Portaria TCU n° 174/2009
Assunto: Aprova a realização do Projeto SIM - Sistematização de Instruções de Mérito.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 20/04/2009
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no Art. 83, §1º, da Resolução-TCU nº 214, de 20 de agosto de 2008, e no Art. 5º da PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto SIM - Sistematização de Instruções de Mérito, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designada a Analista de Controle Externo Kátia Maria Alencar Fernandes, matrícula nº 2318-3, para exercer a atribuição de Coordenadora de Projeto, sob regime de dedicação integral.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no Art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos do Tribunal de Contas da União.

Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

UBIRATAN AGUIAR

Presidente

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

SISTEMATIZAÇÃO DE INSTRUÇÕES DE MÉRITO - SIM

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1. Identificação do gestor do projeto

Nome do gestor

Matrícula

E-mail

Ramal

Kátia Maria Alencar Fernandes

2318-3

katiaaf@tcu.gov.br

7712

Função do gestor

Gerente

X

Coordenador

Líder

Nome do substituto eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

Elísio de Azevedo Freitas

5643-0

elisioaf@tcu.gov.br

5088

Local / telefone

Brasília / Telefone: 3316-7712

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

Sistematização de Instruções de Mérito - SIM

Período de realização

Unidade patrocinadora

04/05/2009 a 03/11/2009

SEGECEX

3. Vinculação estratégica

Plano Estratégico do TCU (Portaria ¿ TCU nº 02, de 05 de janeiro de 2006).

a)

Objetivo estratégico 8: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle;

b)

Objetivo estratégico 11: Reduzir o tempo de apreciação de processos;

c)

Objetivo estratégico 14: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho;

d)

Objetivo estratégico 17: Otimizar a utilização do conhecimento organizacional.

Plano de Diretrizes do TCU

a)

Objetivo 1: Reduzir o tempo de apreciação de processos;

b)

Objetivo 3: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.

c)

Objetivo 4: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho.

Plano Diretor da Unidade Patrocinadora

a)

Objetivo 1: Reduzir o tempo de instrução de processos.

b)

Objetivo 3: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho.

4. Problema / oportunidade

Descrição do problema ou da oportunidade

a)

Realização de trabalhos repetitivos (retrabalho) que prejudicam a produtividade da Unidade;

b)

Qualidade não uniforme das instruções com fundamentações excessivas ou incompletas, com falta de objetividade ou de concisão ou ainda pautadas em jurisprudências desatualizadas, gerando perda de efetividade dos trabalhos.

c)

Instruções desconexas com a jurisprudência do TCU e demais Tribunais Superiores;

d)

Necessidade de aumento de produtividade devido ao aumento progressivo de demanda;

e)

Redução qualitativa do estoque da Unidade;

f)

Divergência de encaminhamentos para as mesmas questões pela falta de debate técnico, pela assimetria de informações e por personalismos;

Evolução do quadro (apresentar dados)

a)

Atualmente perde-se muito tempo com pesquisa e elaboração de instruções sobre matérias já analisadas e pacificadas na SERUR e no próprio tribunal. Em razão disso ¿ e de outros fatores ¿ em 2008 houve registro de sensível aumento do estoque de processos na SERUR. Observa-se que em dezembro de 2007 existiam 490 processos na Unidade (entre abertos e sobrestados), já em dezembro de 2008 havia 576 processos na SERUR (entre abertos e sobrestados). Como se pode observar existe uma tendência de aumento no estoque de processos. O projeto busca oferecer apoio e promover aumento de produção das instruções de mérito dos processos de baixa e média complexidade, proporcionando mais tempo para o exame de processos de alta complexidade, embora hoje ainda não seja possível mensurar em termos numéricos a redução de estoque que será proporcionada.

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5. Escopo do projeto

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Sistematizar os exames das questões incidentais, materiais ou processuais, mais recorrentes nos processos em fase recursal.

5.2 Meta -Produto - Homologador

META

Produto

Homologador

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a)

Definir os temas que serão objeto de sistematização.

1

06/05/2009

Lista de temas objeto de sistematização[1].

Junnius

b)

Elaborar e validar as questões sistematizadas na primeira fase.

4

28/05/2009

Questões sistematizadas da lista de temas aprovados ¿ fase 1.

Junnius

c)

Elaborara e validar as questões sistematizadas na segunda fase.

4

14/07/2009

Questões sistematizadas da lista de temas aprovados ¿ fase 2.

Junnius

d)

Elaborar e validar as questões sistematizadas na terceira fase.

4

25/08/2009

Questões sistematizadas da lista de temas aprovados ¿ fase 3.

Junnius

e)

Elaborar e validar as questões sistematizadas na quarta fase.

4

20/10/2009

Questões sistematizadas da lista de temas aprovados ¿ fase 4.

Junnius

5.3 Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Sistematização da Jurisprudência do TCU.

b)

Procedimento de atualização das questões de mérito sistematizadas pelo projeto.

c)

Sistematização de questões de mérito complexas e que não são repetitivas.

6. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Sistematização das instruções de mérito dos processos em fase recursal;

b)

Incremento da produtividade da unidade técnica;

c)

Celeridade, economicidade, objetividade e concisão na elaboração de instruções, bem como a uniformização no tratamento das questões mais recorrentes ou pacificadas no âmbito do TCU;

d)

Ampliação, transparência e disseminação de conhecimentos;

e)

Ganho de racionalidade nos trabalhos elaborados pela Secretaria;

f)

Utilização de teses jurídicas atualizadas;

g)

Economia processual.

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7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade de ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável pela ação

a)

Descontinuidade por falta de dedicação exclusiva dos servidores ao projeto.

Alto

Baixo

(E) Inclusão de servidores com dedicação integral ao projeto;

(M) Minimizar a entrega de demandas desconexas com o Projeto ¿ SIM aos seus componentes.

Junnius

b)

Ausência de colaboração das diretorias técnicas.

Médio

Baixo

(E) Reuniões com todos os setores da Secretaria, para conscientizar sobre a relevância do Projeto e sobre a necessidade de participação de todos ¿ prestando subsídios aos seus componentes.

(M) Contato direto com todos os diretores da Secretaria, para que no dia-a-dia fiquem atentos a assuntos que carecem de sistematização.

Junnius

c)

Licença e férias dos componentes da equipe do projeto.

Alto

Alto

(R) Negociar com o patrocinador metas factíveis no período destas ausências.

Kátia

8. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da parte envolvida

patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

SEGECEX (patrocinador e parceiro)

Apoio formal para constituição do projeto;

Recursos tecnológicos.

b)

CONJUR (parceiros)

Cessão de um servidor para compor a equipe do projeto, com dedicação integral.

c)

SERUR

Um servidor para coordenar a equipe do projeto, com dedicação integral

9. Relação com outros projetos

Projetos predecessores

Projetos conexos

Projetos sucessores

Projeto Sisjur;

Projeto Segedam sem Papel;

Projeto Parecer.

Não há.

Expansão para todo o tribunal e atualização de um banco de dados no qual estas questões de mérito sistematizadas estejam contidas.

10. Custos adicionais estimados

Recurso

Valor estimado

Data inicial de liberação do recurso

a)

Contratação de estagiário para compor a equipe do Projeto (6 x 700,00).

R$ 4.200,00

Abril de 2009.

b)

c)

Total de custos estimados

R$ 4.200,00

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

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11. Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

b)

12. Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação integral/ parcial / por atividade

1.

Kátia Maria Alencar Fernandes

2318-3

SERUR

20/04/2009 a 23/10/2009

Dedicação integral

2.

Elísio de Azevedo Freitas

5643-0

CONJUR

20/04/2009 a 23/10/2009

Dedicação integral

3.

Charles Andrews Pires (estagiário)

SERUR

20/04/2009 a 23/10/2009

Dedicação integral

13. Finalização

Data

Assinatura do gestor do projeto

Em 16/04/2009

KÁTIA MARIA ALENCAR FERNANDES

Coordenadora do Projeto

Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2009.

Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.

SEGECEX, em ___/___/2009

PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS

SEGECEX

Secretário Geral

Manifestação da Seplan

Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.

SEPLAN, em ___/___/2009

CLAUDIO SARIAN ALTOUNIAN

Secretário de Planejamento e Gestão