Portaria CCG n° 5/2011
Assunto: Aprova a realização do Projeto de Implementação da Política de Relacionamento do TCU - Fase 1.
Origem: [CCG]
Tema: Gestão
Início de vigência: 17/01/2011
Situação: Vigente
Tags: [Gestão de projetos]

O PRESIDENTE DA COMISSÃO DE COORDENAÇÃO GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e tendo em vista o disposto no §2º do art. 5º da Portaria-CCG nº 1, de 03 de abril de 2007,

considerando o estabelecido no §8º do art. 7º da Portaria-TCU nº 210, de 5 de junho de 2009, que dispõe sobre a constituição e gestão de projetos no âmbito da Secretaria do Tribunal; e

considerando o exame procedido pela Comissão de Coordenação Geral acerca da proposta de projeto apresentada em consonância com o Anexo à Portaria-TCU nº 210, de 2009, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto de Implementação da Política de Relacionamento do TCU - Fase 1.

Art. 2º Fica autorizada a Auditora Federal de Controle Externo (AUFC) Rubia Marchetti Trevizani, matrícula nº 7685-6, a exercer a atribuição de gestora de projeto, sob regime de dedicação integral.

Parágrafo único. Cabe à gestora de projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 10 da Portaria-TCU nº 210, de 2009, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º Incumbe ao Secretário-Geral de Administração ­- observadas as delegações e as subdelegações de competência vigentes e o disposto no art. 16 da Portaria-TCU nº 210, de 2009, designar a servidora indicada no caput do artigo anterior na função de coordenador de projeto, dispensando-a da função de confiança atualmente exercida.

Parágrafo único. Compete, também, ao Secretário-Geral de Administração - mediante provocação da unidade patrocinadora - realizar substituição, eventual dispensa ou nova designação do coordenador do projeto, bem como eventual alteração de lotação de servidores posteriormente alocados ao trabalho.

Art. 4º Cabe à unidade patrocinadora observar que o período autorizado para a realização de trabalho por coordenador de projeto de curta duração não deve contemplar o usufruto de férias e o afastamento em razão de plantão no recesso, bem como os demais afastamentos que possam ser previamente agendados pelo servidor e por sua unidade de lotação, a exemplo da licença para capacitação, nos termos dispostos pela Portaria-CCG nº 52, de 14 de dezembro de 2009.

Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CRISTIANO RONDON PRADO DE ALBUQUERQUE

Presidente da CCG

ANEXO À PORTARIA-CCG Nº 5, DE 17 DE JANEIRO DE 2011

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO - CURTA DURAÇÃO

PROJETO RELAÇÕES INSTITUCIONAIS

1. Identificação do gestor do projeto

Nome do gestor

Matrícula

E-mail

Ramal

Rubia Marchetti Trevizani

7685-6

rubiamt@tcu.gov.br

7913

Função do gestor

X

Coordenadora

Líder

Nome do substituto eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

Pedro Dolabela de Lima Lopes

8925-7

pedrodl@tcu.gov.br

5141

Local / telefone

Aceri - (61) 3316-5141

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

Projeto de Implementação da Política de Relacionamento do TCU - Fase 1

Período de realização

Unidade patrocinadora

17/1/2011 a 16/7/2011

Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais - Aceri

3. Vinculação estratégica

Plano Estratégico do TCU

a)

Objetivo Estratégico 1: Ser reconhecido pela contribuição ao combate a corrupção, desvio, desperdício e fraude e ao aperfeiçoamento da administração pública.

b)

Objetivo Estratégico 3: Estimular a transparência da gestão pública.

c)

Objetivo Estratégico 7: Estimular o controle social.

d)

Objetivo Estratégico 8: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.

e)

Objetivo Estratégico 9: Atuar em cooperação com órgãos públicos e com a rede de controle.

f)

Objetivo Estratégico 10: Intensificar o relacionamento com o Congresso Nacional e a sociedade.

Plano de Diretrizes do TCU - 2010

a)

Objetivo 1: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.

b)

Objetivo 2: Atuar em cooperação com órgãos públicos e com a rede de controle.

Plano Diretor da Secretaria-Geral da Presidência - 2010

a)

Diretriz 1: Transparência / Objetivo 1: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.

b)

Diretriz 2: Parcerias Estratégicas / Objetivo 2: Atuar em cooperação com órgãos públicos e com a rede de controle.

c)

Diretrizes da Aceri: 1 - Fortalecer as atividades relativas às relações institucionais do TCU para o bom desempenho do controle externo.

4. Problema / oportunidade

Descrição do problema ou da oportunidade

a)

Fortalecer a realização de parcerias estratégias pelo Tribunal com o público externo (instituições públicas e privadas) a partir da definição de diretrizes que permitam identificar e diferenciar quem são os atores mais importantes para o TCU e qual a melhor forma de se estabelecer um vínculo positivo com eles. A partir disso, começa-se a interagir, por meio de ações coordenadas de comunicação, e a personalizar o comportamento da organização.

b)

O momento atual - mudança de governo no Poder Executivo Federal, em especial - é propício para o estabelecimento de relações com os novos gestores públicos que estão assumindo postos estratégicos no executivo federal. Assim, torna-se necessária a proposição de um plano de ações de curto prazo para que o TCU possa reforçar, com os novos gestores, a sua missão institucional, assegurando, assim, o fortalecimento do controle externo.

Ressalta-se que as organizações privadas e até as públicas estão se valendo dos conhecimentos de Relações Públicas para promover as relações institucionais. Nesse contexto, desenvolvem programas de ação com todos os públicos, pois um público pode facilitar ou impedir a capacidade de uma instituição para atingir seus objetivos. Para tal, identificam públicos, suas reações, percepções e pensam em estratégias comunicacionais de relacionamento de acordo com as demandas sociais e o ambiente organizacional. Supervisionam e coordenam programas de comunicação com públicos - grupos de pessoas que se auto-organizam quando uma organização os afeta ou vice-versa. Preveem e ajudam a alta direção a gerenciar conflitos e crises que porventura passam essas mesmas organizações.

c)

O TCU - por se tratar de uma instituição pilar de modernidade em gestão pública e, também, por estar atento às necessidades de seus públicos de relacionamento - precisa aprimorar sua Política de Relacionamento Institucional. A intenção é de que, colocando este projeto em prática, os relacionamentos continuem a ocorrer, mas com a definição prévia de diretrizes organizacionais, o que trará ganhos para o Tribunal, para o próprio público de relacionamento e para a sociedade. Além disso, pretende-se criar um banco de dados para que estas ações possam ser registradas e acompanhadas.

Evolução do quadro (apresentar dados)

a)

Consta no Plano Estratégico 2006-2010 do TCU, na variável Ambiente Externo, a necessidade de o Tribunal formar parcerias com outras instituições e entes públicos, bem como com o setor privado, a fim de se adequar ao contexto histórico atual: o das relações institucionais e da sociedade que exige melhores serviços públicos. "Esse contexto, para o controle externo, traz profundas implicações e exige inovação de processos e formas de trabalho, coerência e adoção de novas posturas, como o estímulo à participação da sociedade no controle do uso dos recursos públicos, a ampliação da transparência das ações de controle e da administração pública, a aproximação com a sociedade, os gestores públicos e o Congresso Nacional e a gestão adequada do conhecimento organizacional e do capital intelectual." Neste período de vigência do Plano Estratégico, o TCU desempenhou ações (Rede de Controle, Diálogo Público, Encontros Institucionais com Autoridades) que visaram esta aproximação com outras instituições, algo que pode intensificado e aprimorado.

b)

O workshop "Trabalhando com os Influenciadores", realizado pela FSB Comunicações, no dia 9 de agosto de 2010, identificou ações para nortear a atuação do TCU na sua ação institucional, com foco na Assessoria de Comunicação Social (Ascom) , Assessoria Parlamentar (Aspar) , Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais (Aceri) e outras Secretarias da Corte. Ao todo são 26 ações focadas em cinco Eixos (Legislativo, Executivo, Judiciário, Mídia e Academia) , com sugestões de iniciativas a serem realizadas desde já. Se aplicadas, as ações permitirão transformar influenciadores negativos ao Tribunal em aliados e posicionar positivamente a Corte junto aos seus principais públicos de interesse (executivo, legislativo, judiciário, mídia, opinião pública e Academia) . As iniciativas implicam na construção de credibilidade, manutenção da confiança, redução de ruídos e promoção do Tribunal de Contas da União.

c)

Em workshop relativo à Geração de Cenários Prospectivos - PET-TCU 2011-2015, realizado em julho de 2010 no ISC, como resultado do trabalho do grupo 4 (que abordava aspectos de relacionamento e comunicação) , foi sinalizada a importância de se investir em ações que fortaleçam as relações institucionais, adotando-se políticas e técnicas de marketing no serviço público.

5. Escopo do projeto

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Identificar públicos de relacionamento dentro do universo dos jurisdicionados no maior detalhe possível, bem como diferenciá-los sob duas maneiras (valor e necessidade) a fim de sistematizar a Implementação da Política de Relacionamento do TCU e de propor à Presidência ações de relacionamento institucional de curto e médio prazos. Entende-se por médio prazo o período de dois anos.

5.2. Meta -Produto - Homologador

META

Produto

Homologador

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a)

Preparar instrumentos de pesquisa e entrevistar o titular da Segecex com o propósito de identificar as unidades dentro da própria Secretaria-Geral que devem ser entrevistadas no que diz respeito a relacionamento com públicos estratégicos

1

21/01/2011

Entrevista com titular da Segecex

Segepres / Assessoria da Segepres

b)

Preparar instrumentos de pesquisa e entrevistar o a Chefe do Gabinete da Presidência, o Secretário-Geral da Presidência e gestores da Segecex

14 entrevistas

28/01/2011

Entrevistas com a Chefe de Gabinete da Presidência, o Segepres e Secretários da Segecex

Segepres / Assessoria da Segepres

c)

Propor ações de curto prazo para não perder a oportunidade do momento político propício (transição no Poder Executivo)

1

15/2/2011

Relatório com sugestões de ações e datas possíveis

CCG

d)

Identificar instituições (públicas e privadas) que fazem relações Institucionais e agendar reunião para benchmarking e preparar roteiro para aquisição de informações

1

15/2/2011

Lista de instituições e agendamento

Segepres / Assessoria da Segepres

e)

Visitar instituições e observar melhores práticas (sistemas informatizados e ações, bem como programas de relacionamento) de cada instituição visitada em benchmarking.

100% das instituições constantes do Produto "D"

31/03/2011

Relatórios de visitação

Segepres / Assessoria da Segepres

f)

Preparar instrumentos de pesquisa para identificação e análise de diagnóstico de relacionamentos do TCU por meio das unidades da Segecex nos Estados e entrevistá-los por telefone ou videoconferência.

1

31/03/2010

Formulários de Diagnóstico e roteiros para entrevistas e para condução de grupos de discussão

Segepres / Assessoria da Segepres

g)

Aplicar formulários e realizar entrevistas individuais e em grupos de discussão, se for o caso, sobre os públicos de relacionamento das unidades da Segecex apontadas pelo titular para serem ouvidas.

1

25/03/2010

Relatório de consolidação

Segepres / Assessoria da Segepres

h)

Consolidação dos Resultados - Identificação dos Públicos atuais de Relacionamentos

1

25/04/2011

Relação sistematizada dos públicos atuais de relacionamento

CCG

i)

Diferenciação dos Públicos de Relacionamento

1

27/05/2011

Relação sistematizada das diferenças

CCG

j)

Definição de públicos estratégicos a serem trabalhados com ações ainda em 2011

1

15/06/2011

Relatório com identificação dos públicos e a importância deles

CCG

k)

Roteiro de ações e programas de relacionamento para com o público definido como estratégico em 2011 (incluindo ações de diálogo público) .

1

16/07/2011

Relatório final

CCG

l)

Guia de orientação aos Dirigentes informando quais são os públicos considerados estratégicos para o TCU e qual a melhor forma de cada unidade se relacionar com eles.

1

16/7/2011

Relatório Final

CCG

m)

Criação de um banco de dados na linguagem apex para armazenar as informações relacionadas às ações de Relacionamento Institucional (similar ao que já existe na Assesssoria Parlamentar)

1

16/7/2011

Banco de dados

CCG

5.3. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Decidir a melhor unidade estratégica em que o trabalho de relações institucionais deveria ser realizado.

b)

Executar o programa de implementação da política de relacionamento do TCU.

c)

Interagir com públicos (clientes) do TCU - Fase 2 do Projeto de Implementação do Política de Relacionamento do TCU

d)

Personalizar o comportamento da organização por meio de Plano Anual de Relacionamento do TCU: Implementar e implantar projetos ou programas de relações públicas, bem como ações aproximativas, com públicos de relacionamento do TCU - Fase 2 do Projeto de Implementação do Política de Relacionamento do TCU

e)

O projeto não irá propor ações de relacionamento institucional para o período posterior a dois anos.

6. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

O Tribunal reconhecerá , no que tange aos jurisdicionados, seus públicos de relacionamento (e, dessa maneira, como se relacionar com eles) em cada ponto de contato, em todos os meios usados, em todos os lugares.

b)

Diferenciar os públicos de relacionamento do TCU no universo dos jurisdicionados de acordo com suas necessidades e valores.

c)

Identificar, por meio de pesquisa e diagnósticos. os públicos (cartela de clientes) que o TCU se relaciona.

d)

O conhecimento prévio dos públicos de relacionamento do TCU, o que possibilitará que, em ações e projetos de comunicação social, os resultados esperados de tais iniciativas obtenham mais êxito.

e)

Estabelecer ações de curto prazo para serem implementadas concomitantemente com a realização do Projeto.

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

de ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

pela ação

a)

Cultura da organização: A Aceri é comumente reconhecida no TCU pela sua forte atuação na área de Cerimonial em detrimento das práticas em relacionamento institucional

Alto

Média

(E) Conscientização sobre a importância do projeto às chefias das unidades parceiras

Patrocinador e CCG

b)

Dificuldade na disponibilização de servidores para participar de atividades do projeto

Alto

Média

(E) Negociação prévia com as chefias das unidades parceiras

Patrocinador

c)

Falta de disponibilidade da equipe, dentro da dedicação prevista

Médio

Baixo

(E) Negociar com as respectivas chefias imediatas

Patrocinador

d)

Atraso no cronograma de entrevistas e grupos de discussão por conta da agenda ocupada dos gestores.

Alto

Média

(E) Realizar agendamentos com antecedência e sensibilizar sobre a importância da presença de cada convocado para a reunião

Coordenador (a) do projeto

8. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da parte envolvida

patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Aceri

Patrocinador do projeto. Entre outras atividades, incumbe disponibilizar dois servidores, além da coordenadora do projeto, que tenham formação em Comunicação Social e uma estagiária para o bom andamento das atividades do projeto.

Além disso, ceder espaço físico e computadores, bem como ramais telefônicos no período da execução do projeto.

b)

Assessoria da Segepres

Apoiar a supervisão do projeto.

c)

Segecex, Aspar, Secom.

Unidades parceiras. Entre outras atividades, cabe disponibilizar, no mínimo, um servidor de cada unidade quando necessário ao bom andamento das atividades do projeto.

d)

Gestores do TCU

Fornecedor interno. Entre outras atividades, contempla a disponibilidade de tempo para responder pesquisas e entrevistas formuladas pela equipe do projeto, bem como, se necessário, participar de grupos de discussão.

9. Relação com outros projetos

Projetos predecessores

Projetos conexos

Projetos sucessores

Projeto PET-TCU 2011-2015

Projeto Comunicação Interna

1) Projeto de Implementação do Política de Relacionamento do TCU - Fase 2

2) Plano Anual de Relacionamento do TCU (que abrangerá as ações de Comunicação/Relações Públicas/Institucionais e os públicos estratégicos a participarem de tais iniciativas) - Fase 3

3) Projeto de Responsabilidade Social no TCU (alinhado à Política de Relacionamento)

10. Custos adicionais estimados

Recurso

Valor estimado

Data inicial de liberação do recurso

Aquisição de dois mini-gravadores digitais

R$ 700,00

18/02/2011

Total de custos estimados

R$ 700,00

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

11. Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

Local de trabalho com mobiliário adequado (computador, impressora, telefone, estrutura de rede)

Aceri

b)

Sala de reuniões com mobiliário adequado (mesa, cadeiras, computador com projetor)

Aceri

12. Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação integral/ parcial / por atividade

1.

Rubia Marchetti Trevizani

7685-6

Aceri

17/01/2011 a 16/07/2011

Integral

2.

Pedro Dolabela de Lima Lopes

8925-7

Aceri

17/01/2011 a 16/07/2011

Integral

3.

Elciana Lucas Dos Santos

2759-6

Aceri

17/01/2011 a 16/07/2011

Parcial

4.

Tércio Ribas Torres

5864-5a

Ascom

17/01/2011 a 16/07/2011

Por atividade

5.

Cláudia Abreu Martins

1650-0

Ascom

17/01/2011 a 16/07/2011

Por atividade

6.

Bruna Raniero Fonseca Naoum

6233-2

Segecex

17/01/2011 a 16/07/2011

Por atividade

7.

Claudio Nogueira Aucelio

1073-1

Aspar

17/01/2011 a 16/07/2011

Por atividade

8.

Um (a) estagiário (a) da Segepres/Aceri

Aceri

17/01/2011 a 16/07/2011

Por atividade

13. Finalização

Data

Assinatura do gestor do projeto

Em janeiro de 2011

RUBIA MARCHETTI TREVIZANI

Coordenadora do Projeto

Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, em janeiro de 2011

Claudia Goncalves ManceboChefe da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais

Manifestação do titular da Secretaria-Geral da unidade patrocinadora

De acordo, encaminhe-se à Seplan para fins de aprovação junto à CCG.

Segepres, em janeiro de 2011

CRISTIANO RONDON PRADO DE ALBUQUERQUE Secretário-Geral da Presidência