La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,
Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe sur la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978, pris pour son application ;
Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu la loi n° 83-663 du 22 juillet 1983 complétant la loi n° 83-08 du 7 janvier 1983 relative à la répartition des compétences entre les communes, les départements, les régions et l'Etat ;
Vu la loi n° 86-17 du 6 janvier 1986 relative au transfert de compétences en matière sanitaire et sociale ;
Vu le décret n° 96-793 du 11 septembre 1996 relatif à l'autorisation d'utilisation du numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques ;
Vu le projet d'acte réglementaire présenté par le président du conseil général du Tarn ;
Après avoir entendu Monsieur Pierre SCHAPIRA, Commissaire en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
Considérant que le Conseil Général du Tarn a saisi la Commission d'une demande d'avis relative à la gestion de l'aide sociale générale départementale ; que ce traitement automatisé de données nominatives intitulé PhiléAS-ASG assure, à titre principal, la gestion des prestations du titre III du code de la famille et de l'aide sociale qui sont mises à la charge des départements en vertu des lois susvisées sur la décentralisation, à savoir, les demandes d'aide médicale, d'aide sociale aux personnes âgées et d'aide sociale aux personnes handicapées ainsi que la gestion financière et comptable du service ;
Considérant que les informations nominatives sont relatives à l'identification des personnes sollicitant une prestation d'aide sociale, de leur situation familiale, économique et financière, de leur vie professionnelle, de leur couverture sociale, ainsi que des informations concernant l'identification du représentant légal ou tuteur du demandeur et des informations concernant l'identité des obligés alimentaires, leur adresse, le lien de parenté avec le bénéficiaire et le montant de la participation : que sont enregistrées également les informations relatives à l'identité de l'agent instructeur de la demande ainsi que l'identité, l'adresse, les références bancaires, la catégorie professionnelle des fournisseurs ou prestataires ;
Considérant que le service d'aide sociale générale est habilité par le décret du 11 septembre 1996 à consulter et enregistrer le numéro de sécurité sociale, dans le cadre de ses relations directes avec les organismes de protection sociale ;
Considérant que les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions, les agents du département affectés au service de l'aide sociale générale, ainsi que les agents des services financiers chargés du mandatement et du paiement des prestations financières de l'aide sociale générale et les personnels habilités des centres communaux d'action sociale ; que peuvent être destinataires des informations traitées, dans la stricte limite des nécessités du traitement d'une demande d'aide sociale, les membres des commissions d'admission et des commissions techniques, les personnels habilités des organismes de protection sociale et de recouvrement des cotisations d'assurance personnelle, des établissements d'hébergement en cas de placement au titre de l'aide sociale, des établissements d'hospitalisation, et enfin, de la direction départementale des affaires sanitaires et sociales du Tarn et les services sociaux des autres départements en cas de transfert ;
Considérant que l'article 3 du projet d'arrêté doit être complété de façon à préciser que, seuls, les agents habilités des organismes et services précités peuvent être destinataires des informations ;
Considérant que le traitement dispose d'une zone de texte libre ; que toutes dispositions doivent être prises afin que n'y soient portées que des informations à caractère administratif destinées à apprécier le droit aux prestations et accessibles aux intéressés, à l'exclusion de toute appréciation subjective et de toute information relevant de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 ;
Considérant que les données nominatives sont conservées pendant vingt-quatre mois après la date de fin d'effet de la dernière prestation accordée à l'individu ou au dernier individu concerné du dossier familial ; qu'en ce qui concerne les dossiers qui donnent lieu à recours sur succession, les informations nominatives peuvent être conservées jusqu'à la fin de l'opération de recette liée au recours sur succession ;
Considérant que le droit d'accès et de rectification des personnes intéressées, prévu en application des articles 34, 35 et 36 de la loi du 6 janvier 1978 s'exerce directement auprès du directeur de la Solidarité du département du Tarn, chargé de l'aide sociale générale, ou par l'intermédiaire du centre communal d'action sociale dont ils relèvent ;
Considérant que des mesures de sécurité ont été prévues pour assurer la confidentialité des données ; que l'application a été conçue de façon à interdire aux utilisateurs d'extraire des données de la base afin de reconstituer des fichiers nominatifs, sans contrôle ; qu'en outre il est procédé à des fins de sécurité, à une journalisation des interrogations permettant l'enregistrement, pendant un mois, des noms, numéros de postes clients, des dates et heures, et codes des transactions utilisées ;
EMET un AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté présenté par le président du conseil général du Tarn concernant la mise en oeuvre d'un traitement automatisé de données nominatives relatif à la gestion de l'aide sociale départementale, sous réserve :
- que l'article 3 du projet d'arrêté soit complété de façon à préciser que seuls les agents habilités des services et organismes énumérés dans cette disposition peuvent être destinataires des informations ;
- que l'attention des utilisateurs du traitement soit appelée sur la nécessité de n'enregistrer dans la zone bloc-note que les informations à caractère administratif destinées à apprécier le droit aux prestations et accessibles aux intéressés, à l'exclusion de toute appréciation subjective et de toute information relevant de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978.
Jacques FAUVET