(Demande d’autorisation n° 1532113)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par L’école de management de Strasbourg d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5° et 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique (AU-04) de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, rapporteur et après avoir entendu les observations de Mme Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
L’EM de Strasbourg est une école de commerce, spécialisée dans les domaines de la gestion, du marketing et du management. Elle est rattachée à l’université de Strasbourg au titre de l’article L. 713-9 du code de l’éducation. Elle  propose plus de 40 formations et reçoit plus de 1300 étudiants par an.
Elle a obtenu le « label diversité » en février 2012 et envisage, dans ce cadre, de mettre en place un dispositif d’alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations.
Le « label diversité » a été créé par le décret n°2008-1344 du 17 décembre 2008 et s’inscrit dans la politique gouvernementale de prévention des discriminations et de promotion de la diversité. Le cahier des charges du label préconise notamment la mise en place d’outils permettant d’« identifier les plaintes et réclamations internes ou externes » et, de manière générale, d’assurer la traçabilité des signalements.
Sur la finalité
L’école de management de Strasbourg a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle en matière de lutte contre les discriminations.
Il permet aux personnels administratifs, aux enseignants permanents, aux vacataires, aux candidats à un emploi et aux étudiants de signaler des situations de discrimination dont ils pensent être victimes.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération n’est pas conforme à l’article 1er de l’autorisation unique notamment au regard de son champ d’application lequel est restreint aux seules alertes en matière comptable, bancaire, financière, de lutte contre la corruption et de pratiques anticoncurrentielles.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel.
Elle considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le dispositif présenté s’inscrit dans le cadre des textes internationaux, européens et nationaux afférents à la prévention des discriminations, à l’égalité des chances et à la promotion de la diversité dans le domaine de la gestion des ressources humaines.
La Commission observe qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est dédié aux alertes en matière de discrimination et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les données traitées
Les données traitées sont relatives à l’identification des personnes, à leurs coordonnées, leurs situations professionnelles, leurs scolarités, leurs formations, les faits signalés, les éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés,  le compte rendu des opérations de vérification et les suites données à l’alerte.
Dès lors, la Commission estime que le traitement envisagé est conforme à l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Sera destinataire des données, dans la limite de ses attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, le responsable de la cellule d’écoute et de traitement des alertes spécialement formé et astreint à une obligation renforcée de confidentialité.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information est assurée via les sites internet et intranet de l’école, ainsi que par une campagne d’affichage dans les salles de cours et de réunions. L’EM de Strasbourg prévoit également la remise de cartes postales et de livrets d’accueil.
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l'enregistrement des données la concernant.
Le Conseil d’école, composé de représentants élus, a été dûment informé et a approuvé la mise en œuvre de la cellule d’écoute et de traitement des alertes.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du responsable de la cellule d’écoute et de traitement des alertes à l’adresse suivante : bienvivreensemble@em-strasbourg.eu
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Les accès au système d’information et les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données sont tracés.
Les mesures de sécurité envisagées n’appellent pas d’observations particulières.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, les personnes concernées peuvent contacter le responsable de la cellule par le biais d’une adresse mail dédiée gérée en interne : bienvivreensemble@em-strasbourg.eu
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
En l’espèce, l’émetteur de l’alerte doit nécessairement s’identifier. Son identité est par la suite traitée de façon confidentielle par les personnes chargées du recueil des alertes.
La Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Enfin, au regard de la sensibilité des données collectées, la Commission rappelle d’une part, l’importance de respecter l’obligation de confidentialité et les finalités pour lesquelles les données sont collectées et d’autre part, de se conformer aux durées de conservation des données prévues à l’article 6 de l’autorisation unique.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’école de management de Strasbourg à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN