Khoản 2. Rút vốn, thanh toán từ vốn vay ADB, AFD và bổ sung tài khoản tạm ứng Rút vốn Việc rút vốn từ các nguồn vốn vay ADB và AFD cho các hoạt động của Dự án theo các hình thức thanh toán trực tiếp, hình thức như cam kết, thủ tục hoàn vốn và tài khoản tạm ứng cho BQLDATW thực hiện, theo đúng các quy định của Thông tư Liên tịch Bộ Tài chính - Ngân hàng Nhà nước số 81/1998/TTLT/BTC-NHNN ngày 17/6/1998 hướng dẫn quy trình, thủ tục và quản lý việc rút vốn đối với nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức và Quyết định số 1860a/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn chi tiết về quy trình thủ tục rút vốn ODA. Trong trường hợp rút vốn thanh toán theo hình thức thanh toán trực tiếp, hình thức thư cam kết, thủ tục hoàn vốn theo đề nghị của các BQLDA tỉnh, BQLDA tỉnh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và kịp thời các tài liệu, chứng từ liên quan đến chi tiêu của Dự án thuộc phạm vi tỉnh mình để BQLDATW làm thủ tục rút vốn thanh toán. Hồ sơ đề nghị rút vốn của BQLDA Tỉnh gửi BQLDATW bao gồm: + Công văn đề nghị rút vốn + Hợp đồng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt + Ngoài ra nếu: * Thanh toán cho người cung cấp hàng hóa/dịch vụ thì có thêm hoá đơn của người cung cấp hàng hoá/dịch vụ. * Thanh toán cho nhà thầu xây lắp thì có thêm biên bản nghiệm thu, phiếu giá thanh toán đã được Cục Đầu tư và Phát triển tỉnh thẩm tra xác nhận đủ điều kiện thanh toán. * Thanh toán theo phương thức hoàn vốn cần có thêm chứng từ chứng minh việc thanh toán đã được thực hiện và chỉ rõ nguồn vốn đã dùng để thanh toán (như vốn ngân sách tạm ứng; vỗn tự huy động, hay vốn vay v.v...) Thanh toán * Thanh toán từ nguồn vốn vay ADB và AFD phải đúng theo tỷ lệ tài trợ cho từng hạng mục công việc của Dự án như quy định trong các hiệp định vay vốn ký với ADB và AFD và các tài liệu pháp lý của Dự án * Thanh toán chi tiêu từ tài khoản tạm ứng được thực hiện như sau: Thanh toán theo đề nghị của BQKDATW Căn cứ vào kế hoạch chi tiêu theo quý từ tài khoản tạm ứng của BQLDATW đã được Bộ Tài chính (Tổng Cục Đầu tư và Phát triển) duyệt, theo đề nghi thanh toán của nhà thầu/người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc dự toán chi tiêu thường xuyên đã được Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt, BQLDATW đề nghị Ngân hàng Đầu tư và Phát triển thanh toán từ Tài khoản Tạm ứng cho các hạng mục chi của Dự án theo đúng tỷ lệ tài trợ như quy định trong các hiệp định vay vốn ký với ADB và ÂFD và các tài liệu pháp lý của Dự án. Đối với các khoản chi cho hoạt động đào tạo, hội thảo: BQLDATW lập dự toán chi tiết trình Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn duyệt theo định mức hiện hành trường hợp các khoản chi chưa có định mức, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn sẽ phối hợp cùng Bộ Tài chính quy định cụ thể. Hồ sơ các khoản chi tiêu từ tài khoản Tạm ứng của BQLDATW phải được gửi tới Tổng cục Đầu tư Phát triển để thực hiện thủ tục kiểm tra sau theo quy định hiện hành. Riêng các khoản thanh toán lần cuối của các hợp đồng hoặc trong trường hợp hợp đồng được thanh toán một lần thì cần có xác nhận trước của Tổng cục Đầu tư Phát triển. Thanh toán theo đề nghị của Ban Quản lý Dự án tỉnh Tài koản Tạm ứng cấp tỉnh: BQLDATW trích từ tài khoản tạm ứng của Dự án tại ngân Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (tạm ứng) xuống cho mỗi BQLDA Tỉnh qua hai Tài khoản tạm ứng của BQLDA Tỉnh mở tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Tỉnh số tiền: * Cho Tài khoản Tạm ứng nguồn ADB: 900.000.000 VND * Cho Tài khoản Tạm ứng nguồn AFD: 100.000.000 VND Điều kiện để được cấp tạm ứng lần đầu đối với các BQLDA Tỉnh là: (i) Các Tiểu dự án đã có Dự án khả thi được phê duyệt; (ii) Được thông báo kế hoạch vốn gồm vốn ngoài nước và vốn đối ứng do tỉnh bố trí; (iii) BQLDA Tỉnh có công văn xin cấp tạm ứng. Thanh toán từ tài khoản tạm ứng cấp tỉnh Chế độ kiểm soát đối với chi tiêu theo đề nghị của BQLDA Tỉnh là chế độ kiểm soát trước, cụ thể như sau: Khi có nhu cầu chi tiêu từ Tài khoản Tạm ứng cấp tỉnh để thanh toán cho hoạt động thường xuyên của BQLDA Tỉnh, hay trả cho nhà thầu, người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, BQLDA Tỉnh gửi các chứng từ liên quan tới Cục Đầu tư và Phát triển Tỉnh, bao gồm: * Công văn đề nghị thanh toán từ tài khoản tạm ứng. * Dự toán chi tiêu thường xuyên cho hoạt động của BQLDA đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt. * Hợp đồng đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu thanh toán cho nhà thầu). * Các tài liệu, chứng từ cần thiết khác theo quy định hiện hành trong nước về thanh toán cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ, Cục Đầu tư Phát triển Tỉnh có trách nhiệm thẩm định, kiểm tra chứng từ, khối lượng thực hiện và xác nhận khối lượng công việc đủ điều kiện cấp phát vốn thanh toán theo các quy định hiện hành, thanh toán phần vốn đối ứng và có văn bản chấp thuận đề nghị thanh toán gửi cho Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Tỉnh thanh toán phần vốn ngoài nước. Xác nhận của Cục Đầu tư Phát triển tỉnh trên phiếu giá thanh toán phải ghi rõ tổng giá trị được thanh toán, trong đó bao nhiêu bằng vốn vay, bao nhiêu bằng vốn đối ứng. Bổ sung tài khoản tạm ứng Bổ sung tài khoản tạm ứng cấp tỉnh: Hàng tháng hoặc khi tài khoản tạm ứng cấp tỉnh đã chi quá 50% mức trần, BQLDA Tỉnh lập hồ sơ bổ xung Tài khoản tạm ứng gửi BQLDATW. Hồ sơ bao gồm: + Công văn gửi BQLDATW để nghị được bổ sung tài khoản tạm ứng cấp tỉnh. + Sao kê các khoản chi tiêu từ tài khoản tạm ứng và bản sao các chứng từ thanh toán đã có xác nhận của Cục Đầu tư Phát triển Tỉnh. + Sao kê tài khoản tạm ứng tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển tỉnh. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ, BQLDATW phải kiểm tra và làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tạm ứng Trung ương của Dự án bổ sung tài khoản tạm ứng cấp tỉnh cho BQLDA Tỉnh. Bổ sung tài khoản tạm ứng Trung ương: Hàng tháng hoặc khi tài khoản tạm ứng Trung ương đã chi ra quá 20% mức trần quy định, BQLDATW tiến hành bổ sung tài khoản tạm ứng Trung ương. BQLDATW gửi Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) bộ hồ sơ xin bổ sung tài khoản tạm ứng bao gồm: + Công văn đề nghị rút vốn + Đơn rút vốn theo mẫu của ADB đối với trường hợp rút vốn nguồn ADB + Sao kê tài khoản tạm ứng tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển + Các chứng từ kèm theo chứng minh các khoản chi hợp lệ có xác nhận của Tổng Cục Đầu tư Phát triển hoặc Cục Đầu tư Phát triển Tỉnh. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ, Bộ Tài chính sẽ kiểm tra, lập và ký đơn rút vốn đối với nguồn vốn AFD hoặc có công văn chấp nhận đề nghị rút vốn của BQLDATW gửi Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đối với nguồn vốn ADB. Trong vòng 2 ngày làm việc sau khi nhận được công văn chấp nhận từ Bộ Tài chính, Ngân hàng đầu tư và Phát triển Việt Nam ký đơn rút vốn từ nguồn vốn ADB.