Protocole d’Accord Préélectoral relatif aux élections 2019 du Comité Social et Economique (CSE)



ENTRE :

LA SOCIETE :					MERCEDES-BENZ PARIS
						SAS au capital de 20 000 000 Euros
						N° 679 803 197 (RCS Versailles)
						Code NAF : 4511 Z
						CCN des Services de l’Automobile

DONT LE SIEGE SOCIAL EST SITUE :		10, rue de Saint Germain
						78 560 Le Port Marly

REPRESENTEE PAR :				
						Président MB Paris


Responsable Ressources Humaines

ET :

LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES SUIVANTES :

SYNDICAT :				CFDT
REPRESENTE PAR :			
EN SA QUALITE DE :			Salarié mandaté

SYNDICAT :				CFE/CGC
REPRESENTE PAR :			
EN SA QUALITE DE :			Délégué Syndical

SYNDICAT :				CFTC
REPRESENTE PAR :			
EN SA QUALITE DE :			Délégué Syndical

SYNDICAT :				FO
REPRESENTE PAR :			
EN SA QUALITE DE :			Délégué Syndical

Préambule

L’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et la valorisation des responsabilités syndicales, ordonnance ratifiée par la loi n°2018-217 du 28 mars 2018, prévoit la création d’une nouvelle Institution Représentative du Personnel : le Comité Social et Economique (CSE).

La mise en place de cette nouvelle instance se substitue de plein droit et rend caduque l’ensemble de l’architecture sociale des Instances Représentatives du Personnel. En effet, cette nouvelle instance remanie les Institutions Représentatives du Personnel actuellement en vigueur, à savoir le Comité d’Entreprise (CE), les Délégués du Personnel (DP), le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT).

De plus, depuis la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, dite loi Fontaine (article 54), les entreprises ont la possibilité de recourir au vote électronique lors de leurs élections professionnelles.

Les articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE).

Enfin, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a formulé, dans sa délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010, des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Afin de simplifier et de sécuriser l'organisation des élections professionnelles des membres du Comité Économique et Social, de favoriser l'accès au scrutin, d'optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social, la Direction et les partenaires sociaux ont négocié et signé un accord, en date du 17 avril 2019, autorisant l’utilisation du vote électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du CSE.

Le présent protocole d’accord préélectoral a, quant à lui, pour objet de définir les modalités d’organisation et de déroulement de l’élection des membres de la délégation du personnel du CSE au sein de la société Mercedes-Benz Paris, ci-après dénommée « l’Election ».

Ceci exposé, les parties sont convenues de ce qui suit :

Article 1 : Modalités de vote

Le présent protocole s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord du 17 avril 2019 relatif à la mise en place d’un vote par voie électronique en complément du vote physique pour les élections au sein de l’entreprise.

Conformément à l’article 3 de l’accord du 17 avril 2019, l’ensemble des participants aux élections professionnelles de Mercedes-Benz procèderont au vote soit par le biais du système électronique, soit par le vote à l’urne. Aucun vote par correspondance n’est prévu et ne sera enregistré.






Article 2 : Annexes du protocole

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du CSE, le présent protocole comporte en annexe :
La description détaillée du déroulement des opérations électorales ;
La description détaillée du fonctionnement du système de vote

Article 3 : Recours à un prestataire extérieur

Dans le cadre de la modalité du vote par voie électronique, la Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société NEOVOTE, ci-après dénommée « le prestataire », spécialisée dans l’organisation des élections professionnelles.

La Société a pu consulter la synthèse du rapport de l’expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s’appliquant aux systèmes de vote électronique. 

Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d’utiliser le système de vote électronique du prestataire, ci-après dénommé « le système de vote » dans le cadre de l’élection.

Article 4 : Champ d’Application

Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, le présent protocole a pour champ d’application le Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise suivante :
Mercedes-Benz Paris, sis 10 rue de Saint Germain – 78 560 Le Port-Marly dont le numéro SIRET est 679 803 197 000 12 auquel sont rattachés les établissements secondaires suivants :
Mercedes-Benz Paris – site de Boulogne-Billancourt, sis 21, rue de Paris 92 100 Boulogne-Billancourt dont le numéro SIRET est 679 803 197 000 20
Mercedes-Benz Paris – site de Colombes, sis 116, avenue Henri Barbusse – 92 700 Colombes dont le numéro SIRET est 679 803 197 000 53
Mercedes-Benz Paris – site de Gennevilliers, sis 13, quai des Grésillons – 92 230 Gennevilliers dont le numéro SIRET est 679 803 197 002 02
Mercedes-Benz Paris – site de Longchamp, sis 80, rue de Longchamp – 75 116 Paris dont le numéro SIRET est 679 803 197 001 37
Mercedes-Benz Paris – site de Parly 2, sis 2, avenue Charles de Gaulle – 78 150 Le Chesnay dont le numéro SIRET est 679 803 197 002 10
Mercedes-Benz Paris – site de Porte d’Orléans, sis 15/17, rue Barbès – 92 120 Montrouge dont le numéro SIRET est 679 803 197 001 45
Mercedes-Benz Paris – site de Rueil-Malmaison, sis 344, avenue Napoléon Bonaparte – 92 500 Rueil-Malmaison dont le numéro SIRET est 679 803 197 001 60
Mercedes-Benz Paris – site de Stains, sis 12/14 avenue de la résistance – 93 240 Stains dont le numéro SIRET est 679 803 197 001 52

Article 5 : Effectif de référence

Les effectifs retenus pour le calcul du nombre de sièges à attribuer dans le cadre de l’Election sont les effectifs prévus au mardi 30 avril 2019. Ils sont établis conformément aux dispositions de l’article L.1111-2 du Code du Travail.

Les parties constatent que l’effectif de référence de l’entreprise Mercedes-Benz Paris est de 490,68 salariés ETP.

Article 6 : Collèges électoraux et répartition femmes/hommes

En fonction de sa classification professionnelle et en application de la Convention Collective Nationale des Services de l’Automobile, le personnel de l’entreprise est réparti de la façon suivante :
1er collège : Ouvriers et Employés, échelon inférieur ou égal à 12 (CCN des Services de l’Automobile)
2ème collège : Maitrises, échelon compris entre 17 et 25  (CCN des Services de l’Automobile)
3ème collège : Cadres, position supérieure ou égale au niveau I-A  (CCN des Services de l’Automobile)

Dans ce cadre, la répartition de l’effectif par collège et par sexe est la suivante :


Article 7 : Répartition des sièges par collèges 

La société Mercedes-Benz Paris représentant un effectif de 490,68 salariés ETP, le nombre de membre de la délégation du personnel du Comité Social et Economique est de 12 délégués titulaires et de 12 délégués suppléants conformément aux dispositions de l’article R.2314-1 du Code du Travail.

Dans ce cadre, les effectifs et nombre de sièges à pourvoir par collège et par type de siège sont établis comme suit :




Article 8 : Date et heures du scrutin

Les élections professionnelles étant organisées sur la base d’un vote physique complété par un vote électronique, le planning du scrutin est donc le suivant :


Pour les collaborateurs ne souhaitant pas voter par voie électronique, il est rappelé qu’ils auront la possibilité de voter « traditionnellement » sur un des « gros » sites listés ci-après :
Mercedes-Benz Longchamp ;
Mercedes-Benz Porte d’Orléans ;
Mercedes-Benz Stains

Le temps passé aux opérations de vote sera pris sur le temps de travail, sans perte de salaire.

Aussi, l’ensemble du personnel a la possibilité de voter aux élections professionnelles de 2019, soit par vote électronique, soit par vote physique.

Les parties rappellent qu’un second tour aurait lieu dans les situations suivantes :
Carence de candidature au 1er tour c’est-à-dire qu’aucune organisation syndicale n’a présenté de candidats ;
Le quorum n’a pas été atteint ;
Les sièges n’ont pas tous été pourvus.

Article 9 : Electoral et Eligibilité
Article 9-1 : Electorat et éligibilité des salariés de Mercedes-Benz Paris

Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini précédemment et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections, soit le 12 juin 2019 :
Etre âgé de 16 ans révolus ;
Avoir acquis une ancienneté d’au moins trois (3) mois dans l’entreprise ;
N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques ;
Ne pas représenter l’employeur.

Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections, soit le 12 juin 2019 :
Etre électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages ;
Etre âgé de 18 ans révolus ;
Avoir acquis une ancienneté d’au moins un (1) an dans l’entreprise ;
Ne pas être conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.

Article 9-2 : Electorat et éligibilité des salariés mis à la disposition de Mercedes-Benz Paris

Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections, soit le 12 juin 2019 :
Etre âgé de 16 ans révolus ;
N’avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative aux droits civiques ;
Etre présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins douze (12) mois continus ;
Choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

Article 10 : Les listes électorales

La liste électorale est arrêtée par la Direction des Ressources Humaines et sera portée à la connaissance des salariés au plus tard le jeudi 9 mai 2019. La liste électorale sera établie par collège électoral et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : 
Civilité ;
Prénom ;
Nom ;
Âge ;
Ancienneté ;
Eligibilité (selon une mise en forme abrégée avec une étoile en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative en bas de page)

La liste électorale sera également publiée sur le site de vote par collège et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom.

Les réclamations concernant ces listes seront à adresser à Mme Astrid DE LA TULLAYE, Responsable des Relations Collectives (), au plus tard le 12 mai 2019.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Article 11 : Les listes de candidats
Article 11-1 : Principes généraux

Au premier tour de scrutin, seules les organisations syndicales sont habilitées à présenter des candidatures. Au second tour, les candidatures libres peuvent être présentées en plus des candidatures des organisations syndicales.



Article 11-2 : Constitution des listes de candidats

Les listes communes entre deux (2) ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au 1er tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi du nom de son syndicat d’appartenance. A défaut, les organisations syndicales concernées doivent déposer, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités de prise en compte de leur audience respective pour les besoins de l’établissement de leur représentativité.

Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir. Les listes comportant un nombre de candidat inférieur au nombre de sièges à pourvoir sont admises.

Les listes de candidats devront être établies par collège et par type de poste (titulaire ou suppléant). 

Ces listes devront également préciser les données suivantes :
Nom et prénom des candidats ;
Collège d’appartenance ;
Ordre de présentation ;
Appartenance syndicale le cas échéant.

Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant.

Article 11-3 : Dépôt des listes

Au 1er tour de scrutin, les organisations syndicales concernées ont jusqu’au lundi 27 mai 2019 – 10h00 (pour des raisons d’ordre matériel d’organisation du vote électronique) pour déposer leurs listes de candidats à Mme Astrid de la TULLAYE – Responsable des Relations Collectives. Le dépôt des listes de candidats se fera soit :
Par une remise en main propre contre récépissé ;
Par courrier électronique ();
Par courrier recommandé avec avis de réception.

Si un second tour est nécessaire, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou que des listes de candidats libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de Mme Astrid DE LA TULLAYE – Responsable des Relations Collectives dans les mêmes conditions que pour le 1er tour, et ce avant le lundi 17 juin 2019 – 10h00 (pour des raisons d’ordre matériel d’organisation du vote électronique).

Article 11-4 : Affichage des listes 

Pour le 1er, comme pour le 2nd tour, les candidatures seront affichées sur les panneaux prévus à cet effet. Elles seront également publiées sur le site de vote et pourront être consultées par les électeurs.

La Direction des Ressources Humaines procèdera à l’affichage des candidatures 
Au premier tour : le mardi 28 mai 2019
Au second tour : le mardi 18 juin 2019



Article 12: Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, pour chaque collège électoral, les listes de candidats comportant plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. 

A cet égard, voici la proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège :
1er collège : 18,62% de femmes et 81,38% d’hommes
2ème collège : 20,57% de femmes et 79,43% d’hommes
3ème collège : 22,04% de femmes et 77,96% d’hommes

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste de candidature doit comporter :
1er collège : 1 femme et 5 hommes
2ème collège : 1 femme et 2 hommes
3ème collège : 1 femme et 2 hommes

Lorsque l'application de la règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant:
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Les listes seront composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l’alternance entre les sexes n’est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d’instance l’annulation de l’élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions. 

Ces règles s'appliquent aux listes de candidats titulaires comme aux listes de candidats suppléants.

Article 13 : Propagande électorale

La propagande électorale au premier tour est réservée aux syndicats ayant déposé une liste de candidats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats en cas de second tour des élections.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées à Mme Astrid DE LA TULLAYE () sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant le lundi 27 mai 2019 – 10h00 pour le 1er tour et le lundi 17 juin 2019 – 10h00 pour le second tour, et ce pour des raisons d’ordre matériel d’organisation du vote électronique. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.
La publication des professions de foi sur le site de vote remplacera tout envoi par courrier aux électeurs.

Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer à Mme Astrid DE LA TULLAYE () des photographies des candidats et/ou des vidéos de présentations des listes, destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats jpg, png, bmp ou gif et ne devront pas dépasser 2Mo. Les vidéos devront être remises au format ".mp4" et ne devront pas dépasser 32Mo. Les vidéos seront lues en format 854x480 pixels maximum, en fonction de la taille de l'écran.

Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être envoyés au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.
	
Article 14 : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

Les Parties ayant décidé de recourir au vote électronique en complément du vote physique, il est précisé dans le présent protocole d’accord préélectoral le détail d’organisation du vote pour chacune des modalités de vote.

Article 14-1 : Principes généraux de vote

Les élections ont lieu conformément à la loi, au scrutin de liste à deux (2) tours, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

La répartition des sièges se fera selon la méthode du quotient électoral, puis de la plus forte moyenne s’il reste des sièges à attribuer.

Le nombre de voix d’une liste est déterminé d’après la moyenne des voix obtenues par chacun des candidats de cette liste.

Le quorum s’apprécie distinctement par collège et pour chaque scrutin, titulaire et suppléant.

Au 1er tour, le quorum est atteint si le nombre des votants est égal à la moitié des électeurs inscrits.

Si le nombre quorum n’est pas atteint, le dépouillement aura lieu, afin de mesurer la représentativité de chaque organisation syndicale ayant présentée des candidats au premier tour des élections. En l’absence de quorum, il sera procédé à la rédaction d’un procès-verbal de carence. 

Le nombre de votants doit s’entendre du nombre des suffrages valablement exprimés en faveur des candidats présentés au premier tour. On doit donc exclure du nombre des enveloppes recueillies dans l’urne le nombre des bulletins blancs ou nuls qui n’expriment pas de vote en faveur des candidats.

Il n’y a pas de quorum au 2ème tour.

Le total des suffrages valablement exprimés est égal au nombre de bulletins recueillis dans l’urne, diminué du nombre des bulletins blancs et nuls.

Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Les suffrages valablement exprimés = nombre de votants (nbre d’enveloppes) – le nombre de bulletins blancs et nuls

Article 14-2 : Organisation du vote physique
Article 14-2-1 : Bureau de vote

Les parties rappellent que pour les collaborateurs ne souhaitant pas voter par voie électronique, ils auront la possibilité de voter « traditionnellement » sur un des « gros » sites listés ci-après :
Mercedes-Benz Longchamp ;
Mercedes-Benz Porte d’Orléans ;
Mercedes-Benz Stains

Pour chaque collège électoral, un bureau de vote sera mis en place. Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

Le bureau de vote sera composé de trois (3) électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné :
Un (1) président : l’électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire
Deux (2) assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Pour des raisons de logistique, il est également convenu que les apprentis ne pourront être désignés que comme remplaçant d’un membre du bureau de vote.

La rémunération du président et des assesseurs sera maintenue pour le temps passé à l’exercice de leurs fonctions.

La direction fournit à chaque bureau de vote les listes d'émargement (une liste pour les titulaires, une liste pour les suppléants) et un exemplaire du présent protocole d'accord préélectoral. 

Les membres des différents bureaux de vote se verront proposer de participer à une réunion d’information/formation prévue le mardi 4 juin 2019 à 14h30 pour le 1er tour et le mardi 18 juin 2019 à 14h30 pour le 2ème tour. Cette réunion visera à informer les membres du bureau de vote sur le déroulement des élections professionnelles ainsi que sur les règles relatives à l’établissement des procès-verbaux.

Article 14-2-2 : Moyens matériels du vote

L’organisation matérielle du vote physique revient à l’entreprise. Cette dernière fournira :
Les bulletins de vote : distincts pour chaque collège et à l’intérieur de chaque collège pour l’élection des titulaires et des suppléants. Les bulletins, bien que semblables, sont de couleurs différentes pour les titulaires et pour les suppléants
CSE – Titulaire : VERT
CSE – Suppléant : BLEU

Outre l'indication des noms et prénoms du ou des candidats, les bulletins de vote comporteront très lisiblement :
la mention « Titulaires » ou « Suppléants » et l'indication du collège concerné ;
le sigle de l'organisation syndicale concernée ou éventuellement la mention « Liste libre ».
Les enveloppes : modèles uniformes mais de couleurs différentes et opaques (couleurs identiques aux bulletins)

Les bulletins de vote et les enveloppes seront disposés, en nombre suffisant, à l'entrée du lieu de vote. Il conviendra de les déposer de manière à ce qu'il n'y ait pas de confusion possible entre les bulletins et les enveloppes des différents collèges.

Article 14-2-3 : Caractéristiques des urnes – mise en place d’isoloirs

L’Election se déroule par collège. 

Il convient donc de prévoir deux (2) urnes pour chaque collège : l'une pour l'élection des titulaires, l'autre pour l'élection des suppléants.

Chaque urne sera marquée de la couleur correspondant aux bulletins et enveloppes qui lui sont destinés et devra indiquer très lisiblement le collège concerné.

Les urnes seront mise à disposition sous la forme de boite archive et seront scellées par les membres du bureau de vote.

Afin de permettre à chaque électeur de s'isoler pour voter, la direction mettra en place des isoloirs. Le passage des électeurs par cet isoloir est obligatoire. A défaut, une salle prévue à cet effet ou autres modalités permettant d’assurer le secret de vote seront mis en place.

Article 14-2-4 : Déroulé des opérations électorales

Les bureaux de vote physique seront ouverts de 9 heures à 14 heures.

Si un léger retard intervient au démarrage du processus électoral, la durée de celui-ci sera prolongée d’autant, sans toutefois excéder 30 minutes.

Les opérations ne pourront commencer que lorsque l’ensemble des bulletins sera déposé sur les tables destinées à cet effet.

Le personnel devra se présenter au bureau de vote muni de son badge ou d’une pièce d’identité.

Deux (2) membres de la Direction et deux (2) représentants de chacune des listes (candidat ou membre du personnel) pourront assister aux opérations électorales et de dépouillement, par bureau de vote, en vue d’assurer le caractère public du scrutin.

Article 14-2-4 : Règles de vote

Tout bulletin comportant tous les noms sans altération est considéré comme valable.

De même, un bulletin sur lequel figure au moins un nom non rayé est valable.

Si deux (2) bulletins ou plus identiques sont insérés dans la même enveloppe, ils ne comptent que pour un (1) seul.

Les électeurs ont la possibilité de rayer un ou plusieurs noms de la liste de candidats.



En revanche, sont considérés comme nuls et sont comptés ensemble, sous la même rubrique :
Les bulletins de vote blancs (enveloppe vide) ;
Ceux sur lesquels tous les noms ont été rayés ;
Les bulletins panachant diverses candidatures appartenant à des listes différentes ;
Les bulletins incluant un non-candidat ;
Des bulletins déchirés, portant une surcharge, un signe de reconnaissance (positif ou négatif), des mentions quelconques ajoutées par l’électeur ;
Les bulletins trouvés dans l'urne sans enveloppe ;
Un bulletin titulaire dans une enveloppe suppléant, ou le contraire ;
Deux (2) bulletins de listes différentes dans une même enveloppe.

Les électeurs ont toutefois la faculté de rayer les noms figurant sur leur bulletin, dans ce cas, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

Article 14-3 : Organisation du vote par voie électronique
Article 14-3-1 : Bureau de vote

Les parties conviennent que le bureau de vote électronique sera le bureau de vote physique centralisateur. Pour chaque collège électoral, un bureau de vote sera mis en place. Comme pour le bureau de vote physique, le bureau de vote sera composé de trois (3) électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné :
Un (1) président : l’électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire
Deux (2) assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Dans la mesure du possible, le même Bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote. Le Bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes.

Mme Astrid DE LA TULLAYE – Responsable des Relations Collectives – se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer les Bureaux de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions. Les électeurs feront connaître à Mme Astrid DE LA TULLAYE – Responsable des Relations Collectives leur volonté de faire partie des Bureaux de vote. 

Le président du bureau de vote sera désigné parmi l’électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire. Les assesseurs seront désignés parmi le second électeur le plus ancien ainsi que le plus jeune, ou à défaut, des salariés volontaires. 

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du Bureau de vote.

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote. La composition de chaque Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les électeurs.
 
Comme pour le vote physique « traditionnel », les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.



A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;
Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Enfin, les membres des bureaux de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales de leur collège ;
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos) ;
La composition de leur Bureau de vote ;
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation ;
Les listes d'émargement ;
Le journal des événements ;
Le code de scellement du Système de vote.

En complément, les parties rappellent que les membres du Bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le Système de vote. Cette formation sera dispensée via :
La présentation du Système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du Système de vote ;
Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs;
L'annexe du protocole d'accord préélectoral sur le fonctionnement du système de vote ;
La vidéo illustrant le fonctionnement de l'espace de vote et les informations à l'attention des membres du Bureau de vote, accessibles via le site Internet du Prestataire et la page d'Aide de l'espace de vote.

Article 14-3-2 : les Observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« observateur » au cours de l'Election.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :
Les listes électorales ;
Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos) ;
La composition du Bureau de vote ;
L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote.

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l'Election :
Mme Astrid de la TULLAYE ;
Les représentants de l'employeur ;
Les représentants des listes de candidats ;
Neovote
Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

Article 14-3-3 : Gestion des clefs de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du Bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le Système de vote et attribuées à leurs titulaires lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du Système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les plis scellés seront regroupés et adressées en courrier postal suivi à Mme Astrid de la TULLAYE, qui les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le Système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux (2) clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du Prestataire.

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du Système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

Article 14-3-4 : Information des salariés

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent protocole et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté:
Les courriers contenant les codes d'accès personnel des électeurs rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote ;
Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté ;
Une vidéo de démonstration du vote sera accessible via le site de vote ainsi que le site Internet du prestataire ().

Article 14-3-5 : Cellule d’assistance technique

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l'Election.

La Cellule d'assistance technique sera composée :
d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;
d'un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l'élection ».

Rôle du Représentant du Prestataire

Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote.

Rôle du Gestionnaire de l'élection

Le Gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de la Société.

A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote.

Le statut de Gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

Compatibilité du rôle de Gestionnaire avec les statuts d'électeur, membre du Bureau de vote, candidat

Le rôle de Gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, le Gestionnaire évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du Bureau de vote.

Article 14-3-6 : Suivi des opérations électorales

Accès aux listes d'émargement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du Bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :
Aux électeurs pour les scrutins les concernant ;
Aux observateurs pour l'ensemble des scrutins.

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du Système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

Article 14-3-7 : Accès au site de vote

Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du Bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.



Transmission des identifiants et des mots de passe
Procédure standard

Les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé. Ils seront adressés, le vendredi 31 mai 2019, par lettre simple au domicile des électeurs.

Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après.

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : 
ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; 
sélectionne le nom de l'utilisateur ; 
vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système ;
saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur ;
puis déclenche l'envoi.
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
En cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,
En cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;
Si l'utilisateur (observateurs non électeurs comme le représentant de l’employeur, le gestionnaire de l’élection) n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).

Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
Lieu de naissance

Toute regénération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

Article 14-3-8 : Expression du vote électronique

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le Prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa date de naissance pour se connecter au site de vote.

A tout moment, chaque électeur sera libre de se faire assister par la personne de son choix dans l'utilisation du site de vote, le vote par procuration étant interdit.

La Société s'engage à mettre en œuvre tous les moyens pour faciliter l'appropriation du vote électronique par les salariés et plus particulièrement ceux qui n'ont pas vocation par leur fonction à utiliser l'outil informatique.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter. Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple: la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur. De plus, une liste de candidats dont tous les noms sont raturés correspondra à un vote blanc.

Article 14-4 : Dépouillement des urnes

Les parties rappellent qu’il a été fait le choix de recourir au vote électronique en complément du vote physique. Cela signifie que l’opération de dépouillement des urnes se passera en deux temps :
Le dépouillement des urnes de vote physique
Le dépouillement des urnes de vote électronique
Il sera procédé au dépouillement des votes à partir de 15 heures, sur le site de Longchamp. 

Il est convenu d’un commun accord que l’ensemble des urnes des 3 collèges titulaires et suppléants des élections du Comité Social d’Entreprise des « gros » sites, sur lesquels un vote physique est organisé, sera centralisé sur le site Mercedes-Benz de Longchamp. Les urnes seront transportées par un représentant de la Direction, le président d’un des bureaux de vote, un autre membre d’un des bureaux de vote et une personne choisie par les organisations syndicales afin de procéder au dépouillement des bulletins.

Auparavant, au sein de chaque site, les urnes seront scellées et signées pour le transport par les membres du bureau de vote de chaque collège avant de quitter le bureau électoral.

Les membres du bureau apporteront également les listes d’émargement de chaque collège.

Les bureaux de vote du site Mercedes-Benz Longchamp auront le rôle, pour chaque collège, de bureau centralisateur et établiront le procès-verbal des élections du CSE sous le contrôle des membres des bureaux présents.

Le dépouillement des bulletins ne commencera qu’à partir du moment où les urnes de tous les sites seront rassemblées sur le site Mercedes Benz Longchamp.

Les résultats du dépouillement du vote traditionnel (vote physique) seront remontés au prestataire pour intégration à l’opération de dépouillement des urnes électroniques.

Le dépouillement des urnes électroniques aura lieu en présence des membres des bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et de Mme Astrid DE LA TULLAYE – Responsable Relations Collectives.

Après activation des clés de déchiffrement, le Système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n'est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l'audience des candidats leur permettant d'être désignés pour des fonctions syndicales.

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour sera organisé dans les cas suivants : quorum non atteint au premier tour, un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour, carence de candidats au premier tour.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

Le premier et le second tour se dérouleront selon les mêmes modalités.

Les procès-verbaux, imprimés sur les formulaires CERFA prévus à cet effet, seront signés par les membres du Bureau de vote. 

Le Président de chaque Bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.

Les procès-verbaux seront adressés par Mercedes-Benz Paris dans les quinze (15) jours à l'Inspection du Travail en deux (2) exemplaires et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) en un exemplaire.
Les résultats seront portés à la connaissance du personnel.

Une copie des procès-verbaux sera également transmise par Mercedes-Benz Paris aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement du vote physique ainsi que du vote électronique seront signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par Mercedes-Benz Paris.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

Article 14-5 : Contrôle du vote

Les candidats et/ou les représentants de différentes listes peuvent contrôler par eux-mêmes le bon déroulement des opérations de vote concernant le dépouillement des votes, en se rendant sur le site de Longchamp.

L’employeur ou son représentant peut assister aux opérations électorales afin de veiller au bon déroulement des élections.

Article 15 : Début/fin/durée des mandats

Les mandats des élus actuels courant jusqu’au 17 juin 2019, il est convenu que les nouveaux élus prendront leurs fonctions à compter du second tour des élections, c'est-à-dire à compter du 25 juin 2019. 

Par ailleurs, il est également convenu au terme du présent protocole que les mandats des représentants de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) élus au premier et/ou au second tour auront une durée de 4 ans.

Les contestations relatives au contentieux électoral et à la régularité des opérations de vote seront de la compétence du tribunal d’instance statuant en dernier ressort.



Article 16 : Calendrier des opérations électorales

Article 17 : Formalités de déclaration et accès aux données personnelles

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par Mercedes-Benz Paris au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.



Article 18 : Conservation et destruction des fichiers support

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé Mme Astrid de la TULLAYE, procèdera à la destruction des fichiers supports.

Article 19 : Dispositions Générales

Le présent protocole est conclu uniquement pour l’élection en cours, dont le premier tour sera fixé au 12 juin 2019 et le second tour éventuel au 24 juin 2019. Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent protocole servirait de référence.

Le présent protocole est établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation. Le  présent protocole fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :
Notification de l’accord à chacune des organisations syndicales représentatives.
Dépôt de l’accord auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes territorialement compétent
Dépôt de l’accord sur la plateforme de télé-procédure dédiée : 

Il sera procédé à la publicité du présent accord selon les modalités prévues par les articles L.2262-5 et R.2262-1 du Code du Travail.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage dans chacun des sites de l’entreprise sur les panneaux syndicaux et sur les panneaux réservés aux représentants du personnel.

Fait à Port-Marly, en 8 exemplaires, le 2 mai 2019

Pour la direction :








Pour les organisations syndicales :










ANNEXE 1 : DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES PAR VOIE ELECTRONIQUE

Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.

PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS

1.1 - Invitation des organisations syndicales

Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral.

1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.

1.3 - Annonce de l'élection

L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.

1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :
Titre des élections ;
Règles des scrutins ;
Modalités de vote ;
Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;
Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Les instances et collèges sont définis :
Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges;
Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.

1.5 - Déclaration au registre

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.




1.6 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et sera publiée/affichée sur les panneaux prévus à cet effet le jeudi 9 mai 2019.

1.7 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant et un mot de passe personnels aléatoires sont attribués par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis le vendredi 31 mai 2019, selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :
Paramètres des scrutins, dont :
- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,
- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement,
- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès	
Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;
Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;
Liste électorale par instance et par collège ;
Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos éventuelles) ;
Composition du bureau de vote ;
Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :
le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;
l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois (3) clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).
3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :
Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;
Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :
Le nombre d'électeurs inscrits ;
Le nombre de votes enregistrés ;
Le nombre d'émargements enregistrés ;
Le taux de participation ;
Le nombre de bulletins blancs ;
Le nombre de suffrages valablement exprimés ;
Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :
Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;
Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;
Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;
Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :
Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;
Etape 1 : calcul du quotient électoral ;
Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;
Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;
Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;
Etape 5 : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Envoi des procès-verbaux

Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés à l'Inspection du travail et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).

Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposées des listes de candidats et/ou négociées le protocole d'accord préélectoral.

Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.

4.3 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.4 - Appel à candidatures

A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs le jeudi 13 juin 2019.

4.5 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.


ANNEXE 2 : FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :
les principes généraux du droit électoral ;
la loi sur l'informatique et les libertés ;
le décret et l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail ;
les recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010;
les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :
les règles des scrutins ;
les modalités de vote ;
le calendrier prévisionnel ;
les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.
Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral. Deux codes sont générés à l'attention de chaque électeur : un « identifiant » (5 caractères alphanumériques) et un « mot de passe » (5 chiffres). L'identifiant est nécessaire pour se connecter au site de vote et pour être reconnu par le système de vote ; le mot de passe est utilisé pour valider le vote. Ces codes sont valables pour le 1er et le 2ème tour éventuel de l'élection. Ils doivent donc être conservés entre les deux tours de scrutins.

Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.

Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.
Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.
La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.
La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).
A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :


Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :
Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;
Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;
A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.

Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.
Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.



5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa date de naissance.



Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est invité à cliquer sur le bouton « Voter ».





Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).



Nota :
Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.
La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».





Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.


Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.


Le tableau les renseigne sur :
l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;
le taux de participation pour chaque scrutin ;
le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.


Les évènements retracés sont notamment :
les événements du cycle de vie du scrutin ;
les régénérations de codes d'accès ;
la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;
toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.



Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.

Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.



L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.