Khoản 1. Kinh phí ngân sách nhà nước: Việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí ngân sách nhà nước phục vụ công tác chuẩn bị và tổ chức các Hội nghị thực hiện theo quy định hiện hành của Luật Ngân sách nhà nước, Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn. Thông tư này hướng dẫn một số nội dung cụ thể như sau:
a) Lập dự toán: - Căn cứ vào các nội dung công việc liên quan đến tổ chức các Hội nghị đã được Trưởng Ban Tổ chức, Trưởng các Tiểu ban phê duyệt; Căn cứ định mức chi tiêu theo quy định hiện hành và các mức chi quy định tại Thông tư này; các Tiểu ban, các cơ quan chủ trì tổ chức các hoạt động xây dựng dự toán kinh phí trình lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng cơ quan phê duyệt và gửi về Tiểu ban Vật chất - Hậu cần (Văn phòng Chính phủ). Trường hợp các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương được giao chủ trì thực hiện các nhiệm vụ khác (không thuộc nhiệm vụ của các Tiểu ban) thì các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương chủ trì lập dự toán kinh phí cần thiết gửi về Tiểu ban Vật chất - Hậu cần (Văn phòng Chính phủ). Trong trường hợp sử dụng phương tiện, thiết bị của cơ quan, đơn vị thì không tổng hợp vào chi phí phục vụ cho các Hội nghị. - Tiểu ban Vật chất - Hậu cần thẩm tra các nội dung chi và mức chi theo đúng đề án tổ chức các hoạt động trong khuôn khổ Hội nghị; căn cứ chức năng, nhiệm vụ của từng Tiểu ban, Bộ, cơ quan trung ương và địa phương được giao chủ trì thực hiện các nhiệm vụ khác (không thuộc nhiệm vụ của các Tiểu ban) và các định mức chi theo quy định; tổng hợp dự toán kinh phí tổ chức các Hội nghị (chi tiết theo từng Tiểu ban, cơ quan thực hiện), trình Trưởng Ban Tổ chức ký gửi Bộ Tài chính. - Bộ Tài chính chủ trì thẩm định tổng dự toán, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
b) Phân bổ và giao dự toán: Căn cứ tổng dự toán kinh phí đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Bộ Tài chính thông báo dự toán kinh phí đến từng Bộ, cơ quan và địa phương thực hiện.
c) Sử dụng, quản lý và quyết toán kinh phí: - Các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương được giao nhiệm vụ thực hiện có trách nhiệm quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí đối với phần kinh phí tổ chức các hoạt động của các Hội nghị được giao theo quy định. - Kinh phí tổ chức các Hội nghị được theo dõi riêng, hạch toán vào loại chi quản lý hành chính theo các mục tương ứng của mục lục Ngân sách nhà nước. - Kết thúc các hoạt động của các Hội nghị; chậm nhất trong vòng 30 ngày, các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương được giao chủ trì thực hiện các nhiệm vụ có trách nhiệm báo cáo quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị, báo cáo kiểm kê danh mục tài sản đã mua sắm phục vụ cho tổ chức các Hội nghị, gửi về Tiểu ban Vật chất - Hậu cần (Văn phòng Chính phủ) và Bộ Tài chính. Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ báo cáo của các Bộ, cơ quan, đơn vị, Tiểu ban Vật chất - Hậu cần tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng kinh phí chuẩn bị, tổ chức các Hội nghị và đề xuất hướng xử lý số tài sản đã mua sắm phục vụ các Hội nghị theo quy định tại Thông tư số 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2013 của Bộ Tài chính quy định việc quản lý, sử dụng, xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn Nhà nước gửi Bộ Tài chính tổng hợp. - Cuối năm, các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương được giao kinh phí thực hiện nhiệm vụ tổng hợp quyết toán kinh phí tổ chức các Hội nghị vào quyết toán ngân sách hàng năm của Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương theo quy định.