(dossier n°1317732)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par le ministère des affaires étrangères et européennes le 18 septembre 2008 d’une demande d’autorisation sur le projet de traitement du service central de l’état civil du ministère des affaires étrangères et européennes ;
Vu la Convention n°108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé de données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n°2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-I-5°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par le décret n°2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu le décret en Conseil d’Etat n°65-422 du 1er juin 1965 portant création d’un service central d’état civil au ministère des affaires étrangères ;
Après avoir entendu M. François GIQUEL, vice-président, en son rapport, et  Mme Pascale COMPAGNIE, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Formule les observations suivantes :
Le traitement automatisé de gestion de l’état civil des ressortissants français nés à l’étranger a fait l’objet d’une déclaration du ministère des affaires étrangères auprès de la Commission en 2007.
La modification projetée par le ministère des affaires étrangères vise à permettre la transmission par le Service Central d’Etat Civil sous forme électronique aux notaires, des données constituant les copies et extraits d’acte de l’état civil, relevant de la compétence du ministère.
La Commission considère que ce traitement relève de l’article 25-I-5° dans la mesure où il a pour objet une interconnexion de fichiers dont les finalités principales sont différentes.
Les copies intégrales d’actes de naissance ou de mariages ne sont délivrées qu’à l’intéressé, aux ascendants, conjoint ou représentant légal, sur l’indication des nom et prénom usuel des parents. L’instruction générale relative à l’état civil rappelle (rubrique 1972-5) qu’aucun texte n’interdit aux personnes ayant qualité pour demander la copie intégrale d’un acte de naissance ou de mariage de désigner un mandataire à cet effet.
En raison de leurs fonctions, les avocats, avoués et les notaires sont présumés mandataires de leurs clients lorsqu’ils demandent une copie intégrale d’acte de l’état civil. Ils sont simplement tenus de préciser l’identité de la personne pour laquelle ils agissent, cette personne devant alors être habilitée par la loi à obtenir un tel document, ainsi que le nom et prénom usuel des parents de la personne.
Le projet de décret modifiant le décret n°65-42 du 1er juin 1965 portant création d’un service central d’état civil au ministère des affaires étrangères, également soumis pour avis à la Commission dans le cadre de ce dossier de formalités préalables, confère une base juridique à l’échange par voie électronique entre les notaires et le SCEC du ministère.
Les modalités techniques de ce traitement sont détaillées dans un arrêté conjoint du ministère des affaires étrangères et européennes et du ministre de la justice, également soumis pour avis à la Commission.
La Commission observe que les données traitées seront limitées à celles prévues par le code civil s’agissant de l’établissement, de l’enregistrement, de la mise à jour des actes de l’état civil et de la délivrance de copies ou d’extraits de ces actes.
La Commission rappelle que les destinataires du traitement seront les personnes physiques autorisées par le code civil à demander une copie ou un extrait de l’acte de l’état civil désigné et les notaires via l’application Planète.
S’agissant des demandes de copies ou d’actes, le ministère des affaires étrangères s’engage à ce que les éléments relatifs au demandeur soient conservés un an en cas de contestation ou d’utilisation détournée de la copie ou de l’extrait demandé. La Commission demande à ce que ces éléments soient limités aux noms, prénom, qualité, adresse du demandeur ainsi qu’à la date de délivrance et au type de l’acte demandé.
La Commission rappelle que l’information des personnes concernées sur leurs droits ouverts au titre de la loi du 6 janvier 1978 devra être complétée d’une mention sur l’interconnexion avec les offices notariaux.
Enfin, la Commission observe que ce traitement ne pourra pas être mis en œuvre tant que l’autorisation unique n°6 n’aura pas été modifiée en conséquence.
Autorise, dans ces conditions et à compter de la publication du décret et de l’arrêté, l’interconnexion du traitement de gestion de l’état civil du service central de l’état civil (SCEC) du ministère des affaires étrangère avec les traitements des offices notariaux.