Trong Thông tư này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Công ước STCW là Công ước quốc tế về tiêu chuẩn huấn luyện, cấp chứng chỉ và trực ca cho thuyền viên năm 1978 và các sửa đổi (Công ước STCW).
2. Bộ luật STCW là Bộ luật kèm theo Công ước về tiêu chuẩn huấn luyện, cấp chứng chỉ và trực ca cho thuyền viên năm 1978 và các sửa đổi.
3. Thuyền trưởng là người có quyền chỉ huy cao nhất ở trên tàu.
4. Sỹ quan là một thành viên trong thuyền bộ nhưng không phải thuyền trưởng, có đủ điều kiện, tiêu chuẩn đảm nhiệm chức danh trên tàu.
5. Đại phó là sỹ quan boong kế cận thuyền trưởng và là người chỉ huy tàu trong trường hợp thuyền trưởng không còn đủ khả năng chỉ huy tàu.
6. Sỹ quan boong là sỹ quan có trình độ nghiệp vụ chuyên môn theo quy định tại Chương II của Công ước STCW.
7. Thủy thủ trực ca OS là thuyền viên có trình độ nghiệp vụ theo quy định tại Quy tắc II/4 của Công ước STCW và hoàn thành khóa đào tạo chuyên môn do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định.
8. Thủy thủ trực ca AB là thuyền viên có trình độ nghiệp vụ theo quy định tại Quy tắc II/5 của Công ước STCW và hoàn thành khóa đào tạo chuyên môn do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định.
9. Máy trưởng là sỹ quan máy cao nhất chịu trách nhiệm về hệ động lực của tàu; vận hành, bảo dưỡng các thiết bị điện và cơ khí của tàu.
10. Máy hai là sỹ quan máy kế cận máy trưởng, chịu trách nhiệm về hệ động lực của tàu; vận hành, bảo dưỡng các thiết bị điện, cơ khí của tàu trong trường hợp máy trưởng không còn đủ khả năng đảm nhiệm.
11. Sỹ quan máy là sỹ quan có trình độ nghiệp vụ chuyên môn theo quy định tại Quy tắc III/1, Quy tắc III/2 và Quy tắc III/3 của Công ước STCW.
12. Thợ máy trực ca Oiler là thuyền viên có trình độ nghiệp vụ theo quy định tại Quy tắc III/4 của Công ước STCW và hoàn thành khóa đào tạo chuyên môn do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định.
13. Thợ máy trực ca AB là thuyền viên có trình độ nghiệp vụ theo quy định tại Quy tắc III/5 của Công ước STCW và hoàn thành khóa đào tạo chuyên môn do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định.
14. Sỹ quan kỹ thuật điện là sỹ quan có trình độ nghiệp vụ chuyên môn theo quy định tại Quy tắc III/6 của Công ước STCW.
15. Thợ kỹ thuật điện là thuyền viên có trình độ nghiệp vụ chuyên môn theo quy định tại Quy tắc III/7 của Công ước STCW.
16. Sỹ quan vô tuyến điện GMDSS là sỹ quan có trình độ nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của Chương IV của Công ước STCW.
17. Sỹ quan an ninh tàu biển là người làm việc trên tàu chịu trách nhiệm trước thuyền trưởng, được công ty bổ nhiệm chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh cho tàu bao gồm cả việc thực hiện và duy trì kế hoạch an ninh tàu; liên lạc với sỹ quan an ninh của công ty và sỹ quan an ninh cảng.
18. Nhiệm vụ an ninh bao gồm tất cả công việc liên quan đến an ninh trên tàu được quy định tại Chương XI-2 của Công ước quốc tế về An toàn sinh mạng trên biển năm 1974 sửa đổi (SOLAS 74 sửa đổi) và Bộ luật quốc tế về An ninh tàu biển và bến cảng (ISPS).
19. Tàu dầu là tàu biển được đóng hoặc hoán cải và sử dụng để chuyên chở xô dầu thô và các sản phẩm của dầu mỏ.
20. Tàu hoá chất là tàu biển được đóng hoặc hoán cải và được sử dụng để chở xô các sản phẩm ở dạng lỏng được liệt kê tại Chương 17 của Bộ luật quốc tế về chở xô hoá chất (IBC Code).
21. Tàu khí hoá lỏng là tàu biển được đóng hoặc hoán cải và được sử dụng để chở xô chất khí hoá lỏng được quy định tại Chương 19 của Bộ luật quốc tế về chở xô khí hoá lỏng (IGC Code).
22. Tàu khách là tàu biển được quy định tại Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng trên biển 1974 và các sửa đổi (SOLAS 74 sửa đổi).
23. Tàu khách Ro-Ro là tàu khách với các khoang hàng Ro-Ro hoặc các khoang đặc biệt được quy định trong Công ước Quốc tế về an toàn sinh mạng trên biển 1974 và các sửa đổi (SOLAS 74 sửa đổi).
24. Hành trình gàn bờ của tàu biển có tổng dung tích (GT) dưới 500 là hành trình trong giới hạn 50 hải lý tính từ bờ biển hoặc trong khu vực được xác định là hành trình gần bờ theo thỏa thuận giữa Việt Nam với các nước có liên quan.
25. Sổ ghi nhận huấn luyện là sổ cấp cho thuyền viên có trình độ đại học thực tập sỹ quan boong tàu từ 500 GT trở lên, thực tập sỹ quan máy tàu có tổng công suất máy chính từ 750 kW trở lên hoặc cấp cho học viên thực tập sỹ quan boong tàu từ 500 GT trở lên, thực tập sỹ quan máy tàu có tổng công suất máy chính từ 750 kW trở lên theo chương trình đào tạo sỹ quan hàng hải được Bộ Giao thông vận tải phê duyệt; thuyền viên có trình độ cao đẳng trở lên thực tập sỹ quan kỹ thuật điện theo yêu cầu tại Bảng A-III/6 của Bộ luật STCW.
26. Thời gian thực tập là thời gian học viên làm việc trên tàu theo chương trình huấn luyện phù hợp với quy định Công ước STCW.
27. Thời gian tập sự là thời gian thuyền viên thực tập chức danh trên hạng tàu tương ứng với giấy chứng nhận khả năng chuyên môn dưới sự giám sát của một sỹ quan.
28. Thời gian đảm nhiệm chức danh là thời gian thuyền viên làm việc theo chức danh phù hợp với giấy chứng nhận khả năng chuyên môn được cấp.
29. Thời gian đi biển là thời gian học viên thực tập, thuyền viên tập sự hoặc đảm nhiệm chức danh trên tàu biển.
30. Tháng là tháng theo dương lịch hoặc 30 ngày, cấu thành từ những khoảng thời gian nhỏ hơn một tháng.
31. Chức năng là một nhóm công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm quy định tại Bộ luật STCW, cần thiết cho việc vận hành tàu, an toàn sinh mạng trên biển hoặc bảo vệ môi trường biển.
32. Công ty là chủ tàu, tổ chức cung ứng thuyền viên hoặc bất cứ tổ chức, cá nhân nào khác như người quản lý, người thuê tàu trần mà họ nhận trách nhiệm đối với việc vận hành tàu từ chủ tàu và những người đồng ý đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ, trách nhiệm như vậy cho công ty theo các quy định đó.
33. Giấy chứng nhận khả năng chuyên môn (sau đây viết tắt là GCNKNCM) là chứng chỉ được cấp cho thuyền viên theo quy định của Công ước STCW.
34. Giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ (sau đây viết tắt là GCNHLNV) là chứng chỉ được cấp cho thuyền viên theo quy định của Công ước STCW.
35. Giấy công nhận GCNKNCM là văn bản do Cục Hàng hải Việt Nam hoặc Chi cục hàng hải hoặc Cảng vụ hàng hải được Cục Hàng hải Việt Nam ủy quyền cấp cho thuyền viên có chứng chỉ chuyên môn được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia, vùng lãnh thổ đã được Việt Nam ký thỏa thuận về việc công nhận chứng chỉ chuyên môn, để làm việc trên tàu biển Việt Nam.
36. Giấy xác nhận việc cấp giấy chứng nhận là văn bản do Cục Hàng hải Việt Nam hoặc Chi cục hàng hải hoặc Cảng vụ hàng hải được Cục Hàng hải Việt Nam ủy quyền cấp cho thuyền viên đã được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa huấn luyện tại Việt Nam theo quy định tại Quy tắc IV/2, Quy tắc V/1-1, Quy tắc V/1-2 của Công ước STCW.
37. Tàu cao tốc là tàu đã được cơ quan đăng kiểm cấp giấy chứng nhận an toàn tàu cao tốc phù hợp với Bộ luật quốc tế HSC 2000 và Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về phân cấp và đóng tàu biển cao tốc.
38. Cơ quan đăng ký tàu biển Việt Nam gồm Cục Hàng hải Việt Nam hoặc Chi cục hàng hải hoặc Cảng vụ hàng hải được Cục Hàng hải Việt Nam phân cấp thực hiện công tác đăng ký tàu biển.