1. Mua sắm phương tiện đi lại phục vụ công tác của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài:
Việc trang bị phương tiện đi lại phục vụ công tác của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải theo tiêu chuẩn, định mức, mức giá được quy định tại Chương III Nghị định số 166/2017/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng tài sản công ở Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài và các văn bản hướng dẫn thực hiện, sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Nguồn kinh phí trang bị phương tiện đi lại phục vụ công tác của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài do ngân sách nhà nước bảo đảm, được bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài và nguồn thu được để lại theo quy định.
Khi mua xe mới phải có hợp đồng mua bán xe ô tô ký giữa Thủ trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài hoặc người được ủy quyền với đại diện bên bán xe. Trường hợp nước sở tại không có quy định về hợp đồng mua bán phương tiện đi lại thì phải có chứng từ mua bán hợp pháp. Tất cả các xe công khi sử dụng đều phải mua bảo hiểm phương tiện.
2. Thuê trụ sở và nhà ở:
a) Đối với các địa bàn có trụ sở và nhà ở thuộc sở hữu của ta hoặc nhà hỗ tương, căn cứ quy định của cấp có thẩm quyền về tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng trụ sở làm việc, nhà ở của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, căn cứ vào tình hình thực tế tại từng địa bàn, Thủ trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài sắp xếp diện tích làm việc, tiếp khách, nhà ở cho các bộ phận công tác, các thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài đảm bảo tính tôn nghiêm, khang trang, phù hợp với mục đích sử dụng.
Đối với nhà thuộc sở hữu của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thì các tài sản, các công trình xây dựng trên đất phải được mua bảo hiểm theo quy định của nước sở tại.
b) Trường hợp phải đi thuê trụ sở và nhà ở thực hiện như sau:
- Việc thuê trụ sở và nhà ở cho thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được căn cứ theo tiêu chuẩn, định mức sử dụng diện tích làm việc, nhà ở quy định Chương II Nghị định số 166/2017/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng tài sản công ở Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài và các văn bản hướng dẫn thực hiện, sửa đổi, bổ sung (nếu có). Căn cứ vào mặt bằng giá cả và quy định về định mức diện tích nhà ở của nước sở tại và khả năng nguồn ngân sách được giao, cơ quan chủ quản phân bổ kinh phí để Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thuê nhà đảm bảo tính tôn nghiêm, khang trang và phù hợp với mục đích sử dụng. Trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng thuê nhà và luật pháp của nước sở tại.
- Khi có nhu cầu thuê mới, đổi nhà thuê hoặc gia hạn hợp đồng thuê, Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải báo cáo về cơ quan chủ quản để xem xét, giải quyết. Khi được cơ quan chủ quản đồng ý thì mới tìm thuê nhà và báo cáo cơ quan chủ quản dự thảo hợp đồng thuê nhà trước khi ký chính thức. Hợp đồng thuê nhà phải được xác nhận về mặt pháp lý của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của nước sở tại, trường hợp nước sở tại không quy định thì Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài quyết định việc lấy xác nhận pháp lý của nước sở tại đối với hợp đồng thuê nhà.
Trường hợp gia hạn hợp đồng thuê hoặc đổi nhà thuê với giá thuê mới tăng so với giá thuê cũ không quá 10% thì Trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được quyết định và thông báo cho cơ quan chủ quản sau khi ký hợp đồng thuê. Trường hợp gia hạn hợp đồng thuê hoặc đổi nhà thuê với giá thuê mới tăng so với giá thuê cũ trên 10% thì cơ quan chủ quản của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài quyết định.
- Trường hợp trong hợp đồng thuê nhà, bên cho thuê bắt buộc nộp tiền đặt cọc, thì Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài hạch toán vào tài khoản tạm ứng và hết hạn hợp đồng thuê nhà phải thu hồi tiền đặt cọc để hoàn trả nguồn kinh phí. Cơ quan chủ quản của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài quy định cụ thể trách nhiệm hoàn trả của cá nhân trong trường hợp làm hỏng tài sản thuê bị chủ nhà yêu cầu bồi thường.
- Trường hợp thuê nhà ở cho thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài với diện tích thấp hơn so với mức tối đa theo quy định thì được thanh toán theo diện tích thực tế.
- Trường hợp thuê nhà ở cho thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài với diện tích cao hơn so với quy định thì được thanh toán theo đúng quy định, cá nhân tự chịu phần chênh lệch cao hơn.
c) Khi thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài sang nhận công tác nhiệm kỳ được cơ quan bố trí, sắp xếp chỗ ở tạm trong thời gian bàn giao. Trường hợp, Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài không thể sắp xếp, bố trí được chỗ ở tạm, thì thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài mới sang được thuê căn hộ hoặc phòng ở tại khách sạn loại trung bình (tương đương khách sạn loại 2 sao) của nước sở tại trong thời gian bàn giao theo quy định.
3. Sửa chữa lớn tài sản và nhà cửa theo dự án đã được cơ quan chủ quản phê duyệt:
Việc cải tạo và sửa chữa lớn, nâng cấp trụ sở đều phải có dự án và kèm dự toán của từng hạng mục sửa chữa đã được bố trí trong dự toán năm và được cấp có thẩm quyền có quyết định phê duyệt. Các cơ quan chủ quản phải có quy định về phân cấp ra quyết định phê duyệt đối với việc sửa chữa, cải tạo sửa chữa lớn, nâng cấp trụ sở, nhà ở.
4. Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao:
Trường hợp các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phát sinh thêm các hoạt động đặc thù, sự kiện đột xuất được cấp có thẩm quyền giao sau thời điểm cơ quan đã được giao kinh phí thực hiện chế độ tự chủ, Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài có văn bản và lập dự toán chi gửi cơ quan chủ quản để trình cấp có thẩm quyền xem xét quyết định.
5. Một số chế độ chi khác:
a) Thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, phu nhân/phu quân trong thời gian công tác tại Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài về Việt Nam khám chữa bệnh và điều trị thì phải tự chịu chi phí đi lại. Trong thời gian về Việt Nam khám chữa bệnh và điều trị, thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, phu nhân/phu quân hưởng chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành, thôi không hưởng chế độ sinh hoạt phí.
b) Trường hợp thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, phu nhân/phu quân bị chết ở nước sở tại trong nhiệm kỳ công tác, được thanh toán phần chi phí phát sinh (ngoài số tiền của tổ chức bảo hiểm thanh toán) như: chi phí vận chuyển hài cốt, thi hài về nước; đồng thời được thanh toán tiền vé máy bay hạng phổ thông hoặc phương tiện khác (khứ hồi) cho 01 thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài đi theo mang hài cốt, thi hài về nước.
c) Thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, phu nhân/phu quân được thanh toán vé máy bay khứ hồi hoặc vé khứ hồi của các phương tiện khác về Việt Nam hoặc nước thứ ba trong nhiệm kỳ công tác khi bố, mẹ đẻ; bố, mẹ vợ/chồng; bố, mẹ nuôi theo quy định của pháp luật; vợ/chồng; con đẻ, con nuôi theo quy định của pháp luật chết ở Việt Nam hoặc nước thứ ba.