Điều 30. Lập, sử dụng và bảo quản các loại sổ thi hành án
1. Cơ quan thi hành án dân sự phải lập đầy đủ các loại sổ thi hành án theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Phụ lục I Thông tư này, gồm:
a) Mẫu số 01: Sổ nhận bản án, quyết định;
b) Mẫu số 02: Sổ nhận yêu cầu thi hành án;
c) Mẫu số 03: Sổ thụ lý thi hành án (chủ động, theo yêu cầu);
d) Mẫu số 04: Sổ ra quyết định thu hồi, sửa đổi, bổ sung, hủy quyết định về thi hành án;
đ) Mẫu số 05: Sổ ra quyết định ủy thác thi hành án;
e) Mẫu số 06: Sổ nhận quyết định ủy thác thi hành án;
g) Mẫu số 07: Sổ ra quyết định ủy thác xử lý tài sản;
h) Mẫu số 08: Sổ ra quyết định xử lý tài sản ủy thác;
i) Mẫu số 09: Sổ ra quyết định hoãn, tạm đình chỉ, tiếp tục thi hành án;
k) Mẫu số 10: Sổ ra quyết định đình chỉ thi hành án;
l) Mẫu số 11: Sổ ra quyết định về việc chưa có điều kiện thi hành án;
m) Mẫu số 12: Sổ ra quyết định rút hồ sơ thi hành án (đối với Cục Thi hành án dân sự);
n) Mẫu số 13: Sổ theo dõi vật chứng, tài sản kê biên, tạm giữ;
o) Mẫu số 14: Sổ ra quyết định áp dụng biện pháp bảo đảm thi hành án;
ô) Mẫu số 15: Sổ ra quyết định cưỡng chế thi hành án;
ơ) Mẫu số 16: Sổ ra quyết định thu phí thi hành án;
p) Mẫu số 17: Sổ theo dõi xử lý tài sản bán đấu giá thi hành án;
q) Mẫu số 18: Sổ theo dõi miễn, giảm trong thi hành án;
r) Mẫu số 19: Sổ theo dõi, quản lý thi hành án hành chính;
s) Mẫu số 20: Sổ theo dõi việc chưa có điều kiện thi hành án;
t) Mẫu số 21: Sổ theo dõi lưu trữ hồ sơ thi hành án.
2. Hệ thống sổ kế toán thi hành án thực hiện theo mẫu do Bộ Tài chính quy định.
3. Ngoài các loại sổ quy định tại Thông tư này, cơ quan thi hành án dân sự có thể lập các loại sổ khác phục vụ công tác quản lý, đáp ứng yêu cầu thực tiễn công tác thi hành án dân sự, hành chính.
4. Sử dụng, bảo quản sổ thi hành án
a) Tất cả các loại sổ thi hành án được in trên khổ giấy A3, bìa cứng theo mẫu quy định tại Phụ lục I Thông tư này. Trang ruột của sổ được đánh số thứ tự từng trang, số trang được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của trang ruột; đóng dấu giáp lai đầy đủ và được bảo quản cẩn thận. Tên sổ, số sổ phải thể hiện trên trang bìa và trên gáy sổ để dễ theo dõi, sử dụng. Các loại sổ thi hành án được lập theo năm báo cáo thống kê thi hành án dân sự và có thể được sử dụng trong nhiều năm. Năm sử dụng được viết to, đậm, rõ ở trang đầu tiên của các trang theo dõi năm đó. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự xác nhận tổng số trang ở trang bìa 2 của sổ, thời gian sử dụng sổ (từ ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm), ký tên và đóng dấu cơ quan thi hành án dân sự. Khi chuyển sổ phải ghi số thứ tự sổ trên trang bìa.
b) Sổ thi hành án phải được ghi chép sạch sẽ, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các cột mục đã được in trong sổ và không được tùy tiện tẩy xóa, sửa chữa. Trường hợp cần sửa chữa thì phải gạch bỏ phần nội dung sai sót, nhầm lẫn đó và Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ký, đóng dấu và chịu trách nhiệm. Việc theo dõi các quyết định về thi hành án gửi cho Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 20 Luật Lý lịch tư pháp, được ghi nhận tại cột “Ghi chú” của các sổ tương ứng.
c) Định kỳ hàng quý, 06 tháng và kết thúc năm công tác, cơ quan thi hành án dân sự phải thực hiện kết sổ. Việc kết sổ thực hiện bằng cách dùng bút mực khác màu gạch một đường ngang trên trang giấy tại dòng kẻ phía dưới liền kề với số thứ tự cuối cùng của kỳ kết sổ. Nội dung kết sổ phải phản ánh đúng và đầy đủ các cột mục hướng dẫn của sổ, có chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự. Riêng đối với sổ kế toán thi hành án, sổ theo dõi vật chứng, tài sản kê biên, tạm giữ, ngoài chữ ký của người kết sổ và xác nhận của Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự còn phải có chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan như kế toán, thủ kho, thủ quỹ.
d) Đối với các cơ quan thi hành án dân sự đã áp dụng sổ điện tử thì phải bảo đảm theo đúng biểu mẫu quy định, cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin vào sổ. Việc lập, sử dụng, lưu trữ dữ liệu điện tử phải bảo đảm an toàn, an ninh mạng. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự và các công chức, người lao động có liên quan chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh dữ liệu sổ thi hành án dân sự điện tử. Định kỳ hàng quý cơ quan thi hành án dân sự phải in sổ; thực hiện việc kết sổ và lưu trữ theo đúng quy định. Trước khi in sổ phải kiểm tra tính chính xác thông tin trên sổ điện tử; trường hợp cần sửa chữa thông tin sau khi in sổ thì việc sửa chữa trên bản in được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều này, đồng thời cập nhật những nội dung sửa đổi, bổ sung trên sổ điện tử và ghi “đã sửa đổi, bổ sung ngày tháng năm” tại cột “Ghi chú” trên sổ điện tử.