Mục II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ
1. Mở tài khoản:
1.1 Ban Điều phối Dự án Trung ương mở tài khoản đặc biệt vốn vay WB và tài khoản đặc biệt vốn viện trợ (bằng USD) tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam để tiếp nhận vốn vay/viện trợ và thanh toán cho các hoạt động của dự án.
1.2 Các Ban Điều phối dự án tỉnh mở tài khoản tiền gửi tại chi nhánh Ngân hàng Đầu tư phát triển tại địa phương để tiếp nhận vốn tạm ứng từ Ban Điều phối Dự án Trung ương cho các hoạt động tại địa phương.
1.3 Ban Điều phối Dự án Trung ương mở tài khoản cấp phát tại Kho bạc Nhà nước, Ban Điều phối dự án tỉnh mở tài khoản cấp phát tại Kho bạc nhà nước tỉnh nơi giao dịch để tiếp nhận và thanh toán vốn đối ứng.
2. Lập kế hoạch và thông báo kế hoạch vốn:
2.1 Đầu tháng 7 hàng năm, Ban Điều phối Dự án Trung ương hướng dẫn Ban Điều phối dự án các tỉnh trong việc lập kế hoạch vốn của dự án, bao gồm các nguồn vốn của WB, viện trợ, vốn đối ứng theo quy định; tổng hợp kế hoạch thực hiện hàng năm của toàn dự án để trình Bộ Giáo dục và đào tạo, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và nhà tài trợ. Nội dung kế hoạch tài chính phải thể hiện đầy đủ các nguồn vốn của dự án, chi tiết theo hạng mục công việc, đồng thời kèm theo thuyết minh nội dung/diễn giải kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch công việc chi tiết của dự án. Kế hoạch tài chính của cả Dự án sẽ được tổng hợp vào Kế hoạch ngân sách chung của Bộ Giáo dục và đào tạo để trình Chính phủ, Quốc hội phê duyệt theo quy định hiện hành.
2.2 Sau khi được Thủ tướng Chính phủ giao kế hoạch ngân sách hàng năm, Bộ Kế hoạch và Đầu tư thông báo phân bổ phần vốn đầu tư của dự án (bao gồm vốn vay và vốn đối ứng); Bộ Tài chính thông báo phần vốn hành chính sự nghiệp (bao gồm vốn vay, viện trợ và đối ứng) của dự án cho Bộ Giáo dục và đào tạo. Bộ Giáo dục và đào tạo có trách nhiệm phân bổ các nguồn vốn này cho Ban Điều phối Dự án Trung ương và các Ban Điều phối dự án tỉnh, đồng gửi Bộ Tài chính để Bộ Tài chính thông báo kế hoạch vốn đầu tư và vốn hành chính sự nghiệp của dự án cho Kho bạc Nhà nước. Kho bạc Nhà nước thông báo kế hoạch năm cho các Kho bạc Nhà nước tỉnh (nơi chủ đầu tư mở tài khoản) làm căn cứ kiểm soát, xác nhận và thanh toán vốn.
2.3 Căn cứ kế hoạch tài chính của Dự án đã được thông báo, Ban Điều phối Dự án Trung ương và Ban Điều phối dự án tỉnh lập kế hoạch chi tiêu cả năm, có chia theo quý gửi tới Kho bạc nhà nước nơi giao dịch và tổ chức thực hiện kế hoạch ngân sách được duyệt.
3. Quy trình kiểm soát chi và thanh toán vốn đối ứng:
3.1 Các hồ sơ, tài liệu cung cấp một lần: Để thực hiện các thủ tục kiểm soát chi tiêu, thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng trong nước và rút vốn ngoài nước của Dự án, Ban Điều phối Dự án Trung ương gửi một lần cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Kho bạc nhà nước), Ban Điều phối dự án tỉnh gửi Kho bạc nhà nước nơi giao dịch các tài liệu sau đây: - Báo cáo Nghiên cứu khả thi Dự án Giáo dục tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn và Văn bản phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ. - Bản sao Hiệp định Tín dụng giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và WB (Khoản vay 3752-VN); - Hiệp định viện trợ không hoàn lại Quỹ tín thác đa bên giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và WB về khoản viện trợ uỷ thác của các Chính phủ. - Kế hoạch vốn hàng năm do Bộ Kế hoạch và đầu tư và Bộ Tài chính giao (đối với Ban Điều phối Dự án Trung ương) và phân bổ kế hoạch vốn hàng năm do Bộ Giáo dục và đào tạo giao (đối với Ban Điều phối Dự án Trung ương và Ban Điều phối dự án tỉnh); - Báo cáo đầu tư kèm theo Quyết định đầu tư, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán của cấp có thẩm quyền (trường hợp phải lập báo cáo đầu tư); - Các hồ sơ thầu; - Các Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc Quyết định chỉ định thầu do cấp thẩm quyền phê duyệt; - Hợp đồng kinh tế với nhà thầu; - Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt nội dung Hợp đồng kinh tế (trường hợp nhà thầu nước ngoài) và văn bản của WB chấp thuận nội dung hợp đồng (trường hợp hợp đồng cần có ý kiến trước của WB); - Dự toán các hạng mục kèm theo quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền; - Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có).
3.2 Kiểm soát và thanh toán qua hệ thống Kho bạc nhà nước: 3.2.1 Hồ sơ và quy trình kiểm soát chi: a. Căn cứ để kiểm soát chi tại Kho bạc nhà nước đối với thành phần chi xây dựng cơ bản: - Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 của Chính phủ về Quy chế đấu thầu; Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 sửa đổi một số điều của Nghị định 88/1999/NĐ-CP ; Nghị định số 66/2003/NĐ-CP ngày 12/6/2003 về sửa đổi, bổ sung quy chế đấu thầu; Thông tư số 01/2004/TT-BKH ngày 2/2/2004 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện Nghị định số 66/2003/NĐ-CP . - Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính phủ; Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính phủ; Nghị định số 07/2003/NĐ-CP ngày 30/1/2003 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của Chính phủ. - Các thông tư của các Bộ ban hành thuộc thẩm quyền hướng dẫn thực hiện Quy chế quản lý vốn đầu tư và xây dựng. - Thông tư số 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước hoặc các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế thông tư này. - Quy trình kiểm soát và thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 601 KB/QĐ/TTVĐT ngày 28/10/2003; Quy trình kiểm soát và thanh toán vốn đầu tư ngoài nước ban hành kèm theo Quyết định số 602 KB/QĐ/TTVĐT ngày 28/10/2003 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước. b. Căn cứ, hồ sơ và quy trình kiểm soát chi đối với thành phần chi hành chính sự nghiệp: - Thông tư số 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế thông tư này. c. Sổ tay quản lý tài chính của dự án do Bộ Giáo dục và đào tạo phê duyệt. 3.2.2 Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thanh toán hợp lệ, Kho bạc nhà nước nơi giao dịch sẽ kiểm tra hồ sơ, xác nhận trên phiếu giá số vốn đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán theo đúng tỷ lệ vốn vay WB, vốn viện trợ (nếu có) và vốn đối ứng như đã quy định tại Hiệp định Tín dụng và Hiệp định Viện trợ. Phiếu giá được Kho bạc nhà nước nơi giao dịch xác nhận được gửi cho Ban Điều phối Dự án Trung ương để tổng hợp gửi Vụ Tài chính Đối ngoại- Bộ Tài chính (là căn cứ để rút vốn nguồn WB/viện trợ và thanh toán cho nhà thầu. Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch sẽ thanh toán luôn phần vốn đối ứng của Dự án theo xác nhận trên phiếu giá.
4. Thanh toán bằng nguồn vốn vay/viện trợ: Các thủ tục và hình thức rút vốn thanh tóan bằng nguồn vốn vay/viện trợ tuân thủ các quy định tại Quyết định 96/2000/QĐ-BTC ngày 12/6/2000 của Bộ Tài chính và được cụ thể hoá bằng Cẩm nang quản lý tài chính của dự án được Bộ Giáo dục và đào tạo quyết định ban hành.
4.1 Trách nhiệm của Ban Điều phối Dự án Trung ương: - Thực hiện tất cả các hình thức rút vốn từ Tài khoản đặc biệt, bổ sung tài khoản đặc biệt, hoàn vốn, thanh toán trực tiếp và thư cam kết. - Đối với các hoạt động Quỹ hỗ trợ trường/điểm trường, các hỗ trợ khác, chi đào tạo, tập huấn và quản lý dự án thực hiện tại địa phương, trên cơ sở hợp đồng đã ký hoặc dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Ban Điều phối Dự án Trung ương chuyển vốn vay/viện trợ tạm ứng cho Ban Điều phối dự án tỉnh. Các lần chuyển vốn thanh toán tiếp theo cần thực hiện trên cơ sở phiếu giá được Kho bạc nhà nước nơi Ban Điều phối dự án tỉnh giao dịch kiểm soát chi.
4.2 Trách nhiệm của Ban Điều phối dự án tỉnh: Thực hiện các hoạt động trong kế hoạch được duyệt và thu thập đầy đủ và các tài liệu liên quan gửi cho Ban Điều phối Dự án Trung ương để làm căn cứ thanh toán phần vốn vay/viện trợ. Các tài liệu này bao gồm: - Hợp đồng/dự toán chi tiêu và các văn bản phê duyệt (bao gồm cả các tài liệu liên quan đến việc sử dụng kinh phí của Ban Điều phối dự án huyện). - Phiếu giá do Kho bạc nhà nước xác nhận kèm theo bảng kê các khoản chi đã được xác nhận. Các chứng từ chi tiết cần được lưu giữ tại cơ quan thực hiện để làm căn cứ cho kiểm toán độc lập hàng năm.
5. Chế độ báo cáo, kiểm tra, kiểm toán và quyết toán:
5.1 Báo cáo - Hàng tháng, ngân hàng phục vụ có trách nhiệm gửi sao kê Tài khoản đặc biệt nguồn vốn vay/viện trợ cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và Ban Điều phối Dự án Trung ương để theo dõi tình hình thu chi qua các tài khoản và làm căn cứ hạch toán ghi thu ghi chi ngân sách nhà nước. - Khi Ban Điều phối Dự án Trung ương làm thủ tục rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt, ngân hàng phục vụ cung cấp sao kê tài khoản, nêu rõ các giao dịch thu chi trên tài khoản trong khoảng thời gian dự án có các giao dịch xin bổ sung Tài khoản đặc biệt. - Mỗi lần xin rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt, Ban Điều phối Dự án Trung ương có trách nhiệm báo cáo Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) chi tiết các khoản chi từ Tài khoản đặc biệt, chia theo địa phương (Trung ương/tỉnh) và nguồn vốn (xây dựng cơ bản/hành chính sự nghiệp) để làm cơ sở ghi thu ghi chi ngân sách Nhà nước. - Hàng quý, hàng năm, Ban Điều phối Dự án Trung ương có trách nhiệm lập và tổng hợp báo cáo thực hiện dự án, thực hiện kế hoạch tài chính của dự án, bao gồm các hoạt động do các địa phương thực hiện, gửi Bộ chủ quản, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Vụ Đầu tư và Vụ Hành chính Sự nghiệp) và Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Báo cáo cần nêu rõ tiến độ thực hiện dự án so với mục tiêu đề ra, sự chậm trễ và nguyên nhân vướng mắc trong giải ngân (nếu có).
5.2 Kiểm toán - Hàng năm, các tài khoản tạm ứng, sổ sách, hồ sơ kế toán của Ban Điều phối Dự án Trung ương, các Ban Điều phối dự án tỉnh và huyện phải được một công ty kiểm toán độc lập, hoạt động hợp pháp tại Việt Nam thực hiện kiểm toán phù hợp với các quy định của Nhà nước và WB. - Việc lựa chọn công ty kiểm toán sẽ do Ban Điều phối Dự án Trung ương thực hiện theo phương thức phù hợp với các quy định hiện hành của Việt Nam và WB. Kết quả lựa chọn phải được Bộ Tài chính và WB chấp thuận. - Báo cáo kiểm toán phải được gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Vụ Đầu tư và Vụ Hành chính Sự nghiệp), Bộ Kế hoạch và đầu tư, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và WB.
5.3 Kiểm tra Định kỳ và đột xuất, Bộ Giáo dục và đào tạo và Bộ Tài chính sẽ kiểm tra tình hình thực hiện dự án và việc sử dụng vốn. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn không đúng quy định, Bộ Tài chính sẽ đình chỉ chuyển vốn và xử lý vi phạm theo quy định hiện hành.
5.4 Báo cáo quyết toán các nguồn vốn của dự án - Tất cả các tiểu dự án, các hoạt động của dự án phải được lập báo cáo quyết toán năm và báo cáo quyết toán khi hoàn thành theo đúng các quy định hiện hành về phân công thực hiện và thẩm quyền thẩm định, phê duyệt báo cáo quyết toán: + Ban Điều phối dự án tỉnh chịu trách nhiệm tổng hợp quyết toán các hoạt động, tiểu dự án do cấp tỉnh ra quyết định đầu tư, trình Uỷ ban Nhân dân tỉnh thẩm định, phê duyệt. + Ban Điều phối Dự án Trung ương chịu trách nhiệm quyết toán phần hoạt động của mình, bao gồm các hoạt động uỷ quyền cho địa phương thực hiện và tổng hợp quyết toán toàn dự án gửi Bộ Giáo dục và đào tạo. Bộ Giáo dục và đào tạo duyệt quyết toán dự án và tổng hợp vào quyết toán ngân sách của Bộ gửi Bộ Tài chính. - Thủ tục lập, thẩm định, phê duyệt và các vấn đề khác liên quan đến việc quyết toán vốn đầu tư thực hiện theo các quy định tại Thông tư số 45/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư hoặc các văn bản khác bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế thông tư trên. - Căn cứ quyết toán vốn hành chính sự nghiệp: + Đối với nghiệp vụ chi phát sinh trước 1/1/2004 thực hiện theo Thông tư số 21/2000/TT-BTC ngày 16/3/2000 của Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp. + Đối với nghiệp vụ chi phát sinh sau 1/1/2004 thực hiện theo Thông tư số 10/2004/TT-BTC ngày 19/2/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và ngân sách các cấp.