Portaria TCU n° 87/1986
Assunto: Aprova instruções destinadas ao exame dos processos de Tomada de Contas da Administração Direta e dá outras providências.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 19/05/1986
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNI¿O, no uso das atribuições que lhe confere o disposto no artigo 5º, item I, do Decreto-lei nº 199, de 25 de fevereiro de 1967, resolve:

Artigo único. Aprovar as instruções destinadas ao exame dos processos de Tomada de Contas da Administração Direta, ficando revogada a Portaria nº 196 de 07 de dezembro de 1982.

FERNANDO GONÇALVES

Presidente

Revogada pela Portaria nº 204, de 20/4/1995.

ANEXO À PORTARIA 087-GP/86

INSTRUÇÕES DESTINADAS AO EXAME DOS PROCESSOS DE TOMADA DE CONTAS DA

A D M I N I S T R A Ç Ã O D I R E T A

No exame dos processos de tomada de contas da Administração Direta devem ser observadas as seguintes instruções:

1 - COMPOSIÇÃO DO PROCESSO

1.1 - Verificar se constam do processo os seguintes elementos básicos e indispensáveis:

a) relação dos agentes responsáveis;

b) demonstrativo dos créditos autorizados;

c) demonstrativo da execução da despesa;

d) balancete financeiro;

e) balancete patrimonial;

f) balancete de compensação;

g) relatório do gestor, quando couber, e do tomador das contas;

h) relatório e certificado de auditoria; e

i) pronunciamento expresso da autoridade competente.

1.2 - Propor a restituição do processo à origem para ser devidamente formalizado, quando faltar qualquer um dos elementos constantes das letras g, h e i do item acima.

1.3 - Verificar se constam, ainda, os seguintes elementos, quando for o caso:

a) demonstrativo sintético da movimentação do material no almoxarifado;

b) demonstrativo dos pagamentos de inativos e pensionistas;

c) demonstrativo dos convênios, acordos e ajustes;

d) demonstrativo dos auxílios, subvenções e contribuições; e

e) demonstrativo das responsabilidades inscritas no período ou exercício e n¿o regularizadas até o levantamento das contas.

2 - SUBSÍDIOS AO EXAME DO PROCESSO

2.1 - Constituem subsídios ao exame do processo:

a) tomada de contas do exercício anterior;

b) relatório de inspeção; e

c) documentos existentes nas Inspetorias, relativos à unidade.

3 - EXAME DO PROCESSO

3.1 - Proceder, preliminarmente, à leitura dos relatórios do gestor, quando couber, do tomador das contas e de auditoria, para conhecimento das ocorrências verificadas no período ou exercício.

3.2 - Examinar as contas em confronto com o relatório de inspeção, quando houver, com a tomada de contas do exercício anterior e com os documentos existentes nas Inspetorias relativos à unidade.

3.3 - Verificar:

3.3.1 - se há contas de exercícios anteriores ou processos conexos, pendentes de julgamento, com possíveis reflexos nas contas em exame;

3.3.2 - se, no relatório de auditoria ou no relatório de inspeção, há restrições aos registros contábeis;

3.3.3 - se os relatórios de auditoria, do tomador das contas e de inspeção registram inobservância de dispositivos legais ou regulamentares, despesas impugnadas ou qualquer outra ocorrência que possa afetar as contas;

3.3.4 - se o certificado de auditoria guarda conformidade com as apreciações e conclusões do relatório de auditoria.

3.4 - Verificar no exame dos demonstrativos contábeis:

3.4.1 - se os valores registrados como saldo do exercício anterior, nos balancetes financeiro, patrimonial e de compensação, conferem com os da respectiva tomada de contas;

3.4.2 - se a despesa empenhada, por elementos correspondentes a cada projeto ou atividade, registrada no demonstrativo da execução da despesa, obedeceu aos limites dos créditos, à disposição do órgão;

3.4.3 - se houve plano de aplicação, publicado no DOU., quando ocorrer despesa à conta do elemento 4.1.3.0;

3.4.4 - se o total da despesa empenhada, do demonstrativo da execução da despesa, é igual ou inferior ao débito da despesa realizada, do balancete financeiro;

3.4.5 - se o total dos empenhos a pagar, do demonstrativo da execução da despesa, é igual ao crédito de "Restos a Pagar", do balancete financeiro;

3.4.6 - se o débito da conta "Restos a Pagar", do balancete financeiro, confere com o saldo credor da mesma conta, advindo do exercício anterior; e

3.4.7 - se, havendo saldo devedor na conta "Diversos Responsáveis", consta do processo o demonstrativo das responsabilidades inscritas ou o pronunciamento a respeito nos relatórios do tomador das contas ou da auditoria.

3.5 - Examinar, de acordo com os artigos 22, 23 e 24 da Resolução nº 206/80, alterada e consolidada pelas Resoluções nºs 213/83 e 222/85, os seguintes demonstrativos:

a) de pagamentos de inativos e pensionistas;

b) de convênios, acordos e ajustes; e

c) de auxílios, subvenções e contribuições.

4 - PROCESSOS CONSTITUÍDOS DE BALANÇOS

A análise dos processos de tomada de contas da Administração Direta, quando constituídos de balanços (Lei nº 4.320/64), será feita, no que couber, com base nas instruções destinadas ao exame das contas de Autarquias.

5 - TOMADA DE CONTAS DE RESPONSÁVEL PELA GUARDA DE MATERIAL

5.1 - Quando na tomada de contas do ordenador de despesas forem incluídas as contas do responsável pela guarda de material, verificar se os dados contidos no demonstrativo sintético da movimentação do material no Almoxarifado conferem com os elementos da conta Almoxarifados do balancete patrimonial.

6 - INFORMAÇ¿O DO PROCESSO

6.1 - Na informação do processo, será utilizado o formulário próprio (Anexo), podendo a Inspetoria de Controle Externo efetuar adaptações, se necessárias.

6.2 - O funcionário concluirá a informação, propondo:

6.2.1 - diligência, no caso de terem sido encaminhados elementos insuficientes para o exame das contas, ou para dirimir dúvidas ou incoerência surgidas;

6.2.2 - diligência "in loco", se entender que alguns aspectos da tomada de contas devam ser esclarecidos à vista da documentação e elementos que se encontrem na unidade ou no órgão de contabilidade analítica;

6.2.3 - a audiência do responsável para apresentar justificativas ou esclarecimentos, no caso de infração ou irregularidade que lhe for atribuída e da qual possa resultar cominação de multa, a que se refere o subitem 6.2.11;

6.2.4 - a citação do responsável para apresentar alegações de defesa ou recolher o valor do débito apurado;

6.2.5 - inspeção especial, para suprir omissões, falhas, ou dúvidas, esclarecer processos, documentos, publicações ou divulgações;

6.2.6 - a fixação do prazo para adoção de providências destinadas a sanar falhas ou omissões verificadas no exame;

6.2.7 - o sobrestamento do julgamento das contas, quando este depender de matéria ou processo ainda pendente de solução;

6.2.8 - a aplicação de multa quando n¿o cumprida a diligência nos prazos fixados;

6.2.9 - a regularidade das contas, dando quitação aos responsáveis, quando

6.2.9.1 - n¿o se apurar irregularidade; e

6.2.9.2 - as contas ficarem totalmente saneadas à vista dos resultados das medidas preliminares a que se referem os subitens 6.2.1 a 6.2.8.

6.2.10 - a baixa na responsabilidade e o arquivamento do processo, quando for apurada infrigência de disposição legal ou regulamentar aplicável ou verificada julgamento pela regularidade e quitação, ou tampouco por n¿o ser suficientemente grave ou individualizada a conclusão pela irregularidade e cominação da multa prevista em lei;

6.2.11 - a irregularidade das contas e cominação de multa, após audiência prevista no subitem 6.2.3, quando for apurada infrigência de disposição legal ou regulamentar aplicável ou verificada irregularidade de caráter formal suficientemente grave ou individualizada;

6.2.12 - a baixa na responsabilidade e a expedição, na forma regimental, da provisão de quitação, quando:

6.2.12.1 - recolhida a importância da multa cominada ao responsável por contas julgadas irregulares; e

6.2.12.2 - notificado, recolher o débito.

6.2.13 - a irregularidade das contas e em débito o responsável quando n¿o atender à citação, ou forem consideradas improcedentes as alegações de defesa apresentadas, opinando por que se autorize, desde logo, a cobrança executiva, caso o responsável não atenda à notificação ou n¿o solicite o parcelamento do débito;

6.2.14 - o arquivamento do processo, quando as contas se tornarem iliquidáveis, por causas fortuitas ou de força-maior; e

6.2.15 - a exclusão do nome do ordenador de despesa, do rol de responsáveis, quando n¿o houver gerido recursos, e o arquivamento do processo.

6.3 - Na proposta de julgamento das contas, quanto ao mérito, poder¿o, quando couber, ser incluídas sugestões de:

6.3.1 - recomendação;

6.3.2 - constituição de processo apartado para o prosseguimento da apuração de débitos de responsáveis secundários.

A N E X O

Formulário para informação de Tomada de Contas.

TC nº .............

Contas do (da) ................

...............................

Exercício de 19..

Responsáveis:

...............................

...............................

Processos apensados:

TC nº ...................

TC nº ...................

1. - ELEMENTOS INTEGRANTES DO PROCESSO:

a) Relação dos agentes responsáveis..................................................................................fls.

b) Demonstrativo dos créditos autorizados.........................................................................fls.

c) Demonstrativo da execução da despesa..........................................................................fls.

d) Balancete Financeiro.....................................................................................................fls.

e) Balancete Patrimonial.....................................................................................................fls.

f) Balancete de Compensação.............................................................................................fls.

g) Demonstrativo sintético da movimentação do material no almoxarifado.......................fls.

h) Demonstrativo dos pagamentos de inativos e pensionistas............................................fls.

i) Demonstrativo dos convênios, acordos e ajustes.............................................................fls.

j) Demonstrativo dos auxílios, subvenções e contribuições................................................fls.

l) Demonstrativo das responsabilidades inscritas no período ouexercício e não

regularizadas até o levantamento das contas.......................................................................fls.

m) Relatório do gestor, quando couber, e do tomador de contas.......................................fls.

n) Relatório de auditoria......................................................................................................fls.

o) Certificado de auditoria...................................................................................................fls.

p) Pronunciamento expresso da autoridade competente.....................................................fls.

2 - RECURSOS FINANCEIROS RECEBIDOS:

2.1 - Orçamentárias...... Cr$.................

2.2 - Extra-Orçamentários Cr$_________________ Cr$.................

3 - CERTIFICADO DE AUDITORIA...............................

4 - RELATÓRIO DE INSPEÇÃO: TC nº..................../.......

5 - CONTAS DO EXERCÍCIO ANTERIOR: TC nº................./......

5.1 - Data do Julgamento: / / Ata nº............

5.2 - Situação:

6 - PROCESSOS CONEXOS:.........................

CONCLUSÃO