Mục II. THỦ TỤC KHẮC DẤU, THỦ TỤC MANG CON DẤU TỪ NƯỚC NGOÀI VÀO VIỆT NAM SỬ DỤNG VÀ THỦ TỤC ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG CON DẤU CÓ HÌNH QUỐC HUY HOẶC CON DẤU CÓ NỘI DUNG NHƯ CON DẤU THỨ NHẤT. A. THỦ TỤC KHẮC DẤU
1. Các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phải có văn bản thành lập, sáp nhập, chia tách đơn vị hành chính các cấp của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Việc khắc dấu các chức danh nhà nước quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phải có công văn đề nghị của Văn phòng Quốc hội, hoặc Văn phòng Chủ tịch nước hoặc Văn phòng Chính phủ. 1. Có văn bản đề nghị về việc mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng theo mẫu do Bộ Công an quy định. 1. Các tổ chức quy định tại khoản 12 Điều 3 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP khi đề nghị được sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải có văn bản gửi Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ. Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ phối hợp với Bộ Công an xem xét, để trình Thủ tướng Chính phủ quyết định bằng văn bản. Sau khi Thủ tướng Chính phủ quyết định, Bộ Công an tiến hành làm thủ tục khắc dấu và quản lý theo quy định.
2. Các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cấp có thẩm quyền. Trường hợp trong quyết định thành lập chưa cho phép sử dụng con dấu thì cơ quan quyết định thành lập phải có văn bản cho phép cơ quan, tổ chức đó được sử dụng con dấu. 2. Văn bản cho phép hoạt động tại Việt Nam của cơ quan có thẩm quyền cấp (phải xuất trình bản chính và nộp bản sao hợp lệ). 2. Các cơ quan, tổ chức đề nghị sử dụng thêm con dấu có cùng nội dung như con dấu thứ nhất quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP được thực hiện như sau:
3. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp phải có quyết định hoặc giấy phép thành lập, cho phép sử dụng con dấu và Điều lệ hoạt động được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Đối với hội cấp Trung ương có tổ chức hoạt động trong phạm vi toàn quốc do Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ quyết định thành lập là quyết định phê duyệt Điều lệ; hội hoạt động trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập là quyết định phê duyệt Điều lệ; các tổ chức hội thuộc hệ thống các tổ chức hội nói trên phải có quyết định thành lập đúng trình tự pháp lý theo Điều lệ của Hội đã được phê duyệt. Các tổ chức tôn giáo phải có Điều lệ hoặc Hiến chương đã được chấp thuận bằng văn bản của Ban Tôn giáo Chính phủ hoặc Ban Tôn giáo cấp tỉnh. Tổ chức khoa học phải có Giấy chứng nhận đăng ký khoa học do Bộ Khoa học công nghệ và môi trường hoặc Sở Khoa học công nghệ và môi trường cấp. Tạp chí, Nhà xuất bản phải có giấy phép hoạt động do Bộ Văn hoá Thông tin hoặc Sở Văn hoá Thông tin cấp. Các tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, trừ tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, phải có giấy phép do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. 3. Người làm thủ tục mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng phải xuất trình Hộ chiếu hoặc Giấy chứng minh nhân dân. Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan Công an phải làm thủ tục cấp "Giấy phép mang con dấu vào nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam" cho cơ quan, tổ chức xin phép. Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi được phép mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu đó phải mang Giấy phép và con dấu đến cơ quan Công an cấp tỉnh nơi đóng trụ sở để đăng ký và được cấp "Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu". Thời hạn sử dụng con dấu được xác định theo thời hạn ghi trong giấy phép hoạt động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp. C. THỦ TỤC ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG CON DẤU CÓ HÌNH QUỐC HUY HOẶC CON DẤU CÓ NỘI DUNG NHƯ CON DẤU THỨ NHẤT:
4. Các tổ chức kinh tế:
4.1. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật hợp tác xã phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện).
4.2. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam phải có Giấy phép đầu tư, Giấy phép điều chỉnh.
4.3. Đối với tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật kinh doanh bảo hiểm phải có Quyết định thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép điều chỉnh (đối với chi nhánh, văn phòng đại diện) hoặc Giấy phép đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài tại Việt Nam) do Bộ Tài chính cấp.
4.4. Đối với doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội và các đơn vị thành viên của doanh nghiệp này phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Quyết định thành lập của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
4.5. Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp thuộc các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và các tổ chức kinh tế hoạt động theo Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, ngoài các giấy tờ trên, phải có văn bản của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cho phép đặt trụ sở và hoạt động tại địa phương đó. Đối với đơn vị trực thuộc doanh nghiệp không được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh" phải có quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
5. Trường hợp khắc lại con dấu bị mất, mòn, méo, hỏng phải có công văn của cơ quan, tổ chức dùng dấu nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan Công an khắc lại con dấu. Trường hợp khắc lại con dấu bị mất phải có thêm xác nhận của cơ quan Công an phường, xã nơi xảy ra mất dấu.
6. Hồ sơ làm thủ tục khắc dấu của các cơ quan, tổ chức phải xuất trình bản chính và nộp bản sao hợp lệ.
7. Người được cử đi làm thủ tục khắc dấu phải có Giấy giới thiệu và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu. Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ cơ quan Công an phải làm thủ tục cấp giấy phép cho cơ quan, tổ chức để khắc dấu. B. THỦ TỤC MANG CON DẤU TỪ NƯỚC NGOÀI VÀO VIỆT NAM SỬ DỤNG Cơ quan, tổ chức nước ngoài, trừ cơ quan đại diện ngoại giao, hoạt động tại Việt Nam cần mang con dấu vào Việt Nam sử dụng phải tuân theo quy định sau:
2.1. Đối với những cơ quan, tổ chức đề nghị cho sử dụng con dấu có hình Quốc huy thì phải được Thủ tướng Chính phủ quyết định bằng văn bản.
2.2. Đối với những cơ quan, tổ chức đề nghị cho sử dụng con dấu không có hình Quốc huy thì phải được cơ quan có thẩm quyền quyết định bằng văn bản.