Portaria TCU n° 117/2006
Assunto: Aprova a realização do Projeto Organização de Trabalhos do Serviço de Atividades de Apoio - Organizar e designa seu gestor.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 31/05/2006
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na PortariaTCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Organização de Trabalhos do Serviço de Atividades de Apoio (Serap) - Organizar, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Técnico de Controle Externo (Área Apoio Técnico e Administrativo) MARINALDO MALHEIROS DA FRANCA, matrícula nº 2396-5, para exercer a função de Líder do Projeto de que trata esta Portaria.

Parágrafo único. Cabe ao líder do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 176, de 2003, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Fica autorizado o titular da Secretaria-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário, à substituição do líder ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ADYLSON MOTTA

Presidente

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

Art. 1 ORGANIZAÇÃO DE TRABALHOS DO SERAP - ORGANIZAR

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1. Identificação do gestor do projeto

I - Nome

II - Matrícula

III - E-mail

IV - Ramal

Marinaldo Malheiros da Franca

2396-5

MARINALDOMF@TCU.GOV.BR

7395

V - Função do gestor

VI - Origem da FC

VII - Gerente

VIII - Coordenador

X

IX - Líder

NA

X - Nome do substituto eventual

XI - Matrícula

XII - E-mail

XIII - Ramal

Suzana Pantoja da Rocha

2345-0

SUZANAPR@TCU.GOV.BR

7861

XIV - Local / telefone

Edifício Anexo II Sala 15 - 3316-7395

2. Identificação do projeto

XV - Nome do projeto

Organização de Trabalhos do Serap ¿ Organizar

XVI - Período de realização

XVII - Unidade patrocinadora

29/05/06 a 28/07/06

Segedam / Seseg

3. Vinculação estratégica

XVIII - Plano estratégico do TCU (Portaria ¿ TCU nº 02, de 05 de janeiro de 2006).

a)

Objetivo Estratégico 14: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processo de trabalho.

Iniciativa Estratégica: mapear e racionalizar os principais processos de trabalho do TCU.

XIX - Plano de diretrizes do TCU ¿ biênio 2005-2006

a)

Diretriz 5: ampliar a contribuição do TCU para o aperfeiçoamento da Administração Pública.

Medida 5.13: mapear e racionalizar os principais processos de apoio, especialmente os relativos à gestão de contratos e de patrimônio e aos processos de compra indicando, sempre que possível, os riscos e controle.

4. Problema/oportunidade

XX - Descrição do problema ou da oportunidade

a)

Observa-se deficiência ou mesmo ausência de dados gerenciais em decorrência de:

- Falta de especificação de roteiro de procedimentos e rotinas.

- Indefinição de quais dados gerenciais são necessários ao Serap e de como obtê-los.

- Deficiência no controle da prestação de serviços.

b)

Os procedimentos de atendimento relativos às solicitações dos serviços inerentes ao Serap não são normatizados.

c)

Observa-se, também, que o projeto, com a inclusão de padronização de processos de trabalho poderá levar o Serap à sustentabilidade do atendimento tempestivo e ao adequado desempenho da execução de suas atividades.

XXI - Evolução do quadro (apresentar dados)

a)

Dentre as principais atividades do Serap, a de maior importância, por sua capilaridade e quantidade de pessoas envolvidas, é o serviço de copa. Tal atividade envolve a prestação dos serviços na copa propriamente, bem como o apoio a eventos, no que tange a disponibilização de pessoal e de produtos (café e água), além dos serviços prestados nos gabinetes das autoridades e apoio em sessões de colegiado.

b)

Apesar da importância do serviço, tem-se verificado certa desorganização e descontrole da atividade, provavelmente devido à ausência de uma visão clara do processo de trabalho como um todo, o que tem gerado um desperdício, estimado da ordem de cerca de 30% dos recursos materiais utilizados nas copas (café, açúcar, água, copos, palhetas etc), bem como constantes reclamações quanto à qualidade dos produtos oferecidos.

c)

Observa-se, também, a utilização inadequada das instalações das copas por parte dos servidores do Tribunal, aliada a uma postura inadequada desses servidores quanto aos terceirizados que trabalham nesses locais, o que gera desmotivação e descomprometimento com o trabalho.

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PROPOSTA DE PROJETO

Art. 2 ORGANIZAÇÃO DE TRABALHOS DO SERAP - ORGANIZAR

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5. Escopo do projeto

I - 5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Mapear, modelar e publicar na intranet fluxos de processos de trabalhos e implantar sistemática de geração de relatórios gerenciais no Serap.

5.2. Meta - Indicador - Produto - Cliente

II - META

III - Indicador

IV - Produto

V - Cliente

VI - Objetivo específico

VII - Quanto

VIII - Data de término

a)

Identificar e mapear os processos de trabalho do Serap.

01

23/06/2006

Processo mapeado

Matriz SIPOC

Fluxo do processo de serviço de copa mapeado

Seseg

b)

Realizar visitas técnicas a outras entidades para avaliar comparativamente processos análogos.

03

23/06/2006

Visitas realizadas

Relatório contendo avaliação das práticas observadas

Seseg

c)

Redesenhar processo de trabalho mapeado.

01

21/07/2006

Processo de trabalho redesenhado

Novo fluxo de processo de trabalho mapeado

Seseg

d)

Publicar na intranet fluxo do processo de trabalho mapeado.

01

21/07/2006

Fluxo publicado

Fluxo de processo de trabalho publicado na intranet

Seseg

e)

Definir indicadores para o processo mapeado.

100%

25/07/2006

Matriz de indicadores aceita

Matriz de indicadores definidos

Seseg

f)

Implementar sistemática de medição dos processos de trabalho e de geração de relatórios gerenciais.

01

26/07/2006

Relatórios gerenciais disponibilizados

Relatórios gerenciais

Seseg

g)

Elaborar proposta de norma que discipline o atendimento do Serap

01

28/07/2006

Minuta de norma aceita

Minuta de norma elaborada

Seseg

5.3. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Aperfeiçoamento da visão sistêmica do fluxo de processos de trabalho no Serap.

b)

Definição objetiva dos processos de trabalho do Serap, com melhoria no relacionamento entre a Seseg e os clientes internos, uma vez que ficarão estabelecidos os limites de atuação e a responsabilidade de cada uma das partes no processo.

c)

Satisfação dos clientes internos.

d)

Aprendizado e internalização da rotina de mapeamento de processo para aplicação futura nas demais atividades da unidade.

5.4. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Desenvolvimento ou implementação de sistema informatizado de rotinas mapeadas.

b)

Implantação de processos de trabalho redesenhados.

c)

Especificação de roteiro de procedimentos e rotinas.

d)

Mapeamento e redesenho dos processos de distribuição de água e de fiscalização de contratos.

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PROPOSTA DE PROJETO

Art. 3 ORGANIZAÇÃO DE TRABALHOS DO SERAP - ORGANIZAR

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6. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

I - Nome da parte envolvida

II - patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

III - Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Segedam

Patrocinador do projeto. Apoio administrativo para o desenvolvimento do projeto e cessão de pessoal de apoio.

b)

Seseg

Co-patrocinador do projeto. Assessoramento técnico e alocação de pessoal e de recursos materiais para o projeto.

c)

Seplan

Assessoramento técnico no mapeamento, redesenho e descrição dos processos de trabalho.

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

IV - Risco

V - Impacto

VI - Probabilidade

VII - de ocorrer

VIII - Ação para

IX - (E) Evitar ocorrência do risco

X - (M) Mitigar ocorrência do risco

XI - (R) Reduzir impacto do risco ocorrido

XII - Responsável

XIII - pela ação

a)

Falta de cooperação de servidores do setor vinculado ao projeto.

Alto

Médio

- Conscientização e solicitação de cooperação com a equipe do projeto (M).

- Identificar focos de resistência e levar ao conhecimento dos superiores sua ocorrência (M).

Titulares da Seseg, da Dicap e líder do projeto

8. Relação com outros projetos

XIV - Projetos predecessores

XV - Projetos conexos

XVI - Projetos sucessores

Modernizar 1

9. Equipe do projeto

XVII - Nome

XVIII - Matrícula

XIX - Lotação

XX - Período

XXI - Dedicação integral/ parcial / por atividade

Marinaldo Malheiros da Franca

2396-5

Seseg

29/05 a 28/07/2006

Integral

Suzana Pantoja da Rocha

2345-0

Seseg

29/05 a 28/07/2006

Parcial

Solimar Vieira de Sant¿Anna

2143-1

Seseg

29/05 a 28/07/2006

Parcial

Ricardo Araújo Malachias

5713-4

Seplan

29/05 a 28/07/2006

Por Atividade

Estagiário

29/05 a 28/07/2006

Integral

10. Custos adicionais estimados

XXII - Recurso

XXIII - Valor estimado

XXIV - Data inicial de liberação do recurso

a)

Estagiário (nível superior)

R$ 900,00

01/06/2006

b)

XXV - Total de custos estimados

R$ 900,00

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

11. Outros recursos necessários

XXVI - Recurso

XXVII - Fornecedor

a)

b)

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PROPOSTA DE PROJETO

Art. 4 ORGANIZAÇÃO DE TRABALHOS DO SERAP - ORGANIZAR

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12. Finalização

I - Data

II - Assinatura do gestor do projeto

Em ___/___/2006

MARINALDO MALHEIROS DA FRANCA

Líder do Projeto

III - Manifestação do Titular da Unidade Patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2006.

Encaminhe-se a presente proposta à Seplan, visando à aprovação do projeto junto à Presidência.

Seseg, em ___/___/2006

ANDRÉ LUIZ MENDES

Secretário de Serviços Gerais

IV - Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2006.

Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.

Segedam, em ___/___/2006

MAURO MOREIRA BARBOSA

Secretário-Geral de Administração

V - Manifestação da Seplan

Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.

Seplan, em ___/___/2006

ALESSANDRO GIUBERTI LARANJA

Secretário de Planejamento e Gestão