La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou Charentes d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la lutte contre la fraude à l’identité ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code monétaire et financier, notamment ses articles L. 561-5 et R. 561-5;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25.I.4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean-Luc VIVET, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou Charentes, ci-dessous dénommée CEAPC.
Sur la finalité
La finalité du traitement est de lutter contre la fraude à l’identité. Il vise à détecter les documents présentant des anomalies susceptibles de révéler une fraude (faux document ou document falsifié) dans deux hypothèses : soit au moment de l’entrée en relation du client avec la banque, soit de manière plus occasionnelle au cours de la relation d’affaire en cas de découverte ultérieure d’une fraude du client (escroquerie).
La Commission estime que cette finalité est déterminée, explicite et légitime.
Lorsque l’analyse automatique de l’outil conclut à la non-conformité du document (résultat négatif), le conseiller clientèle réalise une vérification de premier niveau des données saisies par un contrôle de cohérence des données entre la version de la pièce d’identité et le code de contrôle de la ligne MRZ. Si, après ce premier contrôle, les services de conformité confirment le  résultat négatif, alors l’entrée en relation est refusée.
Par ailleurs, si le contrôle a lieu après l’entrée en relation, et qu’il conclut à un résultat négatif de non-conformité du document, alors la fin de la relation commerciale peut être envisagée sur décision collégiale des directions Risques, Juridique et contentieux, et Conformité. Enfin et dans la situation inverse, si l’authenticité des documents est confirmée, il est fait droit à la demande du client.
Dès lors, ce traitement peut ainsi, du fait de sa portée et de sa finalité exclure une personne du bénéfice d’un droit ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire prévoyant une telle exclusion.
Le présent traitement est dès lors soumis à autorisation de la Commission, en application des dispositions du 4° du I de l’article 25 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les données traitées
Les catégories de données traitées sont relatives :
- à l’identité des clients concernés : le nom, le(s) prénom(s), le sexe, la date et le lieu de naissance, l’adresse, la photographie;
- aux documents d’identité : le numéro de document, le type de document (cartes nationales d’identité France et Européennes, passeports, titres de séjour Français et Visa Schengen), la date de validité,  les caractères de la bande MRZ de la pièce d’identité et du  passeport.
La Commission considère que ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives au sens de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les personnes habilitées à accéder au traitement sont, dans la limite de leurs attributions :
- le réseau commercial (agences et centres d’affaires) ;
- le service sécurité financière qui appartient à la direction conformité et des contrôles permanents ;
- la direction juridique et contentieux.
Les collaborateurs des services commerciaux et recevant les personnes souhaitant entrer en relation avec la banque ainsi que les personnes habilitées par la direction conformité, ont accès au fichier des clients.
La  liste de ces destinataires n'appelle pas d'observation particulière.
Sur l’information et le droit d’accès
Conformément aux dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les clients de la banque sont informés de l’existence de ce traitement ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition par voie d’affichage dans l’agence bancaire.
La mention d’information qui y figure rappelle notamment que les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction de la conformité de la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou Charentes à l’adresse suivante : 61, rue du château d’eau – CS 31271 BORDEAUX 33076 CEDEX.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Les collaborateurs sont régulièrement formés sur les risques soulevés par la manipulation des données clients et sur les consignes qu'ils doivent respecter pour les limiter. Les collaborateurs sont informés des éventuelles sanctions que pourrait prendre l'organisme en cas de non respect des consignes de manipulation des données à caractère personnel des clients.
Des profils d'habilitation sont mis en place afin de définir les droits nécessaires en fonction des besoins métiers. Ainsi, seules les personnes autorisées par la direction conformité sont habilitées à utiliser l’outil de vérification des pièces d'identité. Les collaborateurs des directions du siège qui sont amenés à passer des opérations sur les comptes des clients ont pour leur part accès au fichier des clients. Celui-ci contient le dossier réglementaire contenant les photocopies de pièces d'identité et le document indiquant la validité ou l'invalidité de la bande de contrôle du document.
Un mécanisme d’authentification basé sur un identifiant unique par collaborateur et un mot de passe est utilisé. Les mots de passe sont composés d’au moins huit caractères, d’au moins trois types différents (majuscules, minuscules, chiffres, ponctuation) et doivent être modifiés tous les quarante-cinq jours. Les actions effectuées par les collaborateurs qui consultent le fichier client sont tracées afin de permettre de détecter et d’analyser tous les accès, modifications et suppressions de données non autorisées.
Sur le processus de vérification, les informations permettant l’évaluation de la validité de la pièce d’identité sont directement sur le serveur du prestataire. Celui-ci s’est engagé à ce qu’aucune donnée ne soit conservée. En cas d’anomalie, les personnes habilitées ayant accès à la consultation du fichier clients pourront consulter le résultat du contrôle.
Ces mesures de sécurité n’appellent pas d’observation de la Commission au regard de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données collectées pour effectuer les contrôles ne sont utilisées que le temps de la vérification de l’authenticité des documents.
Le résultat du contrôle identitaire est conservé dans le dossier client le temps de la durée de la relation d’affaire conformément aux règles et usages en matière bancaire. L’analyse de l’authenticité des pièces se fait en temps réel par l’outil, ce qui permet au commercial d’accepter ou de refuser l’ouverture du compte en fonction du résultat du contrôle.
L’outil de contrôle réalise un premier contrôle de cohérence de la ligne MRZ des données figurant sur les documents officiels d’identité présentés. L’outil reconstitue la ligne MRZ et vérifie les clés de sécurité incluses. Le résultat du contrôle est archivé avec la numérisation du document original d’identité.
En cas de détection d’une anomalie et en fonction de la typologie de l’anomalie, un contrôle pourra être réalisé soit par des gestionnaires de la Direction Juridique et Contentieux, soit par les agents de la sécurité financière à partir des pièces conservées dans le dossier client. Ce contrôle se fait principalement par la saisie dans l’outil des données présentes sur la pièce d’identité.
Les agents de sécurité financière réalisent un contrôle manuel de l’ensemble des zones saisies pour vérifier qu’il ne s’agit pas d’une erreur de saisie. Si la ligne MRZ est considérée comme non valide, le résultat est transmis à la direction conformité qui décidera des mesures à mettre en œuvre (refus d’entrée en relation pour les nouveaux clients).
Toutefois, il est également possible de traiter une copie numérisée de la pièce d’identité. Dans ce cas, il y aura une reconnaissance optique des caractères.
Le traitement mis en œuvre n’est donc qu’un outil d’aide à l’analyse des documents d’identité présentés par le client lors de l’entrée en relation avec la banque.
La Commission prend acte qu’en cas de détection d’anomalie, une analyse complémentaire sera effectuée par les personnels habilités par la direction conformité afin, le cas échéant, de confirmer la tentative de fraude. Conformément aux dispositions de l’article 10 alinéa 2 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, aucune décision automatisée n’est donc prise à l’égard des personnes concernées sur le seul fondement d’un traitement automatisé de données destiné à définir le profil de l’intéressé ou à évaluer certains aspects de sa personnalité.
Ce traitement ne permet pas d’établir une  liste noire  de personnes ayant présenté des titres d’identité comportant des anomalies ou des titres d’identité falsifiés ou volés. Toutefois, les anomalies seront recensées dans un fichier pour être traitées par les services en charge de la sécurité financière, elles ne sont conservées que le temps nécessaire au traitement.
Il existe un suivi statistique sur les résultats des contrôles portant sur le nombre de contrôle par entités et / ou le classement par typologie d’anomalies.  Aucun fichier nominatif ne sera constitué à cette occasion.
Ces autres caractéristiques du traitement n’appellent pas d’observation particulière de la Commission
Autorise, conformément à la présente délibération, la Caisse d’Epargne Aquitaine Poitou Charentes à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Pour La Présidente
Le vice-Président Délégué
Marie-France MAZARS