(Demande d’autorisation n° 1658296)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la Maison d’Enfants à Caractère Social dénommée « FOYER ROCHE FLEURIE » de Chalon-sur-Saône d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des usagers accueillis ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L.221-1, L.311-1 et L.312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-6° et 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme. Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La Maison d’Enfants à Caractère Social (MECS) «FOYER ROCHE FLEURIE» sis 25, rempart Saint-Pierre -71100- CHALON-SUR-SAONE - accueille des enfants faisant l’objet d’un placement judiciaire ou administratif, confiés par les services sociaux. Il s’agit d’un établissement social et médico-social au sens de l’article L. 312-1-I-1° du Code de l’action sociale et des familles géré par l’Association (Loi 1901) « ROCHE FLEURIE ».
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion des dossiers des usagers accueillis au sein de la Maison d’Enfants à caractère social (MECS) « FOYER ROCHE FLEURIE ».
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-6° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumet à autorisation préalable les traitements qui portent sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes physiques au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale ou NIR).
Sur les données traitées
Les données des usagers traitées sont relatives à :
Les numéros de sécurité sociale ainsi que les données relatives à la santé sont collectés, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux, uniquement à des fins  d’administration et de facturation de soins délivrés par des professionnels de santé soumis au respect du secret professionnel.
leur identification (nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance) ;
leur situation familiale ;
leur vie professionnelle (scolarité et formation) ;
leur numéro de sécurité sociale ;
leurs difficultés sociales ;
leur santé (données relatives aux soins).
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels dûment habilités de l’association (personnel d’encadrement ou administratif).
Par ailleurs, les données relatives à la santé peuvent être transmises aux professionnels de santé ou au personnel dûment habilité d’un établissement de santé ou médico-social intervenant dans le suivi des usagers.
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret médical, et dans la stricte limite de leurs missions.
Cette liste de destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie de mentions légales sur le formulaire de prise en charge.
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition s’exercent auprès de la Direction de la MECS « ROCHE FLEURIE » - 25, rempart Saint-Pierre–71100 CHALON SUR SAONE
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés, et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération
Ces mesures de sécurité n’appellent pas d’observation particulière.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager et pendant une durée complémentaire d’un an à compter du dernier contact avec ce dernier.
A l’issue de cette durée de conservation, les données sont supprimées sauf dispositions légales contraires.
La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, la Maison d’Enfants à Caractère Social (MECS) «FOYER ROCHE FLEURIE»  à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN