Portaria SECEX-MA n° 11/2019
Assunto: Dispõe sobre a estrutura, as competências e as atividades da Secretaria do Tribunal de Contas da União no Estado do Maranhão, bem como subdelega competências aos servidores.
Origem: [SECEX-MA]
Tema: Gestão
Início de vigência: 31/07/2019
Situação: Vigente
Tags: [Estrutura organizacional, Competência organizacional]

PORTARIA-SEC-MA Nº 11, DE 30 DE JULHO DE 2019

Dispõe sobre a estrutura, as competências e as atividades da Secretaria do Tribunal de Contas da União no Estado do Maranhão, bem como subdelega competências aos servidores.

O SECRETÁRIO DO TCU NO ESTADO DO MARANHÃO, no uso da competência atribuída pelo artigo 97, inciso II, da Resolução TCU nº 305, de 28 de dezembro de 2018, com base nos termos da referida Resolução e em conjunto com a Portaria-Segecex 01, de 2 de janeiro de 2019, Portaria-Segecex 12, de 2 de Abril de 2019, e Portaria-Segedam n° 21, de 1 de abril de 2019, resolve:

Art. 1º. A Secretaria do TCU no Estado do Maranhão (SEC-MA) tem a seguinte composição:

I - Secretário;

II - Assessor;

III - AUFC;

IV - TEFC.

Art. 2º. Competem ao AUFC os trabalhos e as atribuições do TCU no âmbito da unidade, em especial:

I - desenvolver estudos e pesquisas, preparar pareceres, pronunciamentos, expedientes e comunicações do titular da unidade;

II - auxiliar o Secretário nos contatos com unidades internas e externas ao Tribunal e na supervisão das atividades da Secretaria;

III - atuar em conjunto e em colaboração com a rede interna de informações do Tribunal, ficando investido da condição de representante titular para fins de recebimento e tratamento de dados, elaboração de produções de conhecimento e realização de ações de inteligência;

IV - gerenciar e assegurar a atualização das bases de informação e de sistemas necessários sob sua competência;

V - promover o intercâmbio de informações e contribuir para o aprimoramento da atuação conjunta com outros órgãos e entidades relacionadas ao controle da gestão pública, fornecendo subsídios para a proposição de ações de competência das demais subunidades;

VI - gerenciar as demandas provenientes da Ouvidoria deste Tribunal, promovendo a análise inicial das informações e assessorando o titular da unidade no devido encaminhamento de cada manifestação, e registrar no sistema específico os dados necessários para controle;

VII - orientar os órgãos da clientela do TCU no estado sobre procedimentos processuais, em especial quanto aos prazos previstos para atendimento das comunicações processuais, quando o processo for de responsabilidade da SEC-MA, ou orientar sobre qual unidade do TCU é responsável pela informação;

VIII - manter informações sobre processos relevantes, alimentando os sistemas do Tribunal criados com esse propósito ou informando as unidades demandantes da informação;

IX - participar, eventualmente, de fiscalizações que lhe forem atribuídas, total ou parcialmente pela Segecex, em especial aquelas que demandem ações da rede interna de informações e de inteligência;

X - opinar, eventualmente, em processos de controle externo ou administrativos que tratem da estruturação necessária ao bom desempenho das atribuições da Secretaria que lhe forem distribuídos pelo Secretário;

XI - elaborar o relatório trimestral de atividades, conforme as orientações da Segecex;

XII - gerenciar as atividades relacionadas à apresentação e análise dos relatórios de gestão por parte das unidades jurisdicionadas;

XIII - planejar e propor ações de controle, inclusive as de acompanhamento de gestão, dos órgãos e entidades da área de atuação da Secretaria, em cooperação e coordenação com as unidades especializadas da Segecex;

XIV - examinar e instruir os processos de sua competência e outros relativos a órgãos ou entidades vinculadas à área de atuação da Secretaria;

XV - instruir/elaborar ofícios de atendimento a processos de Solicitação de informações de responsabilidade da SEC-MA, observando-se as portarias de delegação das autoridades competentes para cada situação específica;

XVI - promover o saneamento dos processos sob sua responsabilidade, zelando pelo cumprimento dos prazos e pela celeridade processual;

XVII - comunicar a unidade especializada na Sede e/ou a SECCOR quando tomar conhecimento de irregularidade ou ilegalidade que possa ocasionar dano ou prejuízo à administração pública, observando risco, materialidade, relevância e pertinência da matéria;

XVIII - acompanhar as decisões do TCU relativas à clientela no Maranhão;

XIX - realizar reuniões com a equipe da Secretaria, a fim de discutir assuntos relacionados à sua área de atuação;

XX - acompanhar o planejamento da unidade nos sistemas e participar de sua atualização;

XXI - auxiliar o Secretário na análise de instruções e relatórios e na supervisão das atividades da Secretaria;

XXII - representar a SEC-MA em eventos e reuniões internos e externos, inclusive tomar decisões necessárias, dentro das atribuições da unidade;

XXIII - desenvolver outras atividades em conformidade com designação do Secretário.

§ 1º Quando o despacho de Ministro-Relator, decisão colegiada ou plenária determinar ou autorizar a realização de fiscalização com o apoio de outra unidade, caberá ao titular promover esforços para a colaboração entre as unidades envolvidas.

§ 2º As subdelegações de competências ao AUFC substituto do Secretário não expressamente fixadas nesta Portaria deverão observar normativo próprio e específico para a função, de autoria do titular da unidade e devidamente publicado no Boletim do Tribunal de Contas da União.

§ 3º Poderá, ainda o AUFC substituto do Secretário, no âmbito da subdelegação de competência e de sua responsabilidade, tomar todas as decisões a cargo do titular da unidade técnica no âmbito da Rede de Controle.

Art. 3º. Compete ao TEFC designado para ocupar a função de assessor e ao outro TEFC lotado na SEC-MA, sob a supervisão do assessor:

I - receber, distribuir e expedir documentos, promover os registros nos devidos sistemas informatizados e de atualizações processuais;

II - gerir o protocolo de documentos da Secretaria, registrar a entrada de toda a documentação, promover a digitalização, classificação e conferência, garantindo integridade na alimentação dos sistemas e na juntada aos processos, quando for o caso, zelando pela celeridade e observando a urgência em caso de representações e denúncias que tratem de medida cautelar, entre outras situações que requeiram tratamento especial, conforme orientação do titular da unidade;

III - receber, aceitar, constituir, autuar, tramitar e distribuir processos de interesse da unidade ou de servidor nela lotado;

IV - elaborar minutas de comunicações e notificações determinadas na SEC-MA e controlar os prazos de recebimento e atendimento dos ofícios expedidos;

V - efetuar registros relativos à frequência e ao afastamento de servidores e estagiários lotados na unidade, bem como a elaboração, a guarda e a remessa dos documentos pertinentes;

VI - encaminhar atestados médicos, requerimentos e demais documentos relativos à situação funcional de servidores lotados na unidade, quando aplicável;

VII - adotar providências para compra de bens, contratação de serviços, pagamento de diárias, indenizações e restituições que tenham alguma participação prevista para a SEC-MA;

VIII - guardar, controlar e responsabilizar-se pelos materiais permanentes com carga para a SEC-MA;

IX - realizar o inventário dos bens permanentes na Secretaria;

X - manter arquivo e zelar pela guarda de documentos e processos enquanto arquivados na unidade;

XI - manter arquivo sistemático e atualizado de documentos, publicações e expedientes de interesse da unidade;

XII - adotar providências para a manutenção preventiva e reparatória da estrutura física e das instalações disponíveis em toda a Secretaria;

XIII - acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos administrativos firmados pelo Tribunal, cuja gestão esteja a cargo da unidade, bem como receber obras, bens e serviços, na forma prevista no § 8º do art. 15 e art. 51, da Lei 8.666/1993;

XIV - realizar reuniões com a equipe, a fim de discutir assuntos relacionados às suas respectivas áreas de atuação e propostas de melhoria dos procedimentos internos;

XV - estabelecer rotinas e procedimentos e propor normas, manuais e ações referentes à sua área de atuação, com vistas à melhoria contínua das atividades, processos de trabalho e resultados do Serviço de Administração;

XVI - promover o arquivamento dos processos administrativos e de controle externo que tenham cumprido o objetivo para o qual foram constituídos;

XVII - certificar-se da validade das comunicações processuais efetuadas, tomando as medidas corretivas necessárias;

XVIII - instruir/elaborar ofício de atendimento a processos de Solicitação de informações de responsabilidade da SEC-MA, referentes a processos encerrados;

XVIII - promover todas as atividades para a organização de eventos e reuniões internas e externas;

XIX - desempenhar outras atividades que lhe forem atribuídas pelo Secretário.

Art. 4º. Independentemente das competências delegadas por esta portaria, os processos ou documentos poderão ser submetidos ao Secretário sempre que se entender necessário.

Art. 5º. Os despachos que forem emitidos com base nesta portaria deverão fazer-lhe remissão expressa, assim como às respectivas portarias dos Relatores e do Secretário-Geral de Controle Externo, quando se tratar de subdelegação de competência.

Art. 6º. Os casos omissos serão decididos pelo titular da unidade.

Art. 7. Esta Portaria entra em vigor nesta data.

ALEXANDRE JOSÉ CAMINHA WALRAVEN

Secretário