1. Việc cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng chỉ thực hiện khi có hiện vật khen thưởng bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng vì lý do khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn hoặc do sai sót tên, địa chỉ, đơn vị trong quá trình báo cáo hồ sơ hoặc viết bằng các hình thức khen thưởng và danh hiệu thi đua.
2. Hồ sơ đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng bao gồm:
a) Tập thể có công văn, cá nhân có đơn đề nghị (cấp đổi Mẫu 5.1a và 5.1b; cấp lại Mẫu 5.2a và 5.2b Phụ lục V) kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi, cấp lại cùng tập dữ liệu điện tử và hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng (Trường hợp không còn hiện vật khen thưởng phải nêu rõ lý do, có xác nhận của cấp có thẩm quyền).
b) Công văn đề nghị cấp đổi, cấp lại của cơ quan chính trị của tập thể, cá nhân hoặc của chỉ huy đơn vị (Trong trường hợp cơ quan, đơn vị không có cơ quan chính trị).
3. Quy trình cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng
a) Tập thể, cá nhân gửi đơn đề nghị cấp đổi, cấp lại và hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng về cơ quan chính trị cùng cấp.
b) Cơ quan chính trị cùng cấp tổng hợp, xử lý thông tin và đề nghị chính ủy, chính trị viên, chỉ huy giải quyết việc cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng cho tập thể, cá nhân theo thẩm quyền hoặc có công văn kèm theo tệp dữ liệu điện tử và hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng gửi về cơ quan chính trị cấp trên trực tiếp, đề nghị cấp có thẩm quyền giải quyết việc cấp đổi, cấp lại.
c) Việc cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng cấp Bộ Quốc phòng, Chính phủ và Nhà nước thực hiện như sau:
- Cơ quan Chính trị các đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng có công văn kèm danh sách (theo Mẫu 5.3 Phụ lục V) và tệp dữ liệu điện tử và hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng gửi về Tổng cục Chính trị (qua Cục Tuyên huấn) đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp Nhà nước, Chính phủ và Bộ Quốc phòng.
- Cục Tuyên huấn, Tổng cục Chính trị căn cứ công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của cơ quan chính trị các đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng, tổng hợp, có văn bản đề nghị Văn phòng Bộ Quốc phòng đóng dấu bằng cấp đổi các hình thức khen thưởng và danh hiệu thi đua của Bộ Quốc phòng.
- Cục Tuyên huấn tổng hợp, đề nghị cấp đổi, cấp lại kèm theo danh sách (cấp đổi Mẫu số 5.3, cấp lại Mẫu số 5.4 Phụ lục V) cùng tệp dữ liệu điện tử và hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng gửi Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương xem xét, cấp đổi, cấp lại.
4. Thời gian giải quyết cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng
a) Thời gian giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp cấp Nhà nước, Chính phủ và Bộ Quốc phòng: Trong 15 (mười lăm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng của các cơ quan, đơn vị cấp trực thuộc Bộ Quốc phòng, Cục Tuyên huấn phải gửi hồ sơ tới Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương và Văn phòng Bộ Quốc phòng.
Thời gian cấp đổi, cấp lại và trả kết quả cấp đổi, cấp lại các hình thức khen thưởng và danh hiệu thi đua cấp Nhà nước, Chính phủ thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 4 Điều 41 và Điểm a Khoản 4 Điều 42 Nghị định số 85/2014/NĐ-CP ngày 10 tháng 9 năm 2014 của Chính phủ.
Văn phòng Bộ Quốc phòng trong 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị đóng dấu bằng cấp đổi, cấp lại đúng quy định, có trách nhiệm trả Bằng đóng dấu cho Cục Tuyên huấn, Tổng cục Chính trị.
b) Thời gian giải quyết cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng của cấp trực thuộc Bộ Quốc phòng đến cấp trung đoàn và cấp tương đương: Trong 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền, cơ quan có thẩm quyền quyết định khen thưởng giải quyết cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng,
5. Hiện vật khen thưởng thu lại do cấp đổi, cấp lại cơ quan có thẩm quyền cấp đổi có trách nhiệm thực hiện thanh lý theo quy định hiện hành.
Mẫu công văn của tập thể, đơn đề nghị cá nhân đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này.