Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le code du travail et notamment ses articles L320, L311-5, R241-48, R320-1 et R351-2 ;
Vu le code de la sécurité sociale et notamment ses articles L312-1 et R243-14 ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;
Vu le décret n° 95-1355 du 29 décembre 1995 instituant une déclaration unique à l'embauche ;
Vu la délibération n° 93-055 de la CNIL du 29 juin 1993 portant avis favorable sur le traitement relatif à la gestion de la déclaration préalable à l'embauche ;
Après avoir entendu Monsieur Hubert BOUCHET, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant que l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale (ACOSS) a saisi la Commission d'une demande d'avis portant sur la mise en oeuvre, par chaque URSSAF, d'un traitement relatif à la gestion de la déclaration unique d'embauche ; que ce traitement, appelé à être pérénnisé, sera expérimenté pendant l'année 1996 ;
Considérant que la déclaration unique d'embauche, instituée par le décret du 29 décembre 1995, a pour objet de simplifier les formalités d'embauche en permettant aux employeurs qui le souhaitent, d'accomplir sur une déclaration unique, onze formalités d'embauche et d'adresser cette déclaration, par courrier, télécopie ou minitel, à un interlocuteur unique, l'URSSAF, chargée de retransmettre les informations aux différents partenaires habilités à en connaître ;
Considérant ainsi que la déclaration unique à l'embauche permet de satisfaire aux formalités suivantes :
- la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) destinée à l'URSSAF (articles L320 et R320-1 du code du travail) et dont le traitement informatique a fait l'objet d'un avis favorable de la Commission par délibération du 29 juin 1993 ;
- la déclaration d'une première embauche dans un établissement adressé au centre de formalités des entreprises (CFE) qui la retransmet à l'URSSAF et à l'ASSEDIC (articles 6-2 et 6-4 de la loi du 13 janvier 1989) ;
- la demande d'exonération des cotisations patronales pour l'embauche d'un premier salarié (articles 6-2 et 6-4 de la loi du 13 janvier 1989) transmise à l'URSSAF et à la DDTEFP (à des fins statistiques) ;
- la déclaration d'embauche d'un salarié privé d'emploi destinée à l'agence locale pour l'emploi (article R320-1.1 du code du travail) ;
- la demande d'immatriculation au régime général de la Sécurité Sociale destinée à la CPAM (article L312-1 et R312-3 du code de la sécurité sociale) ;
- la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage destinée à l'ASSEDIC (article R351-2 du code du travail) ;
- la demande d'adhésion à un centre de médecine du travail et la déclaration auprès du centre de médecine du travail en vue de la visite médicale obligatoire (R241-48 du code du travail) ;
- la demande d'aide au premier emploi des jeunes auprès de l'agence locale pour l'emploi (article 6 du décret du 11 avril 1994) ;
- la liste des salariés permettant à la CRAM le pré-établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (article R243-14 du code de la sécurité sociale) établie dans le cadre du système TDS - transfert de données sociales, dont les modalités ont été fixées par un décret du 16 décembre 1985 modifié, pris après avis de la CNIL ;
Considérant que les organismes partenaires du dispositif ne sont destinataires que des informations qu'ils sont habilités à connaître ; qu'en particulier, le numéro de sécurité sociale des salariés embauchés ou susceptibles de l'être est communiqué aux caisses primaires d'assurance maladie et aux URSSAF, autorisées à traiter cette information, en application du décret du 3 avril 1985 et du décret du 27 septembre 1993 pris après avis de la CNIL ;
Considérant que, conformément à l'article 5 du décret du 29 décembre 1995, les URSSAF ne conservent les informations transmises par les employeurs que pendant une durée de six mois ; que les URSSAF conservent également les originaux des déclarations pendant des délais déterminés en accord avec les partenaires concernés dans le cadre des conventions prévues à l'article 3 du décret susvisé ; que ces délais ne sauraient excéder les délais de prescription légaux ;
Considérant que le droit d'accès des salariés et des employeurs s'exerce auprès des URSSAF et des administrations et organismes destinataires, chacun pour ce qui le concerne, des informations portées sur la déclaration unique à l'embauche ; qu'il convient que toutes dispositions soient prises pour informer clairement tant les employeurs que les salariés concernés des modalités d'exercice de leur droit d'accès et de rectification ;
Considérant que conformément à l'article 4 du décret du 29 décembre 1995, la déclaration unique d'embauche adressée à l'URSSAF, vaut déclaration ou demande auprès de l'administration, du service ou de l'organisme intéressé, dès lors qu'elle est régulière et complète en ce qui le concerne ;
Considérant toutefois que l'employeur ne reçoit un accusé de réception de la déclaration unique à l'embauche que pour la partie correspondant à la déclaration préalable à l'embauche, accusé de réception prévu, dans ce cas, par l'article R320-3 du code du travail ; que pour les autres formalités, le caractère régulier et complet de la déclaration, qui est apprécié par l'organisme destinataire, n'est pas porté à la connaissance de l'employeur ; que l'intervention d'un organisme tiers dans la réception et la saisie informatique de l'ensemble des déclarations, rend souhaitable que des mesures particulières soient prises dans le souci de lever toute incertitude de la part de l'employeur sur l'intégrité des données finalement réceptionnées par l'organisme destinataire et sur le caractère régulier et complet de la déclaration qu'il a accomplie ;
Considérant que les dispositifs de sécurité mis en oeuvre pour protéger l'accès tant à l'application permettant la télédéclaration par minitel, que les traitements de gestion, par les URSSAF, de la déclaration unique à l'embauche, sont satisfaisantes ; qu'en particulier, l'employeur dispose, pour accéder à l'application télématique, d'un code confidentiel associé à son numéro SIRET ;
Prenant acte de ce que l'ACOSS s'est engagée à saisir la Commission de toute modification apportée aux dispositifs et à lui présenter une nouvelle demande d'avis lors de la mise en place du dispositif définitif ;
Demande que le dossier qui sera présenté à l'appui de cette demande précise les mesures qui seront prises afin de lever toute incertitude de la part de l'employeur sur l'intégrité des données réceptionnées par l'organisme destinataire et le caractère régulier et complet de la déclaration qu'il a accompli ;
EMET, un avis favorable au projet d'acte réglementaire présenté par l'ACOSS.
Jacques FAUVET