Accord SUr L’ADOPTION 
DU VOTE ELECTRONIQUE




ENTRE LES SOUSSIGNÉS :
La Société INGRAM MICRO SERVICES (anciennement ANOV FRANCE) (ci-après dénommée « La Société »), Société par Actions Simplifiée à associé Unique au capital de 1 771 636 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 534 690 581, dont le siège social est sis 16 rue Joseph Cugnot, BP 90217 60002 Beauvais cedex,
représentée par, en sa qualité de Responsable Ressources Humaines dûment habilitée à l’effet des présentes,
D’une part,
ET :
Les Organisations syndicales représentatives suivantes (ci-après désignées « Les Syndicats ») :
Le syndicat CGT, représenté par, Délégué Syndical Central
Le syndicat FO, représenté par, Déléguée Syndicale Central 
D’autre part,

Ci-après désignées ensemble les « Parties »,



IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :


L’article 54 de la Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel aux Comités d’établissement.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les Parties ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques (ci-après le « CSE ») d’établissement au sein de la société INGRAM MICRO SERVICES.

Les Parties considèrent en effet que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :

de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les Parties conviennent de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Les modalités techniques et fonctionnelles du vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges, seront définies dans le calendrier préélectoral, ou à défaut dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections.


 
CECI EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.


Article 1 - Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles des membres des CSE d’établissement.


Article 2 - Définition et choix du moyen de vote électronique

Les Parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Le vote électronique constitue le seul moyen de vote retenu.

Article 3 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1 Principe du recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et il est décidé que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. 

La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné 
le « Prestataire ») et lui confiera l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral ou à défaut, dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections.


3.2 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.


3.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique». 

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés pourra être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.


3.4 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle comprend deux représentants de la Direction par site, un représentant par organisation syndicale représentative, un représentant désigné par chacune des listes de candidats indépendant (en cas de second tour) et un représentant du Prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;
D’assister les électeurs pendant toute la durée du vote

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


3.5 Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. 

Pour les seules nécessitées des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), la Société sera amenée à transmettre au Prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise.

Le Prestataire s’engage à ce que toutes les données transmises par la Société, notamment les données nominatives, ne puissent être utilisées à d’autres fins que le processus électoral, ni transmises de quelque façon que ce soit à un tiers. 

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL, un mois avant le traitement.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.


3.6 Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié.

Un site de démonstration sera mis à disposition sur internet par le Prestataire 15 jours avant les élections pour que les salariés puissent s’entraîner s’ils le désirent.

De plus, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Elle sera également affichée sur chaque site de l’entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Les représentants du personnel, les membres des bureaux de vote ainsi que les délégués de liste bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.


Article 4 - Déroulement des opérations de vote

4.1 Protocole d’accord préélectoral

Le protocole préélectoral fera référence au présent accord relatif aux modalités d’organisation du vote électronique et mentionnera le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Société.

En l’absence de protocole préélectoral signé à la double majorité, les modalités de mise en œuvre du vote électronique pourront être fixées par les Parties dans les conditions prévues au présent accord.

4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de n’importe quel autre lieu de leur choix en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion sécurisée au site du Prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote. Le détail de ces modalités (localisation, nombre de postes, etc.) sera fixé dans le protocole d’accord préélectoral de l’entreprise ou à défaut, dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral (ou à défaut, dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections), des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. 

Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral, ou à défaut, dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections.


4.3 Communication des listes électorales

La liste des électeurs établie par la Société est transmise au Prestataire retenu qui en assure le traitement pour les intégrer dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste, importée sur le système à la liste électorale, est effectuée sous la responsabilité de la Société.

Les organisations syndicales de l’entreprise seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la CNIL.


4.4 Fichier des candidats

Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Société dans le respect des délais qui seront fixés dans le protocole préélectoral ou à défaut, dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections.

A la réception de ces listes, la Société les transmettra au Prestataire afin qu’il assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Société.

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés, soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Une fonctionnalité, permettant de rayer un ou plusieurs noms, sera intégrée dans le moyen de vote électronique.


4.5 Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement et de poids limité.

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés, soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne pas favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.


4.6 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :

l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés par le Prestataire, 
la date de début et de fin du vote pour le premier et second tour.

Les modalités de remise des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral ou à défaut, dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections, de manière à assurer la confidentialité de ces données.

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de vote.

L’électeur pourra alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site des élections professionnelles dédiées.

Pendant toute la durée du scrutin, l’électeur aura la possibilité de joindre la cellule d’assistance technique par assistance téléphonique afin d’obtenir toutes les informations nécessaires au bon déroulement du vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de
naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, ou à défaut, dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections).


4.7 Déroulement du vote

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

La confirmation du vote fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de télécharger, d’imprimer ou de recevoir par mail.

La confirmation du vote vaut ainsi signature de la liste d’émargement. Cette validation clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.


4.8 Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le Prestataire conserve sous scellés, jusqu’à expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l’entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Cette information sera mise à jour régulièrement.


4.9 Opérations de dépouillement – Procès-verbaux - Résultats

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.

Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l’employeur ou son représentant.

Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le président introduit ses codes sécurisé délivrés par le système et les assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s’effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral ou à défaut, dans le document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenu pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme au modèle CERFA en vigueur.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Le président du bureau de vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et signe.

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.


Article 5 – Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur le lendemain de son dépôt.

Il est conclu pour une durée déterminée pour la durée des élections des membres des CSE d’établissement de la Société INGRAM MICRO SERVICES.

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée par les Parties et une version sur support électronique auprès de la Direccte Hauts de France, et un exemplaire auprès du Conseil de prud’hommes de Beauvais.

Chaque organisation syndicale représentative signataire recevra un exemplaire original du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole d’accord électoral ou à défaut, du document unilatéral fixant les modalités d’organisation des élections par les moyens de communication habituels.


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Fait à Beauvais, le 12 février 2019 en 6 exemplaires originaux, soit un par partie signataire.