La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la société SALOMON SAS, le 10 mai 2011, d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
La société SALOMON SAS est spécialisée dans la fabrication des articles de sport et appartient au groupe AMER SPORT. Elle a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond à toutes les exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er sur le fondement juridique. En effet, la société SALOMON SAS n’est soumise à aucune disposition législative ou réglementaire imposant la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission observe toutefois, que le groupe auquel appartient la société SALOMON SAS est coté à la bourse de Helsinki en Finlande et doit par conséquent renforcer les moyens de contrôle interne afin d’assurer la fiabilité des informations financières.
Il convient d’examiner ledit traitement au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Sur la finalité et le champ d’application du dispositif
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptable, bancaire, financier et de lutte contre la corruption.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les modalités de signalement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le salarié qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut contacter la Vice-présidente des affaires juridiques du groupe (Vice President, Legal Affairs) via un formulaire accessible sur l’intranet de la société ou encore par courrier électronique.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes. A titre exceptionnel, une alerte anonyme peut être traitée dans les conditions fixées par l’article 2 de l’autorisation unique.
L’organisme ne doit pas inciter les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme. En ce sens, la publicité faite sur l’existence du dispositif doit en tenir compte. La procédure doit être conçue de façon à ce que les employés s’identifient auprès de la personne en charge de la gestion des alertes.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Compte tenu de ce qui précède, elle estime que le traitement envisagé est conforme l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur l’information des personnes
L’information est assurée par la diffusion du code de bonne conduite et d’un module d’information sur le site intranet. Le code sera également intégré dans le livret d’accueil des salariés. Les instances représentatives du personnel seront informées du projet à la fin du mois de décembre 2011. La personne éventuellement mise en cause sera informée dès l’enregistrement des données la concernant.
Sur les droits d’accès et de rectification
Ils s’exerceront auprès de la Vice-présidente des affaires juridiques du groupe AMER SPORT directement à son adresse mail ou à l’adresse postale suivante : service juridique, Lieudit les Croiselets, 74370 Metz.
Sur les catégories de données à caractère personnel enregistrées
Ils seront identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Les destinataires des informations
Seront destinataires, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, la Vice-présidente des affaires juridiques du groupe AMER SPORT et, selon la gravité des faits reprochés, un comité de pilotage composé en outre de la Vice-présidente des ressources humaines et du Président financier du groupe. Les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation renforcée de confidentialité contractuellement définie.
Sur les sécurités
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données devront être tracées.
Dans ces conditions, la Commission autorise la société SALOMON SAS à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
Isabelle FALQUE-PIERROTIN