Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles

Les employes d’un organisme utilisent souvent un schema de classification personnel pour organiser les documents electroniques qui sont sous leur controle direct, ce qui suggere la difficulte pour d’autres employes de reperer ces documents et la perte possible de documentation pour l’organisme. Aucune etude empirique n’a ete menee a ce jour afin de verifier dans quelle mesure les schemas de classification personnels permettent, ou meme facilitent, le reperage des documents electroniques par des tiers, dans le cadre d’un travail collaboratif par exemple, ou lorsqu’il s’agit de reconstituer un dossier. Le premier objectif de notre recherche etait de decrire les caracteristiques de schemas de classification personnels utilises pour organiser et classer des documents administratifs electroniques. Le deuxieme objectif consistait a verifier, dans un environnement controle, les differences sur le plan de l’efficacite du reperage de documents electroniques qui sont fonction du schema de classification utilise. Nous voulions verifier s’il etait possible de reperer un document avec la meme efficacite, quel que soit le schema de classification utilise pour ce faire. Une collecte de donnees en deux etapes fut realisee pour atteindre ces objectifs. Nous avons d’abord identifie les caracteristiques structurelles, logiques et semantiques de 21 schemas de classification utilises par des employes de l’Universite de Montreal pour organiser et classer les documents electroniques qui sont sous leur controle direct. Par la suite, nous avons compare, a partir d'une experimentation controlee, la capacite d’un groupe de 70 repondants a reperer des documents electroniques a l’aide de cinq schemas de classification ayant des caracteristiques structurelles, logiques et semantiques variees. Trois variables ont ete utilisees pour mesurer l’efficacite du reperage : la proportion de documents reperes, le temps moyen requis (en secondes) pour reperer les documents et la proportion de documents reperes des le premier essai. Les resultats revelent plusieurs caracteristiques structurelles, logiques et semantiques communes a une majorite de schemas de classification personnels : macro-structure etendue, structure peu profonde, complexe et desequilibree, regroupement par theme, ordre alphabetique des classes, etc. Les resultats des tests d’analyse de la variance revelent des differences significatives sur le plan de l’efficacite du reperage de documents electroniques qui sont fonction des caracteristiques structurelles, logiques et semantiques du schema de classification utilise. Un schema de classification caracterise par une macro-structure peu etendue et une logique basee partiellement sur une division par classes d’activites augmente la probabilite de reperer plus rapidement les documents. Au plan semantique, une denomination explicite des classes (par exemple, par utilisation de definitions ou en evitant acronymes et abreviations) augmente la probabilite de succes au reperage. Enfin, un schema de classification caracterise par une macro-structure peu etendue, une logique basee partiellement sur une division par classes d’activites et une semantique qui utilise peu d’abreviations augmente la probabilite de reperer les documents des le premier essai.