Portaria TCU n° 123/2005
Assunto: O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na PortariaTCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:
Origem: [TCU]
Início de vigência: 13/06/2005
Situação: Vigente

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto de Modernização do Sistema de Planejamento e Gestão do Tribunal de Contas da União (Planejar) nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo LEONARD RENNE GUIMARÃES LAPA, matrícula nº 5100-4, para exercer a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-03, constante da Resolução nº 147, de 28 de dezembro de 2001, e alocada à Secretaria de Planejamento e Gestão.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 176, de 2003, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º O titular da Secretaria-Geral de Administração fica autorizado a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da Unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ADYLSON MOTTA

Presidente

1. Identificação do gestor do projeto

Nome

Matrícula

¿X¿ - Espécie de gestor

Origem da FC

Leonard Renne Guimarães Lapa (leonardrg@tcu.gov.br)

5100-4

Gerente

X

Coordenador

Líder

Seplan

Nome do substituto eventual

Matrícula

André Guilhon Henriques (andregh@tcu.gov.br)

5614-6

Local/telefone

Secretaria de Planejamento - Seplan -1ª Diretoria Técnica / ramal: 7639

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

Modernização do sistema de planejamento e gestão do TCU - Planejar

Período de realização

Unidade patrocinadora

06/06/2005 a 01/12/2006

Seplan

3. Vinculação estratégica

Vínculo principal com Plano Estratégico do TCU (objetivo e estratégia)

a)

Estratégia 8: Aperfeiçoar o sistema de planejamento e gestão do TCU.

Medida c: aperfeiçoar e consolidar sistemática de medição, avaliação e divulgação de resultados institucionais;

Medida h: consolidar o processo de administração estratégica.

b)

Estratégia 10: Assegurar elevado nível de satisfação dos servidores do TCU.

Vínculo principal com Plano diretor da Seplan

a)

Diretriz 1: Fortalecer a cultura de planejamento.

b)

Medida 1.1: Modernizar o sistema de planejamento e gestão.

4. Problema / oportunidade

Descrição do problema ou da oportunidade

a)

O atual plano estratégico do Tribunal, aprovado pela portaria TCU nº59, de janeiro de 2003, aponta a necessidade de desenvolvimento de ações de aperfeiçoamento do sistema de planejamento e gestão como forma de garantir o alcance da visão de futuro e o cumprimento da missão institucional do TCU.

b)

O sistema de planejamento e gestão do TCU, baseado na metodologia de gerenciamento pelas diretrizes, alcançou um estágio de maturidade em que é possível, e se torna necessário, incorporar ao seu cotidiano novas ferramentas e metodologias que confiram maior racionalidade, efetividade e constância às ações da organização, contribuindo para o aperfeiçoamento da gestão e assegurando o atendimento das expectativas dos clientes internos e externos do Tribunal.

c)

Embora a metodologia de gerenciamento pelas diretrizes atenda de forma satisfatória a maioria das necessidades do Tribunal, ela apresenta uma série de deficiências que podem ser sanadas com a adoção de uma metodologia híbrida de planejamento e gestão que congregue os pontos fortes de duas das principais metodologias existentes: o gerenciamento pelas diretrizes ¿ GPD e o balanced scorecard ¿ BSC. Tais deficiências foram identificadas pelas unidades do Tribunal durante o processo de auto-avaliação de gestão conduzido no exercício de 2004 e pela banca examinadora do Prêmio Nacional da Gestão Pública ¿ PQGF.

d)

As oportunidades identificadas pelas unidades do TCU são as seguintes:

- aprimoramento da metodologia de planejamento, visando conferir maior foco aos objetivos estratégicos;

- maior atenção às especificidades de cada unidade no momento de estabelecer as metas;

- definição de indicadores de desempenho estratégicos para o Tribunal;

- promoção de reuniões semestrais para o acompanhamento dos planos do TCU;

- compatibilização do calendário de elaboração dos planos das unidades;

- adoção de metas mais específicas para a Segedam;

- definição, de forma efetiva, de quais medidas e metas serão prioritárias;

- simplificar a sistemática de acompanhamento de desempenho dos indicadores.

e)

Os problemas na formulação de estratégias e planos do TCU apontados pela banca examinadora do PQGF são os seguintes:

- o TCU não estabelece metas de longo prazo alinhadas com as estratégias da organização;

- não há informações quanto às principais relações de causa e efeito dos indicadores de desempenho da organização;

- não foi evidenciado como a organização estabelece as metas de longo prazo e seus respectivos indicadores de desempenho.

Evolução do quadro (apresentar dados)

a)

O TCU vem passando por fase de transformação gerencial em que busca priorizar mudanças estratégicas e, com isso, modernizar a atuação do controle externo. Forte indutor dessa transformação é o sistema de planejamento e gestão institucional, que atualmente segue a metodologia do GPD.

b)

No ano de 1999, com o início da implantação do GPD, a função planejamento no TCU iniciou novo ciclo. Foi elaborado o primeiro plano anual de diretrizes, sob a influência dessa metodologia, e elaborada a segunda versão do Plano Estratégico do Tribunal ¿ PET, na qual foram incorporados o negócio e a visão de futuro e revista a missão institucional.

c)

No ano de 2001, como forma de subsidiar a elaboração do plano de diretrizes do Tribunal e a revisão do PET, foi implementado o processo de auto-avaliação institucional. Esse processo corresponde à fase de diagnóstico do ambiente interno da organização, sendo responsável por identificar potencialidades, recursos, capacidades e habilidades favoráveis ao desempenho organizacional, bem como aspectos menos desenvolvidos que necessitem ser aperfeiçoados sob pena de impactar negativamente no exercício da missão e no alcance da visão de futuro da organização.

d)

No ano de 2003, tendo como subsídio, dentre outras informações, as boas práticas e oportunidades de melhoria identificadas na auto-avaliação de gestão, foi elaborada nova versão do PET, na qual foram incorporados os indicadores de gestão, as estratégias de atuação do Tribunal e os valores institucionais.

e)

Dentre as estratégias traçadas, uma refere-se ao aperfeiçoamento do sistema de planejamento e gestão do TCU. Segundo essa estratégia, ¿a sobrevivência e o desenvolvimento das organizações dependem da implementação de sistemas de gestão empreendedores, voltados para a obtenção de resultados e para o atendimento das expectativas dos clientes. O aperfeiçoamento do sistema de planejamento e gestão tem como principal função, conferir maior racionalidade, efetividade e constância às ações da organização e proporcionar convergência aos esforços despendidos para alcance da visão de futuro e cumprimento da missão institucional¿.

f)

Tal estratégia, aliada às oportunidades identificadas no processo de auto-avaliação de gestão conduzida no exercício de 2004 e aos problemas na formulação de estratégias e planos do Tribunal apontados pela banca examinadora do PQGF, torna imperativa a modernização do atual sistema de planejamento e gestão do Tribunal.

g)

É esperado que o novo modelo de planejamento e gestão seja capaz de:

- conferir maior conseqüência prática ao plano estratégico do Tribunal;

- favorecer o alinhamento das diretrizes de curto prazo com as de longo prazo;

- orientar os esforços da organização para o alcance gradual dos objetivos estratégicos;

- tornar viável o acompanhamento irrestrito da implementação dos objetivos estratégicos pelos diversos níveis organizacionais;

- explicitar o papel das diversas unidades na consecução dos objetivos estratégicos;

- integrar o maior número possível de servidores e unidades ao processo de planejamento e gestão;

- assegurar que o planejamento anual e seu desdobramento dentro do Tribunal estejam focados nos objetivos estratégicos e no desenvolvimento das competências essenciais do Tribunal;

- comunicar e institucionalizar a estratégia em todos os níveis da organização;

- considerar as especificidades de cada unidade do Tribunal no momento do desdobramento de seus planos;

- simplificar o acompanhamento das metas e do desempenho institucional e das unidades.

5. Escopo do projeto

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Desenvolver metodologia de planejamento que utilize o Balanced Scorecard ¿ BSC e o gerenciamento pelas diretrizes ¿ GPD de forma complementar, garantindo a tradução da estratégia da organização e favorecendo a implementação e o acompanhamento das diretrizes de longo prazo nos diversos níveis organizacionais.

5.2. Meta - indicador - produto - cliente

META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a)

Desenvolver e validar modelo de planejamento e gestão baseado no uso integrado do GPD e do BSC.

- revisão da literatura sobre os conceitos de BSC e GPD (30%);

- definição das etapas que compõem o modelo de implementação da estratégia por meio do uso integrado do BSC e do GPD (50%);

- validação do modelo pelo patrocinador do projeto (20%).

100%

03/10/05

117 dias

Percentual de desenvolvimento do modelo concluído.

Documento de descrição do modelo de planejamento e gestão desenvolvido e validado.

Seplan

b)

Elaborar e validar nova versão do Guia de Referência do Sistema de Planejamento e Gestão.

- Guia para reuniões de acompanhamento e avaliação de gestão.

- Referencial teórico do sistema de planejamento e gestão

1

01/11/05

01/08/05

01/11/05

Guia de referência elaborado.

Nova versão do Guia de Referência do Sistema de Planejamento e Gestão elaborada e validada.

Seplan

Unidades do TCU

c)

Realizar entrevistas com autoridades e dirigentes do TCU segundo roteiro predefinido.

15

22/07/05

45 dias

Entrevistas realizadas

Documento contendo entendimento de autoridades e dirigentes quanto à estratégia da organização.

Seplan

d)

Construir proposta de mapa estratégico para o TCU.

- definir perspectivas (20%);

- definir objetivos estratégicos (50%);

- definir relações de causa e efeito (30%).

100%

08/8/05

15 dias

Percentual da proposta de mapa estratégico construído.

Proposta de mapa estratégico do TCU construído (contendo: perspectivas, objetivos estratégicos e relações de causa e efeito).

Seplan

Unidades do TCU

e)

Aprimorar o sistema de acompanhamento de metas.

- possibilitar o acompanhamento de metas e resultados por meio do sistema Sinergia.

100%

15/11/05

Percentual de implementação do módulo concluído.

Inserção no sistema Sinergia de módulo que possibilite o acompanhamento do alcance das metas do Tribunal (comparativo Realizado x Meta)

Seplan

Unidades do TCU

f)

Validar proposta de mapa estratégico do TCU.

- validar proposta junto à Seplan/Patrocinador (1 reunião);

- validar proposta junto aos entrevistados (2 reuniões);

- encaminhar para sugestão dos dirigentes;

- validar sugestões com os entrevistados (2 reuniões);

- validar proposta final no encontro de dirigentes.

1

21/11/05

Mapa estratégico validado.

Mapa estratégico validado pelos gestores do TCU.

Seplan

Unidades do TCU

g)

Elaborar proposta de indicadores de desempenho estratégicos.

- identificar prováveis indicadores de desempenho;

- formular proposta de indicadores de desempenho.

100%

17/03/06

Percentual de objetivos estratégicos com indicadores de desempenho associados.

Objetivos estratégicos com indicadores de desempenho associados.

Seplan

Unidades do TCU

h)

Validar proposta de indicadores de desempenho estratégicos.

- validar proposta junto à Seplan (2 reuniões);

- validar proposta junto aos dirigentes (2 reuniões).

100%

01/05/06

Percentual de indicadores de desempenho validados.

Indicadores de desempenho validados pelos gestores do TCU.

Seplan

Unidades do TCU

i)

Elaborar proposta de metas, estratégias e/ou projetos para operacionalização do mapa estratégico.

- identificar projetos existentes que contribuam para os objetivos estratégicos definidos;

- identificar projetos potenciais que contribuam para os objetivos estratégicos definidos;

- formular proposta de meta de longo prazo para os indicadores;

- formular proposta de estratégias e/ou projetos que contribuam para os objetivos estratégicos definidos.

100%

01/06/06

Percentual de indicadores de desempenho com meta proposta.

Percentual de objetivos estratégicos com estratégia e/ou projetos associados.

Indicadores de desempenho com meta proposta.

Objetivos estratégicos com estratégias e/ou projetos associados.

Seplan

Unidades do TCU

j)

Validar proposta de metas, estratégias e/ou projetos.

- validar metas, estratégias e/ou projetos junto à Seplan;

- validar metas, estratégias e/ou projetos juntos aos dirigentes.

100%

01/08/06

Percentual de metas, estratégias e/ou projetos validados.

Metas, estratégias e/ou projetos validados.

Seplan

Unidades do TCU

k)

Desdobrar mapa estratégico do TCU para uma unidade básica.

1

01/10/06

Mapa estratégico desdobrado.

Mapa estratégico de uma unidade básica do TCU construído.

Unidade básica do TCU

l)

Definir critérios de solução de TI para dar suporte ao modelo.

1

01/11/06

Especificação validada pelos clientes.

Especificação técnica para licitação da solução de TI.

Seplan

Setec

m)

Elaborar e apresentar relatório final do projeto.

1

01/12/06

Número de relatórios elaborados

Relatório final do projeto elaborado.

Seplan ¿ escritório de projetos

5.3. Macroetapas (primeiro nível da estrutura analítica do projeto - EAP)

a)

Desenvolvimento de modelo de planejamento e gestão e elaborar novo guia de referência de planejamento;

b)

Construção e validação do mapa estratégico para o TCU;

c)

Desdobramento do mapa estratégico do TCU para uma unidade básica;

5.4. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Desenvolver modelo que permita o desdobramento das estratégias até os servidores;

b)

Implementar novo modelo em todas as unidades do Tribunal (construção de mapas estratégicos, definição de indicadores e metas para todas as unidades do Tribunal);

c)

Capacitar servidores/facilitadores no uso da metodologia desenvolvida;

d)

Revisar plano estratégico e macroprocessos do Tribunal;

e)

Adequar a avaliação de desempenho individual e institucional à nova metodologia a ser implementada;

f)

Elaborar plano de concepção de indicadores ainda não mensurados;

g)

Implementar solução de TI para dar suporte ao modelo desenvolvido.

h)

Elaborar e validar plano de diretrizes do TCU para o biênio 2007-2008.

6. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Parte envolvida:

patrocinador, cliente, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos), parceiro

Item negociado com as partes envolvidas internas ou

item a negociar com as partes envolvidas externas

a)

Seplan

Patrocinadora e principal cliente do projeto. Durante e após o encerramento do projeto, será responsável pela divulgação e implementação da nova metodologia junto a todas as unidades do Tribunal.

b)

Gestores do Tribunal (Adcon, Adfis, ISC, Seplan, Segecex, SGS, Segedam, Setec e Presidência)

Serão parceiros da Seplan durante o processo de construção e validação do mapa estratégico do Tribunal.

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade de ocorrer

Ação para

(E) evitar / (M) mitigar/ (R) reduzir impacto

Responsável pela ação

a)

Não envolvimento/comprometimento da alta administração (para ser eficaz o BSC deve refletir a visão estratégica da alta administração).

Alto

Baixo

(M) realizar divulgação sistemática da nova metodologia apontando os principais benefícios e melhorias em relação ao modelo anterior.

Equipe do Projeto

Seplan

b)

Baixa participação de dirigentes na construção dos produtos do projeto.

Alto

Baixo

(E) implementar estratégia adequada para divulgação do projeto;

(M) realizar divulgação da nova metodologia apontando os principais benefícios e melhorias em relação ao modelo anterior.

(E) Elaborar e divulgar cronograma de atividades que requeiram a participação de dirigentes do Tribunal.

Equipe do Projeto

Seplan

8. Relação com outros projetos

Projetos predecessores

Projetos conexos

Projetos sucessores

a)

Projeto Sinergia (extração de dados que proporcionem suporte às decisões gerenciais no âmbito do projeto e possibilitem a aferição de indicadores de desempenho)

9. Custos estimados

Recurso

Valor estimado

Data inicial de liberação do recurso

a)

Não há custos adicionais para o Tribunal

Total de custos estimados

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

10. Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

11. Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação integral/ parcial / por atividade

a)

Leonard Renne Guimarães Lapa

5100-4

Seplan

6/6/2005 a 1/12/2006

Integral

b)

André Guilhon Henriques

5614-6

Seplan

6/6/2005 a 1/12/2006

Parcial

c)

Márcio Lemos Said

5662-6

Seplan

6/6/2005 a 1/12/2006

Parcial

12. Finalização

Data e assinatura do gestor do projeto

Em 03/06/2005

Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, conforme acordo firmado em ata de reunião de abertura realizada em 03/06/2005.

Encaminhe-se a presente proposta à Presidência, visando à aprovação do projeto.

Seplan, 03/06/2005