Qualitätsentwicklungsprozess Vormundschaften
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2017/1356
Datum: 2017-09-15
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/5
Stadt Osnabrück 07.09.2017 
Vorstand für Bildung, Soziales, Kultur
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2017/1356
öffentlich
Qualitätsentwicklungsprozess Vormundschaften
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 27.09.2017 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Perspektiven für junge Menschen (Ziel 2016 - 2020)
 Chancengleichheit durch Bildungsteilhabe und Bekämpfung von Kinderarmut (Ziel 2016 - 
2020)
Sachverhalt:
Die Aufgaben des Teams Vormundschaften/ Pflegschaften (51-05) sind im Bürgerlichen Ge-
setzbuch (BGB) sowie im Achten Buch Sozialgesetzbuch (SGB VIII) formal beschrieben. Die 
Träger der öffentlichen Jugendhilfe sind gemäß § 79 a SGB VIII verpflichtet, Grundsätze und 
Maßstäbe für die Bewertung der Qualität zu entwickeln und die Gewährleistung der Erfüllung 
der Aufgaben anzuwenden sowie regelmäßig zu überprüfen. 
Wichtige Inhalte der oben genannten Gesetze sind Folgende: „Der Vormund hat persönlich 
Kontakt zu halten zu seinem Mündel“, „in der Regel hat ein Kontakt pro Monat im häuslichen 
Umfeld des Mündels stattzufinden“ (§ 1793 Abs. 1 a BGB) , „nur in begründeten Ausnahmen 
kann von dem Regelbesuch abgesehen werden“ (§ 1793 Abs. 1 a BGB), „der Vormund hat 
die Pflege und Erziehung des Mündels persönlich zu fördern und zu gewährleisten.“ (§ 1800 
BGB, § 1631 - 1633 BGB).
Der Gesetzgeber hat mit der ersten Vormundschaftsreform im Juni 2011 die maximale Fall-
zahl 50 pro Vollzeitstelle sowie eine Kontaktdichte zwischen Mündel und Vormund mit regel-
mäßigen monatlichen Hausbesuchen vorgeschrieben. Der Gesetzgeber will bewusst die 
Verantwortung persönlich an den Vormund binden und die Notwendigkeit des zwischen-
menschlichen Kontakts zwischen Vormund und Mündel als Voraussetzung für das verant-
wortungsvolle Führen der Vormundschaft im Interesse des Mündels unterstreichen. Die 
zweite Stufe der Vormundschaftsreform ist derzeit in Vorbereitung. Hier wird der Fokus auf 
die persönliche Verantwortung des Vormundes für seine Mündel noch stärker betont werden. 
Der Gesetzgeber macht deutlich, dass die Arbeit des Vormunds auf die persönlichen Kennt-
nisse der Lebensgeschichte und der aktuellen Lebenssituation seines Mündels, dessen Be-
darfe und Bedürfnisse basiert. Der Vormund hat persönlich dafür Sorge zu tragen, dass alle 
Belange des täglichen Lebens für sein Mündel rechtlich richtig und pädagogisch sinnvoll ge-
lenkt werden. Hierbei ist das Mündel altersentsprechend aktiv zu beteiligen.
Im Gegensatz zur „Kommstruktur“ in den überwiegenden Aufgabenkreisen des Jugendamtes 
ist die Aufgabe des Vormunds vom Gesetzgeber als vorwiegend aufsuchende Arbeit vorge-
sehen.
So ist die Voraussetzung für eine verantwortliche Führung der Vormundschaft geschaffen, 
die auf detaillierten Kenntnissen der Biografie der Mündel sowie dem intensiven und regel-
mäßigen Kontakt zu diesem basiert. Eine umfängliche Auseinandersetzung mit dem Leben 
des Mündels durch aktiven Austausch mit der Ursprungsfamilie, Zusammenarbeit mit den 
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Fachkräften der Jugendhilfe und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Jugendämter 
muss erfolgen. Um das zu gewährleisten, hat der Gesetzgeber die monatlichen Kontakte als 
Regel im Gesetz festgeschrieben.
Nicht weniger gewichtig ist der Bereich der behördlichen Vertretung des Mündels. Der admi-
nistrative Teil der Vormundschaft ist im Laufe der letzten Jahre erheblich angewachsen. Die 
Flut der zu stellenden Anträge ist zahlreich, die Unterlagen, die beizubringen sind, umfang-
reich. 
Der aktuell durchgeführte Qualitätsentwicklungsprozess (QEP) im Team Vormundschaften/ 
Pflegschaften wurde durch das Institut für Sozialplanung und Organisation (INSO) begleitet. 
Das INSO hat bereits mit über 16 (Landes-) Jugendämtern, wie zum Beispiel LRA Berchtes-
gaden, LRA Passau, Stadt Neuss, Stadt Herne, diesen Prozess durchlaufen. So konnte auf 
bereits erarbeitete Prozessbeschreibungen zurückgegriffen werden. In wenigen Vorgängen 
wurde eine Anpassung in textlicher Form vorgenommen. Die zeitlichen Vorgaben wurden 
komplett übernommen, die Osnabrücker Fallzahlen wurden eingesetzt.
Im Ergebnis wurden 10 Teilprozesse festgehalten, die die Arbeit des Teams Vormundschaf-
ten/ Pflegschaften abbilden und beschreiben. Die einzelnen Teilprozesse sind in der Anlage 
2 detailliert beschrieben.
Die Teilprozesse gelten gleichermaßen für die konventionellen Vormundschaften/ Pfleg-
schaften als auch für die besondere Gruppe der unbegleiteten minderjährigen Ausländer.
Im Ergebnis wird deutlich, dass mit dem derzeitigen Stellenschlüssel des Bereiches Vor-
mundschaften/ Pflegschaften von 1:50 pro Vollzeitäquivalent die beschriebene Qualität nicht 
zu erreichen ist. Eine Vollzeitkraft hat eine theoretische monatliche Arbeitszeit von ca. 150 
Stunden direkt am Mündel. Dies bedeutet eine maximale Kapazität von drei Stunden pro 
Monat pro Mündel, in der alle Teilprozesse einer Hilfe inkl. des persönlichen Kontaktes zum 
Mündel bearbeitet werden müssen (ca. 40 % wohnen nicht in der Stadt Osnabrück; Aspekt 
Fahrzeiten). Nicht nur in Krisenzeiten ist das unmöglich. 
Der administrative Anteil ist in den letzten Jahren erheblich angewachsen, sodass damit be-
reits ein Großteil dieser Zeit aufgebraucht ist. Hier muss aktuell priorisiert werden, welchen 
Teilaspekt der Vormundschaft man in den Fokus nimmt, um die Interessen des Mündels zu 
vertreten. So werden die im Gesetz verankerten monatlichen Kontakte zum Mündel im Team 
Vormundschaften/ Pflegschaften regelmäßig nicht erreicht. Eine durchschnittliche Visitations-
frequenz von maximal vier Besuchen ist die Regel. Damit unterschreitet das Team die vorge-
schriebene Frequenz deutlich regelmäßig und nicht nur in den vom Gesetzgeber eingeräum-
ten Ausnahmen. Basierend auf den zeitlich hinterlegten Komponenten errechnet das INSO 
einen Mehrbedarf von fünf Vollzeitkräften bei einem Fallzahlenschlüssel von 1:30, um die 
gesetzlich vorgegebene Arbeitsqualität zu erreichen. Selbst bei weiterhin nur vier Besuchen 
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jährlich wäre immer noch ein Mehrbedarf von 0,8 Vollzeitstellen gegeben, was einem Fall-
zahlenschlüssel von 1:40 entspräche.
Die Palette der Anforderungen an das Aufgabengebiet der Vormünder ist durch die Flücht-
lingskrise 2015 angewachsen. Der Bereich der Vormundschaften für minderjährige unbeglei-
tete Ausländer (UMA) entwickelte sich in den vergangenen zwei Jahren in hohem Tempo 
rechtlich und inhaltlich weiter. Bis zur Flüchtlingskrise waren die UMA eher ein Nebenbereich 
im Alltag der Vormundschaften. Nun sind zahlreiche neue Themengebiete hinzugekommen, 
über die der Vormund fundierte Kenntnisse haben muss, um sein Mündel in dessen Sinne zu 
vertreten. Als Beispiel sind hier Kenntnisse des Asylrechtes, Leistungen nach dem Asylbe-
werberleistungsgesetz oder inhaltliches Wissen über rechtliche Zusammenhänge in den Ur-
sprungsländern der UMA sowie ihrer Sitten und Gebräuche zu nennen. Es liegt in der Ver-
antwortung des Vormundes, dafür zu sorgen, dass den Mündeln ein sicherer Lebensort an-
geboten und die deutsche Kultur samt deren Gebräuche vermittelt werden, damit eine stetige 
Integration erfolgen kann. Zeitgleich ist den Sitten und Gebräuchen des Ursprungslandes mit 
Respekt zu begegnen. Der Vormund muss sich offen zeigen, diese kennenzulernen und sich 
aktiv mit den entsprechenden Ländern auseinandersetzen.
Die rechtlich sichere Vertretung ist für diese Mündel noch einmal anders existenziell ent-
scheidend als bei den konventionellen Mündeln. UMA sind in der Regel 16 bis 17 Jahre alt 
bei ihrer Einreise nach Deutschland. Dies bedeutet, der Vormund hat nur eine relative kurze 
Zeitspanne, sich in die Belange des Mündels einzuarbeiten und die richtigen Weichen zu 
stellen. Der Vormund muss also stets aktuell informiert bleiben über rechtliche Veränderun-
gen und politische Vorgaben.
Seit 2012 ist die Fallzahl pro Vollzeitäquivalent großen Schwankungen unterlegen: 
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 07/2017
Gesamtzahl
Vormundschaf-
ten/ 
Pflegschaften
182 194 200 205 216 219 320 317 269
davon UMA nicht gesondert erfasst 119 116 66
Anzahl Vormün-
der
2 3 3 4 4 4 4 6* 6*
Fallzahl pro VZÄ 91 65 67 51 54 55 80 53 45
*: plus Unterstützung durch eine Verwaltungskraft mit 12 Wochenstunden
Die Vormünder arbeiteten mit bis zu 80 Mündeln pro Vollzeitstelle (seit diesem Zeitpunkt 
liegen Überlastungsanzeigen aus dem Team Vormundschaften vor) unabhängig von der 
Betrachtung, ob es sich um konventionelle Mündel oder UMA handelt. Aktuell führt die Stadt 
Osnabrück mit sechs Vollzeitstellen 269 Vormundschaften, das entspricht 45 Mündeln pro 
Vollzeitstelle. Die Zahl der konventionellen Vormundschaften liegt seit mehr als 10 Jahren 
relativ konstant bei etwa 200 Vormundschaften/ Pflegschaften. Seit 2015 sind etwa 70 bis 
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120 Vormundschaften zusätzlich durch die Verteilquote des Bundes und Landes für die UMA 
dazu gekommen. Es ist damit zu rechnen, dass die Zahl der UMA im Bereich Vormundschaf-
ten im Laufe der ersten Jahreshälfte 2018 wieder ansteigen wird, da dann viele Hilfen für jun-
ge Volljährige des Jugendamtes auslaufen werden. Dann wird nach dem Verteilverfahren 
eine erneute Zuteilung von UMA bis zur Erreichung der Quote erfolgen. 
Die im QEP festgeschriebenen Teilprozesse werden bisher nur ansatzweise erfüllt. Die vor-
dringlich anfallenden Aufgaben werden regelmäßig fachlich fundiert übernommen. Dazu ge-
hört die Sicherung des Lebensunterhaltes durch Antragstellung beim Leistungsträger 
(SGB II, SGB VIII, SGB XII), Sicherung des Aufenthaltsstatus durch Stellung des Asylantra-
ges sowie die Vorbereitung und Begleitung der Mündel im Asylverfahren, Vertretung in Erb-
schaftsfragen oder auch pädagogisch/ medizinisch notwendige Interventionen. Der Vormund 
nimmt regelmäßig an den Hilfeplanungsgesprächen teil und hält häufig, besonders in Krisen-
zeiten, den Kontakt zum fallführenden Jugendamt sowie zu den übrigen Beteiligten.
Zur Sicherung der Qualität der Arbeit wären weitere personelle Ressourcen notwendig, um 
den gesetzlichen Vorgaben nachzukommen. Zentral ist hier die Kontaktdichte von einem 
Besuch pro Monat zu sehen. Hier wird im QEP ein Ansatz von 10 (nicht 12) Kontakten im 
Jahr als Grundlage angenommen, um Zeiten des Urlaubs oder krankheitsbedingte Ausfälle 
mit abzubilden. Erst dann wird die rechtliche Vorgabe hinsichtlich der Besuchskontakte er-
füllt.
Diese neu entstehende Nähe zum Mündel würde es ermöglichen, dass die Mündel sich ge-
sehen und vertreten fühlen. Der Vormund käme final seinem gesetzlichen Auftrag nach, per-
sönlich für die Förderung und Pflege des Mündels Sorge zu tragen. Der Vormund tritt dar-
über hinaus deutlich als Lotse des Mündels in den Vordergrund. Er bekommt für das Mündel 
ein Gesicht und damit entsteht die Verbindlichkeit, die persönliche Vertretung der rechtlichen 
und pädagogischen Belange dieses Mündels fachlich und rechtlich fundiert wahrzunehmen. 
Dem Mündel wird erlebbar vermittelt, dass es sich auf den Vormund verlassen kann und 
dass dieser ausschließlich für die Wahrung der Rechte seiner Mündel in deren Sinne agiert. 
Weiter ist die administrative Komponente der Vormundschaftsarbeit deutlich auszubauen. 
Die Aktenführung ist zu vereinheitlichen und anzugleichen. Es ist schriftlich zu dokumentie-
ren, was inhaltlich an relevanten Themen mit wem besprochen wurde, welche Arbeitsschritte 
als nächstes anstehen, in welche Richtung die Hilfeplanung verfolgt werden soll. Die Fach-
konsultation stellt zusätzlich sicher, dass mehrere Vormünder über ein Mündel Kenntnisse 
haben. Nur so kann eine Vertretung des regulär zuständigen Vormundes eine kontinuierliche 
einheitliche Begleitung des Mündels sicherstellen.
Ein weiterer Aspekt der Qualitätssicherung ist die regelmäßige Teamsupervision, in der be-
sonders schwierige Fallkonstellationen gesondert bearbeitet werden.
Um dauerhaft den entwickelten Qualitätsmerkmalen zu genügen, sollte eine Festschreibung 
auf maximal 40 Mündel pro Vollzeitstelle festgelegt werden. Damit wäre der erste Schritt zur 
rechtskonformen Wahrnehmung der Aufgaben getan. Um auch Alternativen zum Amtsvor-
mund in Betracht zu ziehen, könnte die Verwaltung die Gewinnung von ehrenamtlichen Vor-
mündern sowie den Einsatz von Vereinsvormundschaften prüfen. Ein Qualifizierungskonzept 
für ehrenamtlich Interessierte sowie eine Leistungsvereinbarung mit einem entsprechenden 
Anbieter der Jugendhilfe wären zu erstellen.
Die so geschaffenen neuen Ressourcen würden dann die Möglichkeit bieten, die durch-
schnittliche Fallzahl zu reduzieren, um die frei werdenden Zeiten der städtischen Mitarbeite-
rinnen und Mitarbeiter zur Beratung der ehrenamtlichen Vormünder gemäß § 53 SGB VIII zu 
nutzen. Weiter soll die Qualität des Bereiches Vormundschaften kontinuierlich geprüft und 
verbessert werden.
Im Sinne der Gleichbehandlung von Kindern/ Jugendlichen unter Vormundschaft sollte auch 
bedacht werden, dass bereits jetzt in Niedersachsen eine Fallobergrenze von 30 Mündeln 
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pro Vollzeitäquivalent für Vormundschaftsvereine festgesetzt ist. Die dort arbeitenden Vor-
münder haben bereits jetzt deutlich mehr zeitliche Ressourcen, die ihren Schützlingen zugu-
tekommen. Auch andere Großstadtjugendämter haben für ihre Vormünder die Fallobergren-
ze deutlich abgesenkt. 
Die Verwaltung strebt an, die weitere Entwicklung zu beobachten und im nächsten Jahr kon-
krete Handlungsvorschläge zu unterbreiten.
Im Auftrag
Schwab
Anlagen:
Anlage 1: Leistungsbeschreibung Vormundschaften
Anlage 2: Beschreibung der Teilprozesse des Qualitätsentwicklungsprozesses
1
Anlage 1 QEP_Vorlage JHA:  Leistungsbeschreibung
Vormundschaften/
Pflegschaften 
Leistungsbeschreibung 
2
Inhalt
Seite 
0. Vorwort 3
1. Rechtliche Grundlagen 3
2. Selbstverständnis 3
3. Fachliche und persönliche Qualifikation  4
4. Organisatorische Anbindung 5
5. Räumliche und sachliche Ausstattung 5
6. Finanzielle Ausstattung 5
7. Aktenführung 5
8. Fallzahlen 5
9. Kontakt zum Mündel und Einbindung 6
10. Fortbildung/ Qualitätsentwicklung/ Reflexion der Arbeit 6
11. Interessenkollision/ fachliche Unabhängigkeit 6
12. Ganzheitliche Führung der Vormundschaft 7
13. Abgabe von Vormundschaften an andere Jugendämter 7
14. Abgabe von Vormundschaften an Pflegeeltern 7
15. Ehrenamtliche Vormundschaften 7
16. Gesetzliche Vormundschaften 7
17. Statistik 7
18. Besonderheiten der Vormundschaften für Unbegleitete Minderjährige Ausländer (UMA) 7
3
0. Vorwort
Die vorliegende Leistungsbeschreibung stellt die Aufgaben, Ziele, Zielgruppen und das 
Selbstverständnis der Vormünder/Pfleger dar.
Die Leistungsbeschreibung verwendet zur besseren Lesbarkeit nur die männliche 
Form. Der Begriff Vormundschaft umfasst gleichzeitig auch die Pflegschaft.
1. Rechtliche Grundlagen
Die Führung der Amtsvormundschaft/Pflegschaft ist eine hoheitliche Pflichtaufgabe und 
richtet sich nach den Vorschriften des SGB VIII (Kinder- und Jugendhilfegesetz). Der 
Fachbereich wird entsprechend § 55 Abs. 1 SGB VIII in den durch das BGB 
vorgesehen Fällen Vormund. Er überträgt die Ausübung der Aufgabe an den 
Amtsvormund (§ 55 Abs. 2 S.1 SGB VIII). Dadurch wird die persönliche 
Aufgabenwahrnehmung durch eine Person sichergestellt. Das Mitwirkungsverbot gem. 
§ 16 Abs. 1 SGB X ist zu beachten (siehe auch Ziffer 4.).
Zu unterscheiden sind die gesetzliche und die bestellte Vormundschaft. Die gesetzliche 
Vormundschaft (§1791 c BGB) tritt grundsätzlich dann ein, wenn die Mutter eines 
neugeborenen Kindes minderjährig ist. Die Mutter ist Inhaberin der elterlichen Sorge, 
kann diese aufgrund ihrer Minderjährigkeit jedoch nicht ausüben. Bei 
Meinungsverschiedenheiten zwischen Mutter und Vormund geht die Meinung der 
Mutter vor.
Die bestellte Vormundschaft (§ 1791 b BGB) tritt in den gesetzlich geregelten Fällen 
ein. Der Vormund übt das Sorgerecht entsprechend den §§ 1793 ff. BGB aus.
Dabei ist der Vormund ausschließlich privatrechtlich tätig und in der Ausübung seines 
Amtes unabhängig. Die zur Führung der Vormundschaft bestellte Person untersteht der 
Fachaufsicht des Vormundschaftsgerichts (§ 1837 BGB) und der Dienstaufsicht und 
Richtlinienkompetenz des Fachbereichs für Kinder, Jugendliche und Familien. 
2. Selbstverständnis
 
Das Ziel der Vormundschaft ist die Sicherung des Wohls des Mündel. Das Mündel soll 
dahingehend unterstützt werden, zukünftig ein selbstbestimmtes Leben zu führen. 
Durch den Beziehungsaufbau zum Mündel soll der Vormund die Lebensziele des 
jungen Menschen kennen lernen und seine Fähigkeiten und Ressourcen dahingehend 
stärken. Entsprechend § 1793 Abs. 2 BGB hat der Vormund mit dem Mündel 
persönlichen Kontakt zu halten. Er soll das Mündel in der Regel einmal im Monat in 
dessen üblicher Umgebung aufsuchen, es sei denn, im Einzelfall sind kürzere oder 
4
längere Besuchsabstände oder ein anderer Ort geboten.
Ein entscheidender Faktor für die Arbeit des Vormundes ist die parteiliche 
Wahrnehmung der Mündelinteressen, dabei ist die Kenntnis der Lebenssituation des 
Mündels unabdingbar. Dies geht einher mit der Kontinuität in der Person des 
Vormundes. In einem Umfeld häufig wechselnder Bezugspersonen durch wechselnde 
Zuständigkeiten oder Unterbringung ist der Vormund häufig die einzige Konstante im 
Leben des Mündels. Dadurch wird der Vormund zu einem stabilisierenden Faktor.
Ein besonderes Merkmal in der Führung von Amtsvormundschaften besteht darin, dass 
sich die Handlungsanforderungen in den einzelnen Fällen oft und schnell ändern 
können. Häufig muss in Krisensituationen schnell und unbürokratisch gehandelt 
werden, um für das Mündel eine bestmögliche Lösung zu finden. Beispiele für solche 
Krisen sind u.a. Abbruch von Jugendhilfemaßnahmen, Selbst- oder Fremdgefährdung 
mit Einweisung in eine kinder- und jugendpsychiatrische Klinik oder Verweigerung von 
Jugendhilfe. Hohe Flexibilität und immer wieder neue Prioritätensetzungen sind 
deshalb ein Merkmal bei der Führung von Vormundschaften.
Zum Selbstverständnis des gesamten Fachbereichs gehört, dass ein Verbleib eines 
Kindes in der Familie, nachdem das Familiengericht das Sorgerecht oder das 
Aufenthaltsbestimmungsrecht entzogen hat, grundsätzlich inakzeptabel ist. Gegen 
einen entsprechenden Beschluss sind die Rechtsmittel auszuschöpfen und 
Beschwerde einzulegen. Dies gilt nicht für eine geplante Rückführung in den Haushalt 
der Herkunftsfamilie. Hier verbleibt das Sorgerecht für einen Übergangszeitraum beim 
Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien.
3. Fachliche und persönliche Qualifikation
Es bieten sich grundsätzlich folgende Professionen an, deren Abschlüsse u.a. als 
berufliche Mindestqualifikation des Vormundes Voraussetzungen sein können:
- Sozialarbeiter/Sozialpädagoge bzw. Bachelor Soziale Arbeit
- Psychologe
- vergleichbare Abschlüsse mit pädagogischem Hintergrund
- Diplom-Verwaltungswirt (FH) bzw. Studienabschluss Öffentliche Verwaltung oder 
vergleichbare Qualifikation bzw. Angestelltenprüfung II 
 Rechtsanwälte, Rechtspfleger
Der Vormund muss über ein ausgeprägtes Einfühlungsvermögen in die Situation von 
vernachlässigten und traumatisierten Kindern sowie in die von Eltern, denen das 
Sorgerecht entzogen wurde, verfügen. Er muss über Durchsetzungskraft verfügen, aber 
auch kooperativ tätig sein. Er muss eine hohe psychische Belastbarkeit vorweisen, 
insbesondere bei der Konfrontation mit Schicksalen seiner Mündel wie z.B. 
Traumatisierung, Tod/ Suizid etc.
Weiterhin muss der Vormund sozialpädagogische Kompetenzen besitzen. Neben 
pädagogischem, psychologischem und soziologischem Grundwissen über die 
Entwicklung und Erziehung von Kindern und Jugendlichen, insbesondere zu der Frage, 
auf welche Weise Fähigkeiten, Stärken, Begabungen und Interessen des Mündels 
erkannt und gefördert werden können, sollten Kenntnisse in folgenden Bereichen 
vorhanden sein:
- Kommunikationspsychologie
- Gesprächsführung
- Thematiken sexueller Missbrauch, Vernachlässigung, Misshandlung, Trennungs- und 
Verlusterlebnisse
- Kindertagesstätten/ Schule
5
- Berufsausbildung
- ambulante und teil-/ stationäre erzieherische sowie therapeutische Hilfen
Zur Führung von Vormundschaften sind Rechtskenntnisse in vielen Rechtsbereichen 
erforderlich, beispielhaft seien genannt BGB, SGB (insbes. Bücher I, II, VIII, X und XII), 
FamFG, ZPO, Verwaltungsrecht, Asyl- und Ausländerrecht. Erforderlich ist ferner die 
Kenntnis von Organisationsabläufen innerhalb des Fachbereichs und in den 
Familiengerichten sowie allgemeine Verwaltungskenntnisse, z.B. Dateneingabe in das 
Fachverfahren, Kenntnisse über allgemeinen Schriftverkehr etc.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Einbringen interkultureller Kompetenzen. Damit ist 
gemeint, unbegleitete minderjährige Flüchtlinge oder andere Mündel mit 
Migrationshintergrund in die deutsche Kultur, in hiesige Gepflogenheiten und 
Vorschriften einzuführen. Dies ist nur möglich, indem Interesse und Verständnis für das 
Herkunftsland aufgebracht und Kenntnisse über dessen Lebensbedingungen erworben 
werden. Gemeinsam mit dem jungen Menschen kann so eine Brücke zu den 
Gegebenheiten in Deutschland gebaut werden. 
Es wird vorausgesetzt, dass der Vormund sich auf den Gebieten, die nicht seiner 
Qualifikation entsprechen, fortbildet. Er muss daher zur ständigen Fort- und 
Weiterbildung bereit sein. Dieser Anspruch begründet auf der Seite des Fachbereichs 
die Verpflichtung, den Vormündern regelmäßig eine angemessene Fortbildung zu 
ermöglichen.
4. Organisatorische Anbindung
Der Bereich Vormundschaften/Pflegschaften ist zur Vermeidung von Personalunion und 
Interessenkollision in einem anderen Fachdienst anzusiedeln als der Soziale Dienst.
Der Vormund stellt als Personensorgeberechtigter den Antrag auf Gewährung von Hilfe 
zur Erziehung. Damit ist er als Beteiligter am Verwaltungsverfahren vom 
Mitwirkungsverbot im Sinne von § 16 SGB X betroffen. Daraus folgt, dass 
Mitarbeiter/innen des Sozialen Dienstes nicht gleichzeitig Vormünder sein können. 
Auch daher sind der Soziale Dienst und die Vormundschaft strikt zu trennen
Zur Abgrenzung und Kooperation mit dem Sozialen Dienst und dem Adoptions- und 
Pflegekinderdienst sind gesonderte Kooperationsvereinbarungen vorhanden.
 
Die Schnittstellen zu anderen Diensten des Fachbereiches sowie zu anderen 
Dienststellen, z.B. der Ausländerbehörde oder dem Fachbereich Integration, Soziales 
und Bürgerengagement, sind so zu koordinieren, dass der erforderliche und rechtzeitige 
Informationsfluss der beteiligten Fachkräfte sichergestellt ist. Die Zusammenarbeit 
nimmt auf die verschiedenen Rollen, Aufgaben und Interessen Rücksicht.
5. Räumliche und sachliche Ausstattung
Die Vormünder sind in der Regel in Einzelbüros unterzubringen, da persönliche 
Gespräche geführt werden müssen. Die technische Ausstattung hat nach den 
Erfordernissen der Aufgaben und dem technischen Standard der Stadt Osnabrück zu 
erfolgen. Ausreichende Fachliteratur ist zur Verfügung zu stellen. Die Mobilität zum 
Aufsuchen der Mündel im häuslichen Umfeld und die zeitliche Flexibilität sind 
sicherzustellen. 
6. Finanzielle Ausstattung
6
Für die persönliche Betreuung der Mündel (z. B. Geburtstage, Konfirmation/ 
Kommunion, besondere Angelegenheiten) stehen finanzielle Mittel in bedarfsgerechtem 
Umfang zur Verfügung. 
7. Aktenführung
Die Aktenführung ist transparent und nachvollziehbar. Mündelkontakte werden 
dokumentiert. Es werden die allgemeinen Grundsätze der Aktenführung der Stadt 
Osnabrück angewandt.
8. Fallzahlen
Die Anzahl der Fälle beeinflusst die Qualität der Arbeit. Die Fallzahlen sind daher so zu 
bemessen, dass dem Vormund, bezogen auf den Einzelfall, so viel Zeit zur Verfügung 
steht, dass die Ausübung der Personensorge und regelmäßige Kontakte zum Mündel 
möglich sind. Das Gesetz begrenzt die Fallzahl auf höchstens 50 Vormundschaften pro 
Vollzeitkraft (§ 55 Abs. 2 S. 4 SGB VIII). Art ,Umfang und Qualität der Aufgaben werden 
mit dem Instrument eines Qualitätsentwicklungsprozesses definiert. In diesem 
Zusammenhang wird auf §79a SGB VIII (Qualitätsentwicklung in der Kinder- und 
Jugendhilfe) verwiesen.
9. Kontakt zum Mündel und Einbindung 
Die Vormünder stehen für ihre Mündel als persönliche Ansprechpartner zur Verfügung 
und pflegen von sich aus die Kontakte, damit sie ihre Aufgaben im Mündelinteresse 
ausüben können. Der persönliche Kontakt ist Voraussetzung für eine funktionierende 
Vormundschaft. Die persönliche Beziehung ist nicht delegierbar und soll möglichst 
konstant und langfristig an eine Person gebunden sein.
Die Mündel werden im Rahmen ihrer Reife und ihres Lebensalters in Entscheidungen 
eingebunden. Individuelle Lebenssituationen sind angemessen zu berücksichtigen. Der 
Vormund muss seine Entscheidungen dem Mündel transparent darstellen.
 
Vormund und Mündel formulieren gemeinsame Ziele bezüglich der Lebenssituation des 
Mündels. Der Vormund nimmt grundsätzlich an Hilfeplangesprächen teil.
Der Vormund bringt im Umgang mit dem Mündel und dessen Familie sowie dem 
sozialen Umfeld Sensibilität und Wertschätzung entgegen und berücksichtigt auch die 
persönliche Biografie des jungen Menschen.
Die Häufigkeit des Kontaktes zum Mündel bzw. seinem direkten Umfeld ist ein 
wichtiges Qualitätskriterium. Bei Vormundschaften gilt, dass der Kontakt zum Mündel in 
der Regel einmal im Monat in seiner üblichen Umgebung stattfinden soll (§ 1793 Abs. 2 
BGB). Dabei ist selbstverständlich, dass Art, Dauer und Qualität des Kontakts je nach 
Alter und Form der Unterbringung variieren. Bei neuen Vormundschaften verschafft sich 
der Vormund einen persönlichen Eindruck vom Mündel und seinem Umfeld. 
10. Fortbildung/ Qualitätsentwicklung/ Reflexion der Arbeit
Die Vormünder nehmen an geeigneten externen und internen 
Fortbildungsveranstaltungen teil. Dies gilt auch für Fortbildungsveranstaltungen, die 
vom Sozialen Dienst oder dem Adoptions- und Pflegekinderdienst veranstaltet werden.
Zur Sicherung der Qualitätsentwicklung beraten sich die Vormünder auf kollegialer
Ebene untereinander und nehmen kontinuierlich und eigenverantwortlich Beratung 
durch Vorgesetzte und andere Fachkräfte des Jugendamtes in Anspruch.
7
Die Vormünder nehmen regelmäßige Supervisionstermine in Anspruch. Diese Termine 
dienen vorrangig der Fallsupervision.
11. Interessenkollision/ fachliche Unabhängigkeit
Der Vormund handelt und entscheidet unabhängig, dabei orientiert er sich 
ausschließlich am Interesse des Mündels und an den gesetzlichen Gegebenheiten.
Falls zwischen Amtsvormund als Leistungsberechtigtem und dem Fachbereich für 
Kinder, Jugendliche und Familien als leistungsverpflichtender Behörde eine 
Interessenkollision besteht, hat für den Vormund das Mündelinteresse Vorrang.
Den Vormündern dürfen keine Aufgaben zugewiesen werden, die zu 
Interessenskonflikten führen können.
Die fachliche Unabhängigkeit der Vormünder ist gesetzlich gewollt und wird vom 
Fachbereich ausdrücklich unterstützt. 
12. Ganzheitliche Führung der Vormundschaft
Die Vormundschaft ist grundsätzlich ganzheitlich wahrzunehmen. Eine Trennung 
zwischen einzelnen Aufgaben der Wahrnehmung von Personen- und Vermögenssorge 
kann in begründeten Einzelfällen erfolgen.
13. Abgabe von Vormundschaften an andere Jugendämter
Eine Abgabe von Vormundschaften an andere Jugendämter erfolgt nach den 
Bestimmungen des § 87c SGB VIII.
14. Abgabe von Vormundschaften an Pflegeeltern
Die Abgabe ist grundsätzlich möglich, wenn die Pflegeeltern und die anderen 
Beteiligten einschließlich des Vormunds damit einverstanden sind. Eine Prüfung findet 
jeweils anlässlich des Hilfeplangespräches statt.
Es gelten die Kriterien der Kooperationsvereinbarung zwischen dem Adoptions- und 
Pflegekinderdienst und dem Team Vormundschaft.
15. Ehrenamtliche Vormundschaften
In geeigneten Fällen ist die Vormundschaft an ehrenamtliche Vormünder zu übertragen. 
Die Amtsvormünder überprüfen die Bewerbungen von Ehrenamtlichen und schlagen 
geeignete Personen dem Familiengericht vor. Sie leisten nach Übergabe der 
Vormundschaft Beratung und Unterstützung gemäß § 53 SGB VIII.
16. Gesetzliche Vormundschaften
Nach Kenntnis des Eintritts der Vormundschaft, in der Regel durch die 
Geburtsmitteilung des Standesamtes, wird der gesetzliche Vormund tätig.
Ist die betreffende Familie dem Sozialen Dienst bereits bekannt, wird gemäß der 
Kooperationsvereinbarung zwischen dem Team Vormundschaft und dem Sozialen 
Dienst verfahren. 
Sind die Familie und deren Lebenssituation nicht bekannt, nimmt der Vormund 
8
unverzüglich Kontakt zur minderjährigen Mutter auf (Hausbesuch) und überzeugt sich 
persönlich von der Situation/dem Wohlergehen des Kindes.
17. Statistik
Alle Vormundschaften werden zeitnah in das Anwenderprogramm des Fachbereichs 
eingepflegt, so dass ein aktueller Überblick über die einzelnen Fälle gegeben ist.
18. Besonderheiten der Vormundschaften für Unbegleitete Minderjährige Ausländer  
(UMA)
Für die Vormundschaften für die unbegleiteten minderjährigen Ausländer treffen alle 
oben aufgeführten Aufgaben genauso zu. Allerdings ergeben sich bei diesen jungen 
Menschen folgende Besonderheiten:
Die meisten UMA sind zu Beginn der Vormundschaft 16 Jahre oder älter. Da die 
Vormundschaft mit Volljährigkeit endet, ist immer nur ein sehr begrenzter Zeitraum 
vorhanden, in dem viele Fragen geregelt werden müssen. Eine umfangreiche Aufgabe 
stellt die Klärung des Aufenthaltsstatus dar. Der Vormund stellt in der Regel Asylantrag, 
bereitet den Jugendlichen auf die Anhörung vor, nimmt diese gemeinsam mit ihm wahr, 
legt ggf. bei ablehnenden Entscheidungen Rechtsbehelfe ein. Hierzu ist es erforderlich, 
sich in die Bestimmungen des Ausländerrechts einzuarbeiten und aktuell informiert zu 
bleiben.
Da die Jugendlichen insbesondere in den ersten Monaten nach der Flucht über keine 
Deutschkenntnisse verfügen und nur manchmal Englisch sprechen, ist für die 
Kommunikation zwischen Vormund und Mündel die Organisation eines Sprachmittlers 
notwendig. Dies bedeutet nicht nur zusätzlichen Koordinierungsaufwand, sondern lässt 
die Gespräche komplexer verlaufen. Darüber hinaus ist das Thema „Familiennachzug“ 
selbstverständlich ein wichtiges Thema, das der Jugendliche mit dem Vormund 
thematisiert. 
Die örtliche Zuständigkeit für die Vormundschaft oder Pflegschaft, die für unbegleitete 
ausländische Kinder oder Jugendliche durch Bestellung des Familiengerichts eintritt, 
richtet sich nach § 88 a SGB VIII.
Stand 03/2017
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Anlage 2 QEP_Vorlage JHA: Definition der Teilprozesse
Definition der Teilprozesse (TP) des Qualitätsentwicklungsprozesses (QEP)
TP1 Sachstandsklärung
Jede Vormundschaft/ Pflegschaft beginnt mit der Zusendung eines Gerichtsbeschlusses, der 
Art und Umfang des Aufgabenkreises beschreibt. Werden nur Teile des Sorgerechtes 
entzogen, spricht man von einer Pflegschaft. Nur der vollständige Sorgerechtsentzug wird 
Vormundschaft genannt.
Der Vormund ist verantwortlich, sich die entsprechenden Informationen über die familiären 
Hintergründe, das Wohnumfeld und den Hilfebedarf des Mündels einzuholen. Idealerweise 
ist eine enge Zusammenarbeit mit dem sozialen Dienst des örtlich zuständigen Jugendamtes 
möglich. Der Vormund muss darüber hinaus Kontakt zu allen Beteiligten (Eltern, Einrichtung, 
Therapeuten, Krankenkassen etc) aufbauen, sich und seine Funktion erklären, erste 
vertrauensbildende Maßnahmen bei Familie und Mündel einleiten. 
Die persönliche Präsenz und gute Erreichbarkeit sind in der ersten Phase der 
Vormundschaft besonders wichtig und zeitintensiv. Ein möglichst detailliertes 
Fallverständnis, persönliche Kenntnis der Lebensumstände des Mündels und dessen Familie 
sowie ein umfassender rechtlicher Gesamtblick bilden die fundierte Basis für eine langjährige 
Begleitung des Mündels.
Es ist die Aufgabe des Vormundes darauf zu achten, dass für jedes Mündel die biologischen 
Eltern festgestellt werden. Aus diesem Grund sind Gespräche mit der Kindesmutter zu 
führen, wenn die Angaben zum Vater bei Übernahme der Vormundschaft fehlen oder 
zweifelhaft sind. Hintergrund dieser Tätigkeit ist neben den unterhaltsrechtlichen 
Verpflichtungen die Tatsache, dass jedes Kind ein Recht darauf hat zu wissen, wer die 
leiblichen Eltern sind (Grundrecht). Der Vormund hat als Vertreter des Kindes zweifelsfrei 
und ggf. auch durch gerichtlich Verfahren die Vaterschaft eines von der Mutter benannten 
Mannes festzustellen.
TP2 Fachkonsultation
Die kollegiale Beratung ist ein Kernstück der vormundschaftlichen Arbeit. Jeder Vormund 
entscheidet autark im Rahmen seiner eigenen Zuständigkeit über die Gestaltung des 
Lebensraumes seiner Mündel. Dies setzt eine verantwortungsvolle Auseinandersetzung mit 
unterschiedlichsten Lebensmodellen sowie eigene Lebenserfahrung voraus. Da die 
Lebensläufe der ihm anvertrauten Kinder in der Regel nicht schnurgeradeaus verlaufen, hat 
sich der Vormund mit vielschichtigen und komplexen Problemlagen zu beschäftigen. Hier ist 
eine kollegiale Beratung sinnstiftend und zielführend, um von dem Erfahrungsschatz der 
Kollegen zu profitieren und andere fachliche Meinungen ergänzend einzuholen. Der 
fallführende Vormund stellt die Lebenssituation und die aktuellen Fragestellungen in seinem 
Kollegium vor. Gemeinsam wird über verschiedene Lösungswege diskutiert und die 
unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet. Die letztendliche Entscheidung obliegt dem 
fallführenden Vormund.
Die Fachkonsultation dient darüber hinaus der Erhaltung der persönlichen Resilienz. Weiter 
ist diese Art der Beratung sinnvoll, um die Vertretung in Urlaubs- und Krankheitsphasen 
fachlich stabil zu regeln. Nur durch Kenntnis der Situation der Mündel ist auch die 
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Vertretungsperson in der Lage, kompetent und im Sinne des Kindes Entscheidungen zu 
treffen.
TP3 in Verbindung mit TP 7a-d Persönlicher Kontakt zum Mündel
Hausbesuche im gewöhnlichen Umfeld des Mündels sind die Grundlage einer 
vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Vormund, Mündel und dem Helfersystem wie 
Pflegeeltern, Erziehern oder auch leiblichen Eltern. Der Vormund bekommt nur im direkten 
Umfeld einen authentischen Eindruck von der Lebenssituation seines Mündels. Durch 
Einblicke in den Alltag, baut sich das Vertrauen zu allen Beteiligten auf. Das Mündel und 
auch die Pflegepersonen wenden sich leichter mit Sorgen und Wünschen an den Vormund, 
wenn diese Basis kontinuierlich besonders auch in ruhigen Lebensphasen solide geschaffen 
wurde. Für Außenstehende können die regelmäßigen Besuche wie unnötiger 
Arbeitsaufwand oder gar Verschwendung von zeitlichen Ressourcen wirken. Genau das 
Gegenteil ist der Fall. In den Phasen, in denen das Leben des Mündels in ruhigen 
Fahrwassern verläuft, muss der Vormund Präsenz zeigen und sein Interesse am Leben des 
Mündels bekunden. Nur so kann er für Krisenzeiten vorbauen und in Krisenmomenten im 
Sinne des Mündels Entscheidungen treffen. Mündel und auch (Pflege-) Eltern benötigen die 
Sicherheit, dass der Vormund interessiert ist und sich mit den individuellen Belangen des 
Mündels beschäftigt. Nur so öffnen sich die Beteiligen und wagen auch kritische Themen 
anzusprechen.
Die Erfahrung zeigt, dass häufige Mündelkontakte dazu führen, dass der Vormund in 
Krisenzeiten auch durch die Mündel selbst kontaktiert und als hilfreich angesehen wird. 
Kinder und Jugendliche haben einen sehr individuellen Bedarf, was die Häufigkeit dieser 
Kontakte angeht. Während Kinder sich noch sehr auf die Führung durch ihre 
Bezugspersonen verlassen und den Kontakt zum Vormund eher als Ergänzung erleben, 
greifen Jugendliche häufiger auf den Vormund zurück, um ihre Problemlagen zu besprechen.
Die besondere Rolle des Vormundes liegt darin, dass er im Laufe langer 
Jugendhilfeprozesse regelmäßig die einzig konstante Begleitperson des Kindes ist. Dies liegt 
vor allem in der Regelung der Zuständigkeiten der Jugendämter begründet, die sich je nach 
Hilfeart am Wohnort des Kindes oder an dem der leiblichen Eltern orientiert. Häufiger 
Wohnortwechsel führt so zwangsläufig zu Veränderungen in der Zuständigkeit des 
fallführenden Sozialarbeiters. SO ist es der Vormund, der oft als einziger Kenntnisse über die 
Familiensituation der Herkunftsfamilie hat und er stellt oft die letzte Brücke zu den Wurzeln 
dar. Durch die regelmäßigen Kontakte erweitert sich sein Wissen um die Lebensumstände 
des Mündels stetig, so dass bei ganzheitlicher Betrachtung eine fundierte Begleitung des 
Mündels gewährleistet wird, was insbesondere bei wechselnden Hilfen entscheidend für das 
Mündeln sein kann.
Richtet man den Blick auf die vielen unterschiedlichen Kulturen aus denen die Mündel 
kommen, sind die regelmäßigen Hausbesuche auch eine Möglichkeit, Verständnis für die 
jeweils andere Lebensart zu entwickeln. Diese individuellen Einblicke sind wertvolle 
Informationsquellen für das Grundverständnis von Ursprungsfamilien aus anderen Ländern. 
Hier sind nicht nur die unbegleiteten minderjährigen Ausländer gemeint. Wir haben auch 
zahlreiche Mündel aus unterschiedlichsten Ursprungsländern, deren Eltern oder auch die 
Großelterngeneration bereits in Deutschland leben und die dennoch fest mit der Kultur ihres 
Ursprungslandes verbunden sind. Der Vormund erfährt durch die regelmäßigen Kontakte 
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etwas über die Kultur, das Verständnis der Kindererziehung etc. diesen Ursprungslandes 
und kann zeitgleich die Werte und Regeln, die in Deutschland gelten, erklären.
Durch die regelmäßigen Hausbesuch kommt der Vormund zeitgleich der Verpflichtung nach, 
für die Erziehung des Mündels verantwortlich Sorge zu tragen. Über den persönlichen 
Eindruck kann er Einfluss nehmen und Hilfebedarfe erkennen oder ansprechen. Auch die 
vom Gesetzgeber gewollte persönliche Sorge für den sicheren Lebensunterhalt, was auch 
die finanzielle Absicherung des Kindes beinhaltet, kann nur durch den Hausbesuch 
abgedeckt werden. Hier bekommt der Vormund nebenbei einen Eindruck von den sozialen 
Verhältnissen seines Mündels wie auch von ganz profanen Dingen wie der familiären 
Esskultur, dem Umgang mit Medien, der persönlichen Ausstattung des Mündels mit Kleidung 
etc. Nicht selten fühlen Kinder und Jugendlichen in der Jugendhilfe sich benachteiligt im 
Vergleich zu leiblichen Kindern in einer Pflegefamilie oder auch im Vergleich zu Kinder und 
Jugendlichen, die in ihren Ursprungsfamilien aufwachsen. In intensiven und wiederholten 
Gesprächen kann hier der Vormund hilfreich sein mit Blick auf den notwendigen 
Realitätsabgleich: bist du wirklich benachteiligt? Bekommst du tatsächlich weniger/ andere 
Kleidung? Den Mündeln ist es wichtig, dass sich der Vormund gerade bei den kleinen 
Alltagsfragen auch kritisch mit den Betreuungspersonen auseinandersetzt und deren Haltung 
hinterfragt.
Der Vormund ist ebenfalls gefragt, die Kontakte des Mündels zum Herkunftssystem zu 
regeln. Nicht selten ist dies ein belastender Prozess für alle Beteiligten. Das Mündel möchte 
seine Ursprungsfamilie treffen, sich austauschen, den Kontakt nicht verlieren. Zeitgleich will 
es den neuen Bezugspersonen nicht Gefühl geben, sich unwohl zu fühlen oder zurück zu der 
Ursprungsfamilie zu wollen. Die Mündel sind aufgeregt und unruhig, reagieren individuell 
verschieden auf angekündigte Besuche und benötigen häufig einen längeren Zeitraum, um 
wieder in den gewohnten Alltag zu finden und sich emotional zu stabilisieren. Der Vormund 
sollte durch die regelmäßigen Besuche ein Gespür für die Bedürfnisse und emotionalen 
Gemütslagen seines Mündels entwickeln. Auf Grundlage eigener Erfahrungen mit dem 
Mündel soll er dann in der Lage sein, zum Wohle seines Mündels über Dauer und Häufigkeit 
von Umgangskontakten mit der Ursprungsfamilie zu entscheiden. Dies muss auch 
beinhalten, dass der Vormund sich sicher ist, dass auftretende Belastungen durch das 
Mündel und dessen Umfeld aufgefangen und konstruktiv bearbeitet werden können. Dies 
kann er verlässlich nur dann einschätzen, wenn es eine gute Verbindung zwischen dem 
Vormund, dem Mündel und den Bezugspersonen gibt. Vertrauen schaffen, aufbauen und 
erhalten ist der tiefere Sinn der verlässlichen und regelmäßigen Besuche des Vormundes bei 
seinem Mündel.
Darüber hinaus gehören es zu den Aufgaben des Vormunds, die administrativen Dinge für 
sein Mündel zu erledigen. Diese Aufgaben sind oft zeitintensiv und erfordern besondere 
Sorgfalt und vielfältige Rechtskenntnisse. Der Vormund ist verantwortlich für die Sicherung 
des Lebensunterhaltes und damit für die finanzielle Absicherung des Mündels. Dies kann 
unter Umständen bedeutet, dass Unterhalt eingefordert werden muss. Es müssen Anträge 
bei Sozialleistungsträgern gestellt werden (Jugendamt, Sozialamt, Jobcenter). Im Todesfall 
eines leiblichen Familienmitgliedes ist die Erbschaft für das Mündel zu prüfen und ggf. 
auszuschlagen. Es sind (Halb-) Waisenrenten zu beantragen und Erbmasse für die Mündel 
zu sichern.
TP 4 Kontakt mit der fallführenden Fachkraft
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Der fachliche Austausch mit dem Sozialarbeiter des Jugendamtes ist eine wichtige Säule in 
der Führung der Vormundschaften. Im Hilfeplangespräch wird gemeinsam besprochen und 
überlegt, wie die nächsten Schritte für das Mündel ganz konkret aussehen. In halbjährlichen 
Rhythmen werden diese Ziele überprüft und fortgeschrieben.
Zwischen den offiziellen Planungsterminen ist der Austausch über die Entwicklung des 
Mündels notwendig, um ggf. korrigierend eingreifen zu können. Außerdem hält der soziale 
Dienst des Jugendamtes in der Regel den Kontakt zur Ursprungsfamilie, so dass hier 
wertvolle Informationen für das Mündel einzuholen sind. Kinder und Jugendlichen in der 
Jugendhilfe wollen immer auf dem Laufenden gehalten werden, wie es ihrer 
Ursprungsfamilie ergeht.
(TP 5: nicht vorhanden)
TP 6 Klärung des ausländerrechtlichen Status
Seit 2015 nimmt die Zahl der unbegleiteten minderjährigen Ausländer (UMA) stetig zu. 
Dadurch ist ein bis dahin eher unbeachteter Teil der Vormundschaft deutlich in den Fokus 
gerückt. Die Klärung des ausländerrechtlichen Status stellt eine zentrale Aufgabe bei der 
Führung der Vormundschaften vor allem für die UMA dar. Auch konventionelle 
Vormundschaften können diesen Teilprozess beinhalten. Bis zur Vollendung des 18. 
Lebensjahres sind die Mündel vor der Abschiebung/ Ausweisung geschützt. Dennoch ist es 
für die Perspektivplanung der Mündel wichtig, frühzeitig über die Antragsstellung eines 
Asylantrages zu entscheiden, da hiervon Bleiberechte, finanzielle Unterstützung, 
Ausbildungserlaubnis oder auch spätere Einbürgerungswünsche abhängen.
In dem Zusammenhang obliegt es der Verantwortung des Vormundes, gültige 
Ausweispapiere für seine ausländischen Mündel einzuholen und den ausländerrechtlichen 
Status bzw. dessen Erhalt und Festigung im Blick zu halten. Der Vormund stellt dazu den 
Asylantrag und begleitet das Mündel durch diesen Prozess. Besonders zeitintensiv sind 
hierbei die Vorbereitung auf das Interview im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge 
(BAMF) sowie die Begleitung des Interviews. Bei einem negativen Bescheid kann eine 
weitere Aufgabe Klageerhebung gegen die gefällte Entscheidung sein.
TP 7 Vaterschaftsanerkennung/ Vaterschaftsfeststellung
Der Vormund ist verpflichtet, die Vaterschaftsfrage für sein Mündel zu klären. Hierzu hat er 
die Kindesmutter über ihre Kenntnisse zum Vater zu befragen und diesen dann 
anzuschreiben. Es soll im Sinne des Kindes eine Vaterschaftsanerkennung erfolgen, die 
dem Kind zum einen Wurzeln und Identität gibt; zum anderen aber auch die 
unterhaltsrechtlichen und/ oder erbrechtlichen Fragen eindeutig klärt. In strittigen Fällen 
muss der Vormund das Mündel im Rechtsstreit vertreten und die Vaterschaft gerichtlich 
feststellen lassen. 
Die Vaterschaft eines in der Geburtsurkunde eingetragenen Vaters bei berechtigtem Zweifel 
anzufechten, ist ebenfalls Teil der Aufgabe des Vormundes.
TP 8 Bericht an das Familiengericht
Die Fachaufsicht über die Tätigkeiten des Vormundes führt das Familiengericht. Der 
Vormund ist verpflichtet, jede gravierende Änderung im Leben des Mündels selbständig und 
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unaufgefordert mitzuteilen. Zusätzlich fordert das Gericht einmal jährlich einen umfassenden 
Bericht zur allgemeinen Lebenssituation des Mündels an. Hier ist detailliert und umfassend 
über den aktuellen Stand sowie die laufenden Prozesse des Berichtszeitraumes in allen 
Lebensbereichen des Mündels zu berichten. Da der Vormund sich in Vorbereitung auf die 
Fachkonsultation mit seinen Kollegen intensiv mit jedem einzelnen Mündel beschäftigen 
musste, sind die dort festgehaltenen Informationen als Grundlage für diesen Bericht zu 
nutzen.
TP 9 Familienzusammenführung
Der Begriff der Familienzusammenführung bezieht sich einzig und allein auf den Mündelkreis 
der UMA. Hier ist sowohl der Familiennachzug wie auch eine Familienzusammenführung 
innerhalb Deutschlands gemeint. Zahlreiche Ausländerrechtliche Gesetzte und Vorschriften 
regeln, wann eine Wohnsitzauflage zu vergeben ist, wie sich Asylsuchende in Deutschland 
bewegen dürfen und zu welchem Zeitpunkt ein Familiennachzug beantragt werden kann.
Die einzelnen Schritte sind komplex und ineinander verschachtelt. Sie werden der politischen 
Situation angepasst und sind damit in ständiger Veränderung. Für die Mündel ist dieser 
Punkt ein besonders wichtiger. Häufig sind sie mit dem Auftrag für den Familiennachzug zu 
sorgen auf ihre lange und gefährliche Reise geschickt worden. Die Jugendlichen haben den 
inneren Druck, diesen Auftrag auszuführen und spüren deutlich die Handlungsunfähigkeit, 
die sie selbst an dieser Stelle aufgrund ihres Alters und der gesetzlichen Vorgaben haben. 
Hier ist die Hoffnung in die Arbeit des Vormundes groß, dass dieser sich aktiv für die 
individuellen Belange des Mündels und der Familie einbringt.
Auch hier ist der regelmäßige Kontakt zu dem Mündel ( TP4) Grundvoraussetzung dafür, 
dass das Mündel erkennt und versteht, dass der Vormund sich für seine Interessen einsetzt, 
aber auch durch rechtliche Vorgaben sowie die Behäbigkeit der weiteren beteiligten 
Verwaltungsorgane in seinen Einflussmöglichkeiten eingeschränkt ist.
TP10 Beendigung
Die Vormundschaft endet automatisch, wenn das Mündel das 18. Lebensjahr erreicht. 
Vorzeitige Beendigungen können nur per Gerichtsbeschluss erfolgen zb bei 
Rückübertragung des Sorgerechtes an die Kindeseltern oder bei der Wegfall des Grundes 
für das Ruhen der elterlichen Sorge. Der Vormund hat zum Ende seiner Tätigkeit alle 
relevanten Originaldokumente wie Unterhaltstitel, Geburtsurkunden etc. an das Mündel 
auszuhändigen. Weiter muss er alle offiziellen Stellen über das Ende der Vormundschaft 
informieren. Es folgt ein Abschlussbericht an das Familiengericht sowie die Rückgabe der 
Bestallungsurkunde.