1. Phiên họp thống nhất phương thức làm việc và mở hồ sơ tuyển chọn.
a) Thư ký hành chính đọc quyết định thành lập Hội đồng, giới thiệu thành phần Hội đồng và các đại biểu tham dự. Đại diện Vụ Khoa học và Đào tạo nêu những yêu cầu và nội dung chủ yếu về việc tuyển chọn, xét chọn chủ trì Đề tài, dự án SXTN được quy định tại Thông tư này.
b) Hội đồng thảo luận trao đổi để quán triệt nguyên tắc, quy trình và các tiêu chí đánh giá, thang điểm đánh giá các Hồ sơ được quy định tại Thông tư này.
c) Mở hồ sơ: Hội đồng và Vụ Khoa học và đào tạo chịu trách nhiệm mở hồ sơ và đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ, trong trường hợp cần thiết Vụ Khoa học và đào tạo mời đại diện của các cơ quan chủ trì tham dự. Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ được chuẩn bị theo đúng các biểu mẫu và đáp ứng được các yêu cầu quy định về hồ sơ tuyển chọn, xét chọn. Đối với những hồ sơ không hợp lệ, Hội đồng có trách nhiệm công bố ngay không chấm những hồ sơ đó. Những trường hợp chỉ có một hồ sơ tham gia tuyển chọn thì Hội đồng vẫn đánh giá tuyển chọn theo đúng các quy định tại Thông tư này.
d) Hồ sơ hợp lệ được đưa vào xem xét, đánh giá.
đ) Quá trình mở hồ sơ được ghi thành Biên bản (theo Phụ lục 2 Biểu B7 BBMHS ban hành kèm theo Thông tư này).
e) Thư ký hành chính đọc Biên bản mở hồ sơ đăng ký tuyển chọn, thông báo số lượng và danh mục hồ sơ đủ điều kiện được Hội đồng đưa vào tuyển chọn, xét chọn.
2. Phiên họp đánh giá hồ sơ tham gia tuyển chọn, xét chọn.
a) Các chuyên gia phản biện đánh giá, phân tích hồ sơ; đánh giá nhận định chung về mặt mạnh, mặt yếu của từng hồ sơ và so sánh giữa các hồ sơ đăng ký tuyển chọn cùng một (01) Đề tài.
b) Hội đồng nêu câu hỏi đối với các chuyên gia phản biện về các tiêu chí đánh giá liên quan đến hồ sơ tuyển chọn, xét chọn.
c) Thư ký khoa học đọc ý kiến nhận xét bằng văn bản của thành viên vắng mặt (nếu có) để Hội đồng nghiên cứu, tham khảo.
d) Hội đồng trao đổi, thảo luận đánh giá, so sánh giữa các hồ sơ tuyển chọn cho cùng một (01) đề tài.
đ) Các thành viên Hội đồng cho điểm độc lập theo các tiêu chí và thang điểm quy định tại các biểu mẫu tương ứng sau: Phụ lục 2 Biểu B10 CĐTMĐT đối với đề tài và phụ lục 2 biểu B11 CĐTMDA đối với dự án SXTN ban hành kèm theo Thông tư này.
e) Hội đồng bầu Ban kiểm phiếu và bỏ phiếu: Ban kiểm phiếu gồm 3 thành viên Hội đồng (trong đó bầu một trưởng ban). Phiếu đánh giá hợp lệ là phiếu thực hiện theo đúng chỉ dẫn ghi trên phiếu; Ban kiểm phiếu tổng hợp và báo cáo Hội đồng kết quả kiểm phiếu theo Phụ lục 2 Biểu B12 BBKPCĐTMĐT đối với đề tài hoặc Phụ lục 2 Biểu B13 BBKPCĐTMDA đối với dự án SXTN ban hành kèm theo Thông tư này.
g) Hồ sơ đề tài được đề nghị xem xét phê duyệt nếu có tổng số điểm trung bình của các tiêu chí đạt từ 80/100 điểm trở lên (đối với các đề tài cần xem xét các khía cạnh đạo đức) hoặc 60/80 điểm (đối với các đề tài không cần xem xét khía cạnh đạo đức) trong đó điểm trung bình của từng tiêu chí không dưới 3 điểm và phải được ít nhất 2/3 số thành viên Hội đồng có mặt cho điểm từ 3 trở lên.
h) Hồ sơ dự án SXTN được đề nghị xem xét phê duyệt nếu có tổng số điểm trung bình của các tiêu chí phải đạt từ 65/100 điểm trở lên, trong đó điểm trung bình của từng tiêu chí không dưới 3 điểm và phải được ít nhất 2/3 số thành viên Hội đồng có mặt cho điểm từ 3 trở lên.
i) Đối với các hồ sơ có tổng số điểm đánh giá bằng nhau thì điểm cao hơn của Chủ tịch Hội đồng được ưu tiên để xếp hạng.
k) Trường hợp điểm của Chủ tịch Hội đồng đối với các Hồ sơ cũng giống nhau, Hội đồng xếp hạng bằng nhau và kiến nghị về phương án lựa chọn.
l) Hội đồng thông qua Biên bản theo mẫu tại Phụ lục 2 Biểu B15 BBHĐTC được ban hành kèm theo Thông tư này về kết quả làm việc của Hội đồng, kiến nghị tổ chức và cá nhân trúng tuyển chủ trì đề tài, dự án SXTN:
m) Tổ chức, cá nhân được Hội đồng đề nghị trúng tuyển là tổ chức, cá nhân có Hồ sơ được xếp hạng với điểm cao nhất trong số các Hồ sơ được đề nghị xem xét phê duyệt theo các tiêu chí đánh giá tại phụ lục 2 biểu B14 THĐGĐTTC ban hành kèm theo Thông tư này.
n) Hội đồng thảo luận để thống nhất kiến nghị những điểm sửa đổi, bổ sung cần thiết đối với Thuyết minh Đề tài hoặc Dự án SXTN được đề nghị xem xét phê duyệt.