(Demande d’autorisation n°1380785)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la Société Shiseido Europe le 11 août 2009, d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Hubert BOUCHET, commissaire et les observations de Mme Catherine POZZO DI BORGO, commissaire adjointe du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
La société Shiseido Europe a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel dénommé « Dispositif d’alerte professionnelle aux fins de remontée d’événements internes à l’entreprise », conformément à la loi japonaise du 14 juin 2006 qui oblige les entreprises cotées en bourse au Japon à renforcer les moyens de contrôle en interne afin d’assurer la fiabilité des informations financières.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe cependant que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux exigences prévues par l’article 1er de l’autorisation unique.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
La Commission constate :
que le dispositif d’alerte professionnelle envisagé par la société Shiseido Europe est complémentaire par rapport aux autres modes d’alerte dans l’entreprise,
que son utilisation est facultative, aucune sanction ne pouvant être prise l’encontre d’un salarié en cas de non utilisation du dispositif.
Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le dispositif d’alerte professionnelle indique que l’utilisation est strictement limitée aux manquements sérieux qui s’appliquent aux domaines financier, comptable, bancaire et de lutte contre la corruption.
Aucune autre irrégularité ne doit être signalée par le biais de ce dispositif.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Par ailleurs, la Commission observe que le dispositif soumis par la société Shiseido Europe n’est pas conçu pour permettre des signalements anonymes. L’émetteur de l’alerte professionnelle doit s’identifier, son identité étant traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès du Business Ethic Officer, personne spécifiquement désignée dans chaque entreprise dans le cadre de la politique de « Responsabilité Sociale d’Entreprise » mise en place par le groupe Shiseido.
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions, les collaborateurs de la Direction Générale Adjointe et de la Direction des Ressources Humaines.
Dans ces conditions, la Commission autorise la société Shiseido Europe à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.