Portaria ACERI n° 1/2016
Assunto: "Dispões sobre a organização interna, competências e atividades da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais do Tribunal de Contas da União. "
Origem: [ACERI]
Tema: Gestão
Início de vigência: 25/04/2016
Situação: Vigente
Tags: [Estrutura organizacional]

A CHEFE DA ASSESSORIA DE CERIMONIAL E RELAÇÕES INSTITUCIONAIS, no uso de suas atribuições regulamentares e

considerando o disposto no inciso II do art. 97 da Resolução-TCU Nº266, de 30 de dezembro de 2014, alterada pela Resolução-TCU 275, de 30 de dezembro de 2015;

considerando a alteração promovida no art. 15 da Resolução-TCU Nº266, de 30 de dezembro de 2014, pela Resolução-TCU Nº275, de 30 de dezembro de 2015;

considerando o disposto na Portaria-TCU Nº160, de 26 de julho de 2006, que dispõe sobre a organização e publicidade da agenda de eventos institucionais organizados pelo Tribunal de Contas da União;

considerando o disposto na Portaria-TCU Nº250, de 8 de novembro de 2010, que dispõe sobre o funcionamento da Sala dos Advogados no Tribunal de Contas da União;

considerando o disposto no art. 45 da Resolução-TCU Nº233, de 4 de agosto de 2010, que incluiu i art. 62-A da Resolução-TCU 191, de 21 de junho de 2006, que estabelece procedimentos para recebimento, autuação e tramitação de processos e documentos relativos à área de controle externo no âmbito do Tribunal de Contas da União;

considerando o disposto na Portaria-TCU Nº234, de 29 de junho de 2009, que dispõe sobre a concessão de vista e cópia de autos de controle externo no âmbito do Tribunal e disciplina a utilização do meio eletrônico;

resolve:

Art. 1º As competências e atividades das subunidades integrantes da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais (Aceri) , observado o disposto nos arts. 29 e 30 da Resolução-TCU nº 266, de 2014, alterada pela Resolução-TCU Nº275, de 2015, são as constantes deste normativo.

Art. 2º A Aceri tem a seguinte estrutura:

I. Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial I;

II. Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial II;

III. Sala dos Advogados Ministro Luiz Octávio Galloti.

Art. 3º Compete ao Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial I:

Processos Administrativos

I. autuar, atualizar, juntar, arquivar, excluir e realizar demais ações em documentos, comunicações e papéis de interesse da Aceri, promovendo os competentes registros nos sistemas informatizados;

II. incluir, registrar, triar, conferir e assinar documentos administrativos;

III. tramitar e realizar demais ações nos processos administrativos;

IV. distribuir processos e documentos eletrônicos para análise interna e externa;

V. monitorar e agir sobre as demandas contidas nas pastas do e-TCU;

VI. controlar prazos processuais;

VII. reiterar ou reenviar ofício;

VIII. juntar documentos físicos;

IX. controlar arquivo de documentos;

X. encaminhar atos expedidos para publicação no BTCU (portarias, ordens de serviço, etc.) ;

XI. digitalizar processos e documentos;

Sistema Patrimônio

XII. controlar o empréstimo de material permanente;

XIII. incluir e atualizar informações respectivas;

XIV. solicitar o tombamento de bens;

XV. transferir carga e/ou responsabilidade patrimonial;

XVI. acompanhar o levantamento do inventário anual de bens realizado pela unidade competente do tribunal;

XVII. devolver bens inservíveis ou em desuso para a secretaria do tribunal responsável;

XVIII. informar à unidade competente mudança de detentor da carga;

XIX. adotar procedimentos necessários à manutenção preventiva e reparatória da estrutura física e das instalações dos espaços e salas sob responsabilidade da Aceri;

Execução Orçamentária e Financeira

XX. atender diligências de unidades da Secretaria-Geral de Administração (Segedam) ;

XXI. abrir, controlar e prestar contas de suprimento de fundos;

XXII. acompanhar saldos orçamentários e financeiros dos contratos sob fiscalização da Aceri;

XXIII. solicitar recursos orçamentários e financeiros para realizar contratações a cargo da Aceri;

XXIV. acompanhar saldos dos empenhos estimativos dos contratos a cargo da Aceri;

XXV. elaborar proposta orçamentária anual e plurianual;

XXVI. solicitar ratificação de despesa;

XXVII. solicitar a unidades competente inscrição de empenhos em restos a pagar;

XXVIII. reconhecer e propor encaminhamento para pagamento de despesas de exercícios anteriores;

XXIX. liquidar despesas nos contratos cuja execução esteja a cargo da Aceri;

XXX. executar a gestão documental (designação por portaria da Unidade) ;

XXXI. propor anulação de saldos remanescentes de empenhos inscritos em restos a pagar em contratos sob responsabilidade da Aceri;

XXXII. propor contratação por meio de dispensa, inexigibilidade ou licitação para aquisição ou fornecimento de bens e serviços necessários ao desempenho das atividades da Aceri, com elaboração do respectivo Termo de Referência;

XXXIII. propor contratação direta sem licitação para aquisição ou fornecimento de bens e serviços necessários ao desempenho das atividades da Aceri, com elaboração do respectivo Termo de Referência;

XXXIV. realizar procedimentos para solicitação de prorrogação, repactuação e rescisão contratual;

XXXV. fiscalizar e acompanhar contratos sob responsabilidade da Aceri (designação por portaria da Unidade)

XXXVI. atestar notas fiscais e faturas de bens e serviços, cuja fiscalização esteja a cargo da Aceri;

XXXVII. solicitar mensalmente, receber, conferir, organizar, controlar e distribuir junto a unidade específica do tribunal, material de consumo, bem como controlar o uso;

XXXVIII. realizar cotação de preço no mercado em caso de aquisições ou fornecimentos de bens e serviços necessários ao desempenho de atividades a cargo da Aceri;

XXXIX. representar sobre a necessidade de aquisição de material ou realização de serviço, necessários ao desempenho de atividades a cargo da Aceri;

XL. acompanhar as assinaturas de periódicos, jornais e do sistema profissional para consulta e gerenciamento dos contatos com as autoridades do Poder Público Brasileiro.

XLI. incluir fornecedores no Sistema Contrata;

Gestão de Pessoal

XLII. manter registro atualizado referente a dados e informações a respeito de recursos humanos lotados na unidade;

XLIII. proceder seleção, controle, supervisão e distribuição de atividades aos estagiários;

XLIV. fazer avaliação mensal dos estagiários sob sua supervisão;

XLV. elaborar portarias e ordens de serviço;

XLVI. entregar correspondências em mãos;

XLVII. distribuir processos e documentos internamente;

XLVIII. lançar/ajustar mensalmente a frequência dos servidores nos sistemas do tribunal;

XLIX. lançar/ajustar mensalmente os horários dos servidores nos sistemas do tribunal;

L. lançar, acompanhar e verificar homologação dos afastamentos dos servidores nos sistemas do tribunal;

LI. encaminhar atestados médicos dos servidores para unidade específica do tribunal;

Serviços Diversos

LII. preparar correspondências para envio pela ECT (emitir AR, confeccionar envelope, e demais ações necessárias ao respectivo envio) , bem como preparar e enviar documentos e processos por SEDEX e PAC;

LIII. preparar e solicitar transporte de materiais/documentações nas viaturas oficiais;

LIV. manter arquivo sistemático, em pastas específicas, dos ofícios, memorandos e outras comunicações expedidos e recebidos pela Secretaria

LV. manter arquivo sistemático e atualizado de documentos, publicações e expedientes de interesse da unidade;

LVI. adotar outras providências determinadas pela titular da secretaria.

Art. 4º Compete ao Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial II:

Relacionamento Institucional

I. planejar, organizar, coordenar e executar atividades inerentes ao desenvolvimento e ampliação das relações internas e institucionais do TCU;

II. gerenciar e assegurar a atualização de bases de informação necessárias ao desempenho da competência da Aceri, especialmente quanto aos dados de autoridades e de dirigentes do TCU e de instituições relacionadas ao trabalho deste tribunal;

III. colaborar com a divulgação do TCU junto à sociedade brasileira, inclusive por meio de visitas guiadas;

IV. recepcionar e acompanhar visitantes durante as visitas guiadas ao TCU;

V. colaborar com ações institucionais voltadas para o controle social;

Organização de Eventos Institucionais

VI. conciliar agenda de eventos de natureza institucional do tribunal, nos termos especificados no art. 2º da Portaria-TCU Nº 160, de 26 de julho de 2006;

VII. prestar assessoramento e apoio no planejamento, organização e realização de eventos institucionais de âmbito nacional;

VIII. gerenciar o uso do Auditório Ministro Pereira Lira, do Auditório Ministro Arnaldo Prieto, do Salão Nobre Ministro Alberto Hoffmann, do Plenário do Anexo III, da Sala de Conferências Ministro Bento José Bugarin e do Espaço Ecumênico;

IX. manter arquivo sistemático, em pastas específicas, dos eventos cuja organização esteja a cargo da Secretaria;

Apoio a Autoridades

X. assistir o presidente do TCU, as demais autoridades do tribunal e as unidades da secretaria do TCU, quando solicitada, quanto ao protocolo a ser observado em cerimônias e eventos oficiais;

XI. recepcionar e acompanhar autoridades do tribunal em visitas institucionais;

XII. recepcionar e acompanhar autoridades e dignitários em visita ao TCU;

XIII. auxiliar, quando solicitado, os gabinetes de autoridades do Tribunal em providências quanto a reservas de transporte, hospedagem e outros preparativos para viagens oficiais do presidente, ministros e demais autoridades do TCU, em território nacional;

XIV. acompanhar, quando solicitado, o presidente, os ministros do TCU e as autoridades visitantes durante embarque e desembarque de viagens oficiais;

XV. adotar outras providências determinadas pelo titular da secretaria.

Portal

XVI. atualizar e gerenciar o conteúdo disponibilizado por meio da área Institucional do portal do TCU;

XVII. disponibilizar dados sobre a estrutura, história, funcionamento, competências e atribuições do TCU na área Institucional do portal do TCU;

XVIII. apresentar os Ministros, Ministros-substitutos, integrantes do Ministério Público junto ao TCU e autoridades eméritas por meio de seus currículos e trajetória profissional na área Institucional do portal do TCU;

XIX. divulgar agenda de eventos organizados pelo Tribunal;

XX. adotar outras providências determinadas pelo titular da secretaria.

Art. 5º Compete à Sala Ministro Luiz Octávio Galloti:

I. prestar assistência a advogados, procuradores, partes e demais pessoas no que se refere à concessão de vista e cópia de processos do tribunal, bem como à disponibilização de equipamentos para acesso a informações públicas de interesse coletivo ou geral e para pedido de informação, mediante preenchimento de formulário eletrônico, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação) ;

II. fazer credenciamento de partes, interessados e representantes legais para acesso eletrônico a processos que tramitam no tribunal;

III. receber, realizar triagem, classificar, atribuir certificação digital, cadastrar e autuar documentos relativos a procuração e afins, pedido de vista e cópia e sustentação oral recebidos presencialmente na Sala;

IV. prestar informações ao público interno e externo acerca do andamento e da tramitação de processos e documentos relativos a procuração e afins, pedido de vista e cópia e sustentação oral;

V. executar a expedição interna de pedido de sustentação oral para gabinete da autoridade detentora do processo ("responsabilidade por agir") , bem como para a Secretaria das Sessões;

VI. adotar outras providências determinadas pelo titular da secretaria.

Art. 6º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

SHIRLEY GILDENE BRITO CAVALCANTE

Chefe da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais