La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des données à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 ;
Vu le règlement intérieur de la Commission et notamment ses articles 55 et 56 ;
Vu la délibération de la CNIL n° 91-078 du 10 septembre 1991 décidant une vérification sur place auprès de la Mairie de [...] ;
Vu le compte-rendu de cette vérification notifié au Maire de [...] le 19 décembre 1991 ;
Après avoir entendu Monsieur Henri CAILLAVET, Commissaire, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Considérant que la Commission a interrogé le maire de [...] le 12 mars 1990 afin de savoir si des traitements automatisés d'informations nominatives étaient mis en oeuvre par la Mairie ; qu'à la suite d'une lettre de relance du 7 juin 1990, le 1er Adjoint, répondait le 3 juin, que la commune n'avait mis en oeuvre aucun fichier informatisé concernant les administrés ;
Considérant que par courrier du 6 mai 1991, la CNIL a de nouveau demandé au Maire de [...] si la commune avait mis en place des fichiers automatisés ; que par lettre du 22 mai 1991, le Maire répondait qu'aucun traitement n'avait été mis en oeuvre en dehors du fichier électoral, fichier qui, malgré les trois correspondances de la CNIL ci-dessus évoquées, n'a fait l'objet d'aucune déclaration ;
Considérant que l'article 1 de la loi du 6 janvier 1978 dispose : "l'informatique doit être au service de chaque citoyen (...). Elle ne doit porter atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiquesˮ ;
Considérant que les articles 15 et 17 de la loi imposent à toute responsable d'une collectivité territoriale détenteur de traitements automatisés d'informations nominatives d'effectuer une déclaration de ses traitements auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ;
Considérant que la CNIL a été saisie, le 25 février 1991, d'une demande de conseil émanant d'un journaliste de [...] qui attirait son attention sur les propos tenus par le Maire de [...] relatifs à l'existence d'une liste des étrangers de la commune de [...] - avec indication du nombre d'étrangers d'origine nord-africaine et des noms des propriétaires logeant ces étrangers, ces informations étant obtenues à l'occasion du recensement général de la population ;
Considérant que la Commission a interrogé le 6 mars 1991, le Maire qui par lettre du 15 mars 1991 indiquait que les journalistes, lors d'une Conférence de presse, avaient isolé de son contexte la phrase concernant : "l'analyse esthétique des noms", qu'il s'agissait d'un procès d'intention et, qu'il ne détenait aucune liste des étrangers de sa commune ;
Considérant que par courrier du 19 avril 1991, la Commission interrogeait de nouveau le Maire de [...] pour savoir comment, lors du dernier recensement, la mairie avait pu dénombrer "1763 Nord-Africains", alors que par délibération n° 89-10 du 14 février 1989, la CNIL a considéré dans son avis qu'il n'était pas opportun que les maires soient autorisés à saisir les informations qu'ils collectent pour le compte de l'Etat, et à prendre copie des questionnaires ; que par ce même courrier, la Commission a demandé comment les propriétaires cités ont été, conformément aux articles 26 et 27 de la loi du 6 janvier 1978, informés des destinataires de leurs coordonnées et ont pu s'opposer à la diffusion d'informations les concernant ;
Considérant que par lettre en date du 30 septembre 1991, le Maire indiquait avoir reçu la visite du Service Régional de la Police Judiciaire et maintenait les déclarations de sa lettre précédente, réitérant l'affirmation qu'il ne possédait pas de fichier informatisé des étrangers de sa commune ;
Considérant qu'il résulte des investigations effectuées par la Commission que la mairie a mis en oeuvre 6 traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la paie et à la gestion du personnel de la mairie, la paie et la gestion du personnel de la maison de retraite, la gestion des fournisseurs de la commune, la gestion des fournisseurs et des pensionnaires de la maison de retraite, du fichier électoral et du fichier des permis de construire, ainsi que des fichiers d'adresses associés à des traitements de texte ;
Considérant que ces 6 traitements comportent des mesures de sécurité logiques insuffisantes, que les fichiers "PAIE ET GESTION" du personnel de la Mairie et du personnel de la Maison de retraite comprennent l'indication de la nationalité des enfants des agents et que ces informations ne sont pas pertinentes au regard de la finalité des traitements, que le fichier "GESTION DES FOURNISSEURS ET DES PENSIONNAIRES" de la Maison de retraite ne prévoit aucune séparation entre les informations relatives aux fournisseurs et celles relatives aux pensionnaires alors qu'il s'agit de deux catégories juridiques distinctes, que le fichier "ELECTORAL" recueille la situation familiale détaillée des inscrits alors que cette information, n'est pas prévue par l'article L. 19 du Code électoral ;
Considérant que sont également mis en oeuvre trois fichiers manuels : le fichier des vaccinations, le fichier des prestations sociales et le fichier de la police municipale ;
Considérant que le fichier manuel des prestations sociales est divisé en deux sous-fichiers : un sous-fichier des "Maghrébins" et un sous-fichier des "Français", qu'une telle séparation laisse indirectement apparaître les origines raciales des individus et donc viole l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 qui s'applique également aux fichiers manuels ;
Considérant que la police municipale détient un fichier de la population de [...] qui se décompose en 5 sous-fichiers : sous-fichier des "Français", sous-fichier des "étrangers résidants", sous-fichier des "étrangers saisonniers", sous-fichier des "Français décédés", sous-fichier des "étrangers décédés" ;
Considérant que selon les cas, pouvaient apparaître sur ces fichiers différentes informations : nom, prénom, date et lieu de naissance, nom des parents, nationalité (un tri est effectué par pays), nom de l'épouse, situation familiale, date et lieu de mariage, date d'entrée sur la commune et en France, provenance, adresse, profession, employeur, date de délivrance de la carte de travail, date de délivrance et durée de validité de la carte de résident ou du passeport, nom, date et lieu de naissance des enfants, photographie d'identité, montant du loyer, existence d'une invalidité et montant de la pension ;
Considérant que ces fichiers seraient destinés à renseigner la Préfecture sur le nombre d'étrangers par nationalité et la Gendarmerie pour des demandes ponctuelles ;
Considérant que ces fichiers ne reposent sur aucune base légale, la Mairie ne pouvant effectuer en l'état actuel des textes qu'un comptage statistique du nombre d'étrangers par pays d'origine afin de répondre aux demandes de la Préfecture ;
Considérant, en outre, que la police municipale détient des cahiers où sont consignées les demandes de carte d'identité, de passeport et d'autorisation de sortie du territoire pour les mineurs et avec l'indication du pays de destination ;
Considérant que si la Mairie doit conserver l'enregistrement des demandes de carte d'identité, passeport, autorisation de sortie du territoire, celles-ci ne doivent comporter que le nom de l'intéressé et la date de la demande ; que les registres de ces demandes doivent être régulièrement archivés ;
DEMANDE au Maire de [...] de :
1/ Déclarer l'ensemble des traitements automatisés mis en oeuvre
2/ Prévoir pour tous ces traitements des mots de passe individualisés d'au moins 6 caractères alphanumériques renouvelés tous les 6 mois
3/ Procéder aux modifications suivantes :
- Effacer la nationalité des enfants des agents dans les fichiers de paie et gestion du personnel communal et du personnel de la maison de retraite
- Séparer le traitement relatif aux fournisseurs de la maison de retraite de celui concernant ses pensionnaires
- Supprimer dans le fichier électoral la mention relative à la situation familiale des électeurs
4/ Procéder à la destruction des fichiers manuels suivants :
- Fichier des "Français"
- Fichier des "étrangers résidents"
- Fichier des "étrangers saisonniers"
- Fichier des "Français décédés"
- Fichier des "étrangers décédés"
et adresser à la CNIL un procès-verbal de destruction dans un délai d'un mois à compter de la notification de la présente délibération
5/ En ce qui concerne les registres de demandes de documents d'identité :
- limiter la collecte d'informations au nom-prénom-date et objet de la demande
- archiver régulièrement les registres
6/ Fusionner les deux fichiers des bénéficiaires d'aide sociale - fichier des "Français" et fichier des "Maghrébins" - en un seul fichier dans lequel la nationalité n'apparaîtra plus comme un critère de tri.
DECIDE d'adresser un AVERTISSEMENT au Maire de [...].
Le Président,
Jacques FAUVET