1. Thời điểm báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức:
a) Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 30 tháng 01 của năm sau, cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức để cơ quan quản lý công chức tổng hợp báo cáo Bộ Nội vụ;
b) Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm sau, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị về Bộ Nội vụ để tổng hợp báo cáo Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
2. Nội dung, trình tự báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức
Cơ quan quản lý công chức định kỳ báo cáo Bộ Nội vụ công tác quản lý hồ sơ công chức như sau:
a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý hồ sơ công chức gồm:
Cơ quan quản lý hồ sơ công chức định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức theo Thông tư này, Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV và Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV, sau đó tổng hợp để cơ quan quản lý công chức báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định hiện hành;
Cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm đề nghị, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản lý hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chế và báo cáo cơ quan quản lý công chức của Bộ Nội vụ để phối hợp thực hiện;
Cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm đề nghị, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản lý hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chế và báo cáo cơ quan quản lý công chức của Bộ Nội vụ để phối hợp thực hiện;
Cơ quan quản lý công chức Bộ Nội vụ tổng hợp tình hình thực hiện, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản lý hồ sơ công chức để trình cấp có thẩm quyền ban hành thống nhất toàn quốc.
b) Nội dung báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị gồm:
Báo cáo số lượng hồ sơ lập mới (hồ sơ tuyển dụng mới, kể cả hồ sơ lập mới do thất lạc, hư hỏng), hồ sơ công chức bổ nhiệm, xét chuyển, điều động, luân chuyển, biệt phái, chuyển công tác và hồ sơ cán bộ, công chức cấp xã xét chuyển thành công chức cấp huyện trở lên;
Báo cáo số lượng hồ sơ công chức thôi việc, buộc thôi việc, nghỉ hưu, mất sức và từ trần;
Báo cáo số lượng hồ sơ hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin trong thành phần hồ sơ gốc.
c) Báo cáo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác quản lý hồ sơ gồm:
Khu vực bảo quản hồ sơ, nơi cất và lưu giữ hồ sơ công chức;
Diện tích bảo quản, lưu giữ hồ sơ công chức;
Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ công chức;
Kinh phí hàng năm cho công tác quản lý hồ sơ công chức, nguồn, kế hoạch, tiến độ cấp kinh phí, đề xuất kiến nghị về kinh phí.
d) Số lượng, chất lượng công chức và công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức:
Số lượng và trình độ (trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học) đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức;
Số lượng, chất lượng các lớp tập huấn chuyên môn về công tác quản lý hồ sơ công chức hàng năm và định kỳ do cơ quan tự tổ chức.
đ) Kiến nghị, đề xuất giải pháp đổi mới nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ và kế hoạch xây dựng hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ công chức.