(Demande d’autorisation n° 1819441)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la Caisse d’épargne Aquitaine Poitou-Charentes d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité le suivi de l’activité interne de la Direction Juridique de la banque et des procédures judiciaires menées à son encontre ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9 et 25-I-3° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean-Luc VIVET, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La Caisse d’épargne Aquitaine Poitou-Charentes, ci-dessous dénommée CEAPC.
Sur la finalité
La finalité du traitement consiste à assurer la gestion et le suivi de l’activité interne de la Direction Juridique de la banque (conseil juridique, recensement des contrats) et des procédures judiciaires gérées par cette Direction dans le cadre de la défense en justice des intérêts de la CEAPC et en particulier de procédures pénales.
La Commission estime que les finalités poursuivies sont déterminées, explicites et légitimes.
Par ailleurs, la Commission considère qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté
Sur les données traitées
Les données collectées sont relatives :
Dans sa décision du 29 juillet 2004, le Conseil Constitutionnel a déclaré non conforme à la Constitution l’article 9-3° qui permettait à une personne morale de droit privé, mandatée par d’autres personnes morales estimant avoir été victimes ou être susceptibles d’être victimes d’agissements passibles de sanctions pénales, de rassembler des données portant sur des infractions, condamnations ou mesures de sûreté, au motif de son caractère trop général et du manque de précision sur les garanties devant encadrer ce type de traitement. Pour autant, le Conseil Constitutionnel a précisé que cette annulation ne saurait être interprétée comme « privant d’effectivité le droit d’exercer un recours juridictionnel dont dispose toute personne physique ou morale s’agissant des infractions dont elle a été victime ».
à l’identification des clients : nom, prénom ;
aux infractions, condamnations et mesures de sûreté ;
aux actions engagées par le client à l’encontre de la banque : objet de la contestation, actions engagées par le client ou par la banque et décision de justice ;
aux actions engagées par la banque à l’encontre d’un client, d’un salarié ou d’un tiers : dépôt de plainte, actes de procédures, décision de justice.
Cette réserve d’interprétation était indispensable pour ne pas priver de base légale les traitements légitimement mis en œuvre pour assurer le suivi des dossiers contentieux relatifs à des infractions. Elle permet à toute personne de constituer, pour les besoins de l’exercice de son droit au recours, des fichiers de pré contentieux.
La Commission considère, compte tenu de la finalité poursuivie, que ces données sont pertinentes, adéquates et non excessives, conformément à l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les conseils juridiques et auxiliaires de justice pour les besoins de la défense des intérêts de la CEAPC. En outre, les collaborateurs de la Direction juridique et de la Direction de recouvrement sont également destinataires des informations relatives au suivi de l’activité du service.
La  liste de ces destinataires n'appelle pas d'observation particulière.
Sur l’information et le droit d’accès
Conformément aux dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les clients de la banque sont informés de l’existence de ce traitement ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition lors de l’entrée en relation.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction juridique à l’adresse suivante : 61, rue du château d’eau – CS 31271 33076 BORDEAUX Cedex.
La Commission estime que ces modalités d’information et d’exercice des droits sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Les actions effectuées par la Direction juridique sont tracées afin de permettre de détecter et d’analyser tous les accès, modifications et suppressions de données non autorisés.
Seules ces personnes ont accès au logiciel de suivi et de gestion et de suivi de l’acticité du service et des procédures judiciaires. Il existe un mécanisme d’authentification des personnes habilitées à accéder à l’application avec des profils d’habilitation et un contrôle d’accès logique qui se fait par mot de passe.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les actions engagées par le client à l’encontre de la banque ou inversement, sont résumées dans la zone commentaire du fichier de suivi des procédures judiciaires. La Commission relève que les évènements inscrits sont objectifs, pertinents et adéquats.
Les données sont conservées le temps de la procédure judiciaire et pendant 5 ans après épuisement des voies de recours. Cette durée permet de répondre aux éventuelles demandes du client condamné à indemniser la banque.
La Commission considère que cette durée de conservation est pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Ces autres caractéristiques du traitement n’appellent pas d’observation particulière de la Commission.
Autorise, conformément à la présente délibération, Caisse d’épargne Aquitaine Poitou-Charentes à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN