Entre,

La société PROSERVIA, immatriculée au RCS de Nantes sous le n° 39402693400536, dont le siège social est situé 15, rue Christian Pauc - CS 40822 - 44308 NANTES CEDEX 3, représentée par Monsieur…………………….. ……………., en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité 

	D’une part,

Et,


Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’Entreprise à savoir :


La CFDT F3C représentée par…………………………...

La CFE-CGC représentée par……………………………

D’autre part,

PREAMBULE

La Direction et les Organisations Syndicales conviennent ensemble de l’importance et l’opportunité pour chacune des parties de revoir certaines dispositions de l’accord d’entreprise du 26 novembre 2012 qui fixe les règles concernant les frais professionnels applicable dans l’entreprise.

Cet avenant n°3 appelé « Avenant 2019 » a pour objet de compléter cet accord.

En effet, compte tenu de l’évolution des législations en matière de transport et des besoins de l’entreprise, il convient de mettre à jour par le biais du présent avenant l’accord d’entreprise signé le 26 novembre 2012.

Les cinq principes guidant la conception de ces règles demeurent, pour rappel ces principes sont : 

Les frais professionnels ne doivent pas être, pour les salariés PROSERVIA, une charge financière.

Un équilibre doit être trouvé entre les conditions de confort du salarié en mission et le souci d’économie pour PROSERVIA.

Les conditions et modalités de remboursement sont les mêmes pour tous les salariés.

Les dispositions prises en matière de remboursement de frais doivent être conformes aux règles sociales (URSSAF) et fiscales (Code Général des Impôts) mises à jour annuellement.

L’Ordre de Mission (ODM), établi pour tout déplacement professionnel, mentionne les engagements des frais professionnels autorisés. Ces engagements doivent être rédigés et acceptés par le salarié avant tout déplacement professionnel.



2 PROcédures
2.1 Remboursement d’une note de frais

2.1.1 Conditions et contrôle
Les dispositions de cet article ne sont modifiées que sur les règles relatives à l’outil de déclaration et de demande de remboursement de notes de frais.
En effet, l’entreprise s’est dotée d’un outil nommé « NOTILUS ». Le salarié doit saisir dans l’outil NOTILUS ses note de frais et y joindre les justificatifs tels que les tickets de caisses, factures.
Le remboursement ne pourra intervenir si et seulement si le salarié a saisi dans cet outil ses demandes de remboursement selon les modalités définies par l’Entreprise. 
Toutes les dépenses doivent être déclarées mensuellement sur une même note de frais, détaillées jour par jour.
Les frais doivent être soumis pour validation sous l’outil NOTILUS dans les deux mois suivants leur survenance.
Le responsable du salarié devra ensuite valider dans l’outil NOTILUS la note de frais saisie.
Il convient de préciser dans le présent avenant que le détail de la procédure et les règles d’utilisation de l’outil sont disponibles sur la page d’accueil de l’outil NOTILUS (à ce jour, accessible via le portail PLANET).
S’agissant des déplacements non prévu dans le cadre de votre mission (Ordre de Mission), une validation préalable de la part du manager est nécessaire concernant les éventuelles frais engagés. 



2.2 AVANCE SUR NOTES DE FRAIS

L’article 2.2.est modifié comme suit : 
Toute demande d’avance de note de frais est réalisée dans l’outil NOTILUS. La procédure est détaillée dans un document disponible sur la page d’accueil de l’outil NOTILUS intitulé « NOTILUS saisir une note de frais »
Toute demande d’avance de note de frais doit être validée obligatoirement par le supérieur hiérarchique avant de pouvoir en bénéficier.

2.3 RESERVATION POUR LE TRANSPORT OU HEBERGEMENT (nuitee et petit deplacement) 

L’article est modifié comme suit : 
L’entreprise PROSERVIA a mis en place une procédure de réservation via l’outil NOTILUS pour le transport et l’hébergement du salarié lors d’un déplacement professionnel. Toute demande de réservation de billet de transport ou hébergement (nuitée et petit déjeuner) doit être saisie dans l’outil NOTILUS, puis devra être validée par le responsable hiérarchique du salarié  


Le service TRAVEL prendra alors en charge le traitement de la demande afin de réaliser les réservations nécessaires au déplacement et conformément aux forfaits applicables dans l’entreprise tels que détaillés dans l’avenant n°4 – 2019 « Barèmes professionnels 2019 ». 
3 PRise en charge des frais professionnels dans le cadre d’un deplacement professionnel en France metropolitaine 

Il est rappelé dans le présent avenant : 

PROSERVIA indemnise sur présentation de justificatif par le salarié :

- Les frais de transport,
- Les frais de repas,
- Les frais d’hébergement (nuitée et petit déjeuner).

On distingue deux types de déplacement professionnel :

- Le « Petit Déplacement » :

Il s’agit d’un déplacement professionnel d’une distance supérieure à 30 kilomètres entre le domicile du salarié et le site du client au sein duquel il réalise une prestation.

- Le « Grand Déplacement » :

Il s’agit d’un déplacement professionnel réunissant simultanément les conditions suivantes:
A plus de 50 km (trajet aller) du domicile du salarié,
A plus d’1h30 mn en transport en commun (trajet aller) pour se rendre du domicile du salarié au site client.

Lorsque ces conditions ne sont pas réunies, PROSERVIA démontrera que le salarié PROSERVIA est effectivement empêché de regagner le domicile en fonction des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transports, 
Etc.).

Il est rappelé que la société PROSERVIA est un prestataire de service informatique ce qui implique des changements de lieu de travail en fonction des missions et contrat client. 
Cependant compte tenu des contraintes et des difficultés de transport auxquels un salarié peut être confronté, il est préconisé de porter une attention sur le temps de trajet réalisé chaque jour par le salarié. 


3.1 conditions communes de prise en charge 

3.1.1 CHOIX ET MOYENS DE TRANSPORT
Les dispositions de l’article 3.1.1 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.

3.1.2 MODALITES DE PRISE EN CHARGE 
	3.1.2.1 Utilisation des « Transports en Communs »
Les dispositions de l’article 3.1.2.1 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.

3.1.2.2 Utilisation d’un « Véhicule de société », d’un « Véhicule de location » ou d’un « Véhicule personnel »
Les dispositions de l’article 3.1.2.2 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.

3.1.2.3 Utilisation d’un « Véhicule personnel »

Les dispositions de l’article 3.1.2.3 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.

3.2 DEPLACEMENT « DOMICILE - AGENCE DE RATTACHEMENT PROSERVIA » 


3.2.1 « DOMICILE – agence de rattachement » en ile de France 
Les dispositions de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.

3.2.2 « DOMICILE – agence de rattachement » HORS ile de France 
3.2.2.1 Conditions de prise en charge 
Les dispositions de l’article 3.2.2.1 ne sont modifiées que concernant les conditions de prise en charge des frais de carburant ou des frais d’alimentation de véhicules électriques telles que mise à jour par l’URSSAF: 

En effet, la prise en charge par PROSERVIA des frais de carburant ou des frais d’alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés correspond à la limite déterminée par l’URSSAF par an et par salarié (voir la prise en charge prévue par l’URSSAF et dont les modalités sont précisées ci-dessous).


3.2.2.2 Modalités de prise en charge  
Les dispositions de l’article 3.2.2.2 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.

3.2.3 iNDEMNITE KILOMETRIQUE VELO  
Depuis le 13 février 2016, les entreprises ont la possibilité de participer aux frais engagés par le salarié pour ses déplacements à vélo entre sa résidence habituelle et son lieu de travail, sous la forme d'une  « indemnité kilométrique vélo » (IK vélo). 
La prise en charge des frais engagés pour se déplacer à vélo correspond au montant de l’indemnité kilométrique vélo, fixé à 0,25 € par kilomètre parcouru, multiplié par la distance aller-retour la plus courte pouvant être parcourue à vélo entre le lieu de résidence habituelle du salarié et son lieu de travail (celui fixé dans l’ODM du salarié pour les salariés en mission ou dans le contrat de travail pour les salariés rattaché aux services supports de l’entreprise) ainsi que par le nombre de jours de travail annuel.
Cette indemnité est plafonnée à  200 € par année civile et par salarié. 
L’Indemnité Kilométrique vélo est cumulable avec la prise en charge des frais de transport en commun (abonnement de transport collectif), lorsque le salarié utilise son vélo pour se rendre vers un arrêt de transport public ou une station de service public de location de vélo. Le cumul avec la prise en charge des frais de transport en commun n’est possible qu’à la condition que ces abonnements ne permettent d’effectuer que le trajet restant entre le lieu de travail et la station de location de vélo ou de transport collectif
Les salariés souhaitant bénéficier de cette indemnité vélo devront avoir lu et accepté les modalités de mise en œuvre  par le biais d’une attestation sur l’honneur qui devra être remise au manager et au Service Ressources Humaines par courrier ou courriel. La mise en œuvre de cette indemnité ne pourra intervenir qu’à compter de la remise du document précité et pour la période restant à courir sur l’année civile.

Cette attestation précise les conditions suivantes :

Un seul aller-retour par jour travaillé sera accepté. Le trajet vélo le plus direct entre le domicile du bénéficiaire et son lieu de travail sera considéré (sur la base des itinéraires vélos recommandés par les calculateurs d’itinéraires), 
Le bénéficiaire devra déclarer ses trajets selon les modalités définies par la Direction des Ressources Humaines, 
L’indemnité sera versée à partir des déclarations mensuelles dans la limite du plafond par année civile.

La note de frais devra être validée par le responsable hiérarchique après vérification que l’entreprise détient l’attestation sur l’honneur du salarié. 

3.3 situation de « petit deplacement » 

3.3.1 FRAIS DE TRANSPORT 
Les dispositions de l’article 3.1.1 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.
3.3.2 FRAIS DE REPAS
Les dispositions de l’article 3.3.2 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.

3.4 situation de « grands deplacement » 

Il est rappelé que la situation de « Grand Déplacement » est caractérisée par l’impossibilité pour un salarié PROSERVIA de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail. La situation de « Grand Déplacement » est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement du salarié en déplacement professionnel.

3.4.1 FRAIS DE TRANSPORT 
Les dispositions de l’article 3.4.1 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.

3.4.2 FRAIS DE REPAS
Les dispositions de l’article 3.4.2 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.


3.4.2.1 Petit déjeuner  
Les dispositions de l’article 3.4.2.1 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.
Il convient cependant de se référer au tableau relatif aux montants pris en charge « Grands Déplacements en Métropole » tels que prévus dans l’avenant N°4 – 2019 « Barèmes professionnels 2019 ».

3.4.2.2 Déjeuner   
Les dispositions de l’article 3.4.2.2 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.
Il convient cependant de se référer au tableau relatif aux montants pris en charge tels que prévus dans l’avenant N°4 – 2019 « Barèmes professionnels 2019.

3.4.2.3 Diner   
Les dispositions de l’article 3.4.2.3 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.
Il convient cependant de se référer au tableau relatif aux montants pris en charge tels que prévus dans l’avenant N°4 – 2019 « Barèmes professionnels 2019 ».


3.4.3 FRAIS D’HEBERGEMENT
3.4.3.1 Principes généraux  
Les dispositions de l’article 3.4.3.1 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.
Il convient cependant de se référer au tableau relatif aux montants pris en charge tels que prévus dans l’avenant N°4 – 2019 « Barèmes professionnels 2019 ».


3.4.3.2 Indemnisation sous forme « d’Indemnités Forfaitaires »
Les dispositions de l’article 3.4.3.2 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées. Afin de faciliter et simplifier les conditions de déplacement, le salarié qui n’engagera pas de frais d’hébergement et de petit déjeuner du fait de son hébergement chez un proche pourra bénéficier des indemnités forfaitaire dans le cadre d’un grand déplacement selon la procédure définie par l’entreprise.

3.4.4 DEPLACEMENT DANS LA VILLE DE DESTINATION (AUTRE QUE LA VILLE DE RESIDENCE OU DE TRavail HABITUEL) PENDANT LA DUREE DE LA MISSION
Les dispositions de l’article 3.4.4 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées


4 PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS DANS LE CADRE d’un deplaceMent professionnel en outre mer ET A L’ETRANGER

4.1 CONDITIONS DE PRISE EN CHARGE  

Les dispositions de l’article 4.1 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées

4.1.1 FRAIS DE TRANSPORT 
4.1.1.1 AVION

Les dispositions de l’article 4.1.1.1 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées

4.1.1.2 TRAIN OU BATEAU

Les dispositions de l’article 4.1.1.2 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées

4.1.2 SEJOUR DANS LA VILLE DE DESTINATION 
Les dispositions de l’article 4.1.2 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées

4.1.3 CHANGE
Les dispositions de l’article 4.1.3 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées


5 PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS DANS LE CADRE LE CADRE D’UNE MOBILITE PROFESSIONNELLE

5.1 CONDITIONS DE PRISE EN CHARGE  

Les dispositions de l’article 5.1 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 27 novembre 2015 demeurent inchangées.

5.2 iNDEMNISATION SOUS LA FORME DES « frais Réels »  

L’article 5.2 est modifié comme suit : 
5.2.2 PRINCIPES DE PRISE EN CHARGE SOUS FORME DE FRAIS REELS  
La prise en charge des frais de déménagement peut être exonérée sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation des justificatifs.
Il s’agit :
des dépenses relatives au déménagement proprement dit,
des frais de transport et d’hôtel du salarié et des personnes composant sa famille,
des frais de voyage engagés pour la recherche du nouveau domicile (limités à 3 voyages-séjours, train ou avion pour le salarié et une 2e personne l’accompagnant),
des frais de garde-meubles.
5.2.2 FRAIS LIES AU CHANGEMENT DE RESIDENCE  
Les dispositions de l’article 5.2.2 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 demeurent inchangées

5.3 iNDEMNISATION SOUS LA FORME  « D’ALLOCATIONS fORFAITAIRES » 
 
Les frais engagés par le salarié PROSERVIA dans le cadre de la mobilité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l'emploi. 

Afin de simplifier et encourager la mobilité professionnelle, il est précisé dans le présent avenant que l’application d’allocations forfaitaires concerne plus généralement les frais générés avant l’installation dans le nouveau logement 
L’employeur peut recourir à des allocations forfaitaires pour deux catégories de dépenses :
d’hébergement provisoire,
d’installation dans le nouveau logement.
Il convient de se référer au tableau relatif aux montants pris en charge tels que prévus dans l’avenant N°4 – 2019 « Barèmes professionnels 2019 ».


5.3.1 INDEMNITE JOURNALIERE DESTINEE A COMPENSER LES DEPENSES D’HEBERGEMENT PROVISOIRE ET LES FRAIS SUPPLEMENTAIRES DE NOURRITURE DANS L’ATTENTE DU LOGEMENT DEFINITIF


Conformément aux règles URSSAF, ces indemnités sont exonérées au titre des frais professionnels dans la limite d’un forfait fixé à 74.90€ (valeur 2019) par jour pendant 9 mois maximum.
Trois conditions doivent être remplies :
le salarié dispose d’un logement provisoire dû à la localisation de son nouvel emploi,
celui-ci est éloigné de plus de 50 km de son ancien logement,
le temps de trajet lieu de travail-ancien logement est au moins égal à 1h30

5.3.2 INDEMNITE DESTINEE A COMPENSER LES DEPENSES INHERENTES A L’INSTALLATION DU SALARIE DANS LE NOUVEAU LOGEMENT 

Cette indemnité forfaitaire est destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation de salarié dans le nouveau logement (déduction possible de PROSERVIA dans la limite du forfait, sous réserve que les circonstances de fait soient démontrées).

Pour 2019, ces allocations forfaitaires destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation du salarié dans le nouveau logement sont exonérées dans la limite de 1 500,20€ pour une personne seule ou en couple.

Ce montant est majoré de 125 € par enfant à charge dans la limite de 1 875,10€ (valeurs 2019).
Il s’agit des dépenses afférentes à la remise en service du nouveau logement, à sa remise en état et à son aménagement, comme par exemple :
le rétablissement d’électricité, eau, gaz, téléphone,
la remise en état du logement (nettoyage, remplacement de revêtements sols et de murs abîmés, réparation de plomberie),
la réexpédition du courrier…
En revanche ne sont pas déductibles les dépenses qui ne sont pas destinées à rendre le logement habitable, comme le paiement d’une caution en cas de location ou les dépenses de décoration.






6 MISE A JOUR DES BAREMEs 


Les barèmes à appliquer (se référer à l’avenant n°4 - 2019 « Barèmes professionnels » annexé au présent avenant pour l’année 2019) seront mises à jour automatiquement, à partir du 1er janvier et au regard des dates de mises à jour faites par les différentes institutions impliquées dans cette politique des frais professionnelles (URSSAF, Code Général des Impôts..).


7 SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD INITIAL ET DE L’AVENANT  

L’article 7 de l’accord d’entreprise «  frais professionnels – politique » du 26 novembre 2012 est modifié comme suit : 

Une commission de suivi de l’accord composée de 2 représentants de chaque Organisations Syndicales signataires et de représentants de la Direction est mise en place. Elle se réunira 1 fois par an à compter de la date de prise d’effet du présent avenant. 

Les Organisations Syndicales représentatives et non signataires du présent avenant seront invitées à ces réunions (1 représentant de chacune de ces Organisations Syndicales non signataires pourront être présents lors de ces réunions).

Cette réunion aura pour objectif d’établir le bilan de l’application de l’accord et envisager au regard de ce bilan d’éventuelles modifications.




8 INFORMATION DU PERSONNEL   

Les dispositions de l’article 8 de l’accord du 26 novembre 2012 demeurent inchangées.



















	
9 DUREE, REVISION ET DENONCIATION   


9.1 DUREE

Le présent avenant est conclu à durée indéterminée à compter de sa date de signature.

En cas de modifications législatives ayant un impact sur l’accord du 26 novembre 2012 et /ou sur les dispositions du présent avenant, les Parties s’engagent à se réunir dans les meilleurs délais pour examiner les aménagements à prendre en compte.



9.2 RÉVISION

Conformément aux articles L. 2222-5 et L. 2261-7-1 et suivants du code du travail, les parties signataires du présent avenant ont la faculté de le modifier. La révision peut être engagée :

jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, par un ou plusieurs syndicats représentatifs dans son champ d’application et signataires ou adhérents de ce texte,
à l’issue de cette période, par un ou plusieurs syndicats représentatifs dans le champ d’application de l’accord, qu’il soit ou non signataire.

La demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception. L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifiera.

En cas de modifications législatives ayant un impact sur le présent accord, les Parties s’engagent à se réunir dans les meilleurs délais pour examiner les aménagements à prendre en compte.


DÉPOT ET PUBLICITÉ

Le présent avenant fera l’objet des formalités légales de dépôt. Le présent accord sera à la diligence de l’Entreprise adressé en 2 exemplaires originaux à la DIRECCTE dont une version sur support papier signée les deux parties par Lettre Recommandée avec Avis de réception (LRAR) 

La version électronique de l’accord déposé en format anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non-visibles), et uniquement ces mentions. Les noms et coordonnées de l’entreprise devront continuer d’apparaître, ainsi que les noms des organisations syndicales signataires. 

Le cas échéant, tout acte d’occultation signé par les parties signataires devra être adressé sous format Pdf à la DIRECCTE.

Par ailleurs, la liste des établissements concernés par l’accord et leurs adresses, sous format Pdf sera également adressée à la DIRECCTE.

Une photocopie de l’envoi du présent accord par LRAR réalisé par PROSERVIA à la DIRRECTE sera fournie aux l’Organisations Syndicales Représentatives Signataires.

Une version sur support électronique sera déposée sur l’Intranet PROSERVIA pour information après des salarié(e)s PROSERVIA.

Un exemplaire sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Enfin, Un exemplaire sera également envoyé à l’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective (OPNC) () pour enregistrement et conservation.


Fait à Nanterre

Le 
En huit exemplaires

Pour la Direction de l’entreprise : 

……………………………………
Directeur Général


Pour les organisations syndicales : 

Pour la CFDT-F3C………………………….	
	





Pour la CFE-CGC………………………….