ACCORD
SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS CSE
DE LA SOCIETE THALES GLOBAL SERVICES SAS







Préambule 

Les mandats des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’Entreprise de Thales Global Services SAS viennent à échéance à la fin du mois de juin 2019.

Dans le cadre des élections professionnelles et la mise en place du Conseil Social et Economique, les parties se sont réunies afin d’envisager le moyen de leur organisation. 

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles, et ainsi utiliser les moyens modernes et fiables mis à leur disposition, les parties se sont rencontrées le 20 février 2019. Au cours de cette réunion, le prestataire VOXALY est venu présenter les outils et méthodes, permettant ainsi de répondre au mieux aux interrogations et attentes des Organisations Syndicales sur le sujet.
La loi dite travail, du 8 août 2016, est venue modifier les modalités de recours au vote électronique en permettant la mise en œuvre de manière unilatérale par l’employeur. Auparavant, il fallait une double condition pour y recourir, à savoir un accord d’entreprise conclu et se référer à cet accord dans le protocole d’accord préélectoral.

Dans le cadre des élections professionnelles relatives à la mise en place du Comité Social et Economique, l’employeur a cependant souhaité rechercher avec les Organisations Syndicales, un accord d’entreprise sur la mise en place du vote électronique.

Les parties se sont donc réunies afin d’envisager le moyen de leur organisation. 

Au cours de la réunion de négociation en date du 13 mars 2019, les parties se sont accordées sur le présent accord qui définit les modalités de mise en place du vote électronique par Internet  pour la mise en place du Conseil Social et Economique, au sein de Thales Global Services SAS. 
Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions L. 2314-21, L. 2324-19, R. 2324-4 et suivants R. 2314-8 et suivants, relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection du Conseil Social et Economique,


Article 1 – Recours au vote électronique

Les parties signataires du présent accord conviennent de l’opportunité de mettre en place pour les opérations de vote aux élections du Conseil Social et Economique, le vote électronique par Internet au sein de Thales Global Services SAS. 
Les parties conviennent d’utiliser le vote électronique pour l’ensemble du personnel de l’entreprise. 

Le vote à bulletin secret sous enveloppe sera donc exclu. 






Article 2 – Principes généraux 

Le système retenu doit reposer sur les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois 
La confidentialité : le secret du vote


Article 3 – Modalités d’organisation du vote électronique

Le vote électronique sera réalisé à distance via internet, par le biais de la plateforme du site du prestataire extérieur retenu VOXALY- DOCAPOST. 

Un cahier des charges sera établi  dans le cadre du Protocol d’Accord Pré-électoral tenu à disposition sur le lieu de travail et publié sur l’intranet de Thales Global Services SAS.
Conformément à l’article R2314-16 du Code du travail, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. 
Article 4 – Confidentialité des données 

Les parties rappellent que la confidentialité des données transmises est primordiale. Le système retenu devra assurer la confidentialité des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.  


Article 5 – Information et Formation sur le système retenu

Les Organisations Syndicales représentatives de Thales Global Services SAS seront informées de l’accomplissement des formalités concernant le RGPD. 

Les représentants des listes de candidats, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu et d’un test du système relatif au vote et au dépouillement, avant la période d’ouverture des votes. 

Par ailleurs, afin de faciliter l’appropriation de cette nouvelle modalité de vote par les électeurs, une note explicative sera communiquée aux votants en amont de l’élection avant l’ouverture du premier tour du scrutin.






Article 7 – Dispositions finales – modalités de dépôt 

Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant la date de son dépôt. 
Le présent avenant est conclu pour une durée déterminée. 
Il est conclu dans le cadre des dispositions du Code du travail relatives aux accords collectifs, entre la Direction de la Société Thales Global Services SAS et les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, le texte du présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise et déposé par la Direction, en deux exemplaires auprès de l’unité territoriale des Yvelines de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi d’Ile de France, dans les conditions prévues par l’article D.2231-2 et suivants du Code du travail, et en un exemplaire au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud'hommes de Versailles.

De plus, un exemplaire de cet accord sera transmis pour information à l'Inspection du Travail des Yvelines 


Fait à Vélizy-Villacoublay en 7 exemplaires, le 21 mars 2019.

Pour la société Thales Global Services S.A.S, représentée par X, Directrice des Ressources Humaines


Pour les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société Thales Global Services S.A.S :

la CFDT représentée par : Monsieur X


la CFE-CGC représentée par : Monsieur X


La CFTC représentée par : Madame X












ANNEXE






CAHIER DES CHARGES



Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections des représentants du personnel
aux élections professionnelles de la Société Thales Global Services

Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.


Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe en France.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
Les élections à organiser sont des élections professionnelles relatives aux membres du Comité Social et Economique. 

Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007): 
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournit à Thales Global Services les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidats en présence
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
la confirmation par l’électeur du choix effectué
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote




Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Thales Global Services. 
Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Thales Global Services.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité, 
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption.



Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. 
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010. 
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux  et les agents habilités  de la Direction des Ressources Humaines.
Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les listes électorales sont constituées par Thales Global Services. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Thales Global Services, par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Thales Global Services et sont ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale 
L’adresse Email professionnelle de l’électeur
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.
Le prestataire propose, par exemple, un accès SFTP (Secure File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Thales Global Services et lui-même.



Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.
Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
d’un code secret qu’il est seul à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.
Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.
En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci  et en communique de nouveaux  par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.
Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par Thales Global Services, les délégués de liste et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à Thales Global Services, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.
La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de Thales Global Services au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Thales Global Services ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidats mentionnent notamment :

L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège),
L’Organisation Syndicale représentée,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.
De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de Thales Global Services un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à Thales Global Services, aux Délégués de listes et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.
Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs. 
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux organisations syndicales et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives sont remises à Thales Global Services sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.
Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.
Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de Thales Global Services les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format, pdf.

Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
Durant cette période,  le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.



RGPD

La solution VOXALY-DOCAPOST prend en compte les nouvelles exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Les traitements mis en œuvre sont nécessaires au respect des obligations légales du Code du Travail. Ils sont donc licites, au vue des conditions de licéité décrites à l'article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD.