Mục II. TRÌNH TỰ XÂY DỰNG, DUYỆT, TRIỂN KHAI VÀ THANH QUYẾT TOÁN KINH PHÍ TCTTB
1. Xây dựng dự án TCTTB Các cơ quan NCPT, cơ quan tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng, cơ quan thông tin KHCN, Sở KHCNMT thuộc các đối tượng đầu tư ở trên (sau đây gọi là chủ đầu tư) nếu có nhu cầu đều phải xây dựng dự án TCTTB (mẫu thuyết minh dự án nêu ở phụ 1c 2 kèm theo Thông tư). Đối với nhu cầu đầu tư để sửa chữa thiết bị dưới 20 (hai mươi) triệu đồng và đầu tư để mua sắm trang thiết bị mới dưới 50 (năm mươi) triệu đồng: Chủ đầu tư không phải xây dựng dự án mà chỉ lập dự toán để Bộ, Tỉnh/Thành phố xét duyệt. Việc lập dự án TCTTB phải căn cứ vào mục tiêu phát triển, nhu cầu sử dụng và trình độ khoa học công nghệ của trang thiết bị, quy mô, tiến độ và hiệu quả đạt được.
2. Duyệt dự án TCTTB Căn cứ vào hướng dẫn của Bộ KHCNMT về phương hướng, mục tiêu phát triển tiềm lực KHCN cho từng giai đoạn để duyệt dự án. - Hội đồng xét duyệt dự án TCTTB cấp Bộ gồm các thành viên: Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính Kế toán, Vụ quản lý KHKT..., do Vụ quản lý KHKT làm thường trực và Lãnh đạo Bộ là Chủ tịch Hội đồng. Ngoài ra có sự tham gia của đại diện Bộ KHCNMT và Bộ Tài chính. - Hội đồng xét duyệt dự án TCTTB cấp Tỉnh/Thành phố gồm các thành viên: Uỷ ban Kế hoạch Tỉnh/Thành phố, Sở Tài chính, Sở KHCNMT..., do Sở KHCNMT làm thường trực và Lãnh đạo Tỉnh/Thành phố là Chủ tịch Hội đồng. Ngoài ra có sự tham gia (hoặc có ý kiến thoả thuận trước đối với các tỉnh ở xa điều kiện đi lại khó khăn) của Bộ KHCNMT. - Sau khi tham khảo ý kiến của Hội đồng xét duyệt dự án, Bộ, Tỉnh/Thành phố sẽ phê duyệt các dự án TCTTB do mình quản lý. Riêng các dự án TCTTB có giá trị từ 500 (năm trăm) triệu đồng trở lên phải có sự thoả thuận trước với Bộ KHCNMT. Nội dung xét duyệt dự án TCTTB phải cụ thể về mục tiêu, nhu cầu sử dụng và danh mục các thiết bị cần đầu tư, tổng kinh phí (trong đó phải nêu cụ thể nguồn vốn Nhà nước, Bộ, Tỉnh/Thành phố, của cơ sở...). Việc lập và phê duyệt dự án TCTTB được làm thường xuyên trong cả năm và gửi đến Bộ KHCNMT để làm căn cứ xem xét chủ trương đầu tư trong kỳ kế hoạch.
3. Kế hoạch và cân đối kế hoạch TCTTB hàng năm
3.1. Hàng năm, trên cơ sở hướng dẫn xây dựng kế hoạch KHCNMT của Bộ KHCNMT về phương hướng phát triển tiềm lực KHCN, Bộ, Tỉnh/Thành phố (sau đây gọi là chủ quản đầu tư) hướng dẫn chủ đầu tư lập kế hoạch TCTTB bao gồm nội dung, khối lượng, kinh phí..., đồng thời tổng hợp, xử lý và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để thảo luận với Bộ KHCNMT trước hoặc cùng với kế hoạch KHCNMT hàng năm.
3.2. Trên cơ sở kế hoạch TCTTB đã thảo luận và thống nhất với các Bộ, Tỉnh/Thành phố và tổng mức kinh phí hàng năm dành cho TCTTB, Bộ KHCNMT sẽ cân đối và phân bổ kinh phí cho từng dự án TCTTB.
3.3. Kế hoạch và kinh phí của các dự án TCTTB sẽ được Bộ KHCNMT thông báo trong kế hoạch KHCNMT của Bộ, Tỉnh/Thành phố.
4. Lập, duyệt thiết kế và dự toán của dự án TCTTB
4.1. Trên cơ sở chỉ tiêu kế hoạch TCTTB đã được Bộ KHCNMT thông báo, các Bộ, Tỉnh/Thành phố sẽ giao chỉ tiêu cụ thể cho các chủ đầu tư trực thuộc và hướng dẫn, đôn đốc chủ đầu tư tiến hành lập thiết kế, dự toán cho từng nội dung và kinh phí tương ứng theo trình tự sau: a/ Phối hợp với Bộ KHCNMT tổ chức Hội đồng lựa chọn thiết bị để tư vấn cho cơ quan chủ đầu tư và chủ quản đầu tư xem xét tính hợp lý, trình độ công nghệ của trang thiết bị đã dự kiến trong dự án. Hội đồng lựa chọn thiết bị được tổ chức gọn nhẹ, gồm không quá 9 thành viên và phải có ít nhất 2/3 số thành viên là các chuyên gia am hiểu về lĩnh vực thiết bị khoa học tương ứng. - Hội đồng lựa chọn thiết bị có trách nhiệm phản biện toàn bộ dự án TCTTB và phải khẳng định được các thiết bị khoa học loại A trong dự án về: Tên thiết bị, kiểu loại, trình độ KHCN của thiết bị, tính năng kỹ thuật, công dụng, nước sản xuất, giá cả, phương pháp phân tích, phương thức cung ứng, v.v... - Những ý kiến phản biện của Hội đồng không thống nhất với chủ đầu tư hoặc chủ quản đầu tư sẽ được bảo lưu và báo cáo cho cơ quan quản lý đầu tư là Bộ KHCNMT để xem xét và quyết định. b/ Căn cứ vào ý kiến của Hội đồng lựa chọn thiết bị, tiến hành tuyển chọn cơ quan cung ứng thiết bị, lập thiết kế dự toán chi tiết bao gồm: + Chi phí trực tiếp: - Đối với sửa chữa thiết bị: Chi phí mua sắm phụ tùng, linh kiện thay thế, công sửa chữa, chi phí vận hành thử... - Đối với đầu tư trang thiết bị mới: Chi phí mua thiết bị chính, các thiết bị phụ trợ và vật tư, hóa chất tiêu hao đi kèm (trong trường hợp rất cần thiết khi mua thiết bị mới), chi phí vận chuyển, thi công lắp đặt, vận hành thử và đào tạo bổ túc cán bộ... + Chi phí quản lý hành chính: Chủ đầu tư các dự án đầu tư để sửa chữa thiết bị trên 50 (năm mươi) triệu đồng hoặc dự án đầu tư để mua sắm thiết bị mới trên 200 (hai trăm) triệu đồng sẽ dự toán khoản kinh phí quản lý hành chính để: Chi phí cho Hội đồng xét duyệt và nghiệm thu dự án, chi phí cho các chuyên gia trong Hội đồng lựa chọn thiết bị, các khoản chi hành chính khác... và được tính theo công thức:
2.000.000 đồng + 0,5% G Trong đó G là giá trị dự án, nhưng tổng chi phí quản lý hành chính không được quá 10 (mười) triệu đồng cho 01 (một) dự án. Các dự án TCTTB có giá trị dưới mức nêu trên: Chủ đầu tư sử dụng nguồn kinh phí để chi phí quản lý hành chính. c/ Xây dựng phương án và tiến độ triển khai thực hiện dự án.
4.2. Các cơ quan chức năng của Bộ, Tỉnh/Thành phố phối hợp với Bộ KHCNMT và Bộ Tài chính tiến hành xem xét thiết kế, dự toán của các dự án TCTTB trong năm kế hoạch để Lãnh đạo Bộ, Tỉnh/Thành phố phê duyệt. Khi lập, duyệt thiết kế và dự toán dự án hoặc hạng mục dự án TCTTB, có thể vận dụng các định mức vật tư, định mức công lao động, đơn giá các loại vật tư hóa chất, phụ tùng linh kiện và giá nhập thiết bị lẻ... của các cơ quan cung ứng dịch vụ vật tư khoa học kỹ thuật của Nhà nước. Thiết kế và dự toán chi tiết đã được phê duyệt sẽ gửi đến Bộ KHCNMT và Bộ Tài chính để làm căn cứ cấp phát, kiểm tra và thanh quyết toán.
5. Cấp phát và kiểm tra
5.1. Căn cứ vào thiết kế, dự toán được duyệt của các dự án hoặc hạng mục dự án TCTTB, sau khi rà xét và đối chiếu với chỉ tiêu kinh phí của Bộ KHCNMT thông báo, Bộ Tài chính sẽ cấp kinh phí cho chủ quản đầu tư để chủ quản đầu tư cấp trực tiếp tới từng dự án. Nhằm phát huy sớm hiệu quả của nguồn kinh phí này, đề nghị nên cấp tập trung dứt điểm từng dự án để sớm hoàn thành và đưa vào sử dụng, trách cấp phát dàn trải và không được sử dụng kinh phí này vào mục đích khác. Các chủ đầu tư sau khi nhận được kinh phí, cần chủ động triển khai sớm các nội dung công việc theo kế hoạch. Chủ đầu tư nhất thiết phải mở sổ sách kế toán, lưu giữ chứng từ, hạch toán từng hạng mục và toàn bộ dự án theo các quy định và chế độ tài chính kế toán hiện hành để thuận lợi cho việc quản lý, kiểm tra, nghiệm thu, thanh quyết toán và bàn giao các hạng mục trong dự án và sử dụng.
5.2. Trong quá trình chủ đầu tư triển khai thực hiện dự án, cơ quan chủ quản đầu tư có trách nhiệm phối hợp với Bộ KHCNMT và Bộ Tài chính kiểm tra, đôn đốc và hướng dẫn chủ đầu tư thực hiện đúng tiến độ, nội dung đã đề ra và có quyền đình chỉ việc thực hiện khi chủ đầu tư có sai phạm nghiêm trọng.
6. Nghiệm thu Tuỳ theo mức độ phức tạp của dự án, công tác nghiệm thu phải tiến hành ngay từ đầu, trong từng khâu chủ yếu, từng hạng mục dự án và toàn bộ dự án. Nhìn chung công tác nghiệm thu phải tiến hành ở 2 cấp: - Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở: Khi hạng mục dự án hoàn thành toàn bộ hoặc từng phần, cần tổ chức Hội đồng nghiệm thu do chủ đầu tư chủ trì, có sự tham gia của các cơ quan quản lý chức năng như: Khoa học, kế hoạch, tài chính.... - Hội đồng nghiệm thu cấp Bộ, Tỉnh/Thành phố: Khi dự án hoàn thành toàn bộ và đi vào hoạt động ổn định, chủ đầu tư lập hồ sơ nghiệm thu đề nghị Bộ, Tỉnh/Thành phố tổ chức Hội đồng nghiệm thu có sự tham gia (hoặc ý kiến thoả thuận trước đối với các tỉnh ở xa điều kiện đi lại khó khăn) của Bộ KHCNMT, Bộ Tài chính và có từ 2 -3 chuyên gia về thiết bị khoa học đã tham gia Hội đồng lựa chọn thiết bị tương ứng trước đây. - Đối với nhu cầu TCTTB không phải lập dự án: Chỉ nghiệm thu ở cấp cơ sở nhưng vẫn phải báo cáo đầy đủ như quy định ở điểm 7.1 trong phần II Thông tư này.
7. Báo cáo và thanh quyết toán
7.1 Chủ đầu tư lập báo cáo đầy đủ về tình hình thực hiện dự án TCTTB bao gồm nội dung, chất lượng, khối lượng, kinh phí... đã thực hiện và các kiến nghị nếu có cho cơ quan chủ quản, Bộ KHCNMT và Bộ Tài chính.
7.2 Việc duyệt quyết toán kinh phí TCTTB được thực hiện theo chế độ hiện hành như đối với kinh phí sự nghiệp nghiên cứu khoa học nói chung.