CELEX: 62002TJ0029
Skiljedomsklausul
Avtalsbrott
Genkäromål

Det omtvistade avtalet
Europeiska gemenskapen, företrädd av kommissionen, undertecknade den 21 augusti 1997 ett avtal benämnt Esprit Network of Excellence
Working Group – 26069 – Financial Issues Working Group Support (FIWG) (nedan kallat avtalet) med sökanden, bolaget Global
Electronic Finance Management SA (nedan kallat GEF), företrätt av Goldfinger, verkställande direktör och styrelseledamot i
GEF.
Avtalet utgör ett led i fullgörandet av rådets beslut 94/802/EG av den 23 november 1994 om ett särskilt program för forskning,
teknisk utveckling och demonstration på informationsteknikens område (1994–1998) (EGT L 334, s. 24; svensk specialutgåva,
område 13, volym 29, s. 178).
I bilaga 3 till beslut 94/802 föreskrivs att programmet skall genomföras med hjälp av indirekta åtgärder, där gemenskapen
bidrar till finansieringen av olika typer av verksamheter inom forskning, teknisk utveckling och demonstration (FTD), inklusive
demonstration som genomförs av tredje part eller av Gemensamma forskningscentrets (GFC) institut i samarbete med tredje part.
I artikel 6 i rådets beslut 94/763/EG av den 21 november 1994 om regler för företags, forskningscentrers och universitets
deltagande i Europeiska gemenskapens verksamhet inom forskning, teknisk utveckling och demonstration (EGT L 306, s. 8; svensk
specialutgåva, område 13, volym 27, s. 49) föreskrivs att de utvalda förslagen till verksamheter inom FTD skall omfattas av
avtal som slutits mellan gemenskapen och de som deltar i den berörda verksamheten. Avtalen skall särskilt närmare ange de
administrativa, finansiella och tekniska övervakningsarrangemangen för verksamheten.
GEF, som är ett konsultföretag specialiserat på elektronisk handel, skulle enligt avtalet bistå Financial Issues Working Group
(arbetsgruppen för finansiella frågor) (nedan kallad FIWG) och administrera dess olika uppgifter och verksamheter. I artikel
1.1 i avtalet anges att det projekt som GEP tilldelats närmare preciseras i avtalets bilaga 1, benämnd ”Technical Annex” (nedan
kallad den tekniska bilagan). Av den tekniska bilagan framgår att FIWG bestod av företrädare för olika sektorer och hade till
syfte att för en framgångsrik tillväxt av den elektroniska handeln och finansiella transaktioner över Internet i Europeiska
unionen främja utveckling och förbättring av betalningssystem och innovativa transaktionssystem.
Projektet skulle enligt artikel 2.1 i avtalet pågå i 24 månader räknat från den 4 juli 1997, då projektet påbörjades. Avtalets
ekonomiska villkor framgår av artiklarna 3–5 däri och av artiklarna 12–17 i dess bilaga 2, benämnd ”General Conditions” (nedan
kallad de allmänna villkoren).
Punkt 7 (s. 14 och s. 15) i den tekniska bilagan, i den lydelse som bifogats ansökan, innehåller fem tabeller, varav fyra
rubriceras enligt följande: ”Table 1. Human Resources Requirements per Task (in man/days), Table 2. Cost estimates per Task
(in ECU), Table 3. Unit Costs Assumptions (in ECU)” och ”Table 4. Total cost estimates per Task (in ECU)”. Den femte rör kostnadsfördelningen
per resursslag. Av tabellerna framgår de olika kostnadsuppskattningarna och de resurser som är nödvändiga för projektets genomförande.
Punkt 3.7 i den tekniska bilagan, i den lydelse enligt bilaga 3 till GEF:s svar på förstainstansrättens frågor, innehåller
fyra tabeller med följande rubriker: ”Table 1. Human Resources Requirements per Task (in man/days), Table 2. Cost estimates
per Task (in ECU), Table 4. Total cost estimates per Task (in ECU)” och ”Table 5. Cost estimates per resource category (in
ECU)”. Dessa två tekniska bilagor skiljer sig åt, på så sätt att den sistnämnda bilagan innehåller nya sidor (sidorna 1, 3–16
och 25), har en annan rubriknumrering, innehåller en ny tabell 5 i punkt 3.7, saknar tabell 3 och har andra sifferuppgifter
i tabellerna 2 och 4.
I artikel 3.2 i avtalet föreskrivs att kommissionen skall täcka 100 procent av de stödberättigade kostnaderna för projektet,
upp till 440 000 ecu. Detta belopp motsvarar enligt artikel 3.1 i avtalet den beräknade totalkostnaden för projektet.
Artikel 4 i avtalet har följande lydelse:
”Kommissionen skall betala sitt bidrag till projektet i ecu enligt följande:
–
Ett förskott på 165 000 ecu (etthundrasextiofemtusen ecu) skall betalas inom två månader efter det att samtliga avtalsslutande
parter har undertecknat avtalet.
–
En delbetalning skall ske inom två månader efter godkännandet av respektive periodisk lägesrapport och tillhörande utgiftsdeklaration,
varvid förskottet och delbetalningarna tillsammans inte får överstiga 396 000 ecu av kommissionens maximala bidrag till projektet.
–
Återstoden av kommissionens totala bidrag [en restpost på 44 000 ecu (fyrtiofyratusen ecu)] skall betalas inom två månader
efter godkännandet av den sista rapporten, handlingen eller annat projektresultat inom ramen för det projekt som avses i [den
tekniska] bilagan samt utgiftsdeklarationen för den sista perioden enligt artikel 5.2.”
I artikel 5 i avtalet föreskrivs att uppdragstagaren skall inge tre undertecknade utgiftsdeklarationer var sjätte månad från
projektets startdatum och att utgiftsdeklarationerna för den sista perioden skall inges inom tre månader efter godkännandet
av den sista rapporten, handlingen eller annat projektresultat. Efter det nämnda godkännandet kan inga ytterligare kostnader
tas i beaktande.
I artikel 6 andra stycket i avtalet föreskrivs att periodiska lägesrapporter skall inges var sjätte månad från projektets
startdatum.
Artikel 9 i de allmänna villkoren innehåller bland annat formföreskrifter som uppdragstagaren skall iaktta vid upprättande
och ingivande av periodiska lägesrapporter och slutrapporten.
Enligt artikel 12.1 i de allmänna villkoren är ”[e]rsättningsberättigade kostnader … sådana faktiska kostnader som definieras
i artikel 13 i [dessa villkor], som är nödvändiga för projektet, som kan styrkas och som har uppkommit under den period som
anges i artikel 2.1 i detta avtal”.
Enligt artikel 12.2 i de allmänna villkoren skall ”[d]e beräknade arbetskostnaderna per kategori endast vara vägledande. Medlemmarna
får överföra budgetmedel från en kategori till en annan under förutsättning att syftet med projektet inte genomgår någon grundläggande
förändring”.
Artikel 13 i de allmänna villkoren innehåller särskilda bestämmelser för kostnader hänförliga till följande poster: personal
(artikel 13.1), nätverk (artikel 13.2), övriga kostnader (artikel 13.3), övriga väsentliga kostnader (artikel 13.4) och allmänna
omkostnader (artikel 13.5).
Artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren har följande lydelse:
”All debiterad arbetstid skall registreras och styrkas. Detta krav är som lägst uppfyllt om arbetstiden registreras och attesteras
minst en gång i månaden av den projektansvarige eller bemyndigad högre tjänsteman i det avtalsslutande bolaget.”
I artikel 13.3 i de allmänna villkoren föreskrivs bland annat följande:
”Övriga kostnader – som uppdragstagaren har haft – får debiteras om de har uppkommit i samband med projektets genomförande
och utgörs av
–
tillkommande kostnader för externa tekniska tjänster och anläggningar (under förutsättning att kommissionen har godkänt dem
i förväg),
–
…
–
publikationer, inklusive nyhetsbrev, som syftar till att sprida information om det arbete som utförts inom ramen för projektet.”
Enligt artikel 13.4 i de allmänna villkoren kan ”övriga väsentliga kostnader – som uppdragstagaren har haft – debiteras under
förutsättning att kommissionen skriftligen har godkänt dem i förväg (ett sådant godkännande anses föreligga om kostnadsposten
finns med i [den tekniska] bilagan till avtalet eller om kommissionen inte gör någon invändning inom två månader räknat från
den dag då den skriftliga förfrågan mottogs)”.
I artikel 13.5 i de allmänna villkoren föreskrivs följande:
”Ett maximalt bidrag med 20 procent av de ersättningsberättigade personalkostnaderna i artikel 13.1 … får debiteras för allmänna
omkostnader som uppkommer i samband med arbeten som utförs inom ramen för projektet, inklusive kostnader för icke yrkesmässig
personal inom administration och sekretariat, telefon, värme, belysning, el, postförsändelser, e-post, kontorsvaror m.m. De
allmänna omkostnaderna omfattar varken de kostnader som får direktdebiteras med stöd av artikel 13.1–13.4 … eller de kostnader
som tredje man har haft.”
I artikel 15.1 i de allmänna villkoren anges följande:
”Uppdragstagaren förbinder sig att i enlighet med god redovisningssed i den medlemsstat den är etablerad föra separata räkenskaper
samt bevara lämpliga handlingar som styrker och motiverar inrapporterade kostnader och timmar. Handlingarna skall göras tillgängliga
för revision.”
Artikel 16.2 och 16.3 i de allmänna villkoren har följande lydelse:
”16.2

Om inte annat följer av artikel 17 i denna bilaga [Revision], skall alla betalningar betraktas som förskott fram till dess
att andra projektresultat har godkänts, eller om något sådant inte har fastställts, fram till dess att slutrapporten har godkänts.
16.3 Om det totala bidraget till projektet, med beaktande av resultaten från samtliga revisioner, understiger gjorda utbetalningar
för projektet skall uppdragstagaren omedelbart återbetala mellanskillnaden i ecu till kommissionen.”
I artikel 17.1 i de allmänna villkoren föreskrivs att ”kommissionen eller av kommissionen bemyndigade personer skall ha rätt
att utföra revision upp till två år efter kommissionens sista betalning eller avtalstidens utgång”.
I artikel 10 i avtalet föreskrivs att belgisk lagstiftning är tillämplig på avtalet och i artikel 7 i de allmänna villkoren
föreskrivs att Europeiska gemenskapernas förstainstansrätt och, vid överklagande, Europeiska gemenskapernas domstol har exklusiv
behörighet att avgöra tvister avseende avtalet.
Bakgrund till tvisten
Den 12 september 1997 utbetalade kommissionen med tillämpning av artikel 4 i avtalet ett förskott till GEF på 165 000 ecu.
GEF ingav därefter fyra lägesrapporter och fyra utgiftsdeklarationer beträffande fyra perioder mellan den 4 juli 1997, som
var projektets startdatum, och den 3 juli 1999, då projektet avslutades.
Den 18 och den 21 juni 1999, innan den fjärde utgiftsdeklarationen för perioden den 4 januari 1999 till den 3 juli 1999 (nedan
kallad den fjärde perioden) hade getts in, genomförde kommissionen revision av de tre tidigare perioderna, som löpte mellan
den 4 juli 1997 och den 3 januari 1999.
A –
Den första utgiftsdeklarationen för perioden den 4 juli 1997 till den 3 januari 1998
Den 3 mars 1998 skickade GEF sin första utgiftsdeklaration, för perioden den 4 juli 1997 till den 3 januari 1998 (nedan kallad
den första perioden), till kommissionen. Enligt denna uppgick det sammanlagda beloppet till 111 193 ecu, varav 25 249 ecu
motsvarade bolagets allmänna omkostnader.
Genom skrivelse av den 19 mars 1998, kallad ”Payment request submission for period 4-Jul-97 to 3-Jan-98” (nedan kallad godkännandet
av den första periodens utgifter), beslutade kommissionen att ersätta GEF för en del av de utgifter som bolaget hade debiterat,
upp till ett belopp på 101 432 ecu, men nekade med stöd av artikel 13.5 i de allmänna villkoren att ersätta bolaget för den
del av de allmänna omkostnaderna som översteg 20 procent av de stödberättigade personalkostnaderna. Av denna utgiftspost betalade
kommissionen följaktligen, i stället för begärda 25 249 ecu, 15 488 ecu till GEF.
Kommissionen uppgav i skrivelsen att ”debiterade utgifter (eller av oss korrigerade utgifter) [hade] kontrollerats och ansetts
överensstämma med den periodiska lägesrapporten och avtalet (se bilaga 2 del D), med förbehåll för en eventuell kontroll,
jämkning efter ny beräkning eller revision och godkännande av löneskalor”.
B –
Den andra utgiftsdeklarationen för perioden den 4 januari 1998 till den 3 juli 1998
Den 6 oktober 1998 ingav GEF sin andra utgiftsdeklaration, för perioden den 4 januari 1998 till den 3 juli 1998 (nedan kallad
den andra perioden). För denna period hade GEF debiterat 107 017 ecu, varav 3 818 ecu avsåg bolagets övriga kostnader.
Genom skrivelse av den 14 december 1998, kallad ”Payment request submission for period 4‑Jan‑98 to 3‑Jul‑98” (nedan kallad
godkännandet av den andra periodens utgifter), beslutade kommissionen att ersätta GEF för en del av de utgifter som bolaget
hade debiterat, upp till ett belopp på 103 228 ecu, men nekade att ersätta bolaget för ett belopp på 3 818 ecu avseende övriga
kostnader med motiveringen att dessa utgifter redan ingick i posten allmänna omkostnader. Skrivelsen innehöll samma stycke
som nämns i punkt 30 ovan.
C –
Den tredje utgiftsdeklarationen för perioden den 4 juli 1998 till den 3 januari 1999
Den 3 juni 1999 ingav GEF sin tredje utgiftsdeklaration, för perioden den 4 juli 1998 till den 3 januari 1999 (nedan kallad
den tredje perioden), till kommissionen. I denna uppgick beloppet till 104 098 euro – omräknat till euro enligt rådets förordning
(EG) nr 1103/97 av den 17 juni 1997 om vissa bestämmelser som har samband med införandet av euron (EGT L 162, 1997, s. 1),
enligt vilken alla hänvisningar till ecun skall ersättas med hänvisningar till euron till en kurs av en euro för en ecu från
och med den 1 januari 1999.
Genom skrivelse av den 27 juli 1999 kallad ”Payment request submission for period 4-Jul-98 to 3-Jan-99” (nedan kallad godkännandet
av den tredje periodens utgifter) godkände kommissionen de utgifter som GEF hade debiterat upp till 96 214 euro och nekade
ersättning för ett belopp på 7 884 euro motsvarande hela posten övriga kostnader med motiveringen att dessa utgifter redan
ingick i de allmänna omkostnaderna.
För att inte överskrida taket på 396 000 euro i artikel 4 i avtalet – GEF hade fått 165 000 euro i förskott plus 101 432 euro
för den första perioden plus 103 228 euro för den andra perioden, totalt 369 660 euro – beslutade kommissionen genom samma
skrivelse att verkställa en delbetalning som understeg de utgifter som hade godkänts, nämligen 26 340 euro i stället för 96 214 euro
(396 000 euro – 369 660 euro = 26 340 euro). Skrivelsen innehöll även samma stycke som nämns i punkt 30 ovan.
D –
Revisionen
Den 18 och den 21 juni 1999 utförde kommissionen revision avseende de tre första perioderna.
Genom skrivelse av den 9 juli 1999 anmodade kommissionen GEF att inkomma med kompletterande uppgifter angående ersättningen
till projektansvarige Goldfinger. Genom skrivelse av den 30 juli 1999 inkom GEF med handlingar och förklaringar avseende Goldfingers
ersättning och avseende vissa frågor om skatter och sociala avgifter.
Genom skrivelse av den 12 oktober 1999 skickade kommissionen slutrapporten över den tekniska utvärderingen av projektet till
GEF. Rapporten var daterad den 21 september 1999.
Genom skrivelse av den 21 december 1999 skickade kommissionen ett utkast till revisionsrapport till GEF. Kommissionens slutsats
i utkastet var att GEF hade begärt ett överskjutande belopp på totalt 228 713 euro, vilket motsvarade 245 procent av det totala
utgiftsbelopp på 93 334 euro som kommissionen hade godkänt.
Genom faxmeddelande av den 31 januari 2000 upplyste GEF kommissionen om att det inte höll med om innehållet i utkastet till
revisionsrapport, framställde invändningar häremot och bifogade en analys av Pirenne, bolagets rådgivare i skattefrågor och
auktoriserade revisor (nedan kallad Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000).
Genom skrivelse av den 20 mars 2000 tillbakavisade kommissionen GEF:s invändningar och föreslog en särskild teknisk utvärdering
(nedan kallad den andra tekniska utvärderingen) för att fastställa det exakta antal timmar som rimligen kunde debiteras för
vart och ett av de arbeten som utförts i enlighet med den tekniska bilagan. Denna andra tekniska utvärdering genomfördes den
24 maj 2000. Den 27 oktober 2000 skickades, som svar på en begäran från GEF av den 18 oktober 2000, en kopia av rapporten
över nämnda utvärdering.
Genom skrivelse av den 18 juli 2000 skickade kommissionen en slutlig revisionsrapport, daterad den 28 juni 2000, till GEF.
Kommissionens slutsats i denna rapport var att GEF, för den period som varit föremål för revision, det vill säga perioden
den 4 juli 1997 till den 4 januari 1999, hade begärt ett överskjutande belopp på 253 823 euro, vilket motsvarade 372 procent
av det totala utgiftsbelopp på 68 224 euro som kommissionen hade godkänt.
Revisorerna grundade sin slutsats i den slutliga revisionsrapporten av den 28 juni 2000 på bland annat följande konstateranden:
”[GEF] har inte registrerat arbetstiden för sin personal, vilket strider mot artikel 13.1.2 [i de allmänna villkoren] i avtalet.
Goldfinger har medgett att GEF faktiskt inte förde några närvaroanteckningar. Under revisionen uppskattade Goldfinger antalet
arbetstimmar med stöd av en kontorsalmanacka och anställningskontrakt. Vi har konstaterat att kontorsalmanackan inte innehöll
någon sammanställning av arbetstiden. Därför har vi inte kunnat godkänna de timmar som har lagts ned på EG‑projektet. De av
Goldfinger förda närvaroanteckningarna var inkorrekta av följande skäl. Projektet startade den 4 juli 1997, och inte den 1
juli 1997. De 202 timmar som redovisats för bolagets dokumentalist i juli 1997 och oktober 1997 stämde inte, eftersom vederbörande
började arbeta på GEF först den 3 november 1997.
Av en analys av förhållandet mellan omsättning och personalkostnader i de finansiella räkenskaperna, jämfört med vad som begärts
i utgiftsdeklarationerna, framgår följande:

1996/1997
1997/1998
C. Goldfingers lön
2 791 211
4 119 153
De anställdas lön
2 711 775
4 599 788
De totala personalkostnaderna enligt de finansiella räkenskaperna
5 502 986
8 718 941
Personalkostnader för vilka ersättning begärts inom ramen för EG-projektet (de två första perioderna)
6 428 877
Personalkostnader för projekt som inte är EG-projekt
5 502 986
2 290 064
Omsättning i de finansiella räkenskaperna
13 208 003
15 556 779
Efter avdrag: Omsättning för EG‑projektet: (enligt företagets räkenskaper)
6 656 100
9 397 877
Omsättning för projekt som inte är EG‑projekt
6 551 903
6 158 902
Under taxeringsåret 1996/1997 uppnåddes en omsättning på 6,5 miljoner [belgiska franc] (BEF) till en personalkostnad på 5,5 miljoner BEF
(koefficient 1,19). Under taxeringsåret 1997/1998 uppnåddes i stort sett samma omsättning (6,2 miljoner BEF) till en personalkostnad
på 2,3 miljoner BEF (koefficient 2,69). Detta tyder på att de personalkostnader som kommissionen har fakturerats är klart
överskattade.
Enligt punkt 3.7 i den tekniska bilagan hade antalet arbetsdagar som krävdes för projektet beräknats till 447, vilket motsvarade
3 576 timmar. Detta ger ett genomsnitt på 894 timmar per period. Vi har konstaterat att det totala antalet debiterade timmar
för de två första perioderna uppgick till 2 827 respektive 2 878, det vill säga över 300 procent mer än beräknat.
I avsaknad av arbetstidsregistrering har vi inte kunnat uppskatta hur många timmar som har lagts ned på EG-projektet. I utkastet
till revisionsrapport grundas det godkända timantalet på det antal timmar som ursprungligen beräknats för projektet, eftersom
slutrapporten över den tekniska utvärderingen av den 21 september 1999 inte heller innehöll någon uppgift om timantal …
Enligt överenskommelse med GEF beslutades därför att det krävdes en ny teknisk utvärdering för att fastställa det exakta timantal
som rimligen krävdes för var och en av de uppgifter som utförts i överensstämmelse med den tekniska bilagan.
Den andra tekniska utvärderingen genomfördes den 24 maj 2000. Resultatet blev att 303 arbetsdagar eller 2 420 timmar kunde
godtas för hela avtalsperioden, det vill säga för perioden den 4 juli 1997 till den 4 juli 1999.
Vi har på grundval av resultatet från denna andra tekniska utvärdering beräknat hur stor del av personalkostnaderna som kunde
godtas för den period som var föremål för revision, det vill säga perioden den 4 juli 1997 till den 4 januari 1999. Beräkningsunderlaget
utgjordes av det totala timantal som hade godkänts för hela avtalsperioden enligt den andra tekniska utvärderingen (2 420 timmar)
delat med fyra, för att erhålla antalet arbetstimmar per period (605 timmar).
Trots att fördelning av det totala antalet godkända arbetsdagar per period inte motsvarar det arbete som faktiskt har utförts
under varje period, anser vi att metoden är rimlig. Vid revisionen framkom dessutom att timkostnaden för personalen inte varierar
nämnvärt från period till period.
…”
Genom skrivelse av den 14 november 2000 överlämnade GEF en kopia av de närvaroanteckningar som Goldfinger hade fört jämte
handlingar till styrkande av att GEF, tvärtemot revisorernas konstateranden i slutrapporten, registrerade arbetstiden för
sin personal.
Genom skrivelse av den 22 november 2000 bekräftade kommissionen att den hade mottagit nämnda handlingar och informerade GEF
om att handlingarna i revisionsärendet hade överlämnats till de Graef och att all vidare kontakt skulle tas med henne.
Genom skrivelse nr 502667 av den 14 december 2000, avseende den tredje perioden, skickade kommissionen en sammanställning
till GEF av godkända utgifter för de tre första perioderna, vilken hade granskats mot bakgrund av den slutliga revisionsrapporten
och en samlad utgiftsdeklaration som upprättats med beaktande av nämnda revision. Av dessa handlingar framgick att kommissionen
hade betalat ut 208 602 euro för mycket till GEF för dessa perioder.
Genom skrivelse av den 21 december 2000, adresserad till de Graef, anhöll GEF om ett möte för att inleda en diskussion med
kommissionen angående bland annat innehållet i den andra tekniska utvärderingen och den slutliga revisionsrapporten.
E –
Den fjärde utgiftsdeklarationen för perioden den 4 januari 1999 till den 3 juli 1999
Den 2 december 1999 ingav GEF sin fjärde utgiftsdeklaration för den fjärde perioden till kommissionen. Beloppet däri uppgick
till 149 148,01 euro.
Genom skrivelse av den 3 juli 2000 anmodade kommissionen GEF att inkomma med kompletterande uppgifter angående posterna nätverk
och övriga kostnader samt lämnade synpunkter angående kostnader som enligt avtalet inte var ersättningsberättigade.
Till följd av kommissionens anmärkningar sände GEF, genom skrivelse av den 31 juli 2000, en ändrad version av sin fjärde utgiftsdeklaration
med ett belopp på 135 819,48 euro, jämte styrkande handlingar avseende posterna nätverk och övriga kostnader.
Genom skrivelse nr 502668 av den 14 december 2000 kallad ”Payment request submission for period 4-Jan-99 to 3-Jul‑99 ” (nedan
kallad godkännandet av den fjärde periodens utgifter) godkände kommissionen de utgifter som GEF hade debiterat, upp till 30 212 euro.
De av GEF:s utgifter som kommissionen nekade bolaget ersättning för rörde delar av posterna personal, 83 805 euro, nätverk,
3 404 euro, övriga kostnader, 1 608 euro, och allmänna omkostnader, 16 790 euro. Kommissionen har angett att den nekade ersättning
för vissa delar av posterna personal och allmänna omkostnader eftersom den, mot bakgrund av revisionsresultatet, hade begränsat
antalet arbetstimmar till 605 och använt den löneskala som hade fastställts vid revisionen. Kommissionen har beträffande posterna
nätverk och övriga kostnader gjort gällande att den delvis nekade ersättning för vissa kostnader för att de inte hade styrkts
med en faktura. Kommissionen tillade att den inte kunde fatta beslut om någon betalning i det här skedet, eftersom det i avtalet
föreskrivna taket var nått. Skrivelsen innehöll även samma stycke som anges i punkt 30 i denna dom.
Genom denna skrivelse, nr 502668 av den 14 december 2000, delgavs GEF även en samlad utgiftsdeklaration för hela avtalsperioden
(den 4 juli 1997 till den 3 juli 1999).
F –
Kommissionens krav på återbetalning: debetnotan av den 11 juli 2001
Genom skrivelse av den 24 januari 2001 skickade kommissionen en samlad utgiftsdeklaration till GEF. Denna deklaration, som
var slutgiltig och avsåg hela avtalsperioden, var identisk med den som bilagts den ovannämnda skrivelsen, nr 502668 av den
14 december 2000. Det framgår av denna handling att kommissionen ansåg att ett överskjutande belopp på 273 516 euro hade betalats
till GEF, vilket motsvarade det totala belopp som kommissionen utbetalat till GEF minus de kostnader som kommissionen godkänt
(nämligen 396 000 – 122 484).
Genom skrivelse av den 2 februari 2001 informerade kommissionen GEF:s styrelse om dels att Europeiska byrån för bedrägeribekämpning
(OLAF) hade inlett en utredning av FIWG, dels att det vore önskvärt att boka in ett möte med styrelsen för att utreda och
diskutera såväl frågor som uppkommit till följd av de slutliga revisionsrapporter som generaldirektoratet för informationssamhället
hade upprättat som de punkter som behandlades i skrivelsen av den 21 december 2000, nämnd i punkt 47 ovan, i den mån de var
relevanta för kommissionens undersökning.
Som svar på kommissionens två skrivelser, av den 24 januari och den 2 februari 2001 ovan, informerade GEF, genom två skrivelser
av den 21 februari 2001 till Lefebvre vid GD Informationssamhället respektive Brüner vid OLAF, kommissionen om att de inte
höll med om innehållet i den samlade och slutgiltiga utgiftsdeklarationen, i den mån den grundas på resultaten från revisionsrapporterna,
vilka GEF redan hade opponerat sig mot. GEF upprepade även sin anhållan av den 21 december 2000 om ett möte med kommissionens
företrädare.
Genom skrivelse av den 12 mars 2001 informerade kommissionen GEF om att den hade beaktat resultatet av revisionsrapporten,
varför alla ytterligare klagomål skulle framföras direkt till revisionstjänsten.
Genom skrivelse av den 19 mars 2001 försäkrade GEF de Graef om att hon borde informera revisionstjänsten om att det aktuella
avtalet var föremål för diskussion.
Den 11 juli 2001 skickade kommissionen en debetnota till GEF och krävde att GEF skulle återbetala 273 516 euro.
Genom skrivelse av den 25 juli 2001, adresserad till Lefebvre, inkom GEF med ett formellt bestridande av kommissionens debetnota
med motiveringen att någon slutgiltig överenskommelse angående den slutliga revisionsrapporten för projektet ännu inte hade
träffats med bolaget. GEF begärde dessutom att kommissionen skulle vilandeförklara återbetalningsförfarandet till dess att
diskussioner förts med representanter som kommissionen bemyndigat.
Genom skrivelse av den 26 juli 2001, adresserad till de Graef, bekräftade GEF:s ombud sin klients ställningstagande och påpekade
dels att det framgick av GEF:s tidigare skrivelser (i synnerhet skrivelserna av den 14 november och den 21 december 2000 till
kommissionen) att bolaget uppenbarligen inte höll med om innehållet i revisionsrapporterna, dels att GEF, i motsats till vad
kommissionen påstått i dess skrivelse av den 2 februari 2001, inte hade beretts tillfälle att delta i någon diskussion kring
vissa punkter som företaget hade fört på tal.
Genom skrivelse av den 9 augusti 2001 informerade GEF:s rådgivare kommissionen om att dess klient avsåg att väcka talan vid
förstainstansrätten med stöd av avtalets skiljedomsklausul på grund av att kommissionen inte hade hållit sitt löfte att anordna
ett möte i syfte att finna en lösning som båda parter kunde godta med avseende på kostnaderna för projektet.
Förfarande
GEF väckte förevarande talan genom ansökan som inkom till förstainstansrättens kansli den 13 februari 2002.
Kommissionen väckte i sitt svaromål, som inkom till förstainstansrättens kansli den 13 maj 2002, ett genkäromål.
Vid överläggningar den 11 november 2003 beslutade förstainstansrätten (första avdelningen) enligt artikel 64.3 a och d i förstainstansrättens
rättegångsregler och på grundval av referentens rapport att som processledningsåtgärd ställa vissa skriftliga frågor och anmoda
parterna att förete vissa handlingar. Parterna svarade på frågor och företedde begärda handlingar inom de föreskrivna fristerna.
Första avdelningen beslutade med stöd av artikel 14.1 och 14.3 och artikel 51.1 i rättegångsreglerna att föreslå rätten i
plenum att hänskjuta målet till en avdelning med fem domare.
Genom skrivelse av den 4 december 2003 anmodades parterna enligt artikel 51.1 i rättegångsreglerna att inkomma med skriftliga
yttranden över detta hänskjutande före den 9 december 2003.
Genom skrivelser av den 8 och den 9 december 2003 underrättade kommissionen respektive GEF förstainstansrätten om att de inte
hade några synpunkter på förslaget att hänskjuta målet till första avdelningen i utökad sammansättning.
Vid plenumsammanträdet den 10 december 2003 beslutade förstainstansrätten på förslag av första avdelningen att hänskjuta målet
till första avdelningen i utökad sammansättning.
Parterna utvecklade sin talan och svarade på förstainstansrättens frågor vid den muntliga förhandlingen den 30 mars 2004.
Parternas yrkanden
Sökanden yrkar att förstainstansrätten skall
–
fastställa att talan kan tas upp till sakprövning och bifalla den,
–
förplikta kommissionen att utge 40 693 euro till sökanden,
–
fastställa att kommissionens återbetalningskrav på 273 516 euro är ogrundat och till följd därav förplikta kommissionen att
utfärda en kreditnota på 273 516 euro,
–
ogilla kommissionens genkäromål, samt
–
förplikta kommissionen att ersätta rättegångskostnaderna.
Kommissionen har yrkat att förstainstansrätten skall
–
ogilla talan,
–
förplikta sökanden att till kommissionen utge 273 516 euro jämte årlig dröjsmålsränta med 7 procent från den 1 september 2001,
samt
–
förplikta sökanden att ersätta rättegångskostnaderna.
Förstainstansrättens behörighet
Förstainstansrätten påpekar att det följer av artikel 113 i rättegångsreglerna att förstainstansrätten när som helst på eget
initiativ kan pröva huruvida talan skall avvisas till följd av att det föreligger ett rättegångshinder som inte kan avhjälpas.
Om förstainstansrätten skulle sakna behörighet att pröva saken föreligger ett rättegångshinder som inte kan avhjälpas. Behörigheten
kan således prövas på förstainstansrättens eget initiativ (förstainstansrättens dom av den 17 juni 1998, T-174/95, Svenska
Journalistförbundet mot rådet, REG 1998, s. II‑2289, punkterna 79 och 80).
Förstainstansrättens behörighet vid tidpunkten för talans väckande att med stöd av artikel 238 EG och bestämmelserna i artikel 3.1 c
i rådets beslut 88/591/EKSG, EEG, Euratom av den 24 oktober 1988 om upprättandet av Europeiska gemenskapernas förstainstansrätt
(EGT L 319, s. 1; svensk specialutgåva, område 1, volym 2, s. 89), i dess lydelse enligt rådets beslut 93/350/EKSG, EEG, Euratom
av den 8 juni 1993 (EGT L 144, s. 21; svensk specialutgåva, område 1, volym 3, s. 21), pröva en talan som väckts med stöd
av en skiljedomsklausul, innebär med nödvändighet att den har behörighet att pröva ett genkäromål som en institution väcker
i samma mål till följd av avtalsförhållandet eller en omständighet som huvudkäromålet grundar sig på samt ett genkäromål som
har ett direkt samband med de skyldigheter som följer av avtalsförhållandet (se, för ett liknande resonemang, domstolens dom
av den 18 december 1986 i mål 426/85, kommissionen mot Zoubek, REG 1986, s. 4057, punkt 11, och av den 10 april 2003 i mål
C-167/99, parlamentet mot SERS och Ville de Strasbourg, REG 2003, s. I-3269, punkterna 95–104, domstolens beslut av den 21 november 2003
i mål C-280/03, kommissionen mot Lior m.fl., REG 2003, s. I‑0000, punkterna 8 och 9, och förstainstansrättens dom av den 16 maj 2001
i mål T‑68/99, Toditec mot kommissionen, REG 2001, s. II‑1443).
Av detta följer att förstainstansrätten är behörig att pröva kommissionens genkäromål.
Prövning i sak
A –
Sökandens yrkande om dels betalning av ett belopp på 40 693 euro, dels utfärdande av en kreditnota på 273 516 euro
GEF har gjort gällande att det enligt avtalet har rätt till ersättning med ett belopp på 436 693 euro, vilket motsvarar summan
av de belopp som kommissionen har godkänt inom ramen för de första tre utgiftsdeklarationerna, nämligen 101 432 euro i den
första, 103 228 euro i den andra, 96 214 euro i den tredje, jämte det belopp på 135 819 euro som redovisades i den sista utgiftsdeklarationen.
GEF har anfört att ersättningskravet är begränsat till 40 693 euro, eftersom kommissionen redan har betalat ut 396 000 euro
(436 693 euro – 396 000 euro).
GEF har till stöd för sin talan anfört fyra grunder. Som första grund har GEF anfört att kommissionen har brutit mot avtalet.
Som andra grund åberopas åsidosättande av principen om skydd för berättigade förväntningar. Som tredje grund åberopas åsidosättande
av principen om rätten till försvar och som fjärde grund åsidosättande av den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen
om god förvaltningssed. Sistnämnda grund skall dock, i den del som avser kommissionens påstådda åsidosättande av den avtalsrättsliga
lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed, prövas som nummer två i ordningen.
1.
Den första grunden: Huruvida kommissionen har gjort sig skyldig till avtalsbrott
a) Parternas argument
GEF har gjort gällande att dess yrkande om betalning med ett belopp på 40 693 euro, som det fortfarande har en fordran på
för kostnader som uppkommit vid fullgörandet av avtalet, är välgrundat med hänsyn till att kommissionen har underlåtit att
fullgöra sina skyldigheter enligt dels avtalet, dels artikel 1134 första stycket i den belgiska civillagen, enligt vilken
”[l]agligen ingångna avtal har ställning av lag mellan avtalsparterna”. Kommissionen har underlåtit att uppfylla sina skyldigheter
enligt avtalet genom att godtyckligt och ensidigt ändra sin inställning i fråga om godkännande av kostnader som GEF har företett
och styrkt. GEF har fullgjort avtalet på ett korrekt sätt, vilket bekräftas av den slutliga tekniska utvärderingen, i vilken
det uttryckligen anges att projektmedlen har använts på ett bra sätt och att GEF:s arbete har godkänts (slutgiltigt godkännande
av resultat).
GEF har i sin ansökan vidare hävdat att kommissionen inte har bevisat att det belopp på 273 516 euro, som kommissionen återkräver
till följd av sin ändrade inställning, har betalats av misstag i den mening som avses i artikel 1235 första stycket i den
belgiska civillagen. Enligt GEF utfördes inga betalningar av misstag. GEF har i sin replik omformulerat detta ställningstagande,
som grundas på en dålig översättning av det första stycket i artikel 1235 ovan. I artikeln föreskrivs nämligen att ”[a]ll
betalning förutsätter att det föreligger en skuld: betalning som utförts utan grund får återkrävas”. Kommissionen har inte
bevisat att det återkrävda beloppet har betalats ”utan grund”. GEF anser att det förelåg grund för betalningen och att det
vid tveksamhet ålåg kommissionen att bevisa att betalningen hade utförts av misstag, vilket den inte har gjort i förevarande
fall.
I motsats till kommissionen anser GEF vidare, såsom det gjorde gällande redan i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000,
att det inte rör sig om ett bidragsavtal. I avtalet görs inga hänvisningar till någon form av stöd inom ramen för ett europeiskt
biståndsprogram. Kommissionen har för övrigt medgett detta i sin skrivelse av den 20 mars 2000, i vilken den gick med på att
ändra orden ”Subsidies for EC 26 069” och ”Turnover minus subventions” på sidan 3 i utkastet till revisionsrapport till ”Of
which EC contract 26 069” respektive ”Turnover minus EC contribution”.
GEF har slutligen beträffande frågan huruvida de kostnader som redovisats för kommissionen var motiverade lämnat synpunkter
beträffande personalkostnaderna, inklusive ersättningen till Goldfinger, och vissa kostnader hänförliga till posterna resor
och traktamente och övriga kostnader.
Vad personalkostnaderna beträffar har GEF inledningsvis anfört att detta är den främsta tvistefrågan mellan avtalsparterna,
vilket framkom i den slutliga revisionsrapporten, enligt vilken GEF skulle ha debiterat 9 859 arbetstimmar för mycket.
GEF har i det avseendet påpekat att både kommissionen och företaget har underskattat ökningen av arbetsvolymen till följd
av de snabba förändringarna på området för finansiella elektroniska transaktioner och finansiella transaktioner över Internet,
förändringar som krävde ständig anpassning av uppgifterna och som inte kunde förutses när avtalet undertecknades.
GEF har därför haft skäl för att debitera fler arbetstimmar och kraftigt justera timpenningen i förhållande till de ursprungliga
beräkningarna enligt de detaljerade riktlinjer som kommissionen översände efter avtalets undertecknande. Den nya timpenningen,
som låg till grund för utgiftsdeklarationerna för de tre första perioderna, meddelades till kommissionen i mars år 1998 genom
en finansiell enkät, som kommissionen har godkänt.
GEF anser att kommissionen med sin noggranna uppföljning av utförda arbeten som planerats i syfte att fullgöra de uppgifter
som ingick i projektet, och som med varje utgiftsdeklaration fått en detaljerad uppskattning av antalet timmar som GEF:s personal
lagt ned på projektet, således kände till att den ursprungliga beräkningen av antalet arbetstimmar hade överskridits, från
och med den första utgiftsdeklarationen i mars 1998, och att, från och med den andra utgiftsdeklarationen i oktober 1998,
arbetstiden verkligen hade överskridits. Kommissionen uttryckte heller aldrig under den tid som projektet pågick kritik mot
den tid som lades ned eller den timpenning som GEF lade till grund för beräkningen av personalkostnaderna. Samtliga berörda
tjänstemän vid kommissionen gav i stället positiva omdömen om projektets utveckling och sitt stöd för det sätt på vilket GEF
genomförde projektet. Detta tyder på att kommissionen godkände ökningen av antalet timmar som lades ned på projektet och den
timpenning som GEF använde och förklarar varför kommissionen betalade GEF i enlighet med dess utgiftsdeklarationer. Påståendet
i rapporten över den andra tekniska utvärderingen, enligt vilken kommissionen inte har godkänt den extra tid som GEF har lagt
ned på projektet, är således felaktig.
Ett överskridande av beräknat antal arbetstimmar kräver för övrigt ingen avtalsändring, eftersom det, till skillnad mot det
avtalsenliga taket på 440 000 euro, inte utgör en väsentlig del av avtalet. GEF har understrukit att kommissionens uttalande
i den slutliga revisionsrapporten, att antalet arbetsdagar som avsatts för projektet enligt avtalet uppgår till 447 eller
3 576 timmar, bara var en uppskattning och inte ett tak för antalet arbetsdagar och arbetstimmar.
GEF har angående uttalandet i rapporten över den andra tekniska utvärderingen, att antalet arbetstimmar som lagts ned på projektet
inledningsvis ansågs vara ett tak som inte fick överskridas förrän kommissionen gett sitt skriftliga samtycke, gjort gällande
att det vid tidpunkten för avtalets upprättande var omöjligt att på ett objektivt sätt fastställa det exakta antalet arbetstimmar
som var nödvändiga för att fullgöra avtalet. Detta förklarar varför parterna kom överens om att fastställa ett tak för ersättningsberättigade
kostnader på 440 000 euro som skulle fördelas mellan olika uppgifter och kostnadsslag, utan att i förväg ange hur många arbetstimmar
som låg till grund för detta tak. Det finns ingen bestämmelse i avtalet som förbjuder ett överskridande av beräknat antal
arbetstimmar eller föreskriver att en sådan lösning kräver en avtalsändring, vilket hade krävts om GEF hade begärt mer än
440 000 euro i finansiellt bidrag. Det här innebär att kriteriet för ersättning av personalkostnaderna inte var den ursprungliga
beräkningen. Det krav som ställdes var i stället att det totala utgiftsbeloppet var rimligt och inte överskred 440 000 euro.
Vad gäller rapporterna över antalet arbetstimmar som lagts ned på projektet och debiterade kostnader anser GEF vidare att
kommissionen, i utkastet till revisionsrapport och i den slutliga revisionsrapporten, felaktigt har ansett att antalet arbetstimmar
har överskattats på grund av avsaknaden av arbetstidsregistrering och närvaroanteckningar.
GEF påstår sig för det första ha fyllt i alla nödvändiga blanketter och iakttagit alla tillämpliga lagbestämmelser, i synnerhet
de av socialförsäkringskontoret Securex uppställda kraven, bestämmelserna i den belgiska lagen om social trygghet och de redovisningsprinciper
som avses i artikel 15.1 i de allmänna villkoren, en bestämmelse som enligt utkastet till revisionsrapport har iakttagits
fullt ut.
GEF fyllde nämligen i och skickade in en finansiell enkät angående budgeterade kostnader till kommissionen och varje utgiftsdeklaration
som skickades in till kommissionen innehöll en detaljerad avstämning av personalkostnaderna, inklusive antalet arbetstimmar
och timpriset. I slutet av den period som avtalet omfattade upprättade GEF en sammanfattande utgiftsdeklaration för hela denna
period och skickade en uppdaterad finansiell enkät till kommissionen. GEF skall dessutom ha sparat handlingar rörande den
tid som varje medarbetare lagt ned på projektet. Till det användes och används fortfarande socialförsäkringskontoret Securex
blanketter. Förutom nämnda handlingar förde GEF anteckningar över antalet arbetstimmar per dag för varje yrkeskategori som
var inblandad i projektet. Kommissionen bekräftade för GEF i sin skrivelse av den 20 mars 2000 att det inte krävdes någon
särskild modell för dessa anteckningar.
GEF har vidare anfört att såväl arbetstidsblanketterna, ifyllda i enlighet med socialförsäkringskontoret Securex anvisningar,
som de ytterligare närvaroanteckningar som Goldfinger hade fört, hade företetts för revisorerna redan i juni 1999, men att
dessa underlät att ta med sig dem, vilket var anledningen till att GEF skickade dem till kommissionen den 14 november 2000.
Det anförs även att dessa handlingar behandlades i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000. GEF har påpekat att det kan
inge bevisning till förstainstansrätten som styrker alla debiterade kostnader, inklusive kopior av samtliga närvaroanteckningar
och inköpsfakturor.
GEF har sedan påpekat att artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren saknar föreskrift om att varje anställd skall
föra sina egna närvaroanteckningar. GEF har i förevarande fall gjort gällande att handlingarna för arbetstidsregistrering
och närvaroanteckningarna hade upprättats av den projektansvarige och att de därför hade attesterats av honom i enlighet med
avtalet. Kommissionen har dessutom i skrivelserna om godkännande av GEF:s utgiftsdeklarationer uttryckligen bekräftat att
GEF har agerat avtalsenligt. Kommissionen anförde i dessa skrivelser att ”debiterade utgifter (eller av oss korrigerade utgifter)
har kontrollerats och ansetts överensstämma med den periodiska lägesrapporten och avtalet (se bilaga 2 del D), med förbehåll
för en eventuell kontroll, jämkning efter ny beräkning eller revision och godkännande av löneskalor”. Enligt GEF tyder den
uttryckliga hänvisningen till del D i de allmänna villkoren, som innehåller blanketten för personalkostnaderna, på att GEF
har iakttagit kommissionens riktlinjer för hur utgifterna skall deklareras.
Om förstainstansrätten finner att bestämmelserna i avtalet, i synnerhet artikel 13.1 och artikel 15.1 i de allmänna villkoren
inte är tillräckligt klara skall det med stöd av artikel 1162 i den belgiska civillagen, i vilken det föreskrivs att ”avtalet
vid tveksamhet skall tolkas till nackdel för den som har upprättat det och till fördel för den som har ingått åtagandet” konstateras
att GEF har agerat korrekt och avtalsenligt.
GEF har angående ersättningen till Goldfinger hävdat att kommissionen inte har beaktat att denna ersättning ifrågasattes under
revisionen trots att GEF med stöd av företagets räkenskaper hade visat att utgiften var acceptabel med hänsyn till förhållandena
på den belgiska marknaden.
Vidare ifrågasätter GEF både tillvägagångssättet vid och resultatet av den andra tekniska utvärderingen.
GEF anser vad gäller tillvägagångssättet vid den andra tekniska utvärderingen av den 24 maj 2000 att revisorerna inte höll
sig till de utredningskriterier som hade fastställts i kommissionens skrivelse av den 20 mars 2000, eftersom de varken frågade
hur mycket tid GEF hade lagt ned på varje uppgift eller försökte göra en rimlig uppskattning av denna tid. De tog nämligen
endast det totala antalet arbetstimmar som hade beräknats vid tidpunkten för avtalets undertecknande och fördelade det på
de olika uppgifterna, och gjorde för övrigt inga försök att få sina beräkningar bekräftade av projektgruppen. Detta tillvägagångssätt
strider mot avtalet, enligt vilket kommissionens betalningar inte utförs på grundval av den ursprungliga kostnadsberäkningen,
utan på grundval av verkliga, styrkta och rimliga kostnader. Mot denna bakgrund anser GEF att innehållet i den slutliga revisionsrapporten
är felaktigt, eftersom det grundas på den andra tekniska utvärderingen.
När det gäller resultatet från den andra tekniska utvärderingen betonas det orimliga i att det antal arbetstimmar som kommissionen
har godkänt för projektet underskrider den ursprungliga beräkningen. GEF har nämligen visat att de medel som anges i utgiftsdeklarationerna
har använts, vilket kommissionen har medgett inte bara i den slutliga rapporten över den tekniska utvärderingen, utan även
i utkastet till revisionsrapport, i vilken riktigheten av GEF:s räkenskaper bekräftas. Av utkastet framgår att kommissionen,
i den slutliga rapporten över den tekniska utvärderingen, som det hänvisas till i utkastet till revisionsrapport, har bekräftat
att ”arbetet har färdigställts och medlen utnyttjats” samt slutit sig till att ”medlen som regel har utnyttjats på ett bra
sätt”.
GEF gör även gällande att kommissionen vid upprättandet av den slutliga revisionsrapporten felaktigt underlät att beakta de
synpunkter på utkastet till revisionsrapport som Pirenne gav uttryck för i sin skrivelse av den 31 januari 2000.
GEF har därmed bland annat uppmärksammat uttalandet i den slutliga revisionsrapporten, som har samma lydelse som i utkastet,
enligt vilket de 202 timmar som redovisats för en dokumentalist i juli 1997 och oktober 1997 inte var motiverade, eftersom
vederbörande började arbeta på GEF först den 3 november 1997. Pirenne nämnde i sin skrivelse av den 31 januari 1997 att dokumentalistens
uppgift hade utförts av tre olika personer efter varandra. GEF har i det avseendet dessutom anfört att avtalet inte innehåller
någon bestämmelse som hindrar det från att låta flera personer utföra en viss uppgift och tillagt att var och en som utfört
arbete i egenskap av dokumentalist hade de kvalifikationer som krävdes för arbetsuppgiften.
GEF har hänvisat till såväl analysen av företagets omsättning i förhållande till personalkostnaderna som till konstaterandet
i utkastet till revisionsrapport, som även återges i den slutliga revisionsrapporten, att de personalkostnader som hade fakturerats
var klart överskattade. Pirenne har i det avseendet tydligt angett i sin skrivelse av den 31 januari 2000 att revisorerna
inte har återgett de synpunkter och sifferuppgifter som han har lämnat på ett korrekt sätt, bland annat genom att inte beakta
det förhållandet att ett projekt som sträcker sig över flera på varandra följande räkenskapsperioder kräver att utgifter och
inkomster fördelas över hela projektperioden. GEF:s räkenskapsår löpte från den 1 oktober till den 30 september samtidigt
som utgifterna redovisades i enlighet med kommissionens metod, enligt vilken räkenskapsåret börjar i juli. Dessa uppgifter
var visserligen inte tillgängliga när GEF företedde sina räkenskaper, men bolaget inkom därefter med förtydliganden i sin
skrivelse av den 31 januari 2000, och dessa borde ha beaktats vid upprättandet av den slutliga revisionsrapporten.
GEF har slutligen undersökt övriga kostnader som revisorerna avstyrkt. Dessa kostnader var hänförliga till posterna resor
och traktamente och övriga kostnader. GEF har gjort gällande att avstyrkandet av kostnader hänförliga till dessa poster i
utkastet till revisionsrapport, den slutliga revisionsrapporten och i godkännandet av den fjärde periodens utgifter var felaktigt,
eftersom bolaget hade redovisat och styrkt var och en av dessa kostnader. Kommissionen klandras dessutom för att inte ha beaktat
Pirennes synpunkter i skrivelsen av den 31 januari 2000. GEF har erbjudit sig att i detta mål återigen inkomma med bevisning
som styrker var och en av dessa kostnader.
GEF har beträffande det belopp på 3 145,05 euro som betalades för Datamonitor‑studien gjort gällande att den utgiften hade
uppkommit i samband med dokumentationen av projektet, som revisorerna felaktigt betraktade som en form av tekniskt bistånd.
Utgiften behövde därför inte godkännas i förväg av kommissionen enligt artikel 13.3 i de allmänna villkoren. GEF har dessutom
anfört att studien och tillhörande faktura var tillgängliga för revisorerna som trots detta vägrade att korrigera sina misstag.
Beträffande posten övriga kostnader och i synnerhet utgiftsdeklarationen på 1 790,31 euro, som har styrkts med fakturor på
inköp av mindre bokhandelsartiklar, har GEF gjort gällande att dessa var ersättningsberättigade, och specifika för dokumentationen,
upp till 11 056 euro och att denna dokumentation var nödvändig för genomförandet av de uppgifter som ingick i projektet.
Kommissionen har bestridit denna grund och gjort gällande att den inte har åsidosatt sina förpliktelser enligt avtalet.
b) Förstainstansrättens bedömning
Inledande synpunkter
Förstainstansrätten påpekar inledningsvis att det framgår av avtalet att GEF har åtagit sig att genomföra det projekt som
närmare preciseras i den tekniska bilagan. Projektet bestod i att bistå FIWG genom att utföra sex separata uppgifter, och
för var och en av dessa fanns en lista med olika resultat som skulle uppnås.
Det påpekas även att avtalet i synnerhet närmare anger de administrativa, finansiella och tekniska övervakningsarrangemangen
för verksamheten i den mening som avses i artikel 6 i beslut 94/763.
GEF var enligt artikel 6 i avtalet och artikel 9 i de allmänna villkoren bland annat ålagd att sända in fyra periodiska lägesrapporter
till kommissionen, en var sjätte månad från den dag då avtalet började löpa. Syftet var att möjliggöra för kommissionen att
utvärdera de framsteg och det samarbete som uppnåtts inom ramen för projektet, eller andra resultat knutna till projektet.
GEF var även ålagd att tillställa kommissionen en slutrapport över arbetet, ändamålen, resultaten och slutsatserna av projektet.
GEF var slutligen enligt artiklarna 4 och 5 i avtalet ålagd att var sjätte månad från den dag då avtalet började löpa tillställa
kommissionen, sammanlagt fyra, utgiftsdeklarationer avseende samma perioder som de fyra lägesrapporterna, så att kommissionen
kunde utföra motsvarande delbetalningar.
I avtalet reglerades dessutom villkoren för att få ersättning för de olika typer av omkostnader som bolaget hade haft.
Det skall mot bakgrund av såväl dessa omständigheter som GEF:s svar på förstainstansrättens frågor under förhandlingen konstateras
att sökanden inte har visat varför ett svar på frågan huruvida avtalet skall anses utgöra ett bidragsavtal skulle ha någon
betydelse för lösningen av tvisten. Frågan i vilken mån parterna har fullgjort sina förpliktelser enligt avtalet skall därför
enbart prövas mot bakgrund av bestämmelserna i avtalet (se, för ett liknande resonemang, domen i det i punkt 73 nämnda målet
Toditec mot kommissionen, punkt 77).
Därefter skall avtalets bestämmelser om de olika utgiftsslag som hänför sig till projektet och ersättningsvillkoren för dessa
utgifter prövas.
I artikel 12.1 i de allmänna villkoren föreskrivs beträffande de utgiftsslag som hänför sig till projektet enligt artikel
13 i de allmänna villkoren, – det vill säga personalkostnader, kostnader för nätverk, övriga kostnader, övriga väsentliga kostnader och allmänna omkostnader
– att ersättningsberättigade kostnader är sådana faktiska kostnader som är nödvändiga för projektet, som kan styrkas och som
har uppkommit under projektperioden. I artikel 12.2 föreskrivs dessutom att de beräknade arbetskostnaderna per kategori endast
skall vara vägledande och att budgetmedel får överföras från en kategori till en annan under förutsättning att syftet med
projektet inte genomgår någon grundläggande förändring.
I artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren föreskrivs att all debiterad arbetstid skall registreras och styrkas
och att detta krav som lägst är uppfyllt om arbetstiden registreras och attesteras minst en gång i månaden av den projektansvarige
eller en i bolaget bemyndigad högre tjänsteman. I artikel 15.1 i de allmänna villkoren anges dessutom att uppdragstagaren
förbinder sig att i enlighet med god redovisningssed i den medlemsstat den är etablerad föra separata räkenskaper samt bevara
lämpliga handlingar som styrker och motiverar inrapporterade kostnader och timmar och att dessa skall göras tillgängliga för
revisorerna.
Det ankommer följaktligen på GEF att bevisa att de kostnader som anges i de olika utgiftsdeklarationer som bolaget har gett
in till kommissionen utgör verkliga och nödvändiga kostnader för projektets genomförande och att de har uppkommit under projektperioden.
Det framgår även att GEF, vid företeendet av denna bevisning, skall iaktta de krav som uppställs i artiklarna 13.1 och 15.1
i de allmänna villkoren, registrera och attestera arbetstiden samt föra räkenskaper i enlighet med gällande bestämmelser i
Belgien.
Den argumentation med stöd av artikel 1235 första stycket i den belgiska civillagen som GEF har utvecklat till stöd för yrkandet
om att kommissionen skall förpliktas att utfärda en kreditnota på 273 516 euro kan inte godtas. Denna argumentation leder
till att kommissionen åläggs att bevisa att GEF har erhållit det belopp på 273 516 euro, som har återkrävts genom en av kommissionen
utfärdad kreditnota av den 11 juli 2001, utan grund.
Kommissionens återbetalningskrav grundas emellertid på artikel 16.3 i de allmänna villkoren vari föreskrivs att, om det totala
bidraget till projektet, inklusive resultatet av en revision, understiger gjorda utbetalningar för projektet, uppdragstagaren
omedelbart skall återbetala mellanskillnaden till kommissionen. Ett konstaterande av att utbetalda belopp överstiger det totala
bidraget till projektet grundas på att de utgifter som har uppkommit för projektets genomförande kan bevisas, vilket det enligt
avtalet ankommer på uppdragstagaren, och inte kommissionen, att göra.
Yrkandet att kommissionen skall förpliktas att utfärda en kreditnota på 273 516 euro, som skall förta verkan av den debetnota
som den utfärdade den 11 juli 2001, hör ihop med ersättningsyrkandet på 40 693 euro. Bägge yrkandena grundas nämligen på påståendet
att GEF har uppfyllt sina förpliktelser enligt avtalet. Under förutsättning att GEF kan visa att det har uppfyllt sina förpliktelser
enligt avtalet, följer med nödvändighet att det har rätt till ersättning med 40 693 euro och att det inte längre finns någon
grund för kommissionens kreditnota på 273 516 euro.
Mot denna bakgrund skall det prövas om GEF:s talan kan vinna framgång för vart och ett av de utgiftsslag som bolaget kräver
ersättning för och som det anser ha styrkt, det vill säga personalkostnaderna, varav ersättningen till Goldfinger, samt vissa
utgifter hänförliga till posterna resor och traktamente och övriga kostnader.
Personalkostnaderna
GEF:s olika argument rörande personalkostnaderna ger upphov till i huvudsak tre frågor. Den första är huruvida kommissionen
godkände dels det förhållandet att det beräknade antalet arbetstimmar överskreds, dels korrigeringen av de ursprungliga löneskalorna
för beräkningen av personalkostnaderna. Den andra är huruvida GEF har styrkt den arbetstid som påstås ha lagts ned på projektet
i den mening som avses i avtalet. Den tredje är huruvida revisorerna har gjort sig skyldiga till felaktigheter i sina konstateranden
angående arbetstid och personalkostnader i rapporten över den andra tekniska utvärderingen och den slutliga revisionsrapporten.
– Huruvida kommissionen godkände ökningen av arbetstiden och korrigeringen av de ursprungliga löneskalorna enligt avtalet
Förstainstansrätten skall inledningsvis fastställa huruvida det förhållandet att kommissionen dels godkände de utgiftsdeklarationer
som GEF ingav, dels utförde delbetalningar med stöd av dessa utgiftsdeklarationer, innebär att kommissionen godkände att arbetstiden
överskreds och att de ursprungliga löneskalorna enligt avtalet korrigerades.
Det skall därvid konstateras att det beträffande kommissionens bidrag föreskrivs i artikel 3.1 och 3.2 i avtalet att kommissionen
skall täcka 100 procent av de ersättningsberättigade kostnaderna för projektet, upp till 440 000 euro, vilket motsvarar den
beräknade totalkostnaden för projektet.
Enligt artikel 4 i avtalet, i vilken kommissionens betalningsplan fastställs, skall kommissionen till att börja med utge ett
förskott på 165 000 euro, följt av delbetalningar som var och en skall utföras inom två månader från dagen för godkännandet
av de olika periodiska lägesrapporterna och tillhörande utgiftsdeklarationer. Återstoden av det totala bidraget utbetalas
inom två månader efter godkännandet av den sista rapporten, handlingen eller annat projektresultat inom ramen för det projekt
som avses i den tekniska bilagan samt utgiftsdeklarationen för den sista perioden i den mening som avses i artikel 5.2.
I artikel 16.2 i de allmänna villkoren föreskrivs att, om inte annat följer av artikel 17 i denna bilaga, som rör revision,
skall alla betalningar betraktas som förskott fram till dess att andra projektresultat har godkänts, eller om något sådant
inte har fastställts, fram till dess att slutrapporten har godkänts. I artikel 16.3 föreskrivs dessutom att, om det totala
bidraget till projektet, inklusive resultatet av en revision, understiger gjorda utbetalningar för projektet, uppdragstagaren
omedelbart skall återbetala mellanskillnaden till kommissionen.
Det framgår av bestämmelserna ovan att samtliga betalningar från kommissionen i form av antingen förskott eller delbetalningar
skall anses vara provisoriska fram till dess att vissa villkor enligt ovan har uppfyllts.
Enligt artiklarna 16 och 17 i de allmänna villkoren utför kommissionen nämligen samtliga utbetalningar under förutsättning
att kontroller genomförs och de kan således, innan sådana kontroller har genomförts eller innan tidsfristen för sådana kontroller
har löpt ut, inte utgöra den slutgiltiga ersättningen för en utgiftsdeklaration. I skrivelserna om godkännande som kommissionen
skickade till GEF den 19 mars 1998, den 14 december 1998, den 27 juli 1999 och den 14 december 2000 anges dessutom uttryckligen
att ”debiterade utgifter (eller av oss korrigerade utgifter) [hade] kontrollerats och ansetts överensstämma med den periodiska
lägesrapporten och avtalet (se bilaga 2 del D), med förbehåll för en eventuell kontroll, jämkning efter ny beräkning eller
revision och godkännande av löneskalor”.
Även om kommissionen såsom GEF har gjort gällande noggrant följt med i projektets utveckling, haft positiva omdömen om det
och inte invänt mot debiterade utgifter och använda löneskalor, skall det förhållandet att kommissionen, efter viss korrigering
på grund av avstyrkandet av vissa kostnader, utförde vissa betalningar med stöd av de utgiftsdeklarationer som GEF gav in,
inte förstås på så sätt, att kommissionen godkände det förhållandet att arbetstiden ökat väsentligt eller att löneskalorna
korrigerats. Den revision som kommissionen genomförde syftade nämligen just till att kontrollera huruvida de debiterade utgifterna
var ersättningsberättigade enligt bestämmelserna i avtalet. Utgiftsdeklarationerna kan därför inte anses ha godkänts av kommissionen
före revisionen.
Förstainstansrätten skall vidare pröva under vilka förhållanden det är möjligt att ändra den ursprungliga beräkningen av arbetstiden
enligt avtalet, som enligt GEF blev nödvändig med hänsyn till hur den miljö i vilken projektet skulle genomföras utvecklades.
Det skall i det avseendet omedelbart påpekas att GEF under förhandlingen, som svar på förstainstansrättens fråga om de tillämpade
löneskalorna, har förklarat att hänvisningen till dessa skalor i förevarande fall följer av den samtidiga anpassningen av
antalet timmar och timpenningar och av kombinationen av dessa två faktorer i det totala utgiftsbelopp som uppkom vid genomförandet
av projektet. Det framgår emellertid av handlingarna i målet att GEF varken har invänt mot korrigeringarna av de tillämpade
löneskalorna eller ifrågasatt de belopp som kommissionen fastställde under revisionen.
Förstainstansrättens prövning skall således begränsas till antalet nedlagda timmar på projektet.
Förstainstansrätten konstaterar därvid att punkt 3.7 i den tekniska bilaga som ingår som bilaga 3 till GEF:s svar på förstainstansrättens
frågor innehåller en tabell med rubriken ”Human Resources Requirements per Task (in man/days)” (nedan kallad tabell 1), av
vilken det framgår att antalet arbetsdagar som enligt avtalet krävdes för att genomföra de sex olika uppgifter som beskrivs
i den tekniska bilagan hade beräknats till 447, vilket motsvarar 3 576 arbetstimmar (447 arbetsdagar multiplicerade med 8
timmar ger 3 576 timmar) och 894 arbetstimmar per period (3 576 arbetstimmar dividerade med 4 perioder ger 894 timmar per
period).
Tabellen ”Cost estimates per Task (in ECU)” (nedan kallad tabell 2), som återges i nämnda punkt 3.7, innehåller en kostnadsberäkning
för var och en av de sex uppgifterna fördelad per kostnadskategori.
Tabellen ”Unit Costs Assumptions (in ECU)” (nedan kallad tabell 3), i vilken dagtaxan för de arbetstimmar som bland andra
”Project manager” (1 050), ” Senior Consultant” (1 050), ”Consultant” (650) och ”Information Specialist” (300) har lagt ned
anges, finns med i den tekniska bilaga som ingår som bilaga till ansökan men inte i den tekniska bilaga som GEF gett in såsom
bilaga 3 till sitt svar på förstainstansrättens frågor. GEF har emellertid till sitt svar bifogat en tabell med dagtaxor som
endast obetydligt skiljer sig från dem som angetts ovan var tillämpliga på de arbetstimmar som lagts ned.
Samma punkt 3.7 i den tekniska bilaga som GEF gett in tillsammans med sitt svar på förstainstansrättens frågor innehåller
dessutom en tabell kallad ”Total cost estimates per Task (in ECU)” (nedan kallad tabell 4), i vilken såväl kostnaden för varje
uppgift som den beräknade totalkostnaden för projektet anges. Totalkostnaden uppgår till 440 000 euro.
Det framgår av dessa tabeller att maxbeloppet på 440 000 euro i artikel 3.1 och 3.2 i avtalet utgör den avrundade summan av
beräknat antal arbetstimmar, mätt i arbetsdagar, som krävs för att fullgöra varje uppgift (enligt tabell 1), multiplicerade
med respektive lönebelopp enligt löneskala (enligt tabell 3). Dessa uppgifter bildar underlag för beräkningen av maxbeloppet
på 440 000 euro och utgör därför i likhet med detta väsentliga delar av avtalet.
Den tekniska utvärderingen av ett sådant projekt som det som avses i den tekniska bilagan skall möjliggöra för parterna att
tillsammans uppskatta den totala budgeten för projektet, vilken fastställer ramen för kommissionens bidrag till projektet.
I förevarande fall har budgeten beräknats på grundval av ovannämnda uppgifter, eftersom uppskattningen av var och en av dem,
varav arbetsvolymen utgör den viktigaste, har godkänts av båda parter. Uppgifterna i fråga utgör därför objektiva kriterier
som används för att avgöra huruvida debiterade utgifter har varit nödvändiga för att fullgöra projektet på ett korrekt sätt,
huruvida de överensstämmer med avtalet och huruvida de eventuellt behöver korrigeras.
Det skall dessutom påpekas att den enda föreskrivna ändringen av de beräknade kostnaderna – vilken regleras i artikel 12.2
i de allmänna villkoren och inte avser en ökning utan enbart en överflyttning av vissa kostnader till en annan kategori än
den ursprungligen budgeterade – är tillåten endast under förutsättning att syftet med projektet inte genomgår någon grundläggande
förändring.
Det framgår av handlingarna i målet, bland annat av den slutliga revisionsrapporten, att GEF för de fyra perioderna har debiterat
2 827, 2 878, 3 005 respektive 3 569 arbetstimmar, i stället för de beräknade 894 timmarna per period som anges i avtalet.
Det skall konstateras att en sådan väsentlig ökning av antalet nödvändiga arbetstimmar för projektet, beräknade per uppgift
och kostnadskategori, i likhet med omfördelningen av de beräknade kostnaderna enligt artikel 12.2 i de allmänna villkoren,
påverkar projektets storlek och art, eftersom den arbetsvolym som läggs ned på projektet avgör dess utformning. För att anpassa
avtalet till den kraftiga ökningen av antalet arbetstimmar som medarbetarna lade ned på projektet, hade det krävts en avtalsändring
med stöd av artikel 8 i avtalet. En sådan ändring sker genom en skriftlig överenskommelse som undertecknas av de avtalsslutande
parternas bemyndigade företrädare.
Denna slutsats vederläggs inte av det av GEF åberopade förhållandet att dess krav inte överstiger maxbeloppet på 440 000 euro.
Om summan på 440 000 euro utgör ett tak som inte får överskridas, utgör den för den skull varken en lägsta ersättningsnivå
för uppkomna utgifter för projektet eller det enda kriterium som gör det möjligt att bedöma huruvida debiterade personalkostnader
skall beaktas. I avtalet föreskrivs dessutom att ersättningsberättigade kostnader skall uppfylla vissa villkor, bland annat
vad gäller den bevisning som skall företes. Det anförda innebär att den omständigheten att kommissionens bidrag inte skulle
överstiga maxbeloppet på 440 000 euro inte i sig kunde utgöra skäl för kommissionen att utföra betalningar enligt avtalet
.
Det framgår inte av handlingarna i målet att GEF föreslog att kommissionen skulle anpassa avtalet i syfte att korrigera den
ursprungliga arbetstid som beräknats för projektet, vilket var nödvändigt med hänsyn till hur den miljö i vilken projektet
skulle genomföras hade utvecklats.
GEF har därför inte visat att påståendet i den andra tekniska utvärderingen, att revisorerna saknade bevis på att den väsentliga
ändringen av den ursprungliga beräkningen av arbetstiden för projektet hade godkänts av kommissionen, var felaktigt.
– Huruvida de arbetstimmar som lagts ned på projektet har styrkts
Beträffande frågan huruvida GEF har styrkt de personalkostnader som påstås ha uppkommit vid genomförandet av projektet erinrar
förstainstansrätten om att det, såsom anges i punkterna 110–112 ovan, ställs särskilda krav på bevisningen av att utgifterna
har varit nödvändiga, att de verkligen uppkommit vid genomförandet av projektet och att de har uppkommit under projekttiden.
GEF var således tvungen att se till att arbetstiden registrerades och attesterades minst en gång i månaden av den projektansvarige
eller en bemyndigad högre tjänsteman. Bolaget var dessutom ålagt att bevara adekvat dokumentation som skulle hållas tillgänglig
för revisorerna för att styrka och motivera de personalkostnader som uppkommit för projektet.
Förstainstansrätten skall därför fastställa huruvida de handlingar som GEF höll tillgängliga vid revisionen uppfyller de beviskrav
som uppställs i avtalet med avseende på de personalkostnader som har uppkommit för projektet.
Det framgår därvid av handlingarna i målet att tre kategorier av handlingar skall prövas. Den första kategorin utgörs av räkenskaperna
och de handlingar som GEF skall bevara enligt de tillämpliga bestämmelserna i belgisk rätt som avses i artikel 15.1 i de allmänna
villkoren. Den andra kategorin utgörs av handlingar som visar det totala antalet arbetstimmar som varje medarbetare har lagt
ned på projektet per månad. Dessa fylls i enligt socialförsäkringskontoret Securex föreskrifter och utgör underlag för löneutbetalningar
och inbetalningar av socialförsäkringsavgifter (nedan kallade Securex arbetstidsblanketter). Den tredje kategorin utgörs av
de ytterligare närvaroanteckningar som Goldfinger upprättade under revisionen med stöd av anställningskontrakt och en kontorsalmanacka
som inte innehöll någon sammanställning av antalet timmar. I dessa anteckningar anges antalet arbetstimmar per dag för var
och en av de yrkeskategorier som var inblandade i projektet (nedan kallade de kompletterande närvaroanteckningarna).
Kommissionen har beträffande den första kategorin inte betvivlat att GEF har fyllt i och skickat in två finansiella enkäter
till kommissionen och fyra utgiftsdeklarationer med en detaljerad avstämning av personalkostnaderna, inklusive uppgifter om
antal arbetstimmar och enhetstaxa. Kommissionen har inte heller ifrågasatt det förhållandet att GEF har fört räkenskaper i
enlighet med i Belgien tillämpliga bestämmelser och att räkenskaperna har gjorts tillgängliga för revisorerna. Det framgår
för övrigt av punkt 3 i utkastet till revisionsrapport och den slutliga revisionsrapporten, under rubriken ”Book keeping analysis”,
att revisorerna fastställt att GEF årligen upprättar en finansieringsöversikt och att det hade bokfört de utgifter som angetts
i utgiftsdeklarationerna. Det förhållandet att revisorerna kontrollerade om utgiftsdeklarationerna överensstämde med GEF:s
räkenskaper på den punkten innebär emellertid inte att GEF förfogade över den dokumentation som var nödvändig för att styrka
och motivera debiterade utgifter och antal arbetstimmar som lagts ned på projektet i den mening som avses i avtalet. Därför
skall de andra två kategorierna ovan också prövas.
Kommissionen har beträffande den andra kategorin medgett att GEF har bevarat Securex arbetstidsblanketter och bekräftat att
revisorerna fick ta del av blanketterna under revisionen den 18 och den 21 juni 1999 samt att de ingavs till kommissionen
den 20 november 2000. Kommissionen har dock med rätta anfört att dessa blanketter inte kan betraktas som arbetstidsregistrering
i den mening som avses i artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren annat än om det framgår att de timmar som antecknats
verkligen har lagts ned på projektet. GEF har under förhandlingen medgett att blanketterna i fråga inte innehöll några sådana
uppgifter.
Såsom GEF gjort gällande och kommissionen själv medgett i sin skrivelse av den 20 mars 2000 föreskrivs visserligen inte någon
särskild modell för arbetstidsregistrering i avtalet. Det framgår emellertid av artikel 13.1 andra stycket och av artikel 15.1
i de allmänna villkoren att handlingarna skall styrka och motivera de utgifter och det antal timmar som verkligen har lagts
ned på projektet. Eftersom kommissionens bidrag villkoras av att de verkliga och nödvändiga kostnader som uppdragstagaren
har haft enbart är hänförliga till projektet, innebär kravet på adekvat dokumentation i den mening som avses i ovannämnda
bestämmelser att GEF klart måste ange i sin utgiftsdeklaration att de kostnader och arbetstimmar som debiterats verkligen
är hänförliga till projektet. Handlingarna skall följaktligen, såsom kommissionen med rätta har angett, innehålla exakta uppgifter
om antal arbetstimmar, löntagarens identitet och faktiska lön samt sambandet mellan utgifterna och de uppgifter som kommissionen
är med och finansierar.
Vad den tredje kategorin beträffar har inte GEF, i sina inlagor, ifrågasatt kommissionens påstående att Goldfinger upprättade
kompletterande närvaroanteckningar under revisionen med stöd av anställningskontrakt och en kontorsalmanacka, vilken inte
innehöll uppgift om vare sig namnen på medarbetarna eller antalet timmar som hade lagts ned på projektet. GEF har inte heller
påstått att anteckningarna i fråga innehåller namnen på de personer som varit inblandade i projektet eller underskrifter.
GEF har dessutom medgett att dessa anteckningar avviker från Securex närvaroblanketter. Den totala avvikelsen uppgår till
ca 120 timmar (Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000).
Det är ostridigt att de kompletterande närvaroanteckningarna, i likhet med Securex närvaroblanketter, inte kan användas som
bevisning för den tid som var och en av GEF:s medarbetare har lagt ned på projektet annat än om de uppfyller de villkor som
anges i punkt 145 ovan.
Enligt artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren skall dessutom de handlingar som inges till styrkande av antalet
arbetstimmar attesteras minst en gång per månad av den projektansvarige eller bemyndigad högre tjänsteman. Detta krav, som
är väsentligt för fullgörandet av skyldigheten att föra ett attesterat arbetstidsregister, innebär att ett sådant register
måste föras under hela projektperioden. Arbetstimmarna skall alltså registreras efter hand som uppgifterna verkställs och
detta krav kan inte anses vara uppfyllt genom att kompletterande närvaroanteckningar upprättas i efterhand.
Av det anförda följer att varken Securex närvaroblanketter − eftersom de saknar detaljerade uppgifter om ovannämnda utgifter
och timmar − eller de kompletterande närvaroanteckningar som ingavs under revisionen den 18 och den 21 juni 1999 − av samma
skäl och eftersom de inte har attesterats minst en gång i månaden av den projektansvarige eller en bemyndigad högre tjänsteman
− kan anses uppfylla de beviskrav som uppställs i avtalet.
Det argument som GEF har anfört först under förhandlingen, enligt vilket Goldfinger hade upprättat, uppdaterat och arkiverat
de kompletterande närvaroanteckningarna i ett datorprogram, kan inte heller godtas. En sådan omständighet, även om den styrks,
visar inte att närvaroanteckningarna uppfyller de krav som anges i punkt 145 ovan. GEF har nämligen under förhandlingen medgett
att det inte hade haft en tanke på att förete någon bevisning med avseende på tidpunkten för nämnda handlingars upprättande.
GEF underlät dessutom under den andra tekniska utvärderingen att förete andra handlingar till styrkande av de debiterade utgifterna.
Slutsatserna i utkastet till revisionsrapport kunde därför med fog upprepas i den slutliga rapporten.
Mot denna bakgrund saknas anledning att pröva parternas argumentation kring påståendena i den slutliga revisionsrapporten
att Goldfingers närvaroanteckningar är felaktiga vad gäller såväl avtalets startdatum som de 202 timmar som debiterats för
dokumentalisten i juli och oktober 1997. Eftersom närvaroanteckningarna inte kan anses uppfylla villkoren i avtalet saknas
nämligen anledning att pröva huruvida de innehåller ovannämnda felaktigheter.
Det skall således konstateras att GEF inte har registrerat arbetstiden för sin personal i den mening som avses i artikel 13.1
andra stycket i de allmänna villkoren.
Förstainstansrätten konstaterar vad gäller ersättningen till Goldfinger att GEF har nöjt sig med att ange att kommissionen
inte har beaktat bolagets inställning i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000 angående utkastet till revisionsrapport.
I skrivelsen bekräftade Pirenne på nytt dels att Goldfingers ersättning var korrekt beräknad, dels att den utgjorde en godtagbar
utgift med hänsyn till förhållandena på den belgiska marknaden, vilket GEF redan hade angett i sin tidigare skrivelse av den
30 juli 1999.
Vidare framgår av utkastet till revisionsrapport av den 21 december 1999 att revisorerna gjorde en ny beräkning av nämnda
ersättning, som omfattade tre års bonus, för att i stället endast beakta det totala beloppet för två års bonus.
Eftersom GEF inte har anfört någon kritik mot den korrigering som gjordes med avseende på den berörda perioden, har det följaktligen
inte visat att revisorerna gjorde fel när de reducerade Goldfingers ersättning med anledning av denna bonus, genom att enbart
beakta två års bonus på grund av att projektet hade pågått i två år.
Av vad anförts följer att GEF inte har lyckats styrka vare sig de personalkostnader som debiterats för projektets genomförande
eller att beräkningen av Goldfingers ersättning under revisionen var inkorrekt.
– Huruvida revisorerna gjort sig skyldiga till felaktigheter vad gäller arbetstimmar och personalkostnader i rapporten över
den andra tekniska utvärderingen och i den slutliga revisionsrapporten
Förstainstansrätten skall pröva de argument som GEF har anfört angående frågan huruvida revisorerna har gjort sig skyldiga
till felaktigheter vad gäller dels tillvägagångssättet under den andra tekniska utvärderingen och dess utfall i fråga om antalet
arbetstimmar, dels deras konstateranden avseende personalkostnaderna i den slutliga revisionsrapporten.
GEF:s påstående att revisorerna handlade felaktigt under den andra tekniska utvärderingen den 24 maj 2000 kan inte godtas.
Enligt GEF hade revisorerna inte använt sig av de utredningskriterier som kommissionen angett i sin skrivelse av den 20 mars 2000,
eftersom de varken frågade hur mycket tid GEF hade lagt ned på varje uppgift eller gjorde en rimlig uppskattning av denna
tid. Det tillvägagångssätt som valdes, att fördela det totala antalet erforderliga arbetstimmar enligt den ursprungliga beräkningen
på de olika uppgifterna, strider mot avtalet, enligt vilket det inte är de beräknade kostnaderna som utgör underlag för betalning,
utan de verkliga och nödvändiga kostnaderna.
Förstainstansrätten påpekar i det avseendet att kommissionen, i sin skrivelse av den 20 mars 2000, angav att korrigeringarna
i utkastet till revisionsrapport grundades på det beräknade totala timantal som utvärderarna av det ursprungliga förslaget
hade ansett rimligt för uppgifternas utförande. Det var med anledning av GEF:s häftiga kritik mot dessa korrigeringar som
kommissionen i sin skrivelse av den 20 mars 2000 föreslog att en ny teknisk utvärdering skulle göras för att fastställa det
exakta antal timmar som rimligen kunde debiteras för var och en av de uppgifter som utförts i enlighet med den tekniska bilagan
till avtalet.
I bilaga 1 till rapporten över den andra tekniska utvärderingen, i vilken det fastställs att syftet med utvärderingen är att
göra en översyn av den tid som rimligen kan anses nödvändig för att genomföra projektet, angavs dessutom att, eftersom det
redan hade gjorts en teknisk utvärdering av projektet, betoningen skulle läggas på frågan huruvida den tidigare utvärderingen
kunde fastställas eller inte, huruvida uppgifterna hade utförts i enlighet med arbetsprogrammet i den tekniska bilagan, huruvida
uppgifterna hade utförts på ett korrekt sätt och slutligen huruvida beräkningen av antalet timmar som rimligen kunde debiteras
för varje medarbetare eller varje personalkategori var korrekt.
Vidare framgår av den andra tekniska utvärderingen, under vilken Goldfinger beskrev projektets genomförande och besvarade
frågor under sammanträden som särskilt avsatts för denna utvärdering, att revisorerna i första hand hade konstaterat att projektet,
vars tekniska beskrivning krävde en preliminär budget avseende 22 månaders arbete, hade krävt tre gånger så mycket resurser.
Enligt revisorerna hade denna ändring av antalet timmar som krävdes för att genomföra projektet inte styrkts av någon som
helst dokumentation och inte heller godkänts av kommissionen. Revisorerna ansåg dessutom att det var svårt att koppla samman
de uppgifter som utförts inom ramen för projektet med tillgängliga handlingar. Goldfinger har enligt rapporten medgett denna
svårighet och angett att sagda uppgifter fanns dokumenterade i flera olika handlingar och att de hade anpassats under hand
med hänsyn till omgivningens extremt snabba utveckling. Goldfinger har dessutom tillagt att vissa uppgifter inte hade utförts,
eftersom parterna inte hade något intresse därav.
Vidare hade enligt revisorerna ingen handling företetts till styrkande av dessa förklaringar. De hade för övrigt inte påträffat
någon relevant information om hur stora resurser som hade lagts ned på varje uppgiftsdel, eftersom den enda information som
företetts rörde det totala utgiftsbeloppet i belgiska franc. Goldfinger, som anmodats att inkomma med uppgifter på denna punkt,
har inte inkommit med något som helst förtydligande.
GEF har inte ifrågasatt dessa konstateranden, utan nöjt sig med att ange att inga försök gjorts för att få beräkningarna bekräftade
av projektgruppen.
Det framgår slutligen av punkterna 140–153 ovan att GEF inte förde något arbetstidsregister i den mening som avses i artikel
13.1 andra stycket i de allmänna villkoren.
Det skall med hänsyn till det ovan anförda påpekas att det inte finns någon bestämmelse i avtalet som ålägger kommissionen
en skyldighet att föreslå att ytterligare en teknisk utvärdering genomförs. Det framgår av handlingarna i målet att GEF aldrig
vid något tillfälle, inte ens vid förstainstansrätten, har förnekat att det gick med på att en sådan utvärdering genomfördes.
Det framgår av själva syftet med utvärderingen, som enligt punkt 161 ovan var att göra en översyn av den första utvärderingen
med avseende på den tid som rimligen kunde anses nödvändig för projektets genomförande, att den utgjorde en sådan avtalsförpliktelse
som båda parter hade ingått.
Även om utvärderarna inte nådde ett resultat som uppfyllde GEF:s önskemål om att få tillgodoräkna sig den tid det anser sig
ha lagt ned på varje uppgift, har bolaget inte bett kommissionen att till följd av detta resultat utföra en sakkunnigutredning.
GEF har inte heller vid något tillfälle, såsom framgår av punkt 150 ovan, haft någon tanke på att förete bevisning avseende
den tidpunkt vid vilken de kompletterande närvaroanteckningarna databehandlades till styrkande av de arbetstimmar som hade
debiterats, i enlighet med de krav som uppställs i de allmänna villkoren.
GEF kunde slutligen inte, i sitt svar på förstainstansrättens fråga under förhandlingen, förklara hur utvärderarna skulle
kunna göra en skälig uppskattning av det antal timmar som lagts ned på projektet utan någon som helst bevisning i det hänseendet.
Revisorerna hade således, vid kontrollen av de utgifter som GEF hade debiterat, fog för att anse att de inte kunde fastställa
hur många timmar som skäligen kunde debiteras för projektet. De kunde därmed med fog tillämpa ett förfarande enligt vilket
det godtagbara antalet arbetstimmar grundades på den ursprungliga beräkningen. Mot denna bakgrund måste deras tillvägagångssätt,
som bestod i att fördela det totala antalet arbetstimmar som ursprungligen hade beräknats på varje uppgift, anses förenligt
med avtalet. Denna fördelning var dessutom identisk med den som hade fastställts i den tekniska bilagan.
Förstainstansrätten godtar inte heller GEF:s argument att det är oskäligt att det antal arbetstimmar som kommissionen godkände
för projektet till följd av den andra tekniska utvärderingen av den 24 maj 2000 understeg den ursprungliga beräkningen på
grund av att det framgår av den slutliga rapporten från den tekniska utvärderingen av den 21 september 1999 att kommissionen
ansåg att arbetet hade färdigställts och att projektmedlen hade använts på ett bra sätt.
Förstainstansrätten påpekar att detta konstaterande skall läsas tillsammans med övriga konstateranden i denna rapport. Utvärderarna
har således angett att det inte var klarlagt att det arbete som utförts vid genomförandet av projektet ingick i de ursprungliga
planerna. Den projektansvarige hade enligt utvärderarna inte tydligt angett vilka medel som hade använts till vilka uppgifter
vilket försvårade varje försök att hänföra de verksamheter som ingick i varje uppgift till de medel som använts. Det var till
följd av dessa konstateranden som de kom fram till att medlen som regel utnyttjats på ett bra sätt. Dessutom tillades i rapportens
slutsatser och rekommendationer att – även om arbetet hade utförts och medlen utnyttjats – den projektansvarige inte var tillräckligt
väl informerad om formföreskrifterna för arbetstidsregistreringen och utnyttjade medel, vilket hade försvårat arbetet, eftersom
de ibland blev tvungna att föreställa sig betydelsen av och kostnaden för uppgifter som inte var väl dokumenterade.
Insatt i sitt sammanhang är det uppenbart att GEF:s påstående utgör ett allmänt påstående av den projektansvarige som inte
styrks av några konkreta uppgifter, och vars bevisvärde försvagas av bristen på detaljer och sammanställningar av utfört arbete
och använda medel.
Vidare påpekas att kommissionens bedömning i slutrapporten från den tekniska utvärderingen av den 21 september 1999 i förevarande
fall inte utgör dess slutgiltiga bedömning av huruvida kostnaderna för projektet var ersättningsberättigade. Denna bedömning
gjordes i samband med revisionen.
Den slutgiltiga bedömningen av huruvida antalet nedlagda arbetstimmar på projektet var nödvändigt sker på grundval av den
bevisning som GEF företer avseende tillhörande utgifter. Med hänsyn till att de av GEF företedda handlingarna inte ansågs
uppfylla de beviskrav som uppställs i avtalet, var revisorerna tvungna att använda sig av de ursprungliga värdena enligt avtalet
för att bedöma debiterade arbetstimmar och godkänna utgifter hänförliga till projektet. Dessa värden är inga minimivärden,
eftersom de värden som godkänns till följd av kommissionens kontroll kan visa sig bli lägre.
Det är i förevarande fall ostridigt att revisorerna har upprättat en lista över de verksamheter som ingår i projektets olika
uppgifter enligt den tekniska bilagan och ansett att resultaten av verksamheten avseende den andra och den tredje uppgiften
antingen hade försvunnit eller var ofullständiga.
Till följd av denna granskning reducerades antalet arbetstimmar för dessa två uppgifter i förhållande till den ursprungliga
beräkningen i den tekniska beskrivningen av avtalet.
Mot denna bakgrund skall det beträffande den andra tekniska utvärderingen konstateras att det, eftersom GEF inte har företett
någon bevisning som styrker debiterat antal arbetstimmar, var riktigt av revisorerna att utföra sin granskning utifrån den
tekniska beskrivningen av avtalet och reducera antalet debiterade timmar i den mån uppgifterna inte hade utförts.
Det var beträffande den slutliga revisionsrapporten av den 28 juni 2000 fel av GEF att ifrågasätta den slutsats som revisorerna
drog av analysen av företagets omsättning i förhållande till personalkostnader i utkastet till revisionsrapport, vilken upprepades
i den slutliga revisionsrapporten, enligt vilken de personalkostnader som kommissionen fakturerats var klart överskattade.
Det framgår nämligen av kommissionens skrivelse av den 20 mars 2000 att revisorerna, som i vissa fall visserligen ansåg att
det var nödvändigt att fördela kostnaderna, nöjde sig med att granska de uppgifter som GEF hade lämnat i sina räkenskaper.
Det förhållandet att GEF under taxeringsåret 1996/97 uppnådde en omsättning på 6,5 miljoner BEF till en personalkostnad på
5,5 miljoner BEF och att det under taxeringsåret 1997/98 i stort sett uppnådde samma omsättning, nämligen 6,2 miljoner BEF
till en personalkostnad på 2,3 miljoner BEF tyder på att de personalkostnader som fakturerats kommissionen var överskattade.
Även om företeendet av dessa siffror i enlighet med GEF:s påstående kan ha påverkat den exakta återgivningen av de berörda
perioderna, hade GEF vederbörlig kännedom därom vid tidpunkten för upprättandet av räkenskaperna och kunde ha lagt fram dem
på ett annat sätt. GEF har för övrigt som svar på en fråga som förstainstansrätten ställde under förhandlingen medgett att
det ankom på bolaget att lägga fram ovannämnda siffror med beaktande av nämnda tidsvariabel.
Av detta följer att samtliga GEF:s anmärkningar i fråga om personalkostnaderna skall underkännas.
Kostnader för resor och traktamente och övriga kostnader
GEF har gjort gällande att det har styrkt och motiverat samtliga utgifter, bland annat utgifterna för Datamonitor-studien
och inköpet av mindre bokhandelsartiklar, som GEF har angett som exempel på utgifter som kommissionen felaktigt nekat ersättning
för. Förstainstansrätten skall därför pröva om GEF har styrkt var och en av dessa utgiftsposter.
– Posten resor och traktamente i den andra utgiftsdeklarationen
Det framgår av utkastet till revisionsrapport och av den slutliga revisionsrapporten, vars innehåll på denna punkt är identiskt
med utkastet, att GEF i sin andra utgiftsdeklaration redovisade utgifter för resor och traktamente med ett belopp på 261 869 BEF
(6 450 euro) under posten nätverkskostnader.
I detta belopp ingick en utgift på 126 871 BEF (3 145,05 euro), som avsåg betalningen för Datamonitor-studien.
Kommissionen ansåg dessutom att debiterade reseutgifter till ett belopp på 62 750 BEF skulle flyttas från posten övriga kostnader
till posten resor och traktamente.
Beloppet 64 121 BEF, för vilket ersättning nekats vid prövningen av den andra utgiftsdeklarationen, motsvarar således den
summa som erhålls genom en räkneoperation som består i att minska beloppet 261 869 med resultatet av följande räkneoperation,
nämligen 261 869 – 126 871 + 62 750, vilket ger en slutsumma på 64 121.
Kommissionen nekade ersättning för det belopp som hade betalats för Datamonitor-studien (126 871 BEF) med motiveringen att
denna utgift inte var ersättningsgrundande under denna post. Kommissionen ansåg nämligen att denna utgift skulle redovisas
som en utgift för externa tekniska tjänster i posten övriga kostnader. Sådana kostnader skall kommissionen godkänna i förväg
enligt artikel 13.3 första strecksatsen i de allmänna villkoren. Det är ostridigt att ett sådant förhandsgodkännande saknas
i förevarande fall.
Det skall i det avseendet konstateras att det av den till ansökan bilagda fakturan för denna utgift inte framgår i vilken
post den skall redovisas.
Det skall även konstateras att GEF, som svar på en skriftlig fråga från förstainstansrätten, har ifrågasatt att det var nödvändigt
att på förhand inhämta kommissionens godkännande, genom att först och främst göra gällande att Datamonitor‑studien ingick
i den tredje uppgiften i projektet och att de utgifter som uppstått till följd av denna studie skulle redovisas i posten dokumentation.
Det totala beloppet för denna post har enligt tabellerna 2 och 5 i den tekniska bilagan beräknats till 11 056 euro. Vid förhandlingen
har bolaget vidare anfört att de kostnader som uppkommit i samband med denna studie omfattas av artikel 13.4 i de allmänna
villkoren, enligt vilken ett godkännande anses föreligga om kommissionen inte gör någon invändning inom två månader räknat
från den dag då den skriftliga förfrågan mottogs.
Mot bakgrund av dessa konstateranden anser förstainstansrätten att GEF inte har företett bevisning till styrkande av att kommissionens
ståndpunkt är felaktig.
Datamonitor-studien, som beställdes i februari 1998 för att förbereda en finansiell ”teknikworkshop” den 27 mars 1998, utgör
inte en sådan publikation som syftar till att sprida information om det arbete som utförts inom ramen för projektet i den
mening som avses i artikel 13.3 tredje strecksatsen i de allmänna villkoren.
Även om GEF skulle ha rätt i sitt påstående, som nämndes först under förhandlingen, att Datamonitor-studien skall redovisas
i posten övriga väsentliga kostnader enligt artikel 13.4 i de allmänna villkoren och att kommissionen inte har gjort någon
invändning inom två månader räknat från den dag då den skriftliga förfrågan mottogs, har det inte styrkt någon sådan begäran
till kommissionen.
GEF har mot denna bakgrund inte visat att utgiften för Datamonitor-studien inte var en extern teknisk tjänst hänförlig till
posten övriga kostnader. Det var därför korrekt av kommissionen att neka betalning för nämnda utgift.
Vad sedan gäller resekostnaderna har GEF nöjt sig med att, i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000, ifrågasätta huruvida
underkännandet av de resekostnader som debiterats i den andra utgiftsdeklarationen var välgrundat. Dessa kostnader var enligt
GEF styrkta och motiverade och i avtalet föreskrevs inte något förfarande för godkännande så länge resorna ägde rum inom gemenskapen.
Kommissionen har i sin svarsskrivelse av den 20 mars 2000 förklarat att ersättning inte nekats för resekostnaderna på 62 750 BEF
utan dessa har överförts från posten övriga kostnader till posten resor och traktamente. Här är det inte fråga om att det
saknas bevisning för dessa kostnader.
GEF har under förhandlingen medgett att det rör sig om kostnader som har flyttats från en post till en annan och som bolaget
har fått betalt för. Av detta följer att anmärkningen har mist sitt föremål.
– Posten övriga kostnader i den andra utgiftsdeklarationen
Det framgår av såväl utkastet till revisionsrapport som av den slutliga revisionsrapporten att GEF debiterade ett belopp på
155 006 BEF (3 818 euro) under posten övriga kostnader.
I detta belopp ingick den utgift för resor på 62 750 BEF som kommissionen hade flyttat över till posten resor och traktamente
(se punkterna 194 och 195 ovan) och utgiften på 92 256 BEF, för telefon- och Internetavgifter.
Vad gäller underkännandet av sistnämnda belopp har GEF nöjt sig med att, i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000, ange
att ”vad gäller frågan om utgiften för telefon- och Internetavgifter kan denna diskuteras ingående, i den mån det föreskrivs
i FIWG‑avtalet att utgifter kopplade till Internet och i synnerhet i samband med hanteringen av FIWG:s webbsida är ersättningsberättigade,
men [att det föredrog] att inte gå in på det … på grund av tidsbrist”. GEF har i sina svar på förstainstansrättens frågor
uppgett att det framgår av avtalet och riktlinjerna att det har rätt till ersättning för dessa utgifter. Det anges nämligen
bland annat i tabell 2, under uppgift 5, i den tekniska bilagan att Internetavgifterna beräknas uppgå till 5 500 euro, då
ändamålet med denna uppgift enbart var att utveckla och administrera webbsidan. GEF har under förhandlingen gjort gällande
att nämnda utgift inte är hänförlig till posten allmänna omkostnader, eftersom den avser rörliga kostnader, som är specifika
och därför finns med i den tekniska bilagan.
Kommissionen har i sin svarsskrivelse av den 20 mars 2000 förklarat att den nekade ersättning för dessa utgifter för att de
enligt artikel 13.5 i de allmänna villkoren ingick i posten allmänna omkostnader.
Med hänsyn till att GEF anser att det i princip var fel att underkänna utgifter hänförliga till posten övriga kostnader i
utkastet till revisionsrapport och i den slutliga revisionsrapporten, och trots det varken har anfört något särskilt argument
som förklarar på vilket sätt kommissionens ståndpunkt, i synnerhet klassificeringen av dessa utgifter som allmänna omkostnader
är felaktig eller, om det vore möjligt att ur det debiterade beloppet faktiskt avskilja Internetavgifterna, varför dessa utgifter
enbart var hänförliga till uppgift 5 i projektet, kan GEF:s argument i det avseendet inte godtas.
– Posten övriga kostnader i den tredje utgiftsdeklarationen
Det framgår av såväl utkastet till revisionsrapport som av den slutliga revisionsrapporten att GEF i sin tredje utgiftsdeklaration
debiterade ett belopp på 318 034 BEF (7 833 euro) under posten övriga kostnader.
I detta belopp ingick utgiften på 72 221 BEF (1 790,31 euro) för inköp av mindre bokhandelsartiklar och beloppet på 245 813 BEF
(6 093,54 euro) för telefon- och Internetavgifter.
Det belopp som var hänförligt till inköp av mindre bokhandelsartiklar (72 221 BEF) underkändes av kommissionen med motiveringen
att dessa artiklar inte hade något direkt samband med projektet.
GEF har i sina inlagor nöjt sig med att konstatera att det finns en särskild kostnadspost för dokumentationen som uppgår till
11 056 euro och att dessa inköp var nödvändiga för att fullgöra de uppgifter som ingick i projektet. GEF har dessutom i en
bilaga till sina svar på förstainstansrättens frågor och i syfte att styrka sambandet mellan dessa utgifter och projektet
gett in kvitton från två kontokort, ett kassakvitto, ett kontokortsutdrag, fakturor från två bokhandlare, ett abonnemang och
två sidor referensmaterial.
Det är i det avseendet tillräckligt att påpeka att dessa handlingar inte innehåller uppgifter som visar att det föreligger
ett sådant nödvändigt samband mellan den inköpta boken eller skriften och projektet. GEF har följaktligen inte visat att dessa
utgifter var nödvändiga och hade samband med projektet.
Vad gäller kostnaderna för telefon- och Internetavgifter (245 813 BEF) överensstämmer såväl kommissionens som GEF:s ståndpunkter
med dem som redan har angetts i punkterna 197–200 ovan, som avser samma kostnader. De argument som GEF har anfört kan således
av de skäl som anges i punkt 200 ovan inte godtas.
– Underkännandet av utgifter för resor och traktamente i godkännandet av den fjärde periodens utgifter
I godkännandet av den fjärde periodens utgifter nekade kommissionen ersättning för ett belopp på 3 404 euro för resor och
traktamente under posten nätverk och ett belopp på 1 608 euro under posten övriga kostnader med motiveringen att dessa utgifter
inte hade styrkts med fakturor.
Det är på den punkten tillräckligt att påpeka att GEF inte har företett någon bevisning till styrkande av dessa kostnader
och därför inte har visat att det var fel av kommissionen att neka ersättning för dessa utgifter.
Talan kan således inte vinna bifall på denna grund.
2.
Den fjärde grunden: Huruvida den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed har åsidosatts
a) Parternas argument
GEF har inledningsvis gjort gällande att det framgår av kommissionens handlande att den i strid med artikel 1134 tredje stycket
i den belgiska civillagen inte har fullgjort sina förpliktelser enligt avtalet på ett lojalt sätt.
GEF anser att kommissionen visste dels att det beräknade antalet timmar för projektets genomförande skulle överskridas och
att det, vid en viss tidpunkt, verkligen hade överskridits, dels att beräkningsunderlaget för personalkostnaderna hade förändrats
mellan tidpunkten för den ursprungliga beräkningen och upprättandet av den finansiella enkäten, men att den aldrig hade kommit
med några negativa anmärkningar i det avseendet. Kommissionen hade därför godkänt att GEF lade ned fler timmar på projektet
än det ursprungliga antalet, som hade beräknats till en väsentligt lägre timpenning. GEF har dessutom anfört att kommissionen
vägrade att beakta GEF:s synpunkter på utkastet till revisionsrapport när den upprättade den slutliga revisionsrapporten.
Rapporten från den andra tekniska utvärderingen som skickades till bolagets ombud den 27 oktober 2000 hindrade bolaget från
att komma med invändningar mot denna rapport, vilken lades till grund för den slutliga revisionsrapporten av den 28 juni 2000.
Kommissionen vägrade slutligen att anordna det möte som hade utlovats till följd av dess ändrade inställning till utgifterna
för projektet.
GEF anser vidare att kommissionen har åsidosatt den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed
genom att inte inom rimlig tid meddela bolaget sin ändrade inställning i fråga om godkännande av utgifterna för projektet.
Kommissionen informerade nämligen GEF om sin ändrade inställning i december 1999, det vill säga sex månader efter det att
projektet hade färdigställts och tre månader efter slutrapporten över den tekniska utvärderingen. Det var, alltsedan den första
utgiftsdeklarationen skickades in till kommissionen i mars 1998, uppenbart att antalet arbetstimmar faktiskt hade överskridits.
GEF har av detta slutit sig till att kommissionen inte meddelade bolaget sina anmärkningar inom rimlig tid, trots att den
hade en välutrustad tjänstestab som noggrant följt projektet sedan starten.
GEF har till stöd för denna ståndpunkt åberopat två domar, nämligen en dom av den 18 september 1991 meddelad av Hof van beroep
te Brussel (Belgien) (appellationsdomstolen i Bryssel) (R.W., 1991–1992, s. 677) och en dom av den 5 februari 1992 meddelad
av Hof van beroep te Antwerpen (Belgien) (appellationsdomstolen i Antwerpen) (T.R., 1992, s. 174), av vilka det framgår att
principen om god förvaltningssed och den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen innebär, vad gäller informationsskyldigheten,
att en skälig tidsfrist skall iakttas.
Kommissionen har bestridit denna grund genom att göra gällande att det förhållandet att revision genomförts enligt artikel 17
i de allmänna villkoren inte innebär att kommissionen hade ändrat inställning.
b) Förstainstansrättens bedömning
Såsom framgår av punkterna 118–124 ovan innebär det förhållandet att kommissionen tog del av de utgiftsdeklarationer som GEF
inkom med, gjorde vissa utbetalningar med stöd därav och uttalade sig positivt om projektets fullgörande inte något slutgiltigt
godkännande av de debiterade utgifterna.
Det skall i det avseendet påpekas att kommissionens handlande under hela projekttiden har varit förenligt med dess skyldigheter
enligt avtalet.
Vad sedan gäller GEF:s argument att kommissionen vägrade beakta GEF:s synpunkter på utkastet till revisionsrapport, som det
hade anmodats att lämna, och som fanns med i Pirennes skrivelse av den 31 januari 2000, vid upprättandet av den slutliga revisionsrapporten,
påpekar förstainstansrätten att kommissionen har behandlat samtliga frågor som togs upp i nämnda skrivelse. Kommissionen har
nämligen i sin skrivelse av den 20 mars 2000 anfört skälen till att den ansåg att Pirennes synpunkter var ogrundade.
Kommissionen har sålunda i sin skrivelse av den 20 mars 2000 anfört skälen till att GEF:s synpunkter i Pirennes skrivelse
av den 31 januari 2000 var ogrundade. Dessa synpunkter avsåg följande: För det första att de anklagelser och påståenden som
anges i utkastet till revisionsrapporten inte fördes på tal vare sig under revisionen eller i Schellings skrivelse av den
9 juli 1999 som följde på denna revision, och att de strider mot kommissionens administrativa och tydliga gensvar på projektet.
För det andra att det datum då avtalet enligt detsamma började löpa endast var provisoriskt. För det tredje att GEF registrerade
arbetstiden i den mening som avses i artikel 13.1 andra stycket i de allmänna villkoren. För det fjärde att de skäl som kommissionen
åberopade till stöd för att underkänna de kompletterande närvaroanteckningarna, nämligen projektets startdatum och den tid
som hade debiterats för dokumentalisten, var grundlösa. För det femte att det var fel av revisorerna att i tabellen på sidan
4 i utkastet till revisionsrapport jämföra omsättningen med personalkostnaderna. För det sjätte att beräkningen av Goldfingers
ersättning var felaktig. I sista hand har kommissionen även angett skälen till varför den nekade ersättning för de utgifter
som var hänförliga till betalningen av Datamonitor‑studien (126 871 BEF), reseutgifter till ett belopp på 62 750 BEF, utgifter
för inköp av bokhandelsartiklar och utgifter för telefon- och Internetavgifter. Kommissionen har vidare vederlagt de av GEF:s
slutsatser som syftar till att visa att kommissionen hade godtagit samtliga utgifter som debiterats och godkänt deras användning
vid fullgörandet av projektet.
Det framgår av kommissionens skrivelse av den 20 mars 2000 att kommissionen faktiskt hade beaktat Pirennes synpunkter. Det
förhållandet att kommissionen i huvudsak vidhöll sin ståndpunkt i utkastet till revisionsrapport vid upprättandet av den slutliga
revisionsrapporten innebär absolut inte att den inte hade tagit del av dessa synpunkter, utan enbart att den inte hade funnit
anledning att efter omprövning ändra sin ursprungliga uppfattning.
Vad sedan gäller påståendet att det var omöjligt för GEF att yttra sig över den andra tekniska utvärderingen på grund av att
det fick ta del av den först den 27 oktober 2000 påpekas först och främst att denna rapport utgör en redogörelse för mötet
som ägde rum mellan revisorerna och Goldfinger den 24 maj 2000, under vilket Goldfinger redogjorde för hur projektet framskred
och inbjöds att besvara frågor vid två sammanträden som organiserades i just det syftet.
Såsom redan har anförts i punkterna 162 och 163 ovan verkar GEF ha haft möjlighet att under det möte som vigts åt den tekniska
utvärderingen ta ställning till de viktiga frågor som var föremål för denna utvärdering. GEF har för övrigt inte förnekat
detta.
Vidare påpekas att revisorernas konstateranden i utkastet till revisionsrapport, som GEF hade tagit ställning till, i allt
väsentligt upprepades i den slutliga revisionsrapporten. Den enda skillnaden mellan de två beräkningarna i dessa två rapporter
består i att det antal timmar som beaktades justerades efter den andra tekniska utvärderingen. Justeringen gjordes på grundval
av den andra tekniska utvärderingen och följer av att kommissionen reducerade det beräknade timantalet för utförande av den
andra och den tredje uppgiften. Även om det skulle fastställas att GEF inte har haft möjlighet ta ställning till denna sista
punkt under den andra tekniska utvärderingen, har det inte ingett några uppgifter till förstainstansrätten som styrker att
korrigeringen var felaktig.
Slutligen skall det även konstateras att GEF:s anmärkningar mot denna utvärdering, såsom framgår av prövningen av tillvägagångssättet
för och utfallet av denna tekniska utvärdering i punkterna 159–178 ovan, saknar grund.
Kommissionen kan inte heller anklagas för att inte ha ordnat ett möte med GEF innan den slutliga revisionsrapporten färdigställdes.
GEF har genom skrivelse av den 21 december 2000 bett kommissionen att ordna ett möte för att diskutera metoden för att fastställa
priset på projektet, tillvägagångssättet för och innehållet i rapporten över den andra tekniska utvärderingen, den slutliga
revisionsrapporten och den metod som användes vid dess upprättande och slutligen skälen till varför GEF var övertygat om att
ha agerat i enlighet med avtalet, med hänsyn även till kommissionens handlande under hela projektperioden.
Denna begäran upprepades i GEF:s skrivelser till kommissionen av den 21 februari och den 26 juli 2001.
Rätten konstaterar att det inte i någon bestämmelse i avtalet föreskrivs att kommissionen är skyldig att anordna sådana möten.
Kommissionen informerade visserligen GEF, genom skrivelse av den 2 februari 2001, om dels att OLAF hade inlett en utredning
av FIWG, dels att ett möte skulle hållas med FIWG för att utreda frågor som uppkommit till följd av såväl den slutliga revisionsrapporten
som de punkter som behandlas i skrivelsen av den 21 december 2000, i den mån de var relevanta för kommissionens undersökning.
Det framgår emellertid av skälen ovan sammantaget att, om kommissionen har rätt i sitt påstående att den förfogade över samtliga
uppgifter och synpunkter som GEF hade ingett angående frågorna i ovannämnda skrivelser, som kommissionen redan hade besvarat
och att GEF beretts tillfälle att diskutera revisorernas slutsatser, bland annat under den andra tekniska utvärderingen, det
saknades anledning att anordna ett möte.
GEF har tillagt att kommissionen, genom att informera GEF om sin inställning till antalet arbetstimmar i december 1999, det
vill säga sex månader efter det att projektet hade färdigställts och tre månader efter slutrapporten från den tekniska utvärderingen,
inte har iakttagit en skälig tidsfrist.
Det är i det avseendet tillräckligt att, såsom redan har fastställts, ange att kommissionen har rätt, enligt artikel 17 i
de allmänna villkoren, att utföra revision upp till två år efter kommissionens sista betalning eller avtalstidens utgång.
Såväl utkastet till revisionsrapport som den slutliga revisionsrapporten, som skickades till GEF den 21 december 1999 respektive
den 18 juli 2000, upprättades inom den tvåårsperiod som avses i artikel 17 i de allmänna villkoren.
Mot denna bakgrund kan talan inte vinna bifall på den fjärde grunden.
3.
Den andra grunden: Huruvida principen om skydd för berättigade förväntningar har åsidosatts
a) Parternas argument
GEF anser att kommissionens agerande skapade berättigade förväntningar hos bolaget i fråga om att det sätt på vilket det redovisade
sina utgifter och antal arbetstimmar överensstämde med avtalet, att de betalningar som redan hade utförts var motiverade och
att det således uppfyllde alla de villkor som krävdes för att få betalt för debiterade utgifter.
GEF har i det avseendet hänvisat till tidigare avtal med kommissionen där det angett det totala antalet nedlagda arbetsdagar
på projektet, eftersom kommissionen vid upprepade tillfällen hade förklarat att detta var tillräckligt.
GEF anser att det i förevarande fall har fyllt i samtliga blanketter på föreskrivet sätt, bland annat genom att i en av dem
noggrant ange antalet nedlagda arbetstimmar och timkostnaden.
De utgiftsdeklarationer som GEF har inkommit med har dessutom undersökts av flera instanser inom kommissionen, och kommissionen
har aldrig anmodat GEF att inkomma med kompletterande uppgifter vad gäller den tid som lagts ned på projektet innan den utförde
motsvarande betalningar. Kommissionen utförde dessa betalningar trots att det var uppenbart, när den första respektive den
andra utgiftsdeklarationen inkom, att antalet arbetstimmar var på väg att överskridas eller hade överskridits. Projektet har
heller aldrig varit föremål för något sådant administrativt förfarande för att stoppa projektet som kommissionen tillämpar
på problematiska projekt. GEF har tvärtom vid genomförandet av projektet enbart fått positiva reaktioner på projektet av kommissionen.
Det är därför uteslutet att kommissionens uttryckliga godkännande av projektets genomförande kan förbytas i dess motsats.
Kommissionen har bestridit GEF:s argument och gjort gällande att den har agerat helt i enlighet med avtalet.
b) Förstainstansrättens bedömning
Förstainstansrätten konstaterar att denna grund skall underkännas, eftersom det vid prövningen av den första och den fjärde
grunden har konstaterats att kommissionen har agerat i enlighet med avtalet och den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och
principen om god förvaltningssed.
Slutsatsen vederläggs inte av det förhållandet att kommissionen vid tidigare avtal med GEF inte har kontrollerat antalet arbetstimmar
för de berörda projekten. Den eventuella välvilja som kommissionen har visat i fråga om dessa avtal kan aldrig påverka dess
rätt att, i förevarande fall, utföra den kontroll den anser nödvändig i enlighet med bestämmelserna i avtalet.
Talan kan således inte vinna bifall på denna grund.
4.
Den tredje grunden: Huruvida principen om rätten till försvar har åsidosatts
a) Parternas argument
GEF anser att kommissionen har åsidosatt sina skyldigheter enligt principen om rätten till försvar.
GEF har kritiserat kommissionen för att den översände rapporten från den andra tekniska utvärderingen först den 27 oktober 2000,
och därmed hindrade det från att yttra sig över denna rapport i tid och föra en diskussion med kommissionen angående dess
slutsatser, som för övrigt stred mot dem i slutrapporten från den tekniska utvärderingen. I den slutliga revisionsrapporten,
som till stor del bygger på utkastet till revisionsrapport och rapporten från den andra tekniska utvärderingen, beaktas därför
varken de synpunkter som GEF hade på sistnämnda rapport eller dem som Pirenne gav uttryck för i sin skrivelse av den 31 januari 2000
med avseende på utkastet till revisionsrapport. GEF anser därför att, då enskildas intressen stod på spel, berörda personer
borde ha beretts tillfälle att lämna sina synpunkter innan revisionsrapporten färdigställdes.
Vidare kritiserar GEF kommissionen för att inte ha anordnat ett möte med GEF innan revisionsrapporten färdigställdes, trots
att GEF begärde det och trots kommissionens formella och upprepade löfte att anordna ett sådant möte. GEF har under förhandlingen
angett att det vid detta möte ville reda ut de problem som uppstått till följd av kommissionens underkännande av de kompletterande
närvaroanteckningarna.
Kommissionen har bestridit dessa argument.
b) Förstainstansrättens bedömning
Förstainstansrätten konstaterar att denna grund skall underkännas, eftersom det vid prövningen av den fjärde grunden fastställdes
att kommissionen inte har åsidosatt den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed (se punkterna
215–229 ovan).
Talan kan således inte vinna bifall på denna grund.
Av det anförda följer att sökandens talan skall ogillas.
B –
Kommissionens genkäromål
1.
Parternas argument
Kommissionen har med stöd av artikel 16.3 i de allmänna villkoren krävt återbetalning av 273 516 euro, vilket motsvarar skillnaden
mellan den summa på 396 000 euro som har utbetalats till GEF och de utgifter som kommissionen har godkänt. Summan av godkända
utgifter uppgår till 122 484 euro.
GEF har i sin replik endast angett att kommissionens genkäromål skall ogillas.
2.
Förstainstansrättens bedömning
Förstainstansrätten konstaterar att det framgår av handlingarna i målet att kommissionen har utbetalat totalt 396 000 euro
till GEF och att, såsom framgår av det ovan anförda, det var riktigt av kommissionen att med hänsyn till den revision som
utförts godkänna utgifter uppkomna inom ramen för projektet till ett belopp på 122 484 euro. Av detta följer att kommissionen
har rätt att enligt artikel 16.3 i de allmänna villkoren återkräva det överskjutande belopp på 273 516 euro som har utbetalats
till GEF.
Vad ränteyrkandet beträffar anförs att det framgår av den av kommissionen utfärdade debetnotan till GEF att notan förföll
till betalning den 31 augusti 2001 och att bolaget efter detta datum skulle betala dröjsmålsränta enligt den räntesats som
Europeiska centralbanken tillämpade på sina återfinansieringstransaktioner i euro i augusti 2001, med tillägg av 1,5 procentenheter.
Det skall emellertid konstateras att, även om det föreskrivs i avtalet att den räntesats som Europeiska monetära institutet
(artikel 5.3 tredje stycket och artikel 16.1 i de allmänna villkoren) har fastställt skall tillämpas i vissa fall, ingen särskild
ränta har överenskommits i förevarande fall.
I avsaknad av sådan överenskommelse och med hänsyn till att belgisk lag är tillämplig på avtalet, skall således artikel 1153
i den belgiska civillagen tillämpas. Bestämmelsen har följande lydelse:
”I fråga om skulder som endast avser erläggande av en viss summa, utgår skadestånd till följd av att fullgörelsen försenas
endast i form av lagstadgad ränta, såvida annat inte föreskrivs i lag. Denna ränta kan åläggas utan att fordringsägaren behöver
styrka någon förlust. Räntan börjar inte löpa förrän anmaning om betalning görs. Detta gäller dock inte i fall när räntan
börjar löpa automatiskt enligt lag ...”
Eftersom kommissionen har anmodat GEF att betala har den rätt att kräva dröjsmålsränta till den i Belgien lagstadgade räntesatsen,
från och med den 1 september 2001.
Kommissionens genkäromål skall således bifallas. GEF skall därmed förpliktas att i enlighet med svarandens yrkanden betala
273 516 euro till kommissionen jämte dröjsmålsränta till den årliga räntesats som är tillämplig i Belgien, från och med den
1 september 2001 till dess att hela skulden är betald.
Rättegångskostnader
Enligt artikel 87.2 i rättegångsreglerna skall tappande part förpliktas att ersätta rättegångskostnaderna, om detta har yrkats.
Kommissionen har yrkat att GEF skall förpliktas att ersätta rättegångskostnaderna. Eftersom GEF har tappat målet skall kommissionens
yrkande bifallas.
På dessa grunder beslutar
FÖRSTAINSTANSRÄTTEN (första avdelningen i utökad sammansättning)
följande dom:
1)
Sökandens yrkande, att kommissionen skall förpliktas utge 40 693 euro och utfärda en kreditnota på 273 516 euro, ogillas.
2)
Kommissionens genkäromål bifalls och sökanden skall följaktligen utge 273 516 euro till kommissionen jämte dröjsmålsränta
till den årliga räntesats som är tillämplig i Belgien, från och med den 1 september 2001 till dess att hela skulden är betald.
Sökanden skall ersätta rättegångskostnaderna.
Vesterdorf
Jaeger
Mengozzi
Martins Ribeiro
Dehousse
Avkunnad vid offentligt sammanträde i Luxemburg den 15 mars 2005.
H. Jung
B. Vesterdorf
Justitiesekreterare
Ordförande
Table des matières
Det omtvistade avtalet
Bakgrund till tvisten

A –  Den första utgiftsdeklarationen för perioden den 4 juli 1997 till den 3 januari 1998

B –  Den andra utgiftsdeklarationen för perioden den 4 januari 1998 till den 3 juli 1998

C –  Den tredje utgiftsdeklarationen för perioden den 4 juli 1998 till den 3 januari 1999

D –ﾠ Revisionen

E –  Den fjärde utgiftsdeklarationen för perioden den 4 januari 1999 till den 3 juli 1999

F –  Kommissionens krav på återbetalning: debetnotan av den 11 juli 2001
Förfarande
Parternas yrkanden
Förstainstansrättens behörighet
Prövning i sak

A –  Sökandens yrkande om dels betalning av ett belopp på 40 693 euro, dels utfärdande av en kreditnota på 273 516 euro

1.  Den första grunden: Huruvida kommissionen har gjort sig skyldig till avtalsbrott

a)  Parternas argument

b)  Förstainstansrättens bedömning

Inledande synpunkter

Personalkostnaderna

–  Huruvida kommissionen godkände ökningen av arbetstiden och korrigeringen av de ursprungliga löneskalorna enligt avtalet

–  Huruvida de arbetstimmar som lagts ned på projektet har styrkts

–  Huruvida revisorerna gjort sig skyldiga till felaktigheter vad gäller arbetstimmar och personalkostnader i rapporten över
den andra tekniska utvärderingen och i den slutliga revisionsrapporten

Kostnader för resor och traktamente och övriga kostnader

–  Posten resor och traktamente i den andra utgiftsdeklarationen

–  Posten övriga kostnader i den andra utgiftsdeklarationen

–  Posten övriga kostnader i den tredje utgiftsdeklarationen

–  Underkännandet av utgifter för resor och traktamente i godkännandet av den fjärde periodens utgifter

2.  Den fjärde grunden: Huruvida den avtalsrättsliga lojalitetsprincipen och principen om god förvaltningssed har åsidosatts

a)  Parternas argument

b)  Förstainstansrättens bedömning

3.  Den andra grunden: Huruvida principen om skydd för berättigade förväntningar har åsidosatts

a)  Parternas argument

b)  Förstainstansrättens bedömning

4.  Den tredje grunden: Huruvida principen om rätten till försvar har åsidosatts

a)  Parternas argument

b)  Förstainstansrättens bedömning

B –  Kommissionens genkäromål

1.  Parternas argument

2.  Förstainstansrättens bedömning
Rättegångskostnader
–
Rättegångsspråk: engelska.