PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL
POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE
TEREOS SERVICES EUROPE


Entre les soussignés :

TEREOS SERVICES EUROPE, Groupement Européen d’Intérêt Economique, au capital de 10 000,00 €, ayant son siège social 11, rue Pasteur à Origny Sainte-Benoîte (02390), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saint Quentin sous le numéro 841 611 866, représentée par ……………… agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines, dûment habilité à cet effet, ci-après dénommée l’« Entreprise » ;



D’une part,

Et

les organisations syndicales :
C.F.E.-C.G.C.	représentée par ……………,
C.F.D.T.	non représentée,
C.F.T.C.	non représentée,
C.G.T.	non représentée,
F.O.	non représentée,
ci-après dénommées les « Organisations syndicales »,

D’autre part,

Ci-après dénommées collectivement les « Parties » et dûment habilitées à la négociation et à la signature du présent protocole.

Préambule

Le présent protocole d’accord pré-électoral est conclu en vue de l’élection des membres du Comité Social et Economique de l’Entreprise, conformément aux dispositions légales en vigueur.


ARTICLE 1 - EFFECTIF DE L’ENTREPRISE 

Les Parties constatent que l’effectif moyen de l’entreprise au cours des douze derniers mois précédant le 10 Octobre 2019 est de 40,9 salariés.
Cet effectif est établi conformément aux dispositions de l’article L. 1111-2 du Code du travail et se décompose suivant les catégories professionnelles de la façon suivante :
16,6 Employés
21,3 Agents de maîtrise et techniciens
3,0 Ingénieurs et cadres


ARTICLE 2 - NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR, REPARTITION ET CREDIT D’HEURES

2.1 : Nombre et répartition des sièges

Conformément à l'article L. 2314-1 du Code du travail, il est élu autant de représentants suppléants que de titulaires.
Compte tenu de leur effectif, les deuxième et troisième collèges sont fusionnés dans le cadre de cette élection. Les votants sont ainsi répartis en deux collèges et la répartition des sièges entre les collèges est la suivante :


2.2 : Crédits d’heures

Conformément à l’Article R.2314-1 du Code du travail, les futurs membres du CSE disposeront, individuellement, des crédits d’heures mensuels suivants :


Les Parties signataires conviennent également que pour toute utilisation de ses heures de délégation, chaque membre du CSE devra prévenir son responsable hiérarchique, par tout moyen, au moins 3 (trois) jours ouvrés à l’avance, afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de son service. Néanmoins, il sera toutefois possible de déroger à cette règle en cas de réunion extraordinaire du CSE à l’initiative de la Direction, compte tenu du court délai imposé aux membres du CSE, ou de circonstances exceptionnelles.


ARTICLE 3 – ORGANISATION, DATE DES ELECTIONS ET DUREE DU MANDAT

Compte tenu du nomadisme de certains collaborateurs, du déploiement de nouvelles formes de travail (télétravail) et de l’utilisation généralisée d’internet au sein de l’entreprise, les élections se dérouleront exclusivement par vote électronique.

La date des élections pour le premier tour de scrutin est fixée pour l’ensemble des collèges au 5 Décembre 2019. Les heures figurant sur le présent protocole correspondent au fuseau horaire de Paris.

L’organisation du scrutin sera la suivante :
Formation du bureau de vote, scrutin à blanc et scellement de la plateforme de vote 1er tour : 8h00
Ouverture du scrutin 1er tour : 8h30
Fermeture du scrutin 1er tour : 17h30 
Dépouillement des votes 1er tour et génération des résultats : 17h35




Un second tour de scrutin sera organisé en cas d'absence totale ou partielle de candidature syndicale, dans le cas où les sièges n’auraient pas été intégralement pourvus à l’issue du 1er tour ou enfin, ou si le quorum n'a pas été atteint.

En cas de second tour, la date est fixée au 20 Décembre 2019.

L’organisation du scrutin sera alors la suivante :
Formation du bureau de vote, scrutin à blanc et scellement de la plateforme de vote 2ème tour : 8h00
Ouverture du scrutin 2ème tour : 8h30
Fermeture du scrutin 2ème tour : 17h30 
Dépouillement des votes 2ème tour et génération des résultats : 17h35 

En application des dispositions prévues par l’article L.2314-33 du Code du Travail, la durée légale du mandat des membres du Comité Social et Economique élus est quatre ans.


ARTICLE 4 - ELECTORAT

Le personnel électeur est réparti en deux collèges :

En application de l’article L.2314-18 du Code du Travail, est électeur tout salarié répondant aux conditions prévues par la loi à la date du premier tour de scrutin et notamment ayant une ancienneté d’au moins trois mois, âgé de 16 ans révolus et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques.

Les salariés mis à disposition peuvent quant à eux être électeurs, à condition d’être présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice, d’y travailler depuis au moins un an et d’avoir acquis une durée de présence dans l’entreprise utilisatrice de douze mois continus.

Les salariés mis à disposition seront informés par l’entreprise qui les emploie, contactée à cette fin par l’Entreprise, de leur faculté d’exercer leurs droits de vote soit :
au sein de l’entreprise qui les emploie ;
au sein de l’Entreprise.

Ils feront connaître le choix à la Direction de l’Entreprise avant le 20 Octobre 2019.





ARTICLE 5 - ELIGIBILITE

Conformément à l’article L2314-19, pour être candidat aux fonctions de membre du Comité Social et Economique, il faut répondre aux conditions suivantes :
être électeur ;
avoir 18 ans révolus ;
travailler depuis un an au moins dans l'Entreprise ;
ne pas être conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, soeur ou allié au même degré du chef d'entreprise. 

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature. 

En tout état de cause, les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles.


ARTICLE 6 - ETABLISSEMENT DES LISTES ELECTORALES ET DES CANDIDATS

6.1 - Liste électorale

La liste électorale de chaque collège sera arrêtée par la Direction des Ressources Humaines à la date du premier tour des élections.

La liste électorale de chaque collège sera disponible pour consultation par voie d’affichage et au bureau des Ressources Humaines le 8 Novembre 2019 au plus tard. Elle précisera le nom, prénom, ancienneté, la date de naissance et l’appartenance à l’établissement de chaque électeur.

Les éventuelles mises à jour des listes électorales feront l’objet d’un nouvel affichage. Aucune mise à jour ne sera plus réalisée à compter du 29 Novembre 2019 à 17 heures.

6.2 - Liste des candidats

Les Organisations Syndicales telles que précisées à l’article L.2314-5 du Code du Travail, seules habilitées à présenter des candidats au premier tour, communiqueront leurs listes de candidats, établies par collège en distinguant Titulaires et Suppléant, à partir du jour de la signature du présent protocole et au plus tard vendredi 15 Novembre 2019 à 17h00, à la Direction des Ressources Humaines, par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre récépissé.

Pour l’éventuel second tour, les listes de candidats devront être déposées au plus tard Mardi 10 Décembre 2019 à 17h00, à la Direction des Ressources humaines, par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre récépissé.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction, sur ses panneaux, l’après-midi de la date limite de dépôt.

De plus, conformément à l'article L 2314-30 du Code du travail : 
Les listes comportant plusieurs candidats seront composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale ;



Les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes ;
Lorsque l'application de la première règle ci-dessus n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire ;
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Ces règles s'appliquent aux listes de candidats Titulaires comme aux listes de candidats Suppléants.

Les listes de candidats indiqueront le collège et le type de siège concerné (titulaire ou suppléant), les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation, leur appartenance syndicale le cas échéant.

Un même collaborateur pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant.

Pour le premier tour, il est rappelé que seules les listes présentées par les organisations syndicales seront admises.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle devra être communiquée lors du dépôt des listes.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l'élection par les organisations syndicales seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

Au second tour, sont admises les listes présentées par toutes les Organisations Syndicales, les Organisations non syndicales, ainsi que les candidats libres.

Les listes des candidats peuvent comprendre moins de noms que de sièges à pourvoir, mais en aucun cas ne peuvent comprendre un nombre de candidats supérieur à celui des sièges à pourvoir.


ARTICLE 7 – LIMITATION DU NOMBRE DE MANDATS SUCCESSIFS

Les parties signataires conviennent de limiter à trois le nombre de mandats successifs pour un même représentant au comité social et économique.


ARTICLE 8 – PROPAGANDE ELECTORALE

La propagande électorale antérieure au premier tour de scrutin est réservée aux organisations syndicales ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats à l'issue du premier tour.


Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

Les professions de foi, destinées à être adressées aux salariés concernés par le vote par correspondance, devront être remises à la Direction des Ressources Humaines avant le Vendredi 15 Novembre 2019 pour le premier tour, et avant le Mardi 10 Décembre 2019 pour le second tour.

Chaque candidat ou organisation syndicale est responsable de la reproduction de sa propagande électorale et devra remettre à la Direction un nombre suffisant de professions de foi par liste.


ARTICLE 9 – BUREAU DE VOTE

L’élection se déroule par collège et l’organisation matérielle du scrutin est à la charge de l’employeur qui doit assurer le secret du vote et le bon déroulement du scrutin.

Les deux tours se déroulent dans les mêmes conditions. Il est constitué un bureau de vote par collège électoral.

Chaque bureau de vote sera composé de la façon suivante :
Président : salarié le plus âgé du collège, présent et acceptant (un salarié candidat ne pouvant présider le bureau de vote) ;
Assesseur : salarié le plus jeune du collège, présent et acceptant ;
Assesseur : salarié le plus ancien du collège, présent et acceptant.

Le volontariat sera privilégié, en cas de nécessité du personnel sera requis.

Ce bureau sera effectivement constitué 48 heures au moins avant le scrutin.

Le temps passé par les membres des bureaux de vote à l’accomplissement de leur mission sera rémunéré comme temps de travail.

Pourront assister également aux différentes opérations : 
un représentant dûment mandaté de chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats et le cas échéant, au second tour, les candidats libres ;
l’employeur ou son représentant dès lors qu’il observe une stricte neutralité ;
les électeurs pour le temps nécessaire au vote. 

Il appartient au Président de chaque bureau de vote d’annoncer la clôture du scrutin et de faire procéder au dépouillement.

Les différents bureaux assureront le dépouillement, la rédaction des Cerfa et l’établissement des procès-verbaux prévus à cet effet.

Les résultats seront proclamés par le Président dès la clôture des scrutins.

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction des Ressources Humaines sur les panneaux réservés à l'entreprise dès la proclamation des résultats.




Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n'a pas été atteint.

Compte tenu de l’accord sur le recours au vote électronique, les membres du bureau de vote recevront une formation, sur le système de vote électronique, avant l’ouverture du scrutin.

Le bureau de vote testera la plateforme de vote électronique et procèdera à un scrutin à blanc lui permettant de s’assurer du bon fonctionnement de la plateforme de vote.

A l’issue de la validation complète de la plateforme de vote par le bureau de vote, ce dernier procédera au scellement de la plateforme de vote afin de garantir que c’est bien cette version logicielle qui sera utilisée durant le scrutin.

Le scellement des urnes électroniques internet a 3 effets : 
figer les données de l'élection (fichier électeurs, fichier candidats, professions de foi, paramétrage global de votre élection) ;
remettre tous les compteurs d'urne à zéro ;
créer la clé globale de chiffrement de votre élection (pour le chiffrement du bulletin de vote).

Il sera réalisé un scellement global qui scellera toutes les urnes électroniques en une fois : urnes « titulaires » et urnes « suppléants ».

Le processus de scellement se fera selon les dispositions déterminées par le prestataire sélectionné.


ARTICLE 10 - VOTE ELECTRONIQUE

Comme mentionné à l’article 3, seul le vote électronique sera retenu dans le cadre des présentes élections.

La Direction de l’Entreprise charge une société prestataire de l’organisation de ce scrutin électronique et des démarches associées de transmission à chaque électeur des informations relatives au vote et des codes d’accès à la plateforme de vote électronique.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans un cahier des charges annexé au présent accord.

Il appartient à l'employeur ou à son représentant de prendre les mesures nécessaires pour assurer le bon déroulement du scrutin.

10.-1 Le matériel de vote

Chaque électeur recevra à son domicile avant le premier tour de scrutin, parmi son matériel de vote, l’URL d’accès du site de vote permettant l’accès au scrutin ainsi que ses codes d’accès personnels et confidentiels.

L’envoi des matériels de vote sera fait le Mercredi 20 Novembre 2019 pour le 1er tour, et le Mercredi 11 Décembre 2019 pour le second tour en affranchissement prioritaire.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.



Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire sera mis à la disposition des électeurs par l'Entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants.

10.2 Les modalités du vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre d’arrivée de la liste à la Direction des Ressources Humaines.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse du site de vote communiquée.

Le déroulement est le suivant :
Après avoir saisi l’URL dans la barre d’adresse de son navigateur internet, l'électeur devra saisir les identifiants figurant sur son courrier ainsi qu’un code secret non imprimé sur son courrier ;
Ce code secret sera sa date de naissance au format JJMMAAAA ;
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix : choisir une liste complète, raturer des candidats ou voter blanc.

Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

En cas de perte, l’électeur pourra au choix contacter la hotline du prestataire ou se déclarer directement en ligne. L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant : 
ses nom et prénom
son département de naissance


sa date de naissance
son code postal de résidence
son matricule

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l'électeur.

10.3 Le scellement

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection)
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.

10.4 L’assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin telle que définie à l’article 3 du présent protocole d’accord, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par mail ou par téléphone (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès).

Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser au service des ressources humaines.


ARTICLE 11 - DESCELLEMENT – PROCES-VERBAUX – RESULTATS

Il appartiendra au Président de chaque bureau de vote d’annoncer la clôture du scrutin. Le site de vote électronique ne sera plus accessible aux électeurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées sous l'autorité du Président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l'employeur ou son représentant.

Le processus de dépouillement est le suivant :
-	clôture du site internet de vote,
-	déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote : descellement,
-	dépouillement dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants,
-	calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
-	téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des éléments d’établissement de la représentativité,
-	Impression et signature des procès-verbaux pré-remplis,
-	Proclamation des résultats.

Lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de représentation.


Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint.

A l’issue des opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote qui ont réalisé les opérations de scellement des urnes électroniques procèdent au descellement en saisissant chacun leurs clés.

Le processus de descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour accéder aux résultats et aux listes d’émargement. Ils contrôlent et signent les PV de résultats. Les résultats sont proclamés par le président oralement.


ARTICLE 12 – CONTESTATIONS

En application des articles L 2314-25 et L 2324-23 du code du travail, le Tribunal d’instance est saisi des contestations par voie de simple déclaration au Secrétariat-Greffe. Cette déclaration n’est recevable que si elle est faite :
dans les trois jours suivant la publication de la liste électorale en cas de contestation sur l’électorat ;
dans les quinze jours suivant l’élection en cas de contestation sur la régularité de l’élection. 


ARTICLE 13 – RESULTATS, PROCES VERBAUX ET AFFICHAGE

Il sera dressé un procès-verbal de scrutin dès que les opérations de dépouillement seront terminées. Celui-ci sera établi en plusieurs exemplaires :
un exemplaire pour la Direction ;
un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats à l’adresse de leur fédération ;
un exemplaire pour chaque organisation syndicale signataire du protocole d’accord préélectoral ;
un exemplaire destiné à l’affichage ;
deux exemplaires qui seront communiqués à l’Inspection du travail dans les 15 jours suivant la tenue des élections ;
un exemplaire à l’opérateur désigné par le Ministre chargé du travail (conformément aux dispositions réglementaires applicables) : CTEP- TSA 79104 – 76934 Rouen Cedex 9.

Les résultats seront affichés par la Direction des Ressources Humaines, le lendemain de chaque tour, sur les panneaux réservés aux communications.


ARTICLE 14 – DEPOT LEGAL DU PROTOCOLE PREELECTORAL

Le présent protocole d’accord est conclu à durée déterminée, uniquement pour la durée des élections 2019 du Comité Social et Economique de l’Entreprise.

Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent protocole servirait de référence.

Conformément à la législation applicable, le présent accord est établi en nombre suffisant d’exemplaires originaux pour être remis à chacune des Parties signataires.



Il sera également transmis à la DIRECCTE ainsi qu’au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes conformément aux dispositions des articles L 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Il sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage.


Fait à Lille, le 10 Octobre 2019.



	Pour TEREOS SERVICES EUROPE	Pour les Organisations Syndicales
	……………………
		Pour la C.F.D.T



		Pour la C.F.T.C.



		Pour la C.G.T.



	Pour F.O.



		Pour la CFE-CGC
		…………………





ANNEXE
CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

CONTEXTE

En Décembre 2019, l’entreprise procèdera à l’élection de ses instances représentatives du personnel.

L’objectif du dispositif de vote électronique exclusif de toute autre forme de vote est de :
Faciliter le vote des personnels itinérants, en déplacement exceptionnel, en télétravail ou absent des locaux pour quelque cause que ce soit le(s) jour(s) du (des) scrutin(s), et donc accroître la participation ;
Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement ;
Maîtriser les coûts « cachés » de ce type d’opération (masse salariale du personnel affecté à la tenue permanente des bureaux de vote, logistique relative à la préparation du scrutin (urnes, isoloirs,…).

Le calendrier retenu pour l’élection des membres du Comité Social et Economique de TEREOS SERVICES EUROPE s’établit comme suit :
1er tour le 5 Décembre 2019 ;
2ème tour, le cas échéant, le 20 Décembre 2019.


PREAMBULE

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprisses de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007l – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.

Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles a été retenu par la direction de l’entreprise et les organisations syndicales. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Ce cahier des charges précise les exigences de TEREOS SERVICES EUROPE pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections au comité d’entreprise et des délégués du personnel.





Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure ;
La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

Les élections professionnelles mettant en place le Comité Social et Economique correspondront au découpage suivant :
Collège : Employés
Collège : Techniciens, Agents de maîtrise, Ingénieurs et Cadres


EXPRESSION DU BESOIN

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH. Dans l’éventualité d’un 2ème tour, cet ordre reste inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Société en concertation avec les organisations syndicales sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :
L’arrêté N°2007-602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,
Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.
Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.

En particulier, on notera :
Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,




La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes.
La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote.
La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi.
Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),
Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue.
Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,
Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris près le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,
Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,
La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de TEREOS SERVICES EUROPE veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système,
Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple),
La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales,
La formation des représentants CE-DP, des Délégués syndicaux et des membres du bureau de vote,
Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),
La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession, 
L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,
L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,
En cas d’accord d’entreprise le permettant, l’accès (seulement) au nombre de votants pendant le scrutin,
La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.
La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés seront propriété du prestataire qui pourra, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir d’ici dans les cas précisés plus haut. 
L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,



Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral.
Moyens d’authentification : chaque électeur recevra avant le 1er tour et le 2nd tour éventuel des élections, à leur domicile, par courrier simple et par mail, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur aura connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels seront renouvelés dans l’hypothèse d’un 2nd tour. 
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

CONTEXTE JURIDIQUE

Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :
Décision de l’employeur validant le recours au vote électronique
Signature d’un protocole d’accord préélectoral
Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales
Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

TEREOS SERVICES EUROPE confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

La description de la mission ainsi que les conditions financières seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.

Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.

Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à TEREOS SERVICES EUROPE dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.





Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à TEREOS SERVICES EUROPE devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.