Portaria ADADMIN n° 1/2011
Assunto: "Dispõe sobre as competências, a organização interna, o funcionamento, as atividades e a distribuição de cargos e de funções de confiança da Secretaria-Adjunta de Administração."
Origem: [ADADMIN]
Tema: Gestão
Início de vigência: 31/01/2011
Fim de vigência: 16/10/2011
Situação: Revogada expressamente
Tags: [Estrutura organizacional]
Normas relacionadas: [Revogada por Portaria ADADMIN n° 6/2011]

O SECRETÁRIO-ADJUNTO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e em observância ao disposto no inciso II do art. 86 da Resolução-TCU nº 240, de 23 de dezembro de 2010, bem como nos arts. 7º, 8º e 9º da Portaria-Segedam nº 1, de 3 de janeiro de 2011,

considerando as subdelegações de competência constantes da Portaria-Segedam nº 2, de 3 de janeiro de 2011; e

considerando o disposto no art. 54 da Resolução-TCU nº 240, de 23 de dezembro de 2010, resolve:

Art. 1º As competências, a organização interna, o funcionamento, as atividades e a distribuição de cargos e de funções de confiança das unidades integrantes da Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) são as constantes desta Portaria.

Art. 2º A Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) tem por finalidade auxiliar a Secretaria-Geral de Administração (Segedam) no exercício das suas competências, em especial quanto ao gerenciamento e execução de atividades de apoio ao funcionamento do Tribunal e à coordenação da Assessoria e dos projetos vinculados diretamente ao Secretário-Geral, bem como no gerenciamento das soluções de tecnologia da informação que dão suporte à atividade administrativa.

Art. 3º Compete à Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) :

I-elaborar, em consonância com orientação emanada do Plano Estratégico do Tribunal e do Secretário-Geral de Administração, o Plano Diretor de Administração;

II-realizar o desdobramento, no âmbito das unidades integrantes da sua estrutura, das diretrizes aprovadas pelo Secretário-Geral de Administração;

III-orientar às demais unidades integrantes da Segedam sobre o desdobramento das diretrizes definidas e a elaboração de indicadores, acompanhar as ações desenvolvidas, controlar o alcance das metas e avaliar os resultados alcançados;

IV-coordenar a atualização de normas e manuais no âmbito da Segedam e de suas unidades integrantes;

V-coordenar o desenvolvimento, a sistematização, a normatização, a implantação, a orientação e a publicação dos atos administrativos e informações do tribunal, de modo a garantir a transparência da gestão, nos termos da Lei Complementar nº 131, de 27 de maio de 2009;

VI-promover a articulação entre as unidades integrantes da Segedam e as demais unidades integrantes do Tribunal;

VII-prestar apoio técnico e operacional às unidades integrantes do Tribunal no que tange à atividade administrativa;

VIII-gerenciar e zelar pela atualização das bases de informação relativas à sua área de atuação;

IX-coordenar a definição, desenvolvimento, aquisição, gerenciamento, aprimoramento, disseminação e manutenção das soluções de tecnologia da informação (TI) que dão suporte à atividade administrativa; e

X-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 4º A Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) tem a seguinte estrutura:

I-Assessoria (ASS) ;

II-Diretoria de Sistemas Administrativos (Disad) ;

III-Comissão Disciplinar Permanente (CDP) ;

IV-Gerências de Processos:

a) Gerência de Publicação de Atos Administrativos (Gpublic) ;

b) Gerência de Diárias e Passagens (Gdip) ;

c) Gerência de Pessoal e Patrimônio (Gpep) ; e

d) Gerência de Processos e Documentos (Gprod) .

Art. 5º São atividades comuns a todas as unidades integrantes da Adadmin:

I-receber, registrar, autuar, constituir, distribuir, tramitar, instruir, consultar, encerrar, arquivar e expedir documentos e processos;

II-prestar informações no âmbito de sua área de atuação;

III-elaborar expedientes atinentes à sua área de atuação;

IV-guardar, controlar e zelar pela integridade dos bens em uso na subunidade;

V-zelar pela segurança da informação e pelo sigilo profissional no âmbito da subunidade;

VI-acompanhar o inventário dos bens existentes na subunidade;

VII-elaborar e atualizar manual de rotinas e procedimentos a cargo da subunidade;

VIII-elaborar relatórios de suas atividades;

IX-elaborar extratos para publicação de decisões da Adadmin;

X-consolidar e solicitar materiais e serviços necessários ao funcionamento da Adadmin;

XI-realizar estudos e pesquisas relativas às matérias pertinentes às suas áreas de atuação e propor soluções de melhoria no desenvolvimento das atividades correlatas; e

XII-propor normas e rotinas para as atividades desempenhadas na sua área de atuação.

Art. 6º A Assessoria (ASS) tem por finalidade prestar apoio ao titular da unidade, especialmente quanto à elaboração de pareceres e despachos e ao gerenciamento do cumprimento das metas decorrentes do Plano Diretor de Administração.

Art. 7º Compete à Assessoria (ASS) :

I-elaborar pareceres, pronunciamentos, expedientes e comunicações do Secretário-Adjunto;

II-desenvolver estudos técnicos e pesquisas;

III-instruir processos que lhe sejam distribuídos pelo titular da unidade, elaborando os extratos para publicação, quando necessário;

IV-elaborar, em parceria com subunidade responsável, as minutas dos atos normativos referentes à área de atuação da Adadmin;

V-gerenciar o cumprimento das metas definidas no Plano Diretor de Administração para todas as unidades integrantes da Segedam;

VI-elaborar, em parceria com as demais subunidades da Adadmin, relatórios de gestão conforme periodicidade e modelo definidos pelo Secretário-Adjunto;

VII-coordenar a atualização de normas e manuais no âmbito da Segedam e de suas unidades integrantes; e

VIII-desenvolver outras atividades que lhe sejam atribuídas pelo titular da unidade.

Art. 8º A Diretoria de Sistemas Administrativos (Disad) tem por finalidade promover a melhoria e o desenvolvimento de sistemas corporativos voltados para a área administrativa, disseminar o uso de ferramentas de TI no âmbito da Segedam, de modo a incrementar a produtividade das áreas envolvidas e aumentar a segurança dos processos de trabalho, repercutindo na melhoria do atendimento aos clientes internos.

Art. 9º Compete à Diretoria de Sistemas Administrativos (Disad) :

I-acompanhar a definição, modelagem, desenvolvimento, aquisição e manutenção dos recursos corporativos de TI necessários ao funcionamento das unidades integrantes da Segedam;

II-supervisionar o desenvolvimento de soluções departamentais para as unidades integrantes da Segedam;

III-desenvolver planilhas e formulários para aperfeiçoar os processos de trabalho das unidades integrantes da Segedam;

IV-desenvolver modelos de relatórios e de planos de trabalho para aperfeiçoar a gestão das unidades integrantes da Segedam;

V-coordenar a publicação de informações gerenciais no link "Transparência Administrativa", no Portal TCU; e

VI-desenvolver outras atividades inerentes à sua área de atuação.

Art. 10. A Comissão Disciplinar Permanente (CDP) é órgão colegiado de natureza técnica e de caráter permanente e tem por finalidade apurar responsabilidade de servidor do Tribunal por infração praticada no exercício de suas atribuições.

Art. 11. Compete à Comissão Disciplinar Permanente (CDP) :

I-formalizar processo disciplinar objetivando apurar responsabilidade de servidor por infração praticada no exercício de suas atribuições ou que tenha relação com as atribuições do cargo em que se encontra investido;

II-exercer suas atividades com independência e imparcialidade, assegurado o sigilo necessário à elucidação dos fatos ou exigido pelo interesse da Administração; realizando as reuniões e as audiências da Comissão em caráter reservado;

III-verificar eventuais impedimentos ou suspeição dos seus membros;

IV-convocar servidores, com ciência do titular da respectiva unidade, e terceiros para promover tomada de depoimentos, acareações, investigações, perícias e sindicâncias, bem como as providências que se fizerem necessárias visando à coleta de provas, propondo a requisição, quando necessário, de técnicos e peritos, de modo a permitir a completa elucidação dos fatos e das irregularidades administrativas;

V-indiciar servidor, quando for o caso, com a especificação dos fatos a ele imputados e das respectivas provas, bem como os dispositivos legais ou regulamentares transgredidos, assegurando-lhe ampla defesa;

VI-autorizar vista dos autos e cópias do processo ao acusado ou patrono da defesa;

VII-elaborar relatório conclusivo de processo disciplinar, propondo as providências cabíveis, e apresentá-lo, via Adadmin e Gabinete do Presidente, ao Corregedor do Tribunal de Contas da União, para julgamento, nos termos da Resolução-TCU nº 159, de 19 de março de 2003; e

VIII-desenvolver quaisquer outras atividades típicas da área que lhe forem determinadas pelo Corregedor.

Art. 12. A Gerência de Publicação de Atos Administrativos (Gpublic) tem por finalidade garantir a publicidade dos atos administrativos produzidos no âmbito do TCU mediante publicação no Diário Oficial da União e no Boletim do Tribunal de Contas da União, conforme dispuser regulamentação específica.

Art. 13. Compete à Gerência de Publicação de Atos Administrativos (Gpublic) :

I-elaborar portarias de interesse da Adadmin e da Segedam;

II-preparar ordens de serviço de alteração de lotação e de remoção de pessoal;

III-instruir, nos processos de remoção de servidor, o cálculo da indenização com transporte de bagagens e bens pessoais e acompanhar a comprovação do deslocamento do servidor e de seus dependentes;

IV-receber, realizar triagem, formatar e organizar as matérias destinadas à publicação no DOU;

V-receber, realizar triagem, formatar e organizar as matérias destinadas à publicação no BTCU;

VI-elaborar extratos de atos administrativos oriundos da Segedam e do Gabinete do Presidente para publicar no BTCU;

VII-elaborar e formatar extratos referentes à ratificação de despesas, acordos de cooperação, contratos e demais documentos, encaminhando-os para publicação no DOU;

VIII-elaborar os informativos da Adadmin e da Segedam;

IX-estruturar, controlar a numeração, editar e publicar o BTCU;

X-alimentar e manter atualizada a página do BTCU no Portal TCU, bem como a pasta de boletins no servidor de arquivos da Sede;

XI-orientar os demais setores no que concerne às normas de elaboração dos expedientes destinados à publicação no DOU e no BTCU;

XII-acompanhar, para fins de divulgação no BTCU, as matérias relativas ou de interesse do TCU publicadas no DOU;

XIII-manter registros e arquivos, bem como o controle das matérias publicadas nos boletins, organizando e atualizando o respectivo índice;

XIV-atender às solicitações de pesquisa relacionadas às matérias publicadas nos BTCUs; e

XV-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 14. A Gerência de Diárias e Passagens (Gdip) tem por finalidade gerenciar o processo de trabalho consistente da emissão de passagens e do pagamento de diárias requisitadas pelas unidades do TCU em conformidade com norma específica.

Art. 15. Compete à Gerência de Diárias e Passagens (Gdip) :

I-instruir processos de concessão de diárias;

II-instruir processos de solicitação de ressarcimento de despesas;

III-analisar e elaborar as autorizações de ressarcimento de despesas com transporte por quilômetro rodado;

IV-atestar viagem a serviço do titular da Segedam e dos dirigentes das unidades que a integram;

V-atestar e gerenciar o pagamento das taxas de ocupação de imóveis da reserva técnica do TCU;

VI-requisitar, emitir e receber passagens aéreas;

VII-acompanhar e fiscalizar a execução do contrato de emissão de passagens aéreas;

VIII-instruir processos de solicitação de passagens aéreas a colaboradores eventuais;

IX-realizar levantamentos estatísticos referentes ao pagamento de diárias e emissão de passagens aéreas;

X-instruir pedidos de ressarcimento de seguro internacional de saúde;

XI-cadastrar e conceder acesso das unidades do Tribunal ao sistema informatizado de reserva de passagens aéreas; e

XII-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 16. A Gerência de Pessoal e Patrimônio (Gpep) tem por finalidade gerenciar os registros e movimentações do pessoal e do patrimônio alocado à Segedam e suas unidades integrantes nos respectivos sistemas eletrônicos de gestão.

Art. 17. Compete à Gerência de Pessoal e Patrimônio (Gpep) :

I-solicitar, guardar, controlar, zelar e inventariar os bens alocados às unidades instaladas no Gabinete da Secretaria-Geral de Administração;

II-lançar e alterar, no Sistema de Gestão de Pessoas, os registros de frequência, afastamento, férias, recesso e demais ocorrências dos servidores lotados na Secretaria-Geral de Administração e nas suas unidades integrantes;

III-cadastrar, no Sistema de Gestão de Pessoas, a alteração de lotação de servidor no âmbito das unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;

IV-solicitar, administrar e gerenciar as requisições de material de consumo no âmbito da Segedam;

V-controlar os limites máximos para concessão de licença-capacitação requerida pelos servidores lotados na Secretaria-Geral de Administração e nas suas unidades integrantes;

VI-gerenciar a emissão de correspondências; e

VII-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 18. A Gerência de Processos e Documentos (Gprod) tem por finalidade gerenciar os documentos e processos que tramitam pela Segedam e suas unidades integrantes, bem como gerenciar os suprimentos de fundo no âmbito da Adadmine das demais unidades do TCU.

Art. 19. Compete à Gerência de Processos e Documentos (Gprod) :

I-instruir processos de suprimento de fundos;

II-receber, registrar, distribuir e expedir documentos e expedientes no âmbito das unidades instaladas no Gabinete da Segedam;

III-constituir, receber, autuar, tramitar, consultar, encerrar e arquivar, no sistema informatizado de gestão processual, os processos de responsabilidade das unidades instaladas no Gabinete da Segedam;

IV-inserir peças nos autos e numerar páginas;

V-gerenciar os trabalhos dos prestadores de serviço terceirizados alocados à unidade;

VI-estabelecer critérios de distribuição de processos;

VII-manter organizado o arquivo de processos da Segedam;

VIII-manter arquivo sistemático e atualizado de documentos;

IX-controlar os serviços reprográficos no âmbito da Segedam; e

X-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.

Art. 20. As funções de confiança alocadas à Adadmin estão distribuídas em conformidade com o Anexo I desta Portaria.

Art. 21. A lotação de servidores na Adadmin está distribuída na forma do Anexo II desta Portaria.

Art. 22. A estrutura organizacional da Adadmin é aquela constante do Anexo III desta Portaria.

Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação

CARLOS ROBERTO CAIXETA

Secretário-Adjunto

ANEXO I À PORTARIA-ADADMIN Nº 1, DE 25 DE JANEIRO DE 2011

Distribuição das funções de confiança da Secretaria-Adjunta de Administração

SECRETARIA-adjunta DE ADMINISTRAÇÃO

NÍVEL

FC

EXISTENTES

TOTAL

DIREÇÃO

ASSESSORAMENTO

Gabinete

Secretário-Adjunto

FC-5

1

-

1

Assessor

FC-3

-

1

1

Total da subunidade

1

1

2

Disad

Diretor

FC-4

1

-

1

Total da subunidade

1

-

1

CDP

Diretor

FC-4

1

-

1

Total da subunidade

1

-

1

Gpublic

Gerente de Processo

FC-3

1

-

1

Assistente Administrativo

FC-1

-

2

2

Total da subunidade

1

2

3

Gdip

Gerente de Processo

FC-3

1

-

1

Assistente Administrativo

FC-1

-

1

1

Total da subunidade

1

1

2

Gpep

Gerente de Processo

FC-3

1

-

1

Assistente Administrativo

FC-1

-

1

1

Total da subunidade

1

1

2

Gprod

Gerente de Processo

FC-3

1

-

1

Assistente Administrativo

FC-1

-

1

1

Total da subunidade

1

1

2

Total Adadmin

7

6

13

ANEXO II À PORTARIA-ADADMIN Nº 1, DE 25 DE JANEIRO DE 2011

Lotação autorizada para as unidades da Secretaria-Adjunta de Administração

UNIDADES

AUFC-CE

AUFC-ATA

TEFC

AUX

TOTAL

Secretaria-Adjunta

1

-

-

-

1

Assessoria

1

-

-

-

1

Disad

1

-

2

-

3

CDP

1

-

2

-

3

Gpublic

-

-

11

-

11

Gdip

-

-

6

-

6

Gpep

-

-

4

-

4

Gprod

-

-

7

1

8

TOTAL

4

-

32

1

37

ANEXO III À PORTARIA-ADADMIN Nº 1, DE 25 DE JANEIRO DE 2011

Estrutura organizacional da Secretaria-Adjunta de Administração

ADADMIN

ASSESSORIA

CDP DISAD

GPROD GPEP GDIP GPUBLIC