Điều 38. Trình tự thực hiện đánh giá và cải tiến
1. Sơ đồ các bước thực hiện
2. Trình tự đánh giá và cải tiến
a) Lập chương trình và kế hoạch đánh giá Cơ quan/Bộ phận QLCL của Chủ đầu tư/Chủ dự án căn cứ kế hoạch chất lượng để lập kế hoạch đánh giá Hệ thống QLCL của dự án theo Mẫu QLCL-X-02 Phụ lục IX ban hành kèm theo Quy trình này. Trường hợp cần thiết Chủ đầu tư có thể yêu cầu thực hiện đánh giá nội bộ đột xuất hệ thống QLCL. Bộ phận QLCL của Nhà thầu thi công căn cứ kế hoạch đảm bảo chất lượng của mình và yêu cầu của Chủ đầu tư/Chủ dự án lập Kế hoạch đánh giá nội bộ theo Mẫu QLCL-IX-03 Phụ lục IX ban hành kèm theo Quy trình này.
b) Phê duyệt Kế hoạch đánh giá được lãnh đạo Chủ đầu tư/Nhà thầu xem xét phê duyệt nếu đạt yêu cầu, trường hợp không đạt yêu cầu phải lập lại kế hoạch.
c) Thông báo và chuẩn bị đánh giá Sau khi kế hoạch đánh giá được phê duyệt, nhóm đánh giá/bên đánh giá gửi kế hoạch tới các cá nhân và tổ chức liên quan trước ít nhất 07 ngày. Đánh giá viên có trách nhiệm: - Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến nội dung được phân công đánh giá; - Nghiên cứu báo cáo của các cuộc đánh giá lần trước; - Chuẩn bị Phiếu câu hỏi (nếu cần thiết) và Phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá, Đánh giá viên sử dụng Phiếu ghi chép để ghi lại kết quả và đánh giá, nếu phát hiện có các tồn tại, sai sót thì sẽ ghi vào Thông báo kết quả; Lãnh đạo các tổ chức được đánh giá có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu, nhân sự cần thiết và hợp tác với đoàn đánh giá để hoạt động đánh giá đạt kết quả tốt. Trường hợp, đột xuất không bố trí làm việc được theo kế hoạch đánh giá phải thông báo ngay cho nhóm đánh giá để điều chỉnh lịch hoặc cử cán bộ khác thay thế.
d) Tiến hành đánh giá - Họp triển khai kế hoạch/chương trình đánh giá: Đại diện lãnh đạo Chủ đầu tư/Nhà thầu tổ chức họp nêu rõ mục đích, yêu cầu tầm quan trọng của việc đánh giá và yêu cầu các đơn vị phối hợp thực hiện. Trưởng nhóm đánh giá thông báo chương trình, phương pháp đánh giá; - Các đánh giá viên theo chương trình làm việc, nội dung đánh giá được phân công tiến hành đánh giá tại các tổ chức/đơn vị ghi chép đầy đủ các nội dung đã đánh giá, bằng chứng về sự phù hợp và không phù hợp của các hoạt động đánh giá đối chiếu với các chuẩn mực đánh giá để làm hồ sơ và báo cáo đánh giá. Nội dung được ghi chép vào Phiếu đánh giá theo Mẫu QLCL-IX-04 Phụ lục IX ban hành kèm theo Quy trình này, lập các yêu cầu khắc phục/phòng ngừa/cải tiến chất lượng nếu phát hiện điểm không phù hợp hoặc cần cải tiến của hệ thống. Nội dung yêu cầu khắc phục/phòng ngừa/cải tiến cần ghi rõ trong báo cáo làm căn cứ để thực hiện và kiểm tra kết quả các hành động khắc phục/phòng ngừa/cải tiến. Trong quá trình đánh giá nếu có bất cứ sự thay đổi nào so với chương trình đánh giá cần thông báo cho Trưởng đoàn đánh giá. d) Kết thúc kế hoạch, chương trình đánh giá - Họp kết thúc kế hoạch/chương trình đánh giá để thống nhất những nội dung đã thực hiện trong quá trình đánh giá, Trưởng nhóm đánh giá nêu nhận xét chung về kết quả đánh giá; từng đánh giá viên nêu những điểm không phù hợp được phát hiện tại các đơn vị đồng thời giải thích rõ các điểm còn thắc mắc. Lập báo cáo, tổng hợp kết quả đánh giá theo Mẫu QLCL-IX-06 Phụ lục IX ban hành kèm theo Quy trình này chậm nhất sau 3 ngày kết thúc đánh giá. Các đánh giá viên gửi lại Trưởng nhóm các yêu cầu khắc phục/phòng ngừa/cải tiến của từng đơn vị. - Thư ký nhóm đánh giá gửi thông báo kết quả đánh giá đến lãnh đạo Chủ đầu tư/Nhà thầu và thủ trưởng các đơn vị có liên quan để thực hiện hành động khắc phục.
e) Phê duyệt Lãnh đạo xem xét các điểm không phù hợp, các ý kiến có liên quan, xem xét các đề xuất về giải pháp thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa/cải tiến, phê duyệt thông báo kết quả đánh giá và gửi các đơn vị liên quan.
g) Thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến Căn cứ các đề xuất giải pháp thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa/cải tiến được duyệt, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của mình phải xây dựng kế hoạch và thực hiện ngay việc khắc phục các điểm không phù hợp đã nêu trong báo cáo.
h) Kiểm tra kết quả khắc phục Căn cứ vào yêu cầu thời hạn khắc phục/phòng ngừa/cải tiến, Cơ quan QLCL và Nhóm đánh giá cử cán bộ kiểm tra kết quả thực hiện tại từng đơn vị và lập Thông báo kết quả khắc phục/phòng ngừa/cải tiến gửi Chủ đầu tư (Chủ đầu tư/Chủ dự án)/Nhà thầu. Nhà thầu thi công có trách nhiệm gửi Thông báo kết quả đánh giá và Thông báo kết quả khắc phục/phòng ngừa/cải tiến của tất cả các đợt đánh giá về Cơ quan/Bộ phận QLCL Chủ đầu tư/Chủ dự án theo Mẫu QLCL-IX-07 Phụ lục IX ban hành kèm theo Quy trình này.