1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, đơn vị đóng quân; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, đơn vị chiến đấu, sẵn sàng chiến đấu, bảo đảm chiến đấu và các Đồn Biên phòng ghi tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, đơn vị đóng quân, ví dụ:
+ Văn bản của Sư đoàn 312 (Sư đoàn bộ đóng quân tại huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội): Hà Nội,
+ Văn bản của Trung đoàn 50 (Ban Chỉ huy Trung đoàn đóng quân tại quận Đồ Sơn, thành phố Hải Phòng): Hải Phòng,
+ Văn bản của Bộ Tư lệnh Quân khu 4 (Bộ Tư lệnh Quân khu đóng quân tại thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An): Nghệ An,
- Địa danh ghi trên văn bản của các đơn vị quân sự địa phương:
+ Đối với các Bộ Tư lệnh, Bộ Chỉ huy quân sự thành phố trực thuộc Trung ương ghi tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội và của các cục trực thuộc: Hà Nội, của Bộ Chỉ huy quân sự thành phố Hải Phòng và của các phòng trực thuộc: Hải Phòng,
+ Đối với các Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh ghi tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh Hải Dương và của các phòng trực thuộc (đóng quân tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh Quảng Ninh và của các phòng trực thuộc (đóng quân tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của Ban Chỉ huy quân sự thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ban Chỉ huy quân sự thành phố Hải Dương (tỉnh Hải Dương): TP. Hải Dương,
- Địa danh ghi trên văn bản của các Ban Chỉ huy quân sự huyện, quận là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
+ Văn bản của Ban Chỉ huy quân sự huyện Thanh Hà (tỉnh Hải Dương): Thanh Hà,
+ Văn bản của Ban Chỉ huy quân sự quận Thanh Xuân (thành phố Hà Nội): Thanh Xuân,
+ Văn bản của Ban Chỉ huy quân sự thị xã Phúc Yên (tỉnh Vĩnh Phúc): Phúc Yên,
- Địa danh ghi trên văn bản của các doanh nghiệp ghi tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
+ Văn bản của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (có trụ sở đóng tại quận Ba Đình, thành phố Hà Nội): Hà Nội,
+ Văn bản của Tổng công ty 319 (có trụ sở đóng tại quận Long Biên, thành phố Hà Nội): Hà Nội,
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được đăng ký, đóng dấu ban hành.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Tân Bình, ngày 10 tháng 02 năm 2010
2. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng; viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành địa danh; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới tiêu ngữ.