(Demande d’autorisation n° 1753511)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’association Apeai Ouest Hérault d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité le recensement des besoins des personnes présentant un handicap mental.;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment son article L. 312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Il s’agit de l’Association de parents et amis de personnes en situation de handicap mental dénommée Apeai Ouest Hérault, régie par la loi de 1901 et affiliée à l’Union nationale des associations de parents et amis de personnes handicapées mentales (UNAPEI).
Elle gère des établissements sociaux et médico-sociaux au sens de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
Le traitement a pour finalité le recensement des besoins des personnes présentant un handicap mental et qui sont accompagnées par les établissements et services médico-sociaux de l’association. Ce recueil d’informations est destiné à mesurer les écarts entre les besoins et les prestations et orientations proposées.
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.
La Commission estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives :
Les données relatives à la santé sont collectées, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux.
à leur identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, civilité, nationalité) ;
à leur  vie personnelle (situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur situation économique et financière (revenus) ;
à leurs difficultés sociales ;
à leurs données de santé.
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie,  conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels dûment habilités de l’association. Les données statistiques anonymisées sont transmises à l’URAPEI et à l’UNAPEI (fédérations régionale et nationale des associations françaises de représentation et de défense des intérêts des personnes handicapées mentales et de leurs familles).
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie de mentions légales mises sur le formulaire de prise en charge ainsi que dans les courriers personnalisés.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la direction générale de l’association Apeai Ouest Hérault sis Domaine de Montflourès- Traverse de Colombiers-34500-BEZIERS.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager et pendant une durée complémentaire de deux ans à compter du dernier contact avec ce dernier. Au terme de cette durée, les données sont supprimées, sauf dispositions législatives ou réglementaires  contraires.
La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’association Apeai Ouest Hérault à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN