Câu hỏi: Việc bảo quản chìa khóa cửa kho tiền được quy định như thế nào?

1. Việc niêm phong chìa khóa dự phòng cửa kho tiền được các thành viên giữ chìa khóa và cán bộ kiểm soát chứng kiến, lập biên bản, cùng ký tên trên niêm phong. Các mã số để sử dụng hàng ngày và thay đổi thường xuyên quy định tại Khoản 2 Điều 28 Thông tư này được từng thành viên ghi lại, niêm phong trong phong bì riêng cùng với chìa định vị dự phòng, chính là chìa khóa dự phòng của cửa kho tiền có khóa mã số. Hộp chìa khóa dự phòng được gửi vào kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài khác, chi nhánh khác cùng hệ thống tổ chức tín dụng hay Kho bạc Nhà nước ngay trong ngày. Đơn vị nhận gửi có trách nhiệm bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khóa dự phòng trong kho tiền của mình.   2. Kho tiền Trung ương gửi chìa khóa dự phòng của cửa kho tiền vào kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh gần nhất. Sở Giao dịch, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh gửi chìa khóa dự phòng vào kho tiền Trung ương trên địa bàn - (nếu có) hay kho tiền Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố.  3. Hộp bảo quản chìa khóa dự phòng của cửa kho tiền có 2 ổ khóa, Giám đốc và thủ kho tiền mỗi người quản lý một ổ; chìa khóa hộp này được bảo quản như chìa khóa đang dùng của cửa kho tiền.

1. Từng thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền phải bảo quản an toàn chìa khóa sử dụng hàng ngày trong két sắt riêng đặt tại nơi làm việc trong trụ sở cơ quan.  2. Cửa kho tiền có khóa mã số, từng thành viên quản lý ổ khóa số tự đặt mã số và ghi lại mã số chính xác, dễ đọc lên giấy; phải ghi hai đến ba mã số để sử dụng hàng ngày và thay đổi thường xuyên. Từng mã số được niêm phong trong một phong bì riêng, bảo quản tại két sắt riêng cùng với chìa định vị đang dùng. Nếu quên mã số được phép mở niêm phong, sau đó tự niêm phong mới để bảo quản. Trường hợp muốn sử dụng mã số khác ngoài các mã số đã được niêm phong, phải có văn bản báo cáo Giám đốc; khi được cho phép bằng văn bản phải làm thủ tục mở hộp chìa khóa dự phòng, thay mã số khác và gửi chìa khóa dự phòng cửa kho tiền theo quy định tại Điều 31 Thông tư này.

1. Điểm a, b  khoản 1 Điều 11 được sửa đổi, bổ sung như sau:“  a) Giao nhận tiền mặt trong nội bộ Sở Giao dịch,  Ngân hàng Nhà nước chi nhánh đối với tiền đã qua lưu thông, trừ trường hợp quy  định tại điểm c, đ khoản 2 Điều này;  b) Giao nhận tiền mặt theo lệnh điều chuyển giữa  kho tiền Trung ương với Sở Giao dịch, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh và ngược lại;  giữa các kho tiền Trung ương với nhau; giữa các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh với  nhau, trừ trường hợp quy định tại điểm d khoản 2 Điều này;”2. Bổ sung điểm d, đ vào khoản 2 Điều 11 như sau:“  d) Giao nhận tiền mặt loại mệnh giá từ 50.000 đồng  trở xuống theo lệnh điều chuyển giữa các kho tiền Trung ương với nhau; giữa kho  tiền Trung ương với Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh Bình Định và ngược lại;  đ) Giao nhận tiền mặt trong nội bộ kho tiền Trung  ương; Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh Bình Định.” 3. Khoản 1 Điều  17 được sửa đổi, bổ sung như sau:“1. Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ, Chi cục  trưởng Chi cục Phát hành và Kho quỹ, Giám đốc Sở Giao dịch, Giám đốc Ngân hàng  Nhà nước chi nhánh; người đứng đầu đơn vị được giao quản lý kho tiền thuộc trụ  sở chính tổ chức tín dụng, Giám đốc chi nhánh tổ chức tín dụng, Tổng Giám đốc  (Giám đốc) chi nhánh ngân hàng nước ngoài (sau đây gọi chung là Giám đốc) chịu  trách nhiệm về công tác tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật tiền mặt, tài  sản quý, giấy tờ có giá và hoạt động của kho tiền tại đơn vị mình, có nhiệm vụ:  a) Trang bị những phương tiện, thiết bị đảm bảo an  toàn theo quy định;  b) Chỉ đạo áp dụng những biện pháp cần thiết chống  mất mát, nhầm lẫn, đề phòng trộm cướp, cháy nổ, lụt bão, ẩm mốc, mối mọt và các  nguyên nhân khác, đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền;  c) Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa lớp cánh  ngoài cửa kho tiền;  d) Trực tiếp mở, khóa  cửa để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tài sản trong kho tiền;  đ) Trực tiếp tham gia kiểm kê tài sản định kỳ hoặc  đột xuất.”4. Khoản 1 Điều  18 được sửa đổi, bổ sung như sau:“1. Trưởng phòng Kế toán hoặc chức danh tương đương  Trưởng phòng Kế toán của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài (sau  đây gọi tắt là Trưởng phòng Kế toán) chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất,  nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền, có nhiệm vụ:  a) Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ  có giá theo chế độ kế toán - thống kê;  b) Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa lớp cánh  ngoài cửa kho tiền, trực tiếp mở, khóa cửa  kho tiền để giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền;  c) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và sổ  quỹ đảm bảo sự khớp đúng;  d) Trực tiếp tham gia kiểm kê tài sản định kỳ hoặc  đột xuất đảm bảo sự khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với sổ kế toán và sổ quỹ; ký  xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm  kê, thẻ kho.  đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách  của thủ quỹ, thủ kho tiền.”5. Điều 21 được sửa đổi, bổ sung như sau:“Điều 21. Trách nhiệm của Trưởng kho tiền Trung  ương; Trưởng phòng Ngân quỹ Sở Giao dịch; Trưởng phòng Tiền tệ - Kho quỹ hoặc  Trưởng phòng Tiền tệ - Kho quỹ và Hành chính Ngân hàng Nhà nước chi nhánh1. Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ quản lý an toàn  kho quỹ; tổ chức việc thu, chi (xuất, nhập), bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài  sản quý, giấy tờ có giá theo quy định.  2. Hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách  của thủ quỹ thủ kho tiền.  3. Tham gia kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tiền mặt,  tài sản quý, giấy tờ có giá.”6. Khoản 2 Điều  28 được sửa đổi, bổ sung như sau:“2. Cửa kho tiền có khóa mã số, từng thành viên quản  lý ổ khóa số tự đặt mã số và ghi lại mã số chính xác, dễ đọc lên giấy; phải ghi  hai đến ba mã số để sử dụng hàng ngày và thay đổi thường xuyên. Mã số của từng  người được niêm phong trong một phong bì riêng, bảo quản tại két sắt riêng cùng với chia định vị đang dùng.  Nếu quên mã số được phép mở niêm phong sau đó tự niêm phong mới để bảo quản.  Trường hợp muốn sử dụng mã số khác ngoài các mã số đã được niêm phong, phải có  văn bản báo cáo Giám đốc khi được cho phép bằng văn bản phải làm thủ tục mở hộp  chìa khóa dự phòng, thay mã số khác và gửi chìa khóa dự phòng cửa kho tiền theo  quy định tại Điều 31 Thông tư này.”7. Khoản 2 Điều  35 được sửa đổi, bổ sung như sau:“2. Không mang chìa khóa ra ngoài trụ sở cơ quan.  Trường hợp chìa khóa két sắt của máy ATM,  chìa khóa két sắt của xe chuyên dùng chở  tiền tài sản quý, giấy tờ có giá khi sử dụng xong phải mang về bảo quản tại trụ  sở cơ quan, đơn vị.”8. Khoản 9 Điều  39 được sửa đổi, bổ sung như sau:“9. Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức và  bốc xếp, vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền hoặc được giao nhiệm vụ vào  kho tiền để cứu tài sản trong trường hợp khẩn cấp.”9. Khoản 2 Điều  63 được sửa đổi, bổ sung như sau:“2. Hội đồng kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành, tài sản  quý, giấy tờ có giá tại kho tiền Trung ương thời điểm 0 giờ ngày 01 hàng tháng  do Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ quyết định thành lập, gồm các thành viên  sau:  a) Chủ tịch Hội đồng: Cục trưởng Cục Phát hành và  Kho quỹ hoặc Chi cục trưởng Chi cục Phát hành và Kho quỹ;  b) Các ủy viên: Trưởng phòng Kế toán - Tài vụ, Trưởng  Kho tiền, cán bộ kiểm soát.”

Chìa khóa dự phòng cửa gian kho, két sắt được làm thủ tục niêm phong như đối với chìa khóa dự phòng khóa cửa kho tiền và bảo quản tại két sắt của Giám đốc.

1. Trước khi mở khóa, nhân viên an toàn kho, các thành viên giữ chìa khóa kho tiền phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài ổ khóa và cửa kho tiền.  a) Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ nghi vấn trước khi mở khóa;  b) Nếu thấy vết tích đã có kẻ gian xâm nhập kho tiền, phải giữ nguyên hiện trường và thông báo cho cơ quan công an đến xem xét, lập biên bản; sau đó mới mở khóa vào kho tiền.  2. Trước khi ra khỏi kho tiền:  a) Kiểm tra các hiện vật cần mang ra ngoài kho;  b) Kiểm tra lại các hệ thống thiết bị an toàn;  c) Thủ kho tiền và nhân viên an toàn kho phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng cửa kho tiền.

Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt phải có đủ và đúng hai chìa, một chìa sử dụng hàng ngày và một chìa dự phòng. Chìa khóa của ổ khóa số là một tổ hợp gồm mã số và chìa khóa định vị (nếu có).

1. Chìa khóa sử dụng hàng ngày của các két sắt (nếu có) của gian kho nào thì được để trong một hộp sắt nhỏ bảo quản ở một trong những két sắt đặt tại gian kho đó.  2. Chìa khóa sử dụng hàng ngày của gian kho, két sắt bảo quản hộp chìa khóa quy định tại Khoản 1 Điều này, chìa khóa đang dùng của két sắt bảo quản tài sản tại quầy giao dịch được bảo quản như chìa khóa đang dùng của cửa kho tiền.

1. Các chìa khóa cửa kho tiền, gian kho, két sắt không bảo quản theo đúng quy định tại Thông tư này được coi là đã bị lộ bí mật. Khi bị lộ bí mật chìa khóa phải thay thế ổ khóa mới hoặc mã số mới.  2. Trường hợp chìa khóa cửa kho tiền đang dùng hàng ngày bị mất, người làm mất chìa khóa phải báo cáo ngay với Giám đốc và báo cáo ngân hàng cấp trên theo hệ thống dọc (nếu có) bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khóa. Đối với Sở Giao dịch, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, nếu chìa khóa cửa kho tiền bị mất thì Giám đốc còn phải báo ngay với cơ quan công an cùng cấp; sau đó lập biên bản về việc mất chìa khóa và làm thủ tục xin lấy hộp chìa khóa dự phòng để sử dụng. Việc thay khóa mới phải thực hiện kịp thời trong thời gian không quá 36 giờ; trong thời gian này, phải tăng cường các biện pháp bảo vệ bảo đảm tuyệt đối an toàn tài sản.Người làm lộ, làm mất chìa khóa phải kiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay ổ khóa mới; phải chịu kỷ luật hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.