Lĩnh vực: Chứng thực bản sao
Câu hỏi: Cách đánh số chứng thực khi chứng thực bản sao từ bản chính thực hiện như thế nào?
Trả lời: Căn cứ theo khoản 2 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định như sau:
"Điều 13. Sổ chứng thực và số chứng thực
…
2. Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.
Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực."
Dẫn chiếu đến Điều 4 Thông tư 01/2020/TT-BTP có hướng dẫn cụ thể cách ghi sổ chứng thực, cụ thể như sau:
"Điều 4. Cách ghi số chứng thực
1. Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.
Ví dụ: ông A yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 (ba) loại giấy tờ: chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A. Khi lấy số chứng thực, bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được ghi một số, bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi một số và bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A được ghi một số. Như vậy, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực khác nhau cho 03 (ba) loại giấy tờ.
2. Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.
Ví dụ 1: Ông Trần Văn H yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu, thì phải ghi thành 02 (hai) số chứng thực khác nhau. 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và 01 (một) số đối với chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu.
Ví dụ 2: Bà Lê Thị B yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch (theo mẫu chữ ký người dịch đã đăng ký với Phòng Tư pháp) đối với 03 (ba) loại giấy tờ: bản dịch hộ chiếu, bản dịch thư mời hội nghị và bản dịch hợp đồng. Mỗi loại bản dịch phải ghi 01 (một) số chứng thực. Trong trường hợp này, Phòng Tư pháp sẽ lấy 03 (ba) số chứng thực, không được ghi gộp 03 (ba) việc thành 01 (một) số chứng thực cho một người.
3. Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.
Ví dụ: ông Lê Văn H và bà Nguyễn Thị M yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và chứng thực hợp đồng cho thuê cửa hàng. Trong trường hợp này phải lấy 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng thuê cửa hàng."
Như vậy, từ quy định trên có thể hiểu cách đánh số công chứng, chứng thực như sau:
Thứ nhất, trường hợp một sổ hộ khẩu khi phô tô ra 3 tờ, 6 trang để chứng thực bản sao từ bản chính được coi là một việc chứng thực và được lưu trữ vào sổ chứng thực tương ứng với một số chứng thực. Như vậy, trường hợp này sẽ ghi cùng một số trên tất cả các bản sao.
Nhưng có thể ghi các số khác nhau cũng không sai, vì có thể hiểu là chúng ta tách yêu cầu chứng thực trên thành 6 việc chứng thực khác nhau (như vậy, mỗi việc chứng thực sẽ yêu cầu cấp 1 bản sao từ bản chính), tương ứng mỗi việc là một số chứng thực.
Thứ hai, Trường hợp một người phô tô gồm sổ hộ khẩu, bằng đại học, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Thì trường hợp này sẽ đánh số chứng thực mỗi loại giấy tờ là một số khác nhau, vì trường hợp này mỗi số sẽ chứng thực cho một công việc, mỗi loại giấy tờ thì khi đó sẽ đảm bảo mặt pháp lý, phân biệt rõ sau này.