(Demande d’autorisation n° 1840456)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la province Sud de la Nouvelle-Calédonie d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalités la gestion et le suivi des demandes d’aides sociales ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence Dumont, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La province Sud de Nouvelle-Calédonie
Sur la finalité
Le traitement automatisé de données à caractère personnel a pour objet de permettre la gestion et le suivi des demandes d’aides sociales facultatives attribuées par la province Sud sur son territoire.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, explicites et légitimes.
Sur les données traitées
Les catégories de données traitées concernant les bénéficiaires et leurs familles sont relatives :
-   - à l’identification des bénéficiaires de l’accompagnement et du suivi social : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, adresse, courriel, numéro de téléphone.
Peuvent également être collectés la nationalité du bénéficiaire (sous la forme « Français/UE/Hors UE ») et les documents prouvant la régularité de son séjour en France dès lors que le bénéfice de l’aide ou de la prestation sollicitée est soumis à une condition de régularité du séjour.
- à la couverture sociale : organismes de rattachement et régimes d’affiliation, droits ouverts ;
-  - à la nature de la mesure de protection juridique et le cas échéant les cordonnées du mandataire ;
- à la vie personnelle : situation et composition familiale du foyer ;
- au parcours professionnel et de formation (scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification) ;
- aux conditions de vie matérielles :
situation financière (ressources, charges, crédits, dettes) ;
prestations et avantages sociaux perçus (nature, montant, quotient familial, numéro allocataire) ;
situation face au logement et à l’hébergement (type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement : domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion).
aux coordonnées bancaires ;
- à l’évaluation sociale de la personne  (difficultés rencontrées et appréciations sur les difficultés sociales) et le cas échéant, aux enquêtes sociales ;
- au type d’accompagnement et de suivi des personnes et aux actions mises en œuvre : domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement et de suivi, objectifs, parcours, actions d'insertion prévues, entretien et suivi ;
- aux informations relatives au handicap (taux d’invalidité, date de la carte d’invalidité, travailleur handicapé (sous la forme oui/non), Groupe Iso Ressources (GIR), bénéficie de la prestation de plan d’accompagnement personnalisé sous la forme oui/non :
- à l’identification des personnes concourant à l’accompagnement et suivi social : nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone, adresse professionnelle, courriel, téléphone.
- à la vie personnelle : situation et composition familiale du foyer ;
- au parcours professionnel et de formation (scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification) ;
- aux conditions de vie matérielles :
situation financière (ressources, charges, crédits, dettes) ;
prestations et avantages sociaux perçus (nature, montant, quotient familial, numéro allocataire) ;
situation face au logement et à l’hébergement (type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement : domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion).
aux coordonnées bancaires ;
- à l’évaluation sociale de la personne  (difficultés rencontrées et appréciations sur les difficultés sociales) et le cas échéant, aux enquêtes sociales ;
- au type d’accompagnement et de suivi des personnes et aux actions mises en œuvre : domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement et de suivi, objectifs, parcours, actions d'insertion prévues, entretien et suivi ;
- aux informations relatives au handicap (taux d’invalidité, date de la carte d’invalidité, travailleur handicapé (sous la forme oui/non), Groupe Iso Ressources (GIR), bénéficie de la prestation de plan d’accompagnement personnalisé sous la forme oui/non :
- à l’identification des personnes concourant à l’accompagnement et suivi social : nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone, adresse professionnelle, courriel, téléphone.
- à la vie personnelle : situation et composition familiale du foyer ;
- au parcours professionnel et de formation (scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification) ;
- aux conditions de vie matérielles :
situation financière (ressources, charges, crédits, dettes) ;
prestations et avantages sociaux perçus (nature, montant, quotient familial, numéro allocataire) ;
situation face au logement et à l’hébergement (type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement : domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion).
aux coordonnées bancaires ;
- à l’évaluation sociale de la personne  (difficultés rencontrées et appréciations sur les difficultés sociales) et le cas échéant, aux enquêtes sociales ;
- au type d’accompagnement et de suivi des personnes et aux actions mises en œuvre : domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement et de suivi, objectifs, parcours, actions d'insertion prévues, entretien et suivi ;
- aux informations relatives au handicap (taux d’invalidité, date de la carte d’invalidité, travailleur handicapé (sous la forme oui/non), Groupe Iso Ressources (GIR), bénéficie de la prestation de plan d’accompagnement personnalisé sous la forme oui/non :
- à l’identification des personnes concourant à l’accompagnement et suivi social : nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone, adresse professionnelle, courriel, téléphone.
- à la vie personnelle : situation et composition familiale du foyer ;
- au parcours professionnel et de formation (scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification) ;
- aux conditions de vie matérielles :
situation financière (ressources, charges, crédits, dettes) ;
prestations et avantages sociaux perçus (nature, montant, quotient familial, numéro allocataire) ;
situation face au logement et à l’hébergement (type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement : domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion).
aux coordonnées bancaires ;
- à l’évaluation sociale de la personne  (difficultés rencontrées et appréciations sur les difficultés sociales) et le cas échéant, aux enquêtes sociales ;
- au type d’accompagnement et de suivi des personnes et aux actions mises en œuvre : domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement et de suivi, objectifs, parcours, actions d'insertion prévues, entretien et suivi ;
- aux informations relatives au handicap (taux d’invalidité, date de la carte d’invalidité, travailleur handicapé (sous la forme oui/non), Groupe Iso Ressources (GIR), bénéficie de la prestation de plan d’accompagnement personnalisé sous la forme oui/non :
- à l’identification des personnes concourant à l’accompagnement et suivi social : nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone, adresse professionnelle, courriel, téléphone.
- à la vie personnelle : situation et composition familiale du foyer ;
- au parcours professionnel et de formation (scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification) ;
- aux conditions de vie matérielles :
situation financière (ressources, charges, crédits, dettes) ;
prestations et avantages sociaux perçus (nature, montant, quotient familial, numéro allocataire) ;
situation face au logement et à l’hébergement (type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement : domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion).
aux coordonnées bancaires ;
- à l’évaluation sociale de la personne  (difficultés rencontrées et appréciations sur les difficultés sociales) et le cas échéant, aux enquêtes sociales ;
- au type d’accompagnement et de suivi des personnes et aux actions mises en œuvre : domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement et de suivi, objectifs, parcours, actions d'insertion prévues, entretien et suivi ;
- aux informations relatives au handicap (taux d’invalidité, date de la carte d’invalidité, travailleur handicapé (sous la forme oui/non), Groupe Iso Ressources (GIR), bénéficie de la prestation de plan d’accompagnement personnalisé sous la forme oui/non :
- à l’identification des personnes concourant à l’accompagnement et suivi social : nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone, adresse professionnelle, courriel, téléphone.
- à la vie personnelle : situation et composition familiale du foyer ;
- au parcours professionnel et de formation (scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification) ;
- aux conditions de vie matérielles :
situation financière (ressources, charges, crédits, dettes) ;
prestations et avantages sociaux perçus (nature, montant, quotient familial, numéro allocataire) ;
situation face au logement et à l’hébergement (type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement : domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion).
aux coordonnées bancaires ;
- à l’évaluation sociale de la personne  (difficultés rencontrées et appréciations sur les difficultés sociales) et le cas échéant, aux enquêtes sociales ;
- au type d’accompagnement et de suivi des personnes et aux actions mises en œuvre : domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement et de suivi, objectifs, parcours, actions d'insertion prévues, entretien et suivi ;
- aux informations relatives au handicap (taux d’invalidité, date de la carte d’invalidité, travailleur handicapé (sous la forme oui/non), Groupe Iso Ressources (GIR), bénéficie de la prestation de plan d’accompagnement personnalisé sous la forme oui/non :
- à l’identification des personnes concourant à l’accompagnement et suivi social : nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone, adresse professionnelle, courriel, téléphone.
La Commission considère ces données pertinentes au regard de la finalité poursuivie. Elle rappelle que l’ensemble de ces données n’ont pas vocation à être systématiquement recueillies. Seules les données strictement nécessaires à la mise en œuvre de l’accompagnement et du suivi social de la personne concernée peuvent faire l’objet d‘un traitement. Dès lors, le responsable de traitement doit être en mesure de justifier du caractère nécessaire et proportionné des données à caractère personnel pour les besoins du travail poursuivi.
- à la vie personnelle : situation et composition familiale du foyer ;
- au parcours professionnel et de formation (scolarité, situation au regard de l’emploi, de la formation et de la qualification) ;
- aux conditions de vie matérielles :
situation financière (ressources, charges, crédits, dettes) ;
prestations et avantages sociaux perçus (nature, montant, quotient familial, numéro allocataire) ;
situation face au logement et à l’hébergement (type et caractéristiques du logement ou modalités d’hébergement : domicile personnel, familial, sans abri, hébergement de fortune, hébergement mobile, hébergement d’urgence, hébergement d’insertion).
aux coordonnées bancaires ;
- à l’évaluation sociale de la personne  (difficultés rencontrées et appréciations sur les difficultés sociales) et le cas échéant, aux enquêtes sociales ;
- au type d’accompagnement et de suivi des personnes et aux actions mises en œuvre : domaines d’intervention, historique des mesures d’accompagnement et de suivi, objectifs, parcours, actions d'insertion prévues, entretien et suivi ;
- aux informations relatives au handicap (taux d’invalidité, date de la carte d’invalidité, travailleur handicapé (sous la forme oui/non), Groupe Iso Ressources (GIR), bénéficie de la prestation de plan d’accompagnement personnalisé sous la forme oui/non :
- à l’identification des personnes concourant à l’accompagnement et suivi social : nom, prénom, qualité, organisme d’appartenance, numéro de téléphone, adresse professionnelle, courriel, téléphone.
Sur les destinataires
Dans les limites de leurs attributions légales, et chacun pour ce qui le concerne, peuvent accéder aux données :
-  le personnel de la province Sud de Nouvelle-Calédonie concourant à l’accompagnement et au suivi social des personnes ;
- les professionnels ou tout membre du personnel de l’organisme externe participant à l’accompagnement et au suivi social des personnes. A cet égard, la Commission rappelle que  les informations échangées ne doivent servir qu’à évaluer la situation de la personne ou de la famille concernée afin de déterminer les actions à mettre en œuvre. Les échanges d’informations ne peuvent porter sur l’ensemble des informations dont les intervenants sont dépositaires mais doivent être limités à celles nécessaires à l’accompagnement et au suivi des personnes, dans le respect de leur vie privée.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes sont informées  conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 par des mentions légales figurant sur le contrat d’engagement signé par le bénéficiaire à l’issue du premier entretien avec le travailleur social.
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition pour motifs légitimes s’exercent auprès de la province Sud de Nouvelle-Calédonie.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation des mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et des lettres majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.
Les échanges de données effectués sur internet sont sécurisés par des procédés de chiffrement du transport des données.
La Commission recommande que les accès à l’application fassent l’objet d’une journalisation. Elle rappelle que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier  1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité  au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du  traitement
Les données à caractère personnel traitées sont conservées le temps nécessaire au suivi et à l’accompagnement des personnes, et au maximum deux ans à compter du dernier contact avec la personne ayant fait l’objet de ce suivi.
A l’expiration de cette période de deux ans, les données sont supprimées de manière sécurisée ou archivées à titre définitif dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d’archivage des informations du secteur public.
La Commission considère que cette durée de conservation apparait pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, la province Sud de Nouvelle-Calédonie à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Pour La Présidente
La Vice-Présidente déléguée,
M.-F. MAZARS