1. Công ty mẹ phải đề nghị Ủy ban Chứng khoán Nhà nước điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:
a) Thay đổi trưởng đại diện;
b) Thay đổi tên của văn phòng đại diện;
c) Thay đổi địa điểm đặt trụ sở của văn phòng đại diện tại Việt Nam;
d) Thay đổi tên hoặc địa điểm đặt trụ sở chính của công ty mẹ;
đ) Thay đổi nơi đăng ký kinh doanh của công ty mẹ;
e) Thay đổi địa vị pháp lý hoặc các thay đổi liên quan tới việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất của công ty mẹ.
2. Hồ sơ đề nghị điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện như sau:
a) Trường hợp thay đổi trưởng đại diện:
- Giấy đề nghị điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ ký theo mẫu quy định tại phụ lục số 03 ban hành kèm theo Thông tư này;
- Quyết định thay đổi trưởng đại diện do đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ ký;
- Tài liệu chứng minh trưởng đại diện miễn nhiệm đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, tài chính với Nhà nước Việt Nam;
- Hồ sơ cá nhân của người dự kiến được bổ nhiệm làm trưởng đại diện.
b) Trường hợp thay đổi tên, địa điểm đặt trụ sở của văn phòng đại diện:
- Giấy đề nghị điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ ký hoặc trưởng đại diện ký khi có ủy quyền của công ty mẹ theo mẫu quy định tại phụ lục số 03 ban hành kèm theo Thông tư này kèm theo văn bản ủy quyền;
- Bản sao hợp đồng thuê địa điểm mới của văn phòng đại diện (trong trường hợp thay đổi địa điểm đặt trụ sở của văn phòng đại diện) kèm theo tài liệu xác nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc thẩm quyền cho thuê của bên cho thuê trụ sở.
c) Trường hợp thay đổi liên quan đến công ty mẹ theo quy định tại điểm b, d, đ, e khoản 1 Điều này, trong thời hạn tối đa sáu (06) tháng, kể từ ngày phát sinh thay đổi, công ty mẹ phải đề nghị điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ ký theo mẫu quy định tại phụ lục số 03 ban hành kèm theo Thông tư này;
- Bản sao hợp lệ giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các văn bản pháp lý do cơ quan quản lý có thẩm quyền nước ngoài cấp xác minh việc thay đổi địa điểm trụ sở chính của công ty mẹ; thay đổi nơi đăng ký kinh doanh của công ty mẹ; thay đổi tên, địa vị pháp lý; việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất; hoặc các tài liệu pháp lý có giá trị tương đương.
3. Hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này được lập thành hai (02) bộ, một (01) bộ bằng tiếng Việt và một (01) bộ gốc bằng tiếng nước nguyên xứ, kèm theo tệp thông tin điện tử. Hồ sơ trên được gửi trực tiếp Ủy ban Chứng khoán Nhà nước hoặc gửi qua đường bưu điện.
4. Trong thời hạn bảy (07) ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
5. Trong thời hạn bảy (07) ngày, kể từ ngày giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện điều chỉnh có hiệu lực, công ty mẹ phải thực hiện việc công bố thông tin về các nội dung đã được điều chỉnh tại giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư này.