ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE 
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 
	



Entre les soussignées : 

La société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE, 

Représentée, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,
Ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes
		D’une part,
ET
L’organisation syndicale CGT

Représentée par son délégué syndical, 
Ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes


		D’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :


Préambule

Dans le contexte de la mise en place du Comité Social et Economique, la Direction et l’organisation syndicale signataire ont choisi de recourir au vote électronique au sein de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE. 

Ce choix repose sur la conviction que le vote électronique renforce la participation des salariés aux élections. Il s’appuie également sur le fait que ce dispositif a fait l’objet d’une généralisation progressive au sein des grandes entreprises, notamment impulsée par l’évolution des textes légaux depuis 2004.

Le présent accord se substitue à tout accord ayant le même objet au sein de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE, notamment à l’accord collectif autorisant la mise en place du vote électronique en date du 7 mars 2014. 

Les parties entendent par vote électronique le recours au vote par internet à distance sur n’importe quel terminal privé ou professionnel pendant la période de scrutin électronique.

Les discussions ont abouti au présent accord qui a pour objet de mettre en œuvre une utilisation exclusive du vote électronique au sein de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE dans un cadre simplifié :

Il prévoit qu’il sera recouru de manière exclusive au vote électronique pour l’ensemble des opérations électorales à venir au sein de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE.
Il définit les modalités de recours au vote qui sont renvoyées à la négociation des protocoles d’accord préélectoraux.
Il rappelle les conditions essentielles de recours au vote électronique. 

Cet accord est conforme aux dispositions des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail. 

Principes généraux du vote électronique

Les parties rappellent que le système retenu s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui gouvernent les opérations électorales, à savoir : 

L'intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par l'électeur et celui enregistré dans l'urne électronique ;
Le caractère personnel, libre et anonyme, et la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote à l'électeur qui l'a émis ;
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La sincérité et la surveillance effective des opérations électorales ;
La confidentialité et le secret du vote : possibilité pour un électeur d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ;
Et, le cas échéant, le contrôle a posteriori par le juge de l'élection. 

Les parties conviennent que le cahier des charges annexé au présent accord fixe les garanties minimales que doit respecter le dispositif du vote électronique aux différents stades du processus électoral et qu’il respecte les dispositions légales, règlementaires et les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Il est rappelé que : 

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la CNIL ;
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. 

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Il sera recouru de manière exclusive au vote électronique pour l’ensemble des opérations électorales relatives au Comité social et économique, à venir en 2019 au sein de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE postérieurement à la signature du présent accord. Le vote papier, à savoir le vote physique à l’urne et le vote par correspondance, y seront exclus.

Protocoles d’accords préélectoraux

La Direction a la volonté de signer, avec les organisations syndicales, des protocoles d’accord préélectoraux pour l’ensemble des opérations électorales à venir au sein de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE, ceux-ci définissant notamment le calendrier des élections, le déroulement des opérations électorales, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges électoraux. 

Lorsque le présent accord fait référence aux protocoles d’accord préélectoraux, il faut comprendre qu’il est fait référence aux protocoles d’accord préélectoraux liés aux prochaines élections professionnelles, à savoir celles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, sans préjudice de la reconnaissance d’éventuels établissements distincts qui entrainerait l’élection de membres de la délégation du personnel au sein de Comités Sociaux et Economiques d’Etablissements et la désignation de membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique Central, sans engagement préalable de la reconnaissance d’éventuels établissements distincts par l’une ou l’autre des parties.

Prestataire spécialisé extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections seront organisées par un prestataire unique, mandaté pour ce faire par la Direction.

Il lui est confié la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges annexé au présent accord, respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Afin de vérifier le respect des règles relatives à la conception du système de vote électronique, le prestataire remet à la Direction de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE le rapport d’expertise correspondant à la version du logiciel qui sera mis en place le jour de l’élection. Il le tient également à la disposition de la CNIL. 

Le prestataire animera au bénéfice des représentants du personnel actuels, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote, une formation sur le système de vote électronique retenu, pouvant avoir lieu à distance.

Elaboration des fichiers électroniques

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Périodes du scrutin électronique

Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur une durée de plusieurs jours calendaires, la durée effective devant être définie dans les protocoles d’accord préélectoraux.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin seront également indiquées dans les protocoles d’accord préélectoraux. Elles pourront être contrôlées par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, de façon confidentielle et anonyme pendant la période du scrutin électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 

L’accès au site de vote électronique s’effectuera via l’adresse URL fournie par le prestataire. 

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entrainera aucune réduction de salaire. 

Les électeurs qui, en regard des fonctions qu’ils exercent, ne disposeraient pas de matériel informatique dans le cadre professionnel pourront voter à l’aide d’un ordinateur doté d’une connexion sécurisée au site des élections qui sera mis à leur disposition, en libre-service, dans une ou plusieurs salles de l’Entreprise dédiées à cet effet. Les modalités de cette solution de vote seront précisées dans les protocoles d’accord préélectoraux (cf. article 13 du présent accord). 

Cahier des charges et déroulement des opérations de vote

8.1 Information et assistance des salariés sur le système de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. 

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre le prestataire de vote électronique (hotline) et/ou les membres de leur bureau de vote et/ou les salariés habilités du service des ressources humaines des Ressources Humaines afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

8.2 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections à son domicile, par voie postale, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé.

Le mois précédent le 1er tour des élections, la notice d’information détaillée sera jointe au bulletin de paie de chaque salarié.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Ainsi, l’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité et l’anonymat. 

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. 

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. 

Sauf dispositions contraires prévues par les protocoles d’accord préélectoraux, les membres des bureaux de vote pourront, à des fins de contrôle du scrutin, consulter en ligne tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement. Ces listes ne pourront être utilisées à d’autres fins par les membres des bureaux de vote.

  Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les procès-verbaux sont édités par le prestataire et le Président du ou de chaque bureau de vote proclame les résultats.
	
Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 

Conservation des données

L’ensemble des données liées au vote électronique sont conservées par le prestataire jusqu'à l'expiration du délai de recours et, si une action contentieuse est engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. 

Au terme des délais précités, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

 Modalités d’organisation des opérations électorales

Les protocoles d’accord préélectoraux se conformeront aux présentes dispositions. 

Ils préciseront également les sites sur lesquels un ou des ordinateur(s) doté(s) d’une connexion sécurisée au site des élections sera (seront) mis à disposition des salariés en libre-service, ainsi que les modalités de cette solution de vote, à savoir notamment : 

Le matériel (type d’outil, nombre d’outils) qui serait mis à disposition des électeurs ;
Les dates et horaires de mise à disposition de ce matériel ;
La (les) salle(s) qui logera (-ont) le matériel de vote par internet.

             Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et produira ses effets à l’issue de la réalisation des formalités de publicité et de dépôt.

Le cadre de mise en place du vote électronique au sein la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE fixé par les présentes dispositions est applicable aux élections qui interviendront à l’issue de la mandature actuelle, à savoir en 2019.

 	Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Une commission composée de représentants de la Direction dont le nombre ne pourra excéder le nombre maximum de représentants des délégations syndicales représentative signataire (ou adhérente) du présent accord, et composée de deux représentants, maximum, de chaque organisation syndicale représentative signataire (ou adhérente) du présent accord, assurera le suivi du présent accord. Cette commission pourra se réunir à la fin de chaque mandature à la demande de l’une des organisations syndicales signataires (ou adhérentes) du présent accord afin de vérifier la correcte application de ses dispositions.

En cas de difficultés, une réunion exceptionnelle pourra être organisée à la demande de l’une des parties.

Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires (ou adhérentes) conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de 3 mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions. L’initiative de cette réunion incombera à la Direction de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE. 

Les parties signataires (ou adhérentes) pourront également se réunir pour examiner toute éventuelle difficulté d’application du présent accord, à la demande motivée et formulée par écrit de l’une ou l’autre des parties signataires (ou adhérentes). 

 	Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, une organisation syndicale représentative non signataire du présent accord pourra y adhérer. 

Cette adhésion se fera par lettre recommandée avec demande d’avis de réception aux signataires du présent accord et devra en outre faire l’objet, à la diligence de son auteur, des mêmes formalités de dépôt et de publicité que celles du présent accord.

             Révision – Dénonciation

Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé. 

Conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord, par lettre recommandée avec accusé de réception :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel il a été conclu :
Une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, signataires ou adhérentes de cet accord, 
La Direction de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE. 

A l'issue de cette période :
Une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, 
La Direction de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE. 

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant de révision. 

Le présent accord pourra également être dénoncé par l’une ou l’autre de ses parties signataires (ou adhérentes) par lettre recommandée avec accusé de réception moyennant un préavis de 6 mois. 

La dénonciation ou l’avenant de révision sera adressé aux services du Ministère du travail et au Conseil de Prud’hommes de BOBIGNY, par lettre recommandée avec accusé de réception, selon les mêmes formalités et délais que l’accord lui-même.

Notification – Dépôt

A l’issue de la procédure de signature, la Direction de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE notifiera le présent accord par lettre remise en main propre contre décharge au délégué syndical de l’organisation syndicale CGT. 

Il sera ensuite déposé aux services du Ministère du Travail, sur le portail suivant : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr à l’initiative de la Direction de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE, dès le lendemain du jour de sa signature. 

Un exemplaire sur support papier sera également envoyé au greffe du Conseil de Prud'hommes de BOBIGNY. 

Une copie du présent accord sera affichée sur les lieux de travail.

Enfin, le présent accord est intégralement versé, dans sa version anonymisée, dans la base de données prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Le présent accord comporte 5 pages numérotées de 1 à 5 et 8 pages d’annexe, qui en font partie intégrante. 

Fait à Tremblay-en-France
Le 06 février 2019,



Pour la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE
Directrice des Ressources Humaines





Pour l’Organisation Syndicale CGT


		 














 
ANNEXE A L’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE 
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 
	



Article 1. Préambule

Dans le contexte de la mise en place du Comité Social et Economique, la Direction et l’organisation syndicale représentative au sein de la société CEVA FREIGHT MANAGEMENT FRANCE ont souhaité recourir au vote électronique. 

La mise en œuvre du vote électronique conformément au présent cahier des charges est confié à un prestataire unique qui sera désigné dans les protocoles d’accord préélectoraux. 

Article 2. Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet ;
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisés par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges. 

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles. 

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Article 3. Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Article 4. Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, et jusqu’à l’expiration du délai de recours et si aucune action contentieuse n’est engagée, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Article 5. Cellule d’assistance technique

Pour chaque bureau de vote, l’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique constituée des membres du bureau de vote, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Article 6. Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 7. Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et coordonnées ;
Pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs, heure et date du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
Pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège électoral et destinataires.

Les destinataires des données sont :

Pour les listes électorales : électeurs, salariés habilités du service des ressources humaines ; syndicats représentatifs le cas échéant ;
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
Pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, salariés habilités du service des ressources humaines ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés habilités du service des ressources humaines;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou salariés habilités du service des ressources humaines.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.

Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage ou tout autre processus de sécurisation approprié. 

Article 8. Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises, le cas échéant, au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.


Article 9. Bureaux de vote et pilotage centralisé

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin, outre le dépouillement, la proclamation des résultats et la signature des procès-verbaux. 

Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Chaque bureau de vote est composé selon les modalités de désignation qui seront fixées dans les protocoles d’accord préélectoraux.

Article 10. Test – Scellement du paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée dans les protocoles d’accord préélectoraux.  

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote, et, sauf dispositions contraires des protocoles préélectoraux, aux candidats, de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus. 

Scellement du paramétrage : une fois le site validé avec tous les intervenants présents lors de la phase de test à blanc, le prestataire posera les scellements sur le système de vote.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Article 11. Communication des identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

L’adresse du site de vote ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

Article 12. Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, il est possible de se faire réexpédier ses identifiants via une page de duplicata sur le site de vote. De plus, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs selon les modalités qui seront fixés dans les protocoles d’accord préélectoraux.  





Article 13. Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans les protocoles d’accord préélectoraux sont contrôlées par les membres des bureaux de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Conformément à l’article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2), pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres des bureaux de vote peuvent consulter les listes d’émargement. Ces listes ne pourront être utilisées à d’autres fins par les membres des bureaux de vote.

Pour se connecter à distance au système de vote à partir de l’URL de connexion qui lui sera communiquée par le prestataire, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. 

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. 

Aucune procuration de vote n’est admise. La préservation des données d’authentification à l’égard des tiers est une condition substantielle de la confidentialité et de la liberté de l’exercice individuel du droit de vote. 

Après reconnaissance par le système, l’électeur accède au tour de scrutin en cours pour son collège électoral d’appartenance. Il effectue des votes séparés pour les membres titulaires et les membres suppléants. 

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par ordre alphabétique. 

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». 

Chaque vote est validé par la saisie du code de défi. 

La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Article 14. Clôture et dépouillement

Trois clés par bureau de vote, destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

Sauf disposition contraire prévue dans les protocoles d’accord préélectoraux, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses Assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie par la Direction et les membres de la délégation. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le Président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe d’au moins deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.



Article 15. Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 16. Rappel des dispositions réglementaires applicables complétant (au besoin), ou reprenant, les dispositions du présent accord et de la présente annexe

Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

-	pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,
-	pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,
-	pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,
-	pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,
-	pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.
Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage ou tout autre processus de sécurisation approprié. 

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,
pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Conformément à la déclaration qui doit être faite à la CNIL, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.
Voir également les modalités de conservation de la preuve.

Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du Code du Travail

La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. 



Article R.2314-7 du Code du Travail

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Expertise

Article R.2314-9 du Code du Travail

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Cellule d'assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.


Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.


En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Protocole d'accord préélectoral

Article R.2314-13 du Code du Travail

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. 

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Déclaration préalable à la CNIL

Article R.2314-11 du Code du Travail

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R.2314-15 du Code du Travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;
2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;
3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.


Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Vote sous enveloppe

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 2 sur 2)

Lorsque le vote sous enveloppe n'a pas été exclu, l'ouverture du vote n'a lieu qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Conservation de la preuve


Article R.2314-17 du Code du Travail

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.


Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.


Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.