1. Đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký
a) Đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, chữ ký lần đầu
Các đơn vị, tổ chức lập Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 01/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP  ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước).
(1) Về chữ ký
- Đối với các đơn vị, tổ chức sử dụng NSNN và các tổ chức ngân sách:
+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền ký Chủ tài khoản theo quy định của pháp luật. Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền ký thay chủ tài khoản). Thủ trưởng đơn vị không được ủy quyền cho người đăng ký chữ ký thứ hai thay mình làm Chủ tài khoản.
+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán. Mỗi đơn vị chỉ được đăng ký tối đa 3 người ký chữ ký thứ hai (Kế toán trưởng và 02 người được ủy quyền).
Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang không có Kế toán trưởng thì không phải đăng ký chữ ký thứ hai. Trên chứng từ giao dịch với KBNN nơi kế toán trưởng ký ghi rõ “Không có”.
- Đối với cơ quan tài chính:
+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản, cụ thể như sau:
● Ngân sách trung ương: Lãnh đạo Vụ NSNN đối với khoản thu, chi trong nước; lãnh đạo Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại - Bộ Tài chính đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước và quỹ tích lũy trả nợ.
● Ngân sách cấp tỉnh: Lãnh đạo Sở Tài chính;
● Ngân sách cấp huyện: Lãnh đạo phòng Tài chính;
● Ngân sách cấp xã: Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND xã.
+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của cán bộ được phân công, cụ thể như sau:
● Ngân sách trung ương: Lãnh đạo Phòng Quản lý NSNN - Vụ NSNN đối với các khoản thu, chi trong nước; Lãnh đạo phòng chuyên môn của Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại đối với các khoản thu, chi vốn ngoài nước, quỹ tích lũy trả nợ.
● Ngân sách cấp tỉnh: Lãnh đạo phòng chuyên môn (Sở Tài chính) được phân công quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao; tài khoản tiền gửi;
● Ngân sách cấp huyện: Cán bộ (Phòng tài chính) được giao quản lý các tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao;
● Ngân sách cấp xã: Phụ trách kế toán ký.
- Đối với các cơ quan thu:
+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Đơn vị được đăng ký tối đa 4 người ký chữ ký thứ nhất (Chủ tài khoản và 3 người được ủy quyền). Trường hợp do đặc thù cơ quan thu cần đăng ký nhiều hơn số lượng người ký chữ ký thứ nhất theo quy định nêu trên, phải có sự đồng ý bằng văn bản của KBNN.
+ Không đăng ký chữ ký thứ hai.
- Các cơ quan thanh tra, kiểm tra việc quản lý, sử dụng NSNN:
+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản).
+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của đơn vị và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán.
Riêng đối với trường hợp cơ quan, đơn vị không có tổ chức bộ máy kế toán độc lập, chữ ký thứ hai có thể là chữ ký của cán bộ được phân công theo dõi tài khoản tạm thu, tạm giữ; khi đó đơn vị gửi Văn bản giao nhiệm vụ cho cán bộ theo dõi tài khoản tạm thu, tạm giữ được ký chức danh “Kế toán trưởng” trên chứng từ kế toán giao dịch với KBNN.
- Đối với các doanh nghiệp và tổ chức khác:
+ Chữ ký thứ nhất: Là chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền làm Chủ tài khoản) hoặc người đại diện pháp luật được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp tư nhân) và người được ủy quyền ký thay Chủ tài khoản.
Riêng đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên: tùy theo quy định cụ thể tại Điều lệ của Công ty, Chủ tài khoản có thể là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc (Chủ tịch hội đồng thành viên có thể kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc); việc đăng ký chữ ký được thực hiện theo quy định đối với doanh nghiệp, tổ chức nêu trên.
+ Chữ ký thứ hai: Là chữ ký của Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người được ủy quyền ký thay Kế toán trưởng.
- Trên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký cần ghi rõ họ, tên, chức vụ của người đăng ký chữ ký.
(2) Về mẫu dấu
- Mẫu dấu đăng ký giao dịch với KBNN là dấu đã đăng ký tại cơ quan công an, được đóng thành hai (02) dấu rõ nét.
- Đối với các đơn vị thuộc khối an ninh, quốc phòng: mẫu dấu phải được đăng ký với cơ quan bảo mật trong ngành (Quốc phòng, An ninh).
- Đối với Ban quản lý dự án có tư cách pháp nhân không đầy đủ (không có con dấu riêng): Được sử dụng con dấu của chủ đầu tư quy định trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án và phải đăng ký mẫu dấu của chủ đầu tư với cơ quan KBNN nơi đơn vị đăng ký sử dụng tài khoản giao dịch.
b) Đăng ký sử dụng bổ sung tài khoản
- Trường hợp đăng ký thêm tài khoản chi tiết và không thay đổi về hồ sơ pháp lý, mẫu dấu, mẫu chữ ký so với lần đăng ký và sử dụng tài khoản liền kề trước đó, đơn vị, tổ chức lập Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 01/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP  ngày 20/01/2020 của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước) gửi KBNN nơi giao dịch.
- Trường hợp đăng ký thêm tài khoản và có thay đổi về người ký so với lần đăng ký và sử dụng tài khoản liền kề trước đó, các đơn vị, tổ chức phải lập Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 01/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) và gửi KBNN nơi giao dịch cùng với các Văn bản bổ nhiệm chức vụ của người ký chữ ký được thay đổi.
c) Thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký
Trường hợp thay đổi mẫu dấu, thay đổi mẫu chữ ký của người ký chữ ký thứ nhất, người ký chữ ký thứ hai, hoặc thay đổi người ký ủy quyền chủ tài khoản, người ký ủy quyền kế toán trưởng/phụ trách kế toán so với lần đăng ký trước: đơn vị, tổ chức lập Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 02/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) gửi KBNN nơi giao dịch.
d) Thay đổi hồ sơ pháp lý
Trường hợp thay đổi chủ tài khoản, hoặc kế toán trưởng/phụ trách kế toán, trường hợp có Văn bản bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, Kế toán trưởng hoặc có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán: các đơn vị, tổ chức lập Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Ký hiệu 02/MTK ban hành kèm theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) kèm các văn bản bổ nhiệm, bổ nhiệm lại hoặc phân công, phân công lại gửi KBNN nơi giao dịch.
2. Quyết định thành lập đơn vị
a) Các đơn vị gửi Quyết định thành lập đơn vị khi lần đầu tiên đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN trừ các đơn vị được quy định tại điểm b Khoản 2 Điều này.
Trong đó: Đối với Ban quản lý dự án, có thể gửi Quyết định thành lập Ban quản lý dự án của cấp có thẩm quyền, hoặc Quyết định phê duyệt dự án hoặc Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư đối với Ban quản lý được giao quản lý dự án đầu tư XDCB, dự án vốn chương trình mục tiêu có tính chất đầu tư. Đối với doanh nghiệp có vốn nhà nước gửi Quyết định thành lập doanh nghiệp, đối với doanh nghiệp tư nhân gửi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Doanh nghiệp có vốn nhà nước bao gồm các doanh nghiệp có vốn nhà nước và các Công ty trách nhiệm hữu hạn nhà nước 1 thành viên).
b) Các đơn vị sau không phải gửi Quyết định thành lập đơn vị:
- Các cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Các cơ quan Nhà nước ở trung ương gồm: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
- Cơ quan của các đoàn thể, tổ chức bao gồm: Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam.
- Văn phòng Ủy ban nhân dân đối với cấp tỉnh, cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh).
3. Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng
a) Đối với trường hợp có Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:
- Các đơn vị, tổ chức gửi Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng hoặc văn bản giao nhiệm vụ Phụ trách kế toán tới KBNN nơi giao dịch khi đăng ký sử dụng tài khoản.
- Đối với Ban quản lý dự án, trường hợp trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án, Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư đã có phân công Kế toán trưởng hoặc Phụ trách kế toán thì không phải gửi Văn bản bổ nhiệm Kế trưởng (hoặc phân công Phụ trách kế toán).
- Đối với Công ty cổ phần: Trường hợp Giám đốc hoặc Tổng giám đốc làm chủ tài khoản, đơn vị gửi KBNN nơi giao dịch Văn bản bổ nhiệm chức vụ Giám đốc, Tổng giám đốc của Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên công ty.
b) Đối với trường hợp không có Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng:
Trong trường hợp các đơn vị, tổ chức không có Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng, tùy từng trường hợp, cần gửi 01 bản đến KBNN nơi giao dịch:
- Đối với chức vụ Chủ tài khoản:
+ Văn bản ủy quyền của Thủ trưởng đơn vị cho cấp phó làm Chủ tài khoản theo quy định của pháp luật và văn bản bổ nhiệm, phân công chức vụ của cấp phó tới KBNN nơi giao dịch đối với trường hợp Thủ trưởng đơn vị không trực tiếp làm Chủ tài khoản, ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tài khoản.
+ Văn bản phân công cho phó Thủ trưởng đơn vị phụ trách theo từng khu vực tới KBNN nơi giao dịch đối với trường hợp các đơn vị có đặc thù riêng về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, được pháp luật cho phép đặt trụ sở văn phòng đại diện tại khu vực khác (có con dấu riêng, chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí ngân sách như một đơn vị độc lập).
+ Nghị quyết hoặc Quyết định công nhận các chức danh có tên người đứng đầu tổ chức đoàn thể đối với trường hợp đơn vị là các tổ chức đoàn thể mà người đứng đầu được bầu thông qua Nghị quyết.
+ Nghị quyết Hội đồng quản trị (HĐQT) về việc bầu chủ tịch HĐQT đối với trường hợp Công ty cổ phần do Chủ tịch HĐQT làm chủ tài khoản.
- Đối với chức danh Kế toán trưởng:
+ Văn bản giao nhiệm vụ cho cán bộ theo dõi tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao, được ký chức danh “Kế toán trưởng” trên chứng từ kế toán giao dịch với KBNN (đối với tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, ghi thu, ghi chi), văn bản giao phụ trách kế toán (đối với Quỹ tích lũy trả nợ trường hợp không có Văn bản bổ nhiệm kế toán trưởng).
+ Văn bản giao nhiệm vụ Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán) cho cán bộ kiêm nhiệm đối với trường hợp đơn vị, tổ chức không bắt buộc phải có Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán), công việc kế toán giao cho cán bộ nghiệp vụ khác kiêm nhiệm.
+ Hợp đồng hoặc văn bản giao nhiệm vụ Kế toán trưởng của cấp có thẩm quyền đối với trường hợp đơn vị thuê Kế toán trưởng.
+ Văn bản phân công Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán) đối với trường hợp doanh nghiệp tư nhân không có Văn bản bổ nhiệm kế toán trưởng.
c) Trường hợp có Văn bản bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán, các đơn vị, tổ chức phải gửi KBNN nơi giao dịch các văn bản bổ nhiệm hoặc phân công lại cùng Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký. Trường hợp đơn vị, tổ chức được cơ quan công an cấp lại dấu và dấu có thay đổi so với mẫu dấu đã đăng ký với Kho bạc, phải đăng ký lại mẫu dấu với KBNN nơi giao dịch trên Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký.
Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những trường hợp Văn bản bổ nhiệm Chủ tài khoản hoặc Kế toán trưởng đăng ký chữ ký tại KBNN hoặc dấu của đơn vị đã hết thời hạn hiệu lực nhưng đơn vị chưa có Văn bản bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc chưa có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán hoặc chưa đăng ký lại mẫu dấu của đơn vị. KBNN không chịu trách nhiệm theo dõi thời hạn bổ nhiệm các chức danh này và thời hạn hiệu lực của mẫu dấu của đơn vị.
d) Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh) không phải gửi Văn bản bổ nhiệm chức vụ/giao nhiệm vụ của chủ tài khoản. Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh) không phải gửi Văn bản bổ nhiệm chức vụ/giao nhiệm vụ của Kế toán trưởng.
4. Giấy chứng nhận mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách
Tùy từng trường hợp cụ thể, các đơn vị, tổ chức gửi:
- Giấy chứng nhận mã số ĐVQHNS điện tử (Mẫu số 05A-MSNS-BTC (N = 1, 2, 3) hoặc Mẫu số 05B-MSNS-BTC (N = 7, 8) ban hành kèm theo Thông tư số 185/2015/TT-BTC  ngày 17/11/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn đăng ký, cấp và sử dụng mã số ĐVQHNS) do cơ quan Tài chính cấp cho các ĐVSDNS, đơn vị dự toán, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách.
Trường hợp đơn vị, tổ chức đăng ký mã ĐVQHNS qua dịch vụ công “Đăng ký mã đơn vị có quan hệ với ngân sách”, đơn vị, tổ chức gửi KBNN Giấy chứng nhận mã số ĐVQHNS điện tử được in/tải từ dịch vụ công.
- Hoặc Giấy chứng nhận cấp mã số đơn vị giao dịch với KBNN theo quy định của Tổng giám đốc KBNN.
5. Trường hợp chủ đầu tư ký hợp đồng ủy thác cho Ban quản lý dự án chuyên ngành, Ban quản lý dự án khu vực là chủ tài khoản dự án và quản lý dự án, sử dụng nguồn vốn của dự án theo quy định (bao gồm cả việc rút dự toán và giao dịch với cơ quan kiểm soát thanh toán), Chủ đầu tư làm thủ tục thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký để ủy quyền chủ tài khoản cho Ban quản lý dự án, cụ thể: Gửi KBNN nơi giao dịch Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký kèm theo hợp đồng ủy thác (bản gốc, bản chính hoặc bản sao y bản chính), Quyết định thành lập, Văn bản bổ nhiệm chủ tài khoản, kế toán trưởng của Ban quản lý. Sau khi được KBNN chấp nhận việc thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký đối với các tài khoản được ủy quyền, Ban quản lý thay mặt chủ đầu tư thực hiện và chịu trách nhiệm với KBNN về các giao dịch với KBNN, thực hiện các nghĩa vụ của Chủ đầu tư với KBNN theo quy định.
6. Đối với các Quyết định thành lập đơn vị, Ban quản lý dự án, doanh nghiệp, Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư, Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán), văn bản phân công cán bộ Phụ trách kế toán, văn bản giao nhiệm vụ cho cán bộ theo dõi tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao được ký chức danh “Kế toán trưởng” trên chứng từ kế toán giao dịch với KBNN, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản nêu trên, đơn vị có thể gửi bản gốc, bản chính hoặc bản sao y bản chính (Trường hợp bản sao y bản chính, KBNN không yêu cầu các đơn vị, tổ chức xuất trình kèm bản gốc, bản chính để kiểm tra, đối chiếu).
7. Trường hợp đơn vị đăng ký sử dụng hoặc đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký, thay đổi hồ sơ pháp lý cho nhiều tài khoản có cùng chủ tài khoản (và người được ủy quyền), kế toán trưởng (và người được ủy quyền) thì được sử dụng:
- 02 liên Giấy đăng ký sử dụng tài khoản, mẫu dấu, mẫu chữ ký và hồ sơ kèm theo để đăng ký sử dụng các tài khoản.
- 02 liên Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký để thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký.
- 02 liên Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký và hồ sơ kèm theo (Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại Chủ tài khoản và/hoặc Kế toán trưởng) để thay đổi hồ sơ pháp lý của Chủ tài khoản, kế toán trưởng.
8. Trường hợp đơn vị, tổ chức đã đăng ký sử dụng tài khoản tại KBNN, đối với những lần đăng ký và sử dụng tài khoản kế tiếp hoặc khi thay đổi người ký chữ ký thứ nhất, hoặc người ký chữ ký thứ hai, hoặc thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (mà không thay đổi người ký), hồ sơ pháp lý so với lần đăng ký trước, đơn vị, tổ chức không phải xuất trình những thủ tục hành chính vẫn còn hiệu lực đã gửi KBNN, ngoại trừ trường hợp thủ tục hành chính đó có sự thay đổi hoặc bổ sung. Khi đó, đơn vị, tổ chức ghi rõ trên Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản (Ký hiệu 03/MTK - Phụ lục I kèm theo) thời điểm những thủ tục hành chính vẫn còn hiệu lực đã được gửi đến KBNN.