ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU FONCTIONNEMENT DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES EDISER



ENTRE LES SOUSSIGNÉS

"EDISER EDITION SÉCURITÉ ROUTIÈRE"
SAS au capital de 3 008 584,00 €
Dont le siège social est à MONTPELLIER (34) 381 rue Raymond Recouly, ZAC Garosud
Immatriculée au RCS de MONTPELLIER sous le n° B 437 486 400
Représentée aux présentes par , 

ET

Les membres de la DUP : 
Membre titulaire du collège Techniciens-Agents de Maîtrise-Cadres
Membre suppléant du collège Techniciens-Agents de Maîtrise-Cadres
Membre titulaire du collège Employés

Il a été convenu, le 11 avril 2019, le présent accord d’entreprise sur les modalités de mise en œuvre de la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) dans l’entreprise EDISER.


PREAMBULE
Créée par l’Accord National Interprofessionnel du 11 janvier 2013, la base de données économiques et sociales (BDES) a ensuite été transposée par la loi n°2013-504 portant sur la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013. L’application, le contenu et l’objet ont été précisés dans le cadre de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 ainsi que du décret d’application n°2017-1819 du 29 décembre 2017 et complétés par la LOI n°2018-771 du 5 septembre 2018.
La mise en place de la BDES est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés.
Dans les entreprises de moins de 300 salariés le fonctionnement de la BDES peut être défini par un accord entre l’employeur et le CSE (ou toute instance représentative du personnel qu’il remplace) adopté à la majorité des membres titulaires.
La BDES a été créée dans le but de définir la transmission d’informations détaillées dans le présent accord au CSE servant de support de préparation en vue de la consultation annuelle sur les orientations stratégiques, la situation économique et financière et la politique sociale de l’entreprise.
L’objectif de la BDES est donc de contribuer à donner une vision globale et claire de la valeur créée par l’entreprise. 
La Base de Données Economiques et Sociales inclut également l’ensemble des éléments communiqués de manière récurrente au CSE.
Cet accord a donc vocation à fixer les conditions de mise en œuvre et d’accès à la BDES pour les membres du CSE.
Les signataires s’accordent alors à mettre à profit les éléments transmis pour enrichir le dialogue social.

Article 1 : OBJET DU PRÉSENT ACCORD

Le présent accord définit les modalités d’accès de la BDES, le support choisi, son contenu, son architecture, son actualisation, sa consultation et sa confidentialité.
Jusqu’à présent, la BDES comportait les informations dans les dispositions prévues par la loi.
L’effectif, le contexte de l’entreprise et l’évolution de la législation concernant la BDES, ont amené la Direction d’EDISER et les représentants du personnel à structurer cette base de données dans son fond et dans sa forme dans un accord.
Les modalités de constitution et consultation de la BDES pourront évoluer au fur et à mesure des discussions et de la législation.

Article 2 : ACCÈS A LA BDES

Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la BDES doivent permettre aux membres du CSE d’exercer pleinement leurs compétences respectives.
Afin de favoriser une consultation optimale il a été convenu que la BDES serait déposée sur un serveur commun à chaque membre du CSE.
Ce serveur sera accessible via le poste de travail à l’aide de l’outil « bureau à distance » avec un compte spécifique et un mot de passe personnel devant être changé trimestriellement par défaut. Une fois sur ce compte l’utilisateur pourra consulter la BDES mise à jour via le raccourcis mis en place sur le bureau.
Le format utilisé sera un format PDF non modifiable, non imprimable et chiffré en cas de copie.
En cas de problème de connexion, les utilisateurs pourront contacter le support informatique dont les coordonnées sont connues en interne.
La BDES pourra être pleinement consultée par les membres autorisés et modifiés exclusivement par les contributeurs directs à son alimentation, soit la direction, les ressources humaines pour garantir sa mise à jour (cf. article 6).
L’accès est autorisé pour la durée pendant laquelle le salarié bénéficie d’un mandat de représentation sociale ou syndicale lui donnant droit à la consultation des informations déterminées par la loi.
L’accès sera donc retiré en cas de perte de mandat pour quelque motif que ce soit.
Il est a noté que l’accès sera susceptible d’évoluer en fonction des changements technologiques, de l’évolution de l’entreprise et de la pertinence remarquée lors de l’utilisation.
En cas de changement d’accès, le CSE sera consulté sur sa nouvelle mise en place.

Article 3 : SUPPORT CHOISI POUR LA BDES

Les éléments détaillés dans l’article 4 du présent accord de la Base de Données Economiques et Sociales sont tenus à disposition sur un support « pdf » verrouillé.
Néanmoins ce support est susceptible d’évoluer dans le temps. Dans ce cas les membres du CSE seront informés de ces évolutions dans la mesure où elles sont significatives.

Article 4 : ARCHITECTURE DE LA BDES 

Sous réserve d’évolutions législatives sur ce point, la BDES comportera les informations sur :
Les 2 années précédentes
L’année en cours
Les projections de l’année suivante.
Les éléments seront présentés sous forme de données chiffrées et par une base 100 en ce qui concerne les éléments de rémunération afin qu’aucune personne ou salaire ne puisse être identifié par déduction.
Pour l’année à venir, si la possibilité de donner des informations chiffrées précises n’est pas réalisable, elles seront données sous forme de grandes tendances.
Dans la mesure où les informations ne peuvent faire l’objet de données chiffrées ou de grande tendance, les raisons seront exposées et motivées.
Il est à noter que cette architecture sera susceptible d’évoluer en fonction des changements qui tiendront compte des évolutions de l’entreprise.
La BDES sera unique à tous les établissements de l’entreprise.

Article 5 : CONTENU DE LA BDES

Selon l’article L2312-21 du code du travail, la BDES doit contenir les 8 thèmes listés ci-dessous (énoncés synthétiques précisés en annexe 1) :
L’investissement social
L’investissement matériel et immatériel
L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes
Les fonds propres, endettement et impôts
La rémunération des salariés et dirigeants
Les activités sociales et culturelles
La rémunération des financeurs
Les flux financiers à destination de l’entreprise
Pour des raisons de discrétion, de respect et de confidentialité des salariés, la BDES contiendra pour référence des bases 100 en ce qui concerne les éléments de rémunération.
Il est primordial pour les instances du personnel et la direction que soit préservé l’anonymat. Toute donnée permettant d’identifier par déduction un salarié sera remplacée par un indicateur préservant l’anonymat. 
Le contenu de la BDES, de part ces informations, constituera un support aux orientations stratégiques, à la présentation de la situation financière et économique et de la politique sociale de l’entreprise permettant ainsi une vue d’ensemble.
Le traitement de chacun des thèmes se fera de la manière la plus pertinente possible.

Article 6 : ACTUALISATION DES INFORMATIONS

La base de données économiques et sociales a pour objet de mettre à la disposition des instances représentatives du personnel, des éléments indicatifs sur l’état global de l’entreprise.
La pertinence de la BDES vient de la mise à jour des informations qu’elle comporte.
Par conséquent, et selon les modalités exposées en annexe 1 au présent accord, les informations seront mises à jour selon leurs évolutions.
Les informations accessibles dans la BDES seront classées par année. De ce fait, les instances auront accès à un historique de données s’étalant sur 4 ans.
A compter de cette durée, les données seront automatiquement retirées de la base pour la mise à jour de cette dernière.

Article 7 : CONFIDENTIALITÉ

Conformément à l’article L2312.36 du code du travail, les instances représentatives du personnel sont soumises à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la BDES.
Les informations confidentielles doivent être présentées comme telles par l’employeur sur le document.
De ce fait, l’appréciation de confidentialité se fera au cas par cas (Cf annexe1) selon la notation suivante :

Il est strictement interdit de modifier, copier, transférer, imprimer ou reproduire par un moyen quelconque la BDES, sans l’autorisation de la direction. 
En effet, ce support est strictement réservé aux institutions représentatives, à la Direction et aux Ressources Humaines.
Le respect de ces obligations est essentiel au bon fonctionnement de la BDES.
Il est à rappeler que dans l’exercice de leurs mandats, les Institutions Représentatives sont tenues à un devoir de discrétion. Dans le cas où l’entreprise venait à subir un préjudice lié à la divulgation d’informations confidentielles, une sanction adéquate serait appliquée.

Article 8 : DURÉE RÉVISION DÉNONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le lendemain du dépôt.
Il pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L2261-7 du code du travail. L’ensemble des partenaires sociaux se réunira dans un délai de 3 mois à compter de la réception de la demande de révision afin d’envisager un éventuel avenant au présent accord.
Le présent accord pourra être dénoncé selon les dispositions prévues à l’article L2261-9 du code du travail en respectant un délai de 3 mois. La dénonciation d’une des parties devra être signifiée aux autres signataires par un courrier recommandé avec avis de réception et devra faire l’objet d’un dépôt.
Les parties se réuniront dans un délai de 3 mois afin de rédiger un éventuel accord de substitution. L’accord dénoncé continuera à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de la fin du préavis de 3 mois.

Article 9 : DÉPOT ET PUBLICITÉ 

Conformément aux articles L2231-5 et suivant et R 2231-1 du code du travail, le présent accord sera déposé par la direction auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Montpellier (34)
En outre, un exemplaire est remis à chaque partie.
Enfin, l’existence du présent accord sera notifié par voie d’affichage à l’ensemble du personnel.


Fait à Montpellier, le 11 avril 2019
Pour la Direction, 


Pour les Instances Représentatives du Personnel :