Portaria TCU n° 210/2009
Assunto: Dispõe sobre a constituição e gestão de projetos no âmbito da Secretaria do Tribunal de Contas da União.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 05/06/2009
Situação: Vigente
Normas relacionadas: [Revoga Portaria TCU n° 325/2006]

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso das suas atribuições legais e regimentais

Considerando a competência relativa à gestão de projetos atribuída à Secretaria de Planejamento e Gestão nos termos dispostos pelo inciso IV do Art. 13 da Resolução-TCU nº 214, de 20 de agosto de 2008;

Considerando o desenvolvimento de trabalho voltado à sistematização de critérios para constituição e funcionamento dos projetos como modelo de gerenciamento baseado em teorias, métodos e ferramentas geralmente aceitos e devidamente ajustados para a realidade do Tribunal;

Considerando a importância da racionalização e da evolução do modelo de gestão de projetos implantado no TCU em 2001, em especial, no que se refere à definição de rito célere para projetos de curta duração; e

Considerando a incorporação, ao quadro de pessoal do Tribunal, das funções de confiança de especialistas seniores, nos termos regulados pela Portaria-TCU nº 142, de 09 de março de 2009, e a conseqüente necessidade de alinhamento da sistemática de gestão de projetos ao novo modelo de gestão corporativa resultante do acréscimo, à estrutura das unidades, da possibilidade de desenvolvimento de trabalhos por especialistas, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Os critérios para constituição e gestão de projetos no âmbito da Secretaria do Tribunal de Contas da União são os estabelecidos nesta Portaria.

Art. 2º Para os fins desta Portaria, entende-se por:

I - projeto: trabalho ou empreendimento planejado, com começo e término previamente definidos, visando à solução de problemas específicos, ao aproveitamento de oportunidade ou à oferta de produtos singulares;

II - unidade patrocinadora: unidade básica ou unidade da Secretaria do Tribunal com maior interesse no sucesso do projeto - em função dos resultados que se pretende atingir e dos produtos esperados com o trabalho - e conseqüentemente, é o principal fornecedor dos recursos necessários à execução do projeto e do patrocínio para sua obtenção;

III - proposta do projeto: instrumento utilizado na formalização dos requisitos de um novo projeto, de seus limites, dos produtos a serem entregues, dos responsáveis pela aceitação e da equipe designada para esse fim no Tribunal;

IV - gestor do projeto: servidor responsável pela coordenação das atividades no âmbito do projeto e pela entrega dos produtos previstos na proposta.

§1º A Comissão de Coordenação Geral (CCG) pode atuar como unidade patrocinadora, nos termos desta Portaria, em função da natureza do trabalho a ser desenvolvido no âmbito do projeto.

§2º Na aplicação do parágrafo anterior, cabe à Presidência da CCG as atribuições formais a serem desempenhadas pelo titular da unidade patrocinadora.

Art. 3º Compete à CCG supervisionar a gestão de projetos no Tribunal e à Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplan) promover a gestão de projetos, em especial, quanto aos aspectos de planejamento e coordenação dos trabalhos e de acompanhamento dos resultados.

Parágrafo único. Incumbe à Seplan, entre outras, as seguintes atribuições relativas à gestão de projetos:

I - assessorar a CCG em relação aos projetos desenvolvidos e a seu acompanhamento;

II - prestar consultoria interna;

III - zelar pela regulamentação e padronização;

IV - promover a melhoria contínua;

V - promover a gestão do conhecimento;

VI - gerenciar as funções de confiança alocadas a projetos;

VII - elaborar, atualizar e publicar no Portal TCU, perfil corporativo, o Manual de Gestão de Projetos e os formulários pertinentes;

VIII - publicar no Portal TCU, perfil corporativo, os demais documentos associados à metodologia de projetos e aos trabalhos desenvolvidos na área.

CAPÍTULO II

DOS PROJETOS

Art. 4º Os projetos devem apresentar vínculo com um ou mais objetivos estratégicos previstos no Plano Estratégico do Tribunal (PET) e, no que couber, com o Plano Anual de Diretrizes.

Art. 5º Os projetos serão desenvolvidos, em especial, para realizar os seguintes trabalhos:

I - desenvolvimento de soluções que resultem na melhoria de gestão no âmbito interno do Tribunal;

II - desenvolvimento de soluções que favoreçam a melhoria de resultados e a prevenção de danos à gestão de recursos e de patrimônio públicos;

III - estudos que visem à definição de metodologia ou sistemática de trabalho;

IV - atendimento de demanda específica que comporte grande esforço de planejamento e coordenação para gerar resultado dentro de prazo estabelecido;

V - eventos vinculados a objetivo específico na área de formação, de capacitação e de desenvolvimento de lideranças e de servidores;

VI - realização de concursos, processos seletivos e pesquisas, que demandem grande esforço de planejamento em razão da congruência de objetivos, da especificidade da matéria ou da metodologia a ser utilizada;

VII - mapeamento, modelagem e racionalização de processos de trabalho que propiciem o estabelecimento de padrões ou a melhoria de desempenho, de documentação e de comunicação do fluxo das atividades.

Art. 6º Em função do tempo estimado para o término, os projetos classificam-se em projetos de longa e de curta duração.

Parágrafo único. Os projetos de curta duração têm prazo estimado de até 180 dias para a conclusão dos trabalhos e a entrega de todos os produtos, e os de longa duração referem-se àqueles com prazo superior a 180 dias.

CAPÍTULO III

DA GESTÃO DOS PROJETOS

Art. 7º A gestão de cada projeto deve observar, sequencialmente, as seguintes etapas:

I - autorização para constituição do projeto;

II - aprovação do projeto;

III - designação do gestor do projeto;

IV - execução e acompanhamento do projeto;

V - entrega do projeto.

§1º Os procedimentos contidos nas etapas a que se refere o caput deste artigo encontram-se indicados no Anexo a esta Portaria e especificados no Manual de Gestão de Projetos.

§2º Os projetos de curta duração observarão procedimentos simplificados para a operacionalização das etapas previstas, além de não contemplar a possibilidade de prorrogação, em consonância com o disposto no Anexo a esta Portaria.

§3º Os projetos de longa duração, nos termos do Anexo a esta Portaria, são regidos por procedimentos completos para a implementação das etapas previstas e comportam a possibilidade - em caráter excepcional - de prorrogação.

§4º À exceção da possibilidade de prorrogação, a unidade patrocinadora pode solicitar, à Seplan, a adoção de procedimentos relativos aos projetos de longa duração para projetos de curta duração que, a despeito do prazo reduzido de desenvolvimento, apresentam grande nível de complexidade para sua realização.

§5º Os procedimentos relativos aos incisos I, II e V, e a eventual prorrogação, serão realizados, respectivamente, com o apoio dos formulários "solicitação de projeto", "proposta de projeto", "relatório de entrega" e "relatório de solicitação de prorrogação" disponibilizados pela Seplan.

§6º A Seplan fica autorizada a propor outros formulários que considerar pertinentes para a gestão de projetos, além daqueles indicados no parágrafo anterior.

§7º É dispensada a autuação de processo visando à proposição e à autorização de projeto.

§8º O ato para aprovação do projeto compete à CCG.

§9º Na entrega do projeto, a unidade patrocinadora, o gestor e as demais partes envolvidas devem ajustar as medidas necessárias para viabilizar a incorporação dos produtos do projeto às atividades funcionais do Tribunal.

§10. Os formulários devidamente preenchidos e aprovados, relativos aos procedimentos dos projetos, bem como os respectivos arquivos eletrônicos e demais documentos que o gestor do projeto considerar pertinentes, devem ser encaminhados à Seplan para fins de registro em base de dados específica e publicação no Portal TCU, perfil corporativo.

§11. Na aplicação do parágrafo anterior, o gestor do projeto deve enviar à Seplan, em até 30 dias do término previsto para o projeto, o relatório de entrega devidamente aprovado, cabendo à Seplan cientificar a CCG na hipótese de não-recebimento do relatório.

CAPÍTULO IV

DO GESTOR DO PROJETO

Art. 8º A cada projeto será alocado um gestor.

Parágrafo único. O gestor do projeto terá sua lotação alterada, em caráter temporário, para a respectiva unidade patrocinadora do trabalho durante o período informado na respectiva proposta de projeto.

Art. 9º O gestor do projeto classifica-se em:

I - coordenador de projeto; ou

II - líder de projeto.

§1º Ao coordenador de projeto será atribuída função de confiança, nível FC-03, durante o período estimado para os trabalhos.

§2º São critérios para definição de coordenação ou de liderança de projetos:

I - projeto que, pela complexidade e abrangência do seu escopo, necessite ser desdobrado em subprojetos;

II - projetos simultâneos sob a responsabilidade de um mesmo gestor;

III - desenvolvimento de nova tecnologia ou metodologia com impacto geral nas atividades das unidades da Secretaria do Tribunal;

IV - complexidade das atividades de coordenação com relação ao número de metas a serem alcançadas, de itens a serem controlados ou de partes interessadas envolvidas no trabalho; e

V - gestão de contratos e de instrumentos relativos a operações de crédito, quando houver elevada materialidade ou longa duração.

§3º No caso de o projeto não ser encerrado no prazo previsto, e não havendo a prorrogação formal, o coordenador concluirá o trabalho sem a percepção de função de confiança.

§4º Ao líder de projeto não será atribuída função de confiança relativa a projeto.

Art. 10. Cabe ao gestor de projeto:

I - negociar com os clientes e demais partes envolvidas no projeto;

II - elaborar o plano do projeto;

III - propor os recursos materiais e humanos, as contratações e os treinamentos necessários para realização do projeto;

IV - negociar a cessão de servidores para compor a equipe;

V - demandar junto aos setores competentes da Secretaria do Tribunal as providências e os materiais necessários para a realização dos trabalhos de acordo com as negociações e as especificações firmadas na etapa de planejamento;

VI - atestar compras e prestação de serviços de acordo com as especificações negociadas e a legislação pertinente;

VII - definir metodologia específica para o trabalho a ser desenvolvido;

VIII - solicitar treinamento ao Instituto Serzedello Corrêa (ISC), orientar e treinar os membros da equipe sempre que necessário;

IX - controlar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos, adotando metodologia e ferramentas próprias para gestão de projeto, tendo como referência o Manual de Gestão de Projetos e as orientações técnicas repassadas pela Seplan;

X - tomar providências corretivas e, caso seja necessário, ajustar o plano do projeto negociando com clientes e fornecedores envolvidos;

XI - firmar expedientes e portarias no âmbito do projeto, quando necessário para execução das atividades planejadas e dentro dos limites legais e regulamentares vigentes;

XII - encerrar o projeto, elaborando relatório de entrega e documentando os procedimentos relativos à gestão do projeto, com vistas à definição de padrões ou de melhorias para trabalhos futuros;

XIII - informar acerca do andamento dos trabalhos, em conformidade com a metodologia da gestão de projetos;

XIV - entregar diretamente ao titular da unidade patrocinadora os produtos do projeto;

XV - informar ao titular da unidade patrocinadora o desempenho dos servidores alocados integralmente ao projeto;

XVI - transmitir, mensalmente, os elogios e demais ocorrências relacionadas aos registros funcionais às respectivas chefias imediatas dos servidores alocados parcialmente ao projeto;

XVII - realizar a divulgação do projeto, de seus produtos e resultados;

XVIII - observar a metodologia da gestão de projetos e os procedimentos definidos no Manual de Gestão de Projetos;

XIX - reportar-se ao titular da unidade patrocinadora acerca do desenvolvimento dos trabalhos do projeto, prestando as informações solicitadas e alertando acerca das dificuldades detectadas.

§1º O gestor de projeto realizará o acompanhamento dos trabalhos e a avaliação de seus resultados, tendo como referência os elementos constantes na proposta aprovada.

§2º O gestor de projeto contará com o apoio do serviço de administração da unidade patrocinadora.

Art. 11. O gestor de projeto poderá ter sob sua responsabilidade a guarda e a conservação de bens patrimoniais.

Parágrafo único. O gestor do projeto, quando não tiver sob sua responsabilidade a carga patrimonial dos bens utilizados pela equipe do projeto, deverá notificar ao responsável pelo material cedido qualquer anormalidade incidente sobre o patrimônio cedido, sob pena de ser arrolado como responsável solidário.

Art. 12. Enquanto o gestor estiver investido na função de coordenador de projeto poderão ser atribuídos a ele, simultaneamente, projetos conexos que contribuam claramente para o mesmo objetivo e, nesse caso, o servidor exercerá a função de confiança até terminar o último prazo previsto para os projetos sob sua responsabilidade.

Art. 13. É vedada a utilização de função de confiança de coordenador de projeto para dirigir ou chefiar atividades de rotina a cargo das unidades da Secretaria do Tribunal.

CAPÍTULO V

DA EQUIPE DO PROJETO

Art. 14. A proposta do projeto aprovada deve contemplar a equipe a ser alocada ao trabalho.

§1º Os servidores estarão subordinados ao gestor do projeto nos períodos para os quais estiver prevista a sua participação na proposta.

§2º Os servidores poderão ser alocados ao projeto em caráter integral, parcial ou por atividade específica.

Art. 15. Os servidores alocados integralmente a projetos terão sua lotação alterada, em caráter temporário, para a unidade patrocinadora do projeto durante o período informado na respectiva proposta de projeto.

§1º Finda a participação no projeto, o servidor deve retornar para a unidade de lotação na qual estava lotado no dia imediatamente anterior ao início dos trabalhos.

§2º As alterações de lotação referentes a projetos, posteriores à publicação da proposta aprovada, envolvendo servidores de que trata o caput, devem ser comunicadas, pela unidade patrocinadora do projeto com a anuência da respectiva unidade cedente, à Secretaria-Geral de Administração (Segedam) para a expedição dos atos pertinentes.

§3º A lotação temporária na unidade patrocinadora de servidor alocado integralmente a projetos independe do limite indicado na lotação autorizada para a unidade, não caracteriza excesso de quadro nem poderá ser computada como aumento de lotação da unidade patrocinadora.

§4º O servidor integralmente cedido a trabalhos por projetos, que estiver alocado simultaneamente a mais de um projeto, terá como lotação a unidade patrocinadora do projeto cuja data de início for a mais antiga.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16. Cabe à Segedam realizar a designação do gestor na função de confiança de coordenador do projeto, observadas as delegações e subdelegações de competência vigentes, e proceder à alteração de lotação dos demais servidores alocados ao projeto nos termos dispostos no artigo anterior.

§1º O ato de designação deverá conter, entre outros, os seguintes elementos:

a) data de início e fim do exercício da função de confiança;

b) identificação do ato da CCG que aprovou o projeto.

§2º Cabe à Segedam agendar a dispensa do coordenador na função de confiança, de forma automática, para o dia seguinte ao previsto para o final das atividades, em consonância com o estabelecido na proposta de trabalho autorizada.

§3º A Segedam procederá, mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição do coordenador do projeto, à eventual dispensa da função e à nova designação de servidor para projeto cuja proposta tenha sido anteriormente aprovada.

Art. 17. Compete à CCG atualizar o anexo a esta Portaria, regulamentar os atos necessários à implementação deste ato normativo e dirimir os casos omissos.

Art. 18. Fica revogada a Portaria-TCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006.

Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

UBIRATAN AGUIAR

ANEXO DA PORTARIA-TCU Nº 210, DE 5 DE JUNHO DE 2009

ETAPA

PROJETO DE CURTA DURAÇÃO

PROJETO DE LONGA DURAÇÃO

Autorização para constituição do projeto

A autorização para constituição e a aprovação do projeto são realizadas mediante os seguintes passos seqüenciais:

O formulário ¿proposta de projeto ¿ curta duração¿ devidamente preenchido é aprovado pelo secretário-geral da unidade patrocinadora. A Seplan prestará auxílio técnico quando solicitada.

Realização pelo secretário-geral da unidade patrocinadora, em caráter facultativo, de reunião de abertura para debate da proposta com as partes envolvidas.

Envio à Seplan do formulário ¿proposta de projeto ¿ curta duração¿ devidamente aprovado.

Aprovação do projeto mediante ato da CCG, a partir de envio do formulário ¿proposta de projeto ¿ curta duração¿ pela Seplan.

A autorização é realizada pela CCG mediante a aprovação do formulário ¿solicitação de projeto¿ devidamente preenchido e encaminhado pela Seplan.

Aprovação do projeto

A aprovação é realizada mediante os seguintes passos seqüenciais:

O formulário ¿proposta de projeto¿ devidamente preenchido é encaminhado à Seplan.

Após as recomendações técnicas da Seplan em relação à proposta de projeto, é realizada, em caráter facultativo da unidade patrocinadora, reunião de abertura organizada pela Seplan, para debate do trabalho entre a unidade patrocinadora e as partes envolvidas.

Após os eventuais ajustes solicitados em reunião de abertura, o formulário ¿proposta de projeto¿ é aprovado pelo secretário-geral da unidade patrocinadora do projeto.

Aprovação do projeto mediante ato da CCG, a partir de envio do formulário ¿proposta de projeto¿ pela Seplan.

Designação do gestor do projeto

A designação é realizada pela Segedam, observadas as delegações e subdelegações de competência vigentes.

A designação é realizada pela Segedam, observadas as delegações e subdelegações de competência vigentes.

ANEXO DA PORTARIA-TCU Nº 210, DE 5 DE JUNHO DE 2009 (Continuação)

ETAPA

PROJETO DE CURTA DURAÇÃO

PROJETO DE LONGA DURAÇÃO

Prorrogação do projeto

É improrrogável

Prorrogável, em caráter excepcional, por portaria da CCG, com base na análise e envio, pela Seplan, de formulário ¿relatório de solicitação de prorrogação¿ aprovado pelo secretário-geral da unidade patrocinadora.

Execução e acompanhamento do projeto

A execução é conduzida pela equipe do projeto, tendo como referência os requisitos acordados na proposta e, como práticas de gestão, os métodos e técnicas preconizados no Manual de Gestão de Projetos.

O acompanhamento é realizado pela unidade patrocinadora com o objetivo de identificar, analisar e relatar o desempenho do projeto a partir da comparação entre o planejado e o executado.

A execução é conduzida pela equipe do projeto, tendo como referência os requisitos acordados na proposta e, como práticas de gestão, os métodos e técnicas preconizados no Manual de Gestão de Projetos.

O acompanhamento é realizado pela CCG, mediante reuniões periódicas organizadas pela Seplan, com base em apresentações dos respectivos gestores e subsidiada em relatórios técnicos de acompanhamento elaborados pela Seplan.

Entrega do projeto

A entrega é realizada mediante aprovação do formulário ¿relatório de entrega¿ pelo secretário-geral da unidade patrocinadora. A Seplan prestará auxílio técnico quando solicitada.

Posteriormente, o relatório aprovado deve ser encaminhado à Seplan.

A entrega é realizada mediante os seguintes passos seqüenciais:

O formulário ¿relatório de entrega¿ devidamente preenchido é encaminhado à Seplan.

Após as recomendações técnicas da Seplan em relação ao relatório de entrega, é realizada, em caráter facultativo da unidade patrocinadora, reunião de entrega organizada pela Seplan, para debate da conclusão do trabalho com as partes envolvidas.

Após os eventuais ajustes solicitados em reunião de entrega, o formulário ¿relatório de entrega¿ é aprovado pelo secretário-geral da unidade patrocinadora do projeto.

Posteriormente, o relatório aprovado deve ser encaminhado à Seplan.