Điều 5. Rút vốn và cấp phát vốn Dự án. (a). Cấp phát vốn đối ứng: - Kho bạc nhà nước Trung ương cấp phát phần vốn đối ứng cho Ban Quản lý Dự án Trung ương, Kho bạc Nhà nước Tỉnh cấp phát phần vốn đối ứng cho Ban Quản lý Dự án Tỉnh, Kho bạc nhà nước huyện cấp phát phần vốn đối ứng cho Ban quản lý dự án Huyện và Ban phát triển xã theo kế hoạch năm được giao và theo các quy định hiện hành về quản lý vốn ngân sách nhà nước. - Vốn đối ứng sẽ được cấp phát theo đúng tỷ lệ đóng góp vốn cho từng hạng mục công việc của dự án theo Hiệp định vay và các tài liệu Dự án. Trình tự và thủ tục thanh toán cụ thể thực hiện theo quy định trong nước hiện hành. (b). Quản lý nguồn vốn viện trợ DFID cho các hoạt động của Dự án được Ban Quản lý Dự án Trung ương thực hiện phù hợp với Hiệp định viện trợ số TF 050050 đã được ký kết ngày 27/12/2001. Quy trình quản lý nguồn vốn viện trợ DFID thực hiện theo quy định tại Thông tư 70 /2001/TT/BTC ngày 24/8/2001 hướng dẫn chế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại. Việc rút vốn từ nguồn vốn viện trợ không hoàn lại DFID được thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục rút vốn quy định tại Thông tư liên tịch Tài chính - Ngân hàng Nhà nước số 81/1998/TTLT/BTC-NHNN ngày 17/6/1998 và Quyết định số 96/2000/QĐ/BTC ngày 12/6/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. (c). Rút vốn và cấp phát vốn vay IDA - Việc rút vốn từ nguồn vốn vay IDA để thanh toán cho các hoạt động của dự án theo các hình thức Thanh toán Trực tiếp, Hình thức thư cam kết thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục rút vốn quy định tại Thông tư liên tịch Tài chính - Ngân hàng Nhà nước số 81/1998/TTLT/BTC-NHNN ngày 17/6/1998 và Quyết định số 96/2000/QĐ/BTC ngày 12/6/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra các hình thức rút vốn khác quy định như sau: (i) Rút vốn về tài khoản đặc biệt của Ban QLDA Trung ương - Rút vốn lần đầu về tài khoản đặc biệt của Ban QLDA Trung ương: Căn cứ hạn mức tài khoản đã quy định trong hiệp định vay và Hiệp định viện trợ, và dự kiến chi tiêu thời gian tới, Ban QLDA Trung ương gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại): * Công văn đề nghị rút vốn, đơn rút vốn. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) có ý kiến bằng văn bản gửi Ban QLDA Trung ương và ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, ngân hàng phục vụ cùng Ban QLDA Trung ương ký vào đơn rút vốn gửi nhà tài trợ IDA. - Rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt của Ban QLDA Trung ương Ban QLDA Trung ương gửi 1 bộ tài liệu cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại). Hồ sơ bao gồm: * Công văn đề nghị rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt của Ban QLDA trung ương * Bản sao kê chi tiêu do Ban QLDA Trung ương lập thể hiện rõ các khoản đã chi từ Tài khoản đặc biệt cấp trung ương và bản sao phiếu giá thanh toán khối lượng hoàn thành hoặc bảng kê thanh toán và giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của Kho bạc Nhà nước trung ương * Báo cáo đối chiếu tài khoản đặc biệt do Ban QLDA trung ương lập (Account Reconciliation Statement) * Sao kê tài khoản đặc biệt của Ngân hàng NN & PTNT TW Trong vòng 5 ngày làm việc Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) sẽ có ý kiến gửi Ban QLDA trung ương và ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, ngân hàng phục vụ cùng Ban QLDA Trung ương ký đơn rút vốn gửi IDA. IDA xem xét, chấp nhận sẽ chuyển tiền bổ sung vào Tài khoản đặc biệt ( Xem sơ đồ số 1) (ii) Rút vốn về tài khoản đặc biệt của Ban QLDA Tỉnh. - Rút vốn lần đầu về tài khoản đặc biệt của Ban QLDA Tỉnh: Căn cứ hạn mức tài khoản đã quy định trong hiệp định vay, và dự kiến chi tiêu thời gian tới Ban QLDA tỉnh gửi Ban quản lý dự án Trung ương, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại): * Công văn đề nghị rút vốn, đơn rút vốn. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) có ý kiến bằng văn bản gửi Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA Trung ương và ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, ngân hàng phục vụ cùng Ban QLDA tỉnh ký vào đơn rút vốn gửi nhà tài trợ IDA - Rút vốn bổ sung tài khoản đặc biệt của Ban QLDA Tỉnh (Vốn IDA): Ban QLDA Tỉnh gửi 1 bộ tài liệu cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và 1 bộ tài liệu cho Ban QLDA Trung ương. Hồ sơ bao gồm như sau: * Công văn đề nghị rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt gửi Bộ Tài chính và Ban QLDA Trung ương. * Bản sao kê chi tiêu do Ban QLDA Tỉnh lập thể hiện rõ các khoản đã chi từ Tài khoản đặc biệt cấp tỉnh và bản sao phiếu giá thanh toán khối lượng hoàn thành hoặc bảng kê thanh toán và giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của Kho bạc Nhà nước tỉnh * Sao kê tài khoản đặc biệt cấp 1 của ngân hàng phục vụ tại Tỉnh; * Báo cáo đối chiếu tài khoản đặc biệt do Ban QLDA tỉnh lập (Account Reconciliation Statement) * Sao kê của tài khoản đặc biệt cấp 2 của ngân hàng phục vụ * Sao kê chi tiêu do Ban QLDA Huyện lập thể hiện rõ các khoản chi tiêu từ tài khoản đặc biệt cấp 2 và bản sao phiếu giá thanh toán khối lượng hoàn thành hoặc bảng kê thanh toán hoặc giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của Kho bạc Nhà nước Huyện Khoản tiền chuyển cho tài khoản đặc biệt cấp 2 được bổ sung vốn từ IDA trên cơ sở các khoản chi tiêu thực tế đã chi ra từ tài khoản đặc biệt cấp 2 này. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ Ban QLDA Trung ương có xác nhận gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại).Trong vòng 5 ngày làm việc Bộ Tài chính, sau khi nhận được xác nhận của Ban QLDA Trung ương sẽ có ý kiến chấp nhận rút vốn gửi Ban QLDA Tỉnh và Ban QLDA Trung ương và ngân hàng phục vụ. Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi có ý kiến của Bộ Tài chính, ngân hàng phục vụ cùng Ban QLDA Tỉnh ký đơn rút vốn gửi IDA. IDA xem xét, chấp nhận sẽ chuyển tiền bổ sung vào Tài khoản đặc biệt ( Xem sơ đồ số 2) (iii) Thanh toán từ tài khoản đặc biệt cấp 1 theo đề nghị của Ban QLDA Trung ương và các ban QLDA cấp tỉnh . Việc thanh toán từ tài khoản đặc biệt sẽ được thực hiện như sau: Đối với hình thức kiểm tra trước, Ban QLDA Trung ương và các ban QLDA tỉnh gửi hồ sơ chứng từ theo quy định hiện hành cho Kho bạc Nhà nước Trung ương và cho Kho bạc Nhà nước tỉnh tương ứng. Trong vòng 5 ngày làm việc, Kho bạc Nhà nước Trung ương và Kho bạc Nhà nước tỉnh kiểm tra, xác nhận giá trị khối lượng công việc hoàn thành đủ điều kiện thanh toán và thanh toán phần vốn đối ứng cho nhà thầu. Căn cứ vào ý kiến đồng ý của Kho bạc Nhà nước Trung ương và kho bạc nhà nước tỉnh, Ban Quản lý Dự án trung ương và các ban quản lý tỉnh làm thủ tục với Ngân hàng phục vụ để thanh toán từ Tài khoản đặc biệt cho nhà thầu hoặc người hưởng lợi. (Xem sơ đồ số 3 và 4) Đối với hình thức kiểm soát sau thực hiện theo cách: Trong vòng 5 ngày, sau khi các khoản thanh toán từ Tài khoản đặc biệt được thực hiện, Ban QLDA Trung ương các ban QLDA cấp tỉnh phải được gửi đến Kho bạc Nhà nước Trung ương và Kho bạc nhà nước tỉnh hồ sơ chứng từ thanh toán để làm thủ tục kiểm tra sau. Mỗi khoản thanh toán từ Tài khoản đặc biệt đều phải tuân thủ theo đúng tỷ lệ vốn nước ngoài/vốn trong nước quy định tại Phụ lục 1, Hiệp định tín dụng phát triển. Hồ sơ xin thanh toán từ tài khoản đặc biệt gồm có: * Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của cấp có thẩm quyền * Hợp đồng kinh tế ký với các nhà cung cấp và nhà thầu và Quyết định phê duyệt hợp đồng. * Dự toán chi tiêu thường xuyên cho hoạt động của Ban QLDA Trung ương hoặc các Ban QLDA tỉnh đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. * Bảo lãnh thực hiện hợp đồng ( trong trường hợp tạm ứng hợp đồng) * Biên bản nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng ( Nếu thanh toán lần cuối) * Hoá đơn tài chính hợp lệ về mua sắm hàng hoá. * Các tài liệu, chứng từ cần thiết khác theo quy định hiện hành trong nước về thanh toán cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản. (iv) Thanh toán từ Tài khoản đặc biệt cấp 2 theo đề nghị của Ban Quản lý Dự án Huyện (Xem sơ đồ số 5): Ban QLDA Tỉnh trích từ Tài khoản đặc biệt cấp 1 nguồn vốn IDA của Dự án tại Ngân hàng phục vụ khoản tạm ứng lần đầu vào Tài khoản đặc biệt cấp 2 nguồn vốn IDA của Ban QLDA huyện mở tại Ngân hàng phục vụ huyện với mức bằng 30% giá trị hợp đồng xây lắp. Đối với các hợp đồng khác ( hàng hoá, tư vấn...) việc chuyển vốn được thực hiện theo quy định trong hợp đồng. - Thanh toán từ tài khoản đặc biệt cấp 2 Hình thức kiểm soát đối với chi tiêu theo đề nghị của Ban Quản lý Dự án huyện là hình thức kiểm soát trước. Khi có nhu cầu chi tiêu từ Tài khoản đặc biệt cấp 2 để thanh toán trả cho nhà thầu xây lắp, người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, Ban Quản lý Dự án huyện gửi các chứng từ và tài liệu liên quan tới Kho bạc Nhà nước huyện, bao gồm: * Các hợp đồng đã có hiệu lực theo quy định hiện hành. * Sao kê tổng hợp các yêu cầu thanh toán tạm ứng/thanh toán khối lượng hoàn thành của các công trình hạng mục tại huyện và xã. * Các tài liệu, chứng từ cần thiết khác theo quy định hiện hành trong nước về thanh toán cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ, Kho bạc nhà nước huyện kiểm tra chứng từ và xác nhận giá trị khối lượng/công việc hoàn thành đủ điều kiện thanh toán trên Phiếu giá thanh toán hoặc Bảng kê thanh toán, đồng thời thanh toán phần vốn đối ứng. Xác nhận của Kho bạc Nhà nước huyện phải ghi rõ tổng giá trị được thanh toán, chi tiết theo nguồn vốn vay và nguồn vốn đối ứng trong nước. Phiếu giá thanh toán đã được Kho bạc nhà nước huyện xác nhận là cơ sở để Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT chi nhánh tại huyện giải ngân phần vốn IDA từ Tài khoản đặc biệt cấp huyện của Dự án để thanh toán theo yêu cầu của Ban quản lý dự án huyện. (v) Bổ sung các tài khoản đặc biệt cấp 2 nguồn vốn IDA Khi các hợp đồng xây lắp đạt 50% giá trị hợp đồng đã ký và đã được tạm ứng ban đầu, Ban QLDA huyện lập hồ sơ xin bổ sung Tài khoản đặc biệt cấp 2 gửi Ban QLDA Tỉnh. Hồ sơ bao gồm: * Công văn gửi Ban Quản lý Dự án Tỉnh đề nghị được ứng bổ sung tài khoản đặc biệt cấp 2 của huyện với số tiền bằng 35% giá trị của các hợp đồng đã ký kết * Bản sao phiếu giá thanh toán khối lượng hoàn thành hoặc bảng kê thanh toán hoặc giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận của Kho bạc Nhà nước Huyện đạt được 50% giá trị hợp đồng đã ký kết. * Sao kê các khoản chi tiêu từ tài khoản đặc biệt cấp 2 của huyện * Biên bản nghiệm thu khối lượng các hạng mục, công trình hoàn thành có đủ chữ ký của các bên liên quan. * Sao kê tài khoản đặc biệt cấp 2 của Ngân hàng phục vụ huyện Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ, Ban QLDA tỉnh kiểm tra và làm thủ tục chuyển tiền từ Tài khoản đặc biệt của BQLDA tỉnh bổ sung cho Tài khoản đặc biệt cấp 2 của huyện với số tiền bằng 35% giá trị hợp đồng và theo đề nghị thanh toán. Việc bổ sung tài khoản đặc biệt cấp 2 của huyện lần tiếp theo sẽ căn cứ vào Biên bản nghiệm thu toàn bộ 100% hạng mục các công việc theo hợp đồng. Ban QLDA Huyện lập hồ sơ xin bổ sung vốn vào tài khoản đặc biệt cấp 2 bao gồm các hồ sơ đã nêu ở trên đề nghị ứng tiếp 35% giá trị hợp đồng. Lãi tài khoản đặc biệt cấp 1 và 2 phải được tách riêng hàng tháng và chuyển trả ngân sách nhà nước sau khi trừ phí ngân hàng theo quy định hiện hành.