(Demande d’autorisation n° 1520400)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par le Conseil général de la Gironde d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion administrative et le suivi des accompagnements médico-sociaux réalisés au sein des maisons départementales de la solidarité et de l’insertion de la Gironde,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment son article L.121-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Madame Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de  Monsieur Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La Commission est saisie d’une demande d’autorisation par le Conseil général de la Gironde, qui souhaite mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel dans le cadre de la mise en œuvre de sa mission légale d’aide sociale telle que prévue par le Code de l’action sociale et des familles.
Réparties sur le territoire de chaque département, les maisons départementales de la solidarité (MDSI), auparavant appelées centres médico-sociaux, sont chargées de mettre en œuvre la politique de solidarité des conseils généraux.
Elles assurent des actions dans les domaines de l’accès au droit, de la santé, de l’action sociale et éducative en faveur des familles et de leurs enfants, de l’insertion sociale et de la lutte contre les exclusions.
Plus précisément, les MDSI ont pour missions :
l’accueil, l’information et l’orientation de la population du département pour garantir  l’accès aux droits de tous ;
la prévention et la protection de l’enfance et de la famille, à savoir soutenir les parents dans leurs fonctions éducatives, concourir à l’équilibre et au développement affectif des enfants, prévenir la maltraitance des enfants, conseiller et soutenir les familles en lien avec l’éducation nationale ;
la protection maternelle et infantile (PMI) ;
la lutte contre les exclusions, à savoir conseiller et accompagner des ménages en difficulté ou en situation de précarité, notamment par l’instruction des droits et le suivi des bénéficiaires du revenu de solidarité active, l’aide à l’accès et au maintien dans le logement, des interventions dans le cadre des procédures d’expulsion, ou l’octroi d’un soutien financier.
Sur la finalité
Le traitement dont est saisie la Commission a pour finalité la gestion administrative et le suivi des accompagnements médico-sociaux réalisés au sein des maisons départementales de la solidarité et de l’insertion de la Gironde.
La Commission considère que cette finalité est déterminée, explicite et légitime.
Elle estime que le recours à la formalité de l’autorisation se justifie au regard de l’article 25-I-7° de la loi 6 janvier 1978 modifiée pour ce qui concerne les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les données à caractère personnel sont relatives à :
La Commission relève que les données relatives à la santé sont collectées directement auprès des personnes concernées, après le recueil d’un consentement exprès.
l’identification des personnes concernées (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro de téléphone) ;
leur vie personnelle (situation familiale) ;
leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
des informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière) ;
des appréciations sur les difficultés sociales (rapports de travailleurs sociaux mettant notamment en lumière des difficultés familiales, financières ou relationnelles ainsi que les actions correctives associées) ;
la santé (pathologies, affections, antécédents, soins, situations ou comportements à risque).
La Commission considère que le traitement des données précitées est adéquat, pertinent et non excessif au regard de la finalité poursuivie.
Sur les destinataires
Les données relatives à l’identification des personnes, leur vie personnelle et professionnelle, leur situation économique et financière, ainsi que les appréciations sur leurs difficultés sociales sont uniquement accessibles aux travailleurs sociaux et secrétaires du Conseil général de Gironde habilités à en connaitre.
Les données relatives à la santé sont transmises aux seuls professionnels de santé impliqués dans le suivi médico-social des personnes concernées.
La Commission considère que ces destinataires ont un intérêt légitime à connaître de ces données.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par des mentions légales sur les formulaires de collecte, une mention sur le site internet du Conseil général de la Gironde, ainsi qu’un affichage dans les locaux de ce dernier.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction générale adjointe chargée de la solidarité du Conseil général de la Gironde.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe impérativement renouvelés tous les deux mois et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Les transmissions de données sont sécurisées par l’utilisation d’un protocole crypté nécessitant un certificat électronique sur l’ensemble des serveurs utilisés.
Le recours à des connexions « SSL » sécurisées garantira l’authentification des points d’accès connectés, ainsi que l’intégrité et la confidentialité des données échangées.
Ces mesures de sécurité n’appellent pas d’observation de la Commission au regard de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées en base active jusqu’à la fin d’un accompagnement médico-social.
Afin de pouvoir satisfaire à un contrôle de la chambre régionale des comptes, les données relatives à l’identification des personnes ayant perçu une aide, d’une part, et celles relatives à des informations d’ordre économique et financier, d’autre part, sont archivées pendant cinq ans à compter du versement de la dernière prestation. Les autres données du présent traitement peuvent également faire l’objet d’un archivage, dès lors qu’un texte de nature législative ou réglementaire le prévoit et que la durée d’archivage n’excède pas celle prévue par la réglementation en vigueur.
A l’issue du délai d’archivage, les données sont définitivement supprimées ou versées au service d’archives départemental dans les conditions du livre II du code du patrimoine.
Ces durées de conservation apparaissent pertinentes  au regard de la finalité poursuivie par le présent traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, le Conseil général de la Gironde à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN