La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978, pris pour son application ;
Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu le décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière ;
Vu le décret n° 55-1350 du 14 octobre 1955 pris pour l'application du décret précité ;
Vu les articles 2196 et suivants du code civil ;
Vu les conventions des 27 novembre 1990 et 15 mars 1991 sur la délivrance informatisée des renseignements hypothécaires, signées par le ministère de l'économie, des finances et du budget, le ministère de la justice et respectivement, le conseil supérieur du notariat et les représentants des ordres des avocats ;
Vu l'arrêté du 16 août 1984 du secrétaire d'Etat chargé du budget, relatif à la gestion automatisée de la documentation civile des conservateurs ;
Vu le projet d'arrêté modifiant l'arrêté susvisé, présenté par le ministre du budget ;
Après avoir entendu Monsieur Michel PEZET, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Considérant que la Commission a été saisie par la Direction Générale des Impôts d'une déclaration de modification portant sur le système informatique des conservations (ou bureaux) des hypothèques dénommé FIDJI, dont la finalité initiale était d'assurer, à terme une gestion automatisée de la documentation foncière de ces services, en permettant l'enregistrement des extraits d'actes portés au fichier immobilier et la restitution de ces informations, lorsqu'ils sont saisis de demandes de renseignements par les usagers de la publicité foncière ;
Considérant que ce premier projet, qui prévoyait notamment une gestion centralisée, à la charge des centres régionaux d'informatique, des données juridiques sur les immeubles, et dont la mise en oeuvre a été autorisée par arrêté du 16 août 1984, pris sur la base de la délibération de la CNIL n° 84-11 du 20 mars 1984, est à ce jour abandonné ;
Considérant que dans sa nouvelle configuration, qui est l'objet de la présente déclaration, l'application FIDJI prévoit la mise en place, dans certains bureaux des hypothèques, de traitements automatisés autonomes gérés sur des micro-ordinateurs reliés à un serveur local ; que les fonctionnalités développées seront adaptées aux besoins particuliers de chaque service ; que l'installation de FIDJI doit être progressive, par ajout de nouveaux modules, en tenant compte des priorités constatées ; qu'à l'issue de ce processus, la finalité de FIDJI sera élargie par rapport à celle du projet initial du fait de la prise en compte de l'ensemble des fonctions des conservations y compris de leurs fonctions de dépôt et comptables ;
Considérant que le premier module développé dénommé MADERE 1, doit permettre de proposer aux professionnels de l'immobilier qui sont les principaux usagers de la publicité foncière, des modalités accélérées de délivrance des renseignements juridiques, sans tenir compte du retard pris par certaines conservations dans la publication des actes au fichier immobilier ;
Considérant qu'il résulte de deux conventions, signées entre le Ministère de l'Economie, des Finances et du Budget, le Ministère de la Justice et respectivement le Conseil Supérieur du Notariat et les représentants des Ordres des Avocats, que les notaires et avocats pourront présenter des demandes de "renseignements sommaires urgents", pour lesquelles l'administration s'engage à leur communiquer, dans les dix jours des informations fiables et à jour, et certifiées comme tel par le conservateur ; que ces informations porteront non seulement sur les données inscrites au fichier immobilier, mais aussi sur les formalités intervenues entre la dernière mise à jour dudit fichier et la date de la réquisition ; que ces recherches complémentaires, qui sont permises par l'installation de MADERE 1, ne pourront être mises en oeuvre que pour les demandes désignant un ou plusieurs immeubles ;
Considérant toutefois que, lorsque cette nouvelle procédure de recherche accélérée de renseignements, gérée par informatique, sera introduite dans la loi, il conviendra d'en étendre le bénéfice à l'ensemble des usagers même non professionnels, de la publicité foncière ;
Considérant que, pour la mise en oeuvre de ces investigations MADERE 1 prévoit la création d'un fichier "immeubles", qui est alimenté au fur et à mesure de la transmission des nouvelles formalités ; que son objet est de permettre la consultation du registre des dépôts, qui est géré dans cette hypothèse par l'application MEDOC, et où sont mentionnés tous les documents communiqués à la conservation à des fins de publication ou d'inscription ;
Considérant que les informations traitées portent sur les références d'enregistrement de l'ensemble des formalités accomplies, la désignation des immeubles concernés et la période de recherche des renseignements ; que ce fichier est enrichi, au moyen d'une liaison informatique établie avec l'application cadastrale MAJIC 2, avec les coordonnées de l'extrait cadastral correspondant au dépôt, ce document étant transmis parallèlement à la conservation des hypothèques ;
Considérant qu'un deuxième module, appelé MADERE 2, qui est destiné aux conservations les plus importantes, ajoute à cette finalité, plusieurs fonctionnalités jusqu'à lors assurées par le traitement MEDOC à savoir la gestion du registre des dépôts, de la comptabilité générale, ainsi que des comptes d'usagers et de leur surveillance comptable ;
Considérant qu'aux catégories d'informations traitées déjà citées, sont alors ajoutés l'identité, la raison sociale des requérants et des parties mentionnées dans les documents, l'adresse des seuls requérants, la désignation du rédacteur du titre, ainsi que les encaissements, décaissements et soldes des comptes ;
Considérant que l'ensemble de ces informations, qui seront conservées sur support informatique pendant une durée maximale d'une année sauf en ce qui concerne les comptes courants des usagers permanents, sont pertinentes, adéquates et non excessives ;
Considérant que les autres finalités mentionnées à l'article ler du projet d'arrêté, qui correspondent aux développements ultérieurs de l'application FIDJI, seront examinées à l'occasion des déclarations de modification s'y rapportant ;
Considérant que chaque bureau ne dispose que des informations rattachées aux immeubles qui sont situés dans son ressort géographique ou à ses usagers ; que les mesures de sécurité sont satisfaisantes ;
Considérant que les demandes d'accès et de rectification s'exercent, s'agissant des informations ayant trait à la documentation juridique selon les modalités fixées par la réglementation relative à la publicité foncière ; qu'en revanche cette réserve n'a pas lieu d'être en ce qui concerne l'accès aux informations comptables ;
Considérant que les états-réponse délivrés à l'issue des recherches ainsi que les lettres de relance éditées dans le cadre des fonctions de surveillance comptable, qui sont pareillement édités par l'application, doivent comporter une mention relative aux modalités d'exercice du droit d'accès et de rectification ;
EMET UN AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté du Ministre du Budget, sous réserve :
- que la procédure informatisée permettant la délivrance accélérée des renseignements soit étendue à l'ensemble des usagers de la publicité foncière, lorsqu'un fondement légal lui aura été donné,
- qu'une mention du droit d'accès soit portée sur les états-réponse transmis aux requérants et les lettres de relance envoyées aux débiteurs,
- que les arrêtés instituant le traitement soient affichés dans les locaux ouverts au public des conservations des hypothèques qui le mettront en oeuvre et que l'article 4 de l'acte réglementaire soit complété en ce sens,
- que la Direction Générale des Impôts tienne à la disposition de la Commission une liste à jour des conservations disposant des modules MADERE 1 et 2 du traitement FIDJI.
- qu'un bilan de l'actuelle phase expérimentale qui porte sur ces modules soit transmis à la Commission lors de la présentation de la déclaration de modification relative au module MADERE 3.
P/ LE PRESIDENT Jacques FAUVET, Louise CADOUX, Vice-Président Délégué