Accord relatif aux conditions d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication par les organisations syndicales et les représentants du personnel 
au sein de l’Association des PEP 06

Préambule
Les parties signataires reconnaissent l’importance des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans la diffusion de l’information des instances représentatives du personnel. 

Conformément à l’article L.2142-6 du code du travail, un accord d'entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise […]. L'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes:
1° Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ;
2° Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;
3° Préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.

Les parties entendent élargir son champ d’application à l’ensemble des institutions représentatives du personnel et définissent dans le présent accord les modalités de ce mode de diffusion des informations.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord concerne l’ensemble des instances représentatives du personnel :
Organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;
Comité d’entreprise ;
Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail ;
Délégués du personnel.


Article 2 : Moyens mis à disposition
Afin de faciliter les échanges, l’utilisation de la messagerie professionnelle est autorisée pour les titulaires d’un mandat syndical et/ou représentatif, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles, relatives au droit syndical et aux IRP.
Chaque organisation syndicale et instance représentative disposera :
d’une adresse e-mail de messagerie fonctionnelle ;
d’un espace sur le site intranet de l’entreprise, le cas échéant.


Article 3 : Conditions d’utilisation
L’utilisation de la messagerie est strictement réservée à l’exercice des activités de représentation du personnel dans le respect des dispositions légales et réglementaires.
La mise à disposition d’une adresse e-mail de messagerie fonctionnelle aux représentants du personnel a pour objet de leur permettre de communiquer avec les autres IRP, la direction et les salariés de l’entreprise.
Les contenus sont librement déterminés par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel dans le respect, notamment, des conditions d’exercice du droit syndical.
La diffusion de messages depuis la boîte mail professionnelle nominative de l’instance, en lien nécessaire avec le mandat est autorisée, dans le respect des conditions suivantes :
la diffusion comprendra nécessairement en objet la mention « communication au titre du mandat de xx » et est strictement limitée à la communication du mandat considéré et au périmètre dudit mandat ;
tout message doit contenir une mention précisant pour les salariés la faculté dont ils disposent de se désinscrire ;
la diffusion aux salariés qui ont expressément manifesté leur refus pour être destinataires des messages émanant de l’organisation syndicale ou des autres représentants du personnel n’est pas autorisée.
En conséquence, les représentants du personnel doivent actualiser leur liste de destinataires.
Les messages émanant des messageries ont vocation à couvrir les communications relatives aux IRP dans leurs champs d’actions respectifs.
Les messages transmis par les instances représentatives du personnel devront contenir une mention permettant de limiter les impressions papiers. En effet, le présent accord ne peut entrainer une augmentation des impressions papiers à la charge de l’employeur en lien avec les communications des IRP via ce mode de diffusion.
La taille maximale d’un message électronique, toutes pièces-jointes confondues, devra être de 150 Mo avec l’utilisation de Microsoft Outlook. Cette limite tombera à 35 Mo si la version en ligne d’Outlook (Webmail) est utilisée.
Ces limites sont garanties dans la mesure où l’expéditeur et le destinataire possèdent tous les deux une adresse @pep06.fr. 
Si le destinataire du message est extérieur aux PEP06, les serveurs peuvent imposer leurs propres contraintes de taille.
L’utilisation de l’Intranet par les représentants du personnel sera étudiée sur demande avec le service informatique et strictement réservée à l’exercice des mandats.




Article 4 : Origine du message

Les salariés doivent être clairement et préalablement informés afin de pouvoir, le cas échéant s’opposer à l’envoi de tout message syndical ou en provenance des institutions représentatives du personnel sur leur messagerie professionnelle.

L’indication doit être mentionnée dans l’objet du message électronique adressé pour informer les salariés sur l’origine et la nature du message.

Article 5 : Droit de refus du message

Le salarié peut refuser d’être destinataire de message émanant des institutions représentatives du personnel. Pour cela, il indiquera par réponse au courriel reçu qu’il ne souhaite pas recevoir de message électronique.

Le droit de refus ainsi que ses modalités de mise en œuvre devront être rappelés par les représentants du personnel lors de chaque message envoyé.

Article 6 : Confidentialité

Afin d’assurer la confidentialité des échanges entre les salariés et les représentants du personnel, il n’est pas créé de listes de diffusion accessibles aux administrateurs systèmes. 

Chaque instance gère le groupe de diffusion auquel est adressée la communication.

Article 7 : Respect des règles d’utilisation
L’utilisation des outils prévus au présent accord doit se faire dans le respect des lois et règles applicables relatives, notamment, à :
L’informatique et les libertés ;
la protection des droits d’auteur ;
la confidentialité et la discrétion ;
le bon usage et la sécurité du système informatique ;
la protection de la vie privée et du droit à l’image ;
la liberté de la presse ;
l’exercice du droit syndical.
L’utilisation des outils mis à disposition en application du présent accord est conditionnée au respect tant des règles internes d’utilisation du système d’informations que des préconisations de la CNIL.
Les salariés consultant leur messagerie professionnelle sur du temps de travail, une utilisation raisonnée de ce mode de communication est arrêtée. L’employeur demandera la révision sans délai du présent accord en cas de débordement constaté.
Toute utilisation non conforme aux dispositions du présent accord ainsi qu’aux règles en vigueur aux PEP 06 fera l’objet d’un rappel à la règle par la direction. En cas de récidive, la suspension de la boîte mail fonctionnelle de l’instance représentative sera effectuée pour une durée d’un mois. Si l’utilisation non conforme perdure, l’adresse de messagerie sera supprimée à l’initiative de l’employeur.

Article 8 : Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il est conclu pour une durée de 5 ans.


Article 9 : Interprétation de l'accord

Malgré le soin porté par les parties signataires à la rédaction du présent accord, s’il s’avérait que l’une des clauses du présent accord pose une difficulté d’interprétation, les parties conviennent de mettre en œuvre la procédure suivante : 
L’Association convoquera, dans un délai maximum d’un mois suivant la date à laquelle elle aura connaissance du différend, les organisations syndicales signataires.
L’interprétation sera donnée sous forme d’une note explicative adoptée par toutes les parties signataires du présent accord, ou y ayant adhéré sans réserve et en totalité, auquel la note sera annexée.


Article 10 : Révision de l’accord

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes et ce, conformément à l’article L.2261-7 du code du travail :
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord, dont la révision est demandée, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.
Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.


Article 11 : Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 12 : Publicité

Le présent accord a été signé au cours d'une séance de signature qui s'est tenue le 28 septembre 2017.

L’Association notifiera, sans délai, par courrier remis en main propre contre décharge auprès de chaque délégué syndical, le présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.
Le présent accord sera déposé par la direction de l’Association au secrétariat du Conseil de Prud'hommes de Nice ainsi qu’à la DIRECCTE PACA en deux exemplaires, dont une version originale sur support papier signée des parties et accompagnée de toutes les pièces nécessaires, ainsi que d’une version sur support électronique.
L’existence du présent accord figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Nice, le 28 septembre 2017 

Pour l’association des PEP 06, Monsieur ………..			

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC, Madame ………………

Pour l’organisation syndicale FO, Madame ………………………..