Protocole d’accord relatif à l’utilisation du vote électronique lors de
l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DU VOTE ELECTRONIQUE LORS DE L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION




Entre d’une part :

La Caf de l’Hérault, représentée par  ,


Et d’autre part :

Les organisations syndicales représentatives soussignées,



IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Conformément aux articles L 212-2 et D 231-5 et suivants du Code de la Sécurité sociale, la Caf de l’Hérault est administrée par un Conseil d’administration au sein duquel siègent, avec voix consultative, trois représentants du personnel élus.
En application de l’article D 231-22 du Code de la Sécurité sociale, le renouvellement du Conseil d’administration prévu le 7 février 2022 entraîne en principe la fin des mandats des représentants du personnel qui y siègent. Néanmoins, le Décret n° 2021-1798 du 24 décembre 2021 prévoit en son article 2 la prorogation de leur mandat jusqu’à la proclamation des résultats de l'élection des nouveaux représentants du personnel au Conseil d'administration, et au plus tard jusqu’au 31 mai 2022.
Dans ce contexte, des élections vont être organisées au sein de l’organisme afin de procéder à la désignation des représentants du personnel au Conseil d’administration. Les parties conviennent d’utiliser le vote électronique à l’occasion de cette élection, et les conditions de mise en œuvre de ce dispositif sont précisées dans le cahier des charges figurant au présent accord.

Article 1 : DISPOSITIONS GENERALES
Le présent accord prévoit l’utilisation du vote électronique pour la désignation des représentants du personnel à l’occasion du renouvellement du Conseil d’administration, sous réserve que ce système de vote soit prévu par le protocole d’accord préélectoral.
Le protocole d’accord préélectoral devra nécessairement comporter une description détaillée du fonctionnement du système de vote retenu, ainsi que du déroulement des opérations électorales.
Le vote électronique pourra être mis en œuvre par les électeurs depuis tout support muni d’un accès à internet (ordinateur, smartphone, tablette), sur le lieu habituel de travail ou sur tout autre lieu. Pour les agents souhaitant voter sur un poste différent de leur poste de travail, des ordinateurs en libre accès seront mis à disposition sur les sites de….

Article 2 : EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE
Par le présent accord, les parties conviennent que l’utilisation du vote électronique est exclusive de tout autre système de vote, y compris de celle du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : CHOIX DU PRESTATAIRE
En application de l’accord-cadre relatif à un marché national de mise à disposition d’une solution de vote électronique par internet pour les élections au sein des organismes de Sécurité sociale conclu par l’Ucanss, le prestataire « PARAGON Elections » sera chargé de mettre en œuvre le vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration.
Le prestataire devra impérativement respecter le cahier des charges figurant au présent accord.
De plus, il devra assurer le respect des principes fondamentaux électoraux, notamment la sincérité des opérations électorales, l’accès au vote de l’intégralité des électeurs, le caractère secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, l’intégrité des suffrages exprimés, la surveillance effective du scrutin, ainsi que le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

Article 4 : PRINCIPES GENERAUX DU DROIT ELECTORAL
Conformément aux dispositions du Code du travail en la matière, le vote électronique peut être mis en œuvre mais uniquement dans le respect des principes généraux du droit électoral.
SECURISATION DU VOTE
Confidentialité des données transmises
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales.
Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des salariés, leur âge à la date du scrutin, ainsi que leur ancienneté à la date du scrutin et leur collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.
Le fichier des électeurs comporte exclusivement les nom et prénoms des salariés, leur collège d’appartenance, ainsi que leur moyen d’authentification. Seuls les électeurs peuvent avoir accès à ce fichier, s’agissant des informations les concernant.
Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège d’appartenance, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel, à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.
Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège d’appartenance, les nom et prénoms des candidats, ainsi que leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction, préalablement à la tenue du scrutin.
Sécurité de l’adressage des moyens d’authentification
La conception et la mise en place du système de vote électronique doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, un dispositif d’authentification unique de l’électeur sera mis en œuvre, sur la base d’un code d’identification et d’un mot de passe générés aléatoirement, qui seront communiqués aux électeurs en amont du vote, par l’envoi de deux courriers distincts à leur domicile.
La connexion s’effectuera par la saisie du code d’identification et du mot de passe, auxquels s’ajoute la saisie d’un code de défi connu par l’agent (par exemple, la date de naissance de l’électeur).
Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique, notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement, devront être conformes aux dispositions des articles R 2314- 10 et R 2314-11 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

SEPARATION DES SYSTEMES ET APPLICATIONS
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et les données relatives à leur vote doivent être traitées par des systèmes distincts, dédiés et isolés. Ces deux systèmes informatiques seront dénommés fichier « listes électorales » pour le premier et fichier « contenu de l’urne électronique » pour le second.

Article 5 : CAHIER DES CHARGES
SECURISATION DE LA REGULARITE DES OPERATIONS ELECTORALES
En cas de difficultés rencontrées durant la période du vote, une cellule d’assistance technique sera mise à la disposition des électeurs par le prestataire avec un numéro de téléphone (gratuit) et une adresse de messagerie électronique.
Ces informations seront précisées dans la note explicative relative aux modalités pratiques d’organisation du vote électronique, qui sera diffusée à l’ensemble des salariés préalablement à l’ouverture du vote.
DEROULEMENT DU VOTE
La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.
Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
CONTROLE DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R 2314-8 à R 2314-11 du Code du travail.
Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.
DEPOUILLEMENT
L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux modalités de vote par voie électronique.
Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
CONSERVATION DES FICHIERS APRES LE SCRUTIN
Le prestataire retenu devra conserver les fichiers supports sous scellés, puis procéder à leur destruction dans les conditions prévues par l’article R 2314-17 du Code du travail.

Article 6 : INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS
Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation à distance sur le système de vote électronique retenu.
Les organisations syndicales de salariés seront informées par la Direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Article 7 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DU PROTOCOLE D’ACCORD
Le présent accord est conclu à durée déterminée, pour le déroulement de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration, dont le scrutin se déroulera au plus tard le 30 mai 2022.
Il prend effet à compter du jour de l’obtention de l’agrément par les autorités de tutelle.

Article 8 : NOTIFICATION, DEPOT ET PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD
Une copie du présent accord signé sera remis à chaque organisation syndicale représentative au niveau de l’organisme, qu’elle en soit signataire ou non-signataires.
Conformément aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, un exemplaire du Protocole d’accord est déposé auprès du Secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Montpellier.
Conformément au Décret n° 2018-362 en date du 18 mai 2018, ce Protocole d’accord sera mis en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
Ces formalités de publicité et de dépôt sont réalisées par l’employeur.



Fait à Montpellier, le 25 janvier 2022



Pour les organisations syndicales
Pour la Caf de l’Hérault	de la Caf de l’Hérault