1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quỹ được niêm yết, công ty quản lý quỹ phải tổ chức thực hiện giao dịch hoán đổi chứng chỉ quỹ ETF cho nhà đầu tư. Hoạt động giao dịch hoán đổi phải được tổ chức định kỳ theo quy định tại Điều lệ quỹ và đã được công bố tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt. Tần suất giao dịch hoán đổi tối thiểu 02 lần trong 01 tháng.
2. Giao dịch hoán đổi được thực hiện theo các nguyên tắc sau:
a) Chỉ thành viên lập quỹ tham gia giao dịch hoán đổi trực tiếp với công ty quản lý quỹ;
b) Nhà đầu tư chỉ được thực hiện giao dịch hoán đổi tại thành viên lập quỹ nơi nhà đầu tư mở tài khoản giao dịch chứng khoán và đã ký hợp đồng dịch vụ về giao dịch hoán đổi;
c) Đơn vị giao dịch hoán đổi là một lô chứng chỉ quỹ ETF. Số lượng chứng chỉ quỹ trong một lô chứng chỉ quỹ được quy định tại Điều lệ quỹ, tối thiểu là 100.000 chứng chỉ quỹ. Trường hợp Điều lệ quỹ cho phép, công ty quản lý quỹ được điều chỉnh số lượng chứng chỉ quỹ trong một lô chứng chỉ quỹ. Thời điểm áp dụng lô chứng chỉ quỹ mới sớm nhất là 15 ngày kể từ ngày thông tin về quy mô lô chứng chỉ quỹ mới được công bố trên trang thông tin điện tử của Sở giao dịch chứng khoán, Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam, công ty quản lý quỹ, thành viên lập quỹ và các đại lý phân phối;
d) Thành viên lập quỹ chỉ được nhận lệnh giao dịch của nhà đầu tư khi phiếu lệnh đã được điền chính xác và đầy đủ các thông tin theo mẫu quy định tại Phụ lục XVI ban hành kèm theo Thông tư này. Phiếu lệnh phải được thành viên lập quỹ lưu trữ theo quy định của pháp luật về chứng khoán. Đồng thời phải bảo đảm ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời và rõ ràng về thời điểm nhận lệnh, người nhận lệnh từ nhà đầu tư. Trường hợp lệnh nhận qua điện thoại, fax, lệnh giao dịch trực tuyến qua internet hoặc các phương tiện điện tử, đường truyền khác phải tuân thủ theo quy định về giao dịch điện tử và lưu trữ phiếu lệnh theo hình thức tệp dữ liệu điện tử.
đ) Lệnh giao dịch hoán đổi chỉ được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Lệnh giao dịch hoán đổi được thành viên lập quỹ chuyển tới công ty quản lý quỹ hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ đại lý chuyển nhượng trước thời điểm đóng sổ lệnh. Tùy theo quy định tại Điều lệ quỹ và Bản cáo bạch, các lệnh nhận sau thời điểm đóng sổ lệnh bị hủy hoặc tiếp tục có giá trị để thực hiện tại ngày giao dịch hoán đổi kế tiếp;
- Lệnh giao dịch hoán đổi được Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam xác nhận về việc nhà đầu tư, thành viên lập quỹ có đầy đủ danh mục chứng khoán cơ cấu hoặc số lô chứng chỉ quỹ, ngân hàng giám sát xác nhận số tiền nhà đầu tư, thành viên lập quỹ nộp bổ sung để hoàn tất việc thanh toán giao dịch vào ngày thanh toán. Trường hợp bán chứng chỉ quỹ ETF, số lượng chứng chỉ quỹ ETF còn lại của thành viên lập quỹ sau khi bán không thấp hơn số lượng tối thiểu (nếu có) để duy trì tư cách là thành viên lập quỹ theo quy định tại hợp đồng ký với công ty quản lý quỹ.
e) Giao dịch hoán đổi danh mục chứng khoán cơ cấu lấy các lô chứng chỉ quỹ ETF và ngược lại, được thực hiện dưới hình thức bút toán ghi sổ trên hệ thống tài khoản lưu ký của các thành viên lập quỹ, nhà đầu tư và quỹ ETF tại Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam. Việc chuyển khoản danh mục chứng khoán cơ cấu và chứng chỉ quỹ ETF trong hoạt động thanh toán thực hiện theo quy trình đã được quy định rõ tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt, phù hợp với hướng dẫn của Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam và ngân hàng giám sát.
3. Quy trình giao dịch hoán đổi thực hiện như sau:
a) Trước phiên giao dịch hoán đổi hoặc cuối ngày liền trước ngày giao dịch hoán đổi, công ty quản lý quỹ có trách nhiệm thông báo cho thành viên lập quỹ và công bố trên trang thông tin điện tử của công ty, Sở giao dịch chứng khoán, Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam về danh mục chứng khoán cơ cấu để hoán đổi lấy 01 lô chứng chỉ quỹ ETF. Thông tin bao gồm các mã chứng khoán cơ cấu, tỷ trọng và số lượng từng mã chứng khoán cơ cấu trong danh mục này. Danh mục chứng khoán cơ cấu nêu trên được xác định trên cơ sở giá cuối ngày tại ngày giao dịch liền trước ngày giao dịch hoán đổi chứng chỉ quỹ;
b) Lệnh giao dịch hoán đổi của nhà đầu tư được chuyển trực tiếp tới thành viên lập quỹ hoặc thông qua các đại lý phân phối theo quy định tại Điều lệ quỹ và hướng dẫn tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt. Trường hợp thành viên lập quỹ không thể tiếp nhận được lệnh từ nhà đầu tư do đại lý phân phối, thành viên lập quỹ bị giải thể, phá sản, bị thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, bị đình chỉ, tạm ngừng hoạt động hoặc do các lỗi kỹ thuật của hệ thống công nghệ thông tin hoặc các nguyên nhân bất khả kháng thì lệnh giao dịch của nhà đầu tư được chuyển thẳng tới công ty quản lý quỹ;
Lệnh giao dịch hoán đổi của nhà đầu tư và thành viên lập quỹ được thành viên lập quỹ chuyển tới công ty quản lý quỹ hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ đại lý chuyển nhượng hoặc Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam trước thời điểm đóng cửa thị trường theo quy định tại Điều lệ quỹ, hợp đồng lập quỹ và hướng dẫn của Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam;
c) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày giao dịch hoán đổi (nhưng không quá thời điểm phân bổ kết quả giao dịch), nếu phát hiện lỗi do nhầm lẫn, sai sót trong quá trình đặt lệnh, tổng hợp thông tin, nhận lệnh, chuyển, nhập lệnh vào hệ thống, đại lý phân phối, thành viên lập quỹ phải thông báo cho công ty quản lý quỹ, ngân hàng giám sát, Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam và đề nghị sửa lỗi giao dịch theo quy trình, hướng dẫn của Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam. Quá thời hạn nêu trên, đại lý phân phối, thành viên lập quỹ chịu trách nhiệm trước nhà đầu tư về các lỗi giao dịch do mình thực hiện;
d) Sau khi tiếp nhận lệnh của nhà đầu tư, thành viên lập quỹ, công ty quản lý quỹ có trách nhiệm kiểm tra thông qua Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam, ngân hàng giám sát khả năng thực hiện được lệnh của khách hàng bảo đảm đáp ứng quy định tại điểm đ khoản 2 Điều này, xác nhận và thực hiện lệnh giao dịch của nhà đầu tư, thành viên lập quỹ theo các quy định tại khoản này và hướng dẫn của Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam;
đ) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày giao dịch hoán đổi nhưng không quá ngày giao dịch chứng chỉ quỹ tiếp theo, Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam, ngân hàng giám sát phải hoàn tất việc chuyển danh mục chứng khoán cơ cấu từ tài khoản lưu ký của nhà đầu tư, thành viên lập quỹ vào tài khoản lưu ký của quỹ ETF hoặc ngược lại, đồng thời đăng ký, lưu ký chứng chỉ quỹ ETF vào tài khoản của nhà đầu tư, thành viên lập quỹ; tiếp nhận hoặc hoàn trả các khoản thanh toán bằng tiền quy định tại khoản 4 Điều này; công ty quản lý quỹ hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ đại lý chuyển nhượng có trách nhiệm xác nhận hoàn tất giao dịch và xác nhận quyền sở hữu cho thành viên lập quỹ, nhà đầu tư.
4. Danh mục chứng khoán cơ cấu là phương tiện thanh toán chủ yếu trong giao dịch hoán đổi giữa quỹ và thành viên lập quỹ, nhà đầu tư trừ trường hợp:
a) Khi hoán đổi danh mục chứng khoán cơ cấu lấy các lô chứng chỉ quỹ ETF, giá trị của danh mục chứng khoán cơ cấu thấp hơn giá trị tài sản ròng của các lô chứng chỉ quỹ ETF. Phần chênh lệch phát sinh được thành viên lập quỹ, nhà đầu tư thanh toán bổ sung bằng tiền vào tài khoản tiền của quỹ ETF mở tại ngân hàng giám sát trước hoặc tại ngày thanh toán. Phần thanh toán bằng tiền, bao gồm khoản thanh toán cho các lô lẻ chứng khoán cơ cấu; khoản thanh toán cho các chứng khoán cơ cấu mà thành viên lập quỹ, nhà đầu tư bị hạn chế chuyển nhượng; các khoản cổ tức, trái tức của chứng khoán cơ cấu và các khoản thanh toán bằng tiền khác theo quy định tại Điều lệ quỹ, phù hợp với các quy định của pháp luật liên quan;
b) Khi hoán đổi các lô chứng chỉ quỹ ETF lấy danh mục chứng khoán cơ cấu, giá trị các lô chứng chỉ quỹ ETF mà công ty quản lý quỹ tiếp nhận từ thành viên lập quỹ, nhà đầu tư nhiều hơn giá trị danh mục chứng khoán cơ cấu. Phần chênh lệch này được công ty quản lý quỹ, ngân hàng giám sát hoàn trả lại bằng các chứng chỉ quỹ ETF vào các tài khoản lưu ký chứng khoán của nhà đầu tư, thành viên lập quỹ tại ngày thanh toán hoặc bằng tiền theo quy định tại Điều lệ quỹ.
5. Trường hợp Điều lệ quỹ có quy định và đã được công bố tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt, nhà đầu tư được thanh toán bằng tiền, hoặc bằng các tài sản khác cho thành viên lập quỹ, đại lý phân phối. Thành viên lập quỹ, đại lý phân phối có trách nhiệm mua đủ danh mục chứng khoán cơ cấu cho nhà đầu tư trước khi đặt lệnh giao dịch hoán đổi lấy chứng chỉ quỹ ETF cho nhà đầu tư. Cơ chế thanh toán, tỷ lệ ký quỹ, việc bổ sung ký quỹ của nhà đầu tư đối với thành viên lập quỹ, đại lý phân phối trong thời gian các tổ chức này thực hiện việc mua gom chứng khoán cơ cấu để hoán đổi thực hiện theo quy định tại Điều lệ quỹ đã công bố tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt.
6. Trường hợp quỹ ETF tiếp nhận các lô chứng chỉ quỹ ETF của nhà đầu tư và hoàn trả danh mục chứng khoán cơ cấu cho nhà đầu tư, dẫn tới tỷ lệ sở hữu đối với chứng khoán cơ cấu vượt quá hạn mức tối đa theo quy định của pháp luật (tính tại ngày chuyển quyền chứng khoán cơ cấu cho nhà đầu tư) hoặc dẫn tới nhà đầu tư đó sở hữu từ 25% trở lên số cổ phiếu đang lưu hành của một tổ chức hoặc nhà đầu tư sở hữu cổ phiếu phát hành bởi chính nhà đầu tư đó thì Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam có trách nhiệm thông báo cho công ty quản lý quỹ và yêu cầu công ty quản lý quỹ, thành viên lập quỹ, nhà đầu tư thực hiện:
a) Trường hợp là nhà đầu tư nước ngoài, công ty quản lý quỹ phải bán số chứng khoán cơ cấu vượt tỷ lệ sở hữu tối đa và thanh toán bằng tiền cho nhà đầu tư này;
b) Trường hợp chuyển hoàn danh mục chứng khoán cơ cấu cho nhà đầu tư dẫn tới nhà đầu tư đó sở hữu từ 25% trở lên số cổ phiếu đang lưu hành của một tổ chức hoặc nhà đầu tư sở hữu cổ phiếu phát hành bởi chính nhà đầu tư mà nhà đầu tư đó chưa thực hiện thủ tục chào mua công khai hoặc giao dịch cổ phiếu quỹ theo quy định của pháp luật liên quan, thì công ty quản lý quỹ có trách nhiệm bán phần chứng khoán vượt trội so với tỷ lệ phải thực hiện chào mua công khai hoặc bán toàn bộ phần chứng khoán phát hành bởi chính nhà đầu tư đó và thanh toán bằng tiền cho các nhà đầu tư này;
Việc thanh toán tiền cho các nhà đầu tư quy định tại khoản này phụ thuộc vào tiến độ bán thanh lý phần chứng khoán vượt quá các tỷ lệ sở hữu tối đa hoặc tỷ lệ sở hữu phải thực hiện chào mua công khai, giao dịch ký quỹ theo quy định. Khoản thanh toán cho nhà đầu tư là giá trị giao dịch, sau khi khấu trừ thuế, chi phí giao dịch theo quy định của pháp luật liên quan.
c) Trường hợp các nhà đầu tư bị hạn chế sở hữu theo quy định của pháp luật hoặc quy định tại Điều lệ của nhà đầu tư, nhà đầu tư có trách nhiệm bán số chứng khoán cơ cấu vượt hạn chế sở hữu trong ngày giao dịch kế tiếp sau ngày thanh toán. Trong thời gian chưa điều chỉnh tỷ lệ sở hữu về các hạn mức theo quy định của pháp luật, nhà đầu tư không được thực hiện quyền biểu quyết trong đại hội cổ đông của các tổ chức phát hành đối với số chứng khoán cơ cấu vượt hạn chế sở hữu theo quy định của pháp luật.
7. Công ty quản lý quỹ có quyền tạm ngừng nhận, thực hiện các lệnh giao dịch hoán đổi lấy các lô chứng chỉ quỹ ETF từ nhà đầu tư trong các trường hợp sau:
a) Sở giao dịch chứng khoán thay đổi cơ cấu danh mục chỉ số tham chiếu;
b) Tổ chức phát hành của loại chứng khoán chiếm một tỷ trọng nhất định trong danh mục đầu tư của quỹ ETF đã được quy định tại Điều lệ quỹ và được công bố tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt bị phá sản, giải thể; hoặc chứng khoán chiếm một tỷ trọng nhất định trong danh mục đầu tư của quỹ ETF đã được quy định tại Điều lệ quỹ và công bố tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt bị tạm ngừng giao dịch, hủy niêm yết; hoặc danh mục chứng khoán cơ cấu, giá trị tài sản ròng của quỹ ETF không thể xác định được tại ngày giao dịch liền trước ngày giao dịch hoán đổi do Sở giao dịch chứng khoán quyết định đình chỉ giao dịch chứng khoán trong danh mục đầu tư của quỹ;
c) Cơ cấu lại danh mục đầu tư nhằm giảm mức sai lệch so với chỉ số tham chiếu;
d) Công ty quản lý quỹ, ngân hàng giám sát, Tổng công ty lưu ký và bù trừ chứng khoán Việt Nam không thể thực hiện được việc hoán đổi danh mục do nguyên nhân bất khả kháng;
đ) Các trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ quỹ và công bố tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt hoặc Ủy ban Chứng khoán Nhà nước xét thấy là cần thiết.
8. Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện quy định tại khoản 7 Điều này, công ty quản lý quỹ phải báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đồng thời công bố thông tin trên trang thông tin điện tử của Sở giao dịch chứng khoán. Công ty quản lý quỹ, thành viên lập quỹ, đại lý phân phối phải nối lại việc tiếp nhận và thực hiện lệnh hoán đổi danh mục cho nhà đầu tư ngay sau khi các sự kiện này chấm dứt.
9. Thời hạn tạm ngừng giao dịch hoán đổi thực hiện theo quy định tại Điều lệ quỹ nhưng không quá 30 ngày, kể từ ngày tạm ngừng giao dịch. Trường hợp việc tạm ngừng giao dịch hoán đổi do nguyên nhân quy định tại điểm a, b khoản 7 Điều này, thời hạn tạm ngừng không quá 03 ngày làm việc trước và sau khi kết thúc các sự kiện đó.
10. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn tạm ngừng giao dịch hoán đổi theo quy định tại khoản 9 Điều này mà các nguyên nhân dẫn tới tình trạng tạm ngừng hoạt động chưa được khắc phục, công ty quản lý quỹ phải tổ chức họp Đại hội nhà đầu tư bất thường về việc giải thể quỹ hoặc tiếp tục kéo dài thời hạn tạm ngừng giao dịch chứng chỉ quỹ. Trong thời hạn triệu tập Đại hội nhà đầu tư, nếu các nguyên nhân dẫn tới việc tạm ngừng giao dịch chứng chỉ quỹ chấm dứt, công ty quản lý quỹ được hủy bỏ việc triệu tập Đại hội nhà đầu tư.
11. Giá dịch vụ phát hành, giá dịch vụ mua lại (nếu có) áp dụng đối với thành viên lập quỹ quy định tại hợp đồng tham gia lập quỹ và không vượt quá 0,5% giá trị giao dịch. Việc điều chỉnh giá dịch vụ trong phạm vi cho phép tại quy định này được thực hiện theo thỏa thuận giữa công ty quản lý quỹ và các thành viên lập quỹ.
12. Giá dịch vụ phát hành, giá dịch vụ mua lại (nếu có) áp dụng đối với nhà đầu tư không vượt quá 1% giá trị giao dịch. Các mức giá dịch vụ tối đa phải được quy định tại Điều lệ quỹ. Các mức giá dịch vụ cụ thể quy định tại Bản cáo bạch, Bản cáo bạch tóm tắt, trên trang thông tin điện tử của công ty quản lý quỹ, đại lý phân phối. Việc tăng các mức giá dịch vụ chỉ được thực hiện khi mức giá dịch vụ sau khi tăng không vượt quá 1% giá trị giao dịch. Thời điểm áp dụng mức giá dịch vụ mới tăng sớm nhất là 60 ngày kể từ ngày công ty quản lý quỹ công bố về các mức giá dịch vụ mới trên trang thông tin điện tử của công ty.