Accord d'entreprise autorisant le vote par voie électronique

ENTRE :

La Société AVRIL SERVICES, au capital de 64 714 240,00 euros, immatriculée au R.C.S. de Rennes sous le n°817 481 500 dont le siège est situé 2 avenue de Ker Lann – 35170 Bruz, représentée par Monsieur XXX, Directeur Général, ayant tout pouvoir à l’effet des présentes,

D’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives ci-dessous désignées :
Le Syndicat CFDT, représenté par Madame XXX en sa qualité de déléguée syndicale,
D’autre part.
Classification par matière: Social



Il a été convenu ce qui suit :


Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Par le présent accord, les parties conviennent d'organiser les élections professionnelles par voie électronique, dans les conditions précisées au sein du présent accord.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.



Article 1. Dispositions générales 

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique.

Dans le cadre de chaque élection, les partenaires sociaux signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. Le protocole d'accord préélectoral précisera également de manière détaillée, en annexe, le fonctionnement du dispositif de vote électronique retenu et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Le système retenu par l’entreprise doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote

Article 2. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3. Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique 

L'employeur se charge, après appel d'offres, de choisir un prestataire chargé de concevoir et mettre en place le dispositif de vote électronique, conformément au cahier des charges précisé dans le présent accord.

Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 4. Cahier des charges 

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d'assurer l'identité des électeurs, la sincérité et le secret du vote, ainsi que la publicité du scrutin.

4.1. Confidentialité des données transmises 
Le dispositif assure la confidentialité des données transmises, à savoir :
les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;
la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
l'émargement ;
l'enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

4.2. Contenu des fichiers 
Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant voté et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier « contenu de l'urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique.

Les données enregistrées sont :

listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;
fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;
listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs, date et heure d’émargement
listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale (le cas échéant) ;
listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale (le cas échéant), collège

Les destinataires des données sont :

pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;
pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel.

4.3. Garantie des exigences techniques 
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. 
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire  à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques

4.4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique 
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, cette cellule d'assistance est chargée de :

procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4.5. Déroulement du vote et programmation du site 
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. 

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée , laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. 

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin  et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

4.6. Dépouillement 
À la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes, détenues par le président et les assesseurs, sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.

Article 5. Information du personnel et formation au système de vote électronique 

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Chaque salarié recevra une notice d'information détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

L’entreprise assure une formation auprès des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 6. Durée / Révision / Dénonciation 

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.

Il pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L.2261-1 du code du travail, la demande de révision devant être portée à la connaissance des autres parties contractantes avec un préavis de quinze jours.

Il pourra faire l’objet d’une dénonciation dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du code du travail.

Article 7. Publicité

Le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE sous format électronique sur le site en ligne TéléAccords. Il sera également déposé un exemplaire au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion conformément aux dispositions des articles D.2231-2 et suivants du Code du Travail.

Il en est signé autant d’exemplaires que de parties signataires. Son existence sera signalée par affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Bruz, le 4 octobre 2019.
En autant d’exemplaires que de parties
					Chaque partie reconnaissant avoir reçu le sien



Pour le Syndicat CFDT,						Pour la Société Avril Services,
Madame XXX, Déléguée Syndicale,				Monsieur XXX, Directeur,