La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres 1er à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publiques et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques ;
Vu le décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979 relatif à la communicabilité des documents d'archives publiques ;
Vu le décret n° 79-1039 relatif à la délivrance de visas de conformité des copies, reproductions photographiques et extraits des documents conservés dans les dépôts d'archives publiques ;
Vu la délibération n° 88-52 du 10 mai 1988 portant adoption d'une recommandation sur la compatibilité entre les lois n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le projet d'arrêté du Ministre de la Culture et de la Francophonie relatif à l'informatisation de l'inventaire des dossiers de naturalisation, de changement de nom et de dispense pour mariage antérieurs à 1930 conservés aux Archives Nationales ;
Après avoir entendu Monsieur Alex TURK, Commissaire, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Considérant que la Commission est saisie par le Ministère de la Culture et de la Francophonie d'une demande d'avis concernant la mise en oeuvre par la Direction des Archives de France d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour objet la tenue d'un répertoire alphabétique des dossiers de naturalisation, de changement de nom ou de dispense pour mariage instruits de 1814 à 1930 et archivés ;
Considérant que le traitement de la Direction des Archives de France comportera deux bases de données :
- la première base de données (NAT) concernera les dossiers instruits entre 1814 et 1883 et constituera à la fois un répertoire alphabétique des dossiers qui sera utilisé par le personnel de la Direction des Archives de France et une base de recherches ouverte aux généalogistes et aux historiens des migrations du XIXème siècle ;
- la seconde base de données (NATbis) concernera les dossiers instruits entre 1884 et 1930 et permettra au personnel de la Direction des Archives de France de fournir aux administrations qui en feront la demande les éléments nécessaires à l'établissement de droits (preuve de nationalité, recherche d'établissement de droits) ;
Considérant que les informations figurant dans la base de données "NAT" seront totalement communicables, le délai légal de communicabilité de cent ans prévu par l'article 7 alinéa 3 de la loi du 3 janvier 1979 étant expiré ; qu'en revanche, tant que les délais légaux de communicabilité ne seront pas atteints, seul le personnel de la Direction des Archives de France aura accès aux informations figurant dans la base de données "NATbis" ; que toutefois, conformément aux textes légaux régissant la communicabilité des documents d'archives publiques, des informations pourront être fournies à toute personne autorisée par le Directeur des Archives de France au terme d'une procédure dérogatoire nécessitant l'accord de l'autorité qui a effectué le versement des archives ;
Considérant que les informations traitées seront la cote du dossier ou de la fiche, la date d'ouverture du dossier, le patronyme du demandeur, les variantes du patronyme éventuellement, les prénoms du demandeur, le nouveau patronyme demandé en cas de changement de nom, les nouveaux prénoms demandés en cas de changement de prénom, la date et le lieu de naissance, la profession, le code profession, le département de domicile, le pays d'origine ou d'établissement du demandeur, l'identification actuelle de ce pays, l'objet de la demande (naturalisation, changement de nom, dispense pour mariage), la date du décret de naturalisation ou de réintégration, la référence au bulletin des lois ou au Journal Officiel ;
Considérant, en outre, que des informations concernant d'autres personnes que le demandeur principal pourront être saisies ; qu'il s'agira dans ce cas du lien de parenté de ces personnes avec le demandeur (épouse, enfants), de leur patronyme, de leurs prénoms, de leur date et lieu de naissance, de leur pays d'origine ou d'établissement, de leur domicile et de leur profession ;
Considérant que la communication des données s'effectuera en application de la loi du 6 janvier 1978 et de la loi du 3 janvier 1979 relative aux archives ; qu'en effet, le droit d'accès aux données informatisées par les Archives de France pourra être exercé, dans les termes de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978, par toute personne physique souhaitant prendre connaissance des informations qui la concernent ; que la communication des données à des tiers sera régie par les dispositions de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives et de ses décrets d'application n° 79-1038, n° 79-1037 et n° 79-1039, aux termes desquelles, sauf dérogation spéciale du Directeur des Archives de France, les données ne peuvent être communiquées qu'à l'expiration d'un délai de cent ans à compter de la clôture du dossier ;
Considérant que, les archives publiques étant imprescriptibles, les données seront conservées de manière indéfinie ;
Considérant que le traitement bénéficiera de mesures de nature à garantir la sécurité des données ;
EMET un avis favorable au projet d'arrêté du Ministre de la Culture et de la Francophonie relatif à l'informatisation de l'inventaire des dossiers de naturalisation, de changement de nom ou de dispense pour mariage antérieurs à 1930 conservés aux Archives Nationales.    Le Président, Jacques FAUVET.