(Demande d’autorisation n° 1572675)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la société Universal Aviation France d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3, 7-5 et 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés
Vu la délibération de la Cnil n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-04 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la société Universal Aviation France portant sur un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et après avoir entendu les observations de  M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La société Universal Aviation France fait partie du groupe Universal Weather and Aviation, Inc qui a pour activité la fourniture de différents services et prestations dans le domaine aéronautique. Il intervient notamment dans l’organisation de voyages d’affaires.
Sur la finalité
La finalité du traitement est la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle permettant aux salariés de signaler des manquements à certains domaines de son code éthique.
Le groupe Universal Weather and Aviation, Inc souhaite ainsi se conformer aux exigences internationales en matière de sécurité dans le secteur de l’aéronautique. En effet, les métiers touchant à l’aéronautique sont devenus des activités sensibles et surveillées depuis les attentats du 11 septembre 2001. Les autorités internationales encouragent très fortement les entreprises à mettre en place des systèmes de protection et de sécurité adéquats (par exemple, le Federal Sentencing Guidelines Manual en date du 1er novembre 2011 émis par la United States Sentencing Guidelines, Agence gouvernementale relevant du Département de la Justice américaine).
Le code de conduite et le système d’alerte professionnelle font partie des instruments d’autorégulation que la société Universal Aviation France souhaite mettre en œuvre.
Le dispositif d’alerte professionnelle constituera un moyen supplémentaire mis à la disposition du personnel et complémentaire aux autres modes d’alerte existants dans le groupe (hiérarchie, service du personnel, instances représentatives du personnel), pour signaler un éventuel manquement à une des règles prévues par le code éthique.
Le champ du dispositif est strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
Protection des actifs de la société ;
Conflits d’intérêt ;
Divulgation de données confidentielles ;
Pratiques anticoncurrentielles ;
Corruption ;
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. Cette délibération a été modifiée le 14 octobre 2010 et intègre désormais dans le champ d’application de l’article 1er les pratiques anticoncurrentielles.
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond à toutes les exigences prévues par l’autorisation unique n° 4 (AU-04), à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au champ d’application du dispositif.
En effet, le traitement se fonde sur le respect des dispositions du code éthique du groupe Universal Weather and Aviation, Inc.
Elle rappelle que le dispositif d’alerte doit être limité dans son champ d’application et que son utilisation doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité  dans son champ d’application et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement conformément aux dispositions de l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifée.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
aux données d’identification (identité, fonction et coordonnées de l’émetteur de l’alerte ainsi que celles des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement des alertes) ;
aux faits signalés ;
aux éléments recueillis dans le cadre des investigations ;
aux comptes-rendus des opérations de vérification ;
aux suites données à l’alerte.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les responsables du service juridique, de l’Unité Commerciale, des Ressources Humaines, et de la Conformité Globale de la société Universal Aviation France.
Cette liste de destinataires n’appelle pas d’observations de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par l’envoi d’une note de diffusion du code éthique à tous les employés ainsi que d’une lettre signée du Directeur des Services France accompagnée d’un prospectus de communication. L’information sera également mentionnée sur le site internet de la société.
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l’enregistrement de ses données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent être prises avant l’information de la personne. L’information qui lui sera fournie répondra aux exigences de la loi Informatique et Libertés (faits reprochés, destinataires de l’alerte, modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification). Si l’alerte est infondée et qu’elle est détruite, la personne mise en cause ne sera pas informée.
Les instances représentatives du personnel seront informées conformément aux dispositions légales applicables.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du service Global compliance services, inc – 13950 Ballantyne, Corporate Place, Suite 300 – 28277 Charlotte – Caroline du Nord.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
Une procédure d’authentification / identification des personnes est mise en place avec des profils définissant les fonctions ou les types d’informations accessibles à un utilisateur.
L’authentification des utilisateurs du traitement respecte les préconisations de la Commission notamment en ce qui concerne la complexité des mots de passe utilisés (composé d’au moins 8 caractères, majuscules et minuscules, contenant un nombre ou un caractère spécial) ; un mot de passe individuel régulièrement renouvelé est délivré.
La Commission considère que ces mesures de sécurité sont satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur la durée de conservation des données
Pour les alertes infondées, les données collectées sont détruites immédiatement.
Pour les alertes donnant lieu à vérification, les données sont conservées pendant une durée de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification sauf engagement d’une procédure disciplinaire ou de poursuites judiciaires à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive. Les données sont alors conservées jusqu’au terme de la procédure.
Ces durées de conservation apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Le recueil des alertes est traité via une adresse électronique et une hotline téléphonique dédiées.
La Commission considère que l’obligation pour l’émetteur de   l’alerte de s’identifier est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées. En l’espèce, l’émetteur de l’alerte doit nécessairement s’identifier, l’anonymat n’est pas encouragé ni mentionné dans les supports de communication. L’identité de l’émetteur de l’alerte est traitée de façon confidentielle.
La Commission observe qu’il est rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires.
Enfin, la Commission relève que les données relatives à l’alerte feront l’objet d’un transfert hors de l’Union Européenne, le prestataire chargé du recueil des alertes étant situé aux Etats-Unis et certifié Safe Harbor.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société Universal Aviation France  à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN