Accord relatif aux conditions et aux modalités du vote électronique pour l’élection des membres des Comités Sociaux et Economiques de l’UGECAM Bourgogne Franche Comté 




















Entre les soussignés,

- l’Union pour la Gestion des établissements de Caisses d’Assurance Maladie de Bourgogne Franche Comté (UGECAM), dont le siège social est situé 3 rue Georges Bourgoin à Fontaine les Dijon (21 121), représentée par en sa qualité de Directeur Général 

D’une part

et

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UGECAM Bourgogne Franche Comté, représentées respectivement par:


CGT FO	représentée par 

CFDT		représentée par 

CGT		représentée par 



D’autre part,


Il a été conclu ce qui suit :

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue des élections des représentants du personnel au Conseil et au CSE dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.

Ainsi, par le présent accord, distinct et préalable aux protocoles d’accord préélectoraux, les parties signataires entendent organiser le vote électronique et définir les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système afin que soient respectés les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.


Article 1 : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté pour l'élection des représentants du personnel au conseil en mai 2022 et au renouvellement du Comité social et économique en 2023 selon les modalités qui seront fixées ultérieurement par les protocoles d’accord préélectoraux.
Il s’applique donc à l’ensemble des salariés des établissements et services de l’Ugecam BFC.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des représentants du personnel au Conseil et au CSE.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment:
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles L.2314-26 et R.2314-5 à 18 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique. 

Article 2 : Modalités de vote - Protocole préélectoral

Dans le cadre des élections professionnelles prévues en mai 2022 et en 2023, la Direction de l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté et les organisations syndicales discuteront, dans le cadre de la négociation des protocoles d’accord préélectoraux, du calendrier électoral, des modalités opératoires du processus électoral et de la répartition des sièges.
Les protocoles d’accord préélectoraux mentionneront la conclusion du présent accord.
Les protocoles d’accord préélectoraux indiqueront en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.



Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique

Le vote électronique pourra avoir lieu à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, du lieu de travail ou à distance. 
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre des protocoles d’accord préélectoraux, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.
A l’aide de ses codes d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. 

Article 4 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs et dans l’ordre qui aura été convenu dans le cadre des protocoles d’accord préélectoraux.
Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les listes(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

En outre, la liste d'émargement sera accessible aux membres du bureau de vote dans des conditions qui seront déterminées par les protocoles d’accord préélectoraux.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. 
Le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 6: Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


Article 7 : Information et Formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Article 8 : Respect de la loi informatique et libertés
 
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. 
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. 
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Article 9 : Dispositions Diverses

9-1 Durée de l’accord
Le présent protocole est conclu pour une durée de 4 ans. 

Il prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, et cessera de produire tout effet à cette date. 

9-2 Révision

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. 
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. 
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. 
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. 
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.

9-3 Publicité de l’accord

Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes. 

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.


Annexe: Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique


Fait en six exemplaires, à Fontaine les Dijon, le 18/02/2022






















Cahier des charges vote électronique



















SOMMAIRE



























Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.
Les élections organisées sont celles des représentants du personnel au Conseil en 2022 et au Comité social et économique en 2023.
L’organisation de ces élections est encadrée par le code du travail (notamment par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21). 
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 et du décret n° 017-1819 du 29 décembre 2017 pour l'élection des représentants du personnel au comité social et économique. 
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines
la mise en œuvre du système de vote électronique 
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
2.1 Fonctionnalités générales
2.1.1 Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections.
La durée du 1er tour de scrutin sera déterminée dans les protocoles préélectoraux relatifs aux élections professionnelles concernées. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
En cas de 2nd tour, l’application de vote électronique sera accessible durant la même période.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections des représentants du personnel au Conseil et au Comité Social et Economique ; titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour les quelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera  scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
la confirmation par l’électeur du choix effectué
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de poursuivre le déroulement du scénario pour réaliser le vote suivant.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité des votes ; le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.
A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système ; la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Procédure d’ouverture des élections
L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
Étapes
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture ; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote
le contrôle du scellement du système de vote électronique
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection
le contrôle de la liste des émargements
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise « en ligne » au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète
l’ouverture des élections par la saisie du code secret Président et d’au moins l’un des codes Assesseurs

Procédure de fermeture des élections
Étapes
La procédure de fermeture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure de fermeture; les Président et Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification
le contrôle du scellement du système de vote électronique
la fermeture des élections par la saisie du code secret Président et d’au moins l’un des codes Assesseurs
 L’UGECAM Bourgogne franche Comté optant pour une fermeture automatique des élections (programmée lors de la cérémonie d’ouverture), les étapes décrites ci-dessus seront réalisées dans le cadre de la procédure de dépouillement.

Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure; le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification
la remise « en ligne » au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote 
l’édition « en ligne » des résultats des élections ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat 
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa.  
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale


Scellement du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote. 
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.
Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d’émargement comprendra :
Les noms et prénoms des électeurs,
Le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités de la Direction de l’UGECAM BFC.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mise en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Dispositifs de secours
Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la Direction, des Organisations Syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.

Autres prestations à fournir
3.1 Préparation des élections
3.1.1 Prestations liées au « fichier électeurs »
Constitution du fichier électeurs
Les listes électorales sont constituées par l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par  l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté, par établissement et par collège.
Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège d’appartenance de l’électeur,
Les droits de vote de l’électeur 
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
Des informations d’authentification (éventuellement)
Objet du fichier électeurs
Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé
contrôler les accès au système de vote électronique
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur
éditer les listes d’émargement


Transmission du fichier électeurs
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté et lui-même.
Confidentialité du fichier électeurs
Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
un code secret qu’il sera seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigné sa date de naissance.
Adressage des moyens d’authentification
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté, les organisations syndicales et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira à l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Mise à jour du fichier électeurs
Le « fichier électeurs » pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.
Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. S'il est techniquement possible d'effectuer des mises à jour jusqu'à l'ouverture du scrutin, le protocole d'accord préélectoral pourra toutefois prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Prestations liées aux listes de candidats.
Généralités
Les listes de candidats sont établies par les organisations syndicales de l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté ou par des candidats non affiliés à l’occasion d’un 2d tour.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée
Le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…)
L’appartenance syndicale le cas échéant
Les nom et prénom de chaque candidat
L’ordre de présentation des candidats dans les listes
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire proposera un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.
Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux organisations syndicales et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.
Période de test
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Objectifs du scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.
Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.
Étapes du scrutin à blanc
Le « scrutin à blanc » vise à tester  l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de « contrôle du scellement » permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification substantielle depuis le « scrutin à blanc ».
Une fois le « scrutin à blanc » validé le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
création par les Président et Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire
ouverture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote
réalisation de plusieurs votes 
fermeture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote
remise au prestataire des clés secrètes permettant de déchiffrement des bulletins de vote
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats
contrôles de la conformité des résultats obtenus
scellement de l’application de vote électronique

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la réalisation de la déclaration CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés)
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux
Remise des résultats.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives seront remises à l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté sur support numérique à l’issue des élections.


Résultats bruts
Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Procès-Verbaux des élections
Les Procès-Verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront mis à la disposition de l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté par le prestataire.
Calcul de la représentativité syndicale
Le calcul de la représentativité syndicale sera automatiquement réalisé une fois le dépouillement effectué. Lors de la remise des listes de candidats et en cas de liste commune l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté fournira au prestataire les règles de répartition des suffrages.

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.
Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de l’UGECAM Bourgogne Franche-Comté (stockage et accès).
Ticket d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Ce ticket comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.