Qualitative and Quantitative Workplace Analysis of Staff Requirement in an Academic Radiology Department Qualitative und quantitative Arbeitsplatzanalyse zur Ermittlung des Personalbedarfs in einer universitären radiologischen Abteilung

Abstract Purpose The role of today’s hospital-based radiologists goes far beyond interpretation-related tasks. This observational study defines these types of activities and quantifies the type of value-adding interactions radiologists experience on a daily basis with referring departments and other health personnel. The purpose of this study is to evaluate the quality and quantity of these value-adding non-image interpretation tasks in the daily routine of hospital-based residents and attending radiologists. Methods A prospective, observational study was performed in the radiology department of a German university hospital. Two experienced radiologists performed a 30-day observation of the entire medical staff. The observers followed the subject radiologists throughout the workday, recording activities using a time and motion methodology. An evaluation matrix was developed to characterize and quantify image interpretation tasks (IITs), non-image interpretation tasks (NITs), and contingency allowance (CA) for residents and attending radiologists. Here, the example of the MRI unit is used. Results Four main categories of responsibilities for NITs were identified including teaching and education, clinical decision support, management and organization, and patient care. The quantitative analysis for residents showed: IITs 15 h/d (53 %), NITs 9.8 h/d (34 %), CA 2.2 h/d (13 %). For attendings the analysis revealed: IITs 6.7 h/d (40 %), NITs 7.8 h/d (47 %), and CA 1.7 h/d (13 %). This resulted in staff requirements of 2 attendings and 3.4 residents for the MRI unit. On average, 6 TSEs/h occurred in the case of residents and 13 TSEs/h in the case of attendings. Conclusion NITs consumed a significant portion of a radiologist’s workday. Therefore, the number of examinations performed is not a reliable surrogate for the daily workload of hospital-based radiologists especially in cross-sectional imaging units. Though time-consuming, these non-interpretive tasks are greatly contributing to the fact that modern radiology is assuming a central position in patient management, fulfilling a critical role that surpasses image interpretation-related tasks to include a more integrative and consultative role. These findings will help to further define the changing role of radiologists with respect to other physicians, non-medical personnel, hospital administrators, as well as policy makers. Key points: Staff requirements are a significant factor in department strategy. Targeted analysis can deliver valuable information about workload per activity and the required staff. The number of examinations performed is not a reliable surrogate for the daily workload of hospital-based radiologists. NITs comprise a significant portion of a radiologist’s workday. Though time-consuming, non-interpretive tasks contribute to the fact that modern radiology is assuming a central role in patient management. Citation Format Streit U, Uhlig J, Lotz J et al. Qualitative and Quantitative Workplace Analysis of Staff Requirement in an Academic Radiology Department. Fortschr Röntgenstr 2021; 193: 1277 – 1284 Zusammenfassung Ziel Das Aufgabenprofil von heutigen Radiologen wird immer vielseitiger und geht über die reine Bildinterpretation und -befundung hinaus. Ziel dieser Beobachtungsstudie war es, mithilfe einer qualitativen und quantitativen Arbeitsplatzanalyse angepasste radiologische Tätigkeitsprofile zu ermitteln und hieraus den tatsächlichen Personalbedarf einer universitären radiologischen Abteilung abzuleiten. Material und Methoden Im Rahmen einer Qualitätsinitiative wurde eine prospektive Beobachtungsstudie an einer deutschen Universitätsklinik durchgeführt. Zwei erfahrene Radiologen führten über 30 Tage eine qualitative und quantitative Arbeitsplatzanalyse durch. Dabei wurde das ärztliche Personal im Alltag begleitet und interpretative Tätigkeiten (IITs) und nichtinterpretative Tätigkeiten (NITs) von Assistenzärzten und Oberärzten dokumentiert unter Anwendung von Zeit- und Bewegungsanalysen sowie Experteninterviews. Ferner wurden Wechselereignisse (TSEs) zwischen NITs und IITs erfasst. Hier wurde das Beispiel der MRT-Funktionseinheit gewählt. Ergebnisse Die qualitative Arbeitsplatzanalyse der Funktionseinheit MRT ergab eine Tätigkeitsmatrix mit den übergeordneten Kategorien IIT und NIT und Verteilzeitfaktor (VZ). Ferner ließen sich die NITs in 4 Subkategorien unterteilen: Management und Organisation, Patientenbetreuung, Clinical Decision Support, Ausbildung. Die quantitative Analyse ergab folgenden Zeitaufwand bei Assistenzärzten: IITs 15 h/d (53 %), NITs 9,8 h/d (34 %), VZ 3,7 h/d (13 %). Für Oberärzte ergaben sich folgende Messungen: IITs 6,7 h/d (40 %), NITs 7,8 h/d (47 %), VZ 1,2 h/d (13 %). Insgesamt wurde ein Personalbedarf von 2 Vollzeitkräften an Oberärzten und 3,4 Vollzeitkräften an Assistentsärzten für die Funktionseinheit MRT berechnet. Bei Assistenzärzten wurden durchschnittlich 6 TSEs/h und bei Oberärzten 13 TSEs/h beobachtet. Schlussfolgerung NITs machen einen signifikanten Anteil des radiologischen Alltags aus, daher sind Kennzahlen wie Untersuchungen pro Tag allein nicht repräsentativ für die tägliche Arbeitslast eines Radiologen im Krankenhausbetrieb. Obwohl sie zeitintensiv und disruptiv sind, tragen NITs in erheblichem Maße dazu bei, dass der moderne Radiologe eine zentrale Rolle im Management von Patienten einnimmt. Kernaussagen: Die Personalbedarfsplanung ist ein wichtiger interner Einflussfaktor für die Abteilungsstrategie. Das Hauptziel der Personalbedarfsermittlung besteht in der Anpassung der Personalkapazitäten an den jeweils aktuellen Bedarf. Leistungszahlen sind kein ausreichender Surrogatparameter für den tatsächlichen Arbeitsaufwand. Nichtinterpretative Tätigkeiten machen einen signifikanten Anteil des radiologischen Alltags aus. Obwohl sie zeitintensiv und disruptiv sind, tragen NITs in erheblichem Maße dazu bei, dass der moderne Radiologe eine zentrale Rolle im Management von Patienten einnimmt. Zitierweise Streit U, Uhlig J, Lotz J et al. Qualitative and Quantitative Workplace Analysis of Staff Requirement in an Academic Radiology Department. Fortschr Röntgenstr 2021; 193: 1277 – 1284