Để phục vụ cho công tác quản lý, thanh toán vốn, Bộ quản lý gửi đến Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản thanh toán các tài liệu cơ sở của dự án (các tài liệu này là bản chính hoặc bản sao y bản chính có dấu của Bộ quản lý xác nhận, chỉ gửi một lần cho đến khi dự án kết thúc đầu tư, trừ trường hợp phải bổ sung, điều chỉnh), bao gồm:
1. Đối với vốn chuẩn bị đầu tư:
a) Quyết định cho phép chuẩn bị đầu tư và dự toán chuẩn bị đầu tư của cấp có thẩm quyền;
b) Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định;
c) Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu.
2. Đối với vốn thực hiện đầu tư:
a) Dự án đầu tư xây dựng mới, sửa chữa cải tạo:
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư (hoặc Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; Riêng đối với trường hợp tự thực hiện: văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chưa có trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền);
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu hoặc nhà cung cấp và các tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng, hợp đồng bổ sung, điều chỉnh (nếu có); Riêng đối với trường hợp tự thực hiện: văn bản giao việc hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ;
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật).
b) Dự án mua nhà, đất để làm trụ sở và nhà ở:
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư (hoặc Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
- Bản thỏa thuận nguyên tắc về việc mua bán nhà, đất làm căn cứ thanh toán tiền đặt cọc (nếu có);
- Hợp đồng mua bán nhà, đất;
- Giấy bảo lãnh tiền đặt cọc (nếu trong hợp đồng có quy định phải đặt cọc).
c) Đối với dự án gồm cả mua nhà, đất và xây dựng mới, sửa chữa cải tạo: các tài liệu cơ sở bao gồm cả hai loại dự án nói trên.
d) Các dự án đầu tư thuê nhà, đất dài hạn (trên 30 năm) để thực hiện dự án đầu tư xây dựng:
- Quyết định phê duyệt dự án đầu tư (hoặc Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật) của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
- Bản thoả thuận nguyên tắc về việc thuê nhà, đất làm căn cứ thanh toán tiền đặt cọc (nếu có);
- Hợp đồng thuê nhà, đất;
- Giấy bảo lãnh tiền đặt cọc (nếu trong hợp đồng có quy định phải đặt cọc);
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; Riêng đối với trường hợp tự thực hiện: văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chưa có trong quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền);
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu hoặc nhà cung cấp và các tài liệu kèm theo hợp đồng như: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng, hợp đồng bổ sung, điều chỉnh (nếu có); Riêng đối với trường hợp tự thực hiện: văn bản giao việc hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ;
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật).