Portaria SEGEDAM n° 49/2018
Assunto: Disciplina o processo contábil de encerramento do exercício financeiro de 2018 e de abertura do exercício financeiro de 2019.
Origem: [SEGEDAM]
Tema: Gestão
Início de vigência: 16/11/2018
Situação: Vigente
Tags: [Normas de contabilidade]

O SECRETÁRIO-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso das atribuições que lhe confere o art. 1º, inciso I, alínea "h", da Portaria-TCU nº 1, de 2 de janeiro de 2017, e considerando as orientações exaradas pelo órgão gestor do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi) , resolve:

Art. 1º Fica disciplinado, consoante os Anexos a esta Portaria, o processo contábil de encerramento do exercício financeiro de 2018 e de abertura do exercício financeiro de 2019, no âmbito do Tribunal de Contas da União (TCU) .

Art. 2º Os prazos estabelecidos no Anexo I a esta Portaria, referentes à execução orçamentário-financeira, bem como aos procedimentos contábeis para o encerramento do exercício de 2018 no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi) , serão automaticamente ajustados em decorrência de atualizações realizadas pela Coordenação-Geral de Contabilidade da Secretaria do Tesouro Nacional (CCONT/STN) , na norma referente ao encerramento do exercício, código 02.03.18, do Manual SiafiWeb.

Art. 3º As situações não previstas na presente norma deverão ser tratadas entre os responsáveis pelas unidades gestoras executoras e administrativas e o Secretário de Orçamento, Finanças e Contabilidade do TCU (Secof) ou, no que couber, entre aqueles responsáveis e o Diretor de Contabilidade da Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (Dicon/Secof) .

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CARLOS ROBERTO CAIXETA

ANEXO I À PORTARIA-SEGEDAM Nº 49, DE 16 DE NOVEMBRO DE 2018

EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES REFERENTES AO ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO 2018

DATA LIMITE

PROCEDIMENTOS

1. Secretaria-Geral Adjunta de Administração (Adgedam)

30/11/2018

1.1. Conceder suprimento de fundos com prazos de aplicação até 12/12/2018 e de comprovação até 19/12/2018, de maneira que a reclassificação contábil das despesas e as baixas de responsabilidades dos supridos sejam realizadas, no máximo, até o dia 26/12/2018, nos termos do art. 11, inciso III, da Portaria-TCU nº 193, de 20 de julho de 2018.

30/11/2018

1.2. Encaminhar ao Serviço de Contabilidade Analítica da Diretoria de Contabilidade (SCA/Dicon) o Rol de Responsáveis pela Secretaria-Geral de Administração (Segedam) , Secretaria-Geral Adjunta de Administração (Adgedam) , Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (Secof) , Secretaria de Gestão de Pessoas (Segep) , Secretaria de Licitações, Contratos e Patrimônio (Selip) , Diretoria de Programação e Execução Orçamentária e Financeira (Dipex) , Diretoria de Material e Patrimônio (Dipat) , Serviço de Gestão de Material (SGM) e Serviço de Análise de Conformidade (SAC) , acumulado até o mês de novembro de 2018, para registro no Siafi.

28/12/2018

1.3. Encaminhar ao SCA/Dicon o Rol de Responsáveis pela Segedam, Adgedam, Secof, Segep, Selip, Dipex, Dipat, SGM e SAC, referente ao mês de dezembro e acumulado do exercício de 2018, para registro no Siafi.

2. Secretarias de Controle Externo nos estados e Instituto Serzedello Corrêa (ISC)

30/11/2018

2.1. Analisar o saldo da conta 6.2.2.91.01.00 - Pré-Empenhos a Empenhar, para cancelamento de possíveis saldos não utilizados;

30/11/2018

2.2. Conceder suprimento de fundos com prazos de aplicação, no máximo, até 12/12/2018 e de comprovação até 19/12/2018, de maneira que a devolução dos recursos não utilizados, a reclassificação contábil das despesas, a baixa de responsabilidade dos supridos e os demais procedimentos no Siafi, sejam realizados, no máximo, até o dia 26/12/2018, nos termos do art. 11, inciso III, da Portaria-TCU nº 193, de 20 de julho de 2018.

04/12/2018

2.3. Cancelar os saldos de empenho considerados irrisórios.

04/12/2018

2.4. Anular/Reforçar os empenhos para ajustar os saldos que serão inscritos em Restos a Pagar não Processados a Liquidar e em Liquidação e proceder ao cancelamento dos demais, de forma que venha a ser inscrito somente o indispensável e de acordo com a legislação vigente (Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 - Lei de Responsabilidade Fiscal; Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, arts. 36 e 92, parágrafo único; Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, arts. 67 a 70; e Manual Siafi, Código 02.03.17, aprovado pela Instrução Normativa-STN nº 5/STN, de 6 de novembro de 1996) .

04/12/2018

2.5. Analisar as notas de empenho constantes das contas 6.3.1.5.1.00.00 - RPNP a Liquidar Bloqueados e 6.3.1.5.2.00.00 - RPNP em Liquidação Bloqueados, para fins de desbloqueio, de acordo com o art. 68 do Decreto nº 93.872/1986, sob pena de cancelamento em 31/12/2018.

12/12/2018

2.6. Registrar no Sistema Patrimônio todas as movimentações de bens entre UG´s e entre contas (incorporações, recebimentos, baixas, transferências) .

28/12/2018

2.7. Nas contratações para aquisição de bens ou prestação de serviços cujo fato gerador já tenha ocorrido, mas, no entanto, não tenha sido possível a realização da liquidação, deverão ser adotados os seguintes procedimentos para a inscrição em Restos a Pagar Não Processados em Liquidação:

a) Os saldos dos referidos empenhos a liquidar deverão ser transferidos para a conta 62292.01.02 - Empenhos em liquidação;

b) O ordenador de despesas, ou pessoa por ele indicada, deverá indicar as RN - Relação de Notas de Empenho a serem inscritas em Restos a Pagar Não

Processados Em Liquidação por meio da transação >ATURNERP - Atualiza

Relação de Notas de Empenho para Inscrição de RPNP Em Liquidação;

c) As Relações de Notas de Empenho devem ser listadas na transação >REGINDRP - Registro de Indicação de Notas de Empenho para Inscrição em RPNP Em Liquidação, para que sejam registradas.

Obs. 1: Para fins de inscrição de Restos a Pagar Não Processados em Liquidação, não devem ser registrados documentos no CPR com valores de obrigações por estimativa.

Obs. 2: Todos os procedimentos necessários à inscrição de Restos a Pagar Não Processados em Liquidação encontram-se discriminados na Macrofunção 02.03.17 - Restos a Pagar, do Manual SiafiWeb.

28/12/2018

2.8. Para inscrição em Restos a Pagar Não Processados a Liquidar dos saldos de empenhos a liquidar, deverão ser adotados os seguintes procedimentos:

a) O ordenador de despesas, ou pessoa por ele indicada, deverá indicar as RN - Relação de Notas de Empenho a serem inscritas em Restos a Pagar Não

Processados a Liquidar, por meio da transação >ATURNERP - Atualiza

Relação de Notas de Empenho para Inscrição de RPNP a liquidar;

b) As Relações de Notas de Empenho devem ser listadas na transação >REGINDRP - Registro de Indicação de Notas de Empenho para Inscrição em RPNP a Liquidar, para que sejam registradas.

Obs.: Todos os procedimentos necessários à inscrição de Restos a Pagar Não

Processados a Liquidar encontram-se discriminados na Macrofunção 02.03.17 - Restos a Pagar, do Manual SiafiWeb.

28/12/2018

2.9. Atualizar o Rol de Responsáveis no Siafi, elaborar o Rol de Responsáveis do Exercício (RRE) e encaminhá-lo ao SCA/Dicon, por meio de documento eletrônico.

28/12/2018

2.10. Registrar no Siafi os documentos comprobatórios dos atos e fatos das gestões orçamentária, financeira e patrimonial do exercício financeiro de 2018, salientando a necessidade de realização do efetivo pagamento e recolhimento de todos os compromissos liquidados.

02/1/2019

2.11. Emitir Documento Hábil PA - Lançamentos Patrimoniais no Siafi 2018 para registro da depreciação de bens móveis, com base nos valores obtidos por meio dos Relatórios de Conciliação de Entradas de Depreciação e Conciliação de Saídas de Depreciação do Sistema de Patrimônio, referentes ao mês de dezembro de 2018.

3. Diretoria de Programação e Execução Orçamentária e Financeira (Dipex)

30/11/2018

3.1. Analisar o saldo da conta 6.2.2.91.01.00 - Pré-Empenhos a Empenhar, para cancelamento de possíveis saldos não utilizados;

04/12/2018

3.2. Analisar as notas de empenho constantes das contas 6.3.1.5.1.00.00 - RPNP a Liquidar Bloqueados e 6.3.1.5.2.00.00 - RPNP em Liquidação Bloqueados, para fins de desbloqueio, de acordo com o art. 68 do Decreto nº 93.872/1986, sob pena de cancelamento em 31/12/2018.

04/12/2018

3.3. Cancelar os saldos de empenho considerados irrisórios.

26/12/2018

3.4. Anular/Reforçar os empenhos para ajustar os saldos que serão inscritos em Restos a Pagar Não Processados a Liquidar e em Liquidação e proceder ao cancelamento dos demais, de forma que venha a ser inscrito somente o indispensável, de acordo com a legislação vigente (Lei Complementar nº 101, de 2000 - Lei de Responsabilidade Fiscal; Lei nº 4.320, de 1964, arts. 36 e 92, parágrafo único; Decreto nº 93.872/1986, arts. 67 a 70; e Manual Siafi Web, código 02.03.17, aprovado pela Instrução Normativa-STN nº 5, de 1996) .

28/12/2018

3.5. Registrar no Siafi os documentos comprobatórios dos atos e fatos das gestões orçamentária, financeira e patrimonial referentes ao exercício financeiro de 2018.

28/12/2018

3.6. Registrar as obrigações referentes aos repasses de recursos financeiros não transferidos até 28/12/2018 às unidades orçamentárias beneficiárias dos destaques correspondentes.

06/1/2019

3.7. Nas contratações para aquisição de bens ou prestação de serviços cujos fatos geradores já tenham ocorrido mas, no entanto, não tenha sido possível a realização das liquidações, deverão ser adotados os seguintes procedimentos para a inscrição em Restos a Pagar Não Processados em Liquidação:

a) Os saldos dos referidos empenhos a liquidar deverão ser transferidos para a conta 62292.01.02 - Empenhos em liquidação;

b) O ordenador de despesas, ou pessoa por ele indicada, deverá indicar as RN - Relação de Notas de Empenho a serem inscritas em Restos a Pagar Não

Processados Em Liquidação por meio da transação >ATURNERP - Atualiza

Relação de Notas de Empenho para Inscrição de RPNP Em Liquidação;

c) As Relações de Notas de Empenho devem ser listadas na transação >REGINDRP - Registro de Indicação de Notas de Empenho para Inscrição em RPNP Em Liquidação, para que sejam registradas.

Obs. 1: Para fins de inscrição de Restos a Pagar Não Processados em Liquidação, não devem ser registrados documentos no CPR com valores de obrigações por estimativa.

Obs. 2: Todos os procedimentos necessários à inscrição de Restos a Pagar Não Processados em Liquidação encontram-se discriminados na Macrofunção 02.03.17 - Restos a Pagar, do Manual SiafiWeb.

06/1/2019

3.8. Para inscrição dos saldos de empenhos a liquidar em Restos a Pagar Não Processados a Liquidar, deverão ser adotados os seguintes procedimentos:

a) O ordenador de despesas, ou pessoa por ele indicada, deverá indicar as RN - Relação de Notas de Empenho a serem inscritas em Restos a Pagar Não

Processados a Liquidar, por meio da transação >ATURNERP - Atualiza

Relação de Notas de Empenho para Inscrição de RPNP a liquidar;

b) As Relações de Notas de Empenho devem ser listadas na transação >REGINDRP - Registro de Indicação de Notas de Empenho para Inscrição em RPNP a Liquidar, para que sejam registradas.

Obs,: Todos os procedimentos necessários à inscrição de Restos a Pagar Não

Processados a Liquidar encontram-se discriminados na Macrofunção 02.03.17 - Restos a Pagar, do Manual SiafiWeb.

4. Todas as Unidades responsáveis pela gestão de processos de pagamento da Sede e da Secretaria de Controle Externo no Estado de Mato Grosso (Secex-MT)

23/11/2018

4.1. Encaminhar à Dipex os processos de fiscalização e pagamento de despesas continuadas ou parceladas, com informações a respeito do andamento da prestação dos serviços ou da entrega dos materiais e do valor que deve permanecer empenhado para garantir a liquidação das obrigações assumidas até o término do exercício de 2018, a fim de subsidiar a análise alusiva à inscrição de saldos em Restos a Pagar ou ao cancelamento de saldos desnecessários.

23/11/2018

4.2. Encaminhar à Dipex os processos de despesas do exercício de 2018, cujas notas de empenho ordinário não tenham sido pagas, com informações a respeito do andamento da prestação dos serviços ou da entrega dos materiais e do valor que deve permanecer empenhado para garantir a liquidação das obrigações assumidas, a fim de subsidiar a análise alusiva à inscrição de saldos em Restos a Pagar ou ao cancelamento de saldos desnecessários.

5. Diretoria de Patrimônio

11/12/2018

5.1. Autorizar, no Sistema de Patrimônio, a movimentação de bens entre UG´s.

12/12/2018

5.2. Bloquear, no Sistema Patrimônio, as movimentações de bens entre UG´s.

26/12/2018

5.3. Informar, ao Serviço de Informações Contábeis Gerenciais da Dicon (SIG/Dicon) , as movimentações de bens entre UG´s referentes ao mês de dezembro/2018.

02/1/2019

5.4. Encaminhar ao SIG/Dicon os processos de fechamento contábil da movimentação de material permanente, material de consumo e de depreciações da Sede, relativos ao mês de dezembro de 2018.

02/1/2019

5.5. Desbloquear no Sistema Patrimônio as movimentações de bens entre UG´s.

04/1/2019

5.6. Encaminhar ao SIG/Dicon o processo de Inventário de Material de Consumo e de Material Permanente existente no Almoxarifado da Sede, referente ao exercício de 2018.

04/1/2019

5.7. Encaminhar ao SIG/Dicon o processo de Inventário de Bens Móveis e Imóveis da Sede, referente ao exercício de 2018.

15/2/2019

5.8. Encaminhar ao SCA/Dicon, por meio de documento eletrônico, relação dos processos de Inventário de Bens Móveis e Imóveis das Secretarias de Controle Externo nos Estados e do ISC, referente ao exercício de 2018. O documento deve informar em quais unidades foram encontrados todos os bens patrimoniais e em quais houve bens não encontrados, relacionando todos os bens patrimoniais não encontrados no âmbito de cada unidade e, indicar as providências adotadas caso a caso.

6- Diretoria de Contabilidade

06/1/2019

6.1. Registrar os demais documentos comprobatórios da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, relativos ao exercício de 2018, e proceder aos ajustes contábeis devidos.

06/1/2019

6.2. Analisar e implementar os procedimentos para encerramento do exercício constantes do Código 02.03.18 do Manual Siafi Web.

16/1/2019

6.4. Registrar a conformidade contábil das unidades gestoras, referente ao mês de dezembro de 2018.

17/1/2019

6.5. Registrar a conformidade contábil do Órgão TCU, referente ao mês de dezembro de 2018.

ANEXO II À PORTARIA-SEGEDAM Nº 49, DE 16 DE NOVEMBRO DE 2018

EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES REFERENTES À ABERTURA DO EXERCÍCIO DE 2019

DATA LIMITE

PROCEDIMENTOS

1. Diretoria de Programação e Execução Orçamentária e Financeira (Dipex)

18/1/2019

1.1. Autuar processos eletrônicos administrativos de fiscalização e pagamento de despesas continuadas já contratadas, para o exercício de 2019, inserindo nos mesmos a instrução inicial e cópia da Nota de Empenho para o exercício de 2019, encaminhando-os às unidades responsáveis pela gestão dos processos de liquidação e pagamento no âmbito da Sede e da Secex-MT.

18/1/2019

1.2. Em decorrência de intempestividade da publicação da Lei Orçamentária Anual (LOA) , referente ao exercício de 2019, a Dipex deverá emitir o primeiro empenho para cobrir as despesas relativas ao mês de janeiro de 2019, na forma de duodécimo, e, nos meses subsequentes, reforçá-lo, mensalmente, até a publicação da LOA, quando deverá ser reforçado o empenho, em definitivo, para suportar as despesas continuadas até o término da vigência contratual ou até o término do exercício de 2019, o que ocorrer primeiro.

2. Todas as unidades responsáveis pela gestão de processos de pagamento da Sede e da Secex-MT

22/1/2019

2.1. Receber da Dipex os processos eletrônicos administrativos de fiscalização e pagamento de despesas continuadas já contratadas, para o exercício de 2019, inserindo, no mínimo, as peças abaixo discriminadas, bem como cópia dos documentos necessários atinentes aos procedimentos de fiscalização e pagamentos mensais:

a) Cópia do Edital, caso exista;

b) Cópia da proposta apresentada pela empresa;

c) Cópia de termo de contrato devidamente assinado;

d) Garantia contratual fornecida, caso exista;

e) Cópia de termos aditivos e/ou apostilamentos, devidamente assinados;

f) Cópia da portaria de designação do fiscal do contrato; e

g) Declaração de Optante pelo Simples Nacional, se aplicável.

Obs.: Os processos eletrônicos administrativos de fiscalização e pagamento de despesas ordinárias e/ou continuadas, contratadas no decorrer do exercício de 2019, deverão ser autuados pelas unidades responsáveis pela sua gestão.

3. Todas as unidades gestoras executoras do TCU nos Estados e ISC (exceto Secex-MT)

18/1/2019

3.1. Autuar processos eletrônicos administrativos de fiscalização e pagamento de despesas continuadas, para o exercício de 2019, formalizados por meio de termo de contrato ou por Nota de Empenho, inserindo nos mesmos as peças mencionadas abaixo e encaminhando-os aos servidores responsáveis pela gestão dos processos de liquidação e pagamento.

a) Instrução inicial;

b) Cópia da Nota de Empenho para o exercício de 2019;

c) Cópia do Edital, caso exista;

d) Cópia da proposta apresentada pela empresa;

e) Cópia de termo de contrato devidamente assinado;

f) Garantia contratual fornecida, caso exista;

g) Cópia de termos aditivos e/ou apostilamentos, devidamente assinados;

h) Cópia da portaria de designação do fiscal do contrato; e

i) Declaração de Optante pelo Simples Nacional, se aplicável.

Obs.: Inserir, ainda, nos referidos processos, mensalmente, todos os documentos necessários à boa e regular fiscalização e pagamento dos mesmos, tais como: nota fiscal fornecida pelo contratado, certidão de regularidade fiscal, instrução de atestação, autorização do Ordenador de Despesas para a realização do pagamento, documentos emitidos pelo Siafi que comprovem o pagamento realizado, bem como do recolhimento dos tributos incidentes sobre o fornecimento de bens e/ou prestação de serviços realizados.

18/1/2019

3.2. Emitir no Siafi 2019 as notas de empenho das despesas continuadas ou parceladas, para fazer face às despesas relativas ao exercício de 2019, inserindo, conforme Portaria-Segedam nº 38, de 31 de maio de 2011, art. 5º, em especial: número do contrato, período de vigência, valor global do contrato, valor empenhado para o exercício, e o cronograma de execução (prováveis datas de liquidação, datas de vencimento e valores a serem pagos) .

18/1/2019

3.3. Em decorrência de intempestividade da publicação da LOA, referente ao exercício de 2019, as unidades gestoras deverão emitir o primeiro empenho para cobrir as despesas relativas ao mês de janeiro de 2019, na forma de duodécimo, e, nos meses subsequentes, reforçá-lo, mensalmente, até a publicação da LOA, quando deverá ser reforçado o empenho, em definitivo, para suportar as despesas continuadas até o término de vigência contratual ou até o término do exercício de 2019, o que ocorrer primeiro.

Obs.: Quando da emissão das notas de empenho por duodécimo, as UG´s estaduais e o ISC deverão informar, no campo "Descrição" das referidas notas de empenho, o valor total das despesas, previsto para todo o exercício de 2019.