Khoản 3.3. Tài khoản 461 - Nguồn kinh phí dự án Tài khoản này dùng cho cơ sở ngoài công lập để phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài do NSNN cấp để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia.
a) Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số qui định sau: - Tài khoản 461 “Nguồn kinh phí dự án” chỉ sử dụng cho những cơ sở ngoài công lập được cấp kinh phí chương trình, dự án, đề tài để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Không phản ánh vào tài khoản này nguồn kinh phí đầu tư XDCB do NSNN cấp cho cơ sở ngoài công lập để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia. - Tài khoản 461 được hạch toán chi tiết theo từng chương trình, dự án và theo từng nguồn cấp phát kinh phí. Quá trình sử dụng kinh phí phải phản ảnh theo Mục lục Ngân sách nhà nước; - Kinh phí chương trình, dự án phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung hoạt động và trong phạm vi dự toán được duyệt; - Cuối kỳ kế toán hoặc khi kết thúc chương trình, dự án cơ sở ngoài công lập phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí chương trình, dự án với cơ quan Tài chính; Ngoài ra, các cơ sở ngoài công lập còn phải làm thủ tục quyết toán theo nội dung công việc, theo từng kỳ (năm, 6 tháng,...), từng giai đoạn và toàn bộ chương trình theo các nội dung chi và Mục lục Ngân sách Nhà nước của từng chương trình.
b) Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 461- Nguồn kinh phí dự án Bên Nợ: - Số kinh phí sử dụng không hết phải nộp lại cho NSNN; - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí chương trình, dự án; - Kết chuyển số chi của chương trình, dự án được quyết toán với nguồn kinh phí của từng chương trình, dự án. Bên Có: - Số kinh phí chương trình, dự án đã thực nhận trong kỳ; - Khi Kho bạc thanh toán số kinh phí tạm ứng, chuyển số đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí dự án. Số dư bên Có: Số kinh phí chương trình, dự án chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt. Tài khoản 461 - Nguồn kinh phí dự án, có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 4611- Năm trước: Phản ánh nguồn kinh phí dự án thuộc ngân sách năm trước đã sử dụng, nhưng quyết toán chưa được duyệt y; - Tài khoản 4612 - Năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí dự án thuộc ngân sách năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chưa sử dụng chuyển sang năm nay, các khoản kinh phí được cấp năm nay.
c) Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu - Khi cơ sở ngoài công lập nhận được quyết định của cấp có thẩm quyền giao dự toán chương trình, dự án để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia, ghi đơn bên Nợ TK 0081 "Dự toán chi chương trình, dự án" (TK ngoài Bảng Cân đối kế toán); - Khi rút dự toán ra sử dụng, căn cứ vào Giấy rút dự toán chi chương trình, dự án và các chứng từ có liên quan, ghi đơn bên Có TK 0081 "Dự toán chi chương trình, dự án" (TK ngoài Bảng Cân đối kế toán), đồng thời ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (Nếu rút tiền mặt về nhập quỹ) Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Mua nguyên liệu, vật liệu nhập kho) Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ (Mua công cụ, dụng cụ nhập kho) Nợ TK 211 - Tài sản cố định Nợ TK 241 - XDCB dở dang Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Nợ TK 161 - Chi dự án (Chi trực tiếp) Có TK 461 - Nguồn kinh phí dự án. - Khi chưa được giao dự toán, cơ sở ngoài công lập được Kho bạc Nhà nước cho tạm ứng kinh phí, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Nợ TK 161 - Chi dự án Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388) (Chi tiết tạm ứng kinh phí của Kho bạc Nhà nước). - Khi cơ sở ngoài công lập tiến hành thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước (khi được giao dự toán), căn cứ vào giấy đề nghị Kho bạc Nhà nước thanh toán tạm ứng và giấy rút dự toán, chuyển số đã thanh toán tạm ứng thành nguồn kinh phí dự án, ghi Có TK 0081 "Dự toán chi chương trình, dự án" (TK ngoài Bảng Cân đối tài khoản), đồng thời ghi: Nợ TK 338- Phải trả, phải nộp khác (3388) (Chi tiết tạm ứng kinh phí của Kho bạc Nhà nước) Có TK 461- Nguồn kinh phí dự án. - Trường hợp cơ sở ngoài công lập được ngân sách cấp kinh phí để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia bằng Lệnh chi tiền, khi nhận được Giấy báo Có của Kho bạc Nhà nước, ghi: Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng Có TK 461- Nguồn kinh phí dự án. - Tiếp nhận kinh phí chương trình, dự án để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia bằng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, ghi: Nợ TK 152- Nguyên liêu, vật liệu Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ Có TK 461- Nguồn kinh phí dự án. - Nhận kinh phí chương trình, dự án để thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia bằng TSCĐ, ghi: Nợ TK 211- Tài sản cố định Có TK 461- Nguồn kinh phí dự án. Đồng thời ghi: Nợ TK 161- Chi dự án Có TK 466- Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. - Cuối kỳ kế toán hoặc khi kết thúc chương trình, dự án, kết chuyển số chi dự án vào nguồn kinh phí dự án khi quyết toán được duyệt, ghi: Nợ TK 461- Nguồn kinh phí dự án Có TK 161- Chi dự án. - Cuối kỳ kế toán năm hoặc khi kết thúc chương trình, dự án số kinh phí dự án sử dụng không hết phải nộp NSNN, ghi: Nợ TK 461- Nguồn kinh phí dự án Có TK 111- Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng.