Khoản 3. Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng
a) Đối với trường hợp có Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng: - Các đơn vị, tổ chức gửi Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng hoặc văn bản giao nhiệm vụ Phụ trách kế toán tới KBNN nơi giao dịch khi đăng ký sử dụng tài khoản. - Đối với Ban quản lý dự án, trường hợp trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án, Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư đã có phân công Kế toán trưởng hoặc Phụ trách kế toán thì không phải gửi Văn bản bổ nhiệm Kế trưởng (hoặc phân công Phụ trách kế toán). - Đối với Công ty cổ phần: Trường hợp Giám đốc hoặc Tổng giám đốc làm chủ tài khoản, đơn vị gửi KBNN nơi giao dịch Văn bản bổ nhiệm chức vụ Giám đốc, Tổng giám đốc của Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên công ty.
b) Đối với trường hợp không có Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng: Trong trường hợp các đơn vị, tổ chức không có Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng, tùy từng trường hợp, cần gửi 01 bản đến KBNN nơi giao dịch: - Đối với chức vụ Chủ tài khoản: + Văn bản ủy quyền của Thủ trưởng đơn vị cho cấp phó làm Chủ tài khoản theo quy định của pháp luật và văn bản bổ nhiệm, phân công chức vụ của cấp phó tới KBNN nơi giao dịch đối với trường hợp Thủ trưởng đơn vị không trực tiếp làm Chủ tài khoản, ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tài khoản. + Văn bản phân công cho phó Thủ trưởng đơn vị phụ trách theo từng khu vực tới KBNN nơi giao dịch đối với trường hợp các đơn vị có đặc thù riêng về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, được pháp luật cho phép đặt trụ sở văn phòng đại diện tại khu vực khác (có con dấu riêng, chịu trách nhiệm quyết toán kinh phí ngân sách như một đơn vị độc lập). + Nghị quyết hoặc Quyết định công nhận các chức danh có tên người đứng đầu tổ chức đoàn thể đối với trường hợp đơn vị là các tổ chức đoàn thể mà người đứng đầu được bầu thông qua Nghị quyết. + Nghị quyết Hội đồng quản trị (HĐQT) về việc bầu chủ tịch HĐQT đối với trường hợp Công ty cổ phần do Chủ tịch HĐQT làm chủ tài khoản. - Đối với chức danh Kế toán trưởng: + Văn bản giao nhiệm vụ cho cán bộ theo dõi tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, tài khoản ghi thu, ghi chi, tài khoản chi dự toán chi chuyển giao, được ký chức danh “Kế toán trưởng” trên chứng từ kế toán giao dịch với KBNN (đối với tài khoản chi bằng Lệnh chi tiền, ghi thu, ghi chi), văn bản giao phụ trách kế toán (đối với Quỹ tích lũy trả nợ trường hợp không có Văn bản bổ nhiệm kế toán trưởng). + Văn bản giao nhiệm vụ Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán) cho cán bộ kiêm nhiệm đối với trường hợp đơn vị, tổ chức không bắt buộc phải có Kế toán trưởng (hoặc Phụ trách kế toán), công việc kế toán giao cho cán bộ nghiệp vụ khác kiêm nhiệm. + Hợp đồng hoặc văn bản giao nhiệm vụ Kế toán trưởng của cấp có thẩm quyền đối với trường hợp đơn vị thuê Kế toán trưởng. + Văn bản phân công Kế toán trưởng (Phụ trách kế toán) đối với trường hợp doanh nghiệp tư nhân không có Văn bản bổ nhiệm kế toán trưởng.
c) Trường hợp có Văn bản bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán, các đơn vị, tổ chức phải gửi KBNN nơi giao dịch các văn bản bổ nhiệm hoặc phân công lại cùng Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký. Trường hợp đơn vị, tổ chức được cơ quan công an cấp lại dấu và dấu có thay đổi so với mẫu dấu đã đăng ký với Kho bạc, phải đăng ký lại mẫu dấu với KBNN nơi giao dịch trên Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những trường hợp Văn bản bổ nhiệm Chủ tài khoản hoặc Kế toán trưởng đăng ký chữ ký tại KBNN hoặc dấu của đơn vị đã hết thời hạn hiệu lực nhưng đơn vị chưa có Văn bản bổ nhiệm lại chức vụ của người đang đăng ký Chủ tài khoản, của Kế toán trưởng hoặc chưa có văn bản phân công lại cho người phụ trách kế toán hoặc chưa đăng ký lại mẫu dấu của đơn vị. KBNN không chịu trách nhiệm theo dõi thời hạn bổ nhiệm các chức danh này và thời hạn hiệu lực của mẫu dấu của đơn vị.
d) Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh) không phải gửi Văn bản bổ nhiệm chức vụ/giao nhiệm vụ của chủ tài khoản. Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (Quốc phòng, An ninh) không phải gửi Văn bản bổ nhiệm chức vụ/giao nhiệm vụ của Kế toán trưởng.