La Commission nationale de  l'informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;
Vu le décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié relatif aux établissements publics locaux d'enseignement, notamment la section II article 8 ;
Vu le décret n° 86-164 du 31 janvier 1986 modifié portant organisation administrative et financière des établissements d'enseignement dont la responsabilité et la charge incombent entièrement à l'Etat et dispositions diverses applicables aux établissements d'enseignement du second degré municipaux ou départementaux notamment la section II article 8 et le titre IV article 49 ;
Vu les délibérations n° 91-056 du 9 juillet 1991, n° 91-094 du 8 octobre 1991, n° 92-039 et n° 92-040 du 31 mars 1992 ;
Vu le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant l'utilisation du R.N.I.P.P. par les employeurs dans les traitements automatisés de la paie et de la gestion du personnel ;
Vu le projet d'acte réglementaire présenté par le ministre de l'éducation nationale portant création du traitement automatisé d'informations nominatives de préliquidation de la paie et de gestion des emplois, des postes et des personnels de l'enseignement du second degré ;
Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
SUR LA FINALITE DU TRAITEMENT :
Considérant que le traitement présenté par le ministère de l'éducation nationale et dénommé E.P.P. a pour objet d'assurer la gestion administrative, individuelle et collective, ainsi que la préliquidation de la paie des personnels du second degré et la gestion des moyens mis à disposition des établissements du second degré aux plans national, académique et de chaque établissement ; qu'il comporte ainsi pour partie un dispositif intégré de paie et de gestion du personnel ; que les applications du traitement comportent notamment une information par voie télématique des membres des personnels sur certaines données les concernant individuellement, à savoir une consultation télématique des barèmes applicables aux voeux de mutation et une consultation télématique des résultats des opérations de mutation ; que la CNIL avait autorisé ces deux traitements pour la seule année scolaire 1991-1992 par délibérations en date du 31 mars 1992 ; qu'il est pris acte de ce que ces deux applications sont intégrées dans le système EPP et fonctionneront dans les mêmes conditions que celles décrites dans les délibérations précitées ;
SUR L'ARCHITECTURE DU TRAITEMENT :
Considérant que le système EPP sera mis en oeuvre aux différents niveaux de gestion concernés : niveau central, niveau rectoral, niveau de l'établissement scolaire, assurant ainsi une homogénéisation des règles de gestion grâce à un langage commun ; qu'à l'échelon de l'établissement scolaire, seront concernés, à la fois les établissements publics locaux d'enseignement visés par le décret n° 85-924 du 30 août 1985 modifié et les établissements d'enseignement dont la responsabilité et la charge incombent entièrement à l'Etat visés dans le décret n° 86-164 du 31 janvier 1986 ; que ces établissements, indépendamment du régime juridique sous lequel ils sont placés demeurent, en vertu des textes réglementaires susmentionnés, des lieux d'exercice des compétences de l'Etat en matière d'éducation nationale et que les chefs de ces établissements ont à ce titre la qualité d'agents de l'Etat ; que le traitement objet de la demande d'avis peut donc englober les établissements comme sites d'exploitation, auxquels s'imposent strictement et limitativement les conditions dudit traitement ;
SUR LES CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES :
Considérant que les informations nominatives collectées concernent l'identité, le numéro matricule éducation nationale, le numéro de sécurité sociale, la situation familiale, la situation militaire, la formation, le logement, la vie professionnelle, la situation économique et financière, la mobilité géographique des personnes, et la santé dans la limite des besoins liés à la gestion des congés de maladie ; que s'agissant des données relatives à la situation familiale, ne seront prises en compte les périodes éventuelles d'activité des enfants qu'en cas de conséquences sur le versement des prestations familiales ; que pour le conjoint, sont enregistrées les données relatives à son nom, son prénom et sa catégorie professionnelle ; que les informations seront conservées jusqu'au départ du salarié pour les seules données nécessaires à la reconstitution de carrière ; que les motifs d'absence ne seront enregistrés que dans la mesure où ils comportent des conséquences statutaires ou financières et seront conservés deux années au plus sauf pour les congés de longue maladie et congés de longue durée ; que la réalisation de statistiques anonymes par le ministère, prévue dans une des applications du traitement ne donnera pas lieu à l'établissement de profils types dans le domaine de l'absentéisme, appelés à être utilisés à l'occasion d'actes individuels de gestion du personnel ; qu'enfin, sous la rubrique "déplacement des personnes", sont collectées les données relatives à l'autorisation d'avoir une voiture de fonction, aux missions à l'étranger et aux frais de changement de résidence ;
SUR LA MISE EN PLACE D'UN NOUVEAU MATRICULE PROPRE AUX PERSONNELS DE L'ENSEIGNEMENT DU SECOND DEGRE DE L'EDUCATION NATIONALE :
Considérant que la structure de l'identifiant retenu est de treize caractères dont :
- un code géographique caractérisant sur deux caractères l'académie d'immatriculation (pour les hors académies, une académie de gestion est constituée par le Ministère) ;
- une lettre caractérisant le système d'information ;
- les deux derniers chiffres de l'année d'entrée dans le système d'information ;
- un numéro aléatoire de 8 caractères dont 5 chiffres et 3 lettres attribué à l'agent au sein de son système de gestion initial ;
que ce nouveau matricule présente ainsi des propriétés d'unicité, de pérennité, de facilité d'attribution et de confidentialité nécessaires à une gestion cohérente de l'ensemble des personnels ; qu'il est ainsi désormais totalement distinct du numéro de sécurité sociale que le ministère de l'éducation nationale avait été invité par la Commission à abandonner comme identifiant ;
Considérant que l'immatriculation de chaque agent de l'éducation nationale s'effectuera en temps réel lors de la prise en compte initiale dans le traitement EPP ; que cette identification suivra l'agent tout au long de sa carrière s'il vient à changer d'académie ou de corps ; que chaque agent relevant d'EPP se verra communiquer son matricule de façon confidentielle par voie administrative sous pli cacheté ;
SUR LA COLLECTE DU NUMERO DE SECURITE SOCIALE :
Considérant que si conformément au décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 relatif à l'utilisation du RNIPP par les employeurs dans les traitements intégrés de paie et de gestion du personnel, le ministère de l'éducation nationale est fondé à collecter le numéro de sécurité sociale lors de l'entrée de l'agent dans le système d'information EPP, cette collecte et l'utilisation du numéro de sécurité sociale doivent être exclusivement destinées à assurer les opérations concernant les déclarations, les calculs de cotisation et de versements destinés aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance visés à l'article 1er du décret du 3 avril 1985 ; qu'un dispositif technique adéquat sera inclus dans le traitement afin de ne permettre l'accès au numéro de sécurité sociale entré en mémoire et son emploi que pour les opérations ainsi autorisées ;
Considérant que l'enregistrement du numéro de sécurité sociale s'effectue par l'intermédiaire du gestionnaire académique ou national ayant en charge le traitement et les prestations sociales de cet agent ; qu'au sein de la base de données académiques, le numéro de sécurité sociale sera mémorisé dans une table spécifique qui n'est accessible qu'au seul gestionnaire des opérations autorisées ;
SUR LE DROIT D'ACCES ET LES SECURITES DU SYSTEME :
Considérant que le droit d'accès s'exercera auprès du rectorat auquel est rattaché l'agent concerné ; qu'il appartient à chaque recteur de définir une procédure permettant un exercice effectif et direct de ce droit d'accès ; que les sécurités prévues par le traitement sont à la fois physiques et logiques, un mot de passe et un code d'accès étant imposés à tout utilisateur voulant accéder à la machine académique ; qu'en particulier une sécurité spécifique à l'accès et à l'utilisation du numéro de sécurité sociale doit être mise en place.
EMET un avis favorable sur le projet d'arrêté présenté par le ministre de l'éducation nationale relatif à un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité la préliquidation de la paie et la gestion des emplois, des postes et des personnels de l'enseignement du second degré.
Jacques FAUVET