(Demande d’autorisation n°1832685)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la société par actions simplifiée NEXANS France d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4 ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la Cnil n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle (AU-004), telle que modifiée le 14 octobre 2010 et le 30 janvier 2014 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Marie-France MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
A titre liminaire, la Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (AU-004).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par cette autorisation unique, notamment s’agissant du champ d’application du dispositif.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel et, notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Responsable du traitement
La Commission est saisie par la société par actions simplifiée NEXANS France, spécialisée dans la fabrication de câbles et de matériel d'installation électrique pour le bâtiment, l'industrie et les réseaux d'infrastructures.
La société NEXANS France est composée de 23 établissements répartis sur 12 sites industriels, 2 centres logistiques et 3 centres de recherche et de compétence.
Sur la finalité
La société NEXANS France a déposé un dossier de demande d’autorisation préalablement à la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions du 4° du I de l’article 25 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’un dispositif d’alerte professionnelle doit, de façon générale, être limité dans son champ d’application et que son utilisation doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies de remontée de réclamations des salariés.
En l’espèce, le dispositif d’alerte professionnelle mis en œuvre par la société NEXANS France est dédié au traitement des signalements relatifs aux manquements graves dans les domaines comptable, financier et bancaire ou en matière de corruption, en cas de violation du droit de la concurrence, de discriminations et de harcèlements au travail,  de violation de la réglementation relative à la santé, à l'hygiène et la sécurité au travail, de non respect de l'environnement, de recours au travail des enfants, de violation des droits de l'homme, du principe de liberté syndicale et du droit a la négociation collective et, enfin, de violation de la confidentialité des informations et de la propriété intellectuelle.
Ce mode de signalement ne se substitue pas à la remontée hiérarchique classique, en ce qu’il constitue un canal de signalement alternatif pour les personnes ne souhaitant pas emprunter la voie habituelle de signalement.
La Commission estime que le dispositif qui lui est présenté est limité dans son champ d’application, facultatif et qu’il répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement, conformément aux dispositions du 5° de l’article 7 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle considère, dès lors, que les finalités du traitement sont en l’espèce déterminées, explicites et légitimes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées, identiques à celles mentionnées par l’autorisation unique n°004, sont relatives :
La Commission estime que ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie par le responsable de traitement.
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
à l’identité, aux fonctions et aux coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
aux faits signalés ;
aux éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
au compte rendu des opérations de vérification ;
aux suites données à l'alerte.
S’agissant du traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère que l’obligation de s’identifier pour l’émetteur de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
La Commission prend acte qu’en l’espèce le dispositif impose que l’émetteur de l’alerte s’identifie, étant précisé que son identité est néanmoins traitée de façon confidentielle par les personnes chargées de la gestion des alertes.
Sur les destinataires
S’agissant des modalités de signalement, la Commission prend acte du fait que tout salarié de la société NEXANS France peut déclencher la procédure en faisant remonter une alerte au Correspondant éthique du groupe NEXANS par l’intermédiaire d’une adresse électronique dédiée ou, en cas d’empêchement, en contactant ce dernier par téléphone.
L’alerte est recueillie par le correspondant éthique du groupe NEXANS qui est le seul destinataire des données à caractère personnel du présent traitement. Ce dernier peut toutefois faire intervenir, en fonction du thème d’une alerte et dans le strict respect de la confidentialité, un collaborateur du groupe NEXANS disposant des compétences nécessaires à l’instruction de l’alerte.
Toutes les personnes impliquées dans le traitement d’une alerte sont astreintes à une obligation de confidentialité et signent, pour chaque instruction, un accord de non-divulgation.
La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à accéder aux données du présent traitement.
Elle relève, par ailleurs, que ces personnes sont toutes astreintes à une obligation renforcée de confidentialité, contractuellement définie.
Sur l’information et le droit d’accès
La Commission prend acte du fait que le comité d’entreprise et le comité d’entreprise européen seront informés et consultés, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'entreprise, sur le dispositif d’alerte professionnelle et sur les modalités de sa mise en œuvre.
Les salariés seront quant à eux informés du dispositif, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par l’intermédiaire du site internet, de l’intranet et de la charte d’éthique du groupe NEXANS.
Ils seront notamment informés que l’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite, n’expose son auteur à aucune sanction, mais que l’utilisation abusive du dispositif peut en revanche exposer son auteur à des sanctions disciplinaires et à des poursuites judiciaires.
Une personne mise en cause par un signalement est quant à elle informée par le correspondant éthique du groupe NEXANS de l’existence d’une alerte à son encontre et notamment des faits reprochés et des modalités d’exercice de ses droits d’accès et de rectification. Cette information intervient dès l’enregistrement de données à caractère personnel la concernant. Néanmoins, si des mesures conservatoires doivent être prises, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de la personne concernée intervient après l’adoption de ces mesures.
Les droits d’accès et de rectification, prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, s’exercent quant à eux, auprès du correspondant informatique et libertés de la société NEXANS France ou du service des ressources humaines compétent.
La Commission considère que ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes, décrites ci-dessus, sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Le responsable du traitement, en application de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, doit prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées et traitées, au regard de la nature des données, des risques présentés par le traitement, et notamment empêcher que des tiers non autorisés y aient accès par l’intermédiaire de mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles.
En l’espèce, la Commission relève l’existence de mesures de sécurité prises par le responsable de traitement afin de préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.
L’adresse électronique dédiée utilisée pour adresser une alerte n’est ainsi accessible que par le correspondant éthique du groupe NEXANS à partir d’un poste informatique sécurisé.
Le contrôle d’accès logique est quant à lui opéré par l’intermédiaire d’un mot de passe comprenant au moins dix caractères de trois types distincts.
Par ailleurs, les courriers électroniques adressés au correspondant éthique sont chiffrés dès lors qu’ils sont envoyés à partir du réseau interne.
Dans la mesure où seul le correspondant éthique du groupe NEXANS est habilité à accéder aux alertes émises, le traitement ne comporte pas de politique d’habilitation ou de journalisation.
Enfin, des mesures nécessaires permettent d’assurer la maintenance du matériel et sa mise au rebut dans des conditions de sécurité satisfaisantes, en particulier s’agissant de l’absence de données à caractère personnel stockées dans les matériels remisés.
La Commission rappelle que l'usage d'outils ou de logiciels développés par des tiers dans le cadre de la mise en œuvre d'un traitement de données à caractère personnel reste sous la responsabilité du responsable de traitement qui doit notamment vérifier que ces outils ou logiciels respectent l'ensemble des obligations que la loi du 6 janvier 1978 modifiée met à sa charge.
Elle rappelle également qu’un responsable de traitement conserve la responsabilité des données à caractère personnel communiquées ou gérées par ses sous-traitants et, le cas échéant, que le contrat établi entre les parties doit mentionner les objectifs de sécurité qu'un sous-traitant doit respecter.
La Commission rappelle enfin que l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission relève que les durées de conservation prévues par le responsable de traitement sont identiques à celles mentionnées à l’article 6 de l’autorisation unique n°004, à savoir :
La Commission estime que ces durées de conservation ne sont pas excessives au regard de la finalité poursuivie par le traitement conformément aux dispositions de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
les données relatives à un signalement, considéré dès son recueil, par le Correspondant éthique du groupe NEXANS, comme n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites sans délai.
lorsque le signalement n'est pas suivi d'une procédure disciplinaire ou judiciaire, les données sont détruites dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification
si une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société par actions simplifiée NEXANS France à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Pour La Présidente
La Vice-Présidente déléguée,
M.-F. MAZARS