Accord d’entreprise sur le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au 
Conseil d’Administration de la Caf de l’Eure


Entre les soussigné(e)s ;

La Caf de l’Eure, représentée par Madame XXX, Directrice, dûment mandatée à cet effet,


D’une part,

Et

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la Caf de l’Eure, représentées par :

XXX, en qualité de Déléguée Syndicale de la CFDT,
XXX, en qualité de Déléguée Syndicale de la CGT,
XXX, en qualité de Délégué Syndical de la CGT-FO,
XXX, en qualité de Délégué Syndical du SNFOCOS

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit.


PRÉAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’administration, de favoriser la participation des salariés et de renforcer la fiabilité des résultats, les parties signataires du présent accord ont étudié la modalité proposée par le décret 2017-1535 du 3 novembre 2017 qui ouvre la possibilité pour les organismes de sécurité sociale de recourir au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration.

Le présent accord a pour objet de formaliser la décision prise par les parties signataires de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.


ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés appelés à voter aux élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.


ARTICLE 2 : MODALITÉS D’ORGANISATION DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

2.1 – VOTE PAR INTERNET

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf de l’Eure.

2.2 – CHOIX D’UN PRESTATAIRE EXTÉRIEUR

Compte-tenu de la technicité qu’il est nécesaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent que les élections seront organisées par un « prestataire » retenu pour ce faire par la Direction.

Le système de vote électronique devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin.

2.3 - MODALITÉS DES ÉLECTIONS

Établissement du fichier des électeurs

À des fins de préparation de l’élection, le service Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Le fichier susmentionné enregistre notamment les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Institution, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale et courriel professionnel.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Lieux et temps du scrutin

Afin de faciliter le vote de l’ensemble des salariés, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral qui prévoit également les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal permettant l’accès Internet (quel que soit le lieu) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin si le système d’information le permet. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel si possible.

Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres du service Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.


2.4 - BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

2.5 - LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées dans l'ordre établi par les organisations syndicales.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.


ARTICLE 3 : INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

Assistance aux électeurs
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service des Ressources Humaines. Un numéro de téléphone gratuit sera mis à disposition par le prestataire pendant le scrutin.

3.1 - MODALITÉS D’ACCÈS AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire, par courrier simple à son domicile et/ou par courriel dans des conditions visant à sécuriser le vote et fiabiliser les élections.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote, de la date de naissance et d’un mot de passe. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

3.2 - 	GARANTIE DE CONFIDENTIALITÉ DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNÉES 	PENDANT LA DURÉE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.


ARTICLE 4 : DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration.


ARTICLE 5 : DÉPOT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD

Le présent accord et son annexe sera déposé en deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) d’Evreux dont une version électronique, et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.

Ils seront également transmis :
à la Direction de la Sécurité Sociale
à l’antenne de la Mission Nationale de Contrôle de Rennes
à la Caisse Nationale des Allocations Familiales

Cet accord sera également communiqué aux délégués du personnel ainsi qu’au comité d’entreprise pour information.

Fait à Evreux, le 6 décembre 2017,


Pour la Caf de l’Eure,

Madame XXX, Directrice de la Caf de l’Eure



Pour les Organisations Syndicales,


CFDT, représentée par XXX



CGT, représentée par XXX



CGT - FO, représentée par XXX



SNFOCOS, représenté par XXX






ANNEXE : CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE
CONTEXTE
La Caf de l’Eure, organisme privé exerçant une mission de service public, va procéder aux élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration. 
Objectif du dispositif : 
-Faciliter le vote des personnels itinérants et donc accroître la participation, 
-Simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement, 
-Maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération. 
Calendrier : 
Les résultats devront être proclamés avant l’installation du nouveau conseil d’administration qui est prévue le 22 janvier 2018. 
PRÉAMBULE :
Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, les articles L.2314-21 et L.2314-19 du code du travail prévoient la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance. 
Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007 – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote et les aléas pouvant survenir lors de vote par correspondance.
Le principe d’un vote électronique pour l’organisation des élections a été retenu par la direction de l’entreprise et les organisations syndicales comme le permet le décret 2017-1535 du 3 novembre 2017. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Ce cahier des charges précise les exigences de la Caf de l’Eure pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration. 
Le cahier des charges du prestataire retenu sera annexé au protocole d’accord préélectoral.
Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :
La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique, 
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.
La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

EXPRESSION DU BESOIN
Modalités de forme :
Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises au service des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Les listes sont présentées sur une seule et même page. 
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fonds :
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par la Caf en concertation avec les organisations syndicales sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :
- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,
- les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2324-4 à R.2324-17 du code du travail.
- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Chaque prestataire veillera dans sa réponse à reprendre ces mêmes articles et recommandations de mise en œuvre permettant leur strict respect.
En particulier, on notera :
- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur les ordinateurs des salariés) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet,
- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification (transmission par voie postal et/ou mail), émargement, enregistrement et dépouillement des votes,
- La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote,
- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi,
- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…),
- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue,


- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin,
- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne,
- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL,
- La mise en place d’une cellule d’assistance technique (en liaison avec l’équipe informatique de la Caf de l’Eure veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système),
- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques 
- La formation des Délégués Syndicaux et des membres du bureau de vote,
- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement),
- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession, 
- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin,
- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels,
- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.
- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote.
- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques,
- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral,
- Moyens d’authentification : chaque électeur recevra en amont du scrutin, à son domicile par courrier simple et/ou par courriel, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe dans des conditions visant à sécuriser le vote et fiabiliser les élections. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. 
- L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi que sa date de naissance. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote, 
Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.
Chaque prestataire veillera dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.


CONTEXTE JURIDIQUE :
Les obligations de l’employeur liées à la mise en place d’un système de vote électronique sont notamment les suivantes :
Signature d’un protocole d’accord préélectoral 
Formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL, suivies d’une information auprès des organisations syndicales
Mise à disposition des salariés d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales


Conditions relatives aux prestations intellectuelles :
La Caf de l’Eure confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.
La description de la mission ainsi que les conditions financière seront détaillées dans le contrat que les parties signeront ultérieurement et qui reprendra l’intégralité des présentes conditions.
Le prestataire devra remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant scrutin.
Il devra également assurer l’originalité des Livrables qui seront remis à la Caf de l’Eure dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire devra assurer fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assurer de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.
Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral, tel que fixé par protocole d’accord préélectoral.

Assurance :
Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :
Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.
Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir à son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.
Toute sortie de document appartenant à la Caf de l’Eure devra faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite. Cette obligation demeurera cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.