Câu hỏi: Chức năng của Phòng Quản lý hồ sơ thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam thế nào?

1. Chức năng: Phòng Quản lý hồ sơ có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội thành phố tổ chức quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (gồm cả giấy và điện tử) trong hệ thống Bảo hiểm xã hội thành phố theo quy định của pháp luật, của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và phân cấp quản lý của Bảo hiểm xã hội thành phố.  2. Nhiệm vụ và quyền hạn:  a) Xây dựng, trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội thành phố kế hoạch dài hạn, hàng năm về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong hệ thống Bảo hiểm xã hội thành phố và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt  b) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Bảo hiểm xã hội thành phố. Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện về công tác lập hồ sơ; công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (gồm cả giấy và điện tử) bảo đảm an toàn, bí mật hồ sơ, tài liệu theo quy định.  c) Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội theo quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và thực hiện quản lý, lưu trữ theo quy định.  d) Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, thống kê và khai thác hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ.  đ) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.  e) Lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp và duy tu, bảo dưỡng kho tàng; mua sắm các thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác lưu trữ.  g) Hướng dẫn sử dụng và tổ chức thực hiện giao dịch điện tử thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng đối với Bảo hiểm xã hội huyện và các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Thực hiện chuyển đổi số, liên thông dữ liệu theo lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng. Quản lý và chịu trách nhiệm về dữ liệu trong phần mềm quản lý hồ sơ trên địa bàn toàn thành phố.  h) Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.  i) Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao; áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN.  k) Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.  l) Quản lý viên chức và tài sản của phòng theo quy định.  m) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Bảo hiểm xã hội thành phố giao.

1. Chức năng: Phòng Quản lý hồ sơ có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội thành phố tổ chức quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong hệ thống Bảo hiểm xã hội tỉnh theo quy định của pháp luật, của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và phân cấp quản lý của Bảo hiểm xã hội thành phố.  2. Nhiệm vụ và quyền hạn:  a) Xây dựng, trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội thành phố kế hoạch dài hạn, hàng năm về công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong hệ thống Bảo hiểm xã hội thành phố và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.  b) Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện lập, quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.  c) Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội theo quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và thực hiện quản lý, lưu trữ theo quy định.  d) Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, thống kê và khai thác hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ.  đ) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào lưu trữ và tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.  e) Lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp và duy tu, bảo dưỡng kho tàng; mua sắm các thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác lưu trữ.  g) Hướng dẫn sử dụng và tổ chức thực hiện giao dịch điện tử thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng đối với Bảo hiểm xã hội huyện và các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Quản lý và chịu trách nhiệm về dữ liệu trong phần mềm quản lý hồ sơ trên địa bàn toàn tỉnh.  h) Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.  i) Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao; áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO.  k) Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.  l) Quản lý viên chức và tài sản của phòng theo quy định.  m) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Bảo hiểm xã hội thành phố giao.

1. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01/01/2023 và thay thế Quyết định số 2133/QĐ-BHXH  ngày 29/11/2019 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và chế độ quản lý của các phòng nghiệp vụ thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.Từ ngày 01/01/2024: đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh thuộc nhóm 1, nhóm 3; chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng: Công nghệ thông tin, Quản lý hồ sơ, Văn phòng quy định tại Điều 10, Điều 11, Điều 12 Quyết định này thực hiện như sau:+ Kiện toàn, cơ cấu lại Phòng Quản lý hồ sơ và Văn phòng thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội và Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh (nhóm 1): chuyển giao chức năng, nhiệm vụ của Phòng Quản lý hồ sơ sang Văn phòng Bảo hiểm xã hội thành phố.+ Kiện toàn, cơ cấu lại Phòng Công nghệ thông tin và Văn phòng thuộc 56 Bảo hiểm xã hội tỉnh (nhóm 3): chuyển giao chức năng, nhiệm vụ của Phòng Công nghệ thông tin sang Văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh.  2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 

1. Chức năng:Văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý và tổ chức thực hiện các công tác: Tổng hợp, hành chính, văn thư, quản trị, ISO, pháp chế; tổ chức Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; tư vấn chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; lưu trữ hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội và hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của pháp luật, của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và phân cấp quản lý của Bảo hiểm xã hội tỉnh.Văn phòng có con dấu, không có tài khoản riêng.  2. Nhiệm vụ và quyền hạn:  a) Xây dựng, trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh ban hành và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở của Bảo hiểm xã hội tỉnh; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng quy chế phối hợp công tác giữa Bảo hiểm xã hội tỉnh với cơ quan, đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh và giữa các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Bảo hiểm xã hội tỉnh; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch công tác sau khi được phê duyệt; tổng hợp kế hoạch công tác tuần của Giám đốc, Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh.  b) Tổng hợp và lập báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Bảo hiểm xã hội tỉnh theo quy định hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng; tổng hợp, xử lý các thông tin, tài liệu và số liệu cần thiết để cung cấp theo yêu cầu của Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh.  c) Tổ chức quản lý, thực hiện và hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh về công tác: Văn thư, quản lý và sử dụng con dấu, bí mật nhà nước, tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.  d) Thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh và Trung tâm phục vụ hành chính công. Tổ chức thực hiện kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ liên quan đến việc tham gia và hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của các tổ chức, cá nhân theo quy định; thực hiện số hóa hồ sơ giấy đã tiếp nhận để cập nhật vào Hệ thống; chuyển hồ sơ tiếp nhận đến các đơn vị chuyên môn, nghiệp vụ liên quan giải quyết và nhận lại kết quả giải quyết từ các đơn vị để trả lại cho các tổ chức, cá nhân; theo dõi, đôn đốc các phòng nghiệp vụ thực hiện đúng quy định. Hướng dẫn, tư vấn các vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện thực hiện các quy định, quy trình giải quyết công việc liên quan đến việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.  đ) Chủ trì phối hợp, tổ chức thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định.  e) Hướng dẫn, kiểm tra các phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội huyện lập, quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu bảo đảm an toàn, bí mật tài liệu hồ sơ theo quy định.  g) Tiếp nhận, kiểm tra thủ tục hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội theo quy trình giải quyết hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và thực hiện quản lý, lưu trữ theo quy định. Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, thống kê và khai thác hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.  h) Theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện các nội quy, quy chế của Bảo hiểm xã hội tỉnh; thực hiện công tác đầu mối đối ngoại theo quy định; thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, phòng cháy, chữa cháy.  i) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai thực hiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO trong toàn hệ thống Bảo hiểm xã hội tỉnh. Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Tổ chức thực hiện thẩm định, rà soát văn bản, phổ biến giáo dục pháp luật theo quy định và hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.  k) Đề xuất kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản, phương tiện, in ấn tài liệu phục vụ hoạt động của cơ quan; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.  l) Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản và các phương tiện hoạt động của cơ quan; tổ chức thực hiện công việc về hành chính, lễ tân, khánh tiết của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh. Thực hiện công tác quản lý, sử dụng xe ô tô đảm bảo phục vụ hoạt động của Bảo hiểm xã hội tỉnh.  m) Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các chế độ đối với công chức, viên chức thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và của Bảo hiểm xã hội tỉnh; phối hợp với Công đoàn cùng cấp và các đơn vị có liên quan chăm lo đời sống của công chức, viên chức thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội tỉnh.  n) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác sưu tầm, bảo quản, lưu giữ các tư liệu, hiện vật truyền thống của Ngành và của Bảo hiểm xã hội tỉnh.  o) Tham mưu giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh khởi kiện vụ án dân sự để yêu cầu Tòa án bảo vệ lợi ích công cộng, lợi ích nhà nước của cơ quan Bảo hiểm xã hội.  p) Hướng dẫn sử dụng và tổ chức thực hiện giao dịch điện tử thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng đối với Bảo hiểm xã hội huyện và các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Quản lý và chịu trách nhiệm về dữ liệu trong phần mềm tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính theo phân quyền, trên địa bàn toàn tỉnh.  q) Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.  r) Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.  s) Quản lý viên chức và tài sản của phòng theo quy định.  t) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh giao.  3. Đối với Văn phòng thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội và Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh không thực hiện chức năng lưu trữ hồ sơ.

1. Chức năng: Phòng Cấp sổ, thẻ có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý, hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; việc ghi, xác nhận quá trình đóng, xác nhận sổ bảo hiểm xã hội cho người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và những thay đổi trong việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp của đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật, của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và phân cấp quản lý của Bảo hiểm xã hội tỉnh.  2. Nhiệm vụ và quyền hạn:  a) Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh phê duyệt kế hoạch in, cấp phát, quản lý phôi sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.  b) Tổ chức thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế và ghi, xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế của từng đối tượng để làm cơ sở pháp lý cho việc giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.  c) Hướng dẫn, kiểm tra Bảo hiểm xã hội huyện và các tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong việc cấp, sử dụng sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế và các nghiệp vụ liên quan đến công tác cấp, quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế; theo dõi tăng, giảm sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.  d) Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan cấp giấy chứng nhận không cùng chi trả trong năm cho người tham gia bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.  đ) Quản lý và chịu trách nhiệm về dữ liệu sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế theo phân quyền, trên địa bàn toàn tỉnh.  e) Hướng dẫn sử dụng và tổ chức thực hiện giao dịch điện tử thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng đối với Bảo hiểm xã hội huyện và các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.  g) Tham gia, đề xuất với cấp có thẩm quyền việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.  h) Tham gia các đoàn kiểm tra, thanh tra về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; phối hợp với các phòng nghiệp vụ liên quan giải quyết các đơn thư, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo theo quy định.  i) Phối hợp với đơn vị nghiệp vụ liên quan thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến các chế độ, chính sách, pháp luật thuộc lĩnh vực được phân công; tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao.  k) Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cải cách hành chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao; áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO.  l) Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác cấp sổ, thẻ.  m) Quản lý viên chức và tài sản của phòng theo quy định.  n) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh giao.

1. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 816/QĐ-BHXH ngày 23/5/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và chế độ quản lý của các phòng nghiệp vụ thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.  2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.