Portaria TCU n° 151/2003
Assunto: Aprova a realização do projeto "Certificação da Gestão Pública" e designa seu gestor.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 02/07/2003
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no que dispõe o art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na Portaria-GP nº 267 de 16 de agosto de 2001, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do projeto "Certificação da Gestão Pública" nos termos da proposta anexa a esta portaria.

Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo (Área Controle Externo), Fernando Antônio Dorna Magalhães, matrícula 3864-4 para exercer, relativamente ao projeto de que trata esta portaria, a função de confiança de Coordenador de Projeto constante da Resolução nº 147, de 28 de dezembro de 2001 e alocada a Segecex.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de gerenciar o projeto, exercer as competências previstas no art. 7º da Portaria nº 267/2001 e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

VALMIR CAMPELO

Presidente

(Publicada no DOU de 07.07.2003, Seção 2, pág. 36)

ANEXO ÚNICO

PROPOSTA DO PROJETO

PROJETO CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA

Página 1 de 8

1. identificação do gestor do projeto

1.1.

Nome

Matrícula

¿X¿ - Espécie de gestor

Origem da FC

Fernando Antonio Dorna Magalhães

3864-4

Gerente

x

Coordenador

1.2.

E-mail

fernandoad@tcu.gov.br

1.3.

Nome do substituto eventual

Sólon Lopes Pereira

1.4.

Local/telefone

Secretaria Adjunta de Contas (ADCON) ¿ Anexo I Sala 403 ¿ 316.5001 / 7883

2. Identificação do Projeto

2.1.

Nome do projeto

Certificação da Gestão Pública (O Novo Processo de Contas do TCU)

2.2.

Período de realização

30/06/2003 a 28/11/2004

2.3.

Unidade de vinculação

Secretaria Adjunta de Contas (Adcon)

3. Vinculação Estratégica

3.1

Vínculo com Plano Estratégico do TCU ¿ 2003/2007

a)

Estratégia 4: Fortalecer as ações de controle voltadas para melhoria do desempenho da gestão pública

b)

Estratégia 9: Aperfeiçoar os processos de trabalho do TCU

3.2.

Vínculo com Plano de Diretrizes do TCU ¿ 2003

a)

Diretriz 4: Melhorar a tempestividade, a qualidade e a efetividade das ações de controle externo

Principais medidas associadas ao Projeto:

4.14 ¿ aperfeiçoar normativos que orientam a organização e envio de processos de contas, assegurando a participação das unidades jurisdicionadas;

4.15 ¿ adotar postura proativa que contribua para o aperfeiçoamento de normativos relativos à administração pública e ao exercício do controle externo;

4.18 ¿ atualizar normativos conforme novo Regimento Interno do TCU.

3.3.

Vínculo com Plano Diretor da Segecex 2003

a)

Diretriz 8: Melhorar a tempestividade, a qualidade e a efetividade das ações de controle externo

Principais medidas associadas ao Projeto:

8.15 ¿ Intensificar o processo de aprendizagem sobre procedimentos e métodos de instrução e julgamento de processos de contas utilizados por outros órgãos de controle e EFS, especialmente tribunais de contas;

8.16 ¿ Aperfeiçoar normativos que orientam a organização e envio de processos de contas, assegurando a participação das unidades jurisdicionadas;

8.17 ¿ Adotar postura proativa que contribua para o aperfeiçoamento de normativos relativos à administração pública e ao exercício do controle externo;

8.21 ¿ Criar mecanismos que viabilizem a obtenção, junto à sociedade e à Administração Pública, de informações sobre áreas de risco de interesse do Tribunal.

PROPOSTA DO PROJETO

PROJETO CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA

Página 2 de 8

4. Problema/Oportunidade

4.1.

Descrição do problema ou da oportunidade

a)

Existência de um longo espaço de tempo entre o fato gerador (o ato de gestão) e a deliberação de mérito (o julgamento).

b)

Baixa contribuição das contas anuais para a efetividade do controle externo.

c)

Não está ocorrendo a avaliação de resultados da gestão (desempenho).

d)

Pouca aderência do modelo de apresentação, exame e julgamento de contas aos princípios basilares do controle, que orientam o planejamento estratégico do TCU (Tempestividade, Seletividade, Caráter Preventivo, Concomitância, Caráter Prospectivo, Transparência e Publicidade).

e)

Grande contingente de contas de ordenadores de despesas e agentes executores, não privilegiando a certificação de gestores responsáveis pela concepção de programas, descentralização de recursos e estruturação de controles internos.

4.2.

Contextualização (por que é problema ou oportunidade)

a)

O diagnóstico sobre tomadas e prestações de contas elaborado em 2000 pelo Grupo de Pesquisa ¿Tendências do Controle da Gestão Pública¿ permanece atual. A persistência dos dois problemas centrais detectados naquela oportunidade ¿ intempestividade e a baixa contribuição das tomadas e prestações de contas para a efetividade do controle externo (4.1. a, b) ¿ justifica a adoção de medidas corretivas capazes de propiciar, a um só tempo, soluções que incrementem a produtividade e induzam a melhoria da qualidade e da efetividade do exame das contas para o controle.

b)

Ao tratar da baixa contribuição do exame de contas para a efetividade do controle externo o GP ¿ Tendências relacionou os seguintes elementos para demonstrar a pequena aderência desse procedimento aos princípios basilares do controle (4.1. d):

pouca seletividade ¿ todas as contas anuais são examinadas e tramitam no mesmo rito processual, qualquer que seja a sua importância relativa ou complexidade;

ausência de controle de fidedignidade ¿ não há conferência ou avaliação pelo TCU sobre a veracidade e a profundidade das informações trazidas aos autos de contas;

pouca relevância material ou social ¿ a mídia confere maior relevância aos resultados de fiscalizações do TCU do que aos resultados dos exames de contas;

ausência de tempestividade e caráter preventivo ¿ o exame das contas realizado pelo TCU refere-se sempre a fatos pretéritos, nunca é realizado de forma concomitante;

baixa contribuição para a transparência e a publicidade da gestão pública ¿ ilusão de que tudo está sendo controlado, uma vez que todas as contas são julgadas.

A IN 12/96 trata de forma geral do conteúdo exigido nas contas daqueles que estão obrigados a apresentá-las. Não há normativo interno específico disciplinando critérios de seletividade para a apresentação e para o exame de contas. Tais critérios (risco, relevância, materialidade, complexidade e natureza das UJs) não são considerados na definição da maneira mais tempestiva e efetiva de certificar a sua gestão.

Na ausência de normativo a definir quem deve apresentar contas ao TCU (gestor ou unidade jurisdicionada a ter sua gestão certificada pelo Tribunal) ¿ prevalece a cultura de que as UJs que prestam contas ao Tribunal são aquelas definidas pelos próprios dirigentes como unidades gestoras de recursos (conceito de UG SIAFI).

Atualmente, a escolha de quais gestores públicos/unidades administrativas apresentarão contas anuais tem escapado, em boa medida, ao domínio do TCU. Predomina em todos os setores da administração (entes federais, controle interno e controle externo) a cultura de que as contas devem ser prestadas por Unidade Gestora (UG), compreendendo o conjunto de unidades orçamentárias e administrativas cadastradas como UG no SIAFI. Essa definição desloca o foco da responsabilização para os ordenadores de despesa, escapando-lhe o nível da responsabilidade programática e gerencial.

PROPOSTA DO PROJETO

PROJETO CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA

Página 3 de 8

c)

Levantamentos preliminares efetuados pela ADCON (comprometimento da carga de trabalho das unidades técnicas) revelaram que cerca de 40% do tempo disponível dos analistas no primeiro semestre de 2003 estariam comprometidos com fiscalizações, restando 60% para instrução dos demais processos, treinamentos e outros eventos, bem como atividades administrativas e gerenciais.

É patente a necessidade de dimensionar a carga de instrução de processos à capacidade das unidades técnicas, considerando, ainda, a concentração de esforços nas tarefas que possam gerar maior resultado de controle (maior seletividade e tempestividade), estabelecendo uma relação custo/benefício equilibrada.

Os resultados das fiscalizações (constatações e conhecimento da UJ) e do julgamento de outros tipos de processos não vêm sendo considerado por inteiro na avaliação da gestão por ocasião das contas anuais. A sistematização e o aproveitamento desses exames para a certificação das contas anuais ainda é muito precário. Mais precário ainda é o aproveitamento de informações analíticas e sintéticas sobre fiscalização de obras e patrimônio da União, sobre os procedimentos adotados na gestão de pessoal, sobre o controle da arrecadação da receita pública federal e sobre os resultados das avaliações de programas. A modalidade de acompanhamento como subsídio ao exame de contas deve ser utilizada para resolver as deficiências identificadas em termos de tempestividade e efetividade da ação do controle externo.

Portanto, existe a necessidade de se investir melhor no planejamento das atividades de controle externo visando à integração e sistematização dos resultados da atividade de fiscalização em benefício da qualidade do controle exercido por meio de contas (4.1. a, b).

d)

Uma nova sistemática de certificação depende da transformação da apreciação das contas anuais em um instrumento de indução à administração gerencial e de avaliação da gestão pública, a partir da exigência de informações sobre as funções essenciais da unidade administrativa e do desempenho alcançado pela sua gestão, à luz da missão/visão que lhe cabe e dos seus objetivos/metas estratégicos.

As contas devem propiciar condições de análise dos resultados e impactos da ação do ente estatal, do grau de eficiência na gestão dos recursos públicos e da qualidade dos serviços prestados à sociedade (4.1.e) .

4.3.

Evolução do quadro (apresentar dados, preferencialmente, em tabelas)

a)

O TCU buscou implementar, com base nas proposições elaboradas pelo Grupo de Pesquisa Tendências do Controle da Gestão Pública, uma série de medidas administrativas e processuais com o objetivo de atacar os graves problemas diagnosticados em 1999 e 2000. A principal delas foi a triagem e segregação de contas anuais (diferimento de contas), ladeada pelo agrupamento de contas (pacotes de contas), pela recente autorização para consolidação de contas, pela dispensa temporária de apresentação de contas, dentre outras.

c)

Essas iniciativas, embora relevantes na liberação de recursos humanos para atividades de prospecção e fiscalização que pudessem agregar valor ao próprio exame das contas, não significaram uma ruptura definitiva com o padrão cultural vigente. A lógica da definição de prestadores de contas com base nas UG permaneceu intocada. Critérios de seletividade capazes de constituir um foco mais consistente e socialmente relevante para o exame das contas não foram constituídos. Nesse diapasão, o problema central diagnosticado pelo GP ¿ Tendências ¿ a baixa contribuição das tomadas e prestações de contas para a efetividade do controle externo ¿ não foi solucionado.

d)

Essas constatações requerem uma reformulação da atual sistemática de prestação de contas, incluindo a revisão completa da IN n.º 12/96, contemplando elementos indutores da administração gerencial e de uma efetiva avaliação da gestão pública, entre os quais:

¿ a utilização do conceito de risco na definição do rol de unidades prestadoras de contas anuais;

¿ a exigência de informações sobre as funções essenciais da unidade administrativa e o desempenho alcançado pela sua gestão, à luz da missão/visão que lhe cabe e dos seus objetivos/metas estratégicos;

¿ a análise dos resultados e impactos da ação do ente estatal, do grau de eficiência na gestão dos recursos públicos e da qualidade dos serviços prestados à sociedade;

¿ a avaliação de desempenho da gestão apoiada em indicadores verificáveis;

¿ a disseminação de boas práticas de gestão e melhoria da Administração Pública.

4.4.

Se nada for feito (qual a gravidade, a urgência e a tendência)

a)

Persistência da insatisfação (interna e externa) com a atual sistemática de controle por meio da prestação de contas e de seus resultados.

b)

Persistência do diagnóstico negativo sobre tomadas e prestações de contas elaborado em 2000 pelo Grupo de Pesquisa Tendências do Controle da Gestão Pública: intempestividade e a baixa contribuição das tomadas e prestações de contas para a efetividade do controle externo.

PROPOSTA DO PROJETO

PROJETO CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA

Página 4 de 8

ESCOPO DO PROJETO

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Desenvolver nova sistemática de controle por meio de tomadas e prestações de contas anuais, fortemente integrada com os instrumentos de fiscalização e orientada à avaliação da legalidade, eficácia, eficiência e desempenho da gestão.

Tal avaliação constituirá nova estratégia de certificação da gestão pública federal.

5. 2. Meta - indicador - produto - cliente

META

5.2.4. Indicador

5.2.5. Produto

5.2.6. Cliente

5.2.1. Objetivo específico

5.2.2. Quanto

5.2.3. Prazo

a)

Identificar e avaliar alternativas (vantagens e desvantagens) para a implementação de um novo processo de contas anuais.

1 doc.

12/09/2003

Relatório elaborado no prazo.

Relatório de avaliação de alternativas ao processo de contas atual.

Adcon

Segecex e suas unidades

Controle Interno*

gestores

b)

Definir os critérios de seletividade para a apresentação de processos de contas anuais ao TCU e o procedimento de aplicação.

1 Matriz

17/10/2003

Matriz de Seletividade aprovada pela Segecex.

Matriz de Seletividade.

Adcon

Segecex e suas unidades

Controle Interno*

gestores

c)

Elaborar minuta de Instrução Normativa para alteração da IN TCU 12/1996, contemplando a aplicação da matriz de seletividade para a apresentação de contas.

2 docs.

17/10/2003

Representação e minuta de Instrução Normativa elaboradas no prazo para aprovação da Segecex

Representação e minuta de Instrução Normativa.

Adcon

Segecex e suas unidades

Ministro-relator da IN

Controle Interno*

gestores

d)

Definir a sistemática de exame das contas anuais.

1 doc.

27/02/2004

Definição concluída no prazo para aprovação da Segecex.

Sistemática para exame das contas anuais.

Adcon

Segecex e suas unidades

Controle Interno*

gestores

PROPOSTA DO PROJETO

PROJETO CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA

Página 5 de 8

e)

Definir o conjunto de indicadores a serem informados/examinados nos relatórios de gestão das contas anuais de grupos de unidades jurisdicionadas.

1 doc.

30/04/2004

Relação de indicadores de gestão elaborada no prazo para aprovação da Segecex.

Relação de indicadores de gestão.

Adcon

Segecex e suas unidades

Controle Interno*

gestores

f)

Elaborar minuta de Instrução Normativa contemplando a nova sistemática para apresentação e exame das contas anuais.

2 docs.

30/06/2004

Representação e Minuta elaboradas no prazo para aprovação da Segecex.

Representação e minuta de Instrução Normativa.

Adcon

Segecex e suas unidades

Ministro-relator da IN

Controle Interno*

gestores

g)

Elaborar Manual de Certificação da Gestão Pública.

1 Manual

28/11/2004

Manual elaborado no prazo para aprovação da Segecex

Manual de Certificação da Gestão Pública

Adcon

Segecex e suas unidades

Controle Interno*

gestores

h)

Implementar estratégia de treinamento e divulgação da nova sistemática de apresentação e de exame das contas anuais.

3 eventos

28/11/2004

Eventos de divulgação e treinamento.

Divulgação e treinamento realizados.

Adcon

Segecex e suas unidades

ISC

Controle Interno*

gestores

* Compreende os órgão do Sistema de Controle Interno Federal (SFC, SCI/PR, SCI/MRE, SCI/MD, SCI/MPU, SCI/CD, etc)

5.3. Macroetapas (primeiro nível da estrutura analítica do projeto - EAP)

a)

Gerenciamento

b)

Consulta aos stakeholders

c)

Definição da metodologia de apresentação e exame de contas

d)

Alterações normativas

e)

Divulgação e treinamento

f)

Encerramento do Projeto

5.4. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

O projeto não cuidará da triagem e segregação de contas anuais (diferimento de contas).

b)

O projeto não cuidará da priorização e da tramitação dos processos de contas anuais autuados no TCU até dezembro de 2003.

c)

O projeto não cuidará de modificações no Sistema Clientela.

d)

O projeto não cuidará de procedimentos de Cobrança Executiva.

e)

O projeto não cuidará da coleta eletrônica de Contas (Siscontas).

f)

O projeto não cuidará da reformulação de normativos internos, exceto aqueles diretamente relacionados à sistemática de apresentação e exame de Contas (IN 12, Manual de Instrução de Tomadas e Prestações de Contas, etc.)

PROPOSTA DO PROJETO

PROJETO CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA

Página 6 de 8

6. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

a)

CONTROLE INTERNO ¿ definição de estratégias conjuntas e coordenadas de ação; adequação do Relatório de Auditoria de Gestão aos novos critérios e requisitos para processos de prestação de contas anuais; estratégias para a disponibilização de sistemas de dados da SFCI e de entes da administração federal.

b)

UNIDADES TÉCNICAS DO TCU, GABINETES DOS MINISTROS e MINISTÉRIO PÚBLICO JUNTO AO TCU ¿ sugestão e definição de estratégias de seletividade e conteúdo do novo processo de prestação de contas anuais; definição de estratégias para a constituição de bases de conhecimento sobre a clientela de modo a agregar valor às contas anuais; definição de estratégias para o aproveitamento de outros trabalhos desenvolvidos pelo Tribunal para a análise das contas anuais.

c)

GESTORES PÚBLICOS ¿ adequação do Relatório de Gestão e outros elementos da prestação de contas aos novos critérios e requisitos para processos de prestação de contas anuais; disponibilização de dados dos sistemas informatizados e outras fontes de informação da administração federal; desenvolvimento e validação de indicadores de gestão.

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

7.1

Risco

7.2.

Impacto

7.3.

Probabilidade de ocorrer

7.3.

(E) Ação para evitar / (M) mitigar / (R) reduzir impacto

7.4.

Responsável pela ação

a)

Dificuldade na liberação de servidores para compor a equipe do projeto.

Alto

Alta

(M) Salientar junto aos titulares das unidades técnicas a importância do projeto no contexto estratégico do TCU.

(M) Acordar a disponibilidade de servidores por tarefa/tempo parcial.

Coordenador do Projeto, titular da Adcon, Segecex

b)

Restrições à mudança da sistemática, no âmbito interno, que dificultem o cumprimento dos objetivos.

Médio

Alta

(M) Realização de um amplo processo de consulta junto às unidades do Tribunal.

(M) Inserção de ACE¿s e dirigentes no projeto, como colaboradores, consultores ou membros da equipe em tempo parcial.

Coordenador do Projeto, titular da ADCON

c)

Restrições à mudança no âmbito externo, que dificultem o cumprimento dos objetivos.

Médio

Média

(M) Estabelecer a interlocução com gestores e Controle Interno desde o início do processo.

Coordenador do Projeto, titular da ADCON

8. Fatores que contribuem para o êxito do projeto

a)

Insatisfação, no âmbito dos órgãos de controle, com a atual sistemática de prestação de contas anuais.

b)

Patrocínio dos dirigentes da Segecex e da Adcon.

c)

Apoio da SFCI e demais órgãos/entidades da administração federal.

d)

Apoio e sugestões dos titulares das unidades técnicas do TCU, gabinetes e ministério público.

9. Projetos predecessores

a)

Grupo de Pesquisa Tendências do Controle da Gestão Pública

10. Projetos sucessores

a)

Novo Sistema Clientela / LUJ

b)

Datawarehouse do TCU (Projeto TCU/BID)

PROPOSTA DO PROJETO

PROJETO CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA

Página 7 de 8

11.Custos estimados

11.1. Recurso

11.2. Valor estimado

11.3. Prazo

a)

Treinamento

Os valores serão calculados no produto relativo à meta h (item 5.2.1)

b)

Diárias, passagens e adicionais de embarque/desembarque

Os valores e prazos serão estimados quando da realização de reuniões e treinamento na sede que requeiram a participação de servidores das Secex nos Estados.

c)

Demais custos estão incorporados nas atividades ordinárias do TCU

Obs.: (comentar sobre base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

12. Outros recursos necessários

12.1. Recurso

12.2. Fornecedor

a)

CONSULTORES INTERNOS - titulares das unidades técnicas, diretores, representantes de gabinetes de relatores e da Procuradoria

SEGECEX

13. Equipe do Projeto

13.1. Nome

13.2. Matrícula

13.3. Lotação

13.4. Período

13.5.Dedicação integral ou parcial

a)

Fernando Antonio Dorna Magalhães

3864-4

SEPROG

30/06/2003 a 28/11/2004

Integral (Coordenador)

b)

Sólon Lopes Pereira

2755-3

SEGECEX

30/06/2003 a 28/11/2004

Integral

c)

Roseane Nuto Smidt

3454-1

ADCON

30/06/2003 a 28/11/2004

Parcial

d)

João José Rocha de Sousa

141-4

ADFIS

30/06/2003 a 28/11/2004

Parcial

e)

Luiz Antônio Zenóbio da Costa

4227-7

SEPLAN

30/06/2003 a 28/11/2004

Parcial

f)

Analistas de Controle Externo que serão indicados oportunamente pelos titulares das unidades técnicas, conforme solicitação da Adcon, para atuarem como facilitadores.

-

Secex (sede e estados)

30/06/2003 a 28/11/2004

Parcial

14. Considerações finais (fundamentação normativa Portaria 267/2001)

14.1.

O que caracteriza o trabalho como projeto

a)

Art. 3º - vínculo com o plano de diretriz anual ou, alternativamente, sua ligação direta com objetivo institucional previsto no Plano Estratégico do Tribunal (PET).

b)

Art. 4º, inciso III - estudos que visem à definição de metodologia ou de orientação para posterior disseminação.

c)

Art. 4º, inciso IV - atendimento de demanda específica que comporte grande esforço de planejamento e coordenação para gerar resultado dentro de um prazo estabelecido.

d)

Art. 4º, inciso VI - desenvolvimento de soluções que favoreçam à melhoria de resultados e a prevenção de danos à gestão de recursos e de patrimônio públicos.

14.2.

Características do trabalho que definem o gestor do projeto como gerente ou coordenador (art. 6º da Portaria 267/2001)

a)

Inciso III - período mínimo de três meses.

b)

Inciso IV - justificada relevância da matéria.

c)

Inciso V - desenvolvimento de nova tecnologia ou metodologia com impacto geral nas atividades da Secretaria do Tribunal, especialmente da área de controle externo.

d)

Inciso VI - produto de importância estratégica para o alcance de metas institucionais.

e)

Inciso VII - complexidade das atividades de coordenação com relação ao número de metas a serem alcançadas e de itens a serem controlados.

PROPOSTA DO PROJETO

PROJETO CERTIFICAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA

Página 8 de 8

15. Finalização

15.1. Data e assinatura do Coordenador do projeto

Em ____/______/ 2003

Fernando Antonio Dorna Magalhães

Coordenador do projeto

15.2. Manifestação do titular da Adcon (é a mesma unidade patrocinadora e de vinculação)

De acordo com a presente proposta, em consonância com a ata da reunião de abertura realizada em _____/_____/2003.

Adcon, em ______/_______/ 2003

Alexandre Valente Xavier

Secretário Adjunto de Contas

15.3. Manifestação do titular da Adcon (é a mesma unidade patrocinadora e de vinculação)

De acordo, conforme acordo firmado em ata de reunião de abertura realizada em _____/_____/2003.

Encaminhe-se a presente proposta à Equipe PJGP, visando à aprovação do projeto junto à Presidência.

Segecex, em ______/_______/ 2003

Luciano Carlos Batista

Secretário-Geral de Controle Externo