(Demande d’autorisation n° 1767465)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’association ESATITUDE Menton d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion de l’accompagnement des personnes suivies ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment son article L. 312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-6° et 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
ESATITUDE Menton est un établissement d'accompagnement social et professionnel de personnes handicapées.
Cette structure fait partie du réseau ESATITUDE de l’ADAPEI des Alpes-Maritimes.
Sur la finalité
Il s’agit de permettre la gestion de l’accompagnement des personnes suivies, et notamment :
Le traitement peut faire apparaître, directement ou indirectement, des données relatives à la santé qui sont collectées, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux.
de recenser les besoins des personnes ;
d’améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, paramédicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
d’améliorer la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiées comme prioritaires ;
de favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
de favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
d’établir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
La Commission estime qu'il y a lieu de faire application de l'article 25-I-6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements dans lesquels figure le numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques.
Il convient également de faire application de l’article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumet à autorisation les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à leur identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, et de manière facultative la photographie) ;
à leur  vie personnelle (habitude de vie, situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinction) ;
à leur situation économique et financière ;
à leur santé ;
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), dans le cadre d’échanges avec les organismes d’assurance maladie ;
à des appréciations sur leurs difficultés sociales.
Sur les destinataires
Seul le personnel dûment habilité de l’association a accès aux informations concernant les usagers.
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à connaître de ces données.
Sur l’information et les droits des personnes
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par l’envoi d’un courrier personnalisé.
La Commission considère que cette modalité d’information des personnes est satisfaisante. Elle rappelle que cette information doit être fournie selon des modalités adaptées à leur état.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’ESATITUDE Menton par courrier, fax ou courriel.
La Commission considère que ces modalités d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
L’authentification des utilisateurs du traitement doit être assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
La Commission rappelle que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données à caractère personnel enregistrées dans le présent traitement sont conservées jusqu’à la sortie et la fin de la prise en charge de la personne accueillie. Au terme de cette durée, les dossiers en format papier sont archivés dans des armoires fermées à clé dans un local dédié, également fermé à clé.
La Commission considère que cette durée de conservation n’excède pas celle qui est nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’ESATITUDE Menton à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN