Khoản 3. Giải ngân nguồn vốn IDA: Việc rút vốn từ nguồn vốn vay IDA để thanh toán cho các hoạt động của dự án theo các hình thức Thanh toán trực tiếp, Rút vốn hoàn vốn/hồi tố, Thư cam kết/hoặc cam kết đặc biệt thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục rút vốn quy định tại Thông tư số 108/2007/TT-BTC ngày 07/9/2007 của Bộ Tài chính và theo Sổ tay hướng dẫn thực hiện dự án. Việc rút vốn và thanh toán thông qua Tài khoản Chỉ định được quy định như sau:
a) Rút vốn về Tài khoản Chỉ định và thanh toán từ Tài khoản Chỉ định của Ban Điều phối TW (i). Rút vốn lần đầu về Tài khoản Chỉ định của Ban Điều phối TW: Căn cứ hạn mức tài khoản đã quy định trong Hiệp định tài trợ và dự kiến nhu cầu chi tiêu của 6 tháng tới, Ban Điều phối TW gửi Bộ Tài chính (Cục Quản lý Nợ và Tài chính Đối ngoại): + Công văn đề nghị rút vốn; + Đơn rút vốn. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ xem xét và đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ. (ii). Rút vốn bổ sung Tài khoản Chỉ định của Ban Điều phối TW: Ban Điều phối TW gửi 1 bộ tài liệu cho Bộ Tài chính (Cục Quản lý Nợ và Tài chính Đối ngoại). Hồ sơ bao gồm: + Công văn đề nghị rút vốn bổ sung Tài khoản Chỉ định của Ban Điều phối TW; + Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu của nhà tài trợ; + Bản Sao kê chi tiêu do Ban Điều phối TW lập thể hiện rõ các khoản đã chi từ Tài khoản Chỉ định, chi tiết theo ngày thanh toán, đối tượng thụ hưởng, Cơ quan kiểm soát chi, số/ ngày có văn bản xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi cho từng khoản chi. Bảng kê này là cơ sở để Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ghi chi; + Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của Kho bạc Nhà nước (bản gốc). Các khoản thanh toán trên sao kê phải khớp với số tiền được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; + Báo cáo đối chiếu Tài khoản Chỉ định do Ban Điều phối TW lập; + Sao kê Tài khoản Chỉ định do Ngân hàng phục vụ lập, trong đó thể hiện rõ tất cả các giao dịch trên tài khoản trong khoảng thời gian đề nghị rút vốn bổ sung cho các khoản đã chi tiêu và chi tiết các khoản thanh toán khớp với số tiền trên sao kê chi tiêu và số tiền trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đã được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận; Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ xem xét và đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ xem xét. Nếu nhà tài trợ chấp thuận sẽ chuyển tiền bổ sung vào Tài khoản Chỉ định của Ban Điều phối TW. (iii). Thanh toán từ Tài khoản Chỉ định của Ban Điều phối TW: Ban Điều phối TW gửi Kho bạc Nhà nước hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán theo quy định hiện hành. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán và xác nhận trên giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư giá trị vốn đủ điều kiện thanh toán, bao gồm cả vốn IDA và vốn đối ứng (nếu có). Ban Điều phối TW nộp Ngân hàng phục vụ bản sao Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đã có xác nhận của Kho bạc Nhà nước và làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để thanh toán từ Tài khoản Chỉ định cho nhà thầu hoặc người hưởng lợi. Mỗi khoản thanh toán từ Tài khoản Chỉ định đều phải tuân thủ đúng tỷ lệ vốn nước ngoài/vốn trong nước quy định tại Phụ lục 2 Hiệp định tài trợ.
b) Rút vốn về Tài khoản Chỉ định và thanh toán từ Tài khoản Chỉ định của Ban QLDA Tỉnh (i). Rút vốn lần đầu về Tài khoản Chỉ định của Ban QLDA Tỉnh: Căn cứ hạn mức tài khoản đã quy định trong Hiệp định tài trợ và dự kiến nhu cầu chi tiêu của 6 tháng tới của dự án tỉnh, Ban QLDA Tỉnh gửi Bộ Tài chính (Cục Quản lý Nợ và Tài chính Đối ngoại): + Công văn đề nghị rút vốn; + Đơn rút vốn. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ xem xét và đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ. (ii). Rút vốn bổ sung Tài khoản Chỉ định của Ban QLDA Tỉnh: Ban QLDA Tỉnh gửi 1 bộ tài liệu cho Bộ Tài chính (Cục Quản lý Nợ và Tài chính Đối ngoại). Hồ sơ bao gồm: + Công văn đề nghị rút vốn bổ sung Tài khoản Chỉ định của Ban QLDA Tỉnh; + Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu của nhà tài trợ; + Bản Sao kê chi tiêu do Ban QLDA Tỉnh lập thể hiện rõ các khoản đã chi từ Tài khoản Chỉ định, chi tiết theo ngày thanh toán, đối tượng thụ hưởng, Cơ quan kiểm soát chi, số/ngày có văn bản xác nhận của Cơ quan kiểm soát chi cho từng khoản chi. Bảng kê này là cơ sở để Bộ Tài chính làm thủ tục ghi thu ghi chi; + Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của Kho bạc Nhà nước tỉnh (bản gốc). Các khoản thanh toán trên sao kê phải khớp với số tiền được Cơ quan kiểm soát chi xác nhận trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; + Bản Sao kê chi tiêu do Ban QLDA Huyện lập thể hiện rõ các khoản đã chi từ Tài khoản dự án huyện và các Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư có xác nhận của Kho bạc Nhà nước huyện(bản gốc); + Báo cáo đối chiếu Tài khoản Chỉ định do Ban QLDA Tỉnh lập; + Sao kê Tài khoản Chỉ định do Ngân hàng phục vụ ở cấp tỉnh lập; + Sao kê tài khoản dự án do Ngân hàng phục vụ ở cấp huyện lập; + Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản xã hàng tháng do các Ban PTX lập (có xác nhận của Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng phục vụ huyện); + Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản các xã hàng tháng do Ban QLDA Huyện lập. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ xem xét và đồng ký Đơn rút vốn gửi nhà tài trợ xem xét. Nếu nhà tài trợ chấp thuận sẽ chuyển tiền bổ sung vào Tài khoản Chỉ định của Ban QLDA Tỉnh. (iii). Thanh toán từ Tài khoản Chỉ định theo đề nghị của Ban QLDA Tỉnh Ban QLDA Tỉnh gửi hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán theo quy định hiện hành cho Kho bạc Nhà nước tỉnh. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, Kho bạc Nhà nước tỉnh thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán và xác nhận trên giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư giá trị vốn đủ điều kiện thanh toán, bao gồm cả vốn IDA và vốn đối ứng (nếu có). Kho bạc Nhà nước tỉnh đồng thời thực hiện việc thanh toán vốn đối ứng (nếu có). Ban QLDA Tỉnh nộp Ngân hàng phục vụ bản sao Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đã có xác nhận của Kho bạc Nhà nước tỉnh và làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để thanh toán từ Tài khoản Chỉ định cho nhà thầu hoặc người hưởng lợi. Mỗi khoản thanh toán từ Tài khoản Chỉ định đều phải tuân thủ đúng tỷ lệ vốn nước ngoài/vốn trong nước quy định tại Phụ lục 2 Hiệp định tài trợ.
c) Rút vốn về Tài khoản dự án và thanh toán từ Tài khoản dự án của Ban Quản lý dự án Huyện. (i). Tạm ứng vốn về Tài khoản dự án huyện: Hàng năm, Ban QLDA Huyện căn cứ kế hoạch vốn được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt làm công văn đề nghị Ban QLDA Tỉnh chuyển tạm ứng lần đầu về Tài khoản dự án huyện mở tại Ngân hàng phục vụ huyện với mức bằng 20% giá trị kế hoạch được duyệt của Ban QLDA Huyện, nhưng không vượt quá 200.000USD (Hai trăm nghìn đô la Mỹ). (ii). Bổ sung Tài khoản dự án huyện: Hàng quý hoặc khi Tài khoản dự án huyện có số dư dưới 50% mức tạm ứng ban đầu, Ban QLDA Huyện đề nghị Ban QLDA Tỉnh bổ sung vốn cho Tài khoản dự án huyện. Hồ sơ gửi cho Ban QLDA Tỉnh bao gồm: + Công văn đề nghị bổ sung vốn về Tài khoản dự án huyện; + Sao kê tài khoản dự án do Ngân hàng phục vụ ở cấp huyện lập cho các tháng trong quý; + Sao kê các khoản đã thanh toán từ Tài khoản dự án huyện; + Các Giấy đề nghị thanh toán có xác nhận của Kho bạc Nhà nước huyện(Bản gốc); + Đối với các khoản thanh toán thuộc các hợp đồng trên ngưỡng của Sao kê chi tiêu (SOE) theo quy định của WB thì Ban QLDA Huyện phải gửi bản sao hợp đồng và các chứng từ thanh toán kèm theo. Căn cứ đề nghị của Ban QLDA Huyện, Ban QLDA Tỉnh chuyển tiền bổ sung Tài khoản dự án huyện. Hết quý IV hàng năm, Ban QLDA Tỉnh và Huyện đối chiếu số liệu về tổng nguồn vốn IDA nhận và chi tiêu trong năm. Số tiền tạm ứng về Tài khoản dự án huyện của năm tiếp theo bằng 20% giá trị kế hoạch năm được duyệt của Ban QLDA Huyện trừ đi số dư Tài khoản dự án huyện cuối năm trước, nhưng không vượt quá 200.000USD. Mức trần Tài khoản dự án huyện có thể được điều chỉnh theo yêu cầu của tình hình triển khai thực tế, căn cứ vào ý kiến thống nhất bằng văn bản giữa Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Ngân hàng Thế giới. (iii). Thanh toán từ Tài khoản dự án huyện theo đề nghị của Ban QLDA Huyện Ban QLDA Huyện gửi hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán theo quy định hiện hành cho Kho bạc Nhà nước tỉnh. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, Kho bạc Nhà nước huyện thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán và xác nhận trên giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư giá trị vốn đủ điều kiện thanh toán, bao gồm cả vốn IDA và vốn đối ứng (nếu có). Kho bạc Nhà nước huyện đồng thời thực hiện việc thanh toán vốn đối ứng (nếu có) Ban QLDA Huyện nộp Ngân hàng phục vụ bản sao Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đã có xác nhận của Kho bạc Nhà nước tỉnh và làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để thanh toán từ Tài khoản dự án huyện cho nhà thầu hoặc người hưởng lợi. Mỗi khoản thanh toán từ Tài khoản dự án huyện đều phải tuân thủ đúng tỷ lệ vốn nước ngoài/vốn trong nước quy định tại Phụ lục 2 Hiệp định tài trợ.
d) Rút vốn về Tài khoản dự án và thanh toán từ Tài khoản dự án của Ban PTX. (i). Tạm ứng vốn IDA về Tài khoản dự án Xã: - Tài khoản dự án xã được nhận mức tạm ứng từ nguồn vốn IDA bằng 100% giá trị các hợp đồng đã ký với nhà thầu và bằng 70% tổng dự toán chi phí quản lý và hành chính của Ban PTX đã được UBND huyện phê duyệt. - Ban PTX gửi Ban QLDA Huyện hồ sơ xin tạm ứng vốn về Tài khoản dự án xã để Ban QLDA Huyện gửi Ban QLDA Tỉnh. Hồ sơ bao gồm: + Công văn đề nghị tạm ứng vốn về Tài khoản dự án xã; + Quyết định giao kế hoạch năm của Ủy ban nhân dân huyện cho Ban PTX, bao gồm danh mục các tiểu dự án, tổng giá trị dự toán của các tiểu dự án và tổng dự toán chi phí quản lý và hành chính (chỉ gửi 1 lần 1 năm cho lần tạm ứng đầu tiên); + Bản sao hợp đồng ký kết giữa Ban PTX và nhà thầu. - Trong vòng 5 ngày làm việc, Ban QLDA Huyện căn cứ đề nghị của Ban PTX gửi hồ sơ đề nghị Ban QLDA Tỉnh chuyển tiền tạm ứng cho xã. Hồ sơ bao gồm: + Công văn của Ban QLDA Huyện đề nghị chuyển tiền; + Bản sao công văn đề nghị của Ban PTX; + Bảng kê các thông tin về hợp đồng Ban PTX đã ký với nhà thầu (bao gồm: Số hợp đồng, nội dung hợp đồng, ngày ký, giá trị hợp đồng, tên nhà thầu, thời gian thực hiện hợp đồng) - Trong vòng 5 ngày làm việc, Ban QLDA Tỉnh căn cứ đề nghị của Ban QLDA Huyện chuyển tiền về Tài khoản dự án huyện. Trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được tiền trên Tài khoản dự án huyện, Ban QLDA Huyện phải chuyển tiền về Tài khoản dự án của Ban PTX. Số tiền chuyển từ Tài khoản Chỉ định cấp tỉnh, qua Tài khoản dự án huyện về đến Tài khoản dự án xã cho mục đích tạm ứng của hợp phần Ngân sách Phát triển xã được coi là khoản giải ngân hợp lệ và Ban QLDA Tỉnh được phép làm đơn rút vốn để bồi hoàn số tiền trên. Sau khi số vốn tạm ứng được thanh toán theo quy định, Ban QLDA Tỉnh gửi báo cáo Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản xã do Ban PTX lập, có xác nhận của Kho bạc Nhà nước huyện (xác nhận các khoản đã kiểm soát thanh toán) và xác nhận của Ngân hàng phục vụ huyện (xác nhận các khoản đã thanh toán từ Tài khoản dự án xã) để làm thủ tục hoàn trả hồ sơ cho Bộ Tài chính (ii). Thanh toán từ Tài khoản dự án xã theo đề nghị của Ban PTX cho nhà thầu hoặc bên thi công: Khi có nhu cầu chi tiêu từ Tài khoản dự án xã để thanh toán trả cho nhà thầu, nhà cung cấp, Ban PTX gửi hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán theo quy định hiện hành cho Kho bạc Nhà nước huyện. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, Kho bạc Nhà nước huyện thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán và xác nhận trên giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư giá trị vốn đủ điều kiện thanh toán. Ban PTX nộp Ngân hàng phục vụ bản sao Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư đã có xác nhận của Kho bạc Nhà nước huyện và làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để thanh toán từ Tài khoản dự án xã cho nhà thầu hoặc bên thi công. Trong trường hợp nhà thầu hoặc bên thi công có tài khoản tại ngân hàng, Ban PTX làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để chuyển tiền tạm ứng hoặc thanh toán cho nhà thầu hoặc bên thi công bằng hình thức chuyển khoản. Trong trường hợp nhà thầu hoặc bên thi công không có tài khoản, Ban PTX có thể viết séc rút tiền mặt từ Tài khoản dự án xã tại Ngân hàng phục vụ để thanh toán cho nhà thầu hoặc bên thi công bằng tiền mặt. (iii). Thanh toán chi phí quản lý và hành chính của Ban PTX: - Khoản chi phí dành cho quản lý và hành chính cho Ban PTX được tính bằng 6% giá trị nguồn vốn IDA thực hiện thực tế của các tiểu dự án. Chi phí quản lý và hành chính được sử dụng để tổ chức họp thôn bản và xã, văn phòng phẩm, thông tin liên lạc, đi lại giao dịch. Riêng phụ cấp quản lý dự án ODA cho cán bộ Ban PTX thực hiện theo Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19/11/2009 của Bộ Tài chính và Sổ tay Hướng dẫn thực hiện dự án của Bộ Kế hoạch và Đầu tư được thanh toán từ nguồn vốn đối ứng của dự án. Tại thời điểm đầu năm kế hoạch, Ban PTX có thể được tạm ứng 70% dự toán của chi phí quản lý và hành chính được Ủy ban nhân dân huyện giao để chi tiêu cho các hoạt động có liên quan. Khi có nhu cầu chi tiêu các chi phí quản lý và hành chính, Ban PTX gửi hồ sơ đến Kho bạc Nhà nước huyện để làm thủ tục kiểm soát chi. Hồ sơ bao gồm: - Bảng kê thanh toán liệt kê chi tiết các khoản đề nghị thanh toán; - Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư. Trong vòng 5 ngày làm việc, Kho bạc Nhà nước huyện kiểm tra, xác nhận đủ điều kiện thanh toán, Ban PTX viết séc và rút tiền mặt từ Ngân hàng phục vụ huyện. Đến cuối quý IV hàng năm, căn cứ giá trị của chi phí quản lý và hành chính được Kho bạc Nhà nước huyện xác nhận, Ban PTX gửi công văn cho Ban QLDA Huyện để Ban QLDA Huyện đề nghị Ban QLDA Tỉnh chuyển tiền thanh toán giá trị còn lại của chi phí quản lý và hành chính, nhưng không vượt 6% giá trị nguồn vốn IDA thực hiện thực tế của các tiểu dự án trong năm. (iv). Đối chiếu Tài khoản dự án xã: Hàng tháng, Ban PTX lập Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản xã, lấy xác nhận của Kho bạc Nhà nước huyện (xác nhận các khoản đã kiểm soát thanh toán) và Ngân hàng phục vụ huyện (xác nhận các khoản đã thanh toán từ Tài khoản dự án xã) và gửi Ban QLDA Huyện trong vòng 7 ngày kể từ ngày kết thúc tháng. Ban QLDA Huyện tổng hợp số liệu và lập Sao kê chi tiêu và đối chiếu tài khoản các xã và gửi Ban QLDA Tỉnh trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc tháng.