(Demande d’autorisation n° 1674699)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par le réseau gérontologique Gaves et Bidouze d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dossier médical informatisé et partagé;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de la santé publique, notamment ses articles L. 6321-1, L. 1110-4 et L. 1111-8;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV et 25-I-1 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean MASSOT, commissaire et après avoir entendu les observations de  M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le Réseau « Gaves et Bidouze », Association Loi 1901 (64)
Sur la finalité
- Permettre, par la mise en place d’un dossier médical partagé au sein d’un réseau gérontologique, une mise en commun sécurisée d’informations médicales et sociales entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux qui prennent en charge les personnes âgées en état de dépendance ou de perte d’autonomie à leur domicile.
- Améliorer, ainsi, la qualité de la prise en charge, de la prise de décision et la coordination et la continuité des soins entre tous les intervenants dans le cadre du réseau régional.
- Permettre le maintien à domicile des patients qui le souhaitent par un accompagnement médico-social, prévenir les hospitalisations et, si nécessaire, orienter les personnes âgées ou leurs familles vers les structures de soins et de prise en charge les plus adaptées à leur situation.
- Favoriser l’accès aux prestations sociales en accompagnant les personnes âgées dans les démarches à effectuer auprès des services sociaux compétents pour l’ouverture de droits.
- Gérer un annuaire de professionnels de santé et du secteur médico-social partenaire du réseau.
- Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité et épidémiologiques. La Commission rappelle qu’il conviendra, le cas échéant de se conformer aux dispositions des chapitres IX et X de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, légitimes et explicites au sens de l’article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés, comme en l’espèce, par l’intérêt public.
Sur les données traitées
- Concernant les patients : données d’identification (nom, prénom, date de naissance) ; situation familiale ; coordonnées du patient, des proches pouvant être contactés, de la personne de confiance, du médecin traitant ; existence d’une mutuelle, mesures de protection juridique éventuelles ; données médicales et médico-sociales nécessaires à la prise en charge : état général du patient, antécédents médicaux et chirurgicaux, examens cliniques, évaluation neuropsychologique et gériatrique, traitements en cours; conditions de vie et comportements utiles à la prise en charge ; prestations sociales servies ou à prévoir.
- Coordonnées des professionnels de santé ou du secteur médico-social chargés du suivi du patient : nom, prénom, coordonnées professionnelles et spécialité.
La Commission considère que ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.
Sur les destinataires
- Les acteurs médicaux et paramédicaux adhérant au réseau, intervenant dans la prise en charge des patients (médecins, infirmiers libéraux, aides à domicile libéraux kinésithérapeutes) et assistants sociaux (aides à domicile…) dûment habilités, dans la limite de leurs attributions respectives et la stricte mesure nécessaire à la prise en charge.
- L’équipe de coordination sous la responsabilité du médecin coordinateur
Sur l’information et le droit d’accès
- L’inclusion d’un patient dans le réseau nécessite le consentement du médecin traitant et celui du patient et/ou celui de ses représentants légaux.
A cet effet, ces derniers sont informés des modalités de mise en œuvre du dossier médical partagé ainsi que des droits qui leur sont reconnus, par la remise d’un document d’information et d’un formulaire de recueil du consentement à la prise en charge dans le cadre du réseau, rédigé notamment pour garantir le respect des dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
- Le patient a la possibilité de quitter le réseau à tout moment sans conséquence sur la qualité des soins qui lui sont dispensés et il en est clairement informé.
- Le patient peut exercer son droit d’accès au dossier et à la liste des personnes qui y ont eu accès auprès du médecin traitant ou du médecin coordinateur, au siège du réseau.
- La Commission a bien pris acte que le formulaire de recueil du consentement sera complété de la mention de l’hébergement des données auprès d’un prestataire agréé en qualité d’hébergeur de données de santé à caractère personnel.
La Commission estime, dans ces conditions, que ces modalités d’information et d’exercice des droits n’appellent pas d’observation.
Sur les mesures de sécurité
- Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des intervenants.
- Le contrôle des accès aux dossiers des patients se fait par une carte de professionnel de santé ou par un porte clés électronique générateur d’un mot de passe à usage unique (OTP), associés à un code PIN.
La Commission estime ces mesures de contrôle d’accès conformes aux dispositions du décret du 15 mai 2007 relatif à la confidentialité des informations médicales qui impose désormais une authentification forte des professionnels de santé par l’utilisation d’une carte de professionnel de santé (CPS) ou un dispositif équivalent agréé par l’organisme chargé d’émettre la CPS pour toute transmission ou tout accès aux données de santé.
- Les accès à l’application font l’objet d’une journalisation. La Commission rappelle qu’il convient d’informer les personnels concernés de la mise en œuvre de ces mesures. Elle rappelle également que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées après avoir donné lieu à une analyse afin de détecter d’éventuels comportements anormaux.
- L’application met en œuvre des procédés de chiffrement du transport des données.
- La mise au point des logiciels s’effectue sur des données fictives.
- Le système d’information du réseau est hébergé par CIS Valley, qui doit satisfaire aux conditions d’agrément telles que définies en application de l’article L. 1111-8 du Code de la santé publique, pour l’hébergement du service considéré.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
- Durée de conservation des données : jusqu’au terme de la prise en charge du patient. A l’issue de cette période, les données devront être archivées conformément à la réglementation en vigueur et pourront être conservées de façon anonymisée à des fins statistiques.
Autorise, conformément à la présente délibération, le Réseau gérontologique Gaves et Bidouze à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN