Accord Relatif au Vote Electronique


Entre les soussignés

SARDI, société par actions simplifiée, au capital de 350.000 €uros ayant son siège social au 15 route du Rohrschollen à 67100 Strasbourg, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Strasbourg sous le n° 352 381 057, représentée par Monsieur , Président

D’une part

Et

Monsieur , délégué syndical CFDT

Monsieur , délégué syndical CFTC

d’autre part

Préambule

Les parties constatent que la société est composée d’établissements sans autonomie de gestion rendant impossible la reconnaissance d’établissements distincts, éloignés géographiquement pour être proches des gisements de production de déchets valorisables. Ils emploient un nombre de salariés très variables (de 3 à 30 salariés) 

Cette configuration rend les opérations d’élections professionnelles difficiles.

Prenant en considération les évolutions légales et notamment le décret du 5 décembre 2016, les parties conviennent que le présent accord a pour objectifs :

De faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l’occasion de l’élection du CSE,
De réduire l’abstention des salariés et d’accroître la légitimité des élus au CSE.

A cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur : 

Les modalités de mise en œuvre du vote électronique,
Les caractéristiques du système,
Le prestataire retenu.

ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique lors des élections des membres de la délégation du personnel au CSE de la société SARDI, pour sa première mise en place, et lors de ses futurs renouvellements.

En conséquence, à compter des prochaines élections professionnelles, seul le vote électronique sera admis, à l’exclusion de tout vote physique.

ARTICLE 2 : PRINCIPES GENERAUX

Le système de vote électronique retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral. 
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée par l’accord préélectoral.
La société s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir que le système choisi assure :
La confidentialité des données transmises, notamment celles permettant l’établissement des listes électorales
La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification des électeurs
La sécurité de l’émargement
La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes

ARTICLE 3 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE

3.1. Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi, après appel d’offres, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

3.2. Caractéristiques du système

Le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne devront être accessibles qu’aux personnes en charge de la gestion et de la maintenance du système de vote
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiées et isolés. 
Celui établi à partir des listes électorales (« fichier des électeurs ») permettra de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer les listes d’émargement
Celui établi par le recensement des votes (« contenu de l’urne électronique ») permettra la confidentialité des votes
Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin

Le traitement du « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.



Les données enregistrées sont :
listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège électoral ;
fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d'authentification et coordonnées, le cas échéant ;
listes d'émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;
listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires et suppléants, appartenance syndicale ;
listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :
pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;
pour les listes d'émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l'emploi, les syndicats, l'employeur ou les agents habilités des services du personnel.


3.3. Garantie des exigences techniques

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) ainsi que des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande d'une ou des organisations syndicales représentatives ou de la direction de la société.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

3.4. Contrôle, information et formation

La Direction mettra en place conjointement avec le prestataire choisi une assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Pendant la période de scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un centre d’appel permettant de les assister au cours des opérations de vote.

Aussi, avant l’ouverture du scrutin, il sera procédé en présence des organisations syndicales représentatives à :
un test du système de vote électronique
la vérification que l’urne électronique soit vide et scellée
un test du système de dépouillement
la vérification du scellement du système de vote

La Direction informera les organisations syndicales représentatives de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la CNIL.
Chaque salarié recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les délégués syndicaux se verront présenter dans le cadre d’une réunion préalable le système de vote électronique par le prestataire choisi. 

ARTICLE 4 : SCRUTIN

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, depuis les ordinateurs mis à leur disposition par la Direction ou depuis leur ordinateur personnel à leur domicile.

La Direction veillera à mettre en place un espace dédié, comportant des ordinateurs connectés au site sécurisé dédié aux élections. La Direction veillera à garantir la confidentialité du vote.

Si les salariés choisissent de voter sur leur lieu de travail, toutes les facilités leur seront données pour qu’ils puissent se rendre dans l’espace dédié. Le temps passé à voter n’entrainera pas de réduction de salaire.

Pendant toute la période d’ouverture du scrutin, le taux de participation pourra être connu en temps réel. Mais en aucun cas des résultats partiels ne pourront être fournis par le système de vote électronique.

ARTICLE 5 : PARAMETRAGE DU SYSTEME

Le système de vote électronique sera paramétré par le prestataire choisi et comprendra conformément aux protocoles d’accords préélectoraux :
Titulaires : Le nombre de sièges à pourvoir et la répartition par collège 
Suppléants : Le nombre de sièges à pourvoir et la répartition par collège 

ARTICLE 6 : LISTES DE CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE

Le prestataire choisi assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats mentionnant :
Le collège d’appartenance
Noms et prénoms des candidats 
Titulaires et suppléants
L’appartenance syndicale avec le logo

Les listes de candidats et bulletins de votes  seront présentés sur un seul et même écran.

La dimension des bulletins, la taille des éventuelles photos, les caractères et police utilisés seront d’un type uniforme pour toutes les listes, pour ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre.

ARTICLE 7 : OUVERTURE DU SCRUTIN

Le scrutin sera ouvert par le bureau de vote, à la date et à l’heure définie dans les protocoles d’accord préélectoraux.

L’ouverture du scrutin sera sécurisée par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau et permettra aux salariés d’accéder au site de vote électronique.

ARTICLE 8 : MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE 

Chaque électeur recevra lors de l’élection un identifiant de vote et une code confidentiel générés de manière aléatoire par le prestataire choisi.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel et par la réponse à une question supplémentaire (ex : date de naissance de l’électeur).
La connexion au site de vote se fera par des liaisons sécurisées.
Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Un récépissé de vote pourra être envoyé à l’adresse mail du choix de chaque électeur.

ARTICLE 9 : CLOTURE DU SCRUTIN

Le scrutin sera clôturé par les membres du bureau de vote, à la date et à l’heure définies dans les protocoles d’accord préélectoraux.
Cette opération sera sécurisée par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote et rendre le site de vote électronique inaccessible aux électeurs.

ARTICLE 10 : DEPOUILLEMENT ET PROCES VERBAL

Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres.
L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.

Le système pré remplira les procès-verbaux établis sur CERFA. Les membres du bureau de vote vérifieront toutefois l’exactitude des données transmises par le système et signeront lesdits procès-verbaux.

ARTICLE 11 : NON CONSERVATION DES DONNEES PAR LE PRESTATAIRE

Le prestataire choisi conservera sous scellés les fichiers supports comprenant copie des programmes sources et des programmes d’exécution, les matériels de vote, les fichiers d’émargement de résultats jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à la décision juridictionnelle si une action contentieuse devait être engagée.

A l’issue de ce délai, le prestataire choisi procèdera à la destruction des fichiers.

ARTICLE 12 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 13 : REVISION ET DENONCIATION

Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l'employeur et les organisations syndicales de salariés signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L 2261-7-1 et L 2261-8 du Code du travail. 

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de 1 mois à partir de l'envoi de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.
En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai d’un mois pour adapter l'accord.

L’Accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires, conformément aux articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.

ARTICLE 14 : FORMALITE DE DEPOT ET DE PUBLICITE

Le présent accord est constaté par la signature des délégués syndicaux agissant en leur qualité de représentant de syndicats représentatifs, qui attestent avoir reçu en main propre un exemplaire original.

Il sera déposé par le représentant de la société sur  le site : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr pour valoir dépôt auprès de la DIRRECTE au plus tard dans les 15 jours suivant la date limite de conclusion prévue à l'article L 3314-9 du Code du travail de même qu’après du greffe du Conseil de prud’hommes compétent, l’ensemble conformément notamment au décret 2018-362 du 15-5-2018 et aux dispositions législatives et réglementaires  applicables. Un exemplaire original sera conservé par la Direction.

Fait à Strasbourg en 4 exemplaires originaux, le 29 mars 2019

                                       , délégué syndical CFDT
Président



                                       , délégué syndical CFTC
Directeur