(Demande d’autorisation n° 1902762)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la société GAZELEY France d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle 
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code du travail, notamment ses articles L. 4133-1 et suivants ainsi que les articles L. 1152-1 et suivants ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la Cnil n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-004), telle que modifiée le 14 octobre 2010 et le 30 janvier 2014 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Marie-France MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
A titre liminaire, la Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (AU-004).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par cette autorisation unique, notamment s’agissant du champ d’application du dispositif.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel et, notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Responsable du traitement
La société GAZELEY France est la filiale française du Groupe ID GAZELEY, un opérateur international d'immobilier logistique durable, gérant plus de  250 millions de m² d'espaces logistiques. Le groupe ID GAZELEY résulte de la fusion entre GAZELEY et IDI (Industrial Developments International). Il s’agit d’une société côtée en bourse.
Sur la finalité
GAZELEY France a déposé un dossier de demande d’autorisation préalablement à la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’un dispositif d’alerte professionnelle doit, de façon générale, être limité dans son champ d’application et que son utilisation doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies de remontée de réclamations des salariés.
En l’espèce, le dispositif d’alerte professionnelle mis en œuvre par la société GAZELEY France est dédié au traitement des signalements relatifs aux manquements dans des domaines ayant déjà été autorisés par la Commission. Ces domaines sont les suivants
La mise en place d’une procédure de signalement dans ces domaines résulte d’obligations légales diverses telles que la section 301 (4) de la loi américaine dite « Sarbanes-Oxley » du 31 juillet 2002, concernant le contrôle interne en matière de lutte contre la corruption, les articles L. 4133-1 et suivants du code du travail, relatifs au droit d'alerte en matière de santé publique et d'environnement, ou encore les articles L. 1152-1 et suivants du même code, concernant la lutte contre le harcèlement au travail.
financier, comptable, bancaire et de la lutte contre la corruption ;
pratiques anticoncurrentielles ;
lutte contre les discriminations et le harcèlement au travail;
santé, hygiène et sécurité au travail ;
protection de l’environnement ;
lutte contre les abus de biens sociaux et détournements d’actifs ;
protection de la propriété intellectuelle, du savoir-faire et des informations confidentielles de la société ;
lutte contre le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme ou autres activités criminelles graves ;
lutte contre les conflits d’intérêts et le trafic d’influence ;
protection des données à caractère personnel ;
passation de marchés publics.
Ce mode de signalement ne se substitue pas à la remontée hiérarchique classique, en ce qu’il constitue un canal de signalement alternatif pour les personnes ne souhaitant pas emprunter la voie habituelle de signalement.
La Commission estime que le dispositif qui lui est présenté est limité dans son champ d’application, facultatif et qu’il répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement, conformément aux dispositions du 5° de l’article 7 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle considère, dès lors, que les finalités du traitement sont en l’espèce déterminées, explicites et légitimes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives :
- à l’identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
- à l’identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
- aux faits signalés ;
- aux éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
- au compte rendu des opérations de vérification ;
- aux suites données à l'alerte.
Les faits recueillis sont strictement limités aux domaines concernés par le dispositif d'alerte.
La prise en compte de l'alerte professionnelle ne s'appuie que sur des données formulées de manière objective, en rapport direct avec le champ du dispositif d'alerte et strictement nécessaires à la vérification des faits allégués. Les formulations utilisées pour décrire la nature des faits signalés font apparaître leur caractère présumé.
La Commission estime que ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie par le responsable de traitement.
S’agissant du traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour l’émetteur de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
La Commission prend acte qu’en l’espèce le responsable de traitement n’incite pas les usagers du dispositif à émettre des alertes anonymes, qu’il leur explique l’importance de s’identifier au moment de l’alerte et qu’il s’engage, en cas d’alerte anonyme, à traiter cette dernière de façon différenciée. Les alertes anonymes peuvent en effet être traitées lorsque la gravité des faits le justifie, en présence d’éléments factuels suffisamment détaillés et, enfin, à condition de prendre des précautions particulières, telles qu'un examen préalable par son premier destinataire de l'opportunité de sa diffusion dans le cadre du présent dispositif.
Sur les destinataires
S’agissant des modalités de signalement, la Commission prend acte du fait que tout salarié de GAZELEY France peut déclencher la procédure par téléphone, via une hotline.
L’alerte est recueillie par The Network Inc., prestataire indépendant spécialisé dans la fourniture de solution d’alerte professionnelle et localisé aux Etats-Unis. Le prestataire est chargé de recevoir le signalement par téléphone, de préparer un rapport relatif à l’alerte et de le mettre à la disposition des personnes compétentes. Ces dernières sont un responsable  des ressources humaines et une personne du service juridique de GAZELEY UK, spécifiquement chargés d’une mission de gestion et de vérification des alertes professionnelles au sein du groupe.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à accéder aux données du présent traitement.
Elle relève, par ailleurs, que le prestataire s’est engagé contractuellement à assurer la confidentialité et la sécurité des données, à ne pas les utiliser à des fins détournées. Elle relève également que les employés sont tous astreints à une obligation renforcée de confidentialité, contractuellement définie, et accèdent aux données dans la stricte limite de leurs attributions respectives.
Sur l’information et le droit d’accès
La Commission prend acte du fait que les institutions représentatives du personnel ont été informées et consultées, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'entreprise, sur le dispositif d’alerte professionnelle et sur les modalités de sa mise en œuvre.
Les salariés sont informés du dispositif, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par la publication d’une annexe « Règles d’utilisation de la hotline pour les alertes professionnelles depuis la France » dans le Code d’éthique professionnelle du Groupe GAZELEY qui est accessible sur l’intranet. De plus, certaines informations relatives à l’utilisation de la hotline, telles que les domaines concernés, les droits des personnes ou encore la garantie d’un traitement confidentiel de l’alerte) sont diffusées via un message d’accueil automatique, au moment de l’appel.
Les salariés sont également informés que l’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n’expose son auteur à aucune sanction, mais que l’utilisation abusive du dispositif peut en revanche exposer son auteur à des sanctions disciplinaires et à des poursuites judiciaires.
Une personne mise en cause par un signalement est quant à elle informée de l’existence d’une alerte à son encontre et notamment des faits reprochés et des modalités d’exercice de ses droits d’accès et de rectification. Cette information intervient dès l’enregistrement de données à caractère personnel la concernant. Néanmoins, si des mesures conservatoires doivent être prises, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de la personne intervient après l’adoption de ces mesures.
Les droits d’accès et de rectification, prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, s’exercent quant à eux, par email, auprès du responsable de traitement en France ou directement auprès du service en charge des investigations. « Les règles d’utilisation de la Hotline », disponibles sur l’intranet de la société, précisent les coordonnées électroniques des personnes à contacter.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes, décrites ci-dessus, sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Le responsable du traitement, en application de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, doit prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées et traitées, au regard de la nature des données, des risques présentés par le traitement, et notamment empêcher que des tiers non autorisés y aient accès par l’intermédiaire de mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles.
En l’espèce, la Commission relève l’existence de mesures de sécurité prises par le responsable de traitement afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
Les utilisateurs s’authentifient ainsi avec un identifiant et un mot de passe respectant les recommandations de la Commission en la matière.
Un mécanisme de gestion des habilitations permet, par ailleurs, de garantir que seules les personnes habilitées peuvent accéder aux données nécessaires à la réalisation de leurs missions. A cet égard, la Commission rappelle que la gestion des habilitations doit faire l’objet de procédures formalisées, validées par le responsable de traitement, portées à la connaissance des utilisateurs et être régulièrement mise à jour.
Des mesures techniques adéquates garantissent la sécurité des données stockées ou échangées, en particulier lors des échanges opérés par l’intermédiaire d’un réseau non sécurisé tel qu’Internet.
Enfin, des mesures nécessaires permettent d’assurer la maintenance du matériel et sa mise au rebus dans des conditions de sécurité satisfaisantes, en particulier s’agissant de l’absence de données à caractère personnel stockées dans les matériels remisés.
La Commission rappelle que l'usage d'outils ou de logiciels développés par des tiers dans le cadre de la mise en œuvre d'un traitement de données à caractère personnel reste sous la responsabilité du responsable de traitement qui doit notamment vérifier que ces outils ou logiciels respectent l'ensemble des obligations que la loi du 6 janvier 1978 modifiée met à sa charge.
Elle rappelle également qu’un responsable de traitement conserve la responsabilité des données à caractère personnel communiquées ou gérées par ses sous-traitants et, le cas échéant, que le contrat établi entre les parties doit mentionner les objectifs de sécurité qu'un sous-traitant doit respecter.
La Commission rappelle enfin que l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission relève que les durées de conservation prévues par le responsable de traitement sont identiques à celles mentionnées à l’article 6 de l’autorisation unique n°004, à savoir :
La Commission estime que ces durées de conservation ne sont pas excessives au regard de la finalité poursuivie par le traitement conformément aux dispositions de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Les données relatives à un signalement, considéré dès son recueil, par GAZELEY France, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites sans délai.
Lorsque le signalement n'est pas suivi d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données sont détruites dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification
Si une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure.
S’agissant des transferts de données transfrontaliers, la Commission relève que les transferts de données réalisés vers le prestataire The Network Inc., établi aux Etats-Unis, ont pour finalité la réception des alertes et la rédaction des rapports. Ils sont encadrés par un contrat conclu entre GAZELEY France et le prestataire, reprenant l’intégralité des clauses contractuelles élaborées par la Commission européenne, relatives aux transferts de données de responsable de traitement à sous-traitant.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société GAZELEY France à mettre en œuvre le traitement susmentionné
Pour la Présidente
Le Vice-Président Délégué
Marie-France MAZARS