PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Elections 2019



Entre

L’Association PEA dont le siège social est situé 33 Bis avenue Jean Rieux à Toulouse, représentée par Mr [X] en sa qualité de Directeur Général ;
 
d'une part,
et 

Les représentants mandatés par les Organisations syndicales :

Pour la CFDT :  Mr [X]

Pour la CGT : Mme [X]

Pour SOLIDAIRE SUD SANTE SOCIAUX : Mr [X]

d’autre part, 




Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des représentants au Comité Social et Economique (CSE) au sein de l’ensemble des établissements de l’Association PEA.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles, selon les modalités suivantes.

Conformément à la décision unilatérale en date du 27 Mars 2019 la Direction a décidé de recourir à un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT).

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des représentants au CSE aura lieu le 15 mai 2019

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le 05 Juin 2019

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :
de clôture des votes par internet,
du dépouillement électronique,
de la proclamation des résultats.

Les scrutins seront ouverts dès le 13 mai 2019 à 10 heures pour le 1er tour, et le 31 mai 2019 à 10 heures pour le second tour.


ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

2.1 	Nombre d’établissements distincts
Conformément à l’accord d’entreprise signé le 10 Avril 2019, ont été considérés comme établissements distincts pour la mise en place des comités sociaux et économiques :
 La Direction du Milieu Ouvert
 La Direction des services d’hébergement
 La Direction du Médico-Social



2.2 	Nombre de sièges 

L’effectif de référence au jour de l’élection étant de :
Milieu Ouvert		38.75 ETP
Hébergement		117.55 ETP
Médico-Social		63.55 ETP

Le nombre de sièges à pourvoir est de :
Milieu Ouvert		2 Titulaires		2 Suppléants
Hébergement		6 Titulaires		6 Suppléants
Médico-Social		4 Titulaires		4 Suppléants

Il est toutefois convenu de majorer le nombre de sièges octroyés à la Direction du Milieu Ouvert qui sera porté à : 3 titulaires et 3 suppléants.


2.3	Répartition des sièges

Pour les élections, est retenu un collège unique comprenant l’ensemble des catégories professionnelles.

2.4	 Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Conformément à l’article L2314-30 du Code du travail, les listes qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici le nombre d’hommes et de femmes par établissement distinct :
Milieu Ouvert : 16.28 % hommes et 83.72 % femmes pour 3 sièges de titulaires et 3 sièges de suppléants
Hébergement : 24.79 % hommes et 75.21 % femmes pour 6 sièges de titulaires et 6 sièges de suppléants
Médico-social : 25.37 % hommes et 74.63% femmes pour 4 sièges de titulaires et 4 sièges de suppléants

Lorsque l'application de ces dispositions n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :  
1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;  
2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5. »

Les listes de candidats devront être établies en respectant cette proportionnalité.


Elles sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. Ces dispositions s‘appliquent à la liste des titulaires et à la liste des suppléants.

Enfin, si le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les listes électorales sont composées de 50% de femmes et de 50% d’hommes, les organisations syndicales pourront présenter indistinctement un homme ou une femme en plus.

2-5	Crédit d’heures

Le nombre mensuel d’heures de délégation individuel des titulaires est majoré comme suit :

Octroi de 20 heures au lieu de 18 au sein de l’établissement Médico-social
Octroi de 15 heures au lieu de 10 au sein de l’établissement Milieu Ouvert
Octroi de 23 heures au lieu de 21 au sein de l’établissement Hébergement


ARTICLE 3 – Durée ET NOMBRE de mandats

La durée des mandats pour les membres du CSE est de 4 ans.

Par dérogation à l’article L2314-33 du code du travail, les parties ont expressément convenu que le nombre de mandats successifs ne sera pas limité.


ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-15 et suivants du Code du travail.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur et affichée le 17 Avril.

Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes : les noms, prénoms, mention âge supérieur à 18 ans, ancienneté et pour ceux remplissant les conditions d’éligibilité la mention OUI».

Les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat ou d’éligibilité pourront être consultés auprès de la Responsable des Ressources Humaines.

ARTICLE 5 – LISTES DE CANDIDATS ET propagande électorale


Listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de Mme [X], avant le vendredi 26 avril 14 Heures, par lettre recommandée, remise en main propre ou envoi mail contre récépissé.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes.
Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction le 26 avril à 17 heures.

 Listes de candidats au 2nd tour :

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au Jeudi 23 mai 14 heures.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction le 23 mai à 17 heures.

Les listes déposées après les délais ainsi fixés pour le 1er et le second tour ne seront pas acceptées.
En cas de 2nd tour les listes des organisations syndicales présentées au 1er tour seront automatiquement présentées sauf indication contraire.

 Professions de foi et logo :

Chaque syndicat présentant des candidats peut mener une campagne électorale ayant pour objectif de se faire connaître auprès des électeurs et de les informer de leur programme. 

Pour se faire, ils peuvent procéder à l’affichage et la distribution de leur profession de foi.


En outre, au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines : 
Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4),
Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,
jusqu'au  26 Avril 14 heures, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs tracts électoraux jusqu'au 23 Mai 14 heures.

Les parties concernées sont tenues de respecter le format et la taille des fichiers, identiques pour tous, tels qu’arrêtés par le prestataire DOCAPOST et rappelés ci-dessus.


ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE

Conformément à la décision unilatérale en date du 27 Mars 2019, l’élection se tiendra uniquement sous forme électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Le vote pourra être réalisé sur le lieu de travail ou à distance.


ARTICLE 7 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

7.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.


Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

7.2 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

7.3 Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge) communiqué par l’entreprise.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.
Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

7.4 Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur. 

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

7.5 Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.
Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.
Pour les électeurs à distance ou ceux qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé.


7.6 Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

L'information et la formation sont assurées :
pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

7.7 Cellule d’assistance technique 

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.


7.8 Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.


ARTICLE 8 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes : 

Du 13 Mai 10 heures au 15 Mai 16 heures

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du 31 mai 10 heures au 05 juin 16 heures

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote. 

Des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs.

En outre, un poste en libre-service protégé par un isoloir ou dans un bureau réservé à cet effet sera mis à disposition et permettra à tout électeur de voter sur internet le dernier jour du vote. Ces horaires seront déterminés par note de service.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.



ARTICLE 9 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote unique est constitué d'un Président et de deux assesseurs, les deux plus âgés et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle. En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat.

Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de l’association.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de disfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et du Responsable des Ressources Humaines et du Directeur Général. 

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote. 

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.



ARTICLE 10 – DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats.

L’ordre du dépouillement est le suivant 

Etablissement Hébergement, titulaires puis suppléants
Etablissement Médico-Social, titulaires puis suppléants
Etablissement Milieu Ouvert titulaires puis suppléants

Au premier tour, les sièges ne peuvent être attribuées que si le quorum est atteint, c’est-à-dire lorsque le nombre de suffrages valablement exprimés est égal ou supérieur à la moitié des électeurs inscrits.

Les sièges sont attribués selon la méthode du quotient électoral, et si des sièges n’ont pas été attribués, ils sont répartis sur la base de la plus forte moyenne.


ARTICLE 11 – PROCLAMATION

La clôture des opérations électorales se solde par la proclamation orale des résultats par le Président du bureau de vote, et la rédaction du procès-verbal des élections.


ARTICLE 12 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
carence de candidat au premier tour,
quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),
un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.


ARTICLE 13 – DUREE ET PUBLICITE DU PRESENT PROTOCOLE

Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée déterminée, coïncidant avec les élections du CSE de l’année 2019.

Il sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation.


Un exemplaire sera adressé à l’Inspecteur du travail, conformément aux dispositions des articles L. 2314-10 et L. 2324-12 du nouveau Code du travail.

Il sera consultable par l’ensemble du personnel par diffusion mail et affichage.


Fait à Toulouse le 15 Avril 2019
En 5 exemplaires

« Représentant Employeur»	
Mr [X]
Directeur Général


Pour les organisations syndicales
Pour le syndicat CGT- Santé Action Sociale 31
Mme [X]


Pour le syndicat CFDT
Mr [X]


Pour le syndicat Solidaires Sud Santé Sociaux
Mr [X]
Délégué Syndical