La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;
Vu le décret n° 61-777 du 22 juillet 1961 modifié, relatif à l'administration générale de l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris ;
Vu le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant l'utilisation du Répertoire National d'identité des personnes physiques par les employeurs dans les traitements automatisés de la paie et de la gestion du personnel ;
Vu la délibération n° 92-060 du 9 juin 1992 ;
Vu le projet d'acte réglementaire présenté par l'Assistance Publique-Hôpitaux de Paris portant création d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité la gestion informatisée des personnels, des situations individuelles et des effectifs (GIPSIE) ;
Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
SUR L'ARCHITECTURE D'ENSEMBLE DU SYSTEME DE GESTION INFORMATISEE DES PERSONNELS DE L'ASSISTANCE PUBLIQUE - HOPITAUX DE PARIS.
Considérant que, par délibération du 9 juin 1992, la CNIL a invité l'AP-HP à faire connaître à la Commission les modalités selon lesquelles pourraient être réorganisées les relations existant entre les différents traitements informatisés pour la gestion et la paie des personnels médicaux et non médicaux dans un but de présentation exhaustive et de clarification ; que, faisant suite à cette invitation, l'AP-HP soumet à la Commission le projet de traitement dénommé gestion informatisée des personnels, des situations individuelles et des effectifs (GIPSIE) ; que la Commission relève avec satisfaction à la fois la rapidité et la qualité de la réponse ainsi apportée par l'AP-HP ;
Considérant en effet, que le traitement GIPSIE a pour objet, d'une part de permettre une gestion exhaustive des ressources humaines de l'AP-HP, d'autre part de clarifier l'architecture d'ensemble des systèmes de gestion automatisés des personnels mis en oeuvre par l'AP-HP en décrivant les relations existantes ou appelées à être établies ultérieurement entre les différents éléments de cet ensemble ;
Considérant que le traitement GIPSIE constituera un dispositif central collectant en temps réel et traitant la totalité des informations nécessaires à la gestion et à la paie des personnels, autour duquel graviteront différents systèmes secondaires déjà existants ou à venir, des relations d'échanges d'informations s'établissant entre le dispositif central et les systèmes périphériques ;
Considérant que les systèmes périphériques appelés dès à présent à participer à un réseau d'échanges organisé avec le traitement GIPSIE sont les traitements automatisés d'informations nominatives suivants ayant fait l'objet antérieurement de déclarations à la Commission : GIOTTO, congés bonifiés, choix des internes, medikey, pige, caisses de self, structure AP-HP (FGSP), infocentre, tirage au sort du jury pour les concours des prix de l'internat ; que s'y ajouteront les systèmes de traitements de données non nominatives suivants : CID, CIR, SISIFE ; que les déclarations antérieures concernant les traitements des données nominatives précités feront l'objet de déclarations de modification auprès de la CNIL au fur et à mesure qu'interviendra leur mise en relation avec GIPSIE dans la mesure où celle-ci entraînerait certains aménagements de leurs caractéristiques ;
Considérant que les extensions de finalité susceptibles d'être réalisées pour répondre à des fonctions non encore prévues par GIPSIE donneront lieu à des saisines pour avis préalable de la CNIL ;
SUR LA FINALITE DU TRAITEMENT ET SES PRINCIPALES CARACTERISTIQUES.
Considérant que le traitement GIPSIE se décompose en six domaines fonctionnels : le domaine carrière, le domaine paie, le domaine structure-emplois-effectifs, le domaine administration interne, le domaine budget et le domaine formation ; que seuls les quatre premiers domaines appelés à être mis en place à partir de janvier 1993 sont l'objet de la présente demande d'avis ;
Considérant que le module "carrière" a pour objet : la gestion de l'avancement du personnel non médical, la gestion des positions et variantes d'activité, la gestion des absences et visites médicales annuelles, la gestion de la mobilité et des cessations de fonctions, la notation et la discipline, l'activité du personnel médical, la gestion de ses positions, la gestion de son avancement et de sa mobilité, la gestion des attachés ; que le module paie a pour objet la gestion des éléments définissant la rémunération à verser à chaque agent ; que le module "structure emplois effectifs" a pour objet la gestion des emplois, la gestion des postes et la gestion des effectifs ; que le module "administration interne" a pour objet l'édition d'étiquettes-enveloppes, la gestion des logements appartenant à l'AP-HP, différents inventaires (sélection des médecins susceptibles d'être appelés en cas de catastrophes, sélection du personnel médical qui a changé d'affectation depuis une date donnée, sélection du personnel médical et non médical en activité à une date donnée), la gestion des élections et de l'arbre de Noël.
SUR LES CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES
Considérant que les informations collectées dans le traitement, objet de la demande d'avis, sont pertinentes s'agissant d'un traitement de paie et de gestion des ressources humaines ;
Considérant que la collecte et l'utilisation du numéro de sécurité sociale sont conformes aux dispositions du décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant les employeurs à utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques dans les traitements automatisés de données relatives à la paie et à la gestion du personnel ;
Considérant que la saisie des motifs d'absence, y compris ceux de nature médicale, est justifiée dans la mesure où ils ont des incidences sur les droits des agents et sur la paie ; que la durée de conservation des motifs d'absence sera de deux années, excepté ceux pour lesquels un texte d'origine législative ou réglementaire prévoit une durée supérieure ; que cette durée de conservation est conforme à celle applicable aux traitements de gestion du personnel ;
Considérant que la nationalité est collectée ; que cette information est nécessaire pour s'assurer de la régularité de l'emploi des personnes concernées au regard du statut du personnel hospitalier et des règles générales régissant l'emploi des travailleurs de nationalité étrangère ainsi que des règles particulières découlant d'accords bilatéraux ;
Considérant que les données sur le conjoint et sur les enfants de l'agent sont collectées pour déterminer ses droits éventuels à certaines prestations sociales ; que les informations relatives aux handicaps dont peuvent être affectés certains agents doivent permettre de déterminer les droits qui peuvent en résulter à leur bénéfice et que les Informations de caractère proprement médical ne seront accessibles qu'à des médecins, bénéficiaires exclusifs d'un code d'accès réservé ; que la collecte du numéro de téléphone personnel doit permettre de joindre rapidement les membres du personnel en cas de déclenchement d'un plan ORSEC ou d'un plan BLANC .
Considérant qu'à l'heure actuelle, chaque agent de l'AP-HP est doté d'un identifiant et sera doté au moment de la mise en place effective de GIPSIE d'un matricule ; que l'utilisation de l'identifiant se poursuivra comme moyen d'accès au dossier de l'agent, jusqu'à la généralisation de la mise en place du nouveau matricule ; que cet identifiant est composé de cinq caractères alphanumériques à partir du nom de l'agent ; que le nouveau matricule sera numérique et non significatif ;
SUR LE DROIT D'ACCES ET LES SECURITES DU SYSTEME
Considérant que les agents du personnel concernés par GIPSIE seront informés de l'existence du traitement par le moyen d'une notice individuelle d'information transmise dans l'enveloppe du bulletin de paie, le mois précédant la mise en oeuvre effective du système ; qu'un affichage sera effectué dans tous les bureaux du personnel médical et non médical et une information particulière sera réalisée à l'intention de toute personne nouvellement recrutée à l'AP-HP ; que le droit d'accès et de rectification s'exerce sur demande écrite de l'agent auprès des directeurs-adjoints chargés du personnel dans les hôpitaux ou auprès des directions du personnel du siège de l'AP-HP ;
Considérant que les sécurités du système, à la fois physique et logique, sont assurées ; qu'ainsi, l'accès aux données est protégé par un mot de passe de 8 caractères associé à un code utilisateur qui permet de définir des profils d'autorisation d'accès aux données ;
EMET un avis favorable au projet d'arrêté présenté par l'AP-HP relatif à un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité la gestion informatisée des personnels, des situations individuelles et des effectifs (GIPSIE). Le Président, Jacques FAUVET.