PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Élections des membres du Comité Social et Économique 


PRÉAMBULE

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des membres du Comité Social et Economique de l’Adapei88.

En date du 23 septembre 2019, ont été invitées à négocier le présent protocole :
les Organisations Syndicales Représentatives présentes dans l’Association, au travers de leur Délégué(e) Syndical(e) respectif :
C.F.D.T. Santé Sociaux 88
C.G.T. Adapei88
L’Organisation Syndicale représentative au niveau national et présente dans l’Association, au travers de sa Représentante de Section Syndicale :
C.F.T.C.
les Organisations Syndicales Représentatives au niveau de la CCN du 15 mars 1966 (arrêté du 21/07/2017 paru au J.O. du 02/08/2017) :
F.O.
Solidaires
l’Organisation Syndicale Représentative au niveau national :
C.F.E.-C.G.C.
les Organisations Syndicales intéressées remplissant les conditions cumulatives suivantes :
satisfaire aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance ;
être légalement constituées depuis au moins deux ans ;
et dont le champ professionnel et géographique couvre l’association.

Etaient présentes à la réunion du 08 octobre et du 17 octobre 2019, les Organisations Syndicales suivantes :

les Organisations Syndicales Représentatives présentes dans l’Association, au travers de leur Délégué(e) Syndical(e) respectif :
C.F.D.T. Santé Sociaux 88
C.G.T. Adapei88
L’Organisation Syndicale représentative au niveau national et présente dans l’Association, au travers de sa Représentante de Section Syndicale :
C.F.T.C.

A l’issue de la négociation, il a été convenu le présent protocole d’accord préélectoral (PAP) :

Entre : l’Association Adapei88 représentée par sa Présidente, 

Et : les Organisations Syndicales 
C.F.D.T. Santé Sociaux 88
C.G.T. Adapei88
C.F.T.C.
Article 1. Effectif de l’Association – Collèges électoraux – Nombre de sièges à pourvoir 

Effectif de l’Association et Collèges électoraux

L'effectif de l'Adapei88, arrêté au 30 septembre 2019, est de 370,41 salariés équivalent temps plein. Cet effectif se décompose en 2 collèges électoraux de la manière suivante :
-  332,59 non-cadres (1er collège – employés)
-  37,82 cadres (2nd collège – cadres)

Nombre de sièges à pourvoir et répartition des sièges

Compte tenu de l'effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 11 titulaires et 11 suppléants. 

Les sièges à pourvoir sont répartis de la manière suivante, compte tenu de la proportion de salariés cadres sur l’effectif total de l’Adapei88 :



Article 2. Dates des élections

Compte tenu du dispositif de vote électronique et afin d’assurer un taux de participation optimale, pour le premier comme pour l’éventuel second tour de scrutin, il est retenu comme période d’ouverture du scrutin les dates suivantes :
Pour le 1er tour : du JEUDI 28 NOVEMBRE 2019 à 10h au MERCREDI 04 DÉCEMBRE 2019 à 16h
Pour le 2nd tour (éventuel) : du JEUDI 12 DÉCEMBRE 2019 à 10h au MERCREDI 18 DÉCEMBRE 2019 à 16h.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles pour l’Adapei88.

Le dépouillement aura lieu immédiatement après la fermeture du scrutin par les membres du Bureau de vote lors d'une réunion organisée au siège de l'Adapei88 (cf.infra article 8)


Article 3. Personnel électeur et éligible –  Listes électorales

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail.

Sont électeurs, les salariés qui, à la date du scrutin :
ont 16 ans accomplis,
travaillent depuis au moins trois mois dans l'Association de façon continue,
ne sont pas sous le coup d’une condamnation les privant du droit de vote.

Sont éligibles, les électeurs qui, à la date du scrutin :
ont 18 ans accomplis,
travaillent depuis au moins un an dans l'Association, de façon continue ou non (sans limite dans le temps).

Ne sont ni électeurs, ni éligibles, les salariés détenant une délégation particulière d’autorité permettant de les assimiler à l’employeur (en l’espèce : la Directrice Générale, les Directeurs d’établissement, le D.A.F., ce qui représente exclusivement 11 personnes).

Ne sont pas éligibles :
les conjoint, partenaire d’un Pacs, ascendant(s), descendant(s), frère(s) ou sœur(s) et alliés au même degré (belle-mère, beau-père, belle-fille, gendre, belle-sœur, beau-frère) de l’employeur (Président et membres du Conseil d’Administration)

Les listes électorales seront établies par l’employeur pour chaque collège et seront affichées dans chaque site au plus tard le JEUDI 14 NOVEMBRE 2019 pour le 1er tour et le JEUDI 05 DÉCEMBRE 2019 pour l’éventuel 2nd tour.
Elles feront apparaître la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège. Elles indiqueront les nom et prénom, la date d’entrée dans l'Association et la date de naissance de chaque électeur.
Ces listes électorales seront transmises par mail aux organisations syndicales signataires de ce protocole.
Les contestations qui pourraient naître de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction dans les trois jours ouvrés suivant cet affichage.
Les listes seront également transmises au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique.


Article 4. Liste des candidats

Le personnel sera informé par voie d’affichage de l’appel à candidatures :
pour le 1er tour : VENDREDI 18 OCTOBRE 2019 au plus tard
pour l’éventuel 2nd tour : JEUDI 05 DÉCEMBRE 2019. Cet appel à candidature indiquera le nombre de siège(s) qu’il reste à pourvoir et le(s) collège(s) concerné(s).

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour :
au 1er tour, les organisations syndicales sont invitées à déposer, par tout moyen, leur liste de candidats et leur profession de foi au plus tard le JEUDI 14 NOVEMBRE 2019 à 17h, auprès du service RH (mail avec AR, recommandé AR, remise en main propre contre reçu). 
en cas d’éventuel 2nd tour, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet de changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de l’employeur au plus tard le VENDREDI 06 DÉCEMBRE 2019 à 12h, auprès du service RH (mail avec AR, recommandé AR, remise en main propre contre reçu).

Les listes de candidats sont affichées dans chaque site par les directeurs d’établissement/service :
pour le 1er tour : le vendredi 15 novembre 2019
pour l’éventuel 2nd tour : le vendredi 06 décembre 2019

Les listes de candidats :
Peuvent être communes à plusieurs organisations syndicales : en ce cas, la répartition entre les organisations syndicales des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée par les organisations syndicales concernées lors du dépôt de leur liste. A défaut d’indication, la répartition des suffrages se fait à parts égales entre les organisations concernées ; 
Ne peuvent comprendre un nombre de candidats supérieur à celui des sièges à pourvoir, mais peuvent être incomplètes ;
Doivent comprendre uniquement des salariés appartenant au collège correspondant ;
Doivent être établies séparément pour les Titulaires et les Suppléants ;

NB : Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.
 - 	A cet égard voici la proportion d’hommes et de femmes pour chaque collège 
Collège non cadres : 76,60 % Femmes et 23,4 % Hommes
Collège cadres : 60% Femmes et 40% Hommes
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. La loi ne précisant pas d’ordre de présentation obligatoire, la liste peut donc commencer librement par un homme ou par une femme et ce, quelle que soit la proportion de chaque sexe.
 - 	Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe sur-représenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
- 	Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections, le cas échéant.


Article 5. Propagande électorale

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical dans l’association (affichage, distribution de tracts, réunions, …)

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre au service Ressources Humaines, leurs professions de foi au format PDF, inférieur à 2 Mo, jusqu'au 14/11/2019, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. 

De même, au second tour, les candidats libres ou les organisations syndicales pourront remettre au service ressources humaines leurs professions de foi jusqu'au 06/12/2019.


Article 6. Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

6.1 	Vote électronique

En application des dispositions de l'accord d'entreprise du 17 octobre 2019, relatif aux modalités d'organisation par Vote électronique des élections du Comité Social et Économique l'élection a lieu par vote électronique pour l'ensemble des établissements ou services de l'Association.

Sa mise en œuvre est confiée à la société ESAShare (Siège social 13 place Sophie Trébuchet – 44 000 NANTES).

Le système de vote électronique proposé est conforme aux dispositions des articles R2341-6 et suivants du code du travail, ainsi qu’à la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe en présentiel, ni aucun vote par correspondance ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

6.2.	Modalités pratiques du vote électronique

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles pour l’Adapei88 
à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet de leur lieu de travail ou de tous autres lieux de leur choix ;
ou à partir d’une tablette ;
ou à partir d’un Smartphone.

Pendant la période d’ouverture du scrutin, des ordinateurs seront mis à disposition des électeurs dans chaque établissement ou service, et seront installés de manière à préserver la confidentialité du vote pour chaque électeur. Une personne ressource sera désignée par établissement ou service pour apporter son aide à la connexion si nécessaire.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n'entrainera aucune réduction de salaire.

       Matériel de vote

Environ 1 semaine avant la date d’ouverture du scrutin pour le 1er tour, ESAShare expédiera, par voie postale, au domicile de chaque électeur, un courrier comportant l’identifiant et le code confidentiel, attribués à l’électeur et générés de manière aléatoire. Ces codes ne sont pas communiqués à l’employeur.

Ces codes permettront de se connecter au site sécurisé dédié aux élections professionnelles pour l’Association.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Une notice d’utilisation sera envoyée à chaque salarié avant l’ouverture du scrutin (mode opératoire avec copies d’écran expliquant pas à pas le processus).

Une assistance téléphonique (02 85 52 40 79) pour les électeurs sera mise à disposition par le prestataire pendant les périodes de scrutin. Elle sera ouverte de 9h00 à 18h00, du lundi au vendredi. 
Cette ligne dédiée servira également en cas de perte des identifiants de connexion pour la restitution de nouveaux codes de vote. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu’une fois.




      Description du déroulement du vote

Une fois connecté sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles pour l’Association, et authentifié par le système, l’électeur se verra présenter la liste des différents scrutins pour lesquels il est appelé à voter, pour son collège. 

Sur l’ensemble des écrans présentés, l’affichage sera formaté pour garantir une totale neutralité entre les différentes listes de candidatures (taille de caractères, police …).

Au 1er tour, pour chaque scrutin (CSE titulaires, CSE suppléants), l’application de vote affichera simultanément et sur un seul écran le nom des organisations syndicales ayant déposé une liste de candidatures. 
Après avoir sélectionné une organisation syndicale, l’application lui présentera les candidats de cette liste. 
Le salarié pourra consulter toutes les listes avant de valider son choix. Il disposera aussi de l’accès à la profession de foi de chaque liste de candidatures. 
L’électeur pourra voter pour la liste complète ou de manière partielle en effectuant des ratures : une ou des ratures est ou sont possibles en décochant le(s) candidat(s) que l’électeur souhaite rayer.
Le vote « Blanc » apparaîtra à l’écran sous la forme d’un choix possible.

Une fois les choix effectués par l’électeur, l’application récapitule ses choix avec les éventuelles ratures. L’électeur peut revenir sur ses choix tant qu’il n’a pas cliqué sur le bouton « Confirmer mon vote ».

La validation du vote entraînera :
la génération d’un accusé de réception que l’électeur peut télécharger,
et, sur intervention de l’électeur, la poursuite du processus pour le scrutin non encore validé.
     
Au 2nd tour, pour chaque scrutin (CSE titulaires, CSE suppléants), l’application de vote affichera simultanément et sur un seul écran les listes de candidatures. Ces listes apparaîtront par ordre alphabétique.
Les fonctionnalités seront similaires à celles du 1er tour et le même processus de vote sera à réaliser selon les mêmes modalités que pour le 1er tour.

        Précisions techniques

L’identification par le code confidentiel puis la confirmation du vote valent signature de la liste d’émargement dès réception du vote par le système électronique.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de Vote, uniquement à des fins de suivi du déroulement du scrutin, et de calcul du taux de participation.

Conformément à l’article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007, tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le système de vote proposé par ESAShare a été soumis à une expertise indépendante qui a vérifié que l’ensemble des garanties de sécurité est conforme aux exigences légales s’appliquant aux systèmes de vote électronique. L’Association a pu vérifier la fiabilité du système de vote en consultant la synthèse du rapport de cet expert.



Article 7.  Bureau de vote 

Un Bureau de Vote unique est constitué au niveau de l’Adapei88.

Le Bureau de Vote est composé de 3 membres dont 1 cadre, sur la base des critères suivants :
les deux salariés électeurs les plus âgés, dont 1 cadre ; 
le salarié électeur le plus jeune ; 
désignés parmi les salariés des établissements et services suivants :
Centre d’Accueil de Jour Les Aubépines - Épinal
Foyer d’Hébergement La Roseraie -  Épinal
ESAT Les Épicéas – Épinal
Siège Social

Les personnes retenues pour faire partie du Bureau de Vote en seront informées, au plus tard le Mercredi 23 NOVEMBRE 2019 à 17h, par le biais des Directions d’établissement/service. Ils seront également informés des dates de présence nécessaires pour la préparation des opérations de vote et pour le dépouillement.

Parmi les membres du Bureau de Vote, il sera procédé à la désignation d’un Président. La présidence appartient au membre du Bureau de Vote le plus âgé.

Le bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote.

Les membres du Bureau de Vote détiendront les clés électroniques des urnes garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote.
Elles sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

Les cérémonies de scellement des urnes électroniques sont fixées aux dates suivantes :
pour le 1ER TOUR : le MARDI 26 NOVEMBRE 2019 à 11h
pour l’éventuel 2ND TOUR : le MERCREDI 11 DÉCEMBRE 2019 à 10h

Elles auront lieu au Siège (Bureau RRH).
Après scellement, le système de vote ne pourra plus être modifié.

Lors des cérémonies de scellement :
un représentant de chaque liste de candidat (délégué de liste) pourra être présent pour assister aux opérations de scellement. 
Le délégué de liste étant obligatoirement un candidat, la désignation d’un tel délégué devra être signifiée, par mail auprès du service RH au plus tard la veille à 15h de chaque cérémonie (désignation comprenant Nom, Prénom et établissement d’affectation) ;
un représentant de l’employeur sera présent et pourra être assisté de deux collaborateurs.


Article 8. Dépouillement

A l’heure de clôture du scrutin, le site du vote en ligne n’est plus accessible aux électeurs.
Le dépouillement des votes aura lieu au Siège (Salle de réunion) :
le MERCREDI 04 DÉCEMBRE 2019 à partir de 16 h 00 (1er TOUR)
et éventuellement
le MERCREDI 18 DÉCEMBRE 2019 à partir de 16 h 00 (2nd TOUR)
Munis chacun de leur clé reçue en phase d’initialisation, les membres du bureau de vote procèdent au dépouillement du scrutin.

Lors des opérations de dépouillement des urnes électroniques, le représentant de l’employeur sera présent et pourra être assisté de deux collaborateurs, ces personnes pouvant aider aux opérations de dépouillement, le cas échéant.
Pourront également être présents le délégué de liste ainsi que les candidats.

Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Les procès-verbaux d’élections sont générés de manière automatique et sont à signer par les membres du Bureau de Vote.

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du Bureau de Vote.

Les procès-verbaux des élections sont transmis, par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai de 15 jours à l’issue du 1er tour ou du 2nd tour éventuel :
à l’Inspection du travail (en double exemplaire)
au Centre de Traitement des Elections Professionnelles – CTEP (1 exemplaire)

Après la proclamation des résultats et dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux est transmise par l’employeur aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés, ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du présent protocole. 

Les résultats détaillés des élections seront affichés dans chaque établissement et service, le 1er jour ouvré suivant la proclamation des résultats.


Article 9. Durée et publicité du Protocole

Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée liée à l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de l’Adapei88 en 2019.

Un exemplaire original sera remis à chacune des parties ayant participé à sa négociation.

Il sera consultable par l'ensemble des salariés de l'Association par voie d’affichage.

Un exemplaire original sera transmis par la Direction à l'Inspection du travail du Siège de l'Association.


Article 10. Accès aux données personnelles

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le RGPD - règlement européen n° 2016/679 entré en vigueur le 25 mai 2018.




Article 11. Conservation et destruction des fichiers supports 

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le Gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.


Article 12. Annexes

Sont jointes au présent Protocole :
Annexe 1 : Calendrier détaillé des élections
Annexe 2 : Accord d’entreprise relatif au vote électronique du 17/10/2019
Annexe 3 : Cahier des charges ESAShare + Notice d’utilisation DOVOTE


A Épinal , le 17 octobre 2019

Pour l’Adapei88
– Présidente
Par délégation– Directrice Générale




Les Organisations Syndicales

Pour la CFDT Santé Sociaux 88					Pour la CGT Adapei88
				





Pour la CFTC