La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres Ier à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 autorisant l'utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques par les employeurs dans les traitements automatisés de la paie et de la gestion du personnel ;
Vu les délibérations n° 80-03, 80-05 et 80-07 du 22 janvier 1980 portant création de normes simplifiées ;
Considérant que la CNIL est habilitée, en vertu des articles 6, 17 et 21-1° de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;
Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;
Considérant que les traitements informatisés portant sur la gestion des personnels de l'Etat et de ses établissements publics, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, des personnes morales de droit privé gérant un service public sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné,

Article 1er
Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent :
- ne porter que sur des données objectives ;
- ne pas donner lieu à des interconnexions, sauf celle prévue à l'article 8, ou à des transmissions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;
- ne pas comporter d'informations autres que celles énumérées à l'article 3 ;
- satisfaire aux conditions énoncées aux articles 2 à 8 ci-dessous.

Finalité du traitement
Le traitement a pour seules fonctions :
a/ la gestion administrative des agents, conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu'aux dispositions statutaires ou contractuelles qui régissent les intéressés ;
b/ l'établissement d'états statistiques ou de listes d'agents pour répondre à des besoins de gestion administrative ou à des obligations légales, dans le respect des garanties statutaires ou contractuelles.

Informations traitées
Les informations traitées sont :
a/ concernant l'identité : nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone privé ;
b/ concernant la situation familiale : situation matrimoniale, prénom du conjoint, profession (si elle donne droit au versement d'une allocation), enfants (prénoms, sexe, date de naissance, à charge ou non, date du décès éventuel) ;
c/ concernant la situation militaire : dégagé, sursitaire, exempté, position sous les drapeaux, durée des services, grade, arme et spécialité éventuelle, affectation dans la réserve ;
d/ concernant certaines pensions : nature (handicapé, pupille de la nation, déporté, interné, ancien combattant), date et taux éventuel de la pension ;
e/ concernant la formation : diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, formation professionnelle (nature et date des cours, stages ou autres actions de formation) ;
f/ distinctions honorifiques ;
g/ concernant le logement : loyer du logement, montant des charges, contribution du salarié aux frais de loyer et de charges ;
h/ concernant la vie professionnelle : mode de recrutement (concours, examens, recrutement direct), régime juridique (statutaire ou contractuel), position administrative (activité à temps complet ou à temps partiel, détachement, position hors cadre, disponibilité, service national, congé parental), congés (annuels, maladie, longue maladie, longue durée, maternité, liés aux charges parentales, de formation professionnelle, de formation syndicale), grades ou emplois et affectations successifs et actuels, indices de traitement (bruts ou réels majorés) successifs et actuels, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, résidences administratives successives et actuelle, notation effectuée selon les garanties statutaires, demandes de mutation ou orientation souhaitée, retenues (pensions, sécurité sociale, couverture complémentaire, remboursement de prêts), mandats électifs ou représentatifs syndicaux entraînant des sujétions particulières ou l'exercice de droits au regard de l'exécution du service, facilités accordées à raison d'activité relative au service social (restaurants administratifs, coopératives, sociétés sportives, colonies de vacances).

Durée de conservation
Les informations enregistrées sont conservées sur support informatique jusqu'à la sortie des cadres de l'agent ou à la rupture du lien de l'agent avec la collectivité ou la personne morale gestionnaires.
Les informations nécessaires au calcul des droits à retraite peuvent être conservées à des fins de reconstitution de la carrière jusqu'à la liquidation des pensions vieillesse.
La conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires.

Destinataires des informations
Peuvent seuls, dans les limites de leurs attributions respectives, être destinataires des informations :
- les agents chargés des opérations administratives et comptables concernant les intéressés ;
- les agents responsables de la gestion des personnels en cause et les membres des commissions administratives et techniques ;
- les supérieurs hiérarchiques des intéressés et les membres des services d'inspection.


Des mesures de sécurité physique et logique doivent être prises afin de préserver la sécurité du traitement et des informations, d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés, et d'assurer la garantie des secrets protégés par la loi.
La déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée doit préciser les dispositions particulières prévues par le déclarant en exécution de l'alinéa précédent.

Droit d'accès
La déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée doit préciser le service auprès duquel s'exerce le droit d'accès prévu au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.

Traitement intégré de paie et de gestion du personnel
Lorsqu'un traitement intègre les deux applications paie et gestion du personnel, il devra en outre faire l'objet d'une déclaration simplifiée de conformité à la norme simplifiée définie par la délibération n° 93-020 du 2 mars 1993.
Dans ce cas, sa mise en oeuvre devra également respecter les dispositions du décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991 susvisé.

Le droit d'opposition prévu par l'alinéa 1er de l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas aux traitements institués dans les conditions fixées par la présente norme simplifiée.
Article 10
Les normes simplifiées définies par les délibérations n° 80-03, 80-05 et 80-07 du 22 janvier 1980 sont abrogées.
LE PRESIDENT Jacques FAUVET