Phần 2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN
1. Bộ Kế hoạch và Đầu tư: - Đảm bảo quyết định đầu tư Chương trình theo đúng quy định của pháp luật trên cơ sở đáp ứng các mục tiêu và phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển. - Thông báo danh mục dự án và mức vốn các dự án cụ thể đến Ủy ban nhân dân tỉnh để tổ chức thực hiện. - Phê duyệt các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu tư vấn theo quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu. - Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện Chương trình. Bảo đảm các nguồn lực cần thiết cho hoạt động theo dõi, quản lý, giám sát Chương trình. - Xây dựng và triển khai các biện pháp theo quy định của pháp luật về phòng và chống tham nhũng, lãng phí, sử dụng vốn sai mục đích làm ảnh hưởng đến mục tiêu của Chương trình. - Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về các hành vi vi phạm các quy định về thẩm quyền trong quá trình giám sát việc thực hiện Chương trình. - Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về việc triển khai chậm hoặc có sai phạm trong quá trình triển khai Chương trình, gây thất thoát, lãng phí và tham nhũng. - Phối hợp với JICA xem xét và quyết định chọn lựa dự án thay đổi trên cơ sở đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh. - Phối hợp với JICA xem xét và quyết định việc sử dụng vốn dư của Chương trình.
2. Bộ Tài chính: - Làm thủ tục chấp nhận thanh toán cho các dự án theo quy định. - Làm thủ tục ghi thu ghi chi kịp thời để Sở Tài chính hạch toán vào ngân sách địa phương. - Tiến hành rút vốn bổ sung kịp thời vào tài khoản đặc biệt. - Hoàn trả gốc và lãi vay theo quy định tại Hiệp định. - Phối hợp với Ban quản lý chương trình và JICA trong việc theo dõi và đánh giá Chương trình.
3. Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank): - Thực hiện thanh toán theo các phương thức rút vốn quy định tại các Hiệp định vay JICA theo yêu cầu của Bộ Tài chính và gửi các loại giấy báo theo quy định tại Thông tư hướng dẫn cơ chế quản lý vốn vay cho Chương trình tín dụng chuyên ngành của JICA - Theo dõi và thông báo cho Bộ Tài chính và Ban quản lý Chương trình số dư tài khoản đặc biệt sau mỗi lần thanh toán và rút vốn vào tài khoản đặc biệt.
4. Ủy ban nhân dân tỉnh: - Đảm bảo quyết định đầu tư dự án đúng mục tiêu, phù hợp quy hoạch, kế hoạch, đúng luật pháp và có hiệu quả; đảm bảo đủ vốn đối ứng để thực hiện dự án theo đúng tiến độ quy định trong Hiệp định. - Phê duyệt các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu của các dự án theo quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu. - Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện các các dự án của chủ dự án. - Xây dựng và triển khai các biện pháp theo quy định của pháp luật về phòng và chống tham nhũng, lãng phí, sử dụng vốn sai mục đích làm ảnh hưởng đến mục tiêu của dự án. - Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về các hành vi vi phạm các quy định về thẩm quyền trong quá trình giám sát việc thực hiện dự án. - Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về việc triển khai chậm hoặc có sai phạm trong quá trình triển khai các dự án, gây thất thoát, lãng phí và tham nhũng. - Chịu trách nhiệm báo cáo và giải trình với Bộ Kế hoạch và Đầu tư và JICA về việc thay đổi dự án (nếu có) so với danh mục đã được thông báo trước tháng 9 hàng năm.
5. Cơ cấu tổ chức quản lý Chương trình và nhiệm vụ của Ban quản lý các cấp:
5.1. Ban quản lý Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA (sau đây gọi tắt là Ban QLCT): Là đơn vị trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ra quyết định thành lập. Nhiệm vụ của Ban QLCT: a. Lập kế hoạch thực hiện Chương trình: - Phối hợp với JICA rà soát, cập nhật, điều chỉnh (nếu cần) kế hoạch tổng thể thực hiện Chương trình. Trong đó, xác định khối lượng công việc hoàn thành trong mỗi giai đoạn, kể cả một số hoạt động có thể thực hiện trước khi Hiệp định có hiệu lực. - Phối hợp với JICA xây dựng kế hoạch hàng năm để thực hiện Chương trình. b. Nhiệm vụ thực hiện đấu thầu và quản lý hợp đồng: - Đối với gói thầu tư vấn của Chương trình: tiến hành đấu thầu tư vấn theo các quy định hiện hành của Việt Nam về đấu thầu và Hiệp định đã ký. Theo dõi, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng tư vấn. Tổ chức thanh quyết toán hợp đồng theo quy định của pháp luật. - Đối với các hợp đồng của các dự án thuộc Chương trình: + Tổng hợp và giám sát công tác đấu thầu ở các địa phương; + Tổng hợp kết quả lựa chọn nhà thầu và danh mục hợp đồng các dự án do Ban quản lý dự án tỉnh thông báo. Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của tỉnh, Ban QLCT thông báo danh mục hợp đồng cho Bộ Tài chính để làm cơ sở cho việc giải ngân. c. Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân: - Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ giải ngân theo quy định của pháp luật và JICA. - Rà soát hồ sơ đề nghị thanh toán do Ban quản lý các dự án JICA tỉnh đồng gửi (theo quy định tại khoản 2.3 phần III của Thông tư này), nếu phát hiện sai phạm, Ban QLCT sẽ thông báo cho Bộ Tài chính và đề xuất giải pháp xử lý sai phạm. - Tập hợp chứng từ gửi Bộ Tài chính làm thủ tục rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt. d. Nhiệm vụ hành chính, điều phối và trách nhiệm giải trình: - Tổ chức và quản lý nhân sự Ban QLCT. - Phối hợp cùng tư vấn nước ngoài thiết lập hệ thống thông tin (MIS) theo dõi tình hình thực hiện các dự án, cập nhật các vấn đề vướng mắc trong quá trình triển khai. Hướng dẫn các Ban quản lý dự án sử dụng, cập nhật, khai thác và trao đổi thông tin trên hệ thống này. - Lưu trữ các tài liệu gốc liên quan đến Chương trình theo quy định của pháp luật. - Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các dự án thuộc Chương trình đã được ký kết với JICA bảo đảm đúng tiến độ, chất lượng và hiệu quả. - Làm đầu mối giao dịch với Ban quản lý dự án tỉnh, Ban quản lý dự án, Tư vấn nước ngoài và JICA về những vấn đề liên quan đến Chương trình. - Điều phối việc cung cấp thông tin về Chương trình cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra và JICA trong khuôn khổ trách nhiệm và nhiệm vụ được giao. e. Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện Chương trình: - Định kỳ hàng quý hoặc đột xuất, Ban QLCT tổ chức kiểm tra tình hình quản lý và triển khai thực hiện dự án ở địa phương. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn không đúng với quy định, sai phạm trong đầu tư xây dựng cơ bản, đấu thầu hoặc giải ngân thì sẽ thu hồi vốn đã chuyển hoặc tạm ngừng chuyển vốn để có biện pháp xử lý thích hợp. - Đối với các trường hợp vi phạm chế độ báo cáo quy định tại Thông tư này, Ban QLCT sẽ có biện pháp nhắc nhở, khiển trách hoặc đề nghị Bộ Tài chính tạm ngưng giải ngân đối với những dự án đã nhắc nhở nhưng vẫn tiếp tục vi phạm. - Lập báo cáo tình hình thực hiện Chương trình theo quy định về quản lý ODA và Hiệp định đã ký. - Thực hiện đánh giá Chương trình theo quy định của Hiệp định. Chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện và báo cáo kết thúc Chương trình theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức của Việt Nam và quy định trong Hiệp định. g. Lập báo cáo tổng hợp quyết toán Chương trình theo quy định.
5.2. Ban quản lý các dự án JICA tỉnh (sau đây gọi tắt là Ban QLDA tỉnh): Là đơn vị trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, được thành lập theo quyết định của cấp có thẩm quyền của tỉnh. Nhiệm vụ của Ban QLDA tỉnh: a. Là cơ quan đầu mối trong việc lập kế hoạch, điều hành và báo cáo tình hình thực hiện các dự án tại địa phương. b. Lập kế hoạch, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, bố trí vốn đối ứng cho các dự án trên địa bàn tỉnh và kinh phí hoạt động của Ban QLDA tỉnh. c. Nhiệm vụ giám sát các hoạt động đấu thầu và quản lý hợp đồng: - Kiểm tra và giám sát quá trình tổ chức đấu thầu, ký kết hợp đồng mua sắm hàng hóa, vật tư, thiết bị (nếu có) và xây lắp giữa Ban QLDA với các nhà thầu. - Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi có kết quả đấu thầu, Ban QLDA tỉnh tổng hợp gửi cho Ban QLCT: + Kế hoạch đấu thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực) + Kết quả lựa chọn nhà thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực) + Danh mục hợp đồng của các dự án đến Ban QLCT (theo mẫu tại Phụ lục 1 kèm theo Thông tư này). d. Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân: - Quản lý tài chính theo quy định của pháp luật và JICA. - Làm đầu mối tổng hợp, kiểm tra hồ sơ và tiến hành thủ tục giải ngân cho các dự án sử dụng vốn JICA trên địa bàn tỉnh theo quy định và chịu trách nhiệm quản lý nguồn vốn này trước Ban QLCT. Chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định hồ sơ; tập hợp, lưu trữ các hồ sơ, chứng từ gốc về giải ngân, thanh quyết toán công trình. - Cung cấp các chứng từ theo quy định tại khoản 2.3 phần III tại Thông tư này cho Ban QLCT để rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt. e. Nhiệm vụ hành chính và điều phối và trách nhiệm giải trình: - Tổ chức và quản lý nhân sự Ban QLDA tỉnh. - Lập dự toán kinh phí hoạt động hằng năm của Ban QLDA tỉnh theo quy định hiện hành, trình UBND tỉnh phê duyệt. - Phối hợp với các cơ quan quản lý chuyên ngành của địa phương hướng dẫn, giám sát các Ban QLDA triển khai thực hiện dự án. Chịu trách nhiệm kiểm tra việc tuân thủ các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về quản lý đầu tư, xây dựng công trình và đấu thầu. - Cung cấp thông tin về các dự án tại địa phương cho các cơ quan thanh tra, kiểm tra và JICA trong khuôn khổ trách nhiệm và nhiệm vụ được giao. g. Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo: - Theo dõi và thường xuyên cập nhật tình hình giải ngân của các dự án. - Định kỳ 10 ngày sau khi kết thúc quý, Ban QLDA tỉnh có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tiến độ thực hiện các dự án trên địa bàn tỉnh cho Ban QLCT. (theo mẫu tại phụ lục 2 kèm theo Thông tư này) - Chậm nhất 15 ngày sau khi nhận được báo cáo quyết toán củaBan QLDA (hoặc Chủ dự án trong trường hợp Ban QLDA đã giải thể), Ban QLDA tỉnh tổng hợp báo cáo quyết toán gửi Ban QLCT. Trong báo cáo quyết toán, ngoài biểu số liệu, phải có bản thuyết minh về: + Tình hình thuận lợi, khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án (văn bản hướng dẫn, thủ tục giải ngân, việc tiếp nhận vật tư, thiết bị (nếu có) v.v…). + Đánh giá kết quả kinh tế xã hội và những kiến nghị (nếu có). + Công suất tăng thêm của toàn bộ công trình hay hạng mục công trình do kết quả đầu tư mang lại.
5.3. Ban quản lý từng dự án (sau đây gọi tắt là Ban QLDA): Ban QLDA do chủ dự án quyết định thành lập. Nhiệm vụ của Ban QLDA: a. Lập kế hoạch thực hiện dự án: - Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án (kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, đấu thầu …) trong đó, xác định khối lượng công việc hoàn thành trong mỗi giai đoạn. - Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng đúng mục tiêu và nguyên tắc của nguồn vốn JICA được phân bổ. b. Nhiệm vụ thực hiện đấu thầu và quản lý hợp đồng: - Có trách nhiệm tổ chức thực hiện dự án theo đúng quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về quản lý đầu tư và xây dựng công trình, về đấu thầu. Riêng đối với các gói thầu xây lắp hàng hóa, vật tư, thiết bị trong nước sử dụng vốn JICA có giá trị trên 0,3 tỷ Yên (quy ra VNĐ theo tỷ giá JPY/VNĐ do Ngân hàng Vietcombank công bố vào thời điểm ký hợp đồng) đối với Chương trình tín dụng chuyên ngành VN X-3 hoặc trên 0,5 tỷ Yên đối với Chương trình tín dụng chuyên ngành VN XIII-8 và các Chương trình tín dụng chuyên ngành JICA tiếp theo, ngoài việc tuân thủ các quy định tại các văn bản nêu trên của Chính phủ Việt Nam, còn phải tuân thủ các quy định của JICA và được JICA làm thủ tục phê duyệt hợp đồng. - Quản lý việc thực hiện các nghĩa vụ quy định tại hợp đồng đã được ký với nhà thầu (về tiến độ, khối lượng, chất lượng, an toàn lao động, vệ sinh môi trường, …). Theo dõi, giám sát, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. - Chậm nhất 15 ngày sau khi hợp đồng được ký kết, Ban QLDA gửi một lần hồ sơ quản lý dự án cho Ban QLDA tỉnh, bao gồm: + Quyết định phê duyệt dự án đầu tư của cấp có thẩm quyền (bản chính, hoặc bản sao có chứng thực). + Quyết định phê duyệt thiết kế và tổng dự toán (bản chính hoặc bản sao có chứng thực) + Quyết định thông báo vốn của Ủy ban nhân dân tỉnh (bản chính hoặc bản sao có chứng thực). + Kế hoạch đấu thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực). + Phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (bản chính hoặc bản sao có chứng thực). + Hợp đồng ký giữa Ban QLDA và nhà thầu, trong đó có ghi rõ phần vốn JICA (bản chính). + Quyết định phê duyệt hợp đồng (đối với những hợp đồng yêu cầu phê duyệt theo quy định của quy chế đấu thầu hiện hành của Việt Nam và quy định của JICA) (bản chính hoặc bản sao có chứng thực). - Tổ chức thanh quyết toán hợp đồng theo quy định của pháp luật. c. Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân: - Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ giải ngân theo quy định của pháp luật và JICA. - Tổ chức nghiệm thu, xác định khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành được phép thanh toán theo quy định hiện hành và theo đúng quy định thanh toán của Chương trình, đúng đối tượng, đúng nguồn vốn và gửi cho Kho bạc Nhà nước địa phương xác nhận. - Tập hợp đầy đủ hồ sơ đề nghị thanh toán như quy định tại khoản 2.2 phần III của Thông tư này gửi Ban QLDA tỉnh để làm thủ tục giải ngân cho dự án. d. Nhiệm vụ hành chính, điều phối và báo cáo: - Tổ chức và quản lý nhân sự Ban QLDA - Thường xuyên cung cấp thông tin và cập nhật số liệu cho hệ thống thông tin của Chương trình (MIS). Kịp thời phát hiện và báo cáo các khó khăn, vướng mắc phát sinh vượt quá thẩm quyền xử lý cho Ban QLDA tỉnh và Ban QLCT. - Thường xuyên theo dõi tình hình thực hiện dự án ở các nội dung: tiến độ, khối lượng, chất lượng, chi phí, biến động … và kịp thời điều chỉnh kế hoạch. - Cung cấp thông tin liên quan đến dự án theo khuôn khổ trách nhiệm và nhiệm vụ được giao. - Chậm nhất 05 ngày sau khi kết thúc quý, Ban QLDA có trách nhiệm báo cáo tiến độ thực hiện dự án cho Ban QLDA tỉnh (theo mẫu tại phụ lục 2 kèm theo Thông tư này). e. Nhiệm vụ nghiệm thu, bàn giao và quyết toán dự án: - Chuẩn bị để Chủ dự án nghiệm thu, bàn giao dự án cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác. - Chịu trách nhiệm quyết toán dự án theo đúng quy định hiện hành của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng công trình. Chậm nhất 3 tháng, sau khi nghiệm thu và bàn giao công trình, Ban QLDA phải gửi báo cáo quyết toán cho Ban QLDA tỉnh.