(Demande d’autorisation n° 1632745)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la française des jeux d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle dédié au traitement des cas de discrimination et de harcèlement ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Monsieur Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de Monsieur Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
A titre liminaire, la Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (AU-004).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par cette autorisation unique, notamment s’agissant du fondement juridique et du champ d’application du dispositif.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel et, notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Sur le responsable du traitement
La Commission est saisie par la société anonyme d'économie mixte la française des jeux (FDJ), en parallèle de la candidature de cette dernière à l’obtention du « label diversité ».
Ce label, créé par le décret n°2008-1344 du 17 décembre 2008, s’inscrit dans la politique gouvernementale de prévention des discriminations et de promotion de la diversité.
Il a pour objectifs de promouvoir la diversité et la prévention des discriminations, ainsi que de valoriser des bonnes pratiques en matière de recrutement et d’évolution professionnelle.
Son cahier des charges préconise, notamment, la mise en place d’outils permettant d’identifier les plaintes et réclamations internes ou externes et, de manière générale, d’assurer la traçabilité des signalements.
Sur la finalité
Le traitement dont est saisie la Commission a pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle, dans le cadre d’une adhésion au « label diversité », dédié au traitement des cas de discrimination et de harcèlement ressentis par les collaborateurs de la FDJ et les candidats à un emploi.
La Commission considère que cette finalité est déterminée, explicite et légitime.
Elle rappelle que l’utilisation d’un dispositif d’alerte professionnelle doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
En l’espèce, le dispositif présenté par la FDJ a vocation à concourir au traitement des situations individuelles liées à des faits de discrimination ou de harcèlement, sans se substituer aux dispositions légales existantes.
La Commission relève que les réclamations pouvant être émises par l’intermédiaire de ce dispositif ne peuvent concerner que des faits présumés de discrimination ou de harcèlement.
Elle estime, dès lors, que le dispositif est limité dans son champ et qu’il répond à l’intérêt légitime du responsable de traitement, conformément aux dispositions de l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
S’agissant des modalités de signalement, la Commission prend acte que tout agent de la FDJ peut déclencher la procédure en sollicitant un entretien avec les membres de la cellule d’écoute par téléphone, par courrier interne ou par courrier électronique adressé nominativement à l’un de ses membres ou à une adresse électronique dédiée.
Les candidats à un emploi, quant à eux, peuvent déclencher la procédure en adressant un courrier électronique à l’adresse électronique dédiée indiquée dans la partie recrutement du site internet de la FDJ.
Sur les données traitées
Les données collectées et traitées par l’intermédiaire du dispositif examiné par la Commission sont les suivantes :
La Commission considère que le traitement de ces données est adéquat, pertinent et non excessif au regard de la finalité poursuivie.
identité, fonction et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;
identité, fonction et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonction et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement de l'alerte ;
faits signalés, notamment le motif supposé et les circonstances d’une discrimination ou d’un harcèlement ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
La Commission rappelle que l’obligation de s’identifier à l’occasion de l’émission d’une alerte professionnelle permet de limiter les risques de mises en cause abusives.
Elle relève que le dispositif de la FDJ impose aux utilisateurs de s’identifier, étant précisé que l’identité de ces derniers est néanmoins traitée de manière confidentielle.
Sur les destinataires
Les destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel du présent traitement sont, dans la limite de leurs attributions respectives :
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à accéder aux données du présent traitement.
les membres de la cellule d’écoute, composée de sept salariés de la FDJ, au nombre desquels figurent notamment le responsable diversité ;
le directeur des ressources humaines ;
Elle relève, par ailleurs, que ces personnes sont toutes astreintes à une obligation de confidentialité et spécifiquement formées à la lutte contre les discriminations et le harcèlement.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées par le présent traitement sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par une mention sur le site internet de la FDJ, une mention sur son intranet ou, pour les stagiaires, par la remise d’un document.
Les personnes mises en cause sont informées, quant à elles, de l’existence d’une alerte à leur encontre lors d’un entretien avec le directeur des ressources humaines leur permettant de faire connaître leur version des faits. Cette information peut éventuellement être retardée le temps strictement nécessaire à l’adoption de mesures conservatoires permettant de prévenir la destruction des preuves.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès du responsable diversité de la FDJ.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises par le responsable de traitement afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
L’authentification des utilisateurs du présent traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe, renouvelés tous les trois mois, constitués d’au moins huit caractères et contenant des lettres minuscules et majuscules, ainsi que des chiffres ou des caractères spéciaux.
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Les données stockées sont sécurisées par un procédé de chiffrement symétrique impliquant l’utilisation de clef générée par l’utilisateur principal.
Les transmissions de données en interne sont sécurisées par le recours à des lignes privées constituées de liens WAN.
Les courriers électroniques envoyés et reçus à partir d’ordinateurs portables situés à l’extérieur de la FDJ sont sécurisés par une liaison dite « VPN ».
La Commission relève, par ailleurs, que les utilisateurs disposent de la possibilité de chiffrer les courriers électroniques lors de leur envoi.
Une journalisation des opérations de consultation, de création, de mise à jour et de suppression est réalisée.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission relève que les durées de conservation prévues par le responsable de traitement sont identiques à celles mentionnées à l’article 6 de l’AU-004, à savoir :
La Commission considère que ces durées de conservation n’excèdent pas celles qui sont nécessaires à l’accomplissement de la finalité poursuivie par le responsable de traitement.
les données relatives à une alerte considérée, dès son recueil par le responsable du traitement, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites ou archivées sans délai ;
lorsque l'alerte n'est pas suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données sont détruites ou archivées dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification ;
lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données sont conservées jusqu'au terme de la procédure.
Autorise, conformément à la présente délibération, la française des jeux à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN