Qualität im Bereich Vormundschaften/Pflegschaften
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2018/2108
Datum: 2018-09-26
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/4
Stadt Osnabrück 23.04.2018 
Vorstand für Bildung, Soziales, Kultur
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2018/2108
öffentlich
Qualität im Bereich Vormundschaften/Pflegschaften
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 23.05.2018 Ö Vorberatung
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 19.09.2018 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 25.09.2018 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 25.09.2018 Ö Entscheidung
Beschluss:
Die Fallzahl im Bereich Vormundschaften/ Pflegschaften soll für einen Vollzeit beschäftigen 
Amtsvormund 40 betragen. Diese Fallzahl bildet die Grundlage für die Personalbemessung 
im Team Vormundschaften/ Pflegschaften. Die Verwaltung wird beauftragt, im 
Stellenplanverfahren 2019 entsprechende Anträge zu stellen und vorübergehende 
Fallzahlschwankungen weiterhin über den Einsatz von Einsatzkräften abzudecken.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja: 
Nein, 
I. Gesamtkosten der Maßnahme : 2019: 64.700 €, ab 2020 195.000 € (jährlich)
(davon bereits vorhanden: Einsatzkraft Verwaltung 18.500 €, Stellen Vormünder bis 
einschließlich 2019), vorbehaltlich eines entsprechenden Stellenplanbeschlusses
II. davon für den laufenden Haushalt vorgesehen: 0 €
Betroffener Haushaltsbereich
x Ergebnishaushalt Finanzhaushalt/Investitionsprogramm
Produktnummer / Projektnummer: 1.100.3.6.3.06
Bezeichnung: Beistandschaft/ Vormundschaft
Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr zur Verfügung.
Den erforderlichen Mitteln stehen Einzahlungen / Erlöse zur Deckung gegenüber in
Höhe von ___________________ €.
Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr nicht zur Verfügung und müssen   
außer-/überplanmäßig bereitgestellt werden (Ausführungen zu der Deckung sind der
Begründung zu entnehmen).
III. Auswirkung auf die mittelfristige Finanzplanung:
x Der Betrag ist jährlich wiederkehrend einzuplanen
Die Gesamtkosten von _____________ € beziehen sich auf die Jahre ______________
Es entstehen jährliche Folgekosten in Höhe von _____________ €
Durch die Maßnahme werden jährliche Erträge erwartet in Höhe von ______________ €.
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B. Personelle Auswirkungen: 
Stellenplananträge 2019: 
Entfristung zwei Vollzeitstellen Vormund S 12 (zurzeit befristet bis 31.12.2019) zum 
01.01.2019
Einrichtung einer zusätzlichen Teilzeitstelle (0,5) Vormund S 12
Einrichtung einer zusätzlichen Teilzeitstelle (0,5) Verwaltung EG 9 a TVöD
ggf. Ergänzung durch Einsatzkraft/ Einsatzkräfte bei entsprechender Fallzahlentwicklung
Lfd. Haushaltsjahr: 
Im Stellenplan vorhanden/nicht vorhanden
Folgejahre: 
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: ja
D. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: Beibehaltung der bisherigen Standards
E. Beteiligte Stellen: 10, 20 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Perspektiven für junge Menschen (Ziel 2016 - 2020)
 Chancengleichheit durch Bildungsteilhabe und Bekämpfung von Kinderarmut (Ziel 2016 - 
2020)
Sachverhalt:
Vorbemerkung
Mit der Vorlage VO/2017/1356 Qualitätsentwicklungsprozess Vormundschaften wurde im 
Jugendhilfeausschuss am 27.09.2017 ausführlich über den Qualitätsentwicklungsprozess 
berichtet mit dem Ergebnis, dass die notwendige Qualität nur mit einer Fallzahl von 30 pro 
Vollzeitäquivalent erbracht werden kann. Die kritischen Elemente sind:
Statt der pädagogisch notwendigen und gesetzlich vorgeschriebenen monatlichen 
Mündelkontakte (§ 1793 BGB) können mit der Fallzahl von 50 durchschnittlich nur 
maximal vier Kontakte jährlich stattfinden.
Es besteht keine Zeit für eine systematisierte Fallbesprechung, weder untereinander noch 
mit der Teamleitung.
Die Vorschriften zur ordnungsgemäßen Aktenführung und die damit rechtssicher 
dokumentierten Arbeitsnachweise werden nicht eingehalten.
Im Übrigen wird auf die oben genannte Vorlage verwiesen. 
Im Jugendhilfeausschuss am 24.01.2018 wurde über das Verfahren des Teams 
Vormundschaft bei der Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Vormündern anlässlich einer 
Anfrage der Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen berichtet (VO/2018/1869).
Fallzahlreduzierung
Mit einer Reduzierung der Fallzahl auf 40 kann die vorgesehene fachliche und pädagogische 
Qualität verbessert werden. Weiterhin werden Qualitätsziele wie monatliche Besuche der 
Mündel und interne Fachkonsultation aller Fälle nicht umgesetzt. Jedoch kann eine 
Besuchsrate von vier Besuchen pro Jahr pro Mündel sowie die Fachkonsultation bei 
Neufällen umgesetzt werden. Zu berücksichtigen ist in diesem Zusammenhang die 
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Unterstützung durch die Verwaltungskraft für alle administrativen Tätigkeiten im Backoffice. 
Die Verwaltungskraft hat ebenfalls auf Einhaltung der fachgerechten Aktenführung zu achten 
sowie die Pflege der fachspezifischen elektronischen Datenverarbeitung zu leisten.
Zusätzlich zur Bearbeitung der eigenen Vormundschafts-/ Pflegschaftsfälle haben die 
Vormünder die Aufgabe, ehrenamtliche Vormünder gemäß § 53 Abs. 2 SGB VIII regelmäßig 
zu beraten und zu unterstützen. Diese fachlich fundierte Beratung in pädagogischen wie 
rechtlichen Fragen wird auch von den Ehrenamtlichen (überwiegend Verwandte oder 
Pflegeeltern) umfänglich in Anspruch genommen. Da sich die in § 55 Abs. 2 SGB VIII 
genannte Fallzahlhöchstgrenze von 50 auf einen Vormund bezieht, „der nur mit der Führung 
von Vormundschaften oder Pflegschaften betraut ist“, die Mitarbeiter/-innen des Teams 
Vormundschaften jedoch einen nicht unerheblichen Zeitanteil auch mit der Beratung 
ehrenamtlicher Vormünder verbringen, ist auch aus diesem Grund die Fallzahl 50 nicht 
haltbar.
Die Berechnungen des Instituts für Sozialplanung und Organisationsentwicklung e. V. 
(INSO), das den Qualitätsentwicklungsprozess begleitet hat, kommt zu folgenden 
Ergebnissen hinsichtlich unterschiedlicher Festlegung von Fallzahlhöchstgrenzen:
Fallzahl
pro Vormund
Mündelkontakte Fachkonsultation** Aktenführung
50* weniger als 4 x jährlich keine entspricht nicht den 
Anforderungen
40 4 x jährlich für Neufälle entspricht in großen 
Teilen den 
Anforderungen
30 10 x jährlich für Neufälle 
und laufende Fälle
entspricht den 
Anforderungen
*: derzeit gesetzlich geregelte Höchstgrenze gemäß § 55 Abs. 2 SGB VIII
**: standardisierte Fallbesprechung untereinander und mit der Teamleitung
Personelle Situation
Aufgrund der sprunghaft angestiegenen Fallzahlen während der „Flüchtlingskrise“ 2015/ 
2016 wurden zusätzlich zu den vier vorhandenen Vollzeitstellen zwei weitere Vollzeitstellen 
zunächst befristet bis 31.12.2017 eingerichtet. Im Rahmen des Stellenplans 2018 wurden 
diese Stellen um weitere zwei Jahre, also bis 31.12.2019 verlängert. Im Rahmen der 
Organisationsveränderung im Fachdienst 51-0 wurde im Frühjahr 2017 aus den Reihen der 
Vormünder eine Teamleitung mit der Hälfte der wöchentlichen Arbeitszeit gebildet. Die 
damit vakanten Sachbearbeiteranteile im Umfang von 20 Wochenstunden wurden ebenfalls 
befristet bis 31.12.2019 mit einer Einsatzkraft besetzt. Hierfür wurde bewusst keine Stelle 
geschaffen, da die Entwicklung der Fallzahlen der unbegleiteten minderjährigen Flüchtlinge 
sowie das Ergebnis des Qualitätsentwicklungsprozesses abgewartet werden sollten. Zur 
Unterstützung der Vormünder wurde im Frühjahr 2016 eine Verwaltungseinsatzkraft mit 
einer wöchentlichen Arbeitszeit von zurzeit 12 Stunden eingestellt. Im Ergebnis stellt sich 
die Personalausstattung des Teams Vormundschaften/ Pflegschaften also wie folgt dar:
Vorhanden: unbefristete Stellen befristete Stellen Einsatzkraft
Vormund 3,5 2 0,5
5,5
Teamleitung 0,5
Verwaltungskraft 0,3
Die aktuelle Fallzahl liegt bei 262 (Stand 20.04.2018). Bei der Zugrundelegung einer 
Fallzahl von 40 Fällen pro Vormund ergibt sich rechnerisch ein Bedarf von 6,5 VZÄ.
Vorhanden sind 5,5 Vormundstellen (davon zwei befristet), es ergibt sich somit ein 
Fehlbedarf von 1,0 Stellen.
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Da derzeit die Fallzahl aufgrund der Flüchtlingszahlen sinkt, wird vorgeschlagen, nur auf 6 
statt 6,5 Stellen aufzustocken. Das bedeutet:
Entfristung zwei Vollzeitstellen Vormund S 12 
Einrichtung einer zusätzlichen Teilzeitstelle (0,5) Vormund S 12
Ggf. darüber hinausgehende Personalbedarfe sollen variabel weiterhin über Einsatzkräfte 
abgedeckt werden. 
Wie oben bereits erwähnt, wurde im Frühjahr 2016 auf dem Höhepunkt der 
Flüchtlingszahlen das Team um eine Verwaltungskraft als Einsatzkraft in Teilzeit ergänzt. 
Diese Maßnahme entstand aus der Idee heraus, mit vorhandenen städtischen Ressourcen 
das Team in administrativen Belangen zu unterstützen. Diese Kombination aus 
sozialpädagogischem Personal als Vormünder und einer Verwaltungskraft als Unterstützung 
für Verwaltungstätigkeiten hat sich als sehr erfolgreich und effektiv erwiesen, da diese 
Arbeiten schneller, einheitlich und rechtssicher umgesetzt werden. 
Zur Sicherung dieses Qualitätsaspektes wird vorgeschlagen, eine halbe 
Sachbearbeiterstelle (EG 9a TVöD) für den Stellenplan 2019 zu beantragen.
Im Auftrag
Schwab