Stadtweite Einführung einer Alarmierungssoftware
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2022/1575
Datum: 2022-12-02
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/6
Stadt Osnabrück 25.11.2022 
Vorstand für Soziales, Bürgerservice und Personal
Fachbereich Personal und Organisation
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2022/1575
öffentlich
Stadtweite Einführung einer Alarmierungssoftware
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Verwaltungsausschuss 06.12.2022 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 06.12.2022 Ö Entscheidung
Beschluss:
1. Es wird eine Alarmierungssoftware stadtweit in allen Fachbereichen, Ämtern, Referaten 
und Eigenbetrieben eingeführt und grundsätzlich auf allen städt. Endgeräten (Desktop-
PC, Laptop, etc.) als Standardsoftware installiert.
2. Die Entscheidung darüber, wie viele Softwarelizenzen pro dezentraler 
Verwaltungseinheit zu beschaffen sind, obliegt den Fachbereichen, Ämtern, Referaten 
und Eigenbetrieben.
3. Das Referat Digitalisierung und IT (15) beschafft nach Abfrage unter den 
Fachbereichen, Ämtern, Referaten und Eigenbetriebe die erforderliche Anzahl von 
Softwarelizenzen und verrechnet die anfallenden Finanzmittel mit den Dienststellen über 
die internen Servicekosten. 
A. Finanzielle Auswirkungen: 
X Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
(ohne Folgekosten)
Finanzhaushalt/
Investitionsprogramm
Erträge/Einzahlungen (+) € €
Aufwendungen/Auszahlungen (-) bis zu 70.000,00 € €
Summe bis zu 70.000,00 € €
Folgekosten (jährlich) bis zu 15.000,00 €
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf das Jahr 2023 
(Anschaffungskosten), die Folgekosten auf die nachfolgenden Jahre.
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant:
 Ja (ggf. mit Deckung innerhalb des eigenen Budgets – s. u.)
X  Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden *
 Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-/überplanmäßig bereitgestellt
 werden (Deckungsposition s. u.).
 Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
 das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
* Einmalige Anschaffungskosten für Lizenzen i. H. v. 65.000,00 €
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- Kostenart 42220000 Erwerb geringw. Vermögensgegenstände
- Auftrag L150040 Applikationsmanagement
Jährliche Wartungskosten i. H. v. 11.000,00 €
- Kostenart 44310900 Datenverarbeitung
- Auftrag L150040 Applikationsmanagement
Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt)
Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag
€
 €
 
B. Personelle Auswirkungen:  nein
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen:  keine
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
 positiv
 negativ
X  keine
E. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: Es wird keine Alarmierungssoftware bei 
der Stadt Osnabrück eingeführt.
F. Beteiligte Stellen: Referat für Digitalisierung und IT, Fachbereich Finanzen und 
Controlling.
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Arbeitsprozesse optimieren
Sachverhalt:
1. Ausgangssituation: Notwendigkeit eines städtischen Sicherheitskonzeptes
Knapp jeder vierte Beschäftigte im öffentlichen Dienst hat bereits Gewalterfahrungen 
gemacht. Das geht aus einer Studie hervor, die Bundesinnenministerin Nancy Faeser in 
Berlin vorstellte.1 Danach gaben 23 Prozent der Beschäftigten an, bereits Gewalterfahrungen 
gemacht zu haben, zwölf Prozent berichteten sogar von mehreren Vorfällen innerhalb eines 
Jahres.
Ein umfassender Schutz gegen alle denkbaren Sicherheitsrisiken im öffentlichen Dienst 
generell sowie im Speziellen bei der Arbeit der Stadtverwaltung ist nicht möglich. 
Andererseits kann den verschiedenen Gefahren in zahlreichen Fällen durch vorab 
festgelegte Rahmenbedingungen sowie durch sachgerechtes Verhalten der Führungskräfte 
und Mitarbeitenden wirksam begegnet werden. 
Von zentraler Bedeutung ist dabei ein Sicherheitskonzept. Dieses umfasst Verhaltensregeln 
für Notfallsituationen und zur Vermeidung von Gefahrensituationen sowie sonstige 
Regelungen im Zusammenhang mit Schutzmaßnahmen für den Schutz und die Sicherheit 
der Beschäftigten und der Besucherinnen und Besucher bzw. Bürgerinnen und Bürger.
1 Deutsches Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung (2022): Gewalt gegen Beschäftigte im 
öffentlichen Dienst, online unter https://www.foev-
speyer.de/fileadmin/Foev/Veranstaltungen/Gewalt_oeD_Zusammenfassung.pdf 
Zu ähnlichen Ergebnissen kommt auch eine Studie des Deutschen Beamtenbundes (dbb) aus dem 
Jahr 2020, online unter https://www.dbb-hessen.de/aktuelles/news/dbb-landesvorsitzender-heini-
schmitt-haben-noch-einen-langen-weg-vor-uns/ 
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Ein stadtweit einheitliches Sicherheitskonzept gibt es derzeit bei der Stadt Osnabrück nicht. 
Das Thema „Sicherheitskonzept“ wurde bereits in der Vergangenheit in der Stadtverwaltung 
unter Beteiligung des Fachdienstes 10-1 bearbeitet. Zur Orientierung diente dabei vor allem 
das Sicherheitskonzept des Jobcenters Osnabrück. Dieses beinhaltet - zum Schutz und der 
Sicherheit der Beschäftigten, der Kund/innen und Bürger/innen - detaillierte Regelungen und 
Verhaltensempfehlungen zur Vermeidung von Gefahrensituation und im Notfall.   
Mit Ausbruch der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 stand für die Stadtverwaltung die 
Eindämmung der Pandemie im Vordergrund, sodass die Arbeit zum Sicherheitskonzept nicht 
fortgesetzt werden konnte. 
Mit dem Wegfall der meisten Corona-Schutzmaßnahmen Mitte März 2022 wurde die Arbeit 
am Sicherheitskonzept umgehend wiederaufgenommen. Eine erneute Sichtung des 
Sicherheitskonzeptes des Jobcenters Osnabrück machte deutlich, dass insbesondere dem 
Thema „Umgang mit dem Kunden der Verwaltung“ eine große Bedeutung zu kommt. Vor 
diesem Hintergrund wurde sich für die Einrichtung einer Arbeitsgruppe zum Thema 
Sicherheitskonzept unter Beteiligung der Fachbereiche 32, 50 und 51 entschieden, da sich 
diese Bereiche durch einen intensiven Publikumsverkehr und Kunden- bzw. Bürgerkontakt 
auszeichnen.
Das Interesse der Vertreter aus den beteiligten Fachbereichen an dem Thema sowie der 
Arbeitsgruppe war groß. Begrüßt wurde zudem, dass sich der Fachbereich Personal und 
Organisation dieser Aufgabenstellung annimmt. Alle Teilnehmer betonten zudem die 
Notwendigkeit eines stadtweiten Sicherheitskonzeptes. 
2. Ansatzpunkte zur Etablierung eines städtischen Sicherheitskonzepts
Im Zuge der Arbeit der eingereichten Arbeitsgruppe wurden mögliche Schwerpunkte für ein 
städtisches Sicherheitskonzept identifiziert. Deutlich wurde dabei, dass das 
Sicherheitskonzept des Jobcenters nicht eins zu eins für die Stadtverwaltung übernommen 
werden kann. Vielmehr bedarf es einer inhaltlichen Anpassung und Ergänzung, u.a. 
aufgrund der dezentralen Organisationsstruktur und räumlichen Verteilung der 
Stadtverwaltung im Stadtgebiet.
Als mögliche Ansatzpunkte für ein städtisches Sicherheitskonzept wurden von der 
Arbeitsgruppe die nachfolgenden Punkte identifiziert:
2.1 Informations- und Unterweisungspflichten
a. Ausgangspunkt für ein Sicherheitskonzept bei der Stadt Osnabrück könnte eine 
Grundsatzerklärung gegen Gewalt sein. Als Vorlage hierfür kann die „Grundsatzerklärung 
gegen Gewalt“ aus dem Sicherheitskonzept des Jobcenter Osnabrück dienen.
b. Erarbeitung einer Checkliste zur Einweisung von neuen Mitarbeitenden (Ansätze für eine 
solche Checkliste liegen im FB 50 bereits vor) 
c. Im Zuge der Einweisung von neuen Mitarbeitenden sind diese in Abhängigkeit der 
konkreten Arbeitsplatzsituation auf die verschiedenen bestehenden Vorschriften im Rahmen 
einer Unterweisung hinzuweisen. Notwendige Unterweisungen für Mitarbeitende der 
Stadtverwaltung sind u.a.:
- Bildschirmarbeitsplatz
- Brandschutz
- Erste Hilfe
- Außendienst
- Überfallprävention
- Gefahrstoffverordnung
- Jugendschutz
- Schwangerschaft
- allgemeine Unterweisung nach ArbSchG
- Unterweisung nach §4 Abs. 1 DGUV
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Zu prüfen ist in diesem Kontext, ob eine Unterweisung auch z.B. in digitaler Form (Videos) 
möglich ist. Diese könnten den Mitarbeitenden z.B. zentral über das Intranet zur Verfügung 
gestellt werden. Durch die Führungskraft ist sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden 
Gelegenheit erhalten die Unterweisung in digitaler Form zur Kenntnis zu nehmen und dieses 
ggf. schriftlich zu bestätigen.
d. Festsetzung von stadtweit verbindlichen Meldepflichten/ Meldeketten bei bestimmten 
Vorfällen (z.B. Übergriffen durch Bürger/innen, Kunden/innen auf MA). Sinnvoll erscheint in 
diesem Kontext auch die Einrichtung eines zentralen Funktionspostfaches für Meldung mit 
verwaltungsweiter Bedeutung (z.B. Amok-Lage, Brand, Extremwetterereignisse, etc.)
(Anmerkung: Das Sicherheitskonzept des Jobcenters bietet hier bereits einen guten 
strukturierten Ansatz zur Dokumentation und Meldung von Vorfällen an die Vorgesetzten.)
2.2 Gefährdungsbeurteilung
Insbesondere das Thema Gefährdungsbeurteilung wird von den an der Arbeitsgruppe 
beteiligten Zentralisten als wichtig angesehen, da der Umgang mit den 
Gefährdungsbeurteilungen in den verschiedenen Organisationseinheiten der 
Stadtverwaltung sehr unterschiedlich ist, es fehlt derzeit an einheitlichen Standards.  
 
Ansatzpunkte für eine Standardisierung in diesem Kontext könnten daher sein: 
a. Planung der Begehung in den verschiedenen Fachbereichen, Ämtern, Referaten und 
Eigenbetrieben. Hierfür ist eine entsprechende Jahresplanung zu aufzustellen (z.B. für 
Evakuierungsübungen).
b. Festlegung eines stadtweiten inhaltlichen Standards für verschiedene Arten von 
Gefährdungsbeurteilungen (z.B. Bildschirmarbeitsplatz, Schwangerschaft, etc.)
c. Software zur Erstellung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen. 
2.3 Ansprechpartner/innen 
Die Umsetzung des Sicherheitskonzeptes kann nicht allein durch eine zentrale Stelle 
erfolgen, vielmehr bedarf eine erfolgreiche Umsetzung des Konzeptes der Zusammenarbeit 
verschiedener Funktionen innerhalb der Stadtverwaltung. 
Grundlegend ist hierfür die Identifikation und stetige Aktualisierung der relevanten 
Ansprechpartner/innen. Diese könnten z.B. sein:
a. Arbeitssicherheitsausschuss (ASA)
b. Fachkraft für Arbeitssicherheit / dezentrale Sicherheitsbeauftragte
c. Betriebsarzt/-ärztin
d. Ersthelfer/ Brandschutzhelfer in den dezentralen Organisationseinheiten. Sicherzustellen 
bzw. zu klären sind dabei insbesondere die nachfolgenden Punkte: Schulungen, 
Auffrischungskurse, Festlegung einer Mindestzahl je Organisationseinheit/ Gebäude
  
2.4 Verhalten im Brandfall
a. Alarmierungstool (siehe unten)
b. Fluchtwege (siehe hierzu auch Punkt 2.1 Informations- und Unterweisungspflichten) 
c. Evakuierungsübungen
(Anmerkung: Ansatzpunkte zur Orientierung bietet hier etwa die Darstellung in den Punkten 
4.7/ 4.8 im Sicherheitskonzept des Jobcenters)
2.5 Gewaltandrohung/ -anwendung
Gewaltandrohung bzw. –anwendung sind heute leider Realität in der Arbeit des öffentlichen 
Dienstes wie zahlreiche Presse- und Medienberichte belegen. Auch gegenüber 
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Mitarbeitenden der Stadt Osnabrück kommt es in Ausübung ihrer dienstlichen Tätigkeiten zu 
Gewaltandrohungen und in Einzelfällen auch zu Gewaltanwendungen. 
Da die Verwaltungstätigkeit der Stadtverwaltung in einem hohen Maße durch eine Interaktion 
zwischen Personen geprägt ist, lassen sich solche Vorfälle nicht vermeiden. Vor diesem 
Hintergrund kommt insbesondere der Vorbereitung und Übung eine besondere Bedeutung 
zu um kritische Situationen im Kundenverkehr bereits möglichst frühzeitig zu erkennen. 
Folgende Ansatzpunkte könnten in diesem Kontext weiterverfolgt werden:
a. Etablierung eines regelmäßigen Angebotes zur Teilnahme an Deeskalationstrainings 
insbesondere für Mitarbeitende in publikumsintensiven Bereichen, z.B. im Rahmen der 
Einarbeitung; ergänzend könnten ggf. zusätzliche Angebote in Formen von digitalen 
Schulungen (z.B. für Auffrischungen, etc.) angeboten werden. 
b. Zur Steigerung des Sicherheitsempfindens der Beschäftigten der Stadtverwaltung trägt 
zudem die Nutzung eines Alarmierungssystems am Arbeitsplatz (z.B. Alarmierung über PC) 
bei. Bei der Stadt Osnabrück ist in Teilbereichen zu diesem Zweck das Programm Gisbo-
Alarm bereits im Einsatz (siehe hierzu auch unter Punkt 3). 
(Hinweis: Der FB 10 hat eine Umfrage unter den Nutzer der Software „Gisbo Alarm“ 
durchgeführt. Der Erfahrungsbericht findet sich in der Anlage zur Vorlage).
2.6 Gefährdung der Gesundheit
Zur Vermeidung der Gefährdung der Gesundheit im betrieblichen Kontext gibt es eine ganze 
Reihe von Dienstanweisungen / Verhaltensmaßnahmen bei der Stadt Osnabrück. Diese 
bestehen aufgrund ihrer formellen Formerfordernis neben einem zu entwickelnden 
Sicherheitskonzept, gleichwohl haben sie Auswirkungen auf die Regelungen im 
Sicherheitskonzept bzw. ergänzen dieses in speziellen Teilaspekten. Wichtig ist in diesem 
Zusammenhang daher, dass die für das Sicherheitskonzept relevanten Dienstanweisungen 
identifiziert und bei Bedarf aktualisiert und angepasst werden. 
Die nachfolgenden Dienstanweisungen sind im Zuge der Erarbeitung eines 
Sicherheitskonzeptes zu berücksichtigen: 
a. Dienstanweisung gegen sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz
b. Dienstanweisung Arbeits- und Gesundheitsschutz
c. Dienstanweisung psychosoziale Belastung
d. Dienstanweisung für Hausmeister der Verwaltungsgebäude der Stadt Osnabrück 
(Erste-Hilfe-Kästen/ Unfallbuch)
3. Quick-win Ziel: Stadtweites Alarmierungssystem
Die Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung sind zunehmend einer steigenden Zahl von 
Übergriffen und Bedrohungen ausgesetzt. Die Erscheinungsformen von Gewalt decken ein 
großes Spektrum ab: Von Beschimpfungen, Anschreien und Beleidigungen über das Werfen 
von Gegenständen und Randalieren bis hin zu Gewaltszenarien oder Bombendrohungen, 
die das Eingreifen spezialisierter Polizeieinheiten voraussetzen.
Vor diesem Hintergrund wurde als ein mögliches Quick-win Ziel die stadtweite Etablierung 
der einer Alarmierungssoftware identifiziert. 
Eine Alarmierungssoftware kann z.B. eingesetzt werden für:
- Die stille Alarmierung von Kolleg/innen im Falle eines (tätigen) Übergriffs durch 
Besucher/innen oder Kund/innen,
- zur Meldung eines sich entwickelnden Brandes,
- um Evakuierungen eines Gebäudes im Notfall einzuleiten,
- um Ersthelfer im Falle eines medizinischen Notfalls herbeizurufen, 
- einen tätigen Angriff (u.a. Amok) zu melden oder
- um Informationen (z.B. Warnung vor extrem Wetterlagen) zu versenden.  
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(Hinweis: Bislang nutzen Teile der Stadtverwaltung (Fachbereiche 50, 51) hierfür eine von 
Verwaltungsmitarbeitern selbst entwickelte Software-Lösung. Diese Softwarelösung stößt 
jedoch an ihre technischen Grenzen, da der Pflege- und Betreuungsaufwand für die 
Software zukünftig nicht mehr sicherzustellen ist. Zudem ist die Funktionalität des 
bestehenden Systems eingeschränkt, so ist etwa eine Differenzierung in der Alarmierung 
(z.B. Feuer, Amok, Erste Hilfe) nicht möglich. Die weitere Nutzung der Software scheidet 
daher aus und es bedarf einer Ersatzbeschaffung, um auch zukünftig in den betroffenen 
Bereichen eine Alarmierungsmöglichkeit für die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung 
gewährleisten zu können. 
Zudem findet in den Bereichen 010, 12 und 13 zumindest in Teilen die Softwarelösung 
„Gisbo-Alarm“ Anwendung (s.o.)). 
4. Finanzielle Auswirkungen
Die Kosten für die Einführung einer Alarmierungssoftware sind abhängig vom Umfang der 
Softwarenutzung. Grundlage für die Berechnung stellen die Kosten je Lizenz dar.
Weitere Kosten würden zudem bei der Verwendung von alternativen Auslösern (USB Button, 
Funktaster, App/ Bluetooth Button, etc.) anfallen.
5. Personelle Auswirkungen
Der FB 10 wird zur Frage der Umsetzung eines Sicherheitskonzeptes im Rahmen der  
Weiterentwicklung auch einen Vorschlag zur personellen Umsetzung unterbreiten.
Gez. 
Klesse