Portaria TCU n° 85/2023
Assunto: Dispõe sobre o Plano de Preservação de Documentos Eletrônicos do Tribunal de Contas da União (PPDETCU).
Origem: [TCU]
Início de vigência: 19/04/2023
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, em especial ao disposto nos arts. 28, inciso XIV e 170, do Regimento Interno do TCU,

considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012; na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018; no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002; na Resolução - TCU nº 233, de 4 de agosto de 2010; na Resolução - TCU nº 303, de 28 de novembro de 2018; na Resolução - TCU nº 261, de 11 de junho de 2014; na Resolução - TCU nº 259, de 7 de maio de 2014, e na Portaria - TCU nº 110, de 15 de julho de 2020;

considerando a necessidade de disciplinar e assegurar os requisitos e condições de captura, gestão, armazenamento, preservação e disponibilidade dos documentos eletrônicos gerados ou custodiados no âmbito do Tribunal de Contas da União; e

considerando as informações constantes do processo TC-010.511/2020-2, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÃO PRELIMINARES

Art. 1º Este Plano de Preservação de Documentos Eletrônicos do Tribunal de Contas da União (PPDE-TCU) compreende princípios, objetivos, diretrizes e requisitos para a preservação de documentos eletrônicos.

Art. 2º Para os efeitos dessa portaria, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:

I - autenticidade: garantia de que um documento é livre de adulterações;

II - confiabilidade: garantia de completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação;

III - curadoria digital: avaliação, seleção, preservação, manutenção e arquivamento de documentos eletrônicos em repositório arquivístico digital confiável;

IV - disponibilidade: garantia de acesso à informação por usuários autorizados, quando necessário;

V - documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;

VI - guarda de longo prazo: documentos e processos que devam ser preservados por mais de 10 anos;

VII - guarda permanente: aquela na qual os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados;

VIII - formato de arquivo: organização de dados dentro de objetos digitais, usualmente projetada para facilitar o armazenamento, recuperação, processamento, apresentação e/ou transmissão dos dados pelo software, como por exemplo: .doc, .txt, .xls;

IX - integridade: documento intacto e não corrompido cuja mensagem que deve comunicar para atingir seu objetivo está inalterada;

X - item não digitalizável: objeto recebido em suporte não eletrônico ou em suporte eletrônico incompatível com os padrões de armazenamento definidos pela tecnologia do Tribunal;

XI - migração: transferência de informação digital com foco na preservação de todo o conteúdo da informação, de forma que a nova implementação da informação no arquivo substitua a anterior;

XII - pacote de informação: informação de conteúdo junto com a informação de descrição de preservação (metadados de preservação);

XIII - preservação digital: processo específico de manutenção dos materiais digitais através do tempo e das diferentes gerações de tecnologia, independentemente de onde estejam armazenados;

XIV - proveniência: informação que documenta o histórico de uma informação de conteúdo. Essa informação relata a origem ou a fonte da informação de conteúdo, sua custódia e mudanças desde a sua produção, como, por exemplo, o usuário que registrou os dados e a informação sobre seu arquivamento, manuseio e migração;

XV - Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): local em que os conteúdos informacionais são armazenados e organizados segundo padrões que permitam sua recuperação tempestiva a longo prazo; e

XVI - segurança da informação: proteção da informação contra ameaças para garantir a continuidade do negócio, minimizar os riscos e maximizar a eficiência e a efetividade das ações do negócio.

Art. 3º Este plano abrange documentos eletrônicos assinados, oficializados, conferidos com o original ou que constituam peça de processo, bem como documentos eletrônicos não oficializados, tratados pelas soluções de TI corporativas que dão suporte ao uso de processos e documentos eletrônicos no âmbito do TCU.

§ 1º Para serem incluídos no escopo de preservação de acordo com o presente plano, documentos presentes em outros suportes ou locais de armazenamento poderão ser transportados ou replicados nas soluções de TI de que trata o caput deste artigo, utilizando os meios computacionais disponíveis.

§ 2º Para fins de preservação digital, todos os documentos eletrônicos de que trata este artigo devem receber classificação arquivística, de modo que se possa identificar o que poderá ser descartado e o que deverá ser preservado por longo prazo.

§ 3º Após a identificação do que é de guarda de longo prazo ou permanente, esses documentos deverão ser envidados para o RDC-Arq para fins de preservação.

Art. 4º A infraestrutura tecnológica de hardware e software utilizada deve garantir a confiabilidade, autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos.

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS E OBJETIVOS

Art. 5º O PPDE-TCU segue os seguintes princípios:

I - transparência, efetividade, eficiência, acessibilidade, disseminação e preservação; e

II - responsabilidade, estratégia, aquisição, desempenho, conformidade e comportamento humano, ligados a boa governança corporativa de tecnologia da informação.

Art. 6º Os objetivos do PPDE-TCU são:

I - assegurar o pleno acesso aos documentos eletrônicos, pelo prazo definido institucionalmente;

II - garantir, permanentemente, a autenticidade dos documentos eletrônicos;

III - implantar repositório institucional específico para a preservação digital;

IV - contribuir para reduzir o risco em segurança da informação; e

V - diminuir os riscos de perda de informação institucional.

CAPÍTULO III

DOS REQUISITOS

Art. 7º Os documentos eletrônicos recebidos ou produzidos pelo TCU deverão ter os seguintes requisitos de preservação digital:

I - formatos de arquivo específicos para os documentos eletrônicos existentes na Casa; e

II - possibilidade de migração para novas versões, sem perda de autenticidade.

Art. 8º Os documentos eletrônicos a serem preservados serão salvos em formato que permita a sua preservação ao longo do tempo sem comprometer a confiabilidade, autenticidade e integridade do documento.

Art. 9º Anualmente, as áreas de tecnologia da informação, juntamente com a área de gestão documental, deverão fazer revisão dos formatos e softwares utilizados, para fins de recomendação ou verificação da continuidade de seu uso no Tribunal.

Art. 10. Os documentos e processos eletrônicos receberão obrigatoriamente classificação arquivística no momento de sua autuação na solução de serviços eletrônicos denominada TCUeletrônico.

Art. 11. O TCU-eletrônico deverá fazer o cálculo da temporalidade desses e emitir relatórios com o estoque das unidades e suas respectivas fases de guarda.

Art. 12. Deverá ser mantido o histórico das tabelas de classificação e temporalidade no TCUeletrônico.

Art. 13. O sistema deverá manter o histórico das alterações feitas no código de classificação e na tabela de temporalidade.

Art. 14. Documentos e processos identificados como de guarda permanente deverão ser transferidos para um RDC-Arq, conforme recomendação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) em sua Resolução nº 43, de 4 de setembro de 2015.

§ 1º Documentos e processos eletrônicos que não sejam de guarda permanente, mas possuam guarda de longo prazo serão encaminhados ao RDC-Arq, de forma a mantê-los pelos prazos estabelecidos em seu processo de avaliação.

§ 2º Documentos e processos eletrônicos, incluindo documentos não oficializados, cuja destinação final seja o descarte na tabela de temporalidade, e que já tenham cumprido todo o prazo de guarda, poderão ser excluídos do sistema eletrônico de gestão de documentos, mantendo-se somente os seus metadados com a informação sobre o descarte.

§ 3º Itens não digitalizáveis que acompanhem processos eletrônicos de guarda permanente ou intermediária de longo prazo não poderão ser descartados e deverão ser enviados para arquivamento no Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo (SGBA).

Art. 15. Os sistemas informatizados responsáveis pela gestão de documentos digitais devem manter funcionalidades de classificação de segurança da informação e atribuição de autorização de acesso em conformidade com as normas, regras e leis vigentes.

CAPÍTULO IV

Das diretrizes de armazenamento

Art. 16. O sistema de gestão de documentos e processo eletrônicos do Tribunal, responsável pelo armazenamento e recuperação de conteúdo dos documentos eletrônicos, deverá possibilitar a exportação dos documentos e seus metadados para um RDC-Arq.

Art. 17. Os metadados dos documentos eletrônicos deverão ser mantidos em banco de dados relacional com garantia da sua integridade.

Art. 18. A estrutura do sistema de gestão de documentos e processos eletrônicos deve ser preservada para garantir a integridade dos dados exportados para o RDC-Arq.

Art. 19. Os acórdãos, decisões e demais documentos emanados pelos órgãos colegiados existentes em formato digital serão exportados para o RDC-Arq, uma vez que esses documentos originais já nascem permanentes por seu valor histórico.

Art. 20. Toda infraestrutura computacional de hardware e software, utilizada para suporte aos sistemas de armazenamento de documentos eletrônicos, deve estar coberta por cláusulas de suporte e garantia de atualização de versão e estar sujeitas a políticas de backup que inclua testes periódicos de recuperação de informações.

Art. 21. Os servidores de arquivo e de banco de dados, o sistema de gestão de documentos e processos eletrônicos e o RDC-Arq serão constantemente monitorados pelas áreas de Tecnologia da Informação com vistas à identificação de falhas que possam comprometer a recuperação de documentos.

Art. 22. O ambiente de contingência do TCU incluirá redundância dos servidores de arquivo, de aplicação e de banco de dados relativos aos documentos digitais e respectivos metadados.

Art. 23. Atendidos os critérios estabelecidos na tabela de temporalidade, serão mantidas no ambiente de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), apenas a última versão de documentos eletrônicos não oficializados.

Art. 24. Após a transferência de documento eletrônico para o RDC-Arq, serão mantidas no GED, além da última, apenas as versões cuja próxima versão registrada não tenha sido criada pelo mesmo autor.

CAPÍTULO V

Do repositório para preservação digital

Art. 25. O TCU deverá adotar um RDC-Arq institucional dedicado à preservação digital.

§ 1º O repositório de preservação digital inclui tanto o software como o hardware correspondente.

§ 2º O repositório de preservação digital deverá utilizar padrões abertos.

§ 3º O repositório de preservação digital deverá estar de acordo com a norma brasileira NBR 15.472, de 9 de abril de 2007, em seu modelo de referência para um sistema aberto de arquivamento de informação (SAAI).

§ 4º As atualizações tecnológicas necessárias do repositório de preservação digital integrarão o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI).

Art. 26. As regras de acesso de usuários ao repositório de preservação digital serão definidas pelo Instituto Serzedello Correa (ISC) juntamente com a área de segurança da informação.

Art. 27. Para encaminhamento e aceite no repositório de preservação digital os documentos eletrônicos deverão estar consolidados, em sua versão final, e deverão ser submetidos a avaliação documental nos termos do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental.

Art. 28. Os documentos ou processos eletrônicos consolidados aceitos no repositório de preservação digital deverão atender aos requisitos de acesso e recuperação integral de seu conteúdo, devendo ser compreensíveis independente do sistema em que foram gerados.

Art. 29. O conteúdo de cada documento eletrônico enviado ao repositório de preservação digital deverá estar acompanhando pelo pacote de informações dos requisitos de preservação digital, identificando a proveniência, contexto, referência e fixidez do documento.

Parágrafo único. Os pacotes com os requisitos de preservação digital deverão possuir descritores que os identifiquem claramente em relação aos demais pacotes.

Art. 30. Os documentos e processos eletrônicos aceitos no repositório de preservação, e seus respectivos pacotes de informação, deverão ter o histórico de processamento preservado indefinidamente.

CAPÍTULO v

DAS Responsabilidades

Art. 31. O ISC é responsável por:

I - gerir a preservação de documentos e processos eletrônicos no Tribunal;

II - coordenar as ações relativas à preservação de documentos e processos eletrônicos, inclusive quanto à inserção de ações relacionadas à preservação documental nos planos de ação das diferentes unidades do Tribunal;

III - coordenar a implantação e a revisão periódica do PPDE;

IV - posicionar-se quanto aos aspectos de preservação de documentos eletrônicos e físicos, independentemente de estarem ou não submetidos a sistemas de gestão documental;

V - executar as ações educacionais dos usuários quanto aos aspectos de preservação;

VI - participar da execução das diretrizes e ações de preservação que envolvam conceitos arquivísticos;

VII - submeter à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD) questões pertinentes à preservação dos documentos eletrônicos;

VIII - ser unidade gestora do RDC-Arq;

IX - realizar curadoria digital dos documentos e processos eletrônicos que serão transferidos ao repositório de preservação digital e a gestão da consulta nesse repositório;

X - orientar os servidores sobre a necessidade do cumprimento das normas de gestão documental, principalmente aquelas relativas a documentos digitais a serem preservados, os formatos de arquivo adotados, a utilização dos sistemas de gestão de documentos e a correta classificação arquivística e de confidencialidade dos documentos digitais;

XI - analisar os impactos das regras de negócio na preservação documental e vice-versa; e

XII - efetuar a documentação dos aspectos de negócio relativos à preservação digital nos sistemas de gestão de processos e documentos.

Parágrafo único. A orientação quanto à confidencialidade dos documentos digitais será realizada em conjunto com a Secretaria de Ouvidoria e Segurança da Informação (Sesouv) ou unidade que a suceder.

Art. 32. A Secretaria de Tecnologia da Informação e Evolução Digital (Setid) é responsável por:

I - implementar os mecanismos e controles informatizados que apoiem a preservação documental;

II - construir ou apoiar a aquisição e instalação do módulo informatizado de gestão da preservação, de acordo com as especificações relativas à tecnologia da informação e definições emanadas pelas áreas competentes;

III - efetuar a documentação dos aspectos tecnológicos relativos à preservação digital nos sistemas de gestão de processos e documentos;

IV - identificar os formatos de arquivo e softwares adequados para preservação e efetuar o cadastramento no sistema informatizado;

V - gerar a documentação digital e física relativa à recuperação de documentos digitais;

VI - emitir parecer sobre os custos e impactos das ações de preservação nas soluções e serviços de tecnologia da informação;

VII - prover a infraestrutura necessária à hospedassem do RDC-Arq;

VIII - monitorar o ambiente computacional e garantir à disponibilidade do RCD-Arq de acordo com os níveis de serviço acordados com a unidade gestora;

IX - comunicar ao ISC eventual identificação de documentos armazenados em ambiente computacional sob sua responsabilidade, para avaliação da necessidade de preservação; e

X - apoiar as demais ações e diretrizes de preservação de processos e documentos que envolvam tecnologia da informação.

Art. 33. A Sesouv é responsável por:

I - apoiar o ISC no que diz respeito ao estabelecimento de perfis de acesso dos documentos e processos enviados RDC-Arq;

II - orientar o ISC com relação aos aspectos da Lei de Proteção de Dados quando da implantação do modulo de acesso aos documentos e processos preservados no RDC-Arq; e

III - promover a orientação dos usuários quanto aos aspectos de segurança da informação envolvidos na preservação digital.

Art. 34. As demais unidades do Tribunal são responsáveis por:

I - prever nos seus respectivos planos de ação iniciativas relacionadas à preservação documental; e

II - identificar, nos sistemas sob sua gestão, documentos que necessitem ser preservados por longo prazo.

Art. 35. A CAD, por força do estabelecido nos incisos IV e V do art. 4º da Portaria TCU nº 110/2020, é responsável por deliberar sobre questões relativas à preservação de documentos digitais a ela submetidas.

Art. 36. À Comissão Gestora de Tecnologia da Informação (CGTI) compete priorizar, em acordo com as áreas envolvidas, as atividades relativas à preservação de documentos eletrônicos.

CAPÍTULO vI

Das disposições finais

Art. 37. Compete ao ISC, consultadas as unidades envolvidas, propor à GCTI, no prazo de até noventa dias, plano de ação com detalhamento das iniciativas priorizadas para implantação do disposto nesta portaria.

Parágrafo único. A preservação dos processos administrativos e de controle externo eletrônicos deverá ser priorizada.

Art. 38. As unidades básicas e técnicas do Tribunal deverão adequar seus planos diretores e de ações de modo a priorizar adequadamente a implantação do estabelecido por essa portaria, consideradas as devidas responsabilidades.

Art. 39. Esse plano e seus resultados serão avaliados e revistos, no mínimo, a cada cinco anos, pela CGTI em parceria com a CAD e submetidos à aprovação da Comissão Geral de Coordenação (CCG), a fim de verificar as atualizações necessárias.

Art. 40. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

MINISTRO BRUNO DANTAS