Portaria TCU n° 262/1986
Assunto: Dispõe sobre a guarda, microfilmagem e eliminação de documentos oficiais no âmbito do Tribunal de Contas da União, e dá outras providências.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 03/11/1986
Situação: Revogada expressamente
Normas relacionadas: [Revogada por Portaria TCU n° 108/2005]

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e

Considerando a necessidade de modernização das atividades relativas ao arquivamento e microfilmagem de documentos oficiais no Tribunal de Contas da União;

Considerando que os processos arquivados, seja nas unidades técnicas, seja no Serviço de Microfilmagem e Arquivo, ocupam espaço físico que poderia ser aproveitado para outros fins;

Considerando que são remetidas, sistematicamente, aos órgãos e entidades sujeitos à sua jurisdição, comunicações atinentes às decisões proferidas pelo Tribunal, nos respectivos processos de prestação e tomada de contas;

Considerando que a divulgação dos acórdãos e decisões do Tribunal, decorrente da publicação das Atas das Sessões no Diário Oficial da União, vale como prova hábil para fins de direito, na forma disciplinada no art. 106 do Regimento Interno;

Considerando o prazo para revisão das decisões definitivas de que trata o art. 46 do Decreto-lei nº 199/67, combinado com o art. 114 do Regimento Interno desta Casa;

Considerando que, nos termos da Lei nº 5.433/68, os microfilmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais, em juízo ou fora dele;

Considerando, ainda, a necessidade de organização da memória da Corte, quando se avizinha o centenário da sua instituição; e

Considerando, finalmente, as instruções preliminares baixadas pelo Plenário, na Sessão de 29 de junho de 1972, sobre o destino a ser dado a processos, documentos e papéis findos, resolve:

I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º O arquivamento e outros procedimentos relativos à guarda, custódia, conservação, microfilmagem e eliminação de documentos oficiais do Tribunal de Contas da União observarão o disposto nesta Portaria.

Art. 2º Entende-se por documento todas as formas de registro de dados ou informações de interesse do Tribunal.

Parágrafo único. Processo é o documento que se constitui de uma peça ou de um conjunto ordenado de peças, devidamente autuado e protocolizado.

Art. 3º Cabe ao Serviço de Microfilmagem e Arquivo-SMA, diretamente subordinado ao Secretário de Administração (Portaria nº 166, de 28.06.1983, art. 7º), guardar, conservar, restaurar e microfilmar os documentos oficiais do Tribunal, bem como executar a descaracterização e eliminação autorizadas, atender a requisições, permitir consultas, fornecer cópias de microfilmes e orientar os usuários do Serviço.

II - DO ARQUIVAMENTO

Art. 4º Arquivamento é a custódia, proteção e conservação dos documentos e processos no Serviço de Microfilmagem e Arquivo ou na unidade que os produziu ou recebeu.

§ 1º Somente será arquivado no SMA o processo que contiver autorização na última peça, exarada por autoridade competente.

§ 2º A guarda de documentos avulsos será feita em pastas ou pacotes, devidamente rotulados com indicação precisa do seu conteúdo.

Art. 5º O arquivamento da massa documental deve atender às necessidades do setor a que serve, ou do próprio Tribunal, e também a cada estágio de evolução por que passa.

Art. 6º Classificam-se os arquivos, segundo a freqüência de seu uso e o prazo de vida dos documentos, em corrente, intermediário e permanente.

Art. 7º Compõem o arquivo corrente os documentos setoriais recentemente produzidos ou recebidos, de rápida localização e conservação a custo mínimo, sujeitos a freqüentes consultas.

Art. 8º Destinam-se ao arquivo intermediário os documentos de segunda idade que saem do domínio setorial e se tornam de uso comum. São custodiados no SMA por tempo determinado.

Art. 9º Constituem arquivo permanente ou de documentos históricos, os que perderam toda utilidade administrativa, fiscal e legal e são recolhidos ao SMA para guarda por tempo indeterminado.

Parágrafo único. Os documentos de arquivo permanente, excetuados os históricos, poderão ser microfilmados para serem eliminados, depois de criteriosa avaliação.

Art. 10. É vedado o arquivamento no SMA de original de documentos pessoais.

Art. 11. Desarquivamento é a reativação do documento ou processo arquivado no SMA, feito mediante requisição assinada por autoridade competente.

III - DOS PAPÉIS E PROCESSOS DA ATIVIDADE-MEIO

Art. 12. Far-se-á a avaliação dos documentos em duas categorias: primários e secundários. Os documentos de valor primário, de atividades características de gestão interna, Interessam sobremaneira a quem os produziu ou recebeu; os documentos avaliados como secundários tem valor histórico-informativo.

Art. 13. Compõem a categoria de primários os documentos que contém valor administrativo, legal, fiscal e Informativo.

Art. 14. Apresentam valor administrativo os documentos que envolvem política e métodos operacionais que são necessários à consecução das atividades-meio do Tribunal de Contas da União.

Art. 15. O valor legal do documento envolve direitos do órgão ou de terceiros a serem resguardados, a curto ou a longo prazo. O valor legal cessa quando concluído o ato jurídico, tornando-se o documento de uso operacional.

Art. 16. Apresentam valor fiscal os documentos que dizem respeito à receita, despesa e distribuição de recursos. O valor fiscal cessa quando a operação financeira é concluída. Sua temporalidade deverá atender à legislação e regulamentos fiscais.

Art. 17. O valor informativo é a faculdade que tem um documento de auxiliar a reconstituição de atividades, de fornecer subsídios para os planejamentos atuais ou futuros, de oferecer informações para novas atividades. O valor informativo coexiste freqüentemente com o valor administrativo, mas, expirando este, permanece aquele.

Art. 18. Livros e fichas de protocolo-geral, de registro de papéis e processos; cópias de expedientes produzidos no Tribunal, colecionados por ano civil; originais de folhas de pagamento e de fichas financeiras; processos de aposentadoria e pensão de funcionários, de exoneração, de demissão ou dispensa de servidores do Tribunal e comprovantes de recolhimento de consignações serão arquivados por tempo indeterminado e, somente depois de microfilmados, serão eliminados.

Parágrafo único. Duplicatas desses documentos, pertencentes ao arquivo corrente, poderão ser eliminados decorridos dois anos da data de sua edição.

Art. 19. Serão eliminados, após transcorridos cinco anos, contados da data da publicação do despacho ou da decisão da autoridade competente, os processos relativos a dados e elementos cadastrais da vida funcional de servidor.

IV - DOS PAPÉIS E PROCESSOS DA ATIVIDADE FIM

Art. 20. As tomadas e prestações de contas julgadas regulares ou com decisão de arquivamento, com ou sem baixa na responsabilidade, permanecerão na Inspetoria de Controle Externo para confronto com as contas do período subseqüente.

Art. 21. As contas julgadas irregulares permanecerão na Inspetoria de Controle Externo até o ressarcimento do débito, via administrativa ou judicial.

Art. 22. Observadas as disposições dos arts. 20 e 21 desta Portaria, os processos serão encaminhados ao SMA, onde permanecerão durante cinco anos, contados da publicação da decisão definitiva. Findo esse prazo, serão microfilmadas suas peças essenciais, eliminando-se o processo.

§ 1º A Inspetoria de Controle Externo anotará em cada processo, após a decisão do Tribunal, o número da Ata e a data da sua publicação no Diário Oficial.

§ 2º Ao encaminhar o processo o SMA, o Chefe do Serviço de Administração da Inspetoria, sob a orientação do respectivo titular, identificará as peças consideradas essenciais para possibilitar, quando necessário, a restauração do processo. O registro das peças essenciais far-se-á mediante a posição de carimbo próprio e da rubrica do Chefe do S.A.

§ 3º São peças essenciais, entre outras, de processos relacionados, julgados em bloco, a capa ou folha onde conste o número de protocolo, o ofício de encaminhamento, o certificado de auditoria, a decisão proferida e o número e data da publicação da Ata.

§ 4º Quanto aos processos incluídos em pauta para julgamento, por versarem matéria relevante, além dos elementos indicados no parágrafo anterior, também são consideradas peças essenciais o relatório de auditoria, pareceres e votos circunstanciados e outras mencionadas na decisão e, quando houver, o acórdão.

§ 5º As tomadas ou prestações de contas arquivadas, sem baixa na responsabilidade, terão todas suas peças microfilmadas, antes de sua eliminação.

§ 6º Os processos de valor histórico, conforme definido neste instrumento, não serão em qualquer hipótese eliminados.

Art. 23. Os contratos, convênios, ajustes, acordos, relatórios de inspeção ou de levantamento, as denúncias e representações acompanharão o regime estabelecido para as tomadas ou prestações de contas às quais se vinculam.

Art. 24. Os documentos administrativos, da gestão interna das Unidades Técnicas do Tribunal, observarão o mesmo procedimento indicado para papéis e processos da atividade-meio.

V - DA MICROFILMAGEM

Art. 25. A microfilmagem de documentos, obedecidos os critérios e prazos fixados nesta Portaria, far-se-á de acordo com o que estabelece a Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 64.398, de 24 de abril de 1969.

Parágrafo único. O processo classificado e preparado para ser microfilmado não poderá ser desarquivado, salvo motivo relevante e inadiável.

Art. 26. Os filmes produzidos, de segurança e de consulta, serão encaminhados ao setor competente, para fins de indexação e arquivamento.

Parágrafo único. O filme de segurança, excluído o recinto do SMA, terá local apropriado para sua guarda.

Art. 27. Os documentos após microfilmados serão preservados ou eliminados, conforme tenham ou não valor histórico.

VI - DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 28. A descaracterização e a eliminação de todo e qualquer documento oficial serão feitas sob a orientação, fiscalização e responsabilidade do SMA.

Art. 29. Os documentos ou processos destinados à eliminação serão inutilizados por destruição mecânica, incineração ou por qualquer outro processo que assegure sua total descaracterização.

Art. 30. Será constituída Comissão permanente de avaliação junto ao SMA, sob a coordenação do respectivo Chefe e integrada por dois Técnicos de Controle Externo, um do Departamento de Administração e, outro, do Departamento do Pessoal, e por dois das Inspetorias-Gerais de Controle Externo, estes indicados pela CACE, para decidir sobre os documentos que serão eliminados, independentemente de serem ou não microfilmados.

Parágrafo único. As decisões da Comissão que implicam na eliminação de documentos serão registradas em livro próprio.

VII - DOS DOCUMENTOS HISTÓRICOS

Art. 31. São documentos históricos:

I - originais de Atas, devidamente encadernados por ano civil;

II - processo julgados e que, pela relevância do assunto, notadamente em razão de pareceres, relatórios, votos e decisões proferidos, tenham contribuído para formação da jurisprudência do Tribunal ou para o desenvolvimento do conhecimento especializado;

III - cópias de Decreto de nomeação ou de aposentadoria de membros do Tribunal ou do Ministério Público;

IV - originais de Atos, Resoluções, Portarias, Ordens ou Instruções de Serviço, Decisões de caráter normativo, e de estudos que deram origem a tais expedientes;

V - estudos relativos a anteprojetos de lei da iniciativa do Tribunal;

VI - documentos ou estudos que deram origem a fatos marcantes da vida da Instituição, de natureza administrativa ou cívica;

VII - documentos referentes à participação do Tribunal em congressos, seminários, conferência e em outros eventos, nacionais ou internacionais;

VIII - outros documentos que, por suas características e natureza, a critério do Plenário, venham a ser considerados históricos;

§ 1º Os documentos históricos, depois de identificados e classificados, deverão ser guardados em local nobre do SMA, separadamente dos demais documentos arquivados.

§ 2º Serão guardados por tempo indeterminado e poderão, quando necessário, para evitar-se manuseio e consultas freqüentes, ser microfilmados, com vistas a sua preservação.

VIII - DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

Art. 32. Fica instituído Grupo de Trabalho junto ao Serviço de Microfilmagem e Arquivo, para promover o levantamento e classificação dos documentos existentes naquele Serviço.

§ 1º O Grupo será constituído pelo Chefe do SMA, que coordenará os trabalhos, e por quatro membros designados pelo Secretário de Administração.

§ 2º O levantamento e classificação a que se refere este artigo têm por finalidade selecionar os documentos que, respeitadas as normas estabelecidas nesta Portaria, deverão permanecer arquivados por tempo indeterminado ou, depois de microfilmados, ser eliminados.

§ 3º Quando o Grupo concluir pela eliminação de qualquer documento desnecessário, ouvirá o setor competente do Tribunal e, confirmada a inutilidade de sua preservação, este será eliminado sem reprodução.

Art. 33. Os processos cuja decisão do Tribunal ocorreu anteriormente ao regime instituído pela Constituição de 24 de janeiro de 1967, ressalvados os de valor histórico, terão o seguinte tratamento (Decisão do Plenário, Sessão de 29.06.1972):

a) as tomadas de contas, comprovações de adiantamento e ordens de pagamento registradas "sob reserva" terão microfilmadas somente as respectivas cabeças, a saber: capa e os elementos contidos no processo a partir do ofício encaminhatório, a instrução, pareceres, defesa do responsável, quando houver, até a decisão ou acórdão;

b) os contratos, inclusive as cauções, serão totalmente microfilmados;

§ 1º Quanto aos demais processos, além da cabeça, deverão ser microfilmados os pareceres e votos circunstanciados que tiverem sido acolhidos pelo Tribunal e a que a decisão do Plenário fizer referência.

§ 2º Todos os processos deverão ser eliminados, salvo as cauções que não incorreram em prescrição.

Art. 34. Os documentos de natureza sigilosa serão arquivados na Presidência, podendo, transcorridos vinte anos, ser remetidos para o SMA, onde adquirirão índole ostensiva.

Art. 35. O Secretário de Administração proporá à Presidência:

I - dentro de trinta dias, projeto de redefinição da estrutura organizacional do SMA;

II - dentro de cento e vinte dias, tabela de codificação dos assuntos de interesse dos serviços do Tribunal, a ser adotada pelo Serviço de Comunicações e pelo setor de processamento de dados.

Art. 36. A restauração de documentos históricos será objeto de permanente atenção por parte do SMA e atribuída, preferencialmente, a servidor deficiente físico, especialmente adestrado para tal mister.

Art. 37. A Comissão de que trata o art. 30 deverá no prazo de cento e oitenta dias de sua criação, elaborar Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, que conterá rigorosamente ordenados os assuntos de competência do Tribunal.

Art. 38. Fica suspensa até 31 de maio de 1987 a remessa de qualquer documento ao SMA.

Art. 39. Os casos omissos ou dúvidas surgidas na execução do disposto nesta Portaria serão resolvidos pelo Secretário de Administração.

Art. 40. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

FERNANDO GONÇALVES

Presidente