(Demande d’autorisation n° 1492547)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’association SOLIDARITES INTERNATIONAL d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5° et 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 (AU-04) ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, rapporteur et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
SOLIDARITES INTERNATIONAL est une association d'aide humanitaire internationale qui porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant à leurs besoins vitaux.
Les projets humanitaires de l’association sont financés à 90% par des bailleurs de fonds institutionnels dont les principaux sont l’Union Européenne et les Nations Unies. Ces derniers exigent l’adoption d’un code de conduite ainsi qu’un dispositif d’alerte professionnelle, notamment en matière de corruption et de détournement de fonds.
Sur la finalité
La société SOLIDARITES INTERNATIONAL a déposé un dossier de demande d’autorisation pour un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
Ce dispositif concerne toutes les personnes travaillant pour l’association, à savoir l’ensemble du personnel national situé au siège social ou en mission : les expatriés, les salariés, les stagiaires, les bénévoles ainsi que les membres du conseil d’administration et les intervenants extérieurs mandatés par l’association.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement présenté par la société SOLIDARITES INTERNATIONAL répond aux exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au fondement juridique et au champ d’application. En effet, la société SOLIDARITES INTERNATIONAL n’est soumise à aucune des dispositions visées par l’autorisation unique (droit français, loi «SOX» américaine du 31 juillet 2002, loi japonaise "Financial Instrument and exchange Act" du 6 juin 2006). En outre, le champ du dispositif est plus large que celui fixé par l’AU-04.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
En outre, elle estime qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
A cet égard, elle relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle est restreint et strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées. Elle observe que le dispositif soumis par l’association SOLIDARITES INTERNATIONAL n’est pas conçu pour permettre des signalements anonymes. L’émetteur de l’alerte professionnelle doit s’identifier lorsqu’il saisit le Directeur général délégué de l’association. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes
corruption : octroi ou perception de commissions ou de faveurs illicites ;
fraude comptable et détournement : détournement de l’aide apportée aux bénéficiaires ou fraude comptable ;
abus de pouvoir : usage de sa position pour obtenir des biens ou des services injustifiés ;
non-respect de la personne : harcèlement, humiliation, intimidation, atteinte à l’intégrité physique et morale, mise en danger d’autrui, atteinte sexuelle commise avec force, contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal envers un bénéficiaire de l’aide ou d’un collaborateur ;
discrimination : discrimination à l’embauche et dans le cadre du travail, discrimination à l’occasion d’un contrat ou de la fourniture de l’aide humanitaire ;
Compte tenu de l’ensemble de ces éléments, la Commission estime que la finalité poursuivie par le traitement est déterminée, explicite et légitime.
Sur les données traitées
Les données traitées sont identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4 :
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
Sur les destinataires
Est destinataire des données pour la poursuite de la finalité précitée, le directeur général délégué de l’association SOLIDARITES INTERNATIONAL. Il est spécialement formé et astreint à une obligation renforcée de confidentialité contractuellement définie.
Un comité d’éthique a été institué pour assurer le bon fonctionnement du dispositif d’alerte professionnelle et faire un bilan sur son utilisation afin d’en déduire les éventuelles conséquences en termes d’organisation, de procédures et de formation. Les membres du comité n’ont pas connaissance du nom des personnes concernées par l’alerte.
Ce comité éthique est composé des personnes suivantes :
le directeur général délégué ;
le directeur des missions ;
le responsable RH expatrié ;
deux membres du conseil d’administration de l’association.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information des personnes est assurée via une note diffusée sur l’intranet de l’association SOLIDARITES INTERNATIONAL ainsi que par une formation spécifique dispensée à toute personne avant son départ en mission. La personne éventuellement mise en cause sera informée dès l’enregistrement des données la concernant.
La délégation unique du personnel a émis un avis favorable à sa mise en œuvre.
Les droits d’accès et de rectification s’exerceront auprès du directeur général délégué à son adresse électronique professionnelle ou par voie postale à l’adresse suivante : direction générale SOLIDARITES INTERNATIONAL, 50 rue Klock, 92110 Clichy.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité des données et d’empêcher que des tiers non autorisés y aient accès, notamment par une authentification forte et le chiffrement des mails.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
S’agissant  des modalités de signalement, une adresse de messagerie dédiée est prévue (stop@solidarites.org) et sera destinée à recueillir les alertes professionnelles. Elle servira principalement à faciliter la réception de formulaires sous forme de pièces jointes. En effet, un formulaire téléchargeable est mis à disposition des personnes concernées via l’intranet de l’association.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’association SOLIDARITES INTERNATIONAL à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN