ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL DE LA SOCIETE MIRION TECHNOLOGIES (MGPI) SAS



ENTRE LES SOUSSIGNEES : 

L’Entreprise MIRION TECHNOLOGIES (MGPI) SAS dont le siège social est à LAMANON, 13113, Route d’Eyguières, immatriculée, sous le numéro 303 375 406 00020 représentée par Monsieur XXX en sa qualité de DRH Groupe France,
Ci-après « la Société » 
D’une part, 

ET 

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise : 
Le syndicat CFDT, représenté par Monsieur XXX, en qualité de Délégué Syndical, 
Le syndicat FO, représenté par Monsieur XXX, agissant en qualité de Délégué Syndical,

D’autre part, 
Ci-après ensemble les « Parties » 




Préambule 

Les Parties au présent accord conviennent que l’organisation des prochains scrutins d’élections de représentants du personnel sera exclusivement effectuée via des moyens électroniques. 
Il est rappelé que le choix de recourir aux modalités de vote électronique doit être acté dans le protocole préélectoral. Le protocole préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le présent accord précise donc le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales qui devront être repris dans le protocole préélectoral. 


ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord concerne l’utilisation du vote électronique lors des élections du Comité Economique et Social (CSE) de la société MIRION TECHNOLOGIES (MGPI) SAS. 


ARTICLE 2 – CARACTERISTIQUES DU SYSTEME ELECTRONIQUE RETENU

2.1 -  PRINCIPES GENERAUX

Conformément aux dispositions légales, le système de vote électronique retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Par ailleurs, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. 

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. 

Enfin, l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la commission nationale de l’informatique et des libertés par la direction avant le premier tour et ce enconformité avec les règlementations CNIL et RGPD sous le contrôle du correspondant conformité de l’entreprise..




2.2 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES 

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. 

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

Pour les listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège, numéro de matricule, ainsi que leur affectation professionnelle,
Pour le fichier des électeurs : nom, prénom, collège, numéro de matricule, affectation professionnelle, 
Pour les listes d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, numéro de matricule, 
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, numéro de matricule, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;
Pour la liste des résultats : nom et prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats, la Direction des ressources humaines ;
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, la Direction des Ressources Humaines ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, la Direction des Ressources Humaines ;
Pour le taux de participation pendant la période de vote : syndicats et la Direction des Ressources Humaines
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, l’employeur ou la Direction des ressources humaines.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin, toutefois le nombre de votants pourra être communiqué au cours du scrutin.


2.3 - CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Conformément aux dispositions légales, l’Entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant, le cas échéant, les représentants du « fournisseur prestataire » choisi.

2.4 - ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections un code d’identification personnel et confidentiel ainsi qu’un mot de passe, générés de manière aléatoire par le « fournisseur prestataire ». 
Dans le cas où l’utilisateur perdrait son identifiant / mot de passe, il en informera le « fournisseur prestataire » qui sera en charge de lui en fournir un autre.

Ce code d’identification personnel ainsi que le mot de passe seront envoyés par le prestataire par courrier à tous les électeurs. Il est convenu de joindre au dit courrier les professions de foi déposées auprès de la DRH en même temps que les listes des candidats.

Seul le « fournisseur prestataire » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « fournisseur prestataire ».

La confidentialité du vote devant être assurée à tout salarié, les salariés partageant leur poste de travail seront invités à voter sur les postes mis à leur disposition. La Direction laissera le temps nécessaire au salarié pour se rendre sur ces postes et effectuer leurs votes.


2.5 – INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés et les membres des bureaux de vote. 

Notamment, la Direction établira une note explicative précisant le mode d’emploi du système avec impressions d’écran, les coordonnées de contact du service support, les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.


2.6 – GARANTIE DES EXIGENCES TECHNIQUES
Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.


ARTICLE 3 – MODALITES DES OPERATIONS ELECTORALES

3.1 - PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Conformément aux dispositions légales, le protocole d’accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du « fournisseur prestataire » choisi.

Ce protocole d’accord préélectoral comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

3.2 - OPERATIONS ELECTORALES

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur un ou plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant le ou les jours et heures fixés pour le vote, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail (postes de travail et lieux spécifiquement dédiés), de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Conformément aux dispositions légales, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, et procède à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé.

Les salariés seront informés par affichage et par Email de l’ouverture et de la fermeture des périodes de vote.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs affichages et Emails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce, afin d’augmenter le taux de participation. 

3.3 - BULLETINS DE VOTE
 
Le « fournisseur prestataire » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. 

Le « fournisseur prestataire » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes. 

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « fournisseur prestataire » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes. 

Une fois le vote individuel effectué, chaque électeur recevra un accusé de réception de son vote.
Jusqu’à la clôture du vote et à tout moment, les DS, les scrutateurs, les membres du bureau de vote et la direction auront accès aux listes d’émargement ainsi qu’au taux de participation.


3.4 - OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, conformément aux dispositions légales, la cellule d’assistance technique contrôle, en présence des représentants des listes de candidats, le scellement du système.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote , lesquels auront reçu par Email individuel leur propre clé, générée automatiquement par le système sans que personne d’autre que le membre concerné ne puisse avoir connaissance de ladite clé.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et le président du bureau de vote proclame les résultats.

3.5 – CONSERVATION DES DONNEES

Sont conservés sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports sont détruits.

ARTICLE 4 – DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD – SUIVI ET RENDEZ-VOUS
L’accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à sa date de signature. 
Les parties signataires conviennent qu’un bilan régulier du présent accord sera établi par la Direction afin de bien s’assurer de son application et de sa pertinence.
Ce bilan sera également partagé avec le C.S.E.
Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de 3 mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions

ARTICLE 5 – REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être révisé par les parties signataires selon les modalités des articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.

Cet accord pourra être également dénoncé selon les modalités et effets prévus par les articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 6 – DEPOT DE L’ACCORD 

Il sera procédé aux formalités de dépôt et de publicité, conformément aux dispositions des articles D. 2231-2 et suivants du Code du Travail.
Le présent accord sera déposé dès sa conclusion, par les soins de l’Entreprise, à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi, exclusivement sous forme dématérialisée à partir de la plateforme de télé-procédure : .
Le présent accord sera également déposé au secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Versailles.
Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. 
A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Un exemplaire du présent accord signé par les parties sera remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.
Une copie du présent accord sera tenue à la disposition des salariés auprès des équipes RH.
Un exemplaire original sera remis à chaque organisation syndicale signataire. 

Fait à Lamanon, le 23 avril 2019

En nombre suffisant d’originaux pour remise à chacune des parties signataires.