Portaria SESAP n° 7/2013
Assunto: Dispõe sobre a estrutura e as competências da Secretaria de Segurança e Serviços de Apoio (Sesap) e de suas subunidades.
Origem: [SESAP]
Tema: Gestão
Início de vigência: 24/04/2013
Situação: Vigente
Tags: [Estrutura organizacional, Ato normativo]
Normas relacionadas: [Revoga Portaria SESAP n° 2/2012]

O SECRETÁRIO DE SEGURANÇA E SERVIÇOS DE APOIO, no uso de suas atribuições regulamentares, de acordo com o disposto no inciso II do art. 91 da Resolução-TCU 253, de 21 de dezembro de 2012, que dispõe acerca da estrutura, das competências e da distribuição das funções de confiança das unidades da Secretaria do Tribunal de Contas da União (TCU) , resolve:

Art. 1º As competências e as atividades da Secretaria de Segurança e Serviços de Apoio (Sesap) e de suas subunidades são as constantes deste normativo.

Art. 2º À Sesap, unidade subordinada à Secretaria-Geral de Administração (Segedam) , no cumprimento de sua finalidade coordenar, orientar e acompanhar a implementação da Política Corporativa de Segurança Física e Patrimonial, gerenciar e executar os serviços de apoio e as atividades inerentes à preservação e conservação do patrimônio do Tribunal, compete:

I - propor a formulação de estratégias, normas e procedimentos de segurança física e patrimonial em alinhamento às diretrizes institucionais do Tribunal;

II - promover, acompanhar, orientar, apoiar e, quando for o caso, executar ações corporativas que visem a aprimorar a segurança física e patrimonial no Tribunal;

III - coordenar a centralização, na Sede, de atividades administrativas do Tribunal, no que concerne à elaboração e à racionalização de termos de referência de serviços de natureza continuada;

IV - planejar, organizar, dirigir, centralizar, controlar, supervisionar, padronizar e, quando for o caso, realizar os serviços de transportes, de conservação e limpeza predial, de produção gráfica, de copa, de jardinagem, de lavanderia e de dedetização, bem como outros serviços de apoio executados no âmbito do Tribunal;

V - promover o uso racional das garagens e do estacionamento localizados na Sede do Tribunal;

VI - executar o recebimento, classificação, conversão para o meio eletrônico e cadastramento dos documentos e processos relativos a expedientes e a malotes protocolizados na Sede do Tribunal;

VII - supervisionar e executar as atividades da Sala Ministro Luiz Octávio Galloti (Sala dos Advogados) ;

VIII - acompanhar e atualizar os atos normativos referentes aos serviços de apoio, bem como informar e orientar quanto ao cumprimento das normas estabelecidas; e

IX - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 3º A Sesap tem a seguinte estrutura:

I - Diretoria de Segurança e Suporte Operacional (Disop) :

a) Serviço de Segurança (Segur) ;

b) Serviço de Protocolo e Produção Gráfica (Seprot) ;

c) Serviço de Transportes (Setrans) ; e

d) Serviço de Conservação, Limpeza e Copeiragem (Secop) .

II - Diretoria de Centralização e Padronização de Contratações (Dipac)

a) Serviço de Elaboração de Termos de Referência de Serviços Continuados (Setre) ; e

b) Serviço de Acompanhamento de Licitações (Sealic) .

III - Assessoria (Ass) .

Art. 4º São atividades comuns às diretorias e aos serviços da Sesap:

I - manter arquivo sistemático e atualizado de documentos;

II - elaborar minutas de expedientes e instruir processos;

III - receber, tramitar e consultar processos;

IV - administrar e gerenciar os processos e documentos constantes da Mesa de Trabalho;

V - guardar, inventariar, controlar e zelar pelos bens sob sua responsabilidade;

VI - elaborar e atualizar manual de rotinas e procedimentos;

VII - desenvolver sistemas de controle e avaliação de suas atividades;

VIII - elaborar relatórios de suas atividades;

IX - prestar informações de sua área de atuação ou proceder a encaminhamentos, conforme determinação superior;

X - propor a aquisição de materiais, programas de informática e publicações que auxiliem no desenvolvimento de seus trabalhos, elaborando ou fornecendo informações para a elaboração de especificações e orçamentos, bem como auxiliando o Almoxarifado na aceitação e no recebimento destes;

XI - propor o treinamento de servidores;

XII - controlar e relatar suas despesas com aquisição direta de material;

XIII - propor a contratação de serviços relativos à sua área de atuação, elaborando suplementarmente estudos técnicos preliminares;

XIV - acompanhar os processos licitatórios de seu interesse, em todas as suas fases, até a formalização contratual, mantendo o superior hierárquico informado;

XV - gerenciar e fiscalizar os contratos firmados pelo Tribunal relativos à sua área de atuação, com vistas a garantir a qualidade dos serviços de sua competência e o padrão de atendimento às autoridades e aos servidores;

XVI - atestar a execução dos serviços de sua atribuição realizados por terceiros e, quando for o caso, propor glosas ou multas e determinar a substituição de prestadores de serviços inadequados;

XVII - emitir ordens de serviço e termos de recebimento quando do início ou da conclusão, respectivamente, de serviços prestados por terceiros;

XVIII - controlar junto ao Almoxarifado os estoques de materiais disponíveis para o desempenho dos serviços e aquisição de insumos em tempo hábil;

XIX - autorizar e acompanhar a execução de serviços sob sua responsabilidade, em qualquer horário, inclusive à noite, nos fins de semana e feriados;

XX - providenciar para que a execução, a fiscalização e a contratação dos serviços terceirizados, gerados pela Sesap, sejam realizadas conforme as normas administrativas e as técnicas vigentes; e

XXI - promover o atendimento às solicitações de serviços relativos à sua área de atuação;

Art. 5º À Diretoria de Segurança e Suporte Operacional compete planejar, organizar, dirigir, controlar, supervisionar e orientar a execução das atividades de apoio administrativo relacionadas aos serviços de segurança patrimonial e pessoal, de limpeza, de jardinagem, de lavanderia, de dedetização, de transporte oficial, de expedição de correspondências e controle do fluxo de documentos do Tribunal e de produção gráfica; gerenciar o uso racional das garagens e do estacionamento localizados na Sede do Tribunal; e supervisionar as atividades da Sala Ministro Luiz Octávio Galloti.

Art. 6º Ao Serviço de Segurança compete:

I - executar diretamente ou promover os serviços de vigilância e segurança interna e externa dos edifícios da Sede do Tribunal;

II - fiscalizar as partes interna e externa dos edifícios, abrir e fechar janelas e portas de acesso aos corredores das dependências principais;

III - promover rondas, diurnas e noturnas, nos edifícios sede, anexos, ISC e residências de autoridades;

IV - recepcionar e controlar o acesso e a permanência de pessoas nos edifícios do Tribunal, identificando os visitantes e registrando as entradas fora do horário normal de expediente;

V - promover, nos locais de acesso ao Tribunal, a distribuição, o controle e o recolhimento dos crachás dos tipos "provisório" e "visitante";

VI - providenciar a aquisição, a montagem, o registro, a distribuição, o controle e o recolhimento dos crachás do tipo "a serviço";

VII - manter a guarda nos estacionamentos interno e externo, fiscalizando a entrada e saída de veículos e impedindo o estacionamento indevido ou com prejuízo à segurança do trânsito;

VIII - manter cadastro atualizado dos veículos dos servidores do Tribunal usuários dos estacionamentos interno e externo;

IX - comunicar aos servidores do Tribunal cadastrados como usuários dos estacionamentos, quaisquer ocorrências verificadas nos veículos durante as rondas diárias;

X - hastear e arriar diariamente os pavilhões Nacional, do Distrito Federal, do Mercosul e do Tribunal de Contas da União, além de outros nacionais ou internacionais quando em visita de seus representantes;

XI - cuidar da manutenção e da boa aparência das bandeiras em utilização nas áreas comuns do Tribunal;

XII - observar o disposto nas normas relativas ao acesso, circulação e permanência de pessoas e veículos nos edifícios do Tribunal;

XIII - combater, em nível de primeiro atendimento, incêndios e quaisquer outros eventuais acidentes ou ameaças nas dependências do prédio e nas adjacências promovendo a evacuação dos edifícios quando for o caso;

XIV - gerenciar e fiscalizar os contratos referentes aos serviços de vigilância e segurança, bem como de manutenção de equipamentos de radiocomunicação e CFTV, de detectores de metais e de raio-X dos edifícios sede e anexos do Tribunal;

XV - guarnecer com vigilância armada as sessões plenárias e das câmaras;

XVI - controlar os dispositivos e as medidas de segurança contra sinistros;

XVII - promover a operação e o controle do sistema de CFTV;

XVIII - atender, fora do horário de expediente normal do Tribunal, acidentes de trânsito que envolvam veículos oficiais pertencentes à frota do Tribunal, realizando levantamentos no local, mantendo contato com autoridades policiais e de trânsito;

XIX - executar, por determinação superior, a segurança dignitária de autoridades do Tribunal ou externas em visita ao Tribunal, nas suas dependências;

XX - promover a segurança de servidores e funcionários em serviço ou em situações especiais, por determinação superior;

XXI - manter contatos com autoridades militares e policiais, visando ao adequado andamento dos serviços;

XXII - prestar serviço extra de segurança em solenidades cívico-militares, quando de datas solenes e visitas de delegações estrangeiras, de acordo com determinação superior; e

XXIII - coordenar e controlar a distribuição das vagas da garagem, providenciando a confecção dos respectivos cartões de acesso e sugerindo a melhoria das condições físicas de uso das vagas dos veículos e a sinalização necessária, com vistas ao adequado funcionamento da garagem.

Art. 7º Ao Serviço de Protocolo e Produção Gráfica compete:

I - receber, realizar triagem, classificar, atribuir certificação digital, cadastrar e autuar documentos, processos e correspondências do Tribunal;

II - converter para o meio digital os documentos físicos protocolizados na sede do Tribunal e do acervo de processos para concessão de vistas e cópias eletrônicas;

III - manter controle do fluxo de documentos, processos e correspondências do Tribunal que passam pelo Protocolo;

IV - gerenciar e fiscalizar os contratos referentes a serviços relacionados ao protocolo e à produção gráfica;

V - prestar informações ao público interno e externo acerca do andamento e da tramitação de processos e documentos no âmbito do Tribunal;

VI - executar a expedição interna e externa de documentos, processos e correspondências;

VII - executar a expedição, o recebimento e o controle de malotes da sede para as unidades descentralizadas do Tribunal e vice-versa;

VIII - executar serviços de impressão gráfica (digital e off-set) , pré-impressão, reprografia e atividades afins, acabamento e apresentação visual, de acordo com o projeto de arte-final proposta, incluindo a operação dos recursos de programação gráfica e de informática;

IX - realizar a distribuição diária de jornais, diários oficiais da União e da Justiça, revistas diversas e de outros periódicos impressos ou digitais, e promover o controle de exemplares entregues nas residências de autoridades e dirigentes, para efeito de atestação das respectivas faturas;

X - registrar e manter atualizados os cadastros de endereços residenciais, para fins de controle da entrega de periódicos, notificando a empresa responsável pela distribuição sempre que houver atraso, falta na entrega dos exemplares ou alteração de endereço;

XI - executar as atividades da Sala Ministro Luiz Octávio Galloti (Sala dos Advogados) ; e

XII - exercer as demais atribuições pertinentes ao serviço.

Art. 8º Ao Serviço de Transportes compete:

I - coordenar, orientar, controlar e supervisionar a utilização de veículos de transporte coletivos e de serviço do Tribunal;

II - zelar pelo cumprimento das normas referentes ao transporte;

III - propor a alienação de veículos da sede e de outros materiais afetos a suas atribuições que estejam em desuso;

IV - receber, cadastrar e regularizar junto ao órgão de trânsito os veículos da frota da sede do Tribunal e entregar os veículos de natureza especial (autoridades) ;

V - promover e controlar o licenciamento anual e a validade dos seguros obrigatórios e totais dos veículos oficiais;

VI - registrar ocorrências de acidentes de trânsito envolvendo veículos oficiais pertencentes à frota do Tribunal, realizando levantamentos no local, mantendo contato com autoridades policiais e de trânsito, visando à realização da perícia e à emissão de laudo, dentro do horário de expediente normal do Tribunal;

VII - cumprir e fazer cumprir os dispositivos legais estabelecidos pelos órgãos regulamentadores de trânsito;

VIII - proceder à apuração de responsabilidades decorrentes de má utilização, acidentes de trânsito ou infrações cometidas com veículos do Tribunal;

IX - promover e controlar a manutenção e a conservação de veículos, supervisionando inclusive os serviços mecânicos realizados;

X - requisitar fluidos e peças em geral e encaminhar veículos para abastecimento;

XI - promover a revisão periódica e a recuperação dos veículos oficiais acidentados;

XII - providenciar o transporte de servidores a serviço, cargas e materiais no interesse da Administração;

XIII - gerenciar e fiscalizar os contratos referentes a serviços relacionados à área de transporte do Tribunal; e

XIV - acompanhar o consumo de combustível de cada veículo oficial da Sede do Tribunal, identificando e comunicando, para as devidas providências, eventuais excessos de consumo ou outras anomalias apresentadas.

Art. 9º Ao Serviço de Conservação, Limpeza e Copeiragem compete:

I - gerenciar e fiscalizar os contratos, nas dependências internas e externas dos edifícios do Tribunal na sede, referentes a serviço de copa, lavanderia, limpeza, higienização e conservação predial, manutenção das áreas ajardinadas, limpeza de espelho d'água, remoção das aparas dos jardins e desinsetização predial;

II - programar e informar às unidades do Tribunal as datas e horários dedetizações, desratizações e a descupinizações;

III - acompanhar a coleta seletiva de lixo e a remoção de entulhos, exceto de obras, na Sede do Tribunal;

IV - contatar o órgão público ou a concessionária responsável pela limpeza pública urbana quando observar ausência na coleta diária do lixo;

V - providenciar a limpeza ou a lavagem de cortinas, forros, persianas, tapetes, estofados, toalhas de rosto, toalhas de mesa, guardanapos e uniformes, realizando o respectivo acompanhamento dos serviços de lavanderia;

VI - coordenar as atividades das copas no que concerne à preparação e distribuição diária de café e outras bebidas às autoridades e aos servidores em reuniões;

VII - distribuir e controlar os estoques dos materiais de consumo das copas, promovendo sua renovação;

VIII - fiscalizar o fornecimento de produtos e serviços de café e assemelhados, inclusive de equipamentos automáticos de bebidas quentes contratados; e

IX - zelar pela economia e conservação dos insumos e dos materiais utilizados, no uso correto e manutenção adequada de máquinas, equipamentos, instalações, móveis, louças, utensílios e objetos das copas.

Art. 10. À Diretoria de Centralização e Padronização de Contratações compete planejar, normatizar, padronizar, organizar, dirigir, controlar, supervisionar e orientar as atividades administrativas necessárias à contratação de serviços de segurança, de engenharia e de demais serviços de apoio administrativo de natureza continuada.

Art. 11. Ao Serviço de Elaboração de Termos de Referência de Serviços Continuados compete:

I - elaborar termo de referência relativo aos serviços de engenharia, de segurança e demais serviços de apoio administrativo de natureza continuada, para todas as Secretarias de Controle Externo do Tribunal nos estados, em estrita consonância com o cronograma de centralização aprovado pela Segedam;

II - apresentar custo estimado da contratação, por meio de pesquisa de preços praticados no mercado em contratações similares ou por meio da adoção de valores constantes de indicadores setoriais, convenções coletivas de trabalho valores oficiais de referência, ou outros equivalentes;

III - analisar a viabilidade das prorrogações de contratos firmados com o Tribunal nas áreas de sua atuação; e

IV - adotar outras providências necessárias à adequada instrução dos respectivos processos para fins de atendimento à legislação em vigor e à prestação dos serviços que lhes são correlatos.

Art. 12. Ao Serviço de Acompanhamento de Licitações compete:

I - manifestar-se quanto às adequações propostas pela Consultoria Jurídica e, quando for o caso, ajustar os termos de referência elaborados pelo Serviço de Elaboração de Termos de Referência de Serviços Continuados;

II - analisar os pedidos de esclarecimento e impugnação a edital, quando se tratar de matéria relacionada a termo de referência elaborado pelo Serviço de Elaboração de Termos de Referência de Serviços Continuados;

III - analisar a proposta e a documentação da empresa vencedora de licitação relativa a termo de referência elaborado pelo Serviço de Elaboração de Termos de Referência de Serviços Continuados; e

IV - adotar outras providências necessárias ao adequado acompanhamento das respectivas licitações para fins de atendimento à legislação em vigor e à prestação dos serviços que lhes são correlatos.

Art. 13. À Assessoria compete assessorar o secretário nos assuntos de sua área de atuação, auxiliando-o na realização de seus encargos, conforme discriminado a seguir:

I - desenvolver estudos e pesquisas atinentes ao escopo de atuação da Sesap;

II - preparar, elaborar e propor pareceres, relatórios, minutas de normativos, pronunciamentos, expedientes e comunicações de interesse da Unidade;

III - participar de reuniões, de grupos de estudo e trabalho, em conjunto com outras unidades do Tribunal, sempre que necessário para o desenvolvimento das atividades da Secretaria;

IV - elaborar, em conjunto com todas as subunidades da Secretaria, o Plano de Ação, consoante o Plano Diretor da Segedam e os demais planos institucionais;

V - coordenar o planejamento da Unidade;

VI - analisar e interpretar normativos;

VII - instruir processos que lhe sejam distribuídos pelo titular da Unidade;

VIII - manter atualizados os assuntos sob acompanhamento do titular;

IX - promover reuniões e participar delas;

X - opinar acerca de propostas, relatórios e documentos; e

XI - realizar outras tarefas determinadas pelo titular da Unidade.

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor nesta data.

Art. 15. Fica revogada a Portaria-Sesap nº 2, de 12 de julho de 2012.

RICARDO FAHR PESSOA

Secretário