La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu le Code de Procédure Pénale, notamment ses articles 78-1 et suivants ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 27 ;
Vu le décret n° 67-196 du 14 mars 1967 portant réorganisation du ministère de l'Intérieur ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le décret n° 91-336 du 4 avril 1991 modifiant le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le décret n° 92-152 du 20 février 1992 portant création de la direction centrale de la police territoriale au ministère de l'Intérieur ;
Vu l'arrêté du ministre de l'Intérieur du 1er août 1973 portant organisation du service de la police de l'air, des frontières et des chemins de fer ;
Vu la circulaire n° 72-522 du Ministre de l'Intérieur en date du 10 novembre 1972 relative au fonctionnement des services de la police de l'air et des frontières ;
Vu le projet d'arrêté du préfet des Pyrénées-Atlantiques ;
Après avoir entendu Monsieur Jean-Pierre MICHEL en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, commissaire du gouvernement en ses observations ;
Considérant que la Commission est saisie par le préfet des Pyrénées-Atlantiques d'un arrêté portant création d'un traitement automatisé d'informations nominatives relatif à l'informatisation de l'index des archives des dossiers administratifs et judiciaires de la Police de l'Air et des Frontières (P.A.F.) des Pyrénées-Atlantiques ;
Sur la finalité du traitement
Considérant que le préfet des Pyrénées-Atlantiques envisage de mettre en oeuvre un traitement automatisé d'informations nominatives relatif à l'informatisation de l'index des archives des dossiers administratifs et judiciaires de la P.A.F. des Pyrénées-Atlantiques dénommé M.U.G.A. (Moyen Unifié de Gestion des Archives) dont la triple finalité est :
- de pallier la tenue manuelle des registres ;
- d'alimenter dynamiquement une source unique d'information et d'améliorer la gestion des archives ;
- d'optimiser l'accès aux informations en évitant que le personnel en poste à la frontière ne soit obligé de téléphoner au service des archives de la direction départementale pour obtenir des informations sur une personne présente à la frontière ;
Considérant que ce traitement sera fondé sur l'utilisation d'un serveur télématique accessible par minitel qui permettra une consultation immédiate du fichier automatisé de référence aux archives ;
Considérant que les fonctionnaires de la P.A.F. seront amenés, dans le cadre de leurs attributions légales, à effectuer des Interrogations du fichier de référence M.U.G.A. pour savoir si la personne contrôlée est connue des services de la direction départementale, soit au titre d'une procédure administrative, soit au titre d'une procédure judiciaire ;
Considérant que les contrôles d'identité effectués s'exerceront conformément aux dispositions du Code de Procédure Pénale et aux décrets des 18 mars et 30 juin 1946 ;
Sur les catégories d'informations collectées
Considérant que les informations collectées sont :
- le nom (deux noms le cas échéant et leur concaténation),
- le prénom,
- la date de naissance,
- les références au dossier d'archive (un numéro de référence Informatique et un numéro de référence au dossier manuel),
- le code et la date d'infraction pour l'apurement du fichier (sur le modèle du Système de Traitement de l'Information Criminelle) ;
Considérant que la collecte, le cas échéant, de deux noms patronymiques apparait justifiée compte tenu de l'usage espagnol ; que toutefois, la collecte de cette information ne sera pas effectuée pour les autres personnes ; que par conséquent, le principe général doit être la collecte d'un seul nom patronymique et l'exception la collecte de deux noms patronymiques ; qu'il conviendra donc de modifier le projet d'acte réglementaire sur ce point ;
Considérant que les informations relatives au code et à la date d'infraction seront utilisées exclusivement par le service gestionnaire centralisé à HENDAYE pour permettre l'apurement des archives elles-mêmes et en particulier pour tenir compte des mesures d'amnistie et de prescription ;
Sur les destinataires des informations
Considérant que les destinataires des informations sont exclusivement les services de la direction départementale de la P.A.F. des Pyrénées-Atlantiques ;
Considérant cependant que seul le service centralisé à HENDAYE au siège de la direction départementale aura accès en permanence à l'ensemble des informations ; que les autres services hors siège, en particulier dans les postes frontière, n'auront accès à certaines informations que lorsqu'ils en feront la demande ;
Considérant par conséquent que l'article 4 du projet d'acte réglementaire devra être modifié en conséquence ;
Sur la durée de conservation des données
Considérant que la durée de conservation des informations est limitée à ce qui est strictement nécessaire aux différentes finalité du traitement envisagé, à savoir cinq ans pour les informations relatives aux archives administratives et des durées prévues aux articles 763 et suivants du Code de Procédure Pénale pour les informations relatives aux archives judiciaires conformément aux durées légales en matière de prescription ;
Sur le droit d'accès,
Considérant que des modalités d'accès mixte sont prévues pour tenir compte de la distinction qu'il convient de faire entre les informations à caractère administratif et les informations à caractère judiciaire ;
Considérant que le droit d'accès sera exercé directement à la direction départementale de la P.A.F. conformément aux dispositions de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 pour les informations à caractère administratif ;
Considérant que le droit d'accès sera exercé indirectement auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés conformément aux dispositions de l'article 39 de la loi du 6 janvier 1978 pour les informations à caractère judiciaire ;
Considérant par conséquent que l'article 5 du projet d'acte réglementaire devra être modifié en conséquence ;
Sur les mesures de sécurité
Considérant que le traitement prévoit des mesures garantissant une protection physique et logique des données ; que ces mesures examinées par la Commission lors d'une mission d'information sur place sont satisfaisantes au regard de la loi du 6 janvier 1978 ;
Sur l'interconnexion du traitement,    Considérant que le préfet des Pyrénées-Atlantiques s'est engagé à ce que le traitement ne soit interconnecté avec aucun autre fichier automatisé ;
RAPPELLE QUE :
- les motifs d'interrogation du traitement M.U.G.A. doivent être conformes aux dispositions des articles 78-1 et suivants du Code de Procédure Pénale et des décrets du 18 mars et du 30 juin 1946 relatifs aux documents requis pour l'entrée et le séjour des étrangers en France ainsi qu'à celles visées dans l'arrêté du ministre de l'Intérieur du 1er août 1973 ;
PREND ACTE QUE :
- les informations traitées relatives au code et à la date des infractions ne seront accessibles qu'au service gestionnaire centralisé de l'application à la direction départementale de la P.A.F. à HENDAYE pour permettre un apurement régulier du fichier ;
- les mesures de sécurité et de confidentialité du traitement seront mises en oeuvre conformément à l'annexe 13 du dossier de demande d'avis ;
- une procédure de journalisation sera mise en oeuvre pour permettre une vérification stricte des motifs d'interrogation du fichier ;
DEMANDE AU PREFET DES PYRENEES-ATLANTIQUES :
- de modifier le projet d'acte réglementaire pour y faire figurer les visa relatifs aux textes législatifs et réglementaires concernant les missions de la police de l'air et des frontières ;
- de modifier l'article 2 du projet d'acte réglementaire pour Indiquer que le principe général reste la collecte d'un seul nom et que ce n'est que le cas échéant, que deux noms patronymiques pourront être collectés en présence de ressortissants espagnols ;
- de modifier l'article 3 du projet d'acte réglementaire pour y Indiquer que les Informations seront conservées cinq ans pour les références aux archives administratives et conformément aux durées prévues par les articles 763 et suivants du Code de Procédure Pénale pour les références aux archives judiciaires ;
- de modifier l'article 4 du projet d'acte réglementaire pour Indiquer que les seuls destinataires sont les services gestionnaires de l'application M.U.G.A., les autres services hors siège pouvant avoir communication de certaines informations lorsqu'ils en feront la demande ;
- de modifier l'article 5 du projet d'acte réglementaire pour indiquer que le droit d'accès aux informations à caractère judiciaire sera exercé auprès de la CNIL conformément aux dispositions de l'article 39 de la loi du 6 janvier 1978 ;
EMET,  sous réserve des observations précitées, UN AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté du préfet des Pyrénées-Atlantiques portant création d'un traitement relatif à l'informatisation de l'index des dossiers d'archives administratives et judiciaires de la P.A.F. des Pyrénées-Atlantiques.
Le Président, Jacques FAUVET.