(Demande d’autorisation n° 1578514)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par l’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) Les Coteaux d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des résidents et le planning du personnel.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 8-IV, 25-I-1°, 25-I-6° et 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
L’établissement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) Les Coteaux sis 38 rue André Dupin – 33310 Lormont.
Il s’agit d’un établissement social et médico-social au sens de l’article L. 312-1 du code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion des dossiers des résidents (admission, facturation, dossiers de soins, animations) et le planning du personnel.
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, légitimes et explicites.
La Commission estime qu’il y a lieu de faire application des dispositions combinées des articles 8-IV et 25-I-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumettent à autorisation les traitements comportant des données relatives à la santé et justifiés par l’intérêt public.
Il y a également lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-6° qui soumet à l’autorisation de la Commission les traitements comportant des données relatives au NIR.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, photographie) ;
à leur vie personnelle (habitude de vie, situation familiale) ;
à leur situation économique (type d’allocation perçue par la personne handicapée) ;
à leur numéro de sécurité sociale (utilisé exclusivement pour la facturation des prestations des établissements à la sécurité sociale) ;
à leur données de santé (pathologie, affection, données relatives aux soins, situations de comportements à risques, soins de nursing) ;
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels habilités de l’établissement.
Cette liste de destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie de mentions sur le formulaire d’admission et sur le site internet de l’établissement. Un courrier personnalisé est également envoyé aux familles des résidents.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de l’EHPAD Les Coteaux – 38 rue André Dupin – 33310 Lormont.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
La Commission observe que l’authentification des utilisateurs du traitement respecte ses préconisations, et notamment que les mots de passe utilisés sont d’un niveau de complexité suffisant (mots de passe d’au moins huit caractères des catégories minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux).
La gestion des habilitations et la traçabilité des accès sont prévues.
La Commission prend acte du fait que le traitement n’est  accessible que sur le réseau interne privé de l’organisme, ce qui offre une garantie quand à la sécurité des données y transitant. Les données accessibles via internet sont chiffrées par le protocole https.
La Commission considère que ces mesures de sécurité sont satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées en base active pendant la  durée de l’accueil de la personne et pendant une durée supplémentaire de deux ans à compter de son départ de l’établissement. Les données sont ensuite supprimées sauf dispositions légales ou réglementaires contraires.
Cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) Les Coteaux à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN