Portaria ACERI n° 2/2015
Assunto: "Dispõe sobre a organização interna, competências e atividades da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais do Tribunal de Contas da União."
Origem: [ACERI]
Tema: Gestão
Início de vigência: 01/06/2015
Situação: Vigente
Tags: [Estrutura organizacional]

A CHEFE DA ASSESSORIA DE CERIMONIAL E RELAÇÕES INSTITUCIONAIS, no uso de suas atribuições regular no uso de suas atribuições regulamentares e considerando o disposto no inciso II do art. 97 e no art. 98 da Resolução-TCU 266, de 30 de dezembro de 2014, resolve:

Art. 1º As competências e atividades das subunidades integrantes da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais (Aceri) , observado o disposto nos arts. 29 e 30 da Resolução-TCU nº 266, de 2014, são as constantes deste normativo.

Art. 2º A Aceri, com base na Portaria-TCU 105, de 5 de março de 2015, que alterou os anexos da Resolução-TCU nº 266, de 2014, tem a seguinte estrutura:

I. Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial I;

II. Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial II.

Art. 3º Compete ao Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial I:

Processos Administrativos

I. juntar, arquivar, excluir e realizar demais ações em documentos, comunicações e papéis de interesse da Aceri, promovendo os competentes registros nos sistemas informatizados;

II. autuar, atualizar, excluir e realizar demais ações nos documentos, comunicações e papéis de interesse da Aceri, promovendo os competentes registros nos sistemas informatizados;

III. incluir, registrar, triar, conferir e assinar documentos administrativos;

IV. tramitar e realizar demais ações nos processos administrativos;

V. distribuir processos e documentos eletrônicos para análise interna e externa;

VI. monitorar e agir sobre as demandas contidas nas pastas do e-TCU;

VII. controlar prazos processuais;

VIII. reiterar ou reenviar ofício;

IX. juntar documentos físicos;

X. controlar arquivo de documentos;

XI. encaminhar atos expedidos para publicação no BTCU (portarias, ordens de serviço, etc.) ;

XII. digitalizar processos e documentos;

Sistema Patrimônio

XIII. controlar o empréstimo de material permanente;

XIV. incluir e atualizar informações respectivas;

XV. incluir fornecedores no sistema Contrata;

XVI. solicitar o tombamento de bens;

XVII. transferir carga e/ou responsabilidade patrimonial;

XVIII. realizar inventário anual de bens;

XIX. devolver bens inservíveis ou em desuso para a secretaria do tribunal responsável;

XX. realizar inventário de bens devido à mudança de detentor da carga;

XXI. adotar procedimentos necessários à manutenção preventiva e reparatória da estrutura física e das instalações dos espaços e salas sob responsabilidade da Aceri;

Execução Orçamentária e Financeira

XXII. atender diligências de unidades da Secretaria-geral de Administração (Segedam) ;

XXIII. abrir, controlar e prestar contas de suprimento de fundos;

XXIV. acompanhar saldos orçamentários e financeiros;

XXV. solicitar recursos orçamentários e financeiros;

XXVI. acompanhar saldos dos empenhos estimativos;

XXVII. elaborar proposta orçamentária anual e plurianual

XXVIII. solicitar ratificação de despesa;

XXIX. solicitar a unidades da Segedam inscrição de empenhos em restos a pagar

XXX. reconhecer e propor encaminhamento para pagamento de despesas de exercícios anteriores;

XXXI. liquidar despesas nos contratos cuja execução esteja a cargo da Aceri;

XXXII. executar a gestão documental (designação por portaria da Unidade) ;

XXXIII. propor anulação de saldos remanescentes de empenhos inscritos em restos a pagar;

XXXIV. licitação e Contratos; Contratação Direta sem Licitação

XXXV. realizar procedimentos para solicitação de prorrogação, repactuação e rescisão contratual;

XXXVI. realizar procedimentos para aquisição e serviços por dispensa de licitação;

XXXVII. fiscalizar/acompanhar contratos da Unidade (designação por portaria da Unidade)

XXXVIII. atestar notas fiscais e faturas de bens e serviços;

XXXIX. receber, conferir, organizar, controlar e distribuir material de consumo;

XL. realizar cotação de preço no mercado

XLI. representar sobre a necessidade de aquisição de material ou realização de serviço;

XLII. solicitar mensalmente, junto a unidade específica do tribunal, material de consumo, bem como controlar o uso;

XLIII. acompanhar as assinaturas de periódicos, jornais e do sistema profissional para consulta e gerenciamento dos contatos com as autoridades do poder público brasileiro.

Gestão de Pessoal

XLIV. manter registro atualizado referente a dados e informações a respeito de recursos humanos lotados na unidade;

XLV. proceder seleção, controle, supervisão e distribuição de atividades aos estagiários;

XLVI. fazer avaliação mensal dos estagiários sob sua supervisão;

XLVII. elaborar portarias e ordens de serviço;

XLVIII. entregar correspondências em mãos;

XLIX. distribuir processos e documentos internamente;

L. lançar/ajustar mensalmente a frequência dos servidores nos sistemas do tribunal;

LI. lançar/ajustar mensalmente os horários dos servidores nos sistemas do tribunal;

LII. lançar, acompanhar e verificar homologação dos afastamentos dos servidores nos sistemas do tribunal;

LIII. encaminhar atestados médicos dos servidores para unidade específica do tribunal;

LIV. serviços de Transporte, Mensageria e Serviços Externos

LV. preparar correspondências para envio pela ECT: emitir AR, confeccionar envelope, etc.

LVI. preparar e enviar documentos e processos por SEDEX e PAC;

LVII. preparar e solicitar transporte de materiais/documentações nas viaturas oficiais;

LVIII. entregar correspondências em mãos;

Serviços Diversos

LIX. manter arquivo sistemático, em pastas específicas, dos ofícios, memorandos e outras comunicações expedidos e recebidos pela Secretaria

LX. manter arquivo sistemático e atualizado de documentos, publicações e expedientes de interesse da unidade;

LXI. adotar outras providências determinadas pela titular da secretaria.

Art. 4º Compete ao Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial II:

I. planejar, organizar, coordenar e executar atividades inerentes ao desenvolvimento e ampliação das relações institucionais do TCU;

II. prestar assessoramento e apoio na organização e na realização de eventos institucionais;

III. gerenciar e assegurar a atualização de bases de informação necessárias ao desempenho da competência da Aceri, especialmente quanto aos dados de autoridades e de dirigentes do TCU e de instituições relacionadas ao trabalho deste tribunal;

IV. colaborar com a divulgação do TCU junto à sociedade brasileira;

V. estimular a realização de ações institucionais voltadas para o controle social;

VI. assistir o presidente do TCU, as demais autoridades do tribunal e as unidades da secretaria do TCU, quando solicitada, quanto ao protocolo a ser observado em cerimônias e eventos oficiais;

VII. recepcionar e acompanhar autoridades e dignitários em visita ao TCU;

VIII. recepcionar e acompanhar visitantes durante as visitas monitoradas ao TCU;

IX. auxiliar, quando solicitado, os gabinetes de autoridades a providenciar reservas de transporte, hospedagem e outros preparativos para viagens oficiais, no âmbito do território nacional, do Presidente, ministros e demais autoridades do TCU;

X. acompanhar, quando solicitado, o presidente, os ministros do TCU e as autoridades visitantes durante embarque e desembarque de viagens oficiais;

XI. gerenciar o uso do Auditório Ministro Pereira Lira, do Auditório Ministro Arnaldo Prieto, do Salão Nobre Ministro Alberto Hoffmann, da Sala de Conferências Ministro Bento José Bugarin, do Espaço Ecumênico e do Plenário do Anexo III;

XII. adotar outras providências determinadas pelo titular da secretaria.

Serviços Diversos

XIII. Manter arquivo sistemático, em pastas específicas, dos eventos cuja organização esteja a cargo da Secretaria.

Art. 5º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

SHIRLEY GILDENE BRITO CAVALCANTE

Chefe da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais