1. Cơ quan thi hành án dân sự phải lập đầy đủ các loại sổ về thi hành án theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Phụ lục I của Thông tư này, gồm:
Mẫu 01: Sổ nhận bản án, quyết định của Tòa án; Trọng tài thương mại hoặc Hội đồng xử lý vụ việc cạnh tranh (gọi chung là Sổ nhận bản án, quyết định);
Mẫu 02: Sổ nhận yêu cầu thi hành án;
Mẫu 03: Sổ thụ lý thi hành án dân sự (chủ động, theo yêu cầu);
Mẫu 04: Sổ ra quyết định thu hồi, sửa đổi, bổ sung, hủy quyết định về thi hành án;
Mẫu 05: Sổ nhận đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi hành án;
Mẫu 06: Sổ công văn đến;
Mẫu 07: Sổ công văn đi;
Mẫu 08: Sổ theo dõi vật chứng, tài sản kê biên, tạm giữ;
Mẫu 09: Sổ ra quyết định ủy thác thi hành án và nhận quyết định ủy thác thi hành án;
Mẫu 10: Sổ ra quyết định về việc chưa có điều kiện thi hành án;
Mẫu 11: Sổ ra quyết định hoãn, tạm đình chỉ, tiếp tục thi hành án;
Mẫu 12: Sổ theo dõi miễn, giảm thi hành án;
Mẫu 13: Sổ ra quyết định đình chỉ thi hành án;
Mẫu 14: Sổ ra quyết định cưỡng chế thi hành án;
Mẫu 15: Sổ theo dõi lưu trữ hồ sơ thi hành án;
Mẫu 16: Sổ theo dõi thu phí thi hành án;
Mẫu 17: Sổ theo dõi xử lý tài sản bán đấu giá thi hành án;
Mẫu 18: Sổ ra quyết định áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án;
Mẫu 19: Sổ theo dõi, quản lý thi hành án hành chính;
Mẫu 20: Sổ ra quyết định rút hồ sơ thi hành án (đối với Cục thi hành án);
Mẫu 21: Sổ theo dõi việc chưa có điều kiện thi hành án.
2. Hệ thống sổ kế toán thi hành án thực hiện theo mẫu do Bộ Tài chính quy định.
3. Ngoài các loại sổ quy định tại Thông tư này, cơ quan thi hành án có thể lập các loại sổ khác phục vụ công tác quản lý, đáp ứng yêu cầu thực tiễn công tác thi hành án dân sự, hành chính.
Việc theo dõi các quyết định về thi hành án gửi cho Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 20 Luật Lý lịch tư pháp, được ghi nhận tại cột “Ghi chú” của các sổ tương ứng.
4. Việc sử dụng, bảo quản sổ thi hành án dân sự thực hiện như sau:
Tất cả các loại sổ thi hành án dân sự được in trên khổ giấy A3, bìa cứng theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Thông tư này. Trang ruột của sổ được đánh số thứ tự từng trang tại góc phía dưới, bên phải; đóng dấu giáp lai đầy đủ và được bảo quản cẩn thận. Tên sổ, số sổ phải thể hiện trên trang bìa quy định tại Phụ lục II Thông tư này và thể hiện trên gáy sổ để dễ theo dõi, sử dụng. Các loại sổ thi hành án dân sự có thể được sử dụng trong nhiều năm. Năm sử dụng được viết to, đậm, rõ ở trang đầu tiên của các trang theo dõi năm đó. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xác nhận tổng số trang ở trang đầu của sổ, thời gian sử dụng sổ (từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm), ký tên và đóng dấu cơ quan thi hành án. Khi chuyển sổ phải ghi số thứ tự sổ trên trang bìa.
Sổ thi hành án phải được ghi chép sạch sẽ, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các cột mục đã được in trong sổ và không được tùy tiện tẩy xóa, sửa chữa. Trường hợp cần sửa chữa thì phải gạch bỏ phần nội dung sai sót, nhầm lẫn đó và Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ký, đóng dấu và chịu trách nhiệm.
Định kỳ hàng quý, 06 tháng và kết thúc năm công tác, cơ quan thi hành án dân sự phải thực hiện kết sổ. Việc kết sổ thực hiện bằng cách dùng bút mực khác màu gạch một đường ngang trên trang giấy tại dòng kẻ phía dưới liền kề với số thứ tự cuối cùng của kỳ kết sổ. Nội dung kết sổ phải được phản ánh đúng và đầy đủ các cột mục hướng dẫn của sổ, có chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự. Riêng đối với sổ kế toán thi hành án, sổ theo dõi vật chứng, tài sản bị kê biên, tạm giữ, ngoài chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự còn phải có chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan như kế toán, thủ kho, thủ quỹ.