Khoản 4.3. Quy trình kiểm tra khi nhập kho Đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý máy phát điện thực hiện kiểm tra theo các nội dung sau: 4.3.1. Kiểm tra hồ sơ kỹ thuật 4.3.1.1. Giấy tờ do đơn vị cung cấp hàng cung cấp - Giấy chứng nhận xuất xưởng đối với lô máy phát điện; - Giấy chứng nhận xuất xứ của lô máy phát điện (đối với hàng nhập khẩu); - Chứng thư giám định về số lượng và chủng loại lô máy phát điện của cơ quan có chức năng giám định chất lượng máy phát điện (đối với hàng nhập khẩu); - Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng, chứng nhận lô máy phát điện bảo đảm các tiêu chuẩn về: Chủng loại, tính đồng bộ và các yêu cầu kỹ thuật do cơ quan kiểm tra chất lượng có thẩm quyền Nhà nước Việt Nam cấp; - Bản kê chi tiết các phụ kiện kèm theo từng máy phát điện của nhà sản xuất; - Phiếu bảo hành máy phát điện bao gồm: Các thông tin về quyền lợi, phạm vi và địa chỉ của đơn vị được uỷ quyền cung cấp dịch vụ bảo hành ở trong nước; - Tài liệu kỹ thuật về cấu tạo, tài liệu hướng dẫn sử dụng, vận hành và bảo dưỡng kèm theo từng máy phát điện. Ngoài tài liệu của nhà sản xuất, đơn vị bán hàng có trách nhiệm cung cấp thêm một bản dịch tiếng Việt các tài liệu kỹ thuật cho từng đơn vị dự trữ quốc gia nhập hàng (trường hợp tài liệu của nhà sản xuất bằng tiếng nước ngoài). 4.3.1.2. Hồ sơ do đơn vị dự trữ quốc gia phối hợp với đơn vị cung cấp hàng thực hiện - Biên bản kiểm tra hồ sơ kỹ thuật; - Biên bản kiểm tra ngoại quan của lô máy phát điện; - Biên bản kiểm tra vận hành máy phát điện; - Biên bản lấy mẫu đưa đi kiểm tra chất lượng và biên bản bàn giao mẫu cho đơn vị kiểm tra chất lượng; - Phiếu kết quả thử nghiệm các chỉ tiêu chất lượng của máy phát điện; - Biên bản giao nhận và các tài liệu kèm theo. 4.3.1.3. Kiểm tra, giao nhận hồ sơ - Đơn vị dự trữ quốc gia nhập máy phát điện phải kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và hiệu lực của các hồ sơ được quy định và xác định rõ chủng loại, chất lượng, xuất xứ và các vấn đề khác có liên quan đến lô hàng nhập kho dự trữ quốc gia; - Khi một lô máy phát điện được nhập kho ở nhiều đơn vị dự trữ quốc gia khác nhau: Bản chính hồ sơ được giao cho đơn vị có số lượng nhập kho nhiều nhất, còn các đơn vị dự trữ quốc gia khác hồ sơ là bản sao hợp pháp. Trường hợp lô máy phát điện nhập kho ở nhiều đơn vị dự trữ quốc gia khác nhau có số lượng máy phát điện nhập kho như nhau thì bản chính hồ sơ được giao cho đơn vị nhập sau cùng, còn các đơn vị dự trữ quốc gia khác hồ sơ là bản sao hợp pháp. 4.3.2. Kiểm tra khi giao nhận 4.3.2.1. Kiểm tra ngoại quan Nội dung kiểm tra: - Kiểm đếm đủ số lượng máy; - Kiểm tra chất lượng: Xác định ký hiệu, mã hiệu từng máy phù hợp với các hồ sơ liên quan khi nhập hàng; kiểm tra tính đồng bộ của máy và các chi tiết máy; tình trạng bên ngoài máy không bị méo bẹp, gãy vỡ, rạn nứt hoặc han rỉ. Nếu máy phát điện lấy kiểm tra có một chỉ tiêu không đảm bảo chất lượng thì tiến hành kiểm tra thêm với số lượng 50% máy phát điện trong lô hàng và tất cả máy phát điện được kiểm tra đều phải đạt yêu cầu, đồng thời số lượng máy phát điện kiểm tra lần thứ nhất có chỉ tiêu không đảm bảo chất lượng phải được đơn vị cung cấp khắc phục hoặc thay thế đảm bảo chất lượng thì số lượng máy phát điện đó được chấp nhận. Nếu sau hai lần kiểm tra không đạt thì đơn vị dự trữ quốc gia yêu cầu đơn vị cung cấp hàng thay thế lô máy phát điện khác và tiến hành kiểm tra lại theo quy định. 4.3.2.2. Kiểm tra vận hành Các bước vận hành máy phát điện thực hiện tương tự như quy định tại điểm 4.4.3.5 khoản 4.4 Mục 4 của Quy chuẩn này. Kết quả kiểm tra vận hành máy phát điện phải đảm bảo: Động cơ đốt trong hoạt động tốt, không có tiếng va đập lạ; công suất phát điện đạt công suất danh định tại tốc độ quay danh định tương ứng với điện áp của máy đạt từ 95% đến 105% điện áp danh định; các đồng hồ chỉ báo trên bảng điều khiển hiển thị số liệu phù hợp với tình trạng vận hành. Trong quá trình kiểm tra vận hành máy phát điện, nếu bất kỳ một máy nào bị sự cố kỹ thuật phải tách riêng máy đó ra, tiến hành chọn ngẫu nhiên bất kỳ một máy khác để kiểm tra tiếp. Nếu máy kiểm tra lần hai đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo quy định, đồng thời máy kiểm tra lần đầu được khắc phục hoặc thay thế đảm bảo chất lượng thì lô máy phát điện được chấp nhận. Nếu kiểm tra lần hai mà không đạt (chỉ cần một chỉ tiêu kỹ thuật không đạt), đơn vị dự trữ quốc gia yêu cầu giám định chất lượng toàn bộ lô máy phát điện. Cơ quan giám định phải là các tổ chức chuyên môn có thẩm quyền. 4.3.2.3. Kiểm tra chất lượng Thực hiện theo quy định tại khoản 3.3 Mục 3 của Quy chuẩn này. 4.3.3. Giao nhận, điều chuyển trong phạm vi nội bộ Tổng cục Dự trữ Nhà nước 4.3.3.1. Bàn giao hồ sơ - Khi điều chuyển máy phát điện trong phạm vi nội bộ Tổng cục Dự trữ Nhà nước các hồ sơ liên quan phải được bàn giao đầy đủ theo từng máy; - Nếu số máy phát điện được điều chuyển không trọn cả lô máy, các hồ sơ liên quan được bàn giao là bản sao hợp pháp. Đơn vị dự trữ quốc gia là đơn vị giao hàng phải lưu giữ các hồ sơ chính cùng với số máy còn lại. Trong trường hợp toàn bộ lô máy được điều chuyển cho nhiều đơn vị dự trữ quốc gia khác nhau: Nếu các đơn vị được điều chuyển với số lượng máy phát điện khác nhau thì đơn vị tiếp nhận nhiều máy nhất được giữ các hồ sơ chính, các đơn vị dự trữ quốc gia khác hồ sơ là bản sao hợp pháp; Nếu các đơn vị được điều chuyển với số lượng máy phát điện như nhau thì đơn vị tiếp nhận máy sau cùng được giữ các hồ sơ chính, còn các đơn vị khác là bản sao hợp pháp. 4.3.3.2. Giao nhận máy phát điện Thực hiện như quy định tại điểm 4.3.2.1 và điểm 4.3.2.2 của Quy chuẩn này. Trong trường hợp số máy phát điện được giao nhận gồm cả máy đã kiểm tra vận hành khi giao nhận nhập kho, việc kiểm tra lại chỉ thực hiện đối với các máy này. 4.3.3.3. Biên bản giao nhận Mọi trường hợp giao nhận máy đều phải lập biên bản ghi rõ số lượng, chất lượng, tình trạng thực tế của lô hàng và các tài liệu, hồ sơ được giao kèm theo. Biên bản giao nhận được lưu giữ cùng các hồ sơ pháp lý khác kèm theo lô hàng.