1. Phương thức gửi hồ sơ
a) Đối với chứng từ chuyển tiền và bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng, đơn vị lập theo các mẫu tương ứng với từng loại đề nghị tạm ứng/thanh toán (chi thường xuyên; chi đầu tư; chi từ tài khoản của đơn vị giao dịch) và gửi cho KBNN trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.
b) Đối với hồ sơ pháp lý của dự án đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư (không loại trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh), thì đơn vị giao dịch phải gửi KBNN bằng văn bản giấy.
c) Đối với hồ sơ khác, đơn vị giao dịch gửi qua Trang thông tin dịch vụ công trực tuyến của KBNN theo hướng dẫn trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN bằng các hình thức: lập trực tiếp trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN; hoặc lập trên các chương trình ứng dụng tại đơn vị giao dịch; hoặc được chuyển đổi từ hồ sơ bằng giấy thành tệp tin điện tử (file) theo định dạng “.pdf”.
2. Ký số hồ sơ
a) Các đề nghị cam kết chi hoặc đề nghị điều chỉnh cam kết chi, điều chỉnh hợp đồng hoặc hủy hợp đồng, hủy cam kết chi; chứng từ chuyển tiền và bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng do đơn vị giao dịch nhập trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN phải có đầy đủ chữ ký số của người phụ trách kế toán (hoặc người được ủy quyền) và chủ tài khoản (hoặc người ủy quyền) của đơn vị giao dịch.
b) Các hồ sơ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này (trừ đề nghị cam kết chi hoặc đề nghị điều chỉnh cam kết chi, điều chỉnh hợp đồng hoặc hủy hợp đồng, hủy cam kết chi) phải được chủ tài khoản (hoặc người được ủy quyền) ký chữ ký số.
3. Quy trình gửi hồ sơ kiểm soát chi:
a) Đơn vị giao dịch sử dụng tài khoản đăng nhập để truy cập vào Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, lập đề nghị cam kết chi NSNN hoặc đề nghị tạm ứng, thanh toán hoặc đề nghị hạch toán ghi thu, ghi chi nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài gửi KBNN nơi giao dịch cùng các hồ sơ có liên quan phải gửi kèm theo chế độ quy định. Việc gửi và ký số trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.
b) Sau khi đơn vị giao dịch hoàn thành thủ tục gửi hồ sơ trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, Trang thông tin dịch vụ công của KBNN tự động kiểm tra, nếu phù hợp theo quy định thì gửi thông báo phản hồi về việc ghi nhận hồ sơ của đơn vị giao dịch đã được gửi tới Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.
Trường hợp kiểm tra không phù hợp, Trang thông tin dịch vụ công của KBNN có thông báo phản hồi nêu rõ lý do từ chối tiếp nhận hồ sơ để đơn vị giao dịch biết và hoàn thiện lại hồ sơ theo quy định.
4. Kiểm tra và trả kết quả hồ sơ của đơn vị giao dịch:
Căn cứ hồ sơ của đơn vị giao dịch gửi và được tiếp nhận trên Trang thông tin dịch vụ công của KBNN, KBNN kiểm tra sơ bộ, nếu hồ sơ chưa đảm bảo đúng và đầy đủ theo chế độ quy định, thì KBNN gửi trả lại hồ sơ cho đơn vị giao dịch và thông báo rõ lý do từ chối đối với từng loại hồ sơ (trong đó, nêu rõ tên các loại hồ sơ và nội dung cần bổ sung, hoàn thiện) qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN và thư điện tử của đơn vị.
Trường hợp sau khi kiểm tra sơ bộ, nếu hồ sơ đảm bảo đúng và đầy đủ theo chế độ quy định, KBNN tiếp nhận hồ sơ, làm thủ tục kiểm soát cam kết chi, hoặc chi thu, ghi chi, hoặc kiểm soát chi theo chế độ quy định. Cụ thể:
a) Đối với hồ sơ đề nghị cam kết chi hoặc đề nghị điều chỉnh cam kết chi, điều chỉnh hợp đồng/hủy hợp đồng, hủy cam kết chi: KBNN kiểm tra, nếu phù hợp thì thực hiện ghi nhận hoặc điều chỉnh hoặc hủy hợp đồng, cam kết chi và thông báo cho đơn vị được biết thông qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN. Trường hợp không phù hợp thì từ chối ghi nhận hoặc điều chỉnh hoặc hủy hợp đồng, cam kết chi của đơn vị và thông báo rõ lý do cho đơn vị được biết thông qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.
b) Đối với hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán:
- Đối với hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán (trừ đề nghị tạm ứng, thanh toán đối với các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài theo hình thức ghi thu, ghi chi): KBNN kiểm tra các điều kiện chi theo chế độ quy định, nếu phù hợp thì làm thủ tục thanh toán và gửi chứng từ báo Nợ (có chữ ký số theo quy định) cho đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN để đơn vị in chứng từ phục hồi làm căn cứ hạch toán kế toán. Trường hợp giá trị chấp nhận tạm ứng, thanh toán của KBNN chênh lệch với số vốn đề nghị tạm ứng, thanh toán của đơn vị, thì KBNN lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán theo quy định (có gắn chữ ký số) và gửi đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN; sau đó, đơn vị lập lại chứng từ chuyển tiền với số tiền đúng bằng số tiền được KBNN chấp nhận thanh toán, ký số và gửi KBNN để thực hiện thanh toán.
- Đối với hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán cho các chương trình, dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài, sau khi thực hiện kiểm soát chi theo chế độ quy định, nếu phù hợp thì KBNN làm thủ tục xác nhận cho đơn vị và gửi Giấy đề nghị thanh toán có xác nhận của KBNN (có chữ ký số theo quy định) cho đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN để đơn vị in chứng từ phục hồi làm căn cứ rút vốn.
Trường hợp kiểm soát chi trước và giá trị chấp nhận tạm ứng/thanh toán của KBNN chênh lệch với số vốn đề nghị tạm ứng/thanh toán của đơn vị, thì KBNN lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán theo quy định (có chữ ký số theo quy định) và gửi đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.
Trường hợp kiểm soát chi sau và giá trị chấp nhận tạm ứng, thanh toán của KBNN chênh lệch với số vốn đề nghị tạm ứng, thanh toán của đơn vị, thì KBNN lập thông báo kết quả kiểm soát thanh toán theo quy định (có chữ ký số theo quy định) và gửi đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN; KBNN thực hiện trừ số chênh lệch vào lần thanh toán tiếp theo.
- Trường hợp KBNN đã phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ di động và đơn vị giao dịch có đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ di động về việc thông báo sự biến động số dư tài khoản qua tin nhắn điện thoại di động, thì KBNN chuyển thông tin về chứng từ báo Nợ cho nhà cung cấp dịch vụ di động để chuyển tin nhắn thông báo biến động số dư tài khoản đến đơn vị giao dịch.
- Trường hợp kiểm tra không hợp lệ, KBNN gửi trả hồ sơ và nêu rõ lý do từ chối tiếp nhận cho đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN
- Trường hợp đơn vị không đồng ý hoặc có điều chỉnh với thông báo kết quả kiểm soát của KBNN, thì đơn vị gửi thông báo cho KBNN qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN hoặc liên hệ trực tiếp với KBNN nơi giao dịch để phối hợp cùng xử lý.
c) Đối với đề nghị hạch toán ghi thu, ghi chi nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ nước ngoài: KBNN kiểm tra, nếu phù hợp thì thực hiện ký số xác nhận Giấy đề nghị hạch toán ghi thu, ghi chi theo đề nghị của đơn vị giao dịch qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN và làm thủ tục hạch toán ghi thu, ghi chi theo chế độ quy định. Trường hợp không phù hợp, thì KBNN từ chối hạch toán ghi thu, ghi chi của đơn vị và thông báo rõ lý do cho đơn vị được biết thông qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.
d) Việc in các chứng từ phục hồi được thực hiện theo quy định tại Khoản 5 Điều 7 Thông tư này. Mẫu chứng từ phục hồi được thực hiện theo các mẫu tương ứng ban hành kèm theo Thông tư số 77/2017/TT-BTC. Trên các chứng từ phục hồi của đơn vị phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người đã thực hiện chuyển đổi từ chứng từ điện tử thành chứng từ giấy.