Điều 6. Mức chi
1. Khách sạn:
a) Chi phí thuê phòng khách sạn, phần Chính phủ Việt Nam đài thọ cho các đoàn đại biểu, thực hiện theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
b) Chi phí thuê phòng khách sạn phục vụ hoạt động của Ban Tổ chức, chỉ được thanh toán tối đa 05 phòng hạng chuẩn (Standard) tại mỗi khách sạn có đại biểu dự các Hội nghị ở. Đơn giá thanh toán theo hồ sơ, chứng từ thực tế.
2. Phương tiện đi lại: Việc bố trí xe ô tô, phần do Chính phủ Việt Nam đài thọ các đoàn đại biểu dự hội nghị theo thông lệ các Hội nghị thực hiện theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Giá thuê xe ô tô và thời gian thuê xe theo Đề án hậu cần hội nghị, thanh toán theo hợp đồng ký kết với đơn vị cho thuê xe. Trưởng Ban Tổ chức chịu trách nhiệm bố trí xe ô tô phục vụ hoạt động của Ban Tổ chức trên tinh thần tận dụng tối đa xe ô tô của các cơ quan, đơn vị hiện có. Trường hợp phải thuê ô tô thì thời gian thuê xe được tính trước và sau các Hội nghị tối đa 01 ngày.
3. Mức chi ăn trưa làm việc:
a) Tại Hội nghị SOM là 800.000 đồng/người/bữa;
b) Tại Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao là 1.200.000 đồng/người/bữa;
c) Tại các Hội nghị cấp cao và Hội nghị WEF - Mê Công là 1.500.000 đồng/người/bữa. Mức chi nêu trên là tối đa bao gồm cả đồ uống (sản xuất tại Việt Nam), chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ.
4. Mức chi chiêu đãi:
a) Tại Hội nghị SOM là 1.000.000 đồng/người;
b) Tại Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao là 1.500.000 đồng/người;
c) Tại các Hội nghị cấp cao và Hội nghị WEF - Mê Công là 2.500.000 đồng/người. Mức chi nêu trên là tối đa bao gồm cả đồ uống (sản xuất tại Việt Nam), chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ.
5. Mức chi giải khát giữa giờ:
a) Tại Hội nghị SOM là 150.000 đồng/người/buổi, ngày 2 buổi;
b) Tại Hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao là 220.000 đồng/người/buổi, ngày 2 buổi;
c) Tại các Hội nghị cấp cao và Hội nghị WEF - Mê Công là 330.000 đồng/người/buổi, ngày 2 buổi. Mức chi nêu trên là tối đa (chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ).
6. Chi tổ chức biểu diễn văn nghệ: Các hoạt động văn hóa nghệ thuật chào mừng, phục vụ các Hội nghị được thanh toán theo hợp đồng ký giữa Ban Tổ chức các Hội nghị với các đoàn nghệ thuật.
7. Chi đón, tiễn các đoàn:
a) Tại sân bay được chi thuê phòng trực cho Ban Tổ chức để đón, tiễn đại biểu theo hóa đơn thực tế; chi tổ chức ăn trưa/ăn tối tập trung cho Ban Tổ chức (cán bộ đón tiễn, tình nguyện viên, lái xe, an ninh, y tế...), mức chi ăn là 100.000 đồng/người/bữa (chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ theo quy định).
b) Mua hoa tặng các đại biểu theo đề án lễ tân hội nghị.
c) Mua nước uống (nước khoáng, nước tinh khiết) cho các lực lượng trực tiếp tham gia đón, tiễn đại biểu.
8. Tặng phẩm:
a) Đối tượng được nhận tặng phẩm tại các Hội nghị là: Trưởng đoàn cấp cao và Phu nhân/Phu quân, Bộ trưởng Ngoại giao, Tổng Thư ký ASEAN và các thành viên khác;
b) Mức chi tối đa cho các Trưởng đoàn cấp cao và Phu nhân/Phu quân là 3.000.000 đồng/người;
c) Mức chi tối đa cho các Bộ trưởng và Tổng Thư ký ASEAN là 1.500.000 đồng/người;
d) Mức chi tối đa cho các Trưởng SOM là 1.000.000 đồng/người;
đ) Mức chi tối đa cho các thành viên khác là 500.000 đồng/người.
9. Thiết bị:
a) Ban Tổ chức được thanh toán các chi phí bố trí lắp đặt thiết bị tại phòng dùng chung, Trung tâm báo chí, phòng họp báo và các phòng chức năng tại địa điểm diễn ra các Hội nghị với các thiết bị: máy tính kết nối Internet tốc độ cao, wifi tốc độ cao, máy in, máy sao chụp, máy fax (miễn cước nội địa), máy điện thoại (miễn cước nội địa) và các ngăn tủ chia tài liệu. Việc bố trí, mua hoặc thuê thiết bị, số lượng, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật... theo Đề án hậu cần hội nghị.
b) Việc trang bị tài sản phục vụ công tác chuẩn bị và tổ chức các Hội nghị thực hiện theo thứ tự ưu tiên, như sau: - Sắp xếp, bố trí trong tài sản hiện có của cơ quan được giao nhiệm vụ chủ trì các hoạt động chuẩn bị và tổ chức các Hội nghị. - Trường hợp không thể sắp xếp, bố trí được trong tài sản hiện có, cơ quan được giao nhiệm vụ chủ trì các hoạt động chuẩn bị và tổ chức các Hội nghị thực hiện thuê tài sản. - Mua sắm tài sản trong trường hợp thực sự cần thiết.
10. Chế độ đối với cán bộ và nhân viên phục vụ các Hội nghị:
a) Cán bộ, nhân viên trực tiếp tham gia phục vụ các Hội nghị (kể cả ngày lễ, thứ bảy và chủ nhật) được hưởng tiền bồi dưỡng làm nhiệm vụ theo các mức sau: - Các thành viên Ban Tổ chức, Trưởng các Tiểu ban, Trưởng Ban Thư ký: 300.000 đồng/ngày/người; - Thành viên các Tiểu ban, Ban Thư ký: 250.000 đồng/ngày/người; - Thành viên các tổ, nhóm, ban công tác trực thuộc các Tiểu ban do các Trưởng Tiểu ban huy động phục vụ bằng văn bản: 200.000 đồng/ngày/người; - Nhân viên phục vụ (lực lượng bảo vệ, lái xe, lễ tân, tình nguyện viên, y tế, liên lạc viên ...) do Trưởng các Tiểu ban phê duyệt danh sách: 150.000 đồng/ngày/người. Trường hợp một người làm nhiều nhiệm vụ khác nhau trong một ngày, chỉ được hưởng một mức bồi dưỡng cao nhất. Số ngày được hưởng tiền bồi dưỡng là số ngày chính thức diễn ra các Hội nghị. Trường hợp công việc phải triển khai sớm hoặc kết thúc muộn hơn so với số ngày hội nghị chính thức thì tổng số ngày được thanh toán tối đa không quá 07 ngày. Khi đã hưởng tiền bồi dưỡng thì không thanh toán tiền làm thêm giờ (nếu có). - Trường hợp cần thiết, Ban Tổ chức hội nghị bố trí ăn, nghỉ tập trung cho các lực lượng an ninh, y tế, phục vụ (bảo vệ, lái xe, lễ tân, tình nguyện viên, sỹ quan liên lạc...) thì mức chi ăn là 200.000 đồng/người/ngày (đã bao gồm đồ uống, chưa bao gồm thuế, phí dịch vụ) ngoài tiền bồi dưỡng theo chế độ. Trường hợp phải thuê phòng nghỉ thì thanh toán theo hóa đơn thực tế. Không phát tiền nếu không ăn, nghỉ tập trung.
b) Chi hỗ trợ cước điện thoại di động cho cán bộ, nhân viên áp dụng mức khoán trong thời gian tổ chức các Hội nghị như sau: - Các thành viên Ban Tổ chức, Trưởng các Tiểu ban, Trưởng Ban Thư ký: 500.000 đồng/người; - Thành viên các Tiểu ban, Ban Thư ký: 300.000 đồng/người; - Trường hợp cần thiết, Trưởng các Tiểu ban quyết định danh sách cán bộ được thanh toán cước điện thoại di động hoặc được thuê máy điện thoại di động, khoán mức cước tối đa không quá 200.000 đồng/người.
11. Chi các cuộc họp báo trước và sau các Hội nghị: Chi bồi dưỡng phóng viên Việt Nam tham dự 150.000 đồng/ngày/người; chi nước uống, hoa quả giữa giờ 70.000 đồng/ngày/người.
12. Chi dịch thuật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-BTC ngày 06/01/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu, đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước.
13. Chi mua sắm hoặc thuê tài sản, trang thiết bị, in ấn tài liệu, sản xuất biểu tượng, mua tặng phẩm và các hàng hóa khác phải thực hiện theo quy định của Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn Luật.
14. Đối với các khoản chi phát sinh trong thực tế chưa được quy định mức chi tại Thông tư này và các văn bản quy phạm pháp luật khác do Trưởng Ban Tổ chức và các Trưởng Tiểu ban xem xét, quyết định cho phù hợp với thực tế trên cơ sở tuân thủ về hồ sơ đấu thầu, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ hợp pháp hợp lệ và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.