1. Người đề nghị cấp Giấy phép nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a. 01 đơn đề nghị đưa thi hài, hài cốt, tro cốt về nước theo mẫu số 01/NG-LS ban hành kèm theo Thông tư này;
b. Giấy tờ chứng minh người đề nghị thuộc diện nêu tại Điều 5 Thông tư này:
- 01 bản chụp hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh của người đề nghị;
- 01 bản chụp giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân với người chết;
- 01 bản chụp sổ hộ khẩu của người đề nghị trong trường hợp người chết thuộc diện nêu tại điểm b khoản 1 Điều 3 Thông tư này;
- 01 bản gốc văn bản ủy quyền trong trường hợp người đề nghị thuộc diện nêu tại khoản 2 Điều 5 Thông tư này;
- 01 bản gốc văn bản đề nghị trong trường hợp người đề nghị là cơ quan, đơn vị chủ quản của người chết nêu tại khoản 3 Điều 5 Thông tư này;
c. Giấy tờ chứng minh người chết thuộc diện nêu tại Điều 3 Thông tư này:
- Bản gốc hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị xuất cảnh, nhập cảnh của người chết (nếu có);
- 01 bản chụp Giấy phép thường trú tại Việt Nam của người chết trong trường hợp người chết thuộc diện nêu tại điểm c khoản 1 Điều 3 Thông tư này;
- 01 bản chụp giấy chứng tử do cơ quan có thẩm quyền của người nước ngoài hoặc Cơ quan đại diện cấp;
- 01 bản chụp giấy chứng nhận vệ sinh, kiểm dịch y tế do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp (đối với thi hài); giấy chứng nhận khai quật và giấy chứng nhận vệ sinh, kiểm dịch y tế do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp (đối với hài cốt); giấy chứng nhận hỏa thiêu thi hài (đối với tro cốt);
- 01 bản chụp Đơn xin phép mang thi hài, hài cốt, tro cốt của người thân về chôn cất, bảo quản tại địa phương theo mẫu số 02/NG-LS có xác nhận đồng ý của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn của Việt Nam cấp hoặc cơ quan quản lý nghĩa trang, nếu người chết thuộc diện nêu tại điểm b khoản 1 Điều 3 Thông tư này.
2. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép có thể nộp trực tiếp tại Cơ quan đại diện hoặc gửi qua đường bưu điện.
3. Việc giải quyết của Cơ quan đại diện:
3.1. Đối với trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 3 Thông tư này, sau khi kiểm tra hồ sơ thấy đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Thông tư này, Cơ quan đại diện tiến hành các việc sau:
- Cấp Giấy phép theo mẫu số 03/NG-LS ban hành kèm theo Thông tư này, đóng dấu hủy vào hộ chiếu Việt Nam của người chết (nếu có) và trả kết quả cho người đề nghị cấp Giấy phép trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Thông báo việc cấp Giấy phép cho Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Hải quan cửa khẩu, Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cửa khẩu nơi nhập cảnh thi hài, hài cốt, tro cốt.
- Thông báo hủy giá trị sử dụng hộ chiếu của người chết là công dân Việt Nam cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an.
- Ghi vào Sổ cấp phép nhập cảnh thi hài, hài cốt, tro cốt theo mẫu số 04/NG-LS ban hành kèm theo Thông tư này.
3.2. Đối với trường hợp nêu tại khoản 2 Điều 3 Thông tư này, Cơ quan đại diện gửi điện ghi rõ các chi tiết nhân thân của người chết về Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao có công văn trao đổi với các cơ quan liên quan trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được điện của Cơ quan đại diện và có điện trả lời cho Cơ quan đại diện trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến phản hồi của các cơ quan liên quan.
Trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo đồng ý của Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện cấp Giấy phép và trả lời kết quả cho người đề nghị.