ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE 
POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 


ENTRE :

L’Institut Catholique de Paris, situé 21, rue d’Assas, 75270 PARIS Cedex 6, représenté par ………………… en qualité de Secrétaire Générale,

                         D’UNE PART,


ET :

L’organisation syndicale représentative suivante :

SPEP CFDT
        D’AUTRE PART,
La déléguée Syndicale 
………………….

PREAMBULE

Dans la perspective des prochaines élections des membres du comité social et économique, les parties signataires se sont réunies afin d’examiner l’opportunité de recourir au vote électronique pour ces élections, conformément aux dispositions de l’article L. 2314-26 du Code du travail. 

Au cours des réunions de négociation, il a été souligné que le vote électronique permettrait notamment :

de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Les parties signataires ont en conséquence convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après, étant précisé que :

Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Les modalités d’organisation des élections des membres du comité social et économique seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral négocié avec les organisations syndicales intéressées en application de l’article L. 2314-5 du Code du travail. 

Article 1 – Principes généraux 

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.

Article 2 – Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des prochaines élections des membres du comité social et économique de l’Institut Catholique de Paris. 

Il s’applique à l’ensemble des salariés de l’Institut Catholique de Paris (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition remplissant les conditions requises par la loi) appelés à voter aux élections des membres du comité social et économique.

Article 3 – Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 4 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties signataires ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. 

Article 5 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 5.1 – Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 

Le prestataire choisi est la société VOXALY-DOCAPOST qui se voit confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007. 

Le cahier des charges figure en annexe du présent accord. 

Article 5.2 – Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant notamment les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Article 5.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». 

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote (président + asesseurs) à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après
 la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Le bureau de vote est constitué d’un Président et de deux assesseurs, 

Article 5.4 – Cellule d’assistance technique 

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 5.5 – Expertise indépendante 

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. 

Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-11 du Code du travail, les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 5.6 – Information et formation 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 6 – Déroulement des opérations de vote

Article 6.1 – Protocole d’accord préélectoral 

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-13 du Code du travail. 


Article 6.2 – Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. 

Article 6.3 – Listes électorales et candidatures 

Les listes électorales sont établies par l’employeur. 

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions. 

Article 6.4 – Caractéristiques du matériel de vote 

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. 

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront respecter les prérequis suivants :

Format PDF de 2 Mo au maximum ;
1 page A4 recto verso ;
Couleur ou noir et blanc.

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos. 

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Ils devront respecter les prérequis suivants :

Format png ;
Taille de 200 pixels x 200 pixels. 

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Article 6.5 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix. 

Article 7 – Dépouillement et commission de surveillance

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. 

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées par les membres du bureau de vote (Président et Assesseurs). La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de manière irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. 

Les deux assesseurs nominativement identifiés, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier « contenu de l’urne électronique ». La présence des deux titulaires de ces clés est indispensable pour assurer le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés. 

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. 

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Commission de surveillance

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n’ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Un suivi de la participation sera fait quotidiennement, les jours ouvrables, et diffusé aux organisations syndicales intéressées.


Article 8 – Entrée en vigueur et durée 

Le présent accord est applicable à l’ensemble de l'entreprise pour les élections des membres du comité social et économique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2019 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive.

Il s’appliquera également en cas d’élections partielles se déroulant en cours de mandat ou de report d’élections consécutif à un litige ou à une saisine de la DIRECCTE.

Compte tenu de sa durée déterminée, il ne pourra pas faire l’objet d’une dénonciation.

Il entre en vigueur à compter de sa signature.

Article 9 – Adhésion

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative du personnel au sein de la Société, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

Cette adhésion ne pourra être partielle et concernera nécessairement l’ensemble des termes de l’accord.

Elle produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Notification devra également en être faite aux parties signataires dans le délai de huit jours par lettre recommandée.

Article 10 – Révision 

Toute disposition modifiant le présent accord fera l’objet d’un avenant de révision conclu conformément aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Les négociations concernant cette demande devront s’ouvrir au plus tard dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la demande de révision. 

Article 11 – Publicité

Conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt par le représentant légal de l’entreprise :

auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Paris ;
sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Chaque organisation syndicale signataire recevra un exemplaire du présent accord. 

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Le cahier des charges figurant en annexe du présent accord est tenu à la disposition des salariés. 



Fait à Paris 9 mai 2019  
En 6 exemplaires


Pour l’Institut Catholique de Paris

Secrétaire Générale



Pour les organisations syndicales

SPEP CFDT
La déléguée Syndicale



ANNEXE – CAHIER DES CHARGES