Khoản 3. Quy trình giao dịch hoán đổi thực hiện như sau:
a) Trước phiên giao dịch hoán đổi hoặc cuối ngày liền trước ngày giao dịch hoán đổi, công ty quản lý quỹ có trách nhiệm thông báo cho thành viên lập quỹ và công bố trên trang thông tin điện tử của công ty, Sở giao dịch chứng khoán, Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam về danh mục chứng khoán cơ cấu để hoán đổi lấy 01 lô chứng chỉ quỹ ETF. Thông tin bao gồm các mã chứng khoán cơ cấu, tỷ trọng và số lượng từng mã chứng khoán cơ cấu trong danh mục này. Danh mục chứng khoán cơ cấu nêu trên được xác định trên cơ sở giá cuối ngày tại ngày giao dịch liền trước ngày giao dịch hoán đổi chứng chỉ quỹ;
b) Lệnh giao dịch hoán đổi của nhà đầu tư được chuyển trực tiếp tới thành viên lập quỹ hoặc thông qua các đại lý phân phối theo quy định tại Điều lệ quỹ và hướng dẫn tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt. Trường hợp thành viên lập quỹ không thể tiếp nhận được lệnh từ nhà đầu tư do đại lý phân phối, thành viên lập quỹ bị giải thể, phá sản, bị thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, bị đình chỉ, tạm ngừng hoạt động hoặc do các lỗi kỹ thuật của hệ thống công nghệ thông tin hoặc các nguyên nhân bất khả kháng thì lệnh giao dịch của nhà đầu tư được chuyển thẳng tới công ty quản lý quỹ; Lệnh giao dịch hoán đổi của nhà đầu tư và thành viên lập quỹ được thành viên lập quỹ chuyển tới công ty quản lý quỹ hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ đại lý chuyển nhượng hoặc Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam trước thời điểm đóng cửa thị trường theo quy định tại Điều lệ quỹ, hợp đồng lập quỹ và hướng dẫn của Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam;
c) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày giao dịch hoán đổi (nhưng không quá thời điểm phân bổ kết quả giao dịch), nếu phát hiện lỗi do nhầm lẫn, sai sót trong quá trình đặt lệnh, tổng hợp thông tin, nhận lệnh, chuyển, nhập lệnh vào hệ thống, đại lý phân phối, thành viên lập quỹ phải thông báo cho công ty quản lý quỹ, ngân hàng giám sát, Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam và đề nghị sửa lỗi giao dịch theo quy trình, hướng dẫn của Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam. Quá thời hạn nêu trên, đại lý phân phối, thành viên lập quỹ chịu trách nhiệm trước nhà đầu tư về các lỗi giao dịch do mình thực hiện;
d) Sau khi tiếp nhận lệnh của nhà đầu tư, thành viên lập quỹ, công ty quản lý quỹ có trách nhiệm kiểm tra thông qua Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam, ngân hàng giám sát khả năng thực hiện được lệnh của khách hàng bảo đảm đáp ứng quy định tại điểm đ khoản 2 Điều này, xác nhận và thực hiện lệnh giao dịch của nhà đầu tư, thành viên lập quỹ theo các quy định tại khoản này và hướng dẫn của Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam;
đ) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày giao dịch hoán đổi nhưng không quá ngày giao dịch chứng chỉ quỹ tiếp theo, Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam, ngân hàng giám sát phải hoàn tất việc chuyển danh mục chứng khoán cơ cấu từ tài khoản lưu ký của nhà đầu tư, thành viên lập quỹ vào tài khoản lưu ký của quỹ ETF hoặc ngược lại, đồng thời đăng ký, lưu ký chứng chỉ quỹ ETF vào tài khoản của nhà đầu tư, thành viên lập quỹ; tiếp nhận hoặc hoàn trả các khoản thanh toán bằng tiền quy định tại khoản 4 Điều này; công ty quản lý quỹ hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ đại lý chuyển nhượng có trách nhiệm xác nhận hoàn tất giao dịch và xác nhận quyền sở hữu cho thành viên lập quỹ, nhà đầu tư.