Accord d’entreprise BTP RMS du 3 avril 2019 relatif à la mise en place du vote par voie électronique pour les élections professionnelles 2019 


Entre 
L’association BTP Résidences Médico-Sociales (BTP RMS) dont le siège social est situé 7 rue du Regard à Paris 6ème représentée par XXXXXXXX, dûment habilité en sa qualité de Directeur
Ci-après dénommée « BTP RMS »
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives suivantes : 
 la Fédération de la Protection Sociale, du Travail et de l’Emploi – CFDT  
 le Syndicat National du Personnel CFE-CGC BTP
 le Syndicat National du Personnel CGT  
 le syndicat national du personnel FO
Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »
D’autre part,
Ci-après, désignées ensemble « les Parties »



PREAMBULE

Les mandats des membres du Comité d’entreprise, des Délégués du personnel ainsi que des membres du Comté d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail au sein de BTP RMS arriveront à échéance le 30 novembre 2019.

Afin de faciliter et moderniser l’organisation des prochaines élections des membres des Comités Sociaux et Economiques d’établissement, les parties s’accordent sur le fait de recourir au vote électronique. 
 
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires et notamment de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique et de la loi n°218-217 du 29 mars 2018.

Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, dont le nom sera précisé dans le Protocole d’accord Préélectoral. Le cahier des charges est intégré dans le présent accord.

Les parties définiront également, dans le protocole d’accord préélectoral, le fonctionnement détaillé du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Le protocole mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique et l’intégrera en annexe.

Les parties se sont entendues sur les dispositions suivantes :

Article 1 – Principes généraux

Le système de vote électronique retenu par BTP RMS doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, 
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin de vote choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieur.

BTP RMS fera une communication spécifique au sujet de l’importance du respect de ces principes par tous les acteurs : Salariés, Organisations syndicales et Direction. 

BTP RMS s’engage à laisser des plages de vote libres aux salariés durant le temps de travail pour que ceux-ci puissent se connecter sur la plateforme de vote, consulter les listes de candidats et les professions de foi et réaliser leur vote électronique. Ces plages seront déterminées dans les établissements en fonction de leurs contraintes de service propres et affichées


Article 2 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe. 


Article 3 – Principe du recours à un prestataire

BTP RMS a décidé de recourir à un Prestataire extérieur afin de mettre en place et conduire le vote électronique. 

Le prestataire retenu pour l’organisation matérielle du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin cités à l’article 1 ci-dessus.
   
Préalablement à sa mise en place le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions contenues dans les articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. 

Les parties précisent que le présent accord ne sera applicable que si le vote électronique est mis en place au sein de PRO BTP et de BTP RMS. A défaut, le présent accord ne produira pas d’effet.


Article 4 – Cahier des charges

Le Prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail. Ce cahier des charges est intégré dans le présent accord.

Conformément à l’article L.2314-5 du code du travail, ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur le Comet RH de BTP RMS. 

Le cahier des charges est le suivant : 

Article 4-1 : Confidentialité des données transmises 

Le dispositif de vote électronique assure en application de l’article R.2314-6 du code du travail: 

La confidentialité des données transmises, à savoir les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Conformément à l’article R.2314-7 du code du travail, lors de l’élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». 

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin (article R.2314-8 du code du travail). 

Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.


Article 4-2 : Communication des listes électorales et des listes de candidats 

La transmission au Prestataire du « fichier des électeurs » est faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral. 

Les listes de candidats, qui sont établies, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi nationales sont adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral. 

Les professions de foi nationales en format PDF devront être fournies en respectant le format prévu dans le protocole préélectoral.

Le « fichier des électeurs » prévu à l’article R.2314-7 et établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote de l’électeur. 

Le fichier « contenu de l’urne électronique » prévu à l’article R.2314-7 du code du travail recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 

Les données enregistrées par établissement sont notamment : 

Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral ;
Pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, tous les moyens d’authentification requis dans le protocole d’accord préélectoral, coordonnées postales ;  
Pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs, date et heure du vote, n° d’accusé réception du vote généré par la plate-forme de vote électronique ;
Pour les listes de candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, date de naissance ;
Pour listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège. 

Les destinataires des données par établissement sont :

Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant, les agents habilités de la DRH et des services du personnel ;
Pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant, les agents habilités de la DRH et des services du personnel et le prestataire du vote électronique ;
Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote concernés et les agents habilités de la DRH et des services du personnel, prestataire du vote électronique ;
Les listes d’émargement ne seront communiquées aux membres des bureaux de vote et aux agents habilités de la DRH et des services du personnel qu’après la clôture des scrutins et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Pour les listes des candidats : les électeurs, les agents habilités de la DRH et des services du personnel, le prestataire du vote électronique ;
Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats le cas échéant, les agents habilités de la DRH et des services du personnel. 


Article 4-3 : Bulletins de vote 

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des logos et des professions de foi conformes à ceux présentés par leurs auteurs. 

Les listes sont présentées sur les écrans dans un ordre qui sera déterminé dans le protocole d’accord préélectoral, à savoir, soit par ordre alphabétique, soit par tirage au sort, soit dans l’ordre d’arrivée du dépôt des listes complètes aux agents habilités de la DRH.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes. 

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.


Article 4-4 : Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place. Elle sera composée des membres du bureau de vote centralisateur ainsi que des représentants de l’entreprise et du prestataire.

Cette cellule d'assistance technique sera chargée conformément à l’article R.2314-15 du code du travail de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ; 
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Par ailleurs, le prestataire mettra à disposition des électeurs une hotline afin de répondre à leurs interrogations sur le fonctionnement du vote électronique.
 


Article 4-5 : Le déroulement du vote 

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée comprenant un ou plusieurs jours déterminés dans le cadre protocole d’accord préélectoral. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, d’un ordinateur professionnel ou personnel, d’une tablette ou d’un smartphone, de leur lieu de travail ou d’un autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les modalités de vote des électeurs n’ayant pas de possibilité d’accès à un système électronique ou dont l’ordinateur sur le lieu de travail ne permet pas d’assurer la confidentialité et le secret de leur vote seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

Chaque électeur aura préalablement reçu par courrier postal à son adresse personnelle l’adresse URL du site de vote ainsi que le code d’accès et le mot de passe lui permettant de voter. Seul le Prestataire aura connaissance du code d’accès et du mot de passe. Les modalités de connexion seront précisées dans le protocole préélectoral. Les codes sont modifiés pour chaque tour. Les codes pourront être réédités par le prestataire à la demande du salarié en cas de perte par exemple.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales. Le vote par procuration est interdit. 
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix (Arr. 25.04.2007 Article 6). 

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. 

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant une double validation définitive qui clôt définitivement l’accès à l’élection.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver. 

Le taux de participation global de l’établissement et par scrutin sera accessible en temps réel au bureau de vote local. Le taux de participation des différents établissements sera accessible au bureau de vote centralisateur. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin conformément à l’article R.2314-16 du code du travail.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs (article R.2314-7 du Code du travail).

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.


Article 4-6 : Dépouillement 

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système (article R. 2314-15 du Code du travail).

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, des 4 clés de chiffrement détenues par le bureau de vote centralisateur.


	Article 4-7 : Conservation des fichiers après le scrutin

Conformément à l’article R.2314-17 du code du travail, les données sont conservées sous scellés par le prestataire jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. 

A l’expiration des délais de recours ou le cas échéant des actions contentieuses, les fichiers supports seront détruits par le Prestataire.


Article 4-8 : Garantie des exigences techniques

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif de vote électronique, celui-ci doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales, réglementaires et de la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information du Groupe PRO BTP.

Le prestataire devra assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique. Il devra vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus. Il devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.




Article 5 – Information du personnel et de ses représentants

L’employeur fera remettre par le prestataire à chaque salarié avec l’envoi des codes personnels, une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales en vote électronique. L’employeur fera simultanément un affichage pour prévenir les salariés que les codes leurs ont été envoyés par courrier et qu’ils se manifestent s’ils ne les réceptionnaient pas. 

L’employeur s’assurera que le personnel aura reçu suffisamment d’informations pour lui permettre de comprendre le fonctionnement du vote électronique. Une information pourra être faite via le bulletin de paie ainsi que par des réunions d’information. 

Il assurera l’organisation d’une formation auprès de la délégation du personnel et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique retenu.


Article 6 : Dispositions finales 

Article 6.1 :  Entrée en vigueur et durée du présent accord 

Le présent accord est applicable pour les élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques 2019 pour le premier et le second tour.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive.   

Il entrera en vigueur conformément aux dispositions de l’article L.2261-1 du Code du travail, au lendemain de sa date de dépôt.
 
Les parties précisent que le présent accord ne sera néanmoins applicable que si le vote électronique est mis en place au sein de PRO BTP et de BTP RMS. A défaut, le présent accord ne produira pas d’effet.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une demande de révision de la part des parties signataires conformément aux articles L.2261-7-1 et suivants du code du travail.


Article 6.2 :  Publication et dépôt 

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du code du travail.

Conformément à l’article D.2231-2 du code du travail, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes de Paris. 

Enfin, cet accord sera publié, de façon intégrale et dans une version rendue anonyme, dans la base de données nationale.


Fait à Paris, le 3 avril 2019
En trois exemplaires.
Ont signé : 

Pour le Syndicat CFDT-PSTE

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pour le Syndicat 

xxxxxxxxxx





pour le Syndicat du Personnel de BTP RMS CGT.

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pour le Syndicat National FO du Personnel de BTP RMS 

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Pour BTP Résidences Médico-Sociales

Le Directeur,
xxxxxxxxxx