(Demande d’autorisation n° 1608216)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’association La Cordée d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des usagers (mineurs placés par l’aide sociale à l’enfance ou la justice).
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV, 25-I-1°, 25-I-6° et 25-I-7° ;
Vu l’article 375 du Code civil ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Il s’agit de l’association La Cordée, association de loi 1901, gérant le Centre Educatif La Cordée (Maison d’Enfant à Caractère Social) sis 3 bis place Saint-Médard – 02200 Soissons.
L’association a pour but de concourir à l’accueil, l’éducation et la rééducation des enfants, adolescents et jeunes adultes qui présentent des difficultés d’intégration.
L’association est habilitée au titre de l’aide sociale à l’enfance (ASE) par le Conseil général de l’Aisne. Elle accueille des enfants âgés de 8 à 18 ans dans le cadre de la protection de l’enfance à la suite de mesures judicaires (ordonnances provisoires de placement prises par les juges des enfants ou les procureurs de la République au titre de l’article 375 du Code civil) ou administratives (contrats d’accueil provisoire pris entre le Conseil Général et les représentants légaux du mineur).
La Commission considère que l’association exerce une mission de service public.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion des dossiers des mineurs confiés au Service de l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE), dans le cadre de la protection administrative ou judiciaire, pour une moyenne ou une longue durée.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, explicites et légitimes.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés par l’intérêt public.
Il y a également lieu de faire application des dispositions des articles 25-I-6° et 25-I-7°, qui soumettent respectivement à autorisation de la Commission les traitements comportant des données relatives au numéro d’inscription au répertoire (NIR) et ceux comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, photographie, sexe, JAPD effectuée) ;
à leur vie personnelle (habitude de vie, situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur situation économique (modalités de prise en charge des transports, loisirs, argent de poche) ;
à leur numéro de sécurité sociale (utilisé exclusivement dans le cadre des échanges avec la sécurité sociale) ;
à l’appréciation de leurs difficultés sociales (personnel formé à l’écrit du suivi éducatif de l’usager) ;
à leur données de santé (pathologie, affection, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques) ;
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels habilités du Centre éducatif, les éducateurs du Conseil Général, les autorités judiciaires, les représentants légaux des mineurs, les professionnels de santé, les établissements scolaires.
Chaque catégorie de destinataires n’accède qu’aux informations qui lui sont destinées.
Cette liste de destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie d’affichage et par la remise d’une notice explicative.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès l’association La Cordée – 3 bis place Saint-Médard – 02200 Soissons.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que l’authentification des utilisateurs du traitement respecte ses préconisations, et notamment que les mots de passe utilisés sont d’un niveau de complexité suffisant (mots de passe d’au moins huit caractères des catégories minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux).
La gestion des habilitations et la journalisation des accès sont prévues.
La Commission prend acte du fait que le traitement n’est  accessible que sur le réseau interne privé de l’organisme, ce qui offre une garantie quant à la sécurité des données y transitant. Par ailleurs, tous les échanges circulant via le réseau internet sont chiffrés.
La Commission considère que ces mesures de sécurité sont satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données qui constituent le « dossier de l’usager » sont conservées en base active pendant la durée de prise en charge. A l’issue de cette durée, les dossiers numériques sont passés en état traités et les dossiers papier sont archivés.
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’association La Cordée à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN