Portaria TCU n° 90/2003
Assunto: Aprova o Roteiro de Auditoria de Conformidade.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 06/03/2003
Situação: Vigente
Normas relacionadas: [Alterada por Portaria TCU n° 122/2004]

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições,

Considerando que o Plano Estratégico do Tribunal para o período de 2003 a 2007 definiu como um dos objetivos estratégicos "cumprir com tempestividade e qualidade as competências do TCU";

Considerando que o Plano de Diretrizes do Tribunal para 2003 definiu como diretrizes "incrementar a qualidade das fiscalizações, mantendo o esforço de fiscalização e priorizando áreas de maior significância"; e "melhorar a tempestividade, a qualidade e a efetividade das ações de controle externo";

Considerando que os padrões incorporados e disseminados no âmbito do Projeto de Desenvolvimento Profissional em Auditoria - PDPA, aprovado pela Portaria nº 63-SEGECEX, de 26 de novembro de 2001, contribuem para a melhoria da qualidade dos trabalhos de auditoria e para a redução do tempo de tramitação dos processos destes decorrentes;

Considerando a necessidade de prover as auditorias de conformidade de metodologia própria e de embasamento técnico comparável ao que foi conferido às auditorias de Natureza Operacional a partir da edição da Portaria nº 144-GP, de 10 de julho de 2000, que aprovou o Manual de Auditoria de Natureza Operacional;

Considerando que este Tribunal adota os princípios básicos e os padrões gerais definidos pela International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI);

Considerando o disposto no item 8.1.4, alíneas "a" e "b", da Decisão nº 1238/2002-TCU-Plenário;

Considerando a necessidade de disciplinar, em caráter preliminar, os padrões gerais, de planejamento, de execução, de elaboração do relatório e de controle de qualidade das auditorias de conformidade efetuadas pelo TCU; e

Considerando que a edição de um novo Manual de Auditoria requer que os padrões propostos sejam previamente testados e adaptados às atividades do Tribunal e de seus servidores, resolve:

Art. 1º Fica aprovado o Roteiro de Auditoria de Conformidade, em anexo, contendo os procedimentos técnico-operacionais a serem utilizados nas auditorias dessa modalidade.

Art. 2º A Secretaria Geral de Controle Externo - SEGECEX, por intermédio da Secretaria Adjunta de Fiscalização - ADFIS, manterá atualizado o Roteiro de que trata o artigo anterior, cabendo-lhe, ainda, o esclarecimento de dúvidas e o recebimento de sugestões para o seu aperfeiçoamento, bem como o acompanhamento de sua implementação até que os padrões estejam devidamente consolidados para, então, serem incorporados ao Manual de Auditoria do Tribunal.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

VALMIR CAMPELO

Presidente

SUMÁRIO

I.

PADRÕES GERAIS...................................................................................................................

4

II.

PADRÕES DE PLANEJAMENTO............................................................................................

6

III.

PADRÕES DE EXECUÇÃO......................................................................................................

7

IV.

PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO..................................................................

10

V.

PADRÕES DE CONTROLE DE QUALIDADE.......................................................................

17

VI.

GLOSSÁRIO...............................................................................................................................

19

VII.

ANEXOS.....................................................................................................................................

25

PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE[footnoteRef:2] [2: As expressões em negrito constam do glossário e o sublinhado destina-se à ênfase.]

(NR) (Portaria-Segecex nº 26, de 19/10/2009, BTCU nº 2/2010 Especial)

O objetivo deste documento é definir os

padrões

gerais

, de

planejamento

,

execução

,

elaboração do relatório

e

controle de qualidade

das auditorias de conformidade efetuadas pelo TCU.

I - PADRÕES GERAIS

1.	As auditorias de conformidade do Tribunal de Contas da União obedecerão aos padrões estabelecidos neste documento.

2.	Todo o trabalho de auditoria, desde seu planejamento até a conclusão do relatório é supervisionado pelo diretor e/ou pelo titular da Unidade Técnica.

3.	Compete ao supervisor da auditoria:

3.1.	orientar a equipe de auditoria quanto à vinculação ao objetivo da fiscalização e à aderência aos padrões de auditoria vigentes no Tribunal;

3.2.	revisar e aprovar a Matriz de Planejamento, antes do início da execução;

3.3.	acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos desde o início do planejamento até a conclusão do relatório;

3.4.	analisar, juntamente com a equipe, a Matriz de Achados cuja elaboração inicia-se já na fase de execução;

3.5.	analisar, juntamente com a equipe, a Matriz de Responsabilização;

3.6.	realizar concomitantemente o controle de qualidade da auditoria;

3.7.	preencher e assinar, após a conclusão do relatório, o formulário constante do Anexo X (Formulário de Controle de Qualidade - Supervisor - Auditoria de Conformidade);

3.8.	sempre que possível e relevante, participar da reunião de apresentação e da reunião de encerramento.

4.	Compete ao coordenador da equipe de auditoria:

4.1.	promover as discussões da equipe a respeito do escopo, procedimentos e técnicas a serem utilizados, incentivando os demais membros a apresentarem propostas e a decidirem por consenso. No caso de divergência de opiniões, deve-se buscar a opinião do supervisor. Permanecendo a divergência, prevalecerá a proposta do coordenador;

4.2.	representar a equipe de auditoria perante o órgão/entidade fiscalizado, providenciando a entrega do ofício de apresentação ao dirigente (ou representante por ele designado) e a emissão dos ofícios de requisição de documentos e de informações e responsabilizando-se pela coordenação das reuniões com os fiscalizados;

4.3.	zelar pelo cumprimento dos prazos;

4.4.	revisar e entregar a versão final do relatório, com a anuência dos demais membros;

4.5.	assegurar que o formulário de controle de qualidade constante do Anexo IX (Formulário de Verificação da Equipe - Auditoria de Conformidade) seja, juntamente com os demais membros, preenchido e assinado;

4.6.	registrar, caso julgue relevante, eventuais discordâncias quanto a não aprovação de quaisquer aspectos da Matriz de Planejamento pelo supervisor. Tal registro deverá constar como observação na própria matriz objeto da divergência.

5.	A designação da equipe de auditoria é feita mediante Portaria de Fiscalização, na qual são identificados o coordenador, os demais membros da equipe e o supervisor, bem como o objetivo dos trabalhos, o órgão/entidade fiscalizado, a deliberação que originou a fiscalização, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução e de elaboração do relatório.

5.1.	Nas hipóteses de afastamento legal do supervisor, a supervisão deverá ser feita pelo respectivo substituto.

5.2.	O processo correspondente deverá ser autuado na data da emissão da Portaria de Fiscalização.

6.	Nas auditorias cujo prazo total de duração (planejamento, execução e elaboração do relatório) estimado inicialmente seja superior a vinte dias úteis, a fase de planejamento deve ser realizada antes da definição das fases de execução e de elaboração do relatório, observando-se o seguinte:

6.1.	o ato de designação da equipe deverá prever apenas a fase de planejamento, sendo denominado Portaria de Fiscalização - fase planejamento;

6.2.	como conseqüência da fase de planejamento, a equipe deve estimar com maior precisão possível o prazo necessário para as fases seguintes. Em seguida, será emitida Portaria de Fiscalização - fases execução e relatório, na qual serão definidas as fases de execução e de elaboração do relatório;

6.3.	não há impedimento de que a Unidade Técnica Coordenadora realize a fase de planejamento antes da definição das fases de execução e elaboração do relatório em auditorias cujo prazo total de duração estimado seja igual ou inferior a vinte dias úteis.

7.	Quando existir pouca informação disponível sobre o órgão/entidade ou sobre o objeto a ser fiscalizado, o instrumento de fiscalização a ser adotado é o levantamento, cujo relatório deverá propor a realização de auditoria(s) com escopo(s) definido(s) ou concluir pela inviabilidade ou inoportunidade da realização de auditoria.

8.	Sempre que o elemento surpresa não for essencial ao desenvolvimento dos trabalhos e após a emissão da Portaria de Fiscalização, o titular da Unidade Técnica Coordenadora encaminhará, com a antecedência necessária, ofício de comunicação de fiscalização ao dirigente do órgão/entidade informando que o órgão/entidade encontra-se sob fiscalização, o objetivo e a deliberação que originou a fiscalização, a data provável para apresentação da equipe, bem como solicitando, quando for o caso, além de documentos e informações, disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade, conforme modelo constante do Anexo IV.

8.1.	Não é necessária a comprovação de recebimento do ofício de comunicação de fiscalização, o eventual não recebimento fica suprido pela entrega na reunião de apresentação.

8.2.	Durante a fase de planejamento, não há impedimento de que a equipe técnica, caso julgue necessário, visite o órgão/entidade. Nesses casos, deverá apresentar o ofício de comunicação de fiscalização. Caso queira solicitar documentos, deve proceder conforme previsto nos itens 14 e 15.

II - PADRÕES DE PLANEJAMENTO

9.	O titular da Unidade Técnica Coordenadora deve assegurar que o tempo disponível para a fase de planejamento seja suficiente para a consecução dos objetivos desta fase, de forma a garantir os seguintes aspectos básicos:

9.1.	nível de detalhamento suficiente, de modo a maximizar a relação entre o provável benefício da fiscalização e o seu custo total;

9.2.	obtenção e análise das informações disponíveis e necessárias sobre o objeto fiscalizado, inclusive quanto aos sistemas informatizados e aos controles internos a ele associados;

9.3.	suficiente discussão, no âmbito da equipe de auditoria e entre esta e o supervisor, a respeito da definição do escopo, dos procedimentos e técnicas a serem utilizados;

9.4.	teste e revisão dos formulários, questionários e roteiros de entrevista, a serem utilizados na fase de execução.

10.	Na fase de planejamento, deve ser elaborada a Matriz de Planejamento.

10.1.	Havendo Matrizes de Referência, caberá à equipe avaliar se os itens de verificação constantes destas devem ser considerados na elaboração dos procedimentos da Matriz de Planejamento específica da auditoria. A utilização das Matrizes de Referência não impede a inclusão de outros procedimentos considerados relevantes pela equipe técnica, selecionados de acordo com o objetivo e escopo delineados para a auditoria.

10.2.	Quando da elaboração da Matriz de Planejamento, a equipe fará a estimativa de custo do trabalho a ser realizado.

10.3.	A elaboração da Matriz de Planejamento deve obedecer ao modelo constante do Anexo I.

11.	Na fase de planejamento, a equipe de auditoria deve, preliminarmente, construir uma visão geral do objeto a ser fiscalizado, podendo fazer uso, entre outras, das seguintes fontes de informação:

11.1.	sistemas informatizados;

11.2.	cadastros existentes na Unidade Técnica a que se vincula o órgão/entidade fiscalizado;

11.3.	legislação e normas específicas;

11.4.	contas dos últimos exercícios;

11.5.	fiscalizações anteriores, incluindo os respectivos papéis de trabalho;

11.6.	outros processos relacionados ao órgão/entidade fiscalizado ou ao objeto da fiscalização;

11.7.	servidores do TCU que tenham participado de trabalhos recentes no órgão/entidade fiscalizado ou em objetos de fiscalização afins;

11.8.	órgãos de controle interno;

11.9.	próprio órgão/entidade fiscalizado;

11.10.	notícias veiculadas na mídia;

11.11.	trabalhos acadêmicos publicados;

11.12.	Tribunais de Contas Estaduais, Municipais e de Municípios, Ministério Público e outros órgãos integrantes da rede de controle;

11.13.	possíveis ações judiciais concernentes ao órgão/entidade fiscalizado;

11.14.	levantamentos anteriores sobre o objeto da fiscalização.

12.	A visão geral objetiva o conhecimento e a compreensão do objeto a ser fiscalizado, bem como do ambiente organizacional em que este está inserido. Em geral, é composta das seguintes informações:

12.1.	descrição do objeto fiscalizado, com as características necessárias a sua compreensão;

12.2.	legislação aplicável;

12.3.	objetivos institucionais do órgão/entidade fiscalizado, quando for o caso;

12.4.	setores responsáveis, competências e atribuições;

12.5.	riscos e deficiências em controles internos.

III - PADRÕES DE EXECUÇÃO

13.	A apresentação da equipe de auditoria ao dirigente do órgão/entidade fiscalizado, ou representante por ele designado, faz-se mediante realização de reunião de apresentação, na qual é entregue o ofício de apresentação e são informados os principais critérios de auditoria inicialmente selecionados durante o planejamento, bem como o escopo e os objetivos do trabalho. Deve constar do ofício de apresentação, cujo modelo encontra-se no Anexo V, a informação de que o órgão/entidade encontra-se sob fiscalização, a solicitação, quando for o caso, de disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade, divulgação interna da fiscalização e do local em que a equipe se encontra, bem como a previsão de multa no caso de obstrução aos trabalhos ou sonegação de informações.

13.1.	O ofício de apresentação e ainda eventuais reiterações de ofício de requisição deverão alertar ao responsável para as penalidades previstas no Regimento Interno, art. 268, incisos V e VI e parágrafo terceiro, e na Lei Orgânica, no caso de sonegações de informações.

13.2.	A equipe de auditoria deverá, sempre que possível, se apresentar aos responsáveis pelas áreas que serão fiscalizadas, esclarecendo o objetivo, os critérios e o escopo da fiscalização.

14.	A requisição de documentos e informações, durante a fiscalização - planejamento, execução e relatório, deve fixar prazo para seu atendimento, estabelecido, sempre que possível e desde que não comprometa o prazo de execução, em comum acordo com o fiscalizado. A mencionada requisição será formalizada por meio de ofício de requisição, datado e numerado seqüencialmente, tomando-se como referência o modelo constante do Anexo VI.

15.	O ofício de requisição deve ser entregue mediante atestado de recebimento na segunda via, a qual se constituirá em papel de trabalho da fiscalização.

15.1.	Os documentos fornecidos pelo gestor devem identificar quem os elaborou ou forneceu e a fonte da informação, além de estarem legíveis, datados e assinados. A equipe de auditoria deverá identificar os documentos recebidos, correlacionando-os ao item do ofício de requisição a que se referem.

16.	O primeiro ofício de requisição da fase de execução deve ser entregue na reunião de apresentação.

16.1.	Sempre que possível, de forma a agilizar os trabalhos e garantir a disponibilização dos documentos e condições retromencionados no início da execução da fiscalização, o primeiro ofício de requisição da fase de execução deve ser encaminhado via fax, e-mail ou pessoalmente com antecedência, sendo o original entregue, quando não o já tiver sido, na reunião de apresentação.

17.	Durante a fase de execução, a equipe de auditoria deve utilizar as fontes de informação e aplicar os procedimentos previstos na Matriz de Planejamento em busca de achados.

17.1.	A Matriz de Planejamento é um instrumento para a consecução do objetivo da fiscalização, sendo passível de mudanças durante a realização dos trabalhos, caso ocorram situações inesperadas.

17.2.	As alterações, porventura ocorridas, devem ser submetidas pessoalmente, por telefone, por fax ou via e-mail ao supervisor para aprovação e serão registradas no Formulário de Verificação da Equipe - Auditoria de Conformidade - Anexo IX e Formulário de Controle de Qualidade - Supervisor - Auditoria de Conformidade Anexo X.

18.	O achado de auditoria deve atender, necessariamente, aos seguintes requisitos básicos:

18.1.	ser relevante para que mereça ser relatado;

18.2.	estar fundamentado em evidências juntadas ao relatório;

18.3.	ser apresentado de forma objetiva;

18.4.	respaldar as propostas de encaminhamento dele resultantes;

18.5.	apresentar consistência, de modo a mostrar-se convincente a quem não participou da auditoria;

19.	Os esclarecimentos acerca dos indícios devem ser colhidos por escrito ao longo da fase de execução, por intermédio de ofícios de requisição, evitando-se mal entendidos e minimizando o recolhimento de informações posteriores.

19.1.	A obtenção dos referidos esclarecimentos não supre a eventual necessidade de realização de audiência e/ou citação, conforme previsto na Lei Orgânica e no Regimento Interno do TCU.

20.	A análise dos achados de auditoria é realizada mediante utilização da Matriz de Achados, descrita no Anexo II.

21.	Para os achados que resultem em propostas de audiência ou conversão em tomada de contas especial para fins de citação, é necessário o preenchimento da Matriz de Responsabilização (Anexo III), na qual fica identificada a responsabilidade pela ocorrência.

22.	As evidências, elementos essenciais e comprobatórios do achado, devem ter os seguintes atributos:

22.1.	serem suficientes e completas de modo a permitir que terceiros cheguem às conclusões da equipe;

22.2.	serem pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com o achado;

22.3.	serem adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e exatidão da fonte.

23.	Os documentos considerados como evidências podem ser:

23.1.	originais de ofícios, cartas, relatórios ou outros documentos emitidos pelo fiscalizado ou por terceiros endereçados à equipe;

23.2.	cópias de documentos devidamente autenticadas ("confere com o original"), exceto no caso de documentos publicados, para os quais é dispensada a autenticação;

23.3.	fotografias ou mídias contendo arquivos de dados, de vídeo ou de áudio;

23.4.	extratos de entrevista, conforme modelo do Anexo VII;

23.5.	consolidações de respostas a questionários;

23.6.	planilhas de cálculos, quadros comparativos, demonstrativos e outras evidências construídas pela equipe a partir de fontes de informação internas ou externas ao órgão/entidade fiscalizado.

24.	As evidências testemunhais devem, sempre que possível, ser reduzidas a termo e corroboradas por outras evidências.

25.	Ao final da fase de execução, realiza-se a reunião de encerramento, na qual a equipe apresenta verbalmente os achados de auditoria ao gestor do órgão/entidade fiscalizado e outros responsáveis, cuja participação seja considerada oportuna, ou representantes por eles designados.

25.1.	Sempre que possível, os achados colhidos ao longo da execução deverão ser discutidos com o supervisor, anteriormente à reunião de encerramento.

25.2.	Os achados de auditoria devem ser apresentados indicando-se a situação encontrada, o critério de auditoria, e por decisão da equipe, as causas (se forem relevantes e se for possível identificá-las) e os efeitos. Não se deve fazer menção a conclusões ou propostas de encaminhamento.

25.3.	Deve ser informado ao gestor que os achados são preliminares, podendo ser corroborados ou excluídos em decorrência do aprofundamento da análise. Deve ser informado, ainda, que poderá haver inclusão de novos achados.

25.4.	A apresentação dos achados na reunião de encerramento somente pode ser dispensada nos casos em que represente risco à equipe ou à consecução do objetivo da fiscalização.

IV - PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO

26.	Relatório é o instrumento formal e técnico por intermédio do qual a equipe de auditoria comunica aos leitores: o objetivo e as questões de auditoria; a metodologia utilizada; os achados de auditoria; as conclusões; e a proposta de encaminhamento.

27.	Na redação do relatório, a equipe de auditoria deve orientar-se pelos requisitos resumidos na palavra "CERTO":

C

lareza,

C

oncisão,

C

onvicção,

E

xatidão,

R

elevância,

T

empestividade e

O

bjetividade:

27.1.

C

LAREZA

- Produzir textos de fácil compreensão. Evitar a erudição, o preciosismo, o jargão, a ambigüidade e restringir ao máximo a utilização de expressões em outros idiomas, exceto quando se tratar de expressões que não possuam tradução adequada para o idioma português e que já se tornaram corriqueiras. Termos técnicos e siglas menos conhecidas devem ser utilizados desde que necessários e devidamente definidos em glossário. Quando possível, complementar os textos com ilustrações, figuras e tabelas.

Usar palavras e expressões em seu sentido comum, salvo quando o relatório versar sobre assunto técnico, hipótese em que se empregará a nomenclatura própria da área. Usar frases curtas e concisas. Construir orações na ordem direta, preferencialmente na terceira pessoa, evitando preciosismos, neologismos e adjetivações dispensáveis. Buscar uniformidade do tempo verbal em todo o texto, dando preferência ao tempo presente ou ao futuro simples do presente. Usar recursos de pontuação de forma judiciosa, evitando abusos de caráter estilístico.

27.2.

C

ONVICÇÃO

- Expor os achados e/ou as conclusões com firmeza. Não utilizar expressões que denotem insegurança, como "SMJ", "parece que" ou "entendemos".

27.3.

C

ONCISÃO

- Ir direto ao assunto. Não utilizar comentários complementares desnecessários nem fugir da idéia central. Intercalações de textos devem ser utilizadas com cautela, de modo a não dificultar o entendimento pelo leitor. Não devem ser utilizados comentários entre aspas com sentido dúbio ou irônico. Dizer apenas o que é requerido, de modo econômico, isto é, eliminar o supérfluo, o floreio, as fórmulas e os clichês. A transcrição de trechos de doutrina e/ou jurisprudência que componham o critério deve restringir-se ao mínimo necessário. A transcrição de trechos de evidências documentais somente deverá ser feita quando for essencial ao entendimento do raciocínio. O relatório não deve exceder trinta páginas, excluídos a folha de rosto, o resumo, o sumário, as listas de figuras e tabelas, os anexos e os documentos juntados, exceto quando houver achados de alta complexidade ou em grande quantidade, a critério do titular da Unidade Técnica Coordenadora.

27.4.

E

XATIDÃO

- Apresentar as necessárias evidências para sustentar seus achados, conclusões e propostas, procurando não deixar espaço para contra-argumentações. A exatidão é necessária para assegurar ao leitor que o que foi relatado é fidedigno e confiável. Um erro pode pôr em dúvida a validade de todo o relatório e pode desviar a atenção da substância do que se quer comunicar. As evidências relatadas devem demonstrar a justeza e a razoabilidade dos fatos descritos. Retratar corretamente significa descrever com exatidão o alcance e a metodologia, e apresentar os achados e as conclusões de uma forma coerente com o escopo da fiscalização.

27.5.

R

ELEVÂNCIA

- Expor apenas aquilo que tem importância dentro do contexto e que deve ser levado em consideração. Não discorrer sobre ocorrências que não resultem em conclusões.

27.6.

T

EMPESTIVIDADE

- Cumprir o prazo previsto para a elaboração do relatório, sem comprometer a qualidade.

27.7.

O

BJETIVIDADE

- Apresentar o relatório de forma equilibrada em termos de conteúdo e tom. A credibilidade de um relatório é reforçada quando as evidências são apresentadas de forma imparcial. A comunicação deve ser justa e não enganosa, resguardando-se contra a tendência de exagerar ou superenfatizar deficiências. Interpretações devem ser baseadas no conhecimento e compreensão de fatos e condições.

28.	O relatório deve estar estruturado nas seguintes seções:

28.1.	Folha de Rosto;

28.2.	Resumo;

28.3.	Sumário;

28.4.	Listas de figuras e tabelas, se houver;

28.5.	Apresentação, se houver;

28.6.	Introdução;

28.7.	Achados de Auditoria;

28.8.	Achados não decorrentes da investigação de questões de auditoria, se houver;

28.9.	Conclusão;

28.10.	Proposta de Encaminhamento;

28.11.	Anexos do Relatório, se houver;

29.	Os itens (parágrafos) do relatório devem ser numerados, evitando-se excessivo desdobramento em subitens.

Folha de Rosto

30.	A folha de rosto destina-se a apresentar, de forma sucinta, os dados relativos à identificação do trabalho realizado, sendo subdividida em três partes principais, "Da fiscalização", "Do órgão/entidade fiscalizado" e "Processo(s) conexo(s)", conforme modelo do Anexo VIII.

Resumo

31.	O resumo é uma apresentação concisa e seletiva da fiscalização, que ressalta o objetivo e as questões de auditoria, a metodologia utilizada, os achados de auditoria, o volume de recursos fiscalizados, os benefícios potenciais, as conclusões e as propostas de encaminhamento mais importantes.

32.	O resumo deve ser o mais sucinto possível, não devendo exceder duas páginas.

33.	Não devem constar do resumo os nomes dos membros da equipe de auditoria, os dos responsáveis nem os de terceiros que, de alguma maneira, tenham colaborado na obtenção de evidências.

34.	O resumo, após apreciação pelo colegiado competente, pode ser adotado como peça de divulgação a ser fornecida à imprensa, via Unidade do Tribunal responsável pela comunicação social.

Sumário

35.	O sumário é uma listagem das principais divisões do relatório e respectiva paginação, apresentando a organização de como o relatório foi estruturado. É identificado pela palavra SUMÁRIO, e inclui apenas os títulos e subtítulos das partes que lhe sucedem.

36.	Devem ser usadas letras maiúsculas para indicar títulos de seções primárias, bem como a grafia de inicial maiúscula para as seções secundárias, devendo ser apresentada, ao lado de cada título, a respectiva paginação.

Apresentação

36-A. A apresentação destina-se ao relato de informações que visem a contextualizar o trabalho realizado, sempre que for necessário fazer menção a algumas especificidades ou a características da fiscalização. Destina-se, também, a descrever a forma como se organiza o relatório. Deve constar dos relatórios relativos a Fiscalizações de Orientação Centralizada - FOC e daqueles que envolverem mais de uma Unidade Técnica, sendo opcional nos demais.

Introdução

37.	A introdução deve conter as seguintes informações, apresentadas de forma concisa:

37.1.	deliberação que originou a fiscalização e menção às razões que motivaram a deliberação, se necessário;

37.2.	visão geral do objeto (elaborada na fase de planejamento e revisada após a execução), de tamanho proporcional ao do relatório não excedendo três páginas;

37.3.	objetivo e questões de auditoria;

37.4.	metodologia utilizada e limitações inerentes à auditoria;

37.4.1.	a descrição da metodologia deve mencionar os procedimentos adotados, as técnicas e os papéis de trabalho utilizados no planejamento e execução da auditoria (fazer referência à Matriz de Planejamento), a observância aos padrões de auditoria de conformidade definidos pelo TCU, o tipo de amostragem utilizado (se utilizada amostragem), bem como indicar as folhas em que constam a relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra auditada, relação essa que se constitui em anexo ao relatório;

37.4.2.	a descrição da metodologia deve destacar a participação de especialistas e de outras unidades técnicas que tenham contribuído de modo significativo para a realização do trabalho, ainda que não tenham assinado o relatório.

37.4.3.	a descrição das limitações deve indicar claramente aquilo que não pôde ser investigado em profundidade suficiente para a formulação de conclusões, com as justificativas pertinentes;

37.5.	volume de recursos fiscalizados;

37.6.	benefícios estimados da fiscalização;

37.7.	processos conexos - análise dos reflexos dos processos conexos e respectivas deliberações na fiscalização, bem como menção à situação das contas do órgão/entidade fiscalizado.

Achados de Auditoria

38.	Esta seção corresponde ao próprio desenvolvimento do relatório, e nela devem ser detalhados os achados de auditoria e as evidências que os suportam.

39.	A análise de cada achado deve estar estruturada sob os seguintes aspectos:

39.1.	situação encontrada;

39.2.	objetos nos quais foi constatado;

39.3.	critério de auditoria;

39.4.	evidências;

39.5.	causas;

39.6.	efeitos reais e potenciais;

39.7.	responsável: qualificação, conduta, nexo de causalidade e culpabilidade (a análise de culpabilidade não se aplica a pessoas jurídicas);

39.8.	esclarecimentos dos responsáveis;

39.9.	conclusão da equipe de auditoria;

39.10.	proposta de encaminhamento.

40.	Devem constar necessariamente do relatório os aspectos: situação encontrada, critério de auditoria, evidências, causas, responsável: qualificação, conduta, nexo de causalidade e culpabilidade, conclusão da equipe e proposta de encaminhamento.

41.	O item evidências deve conter sempre remissão às folhas do processo onde se encontram as evidências que suportam o achado. Nas folhas referidas, destacar sempre que possível os termos que a equipe deseja ressaltar, para facilitar leitura posterior.

42.	A avaliação dos efeitos deve considerar e relatar não somente os fatos já ocorridos, mas também eventuais riscos de que o resultado venha a ser agravado caso o órgão/entidade não adote medida efetiva.

43.	A figura a seguir sintetiza o processo de análise do achado desde a definição do critério até a proposta de encaminhamento.

(Critério de auditoria - o que deveria ser)

(Situação encontrada - o que é)

(Achado - decorre da comparação de "o que é", com "o que deveria ser", comprovado por evidências)

(Determinar as causas e os efeitos do achado)

(Desenvolver as conclusões e as propostas de encaminhamento)

(Estimar o benefício das propostas de encaminhamento)

44.	Caso a situação encontrada seja avaliada como irregularidade, com proposta de audiência ou citação, ou relevante, os responsáveis pela conduta, a qual contribuiu significativamente para o resultado ilícito ou grave, devem estar devidamente identificados no rol de responsáveis, juntado ao relatório (nome, CPF, cargo, endereço, período efetivo de exercício no cargo, seja como substituto, seja como titular, atribuições do cargo e norma do órgão que especifica essas atribuições para o caso de pessoa física; razão social, CNPJ e endereço para o caso de pessoa jurídica de direito privado; e nome para o caso de pessoa jurídica de direito público interno). A avaliação de culpabilidade e, se for o caso, considerações acerca da punibilidade (circunstâncias atenuantes ou agravantes e eventual morte do agente, fato este que impossibilita a aplicação de multa) devem ser redigidas com base na Matriz de Responsabilização (Anexo III).

45.	Caso tenha sido constatado débito, deve ser fixada data de sua ocorrência. A apuração do débito far-se-á mediante verificação, quando for possível quantificar com exatidão o real valor devido, e mediante estimativa, quando, por meios confiáveis, apurar-se quantia que seguramente não excederia o real valor devido.

46.	Em função de sua significância, as boas práticas do órgão/entidade (achados positivos) devem ser relatadas, desde que possam ser registradas como propostas de encaminhamento para que sejam adotadas como exemplo por outros gestores.

46.1 Os achados classificados como boas práticas serão relatados como "Achados não decorrentes da investigação de questões de auditoria".

Achados não decorrentes da investigação de questões de auditoria

47.	São considerados Achados não decorrentes da investigação de questões de auditoria todos aqueles não previstos nas questões de auditoria formuladas na fase de planejamento, mas que, em função de relevância, materialidade ou risco, mereçam a atenção da equipe de auditoria.

48.	A equipe deve avaliar se investigações não previstas na fase de planejamento podem levar ao desvirtuamento da auditoria inicial, em termos de comprometimento do prazo e/ou das questões de auditoria. Se a magnitude das evidências encontradas recomendar tratamento desses achados, deve-se avaliar a oportunidade e conveniência de fazê-lo juntamente com o objetivo da fiscalização. Prejudicada a hipótese, o fato deve ser comunicado ao titular da Unidade Técnica Coordenadora que avaliará a conveniência e a oportunidade de propor nova fiscalização. Caberá, ainda, à equipe, ao supervisor ou ao titular da Unidade Técnica Coordenadora apresentar representação autônoma.

48-A. Achados não decorrentes da investigação de questões de auditoria investigados e abordados em relatório devem ter o mesmo tratamento dos demais achados, devendo constar necessariamente nesta seção do relatório os aspectos: situação encontrada; critério de auditoria; evidências; responsável: qualificação, conduta, nexo de casualidade e culpabilidade; conclusão da equipe de auditoria; e proposta de encaminhamento.

48-A.1. Devem constar, também, da Matriz de achados, com o destaque que se referem a "Achados não decorrentes da investigação de questões de auditoria", e das seções do relatório: Conclusão e Propostas de encaminhamento. Tais achados, como os demais, devem estar devidamente sustentados por evidências.

48-A.2. A investigação de assuntos não previstos inicialmente deve ser registrada na Introdução, subseção "Objetivo e questões de auditoria", na qual será feita menção ao objetivo original e à inclusão dos novos temas. Na Matriz de Planejamento e de Achados pode ser mantido o objetivo inicial.

Conclusão

49.	Na conclusão, as questões formuladas na Matriz de Planejamento devem ser respondidas, sintetizando-se os principais achados.

50.	As referências aos achados de auditoria devem indicar o(s) número(s) do(s) item(ns) em que cada um deles é tratado no relatório.

51.	As conclusões devem indicar o impacto dos achados nas contas dos órgãos/entidades fiscalizados. Para tanto, é necessário identificar as responsabilidades ao longo do tempo, bem como o estado das respectivas contas (número do processo, se foi julgado etc).

52.	Para a formulação da conclusão, devem ser considerados os efeitos do achado, obtidos pela avaliação da diferença entre situação encontrada e o resultado que teria sido observado caso se tivesse seguido o critério.

52-A.	O benefício estimado das propostas de encaminhamento deve ser relatado na conclusão, agrupando-se propostas que contribuam para o mesmo benefício.

52-B.	Na conclusão, podem ser feitas considerações sobre o trabalho realizado, breves relatos de não detecção de impropriedades na investigação de questões de auditoria ou na apuração de denúncias.

Proposta de Encaminhamento

53.	Na proposta de encaminhamento, quando for aplicável, devem ser formuladas proposições de medidas saneadoras (audiência, citação) e/ou cautelares (afastamento temporário do responsável, indisponibilidade de bens do responsável, arresto de bens do responsável, suspensão de ato ou procedimento) para cada achado de auditoria, decorrentes ou não da investigação de questões de auditoria.

54.	A inclusão de propostas de determinação a outra Unidade do Tribunal deve ser precedida de entendimento entre os titulares.

55.	A proposta de encaminhamento deve ser completa, contendo todas as medidas necessárias, tais como audiência, conversão em TCE para fins de citação, medidas cautelares, arquivamento, apensamento às contas. Na sua elaboração, devem ser observadas as orientações a seguir:

55.1.	nas situações que envolvam determinações não cumpridas sem justificativa pertinente, deve ser incluída proposta de aplicação de multa fundamentada no inciso VII ou VIII do Art. 268 do RI, bem como proposta de reiteração das determinações, fixando prazo para o cumprimento destas;

55.2.	nas situações que envolvam recomendações não implementadas, deve ser avaliada a conveniência e a oportunidade de converter as recomendações em determinações, fixando prazo para o cumprimento destas;

55-A.	Quando da proposição de deliberações que a Unidade Técnica avalie que devam ser monitoradas, as seguintes propostas devem ser também elaboradas:

55-A.1.	de realização de verificação do cumprimento das deliberações;

55-A.2.	de fixação de prazo para cumprimento das deliberações e/ou para elaboração e remessa de plano de ação;

56.	As referências aos achados de auditoria devem indicar o(s) número(s) do(s) item(ns) em que cada um deles é tratado no relatório.

57.	Na redação da proposta de encaminhamento deve-se considerar que o ofício a ser expedido aos responsáveis será redigido nos exatos termos da referida proposta, no caso de esta vir a ser acatada pelo Tribunal.

58.	A redação das propostas de audiência ou citação deve ser precisa, completa e com estrutura lógica adequada. Os responsáveis devem estar devidamente identificados (nome ou razão social, CPF ou CNPJ, cargo, período efetivo de exercício no cargo, seja como substituto, seja como titular), sendo obrigatório explicitar os fatos que levaram à conclusão de ter havido a irregularidade apontada (elemento fático) e o dispositivo constitucional, legal ou regulamentar violado (aspecto normativo). Caso necessário, a descrição dos fatos pode ser complementada pela remessa de peças do processo para o responsável.

59.	Por ocasião do despacho, o titular da Unidade Técnica Coordenadora deverá assegurar que os padrões de auditoria do TCU definidos neste documento foram seguidos, homologando o formulário de controle de qualidade de fiscalização previsto no Anexo X. O atesto do titular da Unidade Técnica Coordenadora não deverá constar do documento do despacho.

Anexos do Relatório

59-A. Consideram-se anexos aqueles documentos que, embora diretamente relacionados aos assuntos tratados no relatório, não sejam essenciais à compreensão deste, tais como, memórias de cálculo, protocolos de teste e descrições detalhadas. A separação dos citados documentos visa a tornar o relatório conciso, entretanto não deve causar prejuízo de entendimento para o leitor, cabendo a equipe avaliar cada caso.

59-B. Consideram-se anexos, ainda, aqueles documentos que por seu tamanho ou disposição gráfica não possam constar do corpo do relatório, tais como, tabelas, gráficos e fotografias.

Documentos Juntados

60.	Devem ser obrigatoriamente juntados ao processo de auditoria: Portaria(s) de Fiscalização, rol de responsáveis (com a identificação (nome, CPF, cargo, endereço, período efetivo de exercício no cargo, seja como substituto, seja como titular, atribuições do cargo e norma do órgão que especifica essas atribuições para o caso de pessoa física; razão social, CNPJ e endereço para o caso de pessoa jurídica de direito privado; e nome para o caso de pessoa jurídica de direito público interno) de todos os responsáveis pelas áreas ou setores fiscalizados no período abrangido pela fiscalização ou para os quais foram endereçadas propostas de audiência ou de citação), relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra auditada, ofícios de apresentação e de requisição, ofícios encaminhados à equipe pelo fiscalizado e evidências.

61.	Ao final da auditoria, todos os papéis de trabalho obtidos devem ser classificados em transitórios ou permanentes.

62.	Papéis de trabalho transitórios são aqueles necessários ao trabalho somente por um período limitado, para assegurar a execução de um procedimento ou a obtenção de outros papéis de trabalho subseqüentes.

62.1.	Para determinar se um papel de trabalho da auditoria é transitório, deve-se determinar se a respectiva informação foi utilizada para comprovar ou definir as questões e os procedimentos de auditoria; para controlar, auxiliar ou documentar a execução da auditoria; ou ainda para evidenciar os achados. Se o papel de trabalho não foi utilizado para nenhuma dessas finalidades, é transitório.

62.2.	Todos os papéis de trabalho transitórios podem, a critério da Unidade Técnica Coordenadora, ser arquivados, tendo como referência o número do processo de fiscalização, para futura consulta ou descartados após a análise de eventuais razões de justificativas pela equipe de auditoria.

63.	Todos os demais papéis de trabalho obtidos, não classificados como transitórios, são considerados como papéis de trabalho permanentes.

63.1.	Os papéis de trabalho permanentes devem, por sua vez, ser classificados em: a) evidências dos achados e b) registros do trabalho executado (por exemplo: matrizes de planejamento, de achados e de responsabilização, e formulários de controle de qualidade).

64.	As evidências devem ser juntadas ao relatório de auditoria. Para facilitar o manuseio e a leitura, as evidências devem ser organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal, contendo cada anexo, em sua(s) folha(s) inicial(is), um sumário dessas evidências juntadas e indicação das respectivas folhas.

65.	Todos os papéis de trabalho permanentes que se constituam em registros do trabalho executado devem ser organizados em um ou mais volumes que deverão ser armazenados na Unidade Técnica Coordenadora, devendo ser descartados após encerrados os prazos para recursos.

66.	Os papéis de trabalho permanentes em meio magnético devem ser armazenados no Sistema de Gestão de Documentos - SisDoc.

V - PADRÕES DE CONTROLE DE QUALIDADE

67.	O controle de qualidade das auditorias visa exclusivamente à melhoria da qualidade em termos de: aderência aos padrões de auditoria do Tribunal, redução do tempo de tramitação dos processos de auditorias, diminuição do retrabalho e aumento da efetividade das propostas de encaminhamento.

68.	O controle de qualidade será efetuado:

68.1.	pela própria equipe de auditoria;

68.2.	pelo supervisor;

68.3.	pelo gabinete do Ministro Relator, caso haja interesse;

68.4.	pela Secretaria de Recursos, nos casos em que houver recurso;

68.5.	pela Segecex, por amostragem e tendo por base suas próprias avaliações e as avaliações efetuadas pela equipe, pelo supervisor, pelos gabinetes e pela Serur.

69.	Os formulários de controle de qualidade do relatório (Anexos IX - Formulário de Verificação da Equipe - Auditoria de Conformidade e X - Formulário de Controle de Qualidade - Supervisor - Auditoria de Conformidade) devem ser preenchidos concomitantemente à elaboração do relatório, de modo a permitir avaliar a adequação da auditoria ao seu objetivo e a vinculação aos padrões de auditoria adotados no Tribunal.

70.	Pelo seu caráter sigiloso, os formulários de controle de qualidade somente poderão ser acessados pelos membros da equipe, pelos seus superiores e pelas Unidades participantes da sistemática de controle de qualidade.

VI - GLOSSÁRIO

Achado - Qualquer fato significativo, digno de relato pelo auditor, constituído de quatro atributos: situação encontrada, critério, causa e efeito. Decorre da comparação da situação encontrada com o critério e deve ser devidamente comprovado por evidências juntadas ao relatório. O achado pode ser negativo (quando revela impropriedade ou irregularidade) ou positivo (quando aponta boas práticas de gestão).

Área de fiscalização - Qualquer tema para o qual se justifique a adoção de procedimentos padronizados. Exemplos de áreas de fiscalização: licitações, obras, pessoal, convênios, tecnologia da informação - TI etc.

Auditoria de conformidade - Instrumento de fiscalização utilizado pelo Tribunal para examinar a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis sujeitos a sua jurisdição, quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial.

Benefício do controle - Todo débito, multa, economia, ganho ou melhoria decorrente da atuação do Tribunal, bem como a expectativa de controle gerada pelas ações do TCU. O benefício pode ser:

estimado: benefício esperado em função de propostas formuladas pela Unidade Técnico-Executiva;

potencial: benefício relativo à deliberação do Tribunal cujo cumprimento ainda não foi verificado;

efetivo: benefício decorrente do cumprimento de deliberação ou antecipado no âmbito administrativo em razão de processo em andamento no TCU.

A sistemática de quantificação e registro dos benefícios das ações de controle externo está disciplinada em documento próprio.

Causas do achado - Atos; fatos; comportamentos; omissões ou vulnerabilidades, deficiências ou inexistência de controles internos que contribuíram significativamente para a divergência entre a situação encontrada e o critério. As causas do achado negativo conduzem a equipe a identificar os responsáveis pelo ocorrido.

Coordenador - Membro da equipe a quem compete, por força de designação expressa na Portaria de Fiscalização, liderar a equipe e representá-la perante o fiscalizado.

Controles Internos - Conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar que os objetivos dos órgãos e entidades da administração pública sejam alcançados, de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder Público.

Critério - Legislação, norma, jurisprudência, entendimento doutrinário ou ainda, no caso de auditorias operacionais, referenciais aceitos e/ou tecnicamente validados para o objeto sob análise, como padrões e boas práticas, que a equipe compara com a situação encontrada. Reflete como deveria ser a gestão.

Custo da fiscalização - Soma dos recursos despendidos pelo TCU na fiscalização, incluindo a remuneração bruta da equipe em todas as fases da fiscalização, as diárias e passagens, as indenizações e restituições, os suprimentos de fundos e outras despesas de qualquer ordem.

Efeitos do achado - Conseqüências para o órgão/entidade, para o erário ou para a sociedade, resultantes da divergência entre a situação encontrada e o critério. Os efeitos do achado indicam a sua gravidade ou ainda eventuais benefícios no caso de achados positivos. São subdivididos em duas classes: os efeitos reais, ou seja, aqueles efetivamente verificados, e os efeitos potenciais (riscos), aqueles que podem ou não se concretizar (ACÓRDÃO nº 1.292/2003 - P).

Elaboração do relatório - Fase da fiscalização na qual a equipe escreve o relatório, com base nos papéis de trabalho utilizados, obtidos e desenvolvidos nas fases anteriores.

Esclarecimentos dos responsáveis - Justificativas apresentadas por escrito, como resposta aos ofícios de requisição, pelos responsáveis do órgão/entidade acerca dos indícios investigados pela equipe.

Escopo da fiscalização - Profundidade e amplitude do trabalho para alcançar o objetivo da fiscalização. É definido em função do tempo e dos recursos humanos e materiais disponíveis.

Evidências - Informações obtidas durante a fiscalização no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe, podendo ser classificadas como físicas, testemunhais, documentais e analíticas. Devem ter os seguintes atributos:

a)	validade - a evidência deve ser legítima, ou seja, baseada em informações precisas e confiáveis;

b)	confiabilidade - garantia de que serão obtidos os mesmos resultados se a fiscalização for repetida. Para obter evidências confiáveis, é importante considerar que: é conveniente usar diferentes fontes; é interessante usar diferentes abordagens; fontes externas, em geral, são mais confiáveis que internas; evidências documentais são mais confiáveis que orais; evidências obtidas por observação direta ou análise são mais confiáveis que aquelas obtidas indiretamente;

c)	relevância - a evidência é relevante se for relacionada, de forma clara e lógica, aos critérios e objetivos da fiscalização;

d)	suficiência - a quantidade e qualidade das evidências obtidas devem persuadir o leitor de que os achados, conclusões, recomendações e determinações da auditoria estão bem fundamentados. É importante lembrar que a quantidade de evidências não substitui a falta dos outros atributos (validade, confiabilidade, relevância). Quanto maior a materialidade do objeto fiscalizado, o risco, e o grau de sensibilidade do fiscalizado a determinado assunto, maior será a necessidade de evidências mais robustas. A existência de fiscalizações anteriores também indica essa necessidade.

Execução - Fase da fiscalização na qual a equipe utiliza as fontes de informação e aplica os procedimentos previstos na fase de Planejamento em busca de evidências para fundamentar as conclusões.

Extrato de entrevista - Papel de trabalho (Anexo VII) onde se registra somente o trecho da resposta do entrevistado que interessa ao desenvolvimento do achado. Pode conter, também, referências a evidências que corroborem o achado e deve ser assinado pelo entrevistado.

Indícios - Discordância entre a situação encontrada e o critério, que ainda não foi devidamente investigada, nem está suficientemente suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado de auditoria. Uma vez encontradas evidências que transformam o indício em achado, este deve ser incluído no relatório.

Levantamento - Instrumento de fiscalização utilizado pelo Tribunal para:

conhecer a organização e o funcionamento dos órgãos e entidades da administração direta, indireta ou fundacional dos Poderes da União, incluindo os fundos e demais instituições que lhe sejam jurisdicionadas, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários, operacionais e patrimoniais;

identificar objetos e instrumentos de fiscalização; e

avaliar a viabilidade de realização de fiscalizações.

Matriz de Achados - Documento que estrutura o desenvolvimento dos achados, explicitando, para cada um, a situação encontrada, o critério adotado, as causas, os efeitos, as evidências e as propostas de encaminhamento. Vide Anexo II.

Matriz de Planejamento - Documento que organiza e sistematiza o planejamento do trabalho. No caso de auditorias de conformidade, relaciona, a partir do enunciado do objetivo da fiscalização, as diversas questões de auditoria e, para responder a cada uma, quais as informações requeridas, as fontes de informações, os procedimentos e os possíveis achados, além da indicação do membro da equipe responsável pela execução do procedimento, do período em que os procedimentos deverão ser aplicados e da estimativa de custo da fiscalização (vide Anexo I).

Matriz de Responsabilização - Documento que permite a verificação da responsabilidade pelo achado. Apresenta, para cada achado, o nome e a função ou a razão social do responsável, a conduta por ele praticada, o nexo de causalidade entre a conduta e o achado, e a análise da culpabilidade. Vide Anexo III.

Matrizes de Referência - Matrizes de Planejamento e de Achados preenchidas para determinadas áreas de fiscalização (Matrizes Padrão) ou para temas específicos (por exemplo: matrizes utilizadas em FOC). Nas Matrizes de Referência - Padrão, as questões, as informações requeridas, as fontes de informação, os procedimentos, o detalhamento do procedimento, os possíveis achados, o critério e o tipo de deliberação já virão preenchidos. Na fase de planejamento, a equipe deve avaliar a conveniência de utilizar as Matrizes de Referência existentes, tendo em conta o escopo da fiscalização.

Objetivo da fiscalização - Declaração precisa daquilo que a fiscalização pretende realizar e/ou da questão fundamental que deverá ser esclarecida.

Objeto - Documento, projeto, programa, processo ou sistema no qual o procedimento será aplicado e, porventura, o achado será constatado. Exemplos de objetos: contrato, folha de pagamento, base de dados, ata, edital, ficha financeira, processo licitatório, orçamento.

Objeto da fiscalização - Programa, atividade, projeto, processo ou sistema sujeito à fiscalização.

Ofício de apresentação - Documento remetido pelo titular da Unidade Técnica Coordenadora da fiscalização ao dirigente do órgão/entidade fiscalizado para apresentar os servidores designados e informar ou reiterar o objetivo da fiscalização. Vide Anexo V.

Ofício de comunicação de fiscalização - Documento remetido pelo titular da Unidade Técnica Coordenadora ao dirigente do órgão/entidade fiscalizado para comunicar, antecipadamente, a realização da fiscalização, informar seu objetivo, a deliberação que a originou e a data provável para apresentação da equipe, bem como solicitar a disponibilização dos documentos necessários à fiscalização. Vide Anexo IV.

Ofício de requisição - Documento dirigido pelo coordenador da equipe ao dirigente do órgão/entidade fiscalizado para requisitar documentos, informações e/ou esclarecimentos necessários à execução do trabalho. Vide Anexo VI.

Órgão/entidade fiscalizado - Pessoa jurídica de direito público ou privado, sujeita à jurisdição do TCU, em cujas dependências ou área de atuação desenvolve-se a fiscalização.

Padrões de auditoria - Regras que devem ser observadas em relação ao planejamento, aos procedimentos e técnicas a serem utilizados na execução da auditoria, ao relatório e à qualidade da auditoria.

Papéis de trabalho - Documentação que constitui o suporte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor, contendo o registro de todas as informações utilizadas, das verificações a que procedeu e das conclusões a que chegou, independentemente da forma, do meio físico ou das características. Consideram-se papéis de trabalho, entre outros, planilhas, formulários, questionários preenchidos, fotografias, arquivos de dados, de vídeo ou de áudio, ofícios, memorandos, portarias, cópias de contratos ou termos de convênio, matrizes de planejamento, de achados e de responsabilização.

Planejamento - O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que seqüência. É uma etapa fundamental para o sucesso da fiscalização, sendo imprescindível que seja alocado o tempo adequado para sua realização. A tentativa de abreviar o tempo destinado ao planejamento muitas vezes redunda em problemas na execução da fiscalização, que poderão provocar um acréscimo no tempo total de realização do trabalho, além de repercussões negativas em sua qualidade.

Nas auditorias de conformidades, a elaboração do programa de auditoria composto pela Matriz de Planejamento é o objetivo final da fase de planejamento.

Plano de ação - Documento elaborado pelo gestor do órgão/entidade fiscalizado que explicita as medidas que serão tomadas para fins de cumprimento das deliberações. Deve conter, no mínimo, por deliberação:

as ações a serem tomadas;

os responsáveis pelas ações;

os prazos para implementação.

Para determinadas deliberações, é recomendável, ainda, que o plano de ação contemple alguns elementos de medida, como indicadores e metas, e, quando possível, os benefícios efetivos advindos da implementação das deliberações.

Portaria de Fiscalização - Ato de designação da equipe, onde são identificados o coordenador, os demais membros da equipe e o supervisor, além do objetivo dos trabalhos, os principais órgãos/entidades fiscalizados, a deliberação que originou a fiscalização, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução e de elaboração do relatório.

Portaria de Fiscalização - fase planejamento - Ato de designação da equipe que contém os mesmos atributos da Portaria de Fiscalização, destinando-se exclusivamente para a fase de planejamento de fiscalizações cujo prazo total de duração estimado inicialmente seja superior a vinte dias úteis.

Portaria de Fiscalização - fases execução e relatório - Ato de designação da equipe que sucede a Portaria de Fiscalização - fase de planejamento e define as fases de execução e elaboração do relatório, destinando-se a fiscalizações cujo prazo total de duração estimado inicialmente seja superior a vinte dias úteis.

Procedimentos - Itens de verificação, a serem executados durante a fiscalização para consecução do seu objetivo. Devem, na medida do possível, ser detalhados em tarefas descritas de forma clara, de modo a não gerar dúvidas ao executor e esclarecendo os aspectos a serem abordados, bem como expressando as técnicas a serem utilizadas.

Questões de auditoria - Aspectos que compõem o escopo da fiscalização e que devem ser investigados com vistas à satisfação do objetivo. São detalhadas na Matriz de Planejamento.

Reunião de apresentação - Reunião da equipe com o dirigente do órgão/entidade fiscalizado, ou representante por ele designado, na qual é entregue o ofício de apresentação e é informado o objetivo do trabalho. Nos casos de auditoria de conformidade, são informados, ainda, os principais critérios inicialmente selecionados durante o planejamento.

Reunião de encerramento - Reunião da equipe com o dirigente do órgão/entidade fiscalizado, ou representante por ele designado, ao final da fase de execução, na qual são apresentadas as constatações do trabalho. Nos casos de auditoria de conformidade, serão apresentados os achados de auditoria.

Significância - Conceito que engloba os atributos de relevância, materialidade e risco.

Situação encontrada - Situação existente, identificada e documentada durante a fase de execução da fiscalização. Deve contemplar o período de ocorrência do achado.

Supervisão da fiscalização - Requisito essencial na fiscalização que implica orientação e controle para que se estabeleçam os procedimentos e técnicas a serem utilizados. As fiscalizações devem ser supervisionadas para garantir que os objetivos sejam alcançados, assegurar a qualidade e desenvolver e capacitar os auditores.

Supervisor - Diretor técnico ou titular de Unidade Técnica ou ainda seus respectivos substitutos legais, a quem compete realizar a supervisão da fiscalização.

Técnicas - Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências ou ao tratamento de informações. As técnicas mais usualmente utilizadas são:

exame documental - uma das técnicas mais utilizadas no âmbito do setor público, sendo muitas vezes, por falta de conhecimento daqueles que executam o trabalho, confundida com o próprio trabalho; no exame documental, a equipe deverá observar se as transações realizadas estão devidamente documentadas, se a documentação que suporta a operação contém indícios de inidoneidade, se a transação e a documentação suporte foram por pessoas responsáveis e se a operação realizada é adequada em função das atividades do órgão/entidade;

inspeção física - constatação "in loco", que deverá fornecer à equipe a certeza da existência, ou não, do objeto ou item verificado;

conferência de cálculos - objetiva a conferência das operações que envolvam cálculos; na aplicação da técnica, a equipe não deve se limitar a conferir os cálculos realizados por terceiros, fazendo-se necessária a efetivação de cálculos próprios, que serão comparados, ao final, com aqueles apresentados pelo fiscalizado;

observação - consiste em olhar como um determinado processo ou procedimento está sendo executado por outros;

entrevista - consiste na elaboração de perguntas objetivando a obtenção de respostas para quesitos previamente definidos;

circularização - consiste na confirmação, junto a terceiros, de fatos alegados pela entidade; no planejamento dos trabalhos, a equipe deve considerar as partes externas que podem ser circularizadas e os objetivos de fiscalização que poderão ser satisfeitos pela circularização;

conciliações - objetiva verificar a compatibilidade entre o saldo das contas sintéticas com aqueles das contas analíticas, ou ainda o confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos recebidos de fontes externas;

análise de contas contábeis - objetiva examinar as transações que geraram lançamentos em determinada conta contábil; essa técnica parte dos lançamentos contábeis para a identificação dos fatos e documentos que o suportam; as contas são selecionadas em função do objetivo geral e da sensibilidade da equipe;

revisão analítica - objetiva verificar o comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas. Na aplicação dos procedimentos de revisão analítica, o auditor deve considerar:

a)	o objetivo dos procedimentos e o grau de confiabilidade dos resultados alcançáveis;

b)	a natureza do órgão/entidade e o conhecimento adquirido em fiscalizações anteriores;

c)	a disponibilidade de informações, sua relevância, confiabilidade e comparabilidade.

Unidade Técnica Coordenadora - Unidade Técnica à qual está vinculado o processo resultante do relatório de fiscalização.

Visão Geral - Objetiva o conhecimento e a compreensão do objeto a ser fiscalizado, bem como do ambiente organizacional em que este está inserido. Em geral, compreende as seguintes informações principais:

descrição do objeto fiscalizado, com as características necessárias à sua compreensão;

legislação aplicável;

objetivos institucionais do órgão/entidade fiscalizado, quando for o caso;

pontos críticos e deficiências no sistema de controle.

Volume de Recursos Fiscalizados (VRF) - Montante efetivamente fiscalizado durante o trabalho. A Portaria-TCU n.º 222, de 10 de outubro de 2003, aprova os critérios para cálculo e registro do volume de recursos fiscalizados (VRF) nos processos de fiscalização do Tribunal.

VII - ANEXOS

ANEXO I AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE PLANEJAMENTO

TC nº	Fiscalis nº

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o(s) nome(s) do(s) principais órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

QUESTÕES DE AUDITORIA

INFORMAÇÕES REQUERIDAS

FONTES DE INFORMAÇÃO

PROCEDIMENTOS

DETALHAMENTO DO PROCEDIMENTO

OBJETOS

MEMBRO RESPONSÁVEL

PERÍODO

POSSÍVEIS ACHADOS

Apresentar, em forma de perguntas, os diferentes aspectos que compõem o escopo da fiscalização e que devem ser investigados com vistas à satisfação do objetivo.

Identificar as informações necessárias para responder a questão de auditoria.

Identificar as fontes de cada item de informação requerida da coluna anterior. Estas fontes estão relacionadas com as técnicas empregadas.

Código ou enunciado do procedimento.

Descrever as tarefas que serão realizadas, de forma clara, esclarecendo os aspectos a serem abordados (itens de verificação ou check list).

Indicar o documento, o projeto, o programa, o processo, ou o sistema no qual o procedimento será aplicado. Exemplos: contrato, folha de pagamento, base de dados, ata, edital, ficha financeira, processo licitatório, orçamento.

Pessoa(s) da equipe encarregada(s) da execução de cada procedimento.

Dia(s) em que o procedimento será executado.

Esclarecer precisamente que conclusões ou resultados podem ser alcançados .

Q1

P11

A1

A2

A3

P12

P1n

Q2

P21

A4

A5

A6

P22

P2n

ESTIMATIVA DO CUSTO

REMUNERAÇÃO

PASSAGENS (R$)

DIÁRIAS (R$)

RESSARC. DESPESAS DE TRANSPORTE

INDENIZ. DE TRANSPORTE

SUPR.

DE FUNDOS

DESCONTO AUXÍLIO ALIMENTAÇÃO

ADICIONAL EMBARQUE/ DESEMB.

OUTROS CUSTOS (*)

CUSTO TOTAL

(*) Especificar o custo, caso este campo seja preenchido.

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

A Matriz de Planejamento deve ser preenchida ao longo da fase de planejamento, com base nas informações levantadas.

O primeiro passo é a própria delimitação do objetivo da auditoria. Nem sempre o objetivo está claramente definido na deliberação que originou a auditoria. A discussão orientada pela matriz possibilita uma equalização do entendimento do objetivo por toda a equipe.

O próximo passo é o detalhamento do objetivo da auditoria em questões a serem respondidas (primeiro campo da matriz), ao mesmo tempo em que se discute aonde se quer chegar com os questionamentos ( campo "possíveis achados"). Em outras palavras é preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido. As questões de auditoria devem ser elaboradas de forma a estabelecer com clareza o foco da investigação e os limites e dimensões que devem ser observados durante a execução dos trabalhos. Devem, pois, ser elaboradas questões que enfoquem os principais aspectos do objetivo pretendido.

Em seguida, procede-se à explicitação das informações necessárias, das fontes dessas informações, de que tarefas deverão ser realizadas para buscá-las (utilizando quais técnicas), por quem e quando. A cada um desses elementos necessários à resolução das questões de auditoria corresponde uma coluna na matriz de planejamento. O preenchimento dessas colunas permitirá concluir se as questões de auditoria têm condição de serem respondidas, ou seja, se, a princípio, há informações suficientes e disponíveis, se a equipe domina as técnicas para coleta e tratamento dessas informações e se as limitações, que a abordagem adotada porventura se defronte, são contornáveis.

Finalmente, a equipe deve revisar toda a matriz, verificando se há coerência lógica entre o objetivo e as questões e entre as questões e as possíveis conclusões, levando em conta as limitações previstas.

ANEXO II AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE ACHADOS

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

DESCRIÇÃO DO ACHADO

SITUAÇÃO ENCONTRADA

OBJETOS

CRITÉRIO

EVIDÊNCIA

CAUSA

EFEITO

ENCAMINHAMENTO

Deve ser preenchido o enunciado do achado, basicamente o título da irregularidade/

impropriedade.

Situação existente, identificada, inclusive com o período de ocorrência, e documentada durante a fase de execução da auditoria

Indicar o documento, o projeto, o programa, o processo, ou o sistema no qual o achado foi constatado.

Legislação, norma, jurisprudência, entendimento doutrinário ou padrão adotado

Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe

O que motivou a ocorrência do achado

Conseqüências ou possíveis conseqüências do achado. Deve ser atribuída a letra ¿P¿ ou a letra ¿R¿, conforme o efeito seja potencial ou real.

Propostas da equipe de auditoria. Deve conter a identificação do(s) responsável(eis).

A1

A2

An

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

A Matriz de Achados deve ser preenchida durante a fase de execução da auditoria, à medida que os achados vão sendo constatados. Os esclarecimentos dos responsáveis acerca das causas dos achados, bem como da adequação dos critérios, devem ser colhidos ainda em campo, evitando-se mal entendidos que redundam em desperdício de esforços com a realização de audiências equivocadas.

O preenchimento da coluna "critério" permite a revisão da fundamentação legal, da jurisprudência e da doutrina, diminuindo a possibilidade de eventuais omissões ou equívocos. A verificação da suficiência e qualidade das evidências evita diligências posteriores que retardam o encaminhamento do processo às instâncias superiores. A coluna "causa" está intimamente relacionada à imputação de responsabilidades em relação aos fatos encontrados na auditoria. A investigação acerca das causas deve ser feita quando relevante e necessária para dar consistência às propostas de encaminhamento, seja de aplicação de penalidades ou, em caso contrário, para afastar a ocorrência de irregularidades. A análise e o registro do "efeito" de cada ocorrência na coluna respectiva servem para dimensionar a relevância do próprio achado além de fornecer elementos para a formulação das propostas de encaminhamento. Sempre que o achado se constituir em irregularidade, deve-se ter presente, ao preencher a coluna "encaminhamento", os dados registrados na Matriz de Responsabilização. È possível que um mesmo benefício esteja associado a mais de um achado.

Como etapa final de elaboração da matriz, a comparação das colunas "situação encontrada" e "encaminhamento" diminui a possibilidade de eventuais achados sem respectivas propostas de encaminhamento.

ANEXO III AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE RESPONSABILIZAÇÃO¹

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

ACHADO

RESPONSÁVEL (IS)

PERÍODO DE EXERCÍCIO

CONDUTA²

NEXO DE CAUSALIDADE³

(entre a conduta e o resultado ilícito)

CULPABILIDADE4

Correspon-dência com a Matriz de Achados

Pessoa física: nome, cargo e CPF;

Pessoa jurídica de direito privado: razão social e CNPJ;

Pessoa jurídica de direito público interno: nome.

Período efetivo de exercício no cargo, seja como titular ou substituto.

Ação ou omissão, culposa (por negligência, imprudência ou imperícia) ou dolosa (por ter o responsável querido produzir o resultado ou ter assumido o risco de produzi-lo), praticada pelo responsável.

Evidências de que a conduta do responsável contribuiu significativamente para o resultado ilícito, ou seja, de que foi uma das causas do resultado.

Reprovabilidade da conduta do gestor (não se aplica a pessoas jurídicas)

A1

A2

An

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

¹ A Matriz de Responsabilização deve ser preenchida sempre que houver achados que se constituam em irregularidades e somente para esses achados. Aplica-se esta matriz também para os responsáveis solidários, que devem sempre ser arrolados desde o início do processo, inclusive para fins de audiência ou citação. É fundamental que o período de responsabilização seja exato, já que a responsabilização torna-se inadequada se o fato ocorrer durante as férias ou licença do gestor. Observar que podem ser responsabilizadas equipes, tais como comissões de licitação, identificando-se individualmente seus componentes e pessoas jurídicas integrantes ou não da administração pública.

² Ao preencher o campo "conduta", a equipe deve avaliar a necessidade de juntar norma do órgão/entidade que especifique as atribuições dos cargos (Estatuto, Regimento Interno etc). Para cada conduta irregular deve-se preencher uma linha da matriz, sendo suficiente somente uma linha no caso de vários responsáveis com idêntica conduta. Condutas e resultados repetidos de um mesmo gestor (Ex.: várias contratações sem licitação), desde que idênticas, podem ser agrupadas em uma única linha.

³ Para facilitar o preenchimento do campo "nexo de causalidade", a equipe pode, hipoteticamente, retirar do mundo a conduta do responsável e se perguntar se ainda assim o resultado teria ocorrido e, caso positivo, se teria ocorrido com a mesma gravidade. A inexistência de nexo de causalidade significa que o gestor não pode ser responsabilizado pelo resultado.

4 Para preenchimento do campo "culpabilidade", devem-se responder as seguintes perguntas:

a) houve boa-fé do gestor?

b) o gestor praticou o ato após prévia consulta a órgãos técnicos ou, de algum modo, respaldado em parecer técnico?

c)	é razoável afirmar que era possível ao gestor ter consciência da ilicitude do ato que praticara?

d)	era razoável exigir do gestor conduta diversa daquela que ele adotou, consideradas as circunstâncias que o cercavam? Caso afirmativo, qual seria essa conduta?

Quando for o caso, tecer considerações acerca da punibilidade do gestor (morte - o que impede a aplicação de multa - ou ainda a existência de circunstâncias atenuantes ou agravantes, como, por exemplo, medidas corretivas ou reparatórias adotadas pelo gestor, existência de afirmações ou documentos falsos etc). O preenchimento das colunas "nexo de causalidade" e "culpabilidade" balizará a formulação das propostas a serem incluídas no campo "encaminhamento" da Matriz de Achados.

ANEXO IV AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

OFÍCIO DE COMUNICAÇÃO DE FISCALIZAÇÃO

Ofício n° XXX/2009 - (Indicar a Secretaria)

(Localidade),____ de ___________de 2009.

Senhor (descrever o Cargo),

Comunico a V. Exª (Sª) que este Tribunal está iniciando trabalho de fiscalização, coordenado pelo servidor (nome do servidor), nessa Unidade. O objetivo do trabalho é ..., tendo sido originado da ... (Deliberação que determinou o trabalho).

2.	A data provável para que a equipe de auditoria apresente-se nessa Unidade é XX/XX/2009. Desse modo, solicito que sejam inicialmente disponibilizados os documentos listados a seguir:

a)	Documento ou informação 1...;

b)	Documento ou informação 2...;

c)	Documento ou informação 3...;

d)	Documento ou informação ...;

e)	Documento ou informação n...

CASO AINDA NÃO HAJA PREVISÃO DOS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS:

2.	A data provável para que a equipe de auditoria apresente-se nessa Unidade é XX/XX/2009. Desse modo, solicito que, oportunamente, ao serem detalhados, sejam disponibilizados os documentos necessários à auditoria.

3.	Solicito, ainda, a gentileza de providenciar ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe e senha para acesso aos sistemas informatizados, bem como a designação de uma pessoa qualificada para servir de contato e prestar esclarecimentos.

Atenciosamente,

_________________________

A Sua Excelência/Senhoria o Senhor

xxx

xx.xxx-xxx (CEP) - Município - UF

ANEXO V AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

OFÍCIO DE APRESENTAÇÃO

Ofício n° XXX/2009- (Indicar a Secretaria)

(Localidade),____de___________ de 2009.

Senhor (a) (descrever o Cargo),

Apresento a V. Exª (Sª) o(s) Analista(s) e/ou o(s) Técnico(s) de Controle Externo, área Controle Externo, (nome completo do analista/técnico), matrícula TCU n.º xxx e (nome completo do analista/técnico), matrícula TCU nº xxx, designados pela Portaria n° XXX, de XX/XX/2009, para realizarem, sob a coordenação do primeiro, trabalhos de fiscalização nessa Unidade, objetivando .................................................................................

2	Solicito a gentileza de providenciar ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e divulgação interna da fiscalização e do local em que a equipe se encontra, bem como a designação de uma pessoa qualificada para servir de contato e prestar esclarecimentos.

3	Agradeço, antecipadamente, a colaboração que for prestada aos técnicos da referida equipe, facultando-lhes livre acesso às instalações dessa Unidade, e aos documentos por eles solicitados, bem como provendo os meios necessários à execução dos trabalhos. Ressalto que a obstrução ao livre exercício das auditorias, bem como a sonegação de processo, documento ou informação ensejará a aplicação de multa nos termos do art. 268, inciso V e VI do Regimento Interno e art. 58, incisos V e VI da Lei nº 8.443/92.

Atenciosamente,

_________________________

A Sua Excelência/Senhoria o Senhor

xxx

xx.xxx-xxx (CEP) - Município - UF

ANEXO VI AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

OFÍCIO DE REQUISIÇÃO

Ofício de Requisição nº YY-XXX/2009[footnoteRef:3] [3: O código XXX refere-se ao registro Fiscalis, enquanto que "YY" trata-se do número seqüencial. ]

(Localidade), ___ de ___________ de 2009

Senhor (a) (descrever o Cargo),

Solicitamos a V. Exª (Sª), nos termos dos artigos 42 e 87 da Lei nº 8.443/92, apresentar a esta equipe de auditoria a documentação/informação relacionada a seguir:

a)	Documento ou informação 1...;

b)	Documento ou informação 2...;

c)	Documento ou informação 3...;

d)	Documento ou informação...;

e)	Documento ou informação...;

f)	Documento ou informação n...

Tal documentação/informação deverá ser fornecida até o dia __/__/_____, às __:__ h.

NO CASO DE REITERAÇÃO, ACRESCENTAR:

Cientificamos V.Exª(Sª). que a sonegação de processo, documento ou informação ensejará a aplicação de multa nos termos do art. 268, inciso VI do Regimento Interno e art. 58, inciso VI da Lei nº 8.443/92.

NOME

Coordenador da Equipe de Auditoria

Declaro ter recebido o original em ___/___/2009 às ___: ___ h.

________________________________________________

Assinatura e carimbo

A Sua Excelência/Senhoria o Senhor

xxx

Cargo

xx.xxx-xxx(CEP) - Município - UF

ANEXO VII AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

EXTRATO DE ENTREVISTA

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

Tribunal de Contas da União

EXTRATO DE ENTREVISTA

OBJETIVO DA ENTREVISTA

O que a equipe pretende esclarecer por meio da entrevista

LOCAL DA ENTREVISTA

DATA/HORÁRIO

ENTREVISTADO(S)

Nome(s), cargo(s), função(ões)

ENTREVISTADOR(ES)

SÍNTESE DAS INFORMAÇÕES OBTIDAS

Resumir nesta coluna as perguntas efetuadas e as respostas dadas pelo(s) entrevistado(s) que forem consideradas relevantes para o desenvolvimento dos achados e das conclusões da auditoria.

EVIDÊNCIAS

Fazer referência às evidências que corroborem as informações obtidas (se houver)

ASSINATURA

LOCAL/DATA

ENTREVISTADOR

Membro da equipe de auditoria responsável pela elaboração do extrato de entrevista

ENTREVISTADO(S)

ANEXO VIII AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FOLHA DE ROSTO

TC nº	Fiscalização nº

Relator:

DA FISCALIZAÇÃO

Modalidade: Conformidade

Ato originário: Acórdão nº / - Plenário

Objeto da fiscalização:

Ato de designação: Portaria de Fiscalização - (Unidade Técnica) nº ..., de..... (fl. ...)

Período abrangido pela fiscalização: (período referente aos fatos analisados)

Composição da equipe: .......... - matr. - (Coordenador)

........... - matr.

DO ÓRGÃO/ENTIDADE FISCALIZADO

Órgão/entidade fiscalizado:

Vinculação (ministério):

Vinculação TCU (unidade técnica):

Responsável pelo órgão/entidade:[footnoteRef:4] [4: Enumerar somente os atuais titulares dos órgãos/entidades; o rol, com todos os responsáveis devidamente identificados, deve ser juntado ao processo e ser elaborado com base na Matriz de Responsabilização. ]

nome:

cargo:

período: desde ......./.........

Outros responsáveis: vide rol à fl. ...

PROCESSO(S) CONEXO(S)

- TC

ANEXO IX AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO DE VERIFICAÇÃO DA EQUIPE

AUDITORIA DE CONFORMIDADE

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ITEM

Item do documentoi

N/Aii

SIM

NÃOiii

I ¿ Padrões Gerais

O supervisor orientou a equipe e acompanhou os trabalhos desde o início do planejamento até a conclusão do relatório?

2 e 3

O supervisor revisou e aprovou a Matriz de Planejamento?

3.2

O supervisor analisou, juntamente com a equipe, a Matriz de Achados?

3.4

O supervisor analisou, juntamente com a equipe, a Matriz de Responsabilização?

3.5

Foi encaminhado ofício ao dirigente do órgão/entidade fiscalizado com a devida antecedência?

8

II ¿ Padrões de Planejamento

O prazo destinado para a fase de planejamento foi suficiente para a obtenção de informações sobre o objeto fiscalizado, detalhamento dos procedimentos, discussão com o supervisor sobre procedimentos e técnicas utilizadas na auditoria, e testes e revisão dos papéis de trabalho?

9

Foi elaborada a Matriz de Planejamento?

10

Foram consultadas as fontes de informação elencadas neste documento?

11.1 a 11.14

III ¿ Padrões de Execução

Na reunião de apresentação, a equipe informou ao dirigente do órgão/entidade fiscalizado o objetivo da auditoria?

13

Foram colhidos atestados de recebimento nos ofícios de requisição?

15

Foram verificadas as questões e aplicados os procedimentos da Matriz de Planejamento?

17

As alterações, porventura ocorridas, na Matriz de Planejamento foram submetidas ao supervisor?

17.2

Foram colhidos esclarecimentos acerca das causas dos indícios?

19

Foi elaborada a Matriz de Achados ao longo da execução da auditoria?

20

Foi preenchida a Matriz de Responsabilização para todos os achados que possam resultar em audiência ou citação dos responsáveis?

21

Foi realizada reunião de encerramento para discussão dos achados de auditoria?

25

IV ¿ Padrões de Elaboração do Relatório

Foi elaborado resumo com no máximo duas páginas?

32

Foi elaborado sumário com listagem das principais divisões do relatório?

35 e 36

Foi elaborada apresentação com relato de informações que visam a contextualizar o trabalho, e menção a algumas especificidades ou a características da fiscalização?

36 A

A introdução do relatório contém os seguintes elementos, de forma concisa: razões que motivaram a realização da auditoria e a indicação da deliberação que a originou; visão geral do objeto; objetivo e questões de auditoria; metodologia utilizada e limitações da auditoria; volume de recursos fiscalizados; análise dos reflexos dos processos conexos na auditoria?

37

A descrição da visão geral não excedeu três páginas?

37.2

A análise de cada achado de auditoria foi escrita de forma resumida e está devidamente estruturada sob os seguintes aspectos: situação encontrada; objetos; critério; evidências; causas; efeitos; identificação dos responsáveis, esclarecimentos dos responsáveis; conclusão da equipe de auditoria e proposta de encaminhamento?

39

Foram feitas remissões a todas as folhas do processo onde se encontram as evidências que suportam os achados?

41

Para todos os achados com proposta de audiência ou citação os respectivos responsáveis estão devidamente identificados no rol de responsáveis em anexo ao relatório?

44

Todos os débitos identificados foram, quando possível, quantificados ou, na impossibilidade de quantificação, estimados?

45

Na conclusão foram respondidas as principais questões formuladas na Matriz de Planejamento?

49

Na conclusão foram indicados os impactos dos achados nas contas dos órgãos/entidades fiscalizados?

51

Na conclusão foram identificadas responsabilidades ao longo do tempo para cada um dos achados de auditoria?

51

A proposta de encaminhamento contempla proposição de medidas saneadoras e/ou cautelares para todos os achados de auditoria?

53

Na redação da proposta de encaminhamento, foi considerado que o ofício a ser expedido pelo TCU será redigido nos mesmos termos, com indicação da legislação pertinente?

57

Os documentos juntados contêm os seguintes elementos: rol de responsáveis, amostra examinada, evidências dos achados?

60

Justificativas para as respostas negativas:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Registrar as alterações porventura ocorridas na Matriz de Planejamento:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

ANEXO X AOS PADRÕES DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIOiv DE CONTROLE DE QUALIDADE - SUPERVISOR

AUDITORIA DE CONFORMIDADE

1.	INFORMAÇÕES GERAIS

TC nº ______________ Fiscalis nº _______ nº total de folhas do Relatório: ___________

Fase

Previstov

(dias úteis)

Realizadovi

(dias úteis)

Planejamento

Execução

Relatório

Tempo entre a 1ª versão entregue pela Equipe e a aprovação pelo Supervisor

2.	PAPÉIS DE TRABALHO - marque com um "X", ou conforme indicado, uma das opções a seguir:

Item

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

Não elaborado (NE) ou Não aplicável (NA)

2.1 Matriz de Planejamento

2.2 Alterações da Matriz de Planejamento

2.3 Matriz de Achados

2.4 Matriz de Responsabilização

2.5 Resumo

3.	RELATÓRIO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item Avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

3.1 O relatório foi redigido com clareza, objetividade e correção gramatical?

3.2 O relatório foi redigido de forma concisa, com parágrafos claros e preferencialmente curtos, e concentrando-se nos achados mais relevantes da auditoria?

3.3 Os achados de auditoria estão descritos com exatidão, sustentados por evidências suficientes, relevantes, pertinentes, adequadas, fidedignas e com indicação dos critérios (legislação) adotados, expressando convicção da equipe de auditoria?

3.4 Foram feitas remissões das páginas de todas as evidências juntadas aos autos?

3.5 As conclusões estão adequadamente fundamentadasvii respondem às questões de auditoria, com remissão aos principais achados?

3.6 Existe consistência entre o conteúdo do relatório e a proposta de encaminhamento?

3.7 Na redação da proposta de encaminhamento, foi considerado que o ofícioviii a ser expedido pelo TCU será redigido nos mesmos termos, com indicação da legislação pertinente?

3.8 A redação das propostas de audiência ou citação está precisa, completa e com estrutura lógica?

3.9 Foram juntados ao processo, inclusive nos volumes anexos, apenas as evidências e demais documentos essenciais à compreensão deste?ix

4. AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS DO TRABALHO - marque com um "X" uma das opções seguir:

Item avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

4.1 O objetivo do trabalho de auditoria foi alcançado?

4.2 As questões de auditoria foram investigadas com a profundidade necessária?

4.3 Foram identificados responsáveis para as ocorrências verificadas?

4.4 As propostas de encaminhamento são bastantes e suficientes para que as irregularidade e/ou impropriedades não voltem a ocorrer?

4.5 As propostas de encaminhamento são passíveis de implementação pelo órgão/entidade fiscalizado?

4.6 O trabalho de auditoria realizado foi oportuno e tempestivo?

4.7 A auditoria foi realizada de forma econômica, eficiente e eficaz?

Detalhar, caso julgue necessário, os pontos não satisfatórios

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. BOAS PRÁTICAS - Quando o relatório, o resumo, ou uma das matrizes (de planejamento, de achados e de responsabilização) puder ser considerado como "BOA PRÁTICA", cuja divulgação para utilização como modelo em auditorias similares seja recomendável, registrar tal informação no campo a seguir, justificando sua indicação.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. OPORTUNIDADES DE MELHORIA - Registrar justificativa para eventuais "oportunidades de melhoria" que não puderam ser incorporadas à versão final do relatório (por exemplo, melhorias em futuras matrizes de planejamento).

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Preenchido por:	_____________________________	Em: ___/___/______

Supervisor

Parecer do Secretário: ( ) Aprovado ou ( ) Aprovado com as seguintes observações:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________	Em: ___/___/______

Secretário

Posicionamento da Equipe de Auditoria: ( ) Concorda ou ( ) Não concorda nos seguintes aspectos:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nome e matrícula

___________________________________

i Padrões de Auditoria de Conformidade - segunda revisão.

ii Marcar quando o item não se aplicar à auditoria.

iii Apresentar justificativas no caso de respostas negativas.

iv Este formulário deve ser utilizado ao longo da auditoria, para auxiliar a supervisão concomitante. O preenchimento do formulário pode ser alterado à medida que o trabalho esteja sendo executado, de acordo com as alterações introduzidas nos papéis de trabalho e no relatório. A versão final deste formulário, a ser armazenada com papel de trabalho permanente, deve refletir a versão final do relatório (assinado pela Equipe de Auditoria).

v Considerar eventuais portarias de prorrogação.

vi O registro do prazo efetivamente realizado é imprescindível para a avaliação da TEMPESTIVIDADE.

vii As conclusões devem estar fundamentadas nos achados de auditoria e em argumentos respaldados na legislação, jurisprudência e doutrina, pertinentes à análise efetuada para a Equipe de Auditoria.

viii Caso a proposta de encaminhamento seja acolhida pelo Relator, esta deve permitir que os ofícios de audiência, citação, determinação ou comunicação ao(s) responsável(eis) sejam expedidos pela Unidade Técnica competente transcrevendo-se ipsis literis as respectivas propostas.

ix Documentos que devem ser obrigatoriamente juntados ao processo: Portaria(s) de Fiscalização, rol de responsáveis, relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra fiscalizada, ofícios de apresentação e de requisição e todas as evidências dos achados. Processos com muitos volumes dificultam a leitura, devendo-se, portanto, evitar a anexação de documentos não obrigatórios.

REDAÇÃO ANTERIOR:

SUMÁRIO

I. PADRÕES GERAIS......................................................................................................................... 4

II. PADRÕES DE PLANEJAMENTO................................................................................................. 6

III. PADRÕES DE EXECUÇÃO........................................................................................................... 7

IV. PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO....................................................................... 10

V. PADRÕES DE CONTROLE DE QUALIDADE............................................................................ 17

VI. GLOSSÁRIO....................................................................................................................................19

VII. ANEXOS..........................................................................................................................................24

ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE[footnoteRef:5] [5: As expressões em negrito constam do glossário e o sublinhado destina-se à ênfase.]

(NR) (Portaria nº 122, de 27/4/2004, BTCU nº 9/2004 Especial)

O objetivo deste Roteiro é definir os

padrões

gerais

, de

planejamento

,

execução

,

elaboração do relatório

e

controle de qualidade

das auditorias de conformidade efetuadas pelo TCU. A utilização dos padrões pelas equipes de auditoria e pelos dirigentes possibilitará a verificação de eventuais necessidades de aprimoramento, subsidiando a edição de um novo Manual de Auditoria.

I - PADRÕES GERAIS

1. As auditorias de conformidade do Tribunal de Contas da União obedecerão aos padrões estabelecidos neste documento.

2. Todo o trabalho de auditoria, desde seu planejamento até a conclusão do relatório é supervisionado pelo diretor e/ou pelo titular da Unidade Técnica.

3. Compete ao supervisor da auditoria:

3.1. orientar a equipe de auditoria quanto à vinculação ao objetivo da fiscalização e à aderência aos padrões de auditoria vigentes no Tribunal;

3.2. revisar e aprovar a Matriz de Planejamento e a Matriz de Procedimentos, antes do início da execução;

3.3. acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos desde o início do planejamento até a conclusão do relatório;

3.4. analisar, juntamente com a equipe, a Matriz de Achados cuja elaboração inicia-se já na fase de execução;

3.5. analisar, juntamente com a equipe, a Matriz de Responsabilização;

3.6. realizar concomitantemente o controle de qualidade da auditoria;

3.7. preencher e assinar, após a conclusão do relatório, o formulário constante do Anexo XI (Formulário de Controle de Qualidade da Auditoria - Supervisor);

3.8. sempre que possível e relevante, participar da reunião de apresentação e da reunião de encerramento.

4. Compete ao coordenador da equipe de auditoria:

4.1. promover as discussões da equipe a respeito do escopo, procedimentos e técnicas a serem utilizados, incentivando os demais membros a apresentarem propostas e a decidirem por consenso. No caso de divergência de opiniões, deve-se buscar a opinião do supervisor. Permanecendo a divergência, prevalecerá a proposta do coordenador;

4.2. representar a equipe de auditoria perante o órgão/entidade auditado, providenciando a entrega do ofício de apresentação ao dirigente (ou representante por ele designado) e a emissão dos ofícios de requisição de documentos e de informações e responsabilizando-se pela coordenação das reuniões com os auditados;

4.3. zelar pelo cumprimento dos prazos;

4.4. entregar e revisar a versão final do relatório, com a anuência dos demais membros;

4.5. assegurar que o formulário de controle de qualidade constante do Anexo X (Formulário de Verificação da Equipe de Auditoria) seja, juntamente com os demais membros, preenchido e assinado;

4.6. registrar, caso julgue relevante, eventuais discordâncias quanto a não aprovação de quaisquer aspectos da Matriz de Planejamento ou da Matriz de Procedimentos pelo supervisor. Tal registro deverá constar como observação na própria matriz objeto da divergência.

5. A designação da equipe de auditoria é feita mediante Portaria de Fiscalização, na qual são identificados o coordenador, os demais membros da equipe e o supervisor, bem como o objetivo dos trabalhos, o órgão/entidade auditados, a deliberação que originou a auditoria, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução e de elaboração do relatório.

5.1. Nas hipóteses de afastamento legal do supervisor, a supervisão deverá ser feita pelo respectivo substituto.

5.2. O processo correspondente deverá ser autuado na data da emissão da Portaria de Fiscalização.

6. Nas auditorias cujo prazo total de duração (planejamento, execução e elaboração do relatório) estimado inicialmente seja superior a vinte dias úteis, a fase de planejamento deve ser realizada antes da definição das fases de execução e de elaboração do relatório, observando-se o seguinte:

6.1. o ato de designação da equipe deverá prever apenas a fase de planejamento, sendo denominado Portaria de Fiscalização - fase planejamento;

6.2. como conseqüência da fase de planejamento, a equipe deve estimar com maior precisão possível o prazo necessário para as fases seguintes. Em seguida, será emitida Portaria de Fiscalização - fases execução e relatório, na qual serão definidas as fases de execução e de elaboração do relatório;

6.3. não há impedimento de que a Unidade Técnica Coordenadora realize a fase de planejamento antes da definição das fases de execução e elaboração do relatório em auditorias cujo prazo total de duração estimado seja igual ou inferior a vinte dias úteis.

7. Quando existir pouca informação disponível sobre o órgão/entidade ou sobre o objeto a ser auditado, o instrumento de fiscalização a ser adotado é o levantamento, cujo relatório deverá propor a realização de auditoria(s) com escopo(s) definido(s) ou concluir pela inviabilidade ou inoportunidade da realização de auditoria.

8. Sempre que o elemento surpresa não for essencial ao desenvolvimento dos trabalhos e após a emissão da Portaria de Fiscalização, o titular da Unidade Técnica Coordenadora encaminhará, com a antecedência necessária, ofício de comunicação de auditoria ao dirigente do órgão/entidade informando que o órgão/entidade encontra-se sob auditoria, o objetivo e a deliberação que originou a fiscalização, a data provável para apresentação da equipe ao auditado, bem como solicitando, quando for o caso, além de documentos e informações, disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade, conforme modelo constante do Anexo V.

8.1. Não é necessária a comprovação de recebimento do ofício de comunicação de auditoria, o eventual não recebimento fica suprido pela entrega na reunião de apresentação.

8.2. Durante a fase de planejamento, não há impedimento de que a equipe técnica, caso julgue necessário, visite o órgão/entidade. Nesses casos, deverá apresentar o ofício de comunicação de auditoria. Caso queira solicitar documentos, deve proceder conforme previsto nos itens 14 e 15.

II - PADRÕES DE PLANEJAMENTO

9. O titular da Unidade Técnica Coordenadora deve assegurar que o tempo disponível para a fase de planejamento seja suficiente para a consecução dos objetivos desta fase, de forma a garantir os seguintes aspectos básicos:

9.1. nível de detalhamento suficiente, de modo a maximizar a relação entre o provável benefício da auditoria e o seu custo total;

9.2. obtenção e análise das informações disponíveis e necessárias sobre o objeto auditado, inclusive quanto aos sistemas informatizados e aos controles internos a ele associados;

9.3. suficiente discussão, no âmbito da equipe de auditoria e entre esta e o supervisor, a respeito da definição do escopo, dos procedimentos e técnicas a serem utilizados;

9.4. teste e revisão dos formulários, questionários e roteiros de entrevista, a serem utilizados na fase de execução.

10. Na fase de planejamento, devem ser elaboradas a Matriz de Planejamento e a Matriz de Procedimentos.

10.1. Havendo Procedimentos de Auditoria (PA) específicos, caberá à equipe avaliar se os itens de verificação constantes do PA correspondente devem ser considerados na elaboração da Matriz de Procedimentos. A utilização dos PA não impede a inclusão de outros procedimentos considerados relevantes pela equipe técnica, selecionados de acordo com o objetivo e escopo delineados para a auditoria.

10.2. Quando da elaboração da Matriz de Procedimentos, a equipe fará a estimativa de custo do trabalho a ser realizado.

10.3. A elaboração da Matriz de Planejamento e da Matriz de Procedimentos deve obedecer aos modelos constantes dos Anexos I e II, respectivamente.

11. Na fase de planejamento, a equipe de auditoria deve, preliminarmente, construir uma visão geral do objeto a ser auditado, podendo fazer uso, entre outras, das seguintes fontes de informação:

11.1. sistemas informatizados;

11.2. cadastros existentes na Unidade Técnica a que se vincula o órgão/entidade auditado;

11.3. legislação e normas específicas;

11.4. contas dos últimos exercícios;

11.5. fiscalizações anteriores, incluindo os respectivos papéis de trabalho;

11.6. outros processos relacionados ao órgão/entidade auditado ou ao objeto da auditoria;

11.7. servidores do TCU que tenham participado de trabalhos recentes no órgão/entidade auditado ou em objetos afins;

11.8. órgãos de controle interno;

11.9. próprio órgão/entidade auditado;

11.10. notícias veiculadas na mídia;

11.11. trabalhos acadêmicos publicados;

11.12. Tribunais de Contas Estaduais e Municipais e Ministério Público;

11.13. possíveis ações judiciais concernentes ao órgão/entidade auditado;

11.14. levantamentos anteriores sobre o objeto.

12. A visão geral objetiva o conhecimento e a compreensão do objeto a ser auditado, bem como do ambiente organizacional em que este está inserido. Em geral, é composta das seguintes informações:

12.1. descrição do objeto auditado, com as características necessárias a sua compreensão;

12.2. legislação aplicável;

12.3. objetivos institucionais do órgão/entidade auditado, quando for o caso;

12.4. setores responsáveis, competências e atribuições;

12.5. pontos críticos e deficiências no sistema de controle.

III - PADRÕES DE EXECUÇÃO

13. A apresentação da equipe de auditoria ao dirigente do órgão/entidade auditado, ou representante por ele designado, faz-se mediante realização de reunião de apresentação, na qual é entregue o ofício de apresentação e são informados os principais critérios de auditoria inicialmente selecionados durante o planejamento, bem como o escopo e os objetivos do trabalho. Deve constar do ofício de apresentação, cujo modelo encontra-se no Anexo VI, a informação de que o órgão/entidade encontra-se sob auditoria, a solicitação, quando for o caso, de disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade, bem como a previsão de multa no caso de obstrução aos trabalhos ou sonegação de informações.

13.1. O ofício de apresentação e ainda eventuais reiterações de ofício de requisição deverão alertar ao responsável para as penalidades previstas no Regimento Interno, art. 268, incisos V e VI e parágrafo terceiro, e na Lei Orgânica, no caso de sonegações de informações.

13.2. A equipe de auditoria deverá, sempre que possível, se apresentar aos responsáveis pelas áreas que serão auditadas, esclarecendo o objetivo, os critérios e o escopo da auditoria.

14. A requisição de documentos e informações, durante a auditoria - planejamento, execução e relatório, deve fixar prazo para seu atendimento, estabelecido, sempre que possível e desde que não comprometa o prazo de execução, em comum acordo com o auditado. A mencionada requisição será formalizada por meio de ofício de requisição, datado e numerado seqüencialmente, tomando-se como referência o modelo constante do Anexo VII.

15. O ofício de requisição deve ser entregue mediante atestado de recebimento na segunda via, a qual se constituirá em papel de trabalho da auditoria.

15.1. Os documentos fornecidos pelo auditado devem identificar quem os elaborou ou forneceu e a fonte da informação, além de estarem legíveis, datados e assinados. A equipe de auditoria deverá identificar os documentos recebidos, correlacionando-os ao item do ofício de requisição a que se referem.

16. O primeiro ofício de requisição da fase de execução deve ser entregue na reunião de apresentação.

16.1. Sempre que possível, de forma a agilizar os trabalhos e garantir a disponibilização dos documentos e condições retromencionados no início da execução da auditoria, o primeiro ofício de requisição da fase de execução deve ser encaminhado via fax, e-mail ou pessoalmente com antecedência, sendo o original entregue, quando não o já tiver sido, na reunião de apresentação.

17. Durante a fase de execução, a equipe de auditoria deve utilizar as técnicas previstas na Matriz de Planejamento e aplicar os itens da Matriz de Procedimentos em busca de achados de auditoria.

17.1. A Matriz de Planejamento e a Matriz de Procedimentos são instrumentos para a consecução do objetivo da auditoria, sendo passíveis de mudanças durante a realização dos trabalhos, caso ocorram situações inesperadas. Eventuais alterações na Matriz de Planejamento implicarão mudanças na Matriz de Procedimentos. A inclusão de novos procedimentos pode não implicar mudanças na Matriz de Planejamento.

17.2. As alterações, porventura ocorridas, devem ser submetidas pessoalmente, por telefone, por fax ou via e-mail ao supervisor para aprovação e serão registradas no Formulário de Verificação da Equipe de Auditoria - Anexo X e Formulário de Controle de Qualidade de Auditoria - Supervisor - Anexo XI.

18. O achado de auditoria deve atender, necessariamente, aos seguintes requisitos básicos:

18.1. ser relevante para que mereça ser relatado;

18.2. estar fundamentado em evidências juntadas ao relatório;

18.3. ser apresentado de forma objetiva;

18.4. respaldar as propostas de encaminhamento dele resultantes;

18.5. apresentar consistência, de modo a mostrar-se convincente a quem não participou da auditoria;

19. Os esclarecimentos acerca dos indícios devem ser colhidos por escrito ao longo da fase de execução, por intermédio de ofícios de requisição, evitando-se mal entendidos e minimizando o recolhimento de informações posteriores.

19.1. A obtenção dos referidos esclarecimentos não supre a eventual necessidade de realização de audiência e/ou citação, conforme previsto na Lei Orgânica e no Regimento Interno do TCU.

20. A análise dos achados de auditoria é realizada mediante utilização da Matriz de Achados, descrita no Anexo III.

21. Para os achados de auditoria que resultem em propostas de audiência ou conversão em tomada de contas especial para fins de citação, é necessário o preenchimento da Matriz de Responsabilização (Anexo IV), na qual fica identificada a responsabilidade pela ocorrência.

22. As evidências, elementos essenciais e comprobatórios do achado, devem ter os seguintes atributos:

22.1. serem suficientes e completas de modo a permitir que terceiros cheguem às conclusões da equipe de auditoria;

22.2. serem pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com o achado;

22.3. serem adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e exatidão da fonte.

23. Os documentos considerados como evidências podem ser:

23.1. originais de ofícios, cartas, relatórios ou outros documentos emitidos pelo auditado ou por terceiros endereçados à equipe de auditoria;

23.2. cópias de documentos devidamente autenticadas ("confere com o original"), exceto no caso de documentos publicados, para os quais é dispensada a autenticação;

23.3. fotografias com os respectivos negativos, se for o caso, fitas de vídeo ou de áudio e arquivos magnéticos;

23.4. extratos de entrevista, conforme modelo do Anexo VIII;

23.5. consolidações de respostas a questionários;

23.6. planilhas de cálculos, quadros comparativos, demonstrativos e outras evidências construídas pela equipe de auditoria a partir de fontes de informação internas ou externas ao órgão/entidade auditado.

24. As evidências testemunhais devem, sempre que possível, ser reduzidas a termo e corroboradas por outras evidências.

25. Ao final da fase de execução, realiza-se a reunião de encerramento, na qual a equipe apresenta verbalmente os achados de auditoria ao gestor do órgão/entidade auditado e outros responsáveis, cuja participação seja considerada oportuna, ou representantes por eles designados.

25.1. Sempre que possível, os achados colhidos ao longo da execução deverão ser discutidos com o supervisor, anteriormente à reunião de encerramento.

25.2. Os achados de auditoria devem ser apresentados indicando-se a situação encontrada, o critério de auditoria, e por decisão da equipe, as causas (se forem relevantes e se for possível identificá-las) e os efeitos. Não se deve fazer menção a conclusões ou propostas de encaminhamento.

25.3. Deve ser informado ao gestor que os achados são preliminares, podendo ser corroborados ou excluídos em decorrência do aprofundamento da análise. Deve ser informado, ainda, que poderá haver inclusão de novos achados.

25.4. A apresentação dos achados na reunião de encerramento somente pode ser dispensada nos casos em que represente risco à equipe ou à consecução do objetivo da auditoria.

IV - PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO

26. Relatório é o instrumento formal e técnico por intermédio do qual a equipe de auditoria comunica aos leitores: o objetivo e as questões de auditoria; a metodologia utilizada; os achados de auditoria; as conclusões; e a proposta de encaminhamento.

27. Na redação do relatório, a equipe de auditoria deve orientar-se pelos requisitos resumidos na palavra "CERTO":

C

lareza,

C

oncisão,

C

onvicção,

E

xatidão,

R

elevância,

T

empestividade e

O

bjetividade:

27.1.

C

LAREZA

- Produzir textos de fácil compreensão para qualquer leitor. Evitar a erudição, o preciosismo, o jargão, a ambigüidade e restringir ao máximo a utilização de expressões em outros idiomas, exceto quando se tratar de expressões que não possuam tradução adequada para o português e que já se tornaram corriqueiras. Termos técnicos e siglas menos conhecidas devem ser utilizados desde que necessários e devidamente definidos em glossário. Quando possível, complementar os textos com ilustrações, figuras e tabelas;

27.2.

C

ONVICÇÃO

- Expor os achados e as conclusões com firmeza. Não utilizar expressões que denotem insegurança, como "SMJ", "parece que" ou "entendemos";

27.3.

C

ONCISÃO

- Dizer apenas o que é requerido, de modo econômico, isto é, eliminar o supérfluo, o floreio, as fórmulas e os clichês. A transcrição de trechos de doutrina e/ou jurisprudência que componham o critério de auditoria deve restringir-se ao mínimo necessário. A transcrição de trechos de evidências documentais somente deverá ser feita quando for essencial ao entendimento do raciocínio. O relatório não deve exceder trinta páginas, excluídos a folha de rosto, o resumo, o sumário, as listas de figuras e tabelas, os anexos e os documentos juntados, exceto quando houver achados de alta complexidade ou em grande quantidade, a critério do titular da Unidade Técnica Coordenadora;

27.4.

E

XATIDÃO

- Apresentar as necessárias evidências para sustentar seus achados, conclusões e propostas, procurando não deixar espaço para contra-argumentações;

27.5.

R

ELEVÂNCIA

- Expor apenas aquilo que tem importância dentro do contexto e que deve ser levado em consideração. Não discorrer sobre ocorrências que não resultem em conclusões;

27.6.

T

EMPESTIVIDADE

- Cumprir o prazo previsto para a elaboração do relatório, sem comprometer a qualidade;

27.7.

O

BJETIVIDADE

- Ir direto ao assunto. Não utilizar comentários complementares desnecessários nem fugir da idéia central. Intercalações de textos devem ser utilizadas com cautela, de modo a não dificultar o entendimento pelo leitor. Não devem ser utilizados comentários entre aspas com sentido dúbio ou irônico.

28. O relatório deve estar estruturado nas seguintes seções:

28.1. Folha de Rosto;

28.2. Resumo;

28.3. Sumário;

28.4. Listas de figuras e tabelas, se houver;

28.5. Apresentação, se houver;

28.6. Introdução;

28.7. Achados de Auditoria;

28.8. Outros Fatos Relevantes, se houver;

28.9. Conclusão;

28.10. Proposta de Encaminhamento;

28.11. Anexos do Relatório, se houver;

28.12. Documentos Juntados.

29. Os itens (parágrafos) do relatório devem ser numerados, evitando-se excessivo desdobramento em subitens.

Folha de Rosto

30. A folha de rosto destina-se a apresentar, de forma sucinta, os dados relativos à identificação do trabalho de auditoria realizado, sendo subdividida em três partes principais, "Da fiscalização", "Do órgão/entidade auditado" e "Processo(s) conexo(s)", conforme modelo do Anexo IX.

Resumo

31. O resumo é uma apresentação concisa e seletiva da auditoria, que ressalta o objetivo e as questões de auditoria, a metodologia utilizada, os achados de auditoria, o volume de recursos fiscalizados, os benefícios potenciais, as conclusões e as propostas de encaminhamento mais importantes.

32. O resumo deve ser o mais sucinto possível, não devendo exceder duas páginas.

33. Não devem constar do resumo os nomes dos membros da equipe de auditoria, os dos responsáveis nem os de terceiros que, de alguma maneira, tenham colaborado na obtenção de evidências.

34. O resumo, após apreciação pelo colegiado competente, pode ser adotado como peça de divulgação a ser fornecida à imprensa, via Unidade do Tribunal responsável pela comunicação social.

Sumário

35. O sumário é uma listagem das principais divisões do relatório e respectiva paginação, apresentando a organização de como o relatório foi estruturado. É identificado pela palavra SUMÁRIO, e inclui apenas os títulos e subtítulos das partes que lhe sucedem.

36. Devem ser usadas letras maiúsculas para indicar títulos de seções primárias, bem como a grafia de inicial maiúscula para as seções secundárias, devendo ser apresentada, ao lado de cada título, a respectiva paginação.

Apresentação

36 A. A apresentação destina-se ao relato de informações que visem a contextualizar o trabalho realizado, sempre que for necessário fazer menção a algumas especificidades ou a características da auditoria. Destina-se, também, a descrever a forma como se organiza o relatório. Deve constar dos relatórios relativos a Fiscalizações de Orientação Centralizada - FOC e daqueles que envolverem mais de uma Unidade Técnica, sendo opcional nos demais.

Introdução

37. A introdução deve conter as seguintes informações, apresentadas de forma concisa:

37.1. deliberação que originou a auditoria e menção às razões que motivaram a deliberação, se necessário;

37.2. visão geral do objeto (elaborada na fase de planejamento e revisada após a execução), de tamanho proporcional ao do relatório não excedendo três páginas;

37.3. objetivo e questões de auditoria;

37.4. metodologia utilizada e limitações inerentes à auditoria;

37.4.1. a descrição da metodologia deve mencionar os procedimentos adotados, as técnicas e os papéis de trabalho utilizados no planejamento e execução da auditoria (fazer referência à Matriz de Planejamento e a Matriz de Procedimentos), o tipo de amostragem utilizado (se utilizada amostragem), bem como indicar as folhas em que constam a relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra auditada, relação essa que constitui-se em anexo ao relatório;

37.4.2. a descrição das limitações deve indicar claramente aquilo que não pôde ser investigado em profundidade suficiente para a formulação de conclusões, com as justificativas pertinentes;

37.5. volume de recursos fiscalizados;

37.6. benefícios estimados da auditoria;

37.7. processos conexos - análise dos reflexos dos processos conexos e respectivas deliberações na auditoria, bem como menção à situação das contas do órgão/entidade auditado.

Achados de Auditoria

38. Esta seção corresponde ao próprio desenvolvimento do relatório, e nela devem ser detalhados os achados de auditoria e as evidências que os suportam.

39. A análise de cada achado de auditoria deve estar estruturada sob os seguintes aspectos:

39.1. situação encontrada;

39.2. critério de auditoria;

39.3. evidências;

39.4. causas (se forem relevantes e se for possível identificá-las);

39.5. efeitos reais e potenciais;

39.6. responsável: qualificação, conduta, nexo de causalidade e culpabilidade (a análise de culpabilidade não se aplica a pessoas jurídicas);

39.7. esclarecimentos dos responsáveis;

39.8. conclusão da equipe de auditoria;

39.9. proposta de encaminhamento;

39.10. benefício estimado de cada proposta de encaminhamento.

40. Devem constar necessariamente do relatório os aspectos: situação encontrada, critério de auditoria, evidências, responsável: qualificação, conduta, nexo de causalidade e culpabilidade, conclusão da equipe de auditoria, proposta de encaminhamento e benefício estimado da proposta de encaminhamento.

40.1. O benefício estimado da proposta de encaminhamento pode ser relatado na conclusão, agrupando-se propostas que contribuam para o mesmo benefício. Para todo benefício relatado deve(m) ser indicada(s) a(s) proposta(s) respectiva(s).

41. O item evidências deve conter sempre remissão às folhas do processo onde se encontram as evidências que suportam o achado. Nas folhas referidas, destacar sempre que possível os termos que a equipe deseja ressaltar, para facilitar leitura posterior.

42. A avaliação dos efeitos deve considerar e relatar não somente os fatos já ocorridos, mas também eventuais riscos de que o resultado venha a ser agravado caso o órgão/entidade não adote medida efetiva.

43. A figura a seguir sintetiza o processo de análise do achado desde a definição do critério até a proposta de encaminhamento.

(Critério de auditoria - o que deveria ser)

(Situação encontrada - o que é)

(Achado - decorre da comparação de "o que é", com "o que deveria ser", comprovado por evidências)

(Determinar as causas e os efeitos do achado)

(Desenvolver as conclusões e as propostas de encaminhamento)

(Estimar o benefício das propostas de encaminhamento)

44. Caso a situação encontrada seja avaliada como irregularidade, com proposta de audiência ou citação, ou relevante, os responsáveis pela conduta, a qual contribuiu significativamente para o resultado ilícito ou grave, devem estar devidamente identificados no rol de responsáveis, juntado ao relatório (nome, CPF, cargo, endereço, período efetivo de exercício no cargo, seja como substituto, seja como titular, atribuições do cargo e norma do órgão que especifica essas atribuições para o caso de pessoa física; razão social, CNPJ e endereço para o caso de pessoa jurídica de direito privado; e nome para o caso de pessoa jurídica de direito público interno). A avaliação de culpabilidade e, se for o caso, considerações acerca da punibilidade (circunstâncias atenuantes ou agravantes e eventual morte do agente, fato este que impossibilita a aplicação de multa) devem ser redigidas com base na Matriz de Responsabilização (Anexo IV).

45. Caso tenha sido constatado débito, deve ser fixada data de sua ocorrência. A apuração do débito far-se-á mediante verificação, quando for possível quantificar com exatidão o real valor devido, e mediante estimativa, quando, por meios confiáveis, apurar-se quantia que seguramente não excederia o real valor devido.

46. Em função de sua significância, as boas práticas do órgão/entidade (achados positivos) devem ser relatadas, desde que possam ser registradas como propostas de encaminhamento para que sejam adotadas como exemplo por outros gestores.

Outros Fatos Relevantes

47. São considerados Outros Fatos Relevantes todos aqueles não previstos nas questões de auditoria, mas que, em função de relevância, materialidade ou risco, mereçam a atenção da equipe de auditoria.

48. A equipe de auditoria deve avaliar se a investigação de Outros Fatos Relevantes pode levar ao desvirtuamento da auditoria inicial, em termos de comprometimento do prazo e/ou das questões de auditoria. Se a magnitude das evidências encontradas recomendar tratamento desses achados, deve-se avaliar a oportunidade e conveniência de fazê-lo juntamente com o objetivo da auditoria. Prejudicada a hipótese, o fato deve ser comunicado ao titular da Unidade Técnica Coordenadora que avaliará a conveniência e a oportunidade de incluir o respectivo objeto no próximo Plano de Fiscalização. Caberá, ainda, à equipe, ao supervisor ou ao titular da Unidade Técnica Coordenadora apresentar representação autônoma.

48 A. Outros Fatos Relevantes investigados e abordados em relatório devem ter o mesmo tratamento dos demais achados, devendo constar necessariamente nesta seção do relatório os aspectos: situação encontrada; critério de auditoria; evidências; responsável: qualificação, conduta, nexo de casualidade e culpabilidade; conclusão da equipe de auditoria; proposta de encaminhamento; e benefício estimado da proposta de encaminhamento.

48 A.1 Devem constar, também, da matriz de achados, com o destaque que se referem a "Outros Fatos Relevantes", e das seções do relatório: Conclusão e Propostas de encaminhamento. Tais achados, como os demais, devem estar devidamente sustentados por evidências.

48 A.2 A investigação de assuntos não previstos inicialmente deve ser registrada na Introdução, subseção "Objetivo e questões de auditoria", na qual será feita menção ao objetivo original e à inclusão dos novos temas. Nas matrizes de planejamento, procedimentos e de achados pode ser mantido o objetivo inicial.

Conclusão

49. Na conclusão, as questões formuladas na Matriz de Planejamento devem ser respondidas, sintetizando-se os principais achados.

50. As referências aos achados de auditoria devem indicar o(s) número(s) do(s) item(ns) em que cada um deles é tratado no relatório.

51. As conclusões devem indicar o impacto dos achados nas contas dos órgãos/entidades auditados. Para tanto, é necessário identificar as responsabilidades ao longo do tempo, bem como o estado das respectivas contas (número do processo, se foi julgado, etc.).

52. Para a formulação da conclusão, devem ser considerados os efeitos do achado, obtidos pela avaliação da diferença entre situação encontrada e o resultado que teria sido observado caso se tivesse seguido o critério.

Proposta de Encaminhamento

53. Na proposta de encaminhamento, quando for aplicável, devem ser formuladas proposições de medidas saneadoras (audiência, citação) e/ou cautelares (afastamento temporário do responsável, indisponibilidade de bens do responsável, arresto de bens do responsável, suspensão de ato ou procedimento) para cada achado de auditoria, e para eventuais Outros Fatos Relevantes.

54. A inclusão de propostas de determinação a outra Unidade do Tribunal deve ser precedida de negociação entre os titulares.

55. A proposta de encaminhamento deve ser completa, contendo todas as medidas necessárias, tais como audiência, conversão em TCE para fins de citação, medidas cautelares, arquivamento, apensamento às contas.

56. As referências aos achados de auditoria devem indicar o(s) número(s) do(s) item(ns) em que cada um deles é tratado no relatório.

57. Na redação da proposta de encaminhamento deve-se considerar que o ofício a ser expedido aos responsáveis será redigido nos exatos termos da referida proposta, no caso de esta vir a ser acatada pelo Tribunal.

58. A redação das propostas de audiência ou citação deve ser precisa, completa e com estrutura lógica adequada. Os responsáveis devem estar devidamente identificados (nome ou razão social, CPF ou CNPJ, cargo, período efetivo de exercício no cargo, seja como substituto, seja como titular), sendo obrigatório explicitar os fatos que levaram à conclusão de ter havido a irregularidade apontada (elemento fático) e o dispositivo constitucional, legal ou regulamentar violado (aspecto normativo). Caso necessário, a descrição dos fatos pode ser complementada pela remessa de peças do processo para o responsável.

59. Por ocasião do despacho, o titular da Unidade Técnica Coordenadora deverá assegurar que os padrões de auditoria do TCU definidos neste Roteiro foram seguidos, homologando o formulário de controle de qualidade de auditoria previsto no Anexo XI. O atesto do titular da Unidade Técnica Coordenadora não deverá constar do documento do despacho.

Anexos do Relatório

59 A. Consideram-se anexos aqueles documentos que, embora diretamente relacionados aos assuntos tratados no relatório, não sejam essenciais à compreensão deste, tais como, memórias de cálculo, protocolos de teste e descrições detalhadas. A separação dos citados documentos visa a tornar o relatório conciso, entretanto não deve causar prejuízo de entendimento para o leitor, cabendo a equipe avaliar cada caso.

59 B. Consideram-se anexos, ainda, aqueles documentos que por seu tamanho ou disposição gráfica não possam constar do corpo do relatório, tais como, tabelas, gráficos e fotografias.

Documentos Juntados

60. Devem ser obrigatoriamente juntados ao processo de auditoria: Portaria(s) de Fiscalização, rol de responsáveis (elaborado de acordo com o previsto no Manual de Instrução de Tomada e Prestação de Contas), relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra auditada, ofícios de apresentação e de requisição, ofícios encaminhados à equipe pelo auditado e evidências.

61. Ao final da auditoria, todos os papéis de trabalho obtidos devem ser classificados em transitórios ou permanentes.

62. Papéis de trabalho transitórios são aqueles necessários à auditoria somente por um período limitado, para assegurar a execução de um procedimento ou a obtenção de outros papéis de trabalho subseqüentes.

62.1. Para determinar se um papel de trabalho é transitório, deve-se determinar se a respectiva informação foi utilizada para comprovar ou definir as questões e os procedimentos de auditoria; para controlar, auxiliar ou documentar a execução da auditoria; ou ainda para evidenciar os achados de auditoria. Se o papel de trabalho não foi utilizado para nenhuma dessas finalidades, é transitório.

62.2. Todos os papéis de trabalho transitórios podem, a critério da Unidade Técnica Coordenadora, ser arquivados, tendo como referência o número do processo de fiscalização, para futura consulta ou descartados após a análise de eventuais razões de justificativas pela equipe de auditoria.

63. Todos os demais papéis de trabalho obtidos, não classificados como transitórios, são considerados como papéis de trabalho permanentes.

63.1. Os papéis de trabalho permanentes devem, por sua vez, ser classificados em: a) evidências dos achados e b) registros do trabalho executado (por exemplo: matrizes de planejamento, de procedimentos, de achados e de responsabilização, e formulários de controle de qualidade).

64. As evidências devem ser juntadas ao relatório de auditoria. Para facilitar o manuseio e a leitura, as evidências devem ser organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal, contendo cada anexo, em sua(s) folha(s) inicial(is), um sumário dessas evidências juntadas e indicação das respectivas folhas.

65. Todos os papéis de trabalho permanentes que se constituam em registros do trabalho executado devem ser organizados em um ou mais volumes e lançados no Sistema Processus sob a forma de lotes. Tais lotes não deverão ser juntados nem apensados ao processo relativo ao relatório de auditoria, o qual tramitará de forma independente. Após lançamento no Sistema Processus, os referidos lotes deverão ser armazenados na Unidade Técnica Coordenadora, devendo ser descartados após encerrados os prazos para recursos.

66. Os papéis de trabalho permanentes em meio magnético devem ser armazenados em diretórios padronizados.

V - PADRÕES DE CONTROLE DE QUALIDADE

67. O controle de qualidade das auditorias visa exclusivamente à melhoria da qualidade em termos de: aderência aos padrões de auditoria do Tribunal, redução do tempo de tramitação dos processos de auditorias, diminuição do retrabalho e aumento da efetividade das propostas de encaminhamento.

68. O controle de qualidade será efetuado:

68.1. pela própria equipe de auditoria;

68.2. pelo supervisor;

68.3. pelo gabinete do Ministro Relator, caso haja interesse, mediante utilização do formulário constante do Anexo XII - Formulário de Controle de Qualidade do Relatório de Auditoria - Gabinetes de Ministros;

68.4. pela Secretaria de Recursos, nos casos em que houver recurso, mediante utilização do formulário constante do Anexo XIII - Formulário de Controle de Qualidade de Auditoria - Serur;

68.5. pela Secretaria Adjunta de Fiscalização - Adfis, por amostragem e tendo por base suas próprias avaliações e as avaliações efetuadas pela equipe, pelo supervisor, pelos gabinetes e pela Serur, mediante utilização do formulário constante do Anexo XIV - Formulário de Controle de Qualidade de Auditoria - Adfis.

69. Os formulários de controle de qualidade do relatório (Anexos X - Formulário de Verificação da Equipe de Auditoria e XI - Formulário de Controle de Qualidade de Auditoria - Supervisor) devem ser preenchidos concomitantemente à elaboração do relatório, de modo a permitir avaliar a adequação da auditoria ao seu objetivo e a vinculação aos padrões de auditoria adotados no Tribunal.

70. Para efeito de controle de qualidade da Adfis, esta poderá solicitar a outras Unidades os formulários preenchidos, bem como o relatório e os papéis de trabalho da Unidade Técnica Coordenadora.

71. Os formulários recebidos pela Adfis, bem como sua própria avaliação, serão encaminhados à Unidade Técnica Coordenadora com orientações que visem exclusivamente à melhoria de qualidade das auditorias.

72. Pelo seu caráter sigiloso, os formulários de controle de qualidade somente poderão ser acessados pelos membros da equipe, pelos seus superiores e pelas Unidades participantes da sistemática de controle de qualidade.

VI - GLOSSÁRIO

Achado de auditoria - Qualquer fato significativo, digno de relato pelo auditor, constituído de quatro atributos: situação encontrada, critério, causa e efeito. Decorre da comparação da situação encontrada com o critério de auditoria e deve ser devidamente comprovado por evidências juntadas ao relatório. O achado de auditoria pode ser negativo (quando revela impropriedade ou irregularidade) ou positivo (quando aponta boas práticas de gestão).

Área de auditoria - Qualquer tema para o qual se justifique a adoção de procedimentos de auditoria padronizados. Exemplos de áreas de auditoria: licitações, obras, pessoal, convênios, tecnologia da informação - TI etc.

Auditoria de conformidade - Instrumento de fiscalização utilizado pelo Tribunal para examinar a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis sujeitos a sua jurisdição, quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial.

Benefício da auditoria - Todo débito, multa, economia, ganho ou melhoria decorrente da atuação do Tribunal, bem como a expectativa de controle gerada pelas ações do TCU.. O benefício pode ser:

· estimado: benefício esperado em função de proposta formulada pela Unidade Técnico-Executiva mas ainda não apreciada pelo Tribunal;

· potencial: benefício relativo a item de deliberação do Tribunal cujo cumprimento ainda não foi verificado;

· efetivo: benefício decorrente do cumprimento de deliberação ou antecipado no âmbito administrativo em razão de processo em andamento no TCU.

A sistemática de quantificação e registro dos benefícios das ações de controle externo está disciplinada na Portaria-TCU nº 59, de 30 de janeiro de 2004.

Causas do achado de auditoria - Atos, fatos, comportamentos ou omissões que contribuíram significativamente para a divergência entre a situação encontrada e o critério. As causas do achado negativo conduzem a equipe a identificar os responsáveis pelo ocorrido.

Coordenador - Membro da equipe de auditoria a quem compete, por força de designação expressa na Portaria de Fiscalização, liderar a equipe e representá-la perante o auditado.

Controles Internos - Conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar que os objetivos dos órgãos e entidades da administração pública sejam alcançados, de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder Público.

Critério de auditoria - Legislação, norma, jurisprudência ou entendimento doutrinário, que a equipe de auditoria compara com a situação encontrada. Reflete como deveria ser a gestão.

Custo da auditoria - Soma dos recursos despendidos pelo TCU na auditoria, incluindo a remuneração bruta da equipe em todas as fases da auditoria, as diárias e passagens, as indenizações e restituições, os suprimentos de fundos e outras despesas de qualquer ordem.

Efeitos do achado de auditoria - Conseqüências para o órgão/entidade, para o erário ou para a sociedade, resultantes da divergência entre a situação encontrada e o critério. Os efeitos do achado indicam a sua gravidade ou ainda eventuais benefícios no caso de achados positivos. São subdivididos em duas classes: os efeitos reais, ou seja, aqueles efetivamente verificados, e os efeitos potenciais (riscos), aqueles que podem ou não se concretizar (ACÓRDÃO nº 1.292/2003 - P).

Elaboração do relatório - Fase da auditoria na qual a equipe escreve o relatório, com base nos papéis de trabalho utilizados, obtidos e desenvolvidos nas fases anteriores.

Esclarecimentos dos responsáveis - Justificativas apresentadas por escrito, como resposta aos ofícios de requisição, pelos responsáveis do órgão/entidade acerca dos indícios investigados pela equipe de auditoria.

Escopo da auditoria - Profundidade e amplitude do trabalho para alcançar o objetivo da auditoria. É definido em função do tempo e dos recursos humanos e materiais disponíveis.

Evidências - Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe, podendo ser classificadas como físicas, orais, documentais e analíticas.

Execução - Fase da auditoria na qual a equipe utiliza as técnicas previstas na Matriz de Planejamento e verifica os itens da Matriz de Procedimentos em busca de achados de auditoria.

Extrato de entrevista - Papel de trabalho (Anexo VIII) onde se registra somente o trecho da resposta do entrevistado que interessa ao desenvolvimento do achado. Pode conter, também, referências a evidências que corroborem o achado e deve ser assinado pelo entrevistado.

Indícios - Discordância entre a situação encontrada e o critério, que ainda não foi devidamente investigada, nem está suficientemente suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado de auditoria. Uma vez encontradas evidências que transformam o indício em achado, este deve ser incluído no relatório.

Levantamento - Instrumento de fiscalização utilizado pelo Tribunal para:

· conhecer a organização e o funcionamento dos órgãos e entidades da administração direta, indireta ou fundacional dos Poderes da União, incluindo os fundos e demais instituições que lhe sejam jurisdicionadas, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários, operacionais e patrimoniais;

· identificar objetos e instrumentos de fiscalização; e

· avaliar a viabilidade de realização de fiscalizações.

Matriz de Achados - Documento que estrutura o desenvolvimento dos achados, explicitando, para cada um, a situação encontrada, o critério adotado, as causas, os efeitos, as evidências, as propostas de encaminhamento e os benefícios estimados. Vide Anexo III.

Matriz de Planejamento - Documento que relaciona, a partir do enunciado do objetivo da auditoria, as diversas questões de auditoria e, para responder a cada uma, quais as informações requeridas, as fontes de informações, as técnicas de auditoria, as limitações e os possíveis achados (vide Anexo I).

Matriz de Procedimentos - Documento que contém, para cada questão de auditoria, os itens de verificação e a serem aplicados durante a execução da auditoria, além da indicação do membro da equipe responsável pela verificação, do período em que os procedimentos deverão ser aplicados e da estimativa de custo da auditoria (vide Anexo II).

Matriz de Responsabilização - Documento que permite a verificação da responsabilidade pelo achado. Apresenta, para cada achado, o nome e a função ou a razão social do responsável, a conduta por elepraticada, o nexo de causalidade entre a conduta e o achado, e a análise da culpabilidade. Vide Anexo IV.

Objetivo da auditoria - Declaração precisa daquilo que a auditoria pretende realizar e/ou da questão fundamental que deverá ser esclarecida.

Objeto da auditoria - Programa, atividade, projeto, processo ou sistema sujeito à fiscalização.

Ofício de apresentação - Documento remetido pelo titular da Unidade Técnica Coordenadora da auditoria ao dirigente do órgão/entidade auditado para apresentar os auditores designados e informar ou reiterar o objetivo da auditoria. Vide Anexo VI.

Ofício de comunicação de auditoria - Documento remetido pelo titular da Unidade Técnica Coordenadora ao dirigente do órgão/entidade auditado para comunicar, antecipadamente, a realização da auditoria, informar seu objetivo, a deliberação que a originou e a data provável para apresentação da equipe ao auditado, bem como solicitar a disponibilização dos documentos necessários à auditoria. Vide Anexo V.

Ofício de requisição - Documento dirigido pelo coordenador da auditoria ao dirigente do órgão/entidade auditado para requisitar documentos, informações e/ou esclarecimentos necessários à execução da auditoria. Vide Anexo VII.

Órgão/entidade auditado - Pessoa jurídica de direito público ou privado, sujeita à jurisdição do TCU, em cujas dependências ou área de atuação desenvolve-se a auditoria.

Padrões de auditoria - Regras que devem ser observadas em relação ao planejamento, aos procedimentos e técnicas a serem utilizados na execução da auditoria, ao relatório e à qualidade da auditoria.

Papéis de trabalho - Documentação que constitui o suporte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor, contendo o registro de todas as informações utilizadas, das verificações a que procedeu e das conclusões a que chegou, independentemente da forma, do meio físico ou das características. Consideram-se papéis de trabalho, entre outros, planilhas, formulários, questionários preenchidos, fotografias e respectivos negativos, fitas de vídeo ou de áudio, arquivos magnéticos, ofícios, memorandos, portarias, cópias de contratos ou termos de convênio, matrizes de planejamento, de procedimentos, de achados e de responsabilização.

Planejamento - O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que seqüência. É uma etapa fundamental para o sucesso da auditoria, sendo imprescindível que seja alocado o tempo adequado para sua realização. A tentativa de abreviar o tempo destinado ao planejamento muitas vezes redunda em problemas na execução da auditoria, que poderão provocar um acréscimo no tempo total de realização do trabalho, além de repercussões negativas em sua qualidade. A elaboração do programa de auditoria composto pela Matriz de Planejamento e pela Matriz de Procedimentos é o objetivo final da fase de planejamento.

Portaria de Fiscalização - Ato de designação da equipe de auditoria, onde são identificados o coordenador, os demais membros da equipe e o supervisor, além do objetivo dos trabalhos, os principais órgãos/entidades auditados, a deliberação que originou a auditoria, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução e de elaboração do relatório.

Portaria de Fiscalização - fase planejamento - Ato de designação da equipe de auditoria que contém os mesmos atributos da Portaria de Fiscalização, destinando-se exclusivamente para a fase de planejamento de auditorias cujo prazo total de duração estimado inicialmente seja superior a vinte dias úteis.

Portaria de Fiscalização - fases execução e relatório - Ato de designação da equipe de auditoria que sucede a Portaria de Fiscalização - fase de planejamento e define os fases de execução e elaboração do relatório, destinando-se a auditorias cujo prazo total de duração estimado inicialmente seja superior a vinte dias úteis.

Procedimentos - Itens de verificação incluídos na Matriz de Procedimentos, a serem executados durante a auditoria.

Procedimentos de Auditoria (PA) - Documento que contém as instruções gerais e os itens de verificação a serem utilizados em auditorias em áreas específicas. Na fase de planejamento, a equipe deve preencher a Matriz de Procedimentos utilizando como fonte principal os PA existentes, tendo em conta o escopo da auditoria e as questões da Matriz de Planejamento.

Questões de auditoria - Aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados com vistas à satisfação do objetivo. São detalhadas na Matriz de Planejamento.

Reunião de apresentação - Reunião da equipe de auditoria com o dirigente do órgão/entidade auditado, ou representante por ele designado, na qual é entregue o ofício de apresentação e são informados os principais critérios de auditoria inicialmente selecionados durante o planejamento.

Reunião de encerramento - Reunião da equipe de auditoria com o dirigente do órgão/entidade auditado, ou representante por ele designado, ao final da fase de execução, na qual são apresentados os achados de auditoria.

Significância - Conceito que engloba os atributos de relevância, materialidade e risco.

Situação encontrada - Situação existente, identificada e documentada durante a fase de execução da auditoria.

Supervisão da auditoria - Requisito essencial na auditoria que implica orientação e controle para que se estabeleçam os procedimentos e técnicas a serem utilizados e o objetivo a ser atingido.

Supervisor - Diretor técnico ou titular de Unidade Técnica ou ainda seus respectivos substitutos legais, a quem compete realizar a supervisão da auditoria.

Técnicas de auditoria - Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos de auditoria com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências ou ao tratamento de informações. As técnicas mais usualmente utilizadas são:

· exame documental - uma das técnicas mais utilizadas no âmbito do setor público, sendo muitas vezes, por falta de conhecimento daqueles que executam o trabalho, confundida com a própria auditoria; no exame documental, a equipe deverá observar se as transações realizadas estão devidamente documentadas, se a documentação que suporta a operação contém indícios de inidoneidade, se a transação e a documentação suporte foram por pessoas responsáveis e se a operação realizada é adequada em função das atividades do órgão/entidade;

· inspeção física - constatação "in loco", que deverá fornecer à equipe a certeza da existência, ou não, do objeto ou item verificado;

· conferência de cálculos - objetiva a conferência das operações que envolvam cálculos; na aplicação da técnica, a equipe não deve se limitar a conferir os cálculos realizados por terceiros, fazendo-se necessária a efetivação de cálculos próprios, que serão comparados, ao final, com aqueles apresentados pelo auditado;

· observação - consiste em olhar como um determinado processo ou procedimento está sendo executado por outros;

· entrevista - consiste na elaboração de perguntas objetivando a obtenção de respostas para quesitos previamente definidos;

· circularização - consiste na confirmação, junto a terceiros, de fatos alegados pela entidade; no planejamento dos trabalhos, a equipe deve considerar as partes externas que podem ser circularizadas e os objetivos de auditoria que poderão ser satisfeitos pela circularização;

· conciliações - objetiva verificar a compatibilidade entre o saldo das contas sintéticas com aqueles das contas analíticas, ou ainda o confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos recebidos de fontes externas;

· análise de contas contábeis - objetiva examinar as transações que geraram lançamentos em determinada conta contábil; essa técnica parte dos lançamentos contábeis para a identificação dos fatos e documentos que o suportam; as contas são selecionadas em função do objetivo geral e da sensibilidade da equipe;

· revisão analítica - objetiva verificar o comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas. Na aplicação dos procedimentos de revisão analítica, o auditor deve considerar:

a) o objetivo dos procedimentos e o grau de confiabilidade dos resultados alcançáveis;

b) a natureza do órgão/entidade e o conhecimento adquirido nas auditorias anteriores;

c) a disponibilidade de informações, sua relevância, confiabilidade e comparabilidade.

Unidade Técnica Coordenadora - Unidade Técnica à qual está vinculado o processo resultante do relatório de auditoria.

Visão Geral - Objetiva o conhecimento e a compreensão do objeto a ser auditado, bem como do ambiente organizacional em que este está inserido. Em geral, compreende as seguintes informações principais:

· descrição do objeto auditado, com as características necessárias à sua compreensão;

· legislação aplicável;

· objetivos institucionais do órgão/entidade auditado, quando for o caso;

· pontos críticos e deficiências no sistema de controle.

Volume de Recursos Fiscalizados (VRF) - Montante efetivamente fiscalizado durante a auditoria. A Portaria-TCU n.º 222, de 10 de outubro de 2003, aprova os critérios para cálculo e registro do volume de recursos fiscalizados (VRF) nos processos de fiscalização do Tribunal.

VII - ANEXOS

ANEXO I AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE PLANEJAMENTO

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

QUESTÕES DE AUDITORIA

INFORMAÇÕES REQUERIDAS

FONTES DE INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE AUDITORIA

LIMITAÇÕES

POSSÍVEIS ACHADOS

Apresentar, em forma de perguntas, os diferentes aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados com vistas à satisfação do objetivo.

Identificar as informações necessárias para responder a questão de auditoria.

Identificar as fontes de cada item de informação. Estas fontes estão relacionadas com as técnicas de auditoria empregadas.

Especificar as técnicas que serão utilizadas para obtenção e tratamento das informações.

Especificar as limitações relativas:

às técnicas adotadas;

às fontes das informações;

às condições operacionais de realização do trabalho.

Esclarecer precisamente que conclusões ou resultados podem ser alcançados a partir da estratégia metodológica adotada.

Q1

Q2

Qn

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

A Matriz de Planejamento deve ser preenchida ao longo da fase de planejamento, com base nas informações levantadas.

O primeiro passo é a própria delimitação do objetivo da auditoria. Nem sempre o objetivo está claramente definido na deliberação que originou a auditoria. A discussão orientada pela matriz possibilita uma equalização do entendimento do objetivo por toda a equipe.

O próximo passo é o detalhamento do objetivo da auditoria em questões a serem respondidas (primeiro campo da matriz), ao mesmo tempo em que se discute onde se quer chegar com os questionamentos ( campo "possíveis achados"). Em outras palavras é preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido. As Questões de Auditoria devem ser elaboradas de forma a estabelecer com clareza o foco da investigação e os limites e dimensões que devem ser observados durante a execução dos trabalhos. Devem, pois, ser elaboradas questões que enfoquem os principais aspectos do objetivo pretendido.

Em seguida, procede-se à explicitação das informações necessárias, das fontes dessas informações, de como buscá-las (utilizando quais técnicas), e de quais as limitações com que a abordagem adotada se defronta. A cada um desses elementos necessários à resolução das questões de auditoria corresponde uma coluna na matriz de planejamento. O preenchimento dessas colunas permitirá concluir se as questões de auditoria têm condição de serem respondidas, ou seja, se, a princípio, há informações suficientes e disponíveis, se a equipe domina as técnicas de auditoria para coleta e tratamento dessas informações e se as limitações são contornáveis.

Finalmente, a equipe deve revisar toda a matriz, verificando se há coerência lógica entre o objetivo e as questões e entre as questões e as possíveis conclusões, levando em conta as limitações previstas.

ANEXO II AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE PROCEDIMENTOS

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

QUESTÕES DE AUDITORIA

PROCEDIMENTOS

DETALHAMENTO DO PROCEDIMENTO

TÉCNICAS

MEMBRO RESPONSÁVEL

PERÍODO

ACHADO

Correspondência com a Questão de Auditoria (Qn) constante da Matriz de Planejamento

Itens de verificação ou check list

Descrição das tarefas que serão realizadas de forma clara, esclarecendo os aspectos a serem abordados.

Técnicas de coleta e de tratamento de informações que serão utilizadas para execução de cada procedimento

Pessoa(s) da equipe encarregada(s) da execução de cada procedimento

Dia(s) em que o procedimento será executado

Usar a notação A1, A2,..., An (para possibilitar a correspondência com a matriz de achados) ou N quando não houver achado

Q1

P11

P12

P1n

Q2

P21

P22

P2n

Qn

P31

P32

P3n

ESTIMATIVA DO CUSTO

REMUNERAÇÃO

PASSAGENS (R$)

DIÁRIAS (R$)

RESSARC. DESP. TRANSPORTE

INDENIZ. TRANSPORTE

SUPR. FUNDOS

DESC. AUXÍLIO ALIMENT.

ADIC. EMBARQUE/ DESEMB.

OUTROS CUSTOS (*)

CUSTO TOTAL

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

A Matriz de Procedimentos deve ser elaborada na fase de planejamento. A coluna "achados", no entanto, deve ser preenchida durante a fase de execução, quando da aplicação dos procedimentos. Cada achado deverá ser detalhado na Matriz de Achados.

(*) Especificar o custo, caso este campo seja preenchido.

ANEXO III AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE ACHADOS

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

ACHADO

SITUAÇÃO ENCONTRADA

CRITÉRIO

EVIDÊNCIA

CAUSA

EFEITOS

ENCAMINHAMENTO

BENEFÍCIO DA PROPOSTA

Correspondência com o Achado de Auditoria (An) constante da Matriz de Procedimentos

Situação existente, identificada, inclusive com o período de ocorrência, e documentada durante a fase de execução da auditoria

Legislação, norma, jurisprudência, entendimento doutrinário ou padrão adotado

Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe

O que motivou a ocorrência do achado

Conseqüências ou possíveis conseqüências do achado. Deve ser atribuída a letra ¿P¿ ou a letra ¿R¿, conforme o efeito seja potencial ou real.

Propostas da equipe de auditoria. Deve conter a identificação do(s) responsável(eis).

Os benefícios da proposta de encaminhamento devem ser dimensionados de acordo com a Portaria nº 59/2004.

A1

A2

An

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

A matriz de achados deve ser preenchida durante a fase de execução da auditoria, à medida que os achados vão sendo constatados. Os esclarecimentos dos responsáveis acerca das causas dos achados, bem como da adequação dos critérios, devem ser colhidos ainda em campo, evitando-se mal entendidos que redundam em desperdício de esforços com a realização de audiências equivocadas.

O preenchimento da coluna "critério" permite a revisão da fundamentação legal, da jurisprudência e da doutrina, diminuindo a possibilidade de eventuais omissões ou equívocos. A verificação da suficiência e qualidade das evidências evita diligências posteriores que retardam o encaminhamento do processo às instâncias superiores. A coluna "causa" está intimamente relacionada à imputação de responsabilidades em relação aos fatos encontrados na auditoria. A investigação acerca das causas deve ser feita quando relevante e necessária para dar consistência às propostas de encaminhamento, seja de aplicação de penalidades ou, em caso contrário, para afastar a ocorrência de irregularidades. A análise e o registro do "efeito" de cada ocorrência na coluna respectiva serve para dimensionar a relevância do próprio achado além de fornecer elementos para a formulação das propostas de encaminhamento. Sempre que o achado se constituir em irregularidade, deve-se ter presente, ao preencher a coluna "encaminhamento", os dados registrados na Matriz de Responsabilização. È possível que um mesmo benefício esteja associado a mais de um achado.

Como etapa final de elaboração da matriz, a comparação das colunas "situação encontrada" e "encaminhamento" diminui a possibilidade de eventuais achados sem respectivas propostas de encaminhamento.

ANEXO IV AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE RESPONSABILIZAÇÃO¹

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

ACHADO

RESPONSÁVEL (IS)

PERÍODO DE EXERCÍCIO

CONDUTA²

NEXO DE CAUSALIDADE³

(entre a conduta e o resultado ilícito)

CULPABILIDADE4

Correspon-dência com a Matriz de Achados

Pessoa física: nome, cargo e CPF;

Pessoa jurídica de direito privado: razão social e CNPJ;

Pessoa jurídica de direito público interno: nome.

Período efetivo de exercício no cargo, seja como titular ou substituto.

Ação ou omissão, culposa (por negligência, imprudência ou imperícia) ou dolosa (por ter o responsável querido produzir o resultado ou ter assumido o risco de produzi-lo), praticada pelo responsável.

Evidências de que a conduta do responsável contribuiu significativamente para o resultado ilícito, ou seja, de que foi uma das causas do resultado.

Reprovabilidade da conduta do gestor (não se aplica a pessoas jurídicas)

A1

A2

An

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

¹ A Matriz de Responsabilização deve ser preenchida sempre que houver achados que se constituam em irregularidades e somente para esses achados. Aplica-se esta matriz também para os responsáveis solidários, que devem sempre ser arrolados desde o início do processo, inclusive para fins de audiência ou citação. É fundamental que o período de responsabilização seja exato, já que a responsabilização torna-se inadequada se o fato ocorrer durante as férias ou licença do gestor. Observar que podem ser responsabilizadas equipes, tais como comissões de licitação, identificando-se individualmente seus componentes e pessoas jurídicas integrantes ou não da administração pública.

² Ao preencher o campo "conduta", a equipe deve avaliar a necessidade de juntar norma do órgão/entidade que especifique as atribuições dos cargos (Estatuto, Regimento Interno, etc). Para cada conduta irregular deve-se preencher uma linha da matriz, sendo suficiente somente uma linha no caso de vários responsáveis com idêntica conduta. Condutas e resultados repetidos de um mesmo gestor (Ex.: várias contratações sem licitação), desde que idênticas, podem ser agrupadas em uma única linha.

³ Para facilitar o preenchimento do campo "nexo de causalidade", a equipe pode, hipoteticamente, retirar do mundo a conduta do responsável e se perguntar se ainda assim o resultado teria ocorrido e, caso positivo, se teria ocorrido com a mesma gravidade. A inexistência de nexo de causalidade significa que o gestor não pode ser responsabilizado pelo resultado.

4 Para preenchimento do campo "culpabilidade", devem-se responder as seguintes perguntas:

1. a) houve boa-fé do gestor?

1. b) o gestor praticou o ato após prévia consulta a órgãos técnicos ou, de algum modo, respaldado em parecer técnico?

c) é razoável afirmar que era possível ao gestor ter consciência da ilicitude do ato que praticara?

d) era razoável exigir do gestor conduta diversa daquela que ele adotou, consideradas as circunstâncias que o cercavam? Caso afirmativo, qual seria essa conduta?

Quando for o caso, tecer considerações acerca da punibilidade do gestor (morte - o que impede a aplicação de multa - ou ainda a existência de circunstâncias atenuantes ou agravantes, como, por exemplo, medidas corretivas ou reparatórias adotadas pelo gestor, existência de afirmações ou documentos falsos, etc). O preenchimento das colunas "nexo de causalidade" e "culpabilidade" balizará a formulação das propostas a serem incluídas no campo "encaminhamento" da Matriz de Achados.

ANEXO V AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

OFÍCIO DE COMUNICAÇÃO DE AUDITORIA

Ofício n° XXX/2004-(Indicar a Secretaria)

(Localidade), de de 2004.

Senhor (descrever o Cargo),

Comunico a V. Exª (Sª) que este Tribunal está iniciando trabalho de fiscalização, coordenado pelo servidor (nome do servidor), , nessa Unidade. O objetivo do trabalho é ..., tendo sido originado da ... (Deliberação que determinou o trabalho).

2. A data provável para que a equipe de auditoria apresente-se nessa Unidade é XX/XX/2004. Desse modo, solicito que sejam inicialmente disponibilizados os documentos listados a seguir:

a) Documento ou informação 1...;

b) Documento ou informação 2...;

c) Documento ou informação 3...;

d) Documento ou informação ...;

e) Documento ou informação N...

CASO AINDA NÃO HAJA PREVISÃO DOS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS:

A data provável para que a equipe de auditoria apresente-se nessa Unidade é XX/XX/2004. Desse modo, solicito que, oportunamente, ao serem detalhados, sejam disponibilizados os documentos necessários à auditoria.

Solicito, ainda, a gentileza de providenciar ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe e senha para acesso aos sistemas informatizados, bem como a designação de uma pessoa qualificada para servir de contato e prestar esclarecimentos.

Atenciosamente,

_________________________

A Sua Excelência/Senhoria o Senhor

xxx

xx.xxx-xxx (CEP) - Município - UF

ANEXO VI AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

OFÍCIO DE APRESENTAÇÃO

Ofício n° XXX/2004-(Indicar a Secretaria)

(Localidade), de de 2004.

Senhor (descrever o Cargo),

Apresento a V. Exª (Sª) o(s) Analista(s) e/ou o(s) Técnico(s) de Controle Externo, área Controle Externo, (nome completo do analista/técnico), matrícula TCU n.º xxx e (nome completo do analista/técnico), matrícula TCU nº xxx, designados pela Portaria n° XXX, de XX/XX/2004, para realizarem, sob a coordenação do primeiro, trabalhos de fiscalização nessa Unidade, objetivando .................................................................................

2	Solicito a gentileza de providenciar ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe e senha para acesso aos sistemas informatizados, bem como a designação de uma pessoa qualificada para servir de contato e prestar esclarecimentos.

3 Agradeço, antecipadamente, a colaboração que for prestada aos técnicos da referida equipe, facultando-lhes livre acesso às instalações dessa Unidade, e aos documentos por eles solicitados, bem como provendo os meios necessários à execução dos trabalhos. Ressalto que a obstrução ao livre exercício das auditorias, bem como a sonegação de processo, documento ou informação ensejará a aplicação de multa nos termos do art. 268, inciso V e VI do Regimento Interno e art. 58, incisos V e VI da Lei nº 8.443/92.

Atenciosamente,

_________________________

A Sua Excelência/Senhoria o Senhor

xxx

xx.xxx-xxx (CEP) - Município - UF

ANEXO VII AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

OFÍCIO DE REQUISIÇÃO

Ofício de Requisição nº YY-XXX/2004[footnoteRef:6] [6: O código XXX refere-se ao registro Fiscalis, enquanto que "YY" trata-se do número seqüencial. ]

(Localidade) __ de ________ de 2004

Senhor (a) (descrever o Cargo),

Solicitamos V. Exª (Sª), nos termos do artigos 42 e 87 da Lei nº 8.443/92, apresentar a esta Equipe de Auditoria a documentação/informação relacionada a seguir:

a) Documento ou informação 1...;

b) Documento ou informação 2...;

c) Documento ou informação 3...;

d) Documento ou informação...;

e) Documento ou informação...;

f) Documento ou informação N...

Solicitamos o fornecimento dessa documentação para o próximo dia __/__/_____, às __:__ h.

NO CASO DE REITERAÇÃO, ACRESCENTAR:

Solicitamos o fornecimento dessa documentação para o próximo dia ___/___/_____, às ___:__h. Cientificamos V.Exª(Sª). que a sonegação de processo, documento ou informação ensejará a aplicação de multa nos termos do art. 268, inciso VI do Regimento Interno e art. 58, inciso VI da Lei nº 8.443/92.

NOME

Coordenador da Equipe de Auditoria

A Sua Excelência/Senhoria o Senhor

xxx

Cargo

xx.xxx-xxx(CEP) - Município - UF

Declaro ter recebido o original em ___/___/2004 às ___: ___ h.

________________________________________________

Assinatura e carimbo

ANEXO VIII AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

EXTRATO DE ENTREVISTA

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

Tribunal de Contas da União

EXTRATO DE ENTREVISTA

OBJETIVO DA ENTREVISTA

O que a equipe pretende esclarecer por meio da entrevista

LOCAL DA ENTREVISTA

DATA/HORÁRIO

ENTREVISTADO(S)

Nome(s), cargo(s), função(ões)

ENTREVISTADOR(ES)

SÍNTESE DAS INFORMAÇÕES OBTIDAS

Resumir nesta coluna as perguntas efetuadas e as respostas dadas pelo(s) entrevistado(s) que forem consideradas relevantes para o desenvolvimento dos achados e das conclusões da auditoria.

EVIDÊNCIAS

Fazer referência às evidências que corroborem as informações obtidas (se houver)

ASSINATURA

LOCAL/DATA

ENTREVISTADOR

Membro da equipe de auditoria responsável pela elaboração do extrato de entrevista

ENTREVISTADO(S)

ANEXO IX AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FOLHA DE ROSTO

TC ......................... Fiscalis nº ...........................................

Ministro Relator:

DA FISCALIZAÇÃO

Modalidade: Auditoria de Conformidade

Ato originário: Plano de Fiscalização, aprovado pelo Acórdão nº / - Plenário[footnoteRef:7] [7: O ato originário poderá não ser deliberação que aprovou o Plano. Nesse caso, informar o nº do ácordão ou a data e o autor do despacho.]

Objeto da Fiscalização:

Ato de designação: Portaria de Fiscalização - (Unidade Técnica) nº ..., de..... (fl. ...)

Período abrangido pela auditoria: (período referente aos fatos analisados)

Composição da equipe: .......... - matr. - (Coordenador)

........... - matr.

DO ÓRGÃO/ENTIDADE AUDITADO(A)[footnoteRef:8] [8: No caso de vários órgãos auditados, preencher os dados do órgão principal e informar apenas o nome dos demais. Não havendo órgão principal, preencher os dados de todos os órgãos.]

Órgão/Entidade auditado(a):

Vinculação (Ministério):

Vinculação TCU (Unidade Técnica):

Responsável pelo órgão/entidade:[footnoteRef:9] [9: Enumerar somente o atual titular do órgão/entidade; o rol, com todos os responsáveis devidamente identificados, deve constar do Anexo e ser elaborado com base na Matriz de Responsabilização. ]

Nome:

Cargo:

Período: desde ......./.........

Outros responsáveis: vide rol à fl. ...

PROCESSO(S) CONEXO(S)

- TC

ANEXO X AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO DE VERIFICAÇÃO DA EQUIPE DE AUDITORIA

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ITEM

Item no Roteiro[1]

N/A[2]

SIM

NÃO[3]

I ¿ Padrões Gerais

O supervisor orientou a equipe e acompanhou os trabalhos desde o início do planejamento até a conclusão do relatório?

2 e 3

O supervisor revisou e aprovou a Matriz de Planejamento e a de Procedimentos?

3.2

O supervisor analisou, juntamente com a equipe, a Matriz de Achados?

3.4

O supervisor analisou, juntamente com a equipe, a Matriz de Responsabilização?

3.5

Foi encaminhado ofício ao dirigente do órgão/entidade auditado com a devida antecedência?

8

II ¿ Padrões de Planejamento

O prazo destinado para a fase de planejamento foi suficiente para a obtenção de informações sobre o objeto auditado, detalhamento dos procedimentos, discussão com o supervisor sobre procedimentos e técnicas utilizadas na auditoria, e testes e revisão dos papéis de trabalho?

9

Foi elaborada a Matriz de Planejamento?

10

Foi elaborada a Matriz de Procedimentos?

10

Foram consultadas as fontes de informação elencadas no roteiro de auditoria de conformidade?

11.1 a 11.14

III ¿ Padrões de Execução

Na reunião de apresentação, a equipe informou ao dirigente do órgão/entidade auditado o objetivo da auditoria?

13

Foram colhidos atestados de recebimento nos ofícios de requisição?

15

Foram verificadas as questões da Matriz de Planejamento e verificados os itens constantes na Matriz de Procedimentos?

17

As alterações, porventura ocorridas, na Matriz de Planejamento e na Matriz de Procedimentos foram submetidas ao supervisor?

17.2

Foram colhidos esclarecimentos acerca das causas dos indícios?

19

Foi elaborada a Matriz de Achados ao longo da execução da auditoria?

20

Foi preenchida a Matriz de Responsabilização para todos os achados que possam resultar em audiência ou citação dos responsáveis?

21

Foi realizada reunião de encerramento para discussão dos achados de auditoria?

25

IV ¿ Padrões de Elaboração do Relatório

Foi elaborado resumo com no máximo duas páginas?

32

Foi elaborado sumário com listagem das principais divisões do relatório?

35 e 36

Foi elaborada apresentação com relato de informações que visam a contextualizar o trabalho, e menção a algumas especificidades ou a características da fiscalização.

36 A

A introdução do relatório contém os seguintes elementos, de forma concisa: razões que motivaram a realização da auditoria e a indicação da deliberação que a originou; visão geral do objeto; objetivo e questões de auditoria; metodologia utilizada e limitações da auditoria; volume de recursos fiscalizados; análise dos reflexos dos processos conexos na auditoria?

37

A descrição da visão geral não excedeu três páginas?

37.2

A análise de cada achado de auditoria foi escrita de forma resumida e está devidamente estruturada sob os seguintes aspectos: situação encontrada; critério; evidências; causas; efeitos; esclarecimentos dos responsáveis; conclusão da equipe de auditoria; proposta de encaminhamento; provável benefício da proposta de encaminhamento?

39

Foram feitas remissões a todas as folhas do processo onde se encontram as evidências que suportam os achados?

41

Para todos os achados com proposta de audiência ou citação os respectivos responsáveis estão devidamente identificados no rol de responsáveis em anexo ao relatório?

44

Todos os débitos identificados foram, quando possível, quantificados ou, na impossibilidade de quantificação, estimados?

45

Na conclusão foram respondidas as principais questões formuladas na Matriz de Planejamento?

49

Na conclusão foram indicados os impactos dos achados nas contas dos órgãos/entidades auditados?

51

Na conclusão foram identificadas responsabilidades ao longo do tempo para cada um dos achados de auditoria?

52

A proposta de encaminhamento contempla proposição de medidas saneadoras e/ou cautelares para todos os achados de auditoria?

53

Na redação da proposta de encaminhamento, foi considerado que o ofício a ser expedido pelo TCU será redigido nos mesmos termos, com indicação da legislação pertinente?

57

Os documentos juntados contêm os seguintes elementos: rol de responsáveis, amostra examinada, evidências dos achados?

60

Justificativas para as respostas negativas:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Registrar as alterações porventura ocorridas nas Matrizes de Planejamento e de Procedimentos:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

ANEXO XI AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO[endnoteRef:5] DE CONTROLE DE QUALIDADE DE AUDITORIA - SUPERVISOR

[5: Este formulário deve ser utilizado ao longo da auditoria, para auxiliar a supervisão concomitante. O preenchimento do formulário pode ser alterado à medida que o trabalho esteja sendo executado, de acordo com as alterações introduzidas nos papéis de trabalho e no relatório. A versão final deste formulário, a ser armazenada com papel de trabalho permanente, deve refletir a versão final do relatório (assinado pela Equipe de Auditoria).]

1. INFORMAÇÕES GERAIS

TC nº ______________ Fiscalis nº _______ Nº total de folhas do Relatório: ___________

Fase

Previsto[5]

(dias úteis)

Realizado[6]

(dias úteis)

Planejamento

Execução

Relatório

Tempo entre a 1ª versão entregue pela Equipe e a aprovação pelo Supervisor

2. PAPÉIS DE TRABALHO - marque com um "X", ou conforme indicado, uma das opções a seguir:

Item

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

Não elaborado (NE) ou Não aplicável (NA)

2.1 Matriz de Planejamento

2.2 Matriz de Procedimentos

2.3 Alterações das Matrizes de Planejamento e/ou de Procedimentos

2.4 Matriz de Achados

2.5 Matriz de Responsabilização

2.6 Resumo

3.	RELATÓRIO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item Avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

3.1 O relatório foi redigido com clareza, objetividade e correção gramatical?

3.2 O relatório foi redigido de forma concisa, com parágrafos claros e preferencialmente curtos, e concentrando-se nos achados mais relevantes da auditoria?

3.3 Os achados de auditoria estão descritos com exatidão, sustentados por evidências suficientes, relevantes, pertinentes, adequadas, fidedignas e com indicação dos critérios (legislação) adotados, expressando convicção da Equipe de Auditoria?

3.4 Foram feitas remissões das páginas de todas as evidências juntadas aos autos?

3.5 As conclusões estão adequadamente fundamentadas[7] respondem às questões de auditoria, com remissão aos principais achados?

3.6 Existe consistência entre o conteúdo do relatório e a proposta de encaminhamento?

3.7 Na redação da proposta de encaminhamento, foi considerado que o ofício[8] a ser expedido pelo TCU será redigido nos mesmos termos, com indicação da legislação pertinente?

3.8 A redação das propostas de audiência ou citação está precisa, completa e com estrutura lógica?

3.9 Foram juntados ao processo, inclusive nos volumes anexos, apenas as evidências e demais documentos essenciais à compreensão do relatório?[9]

4. AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS DO TRABALHO - marque com um "X" uma das opções seguir:

Item avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

4.1 O objetivo do trabalho de auditoria foi alcançado?

4.2 As questões de auditoria foram investigadas com a profundidade necessária?

4.3 Foram identificados responsáveis para as ocorrências verificadas?

4.4 As propostas de encaminhamento são bastantes e suficientes para que as irregularidade e/ou impropriedades não voltem a ocorrer?

4.5 As propostas de encaminhamento são passíveis de implementação pelo órgão/entidade auditado?

4.6 O trabalho de auditoria realizado foi oportuno e tempestivo?

4.7 A auditoria foi realizada de forma econômica, eficiente e eficaz?

Detalhar, caso julgue necessário, os pontos não satisfatórios

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. BOAS PRÁTICAS - Quando o relatório, o resumo, ou uma das matrizes (de planejamento, procedimento, de achados e de responsabilização) puder ser considerado como "BOA PRÁTICA", cuja divulgação para utilização como modelo em auditorias similares seja recomendável, registrar tal informação no campo a seguir, justificando sua indicação.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. OPORTUNIDADES DE MELHORIA - Registrar justificativa para eventuais "oportunidades de melhoria" que não puderam ser incorporadas à versão final do relatório (por exemplo, melhorias em futuras matrizes de planejamento).

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Preenchido por:	_____________________________	Em: ___/___/______

Supervisor

Parecer do Secretário: ( ) Aprovado ou ( ) Aprovado com as seguintes observações:

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________	Em: ___/___/______

Secretário

Posicionamento da Equipe de Auditoria: ( ) Concorda ou ( ) Não concorda nos seguintes aspectos:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nome e matrícula

ANEXO XII AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO DE CONTROLE DE QUALIDADE DE AUDITORIA - GABINETES DE MINISTROS

1. INFORMAÇÕES GERAIS

TC nº	Fiscalis nº

Secex:	Gabinete:

2. PAPÉIS DE TRABALHO - marque com um "X", ou conforme indicado, uma das opções a seguir:

Item

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

Não elaborado (NE) ou Não aplicável (NA)

2.1 Matriz de Planejamento

2.2 Matriz de Procedimentos

2.3 Matriz de Achados

2.4 Matriz de Responsabilização

2.5 Resumo

Obs.: O preenchimento deste item é opcional.

3.	RELATÓRIO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item Avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

3.1 O relatório foi redigido com clareza[10], objetividade[11] e correção gramatical?

3.2 O relatório foi redigido de forma concisa[12], com parágrafos claros e preferencialmente curtos, e concentrando-se nos achados mais relevantes da auditoria?

3.3 Os achados de auditoria estão descritos com exatidão[13], sustentados por evidências suficientes, relevantes[14], pertinentes, adequadas, fidedignas e com indicação dos critérios (legislação) adotados, expressando convicção[15] da Equipe de Auditoria?

3.4 Foram feitas remissões das páginas de todas as evidências juntadas aos autos?

3.5 As conclusões estão adequadamente fundamentadas[16] e respondem às questões de auditoria, com remissão aos principais achados?

3.6 O relatório tem encadeamento lógico?

3.7 Existe consistência[17] entre o conteúdo do relatório e a proposta de encaminhamento?

3.8 A redação das propostas de audiência ou citação está precisa, completa e com estrutura lógica?

3.9 Foram juntados ao processo, inclusive nos volumes anexos, apenas as evidências e demais documentos essenciais à compreensão do relatório?[18]

Diante da análise efetuada, preencha com um "X" a tabela a seguir a fim de atribuir uma nota ao relatório. Considere que os valores 1 e 2 se referem a relatórios não satisfatórios, enquanto que os valores 3 e 4 se referem a relatórios satisfatórios:

Relatório

1

2

3

4

4. AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS DO TRABALHO - marque com um "X" uma das opções seguir:

Item avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

4.1 O objetivo do trabalho de auditoria foi alcançado?

4.2 As questões de auditoria foram investigadas com a profundidade necessária?

4.3 Foram identificados responsáveis para as ocorrências verificadas?

4.4 As propostas de encaminhamento são bastantes e suficientes para que as irregularidade e/ou impropriedades não voltem a ocorrer?

4.5 As propostas de encaminhamento são passíveis de implementação pelo órgão/entidade auditado?

4.6 O trabalho de auditoria realizado foi oportuno e tempestivo?

4.7 A auditoria foi realizada de forma eficaz?

Diante da análise efetuada, preencha com um "X" a tabela a seguir a fim de atribuir uma nota aos resultados do trabalho realizado. Considere que os valores 1 e 2 se referem a resultados do trabalho não satisfatórios, enquanto que os valores 3 e 4 se referem a resultados do trabalho satisfatórios:

Resultados do trabalho

1

2

3

4

Detalhar, caso julgue necessário, os pontos não satisfatórios relativos aos itens 3 e 4

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. BOAS PRÁTICAS - Quando o relatório, o resumo, ou uma das matrizes (de planejamento, procedimento, de achados e de responsabilização) puder ser considerada como "BOA PRÁTICA", cuja divulgação para utilização como modelo em auditorias similares seja recomendável, registrar tal informação no campo a seguir, justificando sua indicação.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. OPORTUNIDADES DE MELHORIA - Registrar eventuais pontos do trabalho que se constituem em oportunidades de melhoria para futuras auditorias (registrar em especial pontos que permitam fornecer orientações para o desenvolvimento de novos papéis de trabalho, técnicas, roteiros e ainda apontem para as áreas em que os servidores mais necessitam de treinamento).

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Preenchido por:	_____________________________	Em: ___/___/_____

ANEXO XIII AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO DE CONTROLE DE QUALIDADE DE AUDITORIA - SERUR

1. INFORMAÇÕES GERAIS

TC nº ______________ Fiscalis nº _______________ Secex: ____________

Deliberação recorrida: ______________

Ata nº: ___________ Colegiado: ( )1ª C ( )2ª C ( )Plenário

Natureza: ( ) Pedido de Reexame ( )Embargo de Declaração ( )Outros[endnoteRef:20] - especificar [20: Para os casos em que o Relatório de Auditoria tenha sido convertido em TCE.]

2. SÍNTESE DA PROPOSTA DA SERUR

Admissibilidade: ( ) Conhecimento ( ) Não conhecimento

Mérito: ( ) Provimento Negado ( ) Provimento ( ) Provimento Parcial

No caso de provimento parcial indicar:

Quantidade de itens da Deliberação não providos: ______ Quantidade de itens providos:_______

Itens da Deliberação com proposta de provimento[endnoteRef:21]: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ [21: Indique aqui somente os números dos itens, como por exemplo: itens 8.1; 8.2; 8.3.1.]

3. AVALIAÇÃO DO RELATÓRIO DE AUDITORIA

3.1 Marque "SIM" ou "NÃO" nos campos a seguir, após analisar os itens da Deliberação original alterados em confronto com as lacunas e inconsistências do Relatório de Auditoria que deram causa ao provimento do recurso[endnoteRef:22]: [22: Para preenchimento dos campos a seguir, tomar como base somente os itens da Deliberação inicial com proposta de provimento.]

Inconsistências e lacunas no Relatório de Auditoria

Sim/Não

Situação encontrada descrita de maneira imprecisa ou incompleta.

Critérios de auditoria não aplicáveis à situação encontrada[22].

Conclusões não sustentadas por evidências ou com evidências insuficientes.

Proposta de encaminhamento inconsistente com causas ou efeitos dos achados.

Proposta de encaminhamento incompatível com a jurisprudência do TCU[23].

Identificação/Responsabilização do Responsável Inadequada.

3.2 Relacione a seguir outras inconsistências ou lacunas que não se enquadram nas classificações do item 3.1: _________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. COMENTÁRIOS RELEVANTES - Registrar no campo a seguir, justificando sua indicação: a) Pontos fortes e boas práticas identificadas no Relatório de Auditoria, correspondentes a itens da deliberação atacados no recurso, cuja divulgação para utilização como modelo em auditorias similares seja recomendável; b) Pontos que podem ser aperfeiçoados em futuras auditorias, para diminuir o risco de que as deliberações do TCU sejam modificadas em função de lacunas de informação e ou inconsistências no Relatório de Auditoria.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Preenchido por:	_____________________________	Em: ___/___/______

Diretor Técnico

Parecer do Secretário: ( ) Aprovado ou ( ) Aprovado com as seguintes observações:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________	Em: ___/___/______

Secretário

ANEXO XIV AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO DE CONTROLE DE QUALIDADE DE AUDITORIA - ADFIS

1. INFORMAÇÕES GERAIS

TC nº	Fiscalis nº

Secex:	Órgão/Entidade:

2. PAPÉIS DE TRABALHO - marque com um "X", ou conforme indicado, uma das opções a seguir:

Item

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

Não elaborado (NE) ou Não aplicável (NA)

2.1 Matriz de Planejamento

2.2 Matriz de Procedimentos

2.3 Matriz de Achados

2.4 Matriz de Responsabilização

2.5 Resumo

2.6 Formulário de Verificação pela Equipe de Auditoria

2.7 Formulário de Controle de Qualidade de Auditoria Supervisor

3.	RELATÓRIO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item Avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

3.1 O relatório foi redigido com clareza, objetividade e correção gramatical?

3.2 O relatório foi redigido de forma concisa, com parágrafos claros e preferencialmente curtos, e concentrando-se nos achados mais relevantes da auditoria?

3.3 Os achados de auditoria estão descritos com exatidão, sustentados por evidências suficientes, relevantes, pertinentes, adequadas, fidedignas e com indicação dos critérios (legislação) adotados, expressando convicção da Equipe de Auditoria?

3.4 Foram feitas remissões das páginas de todas as evidências juntadas aos autos?

3.5 As conclusões estão adequadamente fundamentadas[24] e respondem às questões de auditoria, com remissão aos principais achados?

3.6 O relatório tem encadeamento lógico?

3.7 Existe consistência[25] entre o conteúdo do relatório e a proposta de encaminhamento?

3.8 A redação das propostas de audiência ou citação está precisa, completa e com estrutura lógica?

3.9 A estrutura do relatório corresponde à definida no Roteiro de Auditoria de Conformidade?

3.10 Foram juntados ao processo, inclusive nos volumes anexos, apenas as evidências e demais documentos essenciais à compreensão do relatório?[26]

4. AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS DO TRABALHO - marque com um "X" uma das opções seguir:

Item avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

4.1 O objetivo do trabalho de auditoria foi alcançado?

4.2 As questões de auditoria foram investigadas com a profundidade necessária?

4.3 Foram identificados responsáveis para as ocorrências verificadas?

4.4 As propostas de encaminhamento são bastantes e suficientes para que as irregularidade e/ou impropriedades não voltem a ocorrer?

4.5 As propostas de encaminhamento são passíveis de implementação pelo órgão/entidade auditado?

4.6 O trabalho de auditoria realizado foi oportuno e tempestivo?

4.7 A auditoria foi realizada de forma eficaz?

5.	OUTROS PADRÕES - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item Avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

5.1 Os arquivos contendo os papéis de trabalho e o relatório foram encaminhados tempestivamente à Adfis, de acordo com a orientação por ela expedida?

5.2 As fases de execução e de elaboração do relatório foram concluídas no prazo estabelecido na Portaria de Fiscalização - fases execução e relatório, sem necessidade de prorrogação?

5.3 O custo efetivo, registrado na(s) Portaria(s) de Fiscalização[27], foi compatível com o estimado na Matriz de Procedimentos?

5.4 A(s) Portaria(s) de Fiscalização[28] foram publicadas?

5.5 A fase de planejamento foi realizada antes da definição dos prazos das fases de execução e de elaboração do relatório? (Preencher somente se a duração efetiva da auditoria tiver sido superior a vinte dias úteis)

5.6 As matrizes de planejamento, de procedimentos, de achados e de responsabilização, bem como os formulários de controle de qualidade foram lançados no Sistema Processus sob a forma de lotes e devidamente armazenados pela Unidade Técnica Coordenadora, sem ter sido tramitados juntamente com os autos?

Detalhar os pontos não satisfatórios relativos aos itens 2, 3, 4 e 5.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.	BOAS PRÁTICAS - Quando o relatório, o resumo, ou uma das matrizes (de planejamento, procedimento, de achados e de responsabilização) puder ser considerada como "BOA PRÁTICA", cuja divulgação para utilização como modelo em auditorias similares seja recomendável, registrar tal informação no campo a seguir, justificando sua indicação.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. OPORTUNIDADES DE MELHORIA - Registrar eventuais pontos do trabalho que se constituem em oportunidades de melhoria para futuras auditorias (registrar em especial pontos que permitam fornecer orientações para o desenvolvimento de novos papéis de trabalho, técnicas, roteiros e ainda apontem para as áreas em que os servidores mais necessitam de treinamento).

Preenchido por:	_____________________________	Em: ___/___/______

SUMÁRIO

VIII. PADRÕES GERAIS......................................................................................................................... 7

IX. PADRÕES DE PLANEJAMENTO................................................................................................. 9

X. PADRÕES DE EXECUÇÃO........................................................................................................... 10

XI. PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO....................................................................... 12

XII. PADRÕES DE CONTROLE DE QUALIDADE.............................................................................18

XIII. GLOSSÁRIO....................................................................................................................................20

XIV. ANEXOS..........................................................................................................................................24

ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE[footnoteRef:10] [10: As expressões em negrito constam do glossário e o sublinhado destina-se à ênfase.]

O objetivo deste Roteiro é definir os

padrões

gerais

, de

planejamento

,

execução

,

elaboração do relatório

e

controle de qualidade

das auditorias de conformidade efetuadas pelo TCU. A utilização dos padrões pelas equipes de auditoria e pelos dirigentes possibilitará a verificação de eventuais necessidades de aprimoramento, subsidiando a edição de um novo Manual de Auditoria.

I - PADRÕES GERAIS

73. As auditorias de conformidade do Tribunal de Contas da União obedecerão aos padrões estabelecidos neste documento.

74. Todo o trabalho de auditoria, desde seu planejamento até a conclusão do relatório é supervisionado pelo diretor e/ou pelo titular da Unidade Técnica.

75. Compete ao supervisor da auditoria:

75.1. orientar a equipe de auditoria quanto à vinculação ao objetivo da fiscalização e à aderência aos padrões de auditoria vigentes no Tribunal;

75.2. revisar e aprovar a Matriz de Planejamento e a Matriz de Procedimentos, antes do início da execução;

75.3. acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos desde o início do planejamento até a conclusão do relatório;

75.4. analisar, juntamente com a equipe, a Matriz de Achados cuja elaboração inicia-se já na fase de execução;

75.5. analisar, juntamente com a equipe, a Matriz de Responsabilização;

75.6. realizar concomitantemente o controle de qualidade da auditoria;

75.7. preencher e assinar, após a conclusão do relatório, o formulário constante do Anexo IX (Formulário de Controle de Qualidade da Auditoria - Supervisor);

75.8. sempre que possível, participar da reunião de encerramento.

76. Compete ao coordenador da equipe de auditoria:

76.1. promover as discussões da equipe a respeito do escopo, procedimentos e técnicas a serem utilizados, incentivando os demais membros a apresentarem propostas e a decidirem por consenso. No caso de divergência de opiniões, prevalecerá a proposta do coordenador.

76.2. representar a equipe de auditoria perante o órgão/entidade auditado, providenciando a entrega do ofício de apresentação ao dirigente (ou representante por ele designado) e a emissão dos ofícios de requisição de documentos e de informações e responsabilizando-se pela coordenação das reuniões com os auditados;

76.3. zelar pelo cumprimento dos prazos;

76.4. entregar e revisar a versão final do relatório, com a anuência dos demais membros;

76.5. assegurar que o formulário de controle de qualidade constante do Anexo VIII (Formulário de Verificação da Equipe de Auditoria) seja, juntamente com os demais membros, preenchido e assinado.

76.6. registrar, caso julgue relevante, eventuais discordâncias quanto a não aprovação de quaisquer aspectos da Matriz de Planejamento ou da Matriz de Procedimentos pelo supervisor. Tal registro deverá constar como observação na própria matriz objeto da divergência.

77. A designação da equipe de auditoria é feita mediante Portaria de Fiscalização, na qual são identificados o coordenador, os demais membros da equipe e o supervisor, bem como o objetivo dos trabalhos, o órgão/entidade auditados, a deliberação que originou a auditoria, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução e de elaboração do relatório.

77.1. Nas hipóteses de afastamento legal do supervisor, a supervisão deverá ser feita pelo respectivo substituto.

77.2. O processo correspondente deverá ser autuado na data da emissão da Portaria de Fiscalização.

78. Nas auditorias cujo prazo total de duração (planejamento, execução e elaboração do relatório) estimado inicialmente seja superior a vinte dias úteis, a fase de planejamento deve ser realizada antes da definição das fases de execução e de elaboração do relatório, observando-se o seguinte:

78.1. o ato de designação da equipe deverá prever apenas a fase de planejamento, sendo denominado Portaria de Fiscalização - fase planejamento;

78.2. como conseqüência da fase de planejamento, a equipe deve estimar com maior precisão possível o prazo necessário para as fases seguintes. Em seguida, será emitida Portaria de Fiscalização - fases execução e relatório, na qual serão definidas as fases de execução e de elaboração do relatório;

78.3. não há impedimento de que a Unidade Técnica Coordenadora realize a fase de planejamento antes da definição das fases de execução e elaboração do relatório em auditorias cujo prazo total de duração estimado seja igual ou inferior a vinte dias utéis.

79. Quando existir pouca informação disponível sobre o órgão/entidade ou sobre o objeto a ser auditado, o instrumento de fiscalização a ser adotado é o levantamento, cujo relatório deverá propor a realização de auditoria(s) com escopo(s) definido(s) ou concluir pela inviabilidade ou inoportunidade da realização de auditoria.

80. Sempre que o elemento surpresa não for essencial ao desenvolvimento dos trabalhos e após a emissão da Portaria de Fiscalização, o titular da Unidade Técnica Coordenadora encaminhará, com a antecedência necessária, ofício de comunicação de auditoria ao dirigente do órgão/entidade informando o objetivo e a deliberação que originou a auditoria, a data provável para apresentação da equipe ao auditado, bem como solicitando a disponibilização dos documentos necessários à auditoria.

80.1. Não é necessária a comprovação de recebimento do ofício de comunicação de auditoria, o eventual não recebimento fica suprido pela entrega na reunião de apresentação.

80.2. Durante a fase de planejamento, não há impedimento de que a equipe técnica, caso julgue necessário, visite o órgão/entidade.

II - PADRÕES DE PLANEJAMENTO

81. O titular da Unidade Técnica Coordenadora deve assegurar que o tempo disponível para a fase de planejamento seja suficiente para a consecução dos objetivos desta fase, de forma a garantir os seguintes aspectos básicos:

81.1. nível de detalhamento suficiente, de modo a maximizar a relação entre o provável benefício da auditoria e o seu custo total;

81.2. obtenção e análise das informações disponíveis e necessárias sobre o objeto auditado, inclusive quanto aos sistemas informatizados e aos controles internos a ele associados;

81.3. suficiente discussão, no âmbito da equipe de auditoria e entre esta e o supervisor, a respeito da definição do escopo, dos procedimentos e técnicas a serem utilizados;

81.4. teste e revisão dos formulários, questionários e roteiros de entrevista, a serem utilizados na fase de execução.

82. Na fase de planejamento, devem ser elaboradas a Matriz de Planejamento e a Matriz de Procedimentos.

82.1. Havendo Procedimentos de Auditoria (PA) específicos, caberá à equipe avaliar se os itens de verificação constantes do PA correspondente devem ser considerados na elaboração da Matriz de Procedimentos. A utilização dos PA não impede a inclusão de outros procedimentos considerados relevantes pela equipe técnica, selecionados de acordo com o objetivo e escopo delineados para a auditoria.

82.2. Quando da elaboração da Matriz de Procedimentos, a equipe fará a estimativa de custo do trabalho a ser realizado.

82.3. A elaboração da Matriz de Planejamento e da Matriz de Procedimentos deve obedecer aos modelos constantes dos Anexos I e II, respectivamente.

83. Na fase de planejamento, a equipe de auditoria deve, preliminarmente, construir uma visão geral do objeto a ser auditado, podendo fazer uso, entre outras, das seguintes fontes de informação:

83.1. sistemas informatizados;

83.2. cadastros existentes na Unidade Técnica a que se vincula o órgão/entidade auditado;

83.3. legislação e normas específicas;

83.4. contas dos últimos exercícios;

83.5. fiscalizações anteriores, incluindo os respectivos papéis de trabalho;

83.6. outros processos relacionados ao órgão/entidade auditado ou ao objeto da auditoria;

83.7. servidores do TCU que tenham participado de trabalhos recentes no órgão/entidade auditado ou em objetos afins;

83.8. órgãos de controle interno;

83.9. próprio órgão/entidade auditado;

83.10. notícias veiculadas na mídia;

83.11. trabalhos acadêmicos publicados;

83.12. Tribunais de Contas Estaduais e Municipais e Ministério Público;

83.13. possíveis ações judiciais concernentes ao órgão/entidade auditado;

83.14. levantamentos anteriores sobre o objeto.

84. A visão geral objetiva o conhecimento e a compreensão do objeto a ser auditado, bem como do ambiente organizacional em que este está inserido. Em geral, é composta das seguintes informações:

84.1. descrição do objeto auditado, com as características necessárias a sua compreensão;

84.2. legislação aplicável;

84.3. objetivos institucionais do órgão/entidade auditado, quando for o caso;

84.4. setores responsáveis, competências e atribuições;

84.5. pontos críticos e deficiências no sistema de controle.

III - PADRÕES DE EXECUÇÃO

85. A apresentação da equipe de auditoria ao dirigente do órgão/entidade auditado, ou representante por ele designado, faz-se mediante realização de reunião de apresentação, na qual é entregue o ofício de apresentação e são informados os principais critérios de auditoria inicialmente selecionados durante o planejamento, bem como o escopo e os objetivos do trabalho.

85.1. O ofício de apresentação e ainda eventuais reiterações de ofício de requisição deverão alertar ao responsável para as penalidades previstas no Regimento Interno, art. 268, incisos V e VI e parágrafo terceiro, e na Lei Orgânica, no caso de sonegações de informações.

86. A requisição de documentos e informações, durante a execução da auditoria, deve fixar prazo para seu atendimento, estabelecido, sempre que possível e desde que não comprometa o prazo de execução, em comum acordo com o auditado. A mencionada requisição será formalizada por meio de ofício de requisição, datado e numerado seqüencialmente, tomando-se como referência o modelo constante do Anexo V.

87. O ofício de requisição deve ser entregue mediante atestado de recebimento na segunda via, a qual se constituirá em papel de trabalho da auditoria.

87.1. Os documentos fornecidos pelo auditado devem identificar quem os elaborou ou forneceu e a fonte da informação, além de estarem legíveis, datados e assinados. A equipe de auditoria deverá identificar os documentos recebidos, correlacionando-os ao item do ofício de requisição a que se referem.

88. O primeiro ofício de requisição da auditoria deve ser entregue na reunião de apresentação, e deve solicitar, quando for o caso, além de documentos e informações, disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe, senha para acesso aos sistemas informatizados e designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade.

88.1. Sempre que possível, de forma a agilizar os trabalhos e garantir a disponibilização dos documentos e condições retromencionados no início da execução da auditoria, o primeiro ofício de requisição deve ser encaminhado via fax, e-mail ou pessoalmente com antecedência, sendo o original entregue, quando não o já tiver sido, na reunião de apresentação.

89. Durante a fase de execução, a equipe de auditoria deve utilizar as técnicas previstas na Matriz de Planejamento e aplicar os itens da Matriz de Procedimentos em busca de achados de auditoria.

90. O achado de auditoria deve atender, necessariamente, aos seguintes requisitos básicos:

90.1. ser relevante para que mereça ser relatado;

90.2. estar fundamentado em evidências juntadas ao relatório;

90.3. ser apresentado de forma objetiva;

90.4. respaldar as propostas de encaminhamento dele resultantes;

90.5. apresentar consistência, de modo a mostrar-se convincente a quem não participou da auditoria;

91. Os esclarecimentos acerca dos indícios devem ser colhidos por escrito ao longo da fase de execução, evitando-se mal entendidos e minimizando o recolhimento de informações posteriores.

91.1. A obtenção dos referidos esclarecimentos não supre a eventual necessidade de realização de audiência e/ou citação, conforme previsto na Lei Orgânica e no Regimento Interno do TCU.

92. A análise dos achados de auditoria é realizada mediante utilização da Matriz de Achados, descrita no Anexo III.

93. Para os achados de auditoria que resultem em propostas de audiência ou conversão em tomada de contas especial para fins de citação, é necessário o preenchimento da Matriz de Responsabilização (Anexo IV), na qual fica identificada a responsabilidade pela ocorrência.

94. As evidências, elementos essenciais e comprobatórios do achado, devem ter os seguintes atributos:

94.1. serem suficientes e completas de modo a permitir que terceiros cheguem às conclusões da equipe de auditoria;

94.2. serem pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com o achado;

94.3. serem adequadas e fidedignas, gozando de autenticidade, confiabilidade e exatidão da fonte.

95. Os documentos considerados como evidências podem ser:

95.1. originais de ofícios, cartas, relatórios ou outros documentos emitidos pelo auditado ou por terceiros endereçados à equipe de auditoria;

95.2. cópias de documentos devidamente autenticadas ("confere com o original");

95.3. fotografias com os respectivos negativos, fitas de vídeo ou de áudio e arquivos magnéticos;

95.4. extratos de entrevista, conforme modelo do Anexo VI;

95.5. consolidações de respostas a questionários;

95.6. planilhas de cálculos, quadros comparativos, demonstrativos e outras evidências construídas pela equipe de auditoria a partir de fontes de informação internas ou externas ao órgão/entidade auditado.

96. As evidências testemunhais devem, sempre que possível, ser reduzidas a termo e corroboradas por outras evidências.

97. Ao final da fase de execução, realiza-se a reunião de encerramento, na qual a equipe apresenta verbalmente os achados de auditoria ao gestor do órgão/entidade auditado e outros responsáveis, cuja participação seja considerada oportuna, ou representantes por eles designados.

97.1. Sempre que possível, os achados colhidos ao longo da execução deverão ser discutidos com o supervisor, anteriormente à reunião de encerramento.

97.2. Os achados de auditoria devem ser apresentados indicando-se a situação encontrada, o critério de auditoria, e por decisão da equipe, as causas (se forem relevantes e se for possível identificá-las) e os efeitos. Não se deve fazer menção a conclusões ou propostas de encaminhamento.

97.3. Deve ser informado ao gestor que os achados são preliminares, podendo ser corroborados ou excluídos em decorrência do aprofundamento da análise. Deve ser informado, ainda, que poderá haver inclusão de novos achados.

97.4. A apresentação dos achados na reunião de encerramento somente pode ser dispensada nos casos em que represente risco à equipe ou à consecução do objetivo da auditoria.

IV - PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO

98. Relatório é o instrumento formal e técnico por intermédio do qual a equipe de auditoria comunica aos leitores: o objetivo e as questões de auditoria; a metodologia utilizada; os achados de auditoria; as conclusões; e a proposta de encaminhamento.

99. Na redação do relatório, a equipe de auditoria deve orientar-se pelos requisitos resumidos na palavra "CERTO":

C

lareza,

C

oncisão,

C

onvicção,

E

xatidão,

R

elevância,

T

empestividade e

O

bjetividade:

99.1.

C

LAREZA

- Produzir textos de fácil compreensão para qualquer leitor. Evitar a erudição, o preciosismo, o jargão, a ambigüidade e restringir ao máximo a utilização de expressões em outros idiomas, exceto quando se tratar de expressões que não possuam tradução adequada para o português e que já se tornaram corriqueiras. Termos técnicos e siglas menos conhecidas devem ser utilizados desde que necessários e devidamente definidos em notas de rodapé ou em glossário. Quando possível, complementar os textos com ilustrações, figuras e tabelas;

99.2.

C

ONVICÇÃO

- Expor os achados e as conclusões com firmeza. Não utilizar expressões que denotem insegurança, como "SMJ", "parece que" ou "entendemos";

99.3.

C

ONCISÃO

- Dizer apenas o que é requerido, de modo econômico, isto é, eliminar o supérfluo, o floreio, as fórmulas e os clichês. A transcrição de trechos de doutrina e/ou jurisprudência que componham o critério de auditoria deve restringir-se ao mínimo necessário. A transcrição de trechos de evidências documentais somente deverá ser feita quando for essencial ao entendimento do raciocínio. O relatório não deve exceder trinta páginas, excluídos os anexos, exceto quando houver achados de alta complexidade ou em grande quantidade, a critério do titular da Unidade Técnica Coordenadora;

99.4.

E

XATIDÃO

- Apresentar as necessárias evidências para sustentar seus achados, conclusões e propostas, procurando não deixar espaço para contra-argumentações;

99.5.

R

ELEVÂNCIA

- Expor apenas aquilo que tem importância dentro do contexto e que deve ser levado em consideração. Não discorrer sobre ocorrências que não resultem em conclusões;

99.6.

T

EMPESTIVIDADE

- Cumprir o prazo previsto para a elaboração do relatório, sem comprometer a qualidade;

99.7.

O

BJETIVIDADE

- Ir direto ao assunto. Não utilizar comentários complementares desnecessários nem fugir da idéia central. Intercalações de textos devem ser utilizadas com cautela, de modo a não dificultar o entendimento pelo leitor. Não devem ser utilizados comentários entre aspas com sentido dúbio ou irônico.

100. O relatório deve estar estruturado nas seguintes seções:

100.1. Folha de Rosto;

100.2. Resumo;

100.3. Sumário;

100.4. Listas de figuras e tabelas, se houver;

100.5. Introdução;

100.6. Achados de Auditoria;

100.7. Outros Fatos Relevantes, se houver;

100.8. Conclusão;

100.9. Proposta de Encaminhamento;

100.10. Documentos Juntados.

101. Os itens (parágrafos) do relatório devem ser numerados, evitando-se excessivo desdobramento em subitens.

Folha de Rosto

102. A folha de rosto destina-se a apresentar, de forma sucinta, os dados relativos à identificação do trabalho de auditoria realizado, sendo subdividida em três partes principais, "Da fiscalização", "Do órgão/entidade auditado" e "Processo(s) conexo(s)", conforme modelo do Anexo VII.

Resumo

103. O resumo é uma apresentação concisa e seletiva da auditoria, que ressalta o objetivo e as questões de auditoria, a metodologia utilizada, os achados de auditoria, o volume de recursos fiscalizados, os benefícios potenciais, as conclusões e as propostas de encaminhamento mais importantes.

104. O resumo deve ser o mais sucinto possível, não devendo exceder duas páginas.

105. Não devem constar do resumo os nomes dos membros da equipe de auditoria, os dos responsáveis nem os de terceiros que, de alguma maneira, tenham colaborado na obtenção de evidências.

106. O resumo, após apreciação pelo colegiado competente, pode ser adotado como peça de divulgação a ser fornecida à imprensa, via Unidade do Tribunal responsável pela comunicação social.

Sumário

107. O sumário é uma listagem das principais divisões do relatório e respectiva paginação, apresentando a organização de como o relatório foi estruturado. É identificado pela palavra SUMÁRIO, e inclui apenas os títulos e subtítulos das partes que lhe sucedem.

108. Devem ser usadas letras maiúsculas para indicar títulos de seções primárias, bem como a grafia de inicial maiúscula para as seções secundárias, devendo ser apresentada, ao lado de cada título, a respectiva paginação.

Introdução

109. A introdução deve estar estruturada nas seguintes subseções, apresentadas de forma concisa:

109.1. deliberação que originou a auditoria e menção às razões que motivaram a deliberação, se necessário;

109.2. visão geral do objeto (elaborada na fase de planejamento e revisada após a execução), de tamanho proporcional ao do relatório não excedendo três páginas;

109.3. objetivo e questões de auditoria;

109.4. metodologia utilizada e limitações inerentes à auditoria;

109.4.1. a descrição da metodologia deve mencionar os procedimentos adotados, as técnicas e os papéis de trabalho utilizados no planejamento e execução da auditoria (fazer referência à Matriz de Planejamento e a Matriz de Procedimentos), o tipo de amostragem utilizado (se utilizada amostragem), bem como indicar as folhas em que constam a relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra auditada, relação essa que constitui-se em anexo ao relatório;

109.4.2. a descrição das limitações deve indicar claramente aquilo que não pôde ser investigado em profundidade suficiente para a formulação de conclusões, com as justificativas pertinentes;

109.5. volume de recursos fiscalizados;

109.6. benefícios potenciais da auditoria;

109.7. processos conexos - análise dos reflexos dos processos conexos e respectivas deliberações na auditoria, bem como menção à situação das contas do órgão/entidade auditado.

Achados de Auditoria

110. Esta seção corresponde ao próprio desenvolvimento do relatório, e nela devem ser detalhados os achados de auditoria e as evidências que os suportam.

111. A análise de cada achado de auditoria deve estar estruturada sob os seguintes aspectos:

111.1. situação encontrada;

111.2. critério de auditoria;

111.3. evidências;

111.4. causas (se forem relevantes e se for possível identificá-las);

111.5. efeitos;

111.6. comentários do gestor;

111.7. conclusão da equipe de auditoria;

111.8. proposta de encaminhamento;

111.9. provável benefício de cada proposta de encaminhamento.

112. Devem constar necessariamente do relatório os aspectos: situação encontrada, critério de auditoria, evidências, conclusão da equipe de auditoria, proposta de encaminhamento e provável benefício da proposta de encaminhamento.

112.1. O provável benefício da proposta de encaminhamento pode ser relatado na conclusão, agrupando-se propostas que contribuam para o mesmo benefício. Para todo benefício relatado deve ser indicada a proposta respectiva.

113. O item evidências deve conter sempre remissão às folhas do processo onde se encontram as evidências que suportam o achado. Nas folhas referidas, destacar sempre que possível os termos que a equipe deseja ressaltar, para facilitar leitura posterior.

114. A avaliação dos efeitos deve considerar e relatar não somente os fatos já ocorridos, mas também eventuais riscos de que o resultado venha a ser agravado caso o órgão/entidade não adote medida efetiva.

115. A figura a seguir sintetiza o processo de análise do achado desde a definição do critério até a proposta de encaminhamento.

(Critério de auditoria - o que deveria ser)

(Situação encontrada - o que é)

(Achado - decorre da comparação de "o que é", com "o que deveria ser", comprovado por evidências)

(Determinar as causas e os efeitos do achado)

(Desenvolver as conclusões e as propostas de encaminhamento)

(Sempre que possível, estimar o benefício das propostas de encaminhamento)

116. Caso a situação encontrada seja avaliada como irregularidade, com proposta de audiência ou citação, os responsáveis pela conduta, a qual contribuiu significativamente para o resultado ilícito, devem estar devidamente identificados no rol de responsáveis, juntado ao relatório (nome, CPF, cargo, endereço, período efetivo de exercício no cargo, seja como substituto, seja como titular, atribuições do cargo e norma do órgão que especifica essas atribuições). A avaliação de sua culpabilidade e, se for o caso, considerações acerca de sua punibilidade (circunstâncias atenuantes ou agravantes e eventual morte do agente, fato este que impossibilita a aplicação de multa) devem ser redigidas com base na Matriz de Responsabilização (Anexo IV).

117. Caso tenha sido constatado débito, deve ser fixada data de sua ocorrência. A apuração do débito far-se-á mediante verificação, quando for possível quantificar com exatidão o real valor devido, e mediante estimativa, quando, por meios confiáveis, apurar-se quantia que seguramente não excederia o real valor devido.

118. Em função de sua significância, as boas práticas do órgão/entidade (achados positivos) devem ser relatadas, desde que possam ser registradas como propostas de encaminhamento para que sejam adotadas como exemplo por outros gestores.

Outros Fatos Relevantes

119. São considerados Outros Fatos Relevantes todos aqueles não previstos nas questões de auditoria, mas que, em função de relevância, materialidade ou risco, mereçam a atenção da equipe de auditoria.

120. A equipe de auditoria deve avaliar se a investigação de Outros Fatos Relevantes pode levar ao desvirtuamento da auditoria inicial, em termos de comprometimento do prazo e/ou das questões de auditoria. Se a magnitude das evidências encontradas recomendar tratamento desses achados, deve-se avaliar a oportunidade e conveniência de fazê-lo juntamente com o objetivo da auditoria. Prejudicada a hipótese, o fato deve ser comunicado ao titular da Unidade Técnica Coordenadora que avaliará a conveniência e a oportunidade de incluir o respectivo objeto no próximo Plano de Fiscalização. Caberá, ainda, à equipe, ao supervisor ou ao titular da Unidade Técnica Coordenadora apresentar representação autônoma.

Conclusão

121. Na conclusão, as questões formuladas na Matriz de Planejamento devem ser respondidas, sintetizando-se os principais achados.

122. As referências aos achados de auditoria devem indicar o(s) número(s) do(s) item(ns) em que cada um deles é tratado no relatório.

123. As conclusões devem indicar o impacto dos achados nas contas dos órgãos/entidades auditados. Para tanto, é necessário identificar as responsabilidades ao longo do tempo, bem como o estado das respectivas contas (número do processo, se foi julgado, etc.).

124. Para a formulação da conclusão, devem ser considerados os efeitos do achado, obtidos pela avaliação da diferença entre situação encontrada e o resultado que teria sido observado caso se tivesse seguido o critério.

Proposta de Encaminhamento

125. Na proposta de encaminhamento, quando for aplicável, devem ser formuladas proposições de medidas saneadoras (audiência, citação) e/ou cautelares (afastamento temporário do responsável, indisponibilidade de bens do responsável, arresto de bens do responsável, suspensão de ato ou procedimento) para cada achado de auditoria, e para eventuais Outros Fatos Relevantes.

126. Não se deve incluir propostas de determinação a Unidades do Tribunal sem negociação prévia com respectivo titular.

127. A proposta de encaminhamento deve ser completa, contendo todas as medidas necessárias, tais como audiência, conversão em TCE para fins de citação, medidas cautelares, arquivamento, apensamento às contas.

128. As referências aos achados de auditoria devem indicar o(s) número(s) do(s) item(ns) em que cada um deles é tratado no relatório.

129. Na redação da proposta de encaminhamento deve-se considerar que o ofício a ser expedido aos responsáveis será redigido nos exatos termos da referida proposta, no caso de esta vir a ser acatada pelo Tribunal.

130. A redação das propostas de audiência ou citação deve ser precisa, completa e com estrutura lógica adequada. Os responsáveis devem estar devidamente identificados (nome, CPF, cargo, período efetivo de exercício no cargo, seja como substituto, seja como titular), sendo obrigatório explicitar os fatos que levaram à conclusão de ter havido a irregularidade apontada (elemento fático) e o dispositivo constitucional, legal ou regulamentar violado (aspecto normativo). Caso necessário, a descrição dos fatos pode ser complementada pela remessa de peças do processo para o responsável.

131. Por ocasião do despacho, o titular da Unidade Técnica Coordenadora deverá assegurar que os padrões de auditoria do TCU definidos neste Roteiro foram seguidos, homologando o formulário de controle de qualidade de auditoria previsto no Anexo IX. O atesto do titular da Unidade Técnica Coordenadora não deverá constar do documento do despacho.

Documentos Juntados

132. Devem ser obrigatoriamente juntados ao relatório de auditoria: Portaria(s) de Fiscalização, rol de responsáveis (elaborado de acordo com o previsto no Manual de Instrução de Tomada e Prestação de Contas), relação dos atos, contratos ou processos incluídos na amostra auditada, ofícios de apresentação e de requisição, ofícios encaminhados à equipe pelo auditado e evidências.

133. Ao final da auditoria, todos os papéis de trabalho obtidos devem ser classificados em transitórios ou permanentes.

134. Papéis de trabalho transitórios são aqueles necessários à auditoria somente por um período limitado, para assegurar a execução de um procedimento ou a obtenção de outros papéis de trabalho subseqüentes.

134.1. Para determinar se um papel de trabalho é transitório, deve-se determinar se a respectiva informação foi utilizada para comprovar ou definir as questões e os procedimentos de auditoria; para controlar, auxiliar ou documentar a execução da auditoria; ou ainda para evidenciar os achados de auditoria. Se o papel de trabalho não foi utilizado para nenhuma dessas finalidades, é transitório.

134.2. Todos os papéis de trabalho transitórios podem, a critério da Unidade Técnica Coordenadora, ser arquivados, tendo como referência o número do processo de fiscalização, para futura consulta ou descartados após a análise de eventuais razões de justificativas pela equipe de auditoria.

135. Todos os demais papéis de trabalho obtidos, não classificados como transitórios, são considerados como papéis de trabalho permanentes.

135.1. Os papéis de trabalho permanentes devem, por sua vez, ser classificados em: a) evidências dos achados e b) registros do trabalho executado (por exemplo: matrizes de planejamento, de procedimentos, de achados e de responsabilização, e formulários de controle de qualidade).

136. As evidências devem ser juntadas ao relatório de auditoria. Para facilitar o manuseio e a leitura, as evidências devem ser organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal, contendo cada anexo, em sua(s) folha(s) inicial(is), um sumário dessas evidências juntadas e indicação das respectivas folhas.

137. Todos os papéis de trabalho permanentes que se constituam em registros do trabalho executado devem ser organizados em um ou mais volumes e lançados no Sistema Processus sob a forma de documentos. Tais documentos não deverão ser juntados nem apensados ao processo relativo ao relatório de auditoria, o qual tramitará de forma independente. Após lançamento no Sistema Processus, os referidos documentos deverão ser armazenados na Unidade Técnica Coordenadora.

138. Os papéis de trabalho permanentes em meio magnético devem ser armazenados em diretórios padronizados.

V - PADRÕES DE CONTROLE DE QUALIDADE

139. O controle de qualidade das auditorias visa exclusivamente à melhoria da qualidade em termos de: aderência aos padrões de auditoria do Tribunal, redução do tempo de tramitação dos processos de auditorias, diminuição do retrabalho e aumento da efetividade das propostas de encaminhamento.

140. O controle de qualidade será efetuado:

140.1. pela própria equipe de auditoria;

140.2. pelo supervisor;

140.3. pelo gabinete do Ministro Relator, caso haja interesse, mediante utilização do formulário constante do Anexo X - Formulário de Controle de Qualidade do Relatório de Auditoria - Gabinetes de Ministros;

140.4. pela Secretaria de Recursos, nos casos em que houver recurso, mediante utilização do formulário constante do Anexo XI - Formulário de Controle de Qualidade de Auditoria - Serur;

140.5. pela Secretaria Adjunta de Fiscalização - Adfis, por amostragem e tendo por base suas próprias avaliações e as avaliações efetuadas pela equipe, pelo supervisor, pelos gabinetes e pela Serur, mediante utilização do formulário constante do Anexo XII - Formulário de Controle de Qualidade de Auditoria - Adfis.

141. Os formulários de controle de qualidade do relatório (Anexos VIII - Formulário de Verificação da Equipe de Auditoria e IX - Formulário de Controle de Qualidade de Auditoria - Supervisor) devem ser preenchidos concomitantemente à elaboração do relatório, de modo a permitir avaliar a adequação da auditoria ao seu objetivo e a vinculação aos padrões de auditoria adotados no Tribunal.

142. Para efeito de controle de qualidade da Adfis, esta poderá solicitar a outras Unidades os formulários preenchidos, bem como o relatório e os papéis de trabalho da Unidade Técnica Coordenadora.

143. Os formulários recebidos pela Adfis, bem como sua própria avaliação, serão encaminhados à Unidade Técnica Coordenadora com orientações que visem exclusivamente à melhoria de qualidade das auditorias.

144. Pelo seu caráter sigiloso, os formulários de controle de qualidade somente poderão ser acessados pelos membros da equipe, pelos seus superiores e pelas Unidades participantes da sistemática de controle de qualidade.

VI - GLOSSÁRIO

Achado de auditoria - Qualquer fato significativo, digno de relato pelo auditor, constituído de quatro atributos: situação encontrada, critério, causa e efeito. Decorre da comparação da situação encontrada com o critério de auditoria e deve ser devidamente comprovado por evidências juntadas ao relatório. O achado de auditoria pode ser negativo (quando revela impropriedade ou irregularidade) ou positivo (quando aponta boas práticas de gestão).

Área de auditoria - Qualquer tema para o qual se justifique a adoção de procedimentos de auditoria padronizados. Exemplos de áreas de auditoria: licitações, obras, pessoal, convênios, tecnologia da informação - TI etc.

Auditoria de conformidade - Instrumento de fiscalização utilizado pelo Tribunal para examinar a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis sujeitos a sua jurisdição, quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial.

Benefício da auditoria - Todo ressarcimento, crédito, economia, ganho, melhoria ou identificação de boas práticas, obtidos em decorrência da atuação do Tribunal de Contas da União, em favor da boa e regular gestão dos recursos públicos. O benefício pode ser:

· provável: estimado na fase de planejamento;

· potencial: calculado na fase de execução e registrado no relatório de auditoria;

· efetivo: confirmado após o monitoramento do cumprimento das deliberações do Tribunal.

Causas do achado de auditoria - Atos, fatos, comportamentos ou omissões que contribuíram significativamente para a divergência entre a situação encontrada e o critério. As causas do achado negativo conduzem a equipe a identificar os responsáveis pelo ocorrido.

Comentários do gestor - Justificativas ou esclarecimentos apresentados por escrito, como resposta aos ofícios de requisição, pelo responsável do órgão/entidade acerca dos indícios investigados pela equipe de auditoria.

Coordenador - Membro da equipe de auditoria a quem compete, por força de designação expressa na Portaria de Fiscalização, liderar a equipe e representá-la perante o auditado.

Controles Internos - Conjunto de atividades, planos, métodos e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar que os objetivos dos órgãos e entidades da administração pública sejam alcançados, de forma confiável e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução dos objetivos fixados pelo Poder Público.

Critério de auditoria - Legislação, norma, jurisprudência ou entendimento doutrinário, que a equipe de auditoria compara com a situação encontrada. Reflete como deveria ser a gestão.

Custo da auditoria - Soma dos recursos despendidos pelo TCU na auditoria, incluindo a remuneração bruta da equipe em todas as fases da auditoria, as diárias e passagens, as indenizações e restituições, os suprimentos de fundos e outras despesas de qualquer ordem.

Efeitos do achado de auditoria - Conseqüências para o órgão/entidade, para o erário ou para a sociedade, resultantes da divergência entre a situação encontrada e o critério. Os efeitos do achado indicam a sua gravidade ou ainda eventuais benefícios no caso de achados positivos.

Elaboração do relatório - Fase da auditoria na qual a equipe escreve o relatório, com base nos papéis de trabalho utilizados, obtidos e desenvolvidos nas fases anteriores.

Escopo da auditoria - Profundidade e amplitude do trabalho para alcançar o objetivo da auditoria. É definido em função do tempo e dos recursos humanos e materiais disponíveis.

Evidências - Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe, podendo ser classificadas como físicas, orais, documentais e analíticas.

Execução - Fase da auditoria na qual a equipe utiliza as técnicas previstas na Matriz de Planejamento e verifica os itens da Matriz de Procedimentos em busca de achados de auditoria.

Extrato de entrevista - Papel de trabalho (Anexo VI) onde se registra somente o trecho da resposta do entrevistado que interessa ao desenvolvimento do achado. Pode conter, também, referências a evidências que corroborem o achado e deve ser assinado pelo entrevistado.

Indícios - Discordância entre a situação encontrada e o critério, que ainda não foi devidamente investigada, nem está suficientemente suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado de auditoria. Uma vez encontradas evidências que transformam o indício em achado, este deve ser incluído no relatório.

Levantamento - Instrumento de fiscalização utilizado pelo Tribunal para:

· conhecer a organização e o funcionamento dos órgãos e entidades da administração direta, indireta ou fundacional dos Poderes da União, incluindo os fundos e demais instituições que lhe sejam jurisdicionadas, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários, operacionais e patrimoniais;

· identificar objetos e instrumentos de fiscalização; e

· avaliar a viabilidade de realização de fiscalizações.

Matriz de Achados - Documento que estrutura o desenvolvimento dos achados, explicitando, para cada um, a situação encontrada, o critério adotado, as causas, os efeitos, as evidências e as propostas de encaminhamento. Vide Anexo III.

Matriz de Planejamento - Documento que relaciona, a partir do enunciado do objetivo da auditoria, as diversas questões de auditoria e, para responder a cada uma, quais as informações requeridas, as fontes de informações, as técnicas de auditoria, as limitações e o que se espera que a análise permita dizer ao final dos trabalhos (vide Anexo I). A Matriz de Planejamento não é inflexível, visto ser um instrumento para que o objetivo da auditoria seja atingido e portanto passível de mudanças durante a realização dos trabalhos, caso ocorram situações inesperadas. As eventuais alterações na Matriz de Planejamento implicarão mudanças na Matriz de Procedimentos.

Matriz de Procedimentos - Documento que contém, para cada questão de auditoria, os itens de verificação e a serem aplicados durante a execução da auditoria, além da indicação do membro da equipe responsável pela verificação, do período em que os procedimentos deverão ser aplicados e da estimativa de custo da auditoria (vide Anexo II). Mudanças na Matriz de Planejamento implicarão mudanças na Matriz de Procedimentos.

Matriz de Responsabilização - Documento que permite a verificação da responsabilidade pelo achado. Apresenta, para cada achado, o nome e a função do responsável, a conduta por ele praticada, o nexo de causalidade entre a conduta e o achado, e a análise da culpabilidade. Vide Anexo IV.

Objetivo da auditoria - Declaração precisa daquilo que a auditoria pretende realizar e/ou da questão fundamental que deverá ser esclarecida.

Objeto da auditoria - Programa, atividade, projeto, processo ou sistema sujeito à fiscalização.

Ofício de apresentação - Documento remetido pelo titular da Unidade Técnica Coordenadora da auditoria ao dirigente do órgão/entidade auditado para apresentar os auditores designados e informar ou reiterar o objetivo da auditoria.

Ofício de comunicação de auditoria - Documento remetido pelo titular da Unidade Técnica Coordenadora ao dirigente do órgão/entidade auditado para comunicar, antecipadamente, a realização da auditoria, informar seu objetivo, a deliberação que a originou e a data provável para apresentação da equipe ao auditado, bem como solicitar a disponibilização dos documentos necessários à auditoria.

Ofício de requisição - Documento dirigido pelo coordenador da auditoria ao dirigente do órgão/entidade auditado para requisitar documentos, informações e/ou esclarecimentos necessários à execução da auditoria. Vide Anexo V.

Órgão/entidade auditado - Pessoa jurídica de direito público ou privado, sujeita à jurisdição do TCU, em cujas dependências ou área de atuação desenvolve-se a auditoria.

Padrões de auditoria - Regras que devem ser observadas em relação ao planejamento, aos procedimentos e técnicas a serem utilizados na execução da auditoria, ao relatório e à qualidade da auditoria.

Papéis de trabalho - Documentação que constitui o suporte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor, contendo o registro de todas as informações utilizadas, das verificações a que procedeu e das conclusões a que chegou, independentemente da forma, do meio físico ou das características. Consideram-se papéis de trabalho, entre outros, planilhas, formulários, questionários preenchidos, fotografias e respectivos negativos, fitas de vídeo ou de áudio, arquivos magnéticos, ofícios, memorandos, portarias, cópias de contratos ou termos de convênio, matrizes de planejamento, de procedimentos, de achados e de responsabilização.

Planejamento - O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que seqüência. É uma etapa fundamental para o sucesso da auditoria, sendo imprescindível que seja alocado o tempo adequado para sua realização. A tentativa de abreviar o tempo destinado ao planejamento muitas vezes redunda em problemas na execução da auditoria, que poderão provocar um acréscimo no tempo total de realização do trabalho, além de repercussões negativas em sua qualidade. A elaboração do programa de auditoria composto pela Matriz de Planejamento e pela Matriz de Procedimentos é o objetivo final da fase de planejamento.

Portaria de Fiscalização - Ato de designação da equipe de auditoria, onde são identificados o coordenador, os demais membros da equipe e o supervisor, além do objetivo dos trabalhos, os principais órgãos/entidades auditados, a deliberação que originou a auditoria, a fase de planejamento e, quando conhecidas, as fases de execução e de elaboração do relatório.

Portaria de Fiscalização - fase planejamento - Ato de designação da equipe de auditoria que contém os mesmos atributos da Portaria de Fiscalização, destinando-se exclusivamente para a fase de planejamento de auditorias cujo prazo total de duração estimado inicialmente seja superior a vinte dias úteis.

Portaria de Fiscalização - fases execução e relatório - Ato de designação da equipe de auditoria que sucede a Portaria de Fiscalização - fase de planejamento e define os fases de execução e elaboração do relatório, destinando-se a auditorias cujo prazo total de duração estimado inicialmente seja superior a vinte dias úteis.

Procedimentos - Itens de verificação incluídos na Matriz de Procedimentos, a serem executados durante a auditoria.

Procedimentos de Auditoria (PA) - Documento que contém as instruções gerais e os itens de verificação a serem utilizados em auditorias em áreas específicas. Na fase de planejamento, a equipe deve preencher a Matriz de Procedimentos utilizando como fonte principal os PA existentes, tendo em conta o escopo da auditoria e as questões da Matriz de Planejamento.

Questões de auditoria - Aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados com vistas à satisfação do objetivo. São detalhadas na Matriz de Planejamento.

Reunião de apresentação - Reunião da equipe de auditoria com o dirigente do órgão/entidade auditado, ou representante por ele designado, na qual é entregue o ofício de apresentação e são informados os principais critérios de auditoria inicialmente selecionados durante o planejamento.

Reunião de encerramento - Reunião da equipe de auditoria com o dirigente do órgão/entidade auditado, ou representante por ele designado, ao final da fase de execução, na qual são apresentados os achados de auditoria.

Significância - Conceito que engloba os atributos de relevância, materialidade e risco.

Situação encontrada - Situação existente, identificada e documentada durante a fase de execução da auditoria.

Supervisão da auditoria - Requisito essencial na auditoria que implica orientação e controle para que se estabeleçam os procedimentos e técnicas a serem utilizados e o objetivo a ser atingido.

Supervisor - Diretor técnico ou titular de Unidade Técnica ou ainda seus respectivos substitutos legais, a quem compete realizar a supervisão da auditoria.

Técnicas de auditoria - Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos de auditoria com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências ou ao tratamento de informações. As técnicas mais usualmente utilizadas são: exame documental, inspeção física, conferência de cálculos, entrevista, circularização, conciliações, análise de contas contábeis e revisão analítica.

Unidade Técnica Coordenadora - Unidade Técnica à qual está vinculado o processo resultante do relatório de auditoria.

Visão Geral - Objetiva o conhecimento e a compreensão do objeto a ser auditado, bem como do ambiente organizacional em que este está inserido. Em geral, compreende as seguintes informações principais:

· descrição do objeto auditado, com as características necessárias à sua compreensão;

· legislação aplicável;

· objetivos institucionais do órgão/entidade auditado, quando for o caso;

· pontos críticos e deficiências no sistema de controle.

Volume de Recursos Fiscalizados (VRF) - Montante efetivamente fiscalizado durante a auditoria.

VII - ANEXOS

ANEXO I AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE PLANEJAMENTO

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

QUESTÕES DE AUDITORIA

INFORMAÇÕES REQUERIDAS

FONTES DE INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE AUDITORIA

LIMITAÇÕES

O QUE A ANÁLISE VAI PERMITIR DIZER

Apresentar, em forma de perguntas, os diferentes aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados com vistas à satisfação do objetivo.

Identificar as informações necessárias para responder a questão de auditoria.

Identificar as fontes de cada item de informação. Estas fontes estão relacionadas com as técnicas de auditoria empregadas.

Especificar as técnicas que serão utilizadas para obtenção e tratamento das informações.

Especificar as limitações relativas:

às técnicas adotadas;

às fontes das informações;

às condições operacionais de realização do trabalho.

Esclarecer precisamente que conclusões ou resultados podem ser alcançados a partir da estratégia metodológica adotada.

Q1

Q2

Qn

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

A Matriz de Planejamento deve ser preenchida ao final da fase de planejamento, com base nas informações levantadas.

O primeiro passo é a própria delimitação do objetivo da auditoria. Nem sempre o objetivo está claramente definido na deliberação que originou a auditoria. A discussão orientada pela matriz possibilita uma equalização do entendimento do objetivo por toda a equipe.

O próximo passo é o detalhamento do objetivo da auditoria em questões a serem respondidas (primeiro campo da matriz), ao mesmo tempo em que se discute onde se quer chegar com os questionamentos ( campo "o que a análise vai permitir dizer"). Em outras palavras é preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido. As Questões de Auditoria devem ser elaboradas de forma a estabelecer com clareza o foco da investigação e os limites e dimensões que devem ser observados durante a execução dos trabalhos. Devem, pois, ser elaboradas questões que enfoquem os principais aspectos do objetivo pretendido.

Em seguida, procede-se à explicitação das informações necessárias, das fontes dessas informações, de como buscá-las (utilizando quais técnicas), e de quais as limitações com que a abordagem adotada se defronta. A cada um desses elementos necessários à resolução das questões de auditoria corresponde uma coluna na matriz de planejamento. O preenchimento dessas colunas permitirá concluir se as questões de auditoria têm condição de serem respondidas, ou seja, se, a princípio, há informações suficientes e disponíveis, se a equipe domina as técnicas de auditoria para coleta e tratamento dessas informações e se as limitações são contornáveis.

Finalmente, a equipe deve revisar toda a matriz, verificando se há coerência lógica entre o objetivo e as questões e entre as questões e as possíveis conclusões, levando em conta as limitações previstas.

ANEXO II AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE PROCEDIMENTOS

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

QUESTÕES DE AUDITORIA

PROCEDIMENTOS

TÉCNICAS

MEMBRO RESPONSÁVEL

PERÍODO

ACHADO

Correspondência com a Questão de Auditoria (Qn) constante da Matriz de Planejamento

Itens de verificação ou check list

Técnicas de coleta e de tratamento de informações que serão utilizadas para execução de cada procedimento

Pessoa(s) da equipe encarregada(s) da execução de cada procedimento

Dia(s) em que o procedimento será executado

Usar a notação A1, A2,..., An (para possibilitar a correspondência com a matriz de achados) ou N quando não houver achado

Q1

P11

P12

P1n

Q2

P21

P22

P2n

Qn

P31

P32

P3n

ESTIMATIVA DO CUSTO

REMUNERAÇÃO

PASSAGENS (R$)

DIÁRIAS (R$)

RESSARC. DESP. TRANSPORTE

INDENIZ. TRANSPORTE

SUPR. FUNDOS

DESC. AUXÍLIO ALIMENT.

ADIC. EMBARQUE/ DESEMB.

OUTROS CUSTOS (*)

CUSTO TOTAL

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

A Matriz de Procedimentos deve ser elaborada na fase de planejamento. A coluna "achados", no entanto, deve ser preenchida durante a fase de execução, quando da aplicação dos procedimentos. Cada achado deverá ser detalhado na Matriz de Achados.

(*) Especificar o custo, caso este campo seja preenchido.

ANEXO III AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE ACHADOS

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

ACHADO

SITUAÇÃO ENCONTRADA

CRITÉRIO

EVIDÊNCIA

CAUSA

EFEITO

ENCAMINHAMENTO

Correspondência com o Achado de Auditoria (An) constante da Matriz de Procedimentos

Situação existente, identificada, inclusive com o período de ocorrência, e documentada durante a fase de execução da auditoria

Legislação, norma, jurisprudência, entendimento doutrinário ou padrão adotado

Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe

O que motivou a ocorrência do achado

Conseqüências do achado

Propostas da equipe de auditoria. Deve conter a identificação do(s) responsável(eis).

A1

A2

An

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

A matriz de achados deve ser preenchida durante a fase de execução da auditoria, à medida que os achados vão sendo constatados. Os comentários dos responsáveis acerca das causas dos achados, bem como da adequação dos critérios, devem ser colhidos ainda em campo, evitando-se mal entendidos que redundam em desperdício de esforços com a realização de audiências equivocadas.

O preenchimento da coluna "critério" permite a revisão da fundamentação legal, da jurisprudência e da doutrina, diminuindo a possibilidade de eventuais omissões ou equívocos. A verificação da suficiência e qualidade das evidências evita diligências posteriores que retardam o encaminhamento do processo às instâncias superiores. A coluna "causa" está intimamente relacionada à imputação de responsabilidades em relação aos fatos encontrados na auditoria. A investigação acerca das causas somente deve ser feita quando relevante e necessária para dar consistência às propostas de encaminhamento, seja de aplicação de penalidades ou, em caso contrário, para afastar a ocorrência de irregularidades. A análise e o registro do "efeito" de cada ocorrência na coluna respectiva serve para dimensionar a relevância do próprio achado além de fornecer elementos para a formulação das propostas de encaminhamento, sempre que possível, o efeito deve ser quantificado. Sempre que o achado se constituir em irregularidade, deve-se ter presente, ao preencher a coluna "encaminhamento", os dados registrados na Matriz de Responsabilização.

Como etapa final de elaboração da matriz, a comparação das colunas "situação encontrada" e "encaminhamento" diminui a possibilidade de eventuais achados sem respectivas propostas de encaminhamento.

ANEXO IV AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

MATRIZ DE RESPONSABILIZAÇÃO¹

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

ACHADO

RESPONSÁVEL (IS)

PERÍODO DE EXERCÍCIO

CONDUTA²

NEXO DE CAUSALIDADE³

(entre a conduta e o resultado ilícito)

CULPABILIDADE4

Correspon-dência com a Matriz de Achados

Nome, cargo e CPF

Período efetivo de exercício no cargo, seja como titular ou substituto

Ação ou omissão, culposa (por negligência, imprudência ou imperícia) ou dolosa (por ter o responsável querido produzir o resultado ou ter assumido o risco de produzi-lo), praticada pelo responsável.

Evidências de que a conduta do responsável contribuiu significativamente para o resultado ilícito, ou seja, de que foi uma das causas do resultado.

Reprovabilidade da conduta do gestor

A1

A2

An

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:

¹ A Matriz de Responsabilização deve ser preenchida sempre que houver achados que se constituam em irregularidades e somente para esses achados. Aplica-se esta matriz também para os responsáveis solidários, que devem sempre ser arrolados desde o início do processo, inclusive para fins de audiência ou citação. É fundamental que o período de responsabilização seja exato, já que a responsabilização torna-se inadequada se o fato ocorrer durante as férias ou licença do gestor. Observar que podem ser responsabilizadas equipes, tais como comissões de licitação, identificando-se individualmente seus componentes.

² Ao preencher o campo "conduta", a equipe deve avaliar a necessidade de juntar norma do órgão/entidade que especifique as atribuições dos cargos (Estatuto, Regimento Interno, etc). Para cada conduta irregular deve-se preencher uma linha da matriz, sendo suficiente somente uma linha no caso de vários responsáveis com idêntica conduta. Condutas e resultados repetidos de um mesmo gestor (Ex.: várias contratações sem licitação), desde que idênticas, podem ser agrupadas em uma única linha.

³ Para facilitar o preenchimento do campo "nexo de causalidade", a equipe pode, hipoteticamente, retirar do mundo a conduta do responsável e se perguntar se ainda assim o resultado teria ocorrido e, caso positivo, se teria ocorrido com a mesma gravidade. A inexistência de nexo de causalidade significa que o gestor não pode ser responsabilizado pelo resultado.

4 Para preenchimento do campo "culpabilidade", devem-se responder as seguintes perguntas:

1. a) houve boa-fé do gestor?

1. b) o gestor praticou o ato após prévia consulta a órgãos técnicos ou, de algum modo, respaldado em parecer técnico?

e) é razoável afirmar que era possível ao gestor ter consciência da ilicitude do ato que praticara?

f) era razoável exigir do gestor conduta diversa daquela que ele adotou, consideradas as circunstâncias que o cercavam? Caso afirmativo, qual seria essa conduta?

Quando for o caso, tecer considerações acerca da punibilidade do gestor (morte - o que impede a aplicação de multa - ou ainda a existência de circunstâncias atenuantes ou agravantes, como, por exemplo, medidas corretivas ou reparatórias adotadas pelo gestor, existência de afirmações ou documentos falsos, etc). O preenchimento das colunas "nexo de causalidade" e "culpabilidade" balizará a formulação das propostas a serem incluídas no campo "encaminhamento" da Matriz de Achados.

ANEXO V AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

OFÍCIO DE REQUISIÇÃO

Ofício de Requisição nº XXX/2003-01[footnoteRef:11] [11: O código XXX refere-se ao registro Fiscalis, enquanto que "01" trata-se do número seqüencial. ]

Brasília __ de ________ de 2003

Assunto: Solicitação (faz)

Senhor (descrever o Cargo),

Solicito a V. Exª (Sª), nos termos do artigos 42 e 87 da Lei nº 8.443/92, apresentar a esta Equipe de Auditoria a documentação/informação relacionada a seguir:

g) Documento ou informação 1...;

h) Documento ou informação 2...;

i) Documento ou informação 3...;

j) Documento ou informação...;

k) Documento ou informação...;

l) Documento ou informação N....

Solicitamos o fornecimento dessa documentação para o próximo dia __/__/_____, às __:__ h.[footnoteRef:12] [12: No caso do primeiro ofício de requisição deve ser incluído texto relativo à solicitação de sala e designação de servidor, conforme segue: ", bem como a gentileza de providenciar uma sala para abrigar esta Equipe e designar um servidor para acompanhamento do fornecimento dos documentos referentes a esta e futuras solicitações da Auditoria."No caso de reiteração, acrescentar: "Cientificamos V. Sª. que a sonegação de processo, documento ou informação ensejará a aplicação de multa nos termos do art. 268, inciso VI do Regimento Interno. ]

NOME

Coordenador da Equipe de Auditoria

A Sua Excelência/Senhoria o Senhor

xxx

Cargo

xx.xxx-xxx(CEP) - Município - UF

Declaro ter recebido o original em ___/___/2003 às ___: ___ h.

________________________________________________

Assinatura e carimbo

ANEXO VI AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

EXTRATO DE ENTREVISTA

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

Tribunal de Contas da União

EXTRATO DE ENTREVISTA

OBJETIVO DA ENTREVISTA

O que a equipe pretende esclarecer por meio da entrevista

LOCAL DA ENTREVISTA

DATA/HORÁRIO

ENTREVISTADO(S)

Nome(s), cargo(s), função(ões)

ENTREVISTADOR(ES)

SÍNTESE DAS INFORMAÇÕES OBTIDAS

Resumir nesta coluna somente as respostas dadas pelo(s) entrevistado(s) que forem consideradas relevantes para o desenvolvimento dos achados e das conclusões da auditoria.

EVIDÊNCIAS

Fazer referência às evidências que corroborem as informações obtidas (se houver)

ASSINATURA

LOCAL/DATA

ENTREVISTADOR

Membro da equipe de auditoria responsável pela elaboração do extrato de entrevista

ENTREVISTADO(S)

ANEXO VII AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FOLHA DE ROSTO

TC _____________Fiscalis nº _______________________

Ministro Relator:

DA FISCALIZAÇÃO

Modalidade: Auditoria de Conformidade

Ato originário: Plano de Fiscalização, aprovado pela Decisão nº / - Plenário[footnoteRef:13] [13: O ato originário poderá não ser deliberação que aprovou o Plano.]

Objeto da Fiscalização:

Ato de designação: Portaria de Fiscalização - (Unidade Técnica) nº ..., de..... (fl. ...)

Período abrangido pela auditoria: (período referente aos fatos analisados)

Composição da equipe: .......... - matr. - (Coordenador)

........... - matr.

DO ÓRGÃO/ENTIDADE AUDITADO(A)[footnoteRef:14] [14: No caso de vários órgãos auditados, preencher os dados do órgão principal e informar apenas o nome dos demais. Não havendo órgão principal, preencher os dados de todos os órgãos.]

Órgão/Entidade auditado(a):

Vinculação (Ministério):

Vinculação TCU (Unidade Técnica):

Responsável pelo órgão/entidade:[footnoteRef:15] [15: Enumerar somente o(s) principal(is) responsável(is) no período abrangido pela Auditoria; o rol, com todos responsáveis devidamente identificados, deve constar do Anexo e ser elaborado com base na Matriz de Responsabilização. ]

Nome:

Cargo:

Período: ......./.........

Outros responsáveis: vide rol à fl. ...

PROCESSO(S) CONEXO(S)

- TC

ANEXO VIII AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO DE VERIFICAÇÃO DA EQUIPE DE AUDITORIA

TC nº ___________ Fiscalis nº ___________

ITEM

Item no Roteiro[29]

N/A[30]

SIM

NÃO[31]

I ¿ Padrões Gerais

O supervisor orientou a equipe e acompanhou os trabalhos desde o início do planejamento até a conclusão do relatório?

2 e 3

O supervisor revisou e aprovou a Matriz de Planejamento e a de Procedimentos?

3.2

O supervisor analisou, juntamente com a equipe, a Matriz de Achados?

3.4

O supervisor analisou, juntamente com a equipe, a Matriz de Responsabilização?

3.5

Foi encaminhado ofício ao dirigente do órgão/entidade auditado com a devida antecedência?

8

II ¿ Padrões de Planejamento

O prazo destinado para a fase de planejamento foi suficiente para a obtenção de informações sobre o objeto auditado, detalhamento dos procedimentos, discussão com o supervisor sobre procedimentos e técnicas utilizadas na auditoria, e testes e revisão dos papéis de trabalho?

9

Foi elaborada a Matriz de Planejamento?

10

Foi elaborada a Matriz de Procedimentos?

10

Foram consultadas as fontes de informação elencadas no roteiro de auditoria de conformidade?

11.1 a 11.14

III ¿ Padrões de Execução

Na reunião de apresentação, a equipe informou ao dirigente do órgão/entidade auditado o objetivo da auditoria?

13

Foram colhidos atestados de recebimento nos ofícios de requisição?

15

Foram verificadas as questões da Matriz de Planejamento e verificados os itens constantes na Matriz de Procedimentos?

17

Foram colhidos esclarecimentos acerca das causas dos indícios?

19

Foi elaborada a Matriz de Achados ao longo da execução da auditoria?

20

Foi preenchida a Matriz de Responsabilização para todos os achados que possam resultar em audiência ou citação dos responsáveis?

21

Foi realizada reunião de encerramento para discussão dos achados de auditoria?

25

ITEM

Item no Roteiro1

N/A2

SIM

NÃO3

IV ¿ Padrões de Elaboração do Relatório

Foi elaborado resumo com no máximo duas páginas?

32

Foi elaborado sumário com listagem das principais divisões do relatório?

35 e 36

A introdução do relatório contém os seguintes elementos, de forma concisa: razões que motivaram a realização da auditoria e a indicação da deliberação que a originou; visão geral do objeto; objetivo e questões de auditoria; metodologia utilizada e limitações da auditoria; volume de recursos fiscalizados; análise dos reflexos dos processos conexos na auditoria?

37

A descrição da visão geral não excedeu três páginas?

37.2

A análise de cada achado de auditoria foi escrita de forma resumida e está devidamente estruturada sob os seguintes aspectos: situação encontrada; critério; evidências; causas; efeitos; comentários do gestor; conclusão da equipe de auditoria; proposta de encaminhamento; provável benefício da proposta de encaminhamento?

39

Foram feitas remissões a todas as folhas do processo onde se encontram as evidências que suportam os achados?

41

Para todos os achados com proposta de audiência ou citação os respectivos responsáveis estão devidamente identificados no rol de responsáveis em anexo ao relatório?

44

Todos os débitos identificados foram, quando possível, quantificados ou, na impossibilidade de quantificação, estimados?

45

Na seção ¿Conclusão¿ foram respondidas as principais questões formuladas na Matriz de Planejamento?

49

Na seção ¿Conclusão¿ foram indicados os impactos dos achados nas contas dos órgãos/entidades auditados?

51

Na seção ¿Conclusão¿ foram identificadas responsabilidades ao longo do tempo para cada um dos achados de auditoria?

52

A proposta de encaminhamento contempla proposição de medidas saneadoras e/ou cautelares para todos os achados de auditoria?

53

Na redação da proposta de encaminhamento, foi considerado que o ofício a ser expedido pelo TCU será redigido nos mesmos termos, com indicação da legislação pertinente?

57

A seção ¿Documentos Juntados¿ contêm os seguintes elementos: rol de responsáveis, amostra examinada, evidências dos achados?

60

Justificativas para as respostas negativas:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Equipe de Auditoria:	Supervisor:

Nome e matrícula	Nome e matrícula

ANEXO IX AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO[endnoteRef:33] DE CONTROLE DE QUALIDADE DE AUDITORIA - SUPERVISOR

[33: Este formulário deve ser utilizado ao longo da auditoria, para auxiliar a supervisão concomitante. O preenchimento do formulário pode ser alterado à medida que o trabalho esteja sendo executado, de acordo com as alterações introduzidas nos papéis de trabalho e no relatório. A versão final deste formulário, a ser armazenada com papel de trabalho permanente, deve refletir a versão final do relatório (assinado pela Equipe de Auditoria).]

3. INFORMAÇÕES GERAIS

TC nº ______________ Fiscalis nº _______ Nº total de folhas do Relatório: ___________

Etapa

Previsto[33]

(dias úteis)

Realizado[34]

(dias úteis)

Planejamento

Execução

Relatório

Tempo entre a 1ª versão entregue pela Equipe e a aprovação pelo Diretor

4. PAPÉIS DE TRABALHO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

Não elaborado

2.1 Matriz de Planejamento

2.2 Matriz de Procedimentos

2.3 Matriz de Achados

2.4 Matriz de Responsabilização

2.5 Resumo

3.	RELATÓRIO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item Avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

3.1 O relatório foi redigido com clareza, objetividade e correção gramatical?

3.2 O relatório foi redigido de forma concisa, com parágrafos claros e preferencialmente curtos, e concentrando-se nos achados mais relevantes da auditoria?

3.3 Os achados de auditoria estão descritos com exatidão, sustentados por evidências suficientes, relevantes, pertinentes, adequadas, fidedignas e com indicação dos critérios (legislação) adotados, expressando convicção da Equipe de Auditoria?

3.4 Foram feitas remissões das páginas de todas as evidências juntadas aos autos?

3.5 As conclusões estão adequadamente fundamentadas[35] respondem às questões de auditoria, com remissão aos principais achados?

3.6 Existe consistência entre o conteúdo do relatório e a proposta de encaminhamento?

3.7 Na redação da proposta de encaminhamento, foi considerado que o ofício[36] a ser expedido pelo TCU será redigido nos mesmos termos, com indicação da legislação pertinente?

3.8 A redação das propostas de audiência ou citação está precisa, completa e com estrutura lógica?

3.9 Foram juntados ao processo, inclusive nos volumes anexos, apenas as evidências e demais documentos essenciais à compreensão do relatório?[37]

4. BOAS PRÁTICAS - Quando o relatório, o resumo, ou uma das matrizes (de planejamento, procedimento, de achados e de responsabilização) puder ser considerado como "BOA PRÁTICA", cuja divulgação para utilização como modelo em auditorias similares seja recomendável, registrar tal informação no campo a seguir, justificando sua indicação.

5. OPORTUNIDADES DE MELHORIA - Registrar justificativa para eventuais "oportunidades de melhoria" que não puderam ser incorporadas à versão final do relatório (por exemplo, melhorias em futuras matrizes de planejamento).

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Preenchido por:	_____________________________	Em: ___/___/______

Supervisor

Parecer do Secretário: ( ) Aprovado ou ( ) Aprovado com as seguintes observações:

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________	Em: ___/___/______

Secretário

Posicionamento da Equipe de Auditoria: ( ) Concorda ou ( ) Não concorda nos seguintes aspectos:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Nome e matrícula

ANEXO X AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO DE CONTROLE DE QUALIDADE DE AUDITORIA - GABINETES DE MINISTROS

1.	INFORMAÇÕES GERAIS

TC nº ______________ Fiscalis nº _______

3. PAPÉIS DE TRABALHO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

Não elaborado

2.1 Matriz de Planejamento

2.2 Matriz de Procedimentos

2.3 Matriz de Achados

2.4 Matriz de Responsabilização

2.5 Resumo

Obs.: O preenchimento deste item é opcional.

3.	RELATÓRIO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item Avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

3.1 O relatório foi redigido com clareza[38], objetividade[39] e correção gramatical?

3.2 O relatório foi redigido de forma concisa[40], com parágrafos claros e preferencialmente curtos, e concentrando-se nos achados mais relevantes da auditoria?

3.3 Os achados de auditoria estão descritos com exatidão[41], sustentados por evidências suficientes, relevantes[42], pertinentes, adequadas, fidedignas e com indicação dos critérios (legislação) adotados, expressando convicção[43] da Equipe de Auditoria?

3.4 Foram feitas remissões das páginas de todas as evidências juntadas aos autos?

3.5 As conclusões estão adequadamente fundamentadas[44] e respondem às questões de auditoria, com remissão aos principais achados?

3.6 O relatório tem encadeamento lógico?

3.7 Existe consistência[45] entre o conteúdo do relatório e a proposta de encaminhamento?

3.8 A redação das propostas de audiência ou citação está precisa, completa e com estrutura lógica?

3.9 Foram juntados ao processo, inclusive nos volumes anexos, apenas as evidências e demais documentos essenciais à compreensão do relatório?[46]

Detalhar, caso julgue necessário, os pontos não satisfatórios

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. BOAS PRÁTICAS - Quando o relatório, o resumo, ou uma das matrizes (de planejamento, procedimento, de achados e de responsabilização) puder ser considerada como "BOA PRÁTICA", cuja divulgação para utilização como modelo em auditorias similares seja recomendável, registrar tal informação no campo a seguir, justificando sua indicação.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. OPORTUNIDADES DE MELHORIA - Registrar eventuais pontos do relatório que se constituem em oportunidades de melhoria para futuras auditorias (registrar em especial pontos que permitam fornecer orientações para o desenvolvimento de novos papéis de trabalho, técnicas, roteiros e ainda apontem para as áreas em que os servidores mais necessitam de treinamento).

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Preenchido por:	_____________________________	Em: ___/___/_____

ANEXO XI AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO DE CONTROLE DE QUALIDADE DE AUDITORIA - SERUR

1. INFORMAÇÕES GERAIS

TC nº ______________ Fiscalis nº _______________ Deliberação recorrida: ______________

Ata nº: ___________ Colegiado: ( )1ª C ( )2ª C ( )Plenário

Natureza: ( ) Pedido de Reexame ( )Embargo de Declaração

2. SÍNTESE DA PROPOSTA DA SERUR

Admissibilidade: ( ) Conhecimento ( ) Não conhecimento

Mérito: ( ) Provimento Negado ( ) Provimento ( ) Provimento Parcial

No caso de provimento parcial indicar:

Quantidade de itens da Deliberação não providos: ______ Quantidade de itens providos:_______

Itens da Deliberação com proposta de provimento[endnoteRef:48]: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ [48: Indique aqui somente os números dos itens, como por exemplo: itens 8.1; 8.2; 8.3.1.]

3. AVALIAÇÃO DO RELATÓRIO DE AUDITORIA

3.1 Marque "SIM" ou "NÃO" nos campos a seguir, após analisar os itens da Deliberação original alterados em confronto com as lacunas e inconsistências do Relatório de Auditoria que deram causa ao provimento do recurso[endnoteRef:49]: [49: Para preenchimento dos campos a seguir, tomar como base somente os itens da Deliberação inicial com proposta de provimento.]

Inconsistências e lacunas no Relatório de Auditoria

Sim/Não

Situação encontrada descrita de maneira imprecisa ou incompleta.

Critérios de auditoria não aplicáveis à situação encontrada[49].

Conclusões não sustentadas por evidências ou com evidências insuficientes.

Proposta de encaminhamento inconsistente com causas ou efeitos dos achados.

Proposta de encaminhamento incompatível com a jurisprudência do TCU[50].

Identificação/Responsabilização do Responsável Inadequada.

3.2 Relacione a seguir outras inconsistências ou lacunas que não se enquadram nas classificações do item 3.1: _________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. COMENTÁRIOS RELEVANTES - Registrar no campo a seguir, justificando sua indicação: a) Pontos fortes e boas práticas identificadas no Relatório de Auditoria, correspondentes a itens da deliberação atacados no recurso, cuja divulgação para utilização como modelo em auditorias similares seja recomendável; b) Pontos que podem ser aperfeiçoados em futuras auditorias, para diminuir o risco de que as deliberações do TCU sejam modificadas em função de lacunas de informação e ou inconsistências no Relatório de Auditoria.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Preenchido por:	_____________________________	Em: ___/___/______

Diretor Técnico

Parecer do Secretário: ( ) Aprovado ou ( ) Aprovado com as seguintes observações:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________	Em: ___/___/______

Secretário

ANEXO XII AO ROTEIRO DE AUDITORIA DE CONFORMIDADE

FORMULÁRIO DE CONTROLE DE QUALIDADE DE AUDITORIA - ADFIS

3. INFORMAÇÕES GERAIS

TC nº ______________ Fiscalis nº _______

4. PAPÉIS DE TRABALHO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

Não elaborado

2.1 Matriz de Planejamento

2.2 Matriz de Procedimentos

2.3 Matriz de Achados

2.4 Matriz de Responsabilização

2.5 Resumo

2.6 Formulário de Verificação pela Equipe de Auditoria

2.7 Formulário de Controle de Qualidade de Auditoria Supervisor

3.	RELATÓRIO - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item Avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

3.1 O relatório foi redigido com clareza, objetividade e correção gramatical?

3.2 O relatório foi redigido de forma concisa, com parágrafos claros e preferencialmente curtos, e concentrando-se nos achados mais relevantes da auditoria?

3.3 Os achados de auditoria estão descritos com exatidão, sustentados por evidências suficientes, relevantes, pertinentes, adequadas, fidedignas e com indicação dos critérios (legislação) adotados, expressando convicção da Equipe de Auditoria?

3.4 Foram feitas remissões das páginas de todas as evidências juntadas aos autos?

3.5 As conclusões estão adequadamente fundamentadas[51] e respondem às questões de auditoria, com remissão aos principais achados?

3.6 O relatório tem encadeamento lógico?

3.7 Existe consistência[52] entre o conteúdo do relatório e a proposta de encaminhamento?

3.8 A redação das propostas de audiência ou citação está precisa, completa e com estrutura lógica?

3.9 A estrutura do relatório corresponde à definida no Roteiro de Auditoria de Conformidade?

3.10 Foram juntados ao processo, inclusive nos volumes anexos, apenas as evidências e demais documentos essenciais à compreensão do relatório?[53]

4.	OUTROS PADRÕES - marque com um "X" uma das opções a seguir:

Item Avaliado

Satisfatório

Oportunidade de Melhoria

4.1 Os arquivos contendo os papéis de trabalho e o relatório foram encaminhados tempestivamente à Adfis, de acordo com a orientação por ela expedida?

4.2 As fases de execução e de elaboração do relatório foram concluídas no prazo estabelecido na Portaria de Fiscalização - fases execução e relatório, sem necessidade de prorrogação?

4.3 O custo efetivo, registrado na(s) Portaria(s) de Fiscalização[54], foi compatível com o estimado na Matriz de Procedimentos?

4.4 A(s) Portaria(s) de Fiscalização[55] foram publicadas?

4.5 A fase de planejamento foi realizada antes da definição dos prazos das fases de execução e de elaboração do relatório? (Preencher somente se a duração efetiva da auditoria tiver sido superior a quinze dias úteis)

4.6 As matrizes de planejamento, de procedimentos, de achados e de responsabilização, bem como os formulários de controle de qualidade foram lançados no Sistema Processus sob a forma de documento e devidamente armazenados pela Unidade Técnica Coordenadora, sem ter sido tramitados juntamente com os autos?

Detalhar os pontos não satisfatórios relativos aos itens 2, 3 e 4.

5.	BOAS PRÁTICAS - Quando o relatório, o resumo, ou uma das matrizes (de planejamento, procedimento, de achados e de responsabilização) puder ser considerada como "BOA PRÁTICA", cuja divulgação para utilização como modelo em auditorias similares seja recomendável, registrar tal informação no campo a seguir, justificando sua indicação.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6	OPORTUNIDADES DE MELHORIA - Registrar eventuais pontos do relatório que se constituem em oportunidades de melhoria para futuras auditorias (registrar em especial pontos que permitam fornecer orientações para o desenvolvimento de novos papéis de trabalho, técnicas, roteiros e ainda apontem para as áreas em que os servidores mais necessitam de treinamento).

Preenchido por:	_____________________________	Em: ___/___/______