Entre d’une part,

-	La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de Lot-et-Garonne, représentée par la
Directrice -,
-
Et d’autre part,

-	Les organisations syndicales soussignées, Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 :  périmètre  de  l’avenant 

Comme suite à l’accord NTIC du 21 décembre 2010 et ainsi qu’il est indiqué dans son préambule, « un avenant sera signé avec le CE et le CHSCT afin de fixer les modalités pratiques de fonctionnement pour ces deux instances ».

Cet avenant concerne uniquement le Comité d’Entreprise (CE).



Article 2 : finalités de l’Intranet CE

Les finalités de l’Intranet CE sont les suivantes :

Les élus du Comité d’Entreprise ont besoin de diffuser les actualités liées à leur
mission et touchant l’ensemble du personnel.

Le Comité d’Entreprise communique aujourd’hui sur les activités et les comptes- rendus avec les agents, par le biais de documents papier imprimés distribués sur les bureaux. Ce système est coûteux puisqu’il suppose un temps de réalisation de la communication, mais aussi un temps et un coût d’impression, puis un temps de diffusion non négligeable imputé sur les crédits temps des mandats.

D’autre part, la modernisation du mode de diffusion représente un bénéfice pour l’image  du  CE,  en  phase  avec  les  évolutions  des  attentes  des  agents :  une communication en ligne, mieux présentée, une économie de papier, une rapidité et une facilité d’accès à l’information, même a posteriori.

Pour rationaliser et optimiser la diffusion des informations, la création d’un espac e dédié à la communication du CE, à l’image de l’Espace Syndical, est envisagée.

Cet  espace  de  communication  doit  permettre aux  élus  du  CE  de  diffuser  des
articles ou des documents classés par commissions, agrémentés d’images.

Cet espace de communication n’empêche pas les élus du CE de diffuser en papier tout document à leur convenance, dans les mêmes modalités qu’aujourd’hui.

Ces  documents bureautiques doivent  pouvoir être  proposés  au téléchargement
(compte-rendu en PDF par exemple, ou formulaires de participation aux activités).

La mise en ligne de nouveaux articles doit pouvoir faire l’objet d’une alerte email à l’ensemble des agents.

Toutes ces tâches doivent être accomplies dans le cadre des heures attribuées aux élus pour l’accomplissement de leur mission, et doivent être limitées aux matériels mis à disposition dans le local dédié au CE.

La Direction s’engage à mettre à disposition tout matériel nécessaire à l’accomplissement des missions du CE.

Dans cette première approche, le projet se limite strictement à la création d’un espace de diffusion d’articles illustrés, classés par commissions, afin de faciliter les recherches.

Dans un second temps, des services complémentaires pourront être offerts mais
feront l’objet d’un autre projet.

Le site doit être accessible depuis l’Intranet, via un onglet similaire à « Espace
Syndical ».

Une interface de consultation doit proposer :
	Les informations pérennes du CE,
	Les actualités, des plus récentes aux plus anciennes,


Les actualités doivent comporter :
	Un titre, un chapeau,
	Du contenu texte et des images,
	Un ou des documents à télécharger (notamment formulaires d’inscription).


Tout ceci doit pouvoir être consulté par les agents de la CPAM.

Une interface de rédaction doit permettre :

-	De  préparer  et  saisir  les  informations  qui  nécessiteront  la  validation  d’un
administrateur avant diffusion.



Une interface d’administration doit comprendre :

	La possibilité de créer/modifier une commission,
	De  créer/modifier  une  actualité et  toutes les  informations liées  (titre, chapeau, contenu, images, documents),
	De diffuser par email une alerte sur la nouvelle actualité (envoyée sur «Boîtes
Déclarées»), comprenant titre, chapeau, et lien vers le site pour consultation,
	De consulter les statistiques de lecture de l’actualité.



Article 3 : modalités pratiques

a)  Matériel mis à disposition

L’organisme met à disposition du CE, dans le local qui lui est affecté :
	Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme,
	Une imprimante bureautique, noir et blanc,
	Un pack office bureautique,
	Un système d’exploitation graphique,
	L’intranet,
	Internet,
	Un dispositif d’antivirus.

Le  matériel  reste  la  propriété  de  l’organisme.  Il  est  interdit  d’utiliser  d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné par la Direction, après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause, avec les systèmes de l’organisme.

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont pris en charge par la CPAM de Lot-et-Garonne, dans le cadre d’un budget (annuel, semestriel…). Toute dépense en sus est à la charge du CE.


Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité du CE utilisateur, qui doit apporter la plus grande attention à leurs conditions d’utilisation et à leur conservation.

b)  Règles de maintenance

Le CE sera soumis, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à
l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes…).

En cas d’incident, le CE bénéficiera, comme  l’ensemble des utilisateurs, de la
maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.



Article 4 :  administration  de  l ’intranet  CE 



L’accès  aux  deux  niveaux  d’interface,  de  rédaction  et  d’administration,  sera
déterminé par des habilitations Access Master attachées à l’agent.

La liste des personnes ayant accès à l’une ou l’autre de ces fonctions est fournie et actualisée par le secrétaire du CE et validée par la Direction.
Les articles postés sur l’Intranet CE sont sous la responsabilité du secrétaire du CE. En cas d’absence du secrétaire du CE, une deuxième personne sera désignée par le
secrétaire du CE, et son nom sera communiqué à la Direction.

Les membres du Comité d’Entreprise s’engagent, dans leur utilisation du site Intranet
CE, à respecter :
	Les dispositions prévues dans le protocole NTIC du 21 décembre 2010,
	Ainsi que les dispositions prévues dans la Charte Informatique de l’Assurance
Maladie.

Les demandes d’évolution du site intranet CE seront à faire à la Direction par le secrétaire du CE. La Direction étudiera la faisabilité technique et fonctionnelle des évolutions demandées, au regard également des impératifs de service du service informatique.

Il est rappelé, qu’en vertu de l’article L.2323-8 du code du travail, les membres du comité d'entreprise sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la Base de Données Economiques et Sociales (BDES) revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. La mention « confidentiel » portée sur les documents insérés par la direction dans la Base de Données, signifiera cette obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans le document.

Par ailleurs, et quelle que soit la mention portée sur le document, il est rappelé que son éventuelle diffusion n’est autorisée que dans le périmètre de la Caisse et que les personnes ayant accès à la Base de Données ne sont pas autorisées à une diffusion plus élargie, sans autorisation préalable de l’auteur du document, sauf au profit d’une autorité habilitée à recevoir ces informations.

Il ne sera plus accepté d’envoi par «boîtes déclarées», en-dehors des fonctionnalités du site Intranet, de la part du Comité d’Entreprise, sauf en cas de pannes ou d’événements exceptionnels empêchant l’utilisation des fonctionnalités de l’Intranet, après accord de la Direction.

Article 5 : dispositions générales

a)  Durée de l’avenant

Le présent avenant est conclu pour une durée d’un an, à compter de la date de la
signature.

b)  Prolongation de l’avenant

Au cours de la 1ère année :
Les  parties  contractantes  conviennent  de  se  retrouver,  avant  le  terme  du  1 er semestre suivant l’entrée en vigueur du présent avenant, afin de se livrer à une 1ère évaluation.



Au-delà de la 1ère année :
Le présent avenant sera reconduit tacitement sauf demande expresse de l’une des
parties signataires, pour un examen une fois par an.


Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la
Sécurité Sociale.


c)  Non-respect de l’avenant

En cas de non-respect du présent avenant, l’organisme adresse au CE, dans un
premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, une réunion est alors tenue entre les
signataires de l’avenant, en vue de régler le différend.

En  cas  de  non-respect  persistant  de  l’avenant  ou  des  dispositions  légales  en vigueur en matière d’affichage, l’employeur se réserve le droit de saisir la justice pour obtenir la suppression de la messagerie et/ou la suppression de l’affichage irrégulier.

d)  Publicité de l’avenant

Conformément aux mesures légales de publicité, le présent avenant au protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt en deux exemplaires à la DIRECCTE, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, et un exemplaire au secrétariat-greffe des prud’hommes à Agen.

Une copie sera remise au CE. e)  Information du personnel
Le présent avenant sera affiché au panneau d’affichage de la Direction, pour l’ensemble du personnel et disponible sur l’Intranet.

Siège de la CPAM