La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu les articles 6, 17 et 21.1 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission nationale de l'informatique et des libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;
Vu la convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu le code du travail ;
Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;
Considérant que certains traitements automatisés portant sur des opérations concernant la gestion du fichier électoral prud'homal par les communes sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné ;
Vu la délibération n° 91-104 de la commission du 5 novembre 1991 ;

ARTICLE 1ER
Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives mis en oeuvre par les mairies et relatifs aux opérations nécessaires aux élections prud'homales du 9 décembre 1992 doivent :
- ne porter que sur les données énoncées à l'article 3 ci-dessous ;
- n'appliquer à ces données que des logiciels clairement décrits ;
- ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;
- comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;
- satisfaire, en outre, aux conditions énoncées aux articles 2 et 6 ci-dessous ;

Finalité du traitement
Le traitement doit avoir pour seules fonctions, à partir des données transmises par le centre de traitement aux maires selon leur choix sur support magnétique ou sur support papier :
- de faciliter l'établissement et la tenue par les maires, en application des dispositions du code du travail, des listes électorales prud'homales ;
- d'éditer les documents nécessaires à l'exécution des opérations électorales prescrites par ledit code.
Les informations nominatives enregistrées ne peuvent être utilisées à d'autres fins sous peine des sanctions prévues par l'article 44 de la loi du 6 janvier 1978 qui réprime le délit de détournement de finalité.

Catégories d'informations traitées
Les informations transmises aux maires et pouvant être traitées, en application des dispositions du code du travail, sont, à l'exclusion de leur numéro de sécurité sociale : les nom et prénoms, la date et le lieu de naissance, le domicile des électeurs, de même que le collège et la section dont ils relèvent.
Sont également transmises aux maires, afin de faciliter l'affectation des électeurs dans les bureaux de vote situés à proximité de leur lieu de travail et sans qu'elles figurent sur les listes électorales les données suivantes d'identification et de localisation des employeurs déclarant leurs salariés : type d'employeur, identifiant et raison sociale.

Destinataires des informations
Indépendamment de sa transmission au Préfet, la liste électorale ne peut être communiquée, dans les conditions prévues par l'article R. 513.28 du code du travail, qu'à un électeur inscrit sur les listes électorales prud'homales de la commune, sous peine des sanctions prévues par l'article 42 de la loi du 6 janvier 1978 qui sanctionne le délit de divulgation d'informations nominatives en violation de l'article 29, qui prohibe la communication à des tiers non autorisés.
L'électeur doit s'engager à en faire un usage qui soit strictement lié à l'élection prud'homale, sous peine des sanctions prévues par l'article R. 531-2 du code du travail et par l'article 44 de la loi du 6 janvier 1978, qui réprime le délit de détournement de finalité.

Durée de consommation
Les listes électorales prud'homales, de même que les documents préparatoires ayant servi à leur élaboration, ainsi que les listes communiquées à un électeur ne doivent pas être conservés après le 9 avril 1993, date d'expiration des délais de recours contentieux prévus par le code du travail, sous peine des sanctions prévues à l'article 42 de la loi du 6 janvier 1978, qui réprime le délit de conservation des informations au-delà de la durée déterminée en application de l'article 28 de la loi précitée.

Modalités de délivrance
L'édition ou la reproduction des listes électorales prud'homales peut être délivrée à un électeur inscrit sur les listes électorales prud'homales à ses frais soit sur support papier soit sur support magnétique.
Dans ce dernier cas, les mairies informent les demandeurs des formalités préalables qu'ils doivent accomplir auprès de la commission.
Dans tous les cas doit être strictement respecté le principe d'égalité entre les demandeurs, aussi bien en ce qui concerne les conditions de mise à disposition que la facturation des prestations ainsi offertes.
Jacques FAUVET