(Demande d’autorisation n° 12035707)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par VEOLIA ENVIRONNEMENT d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte dédié à la lutte contre les discriminations ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-04), telle que modifiée le 14 octobre 2010
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et après avoir entendu les observations de  M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
VEOLIA ENVIRONNEMENT est un groupe mondial des services à l'environnement qui intervient dans les secteurs de l'eau, de la gestion des déchets, des services énergétiques et du transport.
Le groupe s’inscrit dans une démarche de lutte contre les discriminations et a obtenu le « label diversité ». Ce label a été créé par le décret n°2008-1344 du 17 décembre 2008 et s’inscrit dans la politique gouvernementale de prévention des discriminations et de promotion de la « diversité ». Le cahier des charges du label préconise notamment la mise en place d’outils permettant d’« identifier les plaintes et réclamations internes ou externes » et, de manière générale, d’assurer la traçabilité des signalements.
Une cellule « diversité » a été créée au niveau du groupe et des référents diversité sont nommés au niveau de chaque établissement et de la délégation régionale.
Sur la finalité
La société VEOLIA ENVIRONNEMENT (VE)  a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte   professionnelle intitulé « procédure d’écoute et de traitement des réclamations relatives à la discrimination ».
Le dispositif est ouvert à tous les collaborateurs :
Ces derniers peuvent signaler des situations de discrimination dont ils pensent être victimes ou dont ils sont témoins.
aux salariés du groupe VEOLIA ENVIRONNEMENT SA (par l’intermédiaire des cellules « diversité » compétentes) ;
aux intérimaires, candidats à l’emploi, anciens collaborateurs et stagiaires.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005 modifié le 14 octobre 2010).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération n’est pas conforme à l’article 1er de l’autorisation unique notamment au regard de son champ d’application lequel est restreint aux seules alertes en matière comptable, bancaire, financière, de lutte contre la corruption et de pratiques anticoncurrentielles.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel.
La Commission relève que le dispositif présenté s’inscrit dans le cadre des textes internationaux, européens et nationaux afférents à la prévention des discriminations, à l’égalité des chances et à la promotion de la diversité dans le domaine de la gestion des ressources humaines.
Elle considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le dispositif est présenté aux agents comme étant facultatif et complémentaire aux autres voies internes (délégués du personnel, comité d’entreprise, CHSCT et autres dispositifs existants au sein de VEOLIA ENVIRONNEMENT).
La Commission observe qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est dédié aux alertes en matière de discrimination et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les données traitées
Les données collectées seront les suivantes :
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.


La fonction
Le CV et les évolutions de carrières
Les faits signalés et les personnes impliquées
Les critères de discrimination et les fondements
Le ressenti de discrimination
Les éléments recueillis au cours de la vérification
Les comptes-rendus des entretiens
Les suites données et les mesures prises
Le rapport du prestataire
En l’espèce, l’émetteur de l’alerte doit nécessairement s’identifier. Son identité est par la suite traitée de façon confidentielle par les personnes chargées du recueil des alertes.
Le recensement et l’analyse des alertes garantissent la confidentialité des données. Seules les données anonymisées pourront être transmises et exploitées à des fins statistiques.
Dès lors, la Commission estime que le traitement envisagé est conforme l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Seront destinataires de tout ou partie des données relatives aux alertes, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, les membres de la cellule diversité de VEOLIA ENVIRONNEMENT SA (le directeur des ressources humaines de VE, le directeur de la diversité groupe et/ou toute personne mandatée ou saisie à cet effet), le référent diversité concerné et, le cas échéant, le prestataire extérieur chargé de l’instruction.
La Commission observe que les destinataires sont en nombre limité, spécialement formés et astreints à une obligation renforcée de confidentialité formalisée par une déclaration sur l’honneur.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information est assurée par une communication sur l’intranet de la société VEOLIA ENVIRONNEMENT et une sensibilisation des managers.
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l'enregistrement des données la concernant.
La Commission prend acte que les représentants du personnel ont été dûment informés de la mise en œuvre de la cellule d’écoute et de traitement des alertes.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du responsable « diversité ».
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Les accès au système d’information et les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données sont tracés.
Les mesures de sécurité envisagées n’appellent pas d’observations particulières.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les personnes qui souhaitent saisir le dispositif doivent adresser un mail à l’adresse électronique dédiée : cellule-diversité.ve@veolia.com ou par voie postale : cellule diversité  - VEOLIA ENVIRONNEMENT, 38, avenue Kleber, 75116 Paris.
La Commission relève que les réclamations sont traitées en interne. Toutefois, si la situation l’exige, le référent pourra transmettre la réclamation à un praticien extérieur indépendant et impartial qui pourra mener une enquête sur les faits présumés de discrimination. Un contrat de prestation de services sera conclu et prévoit les garanties nécessaires en termes de confidentialité et de sécurité des données.
Autorise, conformément à la présente délibération, VEOLIA ENVIRONNEMENT à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN