(Demande d’autorisation n° 1652372)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la Maison d’Enfants à Caractère Social (MECS) « Les Bacelles » d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des résidents ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L. 221-1, L.311-1 et L. 312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9-1°, 25-I-3°, 25-I-6° et 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La Maison d’Enfants à Caractère Social (MECS) «Les Bacelles» est un foyer qui accueille des jeunes filles mineures et des jeunes adultes faisant l’objet d’un placement judiciaire ou administratif, confiés par les services sociaux.
Il s’agit d’un établissement social et médico-social, au sens de l’article L. 312-I-1° du code de l’action sociale et des familles, géré par le Comité Mosellan Sauvegarde Enfance Adulte (CMSEA).
Le CMSEA a pour but de créer, soutenir et promouvoir tout organisme de sauvegarde ou de rééducation pour des personnes, notamment des jeunes, en difficulté physique, intellectuelle, psychologique ou morale.
Il gère plusieurs établissements (Maison d'Enfants à Caractère Social (MECS), Instituts Thérapeutiques, Educatifs et Pédagogiques (ITEP), centre d’accueil de jour, etc.) répartis en cinq pôles : « protection de l’enfance », « enfants et adolescents en difficultés psychologiques », « handicap moteur »,  « guidance familiale » et « ressources et direction générale » (siège social et administratif), et notamment la MECS « Les Bacelles ».
Cette dernière exerce donc une mission d’intérêt général et d’utilité sociale, conformément à l’article L. 311-1 du  code de l’action sociale et des familles.
Le département de la Moselle, dans l’exercice de ses missions de protection de l’enfance, et dans le cadre de son service d’Aide Sociale à l’Enfance (ASE), a fait appel au CMSEA qui gère le foyer « Les Bacelles », pour mettre en œuvre les mesures de protection de l’enfance et accueillir les mineurs ou les majeurs de moins de 21 ans qui lui sont confiés dans un cadre administratif ou judiciaire (article L. 221-1 du CASF). L’association est financée par le Département de la Moselle (dotation globalisée conformément aux dispositions de l’article R. 314-115 du CASF).
Les obligations de l’association vis-à-vis de cette autorité sont précisées dans la convention de fonctionnement.
Pour vérifier que les objectifs assignés à l’organisme sont atteints, l’association adresse tous les ans un rapport d’activité au Département de la Moselle.
Au regard de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que la MECS « Les Bacelles » exerce une mission de service public au sens de l’article 9-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. A ce titre, la MECS « Les Bacelles » est donc habilitée à traiter des données relatives à des infractions.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion des dossiers des usagers de la MECS « Les Bacelles » dans le cadre de leur accueil et de leur hébergement.
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-6° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumet à autorisation préalable les traitements qui portent sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes physiques au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale ou NIR).
Le recours à la formalité de l’autorisation se justifie également au regard de l’article 25-I-7° de la loi 6 janvier 1978 modifiée, pour ce qui concerne les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes, et au regard de l’article 25-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, pour ce qui concerne le traitement de données d’infractions.
Sur les données traitées
Les données des usagers traitées sont relatives :
Les données relatives à la santé sont collectées, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées, uniquement à des fins d’administration et de facturation de soins délivrés par des professionnels de santé soumis au respect du secret professionnel.
à leur identification (nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance) ;
à leur situation familiale ;
à leur vie professionnelle (scolarité et formation) ;
à leur numéro de sécurité sociale ;
à leurs difficultés sociales ;
à leur santé (données relatives aux soins, allergies, asthme) ;
à leurs convocations en justice, ordonnances éducatives, décisions judiciaires.
Les difficultés sociales sont désignées dans un menu déroulant ne permettant aucune saisie libre de commentaire.
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels dûment habilités du foyer.
Les numéros de sécurité sociale sont recueillis à des fins de facturations des soins délivrés.
Par ailleurs, les données relatives à la santé peuvent être transmises aux professionnels de santé ou au personnel dûment habilité d’un établissement de santé ou médico-social intervenant dans le suivi des usagers.
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel et dans la stricte limite de leurs missions.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie de mentions légales indiquées sur le formulaire de prise en charge.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction de la MECS « Les Bacelles» sis 6, rue Saint-Ferroy -57000- METZ, et auprès du Directeur pédagogique du Comite Mosellan de Sauvegarde de l'Enfance, de l'Adolescence et des Adultes sis 47, rue Dupont des Loges -B.P. 10271-57006 METZ CEDEX 1.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager et sont supprimées du logiciel au départ du résident.
Un archivage du dossier papier est prévu dans un local sécurisé pour une durée complémentaire de dix ans à compter du dernier contact avec le résident, dans le cas d ‘un éventuel retour de celui ci. Au terme de cette durée, les données sur format papier sont supprimées sauf dispositions légales contraires.
La Direction de la MECS « Les Bacelles » n’autorise qu'un accès limité aux archives dont la demande émise par une personne habilitée auprès de son service doit être précisément motivée.
La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, la Maison d’Enfants à Caractère Social (MECS) « Les Bacelles » à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN