Portaria TCU n° 142/2003
Assunto: O PRESIDENTE DO TRIBUNAL  DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas competências legais e regimentais, resolve:
Origem: [TCU]
Início de vigência: 24/06/2003
Situação: Vigente

Art. 1º. Fica aprovada a nova versão da Técnica de Auditoria "Mapa de Processos", com vistas a subsidiar a atuação dos servidores deste Tribunal em trabalhos de auditoria de natureza operacional.

Art. 2º. A Secretaria de Fiscalização e Avaliação de Programas de Governo - SEPROG manterá atualizada a Técnica aprovada por esta Portaria, cabendo-lhe, ainda, o esclarecimento de dúvidas e o recebimento de sugestões para o seu aperfeiçoamento.

Art. 3º. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Portaria- SEGECEX n.º 24, de 30/06/2000.

VALMIR CAMPELO

Presidente

BTCU ESPECIAL nº 12, de 30 de junho de 2003

ANEXO ÚNICO

APRESENTAÇÃO

Este documento técnico é produto das atividades desenvolvidas no âmbito do Acordo de Cooperação Técnica TCU-Reino Unido. A Secretaria de Fiscalização e Avaliação de Programas de Governo - Seprog contou com a colaboração dos analistas participantes do Projeto e de outras Secretarias do Tribunal.

A Técnica apresentada neste documento foi testada com sucesso durante as auditorias-piloto realizadas pelo TCU e complementa informações contidas no Manual de Auditoria de Natureza Operacional.

Na primeira parte é feita uma breve discussão sobre mapa de processo, suas características básicas e sua utilização na identificação de oportunidades de melhoria de desempenho. Em seguida, é apresentada a técnica de mapeamento de processo, a forma de elaboração do mapa e sua aplicação nas auditorias de desempenho. O material, ilustrado com exemplo aplicado em trabalho realizado, procura contribuir para a rápida absorção da técnica e para a disseminação de sua aplicação nos trabalhos de auditoria de natureza operacional deste Tribunal.

VALMIR CAMPELO

Presidente

Sumário

1.	Introdução	1

2.	Aplicação do mapa de processo	1

3.	Características	1

4.	Elaboração	5

5. Utilização do mapa de processo nas auditorias de natureza operacional	7

6. Referências	9

LISTA DE FIGURAS E EXEMPLOS

BTCU ESPECIAL nº 12, de 30 de junho de 2003

1. Introdução

O mapa de processo é a representação de um processo de trabalho por meio de um diagrama contendo a seqüência dos passos necessários à consecução de determinada atividade. Para clareza de exposição, faz-se necessário dizer em que sentido utilizamos o termo processo:

· PROCESSO é a maneira pela qual se realiza uma operação.

Assim, pode ser descrita como exemplo de processo a seqüência de tarefas e ações necessárias à aprovação de um pedido de financiamento imobiliário, à aquisição de medicamentos para o Programa de Combate à Tuberculose ou à análise das prestações de contas de convênios firmados pelo Ministério da Educação.

2. Aplicação do mapa de processo

A técnica de mapeamento de processo fornece uma representação gráfica das operações sob análise, evidenciando a seqüência de atividades, os agentes envolvidos, os prazos e o fluxo de documentos em uma organização ou área. Isso permite à equipe de auditoria, em conjunto com gerentes e técnicos envolvidos, identificar mais facilmente oportunidades para a racionalização e o aperfeiçoamento dos processos de trabalho em uma organização.

O mapa de processo também é útil para identificar pontos fortes do processo que podem ser reproduzidos ou adaptados a outros processos de uma mesma organização ou de organizações diferentes, como meio de disseminar boas práticas.

Os mapas de processo podem representar diversas situações:

· como o processo deve ser realizado, de acordo com as normas e procedimentos internos, caso estes estejam documentados;

· como o processo está sendo realizado;

· qual a forma recomendada de realizar o processo.

Note-se que, mesmo que o processo analisado esteja regulamentado por norma interna específica, a equipe de auditoria poderia propor alterações visando ao seu aperfeiçoamento, caso considere adequado. Não devemos esquecer que um dos impactos positivos do trabalho de auditoria de natureza operacional é o aperfeiçoamento de normas e procedimentos do objeto auditado.

3. Características

O diagrama do mapa de processo pode ter diversos graus de detalhamento, segundo o propósito para o qual é elaborado. Em geral, as informações essenciais são:

· descrição das atividades;

· pontos de tomada de decisão;

· movimentos de informação e de documentos;

· pontos de controle;

· prazos;

· documentos e relações entre as diversas etapas do processo.

Dependendo do escopo do trabalho de auditoria, o mapa de processo pode apresentar, ainda, relativamente a cada tarefa ou atividade, informações detalhadas sobre:

· custo;

· tempo de execução;

· tempo decorrido entre uma e outra;

· superposição;

· volume e freqüência das transações;

· força de trabalho necessária (homem/hora);

· habilidades necessárias para execução;

· opinião dos clientes / usuários;

· impacto tecnológico;

· impacto de mudanças em outros departamentos;

· limitações externas (por exemplo, limitações orçamentárias).

No mapa de processo, as setas indicam o fluxo da operação, sua seqüência. As caixas são utilizadas para descrever as ações necessárias para que seja completada a operação. Pode-se dizer que as caixas à esquerda, ou no início do processo, representam condições para que sejam desenvolvidas as ações à direita, ou que se encontram mais à frente no fluxo.

As principais características de um mapa de processo são apresentadas na figura 1 a seguir:

· descreve uma operação passo a passo.

· é um método visual-interativo, que favorece o trabalho em grupo e a participação do auditado.

· pode incluir informação sobre quantidade, qualidade e prazos.

IMPORTANTE: Mapas de processo e de produto não se confundem, conforme demonstrado na figura 2 abaixo:

· Mapa de processo apresenta graficamente uma série de atividades interligadas que dão origem a determinados produtos.

· Mapa de produtos, por sua vez, apresenta graficamente os produtos gerados por aquelas atividades. Nos mapas de produtos, os processos estão representados pelas setas.

· Processos e atividades mudam com o passar do tempo, enquanto os produtos, se identificados adequadamente, devem permanecer os mesmos, independentemente das atividades realizadas para obtê-los.

· Eenfoque nos produtos procura comparar o desempenho de diferentes alternativas (processos) para obter os mesmos produtos.

BTCU ESPECIAL nº 12, de 30 de junho de 2003

Exemplo 1 - Aquisição de Medicamentos para o Programa de Combate à Tuberculose (Obter dos Laboratórios preços/capacidades) (Controlar programa de entrega) (Efetuar pagamento) (Remeter PC para avaliação financeira) (Elaborar parecer cumprimento convênio) (Acompanhararmazenagem) (Coordenar estoque/remanejamento) (Liberar 1ª parcela de recursos) (Elaborar parecer sobre o processo) (Elaborar pauta de distribuição) (Abrir processo de aquisição) (Firmar convêniosLaboratório oficial) (Elaborar parecer sobre o processo) (Realizar licitaçãolaboratório privado) (Coordenar ajustes de estoques) (Consolidar Mapas) (Adequar pedidos dos Estados) (Controlar estoques dos Estados) (Definir programação de entrega) (PedidoCorreto?) (Analisar pedidos Coordenação PCT) (Receber solicitação dos Estados)

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(LEGENDA: SPS DPE/COPMED SAA CONS.JURÍDICA CISET/MS DPE/CODAMED) (N) (S) (Tem orçamento?) (S) (N) (Redução de prazos ) (Ausência de formulário padronizado) (Criação sistema informatizado) (Enviar carta consulta aos laboratórios) (Reduçãode 75% de formulários com erros)

Exemplo 2 - Processo de Cobrança de Débitos no IBAMA

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4. Elaboração

O mapa de processo deve ser elaborado preferencialmente com a participação das pessoas da área ou instituição auditada, pois são elas quem melhor conhecem as atividades desempenhadas, os produtos resultantes, os objetivos e a missão da instituição. Essa participação contribui para a elaboração de um mapa de processo que tende a refletir a realidade da instituição.

A elaboração do mapa de processo é realizada por meio de oficina[footnoteRef:2], envolvendo o pessoal da instituição auditada que, sob a orientação da equipe de auditoria, vai montando, passo a passo, o mapa de processo. Os passos a serem seguidos, basicamente, são os seguintes: [2: Reunião destinada à troca de idéias e de conhecimento prático sobre um assunto. ]

1º passo. Definir claramente o processo que se quer representar. Com base em entrevistas e na documentação disponível, os auditores devem elaborar uma versão preliminar para servir de base para seu raciocínio. Não se utiliza a versão preliminar para guiar a oficina, pois as opiniões dos participantes tendem a refletir "o que deveria ser" e não a realidade.

2º passo. Utilizar a técnica de brainstorm, incentivando os participantes da oficina a identificar as atividades do processo e sua seqüência. As idéias surgidas podem ser anotadas em etiquetas autocolantes.

3º passo. Identificar a tarefa inicial. Colar a etiqueta que descreve a tarefa inicial em uma grande folha de papel pardo, ou semelhante, fixada na parede da sala em local visível a todos. A folha de papel pardo poderá ser recolhida ao fim da oficina para que o mapa seja transcrito adequadamente, utilizando-se software apropriado.

4º passo. Verificar quais atividades - A, B, C etc.- são executadas obedecendo a uma seqüência lógica a partir da tarefa inicial. Colar as etiquetas descrevendo essas atividades segundo a seqüência identificada.

5º passo. Prosseguir dessa maneira até completar todo o ciclo de atividades do processo.

6º passo. Utilizar linhas e setas interligando as etiquetas com a descrição das atividades para mostrar de que forma estão relacionadas.

7º passo. Desenhar o mapa, utilizando um software apropriado, habitualmente disponível em pacotes para escritório, distribuindo-o entre os participantes e solicitando suas opiniões.

8º passo. Utilizar as opiniões dos participantes para aperfeiçoar o mapa e elaborar a versão final.

Recomendações:

· Usar bloco de notas autocolantes para facilitar a montagem do mapa, pois permite que se rearranjem as ações até se obter uma seqüência adequada.

· Escrever as atividades a serem executadas em setores diferentes com cores distintas.

· Obter a efetiva participação dos auditados, pois ela é essencial. O papel do auditor na oficina deve ser o de facilitador, incentivando os participantes a elaborarem eles próprios o mapa de processo.

· Controlar o tempo, preparando-se para, constantemente, ampliar ou alterar o mapa. As discussões acerca de "como o processo está sendo realizado" e de "como é o processo de acordo com as normas" podem se tornar acaloradas e se prolongar demais.

· Anexar ao mapa exemplos de documentos utilizados.

· Quantificar as informações, sempre que possível. Por exemplo: volume de cartas datilografadas, tempo de execução de uma tarefa, quantidade de servidores envolvidos, etc.

· Procurar obter do pessoal envolvido o máximo de informações sobre as atividades.

A figura 3, a seguir, apresenta algumas notações usualmente utilizadas em mapas de processo:

Retângulo: Indica atividade executada	Losango: Indica um ponto de tomada de decisão

Utilizar 5 palavras no máximo.

Começar com verbo de ação.

(Pedido correto?) (Remeter Prestação de Contas )

Bandeira: Indica oportunidades de melhoria:	Balão ou nuvem: Atenção, comentários ou explicações:

Quantificar sempre que possível.

(Redução de 75% dos formulários com erros de preenchimento)

(Ausência de formulário padronizado)

Obs.: na página www.openoffice.org.br está disponível, para uso livre, o software openoffice.org.,

o qual possui o módulo openoffice.org DRAW que facilita a elaboração do mapa de processo.

5. Utilização do mapa de processo nas auditorias de natureza operacional

O emprego da técnica de mapa de processo é uma abordagem útil quando se deseja obter melhorias de desempenho da organização enfocando os processos de trabalho.

Exemplos de situações em que se recomenda o uso da técnica de mapa de processo:

· os clientes (os cidadãos ou outras organizações públicas ou privadas) não estão recebendo os serviços com rapidez suficiente;

· quando modos mais eficientes de prestação de serviço precisam ser desenvolvidos; ou

· quando a seqüência das tarefas realizadas não é claramente entendida dentro da organização ou parece não estar funcionando bem.

IMPORTANTE: Antes de optar por essa abordagem, leve em consideração que o exame detalhado de processos de trabalho pode tomar bastante tempo da equipe de auditoria e dos funcionários da organização e, portanto, é caro. Avalie se o ganho esperado com a implantação das possíveis recomendações justifica o investimento.

A identificação de oportunidades de melhoria de desempenho é essencial ao sucesso da auditoria. É importante identificar, por exemplo:

· pontos onde o trabalho sofre atrasos ou onde os documentos são extraviados - "buracos negros";

· ocasiões nas quais as pessoas ficam aguardando documentos, procurando o que fazer ou corrigindo erros - tempo perdido;

· insuficiente interação entre atividades ou falhas de comunicação;

· múltiplas instâncias de aprovação;

· duplicidade de tarefas;

· áreas onde as metas fixadas não são atingidas;

· processos que apresentam oportunidades de redução de custo;

· atividades que apresentam alto índice de falhas/erros.

Em uma auditoria, as técnicas de análise disponíveis são utilizadas complementarmente para que sejam respondidas as perguntas de auditoria. Uma seqüência típica de atividades a serem desenvolvidas pela equipe pode ser a seguinte:

1) preparar o mapa de produto para identificar os indicadores de desempenho relevantes;

2) preparar o mapa de processo relativo ao produto-chave com base nas normas e procedimentos internos, caso existam;

3) conduzir entrevistas com o pessoal do órgão auditado para identificar os pontos fortes e as principais fragilidades nesse processo;

4) preparar o mapa de processo da situação atual - como está sendo realizado - com a colaboração do pessoal do órgão auditado;

5) discutir o mapa com os gestores do órgão auditado;

6) identificar oportunidades para melhoria de desempenho e elaborar novo mapa de processo com proposta alternativa de execução, sem se deixar influenciar pela forma como o processo está sendo desenvolvido;

7) apresentar o novo mapa de processo para críticas e comentários dos gestores do órgão auditado;

8) elaborar o mapa de processo definitivo - indicando a forma recomendada de realizá-lo - que representa a proposta de equipe.

Se a equipe chegar à conclusão de que mudanças no processo de trabalho são necessárias, então poderá ser preciso:

· apresentar um plano de mudança, prevendo-se os arranjos a ser realizados;

· avaliar o custo das alterações a ser realizadas;

· obter o comprometimento dos gerentes e dos funcionários com a mudança, convencendo-os de que a implantação das recomendações produzirá a melhoria de desempenho da organização;

· elaborar sistemática para avaliar os resultados produzidos pelo novo processo.

IMPORTANTE: Lembre-se de que poderá ser necessário muito tempo para modificar um processo de trabalho.

6. Referências

KPMG. Desenvolvimento de Técnicas de Auditoria Operacional I. (Notas de Aula). Julho 1998.

NATIONAL Audit Office. Are we being served? - A value for money guide. Spring 1999.

BTCU ESPECIAL nº 12, de 30 de junho de 2003

FOLHA DE SUGESTÕES

O TCU preocupa-se com o constante aperfeiçoamento da qualidade de seus manuais e orientações, buscando, para isso, ouvir a valiosa opinião do público-alvo dos referidos trabalhos.

O questionário a seguir refere-se especificamente à TÉCNICA DE AUDITORIA - MAPA DE PROCESSOS, revisado em maio de 2003. Será muito útil para o TCU se o leitor deste manual puder dispor de alguns minutos para responder as perguntas constantes no referido questionário e enviá-lo pelos Correios (não é preciso selar, pois o porte será pago pelo TCU).

Sugestões sobre este manual também podem ser enviadas das seguintes formas:

E-mail: seprog@tcu.gov.br

Fax: (061) 316-7896

Fone: (061) 316-7313

Endereço: Tribunal de Contas da União - TCU

Segecex/Seprog

Setor de Administração Federal Sul - Quadra 4 - Lote 01

Brasília - DF

CEP: 70042-900

Tribunal de Contas da União

Secretaria de Fiscalização e Avaliação de Programas de Governo ¿ Seprog

QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO

FINALIDADE

Este questionário de avaliação tem por objetivo obter a opinião dos leitores sobre a TÉCNICA DE AUDITORIA - MAPA DE PROCESSOS, com vistas ao seu aperfeiçoamento.

Por favor, responda às questões abaixo assinalando com um ¿X¿ a alternativa mais adequada. Desde já agradecemos a sua colaboração.

1. Em que esfera do governo você trabalha?

 Federal

 Estadual ou DF

 Municipal

2. Em que órgão você trabalha?

 Poder Legislativo

 Poder Executivo

 Poder Judiciário

 Controle Interno

 Outro [especificar] ________________

3. Que partes da TÉCNICA DE AUDITORIA - MAPA DE PROCESSOS você leu?

 Todo

 Capítulo I [todo ou parte]

 Capítulo II [todo ou parte]

4. Leia com atenção cada indicador e escolha o ponto da escala que melhor descreve a sua opinião sobre a TÉCNICA DE AUDITORIA - MAPA DE PROCESSOS. Marque com um ¿X¿ a opção que melhor representa o seu julgamento.

Concorda integralmente Concorda Indiferente Discorda Discorda integralmente

5 4 3 2 1

O manual é: 5 4 3 2 1

Fácil de ser lido     

Fácil de ser entendido     

Lógico     

Sucinto     

Completo     

Útil     

5. Como você tomou conhecimento da TÉCNICA DE AUDITORIA - MAPA DE PROCESSOS?

 Quando recebeu

 Divulgação interna do TCU

 Por mensagem do SIAFI

 Pela Internet

 Pela imprensa

 Outros [especificar] _______________________

6. Como você obteve a TÉCNICA DE AUDITORIA - MAPA DE PROCESSOS?

 Solicitou diretamente ao TCU

 Download pela Internet

 Outros [especificar] ________________

7. Apresente, a seguir, comentários e sugestões para o aprimoramento da qualidade da TÉCNICA DE AUDITORIA - MAPA DE PROCESSOS. No caso de sugestões para alteração/supressão/aditamento de itens de verificação, favor preencher o quadro anexo.

Tribunal de Contas da União

Secretaria de Fiscalização e Avaliação de Programas de Governo - Seprog

QUADRO DE SUGESTÕES

PTR/BSB 880/92

UP-AC/TCU

DR/BSB

CARTA - RESPOSTA

NÃO É NECESSÁRIO SELAR

O SELO SERÁ PAGO POR

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

70099-999	BRASÍLIA-DF

UNIDADES DA SECRETARIA DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

FINALIDADE

Este quadro de sugestões tem por objetivo obter a opinião dos leitores sobre a TÉCNICA DE AUDITORIA - MAPA DE PROCESSOS, com vistas ao seu aperfeiçoamento.

Coordenação Geral de Fiscalização

Coordenação Geral de Arrecadação

Gerência Executiva Estadual

Presidência

Não

Rever

limites da Port.

44/97

Sim

Sim

Sim

Não

Não

Não

Sim

Sim

Sim

Não

1ª Instância recursal

Sim

Não

Dar

Quitação

Interposição de

recurso ?

Quitação do

Débito ?

Requerimento

de

Impugnação ?

Até 2 dias após lavratura do auto

Defesa

acatada ?

Não

Muitos erros de preenchimento

e identificação do infrator

Emitir/Corrigir Autos de infração

Quitação ?

2ª Instância

Recurso

Provido

Inscrição no CADIN

Analisar Recurso

Sim

Arquivar

Não

Débito <

R$ 5000,00?

Retornar à origem p/ cancelamento e nova emissão

Analisar Defesa

Sim

Quitação ?

Não

Cobrança Administrativa

Formalizar Processo

Auto

Ok ?

Analisar reincidência

Outras instâncias recursais: MMA e CONAMA