La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'Informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 15, 19, 27, 34 et suivants ;
Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant l'utilisation du RNIPP par les employeurs dans les traitements automatisés de la paie et de la gestion du personnel ;
Vu le projet d'arrêté présenté par le Ministère de l'éducation nationale portant création d'un modèle-type de traitement automatisé d'informations nominatives destiné à la gestion de la formation continue du personnel ;
Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant que le Ministère de l'éducation nationale a saisi la CNIL d'une demande d'avis portant création d'un modèle-type de traitement dont la finalité principale est la gestion individuelle de la formation continue de l'ensemble des personnels de l'éducation nationale, aux niveaux des rectorats et des directions des services départementaux de l'éducation nationale qui décideront de le mettre en oeuvre ;
Considérant que le traitement a pour fonctions :
- d'assurer la gestion administrative des stages, stagiaires et formateurs ;
- d'accélérer les procédures de choix et d'admission des candidats ;
- d'établir l'historique de la formation par individu ;
- de faciliter la gestion financière des actions de formation ;
Considérant que les catégories d'informations nominatives enregistrées concernent l'identité de l'agent, un matricule académique propre à l'application, le matricule NUMEN, sa situation familiale, sa situation professionnelle et sa formation ;
Considérant que le traitement présenté établira des échanges d'informations avec d'autres traitements mis en oeuvre par les services relevant du Ministère de l'éducation nationale et ayant fait l'objet de déclarations auprès de la CNIL, en tant que ces échanges seront nécessaires pour la réalisation de son objet (traitements dénommés EPP, AGORA, CFOS) ;
Considérant que le numéro de sécurité sociale des formateurs ne relevant pas de l'éducation nationale est enregistré afin de permettre l'édition et la transmission, aux seules trésoreries générales, des documents liés à la rémunération de ces personnels ; que cette utilisation est conforme aux dispositions du décret du 27 décembre 1991 susvisé ;
Considérant que les informations enregistrées sont adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à la finalité du traitement ;
Considérant que le traitement est constitué de bases de données gérées par académie, sur des ordinateurs reliés à des microordinateurs implantés dans les directions des services départementaux de l'éducation nationale et les établissements scolaires qui disposent également de minitels permettant ainsi aux membres des personnels de saisir eux-mêmes leurs demandes d'inscription aux actions de formation ;
Considérant que les accès à cette application sont protégés par des mots de passe individuels à chaque utilisateur ; que les mesures de sécurité complémentaires prévues sont de nature à garantir la confidentialité des données ;
Considérant que les membres des personnels concernés et les formateurs sont informés de l'existence du traitement et des conditions d'exercice de leur droit d'accès et de rectification, respectivement par des notes affichées en permanence dans les locaux des établissements et par des mentions insérées sur les pages écran de l'application télématique ;
EMET UN AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté qui lui a été présenté et prend acte de ce que les rectorats et directions des services départementaux de l'éducation nationale qui mettront en oeuvre ce modèle-type, devront adresser à la CNIL une déclaration simplifiée de référence à ce modèle, accompagnée d'un engagement de conformité et précisant les sécurités prévues et les modalités d'exercice du droit d'accès.
Le Président, Jacques FAUVET.