(Demande d’autorisation n° 1747942)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le Conseil Général du Haut-Rhin d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion de protection de l’enfance et des aides financières ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L. 112-3, L.221-1 et suivants et L.226-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-6°et 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Le Conseil général du Haut-Rhin.
Au sein de la Direction Enfance - Santé - Insertion du Conseil général, le service de l’aide sociale à l’enfance assure une mission de protection de l’enfance confiée par la loi et codifiée dans le code de l'action sociale et des familles aux articles L. 221-1 et suivants.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion des dossiers de protection de l’enfance et aides financières, à savoir:
Dans le cadre de sa mission d’aide sociale à l’enfance, le Conseil général doit prendre en charge certains mineurs en danger, de manière partielle ou totale.
Le suivi social des familles ;
la gestion de l’aide sociale à l’enfance, au sens de l’article L. 112-3 du Code de l’action sociale et des familles ;
la gestion des aides financières (complément à l'aide éducative, etc.) .
La finalité du traitement soumis à la Commission est notamment de gérer, en lieu et place des parents dont l’autorité parentale est suspendue, l’assurance de l’enfant à la CMU (Couverture maladie Universelle) ainsi qu'à une assurance santé complémentaire.
Le département a aussi la responsabilité de traiter toutes les feuilles de soins concernant les enfants. Chaque feuille de soins est donc saisie dans ce traitement.
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, légitime et explicite.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des articles 25-I-1°, 25-I-6° et 25-I-7de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumettent à autorisation les traitements de données de santé justifiés par l’intérêt public et comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
La Commission prend acte que la demande du Conseil général du Haut-Rhin ne correspond pas au champ prévu par l’autorisation unique (AU-028) de traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les conseils généraux à des fins de gestion des informations préoccupantes relatives à l'enfance en danger adoptée par la CNIL le 17 mars 2011.
Alors que l’autorisation unique précitée répond à l’objectif de gérer le recueil, le traitement et l’évaluation des informations préoccupantes relatives à l'enfance en danger, la demande soumise à la Commission doit également répondre à l’objectif d’assurer les enfants en danger pris en charge par le Conseil général (Couverture Maladie Universelle et mutuelle complémentaire santé). Par ailleurs, ladite autorisation unique encadre le traitement de données recueillies par la cellule départementale de recueil des informations préoccupantes (CRIP), alors que la demande soumise à la Commission concerne des données recueillies et traitées par la CRIP et également par d’autres services du Conseil général.
Sur les données traitées
Dans le cadre de ces finalités spécifiques, et de la gestion des échanges avec la sécurité sociale, le département a besoin du NIR des enfants.
Les autres données traitées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à l’identification (nom, prénom, date de naissance, adresse, numéros de téléphone) ;
à la vie personnelle (habitude de vie, situation familiale) ;
à la vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité et formation) ;
aux informations d’ordre économique et financier (situation financière, revenus) ;
à l’appréciation des difficultés sociales.
Sur les destinataires
Les catégories de destinataires habilitées à recevoir communication des données traitées sont, à raison de leurs attributions respectives:
Par ailleurs, les données relatives à la santé peuvent être transmises aux professionnels de santé ou au personnel dûment habilité d’un établissement de santé ou médico-social intervenant dans le suivi des enfants.
les personnels dûment habilités du Conseil général du Haut-Rhin, à savoir : travailleurs sociaux, psychologues, référents administratifs et comptables affectés à l'aide sociale à l’enfance, les comptables de la Direction des Finances du Conseil général pour le mandatement des prestations sociales ainsi que les gestionnaires de paie et de carrières de la  DRH du Conseil général pour le versement des salaires aux assistantes aux affaires familiales salariées du Département pour le placement d'enfants ;
les autorités judiciaires compétentes à savoir les magistrats du parquet, magistrats du siège (juge des enfants, juge des tutelles, juge des affaires familiales...) en charge des dossiers ;
les organismes sociaux et associations habilités à intervenir au titre de la protection de l'enfance : service associatif de placement familial agréé, Etablissement d'éducation spéciale, Maison d'enfant à caractère social, Pouponnière à caractère social, travailleurs sociaux des CCAS de Mulhouse et Colmar (partie Etat civil - identités uniquement) par convention avec le Conseil général du Haut-Rhin, les associations APPUIS sis 68100 Mulhouse et ARSEA sis 67100 Strasbourg habilitées par convention par le Conseil général du Haut-Rhin à intervenir dans l'accompagnement social des familles.
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie de mentions légales sur le formulaire de prise en charge et par affichage dans les espaces d’attentes du Conseil Général.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction Enfance, Santé et Insertion du Service de l’aide sociale à l’enfance du Conseil Général du Haut-Rhin, cité administrative Bâtiment C- 3, rue Fleinschaueur -BP 20351- 68006- COLMAR.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Une méthode de chiffrement des données stockées garantit la confidentialité des données conservées sur les serveurs, contenant notamment des données sensibles telles que le NIR et les données de santé.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pour une durée de deux ans à compter de la dernière aide reçue ou de la fin du placement, puis elles sont archivées.
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Au terme de cette durée les données sont supprimées sauf dispositions légales contraires.
Autorise, conformément à la présente délibération, le Conseil général du Haut-Rhin à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN