ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE


ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société TRENCH FRANCE SAS, Société par Actions Simplifiée au capital de 10 693 504 € inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de MULHOUSE sous le n° 945 753 002 et dont le siège est situé à SAINT-LOUIS (68300) – 16 rue du Général Cassagnou.

Ladite Société représentée par … agissant en sa qualité de Président et … agissant en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

d’une part,


L’organisation syndicale CFE CGC représentée par … Délégué Syndical,
L’organisation syndicale FO 68 représentée par … Délégué Syndical,
L’organisation syndicale CGT représentée par … Délégué Syndical,

d’autre part.


IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :


L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, l’Entreprise a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. 

Les informations et témoignages recueillis ont conforté l’Entreprise dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, l’Entreprise a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.


CECI EXPOSE, L’ENTREPRISE A CONVENU DE CE QUI SUIT :

Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.

Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Définition et choix du moyen de vote électronique
L’Entreprise convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’Entreprise décide de ne pas recourir à une solution développée en interne et que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 
L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur l'intranet de l'entreprise lorsqu'il en existe un.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.


Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Expertise indépendante et formalités CNIL 
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. 
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).

Information et formation
L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. 
En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.


Déroulement des opérations de vote
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection, l’Entreprise engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, soit trois jours, point que le Protocole d’Accord Pré-électoral, qui a pour vocation de définir l’ensemble du processus électoral, reprécisera.
Pour les électeurs présents sur le site, les votes s’effectuent obligatoirement au sein du bureau de vote qui sera localisé en Salle 3, Bâtiment administratif, 1 er étage, le Protocole d’Accord Pré-électoral le reprécisera. Ce bureau de vote sera équipé de trois ordinateurs.
Ainsi que le précisera le courrier personnalisé qui sera adressé aux électeurs, une assistance sera disponible sur site dans le bureau de vote, ainsi qu’à distance grâce à un numéro téléphonique dédié.
Seuls les électeurs absents du site auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, via tout terminal usuel, en se connectant au site de vote en suivant les informations qui leur seront transmises en même temps que leurs identifiants et leurs mots de passe.
Il sera demandé à ces salariés potentiellement absents du site, à savoir ceux dont l’absence est d’ores-et-déjà connue ou prévisible, de se signaler auprès du Gestionnaire. Ces salariés absents seront contactés en temps utile soit avant le 30 octobre 2019, en vue de leur poser la question de savoir s’ils préfèrent recevoir les instructions et identifiants par courrier postal ou par email auquel cas il leur sera demandé de communiquer leur adresse email personnelle s’ils le souhaitent et/ou de contacter la hotline pour ré-édition des identifiants et mots de passe via la procédure sécurisée mise en place par le prestataire.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du Protocole d’Accord Pré-électoral.

Caractéristiques du site de vote 
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. 
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. 
Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
La veille du scrutin tout comme la veille du second jour de scrutin, il sera diffusé aux électeurs un message de rappel à propos de l’élection.



Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. 
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 
Il sera déposé conformément aux dispositions de l’article D 3313-1 du code du travail en ligne sur le site officiel  , accompagné des pièces exigées par les textes légaux et réglementations européennes, au plus tard 15 jours suivant sa date limite de conclusion.
Cet accord sera déposé auprès de la DIRECCTE en deux exemplaires dont une version sur support papier signé des parties et une version sur support électronique.
Un exemplaire sera également transmis au Greffe du Conseil de Prud’hommes de MULHOUSE.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à SAINT-LOUIS, le 16 octobre 2019,
En 6 exemplaires originaux.
Pour l’organisation syndicale FO 68			       Pour la Société TRENCH FRANCE SAS 
…				       		       …
Délégué Syndical						       Directeur des Ressources Humaines



Pour l’organisation syndicale CGT
…
Délégué Syndical