Accord sur le télétravail







ENTRE

La Société EMINENCE dont le Siège Social est situé, Route de Gallargues, 30470  AIMARGUES, représentée par                       , agissant en qualité de Directeur Administratif et Financier, 

ET

Les Organisations syndicales représentatives du personnel : 
La CGT, représentée par                , Déléguée Syndicale
La CFE-CGC, représentée par          , Délégué Syndical
FO, représenté par                            , Déléguée Syndicale 

	


Sommaire




























9.	Annexes : Questionnaire d’élégibilité / Questionnaire de fin de période …………………….…13











Préambule

Cet accord a pour objet de déterminer les conditions de mise en place du télétravail au sein de la Société, conformément aux dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail.

Cette mise en œuvre s’inscrit dans une démarche volontariste de la Société et de ses partenaires sociaux, en faveur du développement d’un environnement de travail propice à une meilleure conciliation entre vie privée/familiale et vie professionnelle des salariés. 

Le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférées dans l’exercice des missions professionnelles.

Le but est notamment de permettre de réduire l’impact du temps de trajet domicile-travail, et d’optimiser ainsi le temps de travail de ses collaborateurs. 

L’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail, repose à la fois sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et le responsable.

Les parties signataires conviennent des dispositions suivantes :

Champ d’application

Le présent accord s’applique à la société Eminence. 

Définitions

Télétravail : 

Le télétravail est défini par l’article L. 1222-9 du Code du travail comme désignant « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Télétravailleur

Est considéré comme télétravailleur toute personne salariée de l’entreprise qui effectue, soit dès l’embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel est défini comme toute situation de télétravail mise en place au cas par cas, afin de répondre à un besoin particulier et temporaire du salarié répondant à des situations inhabituelles, imprévisibles et temporaires (intempéries, menace d’épidémies, grève des transports ou indisponibilité du moyen de transport habituel, fermeture provisoire des locaux suite à un incendie ou des inondations, situations individuelles à caractère médical – hors arrêts de travail – en concertation avec le médecin du travail, enfant malade, état d’urgence restreignant tout déplacement sur le territoire national – cette liste n’étant pas exhaustive).

Ce dernier s’effectue avec l’autorisation préalable du responsable hiérarchique, au cas par cas, sous réserve que le salarié dispose des conditions de travail nécessaires pour accomplir pleinement ses missions à distance.
Toute demande de recours au télétravail occasionnel devra, le cas échéant, être accompagnée du ou des justificatifs afférents. 

Le télétravail occasionnel peut être mis en place sur demande de l’employeur dans certains cas, notamment : 
Nécessité pour les besoins du service ou l’organisation de l’activité ; 

Le télétravail occasionnel est dans tous les cas nécessairement limité dans le temps et peut être pris par demi-journée.  

Télétravail régulier en alternance

Dans cette situation, le travail est réalisé en partie en entreprise et en partie au domicile du salarié de manière organisée : un collaborateur organise son temps de travail hebdomadaire entre son service et son domicile.

Le travail réalisé à distance sous forme de télétravail ne pourra excéder une journée par semaine et doit être pris par journée entière.

Le télétravail régulier peut être demandé par le salarié notamment pour :

raisons médicales (par exemple, pour les salariés en situation de handicap et les femmes enceintes);
convenances personnelles ;

Il existe plusieurs formes de télétravail mais au sein de la Société Eminence, seuls sont autorisés le télétravail occasionnel et le télétravail régulier en alternance.

Conditions de passage en télétravail et réversibilité

Critères d’éligibilité

La mise en œuvre du télétravail répond à certaines conditions.
La possibilité de télétravailler est ouverte à tous les salariés du périmètre de l’accord dont les postes sont compatibles avec ce mode d’organisation du travail.

Les salariés éligibles au télétravail doivent répondre aux conditions cumulatives suivantes :

être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;
avoir une ancienneté de plus d’un an au sein de la Société et de 6 mois dans le poste occupé ;
disposer d’une capacité d’adaptation, de communication, d’autodiscipline et d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pendant le temps du télétravail ;
disposer des compétences techniques informatiques nécessaires au télétravail ;
utiliser pour tout ou partie de son travail un support informatisé ;
répondre aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, et notamment justifier auprès de la Direction de la Société d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, d’une connexion Internet haut débit et d’une installation électrique conforme.

A ce titre, tous les métiers et postes de la Société ne sont pas compatibles avec le télétravail.

La compatibilité dépend notamment :

de la nature du travail, notamment si les fonctions nécessitent une présence physique au sein de l’entreprise ou non ;
de l’autonomie du salarié à son poste ;
de l’organisation du travail du salarié ;
de l’activité et de l’organisation de l’équipe ou du service à laquelle il appartient.


En tout état de cause, les salariés en contrat à durée déterminée, à temps partiel, les stagiaires, les salariés sous contrat de professionnalisation et sous contrat d’apprentissage sont inéligibles au télétravail.

Les formes de télétravail 

Le volontariat est basé sur le principe d’acceptation mutuelle. Le passage en télétravail est donc subordonné à l’accord du responsable hiérarchique, à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail et formalisé au sein d’un courrier d’acceptation.
Le télétravail occasionnel :
Cette forme de télétravail répond à un besoin particulier et temporaire, elle peut être demandée à l’initiative de l’employeur ou du salarié :
A l’initiative de l’employeur 
La forme de la demande :

La Société qui souhaiterait avoir recours au télétravail occasionnel ou en cas d’épisode de pollution, de fermeture temporaire notamment liée à un incendie, inondation, devra en faire la demande au salarié concerné : 
 par écrit (lettre remise en main propre contre décharge, lettre recommandée avec accusé de réception ou courriel) 
dans la mesure du possible deux jours avant le recours effectif, sauf accord entre les parties. 

La réponse du salarié 

Le salarié devra faire connaître sa décision: 
 par écrit, dans les mêmes formes, 
 dans un délai d’un jour, sauf accord entre les parties


A l’initiative du salarié 

La forme de la demande 

Le salarié qui souhaiterait avoir recours au télétravail occasionnel devra en faire la demande sur le logiciel de temps de travail. Le salarié devra sélectionner le motif « télétravail exceptionnel ». La demande suivra un « workflow » classique de validation auprès de sa hiérarchie. Un mail d’alerte sera envoyé au service RH pour information.
Cette demande doit être faite, dans la mesure du possible, deux jours avant le recours effectif au télétravail occasionnel.

La réponse de l’employeur 
A compter de la réception de la demande, le supérieur hiérarchique devra valider ou refuser le recours au télétravail par le biais du logiciel de temps de travail, et si possible dans un délai de 2 jours.

Les conséquences de l’accord
En cas de télétravail occasionnel, le salarié devra joindre à sa demande, le cas échéant, le ou les justificatifs afférents visés à l’article 3 ci-avant, lesquels devront être fournis à la Société dans un délai de 48 heures au plus tard à l’issue de l’exercice du télétravail exceptionnel. 

Le télétravail régulier :
Le télétravail régulier est une forme d’organisation du travail en partie en entreprise et au domicile. 
La demande du salarié
Le salarié qui souhaiterait opter pour le télétravail régulier devra en informer sa hiérarchie et le service des Ressources Humaines : 
par écrit (lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception, 
un mois minimum avant la mise en place effective du télétravail, 

L’examen de la demande

Le manager et le service des ressources humaines étudieront la compatibilité de cette forme d’organisation avec l’emploi exercé par le collaborateur et son autonomie sur le poste. 

Le télétravail s’accompagne de changements importants. Ces impacts doivent être mesurés et pris en compte par le salarié dans la décision de déposer une demande. 

Pour cela, le manager organise un entretien avec le salarié.

En outre, en cas de situation de handicap, la demande du salarié sera examinée systématiquement après avis du médecin du travail afin d’adapter au mieux l’organisation de son poste de travail à domicile et les moyens associés afin d’en faciliter la mise en place. 

En cas d’absence de préconisations du médecin du travail, les parties réaffirment le principe selon lequel les salariés handicapés peuvent bénéficier d’un accès au travail à distance dans les mêmes conditions que n’importe quel salarié de l’entreprise.

La réponse de l’employeur 
En tout état de cause la validation par le supérieur hiérarchique est un préalable obligatoire à l’exercice du télétravail. En cas de refus, ce dernier justifiera par écrit auprès du salarié des motifs ayants conduits à cette décision.

A compter de la réception de la demande le supérieur hiérarchique a 1 mois pour apporter une réponse écrite au salarié.
En cas d’acceptation, il en informera le service RH, lequel modifiera le profil du salarié concerné sur logiciel de temps de travail.
Le courrier d’acceptation fixera les modalités de l’exercice du télétravail et précisera notamment : 
-	L’intitulé du poste occupé au moment de la mise en place du télétravail, 
-	La date de démarrage du télétravail, 
-	Le lieu d’exercice
-	La répartition des journées travaillées et de la journée « télétravaillée »
-	Les plages horaires pour joindre le salarié
-	Les moyens mis à sa disposition
-	La période d’adaptabilité 
-	Les modalités de réversibilité ou de suspension 
En cas de nécessité, à la demande de l’employeur ou du collaborateur, l’organisation hebdomadaire du télétravail pourra être modifiée ponctuellement ou sur une courte période, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 1 mois, sauf circonstances exceptionnelles.
Il est précisé qu’en cas de changement de poste supposant une évolution des fonctions et des tâches ne permettant plus la bonne mise en œuvre du télétravail, le salarié pourra être tenu de suspendre temporairement ou définitivement le télétravail. 
Le salarié s’engage à ne pas télétravailler en cas de réunion nécessitant sa présence. Le cas échéant, le jour de télétravail pourra être modifié sur la période concernée. Le salarié devra alors en informer le Service des Ressources Humaines au plus vite, afin que son profil sur le logiciel de temps de travail n’apparaisse pas en anomalie.

Période d’adaptation en cas de recours au télétravail régulier 

Le télétravailleur et la Société Eminence bénéficient d’une période d’adaptation d’une durée de trois mois. 

Durant cette période, le salarié ou le supérieur hiérarchique pourront demander par écrit la suspension voire l’arrêt du télétravail moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires. 
Le manager utilisera le formulaire de fin de télétravail pour justifier ses raisons.

Cette période est destinée à permettre tant au salarié qu’à la Société d'expérimenter cette nouvelle organisation de travail, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s'assurer qu'il répond bien aux attentes de chacun.

A l’issue de la période d’adaptation, un entretien au cours duquel les parties pourront décider conjointement du poursuivre le télétravail, interviendra entre le salarié et son supérieur hiérarchique.

Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail 

La relation de télétravail pourra prendre fin à tout moment à l’initiative soit du salarié, soit de l’entreprise. 

L’employeur notifiera au salarié les motivations l’ayant conduit à prendre une telle décision par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre, en précisant la date d’arrêt du télétravail, sous réserve de respecter un préavis minimum d’un mois. 

Le salarié est tenu d’informer l’employeur de sa décision par écrit en lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre, sans respecter de préavis minimal obligatoire.

Les raisons pouvant conduire à un retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail sont notamment les suivantes, sans que cette liste soit limitative : 

réorganisation de l’entreprise ;
déménagement du Salarié ;
logement non conforme aux prescriptions d’hygiène et de sécurité ;
changement de poste supposant une évolution des fonctions et des tâches et/ou un changement de service, d’équipe ne permettant plus la bonne mise en œuvre du télétravail ;
Difficulté pour le manager ou le salarié de s’adapter à cette nouvelle forme d’organisation au-delà de la période d’adaptation visée au point C ci-dessus. 

Le salarié concerné reprendra alors son activité dans les locaux de l’entreprise et dans son équipe de travail de manière permanente. 

Organisation du télétravail
Le lieu du télétravail

Le télétravail ne pourra être exercé qu'au domicile du salarié. Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle du télétravailleur et sous sa pleine et entière responsabilité. 

Le salarié s’engage à ne pas recevoir de clients, sous-traitant, etc.. à son domicile, mais à les recevoir au sein des locaux de la Société.
Le lieu de domicile est obligatoirement déclaré à la Direction des Ressources Humaines par le salarié lors de son passage en télétravail, qu’il soit régulier ou occasionnel.

Un changement de lieu de télétravail, hors déménagement du lieu de résidence habituel, peut se produire à titre exceptionnel et temporaire ((1) un mois maximum), à condition que la direction de la Société en ait été informée au préalable par courrier électronique.

Quoi qu’il en soit, le télétravailleur doit disposer d'un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles. Pour ce faire, son domicile doit nécessairement :
 être conforme aux normes électriques, 
être doté d’une ligne ADSL, 
être assuré, à ce titre le télétravailleur doit informer son assureur de l’utilisation de son domicile privé à des fins professionnelles. S’il est locataire de son lieu d’habitation, il doit consulter le contrat de bail et prévenir le bailleur pour l’exercice du télétravail à domicile. Il s’engage par ailleurs à remettre à la Société une attestation « multirisques » habitation couvrant son domicile.

En l’absence de conformité ou en cas de refus du salarié de mise aux normes de ses locaux, la Société se réserve le droit de ne pas donner suite à la demande de passage en télétravail de ce salarié.


Plages horaires 

Lorsque le salarié exerce ses fonctions depuis son domicile, sa charge de travail et la durée quotidienne de travail sont identiques à celles pratiquées au sein des locaux de l’entreprise.

Le responsable hiérarchique pourra définir en amont avec le collaborateur les missions, tâches qu’il effectuera pendant la journée en télétravail ainsi que les plages horaires durant lesquels il peut être contacté. Sauf indication contraire, il s’agira des plages horaires correspondant à ses heures de présence lorsqu’il travaille dans les locaux de la Société.

Pour les salariés soumis à un décompte du temps de travail selon un forfait jours annuel, afin de tenir compte des impératifs de fonctionnement de la Société et pour ne pas interférer avec les obligations personnelles et la vie personnelle du salarié en télétravail, il est convenu que la Société pourra joindre le salarié durant une plage horaire de 09h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00. 
Cette plage horaire pourra être discutée au cas par cas avec le supérieur hiérarchique et formalisée dans le courrier d’acceptation. 

Durant ces plages horaires, le salarié devra pouvoir être contacté par la Société.

S’il n’est pas disponible, le salarié devra informer la Société de ses absences de quelque nature que ce soit dans des conditions identiques à celles prévues dans son contrat de travail.

Modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail

Le collaborateur en télétravail est soumis au respect du règlement intérieur de la Société ainsi qu’aux accords d’entreprise.
Afin de s’assurer du respect de la règlementation sur le temps de travail (durée, amplitude, temps de repos quotidien et hebdomadaire, etc…), le salarié devra lors de sa journée de télétravail, se connecter sur le logiciel de temps de travail et badger sur l’écran, le début, la fin de sa journée ainsi que sa pause repas.

La Société s’assure ainsi que les plages horaires de travail sont comparables à celle d’un salarié travaillant dans les locaux de l’entreprise et qu’en conséquence l’équilibre global vie privée vie professionnelle est respecté. 
La Société s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement d’appartenance du salarié. Le supérieur hiérarchique fera un point régulier avec le salarié sur la bonne exécution de sa mission et l’atteinte de ses objectifs. 

En outre, nous rappelons que le télétravailleur doit respecter les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, conformément aux dispositions légales/conventionnelles applicables. 

En cas de difficultés pour réaliser ou achever les tâches qui lui ont été confiées, il sera tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver une solution appropriée.

Par ailleurs, chaque année, à l’occasion de l’entretien annuel du collaborateur, la Société évoquera ses conditions d’activité et sa charge de travail.

Moyens mis à disposition par la Société Eminence

Entretien des équipements 

La Société fournit et entretient le matériel nécessaire au bon fonctionnement de cette nouvelle organisation. A ce titre, elle prend en charge les frais de réparation, voire de remplacement. 

Ainsi, de manière générale la Société met à disposition les outils suivants:

un ordinateur portable
une solution de téléphonie (optionnelle)
un accès au réseau sécurisé
l’accès à la messagerie, au logiciel SIRH, et à l’outil de gestion du temps

Le matériel et les équipements restent l’entière propriété de la Société, laquelle les met à la disposition du salarié à titre exclusivement professionnel, afin de lui permettre d’effectuer les missions prévues par son contrat de travail depuis son domicile.

Toutefois, le salarié pourra utiliser à des fins privées ces outils mais cette utilisation doit rester limitée, raisonnable et sécurisée.

Le salarié s’engage à prendre soin et à respecter l’équipement lui servant dans le cadre de son télétravail. Il doit utiliser ces équipements conformément aux politiques et procédures de la Société, et encourt en cas de non-respect les sanctions prévues notamment par la Charte informatique.

Le service informatique de la Société assure la maintenance du matériel et son adaptation. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement le service informatique de la Société ainsi que son supérieur hiérarchique.

Dans ce cas, le télétravail sera suspendu et le salarié devra reprendre le travail dans les locaux de l’entreprise.

En cas de nécessité d’intervention sur les équipements par un intervenant technique, le salarié s’engage à autoriser l’accès à son espace de travail à son domicile.

La visite de cet intervenant doit être préalablement portée à la connaissance du salarié.

Restitution des équipements

L’ensemble des équipements fournis par la Société restent la propriété de cette dernière et sont à ce titre insaisissable.

En cas de rupture du contrat de travail, le matériel sera restitué à la Société EMINENCE sur simple demande, le jour même où il cessera effectivement ses fonctions, pour quelque motif que ce soit, et quelle que soit la partie qui en prend l’initiative.

Cette obligation de restitution s’impose, dans les mêmes conditions, en cas de suspension du contrat de travail, pour quelque cause que ce soit, dès la première demande de la Société.
Prise en charge des frais
Dans l’hypothèse où la mise en place du télétravail serait à la demande de l’employeur, la société prendra en charge les coûts directement engendrés par l’exercice du télétravail sur présentation de justificatifs, à hauteur de 40 €/mois et calculé au prorata temporis en fonction du nombre de jours télé travaillés.
Santé et Sécurité

Conformément aux articles L.4121-1 et suivants du Code du travail, l’employeur prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des télétravailleurs, au même titre que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.
Conformément à l’article L.4122-1 du Code du travail et au même titre que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise, le télétravailleur est tenu de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que celles des autres personnes concernées par son activité de télétravail.
Par ailleurs, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.
Suivi par la médecine du travail :

Les télétravailleurs feront l’objet d’un suivi par la médecine du travail identique à celui des salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.
 Protection du domicile : 

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité et les autorités administratives compétentes peuvent demander à avoir accès au lieu de télétravail. L’accès au domicile est subordonné à une notification à l’intéressé qui doit préalablement donner son accord quel que soit le motif de la visite ou la qualité du « visiteur ».
 Accidents de travail :

Le télétravailleur et l’employeur s’engagent à respecter la procédure de déclaration des accidents du travail prévue par la législation en vigueur et la procédure interne à la Société.
Sécurité des données et confidentialité :

Le télétravailleur est conscient qu’une obligation de confidentialité renforcée pèse sur lui et qu’il se doit de respecter les principes suivants : 

S’assurer que tous les accès aux bases de données de la Société se font à travers un identifiant sécurisé,

S’assurer qu’aucun tiers présent au domicile à partir duquel s’exerce le télétravail, y compris un membre de la famille, ne puisse utiliser l’ordinateur de la Société, ou avoir accès à des documents de la Société ou d’un client. Dans ce cadre, le salarié veille à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il soit le seul utilisateur. En cas de manquement, le salarié s’expose aux sanctions prévues dans la Charte Informatique de la Société. 

Utiliser un bureau à tiroirs fermant à clé si possible, placard ou meuble de classement pour ranger les papiers. Les données, les fichiers, les programmes, le courrier, certaines documentations sont autant d’informations dont la sécurité est essentielle pour la Société, ses salariés et ses clients. Le salarié doit acquérir les comportements de sécurité élémentaires, indispensables à une protection efficace du système d’information de la Société EMINENCE.

Principe d’égalité des salariés 

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits individuels et collectifs que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

Les nouvelles conditions de travail engendrées par le passage en télétravail n’auront aucune incidence en termes de formation, de gestion des carrières, d’entretiens individuels et de politique d’évaluation. Le télétravailleur à domicile bénéficiera des mêmes droits collectifs que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne l’accès aux informations des instances représentatives du personnel et aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l‘accès à la formation.

Il est attendu du télétravailleur qu’il maintienne un niveau de productivité au moins identique à celui attendu lorsqu’il travaille dans les locaux de la Société.

 Durée, entrée en vigueur
Durée de l’accord :
Le présent accord entrera en vigueur à compter de la date de sa signature et s’appliquera pendant une durée déterminée de trois ans. 
Suivi de l’accord 
Afin d’assurer une continuité dans le dialogue social, un bilan quantitatif annuel (nombre de refus, nombre de télétravailleurs) et qualitatif (raisons des refus) sera réalisé et remis au Comité d’entreprise et au CHSCT ou au CSE.
Adaptation et Révision 
Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L2261-7-1 du Code du Travail.
L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision de l’accord en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du Travail.
Formalités de dépôt et de publicité 

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l'accord à l'issue de la procédure de signature.
Le présent accord sera déposé, en deux (2) exemplaires,  sur la plateforme nationale « TéléAccords » du ministère du travail par le représentant légal de la Société.
Un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Nîmes.

Fait à Aimargues, le