Verwaltungsgericht Düsseldorf (Verwaltungsgerichtsbarkeit)
Urteil vom 2016-08-23, Aktenzeichen 13 K 6969/15
ECLI:DE:VGD:2016:0823.13K6969.15.00

Tenor

Die Klage wird abgewiesen.

Der Kläger trägt die Kosten des Verfahrens.

Das Urteil ist hinsichtlich der Kosten vorläufig vollstreckbar. Der Kläger darf die Vollstreckung durch Sicherheitsleistung oder Hinterlegung in Höhe von 110 % des auf Grund des Urteils vollstreckbaren Betrages abwenden, wenn nicht der Beklagte vor der Vollstreckung Sicherheit in Höhe von 110 % des jeweils zu vollstreckenden Betrages leistet.

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Tatbestand:

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Die Beteiligten streiten um die Rechtmäßigkeit der dem Kläger am 31. Juli 2015 für den Zeitraum 18. Mai 2011 bis 28. Februar 2015 erteilten dienstlichen Regelbeurteilung.

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Der Kläger steht als Justizamtsrat (Besoldungsgruppe A 12) im Dienst des beklagten Landes und ist in der Funktion eines Rechtspflegers beim Amtsgericht O. tätig. Als solcher nimmt er die stellvertretende Gruppenleitung der Betreuungs-, Nachlass- und Registerabteilungen wahr.

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Mit Verfügung vom 20. Juni 2011 ordnete der Präsident des Landgerichts E. den Kläger mit dessen Einverständnis für die Zeit vom 4. Juli 2011 bis 18. Juli 2011 „im erforderlichen Umfang“ zur Dienstleistung an das Amtsgericht S. ab.

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Eine weitere einvernehmliche Abordnung des Klägers an das Amtsgericht S. , für die Zeit vom 13. Januar 2014 bis 31. März 2014, erfolgte mit Verfügung des Präsidenten des Landgerichts E. vom 13. Januar 2014 „im erforderlichen Umfang“. Mit Verfügung vom 24. März 2014 verlängerte der Präsident des Landgerichts E. die „seit dem 13.01.2014 erfolgte Teilabordnung … an das Amtsgericht S. mit 0,5 Arbeitskraftanteil“ über den 31. März 2014 hinaus bis zum 31. Mai 2015.

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Unter dem 31. Juli 2015 erstellte die Direktorin des Amtsgerichts O1. die streitgegenständliche dienstliche Beurteilung. Diese gliedert sich gemäß dem verwendeten Formular (unter anderem) in eine Leistungsbeurteilung, eine Befähigungsbeurteilung, die aus der Leistungs- und Befähigungsbeurteilung zu bildende Gesamtnote und die Beförderungseignung/Verwendungseignung. Zur Beurteilung der Leistung gibt es vier jeweils textlich näher spezifizierte Leistungsmerkmale (1. Arbeitsweise, 2. Arbeitseinsatz, 3. Arbeitserfolg und - sofern im Beurteilungszeitraum Führungsaufgaben übertragen waren ‑ 4. Führungsverhalten), die mit einer Punktzahl auf einer Skala von 0 bis 18 Punkten - wobei jeweils drei Punkte einer Notenstufe zugeordnet sind (1-3 Punkte = mangelhaft bis 16-18 Punkte = sehr gut) - zu bewerten sind. Die Beurteilung der Befähigung gliedert sich in vier Kompetenzbereiche (1. Fachkompetenz, 2. Soziale Kompetenz, 3. Persönliche Kompetenz, 4. Führungskompetenz) mit insgesamt elf Submerkmalen; diese sind jeweils einem von vier Ausprägungsgraden (von A = weniger ausgeprägt bis D = stark ausgeprägt) durch Ankreuzen zuzuordnen. Das Gesamturteil besteht aus einer Endnote mit Punktzahl, wobei die gleiche Noten- und Punktskala wie bei der Leistungsbeurteilung zur Verfügung steht. Eine schriftliche Begründung ist nur für das Gesamturteil zwingend vorgesehen.

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Der Kläger erhielt die Gesamtnote „gut“ (15 Punkte). Der Grad der Beförderungseignung/ Verwendungseignung lautet „besonders gut geeignet (oberer Bereich)“. Bei der Leistungsbeurteilung erreichte er dreimal 15 Punkte; das Leistungsmerkmal Führungsverhalten wurde nicht bewertet. Die Befähigung des Klägers wurde zweimal mit dem Ausprägungsgrad D (= stark ausgeprägt), achtmal (u.a. bei dem Submerkmal Personalführungskompetenz) mit dem Ausprägungsgrad C (= deutlich ausgeprägt“) und einmal mit dem Ausprägungsgrad B (= erkennbar ausgeprägt) beurteilt.

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Der Kläger rügte schriftlich verschiedene formelle und materielle Fehler der Beurteilung und beantragte deren Abänderung. Nachdem die Direktorin des Amtsgerichts O1. den Antrag im Wesentlichen abgelehnt hatte, hat der Kläger am 16. Oktober 2015 Klage erhoben. Zur Begründung trägt er vor:

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Die Angaben zu den Abordnungen seien zu ungenau. Sie ließen nicht erkennen, wie und wo er eingesetzt gewesen sei. Die Formulierung, die Abordnung vom 13. Januar 2014 bis 31. Mai 2014 sei zu 1/2 erfolgt, sei missverständlich. Sie erwecke den Eindruck, dass er zu 50% seiner Arbeitszeit am Amtsgericht S. und zu 50% am Amtsgericht O1. tätig gewesen sei. Dies sei jedoch nicht der Fall. Vielmehr habe er ein Pensum von 50 % beim Amtsgericht S. und gleichzeitig ein Pensum von 90 % beim Amtsgericht O1. wahrgenommen. Die sich daraus ergebende besondere Belastungssituation und der Arbeitsumfang seien in der Beurteilung entsprechend darzustellen.

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Die Beurteilung lasse nicht erkennen, ob beim Amtsgericht S. Beurteilungsbeiträge eingeholt worden seien. Die Behauptung des Beklagten, als Erkenntnisquellen für die Zeit der Abordnungen seien mündliche Rückmeldungen der Behörden- und Geschäftsleitung des Amtsgerichts S. eingeholt worden, sei pauschal und unsubstantiiert. Der Beklagte möge entsprechende Gesprächs- und Telefonvermerke vorlegen. Sollten diese nicht existieren, ergebe sich daraus ein Dokumentationsmangel.

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In der Beurteilung sei nicht vermerkt, dass ein Beurteilungsgespräch stattgefunden habe.

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Es sei nicht nachvollziehbar, warum der Beklagte das Leistungsmerkmal Führungsverhalten nicht bewertet habe. Führungsverhalten zeige auch ein stellvertretender Gruppenleiter, wenn er Führungsaufgaben wahrnehme. Letzteres sei bei ihm der Fall. Dies ergebe sich bereits daraus, dass die Beklagte im Rahmen der Befähigungsbeurteilung das Merkmal Personalführungskompetenz bewertet habe. Insofern müsse auch das Führungsverhalten bewertet werden. Die Gruppenleiterin, Frau U. , habe alle personalführenden Entscheidungen zusammen mit ihm getroffen. Auch an zahlreichen Gesprächen mit der Geschäftsleitung über personelle Entscheidungen habe Frau U. gemeinsam mit ihm teilgenommen. Bei Abwesenheit von Frau U. habe er Führungsaufgaben wahrgenommen, z.B. Vertretungsregelungen, Urlaubsbewilligungen, Organisation von Sondervertretungen bei Mehrfachausfällen und situationsbezogene Mitarbeitergespräche. Ebenso habe er Schlichtungen bei Beschwerden und drohenden Dienstaufsichtsbeschwerden begleiten müssen. Da er tatsächlich Führungsaufgaben wahrgenommen habe, sei unabhängig davon, dass ihm formal „nur“ die stellvertretende Gruppenleitung übertragen worden sei, das Leistungsmerkmal Führungsverhalten zu bewerten.

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Das Leistungsmerkmal Arbeitseinsatz sei mit 15 Punkten nicht zutreffend bewertet. Das hohe Arbeitspensum, das er zu bewältigen gehabt habe, die zusätzliche Bereitschaft, zu jeder Zeit Sonderaufgaben bzw. Sondervertretungen in anderen Abteilungen zu übernehmen und der Umstand, dass er als Multiplikator für die IT-Anwendung BetreuTex tätig und ausgebildeter Multiplikator für die IT-Fachanwendung JUDICA/TSJ sei, zeugten von einem besonderen Arbeitseinsatz, so dass dieses Leistungsmerkmal mit 16 Punkten zu bewerten sei.

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Das Befähigungsmerkmal Belastbarkeit sei mit dem Ausprägungsgrad D zu bewerten. Dabei sei zu berücksichtigen, dass er neben seinem 90 %-igen Pensum beim Amtsgericht O1. zusätzlich ein 50 %-iges Pensum am Amtsgericht S. übernommen habe. Er habe über den gesamten Beurteilungszeitraum, in dem auch die zusätzliche Belastung bestanden habe, eine uneingeschränkt hohe Arbeitsqualität und -quantität gezeigt und sei sowohl physisch als auch psychisch sehr gut belastbar.

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Der Kläger beantragt sinngemäß,

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den Beklagten unter Aufhebung der zum Stichtag 28. Februar 2015 erstellten dienstlichen Beurteilung vom 31. Juli 2015 zu verurteilen, ihn unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts erneut dienstlich zu beurteilen.

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Der Beklagte beantragt,

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die Klage abzuweisen.

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Zur Begründung macht er im Wesentlichen geltend:

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Die Angaben zu den Teilabordnungen an das Amtsgericht S. seien nicht zu beanstanden. Der Formularvordruck, dessen Verwendung vorgeschrieben sei, sehe nur Informationen zum Zeitraum („von … bis“) und zur Behörde, an die die Abordnung erfolgt sei („an“), vor. Diese Angaben seien in der Beurteilung enthalten. Überdies habe die Direktorin des Amtsgerichts O1. durch Angabe des Abordnungsumfangs zum Ausdruck gebracht, dass es sich um Teilabordnungen handele. Hierbei habe sie sich auf die wörtliche Wiedergabe der Abordnungsverfügungen beschränkt, weil diese den Umfang der Teilabordnung verbindlich festgelegt hätten.

21

Es liege kein Dokumentationsmangel hinsichtlich der Beurteilungsbeiträge vor. Eine rechtliche Verpflichtung zur Dokumentation von mündlich eingeholten Beurteilungsbeiträgen bestehe nicht. Etwaige als Gedächtnisstütze angefertigte Gesprächsvermerke seien nicht in die Personalakte aufzunehmen. Selbst schriftliche Beurteilungsbeiträge dürften gemäß Ziffer 6.3 der Richtlinien für Dienstliche Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten des Justizministeriums und seines Geschäftsbereichs (AV d. JM vom 1. Februar 2013 [2000 - Z. 155] - JMBl. NRW S. 32) nur bis zur Aufnahme der Beurteilung sowie einer etwaigen Gegenäußerung in der Personalakte aufbewahrt werden; sie lägen damit heute nicht mehr vor.

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Sollte in dem fehlenden Hinweis auf das am 5. Mai 2016 stattgefundene Beurteilungsgespräch ursprünglich ein formaler Fehler der Beurteilung zu sehen sein, so wäre dieser jedenfalls geheilt worden. Der Formularvordruck schreibe Angaben zum Beurteilungsverfahren nur dann vor, soweit diese nicht anderweitig dokumentiert seien. Eine solche anderweitige Dokumentation könne der Personalakte des Amtsgerichts O1. entnommen werden. Sowohl das Schreiben des Klägers vom 17. Juli 2015 als auch die Stellungnahme der Direktorin des Amtsgerichts O1. vom 31. Juli 2915 nähmen auf das Beurteilungsgespräch vom 5. Mai 2015 Bezug.

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Der Einwand des Klägers, das Leistungsmerkmal Führungsverhalten hätte bewertet werden müssen, greife nicht durch. Die Bewertung dieses Merkmals setze die Übertragung von Führungsaufgaben voraus, woran es hier fehle. Die bloße Vertretung sei nicht mit der Übertragung der Führungsaufgabe gleichzusetzen. Die Erweiterung der Beurteilungspflicht auf Stellvertreter würde überdies zu dem nicht sachgerechten Ergebnis führen, dass die Beurteilung nicht nur vom (ungewissen) Eintritt des Vertretungsfalls abhängig wäre, sondern faktisch auch nur in Fällen erfolgen könnte, in denen der Verwaltung aufgrund des Umfangs der Vertretung eine Bewertung des Führungsverhaltens unter Beachtung der zahlreichen im Formularvordruck aufgeführten Gesichtspunkte (Arbeitsverteilung, Delegation, Anleitung und Aufsicht, Anerkennung und Kritik, Loyalität, Kooperation, Konfliktbewältigung, Förderung der beruflichen Fortentwicklung, Beachten der Ziele der Gleichstellung von Frauen und Männern) überhaupt möglich wäre. Hiermit verbunden wäre die Gefahr einer erheblichen Unsicherheit, ab welchem Vertretungsumfang das Leistungsmerkmal Führungsverhalten zu bewerten sei. Der Tätigkeit des Klägers als stellvertretender Gruppenleiter sei insoweit Rechnung getragen worden, als das Befähigungsmerkmal Personalführungskompetenz mit „deutlich ausgeprägt“ (Ausprägungsgrad C) bewertet worden sei. Entgegen der Ansicht des Klägers ergebe sich hieraus kein Widerspruch. Der generelle Ausschluss von Stellvertretern von Führungskräften im Rahmen des Leistungsmerkmals Führungsverhalten besage nicht, dass diese nicht - etwa im Vertretungsfall - ihre Personalführungskompetenz unter Beweis stellen könnten.

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Soweit der Kläger rüge, das Leistungsmerkmal Arbeitseinsatz sei mit 16 Punkten und das Befähigungsmerkmal Belastbarkeit sei mit dem Ausprägungsgrad D zu bewerten, verkenne er, dass dienstliche Beurteilungen nur beschränkt verwaltungsgerichtlich überprüfbar seien. Nur der Dienstherr bzw. der für ihn handelnde jeweilige Vorgesetzte solle ein persönlichkeitsbedingtes Werturteil darüber abgeben, ob und inwieweit der Beamte den ‑ ebenfalls grundsätzlich vom Dienstherrn zu bestimmenden - zahlreichen fachlichen und persönlichen Anforderungen seines Amtes und seiner Laufbahn entspreche. Bei einem derartigen dem Dienstherrn vorbehaltenen Akt wertender Erkenntnis stehe diesem eine der gesetzlichen Regelung immanente Beurteilungsermächtigung zu. Hiervon ausgehend erweise sich die streitgegenständliche dienstliche Beurteilung nicht als rechtsfehlerhaft. Insbesondere sei die beurteilende Stelle von einem vollständigen Sachverhalt ausgegangen. Entsprechend der gängigen Praxis bei Teilabordnungen, nach deren Beendigung keine förmliche Beurteilung erstellt werde, habe zwischen den Behörden- und Geschäftsleitungen der beteiligten Amtsgerichte ein informeller Austausch betreffend die Leistung und Befähigung des Klägers im Abordnungszeitraum stattgefunden. Als Erkenntnisquelle hätten mündliche Rückmeldungen der Behörden- und Geschäftsleitung des Amtsgerichts S. gedient, die - wie bei Abordnungen im Beamtenbereich üblich - an den Geschäftsleiter des Amtsgerichts O1. gerichtet worden seien. Ferner könne der Kläger eine fehlerhafte Bewertung des Befähigungsmerkmals Belastbarkeit nicht auf die Rüge stützen, die Bewertung beziehe nicht die durch die Teilabordnungen hervorgerufene besondere Belastungssituation ein. Die Beurteilung berücksichtige die Teilabordnungen. In diesem Zusammenhang sei darauf hinzuweisen, dass die Teilabordnungen nur einen vergleichsweise kurzen Zeitraum innerhalb des Gesamtbeurteilungszeitraums (5 Monate bei insgesamt 45,5 Monaten) beträfen. Überdies sei im Rahmen der - vergleichsbezogenen - Beurteilung zu berücksichtigen gewesen sei, dass im Beurteilungszeitraum auch andere, sich mit dem Kläger in einer Vergleichsgruppe befindlichen Kräfte bedingt durch Ausfallzeiten anderer Rechtspfleger mehrmonatige Vertretungs- und Zusatzaufgaben zu erledigen gehabt hätten und damit einer vergleichbaren Belastung ausgesetzt gewesen seien. Nicht nachvollziehbar sei der Hinweis des Klägers auf die während der Teilabordnungen an den Amtsgerichten O1. und S. zu erfüllenden „Pensen“ (90 % und 50 %). Die Zahlen seien offensichtlich der „Pebb§y“-Auswertung entnommen. „Pebb§y“ diene indes nur als justizinterne Orientierungs- und Entscheidungshilfe für Haushaltsverhandlungen und für eine gleichmäßige Verteilung des verfügbaren Personals auf die Gerichte und Staatsanwaltschaften. Ein Rückgriff auf „Pebb§y“ im Rahmen dienstlicher Beurteilungen sei weder vorgesehen noch sachgerecht.

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Die Beteiligten haben sich mit einer Entscheidung des Gerichts ohne mündliche Verhandlung einverstanden erklärt.

26

Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstandes wird auf den sonstigen Inhalt der Gerichtsakte und der beigezogenen Verwaltungsvorgänge des Beklagten ergänzend Bezug genommen.

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Entscheidungsgründe:

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Im Einverständnis der Beteiligten kann das Gericht gemäß § 101 Abs. 2 VwGO ohne mündliche Verhandlung entscheiden.

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Die Klage ist zulässig, jedoch nicht begründet.

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Der Kläger hat keinen Anspruch entsprechend § 113 Abs. 5 Satz 2 VwGO darauf, dass der Beklagte die dienstliche Beurteilung vom 31. Juli 2015 aufhebt und ihn unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts erneut beurteilt. Die genannte dienstliche Beurteilung ist rechtmäßig und verletzt den Kläger nicht in seinen Rechten.

31

Dienstliche Beurteilungen sind nach ständiger Rechtsprechung verwaltungsgerichtlich nur beschränkt überprüfbar. Die Entscheidung des Dienstherrn darüber, ob und in welchem Grad ein Beamter die für sein Amt und für seine Laufbahn erforderliche Befähigung und fachliche Leistung aufweist, ist ein von der Rechtsordnung dem Dienstherrn vorbehaltener Akt wertender Erkenntnis. Die gerichtliche Nachprüfung hat sich darauf zu beschränken, ob die jeweiligen Amtsträger gegen Verfahrensvorschriften oder -regeln des Beurteilungsrechts verstoßen haben, der gesetzliche Rahmen der die anzuwendenden Begriffe verkannt worden sind, ob der Beurteilung ein unrichtiger Sachverhalt zugrunde gelegt worden ist oder ob ein Beurteiler allgemeingültige Wertmaßstäbe nicht beachtet oder sachfremde Erwägungen angestellt hat. Soweit der Dienstherr Richtlinien für die Erstellung dienstlicher Beurteilungen erlassen hat, ist vom Gericht auch zu prüfen, ob die Richtlinien eingehalten sind und ob sie mit den gesetzlichen Regelungen in Einklang stehen.

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Vgl. BVerwG, Urteil vom 24. November 2005 - 2 C 34.04 ‑, juris, Rz. 8; OVG NRW, Beschluss vom 5. Juni 2012 - 1 B 368/12 ‑, juris, Rz. 9; VG Düsseldorf, Urteil vom 8. März 2013 - 13 K 2289/12 ‑, juris, Rz. 45.

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Ausgehend von diesen Maßstäben erweist sich die streitgegenständliche dienstliche Beurteilung als frei von Rechtsfehlern.

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1. Soweit der Kläger in formeller Hinsicht rügt, die Angaben zu den Teilabordnungen an das Amtsgericht S. seien unzureichend, insbesondere sei die Arbeitsbelastung nicht bzw. missverständlich wiedergegeben, führt dies auf kein beurteilungsrechtlich relevantes Defizit. Zwar trifft es im Ausgangspunkt zu, dass dienstliche Beurteilungen ein möglichst vollständiges und lückenloses Bild von den erbrachten dienstlichen Leistungen eines Beamten ergeben müssen. Dies setzt voraus, dass im Beurteilungszeitraum erfolgte (Teil-)Abordnungen in der Beurteilung Erwähnung finden. Richtig weist der Kläger darauf hin, dass sich dieses Erfordernis nicht in einer Formalie erschöpft, sondern Auswirkungen auf die materielle Rechtmäßigkeit der Beurteilung haben kann, da sich aus den Angaben zu Abordnungen ergibt, ob und für welchen Zeitraum Beurteilungsbeiträge einzuholen sind. Demgemäß sieht das von dem Beklagten gemäß Ziffer 1.4 der Richtlinien für Dienstliche Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten des Justizministeriums und seines Geschäftsbereichs (AV d. JM vom 1. Februar 2013 [2000 - Z. 155] - JMBl. NRW S. 32) - im Folgenden: Beurteilungsrichtlinien - für dienstliche Beurteilungen zu verwendende Formblatt in der Rubrik „Personalangaben“ eine eigene Spalte für Abordnungen vor („Abordnungen im Beurteilungszeitraum [von … bis … an ...])“. In der streitgegenständlichen Beurteilung sind dort die Abordnungen des Klägers nach Zeitraum und Ort aufgeführt. Dass es sich um Teilabordnungen handelt, ergibt sich ohne Weiteres aus den Angaben zum Umfang der Abordnungen, die entbehrlich wären, wenn der Kläger vollumfänglich an das Amtsgericht S. abgeordnet worden wäre. Im Hinblick darauf, dass mit den jeweiligen Abordnungsverfügungen der Umfang der einzelnen Abordnung verbindlich festgelegt wurde, ist es nicht zu beanstanden, dass der Beklagte sich in der dienstlichen Beurteilung darauf beschränkt hat, die diesbezüglichen Formulierungen wörtlich wiederzugeben. Weitergehende rechtliche Anforderungen an die Informationsdichte zu Abordnungen in dienstlichen Beurteilungen bestehen nicht. Zwar teilt das Gericht die Ansicht des Klägers, dass es insoweit nicht allein darauf ankommt, was das Beurteilungsformular an Informationen vorsieht; dieses Formblatt wäre seinerseits fehlerhaft, wenn es mit übergeordnetem Recht nicht Einklang stünde. Es ist aber kein allgemeiner Rechtssatz des Inhalts ersichtlich, dass im Zusammenhang mit Abordnungen über die Angaben zu Zeit, Ort und Umfang hinaus ‑ sei es in der Rubrik „Personalangaben“, sei es an anderer Stelle in der dienstlichen Beurteilung, etwa in der Rubrik „Aufgabenbeschreibung“ - konkrete Zahlen zu „Pensen“ genannt werden müssen; eine solche Vorgabe wird auch vom Kläger nicht aufgezeigt. Insbesondere ist die Aufnahme von „Pensen“ in die dienstliche Beurteilung nicht erforderlich, um dem Beurteiler die Arbeitsbelastung des Beamten während der Abordnung vor Augen zu führen. Diesem Zweck dient vielmehr die Einholung eines Beurteilungsbeitrags, wie sie auch hier vom Beklagten praktiziert wurde.

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2. Das Vorbringen des Klägers bietet keinen Anlass, daran zu zweifeln, dass der Beklagte einen Beurteilungsbeitrag betreffend die Zeiten der Abordnung zum Amtsgericht S. eingeholt hat. Entgegen der Ansicht des Klägers leidet die dienstliche Beurteilung insoweit nicht an einem Dokumentationsmangel.

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Dienstliche Beurteilungen müssen die Tätigkeit im maßgebenden Beurteilungszeitraum vollständig erfassen. War der für die Beurteilung Zuständige nicht in der Lage, sich während des ganzen Beurteilungszeitraums in eigener Person ein vollständiges Bild von den zur Beurteilung anstehenden Merkmalen zu verschaffen, ist er auf weitere Erkenntnisse, insbesondere Beurteilungsbeiträge Dritter, angewiesen, um die Beurteilung auf einen zutreffenden und vollständigen Sachverhalt stützen zu können. Hierfür kommen vorrangig die früher für die Beurteilung Zuständigen sowie Personen in Betracht, die die Dienstausübung des Beamten aus eigener Anschauung kennen. In diesen Fällen müssen die Beurteilungsbeiträge der sachkundigen Personen bei der Ausübung des Beurteilungsspielraums berücksichtigt werden.

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Vgl. BVerwG, Urteil vom 4. November 2010 - 2 C 16.09 -, juris, Rz. 47.

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Ein allgemeiner Rechtsgrundsatz, wonach der Beurteiler bei der ihm obliegenden Ermittlung des Tatsachenstoffs für die Beurteilung von vornherein auf in bestimmter Weise formalisierte Erkenntnisquellen (etwa einen schriftlich fixierten Beurteilungsbeitrag) beschränkt wäre, existiert nicht. Wie der Beurteiler den Kontakt zu seinen Informanten im Einzelnen gestaltet, bleibt im Wesentlichen ihm überlassen. Demgemäß ist in der Rechtsprechung anerkannt, dass Beurteilungsbeiträge - sofern für diese nicht ausdrücklich eine schriftliche Abfassung festgelegt ist - auch durch mündliche Auskünfte eingeholt werden können.

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Vgl. etwa BVerwG, Urteile vom 2. April 1981 – 2 C 34.79 -, juris, Rz. 19 und vom 21. März 2007 ‑ 2 C 2.06 ‑, juris, Rz. 10 (zur Möglichkeit der bloßen Befragung dritter Personen); ferner OVG NRW, Beschluss vom 20. Februar 2015 - 6 A 442/14 -, Rz. 14; VGH Baden-Württemberg, Urteil vom 15. Juni 2016 - 4 S 126/15 ‑, juris, Rz. 51.

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Die zur Vorbereitung der dienstlichen Beurteilung eingeholten schriftlichen oder mündlichen Beurteilungsbeiträge müssen dabei weder zur Personalakte genommen noch in der abschließenden Beurteilung wiedergegeben werden. Vielmehr ist der Beurteiler von Gesetzes wegen nicht verpflichtet, überhaupt schriftliche Vermerke über Gespräche zu verfassen, sondern berechtigt, die Vertraulichkeit des Gesprächs zu wahren. Gleichwohl als Gedächtnisstützen angefertigte Notizen haben keine rechtliche Bedeutung.

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Vgl. BVerwG, Urteil vom 2. April 1981 - 2 C 34.79 -, juris, Rz. 18; VGH Baden-Württemberg, Urteil vom 15. Juni 2016, a.a.O., Rz. 52; Schnellenbach/Bodanowitz, Die dienstliche Beurteilung der Beamten und Richter, Bd. 2, Teil B, Rz. 314 m.w.N.

42

Die Anfertigung vorbereitender Berichte und deren Aufnahme in die Personalakten ist auch nicht zur Gewährleistung effektiven Rechtsschutzes gemäß Art. 19 Abs. 4 GG geboten. Der Dienstherr kann grundsätzlich frei entscheiden, ob er eine Beurteilung auf einzelne Tatsachen und Vorkommnisse aus dem Beurteilungszeitraum, auf zusammenfassende Werturteile oder auf eine Kombination dieser Elemente stützt. Erhebt ein Beamter gegen eine solche Beurteilung substantiierte Einwände, kann der Dienstherr diese auch noch im Verwaltungsstreitverfahren erläutern und konkretisieren. Gelingt dem Dienstherrn die Plausibilisierung und entzieht er dem Beamten damit den Klagegrund, kann dem durch entsprechende Prozesserklärungen und eine Kostenentscheidung nach § 155 Abs. 4 VwGO Rechnung getragen werden. Der Beamte wird daher auch mit Blick auf etwaige Kostenrisiken nicht von der Inanspruchnahme effektiven Rechtsschutzes abgehalten, wenn ihm nur die schriftliche Beurteilung des Dienstherrn, aber keine Beurteilungsbeiträge oder andere vorbereitende Unterlagern vorliegen. Die Unsicherheit, ob es dem Dienstherrn im jeweiligen Einzelfall gelingt, ein etwaiges Plausibilisierungsdefizit zu heilen und Einwände des Beamten auszuräumen, wenn er dazu nicht auf schriftliche Beurteilungsbeiträge zurückgreifen kann, begründet infolgedessen nur für den Dienstherrn ein Prozessrisiko. Ob er dieses Risiko durch Nichtanfertigung oder Vernichtung vorbereitender Unterlagen zu übernehmen bereit ist, bleibt ihm überlassen.

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Vgl. BVerwG, Urteil vom 2. April 1981 - 2 C 34.79 -, juris, Rz. 23; VGH Baden-Württemberg, Urteil vom 15. Juni 2016, a.a.O., Rz. 53.

44

Gemessen an diesen rechtlichen Maßstäben führt die Vorgehensweise des Beklagten auf keinen Rechtsfehler. Dieser verweist darauf, dass die Direktorin des Amtsgerichts O1. bei der Behörden- und Geschäftsleitung des Amtsgerichts S. informell Auskünfte zu Leistung und Befähigung des Klägers während der Abordnungszeiträume hat einholen lassen und dass die hierdurch gewonnenen Erkenntnisse umfassend in die dienstliche Beurteilung eingeflossen sind. Damit hat er im Rahmen der Plausibilisierung offengelegt, auf welcher Erkenntnisgrundlage die Beurteilung insoweit beruht. Dem ist der Kläger nicht substantiiert entgegengetreten. Da Abordnungen an ein anderes Gericht häufiger vorkommen, die mündliche Einholung von Auskünften bei dem Gericht, an das die Abordnung erfolgt ist, die routinemäßige Vorgehensweise in derartigen Fällen darstellt und nicht erkennbar ist, warum gerade im Fall des Klägers abweichend verfahren worden sein sollte, sieht das Gericht keinen Grund, an der Richtigkeit der dienstlichen Äußerungen zur Einholung und Berücksichtigung der Auskünfte zu zweifeln. Die vom Beklagten geschilderte Vorgehensweise bei Abordnungen unterscheidet sich nicht grundlegend von derjenigen innerhalb des Amtsgerichts O1. . Auch dort dürften Leistung und Befähigung eines Rechtspflegers der Direktorin des Amtsgerichts als Beurteilerin kaum aus eigener Anschauung umfassend bekannt sein; auch insoweit ist die Beurteilerin auf Auskünfte Dritter, hier der Geschäfts- und Gruppenleitung des Amtsgerichts O1. , angewiesen. Die Annahme, die Direktorin des Amtsgerichts würde die erforderlichen Informationen nicht einholen lassen und Beurteilungen ohne tatsächliche Grundlage sozusagen fiktiv anfertigen, erscheint hier wie dort gleichermaßen fernliegend. Ob Notizen über die Gespräche gefertigt wurden, kann dahinstehen; jedenfalls müsste derartiges Material nicht aufbewahrt und offengelegt werden, da es nicht zu Dokumentationszwecken, sondern lediglich als interne Arbeitshilfe dient. Zutreffend weist der Beklagte darauf hin, dass selbst dann, wenn ein schriftlicher Beurteilungsbeitrag eingeholt worden wäre, dieser heute nicht mehr vorliegen würde, da er gemäß Ziffer 6.3 der Beurteilungsrichtlinien nur bis zur Aufnahme der Beurteilung sowie einer etwaigen Gegenäußerung in der Personalakte aufbewahrt werden dürfte. Mit dem Einwand, der Beurteilungsbeitrag könne außerhalb der Personalakte aufbewahrt werden, verkennt der Kläger den Sinn und Zweck der Regelung, der - in Übereinstimmung mit der dargestellten Rechtsprechung - erkennbar darin besteht, dass auf derartige vorbereitende Unterlagen generell nicht mehr zurückgegriffen werden soll.

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3. Entgegen der Ansicht des Klägers ist die Beurteilung auch nicht deshalb rechtswidrig, weil die Rubrik „Ein Beurteilungsgespräch hat stattgefunden am …“ nicht angekreuzt bzw. ausgefüllt ist. Offenbar handelt es sich um ein Versehen, da tatsächlich am 5. Mai 2015 ein Beurteilungsgespräch des Klägers mit dem Geschäftsleiter und der Direktorin des Amtsgerichts stattgefunden hat. Dieses Versehen berührt die Rechtmäßigkeit der Beurteilung nicht. Selbst wenn ein Beurteilungsgespräch zwingend vorgeschrieben wäre, was gemäß Ziffer 6.1 der Beurteilungsrichtlinien hier nicht der Fall ist, würde sein Unterbleiben grundsätzlich nicht zur Rechtswidrigkeit der Beurteilung führen.

46

Vgl. OVG NRW, Beschluss vom 12. Oktober 2015 - 1 B 918/15 ‑, juris, Rz. 10.

47

Erst recht gilt dies bei einem bloßen Dokumentationsmangel, wie er hier vorliegt. Die Beteiligten sind sich einig, dass es ein Beurteilungsgespräch gegeben hat. Dass seine ausdrückliche Erwähnung in der dienstlichen Beurteilung geeignet wäre, die Rechtsstellung des Klägers in irgendeiner Weise zu verbessern, ist nicht ersichtlich.

48

4. Die Ansicht des Klägers, im Rahmen der Leistungsbeurteilung hätte das Merkmal „Führungsverhalten“ beurteilt werden müssen, teilt das Gericht nicht. Gemäß Ziffer 4.3.2 der Beurteilungsrichtlinien entfällt das Leistungsmerkmal Führungsverhalten, wenn keine Führungsaufgaben übertragen worden sind. So liegt der Fall hier. Als stellvertretendem Gruppenleiter sind dem Kläger keine Führungsaufgaben übertragen worden. Der Umstand, dass er im Vertretungsfall solche faktisch wahrnimmt, ändert daran nichts. Der Kläger übersieht, dass es in der Organisationshoheit des Dienstherrn liegt, zu bestimmen, welche Leistungsmerkmale in die Beurteilung aufgenommen und wann sie bewertet werden. Dass der Beklagte die Grenze dort zieht, wo Führungsaufgaben förmlich übertragen worden sind, erscheint nicht willkürlich, sondern im Gegenteil sachgerecht, weil allein auf diese Weise die Praktikabilität des Beurteilungswesens gewährleistet wird. Zutreffend weist der Beklagte darauf hin, dass es anderenfalls zu erheblichen Abgrenzungsschwierigkeiten käme, weil gänzlich unbestimmt wäre, ab welchem Ausmaß von Vertretungstätigkeit das Leistungsmerkmal zu bewerten wäre. So könnte mit der gleichen Argumentation, die der Kläger für sich ins Feld führt, etwa auch der Vertreter des Vertreters geltend machen, dass er Führungsaufgaben wahrnimmt. Mit dem Ausschluss von Vertretern steht nicht in Widerspruch, dass im Rahmen der Befähigungsbeurteilung des Klägers das Submerkmal Personalführungskompetenz bewertet wurde. Die Beurteilungsrichtlinien knüpfen die Bewertung dieses Submerkmals - anders als bei dem umfassenderen Leistungsmerkmal Führungsverhalten - nicht daran, dass tatsächlich Führungsaufgaben übertragen worden sind. Folglich muss die Personalführungskompetenz bewertet werden, wenn der Beamte tatsächlich - wie der Kläger - personalführend tätig geworden ist. Zu ähnlichen Abgrenzungsschwierigkeiten führt dies nicht, weil es sich bei der Personalführung um einen begrenzten Teilaspekt handelt, dessen tatsächliche Wahrnehmung relativ einfach festgestellt werden kann, wogegen das Leistungsmerkmal Führungsverhalten, wie sich aus den zahlreichen, jeweils gesondert zu betrachtenden Unterpunkten (Arbeitsverteilung, Delegation, Anleitung und Aufsicht, Anerkennung und Kritik, Loyalität, Kooperation, Konfliktbewältigung, Förderung der beruflichen Fortentwicklung, Beachten der Ziele der Gleichstellung von Frauen und Männern) ergibt, wesentlich weiter gefasst ist und sich bei jedem einzelnen Unterpunkt erneut die Frage stellen würde, ob die Vertretungstätigkeit so umfassend war, dass eine Bewertung möglich ist.

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5. Soweit der Kläger der Auffassung ist, das Leistungsmerkmal Arbeitseinsatz sei nicht mit 15, sondern mit 16 Punkten und das Befähigungsmerkmal Belastbarkeit sei nicht mit dem Ausprägungsgrad C, sondern D zu bewerten, verkennt er, dass die in der dienstlichen Beurteilung enthaltenen Werturteile der gerichtlichen Prüfung entzogen sind. Substantiierte Einwände gegen die Bewertungen hat der Kläger nicht erhoben, weshalb es für den Beklagten keinen Anknüpfungspunkt für eine diesbezügliche Plausibilisierung gibt. Hinsichtlich des Arbeitseinsatzes verweist der Kläger lediglich auf sein hohes Arbeitspensum, die Bereitschaft, Sonderaufgaben bzw. Sondervertretungen in anderen Abteilungen zu übernehmen und auf seine Tätigkeit als Multiplikator im IT-Bereich; resümierend führt er aus, dies zeuge von einem besonderen Arbeitseinsatz, der mit 16 Punkten zu bewerten sei. Damit setzt der Kläger jedoch nur seine eigene Einschätzung an die Stelle derjenigen des Beklagten. Das Gleiche gilt für seine Ausführungen zum Befähigungsmerkmal Belastbarkeit. Natürlich trifft es zu, dass - wie der Kläger geltend macht - die durch die Abordnungen entstandene Belastungssituation bei der Bewertung dieses Merkmals zu berücksichtigen ist. Dass dies nicht hinreichend geschehen ist und die Berücksichtigung zwingend auf den Ausprägungsgrad D führen muss, bleibt jedoch eine bloße Behauptung, die den Bewertungsspielraum des Beurteilers außer Acht lässt.

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6. Schließlich weist die streitgegenständliche Beurteilung keine sonstigen Mängel, etwa Begründungsdefizite, auf.

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Dass die Beurteilungsrichtlinien keine individuellen textlichen Begründungen für die Einzelbewertungen vorsehen, ist nicht zu beanstanden. Der Dienstherr kann in seinen Beurteilungsrichtlinien ein Ankreuzverfahren bzw. die bloße Vergabe von Punkten für die Einzelbewertungen ohne zusätzliche individuelle textliche Begründungen vorsehen, sofern die Bewertungsmerkmale - was hier der Fall ist - hinreichend differenziert und die Notenstufen textlich definiert sind.

52

Vgl. zu im sog. „Ankreuzverfahren“ erstellen dienstlichen Beurteilungen: BVerwG, Urteile vom 17. September 2015 - 2 C 27/14 ‑, juris, Rz. 11.

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Ferner enthält die dienstliche Beurteilung gemäß Ziffer 4.6 der Beurteilungsrichtlinien eine aus der Leistungs- und der Befähigungsbeurteilung gebildete Gesamtnote, aus deren individueller Begründung sich eine Würdigung und Gewichtung einzelner Leistungs- und Befähigungsmerkmale ergibt. Das Gesamturteil (gut, 15 Punkte) und die Einzelbewertungen stimmen auch in dem Sinne miteinander überein, dass sich das Gesamturteil nachvollziehbar und plausibel aus den Einzelbewertungen herleiten lässt. Im Hinblick auf die weitgehende Homogenität des Leistungs- und Befähigungsbildes genügt die Begründung der Gesamtnote noch den rechtlichen Anforderungen.

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Die Kostenentscheidung beruht auf § 154 Abs. 1 VwGO. Die Entscheidung über die vorläufige Vollstreckbarkeit folgt aus § 167 Abs. 1 Satz 1 VwGO i.V.m. §§ 708 Nr. 11, 709 Satz 2, 711 ZPO.

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Beschluss:

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Der Streitwert wird auf 5.000,00 Euro festgesetzt.

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Gründe:

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Die Festsetzung des Streitwertes ist nach § 52 Abs. 2 GKG erfolgt.