La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel,
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés,
Vu la loi du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le code du travail et notamment ses articles L. 513-1, L. 513-3, R. 513-11 et R. 513-12 ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;
Vu la délibération de la Commission n° 91-104 du 5 novembre 1991 ;
Vu le projet d'arrêté présenté par le ministère du travail et des affaires sociales portant constitution informatisée des listes électorales en vue du scrutin prud'homal du 10 décembre 1997 ;
Après avoir entendu Monsieur Hubert BOUCHET, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant que le ministère du travail et des affaires sociales a saisi la Commission d'une demande d'avis concernant un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité la constitution par le ministère du travail des listes électorales pour les élections prud'homales du 10 décembre 1997 ;
Considérant que la constitution automatisée de ces listes permettra d'améliorer l'exhaustivité des listes électorales, de simplifier la tâche des employeurs et des mairies, de rendre plus fiable les opérations réalisées et de détecter les inscriptions multiples ;
Considérant que le traitement présenté par le ministère du travail constitue une amélioration du traitement déclaré à la CNIL pour le scrutin de 1992 dans la mesure où le système du préétablissement des déclarations mis en oeuvre en 1992 est étendu aux employeurs et aux salariés agricoles ainsi qu'aux particuliers employeurs et aux gens de maison ; que la simulation effectuée du 15 avril au 30 septembre 1996 a démontré son efficacité ;
Considérant que les déclarations que doivent adresser les employeurs au ministère du travail, en application de l'article R. 513-11 du code du travail sont établies par le ministère du travail à partir des informations transmises par la CNAVTS, les CRAM, la CCMSA, l'UNEDIC (pour les salariés privés d'emploi) et le Centre National de Traitement des Chèques Emplois Services ;
Considérant que les informations traitées par le prestataire de service choisi par le ministère du travail sont pour les salariés : le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, le domicile et le NIR, pour les employeurs : le nom ou la raison sociale, le numéro SIRET ou numéro pseudo-SIRET, ou numéro MSA, l'adresse des établissements et le type d'employeur ;
Considérant que ces informations sont collectées conformément à l'article R. 513-11 du code du travail ;
Considérant que le traitement proposé ne prévoit l'utilisation du NIR que pendant une période limitée prenant fin à l'issue de l'opération particulière de détection des inscriptions multiples réalisée par le prestataire de service du ministère du travail et qu'aucune des listes communiquées aux autorités préfectorales et aux maires ne portera mention de ce numéro ;
Considérant que le droit d'accès et de rectification s'exercera sur demande écrite auprès du ministère du travail et des affaires sociales, que l'information relative aux modalités pratiques d'exercice de ce droit d'accès se fera notamment au moment de la période de consultation des listes électorales par le personnel comme le prévoient les article L. 513-3 et R. 513 -12 du code du travail, que l'information sera faite par la publication au Journal Officiel de l'arrêté du ministère du travail, qu'il appartient aux employeurs d'informer leurs salariés de l'existence d'un droit d'accès et de rectification, que cette mission leur sera rappelée par le ministère du travail lors de l'envoi des listes électorales provisoires, que l'affichage dans les locaux des entreprises participera également à cette information et que les salariés privés d'emplois seront informés par l'envoi de la déclaration de façon individuelle ;
Considérant que l'information sur le droit d'accès sera complétée par la mention de la provenance des informations lorsque les déclarations sont préétablies, que le droit d'accès s'exercera à compter du mois de juin 1997 jusqu'à l'expiration des délais de recours contentieux soit le 10 avril 1998,
Considérant que le traitement national de constitution des listes électorales est confiée à un prestataire de service ;
Considérant que le cahier des charges administratives particulières annexé au marché conclu avec ce prestataire de service comporte une clause rappelant les obligations de sécurité de ce dernier ainsi que les sanctions pénales applicables en cas de non respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 ;
Considérant que les mesures de sécurités prévues pour assurer la confidentialité et l'intégrité des données sont satisfaisantes ;
Considérant que les fichiers nationaux seront, à l'issue des délais de recours contentieux, transférés aux archives nationales dans les conditions prévues aux articles 7 et 8 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Emet un avis favorable au projet d'arrêté présenté par le ministère du travail et des affaires sociales.
Le Président, Jacques FAUVET.