(Demande d’autorisation n° 1769845)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) d’Amiens d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des demandes d’aides sociales ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment son article R123-1;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-7 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme. Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) d’Amiens.
Dans le cadre de ses attributions légales, au sens de l’article R123-1 du code de l’action sociale et des familles, le CCAS procède à une analyse des besoins sociaux de l’ensemble de la population.
Sur la finalité
Le traitement vise notamment à permettre :
- l’accueil, l’accompagnement et le suivi personnalisé des personnes concernées, incluant l’évaluation de leurs besoins et des difficultés rencontrées ;
- la pré-instruction et le suivi des demandes d’aides sociales (financières ou en nature) ;
- l’accompagnement des personnes dans l’accès aux droits et prestations, ainsi que dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, légitimes et explicites.
Sur les données traitées
Les catégories de données concernant les bénéficiaires sont relatives :
Il convient de faire application de  l’article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés de données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes concernées.
à l’identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
à la vie personnelle (situation familiale, composition du foyer) ;
à la vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité et formation) ;
à la situation vis-à-vis des organismes sociaux (nature des droits et avantages et des prestations dont bénéficient les personnes concernées) ;
aux conditions de vie matérielles (situation financière et économique, situation du demandeur face au logement, type et conditions du logement) ;
aux cordonnées bancaires ;
à l’évaluation des besoins, aux difficultés rencontrées et aux appréciations sur les difficultés sociales.
La Commission estime que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités poursuivies, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, dès lors qu’elles s’avèrent nécessaires et proportionnées dans le cadre du présent traitement.
Sur les destinataires
Peuvent avoir accès aux données, les personnes et organismes qui, en raison de leurs fonctions et des missions qui leur sont confiées, participent au suivi et à l’accompagnement des personnes concernées, dans la limite des seuls cas les concernant et des seules informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions. Il s’agit :
Ces destinataires n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
du personnel strictement habilité du CCAS ;
du service habitat logement de la mairie d’Amiens ;
du Conseil départemental.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par des mentions légales figurant sur le formulaire de collecte et des courriers personnalisés.
Une information est également délivrée par voie d’affichage.
La Commission rappelle que cette information doit être adaptée à l’état des personnes suivies.
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition pour motifs légitimes s’exercent auprès du CCAS d’Amiens.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
la Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation des mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et des lettres majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.
La Commission recommande que les accès à l’application fassent l’objet d’une journalisation. Elle rappelle que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier  1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité  au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du  traitement
Les données à caractère personnel traitées sont conservées le temps nécessaire au suivi et à l’accompagnement des personnes, et au maximum deux ans à compter de la dernière aide accordée.
A l’expiration de cette période de deux ans, les données sont supprimées de manière sécurisée ou archivées à titre définitif dans des conditions définies en conformité avec les dispositions du code du patrimoine relatives aux obligations d’archivage des informations du secteur public.
La Commission considère que cette durée de conservation apparait pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, le CCAS d’Amiens à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN