(Demande d’autorisation n° 1870809)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par FCA FRANCE d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité le suivi et la gestion du pré contentieux et des contentieux ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9-3°et 25-I-3° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean-Luc VIVET, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
FCA FRANCE, société spécialisée dans le commerce de véhicules automobiles.
Sur la finalité
Le traitement mis en œuvre vise la gestion du pré contentieux et des contentieux civils, commerciaux et éventuellement prud’homaux et pénaux dans le cadre des procédures engagées à l’encontre de FCA France dans deux hypothèses.
Soit, la procédure est diligentée par des clients propriétaires de véhicules pour vice caché ou défaut de conformité, soit il s’agit de contentieux prud’homaux engagés par d’anciens salariés de la société.
La Commission estime que les finalités poursuivies sont déterminées, explicites et légitimes.
Elle considère qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.
Sur les données traitées
Les catégories de données traitées sont relatives :
- à l’identité des personnes concernées : nom, prénom,
- à la situation professionnelle : établissement de rattachement, dates d’emploi du salarié, dernier poste occupé,
- à la situation financière : montant exigible,
- aux condamnations (type, montant et échelonnement),
- à l’état et au suivi de la procédure.
Dans sa décision du 29 juillet 2004, le Conseil Constitutionnel a déclaré non conforme à la Constitution l’article 9-3° qui permettait à une personne morale de droit privé, mandatée par d’autres personnes morales estimant avoir été victimes ou être susceptibles d’être victimes d’agissements passibles de sanctions pénales, de rassembler des données portant sur des infractions, condamnations ou mesures de sûreté, au motif de son caractère trop général et du manque de précision sur les garanties devant encadrer ce type de traitement. Pour autant, le Conseil Constitutionnel a précisé que cette annulation ne saurait être interprétée comme « privant d’effectivité le droit d’exercer un recours juridictionnel dont dispose toute personne physique ou morale s’agissant des infractions dont elle a été victime ».
Cette réserve d’interprétation était indispensable pour ne pas priver de base légale les traitements légitimement mis en œuvre pour assurer le suivi des dossiers contentieux relatifs à des infractions. Elle permet à toute personne de constituer, pour les besoins de l’exercice de son droit au recours, des fichiers de pré contentieux.
La Commission considère, compte tenu de la finalité poursuivie, que ces données sont pertinentes, adéquates et non excessives, conformément à l'article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les personnes destinataires du traitement sont :
- les personnes du service juridique,
- les personnes de la direction administrative et financière,
- les avocats,
- le prestataire en charge de la comptabilité et trésorerie.
La  liste de ces destinataires n'appelle pas d'observation particulière.
Sur l’information et le droit d’accès
Conformément aux dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les clients de la société sont informés de l’existence de ce traitement ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition par une mention d’information qui figure dans le contrat tandis que les salariés sont informés de leurs droits sur le site intranet de FCA FRANCE. Enfin, les avocats et les tiers sont informés par courrier électronique.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction juridique à l’adresse suivante : FCA France 6, rue Nicolas Copernic – ZA TRAPPES ELANCOURT – 78190 TRAPPES.
La Commission considère que l’information est suffisante au regard de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les mesures de sécurité
La Commission relève que le responsable de traitement s’engage à mettre en œuvre une traçabilité des actions effectuées par les collaborateurs de la Direction juridique afin de détecter et d’analyser tous les accès, modifications et suppressions de données non autorisés.
Seules ces personnes ont accès au fichier Excel de suivi et de gestion du pré contentieux et du contentieux. Il existe un mécanisme d’authentification des personnes habilitées à accéder à l’application avec des profils d’habilitation et un contrôle d’accès logique qui se fait par mot de passe.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées le temps nécessaire au traitement du dossier augmenté de la durée de la prescription légale.
La Commission considère que cette durée de conservation est pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Ces autres caractéristiques du traitement n’appellent pas d’observation particulière de la Commission.
Autorise, conformément à la présente délibération, FCA FRANCE à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN