Portaria ADADMIN n° 1/2012
Assunto: Dispõe sobre as competências - a organização - o funcionamento - as atividades - a lotação e a distribuição de funções de confiança da Secretaria-Adjunta de Administração.
Origem: [ADADMIN]
Tema: Gestão
Início de vigência: 06/08/2012
Fim de vigência: 23/04/2013
Situação: Revogada expressamente
Tags: [Estrutura organizacional, Ato normativo]
Normas relacionadas: [Revogada por Portaria ADGEDAM n° 2/2013, Alterada por Portaria ADADMIN n° 2/2012, Revoga Portaria ADADMIN n° 6/2011, Revoga Portaria ADADMIN n° 8/2011]

O SECRETÁRIO-ADJUNTO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e em observância ao disposto no inciso II do art. 86 da Resolução-TCU nº 240, de 23 de dezembro de 2010, bem como nos arts. 7º, 8º e 9º da Portaria-Segedam nº 1, de 3 de janeiro de 2011, consolidada,

considerando as competências estabelecidas no art. 54 da Resolução-TCU nº 240, de 2010, e as subdelegações de competência atribuídas à Secretaria-Adjunta de Administração pela Portaria-Segedam nº 2, de 3 de janeiro de 2011; e

considerando que a natural evolução dos processos de trabalho afetos à Secretaria-Adjunta, desde sua instituição em 2009, resultou no redesenho das atribuições da unidade e na necessidade de redistribuição interna das atividades, resolve:

Art. 1º As competências, a organização, o funcionamento, as atividades, a lotação e a distribuição de funções de confiança das subunidades integrantes da Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) são as constantes desta Portaria.

Art. 2º A Secretaria-Adjunta de Administração tem por finalidade assessorar a Secretaria-Geral de Administração no exercício de suas competências, especialmente no que se refere ao planejamento, à execução, à sistematização, à normatização, à coordenação e ao acompanhamento das ações estratégicas de administração, bem como na gestão das soluções de tecnologia da informação que dão suporte à área administrativa.

Art. 3º Para os efeitos desta norma, entende-se por gabinete da Secretaria-Geral de Administração o espaço ocupacional no qual se encontram os dirigentes e os assessores da Secretaria-Geral e de suas unidades integrantes.

Art. 4º Compete à Secretaria-Adjunta de Administração:

I - consolidar as propostas das unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração relativas ao Plano de Diretrizes do Tribunal;

II - elaborar o Plano Diretor de Administração, em consonância com orientação emanada do Secretário-Geral de Administração e em alinhamento aos Planos Estratégico e de Diretrizes do Tribunal;

III - realizar o desdobramento, no âmbito das subunidades integrantes de sua estrutura, das diretrizes e iniciativas aprovadas pelo Secretário-Geral de Administração;

IV - orientar as demais unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração sobre o desdobramento das diretrizes definidas e a elaboração de indicadores, acompanhar as ações desenvolvidas, controlar o alcance das metas e avaliar os resultados alcançados;

V - coordenar a atualização de normas e manuais no âmbito da Secretaria-Geral de Administração e de suas unidades integrantes;

VI - coordenar o desenvolvimento, a sistematização, a normatização, a implantação, a orientação e a publicação dos atos administrativos e informações do Tribunal, de modo a garantir a transparência da gestão, nos termos da Lei Complementar nº 131, de 27 de maio de 2009;

VII - promover a articulação entre as unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração e as demais unidades do Tribunal;

VIII - coordenar a gestão e o aprimoramento das soluções de TI que dão suporte à área administrativa;

IX - organizar o encontro de chefes de SA e de gerentes de processo e apoiar, no âmbito da Secretaria-Geral de Administração, a realização do encontro de dirigentes e do encontro de diretores;

X - disseminar boas práticas administrativas nas suas subunidades e nas unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;

XI - coordenar o atendimento das demandas administrativas emanadas pelas unidades de assessoramento a autoridades, bem como das solicitações da espécie apresentadas pelas autoridades ativas e inativas, e seus respectivos pensionistas;

XII - tomar providências técnicas para apurar responsabilidade de servidor do Tribunal por infração praticada no exercício de suas atribuições;

XIII - publicar atos administrativos do TCU no Diário Oficial da União (DOU) , no Boletim do Tribunal de Contas da União (BTCU) e em outros veículos oficiais;

XIV - prestar apoio técnico e operacional às unidades do Tribunal no que tange à atividade administrativa; e

XV - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 5º A Secretaria-Adjunta de Administração tem a seguinte estrutura:

I - Assessoria (ASS) ;

II - Diretoria de Apoio Estratégico (Dapes) ;

III - Comissão Disciplinar Permanente (CDP) ;

IV - Gerências de Processos:

a) Gerência de Publicação de Atos Administrativos (Gpublic) ;

b) Gerência de Diárias e Passagens (Gdip) ; e

c) Gerência de Patrimônio, Pessoal, Processos e Documentos (Gprod) .

Parágrafo único. A gestão das soluções de tecnologia da informação que dão suporte à área administrativa será realizada pelo gabinete da Secretaria-Adjunta de Administração mediante constituição de grupo (s) de trabalho específico (s) .

Art. 6º São atividades comuns às subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração:

I - receber, registrar, autuar, constituir, distribuir, tramitar, instruir, consultar, encerrar, arquivar e expedir documentos e processos;

II - prestar informações no âmbito de sua área de atuação;

III - alimentar e manter atualizadas as bases de informação relativas à subunidade;

IV - promover a colaboração e o compartilhamento de informações com as demais subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração;

V - alimentar e manter atualizado no Portal TCU, no âmbito de sua atuação, a área de conteúdo da Secretaria-Adjunta de Administração;

VI - alimentar e manter atualizado, se for o caso e no âmbito de sua área de atuação, o "Catálogo de Formulários", o "Manual do Servidor" e as informações relativas ao link "Transparência Administrativa" no Portal TCU;

VII - zelar pela segurança da informação e pelo sigilo profissional no âmbito da subunidade;

VIII - elaborar expedientes atinentes à sua área de atuação;

IX - guardar, controlar e zelar pela integridade dos bens em uso na subunidade;

X - acompanhar o inventário dos bens existentes na subunidade;

XI - realizar estudos e pesquisas relativas às matérias pertinentes à sua área de atuação e propor soluções de melhoria no desenvolvimento das atividades correlatas;

XII - propor normas e rotinas para as atividades desempenhadas na sua área de atuação;

XIII - elaborar e atualizar manual de rotinas e procedimentos a cargo da subunidade;

XIV - elaborar relatórios de suas atividades;

XV - elaborar extratos, no âmbito de sua área de atuação, para publicação de decisões da Secretaria-Adjunta de Administração;

XVI - consolidar e solicitar materiais e serviços necessários ao funcionamento da Secretaria-Adjunta de Administração;

XVII - preparar certidões e declarações solicitadas, na sua área de competência, nos termos da Portaria-TCU nº 256, de 13 de novembro de 2000, e submetê-las ao Secretário-Adjunto;

XVIII - efetuar ações necessárias aos trabalhos desenvolvidos por profissionais de empresas contratadas cujas atividades são realizadas no âmbito da subunidade;

XIX - participar do processo de formulação e de acompanhamento dos planos relativos à Secretaria-Adjunta de Administração;

XX - observar as boas práticas de gestão administrativa na condução dos trabalhos;

XXI - zelar, no âmbito de sua área de atuação, pela satisfação dos clientes com os serviços prestados pela Secretaria-Adjunta de Administração;

XXII - consoante diretriz emanada pela Secretaria-Adjunta de Administração, levantar oportunidades de melhoria nas demandas encaminhadas pelas unidades, comunicando o resultado do trabalho ao Secretário-Adjunto, para as providências cabíveis; e

XXIII - prestar apoio administrativo-operacional solicitado pelo Secretário-Adjunto.

Art. 7º A Assessoria tem por finalidade auxiliar o dirigente da unidade, especialmente no que se refere à elaboração de pareceres e despachos, bem como às atividades inerentes à elaboração e ao acompanhamento do Plano Diretor de Administração.

Art. 8º Compete à Assessoria:

I - elaborar pareceres, pronunciamentos, expedientes e comunicações do Secretário- Adjunto, bem como informativos da Secretaria-Adjunta de Administração;

II - desenvolver estudos técnicos e pesquisas;

III - instruir processos relativos à prestação de serviço extraordinário;

IV - instruir processos de solicitação de ressarcimento de despesas, à exceção daqueles formalmente a cargo das gerências de processo da Secretaria-Adjunta da Administração;

V - instruir os demais processos que lhe sejam distribuídos pelo dirigente da unidade, elaborando os extratos para publicação, quando necessário;

VI - elaborar, em parceria com a subunidade responsável, as minutas dos atos normativos referentes à área de atuação da Secretaria-Adjunta de Administração;

VII - coordenar o acompanhamento das metas definidas no Plano Diretor de Administração pelas subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração;

VIII - acompanhar o cumprimento das metas definidas no Plano Diretor de Administração pelas unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;

IX - elaborar, em parceria com as demais subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração, relatórios de gestão conforme periodicidade e modelo definidos pelo Secretário-Adjunto;

X - consolidar, no âmbito da Secretaria-Geral de Administração, a proposta anual de áreas de interesse e de temas prioritários relativos à licença para capacitação consoante normativo específico, bem como, quando couber, as necessidades de treinamento dos servidores;

XI - acompanhar a atualização de normas no âmbito da Secretaria-Geral de Administração e de suas unidades integrantes;

XII - apoiar a participação do Secretário-Adjunto nos comitês e comissões institucionais dos quais ele participe;

XIII - participar de grupos de trabalho e projetos de interesse da Secretaria-Adjunta de Administração;

XIV - acompanhar a atualização, no Portal TCU, da área de conteúdo da Secretaria-Adjunta de Administração;

XV - acompanhar a atualização, no Portal TCU, do link "Transparência Administrativa", do "Catálogo de Formulários" e do "Manual do Servidor" pelas unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;

XVI - auxiliar na celebração de instrumentos de cooperação técnica de interesse da Secretaria-Adjunta;

XVII - promover a adoção de práticas de gestão do conhecimento no âmbito da Secretaria-Adjunta de Administração;

XVIII - organizar as reuniões periódicas da Secretaria-Adjunta de Administração; e

XIX - desenvolver outras atividades que lhe sejam atribuídas pelo dirigente da unidade.

Art. 9º A Diretoria de Apoio Estratégico tem por finalidade atender, diretamente ou indiretamente, as demandas administrativas relativas às autoridades do Tribunal mediante interação com as partes envolvidas na solução, contribuindo para o incremento da qualidade e tempestividade da entrega dos produtos e serviços solicitados, bem como para o aprimoramento dos procedimentos adotados.

Art. 10. Compete à Diretoria de Apoio Estratégico:

I - criar e manter cadastro das autoridades ativas e inativas, bem como de seus dependentes e pensionistas;

II - prestar às autoridades, e a seus pensionistas, informações e orientações de caráter geral acerca de solicitações e requerimentos de natureza administrativa;

III - receber demandas das autoridades e seus pensionistas, monitorar o atendimento e prestar aos interessados as informações e as orientações cabíveis, especialmente no que se refere a pleitos afetos a:

a) admissão;

b) assistência à saúde;

c) concessão de aposentadoria, pensão e montepio civil;

d) emissão de passagens;

e) pagamento de diárias;

f) manutenção e reforma das unidades de assessoramento a autoridades;

g) ocupação de imóveis funcionais;

h) serviços de comunicação e segurança;

i) reconhecimento de direitos; e

j) concessão de vantagens e benefícios.

IV - operacionalizar o ressarcimento de:

a) despesas realizadas pelas autoridades, seus dependentes e pensionistas, com a aquisição de medicação de uso contínuo, na forma disciplinada pela Resolução-TCU nº 222, de 11 de março de 2009; e

b) despesas médicas de pequeno vulto realizadas pelas autoridades, seus dependentes e pensionistas, em conformidade com a Resolução-TCU nº 222, de 2009, e com a Portaria-TCU nº 315, de 2 de outubro de 2009.

V - instruir os processos que lhe sejam distribuídos pelo dirigente da unidade, elaborando os extratos para publicação, quando necessário;

VI - promover a colaboração e o compartilhamento de informações com as demais áreas da Secretaria-Geral de Administração no que concerne às demandas administrativas das autoridades e seus pensionistas;

VII - manter-se informada quanto às inovações afetas ao atendimento das demandas administrativas das autoridades, inclusive por meio do acompanhamento da atualização de normas e da interação com outros órgãos da administração pública;

VIII - manifestar-se, sob demanda do dirigente da unidade, acerca da elaboração de minutas dos atos normativos que contemplem matérias inerentes a demandas administrativas das autoridades e seus pensionistas;

IX - interagir com as unidades de assessoramento a autoridades com vistas a identificar oportunidades de melhoria no atendimento das demandas administrativas das autoridades e seus pensionistas; e

X - desenvolver outras atividades inerentes à sua área de atuação.

Art. 11. A Comissão Disciplinar Permanente é órgão colegiado da Secretaria do TCU, de natureza técnica e de caráter permanente, que tem por finalidade apurar responsabilidade de servidor do Tribunal por infração praticada no exercício de suas atribuições.

Parágrafo único. A Comissão Disciplinar Permanente constitui diretoria específica da Secretaria-Adjunta de Administração.

Art. 12. Compete à Comissão Disciplinar Permanente:

I - formalizar processo disciplinar objetivando apurar responsabilidade de servidor por infração praticada no exercício de suas atribuições ou que tenha relação com as atribuições do cargo em que se encontra investido;

II - exercer suas atividades com independência e imparcialidade, assegurado o sigilo necessário à elucidação dos fatos ou exigido pelo interesse da Administração, com realização das reuniões e das audiências da Comissão em caráter reservado;

III - verificar eventuais impedimentos ou suspeição de seus membros;

IV- convocar servidores, com ciência do dirigente da respectiva unidade de lotação, e terceiros para promover tomada de depoimentos, acareações, investigações, perícias e sindicâncias, bem como as providências que se fizerem necessárias visando à coleta de provas, propondo a requisição, quando necessário, de técnicos e peritos, de modo a permitir a completa elucidação dos fatos e das irregularidades administrativas;

V - indiciar servidor, quando for o caso, com a especificação dos fatos a ele imputados e das respectivas provas, bem como os dispositivos legais ou regulamentares transgredidos, assegurando-lhe ampla defesa;

VI - autorizar vista dos autos e cópias do processo ao acusado ou patrono da defesa;

VII - elaborar relatório conclusivo de processo disciplinar, propondo as providências cabíveis, e apresentá-lo, via Secretaria-Adjunta de Administração e Gabinete do Presidente, ao Corregedor do Tribunal, para julgamento, nos termos da Resolução-TCU nº 159, de 19 de março de 2003; e

VIII - desenvolver outras atividades típicas da área que lhe forem determinadas pelo Corregedor do Tribunal.

Art. 13. A Gerência de Publicação de Atos Administrativos tem por finalidade coordenar o processo de trabalho relativo à publicidade dos atos administrativos produzidos no âmbito do TCU mediante publicação no DOU, BTCU ou outro veículo oficial, consoante regulamentação específica.

Art. 14. Compete à Gerência de Publicação de Atos Administrativos:

I - elaborar minutas de normativo relativas à prática de atos de gestão, de interesse da Secretaria-Adjunta de Administração e da Secretaria-Geral de Administração;

II - receber, realizar triagem, formatar e organizar as matérias destinadas à publicação no DOU;

III - receber, realizar triagem, formatar e organizar as matérias destinadas à publicação no BTCU;

IV - elaborar, para publicação no BTCU, extratos de atos administrativos oriundos da Secretaria-Adjunta de Administração, da Secretaria-Geral de Administração e do Gabinete do Presidente;

V - elaborar e formatar extratos referentes à ratificação de despesas, instrumentos de cooperação e contratos, encaminhando-os para publicação no DOU;

VI - estruturar, controlar a numeração, editar e publicar o BTCU;

VII - orientar às unidades do Tribunal no que concerne às normas de elaboração dos expedientes destinados à publicação no DOU e no BTCU;

VIII - acompanhar, para fins de divulgação no BTCU, as matérias relativas ou de interesse do TCU publicadas no DOU;

IX - manter registros e arquivos, bem como o controle das matérias publicadas nos boletins, organizando e atualizando o respectivo índice;

X - atender às solicitações de pesquisa relacionadas às matérias publicadas nos BTCU;

XI - acompanhar e fiscalizar a execução do contrato com a Imprensa Nacional para publicação de matérias no DOU, observada delegação de competência específica;

XII - alimentar e manter atualizada, no Portal TCU, a área de conteúdo do BTCU e, no âmbito de sua atuação, da Secretaria-Geral de Administração;

XIII - solicitar ao setor pertinente da Secretaria das Sessões a atualização de portaria-TCU que seja alterada mediante portaria-Segedam;

XIV - disponibilizar, no Portal TCU, os informativos da Secretaria-Adjunta de Administração e da Secretaria-Geral de Administração;

XV - instruir, nos processos de remoção de servidor, o cálculo da indenização com transporte de bagagens e bens pessoais, bem como acompanhar a comprovação do deslocamento do servidor e de seus dependentes; e

XVI - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 15. A Gerência de Diárias e Passagens tem por finalidade gerenciar o processo de trabalho afeto à emissão de passagens e ao pagamento de diárias requisitadas pelas unidades do TCU, em conformidade com norma específica.

Art. 16. Compete à Gerência de Diárias e Passagens:

I - instruir processos de concessão de diárias;

II - instruir processos de solicitação de ressarcimento de despesas relativos a diárias e passagens;

III - analisar e elaborar as minutas de autorização de ressarcimento de despesas com transporte por quilômetro rodado;

IV - atestar viagem a serviço dos dirigentes da Secretaria-Geral de Administração e das unidades que a integram;

V - requisitar e autorizar a emissão de passagens aéreas;

VI - acompanhar e fiscalizar a execução do contrato de emissão de passagens aéreas, observada delegação de competência específica;

VII - realizar levantamentos estatísticos referentes ao pagamento de diárias e à emissão de passagens aéreas;

VIII - cadastrar e conceder acesso, às unidades do Tribunal, na solução de TI de reserva de passagens aéreas;

IX - instruir pedidos de ressarcimento de seguro internacional de saúde; e

X - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 17. A Gerência de Patrimônio, Pessoal, Processos e Documentos tem por finalidade coordenar, no âmbito do gabinete da Secretaria-Geral de Administração, os processos de trabalho relativos ao patrimônio, aos registros de pessoal, e aos documentos e processos, bem como operacionalizar a concessão de suprimento de fundos para as unidades sediadas em Brasília-DF à exceção do Instituto Serzedello Corrêa.

Art. 18. Compete à Gerência de Patrimônio, Pessoal, Processos e Documentos, no âmbito do gabinete da Secretaria-Geral de Administração:

I - solicitar, guardar, controlar, zelar e inventariar os bens alocados, inclusive os existentes nas subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração à exceção daqueles relativos à Comissão Disciplinar Permanente;

II - lançar e alterar, na solução de TI corporativa, os registros de frequência, afastamento, férias, recesso e demais ocorrências dos servidores;

III - cadastrar, na solução de TI corporativa, a alteração de lotação de servidor no âmbito das unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;

IV - solicitar, administrar e gerenciar as requisições de material de consumo, inclusive para as subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração;

V - controlar os limites máximos para concessão de licença para capacitação requerida por servidores lotados na Secretaria-Geral de Administração e em suas unidades integrantes;

VI - manter arquivo sistemático e atualizado de documentos e processos;

VII - receber, registrar, distribuir e expedir documentos e correspondências;

VIII - constituir, receber, autuar, tramitar, consultar, encerrar e arquivar processos mediante solução de TI de gestão processual;

IX - inserir peças nos autos e realizar demais procedimentos inerentes à inserção;

X - operacionalizar critérios para distribuição de processos;

XI - manter atualizado o rol de responsáveis do exercício relativos à unidade gestora 030001;

XII - controlar os serviços reprográficos;

XIII - adotar os procedimentos necessários ao atendimento dos pedidos de vista e cópia de processos administrativos que estejam encerrados ou para os quais não tenha sido designado relator, ressalvadas eventuais delegações de competência específicas;

XIV - instruir e gerir os processos de concessão de suprimento de fundos para as unidades sediadas em Brasília-DF à exceção do Instituto Serzedello Corrêa;

XV - emitir relatórios afetos aos profissionais de empresas contratadas;

XVI - autorizar a saída de veículos automotores pertencentes à frota do Tribunal, na Sede, para realização de trabalho externo por servidores; e

XVII - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 19. As funções de confiança alocadas à Secretaria-Adjunta de Administração estão distribuídas em conformidade com o Anexo I a esta Portaria.

Art. 20. A lotação de servidores na Secretaria-Adjunta de Administração encontra-se definida no Anexo II a esta Portaria.

Art. 21. A estrutura organizacional da Secretaria-Adjunta de Administração é aquela constante do Anexo III a esta Portaria.

Art. 22. Ficam revogadas as Portarias-Adadmin nº 6, de 13 de maio de 2011, e nº 8, de 17 de outubro de 2011.

Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CARLOS ROBERTO CAIXETA

Secretário-Adjunto

(* Republicada em virtude do que dispõe o art. 3º da Portaria-Adadmin nº 2, de 1º de agosto de 2012)