(Demande d’autorisation n° 1541858)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’Union départementale des associations familiales de Lot-et-Garonne d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des résidents de ses maisons relais ou de sa résidence d’accueil,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L. 211-1 à L. 211-14 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-6° et 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Madame Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de  Monsieur Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La Commission est saisie par le pôle « Logement accompagné » de l’Union départementale des associations familiales de Lot-et-Garonne (UDAF 47).
L’UDAF 47 est l’une des 100 associations départementales composant l’Union nationale des associations familiales (UNAF), au même titre que les fédérations, confédérations et associations familiales nationales regroupant au niveau national  les associations et sections adhérentes aux unions départementales.
Aux termes de l’article L. 211-7 du code de l’action sociale et des familles (CASF), l’UNAF et les UDAF sont des associations à but non lucratif, régies par la loi du 1er juillet 1901, reconnues d’utilité publique et bénéficiant d’un financement public.
L’UNAF et les UDAF sont chargées de promouvoir, défendre et représenter les intérêts des familles vivant sur le territoire français.
En application de l’article L. 211-3 du CASF, elles sont habilitées à :
Le pôle « Logement accompagné » de l’UDAF 47 a pour objectif de favoriser l’insertion sociale de personnes en situation de grande exclusion, notamment en leur proposant un accueil dans une maison relais ou une résidence d’accueil.
donner leur avis aux pouvoirs publics sur les questions d'ordre familial et leur proposer les mesures qui paraissent conformes aux intérêts matériels et moraux des familles ;
représenter officiellement auprès des pouvoirs publics l'ensemble des familles et notamment désigner ou proposer les délégués des familles aux divers conseils, assemblées ou autres organismes institués par l'Etat, la région, le département, la commune ;
gérer tout service d'intérêt familial dont les pouvoirs publics estimeront devoir leur confier la charge ;
exercer devant toutes les juridictions, sans avoir à justifier d'un agrément ou d'une autorisation préalable de l'autorité publique, l'action civile relativement aux faits de nature à nuire aux intérêts moraux et matériels des familles.
Sur la finalité
Le présent traitement a pour finalité la gestion des dossiers des résidents des maisons relais ou de la résidence d’accueil gérées par l’UDAF 47.
Au regard de ce qui précède, la Commission considère que la finalité poursuivie par l’UDAF 47 est déterminée, explicite et légitime.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-6°, qui soumet à autorisation préalable les traitements qui portent sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes physiques au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale ou NIR).
Le recours à la formalité de l’autorisation se justifie également au regard de l’article 25-I-7° de la loi 6 janvier 1978 modifiée pour ce qui concerne les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les données à caractère personnel collectées concernent les résidents des maisons relais ou de la résidence d’accueil de l’UDAF 47 et sont relatives :
Les numéros de sécurité sociale ainsi que les données relatives à la santé sont collectés, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées, uniquement à des fins  d’administration et de facturation de soins délivrés par des professionnels de santé soumis au respect du secret professionnel.
à l’identification des personnes (nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, photographie) ;
à leur vie personnelle (situation familiale) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle) ;
à des informations d’ordre économique et financier (revenus) ;
à des données de localisation ;
au numéro de sécurité sociale ;
à des appréciations sur les difficultés sociales (situation à l’arrivée, projet individualisé, fiches de suivi, évolution) ;
à la santé (soins, comportements à risque, ordonnances).
La Commission considère que le traitement des données visées ci-dessus est adéquat, pertinent et non excessif au regard de la finalité poursuivie.
Sur les destinataires
Le personnel habilité de l’UDAF 47 est destinataire des données du présent traitement qui sont strictement nécessaires à l’exercice de ses missions.
Par ailleurs, les données relatives à la santé peuvent être transmises aux professionnels de santé ou au personnel dûment habilité d’un établissement de santé ou médico-social intervenant dans le suivi des résidents des maisons relais ou de la résidence d’accueil de l’UDAF 47.
La Commission considère que ces destinataires ont un intérêt légitime à connaître des données traitées.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par la remise et la signature du règlement intérieur remis lors de leur arrivée.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du pôle « Logement accompagné » de l’UDAF 47.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Le traitement est accessible à partir de plusieurs réseaux distants interconnectés au moyen d’un réseau privé virtuel.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Un procédé de chiffrement est appliqué aux données dites « sensibles » au regard de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Ces mesures de sécurité n’appellent pas d’observation de la Commission au regard de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données à caractère personnel sont conservées uniquement pendant la durée de l’accueil en maison relais ou en résidence d’accueil de la personne concernée.
La Commission considère que cette durée de conservation n’excède pas celle qui est nécessaire à l’accomplissement de la finalité poursuivie par le responsable de traitement.
La présente délibération abroge la délibération n° 2013-069 du 21 mars 2013.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’Union départementale des associations familiales de Lot-et-Garonne à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN