Điều 2. Thủ tục Thực hiện các dự án đầu tư tại thôn bản. a. Khảo sát, thiết kế và lập dự toán: Đối với các tiểu dự án đòi hỏi thiết kế cụ thể (ví dụ như làm cống nước, cầu đi bộ, xây nhà vệ sinh...) thì thiết kế giản đơn, có thể tham khảo các công trình đã thi công trên địa bàn hoặc từ thiết kế mẫu. Biện pháp thi công đơn giản để thôn bản tự thực hiện được và phải tận dụng nguyên vật liệu có thể khai thác tại địa phương. Đối với tiểu dự án rất đơn giản , Ban Quản lý Dự án Huyện cử cán bộ kỹ thuật hướng dẫn Ban Phát triển xã tự lập các bản vẽ để thi công (nếu Ban Phát triển xã có đủ khả năng.) Dự toán được lập tính toán đầy đủ các khoản chi phí theo mặt bằng giá tại địa phương, trong đó chia ra các khoản chi phí dân đóng góp và chi phí được thanh toán 100% từ nguồn vốn vay Hiệp hội Phát triển Quốc tế. b. Thủ tục thẩm định, phê duyệt các bản vẽ và dự toán: (i). Thủ tục thẩm định: Các tiểu dự án “ có xây dựng” thì các bản vẽ và dự toán đều phải được thẩm định. Đối với các tiểu dự án không cần bản vẽ thi công thì chỉ cần phê duyệt dự toán. Các phòng chức năng của Huyện chủ trì tổ chức thẩm định. (ii). Thủ tục phê duyệt: Căn cứ vào Biên bản thẩm định của các phòng ban chức năng, sau khi đã điều chỉnh, sửa đổi lại bản vẽ, dự toán (nếu cần), Uỷ ban Nhân dân xã ra quyết định phê duyệt bản vẽ và dự toán. Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xã chịu trách nhiệm về nội dung của Quyết định phê duyệt trước Uỷ ban Nhân dân huyện. c. Thủ tục mua sắm: Giá trị của các hợp đồng mua sắm rất nhỏ, thông thường từ 3- 15 triệu đồng. Các hoạt động mua sắm trong Hợp phần sẽ được quản lý và thực hiện bởi Ban Phát triển xã. Ban Quản lý Dự án huyện có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể cho các Ban Phát triển xã về cách thức tiến hành mua sắm. Sau khi chủ tịch Uỷ ban Nhân dân xã phê duyệt dự toán, Ban Phát triển xã là “Chủ đầu tư” và chịu trách nhiệm toàn diện về công tác mua sắm và thanh toán. Các hình thức mua sắm bao gồm: a. Chào giá cạnh tranh; b. Mua sắm trực tiếp và Lựa chọn từ một nguồn duy nhất; c. Cộng đồng tự thực hiện; Ban Quản lý Dự án Trung ương chịu trách nhiệm hướng dẫn về các thủ tục mua sắm chi tiết cho hợp phần Ngân sách Phát triển Ngân sách Xã tại Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án được Bộ Kế hoạch và Đầu tư phê duyệt tại công văn số 1318/BKH-NN ngày 5/3/2002. d. Ký kết hợp đồng, thi công và giám sát thi công công trình: Ban Phát triển xã, trên cơ sở Kế hoạch đã được huyện phê duyệt và các quyết định phê duyệt bản vẽ, dự toán của Uỷ ban Nhân dân xã để tổ chức ký kết hợp đồng. Tiểu dự án được thực hiện có sự giám sát trực tiếp của Người giám sát (cá nhân/nhóm người) đã được các thôn bản đề xuất trong quá trình lập kế hoạch, ngoài ra việc thực thi tiểu dự án còn chịu sự giám sát của cộng đồng tại địa phương. e. Nghiệm thu, bàn giao, khai thác, vận hành tiểu dự án (i). Nghiệm thu, bàn giao Sau khi tiểu dự án hoàn thành việc thi công, tổ chức tiến hành nghiệm thu, bàn giao công trình Thành phần: Ban Phát triển xã (chủ trì), lãnh đạo thôn bản, Người giám sát (cá nhân/nhóm người), bên hưởng lợi và đại diện bên thi công công trình (đối với các tiểu dự án “có xây dựng”). Tiểu dự án được chính thức bàn giao “tay ba” (Chủ đầu tư- Bên thi công- đại diện Người hưởng lợi) ngay tại buổi nghiệm thu. Biên bản nghiệm thu-bàn giao được các bên ký kết với sự chứng kiến của những người tham gia. (ii). Quản lý, vận hành và bảo dưỡng công trình Đại diện Người hưởng lợi tiếp nhận tiểu dự án có trách nhiệm: Quản lý, vận hành, bảo dưỡng. Xây dựng quy chế sử dụng, vận hành cụ thể đối với từng loại công trình (thuỷ lợi, nước sinh hoạt, công trình vệ sinh...) Qui định đóng góp hàng năm về lao động, vật liệu hoặc bằng tiền. Bồi thường đền bù khi có hành động làm thiệt hại đến tài sản của cộng đồng. Quản lý thu chi cho những trường hợp có thu và chi phí cho những người quản lý.