(Demande d’autorisation n°1575862)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’Office Social de Saint-Quentin d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la  gestion des dossiers des adhérents.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV, 25-I-1° et 25-I-7°.
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, rapporteur et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
L’Office Social de Saint-Quentin est une association de loi 1901 ayant pour objet social :
• de jouer le rôle d'un organisme d'information auprès des associations, organismes publics ou privés, professionnels de santé et population saint-quentinoise de manière à permettre les meilleures utilisations et animations des équipements existants ou à venir ;
• de faciliter la liaison entre les associations, les organismes publics ou privés à caractère social ou médico-social ;
• de proposer, promouvoir, gérer toute réalisation ou service dont le besoin se ferait sentir ;
L’association bénéficie notamment de subventions publiques et du versement du prix des prestations (par les usagers et par les différents partenaires : Etat, collectivités territoriales, organismes sociaux…) ;
Au regard de son objet social et de ses sources de financement  la Commission considère que la mission de l’Office Social de Saint-Quentin est d’intérêt public.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion des dossiers des bénéficiaires des prestations d’aide à domicile (personnes âgées et personnes en situation de handicap) et des professionnels intervenants adhérents de l’association mandatés par celle-ci.
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, légitime et explicite.
La Commission estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés par l’intérêt public.
Elle considère que le recours à la formalité de l’autorisation se justifie également au regard de l’article 25-I-7° de la loi pour ce qui concerne le traitement des données portant sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie.
à l’identification (nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance) ;
à la vie personnelle (habitude de vie, situation familiale) ;
à la vie professionnelle (CV, situation professionnelle, scolarité et formation) ;
aux informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière) ;
aux données portant sur les difficultés sociales des personnes (dossiers établis par les assistantes sociales) ;
aux données de santé (données se limitant à la saisie de l’appartenance à un Groupe Iso-Ressources (GIR)).
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels habilités de l’association.
Ces destinataires n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie d’affichage dans les locaux de l’établissement ainsi que par mention sur le contrat de prise en charge
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’association Office Social, 45 rue d’Isle – 02100 Saint-Quentin.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement respecte les préconisations de la Commisison notamment en ce qui concerne la complexité des mots de passe utilisés.
Le traitement n’est accessible que sur le réseau interne privé de l’organisme, ce qui offre une garantie quant à la sécurité des données y transitant.
Ces mesures de sécurité apparaissent satisfaisantes.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant une durée maximale de deux ans à compter de la fin de la relation contractuelle. A l’issue de cette durée de conservation, les données sont archivées (séparation des données physiques avec un accès limité à un nombre restreint de personnes habilitées).
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’Office Social de Saint-Quentin à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN