La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que son décret d'application n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;
Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique ;
Vu le décret n° 81-371 du 15 avril 1981 relatif à la tenue automatisée des comptabilités de l'Etat ;
Vu la circulaire du 3 décembre 1984 relative à l'ordonnancement secondaire et aux délégations de signature ;
Vu le projet d'arrêté du ministre du budget, porte-parole du Gouvernement ;
Après avoir entendu Monsieur Christian DUPUY en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Considérant que la Direction de la Comptabilité Publique a saisi la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une demande d'avis relative à un système informatique dénommé NDL (Nouvelle Dépense Locale), dont la finalité consiste en l'exécution des dépenses de fonctionnement et d'investissement de l'Etat qui sont décidées au niveau déconcentré par les ordonnateurs secondaires de droit ou délégués (préfets de région ou de département, directeurs régionaux et départementaux des services extérieurs de l'Etat, ordonnateurs secondaires à vocation nationale), depuis la mise en place des crédits budgétaires jusqu'à la mise en règlement des dépenses ;
Que toutefois n'est pas assuré par NDL le versement des salaires des personnels de l'Etat et des pensions publiques, qui fait l'objet d'applications spécifiques ;
Considérant que l'application intègre l'ensemble des phases d'exécution de la dépense de l'Etat qui ont une traduction comptable ; qu'elle a pour objet de favoriser un meilleur contrôle de la dépense par les comptables publics, en permettant un suivi des délégations d'autorisations budgétaires, des opérations d'investissement, des marchés publics et du fonctionnement des régies, ainsi qu'une automatisation des contrôles purement réglementaires ; que la validation par les comptables des dépenses s'effectue toutefois au vu des pièces justificatives transmises parallèlement par l'ordonnateur sur support papier ;
Considérant, en outre, que NDL facilite la prise en compte des oppositions concernant des créances de l'Etat, qui ont été préalablement notifiées aux services du Trésor ; qu'enfin, sont entièrement automatisées les opérations de mise en règlement et la tenue des comptabilités administratives des ordonnateurs et des comptabilités budgétaires des trésoreries générales ;
Considérant que NDL utilise des bases de données régionales, implantées à terme dans chaque département informatique régional du Trésor, qui doivent comporter les fichiers suivants : créanciers, marchés publics, régies, dépenses sans ordonnancement, mandatements, créanciers opposants, créanciers opposés, règlement des oppositions, ordres de paiement ;
Considérant que, si l'on excepte les données relatives aux oppositions et aux paiements réalisés, les informations sont saisies par ou pour le compte des ordonnateurs secondaires, soit directement dans NDL, soit dans l'applicatif spécifique de liquidation mis à leur disposition ; que dans cette dernière hypothèse, l'intégration du résultat des opérations de liquidation dans NDL s'effectue, soit par interconnexion des deux traitements, soit via une messagerie électronique ;
Considérant que les catégories d'informations enregistrées sont :
- les nom, prénom (ou raison sociale) et adresse des créanciers,
- un numéro de créancier, qui consiste soit dans le numéro SIREN/SIRET, soit dans le numéro d'exploitation agricole attribué par la mutualité sociale agricole (en l'absence d'un n° SIREN), soit dans un numéro séquentiel propre au service ordonnateur,
- le type de créancier,
- un code pays, pour les créanciers non résidents,
- la domiciliation bancaire,
- les sommes dues,
- les règlements effectués et le mode de règlement,
- les oppositions rattachées aux créances et notifiées au comptable ;
Considérant que l'article 2 du projet d'arrêté, qui énumère les catégories d'informations traitées, doit être complété afin de reprendre la totalité de la liste précitée ;
Considérant qu'au 31 décembre de chaque année, les enregistrements relatifs aux créanciers, pour lesquels aucun règlement n'est intervenu depuis 24 mois, sont automatiquement effacés ;
Considérant que les destinataires des informations sont :
- les agents habilités des services ordonnateurs secondaires concernés,
- les agents habilités du service contrôle financier local - dépense de la Trésorerie générale, placés sous l'autorité d'un Trésorier-Payeur général,
- la Banque de France, au travers des fichiers de virements magnétiques que lui remettent les départements informatiques régionaux du Trésor pour traitement en compensation ;
Considérant que les mesures de sécurité sont satisfaisantes ;
Considérant que le droit d'accès et de rectification s'exercera principalement auprès du service ordonnateur, seul habilité à mettre à jour les informations qu'il enregistre ; que seules les données relatives aux oppositions et aux paiements effectués, gérées par les services extérieurs du Trésor, font exception à cette règle ;
Considérant que la Direction de la Comptabilité Publique informera les services déconcentrés utilisateurs de l'application, qu'il leur appartient de préciser aux créanciers de l'Etat les modalités d'exploitation des informations les concernant, ainsi que les conditions d'exercice du droit d'accès et de rectification ; que cette information devra principalement être assurée par les services ordonnateurs, seuls à être en relation avec les créanciers ;
Considérant que les modalités pratiques d'information des créanciers devront être communiquées à la Commission par les services ordonnateurs, dans le cadre de leur demande d'avis relative à la mise en oeuvre des applications de liquidation des dépenses ou à leur interconnexion avec NDL ;
Considérant en revanche, en ce qui concerne les informations relatives aux oppositions, qu'il appartient aux comptables publics d'informer individuellement les créanciers opposants et opposés de leur droit d'accès et de rectification ;
EMET un avis favorable au projet d'arrêté ministériel relatif au traitement automatisé NDL, sous réserve que :
- l'énumération des catégories d'informations enregistrées figurant à l'article 2 du projet d'arrêté soit complétée conformément à la liste donnée par la présente délibération,
- les services extérieurs du Trésor informent individuellement les créanciers opposants et opposés de leur droit d'accès et de rectification.
Le Président, Jacques FAUVET.