Portaria TCU n° 141/2006
Assunto: Aprova a realização do Projeto Arquitetura da Informação e designa seu gestor.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 06/07/2006
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na PortariaTCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Arquitetura da Informação, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designada a Analista de Controle Externo (Área Biblioteconomia) FLÁVIA LACERDA OLIVEIRA DE MACEDO, matrícula nº 6265-0, para exercer a função de confiança de Gerente do Projeto, código FC-04, constante da Resolução nº 147, de 28 de dezembro de 2001, e alocada à Secretaria Presidência.

Parágrafo único. Cabe ao Gerente do Projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 176, de 2003, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ADYLSON MOTTA

Presidente

(Publicada no DOU de 11/7/2006, Seção 2, pág. 49)

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1. Identificação do gestor do projeto

Nome

Matrícula

E-mail

Ramal

Flávia Lacerda Oliveira de Macedo

6265-0

flaviaom@tcu.gov.br

7593

Função do Gestor

Origem da FC

X

GGerente

CCoordenador

LLíder

Ssepres

Nome do Substituto Eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

Luís Henrique Raja Gabaglia Mitchell

6260-0

luishr@tcu.gov.br

7834

Local / Telefone

ISC/Cedoc/Biblioteca

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

Arquitetura da Informação

Período de Realização

Unidade Patrocinadora

03/07/2006 a 14/12/2007

Sepres

3. Vinculação estratégica

Plano Estratégico do TCU (Portaria ¿ TCU nº 2, de 5 de janeiro de 2006).

a)

Objetivo 7: Estimular o controle social

Iniciativa 4: Ampliar e facilitar o acesso e a compreensão às informações sobre gestão pública

b)

Objetivo 17: Otimizar a utilização do conhecimento organizacional

Iniciativa 16: Estruturar e integrar práticas de gestão do conhecimento

Iniciativa 14: Assegurar a qualidade das informações das bases de dados corporativas do TCU

Plano de Diretrizes do TCU ¿ 2006 (Portaria ¿ TCU nº 42, de 22 de fevereiro de 2006)

a)

Diretriz 3: Aumentar a tempestividade na apreciação dos processos de controle externo

Medida 3.4: Implementar solução de gestão da árvore do conhecimento, observando, em especial: a elaboração de uma única biblioteca virtual com os manuais e formulários de fiscalização e instrução processual; a sistematização da jurisprudência do TCU por assunto, disponibilizando-a no site do TCU; o aperfeiçoamento e a divulgação das ações de controle no Portal TCU.

b)

Diretriz 6: Melhorar o nível de conhecimento do TCU junto à sociedade

Medida 6.7: Aperfeiçoar e migrar as informações da Intranet para o Portal TCU

Plano Diretor da (Unidade) ¿ diretriz e medida

a)

Diretriz 3: Realizar ações de gestão do conhecimento no TCU.

Medida 3.1: Implementar, com o auxílio da Sepres, Segecex, SGS, Segedam, Setec e Seplan, solução de gestão da árvore do conhecimento, observando, em especial: a elaboração de uma única biblioteca virtual com os manuais e formulários de fiscalização e instrução processual; a sistematização da jurisprudência do TCU por assunto, disponibilizando-a no site do TCU; o aperfeiçoamento e a divulgação das ações de controle no Portal TCU.

Medida 3.2: Auxiliar a Setec no aperfeiçoamento e migração das informações da Intranet para o Portal TCU.

4. Problema / oportunidade

Descrição do Problema ou da Oportunidade

a)

As informações disponíveis no Portal e na Intranet do TCU estão armazenadas em diferentes formatos, sem padrões de apresentação, organização e classificação. Consequentemente, o fluxo de informações, tanto para o público interno quanto externo, é prejudicado, o que compromete a produtividade dos servidores e a imagem institucional.

b)

A dificuldade de recuperação e compartilhamento de informações no âmbito do Tribunal deve-se à ausência de diretrizes para a gestão de conteúdos, que promove a adoção de formatos diversos para o armazenamento e a apresentação das informações na Intranet e no Portal, além da falta de uniformização de conceitos que representam os conteúdos institucionais.

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Evolução do Quadro (apresentar dados)

a)

Estava prevista para o mês de junho de 2006 a migração de todo o conteúdo da Intranet para o Portal pela Setec. Entretanto, para que a migração ocorresse de forma adequada, tornava-se iminente a necessidade de sistematização da estrutura de conteúdos do Portal. Em decorrência da formalização deste projeto, propôs-se que a migração fosse feita após o trabalho de definição do modelo de arquitetura da informação, para evitar a duplicidade de esforços com a mobilização de pessoas para o trabalho de migração em duas oportunidades. Dessa forma, alterou-se o Plano de Diretrizes do Tribunal em vigor, que contemplava essa medida.

b)

O setor de pesquisa da Biblioteca do TCU registrou no último ano que 3% das solicitações internas e 12% das solicitações externas referiam-se a informações que estavam disponíveis no Portal. Essa estatística mostra a dificuldade de recuperação dos conteúdos pelos usuários.

c)

Foram computadas 137 solicitações de ferramentas para editoração Web pelas unidades do Tribunal nos últimos 2 anos, sendo 37 de Dreamweaver, 19 de Fireworks, 29 de Flash e 52 de Frontpage. Essas demandas deverão ser suprimidas pela ferramenta de gestão de conteúdos do Portal.

d)

A seguir, destaca-se trecho da pesquisa Tendências do Controle da Gestão Pública, realizada em novembro de 2000, que enfatiza a necessidade de implantação de mecanismos de gestão da informação no TCU: ¿[...] o Tribunal deve abreviar seu tempo de resposta às questões com que é confrontado, o que pode ser conseguido mediante análise e melhoria de processos de trabalho, implantação de mecanismos de gestão da informação, aumento da disponibilidade de equipamentos e sistemas de informática e aumento da delegação formal de competências¿.

e)

Algumas iniciativas de estruturação do conhecimento vêm sendo implementadas no âmbito do Tribunal, como o projeto de Modernização do Controle Externo da Regulação, da Secretaria de Fiscalização de Desestatização, em parceria com a Fundação Getúlio Vargas. Pretende-se com o presente projeto fazer com que o Portal seja capaz de apoiar essas iniciativas, operando como ambiente integrado de produção, disseminação e intercâmbio de informações, que sirva como base para as ações de Gestão do Conhecimento.

f)

O ISC, por intermédio de suas três diretorias finalísticas (Enicef, Diplad e Cedoc), lançou as bases para o projeto Arquitetura da Informação no programa de formação ACE 2005, oportunidade em que promoveu oficinas de gestão do conhecimento, reunindo os participantes do programa e alguns servidores do TCU (ISC, Setec e SGS). O curso e as oficinas possibilitaram, naquela ocasião, a sensibilização da equipe das três unidades, o mapeamento do problema, a discussão do modelo em que o TCU investiria, bem como o caminho a ser percorrido.

5. Escopo do projeto

5.1. Objetivo Geral do Projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Instrumentalizar a gestão de conteúdos do Portal TCU com vistas a promover acesso integrado e padronizado aos produtos e serviços de informação do Tribunal.

5.2. Meta - Indicador - Produto - Cliente

META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de Término

a)

Apresentar o projeto aos titulares das unidades do TCU e indicar os respectivos gestores de conteúdo.

100%

31/07/2006

Projeto apresentado.

Minuta de portaria aceita.

Apresentação do projeto.

Minuta de portaria da Presidência definindo as áreas responsáveis pela gestão de conteúdo.

Sepres

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b)

Elaborar diagnóstico dos conteúdos do TCU disponíveis no atual Portal, na Intranet, no Banco de Dados Textual e no SisDoc.

100%

31/08/2006

Diagnóstico aprovado por componente.

Diagnóstico dos conteúdos do TCU.

ISC/Cedoc

Setec

c)

Especificar a tipologia de documentos.

100%

13/09/2006

Tipologia aprovada.

Documento com a Tipologia de conteúdos do TCU.

Recomendações de alterações no ambiente corporativo.

ISC/Cedoc

Setec

Semat/Dicom

d)

Elaborar a taxonomia (até o 3º nível).

100%

24/10/2006

Taxonomia de três níveis aprovada (classe e subclasses).

Documento com as classes e subclasses que representam os conteúdos do TCU disponíveis no Portal e na Intranet validado.

Recomendações de alterações no ambiente corporativo.

ISC/Cedoc

Setec

e)

Delimitar o universo de conteúdos a ser implementado no Portal.

100%

31/10/2006

Universo de conteúdos selecionado e aprovado.

Documento com os tipos de conteúdos que serão incluídos no Portal.

CCG

f)

Propor modelo de representação da informação do Portal (definição dos atributos por tipo de documento e forma de entrada de dados).

100%

15/12/2006

Modelo aprovado.

Documento com modelo de representação da informação validado.

ISC/Cedoc

Setec

g)

Propor modelo de apresentação e protótipo de conteúdos (leiaute) com base em conceitos de usabilidade, acessibilidade e identidade visual.

100%

31/05/2007

Modelos (templates) de todas as telas do Portal definidos e aprovados.

Documento e protótipo dos projetos das telas do Portal.

CCG

h)

Revisar política e práticas (normas e procedimentos) de gestão de conteúdos do TCU.

100%

15/06/2007

Política de gestão de conteúdos definida e aprovada.

Minuta de portaria da política e práticas de gestão de conteúdos.

CCG

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i)

Implantar modelo de representação da informação (entrada de dados).

100%

31/08/2007

Conjunto de metadados (atributos) implementado e validado no Oracle Portal.

Telas de entrada de dados do Oracle Portal com os metadados implementados.

ISC/Cedoc

Setec

j)

Implantar modelo de apresentação de conteúdos (leiaute) e solicitar certificação de acessibilidade à entidade competente

100%

31/08/2007

Modelo de apresentação de conteúdos implantados.

Certificação de acessibilidade solicitada.

Estrutura de conteúdos publicada no Portal, em um novo leiaute, de acordo com os modelos definidos.

Solicitação formal de certificação de acessibilidade.

ISC/Cedoc

Setec

k)

Atualizar Manual de Navegação e Atualização do Portal.

100%

31/08/2007

Manual atualizado.

Manual de Navegação e Atualização do Portal atualizado e publicado.

ISC

Setec

l)

Treinar os provedores de conteúdo para a inclusão de dados no Portal.

80%

02/10/2007

Provedores de conteúdo treinados.

Treinamento realizado.

ISC

Setec

m)

Apoiar os provedores de conteúdo na migração do antigo Portal e da Intranet para a nova estrutura do Portal.

100%

26/11/2007

Migração concluída pelos provedores de conteúdo das unidades.

Portal com dados migrados.

ISC

Setec

n)

Divulgar a nova estrutura do Portal.

100%

28/11/2007

Nova estrutura do Portal divulgada aos usuários internos e externos do TCU.

Material de divulgação do novo Portal publicado e distribuído.

Sepres

Gestores de conteúdo

o)

Avaliar a satisfação dos usuários internos e externos com o novo Portal e promover as modificações necessárias.

100%

07/12/2007

Satisfação dos usuários internos e externos com o Portal analisada e ajustes realizados.

Relatório consolidado com as opiniões dos usuários acerca da usabilidade da arquitetura definida.

ISC/Cedoc

Setec

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5.3. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Aprimoramento do fluxo de informações para os públicos interno e externo do Tribunal.

b)

Estímulo para utilização do Portal como ambiente de produção, disseminação e recuperação de informações, apoiando ações de Gestão do Conhecimento no TCU.

c)

Melhoria da divulgação e transparência das ações do TCU, e consequentemente da imagem institucional, considerando o Portal como importante veículo de comunicação entre o Tribunal e a sociedade.

d)

Simplificação do ambiente computacional com a manutenção de uma única ferramenta para gestão descentralizada de conteúdos.

e)

Redução de custos com a aquisição de diferentes ferramentas para desenvolvimento Web pelas unidades.

f)

Adequação do Portal à Resolução n.7, de 29 de julho de 2002, do Comitê Executivo do Governo Eletrônico, e ao Decreto 5.296, de 2 de dezembro de 2004, que regulamenta as Leis nºs 10.048, de 8 de novembro de 2000, que dá prioridade de atendimento às pessoas que especifica, e 10.098, de 19 de dezembro de 2000, que estabelece normas gerais e critérios básicos para a promoção da acessibilidade das pessoas portadoras de deficiência ou com mobilidade reduzida, e dá outras providências.

5.4. Não escopo (o que o projeto não vai fazer

a)

Integração de todos os sistemas de automação de processos de trabalho do TCU e armazenamento dos conteúdos em um único repositório de dados.

b)

Representação do inteiro teor de todos os tipos de documento em um mesmo padrão.

c)

Elaboração de um tesauro capaz de representar todos os conteúdos do Tribunal.

d)

Elaboração de Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos.

e)

Implantação de soluções de TI para automação de processos de trabalho nas unidades.

f)

Conversão ou integração de sistemas legados ou desenvolvidos pelas próprias unidades.

g)

Contratação de ferramentas e/ou equipamentos para as soluções de Gestão de Conteúdo.

h)

Reestruturação de conteúdos disponíveis em NTFS e nas bases de dados textuais.

6. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da Parte Envolvida

patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item Negociado ou a Negociar com as Partes Envolvidas

a)

Sepres

Patrocínio do projeto; apoio político e operacional ao projeto.

b)

ISC

Elaboração do diagnóstico dos conteúdos do TCU; definição da tipologia de documentos, da taxonomia, dos modelos de representação e apresentação dos conteúdos do Portal; avaliação da satisfação dos usuários; treinamento dos provedores de conteúdo; disponibilização de estagiários; e divulgação da nova estrutura do Portal.

c)

Setec

Definição da estratégia de migração do conteúdo da Intranet para o Portal e sua operacionalização; definição e implantação dos modelos de representação e apresentação de conteúdos; treinamento dos gestores e provedores para a utilização da ferramenta de gestão de conteúdos; suporte de TI ao projeto; disponibilização de recursos para contratação de consultoria; implantação das alterações de tipos de conteúdo e mudanças de taxonomia no ambiente corporativo; fornecimento de ferramentas de editoração para web; e contratação de consultoria para a elaboração do novo leiaute do Portal, se necessário.

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d)

SGS

Contribuição com a definição da tipologia e da taxonomia.

e)

Segedam/Serec

Disponibilização de estagiários.

f)

Seplan

Contribuição metodológica para o gerenciamento do projeto.

g)

CCG

Análise e validação das soluções propostas.

h)

Semat/Dicom

Contribuição com a definição da tipologia e da taxonomia.

i)

Gestores de conteúdo

Contribuição com o diagnóstico de conteúdos; participação do treinamento para publicação de conteúdos no Portal; publicação dos conteúdos das respectivas unidades na nova estrutura do Portal.

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

De Ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

pela Ação

a)

Falta de interesse ou comprometimento dos gestores de conteúdo do TCU com o projeto.

Alto

Médio

(M) Promover ampla divulgação do projeto, mostrando o comprometimento da Presidência com o problema.

(E) Demonstrar aos gestores de cada área a importância de reestruturar os conteúdos no Portal.

(M) Promover videoconferência para apresentação do projeto.

(M) Propor a substituição do gestor de conteúdo ao titular da unidade técnica, se necessário.

Equipe do projeto

b)

Falta de disponibilidade de tempo dos gestores de conteúdo para discutir as propostas de reestruturação do Portal e para promover as alterações necessárias nos conteúdos de sua responsabilidade.

Alto

Alto

(M) Identificar pessoas em cada unidade que tenham competência, interesse e disponibilidade para contribuir com o projeto.

(E) Agendar antecipadamente as visitas às unidades.

(M) Propor a substituição do gestor de conteúdo ao titular da unidade técnica, se necessário.

Equipe do projeto / Titulares das unidades

c)

Divergências entre os gestores de conteúdo de cada área acerca da definição das informações e da forma de divulgação no Portal a ser proposta.

Alto

Alto

(E) Promover reuniões entre os gestores onde haja divergências.

(M) Estabelecer políticas claras para a definição de conteúdos a serem incluídos no Portal.

(R) Tomar decisões com respaldo de dirigentes ou da CCG.

Equipe do projeto/CCG

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d)

Dificuldades tecnológicas de customização da ferramenta de gestão de conteúdos Oracle Portal para adequação às definições do modelo proposto.

Alto

Médio

(E) Contratar consultoria para solução de questões pontuais de desenvolvimento em Oracle Portal.

(E) Capacitar a equipe envolvida no projeto para a utilização da ferramenta Oracle Portal.

(E) Analisar o potencial e as limitações da ferramenta antes de propor o modelo de arquitetura da informação.

(M) Solicitar suporte aos fornecedores da ferramenta.

Equipe do projeto

e)

Dificuldades para redefinição do leiaute do Portal.

Alto

Médio

(E) Contratar consultoria para solução de questões pontuais na concepção e implementação do novo leiaute.

(E) Capacitar a equipe envolvida no projeto nas áreas de webdesign e usabilidade.

(E) Promover intercâmbio de informações e experiências com outros órgãos governamentais.

Equipe do projeto

8. Relação com outros projetos

Projetos Predecessores

Projetos Conexos

Projetos Sucessores

Projeto Portal

Projeto Diagnóstico

Projeto Atena

Projeto Comunicar

9. Custos estimados

Recurso

Valor Estimado

Data Inicial de Liberação do Recurso

a)

Consultoria para elaboração do novo leiaute do Portal.

8.000,00

01/11/2007

b)

Consultoria para desenvolvimento em Oracle Portal.

17.000,00

01/05/2007

c)

4 estagiários para inclusão de dados no Portal (6 meses)

10.000,00

15/01/2007

Total de custos estimados

35.000,00

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

10. Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

b)

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11. Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação Integral/ Parcial / Por Atividade

Flávia Lacerda Oliveira de Macedo

6265-0

ISC

03/07/2006 a 14/12/2007

Integral

Luis Henrique Raja Gabaglia Mitchell

6260-0

Setec

03/07/2006 a 14/12/2007

Integral

Márcia Martins de Araújo Altounian

2655-7

ISC

03/07/2006 a 14/12/2007

Integral

Sonia Luzia Caldeira Del Fiaco

3683-8

ISC

03/07/2006 a 14/12/2007

Parcial

Benoni Batista Braga Júnior

1622-5

Setec

15/04/2007 a 26/11/2007

Parcial

Cássimo Borges da Costa

2448-1

Setec

15/04/2007 a 26/11/2007

Parcial

Dalton Hissa de Souza

3361-8

Setec

01/09/2006 a 14/12/2007

Parcial

Wilson Moreno dos Santos

2473-2

Setec

01/11/2006 a 25/11/2007

Parcial

Marcello Augusto Cardoso dos Santos

3655-2

ISC

03/07/2006 a 14/12/2007

Parcial

Marcelo de Oliveira Vianna

2985-8

SGS

01/09/2006 a 15/12/2006

Por atividade

12. Finalização

Data

Assinatura do Gestor do Projeto

Em 03/07/2006

FLÁVIA LACERDA OLIVEIRA DE MACEDO

Gerente do Projeto

Manifestação do Titular da Unidade Patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em 22/06/2006.

Encaminhe-se a presente proposta à Seplan, visando à aprovação do projeto junto à Presidência.

Sepres, em 03/07/2006

ARY BRAGA PACHECO FILHO

Secretário da Presidência

Manifestação da Seplan

Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.

Seplan, em 03/07/2006

ALESSANDRO GIUBERTI LARANJA

Secretário de Planejamento e Gestão