Lĩnh vực: Thư điện tử công vụ, Hộp thư điện tử
Câu hỏi: Cán bộ công chức viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch khi sử dụng hộp thư điện tử cá nhân phải có trách nhiệm như thế nào?
Trả lời: Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Quy chế thiết lập, quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 quy định như sau:
Sử dụng hộp thư điện tử
1. Cá nhân sử dụng hộp thư cá nhân được cấp khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm, công việc được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi đi từ hộp thư này.
2. Cơ quan, đơn vị sử dụng hộp thư đơn vị cho mục đích giao dịch hành chính với tư cách cơ quan.
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thể ủy quyền, phân công một cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong tổ chức của mình quản lý, sử dụng hộp thư đơn vị. Cá nhân này có trách nhiệm:
a) Thực hiện mở hộp thư đơn vị ít nhất 03 lần mỗi ngày làm việc: vào đầu giờ sáng, cuối giờ sáng và cuối giờ chiều.
b) Báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và các cá nhân có liên quan được biết về tình trạng gửi nhận thư điện tử bao gồm: thời điểm gửi, nhận, các xác nhận, phản hồi của bên nhận.
c) Khi nhận được văn bản, hồ sơ, tài liệu dạng điện tử qua hộp thư đơn vị, kịp thời chuyển vào hệ thống quản lý văn bản điều hành của Bộ, trình tự xử lý văn bản, hồ sơ, tài liệu này giống như trường hợp tiếp nhận văn bản đến trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Bộ.
d) Khi việc ủy quyền, phân công hết hiệu lực, thực hiện bàn giao nguyên trạng hộp thư điện tử cùng mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu cho cá nhân được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ định.
Theo đó, cá nhân hay cán bộ, công chức, viên chức trong các đơn vị thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch sử dụng hộp thư cá nhân được cấp khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm, công việc được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi đi từ hộp thư này.
Đồng thời, trách nhiệm của cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ được quy định tại Điều 11 Quy chế Ban hành kèm theo Quyết định 1475/QĐ-BVHTTDL năm 2021 cụ thể:
Trách nhiệm của cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Chấp hành các quy định của pháp luật về thư điện tử, các quy định trong Quy chế này và các hướng dẫn của Trung tâm Công nghệ thông tin về sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.
2. Bảo vệ tài khoản thư điện tử, không để người khác sử dụng hộp thư cá nhân của mình; định kỳ thay đổi mật khẩu; trường hợp bị mất mật khẩu phải báo ngay về Trung tâm Công nghệ thông tin để thay đổi mật khẩu mới.
3. Chịu trách nhiệm lưu trữ các dữ liệu thư điện tử trong hộp thư cá nhân; thực hiện nghiêm túc các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.
4. Không sử dụng hộp thư điện tử được cấp để đăng ký các dịch vụ trực tuyến trên Internet như: đăng ký tài khoản mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn công cộng.
5. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, có virus, thư rác hoặc chứa mã độc gây nguy cơ phát tán lớn phải xóa bỏ; có lỗi hoặc gặp sự cố trong quá trình sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ thì báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và thông báo về Trung tâm Công nghệ thông tin để kịp thời xử lý.