T-198-15
REPÚBLICA DE COLOMBIA
Sentencia T-198/15
PRINCIPIO DE SUBSIDIARIEDAD COMO REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD DE LA
ACCION DE TUTELA-Reiteración de jurisprudencia
DERECHO AL HABEAS DATA Y DERECHO A LA INFORMACION
La jurisprudencia de la Corte Constitucional ha señalado que el habeas data es un derecho constitucional fundamental autónomo, estrechamente
relacionado con otros parámetros constitucionales como lo son el derecho de petición, el
derecho de información, el derecho de acceso a la información pública y los
principios constitucionales que orientan la función administrativa. Este derecho fundamental implica deberes de conservación documental a
cargo de las entidades que custodian y administran la información contenida en
archivos y bases de datos, necesaria para acceder al goce
efectivo de otros derechos fundamentales. Así, los datos personales, la
información laboral, información médica, información financiera y de otra
índole contenida en archivos y bases de datos, son la fuente primaria para
determinar el acceso o el alcance de ciertos derechos o el cumplimiento de los
requisitos para el reconocimiento de derechos y prestaciones sociales.
RECONSTRUCCION DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Mecanismo
análogo a reconstrucción de expedientes para recuperar documentos destruidos o
extraviados
Cuando un
documento o información se encuentra bajo la custodia y responsabilidad de la
administración y por circunstancias adversas desaparece, dificultándose su
acceso, es deber de quien lo custodia ordenar su inmediata reconstrucción, ya
que de no ser así se afectaría directamente el derecho fundamental al debido
proceso administrativo, lo que pone en riesgo otros derechos fundamentales de
los usuarios del sistema administrativo y judicial.
DERECHO AL HABEAS DATA, AL DEBIDO PROCESO Y AL ACCESO A DOCUMENTOS
PUBLICOS-Vulneración
por parte de Hospital, al negarse a expedir certificado laboral requerido para
trámite de pensión, con base en que los documentos no reposan en los archivos
Al Hospital no
le está dado exonerarse de responsabilidad cuando existe un deber de
conservación a su cargo y lo que es más grave sin desplegar ninguna función
administrativa para la reconstrucción de los documentos perdidos. Es
precisamente por esto, que tiene la obligación de hacer todo lo que esté a su
alcance a partir de los elementos sumarios proporcionados por la accionante
para reconstruir los datos perdidos o destruidos, especialmente cuando es
razonable que la información requerida normalmente debe reposar en registros
dobles o en otros archivos de otras dependencias de la entidad o incluso en la
pagaduría del municipio y conforme se expone en la parte considerativa de esta
sentencia, de acuerdo con las normas legales vigentes y la jurisprudencia
constitucional, a efectos de la expedición de los certificados laborales
necesarios para adelantar los trámites de solicitud de pensión de jubilación,
es posible probar el tiempo de servicio y el salario con cualquiera de los
medios de prueba permitidos por la ley.
DERECHO AL HABEAS DATA, AL DEBIDO PROCESO Y AL ACCESO A DOCUMENTOS
PUBLICOS-Orden
a Hospital reconstruir expediente laboral, de no ser cumplida la orden en
el término previsto, deberá expedir el certificado laboral solicitado por la
accionante
Referencia: Expediente T-4.609.989
Acción de
tutela instaurada por Aracelly Villa Rojas contra el Hospital San Vicente de
Paul del Municipio de Caldas (Antioquia).
Magistrada (e) Ponente:
MARTHA VICTORIA SÁCHICA MÉNDEZ
Bogotá D.C., veinte (20) de abril
de dos mil quince (2015)
La Sala Octava de Revisión de la
Corte Constitucional, integrada por los Magistrados Luís Ernesto Vargas Silva,
María Victoria Calle Correa y Martha Victoria Sáchica Méndez, quien la preside,
en ejercicio de sus competencias Constitucionales y legales, específicamente,
las previstas en los artículos 86 y 241 numeral 9º de la Constitución Política,
en concordancia con los artículos 33 y siguientes del Decreto 2591 de 1991, ha
proferido la siguiente
SENTENCIA
En la
revisión de los fallos de tutela proferidos en primera instancia el 28 de julio
de 2014, por el Juzgado Veintiséis Civil del Circuito de Bogotá y en segunda
instancia el 10 de septiembre de 2014, por la Sala Civil del Tribunal Superior
de Bogotá, con ocasión de la acción instaurada por Aracelly Villa Rojas contra
el Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia).
El expediente
fue remitido a la Corte Constitucional en cumplimiento de lo dispuesto en el
artículo 86 inciso, inciso segundo de la Constitución y de los artículos 31 y
32 del Decreto 2591 de 1991.
I.       ANTECEDENTES
De acuerdo con los documentos y las pruebas obrantes en el
expediente, la señora Aracelly Villa Rojas interpuso acción de tutela en contra
de la Empresa Social del Estado Hospital San Vicente de Paul del Municipio de
Caldas (Antioquia), con base en los siguientes:
1.
Hechos
1.1.
Manifiesta
la accionante que actualmente tiene sesenta años de edad y se encuentra en una
precaria situación económica, razón por la cual, habiendo cumplido los periodos
de cotización y la edad requerida por la ley, con la finalidad de acceder a la
pensión de jubilación, mediante escrito del 26 de febrero de 2014, solicitó al
Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), expidiera certificación
del tiempo durante el cual prestó sus servicios a dicha entidad.
1.2.
El
7 de mayo de 2014, el Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas
(Antioquia), dio respuesta indicando que en sus archivos no reposaba ningún
indicio de que la señora Aracely Villa Rojas hubiera laborado en dicha
institución hospitalaria entre los años 1969 y 1971, razón por la cual le
informó a la peticionaria que debía acreditar tal circunstancia mediante el
procedimiento previsto en “la Ley 50 de 1886 que fija reglas sobre concesión de
pensiones y jubilación”.
1.3.
La
señora Aracelly Villa Rojas explica que desde el 15 de mayo de 2014, allegó al
hospital accionado una fotografía, así como las declaraciones extraproceso de
las señoras Rosa María Castañeda Pérez, Rosalba Martínez García, Lucía Vera
Peña y Amira Villa Rojas, quienes  bajo la gravedad de juramento declararon que
fueron compañeras de trabajo de la accionante entre los años 1969 y 1971 en el
hospital accionado y que muchos archivos de dicha entidad se perdieron como
consecuencia de una inundación en sus instalaciones.
1.4.
Mediante
oficio del 20 de mayo de 2014, el hospital accionado le manifestó a la accionante
que no le correspondía valorar las pruebas allegadas, indicándole nuevamente
que a fin de probar la relación laboral debía iniciar ante la autoridad
competente el trámite prescrito en la Ley 50 de 1886.
2.      Solicitud
de tutela
Con
fundamento en los hechos anteriormente expuestos, la señora Aracelly Villa
Rojas mediante apoderada judicial, solicita el amparo del derecho fundamental
de acceso a la información, vulnerado por la Empresa Social del Estado San
Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), con la negativa  de
expedir la constancia de tiempos de servicio prestados entre los años 1969 y
1971.
3.      Respuesta de la parte
accionada
Mediante
oficio[1]
de fecha 24 de julio de 2014, suscrito por Gustavo Adolfo Ochoa Alzate en su
condición de Subdirector Administrativo del Hospital San Vicente de Paul del
Municipio de Caldas (Antioquia), la entidad accionada se pronunció sobre los
hechos constitutivos de la acción de tutela, en los siguientes términos:
“La señora
Aracelly Villa Rojas se acercó a las instalaciones de la E.S.E. HOSPITAL SAN
VICENTE DE PAUL DE CALDAS y solicitó por medio escrito se entregara
certificación de tiempo de servicios laborados en el Hospital, sin embargo, la entidad
al realizar una exhaustiva búsqueda de esta información en sus archivos, no
encontró información relacionada con la petición de la tutelante por lo cual se
recomendó acudir al procedimiento establecido en la Ley 50 de 1986. El día 15
de mayo allegó a la institución pruebas testimoniales las cuales hacen
referencia en que la señora ARACELLY VILLA ROJAS laboró en el Hospital durante
los años 1969 a 1971, sin embargo, la E.S.E. no es el órgano competente para
valorar como estimatorias estas pruebas, y nuevamente se le recomendó acudir al
procedimiento establecido en la Ley 50 de 1986.” (Folio 61)
4. Decisiones judiciales
objeto de revisión
4.1. Sentencia de primera
instancia
El Juzgado Veintiséis
Civil del Circuito de Bogotá, mediante providencia[2]
del 28 de julio de 2014, negó el amparo solicitado con base en la existencia de
otros medios de defensa. Para el fallador de primera instancia, para resolver
la solicitud de la señora Villa Rojas existen los procedimientos y medios
judiciales establecidos por la ley. Advierte que de no acudir a ellos, se
desnaturalizaría la esencia y finalidad de la acción de tutela como mecanismo
de protección especial pero extraordinario de los derechos fundamentales y se
ignoraría la “índole preventiva de la labor de los jueces de tutela frente a
la amenaza o vulneración de dichos derechos que les impide dictar ordenes
declarativas de derechos litigiosos de competencia de otras jurisdicciones.”[3]
4.2.
Impugnación
Mediante
escrito del 15 de agosto de 2014[4],
la apoderada judicial de la parte accionante presentó impugnación contra la
sentencia proferida en primera instancia, invocando la jurisprudencia constitucional
relativa al deber de la administración pública para la conservación de sus
archivos. Del mismo modo, fundamentó su escrito de impugnación en que no se le
pueda trasladar a los particulares la carga de probar unos hechos cuando existe
un deber  a cargo de la administración para certificar, con base en sus
archivos físicos y resaltando que en el caso concreto se trata de un sujeto
especial protección. Para la accionante, el fallo de tutela va en contravía del
Estado de Derecho que protege los derechos laborales  de los trabajadores
colombianos,  más aún, cuando se trata de una persona de la tercera edad.
Aduce, que por la ineficiencia del Hospital demandado al no guardar sus
archivos en la forma establecida en la ley, la señora Aracelly Villa no ha
podido acreditar el tiempo de servicio trabajado en esa entidad, con lo cual
completaría los requisitos para que le sea reconocida su pensión de vejez.
Señala que es una persona que carece de recursos para su manutención y que
después de haber aportado cumplidamente al sistema de seguridad social las
cotizaciones correspondientes tiene derecho a que le sea reconocida su pensión
de vejez  para percibir unos ingresos que le permitan tener una vida digna.[5]
4.2.
Sentencia de segunda instancia
La Sala Civil
del Tribunal Superior de Bogotá mediante providencia[6]
del 10 de septiembre de 2014, confirmó en todas su partes la sentencia
procedente del Juzgado Veintiséis Civil del Circuito de Bogotá, con fundamento
en la existencia del medio judicial ordinario de defensa, que desvirtúa la
procedencia del amparo constitucional, el cual tiene un propósito eminentemente
residual y por lo mismo, impide su mientras existan otros mecanismos judiciales
aptos para el fin  perseguido, como lo dispone el artículo  6º del Decreto 2591
de 1991.[7]
En la misma
providencia el Tribunal, contradictoriamente, señaló que: “Lo  expuesto en
precedencia no obsta para memorar que las entidades públicas deben implementar
procedimientos e instrumentos idóneos de guarda y conservación de su
información institucional, con miras a garantizar el acceso expedito a una
información fiel y verosímil sobre los distintos aspectos de su actividad
administrativa.”[8]
5. Pruebas
que obran en el expediente
5.1.    Copia
de la Respuesta dada a la accionante el 20 de mayo de 2014 por el Hospital San
Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), en relación con las pruebas
testimoniales presentadas y por la cual la entidad accionada reiteró el procedimiento
que se debe seguir para probar el tiempo de servicios prestado. (Folio No. 11).
5.2.    Copia
de la respuesta dada el 7 de mayo de 2014 por el Hospital San Vicente de Paul
del Municipio de Caldas (Antioquia), al derecho de petición presentado por la
accionante Aracelly Villa Rojas, mediante la cual le informan que en los
archivos del Hospital no existe prueba alguna de la prestación de sus servicios
y le solicitan aportar pruebas idóneas que permitan constatarlo. (Folio No. 12).
5.3     Copia de Declaración Extraprocesal del 24 de mayo de 2014,
en la que el señor José de Jesús Cristancho Martínez declara que le consta que
la señora Aracelly Villa Rojas no está laborando en ninguna entidad y su único
ingreso son las ayudas esporádicas de sus hijos por lo cual su estado económico
es precario. (Folio No. 14).
5.4    Copia de Declaración Extraprocesal del 24 de mayo de 2014,
en la que la señora Elvia Yadira Cristancho Morales declara que le consta que
la señora Aracelly Villa Rojas no está laborando en ninguna entidad, que su
único ingreso son las ayudas esporádicas de sus hijos y que su estado de salud
es precario. (Folio No. 15)
5.5       Copia de Declaración Extraprocesal del 15 de mayo de 2014,
en la que la señora Rosa María Castañeda Pérez declara que conoce: “…hace 40
años aproximadamente a la señora Aracelly Villa Rojas, identificada con C.C.
41.735.527 de Bogotá D.C., (l)e consta que laboró en el Hospital San Vicente de
Paul del municipio de Caldas, Antioquia, desde el 1 de abril de 1969 hasta el
30 de septiembre de 1971, allí se desempeñaba como ayudante de enfermería, en
el año 1974 hubo una inundación donde se perdieron archivos y mucha papelería,
por tal motivo no quedó ninguna constancia de los días laborados por la señora
Aracelly.” (Folio No. 16).
5.6     Copia de Declaración Extraprocesal del 15 de mayo de 2014,
en la que las señoras Rosalba Martínez García y María Lucelly Villada Cardona
declaran que conocen: “…hace 45 años respectivamente a la señora Aracelly
Villa Rojas, identificada con C.C. 41.735.527 de Bogotá D.C., ya que éramos
compañeras de trabajo, y podemos decir que laboró en el Hospital San Vicente de
Paul del municipio de Caldas, Antioquia, desde el 1 de abril de 1969 hasta el
30 de septiembre de 1971, allí se desempeñaba como ayudante de enfermería, en
el año 1974 desapareció todos los archivos de papelerías, debido a una
inundación que hubo, por tal motivo no quedó ninguna constancia de los días
laborados de la señora Aracelly.” (Folio No. 17).
5.7.   Copia de Declaración Extraprocesal del 11 de abril de 2014,
en la que la señora Lucia Vera Peña, declara que:“…la señora Aracelly Villa
Rojas, identificada con C.C. 41.735.527 de Bogotá D.C. trabajó conmigo desde el
mes de abril de 1969 hasta el mes de septiembre de 1971 en el Hospital San
Vicente de Paul de Caldas, Antioquia, dicha labor la empezó siendo aún menor de
edad.”(Folio No. 18).
5.8.        Copia de Declaración Extraprocesal del 1 de abril de 2014,
en la que la señora Amira Villa Rojas declara: “…en calidad de hermana de la
señora Aracelly Villa Rojas, identificada con C.C. 41.735.527 de Bogotá D.C.
Por lo anterior, puedo dar fe que mi hermana trabajó en el Hospital de Caldas,
Antioquia, del 1 de abril de 1969 al 30 de septiembre de 1971 en el cargo de
ayudante de enfermería. Igualmente declaró que trabajé en el mismo hospital 4
meses en el área de lavandería en el año de 1971”. (Folio
No. 19).
5.9.   Copia de
fotografía en la que la accionante manifiesta que aparece  con sus compañeras
de trabajo en el Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas
(Antioquia). (Folio No. 20).
5.10.   Copia de la
Resolución No. 004943 del 25 de enero de 2013 expedida por la Administradora
Colombiana de Pensiones-COLPENSIONES, mediante la cual se niega el
reconocimiento y pago de la pensión de vejez solicitada por Aracely Villa
Rojas. (Folios No. 21-23)
5.11.  Copia de
la Resolución No. 197924 del 1 de agosto de 2013, de la
Administradora Colombiana de Pensiones –COLPENSIONES-, mediante la cual
resuelve el recurso de reposición presentado por la accionante y, por la cual,
se confirma lo decidido en la Resolución No. 004943 del 25 de enero de 2013. (Folios
No. 24-26).
5.12. Copia de la
Resolución No. 197924 del 16 de enero de 2014 de la
Administradora Colombiana de Pensiones –COLPENSIONES-, mediante la cual se
resuelve el recurso de apelación confirmando la Resolución No. 004943 del 25 de
enero de 2013. (Folios No. 27-31).
II. CONSIDERACIONES
DE LA CORTE CONSTITUCIONAL
1.      Competencia
Esta Sala de Revisión de la Corte Constitucional es competente para
examinar la decisión proferida dentro de la acción de tutela de la referencia,
de conformidad con lo dispuesto en los artículos 86 y 241 numeral 9º de la
Constitución Política, en concordancia con los artículos 31 a 36 del Decreto
2591 de 1991.
2.      Problema
jurídico y esquema de resolución
En el presente caso, la Sala debe
determinar si se vulnera el derecho fundamental al habeas
data, al debido proceso y al acceso a la información pública de una
trabajadora, cuando el empleador se niega a expedir el certificado de tiempo de
servicios prestados, con base en que los documentos que soportan la
certificación requerida no reposan en sus archivos. Lo anterior, teniendo en
cuenta que la entidad obligada a conservar los documentos no ha adelantado gestión
o trámite alguno para reconstruirlos y la titular ofrece pruebas que dan cuenta
de la existencia de los mismos.
Para resolver el
problema jurídico planteado, la Sala reiterará la jurisprudencia en torno a:
(i) la procedencia excepcional de la acción de tutela por su naturaleza subsidiaria;
ii) el derecho fundamental de habeas data y de acceso a la información;
iii) la reconstrucción de documentos
cuando han sido extraviados o destruidos; y, por último, (iv) se
analizará el caso concreto.
3. Procedencia excepcional de la acción de tutela por su
naturaleza subsidiaria.
De conformidad
con lo dispuesto en el artículo 86 de la Constitución Política, desarrollado
por el Decreto 2591 de 1991, el alcance procesal de la accion de tutela está
delimitado por su naturaleza subdiaria y residual, esto es, que resulta
improcedente ante la existencia de otros medios de defensa previstos en el
ordenamiento jurídico resolver asuntos de carácter litigioso. Este rasgo distintivo
de la acción de tutela se justifica en preservar su naturaleza jurídica
orientada a proporcionar protección urgente a los derechos fundamentales cuando
quiera que se encuentren amenazados o han sido vulnerados.
No obstante lo
anterior, la Corte Constitucional al interpretar
el artículo 86 de la Constitución Política ha reiterado
en múltiples providencias[9]
que la acción de tutela es procedente cuando los otros medios de defensa no
resultan adecuados para proteger los derechos fundamentales y se está ante la
causación de un perjuicio irremediable. Esta regla de procedencia judicial de
la acción de tutela se encuentra compendiada en las consideraciones de la
Sentencia T-997 de 2007, de la siguiente manera:
“Se puede indicar que de acuerdo con el principio de
subsidiariedad de la acción de tutela, ésta resulta improcedente cuando es
utilizada como mecanismo supletorio o alternativo de los medios judiciales
ordinarios o extraordinarios de defensa judicial previstos por la ley. Sin
embargo, en los casos en que existan medios de protección ordinarios al alcance
del actor, la acción de tutela será procedente si el juez constitucional logra
determinar que: (i) los mecanismos y recursos ordinarios de defensa no son
suficientemente idóneos y eficaces para garantizar la protección de los
derechos presuntamente vulnerados; (ii) se requiere el amparo constitucional
como mecanismo transitorio, pues de lo contrario, el actor se vería frente a la
ocurrencia inminente de un perjuicio irremediable; y, (iii) el titular de los
derechos fundamentales amenazados o vulnerados es sujeto de especial protección
constitucional.”
A la luz de lo expuesto, un
elemento que se debe analizar en este ámbito normativo y jurisprudencial, es si
en el caso sometido a estudio de la Sala Octava de Revisión, existen otros
medios de defensa que tengan la virtualidad de proteger los derechos de la
accionante con la misma eficacia que la acción de tutela, teniendo en cuenta la
posible causación de un perjuicio irremediable.
4. El derecho
fundamental de habeas data y de acceso a la información.
La jurisprudencia de la Corte Constitucional[10] con fundamento
en lo dispuesto en el artículo 15[11]
de la Constitución Política, ha señalado que el habeas data es un derecho
constitucional[12]
fundamental autónomo, estrechamente relacionado con otros parámetros constitucionales como lo son el derecho de
petición (art. 23 C.P.), el derecho de información (Art. 20 C.P.), el derecho
de acceso a la información pública (Art 74 C.P.) y los principios
constitucionales que orientan la función administrativa (Art. 209 C.P.). En palabras de esta Corporación:
“El derecho al habeas
data entendido como la facultad que tienen los individuos de conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo,
estipula la obligación de respetar la libertad y demás garantías
constitucionales en el ejercicio de las actividades de recolección, tratamiento
y circulación de datos. Para la Corte, el habeas
data es un derecho de doble naturaleza. Por una parte, goza del reconocimiento
constitucional de derecho autónomo, consagrado en el artículo 15 de la
Constitución y, por otra, ha sido considerado como una garantía de otros
derechos.  Como derecho autónomo, tiene el habeas data un objeto protegido
concreto: el poder de control que el titular de la información puede ejercer
sobre quién (y cómo) administra la información que le concierne y el poder de
su titular de conocer, actualizar, rectificar, autorizar, incluir y
excluir  información personal cuando ésta sea objeto de administración en
una base de datos.”[13]
Este derecho
fundamental implica deberes de conservación documental a cargo de las entidades
que custodian y administran la información contenida en archivos y bases de
datos, necesaria para acceder al goce efectivo de
otros derechos fundamentales. Así, los datos personales, la información laboral,
información médica, información financiera y de otra índole contenida en
archivos y bases de datos, son la fuente primaria para determinar el acceso o
el alcance de ciertos derechos o el cumplimiento de los requisitos para el
reconocimiento de derechos y prestaciones sociales.
De manera expresa el artículo 4º de la Ley 1712 de
2014 “por medio de la cual se crea la ley de
transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional”, desarrolla el derecho de acceso a la
información pública:
“Artículo 4°. Concepto
del derecho. En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información,
toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información
pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información
solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán
limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la
Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática.
El derecho de acceso a la información genera
la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y
responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las
solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o
capturar la información pública. Para cumplir lo anterior los sujetos obligados
deberán implementar procedimientos archivísticos que garanticen la
disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos.
Parágrafo. Cuando el usuario considere que la
solicitud de la información pone en riesgo su integridad o la de su familia,
podrá solicitar ante el Ministerio Público el procedimiento especial de
solicitud con identificación reservada.”
En la Sentencia C-274 de 2013, mediante la
cual se efectuó la revisión de
constitucionalidad del proyecto de ley estatutaria que finalizó en la
expedición de la citada Ley 1712 de 2014, la Corte se pronunció en torno al
deber de conservación documental a cargo de las entidades públicas:
“El derecho de acceso a documentos públicos impone al menos dos deberes
correlativos a todas las autoridades estatales. En primer lugar, para
garantizar el ejercicio de este derecho, las autoridades públicas tienen el
deber de suministrar a quien lo solicite, información clara, completa,
oportuna, cierta y actualizada, sobre su actividad. En segundo lugar,
también es necesario que las autoridades públicas conserven y mantengan “la
información sobre su actividad, ya que, de no hacerlo, se vulnera el derecho de
las personas al acceso a la información pública y, en consecuencia, el
derecho a que ejerzan un control sobre sus actuaciones.” (Subrayas fuera
del texto)
De manera específica, en relación con la
historia laboral, la Corte Constitucional ha determinado que la información
que la conforma: tiempo de servicio, salario devengado, cotizaciones al sistema
de seguridad social, vacaciones disfrutadas, cesantías, ascensos, licencias,
entre otros factores, los cuales son conditio sine qua non para acceder
al reconocimiento de las prestaciones sociales del trabajador. En ese contexto, esta Corporación ha señalado que frente a la
pérdida de los soportes necesarios para la certificación de los datos laborales,
de conformidad con lo dispuesto en el artículo 264[14] del Código Sustantivo
del Trabajo, es posible valerse de los medios de prueba reconocidos en la ley,
a efectos de probar el tiempo de servicio y, con base en ello, adelantar los
trámites para el reconocimiento de la pensión de jubilación[15].
Previamente,
desde la emisión de la Sentencia T-558 de 2007[16]
esta Corporación se refirió de manera concreta al deber de las entidades
públicas en cuanto a la conservación y custodia de los documentos[17]
a su cargo:
“Es deber legal de toda entidad pública la conservación, guarda y
custodia de los documentos que ella misma produce, para la Sala es claro que el
desorden y descuido administrativo con que se mantengan los archivos
documentales, no puede constituirse en justificación razonable para impedir el
ejercicio del derecho que tiene una persona a que la entidad ante la cual
reclama una prestación pensional le dé respuesta de fondo a su petición, como
una clara manifestación de la resolución definitiva de su solicitud.”
Del mismo modo y
siguiendo la línea trazada por esta Corporación, el derecho al debido proceso se
vulnera, cuando se impide a los trabajadores acceder a la información o a los
documentos que las entidades están obligadas a conservar y, consecuentemente,
imponer al administrado cargas que no le corresponde soportar. Al respecto,
mediante la Sentencia T-656 de 2010, en la que se resolvió un caso de pérdida
documental la Corte se pronunció en los siguientes términos:
“Lo que busca
el debido proceso administrativo, entre otros aspectos, es evitar que los
servidores públicos obstaculicen el correcto desarrollo de las actuaciones
administrativas, así como el ejercicio legítimo de los derechos de los
particulares, garantizando de esta forma que los administrados obtengan de
manera diligente y oportuna la información o documentos que requieran sin tener
que soportar cargas que no les corresponden.”
Así las cosas, de acuerdo con los
artículos 15, 20 y 74 de la Constitución, el marco legal que los desarrolla y
la jurisprudencia constitucional referenciada, las entidades encargadas de la
custodia de documentos, archivos y base de datos  están obligadas a garantizar
su conservación y en caso de pérdida o destrucción les corresponde asumir una
conducta activa en el trámite de recuperación o reconstrucción, sin que les
esté dado imponer cargas a los ciudadanos, quienes se encuentran en desventaja
frente a la administración para probar la existencia de éstos.
En ese sentido, de acuerdo con el
principio de carga dinámica de la prueba, corresponde probar los hechos a quien
se encuentra en mejor posición para ello. En la Sentencia T-423 de 2011, la
Corte fijó la regla según la cual en materia de tutela las pruebas deben aplicarse de manera flexible, ya que en virtud del principio
de la carga dinámica de la prueba, el accionante sólo debe probar aquellos
hechos que le sea posible demostrar:
“En sede de
tutela, la regla según la cual corresponde al accionante probar todos los
hechos en que fundamenta su solicitud de amparo, debe aplicarse de manera
flexible porque, en virtud del principio de la carga dinámica de la prueba,
éste sólo debe probar aquellos hechos que le sea posible demostrar. Cuando el
demandado se encuentra en mejores condiciones para probar determinado hecho,
así debe hacerlo. En todo caso, el juez debe hacer uso de sus poderes oficiosos
para conocer la realidad de la situación litigiosa de manera que no sólo está
facultado para pedir informes a los accionados respecto de los hechos narrados
en el escrito de tutela, sino que está obligado a decretar pruebas cuando
persisten las dudas respecto de los hechos del caso estudiado.”
La regla general “Onus
prodandi, incumbit actori y Reus, in excipiendo, fit actor” implica
que al demandante le incumbe el deber de probar los hechos en que funda su
acción y al demandado, cuando excepciona o se defiende, le corresponde, probar
los hechos en que se sustenta su defensa. Sin embargo, conforme al precedente
constitucional reseñado en precedencia esta regla debe ser aplicada con menor
intensidad en sede de tutela y, por tanto, interpretada en el sentido de que la
parte afectada pruebe lo que alega en la medida en que ello le sea posible y
para lo cual se debe  tener en cuenta la especial situación de debilidad o
subordinación en que se encuentre el accionante para acceder a la prueba en
busca del esclarecimiento de los hechos base de la acción.
5. La reconstrucción de documentos o
información cuando se ha extraviado o destruido
A la luz de lo
expuesto en precedencia, en todo proceso o actuación administrativa debe
existir un expediente físico o electrónico con base en el cual se suministre la
información que requieran los titulares de la misma. No obstante, por diversas
razones el expediente, parte de los documentos o información contenida en éste
puede ser objeto de pérdida o destrucción total o parcial. En tal caso, el Código
General del Proceso establece el trámite a seguir para la reconstrucción de los
mismos:
Artículo 126. Trámite para la
reconstrucción. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se
procederá así:
1. El apoderado de la parte interesada
formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se
encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también
procederá de oficio.
2. El juez fijará fecha para audiencia con el
objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el
proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y
documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.
3. Si solo concurriere a la audiencia una de
las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en
la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella.
4. Cuando se trate de pérdida total del
expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no
fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el
juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el
demandante a promoverlo de nuevo.
5. Reconstruido totalmente el expediente, o de
manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará,
incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido.
Si bien la disposición transcrita se refiere a la
reconstrucción de expedientes en los procesos judiciales, la Corte
Constitucional a efectos de garantizar el debido proceso en el ámbito
administrativo, por analogía y en atención a la remisión[18] que la normatividad
contencioso administrativa hace al procedimiento civil, ha aplicado este
trámite a casos en los que ha sido necesaria la reconstrucción de expedientes
por parte de autoridades administrativas. Al respecto, en un caso semejante de
pérdida documental, por virtud de la Sentencia T-167 de 2013 esta Corporación
se pronunció así:
“Es claro que en el sistema jurídico
colombiano existe un mecanismo para la reconstrucción de expedientes consagrado
en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil, el cual prima facie, se
aplicaría solo al interior de los procesos judiciales de esa jurisdicción. Sin
embargo, gracias a una interpretación sistemática del orden jurídico, esa
norma, tanto como otras del mismo código, resulta aplicable a las situaciones
análogas que surjan, no solo en los procesos judiciales
contencioso-administrativos, sino también durante las llamadas actuaciones
administrativas”
De
acuerdo con las consideraciones expuestas en precedencia, cuando un documento o
información se encuentra bajo la custodia y responsabilidad de la
administración y por circunstancias adversas desaparece, dificultándose su
acceso, es deber de quien lo custodia ordenar su inmediata reconstrucción, ya
que de no ser así se afectaría directamente el derecho fundamental al debido
proceso administrativo, lo que pone en riesgo otros derechos fundamentales de
los usuarios del sistema administrativo y judicial.
6.      Caso
concreto.
6.1. Examen de procedencia.
Respecto a la procedencia de la acción de tutela, es
preciso resaltar que se trata de un adulto mayor[19], que carece de ingresos suficientes para su sostenimiento mínimo vital.
De esta manera y de acuerdo con lo dicho en las consideraciones generales de
esta providencia en cuanto a que la reconstrucción de un expediente debe
hacerse de manera ágil, en algunos casos no resulta efectiva la utilización de
otros medios de defensa, pues de seguirse los procedimientos ordinarios, se
afectaría el derecho a la seguridad social y al mínimo vital.
En este caso se
trata de una persona de sesenta años cuya manutención mínima vital depende del
reconocimiento y pago de la pensión de jubilación, con lo cual se está ante un
sujeto de especial protección constitucional. Es precisamente por ello
que en cuanto a la existencia de otros medios de defensa advertida por los
jueces de conocimiento, la Sala estima que no se contempló la situación
particular de la accionante en cuanto a su edad y su situación económica. De
allí que los otros medios de defensa previstos en el ámbito laboral en este
caso no tengan la misma eficacia, puesto que retardarían de manera
injustificada y significativa los términos en los que la accionante tramitaría
su pensión de vejez y, por tanto, es procedente la acción de tutela interpuesta
por la señora Aracelly Villa Rojas.
6.2. Ahora bien, de la plataforma fáctica relacionada en el acapite de
los hechos se extrae que la señora Aracelly Villa Rojas presentó acción de
tutela en contra del Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas
(Antioquia), por considerar que dicha entidad está vulnerando su derecho
fundamental al acceso a la información, al negarse a expedir el certificado del
tiempo de servicios que alega haber prestado en dicha institución durante los
años 1969, 1970 y 1971, los cuales requiere para el trámite de la pensión de jubilación.
Por su parte, la
E.S.E. Hospital San Vicente de Paul del municipio de Caldas (Antioquia),
sostiene que no ha certificado el tiempo de servicios solicitado por la
accionante, debido a que en sus archivos físicos no reposan los documentos que
acreditan tal circunstancia y sin que se desplegara ningun trámite o actuación
distinta a la simple revisión de los archivos de la institución hospitalaria.
Ante dicha
situación, la accionante aportó varias declaraciones extra juicio que fueron
rendidas por quienes afirman haber sido sus compañeras de trabajo y que dan
cuenta de su vinculación como enfermera en el Hospital San Vicente de Paul del
Municipio de Caldas (Antioquia), durante los años 1969, 1970 y 1971. Así mismo,
aportó la copia de una fotografía en la que aparece con varias compañeras de
enfermería, explicando que los archivos de la institución hospitalaria se
dañaron por cuenta de una inundación ocurrida en dicha institución.
6.3. Los jueces de conocimiento negaron el amparo con base en la
existencia de otros medios de defensa, sin evaluar la posible causación de un
perjuicio irremediable, en la medida en que no valoraron que la accionante es
una persona de sesenta años que manifiesta no contar con recursos economicos
para el sustento de su mínimo vital y que requiere la certificación solicitada
para el trámite de su pensión de vejez.
6.4. Esta Sala de Revisión con fundamento en la jurisprudencia
constitucional expuesta y las pruebas que obran en el expediente, observa que a
la señora Aracelly Villa Rojas le han sido vulnerados sus derechos fundamentales
al habeas data, al debido proceso y al acceso a documentos públicos, lo
cual, además, ha afectado otros derechos habida cuenta de que no ha podido
reunir los documentos necesarios para iniciar el trámite de su pensión de vejez.
A tal
razonamiento se arriba, teniendo en cuenta que las declaraciones extrajucio
rendidas por quienes afirman haber sido compañeras de la accionante en el
Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), además de no
haber sido desvirtuadas por la administración, fueron realizadas bajo la
gravedad de juramento, lo que supone que de no ser ciertos los hechos
juramentados se estaría ante falsos testimonios con las consecuentes sanciones
que ello acarrea. La accionante allegó al hospital acionado y al trámite
constitucional de tutela, declaraciones en las que se afirma lo siguiente:
“…conozco hace 40 años aproximadamente a la señora Aracelly
Villa Rojas, identificada con C.C. 41.735.527 de Bogotá D.C., (l)e consta que
laboró en el Hospital San Vicente de Paul del municipio de Caldas, Antioquia,
desde el 1 de abril de 1969 hasta el 30 de septiembre de 1971, allí se
desempeñaba como ayudante de enfermería, en el año 1974 hubo una inundación
donde se perdieron archivos y mucha papelería, por tal motivo no quedó ninguna
constancia de los días laborados por la señora Aracelly.” (Folio No. 16).
En atención a que en este asunto se
debate la apreciación de declaraciones extrajuicio como medio probatorio,
conviene recordar lo dicho por esta corporación en la Sentencia C-616 de 1997: “…en
la actualidad el juramento se  estudia y se  trata en ciertos casos
como un medio de prueba, y con este significado se mantiene en la mayor parte
de las legislaciones contemporáneas. Simplemente es un arbitrio que propende a
aumentar la garantía de veracidad en las declaraciones de las partes vinculadas
a las causas judiciales, o, en general, de aquellas declaraciones de los
individuos que los vinculan jurídicamente frente a terceros. Esta garantía se
ve reforzada por las sanciones penales que se derivan para quien falta a la
verdad mediando la referida formalidad. Nuestro sistema procesal expresamente
lo consagra como medio probatorio.”
En lo que respecta a la acreditación del tiempo de servicio prestado
por un trabajador en una entidad a través de una prueba supletoria la Ley 50 de
1886,[20]
establece el procedimiento:
“ARTÍCULO 8o. En el caso de que se pruebe que los archivos donde han
debido reposar las pruebas preestablecidas de los hechos que deben comprobarse
con arreglo a esta ley o al Código Militar, han desaparecido, el interesado
debe recurrir a aquellos documentos que pueden reemplazar los perdidos o hacer
verosímil la existencia de éstos, ocurriendo para ello a las otras oficinas o
archivos donde pueden hallarse estas pruebas. La prueba testimonial no es
admisible sino en caso de falta absoluta bien justificada de prueba[s]
preestablecidas y escritas; dicha prueba testimonial debe llenar, además de las
condiciones generales, las que se especifican en el artículo siguiente. La
prueba supletoria es también admisible cuando se acredite de un modo
satisfactorio que no se pudo establecer oportunamente prueba escrita y las
razones por las cuales esto sucedió.”
En
concordancia con la disposición transcrita, el artículo 264 del Código
Sustantivo del Trabajo dispone la procedencia de la prueba supletoria cuando se
trate de reemplazar la certificación del tiempo laborado, a efectos de obtener
el reconocimiento de la pensión de jubilación.[21]
“Archivos de las empresas. 1. Las empresas obligadas al pago de la
jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de
manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios
devengados.
2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible
probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para
probarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse
ante el juez del trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con
intervención de la empresa respectiva.”
Por virtud de la
Sentencia T-116 de 1997, la Corte Constitucional determinó que cuando una
entidad deba expedir certificaciones de tiempo de servicio y no lo puede hacer
debido a que sus archivos se perdieron o destruyeron, está obligada a
certificar tal circunstancia a través de otros medios de prueba:
“Por consiguiente, en el entendido de que la petente lo que pretende
es reunir las constancias de los requisitos legalmente establecidos para
solicitar se le reconozca y pague el derecho a la pensión de jubilación, se
precisa que tiene abierto el camino para hacer uso de la prueba supletoria, a
fin de promover su obtención bien ante la entidad a la cual corresponda el
reconocimiento prestacional o, en su lugar, por la vía judicial ante la
autoridad competente para demostrar su cumplimiento, con las garantías legales
requeridas; así las cosas, podrá contar con diversos medios de prueba
(testimonios, declaraciones, etc.) que le facilitarán comprobar el tiempo
exacto de servicio prestado a la Secretaría de Educación del Distrito Capital
y, en consecuencia, su [injerencia] en la decisión definitiva”.
Recientemente, en
un caso semejante de pérdida de documentos en materia laboral, esta
Corporación, mediante  la Sentencia T-779 de 2014, concedió valor probatorio a
las declaraciones extrajuicio:
“En ese sentido, en el plenario que se revisa, se encuentra la constancia
de imposibilidad de expedir tal certificación por parte de la Alcaldía del
Municipio de Arboletes. A falta de ésta, se da por cierta la afirmación
extrajuicio del 29 de septiembre de 2014, realizada en la Notaría Única de San
Antero, Córdoba, que se aporta a folio 18 del cuaderno principal de tutela, por
la señora Diva Esperanza Rodríguez Villalba, de 63 años de edad, donde consta
bajo la gravedad del juramento que conoció a la señora María Gil Viera Bravo,
de quien recibió clases entre los años 1960 hasta el año 1962 en la escuela
rural de la vereda de Buenos Aires, jurisdicción del municipio de Arboletes,
Antioquia.”
Ante la
demostración de un medio de prueba que no le correspondía soportar a la
accionante, de una parte, torna evidente que el hecho de que el Hospital
accionado no hubiese manifestado adelantar gestión alguna para reconstruir la
información laboral de la tutelante; distinto a limitarse a revisar sus propios
archivos, se configura el incumplimiento de su deber constitucional de custodiar,
conservar, administrar y certificar la información cuando así lo solicitó la
titular. Y, de otra, no hay ningún elemento que desvirtúe el valor probatorio y
la veracidad del contenido de las declaraciones aportadas por la accionante. Esto,
por cuanto los documentos aportados por la señora Aracelly Villa Rojas no han
sido tachados de falsos y a partir de ellos en aplicación del principio
de la carga dinámica de la prueba, según el cual corresponde probar un hecho
determinado, a quien se encuentre en mejores condiciones para hacerlo, la parte demandada debe desplegar su actividad administrativa en
busca de la reconstrucción del expediente o los documentos extraviados o
destruidos.
La Sala estima,
que al Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas no le está
dado exonerarse de responsabilidad cuando existe un deber de conservación a su
cargo y lo que es más grave sin desplegar ninguna función administrativa para
la reconstrucción de los documentos perdidos. Es precisamente
por esto, que tiene la obligación de hacer todo lo que esté a su alcance a partir
de los elementos sumarios proporcionados por la accionante para reconstruir los
datos perdidos o destruidos, especialmente cuando es razonable que la
información requerida normalmente debe reposar en registros dobles o en otros
archivos de otras dependencias de la entidad o incluso en la pagaduría del municipio
y conforme se expone en la parte considerativa de esta sentencia, de acuerdo
con las normas legales vigentes y la jurisprudencia constitucional, a efectos
de la expedición de los certificados laborales necesarios para adelantar los
trámites de solicitud de pensión de jubilación, es posible probar el tiempo de
servicio y el salario con cualquiera de los medios de prueba permitidos por la
ley.
6.5. En síntesis, se vulnera el derecho
fundamental al habeas data, al debido proceso y al acceso a documentos públicos,
cuando se niega la expedición del certificado laboral requerido para el trámite
de la pensión de vejez, con base en que los documentos que soportan los datos
no reposan en los archivos y sin que se haya adelantado ninguna gestión para
reconstruir la información y el titular de los datos ofrece elementos
probatorios de la misma.
6.6. Todo lo anterior, lleva a la Sala de Revisión a concluir que el
Hospital San Vicente de Paul del Municipio de Caldas (Antioquia), vulneró el
derecho al habeas data, al debido proceso y al acceso a documentos
públicos de la señora Aracelly Villa Rojas, al no iniciar la reconstrucción del
expediente laboral y negarse a expedir el certificado requerido para los
trámites de pension de jubilación, porque incumplió su deber constitucional de
ser diligente en la conservación de sus archivos y la reconstrucción de la información
perdida, trasladándole a la accionante las consecuencias negativas de sus
fallas al imponerle la carga de reconstruir la información que la entidad
estaba obligada a custodiar, conservar y reconstruir.
En consecuencia,
se ordenará al Hospital San Vicente de Paul del municipio de Caldas
(Antioquia), inicie la reconstrucción del expediente laboral de la señora Aracelly
Villa Rojas el cual deberá culminar dentro de los treinta (30) días siguientes
a la notificación de este fallo; de no ser cumplida la orden en el término
previsto, deberá expedir el certificado laboral solicitado por la accionante.
Esto es que, además de la reconstrucción del
expediente, y con el fin de hacer una protección real y efectiva del derecho al
habeas data de la accionante, de no reconstruirse el expediente en el término
de treinta días, la entidad accionada deberá proceder a expedir el certificado
solicitado, en atención los principios de buena fe y de confianza legítima que
garantizan a los asociados aquello que se espera de la gestión administrativa.
En este caso que cuando una persona acude a una entidad pública a solicitar una
certificación laboral esta sea expedida de manera veraz, célere y eficaz.
III.    DECISIÓN
En mérito de los
expuesto, la Sala Octava de Revisión de la Corte Constitucional de la República
de Colombia, administrando justicia en nombre del pueblo y por mandato de la
Constitución Política,
RESUELVE:
PRIMERO.- REVOCAR la sentencia proferida por la Sala Civil del Tribunal
Superior de Bogotá, el 10 de septiembre de 2014, que
confirmó la sentencia proferida por el Juzgado Veintiséis Civil del Circuito de
Bogotá el 28 de julio de 2014 que negó la tutela solicitada por la señora Aracelly
Villa Rojas y, en su lugar, CONCEDER la tutela del derecho al habeas
data, al debido proceso y al acceso a documentos públicos de la señora
Aracelly Villa Rojas.
SEGUNDO.- ORDENAR al Hospital San Vicente de Paul del municipio de Caldas (Antioquia),
que en el término
de cuarenta y ocho (48) horas posteriores a la notificación de la presente
sentencia inicie la reconstrucción del expediente donde reposaba la información
laboral de la señora Aracelly Villa Rojas, adoptando
una decisión definitiva dentro de los treinta (30) días siguientes a la
notificación de este fallo, para lo cual deberá tener en cuenta las
declaraciones extra juicio y demás elementos probatorios aportados por la
accionante. Si la entidad accionada no cumple con lo previsto en el término
señalado, deberá expedir el certificado laboral solicitado, en los formatos
requeridos por Colpensiones para que la accionante inicie el trámite de pensión
de vejez.
TERCERO.- ADVERTIR al Hospital San Vicente de Paul del municipio de Caldas (Antioquia),
que tiene el deber constitucional de implementar mecanismos diligentes y
eficaces para la custodia, administración y conservación de los archivos a su
cargo.
CUARTO.-
LÍBRESE por Secretaría General la comunicación
prevista en el artículo 36 del Decreto 2591 de 1991.
Cópiese,
notifíquese, comuníquese, insértese en la Gaceta de la Corte Constitucional y
cúmplase.
MARTHA VICTORIA SÁCHICA MENDEZ
Magistrada (e)
LUIS ERNESTO VARGAS SILVA
Magistrado
Ausente con excusa
MARÍA VICTORIA CALLE CORREA
Magistrada
ANDRÉS MUTIS VANEGAS
Secretario General (e)
[1]
Folio 71.
[2]
Folios 64-71.
[3]
Folio 58.
[4]
Folios 76-78.
[5]
Folios 77 y 78.
[6]
Folios 3-9.
[7]
Folios 7-8.
[8]
Folio 8.
[9]
Sentencias
T-580/06, T-996A/06,
T-199/07,
T-335/07,
T-764/07,
T-266/08,
T-296/08,
T-812/08,
T-1097/08,
T-152/09,
T-618/09,
T-562/09,,
T-655/09,
T-134A/10,
T-135A/10,
T-196/10,
T-202/10,
T-445/10,
T-500/10,
T-514/10,
T-737/10,
T-930/10,
T-290/11,
T-547/11,
T-717/11,
T-107/12,
T-330A/12,
T-442/12,
T-445/12,
T-447/12,
T-448/12,
T-758/12,
T-436/12,
T-806/12,
T-814/12, T-826/12,
T-888/12,
T-277/13,
T-442/13,
T-544/13,
T-001/14,
T-002/14,
T-003/14,
T-005/14,
T-006/14,
T-037/14,
T-038/14,
T-064/14,
T-065/14,
T-071/14,
SU.074/14,
T-075/14,
T-076/14,
T-077/14,
T-079/14,
T-121/14,
T-127/14, T-148/14,
T-149/14,
T-150/14,
T-151/14,
T-152/14,
T-153/14,
T-154/14,
T-181/14,
T-210/14,
T-212/14,
T-231/14,
T-243/14,
T-244/14,
T-247/14,
T-248/14,
T-249/14,
T-261/14.
[10]
Sentencia C-748 de 2011, entre otras.
[11] “Artículo 15. Todas
las personas tienen derecho a […] conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan  recogido sobre ellas en bancos de datos y en
archivos de entidades públicas y privadas.”
[12] En la sentencia T-167 de 2013 la Corte se refiere a
su consagración a nivel internacional: “El
derecho al acceso a documentos públicos tiene rango constitucional, por la
trascendental importancia que tiene al momento de promover y facilitar el
control por parte de los ciudadanos a las actuaciones del Estado en todas sus
manifestaciones. Dicha protección no solo está dada por el régimen jurídico
nacional, sino que además tiene fuentes en el derecho internacional, que han
sido reseñadas por esta Corporación.”
[13]
Sentencia T-058 de 2013.
[14]
ARTICULO 264. ARCHIVOS DE LAS EMPRESAS.
1. Las empresas obligadas
al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan
establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los
salarios devengados.
2. Cuando los archivos hayan
desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o
el salario, es admisible para aprobarlos cualquiera otra prueba reconocida por
la ley, la que debe producirse ante el juez del Trabajo competente, a solicitud
escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva.
[15]
Sentencias T-116 de 1997, T-875 de 2010 y T-1172 de 2008, entre otras.
[16]
Magistrado Ponente: Jaime Araújo Rentería.
[17]
Ver también en el mismo sentido del deber constitucional de la debida gestión,
administración y mantenimiento de archivos las sentencias T-443/94. Magistrado
Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz. T-214/04. Magistrado Ponente: Eduardo
Montealegre Lynett. T-295/07. Magistrado Ponente: Álvaro Tafur Galvis.
[18]
Artículo 306 Ley 1437 de 2011.
[19]
LEY 1276 DE 2009 “A través de la cual se modifica la Ley 687 del 15 de
agosto de 2001 y se establecen nuevos criterios de atención integral del adulto
mayor en los centros vida”
Artículo 7°. Definiciones. Para
fines de la presente ley, se adoptan las siguientes definiciones:
a). Centro Vida al conjunto
de proyectos, procedimientos, protocolos e infraestructura física, técnica y
administrativa orientada a brindar una atención integral, durante el día, a los
Adultos Mayores, haciendo una contribución que impacte en su calidad de vida y
bienestar;
b). Adulto Mayor. Es
aquella persona que cuenta con sesenta (60) años de edad o más. A criterio de
los especialistas de los centros vida, una persona podrá ser clasificada dentro
de este rango, siendo menor de 60 años y mayor de 55, cuando sus condiciones de
desgaste físico, vital y psicológico así lo determinen; (Negrillas y
subrayas fuera del texto)
c). Atención Integral. Se
entiende como Atención Integral al Adulto Mayor al conjunto de servicios que se
ofrecen al Adulto Mayor, en el Centro Vida, orientados a garantizarle la
satisfacción de sus necesidades de alimentación, salud, interacción social,
deporte, cultura, recreación y actividades productivas, como mínimo;
d). Atención Primaria al
Adulto Mayor. Conjunto de protocolos y servicios que se ofrecen al adulto
mayor, en un Centro Vida, para garantizar la promoción de la salud, la
prevención de las enfermedades y su remisión oportuna a los servicios de salud
para su atención temprana y rehabilitación, cuando sea el caso. El proyecto de
atención primaria hará parte de los servicios que ofrece el Centro Vida, sin
perjuicio de que estas personas puedan tener acceso a los programas de este
tipo que ofrezcan los aseguradores del sistema de salud vigente en Colombia.
e). Geriatría. Especialidad
médica que se encarga del estudio terapéutico, clínico, social y preventivo de
la salud y de la enfermedad de los ancianos.
f).
Gerontólogo. Modificado por el art.1, Ley 1655
de 2013. Profesional de la salud especializado en Geriatría,
en centros debidamente acreditados, de conformidad con las normas vigentes y
que adquieren el conocimiento y las destrezas para el tratamiento de patologías
de los adultos mayores, en el área de su conocimiento básico (medicina,
enfermería, trabajo social, psicología, etc.).
g). Gerontología. Ciencia
interdisciplinaria que estudia el envejecimiento y la vejez teniendo en cuenta
los aspectos biopsicosociales (psicológicos, biológicos, sociales).
Artículo  8°. Modifícase
el artículo 5° de la
Ley 687 de 2001, el cual quedará así: Responsabilidad. El Alcalde municipal o
distrital será el responsable del desarrollo de los programas que se deriven de
la aplicación de los recursos de la estampilla y delegará en la dependencia
afín con el manejo de los mismos, la ejecución de los proyectos que componen
los Centros Vida y creará todos los sistemas de información que permitan un
seguimiento completo a la gestión por estos realizada.
Parágrafo. Los
distritos y municipios podrán suscribir convenios con entidades reconocidas
para el manejo de los Centros Vida; no obstante, estos deberán prever dentro de
su estructura administrativa la unidad encargada de su seguimiento y control
como estrategia de una política pública orientada a mejorar las condiciones de
vida de las personas de tercera edad.
Artículo 9°. Adopción. En
el Acuerdo del Concejo municipal o distrital, en donde se establezca la
creación de la estampilla, se adoptarán las definiciones de Centros Vida,
anteriormente contempladas, estableciendo aquellos servicios que como mínimo,
se garantizarán a la población objetivo, de acuerdo con los recursos a recaudar
y el censo de beneficiarios.
Parágrafo 1°. A
través de una amplia convocatoria, las Alcaldías establecerán la población
beneficiaria, de acuerdo con los parámetros anteriormente establecidos,
conformando la base de datos inicial para la planeación del Centro Vida.
Al Respecto, ver la Sentencia C-503
de 2014 Corte Constitucional.
[20]
“Que fija reglas generales sobre concesión de pensiones y jubilaciones” modificada
por la Ley 49 de 1909.
[21] Ley 100
de 1993. Modificado por el art. 1, Ley 797 de 2003.
ARTÍCULO 11. CAMPO DE APLICACIÓN. El Sistema General de Pensiones, con las
excepciones previstas en el artículo 279 de la presente ley, se aplicará a
todos los habitantes del territorio nacional, conservando adicionalmente todos
los derechos, garantías, prerrogativas, servicios y beneficios adquiridos y
establecidos conforme a disposiciones normativas anteriores para quienes a la
fecha de vigencia de esta ley hayan cumplido los requisitos para acceder a una
pensión o se encuentren pensionados por jubilación, vejez, invalidez,
sustitución o sobrevivientes de los sectores público, oficial, semioficial, en
todos sus órdenes, del Instituto de Seguros Sociales y del sector privado en
general.