ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU
 VOTE ELECTRONIQUE

ELECTIONS DES MEMBRES AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE






Entre les soussignés :

La Société DOLLE, dont le siège social est situé 45, rue d’Illzach à 68260 KINGERSHEIM, représentée par Madame ………. agissant en qualité de Présidente, dont le numéro de SIRET est le suivant : 32880200400015
D’une part,


Et,


L’organisation syndicale représentative Force ouvrière, représentée par ……………………
D’autre part.

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus. 

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :


PREAMBULE

Dans le cadre de la loi 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique (publiée au Journal Officiel du 22 juin 2004), du décret 2007-602 du 25 avril 2007 complété par un arrêté de la même date, les parties signataires du présent accord ont convenu d’un commun accord d’aménager le processus des opérations électorales au sein de la société DOLLE en recourant au vote électronique afin de faciliter les opérations matériels de vote et de dépouillement. 
L’ordonnance 2017-1386 du 22 septembre 2017 a autorisé le recours au vote électronique pour l’élection du Comité social et économique (« CSE »), le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017 étant venu préciser les conditions dans lesquelles un tel vote peut être valablement organisé.
La conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur dans le respect des dispositions légales applicables et des recommandations de la CNIL.




SOMMAIRE








ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de la société DOLLE et électeurs aux élections des membres du comité social et économique. 

ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 

Les modalités du système de vote électronique mis en œuvre en exécution du présent accord garantissent le respect des principes généraux du droit électoral.

2.1 Expertise indépendante 

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales conformément à l’article R 2314-9 du Code du travail. L’expertise préalable doit permettre d’assurer le bon fonctionnement du système de vote électronique, à priori et à posteriori.

L’expertise couvre l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin, l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote.

2.2 Déclaration auprès de la CNIL 

Le système de vote électronique nécessitant le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 sera soumis aux formalités préalables auprès de la CNIL.

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise sont tenues informées par l’employeur de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL (article R 2314-11 du Code du travail).

2.3 Formation des représentants du personnel 

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu (article R 2314-12 du Code du travail).

2.4 Recours à un prestataire extérieur 

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, spécialisé dans le développement du vote électronique, à savoir AKG SOLUTIONS (ci-après dénommé « le prestataire »). 

Le prestataire s’engage contractuellement sur le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :

vérification de l’identité de l’électeur (confidentialité et liberté de vote) ;
anonymat et secret du vote ;
sincérité et intégrité du vote,
unicité du vote.


2.5 Cellule d’assistance technique

Conformément à l’article R 2314-10 du Code du travail, une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place. 

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet ;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courrier et par téléphone au cours du vote. Chaque salarié disposera également d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.


2.6 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections de la délégation au CSE, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. 

Les organisations syndicales intéressées ont été invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le présent accord sera annexé audit protocole d’accord préélectoral.


ARTICLE 3 : DEROULEMENT DU VOTE ELECTRONIQUE 

3.1 Etablissement des listes électorales

A des fins de préparation de l’élection de la délégation du personnel au CSE par le biais du vote électronique, les listes électorales seront transmises au prestataire extérieur.
Ce traitement aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.
L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que des professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise.
Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes :
noms et prénoms des inscrits ;
date d’entrée dans l’entreprise ;
date de naissance ;
collège d’appartenance.
Sont destinataires de ces informations : 
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, salariés habilités de la Direction des ressources humaines ;
pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, salariés habilités de la Direction des ressources humaines ;
pour les listes de candidats : électeurs, syndicats, salariés habilités de la Direction des ressources humaines ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou salariés habilités de la Direction des ressources humaines.

3.2 Lieu et temps de scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative, au plus tard la veille du premier tour, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Avant toute opération de vote, le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisation de ses codes d’accès. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantir l’unicité de son vote.

La saisie de ces trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, celui-ci fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. 


3.3 Dysfonctionnement informatique

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.4 Garanties de sécurité et de confidentialité

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, du prestataire mettant en place le vote. 

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.


3.5 Dépouillement et résultats

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.
Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs à défaut d’accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.


ARTICLE 4 : APPLICATION DE L’ACCORD 

Le présent accord est conclu pour la durée des élections de la délégation du personnel au CSE dans le cadre du renouvellement des mandats qui s’achèvent le 30 juin 2019 et en cas d’éventuelles élections partielles en cours de mandat.


ARTICLE 5 : REVISION DE L’ACCORD 

Chaque partie signataire, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée motivée aux autres parties.

Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitution. Dans un délai maximum d’un mois à compter de la demande de révision, les parties se rencontreront pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel avenant de révision.

Si la demande de révision est motivée par une modification des dispositions légales, réglementaires ou de la convention collective nationale de branche mettant en cause directement les dispositions du présent accord, des discussions devront s’engager dans les 2 mois suivant la publication de l’arrêté d’extension, du décret ou de la loi.

Toute modification fera l'objet d'un avenant dans les conditions et délais prévus par les dispositions légales.


ARTICLE 6 : PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord donnera lieu à dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi de MULHOUSE et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de MULHOUSE.


Fait à KINGERSHEIM le 16 mai 2019

Signatures précédées de la mention manuscrite « Lu et approuvé » :

Délégué syndical Force ouvrière
Monsieur …. 


Madame …..
PDG