Portaria SEGECEX n° 9/2014
Assunto: Altera a Portaria-Segecex nº 24, de 10 de agosto de 2011, que disciplina a conversão de autos processuais em papel para o meio eletrônico
Origem: [SEGECEX]
Tema: Gestão
Início de vigência: 26/05/2014
Situação: Vigente
Tags: [Documento eletrônico, Conversão, Autos]
Normas relacionadas: [Altera Portaria SEGECEX n° 24/2011]

PORTARIA-SEGECEX Nº 9, DE 15 DE MAIO DE 2014

Altera a Portaria-Segecex nº 24, de 10 de agosto de 2011, que disciplina a conversão de autos processuais em papel para o meio eletrônico.

O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no exercício de suas atribuições regulamentares, em conformidade com a autorização contida no art. 4º da Portaria-TCU nº 207, de 9 de agosto de 2011, e

Considerando a alteração da responsabilidade pela guarda dos autos em papel de processos físicos convertidos para o meio eletrônico, promovida pela Portaria-TCU nº 13, de 22 de janeiro de 2014; e

Considerando a necessidade de os autos em papel de um mesmo conjunto processual (principal e apensos) permanecerem agrupados fisicamente, resolve:

Art. 1º O parágrafo único do art. 2º da Portaria-Segecex nº 24, de 10 de agosto de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art.2º..................................................................................................................................................................................................................................................

Parágrafo único. Cabe à Secretaria de Gestão de Sistemas e de Informação para o Controle (Seginf) a condução das atividades afetas à conversão dos processos sob a responsabilidade das unidades integrantes da Segecex.”

Art. 2º O inciso II do art. 4º da Portaria-Segecex nº 24, de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art.4º..................................................................................................................................................................................................................................................

II – deverão ser mantidos na unidade técnica responsável pelo processo até o prazo de transferência, definido em cronograma elaborado pelo Serviço de Gestão Documental (Seged), nos termos da Portaria-TCU nº 108, de 6 de maio de 2005.”

Art. 3º Fica acrescido o parágrafo único ao art. 4º da Portaria-Segecex 24, de 2011, com a seguinte redação:

“Art.4º..................................................................................................................................................................................................................................................

Parágrafo único. No caso de o processo físico convertido para o meio eletrônico ser apensado a outro processo, os autos processuais em papel daquele deverão ser mantidos na unidade técnica responsável pelo processo principal.”

Art. 4º O art. 5º da Portaria-Segecex 24, de 2011, passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 5º Cabe à Secretaria de Gestão de Sistemas e de Informação para o Controle (Seginf), com o apoio da Secretaria de Apoio à Gestão do Controle Externo (Segest), orientar as unidades técnicas integrantes da Segecex quanto à realização do procedimento de que trata esta Portaria”

Art. 5º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

(assinado eletronicamente)

MAURICIO DE ALBUQUERQUE WANDERLEY

Secretário-Geral de Controle Externo

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PORTARIA-SEGECEX Nº 24, DE 10 DE agosto DE 2011.

Disciplina a conversão de autos processuais em papel para o meio eletrônico.

O Secretário-Geral de Controle Externo, no uso de suas atribuições e considerando o disposto na Portaria-TCU nº 207, de 9 de agosto de 2011, resolve:

Art. 1º A conversão sistemática de autos processuais em papel para o meio eletrônico pelas unidades técnicas vinculadas à Secretaria-Geral de Controle Externo observará o disposto nesta Portaria e em seus anexos.

Art. 2º Os processos em papel, seus volumes, anexos e processos apensos serão convertidos em eletrônicos de acordo com os procedimentos definidos no Anexo I a esta Portaria.

Parágrafo único. Cabe à Secretaria de Gestão de Sistemas e de Informação para o Controle (Seginf) a condução das atividades afetas à conversão dos processos sob a responsabilidade das unidades integrantes da Segecex. (NR) (PORTARIA-SEGECEX Nº 9, DE 15 DE MAIO DE 2014)

Art. 3º Os autos processuais em papel serão obrigatoriamente convertidos para o meio eletrônico sempre que:

I - forem apensados a processo eletrônico;

II - houver interposição de recurso.

Parágrafo único. A obrigatoriedade de conversão para a situação descrita no inciso I deste artigo fica condicionada ao cronograma de que trata o parágrafo único do artigo 2º desta Portaria.

Art. 4º Após a conversão, os autos processuais em papel:

I - não poderão receber novas peças ou sofrer alterações;

II - deverão ser mantidos na unidade técnica responsável pelo processo até o prazo de transferência, definido em cronograma elaborado pelo Serviço de Gestão Documental (Seged), nos termos da Portaria-TCU nº 108, de 6 de maio de 2005. (NR) (PORTARIA-SEGECEX Nº 9, DE 15 DE MAIO DE 2014)

Parágrafo único. No caso de o processo físico convertido para o meio eletrônico ser apensado a outro processo, os autos processuais em papel daquele deverão ser mantidos na unidade técnica responsável pelo processo principal. (AC) (PORTARIA-SEGECEX Nº 9, DE 15 DE MAIO DE 2014)

Art. 5º Cabe à Secretaria de Gestão de Sistemas e de Informação para o Controle (Seginf), com o apoio da Secretaria de Apoio à Gestão do Controle Externo (Segest), orientar as unidades técnicas integrantes da Segecex quanto à realização do procedimento de que trata esta Portaria (NR) (PORTARIA-SEGECEX Nº 9, DE 15 DE MAIO DE 2014)

Art. 6º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MARCELO LUIZ SOUZA DA EIRA

Secretário-Geral de Controle Externo Substituto

ANEXO I da PORTARIA-SEGECEX Nº 24, DE 10 DE AGOSTO DE 2011

Procedimentos operacionais para conversão de processo físico em eletrônico

Para conversão do processo físico em eletrônico, as unidades técnicas devem seguir os seguintes procedimentos:

Verificar a existência de arquivos do tipo "Volume Digitalizado" previamente armazenados no Sisdoc e vinculados ao processo que se pretende converter. Caso exista:

a) conferir a integridade e completude de cada arquivo;

b) caso exista arquivo que esteja incompleto, ou seja, que não represente fielmente a versão física do volume, esta versão deve ser descartada e nova digitalização do respectivo volume deve ser realizada;

c) antes de realizar a digitalização, verificar a existência de peça de natureza sigilosa incluída isoladamente no volume a ser digitalizado. Caso exista, a peça deve ser desentranhada do volume físico e inserida em anexo específico e classificado como sigiloso, nos termos da Resolução-TCU nº 191, de 2006. No local da peça desentranhada, deve ser incluído termo de desentranhamento, especificando o número das páginas desentranhadas e o motivo do desentranhamento;

d) somente após as verificações acima devem ser digitalizados todos os volumes e anexos do processo que não tenham sido digitalizados anteriormente ou cuja versão digitalizada não esteja completa.

Digitalizar cada volume do principal e dos anexos do processo físico, folha a folha, frente e verso, incluindo a capa, e armazenar os arquivos eletrônicos no Sisdoc, na forma e sob os parâmetros definidos pela Portaria-TCU nº 234, de 29 de junho de 2009, em especial seu Anexo V, adiante resumidos.

Parâmetro

Conteúdo

Tipo do documento

Volume digitalizado

Nome e Assunto

Primeiro volume da unidade principal

TC_PPPPPP_AAAA_D_PRINCIPAL_VOL_000_FOLHAS_XXXXX_YYYYY

PPPPPP: número do processo;

AAAA: ano do processo;

D: dígito do processo;

XXXXX: primeira folha digitalizada;

YYYYY: última folha digitalizada.

Demais volumes da unidade principal

TC_ PPPPPP _AAAA_D_PRINCIPAL_VOL_VVV_FOLHAS_XXXXX_YYYYY

VVV: número do volume, de 001 até 999.

Primeiro volume de anexo

TC_ PPPPPP_AAAA_D_ANEXO_NNN_VOL_000_FOLHAS_XXXXX_YYYYY

NNN: número do anexo de 001 até 999.

Demais volumes de anexo

TC_PPPPPP_AAAA_D_ANEXO_NNN_VOL_VVV_FOLHAS_XXXXX_YYYYY

VVV: número do volume, de 001 até 999.

Os arquivos resultantes da digitalização de volumes sigilosos devem ser classificados como sigilosos no Sisdoc e não poderão ser objeto de concessão de vista eletrônico, nos termos da Portaria-TCU nº 234, de 2009.

Executar a operação "CONVERTER PROCESSO PARA ELETRÔNICO". Etapas importantes da operação:

a) Conferência dos arquivos a serem selecionados: o e-TCU apresentará para o usuário uma lista com todos os arquivos de volumes digitalizados relativos ao processo em conversão existentes no Sisdoc. Tendo em vista a real possibilidade de haver arquivos incompletos, repetidos, digitalizados fora do padrão, é fundamental que se confira o arquivo antes de selecioná-lo para compor o processo eletrônico.

b) Ordenação dos arquivos que serão transformados em "peças" do processo eletrônico: selecionar os arquivos resultantes da digitalização (tipo volume digitalizado) que comporão o processo eletrônico e definir a sequência de apresentação desses arquivos no processo eletrônico. Com o fim de padronizar a apresentação dos volumes digitalizados e agilizar a localização de seu conteúdo pelos usuários é importante garantir que a ordem dos arquivos obedeça à seguinte sequência crescente de volumes e folhas:

b.1) volume principal e seus volumes, observada a sequência numérica das folhas e dos volumes;

b.2) anexos e seus volumes, observada a sequência numérica dos anexos e das folhas de cada anexo.

Exemplo:

Arquivo 1: TC_PPPPPP_AAAA_D_PRINCIPAL_VOL_000_FOLHAS_00001_00050

Arquivo 2: TC_PPPPPP_AAAA_D_PRINCIPAL_VOL_000_FOLHAS_00051_00089

Arquivo 3: TC_ PPPPPP_AAAA_D_ANEXO_001_VOL_000_FOLHAS_00001_00050

Arquivo 4: TC_ PPPPPP_AAAA_D_ANEXO_001_VOL_000_FOLHAS_00051_00100

Arquivo 5: TC_ PPPPPP_AAAA_D_ANEXO_002_VOL_000_FOLHAS_00001_00025

c) Definição da confidencialidade de cada arquivo: finalizada a etapa de conferência e seleção dos arquivos, a unidade técnica informará a confidencialidade de cada arquivo.

d) Geração do termo de conversão: definida a confidencialidade de cada arquivo, o usuário deve gerar o termo de conversão, que constará como peça autônoma do processo eletrônico logo após os volumes digitalizados. Observe que por meio do termo o servidor declara que o conteúdo de cada arquivo eletrônico de volume é cópia fiel da versão física. Esta declaração, em conjunto com o certificado digital, que é exigido nesse momento, garantem a integridade e fidedignidade do conteúdo dos arquivos, para todos os efeitos legais, nos termos da Resolução-TCU nº 233, de 2010. O termo deve ser impresso e incluído no último volume do principal do processo físico.

e) Itens não digitalizáveis: se identificada a existência de itens não digitalizáveis no processo, nos termos do § 3º do art. 14 Resolução-TCU nº 233, de 2010, é necessário preencher o formulário constante no Anexo III desta Portaria, relacionando todos os itens não digitalizáveis encontrados, e realizar a juntada deste ao processo, mediante o cadastramento de novo Registro de Entrada (RE).

ANEXO II da PORTARIA-SEGECEX Nº 24, DE 10 DE AGOSTO DE 2011

Termo de conversão de processo físico em eletrônico

Certifico que foi realizada a conversão do <TCXXX.XXX/XXXX-X>, <Tipo de processo> em processo eletrônico, nos termos da Portaria-TCU nº 207, de 9 de agosto de 2011, mediante a digitalização integral das peças constantes do processo até a presente data e sua organização em arquivos eletrônicos de volume ou de fração de volume físico, que são considerados íntegros, fidedignos e originais para todos os efeitos legais, nos termos da Resolução - TCU nº 233, de 4 de agosto de 2010.

<Local, data>

(assinado eletronicamente)

<Nome, cargo e matrícula do servidor>

ANEXO III da PORTARIA-SEGECEX Nº 24, DE 10 DE AGOSTO DE 2011

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

ANEXO III DA PORTARIA-SEGECEX Nº 24, DE 10 DE AGOSTO DE 2011

REGISTRO DE JUNTADA DE ITEM NÃO DIGITALIZÁVEL

Certifico que os documentos físicos listados a seguir se encontram vinculados ao processo especificado, sendo dele parte integrante, e são considerados na ferramenta de gestão processual e-TCU como "itens não digitalizáveis", em conformidade ao §3º do art. 14 da Resolução-TCU nº 233/2010.

1 - DADOS

Número do processo

2- ITENS

Sequência

Descrição

Conteúdo

1

2

3

4

5

3 - CONFERÊNCIA

Local/Data

Servidor

1

]