(Demande d’autorisation n° 1606271)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par Pôle emploi d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité l’inscription sur la liste des demandeurs d’emploi des personnes placées sous main de justice aux fins de préparer leur réinsertion professionnelle,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code du travail, notamment ses articles L. 5311-2 et L. 5312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-3° ;
Vu le décret n° 87-1025 du 17 décembre 1987 relatif à l'utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques par l'Agence nationale pour l'emploi et les institutions gestionnaires du régime d'assurance chômage ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2008-1010 du 29 septembre 2008, relatif à l’organisation du service public de l’emploi ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Monsieur Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de Monsieur Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La Commission est saisie par Pôle emploi, pris en sa qualité d’établissement public à caractère administratif chargé du service public de l’emploi en application de l’article L. 5311-2 du code du travail.
A ce titre, l’article L. 5312-1 du code du travail prévoit que Pôle emploi a pour mission de :
prospecter le marché du travail, développer une expertise sur l'évolution des emplois et des qualifications, procéder à la collecte des offres d'emploi, aider et conseiller les entreprises dans leur recrutement, assurer la mise en relation entre les offres et les demandes d'emploi et participer activement à la lutte contre les discriminations à l'embauche et pour l'égalité professionnelle ;
accueillir, informer, orienter et accompagner les personnes, qu'elles disposent ou non d'un emploi, à la recherche d'un emploi, d'une formation ou d'un conseil professionnel, prescrire toutes actions utiles pour développer leurs compétences professionnelles et améliorer leur employabilité, favoriser leur reclassement et leur promotion professionnelle, faciliter leur mobilité géographique et professionnelle et participer aux parcours d'insertion sociale et professionnelle ;
procéder aux inscriptions sur la liste des demandeurs d'emploi, tenir celle-ci à jour et assurer à ce titre le contrôle de la recherche d'emploi ;
assurer, pour le compte de l'organisme gestionnaire du régime d'assurance chômage, le service de l'allocation d'assurance et, pour le compte de l'Etat ou du Fonds de solidarité le service des allocations de solidarité, de la prime forfaitaire pour la reprise d’activité, des allocations en faveur des professions de la production cinématographique, de l’audiovisuel ou du spectacle ainsi que de toute autre allocation ou aide dont l'Etat lui confierait le versement par convention ;
recueillir, traiter, diffuser et mettre à la disposition des services de l'Etat et de l'organisme gestionnaire du régime d'assurance chômage les données relatives au marché du travail et à l'indemnisation des demandeurs d'emploi ;
mettre en œuvre toutes autres actions qui lui sont confiées par l'Etat, les collectivités territoriales et l'organisme gestionnaire du régime d'assurance chômage en relation avec sa mission.
Sur la finalité
Le traitement dont la Commission est saisie a pour finalité l’inscription sur la liste des demandeurs d’emploi des personnes placées sous main de justice aux fins de préparer leur réinsertion professionnelle.
La Commission considère que cette finalité est déterminée, explicite et légitime.
Elle estime que le recours à la formalité de l’autorisation se justifie au regard de l’article 25-I-3° de la loi 6 janvier 1978 modifiée pour ce qui concerne les traitements, automatisés ou non, portant sur des données relatives aux infractions, condamnations ou mesure de sûreté.
Sur les données traitées
Les données collectées et traitées concernent les personnes placées sous main de justice aptes à exercer un emploi et disponibles dans un délai de six mois.
Ces données sont relatives :
S’agissant des données relatives à des condamnations, la Commission relève que l’article 9-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée permet à Pôle emploi, en sa qualité de personne morale gérant le service public de l’emploi, de les traiter dans le cadre de ses attributions légales. Elle souligne que le présent traitement ne comporte pas les raisons ayant conduit au placement sous main de justice.
à l’identification des personnes (nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse de l’agence Pôle emploi dont dépend le conseiller Pôle emploi-justice) ;
à leur vie personnelle ( situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (CV, situation professionnelle, scolarité, formation, date de disponibilité) ;
à des données de connexion ;
au numéro de sécurité sociale ;
à des condamnations (numéro d’écrou, catégorie administrative du quartier d’affectation, date de transfert, date prévisible de libération, date de libération, date d’éligibilité à un aménagement de peine, date et type d’aménagement de peine demandé, date et type d’aménagement décidé, date de placement sous surveillance électronique de fin de peine).
S’agissant de la collecte du numéro de sécurité sociale, la Commission relève que l’agence nationale pour l’emploi (ANPE) a été autorisée, par le décret n° 87-1025 du 17 décembre 1987, à collecter le NIR des demandeurs d’emploi et à le transmettre aux institutions gestionnaires du régime d’assurance chômage, aux organismes de sécurité sociale, aux organismes de retraite complémentaire ou encore aux directions départementales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle.  L’article 7 du décret n° 2008-1010 du 29 septembre 2008, relatif à l’organisation du service public de l’emploi, ayant prévu que « dans tous les textes réglementaires en vigueur, les mots "ANPE" sont remplacés par les mots "institution mentionnée à l’article L.5312-1 du code du travail" », Pôle emploi est autorisé à traiter le NIR des demandeurs d’emploi sur la base du décret n° 87-1025 du 17 décembre 1987.
La Commission considère que le traitement des données visées ci-dessus est adéquat, pertinent et non excessif au regard de la finalité poursuivie.
Sur les destinataires
Les conseillers Pôle emploi-justice accèdent à  l’intégralité des données du présent traitement, à l’exception des données de connexion.
Les conseillers pénitentiaires d’insertion et de probation sont quant à eux destinataires des données d’identification et des données relatives à la vie professionnelle.
Seuls les agents habilités de la direction générale adjointe des systèmes d’information de Pôle emploi peuvent accéder aux données de connexion du présent traitement.
La Commission considère que ces destinataires ont un intérêt légitime à accéder aux données du présent traitement.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par une information orale délivrée par les conseillers Pôle emploi-justice  et la remise d’une notice informative.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’agence Pôle emploi dont dépend le conseiller Pôle emploi-justice compétent, d’une part, ou directement auprès d’un conseiller Pôle emploi-justice, d’autre part.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Les utilisateurs ayant accès au traitement sont authentifiés au moyen d’un mot de passe et d’une clé dite « OTP » générant un mot de passe à usage unique.
Des profils d'habilitation sont prévus afin de gérer les accès aux données.
Les données mises à disposition sont transmises par le biais d’un outil de transmission de fichier assurant l’authentification des destinataires, le chiffrement des transmissions, ainsi qu’une gestion des habilitations permettant d’attribuer les accès aux seules données nécessaires aux destinataires.
Une journalisation des opérations de consultation, création et modification du traitement est réalisée. Les journaux sont conservés pendant une période de six mois.
Les postes de travail disposent d'un pare-feu logiciel et d'un logiciel antivirus mis à jour régulièrement.
Les sessions d'accès expirent après une période d'inactivité.
Les interventions de maintenance font l'objet d'une traçabilité et le matériel remisé est expurgé de toute donnée à caractère personnel.
Ces mesures de sécurité n’appellent pas d’observation de la Commission au regard de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données à caractère personnel relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté sont supprimées à l’issue d’un délai maximal de trois mois à compter de la fin de la détention des personnes concernées.
Les autres données à caractère personnel sont supprimées lorsque les personnes concernées ne figurent plus sur la liste des demandeurs d’emploi.
Les données nécessaires à l’accomplissement d’obligations légales ou réglementaires sont néanmoins conservées le temps nécessaire pour répondre aux obligations prévues par les textes en vigueur, notamment en matière de calcul des durées d’indemnisation, de recherche des périodes d’activités pour bénéficier du régime de solidarité, ou pour satisfaire au droit de communication de l’administration fiscale.
La Commission considère que ces durées de conservation n’excèdent pas celles qui sont nécessaires à l’accomplissement de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, Pôle emploi à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN