(Demande d’autorisation n°1595434)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la société APERAM INVEST France d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le groupe APERAM, auquel appartient la filiale APERAM INVEST France, est l’un des leaders mondiaux dans la production d’aciers spécialisés et inoxydables.
Le groupe est coté à la bourse du Luxembourg, d’Amsterdam et de Paris et a pour obligation d’assurer la fiabilité de l’information financière fournie à ses partenaires financiers et investisseurs, le contrôle de ses opérations au niveau national et international et le respect des lois et des règlements en vigueur par tous ses employés.
Sur la finalité
La société APERAM INVEST France a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond aux exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au fondement juridique. En effet, la société APERAM INVEST France n’est soumise à aucune des dispositions visés par l’autorisation unique (droit français, loi «SOX» américaine du 31 juillet 2002, loi japonaise "Financial Instrument and exchange Act" du 6 juin 2006).
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
Le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent à la lutte contre la corruption et aux domaines comptable, financier, et bancaire.
La Commission estime que le traitement répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les données traitées
Les données sont identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4, à savoir :
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
Sur les destinataires
Sont destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, les membres des départements « Combined Assurance » et « Audit et Risk Management » ainsi que le personnel habilité du prestataire extérieur.
Les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation de confidentialité contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information est assurée par la diffusion d’une note à l’ensemble des salariés. La personne éventuellement mise en cause est informée dès l’enregistrement des données la concernant.
Le salarié ayant adressé une alerte est tenu informé sur la manière dont son alerte a été traitée et sur les éventuelles mesures correctives ou les axes d’amélioration qui en résulteront.
Les instances représentatives du personnel ont également été informées.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès des membres du département Combined Assurance.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire qui sera chargé de la collecte des alertes auprès des salariés.
Les échanges de données réalisés par le biais du site internet du sous-traitant seront intégralement chiffrés, afin de garantir la confidentialité des données échangées.
Le sous-traitant met en œuvre des mesures de traçabilité permettant de recenser l’ensemble des opérations effectuées sur une alerte.
L’accès aux données fait l’objet d’une gestion des habilitations et de modalités d’authentification de nature à garantir la sécurité des données.
Les autres mesures de sécurité n’appellent pas d’observation particulière de la part de la Commission.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le salarié qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut contacter directement le secrétaire de l’Audit & Risk Management par courrier postal à l’adresse suivante : 12 C rue Guillaume Kroll, L-1882, Luxembourg, Grand Duché de Luxembourg.
L’alerte peut également s’effectuer soit par téléphone, soit par un formulaire WEB. Les alertes sont alors recueillies par une société extérieure spécialisée qui dispose d’interlocuteurs francophones.
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
L’identité de l’émetteur de l’alerte est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société APERAM INVEST France à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN