La Commission  nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la  société HOWMET SAS d’une demande d’autorisation concernant un traitement  automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte  professionnelle;
Vu la Convention  n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du  traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive  95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la  protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à  caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°  78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et  aux libertés, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n°  2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n°  78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux  libertés ;
Vu la délibération de la Cnil n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant  autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère  personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle,  telle que modifiée le 30 janvier 2014 ;
Vu le dossier et  ses compléments ;
Sur la  proposition de Madame Marie-France   MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre   SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
A titre liminaire, la Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (AU-004).
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération ne répond pas aux conditions prévues par cette autorisation unique, notamment s’agissant du champ d’application du dispositif.
La Commission doit, par conséquent, procéder à une analyse spécifique du traitement, au regard des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel et, notamment, de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements ne peuvent porter que sur des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et de leurs traitements ultérieurs.
Responsable du traitement
La société   HOWMET SAS est une société en nom collectif et est spécialisée dans le   secteur d’activité de la fonderie de métaux légers.
Sur la finalité
La   société HOWMET SAS a déposé un dossier de demande d’autorisation   préalablement à la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle.
La Commission   considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article   25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les   traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée   ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une   prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou   réglementaire.
La Commission   rappelle qu’un dispositif d’alerte   professionnelle doit, de façon générale, être limité dans son champ d’application   et que son utilisation doit demeurer facultative et complémentaire par   rapport aux autres voies de remontée de réclamations des salariés.
En l’espèce, le   dispositif d’alerte professionnelle mis en œuvre par la société HOWMET SAS  est dédié au traitement des signalements   relatifs aux manquements dans les domaines suivants :
-           Bancaires,   comptables et financiers (fraude comptable, financière, bancaire,   détournements d’actifs) ;
-           Lutte   contre la corruption ;
-           Pratiques   anticoncurrentielles ;
-           Respect   de la réglementation sur l’environnement ;
-           Respect   de la réglementation relative à l’hygiène, la santé, la sécurité au travail   et aux conditions de travail ;
-           Respect   des règles relatives aux conflits d’intérêt ;
-           Divulgations   d’informations confidentielles (secret de fabrique et secret des   affaires) ;
-           Lutte   contre le harcèlement moral et sexuel ;
-           Lutte   contre les discriminations (discriminations liées à la vie privée, à   l’appartenance syndicale ou l’exercice de fonctions syndicales) ;
-           Violence   physiques et morales ;
-           Respect   des droits de l’homme ;
-           Pratiques   commerciales prohibées ou trompeuses ;
-           Atteintes   aux systèmes d’information ;
Ce mode de   signalement ne se substitue pas à la remontée hiérarchique classique, en ce   qu’il constitue un canal de signalement alternatif pour les personnes ne   souhaitant pas emprunter la voie habituelle de signalement.
La Commission estime   que le dispositif qui lui est présenté est limité dans son champ   d’application, facultatif et qu’il répond à l’intérêt légitime du responsable   du traitement, conformément aux dispositions du 5° de l’article 7 de la loi   du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle considère, dès lors, que les finalités du   traitement sont en l’espèce déterminées, explicites et légitimes.
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont   relatives à  :
-         l’identité, fonction et coordonnées de l'émetteur   de l'alerte ;
-       l’identité,   fonction et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte et les   éventuels témoins mentionnés ;
-       l’identité,   fonction et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou le   traitement de l'alerte ;
-       faits   signalés ;
La Commission   estime que ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives au   regard de la finalité poursuivie par le responsable de traitement.
S’agissant du   traitement de l’identité de l’émetteur de l’alerte, la Commission considère   que l’obligation de s’identifier pour l’émetteur de l’alerte est de nature à   limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de   l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées.
La Commission prend acte qu’en l’espèce le   dispositif impose que l’émetteur de l’alerte s’identifie, étant précisé que   son identité est néanmoins traitée de façon confidentielle par les personnes   chargées de la gestion des alertes.
Elle note par ailleurs que le responsable du   traitement n’incite pas les usagers du dispositif à émettre des alertes   anonymes et qu’il s’engage, en cas d’alerte anonyme, à traiter cette dernière   de façon différenciée. Les alertes anonymes peuvent en effet être traitées   lorsque la gravité des faits le justifie, en présence d’éléments factuels   suffisamment détaillés et, enfin, à condition de prendre des précautions   particulières, telles qu'un examen préalable par son premier destinataire de   l'opportunité de sa diffusion dans le cadre du présent dispositif.
Sur les destinataires
S’agissant des modalités de   signalement, la Commission prend acte du fait que tout salarié de la société   HOWMET SAS  peut déclencher la   procédure par une ligne   téléphonique dédiée et par un site internet dédié.
L’alerte est recueillie par
le personnel en charge de la réception des alertes, le   personnel en charge de la vérification interne des alertes et le directeur de   l’éthique du groupe Alcoa.
La Commission   considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à accéder aux   données du présent traitement.
Elle relève, par ailleurs, que ces personnes sont   toutes astreintes à une obligation renforcée de confidentialité,   contractuellement définie

Sur l’information et le droit d’accès
La Commission prend acte du fait que les   institutions représentatives du personnel ont été informées et consultées,   préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'entreprise, sur le   dispositif d’alerte professionnelle et sur les modalités de sa mise en œuvre.
Les personnes   concernées sont informées du dispositif, conformément à l’article 32 de la   loi du 6 janvier 1978 modifiée, par la diffusion du de la Charte éthique du   groupe, par une note d’information sur l’intranet ainsi que par voie   d’affichage.
Elles sont   également informées que l’utilisation de bonne foi du dispositif, même si les   faits s’avèrent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite,   n’expose son auteur à aucune sanction, mais que l’utilisation abusive du   dispositif peut en revanche exposer son auteur à des sanctions disciplinaires   et à des poursuites judiciaires.
Une personne   mise en cause par un signalement est quant à elle informée par le directeur   de l’éthique du groupe
de   l’existence d’une alerte à son encontre et notamment des faits reprochés et   des modalités d’exercice de ses droits d’accès et de rectification. Cette   information intervient dès l’enregistrement de données à caractère personnel   la concernant. Néanmoins, si des mesures conservatoires doivent être prises,   notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte,   l’information de la personne intervient après l’adoption de ces mesures.
Les droits   d’accès et de rectification, prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6   janvier 1978 modifiée, s’exercent quant à eux, auprès du déontologue du   groupe.
La Commission considère que les modalités   d’information et d’exercice des droits des personnes, décrites ci-dessus,   sont satisfaisantes.
Sur les mesures de sécurité
Le responsable de traitement, en application de l’article 34 de la loi   du 6 janvier 1978 modifiée, doit prendre toutes les précautions utiles pour   préserver la sécurité des données collectées et traitées, au regard de la   nature des données, des risques présentés par le traitement, et notamment   empêcher que des tiers non autorisés y aient accès par l’intermédiaire de   mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles.
La Commission relève à cet égard que les utilisateurs s’authentifient   avec un identifiant et un mot de passe.
Elle rappelle qu’elle   recommande le recours à des mots de passe d’une longueur minimale de huit   caractères, composés de minuscules, majuscules, chiffres et caractères   spéciaux. Le mot de passe doit être modifié par l’utilisateur dès sa première   connexion puis régulièrement.
Concernant les administrateurs du traitement, la Commission recommande   en outre de porter la longueur du mot de passe à dix caractères minimum.
La Commission rappelle   également que les mots de passe ne doivent pas être stockés en clair en base   de données et recommande ainsi d’appliquer la fonction   de hachage HMAC à clé secrète.
Un mécanisme de gestion des habilitations permet, par ailleurs, de   garantir que seules les personnes habilitées puissent accéder aux données   nécessaires à la réalisation de leurs missions. A cet égard, la Commission   rappelle que la gestion des habilitations doit faire l’objet de procédures   formalisées, validées par le responsable de traitement, portées à la   connaissance des utilisateurs et être régulièrement mises à jour.
Un mécanisme de journalisation des accès à l’application et des   opérations effectuées permet de détecter d’éventuels accès ou opérations non   souhaitées ou interdites, avec une conservation des

Enfin, des mesures   nécessaires permettent d’assurer la maintenance du matériel et sa mise au   rebut dans des conditions de sécurité satisfaisantes, en particulier   s’agissant de l’absence de données à caractère personnel stockées dans les   matériels remisés.
La Commission rappelle   que l'usage d'outils ou de logiciels développés par des tiers dans le cadre   de la mise en œuvre d'un traitement de données à caractère personnel reste   sous la responsabilité du responsable de traitement qui doit notamment   vérifier que ces outils ou logiciels respectent l'ensemble des obligations   que la loi du 6 janvier 1978 modifiée met à sa charge.
Elle rappelle également   qu’un responsable de traitement conserve la responsabilité des données à   caractère personnel communiquées ou gérées par ses sous-traitants et, le cas   échéant, que le contrat établi entre les parties doit mentionner les   objectifs de sécurité qu'un sous-traitant doit respecter.
La Commission rappelle   enfin que l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6   janvier 1978 modifiée nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au   regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
La Commission relève que les durées de   conservation prévues par le responsable de traitement sont identiques à   celles mentionnées à l’article 6 de l’autorisation unique n°004, à   savoir :
-         les   données relatives à un signalement, considéré dès son recueil, par le   responsable du traitement des signalements, comme n'entrant pas dans le champ   du dispositif sont détruites ou archivées sans délai ;
-         lorsque   le signalement n'est pas suivi d'une procédure disciplinaire ou judiciaire,   les données relatives à ce signalement sont détruites ou archivées par le   responsable du traitement des signalements ou ses délégataires dans un délai   de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification ;
-         si   une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à   l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive,   les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure ;
-         les   données faisant l'objet de mesures d'archivage sont conservées, dans le cadre   d'un système d'information distinct à accès restreint, pour une durée   n'excédant pas les délais de prescription applicables.
La   Commission estime que ces durées de conservation ne sont pas excessives au   regard de la finalité poursuivie par le traitement conformément aux   dispositions de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
S’agissant des   transferts de données transfrontaliers, la Commission relève que les   transferts réalisés vers la maison mère du groupe ALCOA  ont pour   finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle. Ils sont encadrés par    :
-         un contrat rédigé sur le modèle des clauses   contractuelles élaborées par la Commission européenne relatives aux   transferts de données de responsable de traitement à sous-traitant.
S’agissant des   transferts de données transfrontaliers, la Commission relève que les   transferts de données réalisés vers un prestataire établi aux Etats-Unis ont   pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle. Ils   sont encadrés  par :
-un contrat rédigé sur le modèle des clauses contractuelles élaborées par   la Commission européenne relatives aux transferts de données de responsable   de traitement à   sous-traitant.
Autorise, conformément à la présente délibération,  la société HOWMET SAS à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
Le Vice-Président délégué,
Marie-France MAZARS