Accord relatif à l’alimentation de la 
Banque de données économiques et sociales 
et aux modalités d’organisation des consultations obligatoires 


Entre :

Les membres titulaires de la Délégation Unique du Personnel de Bitdefender
Représentée par :

D’une part,

Et
La société BITDEFENDER SAS au capital de 300 000, 00 €, inscrite au R.C.S. de Nanterre, sous le numéro B 349 937 441, dont le siège social est situé 49, rue de la Vanne 92120 MONTROUGE, représentée par,

Préambule : 

Conformément aux dispositions des articles L2312-19 et L2312-21 du Code du Travail et en l'absence de délégué syndical, Bitdefender SAS et les instances représentatives du personnel entendent adapter les modalités de fonctionnement des institutions représentatives du personnel afin de tenir compte des spécificités de l’entreprise, et négocier un accord précisant :

Les modalités de consultation des instances représentatives du personnel, notamment :
Le contenu, la périodicité et les modalités des consultations récurrentes de ces instances ;
La liste et le contenu des informations nécessaires à ces consultations ;
Le nombre de réunions annuelles ;
L’articulation des consultations ;
Les délais dans lesquels les avis des instances sont rendus.

L’organisation de la Base de Données Economiques et Sociales, son architecture, son contenu et ses modalités de fonctionnement, notamment les modalités d'accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation.

Les dispositions du présent accord tiennent compte du fait qu’en 2019 seront organisées les élections du Comité Social et Economique. Par conséquent et conformément aux dispositions de l'article 8 de l'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, il est convenu que le présent accord s'applique aux instances représentatives du personnel existantes à la date de signature puis au CSE lorsque celui-ci sera en place.  



TITRE 1 - THEMES ET PERIODICITE DES CONSULTATIONS RECURRENTES
Conformément aux dispositions de l’article L.2312-17 du Code du travail, les instances représentatives du personnel sont obligatoirement informées et consultées sur :
Les orientations stratégiques de l'entreprise ;
La situation économique et financière de l'entreprise ; 
La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi.
Les informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes sont rassemblées au sein de la base de données économiques et sociales (BDES).
Conformément aux dispositions de l’article L.2312-18 du Code du travail, ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, notamment sur les écarts de rémunération.
ARTICLE 1. CONSULTATION SUR LES ORIENTATIONS STRATEGIQUES
Art. 1.1 Périodicité de la consultation
L’entreprise consultera les instances représentatives du personnel sur les orientations stratégiques tous les 3 ans. 
Art. 1.2 Date indicative de consultation :
L’année ou aura lieu la consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise, celle-ci se tiendra à la suite de la consultation sur la situation économique et financière, sur la période Septembre/Octobre de l’année concernée et selon le calendrier indicatif de mise à disposition des informations et de réunions visées en annexe 4 du présent accord.
L’année de mise en place du présent accord, le calendrier de consultation pourra être modifié dès lors qu’il respecte l’ordre des consultations prévu au présent accord.
Art. 1.3 Contenu de la consultation
Cette consultation porte sur les orientations stratégiques de l'entreprise définies par son Président et sur leurs conséquences prévisionnelles sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers, des emplois et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages. 
Cette consultation inclut nécessairement tout projet connu de fusion, cession ou investissements, qui doivent être présentés par des cadres ou des dirigeants réellement impliqués dans ces mêmes projets.
Cette consultation porte, en outre, sur les orientations de la formation professionnelle telles qu’elles découlent des orientations stratégiques de l’entreprise.
Dans les délais et périodicités définis par le calendrier indicatif visé en annexe 4, les instances représentatives du personnel émettent un avis sur les orientations stratégiques de l'entreprise et peuvent proposer des orientations alternatives. Cet avis est transmis au Président qui formule une réponse argumentée. Les instances représentatives en reçoivent communication et peuvent y répondre.
Art. 1.4 Détail des informations transmises via la Base de Données économiques et sociales
Afin de statuer valablement lors de leur consultation, les élus reçoivent les informations suivantes via la Base de Données Economiques et sociales :

Le détail des informations transmises dans chaque rubrique est présenté en Annexe 1.
Les données chiffrées, tendances, prévisions et explications portent sur les périodes indiquées en Annexe 1.


ARTICLE 2. CONSULTATION SUR LA SITUATION ECONOMIQUE ET FINANCIERE DE L’ENTREPRISE
Art. 2.1 Périodicité de la consultation
Les institutions représentatives du personnel sont consultées chaque année sur la situation économique et financière de l’entreprise.
Art. 2.2 Date indicative de consultation :
La consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise sera effectuée sur la période qui suit l’arrêté des comptes de l’entreprise et au plus tard au 31 juillet de l’année concernée.
L’année de mise en place du présent accord, le calendrier de consultation pourra être modifié dès lors qu’il respecte l’ordre des consultations prévu au présent accord.
Art. 2.3 Contenu de la consultation
La consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise porte sur les fonds propres, l’endettement et les impôts ; les résultats financiers de l’entreprise, la rémunération des financeurs ; l’investissement matériel et immatériel ; les flux financiers à destination de l’entreprise ; le recours à la sous-traitance et les transferts de capitaux importants entre entités du Groupe.
Lors de cette consultation, les élus doivent se positionner sur la vision des comptes règlementaires et de gestion qui leur sont présentés par la Direction, sur l’affectation des bénéfices et le partage de la valeur, sur la politique de recherche et développement de l’entreprise ainsi que sur l’utilisation qu’elle fait des crédits d’impôt.
En parallèle ils doivent se positionner sur les conséquences économiques, financières et sociales de la politique de sous-traitance et de la politique d’investissements de l’entreprise, et plus généralement sur l’impact des décisions prises sur les résultats et la structure financière.
Art. 2.4 Informations transmises via la Base de Données économiques et sociales
Afin de statuer valablement lors de leur consultation, les élus reçoivent les informations suivantes via la Base de Données Economiques et sociales :

Ces données portent sur l’année écoulée. Les informations relatives à l’année en cours disponibles dans le rapport de gestion au jour de la transmission des données sur la BDES sont également communiquées.
Le détail des informations transmises dans chaque rubrique est présenté en Annexe 2.
ARTICLE 3. CONSULTATION SUR LA POLITIQUE SOCIALE DE L’ENTREPRISE, LES CONDITIONS DE TRAVAIL ET L’EMPLOI : PERIODICITE ET CONTENU
Art. 3.1 Découpage de la consultation
Les parties conviennent d’un découpage de cette consultation en consultations par thématiques au cours de réunions distinctes. Le contenu, la périodicité et le calendrier indicatif de chaque consultation est précisé à l’article 3.2.
Art. 3.2 Contenu, Périodicité et dates indicatives de la consultation
La consultation sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi s’organise de la manière suivante : 

Sauf indication contraire, ces informations portent sur l’année écoulée.
Art. 3.3 Informations transmises via la Base de Données économiques et sociales

Le détail des informations transmises dans chaque rubrique est présenté en Annexe 3.

TITRE 2 -  MODALITES DES CONSULTATIONS
Compte tenu du découpage et du contenu des différentes consultations, les parties s’accordent pour définir des modalités de consultation adaptées à l’entreprise.
ARTICLE 4. NOMBRE DE REUNIONS ANNUELLES
Conformément aux dispositions de l’article L.2312-19 du Code du travail, le nombre de réunions annuelles avec les instances représentatives du personnel est fixé à 11, à raison de 1 réunion par mois à l’exclusion du mois d’août.
ARTICLE 5. DELAIS D’INFORMATION ET DE CONSULTATION
Art. 5.1 Consultations visées
Sont visées dans cet article les consultations récurrentes des instances représentatives du personnel prévues aux articles 1 ; 2 et 3 du présent accord.
Les consultations ponctuelles des instances représentatives telles que visées par l’article L.2312-55 du Code du travail n’entrent pas dans le cadre de cet accord et restent soumises aux dispositions du code du travail ou de la convention collective de branche le cas échéant.
Art. 5.2 Nombre de réunions de consultation
Nombre de réunions prévues pour les consultations visées aux articles 1, 2 et 3 du présent accord :
2 réunions successives à un mois d’intervalle pour les consultations relatives à la situation économique et financière ; les orientations stratégiques ; la qualité de vie au travail ;
1 réunion pour chacune des autres consultations.
Un planning indicatif déterminant la périodicité et les échéances des réunions est établi en annexe 4 au présent accord.
Art. 5.3 Délais d’information et BDES
La BDES est le support de préparation de l’ensemble des consultations prévues au présent accord, lesquelles débutent, au terme de la loi, avec la mise à disposition des informations nécessaires aux membres des instances représentatives concernées et à leur information de cette mise à disposition au sein de la BDES, via une notification telle que prévue dans les règles de fonctionnement de la BDES figurant en annexe. 
Les parties conviennent que ce délai débute le premier jour ouvré suivant l’information des élus de la mise à disposition des données dans la BDES.
Pour chacune des consultations prévues au présent accord, les élus seront informés de cette mise à disposition 1 mois avant la tenue de la réunion.
Pour le décompte des délais préfix de consultation, il est convenu afin de préserver la qualité et l’efficacité du dialogue social au sein des instances représentatives du personnel que le mois d’aout n’est pas pris en compte dans le décompte des délais préfix. 
Art. 5.4 Point de départ du délai de consultation
Les parties conviennent que le point de départ du délai de consultation dont disposent les instances représentatives du personnel est le premier jour ouvré suivant l’information des élus de la mise à disposition des informations au sein de la BDES.
Art. 5.5 Délais de consultation 
Les parties conviennent qu'à partir du point de départ fixé à l'article 5.4, les élus disposent d’un délai d’un mois pour rendre leur avis, soit à l’issue de la réunion de consultation. 
Pour rendre leur avis sur les consultations relatives à la situation économique et financière, aux orientations stratégiques et à la qualité de vie au travail, les élus disposent d’un délai de deux mois, soit à l’issue de la seconde réunion de consultation.
Dans tous les cas, si la complexité du thème abordé fait apparaître que ces délais sont inappropriés, les parties pourront ponctuellement convenir, dans un délai de 8 jours suivant la remise des informations nécessaires à la consultation, d'allonger le délai.
Néanmoins, en l'absence d'accord plus favorable, les délais prévus au présent article demeureront applicables.
En cas de recours à un expert, les délais ci-dessus seront prolongés d’un mois supplémentaire.
A l’expiration des délais prévus au présent article et à défaut d’un avis exprès, les instances représentatives du personnel sont réputées avoir été consultées et avoir rendu un avis négatif.
TITRE 3 – MODALITES D’ACCESS A LA BDES
ARTICLE 6. MISE A DISPOSITION DE LA BDES
Art. 6.1 Périmètres d’accès

Les accès sont compartimentés en fonction des périmètres des élus. Ainsi :
Les élus du CE de la DUP, titulaires et suppléants et les délégués syndicaux le cas échéant ont accès à l’ensemble des informations ;
Les élus du CHSCT ont accès aux informations relatives : aux conditions de travail, à la durée de travail, la qualité de vie au travail et l’équilibre vie privée - vie professionnelle ; à l’emploi des travailleurs handicapés ; à la santé au travail ; à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes ; et aux modalités d’exercice du droit d’expression des salariés.
Les membres de la Direction et des services RH ont accès à l’ensemble des données.

Lors de la mise en place du comité économique et social, ses membres titulaires et suppléants disposeront d’un accès à l’ensemble des données.
Art. 6.2 Support
Les informations contenues dans la Base de données économiques et sociales seront, à la date de signature de cet accord, tenues à disposition des élus sur un support papier mentionnant dans son intitulé sa date de mise à jour. 
Ce support est susceptible d’évoluer vers un support informatique. 
Art. 6.3 Modalités d’accès, de consultation et d’actualisation de la BDES
Le support papier contenant les informations de la Base de données économiques et sociales sera remis aux élus par l’employeur, en mains propres ou par email sous format pdf, dans les délais précisés à l’article 5 du présent accord.

En cas d’évolution vers un support informatique, un avenant au présent accord pourra être conclu afin de préciser les modalités d’accès, de consultation et d’actualisation de l’outil.

Art. 6.3 Confidentialité
Les documents confidentiels seront mentionnés comme tels. La durée de confidentialité sera explicitement mentionnée par l’employeur.
Il est rappelé aux élus et Délégués syndicaux le cas échéant qu’ils sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la BDES revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur.

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TITRE 4 – DISPOSITIONS FINALES
Art. 7.1 Durée de l’accord et révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être révisé à la demande de l’une ou l’autre des parties signataires au moment du renouvellement des instances représentatives du personnel, de la mise en place d’un support BDES informatique, en cas de modifications législatives ou réglementaires ou de difficultés de mise en œuvre rendant nécessaire l’évolution de son contenu.

Art. 7.3 RGPD

En l’absence de données nominatives, les informations contenues dans la BDES n’ont pas à être visées dans le registre de traitement des données.
Néanmoins, si les modalités de transmissions ou le contenu de la BDES venaient à évoluer, les parties conviennent de veiller au strict respect des dispositions relatives au RGPD.

Art. 7.3 Formalités de dépôt et de publicité

Le présent avenant fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6, D.2231-4 du Code du travail soit sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et un exemplaire (version sur support papier signée par les parties) au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne Billancourt.

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du code du travail, l’accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale (accessible sur le site Légifrance) dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable. Ils sont publiés dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. A cette fin, une version Word « .docx » rendue anonyme (sans noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques) sera transmise à l’administration sauf si la législation venait, avant le dépôt du présent accord, à imposer une autre modalité, auquel cas la Société s’y soumettrait.
Après la conclusion du présent accord, les Parties peuvent acter qu'une partie de la convention ou de l'accord ne doit pas faire l'objet de la publication sur la base de donnée nationale. En pareille hypothèse, cet acte, ainsi que la version intégrale de l'accord et la version de l'accord destinée à la publication, sont joints au dépôt prévu à l'article L. 2231-6 du code du travail. La Société peut occulter les éléments portant atteinte à ses intérêts stratégiques.
En outre, un exemplaire original sera établi pour chacune des Parties signataires.
Un exemplaire du présent accord est remis aux délégués du personnel.
Un avis sera communiqué, par tout moyen, aux salariés. Il sera tenu à la disposition des salariés sur l’intranet de l’entreprise.
Un avis sera affiché sur les panneaux réservé à la communication du personnel et tenu à la disposition des salariés sur l’Intranet de la Société.



Adopté à la majorité de ses membres titulaires.


Fait à Montrouge, Le 28 mars 2019

	

	


Annexe 1
CONSULTATION SUR LES ORIENTATIONS STRATEGIQUES DE L’ENTREPRISE : détail des informations à produire




Annexe 2
CONSULTATION SUR LA SITUATION ECONOMIQUE ET FINANCIERE DE L’ENTREPRISE : détail des informations à produire


Ces données portent sur l’année précédente. Les informations relatives à l’année en cours et les éléments prévisionnels disponibles dans le rapport de gestion sont également communiqués.


Annexe 3
CONSULTATION SUR LA POLITIQUE SOCIALE DE L’ENTREPRISE : détail des informations à produire


Sauf indication contraire, ces informations portent sur l’année écoulée.


Annexe 4
CALENDRIER ANNUEL INDICATIF DES CONSULTATIONS