PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Election des membres du Comité Social et Economique (CSE)

ENTRE
La société AHLSTROM MUNKSJÖ ARCHES SAS, représentée par Monsieur X , Directeur des Ressources Humaines, 
                                                                                                                        D’une part,

ET
Le syndicat CFTC, représenté par Monsieur X, Délégué Syndical,
Le syndicat CGT-FO, représenté par Monsieur X, Délégué Syndical,
Le syndicat CFDT, représenté par Monsieur X,  Délégué Syndical,
Le syndicat CFE-CGC/FIBOPA, représenté par Monsieur X, Délégué Syndical,
Le syndicat CGT, représenté par Monsieur X, Délégué Syndical,
Le syndicat UNSA, représenté par Monsieur X, Représentant Syndical, dûment habilité par son organisation syndicale,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :


Préambule

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection 2019 de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) de la société AHLSTROM MUNKSJO ARCHES SAS.

Article 1 – Effectif – Nombre et répartition des sièges 
L'effectif à prendre en compte pour les élections des membres de la délégation du personnel au CSE, arrêté au 1ER octobre 2019, est de 470,77 « salariés en équivalent temps plein ». 

En conséquence, le nombre de sièges à pourvoir est de 12 titulaires et de 12 suppléants. 


L’effectif se décompose de la manière suivante en « équivalent temps plein », suivant les catégories professionnelles et les collèges électoraux:


Conformément à l’article L. 1111-2 du code du travail, l’effectif ci-dessus prend en compte :
Les CDI en cours, en équivalent temps plein, y compris les salariés dont le contrat de travail est suspendu.
Les contrats à durée déterminée et contrats de travail temporaire, au prorata de la durée de ces contrats au cours des 12 derniers mois, à l’exception de ceux conclus en remplacement d’un salarié absent.
Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure dès lors qu’ils ont une durée de présence d’au moins 1 an dans les locaux de la société.

La répartition des 12 sièges entre les 3 collèges est ainsi convenue :
	. 1er collège : 7 titulaires  -  7 suppléants
             (ouvriers et employés)                

 	. 2ème collège : 3 titulaires  -  3 suppléants
            (techniciens, agents de maîtrise et assimilés cadres)    
	. 3ème collège : 2  titulaires   -  2  suppléants
	  (cadres et ingénieurs)





Article 2 - Dates du scrutin
Les votes pour l’ensemble des collèges se dérouleront aux dates suivantes :
Premier tour :   du   2/12/2019  9 heures au 05/12/2019 à 9 heures 
Second tour : du  17/12/2019  9 heures au 19/12/2019 à 9 heures
Un second tour ne sera organisé que dans le(s) collège(s) où des sièges n’auraient pas été pourvus lors du premier tour (absence de quorum, absence de liste ou liste incomplète…).

Article  3 - Listes électorales
Conformément à la loi, sont électeurs les salariés âgés d’au moins 16 ans, ayant une ancienneté dans l’entreprise d’au moins 3 mois à la date du premier tour de scrutin, qui jouissent de leurs droits civiques et qui ne sont pas représentants de l’employeur.
La Direction établira les listes des électeurs et des éligibles de chaque collège. Ces listes indiqueront les nom, prénom, ancienneté dans l’entreprise et date de naissance de chaque électeur. Ces listes seront affichées au plus tard le 13 novembre 2019 sur sept panneaux (Bâtiment Surfins, AR ¾, Couloir de la Niche, Bureaux administratifs, Château, Atelier production E2P, bureaux administratifs E2P).
Les réclamations au sujet de la liste des électeurs et de la liste des éligibles devront être formulées auprès du Directeur des Ressources Humaines dans les sept jours calendaires qui suivent la publication des listes électorales, soit au plus tard le 20 novembre 2019.
Les listes électorales sont établies en fonction des effectifs présents au moment où elles ont été dressées. Au jour du vote, ne pourront pas voter et ne seront pas pris en compte pour la détermination du quorum, les électeurs qui étaient inscrits à l’origine mais dont la rupture du contrat de travail est devenue effective avant le premier tour.  

Article 4 - Listes de candidats
Conformément à la loi, sont éligibles dans le collège auxquels ils appartiennent les salariés âgés d’au moins 18 ans et ayant au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise à la date fixée pour le premier tour de scrutin. 
Il est rappelé qu’au premier tour, seules peuvent présenter des listes de candidats, les organisations syndicales visées aux articles L.2314-5 du code du travail. 
Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant les titulaires et les suppléants.
Les listes des candidats devront être communiquées pour le 1er tour, au plus tard le 21/11/2019 à 17H pour le premier tour et le 9/12/2019 à 17H pour le 2ème tour.
Cette communication peut se faire soit par lettre recommandée avec AR, la date de réception faisant foi, soit par remise en main propre contre décharge auprès du service des Ressources Humaines, en double exemplaire, l'un de ces exemplaires émargé par la Direction des Ressources Humaines vaudra récépissé de dépôt. La remise en main propre ne sera possible que par une personne habilitée à cet effet par son organisation syndicale.
Si un second tour est nécessaire, la Direction affiche, avec les résultats du premier tour, un appel à candidature indiquant le nombre de siège restant à pourvoir et le(s) collège(s) concerné(s). Cet affichage est effectué le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour. 
Au second tour les candidatures sont libres.
Les listes présentées par les organisations syndicales lors du 1er tour sont considérées comme maintenues pour le second tour sauf si un désistement est notifié à la Direction des Ressources Humaines ou si les organisations syndicales déposent une nouvelle liste avant la date limite.
La Direction affichera les listes déposées, le lendemain de la date limite de ce dépôt sur sept panneaux (Bâtiment Surfins, AR ¾, Couloir de la Niche, Bureaux administratifs, Château, Atelier production E2P, bureaux administratifs E2P).

Article 5 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes
Pour chaque collège, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.
La proportion d’hommes et de femmes par collège est la suivante :
1er collège: 277,91 salariés, dont 14,11% de femmes et 84,89% d’hommes
2ème collège : 133,79 salariés dont  24,50% de femmes et 75,50 % d’hommes
3ème collège : 59,07 salariés dont 25,51% de femmes et 74,49 % d’hommes

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste, si elle est complète, doit comporter :

1er collège: 1 femme et 6 hommes
2ème collège: 1 femme et 2 hommes
3ème collège: 1 femme et 1 homme

Ces règles s’appliquent aux listes de titulaires et de suppléants, pour le premier et le deuxième tour.

Pour chaque collège électoral, il est rappelé que les listes de candidats (titulaires et suppléants) comportant plusieurs candidats doivent être composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Lorsque l’application de cette règle n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi à l’entier :
Supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5
Inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Conformément à ce que prévoit le code du travail :
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste de candidats comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire;
Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Afin d'informer et de sensibiliser les salariés, la direction s'engage à diffuser une note de service à l'ensemble du personnel rappelant la nécessité de parvenir à une représentation équilibrée des femmes et des hommes. Il incombera ainsi aux organisations syndicales qui présenteront des candidats ainsi que le cas échéant aux listes de candidats libres qui se présenteraient au second tour, de tout mettre en œuvre pour parvenir à cette représentation équilibrée.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, et ou de l’alternance, toute personne intéressée pourra demander au juge d’instance l’annulation de l’élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
Article 6 – Campagne électorale
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise : affichage, distribution de tracts, réunion.
Les mandataires chargés du dépôt des listes pourront transmettre au service des ressources humaines, au plus tard à la date limite de dépôt des listes de candidats, les éléments suivants afin qu’ils soient mis en ligne sur le site de vote électronique:
Une profession de foi sous format pdf (taille maximum 500 Ko)
Un logo sous format jpg taille maximum 50 Ko)
Une photo de chaque candidat.

La Direction s’engage par ailleurs à diffuser, via la messagerie interne de l’entreprise, les listes de candidats et les professions de foi. La diffusion se fera le lendemain de la date limite de dépôt des candidatures, par un mail distinct pour chaque organisation syndicale, ou le cas échéant liste de candidat libres en cas de second tour. Les mails seront envoyés dans l’ordre de dépôt des listes au service des ressources humaines.

Article 7 – Composition et mission du Bureau de Vote – Délégués de liste 
Un bureau de vote est mis en place pour chaque collège, il est composé de trois électeurs appartenant obligatoirement au collège concerné :
Un Président : le salarié le plus ancien ou à défaut un salarié volontaire
Deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur, ou à défaut des salariés  volontaires.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales, il s’assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après la clôture du scrutin par son Président et proclame les résultats.	
Un représentant de chaque liste de candidats, électeur, peut assister aux opérations électorales, de même que les candidats et un représentant désigné par la Direction, sous réserve de respecter une stricte neutralité et de n’attenter d’aucune manière à la liberté de vote.
La participation au scrutin, ainsi que la participation au Bureau de Vote et le temps passé par les observateurs (candidats, délégués de liste), n'entraîneront aucune perte de salaire.
Pendant le déroulé des élections, les salariés rencontrant des difficultés pourront joindre par téléphone les membres du bureau de vote dont les coordonnées seront affichées. Le prestataire est seul habilité à intervenir en cas de problème majeur.
Un exemplaire du protocole d’accord préélectoral sera mis à disposition des membres du bureau de vote.
Article 8 - Vote par voie électronique
Pour faciliter le déroulement des élections et favoriser la participation des électeurs au scrutin, la Direction et les partenaires sociaux ont décidé de mettre en place un vote exclusivement par voie électronique dont les modalités sont définies par l’accord d’entreprise signé le 6 novembre 2019 et mis en annexe.


Article 8-1 Mise en place du système de vote

Conformément à cet accord, la société AHLSTROM MUNKSJÖ ARCHES SAS a fait appel à la société  AKG Solutions, ci-après dénommée le prestataire, spécialisée dans le vote par internet, afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges, joint au présent protocole, qui respecte les prescriptions règlementaires prévues par les articles R2314-6 et suivants du code du travail.
La société AKG SOLUTIONS s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.  
Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

Article 8-2 Informations aux salariés

Les électeurs recevront une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Chaque électeur recevra, avant le premier tour, à son domicile par courrier simple, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire, ainsi qu’un mot de passe. L’authentification de l’électeur sera sécurisée par la demande de la date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas d’accès aux pages du serveur réservées au vote. Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe. Le code d’identification et le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Article 8-3 Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote
Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.
Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres des Bureaux de Vote (1 membre du Bureau de Vote de chaque collège électoral) et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats. 





Article 8-4 Déroulement du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, à partir de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à disposition par l’entreprise en salle Beaumarchais (RDC bâtiment Administratif). Les votes pourront se faire de 9 heures à 18 heures sauf le dernier jour de chaque scrutin où le vote sera clos à 9 heures.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre par téléphone ou mail, les membres du Bureau de Vote ou une personne du service des Ressources Humaines afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.
Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.
L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. 

Article 9 – Descellement- Dépouillement
Le dépouillement interviendra le :
05 décembre 2019  à 09 h 00 en salle Ingres (pour le 1er tour)
19 décembre 2019 à 09 h 00 en salle Ingres (pour le 2ème tour) 
A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système par les titulaires de clés pour le descellement.
Le dépouillement est effectué directement sur le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote.
Article  10 – Procès-verbal des élections 

Le Bureau de vote proclame les résultats et rédige et signe un procès-verbal de scrutin pour chacun des collèges électoraux selon les imprimés-modèle définis par l’Administration. Chaque PV doit être signé par tous les membres du Bureau de Vote et doit mentionner la date et l’heure d’ouverture et de clôture du scrutin.
Un exemplaire de tous les PV sera adressé dans les meilleurs délais aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord et/ou présenté des listes de candidats, quel que soit leur score électoral.
Les résultats définitifs des scrutins sont affichés par la direction sur les panneaux dédiés aux élections le premier jour ouvré suivant celui de la proclamation des résultats.
Les procès-verbaux devront être adressés à l’inspection du Travail et déposés au Centre de Traitement des Elections Professionnelles dans les 15 jours suivants la proclamation des résultats.

Article 11 – Durée du mandat

Conformément à la loi, les membres du CSE sont élus pour 4 ans.

Article 12 – Heures de délégation

Le crédit d’heures dont bénéficient les membres titulaires du CSE est fixé par l’article R.2314-1 du code du travail. 
Les modalités de prise, de répartition et de report des heures de délégation sont déterminées par l’accord d’entreprise du 5 septembre 2019 relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE (article 3). 


Article 13 – Affichage
Le présent protocole sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage.

Article 14 - Publicité du protocole préélectoral – Durée de l’accord
Le présent protocole est conclu pour les élections 2019 du Comité Social et Economique. 
Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisants d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires, et il sera déposé auprès de la Direction Départementale du travail et de l’Emploi et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service des ressources humaines.


Fait à Arches, le 8 novembre 2019, en 8 exemplaires originaux


Pour la Direction,  
     




Pour le Syndicat C.G.T, 




Pour le Syndicat CGT-FO, 





Pour le Syndicat CFTC, 





Pour le Syndicat CFE-CGC/FIBOPA, 





Pour le Syndicat CFDT, 





Pour le Syndicat UNSA,