Portaria TCU n° 122/2018
Assunto: Dispõe sobre a implantação e a operacionalização do sistema informatizado de tomada de contas especial (Sistema e-TCE), com amparo no § 5º do art. 11 da Decisão Normativa  TCU nº 155, de 23 de novembro de 2016. 
Origem: [TCU]
Início de vigência: 20/04/2018
Situação: Revogada expressamente
Normas relacionadas: [Alterada por Portaria TCU n° 114/2019, Revogada por Portaria TCU n° 121/2025]

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício das suas atribuições, e tendo em vista o disposto nos arts. 197 a 200 do Regimento Interno, e art. 11, § 5º, da Decisão Normativa - TCU nº 155/2016, de 23 de novembro de 2016,

Considerando o disposto no art. 14 da Instrução Normativa TCU nº 71, de 28 de novembro de 2012, que prevê a constituição e encaminhamento ao Tribunal de Contas da União das tomadas de contas especiais em meio eletrônico, salvo impossibilidade devidamente justificada;

Considerando a necessidade de integrar as instâncias que atuam em todas as fases da tomada de contas especial e de padronizar os procedimentos concernentes;

Considerando o impacto positivo na tempestividade da instauração da tomada de contas especial e na celeridade processual;

Considerando os estudos e pareceres constantes do processo nº TC 005.170/2018-4, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º. Esta Portaria dispõe sobre a implantação e a operacionalização do sistema informatizado de tomada de contas especial (Sistema e-TCE), com amparo no § 5º do art. 11 da DN TCU nº 155/2016, de 23 de novembro de 2016.

Art. 2º. O Sistema e-TCE tem por objeto a instauração, a tramitação e a autuação de processos de tomada de contas especial (TCE), bem como o cadastramento de débitos resultantes de dispensa de instauração de TCE, nos termos do art. 6º, incisos I e II, da INTCU nº 71, de 28 de novembro de 2012 e § 4º do art. 11 da DNTCU nº 155/2016.

Parágrafo único. A critério do Tribunal de Contas da União (TCU), o Sistema e-TCE poderá ser utilizado como ferramenta auxiliar na constituição de processos para fins de adoção de outras medidas ao alcance da autoridade administrativa ou de medidas judiciais e extrajudiciais cabíveis pelo órgão jurídico pertinente, com vistas à obtenção do ressarcimento de débito apurado.

Art. 3º. Os órgãos ou entidades da administração pública federal devem instaurar as TCE de sua competência por meio do Sistema e-TCE, salvo impossibilidade devidamente justificada, nos termos do art. 14 da IN-TCU nº 71/2012.

CAPÍTULO II

DAS CONDIÇÕES DE HABILITAÇÃO NO SISTEMA e-TCE

Seção I

Do Cadastramento no Sistema e-TCE

Art. 4º. Os usuários serão habilitados para uso do Sistema e-TCE observados os seguintes perfis:

I - no âmbito do instaurador:

a) operador: responsável pela inserção dos dados requeridos pelo sistema e dos documentos atinentes à TCE;

b) instaurador: detém a competência para inserir dados e documentos atinentes à TCE, encaminhar processo à instância seguinte, bem como conceder perfil de operador em sua unidade;

II - no âmbito do controle interno:

a) distribuidor: responsável pela distribuição e redistribuição da TCE para análise dos auditores;

b) auditor: responsável pela análise da TCE e pela elaboração do relatório de auditoria;

c) coordenador: responsável pela elaboração do certificado de auditoria, com competência ainda de inserção do relatório de auditoria, pode conceder perfis de distribuidor e de auditor;

d) diretor: responsável pela elaboração do parecer de auditoria, pode conceder os demais perfis no âmbito do controle interno e encaminhar o processo à instância seguinte;

III - no âmbito da autoridade supervisora: supervisor - responsável pela inserção do pronunciamento ministerial;

IV - no âmbito do ministério ou órgão equivalente: gestor do órgão - responsável pela concessão de perfis do sistema, inclusive para representantes da administração indireta e mandatárias.

Parágrafo único. Outros perfis poderão ser criados e disponibilizados para otimização do uso do sistema, acesso público a dados gerenciais e para compartilhamento de uso do sistema com representantes de órgãos federais que desempenhem funções essenciais à Justiça.

Art. 5º. As secretarias de controle externo do TCU, observada a sua clientela, serão responsáveis pela concessão de perfil de gestor do órgão e por prestar esclarecimentos a eventuais dúvidas acerca da operacionalização do Sistema e-TCE, nos termos do § 3º do art. 11 da DN-TCU nº 155/2016.

Parágrafo único. As atribuições previstas no caput também poderão ser realizadas pela área responsável pela gestão do Sistema e-TCE, em especial, até a plena implantação do sistema.

Seção II

Da Atualização do Cadastro

Art. 6º. Os órgãos que exercem as funções de instaurador de TCE, controle interno e autoridade supervisora devem manter atualizado o cadastro de usuários de suas unidades no Sistema e-TCE, cabendo-lhes descredenciar, imediatamente, os perfis dos usuários que deixarem de atuar nesse sistema.

Art. 7º. Os perfis de acesso terão validade de um ano, podendo ser renovados pelo agente responsável por sua concessão.

Art. 8º. A senha de acesso ao Sistema e-TCE tem caráter pessoal, sigiloso e intransferível, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido.

Art. 9º. Ficam responsáveis por resguardar a confidencialidade de informações com restrição de acesso todos os usuários do Sistema e-TCE, nos termos da lei, conforme disposto no parágrafo único do art. 12 da DN-TCU nº 155/2016.

CAPÍTULO III

DA INSTAURAÇÃO E TRAMITAÇÃO DA TCE

Seção I

Dos Parâmetros Gerais da TCE e de sua Tramitação

Art. 10. A inserção de dados da TCE no sistema deve ser iniciada pela autoridade administrativa no prazo de até cinco dias úteis do ato que determinar a sua instauração, nos termos do art. 11, § 2º, da DN-TCU nº 155/2016.

Art. 11. A TCE será constituída por documentos previstos no art. 10, inciso I e §§ 1º, 2º e 3º, da IN-TCU nº 71/2012, c/c arts. 3º, 4º e 5º, da DN-TCU nº 155/2016, conforme lista disponível no sistema para cada origem de valores ensejadora da TCE, devendo ser inseridos de acordo com a ordem cronológica constante no processo administrativo originário.

§ 1º Além dos documentos previstos no caput, outros deverão ser incluídos no Sistema e- TCE sempre que necessários à demonstração da ocorrência de dano ou melhor apreciação do processo.

§ 2º A ausência dos documentos obrigatórios e de outras peças que fundamentem o relatório do tomador de contas deverá ser objeto de justificativa, embasada, quando for o caso, em elementos que demonstrem as tentativas de obtenção da referida documentação.

Art. 12. Ao ser concluída a instauração da TCE, o Sistema e-TCE emitirá automaticamente declaração de envio, a qual conterá os dados cadastrais, a data e a hora do encaminhamento do processo ao órgão do sistema de controle interno, conforme horário oficial de Brasília.

Art. 13. O órgão do sistema de controle interno, no exercício de suas atribuições concernentes à TCE, além de elaborar e inserir no Sistema e-TCE o certificado de auditoria, acompanhado do respectivo relatório e o parecer conclusivo, poderá cadastrar dados para melhor caracterização do processo de TCE, bem como elaborar nova matriz de responsabilização, quando pertinente, conforme disposto no § 2º do art. 7º da DN-TCU nº 155/2016.

Parágrafo único. Caso necessário, o controle interno poderá devolver via sistema o processo à autoridade administrativa para correção ou complementação de informações, nos termos do art. 7º, § 1º, da DN-TCU nº 155/2016, ou, ainda, em razão de demanda da autoridade administrativa.

Art. 14. O órgão supervisor, previamente à emissão do pronunciamento ministerial, poderá devolver o processo de TCE ao controle interno para ajustes via sistema.

Art. 15. Os procedimentos previstos no parágrafo único do art. 13 e art. 14 desta Portaria não suspendem ou prorrogam o prazo de encaminhamento do processo de TCE ao TCU previsto no art. 11 da IN-TCU nº 71/2012.

Art. 16. Os documentos inseridos no sistema devem observar o formato Portable Document Format (PDF) e as especificações disponíveis nos tutoriais do sistema.

Art. 17. O TCU poderá devolver a TCE ao órgão do sistema de controle interno, antes da autuação, caso entenda necessária a realização de ajustes e a complementação de informações, nos termos do art. 13, § 1º, da IN-TCU nº 71/2012.

Art. 18. Em caso de posterior identificação de ocorrência das situações previstas nos incisos I a IV do art. 25 desta Portaria em processos de TCE já instaurados, mas ainda não autuados pelo TCU, a autoridade administrativa poderá requerer ao órgão do sistema de controle interno ou ao supervisor a devolução do processo para fins de exclusão justificada no Sistema e-TCE.

Art. 19. O Sistema e-TCE funciona como protocolo eletrônico dos órgãos instauradores, de controle interno, da autoridade supervisora e do TCU para efeito de tramitação de TCE e de documentos complementares e de envio e atendimento de comunicações processuais.

Seção II

Da Organização da TCE por Origem de Recursos

Art. 20. A instauração de TCE deve ter por referência um único instrumento de transferência e/ou origem de valores, conforme classificação constante do Anexo III da DN-TCU nº 155/2016, consideradas as seguintes definições, válidas apenas para fins de organização do sistema:

I - transferências discricionárias: recursos decorrentes de transferências que não resultam de determinação legal, cujas condições de execução do objeto são individualizadas em instrumento próprio, tais como convênio, contrato de repasse, termo de cooperação, termo de compromisso, entre outros;

II - transferências legais: recursos oriundos de repasses determinados por lei;

III - transferências legais fundo a fundo: recursos originados do repasse direto de recursos de fundos federais para fundos de entes da federação;

IV - aplicação direta: recursos concernentes ao patrimônio ou orçamento do próprio órgão, bem como ao processo de arrecadação de receitas ou de concessão de benefícios;

V - incentivos fiscais: valores oriundos da sistemática de redução ou eliminação do ônus tributário.

Seção III

Da Integração do Sistema e-TCE com outros Sistemas da Administração Pública Federal

Art. 21. Os dados do Sistema e-TCE importados do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi) e do Sistema de Convênios (Siconv) devem ser conferidos pelo instaurador, cabendo-lhe complementá-los e ajustá-los, caso necessário.

Art. 22. Na hipótese de falecimento do responsável, conforme informado pelo Sistema e-TCE, com base no Sistema de Controle de Óbitos (Sisobi) ou em outros sistemas disponíveis na administração pública, o instaurador deve buscar, por todos os meios disponíveis, as informações sobre o espólio, o administrador provisório ou sobre os herdeiros, com vistas a subsidiar a instrução da TCE.

Seção IV

Das Minutas de Documentos Disponibilizadas pelo e-TCE

Art. 23. As minutas de documentos disponibilizadas com base em dados preenchidos no Sistema e-TCE deverão ser conferidas, complementadas e ajustadas pelas instâncias envolvidas, observada a necessidade de correlação com as evidências apresentadas, a fim de garantir a adequação e suficiência do documento final.

§ 1º Os ajustes que se fizerem necessários em informações oriundas de dados inseridos no e-TCE devem ser realizados diretamente nos campos concernentes no sistema, de forma a manter a correspondência entre registros e documentos gerados.

§ 2º Eventuais orientações constantes nos modelos de que trata o caput devem ser excluídas na versão final dos documentos, os quais devem observar, ainda, os requisitos de clareza, concisão e objetividade.

CAPÍTULO IV

DO CADASTRO DE DÉBITOS

Art. 24. Os débitos que não forem objeto de instauração de TCE em razão do disposto nos incisos I ou II do art. 6º da IN-TCU nº 71/2012, devem ser cadastrados pela autoridade competente no Sistema e-TCE, conforme previsto no § 4º do art. 11 da DN-TCU nº 155/2016.

§ 1º A inserção de dados e documentos no Sistema e- TCE concernentes aos débitos de que trata o caput deve observar o disposto do art. 11 desta Portaria;

§ 2º O cadastramento de que trata o caput, não poderá exceder:

I - no caso de débitos inferiores ao limite de instauração de TCE, o prazo máximo de cento e oitenta dias, a contar:

a) nos casos de omissão no dever de prestar contas, do primeiro dia subsequente ao vencimento do prazo para apresentação da prestação de contas;

b) nos casos em que os elementos constantes das contas apresentadas não permitirem a conclusão de que a aplicação dos recursos observou as normas pertinentes e/ou atingiu os fins colimados, da data-limite para análise da prestação de contas;

c) nos demais casos, da data do evento ilegítimo ou antieconômico, quando conhecida, ou da data da ciência do fato pela administração.

II - em caso de transcurso de prazo superior a dez anos entre a data provável de ocorrência do dano e a primeira notificação dos responsáveis pela autoridade administrativa competente, cinco dias após o prazo de determinação para arquivamento do processo.

Art. 25. A autoridade competente providenciará a exclusão do débito do cadastro de que trata o art. 24 desta Portaria, em função de fatos supervenientes que impliquem:

I elisão da responsabilidade pelo dano inicialmente imputado ao responsável;

II - comprovação da não ocorrência do dano imputado aos responsáveis;

III - falta de pressupostos de constituição ou desenvolvimento regular; ou

IV - quitação ao responsável pelo recolhimento do débito.

Parágrafo único. Na ocorrência de qualquer das hipóteses previstas nos incisos I a IV, o órgão instaurador deverá providenciar a atualização do cadastro de débitos do Sistema e-TCE, no prazo máximo de até cinco dias úteis, a contar da constatação do fato.

Art. 26. Para fins de atendimento ao disposto no § 1º do art. 6º da IN-TCU nº 71/2012, a autoridade competente deve instaurar TCE quando o somatório dos débitos de um mesmo responsável ou conjunto de responsáveis atingir o limite mínimo estabelecido para esse fim pelo TCU.

§ 1º Não integram o somatório de que trata o caput os débitos que forem objeto de parcelamento, de adoção de medidas judiciais e extrajudiciais cabíveis pelo órgão jurídico competente ou quando identificada a ocorrência de lapso temporal superior a dez anos entre a data provável de ocorrência do dano e a primeira notificação dos responsáveis, nos termos do inciso II do art. 6º da IN-TCU nº 71/2012.

§ 2º No do Sistema e-TCE, sempre que o somatório de débitos cadastrados em razão do disposto no art. 24 atingir o limite para instauração de que trata o caput deste artigo, o sistema emitirá aviso aos órgãos instauradores para que, no prazo de cinco dias úteis, a contar da notificação, confirmem a existência do débito, e, em especial, a não ocorrência das situações previstas no parágrafo anterior e no art. 25 desta Portaria.

§ 3º Caso confirmadas as condições para a instauração da TCE, observados os termos constantes do caput e §§ 1º e 2º deste artigo, cada órgão deverá instaurar a TCE correspondente a sua área de atuação, no prazo de cinco dias úteis, a contar da data de confirmação do registro de débito.

Art. 27. Em conformidade com o caput do art. 6º da IN-TCU nº 71/2012, o TCU pode determinar, a qualquer tempo, outros critérios para instauração de TCE, além do disposto no artigo anterior, tendo por base os débitos objeto do art. 24 desta Portaria.

CAPÍTULO V

DA DISPONIBILIDADE DO SISTEMA E-TCE

Art. 28. O Sistema e-TCE ficará disponível para utilização de forma ininterrupta, ressalvados os períodos de indisponibilidade técnica do serviço, devidamente divulgados no portal do TCU.

Art. 29. Na hipótese de indisponibilidade do Sistema e-TCE, devem ser adotadas as seguintes providências:

I - nas interrupções programadas: as determinadas por agente competente do TCU;

II - nos demais casos: o registro da ocorrência no Portal do TCU, com indicação da data e hora do início e do término da indisponibilidade técnica.

§ 1º Considera-se indisponibilidade por motivo técnico a interrupção de acesso ao Sistema e-TCE, via Portal do TCU, no caso de falha nos serviços de tecnologia da informação (TI) providos pelo Tribunal, inclusive conexão do Tribunal com a internet, devidamente atestada pelo TCU.

§ 2º Não é considerada indisponibilidade técnica a impossibilidade de acesso ao Sistema eTCE no Portal do TCU que decorrer de falha nos equipamentos e/ou soluções de TI dos usuários, ou de suas conexões com a internet.

Art. 30. A não obtenção de acesso ou credenciamento no Portal do TCU, bem como eventual defeito de transmissão e/ou recepção de dados não imputáveis a falhas do Sistema e-TCE não servirão de escusa para o descumprimento de prazos legais ou regulamentares.

CAPÍTULO VI

DA SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES E DIVULGAÇÃO DE DADOS

Art. 31. Cada órgão ou entidade deverá adotar medidas de segurança e salvaguarda dos documentos originais que compõem a TCE, com vistas a preservar a integridade e a autenticidade de documentos e de dados inseridos no Sistema e-TCE, a proteger as informações com restrição de acesso e a garantir a disponibilidade das informações relativas às medidas administrativas de que trata o inciso III do art. 15 da IN-TCU nº 71/2012.

Parágrafo único. Os documentos produzidos eletronicamente ou digitalizados inseridos no Sistema e-TCE são considerados originais para todos os efeitos legais até prova em contrário.

Art. 32. O Sistema e-TCE manterá registro de todos aqueles que tiverem acesso ao processo, com a indicação, no mínimo, do nome, CPF, data e horário de acesso.

Art. 33. O uso inadequado do Sistema e-TCE fica sujeito à apuração de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Art. 34. Preservadas a informação sigilosa e a informação pessoal, os dados gerados pelo Sistema e-TCE serão divulgados periodicamente no portal do TCU e em outros endereços eletrônicos, com o objetivo de favorecer o controle social e de subsidiar a formulação das políticas públicas e o planejamento de ações de controle.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

Art. 35. Até o pleno funcionamento do perfil gestor de que trata o inciso IV do art. 4º desta Portaria, as secretarias de controle externo do TCU serão responsáveis pela concessão de perfil de instaurador, inclusive para mandatárias, e por prestar esclarecimentos a eventuais dúvidas acerca da operacionalização do Sistema e-TCE, observada a vinculação de cada unidade instauradora, nos termos do § 3º do art. 11 da DN-TCU nº 155/2016.

Parágrafo único. As ações previstas no caput também poderão ser realizadas pela área responsável pela gestão do Sistema e-TCE, em especial, até a plena implantação do sistema, cabendo também a essa área a concessão de perfil de diretor de órgão do sistema de controle interno e de autoridade supervisora.

Art. 36. Até a completa implantação das funcionalidades referentes ao cadastro dos débitos de que trata o Capítulo IV desta Portaria, a autoridade administrativa competente deve consolidar os diversos débitos de um mesmo responsável cujo valor seja inferior ao mencionado no inciso I do art. 6º da IN-TCU nº 71/2012 e constituir a TCE, caso o seu somatório, perante o mesmo órgão ou entidade repassadora, atingir o referido valor.

Art. 37. Os débitos inferiores ao limite de instauração fixado pelo TCU, cujas datas de início de contagem de prazo, na forma do art. 24, §2º, forem anteriores à 1º de julho de 2018, deverão ser inseridos no sistema até 29 de março de 2019, caso não tenham sido objeto das ocorrências previstas nos incisos I a IV do art. 25 e § 1º do art. 26 desta Portaria.

Art. 38. As comunicações processuais e seu atendimento, objeto do art. 19 desta Portaria, deverão ser realizadas sem o uso do Sistema e-TCE até o desenvolvimento das funcionalidades concernentes no sistema.

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 39. As disposições desta Portaria aplicam-se no que couber aos processos convertidos em TCE pelo TCU, com fulcro no art. 47 da Lei nº 8.443/92.

Art. 40. A instauração de TCE via Sistema e-TCE pelos órgãos ou entidades da administração pública federal será obrigatória a partir de 1º de julho de 2018.

Art. 40-A. A tomada de contas especial instaurada em meio físico ou por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) anteriormente a 1º de julho de 2018 deve ser inserida no Sistema eTCE, caso ainda não tenha sido submetida à certificação das contas pelos órgãos de controle interno, nos termos do art. 9º, inciso III, da Lei nº 8.443, de 16 de julho de 1992. (AC-todo o artigo)(Portaria-TCU nº 114, de 21/3/2019, BTCU Administrativo nº 56/2019)

§ 1º A obrigatoriedade prevista no caput também se estende à tomada de contas especial devolvida pelos órgãos de controle interno para a realização de ajustes e ou complementação de informações.

§ 2º A inserção da tomada de contas especial no Sistema e-TCE de que trata o § 1º não poderá exceder o prazo máximo de trinta dias, a contar da data da devolução, pelos órgãos de controle interno, do processo instaurado em meio físico ou por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Art. 41. Aplicam-se aos procedimentos definidos nesta Portaria, no que couber, as disposições contidas nas Resoluções-TCU nº 233, de 4 de agosto de 2010, e nº 259, de 7 de maio de 2014, e na Portaria-TCU nº 303, de 14 de novembro de 2016.

Art. 42. Fica a Secretaria-Geral de Controle Externo autorizada a expedir os atos necessários à operacionalização da presente Portaria e a dirimir eventuais casos omissos.

Art. 43. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RAIMUNDO CARREIRO

Cláudio Souza Castello Branco

Secretário-Geral de Controle Externo