Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Économique



Entre les soussignés :

Les sociétés CGMI, SERVIM, dont le siège social est situé 4 rue du Galus 33700 Mérignac et la société IMMODIAG dont le siège social est situé 48 Chemin du Chapitre – Bât B – 31100 TOULOUSE, composant l’UES représentée par M. BERNARD Olivier agissant en qualité de Directeur.



D’une part


Et

L’organisation syndicale CGT, représentée par Monsieur  , ayant reçu mandat pour négocier et signer le présent protocole. 
 
L’organisation syndicale FO, représentée par Monsieur   , ayant reçu mandat pour négocier et signer le présent protocole. 




D’autre part








PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, l’entreprise décide de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentant du personnel (membres du Comité Social et Économique), un dispositif de vote électronique par internet.
 
Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 qui a ouvert la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles et prend en compte les dispositions qui ont permis de préciser et sécuriser les conditions et modalités de vote par voie électronique pour ces élections, à savoir :

le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 ;
l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret précité ;
la délibération n°2010-371 de la CNIL du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
 la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social, et à la sécurisation des parcours professionnels, dite “loi travail”.
 
Principes généraux

Le système retenu par les parties repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité, le secret du vote.


Champ d’application

Le vote électronique par internet concerne les élections des membres du Comité Social et Économique (CSE) de l’UES.
Il s’applique en conséquence :

à l’ensemble des salariés de l’UES ;
ainsi qu’aux salariés d’entreprises extérieures, mis à disposition au sein de l’UES, ayant choisi d’exercer leur droit de vote au sein de l’UES.




Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 

Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.


Modalités d’organisation des opérations

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.
Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Recours à un prestataire extérieur

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Respect des dispositions relatives au RGPD

L’entreprise se conformera aux dispositions relatives à la protection générale des données issues de la loi du 25 mai 2018.

Pour cela, elle s’engage à :

Inscrire le fichier créé à l’occasion des élections dans le  des activités de traitement tenu par l’UES;

 sur leur demande les électeurs des conditions dans lesquelles leurs données sont traitées. 

Prévoir des mesures de sécurité adaptées au regard des risques, dans le cadre des règles de sécurité existantes en la matière.


Formation au système de vote électronique

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Par ailleurs, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.  


Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique peut être soumis à une expertise indépendante. Dans ce cas, le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL.


Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.


Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. 


L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et les moyens d’authentification. Ces codes sont valables pour les deux tours.
L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès. 
A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. 


Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. 

Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. 
Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.


Clôture et Résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seul le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.
Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.


Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.


Sécurité et confidentialité

La Direction tient à la disposition des signataires la copie du contrat stipulant les engagements de la société extérieure spécialisée dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, et chargée du processus électoral au sein de l’UES.

Anonymat et confidentialité des suffrages 

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site,

Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées, 
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, 
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site, 
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, Responsables des Ressources Humaines,
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, Responsables des Ressources Humaines,
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou Responsables des Ressources Humaines.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


8. Dispositions relatives à l’accord
Durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

Interprétation
En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, une commission d’interprétation pourra être saisie. Celle-ci sera composée des membres suivants : 
Direction
Élus du personnel

Cette saisine sera formulée par écrite et adressée à toutes les parties à l’accord. 


Au plus tard un mois après sa saisine, la commission rendra un rapport en faisant part de son analyse et de son avis. Ce rapport sera transmis à l’ensemble des élus du personnel ainsi qu’à la Direction, le lendemain de l’expiration de ce délai.

La difficulté d’interprétation, ayant fait l’objet de l’étude par la commission, sera fixée à l’ordre du jour de la réunion suivante des élus du personnel la plus proche pour être débattue.

Suivi et rendez-vous
Les parties au présent accord se réuniront une fois par an sur convocation écrite (lettre ou mail) du chef d’entreprise ou de son représentant. L’objectif de cette réunion sera d’examiner l’application du présent accord et de discuter de l’opportunité de réviser ce dernier. Le compte rendu de cette réunion sera consigné dans un procès-verbal.


Dépôt - publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site 
Le présent accord sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes du lieu de signature.
Il fera l’objet, par ailleurs, d’un affichage destiné à assurer l’information de l’ensemble du personnel. 
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. 


Fait à Toulouse, le                       
en 6 exemplaires dont un à chacune des parties.


Pour les sociétés composant l’UES, 









Pour le syndicat CGT, 		 							                                                                  Pour le Syndicat FO