PROTOCOLE D’ACCORD POUR LES ELECTIONS
DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre

La Société Savencia Produits Laitiers France dont le siège social est situé 79 rue Joseph Bertrand à Viroflay 
d'une part,
et 

Les représentants mandatés par les Organisations syndicales :


d’autre part, 


Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des membres du Comité Social et Economique.
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.
Conformément à la conclusion de l’accord collectif d’entreprise du 20 février 2019 dénommé « Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique de Savencia Produits Laitiers France » et approuvé par les organisations syndicales représentatives au sein de Savencia Produits Laitiers France, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance. 
Sa mise en œuvre est confiée à la société DOCAPOST (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT).


Article 1er – Effectif de l'entreprise — Nombre de sièges à pourvoir — Collèges électoraux

Les parties constatent que l'effectif global de l'entreprise au 31/01/2019 est de 199 salariés.
Cet effectif se décompose de la manière suivante : 
- 37 Employés 
92 Techniciens et agents de maîtrise 
70 cadres.
Compte tenu de l'effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 9 titulaires et 9 suppléants.
Conformément aux dispositions légales, la répartition des sièges entre les collèges électoraux est ainsi convenue :

- 1er collège : 
- 2 titulaires
- 2 suppléants
- 2ème collège : 
	- 4 titulaires
	- 4 suppléants
- 3ème collège : 
	- 3 titulaires
	- 3 suppléants

Article 2 – Dates des élections

Le premier tour des élections des membres de la Délégation Unique du Personnel aura lieu le 5 avril 2019.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le 19 avril 2019. 

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.

Article 3 – Salariés électeurs— Constitution et affichage des listes électorales
Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 5 avril 2019, a droit de vote.
La liste du personnel électeur est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le 1er mars 2019. 

Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : les noms, prénoms, date de naissance, ancienneté et éligibilité des électeurs.
Tout syndicat de l'entreprise pourra en demander communication.

Article 4 – Candidatures des salariés — Listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 5 avril 2019, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient. Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.
Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants. Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote électronique, les listes du premier tour seront communiquées à la Direction des Ressources Humaines, au plus tard le 15 mars 2019, à 12 heures. Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la Poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la direction contre récépissé.
Si un second tour est nécessaire, la direction des Ressources Humaines affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 8 avril 2019.
Les listes du second tour devront être communiquées à la direction au plus tard le 10 avril 2019, à 12 heures. Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues au second tour, sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes avant la date limite.
Les listes de candidats seront affichées par la direction des ressources humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt.
Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Article 5 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Les organisations syndicales s'engagent à rechercher les voies et les moyens qui permettraient de parvenir le plus possible à une représentation équilibrée entre les femmes et les hommes sur les listes de candidats.

Article 6 – Campagne électorale — Propagande électorale des candidats

Les organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales et réglementaires relatives à l’exercice du droit syndical dans 
l’entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc...

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines, leurs professions de foi au format PDF, consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4) — jusqu'au 22 mars 2019 à 12h pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs professions de foi jusqu'au 10 Avril 2019 à 17h.


Article 7 – Vote électronique

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 8 – Modalités d'organisation du vote électronique

8.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

8.2 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Les logos doivent être fournis par les listes en présence à la Direction des Ressources Humaines, qui les transmet au prestataire, avec une taille maximale de 200Ko. 

8.3 Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

8.4 Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier électronique à chaque électeur. 
En cas de non réception de ce matériel de vote par mail, l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.
Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse mail déclarée dans le système un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, avec de nouveaux codes d’accès.

8.5 Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La cérémonie de scellement qui est ouverte aux OS et aux membres du bureau de vote, consiste à :
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
L'information et la formation sont assurées :
pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

8.6 Cellule d’assistance technique 

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 


8.7 Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec la Direction des Ressources Humaines sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 9 – Dates et Horaires des votes par internet


Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection du Comité Social et Economique, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 

Du « 1er Avril à 9 heures » au « 5 Avril à 12 heures »

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du « 15 Avril 2019 à 9 heures » au « 19 Avril 2015 à 12 heures »

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. 

Article 10 – Bureau de vote et commission de surveillance

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant. En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et d’un représentant des Ressources Humaines. 
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Article 11 – Dépouillement des votes et proclamation
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Article 12 – Organisation d’un second tour
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
-	carence de candidat au premier tour,
-	quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
-	un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.


Article 13 - Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral
Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du Comité Social et Economique de l’année 2019. 
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'inspection du travail du siège de l'entreprise.

Fait à VIROFLAY, le 20 février 2019




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