(Demande d’autorisation n° 1533245)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la société FPFP France d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La société FPFP France (Filtrona Protection and Finishing Products)  est une société du groupe FILTRONA, fabriquant de matières plastiques et de filtres.
Le groupe auquel appartient la société FPFP FRANCE est coté à la bourse de Londres et est soumis au code anglais de bonne gouvernance d’entreprise « Combined code on corporate governance » qui impose aux entreprises cotées de renforcer les moyens de contrôle interne par la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
Sur la finalité
La société FPFP France a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond à toutes les exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au  fondement juridique. En effet, la société FPFP n’est soumise à aucune des dispositions visés par l’autorisation unique (droit français, loi «SOX» américaine du 31 juillet 2002, loi japonaise "Financial Instrument and exchange Act" du 6 juin 2006).
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
Le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptable, financier, bancaire, de lutte contre la corruption et de pratiques anticoncurrentielles.
La Commission estime que le traitement répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les données traitées
Elles  seront identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 :
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
Sur les destinataires
Seront destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, le directeur général et le directeur des ressources humaines de la société FPFP FRANCE, le directeur financier  et le secrétaire général du groupe et enfin le personnel habilité de la société SAI Global pour la seule sauvegarde des données techniques relatives aux alertes.
Les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation de confidentialité contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information est assurée par la remise d’un document d’information relative au dispositif d’alerte professionnelle à chaque salarié de la société. La personne éventuellement mise en cause sera informée dès l’enregistrement des données la concernant.
Les instances représentatives du personnel ont également été informées.
Les droits d’accès et de rectification s’exerceront auprès de la Vice-secrétaire général de la société FPFP FRANCE à l’adresse suivante : Direction générale, 1 rue du Gue, 77990 le Mesnil Amelot.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Les accès au système d’information et les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données sont tracées.
La sauvegarde des données techniques relatives aux alertes est confiée à la société SAI Global. La Commission prend acte qu’un contrat a été signé avec la société SAI Global afin de formaliser les obligations incombant au sous-traitant en matière de sécurité et de confidentialité des données.
Les mesures de sécurité envisagées n’appellent pas d’observations particulières.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le salarié qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut contacter les représentants exécutifs du groupe FILTRONA en charge des alertes soit par téléphone soit via une adresse électronique dédiée.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes. A titre exceptionnel, la société FPFP FRANCE peut être amenée à recueillir une alerte anonyme. Dans ce cadre, l’alerte sera traitée dans les conditions suivantes :
-le traitement des alertes anonymes doit être entouré de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif ;
-l’organisme ne doit pas inciter les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme. En ce sens, la publicité faite sur l’existence du dispositif doit en tenir compte. La procédure doit être conçue de façon à ce que les employés s’identifient auprès de l’organisation chargée de la gestion des alertes.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société FPFP FRANCE à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN