Portaria CCG n° 22/2013
Assunto: Dispõe sobre as diretrizes e regras para o envio de mensagens para as listas de distribuição integrantes do correio eletrônico do TCU.
Origem: [CCG]
Tema: Gestão
Início de vigência: 16/12/2013
Situação: Vigente
Tags: [Correio eletrônico]

O PRESIDENTE DA COMISSÃO DE COORDENAÇÃO-GERAL (CCG) , no uso das suas competências legais e regimentais,

considerando que o correio eletrônico é meio usado pelo TCU para comunicação interna e externa;

considerando que a comunicação interna deve ser tratada de forma integrada com as demais atividades da organização;

considerando os direitos e as garantias individuais assegurados na Constituição Federal, assim como os deveres e as obrigações dos servidores públicos, definidos na Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990;

considerando as diretrizes, os objetivos, os princípios e as definições constantes da Resolução-TCU nº 217, de 15 de outubro de 2008, que dispõe sobre a Política Corporativa de Segurança da Informação (PCSI/TCU) ;

considerando o disposto nos arts. 79 a 83 da Resolução-TCU nº 253, de 21 dezembro de 2012, c/c os arts. 2º, 4º e 5º da Portaria-TCU nº 17, de 4 de janeiro de 2013;

considerando as regras gerais de uso do correio eletrônico do Tribunal de Constas da União, constantes da Portaria-TCU nº 144, de 25 de maio de 2010, assim como o disposto no §1º do art. 7º do mencionado normativo;

considerando as conclusões do Grupo de Trabalho designado pela Ordem de Serviço-CCG nº 14, de 9 de setembro de 2013;

considerando, finalmente, a decisão tomada pela Comissão de Coordenação Geral (CCG) , tomada na 20ª Reunião, realizada em 16 de dezembro de 2013, de editar normativo destinado a estabelecer diretrizes e regras acerca da utilização da ferramenta institucional de TI "correio eletrônico", integrante da política de comunicação do TCU, RESOLVE:

Art. 1º As regras para o envio de mensagens às listas de distribuição integrantes do correio eletrônico do TCU obedecem ao disposto nesta Portaria e são complementares às regras gerais de uso do aludido serviço, previstas na Portaria-TCU nº 144/2010.

Art. 2º Para efeito do disposto nesta Portaria, entende-se por:

I - unidade gestora do serviço de correio eletrônico: unidade responsável pela definição das diretrizes e requisitos de negócio para o serviço de correio eletrônico;

II - usuário interno: nos termos da PCSI/TCU, qualquer servidor ativo ou unidade do Tribunal que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pelo TCU;

III - usuário colaborador: nos termos da PCSI/TCU, prestador de serviço terceirizado, estagiário ou qualquer outro colaborador do Tribunal que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pelo Tribunal;

IV - caixa postal: repositório de armazenamento de mensagens de correio eletrônico integrante da base de dados dos equipamentos servidores de correio eletrônico do TCU; e

V - lista de distribuição: agrupamento de diversas caixas postais em um único endereço eletrônico que, uma vez inserido como destinatário de uma mensagem, permite a distribuição desta a todas as caixas postais integrantes da lista.

Art. 3º As caixas postais classificam-se em:

I - caixa postal individual, destinada a servidor ativo, servidor aposentado ou usuário colaborador;

II - caixa postal de unidade, destinada à unidade ou subunidade do TCU; e

III - caixa postal de uso coletivo, destinada a grupo de trabalho, comitê, comissão, projeto ou a atividade específica de interesse do TCU.

Art. 4º Cada caixa postal tem um gestor, de acordo com as seguintes regras:

I - para caixas postais individuais, o gestor é servidor ativo, servidor aposentado ou usuário colaborador para o qual foi destinada a caixa postal;

II - para caixas postais de unidade, o gestor é o titular da unidade ou subunidade para a qual foi destinada a caixa postal, ou é servidor por ele designado; e

III - para caixas postais de uso coletivo, o gestor - e nos impedimentos legais, seu respectivo substituto - é o responsável pelo grupo de trabalho, comitê, comissão, projeto ou pela atividade específica de interesse do TCU à qual foi destinada a caixa postal.

Art. 5º As listas de distribuição classificam-se em:

I - lista de distribuição de servidores da unidade: destinadas a agrupar as caixas postais dos usuários internos pertencentes a uma mesma unidade organizacional do TCU;

II - lista de distribuição de chefias da unidade: destinadas a agrupar as caixas postais dos usuários comissionados pertencentes a uma mesma unidade organizacional do TCU;

III - lista de distribuição de estagiários da unidade: destinadas a agrupar as caixas postais dos usuários estagiários pertencentes a uma mesma unidade organizacional do TCU;

IV - lista de distribuição de terceirizados da unidade: destinadas a agrupar as caixas postais dos usuários terceirizados pertencentes a uma mesma unidade organizacional do TCU;

V - lista de uso coletivo: destinadas a agrupar as caixas postais individuais de usuários que integram um grupo de trabalho, comitê, comissão, projeto ou atividade específica de interesse do TCU.

Parágrafo único. A composição das listas das Secretarias-Gerais e Secretarias, bem como das unidades organizacionais de classificação semelhante a essas, é a resultante do agrupamento das caixas postais dos usuários lotados nessas unidades organizacionais e acrescida das listas de distribuição das unidades com subordinação hierárquica.

Art. 6º O tráfego de mensagens para as listas de distribuição obedece às regras adiante descritas:

I - as listas de distribuição de servidores, chefias, estagiários e terceirizados, previstas nos incisos I, II, III e IV do art. 5º, não recebem mensagens originárias de caixas postais externas ao serviço de correio eletrônico do TCU;

II - os usuários internos e usuários colaboradores podem enviar mensagens para as listas de distribuição de unidades das quais façam parte e, ainda, para as listas de distribuição da Secretaria correspondente, desde que inexistam regras restritivas solicitadas pelos titulares das unidades;

III - as caixas postais de unidade podem enviar mensagens para todas as listas de distribuição pertencentes ao serviço e correio eletrônico do TCU;

IV - somente caixas postais de unidade podem enviar mensagens para listas de distribuição de Secretarias-Gerais.

Parágrafo único. Os titulares das unidades podem solicitar a alteração das regras acerca do recebimento de mensagens destinadas às listas de distribuição das respectivas unidades.

Art. 7º A criação das listas de distribuição pode ser realizada por regras dinâmicas, assim caracterizadas aquelas cujos destinatários são incluídos e/ou excluídos das listas por meio de seleção automatizada baseada em atributos comuns aos usuários, ou por meio da lista estática de nomes, quando os destinatários que compõem a lista não possuam atributo comum que viabilize a seleção automatizada.

§ 1º As listas de distribuição de servidores, chefias, estagiários e terceirizados, previstas nos incisos I, II, III e IV do art. 5º, quando solicitadas, são criadas por regras dinâmicas, sendo a lotação dos usuários e a designação para funções de confiança os únicos critérios para seleção dos destinatários.

§ 2º As listas de uso coletivo, quando solicitadas, terão obrigatoriamente um administrador, que será o responsável pelo grupo de trabalho, comitê, comissão, projeto ou pela atividade específica de interesse do TCU. O administrador será responsável por realizar inclusão e exclusão de usuários nas respectivas listas.

Art. 8º As listas estáticas podem contemplar mecanismo automatizado de assinatura e/ou cancelamento de assinatura, por meio do qual os usuários podem administrar a participação nas listas de distribuição de interesse.

Art. 9º Os usuários podem criar listas de distribuição particulares, utilizando a ferramenta de correio eletrônico instalada nas estações de trabalho, havendo a limitação máxima de 50 (cinquenta) destinatários por mensagem.

Art. 10. As solicitações de serviço previstas nesta Portaria devem ser dirigidas à Central de Serviços de TI (Help-Desk) da Secretaria de Infraestrutura de Tecnologia da Informação (Setic) .

Art. 11. A Setic tem prazo de 90 (noventa) dias para realizar os ajustes nas ferramentas de correio eletrônico de modo a operacionalizar as regras contidas nesta Portaria.

Art. 12. Fica a Setic autorizada, no âmbito de sua competência, a editar os atos que se fizerem necessários para a operacionalização desta Portaria.

Art. 13. Os casos omissos serão analisados conjuntamente pela unidade gestora do serviço de correio eletrônico e pela Assessoria de Governança e Segurança da Informação (Assig) , e dirimidos pela Comissão de Coordenação-Geral (CCG) .

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor nesta data.

ALDEN MANGUEIRA DE OLIVEIRA

Presidente da CCG