Câu hỏi: Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao?

1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;  b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;  d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.  2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.  3. Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.  4. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.  5. Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định tại điểm d khoản 1 Điều này chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;  b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;  d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.  2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.  3. Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:  a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc  b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.  4. Việc chứng nhận lãnh sự theo quy định tại khoản 3 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:  a) Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;  b) Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;  c) Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;  d) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.  5. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.  6. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức nêu  tại điểm d khoản 4 Điều 11 Nghị định cấp, chứng nhận theo  quy định của pháp luật bao gồm:1. Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào  tạo;2. Chứng nhận y tế;3. Phiếu lý lịch tư pháp;4. Giấy tờ, tài liệu khác có thể được  chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

1. Việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu  chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực, chứng  nhận giấy tờ, tài liệu theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Nghị  định được thực hiện như sau:  a) Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập,  công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu theo quy định của pháp luật có trách  nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức.  b) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm  định kỳ hàng năm rà soát mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh của cơ quan, tổ  chức và thông báo kết quả rà soát trước ngày 01 tháng 02 của năm tiếp theo.  c) Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành  phố Hồ Chí Minh tiếp nhận việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh  của cơ quan, tổ chức Trung ương và cơ quan, tổ chức địa phương.Cơ quan ngoại vụ địa phương tiếp nhận  việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức địa  phương và cơ quan, tổ chức Trung ương đặt tại địa phương được gửi tới cơ quan  ngoại vụ; chuyển bản gốc văn bản giới thiệu cho Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ  Thành phố Hồ Chí Minh trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được  giới thiệu, và lưu giữ bản chụp của văn bản này.  2. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành  phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của  đơn vị mình cho các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam và các Cơ quan đại  diện Việt Nam ở nước ngoài.  3. Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở  nước ngoài có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của  Cơ quan đại diện cho Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước  ngoài.  4. Trong trường hợp có sự thay đổi về  mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh nêu tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều  này thì cơ quan liên quan phải giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh  mới trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày có sự thay đổi.

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh  sự, hợp pháp hóa lãnh sự và cơ quan ngoại vụ địa phương có trách nhiệm bảo quản  và lưu giữ không thời hạn, khoa học và hệ thống các mẫu con dấu, mẫu chữ ký và  chức danh được giới thiệu chính thức.

1. Giấy tờ tùy thân nêu tại điểm b, điểm c khoản 1 các Điều 11, 13, 14, 15 Nghị định bao gồm  chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.  2. Bản chụp giấy tờ tùy thân nêu tại điểm c khoản 1 các Điều 11, 13, 14, 15 Nghị định không phải  chứng thực.  3. Giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng  nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nêu tại điểm d khoản 1 các Điều  11, 13, 14, 15 Nghị định nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu  giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo  đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.  4. Bản dịch giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm đ khoản 1 các Điều 14 và 15 Nghị định không phải chứng thực;  người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.  5. Giấy tờ, tài liệu không cần kèm  theo bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định tại điểm  đ khoản 1 Điều 15 Nghị định là giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng Nga,  tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Đức đề nghị hợp pháp hóa lãnh  sự tại Cơ quan đại diện tương ứng ở Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Đức. Quy  định này cũng áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu được lập bằng các thứ tiếng  khác, đề nghị hợp pháp hóa tại các Cơ quan đại diện khác, nếu Cơ quan đại diện này  có cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được thứ tiếng đó.  6. Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận  lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ  địa chỉ người nhận.

1. Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng  nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định  tại các Điều 11, 13, 14, 15 Nghị định và Điều  9 Thông tư này, cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi  hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì cơ quan có  thẩm quyền hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.  2. Nếu giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng  nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thuộc các trường hợp quy định tại Điều 9 và Điều 10 Nghị định, cơ quan có thẩm quyền từ chối  tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự,  hợp pháp hóa lãnh sự.Trường hợp sau khi được giải thích,  người nộp hồ sơ vẫn đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự các giấy  tờ, tài liệu thuộc diện được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo  quy định tại Điều 9 Nghị định, cơ quan có thẩm quyền tiếp  nhận hồ sơ để giải quyết.

1. Nếu giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng  nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 10 Nghị định, cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự,  hợp pháp hóa lãnh sự chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài  liệu trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được giới  thiệu chính thức.Trường hợp cơ quan ngoại vụ địa phương  tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì cần chuyển  cho Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh trong thời hạn 01 ngày  làm việc, sau khi thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu nói trên.  2. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận  lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ chứng nhận con dấu hoặc chỉ chứng nhận chữ ký  và chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa  lãnh sự trong các trường hợp sau đây:- Giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu  hoặc chỉ có chữ ký và chức danh;- Giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu là  con dấu gốc hoặc chỉ có chữ ký là chữ ký gốc.  3. Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành  phố Hồ Chí Minh cấp chứng nhận về việc giấy tờ, tài liệu đã được xuất trình tại  Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu thuộc diện nêu tại khoản  2 Điều 12 Nghị định.  4. Trường hợp phát hiện giấy tờ, tài  liệu thuộc diện quy định tại khoản 3 và khoản 5 Điều 10 Nghị  định, cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thu  giữ giấy tờ, tài liệu đó và thông báo cho các cơ quan chức năng liên quan để xử  lý.

Thời hạn giải quyết quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định được tính trên cơ sở số lượng giấy  tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy  tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.

1. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;  b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;  d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;e) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện.  2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan đại diện.  3. Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.  4. Thời hạn giải quyết theo quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định này.  5. Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Nghị định này quy định thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; nội dung quản lý nhà nước và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm:  a) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mục đích sử dụng các giấy tờ, tài liệu đó;  b) Cung cấp thông tin có liên quan cho cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.  2. Cơ quan, tổ chức của Việt Nam khi tiếp nhận, sử dụng giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm:  a) Xem xét, đối chiếu với các quy định pháp luật và các giấy tờ khác có liên quan để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự trong giải quyết, xử lý các công việc thuộc phạm vi chức năng, quyền hạn của mình;  b) Chủ động phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xác minh về tính xác thực của giấy tờ, tài liệu của nước ngoài khi cần thiết.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để sử dụng ở Việt Nam.  2. Giấy tờ, tài liệu ủy thác tư pháp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận theo quy định của pháp luật nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công nhận, nếu giấy tờ, tài liệu đó đã được hợp pháp hoá lãnh sự.

1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.  2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định này hoặc gửi qua đường bưu điện.