Protocole d’accord sur le fonctionnement des instances de représentation du personnel (IRP): Comité d’Entreprise (CE), Délégués du Personnel (DP), Comité d’Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail (CHSCT) dans le cadre de la Délégation Unique du Personnel (DUP)


Entre la Société Hewlett-Packard CDS représentée par son Président Directeur Général, 

Et les organisations syndicales suivantes :
la CFE-CGC représentée par son Délégué Syndical
la CFDT représentée par son Délégué Syndical

Préambule

Le présent accord annule et remplace l’accord du 21 février 2012 et l’avenant du 27 mars 2013.

La Direction et les organisations syndicales signataires considérant :

qu’elles veulent pratiquer une politique de relations sociales efficace fondée sur la communication, l’échange et le dialogue dans l’intérêt commun de l’entreprise et de ses collaborateurs,
que la pratique de ces relations sociales doit être compatible avec la qualité des services rendus aux clients ainsi qu’avec une bonne gestion économique de l’entreprise,
que la dispersion géographique des collaborateurs de l’entreprise et notamment de ses représentants implique une organisation matérielle adaptée des relations sociales
que la fréquence légale des réunions CE et DP (une fois par mois) ne permettront pas d’alimenter un ordre du jour conséquent à chaque réunion

Le présent accord à pour but de poser les principes qui régiront les relations sociales au sein de la société Hewlett-Packard CDS France et le droit syndical dans l’entreprise.

Cet avenant traduit la volonté commune de doter les IRP de moyens afin de permettre un travail approfondi dans le respect du dialogue social et des intérêts partagés ; le tout concourrant à un climat de bonne qualité de manière à favoriser les échanges et réflexions en matière de cohésion sociale.

ont convenu des dispositions suivantes:


Article 1 : Réunions ordinaires

Conformément à la loi Rebsamen du 17 août 2015, la réunion ordinaire du Comité d’Entreprise (CE) peut se tenir une fois tous les deux mois. Un calendrier prévisionnel concernant les 3 grandes consultations annuelles obligatoires sera établi en concertation entre la Direction, les élus et les Organisations Syndicales signatiares.






Proposition de calendrier : 


Ce calendrier pourra être amené à changer en fonction des impératifs et après concertation des élus.


Article 2 : Organisation des réunions

Les réunions ordinaires mensuelles du CE et des DP seront organisées :

6 fois par an par réunion des  participants au siège de l’Entreprise ou autre emplacement, et sous forme de réunions téléphoniques pour ceux qui le souhaitent.

Quatre de ces réunions seront consacrées au champ d’actions du CHSCT.


Article 3 : Calendrier

Dans le cadre de l’établissement du calendrier prévisionnel mentionné dans l’article 1 ci-dessus la Direction, les Organisations syndicales et, pour la DUP, son secrétaire, se concerteront et prendront en compte la nature et l’importance des sujets à traiter en réunions ordinaires.


Article 4 : Réunions extraordinaires

Les réunions extraordinaires de la DUP tant du Comité d’Entreprise que des Délégués du Personnel que du CHSCT seront organisées, selon la nature et l’importance des sujets à  traiter soit sous forme de réunion au Siège de l’Entreprise ou autre emplacement en région parisienne soit sous forme de réunions téléphoniques ou visioconférence.

La décision adaptée sera prise, après concertation préalable à la majorité des participants entre la Direction, les élus et les Délégués Syndicaux.

A défaut d’accord obtenu dans les conditions ci-dessus, les réunions extraordinaires seront organisées au Siège de l’entreprise ou autre emplacement.


Article 5 : Votes à bulletin secret

Les réunions de CE dans le cadre de la DUP qui, légalement, impliquent un vote à bulletin secret seront systématiquement organisées au siège de l’entreprise ou autre emplacement.

Article 6 : Convocations aux réunions et représentation

La Direction et les Organisations Syndicales signataires, dans un souci commun d’efficacité des réunions des différentes instances appliqueront les décisions suivantes : 
la Direction convoquera systématiquement l’ensemble des participants,
La Direction et les Organisations Syndicales sont conscientes que la présence de tous les membres à toutes les réunions pourrait dans certaines régions avoir un impact sur l’activité. De ce fait les Organisations Syndicales et les élus se concerteront afin d’optimiser dans la mesure du possible le nombre des participants à chaque réunion, étant entendu que chaque collège doit être représenté. En aucun cas la Direction ne pourra interdire à un membre élu de participer à une réunion de la DUP.
chaque Organisation Syndicale pourra également être représentée au CE par son représentant institutionnel,
à l’occasion des réunions téléphoniques et ou visio-conférence, tous les participants, seront reliés par téléphone  et ou viso conférence de préférence,
les supports présentés par la Direction ou par les intervenants extérieurs seront affichés dans une salle virtuelle,
la Direction garantit à chacun des participants aux réunions téléphoniques la mise à disposition d’une liaison téléphonique, d’un PC et d’un accès internet,
les réunions téléphoniques seront programmées soit le matin, soit l’après midi afin d’éviter aux techniciens itinérants d’y participer entre deux interventions chez des clients,
la durée des réunions, téléphoniques ou non, sera fonction du contenu et de l’importance des sujets portés à l’ordre du jour notamment dans le cadre de l’article 3 ci-dessus. Il est toutefois entendu que les réunions au Siège devraient faire l’objet d’ordres du jour plus complets et, en conséquence, nécessiter une durée sensiblement plus importante,
le Président ( CE ) ou le représentant de l’employeur ( DP, CHSCT ) s’assurera que chaque participant aux réunions téléphoniques a eu la possibilité de s’exprimer sur chaque sujet de l’ordre du jour en les interrogeant individuellement chaque fois que nécessaire et, à minima, avant chaque recueil d’avis et préalablement à la clôture de cette réunion.

Article 7 : Budget de fonctionnement

Le CE percevra chaque année une subvention de fonctionnement de 0.2 % de la Masse salariale brute.

Sont financés par cette subvention :
les frais occasionnés par le recours aux experts à la charge du Comité,
le financement de la formation économique des membres titulaires,
les moyens de fonctionnement administratif du CE
tous autres frais engagés pour le fonctionnement du CE et l’exécution de ses missions,
les frais de déplacement des membres du CE dans l’exercice de leur mandat, sauf les frais de déplacement pour se rendre aux réunions organisées au siège à l’initiative de la Direction qui restent à la charge de cette dernière.

Elle sera versée à 40% en novembre, 40% en mai et le solde après clôture des comptes annuels.

Si l’entreprise prend en charge directement certains frais de fonctionnement, les montants correspondants pourront être imputés sur cette dotation.

Article 8 : Budget Oeuvres Sociales

Bien que n’y étant nullement contrainte à la date de signature du présent protocole, la Direction décide d’attribuer au CE une dotation destinée à financer les œuvres sociales et culturelles entrant dans le cadre de sa mission.

Cette dotation sera de XX % de la Masse Salariale brute annuelle et calculée pour chaque année fiscale (du 1er novembre au 31 octobre) :

Elle sera versée à 40% en novembre, 40% en mai et le solde après clôture des comptes annuels.


Article 9 : Dialogue Social

9.1 : Engagements de la Direction

Vis à vis des représentants élus comme des représentants mandatés, la Direction s’engage à :

Respecter l’exercice du droit syndical ;

Assurer au personnel mandaté ou élu un traitement comparable en terme de gestion de leur carrière à celui de l’ensemble du personnel ;

Respecter leur droit de libre circulation dans l’entreprise lors de l‘utilisation des heures de délégation, sous réserve du respect des règles d’accès spécifiques et du périmètre de leur mandat ;

Respecter le libre accès au local mis à leur disposition ;

Respecter la réglementation en matière de crédits d’heures de délégation et de leur suivi, sous réserves de dispositions légales ;

Fournir, conformément à la loi, les informations nécéssaires à l’exercice de leur mandat ;

Respecter les délais de convocation des instances représentatives du personnel ;

Préserver le droit à la confidentialité des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat.

Respecter le droit des élus de participer aux réunions





9.2 : Engagements des représentants du personnel

Vis à vis de la Direction, les représentants des organisations syndicales et les membres des instances représentatives du personnel s’engagent à :

A l’occasion de leur mission à ne pas apporter de gêne à l’accomplissement du travail du personnel, notamment en avertissant au préalable les responsables et la direction lors de la tenue d’une réunion syndicale;

Respecter la liberté de choix des salariés qui peuvent être intéréssés ou non par tout ou partie de l’information syndicale ;

Se conformer à la reglementation relative aux lieux d’affichage, à la communication et à la distribution et / ou envoi de tract ;

Utiliser les crédits d’heures de délégation en conformité avec la réglementation. Ils s’engagent également à respecter le volume de crédit d’heures accordées par la loi, sauf circonstances exceptionnelles dans le cadre fixé par la législation ;

Préserver la confidentialité prévue par les dispositions légales, des informations présentées comme telles par la Direction lors des réunions.

Informer la direction des participants aux réunions de la DUP (CE/DP/CHSCT) au moins 3 jours ouvrés à l’avance.


Article 10 : Crédit d’heures

A la date de signature du présent accord, et compte tenu de l’effectif de l’entreprise les membres élus titulaires de la DUP disposent d’un crédit d’heure de 21h de délégation mensuelle pour exercer leurs missions.

10.1 Heures cumulables 

Si toutes les heures ne sont pas utilisées, elles peuvent être cumulées d'un mois sur l'autre, à condition de prévenir son manager et France Resource Planning au moins 8 jours avant la date d'utilisation.
Les heures non utilisées ne peuvent pas être cumulées au-delà de 12 mois.
L'élu à la DUP qui cumule des heures ne peut pas disposer de plus d'une fois et demie le crédit d'heures mensuel auquel il a droit. De ce fait,  un élu qui cumule des heures peut utiliser jusqu'à 30 heures au maximum sur un mois.

10.2 Heures mutualisables

Les élus titulaires à la DUP peuvent chaque mois, répartir le crédit d’heures de délégation dont ils disposent entre eux et avec les suppléants. Chaque élu (titulaire ou suppléant) concerné informe son manager et France Resource Planning du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois, au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation.
L’élu qui utilise des heures réparties ne peut pas disposer de plus d’une fois et demie le crédit d’heures mensuel dont bénéficoe un élu titulaire. La répartition des heures be permettra pas à un élu d’utiliser plus de 30 heures par mois.


Article 11 : Les délégués du personnel

Les missions des délégués du personnel sont conformes aux disposition du Code du Travail et à celle du décret du n° 2004-662 du 06 Juillet 2004.

Il s’agit notamment de porter les réclamations individuelles ou collectives relatives aux respect des règles légales et conventionnelles. En outre, en vertu des dispositions de l’article L.422-1-1 du Code du Travail, le délégué du personnel est garant du respect des droits des personnes, des libertés dans l’entreprise du respect de la santé physique ou mentale des salariés dans l’entreprise, du respect du principe de non-discrimintation ; à ce titre il dispose d’un droit d’alerte auprès du chef d’établissement.


11.1 Utilisation de la messagerie

Les délégués du personnel dispose d’une adresse email sous forme : “. xxx.xxx@hpcds.com”. Cette adresse est visible dans l’annuaire de la messagerie de l’entreprise, elle est utilisée dans le cadre des échanges entre les délégués et les employés Hewlett-Packard CDS France.

Ainsi, cette messagerie doit permettre aux salariés de communiquer avec les Délégués du Personnel, et à ces derniers de répondre aux sollicitations de manière confidentielle et exclusivement individuelle.
Sont notamment exclues de ce cadre toutes les communications de masse à d’autres salariés ainsi qu’à l’exterieur de l’entreprise.
Ainsi la messagerie à disposition des délégués du personnel ne doit pas permettre à ceux ci- de communiquer ou de diffuser des informations autres que celles relatives au cadre de leur mandat.

La messagerie sert à l’exercice du mandat en interne, sont exclus de l’usage de la messagerie éléctronique  :
le spam
le forum et le “chat” (discussion en temps réél)
le principe de “chaîne” (la diffusion collective démultiplié par le biais de receveur d’information).

Il est rappelé que conformément aux règles en vigeur dans la société, les moyens de communication de l’entreprise sont réservés à un usage professionnel.

Toute utilisation abusive de cette messagerie électronique entraînera la suspension immédiate de l’adresse concernée des délégués du personnel pour une durée d’un mois.

En cas de récidive,elle sera définitivement fermée.




11.2  Publication des réponses aux questions DP

Les réponses aux questions  des délégués du personnel seront publiés sur le Sharepoint RH. Elles seront également consultable sur les Sharepoint Syndicaux.


Article 12 : Le Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail

La Direction d’Hewlett-Packard CDS France réaffirme que la problématique de la Sécurité et de la Santé au travail de ses salariés se situe au coeur de l’entreprise. Dans ce cadre le Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) à un rôle essentiel à jouer dans la vie de l’entreprise et l’accompagnement dans son évolution. Les réunions ordinanaires se tiendront quatre fois par an au minimum.
Le comité contribue à la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs de l’établissement et de ceux mis à sa disposition par une entreprise extérieure et à l’amélioration des conditions de travail. Il est saisi de toute question relative à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail par le chef d’établissement, le comité d’Entreprise, les délégués du personnel et les salariés.

Afin de faciliter les échanges sur les sujets liés au CHSCT, les membres élus de la DUP désigneront en leur sein 1 commission dédiée au CHSCT. Cette commission réunira 3 élus de la DUP. Le secrétaire adjoint de la DUP exercera la fonction de secrétaire du CHSCT.

12.1 Formation à l’hygiène et à la sécurité

Les membres de la comission CHSCT bénéficient, dès leur première désignation de la formation nécessaire à l’exercice de leur fonction conformément à la législation.
Ces formations sont dispensés par des organismes visés à l’article L.451-1 du Code du Travail.

12.2 Utilisation de la messagerie

Le CHSCT dispose d’une adresse email sous forme : “.xxx.xxx@hpcds.com”. Cette adresse est accessible par les membres élus du CHSCT et est également visible dans l’annuaire de la messagerie de l’entreprise, elle est utilisée dans le cadre des échanges entre les représentants du personnel au CHSCT et les employés Hewlett-Packard CDS France.

Ainsi, cette messagerie doit permettre aux salariés de communiquer avec les Représentants du Personnel au CHSCT, et à ces derniers de répondre aux sollicitations des salariés dans le cadre de leur mandat.

Sont notamment exclues de ce cadre toutes les communications de masse à d’autres salariés ainsi qu’à l’exterieur de l’entreprise.
Ainsi la messagerie à dispositon des Représentants du Personnel au CHSCT ne doit pas permettre à ceux ci- de communiquer ou de diffuser des informations autres que celles relatives au cadre de leur mandat.

La messagerie sert à l’exercice du mandat en interne, sont exclus de l’usage de la messagerie éléctronique  :
le spam
le forum et le “chat” (discussion en temps réél)
le principe de “chaîne” (la diffusion collective démultiplié par le biais de receveur d’information).

Il est rappelé que conformément aux règles en vigeur dans la société, les moyens de communication de l’entreprise sont réservés à un usage professionnel.
	
Toute utilisation abusive de cette messagerie électronique entraînera la suspension immédiate de l’adresse concernée pour une durée d’un mois.

En cas de récidive,elle sera définitivement fermée.

12.3 Publication des comptes redus des réunions CHSCT

Le compte rendu des réunions du CHSCTseront publiés sur le Sharepoint RH.
Ils seront également publiés sur le Sharepoint du CHSCT.


Article 13 : Comité d’Entreprise

Le Comité d’Entreprise assure l’expression collective des salariés. Il est informé et consulté en cas de décison concernant l’organisation, la gestion, les conditions de travail et la vie dans l’entreprise ainsi que l’activité économique.

13.1 : Secrétariat et bureau

Le Comité d’Entreprise procède à la désignation d’un secrétaire et d’un secrétaire adjoint parmis ses membres titulaires.
Dans les mêmes conditions, le Comité d’Entreprise procède à la désignation d’un trésorier, et d’un trésorier adjoint parmi les membres titulaires ou suppléants.

13.2 : Utilisation de la messagerie 

Le Comité d’Entreprise dispose d’une adresse email sous forme : “.xxxx.xxx@hpcds.com”. Cette adresse est visible dans l’annuaire de la messagerie de l’entreprise, elle est utilisée dans le cadre des échanges entre les membres du Comité d’Entreprise et les employés Hewlett-Packard CDS France.

Ainsi, cette messagerie doit permettre aux salariés de communiquer avec le Comité d’Entreprise, et à ce dernier de répondre aux sollicitations des salariés dans le cadre de leur mandat de manière confidentielle et exclusivement individuelle.

Sont notamment exclues de ce cadre toutes les communications de masse à d’autres salariés ainsi qu’à l’exterieur de l’entreprise.

Ainsi la messagerie à dispositon du Comité d’Entreprise ne doit pas permettre à ceux ci- de communiquer ou de diffuser des informations autres que celles relatives au cadre de leur mandat.

La messagerie sert à l’exercice du mandat en interne, sont exclus de l’usage de la messagerie éléctronique  :
le spam
le forum et le “chat” (discussion en temps réél)
le principe de “chaîne” (la diffusion collective démultiplié par le biais de receveur d’information).

Il est rapelé que conformément aux règles en vigeur dans la société, les moyens de communication de l’entreprise sont réservés à un usage professionnel.

Toute utilisation abusive de cette messagerie électronique entraînera la suspension immédiate de l’adresse concerné du Comité d’Entreprise pour une durée d’un mois.

En cas de récidive,elle sera définitivement fermée.

13.3 : Site internet du CE

Cet espace est destiné exclusivement à la publication d’informations du CE et ne doit pas contenir d’informations confidentielles considérées comme telles par l’entreprise. Les communications affichées sur le site internet doivent respecter les dispositions relatives à la presse et ne doivent contenir notamment ni injure ni diffamation. La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image doivent être respectés.

La rédaction et la mise à jour du site sont sous la responsabilité du secrétaire du CE.

Concernant la communication aux salariés relative aux oeuvres sociales ou à la publication des comptes-rendus du CE, le secrétaire du CE pourra par diffusion générale via e-mail inviter les salariés à se connecter au site du CE pour prendre connaissance de l’actualité des œuvres sociales mise en ligne sur le site. Ces courriers électroniques ne pourront pas inclure de pièces jointes ni être utilisés à d’autres fins que celles indiquées plus haut.


Article 14 : Les Délégués Syndicaux

Les désignations des délégués syndicaux s’effectuent selon les modalités prévues par la loi.
Le délégué syndical représente son organisation syndiclae auprès de la Direction de l’entreprise. Ils participent à la négociation des accords d’entreprise qu’ils sont les seuls habilités à signer.

14.1 : Crédit d’heures

Les délégués syndicaux disposent d’un crédit d’heures conformément aux dispositions à l’article L.2143-13 du Code du Travail.


14.2 Moyens d’expression et de communication 

Un sharepoint sera créer pour chaque organisation syndical présente dans l’entreprise.

La dotation des Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise d’un SharePoint a pour objet de faciliter leur expression dans l’entreprise indépendamment des moyens légaux.
Le site syndical est conçu pour mettre des informations relevant de l’activité syndicale à la disposition des salariés de l’entreprise.
Les sites sont placés sous l’entière responsabilité du Délégué Syndical National tel que défini à l’article 20-1 de l’accord " Droit Syndical " du 30 août 1984.
Les syndicats en déterminent librement le contenu d’ordre syndical en s’engageant à ce que les documents ne contiennent ni injure, ni diffamation conformément aux dispositions législatives et réglementaires relatives à la presse, ni propos racistes ou xénophobes. Ils se doivent de respecter la dignité des personnes, le droit à l’image et à la vie privée, garantis par la législation en vigueur.
La direction autorise chaque syndicat l’envoi d’une communication mensuelle (hors période d’élection) à l’ensemble des employés via la liste de diffusion. Chaque employé étant libre de choisir de recevoir ou pas ces communications. Les parties conviennent que l’envoi de la communication mensuelle est autorisé sous réserve de la transmission préalable d’un exemplaire à la Direction. La Direction peut émettre des remarques sur le contenu du tract lorsque celui-ci présente, notamment, des informations manifestement erronées ou mensongères ou emploie des propos injurieux ou diffamatoires vis-à-vis de toute personne physique et morale.

Il est également autorisé l’envoi d’une communication mensuelle à l’ensemble des employés concernant les mises à jour d’informations sur le SharePoint.
Chaque Organisation Syndicale désigne un administrateur titulaire et un administrateur remplaçant en charge de la gestion du SharePoint, de la visualisation préalable et de la mise en ligne des informations syndicales sur ce dernier.
Il adresse à la Direction, avant  leur mise en ligne, une copie par mail de l’ensemble des informations et des mises à jour qui seront diffusées sur le site syndical.
Le Délégué Syndical demeure le responsable du contenu des informations diffusées (défini à l’article 20-1 de l’accord " Droit Syndical " du 30 août 1984).
Il est l’interlocuteur fonctionnel avec la Direction.
Quelles que soient les évolutions du SharePoint et les nouvelles fonctionnalités qui pourraient être apportées, dans tous les cas, les SharePoint syndicaux devront respecter les interdictions suivantes :
le téléchargement et visualisation de vidéo, 
les forums et causeries interactives (chat), 
les liens hypertextes vers des sites Intranet autres que celui de l’Organisation Syndicale.
14.3 Sanctions 
Tout manquement aux règles énoncées aux articles précédents entraînera la fermeture immédiate du ou des SharePoint concernés à titre conservatoire.
A compter de cette fermeture à titre conservatoire, la Direction réunira dans les meilleurs délais le ou les Délégués Syndicaux concernés ou leurs représentants afin de recueillir leurs explications.
A l’issue de cette réunion, la Direction prononcera ou non la fermeture du ou des SharePoint  pour une durée d’un mois. La période de fermeture débutera à compter du jour de la tenue de la réunion évoquée à l’alinéa 2.
En cas de nouveau manquement, la Direction pourra décider la fermeture définitive du SharePoint après application de la procédure fixée aux alinéas 1 et 2 de cet article.

Article 15 

Il sera proposé au CE et à la DUP d’annexé à son Règlement Intérieur les dispositions du présent protocole qui  concernent ce règlement.


Article 16 

Le 28 juin 2017 le présent protocole a été présenté en tant que projet et  avant signature aux élus de la DUP.

Il prend effet à compter de la date de dépôt auprès de la DIRECCTE et du secrétariat-greffe de Prud’hommes de Bobigny.

Il est conclu pour une durée indéterminée, il donnera lieu à un réexamen annuel au plus tard en Juin de chaque année afin que les parties puissent  dresser le bilan du mode de fonctionnement qu’elles ont mis en place.

Si des aménagements sont décidés à l’unanimité des signataires, ils seront formalisés conformément aux dispositions et procédures légales.

Le présent accord ne pourra être dénoncé ou révisé que moyennant le respect d’un préavis de 3 mois au cours duquel de nouvelles négociations devront s’engager.

Fait à Saint-Denis le 13 octobre 2017.