Mục I. - GHI VÀO GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ KINH DOANH. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng để cho doanh nghiệp khi được chấp nhận đăng ký kinh doanh, là căn cứ xác nhận địa vị pháp lý của doanh nghiệp trong suốt cả quá trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy khi vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cần chú ý:
a) Dùng mực viết màu xanh, tim hoặc đen, khi gặp nước không bị nhoè, khó tẩy xoá. a) Tên doanh nghiệp: Ghi tên hiệu do chủ doanh nghiệp đặt ra và phải được dùng trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh từ khi đăng ký kinh doanh, đăng báo, trong hóa đơn, quảng cáo, báo cáo và các giấy tờ khác liên quan đến doanh nghiệp. a) Ngành nghề kinh doanh: ghi theo ngành nghề được nêu tại danh mục vốn pháp định đối với từng ngành nghề kèm theo bản quy định của Hội đồng Bộ trưởng cụ thể hoá một số điều trong Luật doanh nghiệp tư nhân ban hành kèm theo Nghị định 221/HĐBT ngay 23-7-1991. a) Ngành nghề kinh doanh, ghi ngành nghề mới mà chủ doanh nghiệp xin thay đổi (theo các ngành nghề tại danh mục vốn pháp định đối với từng ngành nghề kèm theo bản quy định của Hội đồng Bộ trưởng cụ thể hoá một số điều trong luật doanh nghiệp tư nhân). a) Tên công ty: Ghi rõ công ty trách nhiệm hữu hạn + Tên hiệu của công ty đó theo giấy phép thành lập công ty và điều lệ công ty.
b) Chữ viết phải rõ ràng, đẹp, viết kiểu chữ nghiêng (như viết trong giấy khen). b) Trụ sở giao dịch: Ghi đúng trụ sở giao dịch mà chủ doanh nghiệp đã xuất trình giấy chứng hợp lệ (theo quy định tại Thông tư của Trọng tài kinh tế Nhà nước hướng dẫn thực hiện đăng ký kinh doanh). Cần ghi rõ số nhà, đường phố, phường, quận (nếu ở thành phố) ; thôn, xã, huyện, tỉnh (nếu ở nông thôn). b) Vốn đầu tư ban đầu: ghi theo số đã được ghi trong giấy phép thành lập doanh nghiệp. Trường hợp khi đăng ký kinh doanh với các giấy chứng nhận của Ngân hàng về vốn bằng tièn, ngoại tệ, vàng của chủ doanh nghiệp và giấy chứng nhận của cơ quan công chứng về trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp,có số tiền lớn hơn vốn đầu tư ban đầu đã ghi trong giấy phép thành lập doanh nghiệp thì ghi theo số tiền được xác nhận bằng các giấy tờ trên. b) Vốn đầu tư: Trong đó vốn bằng tiền, ngoại tệ, vàng: Bằng giá trị hiện vật. Ghi theo số liệu mới mà chủ doanh nghiệp xin thay đổi và phù hợp với giấy chứng nhận của Ngân hàng hoặc cơ quan công chứng. Cách ghi vào mục này giống như cách ghi ở trang 2 đã được nêu trên. b) Trụ sở giao dịch: Ghi đúng theo trụ sở giao dịch mà công ty đã xuất trình giấy chứng thực hợp lệ (theo quy định tại Thông tư của Trọng tài kinh tế Nhà nước hướng dẫn thực hiện đăng ký kinh doanh). Cần ghi rõ số nhà, đường phố, phưòng, quận (nếu ở thành phố) hoặc thôn, xã, huyện, tỉnh (nếu ở nông thôn).
c) Hạn chế ít nhất sự viết nhầm, viết hỏng, vì mỗi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đều đã mang sẵn số đăng ký kinh doanh. Nếu bị hỏng phải dùng giấy khác thì số đăng ký kinh doanh đó xem như không dùng được nữa. 1- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho doanh nghiệp tư nhân Trang 2: c) Họ và tên chủ doanh nghiệp: Chủ doanh nghiệp tư nhân là một người cụ thể, vì vậy phải ghi đúng tên đã được ghi trong giấy phép thành lập doanh nghiệp phù hợp với tên trong giấy chứng minh nhân dân. Nếu tên trong giấy chứng minh nhân dân khác với tên trong giấy phép thành lập doanh nghiệp thì: - Nếu là một người mang hai tên khác nhau thì ghi cả hai tên. Ví dụ: Nguyễn Văn A tức Trần Văn B. - Nếu là hai người khác nhau thì chỉ chấp nhận ghi tên theo giấy phép thành lập doanh nghiệp và giấy chứng minh nhân dân của người đó. Trường hợp doanh nghiệp muốn ghi tên khác với tên ghi trong giấy phép thành lập thì phải xin lại giấy phép thành lập doanh nghiệp. c) Vốn bằng tiền, ngoại tệ, vàng ... Ghi theo giấy chứng nhận của Ngân hàng về số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng của chủ doanh nghiệp có trong tài khoản ở Ngân hàng, sau khi quy đổi ra tiền Việt Nam theo giá quy định của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm đăng ký kinh doanh. c) Ngày... tháng... năm ... Ghi ngày, tháng, năm mà Trọng tài kinh tế chấp nhận thay đổi. c) Danh sách sáng lập viên: Phải ghi đủ số sáng lập viên như trong giấy phép thành lập công ty và điều lệ công ty. Họ và tên, ngày sinh ghi theo giấy CMND; nơi thường trú ghi theo hộ khẩu thường trú của các sáng lập viên. Nếu có sự khác nhau về tên các sáng lập viên, giữa giấy phép thành lập công ty và điều lệ công ty thì công ty phải xin sửa lại tên trong giấy phép thành lập công ty cho phù hợp với tên trong điều lệ công ty. Trang 3: 1- Vốn điều lệ: ghi vốn đã được ghi trong điều lệ công ty và đã được quy đổi ra tiền Việt Nam. 2- Trong đó, bằng tiền, ngọai tệ, vàng: Ghi phần vốn góp của các thành viên công ty bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng đã được quy đổi bằng tiền Việt Nam theo giá quy định của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm đăng ký kinh doanh. 3- Giấy phép thành lập công ty số ... do Uỷ ban nhân dân .... cấp ngày ... ghi theo giấy phép thành lập công ty đã được cấp. 4- Điều lệ công ty đã được toàn thể thành viên trong công ty thông qua ngày ... ghi ngày thông qua điều lệ công ty theo ngày ở trong điều lệ công ty. 5- Phần còn lại của trang 3 ghi như chỉ dẫn tại điểm d, e, g để ghi trang 3 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho doanh nghiệp tư nhân. 3- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty cổ phần. Trang 2: ghi như chỉ dẫn để ghi ở trang 2 của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty trách nhiệm hữu hạn. Trang 3: Số liệu để ghi vào các mục của trang này lấy theo số liệu đã được ghi trong điều lệ công ty và ghi như chỉ dẫn để ghi ở trang 3 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty trách nhiệm hữu hạn. Mệnh giá cổ phiếu ghi bằng tiền Việt Nam; nếu trong điều lệ công ty quy định bằng ngoại tệ, vàng thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo giá quy định của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm đăng ký kinh doanh. Trang 4, 5, 6: Là các trang để ghi khi công ty đăng ký thay đổi lần thứ nhất, thứ hai, thứ ba. 1- Ngành nghề kinh doanh: ghi theo ngành nghề mới mà công ty xin thay đổi. 2- Số cổ phiếu mới được phát hành theo giấy phép số ... do Uỷ ban nhân dân ... cấp ngày ... là... Ghi theo giấy phép của Uỷ ban nhân dân tỉnh đã cấp cho công ty về việc phát hành cổ phiếu mới. 3- Số trái phiếu được phát hành theo giấy phép số ... do Uỷ ban nhân dân ...... cấp ngày .... là .... Ghi theo giấy phép của Uỷ ban nhân dân tỉnh đã cấp cho công ty về việc phát hành trái phiếu. 5- Vốn điều lệ sau khi phát hành cổ phiếu mới, trái phiếu... .trong đó bằng tiền, vàng, ngoại tệ ...., bằng hiện vật, bản quyền sở hữu công nghiệp: Ghi theo vốn sau khi có giấy phép phát hành cổ phiếu mới và trái phiếu. Cách ghi như chỉ dẫn ghi vốn ở trang 3 của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty trách nhiệm hữu hạn.
d) Ngày sinh, số chứng minh nhân dân, nơi cấp và ngày cấp ghi theo giấy chứng minh nhân dâncủa chủ doanh nghiệp. d) Vốn bằng trị giá hiện vật: ghi theo giấy chứng nhận của cơ quan công chứng về trị giá tài sản bằng hiện vật thuộc sở hữu của chủ doanh nghiệp bằng tiền Việt Nam. d) Chức danh, chữ ký người chấp nhận đăng ký: là nơi đống dấu cảu Trọng tài kinh tế chấp nhận đăng ký thay đổi.
đ) Nơi thường trú: ghi theo hộ khẩu thường trú của chủ doanh nghiệp. đ) Chức danh, chữ ký người được chấp nhận đăng ký: ghi vào chức danh, chữ ký ngưòi đã xem xét và chấp nhận việc đăng ký thay đổi. Vị trí này, ngoài Chủ tịch, Phó chủ tịch Trọng tài kinh tế còn có trọng tài viên được phân công phụ trách đăng ký kinh doanh hoặc trưởng, phó phòng đăng ký kinh doanh được ký. 2- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dùng cho công ty trách nhiệm hữu hạn: Trang 2:
e) Giấy phép thành lập doanh nghiệp số ... do Uỷ ban nhân dân....... cấp ngày... ghi theo số, ngày của giấy phép thành lập doanh nghiệp. Trang 3: e) Ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Ghi ngày mà Trọng tài kinh tế cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho chủ doanh nghiệp.
f) Dấu cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh : Dưới hàng chữ này là nơi đóng dấu của Trọng tài kinh tế cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
g) Chức danh, chữ ký người cấp giấy: Ghi rõ chức danh người cấp giấy và có chữ ký của người cấp giấy. chỉ có Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Trọng tài kinh tế mới được ký vào vị trí này. Trang 4, 5, 6: là các trang để ghi khi chủ doanh nghiệp đăng ký thay đổi kinh doanh theo thứ tự lần thứ nhất, thứ hai và thứ ba.