ACCORD SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS DU CSE AU SEIN DES SOCIETES RFM ENTREPRISES, EUROPE 2 ENTREPRISES, VIRGIN RADIO REGIONS, RFM REGIONS, RFM EST

ENTRE :

L’unité économique et sociale (UES) composée de :

La société Europe 2 Entreprises, SASU au capital de 7.518.405 euros - RCS Paris 352 819 577 dont le siège social est sis au 2 rue des Cévennes, Paris 15ème, 

La société RFM Entreprises, SASU au capital de 39.000 euros - RCS Paris 405 188 871, dont le siège social est sis au 2 rue des Cévennes, Paris 15ème, 

La Société Virgin Radio Régions, SASU au capital de 40 000 euros – RCS Paris 339 802 118, dont le siège social est sis au 2 rue des Cévennes, Paris 15ème,

La Société RFM Régions, SASU au capital de 16 000 euros – RCS Paris 382 002 509, dont le siège social est sis au 2 rue des Cévennes, Paris 15ème,

La Société RFM Est, SARL au capital de 7 500 euros, dont le siège social est situé au Centre des affaires « Les Nations », 23 boulevard de l’Europe, 54500 Vandoeuvre, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nancy sous le numéro 402 062 269,


ci-après désigné « l’Entreprise »,

d’une part,
ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :
CGT 
CFDT 
CGT 
CFDT 
FO 

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part
Ci-après désignées « Les Parties signataires ».




PREAMBULE :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise, applicable pour les élections du Comité Social et Economique (CSE).

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans la perspective de la mise en place prochaine des élections du CSE au sein des sociétés RFM Entreprises, Europe 2 Entreprises, Virgin Radio Régions, RFM Régions, RFM Est, les Parties ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les Parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer l’efficacité des processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral, 
de faciliter le vote pour les salariés travaillant en régions, 
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés plus rapidement,
d’augmenter le niveau de participation au scrutin,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les Parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.


CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et de la réglementation applicable.
Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.

Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés des Entreprises (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise et concernés par le scrutin) appelés à voter aux élections du Comité Social et Economique. 

Définition et choix du moyen de vote électronique

Les Parties conviennent que le scrutin se déroulera exclusivement de manière électronique, à l’exclusion de tout autre mode de scrutin. Aucun scrutin sous enveloppes ne sera donc mis en place.
Les Parties conviennent par ailleurs de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme  le  moyen exclusif pour procéder au vote dans le cadre des élections susmentionnées.

Modalités de mise en œuvre du vote électronique

 : Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire » spécialisé, mandaté pour ce faire par la Direction. 
L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le prestataire choisi aura fait l’objet d’une expertise indépendante. Le site de vote mis en place respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, en garantissant la sécurisation de l’ensemble des opérations électorales.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

 : Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

 : Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique». 
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire en cas de perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

 : Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

 : Expertise et inscription au registre pour le respect du RGPD
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. 
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

 : Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Déroulement des opérations de vote

 : Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre des élections susvisées, les Parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant, notamment, le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Section 4.02 : Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, à partir de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Section 4.03 : Caractéristiques du matériel de vote 
Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. 
Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo). 
Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos. 
Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un candidat plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.
Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.
Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

   Section 4.04 : Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire par e-mail et par courrier, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel confidentiel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’électeur accèdera au système de vote en saisissant ses identifiants personnels. 
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège, soit deux votes, un pour les titulaires et un pour les suppléants.
Cependant, si toutes les organisations syndicales n'ont pas déposé de listes de candidats pour toutes les élections, il se peut que les salariés aient moins de choix à valider, voire aucun (si aucun candidat ne se présente dans le collège concerné).
Dans ce dernier cas, un message s'affichera lors de la connexion au site pour informer l’électeur de l'absence de candidat.
Pour chaque scrutin, chaque électeur pourra choisir l'une des options suivantes :
-  voter pour une liste entière ;
-  voter seulement pour certains candidats d'une liste donc raturer un ou plusieurs noms de la liste choisie ;
- cocher « blanc ».
L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

La saisie du code d'identification et du mot de passe vaut signature de la liste d'émargement dès réception des votes (étant précisé que les informations relatives au vote et à l'identification de l'électeur sont séparées afin de garantir le secret et la sincérité des opérations électorales).
En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Section 4.05 : Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour les élections du CSE de l’année 2019 au sein des sociétés susvisées. 
Le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) de France sur la plate-forme de téléprocédure Télé Accords et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. 
Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.







Fait à Paris, le 16 avril 2019,


En 15 exemplaires originaux.