(Demandes d’autorisation n°1352803-1352804-1352805-1352806-1357777)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle ;
Vu la demande d’autorisation, présentée par le groupe TNT, d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Sur le rapport de M. Hubert BOUCHET, commissaire et les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Le groupe TNT a déposé cinq dossiers de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel intitulé « Dispositif d’alerte éthique ». Ce dispositif a pour finalité de « viser à l’établissement de procédures de contrôle interne dans les domaines financier, comptable, fraude, conflits d’intérêt et lutte contre la corruption ».
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. Elle observe cependant que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas, en tout point, aux dispositions visées dans l'autorisation unique précitée.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel, et notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
La Commission estime, en conséquence, que les dispositifs d’alerte professionnelle doivent être conçus comme uniquement complémentaires par rapport aux autres modes d’alerte dans l’entreprise. Elle estime ainsi qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que la politique d’utilisation du système, jointe au dossier du groupe TNT, indique que « TNT encourage ses collaborateurs à signaler immédiatement toute infraction ou suspicion d’infraction relative aux domaines de la comptabilité, de l’audit, de la finance ainsi que toute irrégularité ou suspicion d’irrégularité relative à des actes de fraude ou de corruption ». Il est par ailleurs souligné que cette procédure « ne remplace en aucun cas les procédures existantes ».
Par ailleurs, la Commission considère que l’émetteur de l’alerte professionnelle doit s’identifier, son identité étant traitée de façon confidentielle par l’organisation chargée de la gestion des alertes. Elle estime encore que l’alerte d’une personne qui souhaite rester anonyme ne peut être recueillie que par exception et aux conditions suivantes :
que le traitement des alertes anonymes soit entouré de précautions particulières, telles qu’un examen préalable, par son premier destinataire, de l’opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif,
que l’organisme n’incite pas les personnes ayant vocation à utiliser le dispositif à le faire de manière anonyme et que la publicité faite sur l’existence du dispositif en tienne compte, la procédure devant au contraire être conçue de façon à ce que les employés s’identifient auprès de l’organisation chargée de la gestion des alertes.
La Commission relève, à cet égard, que le dispositif présenté prévoit que « toutes les alertes sont traitées de manière confidentielle ». En outre, « TNT encourage ses collaborateurs à utiliser le dispositif de l’alerte éthique de manière ouverte et transparente. Il est néanmoins possible de remonter une alerte sous couvert d’anonymat bien que cela puisse avoir pour effet de gêner ou compliquer l’enquête, voire même empêcher qu’une mesure appropriée soit prise ».
Les droits d’accès et de rectification s’exerceront auprès de TNT Express France, TNT Spare, TNT Express National, TNT France Holding 58 avenue Leclerc, BP 7237, 69354 Lyon et auprès de TNT Express International, ZAC Paris Nord II, 22 avenue des nations, 93420 Villepinte.
Les catégories de données à caractère personnel enregistrées seront les données d’identification (nom, prénoms, sexe, initiales, n° d’ordre, date et lieu de naissance…) mentionnant l’identité et les coordonnées de l’émetteur de l’alerte, des personnes faisant l’objet d’une alerte et des personnes intervenant dans le recueil ou le traitement de l’alerte ainsi que les données relatives à la vie professionnelle mentionnant la fonction et les coordonnées de l’émetteur de l’alerte, des personnes faisant l’objet d’une alerte et des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l’alerte.
Les destinataires des informations seront, dans la limite de leurs attributions et pour la finalité précitée, la cellule alerte éthique composée du conseiller senior, du conseiller junior, du directeur groupe intégrité et de son assistante. Peuvent également être destinataires des informations les spécialistes métiers (cellule d’audit interne, directeur global investigation express et autres spécialistes métiers) sur sollicitation de la cellule alerte éthique.
Dans ces conditions, la Commission autorise le groupe TNT à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.