(Demande d’autorisation n°1033649 v1)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n°108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-I, 7° ;
Vu la délibération n°2006-221 du 28 septembre 2006 autorisant un traitement automatisé d’observation sociale statistique des agents du ministère de l’équipement, des transports, de l’aménagement du territoire, du tourisme et de la mer ;
Vu la demande de prolongation de la phase expérimentale présentée par le ministère de l’écologie, du développement durable, des transports et du logement, le 15 mars 2011 ;
Sur le rapport de M. Philippe GOSSELIN, commissaire rapporteur, et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Le ministère de l’écologie, du développement durable, des transports et du logement a saisi la Commission le 15 mars 2011 d’une demande de prolongation de la phase expérimentale du traitement « OSAME » (observation sociale des agents du ministère) au sein de ses services sociaux.
Le traitement « OSAME » vise à produire des données statistiques au niveau régional et national, à partir des informations saisies par les assistants de service social sur la base des déclarations des agents reçus lors d’entretiens individuels, afin d’évaluer les politiques sociales et d’orienter celles à mettre en œuvre au niveau national. Il est mis en œuvre par l’ensemble des services sociaux du ministère dont l’action se concentre sur les problématiques professionnelles rencontrées par les agents. L’utilisation de l’application leur est exclusivement réservée.
« OSAME » permet de créer un « dossier individuel », dans lequel les nom et prénom de l’agent reçu en entretien ne sont pas saisis. Ce dossier contient les données à caractère personnel suivantes : un numéro de dossier, transformé au moment même de la saisie en identifiant anonymisé, ainsi que le sexe, la tranche d’âge, la situation familiale (vit seul, en couple, avec des enfants), la situation d’activité professionnelle, le statut administratif (titulaire, contractuel, autre), le statut de travailleur handicapé, ainsi que la catégorie de grade et le type de métier (administratif, technique, exploitation) de l’agent, qui correspondent aux « caractéristiques des populations ».
Le traitement permet, en outre, la saisie de « problématiques identifiées » exprimées par l’agent au cours de l’entretien, sur la base d’un référentiel et qui sont regroupées en 14 rubriques, relatives à la situation et à la vie professionnelle, au logement, aux transports, à la situation économique et financière. Les « problématiques » sont renseignées par l’assistant de service social en sélectionnant des catégories prédéfinies : il n’existe donc pas de zones de saisie libre.
Les destinataires de ces données, dans le cadre strict de l’exercice de leurs missions, sont les assistants de service social, pour les seuls dossiers de leur zone respective d’intervention, aux fins d’alimentation et de mise à jour de l’application, les conseillères sociales territoriales, pour leurs zones d’observation en vue de l’exploitation exclusivement statistique des données, et la conseillère technique nationale, exclusivement pour l’exploitation des statistiques au niveau national.
Les statistiques issues de l’application sont destinées à être diffusées par les membres du réseau à l’occasion de réunions régionales, ou de journées d’études bi-annuelles, au cours desquelles une formation spécifique sera dispensée, hors de la présence de la hiérarchie administrative.
Le traitement « OSAME » a été autorisé par la Commission, à titre expérimental et pour une durée de deux ans, par la délibération n°2006-221 du 28 septembre 2006 sur le fondement du 7° de l’article 25-I de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. L’arrêté du 7 avril 2008 portant création du traitement ayant été publié le 29 mai 2008, l’expérimentation aurait dû s’achever le 29 mai 2010.
Le ministère souhaite prolonger l’expérimentation jusqu’au 20 décembre 2012. En effet, il indique que le déploiement complet de l’application n’a pu être opérationnel qu’à compter du 20 décembre 2010 en raison de difficultés rencontrées dans l’élaboration du module statistique du traitement, et que la fonctionnalité du système permettant l’élaboration de graphiques à partir du module statistique est en cours de finalisation. Dès lors, le ministère n’a pas été en mesure d’adresser à la Commission un bilan de la mise en œuvre de l’outil.
Les caractéristiques du traitement demeurent strictement identiques à celles du traitement autorisé par la Commission dans sa délibération n°2006-221 du 28 septembre 2006.
Dans ces conditions, la Commission autorise les services sociaux du ministère de l’écologie, du développement durable, des transports et du logement à prolonger jusqu’au 20 décembre 2012 la phase expérimentale du traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « OSAME », ayant pour finalité de permettre la réalisation de statistiques d’observation de la situation sociale des agents du ministère.