Mục II. QUI ĐỊNH CỤ THỂ VỀ PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG QUĨ ĐỐI ỨNG II:
1. Tổng trị giá của Quĩ Đối ứng II sẽ là số tiền Đồng Việt Nam tương ứng với 317.591.164 Phrăng Bỉ (BEF) hay 7.872.879,31 Euro (EUR). Căn cứ vào kế hoạch vốn hàng năm (có chia ra các quý) do chủ dự án/chương trình được sử dụng Quỹ đối ứng II (sau đây gọi tắt là Chủ dự án) lập và gửi cho Bộ Tài chính, định kỳ 6 tháng 1 lần (vào ngày 15/1 và 15/7 hàng năm) Bộ Tài chính sẽ chuyển tiền từ Ngân sách Nhà nước vào tài khoản Quĩ Đối ứng II tại Kho bạc Nhà nước Trung ương và hạch toán chi trả nợ cho phía Bỉ.
2. Các dự án đã được Chính phủ Việt Nam và Bỉ chấp nhận sử dụng tiền từ Quĩ Đối ứng II phải ghi rõ trong Hiệp định riêng của dự án về trị giá tiền được tài trợ từ Quỹ đối ứng II và nêu chi tiết các khoản chi trong Hồ sơ tài chính kỹ thuật của dự án.
3. Chủ dự án mở một tài khoản nguồn vốn tại Kho bạc Nhà nước nơi thường xuyên giao dịch để nhận các khoản tiền do Bộ Tài chính cấp từ Quĩ Đối ứng II.
4. Căn cứ vào tiến độ thực hiện của dự án, các Chủ dự án có trách nhiệm lập kế hoạch sử dụng tiền từ Quĩ Đối ứng II hàng quý và cả năm gửi cơ quan chủ quản cấp trên phê duyệt, đồng gửi cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) cân đối vào kế hoạch Ngân sách Nhà nước. Các kế hoạch này cũng được đồng gửi cho các thành viên Việt Nam - Bỉ trong Uỷ ban điều hành để phối hợp theo dõi và chỉ đạo thực hiện. Nếu số tiền sử dụng Quỹ đối ứng II được nêu trong các Văn kiện dự án tính bằng ngoại tệ (Phrăng Bỉ hoặc euro) thì tỷ giá quy đổi sang tiền Việt Nam để lập kế hoạch và cấp vốn thực tế từ Quĩ Đối ứng II sẽ do Bộ Tài chính thông báo (căn cứ vào tỷ giá thị trường vào ngày làm việc đầu tiên của năm tài chính đó như qui định tại Hiệp định).
5. Thủ tục cấp phát: a. Đối với lần cấp vốn đầu tiên, Chủ dự án gửi cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại): - Hiệp định riêng kèm theo Hồ sơ tài chính kỹ thuật của dự án; - Quyết định phê duyệt các tài liệu dự án của cấp có thẩm quyền; - Kế hoạch sử dụng vốn trong năm kế hoạch; - Công văn đề nghị cấp tiền, kèm theo số tài khoản tại Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch, có chữ ký của hai đồng giám đốc dự án Việt Nam và Bỉ. Lần cấp vốn đầu tiên sẽ được thực hiện căn cứ vào kế hoạch sử dụng vốn của dự án trong năm kế hoạch. b. Đối với mỗi lần cấp tiền sau đó, Chủ dự án gửi cho Bộ Tài chính: (Vụ Tài chính đối ngoại): - Công văn đề nghị cấp có nêu rõ số tiền Đồng Việt Nam, số tiền nguyên tệ tương ứng, số tài khoản đề nghị chuyển tiền có chữ ký của hai đồng giám đốc dự án Việt Nam và Bỉ; - Báo cáo chi tiêu số tiền đã được cấp kỳ trước đó có xác nhận của Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch. Sau khi nhận được đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu như trên, trong vòng 3 ngày làm việc, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) sẽ làm thủ tục chuyển tiền vào tài khoản nguồn của Chủ dự án mở tại Kho bạc Nhà nước.
6. Hạch toán Ngân sách Nhà nước: Trên cơ sở số tiền đã chuyển cho dự án từ Quỹ Đối ứng II, Bộ Tài chính sẽ làm thủ tục hạch toán ghi thu Ngân sách nhà nước tiền viện trợ từ nguồn chuyển đổi nợ của Chính phủ Bỉ và hạch toán ghi chi cấp phát bổ sung có mục tiêu cho UBND tỉnh, thành phố, hoặc chuyển vốn cho Bộ, cơ quan Trung ương chủ quản dự án. Các UBND tỉnh, thành phố, Bộ, cơ quan Trung ương chủ quản dự án có trách nhiệm thông báo cho các Chủ dự án việc cấp phát Ngân sách Nhà nước nói trên để Chủ dự án hạch toán sổ sách và quyết toán chi tiêu dự án.
7. Kho bạc Nhà nước các cấp có trách nhiệm kiểm soát chi theo qui định hiện hành căn cứ vào Hồ sơ Tài chính kỹ thuật của dự án trong đó có qui định các hạng mục được sử dụng tiền từ Quĩ Đối ứng II, và xác nhận các khoản chi từ số tiền được sử dụng của các dự án trong chương trình chuyển đổi nợ Bỉ.
8. Chế độ báo cáo, quyết toán: - Định kỳ 6 tháng và cả năm, các Chủ dự án có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện dự án, tình hình sử dụng vốn được cấp của Quỹ Đối ứng kỳ trước cho Bộ Tài chính, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố hoặc Bộ, cơ quan Trung ương chủ quản. Chủ dự án có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo với Ban điều hành Quĩ Đối ứng theo qui định tại Hồ sơ tài chính kỹ thuật của dự án. - Chủ dự án có trách nhiệm sử dụng vốn đầu tư từ nguồn vốn nói trên theo đúng chế độ và lưu giữ các chứng từ gốc để phía Bỉ kiểm tra khi có yêu cầu. - Chi tiêu của dự án đối với phần vốn được cấp từ Quĩ Đối ứng có thể được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập (nếu có yêu cầu của phía Bỉ). - Chủ dự án có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán chi tiêu phần vốn được cấp từ Quĩ Đối ứng với Sở Tài chính Vật giá tỉnh, thành phố., Bộ và cơ quan Trung ương chủ quản, đồng thời gửi bản sao cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) để làm thủ tục quyết toán và trừ nợ với phía Bỉ.