(Demande d’autorisation n° 1562286)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la société CASTORAMA DUBOIS INVESTISSEMENT d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique (AU-04) de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, rapporteur et après avoir entendu les observations de Mme Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le groupe KINGFISHER auquel appartient la société CASTORAMA DUBOIS INVESTISSEMENT, est le premier distributeur européen de produits d’aménagement d’intérieur.
Sur la finalité
La société CASTORAMA DUBOIS INVESTISSEMENT a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond aux exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au  fondement juridique. En effet, la société CASTORAMA DUBOIS INVESTISSEMENT n’est soumise à aucune des dispositions visées par l’autorisation unique (droit français, loi «SOX» américaine du 31 juillet 2002, loi japonaise « Financial Instrument and exchange Act » du 6 juin 2006).
Le groupe auquel appartient la société CASTORAMA DUBOIS INVESTISSEMENT est soumis à la loi britannique du 8 avril 2010 dite « UK bribery act » entrée en vigueur le 1er juillet 2011.
Cette loi instaure un nouveau délit qui consiste à sanctionner une personne morale pour défaut de prévention de la corruption. Ainsi, selon la section 7 de la loi susvisée, s’expose  à une amende toute personne morale dans le monde                  « conduisant, même en partie, des affaires au Royaume-Uni » dont l’une des « personnes associées » est responsable d’actes ou de tentatives de corruption, sauf pour la personne morale à démontrer qu’elle avait mis en place des « procédures adéquates » conçues pour prévenir de tels actes.
Le ministère de la justice britannique a adopté des lignes directrices pour accompagner les entreprises dans leur mise en conformité à cette loi. L’une des mesures consiste à instaurer un dispositif d’alerte professionnelle (« Whistleblowing ») pour inciter les salariés à remonter des cas de corruption dont ils auraient connaissance.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
Le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptable, financier, bancaire, de lutte contre la corruption et de pratiques anticoncurrentielles.
La Commission estime que le traitement répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les données traitées
Les données seront identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4, à savoir :
Dès lors, la Commission estime que le traitement envisagé est conforme, l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
Sur les destinataires
Seront destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, les membres de la direction « éthique et responsabilité d’entreprise » de la société CASTORAMA DUBOIS INVESTISSEMENT.
Les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation renforcée de confidentialité contractuellement définie.
La Commission considère que ces destinataires ont un intérêt légitime à accéder aux données traitées.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information est faite par la diffusion d’une note d’information aux collaborateurs sur le dispositif d’alerte professionnelle.
La personne qui fait l'objet d'une alerte est informée par le responsable du dispositif dès l'enregistrement des données.  Lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l'alerte, l'information de cette personne intervient après l'adoption de ces mesures.
Le comité central d’entreprise (CCE) a été dûment informé du traitement et de ses modalités de mises en œuvre.
Le responsable de traitement garantit à toute personne identifiée dans le dispositif d'alerte professionnelle le droit d'accéder aux données la concernant et d'en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification ou la suppression.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire extérieur pour recueillir les alertes auprès des salariés.
Les échanges de données réalisés par le biais du site internet du prestataire seront intégralement chiffrés afin de garantir la confidentialité des données échangées. Les transmissions de données vers le responsable de traitement par le prestataire seront également chiffrées.
Ce dernier met en œuvre des mesures de traçabilité permettant de recenser l’ensemble des opérations effectuées sur une alerte. Les données de traçabilité sont conservées deux mois après la clôture du dossier.
Les modalités d’authentification des salariés du prestataire et des destinataires des alertes sont conformes aux recommandations de la Commission.
L’authentification des émetteurs des alertes est de nature à garantir un niveau de protection approprié compte tenu des canaux de communication utilisés.
Enfin, le prestataire met en place des mesures de sécurité spécifiques afin de limiter les risques d’intrusion sur ses systèmes informatiques et procède à des audits réguliers. Les étapes de développement et de maintenance font l’objet de mesures de sécurité visant à garantir la confidentialité des données.
Les autres mesures de sécurité n’appellent pas d’observation particulière de la part de la Commission.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le salarié qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut contacter le prestataire extérieur soit :
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
Par téléphone : le prestataire fait un compte-rendu de la conversation qu’il transfère par mail aux destinataires habilités.
Par internet : les salariés se connectent à la plate-forme avec identifiant.
L’identité de l’émetteur de l’alerte est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes. A titre exceptionnel, la société CASTORAMA DUBOIS INVESTISSEMENT peut être amenée à recueillir une alerte anonyme. Dans ce cadre, l’alerte sera traitée dans les conditions suivantes :
-le traitement des alertes anonymes doit être entouré de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif ;
-l’organisme ne doit pas inciter les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme. En ce sens, la publicité faite sur l’existence du dispositif doit en tenir compte. La procédure doit être conçue de façon à ce que les employés s’identifient auprès de l’organisation chargée de la gestion des alertes.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société CASTORAMA DUBOIS INVESTISSEMENT à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN