(Demande d’autorisation n°1466723)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la société LEGRAND d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5° et 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ( AU-04);
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le groupe LEGRAND est l’un des leaders mondiaux des infrastructures électriques et numériques du bâtiment et est implanté dans plus de 70 pays.
Il est coté à la bourse de Paris et a pour obligation d’assurer la fiabilité de l’information financière fournie à ses partenaires financiers et investisseurs, le contrôle de ses opérations au niveau national et international et le respect des lois et des règlements en vigueur par tous ses employés.
Sur la finalité
La société LEGRAND a déposé un dossier de demande d’autorisation pour un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement présenté par la société LEGRAND répond aux exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au fondement juridique et au champ d’application. En effet, la société LEGRAND n’est soumise à aucune des dispositions visées par l’autorisation unique (droit français, loi «SOX» américaine du 31 juillet 2002, loi japonaise "Financial Instrument and exchange Act" du 6 juin 2006) et souhaite inclure dans le périmètre de son dispositif des domaines non visés par celle-ci.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
En outre, elle estime qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
A cet égard, elle relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle présenté par la société LEGRAND est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptable et financier, à la corruption, aux pratiques anticoncurrentielles, à la concurrence, à la confidentialité des données, aux conflits d’intérêts et enfin à la discrimination et au harcèlement.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
L’émetteur de l’alerte professionnelle doit s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
La Commission estime que la finalité poursuivie par le traitement est déterminée, explicite et légitime.
Sur les données traitées
Les données traitées sont identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 :
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
Sur les destinataires
Seront destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, le secrétaire général et le directeur des ressources humaines. Ils pourront être assistés dans leur démarche par les correspondants éthiques locaux.
La Commission observe que les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation de confidentialité contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
Les utilisateurs potentiels du dispositif d’alerte seront informés par une communication sur l’intranet de la société.
La Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l’enregistrement de ces données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent être prises avant l’information de la personne.
Les droits d’accès et de rectification s’exerceront via l’adresse mail : ethics.legrand@legrandelectric.com ou par courrier à l’attention du secrétaire général du groupe ou du directeur des ressources humaines du groupe.
La Commission relève que les instances représentatives du personnel ont été informées du traitement (le comité central d’entreprise, le comité d’entreprise des 23 établissements et filiales françaises ainsi que le comité de groupe).
Sur les mesures de sécurité
Les mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. L’accès au compte de messagerie électronique se fera par un identifiant et un mot de passe confidentiel et personnel.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le salarié qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut contacter les personnes en charge du dispositif via une adresse mail dédiée : ethics.legrand@legrandelectric.com. Il est également possible de signaler une alerte éthique par courrier postal à l’attention du secrétaire général du groupe ou du directeur des ressources humaines du groupe.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société LEGRAND à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN