Portaria SEGECEX n° 13/2002
Assunto: Autoriza a realização do projeto Apreciação automatizada de atos de admissão, aposentadoria, reforma e pensões civis e militares.
Origem: [SEGECEX]
Tema: Gestão
Início de vigência: 08/04/2002
Situação: Vigente
Tags: [Aposentadoria, Pensão, Projeto]

O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no exercício de suas atribuições e com base no que dispõe o art.101 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000 e na Portaria nº 267, de 16 de agosto de 2001, resolve:

Art. 1º Autorizar a realização do projeto “Apreciação automatizada de atos de admissão, aposentadoria, reforma e pensões civis e militares” nos termos da proposta anexa a esta Portaria.

Art. 2º Fica indicado o servidor Delvan Ferreira Tavares, matrícula 2479-1, lotado na Secretaria de Fiscalização de Pessoal, para exercer a Função de Confiança FC-03 e atuar como coordenador do projeto de que trata esta Portaria, e nos seus impedimentos o servidor José Spinosa Júnior, matrícula 2460-0, lotado na mesma unidade.

Art. 3º Cabe ao coordenador do projeto observar o disposto na Portaria-GP nº 267/2001 e demais normas sobre gestão de projetos adotadas no Tribunal e apresentar até o dia 10 de maio do ano em curso o plano geral do projeto detalhando as atividades com os respectivos cronogramas.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LUCIANO CARLOS BATISTA

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O trabalho por projetos é um dos fundamentos utilizados para a proposta da nova arquitetura do Tribunal de Contas da União com vistas a imprimir agilidade ao processo decisório propiciando a resolução de problemas específicos, além de respostas tempesti

IDENTIFICAÇÃO

1.1. Identificação do Projeto

a) APRECIAÇÃO AUTOMATIZADA DE ATOS DE ADMISSÃO, APOSENTADORIA, REFORMA E PENSÕES CIVIS E MILITARES

b) Período de realização: 1 de abril de 2002 a 1 de maio de 2003.

c) Unidade de vinculação: SEPIP - Secretaria de Fiscalização de Pessoal.

1.2. Identificação do Gestor do Projeto

a) Coordenador: Delvan Ferreira Tavares

b) E-mail: delvanft@tcu.gov.br

c) Substituto eventual: José Spinosa Júnior

d) Sede do projeto: Anexo I do Ed. Sede do TCU, subsolo, telefone: 316-7656.

VINCULAÇÃO ESTRATÉGICA

2.1. Vínculo com o PET

a) Atender as expectativas da sociedade em relação às atividades de controle externo - é preciso responder de forma mais tempestiva e completa as demandas que são apresentadas na área de pessoal atuando, especialmente, no caso dos atos sujeitos a registro, que historicamente não têm sido apreciados dentro dessa ótica;

b) Manter-se na vanguarda de métodos, técnicas e tecnologias de controle externo - a automação da sistemática de apreciação de atos sujeitos a registro, calcada na filosofia de constante aprimoramento e inovação nas formas de atuação e gestão, é iniciativa que se coaduna perfeitamente com o objetivo de manter a Instituição na vanguarda de ações de controle externo;

c) Priorizar ações de controle em áreas de risco, relevância e materialidade - a implantação de uma sistemática automatizada de apreciação de atos sujeitos a registro tem o condão de otimizar benefícios e resultados, não apenas por meio da manipulação mais proveitosa de informações fundamentais, de grande materialidade, mas também pela simplificação e padronização de procedimentos que envolvam atos de baixa materialidade;

d) Contribuir para o contínuo aperfeiçoamento da gestão pública - o aprimoramento das ações de acompanhamento e avaliação, subproduto direto da implantação de uma sistemática de automação de atos sujeitos a registro, tem papel fundamental para o contínuo aperfeiçoamento da gestão pública.

2.2. Vínculo com o GPD 2002

Este projeto vem atender a meta número 9 do Plano de Diretrizes de 2002 (GPD 2002) de instruir, no mérito, as admissões e concessões de "cem mil" (100.000) atos observando-se os prazos determinados no mencionado plano, e atender, também, a metodologia de avaliação de desempenho individual dos servidores integrantes da Carreira de Especialista do TCU, de acordo com o implemento de metas de produção e qualidade, dispostos na Lei 10.356, de 27 de Dezembro de 2001 e Portaria nº 373/2001, metas estas amplamente aplicadas na SEFIP

2.3. Vínculo com o Plano Diretor da SEGECEX 2002

1- implementar sistema de análise eletrônica de atos de concessão (aposentadoria, pensões e reforma);

2- aperfeiçoar sistema de análise eletrônica de atos de admissão, objetivando incluir módulo de diligência automatizada;

3- implementar sistemática para tratamento dos processos convencionais de pessoal.

3.1. Problema

A metodologia de apreciação de atos sujeitos a registro utilizada atualmente pela Sefip encontra dificuldades que residem, basicamente, na morosidade da análise individual dos registros. O quantitativo de atos sujeitos a registro que ingressam para apreciação no TCU é muito maior que a capacidade de análise da Secretaria, resultando em geração de estoques indesejáveis e na apreciação intempestiva dos atos.

Atualmente, ingressam aproximadamente 80 mil atos por ano para apreciação pela Sefip. Os Analistas da Secretaria, entretanto, só conseguem apreciar perto de 20 mil desses atos, gerando um estoque anual de 60 mil atos. Na base de dados do Sistema de Apreciação de Admissões e Concessões do TCU (SISAC) encontram-se, atualmente, 197.173atos não-autuados em estoque para serem analisados. A sistemática atual, de análise individual de processos, tem se mostrado absolutamente inviável.

TIPO DE ATO

SUBTOTAL

TOTAL

Cancelamento de Concessão e Restabelecimento Admissão

85

Restabelecimento de Concessão

8

Admissão

84.060

Aposentadoria

71.349

Pensão Civil

17.449

41.418

Pensão Especial (Ex-Combatente)

3.253

Pensão Militar

7.848

Reforma

12.868

TOTAL GERAL

197.173

197.173

3.2. Alternativas para solução do problema

Com o atual efetivo de pessoal da Sefip, seria impossível zerar o estoque de processos pendentes de apreciação, pela sistemática atual. Poderia ser tentado um aumento temporário do efetivo, no esquema de mutirão. Entretanto, isso deslocaria os servidores de atividades de maior materialidade e efetividade, tais como a realização de auditorias e a fiscalização do pessoal ativo, que passou a ser atribuição da Sefip.

3.3. Resultados esperados

a) Apreciação automática de 70% dos atos que encontram-se na base do SISAC pendentes de apreciação e não-autuados. (meta1).

b) Liberação dos Analistas da Sefip para atuarem em atividades de fiscalização de maior materialidade e efetividade (meta 2);

c) Colaboração para a consolidação da cultura institucional de se trabalhar por meio de projeto.

3.4. Metas e indicadores de resultado:

METAS FINAIS

INDICADORES

1 Até 1/04/2003 70% dos atos que encontram-se na base do SISAC até o início do projeto pendentes de apreciação e não-autuados serão analisados automaticamente.

Status Atual: 197.173 atos

 dos índices relativos às metas intermediárias (3.6)

2 Até 28/02/2003 60% do total de analistas da Sefip poderão ser alocados para auditorias.

Status Atual: 39 analistas

Ao final do projeto significa liberar 23 servidores para auditoria

3.5. Clientes

Os clientes do presente projeto são todos aqueles que, por atribuição constitucional ou por interesse direto, necessitam da agilidade na apreciação dos atos sujeitos a registro: a Secretaria de Fiscalização de Pessoal - Sefip , a Secretaria-Geral de Controle Externo - Segecex , o Tribunal de Contas da União, o Ministério Público junto ao TCU, os próprios servidores cujos atos são apreciados e, em última análise, toda a sociedade brasileira, que tem interesse na eficiente gestão de recursos públicos.

3.6 Metas e produtos intermediários:

METAS INTERMEDIÁRIAS

INDICADORES

PRODUTOS

CLIENTES

Apreciação automática de 80% dos atos de admissão até 30/09/2002

 dos atos de admissão apreciados pela nova sistemática / 84.060

1.1. 67.248 atos admissão apreciados automaticamente

1.2. função de críticas dos atos de admissão

Sefip e Setec

Apreciação automática de 60% de atos de concessão de pensão e reforma, até 01/03/2003

 dos atos de concessão de pensão e reforma apreciados pela nova sistemática / 41.418

2.1. 24.850 atos de concessão de pensão e reforma apreciados automaticamente

2.2. função de críticas dos atos atos de concessão de pensão e reforma

Sefip e Setec

Apreciação automática de 70% de atos de aposentadoria, até 30/11/2002.

 dos atos de aposentadoria apreciados pela nova sistemática / 71.349

3.1. 49.944 atos de aposentadoria apreciados automaticamente

3.2. Função de críticas dos atos de aposentadoria

Sefip e Setec

Saídas para remessa de diligências e controle de prazos para cumprimento desse procedimento

Sefip e unidades jurisdicionadas

Interface do usuário para uso da sistemática

Servidores da Sefip

3.7 Fatores que podem por em risco o êxito do projeto:

a) dispersão da equipe com outras atividades estranhas aos objetivos do projeto - os integrantes da equipe devem concentrar esforços no êxito do projeto, evitando o empenho em outras atividades, ainda que do interesse da Secretaria;

b) falta ou insucesso na negociação com o Ministério Público junto ao TCU quanto à escolha das críticas por que passarão os atos que serão analisados de forma automática, via sistema;

c) resistência das unidades jurisdicionadas (Ujs) em responder a diligências expedidas automaticamente, em que serão coletadas um grande número de informações.

3.8. Fatores que podem contribuir para o êxito do projeto:

a) concentração de esforços da equipe para atingir os objetivos do projeto;

b) êxito na negociação com o Ministério Público junto ao TCU quanto à escolha das críticas por que passarão os atos que serão analisados de forma automática, via sistema;

c) uniformidade no procedimento de coleta de dados junto às UJs, especialmente por meio da utilização de recursos eletrônicos para transferência de dados.

4. MACROETAPAS E RECURSOS

4.1. Etapas do Projeto:

a) constituição da equipe do projeto;

b) planejamento das atividades do projeto;

c) negociação com o Ministério Público junto ao TCU;

d) implantação do módulo de análise no SISAC;

e) depuração no banco de dados disponível, com a eliminação de dados duplicados e identificação de atos já autuados e/ou julgados;

f) tratamento automatizado dos atos de admissão;

g) tratamento automatizado dos atos de concessão de pensão e reforma;

h) tratamento automatizado dos atos de concessão de aposentadorias;

i) tratamento dos atos remanescentes.

5. PREDECESSORES E SUCESSORES

O projeto proposto não depende de resultados parciais ou finais de outros projetos, nem outros projetos dependem de seus resultados. Entretanto, os resultados obtidos poderão ser utilizados na implantação de um Sistema completo de tratamento de dados de pessoal, que venha a ser implantado.

Registre-se, por oportuno, que a Sefip , com a colaboração de servidor da SEPLAN, desenvolveu rotina de tratamento de atos de admissão de forma informal, tendo obtido excelentes resultados. Algo em torno de 50 mil atos passaram por uma bateria de mais de 50 críticas automatizadas, o que dispensou a análise individual desses atos.

6. EQUIPE DO PROJETO

NOME DO SERVIDOR

CARGO

MATR.

LOTAÇÃO

PERÍODO

DEDICAÇÃO

1

Delvan Ferreira Tavares

TFCE

2479-1

Sefip

integral (Gerente)

2

José Spinosa Júnior

TFCE

2460-0

Sefip

integral

3

Dario Fava Corsatto

AFCE

4246-3

Sefip

integral

4

Lazara Aparecida de Melo

AFCE

2407-4

Sefip

integral

5

Luiz Henrique Correa Quemel

TFCE

2397-3

Sefip

integral

6

Estagiário *

Estag.

-

Sefip

20h/semana

* A SEFIP dispõe do estagiário que irá participar da equipe.

Nos termos do art. 2º da Portaria TCU nº 267, de 16 de agosto de 2001, pode-se classificar o presente projeto como sendo um trabalho planejado, com começo e término previamente definidos, destinado à oferta de um produto singular. Ressalte-se que este projeto atende ao pressuposto para sua constituição, estabelecido no art. 4º, incisos III, IV e V, da referida norma.

Para fins do disposto no § 2º do artigo 6º da Portaria TCU nº 267/2001, o projeto aqui proposto atende aos incisos III, por ter período superior a três meses, IV, V e VI, em função de ter impacto decisivo em meta de avaliação institucional (1.9, da port. 373/2001).

O planejamento deste projeto, utilizando o MS Project, deverá estar disponível para a Secretaria-Geral de Controle Externo - Segecex e para a equipe responsável pela implantação da gestão de projeto no TCU até o dia 30/05/2002.

Delvan Ferreira Tavares

Coordenador

Matrícula 2479-1

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