Accord BDES 
(Base de Données Economiques et Sociales)

Conclu entre : 

La société Yara France, dont le siège est situé Immeuble OPUS 12, 77 Esplanade du Général de Gaulle, 92 914 Paris La Défense, représentée par ------ -------, HR Manager France, agissant es-qualités, 

et, 

Les délégués syndicaux centraux représentatifs de la Société Yara France 


Préambule

Conformément à l’accord relatif au « droit syndical, au dialogue social et au fonctionnement des institutions représentatives du personnel » signé le 13 mars 2018, dans son paragraphe 3.4, des négociations seront ouvertes portant sur 
l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES (Base de Données Economiques et Sociales) ;
les modalités de fonctionnement de la BDES notamment les droits d’accès et le niveau de mise en place compte tenu de nos différents établissements, son support et ses modalités de consultation et d’utilisation.
Il est à noter qu’une fois la BDES mise en place, elle devient, par défaut, le mode de communication des informations pour les CSE-C. Néanmoins, un envoi papier demeure possible en cas de dysfonctionnement de cette dernière.
1 – Destinataires
1.1 – Destinataires côté représentants du personnel
Ont accès à la BDES
les membres du CSE-C, titulaires et suppléants, ainsi que les représentants syndicaux
les membres des Commissions du CSE-C
De plus, dans un souci de transparence et de partage d’information, les accès seront aussi donnés 
aux délégués syndicaux centraux
aux membres titulaires et suppléants des CSE et CSSCTE locaux
aux délégués syndicaux de site
aux responsables syndicaux
1.2 – Destinataires côté Direction
Les personnes suivantes ont accès à la BDES :
les équipes RH siège et usine
les directeurs d’usine et leur comité de direction
le directeur financier de Yara France 
le directeur général de Yara France
le Président de Yara France
1.3 – Gestion des accès
Les accès sont accordés par la DRH suite aux élections professionnelles. En cas de changement de compositions des instances, les élus devront indiquer à la DRH les nouveaux élus nécessitant d’accéder à la BDES.
Dès la mise en place des accès, un email sera envoyé aux personnes concernées 
en leur précisant
le chemin d’accès et la façon de faire un raccourci pour y accéder facilement
comment faire une « recherche » dans la base
en leur joignant le présent accord
Seuls les salariés des équipes RH et le directeur financier ont accès en mode « écriture » au fichier BDES, toutes les autres personnes ont accès en mode « lecture ».
2 – Support et accessibilité
2.1 Serveur BDES
La BDES est mise à disposition sur un serveur partagé à accès sécurisé. Un accompagnement spécifique sera réalisé par l’informatique interne pour vérifier que les élus peuvent tous y accéder via un raccourci sur leur bureau d’ordinateur.
2.2 Durée
Les « anciennes versions » de BDES, précédant cet accord, seront conservées dans ce même serveur mais clairement identifiées comme telles.
Les nouveaux documents intégrés dans la BDES seront conservés sans limitation de durée.
2.3 Modalités
La BDES sera accessible 24h/24h et 7j/7j sous réserve que le réseau informatique soit accessible.
3 – Structure de la BDES
La BDES sera composée de 4 grands dossiers
3.1 « Archives BDES »
Ce dossier contiendra les versions de BDES antérieures à cet accord
3.2 « CSE-C Yara France »
Ce dossier contiendra les documents qui seront examinés en CSE-C, ordinaire ou extraordinaire.
Aussi, sa structure se fera 
Par année
Puis dans chaque année par date de CSE-C
Et dans chaque date de CSE-C, il y aura 
Un dossier « convocation et ordre du jour »
Un dossier par commission le cas échéant avec les documents associés
Un dossier « documents présentés en séance » (qui contiendra les différentes présentations et rapports d’expertise éventuels). Les documents présentés en séance seront ajoutés au plus tard 5 jours après la réunion.
Un dossier « PV » qui comprendra la version initiale du PV de séance avant modification et approbation 
De plus, un dossier « Composition du CSE-C » et un dossier « PV approuvés » seront ajoutés dans ce dossier « CSE-C Yara France ».
3.3 « NAO »
Ce dossier contiendra tous les documents remis en NAO, que ce soit les données « statistiques » réglementaires ou demandées par les élus ainsi que les présentations de la Direction.
Les documents « statistiques » devront être portés à la connaissance des élus via la BDES au moins 48h avant la réunion. Les présentations de la Direction devront être ajoutées à la BDES au plus tard 5 jours après la tenue de la réunion.  
3.4 « Accords nationaux et autres documents »
Ce dossier renverra au dossier « Accords » accessible pour tous les salariés de Yara France et contenant les accords en cours et autres documents nationaux.

Pour les dossiers CSE-C et NAO, en cas de versions successives de documents, toutes les versions seront conservées en ligne avec une numérotation ad hoc.
Les informations contenues dans la BDES sont soumises au devoir de discrétion des élus. Si jamais une information était confidentielle, elle devrait être indiquée comme telle sur le document avec mention de la période de confidentialité.

4 - Mise à disposition de documents
4.1 Délai pour les CSE-C
Le délai de mise à disposition des documents avant les CSE-C suivra les dispositions légales en la matière.
Comme indiqué dans l’avenant 1 de l’accord droit syndical, « tous les membres du CSE-C seront avertis par mail de la mise à disposition de ces informations dans la BDES. Ces documents seront réputés réceptionnés 48h après l’envoi de cet email, hors week-ends et jours fériés »
Dans l’email d’envoi, les documents ajoutés dans la BDES seront listés. Un accusé de réception lecture/écriture sera ajouté au mail d’envoi.
4.2 Modalités pour les autres documents
Pour les NAO, les PV de CSE-C ou tout autre document ajouté dans la BDES, un email sera envoyé aux membres du CSE-C ou de la négociation NAO pour les avertir de la mise en ligne avec un lien hypertexte vers les documents en question.
5 – Informations complémentaires à la BDES
Il a été convenu que les informations au niveau de la BDES seraient des données au périmètre national ou des données site, en fonction des items.
Néanmoins, certains éléments inclus dans la BDES ne sont pas pertinents à ces échelles. Aussi, les sites devront présenter à l’occasion de réunions de leurs CSE locaux
un bilan social simplifié par site en CSE de fin mai,
un bilan de l’intérim et du travail temporaire par service en CSE de fin mai et fin novembre,
les horaires affichés dans les services, a minima une fois par an au CSE de février et à chaque modification,
les éléments concernant la transformation de l’organisation du travail, a minima à chaque réunion commune CSE et CSSCTE.
– Suivi de l’accord