Protocole d'accord relatif à la mise en place du vote electronique pour l’election DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL 
AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA CNAV




Entre d'une part, 

La Direction de la CNAV, dont le siège est situé au 110 avenue de Flandre 75019 PARIS, représentée par ***, Directeur, 


Et d'autre part, 

Les organisations syndicales représentatives à la CNAV :

La CFDT représentée par ***
La CFTC représentée par ***
La CGT représentée par ***
FO représentée par ***
L’UNSA représentée par ***,




Il est convenu ce qui suit : 

PREAMBULE

Les dispositions de l’article D. 213-15 du Code de la sécurité sociale, modifiées par le décret n° 2017-1535 du 3 novembre 2017, permettent d’organiser les élections des représentants du personnel dans les conseils ou conseils d’administration d’un certain nombre d’organismes de sécurité sociale, dont la Cnav, par voie électronique. 
L’article D. 213-15 précise que la mise en œuvre du vote électronique se fait conformément à l’article L. 2314-21 du Code du travail concernant l’élection des délégués du personnel. 
L’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Cnav peut dès lors être organisée par voie électronique, si un accord d’entreprise ou, à défaut, l’employeur le décide. Les modalités de recours au vote électronique sont précisées par les articles R. 2314-8 à R. 2314-21 du Code du travail et R. 2324-4 à R. 2324-17 du Code du travail issus du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 tels que modifiés par le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. 

La mise en place du vote électronique pour les prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’administration permet à la fois de faciliter le vote des électeurs et d’alléger la charge des opérations matérielles générées par le vote papier, tout en concourant aux démarches de développement durable entreprises par la Cnav.
Ainsi, afin d’optimiser et moderniser l’organisation des prochaines élections, et de rendre le scrutin plus accessible aux électeurs, les parties signataires du présent accord conviennent de recourir au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Cnav lors du renouvellement de cette instance en 2018. 
Le présent dispositif s’applique, par conséquent, à l’ensemble des électeurs de la CNAV travaillant au siège ou dans l’un des sites de l’établissement public. 

Il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Cnav seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.


Article 1 : Principes généraux

1.1. La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Cnav.

1.2. Le système sera retenu sur la base des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment:

l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

1.3. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire extérieur choisi par la Cnav sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé, et dans le cadre de la réglementation relative aux marchés de prestations. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales du décret et de l'arrêté du 25 avril 2007, ainsi que les dispositions de la loi 

Travail du 8 août 2016 et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatives à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.

1.4. Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.


Article 2 : Modalités de vote – Protocole d’accord préélectoral 

2.1. La faculté de voter électroniquement est la modalité de vote retenue pour l’ensemble des électeurs de la Cnav pendant la durée du scrutin. 

Un vote par correspondance papier sera néanmoins organisé pour les salariés en absence de longue durée depuis six mois ou plus au jour de l’ouverture du scrutin.

2.2. Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à l’élection, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être prévu par le protocole d’accord préélectoral.

2.3. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

2.4. Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique sous réserve d’être arrêté à la date de sa signature.


Article 3 : Modalités de vote – Accès au serveur de vote électronique

3.1. Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu en se connectant sur le site sécurisé dédié à l’élection.

3.2. Avant l’élection, tous les électeurs recevront, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, un code d’accès et un identifiant générés selon des modalités garantissant la confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier leur identité et garantira l'unicité de leur vote.

3.3. A l’aide de ses identifiants et/ou code d'accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

3.4. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter, en fonction de son collège (employés ou cadres), les bulletins correspondants. Le choix de l'électeur devra apparaître clairement à l'écran et pourra être modifié avant validation. La possibilité du vote blanc sera prévue.

Conformément aux dispositions du Code électoral, tout électeur ayant besoin de se faire assister physiquement pour voter, peut se faire accompagner par une personne de son choix.

3.5. Après validation du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement et l’accès à cette élection ne sera plus possible. La transmission du vote et l'émargement électronique feront l'objet d'un accusé de réception indiquant la date et l'heure du vote, que l'électeur pourra conserver et/ou imprimer.

3.6. Le dernier jour du scrutin, des salles dédiées au vote électronique (« espaces de vote ») garantissant la confidentialité du vote seront mises à disposition des salariés au siège (site de Flandre) et sur les sites régionaux (Tours, Rosny, Cergy-Pontoise, St-Quentin-en-Yvelines, Créteil et Marne).


Article 4: Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

4.1. Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par les organisations syndicales. 

Celles-ci apparaîtront simultanément sur l’écran dans un ordre aléatoire. 

4.2. Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés seront uniformisés pour toutes les listes.

4.3. Le serveur contiendra également les professions de foi, telles qu'elles auront été transmises en version dématérialisée par les organisations syndicales, qui seront consultables par les électeurs pendant toute la durée du scrutin. 


Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

5.1. Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, des moyens d'authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique». 

En outre, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. 

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.
Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

5.2. Le vote émis par l’électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

5.3. Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent que le scrutin se déroulera pendant une période de 3 jours ouvrés. Les dates du scrutin seront arrêtées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. En revanche, un suivi du taux de participation pourra être effectué au cours du scrutin par les membres du bureau de vote et les représentants de la direction.

5.4. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

5.5. L’ouverture et la fermeture du scrutin seront réalisées par les membres du bureau de vote (président et assesseurs) à l’aide de codes fournis par le prestataire.

5.6. Le dépouillement et le décompte des voix seront réalisés dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007. 

En outre, la réintégration des votes sous enveloppe dans le cadre du vote par correspondance n'aura lieu qu'après la clôture du vote électronique. Afin d'éviter toute situation de double vote, le président du bureau de vote disposera avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique. La réintroduction des votes par correspondance sera effectuée par les membres du bureau de vote ou le prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique, sous le contrôle des membres du bureau de vote.

5.7. Le système de vote électronique sera scellé après le vote à blanc réalisé en présence des membres du bureau de vote et jusqu’à l’ouverture du scrutin et lors de la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. Le décompte des votes enregistrés (taux de participation) devra pouvoir être consulté par les membres du bureau de vote et par les représentants de la direction.

5.8 Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours. En cas d’action contentieuse engagée, les fichiers seront conservés jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. Un courrier ou courriel de confirmation de destruction des fichiers de données devra être transmis à la CNAV par le prestataire retenu.


Article 6: Sécurité 

6.1. Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, composée d’un ou deux représentants du prestataire et de la ou des personnes chargées de l’organisation de l’élection dans l’organisme, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission, en présence de représentants des listes de candidats (au maximum deux représentants par organisation syndicale), de :

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera  scellé ;

contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6.2. En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 

Dans l’hypothèse où se produirait un dysfonctionnement informatique (résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données), les membres du bureau de vote auront compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Durant le scrutin, les équipes informatiques compétentes de l’établissement public seront mobilisées afin de répondre aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site d’élection.


Article 7: Information et formation 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
 
Conformément aux articles R. 2314-15 et R. 2324-11 du Code du travail, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Ainsi, une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, sera adressée aux électeurs à leur domicile avec leurs moyens d’authentification pour accéder au site internet dédié au vote électronique et sera mise à disposition dans les salles dédiées au vote électronique le dernier jour du scrutin afin que les électeurs puissent y accéder à tout moment. 

Cette note ainsi qu’un support illustrant l’utilisation du site internet dédié au vote électronique seront également mis en ligne sur l’intranet de la CNAV.

En outre, les délégués syndicaux, les représentants du personnel (délégués du personnel, membres du comité d’entreprise, membres des CHSCT et représentants du personnel au Conseil d’administration), ainsi que les membres désignés du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.


Article 8: Expertise et déclaration auprès de la CNIL 

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre. La Cnav procèdera donc à une déclaration à la CNIL préalablement à sa mise en œuvre et informera les organisations syndicales représentatives de l’accomplissement de cette formalité.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires en vigueur. 

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL, de la Cnav et des organisations syndicales.


Article 9 : Cahier des charges

Conformément aux articles R. 2314-8 et R. 2324-4 du Code du travail, un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-9 et suivants et R. 2324-5 et suivants est établi et annexé au présent accord. Il sera mis à la disposition des salariés sur le lieu de travail et publié sur l’intranet de la Cnav avec le présent accord.


Article 10: Suivi de l’accord 

A l'issue de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration en 2018 et au plus tard avant la fin de l’année 2018, les organisations syndicales représentatives à la Cnav conviennent de faire un bilan de l'utilisation de cette nouvelle modalité de vote et d’échanger, le cas échéant, sur les ajustements jugés nécessaires pour les élections suivantes. 


Article 11: Dispositions finales 

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il s’applique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration en 2018, soit jusqu’à l’expiration du délai de contestation des résultats des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration en 2018.

Une copie du présent accord sera notifiée par courriel à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Puis, conformément à l’article L. 2231-6 du même Code, à l’expiration du délai d’opposition majoritaire de 8 jours et à défaut d’opposition valablement exercée dans ce délai, le présent accord sera déposé par la CNAV, en deux exemplaires auprès de la DIRECCTE, dont une version sur support papier signée des parties, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et une version sur support électronique, ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris en un exemplaire.

Par ailleurs, conformément aux dispositions prévues par l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera publié dans la base de données nationale.

Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès de la DIRECCTE.

Les salariés seront informés de la signature de cet accord par une communication sur l'intranet de la Cnav. Le présent accord et le cahier des charges annexé seront également publiés sur le site intranet.

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale reconnue représentative, non signataire de l’accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion ultérieure sera notifiée aux signataires de l’accord et fera l’objet des formalités de dépôt. 

Le présent accord sera déposé pour information à l'Ucanss. 


Fait à Paris, le 14 novembre 2017
	




La Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse




Le Directeur



***	





Les représentants des organisations syndicales



           C.G.T.					     C.F.D.T.			   	          C.F.T.C.



 			       F.O.					U.N.S.A


ANNEXE


CAHIER DES CHARGES 
RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE 
PAR VOTE ELECTRONIQUE 
DE l’ELECTION DES representants du personnel 
au conseil d’administration de LA CNAV



Afin de faciliter la mise en œuvre du processus électoral, l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration de la CNAV se déroulera par vote électronique dans le cadre des dispositions de la loi relative à la confiance dans l’économie numérique n° 2004-575 du 21 juin 2004 ainsi que des dispositions de la loi travail n°2016-1088 du 8 août 2016 .

Le système de vote électronique de la société prestataire qui sera retenue pour organiser le scrutin devra préalablement avoir été soumis à une expertise indépendante et le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés conformément aux articles R. 2324-8 et R. 2314-12 du Code du travail. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Conformément aux dispositions du présent accord et aux prescriptions réglementaires en la matière, la Direction de la Cnav informera les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'organisme de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Conformément aux articles R. 2314-8 et R. 2324-4 du Code du travail, un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-9 et suivants et R. 2324-5 et suivants est établi dans le cadre de l'accord d’entreprise ayant pour objet la mise en place du vote électronique. Ce cahier des charges est exposé dans la présente annexe. Il sera publié sur le site intranet de la Cnav et sera mis à la disposition des salariés.

Principes de l’élection

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin :

la sincérité et l‘intégrité du vote, c'est-à-dire la conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne ;
l’anonymat et le secret du vote se traduisant par l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote, c'est-à-dire l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote, c'est-à-dire permettre aux électeurs d’exercer leur droit de vote sans pression extérieure.

Le système retenu devra impérativement répondre aux prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du Code du travail.

L’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration aura lieu au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, conformément aux dispositions du Code de la sécurité sociale, du Code du travail et du protocole d’accord préélectoral.


Modalités de l’élection

Scrutin

L’élection a lieu au scrutin de liste à un tour, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage, avec possibilités de ratures, suivant la règle du quotient électoral avec application de la plus forte moyenne pour les sièges restant à pourvoir.

Le prestataire assurera la distinction des votes par collège (cadres/ employés) pour l’ensemble de la Cnav.

Un bureau de vote centralisé pour l’ensemble de la CNAV sera constitué au siège. Il sera composé d’un président et de trois assesseurs (deux pour le collège employés et un pour le collège cadres) conformément aux dispositions du Code électoral. Le prestataire fournira, selon des modalités en garantissant la confidentialité, et à chacun des membres du bureau de vote, une clé permettant le déchiffrement des données de l’urne et de procéder au dépouillement et à l’affichage des résultats.

Le dernier jour du scrutin, des salles dédiées au vote électronique (« espaces de vote ») garantissant la confidentialité du vote seront mises à disposition des salariés au siège (site de Flandre) et sur les sites régionaux (Tours, Cergy-Pontoise, St-Quentin-en-Yvelines, Créteil et Marne).

Une fois le dépouillement réalisé, les résultats de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration seront communiqués aux interlocuteurs désignés par les syndicats sur les sites régionaux pour permettre une proclamation des élus sur chacun de ces sites. A cet effet, le protocole pré-électoral précisera la liste nominative par site des personnes auxquelles seront communiqués par la Direction les résultats de l’élection. 

Chaque membre du bureau de vote bénéficiera d’une formation au système de vote électronique. Les délégués syndicaux et les représentants du personnel de la Cnav bénéficieront également d’une formation au système de vote électronique.

Les membres du bureau de vote et les représentants de l’employeur pourront consulter, grâce à une clé fournie par le prestataire, le taux de participation à l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration via un accès à la liste d’émargement qui fera apparaître le nom, le prénom, et la qualité de votant ou non de l’électeur. Elle sera mise à jour au moins une fois par jour.

En revanche, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant toute la durée du scrutin.

La liste des membres du bureau de vote et des représentants de l’employeur sera transmise au prestataire dans les délais prévus par le protocole d’accord préélectoral.

Listes électorales

Les listes électorales seront établies par l’employeur et transmises au prestataire sous format informatique sécurisé. Elles seront établies pour chaque collège (employés et cadres).

Elles comporteront les informations suivantes :
Nom ;
Prénom ;
Numéro d’agent ;
Date de naissance ;
Date d’ancienneté dans l’institution ;
Date d’entrée à la CNAV ;
Collège d’appartenance.

Les listes seront adressées par l’employeur au prestataire sous format informatique sécurisé à la date prévue dans le protocole d’accord préélectoral. La société prestataire devra assurer dès réception des listes leur confidentialité et leur sécurité. Les données transmises à la société ne pourront faire l’objet d’aucune modification.

En cas d’erreur matérielle nécessitant la modification des listes électorales, il sera procédé à une correction qui sera portée à la connaissance du prestataire à une date fixée dans le protocole d’accord préélectoral.

Listes de candidats

L’envoi des listes de candidatures et des professions de foi sous format informatique sécurisé aura lieu à une date déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. 
Le prestataire assure dès leur réception le traitement pour les intégrer dans le système de vote électronique.

Bulletins de vote

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, à partir de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail ou de tout autre lieu offrant un accès Internet en se connectant sur le site sécurisé dédié à l’élection.

Que ce soit au siège ou sur les sites régionaux, un poste informatique dédié à l’élection sera mis à disposition des électeurs le dernier jour du scrutin dans une salle dédiée au vote (« espace de vote »), afin de leur permettre de voter en toute confidentialité.  

Le prestataire assure la réalisation des pages web, et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il procède à l’intégration dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats conformes à celles présentées par leurs auteurs. Les listes sont présentées par ordre aléatoire.

Afin de ne pas favoriser une liste par rapport à une autre, le prestataire veille à ce que les dimensions des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes et permettent leur affichage sur une page d’écran unique.

Le prestataire intègre, sur le site web de vote électronique, les professions de foi de chaque liste sous la forme d’un fichier attaché. Ces professions de foi seront transmises au prestataire sous format PDF à la date indiquée dans le protocole d’accord préélectoral.






Information des électeurs sur le fonctionnement du système de vote

Une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera adressée avec les moyens d’authentification à chaque électeur à une date déterminée dans le protocole d’accord préélectoral et ce, afin de permettre à chaque électeur de s’approprier cette nouvelle technique de vote.

Cette note ainsi qu’un support illustrant l’utilisation du site internet dédié au vote électronique seront mis en ligne sur l’intranet de la CNAV. La note sera également mise à disposition dans les salles dédiées au vote électronique le dernier jour du scrutin afin que les électeurs puissent y accéder à tout moment.

Les données enregistrées

Les données enregistrées sont :
listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'organisme, date d’ancienneté dans l’institution, numéro d’agent, date de naissance, collège électoral;
fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;
listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;
listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, appartenance syndicale ;
listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :
pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les collaborateurs habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;
pour les listes d'émargement : les membres du bureau de vote, les collaborateurs habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les collaborateurs habilités des services du personnel.

Modalités d’accès au serveur de vote

Le prestataire précise dans son offre, d’une part, les modalités proposées pour permettre un accès sécurisé de l’électeur au serveur de vote, et d’autre part, le mode de communication aux électeurs des informations relatives à la connexion au serveur de vote. 

L’authentification de l’électeur sera hébergée par un serveur dédié hébergé par le prestataire. Toute personne non reconnue par le système de vote lors de l’identification n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

La saisie des moyens d’authentification de l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement une fois le vote validé par l’électeur et enregistré par le système.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration, ainsi que les professions de foi correspondantes.

Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-21 à -23 et L. 2324-19 à -21 du Code du travail, le flux de vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés. Les organisations syndicales représentatives dans l’organisme seront informées de l’accomplissement de cette formalité déclarative.

Le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours (ou en cas de contentieux, jusqu’à ce que la décision juridictionnelle soit devenue définitive), l’intégralité des fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde ainsi que des traces.

Opérations de dépouillement et attribution des sièges

A l’heure de clôture du scrutin, les électeurs ne pourront plus exprimer leur vote sur le site dédié. Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l’autorité du président du bureau de vote, avec la présence obligatoire des assesseurs et des représentants de l’employeur.

Compte tenu du dispositif retenu, le mode électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président et les assesseurs utiliseront leurs moyens d’authentification sécurisés délivrés par le prestataire, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Quatre clés de chiffrement seront donc éditées et le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement sur les quatre. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le dispositif permettra de réintroduire dans les résultats des votes électroniques, les votes par correspondance.

La réintégration des votes sous enveloppe dans le cadre du vote par correspondance n’aura lieu qu’après la clôture du vote électronique. Afin d’éviter toute situation de double vote, le président du bureau de vote disposera avant cette ouverture de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique. La réintroduction des votes par correspondance sera effectuée par les membres du bureau de vote ou le prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique, sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Les attributions de sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral et à l’article D. 231-20 du Code de la sécurité sociale. 

Ainsi, aux termes de l’article D. 231-20 : « il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueilli par elle contient de fois le quotient électoral. Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.
Au cas où il n’a été pourvu à aucun siège ou s’il reste des sièges à pourvoir, les sièges restant sont attribués sur la base de la plus forte moyenne. 
A cet effet, le nombre de voix obtenu par chaque liste est divisé par le nombre augmenté d’une unité des sièges attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l’ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. 
Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges non pourvus. 
Dans le cas où deux listes ont la même moyenne et où il ne reste qu’un siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix. 
Si deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d’être élus. »

Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges attribués à chaque liste. 

Les procès-verbaux de résultats seront remplis automatiquement. Il conviendra alors de les imprimer et il reviendra à chaque membre du bureau de vote de les vérifier puis de les signer.


Intervenants

Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle du contrat avec le prestataire seront assurées par le Département juridique et relations sociales de la Direction des Ressources Humaines.

Candidats à la fourniture de prestation

Le candidat fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en ce qui concerne les opérations électorales. 

Le candidat doit s’engager à assurer en permanence l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix de l’électeur, l’intégrité du vote et la sincérité du scrutin.

Le candidat doit s’engager à ce que le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, soit soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. 

D’une manière générale, le candidat doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le juge de l’élection.

Le candidat doit également s’engager à respecter les délais et les échéances tels que décrits dans le calendrier électoral prévu dans le protocole d’accord préélectoral.

Le candidat indiquera la ou les personnes désignées par son entreprise pour le suivi de l’opération.

Le candidat devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.



Définition du besoin

La conception et la mise en place du système de vote électronique doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet des représentants du personnel au Conseil d’administration, le candidat devra assurer :

la fourniture d’un système de vote électronique et d’administration de ce vote par Internet dans un environnement sécurisé ainsi qu’une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique ;
la fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection concernée ;
l’envoi des moyens d’authentification des électeurs pour l’accès au site de vote ;
la disponibilité d’une solution permettant aux électeurs ayant perdu ou oublié leurs moyens d’authentification de pouvoir en disposer de nouveaux ainsi qu’une assistance technique pour les électeurs ne parvenant pas à se connecter au système de vote ;
une aide à la constitution du dossier nécessaire à la CNIL le cas échéant ;
une formation au système de vote ; 
la fourniture d’une documentation de formation avec captures d’écran qui servira de support à la formation.

Fonctionnalités générales attendues

Le candidat devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

la coordination de l’opération en relation avec le(s) représentant(s) de la CNAV ;
une assistance technique pour les organisateurs et les utilisateurs du système de vote sécurisé notamment pour le renvoi des moyens d’authentification en cas de perte ou d’oubli par l’électeur ;
la réalisation, diffusion et gestion de l’envoi des différents courriers aux électeurs ;
la réalisation et la gestion de l’envoi du matériel de vote par correspondance aux électeurs ;
le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des moyens d’authentification et de la liste d’émargement ;
le traitement et l’intégration des listes de candidats et des professions de foi ;
la gestion des votes par Internet durant la période de scrutin ;
le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote électronique aux différents niveaux, ainsi que le remplissage automatique des procès-verbaux de résultats et la possibilité de les imprimer ;
la fourniture de la liste d’émargement et de résultat et des taux de participation ;
la conservation de l’ensemble des fichiers pendant les délais de recours ;
la destruction des archives.

Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l’urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des moyens d’authentification lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l’urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après le dépouillement opéré par le bureau de vote.

Plate-forme de vote électronique

La plate-forme de vote électronique est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer le processus complet d’élection. Elle est hébergée par le prestataire.

Elle comprend obligatoirement :

un site Internet sécurisé, accessible via des moyens d’identification ;
une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires ;
une séparation stricte des données pour le fichier des électeurs et pour la réception des votes.

La plate-forme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité adéquats pour assurer :

la fiabilité de l’ensemble ;
une protection des accès physiques ;
un contrôle d’accès logique ;
une gestion des droits ;
l’intégrité des données ;
la confidentialité des données ;
la disponibilité des données ;
la protection contre toutes les attaques et codes malveillants pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.

Le candidat devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plate-forme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.
Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés au représentant de la CNAV.
Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Spécifications techniques minimales

L'outil devra être compatible avec le cadre normatif du poste de travail de la CNAV. 

Le poste de travail est actuellement basé sur le système d’exploitation Windows 10, du Windows 7 (32 et 64 bits), du Windows VISTA.

Le navigateur par défaut est Mozilla Firefox version 52. La solution proposée devra donc être compatible avec cette configuration.

La configuration des postes de travail ne devra en aucun cas être altérée ou modifiée que ce soit dans son contenu (composants techniques normés) ou sur les paramétrages des outils présents sur les postes (notamment les paramétrages nationaux des navigateurs Web). En particulier, les installations d’Active X sur les postes de travail ne sont pas autorisées.

Pour des raisons de sécurité, l'installation d'un client lourd n'est pas autorisée.
 
Les flux réseaux devront obligatoirement être sécurisés au format https.

Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage : l’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines lors du vote de chaque électeur. Cet horodatage doit obligatoirement être déterminé et fixé par le serveur hébergé par le prestataire.

Chiffrement et sécurisation des flux : la solution devra répondre aux exigences définies en matière de sécurité des flux Réseaux et celles des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur.
Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au résultat enregistré dans l’urne au moment de la validation.
En cas de problème lors d’une validation électronique d’un vote (Time Out, etc.), l’utilisateur doit être informé que son vote n’a pas été enregistré dans le système. Il aura la possibilité de relancer une connexion pour procéder au vote. 

Procédure de vote : 

Le système devra permettre :
de voter blanc ;
de raturer un ou plusieurs noms sur les listes de candidats ;
à l’électeur de revenir sur son choix avant l’enregistrement définitif du bulletin dans l’urne électronique ;
la possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure de l’enregistrement, à l’exclusion de toute information sur la nature de son vote) ;
la possibilité pour l’électeur de pouvoir interrompre son vote à tout moment et de pouvoir le reprendre plus tard.

Le système de vote devra interdire :
de sélectionner plus d’une liste ;
de panacher les candidats de plusieurs listes ;
de voter plusieurs fois pour la même élection ;
tout lien entre le nom de l’électeur et son vote ;
de déposer de manière automatique des fichiers sur les postes informatiques.

Mise en place d’un processus électoral

A partir du fichier des électeurs, le candidat générera pour chacun des électeurs des moyens d’authentification.

Ces informations seront communiquées aux électeurs par le candidat en même temps que la notice de matériel de vote évoquée précédemment.

Les moyens d’authentification devront pouvoir être communiqués de nouveau à l’électeur qui les aurait égarés ou ne les aurait pas reçus. Pour ce faire, et afin d’éviter les fraudes, le candidat devra proposer un processus sécurisé d’identification de l’électeur redemandant ses moyens d’authentification.

La CNAV fournira les fichiers d’électeurs de manière sécurisée pour permettre l’attribution des moyens d’authentification et l’établissement de la liste d’émargement.

La CNAV fournira les listes de candidats (cadres/employés) de manière sécurisée ainsi que les professions de foi en format PDF.

Les données personnelles fournies par la CNAV au prestataire seront transmises sous format sécurisé. 

Le candidat devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes de candidats soient affichées sur une seule page. 

Avant ouverture de la période de vote, la recette (test blanc) doit d’abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

le bon fonctionnement du processus de connexion ;
la présence des listes d’émargement ;
la présence et l’exactitude des listes de candidats et des candidats associés ;
la présence et l’exactitude des professions de foi ;
le bon fonctionnement du processus de vote ;
le bon fonctionnement du processus de dépouillement ;
le bon fonctionnement du dispositif de proclamation des résultats (Procès-verbaux).

Le candidat s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le candidat :

détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles ;
scellera les listes électorales ;
scellera les listes de candidats ;
remettra à zéro les compteurs de votes ;
videra et scellera l’urne électronique.

Ces tests seront effectués en présence notamment des représentants des listes de candidats et des membres du bureau de vote. 

Après ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l’ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :

l’émargement dans le fichier des électeurs ;
l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique ;
l’impossibilité de revoter ;
la présentation à l’électeur d’un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.

Le système de vote se fermera automatiquement à la date et l’heure déterminées dans le protocole d’accord préélectoral, rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. 


Assistance

Le candidat à la fourniture de prestation devra proposer une solution permettant aux électeurs ayant perdu ou oublié leurs moyens d’authentification de pouvoir en disposer de nouveaux.
Il devra également fournir une assistance technique pour les électeurs ne parvenant pas à se connecter au système de vote.
Les modalités pratiques de cette assistance devront être explicitées en page d’accueil de connexion au système.

Pendant toute la période de vote, le candidat veillera au bon déroulement des opérations de vote et assurera l’assistance pour :

les problèmes liés à l’utilisation de l’interface d’administration ;
l’information de tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système ;
les problèmes liés à l’utilisation des moyens d’authentification par les membres du bureau de vote ou les représentants de la Direction ;
l’assistance à l’édition des résultats et des procès verbaux.

Enfin, le candidat fournira une documentation sur les systèmes de dépouillement et d’administration.



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