T-398-15
Sentencia
T-398/15
DERECHO
DE PETICION Y HABEAS DATA-Procedencia de  tutela para la protección
El ejercicio de la acción de tutela es excepcional
cuando el afectado dispone de otros mecanismos judiciales para su protección.
Sin embargo, el amparo procederá excepcionalmente, para la protección de los
derechos fundamentales, siempre que se superen los requisitos de subsidiariedad
y de inmediatez.
DERECHO FUNDAMENTAL DE PETICION-Contenido y alcance
El ejercicio del derecho de petición implica tres (3)
requisitos: i) la posibilidad de que cualquier ciudadano pueda presentar
peticiones ante las autoridades (incluidos particulares); ii) obtener una
respuesta pronta y oportuna; y iii) la forma en que se resuelva la solicitud
debe ser de fondo, clara y precisa.
DERECHO AL HABEAS DATA-Alcance y contenido
El derecho de habeas data es un derecho fundamental
autónomo, que le otorga al titular de datos personales la posibilidad de exigir
a las administradoras de los mismos, el acceso, la inclusión, exclusión,
corrección, adición, actualización y certificación de la información allí
contenida. La observancia de las prerrogativas que hacen parte de los
contenidos mínimos del mencionado derecho en la administración de la
información personal, permiten el goce efectivo de otros derechos
fundamentales, como sería el caso de la seguridad social y pensiones, puesto
que los datos personales, laborales, médicos, entre otros, son la base de
verificación para el reconocimiento de dichas prestaciones.
HISTORIA LABORAL-Contenido y finalidad/HISTORIA LABORAL-Relevancia
constitucional
En materia de historia laboral, debe tenerse en cuenta
que: i) la información que reposa en los archivos del empleador son una
referencia para el goce efectivo de derechos reconocidos por la ley a los
trabajadores, como sería el caso de la liquidación del empleado al momento de
terminar su contrato laboral o el pago de indemnizaciones por despido injusto,
así como el acceso a las prestaciones de naturaleza pensional, entre otras.
Además ii) los errores en los datos administrados, su destrucción o deterioro,
podrían desconocer otros derechos fundamentales reconocidos en la Carta, si las
entidades encargadas de su custodia no adelantan las gestiones necesarias para
su corrección u reconstrucción. En consecuencia, la Sala considera que la
historia laboral de un empleado reviste una innegable relevancia
constitucional, puesto que en ella se encuentra consignada toda la información
relacionada con su trabajo, que le permite el reconocimiento de derechos
prestacionales, siempre y cuando se verifique el cumplimiento de los requisitos
legales para tal fin. Además, existe una relación directa entre la historia
laboral y el ejercicio de los derechos fundamentales de petición y habeas data.
ADMINISTRACION DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
PUBLICOS-Contenido y
alcance/ADMINISTRACION DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS PUBLICOS-Importancia
Las entidades públicas de cualquier orden son
responsables de mantener la información y, en especial, conservar los
documentos que reposan en sus archivos. Esa función, que implica obligaciones
de acceso y conservación entre otras, tiene trascendencia constitucional porque
su ejercicio materializa los derechos fundamentales de petición y habeas data,
además, los datos que guardan y administran, pueden permitir el goce efectivo
de otros derechos por parte de los titulares de la información.
DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA-Regulación normativa
ADMINISTRACION DE DATOS Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
PUBLICOS-Obligaciones
generales y específicas de las entidades públicas que custodian los documentos
y la obligación de reconstrucción del expediente
i) las entidades que administran los archivos públicos tienen
una obligacion general de seguridad y diligencia en la conservación de la
información personal que custodian; ii) la Corte ha identificado deberes
específicos de corrección, reconstrucción e indemnización, por el mal manejo de
los datos por parte de las entidades que los custodian; iii) en materia de
reconstrucción de archivos y expedientes de la administración, la
jurisprudencia de esta Corporación lo ha ordenado con fundamento en las
disposiciones del Código de Procedimiento Civil y actualmente, las del Código
General del Proceso; y iv) recientemente el Archivo General de la Nación
expidió el Acuerdo número 07 del 15 de octubre de 2014, que regula el proceso
de reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas.
TRAMITE PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTE-Procedimiento y necesidad de reconstruir
un expediente cuando ha sido extraviado o destruido
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO ANTE LAS ENTIDADES PUBLICAS-Prohibición de exigir documentos
originales o autenticados a los peticionarios cuanto los mismos reposan en sus
archivos
No
son admisibles dentro de los procedimientos administrativos, aquellas
exigencias a los ciudadanos de documentos (originales o copias autenticadas) que
reposan en sus archivos. Estos requerimientos están proscritos y su utilización
constituye un exceso ritual manifiesto en las actuaciones que se surten ante la
administración pública.
JURISPRUDENCIA
DE LA CORTE CONSTITUCIONAL SOBRE EL VALOR PROBATORIO DE LOS DOCUMENTOS PUBLICOS
EN COPIAS SIMPLES QUE REPOSAN EN EL ARCHIVO DE UNA ENTIDAD PUBLICA
DERECHO
FUNDAMENTAL A LA SEGURIDAD SOCIAL Y DERECHO AL MINIMO VITAL-Relación
Es
innegable la relación que existe entre el derecho a la seguridad social, en
especial los derechos pensionales y el derecho fundamental al mínimo vital, más
aun, cuando se trata de personas que se encuentran en estado de indefensión, y
son destinatarias de una especial protección constitucional, como aquellas de
la tercera edad.
DEBER DE CONSERVACION DE ARCHIVOS-Obligación de las empresas de guardar la
historia laboral de sus trabajadores
ACCION DE TUTELA CONTRA PROVIDENCIAS JUDICIALES-Procedencia por defecto procedimental por
exceso ritual manifiesto, al negar valor probatorio a los documentos en copia
simple aportados para reconocimiento de pensión de jubilación, y que deben
reposar en los archivos de la entidad demandada
Referencia:
Expediente T-4.714.387
Acción de tutela
instaurada por el ciudadano Rafael Enrique Hernández Rosario contra el
Municipio de Montería.
Procedencia:
Juzgado Tercero Civil del Circuito de Montería.
Asunto: violación
de los derechos fundamentales de petición y habeas data cuando la
administración omite la reconstrucción del archivo público que contiene la
historia laboral del actor.
Exceso ritual
manifiesto, por parte de la administración cuando exige documentos originales
que se encuentran en sus archivos para el reconocimiento de una pensión de
jubilación.
Valor probatorio
de los documentos en copia simple aportados por el actor y cuyos originales
reposan en archivo público.
Magistrada
sustanciadora:
GLORIA STELLA
ORTIZ DELGADO.
Bogotá,
D.C., treinta (30) de junio de dos mil quince (2015)
La Sala Quinta de
Revisión de la Corte Constitucional, integrada por los Magistrados Jorge Iván
Palacio Palacio, Jorge Ignacio Pretelt Chaljub  y,  la Magistrada Gloria Stella
Ortiz Delgado, quien la preside, en ejercicio de sus competencias
constitucionales y legales, ha proferido la siguiente:
SENTENCIA
En la revisión de
las providencias proferidas el 15 de julio de 2014, por el Juzgado Tercero
Civil Municipal de Montería – en primera instancia- y el 20 de agosto del mismo
año, por el Juzgado Tercero Civil del Circuito de la misma ciudad –en segunda
instancia- dentro de la acción de tutela promovida por Rafael Enrique Hernández
Rosario contra el municipio de Montería.
El asunto llegó a
la Corte Constitucional por remisión que efectuó la Secretaría del Juzgado
Tercero Civil del Circuito de Montería, según lo ordenado por los artículos 31
y 32 del Decreto 2591 de 1991. El 27 de enero de 2015 la Sala de Selección de
tutelas número uno de esta Corporación la escogió para su revisión.
I. ANTECEDENTES
El 1º de julio de 2014, el señor Rafael Enrique
Hernández Rosario, por intermedio de apoderado judicial, promovió acción de
tutela[1]
contra el municipio de Montería, al considerar vulnerados sus derechos
fundamentales al mínimo
vital, a la vida digna y a la seguridad social, presuntamente vulnerados por la
entidad accionada al negarse al reconocimiento de su pensión de vejez, tras
considerar que los documentos aportados por el accionante y los que se
encuentran en el archivo público son copias simples, lo que le impide a esa
entidad territorial acceder a la petición del actor.
Solicita que el juez de amparo ordene a la accionada
reconocer y pagar la pensión de jubilación de manera inmediata y permanente al
señor Hernández Rosario.
Hechos relevantes
1. Manifestó
el accionante que laboró al servicio de la Alcaldía de Montería como capataz de
mantenimiento en la sección de alcantarillado de las Empresas Públicas
Municipales de esa misma ciudad, desde el 24 de enero de 1962 hasta el 10 de
mayo de 1982, para un total de 20 años, 3 meses y 16 días[2].
2. El
actor aportó las siguientes constancias en copia simple, expedidas por la Alcaldía
de Montería:
i) Constancia
del 21 de octubre de 2005, suscrita por la funcionaria Edilia Boneth Payares en
calidad de Coordinadora de la Oficina de Gestión Humana del Municipio de
Montería[3],
en la que certificó que:
a. El
señor Rafael Enrique Hernández Rosario se desempeñó como capataz de
mantenimiento de la sección de alcantarillado de las Empresas Públicas
Municipales de esa ciudad.
b.
La prestación de sus servicios comprendió desde el 1º de enero de 1962 (según
acta de posesión No. 038 del 24 de febrero de 1962) hasta el 10 de mayo de 1982
(según fotocopia simple del oficio No. 037 del 10 de mayo de 1982).
c.
Su asignación básica mensual en el año de 1982 ascendía a la suma de
$51.500.oo.
d.
Su tiempo de servicios fue de veinte (20) años, tres (3) meses, y dieciséis
(16) días.
ii)
Constancia del 15 de octubre de 2008, suscrita por Clara Pastrana Gracia, en
calidad de Coordinadora del Área Gestión Talento Humano del Municipio de
Montería, en la que certificó[4]:
a.
El señor Rafael Hernández Rosario trabajó al servicio del Municipio de Montería
en el cargo de “CAPATAZ DE MANTENIMIENTO EN LA SECCIÓN DE ALCANTARILLADO DE
LAS EMPRESAS PUBLICAS MUNICIPALES”.
b. Él
desempeñó sus labores desde el 24 de enero de 1962 (según acta de posesión No.
038) hasta el 10 de mayo de 1982 (según Resolución No. 00022 del 10 de mayo de
1982).
c.
El tiempo de servicios fue de veinte (20) años, tres (3) meses y dieciséis (16)
días.
d.
Su asignación mensual básica para el año 1982 era de $51.500, prima de navidad
de $51.500, prima vacacional de $25.500 y vacaciones de $25.500.oo
3. El
señor Hernández Rosario, radicó ante la Alcaldía de Montería, el 6 de marzo de
2014[5],
solicitud de reconocimiento y pago de su prestación pensional, en la que además
aportó en copia simple, la certificación del 15 de octubre de 2008, proferida
por la Alcaldía de Montería.
4.
La entidad pública accionada resolvió la solicitud presentada por el actor, mediante
acto administrativo del 26 de marzo de 2015[6],
en el que indicó que, por medio de la Resolución número 0352 del 21 de mayo de
2009[7],
la Administración Municipal ya había dado respuesta de fondo a la petición
presentada por el señor Hernández Rosario.
En esa oportunidad manifestó la entidad pública que:
“(…) revisada la carpeta contentiva de la hoja de vida
del señor RAFAEL ENRIQUE HERNANDEZ ROSARIO, se encontró copias simples de Actas
de Posesión con firmas de sellos más no originales, sobre el cargo de Capataz
de Mantenimiento de la Sección de Alcantarillado Empresas Públicas Municipales”.[8]
Además, la Alcaldía presentó las siguientes consideraciones
de orden legal sobre la petición de pensión de jubilación, fundada en la
sentencia de la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, del 30 de agosto
de 1979 M.P. Alberto Ospina Botero:
“(…) este documento constituye copia simple que no
tiene el valor probatorio que le permita a la administración tenerlo como
documento para reconocerle pensión de jubilación, ratificada esta posición con
lo dispuesto en el artículo 254 inciso 3 del C.P.C. las copias tendrán el mismo
valor probatorio del original cuando sean compulsadas del original o de copia
autentica (sic) en el curso de inspección judicial, salvo que la ley disponga
otra cosa, es decir, que debe existir la posibilidad  de que en cualquier
momento se pueda confrontar la certificación con los originales o copias
auténticas que existan en archivos, lo que no sucede en este caso”.[9]
La administración, con base en lo expuesto, resolvió “(…)
no acceder a la solicitud de pensión de jubilación presentada por el señor
RAFAEL ENRIQUE HERNANDEZ ROSARIO”.
5. Contra
dicha resolución el accionante formuló el 1º de abril de 2014, los recursos de
reposición y apelación[10],
los que fundamentó en el hecho de que:
“(…) al tenor del artículo 11 de la Ley 1395 de 2010
las copias simples de los documentos se presumen auténticos, el
certificado laboral proferido por la Coordinadora del Área de Talento Humano
del Municipio de Montería y aportado en copia simple a la petición efectuada el
día 6 de marzo de 2014 ha de presumirse asimismo autentica (sic), y, como
documento público, ello al tenor de lo contemplado en el canon 262 del C.P.C,
hace fe de su otorgamiento, fecha y declaraciones conforme al precepto 264 ibídem;
por lo que en ese orden de ideas, las disertaciones efectuadas por la
Coordinadora del Área de Talento Humano del Municipio de Montería el día 15 de
octubre de 2008 han de tenerse como verdaderas.”[11]
Además, indicó que según el artículo 54 del Código
Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social, modificado por el artículo 24 de
la Ley 712 de 2001, “En todos los procesos, salvo cuando se pretenda hacer
valer como título ejecutivo, los documentos o sus reproducciones simples
presentados por las partes con fines probatorios se reputarán auténticos, sin
necesidad de autenticación ni presentación personal, todo ello sin perjuicio de
lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros.”[12]
Concluyó su argumentación con la reiteración de su
petición de reconocimiento pensional, con fundamento en el artículo 17 literal
b) de la Ley 6º de 1945, los artículos 5º de la Ley 4º de 1996, 2º de la Ley 5º
de 1969 y 45 del Decreto 1045 de 1978, puesto que según el accionante reúne los
requisitos para ser beneficiario de esa prestación, esto es, 20 años de
servicio y 50 años de edad, exigencias que cumplió desde el 3 de enero de 1990.
6. Mediante
las Resoluciones números 1223 del 8 de mayo[13]
y 1828 del 24 de junio[14]
ambas del año 2014, proferidas por la Alcaldía de Montería, fueron resueltos los
recursos de reposición y apelación de manera desfavorable al accionante. La
administración municipal consideró que:
i) el recurrente pretende que el Jefe de la Oficina
Jurídica expida un nuevo acto administrativo donde se le reconozca y pague la
pensión de vejez en el porcentaje que por ley corresponda y demás prestaciones
dejadas de cancelar a partir del 3 de enero de 1990.
ii) revisada nuevamente la hoja de vida del recurrente
encontró copias simples de actas de posesión con firmas de sellos más no
originales, sobre el cargo de capataz de mantenimiento de la sección de
Alcantarillado de las Empresas Públicas Municipales.
iii) los documentos constituyen copias simples y no
tienen el valor probatorio que le permita a la administración municipal tenerlo
como prueba para reconocer la pensión de jubilación, conforme lo dispone el
artículo 254 inciso 3º del CPC. En ese orden, ante la falta de “(…) soportes
originales o copias auténticas que respalden el tiempo de servicio no es
posible atender en forma positiva la solicitud de pensión elevada por el
peticionario, pues estaría incurriendo en una ilegalidad al no existir los
documentos soportes en la indicada ley”.[15]
7. En relación
con su situación personal, el actor manifestó que nació el 3 de enero de 1940 y
actualmente cuenta con 75 años de edad[16].
Su estado de salud se encuentra deteriorado por la existencia de una falla
cardiaca[17].
Actuaciones
procesales en sede de tutela y contestación de la entidad accionada
Mediante auto del
1º de julio de 2014, el Juzgado Tercero Civil Municipal de Montería, admitió la
acción de tutela y ordenó la notificación de la misma a la entidad pública
accionada, para que ejerciera sus derechos de defensa y contradicción[18]. La entidad
contestó la tutela así:
Municipio
de Montería
La apoderada
judicial del Municipio de Montería, presentó respuesta al juez de tutela en la
que solicitó negar la acción invocada[19].
Indicó que el accionante pretende a través del trámite preferente y sumario de
la acción de tutela, el reconocimiento y pago de la pensión vitalicia de
jubilación, con elusión de los medios ordinarios idóneos para debatir este tipo
de litigios, como sería la jurisdicción contenciosa administrativa.
Señaló además que:
“(…) el artículo 268 del C.P.C, establece que para que la copia preste mérito
probatorio será necesario que su autenticidad haya sido certificada por notario
o secretario de oficina judicial o haya sido reconocida expresamente por la
parte contraria o demostrada mediante cotejo.”[20]
En este sentido, consideró que: “(…) sin la existencia de soportes
originales o copia autentica (sic) que respalden el tiempo de servicio, no es
posible atender en forma positiva la solicitud de pensión elevada por el actor.”[21] De
lo contrario, estaría incurriendo en una ilegalidad al no existir los
documentos de soporte en la forma que indica la Ley.
Concluyó su
intervención con la reiteración de la solicitud de despachar desfavorablemente
la acción de tutela de la referencia.
Decisiones
judiciales de revisión
Sentencia de
primera instancia[22]
10. El Juzgado
Tercero Civil Municipal de Montería, mediante sentencia del 15 de julio de
2014, resolvió no conceder el amparo deprecado por improcedente. Consideró que,
para el caso concreto, no puede la judicatura ordenar el pago de prestaciones
de carácter pensional, puesto que no se presenta un perjuicio irremediable.
Aclaró que la condición de sujeto de la tercera edad no constituye por sí misma
razón suficiente para admitir la procedencia de la acción de tutela del
presente asunto, puesto que es necesario acreditar la ocurrencia de un
perjuicio irremediable derivado de la amenaza, vulneración o afectación de
derechos fundamentales.
Por último indicó
que existen medios de defensa idóneos para reclamar la solicitud, por lo cual
resulta inexplicable la falta de diligencia del actor al no haber accionado los
mecanismos jurídicos ordinarios, ante la jurisdicción contenciosa
administrativa  para reclamar su derecho pensional.
Impugnación[23]
El
apoderado judicial del accionante formuló impugnación contra el fallo de
primera instancia. Manifestó que el fallador no realizó una valoración completa
de las pruebas, razón por la cual concluyó la inexistencia de un perjuicio
irremediable.
Al
respecto, señaló que el mínimo vital del accionante se encuentra afectado al
carecer de los recursos económicos necesarios para su existencia, además afirmó
que el señor Rafael Hernández padece de afecciones cardiacas que desmejoran sus
condiciones de salud, agravadas por su edad (75 años).
En
ese orden, solicitó se revoque la sentencia proferida por el Juzgado Tercero
Civil Municipal de Montería del 15 de julio de 2014 y en consecuencia, se
amparen sus derechos al debido proceso, seguridad social, mínimo vital y vida
digna.
Sentencia
de segunda instancia[24]
El
Juzgado Tercero Civil del Circuito de Montería, mediante sentencia del 20 de agosto
de 2014, confirmó el fallo recurrido[25],
al considerar que el accionante cuenta con otros mecanismos de defensa judicial
para hacer valer sus derechos, además, no se cumplió con el requisito de
inmediatez y tampoco se configuró la existencia de un perjuicio irremediable.
Encontró el juez de segunda instancia la ausencia de vulneración al debido
proceso y la falta de desconocimiento del principio de legalidad.
Actuaciones
en sede de revisión
1. Esta Sala de Revisión, por auto
del 28 de abril de 2015, ordenó la práctica de las siguientes pruebas: i) oficiar
a la Alcaldía de Montería, para que certificara a esta Corporación si la señora
Clara Pastrana García, identificada con cédula número 34.968.470, quien
suscribió la constancia del 15 de octubre de 2008, trabajó como Coordinadora
del Área Gestión Talento Humano. En caso afirmativo, esa entidad debía aportar
los documentos en donde consta la posesión de la servidora pública, su cargo y
el periodo en el cual desarrollo sus actividades; y ii) solicitar al accionante
que remitiera dos declaraciones juramentadas ante notario de personas que hayan
sido sus compañeros de trabajo, además que allegara todos los documentos que
considerara pertinentes para demostrar la vinculación laboral y el periodo
trabajado.
2. Según informe de la Secretaría
General de esta Corporación del 17 de mayo de 2015, la Alcaldía de Montería dio
cumplimiento al auto del 28 de abril del 2015, mediante oficio del 7 de mayo de
este mismo año, con el que adjuntó constancia laboral[26] y acta de
posesión[27]
de la señora Clara Pastrana Gracia identificada con cédula de ciudadanía número
34.968.470.
En los mencionados documentos se acreditó
que la mencionada funcionaria ocupó el cargo de Coordinadora del Área de
Talento Humano de la Alcaldía de Montería, Código 219, nivel 02, Grado 02,
desde el 11 de agosto de 2008 (Decreto 0508 del 11 de agosto de 2008) hasta el
21 de enero de 2010 (Decreto 0074 del 21 del 21 de enero de 2010).
Durante el término otorgado no se recibió
comunicación alguna por parte del actor o su apoderado judicial.
3. La Sala mediante auto del 20 de mayo de 2015, ordenó
que por intermedio de la Secretaria General de esta Corte: i) se oficiara a la
Alcaldía de Montería,
para que certificara a esta Corporación si la señora Edilia Boneth Payares,
quien suscribió la constancia de fecha 21 de octubre de 2005[28], trabajó
como Coordinadora del Área Gestión Humana del Municipio de Montería y, en caso
de ser afirmativo, aportara los documentos en donde consta la posesión de la
servidora pública, su cargo y el periodo en el cual desarrolló sus actividades;
y además ii) si el señor Tony Espitia R, quien suscribió el oficio de fecha 10
de enero de 1962[29],
dirigido al señor Rafael Hernández, prestó sus servicios como Secretario de las
Empresas Públicas Municipales de Montería, y, en caso de ser afirmativo, allegara
los documentos en donde consta la posesión del servidor público, su cargo y el
periodo en el cual desarrolló sus actividades.
Además de lo anterior, se solicitó a la
Alcaldía de Montería que remitiera con destino al expediente copia íntegra del
archivo administrativo del accionante Rafael Enrique Hernández Rosario,
identificado con cédula de ciudadanía número 6.575.283 de Montería.
Por último, se suspendieron los términos del
presente proceso hasta por treinta (30) días hábiles, con la finalidad de
garantizar el derecho de defensa y contradicción de las partes y de otorgarle
al juez constitucional un término razonable para valorar las intervenciones y
pruebas que pudieran allegar, conforme al artículo 57 del Acuerdo 05 de 1992
(Reglamento de la Corte Constitucional).
4. Según constancia secretarial del 10 de junio de 2015,
la Alcaldía de Montería mediante oficio del 1º de junio de 2015[30], dio
cumplimiento al auto del 20 de mayo del presente año. La entidad accionada
aportó: i) constancia laboral del 29 de mayo de 2015[31], que
certifica que la señora Edilia Bonet Payares trabajó como profesional
universitario, código 219, nivel 02, grado 02 (Coordinadora del Área de Gestión
Humana), desde el 1º de octubre de 2005 (Decreto 0379 del 21 de septiembre de
2005) hasta el 5 de agosto de 2008 (Resolución 1115 de 2008), así como su acta
de posesión del 1º de octubre de 2005[32];
ii) constancia del 28 de mayo de 2015 en la que certificó que el señor Tony
Espitia R. no registra historia laboral en esa entidad pública[33]; y iii)
remitió copia autenticada del archivo administrativo-laboral del señor Rafael
Enrique Hernández Rosario[34],
que contiene las reclamaciones realizadas por el actor ante esa entidad pública
junto con los documentos anexos aportados.
5. Este Despacho consultó la base de datos del FOSYGA el
17 de junio de 2015 y logró constatar que el señor Rafael Enrique Hernández
Rosario, se encuentra afiliado al sistema de seguridad social en el régimen
subsidiado, en condición de cabeza de familia[35].
La
práctica de pruebas en sede de revisión, permitió a la Sala tener conocimiento
de los siguientes hechos relevantes:
6. Las constancias laborales del 21 de octubre de 2005 y
del 15 de octubre de 2008, que dan cuenta de que el actor trabajo para la
entidad accionada, desde el año de 1962 hasta mayo de 1982, en el cargo de
capataz de alcantarillado de las Empresas Municipales, fueron suscritas por
funcionarias públicas vinculadas a la Alcaldía de Montería y en ejercicio de
sus funciones como Coordinadoras del Área de Gestión de Talento Humano de esa
entidad.
7. El actor además de su avanzada edad y su condición de
salud, se encuentra vinculado al sistema de seguridad social en el régimen
subsidiado y en condición de cabeza de familia.
II.
CONSIDERACIONES
Competencia
1. Corresponde a la Corte Constitucional analizar, en
Sala de Revisión, los fallos proferidos dentro de las acciones de tutela en
referencia, con fundamento en los artículos 86 y 241-9 de la Constitucional y
31 a 36 del Decreto Ley 2591 de 1991.
Asunto bajo
revisión y problema jurídico
2. El señor Rafael Enrique Hernández, por intermedio de apoderado
judicial, promovió acción de tutela[36]
contra el municipio de Montería, al considerar vulnerados sus derechos fundamentales
al mínimo vital, a la
vida digna y a la seguridad social, presuntamente vulnerados por la entidad
accionada al negarse al reconocimiento de su pensión de vejez, tras manifestar
que los documentos aportados por el accionante y los que se encuentran en el
archivo público son copias simples, situación que impide acceder a la petición
del actor.
Solicita del juez de amparo se ordene a la entidad
pública accionada reconozca y pague la pensión de jubilación de manera
permanente al accionante.
Los Juzgados de instancias negaron la pretensión al afirmar
que la acción de tutela no es el medio idóneo para reclamar lo solicitado, pues
el accionante cuenta con otros medios de defensa judicial (ante la jurisdicción
contenciosa administrativa) para exigir el reconocimiento y pago de la pensión
de jubilación a la que cree tener derecho. Además no encontraron acreditada la
configuración de un perjuicio irremediable.
3. Conforme a la solicitud de tutela, la respuesta de la
entidad pública y las pruebas recaudadas en sede de revisión, considera la Sala
que el estudio del presente caso debe abarcar tanto la presunta vulneración de los
derechos fundamentales de petición, habeas data, como el tema de los
deberes de la administración pública en materia de archivos públicos y el
acceso a la información por parte de los ciudadanos, que, según jurisprudencia
de la Corte, son elementos importantes de los mencionados derechos. Además
deberá contemplarse el derecho constitucional de la seguridad social y su
protección por vía de tutela. Así las cosas, con fundamento en el principio iura
novit curia[37],
y en uso de las facultades del juez constitucional para fallar ultra y extra
petita[38],
la Sala formula los siguientes problemas jurídicos tendientes a establecer si:
i) ¿La ausencia de
documentos originales en el archivo público de la Alcaldía de Montería, que
soportan la historia laboral del actor y la omisión del ente municipal de
adelantar las gestiones tendientes a su reconstrucción, desconoce los derechos
fundamentales de petición y habeas data del accionante?
ii) ¿La exigencia por
parte de la Alcaldía de Montería de aportar documentos originales y que
deberían reposar en sus archivos, para resolver la petición presentada por el
actor en relación con el reconocimiento de una pensión de jubilación configura
exceso ritual manifiesto en su actuación?
iii) ¿La Alcaldía de
Montería vulneró el derecho constitucional de la seguridad social del
accionante, al negar fuerza probatoria a las copias simples de los documentos
que conforman la historia laboral del actor y la consecuente negación de su
solicitud de pensión de jubilación?
Para dar respuesta a los problemas jurídicos
planteados, la Sala de Revisión abordará previamente el estudio de tres (3)
asuntos: i) la procedencia excepcional de la acción de tutela y la necesaria
inmediatez en su formulación, para la protección de los derechos fundamentales
de petición y habeas data, así como su procedibilidad para el
reconocimiento de derechos pensionales; ii) el contenido y alcance de los
derechos fundamentales de petición y habeas data, su relación con la historia
laboral, la administración de archivos públicos y las obligaciones de las
administradoras de esos bancos de datos, con especial énfasis en la
reconstrucción de los mismos; y iii) el procedimiento administrativo y la falta
de exigencia de documentos originales a los peticionarios, en especial cuando
los mismos reposan en el archivo de la entidad. Además se abordará el tema del
valor probatorio de las copias simples de documentos que se encuentran en los
ficheros de la entidad. Finalmente se analizará el caso concreto.
Procedencia de la acción de tutela para la protección
de los derechos fundamentales de petición y habeas data,  así como su
procedibilidad excepcional para el reconocimiento de derechos pensionales
4. El principio de subsidiariedad, contenido
en el inciso 3º del artículo 86 de la Constitución Política, implica que por
regla general, la acción de tutela no procede cuando el afectado dispone de
otro medio de defensa judicial para la protección de sus derechos fundamentales
como sería el de petición, habeas data, así como el reconocimiento de
derechos pensionales, a menos que se utilice como mecanismo transitorio para
evitar un perjuicio irremediable.
5. Sin embargo y como regla
exceptiva, la procedencia de la acción de tutela,  cuando existen otros medios
de defensa judicial, se sujeta a las siguientes reglas: i) procede como mecanismo
transitorio, cuando a pesar de la existencia de un medio ordinario de
defensa, este no impide la ocurrencia de un perjuicio irremediable, conforme a
la especial situación del peticionario[39]; ii) procede la tutela
como mecanismo definitivo: cuando el medio ordinario dispuesto
para resolver las controversias, no es idóneo y eficaz, conforme a las
especiales circunstancias del caso que se estudia[40]. Además,
iii) cuando la acción de tutela es promovida por personas que requieren
especial protección constitucional, como los niños y niñas, mujeres cabeza de
familia, personas en condición de discapacidad, personas de la tercera
edad, entre otros, el examen de procedibilidad de la acción de tutela
es menos estricto, a través de criterios de análisis más amplios, pero no menos
rigurosos[41].
6. Adicionalmente, el estudio de
procedibilidad de la acción de tutela deberá comprender el cumplimiento del
requisito de inmediatez, que exige que la formulación de la solicitud de amparo
se haga dentro de un término razonable desde el momento en que han ocurrido las
vulneraciones o amenazas de los derechos fundamentales. Al respecto ha
manifestado esta Corporación:
“(…) En
reiterada jurisprudencia[42]
la Corte ha insistido que, si bien el artículo 86 de la Constitución Política,
señala que la acción de tutela puede ser interpuesta “en todo momento”, ello no
significa que no deba interponerse en una plazo razonable desde el inicio de la
amenaza o vulneración pues, de acuerdo con el mismo artículo constitucional, es
un mecanismo diseñado para reclamar “la protección inmediata” de los derechos
fundamentales[43].
En este orden de ideas, corresponde al juez constitucional tomar en cuenta como
dato relevante, el tiempo transcurrido entre el hecho generador de la solicitud
y la petición de amparo, pues un lapso irrazonable puede llegar a demostrar que
la solución que se reclama no se requiere con la prontitud que se espera en los
casos para las cuales el mecanismo preferente y sumario de la tutela está
reservado[44].”[45]
No
obstante lo anterior, existen situaciones especiales que impiden la rigurosa
aplicación de este requisito, bien cuando: i) la vulneración es permanente en
el tiempo; y ii) la situación del actor lo ubica en una condición de
vulnerabilidad que hace desproporcionada la exigencia de acudir con prontitud
ante el juez. Así, este Tribunal ha expresado que:
“(…) No
obstante, esta Corte  en la sentencia T-584 de 2011[46]
indicó que  no es exigible de manera estricta el requisito de la inmediatez en
la interposición de la tutela, es (i) cuando  se demuestre que la
vulneración es permanente en el tiempo y que, pese a que el hecho que la
originó por primera vez es muy antiguo respecto de la presentación de la
tutela, la situación es continua y actual. Y (ii)  cuando la especial
situación de aquella persona a quien se le han vulnerado sus derechos
fundamentales, hace desproporcionado el hecho de adjudicarle la carga de acudir
a un juez; por ejemplo, el estado de indefensión, interdicción, abandono,
minoría de edad, incapacidad física, entre otros[47].”[48]
7.
En conclusión, el ejercicio de la acción de tutela es excepcional cuando el
afectado dispone de otros mecanismos judiciales para su protección. Sin
embargo, el amparo procederá excepcionalmente, para la protección de los
derechos fundamentales, siempre que se superen los requisitos de subsidiariedad
y de inmediatez.
Alcance y contenido del derecho fundamental de
petición. Reiteración de jurisprudencia
8.
El derecho fundamental de petición está consagrado en el artículo 23 de la
Constitución en los siguientes términos: “(…) toda persona tiene derecho a
presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés
general o particular y a obtener pronta resolución.”
Para la Corte, las reglas jurisprudenciales que rigen
el derecho de petición, son las siguientes[49]:
i) Se trata de un derecho que es fundamental
y determinante para el efectivo ejercicio de los mecanismos de la democracia
participativa. A través del mismo se garantizan otros derechos como son el de
información, a la participación política y a la libertad de expresión.
ii) Su núcleo esencial está definido en la
obligación de una resolución pronta y oportuna de la cuestión.
iii) La respuesta debe cumplir con los
siguientes requisitos: a. oportunidad; b. debe resolverse de fondo, clara,
precisa y de manera congruente con lo solicitado; y c. ser puesta en
conocimiento del peticionario.
iv) No obstante lo anterior, la
respuesta no implica aceptación de lo solicitado ni tampoco se concreta siempre
en una respuesta escrita.
v) Este derecho, por regla general, se
aplica a entidades estatales, esto es, a quienes ejercen autoridad. Pero, la
Constitución lo extendió a las organizaciones privadas cuando la ley así lo
determine.
Expuesto lo anterior, el ejercicio del derecho de
petición implica tres (3) requisitos: i) la posibilidad de que cualquier
ciudadano pueda presentar peticiones ante las autoridades (incluidos
particulares); ii) obtener una respuesta pronta y oportuna; y iii) la forma en
que se resuelva la solicitud debe ser de fondo, clara y precisa[50].
Alcance y contenido del derecho fundamental de habeas
data. Reiteración de jurisprudencia
9.
El artículo 15 de la Carta
define el derecho fundamental de habeas data como la posibilidad de “(…)
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.”.
En la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el derecho de habeas
data es considerado como: “(…) el derecho constitucional que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos,
libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política”
10.
Inicialmente esta
Corporación interpretó el derecho de habeas data como una garantía del
derecho a la intimidad. En ese sentido, el contenido del derecho estaba ligado
a la protección de datos que hacen parte de la esfera de la vida privada y
familiar, aquella que es impenetrable y que define el proyecto de vida de cada
persona[51].
Posteriormente, una segunda línea de interpretación
contempló el derecho de habeas data como una manifestación del libre
desarrollo de la personalidad, al tener como fundamento “(…) el ámbito de autodeterminación y libertad que el
ordenamiento jurídico reconoce al sujeto como condición indispensable para el
libre desarrollo de la personalidad y en homenaje justiciero a su dignidad”[52].
Finalmente con la sentencia SU-082 de 1995[53],
se interpretó este derecho fundamental de forma autónoma y determinó su núcleo
esencial en la autodeterminación informática y la libertad, incluida la
libertad económica. Las prerrogativas de este derecho fueron descritas por la
Corte así: “a) El derecho a conocer las informaciones que a ella
se refieren; || b) El derecho a actualizar tales
informaciones, es decir, a ponerlas al día, agregándoles los hechos nuevos; || c) El derecho a rectificar las informaciones que no
correspondan a la verdad.”[54], e incluye el derecho a la caducidad
del dato negativo.”[55]
La sentencia T-729
de 2002[56]
reiteró que el derecho fundamental de habeas data se diferencia de los derechos
al buen nombre y a la intimidad por tres (3) razones: “(…) (i) por la
posibilidad de obtener su protección judicial por vía de tutela de manera
independiente; (ii) por la delimitación de los contextos materiales que
comprenden sus ámbitos jurídicos de protección; y (iii) por las
particularidades del régimen jurídico aplicable y las diferentes reglas para
resolver la eventual colisión con el derecho a la información.”
En esa misma
providencia la Corte manifestó que el derecho fundamental de habeas data:
“(…) es aquel que otorga la facultad[57]
al titular de datos personales, de exigir a las administradoras de datos
personales el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización,
y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de
divulgación, publicación o cesión de los mismos, conforme a los principios[58]
que informan el proceso de administración de bases de datos personales.”[59]
Recientemente, en
sentencia C-748 de 2011[60],
este Tribunal consolidó los contenidos mínimos del derecho de habeas data de la
siguiente manera:
“(…)(i)
el derecho de las personas a conocer –acceso- la información que
sobre ellas está recogida en bases de datos, lo que conlleva el acceso a las
bases de datos donde se encuentra dicha información; (ii) el derecho a incluir
nuevos datos con el fin de (que) se provea una imagen completa del titular; (iii)
el derecho a actualizar la información, es decir, a poner al día el
contenido de dichas bases de datos; (iv) el derecho a que la información
contenida en bases de datos sea rectificada o corregida, de tal manera
que concuerde con la realidad; (v) el derecho a excluir información
de una base de datos, bien porque se está haciendo un uso indebido de ella, o
por simple voluntad del titular –salvo las excepciones previstas en la normativa.”
11. Para la Sala el acopio y la conservación
de información debe hacerse con plena observancia de las prerrogativas que
componen los contenidos mínimos del derecho de habeas data. Tal
importancia deriva de la necesidad de salvaguardar su integridad y veracidad
del dato, con la finalidad de garantizar otros derechos de los titulares de la
información. En efecto, esta Corte ha afirmado que esa información permite el
acceso “(…) al goce efectivo de otros derechos fundamentales, toda vez que
los datos personales, laborales, médicos, financieros y de otra índole que
están contenidos en archivos y bases de datos, son la fuente de la información
que se utiliza para evaluar el cumplimiento de los requisitos para el
reconocimiento de derechos y prestaciones.”[61]
12.
En conclusión, el
derecho de habeas data es un derecho fundamental autónomo, que le otorga
al titular de datos personales la posibilidad de exigir a las administradoras
de los mismos, el acceso, la inclusión, exclusión, corrección, adición,
actualización y certificación de la información allí contenida. La observancia
de las prerrogativas que hacen parte de los contenidos mínimos del mencionado
derecho en la administración de la información personal, permiten el goce
efectivo de otros derechos fundamentales, como sería el caso de la seguridad
social y pensiones, puesto que los datos personales, laborales, médicos, entre
otros, son la base de verificación para el reconocimiento de dichas
prestaciones.
Relevancia constitucional de la historia laboral
13. La historia
laboral de un empleado registra toda la información relacionada con su hoja de
vida, desempeño en el ejercicio de sus funciones, tiempo laborado y
cotizaciones al sistema general de seguridad social, entre otros datos. Por tal
razón guarda una estrecha relación con el ejercicio del derecho fundamental de habeas
data. Para esta Corporación: “(…) la historia
laboral contiene la información referente al tiempo laborado, las cotizaciones
a la seguridad social, los periodos de vacaciones disfrutados o pendientes, el
registro de sus cesantías, nombramientos, ascensos, traslados, retiros,
incapacidades, comisiones de trabajo, entre otros datos indispensables para el
goce de las prestaciones laborales que nuestro ordenamiento concede al
trabajador.”[62]
14.
Dada la importancia constitucional de la historia laboral, la jurisprudencia ha
señalado que: “(…) resulta
necesario para la realización efectiva de todas las garantías otorgados por el
legislador a los trabajadores, que su historial laboral contenga información,
cierta, precisa y fidedigna, y, por lo tanto, surge la prerrogativa del
empleado de solicitar a su patrono, en ejercicio de su derecho fundamental de  habeas
data y de petición, la corrección de incongruencias en el contenido del
mismo. Lo anterior, además, considerando la especial protección que otorga
nuestra Carta al trabajador como parte débil en la relación laboral.”[63] (negrillas fuera de texto).
En ese orden de ideas, en materia de historia laboral,
debe tenerse en cuenta que: i) la información que reposa en los archivos del empleador
son una referencia para el goce efectivo de derechos reconocidos por la ley a
los trabajadores, como sería el caso de la liquidación del empleado al momento
de terminar su contrato laboral o el pago de indemnizaciones por despido
injusto[64],
así como el acceso a las prestaciones de naturaleza pensional, entre otras.
Además ii) los errores en los datos administrados, su destrucción o deterioro,
podrían desconocer otros derechos fundamentales reconocidos en la Carta[65],
si las entidades encargadas de su custodia no adelantan las gestiones
necesarias para su corrección u reconstrucción[66].
15.
En consecuencia, la Sala considera que la historia laboral de un empleado
reviste una innegable relevancia constitucional, puesto que en ella se
encuentra consignada toda la información relacionada con su trabajo, que le
permite el reconocimiento de derechos prestacionales, siempre y cuando se
verifique el cumplimiento de los requisitos legales para tal fin. Además,
existe una relación directa entre la historia laboral y el ejercicio de los
derechos fundamentales de petición y habeas data.
Importancia de la administración de datos y archivos
públicos. Obligaciones de las entidades públicas. Trascendencia constitucional
16.
La administración de datos o archivos públicos por parte de entidades de
naturaleza pública o privada, les impone la obligación de actualizar y
rectificar la información de la cual son guardas, además, deben garantizar el
acceso a la misma, por parte de cualquier persona, con las restricciones que la
Constitución y la ley establecen[67].
17.
La obligación de las entidades públicas de ser responsables de sus archivos no
es reciente. La Ley 4ª del 20 de agosto de 1913[68],
estableció la obligación de las entidades públicas de entregar y recibir los
archivos y documentos con la debida referencia de inventario. Los funcionarios
públicos que incumplan esta función serán destinatarios de multas sucesivas[69].
Además
de lo anterior, esa ley estableció la validez de los certificados expedidos por
los secretarios y demás autoridades públicas en razón a sus funciones[70], el derecho
de cualquier persona de solicitar información a los jefes o secretarios de las
oficinas públicas[71]
y a que se le expidan copias de los documentos y los archivos de las
dependencias de la entidad[72].
Por
ultimo consagró que: “El gobierno, en los asuntos nacionales, y las
asambleas departamentales, en los que los departamentos y municipios dispondrán
lo conveniente respecto del arreglo de los archivos (…)”[73]
La Ley 43 del 9 de octubre de 1913[74],
establece determinadas reglas de conservación de los documentos que deben
reposar en los archivos públicos. El artículo 1º de la mencionada ley establece
que:
“Todo documento oficial, destinado a reposar en los
archivos públicos, se extenderá a mano y con tinta indeleble, o que resista la
acción del tiempo, a fin de asegurar la conservación del texto, lo cual deberá
practicarse mientras no se disponga de tinta indeleble para máquina de
escribir.”
El artículo 3º establece que:
“Los jefes de Oficinas Públicas dictarán medidas
reglamentarias, eficaces, para que los oficios y demás documentos emanados de
su Despacho sean copiados de modo que el original y la copia queden legibles
y perduren.”
(negrillas fuera de texto)
18.
Posteriormente, la Ley 57 del 5 de julio de 1985[75],
reguló en su artículo 12, el derecho de toda persona a consultar todos los
documentos que reposan en los archivos públicos, salvo aquellos que tienen
carácter reservado. Los artículos 15 al 25 de la mencionada ley, regulan el
procedimiento para la consulta y expedición de copias de los documentos
dispuestos en las dependencias administrativas.
19.
En el año de 1989, mediante Ley 80 del 22 de diciembre de ese mismo año[76],
se creo el Archivo General de la Nación como un establecimiento público, del
orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica,
patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá[77].
Entre las funciones que estableció esa ley para esa
entidad pública se encuentran[78]:
i)
Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de
planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el
patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
ii)
Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.
iii)
Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos,
acorde con el Plan Nacional de Desarrollo.
20.
Por su parte, el artículo 39 de la Ley 80 de 1993[79],
reguló la obligación de las entidades estatales de gestionar las medidas que
demanden la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los
documentos que contengan los contratos estatales.
21. A su turno, el
Decreto 1571 del 5 de agosto de 1998[80],
en su artículo 12, consagró la obligación de la administración de custodiar las
hojas de vida de los empleados públicos, trabajadores oficiales y contratistas
de prestación de servicios, aun después de terminada la relación legal y
reglamentaria y/o el contrato. La mencionada disposición es del siguiente
tenor: “Las hojas de vida de los empleados
públicos, de los trabajadores oficiales y de los contratistas de prestación de
servicios permanecerán en la unidad de personal o de contratos, o en la que
haga sus veces de la correspondiente entidad y organismo, aún después del
retiro o de la terminación del contrato y su custodia será responsabilidad del
jefe de la unidad respectiva.”
22.
Recientemente, la Ley 594 del 14 de julio de 2000[81]
tuvo por objeto el establecimiento de las reglas y principios generales, que
regulan la función archivística del Estado[82].
El
artículo 2º de la ley contiene su ámbito de aplicación, el cual se extiende a
la administración pública en todos sus niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados.
De
conformidad con el artículo 4º de la ley, los principios que rigen la función
archivística son los siguientes:
i) fines de los archivos: el objetivo
esencial es el de disponer de la documentación organizada, de tal manera que la
información institucional sea recuperable para uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
ii) importancia de
los archivos:
los documentos que conforman los archivos son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes, además, pasada su vigencia, son
potencialmente parte del patrimonio cultural;
iii) institucionalidad
e instrumentalidad: los
documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos
constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa,
económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos
y las instituciones. Como centros de información institucional, contribuyen
a la eficacia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio
al ciudadano;
iv) responsabilidad: los servidores
públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los
documentos;
v) dirección y coordinación de la
función archivística:
el Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar
y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la
gestión del Estado;
vi) administración y
acceso: es
una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un
derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos con las excepciones que
establezca la ley;
vii) racionalidad: los archivos
actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración
pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal;
viii) modernización: el Estado buscará
fortalecer la infraestructura y la organización de sus sistemas de información;
ix) función de los
archivos: los
archivos en un Estado de Derecho cumplen con una función probatoria,
garantizadora y perpetuadora;
x) manejo y aprovechamiento de los
archivos:
el manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a
la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la
sociedad, siendo contraria cualquier práctica sustitutiva;
xi) interpretación: las disposiciones
contenidas en la Ley 594 de 2000 deberán interpretarse conforme a la
Constitución Política y los tratados o convenios internacionales celebrados por
el Estado colombiano.
De otra parte, en el artículo 5º de la ley se
establece el Sistema Nacional de Archivos, como un conjunto de instituciones
archivísticas articuladas entre si, que posibilitan la homogenización y
normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de centros
de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la información. Este Sistema General está integrado por: i) el
Archivo General de la Nación; ii) los archivos de las entidades del Estado en
sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por
servicios; y iii) los archivos privados. En todo caso, el Archivo General de la
Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
La clasificación de los archivos públicos se encuentra
en los artículos 7, 8, y 9 de Ley 594 de 2000, a través de los siguientes
criterios de categorización:
i)
desde el punto de vista de la jurisdicción y competencia pueden ser: a.
Archivo General de la Nación; b. Archivo General del Departamento; c. Archivo
General del Municipio; y d. Archivo General del Distrito.
ii)
A partir del territorio pueden ser: a. archivos de entidades del orden
nacional; b. archivos de entidades del orden departamental; c. archivos de
entidades del orden distrital; d. archivos de entidades del orden municipal,
entre otros.
iii)
Según la organización del Estado son: a. archivos de la rama ejecutiva;
b. archivos de la rama legislativa; c. archivos de la rama judicial, entre
otros.
La administración de archivos está regulada en el
Titulo IV de la ley en cita, en el que se abarcan temas como: la obligatoria
creación, organización, preservación y control de los archivos[83].
En igual sentido se establecen normas de responsabilidad del Estado y de los
funcionarios públicos encargados de su custodia[84],
así como el manejo de las instalaciones para los archivos[85],
entre otros.
El Título V de la Ley 594 de 2000[86],
regula la gestión de documentos, en especial los procesos archivísticos que
comprenden la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los mismos[87].
La regulación de la forma de conservar los documentos
se encuentra en el Título XI de la ley[88].
En esa disposición se establece la obligación de la administración pública de
implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del
ciclo vital de los documentos[89].
23.
Actualmente, la Ley Estatutaria 1712 del 6 de marzo de 2014[90]
reguló el derecho de acceso a la información pública[91],
bajo el principio de máxima publicidad para el titular universal, es decir, que
toda información en posesión, bajo el control o custodia de un sujeto obligado
(entidades estatales) es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por
disposición constitucional o legal[92].
Además, estableció la obligación de la administración de asegurarse que existan
procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de
sus archivos, con base en los lineamientos que en la materia profiera el
Archivo General de la Nación.
24.
Lo expuesto permite concluir que las entidades públicas de cualquier orden son responsables
de mantener la información y, en especial, conservar los documentos que reposan
en sus archivos. Esa función, que implica obligaciones de acceso y conservación
entre otras, tiene trascendencia constitucional porque su ejercicio materializa
los derechos fundamentales de petición y habeas data, además, los datos
que guardan y administran, pueden permitir el goce efectivo de otros derechos
por parte de los titulares de la información[93].
En
ese sentido, en sentencia T-214 de 2004[94],
manifestó:
“Los
archivos, en contextos de complejidad sistémica como los son las sociedades
contemporáneas, suponen no sólo la correcta organización de los documentos que
se producen en el ejercicio estatal, sino que implican la posibilidad de
ejercer derechos tan diversos como el acceso a la información y el goce
efectivo de prestaciones sociales –entre otros-[95].
Constituye además, uno de los pilares sobre los cuales se edifica el Estado de
derecho en la modernidad: la posibilidad de ejercer control social, político y
jurídico de las actuaciones que se desarrollan al interior de Administración
pública. En la sistematización de la información, además, se manejan un saber y
un poder específicos que, como tales, deben estar abiertos al conocimiento y
debate públicos –dadas ciertas excepciones-.”
Obligaciones generales y específicas de las entidades
públicas en la administración de los datos personales que custodian. La
obligación de reconstrucción del expediente
25.
Como se ha advertido
anteriormente, las entidades públicas que administran información, deben
observar una serie de obligaciones que les imponen los derechos de petición y
de habeas data. Esta Corporación ha precisado que existe una obligación
general de seguridad[96]
y diligencia en la administración[97]
y conservación de datos personales que reposan en los archivos que custodian.
En efecto, en sentencia C-1011 de 2008[98],
este Tribunal advirtió que:
“(…) la fijación de estos principios (se
refiere a aquellos que orientan la administración de datos) no es incompatible
con la posibilidad que se prediquen, a partir de normas constitucionales y
legales, otros deberes a los titulares, fuentes, administradores y usuarios de
la información personal, como es el caso de una obligación de diligencia y
seguridad en el manejo de los datos personales (…)”
26.
A su vez, existen una
serie de obligaciones específicas de corregir e indemnizar[99]
por los perjuicios ocasionados por el mal manejo de la información, bien por la
acción o por la omisión de las entidades administradoras[100].
A estos deberes se suma el de reconstrucción del archivo ante su pérdida o
destrucción[101].
En efecto, esta Corporación ha resaltado el deber de
las entidades públicas de reconstrucción del archivo por pérdida o destrucción,
puesto que:
“Cuando los archivos de una entidad hayan desaparecido
por causas ajenas a la misma administración, y la información allí depositada
sea necesaria para tomar una decisión de fondo respecto de un proceso judicial
o administrativo, esta Corte ha establecido la obligación de que dicha
información sea reconstruida.”[102]
En sentencia T-600 de 1995[103],
la Corte ante la pérdida de un expediente que contenía un trámite de amparo
policivo, ordenó, con fundamento en el artículo 133 del Código de Procedimiento
Civil de la época, la reconstrucción del expediente en el menor tiempo posible.
En
posterior pronunciamiento, este Tribunal consideró que: “Es posible que por circunstancias múltiples el expediente o
parte del mismo llegue a extraviarse. Frente a tal inconveniente, la
legislación ha establecido el proceso de reconstrucción de expediente, normado,
en términos generales, en el Código de Procedimiento Civil, artículo 133.”[104]
La
obligación de reconstrucción de los archivos públicos fue reiterada por esta
Corporación en sentencia T-048 de 2007[105], en la que
afirmó: “Es parte esencial de todo proceso o
actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el
cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Es
posible que por circunstancias múltiples el expediente o parte del mismo llegue
a extraviarse. Frente a tal inconveniente, la legislación ha establecido el
proceso de reconstrucción de expediente, normado, en términos generales, en el
Código de Procedimiento Civil, artículo 133.”
En materia de reconstruccion
de documentos que contienen la historia laboral del trabajador, la Corte ha
considerado que esta es una obligación de la administración pública y que tal
situación no puede trasladarse al ciudadano, puesto que esa información es
necesaria para el reconocimiento de derechos pensionales de quien fuera
empleado. En ese sentido consideró esta Corporación que:
“En el caso que ocupa la atención de la Sala, los archivos
que contenían la información laboral del actor no se encuentran porque al
parecer fueron destruidos como resultado de las tomas guerrilleras, y aunque
resulte lamentable esta situación, la Alcaldía Municipal debió reconstruir los
expedientes que resultaron afectados por esta situación. No hacerlo, constituye
una grave violación a los derechos de las personas que trabajaron al servicio
de la administración municipal, pues casos como el presente se esta impidiendo
el acceso a una futura pensión de vejez.”[106]
En sentencia T-753 de
2012[107] este Tribunal reiteró la
necesidad de que la administración reconstruya su archivo público ante el
extravío de los documentos que lo componen, con la finalidad de proteger
derechos que pueden derivarse de los mismos cuyos titulares son los ciudadanos.
Nuevamente en esta oportunidad, la orden de reconstruccion tuvo como fundamento
el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil de la época. Al respecto,
manifestó que:
“Para que un juez pueda proferir una decisión de fondo es
indispensable que cuente con documentos y soportes que le den claridad al
momento de resolver, cumpliendo siempre las garantías del debido proceso. Sin
embargo, por diferentes circunstancias puede ocurrir que el expediente o parte
del mismo lleguen a extraviarse, dificultando la tarea del juez.
(…) Del mismo modo sucede con la Administración, que en su diario
desenvolvimiento puede verse en dificultad de actuar en debida forma respecto a
terceros, por circunstancias adversas en las que a causa del extravío de
documentos que están en su poder se causa detrimento a los intereses de los
administrados.
(…) Ante tal eventualidad, el ordenamiento diseñó la
reconstrucción de expedientes y documentos, consagrado en el Código de
Procedimiento Civil, artículo 133, como herramienta eficaz en la protección de
los derechos fundamentales al debido proceso, defensa, contradicción, acceso a
la justicia, etc.”
Posteriormente, en sentencia
T-592 de 2013[108], la Corte reiteró  la
importancia constitucional de la reconstruccion del archivo público,
procedimiento que en esta oportunidad, debía realizarse con fundamento en el
artículo 126 del Código General del Proceso.
Recientemente en
sentencia T-926 de 2013[109]  esta Corporación, ante la
necesidad de reconstruir la historia laboral de un empleado, manifestó que:
“(…) cuando la empresa tenga dificultades para suministrar la
información solicitada por el empleado, ya sea porque se extravió, se
desapareció o simplemente no se tuvo la precaución de guardar esta información,
esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar lo solicitado de acuerdo con
los archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar
reconstruir el expediente laboral del solicitante, si definitivamente le
resulta imposible suministrarle dicha información deberá indicarle al
peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr
obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información.”
27.
Ahora bien, en materia de procedimiento para la reconstrucción de documentos y
expedientes por parte de entidades públicas, el Archivo General de la Nación
profirió el Acuerdo número 07 del 15 de octubre de 2014[110]
, el cual se aplica a todas las instituciones del Estado en sus diferentes
niveles: nacional, departamental, distrital, municipal, de las entidades
territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley,
así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, y demás
organismos regualdos por la Ley 594 de 2000[111].
El objeto de la norma en
mención es el de establecer el procedimiento técnico archivístico que debe
seguirse para la reconstrucción de los expedientes[112],
entendido como el proceso técnico que debe adelantarse con aquellos expedientes
que se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su
integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad[113].
Los artículos 7 al 12 del
Acuerdo regulan el procedimiento para la reconstrucción que contempla: i)
denuncia a la Fiscalía General de la Nación[114]; ii) requerimiento a terceros[115];
iii) práctica de pruebas[116]; iv) el valor probatorio del
expediente reconstuido[117], entre otros.
28. Con base en lo expuesto se puede concluir que: i) las
entidades que administran los archivos públicos tienen una obligacion general
de seguridad y diligencia en la conservación de la información personal que custodian;
ii) la Corte ha identificado deberes específicos de corrección, reconstrucción
e indemnización, por el mal manejo de los datos por parte de las entidades que
los custodian; iii) en materia de reconstrucción de archivos y expedientes de
la administración, la jurisprudencia de esta Corporación lo ha ordenado con
fundamento en las disposiciones del Código de Procedimiento Civil y actualmente,
las del Código General del Proceso; y iv) recientemente el Archivo General de
la Nación expidió el Acuerdo número 07 del 15 de octubre de 2014, que regula el
proceso de reconstrucción de expedientes por parte de las entidades públicas.
Ahora bien, estima la
Sala necesario analizar el procedimiento administrativo de acceso a la
información de los archivos de las entidades públicas y la especial prohibición
de exigir documentos originales o autenticados, cuando los mismos reposan en
sus dependencias.
Procedimiento administrativo ante las entidades
públicas. Prohibición de exigir documentos originales o autenticados a los
peticionarios cuando los mismos reposan en su archivo
29.
La administración pública ha realizado esfuerzos reglamentarios y legales
tendientes a facilitar el acceso de las personas a la informacion que reposa en
sus archivos, a través de la supresión de procedimientos, requisitos y trámites
innecesarios, como lo era la exigencia a los ciudadanos de documentos
originales o copias autenticadas cuando aquellos reposan en el archivo de la
entidad estatal.
30. Asi las cosas, el
Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995[118]
, estableció en su artículo 13 que: “En todas las actuaciones públicas,
queda prohibida la exigencia de copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal
de acceder.”
31. Con
posterioridad, el Decreto 19 del 10 de enero de 2012[119],
eliminó la obligación de los ciudadanos que adelanten procedimientos ante la
administración de presentar documentos que reposen en los archivos de la
entidad pública. El artículo 9º de esa norma es del siguiente tenor literal:
“Cuando se esté adelantando un trámite ante la
administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está
tramitando la respectiva actuación.”
32. La Ley
estatutaria 1712 del 6 de marzo de 2014, consagró como principios de acceso a
la información la razonabilidad, proporcionalidad y la facilitación entre otros[120]. Este
último en especial, hace referencia a la obligación de la administración
pública de garantizar y facilitar el acceso a la información, con exclusión de
exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.
33. En conclusión, no
son admisibles dentro de los procedimientos administrativos, aquellas
exigencias a los ciudadanos de documentos (originales o copias autenticadas)
que reposan en sus archivos. Estos requerimientos estan proscritos y su
utilización constituye un exceso ritual manifiesto en las actuaciones que se
surten ante la administración pública.
Valor probatorio de documentos en copia simple que
reposan en el archivo de una entidad pública
34. Procede esta Sala
de Revisión a estudiar el valor probatorio de los documentos en copia simple
que reposan en el archivo de una entidad pública.
El artículo 252 del Código de
Procedimiento Civil establecía que: “Es auténtico un documento cuando existe
certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El
documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario
mediante tacha de falsedad.”
En ese momento, la norma solo se refirió a
la autenticidad de los documentos privados siempre que se cumplieran las
condiciones establecidas por la norma, esto es, haber sido reconocido ante juez
o notario, aportado a un proceso judicial y la parte a quien se opone no lo hubiere
tachado de falso, entre otras.
En
relación con el valor probatorio de las copias, el artículo 254 del Código de
Procedimiento Civil, disponía que solo tendrían el mismo valor probatorio de
los originales en los siguientes casos:
“1. Cuando hayan sido autorizadas
por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de
oficina judicial, previa orden del juez, donde se encuentre el original o una
copia autenticada.
2. Cuando sean autenticadas por
notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le
presente.
3. Cuando sean compulsadas del
original o de copia autenticada en el curso de inspección judicial, salvo que
la ley disponga otra cosa.”
Posteriormente, la Ley 1395 del 12 de
julio de 2010, avanzó hacia la superacion de la distinción del valor probatorio
de documentos originales y aquellos aportados en copias. A tal efecto el
artículo 11 de la mencionada ley, que adicionó el artículo 252 del Código de
Procedimiento Civil, consagró que: “En todos los procesos, los documentos
privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en
original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines
probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal
ni autenticación.”
35. Por su parte, el
artículo 215 de la Ley 1437 de 2011[121],
consagraba que “Se presumirá, salvo prueba en contrario, que las copias
tendrán el mismo valor del original cuando hayan sido tachadas de falsas, para
cuyo efecto se seguira el trámite dispuesto en el Código de Procedimiento
Civil.”
36.
Actualmente, el Código General del Proceso, en su artículo 244, regula el valor
probatorio de las copias de los documentos publicos de la siguiente manera: “Los
documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en
original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la
reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no
hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.”
37. La jurisprudencia
del Consejo de Estado ha empezado a morigerar su posición interpretativa en relación
con el valor probatorio de las copias simples de documentos públicos. En
efecto, en sentencia del 19 de junio de 2013, manifestó que:
“(…)
cuando
la parte contra la cual se aducen las copias conserva el original de los
documentos y, por lo tanto, está en capacidad de efectuar un cotejo y de
tacharlas de falsedad si ello fuera procedente. (…) debe señalarse que las
pruebas traídas en copia simple por la parte actora que corresponden a los
documentos expedidos por la demandada pueden ser apreciadas por la Sala debido
a que se entiende que los originales deben necesariamente reposar en sus
archivos, y que las copias no fueron tachadas de falsedad por la entidad
pudiendo haber sido cotejadas”[122]
Posteriormente, ese alto Tribunal afirmó que:
“Desconoce de
manera flagrante los principios de confianza y buena fe el hecho de que las
partes luego del trámite del proceso invoquen como justificación para la
negativa de las pretensiones de la demanda o para impedir que prospere una
excepción, el hecho de que el fundamento fáctico que las soporta se encuentra
en copia simple. Este escenario, de ser avalado por el juez, sería recompensar
una actitud desleal que privilegia la incertidumbre sobre la búsqueda de la
certeza procesal. De modo que, a partir del artículo 228 de la Constitución
Política el contenido y alcance de las normas formales y procesales -necesarias
en cualquier ordenamiento jurídico para la operatividad y eficacia de las
disposiciones de índole sustantivo es preciso efectuarse de consuno con los
principios constitucionales en los que, sin hesitación, se privilegia la
materialización del derecho sustancial sobre el procesal, es decir, un derecho
justo que se acopla y entra en permanente interacción con la realidad a través
de vasos comunicantes”.[123]
38.
De otra parte, recientemente en sentencia SU-774 de 2014[124],
cambió su jurisprudencia contenida en la sentencia SU-226 de 2013[125]
y la Corte consideró que la intensión del Legislador al expedir el Código
General del Proceso, fue la de reducir los requisito formales que impidan la
valoración probatoria de los documentos públicos aportados en copia simple. Así
las cosas, consideró que:
“La jurisprudencia
debe estar a tono con los cambios normativos y decisiones legislativas que se
han planteado. No resulta acorde mantener una tesis jurisprudencial en la cual
se pueda interpretar una ponderación mayor hacia las formas procesales en relación
con el valor probatorio de las pruebas documentales. Así mismo es indispensable
tener en cuenta la reciente jurisprudencia del máximo tribunal judicial de lo
contencioso administrativo en tanto es el órgano encargado de establecer las
reglas jurisprudenciales que se deben seguir en dicha jurisdicción.”
39.
A modo de conclusión, tanto las normas procesales, como la jurisprudencia del
Consejo de Estado y de la Corte Constitucional, han avanzado hacia otorgar
pleno valor probatorio a los documentos públicos aportados en copias simples y
que además reposan en los archivos de las entidades del Estado, en las
circunstancias descritas y no hayan sido tachados de falsos.
Derecho constitucional a la seguridad social y su
relación con el derecho fundamental al mínimo vital
40. Esta Corporación
ha definido la naturaleza constitucional del derecho a la seguridad social, con
fundamento en el artículo 48 Superior, al establecer que debe garantizarse a
todos los habitantes el derecho irrenunciable a la seguridad social[126]
y en especial a los derechos pensionales. El amparo de los derechos sociales
fue admitido por esta Corporación desde el año 1992[127], bajo la
tesis de la “conexidad”, cuando se demuestra un nexo inescindible entre el
derecho social y un derecho fundamental[128]. Sin embargo, actualmente
la Corte abandonó el análisis del carácter ius fundamental por conexidad
de los derechos sociales a partir de argumentaciones ajenas a la naturaleza
propia del derecho como lo proponía la tesis previa[129], para
permitir su protección por vía de tutela, una vez se han definido, por el
Legislador o por la administración en los distintos niveles territoriales, las
prestaciones debidas de forma clara y precisa, de manera que constituyan
derechos subjetivos de aplicación directa.[130]
En materia del derecho a la seguridad
social, ha establecido esta Corporación que:
“…
una vez ha sido provista la estructura básica sobre la cual
ha de descansar el sistema de seguridad social, lo cual, además de los
elementos ya anotados –prestaciones y autoridades responsables-; a su vez
supone el establecimiento de una ecuación constante de asignación de recursos
en la cual están llamados a participar los beneficiarios del sistema y el
Estado como último responsable de su efectiva prestación; la seguridad social
adquiere el carácter de derecho fundamental, lo cual hace procedente su
exigibilidad por vía de tutela…”[131]
41.
En el sistema universal de protección de derechos humanos, el artículo 9º del
Pacto Internacional de Derechos Económicos Sociales y Culturales (PIDESC),
dispone la garantía del derecho a la seguridad social, entendido de vital importancia para:
“… garantizar a todas las
personas su dignidad humana cuando hacen frente a circunstancias que les privan
de su capacidad para ejercer plenamente los derechos reconocidos en el Pacto”[132]. [Además], “… el derecho
a la seguridad social incluye el derecho a obtener y mantener prestaciones
sociales, ya sea en efectivo o en especie, sin discriminación, con el fin de
obtener protección, en particular contra:  a) la falta de ingresos procedentes
del trabajo debido a enfermedad, invalidez, maternidad, accidente laboral, vejez
o muerte de un familiar;  b) gastos excesivos de atención de salud;  c) apoyo
familiar insuficiente, en particular para los hijos y los familiares a cargo.”[133] (Negrillas fuera de texto)
42. La Declaración Americana de los Derechos y Deberes del
Hombre[134], en el artículo XVI
establece el derecho a la seguridad social como la protección “… contra las
consecuencias de la desocupación, de la vejez y de la incapacidad que,
proveniente de cualquier otra causa ajena a su voluntad, la imposibilite física
o mentalmente para obtener los medios de subsistencia.”
43. En el numeral 1º del artículo 9º del Protocolo Adicional a la Convención
Interamericana de Derechos Humanos, se estableció que el derecho a la seguridad
social tiene como finalidad proteger a las personas contra las consecuencias de
la vejez, que obstaculiza la obtención de medios para llevar una vida digna y
decorosa.
44. En conclusión, es
innegable la relación que existe entre el derecho a la seguridad social, en
especial los derechos pensionales y el derecho fundamental al mínimo vital, más
aun, cuando se trata de personas que se encuentran en estado de indefensión, y
son destinatarias de una especial protección constitucional, como aquellas de
la tercera edad.
Caso concreto
45.
El caso que es objeto de estudio por parte de esta Sala de Revisión, versa
sobre la acción de tutela interpuesta por el señor Rafael Enrique Hernández,
contra el municipio de Montería, al considerar vulnerados sus derechos
fundamentales al mínimo
vital, a la vida digna y a la seguridad social, presuntamente vulnerados por la
entidad accionada al negarse a reconocer su pensión de vejez, tras considerar
que los documentos aportados por el accionante y los que se encuentran en el
archivo público son copias simples, situación que impide acceder a la petición
del actor. Solicita del juez de amparo se ordene a la entidad pública accionada
reconozca y pague la pensión de jubilación.
Los Juzgados de instancia negaron la pretensión al
considerar que la acción de tutela no es el medio idóneo para reclamar lo
solicitado, pues el accionante cuenta con otros medios de defensa judicial (la
jurisdicción contenciosa administrativa) para exigir el reconocimiento y pago
de la pensión de jubilación a la que cree tener derecho. Además no encontraron
acreditada la configuración de un perjuicio irremediable.
46. Como se advirtió
anteriormente, conforme
a la demanda, la respuesta de la entidad pública y las pruebas recaudadas en
sede de revisión, el estudio del expediente de la referencia debe abarcar tanto
la presunta vulneración de los derechos fundamentales de petición, habeas
data, así como el derecho constitucional de la seguridad social y su
protección por vía de amparo.
En ese orden de ideas, primero
deberá establecerse la procedibilidad de la presente solicitud de amparo para
la protección de los derechos mencionados anteriormente. Encuentra esta Sala
que la presente acción de tutela procede como mecanismo definitivo para
salvaguardar los derechos fundamentales de petición, habeas data y del
derecho constitucional a la seguridad social, con base en los siguientes
fundamentos:
i) Si
bien existen mecanismos ordinarios (ante la jurisdicción contenciosa
administrativa) para que el actor pueda hacer valer sus pretensiones de
reconocimiento y pago de su derecho pensional, estos no son idóneos ni eficaces
y su obligación de agotamiento, se imponen como una carga desproporcionada al
actor debido a su avanzada edad (75 años), su deteriorado estado de salud y su
precaria situación económica, condiciones que lo ubican en un grupo de especial
protección constitucional.
ii) Se supera el
requisito de la inmediatez, puesto que, el actor presuntamente cumplió los
requisitos para acceder a la pensión de jubilación en el año de 1990 (esto es
más 25 años atrás), momento en el que tenía 50 años de edad, pese a lo cual la
vulneración de sus derechos fundamentales se ha perpetuado en el tiempo, es
decir, las mismas tienen vocación de actualidad al afectar el mínimo vital del
accionante y tratarse de derechos imprescriptibles por el paso del tiempo. Sin
duda, el hecho de haberse solicitado el reconocimiento de la pensión
previamente no implica que la actual situación económica del actor no exija la
intervención urgente del juez constitucional.
47. Superado el análisis formal de
procedibilidad de la acción de tutela, la Sala pasa a verificar si en el
presente asunto se han producido las vulneraciones acusadas a los derechos
fundamentales de petición, habeas data y al derecho constitucional de seguridad
social.
48. En relación con la pretensión de
tutelar el derecho a la seguridad social del accionante, encuentra la Corte que
no tiene vocación de prosperidad, porque no existe certeza sobre las especiales
y concretas condiciones laborales en las que trabajó el accionante en las
Empresas Municipales de Montería, como pasa a demostrarse a continuación:
Existen en el expediente dos certificaciones. La
primera es la constancia del
21 de octubre de 2005, suscrita por la funcionaria Edilia Boneth Payares en
calidad de Coordinadora de la Oficina de Gestión Humana del Municipio de
Montería[135],
en la que dijo que: i) el señor Rafael Enrique Hernández Rosario se desempeñó
como capataz de mantenimiento de la sección de alcantarillado de las Empresas
Públicas Municipales de esa ciudad; ii) la prestación de sus servicios
comprendió desde el 1º de enero de 1962 (según acta de posesión No. 038 del 24
de febrero de 1962) hasta el 10 de mayo de 1982 (según fotocopia simple del
oficio No. 037 del 10 de mayo de 1982); iii) su asignación básica mensual en el
año de 1982 ascendía a la suma de $51.500.oo; iv) su tiempo de servicios fue de
veinte (20) años, tres (3) meses, y dieciséis (16) días.
La segunda, es la constancia del 15 de octubre de
2008, suscrita por Clara Pastrana Gracia, en calidad de Coordinadora del Área
Gestión Talento Humano del Municipio de Montería, en la que certificó que[136]:
i) el señor Rafael Hernández Rosario trabajó al servicio del Municipio de
Montería en el cargo de “CAPATAZ DE MANTENIMIENTO EN LA SECCIÓN DE
ALCANTARILLADO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS MUNICIPALES”; ii) él desempeñó sus
labores entre el 24 de enero de 1962 (según acta de posesión No. 038) y el 10 de
mayo de 1982 (según Resolución No. 00022 del 10 de mayo de 1982); iii) su
tiempo de servicios fue de veinte (20) años, tres (3) meses y dieciséis (16)
días; iv) su asignación mensual básica para el año 1982 era de $51.500, prima
de navidad de $51.500, prima vacacional de $25.500 y vacaciones de $25.500.oo
Como
puede verse, estas constancias presentan inconsistencias en relación con: i) el
momento de inicio de las labores, puesto que una de ellas indica que fue el 1º
de enero de 1962 y la otra que dicho trabajador prestó sus servicios desde el
24 de enero de ese mismo año; ii) ambas certificaciones refieren que la
posesión del actor se realizó mediante acta número 038 del 24 de febrero de
1962, fecha que no coincide con el inicio de las labores por parte del
accionante; y iii) no existe claridad en la forma de terminación del vínculo
laboral, ya que una de las constancias refiere que el mismo se terminó mediante
oficio No. 037 del 10 de mayo de 1982 y la otra refiere su forma de terminación
mediante resolución No. 037 del 10 de mayo de ese mismo año.
Además,
en sede de revisión se solicitó a la accionada certificar la vinculación
laboral del señor Tony Espitia, quien presuntamente, en calidad de Secretario
de las Empresas Municipales de Montería, le comunicó al actor, el 10 de enero
de 1962, la Resolución No. 011 de ese mismo mes y año, para que se vinculara a
esa entidad a partir del 1º de enero de ese año. La Alcaldía de Montería
mediante certificación del 28 de mayo del 2015, negó que el mencionado señor
hubiese prestado sus servicios al Municipio. Situación que genera serias dudas
sobre las circunstancias que rodearon la  vinculación del actor a la entidad
territorial.
Aunado
a lo anterior, desconoce la Sala los periodos de cotización al sistema de
seguridad social, el régimen contractual del señor Hernández Rosario y la
naturaleza de su cargo, información trascendental para el reconocimiento de sus
derechos pensionales. Por esas razones la Sala solicitó en su momento al actor
aclarar algunos aspectos sobre su particular situación laboral, pese a lo cual
él ni su apoderado judicial contestaron el requerimiento.
Por
lo expuesto, la Sala negará el amparo al derecho constitucional de seguridad
social solicitado por el accionante.
49. Sin embargo, en relación con los
derechos fundamentales de petición y habeas data, encuentra esta Sala
que fueron desconocidos por la Alcaldía de Montería durante el procedimiento
administrativo, que se inició con las reclamaciones pensionales del accionante.
En efecto, la administración negó sus
peticiones, al establecer que: “(…) revisada la carpeta contentiva de la
hoja de vida del señor RAFAEL ENRIQUE HERNANDEZ ROSARIO, se encontró copias
simples de Actas de Posesión con firmas de sellos más no originales, sobre
el cargo de Capataz de Mantenimiento de la Sección de Alcantarillado Empresas
Públicas Municipales”.[137] (negrillas
fuera de texto). Es decir, fue negada su solicitud por la ausencia de
documentos originales o copias autenticadas en los archivos de la entidad. Esos
actos administrativos vulneraron sus derechos fundamentales de petición y habeas
data y además, implicaron un incumplimiento de los deberes generales y
específicos en materia de administración de archivos públicos.
La ausencia de tales documentos, que
constituyen la historia laboral del actor, afecta gravemente la posibilidad de
que pueda acceder al goce efectivo de su derecho a la seguridad social en
especial a la pensión y generó para la administración la obligación de
reconstruir inmediatamente su archivo público. Observa la Corte una clara
conducta negligente y de desidia de la entidad accionada, materializada en el
mal manejo de la información personal del señor Rafael Enrique Hernández,
fallas que no pueden ser trasladadas al ciudadano. En ese sentido esta
Corporación ha manifestado que:
“(…) la jurisprudencia
de la Corte ha fijado una y otra vez el criterio consistente en que la
administración no puede trasladar al peticionario las fallas o deficiencias en
el manejo de la información que está obligada a guardar en sus archivos. Ha
señalado, además, que el ejercicio de un derecho fundamental como el de
petición, no puede verse truncado por el descuido administrativo con el que se
maneja su archivo documental, ya que de todas formas “la responsabilidad de acreditar
sobre la ocurrencia de un determinado acto, situación o circunstancia ocurridos
durante el cumplimento de las funciones públicas se mantiene en cabeza de la
misma [la administración], aun cuando la colaboración del peticionario en la
complementación de la documentación resulte viable y pertinente, a fin de
resolver a cabalidad sobre la solicitud formulada.”[138]”[139]
En otro pronunciamiento, expresó este
Tribunal que:
“En relación con las fallas de información sobre la historia
laboral del actor, la Sala reitera que las consecuencias de dichas anomalías no
pueden ser trasladadas al accionante. La protección de los derechos
fundamentales que se puedan ver afectados por esa información y el principio de
buena fe, exigen que la administración maneje de manera diligente esa
información y mantenga actualizados los datos de quienes han prestado sus
servicios al municipio e impiden que se traslade a los individuos la carga de
demostrar situaciones cuya prueba e información está en manos de la propia
administración. Tal como lo ha reiterado esta Corporación, el derecho al habeas
data tiene una dimensión positiva que comprende, a lo menos, (i) el derecho a
figurar en los archivos de información o en las bases de datos de las cuales
depende el acceso a un derecho o servicio básico; (ii) el derecho a que la
información sea correcta, completa y actualizada; y (iii) el derecho a que
circule por los conductos regulares de manera efectiva y oportuna hasta la
autoridad administrativa competente para decidir sobre el acceso al derecho o
al servicio.
En consecuencia, como quiera que las fallas en el almacenamiento,
actualización y circulación interna de información completa, oportuna y
actualizada sobre la historia laboral del accionante, así como sobre los
posibles aportes de seguridad social pueden afectar el goce efectivo de los
derechos fundamentales de habeas data y seguridad social y, además, vulnerar el
principio de buena fe, encuentra la Corte que es necesario que la
administración municipal de San Benito Abad adopte en el corto plazo las
medidas y correctivos necesarios para superar este tipo de irregularidades que
puedan poner en peligro el goce efectivo de los derechos fundamentales del
accionante (…)”[140]
Al negarle la entidad pública accionada
valor probatorio a los documentos en copia simple aportados por el actor y que deben
reposar en sus archivos, para abstenerse de conceder la petición de pensión
presentada por aquel, constituye un exceso ritual manifiesto por exigir
documentos originales o copias autenticadas y además, se aparta de la
jurisprudencia del Consejo de Estado y de esta Corporación, en materia de valor
probatorio de documentos públicos aportados en copia por los ciudadanos y que
además deben reposar en sus archivos en tales condiciones.
En
efecto, este Tribunal ha expuesto que el exceso ritual manifiesto se estructura
cuando:
“(...) un
funcionario utiliza o concibe los procedimientos como un obstáculo para la
eficacia del derecho sustancial y por esta vía, sus actuaciones devienen en una
denegación de justicia.”[141] Es decir que el
funcionario judicial incurre en un defecto procedimental por exceso ritual
manifiesto cuando no tiene presente que el derecho procesal es un medio para la
realización efectiva de los derechos de los ciudadanos,[142] y
renuncia conscientemente a la verdad jurídica objetiva que se desprende del
material probatorio, y prefiere una aplicación en exceso rigurosa del derecho
procesal, lo cual conduce al desconocimiento de derechos fundamentales.[143]”[144]
50. Así las cosas, esta Sala de Revisión
tutelará los derechos fundamentales de petición y de habeas data del
actor y ordenará que en un término de veinticuatro (24) horas, contadas a partir
de la notificación de la presente sentencia, si no lo ha hecho aún, inicie la
reconstrucción del archivo público que contiene la historia laboral del señor
Rafael Enrique Hernández Rosario. La administración deberá adoptar una decisión
definitiva sobre la historia laboral del actor dentro de los veinte (20) días siguientes
a la notificación de este fallo, con base en el Acuerdo número 007 del 15 de
octubre de 2014 proferido por el Archivo General de la Nación. En todo caso
deberá observar las siguientes reglas:
i) No podrá exigir al actor
documentos adicionales a los que ya aportó en distintas ocasiones a esa entidad
pública.
ii) Por ningún motivo se le exigirá al
actor la presentación de documentos originales o copias autenticadas
relacionadas con su historia laboral.
iii) Los documentos en copia simple que
reposan en su archivo público tienen plena eficacia probatoria para reconstruir
la historia laboral del accionante.
iv) En caso de encontrar
inconsistencias en la información que ha aportado el señor Rafael Enrique
Hernández Rosario o aquella que reposa en sus archivos, la administración
deberá poner en conocimiento de las autoridades judiciales competentes tal
situación. Sin embargo, tales irregularidades no serán obstáculo para que el
expediente sea reconstruido en los términos establecidos por la ley, el
reglamento y la jurisprudencia constitucional.
51. Además, se ordenará a la Alcaldía de Montería que una
vez reconstruido el archivo público, dentro de los plazos establecidos en el
numeral anterior, proceda dentro de los cuarenta y ocho (48) horas siguientes a
resolver la petición de reconocimiento y pago de la pensión de jubilación del
señor Rafael Enrique Hernández Rosario. Se advierte al ente municipal que en
ningún caso podrá extenderse del término otorgado por la Corte ni hacer
exigencias documentarias adicionales al accionante.
DECISIÓN
Conforme a lo
expuesto, la Sala Quinta de Revisión de la Corte Constitucional, administrando
justicia en nombre del pueblo, y por mandato de la Constitución Política,
RESUELVE:
Primero.- REVOCAR las sentencias
proferidas el 15 de julio de 2014, por el Juzgado Tercero Civil Municipal de
Montería y el 20 de agosto del mismo año, por el Juzgado Tercero Civil del
Circuito de la misma ciudad, dentro de la acción de tutela promovida por Rafael
Enrique Hernández contra el municipio de Montería. En su lugar CONCEDER el
amparo al señor Rafael Enrique Hernández Rosario de sus derechos fundamentales
de petición y habeas data.
Segundo.- ORDENAR a la Alcaldía
Municipal de Montería adoptar las medidas necesarias para que, en el término de
veinticuatro (24) horas, contadas a partir de la notificación de la presente
sentencia, si no lo ha hecho aún, inicie la reconstrucción del archivo público
que contiene la historia laboral del señor Rafael Enrique Hernández Rosario. La
administración deberá adoptar una decisión definitiva sobre la historia laboral
del actor dentro de los veinte (20) días siguientes a la notificación de este
fallo, de conformidad con las normas vigentes en la materia y lo dispuesto en
la parte motiva de esta providencia (numeral 50). En todo caso, por ningún
motivo la administración municipal podrá exceder el término otorgado por la
Corte.
Tercero.- ORDENAR a
la Alcaldía Municipal de Montería, que una vez reconstruido el archivo público,
dentro de los plazos establecidos en el numeral anterior, proceda dentro de las
cuarenta y ocho (48) horas siguientes a resolver la petición de reconocimiento
y pago de la pensión de jubilación del señor Rafael Enrique Hernández Rosario.
Se advierte al ente municipal que en ningún caso podrá extenderse del término
otorgado por la Corte ni hacer exigencias documentarias adicionales al
accionante.
Cuarto.- Por Secretaría líbrese
la comunicación prevista en el artículo 36 del Decreto 2591 de 1991.
Notifíquese,
comuníquese, publíquese en la Gaceta de la Corte Constitucional y cúmplase.
GLORIA STELLA ORTIZ DELGADO
Magistrada
JORGE IVÁN PALACIO PALACIO
Magistrado
JORGE IGNACIO PRETELT CHALJUB
Magistrado
MARTHA
VICTORIA SÁCHICA MÉNDEZ
Secretaria General
[1] Folio 1 cuaderno principal
[2] El apoderado judicial en el escrito de tutela, indicó que el
actor tiene derecho al reconocimiento y pago de la pensión de jubilación por
reunir los requisitos establecidos en el literal b) de la Ley 6 de 1945 y con
la entrada en vigencia de la Ley 33 de 1985, se debe dar el reconocimiento
conforme a esa normatividad.
[3] Folio 52 cuaderno principal.
[4] Folio 48 cuaderno principal.
[5] Folio 25 cuaderno principal.
[6] Cfr. folio 27 cd. inicial.
[7] Cfr. folio 28 cd inicial.
[8] Folio 28 cuaderno principal.
[9] Folio 29 del cuaderno principal.
[10] Folios 31-33 cuaderno principal.
[11] Folio 32 cuaderno principal.
[12] Folio 32 cuaderno principal.
[13] Folios 34 y 35 del cuaderno principal.
[14] Folios 36 y 37 del cuaderno principal.
[15] Folios 34 y 36 del cuaderno principal.
[16] Folio 38 cuaderno principal.
[17] Folios 58 y 59 cuaderno principal.
[18] Folio 60 cuaderno principal
[19] Folios 61-64 cuaderno principal.
[20] Folio 64 cuaderno principal.
[21] Ibídem.
[22] Folios 71-77 cuaderno principal.
[23] Folios 78-81 cuaderno principal.
[24] Folios 3-9 cauderno de impugnación.
[25] Folio 3 cuaderno 2.
[26] Folio 20 cuaderno de revisión.
[27] Folio 19 cuaderno de revisión.
[28] Folio 52 cuaderno principal.
[29] Folio 56 del cuaderno principal.
[30] Folio 39-40 cuaderno principal.
[31] Folio 41 cuaderno de revisión.
[32] Folio 42 cuaderno de revisión.
[33] Folio 50 cuaderno de revisión.
[34] Folios 51-78 cuaderno de revisión.
[35] Folio 82 cuaderno de revisión.
[36] Folio 1 cuaderno principal
[37] Sentencia T–851 de 2010. M.P. Humberto Antonio Sierra Porto.
[38] Sentencia T–686 de 2012 M.P. Jorge
Ignacio Pretelt Chaljub
[39] Sentencias T–800 de 2012 M.P. Jorge Iván
Palacio Palacio, T–859 de 2004 M.P. Clara Inés Vargas.
[40] Sentencias T–800 de 2012 M.P. Jorge Iván
Palacio Palacio., T–436 de 2005 M.P. Clara Inés Vargas, y T–108 de 2007 M.P.
Rodrigo Escobar Gil, entre otras.
[41] Sentencias T–328 de 2011 M.P.
Jorge Ignacio Pretelt Chaljub; T-456 de 2004 M.P. Jaime Araujo Rentería, y
T-789 del 11 de septiembre de 2003 M.P. Manuel José Cepeda Espinosa, entre
otras.
[42] En la sentencia
T-900 de 2004, esta Corporación sobre el requisito de inmediatez, señaló: “(...)
la jurisprudencia constitucional tiene establecido que el presupuesto de la
inmediatez constituye un requisito de procedibilidad de la tutela, de tal
suerte que la acción debe ser interpuesta dentro de un plazo razonable,
oportuno y justo. Con tal exigencia se pretende evitar que este mecanismo de
defensa judicial se emplee como herramienta que premia la desidia, negligencia
o indiferencia de los actores, o se convierta en un factor de inseguridad
jurídica.
“Esta
condición está contemplada en el artículo 86 de la Carta Política como una de
las características de la tutela, cuyo objeto es precisamente la protección
inmediata de los derechos constitucionales fundamentales de toda persona,
cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la
omisión de cualquier autoridad pública o de los particulares en los casos que
establezca la ley. Así, pues, es inherente a la acción de tutela la protección
actual, inmediata y efectiva de aquellos derechos.”
[43] Corte
Constitucional Sentencia SU-446 de 1999, en la cual se hizo un recuento y
unificación de la jurisprudencia hasta entonces existente en torno a este tema.
[44]  Corte
Constitucional Sentencia SU-446 de 1999.
[45] Sentencia T-447 de 2012 M.P. Mauricio
González Cuervo.
[46]  M.P. Jorge
Ignacio Pretelt Chaljub.
[47]  Ver
Sentencia T-1013 DE 2006,  M. P. Álvaro Tafur Galvis.
[48] Sentencia T-447 de 2012 M.P. Mauricio
González Cuervo.
[49] Pueden consultarse las sentencias T-12 de 1992, T-419 de 1992,
T-172 de 1993, T-306 de 1993, T-335 de 1993, T-571 de 1993, T-279 de 1994,
T-414 de 1995, T-529 de 1995, T-604 de 1995, T-614 de 1995, SU-166 de 1999,
T-307 de 1999, reiteradas en sentencias T-377 de 2000, T-1089 de 2001, T-447 de
2012 entre otras.
[50] Ver entre otras las Sentencias de la Corte Constitucional, T-481
de 1992. M.P. Jaime Sanín Greiffenstein. La Corte tuteló los derechos del actor
quien instauró acción de tutela contra el Instituto de Seguros Sociales, pues a
pesar de haber cumplido con los pasos para el reconocimiento de una pensión por
invalidez, la administración no le había respondido luego de más de tres años. T-076 de 1995. M.P. Jorge Arango Mejía. El
actor presentó el 1o. de marzo de 1994 la documentación necesaria para que la
Caja de Previsión Social de Bogotá le reconociera la pensión de invalidez, como
consecuencia de una afección cardíaca que le disminuyó su capacidad laboral en
un 76% a 80%, según dictamen médico. A la fecha de presentación de la acción de
tutela, agosto 31 de 1994, la entidad acusada no había dado ninguna respuesta
al actor. T-491 de 2001. M.P. Manuel José Cepeda Espinosa.
En este fallo la Corte Constitucional encontró que la
negativa del I.S.S. de reconocer al  actor la pensión de jubilación por la no
emisión del bono pensional por parte de la entidad competente, vulneraba los
derechos del accionante, en especial el derecho de petición y eventualmente el
derecho a la pensión de jubilación en su calidad de componente del derecho al
trabajo. Ver también sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra.
[51] Ver las
sentencias T-414 de 1992, M.P. Ciro Angarita Barón; T-161 de 1993, M.P. Antonio
Barrera Carbonell; y C-913 de 2010, M.P. Nilson Pinilla Pinilla.
[52] Sentencia
T-340 de 1993, M.P. Carlos Gaviria Díaz.
[53] M.P. Jorge Arango Mejía.
[54] Sentencia SU-082 de 1995 M.P. Jorge
Arango Mejía.
[55] Sentencia C-748 de 2011 M.P. Jorge
Ignacio Pretelt Chaljub.
[56] M.P. Eduardo Montealegre Lynett.
[57] En este sentido, en sentencia T-414 de
1992, la Corte afirmó: "la libertad informática, consiste ella en la
facultad de disponer de la información, de preservar la propia identidad
informática, es decir, de permitir, controlar o rectificar los datos
concernientes a la personalidad del titular de los mismos y que, como tales, lo
identifican e individualizan ante los demás." Así mismo, en sentencia
SU-082 de 1995, afirmó: "La autodeterminación informática es la facultad
de la persona a la cual se refieren los datos, para autorizar su conservación,
uso y circulación, de conformidad con las regulaciones legales." Y en la
sentencia T-552 de 1997 afirmó: "...el derecho a la autodeterminación
informativa implica, como lo reconoce el artículo 15 de la Carta Fundamental,
la facultad que tienen todas las personas de “conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de
datos y en archivos de entidades públicas y privadas.”
[58] El fundamento de validez de los llamados principios de la
administración de datos personales, se encuentra en el segundo inciso del
artículo 15 de la Constitución, el cual constituye en términos de la Corte,
"el contexto normativo y axiológico dentro del cual debe moverse,
integralmente el proceso informático" y del cual derivan "unas reglas
generales que deben ser respetadas para poder afirmar que el proceso de acopio,
uso y difusión de datos personales sea constitucionalmente legítimo", y
que a su vez son el resultado "de la aplicación directa de las normas
constitucionales al proceso informático." Así en sentencia T-307 de 1999
(consideración 20)
[59] Sentencia T-729 de 2002 M.P. Eduardo Montealegre Lynett.
[60] M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub.
[61] Sentencia T-926 de 2013 M.P. Mauricio
González Cuervo.
[62] Sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco
Gerardo Monroy Cabra
[63] Ibídem.
[64] Ibídem.
[65] Ibídem.
[66] En la sentencia
T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra se manifestó: “En Sentencia T-527
de 2000. M.P. Fabio Morón Díaz. La Corte al estudiar sobre la caducidad de los
datos financieros negativos consideró que se desconoce el derecho fundamental
al buen nombre cuando la información suministrada por la entidad pertinente,
registre un hecho o un comportamiento carente de veracidad.”
[67] ver sentencias T-443 de 1994 y C-567 de 1997 M.P. Eduardo
Cifuentes Muñoz, citadas en sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo Monroy
Cabra.
[68] Código de Régimen Político y Municipal.
[69] Artículo 289.
[70] Artículo 315
[71] Artículo 316.
[72] Artículo 320.
[73] Artículo 337.
[74] Que provee a la conservación de ciertos
documentos oficiales.
[75] Por la cual se ordena la publicidad de
los actos y documentos oficiales.
[76] Por la cual se crea el Archivo General de
la Nación y se dictan otras disposiciones.
[77] Artículo 1º.
[78] Artículo 2º.
[79] Por la cual se expide el Estatuto General
de la Contratación de la Administración Pública.
[80] Por el cual se reglamenta el Título IX y los numerales
2, 4, 8, y 10 del artículo 56 de la Ley 443 de 1998.
[81] Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
[82] Artículo 1.
[83] Artículo 11.
[84] Artículo 12, 15, 16 y 17.
[85] Artículo 13.
[86] Artículo 21 al 36.
[87] Artículo 22.
[88] Artículo 46 al 49.
[89] Artículo 46.
[90] Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la información pública Nacional y se
dictan otras disposiciones.
[91] Artículo 1.
[92] Artículo 2.
[93] Sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco
Gerardo Monroy Cabra.
[94] M.P. Eduardo Montealegre Lynett
[95] Al respecto, es importante traer a colación la intervención del
director general del archivo general de la nación, en el trámite del estudio de
constitucionalidad del artículo 22 de la ley 795 de 2003, llevado a cabo en la
Sentencia C-1042 de 2003:  “La disciplina de la archivística ha redundado en
grandes beneficios para la humanidad a lo largo de varias centurias, y en el
caso de Occidente, particularmente a partir de la Revolución Francesa, donde se
consagró el derecho de los pueblos a que la documentación generada por su
aparato administrativo pudiese ser consultada sin restricciones.  Con el
subsiguiente interés de los historiógrafos por el estudio de las fuentes
primarias.  En este sentido la archivística ha venido refinando sus métodos,
atendiendo en mucho a la circunstancia de que no podría conservarlo
todo, (...)Adicionalmente se debe tener en cuenta el valor documental que
poseen los testimonios de archivo, los cuales corresponden a valores primarios
y a valores secundarios.  Los primeros apuntan a los valores administrativos,
esto es, de tipo contable, fiscal, jurídico o legal; debiendo conservarse en
las dos primeras fases de archivo (de gestión y central).  Posteriormente esos
documentos pueden adquirir valores secundarios o históricos, válidos para la
investigación retrospectiva, los cuales deben pasar a un archivo histórico,
(...)El propósito de los archivos es el de dar al servicio la información que
conservan, de lo contrario se podría hablar de depósitos de papel pero no de
archivos.   ”
[96] Sentencia T-926 de 2013 M.P. Mauricio González
Cuervo.
[97] Sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco
Gerardo Monroy Cabra.
[98] M.P. Jaime Córdoba Triviño.
[99] Sentenica T-926 de 2013 M.P. Mauricio
González Cuervo
[100] Sentencia C-1011 de 2008 M.P. Jaime Córdoba Triviño.
[101] Sentencia T-605 de 2014 M.P. María
Victoria Calle Correa.
[102] Ibídem.
[103] M.P. Alejandro Martínez Caballero.
[104] Sentencia T-948 de 2003 M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra.
[105] M.P. Clara Inés Vargas Hernández
[106] Sentencia T-256 de 2007 M.P. Clara Inés Vargas Hernández.
[107] M.P. Jorge Iván Palacio Palacio.
[108] M.P. Mauricio González Cuervo.
[109] Ibídem.
[110] Por medio del cual se establecen los lineamientos para la
reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones.
[111] Artículo 1º.
[112] Artículo 2º
[113] artículo 3º literal b.
[114] Artículo 7º numeral 2.
[115] Artículo 8º.
[116] Artículo 9º.
[117] Artículo 10º.
[118] Por el
cual se suprimen y reforman regulaciones,  procedimientos o trámites
innecesarios existentes en la Administración Pública.
[119] Por el cual se dictan normas para suprimir o
reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
[120] Artículo3º.
[121] Derogado por el artículo 626 del Código General del Proceso.
[122] Consejo de Estado, Sección Tercera. Subsección B, Sentencia del
19 de junio de 2013, Rad. No. 25000-23-26-000-2001-02152-01 (27129), citada en
sentencia de esta Corporación SU-774 de 2014 M.P. Mauricio Gonzáles Cuervo.
[123] Consejo de Estado, Sección Tercera, Sala Plena, sentencia del 28
de agosto de 2013, rad. 05001-23-31-000-1996-00659-01 (25022), citada en la
sentencia SU-774 de 2014 M.P. Mauricio González Cuervo.
[124] M.P. Mauricio González Cuervo.
[125] M.P. Alexei Egor Julio Estrada.
[126] Sentencia T–021 de 2010 M.P. Humberto
Antonio Sierra Porto.
[127] Sentencia T–406 de 1992 M.P. Ciro
Angarita Barón.
[128] Sentencia T–021 de 2010 M.P. Humberto
Antonio Sierra Porto.
[129] Sentencia T-859 de 2003 M.P. Eduardo
Montealegre Lynett.
[130] Sentencia T–1318 de 2005M.P. Humberto Antonio Sierra Porto. reiterado en sentencia T–468 de 2007 con ponencia del mismo
Magistrado. Ver también sentencia T–760 de 2008 M.P. Manuel José Cepeda
Espinosa.
[131] Ibídem.
[132] Naciones Unidas, Consejo Económico y Social, Comité de derechos
Económicos, Sociales y Culturales. Observación General No. 19 El derecho a la
seguridad social (Artículo 9), 39ª período de sesiones 5 – 23 de noviembre de
2007. Ginebra. Párrafo 1.
[133] Ibídem párrafo 2.
[134] Aprobada en la Novena Conferencia
Internacional Americana, Bogotá, 1948.
[135] Folio 52 cuaderno principal.
[136] Folio 48 cuaderno principal.
[137] Folio 28 cuaderno principal.
[138] Sentencia T-116 de 1997 M.P. Hernando Herrera Vergara.
[139] Sentencia T-718 de 2005 M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra.
[140] Sentencia T-317 de 2004 M.P. Manuel José Cepeda Espinosa.
[141] Ibídem
[142]Sentencia C-029 del 2 de febrero de 1995.
M.P. Jorge Arango Mejía.
[143] Sentencia T-1091 del 6 de noviembre de 2008.
M.P. Manuel José Cepeda Espinosa
[144] Sentencia T-985ª de 2012 M.P. Jorge
Ignacio Pretelt Chaljub.