(Demande d’autorisation n° 1730066)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le Conseil National de l’Ordre des Pharmaciens (CNOP) d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion et le suivi des précontentieux et contentieux des affaires d’exercice illégal de la pharmacie, des procédures pénales dont font l’objet les pharmaciens inscrits au Tableau de l’Ordre et de toute autre procédure relative à des faits susceptibles de porter préjudice à la profession pharmaceutique ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de la santé publique, notamment ses articles L. 4223-1 et L. 4231-2 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9-1° et 25-I-3° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la circulaire du 24 septembre 2013 de la garde des sceaux, ministre de la justice, relative aux relations entre les parquets et les ordres des professions en lien avec la santé publique ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean MASSOT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Le Conseil National de l’Ordre des Pharmaciens (CNOP)
Sur la finalité
Le CNOP est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle de la profession pharmaceutique. A ce titre, il peut exercer devant les juridictions tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l’intérêt collectif de la profession.
Afin d’être mis en mesure d’exercer ses droits, le CNOP est informé systématiquement par les parquets des procédures ouvertes du chef d’exercice illégal de la pharmacie ainsi que des  procédures concernant des pharmaciens en exercice.
Le CNOP reçoit également des signalements de la part de particuliers, pharmaciens ou conseillers ordinaux qui lui révèlent des faits susceptibles de constituer une atteinte à la profession pharmaceutique. Le CNOP doit analyser ces signalements pour déterminer la suite à y donner : agir devant les juridictions ou transmettre à une autorité administrative compétente.
Dans sa délibération n° 2013-133 du 23 mai 2013, la Commission a autorisé le CNOP à mettre en œuvre un traitement nécessaire à « la gestion et le suivi du contentieux disciplinaire, du contentieux du contrôle technique de la sécurité sociale et des procédures administratives ». Le présent traitement s’en distingue dans la mesure où il concerne la gestion et le suivi des affaires pénales et plus particulièrement :
A titre accessoire, le présent traitement permettra également de :
Les affaires d’exercice illégal de la pharmacie ;
Les procédures pénales concernant les pharmaciens inscrits au Tableau de l’Ordre, ayant un lien avec l’exercice de la profession et/ou étant susceptibles de jeter un doute sur leur moralité professionnelle ;
Les procédures relatives aux faits susceptibles de porter préjudice à l’intérêt collectif de la profession pharmaceutique.
Commenter les affaires importantes ou représentatives et établir des statistiques anonymes en vue d’informer les conseils régionaux de l’Ordre, les collaborateurs de l’Ordre et les conseillers ordinaux ;
Faciliter l’organisation et l’accès aux archives des affaires ci-dessus mentionnées.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, explicites et légitimes au sens de l’article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Les affaires d’exercice illégal de la pharmacie ;
Les procédures pénales concernant les pharmaciens inscrits au Tableau de l’Ordre, ayant un lien avec l’exercice de la profession et/ou étant susceptibles de jeter un doute sur leur moralité professionnelle ;
Les procédures relatives aux faits susceptibles de porter préjudice à l’intérêt collectif de la profession pharmaceutique.
Commenter les affaires importantes ou représentatives et établir des statistiques anonymes en vue d’informer les conseils régionaux de l’Ordre, les collaborateurs de l’Ordre et les conseillers ordinaux ;
Faciliter l’organisation et l’accès aux archives des affaires ci-dessus mentionnées.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 9-1° et 25-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.
Sur les données traitées
Concernant les personnes et les pharmaciens mis en cause dans les procédures, les informations suivantes seront traitées :
Seront également collectés dans le cadre du présent traitement, les noms, prénoms, qualités et coordonnées professionnelles des auxiliaires de justice, des membres du ministère public et des personnels des administrations destinataires des signalements.
Données d’identification (nom, prénom, date et lieu de naissance) ;
Vie personnelle (situation familiale, coordonnées) ;
Infractions, condamnations et mesures de sûreté (état de la procédure, nature des infractions, condamnations et mesures de contrôle judiciaire) ;
Toute information susceptible de figurer dans les documents transmis par les magistrats ou avocats.
Concernant les auteurs des signalements, leurs noms, prénoms et coordonnées personnelles seront traités.
Enfin, il est prévu pour chaque affaire un champ libre destiné à recueillir les informations objectives et strictement nécessaires au suivi de l’affaire ou à son exécution, à l’exclusion de tout jugement de valeur.
La Commission estime que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Au sein de l’Ordre des Pharmaciens, seuls les conseillers ordinaux et les personnels habilités des conseils régionaux, centraux et national de l’Ordre seront destinataires des données.
Les données nécessaires à l’exercice de leurs missions seront communiquées aux auxiliaires de justice intervenant dans les procédures et aux agents de l’administration destinataires d’un signalement.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les auteurs de signalements auprès du CNOP seront contactés par courrier afin de les informer des suites données à leur signalement, du traitement de leurs données à caractère personnel et des modalités d’exercice de leurs droits.
S’agissant des agents de l’administration auxquels le CNOP a transmis un signalement, leur information est assurée par une mention sur le site internet du CNOP.
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition tels que reconnus par la loi du 6 janvier 1978 modifiée, explicités sur les supports d’information précités, s’exerceront auprès du CNOP.
La Commission estime que ces modalités d’information et d’exercice des droits sont suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
Le fichier de données à caractère personnel constitué dans le cadre du présent traitement sera enregistré sur le réseau local du CNOP et son accès limité aux seules personnes dûment habilitées de la Direction des Affaires Juridiques du CNOP.
L’authentification des utilisateurs s’effectuera au moyen d’un mot de passe d’une taille minimale de huit caractères, composé d’au moins trois caractères différents (minuscules, majuscules, chiffres ou caractères spéciaux) et changé tous les six mois.
La Commission rappelle la nécessité de garantir la sécurité du stockage des données dont la confidentialité est d’autant plus importante qu’elle concerne des données d’infraction et de condamnation. Pour cette raison, la Commission recommande la mise en œuvre d’une mesure de chiffrement des données ou de toute autre mesure garantissant un haut niveau de sécurité des données comme des mécanismes renforcés de journalisation assurant la traçabilité complète des actions sans possibilité de modifier le journal des traces.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Quand une procédure pénale est engagée, les données seront conservées jusqu’à épuisement des voies de recours et exécution de la décision.
Une fois la décision devenue définitive et exécutée, les documents papiers seront archivés pour une durée de 10 ans puis détruits ou transmis aux archives nationales. Un exemplaire de la décision de justice devenue définitive sera tout de même conservé au format électronique, sur un support amovible placé dans une armoire fermée, et ne sera accessible qu’aux seuls personnels dûment habilités de la Direction des Affaires Juridiques du CNOP, dans un intérêt jurisprudentiel.
Lorsque le signalement ne donnera pas lieu à engagement d’une procédure, le CNOP conservera les informations jusqu’à expiration du délai de prescription de l’action pénale, puis les détruira.
La Commission estime que ces durées de conservation sont pertinentes au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, le Conseil National de l’Ordre des Pharmaciens (CNOP) à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Le Vice-président Délégué
Emmanuel de GIVRY