Berichtswesen - Controllingbericht des Fachbereiches Finanzen und Controlling zum 31.12.2023
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2024/3136
Datum: 2024-05-17
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/1
Stadt Osnabrück 03.05.2024 
Vorstand für Finanzen, Infrastruktur und Beteiligungen
Fachbereich Finanzen und Controlling
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2024/3136
öffentlich
Berichtswesen - Controllingbericht des Fachbereiches Finanzen 
und Controlling zum 31.12.2023
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 28.05.2024 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern
Sachverhalt:
Im Rahmen des Berichtswesens wird dem Fachausschuss der Bericht zum Jahresabschluss 
2023 zur Kenntnis gegeben. 
 
Beigefügt erhalten Sie die Berichte „Ergebnishaushalt“ und „Investitionen“ für den 
Fachbereich Controlling und Finanzen zur Kenntnis. 
 
gez. Fillep                        gez. Hänsler
Anlage/n:
Controllingbericht (Ergebnishaushalt) des Fachbereiches Finanzen und Controlling zum 
31.12.2023
Controllingbericht (Investitionen) des Fachbereiches Finanzen und Controlling zum 
31.12.2023
1 
 
Controllingbericht zum 31.12.2023 
 
Ergebnishaushalt 
 
Fachbereich  
20 – Finanzen und Controlling 
Verantwortliche/r: 
Herr Hänsler 
 
1. Zusammenfassende Beurteilung 
Zielerreichung:  Ja   Nein  
Änderung Jahresergebnis:  
(+ = Ergebnisverbesserung, - = Ergebnisverschlechterung) +1.151.442 € 
  
 
2. Finanzielle Entwicklung 
Kostenartengruppen Ergebnis                        
2022 
Ansatz                            
2023 
Ergebnis 
2023 Abw.* 
Sonstige   
Ermächti-
gungen** 
Deckungen 
Ermächti-
gungen ins 
Folgejahr 
Ordentliche Erträge               
  1. Steuern und ähnliche Abgaben               
  2. Zuwendungen u. allg. Umlagen               
  3. Aufl.-erträge aus Sonderposten               
  4. Sonstige Transfererträge               
  5. öffentlich-rechtliche Entgelte 1.485 1.000 1.495 495       
  6. privatrechtliche Entgelte               
  7. Kostenerstattungen u. -umlagen 2.648.336 2.602.500 2.725.028 122.528       
  8. Zinsen und ähnl. Finanzerträge               
  9. aktivierte Eigenleistungen               
10. Bestandsveränderungen               
11. sonstige ordentliche Erträge 81.284 51.675 127.673 75.999       
12. Summe ordentliche Erträge 2.731.105 2.655.175 2.854.197 199.022       
Ordentliche Aufwendungen               
13. Personalaufwendungen -6.630.473 -7.248.259 -6.666.126 582.133       
14. Versorgungsaufwendungen -983.383 -984.964 -835.858 149.106       
15. Aufw. Sach-/Dienstleistungen -90.656 -152.200 -156.025 -3.825 -80.000 -300 38.000  
16. Abschreibungen -153.326 -146.219 -168.095 -21.876       
17. Zinsen und ähnliche Aufw.               
18. Transferaufwendungen               
19. sonstige ordentliche Aufw. -1.630.002 -2.055.429 -1.808.450 246.979 -60.400 300 178.586  
20. Summe ordentliche Aufw. -9.487.840 -10.587.071 -9.634.553 952.518 -140.400     
21. Ordentliches Ergebnis -6.756.735 -7.931.897 -6.780.356 1.151.540 -140.400     
22. außerordentliche Erträge 47.600             
23. außerordentliche Aufwendungen -305   -98 -98       
24. außerordentliches Ergebnis 47.295   -98 -98       
25. Jahresergebnis -6.709.440 -7.931.897 -6.780.455 1.151.442 -140.400   216.586  
26. Erträge aus intern. Leist.-Bez. 5.923.773 6.054.699 5.719.841 -334.858       
27. Aufw. intern. Leist.-Bez. -888.109 -982.085 -897.777 84.307       
28. Saldo aus intern. Leist.-Bez. 5.035.664 5.072.615 4.822.064 -250.551       
29. Gesamtergebnis -1.673.776 -2.859.282 -1.958.391 900.891 -140.400   216.586  
* Abweichung zwischen Ansatz und Ergebnis 2023. 
** Sonstige Ermächtigungen = Ermächtigung aus Vorjahren + Nachbewilligungen  
 
 
 
 
 
2 
 
 
3. Beurteilung der einzelnen Produkte 
 
Produktnr. 
(1.100.) 
Produktbezeichnung 
 
  
W* 
Ergebnis 
2023  
 Änderung 
Jahresergebnis Zielerreichung 
insgesamt …davon 
coronabedingt 
(+ = Ergebnisverbesserung,  
- = Ergebnisverschlechterung) (Details in Abwei-
chungsanalyse) -€- -€- -€- 
1.1.1.24 **  Finanzmanagement u. Controlling W -1.049.849 77.544  Ja   Nein  
1.1.1.25 **  Steuern und Gebühren  -1.024.466 245.851  Ja   Nein  
1.1.1.26 **  Stadtkasse  -1.824.552 144.078  Ja   Nein  
1.1.1.27 **  Beitragswesen  -392.125 29.240  Ja   Nein  
1.1.1.28 **  Beteiligungsmanagement W -5.683  234.050  Ja   Nein  
1.1.1.38 ** Zins- u. Schuldenmanagement /     
     Zentrale Aufgaben 
 -415.241  -27.950  Ja   Nein  
1.1.1.43 ** Rechnungswesen und Sonder- 
    vermögen 
 -2.068.539 448.627  Ja   Nein  
Summe   -6.780.455 1.151.442   
* W = Wesentliches Produkt / Keine Eintragung = Kein wesentliches Produkt 
 
Abweichungsanalyse/Zielerreichung  
 
 
 
 
Produkt:  1.100.1.1.1.24 Finanzmanagement und Controlling 
 
Begründung 
Betrag 
(+ = Ergebnisverbesserung,  
- = Ergebnisverschlechterung) 
 Die finanziellen Abweichungen zur Planung in diesem Produkt haben nur einen geringfügigen 
Anteil an der Gesamtabweichung des Fachbereichs und sind hauptsächlich auf Entlastungen im 
Bereich der Personal - und Versorgungsaufwendungen zurückzuführen, vorwiegend im Teilpro-
dukt Verwaltungscontrolling. Die Begründung dafür liegt in  Personalveränderungen wie Inan-
spruchnahme von Elternzeit, o.ä. 
+77.544 
  
Zielerreichung:         
 
 Produktziel 1:  Termingerechte Verabschiedung des Haushaltes und zeitnahe Übersendung der  
Haushaltsunterlagen an die Kommunalaufsichtsbehörde 
 Bezug zum ZHF:  6.3 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern 
 Kennzahl Ergebnis 
2022 
Plan  
2023 
Ergebnis 
2023 Begründung/Hinweise 
 Datum der Verabschiedung im 
Rat 15.12.2020 12.2022 12.2022  
 Datum der Übersendung der 
Unterlagen an die Kommu-
nalaufsichtsbehörde 
25.01.2021 31.01.2023 20.01.2023  
 Produktziel 2: Zeitnahe Vorlage der unterjährigen, zusammenfassenden Controllingberichte im Finanz-
ausschuss (Berichtsstichtage seit 2013: 31.05. / 31.08.) 
 Bezug zum ZHF:  6.3 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern 
 Kennzahl Ergebnis 
2022 
Plan  
2023 
Ergebnis 
2023 Begründung/Hinweise 
 Bereitstellung des zusammen-
fassenden unterjährigen Con-
trollingberichts für die Mitglieder 
des Ausschusses für Finanzen 
und Beteiligungssteuerung 
21.06.2022/ 
11.10.2022 
31.08.2023/ 
31.10.2023 
13.06.2023/ 
10.10.2023  
3 
 
   *Kennzahl betrifft nur die für die strategischen Ziele relevanten Gesellschaften  
 
 
Produkt:  1.100.1.1.1.28 Beteiligungsmanagement 
 
Begründung 
Betrag 
(+ = Ergebnisverbesserung,  
- = Ergebnisverschlechterung) 
 Zu der erwarteten Ergebnisverbesserung trägt in diesem Produkt hauptsächlich um 146.320 € 
gegenüber der Planung erhöhte Kostenerstattungen und -umlagen auf Ertragsseite bedingt durch 
eine Aktualisierung der Abrechnung der Servicegebühren von der OBG bei. Daneben waren auch 
in diesem Produkt ger ingfügige Entlastungen  beim Personal - und Versorgungsaufwand (rd. 
51.000 €). 
 +234.050 
 Summe  +234.050 
  
Zielerreichung:         
 
 Produktziel 1: Bildung von themenspezifischen Arbeitsgruppen mit den städtischen Gesellschaften 
 Bezug zum ZHF:  6.3 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern 
6.5 Arbeitsprozesse optimieren 
 Kennzahl Ergebnis 
2022 
Plan  
2023 
Ergebnis 
2023 Begründung/Hinweise 
 
Anzahl der Arbeitsgruppen 4 5 7 
Aufgrund der schwierigen  wirtschaftlichen Situ-
ation der Stadtwerke wurden 2 zusätzliche Ar-
beitsgruppen eingerichtet. Eine Arbeitsgruppe 
wurde zwischenzeitlich in eine bestehende Ar-
beitsgruppe integriert. 
 Produktziel 2: Entwicklung standardisierter Verfahren innerhalb des Konzerns Stadt, z. B. Konzernab-
schluss 
 Bezug zum ZHF:  6.5 Arbeitsprozesse optimieren 
 Kennzahl Ergebnis 
2022 
Plan  
2023 
Ergebnis 
2023 Begründung/Hinweise 
 Anzahl der Gesellschaften* 10 11 11 die MIK GmbH ist hinzugekommen. 
 Anzahl der standardisierten 
Verfahren 4 4 4  
Produkt:  1.100.1.1.1.25 Steuern und Gebühren 
 
Begründung 
Betrag 
(+ = Ergebnisverbesserung,  
- = Ergebnisverschlechterung) 
  
Zu der Ergebnisverbesserung haben vor allem Entlastungen im Bereich der Personalaufwendun-
gen (115.060 €), u.a. bedingt durch verzögerte Stellennachbesetzungen und der sonstigen or-
dentlichen Aufwendungen (89.447 €) beigetragen. 
 
+245.851 
 Summe +245.851 
Produkt:  1.100.1.1.1.43  Rechnungswesen und Sondervermögen 
 
Begründung 
Betrag 
(+ = Ergebnisverbesserung,  
- = Ergebnisverschlechterung) 
  
Mehr als die Hälfte der Ergebnisverbesserung in diesem Produkt ist auf eine Entlastung im Be-
reich der Personalaufwendungen zurückzuführen (283.722 €), bedingt durch nicht besetzte 
Stellen (SAP-Projekt) sowie einer verspäteten sowie kostengünstigeren Nachbesetzung der 
FDL-Stelle. Vor allem das Teilprodukt SAP-Betreuung ist mithin stärker diesbezüglich tangiert. 
Hinzu kommen Einsparungen im Bereich der sonstigen ordentlichen Aufwendungen (124.151 
€), die überwiegend auf verschobene Auftragsvergaben, ebenfalls im Kontext mit der verzöger-
ten Nachbesetzung der Fachdienstleiterstelle zurückzuführen sind weitere Aufwandsreduzie-
rungen gegenüber der Planung sowie im Bereich der Versorgungsaufwendungen (47.788 €) 
und im Bereich des Aufwands für Sach- und Dienstleistungen (42.714 €)  
+448.627 
 Summe +448.627 
4 
 
 
Sonstige allgemeine Abweichungserläuterungen 
bspw. Tarifsteigerungen, Änderungen bei den Beihilfe- und Pensionsrückstellungen, o. ä., die sich auf alle Produkte auswirken 
 
 
 
4. Erfordernisse aufgrund der Budgetentwicklung 
 
Aufgrund der Entwicklung des Budgets 
- konnte die Sachkostensperre in Höhe von 15 %  
  eingehalten werden. 
  nicht eingehalten werden. (Begründung siehe Pkt. 5) 
 wurden Haushaltsmitteln im Umfang von 216.586 € ins kommende Haushaltsjahr übertragen. 
 
5. Stellungnahme der Leitung1 
Nachdem zum Stichtag 31.08.2023 noch mit einer Ergebnisverbesserung in Höhe von 561.495 € gerechnet wurde, wurde diese 
Erwartung im Jahresabschluss nochmals in positiver Hinsicht mit einer Ergebnisverbesserung von rd. 1,15 € deutlich übertrof-
fen. 
Nach Kostenartengruppen analysiert sind hierfür hauptverantwortlich eine Entlastung bei den Personalaufwendungen in Höhe von 
582.133 €, bei den sonstigen ordentlichen Aufwendungen in Höhe von 246.979 € sowie  bei den Versorgungsaufwendungen in 
Höhe von 149.106 €. Auf der Ertragsseite konnten die Kostenerstattungen – und -umlagen gegenüber der Planung um 122.528 € 
gesteigert werden. 
 
Die Suche nach qualifiziertem Personal stellt ein immer größer werdendes Problem dar. Da gelernte Verwaltungskräfte oftmals 
für die zu besetzenden Stellen nicht ausreichend zur Verfügung stehen, muss weiterhin kreativ nach Besetzungsmöglichkeiten 
Ausschau gehalten werden. Teilweise müssen künftig aber auch Leistungen, für welche eigentlich Stellen in der Verwaltung vor-
gesehen waren, die aber in mehreren Ausschreibungsverfahren nicht besetzt werden konnten, an externe Dienstleister vergeben 
werden, was bei überschaubaren Einsparungen im Bereich der Personalaufwendungen die Sachkosten deutlich erhöht , weil ex-
terne Dienstleister oftmals ein Vielfaches für vergleichbare Leistungen in Rechnungen stell en. Dies betrifft im Besonderen das 
Projekt SAP S/4 HANA im Produkt Rechnungswesen und Sondervermögen.  
 
Seit mehreren Jahren arbeitete der Fachdienst Kommunale Abgaben an der Umstellung sämtlicher Abgabearten auf eine neue 
Veranlagungssoftware. In 2023 konnte die Umstellung der Gewerbesteuer trotz vieler Schwierigkeiten wie z. B. längerfristigen 
Personalausfällen neben der täglichen Arbeit erfolgreich abgeschlossen werden. Erste grundlegende Abstimmungen und Planun-
gen hinsichtlich der Grundsteuerreform in 2025 haben stattgefunden und werden intensiv in 2024 fortgeführt. 
 
 
 
 
 
                                                 
1 z.B. Darstellung hervorgehobener eingeleiteter Maßnahmen/Vorschläge zur Gegensteuerung  von hervorgehobener Bedeutung für den                              
gesamten Fachbereich (insb. bei finanzieller Verschlechterung oder bei Abweichung von der Zielerreichung bzw. von Kennzahlen), Chancen und 
Risiken von übergeordneter Bedeutung für den Fachbereich im Hinblick auf künftige Haushaltsjahre, Darstellung der Gründe für wesentliche Ab-
weichungen des prognostizierten Jahresergebnisses von den vorausgegangenen unterjährigen Prognosen, Überblick über die Budgetentwicklung, 
aktuelle Themen/besondere Entwicklungen (z. B. Auswirkungen von Gesetzesänderungen, etc.), Erläuterungen zur Sachkostensperre 
 
5 
 
Übertragungen: 
Ermächtigungsübertragungen vom Jahr 2023 in das Jahr 2024  wurden insbesondere in den Kostenarten Datenverarbeitung und 
Gutachter- und Beraterkosten gestellt. So wurden im Produkt Steuern und Gebühren beim Projekt Grundsteuerreform 50.786 Euro 
u.a. aufgrund verzögerter Auslieferungen von Softwareentwicklungen übertragen. Im Produkt Rechnungswesen und Sonderver-
mögen war ein verzögerter Projektstart u.a. aufgrund fehelender Stellenbesetzung dafür ausschlaggebend, das Mittel in Höhe von 
84.250 Euro übertragen werden mussten. Außerdem gab es im Projekt Rechnungsworkflow eine Verzögerung aufgrund von Ser-
verkomplikationen, so dass Mittel in Höhe von 43.550 Euro übertragen werden m ussten. Bei allen drei Übertragungen musste 
auch die Sachkostensperre aufgehoben werden, um Übertragungen in den genannten Höhen zu ermöglichen. 
Eine weitere Übertragung vom Jahr 2023 in das Jahr 2024 war in der Kostenart Gutachter- und Beraterkosten im Teilprodukt Zins- 
und Schuldenmanagement im Kontext des Greensill -Verfahrens für Rechtsanwalts-/Beratungskosten für weitere Leistungen für 
die beauftragte Rechtsanwaltskanzlei in laufenden Verfahren notwendig (38.000 €).  
 
Sachkostensperre: 
Obwohl das Jahresergebnis eine deutliche Budgetverbesserung ausweist, konnte die Sachkostensperre nicht eingehalten werden.  
Im Bereich der Sachaufwendungen sind teilweise vertragliche Zahlungsverpflichtungen einzuhalten (z. B. im Bereich der IT-Dienst-
leistungen und der Versicherungsbeiträge). Dieser Umstand ließ keinen Raum für Einsparungen in der geforderten Höhe (236.525 
€). Es wurden insgesamt Mittel in Höhe von 10.950 € freigegeben, das entspricht einem Anteil  an der gesperrten Budgetsumme 
von 4,63 %. 
 
 
 
 
___________________________ 
         Unterschrift der Leitung 
1 
 
Controllingbericht zum 31.12.2023 
 
Investitionen 
 
Fachbereich  
20 – Finanzen und Controlling 
Verantwortliche/r: 
Herr Hänsler 
 
1. Zusammenfassende Beurteilung  
 
Änderung Gesamtergebnis:  
(+ = Ergebnisverbesserung, - = Ergebnisverschlechterung) +96.959 € 
 
2. Zuordnung der Investitionsmaßnahme zu Zentralen Handlungsfeldern  
 
 
3. Finanzielle Entwicklung 
 
Investive Projekte Plan 2023 
Plan inkl. 
sonstige 
Ermächti-
gungen 
2023* 
Ist 2023 Abw.** Deckung Erm. ins 
Folgejahr 
7.000073.710.001  EDV-Ausstattung FB 20 -2.000 -2.000   2.000   
7.000074.710.001  Büromöbel FB 20 -2.000 -2.000   2.000   
7.000434.710.001  DMS-Hardware -30.000 -30.000   30.000   
7.001032.710 Projekt Rechnungsworkflow -120.000 -120.000 -102.041 17.959   
7.001046.710 Nachkauf SAP-Geschäftspartner- Lizenzen -45.000 -45.000   45.000   
**             Saldo Teilhaushalt -199.000 -199.000 -102.041 96.959   
   davon Einzahlungen Teilhaushalt       
   davon Auszahlungen Teilhaushalt -199.000 -199.000 -102.041 96.959   
*Sonstige Ermächtigungen = Ermächtigung aus Vorjahren + Nachbewilligungen  
** Abweichung zwischen Plan + sonstige Ermächtigungen 2023 und Ist 2023 
 
Abweichungsanalyse 
 
Inv.-Projekt (PSP-
Element) Erläuterung/Begründung Abweichungs-
betrag in € 
   
   
   
 
4. Erfordernisse aufgrund der Budgetentwicklung 
 
Aufgrund der Entwicklung des Budgets 
 mussten keine Haushaltsmittel ins kommende Haushaltsjahr übertragen werden; 
 wurden Haushaltsmitteln im Umfang von       € ins kommende Haushaltsjahr übertragen. 
PSP-Element-Nr. Bezeichnung des investiven PSP-Elements Ziffer des/r Zentralen 
Handlungsfeldes/r 
   
   
   
2 
 
 
5. Stellungnahme des Verantwortlichen 
z.B. Überblick über die Budgetentwicklung, aktuelle Themen/besondere Entwicklungen (z. B. Auswirkungen von Gesetzesänderungen, 
etc.), Darstellung der eingeleiteten Maßnahmen/Vorschläge zur Gegensteuerung bei einer negativen Änderung des Saldos oder der 
Nichtumsetzung einer Maßnahme, die im Bezug zu einem zentralen Handlungsfeld steht; Chancen und Risiken der Entwicklung von 
Investitionen von hervorgehobener Bedeutung für den Fachbereich im Hinblick auf künfti ge Haushaltsjahre, Darstellung der Gründe für 
wesentliche Abweichungen des tatsächlichen Investitionssaldos von den vorausgegangenen unterjährigen Prognosen. 
 
Die Stadt Osnabrück stellt den Workflow zur elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung auf den A nbieter 
xsuite um, weil für den bisherigen Anbieter künftig keine Wartung mehr angeboten wird.  
 
Perspektivisch ist darauf hinzuweisen, dass anders als bisher angenommen, nicht erst in 2026, sondern vielmehr 
schon in den Jahren 2024 und bzw. oder 2025 investive Mittel zur Umsetz ung des SAP -HANA-Projektes in 
größerem Umfang benötigt werden (voraussichtlich ca. 420.000 €). Hinzu kommen 130.000 € in 2024 für 
zusätzliche SAP-Lizenzen (sog. ESS-Lizenzen) im Zusammenhang mit der Umstellung auf xsuite. Ansonsten sind 
die investiven Zahl ungsströme im Fachbereich Finanzen und Controlling – soweit bisher ersichtlich – weiterhin 
recht überschaubar in Relation zu den gesamtstädtischen Investitionen.  
 
 
 
 
 
                    _____________________________ 
     
     Unterschrift des Verantwortlichen