Portaria TCU n° 188/2009
Assunto: Aprova a realização do Projeto de Sistematização dos Pareceres da Sefip.
Origem: [TCU]
Início de vigência: 11/05/2009
Situação: Vigente

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no Art. 83, §1º, da Resolução-TCU nº 214, de 20 de agosto de 2008, e no Art. 5º da Portaria-TCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:

Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto de Sistematização dos Pareceres da Sefip, nos termos do Anexo desta Portaria.

Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo Helio Kiyoshi Matayoshi, matrícula nº 2420-1, para exercer a atribuição de Coordenador de Projeto, sob regime de dedicação integral.

Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no Art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos do Tribunal de Contas da União.

Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.

Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

UBIRATAN AGUIAR

Presidente

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO

PROPOSTA DE PROJETO

PROJETO DE SISTEMATIZAÇÃO DOS PARECERES DA SEFIP

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1. Identificação do gestor do projeto

Nome do gestor

Matrícula

E-mail

Ramal

Helio Kiyoshi Matayoshi

2420-1

Heliokm@tcu.gov.br

7663

Função do gestor

Gerente

x

Coordenador

Líder

Nome do substituto eventual

Matrícula

E-mail

Ramal

Cecília Taira

76-0

CecíliaTaira@tcu.gov.br

7663

Local / telefone

Edifício Sede ¿ Anexo II ¿ Sala 3

Telefones: 3316-7661 3316-7662 3316-7663

2. Identificação do projeto

Nome do projeto

Projeto de sistematização dos pareceres da Sefip.

Período de realização

Unidade patrocinadora

18/05/2009 a 18/10/2009

Secretaria de Fiscalização de Pessoal

3. Vinculação estratégica

Plano Estratégico do TCU (Portaria ¿ TCU nº 02, de 5 de janeiro de 2006).

a)

Redução do tempo de apreciação de processos.

b)

Ampliação do uso de tecnologia da informação nas ações de controle.

c)

Aperfeiçoamento do processo de trabalho.

Plano de Diretrizes do TCU

a)

Diretrizes da perspectiva de priorização de processos internos. Objetivo 1: Reduzir o tempo de apreciação de processos.

Plano Diretor da Unidade Patrocinadora

a)

O Projeto é previsto na proposta do Plano Diretor da Sefip para 2009:

Meta de melhoria 1: Redução do estoque de atos de pessoal com 4 anos ou mais de vigência.

Ação 1.8. Desenvolver, por meio de projeto, e utilizar excertos de instrução padrão para os atos com proposta de ilegalidade.

4. Problema / oportunidade

Descrição do problema ou da oportunidade

a)

Existe no âmbito da Sefip um conjunto de excertos técnicos em documentos Word, que tratam de temas recorrentes, que foram compilados e gravados em pasta pública para subsidiar o trabalho de instrução de processos de atos de pessoal pelo analista. O fato é que poucos utilizam estes documentos, pois estão desatualizados e constituem textos complexos e de difícil acesso.

b)

É importante para a Sefip revitalizar e aperfeiçoar esse instrumento de trabalho, de modo que passe a integrar, em futuro próximo, o dia-a-dia desta Secretaria. Neste sentido, poder-se-ia lançar mão de recursos atualmente disponíveis como, por exemplo, o perfil Gestor Setorial do sistema Administrativo, para inclusão de modelos diretamente no Sisac 3.

c)

Evolução do quadro (apresentar dados)

a)

Situação atual: cada analista ou técnico elabora sua própria instrução. Eventualmente, reaproveita o trabalho elaborado por outro colega que tenha enfrentado o assunto. Neste caso, é comum o servidor realizar pesquisa no sistema de gestão de documentos, Sisdoc, por palavra chave, para, dentro do universo retornado, por vezes extenso, verificar um a um os arquivos, com gasto considerável de tempo, para encontrar aquele mais adequado à sua necessidade. Ou, alternativamente, pesquisar dentre os arquivos de excertos técnicos da unidade e, caso exista um sobre o tema pesquisado, efetuar cópia e promover os ajustes necessários para integrá-lo ao corpo do relatório de instrução do processo.

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b)

Análise: Nesse modelo de trabalho, há situação indesejada que consiste na duplicação de esforços, fato que ocorre no momento de elaboração das instruções, que versam sobre um único tema, por diversos servidores. Cada analista vai pesquisar a legislação e a jurisprudência, elaborar o texto do relatório e a proposta de mérito, ou seja, todas estas tarefas poderiam ser feitas por um servidor apenas, uma única vez, e com economia de tempo. É importante salientar, ainda, a alta probabilidade de ocorrência de efeito colateral não desejável desta sistemática. Das diversas instruções resultantes, não se pode garantir tratamento uniforme e propostas convergentes para um determinado assunto analisado.

Toda essa situação é amenizada na hipótese de reaproveitamento de relatórios ou utilização de excertos. Nesse sentido é oportuna a ação 1.8 do Plano Diretor da Sefip para 2009. Este plano, embora faça referência a excertos, pode ser implementado, com diversas vantagens, mediante o uso de modelos mais completos conforme as explicações a seguir.

Em primeiro lugar, os modelos podem ser incluídos no sistema Administrativo para utilização no Sisac 3. Isto agiliza o processo de elaboração de relatórios, pois aquelas etapas de inclusão no Sisdoc são feitas automaticamente, de modo transparente para o usuário, com eliminação de tarefas repetitivas. Aliás, sendo o Sisac 3 o sistema que dará suporte ao processo eletrônico na Sefip, ficarão os modelos desde logo integrados à nova ferramenta de trabalho que será em breve implementada nesta Secretaria. Não faz sentido, portanto, a implementação dos modelos no sistema atualmente em uso, Sisac do Siga, tendo em vista que ele carece de manutenção e, principalmente, porque, em breve, poderá entrar em desuso.

Em segundo lugar, o relatório, em contraposição ao excerto, facilita o trabalho do servidor, em razão de já se encontrar contextualizado com todas as suas partes, inclusive com a proposta de mérito, apresentando-se, portanto, como um produto mais acabado, mais próximo de sua conclusão, pois além de não dar ensejo a pesquisas complexas, em bases de dados estruturadas, ainda dispensa o processo de montagem da instrução, fase indispensável no caso de utilização de excertos. Provavelmente, nestes detalhes resida a maior preferência dos analistas e técnicos por modelos de pareceres em detrimento dos excertos técnicos.

5. Escopo do projeto

5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)

Elaboração de modelos de pareceres com proposta de ilegalidade dos atos de pessoal, em especial os de concessões de aposentadorias, reformas e pensões, conforme a jurisprudência do TCU.

5.2. Meta -Produto - Homologador

META

Produto

Homologador

Objetivo específico

Quanto

Data de término

a)

Elaborar modelos padrão de instrução.

1. Identificar as irregularidades mais recorrentes.

2. Elaborar o modelo de parecer para cada irregularidade.

3. Aprovar os modelos de parecer elaborados.

20

20

20

25/5/2009

23/10/2009

30/10/2009

Modelos padronizados.

Secretário e Diretores da Sefip

b)

Treinar os servidores da Sefip na utilização dos modelos e na nova sistemática de trabalho e disseminar os conhecimentos.

2

30/10/2009

40 servidores treinados.

Secretário e Diretores da Sefip

c)

Elaborar norma sobre atualização dos modelos.

1. Definir e aprovar as regras de negócio para atualização dos modelos de parecer.

2. Elaborar proposta de portaria contemplando as regras aprovadas.

3. Aprovar a portaria da Sefip.

1

1

28/8/2009

30/9/2009

30/10/2009

Minuta da portaria que regulamenta a atualização de pareceres da Sefip.

Diretores da Sefip

d)

Treinar os agentes responsáveis pelo processo de atualização do conjunto de pareceres padronizados.

1

30/10/2009

3 servidores treinados, sendo 1 de cada diretoria.

Diretores da Sefip

e)

Definir e implementar sistemática de busca dos modelos de forma integrada com o sistema institucional.

1

14/8/2009

Sistemática de localização dos modelos.

Secretário da Sefip

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5.3. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)

a)

Pareceres com proposta pela legalidade dos atos ou que não estejam de acordo com a pacífica jurisprudência do Tribunal. Após a conclusão do projeto, porém, poderão ser incluídos modelos pela legalidade, perda de objeto, inépcia do ato, levantamento de sobrestamento etc.

b) T

Trabalhos de programação de aplicativos de TI.

c)

Manutenção dos modelos de parecer atualizados.

6. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)

a)

Racionalização do serviço, com economia em escala que se traduz em ganho efetivo de produtividade.

b)

Redução do número de instruções contraditórias, com melhoria na qualidade geral do trabalho.

c)

Redução de tempo de instrução dos atos de pessoal eivados de irregularidades.

d)

Ampliação, transparência e disseminação de conhecimentos.

e)

Utilização de jurisprudência, entendimentos e teses jurídicas atualizadas.

f)

Os modelos padronizados podem vir a ser aproveitados na instrução eletrônica de processos, cujo sistema encontra-se em fase de implantação no Tribunal.

g)

Em suma, este projeto viria aumentar a tempestividade da atuação do TCU em sua missão constitucional de apreciação dos atos de concessão de pensões e aposentadorias para fins de registro.

7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto

Risco

Impacto

Probabilidade

de ocorrer

Ação para

(E) Evitar ocorrência do risco

(M) Mitigar ocorrência do risco

(R) Reduzir impacto do risco ocorrido

Responsável

pela ação

a)

Na definição de uma sistemática de pesquisa dos modelos, pode haver necessidade de alterações no sistema Sisac 3.

Médio

Médio

(R) Utilizar o sistema existente sem modificação, uma vez que ele já contém um módulo de geração de relatórios a partir de modelos informados. A pesquisa, todavia, é feita simplesmente por um componente do tipo combo-box, que exibe uma lista contendo os nomes dos modelos para escolha pelo usuário.

Setec

b)

Não implementação do processo eletrônico na Sefip.

Alto

Baixo

(E) Transportar os modelos para uma pasta pública com permissão de leitura somente ou incluí-los no Sisdoc para acesso dos servidores da unidade, ou, ainda, no sistema de Jurisprudência Sistematizada.

Sefip

c)

Falta de interesse pelo servidor em utilizar a nova sistemática em razão da falta de atualização dos modelos de pareceres.

Alto

Médio

(M) Atualização dos pareceres e definição prévia dos agentes envolvidos.

Sefip

8. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)

Nome da parte envolvida

patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)

Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas

a)

Setec/Adsup

Para implementação da sistemática de localização de modelos, de que trata o item 5.2, que será definida ao longo do projeto, pode surgir necessidade de modificação, no Sisac 3, do módulo que gera o relatório a partir dos modelos armazenados.

Nesse módulo, a interface para pesquisa é, como colocado no item 7 desta proposta, apenas uma lista, contendo os nomes dos modelos padronizados, exibida por meio de um componente de programa do tipo combo-box.

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9. Relação com outros projetos

Projetos predecessores

Projetos conexos

Projetos sucessores

Processo Eletrônico. Os modelos serão utilizados a partir do Sistema que dá suporte ao processo eletrônico - Sisac 3.

10. Custos adicionais estimados

Recurso

Valor estimado

Data inicial de liberação do recurso

a)

b)

Total de custos estimados

Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)

11. Outros recursos necessários

Recurso

Fornecedor

a)

b)

12. Equipe do projeto

Nome

Matrícula

Lotação

Período

Dedicação integral/ parcial / por atividade

1.

Helio Kiyoshi Matayoshi

2420-1

Sefip

Duração do Projeto

integral

2.

Cecília Taira

76-0

Sefip

Duração do Projeto

parcial

13. Finalização

Data

Assinatura do gestor do projeto

Em ___/___/2009

Helio Kiyoshi Matayoshi

Coordenador do Projeto

Manifestação do titular da unidade patrocinadora

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2009.

Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.

Sefip, em ___/___/2009

Alessandro giuberti laranja

Secretário da Sefip

Manifestação do titular da Segecex

De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2009.

Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.

Segecex, em ___/___/2009

Paulo roberto wiechers martins

Secretário da Segecex

Manifestação da Seplan

Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.

Seplan, em ___/___/2009

CLAUDIO SARIAN ALTOUNIAN

Secretário de Planejamento e Gestão