La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n°108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par le décret n°2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la société BODYCOTE, le 30 juillet 2010, et amendée le 28 mai 2011, d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
La société BODYCOTE a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond à toutes les exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des seules dispositions de l’article 1er relatives au  fondement juridique. En effet, la société BODYCOTE n’est soumise à aucune disposition législative ou réglementaire de droit français ou étranger (lois « SOX » américaine et japonaise) imposant la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission observe toutefois que, de par ses activités de leader mondial dans l’offre de services d’usinage de pièces métallurgiques, la société BODYCOTE doit renforcer son contrôle interne afin de fournir une information financière fiable à ses partenaires financiers.
Dès lors, la Commission estime, en l’espèce, que le dispositif d’alerte qui lui est présenté répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Il convient d’examiner ledit traitement au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
La Commission constate :
que le dispositif d’alerte professionnelle envisagé par la société BODYCOTE est complémentaire par rapport aux autres modes d’alerte dans l’entreprise,
que son utilisation est facultative, aucune sanction ne pouvant être prise à l’encontre d’un salarié en cas de non utilisation du dispositif.
Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le dispositif d’alerte professionnelle, tel que redéfini le 28 mai 2011, respecte strictement le champ d’application de l’autorisation unique du 8 décembre 2005, telle que modifiée le 14 octobre 2010. En effet, elle constate que les faits susceptibles d’être recueillis dans le cadre de ce dispositif modifié sont strictement limités aux alertes relatives aux manquements graves dans les domaines financier, bancaire, comptable, et de lutte contre la corruption.
Aucune autre irrégularité ne doit être signalée par le biais de ce dispositif.
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le salarié qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut saisir directement le président et les administrateurs indépendants de la société BODYCOTE en adressant leur adressant un courrier : MM. John BILES, H. VOGELSANG, A. THOMSON, R. RAJAGOPAL ; Springwood Court, Springwood Close ; Thytherington Business Park ; MACCLESFIELD ; CHESHIRE ; SK 10 2XF, ROYAUME UNI.
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes. Toutefois, si une alerte anonyme est reçue, elle sera traitée dans les conditions fixées par l’article 2 de l’autorisation unique.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Compte tenu de ce qui précède, elle estime que le traitement envisagé est conforme l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
L’information des personnes est assurée par l’insertion dans le contrat de travail de chaque collaborateur d’une clause d’information et par la diffusion de la charte éthique. La personne éventuellement mise en cause sera informée dès l’enregistrement des données la concernant.
Les droits d’accès et de rectification s’exerceront auprès de la société BODYCOTE, 117, allée des Parcs, 69800 SAINT PRIEST.
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées seront identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Les destinataires des informations seront, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, les membres de la Direction de BODYCOTE dûment habilités au traitement de ces alertes. Dans tous les cas, les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation renforcée de confidentialité contractuellement définie.
Dans ces conditions, la Commission autorise la société BODYCOTE à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.