La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres Ier à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant l'utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques par les employeurs dans les traitements automatisés de la paie et de la gestion du personnel ;
Vu les délibérations n° 80-02, 80-04 et 80-06 du 22 janvier 1980, portant création de normes simplifiées ;
Considérant que la CNIL est habilitée, en vertu des articles 6, 17 et 21-1° de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;
Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;
Considérant que les traitements informatisés portant sur la liquidation et le paiement des rémunérations des personnels de l'Etat et de ses établissements publics, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, des personnes morales de droit privé gérant un service public sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné,

Article 1er
Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent :
- ne porter que sur des données objectives ;
- ne pas donner lieu à des interconnexions, sauf celle prévue à l'article 9, ou à des transmissions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;
- ne pas comporter d'informations autres que celles énumérées à l'article 3 ;
- satisfaire aux conditions énoncées aux articles 2 à 9 ci-dessous.

Finalité du traitement
Le traitement a pour seules fonctions :
a/ le calcul des rémunérations et de leurs accessoires ;
b/ la déclaration des revenus dans le cadre de la procédure de transfert de données sociales et fiscales ;
c/ le calcul des assiettes et des cotisations de toute nature donnant lieu à retenues, en matière de régimes obligatoires, complémentaires et volontaires de couverture sociale et de retraite ;
d/ le calcul du montant des versements adressés à des organismes sociaux ;
e/ le remboursement de prêts ou d'avances sur traitement ;
f/ le calcul de retenues du fait d'opposition sur le traitement ;

Informations traitées
Les informations traitées sont :
a/ concernant l'identité : nom, nom marital, prénoms, adresse, numéro de sécurité sociale (pour les seules opérations autorisées par l'article 1er du décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 susvisé) ;
b/ concernant la situation familiale : situation matrimoniale, enfants à charge par tranches d'âge ;
c/ concernant la vie professionnelle : grade, échelon, emploi et affectation, indice brut ou réel majoré, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, résidence administrative, position administrative (activité à temps complet ou à temps partiel, détachement, hors cadre, disponibilité, service national, congé parental), congés (annuels, maladie, longue maladie, longue durée, maternité, liés aux charges parentales, de formation professionnelle, de formation syndicale) ;
d/ concernant la situation économique et financière :
- éléments de rémunérations : traitement ou solde brut, indemnités compensatrices, toutes indemnités se rapportant à la fonction, prime de transport, indemnités de déplacement, de déménagement, allocations diverses (allocations logement, prénatales, post-natales, familiales, de salaire unique) ;
- revenus du conjoint : indice lorsqu'il est fonctionnaire ou montant du sursalaire quand il est travailleur du secteur privé ;
- cotisations au titre des régimes obligatoires, complémentaires et volontaires de couverture sociale et de retraite ;
- retenues pour le remboursement de prêts ou d'avances sur traitement, du fait d'opposition sur traitement, pour recouvrement d'une pension alimentaire ;
- qualité d'allocataire : agent isolé, agent dont le conjoint est malade ou infirme, dont le conjoint n'exerce pas d'activité professionnelle, dont le conjoint est travailleur indépendant ou exploitant agricole, dont le conjoint est salarié du secteur privé ;
- mode de règlement : numéro de compte et identification de l'organisme teneur du compte.

Durée de conservation
Les informations enregistrées sont conservées sur support informatique jusqu'à la sortie des cadres de l'agent ou à la rupture du lien de l'agent avec la personne morale gestionnaire.
Les informations nécessaires au calcul des droits à retraite peuvent être conservées à des fins de reconstitution de la carrière jusqu'à la liquidation des pensions.
La conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires.

Destinataires des informations
Peuvent seuls, dans les limites de leurs attributions respectives, être destinataires des informations :
- les ordonnateurs et agents gestionnaires des personnels concernés ;
- les agents et comptables chargés du calcul des rémunérations et des accessoires, ainsi que des opérations de liquidation et de paiement aux intéressés ;
- l'autorité qui reçoit la déclaration des revenus dans le cadre de la procédure de transfert de données sociales et fiscales ;
- les organismes et institutions pour le compte desquelles sont calculées les cotisations, retenues et versements, visés aux articles 2 et 3 ;
- les organismes bancaires et financiers assurant la tenue des comptes personnels des agents concernés par le traitement ;
- les organismes habilités à recevoir des informations statistiques relatives à la paie.
L'information relative au numéro de sécurité sociale des agents concernés par le traitement ne peut être communiquée que pour les seules opérations visées à l'article 1er du décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991.


Des mesures de sécurité physique et logique doivent être prises afin de préserver la sécurité du traitement et des informations, d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, et d'assurer la garantie des secrets protégés par la loi.

Droit d'accès
La déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée doit préciser le service auprès duquel s'exerce le droit d'accès prévu par le chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.

Dispositions particulières relatives à la liquidation des rémunérations par les services extérieurs du ministère du budget (direction de la comptabilité publique)
Une déclaration simplifiée unique de conformité à la présente norme simplifiée peut être adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés par le ministre chargé du budget (direction de la comptabilité publique) pour l'ensemble des traitements automatisés effectués par les trésoriers-payeurs généraux pour la liquidation des rémunérations des personnels de l'Etat. Une annexe jointe à ladite déclaration précise pour chacun des services déconcentrés concernés :
- la désignation et l'adresse de l'autorité responsable du traitement ;
- le service auprès duquel s'exerce le droit d'accès prévu au chapitre V de la loi susvisée du 6 janvier 1978.

Traitement intégré de paie et de gestion du personnel
Lorsqu'un traitement intègre les deux applications paie et gestion du personnel, il devra en outre faire l'objet d'une déclaration simplifiée de conformité à la norme simplifiée définie par la délibération n° 93-021 du 2 mars 1993.
Dans ce cas, sa mise en oeuvre devra également respecter les dispositions du décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 susvisé.
Article 10
Le droit d'opposition prévu par l'alinéa 1er de l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas aux traitements institués dans les conditions fixées par la présente norme simplifiée.
Article 11
Les normes simplifiées instituées par les délibérations n° 80-02, 80-04 et 80-06 du 22 janvier 1980 sont abrogées.
LE PRESIDENT Jacques FAUVET