La Société d’Economie Mixte pour les Evénements Cannois, – La Croisette – CS30051 – 06414 Cannes cedex, Société Anonyme au capital de 2.400.000 € - RC Cannes B 383 150 232, représentée par 

Ci-après désignée « l’Entreprise » ou « la SEMEC »

D’une part,					

 Et

Les organisations syndicales prises en la personne de leurs délégués syndicaux, à savoir (par ordre alphabétique) :
                                                                                            Délégué Syndical UNSA
									                     
D’autre part,



Préambule 
L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales a instauré une instance unique de représentation du personnel, le Comité Social et Economique (CSE). Cette nouvelle instance a vocation à se substituer au Comité d’entreprise (CE), aux délégués du personnel (DP) et au Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Il est rappelé qu’en raison de l’ampleur de ce conséquent remaniement du dialogue social en entreprise et dans l’attente de l’ensemble des décrets d’application gouvernant le fonctionnement de cette nouvelle instance, les mandats des membres des institutions représentatives du personnel ont été prorogés d’une durée d’un an au-delà de leur échéance, par accord collectif en date du 04 juin 2018.

Dès lors, dans le cadre de ces futures élections, afin de faciliter, de sécuriser le processus de vote, d’encourager le taux de participation par une accessibilité accrue aux bureaux de vote pour les salariés et dans le prolongement de la politique de digitalisation engagée par l’entreprise, les partenaires sociaux ont étudié la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles de l’entreprise.

Après avoir analysé plusieurs solutions et échangé avec de nombreux prestataires, les parties signataires ont convenu aux termes de la réunion du 19 avril 2019, de confier à un prestataire extérieur la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

En conséquence, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 - Objet et cadre juridique 

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la SEMEC, dans le cadre des élections professionnelles et d’en fixer les modalités, sous réserve des dispositions du protocole d’accord pré-électoral.
	
Article 2 – Recours à un prestataire extérieur

 La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, tel que défini au sein du Protocole d’Accord Préélectoral. (ci-après dénommée « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral. 

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. 

Conformément à l’article R. 2314-5 du Code du Travail, le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés auprès de la Direction des Ressources Humaines et est consultable sur l’intranet de l’entreprise. 

Article 3 – Modalités d’organisation du vote

3.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail ;
Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

Pour les listes électorales : agents habilités des services du personnel, personnel du prestataire. 
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. 

3.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période. 

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel/courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

Le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique
Les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellé et chiffré par des clés délivrées à cet effet. 

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

3.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentatifs de l’employer désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage et détruire toutes les données du client.
 
3.4 Assistance 

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

3.5 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement. 

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 4. Dispositions finales 
4.1 Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent avenant prend effet dès le lendemain de l’accomplissement des formalités de publicité. 
Il est conclu pour une durée indéterminée. 

4.2 Suivi et révision de l’accord  

Afin d’assurer le suivi du présent accord, une information sur les éventuelles difficultés rencontrées dans sa mise en œuvre sera réalisée par la Direction des Ressources Humaines auprès des organisations syndicales signataires, préalablement au terme des mandats du CSE. En toute hypothèse, une réunion pourra être organisée à la demande d’une partie signataire si elle estime nécessaire de faire évoluer certaines dispositions de l’accord. 















4.3 Révision

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision du présent avenant, selon les modalités suivantes :
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.
Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.   
Les dispositions de l’avenant dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel avenant.
Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’avenant qu’elles modifient et sont opposables à l’entreprise et aux salariés liés par l’avenant, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt.

4.4 Dénonciation

Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, pourra être dénoncé à tout moment par une ou plusieurs parties signataires dans les conditions prévues par la loi (articles L.2261-9 et suivants du Code du travail).

En cas de dénonciation, la durée du préavis est fixée à 3 mois. 

La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception par son auteur aux signataires de l’accord.

Article 5 – Dépôt et publicité 
Le présent accord sera déposé par la Direction, dans les conditions prévues par la loi, auprès de la DIRECCTE PACA (UT des Alpes Maritimes). 

Un exemplaire du présent accord sera déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Cannes.

En application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public (dans une version Word et anonymisée) et versé dans la base de données nationale, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.

Le présent accord sera porté à la connaissance de tous les salariés sur l'intranet.
Un exemplaire sera remis à chaque signataire.

Fait à Cannes, le 24 avril 2019,

En 8 exemplaires originaux