Protocole d’accord préélectoral pour l’élection du CSE 2019

ENTRE LES SOUSSIGNEES :
La Société ASF, Société à Responsabilité Limitée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’ARRAS, sous le nombre B 407 997 162, dont le siège social est Rue des Frères Lumière 62880 VENDIN LE VIEIL, représentée par Monsieur XXXXX, Directeur des Ressources Humaines
Ci-après dénommée « la société »
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales suivantes :
- L’organisation syndicale CGT, représentative au sein de la société et représentée par Mme XXXX, Mme XXXX, et Mme XXXX, Déléguées Syndicales,
- L’organisation syndicale FO, représentative au sein de la société et représentée par Mme XXXX, Mme XXXX, et Mme XXXX, Déléguées Syndicales,
- L’organisation syndicale SUD, représentative au sein de la société et représentée par Mme XXXX, Mme XXXX, et Mme XXXX, Déléguées Syndicales,
- L’organisation syndicale CFDT, représentée par Mr XXXX, Mr XXXX, dument mandatés à cet effet.



SOMMAIRE
IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT : 
Préambule :

Le présent protocole a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection du Comité Social et Economique devant intervenir en 2019. 
Conformément à l’accord d’entreprise relatif aux modalités d’organisation des élections professionnelles par vote électronique, les élections du CSE auront lieu par voie électronique selon les modalités définies au présent accord. 

Effectif de l'entreprise - Nombre de sièges à pourvoir - Collèges électoraux

Effectifs de l’entreprise et répartition par catégorie : 
Les parties constatent que l'effectif global de l'entreprise est de 1990,46 salariés répartis de la manière suivante :


Nombre de sièges à pourvoir : 
Lors des négociations de l’accord de dialogue social du 29/03/2018, les parties s’étaient accordées sur le fait que lors des négociations du protocole d’ accord préélectoral, il conviendrait d’adapter le nombre d’élus au CSE afin d’améliorer l’efficacité de l’instance. Ainsi, l’article 1.4 de l’accord de dialogue social prévoit que « lors des négociations du protocole d’accord préélectoral, les parties s’engagent à réduire de 4 le nombre de sièges au CSE prévu par la loi tout en garantissant le volume global d’heures de délégation afférent à l’effectif de l’entreprise ».
Compte tenu de l'effectif de l’entreprise, et en application des dispositions de l’accord de dialogue social précitées, le nombre de sièges à pourvoir est de 17 titulaires et 17 suppléants. Chaque titulaire disposera, en application des dispositions conventionnelles précitées, de 33 heures de délégation/mois.

Répartition des sièges entre les collèges
Les sièges à pourvoir se répartissent de la manière suivante entre les collèges :


Dates et heures des élections des représentants du personnel

Les dates retenues pour les élections sont les suivantes :
-  1er tour des élections : le jeudi 25 avril 2019 de 9 heures à 17 heures
Le dépouillement des votes du 1er tour et génération des résultats aura lieu le jeudi 25 avril 2019 à 17h
-  2e tour des élections : le jeudi 9 mai 2019 de 9 heures à 17 heures
Le dépouillement des votes du 2nd tour et  la génération des résultats aura lieu le jeudi 09 mai 2019 à 17h

Salariés électeurs - Constitution et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 16 ans et ayant au moins 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 25 avril 2019, a droit de vote.
Les listes électorales de chaque collège seront arrêtées par la direction des ressources humaines à la date du premier tour des élections, soit le 25 avril 2019. Elles indiqueront les nom et prénom, l'ancienneté dans l'entreprise et la date de naissance de chaque électeur.
Elles seront affichées sur les panneaux réservés à l'entreprise le 20/02/2019. 
La Direction transmettra au prestataire les listes électorales au 1er tour au plus tard le 10/04/2019. La liste des électeurs reste inchangée pour le second tour.

Candidatures des salariés - Listes de candidats

Conditions d’éligibilité
Conformément aux dispositions légales, tout salarié âgé de 18 ans et ayant au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le 25 avril 2019, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient. Il est rappelé que la présentation de candidats au premier tour est réservée aux organisations syndicales et que les candidatures sont libres au second tour.

Dates limite de dépôt des listes de candidats
La Direction affichera un appel le à candidatures pour le premier tour le 20/02/2019.
Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants. Un mandat exprès est exigé pour déposer les listes au premier tour.
Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du scrutin, les listes de candidats du premier tour seront communiquées à la direction des ressources humaines au plus tard le 04/03/2019, à 12 heures. Cette communication peut être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, le cachet de la Poste faisant foi, ou par dépôt contre récépissé auprès de la direction des ressources humaines (auprès de XXXX ou XXXX).
Les listes de candidats seront affichées par la direction des ressources humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 05/03/2019.
La Direction transmettra au prestataire les listes de candidats au 1er tour au plus tard au 10/04/2019.
Si un second tour est nécessaire, la direction des ressources humaines affichera avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. L’affichage de l’appel à candidatures pour le second tour sera effectué dès le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour, soit le 26/04/2019.
Les listes de candidats pour le second tour devront être communiquées à la direction au plus tard le 29/04/2019 à 12 heures selon les mêmes modalités de dépôt qu’au premier tour. 
Les listes de candidats seront affichées par la direction des ressources humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 30/04/2019.
La Direction transmettra au prestataire les listes de candidats au 2e tour le 29/04/2019 après 12 heures.
Il est rappelé que les listes de candidats ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.
A cet égard, la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège et la répartition des sièges entre hommes et femmes sont les suivantes :


Dans le collège 1, les listes doivent être composées de 4 hommes et 11 femmes. 
Dans les collèges 2 et 3 dans lesquels un seul siège est à pourvoir, le candidat peut être indifféremment un homme ou une femme.
Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Campagne électorale 

Propagande électorale des candidats

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts,…
Les professions de foi, destinées à être adressées aux électeurs  avec les documents d’information sur les élections, devront être remises à la direction des ressources humaines (auprès de XXXX ou XXXX) à la date limite de dépôt des listes de candidats, soit au plus tard le 18/03/2019 à 12 heures pour le premier tour et au plus tard le 29/04/2019 à 12 heures pour le second tour. 
Ce dépôt des professions de foi doit être doublé d’un envoi par mail au format PDF.
Les professions de foi seront également consultables en ligne sur le site de vote par les électeurs : aussi, les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur, sur une ou deux pages d’un poids maximum de 2 Mo et sans lien hypertexte pour que le téléchargement soit rapide pour l’électeur.
Les organisations syndicales doivent transmettre, à la même date que les listes de candidats, un logo JPEG qui sera mis en ligne sur le site de vote électronique pour permettre aux électeurs d’identifier leur liste. L’espace permettant d’afficher le logo sera de même dimension pour toutes les listes. 
La Direction se charge de la reproduction de la propagande électorale qui sera jointe aux courriers papiers avec les codes d’accès personnels.
Les professions de foi seront consultables en ligne les jours de scrutin sur le site de vote électronique.

Principe de neutralité les jours de scrutin

Afin de ne pas influencer la libre détermination des électeurs et garantir la sincérité du scrutin, les parties conviennent que la campagne électorale cessera la veille du scrutin à 24h, soit le 24 avril 2019 à minuit (et le 08 mai 2019 à minuit en cas de second tour). 
La propagande électorale dans l’entreprise est interdite le jour du scrutin, sous quelle que forme que ce soit, notamment la distribution de tracts, les communications syndicales par réseaux sociaux, le port de signe syndical (chasuble, drapeau, badge, autocollant, …).

Délégués de liste

Un représentant de chaque liste de candidats (appelé délégué de liste), salarié de l’entreprise et électeur, peut assister aux opérations électorales : un délégué de liste peut être désigné par chaque liste pour superviser l’ensemble des opérations électorales. Le temps passé par les  délégués de liste au déroulement des élections est rémunéré comme temps de travail.
Chaque liste transmettra à la Direction des Ressources Humaines (auprès de XXXX ou XXXX) le nom des délégués de listes, au plus tard le 18 avril 2019 à 12 heures pour le premier tour, et au plus tard le 02 mai 2019 à 12 heures pour le second tour. 
La direction de l'entreprise désigne un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales sur chaque bureau de vote.
   



Vote électronique

Le recours au vote électronique est ouvert par l’accord d’entreprise relatif aux modalités d’organisation des élections professionnelles par vote électronique.
La société prestataire XXXX a été choisie pour organiser les élections 2019.
Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans un cahier des charges annexé à la décision.
En outre, la Direction a mandaté un expert judiciaire indépendant, la société XXXX, qui procédera à l’expertise du système de vote retenu dès que la solution de vote sera intégralement figée et ne nécessitera plus de modification de paramétrage. 
Un rapport d’expertise sera remis à la Direction des ressources humaines dès la finalisation des travaux de l’expert judiciaire.


 Modalités du vote électronique

Envoi des identifiants aux électeurs
Chaque électeur recevra avant le vote, par envoi postal envoyé à son domicile, un courrier précisant :
-l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote 
- ses codes d'accès personnels et confidentiels : seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe
- Une notice explicative pour voter en ligne. 
Cet envoi sera effectué par le prestataire au plus tard le 18/04/2019 pour le premier tour, et le 03/05/2019 en cas de second tour. 
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien vers le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections avec leur identifiant et mot de passe.

Vote électronique à distance ou sur place 
Les électeurs peuvent voter électroniquement sur place et/ou à distance selon leur collège et leur site de rattachement : 
Collège 1 pour les sites de Vendin le Vieil et Lens : 
Dans la mesure où tous les électeurs ne disposent pas d’un ordinateur équipé d’un accès internet, et afin de permettre à l’ensemble des électeurs de pouvoir exprimer leur vote, les électeurs du collège 1 rattachés aux sites de VENDIN LE VIEIL et LENS auront la possibilité de voter sur place dans l’entreprise. Pendant la période d’ouverture du scrutin, l’entreprise mettra en place un bureau de vote sur place : 
Vendin le Vieil : salle de pause dite fitness. 
Lens : salle de pause.
Ces bureaux de vote seront équipés d’isoloirs en nombre suffisant contenant une tablette tactile avec une connexion au site sécurisé du prestataire.

Collège 1 pour les collaborateurs ayant un autre lieu de travail que Vendin le Vieil et Lens, Collège 2 et collège 3 : 
Les électeurs des autres collèges (collège 2 et collège 3) ainsi que les électeurs ducollège 1 basé sur un autre lieu de travail autre que Vendin le Vieil ou Lens, voteront électroniquement à distance : ils pourront voter électroniquement de leur poste de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Synthèse : 





 Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.


 Modalités d'accès au serveur de vote

Codes d’accès
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse du site de vote communiquée, soit .
Après avoir saisi l’URL dans la barre d’adresse de son navigateur internet, l'électeur devra, pour s’authentifier, renseigner :
son code d’accès et son mot de passe imprimés sur son courrier
ainsi qu’un code secret non imprimé sur son courrier : ce code sera sa date de naissance. 
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour les élections des membres du CSE titulaires et suppléants. Il pourra alors procéder à son choix (choisir une liste complète, raturer des candidats, voter blanc). La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Il dispose de la faculté de solliciter un accusé de réception qui lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, et ce pour chaque scrutin.
Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

En cas de perte ou d'oubli de ses codes, l’électeur aura la possibilité d’obtenir ses codes de la manière suivante : 
En cas de perte, l’électeur pourra au choix contacter la hotline du prestataire ou se déclarer directement en ligne.  L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant : 
-	ses Nom et Prénom
-	son département de naissance
-	sa date de naissance
-	son code postal de résidence
-	son matricule

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l'électeur.

Par ailleurs, pour les électeurs du collège 1 relevant du bureau de vote de VENDIN LE VIEIL ou LENS : l’électeur se présente au bureau de vote. Après avoir justifié son identité par la présentation d’une pièce d’identité, les membres du bureau de vote lui remettent ses codes de connexion sous enveloppe fermée, ceci afin d’en garantir la confidentialité.

Assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse Email : XXXXX@XXXX ou par téléphone (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès).
Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser au service ressources humaines.

Descellement - Dépouillement - Procès-verbaux – Résultats

Les opérations de dépouillement seront effectuées par le  bureau de vote centralisateur, sous l'autorité du président du bureau avec la  présence des assesseurs, des délégués de liste, de deux représentants de l'employeur, et d’un ou plusieurs représentants de la cellule d’assistance technique du prestataire.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n'est plus accessible aux électeurs. Le président annonce la clôture du scrutin.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote : descellement,
dépouillement dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité,
Impression et signature des procès-verbaux pré-remplis : Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, et  signe les procès-verbaux. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Proclamation des résultats.
Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de représentation.
Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint.
A l’issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote qui ont réalisé les opérations de scellements des urnes électroniques procèdent au descellement en saisissant leurs clés définies au scellement pour desceller l'élection.
Le processus de descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour accéder aux résultats et aux listes d’émargement. Ils  contrôlent et signent les PV de résultats. Les résultats sont proclamés par le président oralement.
Les résultats seront affichés par la Direction des ressources humaines, le lendemain de chaque tour, sur les panneaux réservés aux communications.
Les résultats de chaque scrutin seront consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau et établi en plusieurs exemplaires :
un exemplaire pour la Direction ;
un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats à l’adresse de leur fédération ;
un exemplaire pour chaque organisation syndicale signataires du protocole d’accord préélectoral (à l’issus de la proclamation des résultats ou dans les 3 jours suivants par mail en version électronique);
deux exemplaires qui seront communiqués à l’Inspection du travail dans les 15 jours suivant la tenue des élections ;
un exemplaire à l’opérateur désigné par le Ministre chargé du travail (conformément aux dispositions réglementaires applicables) : CTEP- TSA 79104 – 76934 Rouen Cedex 9.

Composition et mission des bureaux de vote 

Nombre et composition  
Un bureau de vote central : 
Il est constitué un bureau de vote centralisateur composé de deux électeurs parmi les plus âgés et de deux électeurs parmi les plus jeunes présents la veille du scrutin et le jour du scrutin pendant la totalité des opérations électorales et acceptants des différents collèges. Les 3 collèges seront représentés par ce bureau de vote.
La présidence appartient au plus âgé des membres du bureau de vote, sauf s’il se présente comme candidat.
Afin de garantir la sincérité du scrutin, les candidats aux élections ne peuvent pas être membre du bureau de vote.
Dans la mesure où certains les électeurs auront la possibilité de voter sur place sur le lieu de travail, deux autres bureaux de vote sont également constitués spécifiquement pour les accueillir sur site : 
Collège 1 sur VENDIN LE VIEIL 
Collège 1 sur LENS 
Les bureaux de vote physique comprennent deux électeurs parmi les plus âgés et un parmi les plus jeunes, présents le jour du scrutin de l’ouverture à la fermeture du bureau de vote.Rôle du bureau de vote 
Le bureau de vote centralisateur est chargé de l’ouverture du scrutin, de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.
Le bureau de vote physique explique si nécessaire le déroulé du vote électronique et fournit le cas échéant les enveloppes scellées contenant les codes d’accès, conformément à au dernier paragraphe de l’article 7.3.1. 
La direction fournit à chaque bureau de vote un exemplaire du présent protocole d'accord préélectoral.

Formation du bureau de vote
Conformément à l’accord sur le recours au vote électronique, les membres du bureau centralisateur de vote se verront dispenser une formation sur le système de vote électronique, avant l’ouverture du scrutin. Le bureau de vote centralisateur testera la plate-forme de vote électronique et procèdera à un scrutin à blanc lui permettant de s’assurer du bon fonctionnement de la plate-forme de vote. A l’issue de la validation complète de la plate-forme de vote par le bureau de vote, ce dernier procédera au scellement de la plate-forme de vote afin de garantir que c’est bien cette version logicielle qui sera utilisée durant le scrutin.
Le scellement des urnes électroniques internet a 3 effets : 
	- figer les données de l'élection (fichier électeurs, fichier candidats, professions de foi, paramétrage global de votre élection)
	-  remettre tous les compteurs d'urne à zéro
	- créer la clé globale de chiffrement de votre élection (pour le chiffrement du bulletin de vote)
Il sera réalisé 1 scellement global qui scellera toutes les urnes électroniques en une fois : urnes « titulaires » + urnes « suppléants ».
Le processus de scellement nécessite la saisie de 4 clés numérique à 6 positions par les membres du bureau de vote dans l’interface logicielle de XXXXX (outil du prestataire). Les 4 clés peuvent être indifféremment réparties suivant la composition du bureau de vote.


Calendrier récapitulatif des opérations électorales



Durée et publicité du présent protocole d'accord préélectoral

Le présent protocole d'accord est conclu pour les élections du comité social et économique fixée pour le 1er tour au jeudi 25 avril 2019 et pour le 2nd tour au jeudi 09 mai 2019.
Il sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la direction à l'Inspection du travail du siège de l'entreprise.
Il sera consultable par l'ensemble des salariés sur les panneaux d’affichage de l'entreprise.

Dispositions finales :

Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée pour les élections du CSE intervenant en avril et mai 2019.
Il prend effet au lendemain de son dépôt auprès de la DIRECCTE des Hauts de France. 

Révision de l’accord :
L’une ou l’autre des parties signataires pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes : 
Toute demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires et comporter outre les indications des dispositions  de la révision demandée, les propositions de remplacement.
Dans un délai maximum de 3 mois à compter de la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la modification du présent accord.
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant de révision ou, à défaut d’aboutir dans un délai de trois mois, seront maintenues. 
Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qui le modifie.


Dénonciation de l’accord :
Le présent accord pourra être dénoncé moyennant le respect d’un préavis de trois mois par une ou l’autre des parties signataires selon les modalités suivantes :
toute dénonciation devra être notifiée à l’autre partie par lettre recommandée avec AR adressée à chacun des signataires et déposée auprès de la DIRECCTE et du Greffe du  Conseil des Prud’hommes de Lens. 
une nouvelle négociation devra alors être engagée à la demande de l’une des parties dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation.
L’accord continuera de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de  l’accord qui lui est substitué  ou à défaut pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis tel que prévu ci-dessus. 

Dépôt de l’accord :
Le présent accord sera conclu en 7 exemplaires originaux, un pour la Direction et un pour chacune des organisations syndicales signataires.
La Direction procédera aux formalités de publicité telles que prescrites par les dispositions légales :
Pour 2 exemplaires dont une version déposée en ligne sur la plateforme téléaccords de la DIRECCTE des Hauts de France ;
Un dépôt en 1 exemplaire auprès du Secrétariat de Greffe du Conseil des Prud’hommes de LENS.

La Direction procédera aussi à la notification prévue par la loi à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et ce, par l’intermédiaire d’un courrier recommandé avec AR ou en remise en main propre contre décharge.
Fait à Vendin-le-Vieil, le 04  février 2019
En 7 exemplaires