1. Quy định vé máy bay; tàu, xe:
a) Vé máy bay:
i) Hạng ghế đặc biệt (First class): Dành cho các cán bộ lãnh đạo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Thông tư này;
ii) Hạng ghế thương gia (Business class hoặc C class): Dành cho cán bộ lãnh đạo quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 2 Thông tư này;
iii) Hạng ghế thường (Economy class hoặc Y class): Dành cho các chức danh cán bộ, công chức quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này;
iv) Thủ tục mua vé máy bay:
Việc mua vé máy bay cho các đoàn đi công tác ngắn hạn nước ngoài đi từ Việt Nam do ngân sách nhà nước đảm bảo kinh phí được thực hiện theo hình thức so sánh báo giá (với ít nhất 2 báo giá kèm theo hồ sơ đặt chỗ; báo giá phải được lấy tối thiểu từ 2 công ty hoặc 2 đại lý bán vé máy bay khác nhau với cùng hành trình bay) của các hãng hàng không hoạt động hợp pháp tại Việt Nam trong đó có ít nhất 1 đại lý chính hãng của hàng không quốc gia Việt Nam và đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Đường bay trực tiếp, phù hợp với lịch công tác;
- Tổng các khoản chi tiền vé (bao gồm các khoản thuế và phụ phí), tiền đi đường, tiền chờ đợi tại sân bay thấp nhất;
Trường hợp thay đổi đường bay ở nước ngoài do nhu cầu công tác thì trưởng đoàn quyết định việc mua vé.
b) Vé tàu hoả, tàu biển và các phương tiện giao thông khác:
i) Vé loại hạng nhất (ghế ngồi hoặc nằm): Dành cho cán bộ, công chức quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này;
ii) Vé loại thường (ghế ngồi hoặc nằm): Dành cho cán bộ, công chức quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này.
2. Quy định thanh toán các khoản công tác phí:
a) Các khoản được thanh toán theo mức khoán (khi quyết toán không cần phải xuất trình hoá đơn, chứng từ):
i) Tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiêu vặt: Theo định mức các nhóm nước đến công tác quy định tại Phụ lục của Thông tư này;
Riêng đối với tiền thuê phòng nghỉ, nếu mức khoán không đủ chi, sẽ được thanh toán theo thực tế hướng dẫn ở tiết i điểm b khoản 2 Điều 3 Thông tư này;
Mức khoán tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiêu vặt qui định trong Phụ lục Thông tư này được thanh toán 100% cho thời gian công tác đến 30 ngày. Đối với thời gian công tác từ ngày thứ 31 đến ngày thứ 180 được hưởng 2/3 mức khoán;
Trường hợp cán bộ đi công tác do phải hoàn thành công việc đến cuối ngày, hoặc do khách quan phải phụ thuộc vào giờ của phương tiện đi lại (giờ bay, giờ tàu) nên phải trả phòng sau 12h trưa, thì được thanh toán tiền nghỉ của nửa ngày nghỉ thêm bằng 50% mức khoán tiền thuê phòng tương ứng.
ii) Tiền thuê phương tiện từ nhà đến sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu và ngược lại khi đi công tác nước ngoài về nhà (ở trong nước): Áp dụng mức chi theo chế độ công tác phí hiện hành đối với CBCC đi công tác trong nước;
iii) Tiền thuê phương tiện từ sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu khi nhập cảnh đến nơi ở nước đến công tác và ngược lại khi xuất cảnh: Thanh toán theo định mức khoán quy định tại Phụ lục của Thông tư này. Đối với trường hợp đi công tác do phía nước ngoài mời đài thọ kinh phí thì chỉ thực hiện thanh toán đối với trường hợp phía mời không đài thọ phương tiện đưa đón;
iv) Tiền tiêu vặt: Chỉ áp dụng đối với trường hợp nêu tại tiết i điểm d khoản 5 Điều 1 Thông tư này, theo mức:
- Tiêu chuẩn A: 30 USD/người/ngày áp dụng đối với cán bộ, công chức có chức danh lãnh đạo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này;
- Tiêu chuẩn B: 20 USD/người/ngày áp dụng đối với cán bộ, công chức có chức danh quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này;
v) Tiền điện thoại, fax, internet: Thanh toán khoán theo đoàn công tác, Trưởng đoàn quyết định việc sử dụng để phục vụ công tác chung cho đoàn tại nước ngoài. Mức khoán 80 USD/1 đoàn công tác; riêng đối với các đoàn đàm phán song phương, đa phương mức khoán 250 USD/1 đoàn đàm phán.
b) Các khoản thanh toán theo thực tế:
Đối với các khoản thanh toán theo thực tế thì khi quyết toán nhất thiết phải có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ.
i) Tiền thuê phòng nghỉ:
- Đối với cán bộ lãnh đạo đương chức quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Thông tư này được thuê 1 người/1 phòng ở có đủ tiện nghi loại tốt, an toàn (Phòng Suite loại tốt có phòng ngủ riêng, phòng tiếp khách riêng);
- Đối với cán bộ, công chức có chức danh lãnh đạo quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 2 Thông tư này được thuê 1 người/1 phòng có tiện nghi bảo đảm chất lượng (phòng Superior);
- Đối với cán bộ, công chức có chức danh quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này được thuê 2 người/1 phòng đôi loại phòng tiêu chuẩn (phòng Standard). Trường hợp người đi công tác một mình hoặc trường hợp đoàn công tác có lẻ người, lẻ người khác giới thì được thuê phòng riêng theo mức giá thuê phòng thực tế nhưng tối đa không được vượt mức tiền thuê phòng của những người đi cùng đoàn (theo tiêu chuẩn 2 người/phòng);
ii) Tiền vé các phương tiện đi lại: Thanh toán theo hoá đơn mua vé kèm theo cuống vé máy bay. Tiền thuê các phương tiện vận chuyển khác thanh toán theo hoá đơn, chứng từ trả tiền hợp pháp kèm theo cuống vé (nếu có);
iii) Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác:
- Thanh toán theo hoá đơn thuê phương tiện nhưng không vượt quá 80 USD/1người/1 nước đến công tác. Trường hợp một số nước kiểm soát vé phương tiện đi lại công cộng bằng điện tử không có cuống vé thì Trưởng đoàn công tác chịu trách nhiệm về việc kê khai vé theo thực tế phù hợp với lịch trình làm việc của đoàn làm căn cứ quyết toán;
- Đối với các đoàn công tác mà trưởng đoàn là cấp lãnh đạo có tiêu chuẩn A theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này nếu phải thuê xe để phục vụ các buổi làm việc của đoàn thì được thanh toán theo hoá đơn thuê xe thực tế. Chứng từ thanh toán bao gồm: Dự toán đã được Thủ trưởng cơ quan phê duyệt trước khi thực hiện; lịch trình làm việc của đoàn phù hợp với hành trình xe chạy. Trưởng đoàn xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc phải thuê xe theo thực tế và lịch trình làm việc (không thanh toán đối với hành trình xe chạy của những buổi kết hợp đi thăm quan, du lịch); có đầy đủ hoá đơn, hoặc chứng từ thuê xe hợp pháp ở nước sở tại;
Trường hợp đoàn công tác có tiêu chuẩn A theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này điều động phương tiện của các Cơ quan đại diện ngoại giao tại nước đến công tác để phục vụ các hoạt động chung của đoàn (đã được trưởng đoàn phê duyệt), thì được thanh toán tiền mua xăng xe (nếu có hóa đơn chứng từ hợp lệ);
iv) Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho các đoàn công tác:
Thanh toán theo hoá đơn cước của hãng hàng không, nhưng tối đa không quá 100 USD/1 đoàn công tác. Riêng các đoàn văn hoá nghệ thuật, đoàn đi tham gia hội chợ, triển lãm, đoàn đi tham gia các hoạt động viện trợ Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét giải quyết trên cơ sở hoá đơn, chứng từ chi hợp pháp và dự toán đoàn ra đã được phê duyệt;
v) Tiền bảo hiểm chăm sóc sức khoẻ:
- Phạm vi bảo hiểm: Căn cứ yêu cầu bắt buộc của nước mà cán bộ được cử đến công tác hoặc nhu cầu của cơ quan cử cán bộ đi công tác, ngân sách Nhà nước sẽ hỗ trợ khoản chi phí mua bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức trong thời gian đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài với phạm vi bảo hiểm cơ bản sau đây:
+ Chi phí y tế phát sinh trong quá trình điều trị do hậu quả của ốm đau, bệnh tật (loại trừ các bệnh có sẵn) hay tai nạn bất ngờ;
+ Chi phí vận chuyển cấp cứu tại nước đang công tác;
+ Chi phí hồi hương cán bộ trong trường hợp ốm đau, tai nạn khẩn cấp;
- Chi phí vận chuyển hồi hương thi hài trong trường hợp cán bộ không may bị tử vong;
- Mức hỗ trợ của Ngân sách Nhà nước về chi phí mua bảo hiểm:
+ Trường hợp đi công tác từ 3 tháng trở xuống: Được hỗ trợ tối đa 50 USD/người/chuyến công tác;
+ Trường hợp đi công tác trên 3 tháng đến 6 tháng: Được hỗ trợ tối đa 80 USD/người/chuyến công tác;
- Phương thức mua bảo hiểm:
Cán bộ, công chức đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài có thể mua bảo hiểm tại các doanh nghiệp bảo hiểm được phép cung cấp dịch vụ bảo hiểm này tại Việt Nam;
- Phương thức thanh toán:
Ngân sách Nhà nước sẽ thanh toán phí bảo hiểm cho cán bộ, công chức trên cơ sở chứng từ (biên lai thu phí hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm đã được doanh nghiệp bảo hiểm cấp cho cán bộ, công chức) cho mỗi chuyến công tác;
Trường hợp cán bộ, công chức mua bảo hiểm với phí bảo hiểm cao hơn mức hỗ trợ của Ngân sách Nhà nước, sẽ chỉ được thanh toán tối đa bằng mức hỗ trợ, phần chênh lệch sẽ do cán bộ, công chức tự chịu;
- Thanh toán chi phí vượt quá mức trách nhiệm bảo hiểm:
Trường hợp chi phí y tế thực tế phát sinh vượt quá mức trách nhiệm trong hợp đồng bảo hiểm, cơ quan có cán bộ đi công tác tập hợp hồ sơ các khoản chi phí kèm theo chứng từ cần thiết để xem xét chi trả từng trường hợp cụ thể;
vi) Lệ phí sân bay trong và ngoài nước (nếu có): Thanh toán theo thực tế ghi trên chứng từ thu hoặc hoá đơn thu tiền;
vii) Lệ phí visa, lệ phí cấp hộ chiếu: Thanh toán theo phiếu thu hợp pháp của cơ quan lãnh sự trong và ngoài nước;
viii) Tiền đóng góp tham gia (tham dự) hội nghị, hội thảo (bao gồm cả tiền mua tài liệu nếu có): Thanh toán theo hoá đơn thu tiền của đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo;
ix) Tiền chờ đợi tại sân bay: Căn cứ vào lịch bay, giờ bay được ghi trong vé để xác định thời gian chờ đợi tại sân bay do nối chuyến hoặc chuyển máy bay. Nếu phải chờ 6 giờ trở lên thì được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại sân bay trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp lệ, theo tiêu chuẩn thuê phòng nghỉ quy định tại tiết i điểm b khoản 2 Điều 3. Trên toàn tuyến bay từ Việt Nam tới nước công tác và ngược lại có bao nhiêu lần phải chờ đợi thì được thanh toán bấy nhiêu lần theo qui định này;
x) Chi chiêu đãi; mua quà tặng đối ngoại:
- Mức chi chiêu đãi: Không vượt quá mức khoán tiền ăn và tiêu vặt một ngày/người theo quy định tại Phụ lục Thông tư này (bao gồm cả đồ uống và các loại thuế phải thanh toán);
- Mức chi mua quà tặng đối ngoại: Áp dụng theo quy định tại điểm h khoản 1 Điều 2 Thông tư số 01/2010/TT-BTC ngày 06/01/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước.
3. Quy định đặc biệt đối với các đoàn cấp cao:
a) Đoàn cấp cao là những đoàn do Tổng bí thư Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Uỷ viên Bộ chính trị, Uỷ viên trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ làm trưởng đoàn đi thăm hữu nghị chính thức, thăm không chính thức, làm việc hoặc dự hội nghị quốc tế.
b) Thanh toán tiền ăn và tiêu vặt hoặc tiền tiêu vặt:
i) Đối với thành viên chính thức (được ghi trong quyết định của cấp có thẩm quyền) được thanh toán tiền ăn và tiêu vặt (tùy theo chế độ đài thọ của phía mời nêu tại điểm d khoản 5 Điều 1 Thông tư này) gấp 2 lần mức quy định tại Phụ lục Thông tư này;
Trường hợp được phía mời đài thọ toàn bộ các bữa ăn, thì được hưởng tiền tiêu vặt gấp 2 lần mức quy định tại tiết iv điểm a khoản 2 Điều 3 Thông tư này;
ii) Đối với thành viên đoàn tuỳ tùng được thanh toán tiền ăn và tiêu vặt gấp 1,5 lần mức qui định tại Phụ lục Thông tư này;
Trường hợp được phía mời đài thọ toàn bộ các bữa ăn thì được hưởng tiền tiêu vặt gấp 1,5 lần mức quy định tại tiết iv điểm a khoản 2 Điều 3 Thông tư này.
c) Tiền puốc-boa: Thanh toán theo mức khoán 50 USD/người/1 nước, áp dụng cho thành viên của đoàn có chức danh quy định tại khoản 1 Điều 2 Thông tư này. Trưởng đoàn quyết định sử dụng để phục vụ công tác chung cho đoàn.
d) Tiền điện thoại, fax, internet: Do Trưởng đoàn quyết định.
đ) Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho các đoàn công tác: Thanh toán theo hóa đơn cước thực tế của hãng hàng không. Trưởng đoàn chịu trách nhiệm quyết định về trọng lượng cước mang theo.
e) Đối với các khoản chi theo chương trình hoạt động của Phu nhân/Phu quân đoàn cấp cao: Thanh toán theo hóa đơn thực tế; căn cứ các hoạt động tại đề án đoàn ra đã được phê duyệt, Trưởng đoàn quyết định đối với các khoản chi cần thiết phục vụ hoạt động của Phu nhân/Phu quân trên tinh thần tiết kiệm.
g) Các khoản chi khác (thuê phòng làm việc, thuê phòng tiếp xúc song phương, thuê thiết bị phục vụ phòng họp và các khoản chi cần thiết khác phục vụ trực tiếp cho đoàn cấp cao): Thanh toán theo hóa đơn thực tế do Trưởng đoàn quyết định.
h) Các khoản chi còn lại được thanh toán như mức thông thường quy định tại Thông tư này.