(Demande d’autorisation n° 1636246)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par l’association Les Petits Frères des Pauvres d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité le suivi des personnes accompagnées et des bénévoles ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire et après avoir entendu les observations de  M.Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Il s’agit de l’association Les Petits Frères des Pauvres, sise 33 avenue Parmentier – 75011 Paris.
Sur la finalité
Le traitement a pour finalité le suivi des personnes accompagnées et des bénévoles.
Dans le but de mieux accompagner  les personnes âgées en difficulté, l’association Les Petits Frères des Pauvres souhaite mettre en œuvre un logiciel dont l’objet est d’avoir une meilleure connaissance du public qu’elle accompagne. L’objectif est également d’améliorer le recrutement des bénévoles et de mieux les encadrer dans leurs actions.
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.
La Commission estime qu’il y lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives à :
Les données relatives à la santé sont collectées, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux.
leur identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, civilité, nationalité, décès) ;
leur  vie personnelle (situation familiale) ;
leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
leur situation économique et financière (revenus) ;
leurs difficultés sociales ;
leurs données de santé ;
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
L’accès aux données sensibles d’une personne accompagnée (difficultés sociales, santé, …) est limité à un nombre de personnes (entre 3 à 5 acteurs maximum) :
•les bénévoles qui l’accompagnent (au plus 3), dans le cadre d‘un lien de confiance, inscrit dans la durée ;
•Le responsable de l’équipe territoriale, chargé de l’animation de l’action locale des bénévoles  (points réguliers sur les accompagnements en cours, point sur les activités collectives, les séjours de vacances, les demandes d’hébergement, d’aides financières,  organisation de la vie d’équipe, lien avec les partenaires …) ou le directeur de l’établissement (en cas d’hébergement) ou  le responsable d’un séjour de vacances ;
•Le référent salarié de l’équipe territoriale, soutien professionnel de l’équipe territoriale, garant du respect des bonnes pratiques internes et de la déontologie  de l’association des petits frères des Pauvres
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie de mentions légales mises sur le formulaire de prise en charge ainsi que par voie d’affichage.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’association Les Petits Frères des Pauvres, secrétariat général,  33 avenue Parmentier – 75011Paris.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Ces mesures de sécurité n’appellent pas d’observation particulière.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées en base active pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager et pendant une durée complémentaire de deux ans à compter du dernier contact avec ce dernier. Au terme de cette durée les données sont archivées.
La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’association Les Petits Frères des Pauvres à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN