La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la caisse d'allocations familiales (CAF) et la mutualité sociale agricole (MSA) du département des Deux-Sèvres de deux dossiers de formalités préalables relatifs à la mise en oeuvre, à titre expérimental, d'un dispositif ayant pour objet de dématérialiser les actuels échanges de correspondances intervenant entre ces deux organismes et les cinq communes concernées afin de vérifier l'exactitude de certaines des informations fournies par les demandeurs de prestations familiales et/ou sociales à l'appui de leurs demandes.
Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive n° 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil en date du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le Code civil, et notamment ses articles 34 et suivants,
Vu le code de la Sécurité sociale, et notamment son article L. 583-3,
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel et notamment son article 25-5° ;
Vu le décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil ;
Vu le décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000 portant simplification de formalités administratives et suppression de la fiche d'état civil ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 ;
Après avoir entendu, M. Jean-Marie Cotteret, commissaire, en son rapport et Mme Pascale Compagnie, commissaire du gouvernement, en ses observations ;
Formule les observations suivantes :
La Commission a été saisie par la caisse d'allocations familiales (CAF) et la mutualité sociale agricole (MSA) du département des Deux-Sèvres de deux dossiers de formalités préalables relatifs à un dispositif expérimental ayant pour objet de dématérialiser les échanges de correspondances intervenant entre ces deux organismes et les communes de Bressuire, Niort, Parthenay, Saint-Maixent et Thouars afin de vérifier l'exactitude de certaines des informations fournies par les demandeurs de prestations familiales et sociales à l'appui de leurs demandes.
La plate-forme utilisée à titre expérimental est composée d'un noyau informatique, où seront exécutés les traitements de données, et d'une passerelle, reliée au réseau Internet, permettant de relier informatiquement les différents intervenants à la plate-forme.
Le préposé de la CAF ou de la MSA saisira les informations, fournies par le demandeur de la prestation, qu'il souhaite faire vérifier au moyen d'un formulaire électronique qui ne permet de procéder qu'à la vérification de quatre types d'informations :  date de naissance, date de décès, filiation et statut marital d'un ayant droit ou ouvrant droit.
Le formulaire électronique sera ensuite chiffré, signé à l'aide d'un procédé de signature électronique, puis transmis à l'une des cinq mairies concernées par l'intermédiaire d'une liaison informatique sécurisée et de la plate-forme "FAST".
Dans le cadre de l'expérimentation, la plate-forme "FAST" adressera un courriel à la mairie concernée l'informant qu'une demande est arrivée à son attention.  Après identification, l'officier d'état civil pourra se connecter au portail "FAST" et télécharger la demande, qui sera ensuite déchiffrée sur son poste informatique.
La CAF et la MSA ne pourront obtenir en retour que trois types de réponses :  "informations correctes" (les informations dont la vérification a été demandée sont identiques à celles que détient l'officier d'état civil), "informations incorrectes" (les informations ne correspondent pas) ou "informations incomplètes" (les informations transmises ne permettent pas de répondre à la demande de vérification).  Comme le formulaire de demande, cette réponse sera signée électroniquement.
Ce dispositif expérimental, qui constitue un système totalement dédié à des échanges d'informations avec enrichissement du fichier des organismes sociaux par la réponse positive ou négative de la mairie interrogée, nécessite l'interconnexion de fichiers relevant d'une ou plusieurs personnes morales gérant un service public et dont les finalités correspondent à des intérêts publics différents et relève en conséquence du régime d'autorisation de l'article 25-5° de la loi.
Sur le fondement juridique de l'échange d'informations d'état civil
En application de l'article L. 583-3 du code de la sécurité sociale, "Les organismes débiteurs de prestations familiales vérifient les déclarations des allocataires, notamment en ce qui concerne leur situation de famille, les enfants et personnes à charge, leurs ressources, le montant de leur loyer, leurs conditions de logement.
Pour l'exercice de leur contrôle, les organismes débiteurs de prestations familiales peuvent demander toutes les informations nécessaires aux administrations publiques, notamment les administrations financières, et aux organismes de sécurité sociale, de retraite complémentaire et d'indemnisation du chômage qui sont tenus de les leur communiquer.
Les informations demandées aux allocataires, aux administrations et aux organismes ci-dessus mentionnés doivent être limitées aux données strictement nécessaires à l'attribution des prestations familiales.
S'agissant de la CAF, ce texte est complété par d'autres dispositions instituant une obligation de contrôle similaire pour le revenu minimum d'insertion, l'aide personnalisée au logement et l'allocation aux adultes handicapés.
S'agissant de la MSA, dont les attributions sont plus larges que celles de la CAF, l'article L. 723-1 du code rural précise que les caisses de la mutualité sociale agricole sont dotées de la personnalité morale et sont constituées et fonctionnent conformément aux prescriptions du code de la mutualité.  Elles bénéficient donc des possibilités de contrôles offertes par l'article L. 583-3 du code de la sécurité sociale.
Les dispositions précitées du code de la sécurité sociale et du code rural constituent donc le seul fondement juridique des échanges intervenant aujourd'hui, aux fins de vérification, entre organismes sociaux et communes.
La Commission constate en effet qu'en l'état du droit, aucune disposition législative ou réglementaire n'habilite les organismes débiteurs de prestations familiales ou sociales à obtenir directement des services d'état civil des copies intégrales ou des extraits d'actes d'état civil concernant leurs allocataires ou à mettre en eeuvre un dispositif d'interrogation automatique des fichiers de gestion de l'état civil.
Sur la durée de conservation des informations
Si la conservation des réponses apportées par les mairies dans les fichiers de gestion de la CAF et de la MSA apparaît légitime dans le cadre de leur mission générale de contrôle, la Commission demande toutefois que les questions transmises par ces organismes ne soient pas conservées par les mairies auxquelles elles sont transmises.
S'agissant de la conservation à des fins purement techniques de vérification du bon acheminement et de l'intégrité des échanges dématérialisés et cryptés par la plate-forme "FAST", la Commission prend acte que les données seront automatiquement détruites à l'issue d'une période d'un mois à compter de la réponse.
Sur le droit d'opposition et l'information des intéressés
Bien que les déclarants aient souhaité écarter le droit d'opposition des personnes concernées, la Commission considère, dans la mesure où le dispositif reste expérimental et où les organismes concernés disposent des moyens traditionnels à leur disposition pour opérer ces vérifications, que les intéressés doivent pouvoir s'opposer à ce que des informations les concernant fassent l'objet d'un enregistrement sur support informatique.
La Commission prend acte des mesures d'information adoptées par la CAF et la MSA, mais demande que cette information soit, dans les deux cas, complétée par une mention de l'existence du droit d'opposition ; elle demande également que la MSA, à l'instar de ce que prévoit la CAF, informe également les demandeurs par une mention apposée sur les formulaires correspondants.
Dans la mesure où cette expérimentation, si elle devait être pérennisée, est susceptible, d'une part, d'être élargie à d'autres communes du même département, ainsi qu'à d'autres organismes sociaux et, d'autre part, d'intégrer un processus d'interrogation automatique et de donner lieu à des interconnexions entre les fichiers des organismes concernés, la Commission demande :
- qu'elle soit limitée à une période d'une année à compter de la date de transmission de l'autorisation aux organismes concernés ;
- qu'elle fasse l'objet, à l'issue du délai de l'autorisation, d'un bilan général qui devra être transmis à la Commission ;
- qu'elle ne puisse être pérennisée au-delà de la fin de l'expérimentation sans que la Commission soit saisie d'une nouvelle demande par l'ensemble des organismes concernés.
Autorise la mise en en oeuvre à titre expérimental du dispositif baptisé "FAST - Etat civil" entre la caisse d'allocations familiales et la mutualité sociale agricole du département des Deux-Sèvres, d'une part, et les communes de Bressuire, Niort, Parthenay, Saint-Maixent et Thouars, d'autre part.
Le président, Alex TURK.