FONCTIONNEMENT DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE 
ET NOUVELLE ARCHITECTURE DE LA BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES ET SOCIALES

ACCORD D’ENTREPRISE À DURÉE INDÉTERMINÉE 




ENTRE :

La Société PÉRIMÉDIAS, SAS au capital de 228.680 €uros, dont le siège social est situé Lieu dit « La Plaine » - 47520 Le Passage, immatriculée auprès du Registre du Commerce et des Sociétés d’Agen, sous le n° 414 947 226, représentée par x, , dûment habilité aux fins de signature des présentes,

(Ci-après désignée « la Société »)

D’une part,
ET :

Les représentants du Comité Social et Economique ayant ratifié l’accord, à la suite d’une consultation qui s’est tenue le 8 novembre 2019, et qui a recueilli l’unanimité des voix, en présence de
M xxxxxxxxxxxxx (xxxxx),
M xxxxxxxxxxxx (xxxxxx),
M xxxxxxxxxxxx (xxxxx)

(Ci-après désignées les « représentants du CSE»)

D’autre part,


(Ci-après désignés ensemble « les Parties »)

PRÉAMBULE

L’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise fusionne l’ensemble des Instances jusqu’à alors existantes (CE, DP et CHSCT) en une seule et unique Instance : le Comité Social et Economique (CSE). 

C’est dans ce cadre que les Parties conviennent de négocier et de conclure le présent accord afin de préciser le fonctionnement du CSE qui a été mis en place au sein de la Société le 9 octobre 2019 et d’ajuster l’architecture et l’organisation de la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) aux consultations obligatoires de cette instance. 


ARTICLE 1 – COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

Le CSE est mis en place au niveau de l’entreprise. La durée du mandat des membres du CSE est fixée à 4 ans. Le nombre de représentants titulaires et suppléants élus au sein du CSE a été fixé dans les Modalités électorales.

1.1. FONCTIONNEMENT DU CSE 
Les modalités de fonctionnement du CSE sont définies dans le règlement intérieur du CSE au regard des principes définis ci-après.
1.1.1. Périodicité des réunions
Les Parties conviennent que le nombre de réunions du CSE est porté à six réunions par an, dont au moins quatre qui portent sur tout ou partie des attributions du CSE en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

 Il est rappelé que doivent être informés annuellement du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité et des conditions de travail :

Le médecin du travail, 
L’agent de contrôle de l’Inspection du Travail, 
L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale. 
La tenue de ces réunions leur sera également confirmée, par écrit, au moins quinze jours à l’avance. 
1.1.2. Convocation et ordre du jour
Le CSE est convoqué par son Président au moins trois jours avant la tenue de la réunion, sauf urgence ou circonstances exceptionnelles.

L’ordre du jour est établi conjointement par le Président et le Secrétaire du Comité. Il est communiqué ensuite aux membres du Comité, aux Représentants Syndicaux, le cas échéant, et aux éventuels invités, au moins trois jours avant la tenue de la réunion.

Bien qu’ils ne siègent pas de droit aux réunions du Comité, les suppléants sont également destinataires, à titre informatif, de la convocation et de l’ordre du jour remis aux titulaires afin de gérer au mieux leur agenda. 
1.1.3. Heures de délégation
Chaque membre titulaire bénéficie d’un crédit d’heures de délégation fixé conformément aux dispositions légales.
1.1.4. Délibérations du CSE
Lors des délibérations, il est rappelé que seuls sont amenés à voter, les membres du CSE disposant d’une voix délibérative. A ce titre, seuls les membres titulaires ainsi que les membres suppléants remplaçant les titulaires absents peuvent voter.

Les délibérations du Comité sont prises à la majorité des membres titulaires présents. 

Absence d’un titulaire 
Afin de faciliter au mieux la suppléance des titulaires au cours des réunions du CSE, lorsqu’il ne pourra se rendre à l’une des réunions du Comité, chaque membre titulaire devra informer le Président de son absence au moins 48 heures avant la tenue de la réunion, sauf circonstances exceptionnelles.  Il devra également préciser le suppléant qui le remplacera au cours de la réunion du Comité, selon les règles en vigueur.  

Procès-Verbal du CSE 
Le Procès-Verbal de la réunion du CSE est rédigé par le Secrétaire qui le communique à l’ensemble des membres du Comité, y compris à la Responsable des Ressources Humaines au plus tard dans la semaine précédant la réunion plénière suivante.

Visioconférence 
Dans l’éventualité d’une absence du Président ou d’un représentant du Comité, des visioconférences pourront être organisées. Le dispositif utilisé devra permettre de garantir l’identification des personnes et leur participation effective, en assurant la transmission continue et simultanée du son et de l’image.

1.1.4. Budgets du CSE 
Modalités de calcul des budgets de fonctionnement et des activités sociales et culturelles
Le budget de fonctionnement s’élève à 0,2% de la masse salariale.
Le budget des activités sociales et culturelles est réévalué chaque année afin que le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne soit pas inférieur au même rapport existant pour l’année précédente.
Il est rappelé que la masse salariale servant de base pour le calcul de la subvention de fonctionnement et celle relative aux Activités Sociales et Culturelles s’entend de l’ensemble des salaires et appointements versés soumis à cotisations sociales (déclarés dans la DSN). Sont exclues les provisions pour congés payés, les indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail ainsi que les sommes versées dans le cadre de l’éventuel intéressement et de la participation aux résultats de l’entreprise. 

Transfert de l’excédent du budget de fonctionnement vers celui des activités sociales et culturelles et inversement
Conformément aux nouvelles dispositions légales, le CSE décidera, lors de la dernière réunion annuelle, de l’éventuel transfert de l’excédent annuel du budget de fonctionnement vers le budget des activités sociales et culturelles dans la limite de 10% de cet excédent. De même, en cas de reliquat budgétaire, l’excédent annuel du budget destiné aux activités sociales et culturelles pourra être transféré dans les mêmes proportions au budget de fonctionnement. 

Dans les deux cas, les sommes transférées devront être inscrites :
dans les comptes annuels du CSE
dans le rapport d’activité du CSE présentant des informations qualitatives sur ses activités et sa gestion financière.



1.2. CONSULTATIONS RÉCURRENTES DU CSE
Le CSE est consulté tous les trois ans sur 3 thèmes distincts qui peuvent être présenté en une ou plusieurs réunions :
les orientations stratégiques de l’entreprise,
la situation économique et financière,
la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

Il émet un avis unique pour l’ensemble de ces trois consultations. 


1.2.1. Contenu des consultations récurrentes 
Les Parties ont convenu de définir le contenu des informations transmises aux membres du Comité, dans le cadre des consultations récurrentes, à des fins de lisibilité et de compréhension. Aussi, pour les trois consultations récurrentes, les informations transmises aux élus sont exclusivement celles de la BDES visées à l’annexe 1 du présent accord. 

Ces informations comportent en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. 

Orientations stratégiques de l’entreprise
La Direction présente les orientations stratégiques aux membres du CSE en livrant une information globale portant sur l’année civile et la prévision à deux ans. Le document mis à disposition, via la BDES exclusivement, porte sur les éléments suivants :
Contexte de l'activité de l’entreprise et de son environnement,
Perspectives d'évolution de l'activité de l'entreprise.
Dans le prolongement des orientations stratégiques de l'entreprise, il est procédé à une analyse des effets prévisibles des orientations retenues sur l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences et l’organisation du travail.
Pour simplifier l'analyse des informations, le document d'information utile à la consultation est mis à la disposition des membres élus du CSE via la BDES, 7 jours calendaires avant la tenue de la réunion correspondante, afin d'assurer un temps nécessaire à son examen.

Situation économique et financière de l’entreprise
La Direction présente la situation économique et financière de l’entreprise aux membres du CSE sur la base des éléments arrêtés au 31 décembre de l’année civile précédente. Les documents d'information utiles à la consultation sont mis à disposition des membres élus du CSE, 7 jours calendaires avant la réunion correspondante, via la BDES exclusivement, et portent sur :
Investissements matériel et immatériel,
Fonds propres, endettement et Impôts
Rémunération des financeurs,
Flux financiers à destination de l’entreprise.

Politique sociale de l’entreprise, conditions de travail et emploi
La Direction présente la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi l’entreprise aux membres du CSE sur la base des éléments arrêtés au 31 décembre de l’année civile précédente. Les documents d'information utiles à la consultation sont mis à disposition des membres élus du CSE, 7 jours calendaires avant la réunion correspondante, via la BDES exclusivement, et portent sur :
Investissement social (notamment évolution de l’emploi), 
Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes (notamment situation comparée entre les femmes et les hommes, suivi des indicateurs listés dans l’accord collectif relatif à l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail),
Plan de formation et mise en œuvre de la politique de l’alternance,
Durée et aménagement du temps de travail,
Conditions de travail (investissements réalisés, actions de prévention et de formation envisagées).
Le rapport annuel portant sur le bilan de la situation générale de la santé, et le programme annuel de prévention des risques professionnels sont traités lors de la consultation sur la politique sociale et les conditions de travail.

Relations collectives de travail
Afin de maintenir une communication régulière avec les représentants du personnel, des informations ponctuelles pourront également être Insérées dans la BDES. Un courriel d’information préviendra les membres élus du CSE de la mise à disposition desdites informations dans la BDES. Il peut s’agir notamment :
Représentation du personnel (PV des dernières élections professionnelles, supports de consultation ponctuelle),
Activités sociales et culturelles.

1.2.2. Délais de consultation 
De façon générale, pour l’ensemble des consultations (récurrentes ou ponctuelles), les Parties conviennent qu’un délai de consultation de 7 jours calendaires est raisonnable. Un avis peut être néanmoins rendu avant ce délai si les membres du CSE le souhaitent. Passé ce délai, en l’absence d’avis rendu, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

En tout état de cause, le délai de consultation court à compter de la mise à disposition des informations au sein de la BDES. Une notification est envoyée aux membres du CSE par courriel pour les en informer.


ARTICLE 2 – BASE DE DONNÉES ÉCONOMIQUES, SOCIALES ET SYNDICALES (BDES)

La BDES rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes mises à la disposition du CSE. Elle permet de donner une vision claire et globale des informations qui y sont alimentées. 

Elle est constituée au niveau de la Société. Au jour de la conclusion du présent accord, la BDES est renseignée sous format pdf et accessible par les bénéficiaires depuis des ipad respectivement mis à disposition des représentants du personnel sur les sites de Bruguières et du Passage. Elle sera mise en œuvre dans sa nouvelle structuration à compter du 1er janvier 2020 au titre de l’année 2019.
 
2.1. Bénéficiaires 
Les membres titulaires et suppléants du CSE, les délégués syndicaux et représentants syndicaux, le cas échéant, au CSE ont un accès à la BDES. 

2.2. Organisation, Architecture et Contenu de la BDES 
Afin que les informations qui y sont intégrées restent lisibles et accessibles aussi bien pour les élus ayant accès à la BDES que pour les personnes chargées de l’alimenter, les Parties estiment nécessaire de redéfinir l’organisation, l’architecture et le contenu de la Base de Données, conformément aux dispositions légales. 

A ce titre, il a été décidé d’organiser la BDES selon quatre rubriques distinctes :  
Consultation sur les orientations stratégiques, 
Consultation sur la situation économique et financière,
Consultation sur la politique sociale, l’emploi et les conditions de travail,
Relations collectives de travail. 
Les informations relatives aux Relations collectives de travail portent sur la vie courante syndicale et sociale de la Société, rythmée par les élections professionnelles, les négociations régulières ou encore les évènements spécifiques nécessitant la consultation des membres du CSE. 

2.3. Mise à disposition des informations
Les informations figurant dans la BDES portent sur l’année en cours et l’année précédente.

Les éléments d'information transmis de manière récurrente au CSE sont mis à la disposition de leurs membres dans la BDES et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au Comité. 

2.4. Modalités d’accès à la BDES
Les représentants du personnel bénéficient d’un accès sécurisé à la BDES qui sera consultable durant les heures de travail. Les droits d’accès et les informations contenues dans la BDES ne doivent pas être transmis à des tiers, quels qu'ils soient. La perte du ou des mandats entraîne la suppression immédiate des droits d'accès à la BDES.

Conformément aux dispositions légales, l’ensemble des représentants du personnel disposant d’un accès à la BDES est tenu à une obligation de discrétion à l'égard des informations y étant intégrées, en particulier celles revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’entreprise. Cette obligation de discrétion court pour toute la durée du mandat des représentants du personnel. 

La divulgation des informations incluses dans la BDES causerait nécessairement un préjudice à la Société de nature à engager la responsabilité du ou des contrevenants. Il est convenu entre les Parties que les informations considérées comme confidentielles par la Direction ne pourront être imprimées sur papier ni reproduites.

Les représentants du personnel sont informés de l'actualisation de la BDES par courriel.


ARTICLE 3 – MISE EN PLACE ET SUIVI DE L’ACCORD

3.1. Conditions de validité de l’accord, date d’entrée en application et durée de l’accord
La validité du présent accord est subordonnée à sa signature. Le présent accord ainsi que son annexe sont conclus pour une durée indéterminée et entreront en vigueur à compter de sa signature en l’état de la législation. 

Dans l’hypothèse où la règlementation devrait être modifiée, les parties signataires se réuniraient afin d’analyser les effets et de convenir des adaptations éventuelles nécessaires. 

3.2. Révision
Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.
Toute demande de révision devra être adressée, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, à chacune des autres parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée. Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les Parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un éventuel nouveau texte. Les dispositions de l’accord, dont la révision est demandée, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant qui sera soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu au présent accord.

3.3. Dénonciation
Le présent accord et son annexe pourront être dénoncés par une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un délai de préavis de trois mois.
La mise en œuvre de la procédure de dénonciation, par l’une ou l’autre des parties, devra obligatoirement être précédée par l’envoi aux autres parties signataires d’une lettre, recommandée avec demande d’avis de réception, explicitant les motifs de cette dénonciation.

3.4. Dépôt et Publicité

Conformément aux dispositions légales, le présent accord et son annexe seront déposés :

En ligne sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail en une version intégrale et signée sous format pdf et en une version publiable « anonymisée ». En effet, les OS signataires ainsi que la Direction conviennent que l’identité des négociateurs et des signataires du présent accord sera supprimée lors de sa publication dans la base de données nationale;
En un exemplaire papier auprès du Secrétariat Greffe du Conseil de prud'hommes d’Agen.
Un exemplaire sera mis à la disposition des membres du CSE auprès de la Direction de la Société.

Fait au Passage, le 8 novembre 2019 en 3 exemplaires





ANNEXE 1 – Architecture de la BDES

• Orientations stratégiques



• Données économiques et financières



• Politique sociale de l’entreprise, emploi et conditions de travail


• Relations collectives de travail