Portaria TCU n° 232/2005
Assunto: O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na PortariaTCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:
Origem: [TCU]
Início de vigência: 10/10/2005
Situação: Vigente

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto "Instrução Eletrônica Simplificada de Contas - IES" nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo JOÃO BATISTA DE CAMARGO JÚNIOR, matrícula nº 5087-3, para exercer a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-03, constante da Resolução nº 147, de 28 de dezembro de 2001, e alocada à Secretaria-Geral de Controle Externo.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 176, de 2003, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.

Art. 3º O titular da Secretaria-Geral de Administração fica autorizado a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição do coordenador ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ADYLSON MOTTA

Presidente

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

Secretaria de Planejamento e Gestão

PROPOSTA DO PROJETO

Instrução Eletrônica Simplificada de Contas ¿ IES

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a) Identificação do gestor do projeto

Nome

Matrícula

E-mail

Ramal

João Batista de Camargo Júnior

5087-3

juniorjb@tcu.gov.br

7982

Função do Gestor

Origem da FC

Gerente

X

Coordenador

Líder

Segecex

Nome do Substituto Eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

Maria de Fátima Elias da Silva

5690-1

fatimaes@tcu.gov.br

7889

Local / Telefone

Secretaria Adjunta de Contas ¿ Adcon

b) Identificação do projeto

Nome do projeto

Instrução Eletrônica Simplificada de Contas ¿ IES

Período de Realização

Unidade Patrocinadora

13.10.2005 a 31.03.2006

Secretaria Geral de Controle Externo ¿ Segecex

c) Vinculação estratégica

Vínculo principal com Plano Estratégico do TCU 2003-2007 (objetivo e estratégia) ¿ Portaria-TCU nº 59, de 20 de janeiro de 2003

a)

Objetivo 1 : Cumprir com tempestividade e qualidade as competências do TCU

b)

Estratégia 1: Ampliar e aprimorar o uso da tecnologia da informação.

c)

Estratégia 9: Aperfeiçoar processos de trabalho no TCU

Vínculo principal com Plano de Diretrizes para o biênio 2005-2006 - (diretriz e medida) ¿ Portaria-TCU nº Nº 28 de 14 de janeiro de 2005

a)

Diretriz 2: Ampliar e consolidar a qualidade nas ações de controle

Medida 2.5 : Racionalizar e uniformizar os processos/procedimentos de trabalho a cargo das unidades técnicas, prevendo a integração de sistemas informatizados

Vínculo principal com Plano Diretor 2005 da Segecex - (diretriz e medida) ¿ Portaria-Segecex nº 04, de 14 de março de 2005

a)

Diretriz 2: Ampliar e consolidar a qualidade nas ações de controle

Medida 2.5 : Consolidar a nova sistemática de apresentação e análise de contas

b)

Diretriz 3 : Manter fluxo positivo de instrução de mérito de processos de controle externo e de atos de pessoal, sem prejuízo do cumprimento dos planos de fiscalização.

Medida 3.1 : Desenvolver e implementar sistemática de exame sumário de processos de baixa materialidade, especialmente TCEs.

d) Problema / oportunidade

Descrição do Problema ou da Oportunidade

a)

O Sistema de Coleta Eletrônica de Tomada ou Prestação de Contas ¿ Siscontas coletou 298 contas, referentes ao exercício de 2004, das Forças Armadas (Exército Marinha e Aeronáutica).

b)

A implantação da Sistemática de Coleta Eletrônica de Tomada e Prestação de Contas foi coordenada pela Secretaria Adjunta de Contas (Adcon), com a participação da Secretaria de Tecnologia da Informação (Setec), responsável pelo desenvolvimento do Sistema, e da 3ª Secex, facilitadora e colaboradora, além de receptora das contas da clientela militar no âmbito do Tribunal.

c)

O Sistema objetivou dotar a clientela militar deste Tribunal de ferramenta ¿on-line¿ capaz de registrar, de forma padronizada, as peças que compõem os processos de tomadas de contas, ao tempo em que reduziu o trâmite de papéis entre as unidades jurisdicionadas, o Controle Interno e o TCU, cujo encaminhamento deu-se mediante o uso da internet.

d)

O projeto recebeu maciço apoio dos 3 comandos militares e do Ministério da Defesa, estando presentes dirigentes e servidores de diversas áreas e regiões do País nos eventos realizados e dirigidos pela equipe do projeto, da Setec e 3ª Secex, oportunidade em que ocorreram reuniões, treinamentos dos controles internos e apoio às unidades jurisdicionadas em 4 capitais (Brasília, Porto Alegre, Rio de Janeiro e São Paulo).

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e)

Neste período iniciaram-se as conversações com a Setec e com a 3ª Secex para o desenvolvimento do módulo de autuação das contas coletadas pelo Siscontas. A 3ª Secex receberá as mesmas e fará a autuação (via sistema) dos processos relativos a cada uma delas.

f)

Em conseqüência dessa nova concepção, o Tribunal vê-se diante de novo desafio para desenvolver metodologias e ferramentas que possibilitem a instrução, exame e julgamento das contas coletadas eletronicamente pelo Siscontas, obtendo assim a agilidade no trâmite das contas entre unidade técnica, Ministério Público, gabinetes e SGS.

g)

Com base nesta necessidade, a Secretaria Adjunta de Contas iniciou, ainda na vigência do projeto Siscontas, estudos preliminares visando ao desenvolvimento de ferramenta de instrução/julgamento eletrônico (Instrução Eletrônica Simplificada-IES) para as contas eletrônicas.

h)

Esta ferramenta irá permitir que cada participante (unidade técnica, Ministério Público, gabinete do ministro-relator e SGS) do processo de instrução/julgamento o faça utilizando-se deste sistema. O processo será tramitado eletronicamente até o julgamento pelo colegiado. Este sistema inicialmente servirá para a instrução das contas coletadas pelo Siscontas. O objetivo da equipe é construir um sistema flexível, que possa futuramente servir para instrução/julgamento de outros tipos de processos.

Evolução do Quadro (apresentar dados)

a)

Algumas tarefas relacionadas com o projeto já foram iniciadas antes do início formal do mesmo, em especial a tarefa de especificar os módulos da ferramenta automatizada.

b)

Situação atual: nenhum processo instruído/tramitado/julgado eletronicamente.

c)

Situação após o fim do projeto: todos os 298 processos coletados eletronicamente serão instruídos/tramitado/julgados eletronicamente.

d)

Situação futura: automatização de todo o ciclo dos processos dentro do Tribunal.

e) Escopo do projeto

5.1. Objetivo Geral do Projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Implantar sistemática de instrução, tramitação e julgamento eletrônico das contas coletadas pelo sistema Siscontas.

5.2. Meta - Indicador - Produto - Cliente

META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de Término

a)

Efetuar levantamento de requisitos junto às áreas envolvidas e de necessidades de integração com outros sistemas

100 %

15.11.2005

Requisitos levantados

Termo de especificação (casos de uso prontos)

Adcon

b)

Desenvolver módulos de instrução da unidade técnica e do parecer do Ministério Público.

100 %

15.02.2006

Módulos desenvolvidos

Módulos de instrução da UT e do parecer do MP desenvolvidos

3ª Secex e Gabinete dos Procuradores

c)

Desenvolver módulo de confecção das relações e julgamento das contas coletadas eletronicamente.

100 %

15.03.2006

Módulo desenvolvido

Módulo de confecção das relações e julgamento das contas desenvolvido

Gabinete dos Ministros-Relatores das unidades militares e SGS

d)

Lançar no sistema as 298 contas eletrônicas aptas a serem julgadas e publicadas.

100 %

31.03.2006

298 contas lançadas no sistema

298 contas aptas a serem julgadas lançadas no sistema

TCU

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e)

Efetuar treinamento dos usuários envolvidos.

100%

31.03.2006

Unidades envolvidas treinadas

Metodologia disseminada

3ª Secex, Gabinete dos Procuradores,

Gabinete dos Ministros-Relatores das unidades militares e SGS

f)

Identificar e propor atualização das normas que suportam o processo eletrônico

100 %

15.02.2006

Normas revisadas

Normas atualizadas

TCU

g)

Confecção do manual do usuário

100 %

15.03.2006

Manual confeccionado

Manual do usuário

3ª Secex, Gabinete dos Procuradores,

Gabinete dos Ministros-Relatores das unidades militares e SGS

5.3. Macroetapas (primeiro nível de Estrutura Analítica do Projeto - EAP)

a)

Especificação dos módulos

b)

Desenvolvimento dos módulos do sistema

c)

Lançamento das contas no sistema

5.4. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Automatização da instrução, tramitação e julgamento de contas não coletadas pelo sistema Siscontas.

b)

As contas eletrônicas que, por ventura, demandarem algum tipo de saneamento processual ou que tiverem parecer pela irregularidade, mesmo que coletadas eletronicamente, não serão instruídas/julgadas eletronicamente.

f) Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da Parte Envolvida

patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item Negociado ou a Negociar com as Partes Envolvidas

a)

Segecex

Patrocinadora do projeto.

b)

Adcon

Responsável pela definição das funcionalidades, testes e implantação do sistema, bem como pela coordenação dos trabalhos junto às partes envolvidas.

c)

Setec

Responsável pela implementação da ferramenta automatizada de instrução, tramitação e julgamento das contas.

d)

3ª Secex

Contribuição na definição, testes e confecção das instruções e do parecer do titular da unidade técnica.

e)

MP-TCU

Contribuição na definição, testes e confecção dos pareceres das contas eletrônicas.

f)

Gabinete dos ministros-relatores que tem contas coletadas eletronicamente

Contribuição na definição da confecção das relações e de toda a automatização da fase de julgamento das contas eletrônicas, viabilizando a integração com o sistema Sagas.

g)

SGS

Contribuição na definição da automatização da fase de julgamento das contas eletrônicas, viabilizando a integração com o sistema Sagas e Juris.

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g) Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

de Ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

pela Ação

a)

Carência de pessoal capacitado para implementar a ferramenta a tempo de as 298 contas eletrônicas estarem lançadas no sistema e aptas a serem julgadas

Alto

Baixa

(E) Alocação imediata, por parte da Setec, de profissionais para o desenvolvimento da ferramenta (especificação de requisitos e programação)

Setec

b)

Carência de pessoal na 3ª Secex para colaborar com a equipe do projeto na definição dos requisitos e validação dos produtos

Alto

Baixa

(M) Iniciar rapidamente a definição dos requisitos

Adcon/

Segecex

c)

Ausência de tempestividade da 3ª Secex na elaboração das instruções e do parecer do titular da UT das contas eletrônicas

Alto

Baixa

(E) Unidade iniciar, assim que a ferramenta for disponibilizada, o trabalho nas contas eletrônicas

3ª Secex

d)

Falta de interação com os gabinetes dos procuradores na definição dos requisitos e validação dos produtos

Alto

Baixa

(M) Iniciar rapidamente a definição dos requisitos

Adcon/

Segecex

e)

Ausência de tempestividade dos gabinetes dos procuradores na confecção dos pareceres das contas eletrônicas

Alto

Baixa

(E) Gabinete iniciar, assim que a ferramenta for disponibilizada, o trabalho nas contas eletrônicas

Gabinete dos Procuradores

f)

Falta de interação com os gabinetes dos Ministros-Relatores e a SGS na definição dos requisitos e validação dos produtos

Alto

Baixa

(M) Iniciar rapidamente a definição dos requisitos com os Gabinetes e a SGS

Adcon/

Segecex

g)

Ausência de tempestividade dos gabinetes dos Ministros-Relatores na confecção dos pareceres das contas eletrônicas

Alto

Baixa

(E) Gabinete iniciar, assim que a ferramenta for disponibilizada, o trabalho nas contas eletrônicas

Gabinetes dos Ministros-Relatores

h)

Não atualização dos normativos que suportam o processo eletrônico

Alto

Baixa

(M) sensibilizar a Instituição sobre a viabilidade do processo totalmente eletrônico

Adcon/Segecex

h) Relação com outros projetos

Projetos Predecessores

Projetos Conexos

Projetos Sucessores

a)

Siscontas ¿ Implantação da Sistemática da Coleta Eletrônica de Contas

Sistema de Apoio, Gerenciamento e Assessoramento das Sessões - SAGAS

Instrução/tramitação e julgamento eletrônicos dos atos de pessoal.

b)

Certificação da gestão pública

i) Custos estimados

Recurso

Valor Estimado

Data Inicial de Liberação do Recurso

a)

Analistas terceirizados que participarão da implementação da ferramenta automatizada

R$ 180.180,00

-----------------------

Total de custos estimados

R$ 180.180,00

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

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j) Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

Espaço físico para alocar os analistas terceirizados

Setec

k) Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação Integral/ Parcial / Por Atividade

a)

João Batista de Camargo Júnior

5087-3

Adcon

13.10.2005 a 31.03.2006

Integral

b)

Maria de Fátima Elias da Silva

5690-1

Adcon

13.10.2005 a 31.03.2006

Parcial

c)

Álvaro Pereira da Silva

5827-0

Adcon

13.10.2005 a 31.03.2006

Parcial

d)

João Robertson Kramer Santana

3167-4

Setec

13.10.2005 a 31.03.2006

Parcial

e)

Fábio Alcides de Souza

5559-0

Setec

13.10.2005 a 15.11.2005

Parcial (fase de levantamento de requisitos)

l) Finalização

Data

Assinatura do Gestor do Projeto

Em 07/10/2005

Maria de Fátima Elias da Silva

Coordenadora Substituta do Projeto

Manifestação do Titular da Unidade Patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em 06/10/2005.

Encaminhe-se a presente proposta à Seplan, visando à aprovação do projeto junto à Presidência.

Brasília, em 07/10/2005

Paulo Roberto Wiechers Martins

Secretário-Geral de Controle Externo