1. Thủ tục thành lập hội đồng trường và bổ nhiệm chủ tịch hội đồng trường:
a) Đối với trường hợp trường cao đẳng chưa có hội đồng trường, việc thành lập hội đồng trường nhiệm kỳ đầu tiên được thực hiện như sau: Hiệu trưởng chủ trì cuộc họp gồm các thành phần quy định tại điểm a, khoản 2, Điều 9 Điều lệ này để xác định tổng số thành viên hội đồng trường và số lượng thành viên của từng thành phần tham gia hội đồng trường; tổ chức bầu các thành viên đại diện giảng viên của các khoa; đề nghị cơ quan trực tiếp quản lý trường cử đại diện tham gia hội đồng trường; xác định danh sách các thành viên bên ngoài không phải giảng viên cơ hữu hoặc cán bộ quản lý cơ hữu của trường; báo cáo danh sách thành viên hội đồng trường với cơ quan trực tiếp quản lý trường. Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày báo cáo, nếu không có ý kiến khác của cơ quan trực tiếp quản lý trường thì hiệu trưởng tổ chức họp các thành viên trong danh sách nêu trên để bầu chủ tịch hội đồng trường. Trên cơ sở quyết nghị tại cuộc họp này, hiệu trưởng có văn bản đề nghị cơ quan trực tiếp quản lý trường ra quyết định thành lập hội đồng trường và bổ nhiệm chủ tịch hội đồng trường;
b) Đối với trường hợp trường cao đẳng đã có hội đồng trường, việc thành lập hội đồng trường nhiệm kỳ kế tiếp được thực hiện như sau: chủ tịch hội đồng trường đương nhiệm tổ chức thực hiện các quy định tại điểm a khoản này để thành lập hội đồng trường nhiệm kỳ kế tiếp theo đúng quy định tại Điều lệ này và quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường;
c) Hồ sơ đề nghị thành lập hội đồng trường và bổ nhiệm chủ tịch hội đồng trường gồm: Tờ trình đề nghị thành lập hội đồng trường, trong đó nêu rõ quy trình xác định các thành viên hội đồng trường; danh sách và sơ yếu lý lịch của chủ tịch và các thành viên của hội đồng trường; văn bản của cơ quan trực tiếp quản lý trường cử thành viên tham gia hội đồng trường; văn bản đồng ý tham gia hội đồng trường của các thành viên không phải giảng viên cơ hữu, cán bộ quản lý cơ hữu của trường; biên bản họp, biên bản kiểm phiếu, phiếu bầu chủ tịch hội đồng trường và các thành viên đại diện cho các khoa.
Hồ sơ được gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp về cơ quan trực tiếp quản lý. Số lượng hồ sơ là 01 bộ;
d) Thủ tục thay thế chủ tịch và thành viên hội đồng trường: Trong trường hợp chủ tịch hội đồng trường tự nguyện xin thôi làm chủ tịch hội đồng trường hoặc không thể tiếp tục làm việc hoặc thuộc trường hợp bị miễn nhiệm theo quy định tại khoản 3 Điều này thì hiệu trưởng tổ chức họp hội đồng trường để bầu chủ tịch hội đồng trường mới và gửi hồ sơ đề nghị bổ nhiệm thay thế chủ tịch hội đồng trường đến cơ quan trực tiếp quản lý trường quyết định. Hồ sơ gồm: Tờ trình nêu rõ lý do bầu thay thế chủ tịch hội đồng trường, văn bản liên quan đến chủ tịch hội đồng trường đương nhiệm, biên bản họp hội đồng trường, biên bản kiểm phiếu và phiếu bầu chủ tịch hội đồng trường mới.
Trường hợp hội đồng trường bị khuyết thành viên do có thành viên bị miễn nhiệm hoặc bị chết, nghỉ hưu, thuyên chuyển sang công tác khác không còn phù hợp với vị trí làm thành viên thì chủ tịch hội đồng trường căn cứ vào thành phần của các thành viên bị khuyết để lựa chọn thành viên thay thế theo quy trình quy định tại điểm a khoản này. Hồ sơ đề nghị bổ sung, thay thế thành viên hội đồng trường gồm: Tờ trình nêu rõ lý do các trường hợp bổ sung thay thế; biên bản họp hội đồng trường; biên bản kiểm phiếu và phiếu bầu; các hồ sơ minh chứng liên quan (nếu có);
Hồ sơ được gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp về cơ quan trực tiếp quản lý. Số lượng hồ sơ là 01 bộ;
đ) Quy trình, thủ tục: Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ đề nghị của nhà trường, thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý trường ra quyết định thành lập hội đồng trường, bổ nhiệm chủ tịch hội đồng trường hoặc bổ sung thay thế thành viên hội đồng trường. Trường hợp không đồng ý do hồ sơ còn thiếu hoặc không bảo đảm quy định thì cơ quan trực tiếp quản lý phải có trách nhiệm trả lời trường bằng văn bản và nêu rõ lý do.
2. Hoạt động của hội đồng trường
a) Hội đồng trường họp thường kỳ ít nhất 6 tháng một lần và họp bất thường khi có đề nghị bằng văn bản của trên 30% tổng số thành viên hội đồng trường hoặc có đề nghị của hiệu trưởng hoặc của chủ tịch hội đồng trường.
Cuộc họp của hội đồng trường được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/3 số thành viên hội đồng tham dự. Quyết nghị của hội đồng chỉ có giá trị khi có trên 50% tổng số thành viên theo danh sách của hội đồng trường đồng ý. Các cuộc họp phải ghi biên bản và gửi đến cơ quan trực tiếp quản lý trường chậm nhất sau 15 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc họp;
b) Hội đồng trường được sử dụng con dấu và bộ máy tổ chức của nhà trường để triển khai các công việc của hội đồng trường;
c) Chủ tịch hội đồng trường được hưởng phụ cấp chức vụ tương đương hiệu trưởng; thư ký hội đồng trường được hưởng phụ cấp chức vụ tương đương trưởng phòng; phụ cấp cho các thành viên khác trong hội đồng trường được quy định trong quy chế tổ chức và hoạt động và quy chế tài chính nội bộ của nhà trường.
Kinh phí hoạt động của hội đồng trường, phụ cấp chức vụ của chủ tịch, thư ký và phụ cấp cho các thành viên (nếu có) được tính trong kinh phí hoạt động của nhà trường;
d) Ủy quyền điều hành hội đồng trường: Khi chủ tịch hội đồng trường không thể làm việc trong khoảng thời gian theo quy định tại quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường thì chủ tịch hội đồng trường phải có trách nhiệm uỷ quyền bằng văn bản cho một trong số các thành viên còn lại của hội đồng trường đảm nhận thay trách nhiệm của chủ tịch hội đồng. Văn bản ủy quyền phải được gửi đến cơ quan trực tiếp quản lý trường và thông báo công khai. Thời gian ủy quyền không quá 6 tháng.
3. Miễn nhiệm chủ tịch và các thành viên hội đồng trường
a) Thành viên của hội đồng trường bị miễn nhiệm nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây: Có đề nghị bằng văn bản của cá nhân xin thôi tham gia hội đồng trường; bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; sức khỏe không đủ khả năng đảm nhiệm công việc được giao, đã nghỉ làm việc quá 6 tháng mà khả năng lao động chưa hồi phục; đang chấp hành bản án của toà án; có trên 50% tổng số thành viên của hội đồng trường kiến nghị bằng văn bản đề nghị miễn nhiệm; vi phạm các quy định khác ở mức độ miễn nhiệm đã quy định trong quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường;
b) Hội đồng trường có trách nhiệm xem xét, quyết nghị việc miễn nhiệm chủ tịch và thành viên hội đồng trường và gửi hồ sơ đề nghị cơ quan trực tiếp quản lý trường quyết định. Hồ sơ gồm có: Tờ trình nêu rõ lý do miễn nhiệm và các văn bản, minh chứng liên quan.
Hồ sơ được gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp về cơ quan trực tiếp quản lý. Số lượng hồ sơ là 01 bộ;
c) Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ đề nghị của nhà trường, Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý trường ra quyết định miễn nhiệm; trường hợp không đồng ý, phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.