Điều 12. Chữ ký, con dấu trong đăng ký
1. Phiếu yêu cầu đăng ký phải có chữ ký của người có thẩm quyền (sau đây gọi là chữ ký), con dấu (nếu có) của bên bảo đảm và bên nhận bảo đảm, trừ trường hợp sau đây:
a) Hợp đồng bảo đảm hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng bảo đảm có công chứng, chứng thực thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên bảo đảm hoặc bên nhận bảo đảm;
b) Hợp đồng bảo đảm hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng bảo đảm có chỉ định cụ thể người yêu cầu đăng ký thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên được chỉ định;
c) Đăng ký cầm cố tài sản, đặt cọc, ký cược hoặc ký quỹ trong trường hợp pháp luật về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ có quy định hoặc có thỏa thuận trong hợp đồng bảo đảm thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên nhận bảo đảm, trừ trường hợp có thỏa thuận khác trong hợp đồng bảo đảm;
d) Người yêu cầu đăng ký là Quản tài viên, doanh nghiệp quản lý, thanh lý tài sản thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của chủ thể này;
đ) Đăng ký thay đổi để thay đổi thông tin về bên nhận bảo đảm hoặc rút bớt tài sản bảo đảm thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên nhận bảo đảm; đăng ký thay đổi bên nhận bảo đảm thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên nhận bảo đảm mới, của bên nhận bảo đảm là người thừa kế theo quy định của Bộ luật Dân sự hoặc của bên kế thừa trong trường hợp bên nhận bảo đảm là pháp nhân được tổ chức lại;
e) Xóa đăng ký theo yêu cầu của bên nhận bảo đảm thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên nhận bảo đảm;
g) Xóa đăng ký thuộc trường hợp được quy định tại điểm k và điểm l khoản 1 Điều 20 Nghị định này thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên bảo đảm;
h) Đăng ký thay đổi để rút bớt tài sản bảo đảm hoặc xóa đăng ký theo yêu cầu của bên bảo đảm mà có văn bản có nội dung thể hiện việc bên nhận bảo đảm đồng ý xóa đăng ký hoặc xác nhận về việc hợp đồng bảo đảm đã chấm dứt, đã được thanh lý hoặc xác nhận về việc giải chấp hoặc văn bản khác thể hiện ý chí của bên nhận bảo đảm về việc đồng ý rút bớt tài sản bảo đảm, đồng ý xóa đăng ký thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên bảo đảm;
i) Đăng ký thay đổi để rút bớt tài sản bảo đảm hoặc xóa đăng ký theo yêu cầu của cơ quan thi hành án dân sự, của Chấp hành viên có thẩm quyền hoặc của cơ quan khác có thẩm quyền, của người khác có thẩm quyền theo quy định của luật thì chỉ cần có chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan thi hành án dân sự, của cơ quan khác có thẩm quyền hoặc của Chấp hành viên, của người khác có thẩm quyền và con dấu của cơ quan này;
k) Đăng ký thay đổi để rút bớt tài sản bảo đảm hoặc xóa đăng ký theo yêu cầu của người nhận chuyển giao hợp pháp tài sản bảo đảm mà có hợp đồng đã có hiệu lực pháp luật về mua bán tài sản đấu giá, chuyển giao khác về quyền sở hữu tài sản bảo đảm hoặc có Văn bản xác nhận kết quả thi hành án của cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền (sau đây gọi là Văn bản xác nhận kết quả thi hành án) thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của người nhận chuyển giao hợp pháp tài sản bảo đảm;
l) Chuyển tiếp đăng ký thế chấp quy định tại điểm b khoản 1, điểm b khoản 2 và khoản 5 Điều 26 Nghị định này mà hợp đồng thế chấp quyền tài sản phát sinh từ hợp đồng mua bán nhà ở hoặc từ hợp đồng mua bán tài sản khác gắn liền với đất đã có nội dung về chuyển tiếp đăng ký thế chấp quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 26 Nghị định này và đã được công chứng, chứng thực trong trường hợp luật quy định thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên nhận bảo đảm;
m) Đăng ký thông báo xử lý tài sản bảo đảm thì chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của bên nhận bảo đảm.
2. Trường hợp chi nhánh của pháp nhân đứng tên người yêu cầu đăng ký quy định tại khoản 8 Điều 8 Nghị định này thì chữ ký, con dấu (nếu có) của pháp nhân được thay thế bằng chữ ký, con dấu (nếu có) của chi nhánh. Trường hợp pháp nhân thay đổi thông tin về chi nhánh hoặc thay đổi chi nhánh thì chữ ký, con dấu (nếu có) của chi nhánh có thông tin thay đổi hoặc của chi nhánh mới được thay thế cho chữ ký, con dấu (nếu có) của chi nhánh được thay đổi.
3. Trường hợp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ bằng tài sản thuộc doanh nghiệp tư nhân thì chữ ký trên Phiếu yêu cầu đăng ký là chữ ký của chủ doanh nghiệp tư nhân, sử dụng con dấu của doanh nghiệp tư nhân (nếu có) nếu kê khai người yêu cầu đăng ký là doanh nghiệp tư nhân.
4. Trường hợp bên bảo đảm hoặc bên nhận bảo đảm gồm nhiều người thì phải có đầy đủ chữ ký, con dấu (nếu có) của các chủ thể này, trừ trường hợp có văn bản thể hiện nội dung về việc một, một số bên bảo đảm hoặc bên nhận bảo đảm có quyền đại diện cho những người còn lại.
5. Trường hợp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ của người khác hoặc đồng thời bảo đảm thực hiện nghĩa vụ của bên bảo đảm và của người khác thì Phiếu yêu cầu đăng ký không cần chữ ký, con dấu (nếu có) của người có nghĩa vụ được bảo đảm.
6. Trường hợp Công ty quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng Việt Nam hoặc chủ thể khác trở thành bên nhận bảo đảm mới mà thuộc diện không phải đăng ký thay đổi bên nhận bảo đảm quy định tại điểm a khoản 1 Điều 18 Nghị định này là người yêu cầu đăng ký thì chữ ký, con dấu (nếu có) của bên nhận bảo đảm trên Phiếu yêu cầu đăng ký là chữ ký, con dấu (nếu có) của chủ thể này. Trường hợp này, văn bản có căn cứ hoặc có nội dung về xác định bên nhận bảo đảm mới là tài liệu phải có trong hồ sơ đăng ký (01 bản chính hoặc 01 bản sao có chứng thực hoặc 01 bản sao kèm bản chính để đối chiếu).
7. Trường hợp người yêu cầu đăng ký là cá nhân không biết chữ hoặc là người khuyết tật không thể ký thì thực hiện điểm chỉ thay cho ký trên Phiếu yêu cầu đăng ký.
8. Trường hợp tổ chức, cá nhân quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 và 7 Điều này thực hiện đăng ký thông qua người đại diện thì chữ ký, con dấu (nếu có) của người đại diện trên Phiếu yêu cầu đăng ký thay thế cho chữ ký, con dấu (nếu có) hoặc điểm chỉ của người được đại diện. Trường hợp đã đăng ký mà có sự thay đổi về người đại diện thì người đại diện mới ký, đóng dấu (nếu có) trên Phiếu yêu cầu đăng ký.
9. Trường hợp hồ sơ đăng ký được nộp qua hệ thống đăng ký trực tuyến thì chữ ký, con dấu quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 và 8 Điều này có thể được thay thế bằng chữ ký điện tử, con dấu điện tử. Chữ ký điện tử, con dấu điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký, con dấu được sử dụng trên văn bản giấy (sau đây gọi là bản giấy).