Điều 9. Hóa đơn, chứng từ mua bán hàng hóa, dịch vụ
1. Doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện chế độ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật có liên quan.
2. Một số trường hợp thực hiện như sau:
a) Các loại dịch vụ không phải tính thuế GTGT nêu tại tiết b, khoản 1, Điều 8 Thông tư này: - Doanh nghiệp bảo hiểm không sử dụng hóa đơn GTGT cho mỗi lần giao dịch. - Hoạt động tái bảo hiểm phải thực hiện chế độ chứng từ thanh toán nhận và nhượng tái bảo hiểm theo chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp bảo hiểm hiện hành. Giám đốc doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các chứng từ nêu trên. Chứng từ thanh toán nhận, nhượng tái bảo hiểm này là căn cứ để bên mua hạch toán chi phí.
b) Trường hợp đồng bảo hiểm: - Khi thu phí bảo hiểm, từng doanh nghiệp đồng bảo hiểm cấp hóa đơn GTGT cho khách hàng theo phần phí bảo hiểm nhận được và kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định. Trường hợp ủy quyền cho một doanh nghiệp thu hộ phí bảo hiểm hoặc chỉ có một doanh nghiệp đứng tên trong hợp đồng thì thực hiện như đối với trường hợp thu hộ phí bảo hiểm hướng dẫn tại tiết d, khoản 2 Điều 9 Thông tư này. - Khi mua hàng hóa, dịch vụ để bồi thường hoặc thanh toán các khoản chi khác liên quan đến hợp đồng đồng bảo hiểm, hóa đơn GTGT mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp nào thì doanh nghiệp đó thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí theo quy định chung. Trường hợp doanh nghiệp đồng bảo hiểm ủy quyền cho doanh nghiệp đứng tên trên hợp đồng chi thì thực hiện như đối với trường hợp chi hộ hướng dẫn tại tiết d, khoản 2, Điều 9 Thông tư này. Đối với các khoản chi bồi thường, chi phí khác phát sinh chung mà không tách riêng được cho từng doanh nghiệp tham gia đồng bảo hiểm thì doanh nghiệp được ủy quyền thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các khoản chi này. Khi phân bổ chi phí cho từng doanh nghiệp đồng bảo hiểm, doanh nghiệp đứng tên cấp hóa đơn GTGT; trên hóa đơn ghi rõ chi bồi thường và các khoản chi khác liên quan đến hợp đồng đồng bảo hiểm (số, ngày, tháng, năm của hợp đồng) do doanh nghiệp đứng tên thực hiện, dòng thuế GTGT không ghi và gạch bỏ. Hóa đơn này là căn cứ để các doanh nghiệp đồng bảo hiểm hạch toán chi phí và doanh nghiệp đứng tên hạch toán giảm khoản phải thu (không hạch toán vào doanh thu).
c) Đối với trường hợp thu hộ, chi hộ cho doanh nghiệp bảo hiểm khác: - Khi thu hộ tiền phí bảo hiểm, doanh nghiệp hoặc đại lý là tổ chức thu hộ có trách nhiệm lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng, trên hóa đơn ghi rõ thu hộ Công ty bảo hiểm (tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty) theo Hợp đồng bảo hiểm (số, ngày, tháng, năm của hợp đồng). Doanh nghiệp hoặc đại lý thu hộ không hạch toán doanh thu mà hạch toán khoản thu hộ và kê khai, nộp thuế GTGT đối với khoản thu này. Đối với doanh nghiệp nhờ thu hộ, khi nhận tiền từ doanh nghiệp thu hộ thì lập hóa đơn GTGT giao cho Công ty bảo hiểm thu hộ, trên hóa đơn ghi rõ nhận tiền phí bảo hiểm do Công ty bảo hiểm hoặc đại lý (tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty) thu hộ theo hợp đồng bảo hiểm (số, ngày, tháng, năm của hợp đồng); số thuế GTGT được ghi trên hóa đơn bằng đúng số thuế GTGT mà doanh nghiệp thu hộ đã thu của khách hàng. Hóa đơn này làm căn cứ để doanh nghiệp thu hộ khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi tính thuế GTGT phải nộp, đồng thời là căn cứ để doanh nghiệp nhờ thu hộ hạch toán doanh thu, kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định. - Khi chi hộ tiền mua hàng hóa, dịch vụ để bồi thường cho khách hàng, doanh nghiệp hoặc đại lý chi hộ yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn bán hàng theo tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp nhờ chi hộ; hóa đơn này được chuyển cho doanh nghiệp nhờ chi hộ để doanh nghiệp này thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có) và hạch toán chi phí theo quy định.
d) Đối với trường hợp thu hộ, chi hộ giữa các doanh nghiệp trực thuộc hoặc giữa doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc với trụ sở chính của doanh nghiệp bảo hiểm; - Khi thu hộ tiền phí bảo hiểm, doanh nghiệp thu hộ thực hiện cấp hóa đơn GTGT cho khách hàng và kê khai, nộp thuế GTGT đối với phần doanh nghiệp thu hộ, đồng thời thông báo thu hộ cho doanh nghiệp nhờ thu hộ. Căn cứ vào thông báo thu hộ, doanh nghiệp nhờ thu hộ hạch toán doanh thu (không có thuế GTGT), không phải phát hành hóa đơn và không kê khai, nộp thuế đối với phần doanh thu nhờ thu hộ. Trường hợp doanh nghiệp nhờ thu hộ không yêu cầu doanh nghiệp thu hộ cấp hóa đơn GTGT cho khách hàng thì khi thu hộ, doanh nghiệp thu hộ chi hạch toán thu hộ và không kê khai, nộp thuế GTGT đối với phần doanh thu thu hộ. Căn cứ vào thông báo thu hộ, doanh nghiệp nhờ thu hộ cấp hóa đơn GTGT cho khách hàng, thực hiện kê khai, nộp thuế đối với phần doanh thu nhờ thu hộ. - Khi chi hộ, hóa đơn GTGT mang tên, mã số thuế của doanh nghiệp nào thì doanh nghiệp đó thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Doanh nghiệp bảo hiểm chi hộ thông báo chi hộ cho doanh nghiệp nhờ chi hộ để doanh nghiệp này hạch toán chi phí.
đ) Đối với trường hợp hoàn trả phí bảo hiểm và giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm: Trường hợp khách hàng tham gia bảo hiểm là tổ chức kinh doanh, khi hoàn trả phí bảo hiểm (một phần hoặc toàn bộ), doanh nghiệp bảo hiểm yêu cầu tổ chức tham gia bảo hiểm lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm do công ty bảo hiểm hoàn trả, tiền thuế GTGT, lý do hoàn trả phí bảo hiểm. Hóa đơn này là căn cứ để doanh nghiệp bảo hiểm điều chỉnh doanh số bán, số thuế GTGT đầu ra, tổ chức tham gia bảo hiểm điều chỉnh chi phí mua bảo hiểm, số thuế GTGT đã kê khai hoặc đã khấu trừ. Trường hợp khách hàng tham gia bảo hiểm là đối tượng không có hóa đơn GTGT, khi hoàn trả tiền phí bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm và khách hàng tham gia bảo hiểm phải lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn trả (không bao gồm thuế GTGT), số tiền thuế GTGT theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn trả phí bảo hiểm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh thu, thuế GTGT của doanh nghiệp bảo hiểm. Trường hợp khách hàng không cung cấp được hóa đơn thu phí bảo hiểm thì doanh nghiệp bảo hiểm căn cứ vào hóa đơn lưu tại doanh nghiệp và biên bản hoặc văn bản thỏa thuận để thực hiện hoàn trả số tiền phí bảo hiểm chưa bao gồm thuế GTGT. Trường hợp giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm thực hiện theo hướng dẫn tại các văn bản pháp luật liên quan.
e) Đối với trường hợp giảm phí bảo hiểm: Doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm đã thu phí bảo hiểm và lập hóa đơn cho khách hàng nhưng vì lý do khách quan phải giảm phí cho khách hàng hoặc theo thỏa thuận đến hết thời hạn bảo hiểm nếu không xảy ra tổn thất hoặc tổn thất thấp hơn tỷ lệ quy định trong đơn bảo hiểm, bên mua bảo hiểm sẽ được giảm một phần phí bảo hiểm thì doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện điều chỉnh giảm phí bảo hiểm. Doanh nghiệp bảo hiểm và bên mua bảo hiểm phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được giảm theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), doanh nghiệp bảo hiểm xuất hóa đơn GTGT cho phần giảm phí này. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh giảm phí (không được ghi số âm (-)), thuế GTGT cho dịch vụ bảo hiểm tại hóa đơn số, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, hai bên kê khai điều chỉnh doanh thu, chi phí và thuế đầu ra, đầu vào.
g) Đối với hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ mua về dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của hoạt động bảo hiểm nhân thọ thì phải lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng không thu tiền; dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo. Trường hợp đại lý bảo hiểm hoặc khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện lập chung một hóa đơn đối với hàng khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng phát sinh trong ngày.
h) Đối với hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ mua về dùng để khuyến mại, quảng cáo phục vụ cho sản xuất, kinh doanh của hoạt động bảo hiểm phi nhân thọ thì phải lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo không thu tiền; dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo. Trường hợp đại lý bảo hiểm hoặc khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện lập chung một hóa đơn đối với hàng khuyến mại, quảng cáo phát sinh trong ngày.
i) Đối với doanh nghiệp môi giới dịch vụ bảo hiểm mà các dịch vụ bảo hiểm thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, đại lý bảo hiểm là tổ chức khi nhận hoa hồng đại lý bảo hiểm thì phải lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi rõ số tiền môi giới, số tiền hoa hồng nhận được, dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo.
k) Đối với doanh nghiệp bảo hiểm, đại lý bảo hiểm nhận tiền hỗ trợ của các cơ sở kinh doanh khác thì doanh nghiệp bảo hiểm, đại lý bảo hiểm lập chứng từ thu và xác định là khoản thu nhập khác để kê khai, nộp thuế TNDN theo quy định. Doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện chi hỗ trợ đại lý bảo hiểm theo quy định của pháp luật về hoạt động bảo hiểm. Khi chi tiền hỗ trợ, căn cứ mục đích hỗ trợ đã được ghi trong hợp đồng hỗ trợ để lập chứng từ chi tiền. Số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào bằng tiền nhận hỗ trợ thì không được kê khai, khấu trừ.