ACCORD D’entreprise sur les moyens 
et le fonctionnement 
DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE) 
ET SUR LE DIALOGUE SOCIAL 
AU SEIN DE L’ASSOCIATION LE REFUGE DES CHEMINOTS




















ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’association LE REFUGE DES CHEMINOTS
Association loi 1901 Reconnue d’Utilité Publique, Représentée par ……………. ……., en sa qualité de Directrice Générale, dûment habilitée à cet effet,

Ci-après désignée  « LE REFUGE DES CHEMINOTS»,
											d’une part,


ET :

……………………………, Déléguée syndicale CFDT


Ci-après ensemble « les Organisations syndicales »,


d’autre part,



Ci-après dénommées collectivement « Les Parties »







PREAMBULE

La réforme du dialogue social engagée avec les ordonnances du 22 septembre 2017 met fin aux instances représentatives du personnel actuelles (CE, DP et CHSCT), remplacées par le Comité social et économique. 

La date de fin de mandat des instances au sein de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS est le 24 mars 2019. Les mandats des délégués du personnel ont été prorogés pour une durée de quatre mois et demi par décision unilatérale en date du [à confirmer], afin d’harmoniser les dates de fin de mandat des élus. 

Concomitamment à l’ouverture de la négociation sur la mise en place du CSE au sein de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS, les Parties se sont saisies des évolutions de la législation afin de rénover et de renforcer le dialogue social.

Les partenaires sociaux ont par conséquent décidé d’ouvrir des discussions sur les modalités de fonctionnement et les moyens qui seront attribués aux nouvelles instances représentatives du personnel, et au terme de la négociation, se sont mises d'accord sur les dispositions ci-après.


PARTIE 1 : DISPOSITONS PRELIMINAIRES


Article 1 : L’objet

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de fonctionnement et les moyens alloués aux instances représentatives du personnel au sein de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS.


Article 2 : Le cadre juridique 

Le présent accord a été conclu dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur portant sur la représentation du personnel et le dialogue social et, en particulier, l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Il est rappelé que conformément à l’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017, les dispositions des accords d’entreprise portant sur les délégués du personnel, le Comité d’entreprise et le Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, cessent de plein droit de produire leurs effets à la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. 

Le présent accord met définitivement fin à l’ensemble des règles et pratiques, écrites ou non, pouvant exister sur la représentation du personnel et le dialogue social.


Article 3 : Le champ d'application

Le présent accord définit les règles devant s'appliquer à l’ensemble des salariés de tous les établissements et services de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS, pour ce qui concerne la représentation du personnel.


PARTIE 2 : RÈGLES DE FONCTIONNEMENT DES INSTANCES

Article 4 : Durée des mandats

La durée des mandats des élus du CSE sont fixés à 4 ans. 

La durée des mandats des représentants des organisations syndicales prend fin à l’issue des mandats des élus du CSE. 


Article 5 : Réunions et avis du CSE

5.1 La convocation, l'ordre du jour et la transmission des documents afférents à l'information et la consultation

L'ordre du jour est élaboré conjointement entre le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire, ou le secrétaire-adjoint en cas d'absence de ce dernier s’il existe. 

Il doit être communiqué aux membres de l'instance au moins 10 jours calendaires avant la réunion en cas d'information-consultation, sauf circonstances exceptionnelles.

Sous réserve des points inscrits de plein droit à l’ordre du jour, le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire, ou le secrétaire-adjoint en cas d'absence de ce dernier s’il existe, se transmettent mutuellement et en amont les points envisagés à l’ordre du jour. 

Les parties fixent un délai de 15 jours avant la date de la réunion envisagée pour communiquer les points à l’ordre du jour entre : 

le président de l'instance ou la personne mandatée à cet effet ; 
le secrétaire, ou le secrétaire-adjoint en cas d'absence de ce dernier s’il existe.

Ce délai apparait nécessaire pour pouvoir établir l’ordre du jour en amont de sa transmission aux élus. 

Il est rappelé que, pour les réunions qui comporteraient des thèmes liées à l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail, l’ordre du jour est élaboré suffisamment en amont pour permettre la transmission de l’ordre du jour aux tiers au moins 15 jours avant la réunion. 

La convocation à la réunion du CSE peut être adressée aux membres titulaires et suppléants indépendamment de l'ordre du jour, le plus tôt possible avant la communication de l'ordre du jour pour faciliter la présence des élus et leur déplacement au lieu de la réunion.

Les personnes tierces au CSE et compétentes en matière d’hygiène sécurité et conditions de travail, comme la médecine du travail et l’Inspection du travail, sont également invitées à participer aux réunions concernées conformément aux dispositions légales.

5.2 La fréquence des réunions notamment en matière de santé, sécurité et conditions de travail

Nombre de réunion du CSE

Le CSE se réunit 6 fois par an, sauf circonstances exceptionnelles et sous réserve des dispositions légales plus favorables.

Les temps de ces réunions obligatoires sont considérés comme du temps de travail effectif payé comme tel et non décompté des heures de délégation.


Nombre de réunion du CSE portant sur l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail des salariés

Au moins 4 réunions du CSE, à raison d’une par trimestre, portent annuellement en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Les temps de réunion de ces 4 réunions seront dissociés de la réunion initiale afin que de s’assurer d’un temps d’échange suffisant pour l’ensemble des sujets.


Votes et Procès-verbaux du CSE

Il est rappelé que les votes du CSE dans ses fonctions consultatives, et sauf disposition spécifique du règlement intérieur de l’instance, sont pris à la majorité des présents, conformément à l’article L. 2315-32 du Code du travail.  

De plus, lors de chaque réunion, un procès-verbal est établi dans un délai de 21 jours à l’issue de la réunion par le secrétaire de l'instance.

En cas de projet de réorganisation, le procès-verbal est établi au plus tard 8 jours avant la prochaine réunion du CSE. 

Le procès-verbal est adressé à la direction par le secrétaire de l'instance ou, en son absence au secrétaire-adjoint s’il existe. 

Le procès verbal est soumis pour approbation lors de la réunion plénière suivante.

Le projet de procès verbal est communiqué en amont à l’employeur par le secrétaire de l'instance ou, en son absence par le secrétaire-adjoint s’il existe, pour que la Direction ou son représentant puisse préparer les remarques qu’elle souhaite apporter au projet lors de la réunion d’approbation du procès verbal. 



L’information relative à l’absence d’un élu titulaire et l’organisation du remplacement

Il est rappelé que conformément à la loi les élus suppléants n’assistent pas aux réunions. Toutefois, ils sont convoqués aux réunions avec indication qu’ils n’y assistent que s’ils remplacent un titulaire, compte tenu du fait que des absences inopinées des élus titulaires demeurent possibles.  

Les suppléants ont également accès aux mêmes informations que les titulaires afin de pouvoir participer aux réunions en cas d’absence des titulaires.

Afin d’organiser au mieux le déroulement des réunions du CSE, chaque titulaire informe de son absence lors d’une ou plusieurs réunions du CSE dès qu’il en a connaissance, directement ou à défaut par le biais d’un représentant de son organisation syndicale ou d’un autre membre de sa liste, le suppléant de droit, le secrétaire ainsi que le président du CSE. 


Avis et délais du CSE

Conformément aux articles R. 2312-5 et R. 2312-6 du Code du travail et hors délais spécifiques prévus par une disposition légale ou règlementaire, il est rappelé que le comité social et économique est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif, s’agissant des consultations ponctuelles et récurrentes, à l'expiration d'un délai : 

d'un mois à compter de la communication par l'employeur des informations prévues par le code du travail pour la consultation ou de leur indication dans la BDES ; 
de deux mois en cas de l’intervention d’un expert. 


Article 6 : Expertise

6.1 	Conditions de recours à l’expertise

Le CSE peut solliciter le recours à un expert avant de rendre un avis, dans les conditions suivantes :

dans le cadre des conditions prévues par la loi pour les expertises au titre des consultations ponctuelles et les expertises libres ; 

pour l’ensemble des consultations récurrentes obligatoire au sens de l’article L.2312-22 du Code du travail, l’exercice du droit à expertise ne peut aboutir à recourir à plus d’une expertise sur l’ensemble des trois consultations, tous les trois ans. 

6.2 	Frais d’expertise

Le  coût des expertises est pris en charge selon les modalités légales et règlementaires.



Article 7 : Heures de délégation 


7.1 	Nombre d’heures de délégation
Les membres titulaires du CSE bénéficient du crédit d’heures mensuelles légal pour remplir leurs missions. 
Pour l’association le REFUGE DES CHEMINOTS, compte tenu des effectifs et sous réserve des stipulations conclues lors de la négociation du Protocole d’Accord Préélectoral, le nombre légal d’heures de délégation est de 22 heures par mois par titulaire. 
Par mutualisation, ces derniers peuvent transmettre tout ou partie de leurs heures à d’autres titulaires ou suppléants selon les conditions légales et les modalités définies ci-après. 


7.2 	Modalités d’utilisation des heures de délégation

Recours obligatoire au bon de délégation

Les heures de délégation sont utilisées librement par les élus et représentants syndicaux. 

Toutefois, des bons de délégation sont mis en place pour permettre un équilibre entre la continuité de gestion des services à destination d’usagers, et la liberté d’action des représentants du personnel. 

Ainsi, quel que soit la nature de son mandat, il est convenu la rédaction par le représentant du personnel d’un bon de délégation, préalablement à l’absence à son poste pendant les heures de service à l’intérieur ou à l’extérieur de l’association. 

L’usage du bon de délégation est personnel.

Le bon de délégation est délivré sur demande du représentant du personnel auprès de son supérieur hiérarchique.

Toutefois, une intervention non prévisible et dans un cas d’urgence dans le cadre de sa fonction doit permettre à l’élu de s’exonérer de la rédaction d’un bon de délégation.

Dans ce cas et malgré tout, afin de permettre à l’employeur de réaliser les missions auprès des usagers, les élus et représentants syndicaux préviennent directement leur supérieur hiérarchique de leur absence. 


Délai de prévenance

Le crédit d’heures est précédé d’un délai de prévenance suffisant pour des raisons de nécessités de service.

Dans le cadre des fonctions des élus et représentants syndicaux, un délai de prévenance de 3 jours calendaires est mis en place.  

Une intervention non prévisible ou urgente dans le cadre de leurs fonctions les dispensera de ce délai de prévenance, sous réserve de prévenir directement de l’absence le responsable du pôle Ressources Humaines et leur supérieur hiérarchique. 

Dans le cadre de la mise en commun d’heures de délégation entre élus titulaires au CSE ou avec les élus suppléants au CSE dans les limites prévues par la loi, il est rappelé que l’élu au CSE transmet à sa hiérarchie le bon de délégation au moins 8 jours calendaires pleins avant l’utilisation des heures de délégation.  

Contenu du bon de délégation

Il est convenu l’utilisation du bon de délégation qui contient : 

le nom et prénom du représentant du personnel,
le service,
le mandat exercé au titre de la délégation,
l’heure de départ,
l’heure de retour, ajoutée à la fin de la délégation,
la date de l’absence,
la durée présumée de l’absence,
le crédit d’heures restant,
éventuellement le partage des heures de délégation à un autre titulaire ou à un suppléant, ou l’utilisation du crédit d’heures au-delà du crédit règlementaire mensuel.
	
Outre ces mentions, il est impératif que ce bon soit signé par le représentant du personnel. 

Un récapitulatif du nombre d’heures de délégation utilisés, signé par le représentant du personnel,  sera établi mensuellement et transmis au supérieur hiérarchique. 

Un modèle de bon de délégation figure en annexe du présent accord. 


PARTIE 3 : BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES 

Article 8 : Contenu de la Base de Données Economiques et Sociales 

8.1	Documents et informations

La BDES est le support des consultations périodiques sur les orientations stratégiques, la politique sociale et la situation économique et financière de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS.

Seules les informations et documents devant légalement être transmis au CSE doivent nécessairement être mis à disposition sur la BDES.

La mise à disposition sur la BDES est considérée comme un acte de communication des rapports et informations qui sont transmis de manière récurrente au CSE, et qui ne sont plus adressés sous quelque autre forme que ce soit aux représentants du personnel, sous réserve du respect des conditions énoncées à l’article R. 2323-1-9.

En revanche, lors de consultations spécifiques sur des sujets ponctuels, ne seront pas mises à disposition sur  la BDES et seront communiquées spécifiquement en tant que de besoin.  

Les informations figurant  dans la BDES portent sur l’année en cours (année n), sur les deux années précédentes (n-1 et n-2) et, telles qu’elles peuvent être envisagées, sur les deux années suivantes (n+1 et n+2).

Pour les informations portant sur l’année n+1, l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS s’engage à transmettre les données les plus claires et précises possibles.

Pour l’année n+2, au regard du caractère aléatoire, les données pourront être communiquées sous la forme de « grandes tendances ». 


Format de la Base de Données Economiques et Sociales 

La Base de Données Economiques et Sociales a un support papier. Ce support est disponible dans chaque site de l’association.

Afin que chaque donnée puisse être exploitée et consolidée, des unités de référence sont définies par le présent accord.

Il a été ainsi retenu les unités suivantes :

- les effectifs s'expriment en nombre de salariés (équivalents temps plein ETP) ;
-  la durée du travail s'exprime en heures et/ou en jours.

Aucun document contenu dans la BDES ne peut être modifié par les utilisateurs élus et salariés mandatés.

Certains documents ou données annotés « projets confidentiels » ne peuvent être utilisés et/ou rapportés à d’autres salarié(e)s ou utilisés contre LE REFUGE DES CHEMINOTS.


Alimentation et actualisation 

Certaines données économiques ont un caractère définitif en raison de leur historisation.

Les données économiques, au titre de l’année en cours, sont mises à jour de façon régulière.

Quant aux données économiques portant sur les années futures pouvant être amenées à évoluer en fonction des choix stratégiques, les mises à jour peuvent être effectuées de manière annuelle ou éventuellement au moment de la connaissance d’éléments probants et déterminants pouvant affectés la prise de décision sur une décision stratégique de l’année en cours.
La Direction de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS désigne les personnes habilitées à mettre à jour la Base de Données Economiques et Sociales. 

Dans l’hypothèse de retard dans l’actualisation des données, les utilisateurs/trices sont informé(e)s par tout moyen (mails, courriers…) dès que la mise à jour a été faite. 

Préalablement à la procédure d'information et de consultation, les membres de l’instance concernée sont informés par tout moyen de la mise à disposition des documents dans la BDES.


Article 9 : Règles de fonctionnement de la Base de Données Economiques et Sociales 




Architecture et informations 

Une seule Base de Données Economiques et Sociales couvrant le périmètre de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS est mise en place.

L’architecture et les grands thèmes de la BDES sont définis comme suit :

investissements ;
égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise ; 
fonds propres et endettement ;
rémunération des salariés et dirigeants ; 
activités sociales et culturelles ; 
rémunération des financeurs ; 
flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts ; 
sous-traitance ; 
transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe. 
Les différents thèmes sont classés par année dans un sous-dossier.

Les informations sont classées en deux catégories : 
« Projet Confidentiel » ;
« Document accessible ».

Le document comportant tout ou partie de la mention « projet confidentiel » ne peut pas  être mentionné ou porté à la connaissance d’un tiers ou d'un salarié dans quelque circonstance que ce soit.

Le document mentionnant le terme de « projet confidentiel » sous forme de filigrane ou simplement en haut ou bas de page ne peut pas être utilisé, dans quelques situations que ce soit, tant que ce dernier n’a pas été classé, expressément par l'employeur,  comme « Document accessible ». 

En vertu de l’article R. 2323-1-8 du Code du travail, le document est considéré comme confidentiel jusqu’à ce qu’il soit publié ou communiqué à l’ensemble des salariés.

Une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés.

L‘article R. 2323-1-8 du code du travail prévoit en outre, que lorsque des informations  sont présentées comme confidentielles, l'employeur doit préciser la durée du caractère confidentiel de ces informations, que les personnes ayant accès à la BDES sont tenues de respecter.

La confidentialité de certaines informations et données de la Base de Données Economiques et Sociales joue un rôle primordial dans l’activité de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS.

Les informations et données confidentielles doivent restées secrètes tant que l'association n’en a pas autorisé la divulgation. 

Le « Document accessible »  peut être utilisé dans le cadre d’exercice du mandat du représentant du personnel ou transmis à un salarié.


Périmètre d’accès 

La BDES est accessible aux élus du CSE, aux délégués syndicaux, ainsi qu’aux représentants syndicaux au CSE.

Un accès dynamique en consultation de la BDES est attribué à chaque utilisateur/trice identifié(e) dans le présent accord, et en fonction de son périmètre d'autorisation.

La BDES est accessible en permanence à l’ensemble des élus et salariés mandatés pendant les heures et jours d’accessibilité des lieux de travail.


Modalités d’accès, sécurité et confidentialité 

Le processus d’accès se définit de la manière suivante :un support papier sera mis à disposition dans une armoire dans une armoire au sein de chaque EHPAD et dans les locaux du CSE. Cette armoire est située dans un bureau/local qui ne peut pas être celui de la Direction du site. En cas de violation des règles de sécurité et de confidentialité, l’association se réserve le droit d’engager des actions à l’encontre des utilisateurs/trices contrevenants. 


Obligations des utilisateurs/utilisatrices

Toutes les personnes ayant accès à la BDES sont tenues à une obligation de confidentialité à l’égard des informations contenues dans la base de données, sauf indication contraire de l’employeur.

Cette obligation de confidentialité concerne  l’ensemble des utilisateurs/trices, des représentants du personnel titulaires ou suppléants, mais aussi des experts pouvant intervenir. 

Cette obligation de confidentialité s'applique également aux services externes ou internes de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS, qui assurent la gestion du support papier et de son accessibilité, et qui pourraient de par leurs  missions avoir accès à des données strictement confidentielles



PARTIE 4 : LES DISPOSITIONS FINALES

Article 10 : Durée de l’accord et date d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée de 4 ans et prend effet à compter de la proclamation des résultats des élections professionnelles de mise en place du CSE au sein de l’association REFUGE DES CHEMINOTS.


Article 11 : Révision de raccord

A la demande d'une ou plusieurs des organisations syndicales signataires, il peut être convenu d'ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.


Article 12 : Notification, la publicité et le dépôt

La direction de l’association LE REFUGE DES CHEMINOTS procède aux formalités de dépôt conformément aux articles L. 2231-6,  D. 2231-2 et D.2231-4 du Code du travail.

Une copie du présent accord et du récépissé de dépôt sont communiqués aux organisations syndicales. Les élus du CSE en seront informés de son existence conformément aux dispositions légales. 

Il est également procédé à la publicité du présent accord conformément aux articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail.

Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité suivantes :

un exemplaire dûment signé par toutes les parties sera remis à chaque signataire ;
un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de prud'hommes de Paris ;
deux exemplaires, sur support électronique, seront déposés par le biais de la télé-procédure à la DIRECCTE dont relève le siège social.


Fait à Paris, en 2 exemplaires, le 8 février 2019


Pour l’Association, 
Représentée par ……………………………., 
en sa qualité de ………………………………. 

Et :

Pour les Organisations Syndicales Représentatives

…………………………, Déléguée syndicale CFDT





ANNEXE



BON DE DÉLÉGATION


NOM : ………………………………………..
PRÉNOM : …………………………………..

SERVICE : ……………………………………………….


MANDAT : …………………………………………..


DATE DE L’ABSENCE : ……………………………………………………….


HEURE DE DÉPART : ……………………….
HEURE DE RETOUR  : …………………… ( à remplir au retour par le représentant du personnel)


DURÉE PRESUMÉE DE L’ABSENCE : ………………………………..


CRÉDIT D’HEURES RESTANT : ……………………………….


MUTUALISATION DES HEURES DE DELEGATION (éventuellement) : 
ELU CONCERNE : ………………
HEURES : ………………


SIGNATURE DU REPRESENTANT DU PERSONNEL : …………………………		

DATE : …………………………