(Demande d’autorisation n° 1803305)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’Institut Médico-Educatif (IME) Le Grand Colombier d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion de l’accompagnement des personnes en situation de handicap;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment son article L. 312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-1° et 25-I-6°;
Vu la loi n°2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Il s’agit de l’Institut Médico-Educatif (IME) Le Grand Colombier, située, 2bis, avenue Antoine Artaud à Orange (84108) affilié à l’association des parents d’enfants inadaptés d’Orange (APEI d’Orange), organisme gestionnaire, régie par la loi de 1901, reconnue d’utilité publique.
L’APEI d’Orange gère des établissements sociaux et médico-sociaux au sens de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
Il s’agit de permettre la gestion de l’accompagnement des personnes suivies, et notamment :
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.
de recenser les besoins des personnes ;
d’améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
d’améliorer la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
de favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
de favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
d’établir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
Le traitement, justifié par l’intérêt public, peut faire apparaître des données relatives à la santé des personnes.
Dès lors, il y a lieu de faire application des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumettent à autorisation de la Commission, les traitements, automatisés ou non, portant sur de telles données.
Il convient également de faire application de l’article 25-I-6° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements parmi lesquelles figurent le numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à l’identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, et de manière facultative la photographie) ;
à la vie personnelle (situation familiale) ;
à la vie professionnelle (CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinction) ;
au numéro de sécurité sociale (exclusivement dans le cadre d’échanges avec les organismes d’assurance maladie sociaux habilités) ;
aux données de santé nécessaires à la prise en charge.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels dûment habilités de l’établissement, de la MDPH et des services de l’Assurance maladie.
Des données statistiques sont par ailleurs adressées au Conseil général et à l’Agence Régionale de Santé (ARS).
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions.
Ces destinataires n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Sur l’information et les droits des personnes
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par des mentions légales prévues dans le livret d’accueil ainsi que dans le contrat de séjour.
La Commission rappelle que cette information doit être fournie selon des modalités adaptées à leur état.
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition s’exercent auprès de l’Association l’Institut Médico-Educatif (IME) Le Grand Colombier par courrier, fax ou courriel.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes comme suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission rappelle que des mesures de protection physique et logique doivent être mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Les données, font l’objet de chiffrement selon la méthode AES 128bits, sont hébergées uniquement sur un réseau interne et ne sont pas archivées sur un disque dur externe.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données à caractère personnel enregistrées dans le présent traitement sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager.
Au terme de cette durée, le dossier de la personne suivie est désactivé et les salariés n’ont plus accès aux données la concernant. Les informations pourront néanmoins faire l’objet d’un archivage conformément à la réglementation en vigueur.
La Commission considère que cette durée de conservation n’excède pas celle qui est nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération l’Institut Médico-Educatif (IME) Le Grand Colombier, à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN