ACCORD D’ENTREPRISE A DUREE DETERMINEE
SUR LES CONDITIONS ET LES MODALITES
DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE
POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2019









ENTRE :

D’une part,

L’Association AIDES, dont le siège social est situé au 14 rue Scandicci – 93508 PANTIN CEDEX, représentée par M… en sa qualité de Directeur des Ressources Humaines et Militantes, dûment mandaté pour conclure les présentes,

Ci-après désigné « l’Association »,

ET :

D’autre part,

L’Union des Fédérations de l’Action Sociale (UFAS) CGT représentée par M…
La Fédération SUD Santé-Sociaux représentée par M…           


Ci-après désignées les « Syndicats »,

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».





PREAMBULE : 

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés-es, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections de la délégation du personnel au comité social et économique, le vote électronique par Internet. 

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. 

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Association, en permettant notamment :

de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés-es en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

Vérifier l’identité des électeurs-rices,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :




Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés-es de l’Association (ainsi qu’aux éventuels salariés-es mis à disposition de l’Association) appelés à voter aux élections des membres des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.


Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.


Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3.1.                Recours à un Prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux et présentant les garanties nécessaires au regard des recommandations de la CNIL. L’Association a décidé de retenir la Société NEOVOTE dont le siège social est situé au 25, rue Lauriston à Paris (16ème). 

La Société NEOVOTE est spécialisée dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et est à même de réaliser la conception et la mise en place du système de vote électronique respectant les prescriptions réglementaires (articles R.2314-8 et suivants, R.2324-4 et suivants du code du travail, arrêté du 25 avril 2007).

Les choix technologiques du système de vote mis en place par la Société NEOVOTE ont été réalisés dans le but de maximiser l’accessibilité via le plus grand nombre de navigateurs et de systèmes d’exploitation. Dans ce cadre, l’espace de vote ne nécessite aucune installation particulière par l’électeur.

L’espace de vote s’adapte automatiquement aux différences de surface écran et de moyen de navigation (souris, tactile) des ordinateurs pour garantir une expérience utilisateur irréprochable quel que soit l’appareil utilisé.

Le site Internet sécurisé mis à la disposition des électeurs-rices leur permet d’accéder aux fonctions de vote, mais aussi de consulter les informations utiles dans le cadre des scrutins les concernant (note d’information, listes électorales pour le collège qui les concernent, membres des bureaux de vote, listes de candidats pour le collège qui les concernent, professions de foi, taux de participation pour le collège qui les concernent, résultats du vote une fois ceux-ci proclamés…).

La solution de vote proposée par la Société NEOVOTE permet par ailleurs, la création de plusieurs « profils » :

Un profil « gestionnaire des élections » : il est le correspondant principal au sein de l’Association AIDES de la Société NEOVOTE afin d’organiser et faciliter le déroulement de l’ensemble des opérations de vote. Il transfère l’ensemble des données et des documents et intervient directement dans l’élaboration et la mise à jour du « Dossier de vote » jusqu’au lancement des opérations de vote. 
Le « gestionnaire des élections » sera désigné par le Directeur des Ressources Humaines et Militantes, après concertation avec les organisations syndicales signataires du présent accord.

Un profil « membre d’un bureau de vote »: les membres du bureau de vote supervisent l’élection et interviennent aux étapes clés des opérations électorales, notamment lors du dépouillement des urnes électroniques et à la proclamation des résultats.
Les membres du bureau de vote seront désignés dans le protocole d’accord préélectoral.

Un profil « observateur » : afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes se voient attribuer le rôle d’« Observateur» au cours de l’élection. Les observateurs ont accès notamment aux listes électorales de l’ensemble des collèges et scrutins, aux listes de candidats de l’ensemble des collèges et scrutins, professions de foi, dates et horaires du scrutin, taux de participation de l’ensemble des collèges et scrutins, et ce, afin de contrôler le déroulement du processus électoral.
Les observateurs seront désignés dans le protocole d’accord préélectoral.


Article 3.2.                 Etablissement des fichiers

Conformément aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données enregistrées dans le système de vote sont les listes électorales, les fichiers d’électeurs-rices établis à partir des listes électorales, les listes d’émargement, les listes de candidats-es et les listes de résultats.

Les listes électorales, les listes d’émargement et les listes de candidats-es sont transmises par le gestionnaire des élections via une plateforme de transfert de fichiers sécurisés à la Société NEOVOTE qui se chargera de son intégration dans le système.

Les conditions pour être électeur-rice et éligible sont rappelées dans le protocole d’accord préélectoral. Elles s’apprécient à la date du dépouillement du premier tour du scrutin et valent pour l’organisation du premier tour et pour le second tour éventuel.


Article 3.3.              Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs-rices inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs-rices et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur-rice sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers-ères. 

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs-rices et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel de la Société NEOVOTE chargée de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.


Article 3.4.                 Expertise et déclaration auprès de la CNIL 

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. 
En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.
Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. 





Cellule d'assistance technique et sécurité


Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants-es du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants-es du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


Information et formation

L’Association met en œuvre tous les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés-es, de leurs votes par voie électronique. 

En particulier, chaque salarié-e dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.



Déroulement des opérations de vote

Article 6.1. 	Protocole d’accord préélectoral

Les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.


Article 6.2.	Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs-rices auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés-es seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.


Article 6.3.	Caractéristiques du site de vote 

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats-es et des bulletins de vote. 

Les professions de foi des listes de candidats-es seront accessibles sur le site de vote. 

Les logos éventuels des listes de candidats-es seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats-es.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats-es associés-es) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats-es sur la liste sélectionnée.
Article 6.4.	Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur-rice recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :

l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur-rice accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants-es, l’électeur-rice se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur-rice validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs-rices pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée, visée dans les courriers à destinations des salariés-es.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.


Article 6.5.	Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.








La clôture des votes 

Conformément aux dispositions des articles R.2314-18 et R.2324-14 du code du travail, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. 

Le décompte et l’attribution des sièges 

Conformément à l’article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007, le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement distinctes remises préalablement aux membres des bureaux de vote.

Le décompte des voix électroniques apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Les membres du bureau de vote proclament les résultats, éditent les procès-verbaux et les signent.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les délais de recours et la destruction des données 

Conformément aux dispositions des articles R.2314-20 et R.2324-16 du code du travail, la Société NEOVOTE conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. 

A l’expiration de ces délais, la Société NEOVOTE demande à l’Association AIDES l’autorisation de procéder à la destruction des fichiers supports.

En cas d’absence de réponse de l’Association, la destruction des données par la Société NEOVOTE sera effective 1 semaine après la demande d’autorisation envoyée à l’Association. 





      Durée, dépôt et publicité de l’accord

Les dispositions du présent accord entreront en vigueur à compter de sa date de signature pour les opérations électorales liées au prochain processus électoral de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, ayant lieu au sein de l’Association AIDES. 

Le présent accord est à durée déterminée et prendra fin à l’issue du mandat des membres du Comité Social et Economique, soit à compter du 20 juin 2022.

Le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) de BOBIGNY et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de BOBIGNY.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. 
Les salariés-es seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Pantin, le 26 mars 2019
En 4 exemplaires originaux