1. Căn cứ chứng từ xuất kho tiền tiêu hủy, các thành viên quản lý kho tiền tiêu hủy thực hiện xuất kho để Tổ 1 giao sang Tổ 2 có sự giám sát của kiểm soát nội bộ Cục Phát hành và Kho quỹ.
2. Tổ trưởng Tổ 2 nhận theo bao (thùng) nguyên niêm phong kẹp chì, trên giấy niêm phong ghi đầy đủ, rõ ràng các yếu tố theo quy định về niêm phong tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và giao cho từng kiểm ngân có sự giám sát của Hội đồng giám sát theo phương thức như sau:
a) Giao nhận theo bó đủ 10 thếp (tiền giấy), túi (tiền kim loại) nguyên niêm phong, trên niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố theo quy định về niêm phong tiền mặt.
Đối với tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông bị biến dạng: giao nhận theo túi, bao nguyên niêm phong theo quy cách đóng gói, niêm phong tiền bị biến dạng.
b) Đối với bó (túi) tiền đóng không đủ 1.000 tờ (miếng), bó lẻ, túi lẻ, giao nhận theo bó (túi) tiền nguyên niêm phong, trên niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố theo quy định.
3. Kiểm ngân sau khi nhận đủ số bó (túi) tiền do Tổ trưởng giao, ký nhận trên sổ giao nhận tiền nội bộ, tiến hành kiểm đếm để xác định số lượng tờ (miếng), phát hiện thừa, thiếu, tiền lẫn loại, tiền giả, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông. Nếu bó (túi) tiền đủ số lượng tờ (miếng), đúng loại tiền ghi trên niêm phong thì hủy ngay giấy niêm phong và thực hiện đóng bó (túi), niêm phong mới.
4. Quy cách đóng bó (túi) tiền, thùng tiền kim loại sau khi kiểm đếm tờ (miếng).
a) Đối với tiền giấy: dùng 01 (một) tờ tiền trong thếp để gấp ngang thếp tiền, xếp 10 (mười) thếp tiền cùng loại thành 01 (một) bó, dùng dây (sợi se, nilon...) buộc chặt 02 (hai) vòng ngang, 01 (một) vòng dọc bó tiền, dán niêm phong lên mặt có nút buộc bó tiền.
Đối với tiền giấy biến dạng không thể đóng bó như trên: đóng vào 01 (một) túi vải đủ 1.000 tờ, dùng dây (sợi se, nilon,...) buộc thắt chặt miệng túi, dán niêm phong sát nút buộc miệng túi tiền.
b) Đối với tiền kim loại, đóng vào túi vải đủ 1.000 miếng, dùng dây (sợi se, nilon...) buộc thắt chặt miệng túi, dán niêm phong sát nút buộc miệng túi tiền. Túi tiền kim loại được đóng trong thùng và dán niêm phong theo quy cách:
(i) 01 thùng mệnh giá 5.000 đồng: 50 túi;
(ii) 01 thùng mệnh giá 2.000 đồng, 1.000 đồng, 500 đồng: 75 túi;
(iii) 01 thùng mệnh giá 200 đồng: 100 túi;
c) Khi dán giấy niêm phong bao, bó (túi) tiền phải tách riêng cho hai đầu dây cách nhau. Trên niêm phong bao (thùng), bó (túi) tiền ghi đầy đủ các yếu tố ngày, tháng, năm kiểm đếm, loại tiền, số tờ (miếng), thành tiền, họ tên và chữ ký người kiểm đếm.
5. Trong khi kiểm đếm nếu phát hiện tiền thừa, thiếu, tiền lẫn loại, tiền giả, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông trong bó (túi) tiền, kiểm ngân báo cho công chức giám sát kiểm đếm của Hội đồng giám sát, Tổ trưởng hoặc nhân viên làm nhiệm vụ theo dõi, xử lý tiền thừa, thiếu và người chứng kiến (nếu có) để kiểm tra lại và ký tên xác nhận vào mặt sau của tờ lót niêm phong bó (túi) tiền đó, đồng thời ký xác nhận vào sổ theo dõi tiền thừa, thiếu trong kiểm đếm.
6. Nhân viên làm nhiệm vụ theo dõi, xử lý tiền thừa, thiếu thuộc Tổ 2 được Hội đồng tiêu hủy cho tạm ứng một số tiền trong số tiền đã nhận từ Tổ 1 theo từng mệnh giá để bù vào các bó (túi) tiền thiếu tờ (miếng), có tiền lẫn loại, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền giả, số tiền tạm ứng được mở sổ sách theo dõi, kiểm kê hàng ngày có sự giám sát của Hội đồng giám sát và gửi vào kho tiền tiêu hủy. Số tiền tạm ứng còn lại được tiêu hủy vào ngày cuối cùng khi tiêu hủy loại tiền cùng mệnh giá.
7. Bảo quản tiền trong giờ nghỉ giải lao và giờ nghỉ buổi trưa
Trước giờ nghỉ giải lao và giờ nghỉ buổi trưa, bó (túi) tiền đang kiểm đếm được đóng bó (túi) tạm thời bằng dây (sợi se, nilon, chun...); bó (túi) tiền đã kiểm đếm và chưa kiểm đếm được sắp xếp, bảo quản riêng biệt, gọn gàng.
Cửa phòng kiểm đếm tiền phải được khóa và niêm phong có chữ ký của Tổ trưởng Tổ 2 và công chức giám sát của Hội đồng giám sát.
8. Xử lý cuối ngày làm việc
a) Kiểm ngân giao lại cho Tổ trưởng Tổ 2 số tiền đã kiểm đếm xong, số tiền chưa kiểm đếm hết trong ngày (nếu có) và ký nhận trên sổ giao nhận tiền nội bộ. Tổ trưởng Tổ 2 tổ chức thực hiện đóng bao (thùng), dán niêm phong hoặc xếp vào xe lưới có khóa, dán niêm phong có chữ ký của Tổ trưởng Tổ 2 và Tổ trưởng Tổ giám sát kiểm đếm để gửi vào kho tiền tiêu hủy. Việc giao nhận giữa kiểm ngân và Tổ trưởng Tổ 2 có thể thực hiện nhiều lần trong ngày.
b) Lập biên bản xác nhận và tổng hợp tiền thừa, thiếu trong các bó (túi) tiền tiêu hủy theo từng Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, từng tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước trên địa bàn kèm bảng kê niêm phong và giấy niêm phong bó (túi) tiền thừa, thiếu. Đối với tiền giả lẫn trong tiền đang kiểm đếm lập biên bản riêng và xử lý theo quy định.
c) Tổ trưởng Tổ 2 lập biên bản xác nhận kết quả kiểm đếm tiền tiêu hủy, trong đó xác định tổng số tiền đã kiểm đếm, số tiền chưa kiểm đếm, tiền thừa, thiếu, tiền lẫn loại, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông lẫn vào tiền tiêu hủy, tiền giả phát hiện qua kiểm đếm có ký xác nhận của Tổ trưởng Tổ giám sát kiểm đếm.
d) Tiền lẫn loại, tiền giả, tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông được mở sổ sách theo dõi có sự giám sát của Hội đồng giám sát và gửi vào kho tiền tiêu hủy.
đ) Cửa phòng kiểm đếm tiền phải được khóa và niêm phong có chữ ký của Tổ trưởng Tổ 2 và công chức giám sát của Hội đồng giám sát.