Portaria SEFIP n° 1/2019
Assunto: Dispõe sobre a organização interna, as competências e atividades da Secretaria de Fiscalização de Pessoal (Sefip).
Origem: [SEFIP]
Tema: Gestão
Início de vigência: 10/07/2019
Situação: Revogada expressamente
Tags: [Competência organizacional, Estrutura organizacional]
Normas relacionadas: [Revogada por Portaria SEFIP n° 2/2021]

PORTARIA-SEFIP Nº 1, DE 09 DE JULHO DE 2019

Dispõe sobre a organização interna, as competências e atividades da Secretaria de Fiscalização de Pessoal (Sefip).

O SECRETÁRIO DE FISCALIZAÇÃO DE PESSOAL, no uso de suas atribuições regulamentares e considerando o disposto nos arts. 37 e 38 da Resolução-TCU 305, de 28 de dezembro de 2018, e nos arts. 11, 12 e 16 da Portaria-Segecex 12, de 2 de abril de 2019, resolve:

Art. 1º As competências e as atividades da Secretaria de Fiscalização de Pessoal (Sefip) e respectivas subunidades, observado o disposto nos arts. 37 e 38 da Resolução-TCU 305, de 28 de dezembro de 2018, na Resolução-TCU 206, de 24 de outubro de 2007, na Instrução Normativa-TCU 78, de 21 de março de 2018, e nos arts. 11, 12 e 16 da Portaria-Segecex 12, de 2 de abril de 2019, são as estabelecidas nesta Portaria.

Art. 2º À Secretaria de Fiscalização de Pessoal (Sefip), unidade vinculada à Coordenação-Geral de Controle Externo de Gestão de Processos e Informações (Copin), parte integrante do Núcleo Estratégico de Controle Externo da Secretaria-Geral de Controle Externo (Segecex), no cumprimento de sua finalidade de examinar e fiscalizar as despesas de pessoal dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública Federal e os atos de admissão e de concessão de aposentadoria, reforma e pensão, compete:

I - elaborar instruções de mérito nos processos, para fins de registro, dos atos de admissão de pessoal e de concessão de aposentadoria, reforma e pensão, bem como das respectivas alterações, utilizando as informações do Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (Sisac), Sistema de Atos de Pessoal (e-Pessoal) e de outras bases de dados informatizadas disponíveis na Administração Pública;

II - fiscalizar as despesas com o pessoal ativo e inativo da União, incluindo os respectivos pensionistas, assim como elaborar instrução de mérito nos processos dessa matéria;

III - identificar, na área de pessoal, temas prioritários para fiscalização, em consonância com o Plano de Gestão;

IV - planejar, coordenar, controlar e realizar fiscalizações na área de pessoal, envolvendo aspectos de regularidade de despesa, gestão e governança de pessoas em órgãos e entidades da Administração Pública Federal, inclusive orientando e supervisionando as demais equipes envolvidas;

V - fornecer treinamento e suporte técnico aos usuários, internos e externos, para operação das ferramentas de tecnologia da informação empregadas em seus processos de trabalho, inclusive do Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões (Sisac), e do Sistema de Atos de Pessoal (e-Pessoal);

VI - sanear os processos sob sua responsabilidade, por meio de inspeção, diligência, citação, oitiva ou audiência, conforme delegação de competência do Relator;

VII - representar ao Relator quando tomar conhecimento de irregularidade ou ilegalidade que possa ocasionar dano ou prejuízo à Administração Pública;

VIII - realizar pesquisas e desenvolver métodos, técnicas e padrões para trabalhos de fiscalização na área de pessoal, em conjunto e sob a coordenação de unidade especializada da Segecex;

IX - instruir com parecer conclusivo processo de representação, denúncia, consulta e solicitação envolvendo matéria alusiva à área de pessoal, inclusive aqueles determinados pelo Relator, bem como realizar fiscalizações planejadas ou solicitadas extraordinariamente pela Segecex;

X - administrar e manter atualizadas as bases de informação dos sistemas Sisac e e-Pessoal, bem como participar do desenvolvimento e manutenção das ferramentas de tecnologia da informação para automação de seus processos de trabalho;

XI - criar, testar, manter e atualizar as críticas eletrônicas aplicáveis aos atos de admissão e de concessão de aposentadoria, reforma e pensão, de forma a permitir a instrução automatizada desses atos, observando a legislação aplicável à área de pessoal, bem como a jurisprudência dominante do TCU acerca do tema;

XII - proceder ao acompanhamento das determinações efetuadas pelo Tribunal em processos relacionados à área de pessoal e instruídos pela Sefip ou cujo acompanhamento tenha sido determinado por Colegiado ou Relator;

XIII - promover intercâmbio de informações e contribuir para o aprimoramento da atuação conjunta do Tribunal com outros órgãos e entidades relacionados ao controle da gestão pública;

XIV - orientar os órgãos acerca de procedimentos processuais, especialmente quanto aos prazos de citação e audiência;

XV - exercer atividades administrativas necessárias ao funcionamento da unidade, de acordo com as normas pertinentes; e

XVI - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 3º A Secretaria de Fiscalização de Pessoal tem a seguinte estrutura:

I - 1ª Diretoria de Instrução de Atos de Pessoal (1ª Diat);

II - 2ª Diretoria de Instrução de Atos de Pessoal (2ª Diat);

III - Diretoria de Tecnologia de Informação em Pessoal (Ditip);

IV - Diretoria de Auditoria em Pessoal (Diaup);

V - Assessoria;

VI - Serviço de Análise de Dados (Sead); e

VII - Serviço de Instrução de Processos de Pessoal (Sinfip).

§ 1º A Sefip dispõe, ainda, das funções comissionadas constantes do Anexo XVI da Resolução-TCU 305, de 28 de dezembro de 2018, e as alocadas pelo Secretário-Geral de Controle Externo de acordo com a necessidade de suas atividades ou de projetos a serem desenvolvidos.

§ 2º Os trabalhos e atividades a cargo da Sefip, quando cabível, podem ser realizados por equipes formadas por servidores de duas ou mais diretorias e serviços.

Art. 4º Compete à 1ª Diat:

I - instruir no mérito os processos referentes aos atos de concessão de aposentadoria e pensão civil, podendo, para tanto:

a) promover análise prévia, indicando possíveis ilegalidades que possam ensejar a atuação prioritária pela Sefip;

b) cumprir, de forma tempestiva, despacho de Relator e medida processual que se fizer necessária para sanear os processos;

c) promover nova instrução de mérito dos processos já instruídos e que retornaram à Sefip para nova análise;

d) promover diligências e oitivas, na forma do Regimento Interno do TCU, para sanear os processos;

II - emitir pronunciamento a cargo da Sefip em processos de controle externo, observadas as delegações de competência conferidas pelo secretário;

III - propor, executar, acompanhar e controlar os planos da Sefip relativos às suas atribuições específicas;

IV - guardar e controlar materiais permanentes sob sua responsabilidade;

V - organizar as bases de informações acerca das atividades da diretoria;

VI - gerenciar as atividades técnico-administrativas a seu encargo e proceder à avaliação de desempenho dos servidores lotados na diretoria;

VII - manter o controle dos processos sobrestados; e

VIII - desempenhar outras atividades afins que lhe forem cometidas pelo titular da Sefip.

Art. 5º Compete à 2ª Diat:

I - instruir no mérito os processos referentes aos atos de admissão de pessoal, concessão de reforma, pensão militar e pensão especial de ex-combatente, podendo, para tanto, realizar as mesmas tarefas constantes nas alíneas “a” a “d” do inciso I do art. 4º, em relação aos processos de sua competência;

II - monitorar o cumprimento de acórdãos do TCU proferidos em processos relacionados aos atos de pessoal (admissão, concessão de aposentadoria, pensão civil, reforma, pensão militar e pensão especial de ex-combatente), podendo para tanto, promover diligências, na forma do Regimento Interno do TCU, para sanear os processos;

III - realizar as tarefas constantes dos incisos II a VIII do artigo 4º.

Art. 6º Compete à Ditip:

I - coordenar, controlar e promover a instrução automatizada de mérito dos processos referentes aos atos de pessoal (admissão, concessão de aposentadoria, pensão civil, reforma, pensão militar e pensão especial de ex-combatente), podendo, para tanto, realizar as mesmas tarefas constantes nas alíneas “a” a “d” do inciso I do art. 4º, em relação aos processos de sua competência;

II - garantir a qualidade adequada das instruções automatizadas de acordo com a legislação aplicável a pessoal, bem como com a jurisprudência dominante do TCU sobre o tema;

III - auxiliar as demais diretorias e serviços da Sefip nos trabalhos que envolvam cruzamento de dados; e

IV - realizar as tarefas constantes dos incisos II a VIII do artigo 4º.

Parágrafo único. Integra a estrutura da Ditip o Serviço de Análise de Dados (Sead).

Art. 7º Compete ao Sead:

I - identificar, elaborar, testar e adotar novas críticas informatizadas que permitam a instrução automatizada de processos referentes aos atos de pessoal (admissão, concessão de aposentadoria, pensão civil, reforma, pensão militar e pensão especial de ex-combatente);

II - identificar e organizar a obtenção de dados externos que auxiliem a análise dos atos de pessoal e demais trabalhos que envolvam cruzamento de dados;

III - apoiar os treinamentos a respeito da utilização dos sistemas Sisac e e-Pessoal;

IV - prover suporte técnico aos usuários dos sistemas Sisac e e-Pessoal;

V - assessorar o corpo gerencial e técnico da Sefip na busca de soluções de tecnologia da informação para as atividades da Secretaria; e

VI - realizar as tarefas constantes dos incisos III a VIII do artigo 4º em conjunto com a Ditip.

Art. 8º Compete à Diaup:

I - identificar, desenvolver, testar e aplicar metodologias de análise de dados nas folhas de pagamento da União;

II - aprimorar de forma contínua e perene as trilhas de auditoria executadas nas bases de dados disponíveis e os procedimentos para o tratamento dos indícios de irregularidades identificados, conforme legislação e jurisprudência aplicáveis;

III - planejar e executar trabalhos de fiscalização para avaliação da conformidade, do desempenho e dos controles internos da área de pessoal;

IV - proceder à instrução de processos de fiscalização em pessoal em observância à determinação de Relator ou Colegiado;

V - instruir no mérito os processos referentes às respectivas fiscalizações;

VI - realizar as tarefas constantes dos incisos III a VIII do artigo 4º.

Art. 9º Compete à Assessoria:

I - desenvolver estudos e pesquisas, preparar pareceres, pronunciamentos, expedientes e comunicações do Secretário;

II - instruir processos que lhe sejam distribuídos pelo titular da unidade, bem como o acompanhamento e o registro da execução das metas e das medidas a cargo da Sefip;

III - instruir processos de solicitação de informação e atender às manifestações da Ouvidoria e Consultoria Jurídica do Tribunal;

IV - auxiliar o secretário na revisão de instruções e relatórios, nos contatos com unidades internas e externas ao Tribunal e na supervisão das atividades da Sefip;

V - coordenar a elaboração e a implementação do planejamento da Secretaria, e promover seu acompanhamento sistemático, quanto à execução dos planos e ao nível de atingimento das metas estabelecidas;

VI - elaborar o relatório trimestral e anual de atividades, conforme as orientações da Segecex;

VII - manter atualizados o conteúdo e a estrutura da página da Sefip no Portal do TCU;

VIII - administrar a caixa postal eletrônica institucional da Sefip, efetuando o controle e o arquivo das mensagens recebidas e expedidas, bem como das permissões e dos perfis de acesso de servidores da Secretaria;

IX - efetuar registros relativos à frequência e ao afastamento de servidores, terceirizados e estagiários lotados na unidade, bem como a elaboração, a guarda e a remessa dos documentos pertinentes;

X - efetuar no sistema as movimentações internas de lotação;

XI - receber, aceitar, constituir, autuar, tramitar, distribuir, consultar, encerrar e arquivar processos de interesse da unidade ou de servidor nela lotado;

XII - manter registro atualizado referente a dados e informações sobre recursos humanos, materiais e tecnológicos e sobre processos de interesse da unidade;

XIII - executar e controlar a distribuição de materiais permanentes e de consumo;

XIV - guardar, controlar e responsabilizar-se pelos materiais permanentes com carga para o Gabinete da Secretaria e Assessoria;

XV - acompanhar o inventário dos bens existentes na Secretaria e nas subunidades;

XVI- adotar procedimentos necessários à manutenção preventiva e reparatória da estrutura física e das instalações disponíveis em toda a Secretaria;

XVII - prestar apoio administrativo-operacional à Secretaria e subunidades;

XVIII - desempenhar outras atividades afins que lhe forem cometidas pelo titular da Sefip.

Art. 10. Compete ao Sinfip:

I - instruir no mérito os processos cujo objeto esteja relacionado a pessoal, a exemplo de Denúncia, Representação, Consulta, Solicitação do Congresso Nacional, entre outros, desde que esses processos não possuam por objeto atos de pessoal;

II - instruir no mérito os processos de Tomada de Contas Especial (TCE), cujo objeto esteja relacionado a pessoal, com exceção daqueles de competência originária da Secretaria de Controle Externo de Tomada de Contas Expecial;

III - monitorar o cumprimento de acórdãos do TCU proferidos em processos da sua competência e em processos de fiscalização ou naqueles cujos monitoramentos tenham sido determinados por Colegiado ou Relator, com exceção dos processos referentes a atos de pessoal;

IV - promover diligências e oitivas, na forma do Regimento Interno do TCU, bem como cumprir, de forma tempestiva, despacho de Relator e medida processual que se fizer necessária para sanear os processos da sua competência; e

V - realizar as tarefas constantes dos incisos III a VIII do artigo 4º.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 12. Fica revogada a Portaria-Sefip 2, de 11 de abril de 2018.

LÍDIO JOSÉ FERREIRA DA SILVA LIMA

SECRETÁRIO