1. Bước 1. Người giao nộp hiện vật kèm theo các giấy tờ hợp pháp, hợp lệ và lập bảng kê theo mẫu tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.
Tổ trưởng thực hiện kiểm soát đầy đủ giấy tờ hợp lệ, hợp pháp đối với tài sản, gồm:
a) Lệnh xuất kho của cấp có thẩm quyền đơn vị giao trong trường hợp nhận kim khí quý, đá quý trong cùng hệ thống Ngân hàng Nhà nước; giữa Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng và ngược lại; giữa các tổ chức tín dụng với nhau.
b) Các giấy tờ theo hồ sơ tín dụng trong trường hợp nhận kim khí quý, đá quý của khách hàng dùng để thế chấp, cầm cố các khoản vay.
c) Hợp đồng bảo quản trong trường hợp nhận kim khí quý, đá quý của khách hàng khi làm dịch vụ bảo quản tài sản.
d) Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật, hồ sơ liên quan tới tài sản trong trường hợp nhận kim khí quý, đá quý gửi vào kho Ngân hàng Nhà nước.
2. Bước 2. Tổ trưởng nhận số lượng hiện vật lần lượt từng loại theo bảng kê, nhận hết loại này mới nhận đến loại khác.
3. Bước 3. Tổ trưởng giao lần lượt từng hiện vật theo bảng kê cho thợ kỹ thuật, thợ kỹ thuật sử dụng các phương tiện, dụng cụ cân, đo để phân loại, xác định khối lượng, chất lượng và kích cỡ các loại kim khí quý, đá quý đảm bảo chính xác theo quy định tại Điều 5, Điều 6 Thông tư này và ghi các thông tin về tên, số hiệu, phạm vi đo; độ chính xác, ngày, tháng, năm kiểm tra, kiểm định, hiệu chuẩn của các phương tiện, dụng cụ cân, đo vào biên bản giao nhận.
Thợ kỹ thuật kiểm tra chất lượng từng hiện vật xong phải ký, ghi rõ họ tên trên phiếu ghi kết quả kiểm định của từng hiện vật. Phiếu kiểm định lập thành hai liên, một liên đính kèm hiện vật khi đóng gói, một liên giao cho kế toán cùng các chứng từ giao nộp. Trên phiếu kiểm định phải ghi đầy đủ các yếu tố: tên hiện vật, khối lượng, chất lượng, kích cỡ, ngày, tháng, năm kiểm định.
Khi kiểm định, nếu thợ kỹ thuật phát hiện ra hiện vật nào không phải là kim khí quý, đá quý, phải giao lại hiện vật đó cho tổ trưởng kèm theo phiếu kiểm định để trả lại hiện vật cho người giao và phải ghi rõ trong biên bản giao nhận.
4. Bước 4. Sau khi xác định xong khối lượng, chất lượng và kích cỡ của từng loại, phân loại kim khí quý, đá quý, thợ kỹ thuật chuyển phiếu kiểm định sang cho nhân viên ghi chép biên bản. Trường hợp có chênh lệch về số lượng, chất lượng, khối lượng, kích cỡ kim khí quý, đá quý so với bảng kê của người giao quy định tại Khoản 1 Điều này, nhân viên ghi chép biên bản lập bảng kê gồm hai liên theo mẫu tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này và căn cứ vào phiếu kiểm định để ghi kết quả vào bảng kê. Trường hợp không có chênh lệch về số lượng, chất lượng, khối lượng, kích cỡ kim khí quý, đá quý so với bảng kê của người giao quy định tại Khoản 1 Điều này, nhân viên ghi chép biên bản lập thêm một liên bảng kê với nội dung và số liệu như bảng kê của người giao, Bảng kê phải có chữ ký của tổ trưởng và chữ ký xác nhận của thợ kỹ thuật. Một liên bảng kê giao cho thủ kho tiền cùng với hiện vật để kiểm soát lại khi đóng gói; một liên bảng kê giao nhân viên ghi chép biên bản để lập biên bản giao nhận theo mẫu tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này.
5. Bước 5. Thợ kỹ thuật kiểm tra lại số liệu ghi trên bảng kê và hiện vật rồi chuyển từng loại sang cho thủ kho tiền. Thủ kho tiền phải kiểm tra lại trước khi đóng gói, niêm phong. Việc phân loại danh mục, đóng gói, niêm phong được quy định tại Điều 5, Điều 7 Thông tư này.
6. Bước 6. Sau khi nhận và niêm phong xong hiện vật của người giao, tổ giao nhận kiểm tra lại số liệu trên các bảng kê với các gói, hộp hiện vật đã niêm phong. Căn cứ vào biên bản giao nhận và phiếu nhập kho của kế toán, thủ kho tiền ghi số hiệu lên từng gói, hộp theo quy định tại Khoản 4 Điều 7 Thông tư này trước khi đưa vào bảo quản trong kho.