ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
DE LA SOCIETE SOLOCAL MARKETING SERVICES


ENTRE : 

La Société SOLOCAL MARKETING SERVICES, Société anonyme, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 444 212 955, dont le siège social est situé 204, Rond-Point du Pont de Sèvres – 92100 Boulogne-Billancourt, représentée par, en sa qualité de Directeur Général, dûment habilité à l’effet des présentes,

Ci-après dénommée « la Société » ;


D’une part,


ET :

Et les Organisations Syndicales représentatives ci-dessous désignées, prises en la personne de leurs représentants qualifiés : 

Le syndicat CF3C-CFDT, représentée par Madame dûment habilitée,

Ci-après dénommées « les Syndicats » ;

D’autre part,

Ci-après désignés ensemble « les Parties »


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IL A ETE CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT : 





PREAMBULE

Dans le cadre de la mise en place du Comité social et économique qui doit intervenir au plus tard le 18 juin 2022, date de la fin des mandats des représentants du personnel, les Parties sont convenues de l’opportunité de recourir à un système de vote électronique.

Elles ont initié un processus de négociation à cette fin et ont décidé, de mettre en place le dispositif décrit ci-après, garant des principes généraux du droit électoral et respectueux des prescriptions édictées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.


ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

A titre liminaire, il est rappelé que le présent accord a pour seul objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles organisées au sein de la Société Solocal Marketing Services et de définir un cahier des charges à cet effet. 

Il n’a pas vocation à se substituer au protocole d’accord préélectoral prévu par les L. 2314-5 et suivants du Code du travail, lequel fera l’objet d’une négociation ultérieure entre les Parties, aux fins de définir, notamment, le calendrier des opérations électorales, la composition des collèges électoraux, la répartition des sièges à pourvoir, les modalités de constitution des bureaux de vote, etc.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

 1.1 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles des membres de la délégation du comité social et économique au sein de la Société Solocal Marketing Services.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote par internet, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la direction.



1.1.1. Expertise du système de vote proposé par le prestataire

Le prestataire fournira un rapport d’expertise indépendant attestant du respect des prescriptions légales et règlementaires.

Cette expertise est destinée, notamment, à vérifier que le système de vote prévu assure la confidentialité des données transmises, la sécurité de l’adressage des moyens d’identification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Cette expertise permettra également de vérifier que les données relatives aux électeurs inscrits ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés.

L’expertise sera réalisée par un organisme tiers et le rapport d’expertise sera transmis aux organisations syndicales et tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. 


1.2 EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin papier sous enveloppe de confidentialité.


1.3 MODALITES DES ELECTIONS

1.3.1 Etablissement des fichiers

Dans le cadre de la préparation des élections, la direction des ressources Humaines de Solocal Marketing Services établira, à destination du prestataire, un fichier des électeurs constitué à partir des listes électorales, afin que soit délivré à chaque électeur un moyen d’authentification lui permettant :

De s’identifier et de prendre part au vote,
De compléter la liste d’émargement. 


Les données pouvant être enregistrées à l’occasion de ces élections sont les suivantes : matricule, nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, centre de rattachement, adresse postale et/ou email.



1.3.2 Lieux et Temps du Scrutin

Les parties conviennent, pour le premier comme pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera ultérieurement défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant les jours d’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix), en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. 

Par ailleurs, sur chaque site de Solocal Marketing Services, un ordinateur en libre-service sera mis à la disposition des salariés électeurs pour leur permettre d’accéder au site sécurisé des élections. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps consacré à cet effet n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé de l’ouverture à la clôture du scrutin.

1.3.3 Consultation du nombre de votants :

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. 

Pour ce faire, les membres des bureaux de vote auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

1.3.4 Liste d’émargement :

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : matricule, nom et prénom des électeurs ayant voté, centre de rattachement, collège d’appartenance, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible durant le scrutin qu’aux membres du bureau de vote, aux Délégués syndicaux centraux ainsi qu’aux membres de la Direction habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
 
Une copie des listes d’émargement sera remise à chaque Organisations syndicales ayant déposé des listes à l’issue du 1er et du 2e tour.




1.4 BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.


1.5 LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats enregistreront les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, genre, date de naissance, titulaires ou suppléants et, le cas échéant, l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique du nom du logo du syndicat ou du nom de famille de la tête de liste en cas de liste « sans étiquette ».

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. 

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, une profession de foi double feuillet A4 en format pdf par organisation syndicale présentant notamment ses candidats, cette profession de foi devant être adressée par les organisations syndicales à la direction.  
 
Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou profession de foi. Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui sont les suivantes :  les professions de foi devront rester dans la limite raisonnable de 50 Ko à 300 Ko et seront fournies en format PDF sans lien actif hypertexte intégré (ex : site web ou adresse email).

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par la Direction avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. 

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes proposées. 



ARTICLE 2 INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les salariés de cette technique de vote.


2.1. ASSISTANCE AUX ELECTEURS 

Une notice d'information précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera adressée à chaque salarié avant l’ouverture du premier tour de scrutin, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant désigné à cet effet au sein de la Direction. Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

Le RH sera le 1er niveau de contact.  Le second niveau de support sera effectué par les équipes techniques du prestataire. 

En cas de problème de navigateur ou d’accès internet, le support informatique interne devra être contacté. 

En cas de non-réception des codes, les salariés contactent le correspondant RH pour vérifier qu’il est bien sur la liste électorale et le cas échéant en cas d’oubli d’un salarié sur la liste électorale, le correspondant RH informera le prestataire qui l’ajoutera sur la liste électorale. Ses codes lui seront adressés par le prestataire par mail ou par SMS selon son choix. 
Si le salarié a égaré ses codes, il doit d’abord appeler son correspondant RH afin de s’assurer de sa réelle identité sur la liste électorale. Le RH après l’avoir identifié, renseigne un nouveau mail (personnel ou professionnel selon le choix de l’électeur) ou un portable afin que le prestataire lui réédite ses codes par mail ou SMS selon son choix.
 
L’identification du salarié par le RH se fera au moyen du Code postal et le lieu de naissance tels qu’ils ont été déclarés par le salarié lors de l’embauche. 

Les membres du bureau de vote seront également à disposition de tout électeur pour gérer les éventuelles difficultés.



2.2 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour de scrutin, à son domicile, par lettre suivie, un identifiant de vote et un mot de passe, générés de manière aléatoire par le prestataire et dont lui seul aura connaissance.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un mot de passe, le cas échéant, un troisième critère dit de défi/réponse pourra être utilisé pour permettre l’authentification du votant. La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra y accéder.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. 

Le système de vote électronique retenu devra faire apparaitre clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.  La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

2.3 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du code du travail, les données relatives à l’identification des électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne sera hébergée par le prestataire. Le processus de séparation de ces fichiers mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

2.4 MISE EN PLACE D’UNE CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE 

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Le prestataire assurera une surveillance effective 24 heures sur 24 pendant toute la période d’ouverture du scrutin de son système de vote.

En présence des membres du bureau de vote et des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique sera chargée de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé,
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.


En cas de besoin, la cellule d’assistance technique mettra en place le dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.

2.5 OPERATIONS DE DEPOUILLEMENT 

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin, conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes détenues par les membres des bureaux de vote désignés à cet effet. Ces derniers devront actionner publiquement le processus de dépouillement.  

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Après le dépouillement, le Prestataire fournira les résultats par centre de rattachement.

La Direction fournira ensuite les PV CERFA signés ainsi que les listes d’émargement aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats.


ARTICLE 3 CONSERVATION DES DOCUMENTS EN CAS DE CONTENTIEUX 

En cas d’action contentieuse engagée et jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les données seront conservées sous scellés par le prestataire afin que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée.

A l’expiration des délais de recours ou après l’intervention d’une décision de justice devenue définitive, le prestataire devra procéder à la destruction des fichiers, supports manuels ou informatisés, stockant les informations saisies lors de l’organisation du scrutin. 



ARTICLE 4 DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord sera diffusé dans l’entreprise par voie d’affichage sur l’Intranet. Le présent accord est établi en nombre suffisant d’exemplaires pour notification par la Société à l’autre Partie signataire et dépôt auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) de Nanterre et du Greffe du Conseil de prud’hommes de Boulogne Billancourt, dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6, L. 2261-1, D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail.

Conformément à l’article D. 2231-7 du Code du travail, le dépôt du présent accord sera accompagné des pièces suivantes :

une copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d'un avis de réception daté de notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature ;

une version de l’accord publiable sur la base de données nationale.


ARTICLE 5 MODALITES D’ADHESION, DE REVISION ET DE DENONCIATION

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de Solocal Marketing Services, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

Chaque Partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord. Toute demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres Parties signataires. 

Le plus rapidement possible et dans un délai de deux mois maximum à compter de la réception de cette lettre, les Parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion d’un avenant de révision.

L’avenant de révision fera l’objet des mêmes procédures de consultation et de dépôt que le présent accord. 

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des Parties signataires. La dénonciation devra se faire par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des Parties signataires en respectant un délai de préavis de trois mois et devra être déposée auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) de Nanterre ainsi qu’auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne-Billancourt.




En cas de dénonciation, une nouvelle négociation devra s’engager dans les trois mois suivant la date de la dénonciation.



Fait à Boulogne Billancourt, le 22 mars 2022 , en 4 exemplaires.