PROTOCOLE D'ACCORD POUR LES ÉLECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE






Entre la Société, dont le siège social est situé 1 route de Vendeville à Faches – Thumesnil (59155), représentée par Monsieur Président, et Madame, Directrice des Ressources Humaines dument mandatée

Et,

Les Organisations Syndicales ci-dessous énumérées, prises en la personne de leur représentant qualifié :

 CFDT Services représentée par munie d’un mandat annexé au présent protocole
CFE-CGC représentée par muni d’un mandat annexé au présent protocole
CFTC – CFSV représentée par muni d’un mandat annexé au présent protocole
FO représenté par muni d’un mandat annexé au présent protocole
CGT Commerce et Services représenté par muni d’un mandat annexé au présent protocole

est intervenu l'accord pré-électoral ci-dessous en vue de l'élection du Comité Social et Economique de la Société.


PREAMBULE

La Société va procéder à l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (ci-après « CSE »), conformément aux nouvelles dispositions du Code du travail issues des ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 et leurs décrets d’application.

Le présent protocole d'accord préélectoral, à la négociation duquel toutes les organisations syndicales intéressées ont été invitées, a pour objet de définir les conditions et modalités d'organisation et de déroulement des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Conformément à l’accord de mise en place du Comité Social et Economique signé le 12 décembre 2018, il est rappelé Le Comité Social et Economique constitue une instance privilégiée devant permettre, notamment, aux représentants du personnel et à la Direction de l'Entreprise conformément à l'article L2312-8 du Code du Travail d'échanger périodiquement des informations concernant l'organisation et la marche de l'entreprise.

Sur la base d’une volonté commune de la Direction ainsi que des partenaires sociaux, il est convenu d’assurer la mise en place d’un Comité Social et Economique unique au sein de la XX

C'est dans cet esprit qu'ont été arrêtées les dispositions suivantes à l'issue des réunions des :

15 janvier 2019 au cours de laquelle étaient présentes les organisations syndicales suivantes CFDT, CFTC et CGT, 
23 janvier 2019 au cours de laquelle étaient présentes les organisations syndicales suivantes CFDT et CFTC, 
8 février 2019 au cours de laquelle étaient présentes les organisations syndicales suivantes CGC – CFE, CFDT, FO et CFTC.

D’autre part, les parties signataires conviennent de procéder à un vote électronique pour les présentes élections professionnelles conformément à la signature en date du 7 février 2019 d’un accord d’entreprise à la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

Le prestataire choisi pour la mise en place des présentes élections professionnelles 2019 est la société xxxx.

Ce protocole précisera donc également les modalités d’organisation et de déroulement du scrutin spécifique au vote électronique.


Article 1 – Composition du Comité Economique et Social  (CSE)


En application de l'article R2314-1 du Code du Travail dispositions de l’article L 1111-2 du code du travail, l’effectif de la Société xxx s’élève à 1376.84 salariés équivalent temps plein, le nombre des membres du Comité devrait être fixé à 18 titulaires et 18 suppléants.


Article 2  - Collège électoral et répartition des sièges

L’article L2314-13 du code du travail prévoit la répartition entre les collèges de la façon suivante : 

- 1er collège :	Employés et ouvriers (emplois répertoriés jusqu'au coefficient Niveau 3 Echelon 3  de la CCN).
- 2ème collège :	Agents de maîtrise (emplois répertoriés au niveau 4 de la CCN).
- 3ème collège :	Cadres (emplois répertoriés à partir de la position 1 de la CCN) dans la mesure où leur effectif est supérieur à 25.


Compte tenu des effectifs au sein de la Société xxxxx, les effectifs seraient répartis en trois collèges :




Néanmoins, compte tenu de la structure de l'effectif de la Société et du mode de représentation de l'encadrement, il a été convenu à l’unanimité que le CSE sera composé de deux collèges :

Le  1ER collège « employés » - 12 titulaires et 12 suppléants
Le 2ND collège « encadrement » représentant les agents de maîtrise et les cadres – 6 titulaires et 6 suppléants.


Article 3 - Date scrutin

Le premier tour de scrutin se déroulera du Lundi 1er avril 2019 à 10H00 au Jeudi 4 avril 2019 à 14H00 et le second tour éventuel se déroulera du Mardi 23 avril 2019 à 10H00 au Vendredi 26 Avril 2019 à 14H00.

Il est convenu à l’unanimité des signataires que les mandats électifs actuels sont prolongés jusqu’à ce que le processus électoral soit terminé.


Article 3-1 : Modalités d’organisation du scrutin 

Conformément à la possibilité introduite par la loi pour la confiance dans l’économie numérique du 17 Juin 2004 en son article 54, xxxxx recourra au vote électronique, comme indiqué en préambule, afin de faciliter la participation à ce scrutin.

Le recours au vote électronique a fait l’objet d’un accord spécifique à durée indéterminée signé le 7 février 2019, distinct du présent protocole préélectoral qui fixe les modalités du vote électronique.
Le vote électronique sera le seul mode de scrutin.

Le prestataire choisi pour gérer l’organisation du vote électronique par la société xxxx est la société xxxxx. 

Le vote électronique pouvant s’effectuer depuis n’importe quel poste informatique relié à Internet, depuis une tablette ou encore depuis un smartphone, les électeurs absents pendant toute la durée du scrutin pourront exprimer leur vote au même titre que tous les autres électeurs, il n’est donc pas mis en place de vote par correspondance.


Article 3-2 : Déroulement du scrutin (cf : note explicative, annexe 1 à 4)

Dans le cadre du vote électronique, l’identifiant, le mot de passe et la note explicative seront envoyés dans les dépôts et services respectifs des électeurs par voie postale par le prestataire xxxxx une semaine avant la date retenue pour le premier tour.
Dans le cas d’un éventuel second tour, et au vu des demandes d’assistance auprès de la Hot line xxxxxx constatées lors du premier tour, il sera envisagé le renvoi de nouveaux identifiants et mots de passe à l’ensemble des électeurs. Si ce n’était pas le cas, les identifiants et les mots de passe demeureront inchangés pour le second tour.

Le prestataire xxxxx assurant l’envoi des codes auprès des collaborateurs, il est convenu que lui sera transmis, en plus des listes d’électeurs, les adresses des collaborateurs.

Une assistance technique et notamment une prestation de renvoi électronique ou téléphonique des codes d’accès pour le vote étant assurée par xxxxxx, il est convenu que seront également communiqués le numéro de matricule et le lieu de naissance des collaborateurs afin que ce service d’assistance puisse s’assurer de l’identité du collaborateur avant de lui renvoyer (par mail ou téléphone) ses codes confidentiels de vote.

Pour les élections du Comité Social et Economique, au-delà de la possibilité de voter depuis n’importe quel terminal relié à Internet, tablette ou smartphone, sera mis à disposition du personnel, durant les horaires d’ouverture habituels des établissements, un terminal relié à Internet permettant aux collaborateurs de voter sur leur lieu de travail. Ce terminal sera installé de façon à préserver l’anonymat du vote.
Exemple : salle réservée à cet effet ou ordinateur mis à disposition dans les locaux sociaux avec moyens permettant de garantir la confidentialité du vote.

L’entreprise insiste sur le fait que le vote doit être privilégié durant le temps de travail étant entendu que le temps passé à voter n’entrainera aucune réduction de rémunération ; à contrario, les collaborateurs qui souhaiteront voter en dehors du temps de travail ou les collaborateurs absents au moment du vote, ne pourront prétendre à aucune rémunération du temps passé à voter.


Article 4 - Listes électorales

Les listes électorales, électeurs et éligibles, établies par la direction seront affichées par dépôt sur les panneaux réservés à la direction le Vendredi 1er Mars 2019. Ces listes seront établies par établissement. Une liste complète sera transmise aux Organisations Syndicales. Elle sera également à disposition des électeurs par demande auprès du service des Ressources Humaines (XXXXX.fr). 
Les conditions d'électorat et d'éligibilité seront appréciées au jour du 1er scrutin, soit au 1er  avril 2019.

Les listes électorales seront établies par collèges et seront identiques entre les deux tours.

Par accord entre les parties, les listes affichées comporteront exclusivement les renseignements suivants :
	
Nom et prénom
Date de naissance
Date d’ancienneté
La mention électeur et/ou éligible
Le statut

SONT ELECTEURS, les salariés qui au jour du scrutin :

- ont 16 ans accomplis,
- ont travaillé au moins 3 mois au sein XXXX  et/ou du groupe XXX
- n'ont encouru aucune condamnation privative du droit de vote politique,
- les salariés dont le contrat est suspendu si ce contrat dure depuis 3 mois au moins (maladie, maternité, accident du travail),
- le personnel à temps partiel ayant l'ancienneté requise,

Ne sont pas électeurs : les membres du Comité de Direction et la Responsable Relations Sociales. 


SONT ELIGIBLES, les électeurs qui,  au jour du scrutin :

-  ont 18 ans révolus,
- ont travaillé au sein XXXX et/ou du groupe XXXX sans interruption depuis un an au moins 
- ne sont pas conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur. 
- n'ont fait l'objet d'aucune déchéance de leurs fonctions syndicales ou condamnation pour indignité nationale.

Ne sont pas éligibles : les membres du Comité de Direction, la Responsable Relations Sociales et les Directeurs de magasin. 


Article 5 - Listes de candidats

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt de candidatures sont fixées pour le premier tour au Jeudi 14 Mars 2019 avant 17 heures.

Si un second tour s’avérait nécessaire les listes déposées au premier tour continueront d’être considérées comme régulièrement déposées sauf avis contraire de l’organisation syndicale.
En cas de changement de composition de la liste présentée au premier tour par l’organisation syndicale, la nouvelle liste sera à adresser dans les mêmes formes que celles prévues pour le premier tour.

Pour le second tour éventuel, les dates limites de dépôt des candidatures sont fixées au Lundi 8 Avril 2019 avant 17H00.

Les listes de candidats, établies par collèges, en distinguant titulaires et suppléants, seront déposées contre récépissé au siège de la société (Lettre recommandée avec accusé de réception ou courrier remis en mains propres contre décharge), ou envoyées par mail, avec accusé de réception, à l’adresse suivante : . 

Elles seront affichées par la direction, sur ses panneaux, le lendemain de la date limite de dépôt dans chacun des établissements.

La Direction de l’entreprise enverra copie des listes reçues, par mail et / ou remis en mains propres contre décharge, à chaque organisation syndicale présentant des candidats et à la clôture du dépôt des candidatures.

Passées les dates limites de dépôt, soit le Jeudi 14 Mars 2019 à 17h00 pour le premier tour et le Lundi 8  Avril 2019 à 17h00 pour le second tour, les listes ne pourront plus être prises en compte.

Les listes apparaîtront sur le site de vote dès l’ouverture du scrutin, l’ordre dans lequel apparaîtront les listes sur le site de vote sera déterminé par tirage au sort qui se déroulera :
Le Vendredi 15 Mars 2019 à 14H00 au siège social pour le 1er tour
Le Mardi 9 Avril 2019 à 14H00 au siège social pour le 2nd tour

Les membres des bureaux de vote procéderont à ce tirage au sort, les délégués de liste pourront assister à ce tirage au sort.


Article 5-1  - Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L 2314-30 du code du travail, il est rappelé que pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont ainsi composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. De plus, l’ordre des candidats sur les listes devra respecter le principe d’alternance (cf annexe 5).

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. 

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Le présent article s'applique à la liste des membres titulaires du comité social et économique et à la liste de ses membres suppléants.

La part de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral sera portée à la connaissance des salariés, par la Direction de la société, dans le cadre de l’affichage des listes électorales.






Article 6 - Propagande électorale

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre au siège leurs professions de foi – consistant chacun en un feuillet 21 x 29,7 cm, jusqu'au Jeudi 14 Mars 2019 à 17H00 pour qu'ils soient joints aux listes de candidatures et apparaissent sur le site de vote.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au  siège leurs professions de foi jusqu'au Lundi 8 Avril 2019 à 17H00.

Pour les deux tours, les professions de foi devront être fournies au prestataire XXXXX par l’intermédiaire de la Direction, dans les formes suivantes : 


Dans le cadre de la préparation des élections, la distribution de tracts par les candidats sera autorisée exceptionnellement sur les sites en dehors des heures de sortie et d'arrivée du personnel, sous réserve de ne pas porter atteinte aux relations commerciales avec la clientèle, ni à l'efficacité du travail de chacun.


Article 6-1 : Moyens spécifiques mis à disposition des Organisations Syndicales dans le cadre des élections du Comité Social et Economique:

En vue du premier tour, il a été convenu que les 5 organisations syndicales représentatives au niveau national bénéficient du 15 janvier 2019 au 15 mars 2019 d’un crédit d’heures supplémentaires global et forfaitaire, s’ajoutant au crédit d’heures dont ils disposent déjà par ailleurs au titre de leurs mandats éventuels, de 40 heures afin de préparer leurs élections (établissement des listes, des tracts, propagande …).

Ce crédit d’heures spécifique par organisation syndicale sera suivi par :
Le Délégué Syndical d’entreprise s’il est nommé
Le Représentant Syndical d’entreprise s’il est nommé
En cas d’absence de Délégué Syndical ou de Représentant Syndical, par une personne appartenant au personnel de l’entreprise désignée par son organisation syndicale

Chaque semaine un état de ce suivi sera remis par chaque organisation syndicale au service Ressources Humaines selon un document qui sera établi pour l’occasion


Article 7 - Bureau de vote

Pour l’élection du Comité Social et Economique, un bureau de vote sera constitué, au siège social de l’entreprise qui se réunira :

Pour le premier tour :

Pour le tirage au sort de l’ordre de présentation des listes présentes au premier tour, le vendredi 15 mars 2019,
Pour le scrutin à blanc et programmation du premier tour des élections, le vendredi 29 mars 2019,
Pour le dépouillement, à partir du 4 avril 2019 à 14H00.





Dans le cadre d’un second tour

Pour le tirage au sort de l’ordre de présentation des listes présentes au second tour, le mardi 9 avril 2019,
Pour le scrutin à blanc du second tour le Vendredi 19 avril 2019,
Pour le dépouillement, à partir du 26 avril 2019 à 14H00.

Le bureau de vote sera constitué de trois électeurs volontaires. Chaque collège devant être représenté au minimum par un membre du bureau de vote.

le collaborateur le plus âgé à qui sera confiée la présidence 
les collaborateurs les plus jeunes à qui sera confié le rôle d’assesseur.

Pour des raisons de praticité et de proximité, il est convenu que les membres du bureau de vote pour les deux collèges pourront être des collaborateurs dont le dépôt est situé dans l’agglomération lilloise (Faches Thumesnil, Capinghem, Leers) ou du Campus. 

Chaque organisation syndicale pourra désigner un délégué de liste aux fins de contrôler la régularité de l’ensemble des opérations électorales, le nom du délégué de liste devra être porté à la connaissance de la Direction dans le même temps que le dépôt des listes de candidatures, soit au plus tard, le Jeudi 14 Mars 2019. Le délégué de liste sera le même en cas de second tour.
Durant toute la durée de l’ouverture des bureaux de vote, grâce à des codes d’accès « administrateurs » personnels et incessibles, les membres du bureau de vote pourront consulter le taux de participation ; les délégués de liste auront accès à cette information sur demande. 

Les listes d’émargement seront transmises après la fermeture du bureau de vote à chaque organisation syndicale, par le biais du délégué de liste le cas échéant.

Il sera fourni aux membres des bureaux de vote la formation nécessaire par le prestataire XXXXX qui par ailleurs leur fournira une note explicative dans le même temps que seront envoyés au Président et à l’Assesseur les codes d’accès administrateurs et les clés de déchiffrement en vue du dépouillement.
Pendant toute la durée d’ouverture des bureaux de vote et chaque jour avant 12H00, l’entreprise fera un rappel sur le fait que nous sommes en période d’élection des représentants du personnel et rappellera la date et l’heure de fin d’ouverture du bureau de vote.

Il est précisé que le temps passé par les membres du bureau de vote sera considéré comme du temps de travail effectif pour l’ensemble des opérations électorales.

Article 8 – Dépouillement et proclamation des résultats

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R 2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe des deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs).
Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Le dépouillement s’effectuera dans l’ordre suivant : titulaires puis suppléants.
Lors du 1er tour, l’ensemble des opérations de dépouillement sera réalisé même en cas de non atteinte du quorum pour les mandats titulaires conformément à la loi d’Aout 2008 sur la représentativité syndicale.

La proclamation des résultats de l’élection du CSE se fera par les bureaux de vote siégeant au CAMPUS et les résultats seront affichés par la Direction sur les panneaux habituellement réservés à ses communications dès le lendemain.

Dès la proclamation des résultats, à l’issue du premier tour ou du second tour éventuel, les mandats représentatifs s’exercent.

Le matériel de vote, et notamment les courriers non distribués et non réclamés par les électeurs seront renvoyés au Campus.

A l’issue des opérations de vote et au plus tard dans les 15 jours qui suivent, la Direction s’acquittera de ses obligations de dépôt des Procès-Verbaux auprès des administrations compétentes et auprès du centre de traitement des élections professionnelles.

Un exemplaire des procès-verbaux sera transmis à chaque organisation syndicale qui aura présenté des candidats.


Article 9 - Second tour du scrutin

En cas de carence totale ou partielle des organisations syndicales au 1er tour, ou si le quorum n'était pas atteint, un second tour serait organisé dans un délai de 14 jours au minimum avec liberté des candidatures.

Les dispositions ci-dessus prévues pour le 1er tour s'appliqueront alors, toutes choses égales par ailleurs (cf infra), au second tour, sauf en ce qui concerne la date limite de dépôt des candidatures qui est fixée au lundi 8 Avril 2019 à 17H00.

Article 10 - Durée du protocole

Conformément à l’accord de mise en place du Comité Social et Economique, le présent protocole s’applique pour les élections des membres du Comité Social et Economique et pour les éventuelles élections partielles ultérieures.

Il est convenu entre  les parties que la durée des mandats sera de quatre ans avec limitation à 3 mandats successifs.

Un original du présent protocole sera envoyé par l’Entreprise à l’inspecteur du travail et à chaque organisation syndicale signataire.

Il sera porté à la connaissance du personnel par tout moyen approprié.


Fait à Faches-Thumesnil, le 8 février 2019, en 6 exemplaires


(Signature précédée de la mention « lu et approuvé »)



Monsieur, Président de la SAS xxxxxx



Madame, Directrice des Ressources Humaines



, pour la Fédération CFDT Services



, pour la Fédération CFE-CGC




, pour la Fédération CFTC-CSFV



, pour la Fédération FO



, pour la Fédération CGT (Absent et non représenté à la réunion du 8 février 2019)





Annexe 1 : PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE LA PRESTATION DE SERVICE DU FOURNISSEUR
Nature des prestations attendues
XXXXX aura en charge : 
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par xxx, mais chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.


Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants.
Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.


Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Par ailleurs, le prestataire fournira à xxx les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de xxxxxxx les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par xxxxxx. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.



Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.

Gestion informatique et technique du système de vote électronique

Disponibilité du système de vote électronique 
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de xxxxxx (stockage et accès).

Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.






















Annexe 2 : LE DEROULEMENT DU SCRUTIN DANS LE CADRE DU VOTE ELECTRONIQUE

ARTICLE I. VOTE ELECTRONIQUE, PRINCIPES GÉNÉRAUX
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.

Les étapes du scénario de vote
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
•	une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant  d’accéder au vote ;
•	une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
•	le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;
•	la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
•	la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
•	la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
•	la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
•	la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
ARTICLE II. LA GESTION DU PROCESSUS ELECTORAL ET PARAMETRAGE DE LA SOLUTION 
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par xx. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.

Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par xxx et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).

Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :


permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur 
autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque
électeur,
éditer les listes d’émargement.

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs  pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs  à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.

Le fichier électeurs  pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.

Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes
d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un code secret qu’il sera seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

Assistance téléphonique
Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.
L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.
Procédure de restitution de codes 
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de participer au vote. 
Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 3 du présent protocole.

Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de xxxxxx et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de xxxxxxx  ou par des candidats non affiliés.

Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.

Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système.

Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.

Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre xxxxxx et xxxx. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.

ARTICLE III. LE DÉROULEMENT DU VOTE PAR INTERNET 
Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période de vote. 
L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante :  
Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.
Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.
Les électeurs auront à la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.


Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote.
Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.
Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Bureau de vote
Un bureau de vote unique centralisateur composé d’un Président et de deux Assesseurs veillera au bon déroulement du scrutin. La fonction de Président sera confiée à l’électeur le plus âgé.
Dans la mesure du possible, un représentant de chaque collège électoral devra être présent dans le bureau de vote

Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’xxxxxx. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la direction et du prestataire.
Chaque Organisation syndicale et chaque liste libre pourront désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.
Lors du scrutin à blanc, il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 4  du présent protocole.
Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement
La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.
Le scrutin à blanc vise à tester le système de vote en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et la direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.
Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
Chiffrement et déchiffrement des votes
Lors de la cérémonie d'ouverture, une clé de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.
La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.
Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote, 
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.
Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.
Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
ARTICLE IV : MODALITÉS DE DESIGNATATION DES ELUS 
La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée : 
par application du quotient électoral ;
et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.
Ratures
Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.
Egalité des voix
En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

ARTICLE V : PROCLAMATION ET AFFICHAGE DES RÉSULTATS ET PROCESSUS DE GENERATION 
DES PROCES-VERBAUX

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes. 
Signature du procès-verbal et des listes d’émargement
Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.
Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.
Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.
Les listes d’émargement sont également imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Proclamation des résultats
Une fois les Procès-verbaux signés, la proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.
Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.
ARTICLE VI. DISPOSITIFS DE SECOURS
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.



Annexe 3 : LA PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES





























Annexe 4 : L’ADMINSITRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants : 

















Annexe 5 : La représentation équilibrée des femmes et des hommes


Principes de proportion et d’alternance :

Pour chaque collège, les listes électorales qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Application pour les élections 2019: 

La proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège  est la suivante :
- Collège employé : 483,53 (50,77 %) femmes et 469,04 (49,23%) hommes ; 
- Collège encadrement : 118,82 (28%) femmes et 305,46 (72%) hommes ;

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter : 
- Collège employé : 6 femmes et 6 hommes ;
- Collège encadrement : 2 femmes et à 4 hommes ;


Illustration :






















Annexe 6 : LE PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS