1. Đối với trường hợp xe quy định tại điểm a, b và c khoản 2 Điều 2 nếu đã nộp phí thì chủ phương tiện được trả lại phí đã nộp hoặc được trừ vào số phí phải nộp của kỳ sau.
1.1. Đối với xe ô tô quy định tại điểm c khoản 2 Điều 2 trước khi mang xe đi sửa chữa, chủ phương tiện phải xuất trình Biên bản hiện trường tai nạn có xác nhận của cơ quan công an và nộp lại tem kiểm định, giấy chứng nhận kiểm định cho đơn vị đăng kiểm gần nhất để có căn cứ trả lại phí sau khi phương tiện hoàn thành việc sửa chữa và kiểm định lại để tiếp tục lưu hành.
1.2. Hồ sơ trả lại phí hoặc trừ vào số phí sử dụng đường bộ kỳ sau (sau đây gọi chung là trả phí) bao gồm:
a) Giấy đề nghị trả phí theo mẫu tại Phụ lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư này;
b) Bản phô tô các giấy tờ chứng minh thời gian không được sử dụng phương tiện quy định tại điểm a và b khoản 2 Điều 2 (như: Quyết định tịch thu xe của cơ quan có thẩm quyền, văn bản thu hồi giấy đăng ký và biển số xe);
c) Bản phô tô biên lai thu phí. Trường hợp bị mất biên lai thu phí, chủ phương tiện để nghị đơn vị đăng kiểm nơi nộp phí cấp lại bản sao biên lai thu phí;
d) Riêng đối với xe ô tô quy định tại điểm c khoản 2 Điều 2 ngoài các giấy tờ nêu trên, chủ phương tiện còn phải cung cấp Biên bản thu tem kiểm định và giấy chứng nhận kiểm định theo mẫu tại Phụ lục số 03 ban hành kèm theo Thông tư này. Thời gian tính trả lại hoặc bù trừ phí từ thời điểm cơ quan chức năng thu giữ tem và giấy chứng nhận kiểm định.
1.3. Hồ sơ trả phí được nộp tại đơn vị đăng kiểm. Khi nộp hồ sơ, đối với các giấy tờ phô tô, người đề nghị trả phí phải mang theo bản chính để đơn vị đăng kiểm đối chiếu. Khi tiếp nhận hồ sơ, đơn vị đăng kiểm đóng dấu tiếp nhận, ghi thời gian nhận và ghi nhận các tài liệu trong hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ trả phí chưa đầy đủ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, đơn vị đăng kiểm phải thông báo cho người nộp hồ sơ để hoàn chỉnh.
1.4. Chậm nhất là 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ đề nghị trả phí, căn cứ hồ sơ đề nghị trả phí của chủ phương tiện, thủ trưởng đơn vị đăng kiểm ra Quyết định trả phí theo mẫu tại Phụ lục số 04 hoặc Thông báo về việc không được trả phí theo mẫu tại Phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư này gửi người đề nghị trả phí.
1.5. Số phí được trả lại hoặc bù trừ cho chủ phương tiện tương ứng với số phí đã nộp cho thời gian phương tiện không sử dụng.
1.6. Quyết định trả phí là căn cứ để đơn vị đăng kiểm kê khai, quyết toán số tiền phí đã trả lại hoặc trừ vào số phí phải nộp kỳ sau.
2. Đối với xe kinh doanh vận tải thuộc các hợp tác xã, doanh nghiệp kinh doanh vận tải (sau đây gọi chung là doanh nghiệp) tạm dừng lưu hành liên tục từ 30 ngày trở lên.
2.1. Khi tạm dừng lưu hành
a) Doanh nghiệp gửi hồ sơ cho Sở Giao thông vận tải nơi quản lý, cấp phép hoạt động kinh doanh vận tải hoặc nơi sử dụng phương tiện (đối với trường hợp mang phương tiện đến địa phương khác sử dụng), bao gồm: Đơn xin tạm dừng lưu hành theo mẫu tại Phụ lục số 06 ban hành kèm theo Thông tư này; Giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô (bản sao).
b) Sở Giao thông vận tải có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ (kiểm tra các điều kiện: Các xe đề nghị tạm dừng lưu hành là xe kinh doanh vận tải và thuộc sở hữu của doanh nghiệp; thời gian đề nghị tạm dừng lưu hành của từng xe phải liên tục từ 30 ngày trở lên).
- Trường hợp chưa đủ điều kiện thì ra Thông báo theo mẫu tại Phụ lục số 07 ban hành kèm theo Thông tư này trả lại doanh nghiệp để hoàn thiện lại hồ sơ. Thời gian thực hiện 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn;
- Trường hợp đủ điều kiện, Sở Giao thông vận tải ký xác nhận vào Đơn xin tạm dừng lưu hành, đồng thời lập Biên bản tạm giữ phù hiệu, biển hiệu (nếu có) theo mẫu tại Phụ lục số 08 ban hành kèm theo Thông tư này; thời gian thực hiện 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn.
c) Doanh nghiệp lập hồ sơ nộp cho đơn vị đăng kiểm xe cơ giới bao gồm: Đơn xin nghỉ lưu hành bản chính (có xác nhận của Sở Giao thông vận tải); biên bản tạm giữ phù hiệu, biển hiệu (đối với xe thuộc diện cấp biển hiệu, phù hiệu); biên lai thu phí sử dụng đường bộ (bản sao).
d) Đơn vị đăng kiểm nhận và kiểm tra hồ sơ
- Trường hợp hồ sơ chưa phù hợp thì ra Thông báo theo mẫu tại Phụ lục số 09 ban hành kèm theo Thông tư này trả lại doanh nghiệp để hoàn thiện lại hồ sơ, thời gian thực hiện 02 ngày làm việc. Trường hợp không thông báo đồng nghĩa với việc Hồ sơ của doanh nghiệp là phù hợp.
- Trường hợp đủ điều kiện thì lập Biên bản thu tem nộp phí sử dụng đường bộ theo mẫu tại Phụ lục số 13 ban hành kèm theo Thông tư này. Thời gian thực hiện 02 ngày làm việc.
đ) Ngày Sở Giao thông vận tải xác nhận vào đơn đề nghị nghỉ lưu hành là căn cứ xác định thời gian tạm dừng lưu hành, để xét thuộc trường hợp không chịu phí.
e) Trường hợp doanh nghiệp chưa nộp phí sử dụng đường bộ đối với xe đề nghị tạm dừng lưu hành tính đến thời điểm tạm dừng lưu hành (theo quy định tại điểm đ nêu trên) thì phải nộp đủ phí sử dụng đường bộ cho đơn vị đăng kiểm tính đến thời điểm dừng lưu hành.
2.2. Khi doanh nghiệp muốn lưu hành lại các xe đã đề nghị tạm dừng lưu hành thực hiện các thủ tục sau:
a) Doanh nghiệp gửi đơn vị đăng kiểm (nơi đã nộp hồ sơ đề nghị dừng lưu hành) hồ sơ đề nghị cấp lại tem nộp phí sử dụng đường bộ, gồm: Đơn đề nghị cấp lại tem nộp phí sử dụng đường bộ theo mẫu tại Phụ lục số 14 ban hành kèm theo Thông tư này, biên bản thu tem nộp phí sử dụng đường bộ (bản chính);
b) Đơn vị đăng kiểm kiểm tra hồ sơ
- Trường hợp hồ sơ chưa đảm bảo hoặc số ngày thực tế xe dừng lưu hành (tính từ thời điểm tạm dừng lưu hành quy định tại điểm 2.1 nêu trên đến ngày đề nghị lưu hành trở lại) chưa đảm bảo thời gian liên tục từ 30 ngày trở lên thì đơn vị đăng kiểm ra Thông báo chưa đủ điều kiện xét thuộc diện không chịu phí theo mẫu tại Phụ lục số 9 ban hành kèm theo Thông tư này.
- Trường hợp thời gian xe tạm dừng liên tục từ 30 ngày trở lên, đơn vị đăng kiểm tính toán số phí được bù trừ, số phí phải nộp bổ sung (nếu có) trên cơ sở mức thu của một tháng chia cho 30 ngày và nhân với số ngày nghỉ lưu hành, cụ thể như sau:
+ Trường hợp xe chưa được nộp phí kể từ ngày dừng lưu hành thì số phí phải nộp sẽ được tính từ thời điểm đăng ký lưu hành trở lại cho đến chu kỳ đăng kiểm tiếp theo, theo quy định.
+ Trường hợp xe đã được nộp phí thì sẽ được bù trừ số phí tương ứng trong thời gian nghỉ lưu hành vào số tiền phí phải nộp của kỳ tiếp theo. Đơn vị đăng kiểm ký Quyết định bù trừ phí sử dụng đường bộ theo mẫu tại Phụ lục số 04 và cấp Tem nộp phí theo số tiền phí được bù trừ.
Ví dụ 9: Ngày 01/01/2016, Doanh nghiệp X nộp phí cho xe ô tô với chu kỳ 18 tháng (đến ngày 30/6/2017). Sau 01 tháng hoạt động, doanh nghiệp xin dừng hoạt động xe và được cơ quan quản lý cho dừng hoạt động 11 tháng, ngày 01/01/2017, khi xe đăng ký lưu hành trở lại, đơn vị đăng kiểm cấp Tem nộp phí có thời hạn từ ngày 01/01/2017 đến hết ngày 31/5/2018 (cộng thêm 11 tháng kể từ ngày 30/6/2017).
Ví dụ 10: Cũng với giả định nêu trên, doanh nghiệp X xin dừng hoạt động xe 20 tháng (từ ngày 01/02/2016 đến ngày 30/9/2017). Đến ngày 01/10/2017, doanh nghiệp xin lưu hành xe, đơn vị đăng kiểm tính cấp Tem nộp phí tính từ ngày 01/10/2017 đến 28/02/2019 (17 tháng).
Trường hợp số tiền được bù trừ nhỏ hơn số phí phải nộp của kỳ nộp phí sau thì doanh nghiệp phải nộp số phí bổ sung cho khoảng thời gian chênh lệch giữa thời gian phải nộp phí theo chu kỳ và thời gian được tính đối trừ phí, đơn vị đăng kiểm cấp biên lai thu phí theo số tiền phải nộp bổ sung.
Ví dụ 11: Doanh nghiệp Y có xe ô tô đã nộp phí 12 tháng. Sau khi nộp phí 05 tháng, xe dừng hoạt động 07 tháng. Đến hết 12 tháng, Doanh nghiệp Y đưa xe vào hoạt động, được đơn vị đăng kiểm quyết định cho bù trừ phí vào kỳ sau. Kỳ nộp phí sau là 12 tháng, doanh nghiệp Y sẽ được bù trừ số phí của 07 tháng đã nộp (tương ứng thời gian nghỉ lưu hành) và phải nộp phí bổ sung thêm 05 tháng. Đơn vị đăng kiểm cấp tem nộp phí 12 tháng và cấp biên lai thu phí theo số tiền doanh nghiệp nộp 05 tháng.
Đối với xe bị tạm giữ phù hiệu, biển hiệu, doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp lại biển hiệu, phù hiệu cho Sở Giao thông vận tải (nơi tạm giữ phù hiệu, biểu hiệu) bao gồm: Đơn đề nghị trả lại phù hiệu, biển hiệu theo mẫu tại Phụ lục số 10 ban hành kèm theo Thông tư này, Quyết định về việc bù trừ phí sử dụng đường bộ hoặc biên lai thu phí trong trường hợp chưa nộp phí cho thời gian dừng lưu hành (nộp bản phô tô và mang bản chính để đối chiếu).
Sở Giao thông vận tải xem xét hồ sơ, cấp lại phù hiệu, biển hiệu (nếu có) cho doanh nghiệp.
3. Đối với xe ô tô quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 2, các Trung tâm đào tạo dạy nghề lái xe, hợp tác xã, doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là doanh nghiệp) lập hồ sơ gửi Sở Giao thông vận tải gồm:
- Đơn đề nghị xác nhận xe ô tô không sử dụng đường thuộc hệ thống giao thông đường bộ, chỉ sử dụng trong phạm vi đất thuộc quản lý của doanh nghiệp và xe dùng để sát hạch thuộc sở hữu của doanh nghiệp theo mẫu tại Phụ lục số 11 ban hành kèm theo Thông tư này;
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh;
- Bản sao giấy đăng ký xe (của từng xe đề nghị);
Sở Giao thông vận tải tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, Sở Giao thông vận tải thông báo cho doanh nghiệp bổ sung hồ sơ chậm nhất trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện xem xét, Sở Giao thông vận tải tiến hành kiểm tra thực tế doanh nghiệp và xác nhận vào Đơn đề nghị nếu các phương tiện đủ điều kiện theo nội dung kê khai của doanh nghiệp, thời gian thực hiện chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Trường hợp kết quả kiểm tra không đúng với đơn đề nghị, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thiện lại hồ sơ, để Sở Giao thông vận tải xác nhận.
Doanh nghiệp nộp 01 bản Đơn đề nghị (có xác nhận của Sở Giao thông vận tải) cho đơn vị đăng kiểm, nơi doanh nghiệp đưa xe đến kiểm định.
Khi đăng kiểm xe, doanh nghiệp nộp bản sao Đơn đề nghị (có đóng dấu chứng thực của doanh nghiệp). Đơn vị đăng kiểm kiểm tra, đối chiếu với Đơn đề nghị có dấu xác nhận của Sở Giao thông vận tải, nếu phù hợp sẽ không thu phí sử dụng đường bộ đối với các xe này kể từ ngày Sở Giao thông vận tải xác nhận.
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nếu có sự tăng thêm về số lượng xe thuộc đối tượng này, doanh nghiệp làm đơn đề nghị xác nhận bổ sung gửi Sở Giao thông vận tải theo thủ tục nêu trên.
Trường hợp doanh nghiệp đề nghị cho phép lưu hành xe trên hệ thống giao thông đường bộ (từ diện không chịu phí sang chịu phí), doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản tới Sở Giao thông vận tải và đơn vị đăng kiểm. Sau đó, đến đơn vị đăng kiểm nộp phí sử dụng đường bộ để được tham gia giao thông. Đơn vị đăng kiểm kiểm tra, tính và thu phí cho phương tiện kể từ ngày chủ phương tiện đến đăng ký lưu hành trở lại.
4. Đối với xe ô tô quy định tại điểm e khoản 2 Điều 2 có các giấy tờ xuất cảnh, nhập cảnh của cấp có thẩm quyền nếu thời gian hoạt động ở nước ngoài từ 30 ngày trở lên thì chủ phương tiện không phải chịu phí cho thời gian này. Chủ phương tiện cung cấp giấy tờ chứng minh xe được xuất cảnh, nhập cảnh cho đơn vị đăng kiểm khi đăng kiểm; giấy tờ này được công chứng, chứng thực; nếu là bản phô tô thì chủ phương tiện phải có bản gốc để đối chiếu. Trường hợp xe đã được nộp phí cho thời gian hoạt động tại nước ngoài thì đơn vị đăng kiểm sẽ tính bù trừ số phí phải nộp của kỳ tiếp theo.
5. Đối với xe ô tô quy định tại điểm g khoản 2 Điều 2 chủ phương tiện phải xuất trình Tờ khai mất tài sản có xác nhận của cơ quan công an. Trường hợp xe đã được nộp phí cho thời gian bị mất từ 30 ngày trở lên thì đơn vị đăng kiểm sẽ tính trả lại (hoặc bù trừ số phí phải nộp của kỳ tiếp theo nếu tìm lại được phương tiện).
Trường hợp tìm thấy phương tiện thì chủ phương tiện phải cung cấp cho đơn vị đăng kiểm Biên bản bàn giao tài sản do cơ quan công an thu hồi giao cho chủ phương tiện. Thời gian không chịu phí phải đảm bảo điều kiện từ 30 ngày trở lên kể từ ngày khai báo mất đến ngày nhận được xe.
6. Trong trường hợp tổ chức thu phí phát hiện việc thu sai mức phí quy định hoặc nhầm loại phương tiện, đơn vị đăng kiểm phải liên hệ với chủ phương tiện để thu bổ sung (nếu thu thiếu) và trả lại phí (nếu thu thừa) cho chủ phương tiện. Trong các trường hợp này, đơn vị đều phải lập Biên bản giữa tổ chức thu phí và chủ phương tiện theo mẫu tại Phụ lục số 12 ban hành kèm theo Thông tư này để làm cơ sở thu bổ sung hoặc trả lại phí.