1. Về hóa đơn:
a) Đối với xe đăng ký lần đầu đã bán qua nhiều tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp: Bản chính hóa đơn của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp bán cuối cùng, nếu nhiều xe chung một hóa đơn thì bản sao có công chứng, chứng thực mỗi xe một hóa đơn;
b) Đối với xe của doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn tự in theo quy định của pháp luật; trường hợp mua xe thanh lý của các cơ quan hành chính sự nghiệp: Hóa đơn bán tài sản nhà nước hoặc hóa đơn bán tài sản công; trường hợp xe tịch thu sung quỹ nhà nước: Hóa đơn bán tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước hoặc hóa đơn bán tài sản nhà nước hoặc hóa đơn bán tài sản công (bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hoặc xác nhận hợp lệ), xe ngân hàng bán đấu giá: Hóa đơn theo quy định;
c) Tổ chức, cá nhân góp vốn vào doanh nghiệp có giấy tờ góp vốn là biên bản góp vốn hoặc biên bản giao nhận tài sản, khi rút vốn khỏi doanh nghiệp: Biên bản trả xe, biên bản giao nhận tài sản. Trường hợp góp vốn vào doanh nghiệp, có hóa đơn giá trị gia tăng thì khi rút vốn, doanh nghiệp lập hóa đơn thuế giá trị gia tăng. Nếu doanh nghiệp bán xe: Hóa đơn theo quy định của pháp luật.
2. Về xe cải tạo:
a) Trường hợp xe chỉ thay thế tổng thành máy, thân máy (Block) hoặc tổng thành khung (không được thay cả máy và khung):
Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9 và giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định.
Bản sao Tờ khai hàng xuất, nhập khẩu kèm theo bản kê khai chi tiết của tổng thành máy, tổng thành khung (chỉ cần số trang đầu tiên và trang có ghi tổng thành máy hoặc tổng thành khung do doanh nghiệp nhập khẩu xác nhận) hoặc Tờ khai hải quan điện tử;
b) Trường hợp sử dụng tổng thành máy hoặc tổng thành khung sản xuất trong nước: Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, điểm b khoản 1 Điều 8 và Điều 9 Thông tư này (Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng phương tiện giao thông cơ giới đường bộ hoặc ghi rõ số máy hoặc số khung theo quy định của doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp);
c) Trường hợp sử dụng tổng thành máy hoặc tổng thành khung của xe đã đăng ký: Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định và Giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số xe (ghi rõ cấp cho tổng thành máy hoặc tổng thành khung);
d) Trường hợp sử dụng tổng thành máy, tổng thành khung bị tịch thu:
Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định và Quyết định tịch thu của cấp có thẩm quyền kèm theo hóa đơn bán hàng tịch thu sung quỹ nhà nước theo quy định;
đ) Không giải quyết đăng ký xe ô tô khác cải tạo thành xe ô tô chở khách hoặc xe chuyên dùng chuyển đổi tính năng, công dụng trước 05 năm và xe đông lạnh chuyển đổi trước 03 năm (kể từ ngày nhập khẩu);
e) Không sử dụng tổng thành máy hoặc tổng thành khung thay thế cho xe khác đối với xe hết niên hạn sử dụng theo quy định của pháp luật, xe miễn thuế; xe tạm nhập, tái xuất của cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế được hưởng quyền ưu đãi miễn trừ ngoại giao hoặc miễn trừ lãnh sự.
3. Rơmoóc, sơmi rơmoóc, máy kéo, xe máy điện nhập khẩu, ô tô điện nhập khẩu: Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu (dùng cho đăng ký biển số).
4. Xe thuộc diện xử lý hàng hóa tồn đọng được lưu trữ tại kho thuộc địa bàn hoạt động hải quan theo quy định của pháp luật về hải quan, thì hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định và kèm theo:
a) Giấy tờ nguồn gốc nhập khẩu theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư này;
b) Quyết định bán tài sản hàng tồn đọng kho ngoại quan của Hội đồng xử lý hàng tồn đọng kho ngoại quan theo quy định.
Riêng đối với xe thuộc danh mục cấm nhập khẩu theo quy định của Chính phủ thì phải có Quyết định tịch thu phương tiện (hồ sơ đăng ký theo quy định tại điểm d, khoản 1, Điều 8 Thông tư này).
5. Xe thuộc diện xử lý hàng hóa tồn đọng được lưu giữ tại cảng thuộc địa bàn hoạt động hải quan theo quy định của pháp luật về hải quan, thì hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định và kèm theo: Quyết định bán tài sản của Hội đồng xử lý hàng tồn đọng tại cảng do Chủ tịch Hội đồng là lãnh đạo Cục Hải quan ký.
Trường hợp xe tịch thu sung quỹ nhà nước thì giấy tờ nguồn gốc thực hiện theo quy định tại điểm d, khoản 1, Điều 8 Thông tư này.
6. Xe thuộc diện phải truy thu thuế nhập khẩu (xe đã đăng ký, nay phát hiện giấy tờ nguồn gốc giả), thì hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 8, Điều 9 Thông tư này và kèm theo:
a) Biên lai thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu (nếu có);
b) Giấy chứng nhận đăng ký xe hoặc quyết định xử lý vật chứng hoặc kết luận bằng văn bản của cơ quan điều tra.
7. Xe phải truy thu thêm thuế nhập khẩu, thì hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 8, Điều 9 Thông tư này và kèm theo:
a) Quyết định truy thu thuế của Cục Hải quan tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
b) Giấy nộp tiền thuế nhập khẩu vào ngân sách nhà nước.
8. Xe dự trữ quốc gia, thì hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 8, Điều 9 Thông tư này và kèm theo:
a) Quyết định xuất bán hàng dự trữ quốc gia của Thủ trưởng bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia, trường hợp nhiều xe chung một quyết định xuất bán hàng thì phải sao cho mỗi xe một bản (bản sao có xác nhận của bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia);
b) Tờ khai nguồn gốc nhập khẩu xe hoặc giấy xác nhận của Tổng cục Hải quan (mỗi xe 1 bản chính) ghi rõ nhãn hiệu, số máy, số khung.
9. Xe có quyết định bán đấu giá của cơ quan có thẩm quyền
Xe có hồ sơ gốc hợp lệ, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu xe hợp pháp của người có xe bị xử lý tài sản thì giải quyết đăng ký. Trường hợp xe chưa rõ nguồn gốc hoặc không có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu xe hợp pháp của người bị xử lý tài sản thì không tiếp nhận giải quyết đăng ký mà phải hướng dẫn chủ xe đến nơi đã ra quyết định bán đấu giá để giải quyết.
a) Xe do Cơ quan Thi hành án có quyết định bán đấu giá để bảo đảm thi hành án, thì hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 8, Điều 9 Thông tư này và kèm theo:
Giấy chứng nhận đăng ký xe (đối với xe đã đăng ký). Trường hợp không thu hồi được đăng ký xe thì phải có công văn xác nhận của Cơ quan Thi hành án.
Bản sao quyết định của Tòa án hoặc trích lục bản án.
Quyết định thi hành án của cơ quan Thi hành án dân sự có thẩm quyền.
Giấy tờ thu tiền hoặc biên bản bàn giao tài sản;
b) Xe thế chấp do ngân hàng bán đấu giá để thu hồi nợ: Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 8, Điều 9 Thông tư này và kèm theo:
Giấy chứng nhận đăng ký xe (đối với xe đã đăng ký). Trường hợp không thu hồi được giấy chứng nhận đăng ký xe thì phải có công văn xác nhận của ngân hàng bán tài sản đề nghị (thay cho giấy chứng nhận đăng ký xe).
Bản sao hợp đồng tín dụng hoặc hợp đồng bảo đảm (do tổ chức tín dụng ký sao).
Hợp đồng mua bán tài sản hoặc hợp đồng chuyển nhượng tài sản hoặc biên bản nhận tài sản hoặc văn bản bán đấu giá tài sản (tuỳ từng trường hợp xử lý cụ thể).
Hóa đơn bán hàng theo quy định của pháp luật.
Trường hợp xe có tranh chấp, khởi kiện, xe là tài sản thi hành án, phải có thêm: Trích lục bản án hoặc bản sao bản án hoặc bản sao quyết định của Tòa án, quyết định thi hành án của cơ quan Thi hành án. Trường hợp xe do ngân hàng tự thu giữ do chủ xe không tự nguyện bàn giao phải có thêm: Quyết định thu giữ và biên bản thu giữ;
c) Xe có quyết định cưỡng chế kê biên của cơ quan có thẩm quyền để bảo đảm việc thi hành thông báo tiền nợ và tiền chậm nộp theo quy định của pháp luật trong lĩnh vực Hải quan: Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định, kèm theo:
Giấy tờ chuyển quyền sở hữu xe; bản sao quyết định cưỡng chế hành chính bằng biện pháp kê biên tài sản để bán đấu giá, biên bản bán đấu giá tài sản của cơ quan Tài chính cấp huyện hoặc Trung tâm dịch vụ bán đấu giá tài sản cấp tỉnh và hóa đơn bán hàng theo quy định của Bộ Tài chính.
Tờ khai nguồn gốc xe ô tô nhập khẩu (bản chính liên 2 hoặc bản sao liên 1 lưu tại cơ quan Hải quan).
10. Xe của Công ty cho thuê tài chính đăng ký theo địa chỉ có trụ sở hoạt động của bên thuê
a) Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 8, Điều 9 Thông tư này;
b) Công văn của Công ty cho thuê tài chính đề nghị đăng ký xe theo nơi cư trú hoặc đặt trụ sở hoạt động của bên thuê.
11. Xe ô tô chuyên dùng thuê của nước ngoài
a) Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định;
b) Hợp đồng thuê xe;
c) Tờ khai hàng hóa xuất, nhập khẩu theo quy định của Bộ Tài chính.
12. Xe các dự án viện trợ của nước ngoài khi hết hạn, bàn giao cho phía Việt Nam
a) Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định và kèm theo giấy chứng nhận đăng ký xe; Quyết định xác lập quyền sở hữu nhà nước đối với xe đó (đối với các cơ quan trung ương là văn bản của Thủ trưởng cấp Bộ, đối với các cơ quan địa phương là văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh); biên bản bàn giao tiếp nhận tài sản từ nhà tài trợ;
b) Trường hợp xe viện trợ của dự án khi hết hạn, muốn bán phải có quyết định xử lý tài sản của cấp có thẩm quyền.
13. Xe đã đăng ký của dự án này bàn giao cho dự án khác để tiếp tục sử dụng
a) Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định, kèm theo giấy chứng nhận đăng ký xe;
b) Văn bản bàn giao xe của chủ dự án nước ngoài;
c) Công văn xác nhận hàng viện trợ của Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại - Bộ Tài chính.
14. Đối với xe viện trợ không hoàn lại, viện trợ nhân đạo được sang tên bình thường theo quy định của Thông tư này.
15. Xe đã đăng ký nay có quyết định xử lý tài sản của cấp có thẩm quyền thu hồi từ các dự án kết thúc và các tài sản nhà nước khác
a) Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định và kèm theo giấy chứng nhận đăng ký xe;
b) Quyết định xử lý tài sản của cấp có thẩm quyền;
c) Hóa đơn bán tài sản nhà nước hoặc hóa đơn bán tài sản công do Bộ Tài chính phát hành trong trường hợp xử lý tài sản theo hình thức bán, thanh lý; biên bản bàn giao, tiếp nhận tài sản trong trường hợp xử lý tài sản theo hình thức điều chuyển.
16. Xe đã đăng ký của các doanh nghiệp đã giải thể nay thanh lý tài sản
a) Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định, kèm theo giấy chứng nhận đăng ký xe;
b) Quyết định giải thể của cấp có thẩm quyền hoặc bản sao quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
17. Xe đã đăng ký nay bị tai nạn, được cơ quan bảo hiểm thu hồi và đền bù 100%.
a) Hồ sơ theo quy định tại Điều 7, Điều 9, giấy tờ lệ phí trước bạ theo quy định, kèm theo giấy chứng nhận đăng ký xe;
b) Giấy bàn giao xe của chủ xe;
c) Văn bản đền bù;
d) Hóa đơn của bảo hiểm bán cho khách hàng.
18. Xe chưa đăng ký bị mất giấy tờ chuyển quyền sở hữu hoặc giấy tờ lệ phí trước bạ hoặc giấy tờ nguồn gốc của xe hoặc tất cả giấy tờ của xe.
a) Hồ sơ xe theo quy định tại Điều 7, Điều 9 Thông tư này;
b) Bản sao các giấy tờ trong hồ sơ xe (theo quy định tại Điều 8 Thông tư này) có xác nhận của cơ quan đã cấp giấy tờ đó. Trường hợp xe sản xuất lắp ráp trong nước có giấy xác nhận nguồn gốc, chất lượng của cơ sở sản xuất. Sau 30 ngày thông báo nếu không phát hiện có vi phạm hoặc tranh chấp thì giải quyết đăng ký xe.
19. Xe là tài sản chung của vợ chồng
a) Chủ xe tự nguyện khai là tài sản chung của vợ chồng, phải ghi đầy đủ họ, tên và chữ ký của vợ, chồng trong giấy khai đăng ký xe; trường hợp xe thuộc tài sản chung của vợ chồng đã đăng ký đứng tên một người, nay có nhu cầu đăng ký xe là tài sản chung của hai vợ chồng: Giấy khai đăng ký xe, có chữ ký của hai vợ chồng thì cơ quan đăng ký xe thu lại giấy chứng nhận đăng ký xe cũ, cấp giấy chứng nhận đăng ký xe mới;
b) Xe của đồng sở hữu khi bán, cho, tặng phải có đủ chữ ký hoặc giấy ủy quyền bán thay của các chủ sở hữu.
20. Xe đã được đăng ký thế chấp khi sang tên, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký xe phải có bản sao giấy chứng nhận xóa thế chấp hoặc văn bản giải chấp hoặc văn bản đồng ý của bên nhận thế chấp.
21. Đăng ký xe tịch thu sung quỹ nhà nước không phải có hồ sơ gốc. Giấy tờ nguồn gốc theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 8 Thông tư này.
22. Đăng ký sang tên xe bán hoặc điều chuyển cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khác tỉnh, nhưng chưa đăng ký và bán lại cho cơ quan, tổ chức, cá nhân cư trú cùng tỉnh của chủ xe, giải quyết đăng ký, cấp biển số mới hoặc cấp lại biển số cũ theo yêu cầu.
Xe đã đăng ký, cấp biển số nhưng chủ xe bán cho người khác, nay chủ xe đề nghị đăng ký lại nguyên chủ: Giải quyết đăng ký lại và giữ nguyên biển số cũ.
Kiểm tra giấy tờ chuyển quyền sở hữu xe, phát hiện chủ xe không thực hiện đúng quy định về thời hạn làm thủ tục đăng ký sang tên (để chuyển tên chủ xe trong giấy chứng nhận đăng ký xe để sang tên của mình) tiến hành lập biên bản xử phạt theo quy định và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định xử phạt.
23. Đăng ký sang tên, di chuyển xe của doanh nghiệp quân đội
a) Xe đăng ký tại cơ quan Cảnh sát giao thông nay di chuyển về Cục Xe - Máy, Bộ Quốc phòng hồ sơ gồm:
Quyết định điều chuyển xe về đăng ký tại Bộ Quốc phòng do Thủ trưởng Bộ Quốc phòng ký.
Giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số xe (theo mẫu số 09).
Hồ sơ gốc của xe theo quy định.
Khi đến làm thủ tục, chủ xe không phải đưa xe đến cơ quan đăng ký nhưng phải nộp lại giấy chứng đăng ký, biển số xe và xuất trình giấy tờ của chủ xe theo quy định;
b) Xe quân đội chuyển nhượng ra dân sự: Giấy tờ theo quy định tại Điều 8 Thông tư này và hồ sơ gốc của xe.
24. Xe tạm nhập; xe nhập khẩu được miễn thuế nhập khẩu, chuyển nhượng tại Việt Nam.
a) Chủ xe làm thủ tục thu hồi giấy chứng nhận đăng ký, biển số xe tại cơ quan đăng ký xe theo quy định tại Điều 16 Thông tư này và nộp giấy giới thiệu của Cục Lễ tân Nhà nước hoặc Sở Ngoại vụ, sau đó người được chuyển nhượng xe đến cơ quan Hải quan để làm thủ tục chuyển nhượng, nộp thuế theo quy định và nộp lại hồ sơ chuyển nhượng, chứng từ lệ phí trước bạ cho cơ quan đăng ký xe để làm thủ tục sang tên xe;
b) Xe được cơ quan Hải quan truy thu thuế hoặc cơ quan chức năng của Bộ Tài chính trả lời bằng văn bản không phải truy thu thuế thì được sang tên.
25. Xe sản xuất lắp ráp trong nước đã đăng ký bị lỗi kỹ thuật nhà sản xuất thay tổng thành máy, thân máy khác chỉ cần: Giấy xác nhận nguồn gốc, chất lượng của cơ sở sản xuất.