La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 88-227 du 11 mars 1988 ;
Vu la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;
Vu la loi n° 84-52 du 26 janvier 1984 sur l'enseignement supérieur ;
Vu le décret n° 84-135 du 24 février 1984 modifié portant statut des personnels enseignants et hospitaliers des centres hospitaliers et universitaires ;
Vu le décret n° 84-431 du 6 juin 1984 modifié relatif aux statuts du corps des professeurs des universités du corps des maîtres de conférences ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ;    Après avoir entendu Monsieur Hubert BOUCHET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du gouvernement, en ses observations ;
Considérant que la direction générale de l'administration des ressources humaines et des affaires financières du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis relative à un traitement national automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité la gestion des emplois et des personnels enseignants de l'enseignement supérieur (GESUP) ; que le traitement qui a vocation à être implanté dans l'ensemble des établissements de l'enseignement supérieur comporte deux applications principales : une base de données permettant la gestion des personnels et des emplois et des fichiers temporaires destinés à élaborer des arrêtés de nomination qui ont vocation à alimenter la base des personnels et des emplois (ARNO) ;
Considérant que s'agissant d'un traitement national, le système d'information relève de la seule compétence des services de l'administration centrale (bureau de gestion des emplois et sous-direction des personnels enseignants) ;
Considérant que se trouve ainsi constituée une base de données unique regroupant les membres de toutes les catégories des personnels enseignants, les emplois ainsi que les membres du Conseil national des universités ; qu'il permet de rapprocher les informations relatives aux emplois et aux personnels enseignants, afin de contrôler leur concordance et de permettre la mise en relation d'un emploi et d'un agent, de permettre l'évolution du système d'informations et la maintenance de l'application, liées notamment aux mesures de déconcentration, de constituer l'historique des carrières et des emplois, d'éditer des états de gestion et des statistiques chez l'utilisateur ou, au centre de traitement si le volume est important ;
Considérant que le système utilise également des informations relatives au recrutement saisies dans l'application AFFECTATION SUP et concerne l'affectation des professeurs d'université et des maîtres de conférence en fonction des résultats des concours ;
Considérant que le traitement GESUP prévoit pour la rentrée universitaire 1994/1995 et dans le cadre d'un projet expérimental de déconcentration de la gestion des personnels de l'enseignement supérieur, la création d'un serveur télématique ayant pour vocation de mettre à la disposition des établissements des informations sur les emplois vacants en vue des mutations, des détachements et des recrutements ; que ces informations permettent aux instances des établissements de proposer des publications d'appel de candidature en vue des mutations, détachements et des recrutements et ne présentent aucun caractère nominatif ;
Considérant que les informations traitées sont relatives aux nom, prénom, sexe, date de naissance, au numéro matricule national de l'éducation nationale (NUMEN) et, le cas échéant, au numéro de qualification pour l'accès à certains corps de l'enseignement supérieur, à la nationalité, au nombre d'enfants pour le calcul de la pension de retraite, à la situation administrative et, notamment, corps, grade, échelon, affectation et notation ; que la nationalité est collectée pour permettre à l'Etat français de procéder aux vérifications nécessaires en sa qualité d'employeur afin de respecter la législation nationale et les conventions internationales ;
Considérant que sont destinataires des informations, dans la limite de leurs attributions respectives et pour l'accomplissement de leur mission : les services gestionnaires des emplois, des personnels, des traitements et des pensions dans les établissements d'enseignement supérieur, les rectorats et les administrations centrales des ministères chargés de l'enseignement supérieur et de l'éducation, y compris pour ces dernières, les services chargés des relations internationales et du fonctionnement du Conseil national des universités, les membres du Conseil national des universités, les services gestionnaires des personnels hospitaliers et universitaires du ministère chargé de la santé, les autres destinataires ne peuvent recevoir communication que d'informations agrégées non nominatives (INSEE, CREDOC, Documentation française, par exemple) ;
Considérant que, à l'instar du personnel enseignant des premier et second degrés de l'éducation nationale et des personnels administratifs, ouvriers et de service, le personnel enseignant du supérieur se voit attribuer son propre NUMEN ; que lors de la saisie du dossier d'un enseignant dans la base de données GESUP, soit l'enseignant possède déjà un NUMEN et est alors enregistré sous ce numéro de base, soit l'enseignant n'a jamais été immatriculé, auquel cas le système GESUP lui attribue automatiquement un numéro qui sera transmis ultérieurement à l'intéressé ;
Considérant que, conformément aux demandes exprimées par la CNIL lors des précédents dossiers déposés par le ministère de l'éducation nationale, la notification du NUMEN à l'intéressé se fera sous pli confidentiel aux chefs d'établissements chargés de remettre l'identifiant à chaque enseignant ou en recommandé avec demande d'avis de réception à la dernière adresse connue pour les enseignants qui ne sont pas en service dans un établissement ;
Considérant que des échanges de données sont organisés avec deux autres traitements automatisés : le système emplois-postes-personnels de gestion des enseignants du second degré et la base de gestion des pensions gérées par la direction générale et financière et du contrôle de gestion du ministère de l'éducation nationale ;
Considérant que le droit d'accès garanti par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 ne s'exercera qu'auprès de la sous-direction des personnels enseignants ; qu'il sera porté à la connaissance des intéressés par la publication au Journal officiel et au Bulletin officiel du ministère de l'éducation nationale de l'arrêté créant l'application ; qu'il pourra également être rappelé sur les décisions individuelles faisant l'objet d'une édition papier par l'application ;
Considérant que l'exercice du droit d'accès confirme la gestion exclusive par les services de l'administration centrale ;
Considérant que le système de sécurité d'accès à GESUP prévoit l'attribution d'un code confidentiel permettant de limiter l'accès à cette base de données ; qu'il est constitué de six caractères alphanumériques et doit être modifié périodiquement par le responsable de l'unité gestionnaire ; que le dispositif de sécurité permet de limiter aux unités gestionnaires l'accès aux seules informations strictement nécessaires à l'exercice de leurs compétences ;
EMET un AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté présenté par le ministre de l'enseignement supérieur et de la recherche.
Jacques FAUVET