Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique (C.S.E)







Entre les soussignées :



ELEX MIDI PYRENEES, SAS au capital de 43 750 €, dont le siège social est à L’UNION (31240), 4 rue d’Apollo, immatriculée au RCS de TOULOUSE sous le numéro 480 952 936 code NAF 6621Z, représentée par …...

										D’une part



Et :



Les membres de la DUP représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières 

….
….
….
….

										D’autre part








Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.




PREAMBULE

La société ELEX MIDI-PYRENEES est constituée de 5 établissements situés sur le territoire français.


4 Rue d’Apollo, 31240 L’UNION - SIRET 480 952 936 00064 – RCS TOULOUSE

2 RUE DU NANTIL 11300 LIMOUX – SIRET 480 952 936 00122 – RCS CARCASSONNE

10 RUE DU FAUBOURG LÔ BARRI SAINT-CYRICE ETOILE 12000 RODEZ– SIRET 480 952 936 00072 – RCS RODEZ

3 - 5 RUE JEANNE DAGUZAN 32000 AUCH - SIRET 480 952 936 00114 -RCS AUCH

9 RUE DE LA COURREGADE 66240 SAINT ESTEVE - SIRET 480 952 936 00098 RCS PERPIGNAN



Afin de faciliter l’organisation des élections du futur CSE, la Direction de la société ELEX MIDI-PYRENEES en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié les possibilités pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.



C’est dans ce cadre que la société ELEX MIDI-PYRENEES a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif il a été décidé, en accord avec les membres signataires du présent accord, de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.




ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES


Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral.

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles, à savoir des membres du CSE.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.



1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles du CSE de la société ELEX MIDI-PYRENEES.



1.2 MODALITES DES ELECTIONS

Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir ; ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.


Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pendant la durée du scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.


Consultation du nombre de votants 

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console le permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.


Liste d’émargement 

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et Prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.



1.3 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.



1.4 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.


ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS


Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.


Assistance aux électeurs 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.


2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.



2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT 

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.


ARTICLE 3 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD


Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles.

Le présent accord et ses annexes seront déposés, accompagnés des pièces requises auprès de la Direction Départementale du Travail de l’Emploi et de la Formation professionnelle de Toulouse. 

Le présent accord et ses annexes seront également déposés, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse. 

A l’issue du délai d’opposition, les dispositions du présent accord prendront effet.

Fait à L’Union,

le 11/10/2019


En 5 exemplaires originaux.

Pour la société ELEX MIDI-PYRENEES
….




Les membres de la DUP 
….
….
….
….