Sachstandsbericht Prozessmanagement
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2025/5087
Datum: 2026-02-26
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Stadt Osnabrück 
Die Oberbürgermeisterin 
1/3 
 
 
 
Vorlagenummer: VO/2025/5087 
Vorlageart: Mitteilungsvorlage 
Öffentlichkeitsstatus:  öffentlich 
 
Sachstandsbericht Prozessmanagement 
 
Datum: 22.12.2025 
  
Federführung: Referat Digitalisierung und IT 
 
Beratungsfolge 
 
Gremium Datum Sitzungsart Top-Nr. 
Ausschuss für Personal, Chancengleichheit und 
Digitalisierung (Kenntnisnahme) 11.03.2026 Ö  
 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er: 
Arbeitsprozesse optimieren 
Digitalisierung (Querschnittsziel 2021-2030) 
 
Sachverhalt: 
Im Zeitraum 2024-2025 wurden im Rahmen des Projekts zur Prozessoptimierung vorrangig 
in den Pilot-Dienstellen Bürger und Ordnung sowie Städtebau Maßnahmen identifiziert und 
umgesetzt, um die organisatorische Effizienz, Bürgerinnen- und Bürgerzufriedenheit zu 
erhöhen und innovative Ansätze in der Verwaltung zu etablieren. Nachfolgend berichten wir 
über Ergebnisse und Erfahrungen die sowohl im Rahmen des Projektes als auch 
durch die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung erreicht werden konnten.  
Ergebnisse:  
• Reduzierung der Wartezeit der Bürgerschaft um insgesamt 14 Wochen   
Durch organisatorische Prozessoptimierungen und neue Onlineangebote/Anträge 
konnte die Wartezeit der Bürgerschaft signifikant verbessert werden.  
  
• Einsparpotenzial der Arbeitszeit um ca. 7000 Stunden (pro Jahr + einmalig für 
die gesamte Stadtverwaltung)  
Mit über 67 Prozessoptimierungen könnte ein Einsparpotenzial von über 7.000 
Arbeitsstunden umgesetzt werden. Zudem gibt es laufende Evaluationen zu 
abgeschlossenen Prozessoptimierungen (z.B. KI-Plattform).  
  
• Erstellung von sechs (Fachbereichs-) Prozesslandkarten und über 100 
Prozessteckbriefen/-modellen  
In enger Zusammenarbeit mit den Pilotbereichen und weiteren Fachbereichen 
wurden systematische Prozesslandkarten erstellt, die die wichtigsten Prozesse den 
jeweiligen Bereichen dokumentieren und visualisieren. Darauf aufbauend wurden 
über 100 Prozesse tiefer analysiert. Diese bilden die Grundlage für die 
Weiterentwicklung und Überwachung der Prozesse.  
  
 
2/3 
• Wesentliche Maßnahmen und Projektbeispiele:  
Es wurden Maßnahmen und Projekte initiiert, die den Anforderungen moderner 
digitaler Verwaltungsarbeit und einer bürgerfreundlichen Verwaltung entsprechen. 
Beispiele hierfür sind unter anderem:  
o Digitale Geburtenanzeige: Die Einführung einer Online-Lösung hat ermöglicht, 
dass rund 70 % der Geburtenanzeigen nun digital erfolgen (Stand: 01.11.2025).  
o Elektronische Wohnsitzanmeldung: Dieser Service bietet Bürgerinnen und 
Bürgern die Möglichkeit, An- und Ummeldungen online abzuwickeln. Im 
September 2025 wurden beispielsweise 301 von insgesamt 2.817 An- bzw. 
Ummeldungen online durchgeführt, was einem digitalisierten Anteil von 10,68 % 
entspricht.  
o Durch mehrere Optimierungen im Bereich “Fahrerlaubnis” konnte die 
durchschnittliche Wartezeit auf einen Termin von ca. 12 Wochen (Anfang 2024) 
auf rund 4 Wochen (Stand: 01.11.2025) verkürzt werden, was eine wesentliche 
Entlastung für die Bürgerinnen und Bürger darstellt.  
o EfA-Dienst „Digitale Baugenehmigung 
Der EfA-Dienst ermöglicht die digitale Einreichung von Bauanträgen über eine 
zentrale Plattform, die Authentifizierung und qualifizierte elektronische Signaturen 
erfordert, so dass der Prozess durchgängig digital abgewickelt werden kann.  
o Teilnahme am GovTech-Hackathon 
Die Prozessaufnahme hat gezeigt, dass die Softwarelandschaft eine wesentliche 
Herausforderung darstellt, weshalb entschieden wurde, das komplexe Thema 
Bauleitplanung an Start-ups heranzutragen, um innovative Lösungen zu fördern. 
 
Methodik und Befähigung:  
• Erprobung und Implementierung von Standards inkl. Prozesstool  
• Entwicklung neuer Kreativformate   
• Mitarbeitende mitnehmen - Durchführung von Schulungen  
• Testphase eines KI-Tools zur Prozessaufnahme  
  
Insgesamt konnten wir feststellen, dass die systematische Erfassung und Dokumentation 
von Arbeitsprozessen das Verständnis sowohl innerhalb der Dienststellen als auch 
dienststellenübergreifend verbessert sowie Fehlerpotenziale schneller identifiziert und die 
Arbeitsabläufe verbessert werden können.   
 
2. Ausblick  
Ab 2026 liegt der Fokus des zentralen Prozessmanagements darauf, die Aktivitäten von der 
Pilotphase auf eine gesamtstädtische Ebene auszuweiten. Ziel ist es, die Optimierung der 
Verwaltungsabläufe auf die gesamte Verwaltung der Stadt Osnabrück auszuweiten.   
Im Mittelpunkt für 2026 stehen dabei folgende Themen:  
• Erstellung eines Gesamtbildes der Verwaltungsprozesse  
• Zielorientiertes Optimieren der Prozesse  
• Überprüfung und Anpassung bestehender Standards  
• Einführung eines Prozesscontrollings  
• Stärkung der Kommunikation und Schulungen  
  
Durch eine konsequente gesamtstädtische Ausrichtung des Prozessmanagements wird die 
Grundlage für eine moderne und bürgerorientierte Verwaltung geschaffen. Der Anspruch, 
Transparenz und Effizienz nachhaltig in alle Bereiche zu integrieren, wird durch 
die schrittweise Ausweitung auf alle Dienststellen unterstützt.   
  
Gez. Fänger  
 
Anlage/n 
1 - Prozessoptimierungen_Stand_Dez_25 (öffentlich) 
 
 
 
3/3 
 
[Dokumentende] 
 
4
Prozessoptimierungen
Dezember 2025