(demande d’autorisation n°1387397)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par le Conseil Général du Loiret d’une demande d’autorisation relative au traitement de données à caractère personnel dénommé IODAS ayant pour finalité de mettre en œuvre la « Feuille de parcours en protection de l’enfance » ;
Vu la Convention n°108, du 28 janvier 1981, du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n°2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-I-7° ;
Vu le décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifié par le décret n°2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu les articles 375 du code civil, 221-4 et 223-5 du code de l’action sociale et de la famille, modifiés par la loi n°2007-293 du 5 mars 2007 réformant la protection de l'enfance;
Vu l’article L.226-2-2 du code de l’action sociale et des familles ;
Après avoir entendu M. Philippe GOSSELIN, commissaire, en son rapport et  Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Formule les observations suivantes :
En application des dispositions de l'article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004, la Commission a été saisie par le Conseil Général du Loiret d’une demande d’autorisation de modification du traitement IODAS en vue de la création expérimentale d’une « Feuille de parcours en protection de l’enfance ».
Sous sa forme actuelle, le traitement IODAS (Progiciel gérant les Informations relatives à l’Observation Départementale de l’Action Sociale) a pour finalité d’établir un traitement individuel et nominatif des données relatives au parcours social de l’enfant ayant fait l’objet d’informations préoccupantes.
La modification du traitement automatisé IODAS (déclarations n°1353721 et n°1387387) a pour objet de mettre à la disposition du Conseil général du Loiret un recueil de données relatives aux difficultés sociales des enfants ayant fait l’objet d’une information préoccupante pour permettre l’élaboration d’une représentation synoptique du suivi individuel de l’enfant, exploitable par l’ensemble des acteurs sociaux (tableau Excel).
En effet, l’échange d’informations entre les établissements et services en charge de l’enfant, les tribunaux, la CAF, le juge pour enfants et les autres établissements de suivi de l’enfant donnera lieu à la saisine d’informations agrégées au sein du traitement IODAS, en vue de produire une représentation synoptique du suivi de chaque enfant.
Le traitement statistique de ces informations préoccupantes fera l’objet de formalités préalables distinctes, en partenariat avec l’ONED.
Sur les finalités
La modification du traitement IODAS a pour objectif la création d’une représentation synoptique du parcours individuel de l’enfant, dénommé « Feuille de parcours en protection de l’Enfance », afin de faciliter la prise en charge des enfants en offrant aux professionnels du département une représentation synthétique des grandes étapes du parcours du jeune.
Créé au sein du Conseil général, ce document doit être placé dans le dossier d’aide sociale de chaque enfant (dossier ASE), afin de permettre une plus grande lisibilité des actions sociales apportées à l’enfant ayant fait l’objet d’informations préoccupantes, et une visualisation plus transversale de la situation de l’enfant par les professionnels.
Dans le cadre de cette expérimentation, il est soumis à leur examen, uniquement sous format papier, et exclusivement lors d’instances de coordination, prévues une fois par an. Il ne fait donc l’objet d’aucune transmission ultérieure.
En outre, la Commission a pris en considération que, à ce stade de l’expérimentation, la « Feuille de parcours » n’a pas vocation à être transférée, ni à être stockée sous format électronique.
Afin de dresser un bilan général de l’expérimentation, il a été convenu avec le département du Loiret que celle-ci aurait une durée de deux ans.
Sur les données collectées
La « Feuille de parcours en protection de l’Enfance » propose une vision historique des mesures de protection décidées pour chaque enfant et des évènements personnels suffisamment importants (fugue, décès, hospitalisation) pour orienter et définir l’action sociale entreprise.
Cette « Feuille de parcours » correspond à un tableau récapitulatif, retraçant l’ensemble des évènements du parcours de l’enfant (mesures administratives et judiciaires, scolarité, suivis médicaux et paramédicaux, événements personnels et familiaux).
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre du projet « Parcours en protection de l’enfance » complèteront la base de gestion de la politique d’Aide sociale à l’enfance du département du Loiret.
Ces données sont regroupées par le Conseil général du Loiret en 10 grands thèmes :
1- Le type de mesure de protection de l’enfance (mesures administratives ou judiciaires)
2- Le type de dossier social y afférent (informations préoccupantes/signalement)
3- Les autres types de suivi de l’enfant (suivi médico-psychologique)
4- La scolarité et la formation professionnelle (formation, absentéisme, exclusion)
5- Les lieux de résidence de l’enfant (domicile et lieu d’accueil)
6- Les motifs de changement du lieu de résidence (hospitalisation, résidence alternée)
7- Les mesures d’accompagnement de la famille (RSA, API, RMI)
8- Les évènements personnels intervenant en cours de parcours (fugue, hospitalisation)
9- Les évènements familiaux impactant la vie de l’enfant (séparation, naissance, décès)
10- La situation de l’enfant en fin de mesure (non précisé).
Seules les catégories de données relatives aux « autres types de suivi de l’enfant », aux « motifs de changements de lieu de résidence », aux « évènements personnels », et aux « évènements familiaux » n’ont jamais fait l’objet d’une autorisation par la Commission.
Or, la Commission relève que, comme pour les autres thèmes, la collecte des données correspondantes se fera sous forme de listes déroulantes d’informations objectives limitativement énumérées et dont la collecte paraît adéquate.
Sur les destinataires
Trois catégories de personnels sont habilitées à accéder aux informations en fonction de leurs attributions : les rédacteurs de l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) au sein de l’Unité Territoriale de Solidarité (UTS), le secrétariat du directeur enfance-famille et le responsable de la cellule information préoccupante au niveau de la Direction de l’Enfance et de la Famille.
Les habilitations sont gérées par la cellule « administration identité » au sein de la Direction des services informatiques.
La Commission rappelle que, conformément à l’article L.226-2-2 du code de l’action sociale et des familles, l’accès doit se limiter aux seules personnes en charge de l’enfant, et soumises au secret professionnel (référent ASE chargé du suivi de l’enfant, responsable du pôle protection, responsable du pôle prévention si l’enfant est concerné par une mesure de prévention, référent prévention s’il y a lieu et les instructeurs administratifs chargés du classement des pièces).
Sur la sécurité
La collecte des données auprès des contributeurs (établissements et services en charge de l’enfant, tribunaux, CAF, juge pour enfants, autres établissements de suivi de l’enfant) est opérée sur support papier. Les données ne seront stockées sur aucun support informatique.
Les utilisateurs ne pourront pas reconstituer des fichiers nominatifs sur leurs micro-ordinateurs personnels : l’enregistrement de la « Feuille de parcours  » sera effacé du poste local à partir duquel il a été créé, à chaque fermeture de session, automatiquement.
L’utilisation d’un réseau VPN garantit la confidentialité des données.
Le contrôle de l’accès aux données sera assuré par l’authentification des personnes accédant à la base. Celle-ci s’effectuera par login et mot de passe alphanumérique, renouvelé tous les trois mois.
La conservation des données sera garantie au moyen de sauvegardes stockées sur un site distinct dans des armoires ignifugées, dont l’accès sera protégé par un système de « badges pour rentrer dans les bâtiments » et de « digicodes pour entrer dans les salles serveurs ».
Un chiffrement de l’ensemble des données sur le serveur de l’application et sur les sauvegardes devrait être mis en place.
Il a été obtenu de GFI Progiciels « que les activités des utilisateurs et les évènements liés à la sécurité soient enregistrés dans des fichiers de logs. L’accès à ces journaux doit être strictement limité et leur intégrité garantie au moyen de procédés éprouvés », par exemple au moyen d’un « fichier log avec date, heure, ordre SQL exécuté ».
Le traitement des données a vocation, au fil de l’expérimentation, à subir des modifications et adaptations. C’est pourquoi, la sécurité et la confidentialité des données devront faire l’objet d’une évaluation par la Commission au terme de l’expérimentation.
Sur la durée de conservation
La « Feuille de parcours » peut être conservée, sous sa forme nominative jusqu’à la majorité de l’enfant, tant que celui-ci est soit suivi, soit susceptible de l’être à nouveau.
Conformément à l’article L.112-3 du code de l’action sociale et des familles, ce délai peut être légalement rallongé jusqu’aux 21 ans de l’enfant, dans son intérêt.
Sur les droits des personnes
Conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les contributeurs procèdent à une information des personnes concernées par affichage dans les lieux de permanence et au sein des locaux de l’Unité Territoriale de Solidarité, ainsi que par inscription sur le formulaire de demande d’aide ou dans les courriers communiqués aux usagers dans le cadre de leur prise en charge (la mention figure dans tous les courriers de l’Aide Sociale à l’Enfance).
En application de l’article 39 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, une copie de la « Feuille de parcours  » peut être demandée par les parents. Durant la période d’utilité administrative, seul le bénéficiaire (souvent devenu majeur) pourra avoir accès à son dossier.
L’usager (parents, mineurs, jeunes de moins de 21 ans faisant toujours l’objet d’un suivi) a un droit d’accès au dossier ASE dans lequel est placé la « Feuille de parcours », dans la limite des règles fixées par la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (c'est-à-dire à l’exclusion de tous les documents dits « préparatoires ») et dans le respect des prérogatives des juges des enfants (c'est-à-dire dans la limite du respect de l’intérêt supérieur de l’enfant).
Sur l’expérimentation
Eu égard à la multiplicité des dispositifs d’intervention mis en place par les pouvoirs publics depuis quelques années, ce projet répond à la nécessité d’une action sociale davantage personnalisée.
Néanmoins, la délibération de la Commission sur cette expérimentation ne préjuge pas de sa position définitive sur la demande d’autorisation qui devra lui être soumise au terme de ce projet pilote.
En conséquence, la Commission autorise cette expérimentation compte tenu que :
- les informations relatives aux « autres types de suivi de l’enfant », aux « motifs de changements de lieu de résidence », aux « évènements personnels », et aux « évènements familiaux » seront saisies sous la forme d’une liste déroulante d’informations objectives ;
- l’accès à la « Feuille de parcours » sera limité aux seules personnes en charge de l’enfant, et soumises au secret professionnel ;
- l’expérimentation sera limitée à une période de deux années à compter de la date de transmission de l’autorisation au département du Loiret ;
- le Conseil Général du Loiret présentera à la Commission un bilan de l’expérimentation à l’issue du délai couvert par l’autorisation ;
- la mise en œuvre définitive du traitement des données personnelles nécessitera une nouvelle demande d’autorisation.