(Demande d’autorisation n° 1614844)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’ESAT du Conte d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des usagers accompagnés par l’établissement ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le Code de l’action sociale et des familles, notamment l’article L. 312-1 ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment les articles 25-I-6° et 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
Le responsable de traitement est l’Etablissement de Service et d’Aide par le Travail (ESAT) du Conte, 369 rue de la ferme du Conte, 40006, Mont-de-Marsan.
Il s’agit d’un établissement social et médico-social au sens de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion des dossiers des usagers accompagnés par l’établissement.
Ces dossiers sont informatisés afin de favoriser la communication au sein de l’établissement.
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, légitime et explicite.
La Commission estime qu’il y lieu de faire application des dispositions des articles 25-I-6° et 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données portant sur le numéro de sécurité sociale (NIR), et les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives à :
Les numéros de sécurité sociale ainsi que les données relatives à la santé sont collectés, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées.
à leur identité (nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance) ;
à leur  vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (CV, situation professionnelle, scolarité et formation) ;
à leur situation économique et financière (revenus) ;
à leur numéro de sécurité sociale (NIR)
à leurs difficultés sociales (situation sociale de la famille et difficultés relationnelles au sein de la famille) ;
à leur santé (données relatives aux soins, situations ou comportements à risques) ;
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les membres de l’établissement ainsi que la Maison Des Personnes Handicapées et certains partenaires institutionnels (foyers, autres ESAT).
Cette liste de destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée via le règlement de fonctionnement et la charte des droits et libertés remis et expliqués à chaque usager.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’ESAT du Conte, 369 rue de la ferme du Conte, 40006, Mont-de-Marsan.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe, renouvelés tous les six mois, constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres ou des caractères spéciaux.
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs du présent traitement.
Le traitement n’est accessible que sur un réseau interne privé, ce qui offre une garantie quant à la sécurité des données y transitant. Le traitement ne donne pas lieu à des échanges de données sur internet ni à des échanges de supports numériques ou analogiques.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier l’utilisateur à l’origine d’une opération, pour être en mesure de détecter a posteriori d’éventuelles opérations frauduleuses ou non souhaitées. Les données de traçabilité doivent être conservées six mois dans des conditions permettant de garantir leur intégrité et leur confidentialité et une procédure opérationnelle doit en définir les modalités d’accès.
Ces mesures de sécurité apparaissent satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant une durée n’excédant pas 3 ans après la dernière aide ou le dernier contact avec l’usager.
A l’issue de cette durée les données sont supprimées, sauf disposition légale ou réglementaire contraires.
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’ESAT du Conte à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN