Lĩnh vực: Bảo hiểm con người
Câu hỏi: Công ty có thể trích từ quỹ tiền lương của công ty để mua bảo hiểm con người cho người lao động được không?
Trả lời: Để được ghi nhận là khoản chi phí được trừ thì khoản chi này phải thỏa mãn các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC) như sau:
- Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
+ Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
+ Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).
Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.
- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định của pháp luật về hóa đơn; hóa đơn này nếu có giá trị dưới 20 triệu đồng và có thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn này và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt của doanh nghiệp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”
Như vậy, thỏa mãn các điều kiện trên thì khoản chi sẽ được đưa vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là khoản chi về bảo hiểm cho nhân viên do đó sẽ phải có các điều kiện phải thỏa mãn được quy định tại điểm 2.11 khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC) như sau:
"2.11. Phần chi vượt mức 03 triệu đồng/tháng/người để: Trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động; Phần vượt mức quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế để trích nộp các quỹ có tính chất an sinh xã hội (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm hưu trí bổ sung bắt buộc), quỹ bảo hiểm y tế và quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.
Khoản chi trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định tại điểm này còn phải được ghi cụ thể Điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
Doanh nghiệp không được tính vào chi phí đối với các Khoản chi cho Chương trình tự nguyện nêu trên nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (kể cả trường hợp nợ tiền bảo hiểm bắt buộc)."
Theo các quy định trên thì để đưa các khoản chi cho bảo hiểm của nhân viên vào chi phí được trừ thì các khoản chi của công ty chị phải đáp ứng được các điều kiện trên và công ty hoàn thành tất cả nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động.
Lưu ý các điểm chính sau:
- Đáp ứng các điều kiện về hóa đơn chứng từ. 
- Các khoản chi không vượt quá mức 03 triệu đồng/tháng/người.
- Được ghi cụ thể điều kiện hưởng, mức hưởng tại một trong các văn bản theo quy định.
- Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc và không bị nợ tiền bảo hiểm bắt buộc.
Về việc có được trích từ quỹ tiền lương của công ty để mua bảo hiểm con người cho người lao động hay không, thông thường trong thực tế "quỹ tiền lương" được sử dụng cho khoản chi có tính chất "tiền lương". Nhưng khoản mua bảo hiểm này mang tính chất phúc lợi riêng cho người lao động, nên việc đưa vào khoản này có thể sẽ không hợp lý nhưng nếu kế toán hạch toán "phù hợp" thì có thể vẫn được chấp nhận.