PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Entre d’une part :

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Vosges représentée par son Directeur, 
XXX,

Et d’autre part :

La section syndicale C.F.D.T représentée par son délégué syndical,
XXX,

La section syndicale C.G.T représentée par son délégué syndical, 
XXX.


Il a été conclu le présent accord :
PREAMBULE
En application des articles L2232-12, L.2314-26 du Code du travail et D.231-15 du Code de la Sécurité sociale, les parties signataires conviennent de mettre en place le vote électronique pour tout type de scrutin :
élection des représentants du personnel au Conseil,
élection des membres du Comité Social et Economique de la CPAM des Vosges,
toute consultation du personnel par référendum visant à valider un accord d’entreprise minoritaire. 

Le recours à ce dispositif, déjà testée lors des précédentes élections professionnelles de 2018, s’inscrit dans une volonté de moderniser le déroulement du vote. 
A ce titre, le vote électronique permettra notamment :
d’alléger et simplifier la mise en œuvre des opérations de vote : réduction des contraintes d’organisation du bureau et de surveillance du scrutin, suppression de la gestion des candidatures par correspondance, facilitation des opérations de comptage et de dépouillement … ;
d’élargir l’accessibilité des salariés au vote : durée du scrutin élargie à 1 semaine au lieu de 1 jour, possibilité de voter à tout moment pendant la période du vote avec des modalités d’accès au site sécurisé propre aux consultations, simplifiées (unique prérequis = connexion internet);
de gagner en rapidité sur la publication des résultats.
Il contribuera en outre à la démarche de développement durable initiée au sein de l’entreprise.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.
Les modalités techniques et fonctionnelles de vote, du calendrier électoral ou référendaire, de la répartition des sièges et des collèges électoraux en cas d’élections seront discutées dans le cadre du protocole préélectoral ou d’un protocole spécifique en cas de référendum. Le protocole  mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Vosges.

Article 1 : Modalités d’organisation de la votation :

1.1 Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour chaque élection professionnelle, renouvellement du Conseil ou référendum. Autrement dit, il sera désormais proscrit tout recours au papier pour l’ensemble des opérations de vote et ce, sur tous les sites et pour l’ensemble des électeurs de la CPAM des Vosges. 

1.2 Principe du recours à un prestataire

Afin de garantir le respect des exigences techniques, la sécurité du processus de vote et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en œuvre du vote électronique à une société, spécialisée dans la conception, le développement et la mise en place du système de vote électronique.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. 
Aucun  vote  à  bulletin  secret  sous  enveloppe  ne  sera  organisé.   

Un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés au service des Ressources Humaines et sera également mis à disposition sur l’intranet.

En application de l’article R2314-6 du code du travail, la Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Vosges s’engage à vérifier que le cahier des charges du système de vote électronique proposé par le prestataire respecte :
la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux et les listes de candidats,
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification et ce par voie postale,
la confidentialité des votes,
la sécurité de l’émargement,
la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.





1.3 Les modalités de la consultation :

La liste électorale : établie par la CPAM des Vosges, elle sera transmise au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution d'un fichier des électeurs. Elle comportera les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance et collège d’appartenance.

Le fichier des électeurs : il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification pour voter, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

Les listes de candidats et bulletins de vote dans le cadre d’une élection: les listes de candidats et les professions de foi des organisations syndicales seront transmises à la Direction, en respectant la réglementation en vigueur ainsi que les caractéristiques de mise en forme nécessaires à l’intégration par le prestataire. Elles seront ensuite transmises à ce dernier pour paramétrage et mise en ligne dans l’outil de vote.

Le texte de la question à poser dans le cadre d’un référendum : fixé par le protocole spécifique établi en amont du vote, il sera transmis par tout moyen au prestataire accompagné du protocole d’accord minoritaire pour paramétrage et mise en ligne dans l’outil de vote. 

1.4 Communication

Un accompagnement attentif sera déployé pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote. A cet effet, une notice d’information détaillée sur les conditions et la procédure de vote électronique, précisant la période pendant laquelle les électeurs peuvent voter ainsi que la date et l’heure de clôture du scrutin, sera mise à disposition des électeurs en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation à la charge de l’employeur, qui la choisit et l’organise, sur le système de vote électronique retenu.

Article 2 : Déroulement des opérations de la votation

2.1 Matériel de vote et codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra un moyen d’authentification confidentiel. 
Les  codes  d’accès,  qui  se  composent  d’un  code  d’accès  et  d’un  mot de passe,  sont  générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils ne soient communiqués à l’entreprise. 
L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé dans les mêmes conditions pour chaque tour. Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés : par courrier simple à l’adresse personnelle du salarié et par email sur l’adresse mail professionnelle du salarié.
De nouveaux codes seront générés pour le deuxième tour. 
Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

Ces codes uniques et individuels, sont à conserver pour pouvoir se connecter pendant la durée du scrutin, tant pour le premier tour de scrutin que pour un éventuel second tour.

2.2 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En  cas  de  perte  ou  de  non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.   
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement 
les éléments, au moins deux, déterminés en pareille situation dans le cahier des charges susvisé.  

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une  adresse mail personnelle ou encore par SMS, à l’adresse ou au numéro de téléphone qui sera communiqué par l’électeur, et fourni dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.

2.3 Lieux et durée du scrutin

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de manière strictement confidentielle. Ce vote pourra être effectué en se connectant sur la plateforme sécurisée du prestataire, à l’aide des identifiants individuels reçus. La connexion pourra également être établie depuis n’importe quel ordinateur smartphone et tablette relié à internet ; la connexion peut se faire du travail ou du domicile. Toutes les données de vote seront cryptées et donc strictement anonymes et confidentielles.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections se dérouleront sur plusieurs jours conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral tant pour le premier tour de scrutin que pour un éventuel second tour, ou dans le protocole d’accord spécifique en cas de référendum.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique. 
L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. 
Les salariés seront informés par note de service de l’ensemble des modalités mises à disposition.

De même, pour tout électeur qui exprimera un besoin d’accompagnement, une difficulté d’accès au site sécurisé, une solution pourra lui être proposée.
 


2.4 Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote ou de la question à poser en cas de référendum après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs ou du texte du protocole d’accord minoritaire en cas de référendum.
Dans le cadre d’une élection, les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique ou par tirage au sort (à définir avec les OS). De même, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

2.5 Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.
Dans le cadre d’une élection, une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
- choisir une liste complète,
- raturer des candidats,
- voter blanc.
En cas de référendum, l’électeur aura accès à la question soumise au vote. Il pourra alors choisir entre :
- oui,
- non,
- vote blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. 
Conformément aux principes généraux du droit électoral, il est interdit à un salarié de voter à la place d’un autre même si les clés de vote - strictement individuelles et personnelles - lui ont été confiées par son titulaire.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur des moyens d’authentification prévus par le prestataire. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur en question.


2.6 Ouverture et clôture du scrutin - Scellement

Afin  de  répondre  à  ses  obligations  techniques  et  légales,  le  prestataire  formera  sur  le  dispositif  de scellement et descellement, un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet. 
Le scellement des urnes électroniques s’effectue par un système de clés de chiffrement électroniques détenues uniquement par le président et les assesseurs et a pour effet de : 
- figer  les  données  de  l’élection  (fichier  électeurs,  fichiers  candidats, profession de foi question, protocole d’accord minoritaire, paramétrage global de l’élection), 
- remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides, 
- créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote afin de procéder par la suite au déchiffrement des urnes électroniques et d’accéder aux résultats et listes d’émargement, par collège.

2.7 Assistance aux utilisateurs

Comme prévu par l’article R2314-15 du Code du travail, une cellule d’assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. 
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

2.8 Sécurisation du système

En cas de défaillance du site de vote, un site de repli prend le relais instantanément grâce à un système de réplication en temps réel sans impact côté utilisateurs. Le dialogue entre les serveurs est basé sur un tunnel sécurisé 5SSL) sur fibre optique propriétaire de l’hébergeur.

2.9 Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre :
- ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
- ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
- ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
- ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
▪  ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
▪ ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle
▪  ils assisteront au scellement du système de vote électronique qui garantit l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
- les listes électorales,
- les listes de candidats, les documents éventuels attachés (professions de foi, protocole d’accord minoritaire, photographies et vidéos),
- la composition du bureau de vote,
- l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin comme les organisations syndicales,
- le journal des événements,
- le code de scellement du Système de vote.

2.10 Dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
 
2.11 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux prescriptions des articles R.2314-7 du code du travail, les éléments d'identification de l'électeur et l'expression de son vote seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier des électeurs.

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.

Ce processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés dans le bureau de vote pourront consulter, tout au long du scrutin, la liste d'émargement en ligne et les taux de participation.

Préalablement à la mise en place des opérations de vote, le prestataire soumettra le système de vote électronique à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions du Code du travail. Le rapport de l'expert tiendra compte de la recommandation de la CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010. Ce rapport sera communiqué aux délégués syndicaux signataires de l'accord.

Article 3 : Modalités de publicité et de dépôt de l’accord 

3.1 Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections du comité social et économique ayant eu lieu le 30 novembre 2018.
Le présent protocole sera soumis à la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. 
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, un mois après l’avis du Comex. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). 
Le présent accord fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel via la messagerie et l’intranet. 

3.2 Durée de l’accord 

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à chaque nouvelle élection professionnelle, sans qu’il soit besoin de le renégocier. 
Il pourra cependant être révisé si besoin, conformément aux dispositions de l’article L.2261-7 du code du travail.

3.3 Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir à l’issue de chaque scrutin.

3.4 Révision et dénonciation de l’accord 

Le présent accord peut faire l’objet de révisions. Toute demande de révision devra être portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception, et devra comporter l’indication des points à réviser et des propositions formulées en remplacement.

Dans un délai maximum de trois mois à compter de la demande de révision, la Direction et les organisations syndicales habilitées devront se rencontrer pour examiner cette demande.

Toute demande de dénonciation par les parties signataires ou adhérentes devra être portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception et faire l’objet des mesures de publicité légale sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

3.5 Publicité de l’accord 

Conformément aux mesures légales de publicité, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt par voie électronique sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail. Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du conseil des prud'hommes d’EPINAL.
Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur la plateforme collaborative de la CPAM des Vosges.


Fait à Epinal, le 

Le Directeur de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie,



XXX