La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25 II et 69 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 101 et 103 ;
Sur la proposition de Mme Marie-Hélène MITJAVILE, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
En vertu de l'article 68 de la loi 6 janvier 1978 modifiée, les transferts de données à caractère personnel à destination de pays qui ne sont membres ni de l'Union européenne ni de l'Espace économique européen et qui par conséquent n'ont pas transposé dans leur législation les dispositions de la directive n° 95/46/CE du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données sont interdits.
Néanmoins, il peut être fait exception à cette interdiction par application de l'article 69 de la loi précitée, notamment par décision de la Commission nationale de l'informatique et des libertés lorsqu'un niveau de protection suffisant est apporté aux données transférées par l'intermédiaire de règles internes (règles contraignantes d'entreprise ou  binding corporate rules  (BCR) constituant un code de conduite interne s'imposant à toutes les entités d'un groupe).
Au terme d'une procédure de coopération européenne, la Commission nationale de l'informatique et des libertés et les autorités de protection des données compétentes ont reconnu la conformité de ces BCR  responsable de traitement  et BCR  sous-traitant  aux exigences posées par les documents de référence adoptés par le groupe de travail de l'article 29.
A ce titre, les BCR  responsable de traitement  et les BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software sont réputées apporter un niveau de protection suffisant aux données personnelles transférées au sein du groupe BMC Software.
Par conséquent, les organismes mentionnés à l'article 1 ci-dessous, qui souhaiteront se référer à la présente autorisation unique n° BCR-016 et adresseront à cette fin à la Commission un engagement de conformité pour leurs transferts qui répondent strictement aux conditions définies dans la présente décision d'autorisation unique, seront autorisés à mettre en œuvre ces transferts.
Tout transfert ne peut être autorisé que dans la mesure où :
(i) lorsque cela est requis, la formalité relative au traitement auquel ce transfert se rattache a été dûment accomplie auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, et
(ii) le transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite formalité.
Par ailleurs, tout transfert de données à caractère personnel qui excèderait le cadre ou les exigences définis par la présente autorisation unique doit faire l'objet d'une décision d'autorisation spécifique.

Sur les responsables de traitement/champ d'application.
Peuvent seules adresser un engagement de conformité à la présente autorisation unique les entités du groupe BMC Software, agissant en qualité de responsable de traitement, étant juridiquement liées par les BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre des BCR  responsable de traitement .
Peuvent également adresser un engagement de conformité à la présente autorisation unique les responsables de traitement ayant recours à des entités du groupe BMC Software, agissant en qualité de sous-traitant, étant juridiquement liées par les BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre des BCR  sous-traitant . De plus, les BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software doivent être rendues contraignantes à l'égard des responsables de traitement par le biais des contrats de prestation conclus avec les sous-traitants concernés.

Sur les finalités des transferts.
2.1. Sur les finalités des transferts opérés sur la base des BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software et à leurs annexes, sont autorisés les seuls transferts de données à caractère personnel ayant pour finalités :
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des salariés et candidats :
- la gestion du personnel au niveau mondial, y compris : le recrutement ; la paie et les avantages sociaux, la rémunération variable (primes et bonus) ; la gestion des carrières, l'évaluation des salariés, les performances ; la gestion d'un annuaire électronique ; les données de contact en cas d'urgence ; les déclarations obligatoires et la mise en conformité avec les lois et règlements ; la formation continue des salariés (code de conduite et politiques internes) ; l'administration et gestion des ressources humaines temporaires ; la gestion de la téléphonie et des appareils mobiles professionnels ; la gestion des remboursements des frais des salariés ; la sauvegarde informatique des fichiers et documents de travail ;
- la gestion des contentieux nationaux et internationaux de la société.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des clients :
- la gestion des comptes clients au niveau mondial, y compris : la facturation ; le marketing ; l'offre, l'évaluation et la veille de la qualité des produits et services ; l'offre de formations en interne et de services à la clientèle ; l'évaluation de la satisfaction client ; la gestion des événements clients ;
- la gestion des contentieux nationaux et internationaux de la société.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des fournisseurs et autres partenaires commerciaux :
- la gestion de la relation avec les fournisseurs et les partenaires commerciaux ; la gestion administrative et comptable des partenaires, revendeurs et fournisseurs ; l'évaluation et la gestion des comptes fournisseurs ; la facturation ;
- la gestion des contentieux nationaux et internationaux de la société.
2.2. Sur les finalités des transferts opérés sur la base des BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software et à leurs annexes, sont autorisés les seuls transferts de données à caractère personnel ayant pour finalités :
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des salariés et candidats :
- la gestion du personnel au niveau mondial et afin de fournir des services à d'autres entités du groupe BMC Software, y compris : le recrutement ; la paie et les avantages sociaux, rémunération variable (primes et bonus) ; la gestion des carrières, l'évaluation des salariés, les performances ; les données de contact en cas d'urgence ; les déclarations obligatoires et la mise en conformité avec les lois et règlements ; la formation continue des salariés (code de conduite et politiques internes) ; l'administration et gestion des ressources humaines temporaires ; la gestion de la téléphonie et des appareils mobiles professionnels ; la gestion des remboursements des frais des salariés ; la sauvegarde informatique des fichiers et documents de travail.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des clients :
- l'offre de formations et un service à la clientèle, y compris : la fourniture de prestations de conseil informatique, de gestion de projets, d'assistance, d'implémentation de solutions, de prestations de support et de maintenance ; la gestion des comptes clients ; l'évaluation de la satisfaction client ; la gestion des événements clients.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des fournisseurs et autres partenaires commerciaux :
- la gestion de la relation avec les fournisseurs et les partenaires commerciaux ; la gestion administrative et comptable des partenaires, revendeurs et fournisseurs ; l'évaluation et la gestion des comptes fournisseurs, la facturation.

Sur les catégories de données personnelles transférées.
3.1. Sur les catégories de données personnelles transférées sur la base des BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les catégories de données à caractère personnel suivantes :
Pour les transferts relatifs aux salariés et candidats :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- vie personnelle ;
- données de connexion ;
- numéro de sécurité sociale (uniquement dans le cadre de la gestion de la paie) ;
- informations d'ordre économique et financier.
Pour les transferts relatifs aux clients de BMC Software :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier.
Pour les transferts relatifs aux fournisseurs et partenaires commerciaux de BMC Software :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier.
3.2. Sur les catégories de données personnelles transférées sur la base des BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les catégories de données à caractère personnel suivantes :
Pour les transferts relatifs aux salariés :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- vie personnelle ;
- données de connexion ;
- numéro de sécurité sociale (uniquement dans le cadre de la gestion de la paie) ;
- informations d'ordre économique et financier.
Pour les transferts relatifs aux clients de BMC Software :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier.
Pour les transferts relatifs aux fournisseurs et partenaires commerciaux de BMC Software :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- informations d'ordre économique et financier.

Sur les catégories de personnes concernées par les transferts.
4.1. Sur les catégories de personnes concernées par les transferts opérés sur la base des BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les données à caractère personnel relatives aux catégories de personnes suivantes :
- salariés et candidats ;
- clients (actuels ou potentiels) ;
- fournisseurs ;
- partenaires commerciaux.
4.2. Sur les catégories de personnes concernées par les transferts opérés sur la base des BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les données à caractère personnel relatives aux catégories de personnes suivantes :
- salariés et candidats ;
- clients (actuels ou potentiels) ;
- fournisseurs ;
- partenaires commerciaux.

Sur les destinataires habilités à accéder aux données transférées.
5.1. Sur les destinataires habilités à recevoir communication des données transférées sur la base des BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software.
Peuvent seules être habilitées à accéder aux données les entités du groupe BMC Software juridiquement liées aux BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre de ces BCR, dont la liste à jour a été fournie à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, et ce conformément aux BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software et à leurs annexes.
5.2. Sur les destinataires habilités à recevoir communication des données transférées sur la base des BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software.
Peuvent seules être habilitées à accéder aux données les entités du groupe BMC Software juridiquement liées aux BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre de ces BCR, dont la liste à jour a été fournie à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, et ce conformément aux BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software et à leurs annexes.

Sur les informations relatives à chaque transfert.
6.1. Sur les informations relatives à chaque transfert encadré par les BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software.
Les responsables de traitement doivent tenir à disposition des services de la Commission nationale de l'informatique et des libertés une liste (cf. modèle proposé en annexe 1 de la présente délibération) détaillée et à jour des transferts effectués sur la base des BCR  responsable de traitement  du groupe BMC Software, précisant, pour chaque transfert, les informations suivantes :
- la finalité générale du transfert ;
- la ou les catégories de données à caractère personnel transférées ;
- la ou les catégories de personnes concernées par le transfert ;
- les informations relatives à chaque destinataire des données :
- raison sociale ;
- nom du groupe auquel le destinataire appartient et ayant adopté des BCR  responsable de traitement  ;
- pays d'établissement ;
- catégorie de destinataire (ex : maison-mère, filiale) ; et
- nature du traitement opéré par ce dernier.
6.2. Sur les informations relatives à chaque transfert encadré par les BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software.
Les responsables de traitement doivent, avec l'aide des sous-traitants appartenant au groupe BMC Software, tenir à disposition des services de la Commission nationale de l'informatique et des libertés une liste (cf. modèle proposé en annexe 2 de la présente délibération) détaillée et à jour des transferts effectués sur la base des BCR  sous-traitant  du groupe BMC Software, précisant, pour chaque transfert, les informations suivantes :
- la finalité générale du transfert ;
- la ou les catégories de données à caractère personnel transférées ;
- la ou les catégories de personnes concernées par le transfert ;
- les informations relatives à chaque destinataire des données :
- raison sociale ;
- nom du groupe auquel le destinataire appartient et ayant adopté des BCR  sous-traitant  ;
- pays d'établissement ;
- catégorie de destinataire (ex : prestataire, partenaire commercial) ; et
- nature du traitement opéré par ce dernier.

Sur les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes.
Les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes concernées définis au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s'exercent auprès du ou des services que le responsable du traitement aura désignés.

Sur l'information des personnes.
Les responsables de traitement doivent avoir clairement informé les personnes concernées de l'existence de transferts de données vers des pays tiers et des modalités d'exercice de leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition, dans les conditions prévues par les dispositions des articles 90 et 91 du décret du 20 octobre 2005 modifié (notamment la finalité du transfert, le pays d'établissement du destinataire des données, …).
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.



MODÈLE DE DOCUMENTATION SUR LES TRANSFERTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ENCADRÉS PAR DES BCR  RESPONSABLE DE TRAITEMENT
TRANSFERT N° 1
MODIFICATIONS
(préciser la date et l'objet)
Date de mise en œuvre
Finalité générale du transfert
Catégories de personnes concernées
Nature des données personnelles transférées
Destinataire 1
Raison sociale
Pays d'établissement
Type de destinataire
(ex. : maison-mère, filiale)
Nature du traitement opéré par le destinataire
(ex. : lecture seule, saisie)
Destinataire 2
Raison sociale
Pays d'établissement
Type de destinataire
(ex. : maison-mère, filiale)
Nature du traitement opéré par le destinataire
(ex. : lecture seule, saisie)


MODÈLE DE DOCUMENTATION SUR LES TRANSFERTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ENCADRÉS PAR DES BCR  SOUS-TRAITANT
TRANSFERT N° 1
MODIFICATIONS
(préciser la date et l'objet)
Date de mise en œuvre
Finalité générale du transfert
Catégories de personnes concernées
Nature des données personnelles transférées
Destinataire 1
Raison sociale
Nom du groupe auquel il appartient et ayant adopté des BCR  sous-traitant
Pays d'établissement
Type de destinataire
(ex. : prestataire, partenaire commercial)
Nature du traitement opéré par le destinataire
(ex. : lecture seule, saisie)
Destinataire 2
Raison sociale
Nom du groupe auquel il appartient et ayant adopté des BCR  sous-traitant
Pays d'établissement
Type de destinataire
(ex. : prestataire, partenaire commercial)
Nature du traitement opéré par le destinataire
(ex. : lecture seule, saisie)
La présidente,
I. Falque-Pierrotin