Lĩnh vực: Văn bản điện tử
Câu hỏi: Văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được quản lý dựa theo nguyên tắc nào?
Trả lời: Căn cứ tại Điều 13 Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế ban kèm theo Quyết định 1666/QĐ-TCT năm 2020, có quy định về nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến như sau:
Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến
1. Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, xác thực của văn bản điện tử. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của đơn vị tiếp nhận văn bản.
a) Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.
b) Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm từ chối hoặc trả lại văn bản đến (bản điện tử và bản giấy nếu có) cho Văn thư cơ quan ngay trong ngày làm việc để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.
2. Tất cả văn bản đến đơn vị phải được đăng ký vào chương trình Quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp văn bản đến chưa được đăng ký trên chương trình quản lý văn bản thì cán bộ không có trách nhiệm giải quyết.
3. Số đến của một văn bản đến do hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo ra theo các quy định hiện hành về công tác văn thư và là duy nhất trong hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị.
4. Văn bản đến điện tử sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy.
5. Công khai thông tin văn bản đến thực hiện theo quy trình công khai thông tin văn bản trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Như vậy, theo quy định trên thì văn bản điện tử đến của Tổng cục Thuế được quản lý dựa theo nguyên tắc sau:
- Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, xác thực của văn bản điện tử. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của đơn vị tiếp nhận văn bản.
+ Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.
+ Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm từ chối hoặc trả lại văn bản đến (bản điện tử và bản giấy nếu có) cho Văn thư cơ quan ngay trong ngày làm việc để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.
- Tất cả văn bản đến đơn vị phải được đăng ký vào chương trình Quản lý văn bản và điều hành. Trường hợp văn bản đến chưa được đăng ký trên chương trình quản lý văn bản thì cán bộ không có trách nhiệm giải quyết.
- Số đến của một văn bản đến do hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo ra theo các quy định hiện hành về công tác văn thư và là duy nhất trong hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của đơn vị.
- Văn bản đến điện tử sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy.
- Công khai thông tin văn bản đến thực hiện theo quy trình công khai thông tin văn bản trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.