La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981, du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi susvisée ;
Vu la délibération n° 93005 du 12 janvier 1993 portant sur une vérification sur place auprès de la Caisse Nationale de Prévoyance ;    Vu le compte rendu des missions de contrôle effectuées le 26 janvier et le 5 novembre 1993 à la Caisse Nationale de Prévoyance ;
Vu les observations formulées par la Caisse Nationale de Prévoyance ;
Vu la déclaration de traitement automatisé d'informations nominatives (n° 303606) déposée par la Caisse Nationale de Prévoyance conformément aux dispositions de l'article 16 de la loi susvisée le 2 avril 1993 ;
Après avoir entendu Monsieur Jacques RIBS, Commissaire en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant que l'association AIDES a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une réclamation relative à l'existence d'un fichier des risques aggravés mis en oeuvre par la Caisse Nationale de Prévoyance et interrogeable pour partie à distance par des responsables bancaires ;
Considérant que par délibération n° 93005 du 12 janvier 1993, la Commission a décidé de procéder à une mission d'investigation auprès de la Caisse Nationale de Prévoyance, et que deux visites ont eu lieu, l'une auprès de la branche groupe, l'autre de la branche grand public ;
Considérant que la Caisse Nationale de Prévoyance a mis en oeuvre un traitement dénommé fichier des risques aggravés qui enregistre les données relatives aux personnes ayant fait l'objet d'une décision d'admission dans l'assurance avec surprime, exclusion totale ou partielle, d'une décision d'ajournement ou de refus, ainsi que les sinistres intervenus dans le cadre du contrat souscrit ;
Considérant qu'il y a lieu de souligner que le fichier des risques aggravés constitué par la Caisse Nationale de Prévoyance est interne à cet organisme, les informations contenues dans le fichier concernant les seuls assurés ou candidats à l'assurance de la CNP ; que, par ailleurs, ce fichier ne peut être alimenté ou consulté par d'autres sociétés d'assurance ;
Considérant que la constitution d'un fichier spécifique qui regroupe les personnes présentant des risques particuliers de "surmortalité" ne paraît pas pouvoir être considéré comme faisant partie des catégories les plus courantes de traitement qui ne comportent manifestement pas d'atteinte à la vie privée ou aux libertés ; qu'en conséquence, la Commission a demandé à la Caisse Nationale de Prévoyance de présenter un dossier de déclaration ordinaire spécifique relatif au fichier des risques aggravés ;
Considérant que les informations traitées dans le fichier des risques aggravés sont relatives à l'identité (nom patronymique, nom usuel, prénom, date de naissance, état-civil, catégorie socio-professionnelle), au numéro de contrat/client, à la date de signature du questionnaire de santé, aux conditions d'entrée dans l'assurance, à la date de fin d'assurance, au taux de risque aggravé à l'admission, aux restrictions de garanties, au code pathologique CNP et au montant de garantie, ainsi, en cas de sinistre, au numéro de dossier, à la date de sinistre, à la garantie mise en jeu et au code pathologique CNP ;
Considérant que seuls les agents de souscription et d'évaluation des risques de santé de la CNP alimentent et consultent ledit fichier ; que toutefois les mesures de sécurité adoptées n'ayant pas été estimées suffisantes, la CNP s'est engagée à les renforcer ;
Considérant que l'admission immédiate à l'assurance peut être prononcée par les organismes (banques ou mutuelles) ayant reçu une délégation de souscription ; qu'en vertu de cette délégation, ces organismes peuvent interroger, sur la base des nom - prénom et date de naissance du candidat à l'assurance une fonction du traitement qui ne leur donne accès qu'aux mentions suivantes: "accepté en délégation" ou "prière de transmettre le questionnaire de santé à la Caisse Nationale de Prévoyance" selon que la personne figure ou non au fichier des risques aggravés ;
Considérant que les candidats à l'assurance remplissent une déclaration d'état de santé éventuellement complétée au verso par un questionnaire de santé qui est encollé de façon à assurer la confidentialité des données médicales ; qu'ainsi, les organismes délégataires n'ont pas connaissance des informations de nature médicale concernant les postulants à l'assurance ;
Considérant que les candidats à l'assurance peuvent faire parvenir ce questionnaire de santé au médecin conseil de la Caisse Nationale de Prévoyance dans une enveloppe portant la mention "confidentiel médical" mais que cette procédure, dont ils sont systématiquement informés, est laissée à leur discrétion ;
Considérant que les questionnaires médicaux sont examinés par les agents de l'unité de contrôle à l'admission de la Caisse Nationale de Prévoyance, placé sous l'autorité d'un médecin conseil ;
Considérant que la Caisse Nationale de Prévoyance conserve en outre pendant une période de dix ans après l'extinction de l'assurance ou le refus d'admission à l'assurance, les informations contenues dans le fichier ; qu'elle justifie la conservation de ces informations par le souci de rapporter la preuve de l'absence d'assurance, de vérifier l'absence de fausse déclaration lors de l'entrée dans l'assurance et de suivre les lois de survie de la population admise et refusée dans l'assurance ;
Considérant, que la CNIL a souhaité, avant de clôturer la procédure de contrôle engagée à l'égard de la CNP, procéder à des missions de vérification sur place auprès de quatre sociétés d'assurance vie afin de s'assurer des modalités de fonctionnement des fichiers similaires qui auraient éventuellement été mis en place ;
Considérant que, par délibérations n° 94011, n° 94012, n° 94013 et 94014 du 8 février 1994, la CNIL a décidé ces missions auprès de quatre grandes sociétés d'assurances ;
Considérant que la CNIL a pu constater que s'il n'existait pas à l'heure actuelle, au sein de ces sociétés, de fichier spécifique de risques aggravés, les sociétés d'assurance conservent à tout le moins sous forme de dossier papier ou fichier manuel les informations collectées lors de demandes de souscription qui n'ont pas abouti à la conclusion d'un contrat ou les informations concernant des contrats venus à expiration ;
Considérant que si aucune disposition légale n'interdit à une société d'assurance de mettre en oeuvre un fichier spécifique ne répertoriant que les seules personnes présentant un risque particulier de "surmortalité", l'existence de tels fichiers doit être subordonnée au respect des dispositions de la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ;
Considérant qu'il appartient à la CNIL de veiller tout particulièrement à ce que le fonctionnement d'un tel fichier soit compatible avec les prescriptions de l'article 2 de la loi qui dispose qu'aucune décision administrative ou privée impliquant une appréciation sur un comportement humain ne peut avoir pour seul fondement un traitement automatisé d'informations donnant une définition du profil ou de la personnalité de l'intéressé.
Considérant qu'en application de l'article 5 de la Convention du Conseil de l'Europe susvisée, les données à caractère personnel doivent être adéquates, pertinentes et non excessives par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées et ne peuvent être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées que pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées ;
Considérant que la conservation de données de nature médicale qui ont été recueillies à l'occasion d'une demande de souscription qui n'aurait pas abouti à la conclusion d'un contrat est excessive au regard de l'article 5.c de la Convention du Conseil de l'Europe ;
Considérant en effet, d'une part, que la preuve qu'un contrat n'a pas été souscrit peut résulter de la seule conservation des informations relatives à l'identité et à la date de la décision de refus ;
Considérant, d'autre part, que la simple consultation de ces informations est suffisante pour permettre à la société d'assurance de procéder à toutes vérifications qu'elle juge utile afin de prévenir tout risque de fraude ;
Considérant dès lors que seules les informations relatives à l'identité et à la date de refus d'assurance pourront être conservées dans le fichier des risques aggravés ; qu'en toute hypothèse, cette durée ne pourra pas excéder celle prévue par l'article R 341-4 du code des assurances, soit 10 ans ;
Considérant que les informations relatives aux contrats venus à expiration ne sauraient être conservées au-delà de cette durée sans excéder la finalité du traitement ;
Considérant qu'en tout état de cause, les personnes concernées tiennent de l'article 26 de la loi, le droit de s'opposer, pour des raisons légitimes, à figurer dans le traitement des risques aggravés ;
Considérant en outre, que les personnes doivent être informées, en application de l'article 27 de la loi, de l'existence de ce fichier et de l'enregistrement d'informations les concernant et de leur droit d'accès et de rectification ;
RAPPELLE :
. que la mise en oeuvre d'un fichier spécifique ne concernant que des personnes présentant un risque de "surmortalité" ne doit pas aboutir à des décisions automatiques, qui seraient contraires à l'article 2 de la loi du 6 janvier 1978 ;
. qu'en tout état de cause, les personnes concernées tiennent de l'article 26 de la loi, le droit de s'opposer, pour des raisons légitimes, à figurer dans le traitement des risques aggravés ;
. que les personnes doivent être informées, en application de l'article 27 de la loi, de l'existence de ce fichier et de l'enregistrement d'informations les concernant ainsi que de leur droit d'accès et de rectification ;
. qu'aux termes de l'article 36 de la loi, le titulaire du droit d'accès peut exiger que soient rectifiées, complétées, clarifiées, mises à jour ou effacées les informations le concernant qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées ou dont la collecte ou l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite ;
PREND ACTE :
- de la décision de la CNP de modifier le système de consultation du fichier des risques aggravés par les organismes souscripteurs ayant reçu délégation à l'assurance et de renforcer les sécurités existantes du traitement ;
- de ce qu'un tel fichier est purement interne et n'est pas accessible aux autres compagnies d'assurances ;
RECOMMANDE :
- que, s'agissant des personnes qui ont été refusées à l'assurance, seules les informations relatives à l'identité et à la date de refus d'assurance soient conservées ; qu'en toute hypothèse, cette durée ne saurait excéder celle prévue par l'article R 341-4 du code des assurances ;
- que les informations relatives aux contrats venus à expiration ne soient pas conservées au-delà de cette durée ;
- que le lieu de naissance des personnes concernées soit enregistré afin d'éviter les problèmes d'homonymie.
Le Président, Jacques FAUVET