Verwaltungsgericht Arnsberg (Verwaltungsgerichtsbarkeit)
Urteil vom 2000-05-04, Aktenzeichen 2 K 2608/97
ECLI:DE:VGAR:2000:0504.2K2608.97.00

Tenor

Die dienstliche Beurteilung vom 11. September 1996
in der Gestalt des Widerspruchsbescheides der
Bezirksregierung Arnsberg vom 16. Mai 1997 wird
aufgehoben.

Der Beklagte trägt die Kosten des Rechtsstreits.

1

T a t b e s t a n d :

2

Die Klägerin steht als Polizeivollzugsbeamtin in Diensten des
beklagten Landes und ist bei dem Polizeipräsidium I.
beschäftigt. Sie wendet sich gegen eine über sie erstellte
dienstliche Beurteilung vom 11. September 1996 in der Gestalt
des Widerspruchsbescheides der Bezirksregierung Arnsberg vom
16. Mai 1997. In der dienstlichen Beurteilung, die sich über
den Beurteilungszeitraum vom 2. Oktober 1991 bis zum 31. Mai
1996 verhält, ist die Klägerin von dem Erstbeurteiler lediglich
in dem Submerkmal "Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern" mit drei
Punkten ("entspricht voll den Anforderungen"), in allen anderen
Submerkmalen mit vier Punkten ("übertrifft die Anforderungen")
beurteilt worden. Die Endbeurteilerin bewertete sowohl das
Leistungsverhalten, als auch das Leistungsergebnis mit drei
Punkten ("entspricht voll den Anforderungen"), wobei die
Herabstufung jeweils damit begründet wurde, daß "nach
Quervergleich in der Vergleichsgruppe" das Leistungsergebnis
voll den Anforderungen entspreche. Das Sozialverhalten der
Klägerin wurde von Erstbeurteiler und Endbeurteilerin
übereinstimmend im Ergebnis mit vier Punkten ("übertrifft die
Anforderungen") bewertet. Im Beurteilungsvorschlag bewertete
der Erstbeurteiler die Klägerin im Gesamtergebnis mit vier
Punkten, während die Schlußzeichnende die Leistung und
Befähigung der Klägerin als den Anforderungen voll entsprechend
(drei Punkte) bewertete. Sie begründete die Herabstufung im
Gesamturteil wie folgt:

3

"Die Anwendung gleicher Beurteilungsmaßstäbe in der
Behörde erfordert ein Abweichen von dem Beurteilungs-
vorschlag des Erstbeurteilers, zumal die Beamtin
X. erst 1995 zur Kriminalhauptkommissarin
(A 11) ernannt wurde. Im behördenweiten Quervergleich
innerhalb der Vergleichsgruppe war die Gesamtnote auf
drei Punkte festzusetzen."

4

Die Klägerin erhob gegen die dienstliche Beurteilung mit
Schreiben vom 16. September 1996 Widerspruch, welchen sie mit
Schreiben ihrer Prozeßbevollmächtigten vom 20. Februar 1997 die
den Widerspruch wie folgt begründeten: Die dienstliche
Beurteilung sei rechtswidrig, weil die Absenkung der Gesamtnote
auf einem schriftlichen Vermerk des Inspektionsleiters der
Klägerin zurückzuführen sei, der dem Beurteilungsentwurf des
Erstbeurteilers beigefügt gewesen sei. Dieser nach den
Beurteilungsrichtlinien unzulässige Vermerk habe begründet,
warum der Inspektionsleiter der Auffassung gewesen sei, daß die
Klägerin mit drei Punkten zu bewerten sei. Mit diesem Vermerk
versehen sei die Beurteilung der Klägerin Gegenstand der
Beurteilerbesprechung gewesen. Dies sei unzulässig. Dies gälte
um so mehr, als der Inspektionsleiter nicht in der Lage gewesen
sei, die Klägerin zu beurteilen, weil er lediglich drei Monate
des Beurteilungszeitraumes Vorgesetzter der Klägerin gewesen
sei, während sich der Beurteilungszeitraum von 1991 bis 1996
erstrecke. Zudem seien in der Beurteilerbesprechung keine im
Hinblick auf die Klägerin personen- und sachkundige Beurteiler
anwesend gewesen, so daß die Absenkung der Note nicht
nachvollzogen werden könne. Es sei daher davon auszugehen, daß
die Absenkung der Note ausschließlich auf die schriftliche
Stellungnahme des Inspektionsleiters zurückzuführen sei. Zudem
sei die Absenkung der Note nicht hinreichend begründet. Ein
Verweis auf einen Quervergleich genüge hierfür nicht. Auch der
Hinweis, daß die Klägerin erst 1995 zur
Kriminalhauptkommissarin (A 11) ernannt worden sei, verfange
nicht. Im Hinblick darauf, daß keine personen- oder
sachkundigen Beurteiler an der Beurteilerkonferenz teilgenommen
hätten, sei eine solche Begründung unzulässig gewesen.
Offensichtlich habe ein allgemeiner Grundsatz, wonach bestimmte
Beamte, die zu bestimmten Zeitpunkten befördert worden waren,
eine bestimmte Note nicht erreichen könnten, zum Grundsatz
gemacht werden sollen. Dies sei jedoch rechtswidrig, weil es
auf die tatsächliche Eignung, Befähigung und fachliche Leistung
ankomme.

5

Mit Schreiben vom 17. März 1997 legte das Polizeipräsidium
I. den Widerspruch der Klägerin der Bezirksregierung
Arnsberg zur Entscheidung vor. Mit Widerspruchsbescheid der
Bezirksregierung Arnsberg vom 16. Mai 1997 wies der Beklagte
den Widerspruch der Klägerin als unbegründet zurück.

6

Die Klägerin hat am 17. Juni 1997 unter Wiederholung und
Vertiefung ihres bisherigen Vorbringens Klage erhoben.

7

Der Prozeßbevollmächtigte der Klägerin beantragt,

8

die dienstliche Beurteilung der Klägerin vom
11. September 1996 in der Gestalt des Wider-
spruchsbescheides der Bezirksregierung Arnsberg
vom 16. Mai 1997 aufzuheben.

9

Die Beklagte beantragt unter Wiederholung und Vertiefung ihres bisherigen
Vorbringens,

10

die Klage abzuweisen.

11

Wegen der weiteren Einzelheiten des Sachverhalts wird auf die Gerichtsakte und
die beigezogenen Verwaltungsvorgänge der Beklagten verwiesen.

12

E n t s c h e i d u n g s g r ü n d e :

13

Die zulässige Klage hat auch in der Sache Erfolg. Die angefochtene dienstliche
Beurteilung hält einer verwaltungsgerichtlichen Überprüfung nicht stand.

14

Dienstliche Beurteilungen sind verwaltungsgerichtlich nur
beschränkt nachprüfbar. Nur der Dienstherr oder der für ihn
handelnde jeweilige Vorgesetzte soll nach dem erkennbaren Sinn
der Regelungen über die dienstliche Beurteilung ein
persönlichkeitsbedingtes Werturteil darüber abgeben, ob und
inwieweit der Beamte den - ebenfalls grundsätzlich vom
Dienstherrn zu bestimmenden - zahlreichen fachlichen und
persönlichen Anforderungen seines Amtes und seiner Laufbahn
entspricht. Die verwaltungsgerichtliche
Rechtmäßigkeitskontrolle hat sich gegenüber dieser der
gesetzlichen Regelung immanenten Beurteilungsermächtigung des
Dienstherrn auf die Prüfung zu beschränken, ob die Verwaltung
den anzuwendenden Begriff oder den gesetzlichen Rahmen, in dem
sie sich frei bewegen kann, verkannt hat oder ob sie von einem
unrichtigen Sachverhalt ausgegangen ist, allgemeingültige
Wertmaßstäbe nicht beachtet, sachfremde Erwägungen angestellt
oder gegen Verfahrensvorschriften verstoßen hat. Hat der
Dienstherr Richtlinien für die Aufstellung von Beurteilungen
erlassen, sind die Beurteilenden an diese Richtlinien
hinsichtlich des anzuwendenden Verfahrens und der
einzuhaltenden Maßstäbe nach dem Gleichheitsgrundsatz gebunden;
das Gericht kann kontrollieren, ob die Richtlinien eingehalten
worden sind, ob sie sich im Rahmen der gesetzlichen
Ermächtigung halten und ob sie auch sonst mit den gesetzlichen
Vorschriften in Einklang stehen.

15

Vgl.	Bundesverwaltungsgericht (BVerwG), Urteil vom
12. März 1987 - 2 C 36.86 -, in: Der Öffent-
liche Dienst (DÖD) 1987, 178; BVerwG, Urteil
vom 26. Juni 1980 - BVerwG 2 C 13.79 -, in:
Zeitschrift für Beamtenrecht (ZBR) 1981, 197;
Oberverwaltungsgericht für das Land Nordrhein-
Westfalen (OVG NW), Beschluß vom 30. September
1994 - 6 A 2597/93; ständige verwaltungsgericht-
liche Rechtsprechung.

16

Hiernach ist eine zur Aufhebung der angefochtenen dienstlichen
Beurteilung führende wesentliche Verfahrensfehlerhaftigkeit der
dienstlichen Beurteilung gegeben.

17

Auf Grund von § 104 Abs. 1 des Beamtengesetzes für das Land
Nordrhein-Westfalen (LBG) in der Fassung der Bekanntmachung vom
1. Mai 1981 (GV NW S. 234), zuletzt geändert durch Art. I des
Gesetzes vom 7. Februar 1995 (GV NW S. 102/SGV NW 2030) hat der
Beklagte solche Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der
Beamtinnen und Beamten im Bereich der Polizei (BRL Pol)
erlassen.

18

Eine hiernach anzufertigende dienstliche Beurteilung liegt im Original nicht mehr
vor. Dem Kläger wurde lediglich eine "Reinschrift" der Originalbeurteilung
ausgehändigt, während das Original der dienstlichen Beurteilung als solches
vernichtet worden ist. Hierin sieht die Kammer einen zur Aufhebung führenden
wesentlichen Verfahrensmangel.

19

Der Vertreter des Beklagten hat auf Befragen durch die
Kammer im Termin zur mündlichen Verhandlung zu Protokoll
gegeben, daß in der Beurteilerbesprechung die Erstbeurteilung
vorgelegen habe, welche durch den Erstbeurteiler unter dem
Datum unterzeichnet worden sei, unter dem sie erstellt worden
sei. In diese Erstbeurteilung seien dann handschriftlich die
Beurteilungen des Endbeurteilers eingetragen worden. Alsdann
sei hiervon eine "Reinschrift" angefertigt worden, die vom
Erstbeurteiler und vom Endbeurteiler unterzeichnet worden sei.
Dieses letztlich vom Erstbeurteiler und vom Endbeurteiler
unterzeichnete Exemplar sei für den Beklagten die dienstliche
Beurteilung, die auch zu den Akten genommen worden sei. Die
ursprünglich erstellte Erstbeurteilung mit den
handschriftlichen Ergänzungen sei von dem Beklagten als Entwurf
gewertet worden, der nach den Bestimmungen der
Beurteilungsrichtlinien zu vernichten gewesen sei.

20

Mit der Vernichtung des Originals der dienstlichen
Beurteilung liegt ein wesentlicher Verfahrensfehler vor,
welcher zur Aufhebung der dem Kläger eröffneten und vorliegend
angefochtenen Beurteilung führt.

21

Die BRL Pol sehen insoweit ein gestuftes
Beurteilungsverfahren dergestalt vor, daß zunächst eine
sogenannte Erstbeurteilung erstellt wird (Ziffer 9.1 BRL Pol),
der sich der bzw. die Schlußzeichnende anschließt, wenn die
Endbeurteilung nicht von der Erstbeurteilung abweicht (Ziffer
9.2 BRL Pol). Dabei stellt bereits die Erstbeurteilung - auch
wenn diese nicht selbständig und gesondert einer
verwaltungsgerichtlichen Überprüfung zugeführt werden kann -
einen wesentlichen und im Verfahrensablauf zu dokumentierenden
Teil der dienstlichen Beurteilung dar. Dies folgt bereits aus
den Richtlinien selbst, die in Ziffer 9.1 BRL Pol vorschreiben,
daß die Erstbeurteilung vom Erstbeurteiler zu unterzeichnen ist
und dem Schlußzeichnenden auf dem Dienstwege zur abschließenden
Beurteilung vorzulegen ist. Die Erstbeurteilung ist damit - was
insbesondere das Erfordernis der Unterzeichnung durch den
Erstbeurteiler zeigt - bereits vor der Beurteilerbesprechung
(Ziffer 9.2 BRL Pol) rechtlich existent und im weiteren Verlauf
des Verfahrens bereits deshalb als solche zu erhalten, um den
ordnungsgemäßen Verfahrensablauf im Falle eines etwaigen
verwaltungsgerichtlichen Verfahrens dokumentieren zu können.
Hiervon gehen im übrigen auch die Erläuterungen des
Innenministeriums zu den BRL Pol aus, die ausdrücklich
vorschreiben, daß die Erstbeurteilung "als solche erhalten"
bleibt und im weiteren Verfahren "durch die abschließende
Beurteilung (Endbeurteilung)" lediglich "ergänzt" wird. Die
rechtliche Eigenständigkeit der Erstbeurteilung wird auch durch
das im weiteren vorgeschriebene Beurteilungsverfahren
verdeutlicht. Insoweit bestimmt Ziffer 9.1 BRL Pol, daß
Beurteilungen computergestützt erstellt werden können, wobei
der Erstbeurteiler zu diesem Zwecke zu Beginn des
Beurteilungsverfahrens einen Datensatz in dem dafür
vorgesehenen Programm anlegt und gegen Zugriff durch andere
Personen sichert. Die Erstbeurteilung (Beurteilungsvorschlag)
ist sodann dem Schlußzeichnenden auf dem Dienstwege vorzulegen.
Die abschließende Beurteilung ist handschriftlich in dem
Entwurf einzutragen. Diese handschriftlichen Ergänzungen nimmt
der Erstbeurteiler sodann in den Datensatz auf und leitet "das
Original der Beurteilung" der/dem Schlußzeichnenden zur
Schlußzeichnung zu. Nach Abschluß des Beurteilungsverfahrens
ist der Datensatz zu löschen, was unter Angabe des Datums in
dem Original der Beurteilung zu vermerken ist. Auch hier ist
damit ausdrücklich vorgeschrieben, daß lediglich der Datensatz
im Computer zu löschen ist, während das Original der
Beurteilung (Erstbeurteilung und handschriftliche Ergänzungen)
erhalten bleibt.

22

Dieses Original ist von dem Beklagten vernichtet worden,
weil er das Original der Beurteilung lediglich als
Beurteilungsentwurf oder Beurteilungsnotiz angesehen hat,
welche nach Ziffer 11 BRL Pol nach Erstellung der dienstlichen
Beurteilung zu vernichten bzw. zu löschen sind. Diese
Bestimmung verhält sich indes nicht über die vom Erstbeurteiler
zu unterzeichnende und handschriftlich ergänzte
Erstbeurteilung, sondern über sonstige Notizen und Entwürfe
außerhalb der in den Beurteilungsrichtlinien vorgesehenen und
zu verwendenden Beurteilungsvordrucke (Ziffer 9.1 BRL Pol).

23

Dieser Verstoß gegen die Beurteilungsrichtlinien, der darin
zu sehen ist, daß das Original der dienstlichen Beurteilung
vernichtet worden ist und somit nicht mehr zur Verfügung steht,
hat nicht lediglich formelle Bedeutung im Sinne eines
unbeachtlichen Ordnungsverstoßes. Vielmehr kommt dem
Vorhandensein des Originals der dienstlichen Beurteilung
wesentliche materielle Bedeutung zu. Nur aus dem Original der
Beurteilung läßt sich nämlich der ordnungsgemäße Ablauf des
Beurteilungsverfahrens nachweisen. So ist nicht ohne Grund in
Ziffer 9.1 BRL Pol ausdrücklich vorgeschrieben, daß die
Endbeurteilung handschriftlich in den Entwurf einzutragen ist.
Denn nur auf diese Weise wird dokumentiert, daß die
Erstbeurteilung bereits im Zeitpunkt der Beurteilerbesprechung
in seiner endgültigen Fassung erstellt worden ist, was - wie
gerade der vorliegende Fall zeigt - dann nicht mehr
nachvollzogen werden kann, wenn das Original der Beurteilung
vernichtet wird und lediglich eine "Reinschrift" des Originals
angefertigt und unter dem Datum eines nach dem Zeitpunkt der
Beurteilerbesprechung liegenden Tages unterzeichnet wird. Nur
durch Vorlage der Originalbeurteilung wird eine bereits nach
allgemeinen Grundsätzen des Beurteilungswesens im Streitfalle
erforderliche verwaltungsgerichtliche Nachprüfung überhaupt
ermöglicht.

24

Die Kostenentscheidung folgt aus § 154 Abs. 1 VwGO.

25