Zusätzliche Bereitstellung von Mitteln für das Projekt zur Umstellung auf SAP S/4 Hana
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2023/2496
Datum: 2023-11-10
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 11.10.2023 
Vorstand für Finanzen, Infrastruktur und Beteiligungen
Fachbereich Finanzen und Controlling
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2023/2496
öffentlich
Zusätzliche Bereitstellung von Mitteln für das Projekt zur 
Umstellung auf SAP S/4 Hana
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 21.11.2023 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 05.12.2023 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 05.12.2023 Ö Entscheidung
Beschluss:
Der Rat der Stadt Osnabrück stimmt einer Projektstruktur mit einer Vergabe der 
Projektleitung an einen externen Dienstleister zu. Für die Jahre 2024-2026 werden weitere 
Mittel in Höhe von insgesamt 240.000 € für die Umstellung auf SAP S/4 Hana zur Verfügung 
gestellt. Sie sind zusätzlich in die Haushaltsentwürfe einzuplanen.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
X Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
(ohne Folgekosten)
Finanzhaushalt/
Investitionsprogramm
Erträge/Einzahlungen (+) € €
Aufwendungen/Auszahlungen (-) - 240.000 € €
Summe -240.000 € €
Folgekosten (jährlich) €
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf die Jahre 2024-2026.
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant:
 Ja (ggf. mit Deckung innerhalb des eigenen Budgets – s. u.)
X  Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden.
 Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-/überplanmäßig bereitgestellt
 werden (Deckungsposition s. u.).
 Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
 das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt)
Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag
€
 €
 
B. Personelle Auswirkungen: 
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Keine Besetzung der vorhandenen Projektleitungsstelle bei externer Aufgabenvergabe
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: 
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
 positiv
 negativ
X  keine
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück:
 positiv
 negativ
X  keine
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: Die zusätzlichen Mittel werden nicht zur 
Verfügung gestellt, wodurch eine rechtzeitige Umstellung auf SAP S/4 Hana voraussichtlich 
nicht gewährleistet werden kann.
G. Beteiligte Stellen: 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
Sachverhalt:
Die Verwaltung hat mit der Vorlage VO/2021/0260 bereits darüber informiert, dass die SAP 
zur Begegnung der Herausforderungen im Bereich Digitalisierung auf eine neue 
Datenbanktechnik (In-Memory-Datenbanken) umstellt. Dies bedeutet, dass alle SAP-Kunden 
auf die neue HANA-Datenbanktechnik umgestellt werden müssen. Für das bisher durch die 
Stadt Osnabrück genutzte SAP-Finanzsystem hat die SAP im Jahr 2020 eine 
Wartungsverlängerung bis zum 31.12.2027 zugesagt. Anschließend wird es für die 
bestehenden SAP-Finanzsysteme keine Updates und keinen Support geben, ggf. mit einer 
Übergangszeit zu deutlich erhöhten Konditionen. Die Systeme können zwar über den o. g. 
Zeitraum hinaus genutzt werden - dies jedoch nur auf eigenes Risiko. Aufgrund der 
zunehmenden Bedrohung durch IT-Angriffe etc. wird dies sowohl von der Verwaltung selbst, 
als auch von den IT-Dienstleistern (Komm.ONE und Itebo GmbH) nicht empfohlen und 
stände auch nicht im Einklang z.B. mit den gängigen Datenschutzrichtlinien. Daraus ergibt 
sich für die Stadt Osnabrück, wie auch für alle anderen Kunden, zwangsläufig die 
Notwendigkeit auf SAP- S/4HANA umzustellen. 
 
Der Fachbereich Finanzen und Controlling plant den Umstieg auf SAP-S/4 HANA in 2026 
und hat dafür retrograde Prozess- und Planungsschritte festgelegt. Die Zieldefinition des 
Jahres 2026 ergibt sich u. a. aus den Abhängigkeiten verschiedener Vorprojekte, die tlw. 
mind. ein Jahr vor Umstellung stattgefunden haben müssen, sowie den knappen Ressourcen 
der zwangsweise beteiligten Unternehmen (Itebo GmbH sowie die Komm.ONE).
Die politischen Gremien hatten mit Beschlüssen zu den Vorlagen (VO/2021/0260 und 
VO/2022/1036) hierfür die finanziellen und personellen Ressourcen bereitgestellt. 
Hinsichtlich der personellen Ressourcen war als Mindestausstattung die bis 2026 befristete 
Besetzung einer Projektleitungsstelle (EG 12) sowie einer Stelle Mitarbeit im Projekt (EG 10) 
vorgesehen, da die erforderlichen Aufgaben mit dem vorhandenen Personal neben den 
bestehenden Linienaufgaben nicht zu bewältigen sind.
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Die Verwaltung konnte die beiden Stellen im Jahr 2022 nach externen Ausschreibungen 
nicht besetzen. Auch eine erneute Ausschreibung der Stelle für die Projektmitarbeit unter 
Reduzierung der Anforderungen im Herbst 2023 war mangels Bewerbungen nicht 
erfolgreich. Mit Blick darauf, dass alle SAP-Kunden umstellen müssen und dementsprechend 
einen erhöhten Bedarf an entsprechendem Personal benötigen, besteht die Gefahr, dass 
auch weitere Ausschreibungen erfolglos bleiben und damit die Umsetzung des Projektes 
erheblich gefährden. Der Einstieg in das Projekt hat sich zudem verzögert und erschwert, da 
der verantwortliche Fachdienstleiter, der wesentliche strukturelle Vorbereitungen erarbeitet 
hat, die Stadt Osnabrück Ende des Jahres 2022 verlassen hat. Erst vor wenigen Tagen 
konnte die Nachfolgeregelung abgeschlossen werden.
Aus diesem Grund besteht nach Ansicht des Fachbereiches Finanzen und Controlling die 
Notwendigkeit, die Aufgaben der Projektleitung durch einen externen Dienstleister erbringen 
zu lassen. Genaue Abstimmungen über den Dienstleistungsauftrag müssen noch erfolgen. 
Die Verwaltung wird zudem prüfen, welche weiteren Maßnahmen ergriffen werden müssen, 
um das Projekt erfolgreich umsetzen zu können.
Für die Einbindung eines externen Dienstleisters sind zusätzliche finanzielle Mittel 
erforderlich. Der Fachbereich Finanzen und Controlling geht davon aus, dass es durch die 
Vergabe der Aufgaben der Projektleitung zu Mehraufwendungen von rund 240.000 € für den 
Zeitraum 2024-2026 kommen wird. 
 
Die zusätzlichen Mittel verteilen sich auf die Haushaltsjahre wie folgt:
 
2024: 76.000 €
2025: 80.000 €
2026: 84.000 €
Für die Projektleitung durch einen städtischen Mitarbeitenden waren bislang für 2024-2026 
rd. 260.700 € bereitgestellt worden.
gez. Fillep gez. Hänsler