Lĩnh vực: Mua bán hàng hóa
Câu hỏi: Doanh nghiệp có cần hợp đồng bằng văn bản trong hồ sơ chứng từ thanh toán?
Trả lời: Quy định về các hình thức giao kết nêu trên không có quy định về bắt buộc phải lập văn bản.
Mặt khác, tại điểm e khoản 2.2 và khoản 2.5 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định về ghi nhận chi phí hợp lý thì chỉ có một số trường hợp đặc thù mới yêu cầu có hợp đồng như:
"2.2. Chi khấu hao tài sản cố định thuộc một trong các trường hợp sau:
e) Một số trường hợp cụ thể được xác định như sau:
[...]- Khấu hao đối với công trình trên đất vừa sử dụng cho sản xuất kinh doanh vừa sử dụng cho mục đích khác thì không được tính khấu hao vào chi phí được trừ đối với giá trị công trình trên đất tương ứng phần diện tích không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp có công trình trên đất như trụ sở văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo đúng mức trích khấu hao và thời gian sử dụng tài sản cố định quy định hiện hành của Bộ Tài chính đối với các công trình này nếu đáp ứng các điều kiện như sau:
+ Có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang tên doanh nghiệp (trong trường hợp đất thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp) hoặc có hợp đồng thuê đất, mượn đất giữa doanh nghiệp với đơn vị, cá nhân có đất và đại diện doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hợp đồng (trong trường hợp đất đi thuê hoặc đi mượn).
+ Hóa đơn thanh toán khối lượng công trình xây dựng bàn giao kèm theo hợp đồng xây dựng công trình, thanh lý hợp đồng, quyết toán giá trị công trình xây dựng mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
+ Công trình trên đất được quản lý, theo dõi hạch toán theo quy định hiện hành về quản lý tài sản cố định. [...]
2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân."
Như vậy qua quy định trên thì doanh nghiệp cần hợp đồng bằng văn bản trong hồ sơ chứng từ thanh toán thì có 2 trường hợp bắt buộc là văn bản như sau:
- Hợp đồng thuê đất hoặc hợp đồng xây dựng khi chi khấu hao tài sản cố định (Khoản 2.2);
- Hợp đồng thuê tài sản khi chi tiền thuê tài sản của cá nhân (Khoản 2.5).
Như vậy, pháp luật hiện hành chưa có văn bản nào quy định bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào (bằng văn bản,bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể).
Đối với doanh nghiệp thì chỉ có các trường hợp đặc thù nêu trên là phải có hợp đồng để ghi nhận chi phí hợp lý khi xác định thu nhập hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.
Còn lại, các điều kiện thông thường chỉ có yêu cầu có hóa đơn, chứng từ và các trường hợp có hóa đơn mua vào với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ không dùng tiền mặt.
Tuy nhiên để đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên, các doanh nghiệp nên ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản, làm cơ sở cho doanh nghiệp xử lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi một bên tham gia vi phạm hợp đồng.
>>> Xem thêm: