(Demande d’autorisations n° 1453532)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par le ministère de l’Education nationale d’une demande d’autorisation concernant la modification du traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité le suivi et l’appui aux élèves  ou apprentis qui ne sont plus inscrits dans un cycle de formation initiale et qui n’ont pas atteint un niveau de qualification fixé par voie réglementaire dénommé « Système interministériel d’échanges de données » ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’éducation, notamment ses articles L.313-7 et L.313-8 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-5° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la loi n°2009-1437 du 24 novembre 2009 relative à l’orientation et à la formation professionnelle tout au long de la vie, complétée par la loi du 10 mars 2010 relative au service civique ;
Vu la délibération n°2010-448 du 2 décembre 2010 autorisant la mise en oeuvre par le ministère de l’éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative d’un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité le suivi et l’appui aux élèves  ou apprentis qui ne sont plus inscrits dans un cycle de formation initiale et qui n’ont pas atteint un niveau de qualification fixé par voie réglementaire dénommé « Système interministériel d’échanges de données »
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Eric PERES, commissaire et après avoir entendu les observations de  Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le ministère de l’Education nationale (MEN) souhaite procéder à une modification du « système interministériel d’échanges d’information » (SIEI) dont la finalité est d’identifier, conformément aux dispositions de l’article L. 313-7 du code de l’éducation, les jeunes de 16 ans et plus, sortis du système de formation initiale sans diplôme, en vue de leur proposer une solution d’accompagnement lorsque ceux-ci ne sont pas déjà suivis par une mission locale.
La présente délibération modifie le traitement précédemment autorisé par la délibération n°2010-448 du 2 décembre 2010 autorisant la mise en œuvre du SIEI, sur les points suivants.
Sur la finalité
L’objectif de la modification est de permettre à une catégorie de destinataires du traitement identifiés en 2010, les responsables de plateformes habilités (dits « coordinateurs locaux »), d’intégrer localement dans le traitement les données relatives au suivi de l’insertion des jeunes « décrocheurs » dont ils ont la charge.
D’une part, le ministère indique qu’un tel enregistrement des données a pour finalité de renforcer la qualité du travail de contact et d’accompagnement de ce public spécifique, en proposant une prise en charge appropriée de chaque jeune concerné.
En effet, actuellement, le suivi de ces jeunes est manuel et ne permet pas de suivi systématique et continu, ce qui occasionne un risque fort d’erreurs et d’oublis (certains jeunes étant parfois appelés deux fois par des personnes différentes ou reçus pour un premier entretien, puis « non relancés » ensuite).
La Commission a particulièrement pris acte que le suivi des jeunes dans le SIEI ne pourra en aucun cas être utilisé pour servir une finalité distincte de son accompagnement. Il ne sera donc pas susceptible de permettre d'exclure les jeunes concernés du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat, en l'absence de disposition législative ou réglementaire.
D’autre part, le ministère souhaite exploiter ces données sur le plan statistique, afin d’optimiser l’évaluation de la politique publique mise en place dans le cadre des articles L. 313-7 et L. 313-8 du code de l’éducation.
La Commission considère que les finalités strictement délimitées dans le cadre de cette modification,  sont déterminées, explicites et légitimes.
Sur les données traitées
Les données à caractère personnel des jeunes décrocheurs traitées dans l’application RIO du SIEI, dédiée à la consultation des plateformes locales, portent actuellement sur l’identité des jeunes « décrocheurs », la dernière formation initiale qu’ils ont suivie  et la mention d’un éventuel accompagnement par les missions locales.
Dans le cadre de la modification opérée, les utilisateurs habilités pourront saisir les situations types dans lesquelles seront susceptibles de se trouver certains des jeunes suivis et recensés par le SIEI. Il pourra s’agir par exemple de mentions telles que « reprise de scolarité pour la prochaine rentrée », « stage », « CNED » ou « emploi ».
La liste des données traitées à saisir par les 458 responsables de plateformes (coordinateurs locaux) nommés par le préfet est exhaustive. Elle présente, pour un meilleur suivi du jeune, essentiellement sous la forme de choix multiples, les données suivantes :
La Commission considère que les données traitées dans le cadre d’un meilleur accompagnement des jeunes décrocheurs sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles seront collectées.
« à contacter (oui/non). Si non, pourquoi : […] » ;
« structure du membre de la plate-forme en charge du jeune (liste prédéfinie) : […] » ;
« Contacté » ;
« Joignable » ;
« date du premier contact réussi avec le jeune : … » ;
« date du dernier contact réussi avec le jeune : … » ;
« A prendre en charge (oui/non), sinon pourquoi (liste prédéfinie : […] » ;
« a accepté la prise en charge de la plate-forme (oui/non) » ;
« pris en charge par la plate-forme (oui/non) » ;
« structure du membre de la plate-forme référent pour la prise en charge du jeune (liste prédéfinie) : […] » ;
« en dispositif d’accompagnement (oui/non) » ;
« solution trouvée (oui/non), si oui, laquelle (liste prédéfinie : […] » ;
« date de démarrage de la solution pour le jeune (date) ».
Sur les destinataires
La modification opérée, qui ne porte aucune modification du périmètre des destinataires, n’appelle aucune observation de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information des personnes est actuellement effectuée au moyen des mentions d’information portées sur la fiche de renseignement destinée aux responsables légaux des élèves scolarisés dans les établissements de formation initiale.
Conformément aux dispositions de l’article 38 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les formulaires font mention de la possibilité, pour les personnes concernées, d’exercer leur droit d’opposition pour des motifs légitimes.
Toutefois, dans le cadre d’un suivi spécifique du jeune, la Commission recommande qu’une information individuelle, écrite ou orale, soit effectuée, lors de la première prise de contact auprès des jeunes par les coordinateurs locaux habilités, ou lors de la première saisie de données les concernant dans l’application RIO du SIEI.
Compte tenu de la situation de rupture des élèves décrocheurs avec les établissements de formation initiale, qui justifie un accompagnement spécifique, cette information devra indiquer clairement :
que l’unique finalité de ce traitement est la mise en œuvre d’un accompagnement personnalisé ;
qu’il est libre de répondre ou non aux questions qui lui seront posées ;
qu’aucune décision le concernant ne sera susceptible de l’exclure du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat, en l'absence de disposition législative ou réglementaire ;
auprès de quel référent local le jeune sera susceptible d’exercer son droit d’accès, de rectification et d’opposition concernant les données relatives à son suivi par les coordinateurs locaux.
Sur les mesures de sécurité
Conformément à la demande d’autorisation présentée à la CNIL en 2010, les coordinateurs locaux sont les seuls agents habilités à accéder aux données traitées dans le cadre de la prise en charge spécifique des jeunes concernés.
Ils sont désignés sur décision expresse et intuitu personae du préfet, reçoivent personnellement, après notification de ce dernier à l’administration centrale du ministère, la clé OTP garantissant un accès sécurisé au système via l’application RIO.
Alors que leur accès était limité à la simple lecture de ces éléments, la modification proposée permettra à ces coordinateurs locaux de saisir et d’éditer les fiches d’accompagnement des jeunes concernés. Comme en 2010, la diffusion des données par le SIEI est totalement cloisonnée à l’échelle du département.
Concernant le fonctionnement du traitement, le traitement opérationnel des personnes (réinsertion, rescolarisation) étant réalisé dans l’application RIO du SIEI, et non dans les applications existantes « Parcours3 » ou académiques, la Commission demande à ce que le système  intègre les informations déjà entrées par les coordinateurs locaux dans les différentes listes du SIEI incluses à chaque campagne, afin qu’une personne « prise en charge » dans RIO ne réapparaisse pas dans le SIEI comme « sans solution d’accompagnement ».
Cette mesure permettra de ne comptabiliser dans le SIEI que les jeunes « décrocheurs » ne disposant d’aucune solution d’accompagnement.
Les données traitées n’alimenteront aucun autre traitement automatisé de données.
L’ensemble de ces éléments n’appelle aucune observation de la Commission.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La modification opérée ne porte aucune modification de la durée de conservation des données.
Toutefois, la Commission rappelle que les données du jeune ne doivent pas être conservées plus de deux ans après la prise en charge initiale de celui-ci.
Autorise, conformément à la présente délibération, le ministère de l’Education nationale à mettre en œuvre la modification de traitement susmentionnée.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN