Exploitation des genres de textes pour assister les pratiques textuelles dans les environnements numériques de travail : le cas du courriel chez des cadres et des secrétaires dans une municipalité et une administration fédérale canadiennes

Notre recherche a pour but de déterminer comment les genres textuels peuvent être exploités dans le design des environnements numériques de travail afin de faciliter l’accomplissement des pratiques textuelles de cadres et de secrétaires dans une municipalité et une administration fédérale canadiennes. À cet effet, le premier objectif consiste à évaluer l’aptitude des environnements numériques de travail à supporter les pratiques textuelles (lecture, écriture et manipulation des textes) de ces employés. Le deuxième objectif est de décrire les rôles des genres textuels au cours des pratiques textuelles. Avec l’exemple du courriel, le troisième objectif vise à examiner comment le genre peut être exploité dans une perspective d’assistance à la réalisation des pratiques textuelles dans les environnements numériques de travail. Cette recherche de nature qualitative comporte une méthodologie en deux étapes. La première étape consiste en un examen minutieux des pratiques textuelles, des difficultés rencontrées au cours de celles-ci, du rôle du genre dans les environnements numériques de travail, ainsi que des indices sollicités au cours de la gestion du courriel. Trois modes de collecte des données qualitatives sont utilisés auprès de 17 cadres et de 17 secrétaires issus de deux administrations publiques : l’entrevue semi-dirigée, le journal de bord et l’enquête cognitive. Les résultats sont examinés à l’aide de stratégies d’analyse de contenu qualitative. La deuxième phase comprend la mise au point d’une chaîne de traitement du courriel, visant à étayer notre réflexion sur le genre textuel et son exploitation dans la conception des environnements numériques de travail. Un corpus de 1703 messages est élaboré à partir d’un échantillon remis par deux cadres gouvernementaux.  Les résultats permettent d’abord de dresser un portrait général des pratiques de lecture, d’écriture et de manipulation des textes communes et spécifiques aux cadres et aux secrétaires. L’importance du courriel, qui constitue environ 40% des systèmes notés dans les journaux de bord, est soulignée. Les difficultés rencontrées dans les environnements numériques de travail sont également décrites. Dans un deuxième temps, les rôles du genre au cours des pratiques textuelles sont examinés en fonction d’une matrice tenant à la fois compte de ses dimensions individuelles et collectives, ainsi que de ses trois principales facettes ; la forme, le contenu et la fonction. Ensuite, nous présentons un cadre d’analyse des indices affectant la gestion du courriel qui synthétise le processus d’interprétation des messages par le destinataire. Une typologie des patrons de catégorisation des cadres est également définie, puis employée dans une expérimentation statistique visant la description et la catégorisation automatique du courriel. Au terme de ce processus, on observe des comportements linguistiques marqués en fonction des catégories du courriel. Il s’avère également que la catégorisation automatique basée sur le lexique des messages est beaucoup plus performante que la catégorisation non lexicale. À l’issue de cette recherche, nous suggérons d’enrichir le paradigme traditionnel relevant de l’interaction humain-ordinateur par une sémiotique du genre dans les environnements numériques de travail. L’étude propose également une réflexion sur l’appartenance du courriel à un genre, en ayant recours aux concepts théoriques d’hypergenre, de genre et de sous-genre. Le succès de la catégorisation automatique du courriel en fonction de facettes tributaires du genre (le contenu, la forme et la fonction) offre des perspectives intéressantes sur l’application de ce concept au design des environnements numériques de travail en vue de faciliter l’accomplissement des pratiques textuelles par les employés. This research reveals how textual genres can be exploited in digital work environments to improve the textual practices of managers and secretaries in the context of a municipality and the Canadian federal government. The first objective of this research assesses the suitability of digital work environments to support the textual practices of managers and secretaries in their reading, writing and manipulation of texts. The second objective describes the various roles of textual genre during the managerial and secretarial textual practices. Using email as a focal point, the third objective examines how genre can be exploited to advance the benefits of textual practices in the digital work environments. This qualitative research entails a two-phase methodology. By the study of 17 secretaries and 17 managers, the first phase consists of a thorough examination of the current textual practices in the Canadian federal government and municipal contexts and the difficulties encountered during these practices. This phase also considers the various roles of genre in the digital work environments along with the salient clues sought during email management. This study deployed three data collection techniques: semi-structured interviews, diary journals and cognitive inquiries. The results are examined using several qualitative content analysis techniques. The second phase of this research consists of developing an email processing sequence to further expand our understanding of textual genre and its exploitation in the design of digital work environments. The data for this phase uses a corpus of 1703 messages developed from a sample of two governmental managers.  The results provide an encompassing overview of practices relating to the reading, writing and manipulation of texts that are both common and specific to managers and secretaries. With over 40% of events recorded in the diary journal relating to email, the importance of this type of system in digital work environments is clearly emphasized. The difficulties encountered in the digital work environments are also described. The role of genre during textual practices is examined according to a matrix illustrating both the individual and collective dimensions of genre in addition to its three main facets: the form, the content and the purpose. We present next an analytic framework of the prominent cues affecting email management to summarize the process of interpreting messages by the recipient. A typology of the categorization patterns of managers is also developed and used in a statistical experiment aiming to automatically describe and categorize email. Resulting from this experiment, we observe specific linguistic behaviours that characterize each email category. It is also revealed that automatic categorization based on message lexicon is more efficient than non-lexical categorization. At the conclusion of this research, we suggest to enrich the traditional human-computer interaction paradigm with a semiotics of genre in the digital work environments. The study also offers a reflection regarding email membership to a specific genre using the theoretical concepts of hypergenre, genre and sub-genre. The success of the automatic categorization of email according to genre-related facets (the content, the form and the purpose) uncovers valuable insights and perspectives in designing digital work environments with the objective of facilitating the vital performance of textual practices by employees.

Keyphrases: genre, pratique textuelle, courriel, catégorisation automatique, acte de langage, environnement numérique de travail, lecture, administration publique, interaction humain-ordinateur, cadre, secrétaire, genre, text, sémiotique organisationnelle, texte, genre, email, genre, textual practice, organizational semiotics, text, automatic categorization, speech act, digital work environment, reading, secretary, manager, public administration, human-computer interaction