1. Kho đầu nguồn phải hoàn tất việc chuẩn bị tiếp nhận trước khi tàu vận chuyển nhiên liệu hàng không cập cảng trả hàng theo thời gian thông báo của chủ hàng, chủ phương tiện vận chuyển hoặc đại lý hàng hải.
2. Đối với trường hợp nhập khẩu nhiên liệu hàng không: chủ lô hàng nhập khẩu hoặc người được ủy quyền phải hoàn tất thủ tục hải quan, thông báo cho tổ chức giám định độc lập để giám định số lượng, chất lượng nhiên liệu theo quy định của hợp đồng.
3. Người bán hàng phải lập và gửi theo tàu vận chuyển các loại chứng từ, hồ sơ xác nhận số lượng, chất lượng nhiên liệu hàng không vận chuyển như sau:
a) Giấy chứng nhận xuất hàng xác nhận chủng loại, số lượng nhiên liệu hàng không xuất xuống tàu, bao gồm cả số lượng trong từng hầm hàng. Nếu nhiên liệu hàng không xuất là của từ 02 lô khác nhau trở lên thì phải ghi rõ số lượng xuất xuống tàu của từng lô, bể chứa.
b) Chứng nhận giám định số lượng nhiên liệu hàng không trên tàu của tổ chức giám định độc lập tại cảng xuống hàng.
c) Các chứng nhận chất lượng nhiên liệu hàng không: theo quy định tại khoản 9 Điều 20 của Thông tư này, tùy theo trường hợp nhiên liệu hàng không xuất trực tiếp hoặc không trực tiếp từ nhà máy lọc dầu.
d) Đối với tàu không chuyên dụng: sau khi kết thúc bơm hàng, thực hiện kiểm tra lại của mẫu gộp lấy từ các hầm hàng sau khi cấp đủ số lượng nhiên liệu hàng không xuống phương tiện. Kết quả kiểm tra lại được gửi đến kho tiếp nhận trước khi phương tiện vận chuyển đến trả hàng (có thể gửi kết quả kiểm tra lại qua fax hoặc thư điện tử).
đ) Xác nhận của chủ phương tiện về chủng loại nhiên liệu đã vận chuyển, biên bản làm sạch phương tiện. Nội dung biên bản làm sạch phương tiện phải ghi rõ: chủng loại nhiên liệu đã vận chuyển, quy trình làm sạch, kết quả kiểm tra độ sạch, thời gian và xác nhận của người thực hiện, người kiểm tra và đại diện chủ phương tiện.
e) Mẫu thuyền trưởng: sau khi cấp đủ hàng xuống tàu tại cảng xếp hàng, người bán hàng thực hiện lập mẫu thuyền trưởng và niêm phong có xác nhận của đại diện người bán, chủ phương tiện, tổ chức giám định độc lập; giao mẫu cho đơn vị giám định độc lập lưu mẫu. Thời gian lưu mẫu tối thiểu là 01 tháng (nếu có tranh chấp về chất lượng trong quá trình nhập tàu thì phải lưu mẫu đến khi tranh chấp được giải quyết xong). Mẫu thuyền trưởng sẽ được giám định khi có nghi vấn về chất lượng nhiên liệu hàng không tại cảng dỡ hàng.
4. Kiểm tra tàu, số lượng, hồ sơ chất lượng nhiên liệu hàng không trước khi tiếp nhận và kiểm tra tàu, số lượng, tính toán lượng nhiên liệu hao hụt sau khi tiếp nhận: phải đáp ứng theo quy định tại khoản 6 Điều 20 của Thông tư này và tiêu chuẩn EI/JIG 1530.
5. Kiểm tra chất lượng nhiên liệu hàng không trên tàu dầu: trước khi tiếp nhận, trong quá trình tiếp nhận và kết thúc tiếp nhận phải đáp ứng các quy định theo tiêu chuẩn tại EI/JIG 1530.
a) Khi thu hồi hết nhiên liệu hàng không trong hệ thống công nghệ bằng phương pháp bơm nước, phải dùng nước ngọt hoặc nước đệm thích hợp (pH trung tính), không dùng nước biển để đẩy nhiên liệu hàng không, phải kiểm soát chính xác thời điểm xuất hiện hỗn hợp nhiên liệu - nước tại khu bể chứa để chuyển, tiếp nhận vào bể phân ly;
b) Nhiên liệu hàng không trong các bể phân ly (nếu có) phải được để ổn định, xả tạp chất, nước và thực hiện kiểm tra ngoại quan. Nếu chất lượng phù hợp yêu cầu nhiên liệu hàng không thì bơm chuyển vào bể chứa nhiên liệu cùng chủng loại.