Accord collectif relatif aux modalités de remboursement des frais professionnels




Entre :

La Société Logware, société par actions simplifiée au capital de 300 600 euros, dont le siège social se situe 58A rue du Dessous des Berges – 75013 Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 411 848 682, représentée par son Président la Société Horex, elle-même représentée par son Président, 

D’une part,

Et :

L’organisation syndicale représentative dans l'entreprise, représentée par son délégué syndical :

déléguée syndicale CFE-CGC

D’autre part,





PRÉAMBULE

Une Transmission Universelle de Patrimoine de la Société Logware Ingénierie au profit de la Société Logware Informatique est intervenue, entrainant le transfert de plein droit des contrats de travail des salariés de la Société Logware Ingénierie au sein de la Société Logware Informatique. Cette opération s’est accompagnée d’un changement de dénomination sociale de la Société Logware Informatique qui est devenue la Société Logware, partie au présent accord.

En conséquence de cette opération, les présents signataires conviennent de l’importance de doter la Société LOGWARE d’un cadre précis et unifié applicable en matière de remboursement des frais exposés par le salarié pour les besoins de son travail. 

Le présent accord :

Constitue une opportunité de redéfinir les grands principes relatifs aux modalités de remboursement des frais professionnels ;
Et a pour objectif de répondre à la volonté des parties signataires de trouver une cohérence dans l’application des dispositifs en la matière.

Ces règles et dispositions s’inscrivent dans le cadre général du titre 8 de la Convention Collective Nationale applicable au personnel des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils (SYNTEC). 

Toutes les dispositions et modalités ci-dessous prennent effet le 1er janvier 2018. Elles n’ont pas de caractère rétroactif. Elles viennent se substituer à toute autre disposition, usage, ou engagement contractuel ou non contractuel antérieur, ayant le même objet.

Conformément à l’article L. 2254-2 du Code du travail, le présent accord est immédiatement applicable à tous les salariés et ne constitue pas une modification du contrat de travail dans la mesure où sa conclusion répond aux nécessités liées au fonctionnement de l’entreprise, et ce, notamment en raison du rachat de Logware par la Société HOREX mais également en raison de la Transmission Universelle de Patrimoine évoquée ci-dessus.





TABLE DES MATIÈRES







































RAPPEL DES PRINCIPES ET EXCEPTION

Les principes définis ci-dessous constituent le socle des règles obligatoires conditionnant le remboursement des frais professionnels :
Toute dépense engagée doit être conforme à l’ordre de mission afférent. Dans les autres cas, la dépense doit être, au préalable, approuvée par la hiérarchie pour donner droit à un remboursement.

Un équilibre doit être trouvé entre les conditions de confort du collaborateur en mission et le souci d’économie, tant pour nos clients que pour Logware.

Les dispositions prises, en matière de remboursement des frais, doivent être conformes aux règles fiscales et sociales (URSSAF) existantes. 

Les frais professionnels ne doivent pas être pour les collaborateurs de Logware, ni une charge financière, ni une opportunité de gains. 

Le remboursement des frais réels est conditionné à la production des justificatifs originaux afférents. Les indemnités kilométriques s’apprécient en fonction des distances indiquées selon les outils de référence en vigueur, étant précisé qu’il est retenu l’outil indiquant le trajet le plus court.

La situation d’éloignement ne doit pas résulter d’une convenance personnelle du collaborateur, cette dernière ne pouvant ouvrir droit à indemnisation au titre des frais professionnels.

Tout manquement aux règles exposées dans ce document est susceptible de conduire au report ou à un refus de remboursement.

Toute exception aux principes et aux règles doit être autorisée par la hiérarchie préalablement à la dépense.

Définitions du lieu de travail

Compte tenu des spécificités inhérentes au secteur d’activité de la Société, le lieu de travail peut recouvrir plusieurs acceptions :

Le lieu d'emploi : le siège social de la Société Logware ou toute agence locale Logware (cf. contrat de travail ou agence locale en cas de mobilité).

Le lieu d'intervention : site du client où la mission est exercée.


Processus de contrôle et de remboursement

Chaque collaborateur doit saisir et valider ses frais sur l’intranet de la Société avant le 5 du mois suivant. 
Après contrôle, si les frais ont été saisis avant le 5, le virement des frais est réalisé autour du 15 du mois suivant. Sinon le virement sera effectué le dernier jour du mois suivant. 
Lorsque les frais engagés font l’objet d’un remboursement sur justificatifs, les originaux doivent être joints à la note de frais dans l’enveloppe ad hoc. 
Attention, un coupon de carte de crédit ne constitue pas un justificatif. 
Afin de fluidifier le traitement des notes de frais, leur paiement et leur éventuelle refacturation au client, les demandes de remboursement sur justificatifs devront être effectuées par note de frais au mois le mois, et au plus tard 3 mois après la date de la dépense. 
Les notes de frais des collaborateurs sont contrôlées par l’ADP ou tout autre service compétent et visés par le Responsable Hiérarchique.

Les demandes d’avance de frais

À titre exceptionnel, le collaborateur a la possibilité de demander une avance sur frais afin de pouvoir anticiper les dépenses engendrées par son déplacement professionnel (notamment en situation de grand déplacement). 
Les demandes d’avance sur frais doivent être transmises par le collaborateur à son ADP et validées par la Direction. 

LES MODALITÉS DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT

Les frais de déplacement se décomposent de la manière suivante :
Les frais de déplacement quotidien : sont réalisés par le collaborateur pour se rendre sur son lieu de travail, et le cas échéant sont liés à une mission et précisés dans l’ordre de mission afférent.

Les frais de déplacement exceptionnel : sont réalisés pour les besoins de l’entreprise hors du lieu de travail et ne répondent pas à la définition de grand déplacement. Ils correspondent notamment aux réunions techniques, formations, déplacements à la demande du client (refacturables ou non), sans que cette liste ne soit exhaustive. 

Les frais de grand déplacement : sont réalisés lorsque le collaborateur accomplit une mission professionnelle et est empêché de regagner chaque soir sa résidence sous réserve que :
La distance séparant le lieu de domicile du lieu de déplacement soit au moins égale à 70 km (trajet aller) ;
ET que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).

Cette situation d’éloignement ne doit pas résulter d’une convenance personnelle du collaborateur, cette dernière ne pouvant ouvrir droit à indemnisation au titre des frais professionnels.
Toutes les distances sont appréciées selon les outils de référence en vigueur, étant précisé qu’il est retenu l’outil indiquant le trajet le plus court.

Le remboursement des frais de déplacement quotidien et exceptionnel selon les moyens de transport

1.Les transports en commun

Pour des raisons de sécurité, de coût et de respect de l’environnement, l’option la plus économique doit obligatoirement être privilégiée, c’est à dire l’utilisation :
Des transports en commun (bus, métro, tramway, SNCF, etc.) ;
D’une compagnie low-cost ainsi que la seconde classe ;
Des abonnements annuels.

Le collaborateur est encouragé à réserver le plus tôt possible ses déplacements de manière à bénéficier des conditions les plus avantageuses.
Pour l’ensemble des collaborateurs de la Société Logware, les abonnements sont pris en charge à hauteur de 100%, sous réserve de la production de justificatifs afférents.
Les titres de transport concernés sont les suivants : 
Les abonnements émis par la SNCF, les entreprises de transport public et les régies, en privilégiant pour des raisons d’économie les abonnements annuels ;
Les abonnements à un service de location de vélos.

Lorsqu’un moyen de transport alternatif est nécessaire (véhicule personnel, voiture de location, taxi, etc.) pour des déplacements professionnels en région parisienne ou en province, en raison de l’organisation du travail ou des nécessités économiques, son utilisation doit faire l’objet d’un accord préalable de la Direction.

2. Le véhicule personnel

Par principe, aucune indemnisation n’est versée lorsque le collaborateur utilise son véhicule personnel dans le cadre de ses déplacements professionnels.
Néanmoins, la Société a souhaité mettre en place un système d’indemnisation permettant au collaborateur qui souhaite utiliser son véhicule personnel d’être indemnisé sous certaines conditions.
Ce système d’indemnisation est soumis à la condition sine qua none que le collaborateur obtienne l’autorisation préalable de la Direction. À défaut, celui-ci sera contraint de prendre à sa charge ses frais de déplacement.

Plus précisément, les règles d’indemnisation sont les suivantes :

Pour le collaborateur utilisant son véhicule par « nécessité »

Définition

Le collaborateur est considéré être contraint d’utiliser son véhicule dans les cas suivants :
Horaires de travail empêchant de prendre les transports en commun ;
Absence de transports en commun entre le domicile et le lieu de travail ;
La durée de trajet en transport en commun est supérieure à 1h30 (aller) et/ou implique plus de 3 changements et/ou l’utilisation de la voiture fait économiser au collaborateur au minimum 30 minutes de temps de trajet (aller), sauf si l’éloignement du domicile est une convenance personnelle.

La situation de contrainte du collaborateur doit systématiquement être validée par la Direction. 

Alternative véhicule personnel/véhicule de location

Le véhicule personnel est retenu (lorsque les transports en commun sont écartés) si son utilisation est moins onéreuse qu’un véhicule de location. 

Indemnisation des indemnités kilométriques

Cette indemnisation varie en fonction du kilométrage effectué au cours de l’année civile et ne pourra en aucun cas dépasser le plafond fixé par Logware (cf. annexe 2).

À titre d’exemple, le paiement des indemnités kilométriques s’effectue au regard du différentiel de distance constaté :
Remboursement de la différence entre D2 – D1 si > 0 km

A savoir :
D1 = distance domicile / lieu d’emploi
D2 = distance domicile / lieu d’intervention

Pour pouvoir bénéficier de cette indemnisation, le collaborateur doit communiquer à l’ADP ou à tout autre service désigné compétent une copie de la carte grise de son véhicule chaque début d’année et à chaque changement de véhicule ainsi que son permis de conduire valide.

Les autres frais inhérents à l’utilisation du véhicule

Les amendes encourues par les collaborateurs lorsqu’ils utilisent pour des motifs professionnels leur véhicule personnel ne sont pas prises en charge par la Société.

Les frais de parking et les frais de péage sont remboursés sur présentation de justificatifs.

Pour le collaborateur utilisant son véhicule pour convenance personnelle

Définition

Les collaborateurs utilisant leur véhicule personnel pour un déplacement quotidien et ne remplissant pas les conditions de contrainte exposées ci-dessus sont réputés utiliser leur véhicule pour convenance personnelle. 

Indemnisation

Dans ce cas, la prise en charge des indemnités de transport est limitée à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique. 
Étant rappelé que toute indemnisation sera soumise à la validation de la Direction.

Le remboursement des frais de grand déplacement

Les modalités de remboursement

Le grand déplacement s’effectue obligatoirement via un ordre de mission préalable.

Le collaborateur sera remboursé, au choix de la Direction :
Aux frais réels sur justificatifs (plafond en annexe 2). Ce remboursement comprend le logement, 1 petit-déjeuner et 2 repas.

Au forfait journalier (sans justificatif), versé par jour travaillé soit 5 jours et 5 nuits. Ce remboursement comprend le logement, le petit déjeuner, les 2 repas, l’électricité, l’eau et le gaz.

Dans l’éventualité où le collaborateur regagnerait son domicile le vendredi soir, il ne pourra pas prétendre au paiement des indemnités de grand déplacement pour cette journée. Dans ce cas, le collaborateur aura 4 jours d’IGD, le petit déjeuner et le repas du midi pour le vendredi.  

Les montants maximums de remboursement sont fixés en annexe.

Les modalités de remboursement au forfait et réels ne sont pas cumulables pour la même dépense.
L’indemnisation est exclue :
Si le collaborateur n’a pas d’autre résidence que celle à proximité du lieu de mission ;
En cas de mise à disposition gratuite d’un logement par la Société.

Le barème étant lié à la durée de mission : la durée s’apprécie de date à date, périodes de suspension comprises. 
Conformément aux règles URSSAF, une location est obligatoirement privilégiée au-delà de 3 mois. 
Les indemnités maximums de location prévues sont les suivantes :
600 € mensuels pour la Province ;
800 € mensuels pour l’IDF.

Le voyage de détente

Au démarrage de la mission, en accord avec le responsable hiérarchique et en fonction de la destination, il peut être accordé au collaborateur éloigné de sa famille (conjoint, enfants) un nombre de voyages allers-retours, dont les conditions de fréquence devront être précisées dans l’ordre de mission. 
À défaut d’accord entre le collaborateur et son responsable hiérarchique, aucun voyage de détente n’est accordé. 

LES MODALITÉS DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE REPAS

Il convient ici de distinguer le collaborateur intervenant :
Sur son lieu de travail ;
En situation de déplacement exceptionnel.

Pour le collaborateur intervenant sur son lieu de travail

Il est mis à la disposition des collaborateurs des titres restaurants qui sont attribués pour une journée entière travaillée sur le lieu de travail.
Chaque collaborateur recevra à son domicile une carte rechargeable et nominative de titres restaurants accompagnée d’une attestation à retourner signée à la Société. 
Cette carte sera chargée aux alentours du 15 du mois +1 selon la valeur faciale en vigueur définie par Note de Service.
Conformément à la législation en vigueur, chaque collaborateur pourra dépenser jusqu’à 19 € par jour ouvrable dans la limite du solde de sa carte. 
L’utilisation de la carte le dimanche et les jours fériés sera exclusivement réservée aux collaborateurs amenés à travailler ces jours-là. 
Lorsque le collaborateur est autorisé à titre exceptionnel par Logware à travailler à son domicile, celui-ci ne bénéficiera pas de tickets restaurants.


Pour les collaborateurs en situation de déplacement exceptionnel

Lorsqu’un collaborateur est en déplacement exceptionnel, chez un client, sur un site Logware ou en formation, au cours d’une journée et qu’il regagne son domicile le soir, ce dernier peut bénéficier d’un remboursement sur justificatifs plafonné, dans les mêmes conditions tarifaires que les collaborateurs en situation de grand déplacement.

DISPOSITIONS FINALES

Commission de suivi de l’accord

Pour le suivi du présent accord, est constituée une commission composée :
d’un représentant de chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise signataires ou adhérentes du présent accord ;
et de deux représentants de la Direction.
Cette commission sera présidée par le Directeur des Ressources Humaines.
Cette commission se réunit une fois par an pour analyser les difficultés éventuelles d’application et étudier, le cas échéant, toutes solutions pouvant améliorer l’application des dispositifs du présent accord.
Dans ce cadre, la commission sera donc amenée à examiner l’application du présent accord.
En cas de difficulté d’interprétation du présent accord, la commission de suivi peut être réunie par l’une ou l’autre des parties.



Clause de rendez-vous

En application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent que la Direction et les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise, se réuniront pour faire le point sur l'application du présent accord dans le temps et pour échanger sur les éventuelles adaptations qui seraient rendues nécessaires notamment en cas d'évolution législative ou réglementaire impactant le présent accord.
Cette réunion sera organisée soit à l'initiative de la Direction, soit sur demande écrite d'au moins une organisation syndicale représentative au niveau de l’entreprise.

Entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1er janvier 2018.
Il annule et remplace à compter de cette date, l’ensemble des dispositions relatives aux modalités de remboursements des frais professionnels de la Société Logware qu’elles découlent d’accords collectifs, d’usages, d’engagements unilatéraux ou d’engagements contractuels ou non contractuels antérieurs, ayant le même objet.

Révision

Conformément aux articles L. 2222-5 et L. 2261-7-1 du Code du travail, une procédure de révision du présent accord peut être engagée :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, par un des signataires dudit accord ; 
À l'issue dudit cycle électoral, par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives au niveau de l’entreprise ;
À tout moment, par l’employeur. 
La demande de révision, doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre aux autres signataires, et, à l’issue du cycle électoral, aux autres organisations syndicales de salariés représentatives au niveau de l’entreprise.
En cas de conclusion d’un éventuel avenant, celui-ci se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera, conformément à l’article L. 2261-8 du Code du travail. 




Dénonciation

Conformément aux articles L. 2222-6 et L. 2261-9 et suivants du Code du travail, le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de trois mois. 
La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet des formalités de dépôt conformément à l’article L. 2231-6 du Code du travail.
En cas de dénonciation par l’une des parties signataires à l’accord, l’accord dénoncé continue à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de trois mois.

Formalités de dépôt

Le présent accord sera déposé par la Direction conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, en deux exemplaires (dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) à la DIRECCTE compétente et en un exemplaire au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.
Un exemplaire sera par ailleurs transmis pour information à la Délégation Unique du Personnel et affiché dans les locaux de l’entreprise.

Fait à Paris, le 18 décembre 2017.

En 4 exemplaires originaux

Pour la Société Logware						Pour la CFE-CGC



 ANNEXES

Annexe 1 : Comparatif du prix des transports en commun dans les grandes villes françaises pour une prise en charge à hauteur de 100 % (barème en vigueur au 1er août 2017) 




Annexe 2 : Plafond de remboursement des indemnités de grand déplacement au  1er janvier 2017




Annexe 3 : Plafond de remboursement des indemnités kilométriques

Voiture :



Cyclomoteur (< 50 cm3) : 0,14 €

Moto et scooter (> 50 cm3) :


Les indemnités kilométriques comprennent la dépréciation du véhicule, les frais de réparation, les frais d’entretien, les frais de pneumatiques, les frais de carburant, les primes d’assurances, le casque et les protections pour les véhicules à deux roues. 

Pour prétendre au remboursement de ces frais, des justificatifs doivent être fournis, à savoir :
Le moyen de transport utilisé par le collaborateur ;
La distance séparant le domicile du lieu de travail ;
La puissance fiscale du véhicule ;
Le nombre de trajets effectué par mois. 

Les parties conviennent que le plafond de remboursement des indemnités kilométriques ci-dessus peut être réévalué à la hausse à tout moment par Note de Service.