La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe sur la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu les lois de décentralisation n° 83-8 du 6 janvier 1983 et n° 83-663 du 22 juillet 1983 ;
Vu le Code de la Famille et de l'Aide Sociale ;
Vu le Code de la Santé Publique ;
Vu le décret d'application n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;
Vu la lettre de la Commission du 2 juillet 1994, en réponse à la demande de conseil des départements de l'Ain et du Rhône ;
Vu le projet d'acte réglementaire ;
Après avoir entendu Monsieur Pierre SCHAPIRA, Commissaire, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant que le Conseil Général de l'Ain a saisi la Commission d'une demande d'avis relative à l'expérimentation, sur une durée d'un an, d'un traitement dénommé ANIS dont la finalité principale est la gestion de l'action sociale départementale ;
Considérant que ce traitement repose, dans le souci d'assurer la continuité du suivi des bénéficiaires et la mise en place d'une politique sociale départementale, sur la mise en commun des informations concernant les personnes prises en charge par le département au titre de l'action sociale et de la santé ;
Considérant en particulier que cette mise en commun a pour but de permettre aux agents des services relevant du Conseil Général de connaître selon certaines procédures d'habilitation, l'état des demandes en cours présentés par l'usager afin d'assurer de façon globale et coordonnée la gestion et la prévision des interventions du Conseil Général dans les domaines de l'action sociale et de la santé ;
Considérant que la multiplicité des dispositifs d'intervention mis en place par les pouvoirs publics depuis quelques années et la nécessité d'assurer une meilleure coordination entre les services sociaux relevant de la compétence d'un même département, peuvent justifier le principe de tels échanges d'informations entre les services sociaux d'un même département à la condition que les droits que les personnes tiennent de la loi du 6 janvier 1978 ne soient pas méconnus ;
Considérant que ne doivent être saisies dans le traitement automatisé que les données strictement nécessaires à la prise de décision ; que les informations nominatives saisies concernent l'identité, le numéro de sécurité sociale pour les assistantes maternelles et les bénéficiaires de l'aide sociale, la situation familiale, la formation, le logement, la vie professionnelle, la situation économique et financière, la santé, les actions d'insertion, les mesures administratives ou judiciaires, les actions éducatives ou le placement ;
Considérant que les différentes informations collectées sont accessibles selon trois niveaux de confidentialité, corollaire de l'habilitation personnelle de chaque agent des services départementaux ;
Considérant que, en ce qui concerne les informations dites sensibles, couvertes par le secret médical ou professionnel, il convient de rappeler que seul l'agent responsable du dossier est compétent pour apprécier la nécessité de compléter le traitement d'informations portées à sa connaissance ;
Considérant que le droit d'accès et de rectification des personnes intéressées, prévu en application des articles 34 à 36 de la loi du 6 janvier 1978 s'exerce soit directement auprès du centre médico-social pour les informations visualisables par les agents habilités à ce niveau, soit auprès de chaque responsable de circonscription d'action sociale gérant les données concernées ;
Considérant en outre que les usagers doivent être tenus explicitement informés de ce que les données enregistrées par le service chargé de l'instruction ou de la gestion de leur demande sont susceptibles d'être consultées par les agents habilités des autres services sociaux du département ; qu'ils doivent pouvoir s'opposer, pour des raisons légitimes, à une telle consultation par des services étrangers à l'instruction ou à la gestion de leur demande ;
Considérant que des mesures de sécurité ont été prévues, notamment pour assurer un accès différencié des informations selon les habilitations des agents, sous forme de codes d'identifications et d'autorisations personnalisés ; considérant que l'application a été conçue de façon à interdire aux utilisateurs d'extraire des données de la base afin de reconstituer des fichiers nominatifs, sans contrôle ;
Emet un avis favorable pour une durée limitée, prenant fin au plus tard le 30 juin 1996, au traitement automatisé de données nominatives mis en oeuvre dans une ou deux circonscriptions d'action sociale du département de l'Ain, relatif à la gestion de l'action sociale départementale, dénommée ANIS, devant permettre aux responsables du projet d'apprécier l'adéquation du traitement aux besoins des services utilisateurs.
Le Président, Jacques FAUVET.