La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie  par la ministre de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur  et de la recherche d'une demande d'avis concernant un projet d'arrêté  portant création d'un traitement automatisé de données à caractère  personnel ayant pour objet de permettre aux élèves et à leurs  responsables légaux d'être informés des événements de vie scolaire ;
Vu  la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des  personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère  personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du  Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes  physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à  la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l'éducation, notamment ses articles L. 131-8, R. 511-4 et R. 511-13 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 27-II (4°) ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2010-112 du 2 février 2010 modifié pris pour l'application des articles 9, 10 et 12  de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges  électroniques entre les usagers et les autorités administratives et  entre les autorités administratives ;
Vu l'arrêté du 30 novembre 2006  portant création, au sein du ministère de l'éducation nationale, de  l'enseignement supérieur et de la recherche, d'un traitement de données à  caractère personnel relatif aux espaces numériques de travail (ENT) ;
Vu  l'arrêté du 19 janvier 2012 portant création d'un traitement permettant  la consultation des absences des élèves des établissements publics du  second degré ;
Après avoir entendu M. Nicolas COLIN, commissaire, en son rapport et  M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses  observations,
Emet l'avis suivant :
La commission a été saisie,  par le ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur  et de la recherche, d'une demande d'avis portant sur un projet d'arrêté  relatif à la mise à disposition des élèves et de leurs responsables  légaux d'un téléservice destiné à consulter certains événements de la  vie scolaire des élèves du second degré.
Dans la mesure où le  traitement automatisé de données à caractère personnel relatif aux  événements de la vie scolaire des élèves du second degré, dénommé  vie  scolaire , mis en œuvre pour le compte de l'Etat, met à disposition des  usagers un téléservice de l'administration électronique, il relève des  dispositions de l'article 27-II (4°) de la loi du 6 janvier 1978  modifiée et doit dès lors être autorisé par arrêté ministériel, pris  après avis motivé et publié de la commission.
Avant de mettre à  disposition ce téléservice au plan national, le ministère a indiqué  souhaiter tester le dispositif dans cinq académies. La commission n'a  pas d'opposition de principe à la mise en œuvre de cette expérimentation  qui ne nécessite pas d'être expressément prévue par le projet d'arrêté.  Elle demande néanmoins à être informée des évolutions de  vie scolaire   que le bilan de cette expérimentation pourrait impliquer.
Sur les finalités du traitement
Le  présent projet d'arrêté porte sur le seul téléservice développé par le  ministère de l'éducation nationale. La mise en œuvre des traitements  issus de l'utilisation de ce téléservice demeure de la responsabilité  des établissements.
Le téléservice  vie scolaire  a pour objet de  recenser et de mettre à disposition des usagers certains événements de  la vie scolaire des élèves des établissements du second degré publics et  privés sous contrat.
Il a notamment vocation à remplacer le  téléservice  absences , autorisé par l'arrêté du 19 janvier 2012  susvisé, pris après l'avis de la commission en date du 8 décembre 2011. A  la différence de ce dernier, qui permettait uniquement de comptabiliser  le nombre des absences qui étaient justifiées par un motif légitime, au  sens de l'article L. 131-8 du code de l'éducation, le téléservice  vie scolaire  permettra de recenser toutes les absences, même non justifiées au sens desdites dispositions.
En  outre, ce téléservice permettra aux élèves et à leurs responsables  légaux de consulter à distance tous les retards, toutes les punitions,  au sens de la circulaire n° 2011-11 du 1er août 2011, et toutes les  sanctions, au sens de l'article R. 511-13 du code de l'éducation, des élèves concernés.
Plus  complet,  vie scolaire  devra ainsi améliorer le service rendu aux  usagers et permettre une meilleure communication entre les familles et  l'établissement d'enseignement, notamment afin de participer à la  prévention du décrochage scolaire.
Toutefois, ce téléservice, à  l'instar de son prédécesseur, n'aura pas pour objet de sanctionner  l'absentéisme scolaire puisqu'il n'a pas vocation à remplacer les  procédures de première information des familles.
En effet, le  ministère a précisé que le téléservice  vie scolaire  ne se  substituerait pas aux systèmes usuels de première alerte des absences,  effectuée, selon les établissements, par courriers postaux, courriels,  SMS ou appels téléphoniques. La commission prend ainsi acte que  vie  scolaire  ne peut être utilisé pour mettre en œuvre la procédure  applicable en cas d'absences injustifiées répétées, prévue à l'article R. 131-7 du code de l'éducation.
De  même, le téléservice ne remplacera en aucun cas la procédure  disciplinaire, prévue par la circulaire n° 2011-111 du 1er août 2011.  Ainsi, la sanction disciplinaire ne sera mentionnée dans le téléservice  qu'une fois la procédure disciplinaire menée à son terme.
Dès lors,  l'objet est uniquement d'offrir aux élèves et à leurs représentants  légaux une information complète et centralisée, accessible à distance,  sur les événements de vie scolaire retracés dans le téléservice.
La  commission rappelle qu'elle a toujours considéré que la simplification  des démarches administratives et l'amélioration des relations entre les  administrés et l'administration constituent des finalités légitimes,  sous réserve que des mesures de sécurité appropriées soient prévues et  que les droits des personnes soient respectés.
A cet égard, les  représentants légaux conserveront la faculté de ne pas activer leur  compte et, partant, de ne pas recourir à  vie scolaire . La commission  observe que le traitement reçoit ainsi l'expression du consentement des  intéressés, conformément aux dispositions de l'article 7 de la loi du 6  janvier 1978 modifiée. Elle rappelle toutefois que cette disposition  implique de ne pas permettre l'activation d'un compte élève mineur avant  celui d'au moins l'un de ses représentants légaux.
Au regard de  l'ensemble de ces éléments, la commission estime que la finalité du  téléservice  vie scolaire  est déterminée, explicite et légitime,  conformément à l'article 6 (2°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les données enregistrées
Les  données à caractère personnel enregistrées dans le téléservice  vie  scolaire , dont la liste est annexée au projet d'arrêté, sont relatives  aux élèves concernés, à leurs représentants légaux et aux membres du  personnel de l'établissement pouvant être à l'origine d'une punition.
Concernant  les élèves, seront enregistrés leur nom, leur prénom et les  informations liées aux événements de vie scolaire suivants : toutes les  absences, à l'exclusion de celles du fait de l'établissement scolaire ;  tous les retards ; toutes les punitions et toutes les sanctions  prononcées. Les événements renseignés sont uniquement ceux survenus  pendant l'année scolaire en cours.
Pour chacun de ces événements seront notamment renseignés :
- leur motif ;
- leur justificatif ;
- leur date ;
- la date de signalement ;
- la discipline concernée ;
- leur état ; et
- les actions de signalement déjà effectuées auprès de la famille.
Pour les seules punitions et sanctions, seront également indiqués  les dates d'exécution, le nom de la personne demandant la punition et,  le cas échéant, l'existence d'un sursis ou le refus de la famille.
Le  ministère a précisé que les motifs des événements ne seront pas  librement renseignés, mais devront être choisis dans un menu déroulant,  et que les pièces justificatives ne seraient pas annexées. La commission  prend en outre acte de l'engagement du ministère de limiter ce champ à  la seule mention de la production ou non d'un justificatif.
Concernant  les représentants légaux et les personnels à l'origine d'une punition,  seuls le nom, le prénom et les coordonnées (adresse, courrier  électronique, numéros de téléphone personnels pour les premiers ;  contact dans l'établissement pour les seconds) seront enregistrés.
Les  données et informations renseignées dans le téléservice ne seront pas  directement collectées auprès des personnes concernées, mais elles  seront issues des applications métiers de l'établissement.
La  commission estime que les données et informations traitées, qui sont par  ailleurs déjà traitées par les établissements concernés, sont  adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité  poursuivie, conformément à l'article 6 (3°) de la loi du 6 janvier 1978  modifiée.
Sur la durée de conservation
Le projet d'arrêté prévoit  que les données et informations seront conservées pendant la durée de  l'année scolaire. A l'issue de celle-ci, elles seront définitivement  supprimées du téléservice. Le ministère a précisé qu'en cas de  changement d'établissement en cours d'année scolaire les données  enregistrées dans le téléservice de l'établissement d'origine seront  effacées et n'apparaîtront pas dans celui du nouvel établissement.
Ainsi,  la durée de conservation au sein du téléservice ne dépassera pas la  durée de conservation administrative de ces informations dans le dossier  scolaire de l'élève, variable selon la nature de l'événement concerné.
Compte  tenu de ces éléments, la commission estime que la durée de conservation  n'excède pas celle nécessaire à la finalité poursuivie, conformément à  l'article 6 (5°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les personnes accédant aux données et informations
Accèdent  aux données et informations le conseiller principal d'éducation (CPE),  le chef d'établissement, les enseignants et les assistants d'éducation,  personnels habilités à connaître et à traiter les événements de vie  scolaire des élèves. Ces personnels, qui accédaient déjà aux données  enregistrées dans le téléservice  absences , accèdent en outre aux  applications métiers alimentant le téléservice  vie scolaire .
Les  élèves et leurs responsables légaux accèdent aux données et informations  qui les concernent, dès lors qu'il s'agit de l'objet même du  traitement.
Ces destinataires sont légitimes à connaître des données  et informations traitées et n'appellent pas d'observation particulière  de la commission.
Sur les droits des personnes
Vie scolaire   vient renforcer l'offre de téléservices scolaires du ministère dont  l'utilisation est facultative. La commission considère qu'afin que le  consentement des personnes concernées reste libre et éclairé les  établissements devront continuer de mettre à disposition des  responsables légaux qui ne seraient pas en capacité d'accéder au  téléservice proposé, ou qui ne souhaiteraient pas l'utiliser, un autre  moyen d'accès aux données traitées dans le téléservice.
L'information  des personnes est assurée par des mentions sur le site internet sur  lequel est accessible le téléservice ainsi que sur les courriers  transmis aux responsables légaux pour leur présenter le bouquet de  téléservices et leur attribuer un identifiant et un mot de passe  provisoires. La commission prend acte de l'engagement du ministère de  modifier le document de notification des identifiant et mot de passe  provisoires, adressé aux élèves, afin de le compléter par des mentions  informatives.
Le projet d'arrêté précise que les droits d'accès et de rectification s'exerceront auprès du chef d'établissement.
En  ce qui concerne le droit d'opposition, le téléservice étant facultatif  pour les personnes concernées, ce droit pourra s'exercer dans les  conditions prévues à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.  Le compte de l'utilisateur pourra en outre être clôturé à tout moment  par le responsable légal.
La commission considère que ces modalités d'exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Les  informations relatives aux événements de la vie scolaire étant  complètes et portant sur des éléments pouvant avoir un fort impact sur  la vie privée de l'élève concerné, en cas de dysfonctionnement du  téléservice, le ministère a fait réaliser, conformément aux  préconisations du référentiel général de sécurité (RGS), une analyse de  risque de ses différents systèmes informatiques destinés à offrir un  téléservice. Il s'est en outre engagé à mettre en œuvre les mesures de  sécurité nécessaires pour réduire les risques identifiés à un niveau  acceptable, ce qui constitue une bonne approche.
Par ailleurs,  l'accès des représentants légaux et des élèves au téléservice  s'effectuera sur internet et l'échange de données sera sécurisé au moyen  du protocole HTTPS.
Le ministère a indiqué que les mots de passe,  tant provisoires que définitifs, pour accéder à l'application devront  contenir au minimum huit caractères, des lettres et des chiffres. Le mot  de passe provisoire attribué aux représentants légaux et aux élèves  pour activer leur compte devra nécessairement être changé à la première  connexion. Les mots de passe des utilisateurs seront stockés dans un  annuaire LDAP crypté et indéchiffrable. Il pourra être défini un  verrouillage, au moins temporaire, après un certain nombre de tentatives  d'accès infructueuses. La commission rappelle qu'une politique de  sécurisation des mots de passe satisfaisante doit, d'une part, imposer  au moins trois types de caractères différents (minuscules/majuscules,  chiffres, lettres, caractères spéciaux) et, d'autre part, prévoir le  renouvellement régulier du mot de passe.
Concernant les personnels  des établissements, ils accéderont à  vie scolaire  via le réseau de  transmission privé virtuel de l'éducation nationale (RACINE) qui  présente des garanties de sécurité satisfaisantes. Ce système d'accès  est de nature à limiter les risques d'atteinte à l'intégrité et la  confidentialité des données.
Il est enfin prévu une traçabilité des identifiants des administrateurs du service afin de détecter d'éventuelles anomalies.
Les  mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont  conformes à l'exigence de sécurité prévue par l'article 34 de la loi du 6  janvier 1978 modifiée. La commission rappelle toutefois que cette  obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de  la réévaluation régulière des risques.
Sur les formalités préalables à accomplir par les établissements scolaires concernés
Le  téléservice  vie scolaire  s'inscrit dans l'offre de téléservices  accessibles par le guichet d'authentification unique ATEN y compris  lorsque cet accès s'effectue initialement par un espace numérique de  travail (ENT). L'usage de ce téléservice par un établissement scolaire  reste entièrement facultatif puisque celui-ci choisit librement s'il  veut utiliser l'offre du ministère et, au sein de celle-ci, quel  téléservice il souhaite proposer à ses usagers.
La commission  rappelle que les établissements utilisant ATEN ou un ENT respectant le  schéma directeur des ENT défini par le ministère de l'éducation  nationale bénéficient d'un régime de formalité préalable simplifié. Il  convient en effet qu'ils effectuent un simple engagement de conformité à  l'acte réglementaire unique relatif aux ENT (RU-003) que constitue  l'arrêté du 30 novembre 2006 susvisé.
En revanche, les établissements  qui utilisent une solution ne respectant pas le schéma directeur  précité, qui garantit un haut niveau de sécurité, devront formuler,  auprès de la commission, une demande d'avis sur cette solution et les  téléservices nécessairement autres que ceux développés par les services  de l'éducation nationale qu'ils mettent à disposition des élèves et de  leurs représentants légaux.
A cet égard, la commission rappelle que  l'impact sur la vie privée des élèves en cas de dysfonctionnement d'un  téléservice portant sur les absences, les retards, les punitions et les  sanctions pouvant être élevé, il est nécessaire que tous les  établissements scolaires garantissent un niveau de sécurité satisfaisant  afin d'assurer à tous les élèves du second degré une même protection.
Dans  ces conditions, la commission considère que si le ministère ne peut  être tenu juridiquement responsable des établissements utilisant des  téléservices privés de vie scolaire, il lui appartient néanmoins  d'alerter les chefs d'établissements de l'importance, lors du choix d'un  téléservice portant sur les absences, les retards, les punitions et les  sanctions, accessible ou non via un ENT, d'analyser les risques en  termes de sécurité et d'impact sur la vie privée des élèves et de leurs  responsables légaux, afin de mettre en œuvre des mesures de sécurité  satisfaisantes.
La présidente,
I. Falque-Pierrotin