Portaria TCU n° 227/2007
Assunto: Aprova a realização do Projeto SGP - Especificação de Sistema de Gestão de Pessoas e designa seu gestor.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 26/09/2007
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 86, § 1º, da Resolução nº 199, de 28 de dezembro de 2006, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto SGP - Especificação de Sistema de Gestão de Pessoas, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo Vadis Antônio Bellaver, matrícula nº 6523-4, para exercer a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-03, constante do Anexo X da Resolução nº 199, de 2006, e alocada às funções de gestores de projetos.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

WALTON ALENCAR RODRIGUES

Presidente

ANEXO À PORTARIA-TCU Nº 227, DE 26 DE SETEMBRO DE 2007

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

Projeto SGP - Especificação de Sistema de Gestão de Pessoas

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1.Identificação do gestor do projeto

Nome

Matrícula

E-mail

Ramal

Vadis Antonio Bellaver

6523-4

vadisb@tcu.gov.br

7111

Função do gestor

Origem da FC

Gerente

X

Coordenador

Líder

Função da Gestão de Projetos

Nome do substituto eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

Cristhian dos Santos Camilo

4568-3

cristhiansc@tcu.gov.br

7868

Local / telefone

Setec - Anexo II - sala 220 / (61) 3316-7948 / 9674-1819

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

Projeto SGP - Especificação de Sistema de Gestão de Pessoas

Período de realização

Unidade patrocinadora

24/09/2007 a 23/05/2008

Segedam/Segep

3.Vinculação estratégica

Plano estratégico do TCU - 2006 a 2010

a)

Perspectiva ¿Pessoas e Inovação¿

Objetivo estratégico nº 17: Otimizar a utilização do conhecimento organizacional.

Objetivo estratégico nº 20: Modernizar as práticas de gestão de pessoas.

b)

Perspectiva ¿Orçamento e Logística¿

Objetivo estratégico nº 21: Assegurar adequado suporte logístico às necessidades do TCU.

c)

Iniciativa estratégica nº 19: Instituir e implantar política de gestão de pessoas.

Plano de diretrizes do TCU - 2007

Perspectiva ¿Pessoas e Inovação¿

Iniciativa estratégica nº 2: Implantar política de gestão de pessoas.

Ação 2.2 - Aperfeiçoar e racionalizar processos de trabalho de gestão de pessoas.

Ação 2.4 - Dar continuidade à implantação do sistema informatizado integrado de gestão de pessoas.

Plano estratégico da Segedam - 2007 a 2011

a)

Perspectiva ¿Clientes¿

Objetivo estratégico nº 2: Otimizar o tempo de resposta às demandas de produtos e serviços.

Objetivo estratégico nº 3: Melhorar a qualidade de produtos e serviços.

Objetivo estratégico nº 4: Aprimorar a relação custo-benefício de produtos e serviços.

b)

Perspectiva ¿Processos Internos¿

Objetivo estratégico nº 11: Modernizar as práticas de gestão de pessoas.

Objetivo estratégico nº 12: Ampliar o uso e a efetividade das soluções de TI para a área administrativa.

Iniciativa estratégica nº 11: Definir e implantar melhorias nos sistemas informatizados de suporte à atividade administrativa.

Plano Diretor de Administração - 2007 a 2008

Iniciativa estratégica nº 4: Definir e implantar melhorias nos sistemas informatizados de suporte à atividade administrativa.

Ação 4.1 - Incrementar as funcionalidades dos sistemas de suporte às atividades administrativas e/ou adquirir, quando viável, soluções de TI para apoio administrativo.

- Iniciar implantação de sistema informatizado integrado de gestão de pessoas.

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Projeto SGP - Especificação de Sistema de Gestão de Pessoas

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4 .Problema / oportunidade

Descrição do problema ou da oportunidade

a)

O atual sistema de Gestão de Recursos Humanos (GRH) é uma solução de TI que, após nove anos de vida útil, já não atende plenamente às necessidades da Secretaria de Gestão de Pessoas - Segep, face às novas exigências em gestão de pessoas no Tribunal, principalmente: educação corporativa, gestão de pessoas por competências, banco de talentos, diárias e ampliação do auto-serviço. Em decorrência dos resultados do projeto Atuar, estão previstas mudanças no âmbito da Segep, em relação à modernização de seus processos de trabalho. A reestruturação orgânica e funcional das áreas que lidam com gestão de pessoas exigirá adequação do sistema de informações que suporta seus processos. Acompanhando essa linha de modernização das práticas administrativas do Tribunal, o projeto ¿Segedam sem papel¿ tornou-se a mais recente ação que demandará adequação da solução de TI para gestão de pessoas no sentido de atender aos requisitos tecnológicos que proporcionem documento e processo administrativo eletrônicos.

b)

Ante a escassez de recursos para desenvolvimento interno e a existência no mercado de soluções de TI especializadas em gestão de pessoas, grande parte já consolidada e implementada em muitas empresas de porte da iniciativa privada, bem como em diversos órgãos da administração pública, mostra-se oportuna a iniciativa de especificação e posterior contratação de novo sistema de gestão de pessoas para o Tribunal.

Evolução do quadro (apresentar fatos e dados)

a)

O sistema GRH entrou em produção em setembro de 1998, após cancelamento do contrato de serviços vigente com a IBM do Brasil e o total desligamento do computador de grande porte (mainframe), que constituía a infra-estrutura computacional operante na época. O sistema foi projetado e desenvolvido no exíguo prazo de um ano por equipe da Setec, tendo em vista que o Sistema de Administração de Pessoal (Siape), antecessor do GRH, seria desativado juntamente com o desligamento do computador de grande porte. A emergência da situação, na época, levou a Setec a desenvolver novo sistema de informação com a premissa básica de simples substituição do antigo Siape, pois não seria possível ¿ em virtude da urgência ¿ realizar levantamento mais detalhado das reais necessidades que a gestão de recursos humanos exigia na época.

b)

Ao longo dos nove anos (1998-2007) em que o sistema GRH está em operação, muitas manutenções corretivas e evolutivas foram realizadas, a maioria em virtude da necessidade de adequação do sistema às constantes mudanças da lei e dos procedimentos de gestão de recursos humanos. A defasagem tecnológica do sistema GRH, aliada à sua defasagem em termos de modelagem de negócio, dificulta muito alcançar resultados estáveis e robustos, como desejável, mesmo quando ocorre intensa aplicação de recursos humanos na manutenção do sistema.

c)

Este histórico conduziu à situação em que o sistema que suporta a gestão de pessoas no TCU carece de usabilidade e flexibilidade em níveis hoje exigidos por uma administração ágil e eficiente. Além disso, algumas macrofunções do macroprocesso gestão de pessoas ainda não estão informatizadas no Tribunal: educação corporativa, gestão de pessoas por competências, gestão de banco de talentos e fluxo de documentos.

5. Escopo do projeto

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Especificar, com objetivo de licitação, Sistema de Gestão de Pessoas[1].

5.2 Meta - Indicador - Produto - Cliente

META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a)

Efetuar prospecção no mercado em busca de soluções de TI em gestão de pessoas que atendam às necessidades do TCU.[2]

50%

100%

25/10/2007

23/11/2007

Relatório das soluções de TI especializadas em gestão de pessoas vistas no mercado aceito

Relatório das soluções de TI especializadas em gestão de pessoas vistas no mercado

Segep

ISC

O sistema deverá abranger, entre outras, as macrofunções (1) gestão de cadastros de autoridades e servidores; (2) gestão de cadastros de estagiários e prestadores de serviço; (3) gestão da vida funcional de pessoas; (4) avaliação de desempenho; (5) controle de freqüência; (6) pagamento de pessoal; (7) gestão de benefícios de saúde; (8) educação corporativa; (9) gestão de pessoas por competências; (10) gestão de banco de talentos; (11) legislação de pessoal; (12) fluxo de documentos.

A prospecção das soluções de TI limitar-se-á a 10 fornecedores.

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b)

Identificar riscos e avaliar impactos do novo sistema relativos ao aspecto ¿integração¿ com os demais sistemas de informação do TCU.

100%

23/11/2007

Relatório de riscos e impactos sobre os sistemas de informação do TCU aceito

Relatório de riscos e impactos sobre os sistemas de informação do TCU

Setec

c)

Apresentar resultado do estudo de viabilidade técnica e econômica da contratação pretendida.

1

30/11/2007

Parecer de viabilidade técnica e econômica da solução pretendida aceito

Parecer de viabilidade técnica e econômica da solução pretendida

CCG

d)

Planejar arquitetura da solução.

70%

100%

01/02/2008

31/03/2008

Diagrama de arquitetura da solução, versão inicial, aceito

Diagrama de arquitetura da solução, versão final, aceito

Diagrama de arquitetura da solução, versão inicial

Diagrama de arquitetura da solução, versão final

Segep

ISC

Setec

Segep

ISC

Setec

e)

Definir requisitos funcionais.

1

14/03/2008

Documento de requisitos funcionais aceito

Documento de requisitos funcionais

Segep

ISC

f)

Definir requisitos tecnológicos e de usabilidade.

1

14/03/2008

Documento de requisitos tecnológicos e de usabilidade aceito

Documento de requisitos tecnológicos e de usabilidade

Setec

g)

Definir requisitos de integração.

1

31/03/2008

Documento de requisitos de integração aceito

Documento de requisitos de integração

Setec

h)

Planejar fases e etapas de personalização e implantação do novo sistema.

1

11/04/2008

Cronograma físico-financeiro de implantação do novo sistema aceito

Cronograma físico-financeiro de implantação do novo sistema

Segep

ISC

Setec

i)

Definir níveis de serviço a serem atendidos pela empresa contratada.

1

25/04/2008

Documento de níveis de serviço a serem atendidos pela contratada aceito

Documento de níveis de serviço a serem atendidos pela contratada

Segep

ISC

Setec

j)

Obter propostas comerciais de potenciais fornecedores.

3

09/05/2008

Propostas comerciais de fornecedores recebidas e válidas[3]

Propostas comerciais de fornecedores recebidas

Setec

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k)

Redigir documento técnico do edital de licitação de sistema de gestão de pessoas.

1

23/05/2008

Termo de Referência ou Projeto Básico elaborado e aceito

Termo de Referência ou Projeto Básico

Segep

ISC

Setec

5.3 Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Especificação dos requisitos funcionais e tecnológicos para fase interna da licitação de sistema de gestão de pessoas de acordo com as necessidades do TCU, em sintonia com a realidade do mercado brasileiro e aproveitando os benefícios do estado da arte no segmento Tecnologia da Informação e Comunicação;

b)

Modelo de contratação de solução de TI alinhado à jurisprudência do TCU, constituindo caso concreto com efeito indutor de boas práticas de contratação junto à Administração Pública;

c)

Maior domínio do conhecimento organizacional sobre gestão de pessoas, pela sedimentação desse conhecimento nas regras de negócio especificadas;

d)

Especificações técnicas para contratação de sistema abrangente e ágil, que proporcionará maior facilidade para implantação da política de gestão de pessoas;

e)

Identificação de soluções de mercado inovadoras, com agregação de valor à modernização do processo de trabalho ¿gestão de pessoas¿ no Tribunal;

f)

Especificação de requisitos tecnológicos que resultem em menor tempo de resposta às demandas de serviços prestados pelas áreas de gestão de pessoas, com incremento da qualidade dos serviços;

g)

Parâmetros técnicos que assegurem contratação de nova solução de TI com elevados graus de usabilidade e flexibilidade, obtendo proveito dos grandes avanços em engenharia de software nos últimos anos;

h)

Especificação que resulte, após implantação do novo sistema, melhor relação custo-benefício dos produtos e serviços em gestão de pessoas, devido a:

¿ Maior grau e abrangência de automação das funções do processo ¿gestão de pessoas¿, liberando tempo dos colaboradores para atividades mais nobres;

¿ Maior integração automática dos subprocessos, diminuindo tempos de fluxo de informações e documentos;

¿ Maior grau de auto-serviço por parte dos usuários do sistema, proporcionando maior produtividade em sua atividade-fim;

¿ Menores custos de manutenção corretiva e evolutiva, devido à maior robustez da nova solução de TI alicerçada em modelagem de negócio e tecnologia de última geração, com melhores desempenhos.

5.4 Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Licitar e contratar o sistema de gestão de pessoas especificado;

b)

Coordenar a implantação do sistema de gestão de pessoas contratado.

6. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da parte envolvida

Patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Segedam (patrocinador)

Apoio formal para constituição do projeto.

b)

Segep (co-patrocinador, cliente e fornecedor)

¿três servidores para compor a equipe do projeto, com dedicação integral;

¿um assessor para compor a equipe do projeto, com dedicação parcial;

¿espaço físico para localização da equipe (sala 220 do Anexo II).

c)

ISC (cliente e fornecedor)

¿um servidor para compor a equipe do projeto, com dedicação parcial;

¿especificações produzidas pelos projetos Atena (gestão de pessoas por competências) e Pégaso (educação à distância).

d)

Setec (parceiro e fornecedor)

¿um servidor para coordenar o projeto, com dedicação integral;

¿móveis e uma impressora;

¿requisitos tecnológicos de ambiente computacional;

¿requisitos de integração com sistemas de informação do TCU.

e)

Projeto Pessoa I (parceiro)

Requisitos funcionais atendidos e não atendidos pelo sistema GRH.

f)

Projeto Atuar e Projeto Mapear ISC (parceiros)

Processos de trabalho do macroprocesso gestão de pessoas.

g)

Projeto Segedam sem papel (parceiro)

Requisitos tecnológicos para documento e processo administrativo eletrônicos.

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7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

de ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

pela ação

a)

Falta de apoio das unidades envolvidas.

Alto

Baixa

(E) Envolver todos os interessados nas discussões e definições.

Coordenador

b)

Perda de recursos humanos e/ou físicos.

Alto

Média

(R) Negociar cessão de novos recursos humanos e/ou físicos.

Coordenador

c)

Baixo grau de atendimento aos requisitos do TCU pelas soluções prospectadas no mercado.

Médio

Média

(M) Prospectar o mercado incluindo todos os principais fornecedores.

(R) Especificar maior tempo de personalização do sistema após contratação.

Equipe

Equipe

d)

Resistências ao pleno fornecimento de informações e documentos necessários à completa e correta especificação do sistema.

Alto

Baixa

(M) Sensibilização da pessoa resistente com apoio de seu gerente.

(R) Busca de canais alternativos de fornecimento dos insumos requeridos pelo projeto.

Coordenador

Equipe

8.Relação com outros projetos

Projetos predecessores

Projetos conexos

Projetos sucessores

¿Atena

¿Pégaso

¿Pessoa I

¿Atuar

¿Mapear ISC

¿Segedam sem papel

¿Implantação do SGP

9.Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação integral/ parcial / por atividade

1. Vadis Antonio Bellaver

6523-4

Setec

24/9/2007 a 23/5/2008

integral

2. Cristhian dos Santos Camilo

4568-3

Segep

24/9/2007 a 23/5/2008

integral

3. Gisélia Lúcia Gonçalves Pires

1081-2

Segep

24/9/2007 a 23/5/2008

integral

4. Maria Lucinei Pereira Pires

1994-1

Segep

24/9/2007 a 23/5/2008

integral

5. Adriano César Ferreira Amorim

5628-6

Segep

24/9/2007 a 23/5/2008

parcial

6. Francisco Antonio de Alencar

1727-2

ISC

24/9/2007 a 23/5/2008

parcial

10. Custos adicionais estimados

Recurso

Valor estimado

Data inicial de liberação do recurso

a)

Nenhum

Total de custos estimados

R$ 0,00

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

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11. Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

Móveis para sala da equipe

Setec, Segep, Semat

b)

Impressora laser

Segedam

c)

Telefone: 2 aparelhos e 2 ramais

Segep

d)

Quadro branco

Semat

12. Finalização

Data

Assinatura do gestor do projeto

Em 21/09/2007

VADIS ANTONIO BELLAVER

Coordenador do Projeto

Manifestação do titular da unidade co-patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em 21/09/2007.

Encaminhe-se à Segedam, para fins de aprovação.

Segep, em ___/___/2007

Fernando silveira camargo

Secretário de Gestão de Pessoas

Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em 21/09/2007.

Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.

Segedam, em ___/___/2007

sérgio freitas de almeida

Secretário-Geral de Administração

Manifestação da Seplan

Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.

Seplan, em ___/___/2007

Alessandro Giuberti Laranja

Secretário de Planejamento e Gestão