(Demande d’autorisation n° 1616067)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’association des PEP de la Vienne d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité de permettre le suivi des projets personnalisés des résidents accueillis dans la structure.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV, 25-I-1°, 25-I-6° et 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme  Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Il s’agit de l’association des PEP de la Vienne (Association départementale Pupilles Enseignement Public Vienne) qui est une association de loi 1901, sise rue des Augustins – 86580 Biard.
L’association a pour objet social l’accueil d’enfants handicapés, notamment dans ses établissements Oasis et Terranova.
Il s’agit d’établissements sociaux et médico-sociaux au sens de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est le suivi des projets personnalisés des résidents accueillis dans la structure.
Le logiciel mis œuvre permet de gérer l’accueil des enfants handicapés (gestion des plannings, des absences, des repas, des soins, de la facturation, etc.). de suivre leurs parcours  dans l’établissement (scolarité, activités, etc.) et de faciliter la communication entre les personnels intervenants.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, explicites et légitimes.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés par l’intérêt public.
Il y a également lieu de faire application des dispositions des articles 25-I-6° et 25-I-7° de la loi, qui soumettent respectivement à autorisation de la Commission les traitements comportant des données relatives au numéro d’inscription au répertoire (NIR) et ceux comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, photographie) ;
à leur vie personnelle (habitude de vie, situation familiale) ;
à leur situation économique (type d’allocation perçue par la personne handicapée) ;
à leur numéro de sécurité sociale (utilisé exclusivement pour la facturation des prestations des établissements à la sécurité sociale) ;
à l’appréciation de leurs difficultés sociales ;
à leur données de santé (pathologie, affection, données relatives aux soins) ;
aux données de connexion (tracabilité).
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels habilités de l’établissement (éducateurs, infirmières, personnel paramédical, médecins, personnel administratif) et les familles des résidents.
Un système d’habilitation est prévu afin que chaque catégorie de destinataires n’accède qu’aux informations qui lui sont destinées.
Cette liste de destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie de mentions sur le formulaire d’admission et sur le site internet de l’établissement. Un courrier personnalisé est également envoyé aux familles des résidents.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’association PEP de la Vienne, rue des Augustins – 86580 Biard.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que l’authentification des utilisateurs du traitement respecte ses préconisations, et notamment que les mots de passe utilisés sont d’un niveau de complexité suffisant (mots de passe d’au moins huit caractères des catégories minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux).
La gestion des habilitations et la journalisation des accès sont prévues.
La Commission prend acte du fait que le traitement n’est  accessible que sur le réseau interne privé de l’organisme, ce qui offre une garantie quant à la sécurité des données y transitant. Les données accessibles via internet sont chiffrées par le protocole https.
La Commission considère que ces mesures de sécurité sont satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant la durée de l’accueil de la personne et pendant une durée supplémentaire de deux ans à compter du départ de l’établissement. Les données sont ensuite supprimées sauf dispositions légales ou réglementaires contraires.
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’association PEP de la Vienne à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN