ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE 
DU VOTE ELECTRONIQUE 
AU SEIN D’ENGIE HOME SERVICES




Entre :	

La société ENGIE Home Services, dont le siège social est situé à 1, place Samuel de Champlain – 92400 Courbevoie, représentée par Monsieur, en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines, 

											
D’une part,


ET :

Les organisations syndicales représentatives présentes au sein de ENGIE Home Services au sens de  l‘article L. 2122-1 du Code du travail, représentées par leurs délégués syndicaux centraux ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes :

-	CFDT : en qualité de délégué syndical central de la société ENGIE Home Services,

-	CGT : en qualité de délégué syndical central de la société ENGIE Home Services,

-	CGT-FO : en qualité de délégué syndical central de la société ENGIE Home Services,

-	CFE-CGC : en qualité de délégué syndical central de la société ENGIE Home Services,
		
								
D’autre part,



Il est arrêté et convenu ce qui suit,


table des matieres
PREAMBULE	3
Article 1 : Mise en place du vote électronique	4
Article 2 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique	4
Article 2.1 : Protocole d’accord préélectoral	4
Article 2.2 : Formation au système de vote électronique	4
Article 2.3 : Expertise indépendante	4
Article 2.4 : La cellule d’assistance technique	5
Article 2.5 : Le fichier des électeurs	5
Article 3 : Déroulement des opérations de vote	6
Article 3.1 : Lieu et temps du scrutin	6
Article 3.2 : Programmation des sites de vote	6
Article 3.2 : Modalités d’accès au site de vote	7
Article 3.3 : Déroulement du vote	7
Article 4 : Clôture du scrutin et résultats	8
Article 4.1 : Dépouillement des bulletins de vote	8
Article 4.2 : Délais de recours et destruction des données	8
Article 5 : Sécurité et confidentialité	9
Article 5.1 : Constat des urnes vides à l’ouverture du scrutin	9
Article 5.2 : Anonymat et confidentialité des suffrages	9
LES DISPOSITIONS GENERALES	10
Article 6 : Durée de l’accord	10
Article 7 : Révision de l’accord	10
Article 8 : Dénonciation de l’accord	10
Article 9 : Dépôt et publicité	10
Annexe 1 : Cahier des charges du système de vote	12





PREAMBULE


Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. 

Le vote électronique permettra notamment :
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;
de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs) ;
de pallier les aléas postaux ;
d’augmenter la participation des électeurs.

Le système retenu repose sur le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, indispensables à la régularité du scrutin qui sont : 
L’anonymat du vote ;
L’intégrité du vote ;
L’unicité du vote ; 
La confidentialité du vote.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de ENGIE Home Services relèvent du protocole d’accord préélectoral.


Article 1 : Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par ENGIE Home Services sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après « Le Prestataire »). 

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables prévues par le Règlement General sur la Protection des Données (dit RGPD).
Ces formalités déclaratives seront effectuées par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de ENGIE Home Services d’autre part, le cas échéant. 


Article 2 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique 

Article 2.1 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral unique, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements. 

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales et le nom du prestataire retenu pour l’organisation du scrutin.

Article 2.2 : Formation au système de vote électronique

Les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation spécifique sur le système de vote électronique retenu. 
Les modalités seront définies dans le protocole d’accord préélectoral. 
 
Article 2.3 : Expertise indépendante

Le prestataire doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences de la CNIL et du Code du travail. 

Cette expertise doit impérativement avoir été réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du travail.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Article 2.4 : La cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 
Celle-ci est composée des membres du bureau de vote centralisateur ainsi que de représentants de la Direction et du prestataire. 
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d’assistance technique : 
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant la période de scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. 
Un service d’assistance téléphonique est également mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs. 

Article 2.5 : Le fichier des électeurs

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. 
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectuées dans les mêmes conditions. 
Les organisations syndicales auront, préalablement à leur envoi à la Direction, vérifié la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise. 

La Direction s’engage à rappeler aux salariés par note d’affichage l’importance de l’exactitude de leur adresse postale.   




Article 3 : Déroulement des opérations de vote 

Article 3.1 : Lieu et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral. Pendant la période de vote, la Direction pourra adresser un ou plusieurs mails à l’ensemble des électeurs pour les inviter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
	
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu travail et /ou à distance. 
Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.
L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.

Les salariés seront informés par courriel et par voie d’affichage de l’ouverture des bureaux de vote.
Tout électeur étant en totale incapacité de se déplacer par ses propres moyens et ne disposant d’aucun outil de vote (connexion internet, téléphone, etc) peut, sur demande écrite à la Direction, bénéficier d’un remboursement de frais pour se rendre sur le site ENGIE Home Services le plus proche de son domicile pour pouvoir voter dès lors qu’aucune autre solution n’a pu être trouvée. 

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Article 3.2 : Programmation des sites de vote

Le Prestataire assure la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des professions de foi et des bulletins de vote.
Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Les listes sont présentées à chaque connexion de chaque électeur dans un ordre aléatoire.

Le Prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. Les formats et poids maximum des professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.



Article 3.2 : Modalités d’accès au site de vote

La Direction s’assurera auprès du service informatique que l’adresse du site électronique n’est pas bloquée. 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.
A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera adressé aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un identifiant ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote. Ces codes sont valables pour les deux tours.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois. 
A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. 

Article 3.3 : Déroulement du vote

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.
La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.
La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.
L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.


Article 4 : Clôture du scrutin et résultats 

Article 4.1 : Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système. 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins la majorité des clefs de chiffrement différentes sur celles éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote. 
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 4.2 : Délais de recours et destruction des données 

Le prestataire retenu conserve, sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports. 




Article 5 : Sécurité et confidentialité  

Article 5.1 : Constat des urnes vides à l’ouverture du scrutin

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

Article 5.2 : Anonymat et confidentialité des suffrages 

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique.

Par ailleurs, les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles.



LES DISPOSITIONS GENERALES



Article 6 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à la date de sa signature. 


Article 7 : Révision de l’accord

Chaque partie contractante peut, à tout moment, formuler une demande de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.
Toute modification du présent accord donnera lieu à l’établissement d’un avenant. 


Article 8 : Dénonciation de l’accord

Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord totalement ou partiellement, un délai de préavis de 3 mois devra être respecté.

La dénonciation devra être effectuée dans les formes conformément aux dispositions légales et réglementaires. 


Article 9 : Dépôt et publicité

Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera notifié dès sa conclusion à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives au niveau de l’Entreprise et déposé auprès de la DIRECCTE et auprès du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes.

De même, il sera versé dans la base de données nationale, conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du Travail dans sa version anonymisée.



Fait à Courbevoie, le 29 avril 2019
En 8 exemplaires originaux


					








Annexe 1 : Cahier des charges du système de vote



La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « Le Prestataire » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :
La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ; 
La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet ; 
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2.1 Fonctionnalités générales 

Communication identifiants et mots de passe
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.
Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant 
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. 
La procédure est la suivante :
L’électeur appelle sur le numéro vert : 0800 10 12 30 
Ou au : 04 74 64 56 49 en cas de dysfonctionnement du précédent numéro ;
Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance, Département de naissance et adresse postale ;		
Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes : 
Premièrement sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise au salarié au format  et dont l’accès est sécurisé par un code personnel confidentiel ;
A défaut, sur l’adresse e-mail personnelle communiqué par l’appelant ;
A défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;
A défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral.
L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Pendant toute cette même période, les électeurs peuvent accéder au site de vote 24 heures sur 24.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral 
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.
L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral. 
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement
Des clefs destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.
A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des clefs sont les assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.
L’initialisation des clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.
Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

2.2 Sécurité du système de vote

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.


2.3 Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

2.4 Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Préparation de l’élection 

3.1 Le fichier électeurs et le fichier candidats

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction. 
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs »  a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

3.2 Le contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d’ancienneté, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : taux de participation, nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives  et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales  et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
3.3 Les listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

3.4 Phase de test 

Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord préélectoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société afin de notamment de permettre aux membres des bureaux de vote que la fonctionnalité « observation du taux de participation » fonctionne ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.


Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes : 
La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs ; 
La présentation du système aux partenaires sociaux et membres des bureaux de vote. 

Le prestataire met également à la disposition des bureaux de vote et de la Direction d’ENGIE Home Services les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format pdf. 

Le prestataire communique également l’audience électorale (résultats définitifs) constatée à la maille de chaque périmètre CSE conformément à l’accord relatif à la mise en place des comités sociaux et économique signé le 14 mars 2019.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à ENGIE Home Services. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.