Protocole d'accord relatif au vote électronique



Entre la Caf de l’Aisne, représentée par la Directrice,

d’une part,

et

Les Organisations syndicales suivantes :
La CFDT, 
L’UNSA, 

d’autre part,


Il a été conclu le présent accord :


Préambule


Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue des élections des représentants du personnel au conseil d’administration et des membres de la délégation du comité social et économique, dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 27 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.




Sommaire





Article 1 : principes du recours à un prestataire

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à une société spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique, sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’Ucanss.

Dans ce cadre, un cahier des charges est établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail. Il est tenu à la disposition des salariés sur l’ensemble des sites de la Caf de l’Aisne et est également mis à disposition sur l’intranet.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la direction décide que tous les électeurs de l’organisme votent de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe n’est organisé.

La solution technique choisie pour ce vote est dénommée ci-après le « prestataire ».

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.


Article 2 : cadre géographique des élections

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la Caf de l’Aisne pour tous ses sites dans le département.


Article 3 : dates et lieu des élections

Elections des représentants du personnel au CA

Le scrutin pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration se déroulera par vote électronique.

Les dates et horaires seront définis ultérieurement.

Elections professionnelles du comité social et économique

Le scrutin pour l’élection du comité social et économique se déroulera par vote électronique.

Les dates et horaires seront définis ultérieurement.




Article 4 : déroulement des opérations de vote

4.1 – Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié est informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité est accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraîne aucune réduction de salaire.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

4.2 – Matériel de vote – Codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur reçoit à son domicile, ou sur une adresse mail, un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès qui se composent d’un code d’accès et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’organisme.

L’envoi de ce matériel de vote est réalisé pour chaque scrutin à l’adresse personnelle du salarié ou sur une adresse mail fournie par le salarié.

Conformément aux recommandations de la Cnil, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par deux envois séparés, lesquels seront déterminés ultérieurement.

Pour les élections du comité social et économique, et en cas de second tour, de nouveaux codes seront générés.

Pour chaque scrutin, lors de la connexion, un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) est demandé au salarié.

4.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception du mail ou du courrier, l’électeur peut s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne

L’électeur a la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms, et au choix :
Son département de naissance ;
Une partie du numéro de sécurité sociale ;
Son code postal de résidence ;
Son matricule.

Le prestataire lui adresse ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui est communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.



4.4 – Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veille à ce que la présentation des bulletins soient identiques pour toutes les listes.

4.5 – Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui est fournie par le prestataire.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.

Une fois connectée, l’électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il peut alors procéder à son choix :
Choisir une liste complète ;
Raturer des candidats ;
Voter blanc.

Le choix de l’électeur lui est par la suite rappelé et peut être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n’a pas accès aux pages du serveur de vote.


Article 5 : consultation de la participation

Le prestataire est autorisé à consulter le taux de participation à chacun des scrutins pendant l’ouverture du vote électronique.

Il les consulte sur demande de la direction de l’organisme, puis les communique afin qu’elle se charge de diffuser, le cas échant, cette information à toutes les listes en présence.


Article 6 : scellement

Afin de répondre aux obligations techniques et légales, le prestataire forme sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote, un correspondant du service des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.



Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier des électeurs, fichiers des candidats, professions de foi, paramétrage global de l’élection) ;
Remettre les compteurs des urnes à zéro, et ainsi s’assurer que les urnes sont vides ;
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.


Article 7 : assistance aux utilisateurs

La cellule d’assistance technique du prestataire est chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement et à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance technique peut être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.


Article 8 : matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur

Durant chaque tour de scrutin, l’employeur prend toutes les dispositions nécessaires pour permettre à tout salarié de pouvoir avoir accès à un ordinateur, dans le respect des règles de confidentialité.

Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu’aucun moyen n’est prévu pour modifier les plages horaires de vote déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu’en cas d’arrivée tardive ou d’arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu’ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.


Article 9 : assistance aux personnes ne pouvant voter seules

Les personnes qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote, en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.


Article 10 : bureau de vote

Les membres du bureau de vote contrôlent le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au bureau de vote se fait pendant les heures de travail et n’entraîne aucune réduction de salaire.



A ce titre, les membres :
Sont invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement sont générées ;
Contrôlent le déroulement du vote, au moyen des informations mises à disposition via le système de vote ;
Sont alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prennent toute décision utile ;
Participent à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autorisent le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement ;
Ils proclament les résultats, signent les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires Cerfa), édités et imprimés sous leur contrôle.

Les membres du bureau peuvent consulter sur le site de vote :
Les listes électorales ;
Les listes des candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos) ;
La composition du bureau de vote ;
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin ;
Le journal des événements ;
Le code de scellement du système de vote.


Article 11 : dépouillement

11.1 – Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes a lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants des listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement (trois clés valides sur quatre sont suffisantes pour procéder au déscellement des urnes), le système de vote affiche les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour est effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

11.2 – Signature et conservation des listes d’émargement

A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement sont imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Les listes d’émargement signées sont placées dans une enveloppe qui est scellée et conservée par l’employeur.

L’enveloppe est détruite à l’issue de la période de recours.



Article 12 : formalités

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, modifiée en 2004, une déclaration à la Cnil est effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote peuvent faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes peut, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse est engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procède à la destruction des fichiers supports.


Article 13 : dispositions générales

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Conditions de suivi et périodicité des rendez-vous
Pour garantir le suivi de l’accord, les parties conviennent de se réunir tous les ans durant l’application du présent accord, pour identifier les éventuelles difficultés d’application qu’elles auront constatées et dialoguer sur les réponses à y apporter.

Révision de l’accord
Il peut être révisé en application des dispositions prévues par les articles L2261-7-1 et L2261-8 du Code du travail. Dans un délai de 6 mois suivant la demande de révision qui doit parvenir à la direction sous la forme d’un courrier, les parties se réunissent pour examiner l'opportunité d'une nouvelle négociation.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision, sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisation syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.



Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L2232-12 du Code du travail.

Entrée en vigueur

Le présent accord est applicable dès son agrément et se substitue de plein droit à compter de cette date à l’ensemble des dispositions, usages, décisions unilatérales ou accords atypiques portant sur le même objet en vigueur à la Caf de l’Aisne.

Information au personnel

Le présent accord est porté à la connaissance du personnel via l’espace numérique Cafcom.

Formalités de publicité et de dépôt

Le présent accord est transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et aux instances représentatives du personnel. L’accord collectif est transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux, conformément à l’article D224-7,3° du Code de la Sécurité sociale.

Par ailleurs, et conformément aux mesures légales de publicité, le présent accord fait l’objet d’un dépôt sur la plateforme dématérialisée de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets) et d’un envoi papier au secrétariat-greffe du conseil de prud'hommes de Saint Quentin.




Fait à Saint Quentin, le 28 janvier 2022

En trois exemplaires originaux, dont un pour chaque partie.

La Directrice,


Les organisations syndicales représentatives,