La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Vu l'article 2 de la loi du 6 janvier 1978 ; Vu les articles 6, 17 et 21 (& 1) de la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ; Vu le décret n° 84-628 du 17 Juillet 1984 relatif au Conseil National de l'information statistique et portant application de la loi n° 51-771 du 7 Juin 1951 modifiée sur l'obligation, la coordination et le secret en matière statistique ; Vu l'arrêté du 7 mars 1986 qui rappelle les conditions d'utilisation du livret scolaire pour les examens du baccalauréat de l'enseignement du second degré et du baccalauréat technologique ; Vu la délibération n° 85-50 du 22 Octobre 1985 de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés portant recommandation relative aux modalités de collecte d'informations nominatives en milieu scolaire et dans l'ensemble du système de formation ;
Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir les catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risque d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ; Considérant que la collecte de la nationalité par les établissements scolaires a pour seule finalité l'établissement de traitements statistiques anonymes par le Ministère de l'Education Nationale ; Considérant que certains traitements informatisés portant sur la gestion administrative, comptable et pédagogique des écoles et des établissements d'enseignement secondaire du secteur public et du secteur privé sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susvisé ; DECIDE :
Article 1er : Pour faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent : Ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ; Ne donner lieu à des interconnexions et des cessions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énumérées à l'article 2 ci-dessous ; Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations ainsi que la garantie des secrets protégés par la loi ; Satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 6 ci-dessous.
Article 2 : Finalité des traitements Les traitements ne doivent pas avoir d'autres fonctions que : a) L'édition de listes alphabétiques générales d'élèves, comportant éventuellement l'indication des diplômes obtenus par ces derniers, de certificats de scolarité, de listes de parents d'élèves ou de leurs responsables légaux, de listes d'élèves répartis par classe, par commune de résidence et par catégorie (interne, externe, demi-pensionnaire), de listes d'élèves boursiers et d'étiquettes-adresses ; b) L'établissement de statistiques anonymes relatives à l'état général des effectifs sur la base des informations limitativement énumérées à l'article 3 ; c) Le calcul des droits constatés, l'édition de factures, le paiement des frais scolaires et le versement des bourses ; d) Le dénombrement des absences des élèves ; e) L'édition périodique de bulletins de notes comportant éventuellement le calcul de moyennes, ainsi qu'un état récapitulatif annuel des notes en vue de l'orientation et des examens ; f) De répondre aux obligations d'information qui incombent aux établissements scolaires en vertu des textes en vigueur.
Article 3 : Catégories d'informations traitées En application des articles 30 et 31 de la loi du 6 janvier 1978 les informations traitées ne doivent pas concerner les infractions, condamnations ou mesures de sûreté et ne doivent pas faire apparaître, ni directement ni indirectement, les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques, religieuses ou les appartenances syndicales des personnes. Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi du 6 Janvier 1978 ainsi que celles de la délibération relative aux modalités de collecte d'informations nominatives en milieu scolaire susvisées ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes : a) Identité de l'élève : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, adresse, nombre de frères et soeurs scolarisés, nationalité : en vue de l'établissement par le Ministère de traitements statistiques anonymes ; b) Identité du responsable légal de l'élève : nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone du domicile et professionnel, catégorie socio-professionnelle (code INSEE), mode de règlement, identité bancaire ou postale dans la mesure où l'intéressé consent à la communiquer, autorisation de communiquer son adresse aux associations de parents d'élèves ; c) Scolarité de l'élève : établissement d'origine, classe, groupe, division fréquentés et options suivies pendant l'année scolaire en cours et l'année scolaire antérieure ; année d'entrée dans l'établissement, position (non-redoublant, redoublant, triplant), décision d'orientation et décision d'affectation, notes, noms des enseignants ; d) Situation financière : nombre de parts de bourse, catégorie (interne, externe, demi-pensionnaire), remises et réductions.
Article 4 : Durée de conservation A l'exception de celles concernant la classe, le groupe, la division fréquentés et des options suivies au cours de l'année scolaire précédente qui peuvent être conservées pendant deux années scolaires, les informations relatives à la scolarité des élèves ainsi qu'à leur situation financière visées à l'article 3 c et d ne doivent pas être conservées au-delà de l'année scolaire pour laquelle elles ont été enregistrées, sauf dispositions légales contraires ; Les informations relatives à l'identité de l'élève ainsi que de son responsable légal visées à l'article 3 a et b ne doivent pas être conservées au-delà du départ de l'élève de l'établissement.
Article 5 : Destinataires des informations Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, être destinataires des informations strictement nécessaires à l'accomplissement de leurs missions : a) le service administratif et le service d'intendance de l'établissement ; b) les conseillers d'information et d'orientation ; c) les enseignants et l'équipe pédagogique de l'élève concerné ainsi que les jurys d'examens pour les seules informations relatives à la position de l'élève (non-redoublant, redoublant, triplant), aux options choisies et aux notes obtenues par celui-ci ; d) les associations de parents d'élèves pour les adresses des parents ou des responsables légaux des élèves ayant autorisé la transmission de cette information ; e) le maire de la commune de résidence de l'élève aux fins de contrôle de l'obligation scolaire ; Seules peuvent être communiquées à l'extérieur de l'établissement, en respectant les procédures prévues par le décret au 17 juillet 1984 susvisé, les informations concernant les élèves destinées : . A l'élaboration et la diffusion de statistiques relatives au fonctionnement du système éducatif ; . A des tirages d'échantillons de population afin d'effectuer des enquêtes et études statistiques ; Sauf disposition légale contraire, toute autre information nominative ne peut être communiquée à des tiers qu'avec l'accord écrit de l'élève lui-même, lorsque celui-ci en a la capacité, ou de son responsable légal.
Article 6 : Enregistrement et traitements complémentaires Les traitements dont les finalités sont conformes à celles définies à l'article 2 et qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories limitativement énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet, selon qu'ils relèvent de l'article 15 ou de l'article 16 de la loi du 6 Janvier 1978 susvisée, d'une demande d'avis ou d'une déclaration ordinaire. Le Président, Jacques FAUVET.