Uandishi wa ripoti

Ripoti ni maelezo makamilifu yanayotolewa kama taarifa baada ya kufanya utafiti juu ya mtu, kitu au tukio fulani ambalo limetokea, kwa mfano ajali, kifo, mgomo shuleni na kadhalika.

Ripoti huandikwa kwa madhumuni ya kutoa taarifa ili taarifa hiyo iweze kufanyiwa kazi au walau kuhifadhiwa kama kumbukumbu.

Aina za ripoti

A) Ripoti ya kawaida

Muundo wa ripoti ya kawaida 
Ripoti ya kawaida sharti iwe na sehemu kuu nne; sehemu hizo ni:

1. Kichwa cha ripoti 
 Ripoti lazima iwe na kichwa cha habari; kichwa hicho huandikwa kwa maelezo machache, kwa herufi kubwa na kupigwa mstari. 
 Kichwa huoana na yanayoshughulikiwa. Kwa mfano: RIPOTI YA AJALI MBAYA YA GARIMOSHI

2. Utangulizi wa ripoti 
 Utangulizi wa ripoti hueleza kwa muhtasari lengo la ripoti kama ni kutoa taarifa au kumbukumbu.

3. Kiini cha ripoti/mwili 
 Kiini cha ripoti kina maelezo yote kuhusiana na tukio lenyewe; sehemu hii huelezea kwa ufasaha mambo yaliyotokea, chanzo chake, ukubwa wake, wahusika, na tukio linalohusika.
 Ufafanuzi huu uwe ni wa ukweli wa kuaminika(si lazima iwe tukio la kweli lakini haistahili kumingisha mtu dhana ya uongo).
 wakati uliopita nanafsi ya tatu hutumika isipokuwa unavyomnukuu myu moja kwa moja.

4. Mwisho wa ripoti 
 Hii ni sehemu ya mwisho ya ripoti. Sehemu hii huonyesha mambo makuu mawili:
maoni/mapendekezo ya mwandishi wa ripoti.
Lazima sentensi "Ripoti hii imeandaliwa na kuandikwa na:" iwe katika hitimisho, kisha kufuatwa na jina na cheo cha mwandishi pamoja na tarehe.

B) Ripoti rasmi 
 Hizi ni ripoti ambazo hufuata utaratibu wa kufanya utafiti kuhusu jambo fulani na kutoa mapendekezo.
 Ripoti rasmi huandaliwa na jopo/tume/kamati teule baada ya kufanya uchunguzi wa kina.
 Mambo yanayoandikwa huhutaji uchunguzi na utafiti k.v. majanga, kashfa mbalimbali kama ufisadi, utafiti wa kielimu n.k
 Hutengwa muda maalum wa kuzikamilisha na kuziwakilisha kwa mtu ambaye aliagiza kuchunguzwa kwa masuala hayo.

Muundo wa ripoti rasmi

1. Kichwa 
 Kichwa huonyesha ripoti ni ya kina nani/kamati gani, kuhusu nini, wapi na kipindi kilichohusishwa cha wakati.
 Huandikwa kwa herufi kubwa na kipigwa mstari.
 Kwa mfano: RIPOTI YA WIZARA YA AFYA KUHUSU MATUMIZI YA DAWA ZA KULEVYA MIONGONI MWA WANAFUNZI WA SHULE ZA UPILI NCHINI KENYA, MWAKA WA 2018
 Huteuliwa kulingana na mada inayoshughilikiwa.

2. Utangulizi 
 Huelezea historia mfupi wa jambo linaloandikiwa ripoti.
 Hujumuisha maelezo kuhusu yaliyotukia na kusababisha haja ya kufanywa utafiti/uchunguzi unaopelekea kuandikwa kwa ripoti.
 Wanajopo wanaweza kutajwa pamoja na vyeo vyao.
 Muda ambao kamati/jopo ilichukua kufanya utafiti huo huandikwa.
 pia unaweza kutaja tarehe na atakayewasilishiwa ripoti hiyo.

3. Mbinu za ukusanyaji data 
 Mbinu zilizotumiwa kukusanya data inayowasilishwa unaelezwa hapa.
 Mbinu hizo ni pamoja na:
 Mapelelezi
 Hojaji
 Mahojiano
 Kurejelea ripoti nyingine kuhusu mada huo
 Huandikwa kwa mfululizo.

4. Matokeo/Mwili 
 Mwili ya ripoti huweka wazi matokeo ya uchunguzi, utafiti au yaliyoshuhudiwa.
 Huandikwa kwa mada ndogondogo.
 Kila mada huzungumzia jambo/suala moja pekee.
 Maudhui huwasilishwa chini ya mada hizi.
 Ripoti huandikwa kwa nafsi ya tatu, kauli ya kutendewa k.v. Iligunduliwa.....Walichojiwa kuwa.....Kamati iliambiwa kuwa....
 Yote yanayoripotiwa yanafaa kuwa ya kuaminika au yaliyo ya ukweli wa kuaminika.

5. Matatizo 
 Matatizo huandikwa kwa baadi ya ripoti.
 Yawe ya kuaminika kulingana na mada inayochunguzwa.

6. Hitimisho 
 Jumla kuhusu matokeo na mapendekezo hutolewa.
 Kisha kuna jina la mwandishi, cheo chake, sahihi na tarehe.

7. Mapendekezo 
 Ushari ambao hutolewa ili kutatua shida ambayo inatokea.
 Hutolewa na wanakamati au na anayeandika ripoti kutokana na uchunguzi uliofanywa.
 Hupendekeza suluhisho zitazochukuliwa ili kudhibiti/kurekebisha hali fulani.

Isimu
Fasihi