(Demande d’autorisation n° 1601052)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par la Caisse d’épargne Normandie d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité de fiabiliser l’identité des collaborateurs et des membres de leurs familles afin de les faire bénéficier de tarifs bancaires préférentiels ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I°5 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean-Paul AMOUDRY, commissaire et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Caisse d’épargne Normandie, ci-dessous dénommé la Caisse
Sur la finalité
Ce traitement vise à vérifier que les collaborateurs de la Caisse et les membres de leurs familles (conjoints et enfants mineurs) ont été identifiés afin d’affecter la gestion de leur compte bancaire à l’agence dédiée au personnel et de les faire bénéficier de tarifs préférentiels. Les traitements de gestion de la clientèle et de gestion du personnel sont interconnectés afin de procéder à la mise à jour de ces informations tous les six mois. Les deux traitements automatisés de données à caractère personnel ont des finalités principales différentes et sont interconnectées. Dès lors, il y a lieu de faire application des dispositions du 5° du I de 25 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission considère que cette finalité est déterminée, explicite et légitime.
Sur les données traitées
Seules les données d’identification des collaborateurs, le cas échéant, de leurs conjoints et de leurs enfants (nom, prénoms, date de naissance) et leur statut de collaborateur de la Caisse font l’objet de ce traitement.
La Commission considère que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.
Sur les destinataires
Seuls les personnels habilités de la Direction du marketing ont accès à ce traitement.
Ces destinataires n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes sont informées conformément aux dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée par une mention dans les documents d’ouverture de compte.
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition s’exercent auprès de la Direction des ressources humaines de la Caisse, 151 rue d’Uelzen, 76230 BOIS GUILLAUME.
La Commission considère que l’information est suffisante au regard de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les mesures de sécurité
L’ensemble des actions effectuées par les destinataires des données sont tracées afin de détecter et d’analyser tous accès, modifications et suppressions de données non autorisés.
Les autres mesures de sécurité n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Ce traitement ne se substitue pas aux informations communiquées par le collaborateur. Il vise à procéder à un contrôle tous les six mois afin de s’assurer que l’ensemble des collaborateurs et des membres de leurs familles bénéficient de la gestion qui leur est réservée. Pour procéder à cette opération, la Direction des ressources humaines de la Caisse procède à une extraction du fichier des ressources humaines comportant les données mentionnées supra. La Direction du marketing et de la distribution procède à un croisement de cette extraction avec le fichier de gestion de la clientèle. Le cas échéant, le fichier est mis à jour et la gestion les comptes des collaborateurs ou des membres de leurs familles est transférée à l’agence dédiée au personnel. Ils se voient par ailleurs appliquerdes tarifs bancaires privilégiés.
Les extractions du fichier des ressources humaines sont conservées le temps nécessaire à la mise à jour de la base de données client. Elles sont ensuite immédiatement supprimées.
Autorise, conformément à la présente délibération, la Caisse d’épargne Normandie à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN