Accord relatif à la mise en place du Comité Social et Economique de l’Association Empreintes

  








	


	











Préambule introductif 


Le présent accord est un texte fondamental pour l’ensemble des acteurs engagés dans la qualité du dialogue social et la négociation collective au sein de l’Association Empreintes.

Il est conclu dans le cadre des dispositions de l’Ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’association et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. 

La conclusion de cet accord traduit la conscience des parties de la nécessité d’inscrire toujours davantage le dialogue social dans une démarche participative et coopérative dans l’intérêt de toute l’association, celui-ci se définissant comme un équilibre entre la nécessité de réaliser l’objet social de l’Association Empreintes et la préservation des intérêts de l’ensemble de ses salariés. Son enjeu est également de développer le dialogue social dans la méthode et dans les moyens, tout en recherchant la paix sociale et le respect des interlocuteurs.
Cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles dont le respect s’impose à l’association et à ses représentants du personnel.

L’association EMPREINTES est une structure à but non lucratif qui a pour objet de mettre en œuvre les missions permettant à toute personne, de tout âge, de mobiliser les ressources nécessaires à son autonomie afin de trouver ou retrouver sa place dans la société. L’association EMPREINTES est une structure associative composée à son origine de différentes structures réunies pour œuvrer au même objectif. Une mission de service public auprès de personnes, familles et enfants en situation de précarité sociale et familiale, se sont positionnées ensemble, pour préserver la qualité des services. L’association EMPREINTES souhaite apporter son expertise dans le domaine de l’inclusion et de la lutte contre l’exclusion sur tous les territoires où son expertise sera sollicitée.
Cette dimension éminemment sociale de l’Association Empreintes, nonobstant sa taille, l’invite à mettre en place une instance sociale de CSE de qualité pour accompagner le sens de ses missions.



Objet et date d’entrée en vigueur

Un CSE unique est installé pour l’ensemble de l’Association Empreintes en lieu et place des instances représentatives du personnel antérieures.

Le présent accord d’entreprise entrera en vigueur au 25 juin 2019, sous réserve des consultations requises et formalités de dépôt.

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu à durée déterminée pour 4 ans.

La direction organisera une fois par an une réunion de travail avec les organisations syndicales représentatives dans l’association pour établir le bilan de l’application de cet accord. Une réunion sera également organisée six mois avant le terme de l’accord entre la direction et les organisations syndicales représentatives dans l’association afin de convenir des éventuelles modalités de reconduction ou de révision. 

Champ d’application 

Le présent accord s’applique dans les relations de l’association avec ses partenaires sociaux tels que définis ci-après ainsi qu’à l’ensemble du personnel travaillant dans les établissements et services gérés par l’Association Empreintes. Il s’appliquera également aux salariés des établissements pouvant être créés ou intégrés au cours de sa durée.

Nul salarié quel que soit son statut, nulle instance syndicale non visée par le présent champ d’application ne peut se prévaloir des dispositions conclues en l’application du présent accord.




Mission, attributions et responsabilité du CSE de l’Association Empreintes

Mission et responsabilité du CSE

Le Comité Social et Economique est la délégation unique du personnel dont les membres cumulent les fonctions autrefois dévolues aux DP, CE et CHSCT. Pour l’Association Empreintes, le CSE est encore et principalement l’instance unique d’information et de consultation sur tous les projets de l’association qui répond à un fonctionnement renouvelé du dialogue social. 

Composition du CSE 

La composition du CSE correspond au cadre légal en vigueur. Le nombre d’élus titulaires et suppléants est fixé dans le protocole d’accord préélectoral, conformément aux dispositions prévues à l’article R 2314-1 du Code du travail.  
Les parties conviennent que le nombre et/ou le périmètre de chacun des établissements pourra évoluer en fonction des variations du nombre et de la répartition géographique des établissements composant l’Association Empreintes résultant, notamment, d’acquisition, de fusion, d’ouverture ou de fermeture de tout ou partie d’établissements. Ces modifications feront l’objet d’une information et d’une consultation spécifiques du CSE et pourront amener à la désignation d’un ou plusieurs Représentants de proximité supplémentaire en fonction du tableau d’effectif joint au présent accord. 
Les élus suppléants n’assistent pas de droit aux réunions plénières du CSE, sauf s’ils remplacent un titulaire absent. 
Il est convenu que les élus suppléants soient considérés comme les Représentants de proximité dans les différents sites de l’Association Empreintes.

Le CSE est notamment consulté sur:
Les orientations stratégiques de l’entreprise ;
La situation économique et financière de l’entreprise ;
La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
L’ensemble des données nécessaires à ces consultations figure dans la base de données économiques et sociales.
Le contenu, la périodicité et les modalités des consultations récurrentes du CSE ainsi que la liste et le contenu des informations nécessaires à celles-ci ; 
La mise en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salariés.
Les restructurations et compressions d’effectifs et les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire
Les missions publiques de sollicitation.
Les recours à des emplois de courte durée pour des missions identifiées
les conditions d’emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ;
l’introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l’aménagement des postes de travail
Les mesures en faveur de l’égalité femmes-hommes.
Les mesures en faveur de l’insertion et l’emploi des jeunes.


Chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’association peut également désigner un représentant syndical auprès du CSE. Sa mission est de rappeler la position de son organisation dans l’instance plénière.

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant disposant de la délégation et de l’autorité sur les sujets à l’ordre du jour. Le Président peut être accompagné régulièrement de 3 collaborateurs appartenant à l’Association.



Le président du CSE et/ou le secrétaire (à son initiative ou à la demande de la majorité des élus du CSE), peuvent également inviter ponctuellement des personnes qualifiées pour traiter des sujets à l’ordre du jour. La participation d’un tiers à la réunion se fait après accord des deux parties et le cas échéant par un vote à la majorité des membres (vote blanc et abstention sont comptabilisés comme des votes défavorables).  

Lors de sa réunion constitutive convoquée par l’employeur, le CSE procède à la désignation d’un secrétaire titulaire, d’un secrétaire suppléant, d’un trésorier et d’un trésorier suppléant parmi ses membres élus titulaires.  Les 4 membres du Bureau sont naturellement titulaires du CSE




Fonctionnement et organisation du CSE de l’Association Empreintes

Fonctionnement de l’instance CSE


Rôles et attributions des élus

Il est constitué au sein de l’instance un bureau du CSE, composé du Président, du secrétaire et de son suppléant, du trésorier et de son suppléant, dont les rôles sont définis ci-après : 
Le président du CSE veille à la convocation de l’instance, au bon ordonnancement des sujets ainsi qu’à la bonne tenue des échanges en réunion. Il élabore avec le secrétaire du CSE l’ordre du jour des réunions et, d’une manière générale, le plan de travail annuel de l’instance.

Le secrétaire du CSE est élu par les titulaires du CSE. Il joue un rôle essentiel dans le fonctionnement et l’organisation du CSE, les parties convenant de lui confier des missions spécifiques au-delà des attributions qui lui sont conférées par la loi. 

Il a, en effet, pour mission d’établir les points à l’ordre du jour du CSE en concertation avec le président et de gérer la présence des élus titulaires ou suppléants en cas d’absence d’un titulaire.

Il est également à l’initiative d’échanges entre les membres du bureau du CSE afin de se positionner en amont de chaque réunion sur les réclamations individuelles ou des irritants sociaux particuliers. Chaque point, chaque question, est adressé et enregistré dans un registre numérique partagé. Chacun de ces sujets ou situations est immédiatement transmis aux personnes et services en charge des questions concernées dans l’attente d’une réponse aux problématiques posées. Le registre numérique partagé indique également les réponses apportées. Ce registre numérique partagé est mis à jour en temps réel et accessible à tous les membres du CSE. A chaque réunion de l’instance, il est fait un point global de l’avancée des sujets ou situations soumis. 

Il préside enfin la gestion des heures de délégation que les élus CSE titulaires décident de mutualiser, en ayant soin d’assurer la prévenance de l’encadrement et l’inscription de leur prise effective dans les bons de délégation.
Les élus titulaires peuvent décider de reporter une partie de leurs heures de délégation. Ils en informeront le secrétaire huit jours avant la fin du mois en cours.
Passé ce délai, les heures ne seront plus reportables et, sauf intervention urgente et non prévisible de l’élu CSE, alimenteront le compteur des heures mutualisées.
Un point sur le solde du compteur d’heures mutualisées sera fait en continu avec la direction des ressources humaines via un outil dédié à cet effet. Un bilan de l’utilisation des heures mutualisées sera effectué deux fois par an en CSE par le secrétaire. 
L’utilisation des heures mutualisées, dans le cadre de la mise en place d’actions spécifiques comme une formation sur un thème déterminé, un séminaire d’étude, etc. sera validée en réunion par les membres du CSE par suffrage à la majorité. 


Le secrétaire suppléant est élu parmi les membres titulaires du CSE. Il remplace le secrétaire titulaire :
en cas d’absence ponctuelle à la réunion mensuelle, pour en établir le procès-verbal 
en cas d’absence prolongée, dans l’intégralité de ses fonctions 

Le trésorier du CSE est élu parmi les membres titulaires du CSE. Il a pour mission de veiller aux opérations comptables, à l’application des décisions budgétaires, à la gestion des différents comptes et de bâtir le budget. Chaque année, il présente le bilan comptable et fait procéder à l’expertise des comptes du CSE. Il sollicite le quitus de sa gestion en fin de chaque exercice et en fin de la mandature.

Le trésorier suppléant est élu parmi les membres titulaires du CSE. En cas d’absence prolongée du titulaire, il le remplace dans l’intégralité de ses fonctions. 

Les membres élus du CSE sont sollicités pour donner leur avis par vote sur les décisions économiques et sociales soumises à l’instance. De même, ils sont invités à participer aux travaux préparatoires du CSE dans le travail des dossiers, le développement de leurs expertises et dans la participation aux différentes commissions.

Rôle et statut des suppléants

Seuls les élus titulaires siègent aux réunions du CSE, un suppléant siègera aux réunions en l’absence d’un titulaire.  

Afin d’être informés de façon détaillée de la stratégie de l’association et sur le fonctionnement de l’instance, les suppléants seront invités lors de la réunion constitutive du CSE et celle de bilan de 1ère année de fonctionnement de l’instance. 
 
De manière plus récurrente, Il est prévu que les suppléants puissent participer une fois par an aux travaux préalables à la consultation sur :

L’axe 1 :
la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi,  
la situation économique et financière de l’Association,

Pour assurer de manière efficiente leur mission, les suppléants bénéficieront de deux heures de délégation utilisable par mois ou de manière cumulée au trimestre (soit 6 heures maximum).
Les élus suppléants sont, au sein de l’Association Empreintes, les représentants de proximité, leur donnant par cette mission la relation de proximité et la transmission aux titulaires du CSE.

Les suppléants pourront également participer aux espaces de formation, séminaires, etc., organisées par le CSE. Les heures passées dans le cadre de ces évènements seront prises sur le compteur des heures mutualisées. 

Animation du CSE

Périodicité des réunions

Le CSE tient au minimum 6 réunions ordinaires par an, organisées en fonction d’un planning prévisionnel remis en début d’année.  Au moins 4 de ces réunions, à raison d’une par trimestre, portent en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail. A ces réunions dont l’ordre du jour dispose d’un volet HSCT sont invités l’inspecteur du travail, le responsable santé-sécurité-conditions de travail de l’association, le médecin du travail et l’ingénieur de la CRAMIF.

Afin de prendre en compte l’éclatement des sites géographiques de l’association Empreintes, une rencontre par trimestre sera organisée sur les établissements de l’Association, avec des élus du CSE, les Représentants de proximité et selon les besoins certains salariés. La programmation annuelle prendra en compte cette disposition.

Le CSE pourra être réuni dans le cadre de réunions extraordinaires, convoquées dans les mêmes conditions qu’une réunion ordinaire. Le CSE pourra également être réuni, à la demande de la majorité de ses membres élus (et par 2 élus en ce qui concerne les sujets traitant du HSCT). Dans ce cas, le CSE sera réuni par l’employeur dans un délai compatible avec l’objet de la demande et dans un délai de 7 jours maximum. 

Dans le cas d’un Droit d’alerte pour danger grave et imminent, le délai est raccourci à 48 h, et peut être demandé par un seul élu.

Au début de chaque année, la première réunion du CSE précise le contenu, la planification et le déroulement des consultations régulières et ponctuelles de l’instance. Un calendrier prévisionnel est alors transmis aux membres du CSE. A la fin de chaque réunion, la date de réunion suivante du CSE est confirmée. 



Le CSE de l’Association Empreintes organise l’ordre du jour et l’animation de ses réunions selon un ordre précis :
Il débute par les questions économiques, stratégiques et opérationnelles de l’association. 
Ensuite, il s’intéresse aux dispositions organisationnelles, sociales et HSCT. 
Par la suite, il traite des questions relatives aux œuvres sociales. 
Chaque réunion se clôt par l’étude des questions individuelles et particulières issues du registre numérique partagé et remontées par le bureau du CSE. 
Il est entendu qu’une question considérée comme prioritaire et urgente pourra être traitée selon une chronologie conjointement définie, qui pourra être différente de celle décrite ci-dessus. 

Convocation et ordre du jour des réunions

Le comité social et économique est convoqué par son président au moins 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion, sauf urgence ou circonstance exceptionnelle. 

L’ordre du jour est établi par le président et le secrétaire du CSE selon les modalités fixées par les textes en vigueur.

La convocation est transmise par courrier et messagerie électronique. Les documents accompagnant l’ordre du jour sont envoyés par messagerie électronique et pourront être imprimés sur le lieu de travail par les élus. 
La liste des adresses électroniques figure en annexe du présent accord et sera mise à jour dès modification d’une des adresses électroniques.

Les documents se rapportant à une consultation ponctuelle et/ou récurrente lors d’une réunion sont transmis aux membres titulaires du CSE ainsi que, pour information, aux membres suppléants dans un délai raisonnable permettant leur étude et au minimum 15 jours avant la réunion du CSE. La convocation fait référence à la base de données économique et sociale si ces documents y sont mis à disposition.  A chaque actualisation de la BDES, un mail informatif de l’évolution de son contenu sera envoyé à l’ensemble des membres composant l’instance (élus titulaires / suppléants / représentants syndicaux). Toutefois, en cas d’impossibilité matérielle, les documents sont remis aux membres du CSE au plus tard lors de la réunion, les membres du CSE pourront alors surseoir à leur prise de décision jusqu’à la réunion suivante.

Dans l’hypothèse où un membre titulaire ne pourrait pas assister à une réunion du CSE à laquelle il aurait été convoqué ou dont il connaîtrait la date prévue, il devra signaler son absence à la direction des ressources humaines dans un délai de 5 jours ouvrés (sauf circonstances exceptionnelles). Dans ce cas, et à condition d’en avoir connaissance dans des délais le lui permettant, la direction procèdera à la convocation du membre suppléant en lieu et place du membre titulaire par courrier ou messagerie électronique.

Dans l’hypothèse où la direction aurait connaissance de l’absence du membre titulaire après que les convocations à la réunion aient été transmises mais avant la tenue de la réunion, le membre suppléant amené à remplacer sera informé par téléphone et courrier électronique que la convocation initialement adressée pour information vaut convocation effective à participer à la réunion du CSE. 

Le secrétaire du CSE est informé du remplacement d’un membre titulaire par un membre suppléant lors de l’envoi de la convocation au suppléant. 
Dans le cas où le remplacement d’un membre titulaire par un membre suppléant n’aurait pu avoir lieu, la réunion du CSE se tient néanmoins régulièrement avec les membres titulaires présents. 

Lorsque les réunions du CSE portent sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail, le rapporteur de la commission santé, sécurité et conditions de travail y est obligatoirement convoqué s’il ne l’est pas déjà par ailleurs en tant que membre du CSE. 

Les participants aux réunions qui ne sont concernés que par une partie des points à l’ordre du jour (ex : médecin du travail, inspecteur du travail, rapporteur de la commission santé, sécurité et conditions de travail…) n’assistent qu’à la partie de la réunion correspondante (les sujets HSCT seront abordés en début de réunion). A cet effet, l’ordre du jour peut comporter des heures distinctes d’examen de ses différents points.


Procès-verbaux

Les PV des CSE sont élaborés par le secrétaire de l’instance et validé à la séance suivante. Un extrait de procès-verbal du CSE pourra être établi et rempli le jour même de la réunion à laquelle il se rapporte et proposé aux participants à son issue. Cet extrait comprend les points à l’ordre à du jour, les libellés des relevés de décision. 

Excepté en cas de consultation pour licenciement économique qui réduit le délai à 3 jours, le procès-verbal des délibérations des membres du CSE et des interventions des représentants syndicaux sera établi par le secrétaire dans les 15 jours suivants la réunion et communiqué aux membres et à l’employeur. Il sera approuvé et rendu définitif et signé par le secrétaire du CSE lors de la réunion suivante. 

Les procès-verbaux seront affichés par la voie hiérarchique dans chaque établissement sur un espace dédié et diffusés sur le site intranet du CSE par le secrétaire ou son suppléant.   

Processus des consultations du CSE

Les règles propres à l’information/consultation du CSE avec le délai d’examen suffisant, la production d’informations précises et écrites, et le respect du caractère préalable, sont pleinement applicables. Lorsque le CSE doit rendre un avis en dehors du cadre des réunions, il est réputé avoir rendu un avis favorable en cas de silence à l’expiration du délai d’un mois à compter de la transmission des informations. Il est précisé que :
La mention « avis favorable sera rendu en cas de silence à l’échéance du délai de rigueur » accompagne obligatoirement chaque consultation. 
La disposition générale concernant le délai d’un mois pour rendre un avis s’applique sauf pour celles pour lesquelles la loi prévoit un délai précis. 
Tous les éléments donnant lieu à une information-consultation récurrentes sont obligatoirement intégrés dans la BDES. La direction informe par mail et par tout autre moyen adapté les élus CSE de la mise en ligne des documents au sein de la BDES.

Dans le cadre de la mise en place du CSE au sein de l’Association Empreintes, il est convenu que la consultation récurrente suivante fera l’objet d’une information annuelle entre les mois de Mai et Octobre de l’année. Cette consultation fondamentale concerne :

Les orientations stratégiques
La situation économique et financière de l’association
La politique sociale de l’association ainsi que les conditions de travail et d’emploi.

Pour cette consultation fondamentale, le CSE dispose, s’il n’a pu rendre un avis au cours de la réunion abordant le sujet, des délais suivants après transmission des informations pour rendre son avis unique, le cas échéant lors d’une réunion extraordinaire :
1 mois pour les cas généraux 
2 mois en cas d’intervention d’un expert,
3 mois en cas d'expertise relevant de la CSST.
L’ensemble des informations nécessaires et utiles à ces consultations sont disponibles sur la BDES au moins 15 jours avant la tenue de la réunion. La direction informe par mail ou par tout autre moyen adapté, les élus CSE lors de leur intégration à la BDES.

A défaut d’accord, les consultations récurrentes ont lieu chaque année et sont conduites au niveau de l’association. S’agissant plus particulièrement de la consultation relative à la politique sociale de l’association, en l’absence d’accord, l’employeur met à disposition du CSE ou lui présente :

Les informations relatives à la BDES
Les informations sur les mesures prises en vue de faciliter l’emploi des accidentés du travail, des invalides de guerre/invalides civils et des travailleurs handicapés ;
Un rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans l'association et des actions menées au cours de l'année écoulée dans ces domaines. Les questions du travail de nuit et de prévention des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 du Code du travail (pénibilité) sont traitées spécifiquement ; 
Un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail qui fixe la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l'année à venir et qui comprend les mesures de prévention des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l'article L. 4161-1 du Code du travail, ainsi que, pour chaque mesure, ses conditions d'exécution et l'estimation de son coût.

Consultations ponctuelles du CSE

La règle principale reste la consultation fondamentale et récurrente sur une base annuelle pour tous les projets, cependant, de manière ponctuelle, le CSE sera informé et consulté pour des modifications ou changements intervenant sur les questions intéressant l'organisation, la gestion et la marche générale de l’association, notamment dans les domaines suivants :

Economique et juridique : 

Modification de l’organisation économique ou juridique ou de l’association 
Procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire
Intégration de nouveaux établissements ou fusion avec d’autres associations locales ayant le même objet social que l’Association Empreintes
Création de nouvelles structures ou fermeture d’établissement / de service

Conditions de travail : 

Conditions d'emploi et de travail, notamment durée du travail et formation professionnelle 
Introduction de nouvelles technologies, aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail
Mise en œuvre de moyens de contrôle de l’activité des salariés et information sur les méthodes ou techniques d'aide au recrutement des candidats à un emploi utilisées par l’Association ainsi que sur toute modification de celles-ci. Il est aussi informé, préalablement à leur introduction dans l’association, sur les traitements automatisés de gestion du personnel et sur toute modification de ceux-ci.
Mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail

Effectif : 

Restructurations et mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs, notamment compression d’effectif ou licenciement collectif pour motif économique

La démarche d’information et de consultation sur ces sujets ponctuels fait l’objet d’une annexe spécifique qui propose les modalités concrètes ainsi que les domaines d’informations nécessaires au bon déroulement du processus d’information/consultation.

Pour tous ces sujets, le CSE dispose, s’il n’a pu rendre un avis au cours de la réunion traitant de la thématique en question, d’un délai d’un mois suite à la réunion d’information pour donner son avis et d'un délai de 2 ou 3 mois si cette consultation nécessite l'intervention d'un expert.




Réclamations individuelles et collectives

Le CSE liste les réclamations individuelles ou collectives recueillies par le biais du registre numérique partagé devant faire l’objet d’une information spécifique lors des réunions ordinaires.

Les réclamations individuelles ou collectives mentionnées à l’article L 2312-5 du Code du travail (réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale ainsi que des conventions et accords applicables dans l’association) seront recueillies par le biais d’un registre numérique partagé et accessible à l’ensemble des salariés et des représentants du personnel.

Les réclamations jugées les plus importantes par le bureau du CSE seront présentées aux membres du CSE.  Pour les autres, une réponse sera apportée par le management de proximité ou, si cela dépasse sa compétence, par le management intermédiaire (direction de l’établissement ou responsable de dispositif). 

Selon les cas, la réponse est transmise à l’occasion d’une réunion avec les personnes à l’initiative de la réclamation ou par écrit, au plus tard dans un délai de quinze jours. Afin d’assurer qu’une réponse est effectivement apportée à chacune des questions posées, les questions qui n’ont pas encore eu de réponse demeureront actives et identifiées en suspens dans le registre numérique partagé jusqu’à ce qu’une réponse y soit apportée.

Moyens mis à disposition

Temps de réunion

Le temps passé aux réunions du CSE n’est pas décompté du crédit d’heures de délégation et constitue du temps de travail effectif. Le temps de trajet réalisé pour assister aux réunions ne constitue pas du temps de travail,  mais est enregistré et rémunéré comme tel.  

Les frais de déplacement pour se rendre aux réunions du CSE sont pris en charge par l’employeur conformément aux règles en vigueur dans l’association. 
 
Heures de délégation et mutualisation

Le crédit d’heures de délégation dont bénéficie chaque membre titulaire du CSE pour l’exercice de son mandat est lié à l’effectif global de l’Association Empreintes. Ces heures peuvent être reportées ou/et mutualisées d’un mois sur l’autre dans la limite de 12 mois. En cas de report, l’élu titulaire doit en informer la commission de gestion des heures de délégation du CSE au plus tard 8 jours avant la fin du mois en cours. Le représentant du personnel qui a épuisé toutes ses heures de délégation du mois en cours ne peut pas anticiper et utiliser son crédit d'heures du mois suivant.
Il est convenu que les heures de délégation non utilisées et non reportées par les élus sont mutualisées de manière à permettre un fonctionnement fluide et optimisé de l’instance. Ainsi elles pourront servir pour :
Abonder le crédit d’heures des élus dans le cadre de leur mission 
Abonder le crédit d’heures des Représentants de proximité
Permettre des temps de préparation aux différentes commissions, 
Mettre en place des actions spécifiques permettant la bonne actualisation des connaissances des élus (formations, séminaires, etc.). Le choix des thèmes de ces actions spécifiques est co-construit entre les élus et le Président du CSE ou son représentant. 
Le nombre d’heures maximum dépassant le crédit légal mensuel, soit les heures reportées des mois précédents ou transférées de la mutualisation, est plafonné à 12 par mois. 

Il est entendu que la gestion des heures mutualisées relève des attributions du secrétaire du CSE comme il est précisé dans ses prérogatives. Le secrétaire proposera en réunion l’utilisation de ces dernières dans le cadre de la mise en place d’actions spécifiques comme une formation sur un thème déterminé, un séminaire d’étude, etc…, proposition qui sera validée au cours de cette réunion par les membres du CSE par suffrage à la majorité. Le Secrétaire du CSE adresse mensuellement l’état des lieux au Président du CSE.
Si le nombre d’élus titulaires du CSE est définitivement inférieur, pour quelque raison que ce soit, au nombre fixé dans le Protocole d’Accord Préélectoral, il est convenu que les heures de délégation qui auraient été utilisées par les élus manquants, seront affectées au compte de mutualisation.

Espaces de réflexion partagée

Il est prévu une rencontre à la fin de chaque année de mise en place du CSE entre les membres titulaires, les suppléants et les directions d’établissement et dispositifs afin de faire un bilan sur le fonctionnement de l’instance centralisée et de ses représentations délocalisées et de proposer des points éventuels d’amélioration. La date et les modalités de cette rencontre seront définies conjointement par le président et le secrétaire du CSE.

Des espaces de réflexion partagée entre directions et représentants du personnel, sous la forme de formation, colloques, séminaires, etc. pourront par la suite être mis en place à l’initiative de l’employeur et/ou sur proposition des élus de CSE.  

Recours aux expertises

Le recours aux expertises comptables requises par le CSE répond à des règles explicites quant à leur financement. Les expertises financées uniquement par l’employeur correspondent aux domaines suivants :
Expertise sur la situation économique et financière de l’association,
Politique sociale, conditions de travail et emploi,
Licenciements économiques pour 10 salariés et plus sur 30 jours,
Licenciements économiques pour moins de 10 salariés avec un plafonnement à 10 000 euros,
Expertise pour risque grave.

Tous les autres domaines d’expertises sont financés désormais à 20 % par le CSE sur son budget de fonctionnement, et à 80 % par l’employeur. Cela concerne notamment le droit d’alerte économique ou une opération de concentration.

Certaines expertises sont déjà inscrites dans un cadre précis quant à leur financement, comme celles-ci :
Expertise pour les orientations stratégiques de l’association, déjà fixée par la loi Travail à 20 % de prise en charge par le CSE sur son budget de fonctionnement et 80 % par l’employeur
Expertise de type HSCT, notamment pour risque grave, financée à 100 % par l’employeur
Expertise désormais financée à 20 % par le CSE sur son budget de fonctionnement et 80 % par l’employeur : projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail.

D’un commun accord, et conformément au décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 portant sur les règles de fonctionnement du CSE, les membres des CSE conviennent du calendrier suivant pour les expertises :


Limitation des mandats

Conformément aux dispositions légales, les élus titulaires au CSE ne pourront pas exercer plus de trois mandats consécutifs. 



Moyens financiers et patrimoine du CSE 

Le CSE dispose à minima des moyens identiques à ceux consentis dans les CE initiaux, que ce soit en termes de budget des ASC ou de fonctionnement. Le nouveau cadre légal permet – dans des conditions arrêtées – de reverser le reliquat budgétaire d’un domaine à l’autre. 

Budget des ASC du CSE

Dans un souci d’harmonisation, il est convenu de fixer la contribution globale annuelle de l’employeur au titre des activités sociales et culturelles à 1.25 % de la masse salariale brute. La masse salariale brute est – telle que définie par l’article L 2312-83 du Code du travail - constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L 242-1 du Code de la sécurité sociale, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée ainsi que des rémunérations versées aux salariés mis à disposition par une entreprise ou une association extérieure. 

Le montant de cette contribution entrera en vigueur au début du mois suivant l’élection du CSE.

Budget de fonctionnement du CSE

Conformément à l’article L 2315-61. 2° du Code du travail, le budget de fonctionnement du CSE est fixé à un niveau égal à 0,20% de la masse salariale brute. 

Transfert entre budget des ASC et budget de fonctionnement

En cas de reliquat budgétaire, les membres de la délégation du personnel du CSE peuvent décider par une délibération de transférer jusqu’à 10 % de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget des ASC dans les conditions fixées par les articles L 2312-84, L 2315-61 et R 2315-31-1 du Code du travail.

Dévolution des biens du comité d’établissement

Le changement de configuration des IRP invite à organiser un transfert du patrimoine vers le CSE. Ce transfert suppose l’établissement d’un diagnostic comptable préalable réclamant un arrêté comptable, mais également un audit des contrats et obligations. Un rapport de transfert acté en réunion de CE s’avère ensuite nécessaire. Les parties conviennent que le patrimoine de l’ancien CE sera dévolu au nouveau CSE, conformément à l’article 9 de l’ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-13896, modifié par l’ordonnance rectificative n°2017-1718 du 20 décembre 2017.

Option 2 : Ainsi, lors de la dernière réunion du CE, ses membres titulaires décideront de l’affectation des biens de toute nature dont ils disposent et qui sont à destination du CSE. Lors de sa première réunion, le CSE décidera à la majorité de ses membres soit d’accepter les affectations prévues, soit de décider d’affectations différentes.



Dispositions générales sur les commissions mises en place par le CSE

Le CSE de l’Association Empreintes comprend 3 commissions :
Une commission santé, sécurité et conditions de travail
Une commission des œuvres sociales
Commission RSE 
        

Durée des mandats des membres des commissions

Les membres de chaque commission sont désignés pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du CSE. Leurs fonctions prennent fin par le décès, la démission, la rupture du contrat de travail ou encore la perte des conditions requises pour être éligible. 

De nouvelles désignations pourront être organisées sur demande de la majorité des membres du CSE (sauf si cette demande intervient moins de six mois avant le terme du mandat des membres du CSE). Si, au sein d’une commission, un siège n’est plus occupé de manière définitive ou sur une période supérieure à un mois, une désignation automatique sera faite lors de la réunion CSE plénière suivante.


Crédit d’heures de délégation des membres des commissions et frais de fonctionnement

Le temps passé aux réunions organisées à l’initiative de l’employeur n’est pas décompté des heures de délégation dont bénéficient les membres des commissions et constitue du temps de travail effectif. Le temps de trajet effectué pour assister à ces réunions ne constitue pas du temps de travail mais est enregistré et rémunéré comme tel.

Le temps passé aux réunions organisées à l’initiative de l’employeur par les invités et par les Représentants de proximité constitue du temps de travail effectif. Le temps de trajet effectué pour assister à ces réunions est décompté et indemnisé conformément aux dispositions relatives au temps de trajet professionnel.  

Le crédit d’heures dont bénéficient les membres des commissions dans les conditions ci-après définies s’exerce dans les limites des dispositions légales et réglementaires. Le temps de préparations aux commissions ne génère pas d’acquisition d’heures de délégation supplémentaires mais peut être pris sur la mutualisation des heures de délégation non utilisées. En fonction de la charge de travail des commissions ou si les heures mutualisées ne suffisent pas, l’employeur pourra abonder le compte de mutualisation des heures de délégation pour permettre aux membres des commissions d’accomplir leurs tâches.

Les frais inhérents au fonctionnement des commissions (déplacements, repas, hébergement) sont pris en charge par l’employeur sur la base des tarifs en vigueur dans la branche. 

Fonctionnement de la commission œuvres sociales 

Cette commission est présidée par le rapporteur désigné par les membres de la commission parmi ses membres. Il est toutefois entendu que la commission des œuvres sociales et des marchés est présidée obligatoirement par un rapporteur désigné par la commission. Le rapporteur de la commission peut se faire assister par des salariés appartenant à l’association, et choisis en dehors du CSE : sous réserve d’une non perturbation des activités et de la continuité du service. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des membres de la délégation du personnel au sein de la commission. Cette commission ne peut excéder 4 personnes au maximum.

Le rapporteur le cas échéant, convoque les membres de la commission concernée aux différentes réunions. 

Les commissions travaillent sous le contrôle exclusif du CSE : d'une manière générale, le CSE conserve toute prérogative pour intervenir à tout moment sur toute action menée par une commission.

Lorsqu’elles se réunissent sur délégation du CSE, les commissions pourront prendre des recommandations qu’elles transmettront au CSE. Dans le cadre de leurs attributions, elles peuvent prendre contact avec les autres commissions ou les Représentants de proximité.

Les comptes rendus de réunion sont rédigés par le rapporteur de la commission puis soumis à la commission. Après validation par la commission, ils sont transmis au CSE.

La commission santé, sécurité et conditions de travail

Le CSE, outre sa mission d'assurer une expression collective des salariés, dispose d’attributions dont la commission santé sécurité et conditions de travail (CSST) a particulièrement la charge. 
Dans ce cadre de la santé, la sécurité et des conditions de travail, le CSE, par sa commission :
Procède à l'analyse des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés, notamment les femmes enceintes, ainsi que des effets de l'exposition aux facteurs de risques professionnels 
Contribue à faciliter l'accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liés à la maternité comme à celle des problèmes liés à l'adaptation et l'aménagement des postes de travail afin de permettre l'accès et le maintien des personnes handicapées à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle
Peut susciter toute initiative qu'il estime utile et proposer notamment des actions de prévention de toute forme de harcèlement et des agissements sexistes
Veille à la promotion de la prévention des risques professionnels, à la protection de la santé physique et mentale des salariés, au respect de l’obligation morale de tout employeur envers son personnel.

Répartition des membres de la CSSCT 

La commission santé, sécurité et conditions de travail comprend 4 membres désignés en son sein par le CSE, dont au moins un appartenant au collège cadre. 
Dans la mesure du possible, la désignation des représentants prendra en compte l’organisation associative afin d’assurer une représentativité des établissements et pôles. Les désignations ont lieu par un vote à la majorité des membres titulaires présents. Les membres de la commission désignent en son sein un rapporteur ; celui-ci est nécessairement titulaire du CSE. La commission est présidée par l'employeur ou son représentant.

Chaque membre aura une mission déléguée auprès des Représentants de proximité d’un établissement pour toutes les questions relevant du domaine de compétences de la commission. Les délégués attachés aux établissements pourront en outre participer à la réunion trimestrielle d’établissement portant sur la santé et la sécurité au travail (CF. point 5.3.3). Le temps passé à ces réunions ne sera pas imputé du crédit d’heures de délégation des élus, Le temps de trajet effectué pour assister à ces réunions ne constitue pas du temps de travail mais est enregistré et rémunéré comme tel lorsqu’il est supérieur au temps habituel entre le domicile et le lieu habituel de travail. 

Le président de la commission peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l'association et choisi en dehors du CSE. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des membres de la commission. La présence du réfèrent santé sécurité au travail associatif sera privilégiée pour accompagner le Président. 

Des personnes extérieures au CSE pourront être invitées à participer aux réunions de la commission avec voix consultative, conformément aux dispositions légales applicables. Il s’agit notamment du médecin du travail, des agents de contrôle de l’inspection du travail et des services de prévention des organismes de sécurité sociale et de toute personne de l'association invitée par la commission à titre occasionnel car qualifiée ou experte dans les domaines relatifs à la santé, la sécurité et aux conditions de travail. 


Mission et attributions

Attributions déléguées par le CSE 

Les membres de la commission santé, sécurité et conditions de travail exercent, en lieu et place du CSE et par délégation de celui-ci, les attributions suivantes, dans le cadre des dispositions légales :
proposer au CSE de procéder à la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent
proposer au CSE, en collaboration avec le représentant de proximité de l’établissement concerné, l’exercice des droits d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l'association qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnée au but recherché,  en conformité avec  l’article L2312-59 du code du travail,
procéder, à intervalles réguliers, à des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail,
réaliser des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel 
faire appel, à titre consultatif et occasionnel, au concours de toute personne de l'association qui lui paraîtrait qualifiée dans les domaines relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail
adresser les réclamations individuelles ou collectives relatives aux questions de santé, de sécurité ou de conditions de travail, dans les conditions prévues au présent accord, dans le registre numérique.

Par ailleurs, il revient également aux membres de la CSSCT d’améliorer de façon continue le programme de prévention des risques de l’Association Empreintes, en particulier la politique globale concernant les RPS. Enfin, ce sont eux qui suivent les indicateurs clés de contrôle de gestion sociale émanés du registre numérique (absentéisme, accident du travail, turnover, etc.). Ils réalisent des visites de sites et ils dressent chaque année le bilan de l’action de la commission auprès du CSE. 

La CSSCT n’a pas voix délibérative.

Travail préparatoire des réunions de CSE

En cas de consultation du CSE portant sur des sujets concernant la santé, la sécurité ou les conditions de travail, le président du CSE devra décider de réunir préalablement la commission afin qu’elle réalise des travaux préparatoires. Ces temps de réunion ne sont pas imputables sur les heures de  délégation allouées aux élus.

Au cours de ces réunions, la commission pourra notamment poser des questions complémentaires à l’association ou décider de proposer au CSE la désignation d’un expert. En cas de désignation d’un expert par le CSE, l’élaboration du cahier des charges et les échanges éventuellement nécessaires avec l’expert dans le cadre de l’établissement de son rapport peuvent être réalisés par la commission en relation avec le CSE.

La commission peut procéder à l’élaboration de rapports ou émettre des recommandations sur les sujets dont elle est saisie. Ces rapports et recommandations sont transmis au CSE au plus tard lors de sa convocation à la réunion au cours de laquelle il doit émettre un avis. 

Le rapporteur de la commission santé, sécurité et conditions de travail peut être chargé par celle-ci de restituer la position ou les recommandations de la commission lors des réunions CSE consacrées à ces sujets, réunions auxquelles il est obligatoirement convié.

Les réunions préparatoires de la commission contribuent à l’information du CSE et visent à lui permettre d’émettre un avis éclairé sur les points soumis à sa consultation. A ce titre, elles sont prises en compte pour déterminer le nombre de réunions du CSE nécessaires préalablement à l’émission de son avis. 



Moyens et fonctionnement de la CSSCT 

Périodicité des réunions

La commission est convoquée à l’initiative du président. Elle tient le nombre de réunions nécessaires en lien avec la préparation des réunions du CSE consacrées à la santé, la sécurité et aux conditions de travail. Elle se réunit au moins quatre fois par an. Elle peut, en outre, être réunie à la demande motivée de la majorité de ses membres, ou de la majorité des membres du CSE, en cas de circonstances le nécessitant, dans le cadre de réunions extraordinaires.


Ordre du jour, convocation, procès-verbal des réunions 

La commission est convoquée par son président au moins 3 jours ouvrés avant la tenue de la réunion, sauf urgence ou circonstance exceptionnelle. La convocation est transmise par messagerie électronique ou par courrier remise en main propre. Elle comprend l’ordre du jour de la réunion. L’ordre du jour est établi conjointement par le président et le secrétaire du CSE et transmis préalablement à son envoi au rapporteur de la commission pour observations ou propositions de complément. A défaut de réponse de ce dernier sous 24 heures, l’ordre du jour peut être transmis en l’état par le président aux membres de la commission. 

A la convocation sont joints, le cas échéant, les documents s’y rapportant ou la référence à la base de données économiques et sociales si les documents s’y rapportant y sont mis à disposition et s’ils sont disponibles avant la réunion. En cas d’impossibilité, les documents sont remis aux membres de la commission lors de sa réunion. Les membres du CSE auront accès à toutes informations dont les membres de la CSSCT sont destinataires.

Chaque réunion de la commission fait l’objet d’un compte rendu établi par le rapporteur et communiqué au secrétaire du CSE. Ces comptes rendus sont transmis par le secrétaire à l’ensemble des membres du CSE. 

Formation

Au cours de leur mandat, les membres élus de la CSSCT bénéficient de la formation prévue par les textes en vigueur. Cette formation est organisée en concertation avec le secrétaire du CSE et le rapporteur de la CSSCT.  

Relations avec les Représentants de proximité

La commission santé, sécurité et conditions de travail pourra déléguer aux Représentants de proximité les missions suivantes dans leur établissement :
Visites des établissements compris dans leur l’établissement pour des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail sur la base d’un document présenté en annexe (plus d’une fois par an si possible)
Alertes en cas de danger grave et imminent ou en cas d’atteinte aux droits des personnes, à leur santé physique ou mentale qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnée au but recherché
Enquêtes en cas d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel sur la base d’un document présenté en annexe
Analyse des causes des accidents du travail et de l’absentéisme de manière à transmettre les éléments essentiels à la CSSCT
Actions de prévention et suivi des RPS
Suivi des travaux des établissements compris dans leur l’établissement
Ces missions sont réalisées en relation avec le chef d’établissement concerné.

Les Représentants de proximité s’organisent afin de remonter les informations locales utiles à la CSSCT, les comptes rendus de missions présentés lors de la réunion trimestrielle avec le directeur de leur établissement. Quant à la CSSCT, elle transmet aux directeurs d’établissement et aux Représentants de proximité des informations ou demandes particulières (groupe de travail sur un sujet donné, nouvelles mesures concernant la santé, la sécurité ou les conditions de travail…). 

Les Représentants de proximités peuvent être invités à une ou plusieurs réunions avec la CSSCT quand le sujet les concerne. Le temps passé à ces réunions ne sera pas imputé sur leur crédit d’heures de délégation. Le temps de trajet effectué pour assister à ces réunions ne constitue pas du temps de travail mais est enregistré et rémunéré comme tel. 

La commission RSE 

Composition

La commission RSE comprend 4 membres désignés au sein du CSE, dont un rapporteur désigné par les membres de la commission et un représentant des Ressources humaines de l’Association.

Mission et attributions

La commission RSE :
veille aux questions sociales d’aide aux salariés et répond à l’obligation de faciliter le logement et l’accession des salariés à la propriété ou à la location. A ce titre, elle est en charge de coordonner l’aide sociale des salariés dont la situation individuelle nécessite un support social, et de faciliter l’information des salariés souhaitant acquérir ou louer un logement au titre de la participation de l’Association Empreintes à l’effort de construction, en conformité avec les dispositions de l'article L2315-52. 
La commission propose, en outre, des critères de classement des salariés candidats à l'accession à la propriété ou à la location d'un logement tenant compte, notamment, des charges de famille des candidats.
Le comité social et économique examine pour avis les propositions de la commission. 
est chargée de développer la prise en compte de la considération professionnelle et de veiller à la politique sociale de l’association concernant les questions relatives à l’égalité professionnelle, au handicap, à l’emploi des jeunes et des séniors, ainsi qu’à toute population spécifique. Elle prépare les délibérations du CSE dans ces matières et peut aussi préparer en amont la négociation relative à ces questions dans l’association. 
Est mobilisée sur les questions relatives aux systèmes de protection sociales (mutuelle – prévoyance – retraite) et à ce titre est chargée de :
Analyser les résultats économiques des régimes « hors branche » et formuler des préconisations sur les mesures à adopter en cas de déficit financier,
Etudier les dysfonctionnements dans le traitement qualitatif des dossiers et formuler des préconisations afin de s’inscrire avec les prestataires dans une démarche d’amélioration continue de la qualité, 
Formuler des avis sur des orientations stratégiques associatives impliquant notamment la sortie des régimes de branche, 
Participer à la rédaction des cahiers des charges en cas l’appel d’offres
Aborder toutes les questions relatives à la Qualité de Vie au Travail (QVT).
Les délégués syndicaux seront associés aux réflexions sur les sujets où un accord d’entreprise encadre les dispositifs et leur application.   

Elle préconise des actions et formule des recommandations auprès du CSE. 
Elle se réunit au moins deux fois par an et elle fait chaque année un bilan de son action au sein du CSE.

Elle n’a pas voix délibérative.

La commission des œuvres sociales 

Composition

La commission des œuvres sociales est composée de 4 membres désignés par le CSE, auxquels s’ajoutent, en tant que membres de droit, le secrétaire et le trésorier de l’instance ou leur suppléant en cas d’absence prolongée du titulaire du poste. Ces désignations ont lieu par un vote à la majorité des membres titulaires présents. Elle est présidée par un rapporteur désigné par la commission.



Mission et attributions

Cette commission est chargée de : 
sélectionner les prestations servies aux salariés de l’association et de gérer les appels d’offres liés à ces prestations. Elle peut proposer des activités culturelles, de loisirs ou sportives au bénéfice des salariés ou à leur bénéficie et à celui de leurs familles. 
de choisir les fournisseurs et prestataires du comité selon des critères et une procédure déterminés par le CSE sur proposition de la commission  des œuvres sociales.

Elle se réunit au moins deux fois par an et elle fait chaque année un bilan de son action au sein du CSE. 
Elle n’a pas voix délibérative.





Les représentants de proximité, veilleurs sociaux

Le CSE de l’Association Empreintes comprenant des sites multiples et éloignés, et les parties étant conscientes de l’importance d’une représentation du personnel au plus près des salariés, il est mis en place des Représentants de proximité. Au sein de l’Association Empreintes, ces Représentants de proximité sont les suppléants du CSE. A défaut, des salariés non élus désignés par l’instance sur la base du volontariat pourront répondre aux prérogatives du représentant de proximité. 

Le Représentant de proximité bénéficie de la protection contre le licenciement prévue par l’article L 2411-1 du Code du Travail, y compris lors d'une procédure de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire, au même titre que les délégués syndicaux, les membres élus à la délégation du personnel du comité social et économique et les représentants syndicaux au comité social et économique.

Mission et attributions des Représentants de proximité

Les Représentants de proximité constituent un relai d’information entre les salariés et leurs représentants au sein du CSE et de ses commissions. Ils ont un rôle d’ambassadeurs du CSE d’une part en tant qu’ils le représentent auprès des salariés, et d’autre part en tant qu’ils rendent compte au CSE de leur activité.

Acteurs à part entière du dialogue social, les Représentants de proximité ont pour mission de : 
contribuer à la remontée d’informations entre les salariés et leurs représentants au sein du CSE, 
D’être pour les salariés des intermédiaires relayant auprès des chefs de services, directeurs de filières, directeurs d’établissements ou de la DRH leurs questions, difficultés ou attentes, 
participer au soutien des salariés par l’écoute,
observer et analyser les signaux sociaux émanant de l’établissement pour laquelle ils sont mandatés.
        -      tenir des permanences régulières sur les établissements.

 A ce titre, leur action s’articule principalement autour de 4 axes :

Remonter les questions et réclamations individuelles et collectives des salariés à la commission dédiée par le biais du registre numérique partagé et gérer celles qui sont de leur ressort en lien avec le management local ou le directeur de l’établissement.

NB : Si le management local n’a pas donné de réponse au bout d’un mois, les questions et réclamations sont remontées au niveau du CSE, sauf s’il s’agit d’une question complexe qui réclame davantage de temps pour être traitée.

Réaliser, sur demande du CSE, des missions déléguées par la CSSCT sur les sites dont ils sont Représentants, et assurer une veille générale sur les questions de santé, sécurité et conditions de travail traduite par de la prévention ou des actions concrètes. Toutes ces questions sont répertoriées et inventoriées dans le registre numérique partagé afin d’être reportées trimestriellement au CSE lors des réunions HCST.

Alerter le CSE en cas de situation préoccupante concernant la santé, la sécurité des salariés et la lutte contre les RPS, le harcèlement sexuel et moral.

Assurer une veille et alerter le CSE en cas de non-respect des dispositions légales, conventionnelles et contractuelles du droit applicable dans l’association.
  



Concernant plus spécifiquement les domaines de l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail, les Représentants de proximité :

participent aux inspections en matière de santé, sécurité et conditions de travail ainsi qu’aux enquêtes relatives à un accident du travail ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel,
réalisent les enquêtes requises après un accident grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave,
traitent, en collaboration avec le CSE, la procédure des droits d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes ou en cas de danger grave et imminent dans le ou les établissements auquel ils sont rattachés. 

Les visites de site font l’objet d’une concertation avec le directeur d’établissement ou pôle. Elles font l’objet d’un compte rendu dans lequel figure, en annexe, la grille d’évaluation des risques et sont consultables par les membres du CSE via le registre numérique partagé. Elles sont de préférence effectuées en binôme (dont un membre de la CSSCT), constitués lors de la réunion de programmation annuelle. Le nombre de visites est fixé, à minima, à 1 par an et par site.
Par leur action, les Représentants de proximité sont des veilleurs sociaux dans les relations de travail sur leur périmètre en collaboration avec les acteurs dédiés de l’association, en particulier les chefs de service, les directeurs d’établissement dont ils font partie. 

De ce fait et compte tenu de ces travaux, ils bénéficient de matériel et local adaptés à leur mission (local, ordinateur, armoire fermée à clés) mis à disposition par l’employeur.
Il est entendu que le local mis à disposition pourra être mutualisé et servir de salle de pause. Les Représentants en conserveront toutefois une utilisation prioritaire.  

Nombre et désignation

Nombre de Représentants de proximité

Afin d’assurer une proximité entre la Direction et les salariés, il est procédé à la désignation de Représentants de proximité par établissement. En cas de carence, le Représentant de Proximité pourra être celui d’un autre établissement à qui le Site dépourvu sera confié.

Au jour de la signature du présent accord, les parties conviennent que l’organisation retenue justifie la reconnaissance de 6 secteurs :





En cas d’absence de candidature sur l’un des établissements lors de la mise en place des Représentants de proximité, ce dernier est rattaché, après avis du CSE, à l’un des établissements de l’association Empreintes. Lorsque le Représentant de proximité d’un établissement est absent depuis plus d’un mois il pourra être supplée, par un autre représentant de proximité. 


Modalités de désignation

La désignation des Représentants de proximité a lieu au plus tard lors de la 2ème réunion du CSE organisée après sa mise en place. 

En situation de carence d’élus suppléants pour devenir Représentants de proximité, un autre mode alternatif de désignation sera organisé comme suit. 

Une communication générale émanant de la direction en lien avec les délégués syndicaux représentatifs aura présenté auparavant la mission de Représentant de proximité à tous les salariés de l’association appelant à des candidatures volontaires et donnant une date limite pour le dépôt des candidatures. Les salariés souhaitant s’engager ainsi devront écrire une lettre expliquant leurs motivations par rapport aux missions de Représentant de proximité. Ce courrier devra être adressé à la direction, la DRH et au secrétaire du CSE par voie postale ou par mail.

Une réunion préparatoire à la désignation des Représentants de proximité permettra de faire une revue des candidatures. Il est convenu que chaque Représentant de proximité appartienne à l’un des établissements pour lequel il est mandaté afin de pouvoir assurer pleinement sa mission de veilleur social. En outre, pour pouvoir développer au mieux les aptitudes requises par son mandat, il est également préférable qu’il ait une ancienneté d’au moins 1 an dans l’association, sauf au cas de création de service où l’ancienneté requise est abaissée à 4 mois.
Il est convenu que les membres du CSE voteront à bulletin secret pour désigner les Représentants de proximité. Une fois les Représentants de proximité nommés, le CSE remet à chacun d’entre eux sa lettre de désignation et un exemplaire signé du présent accord. Les candidats non retenus restent en réserve et pourront être désignés : 
en cours de mandat en cas d’abandon ou de désistement de l’un des Représentants de proximité désignés initialement,
en suppléance d’un Représentant absent depuis plus d’un mois. 

Fin de mandat 

De manière générale, les mandats des Représentants de proximité prennent fin au terme du mandat des membres élus du CSE les ayant désignés.

Les fonctions des Représentants de proximité peuvent également prendre fin par le décès, la démission et la rupture du contrat de travail.  De la même manière, la mobilité d’un Représentant de proximité en dehors de l’établissement au sein duquel il exerce ses attributions, emporte automatiquement la fin de son mandat.

Lorsqu’un Représentant de proximité perd son mandat, le CSE procède à la désignation d’un nouveau Représentant de proximité selon les modalités et conditions précisées ci-dessus et pour la durée du mandat restant à courir jusqu’à la prochaine élection des membres du CSE.

Modalités de fonctionnement et moyens alloués

Crédit d’heures

Compte-tenu des missions des Représentants de proximité, ceux-ci jouissent de la protection sociale dévolue aux représentants du personnel et pourront bénéficier, d’un crédit d’heures de délégation spécifique pour pouvoir remplir pleinement leur rôle. 
Les Représentants de proximité bénéficieront de délégation de deux heures par mois et pourront, le cas échéant, bénéficier des heures mutualisées en accord avec le secrétaire du CSE. L’attribution des crédits d’heures est définie comme suit :
Socle minimum de 2 heures par mois par Représentants, pour réaliser les activités suivantes : 

Mise en place d’une permanence sur site pour rencontrer les salariés de manière individuelle ou collective 
Préparation d’un accompagnement lors d’une procédure disciplinaire 
Visite de service ou d’établissement 
Préparation d’une réunion 
Rédaction d’un compte rendu de visite 
Le temps consacré aux visites d’inspection, réalisé en présence de la direction de l’établissement concerné, n’impute pas le compteur d’heures de délégation. 

La prise des heures de délégation fait l’objet d’une information préalable auprès de la hiérarchie de 3 jours minimum, en utilisant le bon de délégation, sauf circonstances exceptionnelles ne permettant pas de respecter le délai fixé. 

Le temps passé, dans le cadre d’échanges directs avec le manager de proximité, en réunion organisée à l’initiative de la direction et le temps de déplacement pour s’y rendre sont rémunérés comme du temps de travail effectif. Ils ne sont pas déduits des heures de délégation.

Déplacement et circulation 

Pour l'exercice de leurs fonctions, durant les heures de délégation, les Représentants de proximité peuvent circuler librement dans les établissements et y prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve d’informer l’encadrement et ne pas causer de gêne importante pour l'accomplissement du travail des salariés.

Interlocuteurs des Représentants de proximité

Les interlocuteurs privilégiés des Représentants de proximité sont les cadres intermédiaires locaux et les directeurs d’établissements. Les sujets qui ne sont pas solutionnés avec eux peuvent être mis à l’ordre du jour du CSE. 

Afin d’établir un réel dialogue et une vraie proximité, le mode de communication privilégié des Représentants de proximité est un mode de communication directe. Les questions seront retranscrites sur le registre numérique partagé prévu à cet effet.
Les Représentants de proximité rencontrent le directeur de leur établissement tous les trimestres pour partager les actions menées, traiter directement les sujets ponctuels qui n’ont pas pu être solutionnés avec les managers opérationnels locaux ou travailler sur un point particulier à la demande du CSE ou de l’une de ses commissions. 

Si l’un des points reportés dans le registre numérique partagé nécessite une documentation particulière, cette documentation est placée en annexe registre. 
A l’issue de cette réunion, ils peuvent décider conjointement, où chacun de leur côté, de transmettre une requête, faire remonter une thématique ou une proposition au CSE ou à l’une de ses commissions par le biais du registre numérique partagé, soit parce qu’ils ne peuvent pas agir eux-mêmes au niveau du terrain pour résoudre la difficulté constatée, soit parce qu’ils estiment que cette thématique ou cette proposition peuvent intéresser également les autres établissements de l’association.

Les Représentants de proximité, ayant, par délégation du CSE, une mission spécifique relative à l’hygiène et la sécurité, la réunion d’établissement comprendra un point d’ordre du jour dédié à ces thématiques tous les trimestres. Un calendrier, validé au début de chaque année, fixera les dates auxquelles seront traitées ces questions. L’ordre du jour traitera à minima des points suivants : 
Analyse de l’absentéisme et des accidents du travail, sur la base de tableaux de bord fournis par les services RH, 
Compte rendus des visites de site, 
Synthèse des travaux ayant fait l’objet de la rédaction d’une fiche de prévention dédiée. 
Les indicateurs de l’établissement seront ensuite consolidés puis présentés à l’échelle associative 
  
Obligation de discrétion 

Les Représentants de proximité qui auraient connaissance d’informations sensibles concernant les salariés (état de santé, éléments de la vie privée, etc.) sont tenus à une stricte obligation de discrétion.



Formation des Représentants de proximité

La formation des Représentants de proximité se fait par formation initiale technique :

Formation initiale technique : bases concernant l’hygiène, la santé, la sécurité et les conditions de travail ; procédure des alertes ; risques sociaux (détermination d’un risque social et catégories des risques sociaux, analyse de leurs signaux, architecture de leur gestion)… Cette formation technique initiale est à mettre à jour régulièrement et à développer tout au long du mandat.
		
Dans la mesure du possible, les formations seront communes à tous les collèges du CSE, et se traduiront par une reconnaissance des compétences acquises (formations certifiantes, valorisation des parcours…). 
	
Durant ces formations, les Représentants de proximité bénéficient du maintien de leur rémunération. Les frais pédagogiques, de déplacement et de séjour sont pris en charge par l’association. Les temps de déplacements sont comptés selon les règles en vigueur au sein de l’Association. 



Formation et valorisation des parcours des salariés mandatés  

Formation initiale

Formation économique

En début de mandat, les membres titulaires et suppléants du CSE bénéficient d’une formation économique de 2 jours spécifique à l’Association Empreintes, à son type d’activité et au secteur du médico-social spécialisé dans le handicap. Cette formation interne est comprise dans les 5 jours de formation à disposition de leurs mandats. 

Le financement des frais pédagogiques et frais de déplacement de ce stage sont pris en charge par le CSE. La durée de cette formation n’est pas imputée sur la durée du congé de formation économique, sociale et syndicale prévu aux articles L 2145-5 et suivants du Code du travail, le maintien du salaire est donc pris en charge par l’association. 

Les modalités de renouvellement de cette formation sont fixées conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables

Formation HSCT
En début de mandat, les membres du CSE bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. (Article L. 2315-18 modifié par la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 - art. 6 (V)).
La formation est dispensée dès la première désignation des membres de la délégation du personnel du comité social et économique pour une durée de 5 jours. Deux jours seront consacrés aux problématiques HSCT spécifiques du milieu prévention et médico-social. 
Durant ces formations, les membres du CSE et de la commission bénéficient du maintien de leur rémunération. Les frais pédagogiques, de déplacement et de séjour sont pris en charge par l’association conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables. 

Les modalités de renouvellement de cette formation sont fixées conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables




Valorisation et suivi des parcours des salariés mandatés ou syndiqués

En conformité de l'article L 2141-5, cet accord détermine les mesures à mettre en œuvre pour concilier la vie personnelle, la vie professionnelle et les fonctions syndicales et électives, en veillant à favoriser l'égal accès des femmes et des hommes.

Suivi des salariés mandatés

L’objectif est de favoriser la montée en compétences des représentants du personnel et de valoriser leur parcours dédié à la collectivité des salariés. Tout mandat s’exerce conjointement à une activité professionnelle dans la recherche d’un équilibre. L’expérience acquise par les collaborateurs qui s’engagent dans l’exercice d’un mandat de membre du comité social et économique doit participer à leur développement professionnel et être valorisée à ce titre comme leur permettant de mieux appréhender les préoccupations de la collectivité des salariés et les contraintes opérationnelles, techniques et financières auxquelles l’Association Empreintes est confrontée.
  
La direction veille à ce que les représentants du personnel bénéficient des dispositions de l’association en matière de rémunération, de formation et d’évolution professionnelle dans les mêmes conditions que l’ensemble des collaborateurs. Cela pourra passer par des formations managériales dédiées sur ce thème afin de sensibiliser les managers dans leur ensemble à encourager le développement de l’implication des salariés et leur participation aux institutions représentatives du personnel.  

En effet, comme tout salarié, les représentants du personnel fournissent une prestation de travail dans le cadre d’un poste de travail qui leur permet de maintenir et développer leurs aptitudes et compétences professionnelles, notamment en ayant accès aux actions de formation professionnelle prévues au plan de formation de l’association et en mobilisant leurs droits au titre du compte personnel de formation. 

Ils sont évalués à ce titre annuellement dans les mêmes conditions que tout salarié de l’association. Dans leur cas particulier, l’évaluation et la fixation des objectifs doivent tenir compte du temps de délégation qu’ils consacrent à leur(s) mandat(s). 

L’évaluation professionnelle des représentants du personnel et l’évolution de leur rémunération doivent être cohérentes avec celles des salariés de même métier et de niveaux de compétences et de performance égaux. Pour assurer cette évolution, les salariés titulaires et suppléants de mandats visés par l’article L 2141-5-1 du Code du travail, bénéficient de la garantie de rémunération prévue à cet article, et ce quel que soit le nombre d'heures de délégation dont ils disposent sur l'année. 

En complément de l’entretien professionnel, les entretiens suivants sont organisés pour les membres élus titulaires et suppléants au CSE, les Représentants de proximité, ainsi que pour les salariés titulaires d’un mandat syndical :

Entretien de début de mandat : Au début de leur mandat, les représentants du personnel bénéficient, à leur demande, d’un entretien individuel avec leur manager destiné à faciliter la conciliation entre activités professionnelles et activités de représentation du personnel ou syndicales, ainsi qu’à réfléchir à l’adaptation du poste et de la charge de travail en veillant à préserver l’intérêt du travail et à maintenir les possibilités d’évolution professionnelle. Le manager bénéficie de l’appui de la DRH pour préparer cet entretien, voire, dans certains cas, pour le mener. Le représentant du personnel peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l’association. Cet entretien ne se substitue pas à l'entretien professionnel mentionné à l'article L. 6315-1 du Code du travail. 

Entretien de suivi de mandat : Chaque année, les représentants du personnel bénéficient, à leur demande, d’un entretien avec leur manager consacré au bilan de l’activité professionnelle et de celle de représentant du personnel ainsi qu’à l’examen de leurs souhaits d’évolution de carrière éventuels. Au cours de cet entretien sont envisagées les possibilités de formation et de reconnaissance des compétences acquises dans le cadre des activités syndicales ou de représentation du personnel. Le manager bénéficie de l’appui de la DRH pour préparer cet entretien, voire, dans certains cas, pour le mener. Le représentant du personnel peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l’association. Cet entretien ne se substitue pas à l'entretien professionnel mentionné à l'article L. 6315-1 du Code du travail. 

L’élu titulaire qui poursuit l’exercice effectif de son activité professionnelle doit, en concertation avec son manager et la DRH, organiser l’articulation entre les deux champs d’activité pour permettre un accompagnement au poste et une adaptation de la charge de travail le cas échéant, ainsi que pour permettre au responsable de l’entité à laquelle appartient l’élu d’organiser l’activité du service.  A ce titre, il pourra bénéficier de rencontres avec la direction des ressources humaines pour faire le point sur ses compétences, ses aptitudes et ses besoins en formation. 

Entretien à l’issue du mandat : A l’issue de leur mandat, 6 mois avant son échéance, les élus du CSE bénéficient, à leur demande, d’un entretien avec leur manager (N+1) au cours duquel sont envisagées les possibilités et souhaits d’évolution professionnelle ainsi que le recensement et la reconnaissance des compétences acquises dans le cadre des activités syndicales ou de représentation du personnel. Le manager bénéficie de l’appui de la DRH pour préparer cet entretien, voire, dans certains cas, pour le mener. Le représentant du personnel peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l’association. Cet entretien ne se substitue pas à l'entretien professionnel mentionné à l'article L. 6315-1 du Code du travail.

Revue de personnel par organisation syndicale

Une fois par an et avec chaque délégué syndical, la DRH effectue une revue de personnel de tous les titulaires et suppléants de mandats appartenant à l’organisation syndicale en question. 

Cette revue du personnel considère spécifiquement les formations suivies, les parcours individuels, l’équilibre vie professionnelle / vie syndicale ainsi que les éventuels aménagements de poste mis en place ou à étudier. 

Outre le suivi de chacun, le but de cette revue est de s’assurer du traitement équitable des représentants du personnel en général et de chaque organisation syndicale en particulier.

Valorisation des compétences des salariés à l’issue de leur mandat

A l’issue de leur mandat, sur la base du volontariat, un bilan individuel de fin de mandat est proposé à chacun des membres titulaires et suppléants du CSE ainsi qu’à chacun des Représentants de proximité. Ce bilan comprend une grille d’analyse permettant à chacun de se positionner et de s’évaluer. Il constitue un bilan professionnel approfondi visant particulièrement l’appréciation des talents et des compétences déployés pendant l’exercice du mandat et les responsabilités syndicales éventuelles. 

L’enjeu de cette démarche est de capitaliser sur les compétences acquises et les talents développés à travers l’activité de représentation ou l’activité syndicale pour positionner la suite du parcours professionnel. A ce titre et selon les cas considérés individuellement, ce bilan pourra déboucher sur une reconnaissance et une valorisation des compétences à travers une formation certifiante ou diplômante prise en charge par l’association dans les mêmes conditions que les formations effectuées en début et en cours de mandat.



Communication et connaissance du CSE et du fait syndical

Auprès des salariés de l’Association Empreintes

Une fois signé, le présent accord est imprimé par la direction et communiqué à l’ensemble des cadres, des élus du CSE, des Représentants de proximité. Il est mis à la disposition de tous les salariés au service des ressources humaines pour consultation, affiché dans chaque établissement et à disposition au secrétariat de chaque établissement.

Tout nouveau salarié de l’association se voit remettre à son arrivée un exemplaire du présent accord ainsi qu’une liste des membres du CSE, des délégués et des représentants syndicaux comprenant leurs coordonnées afin de pouvoir les joindre en cas de besoin.

Auprès des managers et de l’encadrement

Compte-tenu de la nature du changement lié à la mise en place du CSE et aux nouvelles règles du dialogue social, et du fait que l’acteur premier du dialogue social est l’encadrement, il est nécessaire que l’encadrement soit informé et formé avec un soin particulier en amont de la mise en place du CSE.  L’enjeu est que tous les managers, des chefs de service aux responsables de filières et directeurs des établissements, intègrent dans leurs pratiques tout ce que la mise en place du CSE implique pour eux au quotidien. 

Une formation aux nouveaux fondamentaux du dialogue social issus du CSE est organisée pour l’encadrement dès la signature du présent accord.

Une attention spécifique sera portée à la collaboration avec les Représentants de proximité. Il est essentiel que les managers comprennent bien le rôle des Représentants de proximité pour que le dialogue trouve ses modalités collaboratives, le premier niveau de gestion des relations sociales étant en effet assuré par le management, en charge de traiter et de résoudre les difficultés liées au quotidien des relations professionnelles.

Durée – Révision - Dénonciation

Durée
Le présent accord est conclu pour une durée  de 4 ans et prendra effet le jour de la signature du présent accord. En cas de modifications législatives, réglementaires ou conventionnelles, les parties conviennent d’ouvrir des négociations destinées à permettre l’adaptation aux dispositions nouvelles.
Révision
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacun des signataires.
Le plus rapidement possible, et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir des négociations en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Toute demande de révision qui n’aurait pas abouti à un accord dans un délai de 3 mois à compter de la première réunion sera réputée caduque.
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord, ou à défaut, seront maintenues.
A l’issue de ces négociations sera établi, soit un avenant ou un nouvel accord, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord.
Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles dénoncées, avec prise d’effet à la date de sa signature par les parties.


Interprétation

Le présent accord fait loi entre les parties qui l’ont signé ou qui auront par la suite adhéré sans réserve et en totalité. Toutefois, s’il s’avérait qu’une des clauses du présent accord pose une difficulté d’interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation.
A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur un litige d’ordre collectif, la direction de l’Association convoquera, dans un délai d’un mois suivant la date à laquelle elle aura connaissance du différend, une commission composée du CSE et d’autant de membres désignés par l’Association.
L’interprétation devra donner lieu à une note explicative adoptée par toutes les parties signataires du présent accord, ou y ayant adhéré sans réserve et en totalité, accord auquel elle sera annexée. Les modalités de modification seront précisées dans le règlement intérieur du CSE. 

Entré en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur au plus tard le 1er jour suivant la proclamation des résultats des élections du CSE, sous réserve de l’agrément ministériel dans les conditions de l’article L 314-6 du Code de l’Action Social et des Familles.

Dépôt – Publicité

Le présent accord sera déposé conformément à l’article D 2231-2 du Code du Travail en deux exemplaires dont un exemplaire sur support papier et l’autre sur support électronique à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE).

Fait à Pontault-Combault
Le 8 avril 2019
	
La Délégation Syndicales				L’Association EMPREINTES
Représentée par :							Représentée par :



LISTE DES ANNEXES QUI SERONT JOINTES ULTERIEUREMENT, SIGNEES DES PARTIES


Modèle de document de visite (pour les membres du CSE ou les Représentants de proximité)
Ce document comprend une partie consacrée spécifiquement au volet HSCT
Modèle de document pour les enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel
Modèle de structure d’un dossier d’information / consultation
Modèle d’une trame de PV de CSE
Fiche technique des Représentants de proximité / Appel aux candidatures : processus et modalités 
Fonctionnement du registre numérique 
Tableau des tranches d’effectifs pour le calcul du nombre de titulaires/suppléants