Weiterentwicklung der Strategischen Steuerung des Konzerns Stadt Osnabrück
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2015/6335
Datum: 2015-10-30
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 28.10.2015 
Der Oberbürgermeister
Referat Strategische Steuerung und Rat
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2015/6335
öffentlich
Weiterentwicklung der Strategischen Steuerung des Konzerns 
Stadt Osnabrück
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Rat der Stadt Osnabrück 03.11.2015 Ö Entscheidung
 Verwaltungsausschuss 03.11.2015 N Vorberatung
Beschluss:
Der Rat stimmt der Umsetzung des Projektes „Weiterentwicklung der Strategischen 
Steuerung des Konzerns Stadt Osnabrück“ zu und beauftragt die Verwaltung mit der 
Umsetzung.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
X Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
I. Gesamtkosten der Maßnahme : __s. B__________ €
II. davon für den laufenden Haushalt vorgesehen: ____________ €
Betroffener Haushaltsbereich
Ergebnishaushalt Finanzhaushalt/Investitionsprogramm
Produktnummer / Projektnummer:
Bezeichnung:
X Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr zur Verfügung.
Den erforderlichen Mitteln stehen Einzahlungen / Erlöse zur Deckung gegenüber in
Höhe von ___________________ €.
Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr nicht zur Verfügung und müssen   
außer-/überplanmäßig bereitgestellt werden (Ausführungen zu der Deckung sind der
Begründung zu entnehmen).
III. Auswirkung auf die mittelfristige Finanzplanung:
Der Betrag ist jährlich wiederkehrend einzuplanen
Die Gesamtkosten von _____________ € beziehen sich auf die Jahre ______________
Es entstehen jährliche Folgekosten in Höhe von _____________ €
Durch die Maßnahme werden jährliche Erträge erwartet in Höhe von ______________ €.
B. Personelle Auswirkungen: 
Lfd. Haushaltsjahr: 
Im Stellenplan vorhanden.
Im direkten Projektteam sind zwei Einsatzkräfte geplant. Eine für die Projektleitung EG 10 + 
Zulage) sowie eine zur Unterstützung/Assistenz (A9). Die organisatorische Zuordnung erfolgt 
zum Referat Strategische Steuerung und Rat (Team 010-4).
                                                           Seite: 2/3
Weitere personelle Ressourcen werden abhängig vom Projektstrang aus den Fachbereichen 
hinzugezogen.
C. Integrationspolitische Auswirkungen: 
Im Rahmen des geplanten Projektes soll die Berücksichtigung der querschnittsorientierten 
Ziele und zentralen Handlungsfelder im Konzern Stadt Osnabrück sichergestellt werden. 
D. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: 
kein Projekt. 
E. Beteiligte Stellen: 
Das Projekt zielt auf den Konzern Stadt Osnabrück und somit auf alle Fachbereiche, 
Eigenbetriebe und Beteiligungen ab. 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Die Stadtverwaltung Osnabrück verfügt über deutlich bessere Steuerungsinformationen. 
(Ziel 2012 - 2015)
 Finanzielle Handlungsfähigkeit (Ziel 2016 - 2020)
Sachverhalt:
Das Projekt dient zur Sicherstellung der Umsetzung des Gesamtansatzes zur Strategischen 
Steuerung und leistet damit schlussendlich einen Beitrag zu allen Strategischen Zielen. Ein 
besonderer Fokus des Projektes soll jedoch auf der Umsetzung der zentralen 
Handlungsfelder zum Ziel „Finanzielle Handlungsfähigkeit“ liegen, da diese alle übrigen 
zentralen Handlungsfelder beeinflussen und damit einer besonderen Steuerungslogik 
unterliegen.
Mit dem Beschluss der Zentralen Handlungsfelder am 22.09.2015 liegen nun sämtliche 
inhaltliche Vorgaben für die Strategische Steuerung im Konzern Stadt für die Jahre 2016 bis 
2020 vor.
Bei der Umsetzung der strategischen Vorgaben und der nun beginnenden operativen 
Steuerung, ergeben sich zahlreiche neue Aufgaben, die aufgrund Ihres 
querschnittsorientierten Ansatzes, eines Auftrages des Verwaltungsvorstandes und der 
Politik benötigen. 
Zudem ist der Prüfungsmitteilung des Landesrechnungshofes zum Thema 
„Steuerungsinstrumente bei größeren kommunalen Einheiten“ zu entnehmen, dass es eine 
Besonderheit bei der Stadt Osnabrück ist, dass keine zentrale Steuerungseinheit vorhanden 
ist. Der Landesrechnungshof hat ausdrücklich empfohlen, die organisatorischen 
Veränderungen, die zum 01.01.2015 durch Einsetzen des Referates Strategische Steuerung 
und Rat begonnen wurden, weiterzuentwickeln und umzusetzen. 
Der bisherige Prozess der Erarbeitung der Strategischen Ziele und Zentralen 
Handlungsfelder erfolgte im Referat für Strategische Steuerung und Rat. Bedingt durch 
Elternzeit fehlen derzeit die zur Weiterentwicklung der strategischen Steuerung notwendigen 
personellen Ressourcen. Diese gilt es daher ohne Ausweitung des Stellenplanes 
sicherzustellen.
In Abstimmung mit den Fachbereichen Personal und Organisation sowie Finanzen und 
Controlling wird daher die Durchführung eines zeitlich befristeten Projektes vorgeschlagen, 
dass die Implementierung einer optimierten strategischen Steuerung im Konzern Stadt 
Osnabrück vorantreiben soll.
Nach erster Evaluation des bisherigen Prozesses sollen folgende Ziele für das Projekt 
definiert werden:
                                                           Seite: 3/3
o Schaffung von Kommunikationsstrukturen zur Durchsetzung des Ansatzes 
eines strategischen Konzernmanagements
o Weiterentwicklung des strategischen Managements der Stadt Osnabrück 
durch Verzahnung von Strategischer Planung und Personalentwicklung
o Weiterentwicklung des Ansatzes zur Bewertung der strategischen Bedeutung 
der Aktivitäten der Verwaltungseinheiten (Priorisierung) im Rahmen der 
Wirtschaftsplanung
o Konzernweites Controlling der Umsetzung der Strategischen Ziele und 
Zentralen Handlungsfelder
o Verankerung der Strategischen Steuerung im Rahmen der operativen 
Jahresplanung der Verwaltungseinheiten und Beteiligungen
o Initiierung und Begleitung von konkreten Projekten zur Durchsetzung der 
Strategischen Ziele und Umsetzung der Zentralen Handlungsfelder
Anlage/n:
Projektauftrag Weiterentwicklug der Strategischen Steuerung
Projektkonzeption
Projektauftrag
Titel: 
Weiterentwicklung der Strategischen Steuerung des Konzerns Stadt 
Osnabrück
Auftraggeber/-in Oberbürgermeister
Projektleiter/-in Katja Telthörster
Projektziele  Schaffung von Kommunikationsstrukturen zur Durchsetzung 
    des Ansatzes eines strategischen Konzernmanagements
 Weiterentwicklung des strategischen Managements der Stadt 
    Osnabrück durch Verzahnung von Strategischer Planung und 
    Personalentwicklung
 Weiterentwicklung des Ansatzes zur Bewertung der strategischen 
Bedeutung der Aktivitäten der Verwaltungseinheiten (Priorisierung) 
im Rahmen der Wirtschaftsplanung
 Konzernweites Controlling der Umsetzung der Strategischen Ziele 
und Zentralen Handlungsfelder
 Verankerung der Strategischen Steuerung im Rahmen der operativen 
Jahresplanung der Verwaltungseinheiten und Beteiligungen
 Initiierung und Begleitung von konkreten Projekten zur Durchsetzung 
der Strategischen Ziele und Umsetzung der Zentralen Handlungsfelder
Projektbeschreibung
(Kurzfassung)
siehe Projektkonzeption 
Projektressourcen
(Finanz- und Sachmittel, 
Personal)
siehe Projektkonzeption 
Projektbeginn 01.12.2015
Projektende Voraussichtliches Projektende ist der 30.11.2018.
Die Projektkonzeption ist als Anlage beigefügt und Bestandteil dieses Auftrags! 
Osnabrück,      
Auftraggeber/-in Projektleiter/-in
1
Projektkonzeption (als Bestandteil des Projektauftrags)
Projekttitel: Weiterentwicklung der Strategischen Steuerung des Kon-
zerns Stadt Osnabrück
Projektleiter/-in: Katja Telthörster Auftraggeber: Oberbürgermeister
1. Kurzbeschreibung:
Damit Kommunen dauerhaft leistungsfähig sind, müssen diese strategisch handeln und denken. 
Die Stadt Osnabrück hat mit der Einführung einer zentralen Einheit zur Steuerung und dem aktu-
ellen Ziel- und Strategieprozess erste Schritte in diese Richtung unternommen. 
Unter Berücksichtigung, dass eine Vielzahl öffentlicher Aufgaben außerhalb der Kernverwaltung 
wahrgenommen wird sowie zahlreiche Querbeziehungen zwischen den einzelnen Fachbereichen 
und Beteiligungen existieren, muss zur Zielerreichung eine Optimierung der Gesamtsteuerung im 
Konzern Stadt Osnabrück angestrebt werden. Bei der Umsetzung der strategischen Vorgaben 
und der nun beginnenden operativen Steuerung ergeben sich zahlreiche neue Aufgaben, die 
aufgrund ihres querschnittsorientierten Ansatzes, eines Auftrages des Verwaltungsvorstandes 
und der Politik benötigen. 
Von besonderer Bedeutung zur Umsetzung einer Konzernsteuerung sind dabei nicht zuletzt die 
Verankerung des Konzerngedankens sowie die Entwicklung eines gemeinsam getragenen Ver-
ständnisses vom strategischen Management.
Daher werden folgende Ziele für das Projekt definiert:
a) Schaffung von Kommunikationsstrukturen zur Durchsetzung des Ansatzes eines stra-
tegischen Konzernmanagements
Für das Projekt ist es entscheidend alle Handelnden aus Politik, Kernverwaltung und den Beteili-
gungen einzubinden. Ein intensiver Informationsaustausch innerhalb der Kernverwaltung aber 
auch zwischen der Kernverwaltung und aller Beteiligungen ist für die strategische Steuerung 
wichtig. Hierfür müssen erforderliche Kommunikationsstrukturen geschaffen werden. Es gilt die 
Steuerungslogik und den Konzerngedanken in den Köpfen zu verankern. 
b) Weiterentwicklung des strategischen Managements der Stadt Osnabrück durch Verzah-
nung von Strategischer Planung und Personalentwicklung
Jeder Mitarbeiter muss seine Verantwortlichkeiten genau kennen und wissen, was von ihm er-
wartet wird. Auf die strategischen Ziele ausgerichtete Zielvereinbarungen unterstützen die Identi-
fikation mit den Zielen und machen so einen wesentlichen Anteil zur Erreichung der strategi-
schen Ziele aus. 
Des Weiteren bestimmen die Ziele die erforderlichen Qualifikationen, Kompetenzen und Erfah-
rungen, die bei den Mitarbeitern vorhanden sein müssen, um die Anforderungen erfüllen zu kön-
nen. Die Potenziale der Mitarbeiter müssen durch entsprechende Fortbildungen erweitert wer-
den. Auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels kann die Zukunftsfähigkeit der 
Stadt nur durch die Gewinnung und Qualifikation von Fachkräften gewahrt werden.
 
2
c) Weiterentwicklung des Ansatzes zur Bewertung der strategischen Bedeutung der Akti-
vitäten der Verwaltungseinheiten (Priorisierung) im Rahmen der Budgetplanung
Die inhaltliche Ausrichtung im Konzern Stadt auf die Erreichung der Strategischen Ziele muss 
sich nicht zuletzt auch in der Budgetplanung der Organisationseinheiten wiederspiegeln. Daher 
ist das Verfahren Priorisierung im Sinne einer Bewertung der Zielerreichungsbeiträge einzelner 
Aktivitäten weiterzuentwickeln und in die Verfahrensabläufe der Budgetplanung zu integrieren. 
Als Ergebnis dieser Priorisierung werden wesentliche Produkte/Sparten identifiziert und im Rah-
men der Budgetplanungen gesondert dargestellt. Zur Abgrenzung wesentlicher Produkte/Spar-
ten soll ein Standardprozess entwickelt werden, in dem die Kategorisierung der Produkte/Spar-
ten nach festgelegten Bewertungskriterien erfolgt. Es ist von großer Bedeutung, dies in die Ar-
beits- und Prozessabläufe zu implementieren, um so eine effiziente Aufgabenerfüllung möglich 
zu machen. 
d) Konzernweites Controlling der Umsetzung der Strategischen Ziele und Zentralen Hand-
lungsfelder
Ein Schwerpunkt im Projekt bildet das Monitoring. Es sollen konzernweit klare Berichtstränge 
und -intervalle entwickelt werden, wobei es nicht nur darum geht „Zahlen“ bereitzustellen, son-
dern diese auch zu interpretieren und zu erklären. Mit Hilfe ausgewählter Kennzahlen werden die 
eingeleiteten Maßnahmen zur Zielerreichung überwacht, um diese zu bestätigen oder ggfls. ge-
genzusteuern. Der Schwerpunkt des Monitorings soll dabei nicht auf dem Betrachten einzelner 
Produkte/Sparten liegen, sondern die Zielerreichung als Ganzes in den Blick nehmen. Damit 
baut es auf dem Controlling des Fachbereiches Finanzen und Controlling auf und liefert hierzu 
qualitative Ergänzungen. Eine enge Verzahnung mit dem Controlling im Rahmen des Haushalts-
plans wird durch enge Abstimmung gewährleistet. Der Aufbau von Doppelstrukturen wird so ver-
mieden. 
e) Verankerung der Strategischen Steuerung im Rahmen der operativen Jahresplanung 
der Verwaltungseinheiten und Beteiligungen
Die Zentralen Handlungsfelder und auch die weiterhin zu formulierenden Produktziele sind nicht  
als starre Pläne oder Programme aufzufassen. Stattdessen ist regelmäßig zu prüfen: 
 Wurden die richtigen Hebel zur Zielerreichung identifiziert? 
 Wurden die richtigen Wege eingeschlagen? 
 Führt diese Route tatsächlich zum Ziel oder muss umgelenkt werden?
 Passt der Ressourceneinsatz?
 Können Ziele effizienter erreicht werden?
Diese Überprüfung soll in einen jährlichen Steuerungszyklus eingebunden werden, bei dem Stra-
tegieplanung, Zielvereinbarungen, Wirtschaftsplanung sowie Monitoring und Ergebnismessung 
zu selbstverständlichen Bestandteilen des Managements des Konzerns Stadt Osnabrück wer-
den.
f) Initiierung und Begleitung von konkreten Projekten zur Durchsetzung der Strategischen 
Ziele und Umsetzung der Zentralen Handlungsfelder
Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass im Rahmen der Umsetzung der Strategischen Zie-
le und Zentralen Handlungsfelder eine dezentrale Organisation und Verantwortung existiert. Die 
Erfolgskontrolle erfolgt dabei über das aufzubauende Monitoringsystem. 
Aus Sicht der Strategischen Steuerung ist eine zentrale Begleitung durch das Referat 010 bei 
der Umsetzung jedoch dann angezeigt, wenn die Aktivitäten von besonderer strategischer Be-
deutung sind oder eine Vielzahl von Akteuren zu beteiligen sind. Ggf. bietet sich in letzteren Fäl-
len die Übernahme von Moderations- oder Koordinierungstätigkeiten und damit eine stärkere 
zentrale Steuerung an. 
3
Bereits in den bisherigen Diskussionen hat sich gezeigt, dass für einige der Zentralen Hand-
lungsfelder bisher keine eindeutig definierten Verantwortlichkeiten zu erkennen sind bzw. Syner-
gieeffekte durch Aufgabenbündelung nur unzureichend gehoben werden. Dies führt zu Doppe-
lungen und Reibungsverlusten, die einer effizienten Erledigung im Wege stehen. In diesen Fällen 
oder dann wenn die Umsetzung aufgrund der Art der Aufgabe eine zentrale Umsetzung erfor-
dert, wird im Rahmen des Projektes auch eine federführende Aufgabenbearbeitung notwendig 
sein.
Zu den Themen, die im Rahmen einer zentralen Federführung umgesetzt werden können, zäh-
len beispielsweise:
 Suche nach alternativen Finanzierungsmöglichkeiten 
 Zentrales Fördermittelmanagement
 Prüfung von Optimierungsmöglichkeiten im Bereich Öffentlichkeitsarbeit
2. Ziele und Zielgruppen 
2.1. Zielgruppe:  
Das Projekt zielt auf den Konzern Stadt Osnabrück und somit auf alle Fachbereiche, Eigenbetrie-
be und Beteiligungen ab. 
2.2. Ziele
siehe Kurzbeschreibung
4
Projektressourcen
3. Kostenplanung:
Personalkosten: 
Stelle 2015 2016 2017 2018
Projektleitung 4.445 53.345 55.750 52.340
Projektassistenz 0 46.004 47.988 44.800
Sachkosten:       €
Interne Leistungen*:       €
Die Personal- und Sachkosten werden aus dem laufenden Bestand von 
010-4 bereitgestellt und über den Overhead auf alle Fachbereiche umge-
legt. 
* Interne Leistungen, die von anderen Organisationseinheiten in Anspruch genommen werden
Die detaillierte Kostenpla-
nung (s. Vordruck als Hilfe-
stellung) ist als Anlage Nr. 
      beigefügt. 
4. Finanzierungsplanung
Eigenanteil: siehe oben
Einnahmen durch Projekt: 0 €
Summe geplanter Drittmittel: 0 €
Die detaillierte Finanz-ie-
rungsplanung (s. Vordruck 
als Hilfestellung) ist als An-
lage Nr.       beigefügt.
5. Zusammensetzung (Personalplanung) des Projektteams:
Im direkten Projektteam sind zwei Stellen geplant. Eine für die  Projektleitung sowie eine zur Un-
terstützung/Assistenz. Die organisatorische Zuordnung erfolgt bei 010-4. Weitere personelle 
Ressourcen werden abhängig vom Projektstrang aus den Fachbereichen hinzugezogen
Das Projekt wird von einem Steuerungskreis (SK) begleitet. Mitglieder sind:
Leiter Referat Strategische Steuerung und Rat
FBL Personal und Organisation
FBL Finanzen und Controlling
FDL Organisation
FDL Controlling
Projektleiterin
Projektassistenz
Zwischenschritte werden schriftlich fixiert und in regelmäßig stattfindenden Projektkonferenzen 
abgestimmt. 
6. Benennung zu beteiligender Stellen
6.1. interne Stellen (andere Organisationseinheiten oder städt. Beteiligungen):
In das Projekt der Weiterentwicklung der Strategischen Steuerung des Konzerns Stadt Osna-
brück sind alle Fachbereiche, Eigenbetriebe und Beteiligungen einzubeziehen.
6.2. externe Stellen (Projektpartner und Beteiligte):
Die Beteiligung externer Stellen ist zunächst nicht vorgesehen. 
5
Projektdurchführung
7. Zeit- und Ablaufplan
    (u. a. Projektbeginn, -ende, Meilensteinplanung - abhängig vom Projektumfang bitte eine gesonderte Anlage bei-
    fügen!)
Projektbeginn: 01.12.2015
Projektende: voraussichtlich 30.11.2018
8. Aufgaben/Kompetenzen/Verantwortungsbereich der Projektleitung 
    (ggf. auch der Projektmitglieder)
Die Projektleitung steuert das Projekt und stimmt sich regelmäßig mit dem SK ab. Die Projektlei-
tung ist mitverantwortlich für den Erfolg des Projektes.
Zu Ihren Aufgaben zählen:
 Erstellung Projektkonzeption
 Erstellung Projektablaufplan inkl. Meilensteine
 Abstimmung der Projektkonzeption und des Zeitplans mit dem Steuerungskreis
 Koordination des Projektes in personeller, zeitlicher und inhaltlicher Sicht
 Erstellung von Entscheidungsvorlagen 
 Dokumentation/Kommunikation/Kontrolle des Projektfortschritts
9. Dokumentation / Controlling
    (insbesondere zum Berichtswesen: wie, wann, an wen)
Die Projektunterlagen werden im d.3 unter 00.01.00/003.01.001 abgelegt.
Es finden regelmäßige Projektkonferenzen und Treffen mit dem Steuerungskreis statt. 
10. Risikoabschätzung
        Benennung möglicher Risikobereiche (auch: noch offen Fragen, zu schaffende Voraussetzungen) und Vor- 
        beugungsmaßnahmen (Wie können wir das Risiko ausschalten/minimieren, gibt es einen Plan B usw.)
In Anbetracht der Tatsache, dass sich das Projekt noch in der Planungsphase befindet, ist eine 
endgültige Risikoabschätzung nicht möglich. Folgendes Risiko ist zum jetzigen Zeitpunkt identifi-
ziert. 
 Zeitverzug aufgrund organisatorischer/technischer Probleme
Für eine erfolgreiche und planmäßige Umsetzung des Projektes ist die uneingeschränkte Koope-
rationsbereitschaft der Fachbereiche, Eigenbetriebe und Beteiligungen unverzichtbar. 
Osnabrück,      
Auftraggeber/-in Projektleiter/-in