Portaria TCU n° 138/2009
Assunto: Dispõe sobre a concessão de vista e cópia de autos de controle externo no âmbito do Tribunal e disciplina a utilização do meio eletrônico.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 09/03/2009
Situação: Revogada expressamente
Normas relacionadas: [Revogada por Portaria TCU n° 234/2009, Revoga Portaria TCU n° 246/1994, Revoga Portaria TCU n° 164/2006]

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício das suas atribuições, e tendo em vista o disposto nos arts. 163 a 167 do Regimento Interno, e no art. 1º, parágrafo único, e art. 142 da Resolução-TCU nº 191, de 21 de junho de 2006

Considerando a necessidade de oferecer à sociedade serviço mais célere e eficiente de acesso às informações processuais produzidas ou custodiadas pelo TCU, resguardado o sigilo previsto na legislação;

Considerando que a concessão de vista e cópia em meio eletrônico constitui fase importante na implantação de processo eletrônico no Tribunal;

Considerando que a concessão de cópias eletrônicas a título gratuito possui custo financeiro inferior ao custo administrativo envolvido no eventual controle de ressarcimento dos emolumentos associados; e

Considerando que a digitalização dos autos favorece a celeridade dos trabalhos ao possibilitar a continuidade do andamento processual de modo concomitante à concessão de vista e cópia, bem como ao evitar o deslocamento dos autos entre unidades do Tribunal, resolve:

Art. 1º Os procedimentos para concessão de vista e de cópia de autos de controle externo obedecem ao disposto nesta Portaria, observadas as Resoluções-TCU nº 191, de 2006, e n° 36, de 30 de agosto de 1995, e a legislação pertinente.

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, entende-se por:

I - vista: ato pelo qual a parte, diretamente ou por intermédio de seu procurador, mediante prévia solicitação, recebe os autos para exame;

II - vista física: vista na qual há o exame dos autos em papel;

III - vista eletrônica: vista na qual há o exame dos autos em arquivo(s) eletrônico(s);

IV - cópia: ato pelo qual a parte, diretamente ou por intermédio de seu procurador, mediante prévia solicitação, recebe cópia dos autos;

V - cópia física: cópia na qual há reprodução, parcial ou total, em papel, dos autos originais;

VI - cópia eletrônica: cópia na qual há reprodução, parcial ou total, em arquivo(s) eletrônico(s), dos autos originais;

VII - unidade demandada: unidade do Tribunal que recebe a solicitação de vista ou cópia;

VIII - unidade detentora: unidade que detém a carga dos autos no momento da solicitação de vista ou cópia.

Art. 3º A concessão de vista e cópia de autos de controle externo será realizada em meio eletrônico quando a unidade demandada e a unidade detentora não estiverem localizadas na mesma unidade da federação.

§ 1º A concessão de vista e cópia em meio eletrônico pode ser adotada para outras hipóteses, a critério da unidade detentora.

§ 2º Para a situação a que se refere o caput deste artigo, pode ser concedida, excepcionalmente, vista e cópia físicas, mediante justificativa da unidade detentora.

§ 3º Compete à unidade demandada:

I - solicitar à unidade detentora a digitalização do processo;

II - informar ao autor do pedido de vista ou cópia a data a partir da qual os arquivos eletrônicos estarão disponíveis para fins de atendimento da solicitação, cientificando-lhe que os arquivos eletrônicos representam o conteúdo do processo na data da digitalização; e

III - adotar os procedimentos necessários à efetiva concessão de vista e cópia ao autor da solicitação.

§ 4º Cabe à unidade detentora:

I - providenciar a digitalização do processo;

II - armazenar, no sistema Sisdoc, os arquivos correspondentes ao processo digitalizado; e

III - informar à unidade demandada quando da conclusão dos procedimentos de digitalização e de registro no sistema.

§ 5º Os procedimentos operacionais para digitalização dos autos e armazenamento do(s) arquivo(s) eletrônico(s) correspondente(s) são definidos no Anexo I desta Portaria.

§ 6º As unidades de assessoramento a autoridades contarão com o apoio da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais (Aceri), por meio da Sala Ministro Luiz Octávio Galloti ("Sala dos Advogados"), para a realização dos procedimentos de que trata este artigo.

§ 7º É vedada a concessão de vista e cópia em meio eletrônico de processo sigiloso ou de documentos que identifiquem o denunciante, em processos de denúncia, devendo constar o registro do caráter reservado das informações em cada cópia física a ser fornecida.

Art. 4º Deferido o pedido de vista ou de cópia dos autos, a parte deverá apresentar, quando couber, comprovante de recolhimento da importância correspondente ao ressarcimento dos custos, por meio de Guia de Recolhimento da União (GRU), conforme orientações disponíveis no Portal TCU.

§ 1º Os emolumentos devidos pelos serviços de vista ou cópia são os definidos no Anexo II desta Portaria.

§ 2º Será dispensado o pagamento nas solicitações de interesse de órgão ou entidade da administração pública federal, estadual ou municipal, em conformidade com o art. 101, §1º, da Resolução-TCU nº 191, de 2006.

Art. 5º Aos processos da área administrativa aplica-se, no que couber, o disposto nesta Portaria, em consonância com o parágrafo único do art. 143 da Resolução-TCU nº 191, de 2006.

Art. 6º A Secretaria de Tecnologia da Informação (Setec) disponibilizará, posteriormente, solução de TI que permita a concessão de vista e cópia eletrônicas por meio do Portal TCU, de modo a viabilizar a evolução dos procedimentos definidos nesta Portaria.

Art. 7º Fica a Secretaria-Geral de Controle Externo (Segecex) autorizada a promover, sempre que necessário, a atualização do Anexo I desta Portaria.

Art. 8º Revogam-se as Portarias-TCU nº 246, de 28 de julho de 1994, e nº 164, de 27 de julho de 2006.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

UBIRATAN AGUIAR

Presidente

ANEXO I À PORTARIA-TCU Nº 138, DE 9 DE MARÇO DE 2009

Procedimentos operacionais de digitalização dos autos em papel e armazenamento

do(s) arquivo(s) eletrônico(s) correspondentes

I - Recebido o pedido de vista ou cópia de processo que não esteja em sua própria carga, a unidade demandada solicitará à detentora, por mensagem eletrônica à caixa postal da unidade, a digitalização do processo.

II - O pedido de vista ou cópia deverá ser digitalizado e enviado como anexo à mensagem eletrônica.

III - A unidade detentora, por meio de consulta ao sistema Sisdoc, identificará os volumes do processo principal e, se for o caso, dos anexos e dos apensos já digitalizados na sua totalidade.

IV - Após identificação dos volumes já digitalizados, a unidade detentora procederá a digitalização dos volumes restantes.

V - Com a utilização de equipamento escaneador (scanner), os volumes, do principal, dos anexos e apensos, serão digitalizados individualmente, folha a folha, frente e verso, incluindo a capa.

a) Folhas com grampos, documentos com gramatura elevada, capa, ou folhas com outros documentos colados poderão ser reproduzidos em cópias reprográficas antes da digitalização a fim de não danificar o scanner.

b) Para um melhor desempenho do scanner, aconselha-se a colocação de 20 folhas por vez na bandeja de alimentação.

c) Para cada volume será gerado um único arquivo "pdf".

VI - Uma vez digitalizado, o arquivo correspondente a cada volume deve ser armazenado no sistema Sisdoc, com a devida vinculação ao respectivo processo e com os seguintes parâmetros:

a) Caso já exista versão previamente armazenada no Sisdoc de arquivo correspondente a volume não encerrado, esta deverá ser substituída pelo arquivo contendo a nova versão.

b) A critério da unidade detentora, poderá ser atribuído escopo mais restritivo ao documento correspondente a cada volume digitalizado, ficando a unidade responsável por registrar as permissões de acesso que julgar pertinentes.

VII - Uma vez concluído o processo de digitalização, a unidade detentora informará a conclusão do procedimento, mediante mensagem eletrônica, à unidade demandada.

VIII - O autor do pedido de vista ou cópia será informado pela unidade demandada de que sua solicitação está em condições de ser atendida.

IX - Para a concessão de vista eletrônica será disponibilizado computador conectado à rede TCU, com autenticação local, cujo acesso e configuração é o descrito a seguir:

a) Acesso: Login: usuario / Senha: usuário

b) O computador conterá uma pasta compartilhada, nomeada "VISTA_ELETRONICA", onde os arquivos para vista serão armazenados.

X - Antes de o solicitante iniciar o procedimento de vista, o conteúdo da pasta deverá ser completamente excluído, e os arquivos de interesse do solicitante para ela copiados.

XI - A cópia eletrônica será fornecida mediante gravação dos arquivos eletrônicos em discos de gravação definitiva (CD-R ou DVD-R).

XII - A unidade demandada é a responsável pela gravação dos arquivos, devendo entregar a mídia gravada somente após a assinatura do termo de recebimento da cópia.

XIII - O Serviço de Suporte a Clientes (Sesuc/Setec), por meio do 0800, prestará apoio às unidades na execução dos procedimentos descritos neste anexo.

XIV - As unidades da Sede poderão solicitar ao Serviço de Produção Gráfica (Sesap/Disop/Segraf) o apoio nos procedimentos de digitalização.

ANEXO II À PORTARIA-TCU Nº 138, DE 9 DE MARÇO DE 2009

Parâmetro

Conteúdo

Tipo do documento

Volume digitalizado

Assunto

Primeiro volume da unidade principal

Volume Aberto:

UNIDADE_PRINCIPAL_VOLUME_000

Volume Encerrado:

UNIDADE_PRINCIPAL_VOLUME_000_ENCERRADO

Demais volumes da unidade principal

Volume Aberto:

UNIDADE_PRINCIPAL_VOLUME_VVV

Volume Encerrado:

UNIDADE_PRINCIPAL_VOLUME_VVV_ENCERRADO

Onde: ¿VVV¿ corresponde ao número do volume, desde 001 até 999

Primeiro volume de anexo

Volume Aberto:

ANEXO_NNN_VOLUME_000

Volume Encerrado:

ANEXO_NNN_VOLUME_000_ENCERRADO

Onde: ¿NNN¿ corresponde ao número do anexo, desde 000 até 999

Demais volumes de anexo

Volume Aberto:

ANEXO_NNN_VOLUME_VVV;

Volume Encerrado:

ANEXO_NNN_VOLUME_VVV_ENCERRADO;

Onde: ¿NNN¿ corresponde ao número do anexo e ¿VVV¿ corresponde ao número do volume do anexo, desde 000 até 999

Escopo

Público