I farmaci stupefacenti e psicotropi devono essere conservati in un armadio o contenitore non asportabile, chiuso a chiave, separati da altri prodotti farmaceutici. La normativa per la gestione di tali farmaci risale al 1990 (e successive modifiche). Il Testo Unico non obbligava le Unità Operative all’uso del registro di carico e scarico degli stupefacenti, ma la legge 8 febbraio 2001 n. 12 - “Norme per agevolare l’impiego dei farmaci analgesici oppiacei nella terapia del dolore”, di aggiornamento del TU, colma questa lacuna.
La richiesta per la fornitura dei farmaci stupefacenti e psicotropi da parte dell’Unità Operativa avviene tramite un “Modulario per l’approvvigionamento dei Reparti delle Aziende Ospedaliere o dei Presidi Ospedalieri o degli Ospedali presso la Farmacia Interna di medicinali a base di stupefacenti e sostanze psicotrope” (DM 15/02/1996).
I farmaci stupefacenti e psicotropi devono essere conservati in un armadio o un contenitore non asportabile chiuso a chiave, separati da qualunque altro prodotto farmaceutico.
È necessario quindi definire un sistema di controllo routinario che verifichi tale corrispondenza, in base anche all’organizzazione del reparto.
Nel DM Sanità del 3/8/2001 - “Approvazione del registro di carico e scarico delle sostanze stupefacenti e psicotrope per le unità operative” sono state date indicazioni riguardo all’uso del registro di carico e scarico “secondario”.
Il registro di carico e scarico in dotazione alle unità operative delle strutture sanitarie pubbliche e private, nonché delle unità operative dei servizi territoriali delle aziende sanitarie locali, deve essere l'unico documento su cui annotare le operazioni di approvvigionamento, somministrazione e restituzione dei farmaci stupefacenti e psicotropi.
Il responsabile dell'assistenza infermieristica è garante della buona conservazione del registro, che va tenuto nello stesso armadio/contenitore dei farmaci stupefacenti e a disposizione del personale 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e sarà l’unico documento valido per annotare le operazioni.
Il direttore responsabile del servizio farmaceutico o suo delegato (Nota Min Sal 800/UCS/AG5374/2001), provvederà attraverso periodiche ispezioni, ad accertare la corretta tenuta del registro di carico e scarico di reparto.
A seguito di questi controlli provvederà a redigere un verbale che sarà trasmesso alla direzione sanitaria.
Tutte le registrazioni, sia in entrata sia in uscita, devono essere effettuate cronologicamente. La numerazione progressiva delle movimentazioni di entrata-uscita di ogni farmaco non avrà più una progressione annuale, ma per registro.
Ovvero, se su un registro vengono utilizzate più pagine per lo stesso farmaco, la numerazione proseguirà pagina per pagina fino al completamento del registro, anche se i movimenti avvengono nell’arco temporale di più anni. 
Ogni operazione deve essere registrata entro le 24 ore successive alla movimentazione, senza lacune di trascrizione. Deve essere utilizzata una penna indelebile e le eventuali correzioni dovranno essere eseguite senza l’utilizzo di sostanze coprenti e sempre controfirmate.  
Il primo spazio nelle righe di compilazione di carico e scarico è quindi dedicato al numero progressivo della registrazione.
Indicare poi il giorno, mese ed anno della registrazione.
Nel momento in cui bisogna eseguire il “carico” indicare il numero del buono di approvvigionamento (riportato sul modulario per l’approvvigionamento).
Indicare la quantità di farmaco ricevuta in carico. La movimentazione di farmaci tra diverse unità operative dello stesso presidio, deve essere specificata nelle note.
Scrivere la quantità di farmaco totale giacente. Firmare.
In caso di “scarico”, quindi per la somministrazione del farmaco al paziente, resta uguale la compilazione del numero progressivo e della data, seguirà poi indicazioni riguardo il paziente:
Nome e cognome o il numero della cartella clinica o altro sistema di identificazione del paziente
Indicare l'unità operativa, in caso di cessione a quest'ultima
Indicare la farmacia, in caso di reso
Indicare la quantità di farmaco somministrata o consegnata o ceduta o resa
Scrivere la quantità totale di farmaco giacente presso l'unità operativa dopo ogni movimentazione.
Firma di chi esegue la movimentazione.
In alternativa ai registri cartacei, il Ministero della salute stabilisce con proprio decreto le modalità di registrazione su supporto informatico della movimentazione delle sostanze e dei medicinali stupefacenti.
In caso di gestioni informatiche, devono essere garantite confacenti soluzioni coerenti con tutte le indicazioni su riportate (Testo unico delle leggi in materia di disciplina degli stupefacenti e sostanze psicotrope, prevenzione, cura e riabilitazione dei relativi stati di tossicodipendenza, aggiornato, da ultimo, con le modifiche apportate dal Decreto legislativo 1° marzo 2018, n. 21 e dal Decreto del Ministero della Salute 18 maggio 2018).
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