La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et notamment ses articles 1er, 15, 21 - alinéa 3 et 28 ;    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 ;    Vu les décrets n° 79-1035, 79-1037, 79-1038, 79-1039, et 79-1040 du 3 décembre 1979 pris pour l'application de la loi du 3 janvier 1979 ;    Vu la lettre du 25 novembre 1987 du Directeur Général des Archives de France ;    Après avoir entendu Monsieur Roland CADET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant qu'aux termes des articles 1er et 3 de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 constituent des archives publiques, quel que soit leur support matériel, les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités locales, des établissements et des entreprises publiques, ainsi que des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ; qu'il en résulte que les données nominatives collectées et enregistrées dans les traitements informatiques mis en oeuvre par les services et organismes énumérés dans l'article 15 de la loi du 6 janvier 1978 constituent des archives publiques au sens des articles précités ;    Considérant que si en règle générale chacune des deux législations du 6 janvier 1978 et du 3 janvier 1979 ont un champ d'application successif dans le temps, la loi du 6 janvier 1978 s'appliquant pendant la durée de conservation des données fixée par son article 28 et de la loi du 3 janvier 1979 dès l'expiration de cette durée, il apparaît, néanmoins, qu'une combinaison des deux lois s'avère nécessaire dans les circonstances suivantes :
Considérant en premier lieu que le caractère limité dans le temps de la durée de conservation des données enregistrées dans les traitements informatiques prévu par l'article 28 de la loi du 6 janvier 1978, ne doit pas faire obstacle à l'application des dispositions de la loi du 9 mars 1979 qui précisent que les archives publiques sont "imprescriptibles" ; que tel n'est pas le cas ; que la loi du 3 janvier 1979 prévoit en effet que ces archives peuvent être conservées par les services publics pour une durée limitée lorsqu'elles constituent des archives "courantes" c'est-à-dire celles qui sont d'utilisation courante par les services concernés ou des archives "intermédiaires", c'est-à-dire celles qui présentent encore pour ceux-ci un intérêt administratif ; que les données informatiques enregistrées dans les traitements informatiques correspondent à la définition d'archives courantes ou intermédiaires ; qu'il n'y a donc, en la circonstance, aucune contradiction entre les deux législations ; qu'il y a lieu, cependant, de tenir compte des dispositions de l'article 15 du décret 1037 du 3 décembre 1979 qui exigent que la période de conservation des archives courantes et intermédiaires soit fixée en accord entre les administrations concernées et les services de la Direction des Archives ; qu'en conséquence, la CNIL, dans ses délibérations portant avis sur les projets de traitements automatisés d'informations nominatives qui lui sont soumis en vertu de l'article 15 de la loi du 6 janvier 1978, visera la loi du 3 janvier 1979 et veillera à ce que les dispositions de l'article 15 du décret 1037 susvisé soient respectées ;
Considérant en second lieu que la loi du 6 janvier 1978, dont l'un des fondements réside dans le droit à l'oubli, permet à la CNIL d'ordonner la destruction des traitements informatiques dans les cas où elle estimerait que leur conservation est de nature à porter atteinte à l'identité humaine, aux droits de l'homme, à la vie privée ou aux libertés individuelles ou publiques ; que la loi du 3 janvier 1979, tout en prévoyant que les archives publiques sont imprescriptibles, ne s'oppose cependant pas à ce que les documents les constituant puissent être totalement éliminés, si les services des archives considèrent qu'ils sont sans intérêt pour la recherche et l'histoire ; que rien ne s'oppose dès lors, à ce que la CNIL puisse ordonner la destruction d'un traitement informatique, sous réserve d'avoir au préalable pris l'accord de l'administration des Archives ;    Considérant que de leur côté, les services d'archives publics qui auraient l'intention de conserver dans leurs dépôts des données nominatives contenues dans des traitements informatiques, devraient en aviser les services détenteurs afin que les actes réglementaires et les déclarations puissent faire état de leur qualité de destinataires des données, conformément à l'article 19 de la loi du 6 janvier 1978 ; qu'au cas où les données ainsi conservées feraient l'objet d'un traitement informatisé, la Commission devrait être saisie d'une demande d'avis ou d'une déclaration lui permettant d'en apprécier l'utilité ; qu'enfin, l'article 20 du décret 1037 du 3 décembre 1979, en prévoyant que les données ainsi conservées restent à la disposition des services ou organismes dont ils émanent, est en contradiction avec le droit à l'oubli qui est opposable à ces services en vertu de la loi du 6 janvier 1978 et que, par suite, cet article ne saurait recevoir application s'il s'agit de données nominatives en provenance de traitements informatisés ;
Recommande aux services et organismes visés par l'article 15 et à toute autre personne détentrice de systèmes informatiques, de respecter la loi du 3 janvier 1979 dans les conditions précisées ci-dessus ;     Le Président, Jacques FAUVET