Quy trình thu thập, xử lý thông tin đầu vào của Phân hệ kế toán thuế
1. Chuẩn bị thông tin đầu vào cho Phân hệ kế toán thuế
Các phân hệ nghiệp vụ quản lý thuế theo quy định tại Điều 10 Thông tư này khi thực hiện xử lý hồ sơ nghiệp vụ theo quy trình nghiệp vụ do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định phải đồng thời cung cấp thông tin về số tiền thuế phải thu, đã thu, còn phải thu, phải hoàn, đã hoàn, còn phải hoàn, miễn, giảm, khoanh nợ, xóa nợ của người nộp thuế cho Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời theo hướng dẫn bằng văn bản của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.
Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế tự động tạo lập các thông tin về nghĩa vụ thuế tương ứng với các hồ sơ nghiệp vụ quản lý thuế để hạch toán số tiền thuế phải thu, đã thu, còn phải thu, phải hoàn, đã hoàn, còn phải hoàn, miễn, giảm, khoanh nợ, xóa nợ của người nộp thuế vào Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế, đồng thời xác định các thông tin về các đoạn mã của tài khoản kế toán thuế cho từng thông tin về nghĩa vụ thuế theo tính chất nghiệp vụ quản lý thuế quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
Thông tin về nghĩa vụ thuế được tạo lập phải có đầy đủ các thông tin đầu vào của kế toán thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư này và các thông tin khác theo quy định tại quy trình nghiệp vụ do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành để quản lý nghĩa vụ người nộp thuế; thông tin công chức, bộ phận xử lý hồ sơ nghiệp vụ quản lý thuế theo phân quyền của hệ thống để xác định trách nhiệm kiểm soát, đối chiếu thông tin.
2. Quy trình thu thập, xử lý thông tin đầu vào của Phân hệ kế toán thuế được thực hiện tự động theo trình tự như sau:
a) Trường hợp thông tin đầu vào của kế toán thuế được chuẩn bị trên Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế đủ điều kiện hạch toán kế toán:
Định kỳ theo thời điểm chốt dữ liệu (COT) tại văn bản hướng dẫn của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, Phân hệ kế toán thuế tự động thu thập thông tin đầu vào của kế toán thuế đã được chuẩn bị từ Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế. Thông tin thu thập bao gồm các thông tin chuẩn bị cho thông tin đầu vào của kế toán thuế phát sinh trên Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế từ sau thời điểm COT trước đến thời điểm COT hiện tại để thực hiện thu thập thông tin.
Phân hệ kế toán thuế tự động đối chiếu, kiểm tra thông tin đầu vào của kế toán thuế trên Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế đảm bảo đủ điều kiện hạch toán kế toán thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư này; tự động tổng hợp và bổ sung thông tin hạch toán kế toán thuế (ngày tạo bút toán, số hiệu bút toán, ngày hạch toán). Trường hợp thông tin đầu vào của kế toán thuế được chuẩn bị trên Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế đủ điều kiện hạch toán kế toán, Phân hệ kế toán thuế tự động cập nhật, ghi vào sổ kế toán thuế và thông báo về việc đã hoàn thành thu thập thông tin đầu vào của kế toán thuế cho Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế.
b) Trường hợp thông tin đầu vào của kế toán thuế được chuẩn bị trên Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế không đủ điều kiện hạch toán kế toán:
Phân hệ kế toán thuế không thực hiện thu thập và tự động thông báo đến Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế, trên cơ sở đó, các bộ phận nghiệp vụ quản lý thuế rà soát, điều chỉnh hoàn thiện hồ sơ nghiệp vụ quản lý thuế theo các quy định tại các quy trình quản lý thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành cho đến khi đủ cơ sở thu thập thông tin đầu vào của kế toán thuế.
c) Yêu cầu về giao diện (chuyển) từ Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế sang Phân hệ kế toán thuế:
Giao diện (chuyển) từ Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế sang Phân hệ kế toán thuế phải có đầy đủ các thông tin phục vụ hạch toán kế toán theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 12 Thông tư này; thông tin số tham chiếu đến tính chất nghiệp vụ quản lý thuế của Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế để tra cứu nguồn gốc phát sinh.
3. Đối chiếu, kiểm soát dữ liệu thông tin đầu vào của Phân hệ kế toán thuế
a) Đối chiếu, kiểm soát dữ liệu giữa Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế và các phân hệ nghiệp vụ quản lý thuế:
Hàng ngày, Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế tự động tổng hợp danh sách các hồ sơ nghiệp vụ quản lý thuế đã được tạo lập thông tin nghĩa vụ thuế của người nộp thuế để hạch toán vào Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế, đối chiếu với danh sách hồ sơ nghiệp vụ quản lý thuế đã hoàn thành xử lý trên các phân hệ xử lý nghiệp vụ để làm cơ sở cho bộ phận quản lý nghĩa vụ người nộp thuế và bộ phận nghiệp vụ quản lý thuế kiểm soát dữ liệu theo chức năng nhiệm vụ được phân công.
Trường hợp các hồ sơ nghiệp vụ quản lý thuế đã được hạch toán vào Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế có sai, sót thì các bộ phận nghiệp vụ quản lý thuế phải xác định nguyên nhân, thực hiện điều chỉnh theo Điều 14 Thông tư này và các quy trình nghiệp vụ liên quan do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành.
b) Đối chiếu, kiểm soát dữ liệu giữa Phân hệ kế toán thuế và Phân hệ quản lý nghĩa vụ người nộp thuế:
Hàng ngày, Phân hệ quản lý nghĩa vụ thuế của người nộp thuế tự động rà soát danh sách các thông tin nghĩa vụ thuế của người nộp thuế chưa được thu thập và hạch toán vào Phân hệ kế toán thuế; đối chiếu với hồ sơ nghiệp vụ trên các phân hệ nghiệp vụ quản lý thuế đã bổ sung thông tin sai, sót theo quy định về trách nhiệm kiểm soát, xử lý dữ liệu trên hệ thống ứng dụng TMS hoặc chuyển thông tin cho các bộ phận nghiệp vụ quản lý thuế thực hiện điều chỉnh thông tin trên các phân hệ nghiệp vụ quản lý thuế theo quy định tại điểm a khoản này.
Trường hợp thông tin đã thu thập hạch toán vào Phân hệ kế toán thuế sai, sót thì các bộ phận phải xác định nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh theo quy định tại Điều 14 Thông tư này và các quy trình nghiệp vụ liên quan do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành.