(Demande d’autorisation n° 1462272)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la SNCF d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5° et 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique (AU-04) de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le récépissé de déclaration de conformité à l’autorisation unique (AU-04) du 26 janvier 2011 n°1480552.
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, rapporteur et après avoir entendu les observations de Mme Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La société nationale des chemins de fers français est une entreprise publique opérant dans le transport ferroviaire. Elle fait partie du groupe SNCF, leader du transport et de la logistique en France.
En 2011, elle a fait un engagement de conformité à l’autorisation unique n°4 (délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005) relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Sur la finalité
La Commission observe que le traitement objet de la présente délibération répond à toutes les exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au champ d’application.
En effet, désormais, dans le cadre de sa démarche de labellisation et de sa politique de promotion de l’égalité des chances et de la diversité, la SNCF souhaite étendre le dispositif d’alerte professionnelle aux alertes en matière de lutte contre les discriminations.
La SNCF est candidate au « label diversité » et envisage, dans ce cadre, de permettre aux salariés de signaler des situations de discriminations en utilisant le dispositif d’alerte professionnelle déjà mis en place en matière de fraudes comptable, financière, bancaire, de lutte contre la corruption et de pratiques anticoncurrentielles.
Le « label diversité » a été créé par le décret n°2008-1344 du 17 décembre 2008 et s’inscrit dans la politique gouvernementale de prévention des discriminations et de promotion de la diversité. Le cahier des charges du label préconise notamment la mise en place d’outils permettant d’« identifier les plaintes et réclamations internes ou externes » et, de manière générale, d’assurer la traçabilité des signalements.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel.
La Commission relève que le dispositif présenté s’inscrit dans le cadre des obligations du groupe SNCF en matière de renforcement du contrôle interne et des textes internationaux, européens et nationaux afférents à la prévention des discriminations, à l’égalité des chances et à la promotion de la diversité dans le domaine de la gestion des ressources humaines.
Elle considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission observe qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est restreint aux alertes en matière financière, comptable, bancaire, de corruption, de pratiques anticoncurrentielles et de discrimination et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les données traitées
Elles  seront identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 :
Dès lors, la Commission estime que le traitement envisagé est conforme l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
Sur les destinataires
Seront destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée :
Ces personnes sont spécialement formées et astreintes à une obligation renforcée de confidentialité contractuellement définie.
trois personnes de la direction de l’éthique : le directeur, son adjoint et un enquêteur ;
deux personnes du pôle « promotion de l’égalité des chances et des diversités » : le responsable du pôle et son adjointe.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information est assurée par la diffusion du guide éthique du groupe SNCF et par une note d’information.
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l’enregistrement de ces données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent être prises avant l’information de la personne.
Le comité central d’entreprise de la SNCF sera informé de l’élargissement du dispositif d’alerte professionnelle à la suite de la publication de la délibération portant autorisation de la Commission.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du pôle « promotion de l’égalité des chances et des diversités » de la SNCF.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Les accès au système d’information et les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données sont tracées.
Les mesures de sécurité envisagées n’appellent pas d’observations particulières.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, les personnes concernées peuvent saisir la direction de l’éthique par voie postale, par une ligne téléphonique dédiée ou par mail (alerteethique@sncf.fr ou alertediscrimination@sncf.fr).
Toutes les alertes sont réceptionnées par la direction de l’éthique. Les alertes en matière de discrimination sont traitées de manière conjointe avec le pôle « promotion de l’égalité des chances et des diversités », lequel dispose d’une cellule d’écoute et d’accueil.
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
En l’espèce, l’émetteur de l’alerte doit nécessairement s’identifier. Son identité est par la suite traitée de façon confidentielle par les personnes chargées du recueil des alertes.
La Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Enfin, au regard de la sensibilité des données collectées, la Commission rappelle d’une part, l’importance de respecter l’obligation de confidentialité et les finalités pour lesquelles les données sont collectées et d’autre part, de se conformer aux durées de conservation des données prévues à l’article 6 de l’autorisation unique.
Autorise, conformément à la présente délibération, la SNCF à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN