1. Công ty quản lý quỹ đáp ứng quy định tại điểm c và điểm d khoản 1 Điều 13 Thông tư này được đề nghị lập văn phòng đại diện. Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, không được thực hiện nghiệp vụ quản lý tài sản cho khách hành ủy thác, tư vấn đầu tư, không được ký các hợp đồng kinh tế liên quan tới nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán. Trường hợp được công ty mẹ ủy quyền bằng văn bản, văn phòng đại diện được ký hợp đồng thuê trụ sở, ký hợp đồng với người lao động và các hợp đồng kinh tế khác không liên quan tới nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán. Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện bao gồm các nội dung sau đây:
a) Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc và nghiên cứu thị trường;
b) Xúc tiến xây dựng các dự án hợp tác trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán của công ty;
c) Thúc đẩy, giám sát thực hiện các hợp đồng đã ký kết của công ty với các tổ chức, cá nhân.
2. Hồ sơ đề nghị chấp thuận thành lập văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau:
a) Giấy đề nghị chấp thuận thành lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định tại phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư này;
b) Biên bản họp và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị, hoặc hội đồng thành viên, hoặc quyết định của chủ sở hữu về việc thành lập văn phòng đại diện, phù hợp với quy định tại điều lệ công ty;
c) Danh sách kèm theo hồ sơ cá nhân của nhân viên văn phòng đại diện;
d) Hợp đồng hoặc hợp đồng nguyên tắc thuê trụ sở hoặc quyết định giao mặt bằng, trụ sở của chủ sở hữu; kèm theo tài liệu xác nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng trụ sở của bên cho thuê hoặc chủ sở hữu.
3. Hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này được lập thành một (01) bộ gốc kèm theo tệp thông tin điện tử. Bộ hồ sơ gốc được gửi trực tiếp Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hoặc gửi qua đường bưu điện.
4. Trong thời hạn mười lăm (15) ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 2 Điều này, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước ra quyết định chấp thuận thành lập văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
5. Hồ sơ đề nghị đóng cửa văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau:
a) Giấy đề nghị đóng cửa văn phòng đại diện theo mẫu quy định tại phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư này;
b) Biên bản họp và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng quản trị, hoặc hội đồng thành viên, hoặc quyết định của chủ sở hữu về việc đóng cửa văn phòng đại diện, phù hợp với quy định tại điều lệ công ty.
6. Hồ sơ theo quy định tại khoản 5 Điều này được lập thành một (01) bộ gốc kèm theo tệp thông tin điện tử. Bộ hồ sơ gốc được gửi trực tiếp Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hoặc gửi qua đường bưu điện.
7. Trong thời hạn mười lăm (15) ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 5 Điều này, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước chấp thuận nguyên tắc đóng cửa văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
8. Sau khi có văn bản chấp thuận nguyên tắc đóng cửa văn phòng đại diện, công ty quản lý quỹ phải công bố thông tin và thông báo cho khách hàng về việc đóng cửa văn phòng đại diện trong thời gian tối thiểu mười lăm (15) ngày để khách hàng, đối tác có phương án xử lý các hợp đồng kinh tế còn hiệu lực.
9. Sau khi hoàn tất việc đóng cửa văn phòng đại diện, công ty quản lý quỹ báo cáo và gửi các tài liệu sau cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước:
a) Bản gốc quyết định chấp thuận thành lập văn phòng đại diện;
b) Biên bản thanh lý hợp đồng và các tài liệu xác minh việc hoàn tất các nghĩa vụ, trách nhiệm đối với các tổ chức, cá nhân khác có liên quan;
c) Giấy chứng nhận đã nộp con dấu của cơ quan có thẩm quyền;
d) Tài liệu xác nhận công ty quản lý quỹ công bố thông tin về việc đóng cửa văn phòng đại diện.
10. Trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 9 Điều này, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước ra quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và công bố quyết định này trên trang thông tin điện tử của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
11. Văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ bị thu hồi quyết định chấp thuận thành lập trong các trường hợp sau đây:
a) Công ty quản lý quỹ bị giải thể, phá sản, hoặc bị thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động;
b) Hồ sơ đề nghị chấp thuận thành lập văn phòng đại diện có thông tin sai sự thật;
c) Hoạt động sai mục đích, không đúng với nội dung quyết định chấp thuận thành lập văn phòng đại diện.
12. Trong thời hạn mười lăm (15) ngày, kể từ ngày nhận được thông báo bằng văn bản của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước về việc bị thu hồi quyết định chấp thuận thành lập văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 11 Điều này, công ty quản lý quỹ thực hiện việc đóng cửa văn phòng đại diện và báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo quy định tại khoản 9 Điều này.