(Demande d’autorisation n° 1646973)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la société RHODIA LABORATOIRE DU FUTUR d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et après avoir entendu les observations de M Jean-alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La société RHODIA LABORATOIRE DU FUTUR, spécialisée dans le domaine de la recherche et membre du groupe SOLVAY.
Sur la finalité
La société RHODIA LABORATOIRE DU FUTUR a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. (délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond aux exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au fondement juridique et au champ d’application. En effet, la société RHODIA LABORATOIRE DU FUTUR n’est soumise à aucune des dispositions visées par l’autorisation unique (droit français, loi «SOX» américaine du 31 juillet 2002, loi japonaise "Financial Instrument and exchange Act" du 6 juin 2006) et souhaite inclure dans le périmètre de son dispositif des domaines non visés par l’autorisation unique n°4.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
Le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent à la  comptabilité, la lutte contre la corruption, le conflit d’intérêts, le délit d’initié, la fraude fiscale, la divulgation de secrets professionnels, les pratiques anticoncurrentielles, l’atteinte grave à la santé, la sécurité et l’environnement.
La Commission estime que le traitement répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les données traitées
Les données sont identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4, à savoir :
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
Sur les destinataires
Sont destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, les Compliance Officers, le General Counsel ainsi que le personnel habilité du prestataire extérieur.
Les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation de confidentialité contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information est assurée par la diffusion du code éthique sur l’intranet et par le responsable « compliance » nommé au sein de chaque filiale. La personne éventuellement mise en cause est informée dès l’enregistrement des données la concernant.
Les instances représentatives du personnel ont également été informées.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès des Compliance Officers.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire extérieur situé aux Etats-Unis et adhérant aux principes du « Safe Harbor ». Il sera chargé de la collecte des alertes auprès des salariés soit par téléphone, soit par le biais d’un site internet.
Les échanges de données réalisés via le réseau internet du sous-traitant seront intégralement chiffrés, afin de garantir la confidentialité des données.
Le sous-traitant met en œuvre des mesures de traçabilité, permettant de recenser l’ensemble des opérations effectuées sur une alerte, et ce pendant toute la durée de conservation de l’alerte dans son système d’information. Le responsable de traitement dispose d’un accès aux données de traçabilité.
Les modalités d’authentification des salariés du sous-traitant et des destinataires des alertes sont conformes aux recommandations de la Commission ; les modalités d’authentification des émetteurs des alertes apparaissent, quant à elles, de nature à garantir un niveau de risque acceptable.
L’accès aux données fait l’objet d’une gestion des habilitations : les destinataires ont des compétences géographiques délimitées et se voient attribuer nominativement un dossier d’alerte.
Les étapes de développement et de maintenance font l’objet de mesures de sécurité visant à garantir la confidentialité des données.
Les autres mesures de sécurité n’appellent pas d’observation particulière de la part de la Commission.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le salarié qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut contacter les Compliance officers :
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
via une ligne téléphonique dédiée « Solvay Ethics Helpline » ;
via un accès web dédié ;
L’identité de l’émetteur de l’alerte est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes. A titre exceptionnel, la société RHODIA LABORATOIRE DU FUTUR peut être amenée à recueillir une alerte anonyme. Dans ce cadre, l’alerte sera traitée dans les conditions suivantes :
-le traitement des alertes anonymes doit être entouré de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif ;
-l’organisme ne doit pas inciter les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme. En ce sens, la publicité faite sur l’existence du dispositif doit en tenir compte. La procédure doit être conçue de façon à ce que les employés s’identifient auprès de l’organisation chargée de la gestion des alertes.
Enfin la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société RHODIA LABORATOIRE DU FUTUR à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN