Portaria SEGEDAM n° 62/2011
Assunto: Disciplina o processo contábil de encerramento do exercício financeiro de 2011 e de abertura do exercício financeiro de 2012.
Origem: [SEGEDAM]
Tema: Gestão
Início de vigência: 07/11/2011
Situação: Vigente
Tags: [Normas de contabilidade]

O SECRETÁRIO-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso das atribuições que lhe confere a alínea "g" do inciso I do art. 1º da Portaria-TCU nº 7, de 1º de janeiro de 2011, resolve:

Art. 1º É disciplinado, na forma da orientação constante do anexo a esta Portaria, o processo contábil de encerramento do exercício financeiro de 2011 e de abertura do exercício financeiro de 2012, no âmbito do Tribunal de Contas da União.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

FERNANDO LUIZ SOUZA DA EIRA

Secretário-Geral

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ANEXO À PORTARIA-SEGEDAM Nº 62, DE 1º DE NOVEMBRO DE 2011

I - DOS PRAZOS PARA A EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES REFERENTES AO ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO 2011:

DATA LIMITE

PROCEDIMENTOS

1- Secretaria-Adjunta de Administração:

11/11/2011

30.11.2011

31/12/2011

1.1 - A concessão de suprimento de fundos será realizada com prazos de aplicação até o dia 13.12.2011 e de comprovação até o dia 23.12.2011, de maneira que a reclassificação contábil das despesas e as baixas de responsabilidades dos supridos não ultrapassem o término do exercício corrente, nos termos do art. 9º da Portaria-TCU nº 206/2003.

1.2 - Encaminhar ao Serviço de Contabilidade Analítica (SCA/Dicon) o Rol de Responsáveis pela Secretaria-Geral de Administração (Segedam) , Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) , Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (Secof) , Secretaria de Gestão de Pessoas (Segep) , Secretaria de Licitações, Contratos e Patrimônio (Selip) , Diretoria de Programação e Execução (Dipex) , Diretoria de Patrimônio (Dipat) , Serviço de Gestão de Material (SGM) e Serviço de Análise de Conformidade (SAC) , acumulado até o mês de novembro de 2011, para registro no Siafi

1.3- Encaminhar ao Serviço de Contabilidade Analítica (SCA/Dicon) o Rol de Responsáveis pela Secretaria-Geral de Administração (Segedam) , Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) , Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (Secof) , Secretaria de Gestão de Pessoas (Segep) , Secretaria de Licitações, Contratos e Patrimônio (Selip) , Diretoria de Programação e Execução (Dipex) , Diretoria de Patrimônio (Dipat) , Serviço de Gestão de Material (SGM) e Serviço de Análise de Conformidade (SAC) , referente ao mês de dezembro e acumulado do exercício de 2011, para registro no Siafi.

2- Secretarias de Controle Externo nos Estados e o Instituto Serzedello Corrêa:

1º/11/2011

11/11/2011

09/12/2011

01/12/2011

02/12/2011

16/12/2011

28/12/2011

31/12/2011

31/12/2011

31/12/2011

02/01/2012

06/01/2012

2.1- Designar comissão composta por, no mínimo, 3 (três) servidores, com a finalidade de realizar o Inventário de Bens Imóveis e Móveis das respectivas Unidades, na forma estabelecida pelo Manual do Patrimônio, aprovado pela Portaria TCU nº 6, de 13 de janeiro de 2004, em especial, no item 12.6, subitem 4. A Portaria de designação deverá fixar o prazo para a conclusão dos trabalhos e levar em consideração a data limite prevista no item 2.10 deste Anexo, devendo ser publicada no Boletim Interno do TCU (BTCU) .

2.1.1- O Inventário deverá ser autuado e dele serão partes integrantes os seguintes documentos:

I - portaria de designação da comissão de inventário;

II - relatório circunstanciado; e

III - as seguintes peças, denominadas:

a) Quadro Demonstrativo de Bens Imóveis e Móveis;

b) Demonstrativo de Bens Pertencentes a Outro (s) Detentor (es) ;

c) Demonstrativo de Bens de Detentores não Encontrados na UG;

d) Comparativo Físico-Financeiro do Patrimônio;

e) Relatório de Conciliação de Bens do exercício - RCB (Anexo I) ;

f) Demonstrativo de Bens não Levantados por Leitora Ótica (Anexo II) ;

g) Fotografias de bens sem plaquetas/etiquetas ou com plaquetas/etiquetas danificadas.

2.1.1.1- As orientações relativas ao Inventário/2011, quanto ao correto preenchimento dos formulários, serão disponibilizadas no Portal da Diretoria de Patrimônio - Dipat.

2.2 - A concessão de suprimento de fundos será realizada com prazos de aplicação, no máximo, até o dia 13.12.2011 e de comprovação até o dia 23.12.2011, de maneira que a devolução dos recursos não utilizados, a reclassificação contábil das despesas, baixa de responsabilidade dos supridos e demais procedimentos no Siafi, não ultrapassem o dia 23.12.2011, nos termos do art. 9º da Portaria-TCU nº 206/2003.

2.3- Movimentar e registrar no Sistema Patrimônio as movimentações de bens entre Unidades Gestoras.

2.4- Anular os empenhos para ajustar os saldos que serão inscritos em Restos a Pagar não Processados e ao cancelamento dos demais, de forma que venha a ser inscrito somente o indispensável e de acordo com a legislação vigente (Lei Complementar nº 101/2000 - Lei de Responsabilidade Fiscal; a Lei nº 4.320/64, arts. 36 e 92, parágrafo único; o Decreto nº 93.872/86, arts. 67 a 70; e Manual SIAFI Web, Código 02.03.17, aprovado pela Instrução Normativa nº 5/STN, de 6 de novembro de 1996) .

2.5- Comunicar ao SCA/Dicon, por meio de documento eletrônico assinado pelo Gestor Financeiro, os empenhos passíveis de inscrição em Restos a Pagar, conforme modelo a ser encaminhado pela Dicon. Nessa comunicação deverá conter o número do empenho, o nome do favorecido, o valor do saldo do empenho a liquidar em 16.12.2011, o valor a ser liquidado no exercício de 2011 e o valor a ser inscrito em Restos a Pagar, devidamente justificado.

2.6- Aceitar as movimentações de bens pendentes de aceite no Sistema de Patrimônio.

2.7- Emitir Nota de Lançamento (NL) no Siafi para registro da depreciação de bens móveis, com base nos valores obtidos no Relatório Sintético de Depreciação (RSD) do Sistema de Patrimônio, referente ao mês de dezembro de 2011.

2.8- Registrar no Siafi os documentos comprobatórios dos atos e fatos das gestões orçamentária, financeira e patrimonial do exercício financeiro de 2011, salientando sobre a necessidade de realização dos registros referentes às movimentações de bens (recebimentos, incorporações, baixas) e do efetivo pagamento e recolhimento de todos os compromissos liquidados.

2.9- Atualizar o Rol de Responsáveis no Siafi e elaborar o Rol de Responsáveis do Exercício - RRE e encaminhá-lo ao SCA/Dicon, por meio de documento eletrônico.

2.10- Concluir o levantamento físico dos bens patrimoniais, de maneira a evitar divergências nos relatórios de fechamento.

2.11- Encaminhar ao SCA/Dicon o Relatório de Conciliação de Bens - RCB referente ao mês de dezembro, com as devidas justificativas sobre eventuais divergências.

2.12- Encaminhar ao SCA/Dicon, por meio de despacho do responsável pela Unidade Gestora, o processo de inventário de Bens Móveis, Imóveis e Intangíveis, com o respectivo relatório.

3- Diretoria de Patrimônio:

09/12/2011

16/12/2011

19/12/2011

02/01/2012

06/01/2011

09/01/2012

09/01/2012

3.1 - Autorizar a movimentação de bens entre UG´s.

3.2- Bloquear e cancelar as movimentações de bens entre UG´s pendentes de aceite no Sistema de Patrimônio.

3.3- Informar à Dicon sobre as movimentações de bens entre Unidades Gestoras referentes ao mês de dezembro.

3.4- Encaminhar à Dicon os processos de fechamento contábil da movimentação de material permanente, material de consumo e de Depreciações, relativos ao mês de dezembro de 2011.

3.5- Desbloquear e refazer as movimentações de bens entre UG´s canceladas no exercício de 2011, conforme item 4.2.

3.6- Encaminhar à Dicon o processo de Inventário de Material de Consumo e de Material Permanente existentes no Almoxarifado (Sede) referente ao exercício de 2011.

3.7- Encaminhar à Dicon o processo de Inventário da Sede, referente ao exercício de 2011, contendo as peças constantes do item 2.1.1 deste Anexo.

4- Diretoria de Programação e Execução:

23/12/2011

23/12/2011

31/12/2011

31/12/2011

31/12/2011

4.1- Anular os empenhos para ajustar os saldos que serão inscritos em Restos a Pagar não processados e ao cancelamento dos demais, de forma que venha a ser inscrito somente o indispensável, de acordo com a legislação vigente (Lei Complementar nº 101/2000 - Lei de Responsabilidade Fiscal; a Lei nº 4.320/64, arts. 36 e 92, parágrafo único; o Decreto nº 93.872/86, arts. 67 a 70; e o Manual SIAFI Web, código 02.03.17, aprovado pela Instrução Normativa nº 5/STN, de 6 de novembro de 1996) .

4.2- Enviar à Dicon, com as justificativas pertinentes, para análise e manifestação quanto à legalidade, relação das notas de empenho de despesas passíveis de inscrição em Restos a Pagar.

4.3- Registrar no SIAFI os documentos comprobatórios dos atos e fatos das gestões orçamentária, financeira e patrimonial referentes ao exercício financeiro de 2011.

4.4- Compatibilizar os saldos contábeis referentes às operações de crédito internas, por meio dos eventos 58.0.094 e 58.0.095, e externas, por meio do evento 58.0.087, com base no cadastro de obrigações, inclusive quanto ao registro das obrigações de curto e longo prazos.

4.5- Registrar as obrigações referentes aos repasses de recursos financeiros não transferidos até 31/12/2011 às Unidades Orçamentárias beneficiárias dos destaques correspondentes.

5- Todas as Unidades da sede responsáveis pela gestão de processos de pagamento e Secex-MT:

15/11/2011

15/11/2011

5.1- Encaminhar à Divisão de Programação e Execução - Dipex os processos de fiscalização e pagamento de despesas continuadas ou parceladas, com informações a respeito do andamento da prestação dos serviços ou da entrega dos materiais e do valor que deve permanecer empenhado para garantir a liquidação das obrigações assumidas até o término deste exercício, a fim de subsidiar a análise alusiva à inscrição de saldos em Restos a Pagar ou ao cancelamento de saldos desnecessários.

5.2- Encaminhar à Dipex os processos de despesas do exercício de 2011, cujas notas de empenho ordinário não tenham sido pagas, com informações a respeito do andamento da prestação dos serviços ou da entrega dos materiais e do valor que deve permanecer empenhado para garantir a liquidação das obrigações assumidas, a fim de subsidiar a análise alusiva à inscrição de saldos em Restos a Pagar ou ao cancelamento de saldos desnecessários.

6- Diretoria de Contabilidade:

31/12/2011

02/01/2012

04/01/2012

04/01/2012

12/01/2012

6.1- Analisar os empenhos ajustados conforme itens 2.4, 2.5, 4.1 e 4.2 e proceder ao cancelamento daqueles eventualmente em desacordo com a legislação vigente, dando ciência à respectiva Unidade Gestora.

6.2- Representar ao titular da Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (Secof) , em processo específico e devidamente autuado, sobre a legalidade dos empenhos passíveis de inscrição em Restos a Pagar Processados e Não Processados.

6.3- Registrar os demais documentos comprobatórios da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, relativos ao exercício de 2011, e proceder aos ajustes contábeis devidos.

6.4- Observar os procedimentos para encerramento do exercício constantes do Código 02.03.18 do Manual SIAFI WEB.

6.5- Proceder à conformidade contábil do mês de dezembro de 2011.

II - DOS PRAZOS PARA A EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES REFERENTES À ABERTURA DO EXERCÍCIO DE 2012:

DATA LIMITE

PROCEDIMENTOS

7- Diretoria de Programação e Execução:

31/12/2011

7.1- Autuar Processos Eletrônicos Administrativos de fiscalização e pagamento de despesas continuadas, para o exercício de 2012, inserir a instrução inicial e cópia da Nota de Empenho para o exercício de 2012 e encaminhá-los às unidades da Sede responsáveis pela gestão de processos de pagamento e Secex-MT.

8- Todas as Unidades da sede responsáveis pela gestão de processos de pagamento e Secex-MT:

20/01/2012

8.1- Receber da Dipex os Processos Eletrônicos Administrativos de fiscalização e pagamento de despesas continuadas, para o exercício de 2012, inserindo, no mínimo, as peças abaixo discriminadas, bem como cópia dos documentos necessários atinentes aos procedimentos de fiscalização e pagamentos mensais:

a) Cópia de Termo de Contrato devidamente assinado;

b) Cópia de Termos Aditivos e/ou Apostilamentos, devidamente assinados.

9 - Todas as Unidades Gestoras Executoras do Tribunal de Contas da União

20/01/2012

20/01/2012

9.1 - Emitir no Siafi2012 as notas de empenho das despesas continuadas ou parceladas, para fazer face às despesas relativas ao exercício de 2012, indicando inclusive o suporte contratual, a vigência do contrato e o cronograma de execução (prováveis datas de liquidação, datas de vencimento e valores a serem pagos) ;

9.2 - Em decorrência de intempestividade da publicação da Lei Orçamentária Anual (LOA) , referente ao exercício de 2012, as UG´s deverão emitir o primeiro empenho para cobrir as despesas relativas ao mês de janeiro/2012, na forma de duodécimos, e, nos meses subseqüentes, reforçá-lo, mensalmente, até a publicação da LOA, quando deverá ser reforçado o empenho, em definitivo, para suportar as despesas continuadas até o término da vigência contratual ou até o término do exercício de 2012, o que ocorrer primeiro.

III - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

1. Os prazos estipulados nos itens 2.8, 4.3, 4.4, 6.1, 6.3 e 6.5 deste anexo, referentes à execução orçamentário-financeira, bem como aos procedimentos contábeis para o encerramento do exercício de 2011 no SIAFI, entendem-se automaticamente atualizados, em decorrência de atualizações procedidas pela Coordenação-Geral de Contabilidade - CCONT/STN, na norma referente ao encerramento do exercício, código 02.03.18, do Manual SIAFI-WEB.

2. As situações não previstas nesta Portaria deverão ser tratadas entre os titulares das Unidades Gestoras Executoras e Administrativas e o Secretário de Orçamento, Finanças e Contabilidade ou, no que couber, entre aqueles titulares e o Diretor de Contabilidade.

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO ANEXO II 1

Secretaria-Geral de Administração BTCU Brasília Ano xliv n. 43 7/ nov. 2011

ANEXO I

(Portaria-Segedam nº 62/2011)

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

RELATÓRIO DE CONCILIAÇÃO DE BENS E DEPRECIAÇÃO - RCB

CÓDIGO DA UG

NOME DA UG

REF. MÊS / ANO

ESPECIFICAÇÃO

SALDO FINAL DOS BENS

DEPRECIAÇÃO

1.4.2.11.00.00 - Bens Imóveis e 1.4.2.12.00.00 - Bens Móveis

PATRIMÔNIO (a)

NO SIAFI (b)

DIFERENÇA (a-b)

RSD (c)

SIAFI (d)

DIFERENÇA (c-d)

TOTAL (IS)

OBSERVAÇÕES QUANTO ÀS DIFERENÇAS APURADAS (Natureza da divergência e providências adotadas) :

ANEXO II

(Portaria-Segedam nº 62/2011)

BENS NÃO LEVANTADOS POR LEITORA ÓTICA

UG:

Finalidade: () Transferência ( ) Criação/Extinção ( ) Verificação ( X ) Anual

Número do levantamento: /2010

Detentor:

Unidade:

Processo:

Data: / /2010

RGP

MOTIVO

DESCRIÇÃO

(tipo, modelo, marca)

Nº DE SÉRIE

Nº DA FOTO

SITUAÇÃO

PATRIMONIAL

EM USO

S/N

Nº/ANOS/P

LOCALIZAÇÃO

(SALA)

MOTIVO: 1 - Sem plaqueta 2 - Plaqueta danificada/fora do padrão 3 - Etiqueta provisória 4 - Confirmar descrição (bem não previsto) 5 - Não comporta plaqueta (bens intangíveis) /próprio leitor

SITUAÇÃO PATRIMONIAL: OC-Ocioso RE-Recuperável IR-Irrecuperável AN-Antieconômico

Obs1.: A Situação Patrimonial deve ser informada nos casos de Inventário para Desfazimento

Obs2.: Devem ser apresentadas fotos apenas para os itens 1 e 2.