(Demande d’autorisation n° 1582100)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par la société PORTER AND HAYLETT LIMITED d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la Cnil n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-04), telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Catherine POZZO-DI-BORGO, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le groupe TUI Travel (« Touristik Union International ») auquel appartient la société PORTER AND HAYLETT LIMITED est le tour-opérateur britannique numéro un du tourisme en Europe. Il est présent dans plus de 180 pays.
Sur la finalité
La société PORTER AND HAYLETT LIMITED a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond aux exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au  fondement juridique. En effet, la société PORTER AND HAYLETT LIMITED n’est soumise à aucune des dispositions visées par l’autorisation unique (droit français, loi «SOX» américaine du 31 juillet 2002, loi japonaise « Financial Instrument and exchange Act » du 6 juin 2006).
Toutefois, le groupe auquel appartient la société PORTER AND HAYLETT LIMITED est soumis à la loi britannique du 8 avril 2010 dite « UK bribery act » entrée en vigueur le 1er juillet 2011.
Cette loi instaure un nouveau délit qui consiste à sanctionner une personne morale pour défaut de prévention de la corruption. Ainsi, selon la section 7 de la loi susvisée, s’expose  à une amende toute personne morale dans le monde                  « conduisant, même en partie, des affaires au Royaume-Uni » dont l’une des « personnes associées » est responsable d’actes ou de tentatives de corruption, sauf pour la personne morale à démontrer qu’elle avait mis en place des « procédures adéquates » conçues pour prévenir de tels actes.
Le ministère de la justice britannique a adopté des lignes directrices pour accompagner les entreprises dans leur mise en conformité à cette loi. L’une des mesures consiste à instaurer un dispositif d’alerte professionnelle (« Whistleblowing ») pour inciter les salariés à remonter des cas de corruption dont ils auraient connaissance.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
Le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves relevant du domaine comptable, financier, bancaire, de lutte contre la corruption et de pratiques anticoncurrentielles.
La Commission estime que la finalité poursuivie est légitime.
Sur les données traitées
Les données seront identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4, à savoir :
La Commission considère que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées.
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Sur les destinataires
Sont destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, le personnel du prestataire extérieur et du département de l’audit de la société PORTER AND HAYLETT LIMITED.
Les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation renforcée de confidentialité contractuellement définie.
La Commission considère que ces destinataires ont un intérêt légitime à accéder aux données traitées.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information est faite par la diffusion d’une note d’information aux collaborateurs sur le dispositif d’alerte professionnelle.
La personne qui fait l'objet d'une alerte est informée par le responsable du dispositif dès l'enregistrement des données.  Lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l'alerte, l'information de cette personne intervient après l'adoption de ces mesures.
Les représentants du personnel ont été dûment informés du traitement et de ses modalités de mise en œuvre.
Le responsable de traitement garantit à toute personne identifiée dans le dispositif d'alerte professionnelle le droit d'accéder aux données la concernant et d'en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification ou la suppression. Ces droits s’effectuent auprès d’une personne désignée au sein de la société PORTER AND HAYLETT LIMITED.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire extérieur pour recueillir les alertes auprès des salariés. Ces derniers peuvent saisir le dispositif soit via un numéro de téléphone dédié soit par le biais du site internet du prestataire.
Les échanges de données réalisés par le site internet seront intégralement chiffrés afin de garantir la confidentialité des données échangées.
Le prestataire met en œuvre des mesures de traçabilité permettant de recenser l’ensemble des opérations effectuées sur une alerte. Ces mesures de traçabilité concernent tant le personnel du prestataire que les salariés de la société PORTER AND HAYLETT LIMITED.
Les transmissions de données entre le prestataire et le responsable de traitement seront chiffrées au moyen du protocole HTTPS.
Les modalités d’authentification des salariés du prestataire et des destinataires des alertes sont conformes aux recommandations de la Commission.
L’authentification de l’émetteur de l’alerte est de nature à garantir un niveau de protection suffisant compte tenu des canaux de communication utilisés et des données accessibles.
Les étapes de développement et de maintenance font l’objet de mesures de sécurité visant à garantir la confidentialité des données. Les connexions des administrateurs seront contrôlées et ne pourront être réalisés qu’au travers d’un VPN (« Virtual Private Network »).
Autorise, conformément à la présente délibération, la société PORTER AND HAYLETT LIMITED à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN