Protocole d’accord préélectoral relatif à l’élection du comité social et économique 

Entre les soussignés :

L’Association APAJH Aude, dont le siège social est situé 135 rue Pierre Pavanetto – ZA de Cucurlis – 11000 CARCASSONNE représentée par M…. agissant en qualité de président,

Ci-après dénommée « l'Association » ou « l'Employeur » ;

D’une part,

Et : 
L’organisation syndicale CFDT représentée par M. …, en sa qualité de Délégué syndical,
L’organisation syndicale CGT représentée par Mme …, en sa qualité de Déléguée syndicale, en présence de M. …, représentant de l’UD CGT Aude,
L’organisation syndicale FO représentée par M. …, en sa qualité de Délégué syndical, en présence de M. ADIVEZE, secrétaire départemental de Force Ouvrière,
L’organisation syndicale CFTC représentée par M. …, en sa qualité de représentant de l’UD CFTC 11,

Ci-après "les Organisations syndicales signataires" ;

										D’autre part.
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Conformément aux dispositions de l'article L2311-2 du Code du travail, un comité social et économique doit être mis en place au sein de l'association APAJH Aude.

Par courrier et diffusion d’un document en date du 26/09/2019 la direction a invité les organisations syndicales intéressées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral destiné à organiser l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique.

Au terme d’une réunion de négociation qui s’est tenue le 17 octobre 2019 au siège social de l’association, les parties ont conclu le présent protocole.

Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles. 

Article 1 : Objet
Le présent protocole d'accord préélectoral a pour objet de définir les modalités d'organisation des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de l'association.

Il est renvoyé aux dispositions légales et conventionnelles, et en particulier aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles, concernant les thèmes qui ne seraient pas traités dans le cadre du présent protocole d'accord.
Article 2 : Dates, heures et lieu des scrutins
Le premier tour des élections aura lieu du 2 décembre 2019 à partir de 8 heures au 5 décembre 2019 jusqu’à 16h00.

Dans l'hypothèse où un second tour devra être organisé, en raison de l’absence de quorum ou d’une carence totale ou partielle de candidatures, il se tiendra du 16 décembre à partir de 8 heures au 19 décembre 2019 jusqu’à 16h00. 

Pendant les périodes d'ouverture du vote, les salariés pourront voter en tout lieu au moyen d'un smartphone, d'une tablette ou d'un ordinateur connecté à internet.

Il est précisé que pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'association dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Article 3 : Effectif, sièges, collèges
Les parties constatent que l’effectif de l’entreprise, tel qu’il résulte des dispositions légales en vigueur, est de 416,07 ETP.

En conséquence :
3.1 Nombre de membres à élire
Le nombre de siège à pourvoir est de 12. Il y a donc lieu d'élire :
 
3.2 Répartition du personnel dans les collèges électoraux
Le personnel est réparti en trois collèges composés :
Pour le premier, par les ouvriers et employés, soit un effectif de 138,32 ETP ;
Pour le second, par les techniciens, agents de maîtrise et assimilés soit un effectif de 224,34 ETP, 
Pour le troisième, par les chefs de service, ingénieurs, cadres et assimilés, soit un effectif de 53,41 ETP.
3.3 Proportion de femmes et d'hommes dans chaque collège
COLLEGE 1 : Ouvriers et employés
 

COLLEGE 2 : Techniciens et agents de maîtrise


COLLEGE 3: Chefs de service, ingénieurs, cadres et assimilés
 

La proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral s’établit donc dans les conditions suivantes :
3.4 Détermination des sièges
Les parties conviennent de répartir les sièges entre les collèges dans les conditions suivantes : 

Article 4 : Règles d'électorat et d'éligibilité
4.1 Salariés électeurs
Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs les salariés de l’entreprise qui à la date fixée pour le premier tour des élections : 
Sont âgés de 16 ans révolus ;
Ont travaillé 3 mois au moins dans l'entreprise ;
N’ont fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Sont également électeurs, les salariés mis à disposition de l’entreprise qui y sont présents depuis au moins 12 mois continus et ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de l’entreprise.
Enfin, ne sont pas électeurs les salariés de l’entreprise mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.
4.2 Salariés éligibles
Conformément aux articles L2314-19 et L2314-23 du Code du travail, sont éligibles : 
Les électeurs,
Âgés de dix-huit ans révolus,
Et travaillant dans l'association depuis un an au moins,
À l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Article 5 : Listes électorales
Les listes électorales seront établies par la Direction de l’association pour chacun des collèges et comporteront :
Les nom et prénom des salariés électeurs ;
Leur âge et ancienneté à la date du premier tour des élections.

Les listes électorales seront affichées sur des panneaux réservées à cet effet le 22 octobre 2019.
Article 6 : Candidatures
6.1 Présentation des candidatures
Au cours du premier tour :
 

Au cours du second tour :
 

Toute candidature réceptionnée après la date limite ne pourra être retenue.

Les listes devront être communiquées par courrier électronique avec accusé de réception (permettant de fixer avec certitude leur date de réception) à l’adresse du secrétariat du directeur général :    ……
6.2 Établissement des listes de candidatures
Les listes de candidatures précisent :
L’organisation syndicale qui présente la liste ;
La nature du mandat : titulaire ou suppléant ;
Le collège auquel elles se rapportent.

Les listes peuvent comporter un nombre de candidats égal ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir. En aucun cas, elles ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur.

Les doubles candidatures qui consistent pour une même personne à se porter candidat en tant que titulaire et suppléant au sein de son collège pour une même fonction sont admises.

Cependant, en cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant qui est subsidiaire. Les candidats élus comme titulaires seront réputés ne pas avoir été candidats aux fonctions de suppléants. Il ne sera plus tenu compte de leur candidature lors du dépouillement.

Dans l’hypothèse d’un second tour, ces règles demeurent applicables à l’exception, pour les listes de candidats libres, de la mention de l’organisation syndicale présentant la liste.

Les organisations syndicales souhaitant déposer une liste commune s’engagent à informer l’employeur et les électeurs, lors du dépôt de la liste, de la répartition des suffrages qu’elles entendent appliquer entre elles. A défaut d’indication expresse, la répartition des suffrages se fera à parts égales.
6.3 Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Conformément à l’article L. 2314-30 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 
Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.
6.4 : Organisation éventuelle d’un second tour

Dans l’hypothèse, au premier tour, de l’absence de quorum ou d’une carence totale ou partielle de candidature, un second tour sera organisé du 17 au 19 décembre 2019.

Par conséquent, la Direction de l’association diffusera un document en vue de l’appel à candidature le 5 décembre 2019, en précisant pour chaque collège concerné le nombre de sièges à pourvoir. 

Sauf si de nouvelles listes sont présentées par les organisations syndicales, dans les conditions énumérées précédemment, les listes présentées au premier tour seront automatiquement maintenues pour le second tour.

Des candidatures libres pourront être formulées à l’occasion du second tour.
6.5 : Information du personnel

Par diffusion d’un document en date du 26 septembre 2019 le personnel a été informé de l’organisation des élections professionnelles. 

Il sera, en outre, procédé, le 22 octobre 2019 à la diffusion d’un document :
Informant le personnel des conditions d’organisation des élections professionnelles ;
Comportant un appel à candidature.

Dans l’hypothèse d’un second tour, cette diffusion sera renouvelée le 5 décembre 2019.

Le personnel sera également informé de la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral.
Article 7 : Propagande électorale
Une propagande électorale pourra être effectuée par les organisations syndicales dans le respect des règles légales.

Chaque organisation syndicale participant à la négociation pourra réunir les salariés de l’association pour organiser une réunion d’information syndicale sur le thème relatif aux attributions et au fonctionnement du CSE.

L’organisation de cette réunion se fera dans le ou les établissements choisis par les organisations syndicales participant à la négociation, en concertation étroite avec les directeurs des établissements concernés.

Cette réunion pourra se tenir une fois pendant une heure, prise sur le temps de travail et comptabilisée en temps de travail effectif pour permettre aux salariés en poste d’y participer. Chaque salarié ne bénéficie que d’une heure sur le temps de travail.

Pour les représentants du personnel et syndicaux, animant cette réunion dans leur périmètre, le temps de trajet et le temps passé dans cette réunion d’information syndicale d’une heure seront considérés comme temps de travail effectif et rémunérés comme tel. Ils ne s’imputeront pas sur le crédit d’heure.
Article 8 : Bureaux de vote
8.1 : Composition du bureau de vote
Un bureau de vote est constitué pour chaque collège électoral. 
 
Le bureau de vote se compose de trois électeurs appartenant au collège concerné :
Les deux électeurs les plus âgés du collège électoral acceptant la fonction ;
L’électeur le plus jeune du collège électoral acceptant la fonction.

La Présidence du bureau de vote revient à l’électeur le plus âgé. Néanmoins, les signataires conviennent, par référence aux usages électoraux, que la présidence du bureau de vote ne peut être occupée par un candidat.
Les deux autres membres du bureau de vote disposent de la qualité d’assesseur. 

Dans l’hypothèse où un membre du collège électoral refuse d’occuper les fonctions au sein du bureau de vote qui lui sont dévolues en application du critère d’âge (salarié le plus âgé ou le plus jeune), les fonctions seront alors proposées au salarié du collège électoral qui répond immédiatement, après le salarié ayant opposé son refus, au critère d’âge.

Chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste, choisi parmi les électeurs de l’entreprise, pouvant assister aux opérations électorales à condition de ne pas en perturber le déroulement.

Les candidats aux élections peuvent eux aussi assister aux opérations électorales à condition de ne pas en perturber le déroulement.

L’association a la possibilité de désigner un représentant assistant, dans le respect strict du principe de neutralité, aux opérations électorales.

8.2 : Missions du bureau de vote et du Président
Le bureau de vote :
Veille au bon déroulement des opérations électorales ;
Se prononce provisoirement sur les difficultés qui s'élèvent touchant les opérations électorales et consigne les éventuels incidents révélés en cours de scrutin ;
Vérifie et signe le procès-verbal des élections résultant du vote électronique

Un exemplaire du présent protocole d’accord préélectoral ainsi que du cahier des charges annexé sera remis aux membres du bureau de vote.
Article 9 : Vote électronique
Le recours au vote électronique est prévu par décision de l’employeur du 16 octobre 2019.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s'inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales : le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.

En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ainsi qu'aux prescriptions de la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

En particulier :

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et réglementaires préalablement à sa mise en place.
Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges.

L’employeur doit disposer d’un accès au dispositif de vote en tant qu’organisateur.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne doivent être cryptés de telle sorte que le prestataire ne puisse pas en prendre connaissance de quelque manière que ce soit.

Une cellule d’assistance technique doit être mise en place pour veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire doit fournir une formation aux membres du bureau sur le système de vote électronique, soit par téléphone, soit par visioconférence.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées au prestataire suivant : AGRUME SAS, 110, avenue Barthelemy Buyer, 69009 Lyon, RCS de Lyon, n°827 730 532.

Un cahier des charges annexé au présent protocole d'accord comporte la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 10 : Nombre de mandats successifs
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour quatre ans.

Les fonctions de ces membres prennent fin par le décès, la démission, la rupture du contrat de travail, la perte des conditions requises pour être éligible. Ils conservent leur mandat en cas de changement de catégorie professionnelle.
Article 11 : Proclamation des résultats
Chaque bureau de vote proclame les résultats.

Les membres du bureau remplissent et signent les procès-verbaux d'élection, dont un exemplaire sera transmis : 
À l'inspection du travail ;
Aux organisations syndicales ayant présenté des candidats lors du premier tour ou ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral ;
Au Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP).

Les résultats définitifs des élections seront affichés par la Direction sur les panneaux prévus à cet effet.

Article 12 : Durée et publicité
Le présent protocole d'accord est conclu uniquement pour les élections du comité social et économique dont le premier tour est prévu le du 2 au 5 décembre 2019 et le second tour du 16 au 19 décembre 2019, ainsi que pour les éventuelles élections partielles qui pourraient intervenir ultérieurement.

Il est établi et signé en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation, outre un exemplaire original qui sera transmis à l'inspection du travail.

Un exemplaire ou une copie du protocole sera mis à disposition des membres du personnel qui souhaiteront en prendre connaissance auprès du service des ressources humaines ou de la direction de l'association.

Fait à Carcassonne, le 17 octobre 2019

En 6 exemplaires originaux

La déléguée syndicale C.G.T.					Le délégué syndical C.F.D.T.
…								…





Le délégué syndical F.O.					Le représentant de l’UD CFTC Aude
…								…




Le Président de l’APAJH Aude



Annexe 1 : Calendrier prévisionnel des élections


Annexe 2 : Description détaillée du fonctionnement du système : cahier des charges

CAHIER DES CHARGES
RELATIF À L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE
DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES PAR VOTE ELECTRONIQUE

____________________________________________________


Article 1 : Présentation de la mission

1.1 Cadre de la mission
1.2 Mission du prestataire
1.3 Expertise indépendante
1.4 Confidentialité des données transmises
1.5 Contenu des fichiers
1.6 Accessibilité des données
1.7 Assistance technique


Article 2 : Préparation des élections

2.1 Constitution des fichiers électeurs
2.2 Transmission des moyens d'authentification aux électeurs
2.3 Constitution du fichier candidats
2.4 Propagande électorale
2.5 Formation
2.6 Calendrier prévisionnel


Article 3 : déroulement du vote

3.1 Hébergement du dispositif de vote
3.2 Étapes de vote pour les électeurs
3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau


Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement

4.1 Dépouillement
4.2 Edition des listes d'émargement
4.3 Dépouillement
4.4 Procès-verbaux
4.5 Conservation des données


Article 1 : Présentation de la mission
1.1 Cadre de la mission
Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, l'association Apajh11 souhaite recourir à un système de vote électronique par Internet.

Sont concernés 500 salariés environ.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s'inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales : le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.

En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ainsi qu'aux prescriptions de la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
1.2 Mission du prestataire
Le prestataire aura pour mission :
 
de préparer les élections en tenant compte du protocole d'accord préélectoral,
de former les membres du bureau,
d'acheminer ou d'assurer l'acheminement des moyens d'authentification aux électeurs,
de mettre en œuvre le système de vote par Internet,
d'émettre les listes d'émargement,
de procéder au dépouillement des bulletins électroniques,
de mettre en place une cellule d'assistance téléphonique pendant le vote,
de remplir les procès-verbaux des élections,
de détruire les données et les fichiers à l’issue des délais de recours.

1.3 Expertise indépendante
Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et réglementaires préalablement à sa mise en place.

L'expert ne doit avoir aucun lien d'intérêt avec le prestataire et doit répondre aux conditions fixées par la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le rapport de l'expert doit être tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.



1.4 Confidentialité des données transmises
Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges.

Il doit également garantir la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote doit être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
1.5 Contenu des fichiers
Le traitement "fichier des électeurs" sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote, à l'organisateur et à l'équipe technique à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement sans comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Enregistrement des données

Les données enregistrées sont les suivantes :
 
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, moyens d'authentification ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms et sexe, titulaires ou suppléants, syndicat ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Destinataires des données

Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :
 
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

1.6 Accessibilité des données
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront cryptés de telle sorte que le prestataire ne puisse pas en prendre connaissance de quelque manière que ce soit.
1.7 Assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Avant l’ouverture du vote, elle devra procéder à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifier que l'urne électronique est vide avant de sceller le système.

À l’issue des opérations de vote et avant l’opération de dépouillement, elle devra contrôler le scellement du système.

Une hotline téléphonique sera ouverte pendant la durée des scrutins.

Il est rappelé qu'en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

En cas de perte des identifiants par un électeur, celui-ci pourra demander la génération d'un nouveau code qui lui sera communiqué selon le mode d'acheminement mis en place conformément aux prescriptions du paragraphe 2.2.

Si une donnée erronée d’un électeur a été importée empêchant celui-ci de voter, le prestataire devra prévoir un dispositif lui permettant de demande la rectification de ses données sous le contrôle des membres du bureau.
Article 2 : Préparation des élections
2.1 Constitution du fichier électeurs
Les listes électorales par collège seront transmises par l’employeur sur un support numérique aux fins d’intégration dans le système.

Il est rappelé que ces listes devront comporter les mentions suivantes :
 
noms et prénoms ;
date d'entrée ;
date de naissance ;
collège d’appartenance.

Les listes transmises au prestataire devront également mentionner certains des éléments suivants, en fonction du choix d'envoi et de vérification des identifiants :
 
adresse postale ;
adresse électronique personnelle ou professionnelle ;
numéro de téléphone portable personnel ;
numéro de sécurité sociale ;
date et département de naissance.

Ces données permettront d’attribuer des codes d’accès aux électeurs et constituer les listes d’émargement.

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par l'employeur.
2.2 Transmission des moyens d’authentification aux électeurs
Chaque électeur recevra un identifiant et un mot de passe personnel par courrier postal à son domicile ou par email personnel et confidentiel, dans les jours précédant l'ouverture du vote.

L'adresse du site de vote, les dates et heures d'ouverture seront précisées dans cette communication.

Les identifiants et mots de passe doivent pouvoir être utilisés pour les deux tours des élections.

Le mot de passe doit être généré de manière aléatoire et l’anonymat est garanti. Le prestataire ne doit pas pouvoir accéder à ces données.
2.3 Constitution du fichier candidats
Les données suivantes doivent être transmises au prestataire :
 
nom de la liste,
noms, prénoms et sexe des candidats,
collège,
titulaires ou suppléants,
appartenance syndicale le cas échéant,
ordre des candidats par liste,
ordre de présentation des listes.

2.4 Propagande électorale
Les professions de foi et les logos seront transmis pour importation et intégration dans le système de vote électronique.

Ils devront expressément préciser à quelle liste ils se rapportent.

Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. La taille du logo sera identique pour toutes les organisations syndicales.

Les professions de foi qui apparaîtront en ligne, devront être transmises au format PDF d'un poids maximum égal à 2 Mo.

Les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.
2.5 Formation
Le prestataire fournira une formation aux membres du bureau sur le système de vote électronique, soit par téléphone, soit par visio-conférence.

Une notice d'utilisation leur sera également transmise.
2.6 Calendrier prévisionnel
Le dispositif de vote devra permettre le respect du calendrier prévu dans le protocole d'accord préélectoral ou, le cas échéant, les dispositions unilatéralement arrêtées par l'employeur.
Article 3 : Déroulement du vote
3.1 Hébergement du dispositif de vote électronique
Les serveurs de vote devront être hautement sécurisés et situés dans un centre de données situé en France.

L’application de vote devra être accessible sur tout support informatique (ordinateur PC ou Mac, Smartphone, tablette) et sur tout type de navigateur à jour (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Mozilla Firefox).

Elle devra garantir la confidentialité du vote.

Une charte graphique pourra être définie avec l'association.
3.2 Étapes de vote pour les électeurs
Lorsque l’électeur accèdera au site internet, il sera amené à suivre les étapes suivantes : 
s’identifier : identifiant et code secret ;
confirmer son identité : information personnelle ou code SMS ;
prendre connaissance des listes de candidatures ;
choisir une liste ou voter blanc ;
rayer s’il le souhaite certains candidats présents sur la liste ;
relire son choix qui apparaîtra clairement à l’écran avec possibilité de le modifier avant validation ;
confirmer son choix ;
télécharger et imprimer un accusé de réception confirmant qu’il a bien participé au vote.

La validation entraîne transmission du vote et émargement.
3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau
Les membres du bureau doivent disposer d'une interface dédiée leur permettant de suivre les votes (sans pouvoir accéder aux résultats partiels), d'éditer les listes d'émargement, de consulter le nombre de bulletins dans l'urne et de vérifier l'intégrité du système.

Ils devront également pouvoir décider toute mesure d'information et de sauvegarde, notamment pour décider la suspension des opérations de vote sans l'intervention du prestataire, en application des dispositions légales.

L'accès à l'interface sera sécurisé et limité aux utilisateurs habilités.
Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement
4.1 Scellement
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
4.2 Edition des listes d'émargement
L'émargement électronique doit permettre d'assurer l'unicité de vote, empêchant ainsi toute tentative de double vote.

Les listes d'émargement pourront être éditées par les membres du bureau.
4.3 Dépouillement
Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes provenant des membres du bureau.

Les clés seront remises aux membres du bureau désignés par l'organisateur du vote selon des modalités en garantissant la confidentialité.

La génération des clés doit être publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.


 
4.4 Procès-verbaux
À la suite du dépouillement, les membres du bureau devront être en mesure de télécharger les procès-verbaux correspondants à leur collège dûment remplis afin qu’ils puissent directement les signer.
4.5 Conservation des données
Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours en matière d’élections professionnelles ou, le cas échéant, jusqu'à ce que la décision de justice acquiert un caractère définitif.

Annexe 3 : Décision unilatérale de l’employeur sur le recours au vote électronique
Dans le but de faciliter les démarches de vote lors des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la société et d’augmenter la participation des salariés, la direction décide d’autoriser le recours au vote électronique dans les conditions ci-après exposées.
Cette décision intervient suite aux négociations qui ont eu lieu sur cette thématique le 15 octobre 2019, ces négociations n’ont pu aboutir à un accord d’entreprise face au refus des organisations syndicales CGT et FO.
Convaincu que le recours au vote électronique présente les avantages ci-dessous, l’employeur a décidé d’en autoriser son recours malgré l’échec des négociations engagées sur ce thème :

Un vote facilité pour les salariés d’autant plus au regard de la pluralité de sites géographiques que compte l’APAJH Aude (il est possible de voter à tout moment sans avoir à se déplacer, à partir de n’importe quel appareil connecté – smartphone, ordinateur, tablette … donc pendant le temps de travail, à domicile…) ;
Possibilité de laisser le vote ouvert plus longtemps (ex : une nuit et une journée pour les salariés en horaire décalé voire sur plusieurs jours) ;
Pas de vote nul possible ;
Taux de participation généralement plus important ;
Si des personnes ont des difficultés d’accès à un internet, il est possible de mettre un ordinateur à disposition sur les différents sites de l’APAJH Aude et d’accompagner les salariés dans cette démarche ;
Dépouillement grandement amélioré (décompte automatique, cerfa rempli automatiquement => pas de risque d’erreur, pas de délai d’attente).
Dispositif garantissant un scrutin sécurisé.
Article 1 : Lieu et temps du scrutin
L'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral. Elles pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 2 : Recours à un prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions des présentes. Le nom du prestataire ainsi que ses coordonnées seront précisées dans le protocole d'accord préélectoral.
Article 3 : Confidentialité des données
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles :
 
Des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,
Ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article 4 : Contenu des fichiers
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont les suivantes :
 
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, mention "titulaires" ou "suppléants", appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.

Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :
 
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote (à des fins de contrôle de déroulement du scrutin), agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
Article 5 : Stockage des données
L'employeur ou le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 6 : Expertise indépendante
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
Article 7 : Cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, est mise en place.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
 
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé;
contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 8 : Listes électorales et listes de candidats
Les listes électorales, les listes de candidats, et le cas échéant les professions de foi, sont transmises pour importation et intégration dans le système de vote électronique avant la date prévue dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.

Les organisations syndicales présentant une liste pourront transmettre un logo dont la taille, le poids et le format seront précisés par le prestataire, afin de figurer sur le bulletin de vote électronique de manière identique pour chaque organisation syndicale.

Les professions de foi qui apparaîtront en ligne, devront également respecter la taille, le poids et le format, identiques pour toutes, sollicités par le prestataire.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Article 9 : Information et formation liées au vote électronique
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 10 : Accès au serveur de vote
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par un identifiant et une information personnelle qui lui auront été transmis par courriel électronique à son adresse professionnelle ou par courrier papier à son adresse personnelle, selon des modalités garantissant sa confidentialité. 

Les identifiants et informations personnelles seront identiques en cas de second tour.

Ils permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats correspondant à son collège et exprime son vote pour les titulaires et pour les suppléants. Son choix apparaît clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification. Elle vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
Article 11 : Déroulement du scrutin
Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 12 : Clôture du scrutin
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 13 : Protocole d'accord préélectoral et cahier des charges
Il est rappelé que le principe du recours au vote électronique doit être prévu par le protocole d'accord préélectoral.

Le protocole d'accord préélectoral comportera, en annexe, un cahier des charges contenant une description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote.


Fait à Carcassonne le 16 octobre 2019,


…

Président APAJH Aude