ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE SPHEREA TEST & SERVICES

Entre


La Société SPHEREA TEST & SERVICES France dont le siège social est situé 109 avenue du Général Eisenhower 31100 Toulouse

D’une part


Et 

Les organisations syndicales représentatives :

Le syndicat CFE-CGC, 

Le syndicat CFTC, 

Le syndicat CGT, 

Le syndicat FO, 


D’autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

PREAMBULE 

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et de favoriser la participation des salariés à ces élections, les parties signataires du présent accord conviennent d’autoriser le recours au vote électronique au moyen d’un vote dématérialisé par internet sur le lieu de travail ou à distance. 
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) qui permet d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique.
A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :
aux modalités de vote applicables ;
à la confidentialité des données ;
au contrôle du fonctionnement du système.



Article 1 - Mise en place du vote électronique 

Article 1.1 - Principes généraux

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. 
Le vote électronique sera mis en œuvre pour tous les scrutins relatifs aux élections professionnelles du Comité Social et Economique de la Société SPHEREA TEST & SERVICES (titulaires et suppléants, tous collèges confondus, élections générales et partielles).
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Le choix du prestataire sera arrêté avant chaque élection sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Il est rappelé que le système retenu devra notamment garantir les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin à savoir :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par l’électeur et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : secret du vote ; exercice du droit de vote sans pression extérieure
Article 1.2 - Prestataire retenu pour les élections 2019 

Pour les élections liées à la mise en place du Comité Social Economique devant se dérouler en mai 2019, la Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.
La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote. Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.
Le logiciel de vote électronique AlphaVote a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.
Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi. Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS). Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL. Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057 
Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD). 
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de la Société SPHEREA TEST & SERVICES relèvent du Protocole d’Accord Préélectoral.
Il est rappelé que pour les élections postérieures à celles qui se dérouleront en mai 2019, la Société SPHEREA TEST & SERVICES pourra choisir un autre prestataire dès lors que ce dernier respecte les spécifications du cahier des charges annexé au présent accord.
Article 2 - Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Article 2.1 - Protocole d’Accord Préélectoral 

La Direction et les organisations syndicales discuteront, dans le cadre d’un Protocole d’Accord Préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.
Le Protocole d’Accord Préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le Protocole d’Accord Préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique s’il est connu au moment de la signature de ce Protocole.
Article 2.2 - Lieu et temps du scrutin 

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment durant la période du vote depuis n’importe quel outil connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…), de leur lieu travail et/ou à distance. A ce titre, il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. 
Pour les élections liées à la mise en place du Comité Social Economique devant se dérouler en mai 2019, le système de vote électronique étant expérimenté pour la première fois, des micro-ordinateurs en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections seront mis à la disposition des salariés souhaitant voter en salle. Ces postes seront accessibles pendant la période ouvrée du scrutin et leur emplacement sera choisi de manière à garantir l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote. Une information sera effectuée sur ces emplacements et leur accessibilité (heures d’ouverture).
Article 2.3 - Formation et sensibilisation au système de vote électronique 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, l’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. En complément, une vidéo tutorielle sera mise à disposition des salariés.

En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.
Article 2.4 - Programmation du site de vote en ligne 

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée avant chaque élection.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur la base des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. 
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur profession de foi. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.
La date limite de transmission et l’ordre de présentation des listes de candidats et professions de fois sur l’outil de vote électronique seront déterminés dans le Protocole d'Accord Préélectoral.
Article 3 - Déroulement des opérations de vote 
Article 3.1 - Scellement du système de vote et ouverture du scrutin 

Un bureau de vote unique composé d’un président et d’assesseurs est constitué pour l’ensemble des collèges. Les modalités de désignation des membres de ce bureau seront fixées dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le Protocole d’Accord Préélectoral doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote. Le scellement des urnes intervient avant l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin par les membres du bureau de vote. 

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.
Article 3.2 - Modalités d’accès et déroulement du vote électronique 

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra à l’ouverture du scrutin et sur l’adresse enregistrée dans le système (adresse professionnelle SPHEREA) un courriel, contenant son identifiant personnel ainsi que la procédure pour aller enregistrer son mot de passe à partir du site de vote.

La saisie de son identifiant et mot de passe complété d’un élément d’identification personnel tel que défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège. Il est rappelé que l’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Il est rappelé que ces identifiants sont personnels et non cessibles : la transmission de ces informations à des tiers constitue donc une violation de la réglementation engageant la responsabilité individuelle du salarié. Ces règles de sécurité strictes seront rappelées au travers des différentes communications diffusées par la Direction. 

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaut signature et émargement et clôt définitivement son accès à cette élection.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires (article R. 2314-7 du Code du travail) concernant la confidentialité du vote et le stockage des données, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Article 3.3 - Contrôle du déroulement du scrutin 

Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Conformément à l’article R. 2314-16 du Code du travail, pendant la durée du scrutin, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. 

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants (taux de participation) pour chacune des élections.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés aux non-votants pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
Article 4 - Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système. 
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur celles éditées, par le président et les assesseurs du bureau de vote. 
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 5 - Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.  
Il entre en vigueur à compter de sa date de signature.
Article 6 - Révision et dénonciation

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois. 

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 7- Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives de la Société SPHEREA TEST & SERVICES.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction et sera accessible sur l’intranet.
Article 8 - Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;
et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Toulouse.



Fait à Toulouse, le vendredi 12 avril 2019


En 7 exemplaires originaux.


Pour la Société SPHEREA TEST & SERVICES
Monsieur ………………………………..








Pour les organisations syndicales représentatives :



ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.
Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.
A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.
Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Article R. 2314-10 du Code du travail
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article R. 2314-15 du Code du travail
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Le « fichier des électeurs »  a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées mail (adresse professionnelle SPHEREA) ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives  et collaborateurs des Ressources Humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ; 
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des Ressources Humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales  et collaborateurs des Ressources Humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des Ressources Humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Bureau de vote et pilotage centralisé
Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 
Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.
Le bureau de vote est composé d’un Président et d’assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le Protocole d’Accord Préélectoral. 
Test - Scellement du Paramétrage
Test - Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le Protocole d’Accord Préélectoral.
Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Étapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.
Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
Communication des identifiants et mots de passe
Le prestataire expédiera dès l’ouverture du scrutin dont la date et l’heure sont fixées dans le Protocole d’Accord Pré-électoral un courriel à l’adresse mail professionnelle de chaque électeur. 
Dans ce mail sera renseigné :
l’identifiant personnel de l’électeur, généré aléatoirement par le système de vote; 
la procédure pour enregistrer son mot de passe directement sur le site de vote. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles ;
Un lien vers le site de vote ;
Procédure de réassort de l’identifiant et du mot de passe 
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :
-        L’électeur appelle sur le numéro vert mis à disposition par le prestataire 	
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance, Adresse postale	 

Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes : 
1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise ;
2) a défaut, par SMS au n° de téléphone de l’appelant ;
L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).
Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le Protocole d’Accord Préélectoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Pour se connecter au système de vote, l'électeur doit renseigner l’identifiant et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courriel ou générés à sa demande en cas de perte ainsi qu’un élément d’identification personnel complémentaire tel que défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque organisation syndicale et exprime son vote suivant les modalités définies dans le Protocole d’Accord Préélectoral 
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le Protocole d’Accord Préélectoral.
L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral. 
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Clôture et dépouillement
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.
A défaut d’accord dans le Protocole d’Accord Préélectoral, les détenteurs des trois clefs sont le président et deux assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.
L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le Protocole d’Accord Préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.
Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au SPHEREA TEST & SERVICES. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.