Portaria SEPROC n° 1/2021
Assunto: Dispõe acerca da estrutura e das competências da Secretaria de Gestão de Processos (Seproc).
Origem: [SEPROC]
Tema: Controle Externo
Início de vigência: 25/02/2021
Situação: Revogada expressamente
Tags: [Competência organizacional, Competência administrativa, Estrutura organizacional]
Normas relacionadas: [Revoga Portaria SEPROC n° 1/2019, Revoga Portaria SEPROC n° 2/2020, Revogada por Portaria SEPROC n° 1/2023]

O SECRETÁRIO DE GESTÃO DE PROCESSOS, no uso de suas atribuições e considerando o disposto nos arts. 43, 44 e 91, inciso II, da Resolução-TCU nº 324, de 30 de dezembro de 2020, resolve:

Art. 1º A estrutura e as competências da Secretaria de Gestão de Processos (Seproc) e respectivas subunidades, em conformidade com as disposições da Resolução-TCU nº 324, de 2020, são as estabelecidas nesta portaria.

CAPÍTULO I

DAS COMPETÊNCIAS DA SECRETARIA

Art. 2º À Secretaria de Gestão de Processos, no cumprimento de sua finalidade de desenvolver serviços e atividades inerentes à gestão processual e de documentos no âmbito da Segecex, incumbe o exercício das seguintes competências:

I - propor a formulação de estratégias, normas e procedimentos inerentes à gestão de processos e documentos, a comunicações processuais e ao registro de informações decorrentes de deliberações dos colegiados;

II - supervisionar e executar as atividades de protocolo de processos e documentos no âmbito da Segecex;

III - autuar processos de interesse do controle externo, com a indicação da relatoria ou da

necessidade de sorteio;

IV - registrar a classificação quanto à confidencialidade dos documentos recebidos e dos processos autuados;

V - providenciar e expedir comunicações processuais e realizar o controle de prazos;

VI - realizar as atividades e controles inerentes a cobrança executiva, indisponibilidade de bens e pagamentos decorrentes de deliberações do TCU;

VII - gerenciar e zelar pela atualização de cadastros e bases de dados em função das

deliberações do TCU, bem como dos endereços e demais dados cadastrais de responsáveis em processos no Tribunal;

VIII - conceder vista e cópia de processos, observadas as delegações de competência do relator do processo; e

IX - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

CAPÍTULO II

DA ESTRUTURA DA SECRETARIA

Art. 3º A Seproc conta com a seguinte estrutura organizacional:

I - Diretoria de Atendimento e Gestão de Processos (Dirage):

a) Central de Atendimento ao Cidadão (CA-Cidadão);

b) Serviço de Gestão de Documentos (Segedoc);

c) Serviço de Gestão de Processos (Segeproc); e

d) Serviço de Gestão de Denúncias e Representações (Segeden).

II - Diretoria de Comunicação Processual (Dicomp):

a) Serviço de Comunicação Processual 1 (Secomp-1);

b) Serviço de Comunicação Processual 2 (Secomp-2);

c) Serviço de Comunicação Processual 3 (Secomp-3); e

d) Serviço de Comunicação Processual 4 (Secomp-4).

III - Diretoria de Gestão dos Efeitos de Pós-Julgamento (Dijulg):

a) Serviço de Cobrança Executiva (Scbex);

b) Serviço de Gestão de Deliberações (Seged); e

c) Serviço de Controle dos Efeitos de Deliberações (Secef).

IV - Serviço de Aperfeiçoamento de Processos (Seape); e

V - Assessoria.

Parágrafo único. A Secretaria conta com as funções de confiança constantes no Anexo VI da Resolução-TCU nº 324, de 2020.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS COMUNS ÀS DIRETORIAS

Art. 4º São competências comuns às diretorias da Seproc, observadas as respectivas áreas de atuação:

I - auxiliar no planejamento das ações da Secretaria, alimentando sistemas criados com esse propósito ou informando a unidade demandante da informação;

II - definir e acompanhar as metas e resultados da unidade e subunidades, em consonância com os planos institucionais e com as orientações da Secretaria;

III - planejar, racionalizar, organizar, dirigir, controlar, coordenar, supervisionar e avaliar as

atividades da diretoria e dos serviços que lhes são subordinados, bem como provê-los de orientação e meios necessários ao bom desempenho de suas responsabilidades;

IV - gerenciar e assegurar a atualização das bases de informação e das soluções de tecnologia

da informação que dão suporte às atividades necessárias à respectiva área de competência;

V - estabelecer rotinas e procedimentos e propor normas, manuais e ações referentes, com vistas à melhoria contínua das atividades, dos serviços ofertados, dos processos de trabalho e dos resultados institucionais;

VI - identificar necessidades institucionais, expectativas dos usuários dos serviços ou

oportunidades de eficiência processual a serem atendidas por meio de soluções de tecnologia da informação;

VII - atuar como unidade gestora de soluções de tecnologia da informação inerentes às respectivas áreas de atuação;

VIII - promover melhorias operacionais em modelos de negócio e processos de trabalho com

vistas a fortalecer e a ampliar a oferta de serviços e produtos por meio de canais digitais;

IX - gerenciar e analisar as demandas provenientes da Secretaria de Ouvidoria e Segurança da Informação, propor o devido encaminhamento e promover os registros necessários relativamente a cada manifestação; e

X - assegurar a necessária articulação e o alinhamento entre as diversas subunidades da Secretaria, de forma a contribuir para a melhoria contínua dos serviços prestados e para o alcance das metas e resultados institucionais.

CAPÍTULO IV

DAS COMPETÊNCIAS COMUNS AOS SERVIÇOS

Art. 5º São competências comuns aos Serviços ou unidade equivalente da Secretaria de Gestão de Processos, observadas as respectivas áreas de atuação:

I - auxiliar no planejamento das ações da Secretaria, alimentando sistemas criados com esse propósito ou informando a unidade demandante da informação;

II - supervisionar a correta execução das atividades que lhe são atinentes, implementando os ajustes e melhorias que se fizerem necessários;

III - promover o saneamento dos processos e documentos sob sua responsabilidade, zelando pelo cumprimento dos prazos, pela celeridade processual e pela qualidade das informações;

IV - orientar órgãos e entidades sobre procedimentos processuais, em apoio ao Secretário e às unidades técnicas da sede e nos estados;

V - gerenciar as bases de dados relativas à sua atividade e zelar pela qualidade, disponibilidade e utilidade das informações sob sua responsabilidade;

VI - manter atualizadas, no portal TCU e sistemas informatizados, informações inerentes aos serviços e produtos sob sua responsabilidade;

VII - providenciar os registros de encerramento de processos no e-TCU quando presentes os

requisitos previstos no art. 33 da Resolução-TCU nº 259, de 2014, e adotadas todas as providências requeridas nos autos do processo; e

VIII - tratar documentos que integrem registros de entrada e que lhes tenham sido endereçados por regra específica de triagem automatizada.

CAPÍTULO V

DAS COMPETÊNCIAS DA DIRAGE

Art. 6º Compete à Diretoria de Atendimento e Gestão de Processos:

I - coordenar as atividades de atendimento ao público, triagem, tratamento, autuação e distribuição de processos na Sede e nas unidades nos estados, garantindo celeridade no trâmite de documentos e processos e fidedignidade das informações;

II - zelar pelo atendimento cortês e proativo a procuradores, advogados, interessados, partes nos processos e ao público em geral;

III - orientar os órgãos e as entidades sobre procedimentos processuais, em apoio às unidades técnicas e ao Secretário;

IV - coordenar, com as unidades envolvidas, as atividades necessárias à guarda, localização e tramitação de processos e itens físicos; e

V - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Seção I

Das Competências da CA-Cidadão

Art. 7º Compete à Central de Atendimento ao Cidadão:

I - receber e tratar demandas de advogados, procuradores, interessados, partes nos processos e público em geral, prestando-lhes as informações pertinentes, observadas as regras inerentes à classificação e acesso a informações;

II - tratar pedido de vista, de fornecimento de cópia de peças de processo ou de juntada de documento, formalizado pela parte interessada ou procurador devidamente credenciado, observada a delegação de competência do relator do processo;

III - tratar e atender, observada a regulamentação específica, as solicitações de certidão e de fornecimento de informações, inclusive quanto a pedido de acesso a que se refere a Lei nº 12.527, de 2011;

IV - apoiar e orientar os atendimentos prestados pelas unidades nos estados a advogados, procuradores, interessados, partes nos processos e público em geral; e

V - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Seção II

Das Competências do Segedoc

Art. 8º Compete ao Serviço de Gestão de Documentos:

I - receber documentos e promover o registro nos sistemas informatizados, o tratamento e a distribuição requerida no âmbito da Secretaria do Tribunal;

II - zelar pela celeridade no tratamento dos documentos, observando-se a urgência e outras situações que requeiram tratamento especial, nos termos dos normativos vigentes;

III - registrar a classificação quanto à confidencialidade dos documentos recebidos, observada a regulamentação da matéria;

IV - assegurar a adequada gestão dos documentos físicos e eletrônicos sob sua responsabilidade;

V - monitorar e gerir as atividades necessárias para receber, controlar e tratar os objetos físicos que referenciem processos de controle externo;

VI - apoiar e orientar o recebimento e tratamento de documentos e objetos físicos no âmbito da Segecex, inclusive nas unidades nos estados; e

VII - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Seção III

Das Competências do Segeproc

Art. 9º Compete ao Serviço de Gestão de Processos:

I - receber processos e documentos e promover o registro nos sistemas informatizados, o tratamento e a distribuição no âmbito da Secretaria do Tribunal;

II - autuar processos de interesse do controle externo, apontando a relatoria, ou necessidade de sorteio, nos termos do regulamento que rege a matéria;

III - zelar pela celeridade no tratamento dos processos e documentos, observando-se a urgência e outras situações que requeiram tratamento especial, nos termos dos normativos vigentes;

IV - contactar as partes processuais e/ou procuradores com fins de sanear vícios de procuração;

V - promover os registros inerentes à interposição de recursos e encaminhar os processos à Secretaria de Recursos ou ao gabinete do relator, nos termos dos normativos vigentes;

VI - registrar e tratar a classificação quanto à confidencialidade dos processos, observada a regulamentação da matéria;

VII - assegurar a adequada gestão dos processos e documentos sob sua responsabilidade;

VIII - promover, quando for o caso, o arquivamento eletrônico dos processos encerrados;

IX - zelar pela correta aplicação das regras atinentes à indicação de relatoria de processos; e

X - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Seção IV

Das Competências do Segeden

Art. 10. Compete ao Serviço de Gestão de Denúncias e Representações:

I - tratar documentos do tipo representação, denúncia, comunicação de irregularidades e consulta inicial, promovendo-se o registro nos sistemas informatizados;

II - zelar pela celeridade no tratamento dos processos e documentos, observando-se a urgência e outras situações que requeiram tratamento especial, nos termos dos normativos vigentes;

III - registrar a classificação quanto à confidencialidade dos documentos recebidos e dos processos autuados, observada a regulamentação da matéria;

IV - autuar processos de interesse do controle externo, apontando a relatoria, ou necessidade de sorteio, nos termos do regulamento que rege a matéria, distribuindo-os no âmbito da Segecex;

V - receber e tratar demandas que requeiram conversão de processo físico para eletrônico;

VI - apoiar e orientar a gestão de documentos, processos e itens físicos no âmbito da Segecex, inclusive nas unidades nos estados;

VII - monitorar e gerir as atividades necessárias a guarda, localização e tramitação de processos e itens físicos e promover os registros de informação e controles necessários;

VIII - promover, quando for o caso, o encaminhamento dos processos encerrados ao Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo; e

IX - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

CAPÍTULO VI

DAS COMPETÊNCIAS DA DICOMP

Art. 11. Compete à Diretoria de Comunicação Processual:

I - gerir todas as fases de comunicação processual, no âmbito da Segecex, observados os parâmetros de gestão e de atuação;

II - providenciar e expedir as comunicações processuais, observados os requisitos estabelecidos na Resolução-TCU nº 170, de 30 de junho de 2004, e na delegação de competência do relator do processo;

III - realizar controle de qualidade e dos prazos das comunicações processuais;

IV - gerir o ciclo da comunicação processual e providenciar o devido registro nos autos;

V - reiterar comunicações processuais, quando necessárias, juntando aos autos documentos comprobatórios do novo endereço;

VI - analisar e tratar pedidos de prorrogação de prazo realizados pelos responsáveis ou interessados, observados os parâmetros de gestão e de delegação de competência do relator;

VII - gerir o sistema Agenda; e

VIII - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Seção I

Das Competências dos Serviços de Comunicação Processual

Art. 12. Compete aos Serviços de Comunicação Processual:

I - providenciar e expedir as comunicações processuais, observados os requisitos estabelecidos na Resolução-TCU nº 170, de 30 de junho de 2004, e na delegação de competência do relator do processo;

II - realizar controle de qualidade e dos prazos das comunicações processuais;

III - gerir o ciclo das comunicações processuais e providenciar o devido registro nos autos;

IV - reiterar comunicações processuais;

V - analisar e tratar pedidos de prorrogação de prazo realizados pelos responsáveis ou interessados, observados os parâmetros de gestão e de delegação de competência do relator;

VI - zelar pela atualização e integridade dos registros na base do sistema Agenda; e

VII - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

CAPÍTULO VII

DAS COMPETÊNCIAS DA DIJULG

Art. 13. Compete à Diretoria de Gestão dos Efeitos de Pós-Julgamento:

I - assegurar a definição e a implementação de processos de trabalho e ferramentas com vistas a promover o registro, a efetividade e o acompanhamento das deliberações do Tribunal;

II - organizar, supervisionar e coordenar a execução das competências a cargo das subunidades que a integram;

III - acompanhar o desempenho e adotar medidas de gestão que favoreçam e assegurem níveis elevados de produtividade e o cumprimento das metas estabelecidas no âmbito de sua esfera de atuação;

IV - assegurar a necessária articulação e o alinhamento entre as diversas subunidades da Secretaria, de forma a contribuir para a melhoria contínua dos serviços prestados e para o alcance da metas e resultados institucionais; e

V - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Seção I

Das Competências do Scbex

Art. 14. Compete ao Serviço de Cobrança Executiva:

I - autuar processos de cobrança executiva e organizar a documentação a ser remetida aos órgãos/entidades responsáveis pela execução dos acórdãos condenatórios do Tribunal de Contas da União;

II - encaminhar os processos de cobrança executiva e respectiva documentação ao Ministério

Público junto ao TCU;

III - elaborar relatórios gerenciais das atividades inerentes ao procedimento de cobrança executiva;

IV - prestar o apoio necessário ao Ministério Público junto ao TCU relativamente à promoção da cobrança executiva;

V - promover a gestão dos processos originadores enquanto aguardam a formalização e encaminhamento dos processos de cobrança executiva; e

VI - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Seção II

Das Competências do Seged

Art. 15. Compete ao Serviço de Gestão de Deliberações:

I - promover o registro das informações inerentes às deliberações proferidas pelo Tribunal, de modo a permitir adequada gestão, acompanhamento e produção dos efeitos delas decorrentes;

II - verificar os acórdãos do Tribunal quanto à incidência de inexatidão material e adotar as providências requeridas para a devida correção;

III - organizar e disponibilizar, por públicos e contextos de uso, dados e informações decorrentes das deliberações do Tribunal;

IV - prover informações e auxiliar as unidades da Secretaria do Tribunal na gestão do monitoramento de determinações, recomendações e ciência a órgãos e entidades;

V - prover informações e auxiliar as unidades da Secretaria do Tribunal na gestão de providências internas e na aderência aos padrões de qualidade;

VI - gerenciar as soluções de tecnologia da informação relativas ao registro, divulgação e monitoramento das deliberações e providências internas, bem como prestar suporte aos públicos usuários;

VII - gerenciar e zelar pela integridade dos cadastros e bases de dados em função das deliberações do TCU; e

VIII - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Seção III

Das Competências do Secef

Art. 16. Compete ao Serviço de Controle dos Efeitos de Deliberações:

I - realizar as atividades inerentes ao controle dos pagamentos decorrentes de deliberações do TCU;

II - promover o registro de informações referentes a responsáveis com contas julgadas irregulares ou condenados pelo TCU;

III - preparar a relação dos responsáveis com contas julgadas irregulares e adotar as providências para o envio da lista à Justiça Eleitoral e ao Ministério Público Eleitoral;

IV - adotar os procedimentos relativos à inscrição de débitos no "Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público Federal - Cadin";

V - promover o registro de pessoas declaradas inabilitadas para o exercício de cargo em comissão ou função de confiança, ou declaradas inidôneas para participar de licitações ou contratar com a administração pública;

VI - adotar as medidas necessárias com vistas a dar efetivo cumprimento a medida cautelar de indisponibilidade de bens decretada pelo Tribunal;

VII - promover o lançamento do trânsito em julgado nos registros existentes nos cadastro sob sua responsabilidade;

VIII - realizar a operação centralizada dos sistemas externos de informação acessados em decorrência dos acordos de cooperação firmados pelo Tribunal com vistas a dar efetivo cumprimento às atividades sob sua responsabilidade;

IX - manter atualizados e disponíveis para consulta pública, no Portal TCU, os cadastros de responsáveis sancionados pelo TCU, bem como os serviços para emissão de certidões; e

X - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

CAPÍTULO VIII

DAS COMPETÊNCIAS DO SERVIÇO DE APERFEIÇOAMENTO DE PROCESSOS E DA ASSESSORIA

Art. 17. Compete ao Serviço de Aperfeiçoamento de Processos:

I - avaliar e monitorar a eficiência e a eficácia dos processos de trabalho inerentes às atividades da Secretaria, bem assim a aderência dos produtos e serviços às orientações estratégicas da Secretaria e propor as melhorias necessárias;

II - apoiar as unidades na definição de métodos, técnicas e ferramentas de gestão para melhoria de desempenho das subunidades da Secretaria;

III - zelar, em conjunto com a área responsável pela matéria, pela qualidade das informações e padrão dos painéis de informação; e

IV - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 18. Compete à Assessoria:

I - articular e gerir as demandas da Secretaria inerentes à tecnologia da informação;

II - coordenar a divulgação interna e externa de informações sobre atividades e projetos da Secretaria, observada a política de comunicação institucional;

III - assessorar a Secretaria no relacionamento com os públicos interno e externo, em especial relativamente aos serviços sob responsabilidade da Seproc;

III - articular e tratar as questões inerentes ao planejamento das ações da Secretaria e ao acompanhamento da execução do plano, bem assim dos registros requeridos;

IV - apoiar na elaboração e realização de palestras e apresentações institucionais e nas ações de interação com autoridades ou público externo;

V - desenvolver estudos e pesquisas, realizar coleta e análise de dados e informações, preparar minutas de normativos, pareceres, pronunciamentos, expedientes e comunicações, bem como instruir processos que lhe sejam distribuídos;

VI - gerenciar e zelar pelo tratamento das demandas provenientes da Secretaria de Ouvidoria e Segurança da Informação, por outras unidades do Tribunal ou por outros órgãos da Administração Pública;

VII - monitorar e zelar pelas informações da Secretaria em sistemas instituciona is e de correio eletrônico;

VIII - acompanhar o cumprimento de deliberações do Tribunal inerentes a assuntos de competência da Secretaria;

IX - gerenciar e tratar questões inerentes à requisição, gestão, controle e registros de bens, materiais, serviços, diárias e passagens no âmbito da Secretaria;

X - prestar apoio administrativo-operacional, no âmbito da Secretaria, em questões inerentes a gestão de pessoas - servidores, colaboradores terceirizados e estagiários - e a necessidades e ações de

capacitação;

XI - fornecer subsídios ao atendimento das solicitações de informações e encerrar processos que tenham cumprido seu objetivo, observando-se as portarias de delegação das autoridades competentes para cada situação específica;

XII - adotar procedimentos necessários à manutenção das instalações da Secretaria; e

XIII - prestar apoio administrativo e operacional às subunidades da Secretaria e desenvolver outras atividades correlatas e afins às funções de assessoramento.

CAPÍTULO IX

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 19. Ficam revogadas as Portarias-Seproc nº 01, de 28 de março de 2019, e nº 02, de 11 de agosto de 2020.

Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MAURO GIACOBBO

Secretário