(Demande d’autorisation n° 1804950)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par HOIST FINANCES SAS d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion du recouvrement amiable et judiciaire ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9-3°et 25-I-3°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean-Luc VIVET, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La Société HOIST FINANCES SAS, est une société spécialisée dans le rachat et le recouvrement de créances.
Sur la finalité
Le traitement mis en œuvre vise la gestion du recouvrement amiable et judiciaire pour les clients débiteurs. Lorsque les clients se retrouvent en situation de contentieux et n’ont pas remboursé les sommes dues aux échéances prévues, une procédure de recouvrement est engagée. Par ailleurs, certains contentieux portent sur des infractions pénales.
La Commission estime que les finalités poursuivies sont déterminées, explicites et légitimes.
Elle considère qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté
Sur les données traitées
Les catégories de données analysées sont relatives à :
- l’identité des personnes concernées : nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, téléphone ;
- la situation financière : revenus ;
- aux infractions et condamnations (type, montant et échelonnement),
- à l’état et au suivi de la procédure (jugements).
Dans sa décision du 29 juillet 2004, le Conseil Constitutionnel a déclaré non conforme à la Constitution l’article 9-3° qui permettait à une personne morale de droit privé, mandatée par d’autres personnes morales estimant avoir été victimes ou être susceptibles d’être victimes d’agissements passibles de sanctions pénales, de rassembler des données portant sur des infractions, condamnations ou mesures de sûreté, au motif de son caractère trop général et du manque de précision sur les garanties devant encadrer ce type de traitement. Pour autant, le Conseil Constitutionnel a précisé que cette annulation ne saurait être interprétée comme « privant d’effectivité le droit d’exercer un recours juridictionnel dont dispose toute personne physique ou morale s’agissant des infractions dont elle a été victime ».
Cette réserve d’interprétation était indispensable pour ne pas priver de base légale les traitements légitimement mis en œuvre pour assurer le suivi des dossiers contentieux relatifs à des infractions. Elle permet à toute personne de constituer, pour les besoins de l’exercice de son droit au recours, des fichiers de pré contentieux.
La Commission considère, compte tenu de la finalité poursuivie, que ces données sont pertinentes, adéquates et non excessives, conformément à l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les personnes destinataires du traitement sont les services internes, les agences de recouvrement, les huissiers partenaires et les cédants (banques ou sociétés de crédits).
La  liste de ces destinataires n'appelle pas d'observation particulière.
Sur l’information et le droit d’accès
Conformément aux dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les personnes concernées sont informées de l’existence de ce traitement ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition par une mention légale d’information qui figure sur les courriers de gestion des dossiers et de relances adressés aux clients débiteurs.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du service réclamations – TSA 40729 – 78286 Saint Quentin en Yvelines Cedex ou par courriel à l’adresse suivante : Reclamation-CIL@hoistfinance.fr
La Commission considère que l’information est suffisante au regard de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les mesures de sécurité
Les actions effectuées par ces personnes sont tracées afin de détecter et d’analyser tous les accès, modifications et suppressions de données non autorisés.
Chaque utilisateur est authentifié lors de sa connexion à l’applicatif et dispose uniquement des autorisations  nécessaires à l’exercice de sa fonction. Le processus d’authentification et le modèle de l’applicatif utilisé permet d’identifier par la suite toutes les opérations réalisés sur la modification des données par utilisateur.
Seules ces personnes ont accès au logiciel de suivi et de gestion du pré contentieux et du contentieux. Il existe un mécanisme d’authentification des personnes habilitées à accéder à l’application avec des profils d’habilitation et un contrôle d’accès logique qui se fait par mot de passe.
Les postes de travail disposent d'un logiciel antivirus mis à jour régulièrement.
L'accès aux locaux est restreint au moyen de portes verrouillées contrôlées par un moyen d'authentification personnel. Les données sauvegardées sont conservées dans un coffre.
La filiale allemande de la société HOIST FINANCES SAS, est en charge de la partie informatique du traitement. Les données sont externalisées et stockées dans les serveurs de la filiale.
Les mesures de sécurité mises en place n’appellent pas d’observation.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées jusqu’à la clôture du dossier (remboursement ou insolvabilité).
La Commission considère que cette durée de conservation est pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, HOIST FINANCES SAS à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN