La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978, pris pour son application ;
Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière ;
Vu le décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour l'application du décret précité ;
Vu l'arrêté du 16 août 1984 du secrétaire d'Etat chargé du budget, relatif à la gestion automatisée de la documentation civile des conservateurs ;
Vu la délibération de la Commission n° 93-015 du 9 février 1993 portant sur une modification de l'application "FIDJI" ;
Vu le projet d'arrêté modifiant l'arrêté du 16 août 1984, présenté par le ministre du budget ;
Après avoir entendu Monsieur Thierry CATHALA, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Considérant que la Commission a été saisie par le ministère du budget d'une demande d'avis modificative portant sur l'informatisation progressive des conservations des hypothèques, dans le cadre du projet d'application micro-informatique "FIDJI" qui est destinée à terme à couvrir l'ensemble des activités des conservations, qui s'effectue par la mise en place par étape de modules autonomes, dénommés "MADERE" ;
Considérant que le module "MADERE 3", dont la mise en oeuvre est envisagée, a pour objet d'assurer :
- la gestion des références des immeubles concernés par les formalités non encore enregistrées dans le fichier immobilier, afin de permettre la délivrance des renseignements hypothécaires dans un délai de 10 jours, sans devoir attendre la mise à jour du fichier immobilier, et ainsi d'améliorer sensiblement la qualité du service rendu aux usagers,
- l'allégement des travaux de saisie des désignations d'immeubles concernés par les actes transmis à la conservation grâce à la mise en place d'une liaison informatisée avec le traitement "MAJIC 2"
- la gestion du registre des dépôts où sont enregistrés l'ensemble des actes authentiques et sous seing privé dès leur réception par la conservation,
- la taxation des actes déposés, l'édition des documents comptables adressés aux usagers, l'enregistrement des opérations comptables, le suivi et la surveillance comptable des comptes des usagers,
- la production de statistiques ;
Considérant que ces fonctionnalités sont réalisées dans les conditions précisées par la délibération de la CNIL n° 93-015 du 9 février 1993 à propos des modules "MADERE 1" et "MADERE 2", ce dernier n'ayant jamais été expérimenté ; que doivent cependant être ajoutées à la liste des catégories d'informations traitées au titre des fonctions comptables : la profession des demandeurs de renseignements, la qualité d'usager habituel ou occasionnel, leurs références bancaires ;
Considérant que si les données de nature comptables sont conservées sur support informatique pendant une durée maximale d'une année, les informations relatives aux réquisitions reçues et aux états-réponse produits sont conservées sur support papier pendant trente ans, la responsabilité du conservateur du fait des renseignements délivrés étant soumise à la prescription trentenaire ;
Considérant que les autres finalités mentionnées à l'article 1er du projet d'arrêté, qui correspondent aux développements ultérieurs de l'application FIDJI, seront examinées à l'occasion des formalités préalables dont elles devront faire l'objet avant leur mise en oeuvre ;
Considérant que les droits d'accès et de rectification s'exercent en conformité avec la loi du 6 janvier 1978 auprès de la conservation des hypothèques du lieu de situation des immeubles, sous réserve des règles concernant la publicité des droits réels immobiliers et des sûretés foncières ; qu'à cet égard, les décrets des 4 janvier et 14 octobre 1955 n'instaurent à ce jour de règles spécifiques qu'au sujet des informations portées dans le fichier immobilier, à l'exclusion des données inscrites sur le seul registre des dépôts et des informations comptables ; que l'article 5 du projet d'arrêté et les mentions portées sur les documents édités par l'application à destination des usagers doivent être modifiés en conséquence ;
Considérant que, dans ses autres dispositions, le projet d'acte réglementaire est conforme aux termes de la délibération n° 93-015 du 9 février 1993 ;
Emet, sous le bénéfice des observations qui précèdent, un avis favorable au projet d'arrêté du ministre du budget modifiant l'arrêté du 16 août 1984.
Le vice-président délégué, Louise CADOUX