ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
DE L’UES “SID – SOREPS – JD HOLDING – CAMFI”


ENTRE : 

1) , Société Anonyme à conseil d’administration au capital de 160.000 Euros, immatriculée au RCS de Créteil sous le n° 682 036 496, dont le siège social est situé, représentée par 

ET

2) Société Anonyme Société anonyme à conseil d’administration au capital de 40.000 euros, immatriculée au RCS de Créteil sous le n°  dont le siège social est, représentée par,

ET

3), Société par actions simplifiée à associé unique au capital de 4.000.000 Euros, immatriculée au RCS de Créteil sous le n°, dont le siège social est situé représentée ………………….., ET

4) Société par actions simplifiée au capital de 37.000 euros, immatriculée au sous le n°, dont le siège social est situé représentée par.

D’une part,


ET :

- Le syndicat 
- Le syndicat 
D’autre part,

Ci-après désignés ensemble « les Parties »


****
IL A ETE CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT : 

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) de l’UES "" peuvent avoir lieu par voie électronique.

Dans la perspective de ces futures élections qui se tiendront au cours de l’année 2019, les Parties du présent accord d’entreprise ont initié un processus de négociation relatif à la mise en place d’un scrutin électronique.

Les Parties conviennent de l’opportunité de recourir au vote électronique pour l’organisation des membres du CSE et ce, dans le respect des dispositions légales en la matière.

En effet, la répartition des électeurs sur le territoire français rend complexe l’organisation de ces élections et la mise en place de bureaux de vote. Le recours au vote électronique facilite le processus de vote pour l’ensemble des salariés de l’UES et dès lors, favorise le bon fonctionnement du processus électoral.

Il est toutefois primordial que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature d’un accord distinct du protocole préélectoral organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.


ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

A titre liminaire, il est rappelé que le présent accord a pour seul objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles organisées au sein de l’UES et de définir un cahier des charges à cet effet. 

Il n’a pas vocation à se substituer au protocole d’accord préélectoral prévu par l’ article L. 2314-5 et suivants du Code du travail, lequel fera l’objet d’une négociation ultérieure entre les Parties, aux fins de définir, notamment, le calendrier des opérations électorales, la composition des collèges électoraux, la répartition des sièges à pourvoir, les modalités de constitution des bureaux de vote, etc.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

 1.1 MODALITES DE VOTE

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote par internet, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la direction, en concertation avec les organisations syndicales.

Expertise du système de vote proposé par le prestataire

Le prestataire fournira un rapport d’expertise indépendant attestant du respect des prescriptions légales et règlementaires et ce conformément à l’article  R.2314-9 du Code du travail.

Cette expertise est destinée, notamment, à vérifier que le système de vote prévu assure la confidentialité des données transmises, la sécurité de l’adressage des moyens d’identification, de l’émargement et du dépouillement des votes.

Cette expertise permettra également de vérifier que les données relatives aux électeurs inscrits ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés.

L’expertise est réalisée par un organisme tiers et le rapport d’expertise sera transmis aux organisations syndicales. 


1.2 MODALITES DES ELECTIONS

1.2.1 Etablissement des fichiers

Dans le cadre de la préparation des élections, la direction des ressources Humaines de l’UES établira, à destination du prestataire, un fichier des électeurs constitué à partir des listes électorales, afin que soit délivré à chaque électeur un moyen d’authentification lui permettant :
De s’identifier et de prendre part au vote,
De compléter la liste d’émargement. 

Les données pouvant être enregistrées à l’occasion de ces élections sont les suivantes : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, entreprise de rattachement au sein de l’UES, adresse postale.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.


1.2.2 Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera ultérieurement défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant les jours et horaires d’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix), en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 

Par ailleurs, sur chaque site de l’UES, un ordinateur en libre-service sera mis à la disposition des salariés électeurs pour leur permettre d’accéder au site sécurisé des élections. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps consacré à cet effet n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

1.2.3 Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. 

Pour ce faire, les membres des bureaux de vote auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

1.2.4 Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : nom et prénom des électeurs ayant voté, entreprise de rattachement au sein de l’UES, collège d’appartenance, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

1.3 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

1.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats enregistreront les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et, le cas échéant, l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. 

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes proposées. 

ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les salariés de cette nouvelle technique de vote.

Assistance aux électeurs 

Une notice d'information précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne (annexée au matériel de vote) sera adressée à chaque salarié avant l’ouverture du premier tour de scrutin, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant désigné à cet effet au sein de la Direction. Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour de scrutin, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire et dont lui seul aura connaissance.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra y accéder.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Chaque vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du Code du travail, les données relatives à l’identification des électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts et isolés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne sera hébergée par le prestataire. Le processus de séparation de ces fichiers mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

2.3 MISE EN PLACE D’UNE CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE 

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Le prestataire mettra à disposition de l’UES les personnes aptes à assurer une surveillance effective pendant toute la période d’ouverture du scrutin.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique sera chargée de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé,
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

En cas de besoin, la cellule d’assistance technique mettra en place le dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.

2.4 OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT 

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin, conformément aux dispositions de l’article R. 2314-15 du Code du travail. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes détenues par les membres des bureaux de vote désignés à cet effet. Ces derniers devront actionner publiquement le processus de dépouillement.  

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

ARTICLE 3 CONSERVATION DES DOCUMENTS EN CAS DE CONTENTIEUX 

En cas d’action contentieuse engagée et jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les données seront conservées sous scellés par le prestataire afin que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée.

A l’expiration des délais de recours ou après l’intervention d’une décision de justice devenue définitive, le prestataire devra procéder à la destruction des fichiers, supports manuels ou informatisés, stockant les informations saisies lors de l’organisation du scrutin. 

ARTICLE 4 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il sera communiqué aux Instances Représentatives du personnel de l’UES et un exemplaire sera mis à la disposition du personnel, au sein des établissements 
L’Accord est établi en 6 exemplaires. L’UES procèdera à son dépôt via la plateforme en ligne TéléAccords, lequel accord sera transmis ensuite à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte).

La partie la plus diligente remettra également un exemplaire de l’Accord au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion.


Fait à Créteil, le 2019, en 6 exemplaires.