Lĩnh vực: Tổng cục Hải quan
Câu hỏi: Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan có nhiệm vụ và quyền hạn gì trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Tổng cục Hải quan?
Trả lời: Theo tiết 2 tiểu mục II Mục A Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Phòng và Đại diện Văn phòng Tổng cục Hải quan tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định 2386/QĐ-TCHQ năm 2016 như sau:
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN
...
II. Phòng Hành chính
...
2. Phòng Hành chính có các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
...
2. Về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Tổng cục Hải quan.
a) Thực hiện tiếp nhận, làm thủ tục xử lý văn bản đến Tổng cục Hải quan và chuyển các đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ;
b) Kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức, kỹ thuật trình bày và thực hiện thủ tục phát hành văn bản do Tổng cục Hải quan ban hành theo quy định; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản đi;
c) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu văn bản trên mạng nội bộ của Tổng cục Hải quan;
d) Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác được giao theo quy định của pháp luật; cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức;
e) Chuyển, nhận các loại hồ sơ, tài liệu Tổng cục Hải quan trình Bộ Tài chính và làm thủ tục phát hành các văn bản do Tổng cục Hải quan soạn thảo trình Lãnh đạo Bộ Tài chính ký, đóng dấu Bộ; chuyển các văn bản, tài liệu đến các tổ chức, cá nhân theo chỉ đạo của Lãnh đạo cấp trên;
f) Hướng dẫn công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ công việc tại đơn vị và giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
g) Thu thập hồ sơ, tài liệu vào cơ quan lưu trữ cơ quan để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu theo quy định;
h) Thực hiện các thủ tục nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của nhà nước và pháp luật.
...
Theo đó, trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Tổng cục Hải quan, Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
- Thực hiện tiếp nhận, làm thủ tục xử lý văn bản đến Tổng cục Hải quan và chuyển các đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ;
- Kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức, kỹ thuật trình bày và thực hiện thủ tục phát hành văn bản do Tổng cục Hải quan ban hành theo quy định; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản đi;
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu văn bản trên mạng nội bộ của Tổng cục Hải quan;
- Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác được giao theo quy định của pháp luật; cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức;
- Chuyển, nhận các loại hồ sơ, tài liệu Tổng cục Hải quan trình Bộ Tài chính và làm thủ tục phát hành các văn bản do Tổng cục Hải quan soạn thảo trình Lãnh đạo Bộ Tài chính ký, đóng dấu Bộ; chuyển các văn bản, tài liệu đến các tổ chức, cá nhân theo chỉ đạo của Lãnh đạo cấp trên;
- Hướng dẫn công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ công việc tại đơn vị và giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu vào cơ quan lưu trữ cơ quan để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu theo quy định;
- Thực hiện các thủ tục nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của nhà nước và pháp luật.