Chương 3. CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG NGÂN HÀNG
Điều 8. Nội dung của chứng từ điện tử
1. Các nội dung chủ yếu của chứng từ điện tử trong hoạt động ngân hàng:
a) Tên và số hiệu của chứng từ;
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
c) Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ;
d) Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ;
đ) Nội dung của nghiệp vụ phát sinh;
e) Chữ ký, họ và tên của người lập và những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật.
2. Nội dung của chứng từ điện tử trong nghiệp vụ kế toán ngoài các nội dung được quy định tại khoản 1 Điều này phải đáp ứng quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
3. Ngoài các nội dung được quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này, chứng từ điện tử có thể thêm những nội dung khác theo từng loại nghiệp vụ.
Điều 9. Các quy định về định dạng chứng từ điện tử. Định dạng của chứng từ điện tử phải đáp ứng:
1. Phân biệt, nhận biết và truy cập được đến từng chứng từ điện tử.
2. Xác định chi tiết vị trí, đặc điểm, kiểu, độ dài và các ràng buộc nghiệp vụ đối với từng yếu tố trên chứng từ điện tử.
3. Bảo đảm việc truyền, nhận, xử lý, bảo quản, lưu trữ chứng từ một cách tự động trên các phương tiện điện tử.
Điều 10. Nguyên tắc lập, kiểm soát chứng từ điện tử
1. Lập đúng quy trình, mẫu định dạng và đầy đủ các thông tin quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định này.
2. Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ điện tử phải chịu trách nhiệm về các nội dung của chứng từ điện tử.
3. Phải ghi đầy đủ nội dung chứng từ điện tử được quy định tại Điều 8 Nghị định này.
Điều 11. Lập, kiểm soát và ký chứng từ điện tử
1. Chứng từ điện tử được lập từ chứng từ giấy phải được kiểm tra sự khớp đúng giữa nội dung trên chứng từ điện tử với chứng từ giấy.
2. Chứng từ điện tử được lập từ chứng từ điện tử khác phải đảm bảo sự khớp đúng với nội dung chứng từ điện tử gốc.
3. Trường hợp chứng từ điện tử được lập, kiểm soát qua nhiều bước phải kiểm tra:
a) Nội dung của chứng từ điện tử tại từng bước;
b) Chữ ký điện tử của người lập và người kiểm soát tại bước trước.
4. Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác có trách nhiệm ký trên chứng từ điện tử phải ký chữ ký điện tử lên chứng từ điện tử sau khi hoàn thành phần việc được giao.
Điều 12. Chứng từ điện tử hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ điện tử được coi là hợp pháp, hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
1. Tuân thủ các quy định tại các Điều 8, 9, 10, 11 Nghị định này.
2. Bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin trên chứng từ.
3. Bảo đảm tính pháp lý thông qua kiểm chứng nguồn gốc khởi tạo.
Điều 13. Mã hóa chứng từ điện tử. Việc mã hóa chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về mật mã.
Điều 14. Thời điểm hiệu lực của chứng từ điện tử. Thời điểm hiệu lực của chứng từ điện tử được tính từ khi chứng từ điện tử đáp ứng các yêu cầu tại Điều 12 Nghị định này.
Điều 15. Hủy chứng từ điện tử
1. Chứng từ điện tử đang trong thời gian hiệu lực bị hủy phải được ghi ký hiệu riêng thể hiện chứng từ điện tử đó đã bị hủy; nguyên nhân, lý do hủy và phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử để theo dõi.
2. Việc hủy chứng từ điện tử đang trong thời gian hiệu lực được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Điều 16. Chuyển đối chứng từ điện tử thành chứng từ giấy
1. Chỉ các chứng từ điện tử đáp ứng điều kiện tại Điều 12 Nghị định này mới được chuyển đổi thành chứng từ giấy.
2. Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của chứng từ điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.
4. Chứng từ điện tử đã thực hiện chuyển đổi được ghi thêm ký hiệu riêng để phân biệt.
Điều 17. Gửi, nhận lại chứng từ điện tử
1. Chứng từ điện tử được gửi, nhận lại trong các trường hợp:
a) Do sự cố kỹ thuật hoặc lần gửi, nhận trước chưa thành công;
b) Gửi lại theo yêu cầu của bên nhận.
2. Việc gửi, nhận lại chứng từ điện tử phải bảo đảm an toàn, không trùng lặp.
3. Việc gửi, nhận lại chứng từ được quy định đối với từng loại nghiệp vụ ngân hàng.
Điều 18. Ghi nhật ký gửi, nhận chứng từ điện tử. Việc gửi, nhận chứng từ điện tử phải được ghi nhật ký bằng phương tiện điện tử các thông tin cơ bản sau đây:
1. Địa điểm, thời gian, nơi gửi, nơi nhận, độ dài của chứng từ điện tử.
2. Tình trạng xác nhận của chứng từ điện tử trong trường hợp có yêu cầu xác nhận.
Điều 19. Hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử
1. Chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
3. Trường hợp cần thiết có thể chuyển đổi hình thức bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử sang lưu trữ bằng giấy.
Điều 20. Yêu cầu về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử. Lưu trữ chứng từ điện tử phải đảm bảo:
1. Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn đối với từng loại chứng từ theo các quy định của pháp luật.
3. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Điều 21. Điều kiện đối với đơn vị bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử. Đơn vị được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử phải có các điều kiện sau đây:
1. Có phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử bằng phương tiện điện tử trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật phê duyệt trước khi thực hiện.
2. Duy trì các phương tiện điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ và xây dựng quy trình kỹ thuật để bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đảm bảo yêu cầu khai thác, sử dụng.
3. Lưu trữ các phương tiện kèm theo đảm bảo việc khai thác chứng từ điện tử.
Điều 22. Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử. Phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
1. Phạm vi bảo quản, lưu trữ.
2. Giải pháp kỹ thuật về tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử và đảm bảo an toàn:
a) Lựa chọn sử dụng công nghệ, trang bị kỹ thuật, địa điểm lưu trữ;
b) Tổ chức hệ thống lưu trữ chính và dự phòng;
c) Chế độ kiểm tra và sao lưu định kỳ;
d) Các biện pháp cần thiết khác để bảo đảm an toàn, hợp lý, khoa học, phòng ngừa, khắc phục các rủi ro.
3. Quy trình kỹ thuật bảo quản, lưu trữ:
a) Đưa chứng từ điện tử vào lưu trữ;
b) Khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ;
c) Kiểm tra, giám sát an toàn đối với chứng từ điện tử lưu trữ;
d) Thực hiện cách thức, biện pháp phòng ngừa và khắc phục rủi ro;
đ) Tiêu hủy chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ;
e) Các nội dung khác có liên quan đến việc xử lý kỹ thuật bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử.
Điều 23. Tiêu hủy chứng từ điện tử
1. Tiêu hủy chứng từ điện tử là làm cho chứng từ điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
2. Chứng từ điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có chỉ định nào hác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy.
3. Việc tiêu hủy chứng từ điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Điều 24. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử
1. Thực hiện đúng nội dung phương án bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã được phê duyệt.
2. Kiểm soát chứng từ điện tử đảm bảo sự chính xác, khớp đúng và đầy đủ trước khi đưa vào lưu trữ.
3. Ghi sổ theo dõi về địa điểm, thời gian, danh mục chứng từ điện tử lưu trữ với đầy đủ chữ ký của những người thực hiện.
4. Chịu trách nhiệm về các rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ do chủ quan mình gây ra.
5. Chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng chứng từ điện tử được lưu trữ.
6. Người được giao nhiệm vụ bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử có nhiệm vụ:
a) Phải báo cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị để xử lý, khắc phục kịp thời trong trường hợp có nguy cơ xảy ra rủi ro hoặc xảy ra rủi ro đối với chứng từ điện tử lưu trữ;
b) Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khai thác, sử dụng chứng từ điện tử lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị.