(Demande d’autorisation n°1691882)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la Convention n°108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV et 25-I-1° ;
Vu les articles L. 272 et L. 286 du code des pensions militaires d’invalidité et des victimes de la guerre ;
Vu le décret n° 2000-657 du 13 juillet 2000 modifié instituant une mesure de réparation pour les orphelins dont les parents ont été victimes de persécutions antisémites ;
Vu le décret n° 2004-751 du 27 juillet 2004 modifié instituant une aide financière en reconnaissance des souffrances endurées par les orphelins dont les parents ont été victimes d’actes de barbarie durant la Deuxième guerre mondiale ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Sur la proposition de M. Gaëtan GORCE, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
La Commission a été saisie d’une demande d’autorisation relative à la mise en œuvre, par l’Office national des anciens combattants et victimes de guerre (ONACVG), de deux traitements automatisés de données à caractère personnel relatifs à l’indemnisation des orphelins dont les parents ont été victimes de persécutions antisémites ou d’actes de barbarie durant la deuxième guerre mondiale.
Il s’agit du traitement relatif à la gestion administrative des demandes d’indemnisation et du traitement relatif à la préparation et au suivi de la liquidation des indemnités en capital et des rentes viagères.
Au regard des finalités des deux traitements concernés, il y a lieu de faire application de l’article 25-I-1°qui soumet à autorisation de la Commission les traitements justifiés par un intérêt public et susceptibles de faire apparaître, directement ou indirectement des données sensibles au sens de l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, et notamment les origines raciales ou ethniques et les opinions religieuses.
Sur les finalités des traitements
Les traitements projetés ont pour finalité, d’une part, la gestion administrative des demandes d’indemnisation  et, d’autre part, la préparation et le suivi de la liquidation des indemnités en capital et des rentes viagères des orphelins dont les parents ont été victimes de persécutions antisémites ou d’actes de barbarie durant la deuxième guerre mondiale.
L’instruction préalable au paiement des demandes d’indemnisation, auparavant instruites par la direction des statuts, des pensions et de la réinsertion sociale du ministère de la défense, désormais supprimée, est en effet confiée à l’ONACVG, conformément aux dispositions des décrets n° 2000-657 et 2004-751 susvisés.
La Commission considère dès lors que ces finalités sont déterminées, explicites et légitimes, conformément à l’article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur la nature des données traitées
Les données enregistrées sont, d’une part, celles relatives à la gestion des demandes d’indemnisation (dont nom, prénoms, date et lieu de naissance du demandeur, personne disparue en déportation ou au cours du transfèrement, déportation à partir de la France etc.) et, d’autre part, celles relatives au paiement des indemnités en capital et des rentes mensuelles (dont relevé d’identité bancaire, choix d’une indemnité en capital ou d’une rente viagère…etc.).
La Commission note que la mention « déportation » a pour objectif de connaître les motifs de la déportation, politique ou de résistance à l’ennemi, conformément aux motifs prévus par les articles L. 272 et L. 286 du code des pensions militaires d’invalidité et des victimes de la guerre.
Ces traitements sont en outre susceptibles de faire apparaître, directement ou indirectement, des données sensibles relevant de l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Il s’agit des données laissant apparaître les origines raciales ou ethniques et les opinions religieuses des personnes concernées.
Etant donné que certaines victimes de spoliations l’ont été du fait de leur appartenance raciale ou ethnique ou de leurs opinions religieuses, réelles ou supposées, la Commission considère que la collecte de ces données est justifiée par les finalités des traitements projetés.
Elle estime dès lors que ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à la finalité des traitements.
Sur la durée de conservation des données
Les données relatives à l’instruction des demandes sont conservées jusqu’à l’épuisement des droits à indemnisation liés à l’application des décrets susvisés du 13 juillet 2000 et du 27 juillet 2004.
Les données relatives au paiement des indemnités en capital et des rentes mensuelles seront conservées cinq ans à compter de la date de paiement de l’indemnité en capital ou de la date de virement de la dernière mensualité de la rente viagère.
La Commission considère que ces durées de conservation n’excèdent pas les durées de conservation nécessaires à la finalité des traitements, dans la mesure où ces durées permettent aux services de l’ONACVG de disposer du temps nécessaire pour l’instruction du dossier et le paiement de l’indemnité ou de la rente viagère.
Sur les destinataires des données
L’ensemble de ces données est accessible aux agents habilités des services de l’ONACVG chargés de l’instruction des demandes d’indemnisation, de la préparation et du suivi de la liquidation des indemnités en capital et des rentes viagères.
Ces données sont également accessibles, à raison de leurs attributions respectives et du besoin d’en connaître, aux agents habilités du Secrétariat Général du Gouvernement (SGG) qui, dans le cadre de la procédure d’indemnisation, sont en charge de l’instruction des demandes, aux agents des missions diplomatiques et consulaires de la France à l’étranger pour les besoins de l’exercice de leur rôle de coordonateur ainsi qu’aux agents dûment habilités de la direction générale des finances publiques (DGFIP) du ministère de l’économie et des finances dans le cadre du paiement des indemnités et des rentes viagères.
La Commission relève que les agents des missions diplomatiques et consulaires doivent être rendus destinataires de ces données dans la mesure où, pour les bénéficiaires résidant à l’étranger, ils sont appelés à entrer en contact avec eux. Ces agents n’ont pas accès aux fichiers eux-mêmes mais aux éléments provenant de ces fichiers, grâce à une extraction par pays en fonction des informations nécessaires à l’instruction du dossier.
Dans ce contexte, la Commission considère que ces destinataires ont un intérêt légitime à accéder à ces données.
Sur l’information des personnes concernées et leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition
Les personnes concernées sont informées dans les conditions prévues par l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée par le biais de mentions légales sur le formulaire de demande d’indemnisation.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent, conformément aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, directement auprès de l’ONACVG.
La Commission prend acte que le droit opposition prévu à l’article 38 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ne s’applique pas.
Sur les mesures de sécurité
S’agissant du traitement sur la gestion des demandes d’indemnisations, les données sont quotidiennement archivées afin d’assurer la continuité du traitement. Ces archives sont conservées dans une armoire forte afin d’en assurer la protection.
Les opérations de maintenance font l’objet d’une traçabilité et sont enregistrées dans une main courante.
Par ailleurs, l’effacement des données sensibles fait l’objet de précautions particulières puisque ces données sont supprimées par surcharge électrique.
Concernant l’authentification des utilisateurs, les mots de passe sont d’une taille minimale de dix caractères et sont constitués d’au moins trois types de caractères, conformément aux recommandations de la Commission. Par ailleurs, ces mots de passes doivent être fréquemment changés (au moins tous les soixante jours).  Enfin, deux mots de passe distincts sont requis pour pouvoir accéder à l’application, un utilisateur devant d’abord être authentifié sur son poste avant de pouvoir se connecter à l’application.
Concernant la traçabilité des opérations effectuées, tous les accès ainsi que toutes les opérations effectuées par les utilisateurs de l’application sont journalisés.
S’agissant du traitement de gestion des liquidations, la sauvegarde des données est effectuée quotidiennement. En complément de cette sauvegarde quotidienne, qui est régulièrement effacée, une sauvegarde hebdomadaire a lieu pour assurer la continuité du traitement.
La confidentialité des échanges entre les différents postes distants est assurée via une ligne MPLS dédiée.
Les accès à l’application de traitement font l’objet d’une sécurité physique couplée à une authentification des utilisateurs par mots de passe. Bien que les mesures de sécurité physique permettent de prévenir l’accès à l’application par des personnels non autorisés, la politique de mot de passe déployée n’est pas conforme aux recommandations de la Commission. En effet, ceux–ci ont une taille maximale de huit caractères et ne peuvent contenir de caractères spéciaux. La Commission recommande donc que les mots de passe permettant l’accès à l’application soient plus robustes.
Concernant la traçabilité, celle-ci est pour le moment très limitée puisque seules les connexions des utilisateurs sont journalisées, et non l’ensemble des opérations effectuées par les utilisateurs connectés. La Commission recommande donc que ces opérations soient aussi journalisées.
Le traitement relatif à la préparation et au suivi de la liquidation des indemnités en  capital des rentes viagères peut faire l’objet d’une interconnexion avec le traitement relatif aux demandes d’indemnisation des spoliations mis en œuvre par la Commission d’indemnisation des victimes de spoliations (CIVS). Cette interconnexion en une opération unique s’effectuera par transmission d’un support physique (CD-ROM).
Dans sa délibération n°2012-354 du 4 octobre 2012 la Commission a autorisé l’interconnexion entre le traitement de l’ONACVG relatif à la préparation et au suivi des indemnités en capital et des rentes viagères avec celui de la CIVS.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Autorise, conformément à la présente délibération, la mise en œuvre par ONACVG de deux de traitements automatisés de données à caractère personnel relatifs à l’indemnisation des orphelins dont les parents ont été victimes de persécutions antisémites ou d’actes de barbarie durant la deuxième guerre mondiale.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN