(Demande d’autorisation n°1623918)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la Caisse des Dépôts d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle dédié à la lutte contre les discriminations ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 6-3°, 7-5° et 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu la délibération de la CNIL n°2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique (AU-04) de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Emmanuel de GIVRY, rapporteur et après avoir entendu les observations de Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement ;
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La Caisse des Dépôts et Consignations (« ci-après Caisse des Dépôts ») appartient au groupe Caisse des Dépôts qui est constitué de l’Etablissement public Caisse des Dépôts et de ses filiales.
L’Etablissement public, créé en 1816, assure les missions historiques et les missions d’intérêt général de la Caisse des Dépôts. Ses filiales interviennent dans le domaine concurrentiel.
La Caisse des Dépôts est présente sur tout le territoire à travers ses directions régionales. Ce réseau de proximité, en relation directe avec les collectivités territoriales et les partenaires locaux, mobilise l’ensemble de ses savoir-faire et de ses financements.
Le groupe s’inscrit dans une démarche « diversité » engagée depuis 2010 par la direction des ressources humaines du groupe Caisse des Dépôts.
Dans ce cadre, une mission « diversité » a été créée et est composée de deux personnes qui seront amenées à recueillir, qualifier et traiter les demandes des personnes concernées dans le périmètre de l’établissement public Caisse des Dépôts.
La Caisse des dépôts envisage également d’adhérer au « label diversité ».
Le label « diversité » a été créé par le décret n°2008-1344 du 17 décembre 2008 et s’inscrit dans la politique gouvernementale de prévention des discriminations et de promotion de la « diversité ». Le cahier des charges du label préconise notamment la mise en place d’outils permettant d’« identifier les plaintes et réclamations internes ou externes » et, de manière générale, d’assurer la traçabilité des signalements.
Sur la finalité
La Caisse des Dépôts a déposé un dossier de demande d’autorisation de mise en œuvre d’un dispositif de traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle en matière de lutte contre les discriminations «  médiation discriminations ».
Il permet aux agents de la Caisse des Dépôts (permanents, non-permanents et stagiaires) et aux candidats à un emploi, à un stage ou à un concours de l’établissement public de signaler des situations de discrimination dont ils pensent être victimes ou dont ils sont témoins.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (délibération n°2005-305 du 8 décembre 2005).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération n’est pas conforme à l’article 1er de l’autorisation unique notamment au regard de son champ d’application lequel est restreint aux seules alertes en matière comptable, bancaire, financière, de lutte contre la corruption et de pratiques anticoncurrentielles.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement soumis à son appréciation, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel.
Elle considère que l’utilisation du dispositif d’alerte doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés. Elle estime, par ailleurs, qu’afin de tenir compte de ce caractère intrinsèquement complémentaire, un dispositif d’alerte doit être limité dans son champ.
La Commission relève que le dispositif présenté s’inscrit dans le cadre des textes internationaux, européens et nationaux afférents à la prévention des discriminations, à l’égalité des chances et à la promotion de la diversité dans le domaine de la gestion des ressources humaines.
Elle relève que le dispositif est présenté aux agents comme étant facultatif et complémentaire aux autres voies (ressources humaines, managers, médecine du travail, cellule d’écoute psychologique, mission interne des risques psychosociaux, etc.).
La Commission observe qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est dédié aux alertes en matière de discrimination et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement.
Sur les données traitées
Les données collectées seront les suivantes :
La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour la personne à l’origine de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l'intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
données d’identification ;
poste et entité de rattachement ;
date d’entrée dans le groupe ;
ancienneté au sein de la société et/ou professionnelle ;
niveau d’études ;
diplômes et date d’obtention des diplômes ;
entretiens d’évaluation et de carrière ;
faits signalés ;
compte-rendu des opérations de vérification réalisées ;
critères légaux de discriminations ressenties ;
suites données à l’alerte ;
éléments de rémunération.
En l’espèce, l’émetteur de l’alerte doit nécessairement s’identifier. Son identité est par la suite traitée de façon confidentielle par les personnes chargées du recueil des alertes.
L’accord de l’émetteur de l’alerte ou de la personne concernée est requis pour tout transfert d’information en dehors de la cellule « médiation discrimination ».
Le recensement et l’analyse des alertes dans le cadre des reporting réalisés garantissent la confidentialité des données. Seules les données anonymisées pourront être transmises et exploitées à des fins statistiques.
Dès lors, la Commission estime que le traitement envisagé est conforme l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Seront destinataires des données relatives aux alertes, dans la limite de leurs attributions et pour la poursuite de la finalité précitée, les membres de la « médiation discriminations ».
Peuvent également être destinataires de tout ou partie des données, durant l’analyse de la situation du collaborateur, les référents en fonction de la nature de la discrimination (correspondant des accords sur l’égalité professionnelle, responsable mission handicap, etc.), le manager concerné et les ressources humaines.
La Commission observe que les destinataires sont en nombre limité, spécialement formés et astreints à une obligation renforcée de confidentialité formalisée par une déclaration sur l’honneur.
Sur l’information et le respect des droits des personnes concernées
L’information générale est assurée par la direction des ressources humaines du groupe Caisse des Dépôts à l’ensemble des agents et des nouveaux arrivants par différents moyens : publication d’un article dans le journal interne du groupe, envoi d’un mail d’information, publication d’un article sur l’intranet, distribution d’une « carte de visite ».
La personne éventuellement mise en cause est informée dès l'enregistrement des données la concernant.
Si le donneur d’alerte utilise le dispositif en qualité de témoin, il devra en informer préalablement la personne victime de discrimination et s’être assuré qu’elle ne soit pas opposée à une telle démarche.
La Commission prend acte que les représentants du personnel ont été dûment informés de la mise en œuvre du dispositif d’alerte professionnelle.
Les droits d’accès, de rectification et d’opposition s’exercent auprès des membres de la « médiation discriminations ».
Sur les mesures de sécurité
Des mesures de sécurité sont prises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Les accès au système d’information et les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données sont tracés.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les membres de la cellule médiation discriminations pourront être saisis par une adresse électronique dédiée  médiation (discrimination@caissedesdepots.fr) et par voie postale au 12, Avenue Pierre Mendès France, 75013 Paris.
La Commission observe qu’il est clairement rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires, ainsi qu’à des poursuites judiciaires.
Enfin, au regard de la sensibilité des données collectées, la Commission rappelle d’une part, l’importance de respecter l’obligation de confidentialité et les finalités pour lesquelles les données sont collectées et d’autre part, de se conformer aux durées de conservation des données prévues à l’article 6 de l’autorisation unique.
Autorise, conformément à la présente délibération, la Caisse des Dépôts à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN