(Demande d’autorisation n° 1782803)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’établissement public intercommunal de la fondation Albert Jean d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la coordination des soins aux personnes adultes en situation de handicap prises en charge ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L.121-6-2, L. 311-1, L.311-3, L. 312-1, R. 314-1, D. 312-162 à D. 312-169 ;
Vu la loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale ;
Vu la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées ;
Décret n° 2005-223 du 11 mars 2005 relatif aux conditions d'organisation et de fonctionnement des services d'accompagnement à la vie sociale et des services d'accompagnement médico-social pour adultes handicapés ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
L’établissement public intercommunal de la fondation Albert Jean (EPIFAJ), association reconnue d’utilité publique, régie par la loi de 1901, accueille des personnes en situation de handicap.
Il est composé des services d’accompagnement médico-sociaux suivants :
Ces services visent à favoriser l’autonomie des personnes et proposent donc une assistance pour tout ou partie des actes essentiels de la vie quotidienne (SAVS). Ils assurent un service d’hébergement pour personnes handicapées adultes (foyer de vie) et permettent également à des personnes handicapées d’exercer une activité dans un milieu ouvert (ESAT).
Service d’accompagnement à la vie sociale (SAVS) ;
Etablissement et Service d’Aide par le Travail (ESAT) ;
Foyer de Vie ;
Atelier de jour ;
Service d’Accueil Familial (SAF).
Sur la finalité
Le traitement poursuit les finalités suivantes :
Améliorer l’évaluation des besoins et des difficultés, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes adultes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux des services, des informations nécessaires à un accompagnement et à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes suivies.
Améliorer, la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des adultes handicapés identifiés comme prioritaires.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, légitimes et explicites au sens de l’article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Améliorer l’évaluation des besoins et des difficultés, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes adultes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux des services, des informations nécessaires à un accompagnement et à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes suivies.
Améliorer, la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des adultes handicapés identifiés comme prioritaires.
Il convient de faire application de l’article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives à :
Ces données apparaissent pertinentes au regard des finalités poursuivies conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
la vie personnelle (situation familiale, habitude vie) ;
la vie professionnelle (CV, situation professionnelle, scolarité, formation) ;
les revenus (aides financières) ;
les appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale).
Sur les destinataires
La Commission prend acte que seuls les professionnels dûment habilités intervenant dans la prise en charge des usagers et soumis à une obligation de confidentialité peuvent accéder aux données utiles à l’accompagnement, dans la limite de leurs attributions respectives et la stricte mesure nécessaire à l’exercice de leurs missions.
Par ailleurs, les données utiles à la coordination de la prise en charge de la personne peuvent être transmises au personnel dûment habilité d’un établissement de santé ou médico-social (ARS / MDPH) ou à des organismes (Conseil départemental / CAF / mandataire judiciaire) qui interviennent dans la prise en charge dès lors que ces données sont strictement nécessaires à l’exercice de leurs missions.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à connaître les données mentionnées dans les conditions ci-dessus énumérées.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées ou leurs représentants légaux sont informés, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par l’envoi d’un courrier personnalisé.
Les patients ont la possibilité de mettre fin à leur accompagnement à tout moment et ils en sont clairement informés.
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition s’exercent auprès de l’établissement public intercommunal de la fondation Albert Jean - 3 route d’Ablemont - 76730 Bacqueville-en-Caux.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.
La Commission recommande que les accès à l’application fassent l’objet d’une journalisation. Elle rappelle que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.
Les échanges de données effectuées sur internet sont sécurisés par des procédés de chiffrement de transport des données, en conformité avec l’architecture technique préconisée par la Commission (HTTPS).
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant la période d’accompagnement de l’usager et pendant une durée complémentaire de deux ans à compter du dernier contact avec ce dernier.
Au terme de cette durée, les données seront soit archivées, soit supprimées, sauf dispositions législatives ou réglementaires  contraires.
La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’établissement public intercommunal de la fondation Albert Jean à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN