ACCORD DE « FLEX ORGANISATION »


Entre :

La Société VIGEO 3 rue Franklin Tour Cityscope 93100 MONTREUIL, siret 443055215,

ci-après dénommée « la Direction », représentée par M.

D’une part,


Et :

Le Comité Social et Economique,

ci-après dénommé « le CSE », représenté par M.


D’autre part,

ci-après dénommés ensemble « les Parties ».


Il a été convenu ce qui suit :





Préambule

La négociation du présent accord sur la « Flex Organisation », combinant la mise en place du « Flex-office», la possibilité de bureaux individuels attitrés et le télétravail au sein de la Société, reflète la volonté commune de la Direction et du CSE d’être à la pointe des attentes que peuvent avoir les collaborateurs et l’organisation, de contribuer à l’équilibre vie professionnelle / vie privée des salariés, de favoriser l’agilité des modes de travail et de réduire l’empreinte environnementale de la Société.

Bénéficiant des évolutions législatives favorables aux nouvelles formes d’organisation du travail, de 21 mois de télétravail (à la date de cet accord) et de modes d’organisation agiles pour assurer la continuité de l’activité, notamment pour gérer la crise COVID-19, les Parties conviennent qu’il est souhaitable de promouvoir un dispositif agile alliant télétravail et Flex-office, permettant une réponse aux besoins d’adaptabilité exprimés dans l’entreprise, aux besoins opérationnels, structurels et organisationnels de la Société.

Le présent accord entend s’adapter aux conditions de travail actuelles des salariés de la Société et permettre à ceux-ci de combiner :

Souplesse et efficacité en leur octroyant plus d’agilité dans l’organisation de leur travail ;
Lien social au sein de l’entreprise par la présence et la participation à la vie des bureaux les jours en présentiel ;
Respect des engagements des collaborateurs vis-à-vis de l’employeur et des ambitions de l’entreprise, notamment en termes de productivité et de qualité du travail fourni ;
Organisation personnelle permettant de vivre les journées de télétravail de façon efficiente et raisonnable ;
Rationalisation de l’occupation de l’espace pour ne pas créer des situations d’inoccupation prolongée d’espaces de travail importants.

Sur ce dernier point, en effet, la possibilité offerte aux salariés de la Société dans le cadre de l’accord de télétravail en vigueur, à savoir bénéficier, sous conditions, de trois jours de télétravail par semaine et donc de n’être présents au bureau que deux jours par semaine a :

Eté largement appréciée ;
Mis en évidence la nécessité d’une occupation des espaces optimisée afin que les postes de travail, individuels et attitrés à ce jour, ne soient pas vides en moyenne soixante pour cent (60%) du temps.

L’accroissement significatif des effectifs de la Société d’une part et d’autre part l’arrivée dans les locaux de collaborateurs d'autres entités juridiques du Groupe a accentué la nécessité d’optimiser l’occupation des espaces afin de continuer de bénéficier d’une large flexibilité et de la possibilité du télétravail défini dans le cadre de la politique précédente.

Le présent accord de « Flex Organisation » se doit également de veiller à être en cohérence avec la stratégie de du Groupe qui se fonde sur une large flexibilité dans l’organisation du travail des collaborateurs.

Il reflète les engagements réciproques de confiance et de cohésion entre les membres de la Direction et du CSE ainsi que le respect des principes du Règlement intérieur du CSE et de l'Accord sur le dialogue social et la mise en place du CSE, signés entre les Parties.

Dans ce contexte, les Parties ont convenu de dispositions visant à définir le cadre et les conditions d’exercice du Flex-office et du télétravail.

Précisions concernant le management des données personnelles :

La Direction Générale et la Direction Talents et Organisation rappellent qu’un strict respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - règlement nᵒ 2016/679) est assuré au niveau de l’entreprise.

Notamment :

L’article 5 : rappelant l’importance de la licéité, de la loyauté et de la proportionnalité des données collectées ainsi que la communication des usages qui en sont fait. L’ensemble des données collectées dans le cadre de cet accord de Flex Organisation a pour unique objectif d’apprécier la compatibilité de la situation de télétravail avec la situation professionnelle des collaborateurs, d’assurer leur santé, leur sécurité et de permettre l’atteinte des objectifs assignés. Aucune autre utilisation ou appréciation ne pourra être faite de ces données. Les données des collaborateurs en situation de télétravail et dans les locaux de l’entreprise sont utilisées de la même façon, dans le strict cadre du contrat de travail.
L’article 6 : rappelant la nécessaire collecte du consentement des collaborateurs concernant les usages évoqués. Ceci est matérialisé par le dossier de demande individuelle de passage en « Flex Organisation».
Les articles 12 à 21 : rappelant l’importance de la possibilité d’accès à ses données personnelles et la nécessité pour l’entreprise d’aviser les collaborateurs des modalités d’accès à ces données, notamment par leur consolidation dans les dossiers collaborateurs.
L’article 88 : rappelant que les relations de travail peuvent faire l’objet de protections complémentaires spécifiques.

Ces articles ainsi que l’ensemble des principes et articles du RGPD constituent une des pierres angulaires de cet accord ainsi que des documents et autorisations qui seront demandés et fournis aux collaborateurs autant que de besoin.



1.	Le télétravail

1.1.	Définitions liées au télétravail

1.1.1.	 Définition du télétravail 

La législation en vigueur (articles L.1222-9 à L.1222-11 du Code du travail) définit le télétravail de la façon suivante : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Les situations de travail « nomades » avec l’utilisation des technologies de l’information et de la communication, tels que les rendez-vous commerciaux, ne relèvent pas de la définition du télétravail. Néanmoins, les situations de travail sédentaire du salarié nomade peuvent donner lieu à télétravail.

Le télétravail résulte de la double volonté du salarié et de l’employeur. Il peut être exercé de façon régulière ou exceptionnelle et est effectué du lundi au vendredi.

Par principe, le télétravail régulier s’effectue au domicile du salarié.

Il pourra également être effectué dans un autre lieu fixe, dans le pays de rattachement contractuel, obligatoirement et préalablement déclaré par le salarié auprès de l’employeur (information du manager direct et de l'équipe Talents et Organisation locale).

Les différents lieux identifiés par le salarié pour télétravailler doivent être indiqués formellement à l’employeur afin de pouvoir superviser que les conditions du télétravail sont respectées et notamment les enjeux d’assurance, de sécurité et de conditions de travail.

Les lieux de télétravail doivent être :

Sécurisés, individuels, garantir la qualité des communications professionnelles avec les clients internes et externes ainsi que l’efficacité de la production de livrables et autres résultats attendus par l’employeur ;
Communiqués par les salariés à l’employeur au moment de la demande de passage en Flex Organisation;
Validés par la Direction / le management conformément à la procédure de passage en Flex Organisation.

Cette modalité d’indication de différents lieux de télétravail sera prévue dans les documents de demandes de télétravail ponctuel ou dans la durée.

Le télétravail « régulier » se caractérise par un nombre de journées entières effectuées de manière régulière sur plusieurs mois consécutifs.

1.1.2.	 Définition du télétravailleur 

Est considéré « télétravailleur » toute personne salariée de l’entreprise qui effectue du télétravail au sens de l’article 1.1.1.

1.2.	Champ d’application

1.2.1.	 Conditions d'éligibilité du salarié

Les salariés intéressés doivent faire preuve d’autonomie dans l’exercice de leurs fonctions et avoir la capacité de travailler à distance de manière individuelle.

Ils doivent également être capables de gérer leur temps de travail en prenant les mesures nécessaires à l’organisation de leur vie familiale et personnelle indépendamment de leur vie professionnelle.

Dès lors, sont éligibles au télétravail, les salariés réunissant les conditions suivantes :

Être titulaire d’un contrat de travail (contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation) ou d’une convention de stage avec l’entreprise ;
Cumuler les deux conditions suivantes :
Disposer de plus d’un mois d’ancienneté dans l’entreprise ;
Avoir passé au moins deux jours par semaine en présentiel sur une période d’un mois sur leur lieu de travail ;
Nota bene : aucune condition d’ancienneté dans le poste n’est requise en cas de mobilité au sein de l’entreprise ;
Disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé et dans la gestion de leur temps de travail ainsi que ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché ;
Occuper un poste pouvant être exercé à distance et dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service/du département et de la configuration de l’équipe ;
Disposer d’un équipement, de conditions de travail adaptées et permettant la réalisation de leurs missions avec le même degré de qualité qu’au bureau mis à disposition par l’entreprise : connexion Internet haut débit et sécurisée, équipement matériel, espace de travail dédié, installation électrique conforme, etc.

1.2.2.	 Conditions d'éligibilité du poste et compatibilité avec le fonctionnement du service

Tous les postes ou activités sont a priori compatibles avec le télétravail à l'exception de celles et ceux qui, par nature, nécessitent une présence physique permanente ou ponctuelle dans les locaux de l'entreprise en raison de contraintes techniques et/ou de sécurité.

En conséquence, sont par nature exclues les activités nécessitant une présence physique permanente sur un site de la Société ou chez les clients/fournisseurs de la Société, notamment en raison des outils de travail (ex : logiciels, équipements matériels, ou techniques spécifiques) et/ou de la configuration de l’équipe.

L’autonomie, la bonne connaissance du poste de travail et la bonne gestion du temps sont des critères qui sont appréciés par le responsable concerné lors de la demande de télétravail par le salarié.
En cas de changement ou d’évolution du poste de travail, à l’initiative du salarié ou de l’employeur, l’accès ou la poursuite du télétravail sont soumis à l’appréciation du responsable concerné. Tout refus doit être motivé objectivement.

Il appartient au responsable hiérarchique de veiller à ce que les évolutions liées au télétravail se fassent de manière cohérente et garantissent la même qualité et efficacité de service.

Il est ainsi notamment demandé aux responsables hiérarchiques d’apporter une attention particulière à la prise en compte de l’impact du télétravail sur le fonctionnement des équipes, l’organisation du travail, et sur la communication avec les autres services.

1.2.2.1.	 Analyse de compatibilité fonctionnelle du poste avec le télétravail

L'analyse de la compatibilité du poste au télétravail à domicile est menée par le Directeur Exécutif de périmètre auquel est rattaché le salarié.
En cas de besoin, le Directeur Exécutif peut bénéficier de l’analyse du Directeur de Pays, en liaison avec le manager concerné et le Manager Talents et Organisation (TOM) du pays concerné, au regard notamment d’une appréciation locale :

De la faisabilité d'une réalisation à distance des tâches prévue pour le poste ;
De la nécessité, ou non, d'une présence physique permanente ou ponctuelle dans les locaux de l'entreprise : interventions sur site, interventions sur du matériel, interactions sociales, sécurité (etc.) ;
Des impératifs de sécurité des données traitées ou des opérations réalisées ;
De la compatibilité avec le bon fonctionnement du service et l'organisation de l'équipe sur site notamment.

Cette analyse doit être formalisée poste par poste ou famille de postes par famille de postes.

1.2.2.2.	 Analyse de compatibilité technique du poste avec le télétravail

L’équipe IT détermine que le poste et les responsabilités qui incombent à son titulaire peuvent, techniquement et de façon sécurisée, être réalisés à distance des bureaux de l’entreprise.
Cette analyse doit être formalisée.

L’équipe IT peut à tout moment suspendre le télétravail sur un ou plusieurs postes donnés dès lors que les conditions de sécurité des données ou toutes autres conditions de sécurité ne sont pas ou plus respectées.
Cette mesure / décision peut avoir un effet immédiat.

L’équipe IT concernée prend notamment en compte pour son analyse l’ensemble des contraintes techniques suivantes :

Accès aux outils informatiques ;
Management, disponibilité et sécurité des données ;
Accès aux documents requis.

L’absence de mise à disposition par l’entreprise d’un ordinateur ne peut justifier le refus du télétravail par l’employeur. Charge à l’entreprise de trouver une solution afin de garantir des droits égaux pour l’ensemble collaborateurs.

Les personnes dont la fonction nécessite l’utilisation d’un téléphone portable dans le cadre de leurs fonctions se voient mettre à disposition un téléphone par l’entreprise, selon les règles en vigueur.

1.2.3.	 Les situations de télétravail permanent

Les situations exceptionnelles justifiant éventuellement des demandes de télétravail permanent doivent faire l’objet d’une demande argumentée à la Direction Talents et Organisation (TO) et sont étudiées et traitées spécifiquement.
A ce titre, l’éventualité de télétravail à temps plein ne rentre pas dans le périmètre de l’accord.

A noter que cet accord n’a pas d’impact sur les accords bilatéraux et amendements déjà en vigueur pour les travailleurs d’ores et déjà en télétravail permanent à la date de cet accord.

1.3.	Mise en œuvre du dispositif de télétravail et de Flex Organisation

1.3.1.	Définition, options et conditions de mise en œuvre de la Flex Organisation

1.3.1.1.	 Définition et options de Flex Organisation

La Flex Organisation permet de concilier les avantages de l’agilité en matière de gestion des temps et de l’organisation du travail de certains salariés et ceux de places de travail attitrées et nominatives pour les salariés souhaitant disposer d’un poste personnel plutôt que d’une flexibilité forte en matière d’organisation de travail. En tout état de cause :

Les collaborateurs ne pourront pas être présents au bureau moins de cinq jours par mois ;
Un jour de télétravail ne peut être fractionné en demi-journée ni reporté d’un mois sur l’autre.

Un bureau « attitré » est attribué :

Pour les personnes venant au moins trois jours par semaine au bureau (du lundi au vendredi) ;
Pour la Présidence, tout membre de la Leadership Team ou tout autre poste requérant une confidentialité totale des informations manipulées.

Cette présence minimum au bureau par semaine sera formalisée via un avenant au contrat.

Opérationnellement, les salariés auront un choix à effectuer entre une forte flexibilité dans l’organisation de leur lieu et place de travail (option 1) et un bureau attitré (options 2, 3 et 4), le bureau attitré étant réservable par d’autres collaborateurs en cas d’absence.


Les conditions à réunir pour la mise en place de la Flex Organisation sont les suivantes :

1.3.1.2.	Condition 1 : assurer le suivi du taux d’occupation des locaux

Il s’agit pour la Direction de suivre le taux d’occupation.

Une marge de manœuvre de vingt pour cent (20%) supplémentaire au taux minimal arithmétique de bureau requis est utilisée pour permettre la nécessaire fluidité dans les réservations de places via l’outil dédié.

Le taux d’occupation doit être suivi en rapportant le nombre de personnes internes localisées sur site, y compris les collaborateurs sous contrat avec une autre entité du Groupe présents sur site.

Dès lors que le taux d’occupation des bureaux, intégrant les choix d’option de Flex Organisation des différents employés, est égal à quatre-vingt-dix pour cent (90%) en incluant les vingt pour cent (20%) de marge de manœuvre, l’entreprise s’engage à rechercher de nouveaux espaces de travail et / ou bureaux supplémentaires.

1.3.1.3.	Condition 2 : disposer d’un outil de gestion des réservations de place en ligne

La détermination d’une politique d’accès et de réservations flexible doit également être mise en place et s’appuyer sur un outil dédié.

Cet outil doit, entre autres, permettre le suivi des absences et des présences, le contrôle de l’utilisation effective des espaces de travail réservés et la délimitation d’espaces réservés à certaines équipes.

Pour éviter tout risque de conflit d’intérêt du fait de la proximité géographique d’équipes risquant de se retrouver en tant que « juge et partie » dans le cadre des prestations délivrées à nos clients, une séparation physique entre certaines fonctions / business units ou équipes doit pouvoir être organisée.

Les espaces collectifs de convivialité tels que les salles de déjeuner ne sont pas des salles de travail, et ne peuvent donc pas être réservés dans l’outil.

1.3.1.4.	Condition 3 : garantir la sécurité sur site

Afin que les équipiers locaux de sécurité soient présents sur site, ils seront choisis parmi les personnes souhaitant une présence permanente au bureau (option 4 de Flex Organisation) ou parmi celles ayant opté pour les options avec bureau attitré (option 2 et 3).

1.3.2.	Candidature à la Flex Organisation et acceptation

Le télétravail est un mode d’organisation du travail fondé sur trois principes :

Le volontariat des collaborateurs dans le cadre d’une possibilité, offerte par l’employeur, d’aménagement des modalités de réalisation des responsabilités professionnelles ;
La double réversibilité tant à l’initiative justifiée de l’employeur qu’à celle, libre, du salarié ;
La formalisation de l’encadrement de cette possibilité : le salarié qui souhaite s’inscrire dans une organisation de son travail en télétravail régulier (options 1, 2 et 3 de Flex Organisation) doit adresser une demande écrite par mail à son responsable hiérarchique et mettre la Direction Talents et Organisation en copie pour coordination et supervision, dans le respect des conditions de la demande formelle de télétravail.

La réponse du manager doit être formulée par écrit dans un délai d’un mois. En cas de refus, la réponse devra être motivée. Les principaux motifs de refus sont les suivants :

Non-respect des conditions d’éligibilité ;
Impossibilités techniques ou fonctionnelles des outils ;
Raisons liées au bon fonctionnement et à l’organisation.

En cas de désaccord entre le salarié et son responsable, la Direction Talents et Organisation pourra être saisie pour arbitrage.

Le télétravail peut également être déclenché par l’employeur, ou sollicité par le collaborateur, en cas de circonstances exceptionnelles, telles que précisées dans l’article 1.3.3.2.

Les Parties rappellent que le contrat de travail de façon générale et le télétravail en particulier reposent sur une relation de confiance réciproque entre le salarié et son responsable hiérarchique, ce dernier ayant pour responsabilité d’apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés, que le travail soit réalisé au bureau ou dans un des lieux identifiés de télétravail.

1.3.3.	Les procédures d’entrée en situation de télétravail (régulier et exceptionnel)

1.3.3.1.	Conditions d’exercice du télétravail régulier

1.3.3.1.1. Lieu du télétravail

Le collaborateur spécifie le ou les différents lieux de télétravail envisagés lors de son choix entre les options 1, 2,3 ou 4 de Flex Organisation.

Le télétravail peut être exercé au domicile du télétravailleur ou dans tout lieu individuel, sécurisé et compatible avec l’exercice plein et entier de ses responsabilités professionnelles.
Tout lieu identifié pour réaliser du télétravail est formellement communiqué à l’employeur, même pour une période brève.

Pour assurer une complète couverture des collaborateurs du point de vue des assurances et éviter tout litige avec l’assurance de l’employeur, le lieu du télétravail doit être couvert par une assurance habitation intégrant l’information de la présence du salarié les jours de télétravail. L’assurance de l’employeur couvre par ailleurs l’exercice de l’activité professionnelle habituelle et le matériel du collaborateur dans les mêmes conditions que lorsque celui-ci exerçait son activité dans les locaux de l’entreprise.

Dans le ou les lieux de télétravail identifiés, le collaborateur est tenu de s’organiser pour disposer des moyens et outils nécessaires à l’exercice de son activité professionnelle (notamment en matière d’espace dédié au télétravail et de connexion Internet).

Le collaborateur doit informer son assureur habitation de l’utilisation des locaux, espaces, appartements, maisons ou autres lieux identifiés comme des lieux de télétravail, apporter la preuve à l’employeur que cette information a bien été transmise à son assureur (attestation, mail d’échanges avec l’assureur, etc.) et obtenir en retour un écrit de ce dernier.

L’employeur s’engage à n’utiliser ces informations que dans le cadre du suivi administratif, des enjeux de santé et de sécurité au travail et de l’organisation du télétravail.

Tout frais de déplacement lié à une domiciliation ne permettant pas de rejoindre les bureaux mentionnés dans le contrat de travail par les transports en commun ne peux entrainer, sauf accord préalable et écrit du manager et de la Direction Talents et Organisation, une prise en charge par l’entreprise.

Toute modification de la liste des lieux de télétravail ponctuels ou pérennes doit faire l’objet d’une notification en bonne et due forme.

1.3.3.1.2. Jours de télétravail

Pour rappel, les jours de la semaine du lundi au vendredi sont éligibles au télétravail.
Les Parties conviennent qu’en accord avec les enjeux de modernisation et d’utilisation optimale des espaces de travail ainsi que des enseignements de la crise COVID-19, une flexibilisation de l’organisation du travail est à envisager, notamment en matière de présence au bureau. Les jours au bureau sont ceux réservés dans l’outil dédié pour les personnes ayant choisi l'option 1 de Flex Organisation. Le reste des journées de travail est effectué en télétravail.

Les modalités relatives à l’organisation des jours travaillés au bureau sont décrites en partie 2 de cet accord.

Le Directeur Exécutif ou le Directeur de Pays et le cas échéant le responsable hiérarchique peuvent choisir certains jours de la semaine, du mois ou de l’année au cours desquels ils demandent la présence obligatoire de tout ou partie des effectifs.
Le motif doit être argumenté et notamment fondé sur des raisons de service ou d’équipe objectives.

En conséquence, les collaborateurs concernés ne pourront pas réaliser de télétravail sur les jours choisis par le Directeur Exécutif ou le Directeur de Pays et le cas échéant le responsable hiérarchique. Le cas échéant, un délai de prévenance de deux (2) semaines pour la communication de ces jours au salarié concerné sera assuré.

Ces décisions doivent être prises dans le cadre des règles de sécurité physique ainsi que des règles particulières justifiées par des circonstances exceptionnelles (cf. 1.3.3.2).

Toute situation particulière ou contestation de part ou d’autre sera soumise au Manager Talents et Organisation du pays avec possibilité d’escalade au Directeur Talents et Organisation.

Le travail à domicile ne doit pas conduire le collaborateur à réduire son temps de travail effectif dans les locaux de l’entreprise à moins de cinq (5) jours par mois pour un collaborateur à temps plein. Cela s’entend hors des cas de télétravail à temps plein qui seront négociés de manière individuelle.

Il est convenu qu’un jour de télétravail ne peut être fractionné en demi-journée.

Les collaborateurs prenant plus d’un mois de congés ou étant en arrêt sur une période équivalente passeront a minima les deux (2) jours suivant leur retour en présentiel au bureau. L’objectif est d’éviter que des personnes puissent passer plusieurs mois hors des bureaux, en accord avec la philosophie de cet accord autour de l’attention portée à chacun, à la santé des collaborateurs et à l’importance accordée au lien social.

La règle demeure bien-sûr également que le collaborateur respecte le nombre de jours minimal au bureau prévu par semaine ou par mois dans son choix d’option de Flex Organisation.

1.3.3.1.3. Absence de report de jours (au bureau et / ou en télétravail)

Le décompte des jours minimum de présence au bureau se fait par semaine ou par mois et il n’y a donc pas de report d’une période de référence sur l’autre. Il s’agit de respecter les règles de l’option de Flex Organisation.

Si un jour prévu en situation de travail dans les locaux de l’entreprise correspond à un jour de congé payé, de RTT ou de jour férié, il n’est pas demandé au collaborateur de se présenter au bureau à un autre moment ni en amont, ni en aval du dit-jour.
En revanche, si un collaborateur souhaite être présent au bureau et qu’une place est disponible dans l’outil de réservation, cela est tout à fait possible.
Nous rappelons que prioritairement en cas de prise de congés ou d’arrêt maladie, les jours travaillés seront réalisés au bureau afin de pouvoir bénéficier d’une intégration sociale plus forte et bénéficier du soutien des collègues. Nous rappelons aussi que les motifs d’absence restent parfaitement confidentiels.

1.3.3.1.4. Les cas de dérogations

Des dérogations au paragraphe 1.3.3.1 peuvent être demandées en cas de circonstances exceptionnelles ou de situations structurelles justifiées par le salarié (ex : situation de handicap, grossesse, raisons familiales, longue distance, etc.).

Pour éviter notamment la fatigue due au trajet travail-domicile, les salariées ayant déclaré leur grossesse peuvent demander à bénéficier du télétravail permanent à partir du troisième mois de grossesse.

Ces demandes sont examinées au cas par cas et font l’objet d’une approbation du manager sous la supervision et avec l’assistance de la Direction Talents et Organisation (cf. paragraphe 1.3.3.2).

1.3.3.2.	Conditions d’exercice du télétravail lors de circonstances exceptionnelles

Les Parties s’accordent sur la possibilité de recourir au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles.

1.3.3.2.1. Circonstances exceptionnelles « collectives »

Le télétravail peut être imposé par l’employeur sans l’accord des salariés en cas de circonstances exceptionnelles ou de mesures exceptionnelles prévues par la législation ou le gouvernement, notamment en cas de pollution, d’événements graves ou de force majeure / épidémies, mouvements sociaux, attentats, événements climatiques (ex : épisode de canicule) ou toutes autres circonstances susceptibles de porter atteinte à la sécurité et la santé des salariés.

La mise en œuvre du télétravail pourra être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise tout en garantissant la santé et la sécurité des salariés.

Sont considérées comme des « circonstances exceptionnelles collectives », toutes circonstances ayant un impact sur tout ou partie de l’entreprise au niveau local, régional, national ou international :

Les cas de force majeur ou d’urgence ;
Toute mesure gouvernementale s’appliquant à l’employeur par exemple dans le cadre de l’article 16 de la Constitution sur l’état d’urgence.

Exemples : menace de pandémies, circonstances pouvant affecter significativement ou paralysant les moyens de transport, intempéries ou épisode de pollution tel que défini par l’article L 223-1 du Code de l’environnement.

La Direction Talents et Organisations et / ou la Direction Générale s’assurent de la communication des mesures utiles à l’organisation de l’entreprise et de l’activation du plan de continuité de l’activité.

Dans ces hypothèses, le télétravail est considéré comme un simple aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour la continuité de l’activité de l’entreprise et, le cas échéant, garantir la protection des salariés. Il ne fait pas l’objet d’un avenant au contrat de travail, ni ne constitue, ipso facto, une modification substantielle du contrat de travail.

1.3.3.2.2. Demande individuelle d’autorisation de télétravail exceptionnel

Tout collaborateur est en droit, pour des circonstances exceptionnelles personnelles, de faire une demande spécifique de télétravail exceptionnel dès que la circonstance exceptionnelle est connue.

Les circonstances peuvent être de trois ordres :

Urgence personnelle ;
Contraintes personnelles sur une durée déterminée (sur une période maximum d’un mois avec renouvellement à échéance) ;
Contraintes professionnelles amenant à un nécessaire réaménagement de l’organisation du travail (sur une période maximum d’un mois avec possible renouvellement à échéance).

Cette demande doit être préalablement et formellement validée par le manager sous supervision et avec l’assistance de la Direction Talents et Organisation, avec délai de prévenance adapté autant que possible aux obligations professionnelles mais aussi bien sûr à la situation rencontrée.

La demande d’autorisation de télétravail exceptionnel fait l’objet d’un suivi et de fait d’une information systématique de la Direction Talents et Organisation ainsi que de l'équipe IT pour des raisons de connectivité et de sécurité.

1.3.4.	Pièces justificatives dans le cadre du télétravail

Pour accompagner les demandes de télétravail régulier effectué au(x) lieu(x) déclaré(s) par le salarié, ce dernier devra fournir :

Le document de demande de télétravail dûment complété ;
Une attestation sur l’honneur sur la conformité des installations électriques du lieux de télétravail ;
Un document justifiant d’une connexion Internet haut débit (facture, etc.) ;
Une attestation de son assurance habitation, mentionnant la connaissance par l’assureur de la situation du télétravailleur salarié, ou a minima la preuve que le salarié a informé son assureur.

En cas de demande d’autorisation de télétravail exceptionnel, le collaborateur doit formaliser la demande en indiquant le motif, sans rentrer dans les détails.

Les modalités d’utilisation de ces données sont encadrées conformément au RGPD cité en préambule à cet accord.

Il est ainsi demandé aux collaborateurs de ne pas communiquer d’informations non strictement nécessaires à la matérialisation des circonstances rendant nécessaires la situation de télétravail.

La Direction se réserve le droit :

De supprimer tout ou partie des informations communiquées pour son stockage ;
De bloquer temporairement ou complètement tout ou partie des accès aux systèmes de l’entreprise pour motif de sécurité ;
De demander des informations complémentaires.

1.3.5.	Réversibilité et changement de choix d’option 

Le passage au télétravail régulier est réversible tant à l’initiative du salarié que celle du manager sous réserves de justification. Cette demande doit être motivée, et le cas échéant, validée, par écrit.

Le délai de demande préalable de télétravail régulier est d’au moins quatorze (14) jours calendaires sauf circonstances exceptionnelles et pourra être ajusté d’un commun accord. Cet accord doit être formalisé a minima par courriel sous la forme d’une demande par un des interlocuteurs et une réponse validant la demande, en bonne et due forme avec les interlocuteurs concernés inclus et se prononçant sur la demande.

La période d’adaptation au télétravail est d’un (1) mois.
Durant cette période, chaque partie pourra unilatéralement décider de mettre fin à cette forme d’organisation du travail, et ce, sans délai de prévenance quand l’arrêt est à l’initiative du salarié et avec un délai de prévenance de deux (2) semaines, quand cet arrêt est à l’initiative de l’employeur.

En aucun cas l’exercice ou non du droit susmentionné ne correspond à une rupture du contrat de travail (démission ou licenciement). La situation de télétravail n’est en effet pas un des éléments constitutifs du contrat de travail, ne conditionne pas la capacité des parties à honorer leurs engagements, et fait l’objet d’un avenant au dit contrat le cas échéant. 

En cas de terme mis à la situation de télétravail, le salarié revient sur son lieu contractuel de travail, dans les locaux désignés notamment dans son contrat d’embauche et avec un bureau nominatif et fixe.

L’accord de Flex Organisation prévoit la possibilité de bénéficier d’un bureau fixe à condition d’être plus de trois (3) jours de présence au bureau par semaine (options 2, 3 et 4 de Flex Organisation).
La possibilité de bénéficier d’un bureau attitré après avoir fait un premier choix « sans place attitrée » est garantie dans le cadre du respect de l’aspect volontaire du télétravail et ce en fonction des disponibilités physiques et matérielles ainsi que de la validation du changement d’organisation par le management. L’entreprise devra mettre en œuvre les moyens nécessaires pour accéder à la demande du collaborateur concerné.

1.3.6.	Matériel et indemnisation 

1.3.6.1.	Matériel

Par principe, l’entreprise fournit au télétravailleur le matériel informatique permettant l’exercice de ses activités à domicile :

Un ordinateur portable ;
Un casque audio ;
Un câble de sécurité pour attacher l’ordinateur au domicile et au bureau ;
Un téléphone portable lorsque cela est pertinent et suite à validation de la Direction Financière.

Dans les locaux de l’entreprise, une station d’accueil universelle, c’est-à-dire en mesure d’accepter tout ordinateur portable de l’entreprise mis à disposition des collaborateurs, doit permettre à aux collaborateurs de s'installer à tout poste de l’entreprise.
Toute demande de matériel complémentaire sera adressée à la Direction Financière, au manager direct et à la fonction Talents et Organisation locale.

Une attention et un soutien particuliers sont bien évidemment accordés par l’entreprise à toute personne ayant besoin d’une adaptation de son poste / espace de travail compte-tenu de préoccupations de santé en fonction des mesures financières, matérielles et organisationnelles requises.

1.3.6.1.	Indemnisation

L’entreprise verse au salarié une allocation forfaitaire de dix (10) euros brut par mois pour une journée de télétravail par semaine (option 3 de Flex Organisation) et au maximum vingt (20) euros brut par mois pour les options 1 et 2 de Flex Organisation et ce pour l’ensemble des frais liés au télétravail en France.
Cette somme inclut également les économies consenties par la situation d’organisation du travail selon la Flex Organisation.
L’allocation forfaitaire versée par la Société sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales.
Cette allocation forfaitaire couvre l’ensemble des frais liés au télétravail et est exclusive de tout remboursement de frais additionnels notamment au titre de la connexion Internet.

Rappel : l’entreprise ne prend pas en charge les frais d’hébergement pour les collaborateurs ayant décidé de ne pas avoir de logement à proximité du lieu de travail contractuel (bureau de localisation du poste). L’entreprise ne prend pas non plus en charge les frais de transports au-delà de ceux prévus par la loi ou la convention collective (transports en commun, éco-déplacements en vélos, etc.).

1.4.	Règles générales de fonctionnement de télétravail 

1.4.1.	Modalité d’organisation et de contrôle du temps de travail

Le suivi du télétravail et des jours de présence au bureau est organisé pour les personnes ne disposant pas de bureau nominatif fixe via l’outil actuel du Groupe ou via tout autre système d’information permettant le suivi opérationnel des jours de présence au bureau et de télétravail.

Les personnes disposant d’un bureau nominatif fixe doivent renseigner les périodes au cours desquelles leur bureau est accessible à la réservation d’autres personnes (congés, déplacement de plusieurs jours, etc.) via l’information du Manager Talents et Organisation local ou tout autre modalités disponibles.

Les jours télétravaillés seront tous les jours non saisis par les personnes ne disposant pas de bureau nominatif fixe dans l’outil de suivi de présence sur le lieu de travail.

1.4.2.	Outil de suivi des présences et absences au bureau

L’outil est celui utilisé par la Direction en charge de la gestion de l’immobilier d’entreprise au sein du Groupe et mis à disposition des collaborateurs de la Société ainsi que de l’ensemble des salariés du Groupe.

Cet outil recense de façon détaillée et représentée géographiquement l’ensemble des localisations des bureaux ainsi que les emplacements des postes et places de travail des différentes entités du Groupe.

Les principes de réservation des espaces et postes de travail sont décrits en partie 2 du présent accord..

La liste des bureaux et de leur accessibilité ou non par type de fonction de leur éventuel titulaire sera établie et revue à échéance dans l'outil.

1.4.3.	Disponibilités des collaborateurs, gestion des absences et présences

L’atteinte des objectifs assignés dans les délais impartis et la disponibilité requise au bon fonctionnement du service doivent être assurées.

Toutes les règles légales et conventionnelles de gestion des absences sont identiques, que le salarié soit en télétravail ou au bureau.

Ainsi, une absence non explicitement demandée et justifiée d’un salarié en télétravail sera considérée comme une absence injustifiée.

Le télétravailleur, en lien avec le responsable concerné, gère en effet l’organisation de son temps de travail dans le respect des règles légales et conventionnelles applicables au sein de l’entreprise.

1.4.4.	Droits et obligations des collaborateurs et des responsables hiérarchiques ou fonctionnels

1.4.4.1.	Principes

Le télétravailleur, tout en étant autonome dans son organisation du télétravail, doit veiller à respecter les contraintes opérationnelles de l’équipe et de l’activité.

Le collaborateur doit porter une attention particulière au fait d’être joignable durant ses journées de travail, quel que soit le lieu de travail retenu.

Le responsable concerné doit privilégier une approche managériale fondée sur les objectifs et non sur le temps de présence.

Nous rappelons que l’entreprise et ses collaborateurs, en première ligne desquels les managers, sont engagés pour le respect de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle ainsi que pour le droit à la déconnexion. Aussi toute surcharge de travail ressentie ou avéré fera-t-elle l’objet d’une analyse entre le collaborateur et son responsable hiérarchique et d’un soutien de l’équipe Talents et Organisation en cas de besoin.

Les objectifs peuvent être aussi bien les livrables attendus que la participation aux travaux de l’entreprise conformément à l’esprit d’équipe qui y est de rigueur.

Ainsi, tout en tenant compte des contraintes opérationnelles de l’équipe et de l’activité, le responsable hiérarchique ou fonctionnel doit veiller à respecter l’autonomie du télétravailleur dans l’organisation de son travail en situation de télétravail ou au bureau.

A cette fin, la détermination d’objectifs clairs à échéance et de façon formalisée auprès des collaborateurs concernés permet d’aligner la stratégie tout en laissant l’autonomie utile à l’organisation de chacun.

Il est précisé aux télétravailleurs que cette situation ne saurait être un motif acceptable pour ne pas assister à des réunions ou événements dont la présence physique est nécessaire. Ces événements peuvent notamment être les éléments suivants :

Conférences ;
Entretiens clients ;
Réunions internes ou externes avec d’autres membres des équipes de la Société ;
Formations ;
Déplacements professionnels ;
Entretien annuel ;
Séminaires d’entreprises ou clients.

1.4.4.2.	Respect des temps de travail et obligations

Pendant la période de télétravail, le salarié gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des temps de repos prévus par les dispositions légales et définies par le règlement intérieur en vigueur au sein de la Société.

Le télétravail ne doit en aucun cas avoir pour effet d’augmenter la charge habituelle de travail ou de compromettre la bonne exécution du travail.

Le télétravail ne doit modifier ni les missions, ni les activités habituelles du collaborateur, ni ses objectifs, ni sa charge de travail. Le collaborateur doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que lorsqu’il se trouve dans les locaux de l’entreprise. La disponibilité professionnelle des collaborateurs est une des exigences de l’entreprise et elle n’est pas modifiée que ce soit en télétravail ou au bureau.

Le manager effectue un suivi régulier de l’activité du télétravailleur en évaluant sa charge de travail comme s’il avait travaillé dans les locaux de l’entreprise. Il organise chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions de l’activité du salarié et sa charge de travail. Celui-ci peut être réalisé dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation.

1.4.5.	Utilisation des équipements

Le télétravailleur s’engage à respecter la réglementation en vigueur et notamment les dispositions du règlement intérieur sur le sujet et la charte informatique applicables, la règlementation relative à la protection des données et le respect de la confidentialité dans le management des informations auxquelles il a accès.

Tout manquement aux règles précitées pourra être une cause de réversibilité immédiate du télétravail.

Le service d’aide à distance reste accessible au télétravailleur en cas de difficultés liées à l’utilisation des équipements professionnels dont il dispose. Si besoin, la Société procèdera à toutes les réparations nécessaires.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion Internet, le télétravailleur devra immédiatement et par tous moyens en aviser le responsable concerné.

Il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

1.5.	Égalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs 

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ils sont également soumis aux mêmes obligations.

1.5.1.	Droits collectifs

Les télétravailleurs ont les mêmes droits que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne leurs relations avec les représentants du personnel.

Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs de l’entreprise et de leur établissement. Ils sont électeurs et éligibles aux élections des représentants du personnel des instances de leur établissement et de l’entreprise.

1.5.2.	Droits individuels

L’entreprise veille à ce que les télétravailleurs bénéficient des dispositions applicables en matière de rémunération, de formation, d’évaluation, d’évolution professionnelle dans les mêmes conditions que les salariés en situation comparable ne bénéficiant pas de ce mode d’organisation du travail.

1.6.	Santé, sécurité et droit à la déconnexion

1.6.1.	Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail s’appliquent aux télétravailleurs et à l’entreprise concernée lesquels s’engagent mutuellement à les respecter.

A cet effet, l’employeur informe le salarié en télétravail de toutes les règles en matière de santé et de sécurité au travail.

1.6.2.	Couverture de la situation de télétravail par l’assurance de l’employeur et information de l’assureur habitation du télétravailleur pour chaque lieu concerné

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle sur le lieu de télétravail agréé.

Conformément au questionnaire de demande de télétravail, l’employé informe son assureur concernant les lieux de télétravail identifiés, de sa situation de télétravailleur ponctuel.

Le télétravailleur doit informer dès que possible le responsable concerné ainsi que la Direction Talents et Organisation de la survenance d’un accident, dans les mêmes conditions que l’ensemble des salariés et dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

1.6.3.	Entretiens de suivi au fil de l’eau, formalisés lorsqu’une alerte est identifiée

Les conditions d’activité du télétravailleur régulier et l’organisation du travail doivent être abordées lors du passage en télétravail et au moins une fois par an entre le responsable concerné et le télétravailleur dans le cadre des entretiens périodiques a minima annuels.

À tout moment, un entretien spécifique additionnel pourra être demandé par le télétravailleur ou le responsable concerné.

1.6.4.	Entretiens annuels et notamment de suivi de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle

Le suivi en tant que tel de la charge de travail et du respect de l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle fait l’objet d’un entretien dédié lors des entretiens annuels.

Cet entretien est formalisé et tout déséquilibre étant mis en avant devant faire l’objet d’une étude par l’équipe Talents et Organisation ainsi que, le cas échéant de mesures correctives.

1.7.	Plan de communication et action de formation

1.7.1.	Communication

Un plan de communication sera mis en place par la Société afin d’accompagner le déploiement du présent accord. Ce plan inclura un guide pratique à destination des salariés et des managers ayant notamment pour objectif de les sensibiliser et de répondre aux questions essentielles concernant le télétravail.
Les documents d’application de l’accord (notamment le questionnaire d’autodiagnostic et le formulaire de demande et l’attestation sur l’honneur) sont établis par l’employeur et sont susceptibles d’évoluer dans le temps.

Ces documents seront toutefois transmis, dès leur finalisation et à chaque évolution future, aux membres du CSE signataires de l’accord avant toute diffusion aux collaborateurs afin de bénéficier d’un dialogue social complet au service de tous.

La Direction fournira aux membres du CSE de manière annuelle la cartographie suivante par business unit en intégrant notamment les informations suivantes : nombre de télétravailleurs, âge, statut, genre, ancienneté, distinction télétravail médical / non médical.

Cette liste d’indicateurs n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer dans le temps.

Aucune information individuelle sur les télétravailleurs ne peut être partagée sans information préalable de celui-ci et recueil formalisé de son consentement conformément au RGPD.

1.7.2.	Formation

Dans le cadre des formations au management, la situation de télétravail doit être prise en compte. 
Une formation sous mode de sensibilisation des collaborateurs est à organiser annuellement autour de l’importance de la santé et de la sécurité au travail notamment dans le cadre de la situation de télétravail.


2.	La Flex Organisation 

2.1.	Définition de la Flex Organisation (rappel)

La Flex Organisation correspond à une organisation de travail dans laquelle les salariés se verront proposer d’arbitrer entre :

Bénéficier d’un bureau attitré dès lors qu’ils souhaitent passer trois (3) jours au moins par semaine sur le lieu de travail de l’entreprise ;
Bénéficier d’une flexibilité notable en matière de localisation de travail.

Pour rappel, voici les options proposées aux collaborateurs :


2.2.	Principes directeurs de la Flex Organisation et contrôle des présences

Dans un environnement de travail en Flex Organisation :

Tout collaborateur ayant choisi l’option 1 de Flex Organisation souhaitant être présent au bureau sur un poste de travail individuel doit procéder à une réservation dans l’outil ;
Pour les options 2, 3 et 4, la réservation sera organisée en amont et les bureaux individuels concernés ne seront ouverts à la réservation qu’en cas de libération ponctuelle et volontaire du poste de travail par le salarié qui l’occupe (pour congés ou absence ponctuelle) ;

Les postes de travail des salariés sont répartis par périmètre et non attribués nominativement, à l’exception des salariés bénéficiant d’un poste aménagé qui conservent le caractère nominatif de leur poste (cf. article précédant et définition de la Flex Organisation en partie 1 du présent accord) ;

Les collaborateurs s’engagent individuellement à nettoyer le poste de travail occupé chaque fois qu’ils le quittent et à pratiquer la politique du « clean desk » afin de permettre à toute personne souhaitant se connecter suite à réservation de la place de travail concernée, d’évoluer dans un cadre de travail optimal, propre et ordonné ;

Les bureaux attribués nominativement doivent pouvoir être réservés dès lors qu’ils sont déclarés comme disponibles par les salariés qui les occupent par information du Manager Talents et Organisation local ou de tout autre dispositif existant. Cela est faisable dès lors que les bureaux sont disponibles dans l’outil de sept (7) jours à la veille du jour dit ;

Chaque salarié est rattaché à un périmètre, point d’ancrage de l’équipe, au sein duquel chacun peut réserver un poste de travail où il le souhaite en fonction des tâches qu’il a à effectuer ;

Tous les postes de travail d’un même périmètre sont identiques afin de permettre à chaque collaborateur de brancher son ordinateur portable et de le relier à un ou deux écrans fixes, et ainsi de bénéficier d’un accès à l’ensemble des données et systèmes utiles à la réalisation de ses fonctions quelle que soit la place disponible ou réservée au sein de l’entreprise ;

Les notions d’espaces collaboratifs doivent permettre de concilier flexibilité et respect des contraintes réglementaires et professionnelles de l’entreprise.
Notamment une attention particulière est à apporter à :
La possibilité de réunir les personnes fonctionnellement intéressées à un travail de proximité ;
La nécessité de garantir un firewall entre certaines activités conformément aux engagements déontologiques de l’entreprise.

Les salariés ayant réservé une place au bureau sont engagés à l’occuper le jour-dit.

Le contrôle du respect des engagements pris par les collaborateurs en matière de réservation de place au bureau est une des conditions sine qua non de l’efficacité de la politique de Flex Organisation. Ce contrôle est mis en place via l’outil et tout autre outil permettant de s’assurer que les espaces de travail réservés dans l’outil sont effectivement occupés conformément aux réservations faites.

Les salariés doivent ainsi s’assurer de bien s’organiser, d’anticiper, pour respecter les engagements pris en matière de jours minimum à passer au bureau selon l’option de Flex Organisation retenue.

Tout non-respect de la politique de Flex Organisation pourra entraîner des sanctions conformément au droit du travail et au règlement intérieur.
La Direction veillera sur les premiers mois et notamment durant la phase test à s’inscrire dans une démarche de pédagogie et en prenant en compte les éventuelles contraintes opérationnelles pouvant être rencontrées.

2.3.	Champ d’application de la Flex Organisation

Les parties signataires conviennent que les collaborateurs concernés par la Flex Organisation sont ceux éligibles au télétravail, tel que défini au présent accord.

A ce titre, si le salarié obtient l’autorisation pour bénéficier du télétravail, les dispositions et modalités de la Flex Organisation lui sont applicables.

Ainsi, les dispositions relatives à la période d’adaptation et la réversibilité prévues au chapitre « Réversibilité et changements choix d’options » (1.3.5.) du présent accord sont également applicables au Flex-office, dans les mêmes conditions.
A l’inverse, les salariés ne répondant pas aux conditions d’éligibilité du télétravail ne peuvent bénéficier du dispositif de Flex-office et disposeront d’un bureau attitré.

De même, les salariés qui pourraient être éligibles au télétravail mais qui souhaitent travailler au moins trois (3) jours par semaine en présentiel ne relèveront pas des dispositions relatives au Flex-office et bénéficieront d’un bureau attitré.

2.4.	Règles générales d’organisation et de fonctionnement de la Flex Organisation

La Direction veille à ce que les principes organisationnels mis en œuvre dans le cadre de cette politique soient cohérents avec ceux du Groupe.
Le suivi de l’application du présent accord, notamment dans le cadre de la période de test de six mois initialement convenue, permettra d’envisager tout aménagement utile et une synchronisation toujours plus effective des modalités organisationnelles de travail entre les différentes entités d’un même pays.

2.4.1.	Journées de Flex Organisation

Tous les jours ouvrés sont éligibles à la Flex Organisation.

Les salariés bénéficient d’une grande flexibilité pour le choix de leurs jours en présentiel, sous réserve de la disponibilité des postes de travail apparaissant dans l’outil.

Le nombre de jours minimal de présence au bureau identifié dans le contrat de travail du collaborateur ne saurait être inférieur à cinq (5) jours minimum par mois.

Ces jours de Flex-office, tous comme les jours de télétravail, ne sont pas reportables d’un mois sur l’autre et ne sont pas sécables.

2.4.2.	Réservation des journées au bureau et postes de travail

Les salariés en option 1 de Flex Organisation devront réserver leur poste de travail/bureau dans les espaces réservés par périmètre via l’outil sept jours avant le jour  de présence – nota bene, l’outil est techniquement bloqué autour de la possibilité de réserver les bureaux et espaces de travail un mois avant le jour J.
Tout poste non réservé entre sept (7) jours précédant et la veille peut être réservé par les autres collaborateurs au-delà de leur nombre de jours minimum de présence au bureau y compris les postes attitrés libérés par les collaborateurs en cas d’absence et à l’exception des postes « personnels » à savoir les postes réservés à des fonctions requérant une totale confidentialité tels que la Présidence, Talents et Organisation ou Finance.

2.4.2.1.	Places individuelles

Dès lors qu’une place de travail n’est pas occupée à partir d’une semaine avant le jour dit, tout collaborateur peut réserver des jours supplémentaires sur site.
Exemple : un collaborateur ayant choisi l’option 1 de Flex Organisation (cinq jours par mois minimum) qui a réservé ses cinq jours de présence sur site, pourra dès lors que des postes restent disponibles, sept jours en amont de la date concernée, réserver des places supplémentaires et de fait être au bureau plus de cinq jours par mois.

Les collaborateurs en Flex Organisation (sauf les collaborateurs étant présents en permanence au bureau) doivent réserver au minimum le nombre de jours mensuels de présence et ce, au prorata des jours d’absence prévus (collaborateurs au forfait jours réduit, congés, arrêts maladie).
Le minimum de jours à passer au bureau par mois pour les personnes en temps partiel ou forfait jours réduit ou pour toute autre raison réduisant le jours de nombre de jours travaillés mensuel est de deux (2) jours. Toute exception doit faire l’objet d’une validation formalisée par le manager et l’équipe Talents et Organisation locale.

Il est parfaitement possible de réserver la même place de travail en continu ou bien de changer de place à chaque jour de présence au bureau. Une place de travail est réservée pour la journée selon la durée de présence au bureau prévue par le collaborateur.

Les managers s’assureront de planifier le plus en amont possible les réunions qui nécessitent la présence physique des salariés pour que ceux-ci puissent s’organiser lors de la réservation des journées au bureau sur l'outil. Les salariés devront être prévenus de la demande de leur manager d’être présent au bureau au minimum cinq (5) jours ouvrés avant ladite date.

De même, les managers peuvent être amenés à organiser, en équipe, les journées en télétravail et les journées sur place en tenant compte des impératifs liés au fonctionnement du service et sous réserve de respecter un délai de prévenance raisonnable qui ne saurait être inférieur à cinq (5) jours ouvrés.

2.4.2.2.	Salles collectives de réunion / de travail

Les salles de réunion peuvent être :

Soit réservées au mois par les managers avec un motif argumenté et tracé dont, notamment, l’existence de réunion présentielles récurrentes ;
Soit réservées en fonction des disponibilités des dites salles.

Ces réservations, vu la rareté des salles de réunion, fera l’objet d’une vigilance tout à fait particulière.

Le contrôle de l’utilisation des salles réservées est réalisé via l'outil au moment de la connexion ou non à l’espace de travail de la salle ou par les personnes en charge de l’organisation du bureau.

Les espaces collectifs prévus aux usages de restauration ne peuvent pas être utilisées à des fins de réunion afin de laisser un loisir maximum aux personnes souhaitant se restaurer ou de prendre une pause, et notamment pour respecter la confidentialité des échanges ainsi que la tranquillité et concentration des équipes travaillant dans les open-spaces attenant.

La cafétéria / « salle café » ne doit pas être utilisée à des fins de réunion de travail.

2.4.3.	 « Clean desk » et le respect des valeurs ESG de l’entreprise

Les règles du « Clear Desk » et du « Clean Desk », consistent à laisser son bureau totalement vide à la fin de chaque journée de travail.
Cela se fonde sur de légitimes préoccupations en termes d’ordre, de sécurité des données, confidentialité et de rigueur pour l’organisation des espaces.

Cela se double d’une exigence renforcée en matière de nettoyage et de propreté, et ce à l’aune de l’expérience de gestion de la crise COVID-19.
Pour ce faire et si les bureaux partagés dans le cadre de la Flex Organisation seront nettoyés et désinfectés par les prestataires en charge du ménage de manière quotidienne, les collaborateurs s’engagent à nettoyer parfaitement les espaces de travail qu’ils auront utilisés.

Chaque collaborateur peut disposer d’un casier mis à sa disposition afin de lui permettre de ranger tous ses effets personnels, avec une clé.

En conséquence, les salariés ne disposant pas d’un bureau fixe et nominatif seront tenus de vider leur bureau avant de quitter leur poste de travail. Les salariés disposant d’un bureau fixe et nominatif mais s’absentant pour une durée conséquente, seront soumis aux mêmes obligations afin de permettre la bonne réservation de leur espace de travail.

Cette pratique facilite la mise en place de la politique de Flex Organisation car les espaces de travail préalablement réservés garantiront les meilleures conditions de travail et d’hygiène.

2.4.4.	 Les espaces de travail autorisés

Les collaborateurs pourront travailler sur les bureaux disponibles et dans les salles de réunion disponibles à la réservation via l’outil et/ou au sein des espaces dédiés à leur équipe qu’il s’agisse des espaces individuels ou collectifs, tels que mentionnés en « 2.4.2. Réservation des journées au bureau et postes de travail».

Pour des raisons de confidentialité, les espaces de travail dédiés aux fonctions suivantes ne peuvent être inclus dans les espaces autorisés :

Présidence ;
Local du CSE ;
Bureau de l’équipe Talents et Organisation.

Cette liste pourra être revue à échéance selon les besoins exprimés par les différents directeurs, managers et / ou collaborateurs, après validation des Directions Talents et Organisation, IT et métier concernées.

Pour des raisons de déontologie et de prévention des conflits d’intérêt, les membres des équipes de production d’analyses ESG ou de toute autre activité d’évaluation, audit, « ratings » ou autres activités assimilées ne pourront être dans des espaces partagés avec les équipes de vente. Comme susmentionné dans cet accord, la notion de firewall est consubstantielle de l’activité de la Société. Aussi, une vigilance particulière sera apportée à l’élaboration des règles de gestion des espaces dans l’outil.

Un espace « collectif » peut être attribué avec un bureau privatif dédié par équipe ou par périmètre.

La liste des bureaux, espaces de travail et leur accessibilité en fonction des équipes doit être spécifié dans un document et / ou un outil de gestion des espaces dédiés. Ces informations sont accessibles via l’outil afin que chacun puisse avoir une représentation physique et géographique des locaux et des espaces.

2.4.5.	 Engagements réciproques dans le cadre de la Flex Organisation

Le concept de Flex Organisation représente une marque de confiance des salariés envers l’employeur et de l’employeur envers les salariés.

La clé de sa réussite repose sur :

Le sens des responsabilités des salariés ;
Le rôle des managers aussi bien dans la détermination des objectifs que dans l’accompagnement en présentiel et à distance.

L’atteinte des objectifs : Quelle que soit la modalité organisationnelle de travail, et notamment la pratique du télétravail dans le cadre d’une flexibilité du choix des jours télétravaillés ou de présence au bureau ainsi que des places de travail, celle-ci ne doit pas faire obstacle à l’atteinte des objectifs professionnels. La possibilité du télétravail en organisation flexible est en effet conditionnée à l’atteinte des objectifs personnels et collectifs.

La communication et les réunions : Les collaborateurs doivent veiller à rester joignables dans les conditions définies plus haut. L’organisation par les managers et la participation des collaborateurs aux points réguliers avec les équipes respectives de chacun sont essentielles afin de permettre de suivre l’activité du périmètre / de l’équipe et des acteurs de ce périmètre / de cette équipe.

La discrétion et le volume sonore : Les espaces collaboratifs pouvant vite devenir bruyants et les conversations inaudibles, il est important que chaque collaborateur reste discret et veille au respect de la tranquillité de ses collègues. De même, les personnes occupant des bureaux individuels et/ou des salles de réunion veilleront à garder les portes fermées lors de leur utilisation en réunion ou avec échanges verbaux pouvant déranger à l’extérieur

3.	Droit à la déconnexion en télétravail 

3.1.	Principes 

Les collaborateurs ne doivent pas prévoir de réaliser, ni réaliser des tâches en dehors de leurs horaires et jours de travail.

Ainsi, les collaborateurs doivent se réserver des créneaux suffisants de pause ainsi que respecter les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Les managers s’assurent de l’effectivité du respect des durées de travail maximal et du respect des obligations légales en matière de repos quotidien et hebdomadaire.  Il ne sera pas exigé pour les personnes en télétravail d’être joignables avant 10 heures et après 18 heures. Cela s’entend hors évènements exceptionnels exigeant une réponse immédiate et hors réunions ne pouvant être programmées à un autre moment.

3.2.	Le droit à la déconnexion s’exerce notamment par la mise en place de « back-up »

La notion de « back-up » signifie qu’en cas d’absence d’un collaborateur, celui-ci, en coordination et avec le soutien de son manager, doit mettre en place une organisation permettant d’une part la continuité de son activité et d’autre part une déconnexion effective durant les jours de congés ou de repos.

Ainsi, en coordination avec le management et les exigences de l’entreprise, tout collaborateur doit assurer qu’il est remplacé sur l’ensemble de ses activités durant son absence pour congés, et ce dès lors qu’il ne s’agit pas d’absence exceptionnelles occasionnées par une situation d’urgence.

Dans ces derniers cas, l’entreprise s’attache à permettre une déconnexion totale du collaborateur afin de respecter les obligations légales de l’employeur et ce notamment par la mise en place de back-up assurant la continuité d’activité et la solidarité au sein de l’équipe.

Les collaborateurs doivent, dès lors qu’ils partent en congés, indiquer la ou les personnes assurant la continuité de leur activité, notamment dans leur mail d’absence.
Un mail d’absence doit, à défaut d’autres modalités permettant d’assurer le même objectif, être mis en place au moment des différents congés ou absences.

Ce type de dispositif permet aussi d’assurer la continuité du service auprès des clients internes et externes.
En cas de charge de travail élevée pouvant amener un déséquilibre vie professionnelle / vie personnelle ou un non-respect du droit à la déconnexion, les collaborateurs doivent aviser leur manager et l'équipe Talents et Organisation pour trouver des solutions.

4.	Dispositions finales

4.1.	Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2022.
Il est conclu pour une durée déterminée de six (6) mois.

En cas de décisions gouvernementales, d’autorités sanitaires ou d’entreprise requérant la suspension de l’applicabilité de cet accord, et pour quelque motif que ce soit, la durée de test de 6 mois du présent accord sera automatiquement prolongée à concurrence de la durée de sa non application.

Il sera automatiquement dénoncé à l’issue des six (6) mois et fera l’objet d’une nouvelle négociation portant sur tout ou partie de l’accord afin de capitaliser sur les enseignements de la période écoulée (cf. « 4.2. Révision »).

Les mesures décrites dans le présent accord s'appliqueront pendant toute la durée du présent accord.

4.2.	Révision

L’accord pourra être révisé si nécessaire.
Toute évolution du présent accord devra faire l’objet d’un nouvel accord entre les Parties.
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier.

4.3.	Conditions de suivi et clause de rendez-vous 

Les Parties au présent accord conviennent, en application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, que le CSE et la Direction se réuniront pour faire le point sur l’application du présent accord dans le temps au regard des évolutions législatives et règlementaires et compte tenu de l’évolution de l’activité de la Société à l’initiative de l’une ou de l’autre des parties.

Les Parties se réuniront une fois par mois pendant la durée d’application du présent accord et notamment huit (8) mois après la signature du présent accord. Après six (6) mois, l’objectif sera de tirer le meilleur des pratiques observées et des axes d’amélioration notés ainsi que de se poser la question de la renégociation ou non d’un accord.

Les dates suivantes seront convenues à la conclusion de l’accord :

Réunions de suivi de l’application de l’accord ;
Réunion de négociation des évolutions à mettre en œuvre le cas échéant à l’issue de l’accord.

4.4.	Notification, dépôt et publicité

Conformément aux articles L.2231-5-1 et suivants du Code du travail, le présent avenant fera l’objet d’un dépôt auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris et sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail en vue des formalités de dépôt et de publication sur la base de données nationale.
Il sera communiqué à l’ensemble du personnel via les moyens de communication en vigueur dans l’entreprise.
Conformément aux dispositions de l’article R.2262-2 du code du travail, un exemplaire du présent avenant est remis au CSE.

Enfin, mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à cet effet et/ou sera consultable sur l’intranet de la Société.

Fait à Montreuil, le 2 décembre 2021 (signatures électroniques jusqu’au 14 janvier 2022)


Pour l'entreprise, M.

Pour le CSE, M.
M.
M.
M.
M.