(Demande d’autorisation n° 1919005)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le Conseil départemental de la Charente Maritime d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des demandes et renouvellements des agréments des assistants maternels ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9, 25-I-3° et 25-I-7 ;
Vu la loi n° 2005-706 du 27 juin 2005 relative aux assistants maternels ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et  aux libertés ;
Vu le décret n° 2012-364 du 15 mars 2012 relatif au référentiel fixant les critères d’agrément des assistants maternels ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence Dumont  commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Le Conseil départemental de la Charente Maritime
Sur la finalité
Le traitement automatisé de données personnelles a pour finalité la gestion des demandes et renouvellements des agréments des assistants maternels.
L’article L421-3 du code de l’action sociale et des familles prévoit que l’agrément nécessaire pour exercer la profession d’assistant maternel est délivré par le président du Conseil Départemental où le demandeur réside.
Un référentiel approuvé par décret en Conseil d'Etat fixe les critères d'agrément.
L'agrément est accordé si les conditions d'accueil garantissent la sécurité, la santé et l'épanouissement des mineurs accueillis, en tenant compte des aptitudes éducatives de la personne. Les modalités d'octroi ainsi que la durée de l'agrément sont définies par décret.
Tout refus d’agrément doit être motivé.
La Commission considère que les finalités poursuivies sont déterminées, explicites et légitimes.
Sur les données traitées
Les données collectées auprès des assistants maternels sont relatives :
La Commission estime que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités poursuivies, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, dès lors qu’elles s’avèrent nécessaires et proportionnées dans le cadre du présent traitement.
à leur identité  (nom, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, coordonnées),
à la vie personnelle (situation familiale, habitudes de vie),
aux conditions matérielles de l’accueil (caractéristiques du logement),
à la vie professionnelle,
aux infractions et condamnations (extrait du casier judiciaire en application des dispositions de l’article  L421-3 du code de l’action sociale et des familles),
aux appréciations sur les difficultés sociales (enquête d’évaluation),
au certificat médical (apte ou inapte à exercer la profession).
Compte tenu de la nature des données collectées, la Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 9-1 et 25-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives aux infractions.
En outre, dans la mesure où le traitement peut comporter des appréciations sur les difficultés sociales des personnes, il y a également lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Peuvent avoir accès aux données, les personnes et organismes qui, en raison de leurs fonctions et des missions qui leur sont confiées, participent au suivi et à l’accompagnement des personnes concernées, dans la limite des seuls cas les concernant et des seules informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions.
Peuvent ainsi avoir accès aux données :
S’agissant du listing des assistants maternels agréés (identité et adresse), les destinataires sont :
les agents du service de la PMI en charge des assistants maternels,
les instructeurs de l’agrément,
les évaluateurs (infirmières, puéricultrices et éducateurs spécialisés),
les élus de la Commission Consultative Paritaire Départementale,
le juriste du département quand l’extrait du casier comporte une mention condamnation à de la prison ferme pour évaluer si cette condamnation est contraire à l’accueil des jeunes enfants.
- les CAF, MSA et les mairies, CDC (communauté de communes) et CDA (communauté d’agglomération),
- les organisations syndicales,
- le Relais des Assistants maternels,
- les parents cherchant un assistant maternel.
Ces destinataires n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les parents sont informés conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 par des mentions légales figurant sur le site internet du Département de la Charente Maritime.
Pour les candidats sur le courrier d’envoi du dossier ainsi que  sur la fiche de renseignement et enquête d’agrément.
Pour les assistants maternels agréés, lors de la demande de renouvellement d’agrément et dans les fiches de situation.
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition s’exercent auprès du Président du Département  de la Charente Maritime.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes, décrites ci-dessus, sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.
La Commission recommande que les accès à l’application fassent l’objet d’une journalisation. Elle rappelle que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur la durée de conservation
Pour les assistants maternels agréés et conformément à la circulaire AD98-6 du 6 juillet 1998, une durée de six ans à compter de la date de clôture du dossier ou à compter de la date de cessation d’activité ou à compter de la date de fin du dernier agrément.
La Commission considère que cette durée de conservation est pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, le Conseil départemental de la Charente Maritime à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Pour La Présidente,
Le Vice-Président délégué,
Marie-France MAZARS