Accord sur le recours au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Carsat Normandie


Entre les soussignés ;


La Carsat Normandie, représentée par………, Directrice par intérim de la CARSAT Normandie, dûment mandatée à cet effet,

ET

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la CARSAT Normandie, représentées par :

……………., en qualité de Déléguée Syndicale de la CFDT,
……………., en qualité de Délégué Syndical de la CFDT,
…………….,, en qualité de Délégué Syndical de la CGT,
…………….,, en qualité de Déléguée Syndicale de la CGT,
…………….,, en qualité de Délégué Syndical de l’UGICT-CGT
…………….,, en qualité de Délégué Syndical de l’UGICT-CGT


Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.


PREAMBULE

Considérant le mandat des représentants du personnel au Conseil d’Administration arrivant à expiration le 12 janvier 2018,

Considérant les dispositions légales en vigueur en matière de vote électronique,

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration, la Direction de la Carsat Normandie en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la possibilité de recourir au vote électronique, par extension et selon les mêmes principes des articles L.2314-21 et L2324-9 du Code du Travail.

C’est dans ce cadre que la CARSAT Normandie a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif utilisant les mêmes techniques que celles des élections professionnelles (cf. certificat de sécurité en Annexe 1) il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord,.



ARTICLE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer le protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration.
Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.


Article 1.1. Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet pour la première fois à l’occasion des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Carsat Normandie.


Article 1.2. Modalités des élections

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, et email professionnel. 

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu pendant une période délimitée, fixée dans le protocole d’accord préélectoral. 

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé part ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console lui permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.


Article 1.3. Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.


Article 1.4. Liste des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.


ARTICLE 2 – INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Assistance aux électeurs 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre une cellule d’assistance disponible par mail et par téléphone, du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00. 
L’appel est gratuit par un numéro vert mis à disposition (numéro communiqué par courrier et inscrit sur le site de vote) Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.


Article 2.1. Modalités d’acces au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, l’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.


Article 2.2. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre à la réglementation en vigueur, et aux recommandations de la CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 relative à la sécurité des systèmes électroniques, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.


Article 3 – DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié à la prochaine élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration.

Le présent accord, sera déposé en deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) de ROUEN dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de ROUEN.

A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet, sous réserve de l’agrément ministériel prévu par le Code de la Sécurité sociale.


Fait à ROUEN, le 

En 7 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie.



Pour la Carsat Normandie


………., Directrice par intérim, dûment mandatée à cet effet,




Pour les Organisations Syndicales Représentatives


CFDT, représentée par ………….



CGT, représentée par ………………



UGICT-CGT, représentée par …………….








Annexe 1