Protocole d’accord relatif aux moyens mis à disposition et réservés au Comité Social Economique et aux Organisations Syndicales de la CPAM du Hainaut



Entre d’une part,

La Direction de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Hainaut représentée par 
Monsieur XXX, son Directeur

Et d’autre part,

 Les Organisations Syndicales représentatives à la CPAM du Hainaut, représentées par leurs délégués syndicaux :

XXXX et XXXX, 	CGT
XXXX et XXXX,		CFDT
 XXXX et XXXX,		FO

	
Il a été conclu le présent accord : 


Préambule

En vertu de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès précisant les moyens mis à disposition ainsi que l’utilisation d’un espace dédié sur l’INTRANET aux membres élus du CSE et aux organisations syndicales dans l’organisme.

Ces dispositions remplacent les dispositions des deux protocoles d’accords suivants :

Accord sur les  de la Cpam du Hainaut, et
Accord sur la mise à disposition d'un espace INTRANET réservé aux Organisations Syndicales. 

Ces accords cessent effectivement de produire leurs effets et sont rendus caduques par la mise en place du Comité Social et Economique, et ce, à la date du premier tour des élections des membres représentants le personnel au CSE, soit le 4 avril 2019. 
	

Article 1 : Objet et champ d’application 

Le présent accord décrit :

Les moyens mis à disposition des membres du CSE et des Organisations Syndicales, et
L’espace qui leur est dédié sur le réseau et sur l’Intranet. 

Ils leur permettront de fonctionner conformément aux dispositions prévues par la loi, de diffuser des publications ou des tracts de nature syndicale, et ainsi de remplir leurs missions auprès du personnel de la CPAM du Hainaut.

Il est rappelé que cet accord ne permet en aucun cas la diffusion de messages ou tracts syndicaux via la messagerie interne professionnelle.

Il est question :

De la mise à disposition d’un espace dédié sur Cepameno
De la mise à disposition de panneaux d’affichage, et
De la mise à disposition de locaux et de moyens matériels nécessaires à l’accomplissement de leur mission. 



Partie 1 : mise à disposition des moyens dédiés à la communication et l’information


Article 2 : Affichage dématérialisé via l’INTRANET 

Chaque organisation syndicale à la CPAM du Hainaut dispose d’un espace dédié sur l’INTRANET.

Il est convenu qu’un espace dédié au CSE soit également réservé dans l’INTRANET où sont mis en ligne 
Les PV de réunions de CSE
Les informations relatives aux Activités Sociales et Culturelles.


L’accès aux espaces réservés au CSE et à chaque OS est accessible à partir de la page d’accueil de l’INTRANET de l’organisme.
Ces espaces permettent de procéder à un affichage dématérialisé, accessible à l’ensemble du personnel de la CPAM du Hainaut.
La forme des affichages réalisés par ce canal doit respecter les prescriptions légales et les dispositions reprises dans le présent accord, à savoir :


 Conditions d’accès à INTRANET

Chaque organisation syndicale dans l’organisme au sens de l’article L2121-1 du code du travail dispose d’un accès à l’INTRANET à partir d’un micro-ordinateur de la CPAM du HAINAUT dont l’utilisation est sécurisée par carte agent.
La disponibilité du service est limitée aux heures et jours normalement travaillés. L’accès n’est pas possible depuis l’extérieur.

L’accès en modification/mise à jour est sécurisé par habilitation d’agents de la CPAM du HAINAUT nommément désignés par l’instance ou par chaque syndicat. 

Par défaut, l’accès à l’espace CSE est donné au secrétaire et au trésorier du CSE. En complément, les représentants du personnel au CSE désigneront, par courrier ou courriel adressé à la Direction, 4 représentants habilités à opérer la mise à jour du site pour l’espace intranet dédié aux ASC. 

Quant à l’espace réservé aux OS, chaque organisation syndicale pourra désigner au maximum 4 membres, élus ou non, habilités à mettre en ligne les informations syndicales. 

Les signataires s’engagent à communiquer le nom de ces personnes à la Direction  dans les 8 jours suivant la signature du présent protocole.
Toute demande de création, de modification ou de suppression d’habilitation est formulée par écrit, auprès du Directeur avec copie au pôle Relations Sociales, par le secrétaire du CSE ou par un représentant de l’organisation syndicale selon la situation. 





 La liberté d’accès à l’information syndicale

L’accès en consultation est libre pour les personnels de la CPAM du HAINAUT sous réserve qu’ils disposent d’une carte agent.

La Direction et les représentants du personnel s’engagent à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant ces espaces réservés.


 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’INTRANET

Les représentants du personnel ainsi que les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme. 


 Le contenu de l’espace syndical

Le contenu de l’espace INTRANET est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous leur entière responsabilité. 

A ce titre, les publications ne doivent contenir notamment ni injure, ni diffamation, et doivent assurer le respect de la vie privée, des bonnes mœurs, de la sensibilité, de la dignité humaine et du droit à l’image des personnes.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier le logo de l’organisme.


 Les conditions de mise en ligne 

Les organisations syndicales sont en mesure de procéder elles-mêmes à la mise en ligne de leurs publications sur Cepameno, le service Communication et la Direction ayant, tout de même, un droit de regard. 

Les mises à jour du site sont effectuées par les représentants habilités, pendant leurs heures de délégation, et sont communiquées simultanément à la Direction de l’organisme, aux adresses suivantes :

-	Au Directeur à l’adresse : 
-	Au pôle RS-GPEC à l’adresse : 


 La capacité du site

La surcharge réseau induite par la mise en ligne d’informations ne doit pas porter préjudice au fonctionnement global du système d’information de la CPAM du HAINAUT. A ce titre, les représentants du personnel et les organisations syndicales s’engagent à être et demeurer très attentifs au poids des fichiers mis en ligne.

Il n’est pas possible de publier des fichiers audio et vidéo. 

La CPAM du HAINAUT se réserve le droit d’intervenir directement sur le contenu des pages des représentants du personnel ou des organisations syndicales pour rétablir un fonctionnement correct du système d’information.

 Utilisation abusive 
En cas de non-respect des termes du présent accord, l’organisme adresse immédiatement aux membres concernés, une lettre par messagerie électronique leur précisant la nature exacte du différend.
Si  le désaccord persiste, une réunion est alors tenue, dans les 5 jours ouvrés à compter de la notification du désaccord, entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme ou les représentants du personnel ou des organisations syndicales peuvent décider de saisir la juridiction compétente.


Partie 2 : Sur la mise à disposition de panneaux d’affichage


Article 3 : Panneaux d’affichage  

3-1  Le nombre et lieux d’implantation des panneaux 

La Direction et les Délégués syndicaux s’entendent sur le fait de maintenir des panneaux pour :

- Les affichages du CSE à raison de 1 panneau dans chaque bâtiment principal (Siège, Rempart, Croix, Sangha, St Lazare, Forgeval)
  
-  Les affichages des organisations syndicales  à raison de :
1 panneau par syndicat dans chaque bâtiment principal (Siège, Rempart, St Lazare),
1 panneau commun aux organisations syndicales (Croix, Forgeval, Sangha).

Ces panneaux doivent être implantés conformément aux dispositions du Code du Travail sur un lieu de passage fréquenté par les membres du personnel.
Le détail de leur implantation est repris dans l’annexe du présent accord.


3-2  Taille et forme des panneaux 

Il s’agit de panneaux au format 85 cm X 59 cm, au minimum. Ils ne sont pas vitrés pour en faciliter l’accès aux  utilisateurs.

L’affichage sur ces panneaux est assuré par :
Les membres de chaque organisation syndicale pour ses panneaux,
Les élus du CSE pour les panneaux qui leur sont réservés. 



Partie 3 : Sur la mise à disposition de locaux et des moyens matériels nécessaires à l’accomplissement de leur mission


Article 4 : Locaux
  
Il est convenu que soient mises à disposition : 
Une salle pour chaque section syndicale légalement constituée au sein de l’entreprise,
Un local commun pour les autres sections syndicales,
Une salle pour les élus CSE et les commissions du CSE,
Ainsi qu’une salle sur chaque site principal pour permettre aux commissions locales relatives aux Activités Sociales et Culturelles de fonctionner. 

La répartition est reprise dans l’annexe du présent accord.
Les salles sont aménagées pour permettre aux membres du CSE ou aux organisations syndicales d’exercer leurs fonctions (bureaux, chaises, armoires fermant à clefs).
Il est, par ailleurs, prévu que le Département Gestion du Patrimoine intervienne dans le cadre de la maintenance et de la sécurité incendie des locaux. 


Article 5 : Moyens téléphoniques

Il est convenu que :

Chaque salle destinée aux sections syndicales soit dotée d’une ligne extérieure directe,
Chaque salle destinée à la gestion d’une commission locale du CSE (gestion des ASC) soit dotée d’une ligne interne avec accès direct (possibilité de joindre par un n° court).
La salle réservée aux membres du CSE et ses commissions soit dotée d’une ligne externe.


Article 6 : Moyens informatique et imprimantes

6-1 La répartition du matériel mis à disposition 

Le secrétaire du CSE, est doté d’un ordinateur portable, d’une imprimante et d’un matériel d’enregistrement destiné à faciliter la rédaction des PV de réunion. Ce matériel peut être mis à disposition du secrétaire de séance des Commissions le cas échéant.
Chaque salle destinée à une organisation syndicale est dotée d’un ordinateur et d’une imprimante ;
Les imprimantes seront rechargées en cartouche à raison de 2 par an par imprimante maximum,
Un ordinateur sera mis à disposition dans chaque salle réservée aux Activités Sociales et Culturelles du CSE (commissions locales),
Un ordinateur sera mis à disposition dans la salle réservée aux membres du CSE et ses commissions. 
Une imprimante permettant les impressions couleurs aux formats A3 et A4 sera mise à disposition de l’ensemble des organisations syndicales pour un usage partagé.
Compte tenu de la démarche RSO engagée par la CPAM du Hainaut concernant les impressions et notamment les impressions couleur, les organisations syndicales admettent qu’il devra en être fait un usage raisonnable.
Concernant les consommables : l’imprimante sera rechargée 1 fois par an et les organisations syndicales assureront un relevé mensuel des compteurs d’impression pour les transmettre au DRI et au DGRH.
La maintenance sera assurée par l’organisme.

Un pack office de base est installé sur chaque ordinateur fixe ou portable. Les différents ordinateurs permettent un accès à l’intranet et au réseau dans le respect des règles liées à la protection des données et du système de sécurité de l’information au sein de l’organisme.


6-2 L’accès au réseau

Un espace sera réservé, sur le réseau de la CPAM du Hainaut, à chaque organisation syndicale afin de lui permettre de sauvegarder ou partager des documents. 

Cet espace, disponible sur le groupement 9300 sera consultable par une liste de personnes désignées par chaque organisation syndicale.
A cet effet, des prises réseaux seront disponibles dans chaque salle destinée aux organisations syndicales et aux instances représentatives du personnel.

Les accès, par espace syndical, sont accordés limitativement à :
3 personnes en écriture (enregistrement et modification de documents) sur cet espace
10 personnes en lecture seule (sans possibilité de modifier ou enregistrer des documents)
Les Délégués syndicaux transmettront au pôle Relations Sociales la liste des personnes habilités à accéder à cet espace réseau en définissant le niveau d’habilitation.


6-3 Le cadre technique d’utilisation 

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme. 

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des représentants du personnel ou des organisations syndicales qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. 

L’organisation syndicale ou l’Instance Représentative du Personnel qui fait le choix de logiciels différents et d’accès internet autre que celui fournit par le biais du réseau en assume le coût tant pour l’installation que pour les abonnements et autres maintenances.
Enfin si l’installation d’une ligne internet externe devait engendrer des travaux, les locaux étant la propriété de la CPAM, l’accord préalable de la Direction est requis.


Partie 4 : Dispositions relatives aux déplacement des représentants du personnel


Article 7 : Déplacements au sein de l’entreprise

 
Le principe du libre déplacement des représentants du personnel dans et hors de l’entreprise, durant et en-dehors des heures de délégation est explicitement posé dans les dispositions légales.

- Pour les délégués syndicaux	Art L 2143-20 CT
- Pour les membres du CSE	Art L 2315-14 CT
- Pour les représentants syndicaux au CSE	Art L 2315-14 CT 	

Par conséquent, les représentants du personnel peuvent circuler librement dans l’organisme et  prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès d’un agent à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter une gêne importante à l’accomplissement du travail de l’intéressé. De plus, en cas d’intervention dans un service, le responsable doit être prévenu et informé de l’objet et du temps estimé de l’intervention.


Article 8 : Prise en charge des frais de déplacement – réservation de véhicule CPAM

Conformément aux dispositions de  l’article 6 de l’accord national du 23 juillet 2015 relatif aux frais de déplacements, les frais de déplacement des représentants des organisations syndicales nationales engagés à l’occasion de la participation à une réunion d’une instance prévue par la convention collective, ou lors d’une négociation nationale, ainsi que de toute réunion à l’initiative de l’Ucanss, sont prises en charge par l’Ucanss dans les conditions prévues à l’article 4-1 du protocole d’accord du 1er février 2008, sur les bases de l’accord de 2015 sur les frais de déplacement.
En outre, les frais de déplacement sont pris en charge par la CPAM du Hainaut sur la base du même accord de 2015 quand un représentant du personnel participe à une réunion sur convocation de son employeur.
Dans tous les cas les transports en commun doivent être privilégiés.
Dans le cas des réunions sur convocation de la Direction de la CPAM du Hainaut, la réservation d’un véhicule caisse est envisageable sous réserve de disponibilité.
En dehors de ce cas de figure les représentants du personnel ne sont autorisés à utiliser les véhicules caisses que :
de manière très exceptionnelle,
si le déplacement se limite à un déplacement inter sites CPAM,
et si le véhicule est disponible (pas de réservation actée au planning de réservation la veille du déplacement).



Dispositions diverses


Article 9 : Durée, révision et dénonciation de l’accord 

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être révisé ou dénoncé à la demande d’une des parties signataires dans le respect des dispositions prévues par les articles L 2222-5 et L 2222-6 du Code du travail.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales. Toute modification fera l’objet d’un avenant qui se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord.

La dénonciation pourra s’effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires, 3 mois avant chaque échéance annuelle.



Article 10 : Publicité de l’accord

Cet accord s’appliquera sous réserve de l’agrément prévu par l'article L123-2 du code de la Sécurité Sociale et une fois les formalités de dépôt remplies, à savoir conformément aux articles L2231-5 et suivants du Code du travail :

Notification aux parties signataires
Transmission à la Direction Régionale des Entreprises, de la Consommation, de la Concurrence, du Travail et de l’Emploi (Direccte)
Dépôt d'une copie de l'avenant au greffe du conseil des prud'hommes du lieu de sa conclusion
Mise en ligne de la version électronique

L'accord ne sera opposable qu'une fois l'ensemble des formalités réalisées et lorsque l'employeur en aura fait la publicité dans l'entreprise. 








Fait à Valenciennes, le 

En 5 exemplaires.


Pour la CPAM du HAINAUT
	
Le Directeur								
	

								

XXXX	
		

Pour les Délégués syndicaux


XXXX et XXXX CGT





XXXX et XXXX, CFDT





XXXX et XXXX, FO

























Annexe – Accord Moyens CSE et OS


REPARTITION DES PANNEAUX (Art 3-1 du présent accord)

Affichages du Comité Social et Economique :

1 panneau dans chaque bâtiment principal :
Siège = entrée du personnel 
Rempart = couloir RDC menant de l’entrée du personnel à l’ascenseur 
Croix =  entrée du personnel, niveau -1
Sangha = entrée du personnel à proximité de l’ascenseur 
St Lazare = couloir entrée du personnel
Forgeval = à l’entrée du service 

Affichages des syndicats légalement constitués dans l’entreprise :

1 panneau par syndicat dans les bâtiments ci-dessous :
Siège = entrée du personnel 
Rempart = couloir RDC menant de l’entrée du personnel à l’ascenseur 
St Lazare = couloir entrée du personnel

1 panneau commun aux organisations syndicales dans les bâtiments ci-dessous :
Croix =  entrée du personnel, niveau -1
Sangha = entrée du personnel à proximité de l’ascenseur 
Forgeval = à l’entrée du service


REPARTITION DES SALLES (art 4 du présent accord)

Salles affectées aux Organisations syndicales en fonction du lieu de rattachement du DS :

Pour le syndicat CFDT : Valenciennes, place de la République 2ème étage - Salle n°6
Pour le syndicat CGT : Valenciennes, place de la République 2ème étage - Salle n°7
Pour le syndicat FO : Valenciennes, place de la République rez-de-chaussée - Salle n°1

Salle affectée aux Organisations syndicales non représentatives dans l’entreprise :

Sans objet

Salles affectées aux Commissions locales ASC du CSE :

Pour le site de Cambrai : Salle située au niveau 0, bâtiment rue St Lazare.
Pour le site de Maubeuge :	Salle située à Sangha, 2ème étage.
Pour le site de Valenciennes : Place de la République rez de chaussée - Salle n°2

Salle affectée au CSE et ses Commissions :

1 salle commune :	Valenciennes, place de la République rez de chaussée - Salle n°2