ACCORD SUR LA DUREE ET L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL





ENTRE:

Les sociétés constituant l’UES Aon France :


Aon France, société par actions simplifiée au capital de 46 027 140 euros, dont le siège social est situé au 31-35 rue de la Fédération (75015) Paris, immatriculée au RCS Paris 414 572 248 ;

Aon Holdings France SNC, société en nom collectif au capital de 449 217 900 euros, dont le siège social est situé au 31-35 rue de la Fédération (75015) Paris, immatriculée au RCS Paris 501 211 411 ;

International Space Brokers France (ISB, France) société anonyme au capital de 306 075 euros dont le siège social se situe 31-35 rue de la Fédération (75015) Paris, immatriculée au RCS PARIS  420 732 265

représentées par ……………………………., agissant en qualité de Directeur des Ressources  Humaines, dûment habilité pour conclure le présent accord au nom et pour le compte des sociétés visées ci-dessus, 

constituant ensemble l'unité économique et sociale « UES Aon France » ou « l’entreprise » au sens social.

D'une part,

ET

Les organisations syndicales suivantes, représentatives au sein de l'UES Aon France:

La CFE-CGC, représentée par……………………………………………………………….. agissant en qualité de délégués syndicaux,

FO, représentée par …………………………………………………………………………, agissant en qualité de délégués syndicaux,

D'autre part,


Les signataires étant ensemble désignés dans le présent accord comme «les Parties» et individuellement comme une « Partie ».

	






Préambule……………………………………………………………………………………….......3

1ère partie : Comprendre la durée et l’aménagement du temps de travail……….4

Quels collaborateurs sont concernés par le présent accord ?……...4
Qu’est-ce que le temps de travail effectif ?……………………………..4
Quel est le temps de repos quotidien obligatoire ?…………………...4
Quel est le temps de repos hebdomadaire obligatoire ?…………….4

2ème partie : Les différents régimes de temps de travail applicables………….....5

Fiche 1 : Les collaborateurs soumis à l’horaire collectif………………………….…6
Fiche 2 : Les collaborateurs soumis à une convention de forfait jours…….…....9
Fiche 3 : Les cadres dirigeants…………..……………………………………………..12

3ème partie : Les absences…………………….……………………………………………..13

Fiche 4 : Le congé assiduité…………………………………………………………….13
Fiche 5 : Les congés payés ………….………………………………………………...14
Fiche 6 : Les jours de réduction du temps de travail ..…………………………….16
Fiche 7 : La journée de solidarité ……………………...…………………………….18

4ème partie : Les organisations particulières de travail……………………....……..19

Fiche 8 : Les astreintes……………………………………………………………….…..19
Fiche 9 : Les interventions programmées…………………………………………….24
Fiche 10 : Travail exceptionnel les jours non ouvrés ……………………………..25
Fiche 11 : Les heures supplémentaires……………………………………………....26
Fiche 12 : Le télétravail occasionnel…….. ….…………………………………...….28
Fiche 13 : Le télétravail régulier………….. ….…………………………………...….30

5ème partie : Les dispositions générales…………………………………………………32





		







Suite à la publication de la loi 2016-1088 du 8 août 2016, des ordonnances du 22 septembre 2017, et du 20 décembre 2017, les organisations syndicales et la Direction se sont réunies afin de mesurer l’opportunité d’adapter le dispositif d’aménagement du temps de travail en vigueur au sein de l’UES Aon France, tout en intégrant les points d’échanges abordés dans l’accord relatif à la qualité de vie au travail du 1er mars 2016. 

Dans ce contexte, les parties ont constaté une forte évolution des dispositions légales depuis les lois Aubry I et II qui avaient déclenché la signature de l’accord ARTT du 17 avril 2000 actuellement en vigueur, notamment eu égard à la simplification des modalités d’aménagement du temps de travail découlant de la loi 2008-789 du 20 août 2008, complétée par le décret 2008-1132 du 4 novembre 2008 mais une faible adaptation du dispositif interne. 

Dans cet esprit, la prise en compte des évolutions législatives et des contraintes d’organisation découlant de la transformation des métiers et des attentes clients, a rendu évidente la révision du dispositif de durée et d’aménagement du temps de travail afin de la simplifier et de permettre une flexibilité cohérente avec les activités des sociétés de l’UES Aon France. 

Le présent accord traduit ainsi la volonté des parties de tirer profit des nouvelles dispositions légales, tout en prenant en compte les caractéristiques de l’entreprise. Les signataires ont l’ambition de définir un cadre d’organisation du travail adapté, permettant d’assurer la réalisation des objectifs opérationnels tout en accroissant la flexibilité offerte dans l’organisation du travail des collaborateurs, pour le maintien d’un équilibre vie privée/vie professionnelle. 

La Direction et les organisations syndicales signataires réaffirment l’importance qu’elles attachent à la mise en place de modalités d’aménagement du temps de travail claires, facilement applicables et définies dans la continuité d’un dialogue social constructif.

Cet accord est ainsi rédigé de façon pédagogique, présenté sous forme de fiches qui permettront une lecture simplifiée par l’ensemble des collaborateurs.

	




1ère partie : COMPRENDRE LA DUREE ET L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL

Quels collaborateurs sont concernés par le présent accord ?

Le présent accord est applicable à tous les collaborateurs signataires d’un contrat de travail avec l’une des sociétés composant l’Unité Economique et Sociale Aon France, dont la liste actualisée figure en annexe 1, et exerçant leur activité professionnelle en France.


Qu’est-ce que le temps de travail effectif ?

Le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le collaborateur est à la disposition de son employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles.

Toutefois, la durée de présence du collaborateur dans les locaux de l’entreprise n’est pas intégralement considérée comme du temps de travail effectif. C’est notamment le cas :
Des périodes de pause 
Des heures effectuées à l’initiative du collaborateur, au-delà de la durée de travail qui lui est applicable, sans demande préalable ni validation de sa hiérarchie.
Du temps de trajet du collaborateur entre son domicile et son lieu de travail. 



Quel est le temps de repos quotidien obligatoire ?

Chaque collaborateur doit respecter un temps de repos quotidien de 11 heures consécutives entre deux périodes de temps de travail effectif (article L. 3131-1 du code du travail).

Dans les situations de circonstances exceptionnelles, notamment lorsqu’une continuité de service, ou une intervention spécifique est nécessaire, le repos quotidien peut être réduit à une durée de 9 heures consécutives. 


Quel est le temps de repos hebdomadaire obligatoire ?

Chaque collaborateur bénéficie d’un repos hebdomadaire d’une durée minimale de 24 heures consécutives, à laquelle s’ajoutent les heures de repos quotidien.
Par principe, l’aménagement du temps de travail est organisé afin que chaque collaborateur puisse bénéficier de 2 jours de repos consécutifs, incluant le dimanche.



2ème partie : Les différents régimes de temps de travail applicables



Au sein d’Aon, 3 régimes de temps de travail coexistent :

Les collaborateurs soumis à l’horaire collectif 


Les collaborateurs soumis à l’horaire collectif exercent leur fonction dans le respect d’un horaire collectif donné. Cet horaire est adapté à la durée du travail en vigueur dans l’entreprise et peut varier selon l’activité, le service ou le département.



Les collaborateurs soumis à une convention de forfait jours


Certains collaborateurs disposent d’une large indépendance et autonomie dans l’organisation de leur temps de travail. Cette indépendance est rendue indispensable par la bonne exécution de leur mission. Ils sont soumis à un nombre de jours à travailler annuellement. 


Les cadres dirigeants


Du fait de la nature de leurs activités et des conditions dans lesquelles elles s’exercent, les cadres dirigeants ne sont soumis à aucun horaire et leur activité ne peut être contrôlée. 





LES COLLABORATEURS SOUMIS A L’HORAIRE COLLECTIF



Quelle est la durée annuelle maximale de travail ?

L’aménagement du temps de travail est annualisé, ce qui implique que chaque collaborateur à temps plein est tenu de réaliser un temps de travail effectif maximal de 1607 heures par an.
La période de référence annuelle s’entend de l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre.


Quelle est la durée quotidienne maximale de travail ?

Par principe, la durée quotidienne de travail ne peut pas excéder 10 heures de travail effectif (article L. 3121-18 du code du travail).

Dans les situations de circonstances exceptionnelles, un collaborateur peut être amené à dépasser cette durée maximale, sans toutefois dépasser 12 heures de travail effectif sur une même journée (article L. 3121-19 du code du travail).

Quelle est la durée hebdomadaire maximale de travail ?

Par principe, afin que l’aménagement du temps de travail permette de respecter la durée de travail effectif maximale, les collaborateurs soumis à un décompte horaire de leur temps de travail suivent une durée hebdomadaire de 37h00, à raison de 7h24 par jour.

En conséquence de cette modalité d’organisation du temps de travail, les collaborateurs bénéficient forfaitairement de l’octroi de jours de récupération du temps de travail (JRTT). Par dérogation à l’évaluation forfaitaire du temps de travail, le nombre de JRTT est fixé à 14 jours par an. Les modalités d’acquisition et d’utilisation de ces jours sont définies en fiche 6.

Comment équilibrer la durée du travail pour les collaborateurs partiellement absents sur l’année ?

En cas d’arrivée d’un collaborateur en cours d’année, le collaborateur bénéficie des conditions d’acquisition des JRTT mentionnées en fiche 6.
En cas de départ d’un collaborateur en cours d’année, une évaluation des JRTT acquis depuis le début de l’année est réalisée. En cas de prise excessive de JRTT, une reprise est effectuée.
En cas d’absence non assimilée à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés, l’acquisition des JRTT est minorée au prorata temporis.



Quels sont les horaires collectifs ?

Les bureaux sont ouverts de 7h00 à 20h00.
Les horaires de chaque équipe, sont définis par le manager, en accord avec la Direction de son unité opérationnelle. Ils sont établis dans le respect des horaires d’ouverture du site, des contraintes opérationnelles et du respect des dispositions relatives au temps de travail en vigueur.
Au sein d’une même équipe, il peut ainsi être défini des horaires différents selon les collaborateurs, afin d’assurer une large amplitude journalière de disponibilité pour les clients.


Existe-t-il une flexibilité dans les horaires de travail ?

Certaines activités ne sont pas contraintes par des horaires fixes d’ouverture pour les clients, et bénéficient de flexibilité dans leurs horaires de travail. L’horaire quotidien de travail est ainsi composé de plages variables et de plages fixes de travail, tout en veillant à garder un maximum de régularité.
Les plages fixes quotidiennes sont comprises entre :
9h45 à 11h30
14h15 à 16h30
Une absence ponctuelle ou exceptionnelle est alors possible en dehors des plages fixes et dans le respect des dispositions relatives au temps de travail en vigueur.
A titre dérogatoire, les collaborateurs ayant à charge un enfant en âge préscolaire ou scolaire (avant l’entrée au collège et sur présentation d’un justificatif) bénéficient d’une plage fixe limitée à 16h.

Les pauses sont-elles autorisées ?

Les temps de pause sont autorisés et ne constituent pas du temps de travail effectif. L’horaire d’arrivée et de départ du collaborateur doit donc tenir compte des périodes non travaillées tout au long de la journée, afin que la durée du travail quotidienne soit respectée. 

Par exception, les collaborateurs affectés à un centre d’appel bénéficient d’une pause obligatoire de 10 minutes toutes les 2 heures, soit une le matin et une l’après-midi pour une journée de travail complète. Cette pause est décomptée comme du temps de travail effectif.

La pause déjeuner est-elle obligatoire ?

Chaque collaborateur est tenu de respecter une pause obligatoire d’au minimum 45 minutes sur le temps du déjeuner, afin de ne pas réaliser plus de 5 heures de travail effectif continues. Ce temps de pause n’est pas considéré comme du temps de travail effectif.

Est-il possible de travailler au-delà de l’horaire collectif ?

La flexibilité offerte par la particularité de l’horaire collectif permet aux collaborateurs de dépasser l’horaire collectif en temps de travail effectif, dans la limite de 3h par semaine. Ce temps de dépassement ne pourra en aucun cas représenter un cumul de plus de 10h par mois et doit être récupéré sur le mois suivant.

Par exception, les collaborateurs soumis à un système de badgeage pourront choisir de prendre ce cumul par journée entière, dans la limite de 4 jours par an (JRCH). 



Comment est contrôlé le temps de travail effectif ?

Le temps de travail est déclaré par les collaborateurs dans l’outil de suivi mis à disposition par l’entreprise.  

Le collaborateur est tenu de déclarer ses périodes d’absence envisagées, qui sont ensuite validées par sa hiérarchie. En cas de modification de cet agenda prévisionnel, le collaborateur dispose d’un délai de 7 jours suivant la date d’absence planifiée, pour régulariser sa situation.

La Direction des Ressources Humaines effectue un contrôle mensuel des anomalies. En cas de non-respect du processus déclaratif, le responsable hiérarchique s’en entretient dès que possible avec le collaborateur concerné pour en déterminer les raisons et rechercher les mesures à prendre pour remédier à cette situation.

Lorsque la durée du travail est augmentée à la demande de l’entreprise, les heures complémentaires ou supplémentaires réalisées sont reportées dans l’outil de suivi du temps de travail.

Quels collaborateurs sont soumis à un système de badgeage ?

Afin de faciliter la planification du temps de travail des collaborateurs, localisés notamment sur les sites de province, et de maintenir une disponibilité assurant une meilleure qualité de service aux clients internes ou externes, les collaborateurs affectés à certaines activités sont soumis à un système de badgeage. La liste des emplois concernés par ce système de contrôle figure en annexe 2 du présent accord.

Les collaborateurs concernés sont tenus de badger lors de leurs entrées et sorties, y compris pour les temps de pause. 

Quels sont les horaires des collaborateurs à temps partiel ?

Les horaires de travail des collaborateurs à temps partiel sont déterminés en concertation avec le manager au regard de leur durée de travail contractuelle et des plages de travail habituelles de l’équipe. Les collaborateurs à temps partiel, dont la durée de travail reste équivalente à 7h24 de travail effectif par jour, bénéficient de jours de réduction du temps de travail dont l’acquisition est proratisée selon le nombre de jours travaillés. Les autres collaborateurs à temps partiels ne bénéficient pas de jours de réduction du temps de travail : leur rémunération est évaluée proportionnellement à leur temps de travail.








	LES COLLABORATEURS SOUMIS A UNE CONVENTION DE FORFAIT JOURS




Quels collaborateurs peuvent être soumis à une convention de forfait jours ?

Les collaborateurs susceptibles d’être soumis à une convention de forfait jours bénéficient d’une large autonomie et indépendance dans l’organisation de leur temps de travail.
Ces collaborateurs signent une convention individuelle de forfait jours, qui précise notamment la catégorie à laquelle ils appartiennent et la rémunération annuelle forfaitaire mensualisée associée à ce forfait.

Les catégories de collaborateurs concernées par la signature de convention de forfait jours sont précisées en annexe 2 du présent accord.


Combien de jours doivent être travaillés en application du forfait jours ?

Les collaborateurs soumis à une convention de forfait jours et justifiant d’un droit complet aux congés payés, doivent travailler 212 jours dans une année complète d’activité. L’année de référence à prendre en compte est l’année civile, qui s’entend du 1er janvier au 31 décembre.

La durée de travail annuelle réalisée par ces collaborateurs implique l’attribution forfaitaire de jours de repos supplémentaires (JRTT). Par dérogation à l’évaluation forfaitaire du temps de travail, le nombre de JRTT est fixé à 14 jours par an. Les modalités d’acquisition et d’utilisation de ces jours sont définies en fiche 6.

Le nombre de jours compris dans le forfait peut, par exception, être supérieur en cas de transfert de JRTT sur le compte épargne-temps.

De même, ce nombre de jours travaillés peut être minoré par l’utilisation de congés assiduité, congés évènements familiaux, congés de maternité ou de paternité, etc.



Comment est évalué le forfait jours pour les collaborateurs partiellement absents sur l’année ?

En cas d’arrivée d’un collaborateur en cours d’année, le forfait annuel est évalué au prorata temporis de la période restant sur l’année, en prenant en considération le nombre de congés payés et le nombre de JRTT à acquérir, selon les conditions d’acquisition mentionnées en fiche 5 et 6.
En cas de départ d’un collaborateur en cours d’année, une proratisation du forfait annuel est réalisée afin de vérifier si le nombre de jours à travailler sur la période de l’année échue a été réalisé, en tenant compte des congés payés pris. Une évaluation des JRTT acquis depuis le début de l’année est également réalisée. Le cas échéant, une régularisation ou reprise est effectuée.
Les absences n’étant pas considérées comme des jours travaillés, elles sont déduites du forfait jour annuel. 
Les collaborateurs, soumis à une organisation en forfait jours, peuvent demander à bénéficier contractuellement d’un forfait annuel réduit. L’évaluation des JRTT associés à ce forfait est dans cette hypothèse proratisé.Méthode 2 : Valorisation de l'absence par le rapport entre la rémunération annuelle brute et le nombre de jours payés 
La journée d'absence est valorisée par le rapport entre la rémunération annuelle brute et le nombre de jours payés; 
Elle est déterminée par le calcul suivant : [(rémunération brute mensuelle de base x 12) / (nombre de jours prévus dans la convention de forfait + nombre de jours de congés payés + nombre de jours fériés tombant un jour ouvré + nombre de jours de repos)] x nombre de jours d'absence 
x Attention : 
Les méthodes de valorisation des journées d'absence sont proposées à titre indicatif. Une autre méthode peut être convenue dans l'accord. Quelle que soit la formule retenue, il est recommandé de l'accompagner d'un exemple. 
Pour les analyses et des exemples de ces différentes méthodes de calcul, voir Mémento paie n os 8925 s. et 9035. 


Quels horaires doivent respecter les collaborateurs en forfait jours ?

Les collaborateurs en forfait jours ne sont soumis à aucun horaire prédéterminé et ne peuvent être soumis à un contrôle des horaires de travail qu'ils effectuent.

Leur temps de travail est décompté en journées ou, le cas échéant, en demi-journées.

Ces collaborateurs organisent librement leur temps de travail. Ils doivent cependant tenir strictement leur agenda électronique à jour et veiller à ce que, clans le cadre de l'organisation de leur travail, ils puissent être présents aux réunions de service et à ce que leurs plages de travail coïncident avec celles des collaborateurs et/ou contacts externes avec lesquels ils sont amenés à travailler.
Ils sont également soumis aux dispositions relatives au repos quotidien et hebdomadaire, mentionnées en fiche 1.


Comment est évaluée la charge de travail ?

Le collaborateur en forfait jours bénéficie au minimum d’un entretien semestriel avec son responsable hiérarchique. Lors de cet entretien, les échanges portent notamment sur :
La charge de travail du collaborateur et la charge de travail prévisible sur la période à venir
L’organisation du travail dans l’entreprise (amplitude des journées de travail et respect des temps de repos)
L’équilibre entre son activité professionnelle et sa vie personnelle

En cas de nécessité, des mesures de prévention, de résolution des difficultés rencontrées ou d’adaptation éventuelles seront mises en place.

Par ailleurs, à tout moment, un collaborateur peut solliciter par écrit un entretien avec son responsable hiérarchique afin de l’alerter sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur sa charge de travail. Le responsable hiérarchique est alors tenu d’organiser un entretien dans un délai de 7 jours.

Comment est assuré le suivi de la réalisation du forfait jours ?

Le nombre de journées ou demi-journées travaillées, est comptabilisé dans l’outil de suivi du temps de travail mis à disposition par l’entreprise, en fonction des déclarations/demandes d’absence et du bénéfice des repos quotidien et hebdomadaire déclarés par les collaborateurs. 

Le collaborateur est tenu de déclarer ses journées ou demi-journées d’absence envisagées, qui sont ensuite validées par sa hiérarchie. En cas de modification de cet agenda prévisionnel, le collaborateur dispose d’un délai de 7 jours suivant la date d’absence planifiée, pour régulariser sa situation.

La Direction des Ressources Humaines effectue un contrôle mensuel des anomalies. En cas de non-respect du processus déclaratif, le responsable hiérarchique s’en entretient dès que possible avec le collaborateur concerné pour en déterminer les raisons et rechercher les mesures à prendre pour remédier à cette situation.





Existe-t-il des modalités spécifiques relatives à la déconnexion ?


Les collaborateurs en forfait en jours ne sont pas contraints de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de leur temps de travail, pendant leurs congés payés, temps de repos et absences autorisées. 

Afin de permettre un respect rigoureux du droit à la déconnexion :
Chaque collaborateur doit anticiper son absence en organisant le plus précisément possible la continuité de son activité auprès de ses collègues présents, et en veillant à placer un message d’absence sur ses messageries.
Chaque collaborateur doit veiller à ne pas contacter ses collègues pour des raisons professionnelles, par téléphone ou courriel, en dehors des horaires habituels de travail, pendant les weekends, jours fériés et congés payés, ou pendant les périodes de suspension du contrat de travail. Une tolérance est toutefois admise en cas d’urgence et plus spécifiquement pour les collaborateurs identifiés dans le Plan de Continuité d’Activité (situation de crise).








		LES CADRES DIRIGEANTS
		



Quels cadres entrent dans cette catégorie ?

Les cadres dirigeants sont les collaborateurs qui se voient confier des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps.
Ils sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans l'entreprise. Ces critères sont cumulatifs.

Comment est décompté le temps de travail des cadres dirigeants ?


Ces cadres sont exclus des dispositions du présent accord sur la durée du travail, le repos quotidien et hebdomadaire, les jours fériés et la journée de solidarité. Leur temps de travail n’a ainsi pas lieu d’être décompté. 

Les cadres dirigeants bénéficient-ils de congés ?

Les cadres dirigeants bénéficient des congés payés et des congés pour évènements familiaux.






3ème partie : Les absences



		   LE CONGE ASSIDUITE




A noter : Les cadres dirigeants ne bénéficient pas des dispositions de cette fiche.

Qu’est-ce que le congé assiduité ?

Le congé assiduité est un avantage octroyé aux collaborateurs dont le temps de travail effectif a été le plus proche de la durée du travail indiquée à leur contrat de travail dans une année civile de référence. L’acquisition est progressive afin de reconnaître la continuité dans l’investissement du collaborateur.

Comment bénéficier du congé assiduité ?

Le bénéfice du congé d’assiduité est ouvert aux collaborateurs après une année civile complète d’ancienneté (présence du 1er janvier au 31 décembre). Il est déclenché, en année civile N, dès lors que le collaborateur est absent moins de 6 jours ouvrés durant l’année civile N-1, selon les modalités suivantes :


Quelles absences sont comptabilisées pour évaluer cet avantage ?

Toutes les absences sont comptabilisées à l’exception des suivantes :les congés payés,
les jours d’assiduité,
les jours fériés chômés ou compensés
les congés maternité et d'adoption, légaux et conventionnels
les congés paternité
les jours de récupération du temps de travail (JRTT) 
les congés exceptionnels pour évènements familiaux, service national et absences pour juré d’assises









		      LES CONGES PAYES






Comment sont acquis les congés payés ?

Principe :
Les congés payés sont acquis du 1er janvier au 31 décembre de chaque année, à raison de 2,25 jours ouvrés par mois pour un collaborateur effectuant un mois de travail effectif à temps plein. Le nombre maximal de congés payés acquis annuellement est ainsi fixé à 27 jours ouvrés, fractionnement inclus.
Exception :
Si la durée de travail effectif durant la période d’acquisition est inférieure à 100%, les congés payés sont acquis du 1er janvier au 31 décembre de chaque année, sur la base de 27 jours ouvrés par an proratisés en due proportion du temps de travail effectif réalisé. 
Quand peuvent être pris les congés payés ?

Les congés payés acquis peuvent être pris entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année suivant leur acquisition, par journée entière ou par demi-journée.


Les dates de congés payés peuvent-elles être fixées librement ?

Une période obligatoire de prise des congés payés est fixée entre le 1er mai et le 31 octobre de l’année suivant leur acquisition. Durant cette période, il est recommandé à chaque collaborateur de prendre 4 semaines de congés payés (soit 20 jours ouvrés, pour un collaborateur travaillant à temps plein). 
En application des dispositions légales :
La prise de ces jours doit obligatoirement inclure une période de 2 semaines consécutives (soit 10 jours ouvrés de congés payés consécutifs pour un collaborateur travaillant à temps plein).
Un collaborateur ne peut pas poser plus de 4 semaines de congés consécutifs (soit 20 jours ouvrés de congés payés consécutifs pour un collaborateur travaillant à temps plein).


Comment effectuer une demande de congés payés ?

Toute demande de congés payés doit être posée dans l’outil mis en place dans l’entreprise à cet effet, au plus tard 2 semaines avant la date de départ souhaitée.




Selon quels critères sont acceptées les demandes de départ en congés payés ?

Chaque manager étudie les demandes de congés payés des collaborateurs de son équipe au regard des nécessités de continuité de l’activité durant la période demandée.
Dans la fixation de l’ordre des départs, la communication au sein de l’équipe est privilégiée, afin que chacun prenne conscience des éventuelles contraintes personnelles de ses collègues, des possibilités de suppléance pour assurer les dossiers en cours et les éventuelles concessions déjà réalisées dans les souhaits de départs en congés. En cas de souhaits de congés concomitants, un consensus est ainsi prioritairement recherché.

Un arrêt maladie a-t-il un impact sur les congés payés ?

Seul un arrêt de travail ayant débuté avant la date de début des congés payés validés a pour effet d’annuler les jours de congés payés posés durant la période d’arrêt de travail.
L’acquisition des congés payés pourra être minorée en fonction de la durée de l’absence sur la période de référence, dans les conditions définies par la convention collective.


Peut-on réaliser un don de congés payés ?

Un collaborateur peut décider de renoncer à une partie de ses congés payés non pris, dans la limite de 5 jours, au profit d’un autre collaborateur de l’entreprise qui souhaite bénéficier d’un congé de proche aidant.

La demande est effectuée en complétant le formulaire de « Don de jour d’absence », mis à disposition dans l’intranet, puis en l’adressant à la Direction des Ressources Humaines. A l’issue des vérifications nécessaires, la Direction des Ressources Humaines pourra émettre son accord.
Le nombre de jours souhaité sera alors :
débité sur le solde des jours du collaborateur donateur, qui restera anonyme et ne pourra donner lieu à aucune contrepartie.
crédité sur le solde des jours du collaborateur bénéficiaire, qui sera ainsi rémunéré lors de l’utilisation de ces jours





		  
LES JOURS DE REDUCTION DU TEMPS DE TRAVAIL


A noter : Les cadres dirigeants ne bénéficient pas des dispositions de cette fiche.

Comment sont acquis les JRTT ?

Afin que la durée de travail effectif hebdomadaire moyenne sur l’année soit équivalente à 35 heures, des jours de récupération du temps de travail appelés « JRTT » sont attribués de manière forfaitaire. 
De même, afin que le temps de travail du collaborateur en forfait jours n’excède par le nombre de jours prévus dans son forfait, des jours de repos supplémentaires, appelés « JRTT » sont attribués de manière forfaitaire.
Sur la base d’une année pleine, les JRTT sont considérés comme acquis selon les modalités suivantes :
1 JRTT à la fin de chaque mois échu de travail effectif, à raison d’un jour par mois, soit 12 jours par an pour un collaborateur travaillant à temps plein. 
1 JRTT est accordé semestriellement et planifié à une date choisie par l’entreprise. A ce titre, il bénéficie aux seuls collaborateurs pour lesquels cette date coïncide avec un jour travaillé.

Une absence a-t-elle une incidence sur mon acquisition de JRTT ?

L’évaluation forfaitaire du nombre de jours de récupération du temps de travail étant acquise en fonction du temps de travail effectif dans l'année, les droits sont proportionnellement affectés par les absences non assimilées à du temps de travail effectif. 
A ce titre, en cas d’absence non assimilée à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés, l’acquisition des JRTT acquis mensuellement est minorée au prorata temporis. 

En cas d’arrivée d’un collaborateur en cours d’année, le collaborateur bénéficie des conditions d’acquisition mentionnées ci-dessus.
En cas de départ d’un collaborateur en cours d’année, une évaluation des JRTT acquis depuis le début de l’année est réalisée. En cas de prise excessive de JRTT, une reprise est effectuée.

Quand peuvent être posés les JRTT ?

Afin d’accorder un maximum de flexibilité au collaborateur dans la prise de ces jours, les JRTT acquis sur une base mensuelle sont crédités par anticipation à leur acquisition, au 1er janvier et doivent être pris avant le 31 décembre de la même année. 
Ces jours doivent être posés en journées entières ou demi-journée. Ils peuvent être pris par période cumulée, dans la limite de 5 jours ouvrés, pouvant être accolés à une période de congés payés ou de congés évènementiels.
Les demandes doivent être saisies dans l’outil prévu à cet effet au moins 7 jours avant la date souhaitée, et sont soumises à la validation de la hiérarchie, notamment au regard du nombre d’absences prévues dans l’équipe aux mêmes dates et aux nécessités de continuité de l’activité.

Les JRTT peuvent-ils être reportés sur l’année suivante ?

Les JRTT doivent impérativement être pris sur l’année civile de leur acquisition et ne peuvent en aucun cas être reportés.
Toutefois, le collaborateur peut choisir de placer des JRTT sur son compte épargne temps (CET), sous réserve d’en faire explicitement la demande dans le respect de l’accord de mise en place du Compte Epargne Temps en vigueur.

Peut-on réaliser un don de JRTT ?

Un collaborateur peut décider de renoncer à tout ou partie de ses JRTT non pris, au profit d’un autre collaborateur de l’entreprise qui souhaite bénéficier d’un congé de proche aidant.

La demande est effectuée en complétant le formulaire de « Don de jour d’absence », mis à disposition dans l’intranet, puis en l’adressant à la Direction des Ressources Humaines. A l’issue des vérifications nécessaires, la Direction des Ressources Humaines pourra émettre son accord.
Le nombre de jours souhaité sera alors :
débité sur le solde des jours du collaborateur donateur, qui restera anonyme et ne pourra donner lieu à aucune contrepartie.
crédité sur le solde des jours du collaborateur bénéficiaire, qui sera ainsi rémunéré lors de l’utilisation de ces jours








		  LA JOURNEE DE SOLIDARITE


A noter : Les cadres dirigeants ne bénéficient pas des dispositions de cette fiche.


Quand est fixée la journée de solidarité ?

La journée de solidarité est fixée à la date du lundi de Pentecôte.


La journée de solidarité doit-elle être travaillée ?

La journée de solidarité est une journée non travaillée. A ce titre, les collaborateurs présents dans les effectifs à la date du lundi de Pentecôte seront réputés avoir réalisé leur journée de solidarité.







4ème partie : Les organisations particulières de travail






		  LES ASTREINTES



A noter : Les cadres dirigeants ne bénéficient pas des dispositions de cette fiche.


Quels collaborateurs peuvent être soumis aux astreintes ?

Les collaborateurs exerçant leurs fonctions, au sein des équipes DSI (Direction des Systèmes d’Information) et MGI (Moyens Généraux) des sociétés appartenant à l’UES Aon France sont susceptibles d’être soumis aux astreintes.

Comment sont programmées les astreintes ?

Sauf circonstances exceptionnelles, les astreintes sont programmées durant les heures non ouvrables du service du salarié en astreinte, ou sur les week-end ou jours fériés, et uniquement en dehors des horaires d’ouverture des locaux. 
La programmation individuelle des périodes d’astreinte est portée à la connaissance de chaque collaborateur concerné dans un délai raisonnable.
Lorsque l'astreinte concerne plusieurs collaborateurs, la Direction veille à établir le planning des astreintes sur une période déterminée mensuelle ou trimestrielle et de le rendre accessible à l'ensemble des collaborateurs concernés, au moins 15 jours à l’avance, sauf circonstances exceptionnelles liées à des besoins opérationnels urgents.
Lors de l’établissement des plannings, la Direction restera vigilante au maintien d’un bon équilibre vie privée/vie professionnelle.
La période d’astreinte peut être planifiée pour chaque collaborateur pour une période maximum d’une semaine de 7 jours consécutifs mais également, par journée seule, ou plusieurs journées sur une même semaine, en distinguant :
Les astreintes dites « régulières » qui sont effectuées de manière habituelle par le collaborateur et programmées dans un planning. Elles sont d’une durée maximum de 7 jours consécutifs.
Les astreintes dites « exceptionnelles » qui sont effectuées à l’occasion d’un événement précis. Elles sont d’une durée courte (ex : 1 jour).


Comment sont suivies les astreintes ?

Le collaborateur en astreinte doit remplir une déclaration électronique (ou une fiche papier en cas d’indisponibilité de l’outil) indiquant clairement la durée des interventions effectuées. La déclaration, ou la fiche, doit être saisie et transmise au manager pour validation et communiquée à la Paie au plus tard avant le 5 du mois suivant. 

Le bulletin de paie mensuel fait apparaitre les astreintes réalisées ainsi que la compensation correspondante. 

Comment est compensée la sujétion d’astreinte ?


La sujétion d’astreinte est compensée par une indemnité d’un montant forfaitaire de 115 euros bruts pour une période d’astreinte de 7 jours consécutifs.

En cas de période d’astreinte inférieure à 7 jours, la compensation est déterminée de la manière suivante :
un montant forfaitaire de 15 euros bruts par jour lorsque l’astreinte est effectuée en semaine du lundi au vendredi.
un montant forfaitaire de 20 euros bruts par jour lorsque l’astreinte est effectuée un samedi, un dimanche ou un jour férié. 

A titre d’exemple, lorsque la période d’astreinte de 7 jours consécutifs comprend un jour férié tombant en semaine, la période d’astreinte est compensée par un montant forfaitaire total de 120 euros bruts.  
Lorsque le jour férié tombe sur un jour week-end, le montant forfaitaire reste de 115 euros bruts. 
Lorsque la période d’astreinte est inférieure à 24h et positionnée sur deux jours, par exemple, du vendredi 19h00 au samedi matin 9h00, c’est le forfait le plus élevé des 2 jours qui sera versé à savoir 20 euros bruts.
Lorsque l’astreinte est effectuée le 1er mai, le 25 décembre ou le 1er janvier, cette journée d’astreinte est compensée par un montant forfaitaire de 25 euros bruts. 



Comment sont rémunérés les temps d’intervention sous astreinte ?

Les interventions donnant droit au paiement du forfait ci-dessous correspondent aux travaux pour lesquels le collaborateur doit se déplacer ou intervenir à distance, à la demande de l’organisation, pour réparer, ou pour contribuer à réparer, une ou plusieurs pannes ou réaliser des actions rendues nécessaires.
Eu égard à l’expertise des équipes concernées par l’astreinte, il est convenu de mettre en place un régime d’indemnisation différencié :

Collaborateurs affectés aux MGI :
Le temps d’intervention durant une période d’astreinte est rémunéré sur la base d’un forfait horaire égal à 40 euros bruts/heure d’intervention.
Toute heure commencée est due. 
Au-delà de 8 h d’intervention, le collaborateur est indemnisé sur la base d’un forfait journée de 250 € bruts/jour. Ce forfait journée n’est pas cumulable avec le forfait horaire.

Collaborateurs affectés à la DSI :
Le temps d’intervention durant une semaine d’astreinte est rémunéré forfaitairement de la manière suivante :
 Intervention inférieure à 5 heures (y compris si 0 intervention) = 335 euros bruts.
 Intervention égale ou supérieure à 5 heures = 25 euros bruts par heure d’intervention supplémentaire, en sus du forfait des 335 euros bruts. Toute heure commencée est due. 
Dès lors que le collaborateur de la DSI est d’astreinte pour une période inférieure à 7 jours, son temps d’intervention est rémunéré forfaitairement sur la base du forfait horaire de 25 € bruts/h d’intervention.
Pour l’ensemble des collaborateurs soumis à l’astreinte, quel que soit leur affectation, Il est précisé que la durée d’intervention s’apprécie de manière cumulée à la fin de la période d’astreinte.
La rémunération forfaitaire prévue au présent article est exclusive de toute autre rémunération concernant l’exécution de ce temps de travail.


Est-ce que le forfait d’indemnisation de l’astreinte inclus les frais liés à l’intervention ?

Le temps de trajet, domicile – lieu d’intervention / lieu d’intervention – domicile, accompli éventuellement lors des périodes d’astreintes fait partie intégrante de l’intervention. Les frais éventuels induits par le trajet rendu indispensable pour l’intervention sont pris en charge par l’entreprise dans le respect des règles relatives au remboursement des frais professionnels. 




Comment bénéficier des temps de repos ?

Les périodes d’astreinte, à l’exception des durées d’intervention, n’étant pas considérées comme du temps de travail effectif, permettent de bénéficier des repos quotidien et hebdomadaire.
En cas d’intervention durant une astreinte, les managers et les collaborateurs veilleront au respect des temps de repos quotidien de 11 heures consécutives de repos, ou 9 heures en cas de circonstance exceptionnelle. Ainsi, dans la mesure du possible, le collaborateur effectuant une intervention d’astreinte ne reprendra son travail qu’après avoir observé une période de repos entre sa dernière intervention et sa prise de poste, sauf si ce repos a été réalisé avant l’intervention. Dans ce cas, le collaborateur devra en informer son manager pour qu’il organise la prise de relais.

Exemple : Si le collaborateur a quitté son poste à 19h00 le mardi et que l’intervention pendant l’astreinte est effectuée entre 2h et 3h du matin le mercredi, le salarié reprend son activité à son poste de travail le mercredi en décalage par rapport au reste de l’équipe, soit au plus tôt à 12h00 ou à 14h, à défaut de circonstance exceptionnelle.

Comment est compensée la sortie du régime d’astreinte ?

Les contreparties financières ne sont plus dues lorsque le collaborateur n’est plus soumis à l’astreinte à son initiative sous réserve des dispositions ci-dessous. 
Lorsque la sortie de l’astreinte est due à une initiative de la Direction (sauf motif disciplinaire), ou pour des raisons médicales prescrites par le médecin du travail, il sera procédé au versement des compensations suivantes :

1/ Prime dégressive : 

Le collaborateur ayant été sous régime d’astreinte pendant au minimum 12 mois de manière régulière et ayant perçu au titre des périodes d’astreinte et des interventions des montants représentants 10% du salaire brut de base sur cette même période de 12 mois, percevra durant : 

les 2  premiers mois suivant la sortie, une contrepartie financière équivalente à 50 % du montant brut perçu au titre du forfait sujétion d’astreinte et des forfaits d’intervention, calculée sur la moyenne mensuelle des 12 mois précédents la sortie de l’astreinte. 
Les 4 mois suivants, une contrepartie financière équivalente à 25 % du montant brut perçu au titre du forfait sujétion d’astreinte et des forfaits d’intervention, calculée sur la moyenne mensuelle des 12 mois précédents la sortie d’astreinte.

Cette prime sera versée dans une rubrique de paie « Prime dégressive sortie astreinte » distincte du salaire de base.
En cas de retour du collaborateur dans un régime d’astreinte cette prime dégressive sera supprimée.


2/ Prime définitive partielle : 

A l’issue de cette période de 6 mois durant laquelle la prime dégressive aura été versée, une prime définitive partielle est versée dans les conditions suivantes, calculée sur la moyenne mensuelle des 12 mois précédents la sortie de l’astreinte du montant brut perçu au titre du forfait de sujétion d’astreinte :
Si le collaborateur a moins de 2 ans d’ancienneté dans le régime des astreintes : 0 % de prime perçu ;
Si le collaborateur a entre 2 ans et moins de 5 ans d’ancienneté dans le régime des astreintes : 10 % du forfait sujétion d’astreinte mensuel moyen perçu ;
Si le collaborateur a entre 5 ans et moins de 10 ans d’ancienneté dans le régime des astreintes : 15 % du forfait sujétion d’astreinte mensuel moyen perçu ;
Si le collaborateur a 10 ans et plus d’ancienneté dans le régime des astreintes : 20 % du forfait sujétion d’astreinte mensuel moyen perçu.

Cette prime sera versée dans une rubrique de paie « Prime partielle sortie astreinte » distincte du salaire de base.

En cas de retour du collaborateur dans un régime d’astreinte cette prime sera reprise.






		LES INTERVENTIONS PROGRAMMEES


A noter : Les cadres dirigeants ne bénéficient pas des dispositions de cette fiche.

Qu’est-ce qu’une intervention programmée ?

Une intervention programmée est une opération prévue à l’avance et qui doit se dérouler en dehors des horaires d’ouverture des locaux.
A compétences égales, le volontariat sera privilégié par le manager pour solliciter la réalisation des interventions programmées.

Qui peut être amené à réaliser des interventions programmées ?

Les collaborateurs exerçant leurs fonctions, au sein des équipes DSI (Direction des Systèmes d’Information) et MGI (Moyens Généraux) des sociétés appartenant à l’UES Aon France sont susceptibles d’être sollicités pour des interventions programmées.
Comment sont planifiées les interventions programmées ?

La programmation individuelle des interventions programmées devra être portée à la connaissance de chaque salarié concerné au moins 8 jours à l’avance, sauf circonstances exceptionnelles.
Les travaux programmés doivent être répartis équitablement entre les collaborateurs et les équipes. 

Comment sont rémunérées les interventions programmées ?

Les interventions programmées sont rémunérées forfaitairement à 100 € bruts lorsque celles-ci sont d’une durée inférieure ou égale à 2 heures. Il est précisé que la durée d’intervention s’apprécie de manière cumulée par jour programmé et intègre le temps de déplacement lorsque l’intervention implique un trajet lieu habituel de travail/lieu d’intervention.
Lorsque la durée est supérieure à 2 heures, les interventions programmées sont rémunérées sur la base d’un taux horaire forfaitaire de 40 euros bruts par heure d’intervention supplémentaire. Toute heure commencée est due.
La rémunération forfaitaire prévue au présent article est exclusive de toute autre rémunération concernant l’exécution de ce temps de travail.

Quels sont les repos prévus avant et/ou après une intervention programmée ?

En cas d’interventions programmées, les managers et les collaborateurs veilleront au respect des temps de repos quotidien de 11 heures consécutives de repos, ou 9 heures en cas de circonstances exceptionnelles. Ainsi, dans la mesure du possible, le salarié effectuant une intervention programmée ne reprendra son travail qu’après avoir observé une période de repos entre l’intervention et sa prise de poste, sauf si ce repos a été observé avant l’intervention. Dans ce cas, le collaborateur devra en informer son manager pour qu’il organise la prise de relais. 





		TRAVAIL EXCEPTIONNEL LES JOURS NON OUVRES




Dans quelles circonstances un travail exceptionnel peut être requis durant des jours non ouvrés ?

Le travail réalisé durant un jour non ouvré est par nature exceptionnel et répond à un besoin rendu impératif par l’activité exercée.
La décision fait suite notamment à un besoin de disponibilité demandé par un client, un besoin de rééquilibrage de la charge de travail consécutif à un afflux de demandes ou à un besoin de mise en visibilité de l’entreprise lors d’un évènement.


Quels collaborateurs sont amenés à travailler durant les jours non ouvrés ?

Tout collaborateur disposant des compétences nécessaires pour répondre au besoin exprimé, peut être sollicité pour exercer son activité lors d’un jour non ouvré. Pour autant, les équipes directement concernées par le besoin seront appelées au volontariat en priorité.

Quelle est la durée du travail d’une journée habituellement non ouvrées ?

Lorsque des collaborateurs sont amenés à travailler durant un jour habituellement non ouvrés, la période travaillée s’entend d’une période de 6 heures de travail. Dans la mesure du possible, la période travaillée sera regroupée sur une demi-journée. 
Les heures réalisées viennent en déduction du contingent annuel des heures supplémentaires.

Comment est indemnisé le travail exceptionnel en jours non ouvrés ?

Le travail exceptionnel lors d’un jour habituellement non ouvré est rémunéré forfaitairement à hauteur de 120 € bruts. Cette rémunération forfaitaire inclus la majoration pour heures supplémentaire. 
Dans l’hypothèse où la rémunération majorée du collaborateur sur cette période serait supérieure à ce forfait, ce forfait ne sera pas applicable.


Quel temps de repos est applicable ?

Une pause de 20 minutes doit obligatoirement être observée à l’issue d’une période de 4 heures de travail effectif continu.
Par ailleurs, les collaborateurs amenés à travailler lors d’un jour habituellement non ouvré sont tenus de respecter les repos quotidien et hebdomadaire tels que mentionnés dans la 1ère partie du présent accord.








		  LES HEURES SUPPLEMENTAIRES



A noter : Seuls les collaborateurs soumis à l’horaire collectif sont éligibles aux dispositions de la présente fiche.

Qu’est-ce que les heures supplémentaires ?

Dans les situations de circonstances exceptionnelles, un collaborateur peut être amené, sur sollicitation expresse et écrite de sa hiérarchie, à dépasser la durée maximale hebdomadaire, en restant toutefois contraint par les limites cumulatives suivantes :
Ne pas réaliser plus de 46 heures de travail effectif sur une période de 12 semaines consécutives
Ne pas réaliser plus de 48 heures de travail effectif durant une même semaine.

Les heures supplémentaires ne peuvent être réalisées que durant un jour ouvré (habituellement travaillé par le collaborateur) et dans la continuité d’une journée de travail.

Le contingent annuel d’heures supplémentaires est toutefois limité à 220 heures.

La réalisation d’heures supplémentaires est-elle obligatoire ?

Le recours aux heures supplémentaires reste exceptionnel. 
Lorsque l’accomplissement des heures supplémentaires est nécessaire, la hiérarchie réalise un appel au volontariat auprès des collaborateurs ayant les compétences requises.
A défaut de volontaires, la hiérarchie peut désigner les collaborateurs amenés à réaliser des heures supplémentaires dans la limite de 150 heures. Au-delà, l’accomplissement d’heures supplémentaires est réalisé exclusivement sur la base du volontariat.

Quelles majorations sont appliquées aux heures supplémentaires ?

Les heures réalisées au-delà de la durée hebdomadaire maximale, sur demande de la hiérarchie, bénéficient d’une rémunération majorée de 25% pour les 8 premières heures, puis d’une majoration de 50% au-delà.

Est-il possible de réaliser des heures supplémentaires dans une semaine où le collaborateur a été absent ?

Une absence, quelle qu’en soit la nature, n’est pas considérée comme une période de temps de travail effectif pour le décompte des heures supplémentaires. A ce titre les heures réalisées au-delà de l’horaire habituel, sur demande de la hiérarchie, ne sont pas considérées comme heures supplémentaires. Elles sont rémunérées au taux horaire du collaborateur, sans majoration et ne s’imputent pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires.




Un collaborateur à temps partiel peut-il effectuer des heures supplémentaires ?

Un collaborateur à temps partiel ne peut pas effectuer d’heures supplémentaires en ce que sa durée du travail hebdomadaire ne peut pas excéder 35h00 si son organisation de travail ne lui ouvre pas le droit à des JRTT et 36h00 si son organisation de travail lui ouvre le droit à des JRTT. 
Sur demande expresse et écrite de sa hiérarchie, un collaborateur à temps partiel peut effectuer des heures complémentaires dans la limite d’1/3 de sa durée du travail hebdomadaire contractuelle au cours d’une même semaine.

Que sont les heures complémentaires ?

Les heures complémentaires sont les heures travaillées entre la durée hebdomadaire contractuelle du collaborateur à temps partiel et la durée hebdomadaire des collaborateurs travaillant à temps plein.

Comment sont indemnisées les heures complémentaires ?

Les heures complémentaires accomplies au-delà de la durée de travail contractuelle et dans la limite du 10ème des heures prévues contractuellement sont rémunérées au salaire habituel du collaborateur, majoré de 10%.
Les heures complémentaires accomplies au-delà de la durée de travail contractuelle, entre le 10ème et le tiers des heures prévues contractuellement sont rémunérées au salaire habituel, majoré de 25%.







		LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL 




Ce mode d’organisation du travail adapté aux besoins de flexibilité propre à chaque métier doit aussi permettre de contribuer à une qualité de vie au travail alliant un juste équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle.

Par principe, les collaborateurs dont la nature de l’activité est réalisée alternativement dans les locaux de l’entreprise comme en dehors, sont exclus du présent dispositif. Leur activité étant considérée comme nomade, ils déterminent la localisation de leur activité dans l’intérêt de l’efficacité opérationnelle. Les emplois entrants dans cette catégorie sont précisés à titre indicatif en annexe 2 du présent accord.

Quels prérequis sont nécessaires pour effectuer du télétravail occasionnel ?

Cette forme d’organisation du travail nécessite un sens commun des responsabilités, de l’autonomie et une confiance mutuelle entre le collaborateur et son management.

Quels collaborateurs sont autorisés à effectuer du télétravail occasionnel ?

Tous les collaborateurs des sociétés de l’UES Aon France, qui remplissent les conditions définies dans la charte relative au télétravail, peuvent demander à travailler en dehors des locaux.

Un collaborateur handicapé peut-il effectuer du télétravail occasionnel ?

Dans la continuité de la politique en faveur de la diversité menée par l’entreprise, aucune distinction dans les critères d’éligibilité n’est réalisée entre les collaborateurs. Les collaborateurs reconnus travailleurs handicapés peuvent ainsi être amenés à travailler en dehors des locaux au même titre que les autres collaborateurs. 

Les critères d’accès peuvent-ils être assouplis en cas de circonstance exceptionnelle ?

En cas de circonstance exceptionnelle, telle qu’un épisode de pollution, l’ensemble des collaborateurs disposant du matériel nécessaire à l’exécution de leurs missions et titulaires d’un accès de connexion à distance au réseau de l’entreprise en cours de validité seront éligibles pour travailler en dehors des locaux. 
Le management veillera à assurer la présence d’au moins 1/3 des effectifs de son équipe, et si nécessaire, effectuera un arbitrage entre les demandes au regard du niveau de pollution dégagé par le moyen de transport habituel des collaborateurs concernés.

De même, en cas de circonstances exceptionnelles d’autres natures (épidémie, difficultés d’accès aux locaux, etc..), l’entreprise pourra demander à des collaborateurs disposant du matériel nécessaire à l’exécution de leurs missions et titulaires d’un accès de connexion à distance au réseau de l’entreprise de travailler en dehors des locaux, dès lors que cette organisation de travail permet d’assurer une continuité de l’activité et de garantir la protection des collaborateurs.



Quel nombre de jours un collaborateur peut-il travailler en dehors des locaux ?

Chaque collaborateur éligible bénéficie d’un forfait de 20 jours de télétravail par an. En cas d’année incomplète ou de travail à temps partiel, ce forfait est proratisé en due proportion.

Comment demander à bénéficier du télétravail ?

Le collaborateur qui souhaite exercer son activité ponctuellement en télétravail sollicite l’accord de son manager en saisissant sa demande dans l’outil de gestion des temps mis en place dans l’entreprise. L’utilisation de ces jours est limitée à un jour par semaine, ou deux demi-journées.

Le manager s’assure que les conditions d’éligibilité sont remplies et vérifie l’effectif présent dans les locaux le jour souhaité afin qu’il ne soit pas réduit à moins d’1/3 des collaborateurs. En cas de refus, la décision du manager est motivée. 
Le télétravail ne peut être réalisé qu’après acceptation formelle du manager dans l’outil.

Quels jours peuvent être posés en télétravail ?

Le collaborateur éligible dispose du niveau d’autonomie nécessaire pour discerner les jours les plus appropriés pour effectuer du télétravail, durant lesquels son activité ne rend pas indispensable sa présence physique. En tout état de cause, sa demande est soumise à la validation de son manager.

Pour autant, aucun jour de télétravail ne sera accepté s’il est accolé à un jour férié.

Le collaborateur est-il libre de travailler dans le lieu de son choix ?

Après acceptation de sa demande de télétravail, le collaborateur sollicite un échange avec son manager afin de définir :
Le lieu où sera réalisé le travail
Les tâches qui seront réalisées durant cette période.
Les plages de disponibilité du collaborateur durant cette journée

Quel est le lieu de travail type permettant de télétravailler efficacement ?

En demandant la situation de télétravail, le collaborateur s’engage à se positionner dans un espace de travail respectant les règles d’hygiènes, de sécurité et de conditions de travail sereines. Il s’engage notamment à disposer d’une connexion internet et d’un réseau mobile suffisant, et d’une installation électrique ne présentant aucun risque, ni pour lui, ni pour le matériel mis à disposition par l’entreprise.

Cet engagement est associé au bon respect de la charte informatique et de la confidentialité attachée aux données de l’entreprise. 

Comment est contrôlé le temps de travail lorsqu’il est réalisé en dehors des locaux ?

Le suivi du temps de travail effectif réalisé en télétravail est identique à celui réalisé dans les locaux. Le système d’auto-déclaration prévu dans l’outil de gestion des temps en assure le suivi dans les conditions habituelles.
Dans le cadre de l’autonomie d’organisation qui est allouée, le collaborateur s’engage à respecter les horaires de travail / plages de disponibilités convenues avec son manager, et à faire état, à son retour dans les locaux, du travail réalisé. 

Un entretien individuel mensuel permet au collaborateur et au manager de mesurer la pertinence de cette organisation de travail au regard des missions confiées et d’ajuster ultérieurement la charge de travail et les objectifs annuels si nécessaire.





		LE TELETRAVAIL REGULIER 




Certains métiers ou situation de santé ne nécessitent pas une présence physique quotidienne et peuvent ainsi offrir aux collaborateurs une solution à un besoin de concentration accru tout en associant un juste équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle.

Quels métiers sont concernés par le télétravail régulier ?

Les métiers reconnus comme nécessitant fréquemment des périodes de travail effectif isolé, afin d’atteindre un meilleur niveau de performance dans la réalisation des objectifs opérationnels, sont listés à titre indicatif en annexe 2 du présent accord. Seuls les collaborateurs occupant ces emplois peuvent être amenés à solliciter la mise en place d’une organisation de télétravail régulier. 
Une situation de santé particulière peut-elle justifier un télétravail régulier ?

Un état de santé particulier médicalement constaté peut nécessiter la mise en place d’une organisation de télétravail régulier. Dans cette hypothèse et par dérogation aux métiers listés à titre indicatif en annexe 2, la mise en place répond aux préconisations formulées par le médecin du travail sur l’avis d’aptitude du collaborateur, pour la durée médicalement requise.

La distance entre le domicile du collaborateur et le lieu de travail peut-elle justifier un télétravail régulier ?

La localisation du domicile n’est pas un critère pouvant justifier la mise en place d’une organisation de télétravail régulier.
Quels critères sont retenus pour accepter le télétravail régulier ?
	
Tous les collaborateurs occupant les métiers visés ou porteurs de préconisations médicales en ce sens, peuvent demander à travailler régulièrement en dehors des locaux. Les critères définis dans la charte relative au télétravail, seront alors pris en compte pour apporter une réponse à la demande du collaborateur.

Combien de jours par semaine peuvent être travaillés en dehors des locaux ?

Cette forme d’organisation du travail particulière doit pouvoir associer des temps de travail effectif isolés, avec des temps de travail en équipe. En ce sens, la ou les journées de travail en dehors des locaux doivent être identiques chaque semaine et limitées au minimum nécessaire. Le choix de la journée et la fréquence sont déterminés en concertation avec le manager, qui veille au maintien de l’équité interne à l’équipe.
D’une manière générale, l’équipe ne devra en aucun cas être réduite à moins d’1/3 de son effectif.



Comment est matérialisée l’organisation du télétravail régulier ?

Après acceptation de sa demande, l’organisation du télétravail régulier est matérialisée par un avenant au contrat de travail, qui précise :
Le lieu où sera réalisé le travail
Les plages de disponibilité du collaborateur durant cette/ces journée(s)

Cet avenant est d’une durée limitée à un an maximum. Lors de la mise en place, une période probatoire de 3 mois est mise en place pendant laquelle le collaborateur comme le manager peut demander à mettre fin à ce mode d’organisation du travail.

En tout état de cause, le manager peut à tout moment solliciter l’interruption de l’organisation du télétravail en dehors des locaux si les critères d’éligibilité ne sont plus réunis.


Quels frais sont pris en charge en cas de télétravail régulier ?

L’entreprise met à disposition du collaborateur le matériel informatique nécessaire à l’exercice de son activité. Le collaborateur faisant le choix d’exercer un travail qui peut être réalisé à l’intérieur des locaux, en dehors de ceux-ci, aucun remboursement de frais ne peut être sollicité.


5ème partie : Les dispositions générales



Article 5.1.  Entrée en vigueur, durée, révision, dénonciation

Le présent accord annule et remplace tous les accords ou usages conclus antérieurement et ayant le même objet.

L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1er juillet 2019. Les mesures du présent accord seront mises en œuvre progressivement, selon les modalités définies en annexe 3.

Il pourra être modifié selon le dispositif prévu aux articles L 2261-7-1 et L 2261-8 du Code du travail.

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la direction de l’entreprise, soit par l’ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. La dénonciation sera régie par les articles L 2261-9 et suivants du Code du travail. Le préavis de dénonciation est fixé à trois mois.



Article 5.2. Information et interprétation

Une copie du présent accord sera mise en ligne dans l’intranet.

Les parties pourront être amenées à se réunir afin d’étudier toute disposition qui pourrait faire l’objet d’un litige, afin de régler dans la concertation tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord. 

Jusqu’à l’expiration de la négociation d’interprétation, les parties s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend en question.


Article 5.3. Suivi

Une commission de suivi est mise en place afin de veiller à la bonne application du présent accord. Elle est composée de 2 représentants par Organisation Syndicale signataire.
Elle se réunit annuellement au cours du premier semestre, afin d’échanger sur l’application du présent accord et des éventuelles problématiques rencontrées.


Article 5.4. Dépôt

En application des articles L 2231-6, L 2231-8 et D 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt en deux exemplaires à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique.

Un exemplaire du présent accord sera par ailleurs déposé au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion. En outre, chaque partie signataire se verra remettre un exemplaire de l’accord.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise et non-signataires de celui-ci.






Fait à Paris, le 15 mai 2019, en 7 exemplaires.






ANNEXE 1
Liste des sociétés composant l’UES Aon France au 15 mai 2019


Aon France, SAS au capital de 46.027.140 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le nº B 414 572 248, dont le siège social est situé, 31-35 rue de la Fédération – 75717 Paris Cedex 15 ;

Aon Holdings France SNC, société en nom collectif au capital de 449.217.900 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n°501 211 411, dont le siège social est situé, 31-35 rue de la Fédération – 75717 Paris Cedex 15 ;

International Space Brokers France (ISB France), société anonyme au capital de 360.075 €, immatriculée au RCS de Paris sous le nº 420 732 265, dont le siège social est situé, 31-35 rue de la Fédération – 75717 Paris Cedex 15 ;
		



ANNEXE 2
Organisation de travail par emploi & éligibilité au télétravail





ANNEXE 3
Modalités transitoires


La nature des dispositions du présent accord nécessite une entrée en vigueur, afin de permettre une communication claire des nouvelles mesures et un suivi efficace du temps de travail.
Les parties conviennent donc par principe de l’entrée en vigueur de l’accord au 1er juillet 2019.
Par voie de conséquence, les parties précisent que les demandes de télétravail régulier ou occasionnel pourront être formulées à partir du 1er juillet 2019, sous réserve du bon fonctionnement des modalités prévues par la fiche 12. Compte tenu de l’entrée en vigueur de cette nouvelle organisation du temps de travail, le nombre forfaitaire de jours prévu dans la fiche 12 sera évalué au prorata temporis de la période d’année civile restant à courir.

Par exception, elles conviennent que l’entrée en application différée des mesures suivantes :
La suppression des Jours Flottants et la revalorisation du nombre forfaitaire de JRTT sera effective au 01/01/2020.
L’acquisition des Jours d’Assiduité, selon les modalités prévues en Fiche 4, débutera à compter du 01/01/2020, en vue d’un crédit au compteur des collaborateurs bénéficiaires au 01/01/2021.
Les modalités de suivi du temps de travail selon les emplois telles que précisées en annexe 2 s’appliqueront dès le 01/07/2019 aux nouveaux collaborateurs ou dans le cadre de mobilité interne nécessitant la signature d’un avenant au contrat de travail. Pour les autres collaborateurs (en poste à la date de signature du présent accord), elles s’appliqueront à compter du 01/01/2020.