Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote par voie électronique pour l’élection professionnelle des représentants du personnel au Comité Social Economique Unique au sein de DOMOFINANCE


Entre les soussignés :

DOMOFINANCE, 
SA au capital de 53 000 010 euros, dont le siège social est situé 1 boulevard Haussmann 75009 PARIS immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 450 275 490, dûment représentée par XXX, agissant en qualité de Directrice Générale,

Ci-après désignée Domofinance ;
D’une part,

Le syndicat CFDT, 
Représenté par MonsieurXXX, délégué syndical, dûment mandaté,

Le syndicat SNB/CFE-CGC
Représenté par MonsieurXXX, délégué syndical, dûment mandaté,

Ci-après désignés les « Organisations Syndicales Représentatives » ;
D’autre part,

Conjointement désignées les « Parties ».

Il est convenu ce qui suit :
Conformément aux dispositions des articles L2314-21 et L2324-19 du code du travail et dans la continuité des élections professionnelles de 2016, la Direction de DOMOFINANCE souhaite poursuivre dans sa démarche d’adaptation aux avancées technologiques dans le processus des élections professionnelles et ancrer cette pratique au sein de l’entreprise.
Ainsi et afin de faciliter l’organisation et le déroulement des élections ainsi que de favoriser la participation des salariés, les parties signataires conviennent, par le présent accord, de la mise en place, pour la tenue de toutes les futures élections des représentants du personnel au CSE Unique de DOMOFINANCE du vote électronique par internet.
Le recours au vote électronique par internet implique nécessairement le respect des principes généraux du droit électoral et notamment l’anonymat et le secret du vote, la sincérité et l’intégrité du vote, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux qui sera choisi par la Direction après information des Organisations Syndicales.
Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. 
Principes généraux
Le système retenu repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont :
L’anonymat et secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote
Intervention d’un prestataire extérieur chargé de l’organiser;
Formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée avant le premier tour de scrutin ;
Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique ;
Sécurisation du vote au moyen de :
Chiffrement et cryptage ;
Codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;
Création de clés de chiffrement par les membres du bureau de vote ;
Existence d’un dispositif de secours pour parer à toute panne ou tout dysfonctionnement.

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).
Modalité d’organisation des opérations
2.1 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre des prochaines élections professionnelles, la Direction ainsi que les Organisations Syndicales représentatives ou non négocieront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. Il précisera également les règles de présentation de la répartition des voix sur les bulletins de vote en cas d’établissement de listes communes.
Par ailleurs, et conformément à l’article R2324-12 du code du travail, le protocole d'accord préélectoral fait mention de la conclusion de l'accord d'entreprise autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
2.2 Formation au système de vote électronique
Dans le cadre de l’organisation du vote électronique, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu qui consistera notamment à organiser un test blanc du dispositif du vote électronique. 
Cette session, qui sera dispensée par la Direction sur la base des supports communiqués par le prestataire de vote, consistera à former ces acteurs au déroulement du procédé de vote électronique et notamment au dépouillement.
2.3 Vote électronique
Dans le respect des dispositions de l’article R2324-15 du code du travail, la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. 
La mise en place du vote électronique exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.
2.4 Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences : 
de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire  à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail. 
2.5 Cellule d’assistance technique 
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle comprend des représentants du prestataire et le cas échéant, des représentants de l’entreprise.
Conformément aux dispositions de l’article R2324-14 du code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
3.1 Établissement des listes électorales et transmission
Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur après vérifications des Organisations Syndicales. L'intégration et le contrôle des candidatures ainsi que des professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions.
3.2 Lieu et temps du scrutin
Conformément à l’article R2324-13 du code du travail, le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée. Celle-ci sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Pendant la période d’ouverture de scrutin, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment de n’importe quel terminal, de préférence sur leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Seuls le nombre de votants et le taux de participation peuvent être révélés au cours du scrutin aux organisations syndicales.
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité ou d’une incapacité le mettant dans l’impossibilité de voter est autorisé à se faire assister par un électeur de son choix.
3.3 Modalités d’accès au site de vote
Outre la note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, chaque électeur recevra, à son domicile par courrier postal, l’adresse du site et les moyens d’authentification. Ces moyens d’authentification seront envoyés à J-5/J-4 de l’ouverture du scrutin (affranchissement prioritaire). 
Ces codes sont valables pour les deux tours. En cas de perte de ces moyens d’authentification, et si le collaborateur en fait la demande, de nouveaux codes pourront lui être adressés.
Les codes d’accès reçus par les électeurs sont destinés à permettre à l’électeur de s’authentifier tout en garantissant une totale confidentialité. En effet, ce moyen d'authentification permet au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter à nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes accès. 
3.4 Déroulement du vote
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix apparaît clairement à l’écran. Ce choix peut être modifié avant validation.
Le vote est anonyme et chiffré par le système informatique. La validation le rend définitif et empêche toute modification.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe valent signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote. Cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. 
3.5 Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. La présentation des bulletins de vote à l’écran sera faite en concertation avec les partenaires sociaux de l’entreprise.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi sera remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.
Clôture et Résultats
4.1 Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 
Un huissier de justice est présent à la clôture du scrutin.
4.2 Décompte et attribution des sièges
La génération des clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
En effet, le Président du bureau de vote et ses assesseurs nominativement identifiés reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées par l’huissier désigné par DOMOFINANCE pour la participation des élections professionnelles.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement. Ainsi, la présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Si tel n’était pas le cas, la copie des clés conservées par l’huissier servirait alors au dépouillement.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
4.3 Délais de recours et destruction des données
L'employeur et/ou le prestataire qu'il a retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 
A l'expiration du délai de recours ou, dans l’hypothèse d’une éventuelle action contentieuse engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. 
Sécurité et confidentialité
5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages
Conformément à l’article R2324-6 du code du travail ainsi qu’à l’article 2 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique ». Ce contenu est scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
5.2 Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège, site;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées postales, adresse email professionnelle, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale 
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ; 
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ; 
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel, Organisations Syndicales.
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP - TSA 79104 - 76934 ROUEN Cedex 9).
5.3 Dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offre les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Formalités de dépôt et de publicité
6.1 Révision
Les parties signataires peuvent déposer une demande de révision de tout ou partie des dispositions de l’accord conformément à l’article L2261-7 et L2262-8 du Code du travail. Toute demande de révision doit faire l’objet d’un courrier avec accusé de réception adressé à l’ensemble des parties. 
Ce courrier doit préciser les motifs de la demande et comporter un projet sur le ou les articles concernés. Les dispositions soumises à révision doivent faire l’objet d’un accord dans un délai de deux mois suivants la réception du courrier. Passé ce délai, si aucun accord n’est intervenu, la demande de révision est réputée caduque. 
Conformément aux dispositions légales, toutes les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise participent aux négociations de l’accord portant sur la demande de révision. 
Les dispositions du présent accord pourront être révisées en cas d’évolution des dispositions légales, conventionnelles ou interprofessionnelles en vigueur.
6.2 Dénonciation
Le présent accord peut faire l’objet d’une dénonciation totale ou partielle dans les conditions prévues aux articles L2261-9 et suivants du Code du travail. La dénonciation doit faire l’objet d’un courrier avec accusé de réception adressé à l’ensemble des parties. 
Ce courrier doit préciser les motifs de la dénonciation. La dénonciation est déposée conformément aux dispositions de l’article L2231-6 du Code du travail. Cette dénonciation n’est effective qu’à l’expiration d’un délai de préavis de trois mois qui court à compter de la réception de la notification de la dénonciation. Lorsque la dénonciation émane de l’ensemble des organisations syndicales signataires ou de l’employeur, l’accord continu de produire ses effets jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui est substitué ou à défaut pendant la durée d’un an à compter de l’expiration du préavis. Une nouvelle négociation doit s’engager dans les trois mois suivant la date de notification de la dénonciation. 
Conformément aux dispositions légales, toutes les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise participent à ces négociations. 
Lorsque la dénonciation totale ou partielle émane d’une partie des organisations syndicales signataires, l’accord perdure et continue de produire ses effets.
6.3 Mise en place et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Conformément aux dispositions de l'article L2232-12 du code du travail, l'entrée en vigueur du présent accord est subordonnée à sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli au moins 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au comité d'entreprise. Sous réserve d'une telle signature, et à défaut d’opposition dans le délai légal en vigueur, l’accord entrera en vigueur le jour suivant son dépôt par DOMOFINANCE auprès de la DIRECCTE.
6.4 Formalités
Le présent accord sera déposé, conformément aux dispositions des articles L2231-6, et D2231-4 du Code du Travail :

sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail,
en un exemplaire auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Le présent accord est, par ailleurs publié, dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires, sur la base de données nationale.


Fait à Levallois-Perret, le 17 octobre 2019 en 4 exemplaires originaux

Pour DOMOFINANCE :


Pour les Organisations Syndicales Représentatives :