(Demande d’autorisation n° 1791076)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la maison d’accueil spécialisé EPINAY d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion de l’accompagnement des personnes suivies ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment son article L. 312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La maison d’accueil spécialisé EPINAY, 8 rue Pierre Médéric 91360 Epinay sur Orge.
Cette maison d’accueil spécialisé est un établissement social et médico-social au sens de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles qui gère l’accueil et l’hébergement des personnes en situation de handicap.
Cette maison d’accueil spécialisé est gérée par l’association Les Jours Heureux située 20 rue Ribéra 75016 PARIS
Sur la finalité
La gestion de l’accompagnement des personnes présentant un handicap mental permet de poursuivre les finalités suivantes :
Recenser les besoins des personnes ;
Améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
Améliorer, ainsi la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
Favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
Favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
Recenser les besoins des personnes ;
Améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
Améliorer, ainsi la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
Favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
Favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
Recenser les besoins des personnes ;
Améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
Améliorer, ainsi la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
Favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
Favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
Recenser les besoins des personnes ;
Améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
Améliorer, ainsi la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
Favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
Favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
Recenser les besoins des personnes ;
Améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
Améliorer, ainsi la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
Favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
Favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
Le traitement peut faire apparaître, directement ou indirectement, des données relatives à la santé. Dès lors, il y a lieu de faire application des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumettent à autorisation de la Commission les traitements, automatisés ou non, portant sur de telles données.
Recenser les besoins des personnes ;
Améliorer l’évaluation des besoins, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux de l’association, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes ;
Améliorer, ainsi la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des personnes handicapées, identifiés comme prioritaires ;
Favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté ;
Favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés ;
Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité.
Il convient également de faire application de l’article 25-I-3°de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements, automatisés ou non, portant sur des données relatives aux infractions, condamnations ou mesures de sûreté.
La Commission estime qu’il y a également lieu de faire application de l’article 25-I-6° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements portant sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques.
La Commission estime, enfin, que le recours à la formalité de l’autorisation se justifie au regard de l’article 25-I-7° de la loi 6 janvier 1978 modifiée pour ce qui concerne les traitements automatisés de données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées concernant les usagers sont relatives :
à leur identité (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité et de manière facultative la photographie) ;
à leur  vie personnelle (habitudes de vie, situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur situation économique et financière (revenus, situation financière) ;
au numéro de sécurité sociale uniquement aux fins d’échanges avec les organismes d’assurance maladie ;
aux données de santé (handicap, pathologie, affection, situations ou comportement à risques, données relatives aux soins ;
à des appréciations sur leurs difficultés sociales ;
à des données relatives aux mesures de protection juridique (tutelle, curatelle renforcée, sauvegarde de justice, mesures d’accompagnement social personnalisé (MASP), mesures d’accompagnement judiciaire (MAJ)).
Sur les destinataires
Seul le personnel dûment habilité du foyer a accès aux informations concernant les usagers.
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions.
Peuvent être destinataires des données relatives aux personnes suivies les médecins intervenant dans leur prise en charge. La Commission rappelle que les échanges d’informations ne devront porter que sur les données strictement nécessaires et proportionnées à la finalité poursuivie.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à connaître ces données.
Sur l’information et les droits des personnes
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par des mentions prévues dans le livret d’accueil remis lors de leur admission dans le foyer ainsi qu’à l’oral lors de leur arrivée dans l’établissement.
La Commission considère que ces modalités d’information des personnes sont satisfaisantes. Elle rappelle que cette information doit être fournie selon des modalités adaptées à leur état.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’Association Les Jours Heureux par courrier, fax ou courriel.
La Commission considère que ces modalités d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique seront mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.
La Commission relève que les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des utilisateurs.
Elle rappelle que l’authentification des utilisateurs du traitement doit être assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.
La Commission relève que les échanges de données effectués sur internet sont sécurisés par des procédés de chiffrement du transport des données.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération. Elle rappelle que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois, au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées.
Sous réserve des précédentes observations, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données à caractère personnel enregistrées dans le présent traitement sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager.
Au-delà de ce délai, ces informations sont archivées pendant trois ans dans un environnement logique séparé.
Au terme de cette durée, les données sont supprimées, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires.
La Commission considère que cette durée de conservation n’excède pas celle qui est nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, la maison d’accueil spécialisé EPINAY à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN