La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ;
Saisie pour avis du projet d'arrêté relatif à un traitement sur les fichiers des électeurs inscrits sur les listes électorales prud'homales de 1997, versées aux archives nationales, à des fins statistiques et d'études présenté par le ministère de l'emploi et de la solidarité.
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel.
Vu la Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Vu la loi du 3 janvier 1979, modifiée, sur les archives.
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.
Vu le code du travail et notamment les dispositions du titre 1er du livre V.
Après avoir entendu Monsieur Hubert BOUCHET, Vice Président Délégué, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
FORMULE LES OBSERVATIONS SUIVANTES :
Le ministère de l'emploi et de la solidarité a déposé une demande d'avis relative à un traitement sur les fichiers des électeurs inscrits sur les listes électorales prud'homales de 1997, versées aux Archives nationales, à des fins statistiques et d'études.
Le ministère de l'emploi et de la solidarité souhaite pouvoir accéder aux listes électorales établies pour le scrutin de 1997 afin de constituer un fichier des entreprises multi-établissements et afin de répondre aux exigences de l'article 12 de la loi du 9 mai 2001 (article L. 513-6 du code du travail) relative à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Cet article précise que "pour le prochain renouvellement des conseils de prud'hommes, les organisations présentant des listes de candidats devront faire en sorte de présenter une proportion de femmes et d'hommes réduisant d'un tiers, par rapport au précédent scrutin, l'écart entre la représentation du sexe sous-représenté au sein des listes et sa part dans le corps électoral selon des modalités propres à favoriser la progression du pourcentage de femmes élues (...)".
L'exploitation des fichiers de 1997 permettrait de disposer d'une base de référence des entreprises comportant plusieurs établissements permettant de fiabiliser le processus d'élaboration de la liste électorale et là même de limiter les erreurs d'inscription et donc les recours contentieux.
Les informations qui sont conservées pour ce fichier multi-établissement sont le code origine de la déclaration, le code département, le type d'employeur, l'identification de l'employeur, la raison sociale et le code INSEE de la commune de la liste provisoire, le code INSEE de la commune de vote, le code INSEE de la commune cédante, l'effectif.
Par ailleurs, les informations qui seraient conservées afin de connaître le nombre d'électeur de chaque sexe dans chaque collège et section pour établir leur part respective et le nombre d'élus par sexe pour chaque section et collège de façon à indiquer aux organisations syndicales présentant des candidats le nombre d'hommes et de femmes à inscrire sur leurs listes, sont : le lieu de vote, le premier chiffre du NIR, le collège et la section et le code INSEE de la commune de vote.
Les deux premiers caractères du nom d'épouse et le prénom ne seront extraits du fichier électoral de 1997 que lorsque le NIR ne sera pas exploitable (NIR tronqué ou inexistant).
Ces deux fichiers ne comportent pas après traitement, de données nominatives et présentent un intérêt certain.
Le sous-traitant informatique du ministère de l'emploi procédera dans les locaux des Archives nationales, sous la surveillance et le contrôle du personnel des Archives nationales, au traitement d'extraction des données concernées.
AU BENEFICE DE CES OBSERVATIONS
Emet un avis favorable au projet d'arrêté portant création d'un traitement sur les fichiers des électeurs inscrits sur les listes électorales de 1997, versés au Archives nationales, à des fins statistiques et d'études présenté par le ministère de l'emploi et de la solidarité.
Sous réserve que l'article 2 4e tiret du projet d'arrêté soit rédigé sous la forme :
"- un fichier d'analyse statistique de représentation des femmes dans l'électorat prud'homal de 1997 comportant le premier caractère du numéro d'inscription au R.N.I.P.P. ou à défaut le prénom et les deux premiers caractères du nom d'épouse, le collège, la section et le lieu de vote."
Le Président, Michel GENTOT