Điều 5. Yêu cầu đối với việc ghi và cách ghi Sổ đăng ký nuôi con nuôi, Sổ cấp, gia hạn, sửa đổi Giấy phép hoạt động của tổ chức con nuôi nước ngoài tại Việt Nam và giấy tờ nuôi con nuôi
1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, người làm công tác hộ tịch tại Phòng Tư pháp cấp huyện, công chức Sở Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự, công chức Cục Con nuôi, Bộ Tư pháp (sau đây gọi là người làm công tác đăng ký nuôi con nuôi) là người thực hiện thủ tục phải trực tiếp ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và giấy tờ nuôi con nuôi. Nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa; viết cùng một màu mực; không dùng mực đỏ. Việc ghi vào Sổ cấp, gia hạn, sửa đổi Giấy phép hoạt động của tổ chức con nuôi nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện trên máy tính.
2. Họ, chữ đệm, tên của cha, mẹ nuôi và con nuôi phải ghi bằng chữ in hoa theo đúng Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu/Giấy khai sinh hoặc giấy tờ có giá trị thay thế khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.
3. Mục Nơi sinh ghi đầy đủ theo Giấy khai sinh của người được nhận làm con nuôi.
4. Mục Giấy tờ tùy thân ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng. Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 00108912345, do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2014; Hộ chiếu số 503705379, do Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ cấp ngày 23/12/2019.
5. Mục Nơi cư trú được ghi như sau:
a) Trường hợp cha, mẹ nuôi là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, hoặc người nước ngoài thường trú ở Việt Nam thì ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú và ghi đủ 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh). Trường hợp cha dượng nhận con riêng của vợ, mẹ kế nhận con riêng của chồng hoặc cô, cậu, dì, chú bác ruột nhận cháu làm con nuôi, nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ nơi đang sinh sống.
b) Trường hợp cha, mẹ nuôi là người nước ngoài thường trú ở nước ngoài thì ghi theo địa chỉ thường trú ở nước ngoài. Trường hợp người nước ngoài đang làm việc, học tập ở Việt Nam trong thời gian ít nhất là 01 năm thì ghi đồng thời cả địa chỉ thường trú ở nước ngoài và địa chỉ tạm trú ở Việt Nam.
c) Nơi cư trú của con nuôi ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú của con nuôi và ghi đủ 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh). Nếu con nuôi sống ở cơ sở nuôi dưỡng thì ghi tên và địa chỉ trụ sở của cơ sở nuôi dưỡng.
6. Mục Cơ quan đăng ký việc nuôi con nuôi được ghi như sau:
a) Trường hợp việc nuôi con nuôi trong nước được đăng ký ở trong nước thì ghi đủ 03 cấp hành chính (xã, huyện, tỉnh) nơi đăng ký.
b) Trường hợp việc nuôi con nuôi trong nước được đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (ví dụ: Đại sứ quán CHXHCN Việt Nam tại Berlin).
c) Trường hợp ghi vào Sổ việc nuôi con nuôi đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì ghi đủ 02 cấp hành chính (huyện, tỉnh).
d) Trường hợp đăng ký việc nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài thì ghi tên Sở Tư pháp nơi đăng ký.