1. Hồ sơ, sổ sách trong đào tạo sơ cấp bao gồm:
a) Hồ sơ, sổ sách dành cho cơ sở đào tạo sơ cấp gồm có: Hồ sơ tuyển sinh, Chương trình đào tạo, Kế hoạch đào tạo, Sổ lên lớp, Sổ cấp chứng chỉ sơ cấp, Sổ cấp bản sao chứng chỉ sơ cấp, Sổ quản lý học sinh, người học;
b) Hồ sơ, sổ sách dành cho nhà giáo, người dạy gồm có: Giáo án, Sổ tay giáo viên.
2. Nội dung chủ yếu của hồ sơ, sổ sách dành cho cơ sở đào tạo sơ cấp
a) Hồ sơ tuyển sinh là các loại văn bản, tài liệu dành cho công tác tuyển sinh được thực hiện theo quy định tại các Điều 14, 15 và 16 Thông tư này.
b) Chương trình đào tạo thể hiện được mục tiêu đào tạo trình độ sơ cấp; quy định chuẩn kiến thức, kỹ năng của người học sau khi tốt nghiệp; phạm vi và cấu trúc nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo; cách thức đánh giá kết quả học tập đối với từng mô - đun, tín chỉ, môn học, từng chuyên ngành hoặc từng nghề. Chương trình, giáo trình đào tạo có nội dung và cấu trúc theo quy định tại Điều 7 Thông tư này.
c) Kế hoạch đào tạo
là văn bản cụ thể hóa của chương trình đào tạo. Kế hoạch đào tạo có các nội dung theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư này.
d) Sổ lên lớp là loại sổ dùng để theo dõi toàn bộ quá trình học tập và kết quả học tập của học sinh và giảng dạy của giáo viên, người dạy trong toàn khoá học đối với từng lớp học. Sổ lên lớp bao gồm các thông tin như: Lớp học, khóa học, ngành/nghề đào tạo, năm học; danh sách giáo viên, người dạy tham gia giảng dạy môn học/mô đun; danh sách giáo viên làm công tác chủ nhiệm; danh sách học sinh, sinh viên; nội dung cơ bản của từng buổi học, ngày học theo thời khóa biểu đã được phê duyệt; theo dõi, đánh giá kết quả học tập và ghi điểm của học sinh.
đ) Sổ cấp chứng chỉ sơ cấp là loại sổ theo dõi việc cấp chứng chỉ sơ cấp cho học sinh sau khi tốt nghiệp. Sổ cấp chứng chỉ sơ cấp bao gồm: Sổ cấp chứng chỉ sơ cấp và và Sổ cấp bản sao chứng chỉ sơ cấp. Sổ cấp chứng chỉ sơ cấp phải được ghi chép chính xác nội dung tiếng Việt như bản chính chứng chỉ sơ cấp mà cơ sở đào tạo đã cấp; đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.
e) Sổ quản lý học sinh, người học là loại sổ ghi chép, theo dõi về học sinh, Nội dung sổ quản lý học sinh bao gồm: Sơ yếu lý lịch, kết quả học tập rèn luyện của học sinh theo từng kỳ học, năm học, khóa học.
3. Nội dung chủ yếu của hồ sơ, sổ sách dành cho nhà giáo, người dạy:
a) Giáo án là kế hoạch giảng dạy của giáo viên, người dạy cho từng bài học. Giáo án trong đào tạo trình độ sơ cấp bao gồm:
- Giáo án lý thuyết là kế hoạch giảng dạy của giáo viên, người dạy đối với những bài học lý thuyết;
- Giáo án thực hành là kế hoạch giảng dạy của giáo viên, người dạy đối với những bài học thực hành;
- Giáo án tích hợp là kế hoạch giảng dạy của giáo viên, người dạy đối với những bài học tích hợp giữa lý thuyết và thực hành.
b) Sổ tay giáo viên là sổ ghi chép của giáo viên, người dạy trong quá trình quản lý giảng dạy trên lớp học. Nội dung Sổ tay giáo viên phản ánh kế hoạch học tập và các quá trình diễn ra trong triển khai kế hoạch học tập môn học, mô - đun, tính chỉ mà giáo viên, người dạy tham gia giảng dạy.
4. Sử dụng, quản lý hồ sơ, sổ sách trong đào tạo trình độ sơ cấp
a) Người đứng đầu cơ sở đào tạo sơ cấp được quyền tự chủ quy định hồ sơ, sổ sách đào tạo trên cơ sở các hồ sơ, sổ sách quy định tại các Khoản 1, 2 và 3 của Điều này, bảo đảm việc quản lý, đào tạo đạt chất lượng, hiệu quả
b) Hồ sơ, sổ sách dành cho cơ sở đào tạo sơ cấp do cơ quan, đơn vị có thẩm quyền của cơ sở đào tạo trường xây dựng, trình người đứng đầu cơ sở đào tạo phê duyệt vào đầu khóa học hoặc đầu các học kỳ, đợt học. Hồ sơ, sổ sách dành cho giáo viên, người dạy do giáo viên, người dạy trực tiếp được phân công giảng dạy xây dựng và được lãnh đạo đơn vị tổ, khoa/phòng phê duyệt trước khi thực hiện.
c) Khuyến khích các cơ sở đào tạo đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng các hồ sơ, sổ sách điện tử; tin học hóa các hồ sơ, sổ sách trong các phần mềm quản lý đào tạo của cơ sở đào tạo.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, quản lý, sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Đáp ứng được mục tiêu trong quản lý, dạy và học;
- Đáp ứng được các nội dung theo quy định về hồ sơ, sổ sách, biểu mẫu được quy định tại Thông tư này;
- Đảm bảo tính pháp lý, thuận tiện, dễ sử dụng, có thể trích xuất nội dung thành văn bản giấy theo yêu cầu;
- Đảm bảo tính bảo mật, an toàn thông tin, sao lưu dữ liệu.
d) Người đứng đầu cơ sở đào tạo sơ cấp quy định việc quản lý, sử dụng các hồ sơ, sổ sách điện tử trong đào tạo đảm bảo thống nhất và tuân thủ các quy định của pháp luật.
13. Sửa tên Mẫu số 11 thành Mẫu số 3 (Báo cáo kết quả đào tạo sơ cấp 6 tháng/năm của cơ sở đào tạo sơ cấp) và Mẫu số 12 thành Mẫu số 4 (Báo cáo kết quả đào tạo sơ cấp 6 tháng/năm của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội/Bộ, ngành có cơ sở đào tạo sơ cấp trực thuộc).
14. Sửa đổi, bổ sung Điều 33 như sau: