La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-5° ;
Vu le code civil et, notamment, ses articles 1316 à 1321 et 2196 à 2203-1 ;
Vu la loi n° 98-261 du 6 avril 1998 portant réforme de la réglementation comptable et adaptation du régime de la publicité foncière ;
Vu le décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière et le décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour l'application du décret n° 55-22 ;
Vu le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ;
Vu le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 ;
Après avoir entendu M. Jean Massot, commissaire, en son rapport, et Mme Pascale Compagnie, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
La Commission constate que les offices notariaux mettent en oeuvre des traitements de données à caractère personnel permettant de produire à partir des fichiers de leurs clients, des actes authentiques qui leur sont rattachés, de créer des courriers, des documents divers ou des actes, d'y intégrer des informations en provenance d'autres traitements ou de communiquer des données vers d'autres applications internes ou externes aux offices.
Elle constate également que ces traitements de données à caractère personnel comportent des interconnexions de fichiers relevant à la fois de personnes morales de droit privé et de personnes morales de droit public dont les finalités principales sont différentes ; en particulier avec le traitement Télé.ctes entre la direction générale des impôts et les offices notariaux visant à la dématérialisation des échanges entre le notariat et les conservations des hypothèques.
Dès lors, de tels traitements relèvent de l'article 25-1 (5°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et doivent, à ce titre, être autorisés par la CNIL.
En vertu de l'article 25-II de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la Commission peut adopter une décision unique d'autorisation pour des traitements répondant notamment aux mêmes finalités, portant sur des catégories de données et des catégories de destinataires identiques.
Le responsable de chaque traitement se conformant à cette décision unique adresse à la Commission un engagement de conformité aux caractéristiques de celui-ci de la présente autorisation.
Décide que les offices notariaux qui adressent à la Commission un engagement de conformité pour leurs traitements de données à caractère personnel répondant aux conditions fixées par la présente décision unique sont autorisés à mettre en oeuvre ces traitements.
Article 1er
Finalités du traitement
Seuls peuvent faire l'objet d'un engagement de conformité par référence à la présente décision unique les traitements mis en oeuvre par les offices notariaux aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction de documents correspondant aux finalités définies ci-après.
Ces traitements peuvent avoir pour finalités :
- la fourniture de conseils juridiques liés à la rédaction des actes et à titre accessoire, la fourniture de conseils juridiques et fiscaux, le conseil et la gestion patrimoniaux, la négociation, l'expertise et la fourniture de services juridiques ;
- la gestion administrative et financière (y compris les paiements dématérialisés) des dossiers des clients et la gestion courante de l'office notarial en résultant ;
- la production, la publication, la gestion, la comptabilité et la conservation des actes ;
- l'envoi et le retour d'informations ou de documents aux organismes externes à l'office notarial dans le cadre des finalités exposées précédemment et sans accès aux traitements de données à caractère personnel aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction des documents des offices notariaux ;
- l'envoi des copies des actes authentiques, des demandes de renseignements et paiements dématérialisés à la conservation des hypothèques et réception de ses réponses, dans le cadre du traitement Télé.ctes ;
la fourniture d'informations à des organismes liés à l'office notarial exclusivement pour la production d'informations statistiques.
Article 2 :
Catégories de données à caractère personnel enregistrées
Seules les informations suivantes peuvent être traitées :
a) Les informations relatives à l'exercice des activités notariales et à la rédaction des documents notariaux de l'office notarial :
- informations relatives à la gestion du dossier client des personnes physiques civilité, nom, prénoms, informations de l'état civil (date et lieu de naissance, date et lieu de décès, nationalité, statut de résident, filiation, capacité, incapacité), nombre d'enfants, profession, secteur d'activité, adresse, téléphone, télécopie, adresse de courrier électronique, site internet, statut et régime matrimonial ainsi que son historique, nom de l'office, nom et prénoms du notaire en charge du dossier, du clerc, de l'assistante, informations bancaires (RIB bancaire client, numéro de compte interne en comptabilité du client), liste des actes signés et type d'acte, relances éventuelles, lieu d'imposition, date et numéro de déclaration, identification et adresse de la recette des impôts pour les marchands de bien, numéro de RCS pour les commerçants, numéro interne à l'office ;
- informations relatives à la gestion du dossier client des personnes morales dénomination, sigle, siège social, forme juridique et libellé, nom, prénoms et coordonnées du représentant de la personne morale et des contacts, commune de déclaration d'existence, type d'immatriculation, numéro RCS, numéro SIRET, numéro SIREN, situation RCS, capital, nationalité, activité, date de création/date de dissolution, soumis à l'impôt sur les sociétés, lieu d'imposition, adresse du site internet, adresse, téléphone, télécopie, adresse de courrier électronique, code APE, statuts (date, rédacteur si notaire, lieu d'enregistrement), parts sociales (nombre et montant nominal), date de déclaration pour associations et syndicats, date de parution au JO, date du décret, liste des actes signés, relances éventuelles, date et numéro de déclaration, identification et adresse de la recette des impôts pour les marchands de biens, nom de l'office notarial, nom et prénoms du notaire en charge du dossier, du clerc, de l'assistante ;
- informations portant sur les actes :  nature et date de l'acte, nom de l'office et notaire participant, numéro d'archive du dossier, numéro d'archive de l'acte, type de formalités, date de création, date de modification, répertoire des actes ;
- informations relatives aux biens :  informations concernant l'immeuble (localisation, cadastre, description du bien et de l'immeuble dont il dépend), règlement de copropriété, règlement de lotissement, cahier des charges, état descriptif de division, effet relatif/mentions de publication (date de publication, volume et numéro), nature de la mutation, ancienneté du bien, taxation, jouissance, usage du bien, type de bien, coordonnées du syndic de copropriété et de lotissement, origine de propriété trentenaire, énonciation des servitudes, liste des actes signés/en cours, registre des formalités ;
- informations sur les dossiers en cours :  office, nom et prénoms du notaire en charge du dossier, du clerc, de l'assistante, liste des actes en cours /signés et appels, émolument, charge de travail, prescripteur, notaire en concours, suivi et statistiques de l'activité, informations relatives à la gestion comptable et administrative des clients ;
- informations relatives au virement bancaire :  RIB de l'office notarial, référence du virement, montant, libellé, référence de la demande de renseignement, avis d'opérer.
b) Les informations relatives à l'envoi dématérialisé de documents (réquisition et copie de l'acte authentique) vers les conservations des hypothèques et au retour de documents, dans le cadre du traitement Télé.ctes :
- informations relatives à l'office notarial :  numéro CRPCEN, nom de l'office notarial, forme juridique, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de télécopie, nom, prénoms, titre du notaire et du clerc, RIB de l'office, informations relatives au virement bancaire (référence, montant, libellé, numéro d'avis d'opérer) ;
- informations relatives à l'acte :  date, mention du type d'acte, intitulé du dossier, certificat d'identité des parties, certificat de conformité à la minute ;
- informations relatives à la réquisition:  période de certification, libellé du dossier, coût de la demande, indicateur frais de correspondance ;
- informations relatives aux parties :  nom et prénoms, civilité, profession, date et lieu de naissance, pays de naissance, qualité des parties (disposant ou bénéficiaire), nom et prénoms du conjoint, libellé du régime matrimonial ;
- informations relatives aux biens :  localisation (numéro de voirie, type de voie, compléments d'adresse, code postal, libellé de la commune, libellé du pays, code INSEE de la commune, voie, code direction TOPAD, code département), référence de publication du titre constituant l'origine de propriété immédiate et prix d'acquisition, références cadastrales (préfixe de section, code section cadastrale, numéro de plan, numéro du lot de co-propriété ou numéro de volume, numéro lot lotissement), surface Carrez, référence du modèle 1, référence de la prorogation hypothécaire ;
- autres informations :  prix et modalités de paiement (prêt, comptant, hors la comptabilité du notaire, rente viagère, inconnu), déclarations fiscales nécessaires à la liquidation et à l'assiette de tous salaire, impôts et taxes, projet de liquidation des droits (article 255 annexe III CGI), référence de publication de l'état descriptif en volume, du règlement de copropriété, du lotissement et cahier des charges ;
- informations reçues de la conservation des hypothèques :  date de dépôt (avis d'intégration), référence interne de la DGI et libellés, prise en charge pour publication ou refus du dépôt, date de la validation de la réponse à réquisition, nom, prénoms et grade du conservateur de la conservation; nom, prénom et grade du signataire de la réponse ;
- informations relatives à la publication :  date et lieu de dépôt, date et référence de publication, nom de la conservation des hypothèques, date de la validation par le conservateur de la réponse, base d'imposition, taux, droits perçus, date du rejet et numéro de dépôt ou date de la régularisation et référence de l'acte de régularisation ;
Les données enregistrées ne peuvent pas, dans le cadre de la présente décision unique d'autorisation, faire l'objet d'autres traitements, ni être intégrées dans d'autres fichiers, ni faire l'objet d'autres interconnexions, rapprochements ou forme de mise en relation avec d'autres traitements que ceux servant à alimenter les traitements aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction des actes et documents de l'office notarial visés à l'article 1er.
Article 3 :
Information des personnes
Les personnes concernées sont informées de l'identité du responsable du traitement, des finalités poursuivies, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d'un défaut de réponse, des destinataires des données, et de leurs droits d'opposition, pour des motifs légitimes, au traitement de leurs données sauf dans les cas où le traitement répond à une obligation légale, d'accès aux données les concernant et de rectification de ces données.
Elles sont également informées que les informations les concernant sont transmises à la conservation des hypothèques compétente et que celle-ci peut alimenter ses propres traitements à des fins foncières, comptables et fiscales dans les cas où elle y est autorisée par les textes en vigueur.
Le droit d'accès défini au chapitre V de la loi s'exerce auprès du ou des services que l'office notarial a désigné.  Cette information figure sur les supports utilisés par le responsable du traitement pour le recueil des informations portant sur les personnes concernées.
Hormis les cas prévus à l'article 4, les offices notariaux s'engagent à ne pas diffuser à des tiers les informations cadastrales ou de publicité foncière reçues dans le cadre de l'instruction d'un dossier, sauf les cas prévus par les textes en vigueur.  Ils ne peuvent utiliser les accès techniques à distance à l'information cadastrale ou à la publicité foncière dont ils disposent en dehors de leurs missions légales.
Article 4 : Destinataires des informations
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour l'exercice des finalités précitées, seuls sont autorisés à accéder directement aux informations contenues dans le traitement de données à caractère personnel aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction des actes et des documents de l'office notarial, le notaire et les agents habilités de l'office.
Les agents habilités de l'office notarial ne doivent accéder qu'aux données dont ils font un usage habituel.  Des droits d'accès différents doivent être définis à cette fin.
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour l'exercice de leur mission dans le cadre des finalités précitées, seuls sont destinataires des informations qui les concernent dans la mesure où ils y sont autorisés et dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, sans accès direct au traitement de l'office notarial, les agents habilités :
- de la direction générale des impôts dans le cadre de l'interconnexion avec le traitement Télé.ctes, dans la mesure où elle y est autorisée par les textes en vigueur ;
- des offices notariaux participant à l'acte;
- des organismes bancaires ou financiers chargés par l'office notarial d'accomplir les opérations financières liées aux documents qu'il a produits ;
- des organismes liés à l'office notarial pour les traitements relatifs à la production d'informations statistiques ;
- des organismes externes à l'office notarial pour l'accomplissement des finalités de l'article 1er, dans la mesure où ils y sont légalement habilités.
Article 5 : Durée de conservation
Les informations relatives au client de l'office notarial, aux aux dossiers en cours, à l'exercice des activités notariales, à la rédaction des documents et, en particulier, des demandes de renseignements adressées à la conservation des hypothèques ou ses réponses, ainsi que le registre des formalités sont conservés trente ans, à compter de l'achèvement de la prestation.
Les actes authentiques et le répertoire des actes sont conservés à l'office notarial cent ans puis font l'objet d'un archivage.
Les informations relatives aux actes sont conservées à l'office notarial sans limitation de durée.
Article 6 :
Mesures de sécurité
Des mesures de protection physique et logique doivent être prises pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse des informations, notamment par des tiers non autorisés.
Les accès individuels à l'application s'effectuent par un identifiant et un mot de passe individuels, régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d'authentification.
Une journalisation des connexions et l'exploitation de ses journaux sont mises en oeuvre.
Les liaisons entre le traitement de données à caractère personnel correspondant aux finalités exposées à l'article ler et le serveur du conseil supérieur du notariat font l'objet d'un chiffrement.
Les liaisons entre le serveur du conseil supérieur du notariat et le serveur de la direction générale des impôts utilisent une liaison spécialisée dédiée.
A des fins de sécurité, l'envoi des copies des actes authentiques dématérialisées aux conservations des hypothèques fait l'objet d'un procédé de signature électronique.

Tout traitement aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction des actes ou documents d'un office notarial ne répondant pas aux conditions précédemment exposées devra faire l'objet d'une déclaration auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française
Le président, Alex TURK.