Điều 3. Trách nhiệm của Giám thị trại giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện
1. Thông báo cho cơ quan thi hành án dân sự nơi Tòa án đã xét xử sơ thẩm họ, tên, địa chỉ của phạm nhân là người phải thi hành án dân sự hoặc phạm nhân là người được thi hành án dân sự theo bản án hình sự, trong thời hạn 15 (mười lăm) ngày, kể từ ngày tiếp nhận phạm nhân vào trại giam. Trường hợp phạm nhân là người phải thi hành án dân sự hoặc phạm nhân là người được thi hành án dân sự đang chấp hành án phạt tù trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành thì trong thời hạn 60 (sáu mươi) ngày kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành, Giám thị trại giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện nơi phạm nhân đang chấp hành án có trách nhiệm thông báo cho cơ quan thi hành án dân sự nơi Tòa án đã xét xử sơ thẩm biết nơi phạm nhân chấp hành án, phần nghĩa vụ dân sự chưa thực hiện trong bản án hình sự.
2. Tiếp nhận quyết định thi hành án dân sự trong bản án hình sự và các tài liệu khác có liên quan của cơ quan thi hành án dân sự nêu tại khoản 1 Điều 4 Thông tư này.
3. Tiếp nhận tiền, giấy tờ do cơ quan thi hành án dân sự chuyển đến trại giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện để giao cho phạm nhân là người được thi hành án dân sự theo quy định của Luật Thi hành án dân sự.
4. Tiếp nhận tiền, giấy tờ mà phạm nhân là người phải thi hành án dân sự hoặc thân nhân của họ tự nguyện nộp tại trại giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện để thi hành án theo quyết định thi hành án dân sự và quyết định của bản án hình sự.
5. Lập, sử dụng và quản lý các loại sổ về thi hành án dân sự theo mẫu 1a, 1b quy định tại Phụ lục I của Thông tư này, gồm các loại sổ sau đây:
a) Sổ theo dõi thu tiền, giấy tờ do phạm nhân là người phải thi hành án dân sự hoặc thân nhân của họ tự nguyện nộp;
b) Sổ theo dõi trả tiền, giấy tờ do cơ quan thi hành án dân sự chuyển đến trại giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện để giao trả cho phạm nhân là người được thi hành án dân sự; Sổ được bảo quản cẩn thận, đánh số thứ tự từng trang, đóng dấu giáp lai; ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các cột mục đã được in trong sổ; không tẩy xóa, sửa chữa tùy tiện. Giám thị trại giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện xác nhận tổng số trang ở trang đầu của sổ và ký tên, đóng dấu. Định kỳ hàng tháng, quý, sáu tháng và hằng năm phải kết sổ. Nội dung kết sổ phải phản ánh đúng các cột mục của sổ, có chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Giám thị trại giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện.
6. Lưu quyết định thi hành án dân sự và các tài liệu khác có liên quan đến thi hành án dân sự vào hồ sơ phạm nhân và cập nhật vào phần mềm quản lý thông tin, dữ liệu phạm nhân tại trại giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện. Trường hợp phải chuyển giao tiền, giấy tờ cho cơ quan thi hành án dân sự thì trại giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện chuyển tiền, giấy tờ và trích sao giấy tờ liên quan gửi cơ quan thi hành án dân sự đã chuyển giao quyết định thi hành án dân sự hoặc cơ quan thi hành án dân sự nơi Tòa án đã xét xử sơ thẩm.
7. Lưu trữ sổ sách, hồ sơ, tài liệu thu, nộp, quản lý, trả tiền, giấy tờ: Sổ sách, hồ sơ, tài liệu về thu, nộp, quản lý, trả tiền, giấy tờ được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Các tài liệu có trong hồ sơ được sắp xếp, đánh số bút lục đầy đủ. Giám thị trại giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có trách nhiệm duyệt hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ.
8. Trường hợp phạm nhân là người được thi hành án dân sự từ chối nhận tiền, giấy tờ thì Giám thị trại giam, Thủ trưởng cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có trách nhiệm lập biên bản về việc phạm nhân là người được thi hành án dân sự từ chối nhận tiền, giấy tờ. Biên bản được lập thành 03 (ba) bản, trại giam hoặc cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện giữ 01 (một) bản, phạm nhân là người được thi hành án dân sự giữ 01 (một) bản và 01 (một) bản gửi cho cơ quan thi hành án dân sự.
9. Trường hợp phạm nhân là người được thi hành án dân sự trực tiếp đề nghị được ủy quyền cho người thân nhận tiền, giấy tờ thì trại giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có trách nhiệm lập biên bản về việc ủy quyền (hoặc xác nhận vào giấy ủy quyền) và gửi cho cơ quan thi hành án dân sự. Trong biên bản về việc ủy quyền hoặc giấy ủy quyền phải ghi đầy đủ, cụ thể họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân của người được ủy quyền, nội dung uỷ quyền.
10. Mở và thông báo số tài khoản tạm gửi của trại giam, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện cho cơ quan thi hành án dân sự đã chuyển giao quyết định thi hành án dân sự.
11. Định kỳ 06 (sáu) tháng, 01 (một) năm hoặc đột xuất, báo cáo bằng văn bản cho cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Công an, cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh về kết quả thu, nộp, quản lý tiền, giấy tờ đối với phạm nhân là người phải thi hành án dân sự; trả tiền, giấy tờ đối với phạm nhân là người được thi hành án dân sự và thông báo cho cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền biết.