(Demande d’autorisation n°1431662)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la Société KOYO BEARINGS VIERZON MAROMME SAS, d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Hubert BOUCHET, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
La Société KOYO BEARINGS VIERZON MAROMME SAS a déposé, le 26 mai 2010 un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel dénommé « Dispositif d’alerte professionnelle », conformément à la loi japonaise du 14 juin 2006 qui oblige les entreprises cotées en bourse au Japon à renforcer les moyens de contrôle en interne afin d’assurer la fiabilité des informations financières.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond à toutes les exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception du fondement juridique indiqué à l’article 1. En effet, le traitement se fonde sur le respect de la loi dite « Japanese SOX ».
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
La Commission constate :
que le dispositif d’alerte professionnelle envisagé par la Société KOYO BEARINGS VIERZON MAROMME SAS est complémentaire par rapport aux autres modes d’alerte dans l’entreprise,
que son utilisation est facultative, aucune sanction ne pouvant être prise à l’encontre d’un salarié en cas de non utilisation du dispositif.
La Commission relève que le dispositif d’alerte professionnelle indique que l’utilisation est strictement limitée aux manquements sérieux qui s’appliquent aux domaines financier, comptable, bancaire et de lutte contre la corruption.
Aucune autre irrégularité ne doit être signalée par le biais de ce dispositif.
Enfin, la Commission relève que les données relatives à l’alerte feront l’objet d’un transfert hors de l’Union Européenne, en effet les données seront transférées au Japon. Ce transfert d’informations assure un niveau de protection suffisante des données transférées, notamment par la signature des clauses contractuelles type de la Commission européenne du 27 décembre 2004 (2004/915/CE).
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès du responsable de conformité de la société KOYO BEARINGS VIERZON MAROMME SAS.
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions, le responsable de la conformité de Koyo bearings Vierzon Maromme et les responsables de la conformité du groupe JTEKT.
Dans ces conditions, la Commission autorise la Société KOYO BEARINGS VIERZON MAROMME SAS à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.