Accord d’entreprise autorisant le vote par voie électronique


Entre :

La société GEA REFRIGERATION FRANCE, dont le siège social est situé 7 rue des Orfèvres, 44840 Les Sorinières, représentée par Madame ///////// en qualité de Human Resources Business Partner ;

d’une part, 

Et :

L’organisation syndicale CFDT, représentée par Monsieur ////////// en qualité de délégué syndical ;

d’autre part,


Préambule


Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique. 

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance. 

En raison de sa facilité d'utilisation, ce procédé est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique fasse l’objet d’un acte, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.


Article 1er – Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral. 

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Le vote électronique pourra avoir lieu à distance, ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet, ou lorsque le site d’appartenance aura été doté d’un poste en libre accès.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.


Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.


Article 3 – Choix du prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier doit en outre comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 – Adaptation de la propagande syndicale

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, un tract par organisation syndicale présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur tract. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.


Article 5 – Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

5.1 Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, conformément aux exigences posées par l’arrêté du 25 avril 2007 et par le Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016. 

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, de ceux traitant des données relatives à leur vote (« fichiers électeurs » et « urne électronique »). La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, et le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier des électeurs présent sur la plateforme de supervision comporte exclusivement la civilité, les nom, prénoms, le collège, le matricule, la date de naissance et la date d’entrée dans l’entreprise. Les personnes habilitées accéderont à ces informations. (le niveau d’habilitation sera défini avec la personne en charge des élections)., moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement »  présent sur la plateforme de supervision comportent exclusivement le collège, ainsi que la civilité, les nom et prénoms des électeurs, le matricule et l’émargement (date et heure du vote).  Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les nom, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.


5.2 Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités d’authentification, de scellement, de chiffrement et de déchiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le prestataire retenu devra mettre en place les mesures techniques et organisationnelles visant à assurer la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des salariés de la société GEA REFRIGERATION France.


5.3 Déroulement du vote

Les différentes phases du vote électronique (identification de l’électeur, présentation des listes de candidats, vote,…) sont précisées dans une notice spécifique éditée par le prestataire retenu. 

Chaque salarié se verra remettre un exemplaire de cette notice qui sera également à disposition sur le serveur et accessible à tout moment.


5.4 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Le prestataire retenu devra fournir à la société GEA REFRIGERATION France les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique prévu à l’article R. 2314-9 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.


5.5 Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

5.6 Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R. 2314-17 du Code du travail. 


Article 6 – Formation et assistance

Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation/démonstration sera assurée lors de la cérémonie de scellement par une personne habilitée.

Une cellule d’assistance technique, composée de représentants du prestataire, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.


Article 7 – Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Il pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

Il pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Un exemplaire dûment signé est remis à chaque signataire.  

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi des Pays de la Loire et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Nantes.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

Mention de son existence sera faite sur le tableau d’affichage de la direction. 

Fait aux Sorinières, le 18 avril 2019

En 5 exemplaires


Pour la société GEA Refrigeration France
Human Resources Business Partner


Pour la CFDT