(Demande d’autorisation n° 1655293)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le réseau de santé Neurodev d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la création d’un dossier médical informatisé et partagé ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de la santé publique, notamment ses articles L.6321-1, L1110-4,  L.1111-8 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV et 25-I-1 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Alexandre LINDEN, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Le réseau de santé Neurodev est un réseau régional qui permet la prise en charge des mineurs de moins de seize ans présentant des troubles de l’apprentissage et du neurodéveloppement, et de leur famille dans une approche coordonnée et pluridisciplinaire.
Le réseau s’étend sur l’ensemble de la région Nord-Pas-de-Calais.
Sur la finalité
Le traitement projeté poursuit les finalités suivantes :
- Permettre, par la mise en place d’un dossier médical partagé, une mise en commun sécurisée d’informations médicales entre l’ensemble des acteurs qui prennent en charge les enfants âgés de moins de seize ans présentant des troubles du neurodéveloppement résidant dans la région Nord-Pas-de Calais ;
- Améliorer l’accueil et l’accompagnement des familles, la qualité du diagnostic, de la prise en charge et du suivi des enfants, et la coordination et la continuité des soins entre tous les intervenants dans le cadre d’un réseau régional.
- Harmoniser les outils diagnostics et les protocoles de bilan par l’élaboration de référentiels communs, afin de garantir une plus grande fiabilité et homogénéité des pratiques professionnelles et une meilleure évaluation de celles-ci.
- Réduire les délais de diagnostic et de prise en charge et orienter l’enfant et sa famille vers les structures les plus adaptées.
- Gérer un annuaire de professionnels de santé et du secteur médico-social partenaires du réseau, réservé à l’usage interne du réseau.
- Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité et épidémiologiques.
La Commission rappelle qu’il conviendra, le cas échéant, de se conformer aux dispositions des chapitres IX et X de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, explicites et légitimes conformément à  l’article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés, comme par l’espèce, par l’intérêt public.
Sur les données traitées
Concernant les patients, les données traitées et échangées sont :
- des données d’identification (nom, prénom, date de naissance) ;
- les coordonnées ;
- les situations familiale et professionnelle des parents ;
- les coordonnées de l’établissement où l’enfant est scolarisé ;
- des données médicales et médico-sociales nécessaires à la prise en charge : compte-rendu de la consultation de dépistage et des consultations suivantes (ergothérapie, psychomotricité, neuropsychologie, orthoptie, orthophonie, psychothérapie) ;
- les difficultés et comportements observés dans la mesure où ces informations sont utiles à la prise en charge.
Concernant les professionnels de santé ou du secteur médico-social chargé du suivi des patients, les données traitées et échangées sont :
- des données d’identification (nom, prénom, coordonnées professionnelles et spécialité).
La Commission estime que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités poursuivies, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des informations sont les suivants :
- les professionnels de santés libérales et exerçantes en établissement de santé public ou privé adhérant au réseau, dûment habilités, intervenant dans la prise en charge des patients, dans la limite de leurs attribution respectives et la stricte mesure nécessaire à la prise en charge.
- les acteurs sociaux et médico-sociaux dûment habilités, intervenant dans la prise en charge des patients dans la limite de leurs attributions respectives et la stricte mesure nécessaire à la prise en charge ;
La Commission prend acte que l’habilitation sera réservé, dans un premier temps, à un unique professionnel de santé non salarié du réseau, puis étendu progressivement à d’autres professionnels.
- l’équipe de coordination sous la responsabilité du médecin coordinateur.
La Commission relève que les professionnels adhérant au réseau signent une charte qui décrit ses modalités de fonctionnement et s’engagent à en respecter les termes.
Elle considère que la liste des destinataires du traitement est appropriée au regard de la finalité du traitement.
Sur l’information et le droit d’accès
L’inclusion des patients dans le réseau requiert le consentement éclairé et « exprès » de ses représentants légaux.
Ces derniers sont informés des modalités de prise en charge au sein du réseau, ainsi que des droits qui leur sont reconnus et des modalités d’exercice de ceux-ci, par la remise d’une note d’information individuelle rédigée sous format papier, et dans des conditions conformes aux dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission prend acte, à cet égard, que la note d’information a été complétée afin de faire apparaître le caractère facultatif de la prise en charge dans le cadre du réseau et l’absence de conséquence d’un refus sur la prise en charge médicale du patient.
Le consentement des représentants légaux de l’enfant à la création du dossier médical partagé le concernant sera recueilli par un professionnel de santé en contact avec ces derniers à l’aide d’un document formalisant leur accord.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent soit auprès de la correspondante associative locale, qui transmettra la demande au réseau régional, soit par un courrier postal ou électronique adressé au réseau régional. Les représentants légaux des patients sont clairement informés des modalités d’exercice de ces droits dans la note d’information qui leur est remise.
Les représentants légaux de l’enfant ont la possibilité de quitter le réseau à tout moment sans conséquence sur la qualité des soins qui sont dispensés aux enfants concernés et ils en sont clairement informés.
Dans ces conditions, la Commission estime que ces modalités d’information et d’exercice des droits sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des intervenants.
La Commission relève que le contrôle des accès au dossier des patients s’effectue par un identifiant associé à un mot de passe.
Elle prend acte que le mot de passe est composé de huit caractères comportant au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre ou un caractère spécial. Il est modifié par l’utilisateur dès sa première connexion, puis régulièrement. Elle rappelle que les mots de passe ne doivent pas être stockés en clair en base de données. Elle recommande, ainsi, d’appliquer la fonction de hachage HMAC à clé secrète avant de conserver les mots de passe.
La Commission rappelle également que l’article L. 1110-4 du code de la santé publique impose désormais une authentification forte des professionnels de santé par l’utilisation d’une carte de professionnel de santé (CPS) ou d’un dispositif équivalent agréé par l’organisme chargé d’émettre la CPS pour toute transmission ou tout accès aux données de santé pour toute transmission ou tout accès aux données de santé. La Commission demande au responsable de traitement de se conformer à ces exigences.
Les accès à l’application font l’objet d’une journalisation répertoriant le dossier, l’opération effectuée, l’identification de l’utilisateur et l’horodatage.
Les personnels concernés en sont informés dans la convention constitutive du réseau. La Commission recommande qu’un contrôle des traces soit effectué de manière automatique pour détecter les comportements anormaux, et assorti d’une alerte qui devra être traitée. Elle recommande également que des mesures soient mises en œuvre pour assurer l’intégralité des traces associées aux actions effectuées sur les données de santé. Elle rappelle, enfin, que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.
L’application met en œuvre des procédés de chiffrement du transport des données (protocole HTTPS). La Commission rappelle que la mise en œuvre du chiffrement doit être conforme à l’état de l’art.
Le système d’information du réseau est hébergé par le réseau Neurodev.
Des procédures de sauvegarde, de continuité et de reprise d’activité doivent être formalisées et mises en œuvre.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévues par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées jusqu’au terme de la prise en charge du patient. A l’issue de cette période, les données devront être archivées conformément à la réglementation en vigueur et pourront être conservées de façon anonymisée à des fins statistiques.
Autorise, conformément à la présente délibération, le réseau de santé Neurodev à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN