La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 15, 19, 27, 28, 34 et suivants ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le code du travail et notamment le titre IV du Livre 1er, relatif au salaire ;
Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 ;
Vu le projet d'acte réglementaire de l'INSERM relatif à un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité la paie des personnels rémunérés sur une base mensuelle ;
Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT ou ses observations ;
Considérant que l'INSERM soumet à l'avis de la Commission un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité d'assurer le paiement des rémunérations de son personnel ; que ce traitement permettra d'assurer les fonctions suivantes :
- le calcul de la rémunération et de ses accessoires pour les personnels rémunérés mensuellement sur une base indiciaire ;
- la réalisation des opérations résultant des dispositions législatives et contractuelles y afférentes (cotisation de toutes natures) ;
- la production des informations nécessaires aux institutions de prévoyance et de protection sociale.
- l'envoi du journal "INSERM Actualités" et d'informations concernant la gestion des oeuvres sociales ;
Considérant que les catégories d'Informations nominatives enregistrées concernent l'identité de l'agent, son numéro de sécurité sociale, sa situation familiale, sa vie professionnelle, ainsi que les données économiques et financières permettant la liquidation et le paiement de sa rémunération ;
Considérant que les informations, à l'exclusion des données économiques et financières, sont conservées quinze ans à compter de la date de cessation d'activités de l'agent pour permettre l'envoi d'un journal et d'informations concernant la gestion des oeuvres sociales ; que l'enregistrement des données relatives aux motifs d'absence n'excédera pas deux ans ; qu'en effet, si l'enregistrement des données relatives aux motifs d'absence est nécessaire au calcul de la rémunération et à la prise en compte des droits des salariés, conformément aux dispositions du Code du travail cet enregistrement ne doit cependant pas avoir pour conséquence la conservation de données sensibles sur support magnétique ; que par suite, la durée de conservation de ces informations doit être limitée au temps indispensable à l'accomplissement des fonctions précitées ;
Considérant que la collecte et l'utilisation du numéro de sécurité sociale sont conformes aux dispositions du décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant les employeurs à utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques dans les traitements automatisés de données relatives à la paie et à la gestion du personnel ;
Considérant que le droit d'accès et de rectification s'exercera auprès du responsable du département de l'emploi scientifique et technique au siège et des services des personnels des administrations déléguées régionales et que les sûretés physique et logique du système sont assurées ;
EMET un avis favorable au projet d'arrêté qui est présenté par l'INSERM relatif à la paie du personnel sous réserve que la durée de conservation des motifs d'absence n'excède pas deux ans. Le Président, Jacques FAUVET.