Protocole d’accord relatif au droit à la déconnexion de la DRSM OCCITANIE


Vu la Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels 

Vu l’Accord de l’UCANSS relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016

Vu l’Accord CNAM relatif  à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail du 30 octobre 2018


Entre, d’une part, la Direction Régionale du Service Médical Occitanie (DRSM), représentée par 	, en sa qualité de  ,
Et, d’autre part, les représentants des organisations syndicales représentatives dans l’organisme dûment mandatés à cet effet.
Il est conclu le présent accord : 

Préambule
L’usage des outils numériques et des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC) offre de nombreux avantages et représente un progrès majeur dans notre organisation de travail. En effet, ils facilitent la communication et augmentent la culture du partage de l’information, améliorent et structurent notre productivité, contribuent à notre efficacité et notre fiabilité lorsque ces outils sont maitrisés.
Toutefois, l’utilisation excessive de ces outils numériques et des nouvelles technologies peut conduire à une dépendance à ces appareils et à leurs applications et ce, même en dehors des horaires de travail. L’absence de régulation peut mener à une mauvaise gestion de ces outils et à un déséquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, voire à une altération de la santé du salarié. Aussi, la maîtrise de ces outils est nécessaire pour leur utilisation efficiente. 
Cette régulation apparait d’autant plus importante avec le développement du télétravail et la mise à disposition d’appareils nomades de manière étendue. Ainsi, si le télétravail autorise une grande souplesse et une autonomie dans l’organisation de l’activité, il ne doit pas conduire au non-respect des horaires de travail et temps de repos.
La DRSM Occitanie et les organisations syndicales représentatives se sont réunies pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-17 alinéa 7 du Code du travail.
L’enjeu est de garantir l’utilisation efficiente de ces outils numériques.
Se déconnecter est une décision et un acte individuel qui doit être soutenu par l’entreprise par l’intermédiaire de dispositifs réglementaires, de guides de bonnes pratiques, de formations ou actions de sensibilisation. Aussi, l’application du droit à la déconnexion en télétravail découle d’une responsabilité partagée. Celle du salarié, qui doit se déconnecter en dehors des heures de travail, et celle de l’entreprise, qui doit veiller à mettre tout en œuvre pour lui permettre d’exercer ce droit.  
Les parties signataires souhaitent que l’ensemble des salariés de la DRSM Occitanie, managers ou non, soit acteur de leur droit à la déconnexion, mais aussi de celui des autres. Ainsi, pour être efficace, ce dispositif nécessite : 
-  l’implication de chacun
- l’exemplarité de tous et plus particulièrement des managers et des Directions dans leur utilisation des outils numériques, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entrainer l’adhésion de tous. 

A la DRSM Occitanie, il est constaté à la date de signature du présent accord que l’ensemble du personnel dispose d’un ordinateur avec un accès à l’Internet et l’intranet avec une messagerie professionnelle.

CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord définit les règles devant s’appliquer à l’ensemble des salariés de la DRSM Occitanie (administratif et médical), quel que soit leur contrat de travail. Une vigilance particulière doit être portée sur les salariés en forfait jours. 
1 DEFINITION

1-1 Principe du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de ses horaires de travail. 
Ce droit à la déconnexion vise l’ensemble des outils numériques nomades physiques (ordinateurs, tablettes, smartphone…) et dématérialisés (messagerie électronique, intranet, logiciels…) qu’ils soient professionnels ou personnels (téléphone portable personnel ou messagerie personnelle dont les coordonnées ont pu être transmises dans le cadre professionnel). 

1-2 Temps de travail 

Le temps de travail correspond aux horaires de travail du salarié pendant lesquelles il est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles. 

1-3 Les temps non travaillés

La DRSM Occitanie rappelle au préalable que chaque salarié bénéficie d’un temps de repos quotidien de 11 heures hebdomadaire minimum entre deux périodes de travail effectif et d’un repos hebdomadaire minimum de 24 heures consécutives, auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, soit 35 heures. 
Ces limites ont pour objet de définir une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail et ne constitue en rien une amplitude de travail habituelle. 
Ces périodes de repos doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de la DRSM Occitanie. 

Le droit à la déconnexion s’exerce par le salarié en dehors de ses horaires de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences  dans le respect du protocole d’accord horaire variable et du protocole d’aménagement et de la réduction du temps de travail applicables au sein de la DRSM Occitanie. 

Il est par ailleurs rappelé que les salariés en arrêt de travail ne doivent pas se connecter à leur messagerie professionnelle.

2 PRINCIPE DE NON UTILISATION PROFESSIONNELLE DES OUTILS NUMERIQUES HORS TEMPS DE TRAVAIL

La DRSM Occitanie rappelle que les technologies de l’information et de la communication font partie intégrante de l’environnement de travail et contribuent au bon fonctionnement de la DRSM. Facilitant les échanges dans le cadre de l’activité quotidienne, elles doivent toutefois être utilisées à bon escient.

Dans ce cadre, chaque salarié s’engage à ne pas contacter les collaborateurs institutionnels en dehors des horaires de travail définies à la DRSM Occitanie et stipulées au contrat de travail. 

L’usage de la messagerie ou du téléphone à titre professionnel hors des horaires habituels du salarié ou en dehors de jours travaillés doit être justifié par la gravité et l’urgence exceptionnelle du sujet traité (exemple : PCA). Lorsque l’émission d’un message est réalisée en dehors des jours et heures habituelles d’activité professionnelle, l’émetteur doit apprécier l’urgence et la nécessité du message et doit pouvoir en justifier.

Aussi, au titre du droit à la déconnexion, aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation en dehors de son temps de travail. A ce titre, aucun salarié n’est tenu de répondre aux courriels, messages vocaux ou SMS adressés durant ces périodes. 

Il est rappelé que la mise à disposition d’un ordinateur portable ou d’un téléphone mobile professionnel n’est pas destinée à augmenter le temps de travail des salariés. Il est donc prescrit d’éteindre ou de désactiver les outils de communications en dehors du temps de travail. 
Afin de laisser le choix à tout un chacun d’organiser en toute autonomie la gestion de son temps pour répondre à sa mission professionnelle tout en conciliant sa vie personnelle, il a été convenu de ne pas opter pour une solution qui consisterait à bloquer les accès aux serveurs sur une période donnée.
Par conséquent, les accès aux outils numériques resteront libres, toutefois chaque personne devra veiller à sa sécurité et à sa santé en respectant les durées contractuelles de travail et durée de repos quotidiennes et hebdomadaires.

3 BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET DE COMMUNICATION PROFESSIONNELLE

En premier lieu, les parties signataires souhaitent rappeler que l’usage de la messagerie ne peut se substituer au dialogue et aux échanges oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement. Lorsque cela est possible, et sauf si la conservation d’une trace écrite est nécessaire au traitement et/ou au suivi des dossiers, les salariés sont donc encouragés à recourir à des modes de communication alternatifs (appel téléphonique, visite, réunion physique, visioconférence…) afin notamment d’éviter toute multiplication excessive de communications numériques et surcharge d’informations. Le téléphone ou l’échange direct doit être privilégié pour les questions urgentes.

Dans ce cadre, chaque salarié doit prendre conscience de sa propre utilisation des outils numériques et doit respecter ses collègues dans l’usage de ceux-ci. 

De plus, il est rappelé que les règles de bon usage des outils numériques sont  définies dans la charte informatique CNAM et dans la charte de messagerie MERCURE.

Enfin, la question de la surinformation peut se poser avec des effets potentiels sur la gestion des priorités ou sur le temps de concentration pour des réflexions de fond. 
Afin de garantir une mise en œuvre effective du droit à la déconnexion au sein de La DRSM Occitanie et afin d’éviter une surcharge cognitive dans le cadre de l’usage des outils numériques, un Guide récapitulant notamment les bonnes pratiques à adopter en matière d’utilisation des outils numériques et d’organisation du travail, est rédigé par la Direction, en concertation avec les Organisations syndicales. 

Les sujets traités par ce guide viseront à :
Une communication plus efficace par email
Une utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques 

4 IMPLICATION DES MANAGERS DANS LE DROIT A LA DECONNEXION

La hiérarchie, quel que soit son niveau, s’assurera du respect du droit à la déconnexion des salariés.

Les managers doivent veiller à l’équilibre de vie professionnelle/vie privée de leur équipe et diffuser un modèle de relation équilibrée au travail. Ils doivent veiller à cet égard au respect de l’équilibre vie privée-vie professionnelle et respecter des horaires de travail raisonnables pour eux-mêmes et leurs collaborateurs.

Afin de s’assurer de l’équilibre de vie professionnelle/vie privée de leur équipe et du bon usage des outils numériques, les managers intègrent les recommandations du présent accord et de son annexe sur l’usage des outils numériques dans leur pratique managériale. Ils échangent avec leur équipe et veillent à définir des règles de fonctionnement digitales adaptées. Ces règles incluent notamment les sujets suivants :

L’absence de sollicitation et de contact, sauf urgence avérée, de leurs subordonnés en dehors des horaires de travail définis par le protocole d’accord relatif à l’horaire variable ;
 La définition des modalités de passation des dossiers entre collègues durant les périodes d’absence pour éviter de déranger les collaborateurs en repos ou en congés ;
 Le bénéfice d’au moins une demi-journée de « reconnexion » au retour d’absence supérieure ou égale à une semaine pour éviter une surcharge informationnelle. Cette durée est à adapter au regard de la durée de l’absence ; 
 Les règles de circulation de l’information entre les membres de l’équipe afin de trouver le canal le plus adapté : réunion de service, échange oraux, courriel, outil collaboratif...

Les managers veilleront ainsi au quotidien à la déconnexion de leurs équipes en adoptant une utilisation exemplaire des outils numériques en privilégiant, chaque fois que cela est possible et adapté, la relation en face à face ou téléphonique, plutôt que la communication par courriel.

Les entretiens annuels d’évaluation qui intègrent une discussion sur la charge de travail permettent aux managers et aux salariés d’aborder la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué. Les échanges seront formalisés dans la rubrique « Qualité de vie au travail » de l’outil National Alinéa.
A cette occasion, des mesures spécifiques pourront être mises en œuvre afin de remédier aux éventuels dysfonctionnements rencontrés.

5 SENSIBILISATION ET FORMATION A LA DECONNEXION

Pour permettre la réalisation effective du droit à la déconnexion, l’ensemble des salariés, y compris ceux ayant des responsabilités managériales, seront sensibilisés à l’usage efficient et responsable des outils numériques. 

Dans ce cadre, des tutoriels numériques et ludiques (guide d’utilisation, vidéos, FAQ…) visant à mieux appréhender et exploiter les fonctionnalités des outils existants au sein de la DRSM Occitanie seront mis à disposition sur l’intranet de la DRSM Occitanie, dans la rubrique du service informatique, en complément du guide de bonnes pratiques visé à l’article 4. Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés.
 
La DRSM s’engage, si des situations déraisonnables sont détectées, à former les salariés à une utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques.

La Direction s’engage également à conduire des campagnes de sensibilisation auprès des salariés afin de leur faire prendre conscience des risques liées à une utilisation non maitrisée des outils numériques (hyper connexion, dépersonnalisation des relations de travail, surcharge informationnelle…). 
Elle communiquera régulièrement des bonnes pratiques visant à se déconnecter. 

Enfin, le service informatique mettra en place une alerte (Pop-Up) afin de rappeler au collaborateur qu’il s’apprête à utiliser le réseau de l’entreprise (messagerie pro, accès aux disques réseaux…) pendant la plage de déconnexion.

6 DEMANDE D’ENTRETIEN

Chaque salarié peut signaler une utilisation déraisonnable des outils numériques à sa ligne hiérarchique ou au Service RSO, pour veiller au respect de son équilibre de vie.
Par ailleurs, toute personne qui pourrait rencontrer des difficultés à honorer sa mission dans le respect de son droit à la déconnexion pourra demander un entretien avec son responsable hiérarchique ou au Service RSJ-GA. 
Il pourra dans ce cadre exposer la difficulté rencontrée, en exposant les motifs concrets de son alerte. Des mesures et solutions seront alors recherchées et arrêtées de façon concertée entre les parties prenantes.
Un accompagnement sur une meilleure gestion du temps et des priorités pourra être envisagé.
Un suivi des situations signalées et des accompagnements proposés sera réalisé. 

En cas de non-respect des mesures et recommandations prévues par les parties prenantes, un accompagnement complémentaire pourra être mis en place.
En cas de récidives un rappel aux règles de bonnes pratiques sera fait.
Au-delà, des décisions appropriées et proportionnées à la nature des dérives constatées pourront être prises (par exemple : borner et limiter les accès au serveur, à la messagerie, au téléphone professionnel…).

7 DISPOSITIONS GENERALES

7.1 - Modalités de suivi de l’accord

Un bilan annuel portant sur droit à la déconnexion sera présenté en Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail.  Il permettra d’aborder le nombre de signalements remontés, le traitement de ces derniers ainsi que les interrogations des salariés formulées auprès des représentants du personnel ou de la Direction. Les indicateurs suivants sont analysés et pourront être présentés :


Enfin, la DRSM pourra, après consultation du CSE, mettre en place une analyse des volumes de connexions et messages envoyés sur certaines plages horaires (week-end et entre 19h et 7h) pour identifier des situations d’usage trop intensif des outils numériques et ce, afin d’envisager des mesures de prévention et d’accompagnement. 

7.2 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2024. 
7.3- Notification aux Organisations Syndicales

Conformément à l’article L2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la DRSM Occitanie. 
7.4-  Révision 

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales prévues par les articles L2261-7-1 et suivants du Code du Travail.
Les dispositions immédiates et impératives d’un accord d’entreprise portant sur le même objet, conclu postérieurement, se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord.
Les dispositions d’un accord d’entreprise portant sur le même objet et nécessitant une déclinaison dans un accord d’établissement donneront lieu à la négociation d’un avenant de révision au présent accord.
Les parties signataires conviennent, en cas de modifications des textes légaux, règlementaires ou conventionnels de se réunir en vue de réexaminer les conséquences que pourraient avoir ces dispositions nouvelles sur ledit accord et d’arrêter les modifications nécessaires
7.5 - Entrée en vigueur et publicité de l’accord

Dès sa conclusion, le présent accord sera adressé à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des solidarités (DREET) par le biais du service de dépôt des accords collectifs d’entreprise disponible sur Internet.

Il sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Montpellier. 
Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale Légifrance, conformément à l’article L2231-5-1 du Code du Travail. 
L’accord sera également mis en ligne sur le site intranet de la DRSM Occitanie pour être porté à la connaissance de l’ensemble des salariés. Les Délégués Syndicaux de la DRSM Occitanie seront informés de cette mise en ligne. 
Le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt. 
Fait à Montpellier, le 3 JANVIER 2022