Entre les soussignées :

Merck Serono, S.A.S. au capital de 16.398.285 €, inscrite au RCS de Lyon sous le numéro 955 504 923, sise 37 rue Saint Romain 69008 Lyon, représentée par Monsieur …., agissant en qualité de Président et dûment habilité,

d’une part

et

Les Organisations Syndicales :

FO, UNSA, SNICIC-CGT, CFDT, CFTC-CMTE, CFE-CGC et USAPIE-SNRVM, prises en la personne de leur Délégué Syndical Merck Serono 


d’autre part




PRÉAMBULE

La Société Merck Serono a reçu, par lettre recommandée avec accusé de réception datée du 24 juillet 2017, une demande de l’organisation syndicale ………………. d’organiser un référendum de révocation, conformément aux dispositions de l’article L 2324-27 du Code du travail, du mandat de Monsieur …., élu titulaire au Comité d’Entreprise avec l’étiquette ……..

Conformément à ses obligations légales, la Société est donc tenue d’organiser une consultation du collège électoral auquel appartient Monsieur … afin qu’il se prononce sur la révocation du mandat de cet élu. 

La Direction, souhaitant favoriser un dialogue social constructif avec les élus, a invité les organisations syndicales représentatives de la Société à négocier un protocole d’accord préélectoral portant sur les modalités d’organisation du scrutin.




La Direction et les Organisations Syndicales Représentatives se sont rencontrées lors de deux réunions les 12 et 18 septembre 2017, respectivement à 11 h 30 et 14 h 00.

Au terme des négociations, les parties sont parvenues à un accord portant sur les modalités et conditions d’organisation de la consultation du personnel et de communication des parties prenantes, portant sur la demande de révocation du mandat de Membre titulaire du Comité d’Entreprise détenu par Monsieur .… par l’organisation syndicale …………………….., conformément aux dispositions de l’article L.2324-27.




Personnel participant au vote

La demande de révocation de Monsieur …., objet de la consultation référendaire, concerne l’ensemble des salariés appartenant au collège électoral qui l’a élu, soit l’ensemble du personnel de la société Merck Serono SAS à l’effectif (y compris les contrats suspendus) au jour du scrutin. 

Dès lors, tous les salariés, sous réserve de remplir les conditions d’électorat définies à l’article L2314-5 du Code du Travail, participeront au vote de consultation. 

Pour rappel : Article L.2314-15 : « Sont électeurs, les salariés de l’entreprise ayant au moins 3 mois d’ancienneté, âgés de 16 ans au moins, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques ».

La liste du personnel électeur est annexée au présent protocole.




Date, lieu et heure de la consultation

Le vote se déroulera du 26 octobre 2017 à 9h00 au 10 novembre 2017 à 9h00, par vote électronique, depuis tout matériel informatique, professionnel ou personnel, permettant un accès internet.




Information et communication aux salariés 

3.1	Communication de la Direction 
La Direction communiquera sur la demande de …………………… d’organiser un référendum de révocation, conformément aux dispositions de l’article L 2324-27 du Code du travail, du mandat de Membre titulaire du Comité d’Entreprise détenu par Monsieur …., via l’intranet EVA, sur la base d’une (1) communication par mail avant l’ouverture du scrutin. 
Un mail comportant un lien vers la page intranet concernée, sera envoyé par la Direction à l’ensemble des salariés Merck Serono pour les informer de la mise en ligne de la communication faite par la Direction.



3.2	Communication des Organisations Syndicales représentatives au sein de Merck Serono 
Les Organisations Syndicales, y compris ………………., pourront communiquer sur la demande de ………………………, d’organiser un référendum de révocation, conformément aux dispositions de l’article L 2324-27 du Code du travail, du mandat de Membre titulaire du Comité d’Entreprise détenu par Monsieur …., via l’intranet EVA. 
Un mail comportant un lien vers la page intranet concernée, sera envoyé par la Direction aux salariés Merck Serono afin de les informer de la mise en ligne de la communication émanant des Organisations Syndicales. Il est autorisé la mise en ligne d’une (1) communication par centrale syndicale, avant le jour du scrutin.


3.3	Communication du salarié dont la révocation est demandée
Le salarié dont la révocation est demandée par voie de référendum, par ………………, conformément aux dispositions de l’article L 2324-27 du Code du travail, à savoir Monsieur …., pourra communiquer via l’intranet EVA. 
Un mail comportant un lien vers la page intranet concernée, sera envoyé par la Direction aux salariés Merck Serono afin de les informer de la mise en ligne de la communication émanant de Monsieur ….. Il est autorisé la mise en ligne d’une (1) communication par Monsieur .…., avant le jour du scrutin.


3.4	Affichage du protocole 
Aux fins d’information du personnel, le présent protocole fera l’objet d’une diffusion par mail à tous les salariés de Merck Serono, au plus tard le 27 septembre 2017.



Question soumise au vote

Le personnel visé à l’article 1 du présent protocole devra répondre par « Oui » ou par « Non » à la question suivante :

Souhaitez-vous révoquer Monsieur … de son mandat de membre élu titulaire du Comité d’Entreprise ?



Organisation matérielle

Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique, sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote,
permettre la publicité du scrutin.

Le prestataire choisi, en accord avec l’employeur et les Organisations Syndicales signataires, est la société GEDICOM, sise 9 avenue Joseph Cugnot - 94420 Le Plessis Trévise.


Matériel de vote électronique

Le matériel de vote électronique sera adressé aux électeurs par mail (adresse professionnelle). Ce courriel précisera les modalités du scrutin.
Le code confidentiel complétant le numéro d’identifiant sera envoyé par SMS au salarié, qui aura renseigné au préalable, son numéro de portable.

Pour les salariés en contrat suspendu : le matériel de vote électronique leur sera adressé par courrier recommandé avec AR. Ce courrier précisera les modalités du scrutin. Le code confidentiel complétant le numéro d’identifiant leur sera ensuite envoyé par SMS.


Déroulement du WebVote

Les électeurs pourront voter par Internet à tout moment pendant la période du scrutin, depuis n’importe quel matériel informatique permettant un accès internet.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’adresse suivante :
www.merck-serono.webvote.fr

Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret), les électeurs pourront exprimer leur choix.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix, à condition de ne pas avoir validé leur vote. Une fois leur vote définitivement validé, il ne sera plus possible de le modifier. Les électeurs auront la possibilité d’imprimer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.


Bureau de vote

Le bureau de vote sera composé, s'ils l'acceptent, de l'électeur le plus âgé (président) et des deux électeurs les plus jeunes (deux assesseurs). Ce bureau sera constitué 48 heures au moins avant la date d’ouverture du scrutin. Il sera présidé par le salarié le plus âgé. Le bureau de vote s'assurera de la régularité, du secret du vote et proclamera les résultats.

Des représentants de l’employeur et des salariés pourront assister au déroulé du vote.

Les membres du bureau de vote :
-	Effectueront la phase de « scrutin à blanc » avant l’ouverture
-	Contrôleront l’état des urnes électroniques avant l’ouverture
-	Contrôleront le scellement de l’application
-	Procéderont à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du scrutin
-	Pourront consulter la participation
-	Généreront les clés de chiffrement/déchiffrement de l’urne
-	Généreront le dépouillement des urnes électroniques et l’affichage des résultats

Le jour du scrutin à blanc (la veille de l’ouverture du scrutin), le représentant de la Direction remettra aux membres du bureau de vote, leurs codes administrateurs. Ces codes auront été préalablement transmis sous plis scellés par GEDICOM, au représentant de la Direction.


Scrutateurs

………………………, Monsieur …. et un représentant de la Direction pourront assister aux opérations de vote. 

Le temps passé par ces observateurs au déroulement de la consultation, sera rémunéré comme temps de travail. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement. 

Cellule d’assistance technique :
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales signataires du présent protocole ainsi qu'un représentant du prestataire.


Scrutin à blanc, contrôle du scellement et programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote

La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc de l’application, à la programmation de l’ouverture du scrutin ainsi qu’au contrôle du scellement, le 25 octobre 2017 à 10 h 30.
La phase de scrutin à blanc vise à tester l’application client en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. La cellule d’assistance technique pourra participer au scrutin à blanc.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif et procèderont à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote central de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification substantielle.


Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de l'ouverture du vote, une clé publique de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote. Durant le scrutin, aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote.

Chacun des membres du Bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
Un exemplaire de ses codes
Une copie de sa séquence secrète 
L'empreinte du scellement de l'application

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs, sous pli scellé :
Une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote central
L'empreinte du scellement de l'application


Assistance téléphonique

En cas de non-réception ou de perte du matériel de vote, ou pour toute information complémentaire, l’électeur aura la possibilité de contacter un service d’assistance téléphonique géré par le prestataire, ouvert 24H/24H durant la période d’ouverture du scrutin.
Les modalités d’accès ainsi que le code identifiant et le code secret permettant d’accéder au scrutin, seront communiqués aux électeurs après une phase d’authentification. 

Les éléments d’authentification seront communiqués au préalable dans le fichier des électeurs.


Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Le bureau de vote se réunira le 10 novembre 2017 à 10h00 au Siège Social de Merck Serono.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie d’au moins deux séquences secrètes par les membres du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote auront accès :
aux résultats bruts de la consultation (nombre de suffrages recueillis oui/non)
au Procès-verbal de la consultation


Temps de vote et rémunération

Le vote aura lieu pendant le temps de travail et toutes les facilités seront accordées aux salariés pour aller voter. Le temps qui y sera consacré par chacun n'entraînera aucune réduction de salaire. 


Votes

La demande de révocation soumise au référendum sera considérée comme validée si elle est approuvée par les salariés, à la majorité du nombre d’inscrits dans le collège.


Proclamation et diffusion des résultats

Le résultat de la consultation sera proclamé par le bureau de vote. Il sera adressé par e-mail aux salariés de l’entreprise le jour même, affiché sur l’intranet (EVA) et diffusé aux Organisations Syndicales représentatives.


Annexes :
Liste électorale incluant les contrats suspendus
Description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique
Modalités de gestion du service d'assistance téléphonique



Fait à Lyon, le 26 septembre 2017
En 4 exemplaires



Pour la société Merck Serono :

….
Merck Serono SAS
Président





Pour les Délégués Syndicaux Merck Serono :



Pour la C.F.D.T.
….




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Pour la C.F.T.C. CMTE
….




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Pour la C.F.E / C.G.C.
….




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Pour la S.N.I.C.I.C / C.G.T
….




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Pour U.N.S.A
….




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Pour F.O.
….




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Pour U.S.A.P.I.E / S.N.R.V.M.
….




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