ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 
DE LA MSA GRAND SUD



Entre d’une part, 

la caisse de MSA Grand Sud, représentée par  , Directeur Général
dont le siège est situé ZAC de Bonne Source, 10 rue Aristide Boucicaut, 11100 Narbonne


Et d’autre part,

le syndicat CFDT, représenté par 
le syndicat FO, représenté par 






Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections du Comité Social et Economique de la MSA Grand Sud et de favoriser la participation des salariés le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique conformément aux dispositions des articles L 2314-26 du Code du Travail pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique de la MSA Grand Sud.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004), de son décret d’application (2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail issus d’un décret du 29 décembre 2017 (2017-1819), un décret (2007-602) et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

Il est donc primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. 

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales nécessitent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. 


Article 1 : Principes généraux 

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont : 
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la MSA Grand Sud en accord avec les organisations syndicales.

La mise en œuvre du vote électronique proposé est conforme :
Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail 
A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le système de vote électronique est mis en œuvre dans le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, présente un triple intérêt pour les parties : 
Accessibilité
Simplicité
Sécurisation du processus électoral 

Le système de vote tel que défini couvre le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote de sera ouverte. Il supprime ainsi le vote à bulletin secret sous enveloppe ainsi que le vote par correspondance.




Article 2 : Modalités d’organisation des opérations électorales

Article 2.1 : protocole d’accord pré-électoral

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral qui en mentionnera l’existence si les modalités de vote font référence au vote électronique. 


Article 2.2 : Formation relative au système de vote électronique

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée  à distance par téléphone avec partage d’écran. 

Cette intervention consiste à :
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme  de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

Les membres du bureau de vote, les représentants du personnel et chaque organisation syndicale signataire du protocole d’accord électoral sont invités par la Direction à assister à la formation. 

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.
L'information et la formation sont assurées :
de par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.


Article 2.3 : Cellule d’assistance technique

Le prestataire, en lien avec le service informatique et le service Ressources humaines de la MSA assurera l’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Cette cellule d'assistance technique également constituée des membres du bureau de vote contrôle :
avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc spécifique de dépouillement à l’issue duquel le vote est scellé.
et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. 
à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement le scellement de ce système.

Les membres du bureau de vote, les représentants des listes de candidats, chaque organisation syndicale signataire de protocole d’accord électoral sont invités par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.


Article 2.4 : Commission de surveillance

Une commission de surveillance est instituée, composée des membres du bureau de vote, d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent protocole, et d’un représentant de la Direction.
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative. 

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

La commission de surveillance est composée des personnes suivantes : 

Le chef de projet dédié par le prestataire
Les membres du bureau de vote
Un représentant de la Direction
Un représentant du service RH 
Un représentant par liste de candidats

Article 2.5 : Gestion des données à caractère personnel et RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficiera de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. 
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. 

Conformément aux obligations légales , les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès, de rectification, d’opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. 


Article 3 : Déroulement des opérations de vote 


Article 3.1 : Etablissement des listes électorales et transmission

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales. Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique est effectué sous la responsabilité de l’employeur. 
L’employeur procèdera à l’affichage de cette liste dans le respect des conditions posées par le protocole d’accord préélectoral ; l’employeur communiquera cette liste aux organisations syndicales signataires du protocole d’accord pré-électoral. 

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, genre. 

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.


Article 3.2 : Lieu et temps du scrutin  

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée laquelle sera précisée par le protocole d’accord pré-électoral. 

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. A cette fin pendant la durée des scrutins, 

- Six postes informatiques en libre-service sur le site de Carcassonne
- Six postes informatiques en libre service sur le site de Perpignan
seront mis à disposition dans une salle réservée à cet effet afin de  permettre à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins. Seuls seront autorisés à voter sur d’un terminal internet différent les personnes en arrêt de travail, congés ou formations.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter. 
 Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.


Article 3.3 : Information et assistance aux électeurs 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les salariés de cette nouvelle technique de vote. A cette fin, avant l’ouverture du scrutin, chaque salarié dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice d’information sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance et à minima 15 jours avant l’ouverture du scrutin.

Une rubrique d’aide en ligne et d’explications est également disponible sur le site Internet de vote du prestataire.
Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.


Article 3.4 : Modalités d’accès au vote 

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote ; ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. 
Ainsi, avant le premier tour des élections, le prestataire expédiera dès l’ouverture du scrutin, un courriel à l’adresse mail de chaque électeur. 

Dans ce mail sera renseigné l’identifiant de l’électeur ainsi que la procédure pour enregistrer son mot de passe directement sur le site de vote. 
Il est précisé que les identifiants et mots de passe sont strictement personnels et confidentiels et ne doivent pas être communiqué à des tiers, sauf cas exceptionnels en cas d’infirmité. Dans ce cas, un engagement de délégation à un tiers sera mis en place (modèle de mandat en annexe). 


Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d’un mot de passe confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Entreprise. 
Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter au serveur sécurisé des élections et de voter en toute confidentialité.
 
A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement et clôturera définitivement l’accès à cette élection.


Article 3.5 : Déroulement du vote

Le moyen d’identification permettra au serveur de vérifier l’identité et garantira l’unicité de son vote. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants). Seules les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Les listes en présence sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le choix de l’électeur peut être modifié avant validation.

La saisie de l’identifiant et du mot de passe vaut signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote dans l’urne électronique. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur peut conserver, sous la forme d’un récépissé de vote qui peut lui être envoyé à l’adresse mail de son choix.

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console  permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.


Article 4 : Ouverture, clôture et résultats 


Article 4.1 : ouverture et clôture

Le scrutin est ouvert automatiquement, à la date et à l’heure prévue par le Protocole d’accord pré-électoral.

Le scrutin est clôturé automatiquement, aux dates et heures prévues par le protocole d’accord préélectoral. Le site Internet de vote est alors rendu inaccessible aux électeurs.
Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique,  le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.


Article 4.2 : Décompte et attribution des sièges 

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement sur les trois qui doivent être éditées.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
Le Président du bureau de vote et deux assesseurs reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.


Article 4.3 : Délai de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours, et jusqu’à la décision juridictionnelle lorsqu’une action contentieuse a été engagée, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours, ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.


Article 5 : sécurité et confidentialité


Article 5.1 : anonymat et confidentialité des suffrages

L’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. A cette fin, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.


Article 5.2 : Existence et contenu des fichiers 

Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’organisme, date de naissance, genre, collège.
Pour le fichier des électeurs : nom, prénoms, collège, matricule et, le cas échant, coordonnées.
Pour les listes d’émargement : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté. 
Pour les listes de candidats : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et l'appartenance syndicale.
Pour les listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Les destinataires de ces informations sont : 

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats, agents habilités du service RH,
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités du service RH,
Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats, agents habilités du service RH.
Pour les listes de résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.


Article 5.3 : Dispositif de secours : 

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
 En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Conformément à l’article R.2314-9 du Code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique. 


Article 6 : Durée, dépôt et publicité de l’accord


Article 6.1 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter du 1er jour du mois suivant son agrément.

Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives :
Le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi
Son agrément ministériel


Article 6.2 : Révision et dénonciation

Conformément à l’article L. 2261-9 du Code du travail, l'accord à durée indéterminée peut être dénoncé par les parties signataires. La durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois.

En cas d’évolution législative impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir pour examiner l’opportunité d’une actualisation de ses dispositions.
Cet accord pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant dans les conditions prévues à l’article L. 2261-7 du code du travail.


Article 6.3 : Agrément et entrée en vigueur

Après présentation du projet aux instances compétentes et signature, l’accord sera transmis pour agrément aux autorités de tutelle. Il prendra effet sous réserve de son agrément.



Article 6.4 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de la MSA Grand Sud.

Conformément aux articles D.2231-4, D.2231-5 et D.2231-7,  le présent accord sera déposé :
auprès de la DIRECCTE,
au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Conformément à l’article L.123-1 du code de la sécurité sociale, l’accord sera soumis à l’agrément du Ministère de l’Agriculture, de l’Agroalimentaire et de la Forêt, après avoir été soumis à l’avis de la FNEMSA.

Une version dématérialisée sera mise à disposition des salariés.




Fait en 6 exemplaires à Narbonne, le