Portaria SEGECEX n° 15/2010
Assunto: Altera o Anexo V da Portaria-TCU 234/2009, que define procedimentos operacionais de digitalização dos autos em papel e armazenamento dos arquivos eletrônicos correspondentes.
Origem: [SEGECEX]
Tema: Gestão
Início de vigência: 23/04/2020
Situação: Revogada expressamente
Tags: [Digitalização, Gestão de processos, Gestão documental]
Normas relacionadas: [Associada a Portaria SEGECEX n° 19/2009, Revogada por Portaria SEGECEX n° 3/2022]

PORTARIA SEGECEX N

o

15, DE 6 DE MAIO DE 2010

Altera o Anexo V à Portaria – TCU n

o

234, de 29 de junho de 2009, que define procedimentos operacionais de digitalização dos autos em papel e armazenamento dos arquivos eletrônicos correspondentes.

O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no uso da autorização concedida pelo art. 19 da Portaria – TCU n

o

234, de 29 de junho de 2009, resolve:

Art. 1º O anexo V à Portaria – TCU n

o

234, de 29 de junho de 2009, passa a vigorar com o teor constante do anexo desta portaria.

Art. 2º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS

Secretário-Geral de Controle Externo

ANEXO À PORTARIA-SEGECEX N

o

15, DE 6 DE MAIO DE 2010

Procedimentos operacionais de digitalização dos autos em papel e armazenamento

do(s) arquivo(s) eletrônico(s) correspondente(s)

I – Com a utilização de equipamento escaneador (scanner), cada volume do principal, dos anexos e dos apensos será digitalizado, folha a folha, frente e verso, incluindo a capa, observado o limite aproximado de 50 folhas por arquivo eletrônico de fração de volume físico gerado.

a) folhas com grampos, documentos com gramatura elevada, capa ou folhas com outros documentos colados poderão ser reproduzidos em cópias reprográficas antes da digitalização, a fim de não danificar o scanner.

b) para um melhor desempenho do scanner, aconselha-se a colocação de, no máximo, 10 (dez) folhas por vez na bandeja de alimentação.

c) folhas de tamanho maior que A4 (plantas, desenhos, entre outros) serão digitalizados parcialmente (apenas o carimbo ou a parte que identifica o documento).

d) objetos que possam ser reproduzidos em cópias reprográficas (livros e similares), terão a capa digitalizada (ou folha que contenha o resumo da obra) ou a sua totalidade, a critério da unidade detentora.

e) objetos diversos (camiseta, boné, fita de vídeo, entre outros) que possam ser, ainda que parcialmente, reproduzidos em cópias reprográficas, poderão, a critério da unidade detentora, ser copiados por esse meio e o documento resultante digitalizado.

f) arquivos eletrônicos armazenados em mídia eletrônica (CD, DVD, etc.), conversíveis para formato PDF (portable document format) e em tamanho menor que 20 MB (megabytes), poderão ser convertidos para esse formato.

g) Mídia eletrônica (CD, DVD, etc.) contendo arquivos eletrônicos não conversíveis para PDF ou de tamanho maior que 20 MB (megabytes) será digitalizada conforme alínea “d”.

II – Uma vez digitalizado, o arquivo eletrônico de fração de volume será armazenado no sistema Sisdoc, com a devida associação ao respectivo processo e com os seguintes parâmetros:

a) tipo do documento: volume digitalizado.

b) escopo: público.

c) assunto e nome do arquivo:

c.1) quando se tratar de volume da unidade principal:

TC_PPPPPP_AAAA_D_PRINCIPAL_VOL_VVV_FOLHAS_XXXXX_YYYYY, onde:

PPPPPP: número do processo;

AAAA: ano do processo;

D: dígito do processo;

VVV: número do volume, sendo “000” o principal;

XXXXX: primeira folha digitalizada;

YYYYY: última folha digitalizada.

Exemplos:

O arquivo digitalizado do TC 123.456/2009-0, volume principal da unidade principal, folhas 00001 a 00042, será nomeado:

TC_123456_2009_0_PRINCIPAL_VOL_000_FOLHAS_00001_00042.

O arquivo digitalizado do TC 123.456/2009-0, volume 1 da unidade principal, folhas 00001 a 00035, será nomeado:

TC_123456_2009_0_PRINCIPAL_VOL_001_FOLHAS_00001_00035.

c.2) quando se tratar de volume do anexo:

TC_PPPPPP_AAAA_D_ANEXO_NNN_VOL_VVV_FOLHAS_XXXXX_YYYYY,

onde:

PPPPPP: número do processo;

AAAA: ano do processo;

D: dígito do processo;

NNN: número do anexo;

VVV: número do volume do anexo, sendo “000” o principal;

XXXXX: primeira folha digitalizada;

YYYYY: última folha digitalizada.

Exemplos:

O arquivo digitalizado do TC 123.456/2009-0, Anexo 1, Volume Principal, folhas 00001 a 00042, será nomeado:

TC_123456_2009_0_ANEXO_001_VOL_000_FOLHAS_00001_00042.

O arquivo digitalizado do TC 123.456/2009-0, Anexo 2, Volume 1, folhas 00001 a 00035, será nomeado:

TC_123456_2009_0_ANEXO_002_VOL_001_FOLHAS_00001_00035.

Parâmetro

Conteúdo

Tipo do documento

volume digitalizado

Nome e Assunto

Primeiro volume da unidade principal

TC_PPPPPP_AAAA_D_PRINCIPAL_VOL_000_FOLHAS_XXXXX_YYYYY

PPPPPP: número do processo;

AAAA: ano do processo;

D: dígito do processo;

XXXXX: primeira folha digitalizada;

YYYYY: última folha digitalizada.

Demais volumes da unidade principal

TC_ PPPPPP _AAAA_D_PRINCIPAL_VOL_VVV_FOLHAS_XXXXX_YYYYY

VVV: número do volume, de 001 até 999.

Primeiro volume de anexo

TC_ PPPPPP_AAAA_D_ANEXO_NNN_VOL_000_FOLHAS_XXXXX_YYYYY

NNN

Demais volumes de anexo

TC_PPPPPP_AAAA_D_ANEXO_NNN_VOL_VVV_FOLHAS_XXXXX_YYYYY

VVV: número do volume, de 001 até 999.

Escopo

público

III – Caso já exista versão previamente armazenada no Sisdoc de arquivo eletrônico de volume ou de fração de volume físico, esta será mantida e acrescentado(s) novo(s) arquivo(s) eletrônico(s) de fração de volume físico correspondente(s) aos documentos ainda não digitalizados, obedecido o limite aproximado de 50 folhas por fração.

IV – Os arquivos eletrônicos de volume físico gerados de acordo com os procedimentos estabelecidos na Portaria – TCU 138, de 2009, serão mantidos. A alteração da nomenclatura dos arquivos será realizada oportunamente, a critério da unidade detentora e/ou da unidade gestora do sistema.

V – A critério da unidade detentora, poderá ser atribuído escopo mais restritivo ao documento correspondente a cada volume digitalizado, ficando a unidade responsável por registrar as permissões de acesso que julgar pertinentes.

VI – As unidades da Sede poderão solicitar ao Serviço de Produção Gráfica (Sesap/Disop/Segraf) o apoio nos procedimentos de digitalização. Nesses casos, os documentos digitalizados deverão ser inseridos no Sisdoc pelo próprio Segraf.