(Demande d’autorisation n° 1867452)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la ministre des Outre-mer d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour objet l’interconnexion du registre de l’état civil coutumier et du fichier électoral de Nouvelle-Calédonie en vue de constituer les listes d’électeurs inscrits d’office au scrutin d’accession à la pleine souveraineté ;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi organique n° 99-209 du 19 mars 1999 modifiée relative à la Nouvelle-Calédonie, notamment ses articles 181, 218 et 219 ;
Vu la loi organique n° 2015-987 du 5 août 2015 relative à la consultation sur l'accession de la Nouvelle-Calédonie à la pleine souveraineté ;
Vu le code électoral, notamment son article R. 213 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-5°) ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu l’arrêté du président du gouvernement de la Nouvelle-Calédonie n° 2003-5368/GNC-Pr du 24 novembre 2003 relatif à l’informatisation du fichier de l’état civil des citoyens de statut coutumier ;
Après avoir entendu Mme Marie-France MAZARS, commissaire, en son rapport, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
La Commission a été saisie, par le ministre des Outre-mer, d’une demande d’autorisation de mise en œuvre d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour objet l’interconnexion du registre de l’état civil coutumier et du fichier électoral de Nouvelle-Calédonie en vue de constituer les listes d’électeurs inscrits d’office à la consultation sur l’accession à la pleine souveraineté.
Ces listes auront vocation à figurer dans le fichier général des électeurs inscrits sur les listes électorales de Nouvelle-Calédonie. L’Institut de la statistique et des études économiques (ISEE) de Nouvelle-Calédonie est en charge du dispositif mis en œuvre pour tenir ce fichier général, conformément à l’article R. 213 du code électoral pris en application des articles 189-VII et 219 de la loi organique n° 99-209 du 19 mars 1999 susvisée. Il agit pour le compte de l’Etat et sous l’autorité du haut-commissaire de la République en Nouvelle-Calédonie.
La loi organique n° 2015-987 du 5 août 2015 susvisée a tout particulièrement élargi les conditions d’inscription d’office à la liste électorale relative à la consultation sur l'accession de la Nouvelle-Calédonie à la pleine souveraineté, principalement en vue de simplifier les démarches administratives liées à la participation à cette consultation des personnes relevant du statut coutumier de Nouvelle-Calédonie.
Cette modification du dispositif électoral nécessite notamment une interconnexion entre le fichier général des électeurs et le registre de l’état-civil coutumier mis en œuvre par le Gouvernement de Nouvelle-Calédonie, afin de proposer aux électeurs relevant de ce statut civil une inscription d’office sur la liste électorale spéciale provinciale. Les finalités de ces deux traitements, relevant de personnes morales gérant un service public, correspondent à des intérêts publics différents, ce qui justifie la présente demande d’autorisation, en application de l’article 25-I-5°) de la loi « Informatique et Libertés ».
La Commission souligne être saisie, de façon concomitante, d’une demande d’avis concernant un projet de décret modifiant l’article R. 213 du code électoral relatif à la tenue du fichier général des électeurs en Nouvelle-Calédonie, en vue de permettre la tenue et la mise à jour de la liste électorale spéciale à établir pour organiser, avant 2018, la consultation sur l’accession de la Nouvelle-Calédonie à la pleine souveraineté prévue par le titre IX de la loi organique n° 99-209 du 19 mars 1999 susvisée.
Sur la finalité du traitement :
A titre liminaire, la Commission rappelle que, dans le cadre de l’article R. 213 du code électoral, l’ISEE est notamment chargé de procéder aux traitements des données à caractère personnel permettant de proposer, aux commissions administratives en charge de la tenue et de la révision des listes électorales de Nouvelle-Calédonie, l’inscription d’office des électeurs ou leur radiation. Il revient ensuite à ces commissions administratives de valider ces propositions d’inscription ou de radiation d’office pour constituer chaque liste électorale et, au besoin, de vérifier auprès des personnes concernées les justificatifs utiles à confirmer leur capacité électorale. Devenues définitives, les différentes listes électorales sont ensuite conservées au sein du fichier général des électeurs de Nouvelle-Calédonie susmentionné.
Or, parmi les dispositions prévues pour organiser, avant la fin de l’année 2018, la consultation relative à l'accession de la Nouvelle-Calédonie à la pleine souveraineté, la loi organique n° 2015-987 du 5 août 2015 prévoit la possibilité d’inscription d’office, sur la liste électorale spéciale, des électeurs admis à la consultation du 8 novembre 1998 et de ceux relevant du droit coutumier prévu par le titre Ier de la loi organique du 19 mars 1999 précitée.
Dans ce contexte, il est prévu que l’ISEE procède à une interconnexion de fichiers pour enrichir les propositions d’inscription d’office de certaines données issues du registre de l’état-civil coutumier mis en œuvre par le Gouvernement de Nouvelle-Calédonie. Cette interconnexion doit permettre d’identifier une personne qui, relevant de ce statut civil, est susceptible d’être proposée à l’inscription d’office sur la liste électorale spéciale relative à la consultation.
La Commission relève que cette liste électorale spéciale est tenue de façon permanente au sein du fichier général des électeurs et révisée annuellement jusqu’à l’année du dernier scrutin, ce qui pourrait justifier que l’ISEE réitère les opérations d’interconnexion nécessaires à la révision de la liste électorale ainsi constituée.
L’interdiction d’utiliser le fichier général des électeurs à des fins de recherche des personnes étant explicitement prévue au code électoral, la Commission rappelle que cette limite d’usage s’applique au présent traitement nécessaire à la constitution de la liste électorale spéciale.
Elle considère dès lors que ces finalités sont déterminées, explicites et légitimes, conformément à l’article 6-2° de la loi « Informatique et Libertés ».
Sur la nature des données traitées :
Pour constituer une liste de personnes susceptibles d’être proposées à l’inscription d’office sur la liste électorale spéciale à établir pour la consultation sur l’accession à la pleine souveraineté, il est prévu de traiter les données suivantes issues du fichier général des électeurs :
identité de l’électeur (nom, prénoms, sexe, nom matrimonial, date et lieu de naissance) ;
lieux et dates d’inscription sur la ou les listes électorales ;
nature de la liste électorale (liste générale, liste spéciale aux élections au congrès et aux assemblées de province, liste spéciale à la consultation ou liste complémentaire) ;
date de dépôt de la demande d’inscription sur la ou les listes électorales spéciales ;
date de l’inscription de l’électeur sur le tableau annexe à la liste électorale spéciale ;
admission ou non-admission de l’électeur à participer à la consultation du 8 novembre 1998 et motifs de la non-admission ;
perte des droits civils et politiques, date d’effet et durée ;
acquisition ou perte de la nationalité française ;
nationalité, pour les ressortissants de l'Union européenne autres que les citoyens français ;

Ces données seront interconnectées avec les catégories de données à caractère personnel suivantes issues du registre de l’état civil coutumier :
le nom individuel kanak ;
le ou les prénoms chrétiens ;

les date et lieu de naissance ;
le lieu d’origine ;
le cas échéant, les date et lieu de mariage, le nom individuel kanak, le ou les prénoms du conjoint et la date de dissolution du mariage ;
la date du décès de la personne concernée ;
la mention relative à l’éventuelle renonciation au statut civil coutumier ;
et, en cas de besoin, la copie de l’acte d’état civil ou les références liées aux actes d’état civil.
La Commission observe que certaines de ces données sont susceptibles de relever de l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Néanmoins, les dispositions des articles 189-VII et 219 de la loi organique n° 99-209 du 19 mars 1999 modifiée prévoient expressément le statut civil de droit coutumier au rang des critères conditionnant une proposition d’inscription d’office à la liste spéciale pour la consultation sur l’accession à la pleine souveraineté.
En outre, ces données sont rendues accessibles à l’ISEE, celui-ci étant déjà prévu parmi les destinataires légitimes du traitement qui, mis en œuvre par le service du Gouvernement de Nouvelle-Calédonie en charge de gérer l'état civil coutumier, a été déclaré auprès de la Commission en date du 7 mai 2002. La modification en cours du code électoral fera figurer expressément le fait que cette liste spéciale doit être constituée notamment à partir de données issues du « fichier de l’état civil coutumier en vue de proposer à une inscription d’office les électeurs relevant du statut civil coutumier prévu par le titre Ier de la loi organique du 19 mars 1999 précitée ».
La Commission relève par ailleurs que les causes de dissolution du mariage, de décès, de déchéance de droits civils et politiques ou encore la perte de ce statut civil coutumier, susceptibles de figurer au registre coutumier, ne seront pas traitées dans le cadre de la présente interconnexion.
Au terme de l’interconnexion entre ces données du fichier général des électeurs et celles issues du registre d’état civil coutumier, l’ISEE pourra produire une liste de personnes à inscrire d’office. Seules les données nécessaires à ces propositions d’office seront conservées au sein du fichier général des électeurs, aux côtés de la liste électorale spéciale validée.
Au regard de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que les catégories de données traitées sont pertinentes, adéquates et non excessives, conformément à l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur la durée de conservation des données :
Il est prévu que l’ISEE conserve les données traitées pour produire le fichier pendant dix années, afin d’utiliser et, au besoin, de réviser, la liste électorale spéciale, non seulement pour le premier scrutin d’accession à la pleine souveraineté, mais également pour les scrutins ultérieurs prévus par la loi organique précitée. Il s’agit de pouvoir conserver les données pertinentes ayant servi à constituer les listes électorales établies pour ces scrutins notamment à partir des inscriptions d’office proposées par l’ISEE ainsi que les données susceptibles d’être produites dans le cadre d’éventuels recours contentieux relatifs à l’ensemble de ces scrutins.
A l’issue du délai de dix ans, et sans préjudice de recours contentieux, l’ensemble de ces données à caractère personnel sont détruites de façon sécurisée et définitive, à l’exception d’un exemplaire versé aux Archives nationales dans les conditions prévues au code du patrimoine.
La Commission rappelle qu’il convient d’interpréter cette durée de conservation en tant que délai maximal, les données pertinentes devant être conservées sous des fichiers distincts permettant de répondre aux différentes étapes du traitement initial des données (archivage intermédiaire, archivage définitif). Sous ces réserves, les caractéristiques liées à la durée de conservation sont conformes à l’article 6-5° de la loi « Informatique et Libertés ».
Sur les destinataires des données :
Seules les personnes habilitées au sein de l’ISEE accèdent aux données utiles au strict accomplissement des missions qui leurs sont confiées.
Dans le cadre de leurs missions respectives, les destinataires listés à l’article R. 213 du code électoral peuvent accéder à certaines données à caractère personnel dans la mesure où elles s’avèrent utiles aux opérations qui leur sont confiées pour établir et tenir la liste électorale spéciale. Ainsi, outre les propositions d’inscription d’office concernant les personnes inscrites à l’état civil coutumier et la liste électorale spéciale à la consultation, certaines données ayant permis de procéder à la présente interconnexion sont susceptibles d’être rendues accessibles dans l’hypothèse d’opérations de vérification.
Sur l'information des personnes :
La Commission rappelle que l’information sera délivrée dans les conditions prévues au code électoral concernant l’organisation générale des élections. En ce sens, elle souligne tout particulièrement que l’alinéa 3 de l’article 218-2.-I de la loi organique du 19 mars 1999 modifiée prévoit également que l'électeur « qui fait l'objet d'une radiation ou d'un refus d'inscription, ou dont l'inscription est contestée, est averti sans frais par le maire et peut présenter ses observations ».
En outre, la Commission relève que, compte tenu de l’objectif poursuivi par la présente interconnexion et dans un souci de garantir l’information des personnes concernées, le Haut-commissariat de la République en Nouvelle-Calédonie prévoit de mener une campagne d’information. Dans ce cadre, elle suggère aux pouvoirs publics compétents d’informer, par tout moyen à disposition, l’utilisation de données issues notamment du registre de l’état civil coutumier afin que l’ISEE puisse consolider les propositions d’inscription d’office sur la liste électorale spéciale.
Elle considère que ces éléments sont conformes à l’article 32 de la loi « Informatique et Libertés ».
Sur les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes :
La Commission relève que les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée s'exercent auprès de l’ISEE de Nouvelle-Calédonie par courrier postal (52, Avenue du Mal Foch - BP 823 – 98845 NOUMEA) ou par courriel (isee@isee.nc).
Le droit d’opposition ne s’applique pas au présent traitement mis en œuvre par l’ISEE en application d’une obligation légale, ce qui n’appelle pas d’observation particulière de la Commission.
Sur la sécurité des données et la traçabilité des actions :
Compte tenu des éléments à sa disposition, la Commission rappelle à l’ISEE l’impératif de garantir la confidentialité et l’intégrité des données ainsi que leur traçabilité, tout particulièrement au regard des enjeux poursuivis par le dispositif mis en œuvre et des actions susceptibles d’être menées au titre de vérification des travaux accomplis.
Le contexte de mise en œuvre de ce traitement exige en effet une gestion stricte des mesures de sécurité, notamment en matière de politique d’habilitation et de traçabilité des actions. Ainsi, les données échangées avec l’ensemble des organismes régulièrement habilités doivent l’être dans des conditions assurant notamment leur confidentialité ainsi que leur intégrité au moyen de procédés de chiffrement, de calcul et de vérification d’intégrité réputés fiables, cela quelque soit le mode d’échange retenu (courriel, CD/DVD par porteur, serveur sftp, etc.).
Le cas échéant, l’ISEE devra mettre en œuvre des mesures de nature à garantir l’archivage de certaines données à titre probant, dans le souci de faire face aux vérifications et éventuelles contestations. Sur ce point et sans préjudice des dispositions applicables relevant du code du patrimoine, la Commission rappelle que l'accès aux données archivées doit se faire selon des modalités spécifiques et les archives obsolètes doivent être détruites de manière sécurisée.
Les autres mesures de sécurité semblent conformes à l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Elle rappelle toutefois qu’elles doivent faire l’objet de réévaluation régulière pour se conformer à l’obligation de sécurité.
Dans ces conditions, la Commission autorise le ministère des Outre-mer à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité l’interconnexion de certaines données issues du fichier général des électeurs et du fichier d’état civil coutumier.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN