Accord d’entreprise relatif à la mise en place d’un système de décompte du temps de travail

ENTRE LES SOUSSIGNES : 
..................
ET : 
Les organisations syndicales représentatives ....................

PREAMBULE :
Le présent accord porte sur les modalités de mise en place d’un système de pointage informatique au moyen de badgeuses. Les objectifs poursuivis sont les suivants :
Disposer d’un système fiable de décompte du temps de travail,
Développer un outil de planification pour les managers,
Optimiser le traitement des données en paie.
Suite à l’avis favorable rendu par les membres du Comité Central d’Entreprise, les membres du CE ainsi que les membres du CHSCT ont été régulièrement consultés lors des réunions du ...... (CE), ...... (CE), et ................. (CHSCT). Ils ont rendu un avis favorable à l’unanimité. 
Une déclaration auprès de la CNIL a été réalisée pour les badgeuses et les caméras, ainsi que pour le logiciel Kronos.







Article 1 – CHAMP D’APPLICATION
Toutes les catégories de personnels doivent badger, quel que soit leur statut : contrat à durée déterminée, contrat à durée indéterminée, apprentis, stagiaires. 
Selon leur statut, les salariés badgent une ou deux fois par journée :

Les cadres dirigeants bénéficient d’une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps et ne sont pas soumis aux mêmes règles que les autres salariés en matière de temps de travail.  
Article 2 – UTILISATEURS AYANT ACCES AU SYSTEME
Les services paie et Ressources Humaines auront un accès administrateur au logiciel Kronos. Par conséquent, ils pourront faire certains paramétrages dans l’outil, corriger certaines anomalies (ex: gestion des arrêts maladie), visualiser l’ensemble des plannings, importer les données de présence dans le logiciel de paie. 
Les managers auront un accès manager au logiciel Kronos. Par conséquent, ils pourront notamment établir le planning de leur service, corriger des anomalies de badgeage, valider les demandes d’absences et les heures supplémentaires des salariés placés sous leur autorité hiérarchique.
Tous les salariés auront un accès utilisateur au logiciel Kronos. Par conséquent, ils pourront notamment consulter leur planning, prendre connaissance, à n’importe quel moment, via internet de leurs compteurs de congés et réaliser leurs demandes d’absence directement sur la badgeuse.

Article 3 – REMISE D’UN BADGE INDIVIDUEL ET MODALITES DE POINTAGE
Un badge dédié au pointage sera remis à chaque salarié. L’utilisation de ce badge sera strictement réglementée et servira à enregistrer les heures d’entrées et de sorties. 


Article 4 – NOMBRE ET LOCALISATION DES BADGEUSES ET CAMERAS
Les badgeuses, au nombre de 10, sont implantées à proximité du service d’appartenance du salarié concerné par le pointage. Les salariés se voient attribuer une badgeuse, qu’ils doivent utiliser de manière prioritaire sauf autorisation contraire émanant de la Direction des Ressources Humaines.
Les badgeuses seront installées aux endroits suivants : 

Un plan sera communiqué aux signataires du présent accord après la réalisation des travaux de rénovation de l’hôtel et l’implantation définitive de celles-ci.
Les caméras installées et dédiées à la surveillance des badgeuses ont pour objet la prévention des actions de vandalisme et la détection des fraudes au pointage.
En raison des travaux de rénovations qui auront lieu entre les mois de ..........................., l’installation des badgeuses et des caméras se fera au fur et à mesure que les zones rénovées seront rendues à l’exploitation ....................... Le personnel sera informé au fur et à mesure de la mise en fonction des nouvelles badgeuses au plus près de leur service d’appartenance.
A la date de signature du présent accord, seules les badgeuses 1 (DRH),  3 (...............), 6 (....................) et 9 (.....................) sont en fonction.

Article 5 – GESTION DES ANOMALIES DE POINTAGE
Une anomalie de pointage peut être matérialisée par une absence de pointage, un pointage ne correspondant pas aux horaires planifiés, un retard, un dépassement du temps de travail, un nombre de pointages anormal, un départ anticipé de l’entreprise. Les anomalies de pointage doivent être levées par la hiérarchie selon le processus établi par le service ressources humaines.

Article 6 – COMPTABILISATION DES TEMPS DE PAUSE, DES HEURES SUPPLEMENTAIRES, DES ABSENCES ET DES HEURES DE DELEGATION
6.1 Temps de pause
La pause correspondant à la prise des repas ne fait l’objet d’aucun badgeage spécifique.
6.2 Heures Supplémentaires
Les heures supplémentaires générées dans le cadre des badgeages induisent des anomalies de pointage qui doivent être levées par le responsable de service. La liste des responsables habilités à demander et valider les heures supplémentaires sera présentée une fois par an aux instances représentatives du personnel. 
Une fois par semaine (sauf en cas d’absence dûment justifiée), les heures réalisées doivent être signées par le responsable de service et les salariés pendant les six premiers mois suivant la mise en place du système de badgeage afin qu’il y ait un consensus quant à la validation des heures complémentaires ou supplémentaires. 
Le salarié peut consulter les heures supplémentaires validées via son accès utilisateur à tout moment. Un récapitulatif des badgeages sera communiqué mensuellement aux salariés.
En cas de désaccord entre le salarié et sa hiérarchie sur la validation des heures supplémentaires, un arbitrage peut être réalisé par la Direction des Opérations et la Direction des Ressources Humaines.
Les heures supplémentaires doivent être récupérées. Il est rappelé que les heures supplémentaires sont décomptées à la semaine et que les majorations sont appliquées conformément à la législation en vigueur.
6.3 Absences
Les congés payés doivent être posés et validés conformément à la législation en vigueur.
Les plannings de travail seront affichés en début de mois et actualisés à la quinzaine.
Dans la mesure du possible, les demandes d’absences exceptionnelles prévisibles émanant du personnel doivent être communiquées au plus tard dans les 72 heures qui en précèdent la prise.
De même, les demandes exceptionnelles de la hiérarchie concernant des changements de planning doivent être effectuées dans les mêmes délais.

6.4 Départ anticipé de l’entreprise
Lorsque le salarié quitte l’entreprise avant l’horaire théorique de fin de vacation, pour un motif personnel non impérieux ou sur demande de la hiérarchie, le temps de travail non effectué est débité des compteurs afférents.
En revanche, conformément à la législation en vigueur, une journée entière est comptabilisée lorsque le salarié est amené à quitter l’entreprise pour un motif personnel et impérieux. 
6.5 Heures de Délégation
Le contrôle des heures de délégation prises est effectué par le service des Ressources Humaines.
Article 7 – DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL ET TEMPORISATION
Le pointage à l’aide du badge s’effectue en tenue de travail. 
La validation des opérations de pointage se fait en fonction de règles de temporisation déterminées comme suit :
en début de vacation, la temporisation est de 15 minutes,
en fin de vacation, la temporisation est de 15 minutes.
Le badgeage réalisé plus que 15 minutes avant l’heure théorique de début de shift est bloqué automatiquement. 
Il est rappelé que la prise de vacation doit s’effectuer conformément à l’horaire théorique. 
La temporisation n’est pas mise en place pour gommer les retards, lesquels s’ils sont répétés peuvent être traités conformément aux dispositions du règlement intérieur.

Article 9 – DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES
L’archivage sera réalisé sur support informatique pour une durée de cinq ans. 

Article 10 – INFORMATIONS COMMUNIQUEES AU SALARIE
Le salarié peut consulter sur les badgeuses ses horaires validés ainsi que certains compteurs de jours.
Article 11– OUBLIS REPETES DE POINTAGE
La durée du temps de travail étant validée au moyen du badgeage, ce dernier est rendu obligatoire conformément à l’article 1er. Les oublis répétés de pointage seront traités conformément aux  dispositions du règlement intérieur ou aux dispositions des accords collectifs en vigueur. Il est strictement interdit de badger pour un autre salarié.
Par ailleurs, il rappelé que toute demande émanant de la hiérarchie pour qu’un salarié ayant badgé en fin de vacation, retourne sur son poste de travail sans autre opération de badgeage est strictement interdite et sera soumis aux dispositions du règlement intérieur ou aux dispositions des accords collectifs en vigueur.
Cependant afin de permettre aux salariés de s’approprier dans les meilleures conditions l’utilisation des badgeuses, il est convenu que pendant les premiers mois suivant la mise en place du système de badgeage, aucune sanction ne sera diligentée dans le cadre de l’utilisation desdites badgeuses, sauf fraude avérée. Cette disposition sera valable jusqu’à 3 mois suivant la réouverture de l’hôtel, prévue au lundi 5 mars 2018.

Article 12 – DUREE DE L’ACCORD
Le présent est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le 1er décembre 2017. 

Article 13 – SUIVI DE L’ACCORD
Les signataires du présent accord se réuniront à l’issue du premier semestre d’utilisation du logiciel de gestion des temps Kronos afin d’affiner la mise en œuvre pratique du système. 

Article 14 – DEPOT LEGAL

Le présent accord sera déposé, en deux exemplaires dont une version sur support papier et une version sur support électronique, auprès de la DIRECCTE du lieu de conclusion du présent accord, à savoir la DIRECCTE sise à ................... 

Par ailleurs, le présent accord sera déposé auprès du Conseil de Prud’hommes de ....................

Fait le ......................., à ..................., en 5 exemplaires originaux.  



M. ..................... pour la Société 

 
M. ..................... pour .................


M. ................... pour ....................