La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-I, 7° ;
Vu la délibération n° 2005-086 du 12 mai 2005 portant refus d'autorisation d'un traitement automatisé d'observation sociale statistique des agents du ministère de l'équipement, des transports, de l'aménagement du territoire, du tourisme et de la mer ;
Vu la nouvelle demande d'autorisation présentée par le Ministère de l'équipement, des transports, de l'aménagement du territoire, du tourisme et de la mer, le 21 juillet 2006 ;
Après avoir entendu Mlle Anne Debet, commissaire, en son rapport, et Mme Pascale Compagnie, commissaire du Gouvernement en ses observations,
Formule les observations suivantes :
Le ministère de l'équipement, des transports, de l'aménagement du territoire, du tourisme et de la mer a saisi la Commission le 21 juillet 2006 d'une nouvelle demande d'autorisation de mise en oeuvre à titre expérimental du traitement "OSAME" (observation sociale des agents du ministère de l'équipement) au sein de ses services sociaux.
Saisie d'une première demande d'autorisation conformément au 7° de l'article 25-I de la loi du 6 janvier 1978, la Commission avait refusé d'autoriser, par délibération n° 2005-086 du 12 mai 2005, la mise en oeuvre de ce traitement dans la mesure où les conditions de licéité posées par la loi du 6 janvier 1978 modifiée n'étaient pas respectées.
Le projet aujourd'hui soumis à la Commission a été profondément modifié à la lumière des arguments ayant motivé son refus d'autorisation.
Ce traitement vise à produire des données statistiques au niveau régional et national, à partir des informations saisies par les assistants de service social sur la base des déclarations des agents reçus lors d'entretiens individuels, afin d'évaluer les politiques sociales et d'orienter celles à mettre en oeuvre au niveau national. Il est mis en oeuvre par l'ensemble des services sociaux du ministère dont l'action se concentre sur les problématiques professionnelles rencontrées par les agents, soit les 130 assistants de service social au niveau local, les 25 conseillers sociaux territoriaux au niveau régional et la conseillère technique nationale. L'utilisation de l'application leur est exclusivement réservée.
"OSAME" permet de créer un "dossier individuel", dans lequel les nom et prénom de l'agent reçu en entretien ne sont pas saisis. Ce dossier contient les données à caractère personnel suivantes : un numéro de dossier, transformé au moment même de la saisie en identifiant anonymisé, ainsi que le sexe, la tranche d'âge, la situation familiale (vit seul, en couple, avec des enfants), la situation d'activité professionnelle, le statut administratif (titulaire, contractuel, autre), le statut de travailleur handicapé, ainsi que la catégorie de grade et le type de métier (administratif, technique, exploitation) de l'agent, qui correspondent aux "caractéristiques des populations".
Le traitement permet, en outre, la saisie de "problématiques identifiées" exprimées par l'agent au cours de l'entretien, sur la base d'un référentiel et qui sont regroupées en 14 rubriques, relatives à la situation et à la vie professionnelle, au logement, aux transports, à la situation économique et financière.
Les "problématiques" sont renseignées par l'assistant de service social en sélectionnant des catégories prédéfinies :  il n'existe donc pas de zones de saisie libre.
Les destinataires de ces données, dans le cadre strict de l'exercice de leurs missions, sont les assistants de service social, pour les seuls dossiers de leur zone respective d'intervention, aux fins d'alimentation et de mise à jour de l'application, les conseillères sociales territoriales, pour leurs zones d'observation en vue de l'exploitation exclusivement statistique des données, et la conseillère technique nationale, exclusivement pour l'exploitation des statistiques au niveau national.
Les statistiques issues de l'application sont destinées à être diffusées par les membres du réseau à l'occasion de réunions régionales, ou de journées d'études bi-annuelles, au cours desquelles une formation spécifique sera dispensée, hors de la présence de la hiérarchie administrative.
Sur la finalité poursuivie
L'application poursuit exclusivement une finalité statistique d'observation sociale.
L'établissement de ces statistiques sur les catégories de population suivies par les assistants sociaux et les problématiques sociales et socioprofessionnelles rencontrées suppose une certaine traçabilité de ces populations, avant l'agrégation des données qui est progressive.
L'application permettant à l'assistant de service social en charge du dossier de l'agent d'avoir accès à des données le concernant pendant un an, ainsi qu'il a été indiqué précédemment, la Commission estime que ce dernier doit pouvoir exercer son droit d'accès auprès de l'assistant concerné pendant ce même délai.
Le ministère souhaite également exclure l'exercice du droit d'opposition des agents au traitement de leurs données afin de garantir la fiabilité des résultats statistiques.  Cette nécessaire fiabilité des données serait de nature à fonder une dérogation au principe du consentement des agents au traitement de leurs données en vertu de l'article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle à cet égard que l'exercice de ce droit est subordonné à la possibilité d'invoquer des raisons légitimes, conformément aux dispositions de l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Compte tenu du caractère très indirectement nominatif des données traitées et de leur nature, qui rendent très difficile l'invocation possible de raisons légitimes, la Commission estime que le maintien du droit d'opposition n'est pas de nature à compromettre la fiabilité des résultats statistiques.
En tout état de cause et en application des dispositions de l'article 38, alinéa 3 de la loi du 6 janvier 1978, la Commission estime difficile de considérer que le traitement répond à une obligation légale.
En conséquence, l'exercice du droit d'opposition doit être maintenu.
Sur la sécurisation de la base de données et la durée de conservation des données
La confidentialité des données du traitement est assurée par la mise en place de mesures de sécurité jugées suffisantes.
La gestion des habilitations OSAME est assurée via CERBERE, application du ministère de l'équipement, du tourisme et de la mer qui permet l'authentification des droits d'accès aux applications nationales de ce ministère grâce à un système qui comprend un login et un mot de passe donnés par l'administrateur OSAME.
Cette gestion est associée à une procédure d'anonymisation des agents, connue du seul assistant de service social, et incluant un mot de passe.  Chaque assistant social dispose, en effet, d'un code secret personnel qui lui donne accès à la correspondance entre les dossiers dont il a la charge et les agents qu'ils concernent.  Ce code, qui doit être mémorisé par chaque assistant, est connu de lui seul et n'est inscrit nulle part.
La Commission estime que ce double niveau de sécurité est conforme à ses recommandations.
La durée de conservation des données, et en particulier de l'identifiant anonymisé, est limitée à deux ans, durée prévue pour l'expérimentation, conformément au souhait de la Commission.
La Commission prend acte du caractère expérimental de la mise en oeuvre du traitement et de la proposition formulée par le ministère selon laquelle lui sera présenté un bilan de la mise en oeuvre de l'outil, après un an d'exploitation effective de l'application.
La Commission indique que tout ajout de rubriques devra faire l'objet d'une demande préalable d'autorisation auprès de la Commission.
En conséquence, et dans ces conditions, la Commission autorise les services sociaux du ministère de l'équipement, des transports, de l'aménagement du territoire, du tourisme et de la mer à mettre en oeuvre, pour une durée de deux ans, un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé "OSAME", ayant pour finalité de permettre la réalisation de statistiques d'observation de la situation sociale des agents du ministère.
Le président, Alex TURK
Guy ROSIER Vice-Président Délégué