Khoản 3. Hướng dẫn đối với việc rút vốn: Vốn đối ứng: Theo Quyết định số 172/TTg ngày 24/3/1997 của Thủ tướng Chính phủ thì vốn trong nước là 331 tỉ đồng được bố trí từ các nguồn chương trình khuyến nông, giải quyết việc làm, xoá đói giảm nghèo, định canh định cư, 327, 773..., vốn tự có của VINACAFE, của các doanh nghiệp cà phê và của dân tự đầu tư. Sau khi các địa phương có dự án đã tính toán cân đối nhu cầu vốn đối ứng từ các nguồn theo các chương trình nói trên, nếu vẫn chưa đủ vốn đối ứng theo Quyết định số 172/TTg ngày 24/3/1997 của Thủ tướng Chính phủ thì VINACAFE có trách nhiệm phối hợp với các địa phương để tính toán xây dựng kế hoạch vay vốn tín dụng đầu tư của Nhà nước để bổ sung cho đủ vốn đối ứng hàng năm theo tiến độ của Chương trình. Kế hoạch vốn đối ứng phải được lập cùng với kế hoạch giải ngân vốn vay AFD. Nhu cầu vốn đối ứng bổ sung từ nguồn tín dụng đầu tư nói trên được VINACAFE tổng hợp và làm việc với Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính (Tổng cục Đầu tư Phát triển) để xác định và phân bổ kế hoạch vốn đối ứng cho từng địa phương, đơn vị cụ thể theo quy định tại Thông tư liên tịch số 06/1998/TTLT-BKH-BTC ngày 14/8/1998 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn đối ứng cho các chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA). Việc ký kết và triển khai hợp đồng tín dụng đầu tư theo kế hoạch phân bổ vốn nói trên sẽ do VINACAFE và các địa phương thực hiện Chương trình thoả thuận cụ thể với cơ quan cho vay tín dụng ưu đãi. Rút vốn vay AFD: Căn cứ vào Thoả ước và tiến độ thực hiện Chương trình, VINACAFE xây dựng kế hoạch giải ngân vốn vay AFD hàng năm gửi cho Bộ Tài chính, trong đó cần chú ý thực hiện một số quy định tại Thoả ước như sau: - Trước khi tiến hành rút vốn,VINACAFE cần lập và gửi cho Bộ Tài chính bản hướng dẫn thực hiện Chương trình, các điều kiện cho vay lại đến người sử dụng vốn cuối cùng, các bản kế hoạch, dự trù giá cả, hợp đồng cung cấp dịch vụ, thiết bị... để Bộ Tài chính cùng AFD xem xét, xác nhận việc phân bổ sử dụng tín dụng. - Các hàng hoá và dịch vụ được tài trợ bằng vốn vay AFD phải có nguồn gốc từ Pháp hoặc Việt Nam. - Chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định hiện hành về thủ tục xét chọn nhà thầu, các tài liệu mời thầu và kết quả đấu thầu và báo cáo cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại và Tổng cục Đầu tư Phát triển), AFD nếu được yêu cầu. - Mọi thay đổi trong việc phân bổ chi phí và kế hoạch tài chính của Chương trình khác với quy định tại Phụ lục 2 của Thoả ước phải được Bộ Tài chính và AFD chấp thuận trước. Tuỳ theo yêu cầu thực tế của Chương trình và theo đề nghị vủa VINACAFE, việc rút vốn vay AFD có thể được thực hiện theo một trong các phương thức sau: a. Tái tài trợ các chi phí đã được VINACAFE chi trả: Căn cứ vào đề nghị và các hoá đơn, chứng từ kèm theo đối với các khoản đã chi của VINACAFE, Bộ Tài chính yêu cầu AFD rút vốn hoàn trả vào tài khoản của VINACAFE mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Các chứng từ thanh toán có thể dưới dạng bản sao có xác nhận sao y bản chính của VINACAFE và ghi rõ ngày thanh toán. Riêng đối với trường hợp đề nghị rút vốn hoàn trả cho các hoá đơn có trị giá dưới 3000 phrăng Pháp, VINACAFE chỉ cần gửi bản sao kê chi tiêu để Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) làm thủ tục rút vốn với phía Pháp. Ngoài ra, theo yêu cầu của AFD, VINACAFE có thể phải cung cấp các tài liệu cần thiết chứng tỏ các chi phí trên đã được đầu tư có hiệu quả. Riêng đối với việc thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành theo hợp đồng xây lắp, cần có thêm biên bản nghiệm thu và phiếu giá có xác nhận của cơ quan đầu tư phát triển. b. Thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp: Phương thức này chủ yếu áp dụng đối với các hợp đồng xây lắp hoặc cung cấp máy móc thiết bị với nhà cung cấp hoặc thanh toán hợp đồng tư vấn với công ty tư vấn. Trên cơ sở các điều kiện qui định tại các hợp đồng đã ký kết và hoá đơn đòi tiền đã được VINACAFE xác nhận và đề nghị thanh toán, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) làm thủ tục yêu cầu AFD thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp hoặc công ty tư vấn. Riêng đối với việc thanh toán khối lương xây dựng cơ bản hoàn thành theo hợp đồng xây lắp, cần có thêm biên bản nghiêm thu và phiếu giá có xác nhận của cơ quan đầu tư phát triển gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) để yêu cầu AFD thanh toán trực tiếp cho nhà thầu xây lắp. c. Rút vốn theo hình thức tạm ứng liên tiếp: Trên cơ sở kế hoạch trồng cà phê hàng năm do chủ đầu tư lập và được Bộ Tài chính và AFD chấp thuận, Bộ Tài chính có thể yêu cầu AFD rút vốn dưới hình thức tạm ứng liên tiếp hàng năm và chuyển vào một tài khoản đặc biệt do chủ đầu tư mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Từ kỳ rút vốn thứ hai trở đi, trước mỗi lần rút vốn, chủ đầu tư sẽ phải lập và gửi cho Bộ Tài chính để chuyển cho AFD bộ hồ sơ rút vốn bao gồm: + Giấy báo tài khoản đặc biệt của kỳ rút vốn trước, + Bảng kê sử dụng vốn của kỳ rút vốn trước, + Tổng chi phí và chứng nhận xuất xứ của trang thiết bị liên quan, + Các thông tin về người sử dụng vốn cuối cùng, khế ước vay nợ và diện tích trồng cà phê tương ứng, + Chứng từ xác nhận các khoản chi do VINACAFE thanh toán và những giấy tờ xác nhận của cơ quan đầu tư phát triển về việc thanh toán này. Ngoài ra, chủ đầu tư có trách nhiệm cung cấp cho AFD các hồ sơ, chứng từ gốc và các tài liệu khác có liên quan để kiểm tra, đối chiếu nếu được yêu cầu. Đối với lần rút vốn cuối cùng, bộ hồ sơ nói trên phải được gửi cho Bộ Tài chính và AFD chậm nhất là 6 tháng sau khi lần rút vốn đó được thực hiện.