1. Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
a) Giấy đề nghị cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ ký theo mẫu quy định tại phụ lục số 01 ban hành kèm theo Thông tư này;
b) Bản sao hợp lệ giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các tài liệu có giá trị pháp lý tương đương của công ty mẹ. Trường hợp các tài liệu này có quy định về thời hạn hoạt động của công ty mẹ thì thời hạn đó phải còn ít nhất là một (01) năm;
c) Bản sao hợp lệ điều lệ của công ty mẹ (The Articles of Incorporation) hoặc biên bản thỏa thuận góp vốn (Memorandum for Private Placement) hoặc biên bản thỏa thuận thành lập (Establishment Contract);
d) Bản sao hợp lệ tài liệu xác nhận công ty mẹ đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 3 Thông tư này;
đ) Bản sao hợp lệ văn bản của cơ quan quản lý có thẩm quyền tại nước ngoài cho phép mở văn phòng đại diện tại Việt Nam (nếu cần phải có theo quy định của pháp luật nước ngoài);
e) Báo cáo tài chính năm của năm tài chính gần nhất đã kiểm toán tính tới thời điểm nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền của nước nguyên xứ cấp;
g) Biên bản họp và quyết định của hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên hoặc của giám đốc điều hành, giám đốc (Tổng giám đốc) về việc lập văn phòng đại diện tại Việt Nam và bổ nhiệm trưởng đại diện tại Việt Nam;
h) Hồ sơ cá nhân của người dự kiến được bổ nhiệm làm trưởng đại diện và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện;
i) Hợp đồng hoặc hợp đồng nguyên tắc về việc thuê trụ sở văn phòng đại diện kèm theo tài liệu xác nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc thẩm quyền cho thuê của bên cho thuê trụ sở;
k) Trường hợp lập văn phòng đại diện của công ty quản lý quỹ, bổ sung các tài liệu liên quan đến quỹ đang đầu tư tại Việt Nam (nếu có) bao gồm:
- Bản sao hợp lệ giấy đăng ký lập quỹ (nếu có) hoặc tài liệu xác nhận việc quỹ
đã hoàn tất việc đăng ký thành lập tại nước ngoài do cơ quan quản lý ở nước ngoài cấp (nếu có); điều lệ quỹ; bản cáo bạch của quỹ, hợp đồng tín thác hoặc biên bản thỏa thuận góp vốn hoặc tài liệu tương đương khác;
- Văn bản của ngân hàng lưu ký xác nhận về khối lượng tài sản của quỹ tại Việt Nam;
- Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký mã số giao dịch chứng khoán của các quỹ này (nếu có) hoặc tài liệu xác nhận việc đã đăng ký mở tài khoản góp vốn, mua cổ phần bằng đồng Việt Nam, mở tài khoản vốn đầu tư gián tiếp nước ngoài (nếu có).
2. Hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này được lập thành hai (02) bộ, một (01) bộ bằng tiếng Việt và một (01) bộ gốc bằng tiếng nước nguyên xứ, kèm theo tệp thông tin điện tử. Hồ sơ trên được gửi trực tiếp Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hoặc gửi qua đường bưu điện.
3. Công ty mẹ thực hiện sửa đổi, bổ sung hồ sơ khi thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Trong thời hạn sáu (06) tháng kể từ ngày Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có yêu cầu bằng văn bản, công ty mẹ phải hoàn chỉnh hồ sơ đầy đủ theo quy định. Sau thời hạn trên, nếu công ty mẹ không sửa đổi, bổ sung tài liệu, hoàn thiện hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước có quyền từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
4. Trong thời hạn bảy (07) ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do và không có nghĩa vụ trả lại hồ sơ.