La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et notamment son article 5 ;
Vu la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour application de la loi susvisée ;
Vu le Code électoral et notamment ses articles L. 18, L. 19, L. 71 à L. 77 et R. 72 à R. 80 ;
Vu les délibérations n° 81-103 du 15 septembre 1981, n° 83-40 du 21 juin 1983 et n° 91-116 du 3 décembre 1991 portant création et modifications de la norme simplifiée n° 24 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion du fichier électoral des communes ;
Vu le projet d'acte réglementaire présenté le 27 février 1992 par la Mairie de Paris ;
Après avoir entendu Monsieur Henri CAILLAVET, Commissaire, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Considérant que la Mairie de Paris a saisi la C.N.I.L. d'une demande d'avis concernant la mise en oeuvre d'un traitement automatisé destiné à gérer les procurations de vote ;
Considérant que la Mairie de Paris a déclaré le 10 juillet 1991 la version actuelle de son fichier électoral par une déclaration simplifiée en référence à la norme simplifiée numéro 24, que cette norme définie par les délibérations susvisées ne prévoit pas pour finalité le traitement des procurations de vote et que cette application doit donc faire l'objet d'une demande d'avis ;
Considérant que la Mairie de Paris souhaite, par la mise en oeuvre de ce traitement, rationaliser les procédures de gestion des procurations de vote, procédures complexes dans la capitale en raison de la possibilité pour un mandant d'être inscrit sur la liste électorale d'un arrondissement différent de celui de son mandataire ;
- Considérant que la Mairie de Paris souhaite mettre en oeuvre ce traitement à l'occasion des élections régionales du 22 mars 1992 ;
Considérant que cette application a pour finalité la vérification de l'inscription du mandant et du mandataire sur les listes électorales et du nombre de mandats effectués qui ne doit pas excéder deux pour un même électeur, l'échange d'informations relatives aux procurations entre les mairies d'arrondissement concernées, l'enregistrement des procurations sur un fichier spécifique ainsi que l'édition automatique de courriers à destination des mandants et mandataires ;
Considérant que ce traitement a également pour objet d'assurer une sélection automatique des procurations afférentes à des Français établis à l'étranger en vue de suspendre celles-ci à l'occasion des consultations référendaires, présidentielles et européennes, si ces derniers ont opté pour leur inscription dans un centre de vote à l'étranger, conformément aux dispositions de la Loi organique n° 76-97 du 31 janvier 1976 ;
Considérant que les informations collectées sont, d'une part, les informations relatives à l'identité du mandataire et du ou de ses mandants - informations transférées depuis le fichier électoral - et, d'autre part, des informations relatives aux procurations ;
Considérant que ces informations sont, d'une part, le nom, les prénoms, le sexe, la rue et le numéro dans la rue du domicile, la date et le lieu de naissance, le numéro d'inscription sur la liste électorale et le bureau de vote du mandant ou du mandataire et, d'autre part, pour chaque mandataire le nombre de procurations détenues et, pour chaque procuration, l'indication de son lieu d'établissement - limitée à E pour l'étranger et F pour la France ;
Considérant que ces informations sont conservées pour une durée de un an à trois ans selon les types de procuration ou jusqu'à radiation de l'électeur ;
Considérant que le traitement mis en oeuvre respecte les dispositions du Code électoral susvisées ;
Considérant que le droit d'accès et de rectification pourra s'exercer auprès de la mairie du mandant, pour l'enregistrement de la procuration et pour toutes les informations concernant le mandant et auprès de la mairie du mandataire pour toutes les informations le concernant ;
Considérant que la clôture annuelle de la révision des listes électorales sera suivie de l'actualisation du fichier des procurations et qu'il ne sera donc pas conservé d'historique des anciennes procurations et, qu'en outre, l'enregistrement des procurations sur le registre prévu par la loi restera exclusivement manuscrit de même que les reports sur les listes d'émargement des mentions prévues par les textes ;
- Considérant que les mesures de sécurité mises en oeuvre pour protéger ce traitement sont satisfaisantes ;
Emet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement.  Le Président, Jacques FAUVET.