(Demande d’autorisation n° 1631096)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’EHPAD Les Tonnelles d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité de permettre aux établissements de faciliter les démarches des usagers dans le cadre de leur demande d’admission en établissement pour personnes âgées, améliorer le suivi des demandes, connaître le nombre de personnes en liste d’attente.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV et 25-I-1° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Catherine POZZO DI BORGO, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Il s’agit de l’établissement d'Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (EHPAD) Les Tonnelles 3, place François Mitterrand – 63540 Romagnat.
Il s’agit d’un établissement social et médico-social au sens de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est de permettre aux établissements de faciliter les démarches des usagers dans le cadre de leur demande d’admission en établissement pour personnes âgées, d’améliorer le suivi des demandes et de connaître le nombre de personnes en liste d’attente.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, légitimes et explicites.
La Commission estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés par l’intérêt public.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, personne référente) ;
à leur vie personnelle (situation familiale) ;
à leur vie professionnelle ;
à leurs données de santé (pathologies, affection, données relatives aux soins, degré de dépendance).
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels habilités de l’établissement et les EHPAD de la région dans la limite de leurs attributions.
Les demandes d’admission sont enregistrées dans une base de données (logiciel Attentum) accessible à tous les EHPAD de la région dans le but de mieux gérer les demandes et notamment les listes d’attente et d’en assurer le suivi.
Cette liste de destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie d’affichage dans les locaux de l’établissement et par une note d’information jointe au formulaire d’admission.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’EHPAD Les Tonnelles, 3 place François Mitterrand – 63540 Romagnat.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes pour la Commission.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que l’authentification des utilisateurs du traitement respecte ses préconisations, et notamment que les mots de passe utilisés sont d’un niveau de complexité suffisant (mots de passe d’au moins huit caractères des catégories minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux).
La journalisation des accès (consultation, création, modification et suppression) est réalisée sur certaines informations sensibles (données médicales et informations sur l'instruction d'un dossier). Ces données ne sont consultables que par les administrateurs spécifiquement désignés pour cette tâche.
Les données sont hébergées par un prestataire agréé « hébergement de données de santé » en conformité avec l'architecture technique préconisée par la Commission (https).
La Commission considère que ces mesures de sécurité sont satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les demandes d'admissions sont réactualisées chaque année.
Si la personne n'est plus en demande d'hébergement, les données sont supprimées.
Lorsque que la personne est admise au sein de l’établissement, les données sont conservées pendant toute la durée de prise en charge et pendant une durée supplémentaire de deux ans à compter de la fin de la relation contractuelle.
A l’issue de cette durée de conservation, les données sont supprimées sauf dispositions légales ou réglementaires contraires.
Ces durées de conservation apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’EHPAD Les Tonnelles à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN