Entre la société TEREGA SA représentée par:
, Président et Directeur Général
, Directrice des Ressources Humaines 

       											d’une part,
Et

Les organisations syndicales ci-après désignées:

											d’autre part,

Il a été convenu ce qui suit

SOMMAIRE





PREAMBULE
L’objet du présent protocole d’accord préélectoral est de fixer un cadre unique permettant l’élection de la délégation du personnel du Comité Social et Économique de TEREGA.
Pour des raisons tenant à la fois à l’implantation de TEREGA et pour favoriser la participation des électeurs à ce scrutin, un accord d’entreprise relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles a été conclu le 4 mars 2019.
Un exemplaire de l’accord précité est annexé au présent accord (annexe 2).
La conception et la mise en place du vote électronique ont été confiées à un prestataire: la Société VOXALY DOCAPOST.
En application des articles L.2314-4 et suivants du Code du travail, il a été convenu ce qui suit.

ARTICLE 1 - EFFECTIF ET NOMBRE DE SIÈGES À POURVOIR

L’effectif de l’entreprise arrêté au 31 mars 2019 est de 664,75 salariés, comprenant les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures.
Compte tenu de l’effectif actuel, en application de l’article R.2314-1 du Code du travail,  le nombre de sièges à pourvoir est de 14 pour les titulaires et de 14 pour les suppléants.

ARTICLE 2 - NOMBRE ET COMPOSITION DES COLLÈGES ÉLECTORAUX

Les parties conviennent de la constitution de deux collèges électoraux composés comme suit:

le premier collège comprend les Ouvriers, Employés, Techniciens et Agents de Maîtrise (OETAM),
le second collège comprend les Ingénieurs et les Cadres

Les effectifs par collège sont les suivants:
Premier collège: 398,47 salariés
Second collège: 266,28 salariés

La proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes:
Premier collège: 76,47% d’hommes et 23,53% de femmes
Second collège: 68,27% d’hommes et 31,73% de femmes

ARTICLE 3 - REPARTITION DES SIEGES ENTRE LES DIFFERENTS COLLEGES

La répartition des sièges entre les collèges est opérée en prenant le principe d’une répartition proportionnelle aux effectifs de chaque collège. Pour l’attribution des sièges restants, c’est le système de la représentation proportionnelle au plus fort reste qui est appliqué.

Les 14 sièges de titulaires et les 14 sièges de suppléants sont ainsi répartis:
Premier collège: 8 titulaires et 8 suppléants;
Second collège: 6 titulaires et 6 suppléants.

ARTICLE 4 - DATE DU SCRUTIN

Le premier tour des élections est fixé au vendredi 7 juin 2019 et le second tour éventuel au 27 juin 2019.

Afin de laisser un temps suffisant à chacun pour voter, les plages de vote sont définies ci-après:

Pour le premier tour, il sera possible de voter du Mardi 28 mai 2019 à 10h00 jusqu’au vendredi 7 juin 2019 à 15h00. 

Dans le cas où un second tour est nécessaire, il sera possible de voter du vendredi 21 juin 2019 à 10h00 jusqu’au jeudi 27 juin 2019 à 15h00.

La Direction s’engage à informer régulièrement les électeurs, pendant l’ouverture des plages de vote,  de la possibilité de voter en ligne sur le site de vote.

ARTICLE 5 - LISTES ÉLECTORALES ET LISTES DES CANDIDATS

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 5.1 - LISTES ÉLECTORALES ET LISTES DES CANDIDATS

Les listes électorales, établies par la direction pour chaque collège, seront affichées au plus tard le Mardi 23 avril 2019.

Elles précisent les nom et prénom des électeurs, la date d’entrée dans l’entreprise et leur date de naissance.

Les listes électorales pourront être actualisées en cas de modification intervenant entre la publication des listes et le premier tour. Les listes actualisées seront publiées, au plus tard, le quatrième jour avant la date du scrutin du premier tour.

Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux de l’entreprise et qui remplissent une condition de présence de douze mois continus, choisissent s’ils votent dans l’entreprise qui les emploie ou dans l’entreprise utilisatrice.

ARTICLE 5.2 - LISTES DES CANDIDATS 
Au premier tour, sont invitées à présenter leur liste de candidats, les organisations syndicales:
reconnues représentatives dans l’entreprise;
qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise;
ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise;
affiliées à une organisation syndicale reconnue comme représentative au niveau national et interprofessionnel.

Les listes devront être déposées au plus tard le Lundi 13 mai 2019 à 14h00 par le délégué syndical ou un candidat de la liste mandatés à cet effet.
Les listes doivent être constituées collège par collège et séparément pour les titulaires et les suppléants.
Les conditions d’éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 et suivants du Code du travail.

Le dépôt s’effectue auprès du Département Droit des Relations de Travail:
 soit par lettre recommandée avec avis de réception
 soit par remise en main propre contre récépissé. 

Les organisations syndicales présentant des listes pourront désigner un délégué de liste. Son identité devra être communiquée dans les mêmes conditions que pour les listes des candidats.

Si un second tour est nécessaire, les listes déposées restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de l’employeur, via le département Droit des Relations de Travail, au plus tard le Lundi 17 juin 2019 à 12h00.

Les listes de candidats seront affichées le Mercredi 15 mai 2019 pour le premier tour. En cas de second tour, elles seront affichées le  Mardi 18 juin 2019.

ARTICLE 6 - PROPAGANDE ELECTORALE

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles relatives à l’exercice du droit syndical. 

Les organisations syndicales présentant des candidats pourront constituer un document de campagne électorale, distinct de la liste de candidats dit “profession de foi”. 

Ce document devra être transmis lors du dépôt des listes au Département Droit des Relations de Travail. Les professions de foi seront jointes au courrier relatif aux modalités de vote envoyé au domicile de chaque électeur.  Elles seront également mises en ligne sur le site de vote afin que chaque électeur puisse en prendre connaissance avant d’exprimer son vote. 

Dans ce cadre, les professions de foi devront être envoyées en format électronique (pdf) et devront respecter les conditions suivantes:
ne pas excéder 2 Mega Octets 
format A4 couleur ou noir et blanc, recto  verso pour la mise en ligne sur le site de vote
format A3 couleur ou noir et blanc, recto verso pour l’envoi par courrier
être au format pdf.

Les logos des organisations syndicales devront être au format png 200p x 200p. Les logos devront être transmis en même temps que l’envoi sous format électronique des professions de foi.

L’ordre d’apparition des organisations syndicales sur le site de vote fait l’objet d’un tirage au sort le vendredi 26 avril 2019.

A partir de la veille de l’ouverture du scrutin à zéro heure soit le Lundi 27 mai 2019 à minuit pour le premier tour, le Jeudi 20 juin à minuit pour le second tour, il est interdit de diffuser ou de faire diffuser par tout moyen de communication au public tout message ou document ayant le caractère de propagande électorale.

En cas d’organisation d’un second tour de scrutin, ces dispositions s’appliqueront dans les mêmes conditions.
ARTICLE 7 - ORGANISATION DU VOTE
ARTICLE 7.1 - VOTE ELECTRONIQUE

Conformément à l’Accord relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles du 4 mars 2019 (annexe 2), l’ensemble des électeurs procèdera au vote par le biais exclusivement d’un système électronique décrit ci-après.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Les membres du bureau de vote et la Direction pourront disposer du nombre de votants de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.
ARTICLE 7.2 - BUREAU DE VOTE

Un seul bureau de vote centralisateur est mis en place afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture du vote électronique et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques.

Il est composé de trois membres occupant les fonctions de président et d’assesseurs. Il est établi pour les deux tours. Chaque collège électoral doit être représenté au bureau de vote.

Les membres du bureau de vote doivent remplir les conditions suivantes:
être volontaires,
être électeurs,
ne pas être candidats,
être disponible pour toute la période des opérations électorales (y compris en cas de second tour)

La présidence du bureau de vote est attribué au membre le plus âgé.

Un appel à candidature sera organisé par le Département Droit des relations de travail en vue de constituer le bureau de vote. En cas de nombre de candidatures supérieur au nombre de membres du bureau de vote, un tirage au sort sera organisé  le 26 avril 2019 afin de constituer le bureau de vote.

Le délégué de liste mentionné à l’article 5 du présent protocole pourra assister aux opérations d’ouverture et de clôture des opérations de vote électronique avec un rôle de scrutateur. 

Le bureau de vote sera formé à l’utilisation des outils du site de vote afin de lui permettre d’assurer ses missions. Les délégués de liste et les délégués syndicaux pourront également participer à cette formation. Deux membres de la Direction assisteront également à la formation.

Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois codes secrets correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau de vote). Durant la période de vote, l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins deux de ces trois clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement.

ARTICLE 7.3 - INFORMATIONS NECESSAIRES AU VOTE

Les informations nécessaires au vote électronique seront adressées au domicile de chaque électeur le 22 mai 2019 pour le premier tour. Elles seront également valables en cas de second tour. 

En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, l’électeur devra prendre directement contact avec l’assistance téléphonique ou faire une demande en ligne sur le dispositif de vote.


ARTICLE 7.4 - DÉROULEMENT DU VOTE ÉLECTRONIQUE

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’adresse suivante:



Les électeurs pourront accéder 24 heures sur 24 au site de vote pendant toute la période d’ouverture du vote.
Après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer.
L’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables. Le service affiche les listes de candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur. L’électeur peut:
choisir une liste complète;
raturer des candidats;
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui est rappelé. Il peut le modifier ou le valider définitivement. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.
ARTICLE 7.5 - ASSISTANCE TELEPHONIQUE

Durant la période de vote, un service d’assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

Le service d’assistance téléphonique est ouvert du Lundi au Vendredi de 9h00 à 18h00 (hors jour férié).
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement au prestataire un fichier reprenant les éléments suivants: nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de sécurité sociale de chaque électeur.
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.


ARTICLE 7.6 - DÉPOUILLEMENT ET RÉSULTAT DU VOTE

Les opérations de dépouillement auront lieu pour le premier tour le 7 juin 2019 à partir de 15h00. Dans l’éventualité d’un second tour, elles se tiendront le 27 juin 2019 à partir de 15h00.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote. Le processus de dépouillement est le suivant:
clôture du site internet de vote
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote
calcul automatique des résultats et attributions des sièges
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité
impression et signature des procès verbaux
proclamation des résultats.


ARTICLE 8 - DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD

Le présent protocole vaut pour l’élection de la délégation du personnel du Comité Social et Économique de 2019.
Il est convenu qu’une copie du présent protocole préélectoral sera transmise à l’inspection du travail.














Fait à Pau, en huit exemplaires,  le 18 avril 2019

ANNEXE 1 - PLANNING DES ELECTIONS









ANNEXE 2 - ACCORD RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES