(Demande d’autorisation n° 1717075)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la société MEDLINE INTERNATIONAL FRANCE SAS d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Madame Marie-France MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
A titre liminaire, la Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (AU-004).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par cette autorisation unique, notamment s’agissant du champ d’application du dispositif.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel et, notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Responsable du traitement
La société MEDLINE INTERNATIONAL FRANCE SAS est une société par actions simplifiée spécialisée dans le secteur d'activité de la fabrication de matériel médico-chirurgical et dentaire.
la finalité
Le traitement dont est saisie la Commission a pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle dédié au traitement des alertes des collaborateurs de la société MEDLINE INTERNATIONAL FRANCE SAS portant sur des manquements graves dans les domaines suivants :
-Financier, comptable, bancaire ;
-Lutte contre la corruption ;
-Pratiques anticoncurrentielles ;
-Respect de la réglementation sur l’environnement ;
-Respect de la réglementation relative à l’hygiène,
la santé, la sécurité au travail et aux conditions de travail ;
-Respect des règles relatives aux conflits d’intérêt ;
-Divulgations d’informations confidentielles
(secret de fabrique et secret des affaires) ;
-Lutte contre le harcèlement moral et sexuel ;
-Lutte contre les discriminations (discriminations liées
à la vie privée, à l’appartenance syndicale ou l’exercice de fonctions syndicales) ;
-Violence physiques et morales ;
-Respect des droits de l’homme ;
-Pratiques commerciales prohibées ou trompeuses ;
-Atteintes aux systèmes d’information.
La Commission considère que cette finalité est déterminée, explicite et légitime.
Elle relève que la mise en œuvre de ce traitement est justifiée par la politique éthique du groupe MEDLINE. Compte tenu du caractère particulièrement sensible de son activité (fabrication et distribution de produits à usage médical et chirurgical pour les établissements de santé), compte tenu des risques et conséquences graves sur la santé et la vie des personnes en cas de disfonctionnement interne, compte tenu du secret de fabrique qui entoure cette activité et enfin compte tenu de la dimension de l’entreprise, le groupe MEDLINE doit prendre toutes les mesures de sécurité utiles permettant d’assurer le bon fonctionnement de son activité et de lutter contre les atteintes à la protection, la sécurité et l’intégrité physique et psychique de son personnel, la protection et la sécurité des utilisateurs finaux (professionnels de santé) et des bénéficiaires (patients), ainsi que la protection de l’environnement.
La Commission rappelle qu’un dispositif d’alerte professionnelle doit être limité dans son champ d’application et que son utilisation doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ d’application et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement, conformément aux dispositions de l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
S’agissant des modalités de signalement des alertes, la Commission prend acte que les collaborateurs de la société MEDLINE INTERNATIONAL FRANCE SAS disposeront d’un site internet dédié et d’une ligne téléphonique dédiée.
Sur les données traitées
Les données collectées par l’intermédiaire du dispositif examiné par la Commission sont les suivantes :
La Commission considère que le traitement de ces données est adéquat, pertinent et non excessif au regard de la finalité poursuivie.
identité, fonction et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;
identité, fonction et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte et les éventuels témoins mentionnés ;
identité, fonction et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
La Commission rappelle que l’obligation de s’identifier à l’occasion de l’émission d’une alerte professionnelle permet de limiter les risques de mises en cause abusives ou disproportionnées.
Elle relève, à ce titre, que dans le cadre du dispositif conçu par la société MEDLINE INTERNATIONAL FRANCE SAS, il est demandé à tout émetteur de l’alerte de s’identifier. Celle-ci est traitée de façon confidentielle.
L’anonymat n’est pas encouragé et les alertes anonymes sont traitées avec prudence.
Sur les destinataires
Les destinataires de tout ou partie des données à caractère personnel du présent traitement sont le personnel en charge de la réception des alertes, le personnel en charge de la vérification interne des alertes et le directeur de l’éthique du groupe MEDLINE.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à accéder aux données du présent traitement.
Elle relève, par ailleurs, que l’intégralité des personnes impliquées dans le traitement d’une alerte est astreinte à une obligation de confidentialité.
Les données font l'objet d'un transfert hors de l'Union Européenne vers la maison mère située aux Etats-Unis laquelle a adhéré au Safe Harbor. Le prestataire en charge du traitement des alertes est également situé aux Etats-Unis et a adhéré au Safe Harbor.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par la diffusion de la Charte éthique du groupe, par une note d’information sur l’intranet ainsi que par voie d’affichage.
Les personnes mises en cause par une alerte en sont informées dès l’enregistrement de données les concernant. Cette information peut toutefois être retardée le temps nécessaire à l’adoption de mesures conservatoires visant à préserver des preuves.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement par courrier électronique auprès du groupe éthique ayant une adresse électronique dédiée
Les instances représentatives du personnel seront informées du traitement et seront mises en mesure d’émettre un avis préalablement au déploiement du dispositif.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises par le responsable de traitement afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
L’adresse électronique dédiée utilisée pour émettre une alerte ne sera accessible que par les personnes habilitées à traiter des signalements, lesquelles devront s’identifier avec des codes d’accès individuels.
Conformément aux recommandations de la Commission, l’authentification des utilisateurs du traitement sera assurée par l’utilisation de mots de passe, renouvelés à intervalles réguliers, constitués d’au moins huit caractères et contenant une combinaison d’au moins trois types de caractères différents.
Le traitement comporte, par ailleurs, une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Enfin, les échanges de données et connexions à distance seront cryptés.
Ces mesures de sécurité n’appellent pas d’observation de la Commission au regard de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission relève que les durées de conservation prévues par le responsable de traitement sont identiques à celles mentionnées à l’article 6 de l’AU-004, à savoir :
La Commission considère que ces durées de conservation n’excèdent pas celles qui sont nécessaires à l’accomplissement de la finalité poursuivie par le responsable de traitement.
les données relatives à une alerte considérée, dès son recueil par le responsable du traitement, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites ou archivées sans délai ;
lorsque l'alerte n'est pas suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données sont détruites ou archivées dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification ;
lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données sont conservées jusqu'au terme de la procédure.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société MEDLINE INTERNATIONAL FRANCE SAS à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN