1. Hoạt động của đại lý phân phối bao gồm:
a) Tổng hợp đầy đủ thông tin về nhà đầu tư và người được hưởng lợi theo quy định của pháp luật chứng khoán và các quy định về phòng, chống rửa tiền, tài trợ khủng bố;
b) Nhận và chuyển lệnh giao dịch của từng nhà đầu tư tới công ty quản lý quỹ, tổ chức cung cấp dịch vụ có liên quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Đại lý phân phối không được tổng hợp, bù trừ lệnh giao dịch, không được trực tiếp nhận tiền và thanh toán giao dịch chứng chỉ quỹ cho nhà đầu tư;
c) Hỗ trợ nhà đầu tư thực hiện các thủ tục thay đổi thông tin tại sổ chính, xác nhận quyền sở hữu đơn vị quỹ của nhà đầu tư, chuyển quyền sở hữu theo quy định tại Điều 15 Thông tư này;
d) Duy trì kênh liên lạc liên tục và thông suốt với nhà đầu tư, đảm bảo cập nhật cho nhà đầu tư một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời mọi thông tin và giải đáp các thắc mắc của nhà đầu tư về sản phẩm quỹ đã chào bán; thống kê, tổng hợp sao kê tài khoản, xác nhận giao dịch theo yêu cầu của nhà đầu tư; cung cấp cho nhà đầu tư Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt, báo cáo tài chính của quỹ, tài liệu về các cuộc họp Đại hội nhà đầu tư, các thông tin khác; thực hiện chế độ báo cáo, công bố thông tin theo ủy quyền của công ty quản lý quỹ;
đ) Hỗ trợ công ty quản lý quỹ hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ có liên quan tổ chức họp Đại hội nhà đầu tư; nhận ủy quyền tham dự và thực hiện quyền biểu quyết theo chỉ thị bằng văn bản của nhà đầu tư;
e) Tổng hợp, lưu trữ thông tin chi tiết về nhà đầu tư và các giao dịch của nhà đầu tư. Cung cấp các thông tin này cho công ty quản lý quỹ, tổ chức cung cấp dịch vụ có liên quan và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo yêu cầu của các tổ chức này.
2. Hoạt động của đại lý ký danh bao gồm:
a) Thực hiện chức năng đại lý phân phối quy định tại khoản 1 Điều này đối với nhà đầu tư đăng ký giao dịch trên tài khoản của nhà đầu tư;
b) Lập và quản lý sổ phụ đối với nhà đầu tư đăng ký giao dịch trên tài khoản ký danh; lập và quản lý hệ thống tiểu khoản; cập nhật và cung cấp đầy đủ thông tin về nhà đầu tư, bao gồm cả thông tin về sở hữu, thông tin về giao dịch cho công ty quản lý quỹ hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ có liên quan;
c) Thực hiện lệnh giao dịch cho tài khoản ký danh trên cơ sở tổng hợp các lệnh giao dịch từ nhà đầu tư, bảo đảm lệnh mua được thực hiện đầy đủ, lệnh bán được phân bổ một cách công bằng và việc thanh toán được thực hiện phù hợp với quy định của pháp luật;
d) Thực hiện mọi chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động của đại lý phân phối quy định tại Thông tư này.
3. Chức năng của đại lý ký danh phải được nêu đầy đủ tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt Đại lý ký danh phải tuân thủ quy định sau:
a) Tài sản trên tài khoản ký danh không thuộc sở hữu của đại lý ký danh, mà thuộc quyền sở hữu của nhà đầu tư tại sổ phụ. Các nhà đầu tư này được thừa hưởng mọi quyền lợi và lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu tương ứng với số đơn vị quỹ đang nắm giữ có trên tài khoản ký danh. Nhà đầu tư có quyền yêu cầu đại lý ký danh thực hiện việc chuyển quyền sở hữu số đơn vị quỹ có trên tài khoản ký danh sang tài khoản của nhà đầu tư (nếu có);
b) Đại lý ký danh phải quản lý tách biệt tiền, tài sản của từng nhà đầu tư; quản lý tách biệt tiền và tài sản của nhà đầu tư với tiền, tài sản của chính mình. Đại lý ký danh muốn giao dịch chứng chỉ quỹ cho chính mình thì phải mở tài khoản giao dịch chứng chỉ quỹ độc lập với tài khoản ký danh;
c) Đại lý ký danh không được sử dụng tiền, tài sản của nhà đầu tư dưới mọi hình thức; không được gửi, rút, chuyển khoản, thực hiện các giao dịch liên quan tới tài sản của nhà đầu tư trên tài khoản ký danh; không được nhận ủy quyền của nhà đầu tư thực hiện chuyển tiền, tài sản giữa các tiểu khoản của các nhà đầu tư. Các giao dịch liên quan tới tài sản của nhà đầu tư chỉ được phép thực hiện nếu phù hợp với quy định của pháp luật và theo yêu cầu của nhà đầu tư;
d) Đại lý ký danh phải mở tài khoản tiền gửi thanh toán giao dịch chứng chỉ quỹ tại ngân hàng giám sát để nhận và thanh toán tiền cho các giao dịch chứng chỉ quỹ của nhà đầu tư. Đại lý ký danh chỉ được sử dụng tài khoản này để thanh toán cho các giao dịch chứng chỉ quỹ của nhà đầu tư hoặc trả lại tiền cho đúng nhà đầu tư đã chuyển tiền nếu có yêu cầu.
4. Ngân hàng giám sát, tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan, công ty quản lý quỹ, đại lý ký danh phải xây dựng hệ thống hoặc có cơ chế phối hợp để thường xuyên kiểm tra, đối soát các hoạt động của tài khoản ký danh, bảo đảm:
a) Theo dõi được chính xác tại mọi thời điểm số dư tiền (nếu có) của từng nhà đầu tư trên tài khoản này và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác về số dư tiền (nếu có) theo yêu cầu bằng văn bản của nhà đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
b) Tiền (nếu có) của nhà đầu tư không bị lạm dụng hoặc bị sử dụng mà chưa được ủy quyền của nhà đầu tư bằng văn bản. Trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm quy định này, ngân hàng giám sát, công ty quản lý quỹ, tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan có trách nhiệm báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và thông báo cho nhà đầu tư trong thời hạn 24 giờ;
c) Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các khoản thanh toán từ quỹ hoặc từ nhà đầu tư tham gia vào quỹ, đại lý ký danh phải hoàn tất việc thanh toán cho nhà đầu tư theo lệnh, chỉ thị hợp pháp của công ty quản lý quỹ, ngân hàng giám sát, hoặc thanh toán cho quỹ theo chỉ thị của nhà đầu tư.