La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-I, 7° ;
Vu la demande d'autorisation présentée par le Ministère de l'équipement, des transports, de l'aménagement du territoire, du tourisme et de la mer ;
Après avoir entendu Melle Anne Debet, commissaire, en son rapport, et Mme Charlotte-Marie Pitrat, commissaire du Gouvernement en ses observations,
Formule les observations suivantes :
Le Ministère de l'équipement, des transports, de l'aménagement du territoire, du tourisme et de la mer a saisi la Commission d'un dossier de demande d'avis portant sur la mise en oeuvre à titre expérimental d'un traitement automatisé de données à caractère personnel concernant la mise en oeuvre au sein des services sociaux du ministère d'une application destinée à permettre la réalisation de statistiques d'observation sociale, dénommé "OSAME" (observation sociale des agents du ministère de l'équipement).
La Commission considère qu'il y a lieu de faire application des dispositions de l'article 25-I, 7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés de données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes. Le dossier a en conséquence fait l'objet d'une requalification en demande d'autorisation.
Ce traitement est mis en oeuvre par l'ensemble des services sociaux du ministère dont l'action se concentre sur les problématiques professionnelles rencontrées par les agents. Ces services sont composés de 130 assistants de service social au niveau local, de 25 conseillers sociaux territoriaux au niveau régional, et d'une conseillère technique nationale. L'utilisation de l'application leur est exclusivement réservée.
OSAME vise à produire des données statistiques, au niveau régional et national, à partir des informations saisies par les assistants de service social sur la base des déclarations des agents reçus lors d'entretiens en face-à-face.
L'application comporte d'une part un volet "observation sociale" et d'autre part un volet "activités".
Le volet "observation sociale" permet de créer un "dossier individuel", dans lequel les nom et prénom de l'agent reçu en entretien ne sont pas saisis. Ce dossier contient toutefois notamment les données à caractère personnel suivantes : un numéro de dossier, le sexe, l'année de naissance, la situation familiale, le nombre de personnes à charge, la situation d'activité professionnelle, le statut administratif (titulaire, contractuel, autre), le statut de travailleur handicapé, ainsi que la catégorie de grade et le service.
Le traitement permet en outre la saisie des "problématiques identifiées" exprimées par l'agent au cours de l'entretien, sur la base d'un référentiel détaillé comportant environ 150 rubriques. Celles-ci peuvent être relatives à la situation et à la vie familiale, au logement, à la vie professionnelle, à la situation économique et financière, aux caractéristiques de l'aide matérielle accordée le cas échéant par le ministère, ou à la santé.
Ces rubriques sont renseignées selon les modalités suivantes :
- L'assistant de service social est libre de décider s'il convient de renseigner l'application.
- Les "problématiques" sont renseignées par l'assistant de service social en sélectionnant des catégories prédéfinies. Il n'existe donc pas de zones de saisie libre sur les problématiques exprimées.
- Les statistiques issues de l'application sont destinées à être diffusées par les membres du réseau à l'occasion de réunions régionales ou de journées d'études bi-annuelles, pour lesquels une formation spécifique sera dispensée, hors de la présence de la hiérarchie administrative.
Le volet "activités" est relatif à l'activité des assistants sociaux et l'obtention de données chiffrées concernant le niveau de participation de ces derniers aux actions menées de façon collective par le réseau, ainsi qu'aux réunions institutionnelles et internes.
Les destinataires de ces données dans le cadre strict de l'exercice de leurs missions sont les assistants de service social, pour les seuls dossiers de leur zone respective d'intervention, aux fins d'alimentation et de mise à jour de l'application, les conseillères sociales territoriales, chacune pour sa zone d'observation, pour l'exploitation exclusivement statistique des données, et la conseillère technique nationale, exclusivement pour l'exploitation des statistiques au niveau national.
Sur les finalités poursuivies
Le traitement vise à permettre aux assistants sociaux de disposer de statistiques sur les difficultés sociales et socioprofessionnelles rencontrées par les agents accueillis par le service social du ministère, afin d'orienter de futures actions collectives, par exemple de prévention.
Les problématiques renseignées peuvent toutefois désigner les difficultés que l'agent déclare comme les siennes propres ou comme celles d'autres personnes (hiérarchie, collègues) qui interfèrent avec sa situation dans le cadre de son environnement de travail.
La Commission considère que s'il n'apparaît pas illégitime de disposer d'une meilleure connaissance statistique des catégories de population suivies par les assistants sociaux et des problématiques rencontrées, le mode de recueil retenu, à savoir la collecte de données recueillies pour partie sur la base d'une "déclaration de l'agent relative aux comportements de ses collègues qui lui posent problème" n'apparaît pas adéquat, dans le cadre d'un traitement à finalité statistique, en raison notamment du caractère subjectif de l'appréciation portée et donc de l'absence de fiabilité de cette information, du caractère indirectement nominatif du traitement, et du risque de comptabilisation multiple d'une même situation.
En outre, l'application comporte des données relatives à l'activité des assistants de service social qui demeurent cependant accessibles, au niveau de chaque département, par les conseillères régionales et par la conseillère technique nationale et peuvent ainsi permettre un suivi nominatif de l'activité des assistantes sociales du réseau, ne correspondant pas aux finalités statistiques poursuivies.
Sur la pertinence des données traitées, en particulier des "problématiques identifiées"
Le traitement OSAME permet la saisie de "problématiques identifiées" sur la base d'un référentiel détaillé comportant près de 150 rubriques prédéfinies. Ces données peuvent être relatives à la situation et à la vie familiale, au logement, à la vie professionnelle, à la situation économique et financière, aux caractéristiques de l'aide matérielle accordée le cas échéant par le ministère, ou à la santé.
Le traitement comporte (dans la partie intitulée "vie au travail"), s'agissant des problématiques désignant les difficultés exprimées par l'agent sur sa propre situation, les rubriques suivantes : "conduites addictives" (alcool, tabac, drogues, médicaments) ; "problème de santé" (troubles du comportement, vieillissement, maladies chroniques, maladies professionnelles, autres maladies). La Commission estime que ces données, sensibles, n'apparaissent pas pertinentes et utiles au regard de la finalité statistique poursuivie.
L'application comporte par ailleurs une partie intitulée "vie privée" permettant le recueil de données relatives à la vie privée des agents concernés, comportant notamment des sous-thèmes "difficultés relationnelles", "problèmes de santé", "conduites addictives" et "situations de violence", déclinés notamment par rubriques "conjoint", "enfant".
La Commission considère que, dans la mesure où la partie "vie au travail" comporte dans le thème "conditions de vie au travail" une rubrique intitulée "articulation vie professionnelle-vie privée" détaillée en sept problématiques, le recueil dans une partie distincte, d'informations relatives à la vie privée de l'agent n'apparaît pas pertinent au regard des objectifs poursuivis.
La Commission relève en outre, que les assistants sociaux disposent par ailleurs d'informations détaillées quant aux difficultés rencontrées par les agents dans leur vie privée dans le dossier social papier qu'elles gèrent.
Le volet "observation sociale" du traitement comporte également une rubrique dénommée "thèmes libres nationaux". Il s'agit de thèmes autres que ceux prévus dans le référentiel, définis au niveau national, pour une période déterminée. Ces thèmes sont destinés à permettre au réseau social du ministère d'obtenir des chiffres sur une question particulière "qui n'a pas été vue ou qui a besoin d'être approfondie".
Cette fonctionnalité, qui laisse la possibilité de définir librement des thèmes, ne peut, en l'état, être acceptée dans la mesure où elle ne peut être considérée comme permettant à la Commission d'exercer son contrôle a priori sur la nature des typologies créées.
Il résulte de ces observations que le traitement présenté ne satisfait pas en l'état aux conditions de licéité posées par l'article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
En conséquence, la Commission n'autorise pas, en l'état, les services sociaux du ministère de l'équipement, des transports, de l'aménagement du territoire, du tourisme et de la mer à mettre en oeuvre pour une durée de deux ans un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé "OSAME", ayant pour finalité de permettre la réalisation de statistiques d'observation de la situation sociale des agents du ministère.
Le Président, Alex TURK.