(Demande d’autorisation n° 1663413v2)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la Direction de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques du Ministère des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes d’une demande de modification de  concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité une enquête nationale sur les patients des structures des urgences à un jour donné en 2013 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 51-711 du 7 juin 1951 modifiée sur l’obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 8-II-7° et 25-I-1°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération n°2013-132 du 16 mai 2013 autorisant la Direction de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques du Ministère des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité une enquête nationale sur les patients des structures d’urgences à un jour donné en 2013,
Vu le récépissé délivré le 4 février 2014 par la Commission portant enregistrement de l’augmentation de la durée de conservation des données, passant de 3 à 5 ans,
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Alexandre LINDEN, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La Direction de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques du Ministère des affaires sociales et de la santé (DREES)
En application des dispositions du décret n° 2009-250 du 3 mars 2009 relatif à l'Autorité de la statistique publique et de l’arrêté du 25 janvier 2010 modifié, la DREES est un service statistique ministériel au sens de la loi n° 51-711 du 7 juin 1951 modifiée sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques.
Sur la finalité
Dans le cadre du prolongement de l’enquête nationale menée en 2002, l’enquête nationale à jour donné qui sera menée dans l’ensemble des structures des urgences le 11 juin 2013 vise à :
La modification projetée de l’autorisation a pour finalité la réalisation d’analyses spatiales visant à décrire le recours aux urgences au regard de l’offre de soins, notamment de premiers recours, à proximité du lieu de vie des patients accueillis le 13 juin 2013 dans les structures d’urgences.
actualiser la description des caractéristiques médicales des patients pris en charge au sein des structures des urgences,
décrire la genèse du recours aux structures des urgences, les difficultés rencontrées lors des passages aux urgences en relation avec les pathologies des patients, le type et l’environnement des structures des urgences.
Cette enquête a reçu le label d’intérêt général et de qualité statistique du Conseil national de l’information statistique (CNIS) avec caractère obligatoire, en application des dispositions de la loi n°51-711 du 7 juin 1951 sur l’obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques.
Sur ce point, la Commission prend acte de ce que le dossier présenté en son temps au CNIS envisageait la modification du traitement de données projetée.
L’enquête vise tous les patients se présentant ou étant conduits aux  structures des urgences des six cent cinquante établissements de santé disposant de l’autorisation pour cette activité, entre le 11 juin 2013 à partir de 8h du matin et le 12 juin 2013 jusqu’à 8h du matin, soit approximativement 54 000 patients.
La Commission considère que la finalité poursuivie est déterminée, explicite et légitime, conformément aux dispositions de l’article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Dans la mesure où cette enquête, menée par la DREES en qualité de service statistique ministériel, nécessite le traitement de données de santé, sa mise en œuvre doit être autorisée par la Commission en application de l’article 8-II-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, et ce dans les conditions prévues à l’article 25-I-1° de la même loi.
Sur les données traitées
Le questionnaire renseigné pour les besoins de l’enquête comprendra les données relatives :
Concernant le patient, les données collectées et traitées sont des données :
à la structure des urgences,
aux patients accueillis au sein des structures des urgences entre le 11 juin 2013 à 8 heures jusqu’au 12 juin 2013 à 8 heures.
d’identification (à savoir leur numéro d’entrée au sein de la structure d’urgence enquêtée, leur date de naissance complète, le code postal de la commune du lieu de vie),
de santé (pathologies, affections, données relatives aux soins et motifs de recours aux services d’urgence).
à l’identification de l’établissement (telles que le numéro FINESS de l’établissement),
aux conditions d’accueil et de prise en charge des patients,
aux personnels exerçant au sein de la structure enquêtée,
aux modalités d’organisation du service d’urgence.
L’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée pose d’une part l’interdiction de la collecte et du traitement des données de santé et prévoit des dérogations à cette interdiction d’autre part. A ce titre, l’article 8-II-7° de la loi précitée prévoit,  dans la mesure où la finalité du traitement de données l’exige, que les traitements statistiques réalisés notamment par l’un des services statistiques ministériels, tels que la DREES, peuvent déroger à cette interdiction sous réserve d’être autorisés la Commission. La finalité poursuivie par l’étude à jour donné  des passages au sein des structures des urgences exige la collecte et le traitement de données de santé à caractère personnel.
à la structure des urgences,
aux patients accueillis au sein des structures des urgences entre le 11 juin 2013 à 8 heures jusqu’au 12 juin 2013 à 8 heures.
d’identification (à savoir leur numéro d’entrée au sein de la structure d’urgence enquêtée, leur date de naissance complète, le code postal de la commune du lieu de vie),
de santé (pathologies, affections, données relatives aux soins et motifs de recours aux services d’urgence).
à l’identification de l’établissement (telles que le numéro FINESS de l’établissement),
aux conditions d’accueil et de prise en charge des patients,
aux personnels exerçant au sein de la structure enquêtée,
aux modalités d’organisation du service d’urgence.
La Commission a pris acte, dans son autorisation initiale, de ce que le numéro d’entrée au sein de la structure d’urgence était automatiquement remplacé par un code spécifique pour l’enquête. Une table de correspondance établie dès validation du questionnaire est conservée pendant la durée nécessaire au contrôle de la qualité et de l’exhaustivité des données, estimée à une année, sur un support informatique distinct de la plateforme internet de renseignement des questionnaires.
Lors de l’exploitation des questionnaires à des fins statistiques, les agents de la DREES en charge du traitement n’ont pas  accès au numéro d’entrée du patient au sein de la structure d’urgence enquêtée.
L’accès de la table de correspondance établie est donc réservé aux responsables de la DREES à la seule fin de vérification de données incohérentes auprès de la structure d’urgence enquêtée.
De même, concernant la date de naissance complète et le code postal de la commune du lieu de vie du patient, la Commission a pris acte, dans son autorisation initiale, de ce que ces données seraient supprimées passé le délai de contrôle qualité.
Au regard de la modification projetée par le responsable de traitement, la Commission prend acte, d’une part, de ce que la collecte et l’utilisation du code postal de la commune du lieu de vie du patient sont  nécessaires afin d’atteindre le nouvel objectif poursuivi par le traitement faisant l’objet de la demande, et d’autre part, de ce que le contrôle qualité des données, à l’issue duquel le code postal précité sera supprimé, est toujours en cours de réalisation.
Concernant l’établissement de santé accueillant le patient, les données collectées et traitées sont des données relatives :
Les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à la structure des urgences,
aux patients accueillis au sein des structures des urgences entre le 11 juin 2013 à 8 heures jusqu’au 12 juin 2013 à 8 heures.
d’identification (à savoir leur numéro d’entrée au sein de la structure d’urgence enquêtée, leur date de naissance complète, le code postal de la commune du lieu de vie),
de santé (pathologies, affections, données relatives aux soins et motifs de recours aux services d’urgence).
à l’identification de l’établissement (telles que le numéro FINESS de l’établissement),
aux conditions d’accueil et de prise en charge des patients,
aux personnels exerçant au sein de la structure enquêtée,
aux modalités d’organisation du service d’urgence.
Sur les destinataires
Aucun destinataire n’aura accès au numéro d’entrée du patient au sein de la structure d’urgence enquêtée ainsi qu’à sa date de naissance (remplacés par un numéro d’ordre et un âge).
Seules les données codées seront accessibles, à des fins d’utilisation statistique, aux personnels habilités par le responsable de traitement.
La modification du traitement projetée n’emporte pas de modification concernant les destinataires des données, qui n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
En application de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, une information a été délivrée par voie d’affichage et par remise en mains propres d’une note d’information aux patients accueillis au sein des structures des urgences entre le 11 juin 2013 à partir de 8 heures et le 12 juin 2013 jusqu’à 8 heures.
Malgré le caractère obligatoire attaché à cette enquête, la non-  opposition des patients a été recherchée, la note d’information précisant explicitement que dans la mesure où le patient ne s’y serait pas opposé, les données strictement nécessaires à l’enquête seront collectées et traitées de manière confidentielle.
Les droits d’accès et de rectification dont disposent les patients ne pouvaient être exercés que pendant le mois qui a suivi le passage au sein des structures des urgences, auprès du responsable de la structure d’urgence les ayant pris en charge.
Passé ce délai d’un mois, les structures d’urgence ayant accueilli les patients ne disposaient plus des données collectées pour les besoins de l’étude, le numéro d’entrée du patient (seul identifiant pertinent au sein de la structure d’urgence) ayant été supprimé des données issues des questionnaires.
Dès lors, d’une part, que la modification du traitement projetée n’emporte pas la collecte de nouvelle donnée mais une conservation et un traitement par la DREES d’une donnée préexistante, et d’autre part que le recueil des données est intervenu le 13 juin 2013, aucune modification concernant l’information et les modalités d’exercice des droits n’intervient.
Les modalités d’information et d’exercice des droits, qui ne font pas l’objet de modification, ont été considérées suffisantes lors de l’adoption de la délibération portant l’autorisation initiale de mise en œuvre du traitement en 2013.
Sur les mesures de sécurité
Dès lors que la modification du traitement projeté n’emporte pas la collecte de nouvelles données, la Commission rappelle les mesures de sécurité mise en place dans le cadre de l’autorisation initiale.
Les questionnaires ont été envoyés aux médecins responsables des structures des urgences enquêtées. Ils ont été renseignés par la structure sur une plateforme internet mais pouvaient être collectés au format papier au cours de la prise en charge pour des raisons pratiques et d’organisation. Le responsable de traitement a, notamment durant la collecte des questionnaires et leur saisie informatique, empêché que les données soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Concernant la gestion des personnes habilitées à la saisie des questionnaires, l’envoi de données à caractère personnel ou de données identifiantes, telles les login et mots de passe, avait été déconseillé par courriel.
En effet, via ce canal de communication, l’interception du contenu par une tierce personne non autorisée est possible. La Commission préconisait le changement obligatoire du mot de passe par défaut lors de la première connexion de la personne habilitée au sein des services de saisie et de validation des questionnaires.
Les questionnaires informatisés relatifs aux patients n’étaient indirectement nominatifs que par la mise en relation du code spécifique au questionnaire avec la table de correspondance séparée contenant le lien entre ce code et le numéro d’entrée du patient au sein du service d’urgence concerné.
Les autres mesures de sécurité, tant physiques que logiques, n’appelaient pas d’observation de la Commission.
Sur les autres caractéristiques du traitement
En 2013, la Commission prenait acte de ce que le numéro d’entrée du patient, sa date de naissance et son code postal de résidence étaient conservés, sur un support logique distinct des autres données de l’enquête, pendant un an, temps estimé nécessaire à la réalisation du contrôle qualité des questionnaires et permettant ainsi un éventuel retour vers le dossier du patient par la structure l’ayant pris en charge.
Il apparaît que la réalisation du contrôle qualité a nécessité une conservation plus importante des données précitées.
En conséquence, la Commission demande qu’elles soient supprimées dès réalisation du contrôle qualité, à l’exception du code postal de la commune de résidence des patients enquêtés, objet de la présente autorisation modificative.
Les autres données de l’enquête seront conservées pendant cinq ans.
La Commission estime que ces durées de conservation sont pertinentes au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, la Direction de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques du Ministère des affaires sociales et de la santé à mettre en œuvre le traitement ainsi modifié susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN