La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-II et 69 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, notamment ses articles 101 et 103 ;
Sur la proposition de Mme Marie-Hélène MITJAVILE, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
En application de l’article 68 de la loi 6 janvier 1978 modifiée, les transferts de données à caractère personnel à destination de pays qui ne sont membres ni de l’Union européenne, ni de l’Espace économique européen ou qui n’assurent pas un niveau de protection suffisant sont interdits.
Néanmoins, il peut être fait exception à cette interdiction par application de l’article 69 de la loi précitée, notamment par décision de la Commission nationale de l’informatique et des libertés lorsqu’un niveau de protection suffisant est apporté aux données transférées par l’intermédiaire de règles internes, c’est-à-dire des règles contraignantes d’entreprise (
binding corporate rules
Au terme d’une procédure de coopération, la Commission et les autorités européennes de protection des données compétentes ont reconnu les BCR responsable de traitement du groupe RAKUTEN (dont le siège social mondial est situé à Crimson House, 1-14-1 Tamagawa, Setagaya-ku, 158-0094, Tokyo, Japon) conformes aux exigences posées par les documents de référence adoptés par le Groupe de travail de l’article 29.
Ainsi, ces BCR sont réputées apporter un niveau de protection suffisant aux données personnelles transférées au sein du groupe RAKUTEN,
Les organismes mentionnés à l’article 1

se réfèreront à la présente autorisation unique (n° BCR-

et adresseront à la
Un transfert ne peut être autorisé que dans la mesure où :
lorsque cela est requis, la formalité relative au traitement auquel ce transfert se rattache a été dûment accomplie auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, et
le transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par cette formalité.
Tout transfert de données à caractère personnel qui excèderait le cadre ou les exigences définis par la présente autorisation unique devra faire l’objet d’une décision d’autorisation spécifique.


Seules les entités du groupe RAKUTEN, agissant en qualité de responsable de traitement, étant juridiquement liées par les BCR responsable de traitement du groupe RAKUTEN, et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre des BCR peuvent adresser un engagement de conformité à la présente autorisation unique.
Article 2 : Sur les finalités des transferts
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR responsable de traitement du groupe RAKUTEN, et à leurs annexes, seuls sont autorisés les transferts de données à caractère personnel ayant pour finalités :
Celles relatives aux salariés et assimilés :
gestion des ressources humaines à des fins de gestion de l’organisation ;
gestion de la mobilité et du remplacement du personnel ;
création de comptes utilisateurs et création des liens avec d’autres systèmes ;
gestion de l’activité, des performances, des évaluations et des informations relatives aux avantages et indemnités (notamment aux stock-options) ;
formation ;
fourniture de comptes utilisateurs sur les systèmes informatiques ;
fourniture de matériels BYOD ;
optimisation et amélioration des systèmes informatiques ;
fourniture d’un support informatique ;
enquêtes et réponses à des incidents de sécurité ;
continuité de l’activité (notamment sauvegarde des données et reprise d’activité après sinistre) ;
recrutement ;
évaluation des qualifications des candidats ;
communication aux candidats d’informations relatives aux opportunités d’emplois dans le groupe ;
communications avec les candidats à propos de leur candidature ;
vérification des informations détenues sur les candidats qui ont déjà postulé et gestion du vivier de candidatures.
Celles relatives aux clients :
promotion des ventes et toute action de marketing (notamment publicité ciblée) ;
fourniture des services ;
gestion de la relation avec et entre les utilisateurs et les marchands ;
réalisation des transactions et bonne exécution des contrats ;
règlement des litiges ;
utilisation et optimisation des plateformes globales ;
fourniture des services de paiement et de récompenses aux utilisateurs et aux marchands ;
vérification d’identité, conservation de l’historique des transactions et autres exigences en matière de conformité, conformément à la loi applicable ;
détection et lutte contre les fraudes ;
réalisation d’analyses et de statistiques ;
personnalisation de la plateforme ;
recherches/analyses des données à des fins de pilotage de l'activité;
continuité de l’activité (notamment sauvegarde des données et reprise d’activité après sinistre).
Celles relatives aux prestataires
sélection et gestion de la relation avec les prestataires.
Article 3 : Sur les catégories de données personnelles transférées
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR responsable de traitement du groupe RAKUTEN et à leurs annexes, seules peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les catégories de données à caractère personnel suivantes :
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des clients
état civil/identité/données d’identification ;
vie professionnelle ;
vie personnelle ;
données de connexion ;
données de localisation ;
informations d’ordre économique et financier ;
décès des personnes ;
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des salariés et assimilés
état civil/identité/données d’identification ;
vie professionnelle ;
vie personnelle ;
données de connexion ;
informations d’ordre économique et financier ;
décès des personnes ;
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des prestataires
état civil/identité/données d’identification ;
vie professionnelle ;
informations d’ordre économique et financier.
Article 4 : Sur les catégories de personnes concernées par les transferts
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR responsable de traitement du groupe RAKUTEN et à leurs annexes, seules peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les données à caractère personnel relatives aux catégories de personnes suivantes :
salariés et assimilés (stagiaires, candidats, …),
clients (notamment internautes, utilisateurs et marchands),
prestataires.
Article 5 : Sur les destinataires habilités à accéder aux données transférées
Seules peuvent être habilitées à accéder aux données les entités du groupe RAKUTEN juridiquement liées aux BCR responsable de traitement du groupe RAKUTEN dont la liste à jour a été fournie à la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Article 6 : Sur les informations relatives à chaque transfert
Les responsables de traitement doivent tenir à disposition des services de la Commission nationale de l'informatique et des libertés une liste (cf. modèle proposé en annexe 1 de la présente délibération) détaillée et à jour des transferts effectués sur la base des BCR responsable de traitement du groupe RAKUTEN, précisant, pour chaque transfert, les informations suivantes :
la finalité générale du transfert ;
la ou les catégories de données à caractère personnel transférées ;
la ou les catégories de personnes concernées par le transfert ;
les informations relatives à chaque destinataire des données :
raison sociale ;
nom du groupe auquel le destinataire appartient et ayant adopté des BCR responsable de traitement ;
pays d’établissement ;
catégorie de destinataire (ex : maison-mère, filiale) et
nature du traitement opéré par ce dernier.
Article 7 : Sur les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition des personnes concernées définis au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s’exercent auprès du ou des services que les responsables de traitement auront désignés.
Article 8 : Sur l'information des personnes
Les responsables de traitement doivent avoir clairement informé les personnes concernées de l’existence de transferts de données vers des pays tiers et des modalités d’exercice de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition, dans les conditions prévues par les dispositions des articles 90 et 91 du décret du 20 octobre 2005 modifié.
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.
Pour la Présidente
Le Vice-Président délégué
Marie-France MAZARS
Annexe 1 : Modèle de documentation sur les transferts de données à caractère personnel encadrés par des BCR responsable de traitement
Transfert n°1
Modifications
(préciser la date et l’objet)
Date de mise en œuvre
Finalité générale du transfert
Catégories de personnes concernées
Nature des données personnelles transférées
Destinataire 1
Raison sociale
Pays d’établissement
Type de destinataire
(ex : maison-mère, filiale)
Nature du traitement opéré par le destinataire
(ex : lecture seule, saisie)
Destinataire 2
Raison sociale
Pays d’établissement
Type de destinataire
(ex : maison-mère, filiale)
Nature du traitement opéré par le destinataire
(ex : lecture seule, saisie)