(Demande d’autorisation n° 1625781)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par le Conseil général d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité le suivi de l’évolution des dossiers contentieux et établir des statistiques de l’activité du service ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9 et 25-I-3° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M Gaëtan GORCE, rapporteur, et après avoir entendu les observations de  Monsieur Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le responsable de traitement est le service juridique du Conseil général du Calvados (CG14).
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est le suivi de l’évolution des dossiers contentieux et établir des statistiques de l’activité du service juridique.
Dans cet outil, les affaires contentieuses concernent :
-  les  contentieux liés au RSA (remise de dette, refus d'attribution) ;
-  le  licenciement d'assistantes maternelles ;
-  le  retrait d'agrément d'assistantes familiales ;
-  le  contentieux liés aux marchés publics ;
-  le  recours contre des titres exécutoires ;
-  les  demandes indemnitaires suite à des accidents.
Dans ce contexte, la Commission considère qu’il y a lieu de faire application des articles 25-I-3° et 9-1°de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.
La Commission estime que la finalité poursuivie est déterminée, légitime et explicite.
Sur les données traitées
Les données collectées dans l'outil de suivi contentieux sont les suivantes :
Ces informations permettront d'alimenter des statistiques (ex : nombre de contentieux en cours..) : uniquement des données chiffrées.
numéro interne par dossier avec le nom du conseiller juridique et nom du référent du service concerné par le contentieux et le numéro de requête ;
nature du contentieux et juridiction, objet et enjeu du litige, date du recours, délai de réponse, liste d'experts ;
noms du demandeur et du défenseur (avocats respectifs : noms et adresse) ;
nom de chaque document relatif à la procédure (ex : mémoire en défense n°1), champs libre "observations" ;
date de la décision rendue, issue du litige (gagne ou perdu), suite et contenu de la décision dont infractions le cas échéant ;
frais si condamnation (CG14 ou partie adverse), statut du dossier (clôturé ou en cours).
La Commission relève que le traitement ne permet aucune numérisation de pièces dans la base.
Elle prend, également, acte que conformément à ses observations les données ne seront pas conservées à l’issue d’un délai de recherche sur des précédents juridiques et/ou contentieux (maximum 3 ans). il sera procédé à l'anonymisation des données du nom des "parties " dans un délai de 3 ans.
La Commission rappelle au responsable de traitement, qu’il peut conserver une base jurisprudentielle active anonymisée dans l’application métier.
Elle  considère que ces données sont pertinentes au regard de la finalité poursuivie.
Elle observe enfin, que les données sont conservées dans des conditions conformes à l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en août 2004
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels dûment habilités du service juridique et contentieux, du Conseil général du Calvados.
Chacune des personnes habilitée à traiter des données dispose d’un code personnalisé composé d’un identifiant et d’un mot de passe.
Ces destinataires n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées par le traitement, seront informées de la finalité du traitement, des destinataires des informations, de l’existence et des modalités d’exercice de leurs droits par l’envoi d’un courrier personnalisé.
Le droit d’accès et de rectification défini au chapitre V de la loi s’exerce par courrier postal auprès du:
Conseil général du Calvados
Direction des affaires juridiques
Service juridique
23, 25 Bd. Bertrand -  BP 20520
14035 CAEN Cedex 1.
Le droit d’accès et de modification du traitement est également réalisable par mail, à adresse mail : ref-cnil@calvados.fr
La Commission estime que ces modalités d’information et d’exercice des droits sont suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
L’authentification des utilisateurs du traitement respecte ses préconisations, et notamment que les mots de passe utilisés sont d’un niveau de complexité suffisant.
Les mesures de sécurité mises en place n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Autorise, conformément à la présente délibération, la direction des affaires juridiques du Conseil général du Calvados à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente,
Isabelle FALQUE-PIERROTIN