Điều 3. Thủ tục giải ngân và thanh toán. a. Mở Tài khoản Mỗi Ban Phát triển xã mở 01 tài khoản tiền gửi bằng VNĐ tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện để tiếp nhận và giải ngân phần vốn do Hiệp hội Phát triển Quốc tế tài trợ. Ban Phát triển xã là chủ tài khoản. b. Cơ quan kiểm soát chi và thủ tục kiểm soát chi áp dụng Đối với các tiểu dự án của Hợp phần Ngân sách Phát triển xã thì Kho bạc Nhà nước huyện chịu trách nhiệm kiểm soát trực tiếp các khoản chi bao gồm: Chi phí đầu tư và chi phí quản lý, hành chính. Thủ tục kiểm soát chi áp dụng là hình thức: Kiểm soát trước. Sau khi Kho bạc Nhà nước huyện kiểm tra và xác nhận thì Ban Phát triển xã mới được làm thủ tục rút tiền mặt hoặc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện. c. Thủ tục giải ngân cho Hợp phần Ngân sách Phát triển xã (i) Tạm ứng vốn cho xã Ban Quản lý Dự án huyện căn cứ kế hoạch vốn Ngân sách Phát triển xã hàng năm (6 tháng/lần) của các xã đã được Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân huyện phê duyệt, báo cáo lên Ban Quản lý Dự án tỉnh để cân đối vốn cho chu kỳ đầu tư. Hồ sơ bao gồm: Kế hoạch tổng hợp thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển xã của toàn huyện và bản sao các quyết định của Uỷ ban Nhân dân huyện phê duyệt kế hoạch thực hiện hợp phần Ngân sách Phát triển xã của từng xã dự án. Ban Quản lý Dự án tỉnh, căn cứ hồ sơ xin tạm ứng của Ban Quản lý Dự án huyện, chuyển số tiền của Hợp phần Ngân sách Phát triển xã vào tài khoản đặc biệt cấp hai của Ban Quản lý Dự án huyện tại Ngân hàng phục vụ huyện. Lần đầu Ban Quản lý Dự án tỉnh sẽ tạm ứng vốn cho tài khoản của xã bằng 100 % tổng mức đầu tư của các tiểu dự án được duyệt theo kế hoạch 6 tháng kèm theo chi phí quản lý và hành chính theo đúng tỷ lệ quy định. Các lần tiếp theo được ứng vốn trên cơ sở kế hoạch 6 tháng tiếp theo và bù trừ số dư trên tài khoản của phần tạm ứng lần trước Căn cứ vào kế hoạch chi tiết thực hiện Hợp phần Ngân sách Phát triển xã 6 tháng của từng xã trong huyện đã được huyện phê duyệt, Ban Quản lý Dự án huyện chuyển toàn bộ số tiền của từng xã vào tài khoản của xã mở tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện. Chi tiết các bước chuyển tiền cho ngân sách phát triển xã sẽ được hướng dẫn cụ thể trong Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án. (ii) Thủ tục rút vốn chi tiêu của Ban phát triển xã (1) Thủ tục tạm ứng vốn đầu tư và chi phí quản lý và hành chính Đối với các tiểu dự án xây dựng cơ sở vật chất công cộng, sau khi đã ký kết hợp đồng với bên thi công (cộng đồng hoặc nhóm người) và đối với các tiểu dự án khác (mua sắm thiết bị, đào tạo, cải thiện sản xuất, tài nguyên thiên nhiên ...), sau khi dự toán đã được Uỷ ban Nhân dân xã phê duyệt, cần được tạm ứng tiền cho bên thi công theo tiến độ trong hợp đồng đã ký kết hoặc tạm ứng tiền để mua sắm và chi trả cho các hoạt động của các tiểu dự án, thủ tục tạm ứng tiền như sau: a. Tạm ứng tiền cho bên thi công các tiểu dự án xây dựng cơ sở vật chất công cộng: Bên thi công được tạm ứng 50% giá trị hợp đồng ngay sau khi ký kết hợp đồng. b. Đối với các tiểu dự án khác (mua sắm thiết bị, đào tạo, cải thiện sản xuất, tài nguyên thiên nhiên...) thì Ban Phát triển xã tạm ứng tiền đúng theo tiến độ thanh toán nêu trong hợp đồng đã ký kết. Riêng đối với các tiểu dự án khi thực hiện không có hợp đồng, ví dụ mua hàng hoá, thiết bị nhỏ..., phải căn cứ vào yêu cầu thanh toán của người cung cấp để tạm ứng tiền cho phù hợp, không cho phép tạm ứng quá nhu cầu thanh toán. c. Tạm ứng tiền chi phí cho quản lý và hành chính: Cho phép tạm ứng tối đa tới 70 % giá trị đã được phê duyệt theo kế hoạch. Bộ tài liệu để tạm ứng gồm: Hợp đồng thi công, mua sắm, dịch vụ đối với các tiểu dự án có ký kết hợp đồng. Các Hợp đồng mua sắm theo hình thức “chào giá” phải có thêm Biên bản đánh giá các báo giá đã được Uỷ ban Nhân dân xã ký phê duyệt. Quyết định phê duyệt kế hoạch 6 tháng Hợp phần Ngân sách Phát triển xã của Uỷ ban Nhân dân huyện. Dự toán chi tiết thực hiện các tiểu dự án kèm theo Quyết định phê duyệt bản vẽ, dự toán của Uỷ ban Nhân dân xã. Dự toán chi phí Quản lý và hành chính đã được Uỷ ban Nhân dân xã phê duyệt. Giấy đề nghị tạm ứng. Bộ tài liệu này được trình cho Kho bạc Nhà nước huyện. Trong vòng 5 ngày, Kho bạc Nhà nước huyện kiểm tra và xác nhận cho tạm ứng. Xác nhận của Kho bạc Nhà nước Huyện là cơ sở để Ban Phát triển xã viết séc rút tiền mặt từ tài khoản của mình tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện. Nếu bên thi công có tài khoản tại ngân hàng, có thể chuyển tiền tạm ứng cho họ bằng hình thức chuyển khoản. (2) Thanh toán khối lượng hoàn thành: Thủ tục thanh toán khối lượng đầu tư hoàn thành tương tự như thủ tục tạm ứng vốn. Khi có khối lượng đầu tư hoàn thành (xây lắp, mua sắm, dịch vụ), Ban Phát triển xã làm thủ tục thanh toán khối lượng đầu tư đã hoàn thành với Kho bạc Nhà nước huyện. Hồ sơ thanh toán gồm có các tài liệu dưới đây được nộp cho Kho bạc Nhà nước huyện làm thủ tục kiểm tra trước khi thanh toán. Bảng kê thanh toán. Biên bản nghiệm thu bàn giao đã được các bên có liên quan ký xác nhận. Các tài liệu hỗ trợ khác như: Bảng thanh toán tiền công cho cộng đồng có đầy đủ chữ ký của người nhận tiền; Biên bản đánh giá các báo giá đã được Uỷ ban Nhân dân xã ký phê duyệt (nếu phải mua sắm theo hình thức “chào giá”) Giấy đề nghị thanh toán. Tổng số vốn thanh toán cho từng tiểu dự án không được vượt quá kế hoạch đã được Uỷ ban Nhân dân huyện phê duyệt. Mỗi tiểu dự án chỉ có một lần tạm ứng và một lần thanh toán khi hoàn thành. Bộ tài liệu này được trình cho Kho bạc Nhà nước huyện. Trong vòng 5 ngày, Kho bạc Nhà nước huyện sẽ xác nhận khối lượng hoàn thành. Trên cơ sở xác nhận của Kho bạc Nhà nước Huyện, Ban Phát triển xã làm thủ tục chuyển tiền cho bên thi công tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện. (3) Thanh toán Chi phí quản lý và hành chính Khoản Chi phí dành cho quản lý và hành chính được quyết toán trên cơ sở giá trị thực tế thực hiện các tiểu dự án trong kế hoạch 6 tháng. Sau khi hoàn thành việc đầu tư tất cả các tiểu dự án theo kế hoạch 6 tháng và đã có giá trị thực tế thực thi các tiểu dự án này, Ban Phát triển xã tính toán lại giá trị thực tế phần Chi phí quản lý và hành chính được hưởng theo công thức: Chi phí Quản Lý và Hành chính thực tế = 6 %x (Giá trị thực hiện thực tế của từng tiểu dự án thực tế được thanh toán) Chi phí Quản lý và Hành chính bao gồm chi phí tổ chức hội họp thôn bản, chi phí giám sát công trình xây dựng cơ bản, phụ cấp cho cán bộ Ban Phát triển xã, văn phòng phẩm, và các chi phí văn phòng khác. Định mức chi quản lý và hành chính sẽ áp dụng theo quy định cụ thể của từng địa phương thực hiện dự án. Hồ sơ thanh toán được gửi lên Kho bạc Nhà nước huyện để làm thủ tục kiểm soát chi bao gồm các tài liệu sau đây: Bảng kê thanh toán liệt kê chi tiết các khoản đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị tạm ứng/ thanh toán chi phí quản lý và hành chính. Trong vòng 5 ngày, Kho bạc Nhà nước huyện kiểm tra, xác nhận đủ điều kiện thanh toán, Ban Phát triển xã viết séc và rút tiền mặt từ Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn huyện.