Portaria TCU n° 114/2020
Assunto: Dispõe sobre o recebimento de documentos e objetos e sobre o acesso aos autos e cópia de autos processuais no âmbito do Tribunal de Contas da União.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 29/07/2020
Situação: Vigente
Normas relacionadas: [Revoga Portaria TCU n° 303/2016, Revoga Portaria TCU n° 234/2009, Revoga Portaria TCU n° 251/2010, Alterada por Portaria TCU n° 165/2022]

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e tendo em vista o disposto no art. 111 da Resolução-TCU nº 259, de 7 de maio de 2014,

considerando o disposto na Instrução Normativa-TCU nº 68, de 25 de outubro de 2011, que dispõe sobre o recebimento de documentos a serem protocolados junto ao Tribunal de Contas da União;

considerando os procedimentos para recebimento, autuação e tramitação de processos e documentos, bem assim para acesso aos autos processuais, estabelecidos por meio da Resolução-TCU nº 259, de 2014, alterada pela Resolução-TCU nº 316, de 22 de abril de 2020;

considerando a necessidade de tornar os serviços do TCU cada vez mais acessíveis, eficientes e fáceis de usar, em consonância com princípios e práticas de governo digital;

considerando a necessidade de favorecer o acesso aos autos e o fluxo das informações, bem assim de promover a utilização de meios eletrônicos para acesso aos autos processuais e a realização de atos com celeridade, segurança, transparência e economicidade; e

considerando os estudos e os pareceres constantes do processo TC-021.314/2020-9, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º O recebimento de documentos e objetos no Tribunal de Contas da União (TCU) e o acesso aos autos e cópia de autos processuais observam os procedimentos e requisitos estabelecidos por meio desta portaria.

Art. 2º Para os fins desta portaria, entende-se por:

I - acreditação: processo de credenciamento remoto, por meio de validação de dados cadastrais mantidos por entidades e órgãos externos que garantam a confiança na identificação do usuário;

II - credenciamento: ato pelo qual o usuário previamente cadastrado no Portal TCU, ou em bases de dados de entidades e órgãos acreditados pelo TCU, é identificado de forma única e segura para acesso e uso dos serviços digitais disponibilizados pelo Tribunal;

III - habilitação nos autos: procedimento que registra e possibilita o exercício de manifestação nos autos por parte dos representantes legais; e

IV - usuário externo: qualquer pessoa física ou jurídica que tenha acesso, de forma autorizada, aos serviços disponibilizados pelo Portal TCU e que não seja caracterizado como usuário ou colaborador interno ao TCU.

CAPÍTULO II

DO PROTOCOLO DE DOCUMENTOS NO TCU

Art. 3º Os documentos a serem protocolados junto ao TCU para todos os fins devem ser encaminhados, exclusivamente, por meio dos serviços de protocolo digital disponíveis no Portal TCU na internet, salvo nos casos de inviabilidade técnica que justifique o uso de outro meio.

§ 1º O uso do e-mail institucional não substitui os canais de serviços de protocolo eletrônico ou digital definidos pelo TCU para recebimento de documentos, não se consubstanciando em canal válido.

§ 2º Documentos encaminhados em desacordo com o disposto neste artigo serão devolvidos à origem, sem comprovante de entrega, para que sejam encaminhados pelo protocolo digital, salvo na hipótese de inviabilidade técnica de uso dos canais disponibilizados pelo TCU.

§ 3º Em situações justificadas, o TCU poderá receber documentos por outros canais e, se for o caso, convertê-los para o meio eletrônico e inseri-los nos autos do processo.

Art. 4º Os documentos protocolados junto ao TCU devem ser classificados quanto a requisitos inerentes à gestão documental e à segurança da informação, em especial no que tange à confidencialidade, em consonância com os normativos que dispõem sobre a matéria, em especial a Resolução-TCU nº 294, de 18 de abril de 2018.

Art. 5º Os serviços de protocolo digital expedirão, automaticamente, comprovante da entrega do respectivo documento, do qual constarão, entre outros elementos, número de protocolo gerado, data e horário de recebimento, identificação do remetente e do destinatário e, quando for o caso, relação de arquivos que compõem o documento.

§ 1º O comprovante de entrega e o histórico de documentos enviados poderão ser consultados no Portal TCU por meio dos serviços a que se refere o caput deste artigo.

§ 2º Na hipótese de documento corrompido ou que impossibilite o acesso ao conteúdo, o documento será devolvido e não será aceita como arguição para fins de cumprimento de prazo ou para produção de efeitos processuais.

Art. 6º É de responsabilidade exclusiva do usuário externo:

I - promover a edição dos documentos em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pelo TCU, no que se refere a formatação, tipo e tamanho do arquivo a ser enviado;

II - indicar os requisitos de classificação quanto à confidencialidade do conteúdo do documento, assim como a respectiva fundamentação;

III - assegurar equivalência entre os dados informados para o envio do documento e os constantes do documento protocolado;

IV - manter sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido; e

V - consultar no Portal TCU informação acerca da disponibilidade e indisponibilidades dos serviços de protocolo digital.

Art. 7º No caso de documento em desconformidade com as especificações técnicas exigidas para uso dos serviços de protocolo digital, a entrega poderá ser realizada de forma presencial, nas unidades do TCU em Brasília ou nos estados da federação, ou por meio de outra solução de tecnologia da informação definida em comum acordo entre o TCU e o órgão, entidade ou ente da administração pública, desde que adotadas as medidas necessárias à salvaguarda da integralidade e confidencialidade do documento.

Parágrafo único. Para fins do disposto neste artigo, as unidades do TCU poderão colocar à disposição do usuário externo equipamentos para, quando for o caso, realizar o respectivo cadastro, saneamento de incompatibilidades e envio do documento por meio dos serviços de protocolo digital.

Art. 8º Documento que contenha informações classificadas na origem como sigilosas, quando do envio ao TCU, deve ser acompanhado da indicação objetiva da hipótese de restrição de acesso, consoante disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, bem assim do responsável pela classificação.

§ 1º Na hipótese de informação imprescindível à segurança da sociedade ou do Estado, deve ser indicado também o grau de sigilo, o fundamento legal, o prazo de restrição de acesso, ou o evento que defina o termo final, e o assunto sobre o qual versa a informação.

§ 2º Na hipótese de informação com sigilo atribuído por legislação específica, deve ser indicado também o fundamento legal da classificação.

§ 3º Na hipótese de informação pessoal relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem, deve ser indicado o prazo de restrição de acesso e a pessoa a que se refere.

§ 4º Na ausência dos elementos a que se refere este artigo, a informação será considerada de acesso público pelo Tribunal de Contas da União.

Art. 9º A inclusão nos autos de documento sigiloso, produzido ou custodiado pelo TCU, deve ser precedida dos registros pertinentes na solução de gestão processual, entre eles o referente aos grupos de acesso a que se refere a Resolução-TCU nº 294, de 2018.

Art. 10. O protocolo digital funcionará vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana, ressalvada a ocorrência de eventuais indisponibilidades técnicas do serviço ou períodos de manutenção.

§ 1º Os prazos dos atos que vencerem em dia de ocorrência de indisponibilidade do sistema, sem que esses atos tenham sido praticados, serão prorrogados para o dia útil seguinte à solução do problema, quando a indisponibilidade for superior a sessenta minutos, ininterruptos ou não, se verificada entre 6h e 23h, ou ocorrer por qualquer período entre 23h e 23h59.

§ 2º As indisponibilidades ocorridas entre 0 hora e 5h59 dos dias de expediente, bem assim a qualquer hora em feriados e fins de semana não produzirão o efeito a que se refere o parágrafo anterior.

§ 3º Considera-se indisponibilidade técnica, para fins do disposto nesta portaria, a interrupção de acesso ao protocolo digital no Portal TCU decorrente de falha nos serviços de tecnologia da informação sob responsabilidade do Tribunal de Contas da União.

§ 4º A restrição ou impossibilidade de acesso aos serviços de protocolo digital ou de credenciamento no Portal TCU, assim como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados por questões técnicas externas não imputáveis ao TCU, não caracterizam indisponibilidade para fins do disposto neste artigo e nem servirão de escusa para o descumprimento dos prazos.

§ 5º Considera-se realizado o envio do documento no dia e hora do respectivo registro eletrônico constante do comprovante de entrega.

Art. 11. A utilização dos serviços de protocolo digital relacionados a processo específico configura o comparecimento espontâneo da parte processual e do representante legalmente constituído aos respectivos autos.

CAPÍTULO III

DO ACESSO AOS AUTOS E CÓPIA DE AUTOS PROCESSUAIS

Seção I

Das disposições gerais

Art. 12. O acesso aos autos e a cópia de autos processuais facultados às partes no processo ou a representantes constituídos, assim como aos órgãos, autoridades e agentes legitimados a que se refere o art. 62 da Resolução-TCU nº 259, de 7 de maio de 2014, serão realizados por meio dos serviços digitais disponíveis no Portal TCU, observados os procedimentos e requisitos estabelecidos em função da classificação quanto à confidencialidade do documento ou dos autos.

§ 1º No caso de denúncia ou representação que envolva unidade jurisdicionada ao TCU, esta será considerada como equivalente a parte no processo para fins de acesso aos autos e cópia dos autos.

§ 2º O TCU não fornecerá cópia física de processo ou documento e, na hipótese de processo ou documento em meio físico, a demanda deverá ser formulada por meio de solicitação específica, e o atendimento será precedido da devida conversão para o meio eletrônico.

§ 3º O disposto neste artigo se aplica também a processos inerentes a atos de pessoal, observados os requisitos de segurança da informação que garantam o sigilo e o respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem da pessoa.

§ 4º Os serviços a que se refere este artigo devem viabilizar tanto o acesso remoto aos autos, quanto a operação de realização de cópia eletrônica pelo próprio usuário externo.

§ 5º Não será facultado a usuário externo o acesso aos metadados inerentes a quem acessou ou requisitou cópia dos autos, nem a documentos ainda pendentes de conclusão pela unidade técnica, pelo Ministério Público junto ao TCU, pelo presidente ou pelo relator.

§ 6º O acesso aos autos deve ser precedido dos devidos cadastramento e credenciamento para uso dos serviços a que se refere este artigo.

Art. 13. Os sistemas de informação manterão registros que permitam a identificação por parte do TCU de quem acessou os autos, de quando foi efetuado o acesso e do conteúdo acessado, bem como de eventuais ações realizadas no processo.

§ 1º Após o credenciamento, para acessar os serviços disponibilizados no Portal TCU que exigem tal providência, será necessário o usuário manifestar concordância com o termo de adesão vigente, gerado automaticamente pelo sistema no primeiro acesso do usuário ou sempre que houver alterações no conteúdo do termo.

§ 2º A operação de acesso aos autos pelo responsável, interessado ou representante constituído nos autos, além dos registros em metadados, ensejará a geração e inserção automática de termo de acesso nos autos do processo.

§ 3º A inserção nos autos do processo do termo a que se refere o parágrafo anterior será adotada quando do primeiro acesso ou no caso de haver comunicação pendente de ciência por parte de quem está realizando o acesso.

§ 4º No caso de representante, o acesso aos autos da parte representada somente será facultado após o devido cadastro, credenciamento e habilitação no processo.

§ 5º Não será aceita arguição de impedimento de acesso ou de vista aos autos formulada por responsável, interessado ou representante constituído nos autos que tenha deixado de exercer a faculdade de acesso aos autos autorizada por meio dos serviços disponibilizados no Portal TCU.

Art. 14. Pedido de acesso aos autos realizado por pessoa física ou jurídica que não se enquadre na qualificação a que se refere o caput do art. 12 desta portaria será tratado como pedido de acesso à informação, nos termos da Lei nº 12.527, de 2011, e normativos específicos, e, se autorizado, poderá ser atendido observados os procedimentos e requisitos estabelecidos por meio desta portaria para acesso a processos e documentos.

Seção II

Do acesso a processos e documentos não sigilosos

Art. 15. O acesso e a cópia a que se refere o art. 12 desta portaria serão concedidos, de forma automática, na hipótese de processos e documentos não classificados como sigilosos, às pessoas físicas ou jurídicas indicadas no caput do art. 12, desde que devidamente credenciadas, ainda que não vinculadas a processo previamente identificado.

§ 1º Para fins do disposto neste artigo, o órgão ou entidade da administração pública usuários da plataforma de serviços digitais Conecta-TCU poderá cadastrar e conceder perfil de acesso a autos processuais a servidores do seu quadro de pessoal.

§ 2º O disposto no parágrafo anterior se aplica apenas a processo no qual o órgão ou entidade figure na condição de parte, de unidade jurisdicionada associada ao processo, ou de destinatária de determinação, ciência ou recomendação.

§ 3º O disposto neste artigo se aplica também aos integrantes das carreiras jurídicas vinculadas à Advocacia-Geral da União e aos servidores públicos que auxiliam as autoridades legitimadas a que se refere o parágrafo único do art. 62 da Resolução-TCU 259, de 2014. (NR)(Portaria-TCU nº 165, de 26/10/2022, BTCU Administrativo nº 203/2022)

Seção III

Do acesso a processos e documentos sigilosos

Art. 16. O acesso aos autos ou o fornecimento de cópia eletrônica de autos processuais ou documentos sigilosos dependem de autorização específica da autoridade competente e poderão ser realizados de forma remota ou presencial.

§ 1º O pedido de acesso aos autos ou de fornecimento de cópia deve ser formalizado mediante solicitação específica a ser submetida ao relator do processo ou, no caso de processo encerrado, ao presidente do TCU.

§ 2º O tratamento do pedido a que se refere o parágrafo anterior ocorrerá no âmbito do próprio processo no caso de parte ou representante constituído nos autos e, nos demais casos, mediante autuação de processo específico ou do uso de funcionalidade associada a solução tecnológica de gestão processual que permita, entre outros, a identificação do usuário que acessou, a data do acesso e o conteúdo acessado.

§ 3º Autorizado o acesso, a unidade competente promoverá os registros necessários nos sistemas de informação do TCU e informará ao requerente quanto à autorização de acesso aos autos por meio dos serviços de protocolo digital ou à possibilidade de retirada da cópia nas dependências do TCU.

§ 4º No caso de parte ou representante constituído nos autos, a autorização faculta compulsar, a qualquer tempo, os elementos processuais para os quais houver autorização de acessar.

§ 5º O deferimento ou o indeferimento do pedido será informado ao requerente por meio dos serviços de protocolo digital, de aplicativos de mensagem instantânea ou de e-mail.

§ 6º A entrega da informação na forma do parágrafo anterior será considerada como registro de atendimento do requerimento e, quando for o caso, para fins de encerramento dos autos da solicitação no sistema de gestão processual.

Art. 17. O acesso aos autos ou o fornecimento de cópia de processo ou documento sigilosos serão realizados por meio dos serviços de protocolo digital ou entrega nas dependências do TCU, observados os horários de atendimento presencial e os requisitos de segurança da informação exigidos.

§ 1º A entrega da cópia ou o acesso aos autos por meio do protocolo digital devem ser precedidos de assinatura física ou eletrônica de termo de cientificação do usuário quanto à obrigação de resguardar a confidencialidade das informações cujo acesso lhe for autorizado, conforme disposto no art. 17 da Resolução-TCU nº 294, de 2018, e no art. 5º da Resolução-TCU nº 261, de 11 de junho de 2014, sob pena de responsabilização e sanções cabíveis na forma da lei.

§ 2º O acesso aos autos a que se refere este artigo exige, além de credenciamento prévio, o uso de controles tecnológicos capazes de assegurar que o acesso somente seja permitido à pessoa que tenha autorização para tal.

§ 3º Na impossibilidade técnica de acesso aos autos ou de fornecimento de cópia pelo protocolo digital, poderão ser utilizados, de forma excepcional, outros recursos tecnológicos, desde que garantida a integridade e a confidencialidade das informações, como uso de criptografia e de canais distintos para envio do arquivo criptografado e da senha para acesso.

§ 4º O Tribunal de Contas da União não fornecerá nenhum tipo de mídia para entrega de cópia de processo ou documento.

CAPÍTULO IV

DO PROTOCOLO DE DOCUMENTOS FÍSICOS E OBJETOS

Art. 18. No caso de inviabilidade técnica de envio por meio dos serviços de protocolo digital, o usuário poderá entregar os documentos e objetos nas dependências das unidades do TCU ou encaminhá-los por via postal.

§ 1º Não serão recebidos nas dependências do TCU documentos físicos passíveis de serem digitalizados e remetidos, via protocolo digital, pelo demandante.

§ 2º Os documentos recebidos na forma deste artigo serão digitalizados e devolvidos ao usuário ou descartados, pela unidade recebedora, no prazo de dez dias contados da data do protocolo de entrega no TCU, salvo na hipótese de documento original.

§ 3º O setor responsável pelo recebimento do documento em papel entregará ao remetente comprovante de protocolo.

Art. 19. Documentos físicos que contenham informações classificadas como sigilosas deverão ser protocolados ou expedidos em dois envelopes: um externo e outro interno.

§ 1º No envelope externo devem ser indicados os dados necessários de endereçamento dos documentos, sem referência à classificação quanto ao conteúdo nem quanto à confidencialidade.

§ 2º No envelope interno, devidamente lacrado, constarão o remetente, o destinatário e a classificação quanto ao grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo.

§ 3º O envelope interno será encaminhado pela unidade recebedora diretamente ao destinatário, a quem caberá a abertura desse envelope e a adoção das providências de segurança da informação requeridas.

Art. 20. Serão tratados como cópia os documentos em papel protocolados no TCU, exceto quando houver o recebimento de original cuja entrega é exigida pela legislação.

Parágrafo único. Não incumbe ao TCU providenciar cópia em papel de documento a ser protocolado em suas dependências, excetuando-se os casos previstos em lei.

Art. 21. Os objetos cuja digitalização não seja tecnicamente possível devem ser entregues nas unidades do TCU.

Parágrafo único. Os objetos de que trata este artigo serão enviados para a unidade competente, a quem incumbe convertê-los em arquivo eletrônico por meios alternativos, tais como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar a inserção nos autos do processo.

Art. 22. O responsável pelo recebimento de documentos físicos e objetos deve observar os procedimentos e os controles de segurança estabelecidos pelo TCU, em especial quanto à confidencialidade das informações produzidas ou custodiadas pelo Tribunal.

CAPÍTULO V

DO CADASTRO E CREDENCIAMENTO

Art. 23. O acesso aos autos e a habilitação de serviços de protocolo digital, conforme o caso, exigem a realização de cadastro prévio no Portal TCU e credenciamento específico para devida identificação do solicitante.

Art. 24. O cadastro e o credenciamento a que se refere este capítulo devem ser realizados, preferencialmente, de forma remota por meio de serviços disponíveis no Portal TCU para esse fim.

§1º O credenciamento será feito de uma dessas formas:

I - com o uso de recursos tecnológicos de acreditação de usuário;

II - com o uso de certificado digital padrão ICP-Brasil A3; ou

III - de forma presencial.

§ 2º Para credenciamento presencial, o usuário deve apresentar documento de identificação civil, nos termos da Lei nº 12.037, de 1º de outubro de 2009, com foto e informação do Cadastro de Pessoa Física (CPF).

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. O atendimento presencial será realizado em Brasília-DF e nas unidades do TCU localizadas nos estados da federação, de segunda-feira a sexta-feira, em dias úteis, no horário definido em normativo específico e publicado no Portal TCU.

Art. 26. Para fins do disposto nesta portaria, serão adotados por referência o horário e o calendário oficiais de Brasília-DF, salvo relativamente ao atendimento presencial, que observará o calendário e o horário locais.

Art. 27. Os documentos recebidos pelo TCU terão presunção de veracidade, sendo a apresentação do original exigida do remetente caso exista dúvida quanto à autenticidade ou em decorrência de previsão legal.

Art. 28. O descumprimento do disposto nesta portaria implicará a apuração de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Art. 29. Fica a Secretaria-Geral de Controle Externo autorizada a expedir atos necessários à regulamentação do disposto nesta portaria, bem assim de dirimir casos omissos.

Art. 30. Ficam revogadas as Portarias-TCU nº 303, de 14 de novembro de 2016, nº 234, de 29 de junho de 2009 e nº 251, de 8 de novembro de 2010.

Art. 31. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

JOSÉ MUCIO MONTEIRO

Redação anterior:

........................................Por força da Portaria-TCU nº 165, de 26/10/2022..........................................

Art. 15º (...)

(...)

§ 3º O disposto neste artigo se aplica também aos integrantes das carreiras jurídicas vinculadas à Advocacia-Geral da União.