Khoản 1. Khu vực kho bảo quản tài liệu Khu vực kho bảo quản tài liệu được bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập. Tùy thuộc vào loại hình tài liệu mà bố trí các kho bảo quản tài liệu cho phù hợp.
a) Diện tích sàn xây dựng Diện tích sàn kho bảo quản tài liệu được tính theo công thức: Diện tích sàn kho = Số mét giá tài liệu cần bảo quản 5
b) Diện tích kho bảo quản tài liệu và hướng cửa Mỗi kho bảo quản tài liệu có diện tích tối đa không quá 200m2 gồm: diện tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho. Hướng cửa các kho bảo quản tài liệu bố trí tránh hướng Tây.
c) Kết cấu Kết cấu kho bảo quản tài liệu phải có sức chịu tải bền vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12.
d) Tải trọng sàn Tải trọng sàn tối thiểu là 1700 kg/m2 nếu sử dụng giá cố định hoặc 2400 kg/m2 nếu sử dụng giá di động. d) Mái Mái được thiết kế 2 lớp: lớp trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt. Giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1m tạo lưu không thông thoáng. Mái kho có độ dốc khoảng 5 %.
đ) Nền Nền kho bảo quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi. đ) Chiều cao tầng Tầng kho có chiều cao thông thuỷ tối thiểu 2,4m. Tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng 3,6m. Tầng hầm thông gió, chống ẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1m - 2,4m.
e) Tường Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy). Tường kho bảo quản tài liệu có thể thiết kế theo một trong hai phương án sau: - Thiết kế hai lớp: tường ngoài cách tường trong khoảng 1,2 m tạo hành lang chống nóng, chống ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào kho bảo quản tài liệu và để bố trí một số thiết bị khi cần thiết. - Thiết kế một lớp: độ dày tối thiểu của tường là 0,6 m. e) Cửa - Cửa ra vào và cửa thoát hiểm phải được làm một cánh bằng vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m, mở theo chiều từ trong ra ngoài. Khe hở giữa các cánh cửa với mặt nền không được lớn hơn 5 mm. Đối với những kho bảo quản tài liệu được lắp đặt điều hoà nhiệt độ thì cửa kho phải bảo đảm chống được thất thoát nhiệt. - Cửa sổ: diện tích cửa sổ chiếm khoảng 1/10 diện tích mặt tường kho. Trường hợp tường kho thiết kế một lớp thì các cửa sổ được thiết kế đối xứng; cửa sổ phải có khả năng chống đột nhập, chống côn trùng, chống bụi, chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu và cho phép thông gió tự nhiên khi cần thiết.
g) Giao thông chiều dọc Giao thông chiều dọc trong kho gồm: - Cầu thang chính; - Cầu thang thoát hiểm, được bố trí ở đầu mút khu vực kho, rộng 1,5m - 2,0m. - Thang máy được lắp đặt cho kho bảo quản tài liệu có từ hai tầng trở lên. Thang máy được đặt ở khu vực tiếp giáp giữa các phòng kho bảo quản với các phòng làm việc. Thang máy chở tài liệu có tải trọng hữu ích 500 - 800 kg, có tường chịu lửa bao quanh (độ chịu lửa 4 giờ). Thùng thang máy có kích thước 1,5m x 1,8m và cửa mở có chiều rộng hữu ích tối thiểu 1,2m.
h) Bố trí giá để tài liệu Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10 m. Các hàng giá được đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 -0,6 m. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7- 0,8 m, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 -1,4 m.
i) Yêu cầu về môi trường trong kho - Nhiệt độ, độ ẩm: đối với tài liệu giấy cần khống chế và duy trì ở nhiệt độ 200C (± 20C) và độ ẩm 50% (± 5 %); đối với tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa thì nhiệt độ là 160C (± 20C) và độ ẩm là 45% (± 5 %). - Ánh sáng: độ chiếu sáng trong kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux. - Nồng độ khí độc trong phòng kho: khí sunfuarơ (SO2) khoảng dưới 0,15 mg/m3; khí ôxit nitơ (NO2) khoảng 0,1 mg/m3; khí CO2 khoảng dưới 0,15 mg/m3. - Chế độ thông gió: không khí trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây.
k) Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu - Thiết bị bảo vệ gồm: camera quan sát; thiết bị báo động; thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động; thiết bị chống đột nhập… - Thiết bị cần thiết cho kho bảo quản tài liệu gồm: giá, hộp, tủ đựng tài liệu được thực hiện theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định; máy điều hoà nhiệt độ và máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; thiết bị thông gió; quạt điện …