La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif de recueil de signalements;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code monétaire et financier, notamment ses articles L. 511-33 et L. 531-12 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-3° et 9 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean-Luc Vivet, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La Commission a été saisie par l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) d’une demande d’autorisation concernant la mise en œuvre d’un système d’alerte professionnelle.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par cette autorisation unique, notamment par le fait que le dispositif envisagé n’est pas un dispositif interne.
L’ACPR est une autorité administrative indépendante en charge de la supervision française de la banque et de l’assurance. Elle dispose d’un pouvoir de sanction vis-à-vis des organismes dont les personnels peuvent être appelés à dénoncer les manquements ou infractions constatés au sein de l’organisme assujetti au contrôle.
La Commission constate que l’ACPR est une autorité publique au sens de l’article 9 de la du 6 janvier 1978 modifiée, qu’elle est donc légalement habilitée à traiter des données d’infractions. Toutefois, l’article 25-I-3° de la même loi soumet à autorisation de la Commission la mise en œuvre de tels traitements. Il appartient donc à la Commission d’apprécier les conditions de mise en œuvre du traitement et les garanties dont il est assorti.
La Commission relève que la directive 2013/36/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013 concernant l'accès à l'activité des établissements de crédit et la surveillance prudentielle des établissements de crédit et des entreprises d'investissement, modifiant la directive 2002/87/CE et abrogeant les directives 2006/48/CE et 2006/49/CE et notamment son article 71, fait obligation aux Etats membres de doter les autorités compétentes de mécanismes de signalement qui incluent des garanties, notamment en ce qui concerne l’application de la législation en matière de protection des données à caractère personnel.
La Commission note que de tels mécanismes sont prévus par le code monétaire et financier aux articles L. 511-33 II et L. 531-12 II. Ces mécanismes visent à permettre aux personnels ainsi qu’aux personnels externes des prestataires des entreprises d'investissement et des établissements de crédit, des sociétés de financement, des compagnies financières holding, des compagnies financières holding mixtes et des entreprises mères de société de financement soumis au contrôle de l’ACPR de signaler certains manquements ou infractions.
Elle constate que ces articles complètent et précisent les dispositions prévues par l’article L. 511-41 III du code monétaire et financier.
La Commission constate que dès lors que la création du traitement par le responsable de traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale, l’article 7-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, est applicable à l’ACPR.
Elle relève que le mécanisme de surveillance unique prévu par le règlement (UE) n°1024/2013 du 15 octobre 2013 conduit à mettre en place une coopération fonctionnelle entre la Banque Centrale Européenne (BCE) et les autorités de contrôle nationales concernant la gestion des alertes dont elles ont à connaitre.
Dans le cadre du mécanisme de surveillance unique, le Règlement (UE) n°468/2014 de la Banque Centrale Européenne du 16 Avril 2014 établissant le cadre de la coopération au sein du mécanisme de surveillance unique entre la Banque centrale européenne, les autorités compétentes nationales, il est prévu de procéder à l’échange des alertes lorsque ces alertes concernent des établissements dont la surveillance prudentielle est assurée par la BCE ou par les autorités nationales. A cet égard, la BCE assure l’examen des signalements des entités importantes soumises à sa surveillance alors que l’ACPR est compétent pour les entités moins importantes soumises à la surveillance prudentielle de l’autorité française.
Sur la finalité
Le traitement dont est saisie la Commission a pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif de recueil et de traitement des signalements des manquements et infractions potentiels constatés par les salariés des organismes soumis au contrôle de l’ACPR.
Le traitement est défini par la loi quant à sa finalité et ses modalités. Le code monétaire et financier prévoit à l’article L. 511-33 II que le personnel des établissements de crédit, des sociétés de financement, des compagnies financières holding, des compagnies financières holding mixtes et des entreprises mères de société de financement soumis au contrôle de l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution, ainsi que le personnel des prestataires externes de ces personnes, peuvent signaler à l'Autorité les manquements et infractions potentiels ou avérés au règlement (UE) n°575/2013 du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013, aux dispositions du présent titre et du titre III du présent livre ou d'un règlement pris pour leur application ou de toute autre disposition législative ou réglementaire dont la méconnaissance entraîne celle des dispositions précitées. Les signalements sont faits sous forme écrite et accompagnés de tout élément de nature à établir la réalité des faits signalés .
Les signalements peuvent être adressés par voie postale ou au moyen d’un formulaire de saisie en ligne accessible sur le site institutionnel de l’ACPR.
L’ACPR recueille les signalements dans des conditions qui garantissent la protection des personnes signalant les manquements, notamment en ce qui concerne leur identité, et la protection des données à caractère personnel relatives aux personnes concernées par les signalements.
Le traitement porte sur des manquements ou infractions dans le domaine bancaire et financier, spécifiquement les signalements ne concernent que les manquements ou infractions au règlement (UE) n°575/2013, aux dispositions des titres I et III du livre V du CMF ou d'un règlement pris pour leur application ou de toute autre disposition législative ou réglementaire dont la méconnaissance entraîne celle des dispositions précitées.
La Commission considère que cette finalité est déterminée, explicite et légitime.
Sur les données traitées
Les données collectées par l’intermédiaire du dispositif examiné par la Commission sont les suivantes :
•identité, fonction et coordonnées de l'émetteur du signalement ;
•identité, fonction et coordonnées des personnes faisant l'objet d'un signalement ;
•informations d’ordre financier relatives aux faits signalés ;
La Commission considère que ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.
La Commission rappelle que l’identification de l’auteur du signalement est nécessaire pour limiter les risques de mises en cause abusives ou disproportionnées. A cet égard, elle note que les textes applicables garantissent que l’ACPR recueille les signalements dans des conditions qui garantissent la protection des personnes signalant les manquements, notamment en ce qui concerne leur identité, et la protection des données à caractère personnel relatives aux personnes concernées par les signalements.
Les alertes anonymes sont prises en considération sous réserve que la gravité des faits mentionnés est établie et que les éléments factuels sont suffisamment détaillés. Le traitement de cette alerte devra s'entourer de précautions particulières, telles qu'un examen préalable et une vérification de la nécessité de sa diffusion dans le cadre du dispositif.
Sur les destinataires
Le destinataire de tout ou partie des données à caractère personnel du présent traitement est le personnel de la direction des affaires juridique en charge de la réception des signalements.
Les signalements sont uniquement accessibles aux personnes habilitées à cet effet dans la limite de leurs attributions.
Toutefois, pour les besoins du traitement des signalements, certaines données concernant le signalement pourront être rendues disponibles pour les services compétents de l’ACPR dans le respect de la confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement.
La Commission prend note que le responsable de traitement a organisé la centralisation de la réception des signalements et a limité le nombre de personnes habilitées à connaitre l’identité des auteurs de signalements. Elle note également que des mesures organisationnelles ont été adoptées pour protéger la confidentialité de l’identité des auteurs de signalements.
Lorsque les signalements relèveront de la compétence de la BCE en application du MSU, celle-ci sera rendue destinataire des données à l’exception de l’identité de l’auteur de l’alerte, sauf si celui-ci a donné son consentement.
Dans le cas où les signalements relèveraient de la compétence d’autres autorités nationales, celles-ci seront rendues destinataires des signalements dans les limites prévues par les textes organisant la coopération entre l’ACPR et les autres autorités.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées par une rubrique dédiée du site internet de l’ACPR et les auteurs de signalements par courrier postal avec accusé de réception et via l’insertion d’une mention d’information sur le formulaire accessible en ligne.
La Commission prend note que les personnes physiques qui seraient mises en cause par un signalement ne sont pas informées du fait qu’elles font l’objet d’un signalement.
Le droit d’accès s’exerce auprès de la direction des affaires juridiques de l’ACPR, 61 rue Taitbout, 75436 Paris Cedex 9
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises par le responsable de traitement afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
Des mesures physiques et logiques sont mises en œuvre. A ce titre, l’accès aux locaux est contrôlé par des gardiens et un système de badges.
Les terminaux, au nombre de 13, sont connectés au réseau interne qui fait l’objet de mesures de protection contre les intrusions.
Conformément aux recommandations de la Commission, l’authentification des utilisateurs du traitement sera assurée par l’utilisation de mots de passe, renouvelés à intervalles réguliers, constitués d’au moins huit caractères et contenant une combinaison d’au moins trois types de caractères différents.
Les échanges de données avec la BCE transiteront par une messagerie sécurisée.
Les formulaires permettant de recueillir les signalements en ligne ne devraient être accessibles que via le protocole https. Les informations recueillies au moyen du formulaire seront adressées à l’ACPR via un canal sécurisé (passerelle de messagerie électronique sécurisée, protocole SMTPS) reliant l’hébergeur et le système d’information de l’ACPR. L’ensemble des échanges se feront en utilisant le protocole https.
Ces mesures de sécurité n’appellent pas d’observation de la Commission au regard de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission relève que les données sont archivées pour 5 ans suivant la clôture du dossier pour les signalements jugés pertinents.
Les données portant sur des signalements jugés non pertinents à l’issue de la période d’instruction sont archivées pendant une année.
La Commission considère que ces durées de conservation n’excèdent pas celles qui sont nécessaires à l’accomplissement de la finalité poursuivie par le responsable de traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Pour la Présidente Le Vice-Président délégué
Marie-France MAZARS