T-086-17
Sentencia
T-086/17
PENSION
DE VEJEZ EN EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL-Alcance
La
pensión de vejez es una prestación económica producto del ahorro forzoso que
tiene como objeto mantener las condiciones de vida de quienes han cotizado al
sistema pensional durante todo su recorrido laboral. No comprometer la
estabilidad de los trabajadores es responsabilidad de las entidades encargadas
de la prestación del servicio, cuya funcionalidad debe, entre otras cosas,
facilitar el acceso de los usuarios al ahorro acumulado durante toda su vida
sin desconocer los requisitos legales previstos.
REGIMEN
DE TRABAJADORES DE NOTARIAS
Esta
Corporación en su jurisprudencia ha precisado que en atención al régimen
laboral general, resulta imposible concebir que de la relación entre el notario
y sus empleados no se desprenda un vínculo con la oficina o el establecimiento
donde estos prestan el servicio, en el entendido de que quien es titular de la
notaria contrata a sus empleados no como persona natural, si no como un particular
cobijado por la autoridad para actuar como fedante.
NOTARIA-Régimen
laboral de empleados/NOTARIA-Relaciones laborales entre notario y sus
empleados se guían por el Código Sustantivo del Trabajo, cuando ocurre un
cambio de notario puede configurarse la figura de la sustitución patronal
Esta Corporación infiere que la
normativa ratifica el hecho de que las relaciones laborales entre el notario y
sus empleados se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo y que pesar de la
especialidad del vínculo que existe entre estos, tanto los deberes y derechos
de quienes hacen parte de la relación laboral deben emanar propiamente de la
normativa laboral general.
ADMINISTRACION
DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Obligaciones
generales y específicas de las entidades públicas que custodian los documentos
y la obligación de reconstrucción del expediente
DEBER
CONSTITUCIONAL DE LA DEBIDA GESTION Y ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
DEFECTO
PROCEDIMENTAL POR EXCESO RITUAL MANIFIESTO Y PREVALENCIA DEL DERECHO SUSTANCIAL
PENSION
DE VEJEZ-Orden
a Notaría inicie reconstrucción del expediente laboral del accionante y a
Colpensiones avale las certificaciones existentes para estudio de
reconocimiento de pensión de vejez
Referencia:
Expediente T- 5875685
Acción
de tutela interpuesta por Gustavo Aldana Quintero en contra de la Notaría Sexta
de Bogotá, Superintendencia de Notariado y Registro y Colpensiones.
Magistrado
Ponente:
JORGE IVÁN
PALACIO PALACIO
Bogotá D.C., (15) de febrero de dos mil dieciséis
(2017)
La Sala Sexta de Revisión de tutelas de la Corte
Constitucional, integrada por los Magistrados Alberto Rojas Ríos, Aquiles
Arrieta Gómez (e) y Jorge Iván Palacio Palacio quien la preside, en ejercicio
de sus competencias constitucionales y legales, profiere la presente
SENTENCIA
Dentro del proceso de revisión del fallo dictado por
el Juzgado 63 Civil Municipal de Bogotá, en el trámite de la acción de tutela
interpuesta por Gustavo Aldana Quintero en contra de la Notaria Sexta de
Bogotá.
I. ANTECEDENTES
El señor Gustavo Aldana Quintero de 66 años actuando
por intermedio de apoderada interpuso acción de tutela en contra de la Notaría
Sexta de Bogotá, por cuanto considera que la accionada ha debido reconstruir su
historia laboral por lo que al no hacerlo vulneró sus derechos fundamentales a
la seguridad social y al mínimo vital.
Asimismo presentó acción de tutela por la negativa
por parte de Colpensiones a reconocerle la pensión de vejez bajo el argumento
de que las certificaciones laborales presentadas no se ajustan al formato
requerido por la Administradora de Pensiones para tal fin.
1. Hechos:
1.1.    Asevera
el accionante que trabajó en la Notaría Sexta de Bogotá en el período
comprendido entre el 23 de agosto de 1972 al 12 de febrero de 1990, bajo la
subordinación del notario de la época el señor Miguel Torres Arroyo.
1.2.    Expresa
el demandante que solicitó a Colpensiones el reconocimiento y pagó de su pensión
de vejez, allegando las certificaciones laborales y salariales expedidas en su
momento por el titular de Notaría Sexta de Bogotá.
1.3.    Señala
que Colpensiones no tuvo en cuenta las certificaciones laborales presentadas,
por cuanto han debido ser expedidas en los formatos requeridos por el
Ministerio de Hacienda, según lo establecido en el artículo 3 del Decreto Reglamentario
013 de 2001[1].
1.4.    Manifiesta
el peticionario que el 2 de mayo de 2016 solicitó ante la Notaría Sexta de
Bogotá las certificaciones laborales y salariales en los formatos establecidos
por el Ministerio de Hacienda para solicitar la pensión de vejez ante la
Administradora de Pensiones, anexando para el efecto las certificaciones
laborales y salariales entre 1972 y 1990, expedidas por el notario de la época el
11 de enero de 1982, el 9 de diciembre de 1985 y el 12 de febrero de 1990.
1.5.    Expone
el accionante que solicitó la reconstrucción de la hoja de vida con a la
Notaría Sexta de Bogotá con base en las certificaciones presentadas, ya que
conocía que en su hoja de vida no reposaba esta información.
1.6.    Indica
que la notaria actual le manifestó que al momento de recibir el cargo no le
fueron entregadas las hojas de vida de los trabajadores que estuvieron al
servicio del señor Miguel Torres Arroyo cuando ejercía como Notario Sexto de
Bogotá.
1.7.    Solicita
entonces que le sea reconstruida su hoja de vida relacionando el tiempo
trabajado en la Notaria Sexta de Bogotá.
2. Trámite procesal
El 28 de julio de 2016 el Juzgado 63 Civil Municipal
de Bogotá avocó la acción de tutela y vinculó tanto al liquidador y/o
representante legal de Colpensiones, así como a la Superintendencia de
Notariado y Registro para que ejercieran su derecho de contradicción.
3. Contestación de la Notaría Sexta del
Circuito de Bogotá.
Explicó la notaria que al asumir el cargo[2], en el
acta de entrega en la que participó la Superintendencia de Notariado y Registro,
no le fueron entregadas las hojas de vida de los empleados que trabajaron con
el entonces notario señor Miguel Torres Arroyo.
Precisa que únicamente recibió las hojas de vida de
los empleados que laboraron con la señora Olga Duque Ospina y con el señor Juan
Manuel Botero y precisa que la hoja de vida del señor Gustavo Aldana Villareal
no se encuentra en los archivos de la notaria, ni le fue entregada en su
momento, como se desprende del acta de entrega del 29 de octubre de 2008.
4. Decisiones objeto de revisión
4.1 Primera instancia
Mediante fallo del 1° de julio de 2016, el Juzgado
63 Civil Municipal de Bogotá denegó el amparo constitucional de los derechos
fundamentales del accionante. Lo anterior al considerar que la notaria
respondió a la petición elevada por el accionante, conforme a la realidad de
los hechos, esto es la inexistencia de los soportes documentales para expedir
la certificación requerida.
Indicó que Colpensiones negó el reconocimiento de la
pensión de vejez al demandante antes de que se presentará el derecho de
petición, sin conocer si la actuación administrativa fue controvertida y sin
determinar si en la resolución expedida por la Administradora de Pensiones se
estaban exigiendo certificaciones adicionales a las valoradas inicialmente.
4.2 Impugnación
Mediante escrito del 22 de agosto de 2016, el
accionante presenta escrito de impugnación bajo el argumento de en el cual
manifiesta que el hecho de que la Notaría Sexta no atienda las certificaciones
expedidas en su momento y que en consecuencia no le expida la constancia
laboral en los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, le está ocasionando un perjuicio irremediable toda vez que lo priva de
la posibilidad de reclamar y obtener su derecho pensional.
4.3. Segunda Instancia
El Juzgado 12 Civil del Circuito de Bogotá en
sentencia proferida el 26 de septiembre de 2016, confirmó el fallo de primera
instancia al considerar que la acción de tutela resulta improcedente bajo el
argumento de que el accionante cuenta con otro mecanismo defensa.
5. Pruebas
Entre las pruebas aportadas en el trámite de la
acción de tutela esta Sala destaca las siguientes:
- Copia de la solicitud de reconstrucción de la hoja
de vida presentada por el accionante ante la Notaria Sexta de Bogotá el 2 de
mayo de 2016.[3]
- Copia de la respuesta de la Notaria Sexta de
Bogotá, donde manifiesta que quien hace sus veces de notaría en la actualidad
no recibió las hojas de vida de las personas que trabajaron con el señor Miguel
Torres Arroyo.[4]
- Copia de la constancia salarial expedida por
Miguel Torres Arroyo el 6 de agosto de 1970.
- Copia de la Resolución 035 del 20 de agosto de 1981
mediante la cual el notario de la época le concede vacaciones al accionante
entre el 21 de agosto y el 7 de septiembre de 1981.[5]
- Copia de las certificaciones de salarios expedida
por el señor Miguel Torres Arroyo Notario Sexto de Bogotá, fechada el 30 de
enero de 1986.[6]
- Copia de las certificaciones de ingresos y
retenciones de los años gravables 1986, 1987 y 1989.
- Copia de la certificación salarial expedida por el
Notario Sexto de Bogotá precisando el salario mensual del accionante, del 2 de
febrero de 1990
- Copia de la concesión de vacaciones al demandante
en 1988 y 1989, expedidas por Miguel Torres Arroyo.[7]
- Copia de la certificación expedida por la Superintendencia
de Notariado y Registro relacionada con el ejercicio del cargo de notario del
señor Miguel Torres Arroyo.
- Copia de la Resolución GNR 124513 del 29 de abril
de 2015 mediante la cual Colpensiones niega el reconocimiento y pago de la
pensión del accionante porque al momento de la solicitud contaba con apenas 383
semanas cotizadas.[8]
- Copia de la Resolución GNR 268417 del 1 de
septiembre de 2015 mediante la cual Colpensiones niega el reconocimiento y pago
de la pensión del accionante por no contar con las semanas requeridas para al
año 2015, esto es un total de 1300 semanas.[9]
- Copia de la Resolución VPB 76574 del 30 de
diciembre de 2015, mediante la cual Colpensiones confirma a Resolución GNR
124513[10]
- Copia de la Resolución GNR 63266 del 26 de febrero
de 2016 mediante la cual Colpensiones niega el reconocimiento y pago de la
pensión del accionante por no allegar la información de los tiempos cotizados
entre el 23 de agosto de 1972 al 12 de febrero de 1990 desempeñados en la
Notaría Sexta de Bogotá, entre el 4 de febrero de 1998 al 5 de julio de 1999,
entre el 5 de julio de 1999 y entre el 10 de noviembre de 2008 al 11 de septiembre
de 2013 cotizados a Cajanal [11]en
los formatos implementados por el Ministerio del Trabajo junto con el
Ministerio de Hacienda  en la circular núm. 13 del 10 de abril de 2007.
Asimismo señaló la Administradora de Pensiones que
si bien el peticionario cumple con la edad requerida para acceder a la pensión
de vejez, no cuenta con las 750 semanas cotizadas al 31 de julio de 2010, ya
que según los registros verificados solo contaba con 197 semanas a la fecha en
la que termina el régimen de transición, según lo dispuesto en el Acto
Legislativo 01 de 2005
II. CONSIDERACIONES DE LA CORTE
CONSTITUCIONAL.
1. Competencia.
Esta Sala es competente para analizar el fallo
materia de revisión, de conformidad con lo establecido en los artículos 86 y
241-9 de la Constitución Política, y 31 a 36 del Decreto Estatutario 2591 de
1991.
2. Planteamiento del problema jurídico.
- Con base en los hechos descritos corresponde a
esta Sala de Revisión dar solución a los siguientes problemas jurídicos.
2.1 2 (i) ¿Vulneró Colpensiones los derechos
fundamentales a la seguridad social y al mínimo vital del señor Gustavo Aldana
Villarreal, por la negativa al reconocimiento de su pensión de vejez, bajo el
argumento de que las certificaciones laborales expedidas no se ajustan al
formato determinado por el Ministerio de Hacienda para solicitar la prestación?
(ii) ¿Vulneró la Notaria Sexta de Bogotá los
derechos a la seguridad social y al mínimo vital del accionante al no
reconstruir el expediente laboral del accionante bajo el argumento de no tener
los soportes necesarios para cumplir con dicho procedimiento?
Para resolver los problemas jurídicos planteados la
Corte analizará los siguientes tópicos: (i) derecho a la seguridad social en pensiones.
Alcance de la pensión de vejez;(ii) el régimen de los trabajadores de las
Notarías; (iii) el defecto procedimental por exceso ritual manifiesto (iv) la
custodia, guarda y reconstrucción de documentos en cabeza de las entidades
públicas, para así entrar a resolver el caso concreto.
3. Derecho a la seguridad
social. Alcance de la pensión de vejez.
3.1. La Carta Política en el artículo 48
reconoce la relevancia constitucional de la Seguridad Social al considerarla
como un servicio público que se prestará por parte del Estado y de los
particulares para todos y cada uno de los habitantes del territorio y como un
derecho irrenunciable, su carácter universal se ve reforzado cuando quien pretende
acceder a la prestación es un sujeto de especial protección constitucional en
atención los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.
3.2. La ley 100 de 1993 en el artículo 33, señaló
que en lo que a la pensión de vejez respecta se obtendrá siempre y cuando:
“ARTÍCULO
33. REQUISITOS PARA OBTENER LA PENSIÓN DE VEJEZ. <Artículo modificado por el
artículo 9 de la Ley 797 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> Para
tener el derecho a la Pensión de Vejez, el afiliado deberá reunir las
siguientes condiciones:
1. Haber
cumplido cincuenta y cinco (55) años de edad si es mujer o sesenta (60) años si
es hombre.
A partir
del 1o. de enero del año 2014 la edad se incrementará a cincuenta y siete (57)
años de edad para la mujer, y sesenta y dos (62) años para el hombre.
2. Haber
cotizado un mínimo de mil (1000) semanas en cualquier tiempo.
A partir
del 1o. de enero del año 2005 el número de semanas se incrementará en 50 y a
partir del 1o.de enero de 2006 se incrementará en 25 cada año hasta llegar a
1.300 semanas en el año 2015.
PARÁGRAFO
1o. Para efectos del cómputo de las semanas a que se refiere el presente
artículo, se tendrá en cuenta:
a) El
número de semanas cotizadas en cualquiera de los dos regímenes del sistema
general de pensiones;
b) El
tiempo de servicio como servidores públicos remunerados, incluyendo los tiempos
servidos en regímenes exceptuados;
c) El
tiempo de servicio como trabajadores vinculados con empleadores que antes de la
vigencia de la Ley 100 de 1993 tenían a su cargo el reconocimiento y pago de la
pensión, siempre y cuando la vinculación laboral se encontrara vigente o se
haya iniciado con posterioridad a la vigencia de la Ley 100 de 1993.
d) El
tiempo de servicios como trabajadores vinculados con aquellos empleadores que
por omisión no hubieren afiliado al trabajador.
e) El
número de semanas cotizadas a cajas previsionales del sector privado que antes
de la Ley 100 de 1993 tuviesen a su cargo el reconocimiento y pago de la
pensión.
En los
casos previstos en los literales b), c), d) y e), el cómputo será procedente
siempre y cuando el empleador o la caja, según el caso, trasladen, con base en
el cálculo actuarial, la suma correspondiente del trabajador que se afilie, a
satisfacción de la entidad administradora, el cual estará representado por un
bono o título pensional.
Los
fondos encargados reconocerán la pensión en un tiempo no superior a cuatro (4)
meses después de radicada la solicitud por el peticionario, con la
correspondiente documentación que acredite su derecho. Los Fondos no podrán
aducir que las diferentes cajas no les han expedido el bono pensional o la
cuota parte.”
3.3. Ahora bien, con base en la
jurisprudencia de esta Corte, la pensión de vejez es una prestación económica
producto del ahorro forzoso que tiene como objeto mantener las condiciones de
vida de quienes han cotizado al sistema pensional durante todo su recorrido
laboral. No comprometer la estabilidad de los trabajadores es responsabilidad
de las entidades encargadas de la prestación del servicio, cuya funcionalidad
debe, entre otras cosas, facilitar el acceso de los usuarios al ahorro
acumulado durante toda su vida sin desconocer los requisitos legales previstos,
tal y como quedó consignado en la sentencia C-107 de 2002.
“En la actualidad la pensión de vejez se define como “un salario
diferido del trabajador, fruto de su ahorro forzoso durante toda una vida de
trabajo -20 años -, es decir, que el pago de una pensión no es una dádiva
súbita de la Nación, sino el simple reintegro que del ahorro constante durante
largos años, es debido al trabajador”.
3.4. Al ser los derechos pensionales parte de la
Seguridad Social, estos resultan fundamentales al momento de garantizar los
preceptos constitucionales de dignidad humana y mínimo vital.
3.5. Esta Corte se ha ocupado de establecer el vínculo
entre las prestaciones sociales como la pensión de vejez y los principios
fundamentales como la dignidad humana En sentencia T-882 de 2002 reseñó los
tres ámbitos generales de procedencia del principio de dignidad humana y explicó
su alcance en los siguientes términos:
“La Sala
concluye que el referente concreto de la dignidad humana está vinculado con
tres ámbitos exclusivos de la persona natural: la autonomía individual
(materializada en la posibilidad de elegir un proyecto de vida y de
determinarse según esa elección), unas condiciones de vida cualificadas
(referidas a las circunstancias materiales necesarias para desarrollar el
proyecto de vida) y la intangibilidad del cuerpo y del espíritu (entendida como
integridad física y espiritual, presupuesto para la realización del proyecto de
vida). Estos tres ámbitos de protección integran, entendidos en su conjunto, el
objeto protegido por las normas constitucionales desarrolladas a partir de los
enunciados normativos sobre “dignidad”. Considera la Corte que ampliar el contenido
de la dignidad humana, con tal de pasar de una concepción naturalista o
esencialista de la misma en el sentido de estar referida a ciertas condiciones
intrínsecas del ser humano, a una concepción normativista o funcionalista en el
sentido de completar los contenidos de aquella, con los propios de la dimensión
social de la persona humana, resulta de especial importancia, al menos por tres
razones: primero, porque permite racionalizar el manejo normativo de la
dignidad humana, segundo, porque lo presenta más armónico con el contenido
axiológico de la Constitución de 1991, y tercero, porque abre la  posibilidad
de concretar con mayor claridad los mandatos de la Constitución. Los ámbitos de
protección de la dignidad humana, deberán apreciarse no como contenidos
abstractos de un referente natural, sino como contenidos concretos, en relación
con las circunstancias en las cuales el ser humano se desarrolla ordinariamente”
[12]
3.7. En concordancia con este principio, la
intención constitucional debe estudiarse con base a situaciones concretas
propias de las eventualidades a las que está sometido el ser humano a diario.
En ese mismo sentido, la Corte estableció los
criterios de evaluación del derecho al mínimo vital tal y como está consignado
en la sentencia T - 639 de 2016, donde recalcó que:
“Y es
que, como igualmente lo ha definido la jurisprudencia, el derecho al mínimo
vital se evalúa a partir de una dimensión cualitativa y no cuantitativa, de
manera que su posible violación se mide conforme con las condiciones personales
de cada trabajador y el nivel de vida adquirido por éste. El concepto de un
mínimo de condiciones de vida –verbi gratia: alimentación, educación, salud,
vestido y recreación -, entonces, “no va ligado sólo con una valoración
numérica de las necesidades biológicas mínimas por satisfacer para subsistir,
sino con la apreciación material del valor de su trabajo, de las circunstancias
propias de cada individuo, y del respeto por sus particulares condiciones de vida”[13]
3.9. En efecto, el carácter prestacional de la
Seguridad Social debe estar acompañado de la aplicación de los preceptos
constitucionales de dignidad humana y mínimo vital, dado que en razón del pago
de esta, podrán ampararse los principios mencionados.
4. Régimen de los trabajadores de las
Notarías.
4.1. La función notarial al ser considerada
como una función pública es trascendental al momento de asegurar el buen
funcionamiento del estado al prestar un servicio necesario para que los
ciudadanos puedan cumplir sus objetivos y desarrollar sus proyectos de vida, al
cumplirse de conformidad con las disposiciones estatales emana de estas una
responsabilidad como instituciones del Estado que debe verse reflejada en todas
y cada de sus actuaciones. No obstante, es debido precisar que este es un
servicio prestado por particulares bajo la figura de la descentralización por
colaboración.
La Corte mediante en la sentencia C - 909 de 2007
precisó los lineamientos que respaldan el mencionado principio de la siguiente
forma:
“En la
descentralización por colaboración, un determinado tipo de entidad privada,
nacida de la libre iniciativa de los particulares, y que inicialmente se
constituye para cumplir propósitos que sólo interesan a éstos, en razón del
conocimiento y la experiencia por ella acumulados, es investida por ley de
determinadas funciones públicas, bajo la consideración de que su cumplimiento
resulta más eficiente en cabeza suya que en cabeza de una entidad estatal. En
cada caso de asignación de tales funciones, la misma ley regula de manera
cuidadosa todos los aspectos relacionados con el carácter público de la función
encomendada.”,
Con la intención de precisar las singularidades del
servicio notarial esta Corporación en la sentencia C - 1212 de 2001 señaló:
“Las
principales notas distintivas del servicio notarial, tal como se expuso en
sentencia, son: (i) es un servicio público, (ii) de carácter testimonial, iii)
que apareja el ejercicio de una función pública, (iv) a cargo normalmente de
los particulares en desarrollo del principio de descentralización por
colaboración y (v) a los cuales se les otorga la condición de autoridades”
La normativa dispuesta para regular lo que tiene
que ver con los cargos de la notarias se encuentra formalizada en la Ley 29 de
1973 que en su artículo 118 señala:
“Bajo su
responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz
funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la
selección de los empleados. Velará por su capacitación y por el buen desempeño
de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos les
señalan las normas legales”
De la precitada norma se puede inferir que el
notario tiene bajo su responsabilidad garantizar todas las prestaciones a las
que tengan derecho los empleados a su cargo, en atención con la normativa legal
vigente. Sobre este aspecto los artículos 3, 4 y 5 de la mencionada ley
disponen:
“Artículo
3. Los Notarios crearán bajo su responsabilidad, los empleos que requiera el
eficaz funcionamiento de las oficinas a su cargo, y enviarán a la Superintendencia
copia de las providencias que dicten en ese sentido.
Artículo
4. El pago de las asignaciones de los empleados subalternos de los Notarios,
así como la dotación y sostenimiento de las respectivas oficinas, se hará por
tales funcionarios de los recursos que perciban de los usuarios por concepto de
los derechos notariales que autoriza la ley.
Artículo
5. La Superintendencia de Notariado y Registro, con aprobación del Gobierno
Nacional y oído el Colegio de Notarios fijará la remuneración de los empleados
subalternos de las Notarías cuyo trabajo se pague a destajo, por cada hoja de
papel sellado que elabore. Dicha remuneración se modificará cuando las
condiciones socio económicos así lo aconsejen.”
4.2. En esa medida, podemos resolver que la relación
laboral entre el notario y sus empleados debe desenvolverse con base en la
autonomía y la independencia que tiene el titular para conformar su despacho,
pero sin desconocer lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo, motivo
por el cual la Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Instrucción
Administrativa No. 3 de 2008, en la cual regula lo relacionado con las
obligaciones laborales del notario saliente, para tales efectos dispuso:
“Del
notario. Debe tener al día los aportes tanto a la EPS —salud— como al sistema
de pensiones al que se encuentre afiliado (L. 100/93, art. 153, num. 2).
Obligaciones
laborales. Tales como contratos de trabajo, pago de salarios, cesantías,
afiliación y pagos periódicos al sistema de seguridad social en salud, primas,
afiliación a caja de compensación familiar, afiliación al sistema de pensiones,
entrega de dotaciones (L. 29/73, art. 118 del D.R. 2148/83; I.A. 01-39/2001; L.
100/93, L. 712 de 201 (sic), arts. 153; nums. 2º, 186, 305 del CST, entre
otras).
Teniendo
en cuenta que los empleados de las notarías son particulares y los notarios sus
empleadores, quienes los contratan bajo su responsabilidad, tienen la
obligación de pagarles sus salarios, de afiliarlos al sistema de seguridad
social y pagar los aportes patronales, afiliarlos a una caja de compensación
familiar y demás prestaciones que consagra la ley laboral, contenido
básicamente en el Código Sustantivo del Trabajo las cuales, es preciso
reiterar, deben encontrarse al día al momento de la posesión del nuevo titular
de la notaría.”
4.3. En suma, los presupuestos normativos expuestos
anteriormente son precisos en ratificar el libre albedrio que tiene el notario
frente a la asignación y manejo de sus empleados, pero a su vez es enfático al
momento de determinar cómo y bajo qué preceptos se acompañará la relación
laboral existente entre las partes.
4.4. Esta Corporación en su jurisprudencia ha
precisado que en atención al régimen laboral general, resulta imposible
concebir que de la relación entre el notario y sus empleados no se desprenda un
vínculo con la oficina o el establecimiento donde estos prestan el servicio, en
el entendido de que quien es titular de la notaria contrata a sus empleados no
como persona natural, si no como un particular cobijado por la autoridad para
actuar como fedante.[14]
En esta dirección esta Corte ha sido enfática en
señalar que los empleados contratados por el notario no están a su servicio
personal, sino al servicio de la persona jurídica. Para tales efectos la
sentencia T - 927 de 2010 señaló:
“Como
estos empleados son contratados por quien es titular de la notaría, pero para
el servicio de la persona jurídica y no para su servicio personal, nada impide que
cuando ocurre un cambio de notario sobrevenga en la notaría una sustitución
patronal. Según el Código Sustantivo del Trabajo, se entiende por sustitución
patronal un “cambio de un empleador por otro, por cualquier causa, siempre que
subsista la identidad del establecimiento, es decir, en cuanto éste no sufra variaciones
esenciales en el giro de sus actividades o negocios”, y su sola ocurrencia “no
extingue, suspende ni modifica los contratos de trabajo existentes”. Conforme a
esta normatividad, el antiguo o el nuevo empleador puede acordar con los
empleados el pago definitivo de las cesantías y las prestaciones sociales, sin
que pueda entenderse que hubo una terminación del antiguo contrato de trabajo.”
Quiere decir esto que a pesar de que los empleados
son contratados por quien es titular de la persona jurídica, nada impide que
cuando ocurre un cambio de notario sobrevenga en la notaría una sustitución
patronal.
La procedente comprensión encuentra fundamento en la
Instrucción Administrativa 3 de 2008[15],
reseñada por la Superintendencia de Notariado y Registro, enuncia respecto de
las obligaciones laborales del notario saliente:
“Del
notario. Debe tener al día los aportes tanto a la EPS —salud— como al sistema
de pensiones al que se encuentre afiliado (L. 100/93, art. 153, num. 2).
Obligaciones
laborales. Tales como contratos de trabajo, pago de salarios, cesantías,
afiliación y pagos periódicos al sistema de seguridad social en salud, primas,
afiliación a caja de compensación familiar, afiliación al sistema de pensiones,
entrega de dotaciones (L. 29/73, art. 118 del D.R. 2148/83; I.A. 01-39/2001; L.
100/93, L. 712 de 201 (sic), arts. 153; nums. 2º, 186, 305 del CST, entre
otras).
Teniendo
en cuenta que los empleados de las notarías son particulares y los notarios sus
empleadores, quienes los contratan bajo su responsabilidad, tienen la
obligación de pagarles sus salarios, de afiliarlos al sistema de seguridad
social y pagar los aportes patronales, afiliarlos a una caja de compensación
familiar y demás prestaciones que consagra la ley laboral, contenido
básicamente en el Código Sustantivo del Trabajo las cuales, es preciso
reiterar, deben encontrarse al día al momento de la posesión del nuevo titular
de la notaría.
En
cuanto a las causales de terminación del contrato de trabajo por justa causa o
la indemnización de perjuicios por despido injusto, el pago de las cesantías y
sus intereses, salarios y prestaciones sociales, el fenómeno de la sustitución
patronal, le recuerdo que las mismas se encuentran taxativamente señaladas en el
Código Sustantivo del Trabajo”
Y en lo que respecta a las obligaciones del notario
entrante de dicha instrucción se desprende que:
“De conformidad
con la Ley 29 de 1973 y el Decreto Reglamentario 2148 de 1983, el notario bajo
su responsabilidad podrá crear los empleos que requiere el eficaz
funcionamiento de la oficina a su cargo. Se impone la obligación de pagarles un
salario, de afiliarlos al sistema de seguridad social y pagar los aportes
patronales, afiliarlos a una caja de compensación familiar y demás prestaciones
que la ley laboral consagra.
En
cuanto a la estabilidad de los empleados, es preciso advertir que la misma se
rige por el Código Sustantivo del Trabajo”.
Como acaba de señalarse, esta Corporación infiere
que la precitada normativa ratifica el hecho de que las relaciones laborales
entre el notario y sus empleados se rigen por el Código Sustantivo del Trabajo
y que pesar de la especialidad del vínculo que existe entre estos, tanto los
deberes y derechos de quienes hacen parte de la relación laboral deben emanar
propiamente de la normativa laboral general.
5. Custodia, guarda y reconstrucción
de documentos en cabeza de las entidades públicas.
La información al ser un objeto
constitucionalmente protegido, distintas normas constitucionales están dirigidas
a definir los mecanismos de protección de datos o información. De manera
genérica, la Constitución garantiza el derecho al acceso y a la difusión de la
información en el artículo 20 donde establece la garantía a toda persona para
“informar y recibir información veraz e imparcial”[16]
Al analizar propiamente la guarda de
archivos por parte las entidades públicas, es debido precisar que estas deben
desarrollarse en el marco de los principios de celeridad, eficacia,
imparcialidad y publicidad como criterios orientadores de la función
administrativa.
Esta actuación administrativa puede
iniciarse mediante petición elevada por el ciudadano que así lo requiera,
quiere decir esto que quien solicita la expedición de un documento, a su vez
exhorta a que se adelanten las diligencias para su ubicación, y de ser
necesarias, las que requieran su reconstrucción. En esta dirección la sentencia
T – 918 de 2011 indicó.
“Al referirnos específicamente a los casos de guarda y archivo de
los documentos que reposan en las entidades públicas, esta Corporación ha
considerado que la necesidad de suministrar la información, supone su búsqueda
la cual, en algunos casos, solo se puede realizar en los sistemas de
almacenamiento de datos normalmente utilizados, los cuales deben ser
clasificados y organizados de manera que resulte posible la localización y se
garantice el acceso a los mismos.”.
De acuerdo a lo anterior, podemos
concluir que la información tanto personal como socialmente relevante, no se
conserva por su propia naturaleza, sino que es indispensable almacenarla. En esa
medida, resulta fundamental asegurar la guarda de los soportes en los cuales se
almacena la información. Para tales efectos la precitada determinó que “la
protección de los archivos y las bases de datos tienen un real interés social.”
Conforme con tal línea de orientación esta
Corporación en la sentencia T- 227 de 2003 se pronunció frente al correcto
manejo y gestión del archivo en la cual indicó que si bien este no era un
derecho fundamental, si tenía un carácter legal que era de obligatorio
cumplimiento. Asimismo, señaló que el manejo de los datos es fundamental e indicó
que frente a los documentos y soportes existen mecanismos procesales que
permiten su reconstrucción. En este sentido la sentencia T-227 de 2003
manifestó:
“Como se
indicó, existe un interés social en la correcta gestión y administración de
archivos (con información socialmente relevante, claro está) y bases de datos,
tal gestión no está, prima facie, dirigida a salvaguardar las posibilidades –de
definir un proyecto de vida y participar activamente en la sociedad- que
determinan, por su relación con la dignidad humana, el carácter fundamental de
un derecho. El hecho de que la protección del dato o la información –que, como
se vio, es fundamental- no implica que la protección de los soportes lo sea. Lo
anterior, por cuanto existe la posibilidad de reconstruir el dato si su soporte
desaparece. No en vano, el sistema procesal colombiano ha previsto la
existencia de mecanismos para la reconstrucción de expedientes, por ejemplo.”
4.5. Así las cosas, esta Corte en repetidas
ocasiones ha sopesado el deber de las entidades frente al  correcto manejo,
guardia y custodia de los archivos que estén a su cargo, aclarando que ante la
imposibilidad de acceder a los soportes, se deberá acudir al Código Procesal
Civil o en su defecto al Código General del Proceso[17] para
su reconstrucción cuando esta sea posible.
6. El defecto procedimental por exceso
ritual manifiesto.
6.1. En el artículo 228 de la Constitución[18] se
encuentra establecido el principio de la prevalencia del derecho sustancial
sobre las formas, lo anterior reseñado de la siguiente manera: “las formas no
deben convertirse en un obstáculo para la efectividad del derecho sustancial,
sino que deben propender por su realización. Es decir, que las normas
procesales son un medio para lograr la efectividad de los derechos subjetivos y
no fines en sí mismas”[19]
La aplicación de este principio resulta de
obligatoria implementación en el marco de todas y cada una de las actuaciones y
determinaciones de la Administración, las cuales deben acoplarse al
ordenamiento jurídico y a la jurisprudencia constitucional, que han señalado
que en atención a las condiciones particulares de cada caso ajustaran la
aplicación del modelo de justicia material.[20]
Esta Corte ha precisado que el defecto procedimental
puede estructurarse por exceso ritual manifiesto al momento en el que “(...) un
funcionario utiliza o concibe los procedimientos como un obstáculo para la
eficacia del derecho sustancial y por esta vía, sus actuaciones devienen en una
denegación de justicia.”[21]
En esa medida, el funcionario incurre en un defecto
procedimental por exceso ritual manifiesto cuando (i) no tiene presente que el
derecho procesal es un medio para la realización efectiva de los derechos de
los ciudadanos (ii) renuncia conscientemente a la verdad jurídica objetiva pese
a los hechos probados en el caso concreto, (iii) por la aplicación en exceso
rigurosa del derecho procesal, (iv) pese a que dicha actuación devenga en el
desconocimiento de derechos fundamentales”.[22]
En esta dirección ha señalado la Corte en reiteradas
ocasiones que determinadas formalidades no podrán desconocer los derechos
fundamentales de las personas, a título de ejemplo encontramos los siguientes
casos:
(i) En su momento le correspondió a esta Corporación
“analizar la posible vulneración de los derechos fundamentales al debido
proceso y acceso a la administración Juzgado Administrativo del Circuito de
Villavicencio y del Tribunal Administrativo del Meta cuando a pesar de
reconocer una falla en el servicio en una operación militar, negaron las
pretensiones de la demanda por supuestamente no estar debidamente probado el
parentesco entre la victima a la y los peticionarios por allegar de manera
tardía el registro civil del fallecido.
. Para efectos de resolver el caso la
Corte consideró que “los accionantes satisficieron su carga principal de
demostrar que el fallecimiento de su familiar obedeció a una falla en el
servicio por las irregularidades presentadas en el planteamiento y ejecución de
la operación militar, acreditando el daño causado por la acción inadecuada de
varios agentes del Estado”
Con ese criterio, este Tribunal
determinó que al no hacer uso de sus facultades probatorias de oficio y frente
a la omisión de decretar las pruebas necesarias se configuro un total
desconocimiento de la justicia materia por parte de las autoridades judiciales.[23]
(ii) En la sentencia T-213 de 2012 la Corte analizó
una acción de tutela que cuestionaba el actuar de un juez  frente a la
valoración de determinadas pruebas señaló que si al “Tribunal le asistían
serias dudas sobre la autenticidad del documento de fecha 6 de junio de 2001,
bien porque no le fue aportado el original del mismo o bien porque en el
interrogatorio de parte que rindió la representante legal de sociedad
ejecutada, ésta manifestó que desconocía tal documento porque no correspondía a
su firma, debió acudir a su facultad oficiosa en procura de lograr la verdad de
los hechos mediante el mayor recaudo de información tendiente a esclarecer el
panorama.”
En esta dirección precisó la Sala que a pesar de que
el Tribunal decreto una prueba de oficio solicitando el documento original
olvidó que este no estaba en manos de la sociedad sino en el expediente penal,
situación que imposibilitaba dar cumplimiento al mandato del juez.
Acto seguido, esta Corte le indico al juez que
conforme la normativa legal vigente el Tribunal tenia diferentes posibilidades probatorias,
como las siguientes:
(i) solicitar
a la Fiscalía General del Nación que la prueba documental practicada
válidamente dentro del proceso penal y que corresponde al original de la
comunicación de fecha 6 de junio de 2001, fuese trasladada en copia auténtica
para ser apreciadas en el proceso ejecutivo mixto, cumpliendo con los
requisitos que establece el artículo 185 del CPC;
(ii)
decretar una inspección judicial con exhibición de documentos sobre el
expediente penal 81.666, con el fin de verificar la existencia del documento
original de fecha 6 de junio de 2001; ello dentro de los parámetros que
establecen los artículos 247 y 283 del CPC;
(iii)
solicitar formalmente a la parte ejecutante que conforme las reglas del
artículo 177 del CPC, procediera a solicitar el desglose del documento original
que militaba en el proceso penal, para que fuese arrimado al expediente del
trámite ejecutivo mixto; y, (iv) decretar el cotejo pericial de la copia y de
su firma con el documento original.
6.2. En consecuencia, tanto el actuar de los entes
administrativos como de las autoridades judiciales debe enfocarse
principalmente en preservar los derechos fundamentales de los accionantes y no
en imponer barreras que coarten la obtención del mismo.
7. Caso concreto.
7.1. Presentación del caso.
El señor Gustavo Villarreal Aldana presentó acción
de tutela contra la Notaria Sexta de Bogotá por considerar que vulneraron sus
derechos fundamentales a la  a la seguridad social y al mínimo vital, al
negarle Colpensiones el reconocimiento de la pensión de vejez con fundamento en
artículo 3[24]
del Decreto Reglamentario 013 de 2001[25].
Argumentó la Administradora de Pensiones que el peticionario no aportó en
debida forma los medios probatorios, o sea el formato para el ingreso de las
semanas cotizadas a otras cajas, según lo dispuesto en la precitada norma.
- Procedencia de la acción
de tutela.
7.2. (i) Relevancia constitucional de
las cuestiones discutidas. Como se observa en el expediente, el accionante
considera que la resolución del 26 de febrero de 2016 y anteriores[26]
expedidas por Colpensiones, esto es, la negativa de reconocer su pensión de vejez
vulnera sus derechos a la seguridad social, y al mínimo vital por lo que es
relevante constitucionalmente.
(ii) Debe anotarse que el accionante
cuenta con 66 años de edad y además desde hace dos años ha presentado cuatro
solicitudes las cuales han sido denegadas por Colpensiones sin presentar un
criterio unificado que fundamente la negación de prestación.
Es debido precisar que esta Corporación
ha sido menos rigurosa al momento de determinar la procedencia del mecanismo
constitucional ante de la presencia de sujetos de especial protección
constitucional cuando se esté en juego la subsistencia del mismo. En el caso
que nos ocupa al no poder el demandante acceder a su pensión de vejez por circunstancias
ajenas a su ámbito personal, se compromete tanto su estabilidad como la de quienes
dependen de él.
Así mismo el accionante ha adjuntando las
certificaciones laborales y salariales  y toda la documentación requerida por
la Administradora de Pensiones expedidas en su momento por quien era su
empleador, las cuales no han sido atendidas por la Administradora de Pensiones.
En esta medida, la tutela se constituye en el medio de defensa judicial más
idóneo para hacer efectiva la protección de los derechos fundamentales del
accionante.
(iii) Principio de inmediatez. Sobre
este requisito ha mencionado la Corte que si bien el Decreto Estatutario 2591
de 1991 señala que la acción de tutela puede ser interpuesta en cualquier
tiempo, teniendo en cuenta que la misma pretende dar protección inmediata ante
la vulneración o amenaza de los derechos, debe ser presentada en un tiempo
razonable, contado desde que acaecieron los hechos causantes de la trasgresión
o desde que la persona sienta amenazados sus derechos. La razonabilidad del
plazo está determinada por la finalidad de la tutela, que debe ser ponderada en
cada caso concreto.
Al respecto, este Tribunal ha sostenido
que en cada asunto se debe verificar “si la tutela es presentada cuando aún es
vigente la vulneración, lo que se presume cuando la acción es promovida dentro
de un término razonable, prudencial y cercano a la ocurrencia de los hechos que
se consideran violatorios de derechos fundamentales. En consecuencia, ante la
injustificada demora en la interposición de la acción, se vuelve improcedente el
mecanismo extraordinario”.[27]
Sin embargo, esta Corte refirió en
Sentencia T- 273 de 2015 la inaplicación excepcional de este requisito en
materia pensional en los siguientes términos:
“Por otra parte, y si en gracia de discusión se considerara un
término excesivo para la interposición del amparo tutela, debe tenerse en
cuenta que de conformidad con la jurisprudencia constitucional, es factible
inaplicar el requisito de inmediatez en materia pensional cuando (i) la carga
de interponer la acción de tutela en un plazo razonable resulta
desproporcionada en atención a la avanzada edad del peticionario; (ii) el
accionante se encuentra en circunstancia de debilidad manifiesta por el
deterioro ostensible de su salud; (iii) la decisión en sede de tutela no
afectará los derechos de terceros y el principio de seguridad jurídica; y (iv)
la conducta del interesado frente al reconocimiento de sus derechos no ha sido
negligente.”[28]
En esa medida, al ser presentada la acción de tutela
en julio de 2016, es decir, a 4 meses después de la última actuación frente a
Colpensiones en la que presentó solicitud de pensión de vejez[29], se
cumplen los tiempos aprobados por esta Corporación para perseguir el derecho
mediante el mecanismo constitucional.
8. Análisis de la vulneración de los
derechos a la Seguridad Social y al mínimo vital.
8.1. Colpensiones señaló en la resolución GNR 63266
del 26 de Febrero de 2016, respecto de los periodos comprendidos entre el 23 de
agosto de 1972 al 12 de febrero de 1990 desempeñados la Notaria Sexta del
Circuito de Bogotá, 4 de febrero de 1998 al 5 de julio de 1999 y 10 de
noviembre de 2008 al 11 de septiembre de 2013 cotizados a Cajanal,  que “de
acuerdo con los documentos aportados, no se aportaron en debida forma los
medios probatorios para el ingreso de la semanas cotizadas a otras cajas por lo
tanto teniendo en cuenta que con el fin de unificar criterios para la
expedición de las respectivas certificaciones de tiempo laborado o con destino
a la emisión de bonos pensionales o para el reconocimiento de pensiones, el
artículo 3.º del Decreto 013 de 2001, estableció que a partir de su fecha de
vigencia, debían elaborarse los formatos de certificado de información laboral
y adoptarse conjuntamente por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y
de trabajo y Seguridad Social, como únicos documentos válidos para tales
efectos”.
Lo anterior, según la Administradora de Pensiones, en
cumplimiento de la directriz emanada del precitado decreto, en la cual los
Ministerios de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la Protección
Social expidieron la circular número 13 de 18 de abril de 2007, mediante la
cual se adoptaron de manera conjunta tres formatos de certificación de
información laboral y de salario, válidos para la emisión de bonos pensionales
y/o para el reconocimiento de pensiones y dispuso que estos debían ser usados
por todas la entidades públicas en los siguientes términos:
FORMATO No. 1:
CERTIFICADO DE INFORMACIÓN LABORAL, se
usa para certificar periodos de vinculación laboral con entidades públicas,
válidos para pensión o para bono pensional.
FORMATO No. 2:
CERTIFICACIÓN DE SALARIO BASE: se usa
exclusivamente para certificar el salario base para la liquidación de los
bonos pensionales de las personas que se trasladaron de régimen al sistema
general de pensiones, con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley
100 de 1993.
En este formato no se debe certificar
el salario base si la fecha base corresponde a un periodo de vinculación
laboral en el cual se cotizó al ISS.
FORMATO. No 3(A)
CERTIFICACIÓN DE SALARIOS MES A MES
para la liquidación y emisión de bonos pensionales tipo A modalidad 1, se
expide con destino a los fondos privados de pensiones y para las personas
cuya primera vinculación laboral inició con posterioridad al 30 de junio de
1992 y antes del 1º de abril de 1994.
Sumado a ello y ante la imposibilidad de aceptar la
documentación presentada por el accionante para corroborar las semanas
cotizadas durante 20 años como trabajador de la Notaria Sexta de Bogotá, señala
la Administradora de Pensiones que si bien el peticionario cumple con la edad
requerida para acceder a la pensión de vejez, no cuenta con las 750 semanas
cotizadas al 31 de julio de 2010, ya que según los registros verificados solo
contaba con 197 semanas a la fecha en la que termina el régimen de transición,
según lo dispuesto en el Acto Legislativo 01 de 2005, que indica:
“Parágrafo
transitorio 4°. El régimen de transición establecido en la Ley 100 de 1993 y
demás normas que desarrollen dicho régimen, no podrá extenderse más allá del 31
de julio de 2010; excepto para los trabajadores que estando en dicho régimen,
además, tengan cotizadas al menos 750 semanas o su equivalente en tiempo de
servicios a la entrada en vigencia del presente Acto Legislativo, a los cuales
se les mantendrá dicho régimen hasta el año 2014.”
En orden de ideas, Colpensiones enfocó el estudio de
la solicitud con base en el artículo 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por
al artículo 9 de la Ley 797 de 2003, que señala como requisitos para acceder a
la pensión de vejez:
“ARTÍCULO
9o. El artículo 33 de la Ley 100 de 1993 quedará así:
Artículo
33. Requisitos para obtener la Pensión de Vejez. Para tener el derecho a la
Pensión de Vejez, el afiliado deberá reunir las siguientes condiciones:
1. Haber
cumplido cincuenta y cinco (55) años de edad si es mujer o sesenta (60) años si
es hombre.
A partir
del 1o. de enero del año 2014 la edad se incrementará a cincuenta y siete (57)
años de edad para la mujer, y sesenta y dos (62) años para el hombre.”(…)
Si bien Colpensiones desestimó la solicitud del
demandante en atención a las formalidades anteriormente expuestas, esta
Corporación considera que los documentos de los cuales disponía, permitían advertir
que el accionante contaba con los requisitos de ley para acceder a la pensión
de vejez, siempre y cuando que los períodos laborados en la Notaría Sexta de
Bogotá sean tenidos en cuenta para resolver la solicitud con base en las
certificaciones laborales presentadas por el accionante.
8.2. A la luz de lo expuesto, considera la Sala que
las certificaciones expedidas en su momento por el doctor Miguel Torres Arroyo[30]
notario y empleador del accionante en los periodos mencionados[31],
constituyen una prueba sumaria de certificación laboral, con la cual el
demandante puede iniciar los trámites relativos a obtener el reconocimiento de
la pensión, puesto que ante la inexistencia de los archivos y la dificultad
para la reconstrucción de los documentos, las constancias que tiene el
accionante al estar suscritas por quien era el titular de la Notaría Sexta de
Bogotá, cuya función es la guarda de la fe pública, y quien en ejercicio de su
función debe cumplir con las obligaciones que para con sus subalternos les
señalan las normas legales, tienen pleno valor probatorio.
Sobre este aspecto, es debido precisar que la
expedición de las certificaciones en los formatos requeridos por la
Administradora de Pensiones no dependen de la diligencia del afectado sino de
quien en su momento era su empleador, en este caso el Notario Sexto de Bogotá, quien
era el responsable de la guarda, cuidado y entrega de los archivos personales
de sus trabajadores, en este sentido la Corte en sentencia T - 227 de 2003
dispuso:
“Como se
indicó, existe un interés social en la correcta gestión y administración de
archivos (con información socialmente relevante, claro está) y bases de datos,
tal gestión no está, prima facie, dirigida a salvaguardar las posibilidades –de
definir un proyecto de vida y participar activamente en la sociedad- que
determinan, por su relación con la dignidad humana, el carácter fundamental de
un derecho. El hecho de que la protección del dato o la información –que, como
se vio, es fundamental- no implica que la protección de los soportes lo sea. Lo
anterior, por cuanto existe la posibilidad de reconstruir el dato si su soporte
desaparece. No en vano, el sistema procesal colombiano ha previsto la
existencia de mecanismos para la reconstrucción de expedientes, por ejemplo.”
En esta dirección, la Corte estableció el deber de
las entidades públicas de garantizar el correcto manejo de los archivos
públicos y la guarda de documentos a su cargo, cualquiera que sea su forma de
custodia o almacenamiento. Asimismo, dispuso que ante la imposibilidad de
acceder a los soportes de los mismos, se debe acudir al Código Procesal Civil
el cual dispone de mecanismos para su reconstrucción, cuando ésta sea posible.
8.3. (i) Con ese criterio, este Tribunal en
sentencia T - 918 de 2011 estudió si la Notaría 32 de Bogotá vulneró los
derechos fundamentales de la señora Nancy Stella Gerardino Perdomo, a la
igualdad, de petición y a la seguridad social, por cuanto la Notaría 32 de
Bogotá, no le había suministrado el certificado laboral con la información que
exigia la Caja Nacional de Previsión Social –CAJANAL E.I.C.E.-, para dar inicio
al trámite de su pensión.
Atendiendo
las circunstancias fácticas descritas y los elementos de juicio obrantes en el
expediente, la Sala consideró que, “por un lado CAJANAL E.I.C.E., hace unas
exigencias que son imposibles de cumplir para proceder a certificar el tiempo
cotizado a la señora Gerardino, quien no debe asumir las responsabilidades que
por función les competen a las entidades respecto a la guarda de los archivos”
Motivo
por el cual resolvió ordenar a la Caja Nacional de Previsión Social –CAJANAL
E.I.C.E, que aceptará y avalará la certificación expedida por la Notaría 32 de
Bogotá, para el trámite de su pensión.[32]
(ii)
Asimismo esta Corporación en la sentencia T- 592 de 2013, ordenó a la Alcaldía
Municipal del Cairo Valle reconstruir el expediente laboral del demandante por
considerar que esta vulneró su derecho fundamental al habeas data al negarse al
expedir un certificado requerido por este para la emisión de su bono pensional,
lo anterior al considerar que la accionada “incumplió su deber constitucional
de ser diligente en la conservación de sus archivos y la reconstrucción de la
información perdida, y trasladó al accionante las consecuencias negativas de
sus fallas al imponerle la carga de reconstruir la información que ella estaba
obligada a custodiar, conservar y reconstruir.”
Con
fundamento en lo anterior esta Corte otorgó a la demandada un plazo de (30) días
para cumplir con la reconstrucción del expediente laboral, para que con base en
ello el accionante presentara la solicitud correspondiente a la adjudicación
del bono pensional.
8.4.
En el caso en estudio, la Sala considera que, por un lado Colpensiones hace
unas exigencias que son imposibles de cumplir para proceder a certificar el
tiempo cotizado por el accionante, quien no debe asumir las responsabilidades
que por su función y deberes le competen a la Notaria Sexta de Bogotá respecto
a la guarda de los archivos.
A
partir de lo expuesto es importante reiterar y resaltar la responsabilidad de
las notarías y de quienes hacen las veces de notarios, así como de la
Superintendencia de Notariado y Registro en relación con el debido cuidado y
correcta custodia de los archivos y de la documentación de los empleados al
servicio de dichas entidades, toda vez que la no observancia oportuna y
adecuada de los registros comprometen los derechos fundamentales de quienes han
cumplido una labor bajo su supervisión y subordinación.
8.5.
Por otro lado, como se evidencia del acervo probatorio, el doctor Miguel Torres
Arroyo, Notario Sexto de Bogotá para la fecha de los hechos, certificó en
términos generales, el tiempo de servicio, cargo desempeñado y la entidad donde
fueron consignados los aportes en pensión del demandante.
En
ese orden de ideas, si bien es cierto que en el presente caso, la
reconstrucción de la hoja vida del accionante es la que motiva la acción de
tutela, entiende la Sala que por las circunstancias particulares del caso, esto
es (i) el hecho de que el empleador del tutelante haya fallecido y; (ii) el
hecho de que en el acta de entrega supervisada por la Superintendencia de
Notariado y Registro, la notaría actual no haya recibido soportes de las hojas
de vida de quienes trabajaron con el doctor Miguel Torres Arroyo comprometen la
reconstrucción del expediente y constituyen una barrera imposible de superar
por el accionante al momento de proteger sus derechos fundamentales a la
seguridad social y al mínimo vital.
8.6.
En esos términos, las sentencias de instancia serán revocadas, por cuanto la
Notaría Sexta de Bogotá tiene el deber de cuidado de los archivos de sus
empleados, en el caso particular, deberá en la medida de lo posible proceder a
reconstruir el expediente del accionante, quien tiene como único sustento de su
labor las certificaciones expedidas por el señor Miguel Torres Arroyo, como
titular de la Notaría Sexta de Bogotá en el período comprendido entre los años
1972 y 1990.
Ante
lo anterior, y con el fin de proteger los derechos fundamentales del accionante,
se le ordenará a la Notaría Sexta de Bogotá que inicie la reconstrucción del
expediente laboral del demandante, así como a Colpensiones que avale las certificaciones
existentes para que producto del estudio de los mencionados documentos de trámite
a la solicitud de reconocimiento de la pensión de vejez del actor.
9.
DECISIÓN
En
mérito de lo expuesto, la Sala Sexta de Revisión de la Corte Constitucional,
administrando justicia en nombre del pueblo y por mandato de la Constitución,
RESUELVE:
Primero.- REVOCAR las
sentencias proferidas por el Juzgado 63 Civil Municipal y por el Juzgado 12
Civil del Circuito de Bogotá, que negaron la protección invocada y, en su
lugar, CONCEDER el amparo al señor Gustavo Aldana Villarreal de sus
derechos fundamentales a la seguridad social y al mínimo vital.
Segundo.- ORDENAR
a Colpensiones que acepte y avale las certificaciones expedidas por el señor
Miguel Torres Arroyo como titular de la Notaría Sexta de Bogotá, a favor del
señor Gustavo Aldana Villarreal para dar trámite a la pensión de vejez del
accionante en un término no mayor a quince (15) días.
Tercero.- ORDENAR a
la Notaría Sexta de Bogotá que en el término de (48) horas inicie el
procedimiento de reconstrucción de la hoja de vida del señor Gustavo Aldana
Villarreal, dicho procedimiento no podrá exceder los treinta (30) días.
Cuarto.-
Por Secretaría, líbrese la comunicación prevista en el artículo 36 del Decreto
Estatutario 2591 de 1991.
Notifíquese,
comuníquese, publíquese en la Gaceta de la Corte Constitucional y cúmplase.
JORGE IVÁN PALACIO PALACIO
Magistrado
ALBERTO ROJAS RÍOS
Magistrado
AQUILES ARRIETA GÓMEZ
Magistrado (e)
MARTHA VICTORIA SÁCHICA MENDEZ
Secretaria General
[1] "Por el cual se
reglamentan parcialmente los artículos 115, 117 y 128 de la Ley 100 de 1993, el
Decreto-Ley 1314 de 1994 y el artículo 20 del Decreto-Ley 656 de 1994".
[2] Cuaderno 1, folio 81.
[3] Cuaderno 1, folio 1.
[4] Cuaderno 1, folio 1
[5]Cuaderno 1, folio 11
[6] Cuaderno 1, folio 3 al 10.
[7] Cuaderno 1 folios 11 y 12.
[8] Cuaderno 1, folio 68.
[9] Cuaderno 1, folios 65 y
66.
[10] Cuaderno 1, folio 64 y 65.
[11] Cuaderno 1 folios 60 y 61.
[12] Sentencia. T-882 de 2002
[13] Sentencia
SU-995.09-12-1999
[14] Sentencia T 727 de 2010.
[15] Instrucción
Administrativa No. 3 de 23 de mayo de 2008. Publicada en el Diario Oficial No.
46998 por la Superintendencia de Notariado y Registro.
[16] Artículo 20. Se
garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen
responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en
condiciones de equidad. No habrá censura.
[17]ACUERDO No.7 de 2014 - “Por medio
del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y
se dictan otras disposiciones”.
[18]   Constitución Política
Artículo 228. La Administración de Justicia es función pública. Sus decisiones
son independientes. Las actuaciones serán públicas y permanentes con las
excepciones que establezca la ley y en ellas prevalecerá el derecho sustancial.
Los términos procesales se observarán con diligencia y su incumplimiento será
sancionado. Su funcionamiento será desconcentrado y autónomo.
[19] Sentencia T- 268 de
2010.
[20] Sentencias SU - 768 de 2014, C -
279 de 2013, C - 300 de 2012, T - 213 de 2012, entre otras.
[21] Sentencia T 363 de 2013.
[22] Sentencia T – 429 de 2011.
[23] Sentencia T  339 de
2015.
[24] ARTÍCULO 2º-Verificación
de certificaciones. Para efectos de la verificación a que se refiere el
artículo 48 del Decreto 1748 de 1995, modificado por el artículo 20 Decreto
1513 de 1998, las entidades administradoras deberán constatar que las
certificaciones cumplan los requisitos formales indicados por dicha
disposición, y que su contenido sea congruente con la información que posee la
administradora. Para este efecto las administradoras podrán solicitar además de
lo señalado por el literal c) del artículo 48 del Decreto 1748 de 1995
modificado por el artículo 20 del Decreto 1513 de 1998, el facsímil de la firma
autorizada.
[25] "Por el cual se
reglamentan parcialmente los artículos 115, 117 y 128 de la Ley 100 de 1993, el
Decreto-Ley 1314 de 1994 y el artículo 20 del Decreto-Ley 656 de 1994".
[26] Resolución VPB 76574 del 30 de
diciembre de 2015, Resolución GNR 268417 del 1 de septiembre de 2015 y
Resolución GNR 124513 del 29 de abril de 2015.
[27] Sentencia T 273 de 2015.
[28] Sentencia SU-198 de
2013.
[29] Resolución GNR 63266 del
26 de febrero de 2016, mediante el cual se resuelve el recurso de apelación
presentando por el accionante controvirtiendo la resoluciones expedidas por
Colpensiones anteriormente.
[30]  La página de la
Registraduría Nacional del Estado Civil permite advertir doctor Miguel Torres Arroyo
ha fallecido.
[31] Periodos comprendidos
entre el 23 de agosto de 1972 al 12 de febrero de 1990 desempeñados la Notaria
Sexta del Circuito de Bogotá.
[32] SEGUNDO.- AMPARAR los
derechos fundamentales de la señora Nancy Stella Gerardino Perdomo, y ORDENAR a
la Caja Nacional de Previsión Social –CAJANAL E.I.C.E.- en liquidación, que
acepte y avale la certificación expedida por la Notaría 32 de Bogotá, para el
trámite de su pensión.