Điều 19. Nhóm dữ liệu về sự thay đổi trong quá trình sử dụng đất và sở hữu tài sản gắn liền với đất. Nhóm dữ liệu về sự thay đổi trong quá trình sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất bao gồm các loại dữ liệu được xác định và thể hiện theo quy định như sau:
1. Dữ liệu thời điểm đăng ký biến động thể hiện: Ngày tháng năm cập nhật, chỉnh lý biến động vào sổ địa chính.
2. Dữ liệu nội dung biến động thể hiện đối với từng trường hợp như sau:
a) Trường hợp cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất thì thể hiện: “Cho... (ghi tên và địa chỉ bên thuê, thuê lại) thuê (hoặc thuê lại)... m² đất, theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp cho thuê tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Cho... (ghi tên và địa chỉ bên thuê) thuê... m² (ghi tên loại tài sản gắn liền với đất cho thuê và diện tích cho thuê nếu có), theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp chủ đầu tư xây dựng hạ tầng trong khu công nghiệp, cụm công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế cho thuê, thuê lại quyền sử dụng đất thì thể hiện: “Cho... (ghi tên và địa chỉ bên thuê, thuê lại) thuê (hoặc thuê lại) thửa đất (hoặc lô) số..., diện tích... m², được cấp GCN số seri... và số vào sổ cấp GCN..., theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp xóa đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Đã xóa nội dung đăng ký cho thuê, cho thuê lại... (ghi tài sản cho thuê) ngày …/…/… theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
b) Trường hợp đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Thế chấp bằng... (ghi tên tài sản thế chấp là quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất hoặc quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất hoặc tài sản gắn liền với đất hình thành trong tương lai) tại... (ghi tên và địa chỉ của bên nhận thế chấp) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Nội dung đăng ký thế chấp ngày có thay đổi... (ghi cụ thể nội dung trước và sau khi có thay đổi) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp xóa đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Xóa nội dung đăng ký thế chấp ngày …/…/... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
c) Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất bằng hình thức chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, góp vốn đối với toàn bộ thửa đất thì thể hiện: “Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế,...) của... (ghi tên và địa chỉ của bên chuyển quyền) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
d) Trường hợp chuyển quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất theo thỏa thuận trong hợp đồng thế chấp để xử lý nợ; quyết định hành chính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về giải quyết tranh chấp đất đai, khiếu nại, tố cáo về đất đai, quyết định hoặc bản án của Tòa án nhân dân, quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án đã được thi hành; văn bản công nhận kết quả đấu giá quyền sử dụng đất đối với toàn bộ thửa đất thì thể hiện: “Nhận chuyển quyền theo... (ghi căn cứ như: Thỏa thuận trong hợp đồng thế chấp để xử lý nợ; quyết định giải quyết tranh chấp đất đai,...) của... (ghi tên và địa chỉ của bên chuyển quyền) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
đ) Trường hợp chuyển quyền sử dụng một phần thửa đất, một phần tài sản gắn liền với đất trong các trường hợp quy định tại Điểm c và Điểm d Khoản này mà tạo thành các thửa đất mới thì tại phần đăng ký của bên chuyển quyền thể hiện thông tin: “Đã tách thành các thửa đất số... (ghi lần lượt số thửa đất mới) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Các thửa đất mới tách được đăng ký vào các trang sổ mới. Tại phần ghi sự thay đổi trên trang đăng ký đối với thửa đất mới của bên chuyển quyền được ghi: “Tách từ thửa đất số... (ghi số thửa đất trước khi tách ra) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Tại phần ghi sự thay đổi trên trang đăng ký đối với thửa đất mới của bên nhận chuyển quyền thể hiện: “Nhận chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế,...) ... (ghi quyền sử dụng đất hoặc loại tài sản chuyển quyền) của... (ghi tên và địa chỉ của bên chuyển quyền), tách ra từ thửa đất số... (ghi số thửa đất trước khi tách ra để chuyển quyền), theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp chuyển quyền sử dụng một phần thửa đất, một phần tài sản gắn liền với đất mà phần diện tích còn lại không thay đổi số hiệu thửa đất thì tại phần ghi sự thay đổi trên trang đăng ký của bên chuyển quyền thể hiện: “Chuyển nhượng (hoặc chuyển đổi, nhận thừa kế,...)... (ghi loại tài sản chuyển quyền), cho... (ghi tên và địa chỉ của người nhận chuyển quyền), diện tích... m² (đối với tài sản là nhà thì ghi diện tích xây dựng và diện tích sàn sử dụng), có số thửa mới là ...(ghi số thửa đất mới tách ra để chuyển quyền) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký); diện tích còn lại là... m², có số thửa là...”;
e) Trường hợp xóa đăng ký góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Xóa nội dung đăng ký góp vốn ngày .../.../… theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
g) Chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của vợ hoặc của chồng thành của chung vợ và chồng thì thể hiện: “Chuyển quyền... (ghi tên tài sản chuyển quyền) của... (ghi tên người đã chuyển quyền) thành của chung hai vợ chồng ông... và bà... (ghi tên của hai vợ chồng) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký”;
h) Trường hợp phân chia quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất của hộ gia đình cho thành viên hộ gia đình hoặc của nhóm người cùng sở hữu, sử dụng cho thành viên nhóm người đó theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật thì tại trang đăng ký của thửa đất trước khi phân chia thể hiện: “Phân chia... (ghi tên tài sản phân chia) cho... (ghi tên và địa chỉ của người được phân chia), thửa đất số... (ghi số hiệu thửa đất được chia tách), diện tích... m² (ghi diện tích tài sản được phân chia); diện tích còn lại là... m², số thửa là... (nếu có thay đổi) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”; Trường hợp tạo thành các thửa đất mới sau khi phân chia thì tại trang đăng ký của các thửa đất mới thể hiện: “Được phân chia... (ghi tên tài sản phân chia) của... (ghi tên hộ gia đình hoặc nhóm người sử dụng đất trước khi phân chia), tách ra từ thửa đất số... (ghi số thửa đất trước khi tách ra để chuyển quyền) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
i) Trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đổi tên hoặc thay đổi thông tin về giấy tờ pháp nhân, nhân thân hoặc địa chỉ thì thể hiện: “Người sử dụng đất (hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất) ... (ghi nội dung thay đổi: Đổi tên, thay đổi giấy CMND, Giấy đăng ký kinh doanh,... địa chỉ) từ... thành... (ghi thông tin trước và sau khi thay đổi) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
k) Trường hợp chuyển đổi hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất thành doanh nghiệp tư nhân của hộ gia đình, cá nhân đó hoặc chuyển đổi hình thức doanh nghiệp mà không thuộc trường hợp chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Người sử dụng đất (hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất) đổi tên từ... thành... (ghi tên và giấy tờ pháp nhân trước và sau khi chuyển đổi) do... (ghi hình thức thành lập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
l) Trường hợp chủ đầu tư xây dựng nhà chung cư để bán, để bán kết hợp cho thuê và đã được cấp Giấy chứng nhận đối với đất thì khi đăng ký chuyển nhượng căn hộ đầu tiên, tại trang đăng ký của chủ đầu tư thể hiện: “Thửa đất có... m² (ghi phần diện tích thuộc quyền sử dụng chung của các chủ căn hộ theo quy định của pháp luật) đã chuyển sang hình thức sử dụng chung”. Trường hợp chủ đầu tư xây dựng nhà chung cư đã đăng ký cấp Giấy chứng nhận chung cho các căn hộ thì mỗi lần đăng ký bán căn hộ thể hiện: “Đã bán căn hộ số... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
m) Trường hợp thay đổi, chấm dứt quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề thì thể hiện như sau: - Trường hợp thay đổi quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề thì tại trang đăng ký của thửa đất thuộc bên trao và bên nhận quyền sử dụng hạn chế được ghi “Quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề đã đăng ký ngày .../.../… có thay đổi... (ghi nội dung thay đổi) theo... (ghi tên văn bản về sự thay đổi quyền hạn chế) ngày …/…/…”; - Trường hợp chấm dứt quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề thì tại trang đăng ký của thửa đất thuộc bên trao và bên nhận quyền sử dụng hạn chế được ghi “Quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề đăng ký ngày …/…/… đã chấm dứt... (ghi nội dung thay đổi) theo... (ghi tên văn bản về sự thay đổi quyền hạn chế) ngày …/…/…”;
n) Trường hợp thay đổi diện tích do sạt lở tự nhiên toàn bộ thửa đất thì ghi “Sạt lở tự nhiên cả thửa đất số... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”; Trường hợp sạt lở tự nhiên một phần thửa đất thì thể hiện: “Sạt lở tự nhiên... m² theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
o) Trường hợp chuyển mục đích sử dụng đất thì thể hiện: “Chuyển mục đích sử dụng từ đất... thành đất... (ghi mục đích sử dụng trước và sau khi được chuyển); nguồn gốc sử dụng đất chuyển thành...; thời hạn sử dụng đến...(ghi nguồn gốc và thời hạn sau khi chuyển mục đích có thay đổi nếu có) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”; Trường hợp chuyển mục đích sử dụng một phần thửa đất dẫn đến tách thửa thì thể hiện: “Thửa đất đã tách thành các thửa... (ghi số hiệu các thửa đất mới hình thành), chuyển mục đích sử dụng thửa đất số... diện tích... m² (ghi số hiệu và diện tích thửa đất chuyển mục đích sử dụng) thành đất... (ghi mục đích sử dụng sau khi được chuyển), theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Tại trang đăng ký của thửa đất mới hình thành nhưng không chuyển mục đích sử dụng đất thì thể hiện: “Được tách từ thửa đất số... (ghi số thửa đất trước khi tách) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Tại trang đăng ký của thửa đất mới hình thành mà chuyển mục đích sử dụng đất thì thể hiện: “Tách từ thửa đất số... (ghi số thửa đất trước khi tách), chuyển mục đích sử dụng từ... thành đất... (ghi mục đích sử dụng trước và sau khi được chuyển) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
p) Trường hợp gia hạn sử dụng đất thì thể hiện: “Gia hạn sử dụng đất đến ngày theo Quyết định số... ngày theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá nhân được tiếp tục sử dụng thì thể hiện: “Tiếp tục sử dụng đất đến ngày …/.../… theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
q) Trường hợp người sử dụng đất chuyển từ hình thức thuê đất sang hình thức giao đất có thu tiền sử dụng đất hoặc chuyển từ hình thức thuê đất trả tiền hàng năm sang hình thức thuê đất trả tiền một lần hoặc chuyển từ hình thức Nhà nước giao đất không thu tiền sang hình thức giao đất có thu tiền hay thuê đất thì thể hiện: “Chuyển hình thức sử dụng từ... sang hình thức ... (ghi hình thức sử dụng đất cụ thể trước và sau khi được chuyển) từ ngày .../…/... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
r) Trường hợp thay đổi thông tin về tài sản gắn liền với đất đã đăng ký thì thể hiện: “… (ghi tên tài sản thay đổi) đã thay đổi... (ghi nội dung thông tin trước khi thay đổi và sau khi thay đổi) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp đăng ký bổ sung tài sản gắn liền với đất thì thể hiện “Chứng nhận bổ sung quyền sở hữu... (ghi tên tài sản chứng nhận bổ sung) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
s) Trường hợp thay đổi đối với những hạn chế về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thì thể hiện: “Hạn chế về... (ghi nội dung hạn chế có thay đổi) đã thay đổi... (ghi nội dung thay đổi hoặc bị bãi bỏ của hạn chế đó) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
t) Trường hợp phát hiện có sai sót, nhầm lẫn về nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính, Giấy chứng nhận thì thể hiện: “Nội dung... (ghi nội dung có sai sót) có sai sót, được đính chính lại là... (ghi thông tin được sửa chữa lại) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
u) Trường hợp thu hồi đất thì thể hiện: “Nhà nước thu hồi đất theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp Nhà nước thu hồi một phần thửa đất thì thể hiện: “Nhà nước thu hồi... m², diện tích còn lại là... m² có số hiệu thửa là…, tài sản gắn liền với đất còn lại là…, theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”.
v) Trường hợp hợp thửa thì thể hiện: “Hợp với các thửa đất số... (ghi số thứ tự các thửa đất cũ hợp thành thửa đất mới) thành thửa đất số... (ghi số thứ tự thửa đất mới hợp thành) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Tại trang đăng ký của thửa đất mới thì thể hiện: “Hợp từ các thửa đất số... (ghi số thứ tự các thửa đất cũ hợp thành thửa đất mới) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Trường hợp tách thửa thì thể hiện: “Tách thành các thửa đất số... (ghi lần lượt số thứ tự thửa đất được tách ra từ thửa đất cũ), theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Tại trang đăng ký của thửa đất mới được tách thì thể hiện: “Tách từ thửa đất số... (ghi số thửa đất trước khi tách ra để chuyển quyền) theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
y) Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận thì thể hiện: “Cấp đổi từ GCN cũ số... (ghi số phát hành và số vào sổ của giấy chứng nhận cũ), số vào sổ... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
z) Trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận bị mất thì thể hiện như sau: - Khi người sử dụng khai báo mất Giấy chứng nhận thì thể hiện: “Khai báo mất Giấy chứng nhận ngày …/…/…”; - Khi cấp lại Giấy chứng nhận bị mất thì thể hiện: “Cấp lại GCN từ GCN bị mất số... (ghi số phát hành và số vào sổ của giấy chứng nhận cũ), số vào sổ... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”;
w) Trường hợp đo đạc lại cho riêng thửa đất mà có thay đổi số thửa, diện tích thửa đất thì thể hiện: “... (ghi loại thông tin có thay đổi) thay đổi từ... (ghi thông tin trước khi thay đổi) thành... (thể hiện lần lượt các thông tin có thay đổi) do đo đạc lại ngày... theo hồ sơ số... (ghi mã hồ sơ thủ tục đăng ký)”. Ví dụ: Trường hợp đo đạc mà có thay đổi số thửa 30 thành số 115, diện tích thửa đất thay đổi từ 600m² thành 650m² thì ghi: “Số thửa đất thay đổi từ số 30 thành số 115; diện tích thay đổi từ 600m² thành 650m² do đo đạc lại ngày 15 tháng 10 năm 2013”. Trường hợp thay đổi tên đơn vị hành chính, điều chỉnh địa giới hành chính theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì thể hiện: “Đổi tên... (ghi tên đơn vị hành chính trước thay đổi) thành... (ghi tên mới của đơn vị hành chính)”. Ví dụ: Trường hợp thay đổi tên đơn vị hành chính huyện Từ Liêm thành quận Bắc Từ Liêm thì ghi: “Tên huyện thay đổi từ huyện Từ Liêm thành quận Bắc Từ Liêm”.
3. Dữ liệu mã hồ sơ thủ tục đăng ký là mã để tra cứu hồ sơ thủ tục đăng ký biến động, thể hiện bằng 03 bộ mã số đặt liên tiếp nhau có dấu “chấm” ngăn cách dưới dạng (ST.MB.TB), trong đó: - ST là số thứ tự của hồ sơ thủ tục đăng ký theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 30 của Thông tư này; - MB là mã của loại hình biến động được thể hiện bằng ký hiệu theo quy định tại Phụ lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư này; - TB là số thứ tự đăng ký biến động của mỗi hồ sơ thủ tục đăng ký đã lập theo quy định tại Khoản 2 Điều 23, được thể hiện bằng 03 chữ số, bắt đầu từ số 001.