Mục I. HỘI HỌP, HỌC TẬP TRONG GIỜ LÀM VIỆC
1. Hội họp thường kỳ: Các tổ chức, cơ quan nhất thiết phải giữ vững chế độ hội họp thường kỳ đã quy định.
Điều 1. , điều 2 và điều 3 quy định 3 loại hội họp thường kỳ trong các tổ chức, cơ quan.
a) Hội họp thường kỳ ghi trong điều 1 là sau khi thủ trưởng các tổ chức, cơ quan xây dựng xong chương trình công tác, đưa ra cho toàn thể cán bộ, công nhân, viên chức thảo luận thông suốt để thực hiện. Các Vụ, Cục, Viện ở trung ương và Sở, Ty ở địa phương không nhất thiết đều họp toàn thể cán bộ, công nhân, viên chức 3 tháng hoặc 6 tháng một lần; nơi nào cần họp do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ hoặc Chủ tịch Ủy ban hành chính khu, thành phố, tỉnh quy định.
b) Điều 2 quy định chế độ hội họp thường kỳ giữa thủ trưởng cấp trên với thủ trưởng cấp dưới trực tiếp để kiểm điểm công tác và xây dựng chương trình công tác. Ủy ban hành chính khu, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh họp với Sở trưởng, Ty trưởng và Chủ tịch Ủy ban hành chính huyện, khu phố mỗi tháng một lần. Riêng khu, tỉnh miền núi có thể 3 tháng họp với huyện, châu một lần.
c) Hội nghị tổng kết công tác: - Hội nghị tổng kết công tác của ngành ở trung ương là tổng kết toàn bộ công tác của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ (có mời đại diện của các Ty thuộc ngành và đại diện của các cơ sở do Bộ hoặc cơ quan quản lý). - Hội nghị tổng kết công tác của ngành ở khu, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh là tổng kết toàn bộ công tác của Sở, Ty (có đại diện các phòng ở huyện thuộc ngành và đại diện của các cơ sở do Sở, Ty quản lý).
d) Thời gian quy định cho các cuộc họp thường kỳ là thời gian tối đa. Các tổ chức, cơ quan tùy tình hình cụ thể mà sử dụng cho thích hợp.
2. Các cuộc hội nghị khác:
a) Điều 4 quy định quyền triệu tập và quyền cho phép triệu tập một số hội nghị khác, nhằm quản lý chặt chẽ và giảm bớt việc triệu tập hội nghị bất thường. Dưới đây là một số điểm giải thích thêm: - Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ hoặc Chủ tịch Ủy ban hành chính khu, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh có quyền triệu tập hội nghị cán bộ, công nhân, viên chức toàn cơ quan. - Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, khi cần thiết có thể mời đại diện Ủy ban hành chính của một số khu, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh có liên quan (độ mười đơn vị) tới làm việc mà không phải xin phép Thủ trưởng Chính phủ. - Chủ tịch Ủy ban hành chính khu, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh trước khi triệu tập Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban hành chính huyện, châu, thị xã, khu phố lên họp phải đưa ra tập thể thường trực Ủy ban quyết định - Giấy triệu tập cán bộ cơ quan khác có liên quan đến họp phải do thủ trưởng (Bộ trưởng, Ty trưởng …) hoặc do phó thủ trưởng ký; người chỉ được ký thừa lệnh không có quyền ký giấy triệu tập hội nghị.
b) Một khi các cuộc họp thường kỳ đã giữ vững và tổ chức như trên đã nêu ra, thì hết sức hạn chế hội nghị bất thường; do đó các nơi khi triệu tập hoặc cho phép triệu tập hội nghị bất thừơng cần cân nhắc kỹ. Hội nghị bất thường chỉ nhằm giải quyết những công tác đột xuất lớn hoặc bàn những chuyên đề lớn.
c) Các cuộc hội ý, ngắn, gọn, ít người, từ nửa giờ đến một giờ giữa thủ trưởng với các phó thủ trưởng, với cán bộ có liên quan để phản ảnh tình hình, giải quyết công việc, không coi là hội nghị.
3. Sinh hoạt đoàn thể: Trường hợp thật cần thiết và được thủ trưởng cơ quan đồng ý, ủy viên chấp hành Đảng bộ và đoàn thể khác, kể cả những ủy viên kiêm nhiều việc (không kể những cán bộ chuyên trách hoặc bán chuyên trách công tác đoàn thể) được dùng mỗi tháng nhiều nhất là 4 giờ làm việc của Nhà nước để làm việc đoàn thể.
4. Học tập trong giờ làm việc:
Điều 6. quy định thì giờ học tập chính trị, nghiệp vụ kỹ thuật của cán bộ, công nhân, viên chức trong các tổ chức, cơ quan hành chính, sự nghiệp cụ thể là:
a) Học tập chính trị: mỗi tuần nửa ngày (chiều thứ ba). Chương trình học tập do Ban Tuyên giáo trung ương hoặc Ban Tuyên giáo khu, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh quy định. Nếu chưa có chương trình học tập do các nơi đó quy định, thì các buổi chiều thứ ba vẫn dùng để làm việc.
b) Học tập nghiệp vụ, kỹ thuật: không phải tất cả các tổ chức, cơ quan đều học tập nghiệp vụ, kỹ thuật mà chỉ ở những nơi cần thiết mới được dùng mỗi tuần nửa ngày (chiều thứ bảy) để học tập nghiệp vụ. Học tập nghiệp vụ buộc phải có nội dung thiết thực, có chương trình do cấp có thẩm quyền quy định và có tổ chức chu đáo (ghi chép, kiểm tra, thu hoạch). Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban hành chính khu, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh xét kỹ yêu cầu cụ thể mà cho phép những đơn vị hoặc những cán bộ trong cơ quan hoặc địa phương mình được dùng chiều thứ bảy để học tập nghiệp vụ, kỹ thuật.
c) Cán bộ, công nhân, viên chức đi công tác lưu động được học bù văn hóa theo quy định trong thông tư số 265-TTg ngày 29-5-1958 của Thủ tướng Chính phủ.
5. Xây dựng và giữ vững nền nếp hội họp trong các tổ chức, cơ quan.
Điều 7. của quy định là một điều rất quan trọng. Có thực hiện tốt điều 7 mới thực hiện tốt các điều khác, cụ thể là:
a) Các tổ chức, cơ quan đều phải có chế độ và lịch hội họp. Lịch hội họp trong một cơ quan hoặc trong một địa phương cần được sắp xếp hợp lý, có hệ thống và được quản lý chặt chẽ. Ví dụ: Sau hội nghị thường kỳ hàng tháng giữa Ủy ban hành chính tỉnh, với các Ty trưởng và Chủ tịch Ủy ban hành chính huyện, các Ty, các huyện tổ chức họp thường kỳ để kiểm điểm và xây dựng chương trình công tác của mình. Mỗi tổ chức, cơ quan phân công một người (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng) thống nhất quản lý lịch hội họp, học tập, không để nhiều người theo dõi, phê chuẩn.
b) Các tổ chức, cơ quan giữ vững và tổ chức tốt các cuộc hội nghị thường kỳ đã quy định, sẽ gây thành nền nếp làm việc có chương trình, kế hoạch, tạo điều kiện chủ động công tác và tránh được nhiều cuộc họp bất thường.
c) Các cuộc họp thường kỳ hay bất thường phải ngắn, gọn, có chuẩn bị chu đáo, có nội dung thiết thực. Giấy mời họp phải nói rõ nội dung, thành phần, thời gian hội nghị và gửi kèm theo chương trình, đề án (hoặc những điểm cần thảo luận, nếu chưa có đề án). Người được mời họp phải nghiên cứu nội dung, chương trình, xin ý kiến của thủ trưởng cơ quan trước khi đi họp và phải đi họp đúng giờ. Thành phần hội nghị cần quy định rõ, và chỉ mời những người thật cần thiết đến họp; nơi được mời họp phải cử người đi họp đúng thành phần; trường hợp cử người đi thay phải là người có chức vụ tương đương. Những vấn đề đưa ra hội nghị thảo luận phải được chọn lọc kỹ và trình bày gọn rõ; không đưa ra thảo luận những vấn đề không cần thiết lắm, hoặc chưa chuẩn bị chu đáo.
d) Mọi sinh hoạt và công tác trong các tổ chức, cơ quan đều do thủ trưởng quyết định đúng với chế độ tập trung dân chủ. Những việc chỉ do cán bộ phụ trách giải quyết thì không đưa ra hội nghị; những việc chỉ cần phổ biến thì cán bộ phụ trách tìm mọi cách thích hợp để phổ biến cho những người có liên quan (phổ biến trực tiếp, thông báo, niêm yết) không đưa ra hội nghị bàn bạc.
6. Hội họp, học tập trong giờ làm việc phải có người thường trực:
a) Điều 8 của quy định nhằm nêu cao tinh thần phụ trách của các tổ chức, cơ quan Nhà nước đối với nhân dân. Bởi vậy, đang hội họp, học tập mà có việc cần giải quyết nhất là những việc mà nhân dân trực tiếp đến yêu cầu giải quyết, thì người chuyên trách phải tạm ngừng hội họp, học tập để làm việc như không có hội họp, học tập.
b) Để tiện việc giao dịch công tác và khỏi trở ngại cho việc học tập, nếu không có việc gì khẩn, thì nên tránh việc đến gặp để giao dịch công tác giữa cơ quan này với cơ quan khác vào buổi học tập chính trị (chiều thứ ba) và buổi học tập nghiệp vụ (chiều thứ bảy).
7. Thì giờ làm những việc ngoài phạm vi công tác của cơ quan:
Điều 9. quy định dùng thì giờ làm việc của Nhà nước để làm những việc ngoài phạm vi công tác của cơ quan.. Những việc ngoài phạm vi công tác của cơ quan là những việc không ghi trong nhiệm vụ, chương trình công tác, kế hoạch sản xuất. Ví dụ: Học tập thêm ngoài chế độ đã quy định, phổ biến thời sự khoa học thường thức, sinh hoạt đoàn thể, sản xuất lương thực tự túc, tham quan, du lịch … Trường hợp đặc biệt, muốn đúng thì giờ làm việc của Nhà nước để làm những việc ngoài phạm vi công tác của cơ quan, thì phải được Thủ tướng Chính phủ hoặc Chủ tịch Ủy ban hành chính cho phép. Thí dụ: Chủ tịch Ủy ban hành chính khu, thành phố trực thuộc trung ương, tỉnh cho phép các tổ chức, cơ quan thuộc phạm vi địa phương mình, khi thật cần thiết phải dùng một ít thì giờ làm việc của Nhà nước để làm những việc ngoài phạm vi công tác của cơ quan. Đây là đối với toàn thể cán bộ, công nhân, viên chức trong một cơ quan, chứ không phải đối với từng cá nhân. Thí dụ: họp toàn thể để nghe báo cáo thời sự, họp đoàn thể v.v… Sau khi cho phép phải báo cáo lên Thủ tướng Chính phủ (qua Bộ Nội vụ).