Điều 4. Hình thức hoạt động đối ngoại biên phòng (Điều 7 Nghị định số 89/2009/NĐ-CP). Hình thức hoạt động đối ngoại biên phòng bao gồm hội đàm trực tiếp hoặc thông qua thư mời, thư thông báo, thư phản kháng; khi thực hiện hoạt động đối ngoại biên phòng phải thực hiện theo quy trình sau:
1. Bạn sang Ta làm việc:
a) Công tác chuẩn bị trước khi làm việc - Báo cáo cấp trên trực tiếp về lý do mời Bạn hoặc do Bạn đề nghị sang Ta làm việc; nêu rõ mục đích, nội dung, chương trình, thành phần, thời gian, địa điểm và những vấn đề cần thiết khác. - Xây dựng kế hoạch tổ chức đón tiếp, chương trình, nội dung làm việc, dự kiến các vấn đề có thể nảy sinh và phương án giải quyết thông qua cấp ủy, chỉ huy và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Báo cáo cấp ủy, chính quyền địa phương theo thẩm quyền. - Chuẩn bị tài liệu, vật chất, phương tiện, phòng làm việc, nơi ăn, nghỉ, nơi tiếp khách phù hợp với tính chất, mục đích buổi gặp làm việc. - Căn cứ chương trình kế hoạch, nội dung làm việc, mục đích buổi gặp, làm việc, người Chỉ huy chỉ đạo cơ quan giúp việc soạn thảo văn bản.
b) Tổ chức làm việc - Tổ chức đón Bạn tại vạch phân định đường biên giới cửa khẩu hoặc tại điểm qua lại trên biên giới và đưa Bạn về địa điểm hội đàm theo kế hoạch; địa điểm hội đàm có thể tại nhà khách quốc tế của đồn biên phòng cửa khẩu hoặc phòng tổ chức hội đàm do đơn vị dự kiến trong kế hoạch. - Tại nơi làm việc, Ta và Bạn tiến hành các thủ tục xã giao ban đầu, giới thiệu thành phần đoàn (quân nhân nếu mặc quân phục, khi được giới thiệu phải thực hiện động tác đứng chào tại chỗ, mặt quay về hướng Trưởng đoàn Bạn), chương trình, nội dung làm việc theo kế hoạch và nội dung đã được phê duyệt. Trường hợp có những nội dung phía Bạn phản kháng, nêu vấn đề không đúng sự thật hoặc chưa thể giải đáp kết luận ngay, không thuộc phạm vi, thẩm quyền thì phải bình tĩnh, khôn khéo, thận trọng dùng lý lẽ để thuyết phục hoặc trả lời sau. - Ta và Bạn làm thủ tục thông qua và ký biên bản về nội dung kết quả làm việc. - Trường hợp Ta và Bạn thống nhất các nội dung làm việc thì cùng ký biên bản; chưa thống nhất thì lập biên bản bảo lưu ý kiến của mỗi phía và cùng ký biên bản. - Trường hợp Ta và Bạn không đạt được nội dung theo kế hoạch thì ghi biên bản đơn phương. - Tổ chức tiễn Bạn về nước, trao quà lưu niệm, tặng phẩm: Thành phần và nghi thức theo Kế hoạch đã được cấp trên phê duyệt (quà lưu niệm hoặc tặng phẩm không được niêm phong hoặc bọc kín). - Kết thúc làm việc: Chỉ huy đơn vị chủ trì đón và các thành viên tham gia đón tiếp Bạn tổ chức họp rút kinh nghiệm đánh giá kết quả làm việc và báo cáo cấp trên trực tiếp; hoàn chỉnh hồ sơ lưu tại đơn vị.
2. Ta sang Bạn làm việc:
a) Công tác chuẩn bị - Xây dựng kế hoạch, nội dung, thành phần sang Bạn hội đàm báo cáo cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Làm thủ tục báo cáo xét duyệt nhân sự thực hiện theo nội dung khoản 1 Điều 5 Thông tư này. - Thông báo bằng văn bản trả lời về lời mời của Bạn hoặc đề nghị của Ta sang Bạn làm việc; - Tổ chức họp Đoàn phổ biến kế hoạch, chương trình nội dung, phương pháp làm việc, phân công trách nhiệm cho từng thành viên thực hiện.
b) Khi làm việc với Bạn - Tiến hành các thủ tục ban đầu, giới thiệu thành phần Đoàn, phương pháp làm việc. - Trình bày nội dung theo văn bản đã chuẩn bị được cấp trên phê duyệt. Quá trình làm việc phải bình tĩnh, khôn khéo, thận trọng; trường hợp không thống nhất được đề nghị ghi vào biên bản bảo lưu; đối với những vấn đề Bạn nêu ngoài nội dung, chương trình làm việc hoặc những vấn đề không thuộc phạm vi, quyền hạn thì Trưởng đoàn ghi nhận báo cáo cấp trên. - Ký biên bản làm việc, trao quà lưu niệm, tặng phẩm.
c) Sau khi về đơn vị. - Tổ chức họp đoàn rút kinh nghiệm, đánh giá kết quả làm việc và báo cáo cấp trên trực tiếp. - Hoàn chỉnh hồ sơ lưu tại đơn vị.
3. Tham gia đoàn địa phương
a) Trường hợp cán bộ của đồn hoặc của Bộ Chỉ huy Bộ đội biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây viết gọn là Bộ Chỉ huy Bộ đội biên phòng cấp tỉnh) được cử tham gia đoàn đàm phán của địa phương, nếu nội dung làm việc liên quan đến quản lý, bảo vệ an ninh, trật tự khu vực biên giới thì cán bộ được cử tham gia đoàn phải nắm vững nội dung chỉ đạo của cấp trên để làm tham mưu cho Trưởng đoàn về nội dung cần trao đổi, bảo đảm đúng chỉ đạo của cấp trên và nguyên tắc quan hệ đối ngoại.
b) Báo cáo cấp trên trực tiếp kết quả đàm phán của Đoàn.
c) Thủ tục cử cán bộ ra nước ngoài công tác thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư này; kinh phí do địa phương đảm bảo.
4. Trình tự thủ tục gặp gỡ làm việc trên đường biên giới hoặc tại một địa điểm thích hợp; phối hợp tuần tra song phương thực hiện theo kế hoạch, nội dung hai bên đã thống nhất.
5. Trình tự thủ tục và thẩm quyền đưa ra thư phản kháng
a) Trình tự thủ tục đưa ra thư phản kháng Khi nước Bạn có các hoạt động quy định tại điểm b, khoản 2 Điều 7 Nghị định số 89/2009/NĐ-CP, tiến hành các bước như sau: - Tiến hành xác minh, thu thập chứng cứ và lập hồ sơ vụ việc vi phạm; - Căn cứ tính chất, mức độ vi phạm báo cáo và đề xuất xin ý kiến cấp trên về hình thức phản kháng (phản kháng trực tiếp hoặc qua thư phản kháng); đồng thời kèm theo dự thảo thư phản kháng để thông qua nội dung; - Sau khi được cấp trên thông qua thư phản kháng, giao nhiệm vụ cho sĩ quan liên lạc gửi thư phản kháng qua sĩ quan liên lạc của đồn hoặc trạm đối diện của Bạn; - Báo cáo kết quả với cấp trên về thời gian gửi thư phản kháng, ý kiến của phía đối diện (nếu có);
b) Thẩm quyền đưa ra thư phản kháng - Cấp đồn biên phòng Việt Nam với cấp đồn hoặc trạm phía đối diện; - Cấp xã biên giới Việt Nam với cấp xã biên giới phía đối diện; - Cấp huyện, tỉnh biên giới Việt Nam với cấp huyện, tỉnh biên giới phía đối diện.