Portaria SECEXADMIN n° 2/2021
Assunto: Dispõe acerca da estrutura e das competências da Secretaria de Controle Externo da Administração do Estado (SecexAdministração).
Origem: [SECEXADMIN]
Tema: Gestão
Início de vigência: 02/02/2021
Fim de vigência: 05/07/2022
Situação: Revogada expressamente
Tags: [Competência administrativa, Estrutura organizacional]
Normas relacionadas: [Revogada por Portaria SECEXADMIN n° 3/2022]

PORTARIA-SECEXADMINISTRAÇÃO 2, DE 27 DE JANEIRO DE 2021

Dispõe acerca da estrutura e das competências da Secretaria de Controle Externo da Administração do Estado (SecexAdministração).

A SECRETÁRIA DE CONTROLE EXTERNO DA ADMINISTRAÇÃO DO ESTADO, no uso de suas atribuições e considerando o disposto nos arts. 39, 40 e 91, inc. II, da Resolução-TCU 324, de 30 de dezembro de 2020, resolve:

Art. 1º A estrutura e as competências da Secretaria de Controle Externo da Administração do Estado (SecexAdministração) e de suas subunidades, em conformidade com as disposições da Resolução-TCU 324/2020, são as estabelecidas nesta portaria.

CAPÍTULO I

DAS COMPETÊNCIAS DA SECEXADMINISTRAÇÃO

Art. 2º À SecexAdministração, no cumprimento de sua finalidade de assessorar os relatores nas matérias inerentes ao controle externo, oferecer subsídios técnicos para o julgamento de contas e demais processos vinculados às unidades jurisdicionadas de sua clientela, bem como realizar fiscalizações dentro de sua área específica de atuação, compete:

I - elaborar e desenvolver estratégias de controle referentes à atuação dos órgãos e entidades da clientela da secretaria ou vinculados à sua área de atuação;

II - examinar, sanear e instruir processos de controle externo e outros relativos a órgãos ou entidades da clientela da secretaria ou vinculados à sua área de atuação;

III - fiscalizar a descentralização de recursos públicos federais;

IV - fiscalizar as unidades da sua clientela e jurisdicionadas ao TCU, quando determinado por autoridade competente, mediante acompanhamento, levantamento, inspeção e auditorias;

V - representar ao relator quando tomar conhecimento de irregularidade ou ilegalidade que possa ocasionar dano ou prejuízo à administração pública;

VI - orientar os órgãos de sua clientela acerca de procedimentos processuais, especialmente quanto aos prazos de citação e audiência;

VII - promover intercâmbio de informações e contribuir para o aprimoramento da atuação conjunta do TCU com outros órgãos e entidades relacionados ao controle da gestão pública;

VIII - implementar a estratégia de relacionamento institucional, conforme diretrizes da Secretaria-Geral da Presidência (Segepres) e da Secretaria-Geral de Controle Externo (Segecex);

IX - planejar, coordenar e controlar as fiscalizações relativas à sua área de especialização, inclusive orientando e supervisionando as demais equipes envolvidas;

X - instruir processos e realizar fiscalizações planejadas ou solicitadas extraordinariamente;

XI - exercer atividades administrativas necessárias ao funcionamento da unidade; e

XII - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

CAPÍTULO II

DA ESTRUTURA DA SECRETARIA

Art. 3º A SecexAdministração tem a seguinte estrutura:

I - Diretoria de fiscalização do Poder Legislativo e das Funções Essenciais à Justiça (Dilej);

II - Diretoria de fiscalização das Ações Estratégicas do Poder Executivo e Controle Interno (Diape);

III - Diretoria de fiscalização do Poder Judiciário (Dijus);

IV - Diretoria de fiscalização dos Conselhos Profissionais (Diconp);

V - Assessoria;

Parágrafo único. A secretaria conta com as funções de confiança constantes no Anexo VI da Resolução-TCU 324/2020.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS DAS DIRETORIAS

Art. 5º Compete às diretorias, no âmbito de sua respectiva clientela:

I - instruir processos, realizar fiscalizações e processar documentos;

II - acompanhar a gestão dos órgãos e entidades para fins de atuação do tribunal, planejamento e proposição de ações de controle externo;

III - promover ações para conhecimento das funções exercidas pelos órgãos e entidades, com vistas ao planejamento e a efetividade das ações de controle externo;

IV - acompanhar a divulgação e a publicação das prestações de contas das unidades prestadoras de contas, consoante as respectivas instruções e decisões normativas anuais do TCU;

V - organizar e manter bases de informações acerca de seus processos, fiscalizações e atividades, incluindo a alimentação e a atualização dos sistemas corporativos correlatos;

VI - atualizar os registros nos sistemas de Monitoramento de Deliberações (SisMonitoramento) e de Gestão de Acordo de Metas e Atividades (Gama);

VII - supervisionar a atualização dos sistemas de registro eletrônico de Benefícios do Controle Externo, quanto às deliberações proferidas pelo tribunal no âmbito dos processos de sua atuação;

VIII - decidir sobre pedidos de juntada de documentos, de vista e cópia de autos, e de ingresso de interessado nos processos, quando a autorização depender de análise da secretaria;

IX - manter o controle dos processos sobrestados;

X - propor o apostilamento de acórdãos que tenham sido proferidos com erro material;

XI - estabelecer metas, gerenciar a produtividade e o desempenho dos servidores da diretoria;

XII - identificar as necessidades de qualificação ou aperfeiçoamento profissional do corpo técnico e propor ações de desenvolvimento e de capacitação para os servidores da diretoria;

XIII - acompanhar e efetuar registros relativos à frequência, ao afastamento e à situação funcional dos servidores, terceirizados e estagiários lotados na diretoria;

XIV - adotar procedimentos necessários à manutenção das instalações da diretoria; e

XV - desempenhar outras atividades que lhes forem atribuídas pela secretária.

§ 1º Sempre que se fizer necessário, objetivando a consecução das finalidades institucionais da secretaria, poderão ser realizadas ações de controle conjuntas entre as diretorias técnicas, nas quais a supervisão será definida pela secretária.

§ 2º A resolução de conflitos de competência das diretorias cabe à secretária.

Art. 6º A clientela da SecexAdministração é organizada entre as diretorias técnicas para execução de ações de controle, conforme a distribuição a seguir:

I - Dilej: Câmara dos Deputados (CD), Senado Federal (SF), Tribunal de Contas da União (TCU), Defensoria Pública da União (DPU), Advocacia-Geral da União (AGU), Ministério Público da União (MPU), Escola Superior do Ministério Público (ESMPU), Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP);

II - Diape: Presidência da República (PR), Vice-Presidência da República (VPR), Casa Civil da Presidência da República (CC/PR), Gabinete Pessoal do Presidente da República (GP/PR), Secretaria-Geral da Presidência da República (SG/PR), Secretaria de Governo da Presidência da República (Segov/PR), Secretaria Especial de Comunicação Social do Ministério das Comunicações (Secom/MC), Secretaria Especial de Desestatização, Desinvestimento e Mercado (SEDDM/ME), Secretaria de Coordenação e Governança do Patrimônio da União (SCGPU/ME), Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital (SEDGG/ME), Secretaria de Gestão (Seges/ME), Secretaria de Gestão e Desempenho de Pessoal (SGDP/ME), Fundação Escola Nacional de Administração Pública (Enap), Fundação Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), Controladoria-Geral da União (CGU), Empresa Brasil de Comunicação S/A (EBC), Imprensa Nacional (IN);

III - Dijus: Supremo Tribunal Federal (STF), Superior Tribunal de Justiça (STJ), Superior Tribunal Militar (STM), Tribunal Superior Eleitoral (TSE), Tribunal Superior do Trabalho (TST), Tribunal de Justiça do DF e Territórios (TJDFT), Conselho Nacional de Justiça (CNJ), Conselho da Justiça Federal (CJF), Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), tribunais regionais federais (TREs, TRTs e TRFs);

IV - Diconp: Conselhos de fiscalização do exercício profissional.

CAPÍTULO IV

DAS COMPETÊNCIAS DA ASSESSORIA

Art. 4º Compete à Assessoria:

I - elaborar despachos, pronunciamentos, portarias, pareceres, relatórios, normativos, expedientes e comunicações a cargo da secretária;

II - executar, coordenar e apoiar atividades de análise de dados e de produção de conhecimento de inteligência para alavancar as ações de controle externo da secretaria;

III - auxiliar na instrução e revisão de processos e na supervisão das atividades da secretaria;

IV - coordenar e acompanhar a execução do planejamento da Secretaria, informar à secretária e diretores a execução dos planos e o nível de alcance dos indicadores e metas estabelecidos;

V - gerenciar as demandas encaminhadas pela Secretaria de Ouvidoria e Segurança da Informação (Sesouv), Assessoria Parlamentar (Aspar), Secretaria de Comunicação (Secom) e demais unidades do tribunal, bem como por outros órgãos da clientela da secretaria ou da administração pública;

VI - instruir os processos de solicitação de informações e os pedidos de acesso à informação amparados na Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação);

VII - acompanhar a celebração dos acordos de cooperação técnica que envolvam a secretaria;

VIII - coordenar a organização da informação e a gestão documental da secretaria;

IX - administrar a caixa postal eletrônica institucional da secretaria;

X - elaborar relatórios gerenciais de processos, ações ou atividades da secretaria;

XI - gerir a tramitação de documentos, processos e publicações de interesse da unidade;

XII - gerir o sistema e-Contas, decidir sobre prorrogações de prazos nos termos regulamentares e autuar os processos anuais de prestação de contas;

XIII - gerir informações sobre estágio estudantil e licenças capacitação no âmbito da secretaria;

XIV - adotar providências junto ao ISC para as capacitações do corpo técnico da secretaria;

XV - adotar procedimentos necessários à requisição de bens, serviços, diárias e passagens;

XVI - adotar procedimentos necessários à manutenção das instalações da secretaria;

XVII - prestar apoio administrativo e operacional às subunidades da secretaria.

§ 1º A coordenação, o acompanhamento e a supervisão dos processos de trabalho afetos ao Perfil Integrado de Governança e Gestão Pública Organizacional (iGG) ficam vinculados à Assessoria;

§ 2º As ações sobre a competência do iGG, incluem:

I - atualizar e desenvolver o modelo de governança publica organizacional que dá suporte às avaliações e orientações promovidas pelo TCU na área de governança pública organizacional;

II - realizar levantamentos periódicos de governança pública organizacional e manter os resultados divulgados em plataforma de acesso público;

III - atender a demandas de orientação acerca das fiscalizações de governança pública organizacional em entes jurisdicionados ao TCU e contribuir com as demais secretarias de controle externo do TCU e demais tribunais de contas brasileiros nessa matéria;

IV - realizar a gestão das soluções de TI que implementam os levantamentos de governança pública organizacional, ou contribuir em sua gestão, quando compartilhadas; e

V - desenvolver e manter informações e material instrucional que permitam às secretarias do tribunal avaliar aspectos de governança pública organizacional e os riscos decorrentes de sua ausência nas auditorias realizadas nos entes jurisdicionados ao TCU.

§ 3º Os trabalhos de levantamento, construção, consolidação e aplicação do iGG serão realizados em cooperação com as unidades do tribunal que tratam dos temas de fiscalização de aquisições logísticas, fiscalização de tecnologia da informação, de fiscalização de pessoal e de macro avaliação governamental, sem prejuízo de serem incluídas outras unidades técnicas parceiras.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 8º São competências comuns a todas as subunidades, no âmbito de suas respectivas clientelas e áreas de atuação:

I - propor à secretária as ações para o planejamento da unidade;

II - gerenciar riscos, atualizar as bases de informação, encerrar e arquivar processos;

III - guardar, controlar, adotar os procedimentos para movimentação ou desfazimento, e responsabilizar-se pelos materiais permanentes sob suas respectivas cargas;

IV - mensurar as competências de liderança e gestão junto às equipes e demais gestores da unidade e utilizar o resultado para as respectivas ações de desenvolvimento; e

V - realizar outras atividades que lhes forem atribuídas pela secretária.

Art. 9º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

DIONE MARY DE CERQUEIRA BARBOSA

(* Republicado por ter saído com incorreção do original no BTCU Administrativo nº 22, de 2 de fevereiro de 2021)