ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE



ENTRE LES SOUSSIGNEES


La société …, SAS
Dont le siège social est situé …,

Représentée aux présentes par Madame … agissant en qualité de Responsable Ressources Humaines,

D'UNE PART 

Et 


M. …, Délégué syndical … de l’entreprise, 
Elisant domicile au siège social de la société,

D'AUTRE PART 

Il est conclu le présent accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise, en application de l’article R2314-5 du Code du travail.


PREAMBULE

Les mandats des membres élus au Comité Social et Economique (CSE) de l’entreprise arriveront à échéance le 05 avril 2022. Dès lors, des élections professionnelles seront prochainement organisées au sein de …, dans le cadre du renouvellement périodique de l’instance.

Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, lesdites élections des membres de la délégation du personnel au CSE peuvent avoir lieu par voie électronique. 

Par le présent accord, les parties conviennent donc d'organiser les prochaines élections professionnelles du Comité Social et Economique unique de la société … par voie électronique, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé au présent accord.

Depuis ses dernières élections professionnelles, le site de la … a continué de se développer avec une croissance importante de ses effectifs et une diversification de ses organisations du travail. Ainsi, la mise en place du système de vote électronique permettra, d’une part, l’optimisation de la préparation et une meilleure sécurisation des opérations électorales, d’autre part, une plus grande flexibilité pour les électeurs. 

Ce procédé présente en effet de nombreux avantages pour les salariés, lesquels peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la poste pour ceux qui voteraient par correspondance. 

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et, par conséquent, à encourager le dialogue social. 

Par ailleurs, compte tenu du contexte sanitaire actuel, la voie électronique est apparu , pour les parties à l’accord, comme le canal de vote le plus adapté à la situation, en ce qu’il permet d’ anticiper les absences imprévues qui pourraient résulter du développement de la COVID 19 ou de tout autre évènement aux conséquences similaires à l’avenir, et ainsi à s’assurer de placer tous les électeurs en situation d’exercer leur droit de vote dans les mêmes conditions.

Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

Les parties soussignées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.



IL A DONC ETE CONVENU CE QUI SUIT :


ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION 

Le présent accord est applicable uniquement au sein de l’entité juridique … , conformément à l’accord de périmètre conclu le 30 novembre 2021 et à l’égard des collaborateurs électeurs conformément aux dispositions règlementaires.


ARTICLE 2 - PRINCIPES GENERAUX

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la … pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.


ARTICLE 3 - EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties conviennent que le vote électronique sera la seule modalité de vote possible pour les élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la société …, ce qui exclut de facto le vote par bulletin secret sous enveloppe physique ou par correspondance.


ARTICLE 4 - PRESTATAIRE EN CHARGE DE LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur à l’entreprise, mandaté par la Direction en accord avec le délégué syndical.

Suite à un appel d'offres, la Direction a retenu, pour les élections qui auront lieu en 2022, la société GEDIVOTE, dont le siège social est situé au , pour la mise en œuvre du vote électronique. 

La Direction pourra librement lancer un nouvel appel d’offre lors d’un prochain cycle électoral.

Le prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). 

Le cahier des charges du prestataire GEDIVOTE est annexé au présent accord.



ARTICLE 5 - EXPERTISE DE LA SOLUTION DE VOTE 

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à attester de la conformité de la solution avec les prescriptions légales et recommandations de la CNIL.
Le rapport de l'expert désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

ARTICLE 6 - MODALITES DE VOTE – PROTOCOLE PREELECTORAL 

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement aux élections. Les parties discuteront notamment, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera en outre la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.


ARTICLE 7 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE – ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE

Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (ordinateur, smartphone, tablette…).

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. 


ARTICLE 8 - SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES 

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera ainsi crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’identification des électeurs.

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, les membres du bureau de vote pourront consulter en temps réel, sur un site sécurisé, le taux de participation. 

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007 organisant le vote électronique.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être réalisée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront toutefois conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, en cas d’action contentieuse, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.


ARTICLE 9 - SECURITE 

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et de l’Organisations Syndicale ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et de l’Organisations Syndicale, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.


ARTICLE 10 - INFORMATION ET FORMATION 

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’ensemble des collaborateurs. 

La Direction remettra dès lors à chaque salarié une note explicative détaillée précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote. Cette notice d’informations relative au déroulement des opérations électorales sera communiquée aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin pour garantir la meilleure prise en main possible de l’outil par les votants.

En outre, les délégués de liste et membres du bureau bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation pourra se dérouler concomitamment aux phases de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précéderont  l’ouverture du vote.


ARTICLE 11 - GESTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL ET RGPD 

Le prestataire retenu garantit que le dispositif de vote électronique proposé respecte les exigences du Règlement Général sur la Protection des Données. A ce titre, la Direction en informe l’organisation syndicale représentative des salariés inclus dans le périmètre de l'accord.

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. Dès lors le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement européen n°2016/679 et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978. 

Le prestataire prendra dès lors toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.


ARTICLE 12 - DATE D’EFFET ET DUREE D’APPLICATION DE L’ACCORD 

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. 
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.


ARTICLE 13 - REVISION ET DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, par l’une ou l’autre des parties, dans les conditions légales et règlementaires en vigueur. 

Il pourra par ailleurs être dénoncé, ainsi que ses avenants éventuels, par l’une ou l’autre des parties, dans les conditions prévues à l’article L2222-6 du Code du travail, moyennant le respect d’un préavis de trois mois.


ARTICLE 14 - DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Le présent accord sera tenu à disposition de l’ensemble du personnel dans les locaux de la société.

Fait à  …,
Le 17 janvier 2022,

En 3 exemplaires


Pour …		Pour  …
Mme …, Responsable RH		M. …, Délégué syndical