Lĩnh vực: Thư điện tử công vụ, Hộp thư điện tử
Câu hỏi: Việc cấp mới hộp thư điện tử công vụ cho cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch được thực hiện như thế nào?
Trả lời: Theo các khoản 1, khoản 4 Điều 2 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 giải thích:
Hộp thư điện tử: Là dịch vụ thư điện tử trên mạng máy tính, Internet nhằm cung cấp cho người dùng một phương tiện để gửi, nhận thư điện tử.
...
Hộp thư điện tử công vụ cá nhân: Là hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ cấp cho cá nhân.
Theo khoản 2 Điều 1 Quy chế Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 thì cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, đơn vị sau đây gọi là cá nhân.
Căn cứ theo Điều 6 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 quy định như sau:
Cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử
1. Khi có yêu cầu cấp mới, thay đổi hoặc thu hồi hộp thư điện tử công vụ của tổ chức hoặc cá nhân thuộc quyền quản lý của tổ chức thì tổ chức gửi văn bản đề nghị đến Trung tâm Công nghệ thông tin.
2. Cơ quan, đơn vị có yêu cầu cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử gửi thông báo tới Trung tâm Công nghệ thông tin bằng văn bản để được giải quyết theo quy định.
3. Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư cá nhân như sau:
a) Trường hợp cá nhân mới được tuyển dụng, tiếp nhận từ cơ quan, đơn vị ngoài Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: sau khi có Quyết định tuyển dụng tiếp nhận cán bộ, cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân đó gửi công văn đề nghị tới Trung tâm Công nghệ thông tin để được tạo lập hộp thư điện tử cá nhân tương ứng.
b) Trường hợp cá nhân thuyên chuyển công tác giữa các cơ quan, đơn vị trong Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: cơ quan, đơn vị tiếp nhận cá nhân đó gửi công văn thông báo tới Trung tâm Công nghệ thông tin để cập nhật thông tin.
c) Trường hợp cá nhân nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác ra khỏi Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch: cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân đó gửi công văn thông báo tới Trung tâm Công nghệ thông tin thời điểm chính thức bắt đầu nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác của cá nhân để thực hiện thu hồi hộp thư điện tử.
4. Sau khi nhận được hộp thư điện tử, người sử dụng phải tiến hành đăng nhập hệ thống và thực hiện ngay việc thay đổi mật khẩu mới.
Theo đó, khi có yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử công vụ của cá nhân thuộc quyền quản lý của tổ chức thì tổ chức gửi văn bản đề nghị đến Trung tâm Công nghệ thông tin.
Cơ quan, đơn vị có yêu cầu cấp mới hộp thư điện tử gửi thông báo tới Trung tâm Công nghệ thông tin bằng văn bản để được giải quyết theo quy định.
Quy trình cấp mới hộp thư cá nhân như sau:
- Trường hợp cá nhân mới được tuyển dụng, tiếp nhận từ cơ quan, đơn vị ngoài Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch: sau khi có Quyết định tuyển dụng tiếp nhận cán bộ, cơ quan, đơn vị quản lý cá nhân đó gửi công văn đề nghị tới Trung tâm Công nghệ thông tin để được tạo lập hộp thư điện tử cá nhân tương ứng.
Lưu ý: Sau khi nhận được hộp thư điện tử, người sử dụng phải tiến hành đăng nhập hệ thống và thực hiện ngay việc thay đổi mật khẩu mới.