(Demande d’autorisation n° 1605718)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par l’Union départementale des associations familiales (UDAF) de l’Aude d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des usagers pris en charge par les unités d’intervention ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L.211-1 à L.211-14, L. 312-1 et L. 313-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 9-1°, 25-I-3°, 25-I-6° et  25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Madame Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de  Monsieur Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La Commission est saisie par l’Union Départementale des Associations Familiales (UDAF) de l’Aude.
L’UDAF de l’Aude est l’une des 100 associations départementales composant l’Union Nationale des Associations Familiales (UNAF), au même titre que les fédérations, confédérations et associations familiales nationales regroupant au niveau national  les associations et sections adhérentes aux unions départementales.
Aux termes de l’article L. 212-7 du code de l’action sociale et des familles (CASF), l’UNAF et les UDAF sont des associations à but non lucratif, régies par la loi du 1er juillet 1901, reconnues d’utilité publique et bénéficiant d’un financement public.
L’UNAF et les UDAF sont chargées de promouvoir, défendre et représenter les intérêts des familles vivant sur le territoire français.
L’UDAF de l’Aude est un établissement social et médico-social au sens de l’article L. 312-1 du CASF qui, par l’intermédiaire de ses unités d’intervention sociale (Unité Protection des Personnes et Unité d’Accompagnement Social et Budgétaire), prend en charge des usagers en fonction du mandat qui lui est confié par l’autorité judiciaire ou administrative  (mandataire judiciaire à la protection des majeurs, administrations ad hoc, etc.).
Au regard de ce qui précède, la Commission considère que l’UDAF gère un service public au sens de l’article 9-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur la finalité
L’action de l’UDAF de l’Aude consiste à prendre en charge les usagers en fonction du mandat qui lui est confié par l’autorité judiciaire ou administrative. Cette action nécessite la collecte d’informations administratives, juridiques, sociales, patrimoniales et financières des usagers, en fonction de la spécificité et de la finalité du mandat.
La Commission considère que la finalité poursuivie par l’UDAF de l’Aude est déterminée, explicite et légitime.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-6°, qui soumet à autorisation préalable les traitements qui portent sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes physiques au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale ou NIR).
Le recours à la formalité de l’autorisation se justifie également au regard de l’article 25-I-7° de la loi 6 janvier 1978 modifiée, pour ce qui concerne les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes, et de l’article 25-I-3° relatif au traitement de données d’infractions.
Sur les données traitées
Les données à caractère personnel collectées concernent les usagers suivis par l’UDAF de l’Aude et sont relatives :
-à l’identification des personnes (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, photographie) ;
-à leur vie personnelle (situation familiale, habitude de vie) ;
-à leur vie professionnelle (CV, situation professionnelle, scolarité, formation, distinction) ;
-à des informations d’ordre économique et financier (revenus) ;
-à leur numéro de sécurité sociale (NIR) ;
-à leurs difficultés sociales ;
-         à leurs procédures civiles ou pénales ;
-à leur santé (pathologie, affection, antécédents familiaux, données relatives aux soins, comportements à risque).
Les numéros de sécurité sociale ainsi que les données relatives à la santé sont collectés, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées, uniquement à des fins  d’administration et de facturation de soins délivrés par des professionnels de santé soumis au respect du secret professionnel.
La Commission considère que le traitement des données visées ci-dessus est adéquat, pertinent et non excessif au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Le personnel habilité de l’UDAF de l’Aude est destinataire des données du présent traitement nécessaires à l’exercice de ses missions.
Par ailleurs, les données relatives à la santé peuvent être transmises aux professionnels de santé ou au personnel dûment habilité d’un établissement de santé ou médico-social intervenant dans le suivi des usagers.
Cette liste de destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par la remise d’un livret d’accueil.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’UDAF de l’Aude (Unité de protection des personnes et unité d’accompagnement social et budgétaire) – Rue Jacques de Vaucanson – 11890 Carcassonne.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement doit être assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Des profils d’habilitation doivent définir les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Le traitement doit comporter une fonctionnalité de journalisation des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Un procédé de chiffrement doit être appliqué aux données dites « sensibles » au regard de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Ces mesures de sécurité apparaissent conformes à l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant la durée légale du mandat judiciaire ou administratifve. Au terme de cette durée, les données sont archivées.
La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’UDAF de l’Aude à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN