Điều 8. Quản lý Biên lai
1. Định kỳ 6 tháng, trước ngày mùng 10 của tháng kế tiếp, các Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng Biên lai cho Cục hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan theo mẫu số 3 ban hành kèm theo Thông tư này. Trường hợp Báo cáo không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn tối đa mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Báo cáo, Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi nhận Báo cáo của Doanh nghiệp phải có văn bản thông báo cho Doanh nghiệp biết. Doanh nghiệp có trách nhiệm điều chỉnh để ra Báo cáo mới. Định kỳ 6 tháng, Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi nhận Báo cáo của Doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo vi phạm về Biên lai.
2. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý Biên lai đã tạo hoặc chưa tạo, trường hợp phát hiện mất, cháy, hỏng Biên lai đã tạo hoặc chưa tạo phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan theo mẫu số 2 ban hành kèm theo Thông tư này, chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng Biên lai.
3. Lưu trữ, bảo quản Biên lai. Biên lai được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin; và lưu trữ, bảo quản theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Việc lưu trữ phải đảm bảo khi cơ quan chức năng yêu cầu thì phải khai thác, kiểm tra, in ra được biên lai từ phần mềm.
4. Hủy Biên lai.
4.1. Biên lai được xác định đã hủy: - Biên lai in thử, in sai, in trùng, in thừa, in hỏng, được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ Biên lai nào hoặc không còn chữ trên tờ Biên lai để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản; - Biên lai được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo Biên lai được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra Biên lai.
4.2. Các trường hợp hủy Biên lai: - Biên lai bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy; - Doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng Biên lai phải thực hiện huỷ Biên lai. Thời hạn huỷ Biên lai chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan. Trường hợp Doanh nghiệp còn lưu giữ Biên lai thuộc các trường hợp cơ quan hải quan đã thông báo hết giá trị sử dụng, thời hạn huỷ Biên lai chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan hải quan thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được Biên lai đã mất; - Các loại Biên lai đã tạo của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán;
4.3. Thủ tục hủy Biên lai của Doanh nghiệp: 4.3.1. Thủ tục huỷ Biên lai giấy: - Các Doanh nghiệp phải lập Bảng kiểm kê Biên lai cần hủy; - Các Doanh nghiệp lập Hội đồng hủy Biên lai. Hội đồng huỷ Biên lai phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của Doanh nghiệp; - Các thành viên Hội đồng hủy Biên lai phải ký vào biên bản hủy Biên lai và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót; - Hồ sơ hủy Biên lai gồm: + Quyết định thành lập Hội đồng hủy Biên lai; + Bảng kiểm kê Biên lai cần hủy ghi chi tiết: tên Biên lai, ký hiệu Biên lai, số lượng Biên lai hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số Biên lai nếu số Biên lai cần huỷ không liên tục); + Biên bản hủy Biên lai; + Thông báo kết quả hủy Biên lai phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng Biên lai hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy theo mẫu số 4 ban hành kèm theo Thông tư này. Hồ sơ hủy Biên lai được lưu tại Doanh nghiệp sử dụng Biên lai. Riêng Thông báo kết quả hủy Biên lai được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến Cục Hải quan tỉnh/thành phố nơi Doanh nghiệp đăng ký tờ khai hải quan chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ Biên lai. 4.3.2. Thủ tục huỷ Biên lai trên phần mềm: - Biên lai chưa tạo phải được thực hiện huỷ trên phần mềm, đảm bảo phần mềm tạo Biên lai được can thiệp để không thể tiếp tục tạo Biên lai; - Biên lai đã tạo thực hiện huỷ theo hướng dẫn tại điểm 4.3.1, khoản 4 Điều này và thực hiện huỷ trên phần mềm theo hướng dẫn tại điểm 4.3.2 khoản 4 Điều này; - Việc sửa, xoá, in Biên lai trên phần mềm phải đảm bảo lưu trữ được tính lịch sử.