UES Val de Gascogne  - G.T.L  - Terre Ovine 


PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Elections du Comité Social et Economique de l’UES Val de Gascogne - 2019


Entre les soussignés,

D’une part :
Société Coopérative Agricole VAL DE GASCOGNE 
SASU G.T.L. 
Société Coopérative Agricole TERRE OVINE 

Unité Economique et Sociale dont le siège social est situé à 28 Chemin de Mouchac - 32390 SAINTE CHRISTIE, représentée par Monsieur			, Directeur Général.

Et d’autre part, les organisations syndicales représentatives : 

Le Syndicat C.F.D.T 		représenté par Monsieur 			, Délégué Syndical
Le Syndicat C.F.E / C.G.C. 	représenté par Monsieur 			, Délégué Syndical
Le Syndicat F.O.			représenté par Monsieur 

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule
Ces élections sont organisées conformément à l’accord d’entreprise, du 14/06/2018, portant prorogation des mandats des instances représentatives du personnel au sein de l’UES Val de Gascogne.

Le présent protocole a pour but de régler les modalités d'élections des membres du Comité Social et Economique de l’UES Val de Gascogne composée des Sociétés Val de Gascogne, GTL et Terre Ovine.

Le recours au vote électronique a été décidé par l’employeur conformément au décret 2016-1676 du 5 décembre 2016. L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS.

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre les entreprises, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

D’après l’ordonnance 2005-882 du 2 août 2005 la durée des mandats des représentants est de 4 ans.

ARTICLE 1 : Nombre de sieges a pourvoir
Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du premier jour du 1er tour de scrutin.

Plus précisément, y sont inclus :
les CDI à temps plein,
les travailleurs à domicile,
les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent,
les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu)
les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.

En sont exclus (article L 1111-3 du code du travail) : 
les apprentis,
les titulaires d'un contrat initiative-emploi, pendant la durée de la convention prévue à l'art. L.5134-75 du code du travail,
les titulaires d'un contrat insertion-revenu minimum d'activité, pendant la durée de la convention prévue à l'article L. 5134-30 du code du travail,
les titulaires d'un contrat d'accompagnement dans l'emploi,
les titulaires d'un contrat d'avenir,
les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.

Pour l’UES Val de Gascogne, l'effectif théorique à prendre en compte est de :
Pour Val de Gascogne :		183 salariés
Pour GTL :			31 salariés
Pour Terre Ovine :		9 salariés
Soit un effectif théorique total de : 223 salariés 

Cet effectif se compose de :
1er Collège « Employés / Ouvriers» (coefficient 200 à 309 selon la CCN 5 branches)
: 	128,42 salariés

2ème Collège « Cadres / Agents de maîtrise » (coefficient 310 et plus selon la CCN 5 branches)
: 	94,58 salariés

Le nombre de membres du Comité Social et Economique de l’UES à élire est de : 10 titulaires et 10 suppléants
La répartition des sièges entre les collèges électoraux est ainsi convenue :
·	Collège « Employés / Ouvriers»		:	6 titulaires 
								6 suppléants 

·	Collège « Cadres / Agents de Maîtrise » 	:	4 titulaires 
								4 suppléants 

ARTICLE 2 : Date et Horaires du scrutin

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :
Du 25/03/2019 à 8h00 au 28/03/2019 à 12h00

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans les entreprises, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins  2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’UES concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :

Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence : absence de candidature syndicale au premier tour
Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :
Du 10/04/2019 à 8h00 au 15/04/2019 à 12h00

ARTICLE 3 : Electorat
Sont électeurs, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux et qui, à la date du scrutin :
Déclarent être âgé de 16 ans accomplis,
Justifient d’au moins 3 mois de présence sans interruption dans l’entreprise,
N’ont été l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

ARTICLE 4 : Eligibilite
Sont éligibles conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux et qui, à la date du scrutin :
Ont l’âge minimum légal pour être éligibles : 18 ans,
Justifient d’au moins un an de présence sans interruption dans l’entreprise,
N’ont été l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

ARTICLE 5 : Listes électorales
Les listes électorales, établies par la Direction pour chacun des collèges, seront affichées sur les panneaux réservés à cet effet, le 11/03/2019  au plus tard.

ARTICLE 6 : Modalites de constitution equilibree et depot de candidatures

A compter du 1er janvier 2017 et conformément à l’article 7 de la loi Rebsamen chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :
Pour les membres du comité social et économique 
·	Collège « Employés / Ouvriers»		: 25% de femmes et 75% d’hommes
·	Collège « Cadres / Agents de Maîtrise » 	: 22% de femmes et 78% d’hommes

Sachant que : 
Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5 et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
En cas d‘exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste

La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante : 
·	Collège « Employés / Ouvriers»		:	6 sièges dont
1 candidate femme et 5 candidats hommes 
·	Collège « Cadres / Agents de Maîtrise » 	:	4 sièges dont
1 candidate femme et 3 candidats hommes 
Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le 15/03/2019 à 15h00. Les listes seront composées pour l’UES Val de Gascogne. Elles seront déposées en deux exemplaires auprès du Service des Ressources Humaines. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.

Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Un candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et de suppléant mais s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant il sera automatiquement désigné titulaire.
La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 15/03/2019 à 17h00.

Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au 05/04/2019 à 15:00. La Direction affichera les listes déposées le 05/04/2019 à 17h00.

ARTICLE 7 : Propagandes electorales
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre au service des Ressources Humaines, une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisé : 500 ko).
Cette proposition de foi peut intégrer : la liste des candidats, un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko), des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site.

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 15/03/2019 à 15h00. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible. 
De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale au service des Ressources Humaines jusqu’au 05/04/2019 à 15h00.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.
Les organisations syndicales décident de ne plus adresser aucun tract, ni par voie postale, ni par courrier interne à compter du 24/03/2019 et ce jusqu’à la fin des élections.

ARTICLE 8 : Bureau de vote
Le bureau de vote sera situé au siège administratif de l’entreprise – Lieu dit La Grangette – 32220 LOMBEZ et comprendra un Président, un Secrétaire et au moins deux assesseurs désignés avant l’ouverture du scrutin.

La présidence reviendra au plus âgé et le secrétariat au plus jeune. En cas de refus, la désignation se fera au plus âgé suivant et au plus jeune suivant et ainsi de suite. Un candidat pourra être membre du bureau de vote mais il n’en sera pas président. Un représentant de la Direction assistera aux opérations électorales à condition d’observer une stricte neutralité et de n’attenter d’aucune sorte à la liberté du vote.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

De plus, trois membres du bureau de vote (dont le président) constitueront le bureau de vote centralisateur. Ces trois personnes seront investies des missions suivantes :
La recette et scellement du système de vote
Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

Le bureau de vote centralisateur doit comporter au moins un représentant de chaque collège électoral. 
Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener.
Le même bureau de vote est chargé d’assurer l’ordre et la discipline de la salle de dépouillement et doit consigner au procès-verbal tout incident ou toute réclamation.

ARTICLE 9 : Modalites de vote  et Information aux salaries
Les électeurs ont été informés le 14/02/2019 des dates et modalités des élections par messagerie, par affichage sur les panneaux prévus à cet effet aux Sièges social et administratif et via le site intranet.

Le vote électronique est obligatoire.
Il se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature. Les électeurs pourront également se connecter au site de vote à partir d’un lien placé sur la page d’accueil de l’intranet.

Il sera également mis à disposition des salariés ne disposant pas d’un accès internet personnel un poste informatique pendant toute la durée du scrutin sur l’ensemble des sites permanents de la zone d’activité de l’Unité Economique et Sociale. L’encadrement de chaque site s’assurera de la mise à disposition d’au moins un poste informatique pour permettre les expressions de vote.

Le site de vote sécurisé sera accessible dès le 20/03/2019 et jusqu’à la fin des scrutins.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (R2314-12)

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.

ARTICLE 10 : Déroulement du scrutin

10-1 : Préparation du système de vote électronique
La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès du service des Ressources Humaines.  

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique. Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.
L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (article R2341-11 code du travail).

Les listes électorales, les listes de candidats et la liste des membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 7. 

10-2 : Validation et test du système de vote
Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote. Un représentant de la Direction assistera aux opérations.

Suite à la vérification du système, le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats. 

10-3 : Déroulement de l’opération de vote
Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes. 
L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote et les délégués de liste peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. 
Des rappels courriels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.


10-4 : Descellement et dépouillement
A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.
Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour. 
Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet et sur l’intranet. 

Le présent protocole sera déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi du Gers et pourra être consulté sur le site intranet.

Fait à Lombez, le 4 Mars 2019 en 6 exemplaires originaux

Signatures précédées de la mention « lu et approuvé »
		
Pour l’UES Val de Gascogne
Le Directeur Général,							
Monsieur 					





Pour le Syndicat C.F.D.T	Pour le Syndicat C.F.E / C.G.C. 	
Monsieur 	Monsieur 	





Pour le Syndicat F.O.
Monsieur