La Commission nationale de l'informatique et des libertés ;
Saisie pour avis le 14 décembre 2004 par le ministre des Affaires Etrangères d'un projet de décret modifiant le décret du 31 décembre 2003 relatif à l'inscription au registre des Français établis hors de France et d'un projet d'arrêté relatif au système informatique de traitement des données relatives aux Français établis hors de France ;
Vu la convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires ;
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive n° 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil en date du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 27 ;
Vu le décret n° 79-433 du ler juin 1979 relatif aux pouvoirs des ambassadeurs et à l'organisation des services de l'Etat à l'étranger, notamment son article ler ;
Vu le décret n° 99-176 du 9 mars 1999 relatif à l'immatriculation consulaire dans les postes diplomatiques et consulaires ;
Vu le décret n° 2002-701 du 29 avril 2002 relatif à la protection des citoyens de l'Union européenne par les représentations diplomatiques et consulaires de la France ;
Vu le décret n° 2003-1377 du 31 décembre 2003 relatif à l'inscription au registre des Français établis hors de France ;
Vu l'arrêté du 25 avril 1984 portant création d'un système informatique dans les postes consulaires et les chancelleries consulaires des postes diplomatiques ;
Vu ensemble les délibérations n° 84-14 du 3 avril 1984 relative à une demande d'avis concernant un projet d'arrêté du ministre des Relations Extérieures portant création d'un système informatique dans les postes consulaires et les chancelleries consulaires des postes diplomatiques et n° 03-066 du 18 décembre 2003 portant avis sur un projet de décret du ministre des Affaires Étrangères relatif à l'inscription au registre des Français établis hors de France ;
Vu ensemble le projet de décret et le projet d'arrêté du ministre des Affaires Étrangères ;
Après avoir entendu Monsieur François Giquel, commissaire, en son rapport et Madame Charlotte-Marie Pitrat, commissaire du gouvernement, en ses observations ;
Emet l'avis suivant
Le ministre des Affaires Étrangères a, en application de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978, saisi la Commission nationale de l'informatique et des libertés d'un projet de décret modifiant le décret du 31 décembre 2003 relatif à l'inscription au registre des Français établis hors de France et d'un projet d'arrêté relatif au système informatique de traitement des données relatives aux Français établis hors de France.
La principale modification apportée au décret précité consiste à en compléter l'article 14 pour permettre la conservation dans un fichier central tenu au ministère des Affaires Etrangères des informations contenues dans les registres des français établis hors de France de toutes les circonscriptions consulaires.
Les finalités du registre mondial, précisées à l'article 2 du projet d'arrêté, prévu par le paragraphe II de l'article 14 modifié du projet de décret modificatif, sont :
- d'assurer une sauvegarde centralisée des informations concernant les Français établis hors de France qui sont immatriculés dans chacun des postes consulaires de la République ;
- d'encourager le développement de la téléadministration, en particulier pour faciliter l'accomplissement des formalités administratives auprès d'un poste consulaire autre que celui auprès duquel le Français est inscrit ;
- d'assurer plus facilement la continuité de l'action consulaire ;
- de faciliter l'établissement de statistiques et la réalisation d'études sur les communautés françaises, notamment en matière démographique et socioprofessionnelle.
S'agissant de la finalité liée au développement de la téléadministration, la Commission prend à nouveau acte que les éléments et les modalités d'utilisation du numéro d'identification, prévu par l'article 11 du décret du 31 décembre 2003, seront définis par arrêté du ministre des Affaires Étrangères qui lui sera soumis pour avis.
En ce qui concerne l'établissement de statistiques, la Commission observe que l'article 2 du projet d'arrêté indique que les informations utilisées à cette fin ont un caractère non nominatif ; que le formulaire de collecte utilisé comporte toutefois un champ relatif au numéro d'immatriculation concerné, qui rendent ces études indirectement nominatives.
La Commission demande en conséquence que ce champ soit retiré du questionnaire.
S'agissant des mesures de sécurité physiques et logiques adoptées en ce qui concerne les possibilités d'accès au registre central, la Commission prend acte de l'engagement du ministère des Affaires Etrangères de mettre en oeuvre l'activation effective de fonctionnalités de gestion et de contrôle des mots de passe (longueur de sept caractères au minimum, structure alphanumérique, durée de validité maximale de trois mois, impossibilité de réutiliser les cinq derniers mots de passe) et celle d'une journalisation des accès et des interrogations à la base, ainsi qu'une exploitation de ces données.
S'agissant de la durée de conservation des informations, la Commission observe que l'article 6 du projet d'arrêté prévoit que les informations enregistrées dans le registre central sont conservées pendant une durée de dix années à compter de la date du non renouvellement de l'inscription ou de la radiation du Français.
Il ressort toutefois des précisions apportées par le ministère que ces données ne seraient conservées dans la base qu'aux seules fins d'archivage.
La Commission estime en conséquence qu'il n'y a pas lieu de conserver dans le registre central ces données qui, dès lors qu'elles auront été effacées des fichiers consulaires, devront être archivées dans une base spécifique non accessible aux destinataires mentionnés à l'article 4 du projet d'arrêté.
La Commission prend acte de l'engagement pris par le ministère des Affaires Étrangères de mettre en oeuvre les mesures de sécurité et de confidentialité préconisées par la Commission et de la nouvelle rédaction de l'article 6 du projet d'arrêté proposée par le gouvernement ("Les informations mentionnées à l'article 2 du présent arrêté sont effacées du registre des Français établis hors de France tenu par un poste consulaire à la date du non-renouvellement de l'inscription ou de la radiation du Français. Elles sont conservées à des fins d'archivage dans une base distincte du registre mondial des français établis hors de France pendant dix ans à compter de cette date.")  ;
S'agissant des destinataires des données traitées, la Commission considère que l'accès direct à l'ensemble des informations conservées dans le registre mondial qui est reconnu aux ministères de la Défense et de l'Intérieur n'est ni pertinent ni justifié au regard des finalités de gestion de ce registre et qu'elle est excessive au regard des missions de ces ministères ; qu'en effet, ces ministères ont uniquement besoin des informations relatives aux Français établis hors de France et immatriculés dans un poste consulaire qui demandent une carte d'identité ou un passeport ou le renouvellement de ces documents ou qui doivent être recensés pour participer à l'appel de préparation à la défense ; que la transmission de ces seules informations par le consul concerné suffit pour permettre aux services de ces ministères de remplir leurs missions.
S'agissant des informations collectées, le projet d'arrêté prévoit la collecte, en plus des informations utilisées à des fins statistiques, des autres nationalités que l'intéressé possède, le cas échéant, information qui n'est pas visée par l'article 14 du décret du 31 décembre 2003 ; la Commission prend note que la collecte de cette information, comme l'immatriculation consulaire, restent facultatives et que l'intéressé doit en être informé.
S'agissant des modalités pratiques du droit d'accès, la Commission prend acte que les intéressés peuvent, en application de l'article 5 du projet d'arrêté, exercer leur droit d'accès soit auprès du poste consulaire concerné, soit auprès de la direction compétente du ministère.
La Commission, sous les conditions précitées, émet un avis favorable au projet de décret et au projet d'arrêté présentés par le ministre des Affaires Etrangères.
Le président, Alex TURK.