Jubiläum 375 Jahre Westfälischer Friede 2023: Beirat
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2021/7319
Datum: 2021-09-03
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/2
Stadt Osnabrück 19.08.2021 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Kultur
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2021/7319
öffentlich
Jubiläum 375 Jahre Westfälischer Friede 2023: Beirat
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Lenkungsausschuss Jubiläum 375 Jahre 
Westfälischer Friede 14.09.2021 N Kenntnisnahme
 Kulturausschuss 23.09.2021 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Friedensstadt erlebbar machen
Sachverhalt:
Zum Hintergrund 
Die Verwaltung wurde per Ratsbeschluss vom 15.12.2020 beauftragt, das Jubiläumsjahr 
2023 vorzubereiten und dafür eine Organisationsstruktur aufzubauen. Die Verwaltung hat 
dem Kulturausschuss am 27.5.2021 einen beratenden Beirat mit politischen Vertretungen 
sowie Fachleuten für die Planungsbegleitung vorgeschlagen. Seitens der Politik ist ein 
Unterausschuss des Kulturausschusses für die politische Begleitung gewünscht worden. Die 
Besetzung des Lenkungsausschusses wurde mit Ratsbeschluss vom 13.07.2021 
(VO/2021/7116) festgelegt.
Für die weitere fachliche Begleitung des Prozesses zum Jubiläumsjahr wird ein Fachbeirat 
eingerichtet.
Die Aufgaben des Beirats 
Der Beirat soll 
den Konzeptionsprozess mit Expertise unterstützen, so dass der Wunsch des Rates 
das Jubiläumsjahr sowohl stadtintern die Bürgerschaft aktivierend als auch mit 
überregionaler Aufmerksamkeit zu gestalten, umgesetzt wird. 
Beratend durch den Einbezug verschiedener Perspektiven ein gesamtstädtisches 
Friedensjubiläum fördern. 
Das Ziel insbesondere junge Menschen zu aktivieren (Treffpunkt Jugend), bereits in 
der Planungsphase unterstützen
Vorschläge zu Vermittlungsangeboten für eine breite Zielgruppe einbringen 
Know-How in der Ausgestaltung (z.B. Bürgerbeteiligungsprozesse, Marketing, 
Öffentlichkeitsarbeit, Ansprache wichtiger Persönlichkeiten) beisteuern 
Die Verwaltung strebt die Besetzung eines breit aufgestellten Beirates an, so dass die 
Vernetzung von Wissenschaft-Wirtschaft-Kultur-Gesellschaft-Religion mit einem 
Schwerpunkt auf die Jugend auch durch die Beiratsmitglieder abgedeckt ist. 
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Da das Jubiläumsjahr mit dem Treffpunkt Jugend junge Menschen in den Fokus nimmt, soll 
ein/e Vertreter:in des Jugendparlaments sowie einer Jugendorganisation in den Beirat 
einbezogen werden. Der Beirat wählt eine/n Beirats-Vorsitzende/Vorsitzenden sowie eine/n 
Stellvertreter:in. 
Beigefügte Geschäftsordnung soll dem Beirat zugrunde liegen (Anlage). 
Gez. Mersinger 
Anlage/n:
Geschäftsordnung 
Beirat Jubiläum 2023: 375 Jahre Westfälischer Friede  
Geschäftsordnung  
 
Präambel  
Der Rat der Stadt Osnabrück hat in seiner Sitzung am 15.12.2020 beschlossen, das Jubiläum 375 Jahre 
Westfälischer Friede im Jahr 2023 „angemessen“ zu feiern und hat dazu einen Sonderetat bereitge-
stellt. Mit dem Ratsbeschluss sind Budget und Personalmittel freigegeben. Ein inhaltlicher Rahmen ist 
mit dem Positionspapier gesetzt.  
Die Verwaltung hat aufbauend auf diesem Beschluss und dem zugrundeliegenden Positionspapier die 
Organisationsstruktur geklärt (Projektstartpapier; VO/2021/6959 Kulturausschuss vom 2 7.05.21). Für 
die fachliche Begleitung des Prozesses zum Jubiläumsjahr wird ein Beirat auf Grundlage dieser Ge-
schäftsordnung eingerichtet.  
 
 
§ 1 Aufgaben des Beirats  
(1)  Der Beirat begleitet den Prozess des Jubiläumsjahres 375 Jahre Westfälischer Friede (2023) inhalt-
lich und gibt der Stadt Osnabrück Empfehlungen in Angelegenheiten und Entscheidungen von 
richtungsweisender Bedeutung.  
(2)  Zu den Aufgaben des Beirats gehören insbesondere:  
 Die Beratung der Kulturverwaltung/des Teams 2023 bei Fragen zum Vorgehen bzgl. der Be-
teiligungsprozesse, der Programmsetzung, der Einladung besonderer Persönlichkeiten  
 Empfehlungen für Veranstaltungs -, Vermittlungs- und Marketingkonzepte sowie zur Stra-
tegie der Öffentlichkeitsarbeit.  
(3)  Über den Fortschritt der Planunge n und Projektentwicklung wird der Beirat durch die Stadt  
Osnabrück, Fachbereich Kultur/TEAM 2023 informiert.  
(4)  Der Beirat kann in Absprache mit dem Fachbereich Kultur/Team 2023 Räumlichkeiten der Stadt 
für seine Sitzungen nutzen.  
 
 
§ 2 Zusammensetzung des Beirats  
(1)  Dem Beirat gehören als stimmberechtigte Mitglieder an:  
 Das für das Jubiläumsjahr 2023 zuständige Vorstandsmitglied der Stadt Osnabrück  
 Ein/e Vertreter:in der Deutschen Stiftung Friedensforschung, Osnabrück  
 Ein/e Vertreter:in der Deutschen Bundesstiftung Umwelt, Osnabrück  
 Ein/e Vertreter:in von terre des hommes 
 Ein/e Vertreter:in der Universität Osnabrück  
 Ein/e Vertreter:in der Hochschule Osnabrück  
 Ein/e Vertreter:in der Stiftungen  
 Ein/e Vertreter:in der Wirtschaft 
 Ein/e Vertreter:in des Runden Tisches der Religionen 
 Ein/e Vertreter:in des Jugendparlaments der Stadt Osnabrück  
 
 
 
(2)  Die Besetzung liegt im Ermessen der jeweiligen Institutionen/Bereiche/Stellen. Die Ansprache er-
folgt durch die Stadt Osnabrück. Die Besetzung kann im Ermessen der Stadt Osnabrück – ggf. auch 
auf Empfehlung des Beirats - erweitert werden. 
 
(3) Die Nachbesetzung von Vertretern der stimmberechtigten Mitglieder, u.a. durch Ausscheiden aus 
dem Beirat, kann nur im Verhältnis, wie im § 2 (1) dargestellt, vorgenommen werden.  
(4)  Ferner können an den Beiratssitzungen als nichtstimmberechtigte Mitglieder teilnehmen:  
 Vertreter:innen der Kulturverwaltung / des Teams 2023  
 bei Bedarf hinzugeladene Fachleute  
 
 
§ 3 Vorsitz und Sitzungsleitung  
(1)  Der Beirat wählt eine/einen Beiratsvorsitzende/vorsitzenden sowie eine/einen Stellvertreter:in.  
(2)  Zur Wahl der/des Vorsitzenden/ der Stellvertretung kommen ausschließlich Mitglieder des Beirats 
in Frage.  
(3)  Die Sitzungen des Beirates werden vom Vorsitz beziehungsweise von der Stellvertretung eröffnet, 
geleitet und geschlossen.  
(4)  Bei vorzeitigem Ausscheiden der/des Vorsitzenden/ der Stellvertretung ist eine Nachwahl erfor-
derlich. Die einfache Mehrheit ist ausschlaggebend für die Wahl. Die Wahl findet offen statt.  
(5)  Rechte und Pflichten der/des Vorsitzenden:  
 Vertretung des Beirats nach außen in Absprache mit dem Beirat  
 Einberufung des Beirats  
 Planung und Leitung der Sitzungen  
 
 
§ 4 Teilnahme an Sitzungen, Öffentlichkeit  
(1)  Die stimmberechtigten Mitglieder des Beirats sind verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen, 
soweit sie nicht aus wichtigem Grund verhindert sind. Bei Verhinderung erfolgt eine vorherige 
Information an die Stadt, Fachbereich Kultur/TEAM 2023.  
(2)  Die Sitzungen sind grundsätzlich nichtöffentlich.  
(3)  Über eine ausnahmsweise Öffentlichkeit des Beirats entscheidet der Beirat mit einfacher Mehr-
heit.  
 
 
§ 5 Sitzungstermine, Geschäftsführung und Einladung  
(1)  Der Beirat tagt nach Bedarf, mindestens jedoch vier Mal jährlich. Über die Einberufung des Beira-
tes entscheidet der Vorsitzende / die Vorsitzende.  
(2)  Die Geschäftsführung obliegt der Dienststelle der Stadtverwaltung Osnabrück, welche für das Ju-
biläumsjahr zuständig ist: Fachbereich Kultur/Team 2023  
(3)  Die geschäftsführende Stelle lädt die Mitglieder in Abstimmung mit dem oder der Vorsitzenden 
unter Mitteilung einer Tagesordnung ein. Die Einladung erfolgt grundsätzlich per elektronischer 
Post, kann aber im Einzelfall auch schriftlich erfolgen, wenn ein Mitglied dies wünscht. Die Mit-
glieder des Beirates sind verpflichtet, eine E -Mailadresse anzugeben, unter der sie erreicht wer-
den, und Änderungen jederzeit mitzuteilen. Die Ladungsfrist beträgt eine Woche;  sie kann aus 
dringendem Grund auf 24 Stunden verkürzt werden.  
 
 
6 Tagesordnung  
(1)  Alle Mitglieder des Beirats sind berechtigt, Tagesordnungspunkte unter Beifügung von Erläute-
rungen schriftlich per E-Mail bei der geschäftsführenden Stelle anzumelden. Spätestens zwei Wo-
chen vor der Sitzung müssen diese Themen angemeldet sein. Die Anmeldung von Tagesordnungs-
punkten kann in dringenden Fällen unter Einhaltung einer verkürzten Frist von einer Woche erfol-
gen. Dringlich sind die Angelegenheiten, zu denen nicht unter Einhaltung der im Grundsatz vorge-
sehenen Frist eingeladen werden kann.  
(2)  Zu Beginn einer jeden Sitzung kann die Tagesordnung durch einfache Mehrheit des Beirates er-
gänzt und in der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte geändert werden.  
(3)  Zu jeder Sitzung informiert die Verwaltung über aktuelle Themen und Prozesse grundsätzlich in 
Form einer schriftlichen Mitteilung, die per E -Mail an die Mitglieder übersandt wird. Diese kann 
mündlich während der Sitzung ergänzt werden.  
 
 
§ 7 Beschlussfähigkeit und Abstimmung  
(1)  Der Beirat ist beschlussfähig, wenn nach ordnungsgemäßer Ladung mehr als die Hälfte der stimm-
berechtigten Mitglieder anwesend ist.  
(2)  Er empfiehlt Beschlüsse mit einer einfachen Mehrheit der auf „ja“ oder „nein“ lautenden Stim-
men. Bei Stimmengleichheit ist eine Empfehlung nicht zustande gekommen. Es wird in der Regel 
offen abgestimmt. Es wird geheim abgestimmt, wenn ein Mitglied dies verlangt.  
(3)  Abstimmungen, die ein Projekt aus einer Institution eines Beiratsmitgliedes oder einer Beiratsper-
son als Individuum betreffen, sind ohne die Stimme der/des Betreffenden zu führen.  
(4)  Sind eigene persönliche, wirtschaftliche oder rechtliche Interessen von Mitgliedern berührt, so 
liegt kein Stimmrecht vor, d.h. keine Beratung und Beschlussfassung.  
 
 
§ 8 Niederschrift  
(1)  Über die Sitzung des Beirats ist eine Niederschrift anzufertigen.  
(2)  Die Niederschrift muss enthalten:  
 den Ort und Tag der Sitzung,  
 die Namen der anwesenden Personen,  
 den wesentlichen Inhalt der Beratungen und  
 die Beratungsergebnisse in der vom Vorsitzenden zu unterschriebenen Fassung  
 
(3)  Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden zu unterschreiben und bei der Stadt Osnabrück, Fachbe-
reich Kultur/TEAM 2023 aufzubewahren.  
(4)  Die Niederschriften sind den Mitgliedern des Beirats innerhalb von vier Wochen nach Beendigung 
der Sitzung zuzuleiten. Einwendungen gegen den Wortlaut der Niederschrift sind bei der nächsten 
Sitzung des Beirats zu behandeln.  
 
 
§ 9 Geheimhaltung  
Öffentliche Stellungnahmen des Beirats werden in Abstimmung mit der Stadt Osnabrück getroffen. 
Darüber hinaus sind die Mitglieder de s Beirates zur Verschwiegenhe it über die internen Beratungen 
und Wahrnehmungen verpflichtet. 
 
 
§ 10 Schlussbestimmungen  
(1)  Die Geschäftsordnung tritt mit der Beschlussfassung im Rat in Kraft. Gleiches gilt für Änderungen 
der Geschäftsordnung.  
(2)  Bei Fragen der Auslegung sind die Regelungen der Geschäftsordnung des Rates sinngemäß zu 
beachten.  
(3)  Mit Abschluss des Jubiläumsjahres (30.06.2024) ist der Beirat aufgelöst und diese Geschäftsord-
nung aufgehoben, ohne dass es einer weiteren Beschlussfassung bedarf.  
 
Osnabrück, 1.9.2021