Digitale Ratsarbeit – Vollständiger Verzicht auf den Druck von Sitzungsunterlagen
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2026/5312
Datum: 2026-04-10
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Stadt Osnabrück 
Die Oberbürgermeisterin 
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Vorlagenummer: VO/2026/5312 
Vorlageart: Beschlussvorlage 
Öffentlichkeitsstatus:  öffentlich 
 
Digitale Ratsarbeit – Vollständiger Verzicht auf den Druck von 
Sitzungsunterlagen 
 
Datum: 03.03.2026 
  
Federführung: Referat Oberbürgermeisterin, Kommunikation und Rat 
 
Beratungsfolge 
 
Gremium Datum Sitzungsart Top-Nr. 
Verwaltungsausschuss (Vorberatung) 21.04.2026 N  
Rat der Stadt Osnabrück (Entscheidung) 21.04.2026 Ö  
 
Beschluss: 
Ab November 2026 sollen allen Rats- und Ausschussmitgliedern die Sitzungsunterlagen 
ausschließlich digital über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt werden. 
  
Dem Rat wird für die konstituierende Sitzung am 3.11.2026 ein entsprechender Entwurf der 
Geschäftsordnung der Stadt Osnabrück für den Rat, den Verwaltungsausschuss und die 
Ausschüsse vorgelegt. 
 
 
  
A. Finanzielle Auswirkungen: 
  
x Ja  Die bisher noch anfallenden Druckkosten i.H.v. ca. 7.000,- Euro/Jahr sowie 
Portokosten entfallen. 
  Nein   
   
B. Personelle Auswirkungen: Nicht zu beziffern; teilweise bereits in Druckkosten enthalten. 
  
C. Integrations- /Gleichstellungs-/ Inklusionspolitische Auswirkungen: 
  
   positiv 
   negativ 
 x  keine 
  
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch): 
  
 x  positiv 
   negativ 
   keine 
  
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück: 
  
   positiv 
 
2/3 
   negativ 
 x  keine 
  
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: Den Rats- und Ausschussmitgliedern wird 
auch in der nächsten Ratsperiode ab November 2026 angeboten, die Sitzungsunterlagen in 
Papier zu erhalten. 
  
G. Beteiligte Stellen: Fachbereich Personal und Organisation, Fachbereich Finanzen und 
Controlling, Eigenbetrieb Immobilien und Gebäudemanagement, Fachbereich Recht und 
Datenschutz, Fachbereich Klima, Natur und Umwelt 
  
 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/s Ziel/e: 
Digitalisierung (Querschnittsziel 2021-2030) 
 
Sachverhalt: 
Am 1.11.2011 wurde das Ratsinformationssystem Allris der Firma CC e-gov in Osnabrück 
eingeführt. Durch den Einsatz des Systems wurde die Koordinierung der Ratsarbeit in 
Verwaltung und Politik erheblich vereinfacht. Daneben konnte in den Folgejahren aufgrund 
der Möglichkeit der digitalen Einsichtnahme für Rat und Verwaltung der Umfang der 
gedruckten Sitzungsunterlagen erheblich reduziert werden. 
Im Februar 2014 wurden den Ratsmitgliedern erstmals städtische iPads für die Arbeit mit 
dem Ratsinformationssystem angeboten. Alternativ war auch die Zahlung einer Pauschale 
möglich, wenn kein städtisches Gerät in Anspruch genommen und gleichzeitig auf den 
Papierversand der Sitzungsunterlagen verzichtet wurde. 
  
Die digitale Arbeit mit dem Ratsinformationssystem, insbesondere mit der Nutzung der Allris-
App hat sich aus Sicht der Verwaltung in jeder Hinsicht bewährt. 
  
Aktuell arbeiten 45 Ratsmitglieder digital (35 mit städtischem iPad, 10 erhalten eine 
Pauschale für die Nutzung eigener Geräte). Lediglich 5 Ratsmitglieder erhalten noch die 
Sitzungsunterlagen in Papier. 
  
Den hinzugewählten Ausschussmitgliedern wurde ebenfalls ein Zugang zum 
Ratsinformationssystem angeboten. Von insgesamt 81 Hinzugewählten haben daraufhin 50 
auf den Erhalt von Papierunterlagen vollständig verzichtet. Weitere Hinzugewählte haben auf 
die Vorlagen und Protokolle verzichtet und erhalten lediglich die Tagesordnung per Post. 
  
Ein Druck von Papier für Dienststellen der Verwaltung wurde im Laufe der Jahre ebenfalls 
kontinuierlich reduziert und mittlerweile vollständig eingestellt. 
  
Für die nächste Ratsperiode wird vorgeschlagen, vollständig auf eine digitale Sitzungsarbeit 
umzustellen und die Unterlagen für alle Ratsmitglieder und Hinzugewählte auschließlich 
digital zur Verfügung zu stellen. In anderen Städten wie z.B. Hildesheim, Salzgitter 
und  Hameln wird dieses bereits praktiziert. 
  
Hierfür muss die Geschäftsordnung, die zu Beginn einer Ratsperiode dem Rat zur 
Beschlussfassung vorgelegt wird, entsprechend angepasst werden. 
  
§ 7 Abs. 1 der Geschäftsordnung soll in Anlehnung an die Muster-Geschäftsordnung des 
Niedersächsischen Städtetages folgendermaßen geändert werden: 
  
Die Oberbürgermeisterin – im Falle einer Verhinderung der/die Ratsvorsitzende – lädt die 
übrigen Ratsmitglieder zu den Ratssitzungen ein. Die Ladung erfolgt schriftlich durch Brief, 
Telefax oder - sofern ein Ratsmitglied der digitalen Ratsarbeit zugestimmt hat - elektronisch 
durch E-Mail mit Bereitstellung eines Links auf das entsprechende Dokument im 
 
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elektronischen Ratsinformationssystem. Die Ratsmitglieder sind verpflichtet, 
Änderungen ihrer Anschrift, Telefax-Verbindung oder E-Mail-Adresse umgehend der 
Oberbürgermeisterin mitzuteilen. Die Ladung, Tagesordnung und Vorlagen für die Sitzungen 
werden den Ratsmitgliedern über das Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Die 
Ladungsfrist beträgt eine Woche. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Absendung der o.g. E-
Mail, es sei denn, die Unterlagen sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht im 
Ratsinformationssystem hinterlegt. In diesem Fall gilt der Zeitpunkt der Bereitstellung zum 
Abruf auf dem Server des Ratsinformationssystems. In Eilfällen kann die 
Oberbürgermeisterin diese Frist bis auf zwei Tage abkürzen; auf die Abkürzung ist in der 
Ladung hinzuweisen. 
Der Tag der Zustellung der Ladung und der Tag der Sitzung sind bei der Berechnung der 
Ladungsfristen nicht mitzurechnen. 
  
Die Regelungen in der Geschäftsordnung für den Verwaltungsausschuss (§ 23) und die 
Fachausschüsse (§ 31) müssen ebenfalls angepasst werden. 
  
gez. 
Winter-Albers 
  
  
  
  
  
 
Anlage/n 
Keine 
 
 
[Dokumentende]