La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu  la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des  personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère  personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du  Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes  physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à  la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-II et 69 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 101 et 103 ;
Après avoir entendu Mme Marie-Hélène MITJAVILE, commissaire,  en son rapport, et Mme Catherine POZZO di BORGO, commissaire adjoint du  Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
En  vertu de l'article 68 de la loi 6 janvier 1978 modifiée, les transferts  de données à caractère personnel à destination de pays qui ne sont  membres ni de l'Union européenne, ni de l'Espace économique européen et  qui par conséquent n'ont pas transposé dans leur législation les  dispositions de la directive n° 95/46/CE du 24 octobre 1995 relative à  la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des  données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données  sont interdits.
Néanmoins, il peut être fait exception à cette  interdiction par application de l'article 69 de la loi précitée,  notamment par décision de la Commission nationale de l'informatique et  des libertés lorsqu'un niveau de protection suffisant est apporté aux  données transférées par l'intermédiaire de règles internes d'entreprise  (règles contraignantes d'entreprise ou  binding corporate rules  (BCR)  constituant un code de conduite interne s'imposant à toutes les entités  d'un groupe).
Au terme d'une procédure de coopération européenne, la  Commission nationale de l'informatique et des libertés et les autorités  de protection des données compétentes ont reconnu la conformité de ces  BCR  responsable de traitement  aux exigences posées par les documents  de référence adoptés par le groupe de travail de l'article 29. A ce  titre, les BCR  responsable de traitement  du groupe Novartis sont  réputées apporter un niveau de protection suffisant aux données  personnelles transférées au sein du groupe Novartis.
Par conséquent,  les organismes mentionnés à l'article 1er ci-dessous, qui souhaiteront  se référer à la présente autorisation unique n° BCR-002 et adresseront à  cette fin à la Commission un engagement de conformité pour leurs  transferts qui répondent strictement aux conditions définies dans la  présente décision d'autorisation unique, seront autorisés à mettre en  œuvre ces transferts.
Tout transfert ne peut être autorisé que dans la mesure où :
(i)  la formalité relative au traitement auquel ce transfert se rattache a,  lorsque cela est requis, été dûment accomplie auprès de la Commission  nationale de l'informatique et des libertés ; et
(ii) le transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite formalité.
Par  ailleurs, tout transfert de données à caractère personnel qui  excèderait le cadre ou les exigences définis par la présente  autorisation unique doit faire l'objet d'une décision d'autorisation  spécifique.

Sur les responsables de traitement/champ d'application.
Peuvent seules adresser un engagement de conformité à la  présente autorisation unique les entités du groupe Novartis, agissant en  qualité de responsable de traitement, étant juridiquement liées par les  BCR  responsable de traitement  du groupe Novartis et ayant mis en  œuvre les engagements pris au titre des BCR.

Sur les finalités des transferts.
Conformément au champ  matériel et à la description des transferts couverts par les BCR   responsable de traitement  du groupe Novartis et à leurs annexes, sont  autorisés les seuls transferts de données à caractère personnel ayant  pour finalités :
Finalités relatives aux transferts des données  personnelles des employés des entités du groupe Novartis et des employés  des prestataires :
- la gestion du personnel ;
- la gestion des communications et des urgences (moyens permettant notamment :
-  de faciliter la communication avec les employés et les prestataires à  des fins professionnelles et pour des initiatives globales ;
- de protéger la santé et la sécurité des employés) ;
- la gestion des activités  métiers  ;
- la gestion de la conformité ;
- la conduite des évaluations des risques pour la santé.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des consommateurs :
- la gestion des données relatives à l'accompagnement des patients ;
- la gestion de la conformité.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des clients professionnels et autres parties prenantes :
- la gestion des ventes et du marketing ;
- la gestion des activités commerciales ;
- la gestion de la conformité.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des prestataires et partenaires :
- la gestion des données financières et transactionnelles ;
- la gestion des activités commerciales ;
- la gestion de la conformité.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles  des personnes concernées participant ou contribuant à la recherche et à  la pharmacovigilance :
- la gestion des opérations  métiers  ;
- la gestion de la pharmacovigilance ;
- la gestion de la conformité ;
- la gestion des obligations contractuelles et financières concernant les professionnels de santé.

Sur les catégories de données personnelles transférées.
Conformément  au champ matériel et à la description des transferts couverts par les  BCR  responsable de traitement  du groupe Novartis et à leurs annexes,  peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites  ci-dessus, les catégories de données à caractère personnel suivantes :
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des employés et des employés des prestataires :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- numéro de sécurité sociale (uniquement dans le cadre de la gestion de la paie) ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- décès des personnes.
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des consommateurs :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- données de santé ;
- décès des personnes.
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des clients professionnels et autres parties prenantes :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier.
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des prestataires et partenaires :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier.
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des personnes concernées participant ou contribuant à la recherche :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- vie sexuelle, données de santé, origine raciale ;
- données génétiques ;
- décès des personnes ;
- identité/données d'identification des investigateurs.
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des  personnes concernées participant ou contribuant à la pharmacovigilance :
- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- vie sexuelle, données de santé, origine raciale,
étant précisé que le transfert des données sensibles au sens  de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ne peut être réalisé  que dans la mesure où :
(iii) le traitement auquel ce transfert se  rattache a préalablement fait l'objet, lorsque cela est requis, d'une  autorisation par la Commission nationale de l'informatique et des  libertés ; et
(iv) ce transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite autorisation.

Sur les catégories de personnes concernées par les transferts.
Conformément  au champ matériel et à la description des transferts couverts par les  BCR  responsable de traitement  du groupe Novartis et à leurs annexes,  peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites  ci-dessus, les données à caractère personnel relatives aux catégories de  personnes suivantes :
- salariés (employés actuels, anciens employés, candidats à un poste, stagiaires, retraités d'une société du groupe Novartis) ;
- patients ;
- étudiants/élèves destinés à des professions de santé ;
- clients professionnels et autres parties prenantes ;
-  consommateurs (personnes qui achètent, reçoivent ou recherchent des  informations sur les produits de santé et services Novartis pour leur  usage personnel. Cette catégorie comprend les prospects) ;
- personnes participant ou contribuant à la recherche ;
- personnes participant ou contribuant à la pharmacovigilance ;
- fournisseurs ;
- partenaires.

Sur les destinataires habilités à accéder aux données transférées.
Peuvent  seules être habilitées à accéder aux données les entités du groupe  Novartis juridiquement liées aux BCR  responsable de traitement  du  groupe Novartis et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre de  ces BCR, dont la liste à jour a été fournie à la Commission nationale de  l'informatique et des libertés, et ce conformément aux BCR   responsable de traitement  du groupe Novartis et à leurs annexes.

Sur les informations relatives à chaque transfert.
Les  responsables de traitement doivent tenir à disposition des services de  la Commission nationale de l'informatique et des libertés une liste (cf.  modèle proposé en annexe 1 de la présente délibération) détaillée et à  jour des transferts effectués sur la base des BCR  responsable de  traitement  du groupe Novartis, précisant, pour chaque transfert, les  informations suivantes :
- la finalité générale du transfert ;
- la ou les catégories de données à caractère personnel transférées ;
- la ou les catégories de personnes concernées par le transfert ;
- les informations relatives à chaque destinataire des données :
- raison sociale ;
- nom du groupe auquel le destinataire appartient et ayant adopté des BCR  responsable de traitement  ;
- pays d'établissement ;
- catégorie de destinataire (ex : maison mère, filiale) ; et
- nature du traitement opéré par ce dernier.

Sur les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes.
Les  droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes  concernées définis au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée  s'exercent auprès du ou des services que les responsables de traitement  auront désignés.

Sur l'information des personnes.
Les responsables de  traitement doivent avoir clairement informé les personnes concernées de  l'existence de transferts de données vers des pays tiers et des  modalités d'exercice de leurs droits d'accès, de rectification et  d'opposition, dans les conditions prévues par les dispositions des  articles 90 et 91 du décret du 20 octobre 2005 modifié (notamment la  finalité du transfert, le pays d'établissement du destinataire des  données…).
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.


MODÈLE DE DOCUMENTATION SUR LES TRANSFERTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ENCADRÉS PAR DES BCR  RESPONSABLE DE TRAITEMENT
TRANSFERT N°1
MODIFICATIONS
(préciser la date et l'objet)
Date de mise en œuvre
Finalité générale du transfert
Catégories de personnes concernées
Nature des données personnelles transférées
Destinataire 1
Raison sociale
Pays d'établissement
Type de destinataire
(exemple : maison mère, filiale)
Nature du traitement opéré par le destinataire
(exemple : lecture seule, saisie)
Destinataire 2
Raison sociale
Pays d'établissement
Type de destinataire
(exemple : maison mère, filiale)
Nature du traitement opéré par le destinataire
(exemple : lecture seule, saisie)
La présidente,
I. Falque-Pierrotin