Lĩnh vực: Hóa đơn điện tử
Câu hỏi: Hạn chót gửi mẫu 04/SS/HĐĐT cho cơ quan thuế là khi nào?
Trả lời: Căn cứ tại điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định như sau:
Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp
1. Đối với hóa đơn điện tử:
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
...
Theo đó, hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế là ngày cuối tháng, cuối quý và không phải là thời hạn kê khai thuế.
Trong đó, một năm có 12 kỳ kê khai theo tháng, 04 kỳ kê khai theo quý.
Ví dụ: Ngày 01/8/2023 doanh nghiệp phát hiện xuất sai hóa đơn, chưa gửi người mua, doanh nghiệp cần lập mẫu 04/SS-HĐĐT.
Tức là do hóa đơn mới được lập vào tháng 8 thuộc quý 3 nên thời hạn là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế tháng 8 hoặc quý 3 tức là ngày 31/8 hoặc 30/9 tương ứng hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT cũng sẽ là ngày 31/8 (theo tháng) hoặc 30/9 (theo quý).
Bên cạnh đó tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Xử lý hóa đơn có sai sót
...
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.
Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo đó, trong trường hợp nếu như cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì sẽ gửi thông báo cho người bán và trong thông báo đó sẽ có nội dung về thời hạn mà người bạn thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Vậy hạn chót để nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp này sẽ không được tính theo kỳ kê khai nêu trên mà sẽ tính là ngày cuối cùng trong thời hạn mà cơ quan thuế thông báo.
Nếu như hết thời hạn trong thông báo mà người bán vẫn không nộp mẫu 04/SS-HĐĐT thì cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo lần 2 cho người bán. Trong trường hợp quá hạn của thông báo lần 2 mà người bán vẫn không thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT thì cơ quan thuế tiến hành xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.