(Demande d’autorisation n° 1613311)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) Les Nymphéas d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des résidents et la gestion de la tarification.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV et 25-I-1° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Il s’agit de l’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) Les Nymphéas sis 2 rue de Louzillais – 35740 Pace.
Il s’agit d’un établissement social et médico-social au sens de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion des dossiers des résidents (gestion de la dépendance, gestion des dossiers médicaux, édition des ordonnances, gestion et tenue des dossiers individuels de soins) et la gestion de la tarification (réalisation d’études statistiques à usage interne ou externe pour les autorités de tarification notamment le Conseil Général).
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, légitimes et explicites.
La Commission estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés par l’intérêt public.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à l’identification (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, photographie) ;
à la vie personnelle (habitude de vie, situation familiale) ;
à la situation professionnelle
aux données de santé (pathologie, affection, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques).
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels habilités de l’établissement soumis au secret professionnel, notamment les médecins et le chef de l’établissement ainsi que le Conseil Général dans la limite de ses attributions.
La liste de ces destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie d’une note d’information des usagers annexée au contrat de séjour et insérée dans le règlement intérieur de l’établissement.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la SARL Les Nymphéas - 2 rue de Louzillais – 35740 Pace.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que l’authentification des utilisateurs du traitement respecte ses préconisations, et notamment que les mots de passe utilisés sont d’un niveau de complexité suffisant (mots de passe d’au moins huit caractères des catégories minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux).
La tracabilité des accès est prévue (nom d’utilisateur, date, heure, type d’action réalisée).
La Commission prend acte du fait que le traitement n’est  accessible que sur le réseau interne privé de l’organisme, ce qui offre une garantie quand à la sécurité des données y transitant.
Les données statistiques transmises par un canal non sécurisé sont systématiquement anonymisées (pour envoi au conseil général).
Les données sont hébergées par un prestataire agréé « hébergement de données de santé » en conformité avec l'architecture technique préconisée par la Commission.
La Commission considère que ces mesures de sécurité sont satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées jusqu’au départ de la personne de l’établissement et sont ensuite supprimées sauf dispositions légales ou réglementaires contraires.
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) Les Nymphéas à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN