Portaria SEGECEX n° 18/2009
Assunto: Dispõe sobre o controle de qualidade dos trabalhos realizados pelas unidades técnico-executivas vinculadas à Segecex.
Origem: [SEGECEX]
Tema: Controle Externo
Início de vigência: 05/06/2009
Situação: Revogada expressamente
Normas relacionadas: [Revogada por Portaria SEGECEX n° 27/2011, Alterada por Portaria SEGECEX n° 14/2010]

PORTARIA SEGECEX N o 18, DE 5 DE JUNHO DE 2009

Dispõe sobre o controle de qualidade dos trabalhos realizados pelas unidades técnico-executivas vinculadas à Segecex.

O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no exercício das competências conferidas pelo art. 32 da Resolução – TCU no 214, de 20 de agosto de 2008, e no uso da autorização concedida pelo art. 7o da Portaria – TCU no 177, de 27 de abril de 2009;

Considerando que as metas estabelecidas para o biênio 2009/2010 trazem como objetivo o incremento da tempestividade e produtividade nas ações de controle externo;

Considerando a necessidade da existência de padrões capazes de assegurar que o aumento de produtividade não se realize em detrimento da qualidade necessária aos trabalhos produzidos pelas unidades técnico-executivas;

Considerando as competências atribuídas à Secretaria Adjunta de Supervisão e Suporte (Adsup) pelo art. 13 da Portaria – Segecex no 3, de 23 de janeiro de 2009; resolve:

Art. 1º . O controle de qualidade dos trabalhos realizados pelas unidades técnico-executivas vinculadas à Segecex será operacionalizado pela Diretoria de Acompanhamento e Avaliação da Secretaria Adjunta de Supervisão e Suporte (Dirac/Adsup).

Art. 2º . Para fins de controle de qualidade, serão analisados os seguintes conjuntos de processos:

I – processos constantes de amostras selecionadas por iniciativa da Adsup;

II – processos encaminhados à Segecex pelos Gabinetes dos Relatores com registro de falhas; e

III – processos de cobrança executiva encaminhados pelo Gabinete do Ministério Público junto ao TCU e pelo Serviço de Cadastros e Cobrança Executiva da Secretaria Adjunta de Supervisão e Suporte (Scbex/Adsup) com registro de falhas.

§ 1º. Para fins do disposto nos incisos II e III, a Adsup disponibilizará aos Gabinetes e ao Scbex os formulários constantes dos Anexos I e II desta portaria.

§ 2º. As análises amostrais poderão ser realizadas por meio dos sistemas eletrônicos adotados pelo Tribunal ou com base nos autos físicos requisitados às unidades técnico-executivas, a critério da Adsup.

§ 3º. Para fins da requisição de que trata o parágrafo anterior, a Adsup deverá selecionar, preferencialmente, processos já encerrados, de modo a não impactar a instrução e processamento de matérias ainda não apreciadas pelo Tribunal.

§ 4º. A Adsup comunicará previamente às unidades os processos componentes das amostras a serem analisadas.

§ 5º. A amostra de que trata o inciso I poderá ser direcionada para a análise de processos que se encontrem em situações específicas, podendo, nesses casos, ser verificados aspectos não constantes do Anexo III, desde que os critérios sejam estabelecidos e divulgados previamente. (Incluído) (Portaria-Segecex nº 14, de 29/04/2010, BTCU nº 16/2010)

Art. 3º . As peças e atos de cada processo serão analisados de forma amostral, com vistas à verificação da incidência das falhas listadas no Anexo III.

§ 1º . As falhas serão classificadas de acordo com a categoria de relevância na qual se enquadrem.

§ 2º . Para os fins deste artigo, serão adotadas as seguintes definições:

I – falha crítica – é aquela que impede a apreciação do processo por parte do Tribunal ou o prosseguimento da instrução processual, exigindo a devolução por parte do Gabinete e/ou o retorno a fases anteriores de instrução, sob pena de ineficácia da decisão ou dos atos subsequentes;

II – falha maior – é aquela que não impede a apreciação do processo por parte do Tribunal ou o prosseguimento da instrução processual, mas causa grande impacto, com necessidade de trabalho corretivo ou adicional por parte do destinatário;

III – falha média – é aquela que não exige imediato trabalho corretivo ou adicional por parte do destinatário, mas pode exigir trabalho corretivo ou adicional em fase subsequente, reduz sensivelmente a utilidade e o aproveitamento do trabalho ou instrução processual e/ou impacta a tempestividade ou a adesão a normas; e

IV – falha menor – é aquela que reduz em menor nível a utilidade e o aproveitamento do trabalho ou instrução processual.

§ 3º. Não será objeto de avaliação o mérito das propostas contidas nos processos avaliados, exceto no que diz respeito à inobservância às normas e princípios aplicáveis.

§ 4º. Não serão consideradas as falhas sanadas no âmbito da unidade de origem, desde que não tenham produzido efeitos ou impactado o andamento do processo.

§ 5º. Constatada mais de uma falha, será considerada para fins de avaliação da qualidade do processo apenas a relevância da falha mais grave, na forma do Anexo IV desta portaria, não se somando as demais.

§ 6°. A Adsup deverá avaliar a efetiva responsabilidade da unidade pelas falhas constatadas.

§ 7º. No que diz respeito aos processos de cobrança executiva, a responsabilidade pelas falhas será atribuída:

I - exclusivamente à unidade técnico-executiva responsável, no caso de falhas detectadas pelo Scbex/Adsup antes do encaminhamento do processo ao Ministério Público junto ao TCU;

II - à unidade técnico-executiva responsável e à Adsup, no caso de falhas detectadas pelo Ministério Público junto ao TCU.

§ 8º. As falhas constantes dos itens 1.58, 2, 6.10 e 7 do Anexo III desta portaria não impactarão a nota de qualidade dos processos, sem prejuízo da expedição de orientações. (Incluído) (Portaria-Segecex nº 14, de 29/04/2010, BTCU nº 16/2010).

§ 9º . O disposto na primeira parte do parágrafo anterior não se aplica aos casos de contumaz inobservância das orientações expedidas. (Incluído) (Portaria-Segecex nº 14, de 29/04/2010, BTCU nº 16/2010).

Art. 4º. O resultado da análise de qualidade procedida pela Adsup será encaminhado por meio eletrônico à unidade técnico-executiva responsável e indicará as falhas identificadas e sua classificação.

§ 1º . O formulário constante do Anexo I visa a orientar a análise efetuada pela Adsup e não será encaminhado à unidade técnico-executiva.

§ 2º . O resultado da análise de qualidade efetuada pela Adsup terá natureza gerencial e não implicará anuência aos atos processuais nos quais não se apontaram falhas.

Art. 5º . O conjunto das falhas constatadas será registrado pela Adsup em base de dados própria, podendo o resultado das análises empreendidas ser utilizado para os seguintes fins:

I – cálculo do alcance das metas das unidades;

II – expedição de orientações individualizadas e de caráter geral;

III – identificação de necessidades de treinamento; e

IV – aperfeiçoamento de manuais e normas internas. Parágrafo único. A Adsup fará publicar a cada quadrimestre relatório das falhas de maior incidência como forma de orientação preventiva às unidades..

Art. 6º . Durante o segundo quadrimestre de 2009, a Adsup implementará em caráter experimental a sistemática disciplinada por esta portaria, devendo propor à Segecex os ajustes que entender necessários à sua implementação plena no terceiro quadrimestre, consideradas as sugestões de aprimoramento formuladas pelas demais unidades.

Art. 7º . O controle de qualidade realizado pela Adsup não dispensa o controle de qualidade inerente e concomitante ao processo de trabalho, de responsabilidade dos próprios servidores e de seus supervisores.

Art. 8º . Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS

ANEXO I À PORTARIA-SEGECEX No 18, DE 5 DE JUNHO DE 2009

FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DE FALHAS EM PROCESSOS DE CONTROLE EXTERNO

(VER DOCUMENTO ORIGINAL)