(Demande d’autorisation n° 1713594)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le Conseil Général de la Haute-Marne d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers traités dans les domaines de l’aide sociale et de l’allocation personnalisée d’autonomieaux personnes âgées;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV et 25-I-6°,
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La Commission a été saisie par le Conseil Général de la Haute-Marne, dans le cadre de sa mission de gestion de l’allocation personnalisée d’autonomie et des aides sociales aux personnes âgées ou handicapées.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion informatisée des dossiers traités par le Conseil général de la Haute-Marne dans les domaines de l’aide sociale et de l’allocation personnalisée d’autonomie aux personnes âgées.
Plus précisément, l’application métier SOLIS permet :
La Commission considère que la finalité poursuivie par le traitement est déterminée, explicite et légitime.
d’apprécier la situation de l’usager et de son environnement pour procéder à l’ouverture et à l’évolution de ses droits à l’allocation personnalisée d’autonomie (APA) et à l’aide sociale ;
de payer les bénéficiaires ainsi que les établissements et les prestataires qui interviennent à leur profit ;
de suivre les interventions réalisées auprès des bénéficiaires (historique des différentes demandes d’APA et d’aide sociale, date des évaluations médico-sociales, réorientation éventuelle vers des organismes de sécurité sociale) ;
d’éditer des listes pour soutenir le travail d’instruction et de suivi des dossiers : publipostage, identification des dossiers présentant une échéance proche (renouvellement du plan d’aide par exemple), nombre de bénéficiaires par secteur, par prestataire ou par établissement ;
de procéder à des études statistiques sur les prestations et les allocataires : réponses aux questionnaires nationaux de la Direction de la recherche, des études, de l'évaluation et des statistiques (DREES), réalisation de tableaux de bord internes dans une optique de pilotage et d’adaptation des politiques, études sur les bénéficiaires (notamment dans le cadre de la réalisation et de l’évaluation des schémas départementaux d’organisation sociale et médico-sociale).
Elle estime qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-6° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumet à autorisation préalable les traitements qui portent sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes physiques au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale ou NIR).
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives à :
Les données relatives à la santé sont collectées, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux, uniquement à des fins d’administration et de facturation de soins délivrés par des professionnels de santé soumis au respect du secret professionnel.
l’identification des personnes concernées (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité) ;
leur vie personnelle (situation familiale) ;
des informations d’ordre économique et financier (revenus, patrimoine immobilier et mobilier) ;
leur numéro de sécurité sociale ;
leur état de santé.
S’agissant des données relatives à la santé, le présent traitement ne comporte pas de données permettant de déterminer la nature d’une pathologie, d’une affection ou d’un handicap. Les données saisies se limitent à la grille "autonomie, gérontologique, groupes iso-ressources"(AGGIR) permettant l’évaluation des capacités de la personne âgée à accomplir certaines activités ou à un taux d’incapacité.
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels dûment habilités, en charge de la gestion des aides allouées, à savoir :
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter les états de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions.
les agents du service des aides et de l’accès à l'autonomie (SAAA) pour la gestion des dossiers (10 personnes maximum) ;
les organismes de sécurité sociale susceptibles d'accorder des aides de même nature pour éviter des doublons d'aide (prestation de compensation d’un handicap et majoration tierce personne dans le champ du handicap par exemple) ou pour assurer la continuité des dossiers (personnes en GIR 5-6 relevant des caisses de retraites) ;
la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH), pour les dossiers suivis en commun.
Les numéros de sécurité sociale sont recueillis à des fins de facturations des soins délivrés.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie de mentions légales sur tous les dossiers de demande d’APA.
Par ailleurs, une affiche précisant les destinataires des données collectées dans le cadre des différents modules est présente dans l’ensemble des locaux où se trouvent des utilisateurs.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du service informatique du Conseil Général de la Haute-Marne - 1, rue du Commandant Hugueny CS62127-52905- CHAUMONT CEDEX 9.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés.
A cet égard, la Commission rappelle que les mots de passe doivent être constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager et pendant une durée complémentaire de cinq ans à compter du dernier contact avec ce dernier (en cas d’évolution de l’état de santé ou du handicap). Au terme de cette durée les données sont supprimées sauf dispositions légales contraires.
La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie
Autorise, conformément à la présente délibération, le Conseil Général de la Haute-Marne à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN