(Demande d’autorisation n°1497076)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la société FENWICK LINDE, le 5 avril 2011 portant sur un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
La société FENWICK LINDE, filiale du groupe KION, a déposé le 5 avril 2011 un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle.
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond à toutes les exigences prévues par l’autorisation unique, à l’exception du fondement juridique indiqué à l’article 1. En effet, le groupe KION est en cours de procédure d’introduction à la bourse de New-York ou de Londres et doit, à ce titre, apporter un certain nombre de garanties. En effet, la loi Sarbanes-Oxley dite « SOX » et le Code anglais de bonne gouvernance d’entreprise applicables aux sociétés cotées imposent la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel et, notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
La Commission constate :
que le dispositif d’alerte professionnelle envisagé par la société FENWICK LINDE est complémentaire par rapport aux autres modes d’alerte dans l’entreprise,
que son utilisation est facultative, aucune sanction ne pouvant être prise à l’encontre d’un salarié en cas de non utilisation du dispositif.
Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le dispositif d’alerte professionnelle respecte strictement le champ d’application de l’autorisation unique du 8 décembre 2005 telle que modifié le 14 octobre 2010. Elle constate que les faits susceptibles d’être recueillis dans le cadre de ce dispositif sont strictement limités aux alertes relatives aux manquements sérieux dans les domaines financier, bancaire, comptable, et de lutte contre la corruption.
Aucune autre irrégularité ne doit être signalée par le biais de ce dispositif.
Dès lors, la Commission estime, en l’espèce, que le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
S’agissant des modalités de recueil de l’alerte, le salarié qui souhaite signaler un manquement dans les domaines précités peut saisir directement le Département de la conformité par courrier postal, messagerie électronique ou fax dédié, mais également par téléphone en passant par un prestataire spécialisé (EXPOLINK) situé en Angleterre.
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes. A titre exceptionnel, le prestataire peut être amené à recueillir une alerte anonyme. Dans ce cadre, l’alerte sera traitée dans les conditions fixées par l’article 2 de l’autorisation unique.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Compte tenu de ce qui précède, elle estime que le traitement envisagé est conforme l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
L’information des personnes est assurée par la diffusion du Code éthique et d’une lettre d’information à l’ensemble des salariés. La personne éventuellement mise en cause sera informée dès l’enregistrement des données la concernant.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction de la conformité, mais également auprès du Correspondant Informatique et Libertés du groupe KION.
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont identiques à celles mentionnées à l’article 3 de l’autorisation unique.
Les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions et pour la finalité précitée, les seuls membres du Comité de déontologie du groupe KION, à savoir le Directeur du département central d’audit interne, le Directeur du département juridique, le Directeur du service central des ressources humaines et le Chief Compliance Officer.
Dans ces conditions, la Commission autorise la société FENWICK LINDE à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.