Protocole d’accord préélectoral 
Élections des représentants du personnel au conseil d’administration de la Carsat Hauts-de-France 
2022

Entre les soussignés, 
La Carsat Hauts-de-France, 11 allée Vauban 59650 Villeneuve d’Ascq, représentée par son Directeur Général,
D’une part,

Et, 
Les représentants des organisations syndicales suivantes, 

D’autre part, 

Il a été conclu le présent accord :
Préambule
L’article L.215-2 du Code de la sécurité sociale prévoit la présence à titre consultatif de trois représentants du personnel élus au sein du conseil d’administration de la Carsat. En conséquence, dans la perspective du renouvellement du conseil d’administration de la Carsat Hauts-de-France, des élections doivent être organisées pour procéder à la désignation de ces représentants du personnel.
Le présent protocole d’accord s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral, du Code du travail et du Code de la Sécurité sociale, et a notamment pour objectif de fixer :
La répartition du personnel dans les collèges ;
Les modalités d’envoi de la propagande électorale ;
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.
Conformément au décret n°2017-1535 du 3 novembre 2017, les élections des représentants du personnel au conseil d’administration peuvent avoir lieu par vote électronique.
Conformément à l’accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration en date du 5 janvier 2022, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.
La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société Paragon Transaction SA dont le siège social est 39 rue des Rivière Saint-Agnant, 58200 Cosne-sur-Loire, ci-après dénommé le « prestataire ». 
Le vote électronique permettra notamment de : 
Faciliter le vote des personnels ;
Eviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote ;
Augmenter le taux de participation ;
Obtenir des résultats sans erreur humaine possible ;
Garantir la confidentialité et le secret du vote ;
Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations ;
Préserver la santé des salariés dans un contexte de crise sanitaire qui perdure en respectant les mesures de distanciation ;
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après :
Article 1. Date et lieu des élections
Les élections des représentants du personnel au conseil d’administration ont lieu en un seul tour, dans le cadre du renouvellement du mandat du conseil d’administration prévu le 1er avril 2022 et l’installation du conseil d’administration le 14 avril 2022. 
L’élection a lieu au scrutin de liste à un tour, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Le scrutin se déroulera exclusivement par le biais du vote électronique, conformément à l’accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique en date du 5 janvier 2022 et à l’article D.231-15 du Code de la sécurité sociale. 
La date des élections des représentants du personnel au conseil d'administration de la Carsat Hauts-de-France est fixée au 7 avril 2022. Le scrutin aura lieu sur une période délimitée du jeudi 31 mars 2022 à 12h00 au jeudi 7 avril 2022 à 12h00. 
Conformément à l’article D.231-5 du Code de la sécurité sociale, le scrutin a lieu pendant le temps de travail et la participation des salariés au scrutin ne peut donner lieu à aucune diminution de rémunération.
Les modalités pratiques du déroulement des élections feront l’objet d’une note d’information qui sera affichée le 21 mars 2022. 
Article 2. Nombre et répartition des sièges à pourvoir
L’article L.215-2 du Code de la sécurité sociale prévoit la présence, à titre consultatif, de trois représentants du personnel au sein des conseils d’administration des caisses d'assurance retraite et de la santé au travail. 
L’article D.231-5 du Code de la sécurité sociale prévoit que parmi ces trois représentants du personnel :
Deux sont élus par les employés et assimilés ;
Un est élu par les cadres et assimilés. 
Le nombre de suppléants est égal au nombre de titulaires (article D.231-11 du Code de la sécurité sociale). 
Article 3. Répartition dans les collèges électoraux
En application des articles D.231-5 et D.231-6 du Code de la sécurité sociale, les parties conviennent de répartir le personnel en deux collèges électoraux pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration : un collège « employés » et un collège « cadres ».
Le collège « cadres », qui élit un titulaire, est composé de tous les agents cotisant à l’APEC. 
Le collège « employés », qui élit deux titulaires, est composé de tous les autres agents. 
Article 4. Électorat et éligibilité
Article 4.1. Électorat
L’article D.231-7 du Code de la sécurité sociale dispose que sont électeurs les salariés qui, à la date du scrutin, ont 16 ans accomplis, ont travaillé pendant trois mois dans un organisme du régime général de sécurité sociale, et ne sont pas sous le coup d’une condamnation privant du droit de vote.
Article 4.2. Corps électoral 
Tous les agents de la Carsat Hauts-de-France présents à la date du scrutin comptent dans l’effectif à considérer pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration, qu’il s’agisse de personnel à temps complet ou à temps partiel, en CDD ou en CDI. 
Les salariés dont le contrat de travail est suspendu restent électeurs (ex : congé maternité, absence pour maladie, accident de travail, congé de formation…). 
Les intérimaires ne sont pas électeurs pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration.
Article 4.3. Éligibilité
En application de l’article D.231-8 du Code de la sécurité sociale, sont éligibles les électeurs qui, à la date du scrutin, ont dix-huit ans accomplis et ont travaillé sans interruption depuis six mois au moins dans un organisme de sécurité sociale. 
Un salarié n’est éligible que dans le collège auquel il appartient.
Ne peuvent être candidats les directeurs, agents de direction et agents comptables nommés dans le cadre des articles R.224-6 et R.225-6 du Code de la sécurité sociale. 
Aucun agent de direction ou agent comptable nommé ou désigné par le conseil d’administration en vertu de l’article R.121-1 du Code de la sécurité sociale ne peut être candidat. 
Article 5. Listes électorales
Article 5.1. Établissement et affichage des listes électorales
En vertu de l’article D.231-9 du Code de la sécurité sociale, la liste électorale est arrêtée par le directeur de l’organisme et affichée au moins un mois avant le jour du scrutin, à savoir le 7 mars 2022. Les listes seront adressées par l’employeur au prestataire sous format informatique au plus tard le 14 mars 2022. 
Les listes électorales seront consultables comme suit :
Au secrétariat du Pôle administration du personnel (Plot 2 – Niveau 4) de 9h à 16h pour les agents du siège ;
Sur le site des agences retraite extérieures pour les agents des services sociaux extérieurs ;
Sur le lieu de travail pour les ingénieurs et contrôleurs de prévention. 
Les listes électorales seront également consultables sur l’Intranet de la Carsat Hauts-de-France. 
Article 5.2. Contenu des listes électorales 
Les listes électorales reprendront les informations suivantes :
Le nom ;
Le prénom ;
La date de naissance, ainsi que le lieu de naissance ;
L’ancienneté dans l’Institution ;
Le collège d’appartenance. 
Sur les listes des électeurs, les salariés éligibles seront identifiés par un astérisque.
Article 5.3. Contestation des listes électorales
Conformément à l’article D.231-10 du Code de la sécurité sociale, les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées au Secrétariat Général dans les trois jours ouvrés suivant cet affichage, à savoir entre le 7 et le 9 mars 2022.
Article 6. Candidatures
Article 6.1. Présentation des listes de candidats
L’article D.231-11 du Code de la sécurité sociale prévoit que seules les organisations syndicales affiliées aux organisations syndicales reconnues représentatives des salariés en application de l’article L.2121-1 du Code du travail peuvent présenter des candidats à l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration. 
Ainsi, peuvent présenter des candidats les organisations syndicales représentatives au sein de la Carsat Hauts-de-France, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.
Article 6.2. Contenu des listes de candidats
Chaque liste comprend, au maximum, un nombre de candidats égal au triple du nombre de postes de représentant du personnel à pourvoir dans le collège concerné, soit six au maximum pour le collège « employés » et trois pour le collège « cadres » (article D.231-11 du Code de la sécurité sociale).
Les fonctions de suppléant des représentants du personnel sont exercées par les candidats venant sur la liste immédiatement après le dernier candidat élu de cette liste.
En application de l’article D.231-12 du Code de la sécurité sociale, les listes de candidats sont établies par collège électoral et comportent obligatoirement les mentions suivantes :
Du collège électoral ;
Du titre de la liste ;
Des noms et prénoms ;
L’ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.
Une liste dont un candidat serait déclaré inéligible après la date limite des dépôts de candidatures n’est pas invalide et peut tout de même participer à l’élection en vertu de l’article D.231-13 du Code de la sécurité sociale.
Article 6.3. Dépôt des listes de candidats
En application de l’article D.231-12 du Code de la sécurité sociale, la déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d’une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste.
A cette déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat.
Conformément à l’article D.231-12 du Code de la sécurité sociale et sous peine de pas être retenues, ces candidatures seront déposées sous forme de listes dans les conditions citées à l’article 6.2. auprès du Secrétariat Général au plus tard le mercredi 9 mars à 12h00. 
Les listes de candidats seront adressées par courrier électronique avec accusé de réception en format PDF à l’adresse électronique suivante : RelationsSociales@carsat-nordpicardie.fr 
Article 6.4. Contestation des listes de candidats
L’article D.231-14 du Code de la sécurité sociale prévoit que les contestations relatives à la régularité des listes de candidats sont portées devant le tribunal judiciaire du siège de l’organisme dans les trois jours ouvrés qui suivent l’affichage desdites listes. 
Article 7. Profession de foi ou propagande électorale
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions légales. 
Les organisations syndicales pourront remettre au Secrétariat Général leur profession de foi, en même temps que leurs listes de candidats pour qu’elles soient mises à disposition sur le site de vote, selon les contraintes techniques de la solution retenue.
Pour ce faire, les organisations syndicales devront transmettre avant le mercredi 9 mars 2022 à 12h00 leur profession de foi sous un fichier au format PDF, de taille inférieure ou égale à 5 Mo.
Les listes pourront être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo devra être transmis en même temps que la version électronique de la profession de foi, dans un fichier JPG ou PNG inférieur à 500 KO à part.
Cette propagande électorale devra être communiquée au Secrétariat Général, en même temps que le dépôt de la candidature, par courriel électronique à l’adresse suivante : RelationsSociales@carsat-nordpicardie.fr
Les professions de foi seront transmises par le Secrétariat Général à tous les salariés de la Carsat Hauts-de-France le 21 mars 2022 à partir de l’adresse électronique  
Article 8. Organisation du scrutin par vote électronique
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de la Carsat Hauts-de-France voteront de manière électronique, et ce conformément à l’article D.231-15 du Code de la sécurité sociale et l’article L.2314-26 du Code du travail, et à l’accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique en date du 5 janvier 2022.
Conformément à l’article R.2314-6 du Code du travail, le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique (article R.2314-13 du Code du travail).
Article 8.1. Information des salariés
En application de l’article R.2314-12 du Code du travail, chaque salarié recevra une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. Cette note sera adressée avec les moyens d’authentification à partir du 21 mars 2022 afin de permettre à chaque électeur de s’approprier cette technique de vote. 
Cette note ainsi qu’un support illustrant l’utilisation du site internet dédié au vote électronique seront mis en ligne sur l’intranet à la Carsat Hauts-de-France. 
Par ailleurs, les délégués syndicaux, les membres de la délégation du personnel au CSE et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu le 24 mars 2022. 
Article 8.2. Codes confidentiels 
Afin de pouvoir se connecter sur place ou à distance au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile par lettre suivi un moyen d’authentification confidentiel. Cet identifiant sera transmis à partir du 21 mars 2022, en même temps que la note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique. 
L’électeur récupère son mot de passe en se connectant sur le site de vote au moyen de l’identifiant reçu par courrier. Le mot de passe est alors envoyé à l’adresse électronique renseignée par l’électeur. 
Les codes d’accès (identifiant et d’un mot passe) sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’organisme.
En cas de perte du mot de passe, ce dernier peut être uniquement récupéré sur la boîte courriel professionnelle. 
Article 8.3. Lieu de vote 
Les électeurs auront la possibilité de voter depuis n’importe quel terminal Internet ou Intranet de leur lieu de travail ou de leur domicile. 
Au siège, un poste dédié et isolé sera mis en libre-service au bureau 2105, au sein du Pôle relations sociales et juridiques. 
Sur les sites extérieurs, l’organisation par l’encadrement devra permettre aux agents de s’isoler dans un bureau afin de voter. 
Article 8.4. Ordre de l’affichage des listes 
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
En application de l’article 3-2 de l’accord collectif relatif d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au conseil d’administration, un tirage au sort est réalisé en présence des délégués syndicaux pour définir l’ordre de présentation des listes de candidats. Dans ce cadre, une réunion hybride à laquelle seront conviées les organisations syndicales aura lieu au cours de la semaine du 7 au 11 mars 2022.
Si une organisation syndicale ne présente pas de candidat, alors l’organisation syndicale qui la suite dans l’ordre d’affichage des listes prend sa place. 
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes. 
Article 8.5. Modalités d’accès au serveur de vote
L’authentification de l’électeur est hébergée par un serveur dédié hébergé par le prestataire. Toute personne non-reconnue par le système de vote lors de l’identification n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. 
La saisie des moyens d’authentification (identifiant et mot de passe), ainsi que d’un code secret (numéro d’agent) est nécessaire pour voter sur le serveur. La connexion de l’électeur sur le serveur vaut signature de la liste d’émargement une fois le vote validé par l’électeur et enregistré par le système. 
Une fois connecté, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration, ainsi que les professions de foi correspondantes. 
Article 8.6. Test à blanc (recette)
Avant ouverture de la période de vote, un test à blanc est réalisé. Il est effectué en présence des représentants des listes de candidats et des membres du bureau de vote avant le scellement le 24 mars 2022. 
Article 8.7. Le scellement 
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera le 24 mars 2022 un correspondant du Secrétariat Général, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.
Le scellement des urnes électroniques a lieu le 24 mars 2022. Il a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection) ;
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;
Créer les clés de chiffrement de l’élection.
Afin de parer à toute éventualité, ces clés de chiffrement seront mises en sécurité avant la tenue de l’élection dans le coffre situé à la comptabilité. 
Article 8.8. Assistance aux utilisateurs
En vertu de l’article R.2314-10 du Code du travail, la cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs à l’adresse électronique suivante :  ou par téléphone (numéro communiqué lors de l’envoi des codes d’accès).
Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser au Secrétariat Général.
A noter qu’en cas de perte du mot de passe, ce dernier sera renvoyé à l’adresse électronique professionnelle. 
Article 8.9. Bureau de vote 
Article 8.9.1. Constitution du bureau de vote
Il est constitué un bureau de vote centralisé au siège pour l’ensemble de la Carsat Hauts-de-France. Il est composé d’un président et de quatre assesseurs (deux assesseurs pour le collège employés et deux assesseurs pour le collège cadres). 
Les cinq membres du bureau de vote centralisé sont des électeurs présents sur le site lors du scrutin le 7 avril 2022 et lors de la réunion de scellement le 24 mars 2022 qui acceptent ces fonctions. 
S’agissant de la désignation des membres du bureau de vote :
Le président est l’électeur le plus âgé ;
Les assesseurs sont choisis parmi les électeurs les plus âgés et les plus jeunes.
Les électeurs les plus âgés et les plus jeunes sont contactés en amont des élections, entre le 4 et le 9 mars 2022, afin de recueillir leur accord. En cas de refus de ces derniers, les électeurs les plus âgés ou les plus jeunes suivants sont contactés jusqu’à l’obtention d’un accord des cinq membres nécessaires. 
Le prestataire fournira, selon les modalités garantissant la confidentialité, et aux quatre assesseurs, une clé permettant le déchiffrement des données de l’urne et de procéder au dépouillement et à l’affichage des résultats. 
La liste des membres du bureau des vote et des représentants de l’employeur est transmise au prestataire le 14 mars 2022. 
Le bureau de vote est constitué au siège de la Carsat Hauts-de-France, dans la salle du Conseil d’Administration. 
Article 8.9.2. Commission de surveillance
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale, des membres du bureau de vote et d’un représentant de la Direction. 
Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette), ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 
Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci (à partir de 14h le 7 avril 2022). Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. Ces personnes n’ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement. 
La Direction peut désigner un représentant de son choix. 
Chaque liste de candidats a le droit d’être représentée par un délégué habilité à contrôler toutes les opérations de vote, de dépouillement des bulletins et de décompte des voix. Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
Les organisations syndicales transmettront par écrit l’identité de ces délégués au plus tard le mercredi 9 mars à 12h00. Cette désignation est notifiée au Secrétariat Général avec remise en main propre contre décharge, et adressée par courrier électronique à l’adresse suivante : 
Article 8.10. Dépouillement
À la suite de la clôture du scrutin, le dépouillement des urnes aura lieu le 7 avril 2022, en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Quatre clés de chiffrement seront éditées et le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement sur les quatre. 
Article 8.11. Procès-verbaux
Les procès-verbaux de résultats sont remplis automatiquement. Il conviendra alors de les imprimer et il reviendra à chaque membre du bureau de vote de les vérifier puis de les signer. 
Article 9. Proclamation des résultats
Le Secrétariat Général de la Carsat Hauts-de-France communiquera les résultats par affichage sur l’Intranet et par voie électronique le jour des élections, c’est-à-dire le 7 avril 2022, après le dépouillement des urnes. 
Article 10. Contentieux post-électoral
Conformément à l’article D.231-21 du Code de la sécurité sociale, les contestations relatives à l’électorat, à l’éligibilité des candidats et à la régularité des opérations électorales sont portées dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats devant le tribunal judiciaire.
Article 11. Durée des mandats
Les représentants du personnel au conseil d’administration sont élus pour la durée du mandat du conseil d’administration où ils siègent, c’est-à-dire quatre ans (article D.231-22 du Code de la sécurité sociale).
Article 12. Durée de conservation des données
Conformément à l’article R.2314-17 du Code du travail, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 13. Validité de l’accord
En application de l’article L.2314-6 du Code travail, la validité du protocole d’accord préélectoral conclu entre l’employeur et les organisations syndicales intéressées est subordonnée à sa signature par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation, dont les organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles ou, lorsque ces résultats ne sont pas disponibles, la majorité des organisations représentatives dans l’entreprise.
Article 14. Durée et publicité de l’accord
Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu pour les élections des représentants du personnel au conseil d’administration prévues à la date du 7 avril 2022. 
Conformément au décret n°2108-362 du 18 mai 2018 et aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, l’accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Il sera par ailleurs déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lannoy. 
Un exemplaire sera affiché sur l’Intranet. 

A Villeneuve d’Ascq, le 28 février 2022