(Demande d’autorisation n° 1753486)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’association APAEI de Caen d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion de l’accompagnement des personnes suivies ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment son article L. 312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-1° et 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Il s’agit de l’Association des Parents et Amis des Personnes Handicapées Mentales de Caen, «  Les Papillons Blancs » dénommée APAEI de Caen située au 15, rue Elie de Beaumont à CAEN (14000), régie par la loi de 1901 et affiliée à l’Union nationale des associations de parents et amis de personnes handicapées mentales (UNAPEI).
Cette association gère des établissements sociaux et médico-sociaux au sens de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
Il s’agit de permettre la gestion de l’accompagnement des personnes suivies, et notamment :
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.
de recenser les besoins des personnes ;
d’améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
d’améliorer la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
de favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
de favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
d’établir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
Le traitement peut faire apparaître, directement ou indirectement, des données relatives à la santé qui sont collectées, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées ou de leurs représentants légaux.
Il peut également comporter des données relatives à la vie affective et sexuelle des personnes.  Concernant ces dernières, la Commission relève que seuls sont enregistrés les codes associés à un comportement. Dès lors, il y a lieu de faire application des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumettent à autorisation de la Commission, les traitements, automatisés ou non, portant sur de telles données.
La Commission estime qu’il y a également lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à leur identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, civilité, nationalité) ;
à leur  vie personnelle (situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur situation économique et financière (revenus) ;
à leur santé, et celles relatives à leur vie affective et sexuelle ;
à des appréciations sur leurs difficultés sociales.
Sur les destinataires
Seul le personnel dûment habilité de l’association a accès aux informations concernant les usagers. Les données statistiques anonymisées sont transmises à l’URAPEI et à l’UNAPEI (fédérations régionales et nationales des associations françaises de représentation et de défense des intérêts des personnes handicapées mentales et de leurs familles).
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à connaître de ces données.
Sur l’information et les droits des personnes
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par des mentions légales prévues sur le formulaire de prise en charge ainsi que dans les courriers personnalisés.
La commission considère que ces modalités d’information des personnes sont satisfaisantes. Elle rappelle que cette information doit être fournie selon des modalités adaptées à leur état.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’Association APAEI de Caen«  Les Papillons Blancs » par courrier, fax ou courriel.
La Commission considère que ces modalités d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules , des chiffres et des caractères spéciaux.
Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.
Les échanges de données effectués sur internet sont sécurisés par des procédés de chiffrement du transport des données.
La Commission recommande que les accès à l’application fassent l’objet d’une journalisation. Elle rappelle que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données à caractère personnel enregistrées dans le présent traitement sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager et pendant une durée complémentaire de deux ans à compter du dernier contact avec ce dernier.
Au terme de cette durée, les données sont supprimées, sauf dispositions législatives ou réglementaires  contraires.
La Commission considère que cette durée de conservation n’excède pas celle qui est nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’association APAEI de Caen, à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN