(demande d’avis n°1413225)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie pour avis par le Président de la Commission nationale de l’informatique et des libertés d’un projet de décision relative à la mise à disposition des usagers de la Cnil de téléservices  pour l’accomplissement des formalités déclaratives et la transmission de plaintes ;
Vu la Convention n°108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, notamment son article 27-II-4° ;
Vu l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives, notamment son article 7 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par le décret n°2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu la délibération n° 2005-280 du 22 novembre 2005 portant avis sur le projet d’ordonnance relatif aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives ;
Sur le rapport de Monsieur Alex TURK, Président et les observations de Madame Elisabeth ROLIN, commissaire du gouvernement ;
Emet l’avis suivant :
La Commission nationale de l’informatique et des libertés s’est saisie, le 17 février 2010, d’une demande d’avis sur un projet de décision de son Président, relative à la mise à disposition des usagers de la Cnil de téléservices pour l’accomplissement des formalités déclaratives ainsi que la transmission de plaintes.
La mise en place de ces téléservices s’inscrit dans une démarche de simplification des échanges entre la Commission et les usagers.
Le traitement mis en œuvre dans ce cadre constituant un téléservice de l’administration, il relève de la procédure prévue au 4° du II de l’article 27 précité.
Sur les finalités et les fonctionnalités
Le traitement a pour finalités, d’une part, la mise en ligne des formulaires permettant l’accomplissement auprès de la Cnil de toutes les procédures prévues par la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004, et la mise en ligne d’un formulaire permettant de saisir la Cnil de plaintes d’autre part.
La Commission constate que ce traitement repose sur plusieurs fonctionnalités ayant pour objet, l’enregistrement des dossiers, le contrôle de cohérence des données saisies, la mise à jour et le suivi des dossiers, les éditions des listes de traitements conformément aux dispositions de l’article 31 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004, l’enregistrement, l’instruction et le suivi des plaintes, ainsi que l’élaboration de statistiques.
Elle prend acte de ce que l’utilisation des formulaires mis en ligne n’est pas obligatoire et que dès lors, les autres canaux d’échanges entre la CNIL et les usagers subsistent.
Sur les données à caractère personnel enregistrées
L’article 2 du projet de décision énumère les catégories de données à caractère personnel enregistrées.
Concernant les dossiers de formalité, sont collectés les éléments suivants : identification du responsable du traitement (nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de fax), les principales caractéristiques du traitement déclaré conformément aux dispositions de la loi précitée.
Concernant les plaintes, sont collectés les éléments suivants : identification du requérant (nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone), identification de l’organisme mis en cause par le requérant (nom, adresse postale), les éléments de contexte fournis par le requérant utiles à l’instruction de la plainte.
La Commission estime que les données susmentionnées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités définies à l’article 1 du projet de décision.
Sur les destinataires
La Commission constate que l’article 3 du projet de décision détermine les catégories de destinataires habilités à recevoir communication de ces données en fonction de leurs attributions respectives : les services habilités de la Commission, les membres de la Commission, le Commissaire du Gouvernement.
Par ailleurs, elle prend acte de ce que, dans les conditions prévues par l’article 31 de la loi de 1978 précitée, toute personne peut être destinataire de la liste des caractéristiques des traitements enregistrés par la CNIL.
De même, la Commission prend acte que, dans le cadre de l’instruction d’une plainte, le responsable de l’organisme mis en cause dans le cadre d’une plainte ainsi que les organismes tiers susceptibles d’être sollicités peuvent être destinataires des informations utiles au règlement de celle-ci.
Sur les droits des personnes
Les utilisateurs sont informés de leurs droits par une mention d’information figurant sur le site internet de la Cnil. Ils peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification en contactant le Correspondant Informatique et Libertés.
Sur les mesures de confidentialité et de sécurité mises en place
La Commission prend acte de ce que des règles de sécurités permettront de contrôler l’accès aux formulaires transmis par voie électronique.
Elle prend également acte de l’engagement du responsable de traitement d’assurer la confidentialité des données qui seront traitées et de ne les utiliser qu’aux seules fins définies par le projet de décision.