Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Tàu biển là tàu biển nước ngoài.
2. Khiếm khuyết là tình trạng kỹ thuật, vận hành của tàu biển, Giấy chứng nhận và hồ sơ của tàu biển, bố trí định biên và thuyền viên không tuân thủ quy định của điều ước quốc tế về an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, lao động hàng hải và phòng ngừa ô nhiễm môi trường mà Việt Nam là thành viên được phát hiện trong quá trình kiểm tra tàu biển.
3. Bằng chứng rõ ràng là một trong những bằng chứng cụ thể sau:
a) Tàu biển không có các thiết bị hoặc các thiết bị này không hoạt động theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
b) Tàu biển, thuyền viên không có Giấy chứng nhận hoặc Giấy chứng nhận không còn hiệu lực theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
c) Tàu biển không có tài liệu theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
d) Tàu biển có kết cấu, thân vỏ bị hư hỏng nghiêm trọng hoặc có khiếm khuyết gây nguy hiểm tới tính nguyên vẹn kín nước hoặc sự ổn định của tàu biển;
đ) Tàu biển có khiếm khuyết nghiêm trọng về trang thiết bị làm ảnh hưởng đến an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, lao động hàng hải và phòng ngừa ô nhiễm môi trường;
e) Thuyền viên không biết hoặc không thực hiện các hoạt động thiết yếu liên quan đến an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, lao động hàng hải và phòng ngừa ô nhiễm môi trường;
g) Thuyền viên trên tàu biển không thể giao tiếp với nhau theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
h) Thuyền viên, thuyền trưởng phát các báo động sai mà không được hủy phù hợp;
i) Cơ quan có thẩm quyền nhận được thông báo về tàu biển không tuân thủ các quy định về an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, điều kiện lao động hàng hải và phòng ngừa ô nhiễm môi trường;
k) Tàu biển không có các biện pháp bảo đảm an ninh hàng hải.
4. Sỹ quan kiểm tra nhà nước cảng biển là công chức, viên chức của Cục Hàng hải Việt Nam được cấp Thẻ Sỹ quan kiểm tra nhà nước cảng biển để thực hiện việc kiểm tra các điều kiện về an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, phòng ngừa ô nhiễm môi trường và điều kiện lao động hàng hải trên tàu biển nước ngoài neo, đậu trong vùng nước cảng biển của Việt Nam.
5. Lưu giữ tàu biển là việc Sỹ quan kiểm tra nhà nước cảng biển không cho phép tàu biển rời cảng khi phát hiện các khiếm khuyết nghiêm trọng của tàu biển tại Phụ lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư này và yêu cầu thuyền trưởng khắc phục trước khi cho phép tàu biển rời cảng.
6. Kiểm tra ban đầu là việc Sỹ quan kiểm tra nhà nước cảng biển lên tàu biển kiểm tra thực tế tình trạng chung của tàu biển, trang thiết bị, thuyền viên, các Giấy chứng nhận và các tài liệu có liên quan của tàu biển.
7. Kiểm tra chi tiết là việc Sỹ quan kiểm tra nhà nước cảng biển kiểm tra tàu biển khi có các bằng chứng rõ ràng quy định tại khoản 3 Điều này.
8. Kiểm tra lại là việc kiểm tra được tiến hành sau khi thuyền viên của tàu biển khắc phục các khiếm khuyết được phát hiện bởi Sỹ quan kiểm tra nhà nước cảng biển tại lần kiểm tra trước đó để khẳng định các khiếm khuyết đã được khắc phục.
9. Kiểm tra tiếp theo là việc Sỹ quan kiểm tra nhà nước cảng biển kiểm tra để xác nhận việc khắc phục các khiếm khuyết của tàu biển được chỉ ra do Sỹ quan kiểm tra nhà nước cảng biển của nước ngoài thực hiện trong lần kiểm tra trước đó.
10. Dừng kiểm tra tàu biển là việc Sỹ quan kiểm tra nhà nước cảng biển không tiếp tục kiểm tra tàu biển do trong quá trình kiểm tra chi tiết phát hiện tình trạng chung của tàu biển, trang thiết bị và thuyền viên có quá nhiều khiếm khuyết nghiêm trọng theo quy định tại Phụ lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư này.
11. Tàu biển dưới công ước là tàu biển có dung tích hoặc thông số kỹ thuật nhỏ hơn theo tiêu chuẩn tàu biển được quy định tại công ước.
12. Tàu biển dưới tiêu chuẩn là tàu biển có thân vỏ, máy móc, trang thiết bị, quy trình vận hành, khai thác hoặc thuyền viên dưới tiêu chuẩn của công ước có liên quan, bao gồm một hoặc nhiều yếu tố sau:
a) Thiếu trang thiết bị theo quy định của công ước;
b) Trang thiết bị bố trí không tuân thủ theo quy định của công ước;
c) Tàu biển hoặc trang thiết bị hư hỏng nghiêm trọng do bảo dưỡng không đúng quy định;
d) Thuyền viên vận hành trang thiết bị không phù hợp với quy trình khai thác cơ bản;
đ) Định biên không phù hợp hoặc thuyền viên có Giấy chứng nhận không phù hợp.
13. Tổ chức được công nhận là tổ chức đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Nghị quyết A.739 (18), sửa đổi bởi Nghị quyết MSC.208(81) và được ủy quyền bởi Chính quyền tàu biển mang cờ thực hiện các dịch vụ đánh giá, cấp Giấy chứng nhận cần thiết cho tàu biển mang cờ của quốc gia mình.
14. Giấy chứng nhận có hiệu lực là giấy được cấp trực tiếp bởi một quốc gia thành viên công ước hoặc bởi một tổ chức được công nhận, có hiệu lực thỏa mãn các yêu cầu của công ước liên quan và phù hợp với các đặc trưng của tàu biển, thuyền viên, trang thiết bị.
15. Tokyo MOU là tổ chức hợp tác kiểm tra nhà nước cảng biển khu vực Châu Á - Thái Bình Dương.
16. APCIS (Asia-Pacific computerized information system) là hệ thống lưu giữ, thống kê, trao đổi dữ liệu về kiểm tra tàu biển của Tokyo MOU.