1. Nội dung của hồ sơ ĐGHC cấp xã
Hồ sơ ĐGHC cấp xã bao gồm các tài liệu sau:
a) Các văn bản pháp lý về thành lập xã và điều chỉnh ĐGHC xã;
b) Bản đồ ĐGHC cấp xã;
c) Các bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc ĐGHC cấp xã, huyện, tỉnh trên đường ĐGHC của xã;
d) Bản xác nhận tọa độ các mốc ĐGHC cấp xã;
đ) Bảng tọa độ các điểm đặc trưng trên đường ĐGHC cấp xã;
e) Mô tả tình hình chung về ĐGHC cấp xã;
g) Các biên bản xác nhận mô tả đường ĐGHC cấp xã;
h) Các phiếu thống kê địa danh (dân cư, thủy văn, sơn văn);
i) Biên bản bàn giao mốc ĐGHC các cấp.
2. Nội dung của hồ sơ ĐGHC cấp huyện
Hồ sơ ĐGHC cấp huyện bao gồm các tài liệu sau:
a) Các văn bản pháp lý về thành lập huyện và điều chỉnh ĐGHC huyện;
b) Bản đồ ĐGHC cấp huyện;
c) Các bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc ĐGHC cấp huyện, tỉnh trên đường ĐGHC của huyện;
d) Bảng tọa độ các mốc ĐGHC và các điểm đặc trưng trên đường ĐGHC cấp huyện;
đ) Mô tả tình hình chung về ĐGHC cấp huyện;
e) Các bản xác nhận mô tả đường ĐGHC cấp huyện.
3. Nội dung của hồ sơ ĐGHC cấp tỉnh
Hồ sơ ĐGHC cấp tỉnh bao gồm các tài liệu sau:
a) Các văn bản pháp lý về thành lập tỉnh và điều chỉnh ĐGHC tỉnh;
b) Bản đồ ĐGHC cấp tỉnh;
c) Các bản xác nhận sơ đồ vị trí các mốc ĐGHC cấp tỉnh trên đường ĐGHC của tỉnh;
d) Bảng tọa độ các mốc ĐGHC và các điểm đặc trưng trên đường ĐGHC cấp tỉnh;
đ) Mô tả tình hình chung về ĐGHC cấp tỉnh;
e) Các bản xác nhận mô tả đường ĐGHC cấp tỉnh.
4. Xác lập tính pháp lý của các tài liệu trong hồ sơ ĐGHC các cấp
4.1. Xác lập tính pháp lý trên bản đồ ĐGHC các cấp:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện, tỉnh ký xác nhận ở ngoài góc khung Đông nam các mảnh bản đồ trong bộ bản đồ ĐGHC thuộc phạm vi quản lý hành chính của mình;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện, tỉnh liên quan ký xác nhận bên trong nội dung các mảnh bản đồ ĐGHC vào phạm vi thuộc quản lý hành chính của mình và cách đường ĐGHC chung với cấp lập hồ sơ từ 2cm đến 3cm.
4.2. Xác lập tính pháp lý trên sơ đồ vị trí các mốc ĐGHC cấp:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trực tiếp quản lý mốc ĐGHC ký xác nhận sơ đồ vị trí mốc ĐGHC cấp tỉnh, đại diện Bộ Nội vụ ký chứng thực sơ đồ vị trí mốc ĐGHC cấp tỉnh;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trực tiếp quản lý mốc ký xác nhận và Chủ tịch UBND cấp tỉnh ký chứng thực sơ đồ vị trí mốc ĐGHC cấp huyện
c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trực tiếp quản lý mốc ký xác nhận và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký chứng thực sơ đồ vị trí mốc ĐGHC cấp xã.
4.3. Xác lập tính pháp lý trên bản xác nhận tọa độ các mốc ĐGHC:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp quản lý trực tiếp mốc ĐGHC ký xác nhận vào bản xác nhận tọa độ các mốc ĐGHC cấp tương ứng;
b) Đại diện đơn vị thi công ký xác nhận; người lập, người kiểm tra ký và ghi rõ họ tên.
4.4. Xác lập tính pháp lý đối với bản mô tả tình hình chung về ĐGHC các cấp:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp ký xác nhận;
b) Người lập ký và ghi rõ họ tên.
4.5. Xác lập tính pháp lý đối với biên bản xác nhận mô tả đường ĐGHC cấp xã:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã của hai bên liên quan ký xác nhận;
b) Đại diện cơ quan chuyên môn cấp huyện gồm phòng Nội vụ và đơn vị thi công ký chứng kiến.
4.6. Xác lập tính pháp lý đối với bản xác nhận mô tả đường ĐGHC cấp huyện, cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp tỉnh liên quan trực tiếp ký xác nhận.
4.7. Xác lập tính pháp lý đối với phiếu thống kê địa danh (dân cư, thủy văn, sơn văn) thuộc địa phận hành chính cấp xã do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký xác nhận, người lập phiếu ký và ghi rõ họ tên.
4.8. Xác lập tính pháp lý đối với biên bản bàn giao mốc ĐGHC các cấp:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ký xác nhận bên giao mốc;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký xác nhận bên nhận mốc.
4.9. Đối với bản sao các văn bản pháp lý về điều chỉnh ĐGHC các cấp: việc ký sao y bản chính tuân theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
5. Trình bày và đóng tập hồ sơ ĐGHC lập mới
5.1. Hồ sơ ĐGHC các cấp lập mới được trình bày và đóng tập theo quy định tại Phụ lục 16a, 16b, 16c; bìa hồ sơ ĐGHC trình bày theo quy định tại Phụ lục 17 ban hành kèm theo Thông tư này.
5.2. Bản đồ ĐGHC lập mới được trình bày và đóng tập theo quy định tại Phụ lục 18 ban hành kèm theo Thông tư này.