(Demande d’autorisation n°1512305)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, notamment ses articles 6-3°, 7-5° et 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la société Thalès portant sur un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
La société Thalès, leader mondial des systèmes d’information relative à la défense, la sécurité, l'aérospatiale et le transport défense, a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
Elle rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005 modifiée, une délibération modifiée le 14 octobre 2011 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
La société Thalès n’est soumise à aucune disposition législative ou réglementaire imposant la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle. En outre, le champ d’application du dispositif est plus large que celui prévu par l’autorisation unique.
Il convient d’examiner ledit traitement au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Sur la finalité et le champ d’application du dispositif d’alerte professionnelle
De par ses activités à l’international, le groupe Thalès dont la société Thalès France fait partie, doit renforcer son contrôle interne afin de fournir une information financière fiable à ses partenaires financiers.
En outre, le dispositif présenté s’inscrit dans le cadre de dispositions législatives du code du Travail portant sur des domaines tels que le harcèlement ou le non-respect de la législation sur l’hygiène et la sécurité qui font peser sur l’employeur des obligations renforcées en matière de prévention.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés, notamment les instances représentatives du personnel qui sont habilitées par le code du Travail à recueillir les réclamations des salariés en matière de harcèlement, de discrimination ou encore d’hygiène et de sécurité.
Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limitée aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
comptable, financier, bancaire, de lutte contre la corruption ou de la concurrence;
discrimination, harcèlement ;
non-respect de la législation en matière d’hygiène et la sécurité.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les modalités de signalements
Il n’est pas fait appel à un prestataire externe pour le recueil et la gestion des alertes. En effet, un réseau décentralisé de responsables éthique appelés « Ethics officers » est mis en place au niveau des principales structures du groupe Thalès.
L’alerte peut être transmise par tout moyen (courrier, courriel, téléphone, face à face) ; elle fera, le cas échéant, l’objet d’une confirmation par écrit.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
Elle observe que le dispositif soumis par la société Thalès n’est pas conçu pour permettre des signalements anonymes. L’émetteur de l’alerte professionnelle doit s’identifier lorsqu’il saisit le responsable éthique. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
La Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Compte tenu de ce qui précède, elle estime que le traitement envisagé est conforme l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur l’information des personnes
L’information est faite par la remise d’un code d’éthique à chaque collaborateur, d’un guide d’utilisation du dispositif d’alerte et par la publication sur l’intranet d’une note d’information des collaborateurs sur le dispositif d’alerte professionnelle.
Les instances représentatives du personnel ont été dûment informées du traitement et soutiennent la mise en œuvre de ce dispositif. En effet, un accord groupe relatif à la qualité de vie au travail a été signé avec les partenaires sociaux, le 25 juin 2009, qui considèrent que le droit d’alerte constitue un outil efficace de prévention des risques psychosociaux, notamment pour des situations individuelles de discrimination ou de harcèlement.
Sur les droits des personnes
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès des membres de la direction « éthique et responsabilité d’entreprise » aux adresses suivantes :
-par mail, ethics.cr@thalesgroup.com
-ou par courrier, 45 rue de Villiers, 92526 Neuilly sur Seine Cedex.
Sur les données collectées
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 (Délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Sur les destinataires
Les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions, les membres de la direction « éthique et responsabilité d’entreprise » de la société THALES.
Sur les sécurités
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. L'accès aux boîtes mails des destinataires des alertes est contrôlé par un identifiant et un mot de passe. L'accès aux alertes transmises par mail devra être tracé au niveau de la messagerie.
Enfin, au regard de la sensibilité des données qui pourront être collectées, la Commission rappelle d’une part, l’importance pour les responsables éthique de respecter l’obligation de confidentialité et les finalités pour lesquelles les données sont collectées et d’autre part, de se conformer aux durées de conservation des données prévues à l’article 6 de la délibération de la Commission n°2005-305 du 8 décembre 2005 (AU-004).
Dans ces conditions, la Commission autorise la société THALES à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Présidente,
Isabelle FALQUE-PIERROTIN