Portaria SEGECEX n° 9/2020
Assunto: Disciplina, no âmbito da Secretaria-Geral de Controle Externo, a proposição das deliberações previstas na Resolução-TCU nº 315, de 22 de abril de 2020.
Origem: [SEGECEX]
Tema: Controle Externo
Início de vigência: 15/05/2020
Situação: Vigente
Tags: [Recomendação, Determinação, Ciência, Deliberação, Monitoramento]
Normas relacionadas: [Associada a Memorando Circular SEGECEX n° 26/2020, Associada a Memorando Circular SEGECEX n° 29/2020, Revoga Portaria SEGECEX n° 13/2011, Alterada por Portaria SEGECEX n° 12/2020, Alterada por Portaria SEGECEX n° 3/2023]

O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no uso das atribuições regulamentares conferidas pelos incisos I e III do art. 31 e pelo inciso X do art. 91 da Resolução-TCU nº 305, de 28 de dezembro de 2018,

considerando a autorização contida no art. 18 da Resolução-TCU nº 315, de 22 de abril de 2020;

considerando a necessidade de disciplinar, no âmbito da Secretaria-Geral de Controle Externo, procedimentos relativos à operacionalização da Resolução-TCU nº 315, de 2020;

considerando que a efetividade das ações de controle depende da qualidade das deliberações expedidas pelo Tribunal, bem como do monitoramento destas; e

considerando os estudos e as conclusões constantes do processo TC 036.774/2019-7, resolve:

Art. 1º A proposição de deliberações no âmbito da Secretaria-Geral de Controle Externo observará o previsto na Resolução-TCU nº 315, de 22 de abril de 2020, que dispõe sobre a elaboração de deliberações que contemplem medidas a serem tomadas pelas unidades jurisdicionadas no âmbito do Tribunal de Contas da União, bem como o disposto nesta portaria e nas orientações gerais contidas em seu anexo.

Art. 2º Para efeito desta portaria e em conformidade com a Resolução-TCU nº 315, de 2020, considera-se:

I - determinação: deliberação de natureza mandamental que impõe ao destinatário a adoção, em prazo fixado, de providências concretas e imediatas com a finalidade de prevenir, corrigir irregularidade, remover seus efeitos ou abster-se de executar atos irregulares;

II - ciência: deliberação de natureza declaratória que cientifica o destinatário sobre a ocorrência de irregularidade, quando as circunstâncias não exigirem providências concretas e imediatas, sendo suficiente, para fins do controle, induzir a prevenção de situações futuras análogas; e

III - recomendação: deliberação de natureza colaborativa que apresenta ao destinatário oportunidades de melhoria, com a finalidade de contribuir para o aperfeiçoamento da gestão ou dos programas e ações de governo.

Art. 3º Na proposição da deliberação deve estar expresso o dispositivo da Resolução-TCU nº 315, de 2020, que a fundamenta.

Parágrafo único. A Parte I do Anexo Único a esta portaria traz orientações a serem consideradas na proposição das deliberações previstas no art. 2º desta portaria.

Art. 4º A proposição de determinações deverá ser feita em conformidade com os requisitos constantes da Subseção I da Resolução-TCU nº 315, de 2020, e observará as orientações da Parte II do Anexo Único a esta portaria.

§ 1º A expressa manifestação acerca da forma e do momento em que ocorrerá o monitoramento de determinação formulada sem fixação de prazo para cumprimento, nos termos do § 1º do art. 6º da Resolução-TCU nº 315, de 2020, caso no qual a obrigação de fazer depende de um termo ou condição suspensiva, deve constar da proposta da unidade técnica.

§ 2º Na fundamentação da proposição de determinações para as situações excepcionais abrangidas pelo § 3º do art. 7º da Resolução-TCU nº 315, de 2020, devem ser destacados:

I - a demonstração de que não é factível a implementação das providências imediatas necessárias para prevenir ou corrigir a irregularidade ou remover seus efeitos; (Alterado pela Portaria-Segecex nº 12, de 5 de agosto de 2020)

II - as razões que justifiquem a necessidade da medida;

III - a demonstração da razoabilidade do prazo fixado para cumprimento da determinação; e

IV - a anuência do gestor ou a demonstração de que a alternativa apresentada por ele não é suficiente para prevenir ou corrigir a irregularidade ou remover seus efeitos.

§ 3º O cumprimento das determinações deve ser monitorado em processo distinto do que contiver a proposta de deliberação, exceto para aquelas exaradas nos seguintes tipos de processos, que, conforme o caso, podem ser monitorados no processo original ou em processo distinto: (Alterado pela Portaria - Segecex nº 3, de 7 de fevereiro de 2023)

I - Aposentadoria (APOS) ;

II - Atos de Admissão (ADS) ;

III - Relatório de Acompanhamento (Racom) ;

IV - Desestatização (DES) ;

V - Monitoramento (MON) ;

VI - Relatório de Monitoramento (RMON) ;

VII - Prestação de Contas (PC) ;

VIII - Contas do Presidente da República (CGOV) ; e

IX - Relatório de Auditoria (RA) , especificamente no caso de auditoria financeira.

Art. 5º Para fins de atendimento ao previsto no art. 8º da Resolução-TCU nº 315, de 2020, as proposições de determinação para providências internas em processos de controle externo que não sejam voltadas à instrução dos autos, a exemplo, entre outras, de deliberações de realização de fiscalização, de encaminhamento de cópia de peça ou de orientação para futuras ações de controle, devem observar a redação prevista no item 6 da Parte II do Anexo Único a esta portaria.

Art. 6º A proposição de ciência deverá ser feita em conformidade com os requisitos constantes da Subseção II da Resolução-TCU nº 315, de 2020, e observará as orientações da Parte III do Anexo Único a esta portaria.

Art. 7º A proposição de recomendações deverá ser feita em conformidade com os requisitos constantes da Subseção III da Resolução-TCU nº 315, de 2020 e observará as orientações da Parte IV do Anexo Único a esta portaria.

§ 1º A proposição de recomendações deve contemplar a menção quanto à necessidade ou não de monitoramento da medida.

§ 2º A implementação das recomendações deve ser monitorada em processo distinto do que contiver a proposta de deliberação.

Art. 8º A remessa de relatório de fiscalização ou instrução preliminar aos destinatários das deliberações para apresentação de comentários sobre as propostas de determinação e/ou recomendação, bem como, se for o caso, o registro da dispensa da providência, previstas no art. 14 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, devem observar as orientações da Parte V do Anexo Único a esta portaria.

Art. 9º Na hipótese de a unidade técnica entender que a formulação de deliberação para caso específico deva ser dispensada pelo Tribunal com fundamento no art. 16 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, a justificativa, devidamente evidenciada, deve ser registrada na seção do relatório de fiscalização destinada ao tratamento dos achados ou na parte equivalente da instrução, indicando, sempre que cabível, o inciso do parágrafo único do art. 16 da citada resolução na qual se baseia.

§ 1º No caso de dispensa de formulação de deliberação fundamentada no inciso I do parágrafo único do art. 16 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, deverá ser feito o registro da proposição da dispensa na seção "Proposta de Encaminhamento". (AC) (Portaria-Segecex nº 12, de 5 de agosto de 2020)

§ 2º A Parte VI do Anexo Único a esta portaria traz orientações a serem consideradas na hipótese de dispensa da proposição de deliberação." (AC) (Portaria-Segecex nº 12, de 5 de agosto de 2020)

Art. 10. Os despachos da subunidade e da unidade técnica responsáveis devem contemplar parágrafo (s) específico (s) com vistas a declarar que a formulação de deliberações observou os requisitos definidos na Resolução-TCU nº 315, de 2020.

Art. 11. O cumprimento do disposto nesta portaria e na Resolução -TCU nº 315, de 2020, será objeto do controle e da asseguração da qualidade de que trata a Portaria - Segecex nº 4, de 15 de julho de 2022, que disciplina o Sistema de Gestão da Qualidade dos processos de controle externo no âmbito da Secretaria-Geral de Controle Externo. (Alterado pela Portaria - Segecex nº 3, de 7 de fevereiro de 2023)

Art. 12. Fica revogada a Portaria-Segecex nº 13, de 27 de abril de 2011.

Art. 13. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS

"ANEXO ÚNICO À PORTARIA-SEGECEX Nº 9, DE 14 DE MAIO DE 2020.

Orientações gerais para a proposição de deliberações

(Alterado pela Portaria-Segecex nº 12, de 5 de agosto de 2020, e pela Portaria-Segecex nº 3, de 7 de fevereiro de 2023)

Parte I - Orientações para decidir entre a proposição de ciência, determinação ou recomendação

Diretrizes para o enquadramento:

Ciência

A caracterização da situação como irregular é suficiente para reorientar a atuação administrativa.

Não é necessário impor, de imediato, medidas concretas para sanar a irregularidade ou desconstituir seus efeitos.

A finalidade é essencialmente preventiva da prática de condutas similares. A ciência confere certeza sobre a caracterização da situação como irregular, mas não impõe ao gestor a adoção de medidas concretas e imediatas (porquanto desnecessárias, se a finalidade for só prevenir novas ocorrências da espécie) .

Como regra, o objetivo é evitar que a irregularidade volte a ocorrer. Logo, a ciência impõe uma obrigação eventual: fazer o que a lei impõe ou deixar de fazer o que a lei veda, se e quando nova conduta vier a ser pretendida.

Evitar a materialização de irregularidade cuja consumação seja menos provável em razão do estágio inicial dos atos que a antecedem e desde que, para preveni-la, seja suficiente avisar o destinatário.

Determinação

Além da caracterização da situação como irregular, é necessário impor medidas concretas e imediatas para prevenir ou corrigir a irregularidade, ou desfazer seus efeitos.

A finalidade é essencialmente corretiva, como regra voltada a interromper uma irregularidade em curso ou a remover seus efeitos. Pode ser necessária em situação preventiva, quando o risco de ocorrência da irregularidade for iminente, impondo-se a adoção de medidas concretas e imediatas para inibi-la.

Impõe uma obrigação concreta e imediata, por referir-se a fatos presentes ou já bastante prováveis, ou mesmo pela necessidade de desfazimento dos efeitos que a conduta provocou.

A obrigação pode ser mais genérica ou mais específica, conforme as exigências do caso. A preferência deve ser pela obrigação menos específica, que indique a irregularidade a ser corrigida, mas deixa margem ao gestor para identificar a melhor providência para saná-la.

Recomendação

A finalidade é essencialmente colaborativa.

Deve contribuir para o aperfeiçoamento da gestão e dos programas e ações de governo, em termos de economicidade, eficiência e efetividade.

Cabe a Unidade Jurisdicionada avaliar a conveniência e a oportunidade de implementá-la.

Quadro esquemático do enquadramento - Ciência e Determinação:

Finalidade

Necessidade de impor medidas concretas e imediatas

Deliberação

Remover os efeitos

São necessárias medidas concretas e imediatas.

Determinação

Interromper

São necessárias medidas concretas e imediatas.

Evitar ocorrência

São necessárias medidas concretas e imediatas para evitar a consumação da irregularidade.

Os atos estão em estágio inicial e a consumação da irregularidade é menos provável.

Ciência

Evitar repetição

Não são necessárias medidas concretas e imediatas. Os fatos estão consumados e a ciência é suficiente para inibir novas irregularidades da espécie.

Parte II - Orientações para elaboração das propostas de determinação

Redação da determinação:

As proposições de determinação devem ser formuladas com a seguinte redação ou outra que contenha as mesmas informações:

"Determinar a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no art. 4º, <MENCIONAR O INCISO PERTINENTE>, da Resolução-TCU 315, de 2020, que, no prazo de <INDICAR O PRAZO (SALVO OBRIGAÇÕES DE NÃO FAZER) >, <INDICAR A AÇÃO OU A ABSTENÇÃO NECESSÁRIAS E O DISPOSITIVO CONSTITUCIONAL, LEGAL OU REGULAMENTAR INFRINGIDO>."

As proposições de determinação não devem:

adentrar em nível de detalhamento que restrinja a discricionariedade do gestor quanto à escolha dos meios para correção da situação irregular, salvo se o caso exigir providência específica para o exato cumprimento da lei; e

conter complementos típicos da fundamentação, como a finalidade e os efeitos da providência a ser adotada pela unidade jurisdicionada. Por exemplo:

Em vez de:

"Determinar ao Município X, com fundamento no art. 4º, inciso II, da Resolução-TCU 315, de 2020, que, no prazo de Z dias, estabeleça o pagamento referente ao contrato de gestão nº Y diretamente para a conta específica, sem a necessidade de os valores passarem por uma conta privada da Organização Social, permitindo, assim, que não haja prejuízo aos cofres públicos, com a perda do rendimento destes valores consoante o disposto no inciso I do § 3º do art. 10 do Decreto Federal 6.170, de 25 de julho de 2007."

Utilizar:

"Determinar ao Município X, com fundamento no art. 4º, inciso II, da Resolução-TCU 315, de 2020, que, no prazo de Z dias, estabeleça o pagamento referente ao contrato de gestão nº Y diretamente para a conta específica, sem a necessidade de os valores passarem por uma conta privada da Organização Social, consoante o disposto no inciso I do § 3º do art. 10 do Decreto Federal 6.170, de 25 de julho de 2007."

Proposição de determinação sem prazo de cumprimento prevista no § 1º do art. 6º da Resolução-TCU nº 315, de 2020:

Determinação sem prazo de cumprimento pode ser proposta em caráter excepcional e deve estar relacionada à obrigação de fazer que depende de um termo (evento futuro e certo) ou condição suspensiva (evento futuro e incerto) . As circunstâncias da excepcionalidade, bem como a forma e o momento em que ocorrerá o monitoramento, devem ser registrados na seção do relatório de fiscalização destinada ao tratamento dos achados ou na parte equivalente da instrução.

O monitoramento em futuros processos de contas somente deverá ser proposto quando existir a convicção de que o processo de prestação de contas da unidade jurisdicionada virá a ser autuado, tendo em conta o disposto no inciso I do art. 2º da Instrução Normativa-TCU nº 84, de 22 de abril de 2020, que prevê a instauração dos citados processos somente para julgamento das contas dos responsáveis das Unidades Prestadoras de Contas (UPC) significativas do Balanço Geral da União (BGU) , bem como das empresas estatais selecionadas conforme a correspondente materialidade da participação acionária da União.

Não deve ser proposta a autuação de processo de contas pela necessidade de realização de monitoramento.

As proposições devem ser formuladas com a seguinte redação ou outra que contenha as mesmas informações:

"Determinar a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no art. 4º, <MENCIONAR O INCISO PERTINENTE>, da Resolução-TCU 315, de 2020, que <INDICAR A AÇÃO OU A ABSTENÇÃO NECESSÁRIAS E O DISPOSITIVO CONSTITUCIONAL, LEGAL OU REGULAMENTAR INFRINGIDO>, medida esta cujo cumprimento será verificado pelo TCU <INDICAR O MOMENTO PREVISTO PARA MONITORAMENTO>."

Proposição de determinação em caráter excepcional nos termos do § 3º do art. 7º da Resolução-TCU nº 315, de 2020:

A fundamentação da proposição, em caráter excepcional, de determinações para as situações abrangidas pelo § 3º do art. 7º da Resolução-TCU nº 315, de 2020, deve ser registrada na seção do relatório de fiscalização destinada ao tratamento dos achados ou na parte equivalente da instrução, destacando:

a demonstração de que não é factível a implementação das providências imediatas necessárias para prevenir ou corrigir a irregularidade ou remover seus efeitos;

as razões que justifiquem a necessidade da medida;

a demonstração da razoabilidade do prazo fixado para cumprimento da determinação; e

a anuência do gestor ou demonstração de que a alternativa apresentada por ele não é suficiente para prevenir ou corrigir a irregularidade ou remover seus efeitos.

Redação de determinação de providências internas previstas no art. 8º da Resolução-TCU nº 315, de 2020:

As proposições voltadas à adoção de providências internas em processos de controle externo que não sejam voltadas à instrução dos autos, a exemplo, entre outras, de deliberações de realização de fiscalização ou de encaminhamento de cópia de peça ou de orientação para futuras ações de controle, devem ser formuladas com a seguinte redação:

"Nos termos do art. 8º da Resolução-TCU 315, de 2020, fazer constar, na ata da sessão em que estes autos forem apreciados, comunicação do relator ao colegiado no sentido de <INDICAR A AÇÃO DIRETA A SER ADOTADA>."

Aspectos adicionais a serem considerados:

Salvo decisão em contrário, a unidade técnica proponente será responsável pelo monitoramento da determinação.

Propostas para órgãos não integrantes da clientela da unidade técnica proponente devem se restringir ao objeto específico examinado, exceto na hipótese de unidades técnicas especializadas que se refiram a matéria de sua competência, sem prejuízo da necessária comunicação das propostas à unidade técnica detentora da clientela, via memorando.

As propostas com escopo mais amplo devem ser discutidas com a unidade técnica detentora da clientela, para avaliação da oportunidade e conveniência de tratá-las no processo em discussão ou em outro processo da responsabilidade daquela unidade. A discussão e a fundamentação do curso de ação adotado deverão ser documentadas nos autos.

As propostas devem estar devidamente fundamentadas nos fatos apontados e na análise efetuada no relatório de fiscalização ou na instrução, inclusive no que se refere às causas e efeitos do achado.

As propostas de determinação para estado, prefeitura, organizações não governamentais ou outro órgão/entidade não jurisdicionado devem se restringir ao objeto específico examinado.

O disposto na Resolução-TCU nº 315, de 2020, não se aplica às determinações de desconto integral do valor do débito na remuneração do servidor responsável, conforme alínea "a" do inciso III do art. 2º da Decisão Normativa nº 189, de 21 de outubro de 2020.

Parte III - Orientações para elaboração das propostas de ciência

Redação da ciência:

As proposições de ciência devem ser formuladas com a seguinte redação ou outra que contenha as mesmas informações:

"Dar ciência a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no art. 9º, <MENCIONAR O INCISO PERTINENTE>, da Resolução-TCU 315, de 2020, que <CARACTERIZAR A SITUAÇÃO IRREGULAR OCORRIDA OU QUE ESTEJA EM VIAS DE SE CONCRETIZAR E O DISPOSITIVO CONSTITUCIONAL, LEGAL OU REGULAMENTAR INFRINGIDO OU QUE PODERÁ SER INFRINGIDO>."

As proposições de ciência não devem citar normativos, legislação ou entendimentos consolidados pelo Tribunal, com finalidade meramente pedagógica, sem vincular à situação irregular concreta ou que esteja em vias de se concretizar.

Não deve ser utilizada a expressão "dar ciência" para propostas voltadas ao encaminhamento da futura deliberação aos gestores e a outros interessados. Para essas situações, as propostas devem ser redigidas conforme segue:

"Informar a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE> do acórdão que vier a ser proferido, destacando que o relatório e o voto que fundamentam a deliberação ora encaminhada podem ser acessados por meio do endereço eletrônico www.tcu.gov.br/acordaos."

Parte IV - Orientações para elaboração das propostas de recomendação

Redação da recomendação:

A proposição de recomendação deve fundamentar-se em critérios (tais como leis, regulamentos, boas práticas e benchmarks) registrados no relatório de fiscalização ou na instrução, e, preferencialmente, atuar sobre a principal causa do problema quando tenha sido possível identificá-la.

A proposição de recomendação deve ser formulada com a seguinte redação ou outra que contenha as mesmas informações:

"Recomendar a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no art. 11 da Resolução-TCU 315, de 2020, que <INDICAR A OPORTUNIDADE DE MELHORIA>."

As proposições de recomendação que tenham necessidade de ser monitoradas devem ser formuladas com o acréscimo da seguinte redação:

"Nos termos do art. 8º da Resolução-TCU 315, de 2020, fazer constar, na ata da sessão em que estes autos forem apreciados, comunicação do relator ao colegiado no sentido de monitorar a (s) recomendação (ões) contidas no (s) item (ns) <INDICAR O (S) ITEM (NS) DA (S) RECOMENDAÇÃO (ÕES) QUE TÊM NECESSIDADE DE SER MONITORADA (S) >."

Deve-se propor o monitoramento das recomendações expedidas em processos de auditoria operacional.

Não haverá proposta de monitoramento de recomendações expedidas em processos referentes a apreciação e registro de atos de admissão ou concessão.

Parte V - Orientações relativas aos comentários dos gestores

Remessa de relatório de fiscalização ou instrução para comentários dos gestores:

A remessa de relatório de fiscalização ou instrução preliminar para comentários dos gestores tem por finalidade permitir o aprimoramento da qualidade e da eficácia das deliberações. Não se trata, portanto, de etapa de exercício de direito de defesa (contraditório) .

O documento preliminar deve ser inserido como peça dos autos, conforme orientado no Memorando-Circular Segecex nº 26, de 14 de outubro de 2020.

O relatório ou a instrução preliminar encaminhada ao gestor, assim com os respectivos comentários recebidos e outros documentos que reproduzam esse conteúdo, terá caráter sigiloso até a decisão de mérito.

Na remessa de relatório de fiscalização ou instrução preliminar aos destinatários para apresentação de comentários sobre as propostas de determinação e/ou recomendação de que trata o art. 8º desta portaria, deve ser aplicado, em conjunto com o disposto no art. 14 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, o conteúdo previsto nas Normas de Auditoria do TCU (NAT) , aprovadas pela Portaria-TCU nº 280, de 8 de dezembro de 2010, alterada pela Portaria - TCU nº 185, de 14 de abril de 2020, e no Manual de Auditoria Operacional, aprovado pela Portaria-Segecex nº 18, de 12 de novembro de 2020, para o tema:

Conteúdo do documento preliminar a ser encaminhado:

Nas auditorias operacionais, a regra é submeter o relatório preliminar aos comentários dos gestores, inclusive os achados, as conclusões e as propostas de encaminhamento formuladas pela equipe.

Nas demais fiscalizações ou em outros tipos processuais, a unidade técnica deve encaminhar ao gestor, para comentários, excerto do relatório de fiscalização ou da instrução, contendo o registro dos seguintes aspectos para cada achado ou constatação que resultar em proposta de determinação e/ou recomendação:

situação encontrada;

objeto no qual foi identificado o achado ou a constatação;

critérios; e

propostas de determinação e/ou recomendação.

A critério do titular da unidade técnica, o relatório de fiscalização ou instrução preliminar poderá ser encaminhado na íntegra para comentários dos gestores, desde que não contenha informações que possam comprometer o andamento dos trabalhos ou que possam antecipar manifestação prévia dos gestores sobre pontos não pertinentes a esse procedimento.

O ofício de diligência deve estipular prazo reduzido para resposta, porém compatível com a complexidade do tema tratado.

O ofício de diligência que remeterá o documento preliminar deve, ainda, solicitar aos gestores que encaminhem seus comentários contemplando a perspectiva dos dirigentes e as ações corretivas que pretendem tomar, bem como sobre as propostas de determinação e/ou recomendação formuladas, informando sobre as consequências práticas da implementação das medidas aventadas e eventuais alternativas.

Em se tratando de processos envolvendo licitações e contratos administrativos, deve ser requerido ao órgão ou entidade que apresentem subsídios para a avaliação prévia da relação entre custo-benefício das possíveis proposições, conforme inciso I do art. 171 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

Os gestores devem ser informados que:

a obtenção desses comentários não representa abertura do contraditório e, portanto, não significa exercício de direito de defesa, o qual, se necessário, poderá ser exercido nas etapas processuais posteriores;

a não apresentação dos comentários, no prazo estipulado, não impedirá o andamento normal do processo nem será considerada motivo de sanção; e

o documento preliminar encaminhado tem caráter sigiloso.

Tratamento dos comentários dos gestores:

A análise dos comentários dos gestores deve ser feita no apêndice da instrução ou do relatório final.

Os comentários dos gestores devem, sempre que possível, ser incorporados, de forma resumida, nos achados ou constatações da instrução ou relatório final e serão analisados juntamente com os demais fatos, devendo constar da análise a informação de que foram feitas alterações no relatório de fiscalização ou na instrução em razão dos comentários recebidos.

Os comentários suficientes para tornar insubsistente algum achado ou constatação serão registrados apenas no apêndice, excluindo-se o achado ou a constatação correspondente da instrução ou do relatório final.

Caso os gestores apresentem consequências negativas ou soluções de melhor custo-benefício, a opção pela manutenção das propostas preliminares deverá ser justificada na instrução ou no relatório final.

Dispensa da remessa de relatório de fiscalização ou instrução para comentários dos gestores:

Nas situações em que a remessa do relatório de fiscalização ou instrução preliminar aos destinatários das deliberações for dispensável, a justificativa deve ser registrada na seção "Introdução" do relatório de fiscalização ou da instrução.

Hipóteses de Dispensa

I - as circunstâncias do processo permitirem antecipar a possível proposta de encaminhamento, facultando à unidade jurisdicionada manifestar-se quanto às consequências práticas da implementação das medidas aventadas e eventuais alternativas na etapa de contraditório ou, sendo fiscalização, na reunião de encerramento dos trabalhos;

II - o prévio conhecimento da proposta pelos gestores colocar em risco o alcance dos objetivos da ação de controle;

III - quando o auditor ou a equipe de fiscalização obtiverem, em reuniões ou comunicações com a unidade jurisdicionada, a concordância dos gestores quanto às deliberações que serão propostas, bem como as demais informações que poderiam ser fornecidas por meio dos comentários dos gestores, tais como as consequências práticas da implementação das medidas aventadas e eventuais alternativas e a perspectiva dos dirigentes e as ações corretivas que pretendem tomar. Neste caso, deve ser registrado no relatório de fiscalização ou na instrução que o gestor teve conhecimento das deliberações propostas e as acatou;

IV - quando, no caso concreto, se vislumbrar possíveis implicações negativas da dilação do prazo para apreciação do mérito pelo Tribunal, conforme item 9.6 do Acórdão - TCU- 8929/2021-Segunda Câmara, principalmente em processo com determinação de suspensão cautelar, medida que vai ao encontro do §1º do art. 171 da Lei nº 14.133, de 2021, que, referindo-se especificamente a processo licitatório, estabelece prazo máximo para que os tribunais de contas pronunciem-se definitivamente sobre o mérito da irregularidade que tenha dado causa à suspensão cautelar; e

V - determinações referentes à apreciação e registro de atos de admissão ou concessão de pessoal (inciso II do §2º do art. 14 da Resolução-TCU 315, de 2020) .

No caso do item IV, a construção participativa das deliberações poderá ser viabilizada por meios mais céleres, como em reuniões com gestores.

Parte VI - Orientações relativas à dispensa de formulação de deliberações

Registro da dispensa de formulação da deliberação:

Sempre que a unidade técnica entender que a formulação de deliberação para caso específico deva ser dispensada pelo Tribunal com fundamento em qualquer um dos incisos do parágrafo único do art. 16 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, a justificativa, devidamente evidenciada, deve ser registrada na seção do relatório de fiscalização destinada ao tratamento dos achados ou na parte equivalente da instrução, indicando, sempre que cabível, o inciso do parágrafo único do art. 16 da citada resolução na qual se baseia.

Além disso, para as dispensas fundamentadas no inciso I do parágrafo único do art. 16 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, deverá ser feito registro da proposição da dispensa na seção "Proposta de encaminhamento", não sendo necessário o citado registro para as dispensas fundamentadas nos demais incisos.

Redação da dispensa de formulação da deliberação:

A formulação de deliberação para caso específico pode ser dispensada com fundamento no inciso I do parágrafo único do art. 16 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, caso, durante a execução da fiscalização ou nos comentários dos gestores, a equipe obtiver o comprometimento formal do gestor em adotar as medidas preventivas ou corretivas que seriam objeto da ciência ou da determinação, ou identificar que estão em estudo outros aprimoramentos capazes de proporcionar os resultados práticos pretendidos com a recomendação.

A dispensa da formulação de deliberação ficará a critério da unidade técnica, que considerará a peculiaridade do caso com base em parâmetros como a relevância da deliberação e o risco da não implementação da medida que motivou a dispensa.

A proposição da dispensa de formulação de ciência, determinação ou recomendação com fundamento no inciso I do art. 16 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, deve ser registrada com a seguinte redação ou outra que contenha as mesmas informações:

Deixar de determinar a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no inciso I do parágrafo único do art. 16 da Resolução-TCU 315, de 2020, tendo em conta que a unidade jurisdicionada dispõe-se a <INDICAR AS MEDIDAS PREVENTIVAS OU CORRETIVAS QUE SERIAM OBJETO DA DETERMINAÇÃO>, no prazo de <INDICAR O PRAZO>, sem prejuízo de que o TCU verifique a efetiva implementação e os impactos dela resultantes.

Deixar de dar ciência a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no inciso I do parágrafo único do art. 16 da Resolução-TCU 315, de 2020, tendo em conta que a unidade jurisdicionada dispõe-se a <INDICAR AS MEDIDAS PREVENTIVAS OU CORRETIVAS QUE SERIAM OBJETO DA CIÊNCIA>, no prazo de <INDICAR O PRAZO>, sem prejuízo de que o TCU verifique a efetiva implementação e os impactos dela resultantes.

Deixar de recomendar a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no inciso I do parágrafo único do art. 16 da Resolução-TCU 315, de 2020, tendo em conta que estão em estudo <INDICAR OS OUTROS APRIMORAMENTOS CAPAZES DE PROPORCIONAR OS RESULTADOS PRÁTICOS PRETENDIDOS COM A RECOMENDAÇÃO>, a serem concluídos no prazo de <INDICAR O PRAZO>, sem prejuízo de que o TCU verifique a efetiva implementação e os impactos dela resultantes.

Não cabe remessa de proposta de determinação ou de recomendação para comentários dos gestores nas hipóteses em que a unidade técnica entenda que a formulação pode ser dispensada com base em qualquer um dos casos previstos no art. 16 da Resolução-TCU nº 315, de 2020."

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PORTARIA-SEGECEX Nº 9, DE 14 DE MAio DE 2020.

Disciplina, no âmbito da Secretaria-Geral de Controle Externo, a proposição das deliberações previstas na Resolução-TCU nº 315, de 22 de abril de 2020.

O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no uso das atribuições regulamentares conferidas pelos incisos I e III do art. 31 e pelo inciso X do art. 91 da Resolução-TCU nº 305, de 28 de dezembro de 2018,

considerando a autorização contida no art. 18 da Resolução-TCU nº 315, de 22 de abril de 2020;

considerando a necessidade de disciplinar, no âmbito da Secretaria-Geral de Controle Externo, procedimentos relativos à operacionalização da Resolução-TCU nº 315, de 2020;

considerando que a efetividade das ações de controle depende da qualidade das deliberações expedidas pelo Tribunal, bem como do monitoramento destas; e

considerando os estudos e as conclusões constantes do processo TC 036.774/2019-7, resolve:

Art. 1º A proposição de deliberações no âmbito da Secretaria-Geral de Controle Externo observará o previsto na Resolução-TCU nº 315, de 22 de abril de 2020, que dispõe sobre a elaboração de deliberações que contemplem medidas a serem tomadas pelas unidades jurisdicionadas no âmbito do Tribunal de Contas da União, bem como o disposto nesta portaria e nas orientações gerais contidas em seu anexo.

Art. 2º Para efeito desta portaria e em conformidade com a Resolução-TCU nº 315, de 2020, considera-se:

I - determinação: deliberação de natureza mandamental que impõe ao destinatário a adoção, em prazo fixado, de providências concretas e imediatas com a finalidade de prevenir, corrigir irregularidade, remover seus efeitos ou abster-se de executar atos irregulares;

II - ciência: deliberação de natureza declaratória que cientifica o destinatário sobre a ocorrência de irregularidade, quando as circunstâncias não exigirem providências concretas e imediatas, sendo suficiente, para fins do controle, induzir a prevenção de situações futuras análogas; e

III - recomendação: deliberação de natureza colaborativa que apresenta ao destinatário oportunidades de melhoria, com a finalidade de contribuir para o aperfeiçoamento da gestão ou dos programas e ações de governo.

Art. 3º Na proposição da deliberação deve estar expresso o dispositivo da Resolução-TCU nº 315, de 2020, que a fundamenta.

Parágrafo único. A Parte I do Anexo Único a esta portaria traz orientações a serem consideradas na proposição das deliberações previstas no art. 2º desta portaria.

Art. 4º A proposição de determinações deverá ser feita em conformidade com os requisitos constantes da Subseção I da Resolução-TCU nº 315, de 2020, e observará as orientações da Parte II do Anexo Único a esta portaria.

§ 1º A expressa manifestação acerca da forma e do momento em que ocorrerá o monitoramento de determinação formulada sem fixação de prazo para cumprimento, nos termos do § 1º do art. 6º da Resolução-TCU nº 315, de 2020, caso no qual a obrigação de fazer depende de um termo ou condição suspensiva, deve constar da proposta da unidade técnica.

§ 2º Na fundamentação da proposição de determinações para as situações excepcionais abrangidas pelo § 3º do art. 7º da Resolução-TCU nº 315, de 2020, devem ser destacados:

I - a demonstração da inviabilidade de implementação imediata das providências necessárias para prevenir ou corrigir a irregularidade ou remover seus efeitos;

II - as razões que justifiquem a necessidade da medida;

III - a demonstração da razoabilidade do prazo fixado para cumprimento da determinação; e

IV - a anuência do gestor ou a demonstração de que a alternativa apresentada por ele não é suficiente para prevenir ou corrigir a irregularidade ou remover seus efeitos.

§ 3º O cumprimento das determinações deve ser monitorado em processo distinto do que contiver a proposta de deliberação.

Art. 5º Para fins de atendimento ao previsto no art. 8º da Resolução-TCU nº 315, de 2020, as proposições de determinação para providências internas em processos de controle externo que não sejam voltadas à instrução dos autos, a exemplo, entre outras, de deliberações de realização de fiscalização, de encaminhamento de cópia de peça ou de orientação para futuras ações de controle, devem observar a redação prevista no item 6 da Parte II do Anexo Único a esta portaria.

Art. 6º A proposição de ciência deverá ser feita em conformidade com os requisitos constantes da Subseção II da Resolução-TCU nº 315, de 2020, e observará as orientações da Parte III do Anexo Único a esta portaria.

Art. 7º A proposição de recomendações deverá ser feita em conformidade com os requisitos constantes da Subseção III da Resolução-TCU nº 315, de 2020 e observará as orientações da Parte IV do Anexo Único a esta portaria.

§ 1º A proposição de recomendações deve contemplar a menção quanto à necessidade ou não de monitoramento da medida.

§ 2º A implementação das recomendações deve ser monitorada em processo distinto do que contiver a proposta de deliberação.

Art. 8º A remessa de relatório de fiscalização ou instrução preliminar aos destinatários das deliberações para apresentação de comentários sobre as propostas de determinação e/ou recomendação, bem como, se for o caso, o registro da dispensa da providência, previstas no art. 14 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, devem observar as orientações da Parte V do Anexo Único a esta portaria.

Art. 9º Na hipótese de a unidade técnica entender que a formulação de deliberação para caso específico deva ser dispensada pelo Tribunal com fundamento no art. 16 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, a justificativa, devidamente evidenciada, deve ser registrada na seção do relatório de fiscalização destinada ao tratamento dos achados ou na parte equivalente da instrução, indicando, sempre que cabível, o inciso do parágrafo único do art. 16 da citada resolução na qual se baseia.

Art. 10. Os despachos da subunidade e da unidade técnica responsáveis devem contemplar parágrafo (s) específico (s) com vistas a declarar que a formulação de deliberações observou os requisitos definidos na Resolução-TCU nº 315, de 2020.

Art. 11. O cumprimento do disposto nesta portaria e na Resolução-TCU nº 315, de 2020, será objeto da avaliação de qualidade disciplinada pela Portaria-Segecex nº 18, de 28 de agosto de 2019, e atribuída à Secretaria de Métodos e Suporte ao Controle Externo.

Art. 12. Fica revogada a Portaria-Segecex nº 13, de 27 de abril de 2011.

Art. 13. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS

ANEXO ÚNICO À PORTARIA-SEGECEX Nº 9, DE 14 DE MAIO DE 2020

Orientações gerais para a proposição de deliberações

Parte I - Orientações para decidir entre a proposição de ciência, determinação ou recomendação

Diretrizes para o enquadramento:

Ciência

A caracterização da situação como irregular é suficiente para reorientar a atuação administrativa.

Não é necessário impor, de imediato, medidas concretas para sanar a irregularidade ou desconstituir seus efeitos.

A finalidade é essencialmente preventiva da prática de condutas similares. A ciência confere certeza sobre a caracterização da situação como irregular, mas não impõe ao gestor a adoção de medidas concretas e imediatas (porquanto desnecessárias, se a finalidade for só prevenir novas ocorrências da espécie).

Como regra, o objetivo é evitar que a irregularidade volte a ocorrer. Logo, a ciência impõe uma obrigação eventual: fazer o que a lei impõe ou deixar de fazer o que a lei veda, se e quando nova conduta vier a ser pretendida.

Evitar a materialização de irregularidade cuja consumação seja menos provável em razão do estágio inicial dos atos que a antecedecem e desde que, para preveni-la, seja suficiente avisar o destinatário.

Determinação

Além da caracterização da situação como irregular, é necessário impor medidas concretas e imediatas para prevenir ou corrigir a irregularidade, ou desfazer seus efeitos.

A finalidade é essencialmente corretiva, como regra voltada a interromper uma irregularidade em curso ou a remover seus efeitos. Pode ser necessária em situação preventiva, quando o risco de ocorrência da irregularidade for iminente, impondo-se a adoção de medidas concretas e imediatas para inibi-la.

Impõe uma obrigação concreta e imediata, por referir-se a fatos presentes ou já bastante prováveis, ou mesmo pela necessidade de desfazimento dos efeitos que a conduta provocou.

A obrigação pode ser mais genérica ou mais específica, conforme as exigências do caso. A preferência deve ser pela obrigação menos específica, que indique a irregularidade a ser corrigida, mas deixa margem ao gestor para identificar a melhor providência para saná-la.

Recomendação

A finalidade é essencialmente colaborativa.

Deve contribuir para o aperfeiçoamento da gestão e dos programas e ações de governo, em termos de economicidade, eficiência e efetividade.

Cabe a Unidade Jurisdicionada avaliar a conveniência e a oportunidade de implementá-la.

Quadro esquemático do enquadramento - Ciência e Determinação:

Finalidade

Necessidade de impor medidas concretas e imediatas

Deliberação

Remover os efeitos

São necessárias medidas concretas e imediatas.

Determinação

Interromper

São necessárias medidas concretas e imediatas.

Evitar ocorrência

São necessárias medidas concretas e imediatas para evitar a consumação da irregularidade.

Os atos estão em estágio inicial e a consumação da irregularidade é menos provável.

Ciência

Evitar repetição

Não são necessárias medidas concretas e imediatas. Os fatos estão consumados e a ciência é suficiente para inibir novas irregularidades da espécie.

Parte II - Orientações para elaboração das propostas de determinação

Redação da determinação:

As proposições de determinação devem ser formuladas com a seguinte redação ou outra que contenha as mesmas informações:

"Determinar a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no art. 4º, <MENCIONAR O INCISO PERTINENTE>, da Resolução-TCU 315, de 2020, que, no prazo de <INDICAR O PRAZO (SALVO OBRIGAÇÕES DE NÃO FAZER) >, <INDICAR A AÇÃO OU A ABSTENÇÃO NECESSÁRIAS E O DISPOSITIVO CONSTITUCIONAL, LEGAL OU REGULAMENTAR INFRINGIDO>."

As proposições de determinação não devem:

adentrar em nível de detalhamento que restrinja a discricionariedade do gestor quanto à escolha dos meios para correção da situação irregular, salvo se o caso exigir providência específica para o exato cumprimento da lei; e

conter complementos típicos da fundamentação, como a finalidade e os efeitos da providência a ser adotada pela unidade jurisdicionada. Por exemplo:

Em vez de:

"Determinar ao Município X, com fundamento no art. 4º, inciso II, da Resolução-TCU 315, de 2020, que, no prazo de Z dias, estabeleça o pagamento referente ao contrato de gestão nº Y diretamente para a conta específica, sem a necessidade de os valores passarem por uma conta privada da Organização Social, permitindo, assim, que não haja prejuízo aos cofres públicos, com a perda do rendimento destes valores consoante o disposto no inciso I do § 3º do art. 10 do Decreto Federal 6.170, de 25 de julho de 2007."

Utilizar:

"Determinar ao Município X, com fundamento no art. 4º, inciso II, da Resolução-TCU 315, de 2020, que, no prazo de Z dias, estabeleça o pagamento referente ao contrato de gestão nº Y diretamente para a conta específica, sem a necessidade de os valores passarem por uma conta privada da Organização Social, consoante o disposto no inciso I do § 3º do art. 10 do Decreto Federal 6.170, de 25 de julho de 2007."

Proposição de determinação sem prazo de cumprimento prevista no § 1º do art. 6º da Resolução-TCU nº 315, de 2020:

Determinação sem prazo de cumprimento pode ser proposta em caráter excepcional e deve estar relacionada à obrigação de fazer que depende de um termo (evento futuro e certo) ou condição suspensiva (evento futuro e incerto) . As circunstâncias da excepcionalidade, bem como a forma e o momento em que ocorrerá o monitoramento, devem ser registrados na seção do relatório de fiscalização destinada ao tratamento dos achados ou na parte equivalente da instrução.

O monitoramento em futuros processos de contas somente deverá ser proposto quando existir a convicção de que o processo de prestação de contas da unidade jurisdicionada virá a ser autuado, tendo em conta o disposto no inciso I do art. 2º da Instrução Normativa-TCU nº 84, de 22 de abril de 2020, que prevê a instauração dos citados processos somente para julgamento das contas dos responsáveis das Unidades Prestadoras de Contas (UPC) significativas do Balanço Geral da União (BGU), bem como das empresas estatais selecionadas conforme a correspondente materialidade da participação acionária da União.

Não deve ser proposta a autuação de processo de contas pela necessidade de realização de monitoramento.

As proposições devem ser formuladas com a seguinte redação ou outra que contenha as mesmas informações:

"Determinar a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no art. 4º, <MENCIONAR O INCISO PERTINENTE>, da Resolução-TCU 315, de 2020, que <INDICAR A AÇÃO OU A ABSTENÇÃO NECESSÁRIAS E O DISPOSITIVO CONSTITUCIONAL, LEGAL OU REGULAMENTAR INFRINGIDO>, medida esta cujo cumprimento será verificado pelo TCU <INDICAR O MOMENTO PREVISTO PARA MONITORAMENTO>."

Proposição de determinação em caráter excepcional nos termos do § 3º do art. 7º da Resolução-TCU nº 315, de 2020:

A fundamentação da proposição, em caráter excepcional, de determinações para as situações abrangidas pelo § 3º do art. 7º da Resolução-TCU nº 315, de 2020, deve ser registrada na seção do relatório de fiscalização destinada ao tratamento dos achados ou na parte equivalente da instrução, destacando:

a demonstração da inviabilidade de implementação imediata das providências necessárias para prevenir ou corrigir a irregularidade ou remover seus efeitos;

as razões que justifiquem a necessidade da medida;

a demonstração da razoabilidade do prazo fixado para cumprimento da determinação; e

a anuência do gestor ou demonstração de que a alternativa apresentada por ele não é suficiente para prevenir ou corrigir a irregularidade ou remover seus efeitos.

Redação de determinação de providências internas previstas no art. 8º da Resolução-TCU nº 315, de 2020:

As proposições voltadas à adoção de providências internas em processos de controle externo que não sejam voltadas à instrução dos autos, a exemplo, entre outras, de deliberações de realização de fiscalização ou de encaminhamento de cópia de peça ou de orientação para futuras ações de controle, devem ser formuladas com a seguinte redação:

"Nos termos do art. 8º da Resolução-TCU 315, de 2020, fazer constar, na ata da sessão em que estes autos forem apreciados, comunicação do relator ao colegiado no sentido de <INDICAR A AÇÃO DIRETA A SER ADOTADA>."

Aspectos adicionais a serem considerados:

Salvo decisão em contrário, a unidade técnica proponente será responsável pelo monitoramento da determinação.

Propostas para órgãos não integrantes da clientela da unidade técnica proponente devem se restringir ao objeto específico examinado, exceto na hipótese de unidades técnicas especializadas que se refiram a matéria de sua competência, sem prejuízo da necessária comunicação das propostas à unidade técnica detentora da clientela, via memorando.

As propostas com escopo mais amplo devem ser discutidas com a unidade técnica detentora da clientela, para avaliação da oportunidade e conveniência de tratá-las no processo em discussão ou em outro processo da responsabilidade daquela unidade. A discussão e a fundamentação do curso de ação adotado deverão ser documentadas nos autos.

As propostas devem estar devidamente fundamentadas nos fatos apontados e na análise efetuada no relatório de fiscalização ou na instrução, inclusive no que se refere às causas e efeitos do achado.

As propostas de determinação para estado, prefeitura, organizações não governamentais ou outro órgão/entidade não jurisdicionado devem se restringir ao objeto específico examinado.

Parte III - Orientações para elaboração das propostas de ciência

Redação da ciência:

As proposições de ciência devem ser formuladas com a seguinte redação ou outra que contenha as mesmas informações:

"Dar ciência a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no art. 9º, <MENCIONAR O INCISO PERTINENTE>, da Resolução-TCU 315, de 2020, que <CARACTERIZAR A SITUAÇÃO IRREGULAR OCORRIDA OU QUE ESTEJA EM VIAS DE SE CONCRETIZAR E O DISPOSITIVO CONSTITUCIONAL, LEGAL OU REGULAMENTAR INFRINGIDO OU QUE PODERÁ SER INFRINGIDO>."

As proposições de ciência não devem citar normativos, legislação ou entendimentos consolidados pelo Tribunal, com finalidade meramente pedagógica, sem vincular à situação irregular concreta ou que esteja em vias de se concretizar.

Não deve ser utilizada a expressão "dar ciência" para propostas voltadas ao encaminhamento da futura deliberação aos gestores e a outros interessados. Para essas situações, as propostas devem ser redigidas conforme segue:

"Encaminhar o acórdão que vier a ser proferido, acompanhado do voto e do relatório que o fundamentarem, a (o) ..."

Parte IV - Orientações para elaboração das propostas de recomendação

Redação da recomendação:

A proposição de recomendação deve fundamentar-se em critérios (tais como leis, regulamentos, boas práticas e benchmarks) registrados no relatório de fiscalização ou na instrução, e, preferencialmente, atuar sobre a principal causa do problema quando tenha sido possível identificá-la.

A proposição de recomendação deve ser formulada com a seguinte redação ou outra que contenha as mesmas informações:

"Recomendar a (o) <NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE>, com fundamento no art. 11 da Resolução-TCU 315, de 2020, que <INDICAR A OPORTUNIDADE DE MELHORIA>."

As proposições de recomendação que tenham necessidade de ser monitoradas devem ser formuladas com o acréscimo da seguinte redação:

"Nos termos do art. 8º da Resolução-TCU 315, de 2020, fazer constar, na ata da sessão em que estes autos forem apreciados, comunicação do relator ao colegiado no sentido de monitorar a (s) recomendação (ões) contidas no (s) item (ns) <INDICAR O (S) ITEM (NS) DA (S) RECOMENDAÇÃO (ÕES) QUE TÊM NECESSIDADE DE SER MONITORADA (S) >."

Deve-se propor o monitoramento das recomendações expedidas em processos de auditoria operacional.

Parte V - Orientações relativas aos comentários dos gestores

Remessa de relatório de fiscalização ou instrução para comentários dos gestores:

Na remessa de relatório de fiscalização ou instrução preliminar aos destinatários para apresentação de comentários sobre as propostas de determinação e/ou recomendação de que trata o art. 8º desta portaria, deve ser aplicado, em conjunto com o disposto no art. 14 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, o conteúdo previsto nas Normas de Auditoria do TCU (NAT), aprovadas pela Portaria-TCU nº 280, de 8 de dezembro de 2010, e no Manual de Auditoria Operacional, aprovado pela Portaria-Segecex nº 4, de 26 de fevereiro de 2010, para o tema:

Conteúdo do documento preliminar a ser encaminhado:

Nas auditorias operacionais, a regra é submeter o relatório preliminar aos comentários dos gestores, inclusive os achados, as conclusões e as propostas de encaminhamento formuladas pela equipe.

Nas demais fiscalizações ou em outros tipos processuais, a unidade técnica deve encaminhar ao gestor, para comentários, excerto do relatório de fiscalização ou da instrução, contendo o registro dos seguintes aspectos para cada achado ou constatação que resultar em proposta de determinação e/ou recomendação:

situação encontrada;

objeto no qual foi identificado o achado ou a constatação;

critérios; e

propostas de determinação e/ou recomendação.

O documento preliminar a ser encaminhado deve ser revisado pelo supervisor e enviado pela unidade técnica à Secretaria de Gestão de Processos (Seproc) em anexo à minuta do ofício a ser remetido ao gestor.

O ofício expedido pela Seproc deve estipular prazo reduzido para resposta, porém compatível com a complexidade do tema tratado.

O ofício de remessa do documento preliminar deve, ainda, solicitar aos gestores que encaminhem seus comentários contemplando a perspectiva dos dirigentes e as ações corretivas que pretendem tomar, bem como sobre as propostas de determinação e/ou recomendação formuladas, informando sobre as consequências práticas da implementação das medidas aventadas e eventuais alternativas.

Os gestores devem ser informados que:

a obtenção desses comentários não representa abertura do contraditório e, portanto, não significa exercício de direito de defesa, o qual, se necessário, poderá ser exercido nas etapas processuais posteriores;

a não apresentação dos comentários, no prazo estipulado, não impedirá o andamento normal do processo nem será considerada motivo de sanção; e

o documento preliminar encaminhado tem caráter sigiloso.

Tratamento dos comentários dos gestores:

Os comentários dos gestores devem, sempre que possível, ser incorporados, de forma resumida, no relato dos achados ou constatações e serão analisados juntamente com os demais fatos, devendo constar da análise a informação de que foram feitas alterações no relatório de fiscalização ou na instrução em razão dos comentários recebidos.

As informações e argumentos que não forem suficientes para alterar o entendimento devem ser analisadas em seção específica do relatório de fiscalização ou instrução.

Dispensa da remessa de relatório de fiscalização ou instrução para comentários dos gestores:

Nas situações em que a unidade técnica entender que a remessa do relatório de fiscalização ou instrução preliminar aos destinatários das deliberações for dispensável em razão das exceções previstas no § 2º do art. 14 da Resolução-TCU nº 315, de 2020, a justificativa deve ser registrada na seção "Introdução" do relatório de fiscalização ou da instrução.

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