A Gestão da informação na tomada de decisão das PME da região centro : um estudo exploratório e de multicasos no âmbito da Ciência da Informação

Palavras-chave: Gestão da Informação,Tomada de Decisão

O trabalho é um estudo exploratório que tem como objetivos principais aferir se a Gestão da Informação (GI) é uma prioridade na administração das Pequenas e Médias Empresas (PME) da Região Centro, avaliar o papel desempenhado pela informação no processo de Tomada de Decisão e avaliar se a existência de um responsável, a dimensão, a localização e os setores económicos se refletem nas práticas de GI. As PME desempenham um papel essencial na economia nacional e regional e necessitam melhorar constantemente o seu desempenho, serem mais eficientes e competitivas para se afirmarem na atual economia, altamente globalizada e feroz, em que só os mais fortes sobrevivem. A informação é um ativo fundamental e a sua gestão auxilia e apoia a administração da empresa, podendo fazer a diferença entre o sucesso ou o insucesso. O reconhecimento da crescente importância da informação na sociedade atual mudou a forma de a ver, no entanto, sem repercussões no modo como as empresas a gerem. Esta é a principal conclusão retirada dos dados obtidos através de um inquérito por questionário, e tratados com recurso a técnicas de estatística descritiva e de entrevistas realizadas a gestores, cuja análise de conteúdo permitiu ilustrar as práticas de GI em três PME. Apesar de reconhecerem a importância da informação e da sua gestão, na prática o uso e aproveitamento que os gestores fazem dela é ainda muito deficiente, demonstrando que a GI não é uma prioridade. Parecem não estar sensibilizados e desconhecerem como a informação deve ser gerida e as vantagens que pode trazer à empresa. Em termos gerais, as PME não apostam na formalização da função, esta está agregada a outras e parece resumir-se a um conjunto de tarefas realizadas de forma pontual e executada por trabalhadores sem a preparação técnico-científica adequada (68,5% das PME não têm um responsável e as restantes contam sobretudo com trabalhadores sem formação específica); as práticas de GI são parcelares, sendo raros os casos das empresas que fazem uma gestão integral e sistémica da informação; o número de processos organizacionais informatizados é relativamente baixo, destacando-se a gestão contabilística e apenas 7,11% das PME referem ter todos os processos organizacionais informatizados. Estes fatores ajudam a compreender o porquê de cerca 40% dos gestores assumirem que a organização da informação nas suas empresas dificultarem o seu uso.  O estudo demonstra que os gestores, para reduzirem os riscos e a incerteza quando decidem recorrem massivamente à informação, sobretudo a fontes internas pessoais (colaboradores e outros gestores) e impessoais (informação da própria empresa), de natureza normativa, técnica, científica e económica. Obtêm a informação que procuram, sobretudo a externa, através de pesquisas gratuitas na internet ou por permuta/oferta. Os dados obtidos parecem, igualmente, revelar que a existência de um responsável, a dimensão e a localização das PME se refletem nas práticas de GI. O crescimento da dimensão da empresa é proporcional à atenção dada à GI; as empresas localizadas nas sub-regiões interiores parecem dispensar-lhe menos cuidado do que as litorais e a existência de um responsável reflete-se positivamente na forma como esta se processa, evidenciando maior estruturação e organização, o que facilita a localização e o acesso à informação. Por fim, os dados obtidos não permitem concluir se existem diferenças entre as PME dos diferentes setores económicos porque, apesar de ligeira tendência de as empresas com atividade no setor terciário dedicarem mais atenção à GI do que as dos setores primário e secundário, a dimensão da empresa aparenta ter mais peso. As conclusões do estudo empírico, a par da reconhecida importância da informação, revelaram a necessidade de intervir junto das empresas e de apoiar os gestores no labirinto informacional em que muitas das vezes se encontram, concebendo um esquema analítico que permita selecionar e identificar a informação mais relevante para o processo decisório. É neste âmbito que surge a proposta do modelo INDE-InfoDecisor.  O modelo baseia-se em três pilares essenciais: a valorização; a formação e a sensibilização para a GI; e a elaboração de um "manual", a partir da aplicação de um esquema analítico, que identifique os tipos informacionais existentes nas empresas, agrupados de acordo com os parâmetros pertinência e densidade. O modelo tem como principal objetivo ajudar os decisores a serem rápidos e eficientes a decidir, porque identifica e “classifica” a informação mais e menos relevante para o gestor que necessita dela para tomarem decisões. Visa, ainda, contribuir para a valorização e sensibilização da importância da GI, alertando para a relevância de ser realizada com maior eficácia e eficiência, por profissionais devidamente habilitados, para que possa potenciar o uso da informação, melhorando a qualidade das decisões e contribuir para o cumprimento da missão e a obtenção dos objetivos das empresas.

Área científica: Humanidades