Portaria TCU n° 191/2006
Assunto: Prorroga o prazo de realização do Projeto Modernização Administrativa da Segedam (Modernizar 1).
Origem: [TCU]
Início de vigência: 17/08/2006
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na Portaria-TCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:

Art. 1º Fica prorrogado até 30 de novembro de 2006, conforme relatório de prorrogação anexo a esta Portaria, o prazo para conclusão do Projeto Modernização Administrativa da Segedam (Modernizar 1), aprovado pela Portaria-TCU nº 70, de 20 de abril de 2006.

Art. 2º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 3º Esta Portaria entra em vigor a partir de 31 de julho de 2006.

ADYLSON MOTTA

Presidente

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

RELATÓRIO nº __

PRORROGAÇÃO DO PROJETO

PROJETO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA SEGEDAM ¿ MODERNIZAR 1

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I - Período do projeto

II - Unidade patrocinadora

III - Gestor do projeto

24/04/2006 a 31/07/2006

Segedam

Pedro Santana de Sousa

1. Objetivo do projeto

Aprimorar a capacidade de gestão de atividades críticas da Segedam

2. Situação do projeto (em relação ao previsto na proposta)

IV - Execução em relação ao total do projeto

( ) Menos de 10% executado

( ) 10% a 40% executado

( X ) 41% a 80% executado

( ) acima de 80% executado

V - Controle

( ) Execução adiantada

( ) Execução dentro do previsto

( X ) Execução atrasada

3. Cumprimento de metas acordadas na proposta

VI - Produto

VII - Indicador

VIII - Quanto

IX - Data de término

X - Comentários

XI - (comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)

a)

Fluxos de trabalhos críticos da Secof e roteiros elaborados e disseminados.

Nº de processos de trabalho homologados

03

31/07/06

Concluído no prazo.

b)

Sistemática de gestão de processo de trabalhos críticos do Serap implementada.

Nº de processos de trabalho homologados

02

31/07/2006 (data prevista)

Concluídos aproximadamente 25% do acordado no projeto Organizar, faltando criar novo fluxo de alguns dos processos de trabalho, a disseminação desses fluxos, a definição de indicadores, a definição de sistemática de geração de relatórios gerenciais e a elaboração de minuta de norma que discipline o atendimento do Serap.

c)

Minuta de norma de classificação de bens no âmbito do TCU.

Minuta de norma de classificação de bens aceita

01

31/07/2006 (data prevista)

Concluídos aproximadamente 75% dos produtos acordados no projeto Classificar. Foram concluídos os produtos ¿sinopse da legislação em vigor¿ e ¿relatório de visitas (benchmarking)¿. Todavia, a minuta de norma que regulamente a classificação e controle de bens no âmbito do TCU ainda está em andamento.

4. Atividade realizada fora do plano (se couber)

XII - Descrição

XIII - Comentários

a)

b)

5. Dificuldade encontrada (se couber)

XIV - Dificuldade

XV - Ação para saneamento

a)

Realização dos jogos da copa do mundo no período atrapalharam o andamento regular dos trabalhos, bem como o gozo de período de recesso por parte de alguns membros e colaboradores dos projetos

Buscou-se acelerar a realização de algumas atividades visando a suprir essas ausências ocasionais. Entretanto, o impacto revelou-se maior do que o esperado.

b)

Complexidade de alguns temas em grau maior do que o inicialmente imaginado, o que se tornou mais evidente em especial quando da etapa de elaboração de normas.

Buscou-se a distribuição do estudo dos temas mais complexos entre todos os membros da equipe, procedendo-se depois a reuniões de debate com a participação de todos os envolvidos.

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PROJETO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA SEGEDAM ¿ MODERNIZAR 1

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6. Impacto gerado pelos produtos (registrar se impacto já ocorrido)

a)

Elevação da satisfação da equipe.

b)

Maior integração entre os servidores.

c)

Maior conhecimento dos processos de trabalho.

7. Definição do formato da prorrogação

Período da prorrogação

01/08/2006 a 30/11/2006.

Justificativa da prorrogação

A prorrogação se faz necessária para que sejam concluídos os trabalhos de implementação da sistemática de gestão de processos de trabalho críticos do Seseg/Serap, de finalização do processo de elaboração da minuta de norma de classificação de bens no âmbito do TCU e de mapeamento de mais três processos de trabalho da Secof.

No que se refere ao projeto Organizar, desenvolvido no âmbito da Seseg, que tem como objetivo geral ¿mapear, modelar e publicar na intranet fluxos de processos de trabalhos e implantar sistemática de geração de relatórios gerenciais no Serap¿, verifica-se um considerável atraso em virtude da grande complexidade na obtenção, análise e tratamento dos dados necessários ao mapeamento e ao redesenho dos processos de trabalho selecionados. O mapeamento e redesenho dos referidos processos são elementos essenciais ao desenvolvimento e à conclusão das fases seguintes, o que explica o atraso no desenvolvimento dos demais produtos previstos na proposta do projeto.

Quanto ao projeto Classificar, desenvolvido no âmbito da Semat, propõe-se a elaboração de catálogo de material permanente do TCU, a qual não estava prevista na concepção original do projeto. Dada a percepção de grande utilidade do catálogo para os fins inicialmente propostos, sugere-se aproveitar a base e o aprendizado que a equipe adquiriu para a instrumentalização dessa ferramenta.

Já no que se refere ao projeto Padronizar, desenvolvido no âmbito da Secof, vislumbra-se a oportunidade de ampliação dos objetivos anteriormente propostos no projeto no que tange ao mapeamento e à elaboração dos fluxos de trabalho críticos e à elaboração de roteiros, tendo em vista o sucesso obtido no mapeamento dos dois processos acordados e de mais um processo fora do escopo inicial. Ao todo, foram detectados dezenove processos de trabalho naquela Secretaria, todos igualmente importantes, embora alguns mais críticos que outros. Assim, na segunda etapa proposta, é de interesse da Secretaria que se aproveitem os conhecimentos adquiridos na primeira etapa recém-finda e o ânimo dos membros da equipe para que sejam feitos mapeamento e divulgação de roteiros de mais três processos de trabalho.

Alterações no desenvolvimento dos trabalhos (se couber, registrar alterações relevantes a serem adotadas durante o período de prorrogação)

META

Indicador

Produto

Cliente

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a)

Coordenar o desenvolvimento e a implantação de sistemática de gestão de processos de trabalho críticos no Serap com foco em resultado. (Projeto Organizar)

01

31/10/2006

Nº de processos de trabalho homologados

Sistemática de gestão de processos de trabalhos críticos implementada

Segedam

Seseg

b)

Coordenar a proposição de alteração na regulamentação para incorporação, baixa e controle de bens permanentes e elaboração do catálogo de material permanente do TCU. (Projeto Classificar)

02

31/10/2006

Minutas de norma de classificação de bens e de Catálogo de Material Permanente do TCU aceitos

Minuta de norma de classificação de bens no âmbito do TCU e Catálogo de material permanente do TCU

Segedam

Semat

Secof

c)

Coordenar o mapeamento, a padronização e a disseminação de processos de trabalho críticos da Secof. (Projeto Padronizar)

03

30/11/2006

Nº de processos de trabalho homologados

Fluxos de processos de trabalho críticos e roteiros elaborados e disseminados

Segedam

Secof

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XVI - Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Elaboração de indicadores de desempenho.

b)

Implantação da nova forma de classificação de bens proposta pelo projeto.

c)

Atualização do sistema patrimônio com base na nova classificação.

d)

Atualização da contabilização de bens permanentes com base na nova classificação .

e)

Implantação de processos de trabalho redesenhados.

f)

Informatização de processos de trabalho.

g)

Aprimoramento de processos de trabalho da Serec.

XVII - Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

XVIII - Nome da parte envolvida

XIX - patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

XX - Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Segedam

Alocação de pessoas e de recursos materiais para o desenvolvimento do projeto.

b)

Semat

Assessoramento técnico e fornecimento de especialista na gestão de recursos materiais.

c)

Secof

Assessoramento técnico e fornecimento de especialista na gestão de recursos orçamentários e financeiros.

d)

Seseg

Assessoramento técnico e fornecimento de especialistas em serviço de controle e distribuição de materiais de apoio a copas e eventos, bem como, possivelmente, providências referentes à adequação física dos espaços necessários à implementação do centro de atendimento ao cliente do Serap, a ser implementada em projeto específico a ser coordenado pelo projeto Modernizar 1.

e)

Seplan

Contribuição metodológica para o gerenciamento do projeto.

XXI - Custos estimados (registrar se houver alteração dos custos previstos na proposta)

XXII - Recurso

XXIII - Valor estimado

XXIV - Data inicial de liberação do recurso

a)

b)

XXV - Total de custos estimados

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

XXVI - Equipe do projeto

8. Finalização

XXVII - Nome

XXVIII - Matrícula

XXIX - Lotação

XXX - Período

XXXI - Dedicação integral/ parcial / por atividade

1.

Pedro Santana de Sousa

2708-1

Segedam

01/08 a 30/11/2006

Integral

2.

José Ronaldo Carvalho Vasconcelos

1868-6

Secof

01/08 a 30/11/2006

Por atividade

3.

André Luiz Marcelino da Silva

6008-9

Semat

01/08 a 31/10/2006

Por atividade

4.

Marinaldo Malheiros de Franca

2396-5

Seseg

01/08 a 31/10/2006

Por atividade