Entre les soussignés :


- la société THALES ALENIA SPACE France représentée par, en qualité de Directeur du développement social, dûment habilité,

													d’une part,

- et les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise, représentées par les Délégués Syndicaux Centraux,

													d’autre part,

il a été convenu ce qui suit :






Préambule




Depuis 2004, la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004) ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles. 

Favorable à ce type de dispositif depuis un certain nombre d’années, la Direction de Thales Alenia Space France (TAS France) a de nouveau proposé aux Organisations Syndicales Représentatives dans l’entreprise la mise en place du vote électronique, en vue de l’organisation des prochaines élections professionnelles prévues en octobre 2019. 

Ces élections concernent les représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) issue des ordonnances du 22 décembre 2017 et qui remplacera les actuels CE, CHSCT et DP.  

Cette instance sera mise en place au sein de chaque établissement distinct de la société, soit actuellement les établissement de Cannes et de Toulouse.

Dans ce cadre, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se sont rencontrées une première fois lors d’une réunion qui s’est tenue le 19 février 2019, au cours de laquelle une société prestataire, spécialisée dans les opérations électorales électroniques, est venue présenter sa plateforme de vote et répondre aux interrogations des Organisations Syndicales.  

A la suite de plusieurs réunions et échanges sur le sujet, les parties signataires du présent accord partagent la volonté de simplifier les modalités d’organisation des élections tout veillant à :

la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (article R2314-6 du code de travail) ;
assurer la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ;
assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du code de travail) ;
garantir que les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code de travail).

Bien que le vote électronique puisse être mis en place de manière unilatérale, la Direction et les Organisations Syndicales ont souhaité privilégier la voie de la négociation collective pour définir les modalités d’application de ce vote au sein d’un accord d’entreprise.

Le présent accord a donc pour objet de définir, entre la Direction et les organisations syndicales représentatives,  le principe et le cadre général de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres des CSE des deux établissements de la société.




Article 1 – Principes généraux :


Recours au vote électronique :

Les parties conviennent d’avoir recours au vote électronique dans le cadre des élections des représentants du personnel aux CSE de Cannes et de Toulouse, qui se dérouleront en principe en octobre 2019.

Le vote papier à bulletin secret sous enveloppe sera donc exclu.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord correspond à un vote par l’intermédiaire d’une plateforme internet.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et notamment :

L’authentification de l’électeur,
L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré)
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur)
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin)
La confidentialité et le secret du vote




Prestataire extérieur

Afin de donner des garanties supplémentaires sur la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties ont convenu de ne pas recourir à une solution développée en interne et ont décidé de confier l’organisation du vote à une société prestataire spécialisée. 

Ainsi, la Société ALMA CONSULTANT a été  retenue pour organiser le scrutin au sein des établissements de TAS France, sur la base d'un cahier des charges qui est annexé au présent accord et dans le respect des dispositions prévues par le Code du travail relatives au vote électronique. 


Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place du vote, ALMA CONSULTANT a remis à la Direction et à l’ensemble des organisations syndicales représentatives une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique qui doit répondre aux exigences règlementaires. 

Cette expertise met en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL.


Information et formation au système de vote électronique

Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée en amont de l’élection.

Par ailleurs, les membres des bureaux de vote ainsi que, sur chaque établissement, un représentant par Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.


Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.



Article 2 – Déroulement des opérations de vote



Les opérations électorales, au sein de chaque établissement de TAS France, seront organisées selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprises au sein du cahier des charges figurant en annexe du présent accord. 

Par ailleurs, des PAP seront négociés au sein des établissements de Cannes et de Toulouse définissant notamment : 

le cadre général relatif à l’élection du CSE avec le décompte de l’effectif, le nombre et la  répartition des sièges à pourvoir par collège, etc. 

en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.


Cadre général du vote électronique :

Les parties se sont accordées sur les modalités générales suivantes :

Pour les électeurs présents sur site le jour du scrutin, le vote électronique se déroulera à partir de terminaux Internet (ordinateurs portable) mis à disposition par l’entreprise dans les lieux appropriés  au sein de chaque établissement. Il sera veillé à ce que le vote électronique ne soit pas possible en dehors de  ces terminaux et de ces lieux dédiés.

Il est précisé que sera mis à disposition, au sein de la salle de vote, un nombre suffisant d’ordinateurs pour permettre la fluidité du vote. Ces ordinateurs seront disposés de manière à garantir la confidentialité du vote (ordinateurs portables disposés dans des isoloirs). 

Les moyens d’authentification seront transmis aux électeurs dans une enveloppe, directement dans la(les) salle(s) de vote lors du scrutin, par des «  facilitateurs » (Cf. art. 2.3) contre présentation du badge Thales ou de tout autre document permettant de justifier son identité et signature d’une liste d’émargement. 

Les électeurs absents le jour du scrutin et identifiés comme votant par correspondance auront la possibilité de voter de n’importe quel terminal Internet (ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Les différents motifs d’absence seront rappelés au sein de chaque protocole d’accord préélectoral (PAP).

Pour ces électeurs non présents sur site durant le vote, les moyens d’authentification seront envoyés à leur domicile ou leur lieu de résidence temporaire par courrier prioritaire. Une communication sera faite auprès de ces électeurs pour les prévenir de l’envoi du matériel de vote. 

Ces codes garantissent la confidentialité du vote.

L’ensemble des électeurs aura la possibilité de se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité à l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance.

Une plateforme de vote sera dédiée à chaque établissement.


Etablissement des fichiers

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin et instance par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par chaque protocole préélectoral.

À la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra à ALMA CONSULTANT afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :

Pour les listes électorales (pour Alma Consultant) : noms et prénoms des inscrits, date de naissance, collège, site, adresse postale et l’information personnelle ;

Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, site/établissement, sexe et date de naissance ; 

Pour les listes d’émargement par établissement : noms, prénoms des électeurs, collège et scrutin ;

Pour les résultats par établissement : Les procès-verbaux CERFA (noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège) ;

Le résultat de la représentativité par établissement (au 1er tour).

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales (prestataire) : ALMA CONSULTANT ; 

Pour les listes électorales (affichage) : Électeurs, syndicats représentatifs ;

Pour les listes d’émargement : Membres des bureaux de vote, Direction des Ressources Humaines ;

Pour les résultats : Électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Direction des Ressources Humaines et membres des bureaux de vote.


Mise en place des bureaux de vote 

Il sera mis en place un bureau de vote à Cannes et un bureau de vote à Toulouse. Ces bureaux seront notamment chargés de contrôler, de signer et de proclamer les résultats sur chaque établissement.

Ces bureaux de vote locaux seront constitués conformément au cadre légal, leur composition étant rappelée au sein du protocole d’accord préélectoral de chaque établissement. 

Il seront composés d’un président et de 3 assesseurs.

Trois membres de chaque bureau de vote local seront choisis pour procéder au scellement et au descellement des urnes (cellule de scellement/descellement).

Compte tenu de la taille de chaque établissement et pour assister les membres de chaque bureau de vote, des « facilitateurs », seront chargés de remettre les enveloppes contenant les moyens d’authentification aux électeurs présents sur site.

Les modalités de mise en place de ces facilitateurs seront précisées dans les protocoles préélectoraux.

Un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles pourra assister aux opérations de scellement et de descellement des urnes, ainsi qu’un représentant de la Direction.


Liste des candidats et bulletins de vote

ALMA CONSULTANT assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

ALMA CONSULTANT reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes. 

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole préélectoral (par ordre alphabétique des sigles des Organisations Syndicales ou par ordre de présentation des listes au service des Ressources Humaines ou par tirage au sort...).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, il sera veillé à ce que 
la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront également de même format pour toutes les listes.


Modalités d’accès au serveur de vote pour le vote par correspondance

Chaque électeur identifié comme votant par correspondance recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier prioritaire, selon la date prévue par le protocole préélectoral : 

L’adresse du site de vote,

Ses codes d’accès personnels au site de vote, constitués d’un code d’identification personnel dont ALMA CONSULTANT aura connaissance et d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le système dont ALMA CONSULTANT n’aura pas connaissance.

La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour si l’organisation de ce dernier est requise,

Un numéro de téléphone et une adresse mail d’assistance électeurs dédiés à l’élection.

Les modalités d’envoi des codes d’accès au site de vote électronique seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral de manière à assurer la confidentialité de ces informations.

À l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance (5 derniers chiffres du numéro de sécurité sociale  clé comprise), l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. 

L’assistance téléphonique sera disponible 24h/24 et 7j/7 et l’adresse email du lundi au vendredi de 9h00 à 18h00 étant précisé qu’aucun code ne sera communiqué par téléphone ou par mail. 


Modalités des élections

En présence des membres du bureau de vote  et d’un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles et d’un représentant de la Direction, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique.

Les trois membres de la cellule de scellement/descellement établiront, de façon confidentielle, un mot de passe chacun (en entourant 4 caractères sur un document remis par Alma Consultant). Ils saisiront ces mots de passe sur la plateforme de vote. Chaque feuille sera ensuite insérée dans une enveloppe sécurisée. Ces enveloppes devront être conservées dans un endroit sûr par la Direction des Ressources Humaines. Les talons des enveloppes seront remis au prestataire. 

Les élections auront lieu de manière simultanée sur les établissements de Cannes et de Toulouse. Les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections se dérouleront sur une journée pour le vote en présentiel et sur un jour (démarrant la veille) pour le vote par correspondance. 

Ainsi, à la date de signature du présent accord, le scrutin du vote par correspondance débuterait à 9 heures, sur chaque établissement, le 2 octobre 2019,  pour se terminer à 8 heures le 3 octobre 2019. Le scrutin pour les électeurs votant sur site serait ensuite ouvert à compter de 9 heures du matin, le 3 octobre 2019 jusqu’à 18 heures sur chaque établissement. 

Les modalités précises de dates et d’heures du scrutin seront confirmées au sein de chaque PAP d’établissement, en reprenant le principe de simultanéité précisé ci-dessus. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, selon les modalités définies à l’article 2.1 du présent accord, sur les périodes dédiées.


Cellule d’assistance technique 

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

La cellule d’assistance technique sera chargée de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée ;
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Elle comprend 1 à 2 représentants de la direction de chaque établissement de TAS France, 1 à 2 représentants des bureaux de vote  et 1 représentant de Chez ALMA CONSULTANT.




Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 

Afin de préserver la confidentialité du vote et si le réseau société est utilisé, la direction s’assurera que la ou les adresse(s) des serveurs de vote est (sont) inscrite(s) dans les listes blanches des moyens d’interception SSL.


Suivi de la participation pendant la période de vote

Il est rappelé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. 

Les membres des bureaux de vote locaux pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement du vote.  Cet accès aux listes d’émargement durant le scrutin est prévue à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Ces informations doivent donc rester internes aux bureaux de vote et ne doivent pas être divulguées durant le scrutin.

La Direction et les représentants de organisations syndicales désignés dans le cadre du protocole électoral disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation. 



Article 3 -  Clôture et résultats




Clôture 

A l’issue du délai de 15 minutes prévu pour les salariés connectés au site avant l’heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes, les listes d’émargement électroniques et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatées et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Ce scellement permet de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture. 

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.


Décompte et attribution des sièges

Le décompte n’est possible que par l’activation conjointe des trois mots de passe de déchiffrement par chaque cellule de scellement/descellement composée des membres désignés au sein de chaque bureau de vote. Par ailleurs, un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles pourra assister aux opérations de descellement des urnes sur chaque établissement. 

Les membres des bureaux de vote locaux éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux. Dans l’ordre, ils contrôleront, signeront et proclameront les résultats.


Conservation et destruction des données 

ALMA CONSULTANT conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

À l’expiration de ces délais, ALMA CONSULTANT procède à la destruction des fichiers supports (remise d’un certificat de destruction).



Article 4 : Dispositions finales



Entrée en vigueur et durée de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée déterminée.

Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.

Il prendra fin trois ans après la première mise en place des CSE au sein de l’ensemble des établissements de la Société TAS FRANCE, cette durée correspondant à celle des mandats des représentants du personnel qui seront élus.  


Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Par ailleurs, en application de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé, à la diligence de la Société TAS FRANCE,

En un exemplaire informatique à la DIRECCTE via la plateforme « Téléaccords »,

En un exemplaire original au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Toulouse.

Enfin, conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable (format Word) sous un format rendu anonyme.












Le présent accord est établi en autant d’exemplaires que nécessaire et signé à Cannes, le 24 mai 2019 entre les parties suivantes :

Pour Thales Alenia Space France :
, Directeur du Développement social



Pour les Organisations Syndicales Représentatives au niveau de TAS-France :

Pour la CFDT, 			



Pour la CFE-CGC			



Pour la CGT			



Pour FO				




ANNEXE
CAHIER DES CHARGES



Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour les élections du Comité Social et Économique  de la Société TAS FRANCE


Alma Consultant a en charge :
L’aide à la rédaction protocolaire pour les articles dédiés au vote électronique
L’élaboration de l’annexe « cahier des charges » du PAP
La présentation du système de vote
La mise en œuvre du système de vote électronique dédié
La recette test avec simulation complète en conditions réelles
La communication des codes d’accès aux électeurs
L’assistance au scellement et au descellement du système de vote 
La fourniture des listes d’émargements, des PV CERFA et du résultat du calcul de la représentativité
La conservation de l’environnement et des données pendant la durée légale de réclamation

Fonctionnalités du système de vote électronique

Fonctionnalités générales.

Système de vote électronique distant. 
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe (OVH) sur le territoire national.
Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Période des élections. 
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.

Nature des élections. 
Les élections à organiser sont des élections professionnelles pour le 1er , 2ième et 3ème collège.

Expertise

Alma Consultant fournit à la société TAS FRANCE les conclusions du rapport d’expertise indépendante V0 de son système de vote électronique.

Émargement électronique, unicité du vote 
Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents 
Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure : 
L’unicité et la confidentialité du vote : Le système garantit l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité de son vote par la cryptographie de ces données. Les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des supports dédiés et distincts.
L’intégrité du système : Génération de 3 empreintes numérique (du système, des listes candidates et des listes électorales) remises aux membres de la cellule de scellement/descellement de chaque établissement. Le système est scellé par 3 mots de passe créés par les membres de cette cellule  . Le descellement est réalisé à l’aide des 3 mots de passe créés lors du scellement par les membres de la cellule. Génération lors du descellement de 2 empreintes numériques supplémentaires (les émargements et les expressions de vote). Mise en place d’un journal d’historisation du système pendant toute la durée du vote. L’état de fonctionnement du système est accessible pour l’ensemble des électeurs pendant toute la durée du vote.

Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place : 
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement. 
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS. 
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton VOTER donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Liste des émargements 

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. 
Pendant la période du scrutin, les listes d’émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les représentants de organisations syndicales désignés dans le cadre du protocole électoral et la Direction auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin. 

Assistance technique

Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24-7/7.

Dispositif de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux supports distincts. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Déroulement du process

6.1 Préparation de l’élection

Alma Consultant fournit à la société TAS FRANCE une matrice Excel avec 5 onglets à compléter.

Onglet : Élections
Informations signalétiques des établissements concernés par ses élections.


Onglets : Scrutins
Informations sur le détail des scrutins concernés.

Onglet : Électeurs
Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies pour chacune des élections et par collège. 

Ces données « électeurs » sont transmises à Alma Consultant aux seules fins suivantes : 
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé, 
Contrôler les accès au système de vote électronique, 
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur, 
Éditer les listes d’émargement.

Onglets : Listes candidates
Détail des listes candidates pour chacun des scrutins

Onglet : SIRET associés
Concerne les éventuels établissements secondaires.

Transmission du fichier 
Alma Consultant propose, un accès sécurisé (au moyen d’identifiant et mot de passe le tout chiffré sur le canal HTTPS) sur son infrastructure informatique (serveur ftp sécurisé), afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la société TAS FRANCE et Alma Consultant.

Confidentialité des données
Alma Consultant s’engage elle et ses sous-traitants à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. 

À l’issue du délai légal de recours en contentieux, Alma Consultant et son ou ses sous-traitants s’engagent à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

6.2 Importation des données transmises dans le système de vote

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique 
À partir des informations de l’onglet « électeurs », le système génère de façon aléatoire et sécurisée par chiffrement un identifiant et un mot de passe unique par électeur.

Chaque électeur reçoit donc un couple de codes composé : 
D’un code d’identification unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
D’un mot de passe unique par électeur
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande en outre à l’électeur une information personnelle (5 derniers chiffres du numéro de sécurité sociale, incluant la clé) avant de permettre l’accès au vote.

Alma Consultant prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. 
En cas de non réception ou de perte des codes (identifiant et mot de passe) par le salarié, Alma Consultant invalide le mot de passe et en communique un nouveau.

L’identifiant et le mot de passe sont valables pour le 1er Tour et un éventuel second tour.

Contrôle des données importées dans le système de vote 
Alma Consultant fournit, en amont de la recette test, un ou plusieurs codes d’accès permettant à la société TAS FRANCE de se connecter sur le système de vote et de procéder aux contrôles :
Des listes électorales
Des listes candidates
Des éventuelles professions de foi
TAS FRANCE

6.3 Les Bureaux de vote

La cellule de scellement-descellement
Cette cellule constituée au sein du bureau de vote de chaque établissement sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par Alma Consultant lors du test en réel.

Pour l’ensemble des instances et par établissement, cette cellule composée de trois membres du bureau de vote (électeurs), désignés avant la date du scrutin selon des modalités précisées au sein de chaque PAP. 
Cette cellule  aura en charge :
Scellement des urnes
Descellement des urnes

Les bureaux de vote
Un bureau de vote sera constitué par établissement. La constitution de ces bureaux de vote est régie par le cadre légal comme pour du vote papier. Il seront composés d’un président et de 3 assesseurs.

Les membres de ces bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats.
A l’issue du descellement effectué par la cellule de scellement-descellement, les bureaux de vote auront accès à leurs résultats respectifs.

6.4 Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs 
Une fois le paramétrage réalisé, Alma Consultant organise un vote test en présence des représentants, de la cellule de scellement-descellement, des bureaux de vote, des représentants des organisations syndicales et de la direction de la société TAS FRANCE. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.
L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

Étapes de recette 
Les étapes de contrôle sont les suivantes : 
Réalisation de plusieurs votes,
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et génération des résultats, 
Contrôles de la conformité des résultats obtenus,
Validation du dispositif de vote,
Vidage des urnes
Scellement de l’application de vote électronique. 



Scellement du système de vote
À l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé au vidage de l’urne électronique par Alma Consultant pour l’ensemble des scrutins tous collèges confondus.
Un formulaire est remis par Alma Consultant aux 3 membres de la cellule scellement-descellement afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’ensemble des scrutins tous collèges confondus. Les trois formulaires seront alors mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (enveloppes réputées inviolables fournies par Alma Consultant). Le talon numéroté de chaque enveloppe sera conservé par Alma Consultant et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr.
Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement.

3 empreintes numériques par établissement sont transmises aux représentants de la direction de la TAS France sur clé USB (fournie par Alma Consultant) :
Empreinte du système de vote
Empreinte des listes électorales
Empreinte des listes candidates

À l’issue de ce scellement le système est fermé jusqu’au démarrage de la période de vote.

6.5 Les étapes de vote de l’électeur

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes : 
Identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et une information personnelle (à définir) qui seront contrôlés avant d’accéder au vote,
Une étape de présentation des scrutins,
Les listes de candidats en présence pour chaque scrutin,
L’accès aux professions de foi pour chaque liste candidate,
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
La possibilité de rayer partiellement ou totalement des candidats présents dans la liste choisie,
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
La confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de son information personnelle,
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
À l’issue de son vote l’électeur dispose de la possibilité d’imprimer, d’enregistrer ou de recevoir par email un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.
Il mentionne la date, l’heure d’émission du suffrage, une marque d’authentification de l’électeur mais en aucun cas la nature du suffrage.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Aide électeurs

Durant toute la durée du scrutin Alma Consultant met à disposition des électeurs :
Une assistance en ligne sur le site électoral
Une adresse courriel dédiée
Une hot line téléphonique dédiée


6.6 Clôture et dépouillement

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote .

Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.

Alma Consultant contrôle que les numéros des enveloppes scellées correspondent au numéro de chaque talon récupéré lors du scellement.
Chacun des 3 membres de la cellule de scellement-descellement saisit son mot de passe. La combinaison de ces 3 mots de passe permet de déclencher le descellement des urnes.

Le système génère automatiquement :
Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés
Les listes d’émargement
Les PV CERFA normalisés
Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel)

L’ensemble de ces documents au format PDF sera transmis sur clé USB (fournie par Alma Consultant).

6.7 Conservation

Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. 

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive Alma Consultant et son sous-traitant procède à la destruction des fichiers supports. Fourniture par Alma consultant d’un certificat de destruction.