Valloire Habitat

ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITES DE MISE EN PLACE DU 
VOTE ELECTRONIQUE 



Le présent accord est conclu entre :

L'Unité Economique et Sociale Valloire Habitat constituée par les entreprises :

Vallogis, et agences, représentée par XXXX en sa qualité de Directeur Général, siège social : 24 rue du Pot de Fer à ORLEANS.
Logis Cœur de France, représentée par XXXX en sa qualité de Président, siège social : 24 rue du Pot de Fer à ORLEANS.
GIE Valloire, représenté par XXXX en sa qualité d’Administrateur Unique, siège social : 24 rue du Pot de Fer à ORLEANS.

Ci-après dénommée “Valloire Habitat” ou “l’Entreprise”

D'une part,
ET

L’Organisation Syndicale CFTC représentative au niveau de l’UES Valloire Habitat, représentée par XXXX en sa qualité de Délégué Syndical dûment mandaté à cet effet,
D'autre part.

Ci-après ensemble dénommées « les Parties »



PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, en vue notamment des prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L.2311-2 du Code du travail), de mettre en place au sein de la société un système de vote par voie électronique, comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret n°2007-60 du 25 avril 2007, l’arrêté du 25 avril 2007 et le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise.





Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

ARTICLE 1 – RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE

En application de l’article R. 2314-5 du Code du travail, les Parties au présent accord décident de recourir au vote électronique pour l’élection de la délégation du Comité social et économique. 
À cet égard, elles conviennent que sa mise en place pourra être faite en interne ou confiée à un prestataire extérieur, spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, et ce dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur ainsi que des principes énoncés par le présent accord et par le cahier des charges.

ARTICLE 2 – EXCLUSION DU VOTE À BULLETINS SECRETS SOUS ENVELOPPE 

Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif de toute autre modalité de vote, notamment à bulletins secrets sous enveloppe. 

ARTICLE 3 – PRINCIPES GÉNÉRAUX ET CAHIER DES CHARGES

Le système retenu par les Parties doit reposer sur les principes généraux du droit électoral suivants, garantissant la régularité du scrutin :
l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
la sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

À cet effet, un cahier des charges est établi afin d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Il sera annexé au présent accord et tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail ainsi que sur l’intranet de l’entreprise. 

ARTICLE 4 – MODALITÉS D’ORGANISATION DU VOTE 

4.1 – Conclusion d’un protocole d’accord préélectoral
À chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral définissant les modalités d’organisation des élections (constitution du bureau de vote, calendrier, modalités opératoires, répartition des sièges, etc...).
Ce protocole (ou tout autre décision y tenant lieu) comportera la mention du présent accord et, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système du vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales ainsi que, le cas échéant, le nom du prestataire choisi.


4.2 – Formation au système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système du vote électronique retenu conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail. 

Les salariés disposent quant à eux d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales afin qu’ils s’approprient au mieux possible cette technique de vote. 
4.3 – Expertise indépendante 
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, l’employeur ou le prestataire retenu doit procéder à une expertise indépendante du dispositif de vote en répondant aux exigences : 
de la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

4.4 – Cellule d’assistance technique 
Afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, l’employeur met en place une cellule d’assistance technique, composée des représentants de l’entreprise et, le cas échéant, des représentants du prestataire choisi.

Tout candidat, ou son représentant dûment désigné, a également le droit d’être présent et de contrôler toutes les opérations électorales.

La cellule d’assistance technique :
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet ;
procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;
contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.





ARTICLE 5 - MODALITÉS DE DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 

5.1 – Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. 

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectuées dans les mêmes conditions. 

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire dans les mêmes conditions pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

5.2 – Déroulement de l’opération de vote

5.2.1 – Lieu et temps du scrutin 
Les élections auront lieu, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral propre à chaque élection. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période. 

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

5.2.2 – Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour de scrutin, selon des modalités garantissant leur confidentialité, ses moyens personnels d’identification et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote, ainsi qu’un mode d’emploi utilisateur.

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. Le vote est anonyme et chiffré par le système avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La validation le rend définitif.

La saisie des moyens personnels d’identification vaut signature de la liste d’émargement dès enregistrement du vote. L’émargement comporte un horodatage.

La transmission du vote et émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver. 

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. 

5.3 – Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct, dédié et isolé d’un second support dénommé « contenu de l’urne électronique » contenant les données relatives à leur vote, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote sont anonymes, elles font l’objet d’un chiffrement par le système dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur et demeurent chiffrées jusqu’au dépouillement.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » quant à lui recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site, généralement dans les mentions légales, et est synthétisée dans le courriel envoyé à l’électeur.

5.4 – Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5.5 – Dépouillement et résultats
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est réalisée publiquement lors des opérations de formations des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. 

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

L’employeur ou le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.


ARTICLE 6 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa date de signature. 
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.


ARTICLE 7 – REVISION DE L’ACCORD

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant, lequel sera soumis aux formalités légales.


ARTICLE 8 – DENONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par une ou plusieurs des parties signataires, selon les dispositions des articles L. 2222-6 et L. 2261-9 du Code du travail.

En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à 3 mois. 

Une nouvelle négociation s'engage, à la demande d'une des parties intéressées, dans les 3 mois qui suivent le début du préavis. Elle peut donner lieu à un accord, y compris avant l'expiration du délai de préavis.

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord.




ARTICLE 9 – CONDITIONS DE SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Le suivi des modalités d’application de l’accord sera fait lors de chaque renouvellement du CSE. 

En cas de modifications des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriront sans délai (et au plus tard dans les 3 mois de la demande d’une organisation syndicale représentative) pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la règlementation et des dispositions conventionnelles visées dans le présent accord.

ARTICLE 10 - NOTIFICATION ET DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Cette formalité sera effectuée pour l’organisation syndicale signataires du présent accord  par la remise d’un exemplaire de l'accord lors de sa signature.

Le présent accord sera déposé : 
en deux versions électroniques sur la plateforme de Téléprocédure du ministère du travail, teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dont une version intégrale signée par les parties au format .PDF et une version publiable au format .DOCX de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques.
Les Parties rappellent qu’en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, tout ou partie du présent accord pourra ne pas faire l’objet d’une publication en cas d’accord postérieur en ce sens ou de décision unilatérale de l’UES d’occulter les éléments portant atteinte à ses intérêts stratégiques.
et en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes du Loiret.

L’accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux d’information réservés à cet effet, en sera faite sur le tableau d’information du personnel et sur le site intranet.


Fait à Orléans, le 08 Avril 2019
en 3 exemplaires