Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa quốc gia là việc người khai gửi thông tin, chứng từ điện tử để thực hiện thủ tục hải quan và thủ tục hành chính khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính quyết định cho phép hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; phương tiện vận tải được xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh trên Cổng thông tin một cửa quốc gia; cơ quan hải quan quyết định thông quan và trả kết quả xử lý đến Cổng thông tin một cửa quốc gia.
2. Cổng thông tin một cửa quốc gia là một hệ thống thông tin tích hợp để thực hiện thủ tục hải quan và thủ tục hành chính khác liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh; người và phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.
3. Hệ thống xử lý chuyên ngành là hệ thống thông tin của các bộ quản lý ngành, lĩnh vực có chức năng xử lý hồ sơ của người khai, kết nối, trao đổi thông tin thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia để thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa quốc gia.
4. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính (sau đây gọi là cơ quan xử lý) là cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật đối với việc xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh hàng hóa; xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh người và phương tiện vận tải.
5. Hồ sơ hành chính là các thông tin, chứng từ, tài liệu do người khai khai, nộp, xuất trình theo quy định của pháp luật chuyên ngành đối với từng thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa quốc gia.
6. Chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia. Chứng từ điện tử là một hình thức của thông điệp dữ liệu, bao gồm các thông tin: thông tin khai, nộp của người khai, kết quả xử lý của cơ quan xử lý, thông báo của cơ quan xử lý gửi người khai thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia.
7. Người khai là tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia.
8. Người sử dụng hệ thống là các đối tượng được phép truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia.
9. Cơ chế một cửa ASEAN là môi trường cho các cơ chế một cửa quốc gia của các nước thành viên ASEAN kết nối với nhau.
10. Kiểm tra chuyên ngành là việc cơ quan kiểm tra chuyên ngành căn cứ các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật để xem xét, đánh giá, xác định hàng hóa đạt yêu cầu xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh theo quy định của pháp luật có liên quan.
Việc kiểm tra chuyên ngành về văn hóa đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện theo quy định của pháp luật về lĩnh vực văn hóa.
11. Quản lý rủi ro trong kiểm tra chuyên ngành là việc áp dụng hệ thống các biện pháp, quy trình nghiệp vụ nhằm xác định, đánh giá và phân loại mức độ rủi ro, làm cơ sở để quyết định kiểm tra, phương thức kiểm tra, mức độ kiểm tra, bố trí nguồn lực để thực hiện có hiệu quả kiểm tra chuyên ngành.
12. Cơ quan kiểm tra chuyên ngành là cơ quan Nhà nước được bộ quản lý ngành, lĩnh vực phân công thực hiện việc kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh theo lĩnh vực được phân công tại Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ quản lý ngành, lĩnh vực.