Digitale Transformation - Anfrage der SPD-Fraktion: Antwort der Verwaltung
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2024/2885-01
Datum: 2024-03-05
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/5
Stadt Osnabrück 28.02.2024 
Die Oberbürgermeisterin
Referat Digitalisierung und IT
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2024/2885-01
öffentlich
Digitale Transformation - Anfrage der SPD-Fraktion: Antwort der 
Verwaltung
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Rat der Stadt Osnabrück 05.03.2024 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
Sachverhalt:
Die Verwaltung beantwortet die Fragen wie folgt:
Frage 1: Wie wird die Veränderungsbereitschaft der insbesondere älteren 
Beschäftigten unterstützt, gibt es einen oder eine Ansprechpartner*in (Coach) für 
diese Beschäftigtengruppe?
Es gibt verschiedenste Unterstützungs- & Befähigungsformate, an denen alle Beschäftigten 
teilnehmen können,. Diese Formate werden sowohl online, als auch in Präsenz angeboten. 
Z.B. Digitale Lernreise+, Digitale Café etc.. Das aktuelle Angebot „Gesund älter werden im 
Beruf“, das u.a. das Grundkonzept von Gesundheit und Lernbereitschaft thematisiert, richtet 
sich insbesondere an die Zielgruppe älterer Beschäftigter. Gerade bei den Lernreisen 
werden in einem Buddy-Prinzip zwei Personen mit einander verbunden. Hierbei wird häufig 
Alt und Jung bewusst gemischt. Einen dedizierten Ansprechpartner nur für diese 
Beschäftigungsgruppe gibt es aktuell nicht. 
Weiterhin existieren Angebote speziell für Führungskräfte wie z. B. gezielte Lerneinheiten zu 
„Sicher führen im Generationen Mix“, „Motivation von MA in schwierigen Zeiten“, die u.a. die 
Veränderungsbereitschaft auch von älteren Beschäftigten thematisieren. Zukünftig sind 
regelmäßig Fortbildungsangebote für Führungskräfte zum Thema Change im internen 
Fortbildungsprogramm geplant. Für 2024 sind dies u.a. Themen wie „Kulturwandel initiieren 
und gestalten“, „Digitaler Wandel - digital denken, analog lenken“ oder „Vielfalt im Team - 
diversitätsorientierte Führung“. Am 15. März findet ein Workshop mit den Fachbereichs- und 
Referatsleitungen zum Thema Change statt. Die bisherigen Erfahrungen sollen bewertet und 
künftige Handlungsfelder identifiziert werden. Auf dieser Grundlage sollen die Angebote 
dann weiter ausgebaut  bzw. angepasst werden. Zudem werden regelmäßig 
Quereinstiegsmöglichkeiten angeboten, die Veränderungsbereitschaft fördern und einen 
beruflichen Umstieg auch in älteren Jahren innerhalb der Stadtverwaltung ermöglichen. 2023 
bildetet dieses Thema einen Schwerpunkt im städtischen Qualifizierungsprogramm. 
Schließlich wurde das Thema Change als ein mögliches LOB-Ziel für 2024 stadtweit als eine 
Option offeriert.
Frage 2: Wird in allen Bereichen der Verwaltung das Dokumentenmanagement für 
Workflow und Archivierung genutzt oder werden noch andere File Systeme zur 
Archivierung und Bearbeitung zur Verfügung gehalten?
Das zentrale Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist grundsätzlich in der gesamten 
Verwaltung im Einsatz bzw. wird flächendeckend zur Nutzung zur Verfügung gestellt. 
Vereinzelt sind separate DMS-Lösungen in Fachverfahren integriert (z.B. Bürgeramt mit 
OK.EWO), in welchen die Dokumente digital vorgehalten werden.
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Parallel hierzu existieren noch Dateiserververzeichnisse, welche für Daten bereitgestellt sind, 
die aus technischen Gründen nicht im DMS abzulegen sind (z.B. Video- und Geodaten). Mit 
Einführung der Microsoft 365-Dienste wurden zusätzliche Speichermöglichkeiten und 
Workflow-Funktionalitäten bereitgestellt, die allerdings nicht zur Speicherung von 
aktenrelevante Dokumenten vorgesehen sind.
Die Dienststellen sind mittels einer DMS-Dienstanweisung seit 2015 angewiesen. Alle 
aktenrelevante Dokumente im DMS zu speichern.
Frage 3: Welche der definierten Bestandsakten, wie z. B. Bauakten, Grundstücksakten, 
Personalakten oder Jugendhilfeakten stehen in vollem Umfang digital zur Verfügung, 
welche Bestandsakten müssen noch digitalisiert werden und falls ja in welcher
Menge/Umfang?
Bestandsakte OE digitalisiert Info
Vorbeugender 
Brandschutz
37 ja Laufende Akten ab 2015 digital, 
Altakten verbleiben in Papierform
Zweitwohnungssteuer FB20 ja
Grundbesitzabgaben FB20 ja seit 2014 digital
Hundesteuer FB20 ja
Jagdsteuer FB20 ja
Vollstreckungswesen FB20 ja Laufende Akten seit 2016 digital, 
Altakten in Papierform
Vergnügungssteuer FB20 ja
Zwangsversteigerung/
Insolvenzen
FB20 ja Laufende Akten seit 2019 digital, 
Altakten in Papierform
Grundstücksakte FB20/EB23 ja Altakten verbleiben in Papierform und 
sind dauerhaft aufzubewahren
Rechtsakten FB30 ja Laufende Akten seit 2015 digital, 
davor verbleiben Papierakten
Ausländerakten FB32 ja
Einwohnermeldewesen FB32 ja
Führerscheinwesen FB32 ja
KFZ-Akte FB32 ja
Ordnungswidrigkeiten FB32 ja
Verkehrslenkung FB32 ja
Schulpflichtverletzungen FB40 ja
Betreuungsakte FB50 ja
Unterhaltsvorschuss FB51 ja Altakten verbleiben in Papierform
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Beistandsschaftakte FB51 ja Altakten verbleiben in Papierform
Betreuungs- und 
Unterstützungsakte
FB51 ja Altakten verbleiben in Papierform
Jugendgerichtshilfeakte FB51 ja Altakten verbleiben in Papierform
Vormundschaftakte FB51 ja Altakten verbleiben in Papierform
Gewerbesteuer FB20 nein Die Gewerbesteuerakten wurden 
noch nicht digitalisiert, weil zu dem 
genannten Zeitpunkt bereits fest 
stand, dass das 
Veranlagungsprogramm der 
Gewerbesteuern umgestellt werden 
musste und die Kosten für die D3-
Anbindung an die 
Veranlagungssoftware nicht doppelt 
ausgegeben werden sollten. Die 
Umstellung des 
Veranlagungsprogramms von KMV 
auf KMSTA hat sich deutlich 
verzögert. Als letzte Abgabe wurde 
die Gewerbesteuer auf das neue 
Programm im Jahr 2023 umgestellt. 
Aufgrund zahlreicher weiter Themen, 
die aktuell zu bearbeiten sind, wie die 
Nachveranlagung der Nachzahlungs- 
und Erstattungszinsen zur 
Gewerbesteuer, die 
Grundsteuerreform und die digitalen 
Grund- und Gewerbesteuerbescheide 
kommt eine Umstellung auch aktuell 
nicht in Betracht.
Voraussichtlich wird der digitale 
Gewerbesteuerbescheid 2025 
eingeführt und steht dann im Elster-
Programm zur Verfügung.
Frühestens im Jahr 2027 kann mit der 
Erstellung einer digitalen 
Gewerbesteuerakte begonnen 
werden.
Gewerbeanmeldung FB32 nein Die Umsetzung erfolgt mit 
Produktivstart eines neuen 
Fachverfahrens, voraussichtlich zum 
01.01.2025
Wohngeldakte FB50 nein Digitalisierung in 2024 geplant, 
Altakten verbleiben in Papierform
Elterngeldverfahren FB51 nein Die Digitalisierung der Akten sowie 
des Prozesses sind als Kombi-Projekt 
geplant. Die Umsetzung der 
Aktendigitalisierung ist beim 
Softwaredienstleister in zeitlichem 
Verzug, die Digitalisierung des 
Prozesses der Elterngeldbeantragung 
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beim Land Bremen (ist dort im 
Rahmen der EfA Einer-für-alle-
Zuständigkeiten). Fortsetzung in 2024 
ist zumindest hinsichtlich der 
Digitalisierung der Akten geplant.
Sozialdienstakte FB51 nein Umsetzung 2024 geplant, Altakten 
verbleiben in Papierform
Bau Hausakten FB61 nein Ausschreibung zur Digitalisierung von 
40.000 Akten läuft
Bau Statikakten FB61 nein Ausschreibung zur Digitalisierung von 
7.000 Akten läuft
Bauleit- und 
Verkehrsplanung
FB61 nein Seit Einführung von d3 werden keine 
weiteren Aktenbestände mit 
nennenswertem Umfang weitergeführt 
oder neu aufgebaut. Zum ganz 
überwiegenden Teil werden die Daten 
digital bearbeitet und abgespeichert. 
Die vorhandenen Papierdokumente 
wurden zwischenzeitlich 
durchgeschaut und es erfolgte eine 
Klärung, was hiervon dauerhaft 
gesichert und archiviert werden muss. 
Es ist vorgesehen, in der nächsten 
Zeit nicht mehr benötigte 
Papierunterlagen zu entsorgen, die 
verbleibenden Bestände werden 
entweder in der vorliegenden Form 
archiviert oder auch einer 
Digitalisierung zugeführt.
ca. 1.700 Hängeregister + 4.200 
Aktenordner
Vertragsakten alle teilweise Nicht durch alle Dienststellen genutzt
Personalakten FB10 teilweise Neueinstellungen ab 2014 digital, 
davor in Papierform (Menge nicht 
ermittelbar)
Waffenakte FB32 teilweise 1.000 Akten in Papierform, die bei 
Bearbeitung digitalisiert werden
Sozialakte FB50 teilweise SGBXII und Flüchtlinge noch 
Papierakten
Kita-Akte FB51 teilweise in Umsetzung, Abschluss 
voraussichtlich in 2024
Straßenakte FB62 teilweise Altakten und verschiedene 
Dokumente verbleiben in Papierform
Friedhofsakte OSB teilweise Akten werden nicht im DMS abgelegt, 
sondern auf Dateiserver. Altakten 
werden sporadisch digitalisiert.
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Gez. Tobias Fänger
Anlage/n: