Mục IV. RÚT VỐN,CẤP PHÁT VÀ QUẢN LÝ VỐN VAY NGOÀI NƯỚC:
1. Rút vốn và thanh toán qua Tài khoản Tạm ứng:
1.1. Rút vốn về Tài khoản Tạm ứng 1.1.1 Rút vốn ban đầu về Tài khoản Tạm ứng: Ban Quản lý Dự án Trung ương chuẩn bị kế hoạch chi tiêu cho giai đoạn 6 tháng đầu và căn cứ hạn mức Tài khoản tạm ứng quy định trong Hiệp định tín dụng, làm đề nghị rút vốn ban đầu vào Tài khoản Tạm ứng gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam. Hồ sơ gồm: + Công văn đề nghị rút vốn + Đơn xin rút vốn + Dự toán các khoản chi Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ xin rút vốn đầy đủ, hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ có công văn chấp thuận gửi Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam và Ban Quản lý Dự án Trung ương. Sau khi có công văn chấp thuận của Bộ Tài chính, và kiểm tra tính hợp lệ của các điều kiện rút vốn Ngân hàng đầu tư phát triển sẽ cùng Ban Quản lý Dự án Trung ương ký vào đơn rút vốn và gửi ADB. Khi ADB giải ngân, tiền được chuyển vào Tài khoản tạm ứng của dự án tại Ngân hàng Đầu tư phát triển. 1.1.2 Rút vốn bổ sung Tài khoản Tạm ứng: nguyên tắc rút vốn bổ sung Tài khoản Tạm ứng là nguyên tắc thực chi, nghĩa là dự án chỉ được rút vốn bổ sung cho những khoản đã được thực thanh toán. Hàng tháng (nhưng không quá 6 tháng) Ban Quản lý Dự án Trung ương có thể làm đơn xin rút vốn bổ sung Tài khoản Tạm ứng. Hồ sơ đề nghị rút vốn gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và Ngân hàng đầu tư phát triển gồm: + Công văn đề nghị rút vốn + Đơn xin rút vốn + Bản sao kê chi tiêu, kèm theo các xác nhận phê duyệt của Cục đầu tư phát triển/Hoặc Tổng cục Đầu tư Phát triển đối với các khoản chi hoặc phiếu giá thanh toán. + Sao kê Tài khoản tạm ứng ở Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam + Các chứng từ cần thiết khác. Trong vòng 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ xin rút vốn đầp đủ, hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ có công văn chấp thuận đề nghị rút vốn gửi Ban Quản lý Dự án Trung ương và Ngân hàng đầu tư phát triển. Trong vòng 2 ngày làm việc sau khi công văn chấp thuận của Bộ Tài chính và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ rút vốn, Ngân hàng đầu tư phát triển cùng Ban quản lý dự án trung ương ký đơn rút vốn gửi ADB Tiển do ADB giải ngân sẽ được chuyển vào Tài khoản Tạm ứng tại Ngân hàng đầu tư phát triển.
1.2 Thanh toán từ Tài khoản Tạm ứng: 1.2.1 Lập kế hoạch quý chi tiêu từ Tài khoản Tạm ứng: Hàng quý Ban Quản lý Dự án Trung ương tổng hợp, lập kế hoạch chi tiêu từ Tài khoản Tạm ứng của toàn dự án, kề hoạch này bao gồm cả dự kiến số tiền chuyển vào Tài khoản dự án thành phần cho hoạt động chi thường xuyên của Văn phòng Ban Quản lý Dự án Địa phương, gửi Bộ Tài chính (Tổng cục Đầu tư Phát triển) phê duyệt và đăng ký với Ngân hàng đầu tư phát triển. Kế hoạch chi từ Tài khoản tạm ứng đã có phê duyệt của Tổng cục đầu tư phát triển là một căn cứ để thực hiện rút vốn thanh toán từng lần. Các Ban Quản lý Dự án Địa phương có trách nhiệm lập kế hoạch quý chi tiêu từ Tài khoản tạm ứng cho các hoạt động của dự án thành phần ở địa phương mình, gửi Ban Quản lý Dự án Trung ương để tổng hợp kế hoạch của toàn dự án. Kế hoạch chi tiêu từ Tài khoản tạm ứng theo quý có thể được điều chỉnh theo tiến độ thực hiện dự án. Đề nghị điều chỉnh kế hoạch chi tiêu từ Tài khoản tạm ứng phải được gửi đến Tổng cục Đầu tư Phát triển ít nhất là 15 ngày trước khi kết thúc quý kế hoạch. 1.2.2 Thanh toán theo yêu cầu của Ban Quản lý Dự án Trung ương: Căn cứ kế hoạch chi tiêu từ Tài khoản tạm ứng theo quý đã được Tổng cục Đầu tư Phát triển duyệt, khi có nhu cầu chi tiêu cho hoạt động của văn phòng Ban Quản lý Dự án Trung ương hoặc những công việc do Ban Quản lý Dự án Trung ương đại diện cho các dự án thành phần trực tiếp ký hợp đồng với nhà thầu, người cung cấp, Ban Quản lý Dự án Trung ương có trách nhiệm kiểm tra chứng từ thanh toán theo đúng quy định quản lý chi tiêu ngân sách hiện hành, tính toán xác định số tiền được thanh toán bằng vốn ADB và vốn đối ứng theo đúng tỷ lệ quy định của dự án, đề nghị Ngân hàng đầu tư phát triển trích tiền từ Tài khoản tạm ứng để thanh toán. Ngay sau khi rút vốn từ Tài khoản tạm ứng để thanh toán, Ban quản lý dự án gửi hồ sơ chứng từ theo quy định hiện hành tới Tổng cục Đầu tư Phát triển để thực hiện thủ tục kiểm tra sau. Trường hợp thanh toán cho các hợp đồng thanh toán một lần, hoặc thanh toán lần cuối cho các hợp đồng, hồ sơ đề nghị thanh toán phải gửi tới Tổng cục Đầu tư Phát triển để kiểm tra trước khi đề nghị Ngân hàng Đầu tư Phát triển thanh toán. 1.2.3 Thanh toán theo yêu cầu của các Ban Quản lý dự án Địa phương: - Trường hợp thanh toán cho chi phí hoạt động thường xuyên của Văn phòng Ban quản lý Dự án Địa phương: + Căn cứ kế hoạch chi thường xuyên hàng tháng, Ban quản lý dự án Địa phương làm công văn đề nghị Ban quản lý dự án trung ương chuyển tiền tạm ứng vào Tài khoản dự án thành phần, số tiền do Ban quản lý dự án Trung ương chuyển về tài khoản dự án thành phần tối đa không quá 50.000 đô la Mỹ. Khi có nhu cầu chi tiêu cho hoạt động của văn phòng, Ban quản lý dự án Địa phương gửi các hồ sơ, tài liệu sau tới Cục Đầu tư Phát triển tỉnh và Ngân hàng Đầu tư Phát triển tỉnh: + Công văn đề nghị thanh toán trong đó xác định rõ số tiền thanh toán từ nguồn vốn đối ứng, số tiền thanh toán từ nguồn vốn ADB - Tài khoản dự án thành phần + Kế hoạch chi hàng năm đã được Bộ Xây dựng phê duyệt (gửi 1 lần). + Dự toán chi hoặc biên lai chứng từ cần thiết. Trong vòng 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ, Cục Đầu tư Phát triển tỉnh có trách nhiệm kiểm tra chứng từ đủ điều kiện thanh toán, có văn bản xác nhận số tiền được thanh toán, trong đó xác định rõ số tiền được thanh toán bằng vốn đối ứng và số tiền được thanh toán bằng vốn ADB. Khi có văn bản chấp nhận của Cục Đầu tư Phát triển tỉnh, Ngân hàng Đầu tư Phát triển tỉnh thực hiện việc thanh toán theo đề nghị của Ban Quản lý Dự án địa phương. Số tiền tạm ứng cho chi thường xuyên của Ban Quản lý Dự án địa phương sẽ được bổ sung khi Ban Quản lý Dự án địa phương làm thủ tục quyết toán các khoản đã chi với Ban Quản lý Dự án Trung ương. - Trường hợp thanh toán cho khối lượng xây dựng cơ bản, hoặc mua sắm thiết bị: Ban Quản lý Dự án địa phương gửi các hồ sơ, tài liệu sau tới Cục Đầu tư Phát triển tỉnh: + Công văn đề nghị duyệt các khoản thanh toán trong đó xác định rõ số tiền thanh toán từ nguồn vốn đối ứng, số tiền thanh toán từ nguồn vốn ADB (Tài khoản tạm ứng). + Thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán do cấp có thẩm quyền phê duyệt (gửi một lần) + Hợp đồng, và các quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, phê duyệt hợp đồng và thư không phải đối của ADB (nếu có) (gửi một lần). + Biên bản nghiệm thu, phiếu giá thanh toán. + Đề nghị thanh toán của nhà thầu/người cung cấp. + Các chứng từ khác (nếu cần thiết). Trong vòng 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ, Cục Đầu tư Phát triển tỉnh có trách nhiệm thẩm định, xác nhận khối lượng công việc hoặc khối lượng sử dụng cơ bản đã được thực hiện đủ điều kiện thanh toán và có văn bản xác nhận số tiền được thanh toán, trong đó xác định rõ số tiền được thanh toán bằng vốn đối ứng và số tiền được thanh toán bằng vốn ADB. Sau khi có văn bản xác nhận của Cục Đầu tư Phát triển tỉnh, Ban Quản lý Dự án địa phương gửi Ban Quản ký Dự án Trung ương đề nghị thanh toán từ Tài khoản tạm ứng, kèm xác nhận của Cục Đầu tư Phát triển tỉnh, các chứng từ cần thiết khác. Ban Quản lý Dự án Trung ương làm thủ tục đề nghị Ngân hàng Đầu tư Phát triển Trung ương thanh toán theo đề nghị của Ban Quản lý Dự án địa phương.
2. Thanh toán trực tiếp:
2.1 Thanh toán theo đề nghị của Ban Quản lý Dự án Trung ương: Căn cứ yêu cầu thanh toán của nhà thầu hay người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, để thực hiện phương thức thanh toán trực tiếp, Ban quản lý dự án trung ương gửi các hồ sơ sau tới Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại): - Công văn đề nghị rút vốn - Hợp đồng và quyết định phê duyệt hợp đồng của cấp có thẩm quyền, thư chấp thuận của ADB (nếu hợp đồng thuộc loại phải có ý kiến chấp thuận của ADB) (gửi một lần) - Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (gửi một lần) - Bảo lãnh tạm ứng (gửi một lần) - Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu của ADB - Trường hợp thanh toán hạng mục xây lắp cần có biên bản nghiệm thu, phiếu giá thanh toán có xác nhận của Cục Đầu tư Phát triển/Tổng cục Đầu tư Phát triển; - Trường hợp thanh toán hợp đồng mua sắm phải có hoá đơn giao hàng, văn bản chấp thuận hàng hoá (nếu có); - Trường hợp thanh toán cho tư vấn phải có tài liệu chứng minh tư vấn đã thực hiện công việc theo hợp đồng nếu thanh toán theo công việc hoàn thành, hoặc bảng chấm công và các chứng từ chi tiêu hợp lệ đã được Ban quản lý dự án chấp nhận. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ xin rút vốn đầy đủ, hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ có công văn chấp thuận đề nghị rút vốn gửi Ngân hàng đầu tư Phát triển và Ban Quản lý Dự án Trung ương. Trong vòng 2 ngày làm việc, sau khi có công văn chấp thuận của Bộ Tài chính, Ngân hàng Đầu tư Phát triển và Ban Quản lý Dự án Trung ương ký đơn rút vốn thanh toán trực tiếp gửi ADB để thanh toán cho nhà thầu/người cung cấp. Khi nhận được thông báo của ADB, về việc đã giải ngân thanh toán trực tiếp cho nhà thầu/người cung cấp, Ban Quản lý Dự án Trung ương có trách nhiệm thông báo cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại và Tổng cục Đầu tư Phát triển) để làm thủ tục hạch toán ngân sách.
2.2 Thanh toán theo đề nghị của Ban Quản lý dự án địa phương: Khi có yêu cầu thanh toán theo phương thức trực tiếp, Ban quản lý dự án địa phương phải gửi hồ sơ đề nghị lên Ban quản lý dự án trung ương gồm: - Công văn đề nghị rút vốn - Hợp đồng và quyết định phê duyệt hợp đồng của cấp có thẩm quyền, thư chấp thuận hợp đồng của ADB (Nếu hợp đồng thuộc loại phải có ý kiến chấp thuận của ADB (gửi một lần). - Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (gửi một lần) - Bảo lãnh tạm ứng, nếu có (gửi một lần) - Trường hợp thanh toán hạng mục xây lắp cần có Biên bản nghiệm thu, phiếu giá thanh toán có xác nhận của Cục đầu tư phát triển; - Trường hợp thanh toán hợp đồng mua sắm phải có hoá đơn giao hàng, và bản chấp thuận hàng hoá (nếu có); Ban quản lý dự án Trung ương sẽ gửi hồ sơ đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) để thực hiện thủ tục như quy định tại mục 2.1 nêu trên.
3. Thanh toán theo thủ tục cam kết: Áp dụng trong trường hợp thanh toán hàng nhập khẩu bằng L/C. Khi có yêu cầu thanh toán Thủ tục cam kết, Ban quản lý dự án Trung ương gửi các tài liệu sau đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại): - Công văn đề nghị Bộ Tài chính cho mở L/C và ký đơn yêu cầu ADB phát hành Thư cam kết. - Hợp đồng nhập khẩu, và quyết định phê duyệt hợp đồng của cấp có thẩm quyền, thư không phản đối (No Objection) của ADB nếu hợp đồng thuộc loại phải có ý kiến của ADB, công văn chấp thuận đăng ký hợp đồng của Bộ Thương mại (gửi 1 lần). - Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu của ADB Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Bộ Tài chính sẽ có công văn chấp thuận đề nghi phát hành Thư cam kết và mở L/C gửi Ngân hàng Đầu tư Phát triển và Ban Quản lý Dự án Trung ương. Trong vòng 2 ngày làm việc, căn cứ ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính, Ngân hàng đầu tư phát triển Việt Nam làm thủ tục mở L/C và cùng Ban quản lý dự án Trung ương ký đơn đề nghị ADB phát hành thư cam kết.
4. Thanh toán theo thủ tục hoàn vốn: Áp dụng trong trường hợp các khoản thanh toán cho nhà thầu/người cung cấp thuộc phạm vi, tỷ lệ tài trợ của ADB nhưng đã được ứng vốn thanh toán bằng nguồn vốn ngân sách, hay nguồn vốn khác (như vốn tự có hay vốn vay...). Để rút vốn vay ADB hoàn trả lại các nguồn vốn đã ứng thanh toán, các Ban quản lý dự án địa phương phải tập hợp hồ sơ chứng từ chứng minh các khoản chi tiêu hợp lệ (các khoản chi thuộc phạm vi dự án theo đúng quy định của ADB, xác nhận của Cục đầu tư phát triển) đã thực hiện gửi Ban quản lý dự án Trung ương. Ban quản lý dự án trung ương gửi các tài liệu sau đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại): - Công văn đề nghị rút vốn. - Hợp đồng đã ký kết, quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền (gửi 1 lần) - Sao kê và các chứng từ chứng minh số tiền đã thanh toán, ngày thanh toán, nguồn vốn dùng để thanh toán. - Đơn rút vốn và các sao kê theo mẫu của ADB Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ Bộ Tài chính sẽ có công văn chấp thuận đề nghị rút vốn gửi Ngân hàng Đầu tư Phát triển và Ban Quản lý Dự án Trung ương. Trong vòng 2 ngày làm việc, sau khi có công văn chấp thuận của Bộ Tài chính, Ngân hàng Đầu tư Phát triển và Ban Quản lý Dự án Trung ương ký đơn rút vốn gửi ADB. Tiền do ADB giải ngân được trả lại nguồn đã ứng vốn thanh toán (nếu ngân sách ứng vốn thì trả lại ngân sách, nếu dùng vốn tự có hoặc vốn vay để ứng vốn thanh toán thì trả lại nơi đã ứng vốn thanh toán).