Portaria TCU n° 243/2007
Assunto: Aprova a realização do Projeto Apolo - Modelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa e designa seu gestor.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 19/10/2007
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 86, § 1º, da Resolução nº 199, de 28 de dezembro de 2006, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Apolo - Modelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Técnico de Controle Externo José Ronaldo Carvalho Vasconcelos, matrícula nº 1868-6, para exercer a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-03, constante do Anexo X da Resolução nº 199, de 2006, e alocada às funções de gestores de projetos.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

WALTON ALENCAR RODRIGUES

Presidente

(Publicada no DOU de 23/10/2007, Seção 2, p. 42)

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

PROJETO APOLO

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1. Identificação do gestor do projeto

Nome

Matrícula

E-mail

Ramal

José Ronaldo Carvalho Vasconcelos

1868-6

josecv@tcu.gov.br

5848

Função do gestor

Origem da FC

Gerente

x

Coordenador

Líder

Função da Gestão de Projetos

Nome do substituto eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

Thiago de Azevedo Barbosa

5865-3

thiagoab@tcu.gov.br

5861

Local / telefone

Sala 302 do ISC, ramal 5848.

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

Modelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa ¿ Projeto Apolo

Período de realização

Unidade patrocinadora

22/10/2007 a 31/10/2008

Instituto Serzedello Corrêa - ISC

3. Vinculação estratégica

Plano estratégico do TCU

a)

Perspectiva ¿Processos Internos¿

Objetivo Estratégico 14: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho.

b)

Perspectiva ¿Pessoas e Inovação¿

Objetivo Estratégico 17: Otimizar a utilização do conhecimento organizacional

Objetivo Estratégico 19: Desenvolver cultura orientada a resultados.

c)

Iniciativa Estratégica 11: Mapear e racionalizar os principais processos de trabalho do TCU.

d)

Iniciativa Estratégica 16: Estruturar e integrar práticas de gestão do conhecimento

e)

Iniciativa Estratégica 18: Aprimorar processo de gestão do desempenho por resultados.

Plano de diretrizes do TCU

a)

Perspectiva ¿Processos Internos¿

Iniciativa Estratégica 5: Mapear e racionalizar os principais processos de trabalho do TCU.

Ação 5.7: Implementar metodologia de mapeamento e redesenho de processos, de modo a garantir o alinhamento entre indicadores estratégicos e de processos.

4. Problema / oportunidade

Descrição do problema ou da oportunidade

a)

O Instituto carece de instrumento que oriente servidores na execução de suas rotinas, também há carência na sistematização de informações administrativas, relacionada à dispersão de dados, instruções e procedimentos a serem adotados no suporte as suas áreas, o que dificulta o entendimento no desenrolar das atividades, e ocasiona problemas como comunicação entre os setores, resultando na insatisfação dos usuários.

b)

Atualmente, o ISC tem seus processos de trabalho parcialmente atendidos pelo sistema ISCNet. Devido a uma série de fatores relacionados ao sistema, tais como não possuir documentação, utilizar tecnologia de banco de dados e codificação de linguagem que não são padrões do TCU e serem mantidos por técnicos da própria unidade, sem apoio da Setec, o ISC está envidando esforços para adquirir nova solução para a automação de seus processos de trabalho.

Para que o sistema de automação tenha sucesso na sua implementação, é importante que os processos de trabalho estejam modelados para servir de insumo para o desenvolvimento e customização do sistema.

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PROPOSTA DE PROJETO

PROJETO APOLO

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Evolução do quadro (apresentar dados)

a)

A estrutura organizacional do ISC mudou significativamente a partir de 2007. Suas novas estrutura e atribuições, definidas pela Portaria ISC nº 2, de 12/04/2007, implicou alterações nos processos de trabalho e papéis dos seus servidores. As novas atribuições, tais como gestão de desenvolvimento de competências e gestão de educação a distância, surgiram a partir da conclusão dos projetos Atena e Pégaso, respectivamente. Além de absorver essas novas atribuições, a nova estrutura organizacional buscou também racionalizar os processos de trabalho relacionados com capacitação e treinamento, baseada nos preceitos da norma NBR ISO 10015 - Diretrizes para treinamento.

Com o propósito de identificar os processos de trabalho da nova organização, no primeiro semestre de 2007, o ISC, com apoio metodológico da Seplan, realizou levantamento dos principais macroprocessos, relacionando objetivos, produtos e clientes. As discussões sobre os processos de trabalho demonstraram maturidade e motivação do corpo gerencial e dos servidores do ISC em modelar os processos, visando suas melhorias, com uso de indicadores e possibilidades de automação.

Após o levantamento, foram identificados cinco macroprocessos: seleção e integração de novos servidores, gestão de competência, educação corporativa, gestão de informação, e apoio logístico e tecnológico. Prioritariamente, o macroprocesso educação corporativa foi subdividido em 9 (nove) processos. Apenas nesse levantamento inicial foram identificados 58 produtos que são entregues aos clientes internos e externos do ISC.

Após a verificação da magnitude e complexidade dos processos de trabalhos do ISC, uma conclusão consensual do grupo foi a necessidade de se instituir um projeto, com duração de pelo menos doze meses, para dar continuidade a essa modelagem, detalhando as tarefas, informações, atores e indicadores.

5. Escopo do projeto

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Mapear, modelar e disponibilizar fluxos de processos e procedimento operacional padrão relativos a educação corporativa no TCU.

5.2.Meta - Indicador - Produto - Cliente

META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a)

Mapear, modelar e publicar os 3 primeiros processos de trabalho que já estão em execução: Serviços de secretaria; Incentivo à educação continuada e Coordenação executiva.

3

29/02/08

Nº de processos mapeados e modelados

Fluxos dos 3 primeiros processos em execução mapeados e modelados: Serviços de secretaria; Incentivo à educação continuada e Coordenação executiva.

ISC

3

14/03/08

Nº de processos validados e publicados

Fluxos dos 3 primeiros processos em execução validados e publicados[1]

ISC

b)

Elaborar e publicar o procedimento operacional padrão dos 3 primeiros processos mapeados e validados.

3

30/04/08

Padronização dos 3 primeiros processos mapeados formalizada

Procedimentos operacionais padrão (POPs) dos 3 primeiros processos elaborados e publicados

ISC

c)

Propor eventuais alterações, atualizações ou elaborações de normativos.

1

16/05/2008

Minuta de normativo dos 3 primeiros processos em execução aceita

Minuta de normativo dos 3 primeiros processos em execução entregue

ISC

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PROJETO APOLO

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META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de término

d)

Formular indicadores para medição dos índices de produção dos 3 primeiros processos de trabalho.

1

16/05/2008

Lista de indicadores de produção dos 3 primeiros processos de trabalho aceita

Lista de indicadores de produção dos 3 primeiros processos de trabalho elaborada

ISC

e)

Mapear, modelar e publicar os 3 últimos processos de trabalho que já estão em execução: Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais; Planejamento educacional e Seleção de participantes.

3

30/05/08

Nº de processos mapeados e modelados

Fluxos dos 3 últimos processos em execução mapeados e modelados: Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais; Planejamento educacional e Seleção de participantes.

ISC

3

13/06/08

Nº de processos validados e publicados

Fluxos dos 3 últimos processos em execução validados e publicados

ISC

f)

Elaborar e publicar o procedimento operacional padrão dos 3 últimos processos mapeados e validados.

3

01/08/08

Padronização dos 3 últimos processos mapeados formalizada

Procedimentos operacionais padrão (POPs) dos 3 últimos processos elaborados e publicados

ISC

g)

Propor eventuais alterações, atualizações ou elaborações de normativos

1

15/08/08

Minuta de normativo dos 3 últimos processos em execução aceita

Minuta de normativo dos 3 últimos processos em execução entregue

ISC

h)

Formular indicadores para medição dos índices de produção dos 3 últimos processos de trabalho

1

15/08/08

Lista de indicadores de produção dos 3 últimos processos de trabalho aceita

Lista de indicadores de produção dos 3 últimos processos de trabalho elaborada

ISC

i)

Modelar os 3 processos que ainda não estão em execução: Consultoria para autodesenvolvimento; Produção do conhecimento e inovação e Avaliação de programas educacionais.

3

29/08/08

Nº de processos modelados e publicados

Fluxos dos 3 processos modelados e publicados: Consultoria para autodesenvolvimento; Produção do conhecimento e inovação e Avaliação de programas educacionais.

ISC

3

15/09/08

Nº de processos validados e publicados

Fluxos de processos validados e publicados

ISC

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PROPOSTA DE PROJETO

PROJETO APOLO

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META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de término

j)

Propor eventuais alterações, atualizações ou elaborações de normativos

1

31/10/08

Minuta de normativo dos 3 processos que ainda não estão em execução aceita

Minuta de normativo dos 3 processos que ainda não estão em execução elaborada

ISC

k)

Formular indicadores para medição dos índices de produção dos 3 processos de trabalho que ainda não estão em execução

1

31/10/08

Lista de indicadores de produção dos 3 processos de trabalho que ainda não estão em execução aceita

Lista de indicadores de produção dos 3 processos de trabalho que ainda não estão em execução elaborada

ISC

5.3.Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Garantia de sustentabilidade dos processos de trabalho operacionalizados.

b)

Visão sistêmica dos processos de trabalho, permitindo identificar a interdependência entre as unidades.

c)

Eliminação da sobreposição de ações em um mesmo processo de trabalho, evitando duplicidades e retrabalho.

d)

Disseminação da gestão do conhecimento, facilitando a comunicação entre as unidades.

e)

Redução de custos na capacitação de novos servidores responsáveis pelos processos de trabalho mapeados.

f)

Transferência do capital intelectual do indivíduo para a instituição.

5.4.Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Implantação dos 3 processos modelados que ainda não estão em execução.

b)

Automação dos 6 processos mapeados e modelados que estão em execução e dos 3 processos modelados que ainda não estão em execução.

c)

Medição de indicadores de produção dos processos de trabalho.

d)

Atualização dos fluxos de processos mapeados e modelados após publicação na intranet.

e)

Atualização dos procedimentos operacionais padrão (POPs) após publicação na intranet.

f)

Aprovação e publicação de normativos.

g)

Elaboração de procedimentos operacionais padrão para os processos de ¿Consultoria para autodesenvolvimento¿; ¿Produção do conhecimento e inovação¿ e ¿Avaliação de programas educacionais¿.

h)

Treinamento de servidores e colaboradores dos procedimentos operacionais padrão elaborados.

6.Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da parte envolvida

patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

ISC

Patrocinador do projeto. Apoio administrativo, assessoria técnica, alocação de pessoal e de recursos materiais para desenvolvimento do projeto.

b)

Seplan

Assessoramento técnico no mapeamento, modelagem e descrição dos processos de trabalho.

Assessoramento técnico na elaboração de indicadores de produção dos processos de trabalho.

c)

Setec

Treinamento dos membros da equipe do projeto no Aris.

Alocação de 1 servidor para o projeto.

Assessoramento técnico para validação da estrutura dos processos para futura automação.

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PROJETO APOLO

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7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

de ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

pela ação

a)

Ausência de cooperação dos gerentes e dos membros da equipe.

Alto

Baixa

(M) Reunião de conscientização e solicitação de cooperação com a equipe do projeto

Diretor-Geral do ISC

b)

Ausência de capacitação e/ou a não-adaptação à metodologia de levantamento, à utilização e aos padrões da ferramenta Aris.

Alto

Baixa

(E) Treinar a equipe na utilização da ferrramenta Aris (padrão e metodologia).

Seplan, Sequap

c)

Indefinição sobre os processos que ainda não estão em execução.

Alto

Média

(E) Definir os responsáveis pelos processos.

Diretor-Geral do ISC

d)

Atraso na entrega dos produtos em decorrência de fruição de férias e recesso

Alto

Média

(R) Acordar com os membros da equipe a entrega antecipada de produtos que possam impactar na entrega final do projeto.

Coordenador do projeto

8. Relação com outros projetos

Projetos predecessores

Projetos conexos

Projetos sucessores

Projeto Atena

Projeto Pégaso

Projeto SGP

Projeto para implantação dos novos processos modelados

9. Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação integral/ parcial / por atividade

José Ronaldo Carvalho Vasconcelos

1868-6

SECOF

22/10/07 a 31/10/2008

integral

Eduardo Calhman de Miranda

5852-1

SEGES

22/10/07 a 31/10/2008

Parcial

Cristina Aparecida de Barros

3545-9

SECOR

22/10/07 a 31/10/2008

Parcial

Thiago de Azevedo Barbosa

5865-3

SEDUC

22/10/07 a 31/10/2008

Parcial

Antonio José Passos Pinheiro

340-9

SESED

22/10/07 a 31/10/2008

Parcial

Dora Botelho Bastos

6498-0

SEPLAN

22/10/07 a 31/10/2008

Por atividade

Maria Emília Bossi Queiroz

5721-5

SEPLAN

22/10/07 a 31/10/2008

Por atividade

Paulo André Mattos de Carvalho

2439-2

SETEC

22/10/07 a 31/10/2008

Por atividade

José Carlos Leone de Jesus

2332-9

SEGEP

22/10/07 a 31/10/2008

Por atividade

Estagiário em TI

SETEC

22/10/07 a 31/10/2008

Integral

10. Custos adicionais estimados

Recurso

Valor estimado

Data inicial de liberação do recurso

a)

Alocação de um estagiário para auxiliar nas atividades do projeto (1 x 12 x R$ 700,00).

R$ 8.400,00

31/10/2008

Total de custos estimados

R$ 8.400,00

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

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11. Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

b)

c)

12. Finalização

Data

Assinatura do gestor do projeto

Em ___/___/2007

José Ronaldo carvalho vasconcelos

Coordenador do Projeto

Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2007.

Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.

ISC, em ___/___/2007

Carlos Eduardo Queiroz PEREIRA

Diretor-Geral do ISC

Manifestação da Seplan

Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.

Seplan, em ___/___/2007

Alessandro Giuberti Laranja

Secretário de Planejamento e Gestão