Điều 38. Trình tự, thủ tục giải quyết khiếu nại
1. Việc thụ lý giải quyết đơn khiếu nại được thực hiện theo quy định tại Điều 27 của Luật Khiếu nại và khoản 1 Điều 119a của Luật Sở hữu trí tuệ, cụ thể như sau:
a) Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đơn khiếu nại, người giải quyết khiếu nại phải: (i) Ra thông báo không thụ lý giải quyết khiếu nại nếu đơn thuộc một trong các trường hợp quy định tại điểm b khoản này, trong đó nêu rõ lý do từ chối; hoặc (ii) Ra thông báo thụ lý giải quyết khiếu nại nếu đơn không thuộc các trường hợp quy định tại điểm b khoản này, trong đó ghi nhận ngày thụ lý đơn và xác định phí tra cứu và/hoặc phí thẩm định đối với trường hợp phải thẩm định lại để phục vụ việc giải quyết khiếu nại tương ứng với nội dung khiếu nại (nếu có) và ấn định thời hạn 01 tháng để người khiếu nại nộp phí.
b) Đơn khiếu nại không được thụ lý giải quyết nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây: (i) Đối tượng bị khiếu nại không phải là các quyết định hoặc thông báo chính thức quy định tại khoản 2 Điều 35 của Thông tư này; (ii) Quyết định, thông báo, hành vi bị khiếu nại không liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khiếu nại; (iii) Đơn khiếu nại không được nộp theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 36 của Thông tư này; (iv) Đơn khiếu nại được nộp ngoài thời hiệu quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 và 4 Điều 15 của Nghị định số 65/2023/NĐ-CP; (v) Việc khiếu nại đã có quyết định giải quyết khiếu nại lần hai; (vi) Việc khiếu nại đã được Tòa án thụ lý hoặc đã được giải quyết bằng bản án, quyết định của Tòa án, trừ trường hợp có quyết định đình chỉ giải quyết vụ án hành chính của Tòa án; (vii) Người khiếu nại tiếp tục khiếu nại khi đã hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định đình chỉ việc giải quyết khiếu nại theo quy định tại Điều 10 và khoản 8 Điều 11 của Luật Khiếu nại; (viii) Đơn khiếu nại không chỉ ra yếu tố trái pháp luật của quyết định, thông báo, hành vi bị khiếu nại và chỉ có yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn là đối tượng của quyết định, thông báo đó. (ix) Đơn khiếu nại đối với thông báo, quyết định hành chính, hành vi liên quan đến đối tượng sở hữu công nghiệp thuộc phạm vi bí mật nhà nước.
c) Nếu người khiếu nại không nộp phí thẩm định đối với trường hợp phải thẩm định lại để phục vụ việc giải quyết khiếu nại theo thông báo thụ lý giải quyết khiếu nại quy định tại tiết (ii) điểm a khoản này, đơn khiếu nại được giải quyết trên cơ sở các tài liệu có trong hồ sơ.
2. Thời hạn giải quyết khiếu nại được thực hiện theo quy định tại Điều 119a của Luật Sở hữu trí tuệ và các Điều 28 và 37 của Luật Khiếu nại.
3. Để xác minh nội dung khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lấy ý kiến của người có quyền, nghĩa vụ liên quan trực tiếp đến đơn khiếu nại đã được thụ lý theo quy định tại Điều 21 của Nghị định số 124/2020/NĐ-CP (sau đây gọi là “bên liên quan”) như sau:
a) Người giải quyết khiếu nại thông báo bằng văn bản về nội dung khiếu nại cho bên liên quan và ấn định thời hạn 01 tháng kể từ ngày ra thông báo để người đó có ý kiến (nếu có);
b) Bên liên quan có quyền cung cấp thông tin, chứng cứ chứng minh cho lý lẽ của mình trong thời hạn nêu tại điểm a khoản này, người giải quyết khiếu nại có trách nhiệm xem xét các thông tin, chứng cứ đó khi giải quyết khiếu nại;
c) Người giải quyết khiếu nại thông báo bằng văn bản về nội dung ý kiến của bên liên quan và ấn định thời hạn 02 tháng kể từ ngày ra thông báo để người khiếu nại có ý kiến phản hồi ý kiến của bên liên quan;
d) Nếu kết thúc thời hạn ấn định mà một bên không có ý kiến thì đơn khiếu nại sẽ được giải quyết trên cơ sở các tài liệu có trong đơn, bao gồm cả tài liệu thể hiện ý kiến của bên kia.
4. Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu đối với các vụ việc khiếu nại phức tạp, người giải quyết khiếu nại lần đầu có thể chủ động hoặc theo yêu cầu của người khiếu nại thực hiện việc thẩm định lại theo quy định tại khoản 4 Điều 119a của Luật Sở hữu trí tuệ và hướng dẫn tại Điều 13 của Thông tư này. Trong quá trình thẩm định lại, người giải quyết khiếu nại lần đầu có thể tham khảo ý kiến của chuyên gia độc lập hoặc Hội đồng tư vấn phù hợp với quy định sau đây:
a) Người giải quyết khiếu nại lần đầu có thể tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn độc lập, Hội đồng tư vấn trong quá trình thẩm định lại tùy theo mức độ phức tạp của nội dung cần thẩm định lại. Hội đồng tư vấn gồm chủ tịch và các thành viên. Chuyên gia tư vấn độc lập, Hội đồng tư vấn có vai trò tư vấn cho người giải quyết khiếu nại về vấn đề kỹ thuật, vấn đề pháp lý của nội dung cần thẩm định lại và về phương án giải quyết. Chuyên gia tư vấn độc lập, chủ tịch và các thành viên Hội đồng tư vấn là những người có trình độ chuyên môn phù hợp, được chọn từ Danh sách chuyên gia tư vấn sở hữu công nghiệp và từ các nguồn khác (trong trường hợp không có chuyên gia thích hợp trong Danh sách đó). Danh sách chuyên gia tư vấn sở hữu công nghiệp do Cục Sở hữu trí tuệ chủ trì, phối hợp với Thanh tra Bộ Khoa học và Công nghệ lập và công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp.
b) Hội đồng tư vấn được tổ chức và hoạt động theo các nguyên tắc sau đây: (i) Hội đồng tư vấn được thành lập theo quyết định của người giải quyết khiếu nại lần đầu; (ii) Hội đồng tư vấn làm việc dưới hình thức các cuộc họp, thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số; (iii) Các bên trong vụ việc khiếu nại, bên có quyền và nghĩa vụ liên quan có thể được mời tham gia cuộc họp của Hội đồng tư vấn để làm rõ tình tiết vụ việc.
c) Những người sau đây không tham gia Hội đồng tư vấn và không làm chuyên gia tư vấn độc lập trong vụ việc khiếu nại: (i) Người bị khiếu nại (người ban hành quyết định, thông báo bị khiếu nại); (ii) Người đã thẩm định đơn đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp liên quan đến quyết định, thông báo bị khiếu nại; (iii) Người có quyền, lợi ích liên quan trực tiếp đến vụ việc khiếu nại; (iv) Người có thể không khách quan trong vụ việc khiếu nại, nếu có căn cứ để xác định điều đó. Những người nêu tại điểm này có trách nhiệm giải trình, giải thích, cung cấp thông tin liên quan đến công việc mà mình đã thực hiện thuộc nội dung khiếu nại.
d) Ý kiến của chuyên gia tư vấn độc lập, ý kiến của chủ tịch và thành viên Hội đồng tư vấn và kết quả làm việc của Hội đồng tư vấn phải được thể hiện thành văn bản.
5. Người giải quyết khiếu nại lần đầu tổ chức buổi đối thoại theo quy định tại Điều 30 của Luật Khiếu nại. Chuyên gia tư vấn độc lập, thành viên Hội đồng tư vấn về việc thẩm định lại trong quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu (nếu có) có thể được mời tham dự buổi đối thoại.
6. Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu ra quyết định giải quyết khiếu nại theo quy định như sau:
a) Căn cứ vào kết quả xem xét lại quyết định, thông báo bị khiếu nại, người giải quyết khiếu nại lần đầu ra quyết định giải quyết khiếu nại, trong đó phải có các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 31 của Luật Khiếu nại.
b) Đối với trường hợp người khiếu nại không phải là người nộp đơn hoặc người yêu cầu xác lập quyền sở hữu công nghiệp hoặc đăng ký hợp đồng chuyển giao quyền sở hữu công nghiệp là đối tượng của quyết định, thông báo bị khiếu nại cung cấp tình tiết mới có khả năng ảnh hưởng đến kết luận giải quyết khiếu nại, Cục Sở hữu trí tuệ thực hiện việc thẩm định lại đối với nội dung liên quan đến tình tiết mới theo trình tự thẩm định lại đơn đăng ký xác lập quyền sở hữu công nghiệp được quy định tại điểm b và c khoản 2 Điều 13 của Thông tư này. Căn cứ vào kết quả thẩm định đó, người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần đầu ra quyết định giải quyết khiếu nại theo điểm a khoản này.
7. Các quy định về giải quyết khiếu nại lần đầu tại Thông tư này cũng được áp dụng cho việc giải quyết khiếu nại lần hai, trừ các quy định liên quan về tham khảo ý kiến chuyên gia trong thẩm định lại nội dung đơn tại khoản 4 Điều này. Đối với vụ việc khiếu nại phức tạp, nếu thấy cần thiết, người giải quyết khiếu nại lần hai thành lập Hội đồng tư vấn theo hướng dẫn tại khoản 4 Điều này để tham khảo ý kiến trong quá trình giải quyết khiếu nại.