La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ;
Saisie pour avis du projet d'arrêté relatif à un traitement automatisé de constitution des listes électorales prud'homales en vue du scrutin du 11 décembre 2002 présenté par le ministère de l'emploi et de la solidarité ;
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la loi du 3 janvier 1979, modifiée, sur les archives ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;
Vu le code du travail et notamment les dispositions du titre 1er du livre V ;
Vu la délibération n° 91-104 du 5 novembre 1991 portant avis sur le projet d'arrêté et sur les projets de décret présentés par le ministre du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle concernant un projet d'automatisation des listes électorales prud'homales ;
Vu la délibération n° 96-071 du 1er octobre 1996 portant avis sur le projet d'arrêté présenté par le ministère du travail et des affaires sociales concernant la constitution automatisée des listes électorales en vue du scrutin prud'homal du 10 décembre 1997 ;
Vu la délibération n° 96-072 du 1er octobre 1996 portant recommandation concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion par les mairies, du fichier électoral prud'homal.
Après avoir entendu Monsieur Hubert BOUCHET, Vice Président Délégué, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
FORMULE LES OBSERVATIONS SUIVANTES :
Les élections prud'homales permettent à 15 millions de salariés et d'employeurs d'élire leurs 14646 conseillers prud'homaux. La principale caractéristique de cette justice est de fonctionner de façon paritaire avec des juges non professionnels élus par leurs justiciables.
Les conseils de prud'hommes sont organisés en sections : industrie, commerce, agriculture, activités diverses et encadrement, chaque section divisée en deux collèges employeurs et salariés. Chaque électeur doit voter dans son collège et dans sa section, déterminés par le type d'emploi et par le type d'employeur.
Les élections prud'homales se déroulent tous les cinq ans, et lors de chaque scrutin il est nécessaire de procéder à l'établissement de la liste électorale, mission incombant au ministère de l'emploi et de la solidarité avec le concours de nombreux acteurs.
I - Les informations utilisées
Les informations concernant les employeurs relevant du régime général de sécurité sociale et leurs salariés seront transmises par la CNAVTS. Il s'agit du numéro SIRET, du code NIC du siège social, de la date de création de l'établissement de la raison sociale, de l'enseigne de l'établissement, de l'adresse de localisation géographique, de l'adresse de correspondance, du code indiquant le mode papier ou magnétique de la déclaration DADS, de l'effectif total de l'établissement et du code APE.
Les informations concernant les employeurs relevant du régime agricole et leurs salariés seront communiquées par la MSA. Il s'agit de l'identifiant (SIRET et MSA), du code département de la caisse MSA gérant l'établissement, du nom ou de la raison sociale, de l'adresse, du code indiquant le mode de déclaration trimestrielle, de l'effectif total de l'établissement et du code APE de l'établissement.
Les informations concernant les employeurs relevant des régimes spéciaux et leurs salariés (EDF-GDF, RATP, SNCF, CANSSM, clerc et employés de notaires) seront l'identifiant, (SIRET), le nom ou la raison sociale, l'adresse, l'effectif total de l'établissement et le code APE.
L'UNEDIC transmettra les informations relatives aux salariés involontairement privés d'emploi.
S'agissant des salariés, conformément aux dispositions de l'article R. 513-11 du code du travail (décret du 12 mars 1992) les informations collectées et traitées seront : l'identification de l'employeur, les noms et prénoms, les dates et lieux de naissance, les adresses et le NIR.
Le NIR, identifiant commun à tous les salariés, est utilisé dans le cadre de la constitution des listes électorales prud'homales, pour permettre au prestataire de service informatique du ministère du travail de détecter les multi inscriptions. Toutefois, les listes communiquées aux mairies ou aux préfectures ne comportent pas ce numéro. La délibération 91-104 du 5 novembre 1991 avait émis un avis favorable au projet de décret, de portée générale et permanente, énumérant les informations transmises par les employeurs sur les salariés et comprenant le NIR.
L'utilisation dans des conditions strictement identiques du NIR pour le scrutin de 2002 ne soulève pas de difficultés.
2 - Les destinataires des informations
Les mairies destinataires des listes électorales provisoires, des listes de rejet et des listes de multi-inscrits, sont gestionnaires des listes électorales et des cartes d'électeurs. Elles devront se conformer aux dispositions de la recommandation concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatives à la gestion par les mairies, du fichier électoral prud'homal du 1er octobre 1996.
3 - L'information des électeurs
Outre la publication de l'arrêté du ministère de l'emploi et de la solidarité au Journal Officiel il sera fait mention de l'article 27 sur les différents imprimés envoyés aux déclarants pour effectuer leurs déclarations.
Il appartient également aux employeurs d'informer leurs salariés de la possibilité d'exercer leur droit d'accès et de rectification auprès du ministère du travail. L'information des électeurs sera faite, notamment, par l'affichage dans les entreprises pendant 15 jours des listes électorales. Les salariés involontairement privés d'emplois seront informés par l'envoi de la déclaration qui leur est adressée par l'UNEDIC. Sur ces documents figureront les mentions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978.
Ce droit d'accès et de rectification pourra être exercé à partir de juin 2002 (date de réception par les mairies des listes provisoires) jusqu'à l'expiration des délais de recours contentieux soit le 10 avril 2003.
5. La conservation des données et transmission aux Archives nationales
A l'issue du scrutin, tous les supports de saisie seront détruits ainsi que les listes électorales et documents intermédiaires détenus par les mairies.
Le ministère conservera pendant une année après le scrutin une copie du fichier électoral, en cas d'élections complémentaires. Cette copie sera détruite au plus tard le 11 décembre 2003.
Le ministère conservera également une copie du fichier des établissements ainsi qu'un fichier statistique sur l'électorat constitué à l'issue des élections, sans que ces fichiers ne comportent d'information nominative.
Le ministère conservera une copie de la liste électorale, avec dénaturation des identités des électeurs afin de l'utiliser comme test dans la perspective de la préparation du scrutin de 2007.
Ces deux fichiers seront conservés jusqU'en décembre 2006, soit un an avant la date des prochaines élections, date à laquelle ils seront détruits.
Les fichiers constitutifs de la liste électorale dans leur état définitif seront versés aux Archives nationales à l'issue des scrutins de 2002 ainsi qu'un fichier comportant le premier caractère du NIR (sexe) des électeurs.
Le ministère dispose d!un délai d'utilité administrative de 4 ans à partir de la date de versement des fichiers aux Archives nationales (du 11 avril 2003 au 11 avril 2007).
Le ministère devra communiquer à la CNIL le descriptif des données versées aux Archives nationales et associer la Commission aux opérations de transferts des données aux Archives nationales.
AU BENEFICE DE CES OBSERVATIONS,
Emet un avis favorable au projet d'arrêté portant création d'un traitement automatisé de constitution des listes électorales prud'homales en vue du scrutin du 11 décembre 2002.
Le Président, Michel GENTOT