Điều 36. Trình tự quản lý chất lượng thông tin
1. Sơ đồ các bước thực hiện
2. Trình tự quản lý chất lượng thông tin
a) Thiết lập hệ thống quản lý thông tin dự án Chủ đầu tư căn cứ quy mô, tính chất, mô hình quản lý dự án thiết lập hệ thống quản lý thông tin dự án đáp ứng nhu cầu thông tin nội bộ và nhu cầu của các bên liên quan. Hệ thống quản lý thông tin dự án bao gồm: Sơ đồ tổ chức; chức năng nhiệm vụ của các cá nhân; các quy chế về thu thập, xử lý, bảo quản, lưu trữ thông tin; chế độ báo cáo, bảo mật; mạng máy tính, đường truyền, địa chỉ, quyền truy cập. Kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu khắc phục hậu quả bom mìn tại địa phương (nếu có) và hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia tại VNMAC. Các yêu cầu về hệ thống QLTT tuân thủ theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về điều tra, khảo sát, rà phá bom mìn do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành và Tiêu chuẩn quốc gia hiện hành về khắc phục hậu quả bom mìn sau chiến tranh.
b) Tiếp nhận, phân loại thông tin Cán bộ QLTT tiếp nhận thông tin từ các nguồn khác nhau, ghi phiếu tiếp nhận thông tin, ghi sổ văn thư, phân loại các thông tin nhận được theo nội dung của phần mềm cơ sở dữ liệu và chuyển cho cán bộ thẩm định chất lượng thông tin. Lập biên bản bàn giao hồ sơ theo Mẫu QLCL-IX-01 Phụ lục 8 ban hành kèm theo Quy trình này.
c) Kiểm tra chất lượng thông tin Cán bộ kiểm tra chất lượng thông tin có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với các bộ phận quản lý hoạt động nghiệp vụ khác để: - Nghiên cứu các thông tin liên quan đã có; - Xác nhận tính đúng đắn logic của các thông tin thu thập được; - Tổng hợp báo cáo chất lượng thông tin đã kiểm tra; - Ghi phiếu đánh giá; - Lập báo cáo phát hiện sai sót; - Gửi phản hồi cho đơn vị cung cấp thông tin; - Chuyển thông tin đã kiểm tra cho bộ phận nhập cơ sở dữ liệu.
d) Nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu, phân phối đến địa chỉ sử dụng, lưu trữ Trong quá trình nhập dữ liệu, nhân viên cơ sở dữ liệu có trách nhiệm ghi đầy đủ nhật ký quá trình nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu hoặc phân phối thông tin đến các địa chỉ sử dụng, lưu trữ; yêu cầu bổ sung, xác minh thông tin nếu phát hiện các điểm thông tin còn thiếu, sai lệch. Định kỳ hàng tháng tổng hợp tình hình thu thập thông tin theo Mẫu QLCL-IX-02 Phụ lục VIII ban hành kèm theo Quy trình này.
đ) Sản xuất, hiệu chỉnh thông tin Căn cứ yêu cầu cung cấp thông tin, cán bộ cơ sở dữ liệu sản xuất các phiếu cung cấp thông tin, hoặc tổng hợp thông tin theo yêu cầu thành các dạng tài liệu, báo cáo trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
e) Thẩm định, phê duyệt Người phụ trách phải kiểm tra, xem xét các thông tin, tài liệu ký phiếu cung cấp thông tin hoặc trình cấp thẩm quyền cung cấp thông tin theo quy chế quản lý thông tin. Khi phát hiện có sự không phù hợp với yêu cầu chất lượng thông tin, bộ phận QLTT thực hiện mọi nỗ lực để: - Kịp thời sửa chữa lỗi không phù hợp để sản phẩm được phát hành; - Điều tra nguyên nhân của sự không phù hợp; - Thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa thích hợp đảm bảo rằng sự không phù hợp sẽ không xảy ra lần nữa. Thực hiện hoàn chỉnh đánh giá chất lượng thông tin theo Mẫu QLCL-IX-03 Phụ lục VIII ban hành kèm theo Quy trình này. Trường hợp đặc biệt, bản dự thảo các thông tin được chuẩn bị cần gửi cơ quan chức năng thẩm định hoặc phê duyệt theo quy định.
g) Phát hành thông tin Cơ quan quản lý thông tin, dữ liệu phát hành (gửi) các thông tin được phê duyệt đến các bên liên quan theo kế hoạch, ghi sổ văn thư theo Mẫu QLCL-IX-04 Phụ lục VIII ban hành kèm theo Quy trình này. Tiếp nhận phản hồi của các bên nhận thông tin, tổng hợp và giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có).