(Demande d’autorisation n° 1812021)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par RENNES METROPOLE d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion et le suivi des affaires pré contentieuses et contentieuses juridiques et judiciaires pour la défense en justice des intérêts de RENNES METROPOLE ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code général des collectivités territoriales, notamment son article L.5211-4-1-III ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9 et 25-I-3° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean-Luc VIVET, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
RENNES METROPOLE.
Sur la finalité
La finalité du traitement consiste à assurer la gestion et le suivi des affaires pré contentieuses et contentieuses, juridiques et judiciaires dans le cadre de la défense en justice des intérêts de RENNES METROPOLE.
La Commission estime que les finalités poursuivies sont déterminées, explicites et légitimes.
Par ailleurs, la Commission considère qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.
Sur les données traitées
Les données collectées sont relatives :
Dans sa décision du 29 juillet 2004, le Conseil Constitutionnel a déclaré non conforme à la Constitution l’article 9-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui permettait à une personne morale de droit privé, mandatée par d’autres personnes morales estimant avoir été victimes ou être susceptibles d’être victimes d’agissements passibles de sanctions pénales, de rassembler des données portant sur des infractions, condamnations ou mesures de sûreté, au motif de son caractère trop général et du manque de précision sur les garanties devant encadrer ce type de traitement. Pour autant, le Conseil Constitutionnel a précisé que cette annulation ne saurait être interprétée comme « privant d’effectivité le droit d’exercer un recours juridictionnel dont dispose toute personne physique ou morale s’agissant des infractions dont elle a été victime ».
à l’identification des personnes : nom, prénom, adresse, coordonnées téléphoniques, profession (avocat, huissier, notaire…), indication si la personne est un usager ou un professionnel et s’il a effectué un recours gracieux ou contentieux envers la collectivité ;
aux infractions, condamnations : descriptif des faits, condamnation prononcée ;
aux procédures : date du jugement, étapes de la procédure, actes de la procédure et décision de justice rendue ;
à l’immatriculation des véhicules dans le cadre des dossiers assurances relatifs à des biens appartenant à l'une ou l'autre des collectivités endommagés par un véhicule terrestre à moteur ou des sinistres impliquant des véhicules à moteur appartenant à l'une ou l'autre des collectivités.
Cette réserve d’interprétation était indispensable pour ne pas priver de base légale les traitements légitimement mis en œuvre pour assurer le suivi des dossiers contentieux relatifs à des infractions. Elle permet à toute personne de constituer, pour les besoins de l’exercice de son droit au recours, des fichiers de pré contentieux.
La Commission considère, compte tenu de la finalité poursuivie, que ces données sont pertinentes, adéquates et non excessives, conformément à l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont le service juridique et le pôle assurance de RENNES METROPOLE, la Ville de RENNES ainsi que les conseils juridiques et auxiliaires de justice pour les besoins de la défense des intérêts de RENNES METROPOLE.
La  liste de ces destinataires n'appelle pas d'observation particulière.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, lorsque la personne a formé un recours et que la procédure est engagée, par une mention d’information qui figure sur le courrier de réponse au recours.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la  Direction des affaires juridiques à l’adresse suivante : Hôtel de RENNES METROPOLE, 4 avenue Henri Freville CS 20723.
La Commission estime que ces modalités d’information et d’exercice des droits sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Les actions effectuées par les gestionnaires des dossiers en cours sont tracées afin de permettre de détecter et d’analyser tous les accès, modifications et suppressions de données non autorisés.
Seules ces personnes ont accès au logiciel de suivi et de gestion du contentieux. Il existe un mécanisme d’authentification des personnes habilitées à accéder à l’application avec des profils d’habilitation et un contrôle d’accès logique qui se fait par mot de passe.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
RENNES METROPOLE dispose de services mutualisés tels que le service juridique et le pôle assurance. Il s'agit de services, tout ou partie, mis à disposition de l'une de ses communes membres, en l'occurrence la Ville de Rennes, dans l'intérêt d'une bonne organisation des services conformément aux dispositions de l’article L.5211-4-I-III du code général des collectivités territoriales.
Les données sont conservées le temps de la procédure judiciaire et jusqu’à épuisement des voies de recours. La Commission estime que cette durée de conservation est pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, RENNES METROPOLE à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN