Portaria CCG n° 4/2011
Assunto: Aprova a realização do Projeto Construção e Estruturação da Nova Sede da Secretaria de Controle Externo no Estado do Amapá.
Origem: [CCG]
Tema: Gestão
Início de vigência: 17/01/2011
Situação: Vigente
Tags: [Gestão de projetos]

O PRESIDENTE DA COMISSÃO DE COORDENAÇÃO GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e tendo em vista o disposto no §2º do art. 5º da Portaria-CCG nº 1, de 03 de abril de 2007,

considerando o estabelecido no §8º do art. 7º da Portaria-TCU nº 210, de 5 de junho de 2009, que dispõe sobre a constituição e gestão de projetos no âmbito da Secretaria do Tribunal; e

considerando o exame procedido pela Comissão de Coordenação Geral acerca da proposta de projeto apresentada em consonância com o Anexo à Portaria-TCU nº 210, de 2009, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Construção e Estruturação da Nova Sede da Secretaria de Controle Externo no Estado do Amapá.

Art. 2º Fica autorizado o Técnico Federal de Controle Externo (TEFC) Igor dos Reis Fernandes, matrícula nº 7721-6, a exercer a atribuição de gestor de projeto, sob regime de dedicação integral.

Parágrafo único. Cabe ao gestor de projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 10 da Portaria-TCU nº 210, de 2009, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Incumbe ao Secretário-Geral de Administração ­- observadas as delegações e as subdelegações de competência vigentes e o disposto no art. 16 da Portaria-TCU nº 210, de 2009, designar o servidor indicado no caput do artigo anterior na função de coordenador de projeto, dispensando-o da função de confiança atualmente exercida.

Parágrafo único. Compete, também, ao Secretário-Geral de Administração - mediante provocação da unidade patrocinadora - realizar substituição, eventual dispensa ou nova designação do coordenador do projeto, bem como eventual alteração de lotação de servidores posteriormente alocados ao trabalho.

Art. 4º Cabe à unidade patrocinadora observar que o período autorizado para a realização de trabalho por coordenador de projeto de curta duração não deve contemplar o usufruto de férias e o afastamento em razão de plantão no recesso, bem como os demais afastamentos que possam ser previamente agendados pelo servidor e por sua unidade de lotação, a exemplo da licença para capacitação, nos termos dispostos pela Portaria-CCG nº 52, de 14 de dezembro de 2009.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CRISTIANO RONDON PRADO DE ALBUQUERQUE

Presidente da CCG

ANEXO À PORTARIA-CCG Nº 4, DE 17 DE JANEIRO DE 2011

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO - CURTA DURAÇÃO

CONSTRUÇÃO E ESTRUTURAÇÃO DA NOVA SEDE DA SECEX/AP

1. Identificação do gestor do projeto

Nome do gestor

Matrícula

E-mail

Ramal

IGOR DOS REIS FERNANDES

7721-6

igorrf@tcu.gov.br

(96) 3223-7730

Função do gestor

X

Coordenador

Líder

Nome do substituto eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

EDILSON GUEDES DE ALMEIDA

7647-3

edilsonag@tcu.gov.br

(96) 3223-7733

Local / telefone

SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO NO ESTADO DO AMAPÁ (Secex/AP)

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

CONSTRUÇÃO E ESTRUTURAÇÃO DA NOVA SEDE DA SECEX/AP

Período de realização

Unidade patrocinadora

24/01/2011 a 22/07/2011

Secretaria-Geral de Administração (Segedam)

3. Vinculação estratégica

Plano Estratégico do TCU

a)

"Objetivo estratégico 18: Promover a motivação e o comprometimento": tendo em vista que a construção e estruturação da nova sede gerarão maior satisfação e motivação dos servidores lotados na unidade

b)

"Objetivo estratégico 21: Assegurar adequado suporte logístico às necessidades do TCU": a sede gerará maior satisfação dos servidores com a nova estrutura de trabalho

Plano de Diretrizes do TCU - em 2010

a)

Diretriz 5: Suporte Logístico e Administrativo / Objetivo 8: Assegurar adequado suporte logístico às necessidades do TCU

Plano Diretor da Secretaria-Geral da Unidade Patrocinadora - em 2010

a)

Diretriz 2: Suporte Logístico, Administrativo e Orçamentário / Objetivo 3: Assegurar adequado suporte logístico e administrativo às necessidades do TCU.

4. Problema / oportunidade

Descrição do problema ou da oportunidade

a)

A construção da nova sede importará na aplicação de recursos em montante relevante se comparado com o orçamento da unidade fiscalizadora, o que demandará ação focada de controle, destacada das demais tarefas da unidade;

b)

O cronograma de execução da obra deverá ser atentamente acompanhado, haja vista o desperdício de recursos que poderiam ocorrer por causa de eventuais atrasos; além disso, o atraso imotivado da obra poderá impactar negativamente a imagem do TCU junto à sociedade e até mesmo junto à sua clientela, afetando, inclusive, a credibilidade de suas fiscalizações;

c)

Em decorrência da mudança de sede, uma série de serviços e bens deverá ser contratada, como: paisagismo, vigilância, limpeza e conservação patrimonial, aquisição de mobílias padronizadas etc., cujas ações deverão ser articuladas entre a Secex/AP e a Secretaria de Licitações, Contratos e Patrimônio (Selip) localizada na Sede em Brasília, de forma a se garantir que os produtos das contratações sejam entregues em conformidade com o cronograma de construção e de mudança a ser estabelecido;

Evolução do quadro (apresentar dados)

a)

A construção da nova sede foi contratada pelo montante aproximando de R$ 2.200.000,00 (dois milhões e duzentos mil reais) , cujos aditivos eventuais podem elevar este valor para o patamar de R$ 2.750.000,00 (dois milhões, setecentos e cinquenta mil reais) , o que equivale a cerca de nove vezes o orçamento anual da unidade fiscalizadora, da ordem de R$ 300.000,00 (trezentos mil reais) .

b)

Somente em relação à planilha de custos, verifica-se que, a cada mês de atraso da obra, ter-se-á um desperdício de cerca de R$ 18.000,00 (dezoito mil reais) , em função dos itens com critérios de medição mensais, que independem da efetiva contraprestação com a entrega de serviços, como: despesas com pessoal, consumos gerais da obra, serviços de manutenção do canteiro e outros.

c)

Além disso, é de conhecimento amplo que as ações administrativas do TCU servem, muitas vezes, de paradigma para os demais órgãos da administração pública, de forma que a execução tempestiva e com o orçamento enxuto da obra servirá de exemplo para a administração pública local, reforçando a credibilidade das ações fiscalizatórias desta Casa no que tange a execução de obras pública no Estado do Amapá.

d)

Por fim, a estruturação da nova sede demandará a aquisição de bens e serviços diversos, tendo como consequência a alocação de importantes recursos e o envolvimento de diferentes secretarias do Tribunal - Selip, Secretaria de Engenharia e Serviços de Apoio (Sesap) e Secex/AP -, cujas tarefas serão melhores organizadas se submetidas a uma coordenação geral, destacando-se estas ações das demais tarefas dos serviços envolvidos.

5. Escopo do projeto

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Promover a efetiva fiscalização da obra de construção da nova sede da Secex/AP e a articulação necessária entre as unidades do Tribunal envolvidas no que tange à contratação de serviços e aquisições de bens para a estruturação da nova sede.

5.2. Meta -Produto - Homologador

META

Produto

Homologador

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a)

Registrar detalhadamente as etapas de construção da obra

16,67%

28/02/2011

Relatório fotográfico detalhado da evolução da obra e relatórios de verificações in loco, se houver

Sesap

b)

Monitorar a real evolução da obra e comparar seu andamento com o cronograma de execução contratado, adotando medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

16,67%

28/02/2011

Relatório analítico acerca do desenvolvimento da obra, apresentando gráfico comparativo entre o cronograma previsto e o executado. Com proposta de medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

Sesap

c)

Fazer o levantamento de todos os serviços que deverão ser contratados, bem como das aquisições a serem realizadas em função da mudança de sede

100,00%

28/02/2011

Relatório circunstanciado com a discriminação dos serviços a serem contratados e com a indicação dos bens a serem adquiridos

Selip/Secex-AP

d)

Estabelecer um planejamento para as contratações e aquisições envolvidas

100,00%

15/03/2011

Cronograma das ações destinadas à consolidação das contratações e aquisições de serviço no prazo pré-estabelecido

Selip/Secex-AP

e)

Registrar detalhadamente as etapas de construção da obra

16,67%

31/03/2011

Relatório fotográfico detalhado da evolução da obra e relatórios de verificações in loco, se houver

Sesap

f)

Monitorar as ações destinadas à contratação dos serviços propostos e também daquelas destinadas à aquisição dos bens indicados

20,00%

31/03/2011

Relatório circunstanciado acerca do andamento de cada proposta de contratação de serviço ou aquisição de bem, confrontando as ações tomadas com o cronograma proposto

Selip/Secex-AP

g)

Monitorar a real evolução da obra e comparar seu andamento com o cronograma de execução contratado, adotando medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

16,67%

31/03/2011

Relatório analítico acerca do desenvolvimento da obra, apresentando gráfico comparativo entre o cronograma previsto e o executado. Com proposta de medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

Sesap

h)

Registrar detalhadamente as etapas de construção da obra

16,67%

29/04/2011

Relatório fotográfico detalhado da evolução da obra e relatórios de verificações in loco, se houver

Sesap

i)

Monitorar a real evolução da obra e comparar seu andamento com o cronograma de execução contratado, adotando medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

16,67%

29/04/2011

Relatório analítico acerca do desenvolvimento da obra, apresentando gráfico comparativo entre o cronograma previsto e o executado. Com proposta de medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

Sesap

j)

Monitorar as ações destinadas à contratação dos serviços propostos e também daquelas destinadas à aquisição dos bens indicados

20,00%

29/04/2011

Relatório circunstanciado acerca do andamento de cada proposta de contratação de serviço ou aquisição de bem, confrontando as ações tomadas com o cronograma proposto

Selip/Secex-AP

l)

Registrar detalhadamente as etapas de construção da obra

16,67%

31/05/2011

Relatório fotográfico detalhado da evolução da obra e relatórios de verificações in loco, se houver

Sesap

m)

Monitorar a real evolução da obra e comparar seu andamento com o cronograma de execução contratado, adotando medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

16,67%

31/05/2011

Relatório analítico acerca do desenvolvimento da obra, apresentando gráfico comparativo entre o cronograma previsto e o executado. Com proposta de medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

Sesap

n)

Monitorar as ações destinadas à contratação dos serviços propostos e também daquelas destinadas à aquisição dos bens indicados

20,00%

31/05/2011

Relatório circunstanciado acerca do andamento de cada proposta de contratação de serviço ou aquisição de bem, confrontando as ações tomadas com o cronograma proposto

Selip/Secex-AP

o)

Registrar detalhadamente as etapas de construção da obra

16,67%

30/06/2011

Relatório fotográfico detalhado da evolução da obra e relatórios de verificações in loco, se houver

Sesap

p)

Monitorar a real evolução da obra e comparar seu andamento com o cronograma de execução contratado, adotando medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

16,67%

30/06/2011

Relatório analítico acerca do desenvolvimento da obra, apresentando gráfico comparativo entre o cronograma previsto e o executado. Com proposta de medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

Sesap

q)

Monitorar as ações destinadas à contratação dos serviços propostos e também daquelas destinadas à aquisição dos bens indicados

20,00%

30/06/2011

Relatório circunstanciado acerca do andamento de cada proposta de contratação de serviço ou aquisição de bem, confrontando as ações tomadas com o cronograma proposto

Selip/Secex-AP

r)

Registrar detalhadamente as etapas de construção da obra

16,67%

22/07/2011

Relatório fotográfico detalhado e consolidado da evolução da obra e relatórios de verificações in loco, se houver

Sesap

s)

Monitorar a real evolução da obra e comparar seu andamento com o cronograma de execução contratado, adotando medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

16,67%

22/07/2011

Relatório analítico acerca do desenvolvimento da obra, apresentando gráfico comparativo entre o cronograma previsto e o executado. Com proposta de medidas para a responsabilização e recuperação de eventuais atrasos

Sesap

t)

Monitorar as ações destinadas à contratação dos serviços propostos e também daquelas destinadas à aquisição dos bens indicados

20,00%

22/07/2011

Relatório circunstanciado acerca do andamento de cada proposta de contratação de serviço ou aquisição de bem, confrontando as ações tomadas com o cronograma proposto

Selip/Secex-AP

5.3. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Responsabilizar-se pelos critérios técnicos e planilhas de cálculo das medições de pagamento da obra;

b)

Efetuar a contratação dos serviços ou aquisições indicadas;

c)

Responsabilizar-se por processos relacionados à antiga sede, como contratação de serviço de manutenção para entrega do prédio, desfazimento dos bens não aproveitados e rescisão dos contratos antigos entre outros.

6. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Otimizar a utilização dos recursos disponíveis para a construção da nova sede da Secex/AP;

b)

Assegurar a manutenção da boa imagem do TCU no que tange à administração da coisa pública;

c)

Reforçar a credibilidade das fiscalizações do TCU no que tange à administração de obras públicas;

d)

Promover a melhora do suporte administrativo e logístico do TCU no que tange às instalações da Secex/AP;

e)

Promover a mudança de sede da Secex/AP de forma racional, evitando-se o desperdício de recursos e ações desordenadas na fase de transição.

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

de ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

pela ação

a)

Dificuldade na disponibilização de servidores para participar de atividades do projeto

Alto

Média

(E) Negociação prévia com as chefias das unidades parceiras

Patrocinador

b)

Dificuldade em conseguir que determinados processos de compras ou contratações tramitem com prioridades em unidades não envolvidas diretamente no projeto, quando necessário

Alto

Alta

(E) Sensibilizar para importância da participação

Coordenador do projeto e Selip

c)

Possibilidade de ocorrência de atrasos, pela empresa contratada, em relação aos prazos de execução da obra pactuados

Alto

Média

(E) Fazer reuniões periódicas com a contratada para checar seu grau de comprometimento com o cronograma

Coordenador do projeto

8. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da parte envolvida

patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Patrocinador (Segedam)

Disponibilizar servidores, prestadores de serviço e estagiários quando necessário ao bom andamento das atividades do projeto

b)

Unidades parceiras (Sesap e Selip)

Atuar em parceria para a consecução dos trabalhos do projeto, nos termos indicados nas metas constantes do item 5.2 desta proposta

c)

Unidade parceira (Secex/AP)

Disponibilizar um servidor para a coordenação do projeto e outros servidores e estagiários para apoiarem sua implementação; bem como fornecer os recursos tecnológicos e logísticos necessários à realização dos trabalhos

d)

Fornecedor (Santa Rita Engenharia Ltda.)

Engajamento completo na execução da obra, com a disponibilização de pessoal e equipamentos adequados ao cumprimento dos prazos acordados

9. Relação com outros projetos

Projetos predecessores

Projetos conexos

Projetos sucessores

-

-

-

10. Custos adicionais estimados

Recurso

Valor estimado

Data inicial de liberação do recurso

a)

-

-

-

Total de custos estimados

-

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

11. Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

Local de trabalho com mobiliário adequado, computador, impressora, telefone e estrutura de rede

Secex/AP

b)

Sala de videoconferência para a realização de reuniões com toda equipe

Secex/AP

12. Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação integral/ parcial / por atividade

1.

Igor dos Reis Fernandes

7721-6

Secex/AP

24/1/2011 a 22/7/2011

Integral

2.

Adriano de Barros Verino

3380-4

Secex/AP

24/1/2011 a 22/7/2011

Parcial

3.

Edilson Guedes de Almeida

7647-3

Secex/AP

24/1/2011 a 22/7/2011

Por atividade

4.

Um estagiário (a designar)

--------

Secex/AP

24/1/2011 a 22/7/2011

Por atividade

13. Finalização

Data

Assinatura do gestor do projeto

Em janeiro de 2011

IGOR DOS REIS FERNANDES

Coordenador do Projeto

Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, encaminhe-se à Seplan para fins de aprovação junto à CCG.

Segedam, em janeiro de 2011

FERNANDO LUIZ SOUZA DA EIRA

Secretário-Geral de Administração