Portaria TCU n° 220/2008
Assunto: Prorroga o prazo de realização do Projeto Especificação de Sistema de Gestão de Pessoas - SGP.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 06/10/2008
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 83,§1º, da Resolução-TCU nº 214, de 20 de agosto de 2008, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:

Art. 1º Fica prorrogado até 31 de outubro de 2008, conforme relatório de prorrogação anexo, o prazo para conclusão do Projeto Especificação de Sistema de Gestão de Pessoas - SGP, aprovado pela Portaria-TCU nº 227, de 26 de setembro de 2007, e prorrogado pela Portaria-TCU nº 151, de 16 de junho de 2008.

Art. 2º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor a partir de 1º de outubro de 2008.

WALTON ALENCAR RODRIGUES

Presidente

ANEXO À PORTARIA-TCU Nº 220, DE 6 DE OUTUBRO DE 2008

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

RELATÓRIO nº 2

PRORROGAÇÃO DO PROJETO

PROJETO SGP - ESPECIFICAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS

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Período do projeto

I - Unidade patrocinadora

II - Gestor do projeto

24/09/2007 a 30/09/2008

Segedam/Segep

Vadis Antonio Bellaver

1.	Objetivo do projeto

Especificar, com objetivo de licitação, Sistema de Gestão de Pessoas.

2.	Situação do projeto (em relação ao previsto no relatório de prorrogação nº 1)

Execução em relação ao total do projeto

( ) Menos de 10% executado

( ) 10% a 40% executado

( ) 41% a 80% executado

( X ) acima de 80% executado

Controle

( ) Execução adiantada

( ) Execução dentro do previsto

( X ) Execução atrasada

3.	Cumprimento de metas acordadas no relatório de prorrogação nº 1

Produto

III - Quanto

IV - Data de término

V - Comentários

VI - (comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)

a)

Documento de requisitos tecnológicos

90%

Produto entregue, revisado pelo cliente Setec, última versão datada de 23/7/2008. Depende de ajustes em função do resultado da consulta ao mercado para ser aceito.

b)

Documento de requisitos de usabilidade

90%

Produto entregue, revisado pelo cliente Setec, última versão datada de 25/8/2008. Depende de ajustes em função do resultado da consulta ao mercado para ser aceito.

c)

Documento de requisitos de segurança da

informação

90%

Produto entregue, revisado pelos clientes em reunião, última versão datada de 13/8/2008, pendente de revisão final pelo coordenador do projeto Segurança de TI. Depende dessa revisão e de ajustes em função do resultado da consulta ao mercado para ser aceito.

d)

Documento de requisitos de migração

90%

Produto entregue, aceito pelos clientes Segep e ISC, revisado pelo cliente Setec, última versão datada de 4/9/2008. Depende de ajustes em função do resultado da consulta ao mercado para ser aceito pela Setec.

e)

Documento de requisitos de integração

80%

Produto entregue, em revisão pelo cliente Setec, última versão datada de 9/9/2008. Depende da conclusão da revisão e de ajustes em função do resultado da consulta ao mercado para ser aceito.

f)

Documento de requisitos de documentação

80%

Produto entregue, em revisão pelo cliente Setec, última versão datada de 11/9/2008. Depende da conclusão da revisão e de ajustes em função do resultado da consulta ao mercado para ser aceito.

g)

Método de avaliação das respostas

Aceito

15/8/2008

Produto apresentado no relatório ¿idSisdoc_600749v2-90 - SGP - planejamento de consulta ao mercado.doc¿

h)

Termo da consulta ao mercado

Aceito

15/8/2008

Produto apresentado no relatório ¿idSisdoc_600749v2-90 - SGP - planejamento de consulta ao mercado.doc¿

i)

Relatório da consulta ao mercado

70%

O termo de consulta ao mercado foi enviado a 18 empresas, em 18 e 19/8, com prazo sugerido de 10 dias úteis. Após 24 dias úteis, 17 empresas confirmaram recebimento, 4 enviaram resposta e 2 declinaram em responder. Em 18 e 19/9 a consulta foi enviada a outras 2 empresas e a todas foi dado prazo final de 26/9.

j)

Plano de implantação do SGP

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

k)

Cronograma físico-financeiro

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

l)

Critérios de aceite dos produtos entregues

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

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PRORROGAÇÃO DO PROJETO

PROJETO SGP - ESPECIFICAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS

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m)

Caracterização das equipes técnicas do TCU e da empresa contratada

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

n)

Documento Acordo de Níveis de Serviço

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

o)

Métodos de apuração dos indicadores de níveis de serviço

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

p)

Critérios de aceitabilidade de preços

30%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

q)

Planilha orçamentária

30%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

r)

Definição de papéis e responsabilidades contratuais

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

s)

Definição de protocolos contratuais

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

t)

Documento de requisitos de treinamento

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

u)

Plano de sustentação da solução de TI

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

v)

Quadro de obrigações e penalidades

80%

Produto a ser entregue aos clientes para revisão até 30/9.

w)

Minuta do projeto básico

Produto não iniciado.

x)

Propostas comerciais

Produto não iniciado.

y)

Relatório final do projeto

Produto não iniciado.

4.	Atividade realizada fora do plano (se couber)

Descrição

VII - Comentários

a)

Organização do evento que recebeu no TCU comitiva do STJ para conhecer aspectos do projeto SGP.

Ao sermos procurados pela secretária de gestão de pessoas do STJ, órgão também interessado em obter moderna solução de TI para o negócio gestão de pessoas, organizamos o evento do dia 9/7, no qual foi recepcionada comitiva do STJ com 16 pessoas, foram feitas apresentações por parte do TCU e do STJ, com proveitoso intercâmbio de conhecimentos. Na sequência, foi redigida matéria publicada no União do dia 17/7, com a finalidade de divulgar o encontro e informar aos servidores a situação do projeto SGP.

b)

Consulta à comunidade TIControle.

Por orientação da Assessoria da Setec, efetuamos consulta formal à comunidade TIControle quanto à existência de soluções ou iniciativas correlatas ao projeto SGP. Algumas respostas foram recebidas e investigadas, sem qualquer resultado que pudesse ser aproveitado pelo TCU.

c)

Organização de apresentação sobre modelos de contratação de TI.

Apresentação sobre modelos de contratação de TI foi feita, em 25/7, pela empresa Microlog a público gerencial da Setec, sob coordenação da equipe SGP.

d)

Pesquisa para ampliação da relação de empresas potenciais fornecedoras do SGP.

Para deixar a consulta ao mercado mais representativa, foi feita essa pesquisa que obteve dados de contato comercial e dos presidentes das empresas que, a seguir, receberam o termo de consulta ao mercado.

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5.	Dificuldade encontrada (se couber)

Dificuldade

VIII - Ação para saneamento

a)0)

Falta de domínio do negócio e de processo de trabalho atualizado e consolidado para contratação desse tipo de soluções de TI, sistemas aplicativos de grande porte com alto nível de integração com outros sistemas. Trata-se de ônus inerente ao pioneirismo da ação, tanto no TCU, como na Administração Pública.

1. Foram consideradas as melhores práticas observadas no planejamento da contratação da solução de Controle de Acesso de Pessoas pelo gestor do projeto (processo nº 006.721/2008-1).

2. Foram consideradas as melhores práticas consolidadas no projeto Contratar TI (em cumprimento ao item 9.7 do Acórdão 1.558/2003-P) e aplicadas na contratação do serviço de avaliação do nível de maturidade da TI no TCU usando o padrão Cobit (processo nº 001.476/2008-0).

3. Foi tomada como referência a Instrução Normativa nº 4 da SLTI/MPOG, publicada em 20/5/2008, que dispõe sobre o processo de contratação de serviços de TI pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.

b)

Retardo na nova composição da equipe de projeto.

1. A prorrogação nº 1, de 4 meses, aprovou reformulação da equipe na qual constou um ACE-TI e um estagiário perfil TI, ambos a serem indicados pela Setec.

2. Após extensa negociação do gestor do projeto, o ACE-TI Luís André foi deslocado do projeto Pessoa para o projeto SGP, mas apenas a partir de 1º/8, o que equivale dizer ¿no segundo tempo da prorrogação¿. A produtividade da equipe, a partir de então, melhorou muito, validando a tese da necessidade de analista especializado em TI nas fases finais do projeto.

3. Em relação ao estagiário, nenhum foi indicado pela Setec, mas apenas foi cedida uma vaga de estágio das 12 existentes no projeto Pessoa. Foi necessário o gestor do projeto fazer recrutamento e seleção, resultando na contratação da estagiária Veridiana em 15/7/2008, a qual, após integrada, também tornou-se produtiva apenas ¿no segundo tempo da prorrogação¿.

c)

Capacidade de revisão e aceite, por parte da Setec, dos produtos do projeto entregues pela equipe SGP, que chegam às áreas da Setec como demandas inesperadas, concorrendo com as prioridades já estabelecidas. Os produtos do projeto têm-se mostrado documentos extensos e com muitas implicações nas diversas áreas da Setec, o que demanda reuniões interdisciplinares que trazem dificuldade de agenda.

1. Negociação com secretário e diretores da Setec para aumentar a prioridade das revisões;

2. Agendamento no Outlook de reuniões de revisão com antecedência;

3. Pedido de revisões por escrito para consolidação pela equipe SGP.

d)

Falta de boas referências para planejar a consulta ao mercado.

Localizamos a consulta pública ao mercado de soluções para Sistema Integrado de Gestão Administrativa, publicada pela Dataprev em abril de 2008, a qual nos serviu de referência inicial. Outra referência foi uma RFP (Request for Proposal) realizada por empresa privada em fins de 2007. Foi necessário, porém, desenvolver um termo de consulta ao mercado com características específicas de nossas necessidades, em especial, foi concebida uma planilha eletrônica para recolhimento das respostas das empresas de modo a facilitar a posterior consolidação e interpretação de comparativo entre as empresas.

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PROJETO SGP - ESPECIFICAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS

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6.	Impacto gerado pelos produtos (registrar se impacto já ocorrido)

a)

Início efetivo de ação para definir Arquitetura de Integração de Sistemas por parte da Diretoria de Sistemas de Informação, Disin/Setec, o que facilitará o processo de integração do SGP com os demais sistemas do TCU, um fator crítico de sucesso na implantação do sistema a ser contratado.

b)

Movimentação do mercado de potenciais fornecedores de sistema de gestão de pessoas na direção de preparativos e investimentos que aumentarão a aderência de seus produtos a nossos requisitos, o que foi conseguido com a distribuição do termo de consulta ao mercado em agosto de 2008.

c)

O Superior Tribunal de Justiça (STJ) solicitou os principais documentos do projeto SGP para dar início a seu próprio processo licitatório nos mesmos moldes. Trata-se de ocorrência que concretiza o benefício previsto na proposta do projeto, item 5.3.b, onde foi previsto que o modelo de contratação de solução de TI alinhado à jurisprudência do TCU viria constituir caso concreto com efeito indutor junto à Administração Pública.

7.	Definição do formato da prorrogação

Período da prorrogação

1º/10/2008 a 31/10/2008

Justificativa da prorrogação

Em virtude das dificuldades encontradas no decorrer da primeira prorrogação (relacionadas no tópico 5), foram obtidos apenas novos produtos intermediários do projeto, o que torna a segunda prorrogação necessária para alcançar o produto final, qual seja, minuta de termo de referência ou projeto básico que inclua propostas comerciais qualificadas, de modo a subsidiar elaboração de edital de licitação da solução de TI pretendida: Sistema de Gestão de Pessoas.

Alterações no desenvolvimento dos trabalhos (se couber, registrar alterações relevantes a serem adotadas durante o período de prorrogação)

1. Considerando que as etapas a concluir no projeto têm foco principal em tecnologia da informação e melhores práticas de contratação por licitação pública, a equipe de projeto altera-se em sintonia com essas competências.

2. Em relação ao produto final, termo de referência ou projeto básico, foram relacionadas como clientes as unidades Selip, Secof e Conjur, para que contribuam no processo de revisão do produto. Com isso, pretende-se abreviar o trâmite do processo licitatório entre as áreas para ajustes de edital.

META

IX - Produto

X - Homologador

Objetivo específico

XI - Quanto

XII - Data de término

a)

Definir requisitos tecnológicos

100%

06/10/2008

Documento de requisitos tecnológicos

Setec

b)

Definir requisitos de usabilidade

100%

06/10/2008

Documento de requisitos de usabilidade

Setec

c)

Definir requisitos de segurança da informação

100%

06/10/2008

Documento de requisitos de segurança da informação

Setec

Segep

ISC

Assig

d)

Definir requisitos de migração

100%

06/10/2008

Documento de requisitos de migração

Setec

Segep

ISC

e)

Definir requisitos de integração

100%

06/10/2008

Documento de requisitos de integração

Setec

f)

Definir requisitos de documentação

100%

06/10/2008

Documento de requisitos de documentação

Setec

g)

Elaborar relatório da consulta ao mercado

100%

01/10/2008

Relatório da consulta ao mercado

Setec

h)

Elaborar plano de implantação

100%

08/10/2008

Plano de implantação

Setec

Segep

ISC

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PRORROGAÇÃO DO PROJETO

PROJETO SGP - ESPECIFICAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS

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META

XIII - Produto

XIV - Homologador

Objetivo específico

XV - Quanto

XVI - Data de término

i)

Elaborar cronograma físico-financeiro

100%

08/10/2008

Cronograma físico-financeiro

Setec

j)

Definir critérios de aceite dos produtos entregues

100%

08/10/2008

Critérios de aceite dos produtos entregues

Setec

k)

Caracterizar as equipes técnicas do TCU e da empresa contratada

100%

08/10/2008

Caracterização das equipes técnicas

Setec

Segep

ISC

l)

Elaborar Acordo de Níveis de Serviço (SLA)

100%

08/10/2008

Documento Acordo de Níveis de Serviço

Setec

Segep

ISC

m)

Definir critérios de aceitabilidade de preços

100%

08/10/2008

Critérios de aceitabilidade de preços

Setec

n)

Elaborar planilha orçamentária detalhada

100%

08/10/2008

Planilha orçamentária

Setec

o)

Definir papéis e responsabilidades contratuais

100%

08/10/2008

Definição de papéis e responsabilidades contratuais

Unidades envolvidas

p)

Definir protocolos contratuais

100%

08/10/2008

Definição de protocolos contratuais

Unidades envolvidas

q)

Definir requisitos de treinamento

100%

08/10/2008

Documento de requisitos de treinamento

Setec

Segep

ISC

r)

Elaborar plano de sustentação da solução de TI

100%

08/10/2008

Plano de sustentação da solução de TI

Setec

s)

Definir obrigações da empresa contratada e respectivas penalidades

100%

08/10/2008

Quadro de obrigações e penalidades

Setec

t)

Elaborar minuta do termo de referência ou projeto básico

100%

10/10/2008

Minuta do termo de referência ou projeto básico

Setec

Segep

ISC

Selip

Secof

Conjur

u)

Obter propostas comerciais qualificadas

3

31/10/2008

Propostas comerciais

Setec

Selip

v)

Elaborar relatório final do projeto

100%

31/10/2008

Relatório final do projeto

Setec

Segep

ISC

Segedam

Segepres

XVII - Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Seleção do fornecedor, fase do processo de contratação que corresponde à seção II do capítulo II da IN nº 4 da SLTI/MPOG, publicada em 20/5/2008.

b)

Gerenciamento do contrato, fase do processo de contratação que corresponde à seção III do capítulo II da IN nº 4 da SLTI/MPOG.

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XVIII - Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

XIX - Nome da parte envolvida

XX - patrocinador, homologador, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

XXI - Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Segedam (patrocinador e homologador)

¿ apoio formal para prorrogação do projeto;

¿ recursos financeiros para pagamento do estagiário;

b)

Segep (co-patrocinador, homologador e fornecedor)

¿ apoio formal para prorrogação do projeto;

¿ 1 servidor para compor equipe do projeto, com dedicação por atividade;

¿ espaço físico para localização da equipe (sala 220 do Anexo II);

¿ prioridade para revisão de produtos do projeto submetidos a homologação;

c)

ISC (homologador e fornecedor)

¿ 2 servidores para compor equipe do projeto, com dedicação por atividade;

¿ prioridade para revisão de produtos do projeto submetidos a homologação;

d)

Setec (homologador e fornecedor)

¿ 1 servidor ACE-TI para coordenar o projeto, com dedicação integral;

¿ 1 servidor ACE-TI para compor equipe do projeto, com dedicação integral;

¿ 1 pessoa de referência em contratação de soluções de TI para compor equipe do projeto, com dedicação por atividade e foco na revisão do produto final do projeto, termo de referência ou projeto básico;

¿ prioridade para revisão de produtos do projeto submetidos a homologação;

e)

Segepres (homologador)

¿ prioridade para revisão de produtos do projeto submetidos a homologação;

f)

Selip (homologador)

¿ prioridade para revisão de produtos do projeto submetidos a homologação;

g)

Secof (homologador)

¿ prioridade para revisão de produtos do projeto submetidos a homologação;

XXII - Custos estimados (registrar se houver alteração dos custos previstos na proposta)

XXIII - Recurso

XXIV - Valor estimado

XXV - Data inicial de liberação do recurso

a)

1 estagiário por um mês

R$ 700,00

1º/10/2008

XXVI - Total de custos estimados

R$ 700,00

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

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PROJETO SGP - ESPECIFICAÇÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DE PESSOAS

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XXVII - Equipe do projeto (registrar se houver alteração da equipe prevista na proposta)

8.	Finalização

XXVIII - Nome

XXIX - Matrícula

XXX - Lotação

XXXI - original

XXXII - Período

XXXIII - Dedicação integral/ parcial / por atividade

1.

Vadis Antonio Bellaver

6523-4

Setec

1º/10/2008 a 31/10/2008

integral

2.

Luis Andre Dutra e Silva

7614-7

Setec

1º/10/2008 a 31/10/2008

integral

3.

Estagiário

Segep

1º/10/2008 a 31/10/2008

integral

4.

Cristhian dos Santos Camilo

4568-3

Segep

1º/10/2008 a 31/10/2008

por atividade

5.

Francisco Antonio de Alencar

1727-2

ISC

1º/10/2008 a 31/10/2008

por atividade

6.

Gustavo Parolin Pimenta Lima

2762-6

ISC

1º/10/2008 a 31/10/2008

por atividade

7.

( a ser indicado pela Setec )

Setec

1º/10/2008 a 31/10/2008

por atividade