Portaria TCU n° 220/2007
Assunto: Aprova a realização do Projeto e-Contas e designa seu gestor.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 24/09/2007
Situação: Revogada expressamente
Normas relacionadas: [Revogada por Portaria TCU n° 87/2008]

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 86, § 1º, da Resolução nº 199, de 28 de dezembro de 2006, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto e-Contas com o objetivo de elaborar sistemática para coleta de contas eletrônicas, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo Gilberto Gomes da Silva Júnior, matrícula nº 2870-3, para exercer a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-03, constante do Anexo X da Resolução nº 199, de 2006, e alocada às funções de gestores de projetos.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

WALTON ALENCAR RODRIGUES

Presidente

ANEXO À PORTARIA-TCU Nº 220, DE 24 DE SETEMBRO DE 2007

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

e-Contas

Página 1 de 7

1. Identificação do gestor do projeto

Nome

Matrícula

E-mail

Ramal

Gilberto Gomes da Silva Júnior

2870-3

gilbertosj@tcu.gov.br

7982

Função do gestor

Origem da FC

Gerente

X

Coordenador

Líder

Funções da gestão de projeto

Nome do substituto eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

Maria Antonia Ferraz Zelenovsky

4582-9

zelenovskyma@tcu.gov.br

7890

Local / telefone

Disisc ¿ Adcon 3316-7982

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

e-Contas

Período de realização

Unidade patrocinadora

24/09/2007 a 02/05/2008

Adcon / Segecex

3. Vinculação estratégica

Plano estratégico do TCU

a) Objetivo 14 ¿ Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho

Indicador: Esforço médio de trabalho na apreciação de processos

b) Objetivo 15 ¿ Ampliar o uso de tecnologia da informação nas ações de controle

Indicador: Índice de utilização de ferramentas de TI em ações de controle.

c) Objetivo 17 ¿ Otimizar a utilização do conhecimento organizacional.

Iniciativa Estratégica nº 16 ¿ Estruturar e integrar práticas de gestão do conhecimento.

Indicador: Índice de satisfação dos servidores com as práticas de gestão do conhecimento.

d) Iniciativa 16 ¿ Estruturar e integrar práticas de gestão do conhecimento.

Plano de diretrizes do TCU

a) Iniciativa Estratégica nº 3 ¿ Promover o intercâmbio de informações, conhecimentos e metodologias de trabalho e a realização de trabalhos conjuntos com órgãos públicos e entidades que subsidiem o exercício do controle.

Ação 3.2: Estabelecer sistemática e protocolo de relacionamento e de intercâmbio com outros órgãos e entidades da Administração Pública.

b) Iniciativa Estratégica nº 4: Utilizar, de forma sistemática, informações constantes das bases de dados de órgãos e entidades públicos.

Ação 4.1: Definir informações e respectivas fontes de dados de interesse para as ações de controle externo junto aos órgãos e entidades públicos.

Ação 4.2: Propor o registro de informações úteis para as ações de controle ainda não disponíveis em sistemas corporativos das unidades jurisdicionadas.

c) Iniciativa estratégica 5 - Mapear e racionalizar os principais processos de trabalho do TCU.

Ação 5.1 Rever o modelo atual dos processos de contas observando: a forma de obtenção e apresentação dos dados; de quem examinar as contas; procedimento e momento de análise, instrução e julgamento; prazo e periodicidade para apresentação.

d) Iniciativa estratégica nº 6: Disseminar e intensificar o uso de TI no âmbito do TCU.

Ação 6.1: Aperfeiçoar e melhorar a integração das interfaces, a padronização e a usabilidade dos sistemas corporativos para melhor atender às necessidades dos usuários.

Ação 6.2: Aperfeiçoar critérios e normas de alimentação de dados nos sistemas corporativos.

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

e-Contas

Página 2 de 7

Plano diretor da (unidade)

a)

4. Problema / oportunidade

Descrição do problema ou da oportunidade

a)

a O presente projeto constitui fase preparatória para a implantação de sistemática de coleta eletrônica de contas anuais da Adm. Pública.

Entre os problemas da atual sistemática de coleta eletrônica de contas simplificadas (Siscontas) destacam-se: customização para atender aos Comandos Militares, resultando em inadequação para uso em outros Ministérios; demasiado esforço de recursos humanos necessário para readaptar o sistema para os demais órgãos/entidades da Administração Pública; inviabilidade de manutenção do sistema pela Setec, pois foi elaborado com configuração proprietária pela empresa desenvolvedora do sistema e com arquitetura defasada em relação à utilizada no TCU, o que leva a razão custo-benefício negativa para adequação; especificação do sistema para atender à normatização da IN 12/96, sem flexibilização, inclusive para consolidar e agregar contas, como previsto atualmente na IN 47/04, além de não abranger diversas conceituações introduzidas por aquela instrução normativa, como por exemplo, os conceitos de risco, materialidade e relevância; não interação com outros sistemas internos do TCU como IE, Processus, Sinergia, Radar, Sisdoc, Sagas, Sisjur, Clientela e Audicon, em razão de ter sido concebido para coletar contas, e não para tratá-las; e o fato do sistema constituir-se, basicamente, de anexação de arquivos.

Segundo o Relatório de Encerramento do Projeto ¿Implantação da Sistemática de Coleta Eletrônica de Contas¿ (Siscontas), o uso do atual sistema trouxe os seguintes ganhos:

a) Coleta de cerca de 300 contas eletrônicas dos Comandos Militares, dos exercícios de 2004 a 2006;

b) Redução do trâmite de papéis entre as unidades jurisdicionadas, o controle interno e o Tribunal;

c) Agilização no procedimento de composição das contas;

d) Adoção de procedimentos padronizados na confecção das Contas;

e) Abolição da análise preliminar, agora feita pelo sistema;

f ) Início da definição do sistema de Instrução Eletrônica;

g) Melhora da imagem do Tribunal perante a sua Clientela;

h) Disponibilização, em meio eletrônico, de dados oriundos da STN.

Além desses resultados, a coleta eletrônica permitiu a utilização da instrução e do julgamento eletrônicos, agilizando a apreciação das contas. A apuração do prazo médio decorrido entre a primeira instrução de mérito e a apreciação de 290 processos eletrônicos revelou que esse período foi de 33 dias.

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

e-Contas

Página 1 de 7

Evolução do quadro (apresentar dados)

a)

A coleta eletrônica de contas foi instituída pela Decisão n.º 935/99 ¿ Plenário e pela Decisão Normativa n.º 29/99, que regulamentou o art. 27 da IN 12/96. Para viabilizar a coleta eletrônica foi formalizado o Contrato TCU/CTIS 56/2000, assinado em 14/11/2000, para projetar, implementar e implantar a Coleta Eletrônica de Tomadas e Prestações de Contas, a um custo de R$ 517.704,00. O trabalho da CTIS foi desenvolvido com base na IN12/96, então vigente.

Em dezembro/2001, por determinação do Secretário da ADCON, formou-se grupo de trabalho a fim de proceder a validação do Siscontas que, basicamente, consistiu na verificação das condições do sistema desenvolvido pela CTIS em coletar as contas anuais por meio eletrônico. No relatório de validação, o grupo concluiu que o sistema não estava em condições de ser disponibilizado para testes aos usuários externos, em virtude da necessidade de se especificar várias lacunas dos diferentes processos de tomada e prestações de contas. Em função disso, foram formados grupos de trabalho divididos por assuntos específicos do sistema. Tais grupos testaram e apontaram problemas que inviabilizavam o sistema. A CTIS adaptou o sistema às falhas apontadas pelos grupos de trabalho, sendo o sistema homologado na fase de testes internos em outubro/2002. A partir daí, alguns problemas de ordem operacional ocorreram, impedindo que o teste externo fosse realizado em novembro e dezembro/2002, teste necessário para a homologação final do Siscontas.

Nesse ínterim, foi constituído projeto, nos moldes dos normativos internos, aprovado pela Portaria TCU n.º 125, de 13/05/2003, com o objetivo de Implantar Sistemática de Coleta Eletrônica de Contas, bem como desenvolver e implementar estratégias que permitissem a sua utilização de forma eficaz. O período de duração do projeto foi de 03/02/2003 a 30/06/2005. Os benefícios para o TCU, segundo Relatório de situação de agosto de 2003, eram: a) busca de padrão para a composição dos processos de tomada e prestação de contas, mediante a definição de estrutura de dados específica para cada uma das peças; b) agilização do procedimento de composição das tomadas e prestações de conta, mediante a eliminação de etapas como a impressão de demonstrativos baseados no sistema SIAFI, entre outras; ¿c) agilização da coleta e tratamento das contas no âmbito do Tribunal; d) redução ao máximo do trâmite de papéis entre as unidades jurisdicionadas, o controle interno e o Tribunal, visando minorar os custos de composição das contas; ¿e) cobertura de todas as unidades jurisdicionadas, na coleta de tomadas e prestações de contas, de forma integrada, confiável e ágil; ¿f) automatização do procedimento de encaminhamento das contas, que se traduz em viabilizar a recepção automática das tomadas e prestações de contas encaminhadas eletronicamente ao Tribunal de Contas da União, a transferência dessas informações para o banco de dados corporativo do TCU e a análise da tramitação de toda tomada ou prestação de contas.

O projeto selecionou quarenta unidades para participarem do teste piloto do Siscontas. Após os testes, foram detectados vários problemas tanto em relação ao sistema em si (problemas de especificação), quanto à instabilidade do ambiente computacional.

Com base na experiência do teste piloto e devido às limitações do sistema, a equipe da Adcon decidiu que seria prudente restringir a coleta das contas do exercício de 2004 a um conjunto de unidades militares. Os motivos seriam vários, entre eles o grau de padronização destas contas, o fato de todas elas estarem restritas a uma secretaria (3ª Secex) e também ao fato de os militares terem prestado grande colaboração durante o teste piloto. Com base nos relatórios enviados pelo Controle Interno dos três comandos militares e no relatório final do teste piloto, a equipe do projeto definiu, juntamente com a Setec, um conjunto de alterações a serem feitas no sistema para a utilização em produção no início de 2005. Para atender às especificidades dos militares foi necessário consultar os três Comandos das forças militares para definir algumas rotinas a serem implementadas no sistema. Houve grande número de alterações objetivando adaptar o sistema à realidade dos militares.

Observa-se que, a essa altura, a IN 12/96 já fora revogada pela IN 47/04, com alterações consideráveis para o sistema, como a previsão de consolidação e agregação de contas, a introdução de conceitos como risco, materialidade e relevância, além da introdução da flexibilidade das informações a serem prestadas anualmente com a introdução de decisões normativas anuais.

Devido ao grande número de alterações para adaptar o sistema, a Setec definiu que disponibilizaria aos poucos os componentes implementados e que a data para entrega das funcionalidades relativas às unidades jurisdicionadas seria 17/12/2004. Deve-se ressaltar que, durante este período, a equipe do projeto foi surpreendida com a transformação, pela STN, das Gestões-Fundo em Unidades Gestoras-Fundo, acarretando a necessidade de realizar alterações estruturais no sistema, que teve como conseqüência o atraso ocorrido nesta etapa.

Cada um dos três comandos militares enviou um relatório com as suas impressões a respeito do sistema. Com base nestes relatórios e nas próprias impressões registradas durante a utilização do sistema, a equipe do projeto definiu um conjunto de alterações para a próxima versão do sistema. Este conjunto seria submetido à Setec, para definição do que deveria ser implementado para a coleta de 2005. Por falta de recursos humanos, tanto na Adcon, quanto na Setec, não se iniciou o trabalho de definição da versão 2.0, prevista para coletar as contas de 2006, no início de 2007. Esta versão, na opinião da equipe, deveria ser outro sistema, visto que a versão atual foi desenvolvida com base na antiga IN/12 e a nova DN anual pode alterar o conteúdo das peças componentes das contas, ao passo que o sistema atual não tem esta flexibilidade.

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

e-Contas

Página 4 de 7

5.Escopo do projeto

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Elaborar sistemática para coleta de contas eletrônicas[1].

META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a)

Levantar os dados e as informações necessárias para o processo de contas, conforme IN 47 e DN anuais, inclusive dados/informações que atualmente não constem dos processos anuais.

01

16/11/2007[TCU1]

Relatório de levantamento dos dados e informações necessárias para o processo de contas aceito.

Relatório de Levantamento dos dados e informações necessárias para o processo de contas elaborado.

Adcon

b)

Levantar as fontes de dados/informações para subsidiar análise dos processos de contas nos diversos sistemas informatizados (internos e externos) da Adm. Federal.[TCU2]

01

15/02/2008

Relatório de levantamento das fontes de dados para os processos de contas aceito.

Relatório de Levantamento das fontes de dados para os processos de contas elaborado.

Adcon

c)

Propor a melhor forma de obtenção de dados/informações para subsidiar a composição e a organização dos processos de contas no TCU[TCU3], definindo regras de acesso.

01

28/03/2008

Relatório contendo análise e proposta de forma de coleta de dados para os processos de contas aceito.

Relatório contendo análise e proposta de forma de coleta de dados para os processos de contas elaborado.

Adcon

Segecex

d)

Definir premissas básicas para o sistema de coleta de contas a ser desenvolvido[2]

01

02/05/2008

Relatório contendo as premissas básicas do novo Sistema aceito

Relatório contendo as premissas básicas do novo Sistema elaborado.

Adcon

Segecex

5.3. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Sistematização das informações necessárias aos processos de contas das UJ ao TCU.

b)

Mapeamento das diversas fontes de dados necessárias ao exame dos processos de contas.

c)

Identificação de forma de obtenção dos dados, independentemente de ações por parte dos gestores ou de pessoas, órgãos ou entidades externos ao TCU.

d)

Proposta de alteração, se necessário, na forma e conteúdo dos dados/informações coletados eletronicamente, subsidiários ao exame das contas anuais.

e)

Definição/estabelecimento dos pré-requisitos necessários para a elaboração de sistema de coleta eletrônica de contas

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

e-Contas

Página 5 de 7

5.4. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Elaborar e implantar nova sistemática para o processo de contas anuais, pois essa atribuição envolveria uma ampla discussão interna.

b)

Apresentar sugestão de sistema informatizado para a coleta eletrônica e tratamento de contas anuais, o que deverá ser realizado em fase posterior a esse projeto.

c)

Mapeamento do processo de análise e prestação de contas.

d)

Automação do processo de prestação de contas (instrução e tramitação).

e)

Reestruturação do Siscontas

6. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da parte envolvida

patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Segecex

Patrocinador. Apoio institucional para obtenção de informações dos sistemas de dados das UJ, auxiliando nessa obtenção de informações, assim como definindo informações e dados específicos que queira ver coletados.

b)

Adcon

Co-patrocinador e fornecedor de recursos humanos.

c)

Setec

Orientador e fornecedor de recursos humanos quanto a aspectos envolvendo TI, por meio de consultas eventuais.

d)

Unidades da Segecex

Intermediários na obtenção de informações dos sistemas de dados de suas clientelas, auxiliando nessa obtenção de informações assim como definindo informações e dados específicos que queiram ver coletados .

e)

Secretaria Federal de Controle - SFC

Fornecimento de informações de sistema de TI (Ativa) e de informações quanto aos dados das UJ e suas origens, repassando campos (com conteúdos relativos a achados, ocorrências, pareceres e certificações, entre outros)

f)

Controle Interno ¿Ministério da Defesa

Fornecimento de informações quanto aos dados das UJ e suas origens

g)

Controle Interno - Itamaraty

Fornecimento de informações quanto aos dados das UJ e suas origens

h)

Controle Interno - Planalto

Fornecimento de informações quanto aos dados das UJ e suas origens

i)

Projeto Áquila

Interação com o Coordenador do Projeto

j)

Órgãos descentralizados

Fornecimento de informações quanto aos dados e suas origens

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

e-Contas

Página 6 de 7

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

de ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

pela ação

a)

Alterações de normatização, informações ou dados constantes das contas anuais

Médio

Alto

(E) Proatividade na busca tempestiva de possíveis alterações; (R) Busca de fontes alternativas que supram a necessidade dos dados

Coordenador

b)

Acesso restrito a fontes de dados, em trabalho não de controle externo

Baixo

Baixo

(E) Comunicação às UJs, por intermédio da Segecex, da motivação dos trabalhos

Coordenador, Segecex

c)

Fontes de dados não confiáveis

Baixo

Baixo

(E) Excluir do levantamento dados de fontes duvidosas

Coordenador

d)

Formato de dados não padronizáveis (tabuláveis) para coleta

Médio

Médio

(M) Pesquisar nas fontes de dados formatos alternativos ou formas tabuláveis; (R) Pesquisar junto à Setec formas de tabular dados no formato de origem

Coordenador

e)

Fontes de dados muito dispersas na Adm. Indireta

Médio

Alto

(M) Pesquisar formas ou fontes de dados para coleta; (R) Verificar viabilidade de disponibilização dos dados pela própria UJ

Coordenador

8. Relação com outros projetos

Projetos predecessores

Projetos conexos

Projetos sucessores

Siscontas, IE, Audicon

Síntese[3], Áquila

Coleta eletrônica de contas anuais

9. Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação integral/ parcial / por atividade

1.

Gilberto Gomes da Silva Júnior

2870-3

Adcon/Disisc

24/09/2007 a 02/05/2008

Integral

2.

Maria Antonia Ferraz Zelenovsky

4582-9

Adcon/Disisc

24/09/2007 a 02/05/2008

Integral

3.

Flávio Lúcio Rodrigues da Silva

2818-5

Adcon/Disisc

24/09/2007 a 02/05/2008

Parcial

4.

José Luiz Torres (indicará analista)

Setec/Disin

16/01/2008 a 2/05/2008

Por atividade

5.

Antônio Quintino Rosa (indicará analista)

Setec/Diamb

16/01/2008 a 2/05/2008

Por atividade

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

e-Contas

Página 7 de 7

Recurso

Valor estimado

Data inicial de liberação do recurso

a)

b)

Total de custos estimados

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

11.Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

b)

12. Finalização

Data

Assinatura do gestor do projeto

Brasília, em 20/09/2007

Gilberto Gomes da Silva Júnior

Coordenador do Projeto

Manifestação do titular da unidade co-patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em 20/09/2007.

Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.

Adcon, em 20/09/2007

gualter ramalho portella

Secretário Adjunto de Contas

Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em 20/09/2007.

Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.

Segecex, em 20/09/2007

jorge pereira de macedo

Secretário-Geral de Controle Externo

Manifestação da Seplan

Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.

Seplan, em 20/09/2007

Alessandro Giuberti Laranja

Secretário de Planejamento e Gestão