Điều 21. Kế toán tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
1. Tài khoản 641 - “Chi phí bán hàng” dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ bảo hiểm nhân thọ.
2. Bổ sung nguyên tắc hạch toán Tài khoản 641
a) Chi phí bán hàng bao gồm chi phí nhân viên, chi vật tư, dụng cụ văn phòng; chi khấu hao TSCĐ; chi phí quản lý đại lý bảo hiểm (bao gồm chi đào tạo ban đầu và thi cấp chứng chỉ đại lý, chi đào tạo nâng cao kiến thức cho đại lý, chi tuyển dụng, khen thưởng đại lý, chi hỗ trợ đại lý), chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác.
b) Chỉ phản ánh vào Tài khoản chi phí bán hàng các khoản chi phí bán hàng thực tế đã phát sinh (không kể đã chi tiền hay chưa chi tiền) có liên quan trực tiếp đến hoạt động bán hàng của DNBH nhân thọ phát sinh trong kỳ phù hợp với quy định pháp luật hiện hành về hoạt động kinh doanh của DNBH nhân thọ.
c) Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí bán hàng của DNBH nhân thọ theo quy định. Tùy theo yêu cầu quản trị hoạt động kinh doanh, DNBH nhân thọ có thể tiếp tục mở chi tiết các Tài khoản cấp 3 trên cơ sở các Tài khoản cấp 2 đã quy định để theo dõi chi tiết các loại chi phí bán hàng theo nhu cầu quản trị chi phí bán hàng của DNBH nhân thọ theo các nhóm chi phí đã quy định trên các Tài khoản cấp 2.
d) Cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào Bên Nợ Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh của DNBH nhân thọ.
3. Bổ sung kết cấu và nội dung phản ảnh của TK 641 - “Chi phí bán hàng”
a) Bên Nợ: Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán, cung cấp dịch vụ bảo hiểm nhân thọ.
b) Bên Có: Kết chuyển chi phí bán hàng vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
c) Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
d) Tài khoản 641 - “Chi phí bán hàng”, có 7 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 6411 - “Chi phí nhân viên”: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. - Tài khoản 6412 - “Chi phí vật tư văn phòng”: Phản ánh các khoản chi phí về vật tư, văn phòng của bộ phận bán hàng của DNBH nhân thọ bảo hiểm nhân thọ. - Tài khoản 6413 - “Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng”: Phản ánh các khoản chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng của bộ phận bán hàng của doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ. - Tài khoản 6414 - “Chi phí khấu hao TSCĐ”: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng - bán sản phẩm bảo hiểm nhân thọ, như nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển. - Tài khoản 6416 - “Chi phí quản lý đại lý bảo hiểm”: Phản ánh các khoản phải chi trả như chi đào tạo ban đầu và thi cấp chứng chỉ đại lý, chi đào tạo nâng cao kiến thức cho đại lý, chi tuyển dụng, khen thưởng đại lý và chi hỗ trợ đại lý của DNBH nhân thọ. - Tài khoản 6417 - “Chi phí dịch vụ mua ngoài”: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng, cung cấp dịch vụ bảo hiểm nhân thọ như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi. - Tài khoản 6418 - “Chi phí khác”: Phản ánh các chi phí khác phát sinh liên quan quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ bảo hiểm nhân thọ ngoài các chi phí đã phản ánh từ TK 6411 - TK 6417 như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí quảng cáo, chi phí hội nghị khách hàng.
4. Bổ sung phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán sản phẩm bảo hiểm nhân thọ, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (TK 6411) Có TK 334 - Phải trả người lao động.
b) Giá trị vật tư, dụng cụ, đồ dùng văn phòng phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (TK 6412, 6413) Có các TK 152, 153, 242.
c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (TK 6414) Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
d) Khi phát sinh chi phí quản lý Đại lý bảo hiểm bao gồm chi đào tạo ban đầu và thi cấp chứng chỉ đại lý, chi đào tạo nâng cao kiến thức cho đại lý, chi tuyển dụng, khen thưởng đại lý và chi hỗ trợ đại lý, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (TK 6416) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331 - Phải trả người bán.
đ) Khi thanh toán phí quản lý Đại lý bảo hiểm, ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có các TK 111, 112.
e) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại, fax,...), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (TK 6417) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK 111, 112, 141, 331.
g) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, ghi: Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641 - Chi phí bán hàng.