(Demande d’autorisation n° 1765126)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la Fédération nationale des sociétés d’aménagement foncier et d’établissement rural (FNSAFER) d’une demande d’autorisation concernant la généralisation d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la dématérialisation des déclarations d’intention d’aliéner (DIA) formulées par les SAFER auprès des notaires chargés d’un projet de transaction portant sur un bien rural ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’urbanisme ;
Vu le code rural et de la pêche maritime ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-5° ;
Vu l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération n° 2010-219 du 3 juin 2010 autorisant une expérimentation portant sur la transmission dématérialisée des déclarations d’intention d’aliéner entre le Conseil supérieur du notariat et la Fédération nationale des SAFER ;
Vu la délibération n° 2014-016 du 23 janvier 2014 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel aux fins d’exercice des activités notariales et de rédaction des documents des offices notariaux (AU-006) ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Philippe GOSSELIN, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La Fédération nationale des sociétés d’aménagement foncier et d’établissement rural (FNSAFER) est une association régie par la loi du 1er juillet 1901 qui regroupe et oriente la politique des Sociétés d’aménagement foncier et d’établissement rural (SAFER). Après avoir proposé l’expérimentation d’une procédure de dématérialisation des déclarations d’intention d’aliéner (DIA), la FNSAFER sollicite de la Commission une autorisation pour généraliser la procédure dématérialisée permettant à chaque SAFER de faire valoir, auprès des notaires, un droit de préemption dans le cadre d’un projet d’acquisition d’un bien, immobilier ou mobilier, rural.
Sur la finalité
La finalité du traitement mis en œuvre est la dématérialisation de la procédure de déclaration des intentions d’aliéner (DIA). Il s’agit tout particulièrement de dématérialiser les échanges entre les notaires et les SAFER concernés en vue d’accélérer le traitement de ces DIA.
Afin de permettre une action cohérente dans le cadre de leurs missions d’aménagement foncier et d’établissement rural, la loi organise un droit de préemption au bénéfice des SAFER. En complément de la procédure d'expropriation, un droit de préemption analogue est reconnu au bénéfice des collectivités et de certains organismes à mission de service public qui souhaitent mener des projets d'aménagement. Avant toute vente entrant dans le champ d'application du droit de préemption concerné, la procédure de DIA est une démarche obligatoire.
Cette procédure de DIA nécessite dès lors plusieurs échanges, notamment entre les notaires et les différents acteurs concernés. Il s’agit pour chaque notaire en charge d’une transaction de relayer l’existence du projet d’acquisition de certaines parcelles ou de certains biens mobiliers ruraux auprès des organismes susceptibles de disposer d’un droit de préemption parmi lesquels les SAFER. Informés, ces bénéficiaires déclarent auprès du notaire leur intention d’aliéner, ou non.
Les SAFER géographiquement compétentes sont ainsi systématiquement informées par les notaires des projets de vente. Cette procédure d’information permet à une SAFER d’acheter à la place de l’acquéreur initial. L'objectif poursuivi par la SAFER déclarant son intention d’aliéner est alors de revendre à un autre acquéreur dont le projet répond mieux aux enjeux d’aménagement locaux en matière agricole ou environnementale.
Les dispositions législatives et réglementaires susvisées encadrent précisément ce droit de préemption des SAFER.
Une première expérimentation du projet de dématérialisation de ces échanges a été menée en 2010 pour une durée de six mois. Cette expérimentation visait à évaluer les gains, de temps et de qualité des données, lors de la dématérialisation de ces échanges, ainsi que les impacts en termes d’organisation (pour les SAFER comme pour les notaires). Autorisée par la Commission dans les conditions prévues par la délibération n° 2010-219 en date du 3 juin 2010, cette expérimentation a par la suite été prorogée à deux reprises en raison de contraintes techniques qui n’avaient pas permis d’expérimenter l’ensemble des ajustements nécessaires.
Cette dernière phase ayant été jugée concluante aux niveaux techniques et métiers, la FNSAFER souhaite généraliser le dispositif à l’ensemble des SAFER et communique à cette occasion un bilan de l’expérimentation à la Commission.
En pratique, chaque notaire en charge d’une transaction a charge de renseigner un formulaire dématérialisé pour informer les SAFER concernées des caractéristiques de la transaction à intervenir, ce qui leur permet de déclarer leur intention d’aliéner, par notification dématérialisée renvoyée au notaire concerné. Cette procédure d’échanges dématérialisés procède d’une interconnexion des applications métiers des SAFER (SAFCOM) au serveur « TERRE », mise en œuvre sous la responsabilité de la FNSAFER, pour échanger les données utiles avec le serveur « PLANÈTE » des notaires (ce dernier ayant été précisément créé pour sécuriser les échanges au sein du réseau notarial et avec les organismes « partenaires » des notaires).
La mise en œuvre de cette interconnexion relève ainsi, pour partie, de la FNSAFER et doit dès lors être autorisée par la Commission, en application des dispositions de l’article 25-I-5°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission relève que ces finalités correspondent aux missions assignées aux SAFER, en application des dispositions susvisées relatives à la dématérialisation de la DIA. Elle estime qu’elles sont déterminées, explicites et légitimes, conformément aux dispositions de l’article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les données traitées
Les données à caractère personnel concernées par ce dispositif sont celles qui doivent être renseignées dans le formulaire simplifié de DIA, tel qu’établi pour les biens qui doivent faire l’objet d’une telle déclaration en application des dispositions législatives applicables en la matière. Listées de façon limitative dans les dispositions réglementaires du code de l’urbanisme, il s’agit à ce jour des catégories de données suivantes :
La Commission observe qu’il s’agit des mêmes données que celles traitées dans le cadre de l’expérimentation qu’elle a autorisée en 2010. Elle estime que celles-ci sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie par le traitement, conformément à l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
informations relatives au titulaire du droit de propriété sur le bien (personne physique ou personne morale) : civilité, nom et prénoms, date de naissance, domicile, profession, liens entre les vendeurs (conjoint ou indivisaires), numéro du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), dénomination, forme juridique, civilité et fonction du représentant, coordonnées professionnelles (postale, téléphonique, électronique et télécopie), nom de chaque co-indivisaire ;
informations relatives au bien et aux droits sur le bien : situation (commune, département, adresse), superficie, références cadastrales, désignation du bien (immeuble bâti ou non), description des locaux et de la copropriété,  quote-part du bien vendu, date d’achèvement du bâtiment, droits sociaux (désignation de la société et des droits), usage et occupation, droits réels ou personnels ;
modalités de la cession : vente amiable (prix de vente ou évaluation, modalités de paiement), adjudication (nature et modalités) ;
droits à paiement unique éventuellement cédés, éléments nécessaires à leur identification : nombre, valeur unitaire, département de localisation, année de dernière activation ;
existence d’un droit de préférence ou de préemption primant le droit de la SAFER ainsi que les données et décision du titulaire d’un de ces droits (nom, prénom, adresse, dénomination sociale, numéro RCS, adresse du siège) ;
ensemble des pièces prouvant l’existence d’une exemption au droit de préemption par les SAFER ;
déclarations des signataires et, si le signataire n’est pas propriétaire, nom, prénoms, adresse et qualité du signataire ;
le cas échéant : nom, prénoms et coordonnées de l’acquéreur (pour faire valoir d’éventuel droit de préemption en cas de certaines situations de rétrocession mentionnées à l'article L. 213-11 du code de l'urbanisme) ;
pour la notification des décisions du titulaire du droit de préemption : adresse du propriétaire et adresse du mandataire ;
l’identifiant de la DIA ;
l’accusé de réception faisant courir le délai de préemption ;
les renseignements concernant une demande d’informations complémentaires, le rejet des motifs d’exemption, la notification de la décision de préemption ou de non préemption, la demande de traitement rapide, et la réponse de la SAFER à cette demande ;
les données concernant le notaire en charge de la DIA : civilité, nom et prénoms, titre et qualité, fonction, raison sociale de l’office, numéro de caisse de retraite et prévoyance des clercs et employés de notaires (n° CRPCEN) de l’office, coordonnées professionnelles (postale, téléphonique, électronique et télécopie), référence du courrier notarial informant la SAFER titulaire d’un droit de préemption sur le bien objet du projet d’acquisition ;
les données relatives à la SAFER concernée par la DIA : numéro RCS, dénomination, forme juridique, civilité, nom et prénom du représentant, fonction du représentant, coordonnées professionnelles (postales, téléphonique, électronique et télécopie) de la SAFER, référence du courrier notarial informant du projet d’acquisition.
Sur les destinataires
Les destinataires des données transmises par les notaires sont, dans la limite de leurs attributions liées à l’instruction des DIA, les agents habilités au sein de chaque SAFER territorialement concernée par la DIA.
Ces destinataires sont donc inchangés par rapport à l’expérimentation précitée et la Commission considère que ceux-ci ont un intérêt légitime à connaître des données traitées.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées par une transaction relative à un bien immobilier ou mobilier rural sont informées, tout d’abord, par oral par le notaire et ce, dès la préparation de l’acte de vente pour faire valoir le droit de rétractation du vendeur ; puis par une clause insérée dans le compromis de vente ou d’achat. Cette information indique d’une part, l’existence du droit de préemption et, d’autre part, la mise en œuvre d’une procédure de DIA, par voie dématérialisée.
En application de l’article 32 de loi du 6 janvier 1978, cette information précise l’identité du responsable de traitement, la finalité de ce traitement, les destinataires des données, les droits d’accès et de rectification et les modalités d’exercice de ces droits.
Les droits d’accès et de rectification des données peuvent s’exercer auprès de :
Quelle que soit l’hypothèse, il revient à l’ensemble des professionnels concernés par une procédure de DIA, et tout particulièrement à ceux intervenant directement auprès des personnes dont les données sont traitées, de faciliter les actions incombant au responsable de traitement pour garantir l’effectivité des droits, notamment en s’assurant de la bonne information des personnes dont les données sont traitées et des suites utiles apportées en cas d’exercice d’un droit « Informatique et Libertés ».
l’office notarial à l’origine de la DIA, ou du correspondant à la protection des données personnelles, au sens de l’article 22 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, mutualisé de la profession lorsque celui-ci est désigné par le notaire,
la SAFER concernée par la DIA, ou du correspondant à la protection des données personnelles de la FNSAFER lorsque celui-ci est désigné par la SAFER,
ou, directement, auprès de la FNSAFER, ou du correspondant à la protection désigné en son sein, dans la mesure où cette entité est responsable de la dématérialisation de la procédure de DIA pour la partie distribuant des données aux applications métiers mises en œuvre par chaque SAFER.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures sont prises par le responsable de traitement afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, et notamment empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
La gestion des mots de passe respecte les recommandations de la Commission (mots de passe individuels, composés d’au moins huit caractères des catégories alphabétique, numérique et spéciaux, et régulièrement renouvelés).
Les échanges de données s’effectuent sur un réseau privé sécurisé exploité par le GIE informatique, gestionnaire des applications métier des SAFER, dont les accès sont restreints.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier l’utilisateur à l’origine d’une opération. Ces traces techniques sont conservées deux mois.
Ces mesures de sécurité apparaissent satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission rappelle que chaque notaire est pour partie chargé de mettre en œuvre le dispositif lié à la dématérialisation des DIA dans le cadre des échanges entre notaire et SAFER visés par la présente délibération. La mise en œuvre de ces traitements relève de l’autorisation unique n° 006 telle que modifiée par la délibération n° 2014-016 du 23 janvier 2014 concernant la mise en œuvre de traitements de données à caractère personnel aux fins d’exercice des activités notariales et de rédaction des documents des offices notariaux (dite AU-006).
Elle rappelle également que chaque SAFER est, pour partie, chargée de mettre en œuvre le dispositif lié à la dématérialisation des DIA dans le cadre des échanges entre notaires et SAFER visés par la présente délibération. Chaque SAFER peut en effet mettre en œuvre les traitements de données rendus nécessaires pour gérer les déclarations d’intention d’aliéner, que ces données soient collectées dans le cadre de la procédure dématérialisée entre notaires et SAFER, objet de la présente délibération, ou par d’autres modes de collecte. De tels traitements relèvent du régime de formalités prévu à l’article 22 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La présente délibération autorise dès lors la seule FNSAFER à mettre en œuvre le dispositif dématérialisé permettant les échanges de données entre SAFER et notaires concernés par une DIA.
Autorise, conformément à la présente délibération, la Fédération nationale des sociétés d’aménagement foncier et d’établissement rural (FNSAFER), à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN