Tổ chức hội nghị và cuộc họp
...
3. Công tác chuẩn bị hội nghị, cuộc họp
a) Hàng năm, Bộ ban hành kế hoạch tổ chức các hội nghị để thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của Bộ;
b) Căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ của Bộ, đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, cuộc họp, trình xin ý kiến lãnh đạo Bộ quyết định về: nội dung họp, phân công chuẩn bị; thành phần, thời gian, địa điểm; dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn chi); dự kiến thành lập Ban Tổ chức (nếu cần); dự kiến chương trình; dự thảo thông báo kết luận; các vấn đề cần thiết khác;
c) Chuẩn bị và thông qua báo cáo đối với hội nghị
- Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung, chương trình hội nghị, báo cáo chính và báo cáo tóm tắt trình lãnh đạo Bộ phụ trách duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Người đứng đầu đơn vị liên quan, khi được phân công, có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo chuyên đề và phải kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình lãnh đạo Bộ duyệt;
- Thời hạn trình lãnh đạo Bộ duyệt báo cáo: các báo cáo chính, báo cáo tóm tắt, báo cáo chuyên đề, chương trình chính thức của hội nghị cần trình lãnh đạo Bộ phụ trách duyệt trước ngày tổ chức hội nghị ít nhất ba (03) ngày làm việc; các nhiệm vụ phải thông qua tại cuộc họp lãnh đạo Bộ phải gửi đến lãnh đạo Bộ trước khi họp hai (02) ngày làm việc;
- Đối với hội nghị ngành có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trình lãnh đạo Bộ đúng thời gian quy định. Đơn vị chủ trì phải báo cáo lãnh đạo Bộ giải quyết những vấn đề vượt khả năng và quyền hạn của đơn vị.
Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung chuyên môn thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch.
d) Mời họp: Đơn vị chủ trì chuẩn bị tổ chức hội nghị, cuộc họp có trách nhiệm soạn thảo giấy mời, giấy triệu tập các thành phần theo đúng kế hoạch đã được lãnh đạo Bộ phê duyệt. Người đứng đầu đơn vị chủ trì ký giấy mời họp và gửi đến cơ quan, đơn vị hoặc người được mời tham dự trước ngày tổ chức hội nghị, cuộc họp ít nhất là ba (03) ngày làm việc, trừ trường hợp họp đột xuất.
Các đơn vị thuộc Bộ khi mời lãnh đạo các sở giáo dục và đào tạo dự họp phải thống nhất ý kiến với Chánh Văn phòng để báo cáo, xin phép lãnh đạo Bộ; phối hợp sắp xếp chương trình, thực hiện lồng ghép nội dung các vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp tổ chức họp hợp lý để giảm bớt các cuộc họp và tránh trùng lặp, chồng chéo và đề nghị lãnh đạo Bộ chủ trì.
đ) In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ hội nghị, cuộc họp
- Các đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chủ động trong việc in ấn các tài liệu hội nghị, cuộc họp; trường hợp lãnh đạo Bộ chủ trì hội nghị, cuộc họp, đơn vị chủ trì có trách nhiệm gửi tài liệu tới lãnh đạo Bộ trước ngày tổ chức hội nghị, cuộc họp ít nhất là hai (02) ngày làm việc, trừ trường hợp họp đột xuất;
- Trường hợp tổ chức hội nghị, cuộc họp ở trong cơ quan Bộ, đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng bố trí phòng họp. Văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị phòng họp theo yêu cầu của đơn vị chủ trì (công tác lễ tân, âm thanh, ánh sáng, nước uống,...);
- Trường hợp tổ chức hội nghị, cuộc họp ở ngoài cơ quan Bộ, Chánh Văn phòng, Cục trưởng, Chánh Thanh tra ký hợp đồng thuê hội trường, phòng họp; Văn phòng bố trí xe đưa đón chung; đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm tổ chức nơi ăn, nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan Bộ theo quy định, bảo đảm thực hành tiết kiệm;
- Kinh phí hội nghị, cuộc họp được chi theo quy định của Nhà nước và kế hoạch được duyệt.