Dự toán kinh phí được cấp có thẩm quyền giao trong năm đối với Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài là hạn mức chi tối đa nhằm đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Kinh phí giao cho Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được phân bổ quản lý theo 2 phần: Kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ và kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ, cụ thể như sau:
1. Kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ:
a) Nội dung chi từ kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ, gồm:
- Các khoản chi theo chế độ, định mức và quy định hiện hành của nhà nước, gồm: Sinh hoạt phí của thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, phu nhân/phu quân; các khoản phụ cấp, trợ cấp; trang phục nhiệm kỳ và đồ dùng cá nhân cho thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài và phu nhân/phu quân; vé máy bay, tàu xe và cước phí hành lý khi hết nhiệm kỳ về nước; tiền mua bảo hiểm khám, chữa bệnh cho thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài và phu nhân/phu quân, con theo quy định pháp luật chưa thành niên của thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài đi cùng; chi hỗ trợ học phí cho con chưa thành niên đi theo thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài (nếu có).
- Chi đặt cọc tiền thuê trụ sở, nhà ở (nếu có).
- Các khoản chi hoạt động nằm trong định mức phân bổ dự toán giao thực hiện chế độ tự chủ, gồm:
+ Các khoản chi hoạt động thường xuyên: Chi hỗ trợ làm việc vào ban đêm, làm thêm giờ; thanh toán dịch vụ công cộng; vật tư văn phòng; thông tin, tuyên truyền liên lạc; công tác phí trong nội địa nước sở tại và nước ngoài; thuê người địa phương theo hợp đồng và theo vụ việc; sửa chữa thường xuyên tài sản cố định; mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn, cho công tác lễ tân; chi tặng phẩm, tiếp tân thường xuyên; chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn từng ngành; chi vệ sinh phòng dịch; tiền nước uống; các khoản chi hoạt động thường xuyên khác (nếu có).
+ Chi tổ chức các sự kiện, hoạt động mang tính chất thường niên của đơn vị (các sự kiện, hoạt động nhân dịp kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày thành lập quan hệ ngoại giao giữa hai nước).
+ Các khoản chi đặc thù thường xuyên khác phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đại diện theo Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.
b) Căn cứ phân bổ dự toán kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ:
- Căn cứ tổng mức dự toán kinh phí được cấp có thẩm quyền giao, sau khi trừ đi các khoản kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ quy định tại Khoản 2 Điều này, cơ quan chủ quản của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài xây dựng định mức phân bổ dự toán kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ áp dụng cho từng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài làm căn cứ phân bổ kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ.
- Định mức phân bổ dự toán kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ (không bao gồm các khoản chi theo chế độ, định mức và quy định hiện hành của nhà nước và kinh phí đặt cọc tiền thuê trụ sở, nhà ở tại Điểm a Khoản 1 Điều này) được xây dựng căn cứ vào các tiêu chí: Nhiệm vụ được giao năm kế hoạch; tham khảo số thực chi của 3 năm liền kề; trong đó số thực chi của năm hiện hành là cơ sở chủ yếu để tính định mức phân bổ của năm kế hoạch nhưng có tính đến tình hình thực tế và yếu tố đặc thù của từng địa bàn trong năm kế hoạch.
Định mức phân bổ này hàng năm được xem xét điều chỉnh (trong trường hợp cần thiết) để phù hợp với tình hình thực tế và yếu tố đặc thù của từng địa bàn.
c) Quản lý, sử dụng kinh phí được giao thực hiện chế độ tự chủ:
Trong phạm vi dự toán kinh phí được giao thực hiện chế độ tự chủ, Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài có quyền hạn và trách nhiệm:
- Chủ động bố trí, sử dụng kinh phí theo các nội dung, yêu cầu công việc được giao cho phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ, bảo đảm tiết kiệm và có hiệu quả.
- Được quyết định mức chi cho từng nội dung công việc phù hợp với đặc thù của cơ quan nhưng không vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi hiện hành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
- Đối với các khoản chi không có định mức, Người đứng đầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài xây dựng mức chi cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vi nguồn tài chính được giao và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Việc quyết định các mức chi được quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ sau khi đã lấy ý kiến của các thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài. Việc quản lý, giám sát chi tiêu được công khai đến toàn thể thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài theo Quy chế đã ban hành.
Quy chế chi tiêu nội bộ của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài sau khi ban hành phải được báo cáo về cơ quan chủ quản cấp trên để theo dõi, giám sát. Trường hợp quy chế chi tiêu nội bộ xây dựng vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành thì cơ quan chủ quản cấp trên có trách nhiệm yêu cầu Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài điều chỉnh lại cho phù hợp.
2. Kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ:
a) Nội dung chi từ kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, gồm:
- Mua sắm phương tiện đi lại phục vụ công tác của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài.
- Các khoản chi theo thực tế phát sinh, gồm:
+ Thuê trụ sở và nhà ở; sửa chữa lớn trụ sở, nhà ở và tài sản theo dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Các khoản thuế liên quan đến quyền sử dụng đất, thuê văn phòng, tiền thuê đất.
+ Tiền mua bảo hiểm nhà ở, trụ sở, tài sản và phương tiện đi lại.
+ Chi tổ chức sự kiện, nhiệm vụ theo đề án được phê duyệt: Triển lãm, hội chợ và các sự kiện khác (nếu có).
- Chi vé máy bay khứ hồi hoặc vé khứ hồi các phương tiện khác về Việt Nam hoặc nước thứ ba cho thành viên Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài và phu nhân/phu quân đi cùng khi bố, mẹ đẻ; bố, mẹ vợ/chồng; bố, mẹ nuôi theo quy định của pháp luật; vợ/chồng, con đẻ, con nuôi theo quy định của pháp luật qua đời ở Việt Nam hoặc nước thứ ba.
- Các khoản chi nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao.
b) Quản lý, sử dụng kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ:
Việc quản lý và sử dụng kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ được thực hiện theo đúng nội dung công việc đã được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ và giao kinh phí; theo đúng tiêu chuẩn, chế độ định mức chi quy định hiện hành.