La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 66-492 du 9 juillet 1966 portant organisation de la police nationale ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 67-496 du 14 mars 1967 portant réorganisation du Ministère de l'Intérieur, notamment son article 7 ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le projet d'arrêté du Ministre de l'Intérieur et de la Sécurité Publique relatif à la mise en oeuvre de l'application "PENELOPE" ;
Après avoir entendu Monsieur Jean-Pierre MICHEL, Commissaire, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant que la Commission est saisie par le Ministère de l'Intérieur et de la Sécurité Publique d'un projet d'arrêté relatif à la mise en oeuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives concernant la gestion informatisée des secrétariats des services des Renseignements Généraux, dénommé "PENELOPE" ;
Sur la finalité du traitement
Considérant que le Ministre de l'Intérieur et de la Sécurité Publique envisage de mettre en oeuvre un traitement automatisé d'informations nominatives relatif à la gestion informatisée des secrétariats des services des Renseignements Généraux dénommé "PENELOPE" dont la quadruple finalité est :
- une uniformisation et une rationalisation dans la gestion de l'ensemble des secrétariats des services des Renseignements Généraux ;
- la suppression de nombreux registres manuels ;
- le calcul automatique de statistiques ;
- la sortie automatique de documents répétitifs et l'édition de graphiques ;
Considérant que cette application, qui constitue un modèle-type de référence, a pour vocation d'être installée sur micro-ordinateur ne dépassant pas le cadre strict du service concerné ; que les informations enregistrées ne feront donc pas l'objet d'une centralisation au niveau régional ou national ;
Considérant que l'architecture du système se présente sous la forme de six modules fonctionnels : courrier, personnel, service, agenda, frais et matériel ;
Sur les catégories d'informations traitées
Considérant que les informations traitées sont :
1. Pour les fonctionnaires des R.G. du service gestionnaire de l'application :
- l'identité
- la situation familiale et militaire
- la formation, les diplômes et distinctions
- la vie professionnelle
2. pour les personnes à prévenir en cas d'urgence :


- téléphone
- liens de parenté (éventuels)
3. Pour les correspondants institutionnels du service :



- adresse et coordonnées téléphoniques
Considérant que l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 dispose que "les personnes auprès desquelles sont recueillies des informations nominatives doivent être informées :
- du caractère obligatoire ou facultatif des réponses,
- des conséquences à leur égard d'un défaut de réponse,
- des personnes physiques ou morales destinataires des informations,
- de l'existence d'un droit d'accès et de rectification ...".
Considérant que le Ministre de l'Intérieur et de la Sécurité Publique s'est engagé à assurer l'information des personnes concernées préalablement à la mise en oeuvre du traitement, tant pour les personnels des Renseignements Généraux, que pour les personnes à prévenir en cas d'urgence et pour les correspondants institutionnels des services ;
Sur les destinataires des informations
Considérant que les destinataires des informations sont exclusivement les services gestionnaires de l'application "PENELOPE" ;
Sur la durée de conservation des données
Considérant qu'en ce qui concerne les informations relatives aux personnels des services des Renseignements Généraux, la durée de conservation est fixée à deux ans après la cessation des services pour tenir compte du versement différé de certaines prestations ;
Considérant qu'en ce qui concerne les informations relatives aux correspondants institutionnels, la durée de conservation est limitée à la durée des fonctions des personnes concernées ;
Considérant qu'en ce qui concerne les informations relatives aux personnes à prévenir en cas d'urgence, la durée de conservation est limitée à la durée de service du fonctionnaire concerné ;
Sur le droit d'accès
Considérant que le droit d'accès s'exerce, conformément aux dispositions de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978, directement auprès du chef du service gestionnaire de l'application ;
Considérant que le Ministre de l'Intérieur s'est engagé à ce que des modalités d'accès sélectives soient prévues pour que chaque personne souhaitant exercer son droit d'accès ne puisse prendre connaissance que des informations la concernant ;
Sur les mesures de sécurité
Considérant que le traitement prévoit des mesures de sécurité et de confidentialité satisfaisantes.
Considérant que l'application "PENELOPE" constitue un modèle-type auquel chaque service des Renseignements Généraux pourra se référer pour sa mise en oeuvre ; que par conséquent, une annexe détaillant les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations devra être adressée à la Commission avec la déclaration simplifiée préalablement à la mise en oeuvre du traitement ;
PREND ACTE QUE :
- le Ministre de l'Intérieur et de la Sécurité Publique s'est engagé à assurer l'information préalable des personnes concernées par le traitement "PENELOPE" conformément aux dispositions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 ;
- le Ministre de l'Intérieur et de la Sécurité Publique s'est engagé à établir des modalités sélectives d'accès au traitement qui permettent de  garantir la confidentialité des informations et la vie privée des personnes concernées ;
DEMANDE AU MINISTRE DE L'INTERIEUR ET DE LA SECURITE PUBLIQUE :
- de compléter le projet d'acte réglementaire par un article indiquant que la mise en oeuvre de l'application "PENELOPE" par tout service décentralisé des Renseignements Généraux doit être précédée d'une déclaration de conformité adressée à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés et accompagnée d'une annexe relative aux mesures de sécurité et de confidentialité ;
EMET dans ces conditions un AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté du Ministre de l'Intérieur et de la Sécurité Publique relatif à la mise en oeuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives concernant la gestion informatisée des secrétariats des services des Renseignements Généraux (application "PENELOPE").
LE PRESIDENT, Jacques FAUVET