Portaria SEGECEX n° 11/2014
Assunto: Dispõe sobre o inventário físico de processos no âmbito da Segecex.
Origem: [SEGECEX]
Tema: Gestão
Início de vigência: 16/06/2014
Situação: Vigente
Tags: [Inventário, Processo]
Normas relacionadas: [Revoga Portaria SEGECEX n° 21/2007, Revoga Ordem de Serviço SEGECEX n° 3/2010, Associada a Memorando Circular SEGECEX n° 10/2015, Revoga Memorando Circular SEGECEX n° 27/2008]

PORTARIA-SEGECEX Nº 11, DE 9 DE JUNHO DE 2014

Dispõe sobre o inventário físico de processos no âmbito da Segecex.

O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e considerando o disposto no art. 33, inciso III, c/c § 2º, inciso VII, da Resolução-TCU nº 253, de 21 de dezembro de 2012, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º O inventário físico de processos no âmbito da Secretaria-Geral de Controle Externo - Segecex será realizado com observância das disposições contidas nesta Portaria.

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:

I – inventário físico de processos: checagem dos processos físicos localizados na unidade técnica em confronto com os relatórios emitidos pelos sistemas informatizados do TCU, com a finalidade de verificar se a localização física coincide com as informações constantes dos referidos relatórios e corrigir as inconsistências apuradas;

II – processo de inventário: processo administrativo autuado pelas unidades subordinadas à Segecex, anualmente, contendo informações detalhadas sobre o inventário físico de processos, sobre o envio de processos para arquivamento e sobre o envio de listas de descarte de processos;

III - processos da área-fim: processos cujo Código de Classificação Arquivístico esteja compreendido nas classes 100 (contas), 200 (fiscalização), 300 (denúncia, representação, consulta, solicitação), 400 (ato sujeito a registro), 500 (coeficientes de participação constitucional), 700 (outros assuntos referentes a controle externo) ou 800 (sessão do plenário e de câmara);

IV – processos da área-meio: processos cujo Código de Classificação Arquivístico esteja compreendido nas classes 000 (administração geral) ou 900 (assuntos diversos);

V – baixa de responsabilidade por agir: procedimento previsto na Portaria-TCU nº 301, de 28 de setembro de 2009, em que processo da área-fim encerrado e com localização desconhecida tem sua responsabilidade por agir para a unidade excluída dos sistemas corporativos do TCU;

VI – fase corrente: período de guarda definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, em razão do Código de Classificação Arquivístico, em que o processo deverá permanecer arquivado na unidade técnica;

VII – fase intermediária: período de guarda, subsequente à fase corrente, definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, em razão do Código de Classificação Arquivístico, em que o processo deverá permanecer arquivado no Serviço de Gestão Documental - Seged;

VIII – guarda permanente: destinação final dos processos que, esgotados os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, serão permanentemente preservados pelo TCU, por apresentarem valor histórico, informativo ou probatório, nos termos do art. 8º da Portaria-TCU nº 108, de 6 de maio de 2005, alterada pela Portaria-TCU nº 101, de 24 de abril de 2008.

CAPÍTULO II

DOS PROCEDIMENTOS PRÉVIOS À REALIZAÇÃO DO INVENTÁRIO

Art. 3º As unidades subordinadas à Segecex deverão, anualmente, nos termos da Portaria-TCU nº 108, de 2005, alterada pela Portaria-TCU nº 101, de 2008: I – enviar ao Serviço de Gestão Documental – Seged os processos físicos que cumpriram a fase corrente na unidade; e

II – elaborar listas de processos físicos destinados ao descarte, para análise técnica do Seged e posterior apreciação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CAD.

§ 1º O envio ao arquivo do Tribunal e o descarte dos processos físicos são regulados pela Portaria-TCU nº 108, de 2005, e devem ser realizados em conformidade com o Manual de Remessa de Processos para Arquivamento e com as orientações sobre descarte de processos, expedidos pelo Seged.

§ 2º Os processos físicos da área-fim deverão ser enviados para arquivamento exclusivamente nos períodos previstos no cronograma de remessa de processos para arquivamento, expedido anualmente pelo Instituto Serzedello Corrêa - ISC.

§ 3º Os processos físicos da área-meio terão seu envio para arquivamento condicionado a prévio ajuste entre a unidade e o Seged.

§ 4º O titular da unidade designará, por meio de Ordem de Serviço, devidamente publicada no BTCU, o servidor ou a equipe responsável pelo envio de processos ao Seged e pela elaboração das listas de descarte de processos, fixando prazo para a conclusão dos trabalhos, observado o disposto no § 2º deste artigo.

§ 5º A Ordem de Serviço deverá ser publicada com a devida antecedência em relação ao período previsto para a unidade inventariante no cronograma referido no §2º desde artigo, com vistas a propiciar o envio de todos os processos que cumpriram a fase corrente, tempestivamente ao prazo estipulado pelo ISC.

CAPÍTULO III

DO INVENTÁRIO FÍSICO DE PROCESSOS

Art. 4º As unidades subordinadas à Segecex deverão realizar, anualmente, em até sessenta dias após o término do prazo previsto para a unidade no cronograma citado no § 2º do art. 3º, o inventário físico dos processos que estejam em sua responsabilidade por agir e dos processos físicos convertidos para o meio eletrônico que sejam de sua responsabilidade técnica.

§ 1º O inventário deverá abranger todos os processos físicos (área-meio e área-fim), inclusive os encerrados e aqueles que foram convertidos para o meio eletrônico em conformidade com a Portaria-TCU nº 207, de 9 de agosto de 2011, alterada pela Portaria-TCU nº 13, de 22 de janeiro de 2014.

§ 2º O inventário dos processos físicos será realizado confrontando-se as informações contidas nos relatórios indicados no inciso III do art. 15 desta Portaria com os processos físicos localizados na unidade e deverá, quanto às inconsistências, observar o disposto nos artigos 6º a 9º deste normativo.

§ 3º O inventário dos processos físicos convertidos para o meio eletrônico será realizado de acordo com as regras contidas na Seção II deste capítulo.

§ 4º O prazo previsto no caput fica suspenso durante o período do recesso do Tribunal.

Art. 5º O titular da unidade designará, por meio de Ordem de Serviço, devidamente publicada no BTCU, o servidor ou a equipe responsável pelo inventário.

Seção I

Das Inconsistências

Subseção I

Dos processos localizados fisicamente na unidade e na responsabilidade por agir de outra unidade

Art. 6º Constatado, no decorrer do inventário, processo (aberto ou encerrado) localizado fisicamente, mas que no e-TCU esteja na responsabilidade por agir de outra unidade, a unidade inventariante deverá:

I – se o processo físico estiver localizado indevidamente na unidade inventariante, encaminhá-lo fisicamente à unidade que detenha a responsabilidade por agir;

II – se a localização física do processo estiver correta, solicitar à unidade que detém a responsabilidade por agir que envie os autos, por meio do e-TCU, à unidade inventariante.

Subseção II

Dos processos encerrados na responsabilidade por agir da unidade e não localizados

Art. 7º Concluído o inventário, havendo processos encerrados, na responsabilidade por agir da unidade e não localizados fisicamente, e esgotadas todas as tentativas de se localizar os autos, inclusive com a solicitação formal ao Seged de que efetue a busca dos processos em seus acervos, deverá a unidade inventariante adotar, sequencialmente, as seguintes providências:

I - regularizar o cadastro dos processos, atualizando no e-TCU, se necessário, o campo destinado ao código de classificação arquivístico;

II – proceder à análise da temporalidade dos processos com base na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

III – elaborar lista de descarte dos processos que, com base na temporalidade, preencham os requisitos para descarte imediato;

IV – em se tratando de processos sujeitos à guarda permanente, conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos:

a) caso o processo seja da área-fim, submeter aos respectivos relatores proposta de reconstituição dos processos, nos termos da Resolução-TCU nº 179, de 5 de outubro de 2005, e preencher a “Tabela A” do anexo II a esta Portaria;

b) caso o processo seja da área-meio, preencher a “Tabela B” do anexo II a esta Portaria.

V – quanto aos processos passíveis de descarte, mas que ainda se encontrem na fase corrente ou na fase intermediária:

a) no caso de processo da área-fim em que tenha decorrido o prazo mínimo de seis anos a contar do trânsito em julgado, quando do envio do processo de inventário à Segecex, propor a baixa da responsabilidade por agir, na forma do art. 11 desta Portaria;

b) no caso de processo da área-fim em que o prazo previsto na alínea “a” deste inciso não tenha sido alcançado, preencher a “Tabela C” do anexo II a esta Portaria;

c) no caso de processo da área-meio, preencher a “Tabela D” do anexo II a esta Portaria.

Subseção III

Dos processos abertos na responsabilidade por agir da unidade e não localizados

Art. 8º Constatado pela unidade inventariante processo aberto na sua responsabilidade por agir e não localizado, esta deverá:

I – em caso de processo que esteja no curso de sua regular tramitação, submeter ao relator proposta de reconstituição do processo, consoante disposto nos artigos 1º e 2º da ResoluçãoTCU nº 179, de 2005, e preencher a “Tabela E” do Anexo II a esta Portaria;

II – em caso de processo em que tenha ocorrido as situações previstas no art. 169 do Regimento Interno do TCU, em observância ao disposto no art. 33 da Resolução-TCU nº 259, de 7 de maio de 2014, encerrá-lo, no e-TCU, e adotar, no que couber, as providências descritas no art. 7º desta Portaria.

Subseção IV

Dos processos localizados fisicamente, mas sem cadastro no e-TCU

Art. 9º Constatada a existência de processo físico na unidade inventariante que não esteja cadastrado no e-TCU, esta deverá preencher a “Tabela G” do Anexo II a esta Portaria. Seção II Dos processos físicos convertidos para o meio eletrônico

Art. 10. O inventário dos processos físicos convertidos para o meio eletrônico abrangerá os processos de responsabilidade técnica da unidade inventariante e os seus apensos convertidos, mesmo que estes sejam de responsabilidade técnica de outra unidade, e será realizado da seguinte forma:

I - a unidade inventariante confrontará os processos contidos no relatório emitido por meio do e-TCU com os autos processuais em papel que estão arquivados na unidade;

II - havendo autos processuais em papel na unidade, mas que, no e-TCU, o campo “unidade responsável técnica” esteja cadastrado com outra unidade, a unidade inventariante deverá:

a) atualizar o referido campo com o nome da unidade inventariante, caso esta seja a unidade técnica responsável pela instrução do processo;

b) encaminhar os autos processuais em papel à unidade que constar como “unidade responsável técnica” no e-TCU, caso essa informação esteja cadastrada corretamente e o processo não esteja apensado a processo de responsabilidade técnica da unidade inventariante.

III - na hipótese de autos processuais em papel não serem localizados na unidade inventariante, esta deverá, após esgotadas todas as tentativas de localizá-los, inclusive com solicitação formal ao Seged de que efetue busca nos seus acervos, preencher a “Tabela F” do anexo II a esta Portaria.

CAPÍTULO IV

DA BAIXA DA RESPONSABILIDADE POR AGIR

(...)

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