Lĩnh vực: Xác nhận thông tin hộ tịch, Thông tin hộ tịch
Câu hỏi: Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch 2023 tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử sau khi bỏ sổ hộ khẩu ra sao?
Trả lời: Căn cứ khoản 3 Điều 2 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu (CSDL) hộ tịch điện tử bao gồm:
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Sở Tư pháp), Phòng Tư pháp các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là Phòng Tư pháp).
Căn cứ tiểu mục 1 Mục C Phần II Phụ lục Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 528/QĐ-BTP năm 2023. Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan quản lý CSDL hộ tịch điện tử sau khi bỏ sổ hộ khẩu như sau:
Bước 1: Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch nộp hồ sơ đề nghị cấp xác nhận thông tin hộ tịch tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền; nộp phí theo quy định pháp luật
Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu, đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
- Trường hợp người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.
Bước 3: Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ;
- Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu.
Trường hợp cần xác minh, công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có văn bản đề nghị cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh. Trường hợp kết quả xác minh không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.
Đối với yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân, nếu thấy thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Thủ trưởng không cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch mà hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.
- Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và thông tin đề nghị xác nhận là đúng, công chức làm công tác hộ tịch in Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Thủ trưởng ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
Bước 4: Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch được nhận kết quả là Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.
Thời hạn giải quyết: 03 ngày. Trường hợp phải kiểm tra, xác minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.