Lĩnh vực: Công tác văn thư, Tòa án nhân dân
Câu hỏi: Văn thư Tòa án nhân dân có nhiệm vụ như thế nào?
Trả lời: Theo Điều 8 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:
 Nhiệm vụ của Văn thư Tòa án nhân dân
1. Giúp Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân các cấp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
a) Tham mưu xây dựng, trình lãnh đạo Tòa án nhân dân ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
b) Tham mưu việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và Tòa án nhân dân tối cao về công tác văn thư trong Tòa án nhân dân.
c) Tham mưu, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư trong các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý.
đ) Giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn; tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách, các quy định về công tác văn thư.
g) Báo cáo sơ kết, tổng kết và tổ chức thực hiện các hoạt động thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư của Tòa án nhân dân.
h) Thực hiện công tác thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về công tác văn thư theo quy định.
2. Thực hiện công tác văn thư Tòa án nhân dân các cấp, gồm các công việc sau:
a) Tiếp nhận, phân loại, xử lý, đăng ký công văn, đơn thư, hồ sơ đến, trình lãnh đạo phê duyệt, giải quyết và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân thực hiện theo quy định.
b) Tiếp nhận công văn, hồ sơ đi, kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; nhân bản; đóng dấu cơ quan, dấu thể hiện mức độ khẩn, mật của văn bản (nếu có).
c) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển giao và theo dõi việc phát hành văn bản, hồ sơ vụ án chuyển đi theo quy định.
d) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
đ) Quản lý hệ thống sổ sách và cơ sở dữ liệu, đăng ký, quản lý văn bản; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
g) Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật.
h) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị trực thuộc Tòa án nhân dân lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Theo đó, văn thư Tòa án nhân dân có các nhiệm vụ sau:
- Giúp Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân các cấp thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
+ Tham mưu xây dựng, trình lãnh đạo Tòa án nhân dân ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
+ Tham mưu việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và Tòa án nhân dân tối cao về công tác văn thư trong Tòa án nhân dân.
+ Tham mưu, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư trong các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý.
+ Giúp Lãnh đạo Văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn; tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách, các quy định về công tác văn thư.
+ Báo cáo sơ kết, tổng kết và tổ chức thực hiện các hoạt động thi đua, khen thưởng trong lĩnh vực văn thư của Tòa án nhân dân.
+ Thực hiện công tác thống kê, báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về công tác văn thư theo quy định.
- Thực hiện công tác văn thư Tòa án nhân dân các cấp, gồm các công việc sau:
+ Tiếp nhận, phân loại, xử lý, đăng ký công văn, đơn thư, hồ sơ đến, trình lãnh đạo phê duyệt, giải quyết và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân thực hiện theo quy định.
+ Tiếp nhận công văn, hồ sơ đi, kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; nhân bản; đóng dấu cơ quan, dấu thể hiện mức độ khẩn, mật của văn bản (nếu có).
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển giao và theo dõi việc phát hành văn bản, hồ sơ vụ án chuyển đi theo quy định.
+ Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
+ Quản lý hệ thống sổ sách và cơ sở dữ liệu, đăng ký, quản lý văn bản; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
+ Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật.
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị trực thuộc Tòa án nhân dân lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.