Việc lập dự toán, phân bổ và giao dự toán, cấp phát, quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí thực hiện theo quy định của pháp luật tài chính ngân sách hiện hành. Thông tư này hướng dẫn bổ sung thêm một số điểm cho phù hợp với đặc thù của công tác lập dự toán, phân bổ và chấp hành dự toán ngân sách chi hoạt động thường xuyên của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài như sau:
1. Lập dự toán:
a) Hàng năm Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài căn cứ vào nhiệm vụ chính trị được giao, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi quy định, biến động giá cả của nước sở tại, biến động của đồng đô la Mỹ so với đồng tiền địa phương, số kiểm tra về dự toán ngân sách do cơ quan có thẩm quyền thông báo, tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước, lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước theo đúng biểu mẫu quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật và quy định của Thông tư này, kèm theo thuyết minh về cơ sở, căn cứ tính toán gửi cơ quan chủ quản, trong đó xác định cụ thể dự toán chi ngân sách đề nghị giao thực hiện chế độ tự chủ và dự toán chi ngân sách giao không thực hiện chế độ tự chủ.
Dự toán chi từ nguồn thu phí được để lại lập chi tiết theo các nội dung quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 4 Thông tư này.
Dự toán hàng năm của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài không bao gồm dự toán kinh phí đảm bảo hoạt động trong lĩnh vực thương mại thực hiện theo quy định của Chính phủ tại Nghị định số 104/2018/NĐ-CP  ngày 8 tháng 8 năm 2018 hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Cơ quan đại diện sửa đổi, bổ sung năm 2017.
b) Cơ quan chủ quản xem xét và tổng hợp số liệu dự toán thu chi của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trong dự toán ngân sách năm của đơn vị mình gửi Bộ Tài chính trước ngày 20 tháng 7 hàng năm.
c) Cơ quan chủ quản lập dự toán bằng đồng Việt Nam có quy ra đôla Mỹ theo tỷ giá do Bộ Tài chính quy định cho năm kế hoạch.
2. Phân bổ, giao dự toán:
a) Căn cứ quyết định giao dự toán chi ngân sách nhà nước của cấp có thẩm quyền, cơ quan chủ quản phân bổ và giao dự toán chi cho từng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trực thuộc theo hai phần: Kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ; kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ, gửi kết quả phân bổ về Bộ Tài chính để kiểm tra theo quy định và Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) làm căn cứ cấp phát kinh phí.
Đối với phân bổ dự toán chi từ nguồn thu phí được để lại phân bổ rõ các khoản chi theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 4 Thông tư này.
Đối với phần kinh phí tự chủ phân bổ và ghi rõ kinh phí thực hiện các khoản chi theo chế độ, định mức và quy định hiện hành của nhà nước, chi hoạt động theo định mức, chi đặt cọc tiền thuê trụ sở, chi mua sắm, sửa chữa thường xuyên và chi thực hiện các nhiệm vụ đặc thù theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư.
Đối với phần kinh phí không tự chủ phân bổ rõ kinh phí thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư.
b) Dự toán ngân sách nhà nước hàng năm của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được cấp theo dự toán bằng tiền đô la Mỹ. Trường hợp có phát sinh thiếu dự toán tính theo đồng Việt Nam (do chênh lệch tỷ giá hạch toán), cơ quan chủ quản tổng hợp nhu cầu cần bổ sung kinh phí chậm nhất trước ngày 10 tháng 12 năm thực hiện và có văn bản gửi cơ quan tài chính để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt bổ sung dự toán làm căn cứ thực hiện. Trường hợp thừa dự toán tính theo đồng Việt Nam (do chênh lệch tỷ giá hạch toán) cơ quan chủ quản phối hợp với Kho bạc Nhà nước thực hiện hủy dự toán theo quy định.
3. Chấp hành dự toán:
Căn cứ vào dự toán chi ngân sách năm đã được Bộ Tài chính thông báo, quy trình cấp phát kinh phí cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện như sau:
a) Cơ quan chủ quản:
- Cơ quan chủ quản thực hiện nhập vào hệ thống TABMIS phân bổ dự toán chi ngân sách nhà nước hàng năm bằng đồng Việt Nam của khối các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trực thuộc, đồng thời gửi quyết định phân bổ dự toán bằng đồng Việt Nam có quy ra đô la Mỹ tại thời điểm giao kế hoạch cho Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch).
- Căn cứ nhu cầu chi tiêu của từng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan chủ quản thực hiện việc cấp phát kinh phí từ Quỹ Ngoại tệ tập trung Nhà nước bằng cách lập Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ theo Mẫu số c2-06/NS ban hành kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC  ngày 28 tháng 7 năm 2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS).
Riêng đối với khối Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (trực thuộc Bộ Ngoại giao): Trường hợp số dư Quỹ Tạm giữ ngân sách nhà nước không đảm bảo đủ nhu cầu chi tiêu quý sau thì Bộ Ngoại giao làm thủ tục cấp phát kinh phí (phần chênh lệch thiếu) từ Quỹ Ngoại tệ tập trung của ngân sách nhà nước tại Kho bạc Nhà nước.
- Đối chiếu số liệu chi tiêu hàng quý với Kho bạc Nhà nước.
- Thực hiện chức năng kiểm soát chi của Kho bạc Nhà nước căn cứ trên chứng từ Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài gửi về, đảm bảo kiểm soát chi hồ sơ đúng quy định.
- Trường hợp cần thiết điều chỉnh dự toán giữa các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài mà không làm thay đổi tổng mức kinh phí ngân sách nhà nước cấp đảm bảo hoạt động thường xuyên được giao của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài (bao gồm cả điều chỉnh từ kinh phí được giao không thực hiện chế độ tự chủ sang kinh phí được giao thực hiện chế độ tự chủ và điều chỉnh nhiệm vụ chi trong phạm vi dự toán kinh phí được giao không thực hiện chế độ tự chủ) do Cơ quan chủ quản quyết định. Cơ quan chủ quản gửi quyết định điều chỉnh dự toán cho cơ quan tài chính cùng cấp và Kho bạc nhà nước để theo dõi.
b) Kho bạc Nhà nước:
Thanh toán kinh phí cho Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài theo đề nghị của cơ quan chủ quản, cụ thể:
- Trường hợp chi từ Quỹ Ngoại tệ tập trung Nhà nước:
Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) căn cứ vào dự toán ngân sách của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài do cơ quan chủ quản gửi từ đầu năm và giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ của cơ quan chủ quản gửi theo quy định tại gạch đầu dòng thứ hai Điểm a Khoản 3 Điều này thực hiện xuất Quỹ Ngoại tệ tập trung nhà nước thanh toán cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài theo đề nghị của cơ quan chủ quản.
- Trường hợp sử dụng Quỹ Tạm giữ của ngân sách nhà nước ở nước ngoài:
Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) căn cứ vào dự toán ngân sách của các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài do Bộ Ngoại giao gửi từ đầu năm và các liên chứng từ lệnh ghi thu ghi chi ngân sách theo Mẫu số c2-17b/NS ban hành kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC  ngày 28 tháng 7 năm 2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho hệ thống thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc (TABMIS) mà Bộ Ngoại giao đã gửi (chỉ áp dụng riêng cho Bộ Ngoại giao) để thực hiện kiểm tra các yếu tố, ký trên các liên chứng từ và xử lý ghi thu ngân sách “Tiền phí, lệ phí lãnh sự hoặc các khoản thu khác ở nước ngoài”; đồng thời hạch toán ghi chi cho Bộ Ngoại giao (tương ứng Chương, loại, khoản của Mục lục ngân sách nhà nước).
c) Biểu mẫu lập dự toán, chấp hành dự toán
Biểu mẫu hướng dẫn tổng hợp lập dự toán thu, chi ngân sách theo quy định tại Biểu mẫu số 2, 3, 4, 5, 6, 7 kèm theo Thông tư này; biểu mẫu rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ theo Mẫu số c2-06/NS ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC  ngày 10 tháng 01 năm 2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho hệ thống thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc (TABMIS). Khi rút dự toán ngân sách từ Quỹ tạm giữ ngân sách tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì Bộ Ngoại giao lập lệnh ghi thu ghi chi ngân sách theo Mẫu số c2-17b/NS ban hành kèm theo Thông tư số 08/2013/TT-BTC  ngày 10 tháng 01 năm 2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho hệ thống thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc (TABMIS).
4. Xử lý số dư kinh phí ngân sách cuối năm của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài (số dư tại Kho bạc Nhà nước, số dư tài khoản tiền gửi, số dư tiền mặt và số dư tạm ứng tại Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài):
a) Kinh phí hoạt động của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài đã được cơ quan chủ quản cấp đến cuối ngày 31 tháng 12 còn dư phải nộp trả ngân sách nhà nước trừ trường hợp được chuyển nguồn sang năm sau theo quy định tại khoản 3 Điều 64 Luật Ngân sách nhà nước.
b) Thời gian chi đối với các nhiệm vụ được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm được thực hiện chậm nhất đến ngày 31 tháng 12. Các khoản tạm ứng đã đủ điều kiện chi, khối lượng, công việc đã thực hiện từ ngày 31 tháng 12 trở về trước được giao trong dự toán ngân sách, thì thời hạn chi, thanh toán ngân sách được thực hiện đến hết ngày 31 tháng 01 năm sau và được hạch toán, quyết toán vào ngân sách năm trước.
Trước ngày 10 tháng 02 năm sau, Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài báo cáo chi tiết số dư ngân sách được giao đến hết ngày 31 tháng 12 theo Biểu mẫu số 9 kèm theo Thông tư này về cơ quan chủ quản để tổng hợp, báo cáo Kho bạc Nhà nước trước ngày 01 tháng 3 năm sau. Đối với số dư không được chuyển sang năm sau phải thu hồi nộp ngân sách nhà nước, Kho bạc Nhà nước thực hiện giảm trừ vào lĩnh vực chi tương ứng thuộc dự toán chi ngân sách năm sau khi thực hiện chuyển kinh phí từ Quỹ Ngoại tệ tập trung tại Kho bạc Nhà nước cấp cho Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài.
c) Kinh phí hoạt động của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được giao thực hiện chế độ tự chủ cuối năm chưa sử dụng hết được chuyển sang năm sau tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ, không được sử dụng để chi tăng thu nhập.
5. Quyết toán thu, chi ngân sách:
a) Các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải tổ chức công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán nơi có đủ điều kiện theo quy định, lập báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định tại Luật Kế toán 2015, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP  ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán; Thông tư số 107/2017/TT-BTC  ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
Về bổ nhiệm kế toán trưởng, phụ trách kế toán thực hiện theo quy định tại Thông tư số 04/2018/TT-BNV  ngày 27 tháng 3 năm 2018 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thẩm quyền, thủ tục bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, thay thế và phụ cấp trách nhiệm công việc của kế toán trưởng, phụ trách kế toán trong các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước và văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Công tác kiểm tra tài chính, kế toán nội bộ thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
b) Nội dung báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước phù hợp với Thông tư số 137/2017/TT-BTC  ngày 25 tháng 12 năm 2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định, thông báo và tổng hợp quyết toán năm.
Ngoài ra, Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài gửi cho cơ quan chủ quản báo cáo quyết toán chi ngân sách năm theo biểu mẫu số 8 kèm theo Thông tư này.
c) Cơ quan chủ quản có trách nhiệm lập, xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết toán năm của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài vào báo cáo quyết toán năm của mình; gửi Bộ Tài chính thẩm định theo quy định hiện hành, chậm nhất trước ngày 1 tháng 10 năm sau.
d) Trong quá trình thẩm định báo cáo quyết toán năm của cơ quan chủ quản, Bộ Tài chính yêu cầu thẩm tra lại việc xét duyệt quyết toán năm của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài nếu thấy cần thiết.
đ) Cơ quan chủ quản của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phối hợp với Bộ Tài chính tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất công tác thu, chi ngân sách nhà nước tại các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài theo quy định.
6. Công tác kiểm tra giám sát:
a) Kiểm soát thu:
- Các khoản thu bằng tiền mặt: Phiếu thu tiền phải kèm theo chứng từ. Nếu là khoản thu phải nộp ngân sách nhà nước thì phải sử dụng biên lai thu tiền theo quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí và lệ phí lãnh sự áp dụng tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài.
- Các khoản thu thông qua ngân hàng: Séc, chuyển khoản theo báo có của ngân hàng (thể hiện qua sổ phụ ngân hàng; bảng cân đối tài khoản thu chi của ngân hàng).
b) Kiểm soát chi:
- Thủ trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ làm căn cứ kiểm soát chi tiêu tiết kiệm, hiệu quả kinh phí được giao; quy định quy chế quản lý và sử dụng tài sản của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thuộc phạm vi quản lý, trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân để bảo đảm sử dụng tài sản đúng mục đích; việc quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải được thực hiện công khai theo quy định tại Thông tư số 144/2017/TT-BTC  ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung của Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 29 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản công.
- Nhân viên kế toán kiểm tra các chứng từ thanh toán phù hợp với chế độ cho phép, trình Trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài duyệt và được thực hiện như sau:
+ Phiếu chi: Ghi rõ nội dung chi, số tiền bằng số và bằng chữ kèm theo hóa đơn, chứng từ của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ và phải dịch ra tiếng Việt theo quy định pháp luật hiện hành.
+ Phương thức thanh toán: bằng tiền mặt, bằng séc, hoặc chuyển khoản.
+ Hạch toán vào mục lục ngân sách tương ứng.
- Trường hợp mua hàng hóa, vật tư, trang thiết bị tại Việt Nam phải có hóa đơn theo quy định. Đối với khoản thanh toán cước mang hàng phải có hóa đơn hợp pháp của hãng vận chuyển.
- Việc thanh toán kinh phí bằng ngoại tệ: Căn cứ số ngoại tệ quy đổi từ đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính thông báo tại thời điểm mua hàng trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính.