1. Điều chỉnh số liệu hạch toán ngân sách nhà nước được tiến hành thường xuyên trong năm ngân sách nhằm xử lý chênh lệch giữa số liệu ghi thu, ghi chi NSNN với quyết toán thực tế sử dụng viện trợ nước ngoài, có thể phát sinh trong những trường hợp cụ thể sau:
a) Tài sản, hàng hoá, tiền viện trợ qua kiểm kê, đánh giá lại có phát sinh thừa, thiếu về số lượng, hoặc tăng giảm về giá trị so với số liệu đã xác nhận viện trợ và hạch toán NSNN (bao gồm cả trường hợp điều chỉnh lại giá mua bằng ngoại tệ thực tế theo hoá đơn hàng nhập khẩu đã kê khai trên Tờ khai xác nhận viện trợ theo mẫu C1-HD/XNVT cho phù hợp với mặt bằng giá cả thị trường trong nước);
b) Tiền viện trợ không sử dụng hết hoàn trả lại cho Bên tài trợ;
c) Các khoản tiền, hàng viện trợ đã ghi thu ngân sách nhà nước năm trước, nhưng được chuyển sang sử dụng cho năm sau hoặc được trừ vào ngân sách của năm sau (theo thiết kế của dự án hoặc theo thoả thuận với Bên tài trợ);
d) Cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thay đổi về cơ chế tài chính áp dụng (ví dụ quyết định cho chuyển từ cơ chế cho vay lại sang cấp phát từ NSNN)
2. Quy trình điều chỉnh:
a) Căn cứ vào các báo cáo quyết toán sử dụng vốn viện trợ thực tế và các quyết định điều chỉnh về số liệu, cơ chế tài chính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cơ quan Tài chính các cấp tiến hành rà soát số liệu và lập các Phiếu điều chỉnh số liệu ngân sách gửi các chủ dự án và Kho bạc nhà nước để làm căn cứ hạch toán tăng, giảm số liệu ghi thu, ghi chi NSNN các cấp.
b) Căn cứ vào phiếu điều chỉnh số liệu ngân sách, Kho bạc nhà nước thực hiện hạch toán điều chỉnh số liệu ngân sách theo đúng các nội dung ghi trên Phiếu điều chỉnh. Căn cứ vào liên Phiếu điều chỉnh ngân sách do Kho bạc nhà nước gửi, chủ dự án thực hiện hạch toán để điều chỉnh lại báo cáo kế toán và quyết toán vốn viện trợ nước ngoài.
3. Điều chỉnh số dư tiền gửi viện trợ: Đối với số dư tài khoản tiền viện trợ đã ghi thu ngân sách năm trước và thuộc nhiệm vụ chi ngân sách năm trước nhưng chưa chi hết được chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng. Chủ dự án báo cáo với Kho bạc nhà nước nơi giao dịch (chi tiết theo Mục lục ngân sách nhà nước) để Kho bạc nhà nước tổng hợp theo đơn vị dự toán cấp I gửi cơ quan Tài chính cùng cấp làm thủ tục giảm chi năm trước và chuyển nguồn sang năm sau (trong thời hạn 45 ngày sau khi hết thời gian chỉnh lý quyết toán của từng cấp ngân sách).
4. Điều chỉnh hàng viện trợ tồn kho chưa sử dụng: Đối với hàng hoá, vật tư viện trợ tồn kho đã được quyết toán vào chi ngân sách năm trước, nếu còn sử dụng tiếp cho năm sau, thì chủ dự án tổ chức theo dõi, sử dụng đúng mục đích và có báo cáo riêng cho Kho bạc nhà nước nơi giao dịch và cơ quan Tài chính cùng cấp. Không tiến hành điều chỉnh số liệu hạch toán ngân sách nhà nước trong trường hợp này.
5. Thời hạn ghi thu, ghi chi và điều chỉnh số liệu ghi thu, ghi chi ngân sách nhà nước hàng năm được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm.
Trong trường hợp phải điều chỉnh số liệu hạch toán ngân sách sau khi đã quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm, các cơ quan chủ quản là các đơn vị dự toán ngân sách cấp I cần báo cáo cho Bộ Tài chính (đối với các khoản viện trợ thuộc nguồn thu ngân sách trung ương) hoặc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh (đối với các khoản viện trợ thuộc nguồn thu ngân sách địa phương) để xem xét và hướng dẫn xử lý cụ thể từng trường hợp.