1. Trước khi tổ chức Hội đồng tư vấn xác định danh mục nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng, cơ quan quản lý trực tiếp nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng có thể xin ý kiến chuyên gia hoặc làm việc với đại diện lãnh đạo các đơn vị đặt hàng, đơn vị quản lý nhà nước khác theo lĩnh vực để xác định danh mục nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng trình Hội đồng tư vấn xác định danh mục nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng.
2. Hội đồng tư vấn xác định danh mục nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng do Thủ trưởng cơ quan quản lý trực tiếp nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng quyết định thành lập, gồm 09 thành viên
a) Chủ tịch Hội đồng là đại diện lãnh đạo cơ quan quản lý trực tiếp nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng;
b) Phó Chủ tịch Hội đồng là lãnh đạo cơ quan quản lý nhà nước đặt hàng hoặc lãnh đạo đơn vị chức năng quản lý khoa học và công nghệ (Vụ/Phòng/Ban Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế của các Tổng cục có Viện trực thuộc, Viện trực thuộc Bộ) của cơ quan quản lý trực tiếp nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng (sau đây gọi tắt là đơn vị chức năng quản lý khoa học và công nghệ);
c) Ủy viên Hội đồng gồm: Các nhà khoa học có chuyên môn phù hợp; đại diện các đơn vị chức năng trực thuộc có liên quan về: Khoa học và Công nghệ, Kế hoạch - Tài chính, Tổ chức cán bộ...; thư ký khoa học là chuyên viên đơn vị chức năng quản lý khoa học và công nghệ;
3. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn, xác định danh mục các nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng, gồm: Tên, thời gian thực hiện, dự kiến kết quả/sản phẩm của từng nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng.
4. Đơn vị chức năng quản lý khoa học và công nghệ gửi tài liệu họp cho các thành viên Hội đồng ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp. Tài liệu bao gồm: Bảng tổng hợp danh mục nhiệm vụ, ý kiến chuyên gia (nếu có). Các thành viên Hội đồng có ý kiến nhận xét, đánh giá danh mục nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng theo mẫu M64-NXDMTX gửi đến đơn vị chức năng quản lý khoa học và công nghệ ít nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng.
5. Phương thức làm việc của Hội đồng
a) Hội đồng chỉ họp khi có ít nhất 2/3 số thành viên tham dự, trong đó có tối thiểu 04 thành viên tham dự trực tiếp gồm: Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch được ủy quyền), thư ký khoa học và 02 thành viên khác;
b) Đơn vị chức năng quản lý khoa học và công nghệ cử chuyên viên làm thư ký hành chính phiên họp Hội đồng.
c) Hội đồng làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Các ý kiến kết luận của Hội đồng được thông qua khi có ít nhất 2/3 số thành viên tham dự họp nhất trí bằng hình thức bằng hình thức biểu quyết trực tiếp hoặc bỏ phiếu kín. Các ý kiến khác nhau của thành viên được thư ký khoa học tổng hợp để Hội đồng thảo luận và biểu quyết thông qua. Thành viên Hội đồng có thể yêu cầu bảo lưu ý kiến trong trường hợp ý kiến đó khác với ý kiến kết luận của Hội đồng;
d) Thành viên Hội đồng chịu trách nhiệm cá nhân về ý kiến của mình và chịu trách nhiệm tập thể về ý kiến kết luận của Chủ tịch Hội đồng. Chủ tịch Hội đồng chịu trách nhiệm cá nhân về kết luận của Hội đồng;
đ) Đại diện các Vụ chức năng trực thuộc Bộ như Vụ: Khoa học và Công nghệ, Kế hoạch - Tài chính, Tổ chức cán bộ có thể được mời tham dự phiên họp Hội đồng.
6. Trình tự làm việc của Hội đồng
a) Thư ký hành chính công bố quyết định thành lập Hội đồng, giới thiệu thành phần Hội đồng và các đại biểu tham dự trong cuộc họp;
b) Chủ tịch Hội đồng điều hành phiên họp;
c) Các thành viên Hội đồng thảo luận từng nhiệm vụ đề xuất về: Tính cấp thiết, tính mới, không trùng lặp, tính khả thi và ứng dụng, sự phù hợp với chiến lược phát triển và kế hoạch hoạt động của tổ chức khoa học và công nghệ công lập;
d) Hội đồng đánh giá các đề xuất bằng hình thức bỏ phiếu theo mẫu M65-ĐGDMTX;
đ) Thư ký khoa học và thư ký hành chính tổng hợp kết quả kiểm phiếu theo mẫu M66-KPDMTX.
Nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng được đưa vào danh mục trình lãnh đạo phê duyệt để thực hiện nếu trên 3/4 số thành viên Hội đồng có mặt kiến nghị “Thực hiện”.
Trường hợp cần thiết, Hội đồng có thể kiến nghị đặt hàng nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng đưa vào danh mục trình Tổng cục trưởng các Tổng cục hoặc Viện trưởng các Viện trực thuộc Bộ phê duyệt để tổ chức thực hiện;
e) Đối với các nhiệm vụ được đề xuất thực hiện, Hội đồng thảo luận cụ thể để biểu quyết thống nhất về tên, mục tiêu, nội dung chính, sản phẩm dự kiến;
g) Đối với các nhiệm vụ đề nghị không thực hiện, Hội đồng thảo luận cụ thể để biểu quyết thống nhất về lý do đề nghị không thực hiện.
7. Kết quả họp Hội đồng tư vấn xác định danh mục nhiệm vụ thường xuyên theo chức năng được ghi thành biên bản theo mẫu M67-BBDMTX.