Câu hỏi: Nguyên tắc tiếp nhận hồ sơ lãnh sự được quy định như thế nào?

1. Hồ sơ lãnh sự phải được tiếp nhận tại trụ sở cơ  quan nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp nhận hồ sơ theo hình thức  khác.  2. Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị  có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, tổ chức được ủy quyền, qua đường  bưu chính hoặc trực tuyến thì cơ quan nhận hồ sơ tiếp nhận hồ sơ theo quy định  của thủ tục đó.  3. Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám  đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ  vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận  và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính, trực  tuyến trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.  4. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét,  kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; nêu rõ lý do đối với trường hợp  không đủ điều kiện để tiếp nhận giải quyết; hướng dẫn cho người nộp hồ sơ bổ  sung, hoàn thiện hồ sơ đúng quy định.  5. Cơ quan đại diện tổ chức tiếp nhận hồ sơ lãnh sự  để đáp ứng được nhu cầu giải quyết thủ tục lãnh sự của công dân và căn cứ tình  hình nhân sự của cơ quan đại diện, nhưng phải đảm bảo tối thiểu 03 buổi/tuần  làm việc tại trụ sở của mình.

1. Hồ sơ lãnh sự phải được tiếp nhận tại trụ sở cơ quan, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp nhận ngoài trụ sở.  2. Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, cơ quan được ủy quyền hoặc qua đường bưu chính thì Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ theo quy định của thủ tục đó.  3. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.

1. Đơn vị trực thuộc Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại  diện có trách nhiệm niêm yết công khai tại trụ sở (khu vực tiếp nhận hồ sơ, trả  kết quả thủ tục hành chính) và trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan mình:  Các thông tin về thủ tục lãnh sự (hình thức nộp, thời hạn giải quyết, thành phần  hồ sơ, yêu cầu điều kiện, trình tự thực hiện); nội quy tiếp khách; phí và lệ  phí; hình thức và lịch tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lãnh sự; số điện thoại, địa  chỉ email liên hệ của bộ phận tiếp nhận, trả hồ sơ.  2. Đơn vị trực thuộc Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại  diện có trách nhiệm bố trí hòm thư góp ý tại khu vực tiếp nhận hồ sơ, trả kết  quả thủ tục hành chính; thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của người dân thực  hiện thủ tục hành chính. Người tiếp nhận, người trả hồ sơ và người tiếp xúc với  cá nhân làm thủ tục lãnh sự phải đeo biển tên trong quá trình thực thi công vụ.

1. Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở  Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy  trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể  như sau:  a) Tiếp nhận hồ sơ gồm các khâu kiểm tra tính hợp lệ,  đầy đủ của hồ sơ; cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; cấp giấy biên nhận  dự thu (có thể gộp với giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả); hướng dẫn bổ  sung, hoàn thiện hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác theo quy  định; từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết;  chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận xử lý.  b) Xử lý hồ sơ gồm các khâu đề xuất hướng giải quyết;  duyệt ý kiến đề xuất; kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết; nhập liệu,  viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ (nếu có); duyệt, ký; đóng dấu quốc huy (nếu  có); chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.  c) Trả kết quả gồm các khâu kiểm tra lần cuối hồ sơ  đã xử lý (thông tin xử lý, phí/lệ phí); trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả  ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận; chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ hồ sơ.  Riêng đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch (khai sinh, kết hôn...), việc trả kết quả  được thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.  d) Lưu trữ gồm các khâu sắp xếp, vào sổ hoặc in  danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại  công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.  đ) Việc thu phí, lệ phí được thực hiện theo quy định  pháp luật.  2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ  Thành phố Hồ Chí Minh và người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy  trình cấp giấy tờ lãnh sự quy định tại khoản 1 Điều này phù hợp với quy định  pháp luật, tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7  Thông tư này. Nội dung tổ chức thực hiện bao gồm việc rút gọn, điều chỉnh  quy trình để thực hiện thủ tục lãnh sự trên môi trường điện tử, việc số hóa hồ  sơ, kết quả giải quyết thủ tục, chia sẻ thông tin qua cơ sở dữ liệu liên  quan...

1. Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể như sau:  a) Bước tiếp nhận hồ sơ gồm các khâu kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ; cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; cấp biên nhận dự thu hoặc biên lai thu phí, lệ phí; hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với trường hợp chưa đủ điều kiện giải quyết; từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết; chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận xử lý.  b) Bước xử lý hồ sơ gồm các khâu đề xuất hướng giải quyết; duyệt ý kiến đề xuất; kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết; nhập liệu, viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ; trình ký, ký cấp; đóng dấu quốc huy; chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.  c) Bước trả kết quả gồm các khâu kiểm tra lần cuối hồ sơ đã xử lý (thông tin xử lý, phí/ lệ phí); trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận; chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ hồ sơ.  d) Bước lưu trữ gồm các khâu sắp xếp, vào sổ hoặc in danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.  đ) Việc thu phí, lệ phí có thể được thực hiện tại bước tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả cấp các giấy tờ lãnh sự cho cá nhân, tổ chức và được thông báo, niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả hoặc theo quy định tại Điều 9 Thông tư này.  2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy trình cấp giấy tờ lãnh sự quy định tại Khoản 1 Điều này phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7 Thông tư này.

1. Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:a) 01 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;  b) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;c) 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;  d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.  2. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.  3. Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:  a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc  b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.  4. Việc chứng nhận lãnh sự theo quy định tại khoản 3 Điều này áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức sau đây lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận:  a) Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án, Viện kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương;  b) Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;  c) Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;  d) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.  5. Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.  6. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.