(Demande d’autorisation n°1509909)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la société L’OREAL d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4°, 35 et 69 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 (AU-04).
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
L'Oréal est un groupe international expert en cosmétiques, soins du cheveu, maquillage et parfums.
La société L’OREAL agit en qualité de responsable de traitement pour l’ensemble des sociétés du groupe concernées par le dispositif d’alerte professionnelle. En effet, la Commission constate qu’elle détermine seule les finalités et les moyens du traitement.
Sur la finalité
La société L’OREAL a déposé un dossier de demande d’autorisation pour un traitement de données à caractère personnel dénommé « dispositif d’alerte éthique ».
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement présenté par la société L’OREAL répond aux exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au champ d’application. En effet, la société L’OREAL souhaite inclure dans le périmètre de son dispositif des domaines non visés par celle-ci.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
En outre, elle estime qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
A cet égard, elle relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle présenté par la société L’OREAL est strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
comptable, financier, bancaire, détournement d’actifs ;
lutte contre la corruption ;
pratiques anticoncurrentielles ;
respect des droits de l’Homme, tels que visés dans la Déclaration des droits de l’Homme adoptée par l’Assemblée générale des Nations Unies le 10 décembre 1948 ;
interdiction du recours au travail forcé, au travail obligatoire ou au travail des enfants, respect du principe de la liberté syndicale, conformément aux huit conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) ;
violation de la réglementation sur l’environnement, l’hygiène et la sécurité ;
pratiques commerciales prohibées ou trompeuses (notamment en matière de publicité et de marketing) ;
conflits d’intérêts tels que définis par la charte éthique de l’Oréal (cadeaux non autorisés, relations intéressées avec les fournisseurs, etc.) ;
risque grave pour la sécurité informatique de l’entreprise, divulgation d’informations stratégiques, confidentielles ou relatif au secret des affaires et atteintes aux droits de propriété du Groupe L’Oréal ;
discrimination et harcèlement moral ou sexuel ;
non respect de la vie privée et de la protection des informations à caractère personnel conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission estime que la finalité poursuivie par le traitement est déterminée, explicite et légitime.
comptable, financier, bancaire, détournement d’actifs ;
lutte contre la corruption ;
pratiques anticoncurrentielles ;
respect des droits de l’Homme, tels que visés dans la Déclaration des droits de l’Homme adoptée par l’Assemblée générale des Nations Unies le 10 décembre 1948 ;
interdiction du recours au travail forcé, au travail obligatoire ou au travail des enfants, respect du principe de la liberté syndicale, conformément aux huit conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) ;
violation de la réglementation sur l’environnement, l’hygiène et la sécurité ;
pratiques commerciales prohibées ou trompeuses (notamment en matière de publicité et de marketing) ;
conflits d’intérêts tels que définis par la charte éthique de l’Oréal (cadeaux non autorisés, relations intéressées avec les fournisseurs, etc.) ;
risque grave pour la sécurité informatique de l’entreprise, divulgation d’informations stratégiques, confidentielles ou relatif au secret des affaires et atteintes aux droits de propriété du Groupe L’Oréal ;
discrimination et harcèlement moral ou sexuel ;
non respect de la vie privée et de la protection des informations à caractère personnel conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les données traitées
Seules les catégories de données suivantes pourront être traitées :
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
identité, fonctions et coordonnées de la personne signalant les faits ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet de l’alerte professionnelle, en ce compris les éventuels témoins mentionnés ;
faits signalés.
La Commission observe que le dispositif soumis par la société L’OREAL n’est pas conçu pour permettre des signalements anonymes. L’émetteur de l’alerte professionnelle situé en France doit nécessairement s’identifier auprès du prestataire désigné par la société L’OREAL pour recueillir les alertes. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
La Commission considère que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.
Sur les destinataires
Seront destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, le personnel de la société en charge de recueillir les alertes ainsi que :
-le directeur de l’éthique du groupe ;
-le directeur des programmes éthiques ;
-le responsable des projets éthiques ;
-le conseiller du Président ;
-le directeur général des relations extérieures.
La direction de l’éthique s’appuiera sur les directions fonctionnelles ou opérationnelles (directions juridique, de l’audit et du contrôle interne).
La Commission observe que les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation de confidentialité contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information des salariés est faite par la diffusion du code éthique et d’une note sur le site institutionnel de l’Oréal. Les personnes seront informées des finalités poursuivies par le traitement, des destinataires et de leurs droits d’accès et de rectification.
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l’enregistrement de ces données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent être prises avant l’information de la personne.
La Commission relève que les instances représentatives du personnel ont été informées du traitement et ont émis un avis favorable.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement par courrier électronique auprès du directeur éthique du groupe.
La Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire extérieur qui sera en charge de la collecte des alertes.
Les échanges de données réalisés par le biais du site internet du prestataire seront intégralement chiffrés, afin de garantir la confidentialité des données échangées. Les transmissions de données vers le responsable de traitement par le prestataire extérieur seront également chiffrées. Les données relatives aux alertes sont stockées sous une forme chiffrée.
Les mesures de chiffrement sont prévues pour assurer la confidentialité des données. Les clés de chiffrement apportent un niveau de complexité suffisant.
Des mesures de traçabilité des opérations effectuées sur les alertes seront mises en œuvre. Les données techniques issues de ces mesures seront conservées pendant 12 mois.
Une fois réceptionnées par l’Oréal, les données relatives aux alertes seront supprimées par le prestataire extérieur.
Les modalités d’authentification des personnes ayant accès aux différentes applications utilisées sont conformes aux recommandations de la Commission.
Les modalités techniques d’authentification de l’émetteur de l’alerte apparaissent quant à elles de nature à garantir un niveau de risque acceptable compte tenu des canaux de communication utilisés et des informations ainsi accessibles.
Enfin, le prestataire extérieur met en place des mesures de sécurité spécifique afin de limiter les risques d’intrusion sur ses systèmes informatiques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le collaborateur, témoins ou victime, qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut contacter les personnes en charge du dispositif en utilisant un site internet dédié (www.lorealethics.com). Ce site est traduit en 15 langues et est hébergé par un prestataire extérieur.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société L’Oréal à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN