Khoản 3.1. Tài khoản 161 - Chi dự án Tài khoản này dùng để phản ánh số chi cho chương trình, dự án, đề tài đã được Nhà nước phê duyệt bằng nguồn kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp cho chương trình, dự án để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia.
a) Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số qui định sau: - Tài khoản 161 “Chi dự án” chỉ sử dụng ở những cơ sở ngoài công lập được giao nhiệm vụ thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia và được NSNN cấp kinh phí để thực hiện chương trình, dự án, đề tài theo chương trình mục tiêu quốc gia đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; - Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí của từng chương trình, dự án và tập hợp chi phí cho việc quản lý dự án, chi phí thực hiện dự án theo Mục lục Ngân sách Nhà nước và theo nội dung chi trong dự toán được duyệt của từng chương trình, dự án, đề tài; - Đối với những khoản thu (nếu có) trong quá trình thực hiện chương trình, dự án được hạch toán vào bên Có TK 711 “Thu nhập khác” (Chi tiết: Thu thực hiện dự án). Tùy thuộc vào qui định xử lý của cơ quan cấp phát kinh phí, số thu trong quá trình thực hiện dự án được kết chuyển vào các tài khoản có liên quan; - Tài khoản 161 được mở theo dõi luỹ kế chi dự án từ khi bắt đầu thực hiện chương trình, dự án cho đến khi kết thúc chương trình, dự án được phê duyệt quyết toán bàn giao sử dụng; - Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi chương trình, dự án trong năm được chuyển từ TK 1612 “Năm nay” sang TK 1611 “Năm trước” để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt.
b) Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 161 - Chi dự án Bên Nợ: Chi thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình, dự án. Bên Có: - Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi; - Số chi của chương trình, dự án được quyết toán với nguồn kinh phí dự án. Số dư bên Nợ: Số chi chương trình, dự án chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng quyết toán chưa được duyệt. Tài khoản 161- Chi dự án, có 2 tài khoản cấp 2 sau: - Tài khoản 1611- Năm trước: Dùng để phản ánh các khoản chi chương trình, dự án thuộc kinh phí năm trước chưa được quyết toán. - Tài khoản 1612- Năm nay: Phản ánh các khoản chi chương trình, dự án thuộc kinh phí năm nay. Trong từng tài khoản cấp 2, cơ sở ngoài công lập có thể mở chi tiết chi quản lý chương trình, dự án và chi thực hiện chương trình, dự án theo yêu cầu quản lý.
c) Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu - Khi xuất quỹ tiền mặt, rút tiền gửi chi cho dự án để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, ghi: Nợ TK 161- Chi dự án Có TK 111 - Tiền mặt Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng. - Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho dự án để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, ghi: Nợ TK 161- Chi dự án Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ. - Dịch vụ mua ngoài sử dụng cho dự án để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, ghi: Nợ TK 161 - Chi dự án Có các TK 111, 112, 331,... - Tiền lương và phụ cấp phải trả cho cán bộ chuyên trách và nhân viên hợp đồng của dự án để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, ghi: Nợ TK 161 - Chi dự án Có TK 334 - Phải trả người lao động. - Thanh toán tạm ứng tính vào chi dự án, ghi : Nợ TK 161 - Chi dự án Có TK 141 - Tạm ứng. Rút dự toán chi chương trình, dự án để chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, ghi: Nợ TK 161 - Chi dự án Có TK 461 - Nguồn kinh phí dự án. Đồng thời ghi Có TK 0081- Dự toán chi chương trình, dự án (TK ngoài Bảng Cân đối kế toán). - Mua TSCĐ sử dụng cho chương trình mục tiêu quốc gia, ghi: Nợ TK 211 - Tài sản cố định Có các TK 111,112, 331… Đồng thời ghi: Nợ TK 161- Chi dự án Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. - Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ của dự án hoàn thành, ghi: Nợ TK 161 - Chi dự án Có TK 241 - XDCB dở dang. Những khoản chi dự án không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn, định mức, không được duyệt y phải thu hồi chờ xử lý, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388- Phải thu khác) Có TK 161 - Chi dự án. - Khi phát sinh các khoản thu ghi giảm chi dự án, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Có TK 161 - Chi dự án. - Khi thu hồi các khoản chi dự án không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn, định mức không được duyệt y theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi: Nợ các TK 111, 334 Có TK 138 - Phải thu khác (1388- Phải thu khác) - Khi nộp ngân sách Nhà nước các khoản chi dự án không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn, định mức, không được duyệt y, ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng - Khi quyết toán chi dự án được duyệt kết chuyển số chi dự án để ghi giảm nguồn kinh phí, ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí dự án Có TK 161 - Chi dự án.