Lĩnh vực: Tài liệu lưu trữ
Câu hỏi: Quy trình tiêu hủy tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính hết giá trị được thực hiện như thế nào?
Trả lời: Căn cứ tại khoản 2 Điều 15 Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính ban hành kèm theo Quyết định 2449/QĐ-BTC năm 2016, có quy định về tiêu hủy tài liệu hết giá trị như sau:
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
…
2. Quy trình, thủ tục tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị
a) Bước 1: Lập kế hoạch thực hiện;
b) Bước 2: Lập danh mục, viết thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Bước 3: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ trình Thủ trưởng cơ quan hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm:
- Soạn thảo tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Danh mục tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục III).
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục IV).
- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.
- Dự thảo quyết định về thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Thủ trưởng đơn vị có tài liệu tiêu hủy ra Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
d) Bước 4: Xét hủy tài liệu hết giá trị:
- Từng thành viên của Hội đồng nghiên cứu danh mục tài liệu và kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần thiết) để xác định những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc đã hết giá trị để tiêu hủy;
- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy hoặc giữ lại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại Hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị (Biên bản theo mẫu tại Phụ lục V);
e) Bước 5: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm định tài liệu hủy theo quy định tại khoản 1 Điều này. Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:
- Công văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục VI).
- Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
f) Bước 6: Sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền, Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ, tài liệu và Danh mục hồ sơ; thuyết minh tài liệu hủy theo ý kiến thẩm định (nếu có);
g) Bước 7: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Khoản 1 Điều này;
h) Bước 8: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu, không thể phục hồi được.
- Việc tổ chức tiêu hủy được thực hiện theo các bước sau:
+ Đóng gói tài liệu hết giá trị.
+ Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa công chức, viên chức quản lý kho lưu trữ và người được giao nhiệm vụ thực hiện hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục VII).
+ Vận chuyển tài liệu đến nơi tiêu hủy (chuyển tài liệu từ kho ra xe).
+ Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc tiêu hủy thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc chuyển đến nhà máy giấy để tiêu hủy. Trường hợp khi hủy tài liệu tại nhà máy phải có sự giám sát của cán bộ lưu trữ và hủy đến khi tài liệu hủy không còn thông tin.
+ Lập biên bản tiêu hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục VIII).
i) Bước 9: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan lập và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Danh mục tài liệu hết giá trị và tài liệu giữ lại.
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan có tài liệu hết giá trị.
- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền.
- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục IX).
- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.
- Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
- Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ cơ quan có tài liệu tiêu hủy.
Như vậy, theo quy định trên thì quy trình tiêu hủy tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính hết giá trị được thực hiện 09 bước như sau:
- Bước 1: Lập kế hoạch thực hiện;
- Bước 2: Lập danh mục, viết thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Bước 3: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ trình Thủ trưởng cơ quan hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị
- Bước 4: Xét hủy tài liệu hết giá trị
- Bước 5: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm định tài liệu hủy theo quy định tại khoản 1 Điều này
- Bước 6: Sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền, Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ, tài liệu và Danh mục hồ sơ; thuyết minh tài liệu hủy theo ý kiến thẩm định (nếu có);
- Bước 7: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Khoản 1 Điều này;
- Bước 8: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
- Bước 9: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan lập và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị.