AVENANT N°2 – ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DES ÉTABLISSEMENTS COMPOSANT L’UES AMONT – GLOBAL SERVICES – HOLDING

VOTE ÉLECTRONIQUE


Entre les sociétés :

TOTALENERGIES SE,
ELF EXPLORATION PRODUCTION SAS,
TOTALENERGIES GLOBAL INFORMATION TECHNOLOGY SERVICES SAS, 
TOTALENERGIES GLOBAL PROCUREMENT SAS, 
TOTALENERGIES GLOBAL FINANCIAL SERVICES SAS, 
TOTALENERGIES LEARNING SOLUTION SAS, 
TOTALENERGIES HUMAN RESSOURCES SERVICES SAS, 
TOTALENERGIES FACILITIES MANAGEMENT SERVICES SAS,
TOTALENERGIES CONSULTING SAS,
TOTALENERGIES ONE TECH SAS

Représentées par        Directeur des Relations Sociales de l’UES AGSH, ayant reçu mandat des sociétés susvisées pour la conclusion du présent avenant,

Dénommés collectivement dans la suite du texte par « TotalEnergies »
D'une part,

Et les Organisations Syndicales représentatives au périmètre de l'UES Amont – Global Services – Holding 
CONFÉDÉRATION AUTONOME DU TRAVAIL – CAT
	CONFÉDÉRATION FRANÇAISE DÉMOCRATIQUE DU TRAVAIL—CFDT
	CONFÉDÉRATION FRANÇAISE DE L'ENCADREMENT — CFE-CGC 
SYNDICAT DES INGÉNIEURS CADRES TECHNICIENS AGENTS DE MAÎTRISE ET EMPLOYÉS — SICTAME-UNSA

				D’autre part, 



Il a été convenu ce qui suit,

PRÉAMBULE

L’alinéa 1 est modifié comme suit : 

Le présent avenant est conclu conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du code du travail en vigueur à la date de la signature de l’avenant, en vue de l’organisation des élections des membres des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement au sein de l’UES Amont Global Services Holding. 

L’alinéa 2 est modifié comme suit : 

Cet avenant s’appliquera pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles devant se dérouler en 2022.

L’alinéa 3 est remplacé par l’alinéa suivant :

Pour l’élection 2022, à titre exceptionnel, les Organisations Syndicales n’ont pas été consultées sur le cahier des charges et n’ont pas été informées de la liste des différents prestataires que la société souhaitait mettre en concurrence sur l’appel d’offre et du choix final du prestataire. Aussi, il est convenu que pour les élections professionnelles suivantes les parties se réuniront 6 mois avant chaque échéance électorale pour examiner les éventuels aménagements à apporter au présent avenant, au regard notamment des évolutions législatives, réglementaires ou techniques relatives au vote électronique. Il est précisé que le cahier des charges sera annexé au présent avenant et sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il sera également publié sur WAT.

L’alinéa 5 est modifié comme suit : 

L’employeur contractera une prestation respectant la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet et au cadre fixé par le règlement général (UE) relatif à la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). Ainsi le prestataire devra répondre dans son offre aux conditions prévues par la délibération CNIL précédemment citée ainsi que par le RGPD.

Il est ajouté l’alinéa suivant :

TotalEnergies est le responsable du traitement du vote électronique. A ce titre il se doit de choisir un prestataire pouvant garantir le respect des prescriptions du présent accord.
 


ARTICLE 1 – RESPECT DES VALEURS 


Article 1.1 Garantie de sécurité et de confidentialité 

L’alinéa 1 est modifié comme suit :

Pour garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections par vote électronique sont organisées par un prestataire. Ce dernier est définitivement retenu par la Direction après échange avec les Organisations Syndicales Représentatives au périmètre de l’UES Amont Global Services Holding.  

L’alinéa 2 est modifié comme suit :

En vue d’assurer la confidentialité des données transmises, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne seront inaccessibles, de même que la liste d’émargement, sauf aux fins de contrôle de l’effectivité de l’émargement des électeurs par les membres du bureau de vote.

L’alinéa 3 est modifié comme suit :

Le prestataire s’engage contractuellement auprès de TotalEnergies à garantir la confidentialité de toutes les informations communiquées. Il doit notamment fournir à TotalEnergies, ainsi qu’aux Organisations Syndicales ayant présenté des candidats, le descriptif détaillé du dispositif technique mis en œuvre pour assurer cette confidentialité.

2 alinéas sont ajoutés après l’alinéa 5 : 

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. 

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire, chargé de la gestion et de la maintenance du système. 

L’alinéa 7 est modifié comme suit : 

Un dispositif électronique de secours est activé en parallèle afin de prendre le relais en cas de panne du système principal. Ce dispositif de secours offre les mêmes garanties et caractéristiques que le système principal qui sont les suivantes : 
- l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré ;
- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
- la confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Un dernier alinéa est ajouté :

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. 

Article 1.2 Expertise indépendante du système 

L’alinéa 1 est modifié comme suit : 

Préalablement à sa mise en place ou après toute modification de sa conception, le système de vote électronique utilisé est soumis à une expertise indépendante dans le cadre et le respect des dispositions de la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 citée en préambule. 


ARTICLE 2 – CELLULE D’ASSISTANCE 

Un titre 2.1 est ajouté :

2.1 Cellule d’assistance technique

L’alinéa 1 est modifié comme suit : 

Il est prévu la mise en place d’une cellule d’assistance technique dont le rôle et les missions sont prévus par les articles R. 2314-10 et R. 2314-15 du Code du travail ainsi que par délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019. 

Un alinéa est ajouté après l’alinéa 6 :

La cellule d’assistance technique est tenue d’informer immédiatement les membres du bureau de vote en cas d’anomalies critiques du système de vote.

Un titre 2.2 est ajouté :

2.2 Cellule d’assistance téléphonique

Les alinéas suivants sont ajoutés :

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique en français et en anglais (à la demande du Client), devra être mis en place par le Fournisseur. Il se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontrent des problèmes techniques, qui ont égaré leurs codes, qui n'ont pas reçu leur matériel de vote par internet, qui souhaitent recevoir leurs modalités de connexion par courriel ou par SMS.

L'assistance téléphonique devra être à minima joignable du lundi au samedi (jours ouvrables non chômés) de 9h00 à 19h00. En dehors des horaires d'ouverture, un message personnalisé indiquera les heures d'ouverture et invitera l'appelant à renouveler son appel. Les téléopérateurs devront disposer d'une interface dédiée et sécurisée qui leur permettra d'identifier l'appelant et de générer automatiquement l'envoi de nouveaux codes par courrier ou courriel. Une procédure rigoureuse sera respectée pour déclencher un nouvel envoi. A la clôture des opérations de vote, l'assistance téléphonique communiquera régulièrement aux Clients un reporting chronologique des appels reçus.

ARTICLE 3 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES 


Article 3.1 Période de vote 

L’alinéa 1 est modifié comme suit : 

Les parties conviennent, pour le premier tour et l’éventuel second tour de scrutin, que les opérations de vote électronique se déroulent sur une période qui sera définie dans le protocole d’accord préélectoral :
- soit en faisant coïncider le dernier jour du vote électronique avec la veille du jour de vote à l’urne papier et ce conformément au calendrier arrêté dans le protocole d’accord préélectoral,  
- soit par le dernier jour du vote électronique (sur site), ce conformément au calendrier arrêté dans le protocole d’accord préélectoral.

L’alinéa 3 est modifié comme suit : 

Une communication régulière à destination des salariés est organisée afin notamment de rappeler l’importance du scrutin et la période de vote. Elle s’achève au plus tard le dernier jour du vote. Il est précisé à cette occasion que les identifiants de connexion perdus, oubliés ou posant d’éventuels problèmes d’accès de l’électeur à ses moyens d’authentification pourront permettre une demande d’octroi de nouveaux moyens d’authentifications par demande en ligne sur le site de vote électronique. 


Article 3.2 Accès et caractéristiques du système de vote 

Un titre 3.2.1 est créé et remplace intégralement les alinéas de 1 à 8 :

3.2.1 Accès au système de vote  

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités permettant d’obtenir le code d’accès et le mot de passe pour se connecter au site de vote sont décrites en annexe 1 et reprises dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. 

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel. 

Afin de renforcer les mesures sécurisant l'authentification de l'électeur, un dispositif dit « code défi » est mis en place. Ce ou ces « codes défi » sont des informations connues du seul électeur et de l’employeur. Ces informations sont demandées lors de la connexion au serveur de vote en ligne préalablement à l'envoi du mot de passe permettant de valider le vote. Les Organisations Syndicales seront informées du type de « code de défi » retenu.  

L’électeur validera définitivement son intention de vote en saisissant son mot de passe personnel de validation du vote. 

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque électeur se verra adresser une note explicative selon les modalités prévues à l’article 4. Cette note expliquant les modalités de connexion et de vote sera validée en amont par les Organisations Syndicales représentatives. 

Un titre 3.2.2 est créé :

3.2.2 Caractéristiques du système de vote
Les alinéas suivants sont ajoutés :

Le prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. 

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. 

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Le prestataire propose une solution sécurisée de gestion des Plis Non Distribués (PND). La liste de ces PND sera communiquée au bureau de vote concerné. Pour le 1er tour des élections, deux relèves des PND doivent être prévues. 


Article 3.3 Rôle du bureau de vote 

Un premier alinéa est ajouté :

Les membres du bureau de vote pourront consulter selon des modalités à définir dans le protocole d’accord préélectoral : 
les listes d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin ;
ainsi que le taux de participation.

Les alinéas suivants sont ajoutés après l’alinéa 4 :

Tous les moyens de contrôle adéquats devront être donnés au bureau de vote afin de vérifier l’intégrité du site de vote (reportings…).

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. 

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). 

Enfin, en cas de vote à l’urne papier, le bureau de vote établira les procès-verbaux signés par ses membres et éditera la liste complète des électeurs avec mention de ceux ayant voté électroniquement, avant proclamation des résultats. Dans le cas d’un vote intégralement électronique le bureau de vote établira les procès-verbaux et éditera la liste des électeurs ayant voté, avant proclamation des résultats.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 

Article 3.4 Articulation avec les autres modes de vote 

L’alinéa 2 est modifié comme suit : 

Si le vote électronique, ouvert à tous les électeurs, est complété par un vote à l’urne papier, alors les électeurs ayant déjà voté électroniquement ne peuvent recourir à un autre moyen de vote. 

Le vote électronique, ouvert à tous les électeurs, pourra être complété par un vote électronique sur tablette ou sur ordinateur mis à disposition sur site à destination des salariés ne disposant pas de PC dans le cadre de leur fonction.

L’alinéa 3 est modifié comme suit :

En cas de vote à l’urne papier il convient de préciser que le vote à l’urne papier débute seulement après la clôture du vote électronique afin de permettre au bureau de vote de s’assurer, grâce à la remise de la liste d’émargement éditée conformément aux dispositions de l’article 3.3, que chaque salarié ne vote qu’une seule fois. Le décompte des votes électroniques doit intervenir après la clôture du vote à l’urne papier.

L’alinéa 4 est supprimé. 

L’alinéa 5 est modifié comme suit :

Tout salarié peut se présenter au bureau de vote afin de s’assurer de l’enregistrement de son vote électronique. Tout électeur peut également consulter la liste d’émargement tenant compte des différents canaux de vote auprès de la Division Relations Sociales de l’UES AGSH, durant les 15 jours calendaires suivants la date du vote à l’urne.


ARTICLE 4 – INFORMATION ET FORMATION SUR LE SYSTÈME DE VOTE 


L’alinéa 2 est modifié comme suit : 

La prestataire organise une formation des représentants du personnel (à hauteur de 3 représentants par Organisation Syndicale ayant présenté des candidats et par établissement pour les établissements de moins de 500 salariés et 4 représentants au-delà) et des membres des bureaux de votes sur le système de vote électronique conçu et son fonctionnement. 

L’alinéa 3 est modifié comme suit : 

Une session de formation est organisée pour chacun des établissements de l’UES Amont Global Services Holding.



ARTICLE 5 - DEPOT ET PUBLICITE DE L’AVENANT 

L’alinéa 1 est modifié comme suit :

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée en vue de l’organisation des élections professionnelles. Il est mis en œuvre pour la première fois à l’occasion des élections professionnelles devant se tenir en 2022.   

L’alinéa 2 est modifié comme suit : 

La dénonciation ou la demande de révision, devra être portée, par lettre recommandée avec accusé de réception, à la connaissance des autres parties contractantes avec un préavis d’un mois. 

L’alinéa 3 est modifié comme suit :

Le texte du présent avenant sera déposé auprès des services du Ministère chargé du Travail et du Secrétariat Greffe du Conseil de Prud'hommes, conformément aux dispositions de l'article L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail.


Fait à Courbevoie, le 15 février 2022
En 6 exemplaires originaux







ANNEXE 1 Modalités d’obtention et de renvoi des identifiants de connexion



Obtention des identifiants de connexion 

L’électeur recevra de la part du prestataire avant le début du premier tour :
L’adresse du serveur de vote ;
Son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire ;
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour. 

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral et dans le cahier des charges du prestataire. 

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée personnelle de connexion (définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral et du cahier des charges du prestataire).

Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un deuxième mot de passe généré aléatoirement via un autre canal que celui par lequel il aura reçu son identifiant personnel. Ce mot de passe lui permettra de voter.  

L’électeur validera son vote en saisissant son deuxième mot de passe.


Réinitialisation et renvoi des identifiants 

En cas de perte ou de non-réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Une limitation des demandes de renvoi est prévue par le prestataire.

En cas d’absence de canal préenregistré ou en cas de non-réception persistante, c’est l’entreprise qui assurera le renvoi des éléments nécessaires.

Un service support géré par le prestataire sera mis à la disposition des électeurs dans les conditions prévues par le protocole d’accord préélectoral.