(Demande d’autorisation n° 1580472)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés ;
Saisie par l’association LES FONTAINES ABBE PIERRE MARLE d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des dossiers des usagers accueillis au sein de l’Institut Thérapeutique, Educatif et Pédagogique (ITEP) « Léon Marron » ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L. 311-1 et L. 312-1 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-6° et 25-I-7° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Après avoir entendu Mme Laurence DUMONT, commissaire, en son rapport, et   M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
L’Association LES FONTAINES ABBE PIERRE MARLE est une association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901. Elle a pour but de créer, soutenir et promouvoir tout organisme de sauvegarde ou de rééducation pour des personnes, notamment des jeunes, en difficulté physique, intellectuelle, psychologique ou morale.
Elle gère plusieurs établissements (Maison d'Enfants à Caractère Social (MECS),  Instituts Thérapeutiques, Educatifs et Pédagogiques (ITEP), centre d’accueil de jour, etc.) répartis en cinq pôles : « protection de l’enfance », « enfants et adolescents en difficultés psychologiques », « handicap moteur », « guidance familiale » et « ressources et direction générale » (siège social et administratif).
Sur la finalité
La finalité du présent traitement est la gestion des données des usagers accueillis au sein de l’Institut Thérapeutique, Educatif et Pédagogique (ITEP) « Léon Marron » (pôle « enfants et adolescents en difficultés psychologiques »).
La Commission considère la finalité poursuivie comme déterminée, explicite et légitime.
Elle estime qu’il y a lieu de faire application de l’article 25-I-6° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, qui soumet à autorisation préalable les traitements qui portent sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes physiques au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale ou NIR).
Le recours à la formalité de l’autorisation se justifie également au regard de l’article 25-I-7° de la loi 6 janvier 1978 modifiée pour ce qui concerne les traitements comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les données des usagers traitées sont relatives :
Les numéros de sécurité sociale ainsi que les données relatives à la santé sont collectés, après le recueil du consentement exprès des personnes concernées, uniquement à des fins  d’administration et de facturation de soins délivrés par des professionnels de santé soumis au respect du secret professionnel.
à leur identification (nom, prénom, adresse, photographie, date et lieu de naissance) ;
à leur situation familiale ;
à leur vie professionnelle (scolarité et formation) ;
à leur numéro de sécurité sociale (NIR) ;
à leurs difficultés sociales ;
à leur santé (données relatives aux soins) ;
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie conformément aux dispositions de l’article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les personnels dûment habilités de l’association.
Par ailleurs, les données relatives à la santé peuvent être transmises aux professionnels de santé ou au personnel dûment habilité d’un établissement de santé ou médico-social intervenant dans le suivi des usagers.
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne peut être attribuée qu’à des personnes soumises au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions.
Ces destinataires n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès
Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, par voie de mentions légales mises en ligne sur le site internet de l’association ainsi que sur le formulaire de prise en charge.
Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès de la Direction de l’ITEP « Léon Marron » - 101, rue de Bizy BP 128 – 27200 Vernon.
Ces modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
L’authentification des utilisateurs du traitement est assurée par l’utilisation de mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules ainsi que des chiffres.
Des profils d’habilitation définissent les données et les fonctionnalités accessibles en fonction des utilisateurs.
Le traitement comporte une fonctionnalité de journalisation, des opérations de consultation, de modification ou de création permettant d’identifier  l’utilisateur à l’origine d’une opération.
Une méthode de chiffrement des données stockées garantit la confidentialité des données conservées sur les serveurs, contenant notamment des données sensibles telles que le NIR et les données de santé.
Ces mesures de sécurité n’appellent pas d’observation particulière.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant la période d’accueil ou d’accompagnement de l’usager et pendant une durée complémentaire de 3 ans à compter du dernier contact avec ce dernier. A l’issue de cette durée, les dossiers sont archivés et adressés aux services et institutions à l’origine de l’orientation du jeune au sein de ses établissements (Maison Départementale des Personnes Handicapées, Département de l’Eure, etc.).
La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’association LES FONTAINES ABBE PIERRE MARLE à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN