Utilisation de la base de données nationale d'inscription par les firmes de courtage et les régulateurs canadiens : gestion des renseignements personnels

Le présent texte a pour sujet la Base de données nationale d'inscription, système d'inscription obligatoire depuis quelques mois pour l'ensemble des firmes de courtage et des représentants en valeurs mobilières au Canada, à l'exception de ceux et celles qui n'exercent leurs activités qu'en territoire québécois. La question de la protection des renseignements personnels compris dans cette base de données y est analysée en portant une attention particulière à la pluralité des régimes de protection qui évolue au Canada. En effet, différentes règles s'appliquent selon que l'on est en présence d'un organisme public ou une entreprise du secteur privé et selon que la « transaction» est intraprovinciale ou extraprovinciale. La Base de données nationale d'inscription remplace dorénavant la procédure d'inscription sur support papier. Les documents issus de ce système informatique possèdent des caractéristiques propres et certaines règles doivent être respectées afin de leurs conférer la même valeur juridique que les documents papier. Finalement, la compilation de l'information dans cette gigantesque base de données serait futile s'il n'était pas possible d'accéder aux renseignements qui y sont contenus. Une fois les différents types d'accès définis, une comparaison sera faite avec certains systèmes d'inscription en ligne américains. La technologie bouleverse nos habitudes dans tous les secteurs de l'économie. Les finances ne sont pas en reste. Avec la Base de données nationale d'inscription, c'est tout le système d'inscription de l'industrie canadienne des valeurs mobilières qui prend un sérieux coup de jeune. Et il était temps ... The subject of the present text concems the National Registration Database, a recent mandatory registration system designated for all brokerage firms and investment advisors across Canada, with the exception of those who exercise their activities exclusively in Quebec. The matter of protection of personal information included in this database is analyzed with an emphasis on the existence of multiple laws evolving in Canada. In fact, different mIes apply whether you are in the presence of a public body or an enterprise of the private sector and whether the "transaction" is concluded within or out of the province. The National Registration Database replaces the previous paper format registration procedure. The documents produced by this computerized system have their own particularities and certain mIes must be respected in order to maintain a legal value equal to the priOf format. Finally, the compiling of information found in this enormous database would be useless if it was not possible to access its information. Once the different types of access are determined, a comparison will be done with existing American online registration systems. It is obvious that technology has had a tremendous impact on the economy. Of course, the financial industry is affected. With the National Registration Database, the whole Canadian securities registration system has had a total makeover. It was about time...

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