(Demande d’autorisation n° 1629491)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par le Conseil général des Alpes maritimes d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité le pilotage et suivi des actions de contrôle des agents assermentés du Conseil général, la gestion, le suivi et l’enregistrement des procès verbaux dressés par la collectivité ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9 et 25-I-3 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Gaetan GORCE, commissaire et après avoir entendu les observations de  M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Conseil général des Alpes maritimes (CG06).
Sur la finalité
Le CG06 souhaite mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel dont la finalité est pilotage et suivi des actions de contrôle des agents assermentés du Conseil général, la gestion, le suivi et l’enregistrement des procès verbaux dressés par la collectivité.
Les agents assermentés du CG dressent des procès verbaux qui ont pour objectif  d’engager éventuellement des poursuites.
Ces procès verbaux sont gérés sous du traitement de texte sur une arborescence spécifique à accès restreint (uniquement les agents en charge du dossier).
Les services instructeurs du CG06 procèdent à la gestion des procès verbaux constatant des vols (ex : aux archives), dégradations du matériel (ex : routes, ports) ou des biens départementaux (ex : routes, parcs départementaux).
Le traitement servira à fournir aux forces de l’ordre et du ministère public des constatations d’infractions qui, dans le cadre d’une enquête.
Seuls les services dont des agents sont assermentés ont accès au traitement. La procédure d’agrément et d’assermentation des agents se fait – conformément à la loi – auprès du Procureur général de la République.
Dans ce contexte, la Commission considère qu’il y a lieu de faire application des articles 25-I-3° et 9-1°de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.
La Commission estime que la finalité poursuivie est déterminée, légitime et explicite.
Sur les données traitées
Les données collectées sont les suivantes :
La Commission considère que ces données sont pertinentes au regard de la finalité poursuivie.
données d’identification des agents assermentés du CG06 : nom, prénom ;  emploi de l’auteur du rapport et matricule de l’agent assermenté ;
nom, prénom et matricule de l’agent en charge du dossier (si différent de l’agent assermenté) ;
données d’identification des contrevenants : nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, téléphone ;
nature du préjudice/ infraction ;
informations d’ordre économique et financier (lorsque possible) : montant du préjudice, éléments d’évaluation du préjudice ;
données relatives à des infractions/préjudices : date des faits, heure des faits, nature des faits (préjudice/infraction), support dégradé, photos du préjudice ;
numéro de procès-verbal, numéro de plainte/main courante, numéro d’enquête, transfert au ministère public.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont :
- Les services instructeurs du conseil général :
- les agents assermentés du CG06, les auteurs des rapports, - les agents en charge du dossier.
- Les tiers concernés par le préjudice et /ou l’infraction.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
S’agissant de l’information des personnes et de leur droit d’accès, les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée par courrier.
La Commission estime que ces modalités d’information et d’exercice des droits sont suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
En effet, les procès verbaux sont en accès restreint en fonction de profils attribués selon  les missions et rattachements des agents.
L’authentification des utilisateurs du traitement respecte ses préconisations, et notamment que les mots de passe utilisés sont d’un niveau de complexité suffisant.
Les mesures de sécurité mises en place n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Enfin, la Commission prend acte que les données ne sont conservées que tant que le dossier est actif puis pour une durée de trois ans.
Sans préjudice des obligations légales notamment liées aux délais contentieux les données seront anonymisées ou effacées.
Les recours ne sont pas suivis par le CG mais par le ministère public, le CG n’en reçoit que le résultat.
La Commission estime que cette durée de conservation est pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, le Conseil général des Alpes maritimes à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN