Fachkräftemangel im Kitabereich
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2019/3690-01
Datum: 2019-03-22
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/2
Stadt Osnabrück 19.03.2019 
Vorstand für Bildung, Soziales, Kultur
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2019/3690-01
öffentlich
Fachkräftemangel im Kitabereich
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 03.04.2019 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
Sachverhalt:
Die Verwaltung beantwortet die Anfrage der SPD-Fraktion wie folgt:
Für die Personalausstattung der Tageseinrichtungen gelten die gesetzlichen Vorgaben des 
niedersächsischen Gesetzes über Tageseinrichtungen für Kinder (KiTaG) sowie die dazuge-
hörigen Durchführungsverordnungen. Das Personal ist so zu planen, das die gesetzlichen 
Vorgaben eingehalten werden und „Ausfallszeiten“ wie Urlaub, Krankheit, Fort- und Weiter-
bildungen eingeplant sind und abgedeckt werden.
Die Verwaltung hat aktuell keine Gesamtübersicht, in welchen Tageseinrichtungen zum 
Stichtag 19.03.2019 wie viele Fachkräfte fehlen.
Sie kann dieses nur für den Träger Stadt Osnabrück beantworten. 
Danach stellt sich die Personalausstattung zum Stichtag 19.03.2019 wie folgt dar (ohne Lei-
tung, Verwaltung, Hausmeister/Hausmeisterin, Koch/Köchin):
Förderprogramme    
Personalbesetzung  Quik (Stunden)
Sprach 
Kitas
Kita-
Einstieg
Einrichtung Stellen Pers. Soll Ist Soll Ist Soll Ist Soll Ist
Kindertagesstätte Atter 19,28 23,0 752,0 752,0 30,0 30,0 0,5 0,5   
Kindertagesstätte Haste 12,28 16,0 479,0 444,5 25,0 20,0 0,5 0,5   
Kindertagesstätte Heiligenweg 8,95 10,0 349,0 349,0 30,0 30,0 0,5 0,5 0,5  
Kindertagesstätte Lüstringen 20,79 25,0 811,0 775,0 25,0 25,0 0,5 0,5   
Kindertagesstätte Martinsburg 12,26 16,0 478,0 478,0 20,0 20,0 0,5 0,5   
Kindertagesstätte Pye 21,79 24,0 850,0 742,5 10,0 10,0 0,5 0,5   
Kindertagesstätte Schinkel 19,01 21,0 741,5 711,0 30,0 30,0 0,5 0,5   
Kindertagesstätte Schölerberg 18,05 20,0 704,0 665,0 30,0 30,0 0,5 0,5   
Kindertagesstätte Wüste 14,60 18,0 569,5 569,5 10,0 10,0     
Summe 147,03 173,0 5.734,0 5.486,5 210,0 205,0 4,0 4,0 0,5 0,0
Nicht besetze VZÄ 6,36
Zur Abdeckung von Ausfallzeiten beschäftigt die Stadt Osnabrück entsprechende Fachkräfte 
(Springerpool).
Diese reichen nicht immer aus (z. B. bei einer Grippewelle), die ausgefallenen Fachkräfte zu 
ersetzen. Kurzfristig sind keine Fachkräfte für diese Stellen zu akquirieren. Das kann dann 
dazu führen, dass das Betreuungsangebot der Einrichtung eingeschränkt werden muss. Die-
ses ist wiederum dem Landesjugendamt gemäß § 47 SGB VIII zu melden.
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In den städtischen Kindertagesstätten hat es in diesem Jahr folgende Einschränkung des 
Betreuungsangebotes gegeben:
-Kita Schölerberg: 21.02.2019 bis zum 01.03.2019 Schließung einer Kindergartengruppe
-Kita Pye: 26.02.2019 bis zum 27.02.2019 Schließung zweier Krippengruppen am Nach-
mittag
 
Zum Stichtag 19.03.2019 waren 7 befristete Stellen nicht besetzt. Die Stellenbesetzungsver-
fahren bzw.  Stellenausschreibungen befinden sich derzeit in Bearbeitung. Einige unbesetzte 
Stellen werden schon zum dritten Mal ausgeschrieben. Dabei werden die Stellen neuerdings 
auch auf Plattformen wie Stepstone annonciert. Daran wird deutlich, dass es immer schwieri-
ger wird, Fachkräfte für zeitlich befristete Stellen zu finden. Die Gründe für die Befristungen 
beruhen immer auf einem Sachgrund (z. B. Beschäftigungsverbot, Mutterschutz, Elternzeit, 
Förderprogramme).
Um dem sich abzeichnenden Problem des Fachkräftemangels im Fachbereich für Kinder, 
Jugendliche und Familien zu begegnen, wurde bereits in 2018 ein Konzept mit verschiede-
nen Handlungsoptionen entwickelt (siehe Anlage: Personalgewinnung im Fachbereich für 
Kinder, Jugendliche und Familien). Die Maßnahmen wurden mit dem Fachbereich Personal 
und Organisation besprochen und abgestimmt. Erste Maßnahmen zur Umsetzung sind ein-
geleitet.
Im Rahmen der Sitzungen der AG § 78 Kinder steht die Verwaltung in einem regelmäßigen 
Austausch mit den freien Trägern. Dazu gehört auch das Thema „Fachkräftesituation“. Die 
nächste Sitzung findet am 04.06.2019 statt. Die Verwaltung wird die Anfrage der SPD-Frakti-
on einbringen.
Nach einer Umfrage des Niedersächsischen Städtetages (NST) bei seinen Mitgliedern wurde 
errechnet, dass in den nächsten drei Jahren ca. 4.200 Fachkräfte für die Kindertagesstätten 
zu wenig ausgebildet werden und dass bereits Anfang 2018 ca. 120 Kita-Gruppen wegen 
des fehlenden Personals nicht zustande gekommen sind. Einen Grund für die geringe Zahl 
an Absolventen sieht der NST darin, dass es bisher keine dualisierte und vergütete Ausbil-
dung gibt. 
Der Niedersächsische Kultusminister hatte den kommunalen Spitzenverbänden Anfang des 
Jahres zugesagt, zukünftig zwei zusätzliche Ausbildungswege für Erzieherinnen und Erzie-
her zu erproben:
-Ausbildung zum Sozialassistenten/zur Sozialassistentin mit einer Dauer von 2,5 Jahren
Hierbei können alle Sozialassistenten/Sozialassistentinnen, die sich danach „dual“ zum 
Erzieher/zur Erzieherin weiter ausbilden lassen, als Erstkraft eine Gruppe leiten.
-Dualisierte und vergütete Ausbildung zur „Fachkraft in Kindertagesstätten“
Dieses Modell soll nach dem Vorbild aus Mecklenburg-Vorpommern verlaufen, bei dem 
die Absolventen nach drei Jahren in der Lage sind, eine Kita-Gruppe zu leiten.
Der Niedersächsische Städtetag kritisiert, dass die Pläne des Ministers bislang nicht mit den 
staatlichen und privaten Fachschulen für die Erzieherausbildung besprochen wurden. Da-
durch verzögert sich die Reform, kostbare Zeit verstreicht.
Im Auftrag
gez. Schwab
Anlage:
Personalgewinnung im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien
Leitungskonferenz 
Personalgewinnung  
im Fachbereich  
für Kinder, Jugendliche und 
Familien 
11.01.2018 
Notwendigkeit für ein gutes Personalmanagement 
 Die hohe Fluktuation von Mitarbeiter/innen führt zu ständig unbesetzten Stellen. Springerstellen 
gibt es nur in den Kitas. 
 Personalgewinnung wird immer problematischer (beginnender Fachkräftemangel insbesondere 
im Kitabereich und im Sozialen Dienst, auch z.T. bei internen Ausschreibungen von 
Verwaltungsstellen). Deshalb ist die Anziehungskraft bzw. Attraktivität der Arbeit im Fachbereich 
51 zu stärken. 
 Bei zeitlich befristeten Stellen wird es immer schwieriger, qualifizierte Fachkräfte zu bekommen. 
 Einarbeitungskonzepte werden wichtiger, weil nur so die fachlichen Standards gehalten werden 
können. 
 Das Erfahrungswissen von altersbedingt ausscheidenden Mitarbeiter/innen ist zu sichern. 
Nachrückende (jüngere) Fachkräfte sind systematisch in die Aufgaben einzuführen 
(Personalentwicklungskonzept). 
 Das Arbeiten im Sozialen Dienst ist unter Fachkräften immer weniger beliebt (Verantwortung 
Kinderschutz) 
 Soziale Arbeit ist weiterhin weiblich. Der hohe Frauenanteil führt unter dem Aspekt Vereinbarkeit 
von Familie/Beruf zu einer hohen Fluktuation und einer hohen Teilzeitquote.  
 Wertewandel: Lebensentwürfe der Mitarbeiter/innen haben sich geändert. Immer mehr 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reduzieren unter dem Aspekt von Vereinbarkeit von Familie und 
Beruf ihre Wochenarbeitszeit.   
 Die steigenden Qualitätsanforderungen machen ein lebenslanges Lernen notwendig. 
 Werte und Haltungen der Mitarbeiter/innen stehen neben dem Fachwissen immer mehr im Fokus. 
 
 
 
Personalmanagement beinhaltet 
Quantitative Personalarbeit 
 Personalgewinnung und –Einarbeitung 
 Einsatzplanung und Freistellung 
 Personalbemessung 
 Personalkostenplanung 
 Maßnahmen für die Vereinbarkeit Familie/Beruf 
 
 Qualitative Personalarbeit 
 Gesundheitsförderung/psychische Belastung 
 Fortbildung/Weiterbildung 
 Mitarbeitergespräche/Rückkehrgespräche 
 Interkommunale kollegiale Qualitätszirkel  
 Entwicklung von Kompetenzprofilen 
 
Personalgewinnung richtet sich sowohl in die Organisation als auch nach 
außen:  
• der „Kampf um Talente“ beginnt in der eigenen Organisation. Das 
Erkennen von Potenzialen der eigenen Mitarbeiter/innen und deren 
gezielte Förderung sind Grundvoraussetzung für nachhaltige 
Personalgewinnung.  
• der Kontakt zu sehr qualifizierten Bewerbern/innen muss frühzeitig 
hergestellt und langfristig angelegt werden. Dies geschieht unabhängig 
von dem aktuellen Personalbedarf in der eigenen Organisation.  
• Bei der Personalsuche sind alle Kanäle des Personalmarketings und 
der Personalauswahl zu nutzen.  
 
Personalgewinnung 
Fluktuationsanalyse 
Wie viele Mitarbeiter/innen (getrennt nach Organisationseinheiten) sind in 
den letzten 12 Monaten gegangen? 
 
Welche Gründe führten zum Austritt des/der Mitarbeiter/in aus der 
Organisationseinheit?  
a) betriebsbedingt z.B. Zeitvertrag 
b) mitarbeiterbedingt 
 
 
Qualitätsanalyse  
Welche Mitarbeiter/innen verfügen über:  
• spezifische Berufserfahrungen 
• Zusatzqualifikationen 
• Sprachkenntnisse 
• soziale Kompetenzen  
• berufliche Flexibilität 
Welche Mitarbeiter/innen eignen sich für Leitungsaufgaben 
und besondere Aufgaben? 
• Fachdienstleitung, Teamleitung/Einrichtungsleitung,  
• besondere Aufgaben, Projekte 
 
Wie werden sie angesprochen und vorbereitet? 
Auswahl und Ausbildung  
geeigneter Mitarbeiter/innen 
Begabte/qualifizierte Mitarbeiter/innen identifizieren 
 
Mitarbeiter/innen ansprechen  
 
Programme zur Förderung von Nachwuchs entwickeln/nutzen 
 
Programme zur Weiterqualifizierung entwickeln/nutzen 
 
Auswahlkriterien und -Prozesse sind den Mitarbeitern/innen bekannt 
 
 
Anziehungskraft des Fachbereiches stärken 
 Profil entwickeln: Beispiel: dafür sind die städtischen Kita bekannt oder der 
Soziale Dienst macht gute Fachberatungen 
 Zielgerichtet rekrutieren (z. B. über BAJ`ler, männliche Erzieher, 
Personal mit Migrationshintergrund, Ausbildungsplätze)  
 Rahmenbedingungen attraktiver gestalten (z.B. in den 
Arbeitsfeldern, als Arbeitgeber etc.) 
 Imagekampagnen (für die Arbeit in den unterschiedlichen Arbeitsfeldern 
wie Jugendarbeit, Kita, Sozialer Dienst etc.) 
 Attraktiver Auftritt im Internet des Fachbereichs auch für 
Fachkräfte (wir suchen Personal und bieten…….. (Akquise von Beginn an)) 
 Bessere Zusammenarbeit mit den Ausbildungsin-
stitutionen ( Absolventen/innen der Fachoberschulen, Fachschulen, 
Fachhochschulen, Universitäten mehr Wissen über die Tätigkeit vermitteln) 
 Einarbeitungskonzepte entwickeln (Mentoren, Traineeprogramme) 
 
Ausbau der Fachlichkeit als inhaltliches Profil 
- Was bietet der Fachbereich, um ihn und seine Arbeitsfelder inhaltlich 
attraktiv zu machen? 
- Wie und mit wem sollten wir das kommunizieren? 
- Was bieten wir den Fachkräften, damit sie längerfristig bleiben? 
- Beispiele: Supervision, guter Austausch im Team , Schutz für 
Mitarbeiter/innen, unbefristete Verträge, gute Büroausstattung, usw. 
Erste Schritte 
Führungskräftenachwuchskonzept für den FB 51 entwickeln. Darin wird 
beschrieben, unter welchen Voraussetzungen und nach welchen Kriterien ein/eine 
Mitarbeiter/in weiterqualifiziert und gefördert wird.             
Gezielte Kooperation mit den Ausbildungsinstitutionen (Fachschulen, 
Hochschulen, Universitäten etc.). Immer auf den Fachbereich als attraktiven Arbeitgeber 
hinweisen.  
 
Gemeinsamer Auftritt für Fachkräfte im Internet 
Beispiel: Wir suchen Erzieher/innen und Sozialarbeiter/innen. Bewerben sie sich 
auch mit Migrationshintergrund. Wir bieten …….. 
Kooperationspartner: Fachbereich Personal und Organisation 
           
Berufsbegleitende Weiterqualifizierung 
Konzepte und Angebote für unterschiedliche Berufsgruppen und Funktionen  
entwickeln (Sozialassistent/in-Erzieher/in, Erzieher/in-Sozialpädagoge/in, 
Sozialpädagoge/in-Master, Verwaltungskräfte - Masterstudiengang Public 
Management.). Wie wird er/sie dabei vom Arbeitgeber unterstützt (z.B. Freistellung)?