Área: Gestão Administrativa

Relatório: O presente trabalho de auditoria, cujo objetivo é apresentar o resultado da avaliação da gestão e do uso do sistema integrado de gestão utilizado nas Centrais Elétricas Brasileiras S.A. (Eletrobras) , encontra-se inserido no escopo do Tema de Maior Significância 7 - Sistemas Informatizados de Gestão das Empresas Estatais (TMS 7) que se presta a traçar panorama da utilização de sistemas informatizados de gestão das empresas estatais federais (TC 015.570/2011-8 ) . [...] Falhas na avaliação da relação de custo versus benefício nos investimentos no sistema ERP A Eletrobras não realiza avaliações de custo versus benefício nos investimentos efetuados no sistema ERP, tendo em vista a inexistência de metodologia específica consolidada sobre o assunto e a dificuldade de se mensurar, de forma sistematizada e objetiva, os benefícios trazidos pela utilização do sistema ERP em toda a organização. [...] Análise das evidências [...] Em resposta, a empresa limitou-se a informar que "não há essas evidências" (peça 27) , deixando de apresentar qualquer estudo, avaliação ou indicadores que pudessem denotar a existência de procedimento de gerenciamento de investimentos referentes ao ERP, nos moldes do proposto no objetivo de controle PO5.5 do Cobit 4.1. É importante observar que o volume de investimentos da estatal no sistema ERP alcançou, de 2006 a 2010, o montante de, aproximadamente, R$ 20 milhões, conforme resposta (peça 28) da holding ao item 6 do Ofício de Requisição 1-586/2011 (peça 11) , no qual se solicitou planilha com valores de todos os contratos já firmados pela Eletrobras para contratar/sustentar/evoluir/customizar o sistema SAP. [...] Entretanto, em que pese a expressiva materialidade dos valores envolvidos ao longo de todo o histórico de implementação e uso do sistema ERP, a estatal não apresentou análises, estudos ou avaliações que pudessem indicar que tem sido promovida a medição dos benefícios decorrentes de tais dispêndios. [...] Assim, embora o teor do referido documento possa indicar que tenha havido análise sobre a eventual vantagem em se continuar com a utilização do sistema ERP da marca SAP em detrimento da contratação de outro sistema, tal avaliação não se mostra abrangente e detalhada o suficiente para justificar objetivamente que os benefícios da contratação superariam seus dispêndios, conforme sugere o estabelecido no objetivo de controle do Cobit 4.1, PO5.5 - Gerenciamento de Benefícios. Dessa forma, não foram descritos os eventuais retornos financeiros decorrentes da utilização do sistema, nem foi quantificada a provável redução de custos com a otimização de processos, assim como não foram estabelecidos e monitorados indicadores de desempenho relacionados aos resultados da utilização do ERP. [...] Efeitos e riscos decorrentes da manutenção da situação encontrada - ausência de percepção objetiva da contribuição do valor do sistema ERP aos processos de negócio da empresa; - investimentos realizados de forma potencialmente ineficiente, uma vez que seu retorno, em termos do negócio, não é avaliado. [...] Propostas Recomendar à Eletrobras que elabore processo formal de avaliação da relação do custo versus o benefício do investimento para contratação de novos serviços e produtos relacionados ao sistema integrado de gestão, prevendo a criação de indicadores de avaliação dos investimentos alinhados com o cumprimento dos objetivos estratégicos e o monitoramento periódico desses indicadores, à semelhança das orientações contidas no Cobit 4.1, PO5.5 - Gerenciamento de Benefícios. Voto: Como achados de auditoria destacam-se falhas nos processos de planejamento estratégico de TI e na gestão de riscos dessa área. Não há mecanismos para avaliação de custo-benefício dos investimentos empreendidos no sistema integrado de gestão, pagamentos vinculados a resultados, nem definição de níveis mínimos de serviços. A Eletrobras tem dificuldades na renovação dos contratos de manutenção e suporte técnico com a empresa fornecedora. Não há critérios de aceitabilidade nem métricas objetivas na fase de estabilização do contrato de atualização e melhorias do sistema. Os processos de gestão de mudanças e de configuração também foram objeto de ressalvas. [...] Ante o exposto, concordo com as determinações e recomendações propostas pela unidade técnica e voto no sentido de que seja aprovado o Acórdão que ora submeto à deliberação deste Colegiado. Acórdão: 9.2. Recomendar à Eletrobras que: [...] 9.2.3. elabore processo formal de avaliação de custo-benefício do investimento para contratação de novos serviços e produtos relacionados ao sistema integrado de gestão, com indicadores alinhados aos objetivos estratégicos, à semelhança das orientações do Cobit 4.1, PO5.5 - Gerenciamento de Benefícios;