(Demande d’autorisation n° 1660615)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’EHPAD du centre hospitalier de l’Estran, pris en qualité de service mandataire judiciaire à la protection des majeurs, d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalités la gestion et le suivi de la représentation juridique des personnes placées par l’autorité judiciaire sous sauvegarde de justice, sous curatelle ou sous tutelle;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L. 361-1,
L. 471-1 à L. 473-4 et R. 472-1 à R. 472-26 ;
Vu le code civil ;
Vu le code de procédure pénale, notamment ses articles 706-112 et suivants ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25 ;
Vu la loi n°2007-308 du 5 mars 2007 portant réforme de la protection juridique des majeurs ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu l’arrêté nominatif d’agrément du 23 janvier 2014 du préfet de la Manche;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
L’EHPAD du centre hospitalier de l’Estran, établissement public hébergeant des personnes adultes handicapées ou des personnes âgées et relevant des dispositions des articles L. 472-5 et suivants du code de l’action sociale et des familles (CASF), situé au  7, chaussée de Villecherel à Pontorson (50170).
Le responsable de traitement a désigné un de ses agents comme mandataire judiciaire à la protection des majeurs, exerçant en tant que préposé d’établissement hébergeant des majeurs, dans les conditions prévues par l’article L. 472-6 du CASF. Le mandataire judiciaire à la protection des majeurs  exerce la mission que le juge des tutelles lui confie conformément aux dispositions de l’article L. 471-1 du même code.
Le mandataire judiciaire à la protection des données a été préalablement déclaré au préfet compétent.
Sur la finalité
L’EHPAD du centre hospitalier de l’Estran a saisi la Commission, en qualité de service mandataire judiciaire à la protection des majeurs d’une demande d’autorisation afin de mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalités la gestion et le suivi de la représentation juridique des personnes placées par l’autorité judiciaire sous sauvegarde de justice, sous tutelle ou sous curatelle relevant de son mandat.
A ce titre, une  gestion administrative et comptable du service de tutelle est nécessaire.
Le traitement, justifié par l’intérêt public, peut faire apparaître directement ou indirectement, les opinions religieuses ou des données relatives à la santé des personnes. Dès lors, il y a lieu de faire application des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumettent à autorisation de la Commission, les traitements, automatisés ou non, portant sur de telles données.
Il convient également de faire application de l’article 25-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements, automatisés ou non, portant sur des données relatives aux infractions, condamnations ou mesures de sûreté.
La Commission estime qu’il y a également lieu de faire application de l’article 25-I-6° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements portant sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques.
La Commission estime, enfin, que le recours à la formalité de l’autorisation se justifie au regard de l’article 25-I-7° de la loi 6 janvier 1978 modifiée pour ce qui concerne les traitements automatisés de données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les données collectées dans le cadre du présent traitement peuvent être,  en fonction du type de la mesure de protection (sauvegarde de justice, curatelle ou tutelle), du contenu précis de la mesure prononcée par le juge et de la nature des actes à accomplir, relatives :
La Commission considère que le traitement de ces données est adéquat, pertinent et non excessif au regard de la finalité poursuivie, dès lors qu’elles s’avèrent nécessaires à l’exercice d’un mandat de représentation.
à  l’identification des personnes et, le cas échéant, à celle de leurs conjoints et enfants (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
à leur vie personnelle (situation familiale) ;
à  leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à des informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, dépenses, recettes, contrôle du budget) ;
aux opinions religieuses et à la santé ;
aux infractions, condamnations ou mesures de sûreté, dans les limites prévues par les dispositions législatives en vigueur ;
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement dans le cadre d’échanges avec des professionnels de santé, des organismes de sécurité sociale, de prévoyance ou de retraite, ainsi que des financeurs de prestations sociales ou médico-sociales ;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les destinataires
Seul le responsable de traitement et, le cas échéant, les membres habilités de son personnel soumis à une obligation de confidentialité peuvent accéder au présent traitement.
Le responsable de traitement exerçant en nom propre et à titre indépendant est habilité à transmettre des données aux destinataires suivants :
Le juge des tutelles compétent peut être destinataire de l’intégralité des données du traitement.
La direction départementale de la cohésion sociale et les organismes financeurs, au nombre desquels figurent notamment les caisses d’allocations familiales ou de mutualité sociale agricole, la Caisse des dépôts et consignations ou encore les caisses primaires d’assurance maladie, peuvent être destinataires des données d’identification, des données relatives à la vie personnelle et des numéros de sécurité sociale.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à connaître de ces données.
Elle estime, par ailleurs, que le responsable du traitement peut également communiquer des données aux organismes en relation avec les personnes représentées sous réserve que ces transmissions soient indispensables à ces relations, d’une part, et que les données concernées soient limitées au strict nécessaire, d’autre part.
Sur les durées de conservation
Les données à caractère personnel enregistrées dans le présent traitement sont conservées jusqu’à la prescription de l’action en reddition des comptes, en revendication ou en paiement diligentée par la personne protégée ou ses héritiers à savoir, en application de l’article 515 du code civil, cinq ans à compter de la fin de la mesure de protection sauf interruption ou suspension de la prescription.
Le cas échéant, les données sont archivées conformément aux obligations légales et réglementaires.
La Commission considère que cette durée de conservation n’excède pas celle qui est nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie.
Sur l’information et les droits des personnes
Les personnes concernées par le présent traitement sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par des mentions légales sur des notices d’information remises par le responsable de traitement aux personnes concernées lors de l’ouverture de la mesure, ainsi que par voie d’affichage.
La Commission considère que ces modalités d’information des personnes sont satisfaisantes. Elle rappelle que ces informations doivent être fournies selon des modalités adaptées à leur état.
Sauf décision contraire du juge des tutelles, les droits d’accès, de rectification et d’opposition pour motif légitime s’exercent auprès de L’EHPAD du centre hospitalier de l’Estran, par courrier, fax ou courriel.
La Commission considère que ces modalités d’exercice des droits des personnes n’appellent pas d’observation.
Sur les mesures de sécurité
La Commission rappelle que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
L’authentification des utilisateurs est assurée par des mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.
Les échanges de données effectués sur internet doivent être sécurisés par des procédés de chiffrement du transport des données.
La commission recommande que les accès à l’application fassent l’objet d’une journalisation. Elle rappelle, que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.
Les mesures de sécurité mises en œuvre doivent être conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle qu’une mise à jour des mesures de sécurité doit être réalisée au regard de la réévaluation régulière des risques.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’EHPAD du centre hospitalier de l’Estran, à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN