Portaria TCU n° 231/2008
Assunto: Prorroga o prazo de realização do Projeto Apolo - Modelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 13/10/2008
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 83, § 1º, da Resolução nº 214, de 20 de agosto de 2008, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:

Art. 1º Fica prorrogado até 28 de novembro de 2008, conforme relatório de prorrogação anexo, o prazo para conclusão do Projeto Apolo - Modelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa, aprovado pela Portaria-TCU nº 243, de 19 de outubro de 2007.

Art. 2º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

WALTON ALENCAR RODRIGUES

Presidente

ANEXO À PORTARIA-TCU Nº 231, DE 13 DE OUTUBRO DE 2008

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

RELATÓRIO nº __

PRORROGAÇÃO DO PROJETO

Art. 1 APOLO

Página 1 de 6

I - Período do projeto

II - Unidade patrocinadora

III - Gestor do projeto

22/10/2007 a 31/10/2008

ISC

José Ronaldo Carvalho Vasconcelos

1. Objetivo do projeto

Mapear, modelar e disponibilizar fluxos de processos e procedimento operacional padrão relativos a educação corporativa no TCU.

2. Situação do projeto (em relação ao previsto na proposta original)

IV - Execução em relação ao total do projeto

( ) Menos de 10% executado

( ) 10% a 40% executado

( X ) 41% a 80% executado

( ) acima de 80% executado

V - Controle

( ) Execução adiantada

( ) Execução dentro do previsto

( X ) Execução atrasada

3. Cumprimento de metas acordadas na proposta

VI - Produto

VII - Quanto

VIII - Data de término

IX - Comentários

X - (comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)

a)

Fluxos dos 3 primeiros processos em execução mapeados e modelados: Serviços de secretaria; Incentivo à educação continuada e Coordenação executiva.

3

29/02/08

O início do programa de formação em outubro de 2007 dificultou substancialmente a entrega dos produtos no prazo planejado, pois, os donos dos processos a serem mapeados dividiram-se entre as demandas mais urgentes desse evento e as do Projeto. Além disso, alguns servidores integrantes da equipe do Projeto não voltaram ao trabalho logo após o recesso - 16/01/08 ¿ por terem marcado férias antes do início da execução do Projeto, retornando ao serviço no início de fevereiro de 2008. Assim, a entrega desse produto foi feita em 30/03/08.

b)

Fluxos dos 3 primeiros processos em execução validados e publicados

3

14/03/08

c)

Procedimentos operacionais padrão (POPs) dos 3 primeiros processos elaborados e publicados

3

30/04/08

Além das considerações enunciadas acima, somaram-se outras de fatores imprevisíveis, tais como: os donos dos processos a serem mapeados na Coordenação Executiva, entre março e abril/07, licenciaram-se do trabalho para tratamento de saúde. Sendo assim, entregamos esse produto no tempo possível em 30/05/08.

d)

Minuta de normativo dos 3 primeiros processos em execução entregue

1

16/05/08

Ofereceram-se contribuições necessárias à elaboração da nova Resolução que substituiria a Resolução 165/2003.

e)

Lista de indicadores de produção dos 3 primeiros processos de trabalho elaborada

1

16/05/08

Nesse período houve extrema dificuldade em conciliar as agendas de trabalho dos gerentes das unidades responsáveis pelos processos com as demandas do Projeto, sendo possível a entrega desse produto somente em 20/06/2008.

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

RELATÓRIO nº __

PRORROGAÇÃO DO PROJETO

Art. 2 APOLO

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I - Produto

II - Quanto

III - Data de término

IV - Comentários

V - (comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)

f)

Fluxos dos 3 últimos processos em execução mapeados e modelados: Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais; Planejamento educacional e Seleção de participantes.

3

30/05/08

O processo de Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais é muito controverso. Assim, a elaboração do diagrama de fluxo desse processo demandou mais trabalho e reflexão pelos agentes do processo. A discussão estendeu-se ao longo do primeiro semestre e só se definiu o modelo em agosto deste ano. Assim, não se pode entregar este produto dentro do prazo planejado. Só entregamos e publicamos em 15/08/08.

g)

Fluxos dos 3 últimos processos em execução validados e publicados

3

13/06/08

h)

Procedimentos operacionais padrão (POPs) dos 3 últimos processos em execução elaborados e publicados.

3

01/08/08

No ISC, durante o mês de julho - por questão de cumprimento de calendário das Ações Educacionais - a grande maioria dos servidores sai de férias, o que impossibilitou a entrega no prazo planejado. Os POP¿s de Planejamento educacional e Seleção de participantes foram concluídos e entregues em 05/08/08. Quanto ao POP de Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais só foi possível a entrega em 08/10.

i)

Minuta de normativo dos 3 últimos processos em execução entregue

1

15/08/08

Ofereceram-se contribuições necessárias à elaboração da nova Resolução que substituiu a Resolução 165/2003. Trabalha-se, ainda, na elaboração de Portarias que regulamentarão os eventos internos e externos do ISC, com índice de realização em 75%.

j)

Lista de indicadores de produção dos 3 últimos processos de trabalho elaborada

1

15/08/08

A elaboração dos Procedimentos operacionais padrão desses modelos, demandou mais tempo do que o previsto. Assim, não foi possível entregar dentro do prazo. No entanto, já foi iniciado o levantamento de indicadores desses processos, sendo prevista a entrega para 17/10.

l)

Fluxos dos 3 novos processos modelados e publicados: Consultoria para autodesenvolvimento; Produção do conhecimento e inovação e Avaliação de programas educacionais.

3

29/08/08

Negociou-se com o patrocinador a substituição do processo Consultoria para autodesenvolvimento pelo processo Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências, que não estava na proposta original do projeto. A modelagem do processo Produção do conhecimento e inovação já foi realizada e publicada no Portal em 15/09/08. A modelagem do processo Avaliação das ações educacionais foi concluída em 70% e a de Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências, foi concluída e entregue em 09/10. O Projeto está entregando, também, os POP¿s desses respectivos modelos, o que não estava previsto na proposta de trabalho inicial .

Fluxos de processos validados e publicados

3

15/09/08

4. Atividade realizada fora do plano (se couber)

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RELATÓRIO nº __

PRORROGAÇÃO DO PROJETO

Art. 3 APOLO

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5. Dificuldade encontrada (se couber)

I - Produto

II - Quanto

III - Data de término

IV - Comentários

V - (comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)

m)

Minuta de normativo dos 3 processos que ainda não estão em execução elaborada

1

31/10

Produto iniciado. Elaboração em construção e previsão de entrega e validação em 07/11/08.

n)

Lista de indicadores de produção dos 3 processos de trabalho que ainda não estão em execução elaborada

1

31/10

Produto em elaboração. Previsão de entrega para 31/10/08.

VI - Descrição

VII - Comentários

a)

Visita à UniBacen para conhecimento e comparação com os novos processos de trabalhos em construção no ISC e que constam da proposta do Projeto (Avaliação dos programas educacionais, Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências e Produção do conhecimento e inovação).

Os processos que estão sendo implantados no ISC, tais como: Avaliação das ações educacionais, Produção do conhecimento e inovação e Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências, são processos em construção. Para modelá-los, precisava-se conhecer algo já em execução para adaptar à Educação Corporativa do TCU. Reservar esta necessária visita levou-nos um considerável tempo, haja vista que dependíamos da agenda da UniBacen.

6. Impacto gerado pelos produtos (registrar se impacto já ocorrido)

VIII - Dificuldade

IX - Ação para saneamento

a)

Concorrem com o Projeto de modelagem da Educação Corporativa ¿ Apolo, as demandas ordinárias das ações educacionais, bem como as extraordinárias do Programa de formação de novos servidores, tanto no início dos trabalhos do Projeto (outubro/07) como ao final dos trabalhos (outubro/08). Com isso, todo o corpo técnico do ISC está dividido entre a entrega de produtos com prazo mencionado na proposta de trabalho do Projeto e as demandas urgentes do Programa de formação, requerendo da coordenação do Projeto um esforço adicional para o cumprimento do cronograma planejado.

Negociação com os gerentes das Unidades a serem mapeadas para conciliar os trabalhos da Unidade com o Projeto ¿ meio período para o Projeto e o outro para atender o programa de formação.

b)

O prazo para entrega do mapeamento e modelagem, elaboração de Procedimento Operacional Padrão (POP¿s) e Indicadores de desempenho do Processo Coordenação Executiva, foi comprometido devido à descontinuidade dos trabalhos, pois, os servidores responsáveis pelo processo precisaram ausentar-se para tratamento de saúde e receberam licença médica.

Negociação com o gerente da Unidade para substituir os servidores licenciados por outros que pudessem atender esta demanda.

c)

Durante o mapeamento e modelagem do Processo Coordenação Executiva, o chefe do Serviço de Coordenação Executiva foi substituído e essa Unidade ficou sem gerente titular por um mês, dificultando, assim, a negociação para a realização dos trabalhos.

Negociamos com o chefe interino a cessão parcial dos servidores que conheciam o processo.

d)

No transcurso do mapeamento e modelagem da Educação Corporativa, a norma que regulamenta os procedimentos de trabalho no Instituto Serzedello Corrêa foi alterada ¿ Resolução 212, de 25/06/2008 e editadas novas Portarias. Com isso alguns modelos de trabalho já construídos ficaram defasados e precisam de atualização com a nova Resolução.

Sendo assim, solicita-se a prorrogação do prazo final do projeto de 31/10 para 28/11/08, visando atualização dos processos de trabalho já modelados.

7. Definição do formato da prorrogação

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

RELATÓRIO nº __

PRORROGAÇÃO DO PROJETO

Art. 4 APOLO

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I - Dificuldade

II - Ação para saneamento

e)

Modelar processos novos, em construção ou ainda não executados.

Avaliação dos programas/ações educacionais, Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências e Produção do conhecimento e inovação, são processos novos até então não praticados ou praticados parcialmente, os quais exigem estudo e requerem visitas a outras Universidades Corporativas para conhecer o que já existe. Essa atividade demanda visitas de benckmarking, o que não foi previsto no escopo original do Projeto.

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

a)

Na Coordenação Executiva das ações educacionais, cada servidor executava o processo de uma forma diferente. Após a modelagem dos processos tem-se uma forma padronizada e única de atuação, o que facilita a compreensão dos processos por todos os colaboradores.

b)

O Serviço de secretaria do ISC já tem todos os seus processos de trabalho modelados o que facilitou a compreensão das rotinas, ampliou a visão sistêmica e com a chegada da nova gerente, ofereceram-se instrumentos objetivos para a métrica dos processos de trabalho ¿ Indicadores de desempenho.

c)

O projeto tem levado todos os servidores do ISC a questionar a forma de trabalho. Com isso surgem novas idéias colaborativas com a nova forma de realizar os procedimentos de trabalho, bem como a conscientização dos modelos por esses servidores.

d)

Facilidade de integração de servidores novos no ISC.

8. Finalização

III - Período da prorrogação

De 01/11/2008 a 28/11/2008.

IV - Justificativa da prorrogação

Atualizar os modelos de trabalho ¿ Serviços de secretaria, Incentivo à educação continuada e Coordenação executiva - modelados à luz da norma anterior à norma atual (Resolução 212, de 25/06/08, Portaria-ISC Nº 5, de 16/07/08, Portaria-ISC nº 6, de 30/07/08, Portaria Conjunta-ISC-SEGEP Nº 1, de 13/08/08, Portaria Conjunta ISC-SEGEP nº 2, de 18/08/08) que regem os serviços do ISC.

V - Alterações no desenvolvimento dos trabalhos (se couber, registrar alterações relevantes a serem adotadas durante o período de prorrogação)

Início da vigência de novos normativos, quais sejam: Resolução 212, 25/06/08, Portaria-ISC nº 5, de 16/07/08, Portaria-ISC nº 6, de 30/07/08 e Portaria conjunta-ISC-SEGEP nº 1, de 13/08/08. Com a alteração das normas alguns procedimentos de trabalho (Concessão de bolsa para cursar idioma estrangeiro, licença para capacitar-se e autorização para obter regime especial de cumprimento de jornada de trabalho), também se modificaram. A atualização dos modelos mapeados e modelados após publicação na intranet, não é escopo do projeto. Porém, caso não se atualize os produtos já entregues com a norma atual, todo o trabalho feito até aqui fica comprometido e não poderá ser implementado.

VI - META

VII - Produto

VIII - Homologador

IX - Objetivo específico

X - Quanto

XI - Data de término

a)

Elaborar e publicar o procedimento operacional padrão do processo Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais

1

10/10/08

Procedimento operacional padrão (POP) elaborado e publicado.

ISC

b)

Formular indicadores para medição dos índices de produção dos processos: Planejamento educacional, Seleção de participantes e Seleção e contratação de instrutores.

2

17/10/2008

Lista de indicadores dos processos Planejamento educacional e Seleção de participantes elaborada.

ISC