Projekt "Fachkräftemangel - Gesamtstrategie des Fachbereichs für Kinder, Jugendliche und Familien
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2022/0748
Datum: 2022-05-12
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/7
Stadt Osnabrück 25.04.2022 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2022/0748
öffentlich
Projekt "Fachkräftemangel - Gesamtstrategie des Fachbereichs für 
Kinder, Jugendliche und Familien
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 11.05.2022 Ö Kenntnisnahme
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 01.06.2022 Ö Kenntnisnahme
 Sozial- und Gesundheitsausschuss 29.06.2022 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
Sachverhalt:
Der Fachkräftemangel stellt aktuell die größte Herausforderung für den Fachbereich für 
Kinder, Jugendliche und Familien dar. Während bis vor wenigen Jahren Stellen im 
öffentlichen Dienst und damit auch in städtischen Kindertagesstätten, Jugend- und 
Gemeinschaftszentren, dem Sozialen Dienst und sämtlichen anderen Bereichen des 
Fachbereichs relativ zügig wiederbesetzt werden konnten, sind Mehrfachausschreibungen 
von Stellen, verbunden mit langen Vakanzen, die derzeitige Realität. Die Folgewirkungen 
belasten Mitarbeitende und Leitungskräfte in erheblichem Maße. Neben den Auswirkungen 
für die eigenen Beschäftigten ergeben sich deutliche Einschränkungen für Kinder, 
Jugendliche und ihre Familien. Kommen zum Fachkräftemangel noch Ausfälle durch 
Erkrankungen oder Urlaub hinzu, sind Einschränkungen zum Teil erheblich. Die kritischen 
Reaktionen hierauf durch die Nutzerinnen und Nutzer der Angebote des Fachbereichs sind 
nachvollziehbar.
Dies ist weder ein fachbereichsspezifisches noch ein Osnabrück-spezifisches Problem. Die 
Einschränkungen sind bei anderen Fachbereichen, Trägern sowie in anderen Kommunen 
gleichermaßen vorhanden, zum Teil liegen bei anderen Jugendämtern noch höhere 
Vakanzen vor. 
Mit vielen Maßnahmen hat der Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien in 
Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Personal und Organisation bereits seit Jahren dem 
Fachkräftemangel entgegengewirkt. Für die Jahre 2022/2023 haben Fachbereichsleitung 
und Fachdienstleitungen beschlossen, der Thematik einen besonderen inhaltlichen 
Schwerpunkt zu widmen. 
Im Folgenden wird skizziert, in welchen Bereichen des Personalmanagements bereits 
Maßnahmen erfolgt sind und mögliche Bedarfe gesehen werden. Der Fokus liegt auf den 
Planungen, die vom Fachbereich selbst zu beeinflussen und im gesetzlichen Rahmen 
umsetzbar sind. Die Bedarfe sind nicht abschließend formuliert, sondern stellen erste 
Überlegungen dar. Das Projekt wird unter Einbeziehung des fachbereichsinternen 
Projektmanagements umgesetzt und bezieht verschiedene Beteiligte aus der 
Mitarbeiterschaft, den Leitungskräften sowie dem Fachbereich Personal und Organisation 
sowie weitere funktional Beteiligte, wie den Personalrat Verwaltung, die Fachschulen, freie 
Träger etc., ein. 
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a) Personalbedarfsplanung
beantwortet die Frage: Wie viele Personen mit welchen Qualifikationen werden wann/wie 
benötigt?
Bereits vorhandene Maßnahmen
eine fast flächendeckende Personalbemessung
oFachdienst Zentrale Aufgaben und finanzielle Hilfen: vollständig vorhanden
oFachdienst Jugend: fast vollständig vorhanden
oFachdienst Kinder: für Kitas nicht erforderlich, da Quantität und Qualifikationen 
gesetzlich vorgegeben sind, für sonstige Mitarbeitende in der Planung
oFachdienst Familie: vollständig vorhanden
Die zu erfüllenden Aufgaben werden in Stellenbeschreibungen dargestellt, aus denen 
entsprechende Anforderungsprofile entwickelt werden.
 
Durch die Jugendverwaltung wird gegenüber dem Land sehr deutlich die Forderung nach 
einer weiteren Öffnung und Förderung von Quereinsteigern/Quereinsteigerinnen 
kommuniziert.  
Für ukrainische Fachkräfte der frühkindlichen Bildung liegt eine pauschale Anerkennung 
durch das Land Niedersachsen vor, diese Personen können bei Eignung beschäftigt 
werden.
Prüfung/Bedarfe
Ergänzung der Personalbemessung in den noch nicht umgesetzten Bereichen
In welchen Bereichen können Fachkräfte durch ehrenamtliche Personen („sonstige 
geeignete Personen“) ergänzt werden?
b) Personalgewinnung/-auswahl
beantwortet die Frage: Wie ziehe ich geeignete Bewerbende an und wie entscheide ich mich 
für die besten Kandidaten/ Kandidatinnen?
Bereits vorhandene Maßnahmen
Auszubildende/ Freiwilligendienste (FSJ, Bundesfreiwilligendienst), BAJ 
(Praktikanten/Praktikantinnen im Berufsanerkennungsjahr). In den letzten Jahren wurden 
im Verwaltungsbereich noch weitere Einsatzstellen für Auszubildende geschaffen, um 
frühzeitig für die interessanten Aufgabengebiete zu werben.
Trägerweit wurden in den altersübergreifenden Gruppen Einsatzstellen für angehende 
sozialpädagogische Fachkräfte über die Richtlinie Qualität geschaffen. Bei den 
städtischen Kitas betrifft dies eine Stelle. 
Mit der Arbeitgebermarke „Ich bin bei der Stadt“ www.bei-der-stadt.de positioniert sich die 
Stadt Osnabrück als innovative und verlässliche Arbeitgeberin in Osnabrück. 
Stellenausschreibungen werden über verschiedene Medien veröffentlicht. 
Bewerbungen können online erfolgen. Für Bewerbende, die ein Online-Profil bei Xing 
oder LinkedIn haben, können die Bewerbungen teilweise automatisiert erfolgen. 
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Der Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien ist mit dem Arbeitgeberservice der 
Bundesagentur für Arbeit in intensivem Austausch. Dort sind die freien Stellen gelistet und 
bei geeigneten Personen erfolgt eine Vermittlung.
Die Stadt nimmt an Ausbildungsmessen und Ähnlichem teil.
Für die Fachkräftegewinnung in Kindertagesstätten führte der Fachdienst Kinder 
gemeinsam mit allen freien Trägern in Osnabrück eine trägerübergreifende Image-
Kampagne www.erziehen-lernen.de durch. Mit den Osnabrücker Fachschulen und den 
Trägervertretern/Trägervertreterinnen fand im Frühjahr 2022 daran anschließend ein 
gemeinsamer Termin statt, in dem eine weitere enge Zusammenarbeit vereinbart wurde, 
um Optimierungsmöglichkeiten der Ausbildung gemeinsam zu gestalten.
Zum Berufsfeld Soziale Arbeit findet ein regelmäßiger jährlicher Austausch mit der 
Hochschule Osnabrück, Fakultät Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, statt, um 
„Theorie und Praxis“ miteinander abzustimmen und die Studierenden optimal auf die 
beruflichen Anforderungen vorzubereiten. Darüber hinaus gibt es weitere Projekte mit den 
Hochschulen Osnabrück und Vechta damit die Studierenden schon frühzeitig das 
fachliche Vorgehen in den Fachdiensten kennenlernen und somit schon vor Berufsbeginn 
einen Einblick in die sozialpädagogische Arbeit in der Stadt Osnabrück erhalten.  
Für die pädagogischen Fachkräfte in Kindertagesstätten und die Mitarbeitenden im 
Sozialen Dienst erfolgen Einstellungen grundsätzlich unbefristet.
Bezüglich der Auswahlverfahren verfügt der Fachbereich für Kinder, Jugendliche und 
Familien über sehr gute Kenntnisse, Strukturen und Erfahrungen, die geeignetsten 
Personen zu ermitteln. Bei Stellen ab der Wertigkeit A12/ EG 11 TVöD bzw. S17 TVöD 
erfolgt das Auswahlverfahren unter Federführung vom Fachbereich Personal und 
Organisation, Fachdienst Personalentwicklung.
Prüfung/Bedarfe
Wie kann die Zahl der Menschen in Praktikum/ Ausbildung erweitert werden?
Können freie Stellen über weitere Möglichkeiten beworben werden? Sind 
Kontaktmöglichkeiten/Bewerbungen noch niedrigschwelliger möglich?
Wie kann die Attraktivität der Berufe der pädagogischen Fachkraft, pädagogischen 
Assistenzkraft, Sozialen Arbeit etc. deutlicher an Schulabgänger/ Schulabgängerinnen 
und potenzielle „Berufswechselnde“ adressiert werden (Prüfung der stärkeren Präsenz im 
Rahmen der beruflichen Beratung in Schulen, Ausbildungsmessen und Ähnliches)?
Kann die Zahl der Studienplätze Soziale Arbeit (B. A.) in Osnabrück erweitert werden? Es 
gibt eine Vielzahl von Bewerbungen und einen hohen Bedarf, die Anzahl der 
Studienplätze stellt das „Nadelöhr“ dar.
Wie kann es gelingen, neue Zugangsmöglichkeiten für alternative Werdegänge zu 
schaffen?
Welche weiteren Möglichkeiten können ergriffen werden, um mehr Fachkräfte für 
Kindertagesbetreuung zu gewinnen? Mit dem NKiTaG wird ab 01.08.2023 die Möglichkeit 
geschaffen, eine Finanzhilfe vom Land für Kräfte in Ausbildung zu erhalten. Dies gibt dem 
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Träger die Möglichkeit, Praktikumsplätze einzurichten und in gewissem Maße zu 
entlohnen.
c) Personalentwicklung, Personalbeurteilung
beantwortet die Frage: Wie fördere ich die Leistungen/ das Potenzial meiner Mitarbeitenden 
und wie gebe ich eine Rückmeldung über die erbrachte Leistung?
Bereits vorhandene Maßnahmen
Für neue Beschäftigte bestehen in den meisten Fachdiensten Onboarding-Konzepte bzw. 
Trainee-Programme.
Die Stadt bietet ein qualitativ hochwertiges Fortbildungsprogramm für alle Beschäftigten 
an.
Spezifische Fortbildungsbedarfe des Fachbereichs für Kinder, Jugendliche und Familien 
werden im Zusammenwirken mit dem Fachbereich Personal und Organisation umgesetzt.
Für die Mitarbeitenden in Kindertagesstätten werden über das Landessprachprogramm 
gezielte zusätzliche Fortbildungen durch den Fachdienst Kinder angeboten.
Weiterentwicklungsmöglichkeiten bestehen bei Interesse und erfolgreichem Durchlaufen 
des Auswahlverfahrens im Rahmen der Angestelltenlehrgänge I und II.
Im Rahmen der städtischen Grundsätze zur Zusammenarbeit und Führung besteht die 
Verpflichtung, jährliche Mitarbeitergespräche zu führen. In diesen werden unter anderem 
die Anforderungen an die Arbeit, die Arbeitszufriedenheit, die Zusammenarbeit zwischen 
Mitarbeitenden und Führungskraft sowie die Stärken und Entwicklungspotenziale 
erläutert.
Zwischen dem Fachdienst Sozialer Dienst und dem Fachdienst Personalentwicklung wird 
aktuell ein Pilotprojekt zum Talentmanagement umgesetzt. Dieses hat zum Ziel, 
Mitarbeitende zu identifizieren, die Potenzial für zukünftige Fach- oder Führungsaufgaben 
aufweisen. 
In Krippengruppen werden Drittkräfte eingesetzt. Damit geht die Stadt Osnabrück über 
den gesetzlich notwendigen Personalschlüssel hinaus.
Prüfung/Bedarfe
Implementierung von Onboarding-Konzepten in den noch fehlenden Teams
Gibt es noch weitere Fortbildungsbedarfe, die noch nicht erkannt bzw. umgesetzt sind?
Inwiefern können Weiterentwicklungsmöglichkeiten für Beschäftigte in den sozialen 
Berufsfeldern angeboten bzw. unterstützt werden?
Welche weiteren Maßnahmen sind für die Mitarbeiterbindung notwendig?
d) Personalfreisetzung
beantwortet die Frage: Wie kann eine Trennung zwischen Arbeitgeberin und Beschäftigten 
fair und transparent erfolgen? Wie wirkt das Arbeitsverhältnis nach?
Bereits vorhandene Maßnahmen
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In der heutigen Arbeitswelt ist das Modell, „lebenslang“ bei nur einem Arbeitgeber tätig zu 
sein, die Ausnahme. Die Wechselbereitschaft gerade von jungen Menschen ist hoch und 
das Angebot an Stellen enorm. Umso wichtiger ist es, auch den Abschluss eines 
Arbeitsverhältnisses für beide Seiten befriedigend zu gestalten. Das Arbeitsverhältnis 
wirkt nämlich nach und führt im besten Fall dazu, dass die Beschäftigten sich zwar vom 
Arbeitgeber getrennt haben, diesen aber an Bekannte (trotzdem) weiterempfehlen. 
Auch eine Trennung von der/ dem Beschäftigten auf Initiative des Arbeitgebers ist ein 
natürlicher Prozess – nicht immer passen die Anforderungen der Stelle zu den 
Kompetenzen und zur Persönlichkeit des/der Mitarbeitenden. Auch hier gilt es, in 
gemeinsamen Gesprächen Schwierigkeiten transparent zu besprechen und die Trennung 
nachvollziehbar zu gestalten.
Im Fachdienst Zentrale Aufgaben des Fachbereiches für Kinder, Jugendliche und 
Familien wurde im Jahr 2019 eine Fluktuationsanalyse durchgeführt. Ausgeschiedene 
Mitarbeitende wurden nach ihren Gründen für den Stellenwechsel befragt und um 
Anregungen und Hinweise gebeten. Die daraus resultierenden Ergebnisse konnten dazu 
genutzt werden, mögliche Schwachstellen aufzuzeigen und zu bearbeiten.
Prüfung/Bedarfe
Um Mitarbeitende bei Leistungsminderung zu unterstützen und Kündigungen 
vorzubeugen, hat der Fachbereich Personal und Organisation ein Projekt (Integriertes 
Gesundheitsmanagement) gestartet.
Inwiefern können „Trennungsprozesse“ optimiert werden?
Zu prüfen wäre die Durchführung einer aktuellen Fluktuationsanalyse in Bereichen mit 
besonders vielen Stellenwechseln.
e) Personalführung und -motivation
beantwortet die Frage: Wie führe und motiviere ich meine Mitarbeitenden zur Erreichung der 
Organisationsziele?
Bereits vorhandene Maßnahmen
Die Stadt Osnabrück bietet ihren Leitungskräften ein qualitativ hochwertiges Angebot an 
Leitungsfortbildungen und Coachingprozessen an.
Für die Gesamtverwaltung wurden Arbeitszeitmodelle flexibilisiert (alternierende 
Telearbeit, mobiles Arbeiten) die es ermöglichen, nicht nur bei Vereinbarung von Familie 
und Beruf (Kinderbetreuung, Pflege) an flexiblen Arbeitsorten zu arbeiten. Der 
Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien hat in einem Projekt diese 
Möglichkeiten für alle Mitarbeitenden ausgestaltet.
Prüfung/Bedarfe
Für die Leitungskräfte des Fachbereichs für Kinder, Jugendliche und Familien ist eine 
gesonderte Fortbildungsreihe zur Unterstützung und Weiterqualifizierung aktuell in 
Vorbereitung und wird ab Sommer 2022 in die Umsetzung gehen.
Insbesondere geht es auch darum, die Leitungskräfte dahingehend zu befähigen, ihre 
Leitungskompetenzen an die sich wandelnde (Arbeits-)welt, die durch Krisen und große 
Veränderungen geprägt ist, anzupassen.
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f) Personalentlohnung
beantwortet die Frage: Was kann ich für eine „gerechte“ Entlohnung der Mitarbeitenden für 
ihre Leistung fördern?
Bereits vorhandene Maßnahmen
Die Entlohnung ist durch das Tarifgefüge geprägt und dementsprechend kaum 
beeinflussbar. 
Sobald sich die Stelleninhalte verändern und sich dadurch eine höhere Aufgabenqualität 
ergibt, werden auch unterjährig Anträge auf höhere Stellenbewertung oder Zulagen 
geprüft und bei Vorliegen der Voraussetzungen umgesetzt. 
Das System der Leistungsorientierten Bezahlung schafft zusätzliche Anreize für 
Beschäftigte, sich über den Abschluss von Zielvereinbarungen an der Umsetzung der 
Unternehmensziele zu beteiligten und dafür eine Prämie zu erhalten. 
Bei herausragenden Leistungen einzelner Beschäftigter können 
Stufenlaufzeitverkürzungen oder Ähnliches nach individueller Prüfung erfolgen.
Prüfung/Bedarfe
Gegenüber dem Land wird durch den Fachdienst Kinder seit Jahren eine Umstellung auf 
eine Ausbildung mit Gehaltszahlungen von Fachkräften in der frühkindlichen Bildung 
gefordert. Der derzeitigen bundesweiten Initiative entzieht sich Niedersachsen aktuell.  
Über die Neuregelung in § 30 NKiTaG wird es ab August 2023 möglich sein, eine 
Finanzhilfe für Kräfte in Ausbildung in Höhe von jährlich 20.000 € zu erhalten (siehe unter 
b)). Dies beinhaltet zwar nicht den oben dargelegten Systemumbruch, ermöglicht aber 
eine mögliche anteilige Finanzierung von in Ausbildung befindlichen Kräften und ggf. 
Anleitungsstunden.
g) Personalcontrolling
beantwortet die Frage: Wie zukunftsfähig ist meine Belegschaft? Wie erfolgreich sind meine 
Personalmaßnahmen?
Bereits vorhandene Maßnahmen
Der Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien verfügt über ein 
Personalkostencontrolling, ist also immer darüber informiert, in welcher Höhe 
Personalkosteneinsparungen vorliegen oder sich Überschreitungen ankündigen. Dies wird 
dazu genutzt, zusätzliche Fachkräfte zum Beispiel über einen Beschluss „Neueinstellung 
von Beschäftigten außerhalb des Stellenplans“ finanzieren zu können.
Prüfung/Bedarfe
Optimierung der Möglichkeiten, Stellen bei planbaren Personalveränderungen, zum 
Beispiel durch Renteneintritt, frühestmöglich auszuschreiben.
Inwiefern sind weitere Bedarfe der Beschäftigten aktuell bekannt, um darauf reagieren zu 
können?
Das Projekt ist bereits in der Vorbereitungsphase, die Durchführung startet ab Juni 2022.
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im Auftrag
gez. Schlüter