accord relatif au forfait-jours au sein de la Société NGF

Entre les soussignes : 
La Société Novartis Groupe France, société anonyme, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 709 804 538 00011 et dont le siège social est situé 2-4 rue Lionel Terray, 92500 Rueil-Malmaison représentée par M agissant en qualité de Président et ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes,
Ci- après dénommée « NGF » 
D’une part, 
Et 
Les salariés de la présente société, consultés sur le projet d’accord,
Ci-après dénommés « les salariés »
D’autre part. 




















PREAMBULE 
En vue d’assurer la protection de la santé et sécurité des salariés soumis au régime du forfait en jours, les Parties relèvent la nécessité, à travers le présent accord, de prendre des engagements forts pour assurer une meilleure maîtrise de la charge de travail de ces salariés, dans le respect des textes en vigueur.
Le forfait en jours constitue une modalité particulière d'organisation du temps de travail réservée aux salariés autonomes au sens du présent accord et qui ont signé une convention individuelle de forfait en jours. Ce dispositif n'a pas vocation à se substituer aux autres régimes de travail existant dans l'entreprise.
Les spécificités induites par l'organisation du travail des salariés autonomes font l'objet d'une attention particulière afin de prendre en compte les responsabilités et les sujétions spécifiques auxquelles ils font face au quotidien dans leur travail au service de l'entreprise.
Pour ces raisons, et pour répondre aux aspirations des salariés à une meilleure conciliation entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle, les Parties entendent, par le présent accord, appliquer de nouvelles mesures en vue, notamment, de renforcer le dialogue régulier entre le responsable hiérarchique et les salariés concernés.
Dans ce cadre, en application des dispositions de l’article L. 2232-21 du Code du travail, la Société NGF, dépourvue de délégué syndical et dont l’effectif habituel est inférieur à 11 salariés, a décidé de soumettre à son personnel le présent projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessus.  
Article 1 – Salariés concernés
Les forfaits annuels en jours s'adressent aux cadres autonomes dans l'organisation de leur emploi du temps et à certains salariés non-cadres devant également disposer d'une réelle autonomie.
Principe général d’autonomie
En application du Code du travail, peuvent conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l'année :
Les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;
Les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
L'autonomie s'apprécie au regard de la mission et des responsabilités générales qui sont confiées au salarié, qui les conduit en pratique à ne pas pouvoir avoir d'horaires prédéterminés de travail. Est ainsi autonome le salarié qui, tout en étant soumis aux directives de son employeur ou de son responsable hiérarchique dans le cadre de la réalisation de ses missions, reste maître de l'organisation de son travail et de son emploi du temps. Il bénéficie d'une grande liberté notamment pour déterminer ses horaires de travail, le calendrier des jours de travail ou encore ses plannings de déplacement professionnels.
Les salariés éligibles au forfait en jours
Dans le respect des conditions énoncées ci-dessus, une convention de forfait en jours sur l'année peut être conclue par :
Les salariés cadres appartenant aux groupes de classification 6 à 9 de la Convention collective de l'industrie Pharmaceutique ;
Les salariés cadres et non cadres désignés comme « itinérants », dont l'activité s'exerce principalement en dehors des locaux de l'entreprise.
Les salariés exclus du forfait en jours
Les cadres « dirigeants »
Les cadres« dirigeants», appartenant aux groupes de classification10 et 11 de la Convention collective de l'industrie Pharmaceutique, non soumis à la législation sur la durée du travail auxquels sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés pratiqués au sein de NGF ne peuvent pas conclure de convention de forfait en jours.
Les cadres intégrés
Les cadres dont la nature des fonctions les conduit à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.
Article 2 – Condition de mise en place
La mise en place du forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion d'une convention individuelle de forfait avec chaque salarié concerné. Ladite convention fera l'objet d'un écrit signé par la Direction et le salarié concerné (contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci) qui fixera notamment le nombre de jours annuellement travaillés.
Article 3 - Décompte du temps de travail en jours sur une base annuelle et jours de repos
Nombre de jours travaillés sur l’année
La durée de travail de ces salariés est établie sur une base annuelle exprimée en nombre de jours travaillés et décomptée en journée ou demi-journée entière. Il est précisé que le samedi compte pour une journée travaillée ou une journée de repos.
Le nombre de jours travaillés sera de 211 jours par an, journée de solidarité incluse.  
Ce nombre de jours travaillés est défini pour une année complète de travail et pour un droit intégral à congés payés. Il sera réduit proportionnellement en cas d'entrée ou de sortie en cours d'année.
Nombre de jours de repos (JDR)
La durée annuelle du travail d'un salarié autonome se comptabilise avec des journées travaillées, des jours de congés payés et des jours de repos dits « JDR » selon la formule suivante : 

Le nombre de JDR accordé aux salariés est donc ajusté chaque année en fonction du calendrier de l'année et des jours fériés.
Les jours de repos (JDR) se substituent aux jours de RTT pour les salariés relevant d'une convention individuelle de forfait en jours.
Pour les salariés signataires d'une convention en forfait jours en cours d'année, le nombre de JDR sera réduit à due proportion de la durée calendaire pendant laquelle le salarié n'était pas sous ce régime.
Jours de congés complémentaires
Pour les années où le nombre de JDR serait inférieur à 14 pour une année complète de travail, les parties conviennent qu'un nombre de jours de congés complémentaires sera attribué aux salariés relevant du forfait annuel en jours, afin de leur garantir d'atteindre, chaque année le seuil/plancher de 14 jours de repos.
Les salariés qui disposent d'un forfait en nombre de jours réduit bénéficient de cet avantage au prorata de leur temps de travail.
Période de référence
La durée du travail des salariés est décomptée sur l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
Prise en compte des absences, entrées et sorties en cours d'année
Le nombre de jours travaillés est défini pour une année complète de travail et pour un droit intégral à congés payés.
Lorsque le salarié ne bénéficie pas d'un congé annuel complet, le nombre de jours de travail est augmenté à due concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels le salarié ne peut prétendre.
En cas d'année de travail incomplète (embauche, départ, suspension du contrat, congé sans solde, absence non rémunérée...), les jours devant être travaillés, et donc, les jours de repos seront réduits à due concurrence.
Convention de forfait en nombre de jours réduit 
Les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours sur l'année à la date d'entrée en vigueur du présent avenant peuvent conclure une convention de forfait comportant un nombre de jours inférieur au nombre de jours référent de l'année.
L'organisation de leur temps et jours de travail correspondra à un coefficient d'activité (ou pourcentage) qui viendra proratiser le nombre de jours de travail et les jours de repos définis ci-dessus.
Les règles d'arrondis mathématiques s'appliqueront à la demi-journée inférieure pour les jours de travail ou supérieure pour les jours de repos.
Les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours réduits bénéficient de tous les droits et avantages reconnus aux salariés ayant conclu une convention de forfait en jours à temps plein.
L'appréciation de ces droits et avantages s'effectue en stricte proportion de la durée définie au contrat, étant toutefois précisé qu'en ce qui concerne les possibilités de promotion, de déroulement de carrière et d'accès à la formation professionnelle, l'ancienneté est décomptée comme si le salarié travaillait à temps plein.
A la demande expresse et écrite du salarié, et après accord du responsable hiérarchique, un forfait portant sur un nombre réduit de jours annuels de travail pourra être conclu en accord avec la Direction. Dans ce cas, la charge de travail devra tenir compte de la réduction convenue.
Le taux d'activité, l'organisation du travail du salarié au forfait en jours réduit ainsi que la rémunération prorata temporis sont définis individuellement dans le cadre du contrat de travail ou de l'avenant à celui-ci.
Article 4 – Dépassement du forfait annuel en jours
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le salarié qui le souhaite peut, en accord avec son manager, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d'une majoration de son salaire de 10%.
L'accord entre le salarié et l'employeur est établi par écrit et prend la forme d'un avenant à la convention de forfait.
Cet avenant est valable pour l'année en cours. Il ne peut être reconduit de manière tacite.
En aucun cas cette possibilité de dépassement ne pourra conduire le salarié à dépasser 218 jours travaillés sur l'année.
Les parties réaffirment leur volonté de privilégier en toute circonstance la prise effective des repos plutôt que le dépassement du forfait.
Article 5 – Suivi du nombre de jours travaillés
Le forfait annuel en jours s'accompagne d'un décompte des journées travaillées au moyen d'un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par l'employeur.
Le décompte mensuel du nombre de journées travaillées est réalisé par la transmission au responsable hiérarchique d'un récapitulatif du nombre de journées ou demi-journées de travail effectuées, selon la procédure en vigueur et le support dédié.
Ce document permettant le suivi des journées ou demi-journées de travail et de repos renseigné chaque mois par le salarié autonome est visé par le responsable hiérarchique qui peut ainsi s'assurer du caractère raisonnable et de la bonne répartition de la charge de travail de l'intéressé dans le temps.
Ce document constitue un véritable outil de management, en ce qu'il doit permettre d'inviter l'ensemble des salariés autonomes et leurs managers à une meilleure articulation des temps de travail et de la vie personnelle et de l'amplitude de travail. Il a également pour vocation de créer un espace de dialogue entre le salarié et son responsable hiérarchique sur la question de la charge, de l'organisation, des rythmes et des priorités de travail.
Article 6 – Journée de solidarité
La loi n° 2004-626 du 30 juin 2004 relative au dispositif de solidarité pour l'autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées a posé le principe d'une contribution des salariés à l'effort de l'État pour l'autonomie des personnes âgées. Elle a mis en place une journée dite de solidarité qui prend la forme d'une journée de travail supplémentaire pour les salariés du secteur privé.
Il est expressément convenu entre les Parties que la journée de solidarité, telle qu'issue de la loi n° 2004-626 du 30 juin 2004 relative au dispositif de solidarité pour l'autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées, est un jour travaillé. La journée de solidarité sera positionnée sur le « Community day », dont la date est fixée chaque année par le groupe.
L'objectif recherché est d'inciter l'ensemble des salariés de la Société à participer à des actions de bénévolat en corrélation avec la solidarité nationale. La Direction compte vivement sur l'implication des salariés à consacrer cette journée à une action de solidarité.
Afin de respecter l'esprit de cette journée, il est demandé aux managers de n’imposer aucune activité allant à l'encontre du choix individuel du salarié ni d'organiser de réunion de quelque nature que ce soit.
Néanmoins, les salariés ne souhaitant pas librement participer à ces actions de solidarité exerceront leur activité professionnelle habituelle.
Les modalités de fixation de la journée de solidarité sont sans impact sur la rémunération des salariés.
Article 7 - organisation du travail et respect des obligations légales en matière de repos
Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation entre vie professionnelle et vie personnelle du salarié, il est nécessaire que la charge de travail qui lui est confiée et l'organisation de son emploi du temps respectent les dispositions légales en matière de limites du temps de travail.
Liberté d’organisation
Les salariés en forfait annuel en jours, en concertation avec leur Direction, gèrent librement le temps à consacrer à l'accomplissement de leur mission. Toutefois, l'amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.
Respect des repos quotidiens et hebdomadaires
Les salariés doivent bénéficier d'un repos quotidien minimum de 13 heures consécutives et d'un repos hebdomadaire de 48 heures minimum consécutives.
Chaque salarié doit veiller à bénéficier de 13 heures de repos entre deux journées de travail. Si besoin, il décale sa prise de poste le matin. L'effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier de pouvoir exercer, à son initiative, son droit à la déconnexion des outils de communication à distance.
Toutefois, les parties conviennent que des évènements exceptionnels ou la participation à des manifestations propres au cœur de métier de l’'Entreprise peuvent justifier occasionnellement :
Une durée de repos quotidien de 11h consécutives ; 
Une durée de repos hebdomadaire de 35h consécutives.
Les managers seront attentifs au fait que les amplitudes de travail restent raisonnables et la répartition de la charge de travail soit équilibrée.
Les parties souhaitent souligner que certains temps de déplacements professionnels peuvent conduire à la nécessité de se lever tôt ou de se coucher tard et avoir un impact sur le repos réparateur dont chaque salarié peut se prévaloir chaque jour. Il est, dès lors, convenu entre les parties au présent accord que les salariés effectuant des déplacements professionnels doivent être attentifs au respect des temps de repos rappelés ci-dessus, au besoin en décalant leur prise de fonction le lendemain d'un déplacement qui leur aurait fait rejoindre tardivement leur domicile.
Si, en cas de circonstances exceptionnelles liées aux besoins de l'activité, des salariés itinérants sont amenés à ne pas bénéficier, plus de deux fois par semaine en moyenne, sur une période de 4 semaines consécutives, d'au moins 13 heures de repos entre l'heure d'arrivée d'un train/avion le soir et l'heure de départ le lendemain d'un autre train/avion, ils pourront évoquer cette question avec leur manager pour envisager, en accord avec lui, l'octroi d'une demi-journée de repos compensateur. Cette demi­ journée devra être prise dès que possible, et au plus tard le mois suivant le dépassement.
Article 8 – Bonnes pratiques sur l’équilibre vie professionnelle – vie personnelle 
Afin de garantir l’équilibre vie professionnelle – vie personnelle les Parties conviennent que la charge de travail doit pouvoir être adaptée pour permettre au salarié ayant conclu une convention de forfait en jours d’accomplir l’ensemble de ses missions. Dans ce cadre, la Direction veillera au respect des bonnes pratiques suivantes :
Ne plus être présent sur le site au-delà de 20 heures ;
Les réponses aux mails doivent se faire pendant les jours ouvrés et les délais de réponses auxdits mails doivent être raisonnables ;
Les échanges professionnels avec des salariés doivent se faire pendant le temps de travail ;
Les réunions de service et téléconférences internes ne pourront, sauf circonstances exceptionnelles le justifiant, débuter avant 09h30 ;
Les réunions à l’heure du déjeuner sont limitées aux seules circonstances exceptionnelles.
Article 9 – Droit à la déconnexion
Les outils de communication, tels que messagerie électronique, smartphone, tablette et ordinateur portable font aujourd'hui partie intégrante de l'environnement de travail et sont devenus indispensables au fonctionnement de l'entreprise. Mais s'ils permettent aux salariés de bénéficier d'une plus grande autonomie dans la gestion et l'organisation de leur travail, ces mêmes outils peuvent aussi avoir des effets contraignants.
C'est pourquoi l'entreprise NGF, soucieuse du bien-être de ses salariés, a également engagé une négociation avec les salariés de l’entreprise sur le droit à la déconnexion et le bon usage des outils numériques issus de la loi du 8 août 2016.
Article 10 – Modalités d’évaluation de la charge et suivi du temps de travail 
La mise en place du forfait en jours implique d'assurer l'adéquation entre la charge de travail liée aux missions du poste tenu et une durée raisonnable de travail. 
Présentation de la démarche de qualité de vie au travail
Les dimensions de la charge de travail
La perception que chacun a de sa propre charge de travail peut varier fortement en fonction des contextes de travail, des moyens à la disposition des salariés, des formes de coopérations, de la capacité d'influencer les choix d'organisations et d'assurer une reconnaissance pour les efforts accomplis, etc.
Aussi, au moins 4 dimensions distinctes de la charge de travail peuvent être identifiées :
La charge de travail prescrite, qui se matérialise par les tâches, objectifs et attentes.
La charge de travail réelle, qui représente le temps consacré par le salarié à l'exécution de ses missions.
La charge de travail subjective, qui est le ressenti individuel.
Le travail réalisé, qui est le résultat de la charge réelle obtenue de la charge prescrite.
L'amélioration du bien-être au travail des salariés de NGF implique non seulement la prise en compte de l'ensemble de ces dimensions, mais également la mobilisation coordonnée des principaux acteurs de la prévention.
Un processus d’évaluation de la charge de travail individuelle 
Afin d'assurer l'adéquation effective entre la charge de travail des salariés et une durée raisonnable de travail, un entretien spécifique, distinct des entretiens d'évaluation de la performance (PMP) et professionnel, sera organisé.
Un processus d’évaluation de la charge de travail en situation collective
Dans l'hypothèse où, à l'issue de cet entretien ou à tout autre moment de l'année, le salarié soufrerait d'une surcharge de travail, il sera procédé à un diagnostic au sein de l'équipe pouvant amener à l'évaluation de la charge collective de l'équipe à travers le « journal des tâches ». Il s'agit d'un outil d'analyse permettant de comprendre les racines de la charge de travail afin d'identifier les tâches à conserver, à optimiser et/ ou à supprimer pour objectiver le travail réel.
Déclinaison de la démarche de qualité de vie au travail
NGF assurera de manière concrète le suivi régulier avec le salarié de son organisation du travail, de sa charge de travail et de l'amplitude de ses journées de travail à travers :
Des communications périodiques ; 
Un suivi mensuel ;
La tenue d'un entretien individuel spécifique relatif à la charge de travail.
Echanges périodiques
Les salariés sont régulièrement en contact avec leurs managers. Les réunions de service sont elles aussi des occasions d'apprécier la charge de travail des salariés.
Ces contacts et échanges constituent autant d'opportunités pour tout à chacun de faire part, en toute liberté, des éventuels déséquilibres de sa charge de travail. Il appartient alors à chaque manager d'aborder la question de la répartition de la charge de travail et d'y apporter une solution opérationnelle respectueuse de la législation et des intérêts de tous.
Entretien individuel
De plus, afin de se conformer aux dispositions légales et veiller à la santé et à la sécurité des salariés ayant conclu une convention de forfait en jours, un entretien annuel spécifique relatif à la charge de travail sera organisé avec le responsable hiérarchique.
Cet entretien est distinct de l'entretien annuel d'évaluation et se tiendra au cours la période comprise entre début juin et fin aout. Au cours de cet entretien spécifique, seront analysés :
La charge de travail du salarié, qui doit être raisonnable ;
En cas de perception de surcharge de travail par le salarié, ce dernier aura la possibilité de solliciter un accompagnement spécifique de son manager pour résoudre un problème récurrent de charge de travail. 
L'organisation de son travail ;
L'articulation entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle ; 
L'exercice par le salarié de son droit à la déconnexion ;
Sa rémunération.
Cet entretien se veut être un échange constructif et être réalisé dans la bienveillance et l'écoute active et réciproque (cf. Annexe).
Article 11 – Dispositif d’alerte complémentaire
En cas de difficultés inhabituelles ne permettant pas d'attendre un échange dans le cadre de l'entretien annuel, le salarié aura la possibilité d'alerter son responsable hiérarchique sur les évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail. Un entretien individuel spécifique pourra être organisé à la demande du salarié ou du manager.
De plus, le salarié aura la possibilité d'émettre, par écrit motivé, une alerte auprès de la Direction, qui recevra le salarié avec son manager et déterminera avec eux les mesures qui seront, le cas échéant, mises en place pour permette un traitement effectif de la situation.
Dans l'hypothèse où une difficulté serait constatée, a fortiori si elle présente une certaine persistance, il appartiendra aux personnes intéressées (manager et/ou salariés} de saisir la Direction qui apportera alors son soutien pour initier un processus d'analyse et de recherche de solutions.
Article 12 – Dispositions finales : 
Durée et entrée en Vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet le 1er janvier 2019.  
Consultation du personnel
Le présent accord sera réputé conclu après son approbation à la majorité des deux tiers du personnel (article L. 2232-22 du Code du travail) à l’occasion d’une consultation organisée 15 jours après la communication par la Société des modalités de celle-ci et du projet d’accord à chaque salarié (article R. 2232-12 du Code du travail). 
Le résultat de la consultation fera l’objet d’un procès-verbal dont la publicité sera assurée dans l’entreprise par tout moyen. Ce procès-verbal sera annexé au présent accord lors du dépôt de ce dernier. 
Suivi, révision et dénonciation 
Les parties conviennent qu’elles se réuniront à la demande de l’une d’elles, à compter de l’entrée en vigueur de l’accord, afin d’assurer un suivi régulier de sa mise en œuvre. 
Le présent accord peut être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu. 
Le présent accord peut être dénoncé, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail. 
Dépôt légal et publicité 
Le présent accord sera, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des Parties contractantes et pour dépôt auprès de la DIRECCTE et du secrétariat du Conseil de Prud’hommes compétents.
Cet envoi sera complété de l’envoi d’un exemplaire sur support électronique.


ANNEXE
L'entretien annuel individuel organisé dans le cadre de la démarche de qualité de vie au travail se déroulera en plusieurs étapes :
La saisie par le salarié
Le salarié répond aux questions du formulaire avant la réalisation de l'entretien, sans le soumettre au manager.
L'entretien formalisé entre le salarié et le manager
Le manager organise avec son salarié un entretien. Cet échange est l'opportunité pour chaque salarié de s'exprimer sur la manière dont il perçoit son activité, les conditions dans lesquelles celles-ci s'exercent, les moyens dont il dispose. C'est le cas échéant l'occasion de définir conjointement des actions d'accompagnement.
L'actualisation par le salarié
Le salarié met à jour son document en fonction de l'échange avec son manager lors de l'entretien et le soumet à son manager.
La clôture de l'entretien
Le manager complète à son tour sa partie et termine l'entretien en cliquant sur le bouton « Clôturer». Le salarié reçoit un compte-rendu de son entretien par email.