Khoản 4.6. Kế toán chi phí hoạt động cung ứng dịch vụ Chi phí hoạt động cung ứng dịch vụ giáo dục - đào tạo; y tế; văn hoá; thể dục thể thao; khoa học và công nghệ; môi trường; xã hội; dân số, gia đình, bảo vệ chăm sóc trẻ em của cơ sở ngoài công lập được phản ánh vào Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
a) Hạch toán chi phí hoạt động cung ứng dịch vụ cần tôn trọng một số quy định sau - Chỉ được phản ánh vào TK 154 những nội dung chi phí sau: + Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp cho việc cung cấp dịch vụ (như giấy, bút, mực, phấn, sổ công tác, văn phòng phẩm, giáo cụ, đồ dùng giảng dạy, thí nghiệm, thực hành,... đối với hoạt động giáo dục đào tạo; hoá chất, thuốc dịch truyền, máu và các vật tư y tế tiêu hao khác đối với dịch vụ y tế; công cụ, dụng cụ tập luyện,... đối với lĩnh vực thể thao,...); + Chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào hoạt động cung ứng dịch vụ bao gồm các khoản phải trả cho người lao động trực tiếp thực hiện dịch vụ thuộc danh sách quản lý của cơ sở ngoài công lập và cho lao động thuê ngoài theo từng loại công việc như: tiền lương, tiền công, phụ cấp, các khoản trích theo lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, ....; + Chi phí sản xuất chung là các khoản chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh chung phát sinh ở các khoa, phòng, ban, bộ phận phục vụ trực tiếp cho hoạt động cung ứng dịch vụ, gồm: Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý các khoa, phòng, ban, bộ phận, chi phí sửa chữa và khấu hao TSCĐ, tiền điện, tiền nước, tiền vệ sinh, chi phí thuê tài sản, ... chi phí dịch vụ mua ngoài khác bằng tiền phát sinh ở các khoa, phòng, ban, bộ phận trực tiếp cung cấp dịch vụ. - Tài khoản 154 phải được chi tiết theo từng loại dịch vụ cho phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động, như trong lĩnh vực giáo dục, trường đại học ngoài công lập phải theo dõi chi tiết theo từng hệ đào tạo chính quy và hệ không chính quy, theo từng bậc đại học, cao đẳng, trên đại học; trong hệ không chính quy phải theo dõi chi tiết chi phí theo từng hình thức đào tạo: Tại chức, chuyên tu, liên thông, từ xa; trong đào tạo tại chức phải theo dõi chi tiết theo đơn vị mở lớp: mở tại trường hoặc mở ngoài trường,... Đồng thời phải theo dõi chi tiết chi phí cho các dịch vụ khác ngoài dịch vụ đào tạo như nghiên cứu khoa học, thực hành và thực nghiệm làm kinh tế, cho thuê ký túc xá, trông giữ xe, căng tin giải khát,... Trong lĩnh vực y tế, bệnh viện ngoài công lập phải được mở chi tiết theo từng loại dịch vụ như: khám chữa bệnh; cho thuê giường bệnh, phòng bệnh; dịch vụ khác (căng tin ăn uống, trông giữ xe,....). - Không hạch toán vào Tài khoản 154 những chi phí sau: + Chi phí quản lý kinh doanh (như quảng cáo, tiếp thị, tiếp khách, chi vận hành trang web, chi làm tờ rơi, tờ gấp, chi phí về lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bộ phận quản lý cơ sở ngoài công lập,...); + Chi cho hoạt động tài chính của đơn vị (như chi đầu tư chứng khoán, chi trả lãi tiền vay,...); + Chi phí khác (như chi thanh lý, nhượng bán TSCĐ của đơn vị, chi các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, phạt thuế,...; + Chi chương trình, dự án; + Các khoản chi về đầu tư xây dựng cơ bản, chi trợ cấp khó khăn cho người lao động, chi ủng hộ tổ chức cá nhân khác; + Các khoản chi được trang trải bằng nguồn khác như chi khen thưởng, phúc lợi, chi trợ cấp khó khăn thường xuyên, đột xuất…
b) Phương pháp kế toán chi phí hoạt động cung ứng dịch vụ: - Khi xuất vật liệu, công cụ sử dụng trực tiếp cho hoạt động cung ứng dịch vụ, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK 152, 153 (Nếu xuất kho vật liệu, công cụ ra sử dụng) Có các TK 111, 112, 141, 331,... (Nếu vật liệu, công cụ mua ngoài đưa vào sử dụng ngay). - Trường hợp công cụ, dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, sử dụng cho nhiều kỳ cung cấp dịch vụ thì phải phân bổ dần (như thiết bị, máy móc không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ....). Khi xuất dùng, ghi: Nợ TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn (Nếu phân bổ ngắn hạn) Nợ TK TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Nếu phân bổ dài hạn) Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ. Định kỳ, khi phân bổ chi phí công cụ, dụng cụ, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có TK 142 - Chi phí trả trước ngắn hạn, hoặc Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn. - Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho người lao động trực tiếp thực hiện dịch vụ và quản lý các khoa, phòng, ban, bộ phận, thực hiện dịch vụ, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có TK 334 - Phải trả người lao động. - Trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn tính trên tiền lương phải trả của người lao động trực tiếp thực hiện dịch vụ và quản lý các khoa, phòng, ban, bộ phận theo quy định của Nhà nước và theo cam kết của cơ sở ngoài công lập với người lao động, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384). - Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động cung ứng dịch vụ, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ. - Chi phí điện, nước, điện thoại, vệ sinh,... thuộc các khoa, phòng, ban, bộ phận thực hiện dịch vụ, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có các TK 111, 112, 331,... - Chi phí đào tạo bồi dưỡng người lao động, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, thuê địa điểm, trụ sở làm việc, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền phục vụ trực tiếp cho hoạt động cung ứng dịch vụ, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có các TK 111, 112, 331,... - Trường hợp trả tiền thuê trụ sở, văn phòng làm việc phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ cho nhiều kỳ, kế toán phải phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi trả tiền, ghi: Nợ các TK 142, 242 Có các TK 111, 112. Khi phân bổ, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Có các TK 142, 242. - Trường hợp cơ sở ngoài công lập có thực hiện hoạt động dịch vụ không thu tiền như khám và phát thuốc miễn phí, biểu diễn hoặc luyện tập thể thao miễn phí,... chi phí cho các hoạt động này khi phát sinh, ghi: Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (Nếu chi phí cho các hoạt động trên tính vào chi phí kinh doanh) Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Nếu chi phí cho các hoạt động trên lấy từ quỹ phúc lợi) Có các TK 111, 112, 331,... - Kết chuyển giá thành thực tế của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành được xác định là tiêu thụ trong kỳ, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.