1. Đối với Tổng Giám đốc (Giám đốc):
a) Quyền hạn:
- Phân cấp và phân quyền cho các thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa. Quy định hạn mức giao dịch cho từng giao dịch viên.
- Được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện chức năng theo thẩm quyền của mình trong việc kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ, hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện quyền kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ trên máy và trên giấy theo quy định.
b) Trách nhiệm:
- Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về những tổn thất xảy ra khi áp dụng giao dịch một cửa tại đơn vị.
- Xây dựng quy chế giao dịch một cửa, quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa. Hướng dẫn triển khai thực hiện giao dịch một cửa tại đơn vị theo đúng quy định và kiểm tra việc chấp hành các quy định trong giao dịch một cửa.
- Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ yêu cầu phải có chữ ký của người phê duyệt theo quy định. Định kỳ hoặc đột xuất có trách nhiệm xem xét và điều chỉnh hạn mức giao dịch cho từng giao dịch viên cho phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị mình.
- Tuyệt đối giữ bí mật các mã khoá bảo mật, chữ ký điện tử được cấp; định kỳ phải thay đổi để tránh bị lấy cắp, lợi dụng, tham ô chiếm đoạt tài sản của Tổ chức tín dụng và khách hàng; chịu trách nhiệm trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử được cấp.
2. Đối với Kiểm soát viên:
a) Quyền hạn:
- Kiểm tra và phê duyệt các giao dịch vượt hạn mức của giao dịch viên và các giao dịch khác theo sự phân cấp, phân quyền của Tổng Giám đốc (Giám đốc).
- Kiểm tra và ký xác nhận trên bảng liệt kê chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên.
b) Trách nhiệm:
- Thực hiện đúng các nội dung quy định trong quy trình giao dịch một cửa.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giao dịch trong ngày mà giao dịch viên thực hiện theo thẩm quyền được quy định; đồng thời, đối chiếu và kiểm tra tính chính xác giữa chứng từ mà giao dịch viên thực hiện trong ngày với bảng liệt kê giao dịch cuối ngày của giao dịch viên.
- Tuyệt đối giữ bí mật các loại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử theo quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng Giám đốc (Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử.
3. Đối với Giao dịch viên:
a) Quyền hạn:
- Giao dịch viên được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm soát, phê duyệt (ký) chứng từ.
- Giao dịch viên có quyền xử lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn khi có tổn thất xảy ra đối với các giao dịch trong hạn mức giao dịch mà mình phụ trách. Các giao dịch vượt hạn mức phải được kiểm soát viên phê duyệt theo quy định trước khi thực hiện.
b) Trách nhiệm:
- Giao dịch viên chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng thực hịên giao dịch, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch được phân công thực hiện.
- Giao dịch viên phải tuân thủ và thực hiện đúng nhiệm vụ mà mình được phân công, kiểm tra tính khớp đúng giữa chứng từ phát sinh thực tế, số dư tồn quỹ thực tế và số liệu trên hệ thống.
- Giao dịch viên phải tuyệt đối giữ bí mật các mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử được cấp theo quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tổng Giám đốc (Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử.
- Tuân thủ đúng quy trình về giao nhận và kiểm đếm tiền với bộ phận quỹ và khách hàng. Trường hợp thiếu hoặc vượt hạn mức tồn quỹ, giao dịch viên phải báo cáo để thực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng về hạn mức tồn quỹ. Cuối ngày phải tiến hành đối chiếu, đảm bảo khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số tiền ghi trên sổ kế toán, và chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ về bộ phận quỹ.
4. Đối với bộ phận quỹ:
a) Quyền hạn:
Bộ phận quỹ có quyền kiểm tra hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên theo quy định.
b) Trách nhiệm:
- Bộ phận quỹ chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tuyệt đối về số tiền và tài sản mà mình quản lý, tuân thủ các chế độ, nguyên tắc về giao nhận tiền và tài sản, đảm bảo đối chiếu khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
- Hàng ngày, bộ phận quỹ tạm ứng tiền cho giao dịch viên thực hiện các loại giao dịch phát sinh theo quy định. Trong quá trình giao dịch, bộ phận quỹ thực hiện thu hồi tiền vượt hạn mức tồn quỹ của giao dịch viên hoặc tiếp quỹ nếu tồn quỹ của giao dịch viên thấp hơn hạn mức quy định. Cuối ngày, bộ phận quỹ phải thực hiện điều chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ của giao dịch viên về quỹ quản lý của mình.