(Demande d’autorisation n° 1735554)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par MERCEDES BENZ FINANCIAL SERVICES France SA d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la Cnil n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-004) telle que modifiée;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Marie-France MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La société par actions simplifiée MERCEDES BENZ FINANCIAL SERVICES France SA est une filiale de la société Mercedes Benz France, elle-même détenue par le groupe automobile Daimler AG dont le siège social est situé en Allemagne, et est spécialisée dans la location longue et courte durées d’utilitaires légers et de camions Mercedes-Benz.
Sur la finalité
La société MERCEDES BENZ FINANCIAL SERVICES FRANCE SA a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle pour l’ensemble des salariés (en ce compris les salariés, les dirigeants, les intérimaires et les stagiaires).
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté le 8 décembre 2005 une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle. Tout projet de traitement automatisé dont les finalités ou les catégories de données ou de destinataires excèdent le cadre de cette autorisation unique ou qui ne respecterait pas les exigences qui y sont définies, doit, en revanche, faire l’objet d’une demande d’autorisation spécifique.
L’analyse des caractéristiques du traitement, objet de la demande d’autorisation, fait apparaître une différence par rapport à l’AU-004 qui doivent dès lors être soumises à l’examen de la Commission. En effet, la société MERCEDES BENZ FINANCIAL SERVICES FRANCE SA n’est soumise à aucune disposition législative ou réglementaire de droit français ou étranger (lois « SOX » américaine et japonaise) imposant la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission observe que la société MERCEDES BENZ FINANCIAL SERVICES FRANCE SA est soumise au code de bonne gouvernance d’entreprise allemand qui incite les entreprises à renforcer le contrôle interne et la gestion des risques. En outre, de par ses activités à l’international, le groupe est tenu de renforcer son contrôle interne et de fournir des données financières fiables à ses partenaires.
La Commission considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
En outre, elle estime qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
A cet égard, elle relève que le champ du dispositif d’alerte professionnelle présenté par la société MERCEDES BENZ FINANCIAL SERVICES FRANCE SA est strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines comptables, financier, bancaire, de lutte contre la corruption, et des pratiques anticoncurrentielles.
S’agissant des modalités de signalement, la Commission prend acte que tout salarié de la société MERCEDES BENZ FINANCIAL SERVICES FRANCE SA pourra déclencher la procédure :
Par courier : Daimler AG, Business Practices
Office (BPO), Mercedesstrasse 137, 70327 Stuttgart, ALLEMAGNE
Par mail : bpo@daimler.com
Par hotline : 0800 90 15 19 qui est un appel gratuit joignable 24h/24h
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ d’application, est facultatif et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement, conformément aux dispositions de l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les données traitées
Les données seront identiques à celles mentionnées dans l’autorisation unique n°4, à savoir :
Sur le traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter le risque de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés ;
éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
compte rendu des opérations de vérification ;
suites données à l'alerte.
L’émetteur de l’alerte professionnelle est invité à s’identifier. Son identité est traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
Enfin, la Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Sur les destinataires
Seront destinataires de tout ou partie des données, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée :
La Commission observe que les personnes chargées du recueil et du traitement des alertes professionnelles sont en nombre limité, spécialement formées et astreintes à une obligation de confidentialité contractuellement définie.
les personnes habilitées travaillant au sein de Daimler AG intervenant dans la gestion des alertes et des vérifications ;
personnes habilitées travaillant au sein de MERCEDES-BENZ France;
les personnes habilitées travaillant au sein de MERCEDES BENZ FINANCIAL SERVICES France SA ;
le personnel habilité du prestataire externe.
Sur l’information et le droit d’accès
L’information des salariés est effectuée par la communication d’une charte relative aux alertes professionnelles ainsi que via le site internet. Les personnes sont informées des finalités poursuivies par le traitement, des destinataires et de leurs droits d’accès et de rectification.
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l’enregistrement de ses données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent être prises avant l’information de la personne.
La Commission prend acte que les instances représentatives du personnel seront informées du traitement.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent directement auprès du service « Business Practices Office (BPO) » de Daimler AG situé en Allemagne (Mercedes strasse 137, 70327 Stuttgart).
Sur les mesures de sécurité
Le responsable de traitement et le prestataire extérieur auquel il a recours prennent toutes précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
Les accès au système d’information et les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données sont tracés.
Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission observe que le responsable de traitement fait appel à un prestataire extérieur situé aux Etats-Unis et adhérant aux principes du « Safe Harbor » en charge de la collecte des alertes auprès des salariés (hotline téléphonique).
Autorise, conformément à la présente délibération, MERCEDES BENZ FINANCIAL SERVICES FRANCE SA à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN