Portaria CCG n° 49/2010
Assunto: Altera o Anexo da Portaria CCG nº 36, de 06 de novembro de 2009.
Origem: [CCG]
Tema: Gestão
Início de vigência: 16/08/2010
Situação: Vigente
Tags: [Gestão de projetos]

A PRESIDENTE DA COMISSÃO DE COORDENAÇÃO GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e tendo vista o disposto no §2º do art. 5º da Portaria-CCG nº 1, de 03 de abril de 2007,

considerando o estabelecido no §8º do art. 7º da Portaria-TCU nº 210, de 05 de junho de 2009, que dispõe sobre a constituição e gestão de projetos no âmbito da Secretaria do Tribunal; e

considerando o exame procedido pela Comissão de Coordenação Geral acerca da proposta de alteração do substituto eventual designado no anexo à Portaria-CCG nº 36, de 6 de novembro de 2009, resolve:

Art. 1º O Anexo a Portaria-CCG nº 36, de 06 de novembro de 2009, fica alterado nos termos do Anexo a esta Portaria, de modo a designar novo substituto eventual para o coordenador do Projeto Planejamento Estratégico do TCU 2011-2015 - Fase I (Projeto PET TCU 2011-2015) .

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANA CLÁUDIA MESSIAS DE LIMA MARTINS

Presidente da CCG

ANEXO À PORTARIA-CCG Nº 49, DE 16 DE AGOSTO DE 2010

PROJETO PET-TCU 2011-2015

Página 1 de 1

1. Identificação do gestor do projeto

Nome do gestor

Matrícula

E-mail

Ramal

André Anderson de Oliveira Barbosa

6595-1

barbosaao@tcu.gov.br

7345

Função do gestor

X

Coordenador

Líder

Nome do substituto eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

André Guilhon Henriques

5614-6

andregh@tcu.gov.br

5167

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

Projeto Planejamento Estratégico do TCU 2011-2015 - Fase I

Período de realização

Unidade patrocinadora

09/11/2009 a 16/12/2009, e de 18/01/2010 a 15/12/2010

Secretaria-Geral da Presidência

3. Vinculação estratégica

Plano Estratégico do TCU

a)

Desenvolver cultura orientada a resultados

Plano Diretor da Secretaria-Geral da Presidência

a)

Estruturar e preparar os procedimentos relativos à formulação do Plano Estratégico do Tribunal (PET) 2011-2015

b)

Fomentar a modernização administrativa do Tribunal e a melhoria contínua da gestão institucional

c)

Fomentar a melhoria dos processos de trabalho relativos a questões estratégicas que alavanquem os resultados institucionais

4. Problema / oportunidade

Descrição do problema ou da oportunidade

a) O sistema de planejamento e gestão do TCU, baseado nas metodologias Balanced Scorecard - BSC e Gerenciamento pelas Diretrizes - GPD, alcançou um estágio de maturidade em que é possível e se torna necessário incorporar ao seu cotidiano novas ferramentas e metodologias que confiram maior segurança na definição de objetivos e capacidade de gestão estratégica de médio e longo prazo, dentro de um ambiente complexo e dinâmico

b) Embora a metodologia utilizada pelo TCU atenda de forma satisfatória a maioria das necessidades do Tribunal, ela apresenta algumas deficiências que podem ser sanadas com a adoção da análise de cenários. A gestão da estratégia, entre outras coisas, inclui uma análise da postura estratégica dos atores face aos cenários alternativos identificados como possíveis (cenários prospectivos) . O propósito dessa análise é identificar parcerias estratégicas que permitam passar de uma postura reativa, para uma postura proativa.

c) A gestão estratégica é processo contínuo de planejamento, execução e acompanhamento, devendo ser aprimorado na medida em que novas metodologias e técnicas possam ser aplicadas. Nesse sentido, a aplicação de uma metodologia de cenários, no estudo da percepção (visão) de futuro, e um planejamento estratégico consistente, tornam a organização capaz de balizar o curso de suas ações, de forma a entregar à sociedade valor público.

d) O ambiente em que o TCU está inserido é complexo, dinâmico e interativo, apresentando características desafiadoras, sendo necessária a análise profunda de seus fatores para a formulação de uma estratégia que seja efetiva ao longo do tempo e não se torne obsoleta face às mudanças que ocorram no ambiente externo. Para lidar com as mudanças que podem ocorrer no ambiente, é necessária a elaboração de uma estratégia que anteveja possíveis mudanças de cenários e possibilite à organização preparo e capacidade de realinhamento da estratégia no menor tempo possível, sem prejudicar o alcance dos resultados desejados.

e) As atividades de revisão da estratégia do TCU iniciaram-se no segundo semestre de 2009, com previsão de término em dezembro de 2010 e implementação entres os anos de 2011 e 2015. Assim, o momento apresenta-se como o mais oportuno para a incorporação da técnica de composição e análise de cenários prospectivos.

Evolução do quadro (apresentar dados)

a) O TCU, na busca por resultados mais efetivos para a sociedade, aprimora continuamente a formulação e revisão do seu planejamento estratégico.

b) No ano de 1999, com o início da implantação do GPD, a função planejamento no TCU iniciou novo ciclo. Foi elaborado o primeiro plano anual de diretrizes, sob a influência dessa metodologia, e elaborada a segunda versão do Plano Estratégico do Tribunal - PET, na qual foram incorporados o negócio e a visão de futuro e revista a missão institucional.

c) No ano de 2001, como forma de subsidiar a elaboração do plano de diretrizes do Tribunal e a revisão do PET, foi implementado o processo de auto-avaliação institucional. Esse processo corresponde à fase de diagnóstico do ambiente interno da organização, sendo responsável por identificar potencialidades, recursos, capacidades e habilidades favoráveis ao desempenho organizacional, bem como aspectos menos desenvolvidos que necessitem ser aperfeiçoados sob pena de impactar negativamente no exercício da missão e no alcance da visão de futuro da organização.

d) No ano de 2003, tendo como subsídio, dentre outras informações, as boas práticas e oportunidades de melhoria identificadas na auto-avaliação de gestão, foi elaborada nova versão do PET, na qual foram incorporados os indicadores de gestão, as estratégias de atuação do Tribunal e os valores institucionais.

e) Dentre as estratégias traçadas, uma refere-se ao aperfeiçoamento do sistema de planejamento e gestão do TCU. Segundo essa estratégia, "a sobrevivência e o desenvolvimento das organizações dependem da implementação de sistemas de gestão empreendedores, voltados para a obtenção de resultados e para o atendimento das expectativas dos clientes. O aperfeiçoamento do sistema de planejamento e gestão tem como principal função, conferir maior racionalidade, efetividade e constância às ações da organização e proporcionar convergência aos esforços despendidos para alcance da visão de futuro e cumprimento da missão institucional". Tal estratégia, aliada às oportunidades identificadas no processo de auto-avaliação de gestão conduzida no exercício de 2004 e aos problemas na formulação de estratégias e planos do Tribunal apontados pela banca examinadora do PQGF, torna imperativa a modernização do atual sistema de planejamento e gestão do Tribunal.

f) Em 2005 foi adotado modelo de planejamento híbrido, conjugando as metodologias do GPD e do Balanced Scorecard.

g) Neste contexto, o Tribunal de Contas da União tem buscado o alinhamento com as melhores práticas gerenciais desenvolvidas em organizações similares no sentido de profissionalizar a sua gestão administrativa, melhorando continuamente seus processos e alavancando seus resultados.

h) Embora as metodologias atualmente adotadas atendam de forma satisfatória a maioria das necessidades do Tribunal, elas apresentam uma série de deficiências que podem ser sanadas com a adoção da análise de cenários, de modo a permitir a definição da uma estratégica com foco no futuro e não apenas em dados passados ou na situação atual.

5. Escopo do projeto

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Elaborar material técnico para subsidiar a revisão do Plano Estratégico do TCU, incorporando ao atual modelo de gestão da estratégia institucional a metodologia de análise de cenários prospectivos

5.2. Meta -Produto - Homologador

META*

Produto

Homologador

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a) Revisão de resultado dos trabalhos de diagnóstico organizacional já efetuados no TCU

1

30/11/2009

Consolidação dos resultados

Seplan

b) Diagnóstico Estratégico

1

15/04/2010

Formulários do Diagnóstico Estratégico

CCG

c) Consolidação do Diagnóstico Estratégico

1

30/08/2010

Relação de Pontos Fortes e Fracos do Sistema

CCG

1

30/08/2010

Relação de Oportunidades de Ameaças do Ambiente;

CCG

d) Geração de Cenários Prospectivos

1

15/10/2010

Matriz de Impactos Cruzados

CCG

1

30/10/2010

Matriz de Motricidade x Dependência;

CCG

1

30/10/2010

Cenário Mais Provável;

CCG

e) Aplicar os conceitos da Teoria dos Jogos para a elaboração de Parcerias Estratégicas e escolha do Cenário Alvo.

1

15/12/2010

Cenário Alvo

CCG

* O processo de elaboração do material técnico do PET será construído de forma a viabilizar a adoção de decisões estratégicas a partir de 2011.

5.3. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Implementação da Estratégia

b)

Medição de indicadores

c)

Desdobramento da Estratégia

d)

Elaboração da visão de presente, do mapa estratégico e do plano estratégico

6. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Aprimoramento da gestão estratégica do TCU

b)

Incorporação de novas ferramentas e metodologias que confiram maior segurança na definição de objetivos e capacidade de gestão estratégica de médio e longo prazo, dentro de um ambiente complexo e dinâmico

c)

Identificar parcerias estratégicas que permitam passar de uma postura reativa, para uma postura proativa

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

de ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

pela ação

a)

Falta de disponibilidade da equipe, dentro da dedicação prevista

médio

baixa

(E) negociar com as respectiva chefias imediatas

Gestor do Projeto

b)

Falta de treinamento no tema Cenários Prospectivos

alto

média

(E) Contratação de Treinamento

Seplan/ISC

c)

Impossibilidade de medição de indicadores de desempenho

médio

alta

(E) Inserção nos planos de 2011 de medidas para assegurar a concepção de indicadores

(M) Priorizar a utilização de indicadores de desempenho já existentes e mensurados

Secretários-Gerais

CCG

8. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da parte envolvida

patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Segep, Setec, Adsup e Adplan

Fornecer servidor para participar do projeto

b)

ISC

Fornecer servidor para participar do projeto e viabilizar contratação da empresa para realizar treinamento em cenários prospectivos

c)

Ascom

Fornecer servidor e colaborar na campanha de divulgação

9. Relação com outros projetos

Projetos predecessores

Projetos conexos

Projetos sucessores

Planejar (2005/2006)

-

Projeto Planejamento Estratégico do TCU 2011-2015 - Fase II

10. Custos adicionais estimados

Recurso

Valor estimado

Data inicial de liberação do recurso

a)

Treinamento em Cenários Prospectivos para 30 servidores do TCU

R$180.000,00

Nov/2009

Total de custos estimados

Obs.: A Seplan e o Instituto Serzedello Corrêa - ISC estão tomando as providências quanto a contratação da empresa de treinamento, utilizando recursos de treinamento do ISC

11. Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

------------------------------------

--------------------------

12. Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação integral/ parcial / por atividade

1.

André Anderson de Oliveira Barbosa

6595-1

3ª DT/Seplan

09/11/2009 a 15/12/2010

Integral

2.

Leonard Renne Guimarães Lapa

5100-4

1ª DT/Seplan

09/11/2009 a 15/12/2010

Parcial

3.

Daniel Luiz de Souza

5632-4

Assessoria/Seplan

09/11/2009 a 15/12/2010

Parcial

4.

Ricardo Araújo Malachias

5713-4

1ª DT/Seplan

09/11/2009 a 15/12/2010

Parcial

5.

Markus Buhatem Koch

8072-1

1ª DT/Seplan

09/11/2009 a 15/12/2010

Parcial

6

Poliana dos Santos Cunha

Estagiária

1ª DT/Seplan

09/11/2009 a 15/12/2010

Parcial

7

Luiz Marcelo Da Ros

2841-0

Dirac/Adsup

09/11/2009 a 15/12/2010

Por atividade

8

Cíntia Caldas Barcelar

7696-1

Ascom

09/11/2009 a 15/12/2010

Por atividade

9

Vilmar Agapito Teixeira

3827-0

ISC

09/11/2009 a 15/12/2010

Por atividade

11

Adriano Cesar Ferreira Amorim

5628-6

Segep

09/11/2009 a 15/12/2010

Por atividade

12

Alexandre França de Araújo

3382-0

Setec

09/11/2009 a 15/12/2010

Por atividade

13

Antonio Alves de Carvalho Neto

5657-0

Adplan

09/11/2009 a 15/12/2010

Por atividade

13. Finalização

Data

Assinatura do gestor do projeto

Em 15/10/2009.

ANDRÉ ANDERSON DE OLIVEIRA BARBOSA

Coordenador do Projeto

Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, encaminhe-se à Seplan para fins de aprovação junto à CCG.

Segepres, em 04/11/2009.

ANA CLÁUDIA MESSIAS LIMA MARTINS

Secretária-Geral da Presidência

Manifestação da Seplan

Considerando preenchidos os requisitos estabelecidos na Portaria-TCU 210/2009, manifesto-me pela possibilidade de aprovação do projeto.

Seplan, em 04/11/2009.

CLÁUDIO SARIAN ALTOUNIAN

Secretário de Planejamento e Gestão