Điều 7. Nguyên tắc thực hiện công tác lãnh sự
1. Mỗi cán bộ xử lý chịu trách nhiệm một hoặc một số khâu của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự. Ở những nơi số lượng công việc lãnh sự không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng khâu thì một người có thể thực hiện nhiều khâu thuộc các bước của quy trình cấp giấy tờ lãnh sự nhưng phải đảm bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín. Người nhận hồ sơ hoặc người đề xuất xử lý hồ sơ không đồng thời là người duyệt, ký giấy tờ lãnh sự; người duyệt, ký không đồng thời là người giữ và đóng dấu quốc huy; người duyệt, ký không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự.
2. Các khâu đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất, kiểm tra, xác minh, trình duyệt, ký, ký cấp của bước xử lý hồ sơ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư này phải do công chức Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện thực hiện. Việc đề xuất hướng giải quyết, duyệt ý kiến đề xuất phải được lập thành văn bản hoặc được ghi trực tiếp vào hồ sơ.
3. Người được ký các giấy tờ lãnh sự không ký giấy tờ lãnh sự có liên quan trực tiếp đến bản thân hoặc người thân theo quy định đối với thủ tục cấp phát giấy tờ đó.
4. Trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ cơ quan đại diện trong công tác lãnh sự:
a) Người đứng đầu Cơ quan đại diện trực tiếp chỉ đạo tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện, bao gồm: Ban hành các quy trình giải quyết công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện, trong đó xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của tập thể và từng cá nhân tham gia quy trình giải quyết công tác lãnh sự. Phân công cán bộ đủ điều kiện, phẩm chất, đạo đức và năng lực tham gia giải quyết công tác lãnh sự; ban hành văn bản phân công công việc của từng cá nhân tham gia giải quyết công tác lãnh sự (người nhận hồ sơ; người đề xuất giải quyết hồ sơ; người trả hồ sơ; người giữ, đóng dấu quốc huy; người ký giấy tờ lãnh sự; người quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự...). Cán bộ được phân công xử lý, đề xuất giải quyết hồ sơ phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự còn giá trị (tại thời điểm được phân công hoặc tại thời điểm được Bộ Ngoại giao duyệt đi công tác nhiệm kỳ tại Cơ quan đại diện) do Cục Lãnh sự cấp, trừ trường hợp được miễn Giấy này. Các quy trình giải quyết công tác lãnh sự và bảng phân công cán bộ giải quyết công tác lãnh sự phải được thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự và Vụ Tổ chức cán bộ.
b) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể ủy quyền cho người thứ hai hoặc 01 viên chức ngoại giao/lãnh sự quản lý, tổ chức thực hiện công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện (sau đây gọi là người phụ trách công tác lãnh sự).
c) Người đứng đầu Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và trước pháp luật về công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện. Người phụ trách công tác lãnh sự chịu trách nhiệm trước Người đứng đầu Cơ quan đại diện, trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, công việc lãnh sự được ủy quyền. Cá nhân tham gia giải quyết công tác lãnh sự chịu trách nhiệm trước Người đứng đầu và người phụ trách công tác lãnh sự, trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ, công việc lãnh sự mà người này tham gia giải quyết.