ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE 
d’une instance de dialogue conventionnelle

Entre les soussignés
La société EPIDAURE, prise dans chacun de ses établissements :
L’établissement de la société EPIDAURE, dont le siège est situé 12 rue de Condorcet 26100 Romans, représentée par Monsieur, en sa qualité de Secrétaire Général,
L’établissement de la société EPIDAURE, dont le siège est sis Zone artisanale Mendiko Borda 64240 BRISCOUS, représentée par Monsieur, en sa qualité de Secrétaire Général,
L’établissement de la société EPIDAURE, dont le siège est sis ZA Les Terrasses du Chalan II – 72160 CONNERRE, représentée par Monsieur, en sa qualité de Secrétaire Général,
D’une part
Et 
Les Organisations Syndicales, représentées par :
Monsieur, Délégué Syndical Central CFDT
Monsieur, Délégué Syndical Central LAB
D’autre part
Il a été exposé et convenu ce qui suit : 
Préambule
La société EPIDAURE, intégrée au Groupe TOLOMEI, est constituée de trois établissements distincts : 
EPIDAURE ROMANS, 
EPIDAURE BRISCOUS,
EPIDAURE CONNERRE.
Ces établissements ont été mis en place afin d’être le lien commercial et l’interface avec le client commun du Groupe TOLOMEI.
A ce jour, les organisations et les activités de ces trois établissements ont conduit la Direction à envisager une scission de la société EPIDAURE et, partant, à la transformation de ces trois établissements distincts en entités juridiques différentes, et ce, compte tenu de raisons stratégiques, économiques et organisationnelles.
Dans cette perspective, ces établissements distincts deviendront des établissements autonomes tant sur le plan financier, compte tenu d’une gestion comptable indépendante, que sur le plan social, puisque chaque société bénéficiera, notamment, d’une autonomie de gestion RH sur la politique salariale ou la gestion du temps de travail, et chaque entité négociera ses propres accords d’entreprise.
En outre, ce projet de scission entraînera la mise en place d’une société holding EPIDAURE, laquelle permettra de conserver une interface commerciale unique pour le client, notamment en terme de facturation.
Dans ce contexte et dans l’attente de la réalisation de ce projet, il a été convenu de mettre en place un Comité social et économique d’établissement (CSEE) pour chacune de ces trois entités et un comité social et économique central (CSEC), au regard de l’organisation actuelle.
S’agissant plus particulièrement de la mise en place du CSEC, il est apparu nécessaire, au regard de l’opération de scission et des conséquences en résultant, de créer une instance de dialogue conventionnelle.
Cette instance aura notamment pour missions d’observer, d’analyser et de discuter des effets de la scission sur lesdits établissements d’un point de vue stratégique.
Le présent accord a donc pour objet de renforcer la qualité du dialogue social au sein de cette instance afin d’accompagner la scission et la création de ces trois nouvelles entreprises, anciens établissements de la société EPIDAURE.

Composition de l’instance de dialogue conventionnelle
Présidence
L’instance de dialogue conventionnelle sera présidée par Monsieur, exerçant les fonctions de Secrétaire Général de la société holding EPIDAURE.
Il pourra se faire assister par deux personnes de son choix au regard, notamment, des questions figurant à l’ordre du jour.
Secrétaire 
Un secrétaire sera choisi parmi les membres lors de la première réunion.
Cette élection se fera à la majorité des membres présents. En cas d’égalité de voix, le plus âgé sera élu.
Le secrétaire a notamment pour mission de s’assurer de la bonne communication des informations entre la Direction et les membres.
Représentants du personnel
Le nombre de représentant du personnel est fixé à deux membres maximum par établissement, soit un total maximum de six membres. 
Ces membres seront désignés lors de la première réunion du comité social et économique d’établissement de chacune des sociétés EPIDAURE, devenus des CSE d’Entreprise.
Cette désignation se fera parmi les élus titulaires du CSEE de chaque société, à la majorité des membres présents.
Observateurs
Chaque organisation syndicale représentative, et disposant d’élus, a la possibilité de désigner un observateur parmi les membres de leur organisation.
Cet observateur participera aux réunions plénières de l’instance et représentera son organisation syndicale, sous réserve d’avoir adhéré au présent accord.

Fonctionnement de l’instance de dialogue conventionnelle
L’instance de dialogue conventionnelle ne se substitue pas aux instances représentatives du personnel propres à chaque société, celles-ci conservant l'intégralité de leurs prérogatives. 
En outre, cette instance n'est pas une instance de recours ou de négociation ayant à traiter des problèmes spécifiques de chaque société.
Compétences de l’instance
L’instance de dialogue conventionnelle est une instance d'information, de réflexion et d'échanges, destinée à développer le dialogue entre la Direction Générale et les représentants du personnel sur la mise en œuvre et les suites du projet de scission de la société. 
La Direction se donne comme objectif de fournir les documents huit jours avant la tenue de la réunion.
Dans le cadre de ces échanges, l’instance peut faire valoir des demandes et points de vue auxquels la Direction répond de manière motivée généralement en séance, ou exceptionnellement de manière différée si la réponse souhaitée nécessite des approfondissements complémentaires.

Sessions du Comité, ordre du jour, convocations et procès-verbal
 L’instance se réunit en session ordinaire au moins 2 fois par an sur convocation de son Président, la première année d’application du présent accord.
Par la suite, elle se réunira une fois sur la deuxième année d’application du présent accord.
Elle sera, de plus, réunie en session extraordinaire à la demande écrite du Président ou des deux tiers des membres titulaires, pour examiner des sujets importants et urgents ou en cas de circonstances exceptionnelles.
 Le président arrête l'ordre du jour avec le secrétaire. 
Cet ordre du jour est adressé aux membres ainsi qu'aux observateurs quinze jours au moins avant la réunion. 
Cette diffusion pourra se faire en utilisant le réseau de messagerie électronique interne.
 Les convocations aux séances plénières sont adressées aux membres et aux observateurs. 
Les dates des séances de l’instance de dialogue conventionnelle sont fixées par le Président après consultation du Secrétaire.
La Direction devra être informée de la présence ou de l'absence de membres de l’instance à la séance plénière.
 Le Secrétaire rédige un projet de procès-verbal de chaque réunion à partir des minutes. Ce projet est transmis à la Direction et aux membres présents qui y apportent leurs corrections. 
À la suite de quoi, le Secrétaire rédige le compte rendu définitif qui est transmis à l'ensemble des membres de l’instance de dialogue conventionnelle.
Le compte rendu est définitivement approuvé lors de la réunion suivante.

Confidentialité
Les membres de l’instance sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations auxquelles ils ont accès dans le cadre de leur mandat. 
Cette obligation qui vise l'ensemble des informations qui ont, selon la Direction, un caractère confidentiel, subsiste au-delà même de la fin du mandat sans limite de temps, tant que l'information conserve un caractère confidentiel.
Crédit d'heures et déplacements
 Le temps passé par les représentants du personnel et observateurs aux séances plénières et préparatoires de l’instance de dialogue conventionnelle, ainsi que le temps de déplacements, sont payés comme temps de travail effectif et ne sont pas déduits du crédit d'heures.
 Les frais de déplacements et d'hébergement des membres de l’instance de dialogue conventionnelle nécessaires à l'exercice de leur fonction (frais liés au suivi des réunions préparatoires et plénières notamment), sont pris en charge par leur société respective sur la base du barème de remboursement des frais de déplacements professionnels en vigueur dans le groupe.
Chaque société ayant des représentants au sein de l’instance de dialogue conventionnelle veille à ce que ces derniers soient libérés de leurs activités habituelles conformément aux usages en vigueur dans l'entreprise et dans des délais leur permettant d'assurer les déplacements nécessaires à l'exercice de leurs fonctions et d'assister aux réunions de l’instance.
Entrée en vigueur et durée de l’accord
Les parties conviennent que le présent accord prendra effet à compter de la mise en place effective de l’opération juridique de scission de la société EPIDAURE et de la constitution des nouvelles entités.
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans à compter de cette entrée en vigueur. 
Révision 
Le présent accord pourra être révisé par l’une ou l’autre des parties, dans les conditions prévues aux articles L. 2261-8 et suivants du Code du Travail.
Dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail conformément à l’article D.2231- 4 du Code du Travail.
En application des articles L. 2231-5 et suivants du Code du Travail, un exemplaire original sera remis à chaque organisation syndicale intéressée.


Par ailleurs, un exemplaire du présent accord est déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.
Une communication de mise à disposition du présent accord sera adressé à l’ensemble des salariés.
Fait à Alixan,
le 17 octobre 2019
Pour les organisations syndicales :
Syndicat LAB
Représenté par Mr 


Syndicat CFDT
Représenté par Mr 

Pour la Direction :
Mr 
Secrétaire Général