Khoản 2. In các báo cáo và thực hiện kiểm tra, đối chiếu Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, kế toán viên thực hiện in các báo cáo tại các phần mềm/phân hệ nghiệp vụ để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu như sau:
a) Tại từng phần mềm/phân hệ nghiệp vụ - Kiểm tra, đối chiếu theo đúng quy định tại cơ chế, quy trình nghiệp vụ và hướng dẫn theo từng phần mềm/phân hệ nghiệp vụ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác vào hệ thống phần mềm kế toán; - Kiểm tra tình trạng giao dịch của kế toán viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế toán đảm bảo: + Trên phần mềm ERP: Tại các phân hệ APR, phân hệ FA, tất cả các giao dịch trong ngày có trạng thái “Đã hạch toán (Posted)”; Đồng thời, kiểm tra các giao dịch này có trạng thái “Đã hạch toán (Posted)” trên phân hệ GL; + Trên phần mềm T24, tất cả các giao dịch trong ngày có trạng thái “Đã duyệt (Authorised)”; - Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng giữa các giao dịch nhập/xuất giấy tờ có giá trên phần mềm CSD với phân hệ GL, các giao dịch về đặt cọc, thanh toán mua, bán, đấu thầu giấy tờ có giá, vàng trên phần mềm T24 và trên phần mềm CSD, AOM; - Đối với các giao dịch hạch toán tự động từ các nghiệp vụ được giao quản lý, theo dõi (nếu có) như hợp đồng tiền gửi, tiền vay,..., kế toán viên thực hiện kiểm tra, đối chiếu sau thời điểm kết thúc ngày làm việc; - Đối với phân hệ FT, kế toán viên thực hiện kiểm tra bổ sung các nội dung sau: + Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng giữa các giao dịch thanh toán liên ngân hàng đi/đến qua hệ thống Thanh toán điện tử liên ngân hàng (CITAD) đã hạch toán trên phần mềm T24 trong ngày (mẫu số DC 01 và mẫu số DC 02) với các báo cáo về các giao dịch thanh toán đã thực hiện thành công trên hệ thống CITAD; + Kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các giao dịch thanh toán liên chi nhánh (Inter-branch) đi/đến trong ngày (mẫu số DC 03 và mẫu số DC 04) với Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01);
b) Tại phân hệ GL phần mềm ERP Sau thời điểm kết thúc ngày làm việc, để đảm bảo việc phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ kế toán và tuân thủ chế độ chứng từ kế toán, các kế toán viên phải tập hợp chứng từ đã xử lý hạch toán trong ngày, in Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01) để thực hiện kiểm tra, đối chiếu, cụ thể: - Kiểm tra tình trạng giao dịch của kế toán viên đã nhập vào hệ thống phần mềm kế toán, đảm bảo tất cả các giao dịch có trạng thái “Đã hạch toán (Posted)” trên phân hệ GL. Đối với những giao dịch có trạng thái khác, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế toán; - Kiểm tra lại tính đầy đủ, khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ (số tiền giao dịch, loại tiền tệ, đối tượng hạch toán chi tiết, tên giao dịch, tài khoản hạch toán,…) với Bảng liệt kê giao dịch (mẫu số BCLC 01); - Kiểm tra lại đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ như mẫu dấu, chữ ký khách hàng, chữ ký kế toán viên, chữ ký cán bộ kiểm soát và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền, đóng dấu,...; - Kiểm tra lại các giao dịch đã được nhập theo đúng chức năng của hệ thống phần mềm kế toán, đảm bảo đầy đủ, đúng nghiệp vụ, tránh việc trùng lặp trong thực hiện giao dịch; - Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo khớp đúng về tổng số giao dịch và tổng doanh số phát sinh giữa Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01) với Báo cáo liệt kê theo tài khoản kế toán (mục 2, mẫu số BCLC 01); - Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo số liệu về tổng số giao dịch hạch toán Nợ, tổng số giao dịch hạch toán Có và doanh số phát sinh Nợ, Có của từng tài khoản tổng hợp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Báo cáo liệt kê theo tài khoản (mục 2, mẫu số BCLC 01) đã được cập nhật đầy đủ, chính xác theo Báo cáo liệt kê giao dịch chi tiết (mục 1, mẫu số BCLC 01); - Trường hợp các giao dịch có sử dụng các tài khoản trung gian hệ thống, kế toán viên phải kiểm tra lại tính đúng đắn của việc hạch toán vào các tài khoản trung gian này. Trường hợp có sai sót, kế toán viên phải phối hợp với cán bộ kiểm soát, cán bộ kỹ thuật để xử lý theo đúng hướng dẫn thao tác trên hệ thống phần mềm kế toán và pháp luật kế toán.