Área: Gestão Administrativa

Relatório: Adoto, como relatório, a instrução da unidade técnica (doc. 19) , com manifestação de acordo do Diretor e do Secretário (docs. 20 e 21) , nos seguintes termos: "[...] 71. Outra constatação importante deste TMS em relação aos aspectos do planejamento estratégico de TI foi obtida quando da análise da relação de custo versus benefício dos investimentos no sistema ERP. [...] 77. Nesse contexto, verificou-se que nenhuma das empresas auditadas realizou, quando da aquisição inicial do software, avaliação da relação do custo versus o benefício que a implantação dos sistemas ERP traria para a organização. 78. Foi possível identificar, das justificativas de todos os gestores, que há dificuldades para proceder a essa avaliação. Por se tratar de um sistema de alta abrangência nos negócios da empresa e da conhecida complexidade destes, não é simples selecionar indicadores que podem ser medidos para proceder à avaliação de custo versus benefício. Essa situação se torna ainda mais complexa nas auditorias deste TMS, tendo em vista que a implantação do sistema ERP nas empresas fiscalizadas ocorreu há mais de cinco anos. 79. Contudo, no âmbito do projeto de implantação do módulo de gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM - Supply Chain Management) da Petrobras Distribuidora, foi desenvolvido um estudo de viabilidade técnica e econômica para avaliar o projeto. O estudo, que destaca benefícios quantitativos de sua adoção, representa um avanço no sentido de se avaliar mais objetivamente os custos e benefícios de implantação de soluções. 80. De todo modo, a sensação dos gestores, materializada nas pesquisas de opinião realizadas com os usuários (parágrafo 203) , sinaliza que a utilização do sistema ERP trouxe benefícios às organizações fiscalizadas. No entanto, em todos os casos, não é realizada análise objetiva sobre o quanto esse benefício superou, ou não, os investimentos que ainda são realizados no sistema. Importante lembrar que, ainda hoje, gastos são realizados nos sistemas ERP, seja com a implantação de novos módulos, com a customização dos já existentes ou com parametrizações. Os gastos nessas atividades, embora jurídica e operacionalmente justificáveis, devem ser justificados, entre outros fatores, pelo aumento da eficiência ou eficácia organizacional, medidas de modo objetivo. 81. A medição das melhorias que surgem a partir da implantação de um sistema ERP deve constituir objetivo a ser perseguido pelos gestores de TI. Em que pese a dificuldade na definição dos indicadores de melhoria do negócio, da sua medição e posterior acompanhamento, é necessário que isso ocorra, especialmente quando os investimentos são altos, como no presente caso. 82. A vinculação dos objetivos estratégicos às melhorias operacionais trazidas por quaisquer sistemas de informação, essenciais para a operação da empresa (dentre os quais os sistemas ERP) , é impositivo em um ambiente de gestão maduro. [...]" Acórdão: 9.2. recomendar ao Departamento de Coordenação e Governança das Empresas Estatais, [...], que: [...] 9.2.3. oriente os órgãos e entidades sob sua jurisdição, com sistemas integrados de gestão já implantados ou com implantação planejada, para que elaborem, aprovem formalmente e implementem: [...] 9.2.3.4. processo de avaliação de custo-benefício para a contratação de novos serviços e produtos relacionados ao sistema integrado de gestão, com indicadores de avaliação dos investimentos alinhados ao cumprimento dos objetivos estratégicos, e monitoramento periódico desses indicadores;