La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la Convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractères personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 62-1472 du 28 novembre 1962 portant code de la Légion d'Honneur et de la médaille militaire ;
Vu le décret n° 63-1196 du 3 décembre 1963 portant création d'un Ordre national du mérite ;
Vu le décret n° 82-103 du 22 janvier 1982 relatif au répertoire national d'identification des personnes physiques ;
Vu l'arrêté du ministre de la justice en date du 26 mars 1993 portant création d'un traitement automatisé d'informations nominatives pour la gestion des ordres nationaux et de la médaille militaire ;
Vu la délibération n° 91-086 du 24 septembre 1991 portant avis sur un projet d'arrêté présenté par la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur portant création du fichier automatisé des membres des ordres nationaux et de la médaille militaire ;
Vu le projet de protocole d'accord relatif à l'exécution de travaux d'identification de personnes physiques et fourniture sur bandes magnétiques de listes de personnes décédées établi par l'INSEE et la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur ;
Vu les observations écrites du représentant du ministre chargé de la tenue du répertoire national d'identification des personnes physiques ;
Vu le projet de décret autorisant la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur à utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques ;
Après avoir entendu Monsieur Christian DUPUY, Commissaire, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Considérant que la Commission est saisie, en application de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978, d'un projet de décret autorisant la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur à utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques ;
Considérant que la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur gère un traitement automatisé d'informations nominatives comportant le fichier des membres de l'Ordre de la Légion d'Honneur, le fichier des membres de l'Ordre national du mérite et le fichier des médaillés militaires ;
Considérant que l'article R. 7 du code de la Légion d'Honneur détermine un nombre maximum de décorés par grades dans l'Ordre de la Légion d'Honneur ; que si les mairies ont, en application de l'instruction générale relative à l'état civil, l'obligation de transmettre la liste des membres de la Légion d'Honneur décédés à la Grande Chancellerie de l'Ordre, ce mode de transmission ne permet pas à la Grande Chancellerie de connaître avec exactitude le nombre de personnes décorées vivantes ; qu'ainsi, en l'état, la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur n'est pas en mesure de veiller strictement au respect de l'article R. 7 du code de la Légion d'Honneur ;
Considérant que la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur souhaite également utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques pour mettre à jour le fichier des membres de l'Ordre national du mérite et le fichier des médaillés militaires ; que si aucune disposition légale ne prévoit un nombre maximum de personnes décorées, le souci d'une mise à jour de ces fichiers est légitime ;
Considérant que la procédure envisagée consistera pour la Grande Chancellerie à transmettre à l'INSEE des bandes magnétiques comportant l'état civil des légionnaires, des membres de l'Ordre national du mérite et des médaillés militaires ; que ces bandes magnétiques seront confrontées au répertoire national d'identification des personnes physiques, puis rendues à la Grande Chancellerie avec la mention éventuelle de la date et du lieu de décès ;
Considérant qu'en aucune manière le numéro d'inscription au répertoire national des personnes physiques de la personne concernée ne sera communiqué à la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur, et que, par conséquent, les fichiers de décorés ne pourront pas être enrichis par cette information ; que toutefois, la mention de la date et du lieu de décès sera enregistrée dans les fichiers de membres des Ordres nationaux et de la médaille militaire ; qu'il conviendra en conséquence que l'arrêté du 26 mars 1993 portant création du traitement automatisé mis en oeuvre par la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur soit modifié afin de faire apparaître, au titre des informations traitées, la date et le lieu de décès ;
Considérant que cette utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques s'effectuera pendant une période limitée, soit, pour le fichier des membres de l'Ordre de la Légion d'Honneur, jusqu'au 31 décembre 1996, pour le fichier des membre de l'Ordre national du mérite, jusqu'au 31 décembre 1997, pour le fichier des médaillés militaires, jusqu'au 31 décembre 1998 ;
Considérant que, lorsque cette opération de mise à jour aura été réalisée, la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur souhaite procéder chaque année à la mise à jour de ses fichiers de décorés en demandant à l'INSEE de lui fournir une bande magnétique contenant l'ensemble des décès survenus au cours de l'année ;
Considérant que l'exécution de l'ensemble de ces opérations fera l'objet d'un protocole d'accord établi entre la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur et l'INSEE, dont le projet a été transmis à la Commission ;
PREND ACTE QUE :
- les seules informations susceptibles de compléter le traitement automatisé d'informations nominatives mis en oeuvre par la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur, créé par un arrêté du ministre de la Justice en date du 26 mars 1993, seront la date et le lieu de décès de la personne concernée, à l'exclusion de son numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ;
- l'utilisation du répertoire national d'identification des personnes physiques s'effectuera :
. pour le fichier des membres de l'Ordre de la Légion d'Honneur, jusqu'au 31 décembre 1996,
. pour le fichier des membres de l'Ordre national du mérite, jusqu'au 31 décembre 1997,
. pour le fichier des médaillés militaires, jusqu'au 31 décembre 1998 ;
- après ces dates l'INSEE transmettra chaque année à la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur la liste de l'ensemble des décès survenus au cours de l'année ;
DEMANDE que l'arrêté du 26 mars 1993 portant création d'un traitement automatisé d'informations nominatives pour la gestion des Ordres nationaux et de la médaille militaire soit modifié de telle sorte que l'article 2 relatif aux catégories d'informations nominatives traitées mentionne la date et le lieu de décès ;
EMET un avis favorable sur le projet de décret autorisant la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur à utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques.
Le Président, Jacques FAUVET.