Điều 23. Đóng gói, giao nộp sản phẩm
1. Đóng gói sản phẩm đo đạc bản đồ địa chính Bản đồ địa chính và các tài liệu có liên quan sau khi được kiểm tra, nghiệm thu phải được xác nhận đầy đủ theo các mẫu biểu quy định và đóng gói thành từng hộp, cặp, túi hay đóng thành từng tập có ghi chú, có mục lục để tra cứu và được kiểm tra lần cuối trước khi giao nộp.
2. Giao nộp sản phẩm đo đạc lập bản đồ địa chính
2.1. Đơn vị thi công giao nộp sản phẩm đo đạc lập bản đồ địa chính cho cơ quan chủ đầu tư để sử dụng ở các cấp theo quy định như sau:
a) Ủy ban nhân dân cấp xã gồm có: - Biên bản thỏa thuận sử dụng đất để chôn mốc, xây tường bảo vệ mốc địa chính; Ghi chú điểm tọa độ địa chính; Biên bản bàn giao mốc địa chính; Thông báo về việc chôn mốc, xây tường vây bảo vệ mốc địa chính: 01 bộ; - Bản đồ địa chính dạng giấy và dạng số: 01 bộ; - Sổ mục kê đất đai dạng giấy và dạng số: 01 bộ; - Biên bản xác nhận thể hiện địa giới hành chính: 01 bộ; - Biên bản xác nhận việc công khai bản đồ địa chính: 01 bộ; - Bảng tổng hợp số thửa, diện tích, số chủ sử dụng, quản lý trong đơn vị hành chính theo hiện trạng đo vẽ bản đồ địa chính: 01 bộ; - Biên bản bàn giao sản phẩm đo đạc lập bản đồ địa chính: 01 bộ.
b) Phòng Tài nguyên và Môi trường gồm có: - Bản Ghi chú điểm tọa độ địa chính; Bảng tọa độ lưới địa chính, lưới khống chế đo vẽ: 01 bộ; - Bản đồ địa chính dạng giấy và dạng số: 01 bộ; - Sổ mục kê đất đai dạng giấy và dạng số: 01 bộ; - Biên bản xác nhận thể hiện địa giới hành chính: 01 bộ; - Biên bản xác nhận việc công khai bản đồ địa chính: 01 bộ; - Bảng tổng hợp số thừa, diện tích, số chủ sử dụng, quản lý trong đơn vị hành chính theo hiện trạng đo đạc bản đồ địa chính: 01 bộ; - Biên bản bàn giao sản phẩm đo đạc lập bản đồ địa chính: 01 bộ.
c) Sở Tài nguyên và Môi trường gồm có: - Sơ đồ lưới địa chính, lưới đo vẽ sau thi công trên nền bản đồ địa hình dạng giấy và dạng số: 01 bộ; - Biên bản thỏa thuận sử dụng đất để chôn mốc, xây tường bảo vệ mốc địa chính; Ghi chú điểm tọa độ địa chính; Biên bản bàn giao mốc địa chính; Thông báo về việc chôn mốc, xây tường vây bảo vệ mốc địa chính: 01 bộ; - Bản mô tả ranh giới, mốc giới thửa đất (01 bộ); - Các loại sổ đo, các tài liệu liên quan khác (nếu có); - Tài liệu kiểm tra, kiểm nghiệm máy móc và dụng cụ đo đạc: 01 bộ; - Tài liệu tính toán, bình sai lưới địa chính, lưới khống chế đo vẽ: 01 bộ; - Bản đồ địa chính dạng giấy và dạng số: 01 bộ; - Sổ mục kê đất đai dạng giấy và dạng số: 01 bộ; - Biên bản xác nhận thể hiện địa giới hành chính: 01 bộ; - Biên bản xác nhận việc công khai bản đồ địa chính: 01 bộ; - Bảng tổng hợp số thửa, diện tích, số chủ sử dụng, quản lý trong đơn vị hành chính theo hiện trạng đo đạc bản đồ địa chính: 01 bộ; - Phiếu xác nhận kết quả đo đạc hiện trạng thửa đất: 01 bộ; - Biên bản bàn giao sản phẩm đo đạc lập bản đồ địa chính: 01 bộ; - Hồ sơ giám sát, kiểm tra, nghiệm thu: 01 bộ.
d) Tổng cục Quản lý đất đai gồm có: - Thiết kế kỹ thuật - dự toán công trình và Quyết định phê duyệt: dạng giấy 01 bộ, dạng số 01 bộ; - Bản đồ địa chính và bản đồ thể hiện khép kín ranh giới hành chính cấp xã (khi không đo đạc khép kín đơn vị hành chính cấp xã) dạng số: 01 bộ; - Biên bản nghiệm thu và Bản xác nhận chất lượng, khối lượng công trình hoàn thành dạng giấy: 01 bộ.
2.2. Việc giao nộp sản phẩm giữa đơn vị thi công với chủ đầu tư, giữa chủ đầu tư với các cấp sử dụng phải lập thành biên bản theo mẫu quy định tại Phụ lục số 17 kèm theo Thông tư này.
2.3. Ngoài số lượng sản phẩm, hồ sơ nghiệm thu giao nộp theo quy định tại điểm 2.1 khoản 2 Điều này, cơ quan chủ đầu tư quyết định số lượng sản phẩm, hồ sơ nghiệm thu theo quy định về quản lý dự án, công trình đo đạc bản đồ địa chính và phải nêu rõ trong thiết kế kỹ thuật - dự toán công tình.
2.4. Việc xác nhận hoàn thành và thực hiện quyết toán công trình đo đạc lập bản đồ địa chính chỉ được thực hiện sau khi có đầy đủ hồ sơ nghiệm thu và các sản phẩm quy định tại điểm 2.1 khoản 2 Điều này đã được bàn giao và lưu trữ.
3. Trường hợp trích đo địa chính thửa đất để phục vụ đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận đơn lẻ, thường xuyên hàng năm thì sản phẩm đo đạc do Văn phòng đăng ký đất đai quản lý. Trường hợp trích đo địa chính thửa đất phục vụ các mục đích quản lý đất đai khác thì sản phẩm giao nộp và lưu tại cơ quan, đơn vị sử dụng mảnh trích đo địa chính theo mục đích đo đạc và tại Văn phòng đăng ký đất đai để cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính.
4. Toàn bộ sản phẩm đo đạc bản đồ địa chính phải được lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu của Nhà nước, không được hủy bỏ các tài liệu cũ ngay cả trong trường hợp đã có tài liệu mới cập nhật, thay thế.