Portaria SEPLAN n° 2/2021
Assunto: Dispõe acerca das descrições e fórmulas de cálculo dos indicadores utilizados nos planos operacionais das unidades da secretaria do Tribunal de Contas da União.
Origem: [SEPLAN]
Tema: Gestão
Início de vigência: 16/04/2021
Situação: Vigente
Tags: [Governança corporativa, Gestão]

O SECRETÁRIO DE PLANEJAMENTO, GOVERNANÇA E GESTÃO, no uso de suas atribuições e considerando o disposto no art. 6º, §4º, da Portaria-TCU 48/2021, resolve:

Art. 1º Podem ser utilizados, nos planos operacionais das unidades do Tribunal de Contas da União, os seguintes indicadores:

I - índice de alinhamento institucional;

II - índice de tempestividade em monitoramentos;

III - índice de alocação de recursos;

IV - índice de satisfação com os trabalhos da unidade;

V - índice de aderência a prazos e padrões de qualidade;

VI - índice de resolução de demandas ou entrega de produtos;

VII - quantidade de atividades realizadas ou produtos entregues;

VIII - tempo médio para conclusão de atividades ou entrega de produtos;

IX - índice de processos em grau de recurso;

X - estoque;

XI - índice de disponibilidade; e

XII - índice de capacidade de expansão.

§ 1º Os indicadores operacionais previstos neste normativo poderão ser utilizados tanto para fins de aferição do resultado de metas operacionais quanto para fins gerenciais, caso em que terão o objetivo de apoiar a tomada de decisão, sem impacto no resultado de metas operacionais das unidades.

§ 2º Os indicadores operacionais poderão receber rótulos que especifiquem o fenômeno a ser observado, de modo a aumentar a transparência, simplificar a compreensão e aprimorar a experiência do usuário.

§ 3º Na aferição dos resultados de metas operacionais das unidades, poderão ser utilizados, como indicadores operacionais, o resultado de indicadores táticos e/ou estratégicos, a exemplo do Resultado Institucional e do Resultado do Plano de Gestão.

§ 4º Os indicadores operacionais, o comportamento a ser induzido, bem como suas descrições, fórmulas de cálculo e rótulos exemplificativos constam do anexo único desta Portaria.

§ 5º Os indicadores operacionais serão registrados e instrumentalizados no Sistema Planejar.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

DANIEL LUIZ DE SOUZA

Secretário de Planejamento, Governança e Gestão

ANEXO ÚNICO À PORTARIA-SEPLAN Nº 2, DE 16 DE ABRIL DE 2021

I - Índice de alinhamento institucional

Nome do indicador: Índice de alinhamento institucional.

Comportamento a ser induzido: O índice de alinhamento institucional direciona as unidades a alocar recursos e esforços preferencialmente nas ações operacionais que tenham sido caracterizadas como prioritárias.

Descrição: Percentual de conclusão de ações operacionais priorizadas, em média ponderada pelo grau de importância relativa atribuído.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

((Σ ((AOP com final previsto para o período avaliativo e concluídas até o final do período avaliativo)*GIR)

÷

(Σ ((AOP com final previsto para o período avaliativo)*GIR)))

Onde:

AOP = ação operacional priorizada

GIR = grau de importância relativa

Índice de alinhamento institucional

II - Índice de tempestividade em monitoramentos

Nome do indicador: Índice de tempestividade em monitoramentos.

Comportamento a ser induzido: Percentual de realização do tratamento inicial das deliberações sob responsabilidade da unidade dentro do prazo estipulado.

Descrição: Percentual de realização do tratamento inicial das deliberações sob responsabilidade da unidade dentro do prazo estipulado.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

(Σ (deliberações com tratamento inicial realizado dentro do prazo "P"))

÷

(Σ (deliberações sob responsabilidade da unidade))

Onde:

P = prazo máximo desejável para o tratamento inicial das deliberações

Índice de tempestividade em monitoramentos.

III - Índice de alocação de recursos

Nome do indicador: Índice de alocação de recursos.

Comportamento a ser induzido: O índice de alocação de recursos direciona as unidades a alocar a força de trabalho disponível da forma mais eficiente possível.

Descrição: Razão entre a força de trabalho efetivamente disponibilizada para a unidade e a força de trabalho alocada.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

(Total de força de trabalho alocada)

÷

(Total de força de trabalho disponibilizada)

Onde:

Total de força de trabalho disponibilizada = total de servidores-dias efetivos no período, sendo computados todos os servidores, exceto aqueles em exercício das funções comissionadas de dirigente, diretor e assessor.

Total de força de trabalho alocada = somatório de [(Instruções realizadas)*(PMC)] e (força de trabalho decorrente do AAA)

PMC = acordo de produtividade média contratada, que compreende a definição, por unidade, por tipo de processo e por tipo de instrução (preliminar ou mérito), da força de trabalho definida como equivalente ao esforço médio necessário para a conclusão de uma instrução.

AAA = acordo de ações aprovadas, que compreende o registro de ações operacionais que compõem o plano operacional das unidades e a força de trabalho definida como equivalente ao esforço necessário para a conclusão da ação.

Índice de alocação de recursos.

IV - Índice de satisfação com os trabalhos da unidade

Nome do indicador: Índice de satisfação com os trabalhos da unidade.

Comportamento a ser induzido: O índice de satisfação com os trabalhos da unidade direciona a unidade a estabelecer rotina de avaliação externa da qualidade junto aos clientes de seus produtos, bem como a perseguir o grau de satisfação esperado.

Descrição: Percentual de satisfação dos clientes com os trabalhos da unidade no período avaliativo.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

(Σ (resultados obtidos em avalições de satisfação respondidas))

÷

(Σ (avaliações de satisfação respondidas))

Onde:

As avaliações de satisfação podem referir-se a, por exemplo, avaliações de eventos, ações educacionais, trabalhos realizados, serviços prestados, produtos entregues etc.

Índice de satisfação com os trabalhos da unidade

Média de avaliação dos eventos da Aceri

Índice geral de satisfação da unidade com o apoio da Aspar em audiências públicas

Satisfação do Cliente

Índice de satisfação do cidadão com o serviço da Ouvidoria

Índice de satisfação com serviços de TI realizados pela DGA

Índice de satisfação com produtos e serviços da Adgedam

Índice de satisfação com produtos e serviços da Segep

Índice de satisfação com o serviço médico

Índice de satisfação com o serviço odontológico

Índice de satisfação com serviços de consultoria prestados pela Segep

Avaliação de Impacto

Índice de satisfação dos servidores em relação à TI

V - Índice de aderência a prazos e padrões de qualidade

Nome do indicador: Índice de aderência a prazos e padrões de qualidade.

Comportamento a ser induzido: O índice de aderência a prazos e padrões de qualidade direciona as unidades a atender as expectativas dos clientes e da Secretaria-Geral à qual a unidade está subordinada em relação aos trabalhos realizados.

Descrição: Grau de satisfação do Secretário-Geral e dos clientes em relação aos trabalhos realizados pela unidade, no período avaliativo.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

Percentual atribuído pelo Secretário-Geral em razão de qualidade e tempestividade de trabalhos realizados pela unidade, no período avaliativo.

Índice de aderência a prazos e padrões de qualidade.

Produtos e serviços cumpridos nos prazos e padrões esperados, na Segepres.

VI - Índice de resolução de demandas ou entrega de produtos.

Nome do indicador: Índice de resolução de demandas ou entrega de produtos.

Comportamento a ser induzido: O índice de resolução de demandas ou entrega de produtos direciona a unidade a atingir o grau de sucesso esperado no atendimento de demandas ou entrega de produtos sob a sua responsabilidade.

Descrição: Percentual de resolução de demandas ou entrega de produtos, no período avaliativo.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

((Σ ((demandas resolvidas ou produtos entregues)*(Peso))

÷

(Σ ((demandas ou produtos previstos para serem resolvidos ou entregues no período avaliativo)*(Peso))))

Onde:

Peso = Peso relativo da demanda ou produto.

Caso as demandas ou produtos entregues tinham o mesmo peso, adotar "peso=1" para todas as situações.

As demandas ou produtos podem referir-se a, por exemplo, ações que constituam meta para a unidade, ações previstas no PDTI, instrução de processos, demandas individuais de parlamentares, tratamento de demandas específicas, produção de vídeos ou informativos, oferta de ações educacionais, produtos de cooperação internacional, atendimento de pedidos de acesso à informação, atendimento de solicitações de informações da imprensa, publicação de boletins de jurisprudência, realização de perícias médicas, tempestividade na atualização do repositório de dados analíticos, tempestividade no atendimento a demandas por infraestrutura de desenvolvimento descentralizado etc.

As demandas ou produtos podem ser especificados com elemento de tempestividade ou qualidade como, por exemplo, "boletins de Pessoal publicados no prazo de 25 dias corridos contados a partir da data da última sessão plenária do mês" ou "realização de perícias médicas na Sede em até 30 dias", "carga das bases de CPF e CNPJ processadas e disponibilizadas com sucesso aos processos de trabalho em até 15 dias do seu recebimento no TCU".

Índice de respostas tempestivas a demandas da Ouvidoria

Normas ou documentos técnicos elaborados ou revisados

Índice de tempestividade na atualização do repositório de dados analíticos

Índice de tempestividade no atendimento a demandas por infraestrutura de desenvolvimento descentralizado

Índice de tempestividade no atendimento a incidentes

Índice de tempestividade na atualização do repositório de dados de CPF e CNPJ

Índice de cumprimento das ações do PDTI

Índice de resolução de demandas individuais dos parlamentares

Índice de tratamento das proposições do Congresso Nacional com impacto no TCU

Índice de estruturação dos programas do PDDC

Índice de execução do calendário educacional

Índice de entrega de produtos de cooperação internacional

Índice de implementação de iniciativas de comunicação internacional

Índice de cumprimento dos prazos previstos na Lei de Acesso à Informação

Índice de atendimento tempestivo a solicitações da imprensa apresentadas com prazo

Índice de divulgação, por canais próprios, de trabalhos de controle priorizados julgados

Índice de análise dos acórdãos unitários julgados pelo Tribunal e disponibilização dos selecionados na base da jurisprudência

Índice de Boletins de Jurisprudência publicados nos prazos estabelecidos

Índice de Boletins de Pessoal publicados nos prazos estabelecidos

Índice de informativos de Licitações e Contratos publicados nos prazos estabelecidos

Índice de instrução tempestiva de processos de aposentadoria

Índice de instrução tempestiva de processos de averbação de tempo de serviço

Índice de instrução tempestiva de processos de pensão

Índice de realização tempestiva de perícias médicas na Sede

Índice de tempestividade da folha de pagamento

Índice de redução do estoque de processos antigos pendentes de mérito

Relatórios de produção de conhecimento

Relacionamento Institucional e Atividades da Rede de Controle

Índice de atendimento tempestivo das solicitações de subsídios da Advocacia-Geral da União nas ações ordinárias que visam à anulação de acórdãos do TCU

Índice de prestação tempestiva das informações requeridas pelo Supremo Tribunal Federal nos mandados de segurança impetrados contra deliberações do TCU

Índice de cumprimento do plano de auditoria

Índice de tempestividade na emissão de pareceres em atos de pessoal

Índice de execução de ações culturais junto a públicos diversificados

Índice de implementação de ações de promoção de inovação

Índice de pautas publicadas tempestivamente

Índice de atos de pessoal instruídos no mérito, de forma automatizada

VII - Quantidade de atividades realizadas ou produtos entregues.

Nome do indicador: Quantidade de atividades realizadas ou produtos entregues.

Comportamento a ser induzido: A quantidade de atividades realizadas ou produtos entregues direciona a unidade a realizar ou a produzir, durante o período avaliativo, determinado volume de atividades ou produtos.

Descrição: Quantidade de atividades realizadas ou produtos entregues, no período avaliativo.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

(Σ (atividades realizadas ou produtos entregues no período avaliativo))

Onde:

As atividades ou produtos podem referir-se a, por exemplo, atividades de relacionamento institucional, campanhas de comunicação, publicação de press releases, ofertas de ações educacionais, produção de vídeos institucionais, reuniões realizadas com chefes de gabinete, elementos de processo de trabalho simplificados, instrução preliminar de processos, instrução de mérito de processos etc.

Atividades de Relacionamento Institucional realizadas

Quantidade de cursos ofertados em EAD

Registros de processos digitados para arquivamento ou descarte, conferidos

Campanhas de comunicação concluídas

Press releases publicados no Portal TCU

Publicações institucionais produzidas

Vídeos institucionais produzidos

Reuniões realizadas com os chefes de gabinetes

Quantidade de elementos de processos de trabalho simplificados

Processos de controle externo instruídos no mérito

Quantidade de processos com instrução preliminar

Análise e divulgação de questão jurídica relevante de interesse do Tribunal, decorrente de decisão judicial, inovação legislativa ou fato jurídico de importância para o Controle Externo

Quantidade de atos de pessoal de maior risco para o controle, instruídos no mérito

VIII - Tempo médio para conclusão de atividades ou entrega de produtos.

Nome do indicador: Tempo médio para conclusão de atividades ou entrega de produtos.

Comportamento a ser induzido: O tempo médio para conclusão de atividades ou entrega de produtos direciona a unidade a concluir atividades ou entregar produtos dentro do prazo esperado.

Descrição: Tempo médio para conclusão de atividades ou entrega de produtos no período avaliativo.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

(Σ (tempos gasto na conclusão das atividades ou entrega dos produtos)

÷

(Σ (atividades concluídas ou produtos entregues))

Onde:

Sempre que necessário, serão descritos os eventos de início e fim que determinam o tempo gasto na conclusão da atividade ou entrega do produto como, por exemplo, "o tempo gasto desde a chegada à Secof de pedidos de pagamento de despesas com fornecedores até seu efetivo pagamento".

As atividades ou produtos podem referir-se a, por exemplo, processamento de pedidos de pagamento de despesas com fornecedores, processamento de pedidos de adequação orçamentária, processamento de pedidos de empenho de despesas, atendimento a pedidos de remanejamento de bens de consumo, preparação de pregões, publicação de editais, confecção de termos de referência etc.

Tempo médio de liquidação e pagamento de despesas com fornecedores, em dias úteis

Tempo médio de adequação orçamentária de despesas, em dias úteis

Tempo médio de análise de conformidade, em dias úteis

Tempo médio de empenho de despesas, em dias úteis

Tempo médio de antecipação da assinatura do termo de prorrogação dos contratos em relação ao término da vigência contratual, em dias

Tempo médio de atendimento a requisição de material de consumo, em dias úteis

Tempo médio de atendimento a solicitação de inventário, em dias

Tempo médio de atendimento de solicitação de remanejamento de bens, em dias

Tempo médio de confecção de termos de referência para serviços terceirizados com dedicação exclusiva de mão de obra, em dias úteis

Tempo médio de preparação de pregão, em dias

Tempo médio de instrução de processos administrativos relativos a licitações, contratos e convênios, cujos prazos de atendimento se encerrem no período avaliativo, em dias

Tempo médio de preparação de edital, em dias

Tempo médio de publicação de edital, em horas

Tempo médio de emissão de atestado de capacidade técnica, em dias

IX - Índice de processos em grau de recurso.

Nome do indicador: Índice de processos em grau de recurso.

Comportamento a ser induzido: O índice de processos em grau de recurso direciona a Secretaria de Recursos a realizar as instruções de processo tempestivamente, tanto na etapa do exame de admissibilidade quanto na instrução de mérito.

Descrição: Percentual de processos em grau de recurso que estão no estoque em prazo igual ou inferior ao limite definido.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

(Σ (processos com situação do recurso "aguardando exame de admissibilidade", cuja responsabilidade por agir seja da Serur há 80 dias ou menos, ao final do período avaliativo))

÷

(Σ (processos com situação do recurso "aguardando exame de admissibilidade", cuja responsabilidade por agir seja da Serur, ao final do período avaliativo))

Índice de processos em grau de recurso, aguardando exame de admissibilidade, com até 80 dias em estoque

(Σ ((processos cuja responsabilidade por agir seja da Serur há 150 dias ou menos, ao final do período avaliativo))

÷

(Σ (processos cuja responsabilidade por agir seja da Serur ao final do período avaliativo))

Índice de processos em grau de recurso, aguardando instrução, com até 150 dias em estoque

X - Estoque de produtos a serem tratados.

Nome do indicador: Estoque de produtos a serem tratados.

Comportamento a ser induzido: O indicador de estoque de produtos a serem tratados direciona as unidades a zelar pelo cumprimento da diretriz de estoque de processos, atos de pessoal ou outros produtos a serem tratados.

Descrição: Quantidade de produtos a serem tratados na data da avaliação.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

(Σ (atos de pessoal não autuados em estoque na data da avaliação))

Quantidade de atos de pessoal em estoque

(Σ (processos de controle externo não sobrestados e pendentes de instrução de mérito na data da avaliação))

Onde:

Processos de controle externo são aqueles dos tipos ACOM, CCTO, CGOV, COM, CONS, DEN, DES, MON, PC, PCEX, PCSP, RA, RACOM, REPR, RL, RMON, SCN, TC, TCE, TCE Conv, TCEX e TCSP.

Estoque de processos de controle externo

XI - Índice de disponibilidade.

Nome do indicador: Índice de disponibilidade.

Comportamento a ser induzido: O índice de disponibilidade direciona as unidades a zelar pela maximização do tempo em que determinados serviços estão disponíveis para uso pelos clientes.

Descrição: Tempo médio de disponibilidade medida em relação ao tempo médio de disponibilidade prevista para os serviços especificados.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

(Σ (tempos medidos de disponibilidade do serviço))

÷

(Σ (tempos previstos de disponibilidade do serviço))

Onde:

Os serviços podem referir-se a, por exemplo, internet, rede, soluções de TI que suportam o funcionamento das sessões colegiadas, acesso ao Portal TCU, infraestrutura de sistemas descentralizados etc.

Índice de disponibilidade da Internet

Índice de disponibilidade da rede a partir das Secretarias nos Estados

Índice de disponibilidade das soluções de TI que suportam as sessões colegiadas

Índice de disponibilidade do Portal TCU

Índice de disponibilidade da infraestrutura de sistemas descentralizados

Índice de disponibilidade de ativos de infraestrutura de TI

Índice de disponibilidade de serviços de microinformática em horário integral

XII - Índice de capacidade de expansão.

Nome do indicador: Índice de capacidade de expansão.

Comportamento a ser induzido: O índice de capacidade de expansão direciona as unidades de TI a manter espaço livre de armazenamento para informações corporativas.

Descrição: Percentual de espaço livre para crescimento do armazenamento de informações corporativas.

Fórmula:

Exemplos de rótulos

((espaço total de armazenamento) - (espaço ocupado))

÷

(espaço ocupado)

Índice de capacidade de expansão de armazenamento de dados