Lĩnh vực: Tòa án nhân dân
Câu hỏi: Viết tắt tên bị cáo trong văn bản của Tòa án nhân dân được pháp luật quy định như thế nào?
Trả lời: Tại Mục 2 Công văn 144/TANDTC-PC năm 2017 quy định cụ thể như sau:
“2. Về mã hóa thông tin trong bản án, quyết định của Tòa án
 - Việc mã hóa thông tin trong bản án, quyết định của Tòa án phải sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt (A, B, C ...), có thể kết hợp với số tự nhiên (1, 2, 3 ...) trong những trường hợp cần thiết và thực hiện theo đúng hướng dẫn tại Điều 7 của Nghị quyết. Các thông tin được mã hóa phải bảo đảm không trùng lặp, không gây nhầm lẫn cho người đọc, không làm thay đổi nội dung của bản án, quyết định.
 - Đối với những người tham gia tố tụng có vai trò quan trọng trong vụ án (như: bị cáo, bị hại trong vụ án hình sự; nguyên đơn, bị đơn trong vụ án dân sự; người khởi kiện, người bị kiện trong vụ án hành chính) thì việc mã hóa tên của cá nhân, pháp nhân, cơ quan, tổ chức nên sử dụng ký tự đầu tiên trong tên của cá nhân, pháp nhân, cơ quan, tổ chức đó.
 Ví dụ:
 + Bị cáo Nguyễn Văn An được mã hóa thành “Nguyễn Văn A”; bị cáo Phạm Đức Hùng được mã hóa thành “Phạm Đức H”;
 + Bị hại Nguyễn Văn Tâm được mã hóa thành “Nguyễn Văn T”; bị hại Nguyễn Đức Minh được mã hóa thành “Nguyễn Đức M”.
 + Nguyên đơn Nguyễn Văn Bảo được mã hóa thành “Nguyễn Văn B”; nguyên đơn Phạm Đức Lộc được mã hóa thành “Phạm Đức L”;
 + Bị đơn Trần Thế Bách được mã hóa thành “Trần Thế B”; bị đơn Nguyễn Văn Yêm được mã hóa thành “Nguyễn Văn Y”;
 + Người bị kiện trong vụ án hành chính là Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội được mã hóa thành “UBND quận H, Thành phố Hà Nội”.
 - Trường hợp có từ 2 người tham gia tố tụng trở lên trùng tên hoặc chữ cái đầu tiên của tên nhưng khác họ thì có thể mã hóa bằng cách giữ nguyên họ, tên đệm (nếu có) và lấy chữ cái đầu tiên trong tên của họ; nếu trùng cả họ, tên đệm (nếu có) và chữ cái đầu tiên của tên thì có thể mã hóa bằng cách giữ nguyên họ, tên đệm (nếu có) và sử dụng chữ cái đầu tiên của tên kết hợp với số tự nhiên.
 Ví dụ:
 + Trong vụ án có 2 nguyên đơn là Nguyễn Văn Tâm và Trần Văn Tâm thì có thể mã hóa thành “Nguyễn Văn T” và “Trần Văn T”;
 + Trong vụ án có 3 bị cáo là Nguyễn Văn Hùng, Nguyễn Văn Hà và Nguyễn Văn Hưng thì có thể mã hóa thành “Nguyễn Văn H1”, "Nguyễn Văn H2 ” và “Nguyễn Văn H3”.
 - Đối với những người tham gia tố tụng khác có cùng địa vị pháp lý (như: người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, người làm chứng...) thì có thể chia thành các nhóm có cùng địa vị pháp lý và sử dụng các chữ cái viết tắt địa vị pháp lý của họ, kết hợp với số tự nhiên để mã hóa.
 Ví dụ:
 + Trường hợp có nhiều người là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong tố tụng dân sự, tố tụng hành chính thì có thể mã hóa thành NLQ1, NLQ2, NLQ3...;
 + Trường hợp có nhiều người là người làm chứng thì có thể mã hóa thành NLC1, NLC2, NLC3…”
Đối chiếu quy định trên, theo thông tin bạn thắc mắc đối với những người tham gia tố tụng có vai trò quan trọng trong vụ án như: bị cáo, bị hại trong vụ án hình sự; nguyên đơn, bị đơn trong vụ án dân sự; người khởi kiện, người bị kiện trong vụ án hành chính.
Thì việc mã hóa tên của cá nhân, pháp nhân, cơ quan, tổ chức nên sử dụng ký tự đầu tiên trong tên của cá nhân, pháp nhân, cơ quan, tổ chức.