ACCORD D’ENTREPRISE POUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE






ENTRE LES SOUSSIGNES


La Mutualité Française Aisne – Nord - Pas De Calais  SSAM, union territoriale mutualiste soumise aux dispositions du Code de la Mutualité, dont le siège social est situé 970-990 Avenue Eugène Avinée, CS 60006, 59373 LOOS, représentée par M…….. en sa qualité de Président, donnant délégation à M. ………., Directeur général, dénommée ci-après « la MFANPDC-SSAM»,


d'une part,

ET


Les organisations syndicales suivantes, représentatives au sein de la Mutualité Française Aisne – Nord - Pas De Calais SSAM :

FO, représentée par ……
CFE-CGC représentée par ……….
CGT, représentée par …………

d'autre part.

Préambule

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique. 

Ce procédé présente à priori de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance. 

De par sa facilité d'utilisation, il serait en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.

ARTICLE I : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de Mutualité Française Aisne Nord Pas de Calais SSAM pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.

ARTICLE II : Modalités de vote - Protocole préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. (Exemple : le nombre de jours, le lieu précis du vote, les heures d’ouverture et de fermeture,…)
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
ARTICLE III : Déroulement des opérations de vote - Accès au vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. 

ARTICLE IV : Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE V : Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE VI : Information et Formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

ARTICLE VII : Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE VIII : Expertise de la solution de vote

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

ARTICLE IX : Durée de l’accord - Dépôt
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.

Article x : Révision de l'accord 

Chaque partie signataire du présent avenant peut demander la révision de tout ou partie selon les modalités définies ci-après :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires et comporter, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la notification de la demande de révision répondant aux conditions de forme et de fond indiquées ci-dessus, les parties engageront une nouvelle négociation.
L'avenant portant révision de l'accord initial et de ses avenants fera l'objet d'un dépôt légal dans les formes indiquées à l'article 17.

Les dispositions de l'avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l'accord initial ou de ses avenants qu'elles modifient, et seront opposables aux signataires du présent accord, ainsi qu'aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date d'effet qui aura été expressément convenue dans l'avenant, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu'à l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l'hypothèse où les négociations d'un nouveau texte n'aboutiraient pas.

Article xi : Dénonciation

L'accord pourra être dénoncé sous réserve de respecter un délai de préavis de 3 mois conformément à l'article L.2261-9 du code du travail.
La partie qui dénonce l'accord doit aussitôt notifier cette décision par lettre recommandée avec demande d'avis de réception aux autres parties ainsi qu’à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence,  de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE).
Depuis le 28/03/2018, tous les accords, quel que soit leur type (accord, désaccord, plan d’action, décision unilatérale) doivent être déposés en ligne sur .

Article xii : Publicité – Dépôt
Un exemplaire du présent accord sera adressé à l'ensemble de ses signataires.
Le présent accord sera par ailleurs adressé à la Direccte via la plateforme de télé procédure dédiée :www.téléaccords.travail-emploi.gouv.fr, applicable depuis le 28 mars 2018.
Un exemplaire sera également déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de Lille.
Pour rappel, l’article 16 de la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels et ses décrets d’application prévoient que tous les accords conclus à partir du 1er septembre 2017 sont rendus publics et versés dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard aisément réutilisable. 
En application de cette nouvelle disposition législative et dans le cadre du dépôt de notre accord, nous transmettrons une version de l’accord déposé en format .docx dans laquelle toutes mentions de noms, prénoms de personnes physiques y compris les paraphes et les signatures sont supprimées (non-visibles). 
Cette version permettra en effet de transmettre la version de l’accord telle quelle et sera rendue publique sur le lien de la direction de l’information légale et administrative.
Cette même loi impose aux entreprises relevant de la branche Mutualité de transmettre à la CPPNI (Commission Paritaire Permanente de Négociation et d’Interprétation), l’intégralité de leurs accords collectifs à compter du 1er janvier 2018 au secrétariat CPPNI de l’ANEM en version électronique (format PDF + Word).
Le présent accord sera accessible à l’ensemble des salariés de l’entreprise via le site intranet de la Mutualité Française Aisne Nord Pas de Calais SSAM.

Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique


A Loos , le 1 Avril 2019

En 7 exemplaires originaux

Pour la Mutualité Française Aisne - Nord - Pas de Calais-SSAM
……..


Pour l’organisation syndicale F.O.  		Pour l’organisation syndicale CFE-CGC                                                                               
………..					…………


Pour l’organisation syndicale CGT                      
………………..