"Điều 5. Phương thức ghi sổ bảo hiểm xã hội
1. Bìa sổ BHXH.
1.1. In khi cấp sổ BHXH.
Trang 1 và trang 2 bìa sổ: Cơ quan BHXH thực hiện in khi người tham gia BHXH lần đầu.
1.2. In khi giải quyết các chế độ BHXH:
Trang 3 bìa sổ: Cơ quan BHXH nơi giải quyết các chế độ TNLĐ, BNN và TS (đối với trường hợp bảo lưu thời gian đóng BHXH) sử dụng dấu khắc kích thước 20 mm x 55 mm, mực dấu màu xanh để đóng. Sau đó dùng bút mực màu xanh ghi các nội dung theo quy định tại Điểm 1.3, Khoản 1, Điều 4 vào vị trí để trống.
1.3. In khi cấp lại.
Trang 1 và trang 2 bìa sổ: In đầy đủ các nội dung như bìa sổ BHXH đã cấp. Nếu cấp lại lần thứ nhất, thì ghi “Cấp lần 2”, cấp lại lần thứ hai, thì ghi “Cấp lần 3” như quy định tại Điểm 1.1, Khoản 1, Điều 4. Riêng sổ BHXH cấp lại do thay đổi họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch hoặc thay đổi số sổ in theo nội dung thay đổi.
2. Tờ rời sổ BHXH.
2.1. In cấp tờ rời sổ BHXH lần đầu: in thời gian đóng BHXH hoặc thời gian công tác được tính là thời gian đóng BHXH trước đó chưa hưởng, nhưng chưa được cấp sổ BHXH.
2.2. In cấp tờ rời sổ BHXH khi người tham gia đã hưởng trợ cấp thất nghiệp: in khoảng thời gian đã hưởng trợ cấp thất nghiệp.
2.3. In khi điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH: In thời gian, nội dung điều chỉnh vào các cột 1, 2, 3. Riêng cột 4, 5 (căn cứ đóng và tỷ lệ đóng BHXH, BHTN), in như sau:
- Điều chỉnh tăng, giảm thời gian đóng BHXH thì phải in đầy đủ mức đóng, tỷ lệ đóng vào cột 4, 5.
- Điều chỉnh cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị, nơi làm việc, nếu không có thay đổi về mức đóng, thì tại các cột 4, 5 đánh dấu chữ (x).
- Điều chỉnh tăng, giảm mức đóng thì tại cột 4 in phần chênh lệch mức đóng, cột 5 in tỷ lệ đóng BHXH, BHTN.
- Trường hợp người tham gia BHXH đang tiếp tục đóng BHXH, thì nội dung điều chỉnh thực hiện in khi in tờ rời hằng năm.
- Trường hợp người tham gia BHXH đang bảo lưu quá trình đóng BHXH, nhưng sau đó đề nghị điều chỉnh, thì thực hiện in ngay nội dung điều chỉnh.
2.4. In cấp lại tờ rời sổ BHXH.
- Trường hợp người tham gia mất, hỏng tờ rời tại một đơn vị: in quá trình đóng BHXH, BHTN tại đơn vị đó.
- Trường hợp người tham gia mất, hỏng tờ rời tại nhiều đơn vị: in quá trình đóng BHXH, BHTN ở những đơn vị đó.
- Trường hợp người tham gia cấp lại toàn bộ quá trình đóng BHXH bắt buộc, BHTN hoặc BHXH tự nguyện: in toàn bộ thời gian đã đóng BHXH bắt buộc chưa hưởng, BHTN chưa hưởng hoặc BHXH tự nguyện chưa hưởng.
- Trường hợp người đang tham gia cấp lại sổ BHXH, dưới phần ghi quá trình đóng BHXH, BHTN: in dòng lũy kế thời gian đóng quỹ HT, TT, BHTN chưa hưởng trên trang tờ rời cuối cùng. (Phụ lục 4.4)
- Trường hợp người tham gia đang bảo lưu cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH, dưới phần ghi quá trình đóng BHXH, BHTN: in dòng tổng thời gian đóng quỹ HT, TT, BHTN chưa hưởng trên trang tờ rời cuối cùng. (Phụ lục 4.5)
- Trường hợp người tham gia đã hưởng BHXH một lần cấp lại sổ bảo lưu thời gian đóng BHTN, dưới phần ghi quá trình đóng BHTN: in dòng tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng trên trang tờ rời cuối cùng. (Phụ lục 4.6)
- Ở góc trên, bên phải tờ rời, cùng hàng với dòng chữ “Ngày, tháng, năm sinh”, in thêm dòng chữ “Tờ ... cấp lần …”.
2.5. In số thứ tự và đóng dấu giáp lai.
2.5.1. In số thứ tự: Trong một lần in, số thứ tự được in liên tục từ 1 đến n trên tờ rời sổ BHXH.
Ví dụ: Nếu sổ BHXH có 5 tờ, cấp lại lần 2 có 2 tờ rời, thì số thứ tự ghi là: “Tờ 1 cấp lần 2”, “Tờ 2 cấp lần 2”.
2.5.2. Đóng dấu giáp lai:
- Trong một lần in nếu có từ 02 tờ rời trở lên, thì phải đóng dấu giáp lai bằng dấu cơ quan BHXH ở khoảng giữa mép phải, trùm lên một phần các tờ rời (mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 tờ).
- Khi chốt lại sổ BHXH phải đóng dấu giáp lai tờ rời mới với tờ rời chốt sổ BHXH trước đó."