(Demande d’autorisation n° 1578071)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la société SOLARWORLD FRANCE SAS d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5°, 25-I-4° et 35 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 (AU-04) ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
SOLARWORLD fait partie des plus grands groupes solaires au monde.
Sur la finalité
La société SOLARWORLD FRANCE SAS a déposé un dossier de demande d’autorisation pour un traitement de données à caractère personnel relatif à la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle.
Le groupe auquel appartient la société SOLARWORLD FRANCE SAS est soumis notamment à la loi américaine du 19 décembre 1977 (« Foreign Corupt Pratices Act ») et à la loi britannique entrée en vigueur le 1er juillet 2011 (« Uk Bribery act »).
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement présenté par la société SOLARWORLD FRANCE SAS répond aux exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au fondement juridique et au champ d’application. En effet, la société SOLARWORLD FRANCE SAS n’est soumise à aucune des dispositions visées par l’autorisation unique (droit français, loi «SOX» américaine du 31 juillet 2002, loi japonaise "Financial Instrument and exchange Act" du 6 juin 2006) et souhaite inclure dans le périmètre de son dispositif des domaines non visés par celle-ci.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
En outre, elle estime qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
A cet égard, elle relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle présenté par la société SOLARWORLD FRANCE SAS est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
-    comptable, financier, bancaire ;
La Commission estime que la finalité poursuivie par le traitement est déterminée, explicite et légitime.
lutte contre la corruption ;
pratiques anticoncurrentielles ;
lutte contre les discriminations et le harcèlement moral et sexuel ;
divulgation de données confidentielles ;
conflits d’intérêts ;
atteinte à l’environnement.
Sur les données traitées
Les données traitées sont identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 :
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
La Commission observe que le dispositif soumis par la société SOLARWORLD FRANCE SAS n’est pas conçu pour permettre des signalements anonymes. L’émetteur de l’alerte professionnelle doit nécessairement s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
Sur les destinataires
Seront destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, le personnel du prestataire extérieur, le « compliance officer » du groupe et les membres du comité de conformité de la société SOLARWORLD FRANCE SAS.
La Commission observe que les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation de confidentialité contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
Les utilisateurs potentiels du dispositif d’alerte seront informés par la diffusion du code éthique et d’une note de procédure.
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l’enregistrement de ces données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent être prises avant l’information de la personne.
La Commission relève que les instances représentatives du personnel ont été informées du traitement.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès du comité de conformité et de la personne en charge de la protection des données.
La Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire extérieur pour recueillir les alertes auprès des salariés.
Les échanges de données réalisés par le biais du site internet du prestataire seront intégralement chiffrés afin de garantir la confidentialité des données. Les transmissions de données vers le responsable de traitement par le prestataire seront également chiffrées.
Ce dernier met en œuvre des mesures de traçabilité permettant de recenser l’ensemble des opérations effectuées sur une alerte.
Les modalités d’authentification des salariés du prestataire et des destinataires des alertes sont conformes aux recommandations de la Commission.
L’authentification des émetteurs des alertes est de nature à garantir un niveau de protection approprié compte tenu des canaux de communication utilisés.
Enfin, le prestataire met en place des mesures de sécurité spécifiques afin de limiter les risques d’intrusion sur ses systèmes informatiques et procède à des audits réguliers. Les étapes de développement et de maintenance font l’objet de mesures de sécurité visant à garantir la confidentialité des données.
Les autres mesures de sécurité n’appellent pas d’observation particulière de la part de la Commission.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le salarié qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut contacter les personnes en charge du dispositif en utilisant soit une adresse mail (integrity@solarworld.de), soit une ligne téléphonique dédiée ou encore le site internet du prestataire extérieur.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société SOLARWORLD France SAS à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN