La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Constitution, notamment son article 37 (2ème alinéa) ;      Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;     Vu l'article 9 du code civil ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'Informatique, aux fichiers et aux libertés ;     Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;    Vu le code du travail ;     Vu l'article 378 du code pénal ;      Vu la décision n° 91-166 L du Conseil Constitutionnel du 13 juin 1991 ;    Vu sa délibération n° 91-031 du 7 mai 1991 portant avis sur une simulation de l'établissement de listes électorales aux élections prud'homales ;    Vu le projet de décret relatif à l'établissement des listes électorales prud'homales ;     Vu le projet de décret relatif à l'utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques pour les élections aux conseils de prud'hommes de 1992 ;
Vu le projet d'arrêté présenté par le ministre du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle, portant création d'un traitement automatisé en vue de l'établissement des listes électorales prud'homales de 1992 ;
Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;    Après avoir entendu le représentant du ministre chargé de la gestion du répertoire ;
- Sur le projet de traitement soumis :    Considérant que la CNIL est saisie par le ministre du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle d'un projet d'automatisation de l'établissement des listes électorales prud'homales en vue des élections qui se dérouleront le 9 décembre 1992 ;       Considérant que le traitement envisagé a pour objet, à partir des données transmises par les employeurs à un centre de traitement informatique national, sur support magnétique ou papier, de dresser des listes provisoires d'électeurs, des listes d'électeurs non portés sur ces listes provisoires en raison de l'insuffisance ou des anomalies des renseignements recueillis à leur égard, et des listes d'électeurs faisant l'objet d'inscriptions multiples non résolues, l'ensemble de ces listes étant communiquées aux maires afin que ceux-ci procèdent, conformément aux dispositions de l'article L. 513.3 du code du travail, aux modifications qu'ils jugent utiles, en particulier à la suite des observations présentées par les salariés pendant la phase de consultation par eux des déclarations faites par les employeurs, ainsi que des décisions éventuelles de l'autorité judiciaire, avant clôture des listes électorales définitives ;
Considérant que la mise en oeuvre du traitement doit permettre d'améliorer l'exhaustivité des listes d'électeurs, de simplifier la tâche des participants à l'établissement des listes, notamment les employeurs et les maires, de rendre plus fiable les opérations réalisées s'agissant des délais d'exécution, des données communiquées, des supports déclaratifs utilisés, et de détecter de façon plus systématique les inscriptions multiples ;    Considérant que l'efficacité du traitement proposé a pu être testée à l'occasion d'un exercice de simulation réalisé au cours des mois de mai et juin 1991 et auquel la CNIL a donné un avis favorable par sa délibération susvisée du 7 mai 1991 ;    Considérant que la finalité du traitement ci-dessus décrit ne suscite aucune objection ; que les informations recueillies pour sa mise en oeuvre n'appellent pas d'observations particulières, sous le bénéfice de celles qui suivent, en ce qui concerne l'utilisation du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ;
- Sur la collecte et l'utilisation du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques :     - Sur la pertinence de cette collecte et de cette utilisation :     Considérant que le traitement proposé comporte la collecte et l'utilisation comme identifiant du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques de certains déclarants et des travailleurs salariés, spécialement afin de détecter et de supprimer les inscriptions multiples de ces derniers ;     Considérant que le principe du vote unique dans un collège unique est posé par les dispositions de l'article L 513.1 du code du travail ; qu'il exige la mise en place d'un système de détection des Inscriptions multiples qui risquent de découler des insuffisances dans la rédaction des déclarations faites par les employeurs, de la double qualité d'employeur et de salarié de certaines catégories d'électeurs, ainsi que de l'existence d'employeurs multiples pour d'autres catégories ;
Considérant que le numéro d'inscription au répertoire national d'identification, identifiant commun à l'ensemble des salariés, constitue le seul moyen efficace de détection des inscriptions multiples, ainsi que l'a démontré l'exercice de simulation ci-dessus mentionné ; que d'ailleurs la CNIL avait déjà précédemment admis, pour les élections prud'homales de 1987, l'utilisation du numéro de sécurité sociale pour éviter les inscriptions multiples ; que ce même moyen a en outre été admis pour l'établissement des listes électorales en vue d'autres élections spécifiques ou d'élections politiques ;    Considérant que le traitement proposé ne prévoit l'utilisation du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques que pendant une période limitée prenant fin à l'issue de l'opération particulière de détection des inscriptions multiples réalisée par le centre national de traitement informatique et qu'aucune des listes communiquées aux autorités préfectorales et aux maires ne portera mention de ce numéro ;    Considérant que, dans ces conditions, il y a lieu d'admettre la collecte et l'utilisation du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques pour l'établissement des listes électorales en vue des élections prud'homales ;
- Sur les projets de décret soumis à l'avis de la CNIL :       Considérant que par sa décision susvisée du 13 juin 1991, le Conseil constitutionnel a déclaré que revêtaient une nature réglementaire certaines dispositions de forme législative contenues dans l'article L 513.3 du code du travail ; qu'ainsi a été reconnue la nature réglementaire de la liste des informations que les employeurs sont tenus de fournir sur leurs salariés pour l'établissement des listes électorales en vue des élections prud'homales ; que par suite, la collecte du numéro d'identification au répertoire national d'identification des personnes physiques peut désormais être prescrite par voie de décret en Conseil d'Etat en vertu de l'article 37 (2ème alinéa) de la Constitution ;     Considérant que la CNIL est saisie pour avis par le ministre du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle de deux projets de décret en Conseil d'Etat :
. Le premier, de portée générale et permanente, modifie diverses dispositions réglementaires du code du travail relatives aux élections prud'homales, notamment l'article R 513.11 dudit code ; le nouveau texte proposé de cet article, d'une part énumère les informations que doivent transmettre les employeurs sur leurs salariés au centre national de traitement informatique, parmi lesquelles figure le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques, d'autre part crée le traitement informatique qui se déroulera à partir de ces informations et dont les modalités pratiques seront fixées lors de chaque opération électorale par un arrêté du ministre du travail en application de l'article 15 de la loi du 6 janvier 1978 ;
. Le second, de portée limitée, se borne à autoriser l'utilisation du numéro d'inscription au répertoire national des personnes physiques pour le traitement informatique se rapportant au seul scrutin prud'homal de 1992 ;    Considérant qu'il résulte de ce qui précède qu'il y a lieu d'autoriser l'utilisation du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques pour l'établissement des listes électorales en vue des élections prud'homales ; que le premier projet de décret en Conseil d'Etat sus-analysé, à l'égard duquel la CNIL, consultée sur le fondement de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 avant la saisine du Conseil d'Etat, émet un avis favorable, est à lui seul suffisant pour ce faire, en raison de la portée générale et permanente de ses dispositions, s'agissant spécialement de celles qui modifient le contenu de l'article R 513.11 du code du travail comme indiqué ci-dessus ; qu'il n'y a donc pas lieu, pour la CNIL, d'émettre un avis sur le second projet de décret ;
- Sur les modalités d'exercice du droit d'accès aux informations :     Considérant que le droit d'accès s'exercera sur demande écrite auprès des services du ministère du travail, à la direction des relations du travail, bureau DSI ; que l'information relative aux modalités pratiques d'exercice de ce droit se fera, d'une part au moment de la publication au Journal Officiel de l'arrêté portant création du traitement, et d'autre part, au moment de l'ouverture de la période de consultation des déclarations par le personnel comme le prévoient les articles L 513.3 et R 513.12 du code du travail ; que les salariés involontairement privés d'emploi seront informés lorsque la déclaration leur sera envoyée individuellement ;
Considérant que l'information sur le droit d'accès se doublera de l'indication relative à la provenance des informations lorsque les déclarations sont préétablies (fichiers CRAM ou ANPE et UNEDIC pour les salariés involontairement privés d'emploi) ; que le droit d'accès s'exercera à compter du 23 juin 1992, date de réception par les mairies des documents préparatoires, jusqu'à l'expiration des délais de recours contentieux, soit le 9 avril 1993 ;      - Sur les modalités relatives à la sécurité du système :    Considérant que le ministère du travail a fourni à la Commission les extraits du marché qui sera conclu avec le prestataire informatique ; que le personnel de ce dernier est soumis au secret professionnel et à une obligation de discrétion ; qu'il est également soumis aux dispositions pénales prévues par la loi du 6 janvier 1978 dans ses articles 41 et suivants ; que les mesures destinées à assurer la sécurité des informations et de la mise en oeuvre du traitement apparaissent convenables ;
- Sur le transfert aux archives nationales des fichiers électoraux établis à l'issue du traitement :     - Sur la transmission des fichiers électoraux et dossiers documentaires annexés :    Considérant que la mission des archives nationales auprès du ministre du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle a demandé à celui-ci le transfert, au terme des opérations électorales, et en tenant compte des délais de recours contentieux post-électoraux de 4 mois, des "fichiers nationaux sous forme de bandes magnétiques accompagnés de leurs dossiers documentaires" ; que la mission des archives nationales justifie cette demande par le fait que "de tels documents sont d'une importance capitale pour l'histoire économique et sociale" et par la nécessité de "la sauvegarde de sources historiques de toute première qualité" ;    Considérant, en premier lieu, que la demande formulée par la mission des archives nationales doit être regardée comme s'appliquant exclusivement aux fichiers qui résulteront, dans leur état final, du traitement analysé ci-dessus, à l'issue de celui-ci ; que dès lors ni ces fichiers, ni les dossiers documentaires susceptibles de les accompagner ne comporteront le numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ;
Considérant, en deuxième lieu, que la demande formulée par la mission des archives nationales indique expressément que les fichiers et documents annexés qu'elle concerne entrent dans la catégorie des documents visés au 4° de l'article 7 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, pour lesquels le délai minimum au delà duquel les documents d'archives publiques peuvent être librement consultés est fixé à cent ans, aucune autorisation dérogatoire de consultation avant l'expiration de ce délai de pouvant être accordée en vertu de l'article 8 de la même loi ; que la CNIL prend acte de cette qualification et des conséquences qui en découlent ;    Considérant, en troisième lieu, que la demande formulée par la mission des archives nationales spécifie que les fichiers et dossiers documentaires en cause constitueront des archives définitives pour lesquels les services du ministère chargé du travail n'auront plus aucune possibilité d'accès ni de consultation ; que la CNIL prend acte de cette qualification et des conséquences qui en découlent ;
Considérant que le projet d'arrêté du ministre du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle portant création d'un traitement automatisé en vue de l'établissement des listes électorales prud'homales de 1992 mentionne l'administration des archives nationales comme bénéficiaire du transfert des fichiers des électeurs constitués à l'issue du traitement qu'il organise ;
Considérant que sous la réserve expresse des observations qui précèdent, il y a lieu de faire droit à la demande formulée par la mission des archives nationales ;    - Sur le retraitement des fichiers et dossiers transmis :     Considérant que la demande formulée par la mission des archives nationales précise que "le retraitement des données ainsi que leur conservation définitive sur le long terme seront réalisés par les archives nationales au Centre des archives contemporaines de FONTAINEBLEAU" ;    Considérant que l'article 2c) du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques dispose en effet que "la conservation, le tri, le classement, l'inventaire et la communication des archives définitives après leur transfert dans les dépôts des archives nationales et départementales" entrent dans les attributions de la direction des archives de France ;
Considérant cependant, que la recommandation n° 88-52 du 10 mai 1988 émise par la CNIL sur la compatibilité entre les lois n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives énonce "qu'au cas où les données ainsi conservées feraient l'objet d'un traitement automatisé, la Commission devrait être saisie d'une demande d'avis ou d'une déclaration lui permettant d'en apprécier l'utilité" ;       Considérant qu'il appartiendra donc à la direction des archives de France, avant tout traitement des fichiers et dossiers documentaires qui feront l'objet du transfert précité, de déposer une demande d'avis auprès de la CNIL afin que la Commission puisse apprécier l'utilité et les modalités de ce traitement, à l'exception des traitements dont le seul objet sera d'assurer la maintenance des fichiers et dossiers ;
Emet, sous le bénéfice des observations analysées ci-dessus et sous les réserves exprimées précédemment,     - un avis favorable au projet de décret en Conseil d'Etat relatif à l'établissement des listes électorales prud'homales ;     - un avis favorable au projet d'arrêté du ministre du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle portant création d'un traitement automatisé en vue de l'établissement des listes électorales prud'homales de 1992 ;    Déclare qu'il n'y a pas lieu d'émettre un avis sur le projet de décret relatif à l'utilisation du répertoire national d'Identification des personnes physiques pour les élections aux conseils de prud'hommes de 1992 ;
Demande à être associée au déroulement du traitement objet de la présente demande d'avis, conformément au dernier alinéa d'article L 513.3 du code du travail.    Le Président, Jacques FAUVET.