1. Yêu cầu về kiểm tra, nghiệm thu:
1.1. Nhiệm vụ kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ ĐGHC phải được thực hiện ngay sau khi hoàn thành từng hạng mục công việc, sản phẩm.
1.2. Hồ sơ ĐGHC khi nghiệm thu phải đảm bảo được lập đầy đủ theo quy định tại Thông tư này, các số liệu phải chính xác, từ ngữ sử dụng trong các văn bản phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và thống nhất giữa các cấp.
1.3. Đảm bảo tính thống nhất và chính xác về mặt kỹ thuật trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đo vẽ bổ sung các yếu tố ĐGHC, các yếu tố địa lý từ thực địa lên bản đồ địa hình và về lập hồ sơ, bản đồ ĐGHC.
1.4. Xác nhận rõ khối lượng nhiệm vụ đã thực hiện, đối chiếu với Dự án, Thiết kế kỹ thuật - dự toán để làm cơ sở cho việc quyết toán.
1.5. Khi kết thúc nghiệm thu hồ sơ ĐGHC phải lập báo cáo gửi cơ quan quản lý cấp trên nêu rõ số lượng và chất lượng từng tài liệu trong hồ sơ ĐGHC. Trong báo cáo phải có kết luận rõ ràng và đánh giá chất lượng tốt hoặc đạt yêu cầu, những thiếu sót cần phải bổ sung, sửa chữa hoặc làm lại, thời gian hoàn thành, khi nộp lên cấp trên phải đảm bảo đầy đủ và chính xác.
1.6. Phiếu ghi ý kiến kiểm tra, Biên bản nghiệm thu, Bảng danh mục tài liệu đã nghiệm thu trong quá trình kiểm tra, nghiệm thu lập theo mẫu quy định tại Phụ lục 19a, 19b, 19c ban hành kèm theo Thông tư này.
1.7. Những ý kiến liên quan đến đề nghị xử lý của cơ quan Trung ương (Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên và Môi trường) phải lập thành văn bản đề nghị riêng.
2. Trình tự trách nhiệm các cấp trong kiểm tra nghiệm thu:
2.1. Đơn vị thi công chịu trách nhiệm kiểm tra tất cả các hạng mục của sản phẩm theo các chỉ tiêu kỹ thuật đưa ra trong nội dung Thông tư này.
2.2. Ủy ban nhân dân các cấp phối hợp với đơn vị thi công kiểm tra nghiệm thu hồ sơ ĐGHC thuộc trách nhiệm quản lý trực tiếp của mình và kiểm tra nghiệm thu hồ sơ ĐGHC của cấp dưới thuộc thẩm quyền quản lý.
2.3. Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác tra kiểm tra nghiệm thu hồ sơ ĐGHC, các cấp.
2.4. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nghiệm thu và chịu trách nhiệm trước Chính phủ về chất lượng toàn bộ hồ sơ ĐGHC các cấp thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Để bảo đảm giá trị sử dụng lâu dài, nếu trong quá trình sử dụng phát hiện có sai sót thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải có biện pháp chỉ đạo các cấp liên quan chỉnh lý, bổ sung kịp thời và báo cáo cơ quan quản lý cấp trên, không để kéo dài.
2.5. Hồ sơ ĐGHC các cấp trước khi giao nộp để kiểm tra nghiệm thu phải được xem xét kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng của tất cả các tài liệu có liên quan đảm bảo bốn tính chất đầy đủ, chính xác, thống nhất và pháp lý của hồ sơ.
3. Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu
3.1. Ủy ban nhân dân mỗi cấp thành lập một tổ chuyên viên giúp việc để thực hiện công tác kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ ĐGHC thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp và kiểm tra nghiệm thu hồ sơ ĐGHC của cấp dưới thuộc quyền quản lý. Tổ chuyên viên có nhiệm vụ:
a) Theo dõi quá trình tổ chức thực hiện và chuẩn bị các công việc cần thiết cho việc kiểm tra nghiệm thu sản phẩm ngay sau khi hoàn thành;
b) Thực hiện kiểm tra cơ sở pháp lý và nội dung kỹ thuật đối với các sản phẩm đưa vào kiểm tra nghiệm thu;
c) Chỉ ra những thiếu sót và yêu cầu đơn vị thi công có trách nhiệm bổ sung, sửa chữa kịp thời hoặc yêu cầu làm lại khi cần thiết;
d) Xác nhận việc sửa chữa, bổ sung hoặc làm lại (nếu có); giúp Ủy ban nhân dân cấp mình xác nhận tính pháp lý cho hồ sơ, xác nhận việc hoàn thành của đơn vị thi công và soạn thảo báo cáo nghiệm thu gửi cấp trên.
3.2. Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu trên toàn bộ các hạng mục sản phẩm bản đồ ĐGHC và các tài liệu theo quy định trong bộ hồ sơ ĐGHC, các tài liệu liên quan trong quá trình thi công như: sổ đo, kết quả đo bù, bảng tính, biên bản kiểm nghiệm máy và các tài liệu khác.
3.3. Khi kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ ĐGHC ở mỗi cấp, phải có đại diện của Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp tham gia; riêng đối với bộ hồ sơ ĐGHC cấp tỉnh, thì Ủy ban nhân dân tỉnh tự tổ chức kiểm tra nghiệm thu.
3.4. Các tài liệu giao nộp trước khi kiểm tra nghiệm thu:
a) Bản đồ ĐGHC;
b) Sơ đồ vị trí các mốc ĐGHC;
c) Bảng xác nhận tọa độ các mốc ĐGHC;
d) Bảng tọa độ các điểm đặc trưng trên đường ĐGHC;
đ) Các biên bản xác nhận mô tả ĐGHC;
e) Các phiếu thống kê địa danh.
4. Mức độ kiểm tra nghiệm thu
4.1. Đối với hồ sơ ĐGHC cấp xã:
a) Đơn vị thi công tự tổ chức kiểm tra 100% các hạng mục công việc và tài liệu trong hồ sơ ĐGHC;
b) Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm theo dõi, giám sát quá trình thi công tại thực địa và kiểm tra 100% tất cả các hạng mục công việc và tài liệu của hồ sơ ĐGHC cấp xã của mình trong quá trình đơn vị thi công tổ chức thực hiện;
c) Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm:
Kiểm tra xem xét tài liệu, chất lượng mốc ĐGHC 30%;
Đối chiếu kết quả đo tọa độ mốc ĐGHC và các điểm đặc trưng trên dữ liệu bản đồ ĐGHC 30%.
Đối chiếu giữa tài liệu với thực địa: kiểm tra 30% cho các loại công việc và tài liệu: bản đồ ĐGHC, sơ đồ vị trí mốc ĐGHC, biên bản xác nhận mô tả ĐGHC và các bản thống kê địa danh.
d) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm:
Kiểm tra xem xét tài liệu, chất lượng mốc 20%;
Đối chiếu kết quả đo tọa độ vị trí mốc và các điểm đặc trưng trên bản đồ ĐGHC 10%.
Đối chiếu giữa tài liệu với thực địa: kiểm tra 10% cho các loại công việc và tài liệu: bản đồ ĐGHC, sơ đồ vị trí mốc ĐGHC, biên bản xác nhận mô tả ĐGHC và các bản thống kê địa danh.
4.2. Đối với hồ sơ ĐGHC cấp huyện
a) Đơn vị thi công tự tổ chức kiểm tra 100% các hạng mục công việc và tài liệu trong hồ sơ ĐGHC;
b) Ủy ban nhân dân cấp huyện kiểm tra 100% tất cả các hạng mục công việc và tài liệu của hồ sơ ĐGHC cấp huyện của mình do đơn vị thi công thực hiện;
c) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kiểm tra 50% tất cả các hạng mục công việc và tài liệu.
4.3. Đối với hồ sơ ĐGHC cấp tỉnh
a) Đơn vị thi công tự tổ chức kiểm tra 100% tất cả các hạng mục công việc và tài liệu trong hồ sơ ĐGHC do đơn vị thi công thực hiện;
b) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kiểm tra 100% tất cả các hạng mục công việc và tài liệu của hồ sơ ĐGHC cấp tỉnh do đơn vị thi công thực hiện; Bộ Nội vụ chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường căn cứ tình hình cụ thể để quyết định mức độ kiểm tra các hạng mục công việc và tài liệu thuộc hồ sơ ĐGHC cấp tỉnh trong quá trình thẩm định.
5. Đóng gói sản phẩm hồ sơ ĐGHC các cấp
5.1. Trước khi đóng gói sản phẩm bản đồ ĐGHC các cấp, phải rà soát toàn bộ sản phẩm theo các nội dung sau:
a) Thông tin định tính, định lượng của các yếu tố địa lý cùng tên trên bản đồ ĐGHC các cấp không được mâu thuẫn, đặc biệt là các yếu tố liên quan đến mô tả đường ĐGHC các cấp;
b) Các yếu tố ĐGHC và yếu tố địa lý thể hiện trên bản đồ địa hình có liên quan phải được rà soát, chuẩn hóa 100% về độ chính xác, mức độ phù hợp giữa bản đồ số, bản đồ gốc thực địa và bản xác nhận mô tả đường ĐGHC các cấp;
c) Bản đồ ĐGHC các cấp in trên giấy phải có chất lượng tốt, tông màu đồng đều, hình thức, màu sắc ký hiệu phải thống nhất trên toàn bộ sản phẩm. Các yếu tố nội dung về ĐGHC phải rõ ràng, dễ nhận biết.
5.2. Việc tiếp biên phải được tiến hành trước khi tổng hợp nội dung bản đồ cấp xã lên cấp huyện và cấp huyện lên cấp tỉnh. Phải tiếp biên tất cả các đối tượng kiểu đường, kiểu vùng có giao cắt với đường biên theo nguyên tắc các đối tượng kiểu đường và kiểu vùng không được biến dạng, đổi hướng hoặc gãy khúc. Các đối tượng địa vật, địa danh cùng tên giữa các đơn vị hành chính lân cận phải thống nhất.
5.3. Việc đóng gói, giao nộp sản phẩm chỉ được thực hiện sau khi đã thông qua công tác kiểm tra nghiệm thu sản phẩm cuối cùng của toàn dự án. Bản đồ ĐGHC được đóng gói theo quy định của việc lập hồ sơ địa giới hành chính các cấp, bao gồm:
a) Dữ liệu bản đồ dạng số và kết quả biên tập phục vụ in trên giấy;
b) Các thư viện ký hiệu được sử dụng để thành lập và biên tập bản đồ ĐGHC các cấp;
c) Các bảng biểu thống kê tọa độ điểm mốc, điểm đặc trưng và các sản phẩm trung gian khác đã sử dụng trong quá trình thành lập bản đồ.
5.4. Số đo GPS theo mẫu tại Phụ lục 7 của Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về xây dựng lưới tọa độ.
5.5. Kết quả tính toán bình sai tọa độ, độ cao mốc ĐGHC các cấp.
5.6. Các hạng mục sản phẩm dạng số được ghi trên đĩa CD, DVD có chất lượng tốt hoặc các thiết bị lưu trữ số khác.
6. Việc thẩm định hồ sơ ĐGHC thực hiện theo quy định tại khoản 3 mục 2 Thông tư liên tịch số 06/2006/TTLT-BTNMT-BNV-BNG-BQP ngày 13 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ Ngoại giao và Bộ Quốc phòng hướng dẫn quản lý công tác đo đạc và bản đồ về địa giới hành chính và biên giới quốc gia.
7. Việc quản lý, sử dụng hồ sơ ĐGHC các cấp thực hiện theo quy định tại khoản 2 mục 2 Thông tư liên tịch số 06/2006/TTLT-BTNMT-BNV-BNG-BQP ngày 13 tháng 6 năm 2006 của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ Ngoại giao và Bộ Quốc phòng hướng dẫn quản lý công tác đo đạc và bản đồ về địa giới hành chính và biên giới quốc gia.