Khoản 3. Hướng dẫn đối với việc rút vốn:
a) Vốn đối ứng: Theo Quyết định số 1077/QĐ-TTg ngày 1/12/1998 của Thủ tướng Chính phủ thì vốn đối ứng là 222 tỉ đồng được bố trí từ vốn Ngân sách địa phương và tự huy động của tỉnh, vốn của dân tự đầu tư. Sau khi các đơn vị Tiểu dự án đã tính toán cân đối nhu cầu vốn đối ứng từ các nguồn theo Quyết định đầu tư nói trên, nếu vẫn chưa đủ thì có thể vay vốn tín dụng đầu tư ưu đãi của Nhà nước để bổ sung cho đủ vốn đối ứng hàng năm theo tiến độ thực hiện Dự án. Kế hoạch vốn đối ứng phải được lập cùng với kế hoạch giải ngân vốn vay AFD. Nhu cầu vốn đối ứng bổ sung từ nguồn tín dụng đầu tư nói trên được chủ dự án là Uỷ ban nhân dân tỉnh Tây Ninh tổng hợp và làm việc với Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính (Tổng cục Đầu tư phát triển) để xác định và phân bổ kế hoạch vốn đối ứng cho từng địa phương, đơn vị cụ thể theo qui định tại Thông tư liên tịch số 06/1998/TTLT-BKH-BTC ngày 14/8/1998 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế quản lý vốn đối ứng cho các chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA). Căn cứ vào kế hoạch phân bổ vốn, các đơn vị Tiểu dự án triển khai ký kết và thực hiện hợp đồng tín dụng đầu tư cụ thể với cơ quan cho vay tín dụng.
b) Rút vốn vay AFD: - Căn cứ vào Thoả ước và tiến độ thực hiện Dự án, Ban quản lý Dự án tỉnh tổng hợp xây dựng kết hoạch giải ngân vốn vay AFD hàng năm gửi cho Bộ Tài chính và AFD. - Trước khi thực hiện rút vốn lần đầu tiên theo kế hoạch hàng năm nêu trên, Uỷ ban nhân dân tỉnh Tây Ninh và Ban quản lý Dự án tỉnh cần gửi cho Bộ Tài chính để chuyển cho AFD các tài liệu sau: + Công văn xác nhận việc tài trợ hàng năm của tỉnh đối với toàn bộ phần đầu tư mà tỉnh đảm nhiệm cho từng hợp phần "giao thông" và "thuỷ lợi" trong 3 năm thực hiện Dự án. + Các bản kế hoạch, dự trù giá cả, thư đặt hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ, thiết bị... liên quan đến đề nghị rút vón từng lần để AFD xem xét xác nhận việc được phép sử dụng tín dụng theo các tài liệu đó. - Các hàng hoá và dịch vụ được tài trợ bằng vốn vay AFD phải có nguồn gốc từ Pháp hoặc Việt Nam. - Ban quản lý Dự án tỉnh và các đơn vị Tiểu dự án có trách nhiệm thực hiện đúng các qui định hiện hành về thủ tục xét chọn nhà thầu, các tài liệu đấu thầu... đối với các hạng mục đầu từ của dự án và gửi công văn báo cáo cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) và/hoặc AFD nếu được yêu cầu. - Mọi thay đổi trong việc phân bổ chi phí và kế hoạch tài chính của Dự án khác với quy định tại Phụ lục 2 của Thoả ước đều phải được Bộ Tài chính và AFD chấp thuận trước. - Mức đầu tư từ vốn vay AFD: Đối với hợp phần trồng mía sẽ được vay tối đa 8 triệu đồng cho mỗi héc ta, tương đương với 70% tổng chi phí trồng mới. Phần còn lại do các hộ nông dân đầu tư bằng vốn tự có. Đối với các hợp phần giao thông và thuỷ lợi sẽ được vay tối đa 69,05% tổng chi phí xây dựng, không tính bất cứ loại thuế nào. Phần còn lại do tỉnh tự đầu tư và được ghi vào ngân sách tỉnh. Mức đầu tư từ vốn vay AFD nói trên được áp dụng khi lập kế hoạch giải ngân và đề nghị giải ngân từng lần theo từng hợp phần vay. Tuỳ theo yêu cầu thực tế của Dự án và theo đề nghị của các đơn vị Tiểu dự án, việc rút vốn vay AFD có thể được thực hiện theo một trong các phương thức sau: * Tái tài trợ các chi phí đã được các đơn vị Tiểu dự án chi trả: Phương thức này chủ yếu được sử dụng đối với các hợp phần "giao thông" và "thuỷ lợi". Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ kèm theo đối với các khoản chi của các đơn vị Tiểu dự án, Bộ Tài chính sẽ yêu cầu AFD rút vốn hoàn trả vào tài khoản của từng đơn vị Tiểu dự án. Các chứng từ thanh toán có thể dưới dạng bản sao có xác nhận sao y bản chính của các đơn vị Tiểu dự án và ghi rõ ngày thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp. Riêng đối với trường hợp đề nghị rút vốn hoàn trả cho các hoá đơn có trị giá dưới 500 EURO, các đơn vị Tiểu dự án chỉ cần gửi bảng sao kê chi tiêu để Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) làm thủ tục đề nghị AFD cho rút vốn. Nếu AFD có yêu cầu, các đơn vị Tiểu dự án hoặc Ban quản lý Dự án tỉnh có trách nhiệm cung cấp các tài liệu cần thiết chứng tỏ rằng các chi phí trên đã đầu tư có hiệu quả. Riêng đối với việc thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành theo hợp đồng xây lắp, trong bộ hồ sơ đề nghị rút vốn gửi cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) cần có thêm biên bản nghiệm thu và phiếu giá có xác nhận của Cơ quan đầu tư phát triển. * Thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ: Phương thức này chủ yếu áp dụng đối với các hợp đồng xây lắp, cung cấp máy móc thiết bị, hợp đồng tư vấn. Căn cứ các hợp đồng đã ký kết và được AFD chấp thuận tài trợ theo Thoả ước, hoá đơn đòi tiền của nhà thầu, nhà cung cấp hoặc công ty tư vấn và đề nghị rút vốn theo phương thức thanh toán trực tiếp của các đơn vị Tiểu dự án, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) sẽ yêu cầu AFD thanh toán trực tiếp cho nhà thầu, nhà cung cấp hoặc công ty tư vấn. Riêng đối với việc thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành theo hợp đồng xây lắp, ngoài các tài liệu trên, các đơn vị Tiểu dự án cần gửi cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối Ngoại) biên bản nghiệm thu và phiếu giá có xác nhận của Cơ quan đầu tư phát triển. * Rút vốn theo hình thức tạm ứng liên tiếp: Hình thức này chủ yếu áp dụng cho hợp phần "trồng mía". Trên cơ sở kế hoạch trồng mía hàng năm do Công ty mía đường Tây Ninh và Công ty mía đường Biên Hoà - Tây Ninh lập và theo định mức vay vốn 8 triệu đồng/1hecta, Bộ Tài chính sẽ yêu cầu AFD rút vốn dưới hình thức tạm ứng liên tiếp hàng năm cho phù hợp phần "trồng mía", tiền tạm ứng được chuyển vào một tài khoản đặc biệt do các Công ty nói trên mở tại một ngân hàng được Bộ Tài chính và AFD chấp nhận. Từ kỳ rút vốn thứ hai trở đi, trước mỗi lần rút vốn, các Công ty mía đường sẽ phải lập và gửi cho Bộ Tài chính để chuyển cho AFD bộ hồ sơ tổng hợp các hạng mục đã được tài trợ của lần tạm ứng trước, bao gồm: + Sổ phụ tài khoản đặc biệt của thời kỳ rút vốn trước, + Miêu tả hạng mục đầu tư được tài trợ, + Tổng chi phí của hạng mục, + Các thông tin về người sử dụng vốn cuối cùng, khế ước vay nợ và diện tích trồng mía tương ứng, + Hoá đơn, chứng từ các khoản chi do chủ đầu tư thanh toán và xác nhận của Cơ quan đầu tư phát triển đối vơí việc thanh toán này. Đối với các khoản tín dụng cho hộ nông dân có giá trị lớn hơn 25.000 EURO, các Công ty mía đường cần xin ý kiến chấp thuận trước của AFD Chi nhánh Hà Nội. Ngoài ra, các Công ty mía đường có trách nhiệm cung cấp cho AFD (nếu được yêu cầu) các hồ sơ, chứng từ gốc và các tài liệu khác có liên quan đến việc sử dụng vốn vay để kiểm tra, đối chiếu. Đối với lần rút vốn cuối cùng của mỗi Công ty mía đường, các hồ sơ, tài liệu nói trên phải được gửi cho Bộ Tài chính và AFD chậm nhất là 6 tháng sau khi lần rút vốn đó được thực hiện.