La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la Direction des Archives de France d'un projet d'avenant modifiant l'accord conclu le 28 octobre 1960 et modifié le 28 septembre 1987 relatif au microfilmage par la société généalogique de l'Utah des registres paroissiaux et d'état civil de plus de cent ans conservés dans les services d'archives publiques françaises,
Vu la Convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981, pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive européenne du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, pris ensemble le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;
Vu l'arrêté du 28 septembre 1987 approuvant l'avenant à l'accord du 28 octobre 1960 entre la Direction des Archives de France et la société généalogique de Salt Lake City ;
Vu les délibérations de la CNIL n° 82-106 du 6 juillet 1982, n° 85-88 du 17 décembre 1985, n° 86-85 du 8 juillet 1986, n° 87-44 du 28 avril 1987 ;
Vu le projet d'avenant présenté par la Direction des Archives de France ;
Après avoir entendu Monsieur Alex TURK en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;

Le microfilmage des registres paroissiaux (antérieurs à 1792) et d'état civil (datant de plus de cent ans) français par la société généalogique de l'Utah, initié en 1960 par un accord conclu entre la société généalogique de l'Utah et la Direction des Archives de France, a été poursuivi dans des conditions fixées par la Direction des Archives de France. L'accord initial a fait l'objet d'un avenant le 28 septembre 1987, pris après avis de la CNIL, fixant notamment les finalités d'un tel microfilmage, les conditions de délivrance de copies de ces microfilms et les personnes pouvant accéder à ces informations.
Le projet d'avenant dont est saisi la Commission a pour principal objet de permettre la diffusion, sur le site Internet de la société généalogique de l'Utah, d'informations issues des microfilms des registres paroissiaux (antérieurs à 1792) et d'état civil (datant de plus de cent ans) français.
Les informations diffusées sont issues d'actes anciens, librement communicables à toute personne au sens de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, et concernent les nom, prénoms, date et lieu de naissance, date et lieu de mariage, date et lieu de naissance de personnes pour la plupart décédées.
La Commission rappelle que le caractère public ou communicable d'une donnée personnelle ne prive pas les personnes concernées de la protection que leur offre la loi à l'égard de tous les traitements possibles de telles données.
En l'espèce, les données visées par l'avenant sont destinées à être transférées vers les Etats-Unis, pays ne pouvant être regardé comme assurant un niveau de protection adéquat au sens de l'article 25 de la directive du 24 octobre 1995.
La Commission observe toutefois que l'article 26-2 de la directive du 24 octobre 1995 dispose que de tels transferts peuvent avoir lieu lorsque le responsable du traitement offre des garanties suffisantes au regard de la protection de la vie privée et des libertés et droits fondamentaux des personnes, ainsi qu'à l'égard de l'exercice des droits correspondants , ces garanties pouvant notamment résulter de clauses contractuelles appropriées.
Il y a donc lieu pour la Commission d'apprécier si les dispositions prévues dans l'accord conclu entre la Direction des Archives de France et la société généalogique de l'Utah sont de nature à satisfaire aux conditions prévues par l'article 26-2 de la directive.
PREND ACTE :
- que les informations diffusées se limitent aux nom, prénoms, date et lieu de naissance, date et lieu de mariage, date et lieu de décès des personnes ;
- que ces informations concernent des personnes décédées et sont issues de documents d'archives librement communicables, en application des dispositions de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, à toute personne qui en fait la demande ;
- que le microfilmage de tout autre document d'archives d'intérêt généalogique devra être soumis à l'autorisation de la Direction des Archives de France ;
- que l'article 7 du projet d'avenant interdit toute exploitation commerciale directe ou par produit dérivé, par la société généalogique de l'Utah, des microfilms et que cette même interdiction pèse sur les tiers à qui la société pourrait délivrer des copies des microfilms ;
- que la constitution de bases de données par la société généalogique de l'Utah à partir des informations issues des microfilms qu'elle détient devra être soumise à l'autorisation préalable de la Direction des Archives de France ; qu'est interdit le croisement des bases de données qui seraient ainsi constituées avec toute autre base de données nominatives, sans qu'il soit nécessaire, au regard des dispositions de la loi du 6 janvier 1978, de soumettre à l'avis de la CNIL la constitution de bases de données, en l'état des obligations prescrites par la loi du 3 janvier 1979 sur les archives ;
- que certaines catégories d'informations telles que l'origine ethnique des personnes ou leurs opinions religieuses ne peuvent être traitées ni diffusées au public ;
- que toute difficulté née de l'application de l'accord sera résolue par la Justice français et selon le droit français.

au regard de l'ensemble de ces éléments, que ces dispositions sont de nature à assurer que le flux transfrontière de données en cause vers la société généalogique de l'Utah - Etats-Unis - sera réalisé dans des conditions assurant une protection de niveau équivalent à celle garantie par la loi française.

- qu'à l'article 4 du projet d'avenant soit supprimé le groupe de mots "et de la Commission Nationale de l'informatique et des Libertés" ;
que l'article 15 soit supprimé.
Le Président, Michel GENTOT.