(Demande d’autorisation n°1281891)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par la société DS Smith, d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Hubert BOUCHET, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
La société DS Smith a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel intitulé « Mise en œuvre d’une politique contre les comportements irréguliers dans le cadre professionnel ». Ce dispositif a pour finalité de « garantir une bonne gouvernance d’entreprise et des normes éthiques élevées ».
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. Elle observe cependant que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas, en tout point, aux dispositions visées dans l'autorisation unique précitée.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
La Commission estime en conséquence que les dispositifs d’alerte professionnelle doivent être conçus comme uniquement complémentaires par rapport aux autres modes d’alerte dans l’entreprise. Elle estime ainsi qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que la politique d’utilisation du système, jointe au dossier de la société DS Smith, indique que « les comportements irréguliers visés sont les irrégularités comptables, la fraude et la corruption ». Il est par ailleurs souligné qu’aucune autre « irrégularité ne doit être signalée par le biais de ce dispositif ».
Par ailleurs, la Commission considère que l’émetteur de l’alerte professionnelle doit s’identifier, son identité étant traitée de façon confidentielle par l’organisation chargée de la gestion des alertes. Elle estime encore que l’alerte d’une personne qui souhaite rester anonyme ne peut être recueillie que par exception et aux conditions suivantes :
que le traitement des alertes anonymes soit entouré de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif,
que l’organisme n’incite pas les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme et que la publicité faite sur l’existence du dispositif en tienne compte, la procédure devant au contraire être conçue de façon à ce que les employés s’identifient auprès de l’organisation chargée de la gestion des alertes.
La Commission relève, à cet égard, que le dispositif présenté prévoit que « tout signalement d’un comportement irrégulier sera traité de manière strictement confidentielle » et que l’identité de la personne signalant une irrégularité ne sera jamais divulguée à la personne ayant fait l’objet de cette communication.
Les droits d’accès et de rectification s’exerceront auprès du Directeur des affaires juridiques du groupe DS Smith Plc, par téléphone (00 44 20 7932 5034) ou courrier électronique (jeremy.aron@dssmith.co.uk.) au siège, à Londres, 4-16 Artillery Row SW1P 1RZ.
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées seront les données d’identification du salarié qui alerte (nom complet ou pseudonyme : fonction) ainsi que les données relatives à la vie professionnelle : missions réalisées dans le cadre de leur travail et nature de l’alerte (type de violation alléguée de la politique contre les comportements irréguliers dans le cadre professionnel).
Les destinataires des informations seront, dans la limite de leurs attributions et pour la finalité précitée, les Responsables ou directeurs, le Directeur des Ressources Humaines de Division, le Directeur Général de Division, le Directeur général du Groupe, le Directeur Financier du Groupe, le Secrétaire Général, le Directeur des ressources humaines du Groupe, le président de DS Smith Plc et le directeur des affaires juridiques du groupe.
Dans ces conditions, la Commission autorise la société DS Smith à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.