prompter: How to write a polite email in German?

assistant: Writing a polite email in German requires using formal language and following certain cultural conventions. Here are some tips on how to write a polite email in German:

1. Use a formal greeting: Begin your email with a formal greeting, such as "Sehr geehrte/r [Name]," which is the German equivalent of "Dear [Name],". If you don't know the recipient's name, you can use "Sehr geehrte Damen und Herren," which means "Dear Sir or Madam."

2. Use formal language: Use formal language throughout your email, avoiding contractions and slang. Address the recipient using the formal "Sie" pronoun instead of the informal "Du."

3. Be polite and respectful: Use polite and respectful language in your email. Avoid being overly familiar or casual.

4. Use proper titles: Use proper titles when addressing the recipient, such as "Herr" for a man or "Frau" for a woman, followed by their last name.

5. State your purpose clearly: State the purpose of your email clearly and succinctly in the first paragraph.

6. Express gratitude: If you are requesting something, express gratitude in advance for the recipient's assistance.

7. End with a polite closing: End your email with a polite closing, such as "Mit freundlichen Grüßen," which means "With kind regards," followed by your name.

Here's an example of a polite email in German:

Sehr geehrte Frau Müller,

Ich schreibe Ihnen, um mich für Ihre Hilfe zu bedanken. Ich hatte vor kurzem ein Problem mit meinem Computer und Ihre Unterstützung war äußerst hilfreich.

Ich würde gerne Ihre Unterstützung in Anspruch nehmen, um einige weitere Fragen bezüglich des neuen Softwaresystems zu klären. Könnten Sie mir bitte die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen?

Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

prompter: Thank you.  Can you next provide an example of a polite response to a candidate rejection email with the following context:  "I am sorry, we have decided to no longer move forward with your application because we are looking for an applicant with a stronger machine learning skill set"

assistant: Certainly, here's an example of a polite response to a candidate rejection email in German:

Sehr geehrte(r) [Name des Absenders],

vielen Dank für Ihre E-Mail und für Ihre Rückmeldung bezüglich meiner Bewerbung. Obwohl ich bedauerlicherweise nicht für die Position des [Jobtitel] in Betracht gezogen werde, schätze ich Ihre Zeit und Ihr Feedback sehr.

Ich verstehe vollkommen, dass Sie nach einem Bewerber mit stärkeren Kenntnissen im Bereich Machine Learning suchen. Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich mich weiterhin bemühen werde, meine Fähigkeiten und Kenntnisse in diesem Bereich zu verbessern.

Sollten Sie in Zukunft eine Position haben, für die ich qualifiziert bin, würde ich mich sehr freuen, wieder von Ihnen zu hören.

Nochmals vielen Dank für Ihre Berücksichtigung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

assistant: Sehr geehrte/r [Herr/Frau],

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Ich bedauere sehr, dass meine Bewerbung nicht Ihren Erwartungen entsprochen hat. Ich habe Verständnis dafür, dass Sie einen Bewerber mit einer stärkeren Machine-Learning-Kompetenz suchen.

Trotz der Entscheidung Ihrerseits bin ich Ihnen dankbar für die Möglichkeit, mich vorstellen zu dürfen. Ich wünsche Ihnen und Ihrem Unternehmen alles Gute für die Zukunft und hoffe, dass Sie einen geeigneten Kandidaten für die offene Position finden werden.

Mit freundlichen Grüßen,
[Name]

assistant: • Start with a formal greeting: Sehr geehrte(r) [Mr./Ms. + last name] or Guten Tag [Good day]

• Use a polite and respectful tone. Some phrases you can use:

- Ich hoffe, ich erreiche Sie bei guter Gesundheit. (I hope this email finds you in good health.)

- Ich möchte Ihnen zunächst für Ihre Zeit danken. (First of all, thank you for your time.)

- Ich schätze Ihre Hilfe sehr. (I appreciate your help very much.)

• Be polite in your requests:

- Wäre es möglich, dass Sie mir mit... helfen könnten? (Would it be possible for you to help me with...?)

- Ich würde Sie bitten, ob Sie die Freundlichkeit hätten, mir... zur Verfügung zu stellen. (I would kindly ask if you could provide me with...)

• Use polite closing phrases:

- Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Antwort. (Thank you in advance for your reply.)

- Mit freundlichen Grüßen (Best regards)

- Vielen Dank und alles Gute! (Thank you and all the best!)

• Your name and sign-off:

- [Your name]

- Mit freundlichen Grüßen,

[Your name]

prompter: I want to cancel my airbnb because i'm not able to make it because of family matter. Can you write that email for me?

assistant: When writing a polite email in German, it is important to begin with a formal salutation. The most common phrase is "Sehr geehrte Damen und Herren," which is similar to "Dear Sir or Madam" in English. After the salutation, you should state the purpose of your email in a polite and respectful manner. Be sure to use correct grammar, spelling, and punctuation throughout your email. Lastly, close your email with a polite phrase, such as "Mit freundlichen Grüßen," which is similar to "Sincerely" in English.

prompter: what is the difference between a polite German email and a polite English email?

assistant: The difference between a polite German email and a polite English email can vary depending on the cultural norms and expectations of each language. Here are some general differences that you might find:

1. Formality: In general, German tends to be more formal than English. This means that German emails may use more formal language and expressions than English emails.

2. Greetings and salutations: German emails often start with "Sehr geehrte/r [Name]," which is a more formal greeting than the English "Dear [Name]," which is commonly used in both formal and informal settings.

3. Directness: English emails tend to be more direct and to the point than German emails. German speakers often use more words to explain things and may include more details in their emails.

4. Sign-offs: German emails typically end with "Mit freundlichen Grüßen," which means "With kind regards," while English emails may use a variety of sign-offs such as "Best regards," "Sincerely," or "Thank you."

5. Punctuation: German punctuation can be quite different from English punctuation. For example, German uses quotation marks („“) instead of the English double quotation marks ("").

It's worth noting that these are general differences and may not be true for every German or English email. Additionally, cultural norms and expectations can vary depending on the context and the relationship between the sender and recipient.

assistant: Aside from the language there should not be too much difference. Polite emails in either language begin with a formal salutation and are polite and respectful in their tone and manner. In an English email it's common to follow the initial salutation with a phrase like "I hope this finds you well" before getting into the body of the email.