Anstehender Systemwechsel der Finanzsoftware (SAP) auf SAP-S/4 HANA
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2021/0260
Datum: 2022-01-14
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/8
Stadt Osnabrück 20.12.2021 
Vorstand für Finanzen, Infrastruktur und Beteiligungen
Fachbereich Finanzen und Controlling
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2021/0260
öffentlich
Anstehender Systemwechsel der Finanzsoftware (SAP) auf SAP-S/4 
HANA
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 25.01.2022 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 08.02.2022 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 08.02.2022 Ö Entscheidung
Beschluss:
1. Die Verwaltung wird beauftragt, einen entsprechenden Projektauftrag zum anstehenden 
Systemwechsel auf SAP-S/4 HANA zu formulieren und ein entsprechendes Projekt nebst 
den erforderlichen Projektstrukturen gem. den Richtlinien zum Projektmanagement der 
Stadt Osnabrück einzurichten. 
2. Die hierfür erforderlichen finanziellen und personellen Ressourcen werden bereitgestellt. 
Die benötigten finanziellen Mittel werden im Rahmen des 
Haushaltsaufstellungsverfahrens 2023ff. berücksichtigt.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja Siehe Punkt „Kosten“
B. Personelle Auswirkungen: 
Nach derzeitigem Planungsstand sind zeitlich befristet zwei zusätzliche Vollzeitstellen (2 
VZÄ) für das Projektteam erforderlich.
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: keine
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
positiv
negativ
x keine
E. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag:  die DL wird vollständig extern eingekauft.
F. Beteiligte Stellen: keine
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Arbeitsprozesse optimieren
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Sachverhalt 
1. Anstehender Systemwechsel für alle SAP-Kunden
 
Die SAP begegnet der Herausforderung der Digitalisierung (Internet of Things [IoT], Big Data 
etc.) mit einer neuen Datenbanktechnik (In-Memory-Datenbanken). Für die Kunden der SAP 
bedeutet dies, dass ihr bisher genutztes SAP-Finanzverfahren auf Basis herkömmlicher 
Datenbanken (SQL- oder Oracle- Datenbanken) auf die neue HANA-Datenbanktechnik 
umgestellt werden müssen. Für die bisher genutzten SAP-Finanzsystem hat die SAP im Jahr 
2020 eine Wartungsverlängerung bis zum 31.12.2027 zugesagt. Anschließend wird es für 
die bestehenden SAP-Finanzsysteme keine Updates mehr geben und keinen Support. Die 
Systeme können zwar über den o. g. Zeitraum hinaus genutzt werden - dies jedoch nur auf 
eigenes Risiko. Aufgrund der zunehmenden Bedrohung durch IT-Angriffe etc. wird dies 
sowohl von der Verwaltung selbst, als auch von den IT-Dienstleistern (Komm.ONE und Itebo 
GmbH) nicht empfohlen. Daraus ergibt sich für die Stadt Osnabrück, wie auch für alle 
anderen Kunden, zwangsläufig die Notwendigkeit auf SAP- S4/HANA umzustellen, sofern 
kein genereller Finanzsoftwarewechsel erwogen wird.
 
2. Status Quo SAP-Finanzwesen bei der Stadt Osnabrück
 
Die Stadt Osnabrück greift seit 2003 auf die ERP-Software 1 SAP zur Abwicklung sämtlicher 
Haushalts- und Geschäftsprozesse zurück. SAP wurde im Jahr 2003 im Rahmen eines 
mehrjährigen Projektes bei der Verwaltung eingeführt. Im Jahr 2008/2009 erfolgte der 
Umstieg von der Kameralistik auf die Doppik (doppelte Buchführung). Der vorgenannte 
Umstieg erfolgte ebenfalls im Rahmen eines Projekts (2006-2009). Für dieses Projekt 
wurden 12,77 Stellen bereitgestellt. Im Rahmen des Umstellungsprojektes hat die 
Stadtverwaltung sich für eine dezentrale Buchhaltung (Buchhaltungskräfte bearbeiten 
dezentral in den Fachbereichen Buchhaltungsaufgaben) ausgesprochen, die bis heute 
Bestand hat.
 
Das SAP-System der Stadt Osnabrück verfügt derzeit über fünf genutzte Module (FI, FI-AA 
PSCD, PSM, CO/PS) sowie ein großes Add-On (KM/St/A) 2. Zur Abwicklung der 
kommunalrechtlichen Anforderungen nutzt die Stadt den Kommunalmaster Finanzen der 
Komm.ONE aus Baden-Württemberg. Bis dato wurden 201 Eigenentwicklungen im System 
integriert. Insgesamt werden 90 Schnittstellen zum SAP betreut und jährlich werden im 
System 1,6 Mio. Belege erzeugt. Zudem werden derzeit ca. 280 SAP Endanwender (SAP-
User) betreut. Mit der Itebo GmbH und der Komm.ONE bestehen Service-Level-Agreements 
(SLA) zum Serverbetrieb und zum erweiterten Anwendungssupport. Mit der Stadtwerke 
Osnabrück AG (SWO AG) besteht ein gemeinsamer SAP-Lizenzvertrag. Die 
Budgetbelastung für den Kernhaushalt beträgt rd. TEUR 570 p. a. (Wartung und Betrieb). 
Die vorgenannten Kennzahlen machen deutlich, dass die Fragestellung eines generellen 
Systemwechsels (nicht SAP) erhebliche Auswirkungen auf die gesamte Stadtverwaltung 
hätte. Aus Sicht der Finanzverwaltung stünde der nötige Umstellungsaufwand nicht in einem 
angemessenen Verhältnis zu den Möglichkeiten einer neuen Finanzsoftware.
  
3. Umsetzungsstrategie zur technischen Umsetzung auf SAP S/4 HANA
Die Stadt steht demnach vor der Herausforderung mit ihren Systempartnern, der Itebo 
GmbH (SAP-Server-Hosting) und der Komm.ONE (Bereitstellung des genutzten 
Kommunalmasters Finanzen), die Umstellung bis zum Supportende 2027 vorzubereiten und 
umzusetzen. Technisch betrachtet stehen hierfür unterschiedliche Umsetzungsszenarien zur 
Verfügung.3 Ein erster Workshop-Termin zur Ermittlung der passenden Umsetzungsstrategie 
1 ERP= Enterprise-Ressource-Planning. 
2 FI: Finanzwesen FI-AA: Anlagenwirtschaft; PSCD: Kassen- und Einnahmemodul; PSM: Public Sector 
Management – Finanzrechnung; CO: Controlling; PS: Projektsystem; KM-ST/A: Modul Steuern und Abgaben.
3 Greenfield / Brownfield / Bluefield - Die drei Begriffe stellen verschiedene systemseitige Umstellungsvarianten 
dar. Bei der Greenfield-Variante wird quasi auf „grüner Wiese“ das System vollständig neu aufgezogen. Bisherige 
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fand bereits am 16.09.2021 mit der Komm.ONE statt. Im Anschluss erfolgten diverse 
Review-Termine zur Erarbeitung einer Roadmap zur technischen Umsetzung mit der Itebo 
GmbH. Die Schwierigkeit an diesem Projekt liegt in der zielgenauen Planung einzelner 
Komponenten unter der Berücksichtigung gegenseitiger Abhängigkeiten sowie technischen 
Voraussetzung (bspw. müssen im Vorfeld einzelner Teilprojekte bereits der Jahresabschluss 
für das vorangegangene oder der HH-Planungsprozess für das Folgejahr durchgeführt 
worden sein). Eine weitere Schwierigkeit ist die zeitgenaue Planung des benötigten 
Personalressourcenbedarfs der beteiligten Partnern Itebo GmbH und Komm.ONE, da ein 
Großteil der Kunden der o.g. IT-Partner im Zeitraum 2025-2027 umsteigen werden.
4. Roadmap
 
Die von der Finanzverwaltung erarbeitet Roadmap stellt die erste Grobplanung des 
Projektverlaufs dar. Sie berücksichtigt bereits die gegenseitigen Abhängigkeiten sowie 
Abhängigkeiten von Dritt-Prozessen (Jahresabschluss, HH-Planung etc.). 
Die Roadmap basiert auf einer retrograden Planung. Unter der Prämisse, dass die Stadt 
2026 auf SAP-S/4 HANA umstellt, ergibt sich somit eine rückläufige Betrachtung der 
erforderlichen Prozess- und Planungsschritte. Die Zieldefinition des Jahres 2026 ergibt sich 
u. a. aus den Abhängigkeiten verschiedener Vorprojekte, die tlw. mind. ein Jahr vor 
Umstellung stattgefunden haben müssen sowie die knappen Ressourcen der zwangsweise 
beteiligten Unternehmen (Itebo GmbH sowie die Komm.ONE). Die Roadmap gibt einen 
groben Überblick über die umzusetzenden Projekte sowie begleitenden Prozessschritte und 
jeweiligen zeitlichen Abhängigkeiten. Der nächste Schritt wäre eine Detailplanung. Die 
Roadmap lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen. Diese sind:
1. Projektvorbereitungsphase
2. Systemanalyse (Status Quo) und Prüfung der Systemvoraussetzungen
3. Vorprojekte und abhängige Geschäftsprozesse 
4. Technische Umsetzung auf SAP S/4 HANA
5. nachfolgende Projekte und Geschäftsprozesse
Zu1)
In dieser Phase ist die Umsetzungsstrategie endgültig festzusetzen. Ferner wird die Phase 
geprägt sein von der Erstellung des Projektauftrages sowie der Detailplanung des Projektes 
inkl. Vorschlag zur organisatorischen Umsetzung nebst Umsetzung und 
Mitarbeiterakquirierung. Ebenfalls würde ggf. die Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie 
in diese Phase fallen (siehe Punkt 8.).
Zu 2)
In diesem Planungsschritt ist das gesamte SAP System zu analysieren und die notwendigen 
Systemvoraussetzungen zu prüfen. Der Fokus wird hier auf die vielen Fachverfahren liegen, 
die entsprechend angepasst werden müssen. Dieser Schritt kann bereits im Vorfeld des 
Projektes starten und in Teilen durch Linien-Mitarbeiter:innen/ Itebo GmbH erbracht werden.
Zu 3)
Diese Phase wird die meiste Zeit in Anspruch nehmen und beschäftigt sich mit der 
Umsetzung aller für eine technische Migration der SAP-HANA-Datenbank erforderlichen 
Vorprojekte. Diese können tlw. für sich allein projektiert und abgearbeitet werden. Dies 
verschafft der Verwaltung eine gewisse Flexibilität in der Projektbesetzung und der 
Projektumsetzung. Hier sind insbesondere die nachfolgenden Projekte zu benennen, die tlw. 
gegenseitige Abhängigkeiten besitzen:
Releasewechsel 2019.3 und Releasewechsel 2019.4/5
Umstellung auf CAMT 4 (EU-Vorgabe)
systemseitige Probleme, Stammdatendubletten oder gar das gesamte Kostenrechnungskonstrukt können von 
Grund auf neu erstellt werden. Bei der sog. „Brownfield-Variante“ erfolgt eine Datenmigration der Alt-Daten in das 
neu aufgesetzte System. Die Bluefield-Variante stellt eine inkrementelle Zwischenlösung dar.
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Umsetzung Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Archivierung bei 
Systemwechsel (Datenbereinigung vor Migration)
Optimiertes Stammdatenmodell (OSM) im PSM und CO-Bereich
Umstellung auf das Planungsmodul BCS (Budget-Control-System)
Einführung des SAP-Moduls PSCD-Ausgaben und damit Ablösung des 
Anordnungsverfahrens FI-Ausgaben für den Bereich der kreditorischen 
Auszahlungen
Ablösung des bestehenden Rechnungsworkflows (REB) durch eine SAP integrierte 
Lösung (XSuite)
Zu 4)
In der Phase 4 erfolgt die technische Migration auf die SAP-S/4 HANA nebst Vorbereitung 
der Migration, Aufbau des Systems, Datenmigration, Systemtests und Produktivstart.
Zu 5)
In der Phase 5 sind durch die Migration veranlasste, nachlaufende Geschäftsprozesse 
abzuwickeln wie bspw.: das Fehlerhandling nach Umstellung (erhöhter Supportaufwand), 
Upgrade genutzter Add-On-Module, Einführung und Tests von geänderten Prozessverläufen, 
Durchführung des Schulungskonzeptes (sofern nicht bereits in Phase 4 durchgeführt werden 
konnte) und Finalisierung des neuen SAP-Berechtigungssystems.
5. Vorüberlegungen zur Projektorganisation
Basis der Projektorganisation bildet die Umsetzung der Vorlage VO/2021/0018 
„Neuorganisation des SAP-Services und Rechnungswesendienste“. Die bisherige 
organisatorische Verortung der für einzelne Dienstleistungen im SAP zuständigen 
Mitarbeiter:innen (20-1, 20-3 und 20-6) gewährleistet keinen Parallelbetrieb zwischen 
Linienaufgaben und Projekt.
Losgelöst von der organisatorischen Neuordnung muss die Einführung von SAP-S4/HANA 
betrachtet werden. Hierbei handelt es sich um einen einmaligen und zeitlich befristeten 
Vorgang, welcher in einer Projektorganisation und gem. den städtischen Vorgaben zum 
Projektmanagement umgesetzt werden muss. Hierfür ist insofern die Bildung eines 
Projektteams notwendig. Es ist geplant, dass Mitarbeiter:innen des neuen Teams „SAP-
Services und Rechnungswesendienste“ (Umsetzung Vorlage VO/2021/0018) zeitanteilig bei 
einzelnen (Teil-) Projektphasen mitwirken. Die Mitwirkung dieses Personals ist im Übrigen 
aufgrund des bestehenden Know-Hows unabdingbar. Die Gesamtprojektleitung sowie die 
Erarbeitung der Detailplanung dieses umfangreichen Projekts kann jedoch nicht nur mit den 
vorhandenen Ressourcen umgesetzt werden. Hierfür braucht es interne (z. B. aus anderen 
Organisationseinheiten) und/oder externe Unterstützung. Insoweit wird neben dem Personal, 
welches neben den Linienaufgaben Projektaufgaben wahrnimmt, zusätzliche, befristete 
personelle Ressourcen benötigt. Diese sollten losgelöst von den „Linienaufgaben“ 
ausschließlich für die Projektarbeit abgestellt sein. Nur so kann eine erfolgsversprechende 
Umsetzung des Projekts erfolgen. 
4 CAMT steht für Cash-Management und bezeichnet das von der SEPA einheitlich definierte XML-
Datenübertragungsformat für den Austausch zwischen Banken und Kunden.
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Abbildung 1:  Zusammenspiel Linie und Projekt.
Die durch die Aneinanderreihung verschiedener Projekte bedingte Komplexität in technischer 
wie auch zeitlicher Hinsicht sowie die sehr begrenzten internen Ressourcen zum Thema 
SAP, erfordern eine agile Projektstruktur. Nachfolgend möchte die Finanzverwaltung einen 
Projektierungsvorschlag zur Umsetzung unterbreiten ohne dabei auf die formalen 
Voraussetzungen gem. Projektrichtlinie (Lenkungskreis etc.) einzugehen. 
Abbildung 2:  Projektorganisationsvorschlag. 
Aus dem Projektierungsvorschlag wird deutlich, in welchen Bereichen zusätzliche, befristete 
personelle Ressourcen benötigt werden. Die Gesamtprojektleitung sollte im Hause oder 
durch einen externen Beratungsansatz besetzt werden (Modell SWO), da geeignetes 
Personal am Markt zu akquirieren selbst für die SWO AG eine unlösbare Aufgabe darstellt. 
Für die Besetzung der nachfolgenden Funktionen (technische und kaufmännische 
Projektleitung sowie einzelne  Teilprojektleiter:innen) fehlt es an adäquaten Kräften, da nur 
bedingt Teilprojekte neben den bestehenden Linienaufgaben zu bewältigen sind. Kleinere 
Teilprojekte lassen sich sehr wohl durch die Linie durchführen. Dies bedingt jedoch zunächst 
die Umsetzung der o. g. Vorlage (Beschlussvorlage VO/2021/0018). 
Aus den Erfahrungen bisheriger Projekte geht die Finanzverwaltung davon aus, dass neben 
internen Besetzungsmöglichkeiten insgesamt 2 x Vollzeitäquivalente (VZÄ) (1 x A13/EG12; 
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1x A11/EG10) zusätzlich befristet bereitgestellt werden müssten. Dies stellt lediglich die 
Mindestausstattung dar.
Durch diese Art der Projektierung könnte die Stadt den Anforderungen an eine sachgerechte 
Projektausstattung gerecht werden. Die Beteiligung eines externen Partners hängt im 
Wesentlichen von der Integrierung der Digitalisierungsstrategie ab sowie der Möglichkeit, 
entsprechende Personalressourcen für das Projekt zu gewinnen (Modell SWO AG).
6. Synergieeffekte im Konzern
 
Nicht nur die Stadt, sondern auch städtische Gesellschaften stehen vor der gleichen 
Herausforderung der Umstellung auf SAP S/4 HANA. Abstimmungsgespräche haben hier 
bereits mit der SWO AG stattgefunden. Auch mit dem Klinikum ist bereits das Thema 
besprochen worden. Ziel der Abstimmungen ist es, Erkenntnisse und Tipps aus den 
Projektierungen und Analysen gegenseitig auszutauschen, um ggf. Synergieeffekte zu 
erzielen. Aufgrund der doch unterschiedlichen Ausprägungen der eingesetzten SAP-
Systeme, der genutzten Module, der integrierten Prozess sowie die Art der Umsetzung 
(Greenfield vs. Brownfield vs. Bluefield), besteht Einigkeit, dass ein gemeinsames 
Umsetzungsprojekt zumindest mit der SWO AG nicht zielführend ist. Bereits jetzt steht für 
die SWO AG fest, dass sie die HANA-Umstellung nutzen wird um sämtliche 
Geschäftsprozesse und bestehende Vorverfahren kritisch zu hinterfragen und sie die 
Digitalisierung möglichst vieler Geschäftsprozesse auf einer einheitlichen Softwarebasis 
(SAP) anstrebt. Da die SWO AG das hierfür benötigte Know-How weder am Markt anwerben 
kann, noch intern diese Ressourcen für die erforderliche Zeit voll zur Verfügung stehen, 
bereitet die SWO AG gerade eine Ausschreibung der Beratungsleistungen vor. 
Die Klinikum Osnabrück GmbH befindet sich noch in der internen Vorabstimmung zum o. g. 
Thema.
Projektkosten
 
Die Dauer des Projektes, einige offenen Fragen der Umsetzung sowie die Frage der 
technischen Begleitung des Projektes erschweren die Kalkulation des Gesamtprojektes. 
Folgende Kostenpositionen werden nach Auffassung der Finanzverwaltung in diesem Projekt 
voraussichtlich entstehen:
Einmalige Lizenzkosten für die Umstellung: ca. TEUR 100  
Nachlizensierung PSCD5 ca. TEUR 320 Worst-Case-Szenarioa; Abstimmung mit der 
SAP läuft
IT-Umstellungskosten Itebo GmbH: ca. TEUR 100  
IT-Umstellungskosten Komm.ONE: ca. TEUR 20  
Zusätzliche Migrationstools: ca. TEUR 10  
Ablösung Rechnungsworkflow ca. TEUR 180  
Unvorhersehbare Kosten (rd.10%) ca. TEUR 73 €  
Summe: ca. TEUR 803  
 + Interne Projektkosten: ca. TEUR 146/p.a.
1x VZÄ EG 10 und 1x VZÄ EG 12; 
voraussichtliche Personalbindung vier Jahre
 + ggf. externe Begleitung offen 
noch nicht bezifferbar, da  Projektorganisation 
noch offen 
5 PSCD = Public Sector Collection and Disbursement (genutztes Kassen- und Einnahmenmanagement-Modul im 
SAP).
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Für den Einsatz der neuen HANA-Datenbank benötigt die Stadt ein neues HANA-
Lizenzpaket der SAP. Für die sog. „Conversion“ auf die HANA-Datenbank veranschlagt die 
SAP ca. Kosten in Höhe von TEUR 100. Offen sind die Nachlizensierungskosten des PSCD-
Paketes. Je nach zukünftiger Nutzung und Useranzahl (Thema Zentralisierung des 
Rechnungswesens) fallen im Worst-Case zusätzlich ca. TEUR 320 an. Die Klärung zwischen 
der Stadt und der SAP läuft derzeit noch.
Die Itebo GmbH betreibt derzeit das SAP-System auf ihren Servern und stellt sie der Stadt 
zur Verfügung. Die technische Umsetzung wird deshalb durch die Itebo GmbH erfolgen 
müssen. Aufgrund des frühen Stadiums der Projektplanung können nur grobe 
Kostenszenarien dargestellt werden. Die Verwaltung geht zunächst von einem 
Kostenrahmen in Höhe von TEUR 100 aus. Dabei orientiert sich die Verwaltung an bereits 
durchgeführten Projekten mit der Itebo GmbH (Skalierung bisheriger Projekte).
Ein weiterer großer Kostenblock ist die Ablösung des bisherigen Rechnungsworkflows. 
Dieser wurde 2016 in der Stadt eingeführt und wird mit Umsetzung des „PSCD-Ausgaben“ 
umprogrammiert werden müssen. Die Firma Codia GmbH (jetzt neu d-evelop Public Sector 
GmbH) hat aber bereits angekündigt, dass sie dieses Produkt nicht mehr nachhaltig anbieten 
wird. Die ehemalige Codia GmbH ist diesbezüglich eine Kooperation mit der XSuite Group 
GmbH eingegangen, die den Nachfolge-Workflow (SAP-integriert) anbietet. Der neue 
Workflow erfüllt neben den gesetzlichen Anforderungen auch die Anforderungen an die 
nötige Flexibilität bei zukünftigen Digitalisierungsschritten im Rechnungswesen. Hier sind 
entsprechend des Angebots ca. TEUR 180 anzusetzen.  
Die aus Sicht der Finanzverwaltung zusätzlichen, befristeten Personalressourcen 
verursachen Kosten in Höhe von TEUR 146/p.a. (Brutto AG-Kosten). Diese Kosten bilden 
maßgeblich die internen Projektkosten ab. In Gesprächen mit der SWO hinsichtlich deren 
Projektumsetzung ist deutlich geworden, dass sie nicht ohne eine externe Begleitung 
auskommen werden. Die unter Punkt 6. beschriebene Zielsetzung der SWO führt jedoch zu 
einem Beratungsvolumen von ungefähr TEUR 1.000. 6 Bei der Kalkulation geht die SWO 
davon aus, dass auf eine Beratungsstunde ca. drei interne Stunden entfallen werden. Die 
SWO plant derzeit mit Gesamtkosten über die Projektlaufzeit in Höhe von ca. TEUR 2.400.
7. Herausforderungen im Rechnungswesen und Digitalisierungsstrategie
 
Der o. g. Zwangs-Systemwechsel auf SAP-S/4 HANA bietet neben dem technischen 
Systemwechsel die Chance, Geschäftsprozesse zukünftig auf eine andere Basis zu stellen. 
Die SWO nutzt an dieser Stelle die Möglichkeit alle vorhandenen Prozesse kritisch zu 
hinterfragen. In Bezug auf die Stadt Osnabrück sollten hierbei insbesondere nachfolgende 
Zielsetzungen und Fragen beleuchtet werden:
Welches SAP-Betriebsmodell ist für die Stadt zukünftig das geeignete System (On 
Premise7, private cloud / public cloud oder hybrid)? 
Welche weiteren Geschäftsprozesse lassen sich in SAP integrieren, um 
Systembrüche zu vermeiden?
Können Purchase-to-pay 8 Prozesse auf Basis von SAP in der Stadtverwaltung 
pilotiert werden bzw. in welchem Bereichen kann dies sinnvoll sein?
Welche Risikofaktoren sind für lfd. Prüfroutinen der Stadt geeignet und wie sind diese 
mit dem Datenschutz im Einklang zu bringen? (Compliance & Risk-Management)
Kann mit der SAP-HANA-Umstellung auch die Buchführung zentralisiert bzw. 
teilzentralisiert werden, um den zunehmenden Anforderungen an die 
Buchungsqualität, weiteren kommunalrechtlichen Vorschriften (Abgrenzung investiv 
und konsumtiv) sowie steuerlichen Vorschriften gerecht zu werden? Dies muss auch 
6 Vgl. dazu auch Wirtschaftsplan 2022ff der SWO AG, Geschäftsfeld New Business.
7 Die Software wird lokal auf dem Rechner installiert.
8 Purchase-to-pay = durchgehend elektronischer Geschäftsprozess vom Einkauf bis zur Bezahlung.
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vor dem Hintergrund der anstehenden Nachlizensierungskosten für das PSCD-Modul 
in Höhe von TEUR 320 gesehen werden (siehe Punkt 7.)
Wie können neue SAP-Tools (bspw. SAP-Analytics 9) bestehende Controlling-
Instrumente ablösen und Berichtsprozesse vereinfachen? 
Könnten Eigenbetriebe (OSB 10) ggf. weitere Gesellschaften (OBG) in die Umsetzung 
auf SAP S/4 HANA integriert werden, um so auch die Steuerungsmöglichkeiten zu 
erhöhen, Kosten für separate Finanzverfahren einzusparen und die Aufwände für 
Konzernabschlüsse deutlich zu verringern. In diese Richtung plant derzeit auch die 
SWO AG die Umsetzung der Integrierung sämtlicher Nicht-SAP-Gesellschaften in 
SAP.
 
8. Fazit
Ohne Berücksichtigung der digitalen Anforderungen an ein künftiges Rechnungswesen, ist 
die Stadt gezwungen spätestens 2027 den Wechsel auf SAP-S/4 HANA vollzogen zu haben. 
Die von der Stadt bevorzugte Umsetzungsvariante wird voraussichtlich die unter dem Punkt 
„Kosten“ genannten Größenordnungen erreichen. Alternative Umsetzungsvarianten sind 
nach Abstimmung mit den beteiligten IT-Unternehmen aller Voraussicht nach deutlich 
teurere Projekte. Für eine erfolgreiche Projektumsetzung bedarf es guter 
Rahmenbedingungen. Die Zentralisierung des vorhandenen SAP-Know-Hows und Gründung 
des Teams „SAP-Service und Rechnungswesendienste“ stellt somit eine 
Grundvoraussetzung einer erfolgreichen Projektumsetzung dar (Vorlage VO/2021/0018). Die 
im Punkt 7 dargestellten Fragestellungen zur zukünftigen Strategie im Rechnungswesen sind 
unter Beteiligung weiterer Akteure der Stadt (Referat 010 und Referat 15) der Projektierung 
voranzustellen. 
gez. Fillep gez. Hänsler
Anlage/n: Roadmap SAP S/4 HANA 
9 SAP-Analytics: Ist ein SaaS (Software as a Service) Dienstleistungstool, welches die Bereiche Planung, 
Reporting und Analysen abdeckt.
10 Bereits mit dem Projekt zum Umstieg auf das NKR (2006-2009) hat die Stadt den Bedarf gesehen, auch den 
Osnabrücker ServiceBetrieb (wie bereits der Eigenebtrieb Immobilien- und Gebäudemanagement 2010) auf SAP 
umzustellen. Mit Blick auf die Umsetzung von SAP-S/4 HANA besteht nun die einmalige Möglichkeit. 
Fachbereich Finanzen und Controlling 
Fachdienst Rechnungswesen und Sondervermögen Anlage 1
Roadmap zur Projektplanung SAP S/4 HANA
Legende jeweils eingeplante Projektzeit (in Monatsphasen)
abhängige Geschäftsprozesse (in Monatsphasen)
Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Phasen verantwortliche Org.-Einheit Beschreibung
Abstimmgespräche 20-1 und 20-6 zur weiteren Vorgehensweise 
Umsetzung Organisationsänderung im FD 20-6 (SAP-
Kompetenzcenter); siehe hierzu Vorlage VO/2021/0018
Workshop Komm.ONE
bereits umgesetzt
Review Workshop Komm.ONE mit 20-1, 20-6 und Itebo GmbH
bereits umgesetzt
Klärung  noch offener Fragen
Entscheidung über die Umsetzungsvariante (Greenfield vs. Brownfield 
vs. Bluefield) bereits umgesetzt
Erstellung Roadmap - Grobkonzept für die Stadt Osnabrück bereits umgesetzt
Erarbeitung Vorlage SAP HANA für Beschluss PK 15.12.2021 bereits umgesetzt
Erstellung Beschlussvorlage FA 25.01.2022
20-6 möglicher Ratsbeschluss über Projekt SAP - S/4 HANA
20-6 Digitalisierungsstrategie RW ggf. Beratungsbedarf Extern (dann 
Ausschreibung etc.)
20-6 Erarbeitung eines Projektauftrages inkl. Projektfeingliederung
20-6 Zusammenstellung Projektteam ggf. Ausschreibung Stellen 
20-1/20-6 Analyse Vertragsdesign SWO / OS und Itebo / OS und Abstimmung 
über weiteres Vorgehen
20-6
Zeitschiene Komm.ONE Umstellung auf S4/HANA
20-6 Anpassung Vertrag SAP - Abstimmung, Analyse und Zeitschiene 
Umstellung
20-6 Prüfung Ausschreibung und DL-Vertrag Itebo zwecks Begleitung SAP-
HANA Umstellung
20-6 Projektstart SAP S/4 HANA
Analyse SAP-System
SAP Unicode-Umstellung bereits umgesetzt
Analyse Systemlandschaft einschließlich Vorverfahren
Analyse Datenstrukturen (systemseitig - GP, VGs, Struktur der 
weiteren Bestandsdaten) 
Analyse Eigenentwicklungen (sog. Z-Programme)
Analyse Schnittstellenformate: KOAS wird ersetzt durch SABU - 
Welche Schnittstellen mit welchen Schnittstellenformaten
Analyse abgängige Module und angeschlossene Vorsystem (bspw. 
PM-OWI)
derzeit sog. Teilkasse; Umstellung auf Vollkasse
Sonstige SAP-Ausprägungen, bspw. Nachfolgenutzung LSMW
neues Produkt der SAP (LTMC?)
Releasewechsel 2019.3
Releasewechsel 2019.4 oder 2019.5
Datenbereinigung / Archivierung und Umsetzung DSGVO
Bereinigung Geschäftspartner 
Bereinigung Stammdaten 
Archivierungsprojekt 
Umsetzung Vorgaben DSGVO
Umsetzung und Einführung KM-St/A (GBA)
Umsetzung und Einführung KM-St/A (Gewerbesteuer)
20-6 Umsetzung Schnittstellen Anpassungen (alle vorhandenen 
Schnittstellen) in Abstimmung mit Vorsystemanbieter
20-6 Technische Umsetzung §2b UStG (Customizing) - Transporte 
Komm.ONE abwarten
20-6 Schulungen §2 b UStG
20-1 Optimiertes Stammdatenmodell (OSM)
Umsetzung PM-OWI zur Vollkasse 
rechtliche Deadline des DKW Regelwerks für Kontoinformationen auf 
Basis von MT940 (ELKO); ab 11.2025 nur noch CAMT
CAMT (Umstieg von ELKO)
20-6 Finalisierung der Neumodellierung SAP-Berechtigungswesen
20-1 Planung Doppelhaushalt 2026/2027 Auf Basis BTC
20-6
Jahresabschluss 2025 Muss vor Umstieg erfolgt sein
RPA Prüfung JA 2025
Prüfung muss vor Umstieg abgeschlossen 
sein
20-6 Vorbereitung Umstellung PSCD-Ausgaben 
Technische Umstellung auf PSCD-Ausgaben
Umstellung Fachverfahren auf PSCD
KidiCap
Friedhofswesen
Kita-Nordholz
Enaio New System (EB 23)
Erstellung Schulungskonzept PSCD, Änderungen Handbücher und 
bisherige Fortbildungsunterlagen SAP
Vertragsabstimmung Xsuite und technische Anamnese 
Projektvorbereitung Xsuite
Workshop Xsuite
Einführung Xsuite 
Schulungen/ Schulungskonzept Xsuite / Key-User
Endanwenderschulung
Konvertierung Xsuite auf SAP HANA
PSM-BCS  Budget Control System (ehem. PSM-KB - klassische 
Budgetierung)
mind. 1 Jahr vor HANA und nur zum JA
Umsetzung Planungsmanager 2.0
Prüfung neues BW-Tool von SAP (Analytics)
ggf. Einbindung OSB in SAP (offen)
Nachfolge Report Painter 
Technische Umsetzung neues Hauptbuch (New GL)
20-6/ Itebo GmbH
Phase 3: Vorprojekte und abhängige Geschäftsprozesse
20-3
20-2/ Itebo GmbH
20-6/Itebo GmbH
20-6
20-1/20-6
Bemerkung
Phase 2: Systemanalyse & Prüfung Systemvoraussetzungen
Prozessschritte 2021 2022 2025
20-6/Itebo GmbH
2023 2024
20-1/20-6
Phase 1: Projektvorbereitung 
2026 Beteiligte Status
Fachbereich Finanzen und Controlling 
Fachdienst Rechnungswesen und Sondervermögen Anlage 1
Roadmap zur Projektplanung SAP S/4 HANA
Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz. Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
BemerkungProzessschritte 2021 2022 2025 2023 2024 2026 Beteiligte Status
Umsetzung neue Anlagenbuchhaltung (FI-AA GL) 
Testszenarien bezüglich Hauptbuch und neue Anlagenbuchhaltung
Umstieg auf SAP S/4 HANA
Vorbereitung und Planung der Konversion auf SAP-HANA, sofern im 
Vorfeld nicht bereits geprüft
Systeme und Mandanten aufbauen und einrichten
 - Aufbau Systemumgebung S/4 HANA (Absprung-Release: KM2019.4)
 - Einspielen Template KM Finanzen
 - Individuelle Entwicklungen anpassen
 - Individuelles Customizing einrichten 
 - Optimiertes Stammdatenmodell aufbauen
 - Re Design der Geschäftsprozesse anhand Master Prozessen
 - Berechtigungen an S/4HANA anpassen
Produktivstart vorbereiten
 - Migrationstools festlegen und testen (z.B. Migration Cockpit) 
-  Anbindungen, Jobsteuerung, Druck, etc. neu einrichten
 - Systemtests und Testmigrationen durchführen
Produktivstart durchführen 
 - Datenmigration
 - Prüfungen und Systemfreigabe
 - Produktivsetzung
 - Eröffnungsbilanz inkl. manuell zu übernehmender Posten etc.
 - Nacharbeiten im Altsystem (insb. Jahresabschluss)
2ß0-6/Itebo Fehlerhandling nach Umstellung (erhöhter Support)
20-6 Finale Tests Xsuite (HANA-Version)
20-1 Änderung Schnittstelle FIS 
20-6/Itebo / Komm.ONEEinführung und Umsetzung von Fiori- Apps
20-6 Erstellung Schulungskonzept und Umsetzung 
20-6 Vorbereitung und Durchführung von Schulungen gem. Konzept
20-65 SAP-Berechtigungswesen anpassen
20-6 erster Jahresabschluss auf neuem System
20-6 Projektabschluss und Erstellung eines Abschlussberichts
Phase 5: Nachlaufende Projekte und GeschäftsprozessePhase 4: Technische Umsetzung SAP HANA
Itebo GmbH