La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie, le 7 décembre 2005, par la direction générale des impôts d'un dossier de formalités préalables relatifs à la mise en oeuvre d'un traitement ayant pour objet des échanges dématérialisés de documents entre les notaires et les conservations des hypothèques ;
Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive n° 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil en date du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code civil et, notamment, ses articles 1316 à 1321 et 2196 à 2203-1 ;
Vu le code général des impôts ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25 ;
Vu la loi n° 98-261 du 6 avril 1998 portant réforme de la réglementation comptable et adaptation du régime de la publicité foncière ;
Vu le décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière et le décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour l'application du décret n° 55-22 ;
Vu le décret n° 71-941 du 26 novembre 1971 relatif aux actes établis par les notaires ;
Vu le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l'application de l'article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 ;
Après avoir entendu M. Jean Massot, commissaire, en son rapport, et Mme Pascale Compagnie, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
La Commission a été saisie, le 7 décembre 2005, d'un dossier de formalités préalables de la direction générale des impôts visant à mettre en oeuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour objet des échanges dématérialisés de documents entre les notaires et les conservations des hypothèques.
La Commission constate que ce traitement de données à caractère personnel implique des interconnexions avec les traitements de données à caractère personnel que les offices notariaux mettent en oeuvre aux fins d'exercice de leurs activités et de rédaction de documents et d'actes authentiques.
Le traitement de la direction générale des impôts vise à recevoir les documents dématérialisés transmis par les offices notariaux, via leur plate-forme informatique, à conserver ces documents et à en transmettre des extraits vers les applications FIDJI et BNDP.
Le traitement Télé.ctes conduit donc à une interconnexion de fichiers relevant d'une personne morale de droit public avec des fichiers de personnes morales de droit privé et dont les finalités principales sont différentes.
Dès lors, de tels systèmes constituent des traitements relevant de l'article 25-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et doivent, à ce titre, être autorisés par la CNIL ;
Sur les finalités du traitement :
La Commission considère que l'objectif de la direction générale des impôts de moderniser les conservations des hypothèques et simplifier l'accès à la publicité foncière est légitime.
La Commission prend acte que les seules finalités du traitement de la direction générale des impôts seront :
- la dématérialisation de l'ensemble des documents transmis par les notaires aux conservations des hypothèques :  actes soumis à publication (acte de vente immobilière, donation immobilière, indivision...), inscriptions hypothécaires ou mainlevées, demandes de renseignements sur les immeubles ;
- leur télétransmission vers la conservation des hypothèques ;
- l'élaboration automatique par l'application Télé.ctes de l'extrait d'acte devant faire l'objet d'une publication ;
- la conservation des expéditions des actes dématérialisées dans l'application Télé.ctes en remplacement des registres papier actuels détenus par chaque conservation des hypothèques ;
- l'acheminement des informations relatives aux paiements liés au document transmis ;
- l'envoi vers les offices notariaux des mentions de publication de la copie de l'acte authentique dématérialisé et, le cas échéant, des rejets des actes de vente ou des refus des réquisitions ou des mentions de publication ;
- la transmission des données et l'enrichissement des applications FIDJI et BNDP de la direction générale des impôts.
Sur les catégories de données à caractère personnel enregistrées ;
La Commission relève que les catégories de données à caractère personnel enregistrées seront
a) Les informations figurant dans les dossiers dématérialisés transmis aux conservations des hypothèques :
- informations relatives à l'office notarial à l'origine du dossier :  numéro CRPCEN, nom de l'office notarial, forme juridique, adresse professionnelle, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de télécopie, nom, prénoms et titre du notaire, nom, prénoms et titre du clerc, nom du rédacteur ou du requérant ;
- informations relatives à l'acte :  date, mention du type d'acte, intitulé du dossier, certificat d'identité des parties, certificat de conformité à la minute ;
- informations relatives à la réquisition :  période de certification, intitulé du dossier, coût de la demande, indicateur frais de correspondance;
- informations relatives aux parties personnes physiques :  nom et prénoms, civilité, profession, date et lieu de naissance, commune, département et pays de naissance, qualité des parties (disposant ou bénéficiaire), nom et prénoms du conjoint, régime matrimonial ;
- informations relatives aux parties personnes morales :  n° SIREN, dénomination, sigle de la société, code catégorie juridique, libellé forme juridique, date de début d'existence, date de dissolution, type d'immatriculation, ville de déclaration d'existence, qualité (disposant ou bénéficiaire),
- informations relatives aux biens :  localisation (numéro de voirie, type et libellé de voie, compléments d'adresse, code postal, libellé de la commune, libellé du pays, code INSEE de la commune, voie, code direction TOPAD, code département), référence de publication du titre constituant l'origine de propriété immédiate et prix d'acquisition, références cadastrales (préfixe de section, code section, cadastrale, numéro de plan, numéro du lot de co-propriété ou numéro de volume, numéro lot lotissement), surface Carrez, référence du modèle 1, référence de la prorogation hypothécaire ;
- autres informations :  prix et modalités de paiement (prêt, comptant, hors la comptabilité du notaire, rente viagère, inconnu), déclarations fiscales nécessaires à la liquidation et à l'assiette de tous salaire, impôts et taxes, projet de liquidation des droits (art 255 annexe III CGI), référence de publication de l'état descriptif en volume, du règlement de copropriété, du lotissement et cahier des charges ;
b) Les informations relatives au virement bancaire :
RIB de l'office notarial, référence du virement, montant du virement déclaré, libellé du virement, n° compte client, référence de la demande de renseignement, numéro d'avis d'opérer, indicateur de prix partiel ;
c) Les informations reçues de la conservation des hypothèques Nom, prénom et grade du conservateur de la conservation ; nom, prénom et grade du signataire de la réponse ; publication ou refus du dépôt ;
d) Les informations relatives à la publication : Date et lieu de dépôt, date et référence de publication, nom de la conservation des hypothèques, date de la validation par le conservateur de la réponse, base d'imposition, taux, droits perçus, date du rejet et numéro de dépôt ou date de la régularisation et référence de l'acte de régularisation ;
Les données enregistrées ne pourront pas, dans le cadre de la présente décision d'autorisation, faire l'objet d'autres traitements, ni être intégrées dans d'autres fichiers, ni faire l'objet d'autres interconnexions, rapprochements ou toute autre forme de mise en relation avec d'autres traitements que ceux expressément visés dans la présente autorisation.
Les données enregistrées ne pourront être utilisées à des fins de démarchage politique, électoral ou commercial.
Sur les destinataires du traitement :
La Commission constate que le traitement Télé.ctes de la direction générale des impôts permettra de faire transiter des informations vers d'autres applications de la direction générale des impôts, mais aussi de conserver les données reçues des offices notariaux en une base nationale accessible non seulement par chaque conservation des hypothèques pour les éléments qui la concernent mais également par des services à compétence nationale.
Les destinataires des informations, dans le strict cadre de l'exercice de leurs missions et pour les seules finalités précitées, seront :
- les agents habilités des conservations des hypothèques et des directions territoriales pour les documents relevant de leurs compétences respectives ;
- les agents habilités des bureaux de maîtrise d'ouvrage et d'oeuvre de l'administration centrale ;
- les agents habilités chargés de l'exploitation et de l'assistance aux utilisateurs ;
- les inspecteurs principaux de la brigade nationale d'enquête ;
- les agents de la brigade nationale d'intervention de la publicité foncière.
L'accès aux données se fera par le biais d'une identification de l'utilisateur et par un mot de passe individuel modifié régulièrement ou tout autre dispositif d'authentification au moins équivalent.
Une journalisation des connexions ainsi qu'une exploitation de cette journalisation seront mises en aeuvre.
Les liaisons entre les différents traitements en relation avec Télé.ctes devront faire l'objet d'un chiffrement ou de liaisons spécifiques dédiées.
Sur les droits d'accès et de rectification
La Commission constate que les personnes dont les informations personnelles sont transmises par les offices notariaux à l'application Télé.ctes ne peuvent être informées des droits qui les concernent qu'au moment de la collecte de ces informations, c'est-à-dire lors de la rédaction de l'acte notarié destiné à être transmis à la conservation des hypothèques.
Par conséquent, les personnes concernées seront informées conformément aux dispositions de l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée notamment lors de la rédaction de l'acte notarié destiné à être transmis à la conservation des hypothèques.
Le droit d'accès prévu au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s'exercera auprès de la conservation des hypothèques auprès de laquelle est enregistré l'immeuble.
Sur la durée de conservation des données :
La Commission observe que, compte tenu des spécificités de la publicité foncière, les durées de conservation qui ont été fixées à trente ans dans l'application Télé.ctes et à cinquante ans uniquement aux fins de délivrance de copies, ne sont pas excessives au regard des finalités du traitement.  Elle demande qu'un dispositif d'archivage soit cependant mis en place à bref délai afin d'éviter la conservation des données dans l'application active pendant cinquante ans.
Autorise, dans ces conditions, la mise en oeuvre du traitement Télé.ctes de la direction générale des impôts.
Le président, Alex TURK.