Câu hỏi: Trình tự cấp bản sao chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn trong nhà trường Quân đội từ sổ gốc?

1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc  a) Đơn đề nghị cấp bản sao chứng chỉ theo mẫu quy định tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư này, trong đó có các thông tin về chứng chỉ đã được cấp.  b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực chứng minh sĩ quan hoặc chứng minh quân nhân chuyên nghiệp hoặc chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh của người được cấp chứng chỉ để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.  c) Trường hợp người quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 21 Thông tư này yêu cầu cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính chứng chỉ.  d) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại các điểm a, b, c khoản này kèm theo 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc.  2. Trình tự cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc  a) Người đề nghị cấp bản sao chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc.  b) Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.  c) Đối với trường hợp nội dung chứng chỉ phức tạp, khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.  3. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao chứng chỉ căn cứ sổ gốc cấp chứng chỉ để cấp bản sao. Nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.

Thông tư này quy định về mẫu chứng chỉ; nguyên tắc quản lý, cấp và sử dụng chứng chỉ; cấp lại, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ chứng chỉ; sao chứng chỉ từ sổ gốc; trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có liên quan trong quản lý và sử dụng chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn trong nhà trường Quân đội.

1. Sổ cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc là tài liệu do nhà trường Quân đội có thẩm quyền quy định tại Điều 20 của Thông tư này lập ra khi thực hiện việc cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc, trong đó ghi đầy đủ những nội dung như bản sao nhà trường Quân đội đó đã cấp.  2. Sổ cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.  3. Nhà trường Quân đội có thẩm quyền quy định tại Điều 20 Thông tư này mỗi lần cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc phải ghi vào sổ cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc, phải lập số vào sổ cấp bản sao, đảm bảo mỗi số vào sổ cấp bản sao được ghi duy nhất trên một bản sao chứng chỉ đã cấp cho học viên.  4. Số vào sổ cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm dương lịch, từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ cấp bản sao của từng loại văn bằng, chứng chỉ và năm cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc.

1. Nhà trường Quân đội đang quản lý sổ gốc cấp chứng chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc.  2. Việc cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

1. Sổ gốc cấp chứng chỉ phải ghi đầy đủ những nội dung tiếng Việt như bản chính chứng chỉ mà nhà trường Quân đội đã cấp. Trường hợp chứng chỉ được chỉnh sửa nội dung hoặc được cấp lại thì lập phụ lục sổ gốc để ghi các nội dung được chỉnh sửa hoặc thay đổi của chứng chỉ.  2. Sổ gốc cấp chứng chỉ phải ghi chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không tẩy xóa; quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

1. Nhà trường Quân đội lập sổ gốc cấp chứng chỉ theo mẫu quy định tại Phụ lục III kèm theo Thông tư này.  2. Số vào sổ gốc cấp chứng chỉ được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm dương lịch từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12; đảm bảo phân biệt được số vào sổ gốc của từng loại chứng chỉ và năm cấp chứng chỉ. Mỗi số vào sổ gốc cấp chứng chỉ được ghi duy nhất trên một chứng chỉ.  3. Trường hợp chứng chỉ đã được người có thẩm quyền ký, đóng dấu nhưng bị mất trước khi cấp, nhà trường Quân đội để xảy ra mất chứng chỉ phải lập biên bản, xử lý trách nhiệm và báo cáo bằng văn bản về Cục Bảo vệ an ninh Quân đội thuộc Tổng cục Chính trị và Cục Nhà trường thuộc Bộ Tổng Tham mưu để tổng hợp báo cáo cấp có thẩm quyền theo quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng.