(Demande d’autorisation n°1600424)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par le Service d’Education Spéciale et de Soins à Domicile (SESSAD) 123 soleil d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité l’enregistrement audio des réunions des équipes pluridisciplinaires afin de rédiger des comptes rendus ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV, 25-I-1° et 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, rapporteur et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
le Service d’Education Spéciale et de Soins à Domicile (SESSAD) 123 soleil sis 7 avenue des Cigognes à Bretigny sur Orge (91220) est un établissement social et médico-social au sens des dispositions de l’article L. 312-1du code de l’action sociale et des familles.
Il exerce donc une mission d’intérêt général et d’utilité sociale conformément à l’article L. 311-1 du même code.
Par conséquent, la Commission considère que la mission du Service d’Education Spéciale et de Soins à Domicile (SESSAD) 123 soleil est d’intérêt public.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est l’enregistrement audio de réunions des équipes pluridisciplinaires afin de rédiger des comptes rendus.
Ces enregistrements peuvent contenir des informations relatives aux personnes accueillies notamment relatives à leurs données de santé et à leurs difficultés sociales.
La Commission estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés par l’intérêt public.
Elle considère que le recours à la formalité de l’autorisation se justifie également au regard de l’article 25-I-7° de la loi pour ce qui concerne le traitement des données portant sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie.
à l’identification (nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance) ;
à la vie personnelle (habitude de vie, situation familiale) ;
à la vie professionnelle (CV, situation professionnelle, scolarité et formation) ;
aux informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière) ;
aux données portant sur les difficultés sociales des personnes (données à caractère éducatif et social sur l’évolution des usagers sur le plan personnel et familial) ;
aux données de santé (données se limitant à la saisie de l’appartenance à un Groupe Iso-Ressources (GIR)).
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels habilités de l’association.
Ces destinataires n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, d’une part par voie d’affichage  dans les locaux de l’établissement et d’autre part sur le formulaire d’admission.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de Sessad 123 Soleil, 7 avenue des Cigognes – 91220 Bretigny-Sur-Orge.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement respecte les préconisations de la Commission, notamment en ce qui concerne les mots de passe utilisés qui sont d’un niveau de complexité suffisant.
Le traitement n’est accessible que sur le réseau interne privé de l’organisme, ce qui offre une garantie quand a la sécurité des données y transitant.
Ces mesures de sécurité apparaissent satisfaisantes.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant une durée maximale de deux ans à compter de la fin de la relation contractuelle.
A l’issue de cette durée de conservation, les données sont archivées (séparation des données physiques avec un accès limité à un nombre restreint de personnes habilitées).
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, le Service d’Education Spéciale et de Soins à Domicile (SESSAD) 123 soleil à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN