Mục IV. - HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN. Hệ thống sổ kế toán áp dụng cho cơ sở ngoài công lập thực hiện theo quy định tại Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và các sửa đổi, bổ sung sau:
1. Bổ sung các sổ sau: - Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí : (S31- NCL) - Sổ chi tiết chi dự án : (S32- NCL) - Sổ theo dõi dự toán : (S33- NCL) - Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc (S34- NCL) Mẫu các sổ bổ sung xem Phụ lục số 03.
2. Bỏ các mẫu sổ Cơ sở ngoài công lập không áp dụng 02 mẫu sổ quy định tại Quyết định 48/2006/QĐ-BTC như sau: - Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ : (S22-DNN) - Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu (S21-DNN) Danh mục sổ kế toán áp dụng cho cơ sở ngoài công lập xem Phụ lục số 03.
3. Giải thích phương pháp ghi chép các mẫu sổ bổ sung:
3.1. Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí (Mẫu số S31- NCL)
a) Mục đích: Sổ này dùng để theo dõi tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí dự án và nguồn kinh phí đầu tư XDCB của cơ sở ngoài công lập được NSNN cấp kinh phí.
b) Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Sổ này được theo dõi riêng cho từng loại kinh phí (Kinh phí dự án, kinh phí đầu tư XDCB) theo loại, khoản và nhóm mục hoặc mục. Mỗi loại kinh phí (Kinh phí dự án, kinh phí đầu tư XDCB) phải theo dõi riêng 1 quyển, mỗi nhóm mục hoặc mục được theo dõi trên một số trang sổ riêng. Căn cứ để ghi sổ là những chứng từ liên quan đến rút dự toán ngân sách và các chứng từ khác có liên quan; - Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ; - Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng chứng từ kế toán; - Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng từ kế toán; - Cột 1: Ghi số kinh phí chưa sử dụng kỳ trước chuyển sang; - Cột 2: Ghi số kinh phí thực nhận trong kỳ; - Cột 3: Ghi số kinh phí được sử dụng kỳ này (Cột 3 = Cột 1 + Cột 2); - Cột 4: Ghi số kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán trong kỳ; - Cột 5: Ghi số kinh phí giảm trong kỳ; - Cột 6: Ghi số kinh phí còn lại chưa sử dụng chuyển kỳ sau, số này được tính như sau: Lấy số kinh phí được sử dụng kỳ này trừ (-) Số đã sử dụng, trừ (-) Số kinh phí giảm (Cột 6 = Cột 3 - cột 4 - cột 5).
3.2. Sổ chi tiết chi dự án (Mẫu số S32- NCL)
a) Mục đích: Sổ này dùng để tập hợp toàn bộ chi phí đã sử dụng cho từng chương trình, dự án nhằm quản lý, kiểm tra tình hình chi tiêu kinh phí chương trình, dự án, kinh phí đầu tư XDCB do NSNN cấp cho cơ sở ngoài công lập để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo quyết toán sử dụng kinh phí chương trình, dự án và kinh phí đầu tư XDCB do NSNN cấp cho cơ sở ngoài công lập để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia.
b) Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán chi cho dự án. Sổ được đóng thành quyển và theo dõi riêng từng chương trình, dự án và theo nội dung chi quản lý dự án, chi thực hiện dự án và theo mục lục NSNN; - Mỗi loại, khoản mở một số trang, mỗi mục mở riêng một trang; - Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ; - Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ; - Cột D: Nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng từ kế toán; - Cột 1: Tổng số tiền phát sinh bên Nợ TK có liên quan (TK161 “Chi dự án” hoặc TK 241 “XDCB dở dang”) trên chứng từ; - Cột 2 đến cột 7: Căn cứ vào nội dung ghi trên chứng từ để ghi vào các tiểu mục tương ứng; - Cột 8: Ghi tổng số tiền phát sinh bên Có TK có liên quan (TK161 “Chi dự án” hoặc TK 241 “XDCB dở dang”) (Các khoản ghi giảm chi - nếu có); Cuối kỳ: Cộng tổng số phát sinh, số luỹ kế từ đầu năm, luỹ kế từ khi khởi đầu đến cuối kỳ.
3.3. Sổ theo dõi dự toán (Mẫu số S33- NCL)
a) Mục đích: Sổ này dùng để theo dõi dự toán được giao và việc tiếp nhận dự toán của cơ sở ngoài công lập được cấp dự toán chương trình, dự án để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia.
b) Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào Quyết định giao dự toán và Giấy rút dự toán để ghi cho từng loại dự toán và theo từng Loại, Khoản, Nhóm mục, Mục. Sổ chia làm 2 phần: - Phần I: Giao dự toán + Cột A: Ghi tình hình dự toán, gồm: Số dự toán năm trước còn lại chuyển sang; Số dự toán giao đầu năm nay và số dự toán giao bổ sung trong năm (Bổ sung vào quý nào thì ghi vào quý đó), Số dự toán được sử dụng trong năm (Số dự toán được sử dụng = Số dự toán năm trước còn lại chuyển sang + Dự toán giao đầu năm + Dự toán giao bổ sung). + Cột 1: Ghi tổng số dự toán + Cột 2 đến Cột 5: Ghi số dự toán giao năm nay Trong đó: Dự toán phân bổ cho quý I: Ghi vào Cột 2 Dự toán phân bổ cho quý II: Ghi vào Cột 3 Dự toán phân bổ cho quý III: Ghi vào Cột 4 Dự toán phân bổ cho quý IV: Ghi vào Cột 5 - Phần II: Theo dõi nhận dự toán + Cột A: Ghi Mục đã rút của Loại, Khoản, nhóm mục + Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ nhận dự toán + Cột D: Ghi nội dung rút dự toán + Cột 1: Ghi số dự toán đã rút + Cột 2: Ghi số dự toán phải nộp khôi phục + Cột 3: Ghi số dự toán bị huỷ + Cột 4: Ghi số dự toán còn lại Cuối quý cộng số đã nhận trong quý
3.4. Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc (Mẫu số S34- NCL)
a) Mục đích: Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc dùng cho các cơ sở ngoài công lập được Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí chương trình, dự án và kinh phí đầu tư XDCB để thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia để theo dõi tình hình tạm ứng kinh phí, thanh toán kinh phí đã tạm ứng và số kinh phí đã tạm ứng nhưng chưa thanh toán với KBNN.
b) Căn cứ và phương pháp ghi sổ: - Loại tạm ứng: Ghi rõ thuộc loại kinh phí tạm ứng khi chưa được giao dự toán và kinh phí tạm ứng khi đã được giao dự toán (nhưng chưa đủ điều kiện thanh toán); - Loại kinh phí tạm ứng: Ghi rõ thuộc loại kinh phí chương trình, dự án hay kinh phí đầu tư XDCB; Căn cứ vào số liệu trên các chứng từ liên quan đến việc nhận tạm ứng của Kho bạc và giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng, giấy rút dự toán ngân sách ,... để ghi sổ. - Cột A, B, C: Ghi ngày tháng ghi sổ, số hiệu, ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng để ghi sổ; - Cột D: Diễn giải nội dung ghi trên chứng từ; - Cột 1: Ghi số kinh phí đã tạm ứng; - Cột 2: Ghi số kinh phí tạm ứng đã thanh toán; - Cột 3: Ghi số kinh phí tạm ứng nộp trả; - Cột 4: Ghi số kinh phí tạm ứng còn lại chưa thanh toán.