(Demande d’autorisation n°1271800)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, notamment ses articles 6-3°, 7-5° , 25-I-4° et 35 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la société EDF SA, portant sur un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
La société EDF SA a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel permettant aux salariés de signaler des manquements  à certaines valeurs de son Mémento éthique.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
Elle rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par l’autorisation unique s’agissant du fondement juridique et du champ d’application du dispositif.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Sur la finalité et le champ d’application du dispositif
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
Les accusations de harcèlement moral ou sexuel, de violences morales ou verbales, les mesures altérant fortement les conditions de vie au travail ;
Les comportements de discrimination ;
la divulgation d’informations strictement confidentielles ;
Les situations de conflits d’intérêts tels que définis dans le Mémento éthique d’EDF (cadeaux non autorisés, relations intéressées avec les fournisseurs, etc.);
Les actes de pollutions directes et indirectes ayant des conséquences importantes sur l’environnement.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les modalités de signalement
L’alerte est traitée en interne par le délégué éthique et peut s’effectuer soit par un formulaire de saisine  adressé par courrier électronique à l’adresse suivante: delegue.ethique@edf.fr, soit par courrier postal au siège social d’EDF.
Par ailleurs, un numéro vert « vie au travail » est mis à la disposition des salariés et est géré par la société PSYA (psychologues) qui assure un niveau d’écoute et d’échanges (assistance psychologique). Ensuite, si nécessaire, la personne peut être réorientée :
soit vers des services externes privés ou publics (médicaux, sociaux, etc.)
soit vers l’entreprise ou des services internes (médecine du travail, assistance sociale, ligne managériale, ligne éthique, etc.).
Un contrat a été signé afin de formaliser les obligations incombant au sous-traitant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.
La Commission observe qu’il s’agit d’un service externe et indépendant qui peut certes interagir avec la démarche « éthique » mais qui n’y est pas directement associé. En effet, la société PSYA n’a pas vocation à recueillir et à gérer les alertes. Elle peut toutefois, après consentement écrit du salarié, transmettre des données pouvant donner lieu à une alerte au délégué éthique d’EDF.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
Elle observe que le dispositif soumis par la société EDF SA n’est pas conçu pour permettre des signalements anonymes. L’émetteur de l’alerte professionnelle doit s’identifier lorsqu’il saisit le délégué éthique. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
La Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Compte tenu de ce qui précède, elle estime que le traitement envisagé est conforme l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur l’information des personnes
L’information est assurée par la diffusion du Mémento éthique d’une part, sur le site institutionnel d’EDF ainsi que par le réseau de communication interne. Les instances représentatives du personnel ont été également informées. En ce sens des accords ont été signés sur la responsabilité sociale du groupe EDF.
Sur les droits des personnes
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès du délégué éthique de la société EDF.
Sur les catégories de données à caractère personnel enregistrées
Les données collectées sont identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Sur les destinataires des informations
Les destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel sont, dans la limite de leurs attributions, le délégué éthique de la société EDF et ses collaborateurs en nombre restreint, le manager de la direction concernée par une alerte, le représentant RH de la  direction concernée et le responsable des ressources humaines.
Sur les sécurités
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Le délégué éthique accède à sa messagerie électronique après authentification forte. Les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données devront être tracées. De plus, les données transmises au délégué éthique sont chiffrées par ses soins afin de garantir qu'il soit le seul en mesure d'y accéder. Une fois les dossiers traités, ceux-ci sont archivés de façon chiffrée sous son contrôle.
Enfin, au regard de la sensibilité des données qui pourront être collectées, la Commission rappelle d’une part, l’importance pour les personnes en charge de recueillir les alertes de respecter l’obligation de confidentialité et les finalités pour lesquelles les données sont collectées et d’autre part, de se conformer aux durées de conservation des données prévues à l’article 6 de la délibération de la Commission n°2005-305 du 8 décembre 2005 (AU-004).
Dans ces conditions, la Commission autorise la société EDF SA à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Présidente,
Isabelle FALQUE-PIERROTIN