(Demande d’autorisation n° 1667007)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la société AXA France VIE d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4°,
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la Cnil n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-004), telle que modifiée le 14 octobre 2010;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La société AXA France VIE, compagnie d’assurances, rattachée au Groupe AXA, a saisi la Commission d’une demande d’autorisation pour la mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations.
Sur la finalité
Le Groupe AXA s’est engagé dans une politique volontariste de promotion de la diversité et de l’égalité des chances, ainsi que de lutte contre les discriminations et le harcèlement discriminatoire.
Soucieuse de disposer d’un environnement adapté à cette ambition, AXA France VIE a décidé la mise en place d’une messagerie dédiée (service.discriminations@axa.fr), gérée par la Direction Egalité/Diversité, permettant aux personnes concernées (salariés, candidats, clients et tout public externe) de la saisir de toutes les questions ou alertes sur des faits dont elles auraient été victimes ou témoins de ces chefs.
AXA France VIE a adhéré au « Label Diversité » AFNOR et souhaite, dans ce cadre, mettre en place un dispositif d’alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations.
Le cahier des charges de l’AFNOR préconise notamment la mise en place d’outils permettant d’ « identifier les plaintes et réclamations internes et externes » et, de manière générale, d’assurer la traçabilité des signalements.
Le dispositif d’alerte peut couvrir les alertes en matière de discriminations ou de « harcèlement discriminatoire », au sens du § 1 de l’article 1° de la Loi n° 2008-496 du 27 mai 2008.
Les signalements seront recueillis à partir de l’ adresse mail dédiée (service.discriminations@axa.fr).
Ce canal est facultatif et complémentaire avec les autres canaux existants pour formuler une réclamation pour discrimination ou harcèlement discriminatoire : responsable hiérarchique, conseiller ressources humaines, délégués du personnel, Direction du développement social, Direction de la Sûreté, responsable Sûreté/déontologie local, le Service réclamation clients, etc.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (autorisation unique n°4 ou AU-004). Tout projet de traitement automatisé dont les finalités ou les catégories de données ou de destinataires excèdent le cadre de cette autorisation unique ou qui ne respecterait pas les exigences qui y sont définies, doit, en revanche, faire l’objet d’une demande d’autorisation spécifique.
L’analyse des caractéristiques du traitement objet de la présente demande d’autorisation fait apparaître une différence par rapport à l’AU-004, notamment au regard de son champ d’application, lequel est restreint aux seules alertes en matière comptable, bancaire, financière, de lutte contre la corruption et de pratiques anticoncurrentielles. La demande émise par la société AXA France VIE, doit, par conséquent, être soumise à l’examen de la Commission.
La Commission rappelle que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés, ce qui est bien le cas en l’espèce.
En outre, elle estime qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
A cet égard, elle relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle présenté par la société AXA France VIE s’inscrit dans le cadre de textes internationaux, européens et nationaux afférents à la prévention des discriminations, à l’égalité des chances et à la promotion de la diversité dans le domaine de la gestion des ressources humaines.
La Commission observe qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ en étant dédié aux alertes en matière de discrimination et qu’il répond à l’intérêt légitime du responsable de traitement.
Sur les données traitées
Les données traitées seront les suivantes :
Enfin, la Commission observe que les alertes anonymes ne seront pas traitées afin d’éviter la délation.
Les données d’identification (identité et coordonnées de l’émetteur de l’alerte professionnelle) ;
identité et coordonnées des personnes faisant l’objet d’une alerte ;
les données de connexion et précisément l’adresse mail ;
faits signalés.
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Les données relatives à chaque alerte sont archivées sur le serveur dans un délai de 2 mois à compter de la clôture de chaque alerte. Si l’alerte donne lieu à une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure.
Les données faisant l’objet de mesures d’archivage sont conservées sur un support distinct, pour une durée n’excédant pas les délais de procédures contentieuses.
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement, conformément aux dispositions de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978.
Sur les destinataires
Les alertes seront traitées par des membres de la Direction Egalité/Diversité, spécifiquement formés à ces sujets et habilités individuellement.
La Commission observe que les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont donc en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation de confidentialité contractuellement définie.
Cette liste de destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes faisant l’objet de signalements ou concernées par ceux-ci en seront informées dans les meilleurs délais (sous réserve de la mise en œuvre préalable des mesures de sauvegarde nécessaires) et jouiront des droits, informations et protections dûment spécifiées par les lois applicables, notamment le droit de s’assurer de l’exactitude factuelle de toute information les concernant et incluses dans le signalement et qu’elles disposent de la possibilité d’examiner, d’étudier, de contester et de réagir à tout allégation à leur encontre.
Les personnes concernées sont informées des finalités du dispositif, des personnes habilitées à traiter les alertes, ainsi que de leur droit d’accès et de rectification. Cette information s’effectue via intranet, messagerie électronique, note d’information et guides de sensibilisation, sessions de formation.
L’information rappelle les voies « classiques » d’alerte (manager DRH, délégués du personnel…) et signale que l’utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
La Commission relève que ce dispositif d’alerte a fait l’objet de plusieurs séances de travail avec les partenaires sociaux qui ont été fortement impliqués dans sa mise en place.
Une présentation a été faite aux membres de la Commission égalité Diversité du CCE les 13 décembre 2012 et 28 janvier 2013.
Une présentation du dispositif d’alerte a encore été faite aux membres du CCE les 5 et 6 février 2013. Un avis favorable a été rendu.
Le droit d’accès et de rectification s’exercera auprès du Responsable de la Direction Egalité/Diversité, à la même adresse mail (service.discriminations@axa.fr) qui s’assurera du traitement de la demande par les personnes techniquement compétentes dans un délai raisonnable. Ce droit ne peut pas permettre à la personne mise en cause de prendre connaissance des coordonnées de la personne ayant réalisé le signalement.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures sont prises pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.
L’adresse électronique dédiée ne sera accessible que par le responsable du traitement des signalements. Un badge est nécessaire pour accéder aux locaux. Un login et un mot de passe sont individuels et régulièrement renouvelés, sur procédure d’habilitation, et sont demandés pour accéder au poste de travail ainsi qu’au réseau.
Un traçage est effectué et sauvegardé des accès aux données. En effet, le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Le dispositif se compose d’une adresse électronique dédiée.
Afin d’éviter tout usage abusif du dispositif, l’alerte ne pourra être valablement envoyée qu’en s’identifiant et notamment en indiquant son identité et ses coordonnées.
La confidentialité est garantie (Charte de confidentialité).
Seul un nombre restreint de personnes pourront avoir connaissance de l’identité de l’émetteur de l’alerte et des personnes concernées.
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour l’émetteur de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive de l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société AXA France VIE à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Le Vice-président Délégué
Emmanuel de GIVRY