PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL
 POUR LES ELECTIONS DES ADMINISTRATEURS SALARIES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE SOCODEI




Entre :

SOCODEI dont le siège social est situé à CODOLET, chemin départemental 138, 30200 BAGNOLS-SUR-CEZE, représentée par , agissant en qualité de Directeur Général
Et
Les Organisations Syndicales soussignées prises en la personne de leurs représentants respectifs dûment mandatés.

Il est convenu ce qui suit :	
	
Préambule

Le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation de l’élection des administrateurs salariés au conseil d’administration de SOCODEI. 
Les élections sont organisées dans le cadre des dispositions légales en vigueur selon les modalités suivantes : 


Article 1- Nombre et répartition des sièges

L'effectif à prendre en compte étant inférieur à 1000 salariés, 2 sièges sont à pourvoir (Article 7-I de l’ordonnance du 20 août 2014).

Deux collèges électoraux sont constitués : 
Le collège « Cadres » : composé des salariés du niveau PI à P III. 
Le collège « Autres salariés » : composé des salariés ayant la classification d’ouvrier ou d’administratif/technicien ou d’agent de maîtrise.

En vertu de l’article 16 de la loi du 26 juillet 1983, un siège est réservé au collège des cadres. 


Article 2 - Date de scrutin

Le scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges du jeudi 23 mai 2019, 9h00 au mardi 28 mai 2019, 14h00. Il n’y a qu’un seul tour.

Le scrutin se déroulera par vote électronique en vertu de l’accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des administrateurs salariés au conseil d’administration de SOCODEI.


Article 3 - Listes électorales

Les listes électorales seront établies par la Direction pour chaque collège et seront affichées sur les panneaux réservés aux communications de la Direction et accessibles via l’intranet le 10 avril 2019.
Les réclamations relatives aux inscriptions doivent être adressées au plus tard le 18 avril 2019.


Article 4 - Listes des candidats

Article 4-1 - Conditions d’éligibilité

Sont éligibles au Conseil d'Administration les personnes répondant aux conditions suivantes :
être électeur ;
être âgé de dix-huit ans accomplis ;
travailler au sein de la SOCODEI au jour du scrutin et y avoir travaillé pendant une durée d'au moins deux ans au cours des 5 dernières années
ne pas détenir un autre mandat de représentation des intérêts du personnel à l’intérieur de l’entreprise (notamment DS, membres du CSE…) en vertu de l’article 23 de la loi du 26 juillet 1983

Article 4-2 – Dépôt

La date limite de dépôt de candidatures est fixée au 19 avril 2019 à 12 heures. 
Ce dépôt doit être effectué par un mandataire de liste ayant la qualité d’électeur contre récépissé auprès du service ressources humaines en direct ou par mail.
Une seule liste doit être déposée pour les deux collèges « Cadres » et « Autres salariés ».

Article 4-3 - Validité

Pour être valable la liste doit comporter : 
un intitulé ainsi que les noms et prénoms des candidats qui ne peuvent être inscrits que sur une liste
Nota : en vertu de l’Article 17 de la loi du 26 juillet 1983 (Modifié par Loi n°2015-990 du 6 août 2015 - art. 178, les listes doivent « être  composées alternativement d'un candidat de chaque sexe sans que, sur chacune des listes, l'écart entre le nombre des candidats de chaque sexe ne puisse être supérieur à un (1). Cependant, conformément à l'article 6 II de la loi n° 2011-103 du 27 janvier 2011, ces dispositions sont applicable au conseil d'administration ou de surveillance des établissements publics et des entreprises visés aux articles 5 et 6 de la loi n° 83-675 du 26 juillet 1983 relative à la démocratisation du secteur public à compter de leur deuxième renouvellement suivant la publication de la présente loi. Ces dispositions ne sont donc pas applicables aux présentes élections. Cependant, les parties signataires du présent  accord conviennent  de faire tout leur possible pour essayer d’appliquer cette mesure. 
un nombre de candidats égal à une fois et demie le nombre de sièges à pourvoir arrondis au nombre supérieur en cas de nombre de sièges à pourvoir impair soit 4 candidats, (articles 18 du décret du 26 décembre 1983). Les listes incomplètes sont interdites
la signature : 
d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives sur le plan national (la signature des délégués syndicaux de l’entreprise sera suffisante pour les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise alors qu’un cachet de l’organisation syndicale non représentative au niveau de l’entreprise mais sur le plan national sera nécessaire). 
ou
de membres du CSE, titulaires ou suppléants, exerçant ces fonctions ou ayant exercé celles-ci lors du précédent exercice, travaillant dans l’entreprise ou l’une de ses filiales et élus par le corps électoral habilité à désigner les représentants des salariés. Le nombre de signature doit être ≥ à 10% du nombre actuel d’élus (titulaires et suppléants) à cette instance (soit 2 signatures.
les annexes suivantes :
les propositions d’orientation pour l’administration qui devront être rédigées sur 2 pages maximum, recto-verso (soit un total de 4 faces), de taille 210mm x 297mm et au format informatique PDF, pour un fichier n’excédant pas 2 Mo ;
le document comportant la ou les signatures recueillies par la liste
la procuration écrite du mandataire, signée de chaque candidat figurant sur la liste
les déclarations individuelles de chacun des candidats signées par le candidat et indiquant : les noms, prénoms, date et lieu de naissance, domicile du candidat et ainsi que la liste électorale sur laquelle il est inscrit.

Article 4-3 - Affichage 
La liste des candidats ainsi que les propositions d’orientation seront affichées le 19 avril 2019 sur les panneaux réservés aux communications et via l’intranet.


Article 5 - Campagne électorale

La campagne électorale débutera le 9 mai 2019.
Les moyens d’information à la disposition des listes de candidats sont : 
L’affichage, la distribution de bulletins ou de tracts à l’intérieur de l’entreprise
La mise à disposition de panneaux d’affichage par la Direction pour chaque liste de candidats.


Article 6 - Vote électronique

Le recours au vote électronique est effectué dans le cadre de l’accord d’Entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique signé par SOCODEI et les organisations syndicales.

Le prestataire retenu par SOCODEI pour l’organisation des élections est l’entreprise VOXALY-DOCAPOSTE. 

Pendant l’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections.

Article 7 - Matériel de vote (procédure dématérialisée)

Le matériel de vote sera envoyé par email à tous les électeurs, le 23 mai 2019 à partir de 8h30 (ouverture du vote à 9h00).

Chaque email contiendra notamment : 
Une invitation à voter ;
Un identifiant unique propre à l’électeur ;
Un lien internet vers le site de vote ;
Un lien vers une notice d’aide au vote.

L’électeur est invité à cliquer sur son lien pour générer en ligne son mot de passe après identification de sa part sur la base d’informations personnelles à même de sécuriser cette authentification : 
Identifiant communiqué
Code postal d’habitation
Clé du numéro de sécurité sociale

L’identifiant unique de l’électeur, complété de son mot de passe personnel lui permettent de s’authentifier sur le dispositif de vote.

En cas de perte de l’identifiant (ou de non réception) et/ou du mot de passe, l’électeur pourra directement se rendre sur le site de vote et demander au choix :
le renvoi de son identifiant par email ou par sms
la (re-)création de son mot de passe (à partir de son identifiant) et selon la procédure décrite ci-dessus.

Article 8 - Déroulement du vote

La connexion a lieu à l’aide d’un navigateur internet, à l’adresse suivante, communiquée par email aux électeurs : 

socodei.votes.voxaly.com

Le déroulement est le suivant : 
L’électeur pourra accéder 24 heures sur 24 au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet
Après authentification sur le site de vote le service affiche les listes de candidats par ordre alphabétique 
L’électeur peut :
Choisir une liste complète
Raturer des candidats d’une liste
Voter blanc
Le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier
L’électeur confirme son vote en saisissant sa date de naissance
Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
Tout vote validé par l’électeur est définitif.

Article 9 - Assistance électeur

Durant la période de vote, un service d’assistance est mis en place et se tient à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques.

L’assistance téléphonique apporte une aide technique en cas de difficultés remontées de la part de l’électeur. Elle permet également de communiquer la procédure à suivre en cas de perte ou de non réception des codes d’accès.

A des fins d’authentification et pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOSTE un fichier reprenant entre autres, les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de sécurité sociale (2 derniers chiffres) de chaque électeur.

Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.

Article  10 - Bureau de vote

Un seul bureau de vote sera mis en place.
La composition du bureau de vote sera déterminée avec les mandataires de liste (article 33 décret 26 décembre 1983).

Le bureau de vote devra effectivement être constitué le 07 mai 2019.
Le bureau de vote sera assisté dans toutes ses opérations, notamment pour le dépouillement du scrutin, par un assistant désigné par la Direction. Si le bureau doit prendre une décision, cet assistant aura simplement voix consultative.
Le bureau de vote s’assure de la régularité du scrutin. Il est présent lors de l’ouverture (il vérifie que les urnes sont vides et constate l’ouverture effective du site de vote) et lors de la clôture (constat de la fermeture du site de vote et dépouillement).

En outre, chaque liste de candidat pourra être représentée par un délégué dans chaque bureau de vote. Celui-ci est habilité à contrôler toutes les opérations de vote, de dépouillement des bulletins. Le délégué doit avoir la qualité d’électeur. Ce délégué peut exiger l’inscription au procès-verbal de toutes observations, protestations ou contestations sur ces opérations, soit avant la proclamation des résultats soit immédiatement après.

Ce délégué de liste devra être désigné par le mandataire de liste auprès du service ressources humaines avant le 7 mai 2019.
Cette désignation sera faite par un mail indiquant : la liste concernée, le nom et prénom du délégué.




Article 11 - Dépouillement

Le bureau de vote est seul compétent pour procéder au dépouillement. 
Pour cela, chaque membre dispose d’une phrase secrète strictement personnelle, qu’il aura préalablement créée lors d’une formation effectuée par le prestataire de vote électronique.

Le dépouillement ne peut être lancé que par la saisie d’au moins deux phrases sur les trois créées.

Le processus de dépouillement est le suivant :
Saisie des phrases secrètes par les membres du bureau de vote
Déchiffrement des suffrages par le système
Calcul automatique des résultats par le système
Téléchargement des listes d’émargements, des procès-verbaux, des suffrages chiffrés
Impression et signature des procès-verbaux par les membres du bureau de vote
Proclamation des résultats


Le procès-verbal doit indiquer notamment : 
le nombre des électeurs inscrits
le nombre des votants
le nombre de suffrages valablement exprimés,
le nombre de suffrages recueillis par chaque liste
toutes les réclamations éventuelles des électeurs ou des délégués de liste, et les décisions motivées prises par le bureau.

Ce procès-verbal est établi en trois exemplaires originaux dont deux seront transmis à l’Inspecteur du Travail.
Des copies pourront être distribuées aux délégués de liste en faisant la demande.

Article 11 - Durée des mandats

Le mandat des représentants administrateurs salariés élus à l’occasion du scrutin du 28 mai 2019 est de cinq ans.

				
Fait à Codolet, le 9 avril 2019