1. Nguyên tắc xử lý sai sót
a) Sai sót phát sinh hoặc được phát hiện tại đơn vị nào thì đơn vị đó phải chủ động xác định nguyên nhân sai sót, khắc phục hậu quả, đồng thời gửi văn bản tra soát hoặc thông báo đến các đơn vị liên quan để phối hợp, xử lý theo quy định.
Việc xử lý sai sót phải được thực hiện ngay trong ngày phát hiện sai sót, trường hợp đã hết thời gian Điều chỉnh trong ngày thì chậm nhất phải xử lý trong ngày làm việc tiếp theo ngày phát hiện sai sót.
b) Các Khoản tiền chuyển thừa, chuyển thiếu được xử lý theo quy định về xử lý sai sót trong thanh toán của ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
c) Trường hợp phát sinh sai sót thông tin trong hạch toán thu nộp ngân sách nhà nước, ngân hàng/ cơ quan kho bạc nhà nước không được hoàn lại tiền cho người nộp thuế. Ngân hàng/ cơ quan kho bạc nhà nước có trách nhiệm thực hiện tra soát, hoàn thiện thông tin hạch toán thu ngân sách nhà nước theo quy định xử lý sai sót trong thanh toán, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến việc ghi nhận các Khoản nộp ngân sách cho người nộp thuế.
d) Trường hợp thông tin thu nộp ngân sách nhà nước đã được cơ quan kho bạc nhà nước truyền sang cơ quan thuế, thông tin Điều chỉnh chứng từ hoặc trả lại chứng từ có liên quan đều phải truyền cho cơ quan thuế để theo dõi, xử lý Điều chỉnh cho phù hợp.
đ) Trường hợp người nộp thuế thực hiện trùng giao dịch nộp thuế điện tử từ 02 (hai) lần trở lên cho 01 (một) Khoản nộp trong một ngày thì người nộp thuế liên hệ với ngân hàng/ cơ quan kho bạc nhà nước phục vụ người nộp thuế để đề nghị Điều chỉnh lại còn một lần nộp thuế. Trường hợp số thuế của giao dịch trùng đã được hạch toán nộp vào ngân sách nhà nước, người nộp thuế được lựa chọn để số tiền đó nộp cho các Khoản nghĩa vụ còn phải nộp hoặc đề nghị hoàn theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
e) Việc tra soát liên quan đến Điều chỉnh thông tin đã được cơ quan kho bạc nhà nước hạch toán thu ngân sách nhà nước thực hiện như sau:
- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót, cơ quan thuế lập giấy đề nghị Điều chỉnh thu ngân sách nhà nước (mẫu số C1-07/NS ban hành kèm theo Quyết định số 759/QĐ-BTC ngày 16/04/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) gửi Kho bạc Nhà nước để thực hiện Điều chỉnh.
- Trường hợp cơ quan kho bạc nhà nước phát hiện sai sót, cơ quan kho bạc nhà nước có trách nhiệm Điều chỉnh thông tin và gửi thông báo sang cơ quan thuế để cơ quan thuế Điều chỉnh thông tin thu nộp ngân sách nhà nước. Cơ quan kho bạc nhà nước có trách nhiệm lập thư tra soát đối với các Khoản đã hạch toán vào tài Khoản chờ xử lý các Khoản thu của cơ quan thuế để cơ quan thuế bổ sung thông tin hạch toán thu ngân sách nhà nước.
- Trường hợp tra soát với người nộp thuế, các cơ quan phát hiện sai sót sử dụng thư tra soát (mẫu số C1-11/NS ban hành kèm theo Thông tư này).
g) Ngân hàng, cơ quan kho bạc nhà nước, cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết nội dung tra soát trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ thời Điểm nhận được đề nghị tra soát hoặc Điều chỉnh.
2. Thực hiện tra soát và Điều chỉnh thông tin hạch toán thu ngân sách nhà nước
a) Đối với người nộp thuế
Trường hợp người nộp thuế phát hiện khai không chính xác các thông tin trên chứng từ nộp thuế, người nộp thuế phối hợp với ngân hàng/ cơ quan kho bạc nhà nước phục vụ người nộp thuế để xử lý sai sót trong việc nộp tiền vào ngân sách.
Trường hợp người nộp thuế phát hiện sai sót liên quan đến Khoản nộp ngân sách nhà nước đã được cơ quan thuế hạch toán và thông báo, người nộp thuế lập thư tra soát (mẫu số C1-11/NS ban hành kèm theo Thông tư này) kèm theo chứng từ nộp thuế hoặc thông tin liên quan đến nội dung đề nghị Điều chỉnh sai sót gửi cơ quan thuế.
b) Đối với ngân hàng chưa phối hợp thu hoặc ngân hàng phối hợp thu
Khi nhận được thư tra soát từ người nộp thuế, ngân hàng chưa phối hợp thu hoặc ngân hàng phối hợp thu có trách nhiệm thực hiện tra soát và Điều chỉnh sai sót theo quy định về xử lý sai sót trong thanh toán. Trường hợp đã chuyển tiền và thông tin nộp ngân sách sang ngân hàng ủy nhiệm thu, nếu phát hiện sai sót thì ngân hàng chưa phối hợp thu hoặc ngân hàng phối hợp thu lập thư tra soát với ngân hàng ủy nhiệm thu để thực hiện tra soát và Điều chỉnh sai sót theo quy trình thanh toán giữa các ngân hàng.
c) Đối với ngân hàng ủy nhiệm thu
Khi nhận được thư tra soát từ ngân hàng chưa phối hợp thu hoặc từ ngân hàng phối hợp thu, ngân hàng ủy nhiệm thu có trách nhiệm thực hiện tra soát và Điều chỉnh sai sót theo quy định về xử lý sai sót trong thanh toán; đồng thời gửi thông tin đã Điều chỉnh cho cơ quan kho bạc nhà nước (nếu chứng từ đã được truyền sang cơ quan kho bạc nhà nước) để Điều chỉnh sai sót liên quan đến hạch toán Khoản nộp tại cơ quan kho bạc nhà nước.
Trường hợp chuyển thừa tiền (so với số tiền khách hàng nộp), ngân hàng gửi thư tra soát sang cơ quan kho bạc nhà nước. Căn cứ nội dung tra soát của ngân hàng, cơ quan kho bạc nhà nước trả lại tiền thừa cho ngân hàng. Trường hợp chuyển thiếu tiền, ngân hàng thực hiện chuyển bổ sung cho đủ số tiền phải nộp ngân sách nhà nước về tài Khoản của cơ quan kho bạc nhà nước, bảo đảm các thông tin hạch toán khớp đúng thông tin đã hạch toán trước đó.
d) Đối với cơ quan kho bạc nhà nước
Khi đã hạch toán thu ngân sách nhà nước và chuyển thông tin thu ngân sách nhà nước sang cơ quan thuế, nếu phát hiện sai sót thì cơ quan kho bạc nhà nước có trách nhiệm Điều chỉnh thông tin và gửi thông báo sang cơ quan thuế để cơ quan thuế Điều chỉnh thông tin quản lý.
Khi nhận được thư tra soát từ người nộp thuế/ cơ quan thuế/ ngân hàng thì cơ quan kho bạc nhà nước có trách nhiệm tra soát, Điều chỉnh thông tin và thông báo với các cơ quan liên quan để Điều chỉnh thông tin thu nộp ngân sách nhà nước.
Cơ quan kho bạc nhà nước có trách nhiệm lập thư tra soát bằng phương thức điện tử đối với các Khoản đã hạch toán vào tài Khoản chờ xử lý các Khoản thu của cơ quan thuế để cơ quan thuế bổ sung thông tin hạch toán thu ngân sách nhà nước.
đ) Đối với cơ quan thuế
Khi nhận được thư tra soát từ người nộp thuế, cơ quan thuế có trách nhiệm tra soát thông tin thu nộp và lập giấy đề nghị Điều chỉnh thu ngân sách nhà nước (mẫu số C1-07/NS ban hành kèm theo Quyết định số 759/QĐ-BTC ngày 16/04/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) gửi cơ quan kho bạc nhà nước để thực hiện Điều chỉnh; sau khi cơ quan kho bạc nhà nước đã Điều chỉnh, cơ quan thuế thông báo cho người nộp thuế biết.
Khi nhận được đề nghị tra soát của cơ quan kho bạc nhà nước, cơ quan thuế có trách nhiệm xác nhận hoặc bổ sung thông tin hạch toán thu ngân sách gửi cơ quan kho bạc nhà nước để làm căn cứ Điều chỉnh thông tin hạch toán thu ngân sách nhà nước tại cơ quan kho bạc nhà nước.
Căn cứ thông tin tra soát, xác nhận, Điều chỉnh của ngân hàng hoặc cơ quan kho bạc nhà nước, cơ quan thuế Điều chỉnh số tiền chậm nộp phù hợp với ngày nộp thuế thực tế phát sinh.