Aktualisierung der Verfahrensrichtlinie der Stadt Osnabrück für die Gewährung von Zuwendungen an Dritte
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2023/1954
Datum: 2023-04-28
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/2
Stadt Osnabrück 05.04.2023 
Vorstand für Finanzen, Infrastruktur und Beteiligungen
Fachbereich Finanzen und Controlling
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2023/1954
öffentlich
Aktualisierung der Verfahrensrichtlinie der Stadt Osnabrück für die 
Gewährung von Zuwendungen an Dritte
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 09.05.2023 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 23.05.2023 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 23.05.2023 Ö Entscheidung
Beschluss:
Der Rat stimmt der Aktualisierung der Verfahrensrichtlinie der Stadt Osnabrück für die 
Gewährung von Zuwendungen an Dritte in der vorgelegten Fassung zu. Die Richtlinie tritt 
zum 01.06.2023 in Kraft.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
Ja
X Nein
 
B. Personelle Auswirkungen: keine
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: keine
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
X  keine
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück:
X  keine
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: Beibehaltung der aktuellen Regelungen
G. Beteiligte Stellen: 
Fachbereich Recht und Datenschutz, Rechnungsprüfungsamt
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern
 Arbeitsprozesse optimieren
 Digitalisierung (Querschnittsziel 2021-2030)
                                                           Seite: 2/2
Sachverhalt:
Die bisherige Verfahrensrichtlinie der Stadt Osnabrück für die Gewährung von Zuwendungen 
an Dritte stammt aus dem Jahr 2017 und entspricht nicht mehr den aktuellen Vorgaben 
sowie den Bedarfen der einzelnen Organisationseinheiten. 
Mittlerweile ist nicht nur die Einhaltung der EU-Beihilferechts bei der Gewährung von 
Zuwendungen an Dritte verpflichtend; auch die Erfahrungen der Praxis machten eine 
Überprüfung, Aktualisierung und redaktionelle Anpassung erforderlich. 
Zur besseren Übersichtlichkeit wurden die vorgenommenen Änderungen in der 
Verfahrensrichtlinie der Stadt Osnabrück für die Gewährung von Zuwendungen an Dritte in 
einer Synopse gegenübergestellt und mit Fettdruck kenntlich gemacht. 
Gez. Fillep Gez. Hänsler
Anlage/n:
- Verfahrensrichtlinie der Stadt Osnabrück für die Gewährung von Zuwendungen an 
Dritte inkl. der Anlage 1 (Allgemeine Nebenbestimmungen für die Zuwendung zur 
Institutionellen Förderung) und der Anlage 2 (allgemeine Nebenbestimmungen für die 
Zuwendung zur Projektförderung)
- Synopse der vorgenommenen Änderungen 2017 zu 2023
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Verfahrensrichtlinie der  
Stadt Osnabrück für die  
Gewährung von  
Zuwendungen an Dritte 
 
 
 
 
 
 
Stand: 
Juni 2023 

 
2 
 
§ 1 Zuwendungsbegriff ............................. ................................................... ....................... 3 
§ 2 Zuwendungsarten ............................... ................................................... ...................... 3 
§ 3 Anwendung EU-Beihilferecht .................... ................................................... ................. 4 
§ 4 Finanzierungsarten, Zuwendungshöhen ........... ................................................... ......... 4 
§ 5 Allgemeine Bewilligungsvoraussetzungen ........ ................................................... ......... 5 
§ 6 Antragsverfahren .............................. ................................................... ......................... 6 
§ 7 Eigenleistungen ............................... ................................................... .......................... 6  
§ 8 Antragsprüfungen .............................. ................................................... ........................ 7 
§ 9 Bewilligungen ................................. ................................................... ........................... 7  
§ 10 Zuwendungsbescheid ........................... ................................................... .................... 8 
§ 11 Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid ..... ...................................................  9 
§ 12 Öffentlich-rechtliche Verträge ............... ................................................... ....................10  
§ 13 Abstimmung mit anderen Bewilligungsbehörden .. ................................................... ....10  
§ 14 Auszahlung der Zuwendung ..................... ................................................... ................11  
§ 15 Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf des Zuw endungsbescheides und 
Rückforderung der Zuwendung .......................................................................... .........11  
§ 16 Verzinsung ................................... ................................................... ............................13  
§ 17 Überwachung und Nachweis der Zuwendung ....... ................................................... ...13  
§ 18 Prüfung der Zuwendung ........................ ................................................... ...................14  
§ 19 Weitergabe von Zuwendungen durch die Zuwendung sempfangenden........................15  
§ 20 Fälle von geringer finanzieller Bedeutung ....................................................... .............15  
§ 21 Schlussbestimmungen .......................... ................................................... ...................15  
§ 22 Inkrafttreten ................................ ................................................... ..............................16  
 
 
 
3 
§ 1 
Zuwendungsbegriff 
(1) Zuwendungen sind Leistungen an Dritte aus Haush altsmitteln der Stadt (Kernverwaltung 
und Eigenbetriebe) zur Erfüllung bestimmter kommunaler Zwecke. 
(2) Zu den Zuwendungen gehören  
• zweckgebundene Zuschüsse  
• Zwischenfinanzierungen/Liquiditätshilfen  
• nicht zurückzuzahlende Leistungen 
• andere bedingt oder unbedingt zurückzuzahlende Lei stungen. 
(3) Keine Zuwendungen im Sinne dieser Richtlinie si nd insbesondere Sachleistungen, 
Leistungen, auf die die Empfangenden einen dem Grun d und der Höhe nach unmittelbar 
durch Rechtsvorschrift begründeten Anspruch haben, Ersatz von Aufwendungen, Entgelte 
aufgrund von privatrechtlichen Verträgen (z.B. Kauf -, Miet-, Pachtverträge sowie sonstige 
gegenseitige privatrechtliche Verträge, denen eine für das Geld zu erbringende Leistung 
des Vertragspartners gegenübersteht), öffentlich-re chtliche Austauschverträge, 
satzungsgemäße Mitgliedsbeiträge, Pflichtumlagen und ähnliches.  
(4) Die Bestimmungen dieser Verfahrensrichtlinie ge lten nicht für die Aufwendungsdarlehn und 
die Aufwendungszuschüsse, die im Rahmen der Wohnungsbauförderung gewährt werden.  
§ 2 
Zuwendungsarten 
Folgende Zuwendungsarten werden unterschieden: 
1. Zuwendungen zur Deckung von Ausgaben der Zuwendu ngsempfängerinnen und 
Zuwendungsempfänger für Projekte (Projektförderung), soweit die Ausgaben nicht nach 
Nr. 2 gefördert werden. 
2. Zuwendungen zur Teilfinanzierung der gesamten Au sgaben oder eines Teils von 
Ausgaben (z.B. Übernahme von Personal- oder Sachkos ten der Einrichtung) der 
Zuwendungsempfängerinnen und Zuwendungsempfänger (Institutionelle Förderung). 
Die Zuwendungen können investiver oder konsumtiver Art sein. Die bilanziellen Fragestellungen 
bei investiven Zuwendungen sind mit der Finanzbuchhaltung zu klären.  
 
4 
§ 3 
Anwendung EU-Beihilferecht  
Bei der Gewährung von Zuwendungen ist das in Artike l 107 Abs. 1 des Vertrages über die 
Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) enthaltene Beihilfeverbot zu beachten. Bei einem 
Verstoß gegen das Beihilfeverbot kann die EU-Kommis sion eine Aussetzungs- und 
Rückforderungsanforderung treffen mit möglicherweis e schwerwiegenden finanziellen Folgen 
für die Zuwendungsempfangenden. Daher ist die Gewäh rung einer unerlaubten Beihilfe 
unbedingt zu vermeiden.  
§ 4 
Finanzierungsarten, Zuwendungshöhen 
(1) Die Zuwendung ist grundsätzlich nur zur Teilfin anzierung des festgelegten Zwecks zu 
bewilligen, und zwar: 
• nach einem bestimmten v.H.-Satz oder Anteil der zu wendungsfähigen Ausgaben 
(Anteilsfinanzierung). Die Zuwendung soll bei der B ewilligung auf einen Höchstbetrag 
begrenzt werden oder  
• zur Deckung eines Fehlbedarfs, der insoweit verble ibt, wie die 
Zuwendungsempfangenden die zuwendungsfähigen Ausgaben nicht durch eigene oder 
fremde Mittel decken können (Fehlbedarfsfinanzierun g). Die Zuwendung soll bei der 
Bewilligung auf einen Höchstbetrag begrenzt werden oder 
• in geeigneten Fällen mit einem festen Betrag an den zuwendungsfähigen Gesamtkosten 
(Festbetragsfinanzierung). 
(2) Eine Zuwendung darf ausnahmsweise zur Vollfinan zierung bewilligt werden, wenn die 
Zuwendungsempfangenden an der Erfüllung des Zwecks kein oder nur ein geringes 
Interesse haben, und wenn die Zweckerfüllung nur be i Übernahme sämtlicher 
zuwendungsfähiger Ausgaben möglich ist. Die Zuwendu ng soll bei der Bewilligung auf 
einen Höchstbetrag begrenzt werden.  
(3) Vor der Bewilligung der Zuwendung ist zur Berüc ksichtigung der Interessenlage der Stadt 
zu prüfen, welche Finanzierungsart die geeignetste ist.  
(4) Bei Zuwendungen an Betriebe gewerblicher Art si nd die umsatzsteuerrechtlichen 
Bestimmungen zu beachten.  
Die Umsatzsteuer, die nach jeweiligen Bestimmungen des UStG (Umsatzsteuergesetz) als 
Vorsteuer abziehbar ist, gehört nicht zu den zuwendungsfähigen Ausgaben.  
 
5 
(5) Für Einrichtungen, Vorhaben, Maßnahmen, die kos tendeckend betrieben werden können, 
werden keine Zuwendungen gewährt.  
(6) Bei der Festlegung der Zuwendungshöhe werden di e Ausgaben der 
Zuwendungsempfangenden unberücksichtigt gelassen, d ie darauf zurückzuführen sind, 
dass die Eingruppierungen oder die Vergütungen der Beschäftigten höher sind als die 
Eingruppierungen oder die Vergütungen vergleichbarer städtischer Beschäftigter nach den 
tariflichen Bestimmungen, wenn die entsprechenden A ufgaben von der Stadt Osnabrück 
wahrgenommen würden.  
(7) Diese Einschränkung für die Zuwendungsgewährung  gilt ferner dann, wenn die 
Zuwendungsempfangenden für die Aufgabenerledigung e inen höheren Personalaufwand 
betreiben als dies die Stadt Osnabrück tun würde.  
§ 5 
Allgemeine Bewilligungsvoraussetzungen 
(1) Zuwendungen dürfen nur bewilligt werden, wenn d er Zuwendungszweck durch die 
Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstige n Gewährleistungen nicht erreicht 
werden kann und die Stadt an der Erfüllung durch Dritte ein erhebliches Interesse hat, das 
ohne die Zuwendung nicht oder nicht in notwendigem Umfange befriedigt werden kann. 
Nicht rückzahlbare Zuwendungen sollen nur bewilligt werden, soweit der Zweck nicht durch 
unbedingt oder bedingt rückzahlbare Zuwendungen erreicht werden kann.  
(2) Zuwendungen dürfen nur solchen Empfangenden bew illigt werden, bei denen eine 
ordnungsgemäße Geschäftsführung gesichert erscheint  und die in der Lage sind, die 
Verwendung der Mittel bestimmungsgemäß nachzuweisen.  
(3) Zuwendungen zur Projektförderung dürfen nur für  solche Vorhaben bewilligt werden, die 
noch nicht begonnen worden sind, es sei denn, die für die Bewilligung zuständige Stelle hat 
im Einzelfall einem vorzeitigen Vorhabenbeginn zugestimmt.  
Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden 
Lieferungs- oder Leistungsvertrages zu werten. 
Bei Baumaßnahmen gelten Planung, Bodenuntersuchung und Grunderwerb nicht als 
Vorhabenbeginn.  
(4) Zuwendungen dürfen nur bewilligt werden, wenn d ie Gesamtfinanzierung sichergestellt ist.  
(5) Die Zuwendung darf zusammen mit allen übrigen E innahmen die tatsächlichen Ausgaben 
nicht übersteigen. Spenden sind gesondert zu betrachten.  
 
6 
(6) Die für die Zuwendungsbewilligungen zuständige Organisationseinheit hat das Vorliegen 
der vorgenannten Voraussetzungen zu prüfen und zu dokumentieren.  
§ 6 
Antragsverfahren 
(1) Für die Bewilligung einer Zuwendung bedarf es d es schriftlichen oder elektronischen 
Antrages der Zuwendungsempfangenden. Es gelten hierfür die Vorschriften §§ 11, 12 und 
14 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), sofern nicht spezialgesetzlich geregelt. Anträge 
auf Zuwendungen müssen die Angaben enthalten, die z ur Beurteilung der Notwendigkeit 
und Angemessenheit der Zuwendungen erforderlich sind. Die Zuwendungsempfangenden 
haben die im Antrag enthaltenen Angaben auf Verlang en durch geeignete Unterlagen zu 
belegen.  
(2) Dem Antrag sind insbesondere beizufügen:  
• bei Projektförderung (vgl. § 2 Nr. 1) ein Kosten- und Finanzierungsplan (gegliederte 
Aufstellung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben mit einer 
Übersicht über die beabsichtigte Finanzierung) und eine Erklärung, dass mit der 
Maßnahme noch nicht begonnen worden ist 
• bei institutioneller Förderung (vgl. § 2 Nr. 2) ei n Haushalts- und Wirtschaftsplan und ggf. 
eine Überleitungsrechnung 
• auf Anforderung alle zur Beurteilung des Sachverha lts notwendigen Unterlagen (z.B. 
Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Einnahmenüberschussrechnung) 
• eine Erklärung darüber, ob die Zuwendungsempfangen den allgemein oder für das 
betreffende Vorhaben/die betreffende Maßnahme zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. 
In diesem Fall sind im Finanzierungs-, Haushalts- o der Wirtschaftsplan die sich 
ergebenden Vorteile auszuweisen.  
§ 7 
Eigenleistungen 
(1) Eigenleistungen sind Leistungen der Zuwendungse mpfangenden, die keine tatsächlichen 
Ausgaben verursachen. Sie sind erwünscht und bei de r Bemessung der Zuwendung 
grundsätzlich zu berücksichtigen.  
(2) Der Umfang der beabsichtigten Eigenleistungen i st bereits bei der Antragstellung 
anzugeben. Die Bewertung obliegt der jeweiligen Org anisationseinheit und ist 
entsprechend zu dokumentieren.  
 
7 
In diesem Zusammenhang sind Aspekte wie Realisierba rkeit und Angemessenheit des 
zeitlichen und monetären Einsatzes zu beurteilen.  
§ 8 
Antragsprüfungen 
(1) Die Prüfung des Antrages obliegt der Organisati onseinheit, die den Haushaltsansatz 
bewirtschaftet, aus dem die Zuwendung bezahlt werde n soll (zuständige 
Organisationseinheit). 
(2) Das Ergebnis der Antragsprüfung ist zu dokument ieren. Dabei kann auf andere 
Unterlagen verwiesen werden. Es soll insbesondere a uf die Notwendigkeit und 
Angemessenheit der Zuwendung eingegangen werden sowie auf  
• das Vorliegen der Voraussetzungen des § 5 
• die Beteiligung anderer Organisationseinheiten (au ch in fachtechnischer Hinsicht) 
• die politische Beschlusslage 
• den Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben 
• die Wahl der Finanzierungsart 
• die finanziellen Auswirkungen auf künftige Haushal tsjahre 
• die Einhaltung gesetzter Fristen  
(3) Bei Zuwendungen für Baumaßnahmen sind die fachl ich zuständigen 
Organisationseinheiten der Stadtverwaltung zu betei ligen. Von einer Beteiligung darf 
abgesehen werden, wenn die für eine Baumaßnahme vor gesehene Zuwendung 5.000 € 
nicht übersteigt.  
§ 9 
Bewilligungen 
Für die Bewilligung der Zuwendungen gelten die Zust ändigkeitsregelungen des 
Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetzes (NKom VG) und anderer 
Spezialvorschriften unter Berücksichtigung des Inte rpretationsbeschlusses des Rates zum 
Begriff „Geschäfte der laufenden Verwaltung“ in der jeweils gültigen Fassung. 
 
8 
§ 10 
Zuwendungsbescheid 
(1) Die Zuwendungen werden durch schriftlichen oder  elektronischen Bescheid bewilligt. In 
geeigneten Fällen ist eine vertragliche Regelung en tsprechend § 12 möglich. Soweit dem 
Antrag der Zuwendungsempfangenden nicht oder nicht im vollen Umfang entsprochen wird, 
ist dies zu begründen (§ 39 VwVfG, sofern nicht spezialgesetzlich geregelt) 
(2) Der Zuwendungsbescheid muss insbesondere enthal ten: 
• die genaue Bezeichnung der Zuwendungsempfangenden (§§ 11, 12 und 14 VwVfG, 
sofern nicht spezialgesetzlich geregelt), Art (§ 2), Höhe und Maßnahmenzeitraum der 
Zuwendung, 
• die genaue Bezeichnung des Zuwendungszwecks und, w enn mit Hilfe der Zuwendung 
Gegenstände erworben und hergestellt werden, ggfs. die Angabe, wie lange dies für 
den Zuwendungszweck gebunden sind,  
• die Finanzierungsart (§ 4 Abs. 2) und den Umfang d er zuwendungsfähigen Ausgaben, 
• den Bewilligungszeitraum; dieser kann bei Zuwendun gen zur Projektförderung über 
das laufende Haushaltsjahr hinausgehen, soweit hier für eine haushaltsrechtliche 
Ermächtigung vorhanden ist, 
• die anzuwendenden Nebenbestimmungen und etwaige Ab weichungen (§ 11), 
• den Zeitpunkt, bis zu dem der Verwendungsnachweis zur Prüfung vorzulegen ist und 
• eine Rechtsbehelfsbelehrung. 
(3) Wenn die Zuwendung mit einer Gegenleistungsverp flichtung der 
Zuwendungsempfangenden verbunden ist, so ist der sa chliche und zeitliche Umfang der 
Rechte exakt im Bescheid zu benennen. Diese Vorgabe ist maßgeblich, um eine bilanzielle 
Abwicklung im investiven Bereich vornehmen zu können.  
(4) Bei Zuwendungen kann die zuständige Organisatio nseinheit den Zahlungsempfangenden 
auffordern, an geeigneter Stelle einen Hinweis auf die städtische Förderung anzubringen.  
(5) Den Zuwendungsbescheid unterzeichnen der Oberbü rgermeister/die Oberbürgermeisterin 
oder ein dafür Bevollmächtigter/eine dafür Bevollmächtigte.  
(6) Stellt sich heraus, dass der Zuwendungszweck mi t der bewilligten Zuwendung nicht, nicht 
rechtzeitig oder nicht vollständig zu erreichen ist , hat die zuständige Organisationseinheit 
zu prüfen, ob das Vorhaben eingeschränkt, umfinanziert oder notfalls eingestellt wird oder 
ob die Zuwendung ausnahmsweise erhöht werden kann.  
 
9 
§ 11 
Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid 
(1) Allgemeine Nebenbestimmungen im Sinne des § 36 VwVfG für Zuwendungen zur 
Institutionellen Förderung und zur Projektförderung ergeben sich aus den Anlagen 1 und 2. 
Sie sind entsprechend zum Bestandteil des Zuwendungsbescheides zu machen.  
(2) Die für die Erteilung des Zuwendungsbescheides zuständige Organisationseinheit darf 
• bei institutioneller Förderung die Verwendung von Mitteln eines Ansatzes des Haushalts- 
oder Wirtschaftsplans für die Zwecke eines anderen Ansatzes (echte und unechte 
Deckung) zulassen, der Ansammlung oder Beibehaltung von Betriebsmittelrücklagen bis 
zur Höhe der üblicherweise in zwei Monaten anfallen den Personal- und Sachkosten 
zustimmen, sowie die Bildung von Rückstellungen gestatten.  
• bei Projektförderung im Einzelfall eine Überschrei tung der Einzelansätze des Kosten- 
und Finanzierungsplans um mehr als 20 v.H. zulassen, soweit die Überschreitung durch 
entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen wird. 
(3) Über die Allgemeinen Nebenbestimmungen hinaus i st je nach Art, Zweck und Höhe der 
Zuwendung sowie nach Lage des einzelnen Falls im Zu wendungsbescheid insbesondere 
zu regeln:  
• bei nicht rückzahlbaren Zuwendungen der Vorbehalt dinglicher Rechte an 
Gegenständen zur Sicherung der zweckentsprechenden Verwendung oder eines 
etwaigen Rückforderungsanspruchs, 
• die Anwendung von Vergaberecht, 
• bei bedingt oder unbedingt rückzahlbaren Zuwendung en die Rückzahlung und 
Verzinsung sowie die Sicherung des Rückzahlungsanspruchs, 
• bei Zuwendungen für die Herausgabe von Veröffentli chungen, die Lieferung einer 
angemessenen Anzahl von Freistücken, 
• die Einräumung von Benutzungsrechten an Schutzrech ten, die Übertragung von 
Schutzrechten auf die Stadt oder ihre angemessene B eteiligung an den Erträgen aus 
diesen Rechten, 
• bei Zuwendungen für Forschungs- und sonstige wisse nschaftliche Arbeiten die 
Nutzbarmachung der Ergebnisse für die Allgemeinheit, z.B. durch Veröffentlichungen, 
• die Beteiligung fachtechnisch zuständiger Organisa tionseinheiten Dritter,  
• der unentgeltliche Besuch einer Einrichtung oder V eranstaltung durch städtische 
Beschäftigte oder Beauftragte zu Prüfzwecken, 
 
10 
• bei Zuwendungen an Unternehmen auch die Prüfung de r zweckentsprechenden sowie 
der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Z uwendungen durch einen 
sachverständigen Prüfer, z.B. Rechnungsprüfungsamt,  Wirtschaftsprüfer und die 
Vorlage des Berichts zur Prüfung, 
• bei institutioneller Förderung (z.B. bei fortlaufe nder Förderung) und in geeigneten Fällen 
bei Projektförderung, ob eine Auszahlung von Teilbe trägen zu bestimmten 
kalendermäßigen festgelegten Terminen in Betracht kommt.  
Sofern einem Unternehmen eine (Investitions-) Zuwen dung bewilligt wird, haben sich die 
Zuwendungsempfangenden dahingehend zu verpflichten, dass das Unternehmen im Falle 
eines Verkaufs, einer Insolvenz mit anschließender Betriebsaufspaltung oder in einem 
sonstigen Fall eines Eigentumsüberganges die gewährten städtischen Gelder zurückzahlt. 
Die zuständige Organisationseinheit hat in einem solchen Fall die sofortige Vollziehung des 
Rückforderungsbescheides anzuordnen.  
(4) In geeigneten Fällen ist der Zuwendungsbescheid  mit dem Vorbehalt zu versehen, dass die 
Förderung aus zwingenden Gründen ganz oder teilweise eingestellt werden kann (insoweit 
Widerruf nach § 49 Abs. 2 Nr. 1 in Verbindung mit §  36 Abs. 2 Nr. 3 VwVfG sofern nicht 
spezialgesetzlich geregelt). Der Finanzvorstand kan n aus zwingenden 
haushaltswirtschaftlichen Gründen das Einfügen eines derartigen Vorbehalts verlangen. 
§ 12 
Öffentlich-rechtliche Verträge 
Werden Zuwendungen im Rahmen öffentlich-rechtlicher Verträge gewährt, ist der Fachbereich 
Recht und Datenschutz zu beteiligen. Die Bestimmungen dieser Richtlinie gelten für diese Form 
der Zuwendungsgewährung sinngemäß. Bezüglich der Un terzeichnung gelten die 
entsprechenden Regelungen gem. § 86 NKomVG. 
§ 13 
Abstimmung mit anderen Bewilligungsbehörden 
Sollten für denselben Zweck Zuwendungen sowohl von der Stadt als auch von anderen 
öffentlichen Stellen bewilligt werden, hat sich die  zuständige Organisationseinheit vor der 
Bewilligung mit den anderen Bewilligungsbehörden soweit wie möglich abzustimmen über  
• die finanziellen Maßnahmen,  
• die Finanzierungsart und die Höhe der Zuwendungen,  
• Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid, 
  
 
11 
• die Beteiligung der fachlich zuständigen Organisat ionseinheiten der Stadtverwaltung, 
• den Verwendungsnachweis und seine Prüfung 
nach Maßgabe der Richtlinie, sofern die jeweiligen Förderbedingungen übereinstimmen.  
§ 14 
Auszahlung der Zuwendung 
(1) Die Zuwendung soll erst dann ausgezahlt werden,  wenn der Zuwendungsbescheid 
bestandskräftig geworden ist. Die Bestandskraft kan n vorzeitig durch einen 
Rechtsmittelverzicht hergestellt werden. 
(2) Die Zuwendung darf nur insoweit und nicht eher ausgezahlt werden, als sie voraussichtlich 
innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für fäll ige Zahlungen im Rahmen des 
Zuwendungszwecks benötigt wird, sofern nicht Teilbe träge zu festgelegten Terminen 
zugelassen sind (vgl. § 11 Abs. 3). 
(3) Bei Projektförderung längerfristiger Vorhaben s ollen nur Teilbeträge ausgezahlt und die 
Auszahlung davon abhängig gemacht werden, dass die Verwendung der bereits gezahlten 
Teilbeträge in summarischer Form nachgewiesen wird.  Wird der Zuwendungsbetrag 
ausnahmsweise in einer Summe ausgezahlt, sind die Gründe hierfür zu dokumentieren. 
(4) Die Auszahlung eines Restbetrages (im Regelfall  5 v.H. der Zuwendung) kann von der 
Vorlage und Prüfung des Verwendungsnachweises abhängig gemacht werden.  
§ 15 
Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf des Zuwendungsbescheides und 
Rückforderung der Zuwendung 
(1) Die zuständige Organisationseinheit hat die Reg elungen des VwVfG – sofern nicht 
spezialgesetzlich geregelt – anzuwenden, insbesonde re hinsichtlich der Unwirksamkeit, 
Rücknahme oder des Widerrufs des Zuwendungsbescheid es und der Rückforderung der 
Zuwendung.  
(2) Die zuständige Organisationseinheit hat die Zuw endung, auch wenn sie bereits verwendet 
worden ist, insoweit unverzüglich zurückzufordern, als im Zuwendungsbescheid enthaltene 
Befristungen wirksam geworden oder Bedingungen eingetreten sind (§ 36 Abs. 2 Nr. 1 und 
2 VwVfG, sofern nicht spezialgesetzlich geregelt).  
Eine auflösende Bedingung ist insbesondere in einer  nachträglichen Ermäßigung der 
Ausgaben oder Änderung der Finanzierung zu sehen.  
 
12 
(3) Die zuständige Organisationseinheit hat einen Z uwendungsbescheid mit Wirkung für die 
Vergangenheit ganz oder teilweise unverzüglich zurü ckzunehmen und die Zuwendung, 
auch wenn sie bereits verwendet worden ist, zurückzufordern, wenn die Voraussetzungen 
des § 48 VwVfG – sofern nicht spezialgesetzlich – e rfüllt sind, insbesondere soweit die 
Zuwendungsempfangenden den Zuwendungsbescheid durch Angaben erwirkt haben, die 
in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren. Dies ist anzunehmen, wenn 
bei richtigen oder vollständigen Angaben der Zuwend ungsbescheid nicht ergangen oder 
die Zuwendung in geringerer Höhe bewilligt worden wäre.  
(4) Die zuständige Organisationseinheit hat einen Z uwendungsbescheid mit Wirkung auch für 
die Vergangenheit ganz oder teilweise zu widerrufen  und die Zuwendung, auch wenn sie 
bereits verwendet worden ist, zurückzufordern, sowe it sie nicht oder nicht mehr ihrem 
Zweck entsprechend verwendet wird.  
(5) Die zuständige Organisationseinheit hat zu prüf en, ob der Zuwendungsbescheid mit 
Wirkung für die Vergangenheit ganz oder teilweise zu widerrufen und die Zuwendung, auch 
wenn sie bereits verwendet worden ist, zurückzuford ern ist, soweit die 
Zuwendungsempfangenden 
• die Zuwendung nicht alsbald (vgl. § 14 Abs. 2) nac h Auszahlung für fällige Zahlungen 
verwenden oder 
• im Zuwendungsbescheid enthaltene Auflagen (vgl. § 36 Abs. 2 Nr. 4 VwVfG und § 11 
Abs. 3) nicht oder nicht innerhalb einer festgesetz ten Frist erfüllen, insbesondere den 
Verwendungsnachweis nicht wie vorgeschrieben führen oder nicht rechtzeitig vorlegen 
sowie Mitteilungspflichten nicht rechtzeitig nachkommen.  
(6) In den Fällen der Absätze 3 und 5 hat die zustä ndige Organisationseinheit bei der 
Ausübung ihres Ermessens die Besonderheiten des Einzelfalls, u.a. auch die Zeitdauer der 
zweckentsprechenden Verwendung, sowie die Interessen des Zuwendungsempfangenden 
und die städtischen Interessen gleichermaßen zu berücksichtigen. Auf die Anhörungspflicht 
nach § 28 VwVfG – sofern nicht spezialgesetzlich ge regelt – wird hingewiesen.  
(7) Es ist darauf zu achten, dass die Rücknahme ode r der Widerruf des 
Zuwendungsbescheides innerhalb der Jahresfrist nach § 48 Abs. 4 und § 49 Abs. 2 VwVfG 
– sofern nicht spezialgesetzlich geregelt – erfolgt .  
  
 
13 
§ 16 
Verzinsung 
(1) Der Erstattungsanspruch ist mit seiner Entstehu ng fällig und von diesem Zeitpunkt an zu 
verzinsen. Im Fall der Rücknahme oder des Widerrufs  für die Vergangenheit entsteht der 
Erstattungsanspruch in dem im Rücknahme- oder Wider rufsbescheid anzugebenden 
Zeitpunkt. Das ist regelmäßig der Tag, an dem die z ur Rücknahme oder zum Widerruf 
führenden Umstände eingetreten sind. Bei Eintritt e iner auflösenden Bedingung entsteht 
der Rückzahlungsanspruch im Zeitpunkt der Auszahlung der Zuwendung.  
(2) Von der Zinsforderung kann abgesehen werden, we nn die Zuwendungsempfangenden die 
Umstände, die zum Entstehen des Erstattungsanspruches geführt haben, nicht zu vertreten 
haben und die Erstattung innerhalb einer festgesetzten Frist leisten.  
(3) Der zu erstattende Betrag ist mit 5 v.H. über d em Basiszinssatz nach § 247 BGB jährlich 
zu verzinsen.  
§ 17 
Überwachung und Nachweis der Zuwendung 
(1) Die zuständige Organisationseinheit hat die Ver wendung der Zuwendung im Einzelnen und 
in der Gesamtheit zu überwachen und in geeigneter Weise zu dokumentieren.  
Die zuständige Organisationseinheit hat von den Zuw endungsempfangenden den 
Nachweis der Verwendung entsprechend dem Zuwendungs bescheid (einschließlich der 
Nebenbestimmungen) zu verlangen.  
(2) Werden für denselben Zweck Zuwendungen sowohl v on der Stadt als auch von anderen 
juristischen Personen des öffentlichen Rechts bewilligt, soll nach näherer Vereinbarung nur 
eine bewilligende Stelle verantwortlich sein für Üb erwachung, Zwischennachweis und 
Nachweis der Zuwendung. Im Allgemeinen wird die Stelle in Betracht kommen, welche die 
größte Zuwendung bewilligt hat oder die dem Sitz de r Zuwendungsempfangenden am 
nächsten liegt. Die Prüfungsberechtigung des Rechnu ngsprüfungsamtes muss durch 
Vereinbarung gesichert sein. 
Unabhängig davon ist jeder bewilligenden Stelle der Verwendungsnachweis vorzulegen. 
(3) Für den Fall, dass die Zuwendung mit einer mehr jährigen Zweckbindung verbunden ist, 
muss diese in angemessenen Zeitabständen und zum En de der Zweckbindungsfrist 
überprüft werden. In begründeten Einzelfällen (z.B. wegen Geringfügigkeit der Förderhöhe 
oder der besonderen Art der Mittelverwendung) können auch stichprobenartige Prüfungen 
erfolgen, wenn eine Prüfung nach Satz 1 nur erschwert möglich wäre.   
 
14 
Sollte eine Gegenleistungsverpflichtung vereinbart worden sein, ist die Einhaltung zu 
überwachen. Die entsprechenden Überprüfungsergebnisse sind zu dokumentieren.  
(4) Sofern die Frist für die Vorlage des Verwendung snachweises im Sinne der Ziffer 6.1 der 
allgemeinen Nebenbestimmungen der Projektförderung bzw. 7.1 der allgemeinen 
Nebenbestimmungen zur Institutionellen Förderung ni cht eingehalten werden kann, kann 
auf begründeten Antrag der Zuwendungsempfangenden die Frist verlängert werden.  
§ 18 
Prüfung der Zuwendung 
(1) Die zuständige Organisationseinheit hat unverzü glich nach Eingang des Zwischen- oder 
Verwendungsnachweises zu prüfen, ob 
• der Zwischen- oder Verwendungsnachweis den im Zuwe ndungsbescheid (einschließlich 
der Nebenbestimmungen) festgelegten Anforderungen entspricht,  
• die Zuwendung nach den Angaben im Zwischen- oder V erwendungsnachweis und ggf. 
den beigefügten Belegen zweckentsprechend verwendet worden ist,  
• der mit der Zuwendung beabsichtigte Zweck erreicht  worden ist, 
bei der Prüfung sind ggf. weitere Organisationseinheiten (z.B. Eigenbetrieb Immobilien und 
Gebäudemanagement) zu beteiligen.  
(2) Ggf. sind Ergänzungen oder Erläuterungen zu ver langen und örtliche Erhebungen 
durchzuführen. Als Belege werden neben Originalen in Papierform auch solche in digitaler 
Form (z.B. eingescanntes Original, digitale Rechnun gen) akzeptiert. Werden 
Originalbelege in Papierform eingereicht, sind dies e nach der Einsichtnahme mit einem 
entsprechenden Stempel zu kennzeichnen und an die Z uwendungsempfangenden 
zurückzugeben. Über eine ggf. ergänzende Anforderung von Originalbelegen in Papierform 
entscheidet die zuständige Organisationseinheit. Auf die Jahresfrist nach § 48 Abs. 4 und 
§ 49 VwVfG – sofern nicht spezialgesetzlich geregel t – ist besonders zu achten.  
(3) Der Umfang und das Ergebnis der Prüfung sind zu  dokumentieren. 
  
 
15 
§ 19 
Weitergabe von Zuwendungen durch die Zuwendungsempfangenden 
Wird im Zuwendungsbescheid vorgesehen, dass die Zuw endungsempfangenden die 
Zuwendung zur Erfüllung des Zuwendungszwecks an Dri tte als weitere 
Zuwendungsempfangende weiterleiten darf, so ist im Zuwendungsbescheid festzulegen, unter 
welchen Voraussetzungen die Zuwendungsempfangenden die Beträge weiterleiten dürfen und 
wie die zweckentsprechende Verwendung ihnen gegenüber nachzuweisen ist.  
Hierbei ist sicherzustellen, dass die für die Zuwen dungsempfangenden maßgebenden 
Bestimmungen des Zuwendungsbescheides (einschließlich der Nebenbestimmungen), soweit 
zutreffend, auch den Dritten auferlegt werden.  
§ 20 
Fälle von geringer finanzieller Bedeutung 
Beträgt die Zuwendung bei einer institutionellen Förderung für ein Haushaltsjahr oder bei einer 
Projektförderung bis zu 3.000 €, können bei Anwendu ng der §§ 1 bis 1 im Einzelfall 
Erleichterungen zugelassen werden. Ein der Sachlage  angemessener Verwendungsnachweis 
ist jedoch unerlässlich, er muss im Fall einer Projektförderung zumindest die Anforderungen an 
den einfachen Verwendungsnachweis erfüllen (vgl. Anlage 2, Ziffer 5). 
§ 21 
Schlussbestimmungen 
(1) Richtlinien der Organisationseinheiten, die zur  Ergänzung dieser allgemeinen 
Verfahrensrichtlinie erlassen werden, sollen nicht in Widerspruch zu den vorstehend 
genannten Vorschriften stehen. Sofern im Rahmen ein er Abwägung Abweichungen einer 
ergänzenden Richtlinie von der allgemeinen Verfahrensrichtlinie geboten und angemessen 
erscheinen, bedürfen diese Ausnahmen der Zustimmung  des Rates. Die 
Richtlinienkompetenz des Rates wird hierdurch nicht berührt.  
(2) In jedem Einzelfall sind Grundsätze vernünftige n Verwaltungshandelns, insbesondere auch 
Wirtschaftlichkeits- und Zweckmäßigkeitsgesichtspunkte, zu beachten.  
(3) Fragen von grundsätzlicher sowie erheblicher fi nanzieller Bedeutung, die sich bei der 
Anwendung dieser Richtlinie ergeben, sind im Einver nehmen mit dem Fachbereich 
Finanzen und Controlling sowie dem Rechnungsprüfungsamt zu klären.  
 
16 
§ 22 
Inkrafttreten 
Die Neufassung dieser Richtlinie tritt am 01.06.202 3 in Kraft. Mit dem gleichen Tag treten 
entgegenstehende städtische Bestimmungen außer Kraft.  
  
 
17 
Anlage 1 
 
Allgemeine Nebenbestimmungen für die Zuwendung 
zur institutionellen Förderung 
Die allgemeinen Nebenbestimmungen für die Zuwendung en zur institutionellen Förderung 
enthalten Nebenbestimmungen (Bedingungen und Auflag en) im Sinne des § 36 
Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) sowie notwendig e Erläuterungen. Sie sind Bestandteil 
des Zuwendungsbescheides, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist.  
 
1. Anforderung und Verwendung der Zuwendung 
1.1 Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des im Zuw endungsbescheid bestimmten Zwecks 
verwendet werden. Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden.  
1.2 Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, 
Leistungen Dritter) und die Eigenmittel der Zuwendu ngsempfangenden sind als 
Deckungsmittel für alle Ausgaben einzusetzen. Der H aushalts- oder Wirtschaftsplan 
einschließlich Organisations- und Stellenplan ist verbindlich. Die Sachausgaben innerhalb 
des Haushalts- oder Wirtschaftsplanes sind gegensei tig deckungsfähig, sofern dadurch 
der Zuwendungszweck nicht gefährdet wird und die sp arsame und wirtschaftliche 
Mittelverwendung gewährleistet ist. Überschreitunge n bei Personal- und Sachausgaben 
sind bis zu 20 v.H.  des jeweiligen Ausgabenbereich es zulässig, wenn ein Ausgleich 
erfolgt.  
1.3 Die Zuwendung darf nicht für Ausgaben angeforde rt oder verwendet werden die 
entstehen, weil die Eingruppierungen oder die Vergü tungen der Beschäftigten 
1 der 
Zuwendungsempfangenden höher sind als die Eingruppi erungen oder die Vergütungen 
vergleichbarer städtischer Beschäftigter nach den tariflichen Bestimmungen wären, wenn 
die entsprechenden Aufgaben von der Stadt wahrgenommen würden.  
Das gleiche gilt, wenn Ausgaben darauf zurückzuführ en sind, dass die 
Zuwendungsempfangenden für die Aufgabenerledigung einen höheren Personalaufwand 
betreiben, als dies die Stadt tun würde.  
                                                
1 Beschäftigte im Sinne der Richtlinie sind auch Beamte und Beamtinnen 
 
18 
1.4 Erhalten die Zuwendungsempfangenden eine fortla ufende Förderung, kann eine 
Auszahlung von gleichbleibenden Monatsbeträgen festgelegt werden, ohne dass es einer 
weiteren Anforderung bedarf. Im Übrigen darf die Zuwendung nur insoweit und nicht eher 
angefordert werden, als sie innerhalb von zwei Mona ten nach der Auszahlung für fällige 
Zahlungen benötigt wird. Die Anforderung jedes Teil betrages muss die zur Beurteilung 
des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben enthalten. 
1.5 Rücklagen dürfen nicht gebildet werden. Dem ste ht die Beibehaltung oder die 
Ansammlung einer Betriebsmittelrücklage bis zur Höh e der üblicherweise in zwei 
Montagen anfallenden Personal- und Sachausgaben zum  Jahresende nicht entgegen, 
soweit sie aus Liquiditätsgründen erforderlich ist.  Die Bildung von weiteren Rücklagen 
bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Stadt. Hiervon ausgenommen sind Rücklagen, 
die durch sonstige Spenden und vergleichbare Einnahmen gebildet werden und über den 
im Haushalts- und Wirtschaftsentwurf hinausgehenden Betrag eingeworben werden.  
1.6 Der Anspruch auf Auszahlung der Zuwendung darf weder abgetreten noch verpfändet 
werden.  
2. Vergabe von Aufträgen 
Werden Baumaßnahmen jeglicher Art oder Anschaffunge n/Dienstleistungen 
bezuschusst, so ist für die Beschaffung dieser Leis tung durch Dritte das öffentliche 
Vergaberecht (VOB/A, VOL/A) zu beachten. 
3. Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änder ung der Finanzierung 
Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Haus halts- oder Wirtschaftsplan 
veranschlagten Gesamtausgaben, erhöhen sich die Dec kungsmittel oder treten neue 
Deckungsmittel hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung 
• bei Anteilsfinanzierung entsprechend anteilig mit etwaigen Zuwendungen anderer 
Zuwendungsgebenden und den vorgesehenen eigenen und  sonstigen Mitteln des 
Zuwendungsempfangenden 
• bei Fehlbedarfs- und Vollfinanzierung um den volle n in Betracht kommenden Betrag.  
Dies gilt (mit Ausnahme der Vollfinanzierung) nur, wenn sich die Gesamtausgaben oder 
die Deckungsmittel um mehr als 10 v.H. oder im Gesa mtvolumen um mindestens 500 € 
ändern. Zweckgebundene Spenden mit einem anderen al s dem geförderten 
Zuwendungszweck werden von dieser Regelung nicht erfasst.  
Sonstige Spenden und vergleichbare Einnahmen, die ü ber den im Haushalts- oder 
Wirtschaftsplan hinausgehenden Betrag eingeworben w erden, sind nur mit 50 v.H. 
anzurechnen.  
 
19 
4. Inventarisierungspflicht 
Die Zuwendungsempfangenden haben Gegenstände, deren  Anschaffungs- oder 
Herstellungswert 150 € (ohne USt.) übersteigt, zu i nventarisieren. Die Wertgrenzen 
ergeben sich aus den aktuellen Haushaltsvorschrifte n. Soweit aus besonderen Gründen 
die Stadt Eigentümerin ist oder wird, sind die Gegenstände in dem Inventar besonders zu 
kennzeichnen.  
5. Mitteilungspflicht 
Die Zuwendungsempfangenden sind verpflichtet, unver züglich der Stadt anzuzeigen, 
wenn  
• sie nach Vorlage des Haushalts- oder Wirtschaftspl ans weitere Zuwendungen bei 
anderen öffentlichen Stellen beantragen oder von ihnen erhalten oder 
• wenn sich eine Ermäßigung der Gesamtausgaben oder eine Änderung der 
Finanzierung um mehr als 10 v.H. bzw. im Gesamtvolu men um mindestens 500 € 
ergibt, 
• für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, 
• die abgerufenen oder ausgezahlten Beträge nicht in nerhalb von zwei Monaten nach 
Auszahlung verbraucht werden können.  
Die Zuwendungsempfangenden haben das zuständige Finanzamt über 
• die Zahlungen (z.B. für Gutachter, Übersetzer, Unt errichtende, Vortragende und 
Sitzungsteilnehmende) zu unterrichten, die sie aufg rund von Verträgen (z.B. Dienst- 
oder Werkverträge) zur Erfüllung des Verwendungszwecks leisten.  
Diese Mitteilungen können unterbleiben, wenn 
• die Leistung erkennbar im Rahmen der regelmäßigen gewerblichen oder 
freiberuflichen Haupttätigkeit der Honorarempfangenden erbracht wird oder 
• die an eine Person auszuzahlenden Beträge im Einze lfall weniger als 50 € und im 
Kalenderjahr weniger als 150 € betragen.  
Die Mitteilungen sind für alle Honorarempfangenden getrennt zu fertigen; sie können für 
ein Kalenderjahr gesammelt übersandt werden.  
  
 
20 
6.  Buchführung 
6.1 Die Kassen- und Buchführung sowie die Ausgestal tung der Belege sind entsprechend den 
Regeln des kommunalen Haushaltsrechts einzurichten; es sei denn, dass die Bücher nach 
den für Bund oder Land geltenden entsprechenden Vor schriften oder nach den Regeln 
der kaufmännischen doppelten Buchführung bzw. als e infache Einnahme- und 
Ausgabenrechnung geführt werden.  
6.2  Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr übli chen Angaben und Anlagen enthalten, 
die Ausgabebelege insbesondere der Zahlungsempfange nden, Grund und Tag der 
Auszahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck. 
6.3 Die Zuwendungsempfangenden haben die Belege fün f Jahren nach Vorlage des 
Verwendungsnachweises aufzubewahren, soweit nicht n ach steuerrechtlichen oder 
anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.  
7.  Nachweis der Verwendung 
7.1 Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des 
Haushalts- oder Wirtschaftsjahres nachzuweisen (Verwendungsnachweis). 
Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachberic ht und einem zahlenmäßigen 
Nachweis. 
7.2  Der Sachbericht soll aussagekräftig darstellen , ob und wie der Zuwendungszweck erreicht 
wurde. Die Tätigkeiten der Zuwendungsempfangenden s owie das erzielte Ergebnis im 
abgelaufenen Haushalts- oder Wirtschaftsjahr sind d arzustellen. Ggf. sind Tätigkeits-, 
Geschäfts-, Abschluss- und Prüfungsberichte beizufügen.  
Die zuständige Dienststelle kann die Anforderungen an den Sachbericht, z.B. durch 
Abfrage bestimmter Kennzahlen, spezifizieren. Die A nforderungen müssen den 
Zuschussempfangenden in geeigneter Art und Weise be kannt gegeben werden und mit 
vertretbarem Aufwand erhoben werden können. 
7.3  Der zahlenmäßige Nachweis besteht für den Fall , dass die Zuwendungsempfangenden 
nach Einnahmen und Ausgaben buchen, aus der Jahresrechnung ggfs. Spartenrechnung.  
Diese muss alle Einnahmen und Ausgaben des abgelauf enen Haushaltsjahres in der 
Gliederung des Haushaltsplans enthalten sowie das V ermögen und die Schulden zu 
Beginn und Ende des Haushaltsjahres ausweisen.  
Bei kaufmännischer doppelter Buchführung der Zuwend ungsempfangenden besteht der 
zahlenmäßige Nachweis aus dem Jahresabschluss (Bila nz, Gewinn- und 
Verlustrechnung, bei Kapitalgesellschaften – soweit  handelsrechtlich vorgeschrieben – 
 
21 
auch Anhang und Lagebericht zum Jahresabschluss) sowie auf Verlangen der Stadt einer 
Überleitungsrechnung auf Einnahmen und Ausgaben. In  der Überleitungsrechnung sind 
die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben nach den A nsätzen des übergeleiteten 
Wirtschaftsplans abzurechnen. Bei Förderung einer T eileinrichtung hat der 
entsprechende Nachweis zu erfolgen. Wurden neben der institutionellen Förderung auch 
Zuwendungen zur Projektförderung bewilligt, so sind im zahlenmäßigen Nachweis die im 
abgelaufenen Haushaltsjahr gewährten Zuwendungen zu r Projektförderung einzeln 
nachrichtlich anzugeben. 
7.4  Im Verwendungsnachweis ist zu bestätigen, dass  die Ausgaben notwendig waren, dass 
wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und dass die Angaben mit den Büchern 
und Belegen übereinstimmen.  
Ist neben der institutionellen Förderung auch eine Zuwendung zur Projektförderung 
bewilligt worden, so ist jede Zuwendung getrennt nachzuweisen. In jedem Fall ist in dem 
Verwendungsnachweis für die institutionelle Förderu ng die Zuwendung zur 
Projektförderung nachrichtlich anzugeben.  
7.5  In begründeten Fällen kann die Stadt Osnabrück  einen Zwischenverwendungsnachweis 
anfordern.  
8.  Prüfung der Verwendung 
8.1  Die Stadt – auch das Rechnungsprüfungsamt – is t berechtigt, Bücher, Beleg- und sonstige 
Geschäftsunterlagen, insbesondere zu der Personalau sstattung, zu den 
Eingruppierungen und zu den Vergütungen der Beschäf tigten anzufordern sowie die 
Verwendung durch örtliche Erhebungen zu prüfen oder  durch Beauftragte prüfen zu 
lassen. Die Zuwendungsempfangenden haben die erford erlichen Unterlagen 
bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen.  
8.2  Unterhalten die Zuwendungsempfangenden eine ei gene Prüfungseinrichtung, ist von 
dieser der Verwendungsnachweis vorher zu prüfen und  die Prüfung unter Angabe ihres 
Ergebnisses zu bescheinigen.  
  
 
22 
9. Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf des Zuwen dungsbescheides, Erstattung 
der Zuwendung und Verzinsung 
9.1 Die Zuwendung ist zu erstatten, soweit ein Zuwe ndungsbescheid nach 
Verwaltungsverfahrensgesetz (§§ 48, 49 VwVfG) – sofern nicht spezialgesetzlich geregelt 
– unwirksam ist oder mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen oder widerrufen 
wird.  
Dies gilt insbesondere, wenn 
• eine auflösende Bedingung eingetreten ist (z.B. na chträgliche Ermäßigung der 
Ausgaben oder Änderung der Finanzierung) 
• die Zuwendung durch unrichtige oder unvollständige  Angaben erwirkt worden ist,  
• die Zuwendung nicht oder nicht mehr für den vorges ehenen Zweck verwendet wird. 
9.2  Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit  kann auch in Betracht kommen, soweit 
die Zuwendungsempfangenden  
• die Zuwendung nicht alsbald nach Auszahlung für fä llige Zahlungen verwenden oder 
• Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzte n Frist erfüllen, insbesondere den 
vorgeschriebenen Verwendungsnachweis nicht rechtzei tig vorlegen sowie 
Mitteilungspflichten nicht rechtzeitig nachkommen.  
9.3  Der Erstattungsanspruch ist mit 5 v.H. über de m jeweiligen Basiszinssatz nach § 247 BGB 
jährlich zu verzinsen.  
9.4 Werden Zahlungen nicht alsbald nach der Auszahl ung zur Erfüllung des 
Zuwendungszwecks verwendet und wird der Zuwendungsb escheid nicht 
zurückgenommen oder widerrufen, können für die Zeit  von der Auszahlung bis zur 
zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen in Höhe von 5 v.H. über dem 
Basiszinssatz nach § 247 BGB jährlich verlangt werden. Entsprechendes gilt, soweit eine 
Leistung in Anspruch genommen wird, obwohl andere M ittel anteilig oder vorrangig 
einzusetzen sind (§ 49a Abs. 4 VwVfG). 
Eine alsbaldige Verwendung der Mittel liegt im Anforderungsverfahren jedenfalls nicht vor, 
wenn die Mittel nach Ablauf von mehr als zwei Monat en nach Auszahlung für fällige 
Zahlungen verbraucht werden.  
  
 
23 
Anlage 2 
Allgemeine Nebenbestimmungen für die Zuwendung 
zur Projektförderung 
Die allgemeinen Nebenbestimmungen für die Zuwendung  zur Projektförderung enthalten 
Nebenbestimmungen (Bedingungen und Auflagen) im Sin ne des § 36 
Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) sowie notwendig e Erläuterungen. Sie sind Bestandteil 
des Zuwendungsbescheides, soweit dort nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist. 
1. Anforderung und Verwendung der Zuwendung 
1.1 Die Zuwendung darf nur zur Erfüllung des im Zuw endungsbescheid bestimmten Zwecks 
verwendet werden. Die Zuwendung ist wirtschaftlich und sparsam zu verwenden.  
1.2 Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, 
Leistungen Dritter) und die Eigenmittel der Zuwendu ngsempfangenden sind als 
Deckungsmittel für alle Ausgaben einzusetzen. Der K osten- und Finanzierungsplan ist 
hinsichtlich des Gesamtergebnisses verbindlich. Die  Sachausgaben innerhalb des 
Kosten- und Finanzierungsplanes sind gegenseitig de ckungsfähig, sofern dadurch der 
Zuwendungszweck nicht gefährdet wird und die sparsa me und wirtschaftliche 
Mittelverwendung gewährleistet ist.  
Überschreitungen bei den Personal- und Sachausgaben sind bis zu 20 v.H. des jeweiligen 
Ausgabenbereiches zulässig, wenn ein Ausgleich erfolgt.  
1.3 Dürfen aus Zuwendungen auch Personalausgaben od er sächliche Verwaltungsausgaben 
geleistet werden und werden die Gesamtausgaben der Zuwendungsempfangenden 
überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand b estritten, darf die Zuwendung 
nicht für Ausgaben angefordert oder verwendet werde n, die entstehen, weil die 
Eingruppierungen oder die Vergütungen der Beschäfti gten 
2 der 
Zuwendungsempfangenden höher sind als die Eingruppi erungen oder die Vergütungen 
vergleichbarer städtischer Beschäftigter 2 nach den tariflichen Bestimmungen wären, wenn 
die entsprechenden Aufgaben von der Stadt wahrgenommen würden.  
Das gleiche gilt, wenn Ausgaben darauf zurückzuführ en sind, dass die 
Zuwendungsempfangenden für die Aufgabenerledigung einen höheren Personalaufwand 
betreiben, als dies die Stadt tun würde.  
                                                
2 Beschäftigte im Sinne der Richtlinie sind auch Beamtinnen und Beamte 
 
24 
1.4 Die Zuwendung oder ein Teilbetrag darf nur inso weit und nicht eher angefordert werden, 
als sie innerhalb von zwei Monaten nach der Auszahl ung für fällige Zahlungen benötigt 
wird. Die Anforderung jedes Teilbetrages muss die z ur Beurteilung des Mittelbedarfs 
erforderlichen Angaben enthalten. Dabei ist die Ver wendung bereits erhaltener 
Teilbeträge in summarischer Form mitzuteilen. Im Üb rigen dürfen die Zuwendungen wie 
folgt in Anspruch genommen werden: 
• bei Anteils- oder Festbetragsfinanzierung jeweils anteilig mit etwaigen Zuwendungen 
anderer Zuwendungsgebenden oder mit vorgesehenen eigenen und sonstigen Mitteln 
der Zuwendungsempfangenden, 
• bei Fehlbedarfsfinanzierung, wenn die vorgesehenen  eigenen und sonstigen Mittel der 
Zuwendungsempfangenden verbraucht sind.  
1.5 Der Anspruch auf Auszahlung der Zuwendungen dar f weder abgetreten noch verpfändet 
werden.  
2. Vergabe von Aufträgen 
Werden Baumaßnahmen jeglicher Art oder Anschaffunge n/Dienstleistungen 
bezuschusst, so ist für die Beschaffung dieser Leis tungen durch Dritte das öffentliche 
Vergaberecht (VOB/A, VOL/A) zu beachten. 
3. Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änder ung der Finanzierung 
Ermäßigen sich nach der Bewilligung die im Kosten- und Finanzierungsplan 
veranschlagten Gesamtausgaben für den Zuwendungszwe ck, erhöhen sich die 
Deckungsmittel oder treten neue Deckungsmittel hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung 
• bei Anteilsfinanzierung anteilig mit etwaigen Zuwe ndungen anderer 
Zuwendungsgebenden und den vorgesehenen eigenen und  sonstigen Mitteln der 
Zuwendungsempfangenden, 
• bei Fehlbedarfs- und Vollfinanzierung um den volle n in Betracht kommenden Betrag. 
Dies gilt (mit Ausnahme der Vollfinanzierung) insbe sondere, wenn sich die 
Gesamtausgaben oder die Deckungsmittel um mehr als 10 v.H. oder im Gesamtvolumen 
um mindestens 500 € ändern. 
Zweckgebundene Spenden mit einem anderen als dem ge förderten Zuwendungszweck 
werden von dieser Regelung nicht erfasst. 
Sonstige Spenden und vergleichbare Einnahmen, die ü ber den im Kosten- und 
Finanzierungsplan hinausgehenden Betrag eingeworben werden, können im Einzelfall mit 
50 v.H. angerechnet werden.  
 
25 
4. Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Ge genstände 
4.1 Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszw ecks erworben oder hergestellt 
werden, sind für den Zuwendungszweck zu verwenden u nd sorgfältig zu behandeln. Die 
Zuwendungsempfangenden dürfen über sie vor Ablauf d er im Zuwendungsbescheid 
festgelegten zeitlichen Bindung nicht verfügen. 
4.2 Die Zuwendungsempfangenden haben die zur Erfüll ung des Zuwendungszwecks 
beschafften Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 150 € (ohne USt.) 
übersteigt, zu inventarisieren. Soweit aus besonder en Gründen die Stadt Eigentümer ist 
oder wird, sind die Gegenstände in dem Inventar besonders zu kennzeichnen.  
5. Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfangenden 
Die Zuwendungsempfangenden sind verpflichtet, unver züglich der Stadt anzuzeigen, 
wenn  
• sie nach Vorlage des Kosten- und Finanzierungsplan s weitere Zuwendungen für 
denselben Zweck bei anderen öffentlichen Stellen beantragen oder von ihnen erhalten 
oder 
• wenn sich eine Ermäßigung der Gesamtausgaben oder eine Änderung der 
Finanzierung um mehr als 10 v.H. bzw. im Gesamtvolu men um mindestens 500 € 
ergibt, 
• der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilli gung der Zuwendung 
maßgeblichen Umstände sich ändern oder wegfallen, 
• sich Anhaltspunkte ergeben, dass der Zuwendungszwe ck nicht oder mit der bewilligten 
Zuwendung nicht zu erreichen ist, 
• die abgerufenen oder ausgezahlten Beträge nicht in nerhalb von zwei Monaten nach 
Auszahlung verbraucht werden können, 
• zu inventarisierende Gegenstände innerhalb der zei tlichen Bindung nicht mehr 
entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt werden, 
• ein Konkurs- oder Vergleichsverfahren gegen sie be tragt oder eröffnet wird. 
Die Zuwendungsempfangenden haben das zuständige Finanzamt über 
• die Zahlungen (z.B. für Gutachter, Übersetzer, Unt errichtende, Vortragende und 
Sitzungsteilnehmende) zu unterrichten, die sie aufg rund von Verträgen (z.B. Dienst- 
oder Werkverträge) zur Erfüllung des Zuwendungszwecks leisten. 
Diese Mitteilungen können unterbleiben, wenn 
• die Leistung erkennbar im Rahmen der regelmäßigen gewerblichen oder 
freiberuflichen Haupttätigkeit der Honorarempfangenden erbracht wird oder 
 
26 
• die an eine Person auszuzahlenden Beträge im Einze lfall weniger als 50 € und im 
Kalenderjahr weniger als 150 € betragen. 
Die Mitteilungen sind für alle Honorarempfangenden getrennt zu fertigen, sie können für 
ein Kalenderjahr gesammelt übersandt werden. 
6. Nachweis der Verwendung 
6.1 Die Verwendung der Zuwendung ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des 
Zuwendungszwecks, spätestens jedoch mit Ablauf des 6. auf den Bewilligungszeitraum 
folgenden Monats, der Stadt nachzuweisen (Verwendun gsnachweis). Ist der 
Zuwendungszweck nicht bis zum Ablauf des Haushaltsj ahres erfüllt, ist binnen vier 
Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres über die in diesem Jahr erhaltenen Beträge ein 
Zwischennachweis zu führen.  
6.2 Der Verwendungsnachweis besteht aus deinem Sach bericht und einem zahlenmäßigen 
Nachweis. In begründeten Fällen kann auf die Vorlag e eines Sachberichts verzichtet 
werden. 
6.3 Der Sachbericht soll aussagekräftig darstellen,  ob und wie der Zuwendungszweck erreicht 
wurde. Die zuständige Dienststelle kann die Anforderungen an den Sachbericht z.B. durch 
Abfrage bestimmter Kennzahlen spezifizieren. Die An forderungen müssen den 
Zuschussempfangenden rechtzeitig bekannt gegeben werden.  
6.4 In dem zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahme n und die Ausgaben in zeitlicher 
Folge und voneinander getrennt entsprechend der Gli ederung des Finanzierungsplans 
auszuweisen. Der Nachweis muss alle mit dem Zuwendu ngszweck 
zusammenhängenden Einnahmen (Zuwendungen, Leistungen Dritter, eigene Mittel) und 
Ausgaben enthalten. Sofern von der Dienststelle gef ordert, müssen aus dem Nachweis 
Tag, Empfangende/Einzahlende sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich 
sein. 
6.5 Soweit die Zuwendungsempfangenden die Möglichke it zum Vorsteuerabzug nach § 15 
Umsatzsteuergesetz (UStG) haben, dürfen nur die Ent gelte (Preise ohne Umsatzsteuer) 
berücksichtigt werden.  
6.6 Mit dem Nachweis sind auf Verlangen die Origina lbelege (Einnahme- und 
Ausgabebelege) über die Einzelzahlungen und die Vergabe von Aufträgen vorzulegen.  
6.7 Sofern ein einfacher Verwendungsnachweis zugela ssen ist, besteht dieser aus dem 
Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis ohne V orlage von Belegen. In dem 
 
27 
Nachweis sind Einnahmen und Ausgaben entsprechend d er Gliederung des 
Finanzierungsplans summarisch zusammenzustellen. 
6.8 Ein geforderter Zwischennachweis besteht aus de m Sachbericht und einem 
zahlenmäßigen Nachweis ohne Vorlage von Belegen, in dem Einnahmen und Ausgaben 
entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans in zeitlicher Reihenfolge in 
monatlichen Summen aufzuführen sind.  
6.9 Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblic hen Angaben und Anlagen enthalten, 
die Ausgabebelege insbesondere die Zahlungsempfange nden, Grund und Tag der 
Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen de n Verwendungszweck. Im 
Verwendungszweck ist zu bestätigen, dass die Ausgab en notwendig waren, dass 
wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und dass die Angaben mit den Büchern 
und ggf. den Belegen übereinstimmen.  
Die Zuwendungsempfangenden haben die Belege fünf Ja hre nach Vorlage des 
Verwendungsnachweises aufzubewahren, sofern nicht n ach steuerrechtlichen und 
anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist.  
7. Prüfung der Verwendung 
7.1 Die Stadt – auch das Rechnungsprüfungsamt – ist  berechtigt, Bücher, Belege und 
sonstige Geschäftsunterlagen, insbesondere zur Pers onalausstattung, zu den 
Eingruppierungen und zu den Vergütungen der Beschäf tigten, anzufordern sowie die 
Verwendung durch örtliche Erhebungen zu prüfen oder  durch Beauftragte prüfen zu 
lassen. Die Zuwendungsempfangenden haben die erford erlichen Unterlagen 
bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen.  
7.2 Unterhalten die Zuwendungsempfangenden eine eig ene Prüfungseinrichtung, ist von 
dieser der Verwendungsnachweis vorher zu prüfen und  die Prüfung unter Angabe des 
Ergebnisses zu bescheinigen. 
8. Unwirksamkeit, Rücknahme oder Widerruf des Zuwen dungsbescheides, Erstattung 
der Zuwendung und Verzinsung 
8.1 Die Zuwendung ist zu erstatten, soweit ein Zuwe ndungsbescheid nach 
Verwaltungsverfahrensrecht (§§ 48, 49 VwVfG) – sofe rn nicht spezialgesetzlich geregelt 
– unwirksam ist oder zurückgenommen oder widerrufen  wird.  
Dies gilt insbesondere, wenn  
• eine auflösende Bedingung eingetreten ist (z.B. na chträgliche Ermäßigung der 
Ausgaben oder Änderung der Finanzierung), 
 
28 
• die Zuwendung durch unrichtige oder unvollständige  Angaben erwirkt worden ist, 
• die Zuwendung nicht oder nicht mehr für den vorges ehenen Zweck verwendet wird. 
8.2 Ein Widerruf mit Wirkung für die Vergangenheit kann auch in Betracht kommen, soweit 
die Zuwendungsempfangenden 
• die Zuwendung nicht alsbald nach Auszahlung für fä llige Zahlungen verwenden 
• Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer gesetzte n Frist erfüllen, insbesondere den 
vorgeschriebenen Verwendungsnachweis nicht rechtzei tig vorlegen sowie 
Mitteilungspflichten nicht rechtzeitig nachkommen.  
8.3 Der Erstattungsanspruch ist mit 5 v.H. über dem  jeweiligen Basiszinssatz nach § 247 BGB 
jährlich zu verzinsen. 
8.4 Werden Zahlungen nicht alsbald nach der Auszahl ung zur Erfüllung des 
Zuwendungszwecks verwendet und wird der Zuwendungsb escheid nicht 
zurückgenommen oder widerrufen, könne für die Zeit von der Auszahlung bis zur 
zweckentsprechenden Verwendung ebenfalls Zinsen in Höhe von 5 v.H. über dem 
Basiszinssatz nach § 247 BGB jährlich verlangt werden. Entsprechendes gilt, soweit eine 
Leistung in Anspruch genommen wird, obwohl andere M ittel anteilig oder vorrangig 
einzusetzen sind (§ 49a Abs. 4 VwVfG). 
Eine alsbaldige Verwendung der Mittel liegt im Anforderungsverfahren jedenfalls nicht vor, 
wenn die Mittel nach Ablauf von mehr als zwei Monat en nach Auszahlung für fällige 
Zahlungen verbraucht werden.  
Synopse 
 
Verfahrensrichtlinie der Stadt Osnabrück für die Gewährung von Zuwendungen an Dritte 
 
 
Stand 01.01.2017 
Aktualisierte Fassung 
Stand 01.06.2023 
 alle §§ 
 Aufgrund des Leitfadens zur gendergerechten 
Sprache der Stadt Osnabrück vom Februar 2022 
wurden Personenbezeichnungen gendergerecht 
umgeschrieben. 
Ab § 3 ff: 
Aufgrund der Einfügung des § 3 Anwendung EU-
Beihilferecht, verändert sich die Nummerierung 
der folgenden §§ entsprechend. 
 NEU 
§ 3 
Anwendung EU-Beihilferecht 
 Bei der Gewährung von Zuwendungen ist das in 
Artikel 107 Abs. 1 des Vertrages über die 
Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) 
enthaltene Beihilfeverbot zu beachten. Bei einem 
Verstoß gegen das Beihilfeverbot kann die EU-
Kommission eine Aussetzungs- und 
Rückforderungsanforderung treffen mit 
möglicherweise schwerwiegenden finanziellen 
Folgen für die Zuwendungsempfangenden. 
Daher ist die Gewährung einer unerlaubten 
Beihilfe unbedingt zu vermeiden. 
§ 5  
Antragsverfahren 
§ 6 
Antragsverfahren 
Abs. 1 
Für die Bewilligung einer Zuwendung bedarf es 
eines schriftlichen Antrags des Zuwendungsem-
pfängers  (Es gelten hierfür die Vorschriften §§ 11, 12 
und 14 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG), 
sofern nicht spezialgesetzlich geregelt). 
Abs. 1 
Für die Bewilligung einer Zuwendung bedarf es des 
schriftlichen oder  elektronischen  Antrages der 
Zuwendungsempfangenden . Es gelten hierfür die 
Vorschriften §§ 11, 12 und 14 Verwaltungsver-
fahrensgesetz (VwVfG), sofern nicht 
spezialgesetzlich geregelt.  
§ 9 
Zuwendungsbescheid 
§ 10 
Zuwendungsbescheid 
Abs. 1 
Die Zuwendungen werden durch schriftlichen 
Bescheid bewilligt. In geeigneten Fällen ist eine 
vertragliche Regelung entsprechend § 11 möglich. 
Soweit dem Antrag des Zuwendungsempfängers 
nicht oder nicht im vollen Umfang entsprochen wird,  
ist dies zu begründen (§ 39 VwVfG, sofern nicht 
spezialgesetzlich geregelt). 
Abs. 1 
Die Zuwendungen werden durch schriftlichen oder 
elektronischen Bescheid bewilligt. In geeigneten 
Fällen ist eine vertragliche Regelung entsprechend 
§ 12  möglich. Soweit dem Antrag der 
Zuwendungsempfangenden  nicht oder nicht im 
vollen Umfang entsprochen wird, ist dies zu 
begründen (§ 39 VwVfG, sofern nicht 
spezialgesetzlich geregelt).  
  
§ 16 
Überwachung und Nachweis der Zuwendung 
§ 17 
Überwachung und Nachweis der Zuwendung 
Abs. 3 
Für den Fall, dass die Zuwendung mit einer 
mehrjährigen Zweckbindung verbunden ist, muss 
diese jährlich überprüft werden. Sollte eine 
Gegenleistungsverpflichtung vereinbart worden 
sein, ist diese zu überwachen. Die entsprechenden 
Überprüfungsergebnisse sind zu dokumentieren. 
Abs. 3 
Für den Fall, dass die Zuwendung mit einer 
mehrjährigen Zweckbindung verbunden ist, muss 
diese  in angemessenen Zeitabständen und zum 
Ende der Zweckbindungsfrist überprüft werden. In 
begründeten Einzelfällen (z.B. wegen 
Geringfügigkeit der Förderhöhe oder der 
besonderen Art der Mittelverwendung) können 
auch stichprobenartige Prüfungen erfolgen, 
wenn eine Prüfung nach Satz 1 nur erschwert 
möglich wäre.  Sollte eine Gegenleistungspflicht 
vereinbart worden sein, ist die Einhaltung  zu 
überwachen. Die entsprechenden 
Überprüfungsergebnisse sind zu dokumentieren.   
§ 17 
Prüfung der Zuwendung 
§ 18 
Prüfung der Zuwendung 
Abs. 2 
Ggf. sind Ergänzungen oder Erläuterungen zu 
verlangen und örtliche Erhebungen durchzuführen. 
Vorgelegte Originalbelege sind nach der Einsicht-
nahme mit einem entsprechenden Stempel zu 
kennzeichnen und an den Zuwendungsempfänger 
zurückzugeben. Auf die Jahresfrist nach § 48 Abs. 
4, § 49 VwVfG – sofern nicht spezialgesetzlich 
geregelt – ist besonders zu achten.  
Abs. 2 
Ggf. sind Ergänzungen oder Erläuterungen zu 
verlangen und örtliche Erhebungen durchzuführen . 
Als Belege werden neben Originalen in 
Papierform auch solche in digitaler Form (z.B. 
eingescanntes Original, digitale Rechnungen) 
akzeptiert. Werden Originalbelege in Papierform 
eingereicht, sind diese nach der Einsichtnahme 
mit einem entsprechenden Stempel zu 
kennzeichnen und an den Zuwendungs-
empfänger zurückzugeben. Über eine ggf. 
ergänzende Anforderung von Originalbelegen in 
Papierform entscheidet die zuständige 
Organisationseinheit. Auf die Jahresfrist nach § 48 
Abs. 4 und § 49 VwVfG – sofern nicht 
spezialgesetzlich geregelt – ist besonders zu achten.  
 
§ 20 
Schlussbestimmungen 
§ 21 
Schlussbestimmungen  
Richtlinien der Organisationseinheiten, die zur 
Ergänzung dieser allgemeinen Verfahrensrichtlinie 
erlassen werden, dürfen nicht in Widerspruch zu den 
vorstehend genannten Vorschriften stehen. Die 
Richtlinienkompetenz des Rates wird hierdurch nicht 
berührt.  
 
In jedem Einzelfall sind Grundsätze vernünftigen 
Verwaltungshandelns, insbesondere auch Wirt-
schaftlichkeits- und Zweckmäßigkeitsgesichts-
punkte, zu beachten. 
 
Fragen von grundsätzlicher sowie erheblicher 
finanzieller Bedeutung, die sich bei der Anwendung 
dieser Richtlinie ergeben, sind im Einvernehmen mit 
dem Fachbereich Finanzen und Controlling sowie 
mit dem Rechnungsprüfungsamt zu klären.  
Abs. 1 
Richtlinien der Organisationseinheiten, die zur 
Ergänzung dieser allgemeinen Verfahrensrichtlinie 
erlassen werden, sollen  nicht in Widerspruch zu den 
vorstehend genannten Vorschriften stehen.  Sofern 
im Rahmen einer Abwägung Abweichungen 
einer ergänzenden Richtlinie von der 
allgemeinen Verfahrensrichtlinie geboten und 
angemessen erscheinen, bedürfen diese 
Ausnahmen der Zustimmung des Rates. Die 
Richtlinienkompetenz des Rates wird hierdurch nicht 
berührt.  
 
Abs. 2 
In jedem Einzelfall sind Grundsätze vernünftigen 
Verwaltungshandelns, insbesondere auch 
Wirtschaftlichkeits- und Zweckmäßigkeitsgesichts-
punkte, zu beachten . 
 
Abs. 3 
Fragen von grundsätzlicher sowie erheblicher 
finanzieller Bedeutung, die sich bei der Anwendung 
dieser Richtlinie ergeben, sind im Einvernehmen mit 
dem Fachbereich Finanzen und Controlling sowie 
dem Rechnungsprüfungsamt zu klären .