1. Nguyên tắc xử lý sai sót
a) Sai sót phát sinh, tại đơn vị nào, đơn vị đó phải chịu trách nhiệm và chủ động xác định nguyên nhân sai sót, khắc phục hậu quả, đồng thời gửi thư tra soát hoặc thông báo đến các đơn vị liên quan để phối hợp, xử lý theo quy định;
b) Các khoản chuyển tiền thừa, tiền thiếu được xử lý theo quy định về sai sót phát sinh trong quá trình hạch toán.
Các trường hợp chuyển thừa tiền và đề nghị hoàn trả phải đảm bảo không ảnh hưởng đến tờ khai được cơ quan hải quan đã hạch toán trừ nợ, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ về thuế và thông quan hàng hóa;
c) Trong mọi trường hợp điều chỉnh, khi chứng từ thu nộp tiền thuế đã được Kho bạc Nhà nước truyền sang cơ quan thu, thì các chứng từ điều chỉnh hoặc trả lại chứng từ có liên quan đều phải truyền cho cơ quan thu để theo dõi, tránh việc lợi dụng, thất thoát nguồn thu ngân sách;
d) Trường hợp ngân hàng sai sót chuyển thừa tiền so với yêu cầu của người nộp thuế và cơ quan hải quan đã sử dụng thông tin nộp tiền để hạch toán, trừ nợ, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế và thông quan hàng hóa. Ngân hàng có trách nhiệm thông báo (bằng văn bản) tới cơ quan hải quan và đồng gửi Kho bạc Nhà nước về việc chuyển tiền thừa. Căn cứ ý kiến của cơ quan hải quan, Kho bạc Nhà nước phối hợp xử lý;
đ) Các ngân hàng, chi nhánh ngân hàng phối hợp thu nơi chuyển tiền phát sinh sai sót, chậm chuyển tiền vào ngân sách nhà nước, ngân hàng phải chịu trách nhiệm và chủ động xác định nguyên nhân sai sót, khắc phục hậu quả với ngân sách, đồng thời gửi thư tra soát hoặc thông báo đến cơ quan hải quan, ngân hàng ủy nhiệm thu, Kho bạc Nhà nước để phối hợp, xử lý;
e) Trường hợp thông tin bảo lãnh điện tử có sai sót phải điều chỉnh, ngân hàng phải gửi thông tin hủy bảo lãnh và phát hành thư bảo lãnh điện tử mới thay thế thư bảo lãnh đã hủy.
Thư bảo lãnh mới phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định, đồng thời hiệu lực thực hiện phải bao trùm hiệu lực của thư bảo lãnh đề nghị hủy, số tiền phải bằng hoặc lớn hơn số tiền thuế đã thực hiện bảo lãnh.
2. Trách nhiệm của người nộp thuế:
a) Khi người nộp thuế phát hiện thông tin kê khai trên chứng từ nộp thuế có sai sót, người nộp thuế có văn bản đề nghị điều chỉnh gửi cơ quan hải quan; cơ quan hải quan có trách nhiệm kiểm tra, lập giấy đề nghị điều chỉnh thu ngân sách gửi Kho bạc Nhà nước làm căn cứ hạch toán điều chỉnh;
b) Trường hợp người nộp thuế kê khai không chính xác về tờ khai, năm đăng ký (nhưng không thay đổi mục lục ngân sách nhà nước hoặc cơ quan hải quan) thì lập giấy đề nghị điều chỉnh theo mẫu C1-07 của Bộ Tài chính gửi cơ quan hải quan kiểm tra, xử lý tại hệ thống KTTT;
c) Trường hợp ngân hàng chuyển thừa tiền so với yêu cầu của người nộp thuế và cơ quan hải quan đã sử dụng thông tin nộp tiền để hạch toán, trừ nợ, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ về thuế và thông quan hàng hóa, trong thời gian 02 (hai) ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản của người nộp thuế đề nghị cơ quan hải quan nơi mở tờ khai có xác nhận số tiền đã cập nhật vào hệ thống gửi Kho bạc Nhà nước; nguyên tắc thực hiện hoàn trả theo hướng dẫn tại điểm d khoản 1 Điều này.
3. Trách nhiệm của ngân hàng chưa phối hợp thu:
Ngân hàng chưa phối hợp thu đã chuyển tiền và thông tin nộp ngân sách nhà nước sang ngân hàng ủy nhiệm thu hoặc Kho bạc Nhà nước, nếu phát hiện ra sai sót thì phối hợp với đơn vị nhận tiền để thực hiện tra soát và điều chỉnh sai sót.
4. Trách nhiệm của ngân hàng phối hợp thu:
a) Ngân hàng phối hợp thu đã chuyển tiền và thông tin nộp ngân sách nhà nước sang ngân hàng ủy nhiệm thu, nếu phát hiện sai sót thì lập thư tra soát gửi ngân hàng ủy nhiệm thu để thực hiện tra soát và điều chỉnh sai sót;
b) Trường hợp ngân hàng đã chuyển tiền và chuyển thông tin nộp ngân sách nhà nước sang ngân hàng ủy nhiệm thu, đồng thời chuyển thông tin nộp tiền sang Cổng thanh toán hải quan và được hạch toán, trừ nợ, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, nếu phát hiện ra sai sót thì ngân hàng lập thư tra soát gửi cơ quan hải quan nơi mở tờ khai xác nhận thông tin thu ngân sách, đồng thời gửi ngân hàng ủy nhiệm thu để thực hiện tra soát và điều chỉnh sai sót đảm bảo không ảnh hưởng đến xử lý nợ của lô hàng đã được thông quan;
c) Xử lý sai sót trong trường hợp ngân hàng chuyển thừa tiền so với yêu cầu của người nộp thuế:
c1) Ngân hàng có văn bản đề nghị xác nhận khoản tiền chuyển thừa gửi Kho bạc Nhà nước và cơ quan hải quan nơi mở tờ khai;
c2) Nguyên tắc thực hiện hoàn trả theo hướng dẫn tại điểm d khoản 1 Điều này.
5. Trách nhiệm của ngân hàng ủy nhiệm thu:
a) Trường hợp đã chuyển tiền và thông tin nộp ngân sách nhà nước sang Kho bạc Nhà nước, nếu ngân hàng phát hiện ra sai sót thì lập thư tra soát gửi Kho bạc Nhà nước để thực hiện tra soát và điều chỉnh sai sót;
b) Khi nhận được thư tra soát của ngân hàng phối hợp thu và ngân hàng chưa phối hợp thu, ngân hàng ủy nhiệm thu thực hiện tra soát và điều chỉnh sai sót trong thanh toán; đồng thời gửi thông tin đã điều chỉnh cho Kho bạc Nhà nước để điều chỉnh sai sót;
c) Trường hợp ngân hàng ủy nhiệm thu chuyển tiền, đồng thời chuyển thông tin nộp tiền sang Cổng thanh toán hải quan và được hạch toán, trừ nợ, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, nếu phát hiện ra sai sót thì lập thư tra soát gửi cơ quan hải quan nơi mở tờ khai xác nhận thông tin thu ngân sách, đồng thời gửi Kho bạc Nhà nước để thực hiện tra soát và điều chỉnh sai sót, đảm bảo không ảnh hưởng đến xử lý nợ của lô hàng đã được thông quan;
d) Trường hợp ngân hàng sai sót chuyển thừa tiền so với yêu cầu của người nộp thuế, ngân hàng có văn bản gửi cơ quan hải quan nơi mở tờ khai và Kho bạc Nhà nước đề nghị xác nhận khoản tiền đã chuyển thừa; trong thời gian 02 (hai) ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản ngân hàng đề nghị, cơ quan hải quan nơi mở tờ khai xác nhận số tiền đã cập nhật vào hệ thống gửi Kho bạc Nhà nước. Trên cơ sở xác nhận và đề nghị hoàn trả của cơ quan hải quan nơi mở tờ khai, Kho bạc Nhà nước thực hiện tra soát, hoàn trả cho ngân hàng các khoản đã chuyển thừa thanh toán với ngân sách nhà nước theo hướng dẫn tại điểm d khoản 1 Điều này.
6. Trách nhiệm của cơ quan hải quan:
a) Khi cơ quan hải quan phát hiện sai sót từ thông tin của Kho bạc Nhà nước chuyển đến, nếu thông tin được Kho bạc Nhà nước hạch toán, cơ quan hải quan nơi mở tờ khai đã hạch toán, trừ nợ, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, thông quan hàng hóa hoặc đã hạch toán thu nộp tiền thuế thì cơ quan hải quan lập giấy đề nghị điều chỉnh gửi Kho bạc Nhà nước và cơ quan thuế nơi người nộp thuế đặt trụ sở (nếu khoản thuế sai sót là thuế giá trị gia tăng) để điều chỉnh các thông tin hạch toán thu nộp tiền thuế.
Trường hợp nhận bảng kê chứng từ nộp ngân sách từ Kho bạc Nhà nước nhưng sai cơ quan thu, sai Kho bạc Nhà nước nơi giữ tài khoản, cơ quan hải quan nơi nhận bảng kê chứng từ nộp ngân sách thực hiện tra soát, có văn bản gửi Kho bạc Nhà nước đề nghị điều chỉnh chứng từ thu về đúng cơ quan thu, đúng Kho bạc Nhà nước nơi giữ tài khoản;
b) Căn cứ thư tra soát đối với tài khoản chờ xử lý của cơ quan hải quan tại Kho bạc Nhà nước, cơ quan hải quan xác định, bổ sung thông tin hạch toán thu nộp tiền thuế vào thư tra soát và gửi Kho bạc Nhà nước để điều chỉnh các thông tin hạch toán thu nộp tiền thuế;
c) Trong trường hợp ngân hàng sai sót chuyển thừa tiền so với yêu cầu của người nộp thuế, thì xử lý:
c1) Sau khi nhận được văn bản của ngân hàng đề nghị xác nhận khoản tiền đã nộp thừa, chậm nhất trong vòng 02 (hai) ngày làm việc, cơ quan hải quan có văn bản trả lời ngân hàng số tiền đã nhận và gửi Kho bạc Nhà nước để thực hiện hoàn trả;
c2) Trên cơ sở xác nhận của cơ quan hải quan nơi mở tờ khai, ngân hàng đến Kho bạc Nhà nước để thực hiện tra soát, hoàn trả.
7. Trách nhiệm của Kho bạc Nhà nước:
a) Khi đã hạch toán thu nộp tiền thuế và chuyển thông tin thu nộp tiền thuế sang cơ quan hải quan, nếu phát hiện sai sót thì Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm điều chỉnh thông tin và gửi thông báo sang cơ quan hải quan để cơ quan thu điều chỉnh thông tin quản lý đảm bảo không ảnh hưởng đến xử lý nợ của lô hàng đã được thông quan;
b) Khi nhận được đề nghị tra soát từ các cơ quan liên quan (cơ quan hải quan, ngân hàng ủy nhiệm thu, ngân hàng phối hợp thu, ngân hàng chưa phối hợp thu), trong vòng 02 (hai) ngày làm việc Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm rà soát và thông báo với cơ quan hải quan để điều chỉnh thông tin thu nộp tiền thuế;
c) Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm lập thư tra soát đối với các khoản thu đã hạch toán vào tài khoản chờ xử lý của cơ quan hải quan để cơ quan hải quan bổ sung thông tin hạch toán thu nộp tiền thuế;
d) Xử lý sai sót trong trường hợp ngân hàng chuyển thừa tiền so với yêu cầu của người nộp thuế:
d1) Trường hợp cơ quan hải quan nơi mở tờ khai đã sử dụng thông tin nộp tiền để thông quan hàng hóa, ngân hàng yêu cầu người nộp thuế có trách nhiệm hoàn trả số tiền chuyển thừa;
d2) Trường hợp cơ quan hải quan chưa sử dụng thông tin nộp tiền để thông quan hàng hóa: căn cứ văn bản xác nhận của cơ quan hải quan nơi mở tờ khai và tra soát của ngân hàng ủy nhiệm thu, trong vòng 02 (hai) ngày làm việc Kho bạc Nhà nước thực hiện hoàn trả theo quy định.
8. Trường hợp hệ thống của các bên đáp ứng tra soát bằng phương thức điện tử, ngân hàng phối hợp thu chuyển thừa tiền so với yêu cầu của người nộp thuế, các đơn vị liên quan thực hiện:
a) Ngân hàng phối hợp thu gửi đề nghị tra soát qua Cổng thanh toán điện tử hải quan;
b) Tổng cục Hải quan thực hiện lệnh tra soát, trả lời ngân hàng phối hợp thu và gửi Kho bạc Nhà nước;
c) Kho bạc Nhà nước căn cứ đề nghị của ngân hàng và kết quả tra soát do Tổng cục Hải quan gửi qua Cổng thanh toán điện tử hải quan thực hiện hoàn trả theo quy định.