(Demande d’autorisation n°1691609)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par société VDN d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la Cnil n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-004), telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
A titre liminaire, la Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (autorisation unique n°004).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par cette autorisation unique, notamment s’agissant du fondement juridique.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel et, notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Responsable du traitement
La société VDN est une SARL, filiale française du groupe international HOLCIM Ltd, spécialisée dans le secteur d'activité de la taille, façonnage et finissage de pierres. Les sociétés françaises du Groupe HOLCIM sont présentes sur plus de 200 sites en France.
Sur la finalité
La société VDN a déposé un dossier de demande d’autorisation pour la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle pour l’ensemble des salariés dédié à traiter les cas de manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptable, financier, de lutte contre la corruption et des pratiques anticoncurrentielles.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
L’analyse des caractéristiques du traitement objet de la présente demande d’autorisation fait apparaître une différence par rapport à l’AU-004 qui doit, dès lors, être soumise à l’examen de la Commission. En effet, la société VDN n’est soumise à aucune disposition législative ou réglementaire de droit français ou étranger imposant la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
En l’espèce, le groupe HOLCIM Ltd, dont fait partie la société VDN, estime que les entités du groupe sont, en raison de leur activité, particulièrement susceptibles d’être exposées aux problèmes de corruption (active et passive), notamment dans le cadre des marchés de travaux publics, d’une part, et aux manquements dans les domaines financiers et comptables qui leurs sont souvent liés, d’autre part.
Par ailleurs, compte tenu de sa position sur le marché de la construction (taille, façonnage et finissage de pierres), la société VDN souhaite être particulièrement attentive au respect des règles de concurrence.
A cet égard, la Commission relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle présenté par la société VDN est strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptable, financier, de lutte contre la corruption et des pratiques anticoncurrentielles.
La Commission rappelle que le dispositif d’alerte doit être limité dans son champ d’application et que son utilisation doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
S’agissant des modalités de signalement, la Commission prend acte que tout salarié de la société VDN peut déclencher la procédure par courrier via une adresse postale ou par courrier électronique à une adresse électronique dédiée.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ d’application, est facultatif et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement, conformément aux dispositions de l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
à l’identité aux fonctions et aux coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
aux faits signalés ;
aux éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
au compte rendu des opérations de vérification ;
aux suites données à l'alerte.
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour l’émetteur de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
En l’espèce, le dispositif implique par défaut que l’émetteur de l’alerte professionnelle s’identifie. Son identité est néanmoins traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
Sur les destinataires
Le destinataire des alertes est le Responsable Conformité dans le cadre d’un système d’information distinct à accès restreint. Si les faits rapportés entrent dans le champ du dispositif, le Responsable Conformité en informe le Comité Ethique composé du Directeur des Ressources Humaines de la société VDN, de l’auditeur interne du Groupe HOLCIM, et des représentants légaux de la société concernée.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à accéder aux données du présent traitement.
Elle relève, par ailleurs, que ces personnes sont toutes astreintes à une obligation de confidentialité.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée par voie d’affichage sur les lieux de travail.
Les représentants du personnel (comité d’entreprise et comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) ont été dûment informés du traitement et de ses modalités de mise en œuvre.
La personne éventuellement mise en cause par un signalement est informée dès l’enregistrement de ses données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent être prises avant l’information de celle-ci.
L’information qui lui sera fournie répondra aux exigences de la loi Informatique et Libertés (faits reprochés, destinataires de l’alerte, modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification).
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du Responsable Conformité par mail sur une boite dédiée ou par courrier à l’adresse de la société VDN sis 49 avenue Georges Pompidou - 92593 Levallois Perret Cedex.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures sont prises par le responsable de traitement afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données, et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
L’adresse électronique dédiée ne sera accessible que par le responsable du traitement des signalements qui devra s’identifier avec des codes d’accès individuels.
La gestion des mots de passe respecte les recommandations de la Commission (mots de passe individuels composés d’au moins huit caractères des catégories alphabétique, numérique et spéciaux lesquels sont régulièrement renouvelés).
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Ces mesures de sécurité apparaissent satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission relève que les durées de conservation prévues par le responsable de traitement sont identiques à celles mentionnées à l’article 6 de l’autorisation unique n°004, à savoir :
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement conformément aux dispositions de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée
Les données relatives à un signalement, considéré dès son recueil, par le responsable du traitement des signalements, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites immédiatement;
Lorsque le signalement n'est pas suivi d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données relatives à ce signalement sont détruites par le Responsable du traitement des signalements ou ses Délégataires dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification ;
Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives au signalement sont conservées pendant un délai qui n’excédera pas le délai de prescription applicable ;
Les données faisant l'objet de mesures d'archivage sont conservées, dans le cadre d'un système d'information distinct à accès restreint, pour une durée n'excédant pas les délais de prescription applicable.
Enfin, la Commission relève que les données relatives à l’alerte feront l’objet d’un transfert hors de l’Union Européenne, le prestataire chargé du recueil des alertes étant situé en SUISSE, pays offrant un niveau de protection adéquat, ainsi qu’il résulte de la décision de la Commission Européenne n°2000/518/CE du 26 juillet 2000.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société VDN à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Le Vice-président Délégué
Emmanuel de GIVRY