Câu hỏi: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện cần lập và lưu trữ loại hồ sơ lãnh sự nào?

1. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ  Thành phố Hồ Chí Minh và người đứng đầu Cơ quan đại diện có trách nhiệm tổ chức  lưu trữ, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự đảm bảo tuân thủ các quy định, quy trình  về quản lý, cấp phát giấy tờ lãnh sự, an ninh và an toàn.  2. Ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp,  hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp (gọi chung là ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng), sử dụng  cần được đóng dấu “Hủy” và xử lý theo quy định tại Điều 16 của  Thông tư này.  3. Đối với ấn phẩm trắng lãnh sự loại dán (thị thực  dán, Giấy miễn thị thực loại dán, tem AB...) bị hỏng do lỗi kỹ thuật của Cơ  quan đại diện đã dán vào hộ chiếu và không bóc ra được, cơ quan thực hiện đóng  dấu “Hủy” vào ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, cấp ấn phẩm thay thế miễn thu phí. Bản  chụp ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, ấn phẩm thay thế cùng trang nhân thân hộ chiếu  của đương sự được gửi cho Cục Lãnh sự theo quy định tại khoản 2  Điều 16 của Thông tư này.

1. Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng khi cấp, sử  dụng tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh:  a) Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh  có trách nhiệm, đối chiếu với Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự, định kỳ  hàng quý lập Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo mẫu số 10/2023/NG-LS. Sở Ngoại vụ định kỳ 06  tháng gửi các Biên bản kèm theo ấn phẩm trắng hỏng phát sinh trong kỳ cho Cục  Lãnh sự.  b) Cục Lãnh sự tổng hợp số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng  phát sinh tại đơn vị mình; tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng  do Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh chuyển, đối chiếu với Biên bản kiểm kê ấn  phẩm trắng lãnh sự hỏng và Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự cùng kỳ, lập  biên bản xác nhận và tiến hành hủy số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định.  2. Việc xử lý ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng khi cấp, sử  dụng tại Cơ quan đại diện:  a) Cơ quan đại diện có trách nhiệm đối chiếu với  Báo cáo tổng hợp tồn kho ấn phẩm trắng lãnh sự, định kỳ hàng quý lập Biên bản  kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo mẫu số  10/2023/NG-LS, niêm phong ấn phẩm trắng hỏng và định kỳ 06 tháng gửi các  Biên bản kèm theo ấn phẩm trắng hỏng phát sinh trong kỳ cho Cục Lãnh sự.  b) Cục Lãnh sự tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng  lãnh sự hỏng do Cơ quan đại diện gửi, đối chiếu với Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng  lãnh sự hỏng và Báo cáo tổng hợp tồn kho ấn phẩm trắng lãnh sự cùng kỳ, lập  biên bản xác nhận và tiến hành hủy số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định.  3. Việc xử lý ấn phẩm trắng hỏng được thực hiện định  kỳ hàng quý và chỉ xử lý đối với các ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng phát sinh trong  kỳ Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự/Báo cáo tổng hợp tồn kho ấn phẩm trắng  lãnh sự của quý đó.  4. Biên bản kiểm kê quy định tại khoản 1 và khoản 2  Điều này được chuyển cho Cục Lãnh sự chậm nhất trước ngày 10 của tháng bắt đầu  quý tiếp theo. Trường hợp thời hạn báo cáo thống kê nói trên trùng vào ngày nghỉ  hàng tuần hoặc ngày nghỉ lễ theo quy định của pháp luật Việt Nam thì thời hạn  nhận báo cáo thống kê định kỳ được tính vào ngày làm việc tiếp theo sau ngày  nghỉ đó.

1. Hồ sơ lãnh sự phải được tiếp nhận tại trụ sở cơ quan, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp nhận ngoài trụ sở.  2. Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, cơ quan được ủy quyền hoặc qua đường bưu chính thì Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ theo quy định của thủ tục đó.  3. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.

1. Hồ sơ lãnh sự phải được tiếp nhận tại trụ sở cơ  quan nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật cho phép tiếp nhận hồ sơ theo hình thức  khác.  2. Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị  có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, tổ chức được ủy quyền, qua đường  bưu chính hoặc trực tuyến thì cơ quan nhận hồ sơ tiếp nhận hồ sơ theo quy định  của thủ tục đó.  3. Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám  đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ  vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận  và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua ủy quyền hoặc qua đường bưu chính, trực  tuyến trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Cục Lãnh sự.  4. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm xem xét,  kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; nêu rõ lý do đối với trường hợp  không đủ điều kiện để tiếp nhận giải quyết; hướng dẫn cho người nộp hồ sơ bổ  sung, hoàn thiện hồ sơ đúng quy định.  5. Cơ quan đại diện tổ chức tiếp nhận hồ sơ lãnh sự  để đáp ứng được nhu cầu giải quyết thủ tục lãnh sự của công dân và căn cứ tình  hình nhân sự của cơ quan đại diện, nhưng phải đảm bảo tối thiểu 03 buổi/tuần  làm việc tại trụ sở của mình.

1. Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể như sau:  a) Bước tiếp nhận hồ sơ gồm các khâu kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ; cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; cấp biên nhận dự thu hoặc biên lai thu phí, lệ phí; hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với trường hợp chưa đủ điều kiện giải quyết; từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết; chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận xử lý.  b) Bước xử lý hồ sơ gồm các khâu đề xuất hướng giải quyết; duyệt ý kiến đề xuất; kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết; nhập liệu, viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ; trình ký, ký cấp; đóng dấu quốc huy; chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.  c) Bước trả kết quả gồm các khâu kiểm tra lần cuối hồ sơ đã xử lý (thông tin xử lý, phí/ lệ phí); trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận; chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ hồ sơ.  d) Bước lưu trữ gồm các khâu sắp xếp, vào sổ hoặc in danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.  đ) Việc thu phí, lệ phí có thể được thực hiện tại bước tiếp nhận hồ sơ hoặc trả kết quả cấp các giấy tờ lãnh sự cho cá nhân, tổ chức và được thông báo, niêm yết công khai tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả hoặc theo quy định tại Điều 9 Thông tư này.  2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy trình cấp giấy tờ lãnh sự quy định tại Khoản 1 Điều này phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7 Thông tư này.

1. Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu danh  sách, sổ, biên bản phục vụ công tác lãnh sự như sau:  a) Mẫu số  01/2023/NG-LS “Danh sách cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ” áp dụng  tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;  b) Mẫu số  02/2023/NG-LS “Danh sách gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ” áp  dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;  c) Mẫu số  03/2023/NG-LS “Danh sách cấp công hàm đề nghị cấp thị thực” áp dụng tại Cục  Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện.  d) Mẫu số  04/2023/NG-LS “Danh sách cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam ở nước  ngoài” áp dụng tại Cơ quan đại diện;  đ) Mẫu số  05/2023/NG-LS “Danh sách cấp hộ chiếu phổ thông theo thủ tục rút gọn” áp dụng  tại Cơ quan đại diện;  e) Mẫu số  06/2023/NG-LS “Danh sách cấp thị thực” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ  Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;  g) Mẫu số  07/2023/NG-LS “Danh sách cấp Giấy miễn thị thực” áp dụng tại Cơ quan đại diện;  h) Mẫu số  08a/2023/NG-LS “Danh sách theo dõi ủy thác tư pháp” áp dụng tại Cơ quan đại  diện;  i) Mẫu số  08b/2023/NG-LS “Danh sách theo dõi ủy thác tư pháp” áp dụng tại Cục Lãnh sự;  k) Mẫu số  09a/2023/NG-LS “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng tại Sở Ngoại vụ  Thành phố Hồ Chí Minh;  l) Mẫu số  09b/2023/NG-LS “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng tại Cơ quan đại  diện;  m) Mẫu số  10/2023/NC-LS “Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng” áp dụng tại Cục  Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;  n) Mẫu số  11/2023/NG-LS “Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự” áp dụng tại Cục Lãnh  sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh;  o) Mẫu số  12/2023/NG-LS “Danh sách cấp tem AB” áp dụng tại Cơ quan đại diện;  p) Mẫu số  13/2023/NG-LS “Sổ quản lý nhập, xuất kho ấn phẩm trắng”.  2. Các danh sách, sổ, biên bản, báo cáo quy định tại  khoản 1 Điều này phải được lưu trữ, giữ gìn, bảo quản cẩn thận để sử dụng, phục  vụ hoạt động quản lý nhà nước về công tác lãnh sự. Trường hợp điều kiện kỹ thuật  và công nghệ thông tin cho phép, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh  và Cơ quan đại diện thực hiện số hóa các danh sách, sổ, biên bản, báo cáo nêu  trên để lưu trữ, tra cứu.

1. Việc cấp các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở  Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy  trình gồm các bước tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ, cụ thể  như sau:  a) Tiếp nhận hồ sơ gồm các khâu kiểm tra tính hợp lệ,  đầy đủ của hồ sơ; cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; cấp giấy biên nhận  dự thu (có thể gộp với giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả); hướng dẫn bổ  sung, hoàn thiện hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác theo quy  định; từ chối tiếp nhận hồ sơ đối với trường hợp không đủ điều kiện giải quyết;  chuyển hồ sơ đủ điều kiện giải quyết cho bộ phận xử lý.  b) Xử lý hồ sơ gồm các khâu đề xuất hướng giải quyết;  duyệt ý kiến đề xuất; kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết; nhập liệu,  viết, in ấn, đóng dấu nghiệp vụ (nếu có); duyệt, ký; đóng dấu quốc huy (nếu  có); chuyển hồ sơ đã xử lý cho bộ phận trả kết quả.  c) Trả kết quả gồm các khâu kiểm tra lần cuối hồ sơ  đã xử lý (thông tin xử lý, phí/lệ phí); trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả  ký nhận hoặc trả lại phiếu biên nhận; chuyển hồ sơ cho bộ phận lưu trữ hồ sơ.  Riêng đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch (khai sinh, kết hôn...), việc trả kết quả  được thực hiện theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.  d) Lưu trữ gồm các khâu sắp xếp, vào sổ hoặc in  danh sách từ phần mềm nghiệp vụ lãnh sự, lưu trữ hồ sơ đã giải quyết theo loại  công việc, thủ tục và thứ tự thời gian giải quyết.  đ) Việc thu phí, lệ phí được thực hiện theo quy định  pháp luật.  2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ  Thành phố Hồ Chí Minh và người đứng đầu Cơ quan đại diện tổ chức thực hiện quy  trình cấp giấy tờ lãnh sự quy định tại khoản 1 Điều này phù hợp với quy định  pháp luật, tình hình thực tế của cơ quan và quy định tại Điều 7  Thông tư này. Nội dung tổ chức thực hiện bao gồm việc rút gọn, điều chỉnh  quy trình để thực hiện thủ tục lãnh sự trên môi trường điện tử, việc số hóa hồ  sơ, kết quả giải quyết thủ tục, chia sẻ thông tin qua cơ sở dữ liệu liên  quan...