Mục II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ
1. Lập dự toán chi ngoại tệ: - Dự toán chi ngoại tệ là một bộ phận dự toán ngân sách Nhà nước, các khoản chi bằng ngoại tệ được lập dự toán chung trong dự toán hằng năm của các đơn vị. - Dự toán chi ngoại tệ được tính bằng đô la Mỹ qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỉ giá kế hoạch do Bộ Tài chính qui định. - Các khoản chi bằng ngoại tệ cần được lập chi tiết theo các biểu Mẫu số 1; Mẫu số 08- TT 59 (đính kèm Thông tư này) .
2. Phân bổ dự toán ngân sách năm: Căn cứ quyết định giao dự toán ngân sách năm của Thủ tướng Chính phủ, các đơn vị dự toán cấp I phân bổ và giao dự toán cho các đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc theo các nhóm mục ngân sách qui định hiện hành.
3. Kiểm soát, thanh toán, quyết toán các khoản chi ngoại tệ:
3.1. Đối với các khoản chi bằng ngoại tệ nêu tại Điểm 1 Mục I Thông tư này, Bộ Tài chính lập lệnh chi tiền trong đó ghi rõ số chi ngoại tệ và quy ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính qui định gửi Sở Giao dịch Kho bạc Nhà nước. Căn cứ lệnh chi tiền của Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước thực hiện hạch toán chi Ngân sách Trung ương bằng đồng Việt Nam; đồng thời, trích Quĩ Ngoại tệ tập trung của Ngân sách Nhà nước cấp thanh toán cho các khoản chi bằng ngoại tệ theo nội dung đã ghi trong lệnh chi tiền và thông tri duyệt y dự toán (theo Biểu mẫu số 02 và 03 đính kèm Thông tư này) a. Quyết toán ngoại tệ đoàn ra của các nhiệm vụ chi bằng lệnh chi tiền theo Quyết định số 42/2004/QĐ-BTC ngày 22 tháng 4 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính được thực hiện như sau: Trong thời gian 15 ngày sau khi đoàn về, đơn vị sử dụng Ngân sách Trung ương có trách nhiệm gửi quyết toán chi ngoại tệ đoàn ra cho cơ quan tài chính. Căn cứ hồ sơ quyết toán đoàn ra đã được cơ quan tài chính duyệt quyết toán chi ngoại tệ (theo biểu Mẫu số 02-a đính kèm Thông tư này), đơn vị được phép bù trừ thừa thiếu giữa các đoàn ra, cụ thể như sau: - Nếu tiền thừa (số tiền thừa nhiều hơn số tiền thiếu), đơn vị nộp vào Quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước. Căn cứ chứng từ nộp ngoại tệ, giấy báo có của Ngân hàng Ngoại thương về số tiền nộp trên, cơ quan tài chính (Vụ tài chính chuyên ngành) có Thông báo quyết toán đề nghị Kho bạc Nhà nước thực hiện hạch toán giảm chi ngân sách nhà nước của đơn vị dự toán theo Chương - Loại - Khoản - Mục - Tiểu mục tương ứng với số ngoại tệ đơn vị đã nộp bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định (theo biểu Mẫu số 02-b đính kèm Thông tư này). - Nếu tiền thiếu (số tiền thiếu nhiều hơn số tiền thừa), cơ quan tài chính cấp bổ sung bằng lệnh chi tiền gửi Sở Giao dịch Kho bạc Nhà nước thực hiện chi trả.
b) Đến cuối năm (31/12) đơn vị dự toán và cơ quan tài chính lập biên bản đối chiếu số liệu làm căn cứ duyệt quyết toán năm.
3.2. Đối với các nhiệm vụ chi ngoại tệ nêu tại Điểm 2 Mục I thực hiện theo dự toán năm tính bằng đồng Việt Nam, Kho bạc Nhà nước thực hiện việc kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước, trường hợp nếu chi ngoại tệ ở Kho bạc Nhà nước thì trích Quỹ Ngoại tệ tập trung của Ngân sách Nhà nước để chi trả thanh toán cho đơn vị đồng thời hạch toán bằng đồng Việt Nam tương ứng với số ngoại tệ đó, theo tỉ giá hạch toán do Bộ Tài chính qui định và trừ dần vào dự toán năm, cụ thể như sau: 3.2.1.Chi trả ngoại tệ cho các đoàn đi công tác nước ngoài: a. Các đơn vị dự toán chịu trách nhiệm quản lý kinh phí đoàn ra từ khâu lập dự toán, tạm ứng và duyệt quyết toán đối với từng đoàn và cá nhân. b. Căn cứ vào các qui định của Thông tư số 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi Ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước; quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài; căn cứ vào tình hình thực tế của đoàn ra, việc cấp phát chia thành 2 bước sau: - Cấp tạm ứng: căn cứ vào dự toán chi ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ (tính theo đồng Việt Nam) được cơ quan nhà nước có thẩm quyền duyệt và giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ (ghi rõ tạm ứng) của đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước (theo Phụ lục số 06- TT 79 đính kèm Thông tư này) Kho bạc Nhà nước làm thủ tục trích Quỹ Ngoại tệ tập trung của Ngân sách Nhà nước tạm ứng cho đơn vị; đồng thời, hạch toán tạm ứng chi Ngân sách Trung ương bằng tiền Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định. Khi thực hiện cấp tạm ứng cho đơn vị, Kho bạc Nhà nước thực hiện trừ ngay vào dự toán năm của đơn vị. - Cấp thanh toán: trong thời gian 15 ngày sau khi đoàn về, đơn vị sử dụng ngân sách trung ương có trách nhiệm gửi quyết toán chi ngoại tệ đoàn ra cho Kho bạc Nhà nước để thanh toán tạm ứng. Căn cứ hồ sơ quyết toán đoàn ra đã được cơ quan chủ quản duyệt quyết toán chi ngoại tệ và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị (theo Phụ lục số 07-TT 79 đính kèm Thông tư này), Kho bạc Nhà nước làm thủ tục chuyển từ cấp tạm ứng sang cấp thanh toán tạm ứng; đồng thời, thanh toán số ngoại tệ đã tạm ứng theo tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định. Quá trình thanh toán tạm ứng được bù trừ thừa, thiếu giữa các đoàn trong cùng một đơn vị. Sau khi đã bù trừ giữa các đoàn, nếu còn chênh lệch, thì xử lý như sau: + Trường hợp số tạm ứng nhỏ hơn số được quyết toán, đơn vị phải lập giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ gửi Kho bạc Nhà nước để được cấp bổ sung ngoại tệ và trừ vào dự toán Ngân sách Nhà nước được duyệt; + Trường hợp số tạm ứng lớn hơn số được quyết toán, đơn vị có trách nhiệm hoàn trả Quỹ Ngoại tệ tập trung của Ngân sách Nhà nước số chênh lệch. Khi đơn vị hoàn trả, Kho bạc Nhà nước hạch toán phục hồi tài khoản dự toán khi thực hiện hạch toán giảm chi cho đơn vị. c. Đơn vị dự toán có trách nhiệm quyết toán chi ngoại tệ tương ứng tiền đồng Việt Nam cùng với quyết toán quí, năm của đơn vị. 3.2.2. Chi trả ngoại tệ thanh toán đóng niên liễm, mua tin, cước phát sóng: a. Đối với các khoản chi đóng niên liễm cho các tổ chức quốc tế (mục 157); mua tin (mục 119) của các Bộ, ngành: căn cứ dự toán chi ngoại tệ kèm theo chứng từ thanh toán có liên quan (hợp đồng thanh toán, giấy báo đòi tiền của các tổ chức quốc tế) và giấy rút dự toán Ngân sách Nhà nước bằng ngoại tệ, Kho bạc Nhà nước thực hiện trích quỹ ngoại tệ của Ngân sách Nhà nước để chi trả và thanh toán trực tiếp cho người được hưởng; đồng thời, hạch toán chi ngân sách trung ương bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định trừ vào dự toán ngân sách nhà nước của đơn vị; b. Đối với khoản chi cước phát sóng, truyền tin (mục 111) phục vụ cho các đoàn cấp cao của Đảng, Chính phủ, Quốc hội đi công tác nước ngoài được thực hiện như việc chi trả ngoại tệ cho đoàn đi công tác nước ngoài.
3.3. Chi mua ngoại tệ của ngân hàng: mua ngoại tệ của ngân hàng được thực hiện trong trường hợp Quỹ Ngoại tệ tập trung của Ngân sách Nhà nước không đủ ngoại tệ để đáp ứng cho các nhu cầu thanh toán, chi trả của Ngân sách Nhà nước hoặc cho các đơn vị dự toán có nhu cầu chi bằng ngoại tệ, nhưng thực hiện giao dịch tại các Kho bạc Nhà nước địa phương. Căn cứ dự toán Ngân sách Nhà nước được phân bổ, giấy rút dự toán Ngân sách Nhà nước (tạm ứng hoặc thanh toán) của đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước, Kho bạc Nhà nước cấp tạm ứng hoặc cấp thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng (nơi đơn vị mua ngoại tệ) công bố tại thời điểm chi ngoại tệ để đơn vị trực tiếp mua ngoại tệ của ngân hàng.
3.4. Trường hợp có chênh lệch tỷ giá (tỷ giá thực tế cao hơn tỷ giá khi thông báo kế hoạch) thì đơn vị dự toán được ngân sách đảm bảo cấp đủ số ngoại tệ đã được bố trí trong dự toán năm của đơn vị.
4. Quyết toán chi ngoại tệ: Đơn vị dự toán tổng hợp chi ngoại tệ chung trong báo cáo quyết toán hàng năm của đơn vị. Cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩm định báo cáo quyết toán chi ngoại tệ của các đơn vị dự toán theo qui định hiện hành của Bộ Tài chính.