(Demande d’autorisation n° 1617382)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la Ville de Lyon d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité le suivi et la gestion des sinistres de la Ville de Lyon ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment son article 25-I-3° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Jean-Paul AMOUDRY, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La Ville de Lyon.
Sur la finalité
Le traitement mis en œuvre vise la gestion et le suivi des sinistres susceptibles d’être indemnisés au titre des contrats d’assurance souscrits par la Ville de Lyon.
La Ville de Lyon dispose de cinq polices d’assurance :
- responsabilité civile,
- dommages aux biens,
- expositions,
- automobiles,
- construction.
En vertu du contrat d’assurance souscrit, l’indemnisation est versée par la compagnie d’assurance à la Ville de Lyon lorsqu’un agent est victime d’un dommage. Dans le cas contraire où c’est un usager qui est victime la compagnie d’assurance de la Ville de Lyon indemnise le tiers.
Le suivi administratif des dossiers se fait dans un fichier informatisé tenu par la Direction des Affaires Juridiques, dans lequel le sinistre est identifié ainsi que le montant de l’indemnisation versée par la compagnie d’assurance. Cet outil permet également de suivre l’historique des dossiers sinistres. Enfin, le fichier recense les échanges et démarches intervenues entre les compagnies d’assurances, les courtiers et la Ville de Lyon.
Un suivi statistique des dossiers est réalisé afin de suivre les sinistres de la Ville de Lyon. Le bilan d’activité du service permet de suivre la sinistralité.
Le fichier de suivi et de gestion des dossiers sinistres de la Ville de Lyon recense des données d’infraction, notamment en cas d’accident de la circulation (infraction au code de la route…), ou dans le cadre de la mise en jeu de la garantie « dommage aux biens » (vol, dégradation du patrimoine mobilier ou immobilier de la Ville de Lyon). A cet égard, l’article 9 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée liste les personnes pouvant mettre en œuvre un traitement de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.
Dans ce contexte, la Commission considère qu’il y a lieu de faire application des articles25-I-3° et 9-1° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté, mis en œuvre par une autorité publique.
La Commission considère que la finalité poursuivie est déterminée, explicite et légitime.
Sur les données traitées
Les catégories de données traitées sont relatives :
- à l’identification des personnes concernées : nom, prénom, adresse, marque et numéro d’immatriculation du véhicule ;
- aux données d’infractions (civiles ou pénales) :
nom du gestionnaire du service Assurances, service Ville de Lyon concerné par le sinistre, type d’accident, localisation de l’accident, données personnelles de la victime (nom, prénom, adresse, qualité), noms des avocats et experts, noms des contacts au sein des cabinets de courtage et compagnies d’assurance et montant de l’indemnisation versée à la victime ; bris, dégât des eaux, dommage électrique, explosion, foudre, grêle, incendie, recours contre un tiers, tempête, vandalisme, vol, fissures, chocs de véhicules, effondrement, pollution ;
- aux données d’infractions en cas de sinistre automobile : constat amiable d’accident automobile (nom de l’agent de la ville, numéro d’immatriculation du tiers, circonstances de l’accident, dommages du véhicules, dommage corporel de l’agent), accident avec 2 roues, accident avec piéton, accident avec tiers et corporel, accident avec tiers non autorisés (et corporel), accident entre tiers, accident sans tiers (et corporel), bris et dégradations volontaires, dommage aux tiers, tentative de vol, vandalisme, vol-véhicule retrouvé, vol d’accessoires, perte de clefs, jet de projectile (et bris), chut d’objet, grêle et incendie ;
- aux données d’infractions en cas d’assurance construction : nom et adresse des entreprises, nature des lots, nom du contact au sein de l’entreprise, service de la ville concerné, nom de l’expert ;
La Commission considère, compte tenu de la finalité poursuivie, que la collecte de ces données est pertinente, adéquate et non excessive au sens de l'article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les personnes destinataires du traitement sont les personnes du service Assurances rattachées à la Délégation générale à la Sécurité Juridique de la Ville de Lyon.
La Commission estime que cette liste de destinataires n'appelle pas d'observations particulières.
Sur l’information et le droit d’accès
Conformément aux dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les usagers de la Ville de Lyon sont informés de l’existence de ce traitement ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition par une mention d’information qui figure sur les courriers envoyés aux usagers victimes d’un sinistre ; tandis que les prestataires de services en sont informés par voie d’affichage dans les locaux de la mairie.
La Commission considère que l’information est suffisante au regard de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les mesures de sécurité
Des profils d'habilitation sont prévus afin de gérer les accès aux données autant que de besoin. Ainsi, seules les personnes du service Assurances rattachées à la Délégation générale à la Sécurité Juridique de la Ville de Lyon, ont accès au fichier de suivi et de gestion des sinistres.
Le responsable de traitement a mis en place une politique de gestion des mots de passe. Ceux-ci doivent être composés de 8 caractères. Le mot de passe doit être modifié par l’utilisateur dès sa première connexion.
La Commission rappelle qu’il conviendra d’utiliser des mots de passe comportant 3 types de caractères distincts (minuscules, majuscules, chiffres ou caractères spéciaux). Les mots de passe ne doivent pas être conservés en clair en base de données. Il est ainsi recommandé de hacher les mots de passe par l’utilisation d’un algorithme de hachage tel que le HMAC à clé secrète.
Les actions effectuées sont tracées afin de permettre de détecter et d’analyser tous les accès, modifications et suppressions de données non autorisés.
Les données sont stockées dans les locaux de la mairie et sont sauvegardées quotidiennement.
Les données sont chiffrées par un algorithme développé par l’éditeur de la solution. Le sous traitant n’a pas souhaité donner de précision sur  cet algorithme..
Sous réserve des précédentes observations, les autres mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont donc conformes à l’exigence de sécurité prévues par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
La commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données à caractère personnel collectées sont conservées un an après la date de clôture du dossier sinistre.
La Commission considère que cette durée de conservation est pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement.
Le fichier de suivi et de gestion des sinistres n’indique pas les données relatives au numéro de Sécurité Sociale des agents ou usagers. Il n’indique pas non plus, la nature des blessures en cas d’accident corporel.
Les circonstances du sinistre figurent dans la « zone commentaire » du fichier de suivi et de gestion des sinistres. Les évènements qui y sont inscrits sont objectifs, pertinents et adéquats et issus des informations mentionnées sur le constat amiable en cas d’accident automobile.
Ces autres caractéristiques du traitement n’appellent pas d’observation.
Autorise, conformément à la présente délibération, la Ville de Lyon, à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN