(Demande d’autorisation n° 1613844)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) Sainte-Famille d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité de permettre aux établissements de faciliter les démarches des usagers dans le cadre de leur demande d’admission en établissement pour personnes âgées ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV et 25-I-1° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le responsable du traitement est l’Etablissement d' Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (EHPAD) Sainte-Famille, sis 2 rue des couvents – 57950 Montigny-les-Metz.
Il s’agit d’un établissement social et médico-social au sens de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est de permettre à l’EHPAD Sainte-Famille de faciliter les démarches des usagers dans le cadre de leur demande d’admission en établissement pour personnes âgées, d’améliorer le suivi des demandes et de connaître le nombre de personnes en liste d’attente.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, légitimes et explicites.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés par l’intérêt public.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers des établissement sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à leur identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, personne référente) ;
à leur vie personnelle (situation familiale) ;
à leurs données de santé (pathologies, affection, données relatives aux soins, degré de dépendance).
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels dûment habilités de l’établissement soumis au secret professionnel, notamment les médecins et le chef d’établissement.
Les demandes d’admission sont enregistrées dans une base de données (logiciel Attentum) accessible à tous les EHPAD de la région dans le but de mieux gérer les demandes, et notamment les listes d’attente, et d’en assurer le suivi.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie d’affichage dans les locaux de l’établissement et par une note d’information jointe au formulaire d’inscription.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’EHPAD Sainte-Famille – 2 rue des couvents – 57950 Montigny-les-Metz.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que l’authentification des utilisateurs du traitement respecte ses préconisations, et notamment que les mots de passe utilisés sont d’un niveau de complexité suffisant (caractère spéciaux et chiffres).
La journalisation des accès (consultation, création, modification et suppression) est réalisée sur certaines informations sensibles (données médicales et informations sur l'instruction d'un dossier). La journalisation intégrale des accès sera effective au 1er Octobre 2012. Ces données ne sont consultables que par les administrateurs spécifiquement désignés pour cette tâche.
Les données sont hébergées par un prestataire agréé « hébergement de données de santé » en conformité avec l'architecture technique préconisée par la Commission (https).
La Commission considère que ces mesures de sécurité sont satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les demandes d'admissions sont réactualisées chaque année.
Si la personne retire sa demande d’admission, les données sont supprimées.
Lorsque que la personne est admise au sein de l’établissement, les données sont conservées pendant toute la durée de prise en charge et pendant deux ans supplémentaires à compter de la fin de la relation contractuelle.
A l’issue de cette durée de conservation, les données sont archivées (séparation des données physiques avec un accès limité à un nombre restreint de personnes habilitées).
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’EHPAD Sainte-Famille à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN