Lĩnh vực: Số hóa giấy tờ
Câu hỏi: Dữ liệu được bóc tách khi số hóa giấy tờ bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả nào?
Trả lời: Căn cứ theo quy định tại Điều 9 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định như sau:
Bóc tách dữ liệu của giấy tờ
1. Việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì cán bộ, công chức, viên chức tự nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy. Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.
2. Dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:
a) Mã loại giấy tờ;
b) Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân).
Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;
c) Tên giấy tờ;
d) Số, ký hiệu giấy tờ;
đ) Ngày, tháng, năm cấp;
e) Cơ quan cấp giấy tờ;
g) Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;
h) Thời hạn có hiệu lực (nếu có);
i) Phạm vi có hiệu lực (nếu có);
k) Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
3. Trường hợp số hóa giấy tờ được nêu tại khoản 1, 2 Điều 4, nếu hồ sơ bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp theo quy định, người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu sau khi được bóc tách.
Khi thủ tục hành chính được xác định giải quyết thành công, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, bản sao chụp từng thành phần giấy tờ và dữ liệu đặc tả được ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
4. Trường hợp số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính được nêu tại khoản 3 Điều 4, người được giao nhiệm vụ số hóa thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản sao chụp kết quả giải quyết thủ tục hành chính và chuyển để ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Trường hợp phát hiện sai lệch thông tin trong quá trình số hóa thì thực hiện điều chỉnh, sửa đổi thông tin theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Theo đó, dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:
- Mã loại giấy tờ;
- Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân).
Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;
- Tên giấy tờ;
- Số, ký hiệu giấy tờ;
- Ngày, tháng, năm cấp;
- Cơ quan cấp giấy tờ;
- Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;
- Thời hạn có hiệu lực (nếu có);
- Phạm vi có hiệu lực (nếu có);
- Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Thông tư 01/2023/TT-VPCP sẽ có hiệu lực từ ngày 25/5/2023