1. Chế độ bổ sung hồ sơ công chức
Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ công chức, cơ quan quản lý công chức hướng dẫn công chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ công chức, cụ thể như sau:
a) “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý công chức xác nhận để bổ sung vào thành phần hồ sơ công chức;
b) Trường hợp các thông tin phát sinh do công chức tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công chức và trước pháp luật.
2. Trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc thì việc lập hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức quyết định/cụ thể là:
a) Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày xác định hồ sơ thất lạc, hư hỏng, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm thẩm tra, xác minh, hướng dẫn công chức kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư này;
b) Sau khi công chức tự kê khai và hoàn chỉnh hồ sơ, người đứng đầu cơ quan quản lý công chức ra quyết định thẩm tra, xác minh. Nhiệm vụ thẩm tra, xác minh gồm:
Kiểm tra về các thành phần hồ sơ: trực tiếp thẩm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ, trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ không thống nhất thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lý công chức gửi văn bản đề nghị cơ quan Tư pháp cấp tỉnh trở lên thẩm tra, xác minh và thông báo kết quả thẩm tra, xác minh bằng văn bản với cơ quan quản lý công chức. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan, tổ chức, đơn vị nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức đề nghị cơ quan quản lý công chức gửi văn bản đến cơ quan ngoại giao tại Việt Nam của nước cấp văn bằng, chứng chỉ đó đề nghị xác minh tính hợp pháp của văn bằng, chứng chỉ. Hoặc cơ quan quản lý công chức gửi văn bản trực tiếp đến cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ đó để xác minh tính hợp pháp và có văn bản kết luận về kết quả thẩm tra, xác minh đó để lưu hồ sơ.
Việc thẩm tra, xác minh thực hiện trong thời gian 90 ngày, kể từ ngày có quyết định thẩm tra, xác minh của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức;
c) Không phải thẩm tra, xác minh đối với hồ sơ hư hỏng, thất lạc trong các trường hợp sau:
- Các thành phần hồ sơ hư hỏng, thất lạc không phải là hồ sơ gốc quy định tại Khoản 1 Điều 9 của Thông tư này thì thực hiện chế độ bổ sung như quy định về chế độ bổ sung hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều này;
- Các thành phần hồ sơ thất lạc nhưng đã tìm thấy bổ sung và trùng hợp thông tin với các thành phần hồ sơ khác trong hồ sơ gốc hoặc đã được cơ quan Tư pháp từ cấp tỉnh trở lên thẩm tra và xác nhận tính hợp pháp.
d) Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức có văn bản gửi Bộ Nội vụ thống nhất ý kiến trước khi quyết định không thẩm tra, xác minh đối với các trường hợp hồ sơ công chức hư hỏng, thất lạc theo quy định tại Điểm c Khoản 2 của Điều này.
3. Trường hợp sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ công chức, hủy các tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định thẩm tra, xác minh theo quy định tại Khoản 2 Điều này. Nội dung sửa chữa thông tin trong hồ sơ quy định như sau:
a) Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của công chức (ngày, tháng, năm sinh, họ, tên, tên đệm) không thống nhất giữa các thành phần hồ sơ thì căn cứ vào hồ sơ gốc lập lần đầu khi công chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để xác định, kể cả thông tin trong hồ sơ đảng viên;
b) Trường hợp các thành phần hồ sơ không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc, sổ hộ khẩu, sổ bảo hiểm và hồ sơ đảng viên (nếu công chức là đảng viên) để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất với giấy khai sinh gốc.
4. Hồ sơ đề nghị thống nhất ý kiến giữa cơ quan quản lý công chức với Bộ Nội vụ về các trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hư hỏng, thất lạc và khi sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ gốc công chức gồm:
a) Công văn đề nghị do người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan quản lý công chức ký theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này;
b) Biên bản kết luận thẩm tra, xác minh đối với trường hợp hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin hồ sơ gốc công chức.
5. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ đề nghị của cơ quan quản lý công chức theo quy định tại Điểm d Khoản 2 và quy định tại Khoản 3 Điều này, Bộ Nội vụ có trách nhiệm trả lời bằng văn bản đến cơ quan quản lý công chức về các trường hợp cho phép lập mới và sửa chữa dữ liệu thông tin trong hồ sơ công chức. Trường hợp hồ sơ đề nghị của cơ quan quản lý công chức gửi Bộ Nội vụ chưa đủ theo quy định tại Khoản 4 Điều này thì trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ quan quản lý công chức, Bộ Nội vụ yêu cầu cơ quan quản lý công chức bổ sung, hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo quy định.
6. Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về công chức, cơ quan quản lý hồ sơ công chức có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo việc lập mới hồ sơ của năm trước. Những hồ sơ hư hỏng, thất lạc hoặc việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức, gửi về Bộ Nội vụ để tổng hợp, theo dõi.