1. Xác nhận viện trợ là việc cơ quan Tài chính các cấp (Bộ Tài chính, Sở Tài chính) xác nhận hàng hoá nhập khẩu, hàng hoá dịch vụ trong nước mua bằng tiền viện trợ hoặc xác nhận số tiền viện trợ đã nhận được trên Tờ khai xác nhận viện trợ do chủ dự án kê khai.
2. Các trường hợp không cần xác nhận viện trợ gồm có:
a) Các khoản viện trợ bằng tiền theo hình thức hỗ trợ ngân sách trực tiếp.
b) Các khoản viện trợ phi vật chất.
3. Phân công xác nhận viện trợ: được thực hiện phù hợp với phân cấp nguồn thu giữa ngân sách các cấp, cụ thể như sau:
a) Bộ Tài chính ký xác nhận trên các Tờ khai xác nhận viện trợ đối với:
- Viện trợ nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách trung ương nêu tại khoản 5 Điều 1 Thông tư này;
- Các khoản cứu trợ khẩn cấp không có địa chỉ cụ thể, thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam (quy định tại Điều 15 Nghị định số 93/2009/NĐ-CP của Chính phủ);0
- Viện trợ hàng hoá nhập khẩu cho một số địa phương, nhưng do một tổ chức nhà nước thuộc Trung ương làm đầu mối nhận hàng và phân phối (hàng nhập chung vận đơn).
b) Sở Tài chính ký xác nhận trên các Tờ khai xác nhận viện trợ đối với viện trợ nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách địa phương nêu tại khoản 6 Điều 1 Thông tư này.
4. Mục đích lập Tờ khai xác nhận viện trợ:
a) Để cơ quan Tài chính tổng hợp số liệu và tình hình tiếp nhận và sử dụng viện trợ nước ngoài và thực hiện hạch toán NSNN đối với viện trợ nước ngoài thuộc nguồn thu NSNN.
b) Là một trong những tài liệu pháp lý để cơ quan Hải quan thực hiện việc miễn thuế xuất nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu đối với trang thiết bị, máy móc, vật tư, đồ dùng và các loại hàng hoá nhập khẩu bằng nguồn tiền viện trợ nước ngoài; hoặc để cơ quan Thuế hoàn lại thuế giá trị gia tăng đối với các hàng hoá và dịch vụ mua sắm, chi tiêu trong nước bằng nguồn tiền viện trợ nước ngoài, theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành.
c) Để chủ dự án theo dõi quản lý dự án viện trợ nước ngoài và lập các báo cáo về tiếp nhận và sử dụng viện trợ theo quy định tại Thông tư này.
5. Mẫu Tờ khai xác nhận viện trợ được quy định tại Phụ lục 2 Thông tư này, gồm có:
a) Mẫu C1-HD/XNVT “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá nhập khẩu”: được sử dụng trong kê khai tiếp nhận viện trợ bằng hiện vật là các trang thiết bị, máy móc, vật tư, nguyên liệu và các loại hàng hoá khác nhập khẩu từ nước ngoài.
b) Mẫu C2-HD/XNVT “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá, dịch vụ trong nước” được sử dụng trong kê khai tiếp nhận viện trợ nước ngoài là các trang thiết bị, máy móc, vật tư, nguyên liệu và các loại hàng hoá khác mua trong nước (kể cả chi phí dịch vụ phục vụ) từ nguồn tiền viện trợ nước ngoài.
c) Mẫu C3-HD/XNVT “Tờ khai xác nhận viện trợ bằng tiền” được sử dụng trong kê khai khi tiếp nhận viện trợ nước ngoài bằng tiền.
6. Số lượng Tờ khai xác nhận viện trợ: Tờ khai xác nhận viện trợ được lập ít nhất thành sáu (06) bản chính, trong đó:
a) Cơ quan Tài chính giữ ba (03) bản chính, trong đó hai (02) bản để hạch toán NSNN và một (01) bản để lưu Sổ đăng ký xác nhận viện trợ;
b) Cơ quan Hải quan/Cơ quan Thuế mỗi cơ quan giữ một (01) bản chính để xử lý và lưu hồ sơ miễn thuế, hoàn thuế;
c) Cơ quan chủ quản giữ một (01) bản chính để theo dõi quản lý và lập các báo cáo tổng hợp viện trợ nước ngoài;
d) Chủ dự án giữ một (01) bản chính để lập các báo cáo tiếp nhận, thanh toán và quyết toán chương trình, dự án viện trợ. Trong trường hợp có nhiều đơn vị sử dụng viện trợ được xác nhận viện trợ trong một Tờ khai xác nhận viện trợ, thì cần khai thêm đủ số bản chính để mỗi đơn vị sử dụng viện trợ được giữ một (01) bản chính Tờ khai xác nhận viện trợ.
Trường hợp hàng viện trợ là các phương tiện vận tải (tầu thuyền, xe máy, ô tô), chủ dự án cần lập thêm một (01) bản chính để sử dụng khi đăng ký lưu hành phương tiện.
7. Thời điểm lập Tờ khai xác nhận viện trợ:
a) Mẫu C1-HD/XNVT: “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá nhập khẩu” được khai ngay sau khi chủ dự án nhận được chứng từ hàng hoá nhập khẩu.
b) Mẫu C2-HD/XNVT: “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá, dịch vụ trong nước” được khai ngay sau khi chủ dự án nhận được các hoá đơn, chứng từ mua sắm hàng hoá, thanh toán dịch vụ trong nước.
c) Mẫu C3-HD/XNVT: “Tờ khai xác nhận viện trợ bằng tiền” được khai ngay khi nhận “giấy báo có” của Ngân hàng phục vụ hoặc của Kho bạc nhà nước nơi mở tài khoản tiếp nhận tiền viện trợ.
8. Hồ sơ cần thiết kèm theo Tờ khai xác nhận viện trợ:
a) Đối với xác nhận viện trợ lần đầu tiên, chủ dự án cần cung cấp cho cơ quan Tài chính các tài liệu pháp lý chứng minh nguồn viện trợ không hoàn lại, gồm có:
- Điều ước quốc tế cụ thể về ODA và văn bản uỷ quyền của Chính phủ về đàm phán, ký kết điều ước quốc tế cụ thể về ODA, được quy định tại Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA).
- Văn bản ghi nhớ về viện trợ PCPNN, Thoả thuận viện trợ PCPNN và văn bản phê duyệt việc tiếp nhận các khoản viện trợ PCPNN, được quy định tại Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22/10/2009 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài.
- Văn bản xác nhận việc viện trợ, tài trợ, hiến, tặng (sau đây gọi chung là tài trợ) của Bên tài trợ để hỗ trợ cho hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ và văn bản của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền quyết định việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng tài trợ của tổ chức, cá nhân nước ngoài để hoạt động khoa học, công nghệ, được quy định tại Nghị định số 80/2010/NĐ-CP ngày 14/7/2010 của Chính phủ quy định về hợp tác, đầu tư với nước ngoài trong lĩnh vực khoa học và công nghệ.
b) Đối với các dự án có sự tham gia của nhiều cơ quan, trong lần đầu lập Tờ khai xác nhận viện trợ, Ban quản lý dự án Trung ương cần sao thêm một số bản các tài liệu pháp lý nói trên (số lượng tuỳ theo số địa phương thụ hưởng chương trình, dự án) gửi cho Bộ Tài chính chuyển lại cho các Sở Tài chính liên quan để phối hợp theo dõi quản lý và hạch toán NSNN nguồn viện trợ nước ngoài cho các đơn vị địa phương thụ hưởng.
c) Các tài liệu, chứng từ cụ thể là căn cứ để kê khai xác nhận viện trợ từng lần, như các chứng từ nhập khẩu, chứng từ mua hàng hoá và thuê dịch vụ trong nước, quyết định trúng thầu và hợp đồng giao nhận thầu (hợp đồng nhập khẩu hoặc uỷ thác nhập khẩu, hợp đồng xây dựng, hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng tư vấn), biên bản nghiệm thu, bàn giao, quyết toán công trình xây dựng do nước ngoài viện trợ theo hình thức “chìa khoá trao tay”; thông báo giải ngân hoặc chứng từ chuyển tiền của nhà tài trợ và các tài liệu khác có liên quan.
9. Địa điểm xác nhận viện trợ:
a) Bộ Tài chính: tại Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại - Bộ Tài chính tại Hà Nội (địa chỉ: 28 Trần Hưng Đạo), hoặc tại Tổ quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế thuộc Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại đóng tại Thành phố Hồ Chí Minh (địa chỉ:138 Nguyễn Thị Minh Khai) và đóng tại Thành phố Đà Nẵng (địa chỉ: 64 Pasteur).
b) Sở Tài chính: Tuỳ theo tình hình thực tế mà từng địa phương có thể bố trí địa điểm và tổ chức bộ phận chuyên trách hoặc giao cho một phòng chức năng của Sở Tài chính thực hiện.
10. Một số chú ý khi kê khai Tờ khai xác nhận viện trợ:
a) Các Tờ khai Xác nhận viện trợ C1, C2 và C3-HD/XNVT phải được kê khai trên hai mặt của cùng một Tờ khai xác nhận viện trợ (không khai thành 2 tờ một mặt riêng biệt). Trường hợp tại các mục kê khai theo các mẫu Tờ khai xác nhận viện trợ là không đủ chỗ trống để kê khai chi tiết (đặc biệt là mục kê khai chi tiết về tiền, hàng viện trợ), chủ dự án có thể khai chi tiết từng mục trên các phụ lục đính kèm Tờ khai xác nhận viện trợ đó. Các phụ lục chi tiết này cũng được chủ dự án ký tên và đóng dấu.
b) Các mẫu số C1, C2 và C3-HD-XNVT nói trên còn được dùng để kê khai các khoản tiền, hàng viện trợ để thực hiện một công trình xây dựng cơ bản theo hình thức “chìa khoá trao tay”. Trong trường hợp này, tại mặt sau các Tờ khai xác nhận viện trợ này, chủ dự án có trách nhiệm kê khai thêm các thông tin cơ bản về công trình xây dựng cơ bản có liên quan (tại mục chi tiết “Viện trợ để xây dựng công trình”) để phục vụ cho việc hạch toán và quyết toán công trình xây dựng cơ bản sau khi đã hoàn thành và bàn giao cho phía Việt Nam.
c) Giá cả kê khai trên Tờ khai xác nhận viện trợ:
- Mẫu C1-HD/XNVT “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá nhập khẩu”: theo giá mua trên hoá đơn hàng nhập khẩu (FOB, CIF, C&F...).
Trong trường hợp hàng hoá viện trợ nhập khẩu được nhà tài trợ ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu hoặc ký hợp đồng đấu thầu mua hàng hoá nhập khẩu với một doanh nghiệp trong nước, ngoài việc kê khai theo giá mua theo hoá đơn hàng nhập khẩu nói trên, chủ dự án cần khai thêm giá thực tế mà nhà tài trợ đã thanh toán cho doanh nghiệp trong nước từ nguồn viện trợ. Trị giá mua thực tế là cơ sở để cơ quan Tài chính hạch toán ghi thu ghi chi ngân sách khoản viện trợ đó.
- Mẫu C2-HD/XNVT “Tờ khai xác nhận viện trợ hàng hoá, dịch vụ trong nước” được kê khai theo giá không có thuế và giá có thuế (nếu có) trên hoá đơn cung cấp hàng hoá, dịch vụ trong nước. Trị giá mua không có thuế là cơ sở để cơ quan Tài chính hạch toán ghi thu ghi chi ngân sách khoản viện trợ đó.
d) Tỷ giá quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam trên Tờ khai xác nhận viện trợ:
- Trường hợp Bên tài trợ đã quy định tỷ giá quy đổi cố định trong văn kiện dự án ký kết với Chính phủ Việt Nam: áp dụng theo tỷ giá quy đổi đã thoả thuận với Bên tài trợ.
- Trường hợp Bên tài trợ thông qua các ngân hàng thương mại, kể cả ngân hàng nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, để chuyển đổi số ngoại tệ viện trợ ra đồng Việt Nam: áp dụng theo tỷ giá chuyển đổi thực tế do Ngân hàng phục vụ thông báo.
- Trường hợp Bên tài trợ chuyển trực tiếp bằng ngoại tệ cho dự án: áp dụng tỷ giá hạch toán ngoại tệ do Bộ Tài chính công bố hàng tháng trên Website Bộ Tài chính (http://www.mof.gov.vn).
đ) Để thuận lợi trong quá trình xử lý về thuế và hạch toán ngân sách nhà nước đối với nguồn viện trợ nước ngoài, mục khai về chủ dự án trên Tờ khai xác nhận viện trợ cần bảo đảm các yêu cầu chính sau đây:
- Khai đầy đủ, chính xác tên, địa chỉ liên hệ của chủ dự án và cơ quan chủ quản dự án.
- Khai mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách của chủ dự án. Trong trường hợp các đơn vị sử dụng viện trợ là các doanh nghiệp, hoặc đơn vị sự nghiệp có thu, cần khai thêm mã số thuế để thuận lợi trong việc hoàn thuế.