Điều 25. Trình tự thực hiện xử lý sai sót
1. Sơ đồ các bước thực hiện
2. Trình tự xử lý sai sót
a) Báo cáo phát hiện sai sót Đơn vị/cá nhân phát hiện các vấn đề sai sót lập báo cáo phát hiện sai sót trong ngày theo Mẫu QLCL-IV-01 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Quy trình này gửi về Ban QLDA, cơ quan/cán bộ QLCL và Trưởng bộ phận nơi phát hiện sai sót; Đối với trường hợp xảy ra tai nạn bom mìn, mọi hoạt động của dự án sẽ tạm dừng cho đến khi các cơ quan chức năng tìm ra nguyên nhân, khắc phục và phòng ngừa.
b) Phân tích nguyên nhân sai sót, đề xuất biện pháp khắc phục Sau khi nhận được báo cáo phát hiện sai sót, người đại diện cao nhất chủ trì cuộc họp, thành phần tham dự gồm: đại diện Ban QLDA, đại diện cơ quan TVGS/GSV, đại diện tổ chức giám sát và đội trưởng bộ phận để phân tích sơ bộ nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục ngay tại nơi phát hiện sai. Việc phân tích sơ bộ nguyên nhân dẫn đến sai sót và đề xuất các biện pháp xử lý theo ba mức độ sau: - Lập tức triển khai hoạt động khắc phục, phòng ngừa; - Kiểm tra xác định nguyên nhân tìm giải pháp khắc phục và biện pháp phòng ngừa; - Tiếp tục theo dõi để có các quyết định phù hợp.
c) Kiểm tra, phúc tra tái khẳng định Trường hợp sau cuộc họp phân tích sơ bộ nguyên nhân dẫn đến sai sót, các bên kết luận cần tổ chức kiểm tra xác định nguyên nhân sai sót tìm giải pháp khắc phục và biện pháp phòng ngừa, Ban QLDA và cơ quan/cán bộ QLCL thành lập đoàn kiểm tra, phúc tra. Đối với các sai sót xảy ra tại công trường triển khai hoạt động ĐT, KS, RPBM, việc kiểm tra, phúc tra được tiến hành theo các nội dung: - Kiểm tra chất lượng các loại trang thiết bị, vật tư sử dụng trong quá trình thực hiện dự án; - Kiểm tra kiến thức, hành động của các nhân viên của đơn vị thi công (tập trung vào nhân sự ở những công đoạn gây ra sai sót); - Nghiên cứu, xem xét, đề xuất sửa đổi các quy trình, quy định được áp dụng trong thực hiện dự án nếu chắc chắn rằng việc tuân thủ các quy trình, quy định đã được thực hiện nghiêm ngặt nhưng vẫn xảy ra sai sót. Kết thúc kiểm tra, phúc tra đánh giá nguyên nhân sai sót, Ban QLDA và cơ quan/Cán bộ QLCL tổ chức cuộc họp với nhà thầu và các bên liên quan để xác định rõ nguyên nhân dẫn đến sai sót, trách nhiệm, biện pháp, lập biên bản bản kiểm tra sai sót theo Mẫu QLCL-IV-02 Phụ lục 3 và kế hoạch khắc phục sai sót theo Mẫu QLCL-IV-03 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Quy trình này.
d) Thực hiện biện pháp khắc phục sai sót và phòng ngừa Căn cứ biên bản các cuộc họp liên quan, đơn vị thi công và tư vấn giám sát lập kế hoạch, thực hiện biện pháp khắc phục sai sót và phòng ngừa. Đối với những sai sót do quy trình, quy định thì cơ quan/cán bộ QLCL có trách nhiệm đề xuất với cơ quan có thẩm quyền bổ sung, sửa đổi hoặc ban hành thay thế. Lập báo cáo kết quả khắc phục sai sót theo Mẫu QLCL-IV-04 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Quy trình này.
đ) Kiểm tra kết quả khắc phục sai sót Thực hiện kế hoạch khắc phục sai sót, Tư vấn giám sát và nhà thầu thi công có trách nhiệm kiểm tra kết quả khắc phục sai sót, báo cáo Ban QLDA. Tùy theo mức độ và khối lượng sai sót, Ban QLDA và cơ quan/Cán bộ QLCL có thể tổ chức kiểm tra kết quả khắc phục. Việc giám sát, kiểm tra khắc phục sai sót áp dụng theo Quy trình giám sát.
e) Thông báo, lưu trữ hồ sơ Định kỳ hoặc đột xuất, Bộ Tư lệnh Công binh, VNMAC tổng hợp các vấn đề sai sót, nêu rõ nguyên nhân, biện pháp phòng ngừa và kết quả khắc phục để thông báo cho các Chủ đầu tư, Ban QLDA, các nhà thầu thi công và các cơ quan, đơn vị liên quan nhằm ngăn ngừa tái vi phạm. Hoàn thiện báo cáo tổng hợp sai sót theo Mẫu QLCL-IV-05 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Quy trình này. Báo cáo tổng hợp các vấn đề sai sót và kết quả khắc phục được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ tại Ban QLDA, Bộ Tư lệnh Công binh và VNMAC làm cơ sở cho việc điều tra sự cố và nghiệm thu dự án.