Portaria TCU n° 273/2005
Assunto: O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na PortariaTCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:
Origem: [TCU]
Início de vigência: 30/11/2005
Situação: Vigente

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto "DIAGNÓSTICO de Oportunidades de Aperfeiçoamento de Procedimentos de Controle Externo das Secex" nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo DANIEL JEZINI NETTO, matrícula nº 4586-1, para exercer a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-03, constante da Resolução nº 147, de 28 de dezembro de 2001, e alocada à Secretaria-Geral de Controle Externo.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 176, de 2003, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º O titular da Secretaria-Geral de Administração fica autorizado a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição do coordenador ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ADYLSON MOTTA

Presidente

(Publicada no DOU de 5/12/2005, Seção 2, pág. 37)

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1 Identificação do gestor do projeto

Nome

Matrícula

E-mail

Ramal

Daniel Jezini Netto

4586-1

Danieljn@tcu.gov.br

7407

Função do Gestor

Origem da FC

Gerente

X

Coordenador

Líder

Segecex

Nome do Substituto Eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

Gledson Pompeu Corrêa da Costa

3165-8

Gledsonpc@tcu.gov.br

7017

Local / Telefone

2 Identificação do projeto

Nome do projeto

DIAGNÓSTICO de Oportunidades de Aperfeiçoamento de Procedimentos de Controle Externo das Secex

Período de Realização

Unidade Patrocinadora

28/11/2005 a 23/06/2006

Segecex ¿ Adcon

3 Vinculação estratégica

Plano Estratégico do TCU (Portaria ¿ TCU nº 59, de 20 de janeiro de 2003).

Objetivo 1 ¿ Cumprir com tempestividade e qualidade as competências do TCU

a)

Estratégia 1 ¿ Ampliar e aprimorar o uso da tecnologia da informação.

b)

Estratégia 7 ¿ Desenvolver política de gestão do conhecimento.

c)

Estratégia 8 ¿ Aperfeiçoar o sistema de planejamento e gestão do TCU.

d)

Estratégia 9 ¿ Aperfeiçoar os processos de trabalho do TCU.

Plano de Diretrizes do TCU ¿ biênio 2005-2006 (Portaria ¿ TCU nº 28, de 14 de janeiro de 2005)

Diretriz/Meta 2 ¿ Ampliar e consolidar a qualidade nas ações de controle

a)

Medida 2.5 ¿ Racionalizar e uniformizar os processos/procedimentos de trabalho a cargo das unidades técnicas, prevendo a integração de sistemas informatizados.

b)

Medida 2.6 ¿ Disseminar os benefícios do uso de novas metodologias.

c)

Medida 2.7 ¿ Disseminar internamente boas práticas identificadas em unidades do Tribunal.

Plano Diretor da Segecex ¿ biênio 2005-2006 (Portaria - Segecex nº 04, de 14 de março de 2005)

Diretriz/Meta 2 ¿ Ampliar e consolidar a qualidade nas ações de controle

a)

Medida 2.2 ¿ Racionalizar e uniformizar, com o auxílio da Seplan e Setec, os processos/procedimentos de trabalho a cargo das unidades técnicas, prevendo a integração de sistemas informatizados.

b)

Medida 2.3 ¿ Disseminar os benefícios do uso de novas metodologias.

c)

Medida 2.10 ¿ Disseminar internamente, em conjunto com a Seplan e Corregedoria, boas práticas identificadas em unidades do Tribunal.

d)

Medida 2.12 ¿ Aprimorar as sistemáticas de alimentação e de extração de informações do sistema Radar.

4 Problema / oportunidade

Descrição do Problema ou da Oportunidade

Causas

Problema ou Oportunidade

Efeitos

a) Alguns processos de trabalho das Secex possuem baixo nível de padronização.

b) Participação insuficiente das Secex na definição de normas e procedimentos.

c) Os sistemas de informação são pouco orientados aos processos de trabalho das Secex.

d) Baixo conhecimento das funcionalidades disponíveis nos sistemas de informação por partes dos usuários.

e) Dificuldade de usabilidade em alguns sistemas de informação.

f) Muitos processos de trabalho dependem de vários sistemas.

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Descrição do Problema ou da Oportunidade

Causas

Problema ou Oportunidade

Efeitos

g) De modo geral, os sistemas de informação são orientados para atender a necessidades gerenciais do Tribunal e não atendem adequadamente às necessidades específicas das Secex.

h) Diversos sistemas de informação corporativos possuem funcionalidades insuficientes, o que gera a necessidade de controles e manutenção paralelas de controles manuais ou eletrônicos sobre os processos de trabalho.

i) Algumas Secex concebem processos de trabalho e sistemas de informação mais eficientes, porém tais conceitos não são disseminados para as outras secretarias de forma sistemática. (Oportunidade)

Evolução do Quadro (apresentar dados)

a)

A proposta do presente projeto foi apresentada no Encontro de Dirigentes realizado em 2005, como forma de buscar soluções para melhorar a eficiência dos processos de controle externo do TCU.

b)

A necessidade de projeto desse tipo já havia sido aventada pelo titular da Secex/RJ, em sugestão constante do relatório da Corregedoria (novembro de 2004), no tocante a melhora do desempenho dos usuários dos sistemas, ante a identificação de necessidades gerenciais.

5 Escopo do projeto

5.1. Objetivo Geral do Projeto

Identificar, por meio de levantamento de informações junto às Secex:

- Oportunidades de aperfeiçoamento dos sistemas de informação institucionais;

- Necessidades de adequação de procedimentos relativos às atividades das Secex;

- Práticas locais passíveis de disseminação nas demais Secretarias;

- Soluções locais de TI passíveis de aproveitamento institucional; e

- Dificuldades/necessidades das Secex que mereçam atenção por parte das unidades centrais (Presidência, Segecex, Seplan, Adcon, Adfis, Setec, ISC etc).

5.2. Meta - Indicador - Produto - Cliente

META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de Término

a)

Desenvolver estratégias e instrumentos para levantamento de procedimentos de controle externo nas Secex.

Etapas previstas:

- Definir estratégia para levantamento in loco

- Realizar visitas-piloto (2 Secex na Sede) para validação da estratégia

- Consolidar resultados das visitas-piloto e revisar estratégia de levantamento

100%

24/02/2006

- Relatório aprovado

Relatório das visitas-piloto contendo estratégias e instrumentos para levantamento de procedimentos de controle externo nas Secex.

Adcon

Setec

b)

Descrever, por meio de visitas às demais Secex na Sede e a 8 Secex nos estados selecionadas pelo projeto:

- Práticas locais passíveis de disseminação nas demais Secretarias;

- Soluções locais de TI passíveis de aproveitamento institucional; e

- Dificuldades/necessidades das unidades que mereçam atenção por parte das unidades centrais.

12

12/05/2006

- Secex visitadas

Relatórios de visita

Adcon

Setec

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META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de Término

c)

Elaborar diagnóstico preliminar dos procedimentos de controle externo das Secex, listando:

- Oportunidades de aperfeiçoamento dos sistemas de informação institucionais;

- Necessidades de adequação de procedimentos relativos às atividades das Secex; e

- Possíveis estratégias de ação para encaminhamento das questões identificadas.

100%

23/06/2006

- Diagnóstico preliminar avaliado

- Relatório aprovado

Relatório contendo diagnóstico preliminar avaliado dos procedimentos de controle externo das Secex

Segecex

Adcon

Adfis

Seplan

Setec

5.3. Macroetapas (primeiro nível de Estrutura Analítica do Projeto - EAP)

a)

Definição de estratégia e escopo de levantamento

b)

Realização de visitas-piloto

c)

Revisão da estratégia de levantamento

d)

Realização de visitas de levantamento

e)

Consolidação de informações

f)

Elaboração de Relatório contendo diagnóstico preliminar dos procedimentos de controle externo das Secex

5.4. Não escopo

a)

Levantamento e diagnóstico de processos de trabalho exclusivos das secretarias especializadas (Secob, Sefid, Sefip, Semag, Seprog e Serur) e das secretarias-adjuntas da Segecex

b)

Levantamento e diagnóstico de processos de trabalho das Secretarias de Controle Externo que não sejam diretamente vinculados à atividade de controle externo (administrativos)

c)

Atendimento de necessidades de unidades do Tribunal a respeito de informações gerenciais sobre os processos de trabalho das Secretarias de Controle Externo

d)

Mapeamento e documentação de processos e procedimentos de trabalho das Secex.

e)

Coordenação, junto às Secex e demais unidades envolvidas, de ações relativas às oportunidades de melhoria sugeridas

f)

Levantamento de necessidades de lotação e treinamento

6 Identificação das partes envolvidas no projeto

Nome da Parte Envolvida

Patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item Negociado ou a Negociar com as Partes Envolvidas

a)

Adcon

Alocação de recursos humanos (secretário e 1 analista)

b)

Adfis

Apoio na identificação de oportunidades de melhoria dos procedimentos de controle externo

c)

Secex nos Estados e na Sede

Compartilhamento de informações referentes aos procedimentos de controle externo adotados e ao uso de sistemas de informação como suporte à execução de tais procedimentos

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Nome da Parte Envolvida

Patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item Negociado ou a Negociar com as Partes Envolvidas

d)

Secex/PB

Alocação de recursos humanos (secretário)

e)

Segecex

Apoio político e operacional (Patrocinador do projeto)

f)

Segedam

Fornecimento de diárias e passagens aéreas

g)

Setec

Alocação de recursos humanos (secretário e 1 analista), compartilhamento de informações sobre os sistemas de informação corporativos, suporte de informática

h)

Seplan

Alocação de recursos humanos (1 analista)

7 Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

de Ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

Pela Ação

a)

Não envolvimento dos secretários, diretores e chefes de SA das Secex selecionadas.

Alto

Baixa

(E) Informar previamente as unidades visitadas acerca do escopo e possíveis benefícios do projeto.

(M) Sempre que possível, pelo menos um dos secretários participantes do projeto deve estar presente em cada visita.

Coordenador do projeto e secretários envolvidos

b)

Demora na obtenção de informações das Secex

Médio

Baixa

(E) Encaminhar memorandos de solicitação de informação, com prazo fixado, pela Segecex.

Secretaria-Geral

c) II

Insatisfação das unidades não visitadas pela equipe do projeto

Médio

Alta

(M) Oferecer oportunidade de participação das demais secretarias por meio de questionários, vídeo-conferência etc.

Coordenador do projeto

8 Relação com outros projetos

Projetos Predecessores

Projetos Conexos

Projetos Sucessores

-

- Projeto Planejar

Elaboração e implantação de Plano de Aperfeiçoamento de procedimentos de controle externo das Secex

9 Custos estimados

Recurso

Valor Estimado

Data Inicial de Liberação do Recurso

a)

Passagens1: 4 ACE (equipe permanente do projeto + 1 Secretário) x 4 viagens = 16 passagens (ida e volta, com 1 parada intermediária2)

R$ 16.000,00

b)

Diárias3: 4 ACE x 6,5 diárias x 4 viagens = 104 diárias

R$ 21.424,00

Total de custos estimados

R$ 37.424,00

1 Estimou-se em R$ 500,00 o preço médio das passagens.

2 A cada viagem, serão visitadas duas secretarias regionais situadas em uma mesma rota aérea, sem retorno a Brasília.

3 Estimou-se em R$ 206,00 o valor líquido das diárias, considerando a participação dos secretários envolvidos (FC-5), de acordo com a Portaria n.º 45/2003.

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10 Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

Estação de videoconferência para interação com as Secex nos Estados

Segecex e Setec

b)

2 notebooks

Adfis

11 Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação Integral/ Parcial / Por Atividade

Daniel Jezini Netto

4586-1

Adcon

28/11/05 ¿ 23/06/06

Integral

Gledson Pompeu Correa da Costa

3165-8

Setec

28/11/05 ¿ 23/06/06

Integral

Luiz Antonio Zenóbio da Costa

4243-9

Seplan

28/11/05 ¿ 23/06/06

Por atividade

Edison Franklin Almeida

2815-0

Segecex

28/11/05 ¿ 23/06/06

Por atividade

Rosendo Severo dos Anjos Neto

2510-0

Adcon

28/11/05 ¿ 23/06/06

Por atividade

Cláudio Silva da Cruz

3164-0

Setec

01/03/06 ¿ 30/06/06

Por atividade

Rainério Rodriguez Leite

2855-0

Secex/PB

01/03/06 ¿ 30/06/06

Por atividade

12 Finalização

Data

Assinatura do Gestor do Projeto

Em 24/11/2005

Daniel JEZINI NETTO

Coordenador do Projeto

Manifestação do Titular da Unidade Patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2005.

Encaminhe-se a presente proposta à Seplan, visando à aprovação do projeto junto à Presidência.

Segecex, em _____/______/2005

PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS

Secretário-Geral de Controle Externo