Chương 2. QUẢN LÝ BẢO QUẢN HỒ SƠ ĐỊA GIỚI, BẢN ĐỒ ĐỊA GIỚI VÀ MỐC ĐỊA GIỚI HÀNH CHÍNH CÁC CẤP
Điều 3. Hồ sơ địa giới hành chính các cấp gồm:
a) Hồ sơ địa giới hành chính cấp xã: Bản đồ, địa giới hành chính cấp xã. Bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp xã, huyện, tỉnh (có trên đường địa giới hành chính của xã). Bản xác nhận toạ độ các mốc địa giới hành chính cấp xã. Bảng toạ độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp xã. Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp xã. Biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp xã. Các phiếu thống kê (dân cư, Thuỷ Hệ, Sơn văn). Biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính các cấp. Các văn bản pháp luật về thành lập xã.
b) Hồ sơ địa giới hành chính cấp huyện: Bản đồ địa giới hành chính cấp huyện. Bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp huyện, tỉnh (có trên đường địa giới hành chính của huyện). Bảng xác nhận toạ độ các mốc địa giới hành chính cấp huyện. Bảng toạ độ các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp huyện. Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp huyện. Biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp huyện, tỉnh (có trên đường địa giới của huyện). Các văn bản pháp luật về thành lập huyện. Thống kê các tài liệu về địa giới hành chính của các xã trong huyện.
c) Hồ sơ địa giới cấp tỉnh: Bản đồ địa giới hành chính cấp tỉnh. Bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính cấp tỉnh. Bảng xác nhận toạ độ các mốc địa giới hành chính và các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính cấp tỉnh. Bản mô tả tình hình chung về địa giới hành chính cấp tỉnh. Bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính cấp tỉnh, đường biên giới quốc gia (có trên đường địa giới của tỉnh). Các văn bản pháp luật về thành lập tỉnh. Bản thống kê các tài liệu về địa giới hành chính của các huyện trong tỉnh.
Điều 4. Việc quản lý lưu trữ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp quy định thống nhất như sau:
a) Đối với hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp xã, phường, thị trấn: 1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn. 1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. 1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Ban Tổ chức chính quyền tỉnh). 1 bộ lưu trữ tại Cục Lưu trữ Nhà nước. 1 bộ lưu trữ tại Tổng cục Địa chính.
b) Đối với hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp huyện, thị xã, quận, thành phố thuộc tỉnh: 1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, quận, thành phố thuộc tỉnh. 1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Ban Tổ chức chính quyền tỉnh). 1 bộ lưu trữ tại Cục Lưu trữ Nhà nước. 1 bộ lưu trữ tại Tổng cục Địa chính.
c) Đối với hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: 1 bộ lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. 1 bộ lưu trữ tại Cục Lưu trữ Nhà nước. 1 bộ lưu trữ tại Tổng cục Địa chính. 1 bộ lưu trữ tại Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ.
Điều 5. Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp phải được bảo quản, bảo đảm an toàn lâu dài.
Điều 6. Việc sao chụp nhằm khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính các cấp ở địa phương, lưu trữ ở cấp nào do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp đó cho phép. Ở Trung ương do Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ cho phép.
Điều 7. Bản đồ địa giới hành chính quy định tại Quy định này được in phóng thành bản đồ địa giới hành chính tỉnh, huyện, xã và cấp tương đương dùng để làm việc của cơ quan chính quyền các cấp, do Tổng cục Địa chính xuất bản. Các bản đồ địa giới hành chính trước đây chỉ để tham khảo nghiên cứu và không được treo ở công sở hoặc sử dụng chính thức trong công tác quản lý lãnh thổ ở các cấp.
Điều 8. Hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính là tài liệu để chính quyền các cấp sử dụng trong công tác quản lý Nhà nước và làm căn cứ cho việc giải quyết tranh chấp đất đai liên quan đến địa giới hành chính ở mỗi cấp.
Điều 9. Trong trường hợp hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính bị hư hỏng hoặc bị mất, Thủ trưởng cơ quan nơi lưu trữ (quy định tại Điều 4) phải báo cáo ngay lên cơ quan cấp trên trực tiếp và đề nghị xin sao lại; đồng thời cho tiến hành ngay việc điều tra nguyên nhân để xử lý.
Điều 10. Khi kết thúc nhiệm kỳ hoặc thay đổi công tác của Thủ trưởng cơ quan lưu trữ hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính (nói ở Điều 4) phải tiến hành bàn giao cho Thủ trưởng mới nhận hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính theo quy định. Việc bàn giao phải có sự chứng kiến của đại diện cơ quan, tổ chức chính quyền và cơ quan địa chính cùng cấp, cơ quan chính quyền cấp trên.
Điều 11. Mốc địa giới hành chính các cấp là điểm đánh dấu giới hạn địa giới hành chính giữa các đơn vị hành chính với nhau. Mốc địa giới hành chính có các loại: 2 mặt, 3 mặt, 4 mặt và 5 mặt được cắm ở những nơi dễ thấy ở thực địa (mốc địa giới có thể cắm ở trên hoặc ở ngoài đường biên giới). Các mốc địa giới đều vẽ sơ đồ vị trí mốc và biểu thị đầy đủ trên bản đồ địa giới hành chính.
Điều 12. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn có trách nhiệm quản lý mốc địa giới hành chính trong địa phương mình, tổ chức tuyên truyền giáo dục cho nhân dân nơi có mốc địa giới hành chính nêu cao ý thức bảo vệ mốc địa giới, khi phát hiện mốc địa giới bị xê dịch, bị hư hỏng, bị mất phải kịp thời tổ chức khôi phục lại mốc địa giới. Nghiêm cấm việc phá huỷ, làm biến dạng cột mốc hoặc lợi dụng cột mốc địa giới hành chính và mục đích riêng. Hàng năm, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp về tình hình bảo quản mốc địa giới hành chính do mình quản lý, đồng thời có kế hoạch sửa chữa, tu bổ lại mốc địa giới hành chính theo quy định của pháp luật.
Điều 13. Khi các bên tiến hành việc bàn giao hồ sơ địa giới, bản đồ địa giới hành chính theo quy định tại Điều 10, đồng thời cũng phải lập thủ tục bàn giao mốc địa giới hành chính để người kế nhiệm có trách nhiệm quản lý như Quy định này.