(Demande d’autorisation n° 1892651)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la société MEDI-QUAL d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 30 janvier 2014;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme. Marie-France MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
MEDI-QUAL est une société spécialisée dans les tests, l'inspection et la certification (TIC).
Sur la finalité
MEDI-QUAL a déposé un dossier de demande d’autorisation pour la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle pour l’ensemble des salariés destiné à traiter les cas de manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée des réclamations des salariés.
comptable, financier, de lutte contre la corruption ;
pratiques anticoncurrentielles ;
harcèlement et discrimination;
santé, hygiène et sécurité.
Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ d’application.
En l’espèce, MEDI-QUAL estime, en raison de son activité et notamment dans sa volonté de garantir l’intégrité des certificats qu’il délivre, être potentiellement exposé aux problèmes de corruption (active et passive) d’une part, et aux manquements dans les domaines financier, et comptable qui leur sont souvent liés, d’autre part.
Par ailleurs, compte tenu de sa position sur le marché de la certification, MEDI-QUAL souhaite être particulièrement attentif au respect des règles de la concurrence.
MEDI-QUAL souhaite enfin veiller au respect des règles relatives à la lutte contre le harcèlement et la discrimination, ainsi que celles relatives à la sécurité, l’hygiène et la sécurité.
A cet égard, la Commission relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle présenté par MEDI-QUAL est strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptable, financier, de lutte contre la corruption et les pratiques anticoncurrentielles, à la lutte contre le harcèlement et la discrimination, ainsi qu’aux manquements graves aux règles relatives à la sécurité, l’hygiène et la sécurité.
S’agissant des modalités de signalement, la Commission prend acte que tout salarié du MEDI-QUAL peut déclencher la procédure par téléphone, via une ligne téléphonique, une adresse mail et un site internet dédiés gérés par un prestataire (Expolink Europ Ltd), ou par courrier électronique directement au Group Compliance Officer.
MEDI-QUAL s’assurera contractuellement que son prestataire s’engage à limiter l’accès aux données à des personnes spécialement chargées de ces missions au sein de l'organisme prestataire et à  ne pas utiliser les données à des fins détournées, à assurer leur confidentialité, et à respecter la durée de conservation limitée des données.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ d’application, est facultatif et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement, conformément aux dispositions de l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Les faits recueillis sont strictement limités aux domaines concernés par le dispositif d'alerte. La prise en compte de l'alerte professionnelle ne s'appuie que sur des données formulées de manière objective, en rapport direct avec le champ du dispositif d'alerte et strictement nécessaires à la vérification des faits allégués. Les formulations utilisées pour décrire la nature des faits signalés font apparaître leur caractère présumé.
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
aux faits signalés ;
aux éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
au compte rendu des opérations de vérification ;
aux suites données à l'alerte.
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour l’émetteur de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
En l’espèce, le dispositif implique par défaut que l’émetteur de l’alerte professionnelle s’identifie. Son identité est néanmoins traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
Sur les destinataires
Les destinataires des alertes sont le responsable groupe conformité (Group Compliance Officer) et ses équipes, ainsi que les autres Responsables conformité (Compliance Officers).
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à accéder aux données du présent traitement.
Elle relève, par ailleurs, que ces personnes sont toutes astreintes à une obligation de confidentialité.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, via une note d’information distribuée aux salariés.
Les représentants du personnel (comité d’entreprise et comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) sont dûment informés du traitement et de ses modalités de mise en œuvre dès obtention de l’autorisation par la Commission.
Lors d’un signalement, la personne mise en cause est informée immédiatement des informations recueillies et de l’enregistrement de ses données.
Toutefois, lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction ou l’altération de preuves relatives à l’alerte, l’information de cette personne intervient après l’adoption de ces mesures.
L’information qui lui sera fournie répondra aux exigences de l’article 32 de la loi.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction Juridique à l’adresse de la société MEDI-QUAL sise  40 rue Ferdinand de Lesseps Zone d’activité Actipolis  33610 Canejean.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission rappelle que des mesures doivent être prises par le responsable de traitement afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
La gestion des mots de passe doit respecter les recommandations de la Commission (mots de passe individuels composés d’au moins huit caractères des catégories alphabétique, numérique et spéciaux lesquels sont régulièrement renouvelés).
Elle souligne que le traitement doit comporter une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Ces mesures de sécurité apparaissent satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission relève que les durées de conservation prévues par le responsable de traitement sont identiques à celles mentionnées à l’article 6 de l’autorisation unique n°004, à savoir :
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement conformément aux dispositions de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Les données relatives à un signalement, considéré dès son recueil, par le responsable du traitement des signalements, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites immédiatement ;
Lorsque le signalement n'est pas suivi d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à ce signalement sont détruites par le responsable du traitement des signalements ou ses délégataires dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification ;
Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives au signalement sont conservées pendant un délai qui n’excédera pas le délai de prescription applicable ;
Les données faisant l'objet de mesures d'archivage sont conservées, dans le cadre d'un système d'information distinct à accès restreint, pour une durée n'excédant pas les délais de prescription applicables.
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire extérieur situé au Royaume-Uni et le contrat conclu permet de garantir que les données qui sont communiquées dans le cadre du dispositif sont traitées conformément aux prescriptions de protection des données de la législation européenne.
Abroge la délibération n° 2014-007 du 9 janvier 2014 et autorise, conformément à la présente délibération, la société MEDI-QUAL à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN