Portaria TCU n° 70/2006
Assunto: O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na PortariaTCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:
Origem: [TCU]
Início de vigência: 20/04/2006
Situação: Vigente

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Modernização Administrativa da Segedam - Modernizar 1, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo PEDRO SANTANA DE SOUSA, matrícula nº 2708-1, para exercer a função de confiança de Gerente de Projeto, código FC-04, constante da Resolução nº 147, de 28 de dezembro de 2001, e alocada à Secretaria-Geral de Administração.

Parágrafo único. Cabe ao gerente do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 176, de 2003, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Fica o Titular da Secretaria-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário, à substituição do gerente ou de membro do projeto.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ADYLSON MOTTA

Presidente

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

Art. 1 PROJETO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA SEGEDAM ¿ MODERNIZAR 1

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1. Identificação do gestor do projeto

I - Nome

II - Matrícula

III - E-mail

IV - Ramal

Pedro Santana de Sousa

2708-1

PEDROSS@TCU.GOV.BR

5130

V - Função do gestor

VI - Origem da FC

X

VII - Gerente

VIII - Coordenador

IX - Líder

Segedam

X - Nome do substituto eventual

XI - Matrícula

XII - E-mail

XIII - Ramal

José Ronaldo Carvalho Vasconcelos

1868-6

JOSECV@TCU.GOV.BR

7781

XIV - Local / telefone

Sala 435 do Anexo II / 3316-5130

2. Identificação do projeto

XV - Nome do projeto

Modernização administrativa da Segedam ¿ Modernizar 1

XVI - Período de realização

XVII - Unidade patrocinadora

24/04/2006 a 31/07/2006

Segedam

3. Vinculação estratégica

XVIII - Plano estratégico do TCU (Portaria ¿ TCU nº 02, de 05 de janeiro de 2006).

a)

Objetivo Estratégico 14: aperfeiçoar instrumentos de controle e processos internos.

Iniciativa Estratégica 11: mapear e racionalizar o s principais processos de trabalho do TCU.

b)

Objetivo estratégico 21: assegurar adequado suporte logístico às necessidades do TCU.

Iniciativa estratégica: definir e implantar gestão de contratos e planos de aquisição e manutenção.

XIX - Plano de diretrizes do TCU ¿ biênio 2005-2006

a)

Diretriz 5: ampliar a contribuição do TCU para o aperfeiçoamento da administração pública.

Medida 5.9: definir padrões para materiais permanentes e de consumo no âmbito do TCU, observando-se, sempre que possível, os princípios de sustentabilidade.

Medida 5.13: mapear e racionalizar os principais processos de apoio, especialmente os relativos à gestão de contratos e de patrimônio e aos processos de compra indicando sempre que possível os riscos e controles

4. Problema / oportunidade

XX - Descrição do problema ou da oportunidade

a)

Na Secretaria de Material, Patrimônio e Comunicação Administrativa (Semat) observa-se um elevado custo de controle de bens permanentes de baixo valor monetário e de pequeno risco de perda, o que tem provocado dispersão de foco e desperdício de esforços, os quais poderiam ser aproveitados para controle de bens de notória relevância quanto a materialidade, durabilidade e mobilidade, entre outros.

b)

Na Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (Secof) verifica-se uma tempestividade abaixo da ideal na execução das atividades por ausência de padronização de processos de trabalho e de roteiros de atividades, havendo, assim, espaço para melhoria.

c)

Na Secretaria de Serviços Gerais (Seseg) verifica-se deficiência, e até mesmo ausência, de dados gerenciais no que tange ao Serviço de Atividades de Apoio (Serap), o qual é responsável pelos serviços de copa, apoio a eventos (garçon, água e café) e distribuição de água, bem como pela fiscalização de alguns contratos de terceirizados. Essa deficiência impacta negativamente a tomada de decisão tanto da Seseg quanto da Semat, pois a aferição inexata da real demanda pelos produtos distribuídos e controlados pelo Serap dificulta sobremaneira o planejamento de aquisições e a estocagem de produtos.

XXI - Evolução do quadro (apresentar dados)

a)

A Segedam é dividida em quatro secretarias, a saber: Secretaria de Recursos Humanos (Serec); Secretaria de Material, Patrimônio e Comunicação Administrativa (Semat); Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (Secof); e Secretaria de Serviços Gerais (Seseg).

b)

Entre as diretrizes traçadas no planejamento e nos planos do TCU e das secretarias, chama atenção a modernização e celeridade na prestação dos serviços afetos à Segedam como um todo e a cada uma das secretarias em particular. Nesse sentido, observa-se que tem sido adotadas várias medidas de cunho administrativo das quais decorreram melhorias consideráveis na gestão dos recursos disponíveis. Exemplificativamente, dentre essas medidas, pode-se citar o fato de que no fim de 2005 foi possível o pagamento de verbas relativas a passivo decorrente da URV sem que o Tribunal precisasse recorrer a outras fontes de recurso que não a economia interna decorrente da revisão de contratos e da racionalização na utilização de recursos, como o uso de telefones, a distribuição de cafezinhos e outros.

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PROPOSTA DE PROJETO

Art. 2 PROJETO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA SEGEDAM ¿ MODERNIZAR 1

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c)

Na Serec há um projeto de grande impacto se desenvolvendo com recursos do BID, o ATUAR, o qual pretende dotar o Tribunal de instrumentos de otimização de seus recursos humanos.

d)

Quanto às demais secretarias da Segedam, não obstante os esforços individuais de cada uma delas, percebe-se a necessidade de uma ação coordenada visando ao trato simultâneo de questões comuns que demandam equipes focadas exclusivamente em suas resoluções dentro de um prazo de tempo previamente definido.

e)

Na Semat observou-se que a quantidade de bens tombados cresceu sobremaneira nos últimos anos, bastando citar que, apenas na Sede, entre 1998 e 2005, tais itens aumentaram de 15.000 para 29.000, aproximadamente, gerando perda de foco da gestão patrimonial e, consequentemente, desperdício de esforços, já que grande parte desse total refere-se a bens de pequeno valor e/ou baixa materialidade.

f)

Na Secof constatou-se que algumas atividades poderiam ser otimizadas, quanto ao tempo de execução e à exatidão de informações, por exemplo, com a padronização de processos de trabalho e a elaboração de roteiros de atividades. Essa constatação veio à tona a partir da modelagem e padronização de alguns procedimentos na Dicon, em 2004, que resultou em considerável economia de tempo e trabalho. Além disso, observou-se que o acompanhamento do atendimento de solicitações, pedidos e demandas que chegam a cada subunidade da Secof é uma constante necessidade, mas cujo sucesso depende principalmente da memória do ocupante da chefia no momento, por falta de instruções procedimentais claras.

5. Escopo do projeto

I - 5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Aprimorar a capacidade de gestão de atividades críticas da Segedam.

5.2. Meta - Indicador - Produto - Cliente

II - META

III - Indicador

IV - Produto

V - Cliente

VI - Objetivo específico

VII - Quanto

VIII - Data de término

a)

Coordenar o mapeamento, a padronização e a disseminação de processos de trabalho críticos da Secof

02

31/07/2006

Nº de processos de trabalho homologados

Fluxos de processos de trabalho críticos e roteiros elaborados e disseminados

Segedam

Secof

b)

Coordenar o desenvolvimento e implantação de sistemática de gestão de processos de trabalho críticos no Serap com foco em resultado

02

31/07/2006

Nº de processos de trabalho homologados

Sistemática de gestão de processos de trabalho críticos implementada

Segedam

Seseg

c)

Coordenar a proposição de alteração na regulamentação para incorporação, baixa e controle de bens permanentes

01

31/07/2006

Minuta de norma de classificação de bens aceita

Minuta de norma de classificação de bens no âmbito do TCU

Segedam

Semat

Secof

5.3 Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Elaboração de indicadores de desempenho.

b)

Implantação da nova forma de classificação de bens proposta pelo projeto.

c)

Atualização do sistema patrimônio com base na nova classificação.

d)

Atualização da contabilização de bens permanentes com base na nova classificação.

e)

Implantação de processos de trabalho redesenhados.

f)

Informatização de processos de trabalho.

g)

Aprimoramento de processos de trabalho da Serec.

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Art. 3 PROJETO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA SEGEDAM ¿ MODERNIZAR 1

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5.4 Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Diminuição do número de bens patrimoniais controlados e conseqüente diminuição do tempo gasto em seus levantamentos.

b)

Redução dos custos do controle dos bens patrimoniais.

c)

Melhoria geral das condições de trabalho.

d)

Satisfação dos clientes internos.

e)

Suprimento da deficiência/ausência de dados gerenciais que afetam os serviços da Seseg/Serap.

f)

Melhoria nos procedimentos de armazenamento de documentos e de coleta de dados no âmbito do Serap.

6. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

I - Nome da parte envolvida

II - patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

III - Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Segedam

Alocação de pessoas e de recursos materiais para o desenvolvimento do projeto.

b)

Semat

Assessoramento técnico e fornecimento de especialista na gestão de recursos materiais.

c)

Secof

Assessoramento técnico e fornecimento de especialista na gestão de recursos orçamentários e financeiros.

d)

Seseg

Assessoramento técnico e fornecimento de especialista em serviço de controle e distribuição de materiais de apoio a copas e eventos.

e)

Seplan

Contribuição metodologica para o gerenciamento do projeto.

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

IV - Risco

V - Impacto

VI - Probabilidade

VII - de ocorrer

VIII - Ação para

IX - (E) Evitar ocorrência do risco

X - (M) Mitigar ocorrência do risco

XI - (R) Reduzir impacto do risco ocorrido

XII - Responsável

XIII - pela ação

a)

Falta de cooperação dos chefes e dos servidores de cada subunidade

alto

baixa

(M) conscientizar e solicitar a cooperação com a equipe do projeto

(M) identificar focos de resistência e levar ao conhecimento dos superiores sua ocorrência

Titulares da secretarias envolvidas e gerente do projeto

b)

Falta de comprometimento das unidades envolvidas

alto

baixa

(M) negociar a substituição dos servidores que demonstrem falta de compromisso com o objeto do projeto, junto a sua respectiva secretaria

Gerente do projeto

8. Relação com outros projetos

XIV - Projetos predecessores

XV - Projetos conexos

XVI - Projetos sucessores

Atuar

Padronizar

Classificar

Nidoc

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Art. 4 PROJETO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA SEGEDAM ¿ MODERNIZAR 1

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9. Equipe do projeto

I - Nome

II - Matrícula

III - Lotação

IV - Período

V - Dedicação integral/ parcial / por atividade

Pedro Santana de Sousa

2708-1

Segedam

24/04 a 31/07/2006

Integral

André Luiz Marcelino da Silva

6008-9

Semat

24/04 a 31/07/2006

Por atividade

José Ronaldo Carvalho Vasconcelos

1868-6

Secof

24/04 a 31/07/2006

Por atividade

Marinaldo Malheiros de Franca

2396-5

Seseg

24/04 a 31/07/2006

Por atividade

10. Custos adicionais estimados

VI - Recurso

VII - Valor estimado

VIII - Data inicial de liberação do recurso

a)

b)

c)

IX - Total de custos estimados

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

11. Outros recursos necessários

X - Recurso

XI - Fornecedor

a)

b)

12. Finalização

XII - Data

XIII - Assinatura do gestor do projeto

Em ___/___/2006

PEDRO SANTANA DE SOUSA

Gerente do Projeto

XIV - Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2006.

Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.

(Unidade Patrocinadora), em ___/___/2006

MAURO MOREIRA BARBOSA

Secretário-Geral de Administração

XV - Manifestação da Seplan

Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.

Seplan, em ___/___/2006

MAURO GIACOBBO

Secretário de Planejamento e Gestão