La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche d'une demande d'autorisation relative à la mise en œuvre, par les services de la médiation de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, d'un traitement dénommé MEDIA ayant pour finalité l'enregistrement et le suivi des réclamations des usagers et des agents ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l'éducation, notamment ses articles L. 23-10-1 et D. 222-37 et suivants ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-1°et 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Après avoir entendu M. Eric PERES, commissaire, en son rapport, et M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Emet l'avis suivant :
La Commission a été saisie, par le ministère de l'éducation nationale, d'une demande d'autorisation relative à la mise en œuvre, par les services de la médiation de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé MEDIA .
Cette application a pour finalité l'enregistrement et le suivi des réclamations des usagers et des agents adressées au médiateur concernant le fonctionnement du service public de l'éducation. Il permettra ainsi au médiateur national, à son équipe ainsi qu'au réseau de médiateurs académiques d'instruire ces réclamations.
Dans la mesure où ce traitement est susceptible de comporter des données sensibles au sens de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que des appréciations sur les difficultés sociales des personnes, sa mise en œuvre est soumise à autorisation de la Commission, en application des articles 25-I-1°et 25-I-7° de la même loi.
Sur la finalité du traitement MEDIA
La fonction de médiateur de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, instituée depuis 1998, est prévue à l'article L. 23-10-1 du code de l'éducation et ses missions sont définies aux articles D. 222-37 à D. 222-42 du même code. En application de ces dispositions, le médiateur reçoit les réclamations concernant le fonctionnement du service public de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur dans ses relations avec les usagers et ses agents.
Le dispositif de la médiation comprend, d'une part, une équipe nationale composée de collaborateurs directs du médiateur national et, d'autre part, un réseau de médiateurs académiques nommés par le ministre sur proposition du médiateur national. L'équipe nationale traite les réclamations qui relèvent de la compétence des administrations centrales des ministères. Les médiateurs académiques instruisent les réclamations ressortissant de la compétence des recteurs.
Après avoir effectué les démarches et recours prévus auprès des services et des établissements concernés, les réclamants saisissent volontairement le médiateur qui, s'il l'estime justifié, intervient auprès de l'administration pour lui suggérer de modifier sa position, notamment lorsque la décision, même régulière, place la personne qui a fait appel à lui dans une situation personnelle particulièrement difficile.
Pour exercer ses missions, le médiateur, son équipe nationale ainsi que les pôles académiques ont besoin de se doter d'un traitement informatisé permettant l'enregistrement et le suivi des demandes et réclamations afin d'améliorer et de rationaliser le traitement de celles-ci. C'est l'objet de la base MEDIA.
Par ailleurs, le traitement projeté permettra l'élaboration de statistiques, nécessaires en particulier à l'élaboration, par le médiateur, du rapport annuel remis aux ministres chargé de l'éducation et de l'enseignement supérieur, en application de l'article D. 222-39 du code de l'éducation. La Commission rappelle qu'un traitement ultérieur de données à des fins statistiques est considéré comme compatible avec les finalités initiales de la collecte des données, s'il est réalisé dans le respect des principes et procédures prévus par la loi du 6 janvier 1978 modifiée et s'il n'est pas utilisé pour prendre des décisions à l'égard des personnes concernées, conformément aux dispositions de l'article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Elle prend acte que ce traitement statistique ne contiendra aucune donnée à caractère personnel.
Dans ce contexte, la Commission estime que, compte tenu des missions du médiateur, la finalité du traitement MEDIA est déterminée, explicite et légitime.
Sur les données traitées
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées dans le traitement MEDIA sont les suivantes. Il s'agit tout d'abord de données relatives à la saisine du médiateur :
- données relatives à la personne concernée par la demande : nom, prénom, civilité, téléphone, adresse électronique, département, présence d'un handicap (case à cocher oui/non) ;
- données relatives à la personne ayant saisi le médiateur, si celle-ci est distincte de la personne concernée : nom, prénom, civilité, téléphone, adresse électronique, qualité ;
- date de la saisine ;
- date du dernier courrier du requérant ;
- catégorie et sous catégorie auxquelles appartient le réclamant ;
- domaine et sous-domaine de la réclamation.
Il s'agit en outre d'informations relatives au traitement de la réclamation :
- noms des médiateurs ayant créé la fiche et en charge de la fiche ;
- autorité saisie par le médiateur ;
- date de la saisine de cette autorité, date de la dernière relance, date de réponse de l'autorité ;
- modalités d'intervention du médiateur ;
- impact de l'action du médiateur ;
- date de réponse du médiateur.
La liste de ces données n'appelle pas d'observation particulière de la part de la Commission.
Il est prévu que la collecte de ces données soit complétée de l'utilisation de trois champs libres ( analyse du dossier , permettant la description rapide du dossier par l'utilisation de mots-clés ; listes des pièces non numérisées ; prise de notes , utilisé comme espace de travail pour le médiateur en charge du dossier), afin de faciliter la résolution des affaires dont est saisi le médiateur. A cet égard, la Commission relève que plusieurs mesures ont été prévues par le ministère afin de limiter l'enregistrement aux données strictement nécessaires à l'instruction du dossier.
En particulier, le champ libre analyse du dossier est limité en nombre de caractères et une mention spécifique destinée aux utilisateurs rappelle que les informations qui y sont enregistrées ne doivent pas comporter d'appréciation subjective ni faire apparaître, directement ou indirectement, des données de santé, les origines raciales, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales ou les mœurs des personnes concernées .
De même, une mention relative au champ libre prise de note rappelle le principe de pertinence des données, dans les termes de l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, et précise expressément que tout jugement de valeur ou appréciation sur les personnes doit être exclu. L'enregistrement de ce champ sera en outre crypté, aucune recherche ne pourra être réalisée sur le contenu de ce dernier et les informations qui y figurent ne pourront enfin faire l'objet d'aucune diffusion.
Enfin, il est prévu que soit institué un administrateur de la base MEDIA, appartenant à l'équipe nationale de la médiation, notamment chargé de s'assurer, par des vérifications ponctuelles, que des mentions proscrites ne figurent pas dans les champs libres de la base de données.
La Commission prend acte de ces garanties.
Elle relève que le traitement MEDIA permettra enfin l'enregistrement et la numérisation des pièces jointes adressées par les réclamants qui le souhaitent à l'appui de leur demande d'intervention du médiateur.
Si la Commission prend acte que de tels documents, fournis par les personnes concernées, peuvent s'avérer nécessaires au traitement des dossiers en cause, eu égard au caractère extrêmement divers des affaires qui peuvent être soumises au médiateur, elle relève néanmoins que ces pièces jointes peuvent comporter des informations particulièrement précises concernant les difficultés sociales des personnes ainsi que des données relevant de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
L'enregistrement et la conservation de ces pièces jointes doivent dès lors être entourés de garanties renforcées.
A cet égard, plusieurs mesures sont prévues. Ainsi, seuls seront numérisés les documents strictement nécessaires au traitement par les services de la médiation de la réclamation, les autres pièces jointes adressées par les réclamants n'étant pas enregistrées dans le traitement MEDIA. En outre, cette numérisation est effectuée au format PDF image afin de rendre impossible toute recherche plein texte sur le contenu de ces documents. Ainsi, les différentes requêtes pouvant être réalisées sur les champs de la base de données MEDIA ne pourront en aucun cas porter sur les données sensibles, au sens de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, ou sur les difficultés sociales des personnes pouvant apparaître dans ces documents. Enfin, l'administrateur de la base sera chargé de sensibiliser les médiateurs académiques sur les conditions de numérisation des pièces jointes et pourra effectuer des contrôles sur les documents enregistrés.
Dans ces conditions, la Commission estime que les données enregistrées dans le traitement MEDIA sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires du traitement
Au vu de la sensibilité des informations qui peuvent figurer dans le traitement MEDIA , le ministère a prévu des profils d'accès différenciés. Ainsi, les pôles académiques pourront accéder à l'ensemble des données correspondant aux dossiers de médiation qu'ils sont chargés de traiter. L'équipe nationale du médiateur aura accès à l'ensemble des données enregistrées dans le traitement. L'ensemble des médiateurs auront accès à toutes les fiches enregistrées dans le traitement par le biais des requêtes proposées par la base de données, à l'exclusion des pièces jointes associées à la fiche et des données contenues dans le champ libre prise de notes . Ainsi, seuls les personnels ayant directement à connaître du dossier de médiation auront accès à ces données.
La Commission relève en outre que tous les personnels du service de médiation de l'équipe nationale doivent observer des règles déontologiques exigeantes. La Charte des médiateurs de service public impose en effet de garantir la confidentialité des échanges et l'impartialité des prises de décision.
La Commission estime dès lors que l'accès de ces destinataires aux données enregistrées dans le traitement MEDIA est nécessaire à l'accomplissement de leurs missions. Elle rappelle néanmoins qu'ils doivent faire l'objet d'une habilitation individuelle, afin de garantir la confidentialité de ces données.
Sur les modalités et la durée de conservation des données
Les données seront conservées dans la base active du traitement depuis la date de leur collecte jusqu'à la fin de l'année civile suivant celle de la clôture du dossier.
La Commission estime que cette durée de conservation est adéquate, dans la mesure où elle comprend le délai administratif nécessaire à l'instruction d'une réclamation par le réseau de médiation.
A l'issue de cette durée, il est prévu que les données enregistrées dans le traitement soient conservées en base inactive selon les modalités suivantes. En premier lieu, l'ensemble des informations seraient conservées dans une base d'archives pour une durée d'un an, aux fins de permettre la réouverture de dossiers de saisine du médiateur.
La conservation de telles archives permettra ainsi d'éviter aux personnes revenant vers le médiateur après la clôture de leur dossier d'adresser à nouveau les éléments relatifs audit dossier et facilitera le traitement par les équipes du médiateur de ces saisines. La Commission rappelle que l'accès à ces informations doit être réservé aux seuls cas où le demandeur s'adresse à la médiation concernant la même affaire ayant donné lieu à la saisine initiale.
En second lieu, il est prévu que les fiches individuelles, expurgées de toute donnée directement identifiante, ainsi que le champ libre analyse , qui n'a pas vocation à contenir des données nominatives, soient conservées pour une durée de trois années supplémentaires. Cette base inactive serait uniquement utilisée aux fins de veille et d'étude sur des problématiques générales révélées par les saisines du médiateur, leur suivi longitudinal et géographique.
La Commission estime que cette seconde base d'archives ne doit en effet contenir aucune des pièces jointes adressées par les réclamants dans le cadre de leur saisine, ni le champ libre prise de notes , qui n'apparaissent pas nécessaires au regard de la finalité de cette conservation. Elle relève que les données ainsi conservées ne seront accessibles qu'au personnel de l'équipe nationale du médiateur, seules ces personnes pouvant être en charge de la réalisation de telles études. Elle estime enfin que les personnes pouvant accéder à cette base inactive doivent être expressément habilitées à cette fin par le médiateur et que ces accès devront avoir lieu sur la base d'un profil prédéfini ne permettant d'accéder qu'aux données ainsi pseudonymisées, y compris pendant la période où l'ensemble des données enregistrées dans le traitement sont disponibles.
Sous ces réserves, la Commission estime que cette durée de conservation de quatre ans supplémentaires en base inactive n'excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles les données sont enregistrées dans le traitement MEDIA, conformément aux dispositions de l'article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Par ailleurs, le médiateur envisage de conserver un panel de fiches (10% du total des fiches) contenant des données nominatives, pour une durée supplémentaire de dix ans, afin de constituer une base de jurisprudence des cas les plus courants. Si la Commission considère que la constitution d'une base de jurisprudence avec les cas de réclamation les plus typiques est justifiée, notamment au regard de la nécessité de rationaliser et d'améliorer le traitement des dossiers, elle considère toutefois que toutes les données des fiches constitutives du panel ne sont pas nécessaires.
C'est pourquoi, à l'instar de ses recommandations en matière de constitution de bases de jurisprudence des décisions de justice, la Commission estime nécessaire de procéder à la suppression des données nominatives tout en permettant la conservation des données non directement identifiantes nécessaires à l'utilisation de cette base de jurisprudence. Ce procédé permet ainsi de constituer un panel des cas les plus génériques tout en protégeant les données nominatives des personnes ayant saisi le médiateur de l'éducation nationale.
La Commission prend dès lors acte de l'engagement du ministère de supprimer toutes les données directement identifiantes des fiches enregistrées dans le traitement MEDIA et de réserver l'accès à ce panel de fiches aux seuls personnels habilités de l'équipe nationale du médiateur. Elle considère en outre qu'il n'est pas nécessaire, au vu de la complexité de l'opération et de l'impossibilité technique de procéder à toute recherche nominative sur ces informations, d'occulter les données personnelles contenues dans les champs libres analyse du dossier et prise de notes .
Elle estime en revanche nécessaire, au vu de la diversité des pièces jointes qui peuvent être adressées par les réclamants, de supprimer ces documents au moment du versement dans le panel. En effet, les informations qui y figurent ne sont nécessaires qu'en vue du traitement des dossiers de réclamation et non dans la perspective de la constitution d'une base de jurisprudence.
La Commission estime enfin qu'un tri sélectif et rigoureux des fiches pouvant être versées dans cette base et une évaluation régulière du contenu de celle-ci doivent être réalisés, afin de limiter cette base aux données strictement nécessaires à cette finalité spécifique et d'éviter la constitution progressive d'une base de données miroir du traitement initial.
Sur les droits des personnes concernées
L'information des personnes concernées par le traitement est réalisée par l'envoi d'un courrier personnalisé, contenant l'ensemble des mentions d'informations prévues à l'article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Un formulaire est en outre mis à disposition des réclamants sur le site internet du médiateur de l'éducation nationale. La Commission rappelle dès lors que celui-ci devra être modifié conformément aux dispositions précitées. En particulier, les personnes concernées doivent être pleinement informées, conformément aux dispositions de l'article 32-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, du caractère obligatoire ou facultatif des renseignements à fournir.
Les droits d'accès, de rectification et d'opposition pour motifs légitimes s'exercent directement auprès du médiateur de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur, conformément aux articles 38 à 40 de la loi précitée.
Sur les sécurités
Au regard de la sensibilité des informations enregistrées dans le traitement MEDIA , celui-ci doit être entouré de fortes mesures de sécurité. A cet égard, la Commission relève que l'accès à l'application se fait par authentification forte : chaque médiateur utilise ainsi pour s'authentifier son identifiant personnel, le mot de passe de 6 à 14 caractères qu'il a choisi ainsi qu'un code à usage unique généré par sa clé OTP nominative. Ces clés OTP sont remises à leur détenteur en main propre contre signature de la charte d'utilisation.
Une journalisation des opérations de consultation, création, mise à jour et suppression des données du traitement est réalisée. Ces mesures de traçabilité seront tout particulièrement exploitées aux fins de vérification du respect, par les utilisateurs du traitement, des règles concernant les données revêtant une sensibilité particulière.
La base MEDIA devant être accessible par internet du fait de la mobilité des médiateurs, le ministère s'est engagé à ce que le service web soit accessible uniquement par https.
La Commission relève également que la confidentialité des données personnelles hébergées est renforcée par le chiffrement des données en base.
Enfin, la Commission observe que les réclamants qui le souhaitent peuvent contacter le médiateur par courriel, par courrier postal ou par fax. Aucune mesure permettant d'assurer la confidentialité des courriels, notamment leur chiffrement, n'a été portée à la connaissance de la Commission, alors même que des données particulièrement sensibles, notamment contenues dans des pièces jointes, peuvent être adressés par ce moyen.
Dès lors, la Commission recommande au ministère de prévoir des moyens techniques permettant d'assurer la confidentialité des échanges numériques. Cela pourrait être mis en œuvre, par exemple, en fournissant un moyen de chiffrement des courriels aux réclamants ou en proposant à ces usagers un espace numérique sécurisé dans lequel déposer des documents à l'attention du médiateur et échanger avec celui-ci. Une telle évolution nécessiterait cependant de présenter à la Commission les mesures de sécurité entourant la mise en œuvre de ce nouveau téléservice.
En tout état de cause, la Commission demande que l'absence de garantie quant à la confidentialité des échanges réalisés par courriel soit portée à la connaissance des personnes concernées, afin que celles-ci puissent adapter leur mode de communication à la sensibilité des informations échangées.
Sous ces réserves, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont dès lors conformes à l'exigence de sécurité prévue par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Dans ces conditions, la Commission autorise le médiateur de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur à mettre en œuvre le traitement de données à caractère personnel dénommé MEDIA et ayant pour finalité l'enregistrement et le suivi des réclamations qui lui sont adressées.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN