(Demande d’autorisation n° 1740597)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le Mémorial de la Shoah d’une demande d’autorisation concernant plusieurs traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour finalités la numérisation de données contenues dans les informations relatives à la persécution et au génocide des groupes de victimes pendant la Seconde Guerre mondiale et son contexte historique (jusqu’à 1948), détenues par les services d’archives publics ; leur intégration à la base de ses collections ; le transfert d’une copie numérique à son partenaire le Musée mémorial de l’Holocauste à Washington, pour complétude de ses collections ; et leur mise à disposition des lecteurs de leurs centres de documentation ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu l'ordonnance du 9 août 1944 relative au rétablissement de la légalité républicaine sur le territoire continental, notamment ses articles 2 et 3 déclarant « nul et de non effet » certaines législations, notamment pénales, mises en œuvre sous le gouvernement de Vichy ;
Vu le code du patrimoine, notamment son Livre II ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV, 9, 25-I-1°, 25-I-3°, 36 et 69 ;
Vu la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération n° 2012-294 du 13 septembre 2012 autorisant le Ministère des affaires étrangères à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la numérisation et le transfert de données contenues dans ses archives publiques au Musée de l'Holocauste de WASHINGTON pour compléter ses collections et les mettre à disposition des lecteurs de son Centre de documentation  ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Après avoir entendu M. Philippe LEMOINE, commissaire, en son rapport, et M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
La Commission a été saisie par le Mémorial de la Shoah d’une demande d’autorisation relative à la mise en œuvre de traitements de données à caractère personnel contenues dans des archives. Il s’agit d’archives liées à la persécution et au génocide de groupes de victimes pendant la Seconde Guerre mondiale et son contexte historique (jusqu’à 1948), détenues par de nombreux services d’archives publics français et accessibles dans les conditions prévues par le code du patrimoine.
Dès lors que la finalité des traitements envisagés ne se limite pas à assurer la conservation à long terme des archives et en l’absence de recueil de l’accord exprès des personnes concernées par ces archives, ces traitements relèvent, en application des dispositions de l’article 36 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, du régime de l’autorisation par la Commission. Ces archives sont en outre susceptibles de comporter des données « sensibles », au sens des articles 8 et 9 de la même loi, dont le traitement, justifié par l’intérêt public, doit être autorisé par la Commission, conformément aux dispositions des 1°) et 3°) du I de l’article 25 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. De plus, le dispositif mis en œuvre prévoit, au bénéfice du Musée mémorial de l’Holocauste à Washington (the United States Holocaust Memorial Museum - USHMM), un transfert de données hors de l’Union européenne qui doit être également autorisé en application de l’article 69 de la loi « Informatique et Libertés ». Les données concernées s’ajouteront ainsi aux données obtenues directement par l’USHMM auprès du Ministère des affaires étrangères dans le cadre de la délibération n° 2012-294 susvisée de la Commission.
Sur les finalités du traitement :
Le dispositif projeté par le responsable de traitement poursuit des finalités scientifiques et historiques, y compris à titre familial. Il s’agit plus précisément de :
numériser les archives relatives à la persécution et au génocide de groupes de victimes pendant la Seconde Guerre mondiale et à son contexte historique ;
les intégrer aux collections du Mémorial de la Shoah ;
les diffuser, pour consultation à des fins historiques, scientifiques, familiales et non commerciales, dans le centre de documentation du Mémorial, susceptible d’être accessible, également depuis un intranet sécurisé, à des personnes « habilitées » à consulter ces données.
En outre, l’ensemble des données concernées seront transférées aux États-Unis d’Amérique, à destination du partenaire du Mémorial de la Shoah, l’USHMM. Ce transfert interviendra après numérisation des données par le responsable de traitement, aux fins d’intégration aux collections de l’USHMM et de diffusion dans son centre de documentation, voire par un intranet sécurisé.
Les archives qui concernent la persécution et le génocide de groupes de victimes pendant la Seconde Guerre mondiale revêtent un intérêt historique capital. Ces archives constituent un témoignage permanent de la persécution et du génocide perpétré à l’encontre de certains groupes de population. Il s’agit d’un patrimoine commun qui doit être conservé et rendu accessible en application du code du patrimoine.
Cette nécessité historique et scientifique ne doit toutefois porter aucun nouveau préjudice aux personnes, ou à leurs ayants-droit concernés par cette tragédie, et dont les données personnelles sont contenues dans les archives conservées par les services publics français d’archives.
Dans ce contexte, plusieurs garanties doivent être mises en œuvre. À cet égard, outre les limites d’usages des données susceptibles d’être prévues dans les conventions à conclure avec chaque service public concerné, le Mémorial de la Shoah et l’USHMM proposent de ne pas délivrer de copie, numérique ou papier, directement à leurs lecteurs, qui devront dès lors s’adresser à chaque service détenteur des documents originaux afin d’en obtenir copie.
La Commission considère dès lors que ces finalités sont déterminées, explicites, et légitimes, conformément aux dispositions de l’article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur la nature des données traitées :
Sont concernées les données à caractère personnel contenues dans des archives conservées par chaque service d’archives public dès lors que ces informations sont liées à la persécution et au génocide de groupes de victimes pendant la Seconde Guerre mondiale et à son contexte historique (jusqu’à 1948). Ces archives sont accessibles auprès de chaque service public concerné, dans les conditions prévues par le code du patrimoine. Il s’agit notamment de données relatives :
à l’identité civile des personnes concernées par la persécution et le génocide de groupes de victimes pendant la Seconde Guerre mondiale et son contexte historique : nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance ;
à la vie personnelle : habitudes de vie et situation familiale ;
à la vie professionnelle : situation professionnelle, scolarité, formation et distinction ;
aux informations d’ordre économique et financier : déclarations de patrimoine, mobilier et immobilier ;
à la santé : pathologies, affections, situations et comportements à risques ;
aux origines raciales ou ethniques, aux opinions philosophiques, religieuses, politiques, à l’appartenance syndicale et à la vie sexuelle ;
et aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.
Au sein des archives concernées peuvent figurer les motifs d’arrestation des personnes. Ces données peuvent renvoyer aux origines ethniques ou raciales, aux opinions politiques, philosophiques et religieuses, à l’appartenance syndicale, à la santé et à la vie sexuelle. Ces motifs d’arrestation issus des législations établies pendant l’Occupation, et déclarées nulles lors du rétablissement de la légalité républicaine, peuvent dès lors comporter des données relevant des articles 9 et 8 de la loi « Informatique et Libertés ».
Au regard de l’intérêt public que représentent ces archives liées à la persécution et au génocide de groupes de victimes pendant la Seconde Guerre mondiale et afin de permettre les travaux de recherche et de commémoration de ces périodes historiques sans valoriser les fondements juridiques désormais condamnés par le Législateur, la Commission autorise la diffusion des données relatives aux motifs d’arrestation.
Sur les instruments de recherche :
L’indexation consiste à répertorier dans un document les données significatives (nom, prénom, date, lieu de naissance, etc.) afin de permettre d’effectuer des recherches par mots-clés de façon simple et rapide dans ces documents.
Dans la mesure où les données rendues accessibles sont contenues dans des archives datant de moins de 120 ans, la Commission estime que le système de recherche disponible dans chaque centre de documentation, en particulier la partie accessible depuis un intranet, devrait être paramétré par le Mémorial de la Shoah et l’USHMM de façon à limiter le caractère intrusif de la recherche. Il conviendrait par exemple d’exiger de renseigner dans le moteur de recherche au minimum deux catégories de données : un nom et un prénom ou une date ou un lieu de naissance, de déportation, de décès, etc. Dans le cas d’un critère renseigné de façon approximative, une liste de résultats peut être fournie au lecteur si celle-ci est cantonnée à une portion congrue au regard du volume d’archives concerné ; l’outil de recherche peut également demander au lecteur de renseigner un paramètre complémentaire permettant de restreindre à une portion congrue la liste des résultats susceptibles de correspondre à la recherche.
Dans ces conditions, la Commission estime que les données traitées sont pertinentes, adéquates et non excessives au regard des finalités poursuivies par le dispositif mis en œuvre.
Sur la durée de conservation des données :
Ces données sont contenues dans des archives librement communicables qui, produites ou détenues par les services publics, sont sélectionnées pour constituer le patrimoine historique, en application du code du patrimoine.
Sans préjudice des licences concédées par les services d’archives, leur diffusion ne sera donc encadrée par aucune durée de conservation particulière, sous réserve de l’exercice des droits d’opposition des personnes concernées ou de leurs ayants-droit.
Sur les destinataires des données :
Après avoir procédé à leur numérisation, par une équipe interne ou par prestation de service strictement encadrée en application de l’article 35 de la loi « Informatique et Libertés », le Mémorial de la Shoah les intègre à sa base de collections. Dans le cadre du partenariat conclu avec chaque service détenant les données reproduites, le Mémorial met à disposition une copie numérique auprès de ce dernier.
Dans le cadre de leur partenariat, le Mémorial est responsable de la sécurité du transfert d’une copie de ces données à destination de l’USHMM et garantit, par convention de coopération internationale, le respect des limites d’usages issues de la présente délibération.
Le Mémorial de la Shoah et l’USHMM s’engagent à ne pas diffuser ces données sur un réseau de communication ouvert au public.
Toute réutilisation à des fins commerciales est interdite, sauf autorisation préalable du service public d’archives détenteur des originaux et modification de la formalité effectuée auprès de la CNIL.
Les lecteurs identifiés de chaque centre de documentation, situé dans les locaux du Mémorial de la Shoah ou de l’USHMM, peuvent consulter ces données dans le cadre de projet de recherche scientifique ou historique, y compris à titre familial. Ils doivent, au préalable, signer un engagement de ne pas réutiliser à d’autres fins les archives auxquelles ils ont auront eu accès dans le cadre de leurs travaux de recherche. Cette limite d’usage concernant les copies d’archives ne fait pas obstacle à la publication de travaux d’analyse.
Tout lecteur souhaitant obtenir une copie, numérique ou papier, est mis en relation avec le service d’archives français producteur ou détenteur de l’archive visée.
Sur l'information des personnes :
Les personnes concernées par ces fonds d’archives liées à la persécution et le génocide de groupes de victimes pendant la Seconde Guerre mondiale et son contexte historique sont, dans une large majorité, décédées. En outre, aucune coordonnée ne permettant de contacter les survivants ou leurs ayants-droit, l’information préalable, ou le recueil de leur consentement à une telle réutilisation de données, se révèle dès lors impossible. De surcroît, collecter ces coordonnées exigerait des efforts disproportionnés au regard de l’intérêt du dispositif mis en œuvre, au sens de l’article 32-III de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Dans le souci de garantir le respect des limites d’usage de ces archives, le Mémorial de la Shoah et l’USHMM s’engagent à utiliser tous les moyens raisonnables à leur disposition pour accompagner les personnes accédant à cette masse d’archives, notamment en termes d’informations pédagogiques visant à expliquer le contexte de ces archives et la valeur à attribuer aux données qu’elles contiennent, tout particulièrement en présence de données sensibles au sens des articles 8 et 9 de la loi « Informatique et Libertés » (origine des personnes, religion et orientation sexuelle, incrimination, condamnation ou tout autre fait imputé aux personnes, etc.).
La Commission invite ces organismes à diffuser une information analogue sur leur site institutionnel et sur tout support utile permettant notamment d’accéder aux bases de données documentaires issues des archives conservées par les services d’archives français. Elle demande que soit insérée, de façon lisible, une information précisant que toute réutilisation à des fins commerciales est interdite.
S’agissant des droits des personnes :
le droit d’opposition peut être exercé de façon discrétionnaire pour les personnes nommément désignées et avec justification de motif légitime pour tout « ayant-droit » ;
les modalités d’exercice de ces droits « Informatique et Libertés » sont précisées sur tout support utile ;
cette information est relayée sur le site du Mémorial de la Shoah et sur le site de l’USHMM, qu’il s’agisse de leurs sites Internet institutionnels ou de leurs locaux.
Pour faciliter l’exercice de ces droits, le Mémorial de la Shoah relaye à l’USHMM, et inversement, l’information utile de nature à considérer le droit de la personne concernée si tel est son souhait.
Sur la sécurité des données et la traçabilité des actions :
À l’instar de salle physique de lecture d’archives ou d’un centre de documentation, l’accès via un intranet sécurisé permet de dématérialiser un centre de documentation tout en réalisant un enregistrement de nature à identifier les lecteurs.
Sans préjudice de droits complémentaires susceptibles d’être accordés par un service d’archives français, les mesures techniques pour éviter la capture des fichiers lors de leur consultation doivent être entendues comme empêchant d’obtenir une copie ou d’imprimer un exemplaire papier.
De telles mesures doivent être mises en œuvre pour encadrer la consultation des données qu’il s’agisse d’accès sécurisé distant ou des outils accessibles dans les locaux du centre de documentation du Mémorial de la Shoah et de l’USHMM (par exemple, affichage des règles sur l’interdiction de filmer, de photographier, ou de reproduire ; conditions d’utilisation ou règlement intérieur pédagogiques ; etc.).
Sur le transfert de données en dehors de l’Union européenne :
La demande d’autorisation du Mémorial de la Shoah est accompagnée d’une demande de transfert ad hoc, formulée par le Mémorial français en application de l’article 69 de la loi « Informatique et Libertés ». Cette demande de transfert est adossée à un projet de convention de partenariat rédigé sur la base des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne en 2001 et 2004. Cependant, ces clauses contractuelles n’ont pas un caractère impératif. Ce projet de convention détaille les caractéristiques du transfert des données à son partenaire, ainsi que les limites de la diffusion et de la réutilisation des données par le Mémorial de la Shoah, l’USHMM et par les lecteurs de leurs centres de documentation. Cette convention de coopération sera amendée, le cas échéant, des mesures détaillées par la présente délibération. Cette convention est soumise aux dispositions des lois susvisées du 6 janvier 1978 modifiée et n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée, dite « Cada », auxquelles elle fait d’ailleurs référence dans ses visas.
En l’espèce, cette convention de coopération et de transfert ad hoc est justifiée par :
la nature des parties, à savoir les services d’archives publics, le Mémorial français et le Musée fédéral américain, organisme autonome dépendant de l’État fédéral américain, et leurs engagements respectifs ;
et l’intérêt historique des données à caractère personnel concernées pour constituer un témoignage permanent des persécutions et génocide perpétrés durant la Seconde Guerre mondiale.
En application de l’exception à l’interdiction formulée par l’article 68, la Commission considère que les éléments apportés par le projet de convention et le dossier d’instruction des formalités préalables constitué par le Mémorial de la Shoah, garantissent un niveau de protection suffisant de la vie privée et des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
Sur d’éventuelle prestation de service
Les opérations de reproduction des archives concernées peuvent être sous-traitées à des tiers agissant pour le compte et sur instruction du Mémorial français. Dans cette hypothèse, le Mémorial français rappelle, dans le contrat de prestation de service, les limites lui incombant aux termes de la présente délibération et des licences concédées par les services d’archives concernés. Il s’agit là tout particulièrement de respecter l’article 35 de la loi « Informatique et Libertés ».
De manière générale, la Commission considère que les mesures de sécurité décrites et prévues par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue à l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Elle rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Dans ces conditions et sous réserve de l’accès octroyé au réutilisateur par chaque service d’archives public concerné, la Commission autorise le Mémorial de la Shoah à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la numérisation de données contenues dans les archives relatives à la persécution et au génocide des groupes de victimes pendant la Seconde Guerre mondiale et à son contexte historique (jusqu’à 1948), détenues par les services d’archives publics ; leur intégration à la base des collections du Mémorial français ; le transfert d’une copie numérique de ces données à destination de son partenaire le Musée mémorial de l’Holocauste à Washington pour complétude de ses collections ; et la mise à disposition de ces données à des fins historiques, scientifiques, familiales et non commerciales, aux lecteurs de leurs centres de documentation.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN