Lĩnh vực: Cơ sở dữ liệu địa chính, Văn phòng đăng ký đất đai
Câu hỏi: Trước khi xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì văn phòng đăng ký đất đai cần thực hiện phân loại tài liệu, dữ liệu thu thập được như thế nào?
Trả lời: Căn cứ khoản 1 Điều 9 Thông tư 05/2017/TT-BTNMT quy định về việc rà soát, đánh giá tài liệu, dữ liệu như sau:
Rà soát, đánh giá, phân loại và sắp xếp tài liệu, dữ liệu
1. Rà soát, đánh giá tài liệu, dữ liệu:
Nội dung rà soát, đánh giá phải xác định được thời gian xây dựng, mức độ đầy đủ thông tin, khả năng liên kết của các thửa đất liền kề trên một nền không gian, tính pháp lý của từng tài liệu, dữ liệu để lựa chọn sử dụng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính; ưu tiên lựa chọn loại tài liệu, dữ liệu có thời điểm lập mới nhất, có đầy đủ thông tin nhất, có giá trị pháp lý cao nhất.
Kết quả rà soát, đánh giá được lập thành báo cáo, trong đó phải xác định được từng loại tài liệu sử dụng để xây dựng dữ liệu không gian địa chính và xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính theo quy định sau:
a) Tài liệu để xây dựng dữ liệu không gian địa chính
Tài liệu để xây dựng dữ liệu không gian địa chính ưu tiên sử dụng bản đồ địa chính. Trường hợp khu vực chưa thành lập bản đồ địa chính thì sử dụng các loại tài liệu đo đạc khác đã dùng để cấp Giấy chứng nhận để xây dựng dữ liệu không gian địa chính và phải đánh giá độ chính xác, khả năng liên kết không gian giữa các thửa đất liền kề để có phương án xây dựng dữ liệu không gian địa chính cho phù hợp;
b) Tài liệu để xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính
Tài liệu để xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính ưu tiên sử dụng bản lưu Giấy chứng nhận và sổ địa chính. Trường hợp bản lưu Giấy chứng nhận, sổ địa chính không đầy đủ thông tin, không được cập nhật chỉnh lý biến động thường xuyên thì phải lựa chọn hồ sơ đăng ký đất đai đối với trường hợp còn thiếu để cập nhật.
Các tài liệu để cập nhật hoặc chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính gồm: hồ sơ đăng ký biến động đất đai, tài liệu giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất.
...
Từ quy định trên thì đối với những tài liệu, dữ liệu thu thập dùng để xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì văn phòng đăng ký đất đai thực hiện phân loại thành tài liệu để xây dựng dữ liệu không gian địa chính và tài liệu để xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính:
- Tài liệu để xây dựng dữ liệu không gian địa chính: tài liệu để xây dựng dữ liệu không gian địa chính ưu tiên sử dụng bản đồ địa chính. 
Trường hợp khu vực chưa thành lập bản đồ địa chính thì sử dụng các loại tài liệu đo đạc khác đã dùng để cấp Giấy chứng nhận để xây dựng dữ liệu không gian địa chính và phải đánh giá độ chính xác, khả năng liên kết không gian giữa các thửa đất liền kề để có phương án xây dựng dữ liệu không gian địa chính cho phù hợp;
- Tài liệu để xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính: tài liệu để xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính ưu tiên sử dụng bản lưu Giấy chứng nhận và sổ địa chính. 
Trường hợp bản lưu Giấy chứng nhận, sổ địa chính không đầy đủ thông tin, không được cập nhật chỉnh lý biến động thường xuyên thì phải lựa chọn hồ sơ đăng ký đất đai đối với trường hợp còn thiếu để cập nhật. 
Các tài liệu để cập nhật hoặc chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính gồm: hồ sơ đăng ký biến động đất đai, tài liệu giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất.