MahalTech/MOIArticles huggingface dataset:
المادة (1) يتولى وكيل وزارة الداخلية للأحوال المدنية الإشراف على إدارات ومكاتب الأحوال المدنية ومتابعة تنفيذ مهامها وتوجيهها للقيام بالواجبات والمهام في ضوء ما يقضي به نظام الأحوال المدنية ولائحته التنفيذية والصلاحيات المعطاة له.
المادة (2) الأساس هو الوعاء الذي تحفظ فيه كافة الوثائق والمستندات الخاصة بالحالة المدنية للمواطن بعد حصوله على البطاقة الشخصية (الهوية الوطنية) ويخصص له رقم حفظ تسلسلي في كل إدارة أو مكتب.
المادة (3) مركز وثائق الهوية الوطنية في المكاتب هو المكان المخصص لحفظ الأساسات، ما لم يكن هناك أرشيف مركزي.
المادة (4) على ممثليات السعودية في الخارج عند تسجيل أي واقعة مراعاة الأحكام الخاصة بها الواردة في هذه اللائحة وإجراءات تسجيلها وإبلاغ وزارة الداخلية (المديرية العامة للأحوال المدنية) عن الواقعات المسجلة لديها خلال ثلاثين يوما من تاريخ تسجيلها مع إرفاق صور من المستندات المثبتة للواقعة، وعلى إدارة أو مكتب الأحوال المدنية تسجيلها في السجل المدني اعتماداً على التسجيل الذي تم في الممثلية السعودية.
المادة (5) عدم إبلاغ الأحوال المدنية من قبل الممثلية السعودية عن الواقعات التي حدثت في الخارج لا يحول دون تسجيلها في السجل إذا راجع المعني بشأنها بنفسه وذلك بعد استكمال الإجراءات الخاصة بالواقعة الواردة بهذه اللائحة.
المادة (6) يتم قيد جميع الواقعات المتعلقة بالمواطن في سجل مدني يحمل رقمًا خاصًا به وتعطى كل واقعة رقمًا إلكترونيًا خاصًا بها.
المادة (7) يدوّن رقم السجل المدني المنوّه عنه في المادة (6) من هذه اللائحة عند تقديم أي خدمة من الخدمات التي تقدم للمواطنين في جميع القطاعات الحكومية والأهلية، ويجب اعتماده في كل ما يصدر منها مثل الصكوك الشرعية والوكالات والمخاطبات الرسمية، وفي كل ما يقدم من صاحب العلاقة من طلبات لدى أي جهة.
المادة (8) أ - الأساس هو المعتمد عليه عند وجود الاختلاف أيًا كان، ما لم يكن هناك تعديل أو إضافة فيرجع للوثائق والمستندات المثبتة له. ب - يتم التصحيح في جميع البيانات الرئيسية والفرعية في السجل المدني مباشرة وفقًا للأساس.
المادة (9) يحتوي السجل المدني على بيانات رئيسية وفرعية وفق ما ورد بالمادة (25) من هذه اللائحة، ويتم تدوين كل بيان في الحقل المخصص له.
المادة (10) يتم تسجيل مكان الواقعة وفق المسميات الواردة في نظام المناطق ولائحته التنفيذية (مدينة أو محافظة أو مركز).
المادة (11) تسجل الواقعات المدنية إلكترونيًا وإدخال بياناتها يغني عن التسجيل في السجلات اليدوية.
المادة (12) الجهة المختصة المشار إليها في المادة) العاشرة) من النظام هي اللجنة الفرعية.
المادة (13) يتضمن سجل الواقعة اسم المعني بالواقعة كاملاً ورقم سجله المدني ونوع الواقعة ورقم تسجيلها ومكان وتاريخ حدوثها باليوم والشهر والسنة ورقم وتاريخ ومكان الوثيقة المثبتة للواقعة ويحدد من خلال النظام الإلكتروني اسم الموظف الذي قام بتسجيلها ووقت التسجيل.
المادة (14) يتم تسجيل واقعات اكتساب أو منح الأجانب للجنسية السعودية في سجل يشتمل على حقول تتضمن إيضاح معلومات وافية عنهم مثل الاسم كاملا ومكان وتاريخ الميلاد والجنسية السابقة والحالة الاجتماعية واسم الوالدين وجنسيتهما، والمادة التي حصل بموجبها على الجنسية السعودية أو كيفية حصوله عليها والأمر المستند عليه في ذلك.
المادة (15) تسجل الأسماء في السجل المدني رباعية كحد أدنى على أن يكون الجزء الأخير منها هو ما يدل على الشهرة ويراعى عند تسجيلها ما يلي: أ- إثبات كلمة (بن- بنت) بين اسم الشخص واسم أبيه وجده. ب- يلاحظ عند تسجيل الاسم الأول للمواطن ما نصت عليه المادة (45) من النظام، وما كان مسجلاً في وثائق سابقة مخالفًا لنص المادة يجب تغييره حسب الإجراءات المنصوص عليها في المواد (۲۷) و(۲۸) و(۳۳) و(٤۰) من هذه اللائحة. ج- التقيد بقواعد اللغة العربية في جميع الاستعمالات ومراعاة الدقة عند تسجيل الأسماء. د- يسجل الاسم الأول مجردًا من الألقاب فلا تسجل الكلمات التي ليست جزءًا من الاسم مثل الشريف، السيد والحاج ونحوها. هـ- تسجل الأسماء مجرّدة من التركيب (غير الإضافي) فلا تسجل الأسماء مركبة مثل (محمد صالح ومحمد مصطفى) إلا من سجل اسمه في وثائقه الرسمية مركبًا قبل تاريخ 25/1/1393هـ. و- لا يجوز تسجيل العبارات الإضافية في حقل الاسم مثل المعروف بكذا أو نحو ذلك.
المادة (16) استثناء من الفقرة (د) من المادة (15) يجوز إضافة لقب (أمير) لمن كان والده من أصحاب السمو أفراد الأسرة المالكة، ولزوجات أصحاب السمو الأمراء ما دُمن في ذمتهم ويستمر هذا اللقب لهن بعد طلاقهن إذا كان لهن أولاد ويزول هذا اللقب لمن لم يكن لهن أولاد حين طلاقهن وتعديل ما يخالف ذلك.
المادة (17) تكون الصورة الشخصية والصورة الملتقطة في الأنظمة الآلية التي يتطلبها إصدار الهوية الوطنية حديثة وملونة وواضحة ومظهرة لجميع ملامح الوجه وبخلفية بيضاء في وضع مقابل وبدون نظارات وعدسات غير طبية، وخالية من أي زينة، ولا يجوز أن تكون بالملابس المهنية أو لأي فئة معينة. تتولى وكالة الوزارة للأحوال المدنية وضع ضوابط خاصة بالصور الشخصية والصور الملتقطة في الأنظمة الآلية لبعض الفئات العمرية وذوي الاحتياجات الخاصة، والحالات الأخرى غير الواردة في هذه المادة.
المادة (18) يتم أرشفة الوثائق والمستندات إلكترونيًا فور اتخاذ أي إجراء.
المادة (19) تتولى وكالة الوزارة للأحوال المدنية مراجعة النماذج المعمول بها وإجراء ما يلزم بما يتفق مع أحكام هذه اللائحة.
المادة (20) التبليغ عن الواقعة، هو طلب تسجيل الواقعة بموجب الوثائق المثبتة لها عن طريق مراجعة مكاتب الأحوال المدنية، أو الجهات التي تم الربط معها إلكترونيًا، أو عن طريق منصة إلكترونية مخصصة لذلك.
المادة (21) يتم ربط السجل المدني المركزي لكل مواطن إلكترونيًا مع السجلات المدنية لأصوله وفروعه وزوجه.
المادة (22) عند اكتمال الربط الإلكتروني بين وزارة الداخلية (وكالة وزارة الداخلية للأحوال المدنية) وإحدى الجهات التي لها اختصاص في الإثباتات أو الإشعار عن أي واقعة مدنية يقتضي النظام أو لائحته قيدها فيعتبر تسجيلها من تلك الجهة بمثابة إشعار.
المادة (23) يكون القيد في السجلات المدنية تامّاً بعد اعتماده من الموظف المختص وتفعيل الوثيقة المثبتة للتسجيل واستلامها.
المادة (24) عند ورود خطأ في البيانات المدخلة في السجلات الإلكترونية فيجب حجب البيان الخاطئ بحيث لا يظهر في الوثائق المستخرجة إلى حين تصحيحه وفق الإجراءات الواردة في النظام ولائحته التنفيذية.
المادة (25) البيانات الواردة في السجل المدني هي: البيانات الرئيسية: أجزاء الاسم ما عدا الاسم الأول، وحذف أي جزء من الاسم من السجل المدني فقط. تعديل الجنسية (بالأصل- بالتجنس). الجنس. مكان ودولة الميلاد. تاريخ الميلاد. رقم السجل المدني. ب- البيانات الفرعية: الاسم الأول وحذف أي جزء من الاسم من السجل المدني فقط. ربط السجلات المدنية للوالدين. العلامة الفارقة. الحالة الاجتماعية. رقم الحفظ وتاريخه ومصدره. مستوى التعليم. المهنة. العنوان. الخصائص الحيوية. تصحيح القيود وفق الأساس. أي بيانات أخرى قد يتطلب الأمر تسجيلها، أو ترى وكالة الوزارة للأحوال المدنية نقلها من البيانات الرئيسية.
المادة (26) تقدم طلبات التعديل الواردة في المادة (۱٥) من النظام لأي إدارة من إدارات الأحوال المدنية أو مكتب من مكاتبها لتتولى استكمال الإجراءات اللازمة فيما يتعلق بطلبات التعديل في البيانات الرئيسية وإحالتها للجنة الفرعية المختصة، ويجوز التقدم بطلبات التعديل الرئيسية للجنة مباشرة.
المادة (27) يتم التعديل في البيانات الفرعية من إدارة أو مكتب الأحوال المدنية بناءً على الوثائق أو المستندات أو التحقيقات المثبتة للتعديل في ضوء الضوابط الواردة بهذه اللائحة.
المادة (28) يتم تغيير الاسم الأول لمن كان عمره أقل من ثمانية عشر عاماً بموجب إقرار من والديه أو تفويض منهما عن طريق المنصة الإلكترونية المخصصة لذلك، أو وكالة خاصة، أو عن طريق ولي شرعي، على أن يراعى في الاسم المطلوب التغيير إليه ما تضمنته المادة (15) والمادة (115) من هذه اللائحة.
المادة (29) يتم التعديل في الحالة الاجتماعية ورقم سجل الزوج بالنسبة للمرأة المتزوجة وفق الضوابط الواردة في المادة (٤٦) من النظام وما يتعلق بها في هذه اللائحة.
المادة (30) يتم التعديل في مستوى التعليم بموجب صورة من الوثيقة المثبتة لذلك مصادق عليها بمطابقتها للأصل.
المادة (31) أولًا: يتم تعديل المهنة بموجب الآتي: خطاب أو تعريف مثبت من الجهة التابع لها وذلك اعتباراً من التاريخ المحدد في المستند، ويكون التعديل من الجهة متى ما كان الربط الإلكتروني متاحًا. إذا كان المستند من جهة حكومية فيدون له في حقل المهنة (موظف حكومي) سواءً كان خاضعًا لنظام التقاعد أو التأمينات الاجتماعية. إذا كان المستند من جهة أو مؤسسة أهلية فيدون له في حقل المهنة (موظف أهلي). من انتهت خدماته بالتقاعد فيدون له في حقل المهنة (متقاعد) فقط دون تصنيف. من أنهيت خدماتهم لأي سبب غير (التقاعد) يكون التعديل لهم بخطاب رسمي وصورة من القرار الذي بموجبه تم إنهاء خدماتهم، وتعدل لهم المهنة إلى (متسبب) وفق الضوابط المنظمة لها بعد التأكد من هويتهم. إذا كان التعديل من (طالب - طالبة) إلى (متسبب - ربة منزل) فيكون بموجب إقرار بذلك. من كان يحمل سجلاً تجاريًا ساري المفعول فيدون له المهنة (تاجر- تاجرة) ومن لديه ثلاثة سجلات تجارية أو أكثر سارية المفعول ومختلفة النشاط فيدون له (رجل أعمال- سيدة أعمال). يتم التعديل من (تاجر) أو (رجل أعمال – سيدة أعمال) وفق الضوابط المنظمة لها بعد إحضار ما يفيد إلغاء السجلات التجارية. ثانيًا: تتولى وكالة الوزارة للأحوال المدنية وضع ضوابط خاصة لتعديل المهن يتم اعتمادها وتعديلها من قبلها، والعمل على التنسيق مع الجهات ذات العلاقة لتمكينها من تعديل مهن منسوبيها.
المادة (32) يتم تعديل محل الإقامة بموجب الضوابط الواردة في المادة (81) من هذه اللائحة.
المادة (33) يتم التعديل في البيانات الرئيسية من قبل إدارة أو مكتب الأحوال المدنية بموجب قرار من اللجنة الفرعية المختصة ما لم يرد اعتراض مع مراعاة ما ورد في المادة (15) من النظام.
المادة (34) يتم تعديل تاريخ الميلاد من إدارة أو مكتب الأحوال المدنية بعد التأكد مما،يلي: أنه لم يسبق له التعديل. ألا يكون تاريخ ميلاده مبنيًا على شهادة ميلاد أو تقرير طبي معتمد، ما لم يكن الطلب بتصحيح خطأ مادي ثابت في التقرير. ألا يؤدي التعديل إلى الاختلاف في ترتيبه بين أخوته، أو أن يكون فارق السن بينه وبين والديه أو ولده الأكبر غير مقبول عقلًا ونحو ذلك. ألا يؤدي التعديل إلى مخالفة الأنظمة والتعليمات، كأن يترتب عليه التحاقه بالدراسة أو الوظيفة، أو حصوله على بطاقة الهوية الوطنية أو الحفيظة قبل السن النظامية المحددة لهما، أو يكون التعديل لاحقًا لتاريخ إضافته مع والده ونحو ذلك. إذا تجاوز التعديل خمس سنوات أو كان صاحب الطلب عسكريًا فيرفع عن ذلك للوكالة. يتم تصحيح تاريخ الميلاد لجميع الحالات بدون أي إجراء وفق الأساس، أو شهادة الميلاد، أو تبليغ الولادة، أو بيان الولادة، أو شهادة التسجيل، بعد التأكد من صحة الوثيقة مع مراعاة ما ورد في المادة الخامسة عشر من النظام. بعد التعديل أو التصحيح يزود المعني بإشعار رسمي وفق النموذج المعتمد يوضح ما تم له من تعديل أو تصحيح ومستند ذلك.
المادة (35) مع مراعاة ما تضمنته المادة (34) من هذه اللائحة لا يتم تعديل تواريخ ميلاد العسكريين إلا بموجب موافقة صريحة من الجهة المختصة ووفق التعليمات الخاصة بكل قطاع.
المادة (36) الوقائع الثابتة بأدلة مادية لا يجوز تعديلها إلا بأدلة مماثلة أو أقوى منها.
المادة (37) إذا تم تغيير مسمى المكان الذي حدثت فيه الولادة فيجوز تغييره في السجل المدني إلى المسمى الجديد عند التقدم بطلب ذلك.
المادة (38) يجوز تعديل مسمى مكان الواقعة بما يتفق مع المسميات الواردة في نظام المناطق ولائحته التنفيذية.
المادة (39) عند تغير الجنس من ذكر إلى أنثى أو العكس بعد تسجيله لأسباب طبية فيجب اتخاذ الآتي: أ - التقدم بطلب تغيير الاسم والجنس من المعني أو وليه. ب - يتم تغيير نوع الجنس بموجب تقرير طبي من داخل المملكة أو خارجها بعد اعتماده من لجنة طبية من وزارة الصحة. ج - بعد صدور قرار من اللجنة الفرعية المختصة بالموافقة على إجراء التعديل يتم تعديل جميع البيانات المتعلقة به بما يتوافق مع الحالة في سجله المدني وإلغاء الوثائق القديمة وسحبها والتهميش على الأساس بالإلغاء، وإنشاء أساس برقم وتاريخ جديدين وتعديل ذلك في السجل المدني وتزويده بوثائق جديدة.
المادة (40) يجوز تغيير الاسم الأول لمن تجاوز ثمانية عشر عاماً بموجب إقراره بالرغبة في التغيير، على أن يراعى في الاسم المطلوب التغيير إليه ما تضمنته المادة (15) والمادة (115) من هذه اللائحة، وأن يكون التغيير للمرة الأولى أو العودة للاسم السابق من قبل المكاتب، وما سوى ذلك يتم الرفع عنه للإدارة العامة بالمنطقة مع إرفاق أسباب الطلب.
المادة (41) عند طلب حذف اسم الشهرة أو الفخذ أو القبيلة أو الجد الثاني فيكون ذلك وفقًا للآتي: الرجوع إلى أساس صاحب الطلب عن طريق الأرشفة الإلكترونية، والتأكد من عدم وجود ملاحظة. ألا يكون تسجيل الاسم المطلوب حذفه مبنيًا على إجراءات تجنس أو لجان خاصة بمنح الجنسية أو بمنح حفائظ النفوس. في حال كان المطلوب الحذف له متوفى فيكون بموجب وكالة خاصة بذلك من جميع الورثة الواردة أسماؤهم في صك حصر الإرث، أو تفويض إلكتروني عبر المنصة المخصصة لذلك. يجوز إعادة الاسم المحذوف متى ما رغب في ذلك. الحذف يكون في السجل المدني فقط ويبقى في الأساس على ألا يقل الاسم رباعيًا في السجل المدني بعد الحذف. مراعاة ما ورد في المادة الخامسة عشر من النظام.
المادة (42) عند طلب التعديل في اسم الأب أو الجد الأول أو إضافة اسم الجد الثاني فيكون ذلك وفق الضوابط التالية: الرجوع لأساس صاحب الطلب عن طريق الأرشفة الإلكترونية والتأكد من عدم وجود ملاحظة. إذا كان التعديل في اسم الأب فيكون التعديل وفقًا للوثيقة السعودية المثبتة لهوية الأب، وإذا كان الأب متوفى قبل حصوله على الحفيظة فيكون وفقًا للوثائق السعودية لإخوة صاحب التعديل بموجب إقرار منهم. إذا كان التعديل في اسم الجد الأول أو الجد الثاني فيكون التعديل وفقًا للوثيقة السعودية المثبتة لهوية الأب، وفي حال كان الأب متوفى قبل حصوله على حفيظة نفوس فيكون (تسلسليًا) بموجب وثائق الإخوة (رجالاً ونساءً) أو الأعمام والعمات أو أولاد العم المباشرين (الذين يلتقي معهم في اسم الجد الأول). مراعاة ما ورد في المادة رقم الخامسة عشر من النظام.
المادة (43) عند طلب التعديل في اسم الشهرة أو الفخذ أو القبيلة فيكون ذلك وفق الضوابط التالية: الرجوع لأساس صاحب الطلب عن طريق الأرشفة الإلكترونية والتأكد من عدم وجود ملاحظة. أن يكون التعديل وفقًا للوثيقة السعودية المثبتة لهوية الأب أو الجد، بعد التأكد من نظامية الاسم المطلوب التعديل إليه من واقع الأساس. في حالة عدم وجود هوية للأب أو الجد يتم التعديل استناداً إلى وثائق الإخوة أو الأعمام على أن يتم التعديل بعد التأكد من نظامية الاسم المطلوب التعديل عليه من واقع الأساس. في حال كان المطلوب التعديل له متوفى فيكون ذلك بموجب وكالة خاصة بالتعديل من الورثة المعنيين الواردة أسمائهم في صك حصر الإرث مع مراعاة ما ورد في الفقرات (أ، ب، ج) مراعاة ما ورد في المادة الخامسة عشر من النظام.
المادة (44) عند ظهور تكرار أرقام حفظ فيكون معالجة ذلك وفق الضوابط الآتية: إذا ظهر تكرار رقم حفظ من جهة إصدار واحدة لشخصين مختلفين فبعد التحقق من نظاميتهما وسلامة إجراءات حصولهما على الوثائق يتم اعتماد رقم الحفظ للأقدم، ويتم منح رقم حفظ جديد للآخر وتعديل ذلك في السجل المدني وسحب ما لديه من وثائق إذا كانت تحمل رقم الحفظ المكرر واستبدالها، وتزويده بإشعار بذلك. من كان يحمل رقمي حفظ، فبعد التحقق من سلامة إجراءات المنح والتأكد من أن كلتا الحفيظتين عائدة له وفق الوسائل المنظمة لذلك، فيتم اعتماد الحفيظة المسجلة بالسجل المدني بكامل بياناتها الصحيحة وإلغاء الحفيظة الأخرى. إذا كانت كلتا الحفيظتين مسجلة فيكون الاعتماد للحفيظة الأقدم وتعتبر الحفيظة الملغاة ملغية بجميع بياناتها، ما عدا ما يخص التابعين المضافين بها بعد التأكد من سلامة إجراءات الإضافة واستكمال إجراءات حذف السجلات المدنية المكررة المبني عليها بموجب المادة (159) من هذه اللائحة.
المادة (45) إذا ثبت بعد الرجوع للأساس وجود خطأ في تسجيل رقم الحفظ بين سجلات المواطنين وسجلات المتجنسين فيتم التأشير له في الأساس والسجل المدني بما يتفق مع واقعه الصحيح.
المادة (46) عند تمام التعديل أو التغيير في البيانات: أ-بعد التعديل أو التصحيح في أي من البيانات الرئيسية أو الفرعية في السجل المدني يتم تزويد صاحب العلاقة بإشعار رسمي من أي إدارة وفق النموذج المعتمد بذلك ومختوم بالختم الرسمي للإدارة. ب-بعد التعديل في الاسم الأول أو اسم الأب أو الجد أو الفخذ أو العائلة أو القبيلة يتم التعديل لأولاده مباشرة، والمستقلين عند تقدمهم بطلب ذلك.
المادة (47) لا يجوز تعديل الجنسية المدونة في شهادة الميلاد أو شهادة الوفاة إذا كانت ثابتة بموجب وثائق رسمية عند تسجيل الواقعة، وفي حال وجود خطأ فيتم التصحيح وفق الوثائق المثبتة لها عند حدوث الواقعة.
المادة (48) عند اكتساب المولود أو أحد والديه للجنسية السعودية بتاريخ لاحق لتاريخ الولادة فيتم التهميش على شهادة الميلاد وأساسها وسجلها بعبارة (والداه أو أحدهما حصلا على الجنسية العربية السعودية)، مع الختم على التهميش بالختم الرسمي.
المادة (49) يتم تسجيل وتعديل العلامة الفارقة والطول ولون الوجه والعينين وفصيلة الدم بموجب إثبات من مستشفى حكومي أو أهلي أو مركز صحي حكومي إذا لم يوجد مستشفى.
المادة (50) لا تشمل الإحالة للجان الفرعية طلبات التصحيح في القيود الرئيسية المبنية على ما دوّن في الأساس، أو التعديل في بيانات الأولاد المبنية على ما دوّن لرب الأسرة.
المادة (51) عند التعديل في السجل المدني يتم تسجيل رقم وتاريخ الأمر المعتمد عليه في التعديل ويحتفظ النظام بالبيانات السابقة ويحدد النظام إلكترونيًا الموظف الذي قام بالتعديل وتاريخ ووقت التعديل.
المادة (52) في حالة عدم تسجيل الحفيظة في السجل المدني فيجب التقدم بطلب تسجيلها وفق الإجراءات الآتية: أ - إذا كان الطلب مقدم من صاحب الحفيظة فيتخذ الآتي: ۱. التقدم بطلب التسجيل على النموذج المعد لذلك مع إرفاق أصل الحفيظة. ۲. إذا كانت الحفيظة مفقودة فيتم مطالبته بإحضار كفيل حضوري وتوقيع الكفيل على نموذج يخصص لذلك. ۳. الرجوع إلى أساس وسجل الحفيظة والتأكد من أنها صادرة بطريقة نظامية وأن ما فيها من إضافات (إن وجدت) تمت بموجب إجراءات نظامية، وعدم وجود ملاحظات عليها. ٤. التأكد من أن المراجع هو صاحب الحفيظة ومطابقة الصورة الشخصية الموجودة بالحفيظة على الصورة الملصقة بالأساس ومطابقتهما على صورة صاحب الطلب، وإذا تعذرت مطابقة الصورة أو وجد شك فيتم المطابقة للصور ومضاهاة البصمة الموجودة على الأساس (إن وجدت) مع بصمة صاحب الطلب عن طريق الأدلة الجنائية. ٥. الاستفسار من الجوازات من خلال البصمة والاسم للتأكد من عدم وجود اسم للمذكور على القوائم وعدم حمله وثائق وأنه لم يغادر المملكة. ٦. الاستفسار من الأدلة الجنائية عن السوابق المسجلة عليه من خلال البصمة وتعفى النساء من ذلك. ۷. مناقشته من قبل الموظف المختص عن العمل الذي يزاوله ومكان إقامته طوال الفترة الماضية وأسباب عدم تسجيله من السابق في السجل المدني، وإذا كان متزوجًا فيوضح وضع زوجته ويرفق صورة من إثبات واقعة الزواج ومعرفة أسماء أولاده والعمل الذي يزاولونه ويناقش عن أقاربه السعوديين والده وإخوانه أو أعمامه أو أبناء العم أو الأقارب الأقل درجة من جهة الأب على التوالي) وترفق صور من هوياتهم الوطنية وتؤخذ منهم إقرارات بصلة القرابة ويطالب بشاهدين يؤكدان أمام الموظف المختص صحة ما أفاد بها. ۸. إذ ا كان والده متوفى فترفق صورة من صك حصر الورثة مع إحضار الأصل للمطابقة من قبل الموظف المختص، وإذا تعذر إحضار الأصل فيجب تصديق الصورة من الجهة التي أصدرت الأصل، مع إرفاق صور من وثائق الورثة. ۹. إقرار من مقدم الطلب يثبت حياة المضافين بالحفيظة والتأكد من عدم تسجيلهم في السجل المدني وحملهم أي وثائق. ۱۰. ترفع الأوراق للوكالة لإكمال اللازم حيال البت في أمر تسجيل الحفيظة في السجل المدني. ب - إذا كان صاحب الحفيظة متوفى وطلب تسجيلها زوجه أو أحد أصوله أو فروعه أو أقاربه من الدرجة الأولى والثانية، أو طلبت تسجيلها جهة رسمية فيتم تسجيلها بموجب الضوابط الآتية: ۱. تعبئة النموذج اللازم في مصدر الحفيظة. ۲. إرفاق أصل حفيظة النفوس، وعند فقدان الأصل فترفق صورة منها. ۳. الرجوع إلى أساس وسجل الحفيظة والتأكد من صحتها ونظامية إجراءاتها. ٤. إرفاق صورة من صك حصر الورثة مع إحضار الأصل للمطابقة من قبل الموظف المختص، وإذا تعذر إحضار الأصل فيجب تصديقها من جهة صدوره. ٥. تقوم الإدارة العامة للأحوال المدنية في المنطقة بالبت في أمر تسجيل الحفيظة في السجل المدني، ومن ثم تسجل الوفاة مباشرة بموجب صك حصر الإرث ويؤشر أيضا في الحفيظة والأساس. ٦. بعد انتهاء تسجيل الحفيظة في السجل المدني يتم تسجيل الوفاة مباشرة بموجب الإثبات الوارد في البند (٤) ويؤشر أيضًا بالوفاة في الحفيظة والأساس. ۷. لا يتم صرف شريحة بيانات مواطن إلا بعد التأكد من أنه تم التأشير بالوفاة في السجل المدني والحفيظة والأساس. ج- إذا كان صاحب الحفيظة أو أبنائه الذين يطلبون إضافتهم يحملون جنسيات أجنبية، أو يوجد شك في صحة سعوديتهم، فيتم التثبت من صحة سعوديتهم وفق الإجراءات الواردة في نظام الجنسية العربية السعودية ولائحته التنفيذية والتعليمات الملحقة به.
المادة (53) إذا لم يمكن إثبات صحة الحفيظة فتحال إلى هيئة الأحوال المدنية للبت في صحتها أو سحبها تطبيقًا لحكم المادة (۸۹) من النظام.
المادة (54) تتولى وزارة الخارجية إشعار السفارات الأجنبية المعتمدة في المملكة على حث رعاياها على تبليغ الأحوال المدنية عن الواقعات المدنية التي تحدث لهم في المملكة ضمن المدد المحددة في نظام الأحوال المدنية، وإشعارهم بأن واقعة الولادة في المملكة لا تثبت إلا بموجب شهادة ميلاد سعودية.
المادة (55) لا تحتسب إجازة العيدين، واليوم الوطني ضمن المدد المحددة للتبليغ عن الواقعات، أما يوما (الجمعة والسبت) فإنهما يحتسبان في المدة ما لم يوافقا آخر يوم للتبليغ فلا يتم احتساب ذلك اليوم من المدة.
المادة (56) يجب أن يشتمل نموذج طلب تسجيل الواقعة -إضافة إلى بيانات المعني بالواقعة -على اسم المبلغ ودرجة قرابته أو صفته ورقم هويته ومحل إقامته وتوقيعه وتاريخ تقديم الطلب كما يجب اشتماله على حقل بأسباب التأخير إن وجد، وحقل بأسباب رفض التسجيل عند رفضه، وحقل بإفهام المبلغ بما تقضي به المادة (۷۹) من نظام الأحوال المدنية والمادة (26) من نظام الجنسية العربية السعودية.
المادة (57) يراعى عند طلب الإثباتات وإجراء التحقيق اللازم الأحكام الخاصة بكل واقعة الواردة بهذه اللائحة.
المادة (58) يتم تسجيل كل واقعة مدنية فور التبليغ عنها ويجب أن يتضمن القيد اسم المعني بالواقعة واسم المبلغ كاملًا ورقم سجله المدني ومحل إقامته ورقم هاتفه وصلة قرابته بصاحب الواقعة ويحدد من خلال النظام الإلكتروني تاريخ تسجيل الواقعة والموظف الذي قام بذلك ويكتفى بذلك عن توقيع كاتب السجل المشار إليه في المادة (21) من النظام.
المادة (59) إذا تعذر الاطلاع على الوثيقة الأصلية المثبتة للواقعة فيستعاض عن ذلك بصورة مصدقة من جهة الإصدار وتسجيل الواقعة بموجبها.
المادة (60) الإجراءات التي يتخذها كاتب السجل بما في ذلك التحقيق بشأن التبليغ عن واقعة بعد فوات المدة المحددة في النظام تعتبر ضبطًا للمخالفة لتقرير العقوبة بحق المخالف.
المادة (61) يجب تسجيل المخالفة والعقوبة إلكترونيًا على من تتقرر بحقه وإفهامه بذلك، ويكون تسديد الغرامة عن طريق النظام الإلكتروني(سداد).
المادة (62) الواقعات التي تثبت بموجب تباليغ أو صكوك أو عقود صادرة من جهات حكومية في الداخل فيتم اعتمادها -بعد التأكد من صحتها - دون حاجة إلى إثباتها بوسائل أخرى ما لم يكن هناك ما يدعو للتحقق فيتم ذلك مع تطبيق العقوبة المترتبة عن التأخر في الإبلاغ في المدة المنصوص عليها نظاماً.
المادة (63) يجب أن تكون الأحكام القضائية المثبتة للواقعة الصادرة من دولة أجنبية والموجبة للتنفيذ حسب ما تحدده الجهة المختصة مصادقًا عليها من الجهة القضائية المختصة بالمملكة.
المادة (64) يتم تسجيل الوقائع الخاصة بالسعوديين والأجانب إلكترونيًا على سجلاتهم.
المادة (65) المقصود بالدرجة الرابعة المشار إليها في المادة (۲۲) من النظام ابن العم وابن الخال ومن في درجتهما.
المادة (66) المقصود بالسلطة العامة المشار إليها في المادة (۲۳) من النظام كل جهة حكومية تتطلب أعمالها أو مهامها أو ما تقدمه من خدمات الحصول على صورة من القيد أو الوثيقة.
المادة (67) المقصود بالمصلحة الثابتة المشار إليها في المادة (۲۳) من النظام كل ما فيه جلب نفع أو دفع ضرر ثابت أو مقرر من جهة رسمية أو أهلية أو من أي جهة مختصة.
المادة (68) المقصود بصورة القيود الواردة بالمادة (۲۳) من النظام شريحة بيانات المواطن المستخرجة إلكترونيًا من السجل المدني المركزي.
المادة (69) يتم استحصال رسم قدره عشرون ريالاً مقابل كل طلب لصورة القيد أو الوثيقة المشار إليها في المادة (23) من النظام، ويكون التحصيل عن طريق النظام الإلكتروني (سداد).
المادة (70) إجراءات طلب استخراج صور القيود والوثائق طبقا لمقتضى المادة (۲۳) من النظام على النحو التالي: التحقق من شخصية طالب الصورة وتعبئة النموذج المعد لذلك. إذا كان الطلب من ذي مصلحة ثابتة فيجب إيضاح الأسباب التي تستدعي الحصول على الصور وإرفاق ما يثبتها. إذا كان الطلب من سلطة عامة فيكتفى بخطاب خاص بذلك. دفع الرسوم المستحقة مقابل استخراج الصور. يدوّن على الصورة اسم الجهة الطالبة إذا كانت مطلوبة من سلطة عامة، وإذا كان صاحب الطلب ذي مصلحة ثابتة فتدوّن على الصورة صفته. يجب أن تظهر صورة الوثيقة أو القيد بشكل يميزها عن الأصل وأن يتم التوقيع عليها من المدير أو من يفوضه وختمها بخاتم الإدارة.
المادة (71) للمرأة الحصول على صورة رسمية طبق الأصل من القيود المسجلة في سجلات الأحوال المدنية المتعلقة بها أو بأصولها أو بأولادها أو بزوجها وفق الإجراءات الواردة في هذه اللائحة.
المادة (72) تسلم صور القيود أو الوثائق بموجب سجلات يومية تتضمن رقم القيد أو الوثيقة واسم المستلم وصفته وتوقيعه ورقم سجله المدني وتاريخ الاستلام.
المادة (73) إذا تقدم أحد المواطنين بطلب الحصول على صورة من إحدى الوثائق أو القيود واتضح عدم وجود أساس لها فتحال الأوراق إلى اللجنة الفرعية للدراسة وإصدار القرار اللازم.
المادة (74) جميع المستندات والوثائق (حفيظة نفوس، شهادة تسجيل) والإجراءات يتم بعثها لأساس صاحب العلاقة بعد أرشفتها إلكترونيًا من الإدارة التي قامت بالإجراء، وأما الوثيقة التي تم التعويض عنها سواء بطاقة الهوية الوطنية أو سجل أسرة فيتم تخريمها بما يكفل عدم استخدامها وتسليمها لصاحب العلاقة، أو إتلافها إذا تعذر تسليمها.
المادة (75) فيما يتعلق بطرق وأساليب الحفظ في خزائن المحفوظات وملف الأساس وكيفية عمل فهارس واضحة للمحفوظات الواردة بالمادة (۲٥) من النظام يعتمد ما ورد في نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية، ونظام التعاملات الإلكترونية ولائحته التنفيذية الخاصة بالحفظ.
المادة (76) على اللجنة المحلية فحص السجلات المستخرجة إلكترونيًا والمشار إليها في المادة (۱۱) من هذه اللائحة واتخاذ الإجراءات المنصوص عليها في المادة (26) من النظام.
المادة (77) كل من له صلاحية العمل أو الدخول على منظومة البيانات الإلكترونية بموجب رقم التشغيل المخصص له مسئول عن جميع ما يسجل برقمه في السجل المدني، وعليه الالتزام بالمحافظة على رقمه السري وعدم ترك الجهاز مفتوحًا بعد دخوله على النظام.
المادة (78) يجب بعد اكتشاف المخالفة مباشرة رفع دعوى التصحيح أمام الهيئة عن الأفعال الواردة في المادة (27) من النظام.
المادة (79) مع مراعاة ما ورد في المادة السابقة يجب بعد إجراء التحقيق اللازم عن الأفعال الواردة في المادة (27) من النظام إحالة الموضوع إلى الجهة المختصة بالتحقيق في جرائم التزوير عند وجوده وإذا لم يتضح وجود تزوير فيحال الموضوع للجنة الفرعية لتوقيع العقوبة.
المادة (80) على كل شخص تحديد محل إقامته، ومكان عمله، وعنوانه، ووسائل الاتصال به (رقم صندوق البريد، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، وغير ذلك) والإبلاغ عن أي تغيير في حينه، وأنه مسئول عن صحة ما قدمه من بيانات وما يترتب عليها من آثار والتزامات وفق نموذج معد لذلك.
المادة (81) يعتمد في تحديد محل الإقامة العام (المعتاد) على صورة من صك ملكية العقار، أو صورة من عقد الإيجار، أو تعريف من جهة العمل، أو تعريف من العمدة أو شيخ القبيلة أو المعرف المعتمد رسميًا وإذا اختار الشخص محلًا خاصاً لإقامته طبقاً للمادة (31) من النظام-بالإضافة إلى محل إقامته العام- فإنه يكون بموجب نموذج معد لذلك يتضمن تحديد المواضيع أو المعاملات التي يتلقى بشأنها الإخطارات والتبليغات التي توجه إليه، ويعد التبليغ بواسطة العنوان الوطني الخاص به أو عن طريق منصة أبشر منتجًا لأثره.