ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE
DU VOTE ÉLECTRONIQUE



Entre :
La Société Anonyme DEPOTS PETROLIERS DE FOS, société, dont le siège est situé Z.I. secteur 81, Audience 818, à FOS SUR MER (13270), inscrite au RCS de Salon sous le numéro B 637 180 886 représentée par :
Monsieur , agissant en qualité de Président Directeur Général,
Et
Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société Anonyme DEPOTS PETROLIERS DE FOS :
Le syndicat CFTC représenté par son Délégué Syndical : 
Le syndicat CGT représenté par son Délégué Syndical : 


Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet la mise en place du vote électronique (vote par internet) pour les élections du Comité Economique et Social.


Modalité de mise en œuvre

Prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect des prescriptions énoncées aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du Code du travail.

Caractéristique du système
La Direction s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,
la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,
la sécurité de l’émargement,
la sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (le prestataire),
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin,
les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».


		
	Le traitement « fichier des électeurs » est réalisé à partir des listes électorales transmises par la Direction. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

	L’émargement indique la date et l’heure du vote.   Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne  électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
	Les données du vote dont l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

	Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier dont l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Déclaration auprès de la CNIL
La Direction accomplira les formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Une copie de la déclaration transmise à la CNIL sera envoyée à chaque Organisation Syndicale signataire du présent accord préalablement aux élections.


Modalités pratiques pour les électeurs

Accès au site de vote électronique
Chaque électeur pourra accéder au site de vote électronique du prestataire de tout poste informatique interne ou externe à l’entreprise ayant un accès à internet.

Dans le cas ou des postes informatiques internes à l’entreprise n’auraient pas d’accès à internet, un ordinateur sera mis à disposition des salariés dans un local isolé.

Information et formation
Conformément aux articles R.2314-15 et R2324-11 du Code du Travail :
chaque salarié dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales,
les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.  Ces formations auront lieu pendant la période de 15 jours précédant la date prévue d’ouverture de vote.

Clefs de vote
	Chaque électeur est identifié par :
son matricule (élément que l’on trouve sur le bulletin de paie et qui sera rappelé dans le courrier contenant la clef de vote confidentielle et personnelle comme défini à l’article 2.4.3.1 du présent accord),
et une clef de vote personnelle et unique qui est généré aléatoirement et qui lui est attribuée pour les 2 tours.


Communication des clefs de vote
La clef de vote personnelle et confidentielle de chaque électeur lui est communiquée avant le premier tour par courrier à son adresse personnel, avec rappel de son matricule.

Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :
si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l’adresse corrigées, puis il procède à un nouvel envoi,
si le temps ne permet plus à l’électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l’électeur concerné et l’informe du protocole de restitution de clef de vote.

Protocole de restitution de clef de vote
Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer les clefs de vote personnelles des électeurs concernées.

En cas de non réaction ou de perte des codes d’accès pour accéder au vote électronique, les électeurs auront la possibilité de contacter le service des Relations Sociales et Ressources Humaines qui, après vérification avec les électeurs de leur adresse personnelle, transmettra la demande au prestataire afin que soit renvoyé les codes d’accès.
	
Cellule d’Assistance Technique
Conformément aux articles R.2324-9 et R.2314-13 du Code du Travail, la Direction met en place une Cellule d’Assistance Technique qui sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La Cellule d’Assistance Technique sera composée : 
de 2 représentants de la Direction,
de 1 représentant par organisation syndicale représentative et,
des représentants du prestataire.

La Cellule d’Assistance Technique est chargée notamment de :
veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,
procéder aux tests et au scellement du système avant l’ouverture du vote,
assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

Protocole d’accord préélectoral
Le protocole d’accord préélectoral prévu aux articles L.2314-3, L2314-23, L.2324-4 et L.2324-21 du Code du Travail mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Vote à bulletin secret sous enveloppe
La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Participation
Le prestataire transmettra au service des Relations Sociales et Ressources Humaines le nombre de votants global pour les élections des représentants au Comité Economique et Social au cours des scrutins.

Chacune des listes en présence transmettra par mail à l’adresse suivante :        au plus tard la veille du jour de l’ouverture des scrutins (1er tour et 2nd tour) l’adresse mail à laquelle devront être transmises ces informations.

Il est ici rappelé que les listes d’émargements ne sont accessibles qu’aux seuls membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert, soit les jours de dépouillement. Elles sont ensuite conservées par le service des Relations Sociales et Ressources Humaines.


Entrée en vigueur de l’accord et durée

Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant les formalités de dépôt prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du Travail.
Il est convenu entre les parties signataires que cet accord produira ses effets spécifiquement pour les élections professionnelles organisées en 2019.

L’accord est conclu pour une durée de 4 ans.




Révision

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’entreprise, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.
En cas de contrôle de conformité effectué par la DIRECCTE conduisant à un avis défavorable ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.


Dépôt légal
	
Le présent procès-verbal donnera lieu, à l’issue du délai d’opposition, à dépôt dans les conditions prévues à l’article D.2231-2 du Code du Travail, à savoir dépôt : 
auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE), en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique,
et au Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature du présent accord.
Un exemplaire en sera remis à chacun des signataires, les syndicats, les délégués du personnel et au secrétaire du Comité d'Entreprise.
Il sera également envoyé par mail à l’ensemble des collaborateurs puis mis à disposition sur le réseau interne « Public » de l’entreprise.

Fait à Fos-sur-Mer, 							le 11/04/2019
	
En quatre exemplaires originaux,


Destinataires :
1 original :  par DS Signataire 
1 original : Service RSRH
1 original : Conseil des Prud’hommes
1 original : DIRECCTE

1 version électronique : DIRECCTE et Inspecteur du Travail 
1 version électronique : Par mail à l ‘ensemble du personnel
1 version électronique : Disponible Réseau public/ Document à disposition du personnel

1 copie : Délégués du Personnel et au Secrétaire du Comité d'Entreprise.