La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu les lois de décentralisation n° 83-8 du 6 janvier 1983 et n° 83-663 du 22 juillet 1983 ;
Vu la loi n° 89-487 du 10 juillet 1989 relative à la prévention des mauvais traitements à l'égard des mineurs et à la protection de l'enfance ;
Vu le décret d'application n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;
Après avoir entendu Monsieur Pierre SCHAPIRA Commissaire, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant que le Conseil Général des Hauts-de-Seine a saisi la Commission d'une demande d'avis relative à l'informatisation de la gestion administrative et comptable des prestations du code de la famille et de l'aide sociale ; que ce traitement automatisé de données nominatives intitulé ESOPE (Protection des Systèmes Opérationnels pour la Protection de l'Enfance) assure la gestion, à titre principal, des missions de protection de l'enfance, à savoir la gestion des demandes d'aides financières des familles, du signalement et du suivi de son traitement par l'autorité judiciaire, des mesures prises par les services de protection de l'enfance en faveur des enfants et de leurs familles, de la gestion des assistantes maternelles ;
Considérant que l'application permet, en tant que de besoin et dans le souci d'assurer la continuité du suivi des bénéficiaires pris en charge à la fois par le service de protection de l'enfance et par le service d'aide sociale générale, la mise en commun des informations relatives à l'identification des personnes connues des deux services précités ; que les informations mises en commun se limitent aux données permettant d'identifier un individu ou un groupe d'individus connus des deux services, à savoir le nom, les prénoms, la date de naissance et l'adresse ;
Considérant que cette mise en commun a pour but de permettre aux agents des services dépendant du Conseil Général de connaître selon certaines procédures d'habilitation, l'état des demandes en cours présentées par l'usager afin d'assurer de façon globale et coordonnée la gestion et la prévision des interventions du Conseil Général dans les domaines de la protection de l'enfance et de l'aide sociale ; que la finalité poursuivie par le présent traitement est légitime ;
Considérant que les informations enregistrées par chacun des services pour ce qui le concerne sont relatives à l'identification des personnes bénéficiaires d'aides du service de l'aide sociale à l'enfance, des enfants pris en charge par l'aide sociale à l'enfance, des parents et autorités parentales d'enfants confiés au service départemental de l'aide sociale à l'enfance, ainsi que des assistantes maternelles ; que les mesures administratives ou judiciaires enregistrées concernent la gestion des prestations en espèce ou en nature, les actions éducatives ou le placement des enfants ainsi que la gestion administrative et comptable des assistantes maternelles ; que le numéro de sécurité sociale est utilisé pour la gestion de la paie des assistantes maternelles, et lorsqu'il y a récupération auprès des caisses de sécurité sociale des prestations servies par les services ou lorsque les cotisations de sécurité sociale des bénéficiaires sont payées par les services ;    Considérant que les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions, les agents du départements travaillant dans les services de la Direction de la Vie Sociale et chargés des missions de protection de l'enfance, ainsi que les représentants de l'autorité judiciaire concourant à cette mission ;
Considérant que les durées de conservation sur support informatique des données sont déterminées en fonction des différents types de mesures, et à partir de la date de fin de prestation, de clôture de signalement, de fin ou d'arrêt de la dernière mesure, soit, pour les aides financières, vingt-quatre mois ; pour les actions éducatives en milieu ouvert, soixante mois ; pour les mesures de placement de l'enfant, cent vingt mois ; que ces données maximales englobent la période dite de préarchivage pendant laquelle les données relatives à l'identification des personnes n'apparaissent plus dans l'application commune et ne sont accessibles qu'à un nombre limité d'agents ; qu'ainsi, dans tous les cas, la durée pendant laquelle les informations nominatives sont accessibles sur la base commune n'excèdera jamais deux ans à compter de la date de fin de prestation ou de clôture du signalement ;
Considérant qu'il y a lieu de recommander que toutes les mesures soient prises afin que les données soient mises à jour régulièrement ;
Considérant que le droit d'accès et de rectification des personnes intéressées, prévu en application des articles 34, 35 et 36 de la loi du 6 janvier 1978, s'exerce auprès de chaque responsable de service gérant les données concernées ;
Considérant que les mesures de sécurité adoptées pour assurer la confidentialité des données et leur transmission aux seuls destinataires habilités au regard de leur mission sont adéquates, notamment par la mise en place de procédures d'identification individuelles conformes aux recommandations de la Commission et d'accès différentiés selon les habilitations des agents ;
Rappelle que les personnes concernées par l'application :
- doivent être informées des services destinataires des informations collectées et particulièrement dans le cas où ces informations sont mises en commun.
Emet un avis favorable au projet d'arrêté présenté par le Président du Conseil Général des Hauts-de-Seine concernant l'application ESOPE, sous sa forme actuelle, sous réserve que l'information des personnes concernées soit complétée pour tenir compte des observations précédentes.
Le Président, Jacques FAUVET