1. Xếp loại sáu tháng, một năm, phạm nhân phải viết Bản kiểm điểm thi đua chấp hành án phạt tù (nội dung kiểm điểm dựa vào các tiêu chuẩn thi đua trong chấp hành án phạt tù), nêu phương hướng phấn đấu trong thời gian tới và tự nhận loại chấp hành án phạt tù. Phạm nhân không biết chữ hoặc khuyết tật không tự viết được thì nhờ phạm nhân khác viết hộ, sau đó đọc lại cho phạm nhân nhờ viết kiểm điểm nghe, ký tên hoặc điểm chỉ vào bản kiểm điểm, có xác nhận của quản giáo phụ trách đội (tổ) phạm nhân. Phạm nhân người nước ngoài không biết tiếng Việt, thì quản giáo yêu cầu họ viết bản kiểm điểm bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước họ. Giám thị trại giam tổ chức dịch bản kiểm điểm ra tiếng Việt, có chữ ký của người dịch và xác nhận của Giám thị trại giam.
Trường hợp phạm nhân không đủ thời gian để được xếp loại 6 tháng, thì cũng phải viết bản kiểm điểm, có nhận xét, đánh giá của quản giáo và xác nhận của Giám thị trại giam, Giám thị trại tạm giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện về thái độ, kết quả chấp hành phạt tù.
2. Trong tất cả các cuộc họp nhận xét, đánh giá kết quả và xếp loại cho phạm nhân, quản giáo phải chủ trì, từng phạm nhân tự kiểm điểm quá trình thi đua chấp hành án phạt tù của bản thân; họp xét xếp loại sáu tháng và một năm, từng phạm nhân phải đọc bản kiểm điểm của mình. Tại các cuộc họp, tập thể đội (tổ) phạm nhân tham gia ý kiến, sau đó biểu quyết bằng hình thức giơ tay theo nguyên tắc ít nhất phải có hai Phần ba trở lên số phạm nhân dự hợp đồng ý. Trên cơ sở họp đội (tổ) phạm nhân, quản giáo rà soát, lập danh sách xếp loại cho phạm nhân và đề nghị Tiểu ban, Hội đồng xếp loại chấp hành án phạt tù xét duyệt, quyết định. Các cuộc họp nhận xét, đánh giá và xếp loại tuần, tháng, quý, sáu tháng và một năm của đội (tổ) phạm nhân đều phải ghi thành biên bản.
3. Họp đội (tổ) phạm nhân
a) Ngày thứ Sáu hằng tuần, đội (tổ) phạm nhân họp để nhận xét, đánh giá kết quả xếp loại tuần. Trên cơ sở kết quả bình xét, xếp loại tuần của đội (tổ) phạm nhân, quản giáo phụ trách đội (tổ) phạm nhân rà soát, xếp loại tuần cho từng phạm nhân, ghi vào sổ theo dõi và thông báo cho phạm nhân biết.
b) Ngày 25 hằng tháng, đội (tổ) phạm nhân họp nhận xét, đánh giá xếp loại tháng cho mỗi phạm nhân.
Đối với trại giam, trên cơ sở kết quả bình xét, xếp loại tháng của đội (tổ) phạm nhân, quản giáo phụ trách đội (tổ) phạm nhân rà soát, lập danh sách xếp loại tháng cho phạm nhân, chuyển cho ủy viên thư ký Tiểu ban xếp loại chấp hành án phạt tù của phân trại báo cáo, đề nghị Trưởng tiểu ban xếp loại chấp hành án phạt tù của phân trại duyệt, ký tên, đóng dấu xác nhận danh sách xếp loại tháng cho phạm nhân theo từng đội (tổ) phạm nhân.
Đối với trại tạm giam, quản giáo phụ trách đội (tổ) phạm nhân rà soát, lập danh sách đề nghị xếp loại tháng cho phạm nhân, chuyên cho ủy viên thư ký Hội đồng xếp loại chấp hành án phạt tù báo cáo, đề nghị Phó Giám thị phụ trách phân trại quản lý phạm nhân duyệt, ký tên, đóng dấu xác nhận danh sách xếp loại tháng cho phạm nhân theo từng đội (tổ) phạm nhân.
Đối với nhà tạm giữ, quản giáo phụ trách đội (tổ) phạm nhân rà soát, lập danh sách đề nghị xếp loại tháng cho phạm nhân, báo cáo Phó Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện làm Ủy viên thường trực Hội đồng xếp loại chấp hành án phạt tù duyệt, ký tên, đóng dấu xác nhận danh sách xếp loại tháng cho phạm nhân.
Quản giáo phụ trách đội (tổ) phạm nhân thông báo công khai kết quả xếp loại tháng cho phạm nhân biết.
c) Ngày 25 tháng 2, đội (tổ) phạm nhân họp để nhận xét, đánh giá kết quả xếp loại chấp hành án phạt tù quý I.
d) Ngày 25 tháng 5, đội (tổ) phạm nhân họp để nhận xét, đánh giá kết quả xếp loại quý II và sáu tháng đầu năm.
đ) Ngày 25 tháng 8, đội (tổ) phạm nhân họp để nhận xét, đánh giá kết quả xếp loại quý III.
e) Ngày 25 tháng 11, đội (tổ) phạm nhân họp để nhận xét, đánh giá kết quả xếp loại quý IV, sáu tháng cuối năm và một năm.
g) Trường hợp ngày thứ Sáu là ngày Lễ, Tết hoặc ngày 25 các tháng là ngày thứ Bảy, Chủ nhật, Lễ, Tết thì tổ chức họp đội (tổ) phạm nhân vào ngày làm việc gần nhất sau đó. Trường hợp trong các ngày nghỉ đó mà phạm nhân lập công hoặc bị xử lý kỷ luật, phạm tội mới, thì xem xét nâng lên hoặc hạ xuống ngay mức xếp loại Tuần, tháng, quý, sáu tháng, một năm đó.
4. Tiểu ban xếp loại chấp hành án phạt tù của phân trại giam
a) Mỗi phân trại giam trong trại giam thành lập Tiểu ban xếp loại chấp hành án phạt tù cho phạm nhân, do Phó Giám thị phụ trách phân trại làm Trưởng tiểu ban. Các ủy viên gồm: Trưởng phân trại, Phó đội trưởng hoặc cán bộ (đối với phân trại chưa có Phó đội trưởng) trinh sát, Cảnh sát quản giáo, cán bộ trực trại, y tế, quản giáo phụ trách đội (tổ) phạm nhân, Trung đội trưởng Cảnh sát bảo vệ và Phó đội trưởng hoặc cán bộ giáo dục (đối với phân trại chưa có Phó đội trưởng) làm ủy viên thư ký.
b) Trên cơ sở đề nghị xếp loại tháng, quý, sáu tháng và một năm của quản giáo phụ trách đội (tổ) phạm nhân, Tiểu ban xếp loại chấp hành án phạt tù họp xét, đề nghị xếp loại quý, sáu tháng và một năm cho phạm nhân của phân trại. Khi xét đến đội (tổ) phạm nhân nào, thì quản giáo phụ trách đội (tổ) phạm nhân đó báo cáo danh sách phạm nhân đề nghị xếp loại, giải trình các vấn đề các thành viên dự họp nêu ra, sau đó tiến hành biểu quyết bằng hình thức giơ tay trên nguyên tắc ít nhất phải được hai Phần ba thành viên Tiểu ban nhất trí.
c) Sau khi họp xét xếp loại cho phạm nhân, Tiểu ban hoàn thành hồ sơ, danh sách gửi Hội đồng xếp loại chấp hành án phạt tù của trại giam.