La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe n° 108 du 28 janvier 1981 pour la protection des données à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le règlement intérieur de la Commission et notamment ses articles 55 et 56 ;    Vu la délibération de la CNIL n° 91-082 du 24 septembre 1991 portant sur une vérification sur place auprès de la Mairie de Montfermeil ;    Vu le compte-rendu de cette vérification notifié au Maire de Montfermeil le 25 novembre 1991 et la réponse du Maire de Montfermeil en date du 29 novembre 1991 ;
Après avoir entendu Monsieur Henri CAILLAVET, Commissaire en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;    Considérant que la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés a été saisie d'une plainte à l'encontre de la Mairie de Montfermeil relative à la publication dans le bulletin municipal dénommé "La Gerbe" d'informations statistiques concernant l'état-civil des administrés de la commune ;    Considérant que ces informations visaient à quantifier les naissances et mariages enregistrés en 1989 dans la commune, en fonction du critère d'extranéité des personnes concernées et même s'agissant de personnes de nationalité française en fonction de leur nationalité d'origine, antérieure à l'attribution de la nationalité française ;
Considérant qu'ayant été interrogé par la Commission sur la provenance des informations cédées au bulletin "La Gerbe" les 11 et 26 septembre, le 11 octobre 1990 et les 17 janvier et 24 avril 1991, le Maire de Montfermeil devait répondre le 11 mai 1991 que les informations en cause étaient obtenues essentiellement par la globalisation des carnets mensuels où "La Gerbe" fait part nominativement des naissances, des mariages et des décès, et étaient cédées par le service municipal de l'état-civil ;    Considérant que la Mairie de Montfermeil a déclaré deux fichiers automatisés, relatifs à l'état-civil et à la gestion et la paie du personnel mis en oeuvre par l'intermédiaire du Syndicat Intercommunal Informatique de Montreuil (SICIM) ; que le fichier de l'état-civil ne prévoit pas la collecte de la nationalité des personnes ;
Considérant que la Commission a décidé par délibération n° 91-082 du 24 septembre 1991 de procéder à une vérification sur place à la Mairie de Montfermeil ;    Considérant que lors du contrôle, la délégation de la Commission a constaté que l'information relative à la nationalité des personnes étrangères n'était pas traitée mais que les services municipaux se contentent de renseigner les questionnaires papier-types mis à leur disposition par l'INSEE et la préfecture ; que c'est à partir de ces questionnaires que les services municipaux relèvent manuellement des informations statistiques non nominatives (par nombre et par nationalité) relatives à l'état-civil (naissances, mariages et décès) des personnes étrangères résidant dans la commune ; que ces pratiques n'entrent pas dans le champ d'application de la loi du 6 janvier 1978 ;    Considérant qu'un fichier automatisé des personnes âgées, un fichier automatisé des demandeurs de logement, un fichier électoral automatisé, un fichier automatisé des fournisseurs et un fichier automatisé de gestion des restaurants scolaires fonctionnaient à la Mairie de Montfermeil sans avoir fait l'objet des déclarations préalables auprès de la CNIL ;
Considérant que cette situation est contraire aux dispositions des articles 15 et 17 de la loi du 6 janvier 1978 qui imposent à tout responsable d'une collectivité territoriale détenteur de traitements automatisés d'informations nominatives d'effectuer une déclaration de ses traitements auprès de la Commission ;    Considérant par ailleurs que la délégation de la Commission a constaté l'absence de codes d'accès adéquats garantissant la confidentialité des informations traitées et la méconnaissance du personnel communal pour les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 dans la mise en oeuvre des traitements automatisés précités ; qu'il conviendra par conséquent d'adopter de nouveaux codes d'accès individualisés de six caractères alphanumériques renouvelés tous les six mois ;
DEMANDE au Maire de Montfermeil de :    - déclarer à la Commission dans un délai d'un mois à compter de la réception de la présente délibération le fichier des personnes âgées, des demandeurs de logements, le fichier électoral, le fichier des fournisseurs et le fichier de gestion des restaurants scolaires ;    - prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des informations traitées et sensibiliser le personnel municipal au respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 ;    - de porter à la connaissance de la Commission les mesures prises pour informer les personnes concernées de leur droit d'accès et de rectification, conformément aux dispositions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 ;
DECIDE d'adresser un rappel à l'observation de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés au Maire de Montfermeil.    Le Président, Jacques FAUVET.