T-656-10
Sentencia T-656/10
Sentencia
T-656/10
ACCION DE
TUTELA PARA SOLICITAR DOCUMENTOS EN PODER DE LA ADMINISTRACION PUBLICA-Caso
en que no se les cancelaron a los demandantes los subsidios prometidos si
desocupaban sus sitios de trabajo en el mercado público para permitir ejecución
de obras
ACCION DE
TUTELA CONTRA MUNICIPIO PARA SOLICITAR COPIA DE ACTA DE COMPROMISO-Caso en que
se suscribió un acuerdo de pago de subsidios a comerciantes
ARCHIVO
PUBLICO Y DERECHO DE ACCESO A INFORMACION PUBLICA
En lo concerniente al archivo
público, el deber del Estado en garantizar bajo diez principios
fundamentales de archivística, la responsabilidad de los servidores públicos en
la organización, conservación, uso y manejo de documentos, para servir a la
comunidad como soporte documentario y así poder garantizar la efectividad de
otros principios tales como el derecho a la información o el debido proceso
administrativo, que directa o indirectamente están ligados al servicio de
archivo. De manera tal que se logre facilitar la participación de la comunidad
y el control de los ciudadanos en las decisiones que los afecten. Igualmente se
señalan varias características de los documentos que conforman los archivos
dentro de las cuales se destacan las siguientes: (i).  Son imprescindibles para
la toma de decisiones basadas en antecedentes. (ii). Constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y
cultural del Estado y la administración de justicia. (iii).Son elementos
fundamentales de la racionalidad de la administración pública. (iv). Se
desarrollan como agentes dinamizadores de la acción estatal. (v).  Cumplen una
función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Dentro de la normatividad
referente a la archivística, se deja clara la responsabilidad que tienen los
servidores públicos en cuanto a la guarda conservación y custodia de los
documentos. Tanto así que se exigen unos procedimientos especiales para el
trato de los documentos, que garanticen la integridad, autenticidad, veracidad
y fidelidad de la información que se contiene. De acuerdo a lo anterior se
colige, en primera medida, que por regla general todo ciudadano tiene derecho a
acceder a cualquier información pública, contenida en documentos a cargo de la
administración, siempre y cuando no esté protegida por reserva legal; y en
segundo lugar, todo funcionario público a cuyo cargo esté la custodia y cuidado
de los documentos de la administración, deberá garantizar a los administrados
su efectivo acceso.
DEBIDO PROCESO
ADMINISTRATIVO Y GARANTIA PARA QUE LOS ADMINISTRADOS OBTENGAN DE MANERA
DILIGENTE Y OPORTUNA INFORMACION O DOCUMENTOS QUE REQUIERAN
Lo que
busca el debido proceso administrativo, entre otros aspectos, es evitar que los
servidores públicos obstaculicen el correcto desarrollo de las actuaciones
administrativas, así como el ejercicio legítimo de los derechos de los
particulares, garantizando de esta forma que los administrados obtengan de
manera diligente y oportuna la información o documentos que requieran sin tener
que soportar cargas que no les corresponden.
RECONSTRUCCION
DE DOCUMENTOS-Caso en que se suscribió un acuerdo de pago de subsidios a
comerciantes
Cuando un documento se encuentra bajo la custodia y
responsabilidad de la administración y por circunstancias adversas desaparece
impidiéndose su a acceso a los ciudadanos, asiste la obligación de ordenar de
manera ágil su reconstrucción para alivianar la carga impuesta por la
administración sin necesidad, pues de no ser así, se afectaría directamente el
derecho fundamental al debido proceso administrativo poniendo en riesgo el
acceso oportuno a la administración de justicia. La Sala considera
necesario hacer claridad sobre varios aspectos a saber: (i). El acta suscrita
entre la administración municipal y los comerciantes es un convenio. (ii). Todo
documento que emane de la administración municipal, según lo señalado en
nuestra Carta y  en la normatividad de archivistica, debe estar bajo el cuidado
y custodia del órgano que lo emite, so pena de responder ante su omisión. (iii).
En cuanto a la argumentación dada por el Ad quem para no conceder la protección
invocada, se advierte que en ningún momento la problemática a girado en torno a
la no contestación por parte de la administración, lo cual deja claro que no se
ha violado el derecho de petición. Contrario a esto, hay que destacar que la
administración siempre manifestó que dicho documento no está en su poder y por
tanto no le era posible entregarlo. Ahora bien, lo que se presenta en realidad
en este caso es la vulneración al debido proceso administrativo por parte de la
Alcaldía, que al ser la encargada de poseer, guardar y velar por la custodia de
dicho documento, no lo haya hecho, dificultando con su actuar el acceso
efectivo por parte de los ciudadanos a la administración de justicia. (iv) Como
regla general, la administración tiene la responsabilidad de garantizar la
protección de los derechos fundamentales de sus administrados, dentro de los
cuales se encuentran el debido proceso y el acceso a la justicia. En este caso,
la Sala observa que a pesar de haberse contestado por parte de la
administración sobre la situación del documento, su devolución nunca fue
concretada a pesar de que es la Alcaldía la directa responsable de su cuidado y
custodia. Contrario sensu, se expusieron evasivas y dilaciones injustificadas
que muestran de parte de varios funcionarios la vulneración del debido proceso
desatendiendo la prontitud que debe caracterizar los procedimientos de índole
administrativo. Ahora bien, la Sala observa que al ser responsabilidad de la
Alcaldía la custodia del documento al parecer extraviado, se hace necesario que
de inmediato se realice la reconstrucción del acta teniendo en cuenta el
escrito contenido en el expediente y las declaraciones rendidas por las
personas vinculadas so pena de ocasionar una vulneración mayor. En
consecuencia se concluye que debe ser amparado el derecho al debido
proceso de los accionantes, como instrumento para garantizar el efectivo acceso
a la administración de justicia. Por ello, se ordenará al representante legal
del municipio, que en el término de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a
la notificación de este fallo, inicie la reconstrucción del expediente teniendo
en cuenta que no podrá exceder el termino de dos (2) meses para entregar el
acta a los accionantes.
Referencia: expediente T-2589921
Acción de tutela interpuesta por los señores Gilberto Horacio Serpa
Salazar, Eduardo Enrique Pernett Soto, Andrés Inocencio Osorio Velásquez y
Ricardo Montiel Hoyos contra el municipio de Buenavista (Córdoba).
Magistrado Ponente:
Dr. JORGE IVÁN PALACIO PALACIO
Bogotá, D.C.,
treinta (30) de agosto de dos mil diez (2010).
La Sala Quinta de Revisión de la Corte Constitucional, integrada por los
Magistrados Jorge Iván Palacio Palacio, quien la preside, Nilson Pinilla
Pinilla y Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, en ejercicio de sus competencias
constitucionales y legales, específicamente las previstas en los artículos 86 y
241, numeral 9º, de la Constitución Política, y en los artículos 33 y
concordantes del Decreto 2591 de 1991, profiere la siguiente:
SENTENCIA
dentro
del proceso de revisión del fallo emitido por el Juzgado Promiscuo del Circuito de Planeta Rica (Córdoba), que revocó
el del Juzgado Promiscuo Municipal de Buenavista, del mismo departamento, en la
acción de tutela instaurada por los señores Gilberto Horacio Serpa Salazar,
Eduardo Enrique Pernett Soto, Andrés Inocencio Osorio Velásquez y Ricardo
Montiel Hoyos contra el municipio de
Buenavista.
I.
ANTECEDENTES.
Los señores Gilberto Horacio Serpa Salazar, Eduardo Enrique Pernett
Soto, Andrés Inocencio Osorio Velásquez y Ricardo Montiel Hoyos interponen
acción de tutela, el día 14 de agosto de 2009, en contra del municipio de
Buenavista (Córdoba), por considerar que les han vulnerado su derecho
fundamental al debido proceso y acceso a la justicia.
1.
Hechos.
Para
fundamentar su solicitud de tutela los accionantes relatan los siguientes
hechos:
1.1. Manifiestan
que el día 14 de junio de 2007, la alcaldía de Buenavista (Córdoba) celebró una
reunión en la que participaron los accionantes en calidad de comerciantes del
mercado público, con el fin de acordar con la administración municipal  la
realización de unas obras en la plaza de mercado, además de la entrega de unos
subsidios durante el tiempo de duración de la misma.
1.2. Como
constancia de los acuerdos a que se llegó en dicha reunión entre la
administración municipal[1]
y los comerciantes[2],
se suscribió un acta en la que se acordó lo siguiente:
-
Los comerciantes del mercado público de Buenavista se comprometieron a
desocupar sus lugares de trabajo durante la semana del 19 al 23 de junio del
año 2007.
-
Se acordó como fecha de inicio de actividades de construcción el 25 de
junio de 2007 para ser entregada la obra el 25 de agosto del mismo año.
-
La administración municipal de Buenavista se comprometió a otorgar a los
comerciantes un subsidio equivalente a un salario mínimo mensual vigente
durante los dos meses de duración de la obra, con pagos quincenales de $ 216.
800.
-
Se dejó constancia de que la administración municipal de Buenavista se
comprometía a seguir cancelando a los comerciantes el subsidio pactado en caso
de retraso en la entrega de las obras, hasta la fecha en que éstas fueran
entregadas en forma definitiva.
1.3. Aducen
los accionantes que los compromisos adquiridos bilateralmente y consignados en
el acta suscrita en la reunión, únicamente fueron cumplidos por los
comerciantes del mercado público, toda vez que a pesar de haber desocupado en
las fechas pactadas sus sitios de trabajo para permitir la ejecución de las
obras, la administración municipal de Buenavista nunca les canceló los
subsidios durante los seis (6) meses que se extendió en la entrega de la
construcción.
1.4.
Precisan que durante el tiempo transcurrido estuvieron inactivos comercialmente
en virtud de lo cual se vieron obligados a contraer deudas y compromisos
económicos con el fin de proveer el mínimo vital a  sus familias, de manera tal
que la administración les causó grave detrimento económico.
1.5. Afirman
que en repetidas ocasiones se acercaron a las dependencias de la alcaldía para
solicitar copia auténtica del acta de compromiso suscrita, pero la
administración municipal únicamente accedió a facilitarles a los accionantes
copia del documento vía fax. En consecuencia, señalan que sin la copia
auténtica no es posible ejercer el derecho que les asiste para reclamar el
cumplimiento por parte de la administración municipal de lo consignado en el
acta.
1.6.
Comentan que a efectos de ubicar el documento original para autenticar las
copias que poseen los accionantes, se solicitó ante el Juzgado Promiscuo
Municipal de Buenavista la realización de una diligencia de Inspección Judicial
de Prueba Anticipada en las dependencias de la Secretaría de Planeación
Municipal y/o en las dependencias del Archivo Municipal, la cual fue fijada
para el día 23 de julio de 2009, a las 10:00 a.m.
1.7. El día
de la diligencia de Inspección Judicial de prueba anticipada no se encontraba
ni el jefe de la oficina de archivo ni el secretario de Planeación Municipal,
no obstante haber sido notificados mediante comunicado por el Juzgado Promiscuo
Municipal de Buenavista. La diligencia se llevó a cabo solamente con el
Secretario de Planeación  Municipal, el señor Pedro Santiz del Toro, quien fue
contactado por sus compañeros vía celular, acudiendo de inmediato al llamado
judicial, excusándose por no haber sido informado de la misma.
1.8. Durante
la diligencia celebrada en presencia del Juez Promiscuo Municipal de
Buenavista, el Secretario de Planeación Municipal, señor Pedro Santiz del Toro,
al observar el documento exhibido, manifestó que en efecto conoce el acta
solicitada, pero que no puede cumplir con lo pedido, debido a que su secretaria
no se encontraba en ese momento. En consecuencia, se comprometió, en presencia
de los funcionarios judiciales, a hacerlo llegar a la apoderada de los demandantes,
en el menor tiempo posible debidamente autenticado. Compromiso que quedó
consignado en el acta de inspección judicial suscrita en el juzgado Promiscuo
Municipal de Buenavista por todos los intervinientes
1.9. Por
último, manifiestan que el documento solicitado nunca fue remitido a la
apoderada ni a los accionantes, como se estipuló en el compromiso con el señor
Pedro Santiz del Toro. Al contrario, después de mucho insistir en la entrega,
el funcionario de la administración municipal de Buenavista finalmente admitió
que este documento público no se hallaba en las dependencias  de la Alcaldía,
debido a que el original del mismo fue entregado al señor JUAN CARLOS SERPA,
interventor de las obras civiles realizadas en el mercado público. Situación
que resulta extraña y grave en suma medida si se tiene en cuenta que la
conservación de los documentos públicos es responsabilidad de las entidades
públicas en su guarda, conservación y custodia.
1.10. Los
accionantes solicitan se tutele el derecho al debido proceso y en consecuencia
les sea entregada el acta en la que se suscribió el acuerdo de pago de los
subsidios a los comerciantes, para hacer efectiva la correspondiente
reclamación.
1.11. El
Juzgado Promiscuo Municipal de Buenavista (Córdoba), en  proveído del 28 de
agosto de 2009, concedió la protección al debido proceso. Sin embargo luego de
realizada la impugnación y remitido el expediente al Juzgado Promiscuo del
Circuito de Planeta Rica, éste decretó la nulidad de todo lo actuado mediante
auto del 5 de octubre de 2009 con base al numeral 9° del artículo 140 del CPC.
Al
regresarse el expediente al Juzgado Promiscuo Municipal de Buenavista, vincula
por solicitud de la apoderada de la parte accionante a los señores Eugenio Bru
Herazo, Ferney Bertel Rojas, Maria Auxiliadora Herazo Montes, Pedro Santiz del
Toro, Hilda Caraballo Salazar, Mercedes Córdoba, Francisco Velásquez, Mónica
Solano, para absolver un interrogatorio de parte.
2.
Contestación de las partes demandadas
2.1
Municipio de Buenavista (Córdoba).
Mediante
oficio del 19 de agosto de 2009, el representante legal del municipio de
Buenavista da contestación a la acción de tutela resaltándose las siguientes
apreciaciones:
(i).
Manifiesta que no le consta lo concerniente al convenio realizado entre los
comerciantes y la administración municipal y que en consecuencia se atiene a lo
probado.
(ii). Aduce
respecto de la diligencia de solicitud de prueba anticipada que se llevó a cabo,
que cada empleado según el manual de funciones es responsable de la información
que maneja y si no se encontraba el documento en el archivo no era dable
entregarlo por cuanto nadie puede estar obligado a lo imposible.
(iii). Explica
que la responsabilidad en la entrega de un documento es personal mas no
institucional, ya que si el documento no existía, no se entiende como puede
afirmar el funcionario que lo hará llegar después.
(iv). Expresa
que “los fundamentos son tan tímidos e inciertos”, que no es posible
acceder a lo pedido, ya que está demostrado fehacientemente que el municipio no
ha faltado a sus compromisos constitucionales ni legales, y el hecho de negarse
lo solicitado, como en este caso, no lo hace merecedor de ningún reproche
jurídico.
(v). Aduce
que el acta de convenio realizada entre la administración y los comerciantes es
un documento privado y por tanto no se puede dar la reconstrucción del
documento por cuanto esta se predica de los expedientes.
(vi)
Por último, refiere que para solucionar este caso no es procedente la acción de
tutela en razón a su carácter subsidiario.
2.2
Declaraciones
2.2.1.
Eugenio Bru Herazo – Personero Municipal
(i)
Aduce haber estado presente en la reunión llevada a cabo en la alcaldía,
en calidad de personero.
(ii)
Confirma que la entrega de la obra se realizó el 31 de diciembre del
2007.
(iii)
Manifiesta que el alcalde del momento tenía la voluntad de dar a título
de subsidio un salario mínimo a los comerciantes del mercado pero no tiene
claro si en el acta hubo un compromiso textual.
(iv)
Aclara que el acta debe reposar en los archivos de la alcaldía porque es
lógico que un documento de esa naturaleza debe ser debidamente archivado.
(v)
Manifiesta que no puede afirmar si está o no porque no maneja el área de
archivos.
2.2.2.
Mónica Solano Acosta – Ingeniera Civil asistente en la socialización de los
planos del proyecto de la plaza de mercado.
(i)
Comenta haber participado en la reunión de socialización de los planos,
pero reitera que ella no era la ingeniera contratista ni interventora, que no
tiene ninguna relación con el mercado y que desconoce el contenido del acta,
debido a que ella simplemente firmó como asistente.
(ii)
Expresa no tener conocimiento sobre el lugar donde debe encontrarse el
acta ya que no es funcionaria de la alcaldía.
2.2.3.
Pedro Santiz del Toro
(i)
Expresa estar desempeñándose actualmente como secretario de Planeación
Municipal en Buenavista.
(ii)
Aduce haber estado presente durante la  convocatoria para la
socialización del proyecto de remodelación de la plaza de mercado, en la que se
recogieron las firmas de los comerciantes, porque para esa época también se
estaba desempeñando como Secretario de Planeación del municipio.
(iii)
Manifiesta no saber con exactitud en qué fecha se les entregó la obra a
los comerciantes, pero que sí se les hizo entrega.
(iv)
Aclara que la administración se comprometió a pagar un salario mínimo
mensual por los dos meses de duración de la obra. Pero explica que no le consta
si dicho compromiso se hizo con la administración o directamente con los
contratistas que manejaban el proyecto.
(v)
Comenta que no tiene conocimiento sobre el tiempo adicional que duró la
obra.
2.2.4.
Hilda de Jesús Caraballo Salazar- comerciante
(i)
Manifiesta haber estado presente en la convocatoria realizada por la
administración municipal de Buenavista para la presentación del proyecto de
remodelación del mercado público celebrada el 14 de junio de 2007, en la que se
firmó un acta de compromiso entre los comerciantes del mercado y la alcaldía municipal,
sobre la realización de obras de remodelación y construcción de los sitios de
trabajo.
(ii)
Expresa que la alcaldía se comprometió a efectuar el pago de unos subsidios
a los comerciantes durante el tiempo de duración de la obra, pero nunca se dio
prestación alguna por ese concepto.
(iii)
Afirma que las casetas fueron entregadas el 31 de diciembre del año
2007.
(iv)
Respecto  de su situación en particular señaló lo siguiente: “El
alcalde nos dijo los voy a mandar de vacaciones por dos meses que (sic) no nos
entregaba la plata porque no (sic) la gastábamos en otra cosa. Me hicieron un
perjuicio muy grande, yo soy operada  de válvula mitral, yo pagaba el seguro
porque en Medellín me hacían la revisión, como dejé de trabajar, dejé de
cotizar y me sacaron del seguro, ahora estoy en régimen subsidiado ese no paga
especialista.”
2.2.5.
Maria Auxiliadora Herazo Montes – comerciante
(i)  Manifiesta haber estado presente en la convocatoria realizada por
la administración municipal de Buenavista para la presentación del proyecto de
remodelación del mercado público celebrada el 14 de junio de 2007 en la que se
firmó un acta de compromiso entre los comerciantes del mercado y la alcaldía municipal,
sobre la realización de obras de remodelación y construcción de los sitios de
trabajo.
(ii) Expresa que la alcaldía se comprometió a cancelarles los subsidios
durante el tiempo que durara la obra pero nunca se canceló.
(iii) Adujo que la entrega de las casetas se realizó el 31 de diciembre
de 2007.
2.2.6.
Francisco Manuel Velásquez Sierra- comerciante
(i)
Manifiesta haber estado presente en la convocatoria realizada por la
administración municipal de Buenavista para la presentación del proyecto de
remodelación del mercado público celebrada el 14 de junio de 2007 en la que se
firmó un acta de compromiso entre los comerciantes del mercado y la alcaldía municipal,
sobre la realización de obras de remodelación y construcción de los sitios de
trabajo.
(ii)
Expresa que nunca se pagaron los subsidios, que la entrega de las
casetas se realizó el 31 de diciembre y que supone que el acta debe estar en la
alcaldía, donde se firmó.
2.2.7.
Mercedes Córdoba – comerciante
(i)
Manifiesta haber estado presente en la convocatoria realizada por la
administración municipal de Buenavista para la presentación del proyecto de
remodelación del mercado público celebrada el 14 de junio de 2007, en la que se
firmó un acta de compromiso entre los comerciantes del mercado y la alcaldía municipal,
sobre la realización de obras de remodelación y construcción de los sitios de
trabajo.
(ii)
Aduce haber puesto su huella dactilar en el acta de compromiso porque no
sabe firmar.
(iii)
Expresa que nunca se pagaron los subsidios que prometió el alcalde.
(iv)
Menciona que la entrega de las casetas se realizó el 31 de diciembre del
2007 y que el acta de compromiso debe estar en la alcaldía porque fue en donde
se firmó.
2.2.8.
Ferney Bertel Rojas – Ex alcalde – no asistió
2.2.9.
Juan Carlos Serpa- no asistió
3.
Decisiones Judiciales Objeto de Revisión
3.1. Primera Instancia
El Juzgado Promiscuo Municipal de Buenavista (Córdoba),
en  proveído del 20 de noviembre de 2009, protege el derecho fundamental al
debido proceso de los accionantes, bajo los siguientes argumentos:
(i)
Si bien se da una respuesta por la parte demandante, ésta no satisface
los requisitos de suficiencia, efectividad y congruencia que exige la Ley 594
de 2000.
(ii)
Los documentos de carácter público deben estar bajo la custodia y
cuidado de la administración y no de un particular, como se afirma en la
respuesta dada por el alcalde municipal.
(iii)
Por último, aduce que no se ha satisfecho lo solicitado por los
accionantes, lo cual va en contra del debido proceso y de la prontitud que debe
caracterizar los procedimientos de índole administrativo.
En consecuencia, tutela el derecho al debido proceso de
los accionantes, ordenando en primer lugar la reconstrucción del acta de
acuerdo a la copia simple aportada por los actores, y en segundo lugar que una
vez realizada la reconstrucción del documento procediera la administración a
resolver de fondo la petición presentada por los actores a través de la apoderada
judicial.
3.2. Impugnación
Mediante escrito de impugnación
allegado al despacho el 30 de noviembre de 2009, el alcalde de Buenavista
ratifica lo afirmado en la contestación de la acción. Adicionalmente manifiesta
que la acción de tutela no es procedente por cuanto el documento que solicitan
los accionantes es inexistente y en todo caso es de naturaleza privada.
2. Señalan que existen otros
medios adecuados para exigir el supuesto incumplimiento de la administración.
3. Afirma que según el expediente,
los hechos se remontan al 14 de junio de 2007 y la acción de tutela fue
presentada el 14 de agosto de 2009, lo que quiere decir que ya han pasado más
de 2 años para iniciar el proceso de reparación directa.
4. Insiste en que hay prueba
dentro del proceso que la administración no tiene dicha acta y no puede
rehacerla. En consecuencia, concluye que debe exonerarse de tal obligación.
3.4. Segunda instancia
El Juzgado
Promiscuo del Circuito de Planeta Rica (Córdoba) mediante proveído del 4 de
febrero de 2010, revoca la sentencia de primera instancia argumentando que al
no observarse dentro del expediente una petición dirigida a la administración,
solicitando bien sea el documento o la reconstrucción del mismo, no se ha
violado por parte de la alcaldía de Buenavista el derecho de petición. Esto en
la medida en que si no hay una solicitud, la administración no puede contestar.
Sin embargo,
afirma que cuando un expediente o parte del mismo llegue a perderse o
destruirse, la legislación procesal civil ha establecido en el artículo 113 el
proceso de reconstrucción de expedientes, que deberá hacerse de manera ágil. De
no ser así, puede presentarse una afectación del derecho al mínimo vital, toda
vez que de ese documento depende el pago de los subsidios.
4.  Pruebas relevantes que
obran dentro del expediente.
Con el expediente se allegaron
las siguientes pruebas:
-
Fotocopia simple del acta suscrita entre la administración municipal de
Buenavista y los comerciantes del mercado, inscrita el 14 de junio de 2007.
-
Copia del acta de diligencia de inspección judicial de prueba anticipada
suscrita por el señor Juez Gabriel José Diaz Anaya, la abogada Diana María Vega
Mercado, el señor Secretario de Planeación  Pedro Santiz del Toro y el
Secretario  Edwin de Jesús Salgado Guerrero, realizada el 23 de julio de 2009.
-
Poder otorgado a la abogada Diana María Vega Mercado para actuar en
representación de los accionantes.
II. CONSIDERACIONES
Y FUNDAMENTOS.
1.
Competencia.
Esta Corte es competente para conocer el fallo
materia de revisión, de conformidad con lo establecido en los artículos 86 y
241-9 de la Constitución Política y en los artículos 31 a 36 del Decreto 2591 de 1991.
2.  Problema jurídico.
De acuerdo con los antecedentes planteados, corresponde a la Sala
determinar si la negativa de la Alcaldía de Buenavista a entregar a varios
ciudadanos un documento emanado de la administración, vulnera sus derechos
constitucionales al debido proceso administrativo y acceso efectivo a la
administración de justicia.
Para resolver
el anterior problema jurídico la Sala considera pertinente desarrollar los
siguientes aspectos: (i) procedencia de la acción de tutela para solicitar
documentos que se encuentran en poder de la administración; (ii) el  debido
proceso administrativo; (iii) reconstrucción de
documentos; por último,  (iv) se entrará al análisis
del caso concreto para determinar si se debe conceder o no la protección
invocada.
3.
Procedencia de la acción de tutela para solicitar documentos que se
encuentran en poder de la administración pública.
3.1.
El Decreto 2591 de 1991, que desarrolla el contenido del articulo 86 Superior,
estableció cuáles son las causales de procedencia de la acción de tutela, dentro
de las que señala que toda acción u omisión de las autoridades públicas que
hayan violado, violen o amenacen violar cualquiera de los derechos
fundamentales consagrados en la Constitución es susceptible de esta acción.
3.2.
Adicionalmente, el artículo 74  constitucional, estableció que todas las
personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos
que establezca la ley. En tal medida se autoriza a cualquier ciudadano,
para que acceda a la información oficial, consulte todos los documentos que
reposen en las oficinas públicas; inclusive se da la posibilidad de solicitar y
obtener copias de las mismas, con excepción de aquellas que tengan una reserva
de carácter legal o alguna relación con la defensa o seguridad nacional.
3.2.1. En tal medida, el acceso a
documentos públicos adquiere un rango constitucional y la Carta únicamente
permite que mediante ley se establezcan excepciones de acceso a este tipo de documentos,
de manera que si un documento no tiene ninguna reserva legalmente impuesta,
debe estar al alcance de consulta y acceso por parte de cualquier ciudadano.
Esta Corporación desde sus
albores, en la sentencia T-473 de 1992, explicó que “el ejercicio del
derecho al acceso a documentos públicos debe, pues, ceñirse a los postulados de
la Constitución y la ley tal como lo dispone expresamente el artículo 74. Vale
decir: solo la Carta Fundamental y la ley pueden establecer límites al
ejercicio de este derecho que por supuesto, incluye la consulta de los
documentos in – situ y no sólo como pudiera pensarse, la solicitud de copias”.
3.2.2. De igual manera, en la
sentencia T-066 de 1998 la Corte indicó lo siguiente:
“En consonancia con lo anterior, las personas y los
medios de comunicación pueden solicitar información sobre los más diversos
actos de las autoridades públicas, a través del derecho de petición consagrado
en el artículo 23 de la Carta Política. Esta potestad ciudadana ha sido
establecida expresamente en el artículo 74, que establece que “todas las
personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley”.
3.2.3. Esta
Corporación analizó, en la sentencia T-1322 de 2000, el caso de una persona que
solicitó al Gerente del Centro de Diagnóstico
Automotor del Valle Ltda. (Sociedad de economía mixta de segundo grado),
información sobre un contrato administrativo que celebró esa entidad con la
secretaría de transito municipal de Cali, en donde la entidad demandada
resolvió de forma negativa tal solicitud, alegando que esa información tenía
carácter reservado, por ser propiedad de una firma particular. La Corte
concedió el amparo al demandante, al observar que había sido vulnerado su
derecho fundamental a la información debido a que la entidad no pudo demostrar
la existencia de una reserva sobre los documentos. En esa oportunidad expresó
lo siguiente
“En principio, puede afirmarse que las
empresas de economía mixta están obligadas a suministrar toda la información
requerida por los veedores ciudadanos, salvo que logren demostrar que existe
reserva legal o que se trata de una información que debe mantenerse en reserva
por afectar, exclusivamente, intereses particulares. Sin embargo, dado que se
trata de una excepción al derecho fundamental de petición, es necesario que la
entidad a quien se solicita la información, exponga de manera clara y
contundente, las razones de la reserva y que se limite a restringir el acceso
del ciudadano interesado - o del veedor - exclusivamente a la parte de la
información cuya reserva se encuentra autorizada. En consecuencia, para
mantener la reserva, no es suficiente la argumentación fundada en fórmulas
generales o vagas, tendientes simplemente a evitar que las personas puedan
acceder a datos que tienen relevancia pública por involucrar, por ejemplo, el
manejo de recursos públicos o la prestación de una función o de un servicio
público.
Como ya se mencionó, la entidad accionada
justifica su decisión, en primer lugar, en que el reporte solicitado contiene
información elaborada por un ente privado (U.T. Cintra Valle) en cumplimiento
de una obligación contractual.
No obstante, lo cierto es que lo que el
actor solicita es un informe de gestión sobre un contrato interadministrativo
el cual, por expreso mandato del artículo 74 de la Carta, resulta, en
principio, público; de lo cual se colige que también, en principio,  todo
lo relacionado con dicho informe tiene la condición de información pública, sin
importar si adicionalmente, se trata de convenios o contratos celebrados con
particulares. En efecto, en principio, todo lo referente a dicho convenio
interadministrativo es y debe ser de público conocimiento, para asegurar el
adecuado control sobre su desarrollo y ejecución.”
3.3.
Concatenado con lo anterior, en la búsqueda por
garantizar a todas las personas el acceso a información veraz contenida en
soportes documentales, se profiere la Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se
dicta la Ley General de archivos”, así como el Decreto 4124 del 10 de
diciembre de 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos[3]. En ellos se
regula a nivel nacional:
(i). El manejo del
conjunto de documentos, sin importar su
fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, durante el transcurso de su gestión.
(ii) La conservación
de cada documento respetando su orden, para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce, a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia”.
3.3.1 Los ordenamientos en
mención precisan, además, en lo concerniente al archivo público[4],
el deber del Estado en garantizar bajo diez principios fundamentales de
archivística[5],
la responsabilidad de los servidores públicos en la organización, conservación,
uso y manejo de documentos, para servir a la comunidad como soporte
documentario y así poder garantizar la efectividad de otros principios tales
como el derecho a la información o el debido proceso administrativo, que
directa o indirectamente están ligados al servicio de archivo. De manera tal
que se logre facilitar la participación de la comunidad y el control de los ciudadanos
en las decisiones que los afecten.
3.3.2. Igualmente se señalan
varias características de los documentos que conforman los archivos dentro de
las cuales se destacan las siguientes:
(i).  Son imprescindibles para la
toma de decisiones basadas en antecedentes.
(ii). Constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración
de justicia.
(iii).Son elementos fundamentales de la racionalidad de la
administración pública.
(iv). Se desarrollan como agentes
dinamizadores de la acción estatal.
(v).  Cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadora[6].
3.3.3. Dentro de la normatividad
referente a la archivística, se deja clara la responsabilidad que tienen los
servidores públicos en cuanto a la guarda conservación y custodia de los
documentos. Tanto así que se exigen unos procedimientos especiales para el
trato de los documentos, que garanticen la integridad, autenticidad, veracidad
y fidelidad de la información que se contiene.[7]
3.4. De acuerdo a lo
anterior se colige, en primera medida, que por regla general todo ciudadano
tiene derecho a acceder a cualquier información pública, contenida en
documentos a cargo de la administración, siempre y cuando no esté protegida por
reserva legal; y en segundo lugar, todo funcionario público a cuyo cargo esté
la custodia y cuidado de los documentos de la administración, deberá garantizar
a los administrados su efectivo acceso.
4. El debido proceso
administrativo[8].
El artículo 29 superior consagra
el derecho fundamental al debido proceso, que ha sido protegido en múltiples
ocasiones por esta Corporación. Esta garantía comprende cautelas de orden
sustantivo y de procedimiento cuya omisión no permitiría la realización de un Estado
social de derecho[9].
Del debido proceso administrativo
busca garantizar “que ninguna de las actuaciones de las autoridades públicas
dependan de su propio arbitrio, sino que se encuentren sujetas siempre a los
procedimientos señalados en la ley”[10].
En tal sentido, este derecho se materializa como una derivación del principio
de legalidad de acuerdo con el cual “toda competencia ejercida por las
autoridades públicas debe estar previamente señalada en la ley, como también
las funciones que les corresponden y los trámites a seguir antes de adoptar una
determinada decisión” (artículos 4º y 122 C. N.)[11].
Para dar un desarrollo más amplio
al concepto del debido proceso administrativo, es necesario tener presente que el
Estado es el que debe ajustarse a las reglas previstas en el ordenamiento
jurídico a fin de garantizar a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos ante
la administración, evitando de este modo que los administrados queden a la
deriva de una decisión arbitraria u omisión de una actuación a causa de
dilaciones injustificadas.
Al respecto, esta Corporación
señaló en la sentencia C-540 de 1997 el concepto del debido proceso en los
siguientes términos:
“El debido proceso se instituye en la Carta Política de
1991 como un derecho de rango fundamental de aplicación inmediata (arts. 29 y
85) que rige para toda clase de actuaciones, sean estas judiciales o
administrativas, sometiéndolas a los procedimientos y requisitos legal y
reglamentariamente establecidos, para que los sujetos de derecho puedan
tramitar los asuntos sometidos a decisión de las distintas autoridades, con protección
de sus derechos y libertades públicas, y mediante el otorgamiento de medios
idóneos y oportunidades de defensa necesarios, de manera que garanticen la
legalidad y certeza jurídica en las resoluciones que allí se adopten.
De esa forma, se asegura la prevalencia de las
garantías sustantivas y procesales requeridas, la imparcialidad del juzgador y
la observancia de las reglas predeterminadas en la ley a fin de esclarecer los
hechos investigados, así como la práctica, contradicción y valoración de las pruebas
recaudadas y allegadas y la definición de los responsables y sus respectivas
sanciones[12].
Su aplicación en los procesos administrativos ha sido
reiterada por esta Corporación en diversos fallos, precisándose que quien
participe en ellos debe tener la oportunidad de ejercer su defensa, presentar y
solicitar pruebas, con la plena observancia de las formas propias que los rija.[13]”
Así pues, el desconocimiento en cualquier forma del
derecho al debido proceso en un trámite administrativo, no sólo quebranta los
elementos esenciales que lo conforman, sino que igualmente comporta una
vulneración del derecho de acceso a la administración de justicia, del cual son
titulares todas las personas naturales y jurídicas (C.P., art. 229), que en
calidad de administrados deben someterse a la decisión de la administración,
por conducto de sus servidores públicos competentes”.
De acuerdo
con lo anterior, lo que busca el debido proceso administrativo, entre otros
aspectos, es evitar que los servidores públicos obstaculicen el correcto
desarrollo de las actuaciones administrativas, así como el ejercicio legítimo
de los derechos de los particulares, garantizando de esta forma que los
administrados obtengan de manera diligente y oportuna la información o
documentos que requieran sin tener que soportar cargas que no les corresponden.
5. Reconstrucción
de documentos.
Para que un juez pueda proferir una decisión de fondo,
es indispensable que cuente con documentos y soportes que le den claridad al
momento de emitir la  sentencia. Sin embargo, por diferentes circunstancias puede
ocurrir que el expediente o parte del mismo lleguen a extraviarse, dificultando
la tarea del juez.
Del mismo modo sucede con la Administración, que en su
diario desenvolvimiento puede verse en dificultad de actuar en debida forma
frente a los particulares, por circunstancias adversas en las que a causa del
extravío de documentos que están en su poder, se causa detrimento a los
intereses de los administrados.
Ante tal eventualidad, el ordenamiento diseñó la reconstrucción
de expedientes y documentos, consagrado en el Código de Procedimiento Civil,
artículo 133, como herramienta eficaz en la protección de los derechos
fundamentales de los ciudadanos.
Esta
Corporación ha señalado que dicha reconstrucción debe hacerse ágilmente,  ya
que de no ser así puede ocasionarse una vulneración al debido proceso en la
medida en que, según el artículo 29 constitucional, toda persona tiene derecho
a una actuación de la administración célere y “sin dilaciones injustificadas”;
y si bien la pérdida de un expediente justifica cierta dilación en el proceso,
a ésta no se debe añadir el retardo de su reconstrucción.
Sobre este
aspecto, en Sentencia T-600 de 1995, la Corte revisó un caso en el que se
solicitó el amparo de tutela contra una resolución de la alcaldía accionada,
que revocaba el amparo policivo de la posesión de un bien inmueble del petente,
debido a que se había presentado una pérdida de expediente que impedía
determinar si se había ocasionado efectivamente una vulneración al debido
proceso. Por tanto, consideró necesario que en el menor tiempo posible se
llevara a cabo la reconstrucción del expediente:
“La reconstrucción de
expediente está reglamentada por el artículo 133 del Código de Procedimiento
Civil; aunque allí no se fijan términos, es obvio que la reconstrucción debe
hacerse a la mayor brevedad.
(...)
En este caso especial, el Inspector de Policía de la
Comuna Nº 25 de Cartagena debe preocuparse por el trámite pronto y preferencial
de la reconstrucción. Es más el interesado puede formular las quejas y
denuncias que estime pertinentes en caso de demora; (...) no sólo es un derecho
que tiene sino una forma de averiguar por qué y en dónde se extravío el
expediente.”
En un caso
más reciente, en la Sentencia T-256 de 2007, la Corte ordena a la alcaldía
accionada que de inmediato realice la reconstrucción de los documentos
destruidos en varias tomas guerrilleras, debido a que dentro de ellos se
encontraba la información con la cual el actor podía acceder a su pensión.
“En el caso que ocupa la atención de
la Sala, los archivos que contenían la información laboral del actor no se
encuentran porque al parecer fueron destruidos como resultado de las tomas
guerrilleras, y aunque resulte lamentable esta situación, la Alcaldía Municipal
debió reconstruir los expedientes que resultaron afectados por esta situación.
No hacerlo, constituye una grave violación a los derechos de las personas que
trabajaron al servicio de la administración municipal, pues casos como el
presente se esta impidiendo el acceso a una futura pensión de vejez. La reconstrucción
de un expediente debe hacerse de manera ágil, pues de no ser así puede haber
una posible afectación del derecho a la seguridad social en conexidad con el
mínimo vital, toda vez que de esa información depende el reconocimiento y pago
de la pensión de vejez.”
De
conformidad con lo expuesto, cuando un documento se encuentra bajo la custodia
y responsabilidad de la administración y por circunstancias adversas desaparece
impidiéndose su a acceso a los ciudadanos, asiste la obligación de ordenar de
manera ágil su reconstrucción para alivianar la carga impuesta por la
administración sin necesidad, pues de no ser así, se afectaría directamente el
derecho fundamental al debido proceso administrativo poniendo en riesgo el
acceso oportuno a la administración de justicia.
6. Análisis del  caso concreto
6.1. En el caso bajo examen los accionantes interponen acción de tutela
contra el municipio de Buenavista - Córdoba, por la presunta vulneración al
debido proceso y acceso efectivo a la administración de justicia, como
consecuencia de la omisión de la administración municipal en la entrega de un
documento que acredita el convenio realizado entre la administración municipal
y los comerciantes.
6.2. En el acta suscrita por las partes, se contemplaban varios aspectos:
(i) la realización de adecuación de la plaza de mercado, (ii) el compromiso de
los comerciantes de entregar las instalaciones para la remodelación, (iii) el
acuerdo de pago de unos subsidios durante la vigencia de la construcción
propuesto por la administración y (iv) las fechas de cumplimiento de la
entrega.
6.3. Se observa claramente en el expediente que la Administración, ante
la solicitud insistente de los accionantes, simplemente se limitó a expresar
que dicho documento ya no estaba en su poder porque se encuentra en manos de
particular; en consecuencia aduce que no es su obligación entregarlo por cuanto
nadie está obligado a lo imposible.
6.4. El Juez de primera instancia, al estudiar el caso,
concede la protección a los ciudadanos comerciantes argumentando que si bien la
administración da una respuesta, ésta no satisface los requisitos de
suficiencia, efectividad y congruencia por cuanto no brinda una solución a
dicha situación.
En cuanto al acta de compromiso firmada por el alcalde y
los comerciantes, resalta que tales documentos son de carácter público; por
consiguiente deberían estar bajo el cuidado de la administración, y no en manos
de particulares como lo afirman los funcionarios de la alcaldía. Además, expone
que cuando no se satisface lo solicitado por los administrados se atenta contra
el derecho al debido proceso.
6.5.
Contrario a esto, el juez de segunda instancia revoca la decisión del a quo,
argumentando que si bien asiste el derecho a obtener el acta, no obra dentro
del expediente una petición dirigida a la administración municipal de parte de
los accionantes, en la que se solicite dicho documento o su reconstrucción.
6.6. La Sala considera necesario hacer claridad sobre
varios aspectos a saber:
(i). El acta suscrita entre la administración municipal y
los comerciantes es un convenio.
(ii). Todo documento que emane de la administración
municipal, según lo señalado en nuestra Carta y  en la normatividad de
archivistica, debe estar bajo el cuidado y custodia del órgano que lo emite, so
pena de responder ante su omisión.
(iii). En cuanto a la argumentación dada por el Ad quem
para no conceder la protección invocada, se advierte que en ningún momento la
problemática a girado en torno a la no contestación por parte de la
administración, lo cual deja claro que no se ha violado el derecho de petición.
Contrario a esto, hay que destacar que la administración
siempre manifestó que dicho documento no está en su poder y por tanto no le era
posible entregarlo.
Ahora bien, lo que se presenta en realidad en este caso es
la vulneración al debido proceso administrativo por parte de la Alcaldía de
Buenavista, que al ser la encargada de poseer, guardar y velar por la custodia
de dicho documento, no lo haya hecho, dificultando con su actuar el acceso
efectivo por parte de los ciudadanos a la administración de justicia[14].
(iv) Como regla general, la administración tiene la
responsabilidad de garantizar la protección de los derechos fundamentales de
sus administrados, dentro de los cuales se encuentran el debido proceso y el
acceso a la justicia.
6.7 En este caso, la Sala observa que a pesar de haberse
contestado por parte de la administración sobre la situación del documento, su
devolución nunca fue concretada a pesar de que es la Alcaldía la directa
responsable de su cuidado y custodia.[15]
Contrario sensu, se expusieron evasivas y dilaciones injustificadas que
muestran de parte de varios funcionarios la vulneración del debido proceso
desatendiendo la prontitud que debe caracterizar los procedimientos de índole
administrativo[16].
6.8. Ahora bien, la Sala observa que al ser
responsabilidad de la Alcaldía la custodia del documento al parecer extraviado[17], se hace
necesario que de inmediato se realice la reconstrucción del acta teniendo en
cuenta el escrito contenido en el expediente y las declaraciones rendidas por
las personas vinculadas[18]
so pena de ocasionar una vulneración mayor.
6.9. En consecuencia se concluye que debe ser amparado el derecho al
debido proceso de los accionantes, como instrumento para garantizar el efectivo
acceso a la administración de justicia. Por ello, se ordenará al representante
legal del municipio de Buenavista (Córdoba), que en el término de las cuarenta
y ocho (48) horas siguientes a la notificación de este fallo, inicie la
reconstrucción del expediente teniendo en cuenta que no podrá exceder el
termino de dos (2) meses para entregar el acta a los accionantes.
VI. DECISIÓN
En mérito de lo
expuesto, la Sala Quinta de Revisión de la Corte Constitucional, administrando
justicia en nombre del pueblo y por mandato de la Constitución Política,
RESUELVE
PRIMERO. REVOCAR la Sentencia proferida el 4 de febrero de
2010 por el Juzgado Promiscuo del Circuito de Planetarica (Córdoba). En su
lugar, TUTELAR los derechos fundamentales al debido proceso y
efectivo acceso a la administración de justicia de los accionantes Gilberto
Horacio Serpa Salazar, Eduardo Enrique Pernett Soto, Andrés Inocencio Osorio
Velásquez y Ricardo Montiel Hoyos.
SEGUNDO. ORDENAR al
Alcalde municipal de Buena Vista (Córdoba) que en el término de cuarenta y ocho
(48) horas posteriores a la notificación de esta providencia inicie la
reconstrucción del acta del 14 de junio de 2007, en la que fue suscrito el
convenio celebrado entre los comerciantes del mercado y la administración
municipal, sin exceder el término de dos (2) meses para entregar el respectivo
documento a los accionantes, para lo cual podrá tener en cuenta la copia simple
y las declaraciones contenidas en el expediente.
LÍBRESE
por Secretaria General la comunicación prevista en el artículo 36 del
Decreto 2591 de 1991.
Cópiese,
notifíquese, comuníquese, publíquese y cúmplase.
JORGE
IVÁN PALACIO PALACIO
Magistrado
Ponente
NILSON
PINILLA PINILLA
Magistrado
JORGE
IGNACIO  PRETELT CHALJUB
Magistrado
MARTHA
VICTORIA SÁCHICA MENDEZ
Secretaria
General
[1] FERNEY BERTEL ROJAS, Alcalde municipal para la
época en que ocurrieron los hechos,  PEDRO SANTIZ DEL TORO, secretario de
planeación municipal de Buenavista para la época en que ocurrieron os hechos;
DIANA MARÍA VALLE PITALUA, administradora delegada para la época de los hechos;
JUAN CARLOS SERPA,  arquitecto consultor del proyecto; MONICA SOLANO. ingeniera
de la obra, EUGENIO BRU H, Personero municipal de Buenavista para el momento de
los hechos.
[2] Los comerciantes intervinientes en el convenio
fueron: GILBERTO HORACIO SERPA SALAZAR, GUIDO MANUEL SOTO MEJIA, EDUARDO
ENRIQUE PERNETT SOTO, ANDRES INOCENCIO OSORIO VELASQUEZ, EDUARDO JOSÉ SALGADO
PACHECHO, MIGUEL MONTERROSA MENDOZA, JOAQUIN ARRIETA AGUIRRE, RICARDO MONTIEL
HOYOS, NICOLASA OLAYA GENES,  PATRONA DIAZ VEGA, MARQUEZA PEREZ MONTIEL,
MARCELINA HERAZO JIMENEZ, MARÍA AUXILIADORA HERAZO MONTES, MARIA PRESENTA
MARTINEZ GARCES, LUZ MARINA HERRERA CONTRERAS, CARMEN SALGADO DE BERRIO
[3] También se emitió la circular 035 del 12 de
junio de 2009 por el Procurador General de la Nación para: Gobernadores, Alcaldes, Personeros Municipales y Gerentes de Entidades Descentralizadas del orden Municipal y
Departamental, en cumplimiento de la Ley 594 de 2004 - Organización e
Implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados. Circulares 004
de 2003 y 012 de 2004 del DAFP:
“En
cumplimiento de las facultades constitucionales que le confiere a este despacho
el artículo 277 de la Carta Política, en el sentido de vigilar el cumplimiento
de la Constitución, las leyes y los actos administrativos, así como ejercer la
vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas,
todo en el marco de la protección del interés público, considera de importancia
lo siguiente. De acuerdo con lo expresado por las convenciones de las
Naciones Unidas e Interamericanas de lucha contra la corrupción, la unificación
de procesos y procedimientos administrativos de las diferentes entidades
estatales es prioritaria, especialmente en aquellos temas relacionados con el
control, conservación, organización y protección de los documentos públicos,
como memoria de la conducta oficial, toda vez que en las Instituciones juega un
papel de gran importancia, la correcta administración y organización de sus
archivos como base del patrimonio histórico y cultural de los pueblos .El
debido manejo de los archivos está regulado en la Ley 594 de 2000, en
donde se fijan los procesos y procedimientos de obligatorio cumplimiento, que
deben ser adoptados por todos los entes territoriales del nivel central y
descentralizado. El Procurador General de la Nación, en defensa de los intereses de la sociedad y en la búsqueda de que se garantice el ejercicio diligente y eficiente
de las funciones administrativas, solicita a los Gobernadores, Alcaldes,
Personeros Municipales y Gerentes de Entidades Descentralizadas del orden
Departamental y Municipal, adelantar la gestiones pertinentes para que se
cumpla, en el menor tiempo, con lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y
las circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia
de Control Interno y 012 del 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la Nación. De esta manera, los responsables de la
implementación y desarrollo de los procedimientos necesarios para el
cumplimiento, en el nivel territorial, de las disposiciones antes señaladas,
tendrán como plazo para ello, hasta el mes de diciembre de 2009. Los
Procuradores Provinciales y Distritales dentro de su respectivo territorio,
bajo la orientación y supervisión de los Procuradores Regionales, vigilaran el
cumplimiento de lo aquí dispuesto, reportando el seguimiento a la presente
directriz, a más tardar el 20 de enero de 2010, ante los Procuradores
Regionales, quienes consolidarán aquellos reportes y los enviarán a más tardar
dentro de los tres (3) días siguientes a la Procuraduría Delegada para la Descentralización y las Entidades Territoriales. Los
representantes legales de las entidades y los funcionarios a cargo de los
procesos de archivo y de administración documental, asumirán las
responsabilidades disciplinarias que les corresponda en el marco de la Ley 734 de 2002 y
las demás normas vigentes que les sean aplicables, por el incumplimiento de lo
regulado en materia de archivo público.”
[4] Conjunto de documentos
pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación
de un servicio público.
[5] Artículo 4º de la Ley 594 de 2000. Principios generales. Los principios generales que rigen la función
archivística son los siguientes:
a) Fines
de los archivos. El objetivo
esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en
tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado,
en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano
en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y
la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la
toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural
del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de
las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros
de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia
de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la
organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los
mismos.
e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística
para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el
patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los
principios fundamentales de la Constitución Política;
f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los
archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo
las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de
la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la
acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos
informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo
programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos
informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública
y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra
práctica sustitutiva;
k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos
reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre
el Estado colombiano
[6] literal i), Artículo 4° de la Ley 594 de 2000
[7] Ley 594 de 2000. Responsabilidad de los
Servidores públicos:
“Artículo 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la
gestión de documentos y de la administración de sus archivos.”
“Artículo
15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los
servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán
los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las
normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.”
“Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo
estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los
funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a
las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la
obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de
la información de los documentos de archivo y serán responsables de su
organización y conservación, así como de la prestación de los servicios
archivísticos.”
[8] Corte Constitucional, Sentencias T-849 de
1999, T-1308 de 2005, T-653 de 2006, T-048 de 2008 y T-828 de 2008, entre
otras.
[9] Corte Constitucional. Sentencia T-828 de 2008.
[10] Corte Constitucional. Sentencia T-917 de 2008.
En aquella ocasión le correspondió a la sala de Revisión determinar si en el
caso sub judice la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de Tunja, al abstenerse de levantar las medidas cautelares que recaían sobre
bienes y derechos sucesorales del peticionario “pese a existir proceso
contencioso administrativo atacando el mandamiento de pago y la decisión
negativa a las excepciones” había desconocido los derechos constitucionales
fundamentales del actor y se procedía conferir la tutela como mecanismo
transitorio para resolver un perjuicio irremediable. La Corte efectuó un conjunto de consideraciones muy importantes respecto de la importancia de
respetar el debido proceso en las actuaciones administrativas y resolvió
conceder el amparo invocado.
[11] Corte Constitucional, Sentencia T-982 de 2004.
[12] Ver las Sentencias C-053de 1993, y C-259 de 1995.
[13] Ver la Sentencia C-467/95.
[14] En tal sentido, como se observa en el expediente,
tanto el representante legal del municipio como los funcionarios entrevistados,
se limitan a expresar que el documento solicitado si fue realizado pero que al
no contarse con el original, la administración no tiene porque responder.
[15] Al respecto, se puede observar a folio 23 el
acta de la diligencia de inspección judicial en las instalaciones de la
alcaldía del Municipio de Buenavista, Córdoba, realizada el 23 de julio de
2009, en la que el señor Pedro Santiz del Toro secretario de planeación del
Municipio, se comprometió a allegar el acta de compromiso firmada entre el
alcalde del momento y los comerciantes del mercado. Sin embargo dicha acta
nunca fue enviada.
[16] El acta se encuentra en copia simple enviada
por fax, en los folios 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 y 22 del cuaderno de
primera instancia.
[17] Ley 594 de 2000. Responsabilidad de los
Servidores públicos:
“Artículo 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la
gestión de documentos y de la administración de sus archivos.”
“Artículo
15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los
servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán
los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las
normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.”
“Artículo 16.
Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las
entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades
públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de
velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información
de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.”
[18] Eugenio
Bru Herazo – Personero Municipal, Mónica Solano Acosta – Ingeniera Civil
asistente en la socialización de los planos del proyecto de la plaza de
mercado, Pedro Santiz del Toro como secretario de planeación del Municipio,
Hilda de Jesús Caraballo Salazar- comerciante, María Auxiliadora Herazo Montes
– comerciante, Francisco Manuel Velásquez Sierra- comerciante, Mercedes Córdoba
– comerciante, Ferney Bertel Rojas – Ex alcalde – no asistió,  Juan Carlos
Cerpa- no asistió (persona ajena a la administración que supuestamente tiene el
documento).