PROTOCOLE D’ACCORD CONCERNANT LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA BANQUE KOLB

MANDATURE 2019 – 2023


Le 30 novembre 2018, il a été conclu, à la Banque Kolb, à l’unanimité, un Accord Relatif au Comité Social et Economique à la Banque Kolb fixant la durée du mandat des membres des CSE d’établissement à quatre ans.
 
En outre, des dispositions spécifiques au vote électronique sont prévues par un accord en date du 18 décembre 2018 qui a autorisé l’utilisation du vote électronique pour les différentes élections à intervenir au sein de la Banque Kolb.

Le présent protocole a pour objet de définir l’organisation des élections du Comité Social et Economique d’Etablissement (CSE) à la Banque Kolb pour la mandature 2019-2023. Pour autant, et dans le cadre défini par le présent protocole, certaines modalités pratiques feront l’objet de discussions entre la Direction et les Organisations Syndicales. La date limite pour ces discussions est fixée au 1er mars 2019. 

Article 1.   LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ETABLISSEMENT 

Rappel de la législation en vigueur

Conformément aux articles L.2314-4 à L.2314-10 du code du travail, à l’article 14 de la Convention Collective de la Banque, à l’Accord Relatif au Comité Social et Economique à la Banque Kolb du 30 novembre 2018, les élections du Comité Social et Economique se dérouleront le mercredi 15 mai 2019. La durée du mandat est de quatre ans. Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le mercredi 29 mai 2019. 


 Nombre et composition des collèges électoraux  

Le personnel est réparti entre deux collèges :

Le collège cadre qui regroupe les cadres au sens de la Convention Collective de la Banque (niveau H à K), les cadres hors classification et le cas échéant les salariés mis à disposition de la Banque Kolb par des entreprises extérieures, et relevant pour ce qui les concernent de la catégorie cadre.

Le collège des techniciens des métiers de la banque au sens de la Convention Collective de la Banque et le cas échéant les salariés mis à disposition de la Banque Kolb par des entreprises extérieures, et ne relevant pas pour ce qui les concernent de la catégorie cadre.
	
Périmètre de la représentation du comité social et économique

Aux termes de l’Accord Relatif au Comité Social et Economique à la Banque Kolb du 30 novembre 2018, les parties signataires du présent protocole d’accord préélectoral conviennent de mettre en place un Comité Social et Economique d’établissement, reprenant l’actuel périmètre du Comité d’Etablissement de la Banque Kolb. 


  
Organisation de la représentation du comité social et économique d’établissement

Par application de l’article 6.1 de l’accord relatif au CSE à la Banque Kolb du 30 novembre 2018, il est convenu, pour la mandature 2019-2023, de fixer le nombre de représentants élus du personnel au Comité Social et Economique d’Etablissement à 6 membres.

Le nombre de sièges à pourvoir et leur répartition entre collèges sont les suivants (sous réserve de modifications) :



La répartition, au 31 décembre 2018, des salariés, selon leur sexe, dans chaque collège électoral de chaque établissement est la suivante. Cette répartition devra servir de base à l’établissement des listes de candidats : 



Article 2.	ELECTORAT 
Sont électeurs dans le collège auquel ils appartiennent tous les collaborateurs, âgés de 16 ans révolus, dont le contrat de travail est antérieur de trois mois au moins à la date du 1er tour et n’ayant encouru aucune des condamnations prévues aux articles L-5 et L-6 du code électoral, y compris les salariés dont le contrat de travail est suspendu, et ceux en contrat de professionnalisation et d’apprentissage.
Peuvent également être électeurs, les salariés mis à disposition de la Banque Kolb par des entreprises extérieures et présents à la Banque Kolb depuis 12 mois continus à la date du scrutin et qui font le choix de voter au sein de la Banque Kolb. Les conditions doivent être remplies à la date du premier tour du scrutin.
Sont considérés comme employeurs et donc ne votent pas :
Les mandataires sociaux, membres de la Direction générale : la Présidente du Directoire, et le Vice-Président du Directoire ;
Le Directeur des Ressources Humaines de la Banque Kolb (organisateur du vote);
Les autres membres du Comité de Direction de la Banque Kolb.
La liste des électeurs par collège est établie par le soin de la Direction des Ressources Humaines et sera tenue à la disposition des délégués syndicaux d’établissement (DSE) de chaque Organisation Syndicale qui en fait la demande à partir du lundi 1er avril 2019.
Cette liste est portée à la connaissance du personnel (des instructions sont préalablement diffusées sur ce sujet) à partir du lundi 1er avril 2019.
Les contestations relatives à l’électorat sont recevables jusqu’au lundi 8 avril 2019 inclus.
Toute modification des listes électorales (ajout ou suppression d’un électeur) doit être signalée par la Direction des Ressources Humaines avec obligatoirement les mentions suivantes : nom, prénom, collège, ancienneté.

Article 3.	ELIGIBILITE 
Conformément à l’article L. 2314-19 du code du travail, sont éligibles dans le collège et dans le périmètre auxquels ils appartiennent les électeurs âgés de 18 ans révolus à la date du scrutin et salariés depuis un an au moins au sein de la Banque Kolb ; ces deux conditions s’entendent à la date du premier tour du scrutin.

Ne peuvent être éligibles les salariés qui ont été déchus de leurs fonctions syndicales (Ordonnance du 27 juillet et du 26 septembre 1944) et ceux qui sont dépourvus d’incapacité relative à leurs droits physiques (conformément à l’article L.2314-18).

Article 4.	CANDIDATURES 

4.1. Etablissement et dépôt des listes
Au premier tour de scrutin, seules les listes des candidats présentées par les Organisations Syndicales représentatives à la date de signature du présent protocole et par les Organisations Syndicales non représentatives répondant aux critères énoncés à l’article L.2142-1 du code du travail sont recevables. Elles doivent parvenir au plus tard le jeudi 11 avril 2019 à minuit à la Direction des Ressources Humaines. 

Les listes de candidats peuvent parvenir : 

Soit par recommandé avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi ;
Soit par remise en mains propres contre décharge ;
Soit par messagerie, en diffusion privée, avec accusés de réception et de lecture.

A la réception des listes de candidats, la Direction des Ressources Humaines, en accuse réception par message adressé à l’Organisation Syndicale.
Pour le second tour de scrutin éventuel, sont admises :

Les candidatures présentées par les Organisations Syndicales représentatives à la date de signature du présent protocole ;
Les candidatures présentées par des Organisations Syndicales non représentatives répondant aux critères énoncés à  l’article L.2142-1 du code du travail ;
Les candidatures sans étiquette.
Elles doivent parvenir au même destinataire et par les mêmes moyens que pour le premier tour, au plus tard le jeudi 16 mai 2019 à minuit.
Les listes sont établies par collège, séparément pour les titulaires et les suppléants.
Les doubles candidatures sont acceptées (titulaires et suppléants).

Le dépôt des candidatures est effectué soit par un Délégué Syndical, ou par le représentant d’une Organisation Syndicale non représentative répondant aux critères énoncés à l’article L.2142-1 du code du travail. En cas de second tour, le dépôt des éventuelles candidatures sans étiquette est effectué par un des candidats de la liste concernée.
Pour le premier tour de scrutin, la liste des candidats doit être affichée au plus tard le vendredi 12 avril 2019 sur les panneaux réservés à cet effet.
Pour le second tour de scrutin, la liste des candidats doit être affichée au plus tard le vendredi 17 mai 2019 sur les panneaux réservés à cet effet.

Attention : Les listes ne peuvent comprendre un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir. Tout manquement à cette condition entraîne la non prise en compte de  revanche, les listes incomplètes sont valables.

4.2 Représentation équilibrée des femmes et des hommes
En vertu des dispositions légales applicables, pour chaque collège électoral, les listes de candidats (titulaires et suppléants) qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.
Lorsque l’application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi à l’entier : 
Supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,
Inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5. 
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Enfin, les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Article 5.	Campagne électorale 

La campagne électorale relative au 1er tour débute le lendemain du jour de la signature du présent protocole d’accord préélectoral et, en cas de second tour, le jeudi 16 mai 2019.

Chaque liste, pourra remettre à la Direction des Ressources Humaines sous forme électronique sa profession de foi simultanément au dépôt de sa liste, selon le format défini ci-après : 

Professions de foi des listes syndicales exprimées en format PDF : un poids inférieur à 500 Ko, sans lien hypertexte intégré, est exigé afin de faciliter l’ouverture par l’électeur, 
Logos des listes de candidats (format GIF) : pour des raisons d’égalité de traitement, la présentation des logos de chaque liste est de grandeur identique. Les logos sont communiqués en format GIF de 30 Ko maximum.

La campagne électorale se déroulera selon les conditions normales d’exercice du droit syndical, et conformément aux dispositions de l’accord collectif en vigueur.

La Direction de l’entreprise publiera au moins deux informations par l’intermédiaire de RHNET, afin de favoriser la participation à ces élections.


Article 6.	PROCEDURE DE SCRUTIN 

6.1 Mode de scrutin


Conformément aux termes de l’accord d’entreprise signé le 18 décembre 2018 sur le vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, la Banque Kolb a pris contact avec la société Election Europe, spécialisée dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet.

Elle a décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (annexé au présent protocole).

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

En application de la délibération Cnil n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, l’intégralité du dispositif de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante par le prestataire.


6.2 Etablissement des fichiers

Le système de vote électronique assure la confidentialité des données transmises à la société Election Europe (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. 

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes conformément à l’article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007 :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou courriels ;
Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, site, nom et prénom des candidats, date de naissance, appartenance syndicale, le cas échéant ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, collaborateurs habilités des services des ressources humaines, la société Election Europe ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs habilités des services des ressources humaines, la société Election Europe ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, collaborateurs habilités des services des ressources humaines, la société Election Europe ;
Pour les listes des résultats : électeurs, syndicats, collaborateurs habilités des services des ressources humaines, la société Election Europe.

6.3 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 

Après validation définitive du site de vote (cf. article 6.5), la société Election Europe procédera au scellement des urnes et ceci, avant l’ouverture du scrutin et en présence des membres des bureaux de vote.

Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. 

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 

Les membres du bureau de vote désignés pourront consulter tout au long du scrutin les taux de participation, grâce à une clef d’accès.

6.4 Information du personnel

Les moyens nécessaires seront mis en œuvre pour faciliter à nouveau l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. 

Notamment, la Direction des Ressources Humaines établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre la Direction des Ressources Humaines – par courriel ou par téléphone – afin d’obtenir toutes les informations nécessaires au bon déroulement de leur vote.


6.5 Bulletins de vote

Les bulletins de vote, pour le collège « Techniciens des Métiers de la Banque » comme pour le collège « Cadres » mentionnent, outre les noms et prénoms des candidats, l’agence ou la direction auxquels ils sont affectés.

Les bulletins de vote porteront le logo de l’Organisation Syndicale qui parraine les candidats.
La société Election Europe assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. 

Elle reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des Ressources Humaines avec, le cas échéant, les logos et professions de foi des listes correspondantes. 

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, la société Election Europe veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Les représentants de la Direction, les Délégués Syndicaux de chaque Organisation Syndicale représentative à la Banque Kolb ou un représentant de chaque Organisation Syndicale dûment mandaté par elle, les délégués de liste et un représentant de la société Election Europe, se réuniront dans la semaine précédant l’ouverture du 1er tour de scrutin pour valider le site de vote. A cette occasion, les membres des bureaux de vote recevront une formation au site d’administration et au dépouillement.
 

6.6 Envoi des professions de foi

Chaque électeur recevra par ailleurs sur sa messagerie professionnelle, à l’exception des collaborateurs en congé longue durée (CLD), un message l’orientant vers les professions de foi de chaque liste de candidats, professions de foi qui auront été préalablement mises en ligne sur Rh.net. 

Pour les collaborateurs en situation de CLD, les professions de foi feront l’objet d’un envoi personnalisé à leur domicile. Dans ce cadre, l’impression en couleur et sur papier ordinaire ainsi que l’envoi de ces documents seront à la charge de la Direction.








Article 7.    Modalités de vote 

7.1 Le vote électronique

Tous les collaborateurs électeurs sont appelés à voter par voie électronique.

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les élections auront lieu, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini en annexe du présent protocole. 
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé, propre aux élections.

Les salariés seront informés par courriel sur leur messagerie professionnelle de l’ouverture et de la fermeture du scrutin. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs courriels seront adressés par la Direction à l’ensemble des électeurs en vue de leur rappeler l’enjeu des élections et les modalités de vote.

La référence au vote par correspondance – offerte précédemment dans ce type de scrutin – est désormais vidée de sa substance et n’a plus lieu d’être, compte tenu des modalités pratiques de scrutin générées par le vote électronique.




7.2 Modalité d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, sur sa messagerie professionnelle un code d’identification personnel, généré de manière aléatoire par la société Election Europe ainsi qu’un mot de passe. 

Seule la société Election Europe aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé. 

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant, du mot de passe ainsi que d’un extrait du numéro d’inscription au répertoire (NIR) communément appelé le numéro de sécurité sociale, soit du sixième au neuvième chiffres inclus. Seules les personnes reconnues auront accès aux pages du serveur de vote. 

Chaque saisie des trois champs précités vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé créé pour l’occasion par la société Election Europe.
 
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant aux listes déposées et pourra procéder à son vote. 

Pour les collaborateurs en situation de CLD, les codes d’identification et le mot de passe seront adressés par la société Election Europe au domicile du collaborateur concerné tel que celui-ci l’aura communiqué à la Banque Kolb. 

Le code d’identification et le mot de passe seront envoyés par Election Europe, au plus tard le jeudi 2 mai 2019, par courrier postal pour les collaborateurs en situation de CLD et par courriel pour les collaborateurs en poste au moment des élections.

Tout électeur qui aurait égaré ses codes d’identification et mot de passe pourra le signaler par téléphone auprès de la Direction des Ressources Humaines et, après authentification, pourra recevoir à nouveau par courriel les données en question, dans les meilleurs délais. 


7.3 Modalités de vote spécifiques au premier tour

Les modalités du scrutin seront portées à la connaissance du personnel par voie d’affichage au minimum 90 jours avant la date du premier tour, soit le jeudi 14 février 2019.

L’ouverture du site internet de vote électronique pour le premier tour se fera le mardi 7 mai 2019 à 8h. Le scrutin se déroulera jusqu’au mercredi 15 mai 2019, jusqu’à 14h. 

7.4 Modalités de vote spécifiques au second tour 

Dans l’hypothèse d’un second tour, l’authentification des électeurs concernés se fera au moyen du code identifiant et du mot de passe adressés en amont du premier tour par la société Election Europe. 

L’ouverture du site internet de vote électronique pour le second tour éventuel se fera le jeudi 23 mai 2019 à 8h. La date limite de vote est fixée au mercredi 29 mai 2019, à 14h. 


Article 8 - Dépouillement

8.1 - Premier tour
Un bureau de dépouillement est constitué pour chaque collège.

Ce bureau est présidé par un électeur désigné par la Direction et assisté par deux assesseurs désignés par les Organisations Syndicales. Un salarié représentant l’employeur assiste à toutes les opérations électorales ainsi qu’un délégué de chaque liste, si l’Organisation Syndicale le souhaite.

Par ailleurs, chaque liste de candidats a le droit d’être représentée par son délégué de liste habilité à contrôler les opérations. Une copie de la liste d’émargement est tenue à sa disposition à l’issue du scrutin.

Le dépouillement du scrutin aura lieu le mercredi 15 mai 2019 à partir de 14h10.

	8.2 - Second tour

En cas de second tour, le dépouillement du scrutin aura lieu le mercredi 29 mai 2019 à partir de 14h10, dans les mêmes conditions qu’au premier tour.





8.3 - Procédure de dépouillement  

Pour le premier tour, et en cas de second tour, le dépouillement se fera selon les modalités suivantes : 
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’aux moins deux clefs de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de dépouillement (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de dépouillement éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Il est d’abord procédé au dépouillement des votes du collège « Techniciens des métiers de la Banque ». Un procès-verbal en recueille les résultats.

Il est ensuite procédé au dépouillement des votes du collège « Cadres ». Un procès-verbal distinct du précédent, en recueille les résultats.

8.4 - Procès-verbaux

Les procès-verbaux seront établis et édités sous format réglementaire par la société Election Europe puis signé par les membres du bureau de dépouillement, pour chaque collège.

La proclamation des résultats du premier tour aura lieu le mercredi 15 mai 2019 à partir de 14h10, en présence des Délégués Syndicaux de chaque Organisation Syndicale représentative à la Banque Kolb ou d’un représentant de chaque Organisation Syndicale dûment mandaté par elle. Ces résultats seront confirmés par message adressé aux Délégués Syndicaux de chaque Organisation Syndicale, via messagerie électronique interne, avec accusé de lecture, le jeudi 16 mai 2019. 
Les procès-verbaux seront mis à disposition des Délégués Syndicaux de chaque Organisation Syndicale à la Direction des Ressources Humaines.

En cas de second tour, la proclamation des résultats aura lieu le mercredi 29 mai 2019, en présence des Délégués Syndicaux de chaque Organisation Syndicale représentative à la Banque Kolb ou d’un représentant de chaque Organisation Syndicale dûment mandaté par elle. Ces résultats seront confirmés, par message adressé aux Délégués Syndicaux de chaque Organisation Syndicale, via messagerie électronique interne, avec accusé de lecture, au plus tard le jeudi 30 mai 2019. Les procès-verbaux seront mis à disposition des Délégués Syndicaux de chaque Organisation Syndicale à la Direction des Ressources Humaines.

Les contestations relatives à la régularité de l’élection ne sont recevables que si elles sont faites dans les quinze jours suivant la proclamation des résultats. 







Article 9 – Publicité et dépôt 

Le présent protocole d’accord ne produit effet qu’à l’occasion de l’élection de la délégation du personnel au Comité social et économique pour lequel il a été établi.

Un exemplaire original sera remis à chaque partie, signataire ou non et il sera mis à disposition sous RHnet.

	
Fait à Nancy, le 1er mars 2019



Pour la Banque Kolb	 
	



Pour les Organisations Syndicales :



Le SNB représenté par	        		 
	                                                             	         	


La CFDT représentée par	         							        		





Sont annexés au présent accord :

Annexe 1 : calendrier électoral
Annexe 2 : cahier des charges relatif à l’organisation matérielle et technique par vote électronique de l’élection des membres du CSE (incluant la description détaillée du fonctionnement du système de vote et du déroulement des opérations électorale)














Annexe 1












Annexe 2

 CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL
 
INTRODUCTION 
 
Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la Banque Kolb a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. 
 
La Banque Kolb a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. 

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés. 
 
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral. 


1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES 
1.1 Principes de l’élection 
 
La Banque Kolb souhaite introduire un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique. 
 
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : 
La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne 
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur 
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin 
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure. 

1.2 Modalités de l'élection 
Modalités du vote 
 
Vote Electronique : 
 
Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral. 
 
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 
 
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet. 
 T
Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.
 
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote. 
 
Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme. 
 



Opérations de dépouillement 
 
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site. 
La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante : 
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote 
Intégration automatisée des résultats du vote internet 
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste. 
Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote 
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote. 
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote. 
Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. 
Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus. 
Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet. 
 
Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants : 
 
Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ; 
Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance. 
 
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes : 
Quotient électoral ; 
Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant. 
 
Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous : 
 
Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral. 
 
Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste. 
 
S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ». 
 
A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir. 
 
Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix. 
 
Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence. 
 
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats. 
 
Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant. 
 
Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant. 
 
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. 
 
Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5. 
 
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 
 
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas : 

L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats. 
 
L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions. 





2 INTERVENANTS 
 
2.1 – Organisation des élections 
 
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction des Ressources Humaines, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges. 

2.2 Le Prestataire 
Références 
 
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées. 
 
Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-avant les « Principes Electoraux »). 
De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection. 
Coordination, suivi de l’opération et garanties 
 
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.
Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance. 
 
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite. 
 
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier. 
 
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. 
En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus. 
 
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux. 
 
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que : 
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ; 
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ; 
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »). 

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur : 
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ; 
Le rapport de l’Audit ; 
Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle. 
 
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande. 
 

3 DEFINITION DU BESOIN 
 
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale : 
La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé 
La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection 
La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération 
 
3.1 Fonctionnalités générales attendues 
 
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer : 
La coordination de l'opération en relation avec la Direction des Ressources Humaines
Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection 
La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs 
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats 
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin 
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique 
La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion 
La conservation des fichiers pendant les délais de recours 
La destruction des archives 
 
3.2 Contraintes 
 
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. 
Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. 
Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote. 
 

3.3 La plate-forme de vote électronique 
 
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection. 
 
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS. 
 
Il comprend obligatoirement : 

Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification 
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires 
Une séparation stricte des données sera assurée : 
a) pour le fichier des électeurs 
b) pour la réception des votes (urne électronique) 
 
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …) 
 
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. 
Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation. 
 
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer : 

La fiabilité de l’ensemble 
Une protection des accès physiques 
Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données 
La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin 
 
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. 
Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne. 
Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction des Ressources Humaines. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés. 
 

Disponibilité de la plateforme 
 
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. 
L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. 
Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption. 
Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction des Ressources Humaines. 
Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident. 
 

Accessibilité de la plateforme 
 
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. 
En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. 
Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants. 
 
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. 
Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. 
Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué. 
L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS. 


Accès au système de vote 

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. 
L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. 
Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.). 
 
Recette 
 
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé. 
 
Maintenance 
 
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative. 
 
Fonctionnalités du système de vote électronique 
 
Horodatage 

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. 
L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris. 

Chiffrement 
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité 
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation. 

Procédure de vote 

Le système de vote devra permettre :

Le vote blanc 
Le raturage dans une liste 
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation 
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique 
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)
 
Le système de vote devra interdire : 

De sélectionner plus d’une liste 
De voter plusieurs fois 
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote 
 

3.4 Mise en place d’un processus électoral 

Moyens d’identification et d'authentification 
 
A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. 
Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral. 
Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la Direction des Ressources Humaines. 

Écrans de vote 
 
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les deux résolutions les plus largement utilisées : 

1024 x 768 
1280 x 1024 

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité. Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web. 
 
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place. 
Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur. 
 

Paramétrage de l’élection 
 
La Direction des Ressources Humaines fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement. 
 
La Direction des Ressources Humaines fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets. 
 
Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé. 
 
 
Interface de contrôle 
 
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités. 
 
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS. 
 
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs. 


Tests et recette 
 
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection : 

Le bon fonctionnement du processus de connexion 
La présence de la liste d’émargement 
La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés 
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos 
Le fonctionnement du processus de vote 
Le fonctionnement du processus de dépouillement 
 
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote. 
 
Après la recette validée, le Prestataire : 

Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles 
Scellera les listes électorales 
Scellera les listes de candidats 
Remettra à zéro le compteur des votes 
Videra et scellera l’urne électronique 
 
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes. 
 

Période de vote 
 
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7. 
 
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée. 
 
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :

L’émargement dans le fichier des électeurs 
L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique 
L’impossibilité de revoter 
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote 
 
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote. 


4 ASSISTANCE 

4.1 Aux électeurs 
 
Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la Direction des Ressources Humaines pour : 
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système 
           de vote (de connexion, de compréhension du système…) 
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le 
            système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant 
           de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système 
           d’administration après authentification de l’électeur par la Direction des 
          Ressources Humaines sans que cette dernière ne puisse prendre connaissance des 
          codes de l’électeur. 

4.2 A la Direction des Ressources Humaines 
 
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour : 

Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration 
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du 
            système 
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs 
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste 
            d'émargement.
 

4.3 Documentation 
 
Le Prestataire fournira :
 
Une documentation sur le système de vote 
Une documentation sur le système de dépouillement 
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes 
 
Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents. 
 
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.