ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 





Entre :


La Société PRISMA MEDIA
Immatriculée au Registre du Commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 318 826 187, dont le siège social est à Gennevilliers (92230) – 13, rue Henri Barbusse, représentée par la société GRUNER+JAHR communication GMBH, en sa qualité de gérant, elle-même représentée par….., dûment habilités aux fins des présentes,

D’une part, 

Et :

Les organisations syndicales représentatives au sein de la société :

∙	Le Syndicat CGT , agissant en qualité de Délégué Syndical,

∙	Le Syndicat SNJ, agissant en qualité de Déléguée Syndicale,

∙	Le Syndicat CFDT, agissant en qualité de Déléguée syndicale,


D’autre part, 
















     
Sommaire 









Préambule :  

Conformément à la réglementation en vigueur, les élections de la délégation du personnel au comité social et économique peuvent être organisées par voie électronique.

Depuis le 5 décembre 2016, et conformément au décret n°2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre de ce dernier n’est plus soumise à l’obligation d’un accord.
Toutefois l’article R2324-4 du code du Travail précise : « sans préjudice des dispositions relatives au protocole d’accord préélectoral prévues aux articles L. 2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d’entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d’accord, l’employeur peut décider de ce recours. »
La Direction de Prisma Media a annoncé sa volonté d’introduire le vote électronique pour les élections du CSE du mois de juin 2019. Elle a donc convoqué les organisations syndicales représentatives afin de négocier un accord de mise en place du vote électronique.
Les objectifs du présent accord sont de :

Donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel, 

Sécuriser l'organisation de ces élections,

Favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

Rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve. 

En conséquence, les parties signataires sont convenues de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
 
 
Il a été négocié et convenu ce qui suit :  

Article 1 – Principes généraux 

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

-         Vérifier l’identité des électeurs,
-         S’assurer de l’intégrité du vote,
-         S’assurer de l’unicité du vote,
-         S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
-         S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
-         Permettre la publicité du scrutin.


Article 2 – Objet et champ d’application 

Le présent accord a pour objet d’autoriser le vote électronique pour les élections de la délégation du personnel au comité social et économique de la société PRISMA MEDIA.

Il s’applique à l’ensemble du personnel de l’Entreprise appelé à voter aux élections des membres de la délégation du personnel.


Article 3 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

 Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.


Article 4 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
 
Article 4.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise a pris contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui a confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, au bureau du secrétariat de la DRH ainsi que sur l’Intranet.

Le prestataire retenu est NEOVOTE (ci-après » le prestataire). Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.  

Article 4.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

 
Article 4.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne sont accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. La procédure de décompte des votes enregistrés doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.


Article 4.4   Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique a notamment pour mission de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

 
Article 4.5 Expertise indépendante et formalités de déclaration

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

 
Article 4.6 Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
 

Article 5 – Déroulement des opérations de vote
 
Article 5.1   Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.


 
Article 5.2   Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
 


Article 5.3 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

 
Article 5.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

l'adresse du serveur de vote,

des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.


Article 5.5   Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
 

Article 5.6   Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.



Article 6 - Durée, Dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée à compter de sa date de signature  et pour l’ensemble du processus électoral correspondant à la 1ère mandature du CSE. A l’issue des élections effectuées par voie électronique, un bilan du présent accord sera effectué. 

Après sa conclusion, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’Entreprise par lettre remise en main propre contre décharge. 


Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure à l’adresse suivante :
 
https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
 
Un exemplaire supplémentaire sera remis au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes compétent.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
 





Fait à Gennevilliers, le1er avril 2019 

En 6 exemplaires.



Pour le syndicat CGT,				Pour PRISMA MEDIA,
Délégué Syndical					Secrétaire Générale







Pour le syndicat SNJ,				Pour PRISMA MEDIA,
Déléguée Syndicale					Représentant permanent
                              		
							






Pour le syndicat CFDT,
Déléguée Syndicale