La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ; Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment son article 6 conférant à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés la mission d'informer toutes les personnes concernées de leurs droits et obligations ; Vu la Convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ; Vu l'article 9 du Code Civil ; Vu les articles 368, 416 et 416-1 du Code pénal ; Vu le Code du Travail, et notamment ses articles L. 123-1, L. 311-4 et L. 412-2 ; Vu l'ordonnance n° 45-1030 du 24 Mai 1945 relative au placement des travailleurs et au contrôle de l'emploi ; Vu la délibération de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés n° 81-94 du 21 juillet 1981 portant adoption d'une recommandation relative aux mesures générales de sécurité des systèmes informatiques ; Après avoir entendu Monsieur Alain SIMON, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations.
Considérant que la présente recommandation concerne la collecte et la gestion manuelle ou informatisée d'informations nominatives par les professionnels du conseil en recrutement ; Considérant qu'il convient d'entendre par professionnels du conseil en recrutement, tout intermédiaire mandaté par un employeur, afin de l'assister dans le choix d'une personne extérieure pour un poste à pourvoir ;
Sur la nature des informations collectées relatives à la vie privée : Considérant que l'activité de ces professionnels doit respecter la vie privée des candidats ; Rappelle les dispositions : - de l'article 1er de la loi du 6 janvier 1978 : "l'informatique doit être au service de chaque citoyen. Son développement doit s'opérer dans le cadre de la coopération internationale. Elle ne doit porter atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques" ; - de l'article 9 du Code Civil : "Chacun a droit au respect de sa vie privée" ; Estime, en conséquence, que les informations collectées ne doivent pas concerner celles qui relèvent exclusivement de la vie privée des candidats, et doivent être strictement nécessaires au recrutement envisagé et en relation étroite avec la finalité du traitement ;
Sur la collecte des informations : 1°) Rappelle qu'en application des dispositions de l'article 25 de la loi du 6 janvier 1978 : "la collecte de données, par tout moyen frauduleux, déloyal ou illicite est interdite" ; Estime, en conséquence, qu'est contraire aux dispositions dudit article, l'utilisation d'annonces ne correspondant pas à un poste à pourvoir, mais ayant pour objet de constituer un fichier de candidatures. Constitue de même une manoeuvre déloyale, le fait, par un professionnel du conseil en recrutement, de porter à la connaissance d'un employeur la candidature de l'un de ses salariés sans l'accord exprès de celui-ci ; 2°) Rappelle qu'en application de l'article 31 de ladite loi et de l'article 6 de la Convention du Conseil de l'Europe, il est interdit de collecter et de conserver, sauf accord exprès du candidat, des données nominatives qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales, les informations relatives à la santé ou à la vie sexuelle des personnes ; que l'accord exprès exigé par la loi doit être recueilli par écrit ; Estime que de telles informations ne peuvent être collectées, sous réserve des interdictions légales, que lorsqu'elles sont justifiées par la nature du poste à pourvoir ;
Sur l'information préalable : 1°) Rappelle qu'en application des articles 26, 1er alinéa et 45, 2ème alinéa de la loi du 6 janvier 1978, toute personne a le droit de s'opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l'objet d'un traitement ; Estime, en conséquence, que les professionnels du conseil en recrutement doivent prendre toutes les dispositions nécessaires pour l'exercice de ce droit, par la restitution ou la destruction d'informations concernant un candidat ; 2°) Rappelle qu'en application des dispositions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 "les personnes auprès desquelles sont recueillies des informations nominatives doivent être informées : - du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ; - des conséquences à leur égard d'un défaut de réponse ; - des personnes physiques ou morales destinataires des informations ; - de l'existence d'un droit d'accès et de rectification Lorsque de telles informations sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent porter mention de ces prescriptions" ; Estime que, d'une part, lorsque l'identité de l'employeur n'a pu être précisée au moment de la collecte, il convient de recueillir l'accord du candidat préalablement à toute transmission d'informations nominatives à cet employeur ; que d'autre part, il appartient aux professionnels du conseil en recrutement de s'engager à ne pas collecter à l'insu du candidat des informations de nature confidentielle le concernant, sauf les références professionnelles d'usage courant auprès des personnes signalées par le candidat ;
Sur le droit d'accès et de rectification : 1°) Rappelle qu'en application des articles 34 et suivants, et 45 de la loi du 6 janvier 1978, tout candidat peut obtenir communication des informations le concernant ; 2°) Rappelle qu'en application de l'article 36, 3ème alinéa de la loi du 6 janvier 1978 "en cas de contestation, la charge de la preuve incombe au service auprès duquel est exercé le droit d'accès sauf lorsqu'il est établi que les informations contestées ont été communiquées par la personne concernée ou avec son accord" Estime qu'il appartient aux professionnels du conseil en recrutement d'exposer clairement aux candidats les modalités d'exercice du droit d'accès ; Que ce droit s'applique tant à la fiche informatisée que manuelle ; Qu'il convient d'informer le candidat, sur sa demande, et conformément aux articles 35 et 45 de la loi du 6 janvier 1978, des résultats des analyses notamment des tests éventuellement pratiqués ;
Sur la durée de conservation : Rappelle qu'en application de l'article 28 de la loi du 6 janvier 1978 "sauf dispositions législatives contraires, les informations ne doivent pas être conservées sous une forme nominative au-delà de la durée prévue à la déclaration, à moins que leur conservation ne soit autorisée par la Commission" ; Estime que les informations concernant un candidat ne doivent pas être conservées au delà de la durée de la mission de recrutement pour laquelle la candidature a été présentée ;
Sur la prohibition des profils : 1°) Rappelle qu'en application du deuxième alinéa de l'article 2 de la loi du 6 janvier 1978, aucune décision de sélection de candidature impliquant une appréciation sur un comportement humain ne peut avoir pour seul fondement un traitement informatisé donnant une définition du profil ou de la personnalité du candidat ; 2°) Rappelle qu'en application de l'article 3 de la loi du 6 janvier 1978 tout candidat a le droit d'être informé des raisonnements utilisés dans les traitements automatisés de sélection de candidatures ; Estime que tout candidat a le droit de connaître, lorsque la sélection des candidatures est effectuée de manière automatisée, les motifs pour lesquels sa candidature a été refusée ;
Sur les formalités préalables à l'automatisation : Rappelle, qu'en application de l'article 16 de la loi du 6 janvier 1978, les traitements automatisés d'informations nominatives effectués par les professionnels du conseil en recrutement doivent, préalablement à leur mise en oeuvre, faire l'objet d'une déclaration ordinaire auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ; et que l'omission de ces formalités préalables est passible des sanctions prévues à l'article 41 de la loi précitée ;
Sur les mesures de sécurité et de confidentialité : Rappelle qu'en application des articles 29 et 45, alinéa 1 de la loi du 6 janvier 1978, les professionnels du conseil en recrutement sont tenu de s'engager vis-à-vis des candidats à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des informations ; Estime qu'il appartient aux professionnels du conseil en recrutement de respecter ces impératifs, en particulier lors du remplacement du support papier par un support exploitable par un système informatique. Le Président, Jacques FAUVET.