Portaria TCU n° 175/2007
Assunto: Aprova a realização do Projeto Portal Gerencial - Gerenciar e designa seu gestor.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 17/07/2007
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 86, § 1º, da Resolução nº 199, de 28 de dezembro de 2006, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Portal Gerencial - Gerenciar, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo Gustavo Henrique de Oliveira Borges, matrícula nº 6496-3, para exercer a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-03, constante do Anexo X da Resolução nº 199, de 2006, e alocada às funções de gestores de projetos.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

WALTON ALENCAR RODRIGUES

Presidente

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

1.

2. PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar

Página 1 de 5

1. IDENTIFICAÇÃO

4. Nome do projeto

Portal Gerencial - Gerenciar

5. Período de realização

6. Unidade patrocinadora

16/07/2007 a 16/11/2007

Secretaria de Planejamento e Gestão ¿ Seplan

7. Nome do gestor

8. Matrícula

9. E-mail

10. Ramal

Gustavo Henrique de Oliveira Borges

6496-3

gustavoho@tcu.gov.br

7407

11. Função do gestor

12. Gerente

X

13. Coordenador

14. Líder

15. Nome do substituto eventual

16. Matrícula

17. E-mail

18. Ramal

Martinho Shintate

5076-8

martinhos@tcu.gov.br

5270

19. Local / telefone

Seplan, ed. Sede, sala 148 / 3316-5270

2. VINCULAÇÃO ESTRATÉGICA (em que o projeto vai ajudar na estratégia definida pelo TCU)

20. Plano estratégico do TCU

a)

Objetivo estratégico 19 ¿ Desenvolver cultura orientada a resultados.

b)

Objetivo estratégico 8 ¿ Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.

c)

Iniciativa estratégica 1 ¿ Aperfeiçoar o processo de identificação e divulgação das ações dos resultados das ações de controle.

21. Plano de diretrizes do TCU

a)

Ação 1.4 ¿ Colher e utilizar informações estratégicas para definição das ações de controle.

b)

Ação 6.7 ¿ Ampliar o uso do DW Sinergia para extração e disseminação de informações armazenadas nas bases de dados do TCU.

22. Plano diretor de Tecnologia da Informação

a)

Ação 1.1.2 ¿ Aperfeiçoar o sistema Sinergia para fornecimento de informações que permitam melhor acompanhamento e priorização de processos.

b)

Ação 4.10 ¿ Ampliar o uso do sistema Sinergia para extração e disseminação de informações armazenadas nas bases de dados do TCU.

c)

Ação 4.10.4 ¿ Implementar demandas evolutivas da Seplan e Adcon no sistema Sinergia.

23. Plano diretor da Seplan

a)

Ação 3.1.c ¿ Reestruturar o Portal Sinergia.

3. PROBLEMA/OPORTUNIDADE

26. Descrição objetiva do problema ou oportunidade

a)

Existe a necessidade cada vez maior de integração das informações que se encontram dispersas em diversos sistemas informatizados e unidades do Tribunal. Tal fato dificulta a obtenção tempestiva de informações que atendam aos questionamentos suscitados para suporte ao processo de tomada de decisão gerencial. Essa deficiência pode ser minimizada por meio do desenvolvimento de um portal de informações gerenciais, utilizando-se o Sistema Sinergia e o Portal Corporativo do TCU, que congregue informações das principais bases de dados do Tribunal em relatórios gerenciais, que possibilitarão a análise de resultados e de tendências, auxiliarão no processo de definição de estratégias de atuação e na melhoria de processos de trabalho e, consequentemente, no desempenho da organização.

b)

As informações gerenciais atualmente disponíveis no sistema Sinergia, dado o volume de dados dispostos, são de difícil acesso, condição esta que vem inibindo sua utilização por parte de autoridades e corpo técnico do TCU.

c)

A secretarias Seplan e Adcon disponibilizam, em esforços distintos, alguns relatórios de informações gerenciais em suas páginas no Portal Corporativo do TCU. É possível unir os trabalhos desenvolvidos nessas secretarias para formar um repositório de informações gerenciais em nível institucional, evitando duplicação de esforços e agregando conhecimentos de diferentes equipes de trabalho.

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

27.

28. PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar

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29. Evolução do quadro (apresentar dados referentes ao problema ou oportunidade)

a)

O sistema Sinergia apresenta dados extraídos de 9 sistemas do TCU ¿ Processus, Radar, GRH, Fiscalis, SIDOC, Clientela, SISUNIDADE, SIPAD e SISAC. No entanto, os relatórios gerados pelos sistemas citados não apresentam a quantidade de informações que poderiam ser disponibilizadas pelo Sinergia. Além disso, a estrutura desses relatórios não pode ser ajustada pelos usuários, ao contrário dos relatórios desenvolvidos a partir do Sinergia, que podem ser modificados de acordo com as necessidades dos seus usuários para auxiliar o processo de tomada de decisões adequadamente.

b)

O desenvolvimento de relatórios para apresentação das informações do Sinergia requer conhecimento técnico da ferramenta Business Objects e do sistema Sinergia. Atualmente, os servidores do TCU não possuem capacitação para realizar esse trabalho e precisam demandar essa tarefa a Seplan ou Adcon. Essas secretarias dispõem de 5 servidores para a execução desse trabalho, cumulativamente com outras atribuições, o que ocasiona atrasos consideráveis para o atendimento das demandas. Após a conclusão do Portal Gerencial, os relatórios que devem ser atualizados e utilizados periodicamente serão desenvolvidos por uma equipe especializada e disponibilizados em um repositório único de acesso a todos os servidores do TCU.

c)

Os relatórios disponibilizados pela secretarias Seplan e Adcon apresentam, muitas vezes, informações sobre o mesmo assunto. É possível identificar esforços em duplicidade entre essas secretarias em cerca de 65% dos relatórios disponibilizados. Pode-se assumir que um relatório bem elaborado é desenvolvido despendendo-se em média um esforço de 5 horas. Considerando apenas o tempo de elaboração dos relatórios, podemos concluir que há um desperdício de 32.5 horas de trabalho ¿ aproximadamente 1 semana de trabalho de um servidor ¿ a cada grupo de 10 relatórios elaborados por essas secretarias. Se considerarmos o tempo de manutenção desses relatórios, esse dispêndio é ainda maior. Portanto, não é interessante que servidores do TCU executem o mesmo trabalho, com resultados idênticos, em secretarias diferentes.

4. OBJETIVO GERAL (em relação à resolução do problema ou ao aproveitamento da oportunidade)

a)

Desenvolver, agrupar e disponibilizar relatórios gerenciais no Portal TCU, acerca do desempenho das unidades técnicas e dos gabinetes.

5. ESCOPO (o que o projeto vai fazer)

34. META

35. Produto

36. Cliente

(quem aprova)

37. Objetivo específico

38. Quanto

39. Data de término

a)

Desenvolver modelo de especificação e documentação de relatórios.

1

20/07/2007

Modelo de especificação e documentação de relatórios aceito

Seplan

b)

Desenvolver modelo de apresentação para os relatórios, observando o padrão do Portal TCU.

1

20/07/2007

Modelo de apresentação para os relatórios aceito.

Seplan

c)

Desenvolver modelo de check list para orientar a implementação dos relatórios.

1

20/07/2007

Modelo de check list para orientar a implementação dos relatórios aceito.

Seplan

d)

Orientar a equipe do projeto sobre o processo de desenvolvimento.

100%

20/07/2007

Orientação da equipe do projeto sobre o processo de desenvolvimento realizado.

Seplan

e)

Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender aos Gabinetes de Ministros e Auditores e Corregedoria.

11

14/08/2007

Relatórios gerencias para os Gabinetes publicados e aceitos

Seplan, Gabinetes e Corregedoria

f)

Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender ao Ministério Público junto ao TCU.

8

27/08/2007

Relatórios gerencias para o Ministério Público junto ao TCU publicados e aceitos

Seplan e MP/TCU

g)

Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender a Segepres e Conjur.

17

25/09/2007

Relatórios gerencias para o TCU publicados e aceitos

Seplan, Segepres e Conjur

h)

Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender à Segecex.

24

02/11/2007

Relatórios gerencias para a Segecex publicados e aceitos

Seplan e Segecex

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

40.

41. PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar

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42. META

43. Produto

44. Cliente

(quem aprova)

45. Objetivo específico

46. Quanto

47. Data de término

i)

Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para detalhar as Unidades Jurisdicionadas.

3

07/11/2007

Relatórios gerencias das Unidades Jurisdicionadas publicados e aceitos

Seplan e Segecex

j)

Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender a Secoi.

2

09/11/2007

Relatórios gerencias para a Presidência publicados e aceitos

Seplan e Secoi

k)

Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender à Segedam.

3

14/11/2007

Relatórios gerencias para a Segedam publicados e aceitos

Seplan e Segedam

l)

Divulgar os resultados do projeto entre seus usuários por meio de apresentações, videoconferência e notas informativas.

100%

16/11/2007

Plano de divulgação dos resultados do projeto elaborado e implementado

Seplan

6. NÃO ESCOPO (o que o projeto não vai fazer)

a)

Implementar alterações na estrutura do sistema Sinergia.

b)

Atender a demandas esporádicas de desenvolvimento de relatórios de informações.

c)

Realizar a manutenção dos relatórios já desenvolvidos e divulgados pela Seplan ou Adcon.

d)

Realizar treinamentos de usuários na ferramenta Business Objects.

7. BENEFÍCIOS (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Facilitar o acesso a informações gerenciais, de modo a incentivar a tomada de decisões amparada em indicadores de desempenho e dados objetivos.

b)

Dar suporte e celeridade ao processo de tomada de decisões.

c)

Adaptar os relatórios gerenciais já existentes à tecnologia Web Inteligence.

d)

Disponibilizar, em local único, informações operacionais e gerenciais sobre o desempenho do TCU e de suas unidades.

e)

Contribuir para o processo de monitoramento da implementação da estratégia de atuação do TCU.

f)

Evitar a dispersão de esforços na produção de relatórios gerenciais sobre o desempenho do TCU e de suas unidades.

8. RISCOS (fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto)

54. Risco

55. Impacto

56. Probabilidade

57. de ocorrer

58. Ação para

59. (E) Evitar ocorrência do risco

60. (M) Mitigar ocorrência do risco

61. (R) Reduzir impacto do risco ocorrido

62. Responsável

63. pela ação

a)

Atraso no processo de instalação do ambiente de desenvolvimento que executará a versão XI da ferramenta Business Objects.

Alto

Baixa

(M) Participação do gestor no processo de instalação, para ampliar os recursos humanos alocados no processo. (R) Iniciar as etapas de planejamento das fases do projeto com antecedência (ajuste no ciclo PDCA).

Gestor; Sedin/Setec.

b)

Indisponibilidade do software Business Objects versão XI.

Alto

Baixa

(E) Negociar com a empresa Cast Informática S/A a disponibilização da versão XI da ferramenta Business Objects. (R) Iniciar as etapas de planejamento das fases posteriores do projeto com antecedência (ajuste no ciclo PDCA).

Gestor; Sedin/Setec.

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

64.

65. PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar

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66. Risco

67. Impacto

68. Probabilidade

69. de ocorrer

70. Ação para

71. (E) Evitar ocorrência do risco

72. (M) Mitigar ocorrência do risco

73. (R) Reduzir impacto do risco ocorrido

74. Responsável

75. pela ação

c)

Indisponibilidade do sistema Sinergia.

Alto

Baixa

(R) Executar atividades do projeto não relacionadas com o Sinergia; correção técnica das falhas.

Gestor; Sedin/Setec.

d)

Falhas na estrutura de dados do sistema Sinergia.

Médio

Baixa

(R) Priorizar o desenvolvimento dos relatórios de dados não relacionados às falhas; correção técnica das falhas.

Gestor; Sedin/Setec.

e)

Atendimento insatisfatório das ordens de serviços repassadas à empresa Cast Informática S/A.

Baixo

Média

(M) Elaborar ordens de serviço detalhadas; acompanhar a execução das atividades da empresa; somente atestar a execução dos serviços após o seu atendimento satisfatório.

Gestor.

f)

Demandas de implementação de novos relatórios durante as etapas de homologação dos relatórios gerenciais.

Baixo

Média

(M) Registrar as demandas de novos relatórios e negociar prazo para o seu atendimento com a Seplan.

Gestor; Seplan.

g)

Dificuldades na condução das etapas de homologação dos relatórios gerenciais.

Baixo

Baixa

(E) Solicitar o apoio dos principais dirigentes do TCU na realização da etapa de homologação; (M) Planejar com antecedência a realização da etapa de homologação.

Gestor.

9. IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES ENVOLVIDAS NO PROJETO (em relação a que aspecto)

78. Nome da parte envolvida

79. Patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

80. Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Seplan

Patrocinador e disponibilização de 2 servidores em tempo parcial para o projeto.

b)

Adcon

Disponibilização de 1 servidor em tempo integral para gerir o projeto.

c)

Sedin/Setec

Suporte a questões técnicas envolvendo o Sinergia e apoio ao projeto.

d)

Segec/Setec

Apoio à publicação do Portal Gerencial no Portal TCU.

e)

Projeto Arquitetura da Informação

Apoio à organização e estruturação do conteúdo do Portal Gerencial.

10. RELAÇÃO COM OUTROS PROJETOS

83. Projetos predecessores

84. Projetos conexos

85. Projetos sucessores

Informações Gerenciais ¿ SINERGIA

Sinergia

Arquitetura da Informação

-

11. EQUIPE DO PROJETO

88. Nome

89. Matrícula

90. Lotação

91. Período

92. Dedicação integral/ parcial /por atividade

1.

Gustavo Henrique de Oliveira Borges

6496-3

Adcon

13/07/07 a 31/10/07

Integral

2.

Leonard Renne Guimarães Lapa

5100-4

Seplan

13/07/07 a 31/10/07

Parcial

3.

Martinho Shintate

5076-8

Seplan

13/07/07 a 31/10/07

Parcial

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

93.

94. PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar

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12. RECURSOS NECESSÁRIOS (recursos materiais)

96. Recurso

97. Fornecedor

a)

-

-

13. CUSTOS ADICIONAIS ESTIMADOS

99. Recurso

100. Valor estimado

101. Data inicial de liberação do recurso

a)

Alocação de técnico da empresa Cast Informática S/A para atender a ordens de serviço referentes a serviços de suporte do projeto (120 horas).

R$ 11.460,00

16/07/2007

102. Total de custos estimados

R$ 11.460,00

16/07/2007

Obs.: (1) O contrato n.º 8/2007, firmado com a empresa Cast Informática S/A, estabelece a prestação de serviços de suporte técnico a soluções OLAP Business Objects. Essa contratação define que o TCU pode usufruir de 480 horas, por ano, dos serviços prestados por essa empresa. A partir de negociação com o Sedin/Setec, unidade responsável pelo relacionamento com a Cast Informática S/A, definiu-se que o projeto disporia de 120 horas desses serviços. O custo de cada hora está definido no contrato em R$ 95,50.

14. FINALIZAÇÃO

105. Data

106. Assinatura do gestor do projeto

Em ___/___/2007

Gustavo Henrique de Oliveira Borges

Coordenador do Projeto

107. Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2007.

Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.

Seplan, em ___/___/2007

Alessandro Giuberti Laranja

Secretário de Planejamento e Gestão