Portaria TCU n° 331/1999
Assunto: Aprova o Guia de Referência do Sistema de Planejamento do Tribunal de Contas da União.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 18/11/1999
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e

Considerando a necessidade de definição dos procedimentos a serem adotados para a realização dos desdobramentos sucessivos do Plano Estratégico previstos no art. 2º da Portaria nº 269, de 31 de agosto de 1999, com observância do Plano de Diretrizes aprovado pela Portaria nº 315, de 28 de outubro de 1999;

Considerando a necessidade de sistematizar e padronizar o processo de planejamento a ser adotado no âmbito do TCU, em seus diferentes níveis hierárquicos;

Considerando a necessidade de adoção de conceitos e terminologias comuns ao Sistema de Planejamento do TCU;

Considerando, por fim, a necessidade de elaboração dos planos integrantes do Sistema de Planejamento do Tribunal de Contas da União, assim como, de seus relatórios de acompanhamento e análise, resolve:

Art. 1º Fica aprovado o Guia de Referência do Sistema de Planejamento do Tribunal de Contas da União, na forma estabelecida no anexo a esta portaria.

Art. 2º As Unidades Básicas e as demais unidades diretamente subordinadas à Presidência deverão identificar, entre as diretrizes do Tribunal para o ano 2000, as metas e medidas relativas à sua área, em consonância com o Plano Estratégico e com o Plano de Diretrizes, bem como supervisionar os desdobramentos a serem realizados pelas unidades que lhe são diretamente subordinadas.

§1º As providências referidas no caput deste artigo deverão ser ultimadas até o dia 10 de dezembro do corrente ano.

§ 2º Imediatamente após a adoção dos procedimentos previstos no caput deste artigo, deverão ser encaminhadas cópias dos documentos produzidos à Presidência.

Art. 3º A divulgação do Guia de Referência do Sistema de Planejamento, bem como do Plano Estratégico e do Plano de Diretrizes dar-se-á, entre outros meios, pela sua disponibilização em tópico específico da Intranet.

Art. 4º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

IRAM SARAIVA

Presidente

ANEXO ÚNICO

APRESENTAÇÃO

É com satisfação que apresento a V.Sas. o Guia de Referência do Sistema de Planejamento, instrumento essencial para a consolidação e a prática da função Planejamento no Tribunal de Contas da União.

Sobretudo em face da incrível velocidade das mudanças ambientais, não se pode conceber, na vida das modernas organizações, a inexistência de mecanismos voltados para a elaboração e a concretização do planejamento. Pode-se afirmar, sem risco de exagero, que a sobrevivência e o desenvolvimento das organizações depende da implementação de sistemas de gestão empreendedores e voltados para a obtenção de resultados.

O presente guia de referência - pautado pela estrutura e organização didáticas - destina-se a todos os que lidam com temas vinculados à área de planejamento, especialmente aos gerentes da Secretaria do Tribunal, e contempla os conceitos dos elementos que compõem todo o fluxograma do sistema de planejamento que o TCU está adotando, desde o nível estratégico até o operacional.

Conclamo a todos que façam bom uso do Guia. Que se apropriem dessa ferramenta gerencial na elaboração, execução e verificação dos planos, de tal modo que o Tribunal possa ver, mais rapidamente e da melhor forma, suas metas alcançadas.

Iram Saraiva

Presidente

1. Introdução

O presente documento tem por objetivo servir de referência à elaboração, implementação e verificação dos planos integrantes do Sistema de Planejamento do Tribunal de Contas da União. Encerra conceitos dos elementos constitutivos dos planos, nos seus diferentes níveis, assim como a definição da metodologia a ser utilizada para a realização de sucessivos desdobramentos das medidas planejadas, desde o nível estratégico até o operacional.

Este guia de referência foi estruturado e organizado de forma a facilitar o entendimento de seu conteúdo, disposto em listagem de procedimentos, fluxograma, glossário e formulários. Nele, os temas foram organizados nos seguintes tópicos: Sistema de Planejamento, Planejamento Estratégico, Planejamento Operacional, Metodologia de Desdobramento e Execução e Verificação de Planos.

Dessa forma, estão reunidos, em um único documento, de forma simples, os conceitos e as ações necessários à elaboração, execução e verificação dos planos, em todos os níveis hierárquicos que se utilizarem deste instrumento gerencial para estabelecimento e alcance de metas.

2. Sistema de Planejamento

O Sistema de Planejamento fundamenta-se nos princípios da identificação e prevenção de problemas e na visão de longo alcance como estratégia para o progressivo desenvolvimento da organização. Tal sistema está em estreita sintonia com as diretrizes e princípios que norteiam as ações de qualidade do Programa de Qualidade e Participação na Administração Pública - QPAP, coordenado pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

A formalização do sistema de planejamento em documento específico tem, como principal função, implantar e disseminar a utilização de tecnologia e de ferramentas destinadas a promover a convergência dos esforços para o alcance dos objetivos do Tribunal, por meio de desdobramentos subseqüentes em metas nos diferentes níveis hierárquicos.

Esse sistema, ao abranger todos os segmentos da estrutura institucional, propicia a participação de todos os servidores no processo de planejamento do Tribunal de Contas União. As etapas, os padrões e os documentos previstos pelo Sistema de Planejamento estão representados no fluxograma a seguir.

FLUXOGRAMA DO SISTEMA DE PLANEJAMENTO

Plenário/Presidente

Unidade Básica

Secretaria

Subunidade

Padrões e Documentos

2.1.	Planejamento Estratégico

O processo de planejamento estratégico, realizado pela alta administração da instituição, tem consubstanciado em seu produto o rumo maior a ser seguido, a centralização das orientações das ações estratégicas a serem empreendidas. Fundamenta-se, essencialmente, nas seguintes premissas:

a) conferir maior racionalidade, efetividade e constância às ações da organização e proporcionar convergência aos esforços despendidos para alcance da visão de futuro e cumprimento da missão institucional;

b) proporcionar maior interação entre o Tribunal de Contas da União e a sociedade;

c) definir claramente objetivos e linhas de ações mais oportunas e adequadas às demandas por ações de controle externo, assim como coordenar e otimizar a alocação de recursos para satisfazê-las;

d) possibilitar a implementação de mecanismos de avaliação e controle voltados para a eficácia, eficiência e efetividade da atuação institucional.

Na fase do planejamento estratégico são delineados os objetivos institucionais para se alcançar a visão de futuro da organização, presentes os paradigmas estabelecidos na análise dos ambientes interno e externo. Tal análise tem por objetivo a identificação de pontos fortes e fracos da instituição, bem como de oportunidades e ameaças ao desempenho de sua missão.

O planejamento estratégico tem como produto o plano estratégico, contendo, como elementos mínimos, a visão de futuro, a missão e os objetivos institucionais, abaixo definidos:

- Visão de futuro: é a expressão que traduz a situação futura desejada para a instituição. A visão é estabelecida sobre os fins da instituição e corresponde à direção suprema da organização;

- Missão: exprime a razão de ser da instituição. É a finalidade mais ampla ou objetivo maior que engloba a contribuição da instituição para a sociedade. Define o que é a instituição e o que ela faz. Não deve ser confundida com os produtos ou serviços ofertados pela instituição;

- Objetivos institucionais: são os fins a serem perseguidos pela instituição no cumprimento de sua missão institucional. Determina o direcionamento das ações.

Esses elementos, apesar de constarem do plano estratégico, facultativamente, podem fazer parte dos planos de outros níveis gerenciais, guardada a devida dimensão e abrangência de seus conceitos.

Adicionalmente, podem integrar o plano estratégico outros elementos como negócio e valores da instituição.

2.2.	Planejamento Tático e Operacional

O planejamento tático encerra as diretrizes institucionais e das unidades básicas que admitem desdobramentos subseqüentes. O nível operacional encerra o último nível de desdobramento das diretrizes e os respectivos planos de ação.

A partir dos objetivos institucionais são definidas diretrizes, que posteriormente serão desdobradas para implementação. Cada diretriz é constituída por uma meta, e pelas medidas prioritárias e suficientes para seu alcance. Na seqüência dos desdobramentos, as medidas do nível superior constituem metas para os níveis subseqüentes.

Nesse nível do planejamento tem-se como produto as diretrizes do Tribunal e de suas unidades (formulário GPD-01) e os planos de ação a serem observados para seu alcance (formulário GPD-03).

Os planos de ação expressam as ações de curto prazo, prioritárias e suficientes, para se atingir uma meta. Estão formados por um conjunto de medidas de ação direta (não-desdobráveis) encadeadas de forma lógica à consecução da meta. Integram o plano de ação, como elementos mínimos, as seguintes informações: a medida a ser executada, o nome da pessoa responsável pela execução, o prazo máximo para execução da medida e o modo de executá-la.

Para o desdobramento das diretrizes, nos diferentes níveis hierárquicos, recomenda-se, num primeiro momento, a utilização da metodologia do Gerenciamento pelas Diretrizes - GPD.

3.	Metodologia de desdobramento

Como visto, a partir dos elementos do plano estratégico são definidas as diretrizes as quais serão desdobradas sucessivamente até a formulação dos planos de ação. Concluído esse ciclo, inicia-se a execução propriamente dita do que foi planejado no nível estratégico.

Desdobrar uma diretriz significa dividi-la em várias outras diretrizes sob responsabilidade de outras pessoas. Cada diretriz estabelecida no desdobramento está intimamente ligada à diretriz original, num relacionamento meio-fim. A execução de todas as diretrizes desdobradas deverá garantir o cumprimento da diretriz original.

A metodologia do GPD visa à implementação da(s) diretriz(es) definida(s) em cada nível hierárquico mediante desdobramento das medidas ali previstas. Para tanto, utiliza-se do método de gestão PDCA para o alcance das metas estabelecidas. Esse método procura concentrar toda a força intelectual de gerentes e servidores para promover a realização de diretrizes institucionais de curto prazo.

3.1.	Estabelecimento de diretriz

O processo de formulação de diretriz deve considerar os resultados decorrentes da análise ambiental, a reflexão sobre a atuação institucional ou da unidade ao longo do tempo, o Plano Estratégico em andamento, a negociação da proposta orçamentária, os dados gerenciais disponíveis, o fluxo de informações, os canais de comunicação, o conhecimento intra-institucional.

3.2.	Organização e desdobramento

O quadro a seguir ilustra o esquema utilizado para desdobramento.

O procedimento para desdobramento de diretriz segue os seguintes passos:

1) Identificar o problema, considerando a meta e a medida estabelecidas no nível superior e levantar os dados da situação atual correspondente a cada medida em sua área de atuação.

Ex.: Meta superior - Aumentar a produtividade anual da Secretaria em 5%, até dezembro de 2000.

Medida superior 1 - Aumentar a produção anual na Secretaria do Tribunal.

Problema 1 - Baixa quantidade de processos instruídos com proposta de mérito".

Situação atual - Produção anual na Secretaria "X" igual a 100.

Medida superior 2 - Diminuir o estoque de processos vencidos na Secretaria do

Tribunal.

Problema 2 - Alto estoque de processos vencidos na Secretaria "X".

Situação atual - Processos vencidos no estoque da Secretaria "X" igual a 400.

2) Estabelecer valor e prazo realizáveis e compatíveis com a meta fixada, para as medidas desdobráveis do nível hierárquico superior e aplicáveis em sua área de atuação. Definir, também, itens de controle que possibilitem a medição do grau de alcance da meta fixada.

Ex.: Medida 1 - Aumentar o quantitativo de processos instruídos com proposta de mérito nas secretarias.

Valor - em 10%

Prazo - até dezembro de 2000.

Item de controle - Produção nos últimos doze meses.

Medida 2 - Diminuir o estoque de processos vencidos na Secretaria "X".

Valor - em 25%.

Prazo - até dezembro de 2000.

Item de controle - Quantidade total acumulada de processos vencidos, calculada mês a

mês.

3) Listar as possíveis causas do problema identificado, utilizando a técnica do brainstorming.

Ex.: Pergunta 1 - Quais são as possíveis causas de nossa baixa produção?

Pergunta 2 - Quais são as possíveis causas da existência de alto estoque de processos vencidos? (as causas podem ser relativas a recursos humanos, material, equipamentos, informações, procedimentos, etc.)

4) Atribuir prioridades às causas do problema, por meio de votação, considerando os seguintes critérios:

a) nota 7 - causa de grande impacto no problema e com grande possibilidade de estar ocorrendo (esta nota só pode ser atribuída a, no máximo, 20% das causas identificadas);

b) nota 3 - causa com médio impacto no problema e que possivelmente esteja ocorrendo;

c) nota 1 - causa com pequeno impacto no problema ou com pouca possibilidade de estar ocorrendo.

5) Ordenar as causas de problemas, segundo a pontuação resultante do critério acima.

6) Selecionar as causas mais pontuadas até o máximo de 30% do total listado.

7) Definir as medidas necessárias e suficientes para sanear as causas selecionadas, utilizando-se de técnicas de brainstorming, análise SWOT, etc.

8) Preencher o formulário Desdobramento de Diretriz.

O primeiro nível de desdobramento é realizado pelas unidades diretamente subordinadas ao Presidente, de modo a verificar quais medidas relativas às diretrizes do Tribunal são aplicáveis a sua área funcional.

Em seguida, cada gerente de unidade básica deve reunir-se com os dirigentes das respectivas subunidades, para definir metas e respectivos itens de controle. Concluída essa etapa, a formalização das metas e medidas de cada unidade básica e técnico-executiva será feita utilizando-se do formulário GPD-02.

Esse é um processo sucessivo, que será desdobrado até o último nível gerencial, resultando na elaboração de um plano de ação (formulário GPD-03). O plano de ação será elaborado sempre que uma medida decorrente de diretriz não mais admitir desdobramento, independente do nível gerencial.

A cada desdobramento o gerente da unidade deverá analisar a consistência das metas desdobradas nas unidades que lhe são diretamente subordinadas, entre si, e com suas metas.

4.	Execução e verificação dos planos

Todos os níveis hierárquicos devem executar seus planos de ação e acompanhar os respectivos itens de controle. Ocorrendo algum desvio de meta (anomalia) o fato deve ser relatado ao gerente imediatamente superior. Prontamente, far-se-á análise das causas dos desvios e em seguida o relatório de anomalias, conforme formulário GPD-04.

Os gerentes devem estabelecer cronograma de reuniões periódicas com as unidades que lhe são diretamente subordinadas, iniciando sempre de "baixo para cima", para acompanhar e analisar os itens de controle, o progresso dos planos de ação e os principais relatórios de anomalia. Essa análise comporá o relatório de reflexão de cada unidade gerencial, conforme formulário GPD-05.

A análise verificará a eficiência das medidas propostas no período e as causas positivas e negativas que provocaram alterações no resultado final, com o objetivo de proceder, no plano de ação, às alterações que se fizerem necessárias. O relatório de reflexão final deverá conter as sugestões a serem consideradas na elaboração do próximo ciclo de planejamento.

5.	Diagnóstico

Como parte integrante do sistema de planejamento e elo fundamental do processo de participação da Alta Administração, deverão ser programadas reuniões e visitas de diagnóstico do Presidente do Tribunal, para que seja verificado, junto às unidades gerenciais, se a(s) meta(s) estão sendo atingidas e se o método está sendo corretamente aplicado.

6. Revisão do sistema de planejamento

Periodicamente, em razão das mudanças nos ambientes externo e interno ou ainda em decorrência de diagnóstico anual, o plano estratégico deve ser revisto e atualizado, de forma a ajustar-se à realidade e cumprir seu papel. Essa revisão será feita sob a coordenação da Secretaria - Geral de Controle Externo.

A revisão dos planos resultantes de desdobramentos do plano estratégico, em todos os níveis gerenciais, deverá ser realizada a cada ciclo de planejamento, execução, controle e análise pela unidade responsável.

7.	Glossário

Análise ambiental: consiste em estudos a serem realizados nos ambientes interno e externo e contexto mediante o acompanhamento das mudanças quanto aos aspectos sócio-políticos, econômicos, administrativos, tecnológicos, do controle da gestão pública e outros correlacionados e pertinentes, de forma a estabelecer ambientação realística e consistente para as ações indicadas pelo planejamento.

Cliente: pessoa, órgão ou entidade pertencente, ou não, à instituição que recebe os produtos ou serviços resultantes de um processo, no intuito de satisfazer suas necessidades e de cuja aceitação depende a sobrevivência de quem os fornece.

Diagrama de causa e efeito: ferramenta utilizada para apresentar a relação existente entre o problema a ser solucionado (efeito) e os fatores (causas) do processo que podem estar provocando o problema.

Diretriz: conjunto da meta e das medidas necessárias e suficientes para atingir essa meta.

Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD): processo de gerenciamento, liderado pelo presidente, que concentra toda a força intelectual dos gerentes e servidores para a consecução das metas da instituição.

Itens de controle: pontos que precisam ser medidos e monitorados para garantir a qualidade do produto ou serviço de acordo com a expectativa do cliente. Têm foco sobre o resultado do processo.

Medida: ação a ser conduzida para que se consiga atingir a meta.

Meta: resultado a ser atingido no futuro. A meta se compõe de objetivo, valor e prazo.

Missão: é a razão de ser da instituição ou unidade. É a finalidade mais ampla ou objetivo maior que engloba a contribuição da instituição para a sociedade ou da unidade para a instituição. Não deve ser confundida com os produtos ou serviços ofertados pela instituição ou unidade.

Negócio: expressão do relacionamento entre meios para se atingir uma finalidade gerada pelas missão e visão em busca da satisfação das necessidades das pessoas.

Objetivo: direcionamento da ação. Direção a ser seguida. Rumo.

Padronização: atividade sistemática de uma organização para estabelecer e utilizar padrões (sistema).

(PDCA)PDCA: método de gestão que visa a alcançar metas de melhoria. O PDCA consiste no ciclo de planejar (plan), desenvolver (do) o que foi planejado, checar (chek) comparando o planejamento com o resultado alcançado, e, finalmente, agir (action) corretivamente no caso de não conformidade ou padronizar a melhoria alcançada.

Plano de ação: conjunto de medidas com o objetivo de bloquear principalmente a ocorrência de causas fundamentais à existência do problema. É elaborado com a finalidade maior de planejar ações necessárias para alcançar metas. As metas decorrentes das diretrizes da organização devem ser as prioritárias. No entanto, existem outras metas decorrentes da melhoria de processos na área gerencial que igualmente devem ser previstas em plano de ação. Faz-se um plano de ação dispondo as informações necessárias utilizando-se o modelo conhecido como 5W1H ou 3W1H (versão mais simples), conforme exemplo a seguir:

(META DA UNIDADE (objetivo-valor-prazo): O QUÊQUEM PORQUE ONDECOMO QUANDO Qual ação deve serexecutadaOnde será desenvolvida a açãoComo se procederá a açãoPrazo limite para o término da açãoQual o motivo da açãoQuem responde pelo resultado da ação TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO Unidade responsável:PLANO DE AÇÃO (5W1H)Projeto ou atividade:Página___ de ___PROBLEMA IDENTIFICADO OU META DO TRIBUNAL : )

Problema: resultado indesejado de um processo produtivo. Exemplos: meta não alcançada, retrabalho, não-conformidade, falta de qualidade intrínseca, alto custo, produção que não faz parte do negócio, baixa produtividade, etc.

Processo: conjunto de meios para se alcançar um fim. Envolve mão-de-obra, medida, métodos, equipamentos, meio ambiente e recursos.

QPAP - Programa da Qualidade e Participação na Administração Pública: é o principal instrumento de transformação da ação gerencial, propondo-se a introduzir, no setor público, as mudanças de valores e comportamentos preconizados pela Gestão pela Qualidade, e, ainda, viabilizar a revisão dos processos internos da Administração Pública, com vistas à sua maior eficiência e eficácia.

(SDDDDCA)

SDCA: é o método de gestão que visa alcançar metas de manutenção e cumprir padrões. O SDCA consiste no ciclo de planejar as atividades de rotina (standard), desenvolver (do) conforme o padrão de cada processo, checar (chek) comparando o padrão com o resultado alcançado, e finalmente agir (action) corretivamente no caso de anomalias.

Valor: expressão numérica do fim a ser alcançado.

Visão: expressa uma situação futura desejada para a instituição. A visão é estabelecida sobre os fins da instituição (suas funções fundamentais) e corresponde à direção suprema da organização. Serve como rumo geral.

8.	Anexos

Neste item estão agrupados os principais formulários demandados pelo sistema de planejamento. Esses formulários constituem-se em modelos teóricos que podem ser ampliados ou aprimorados em função das necessidades e do aprendizado inerente a qualquer processo ou sistema. Entretanto, é importante a manutenção de determinados padrões a fim de facilitar a compreensão e a consolidação de resultados.

GPD-01: Formulário Fundamentos de Diretriz.

GPD-02: Formulário Desdobramento de Diretriz.

GPD-03: Formulário Plano de Ação.

GPD-04: Formulário Relatório de Anomalias.

GPD-05: Formulário Relatório de Reflexão

FUNDAMENTOS DE DIRETRIZ

Unidade:

GPD-01

Pág. de

FUNDAMENTOS

NÚMERO

OBJETIVO GERENCIAL

VALOR

PRAZO

ITEM

MEDIDAS

BTCU nº 71, de 29 de novembro de 1999	EDIÇÃO ESPECIAL

DESDOBRAMENTO DE DIRETRIZ

Unidade:

GPD - 02

Pág. de

Meta do Nível Superior (Objetivo)

Valor:

Prazo:

Nº DA

MEDIDA

SUPERIOR

METAS DA UNIDADE

MEDIDAS DA UNIDADE

OBJETIVO

VALOR

PRAZO

INDICADORES/

ÍNDICES

PLANO DE AÇÃO

Unidade:

GPD - 03

Pág. de

Meta do Nível Superior (Objetivo)

Valor

Prazo:

Meta da Unidade (Objetivo)

Valor

Prazo:

Itens de Controle

MEDIDAS

( o que )

RESPONSÁVEL

( quem )

PRAZO

( quando )

LOCAL

( onde )

JUSTIFICATIVA

( por que )

PROCEDIMENTO

( como )

BTCU nº 71, de 29 de novembro de 1999	EDIÇÃO ESPECIAL

RELATÓRIO DE ANOMALIAS

Unidade:

GPD-04

Pág. de

Meta:

Situação atual:

MEDIDAS DO PLANO

SITUAÇÃO ATUAL DE EXECUÇÃO

ANÁLISE

CAUSAS PROVÁVEIS

CONTRAMEDIDAS ADICIONAIS

RESPONSÁVEL

PRAZO

Em ____/_____/_____

Carimbo/assinatura do responsável:

BTCU nº 71, de 29 de novembro de 1999	EDIÇÃO ESPECIAL	1

RELATÓRIO DE REFLEXÃO

Unidade:

GPD ¿ 05

Pág. de

Meta do Nível Superior (Objetivo)

Valor:

Prazo:

Período de reflexão: ___/___/___ a ___/___/___

DIRETRIZ

RESULTADOS

PONTOS PROBLEMÁTICOS

MEDIDAS PROPOSTAS / PRAZO

META:

MEDIDAS: