Konzept zur Öffentlichkeitsarbeit und zum Schutz der Mitarbeitenden bei Krisen im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2025/4420
Datum: 2025-06-13
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

1/2 
 
Stadt Osnabrück 
Die Oberbürgermeisterin 
 
 
 
Vorlagenummer: VO/2025/4420 
Vorlageart: Mitteilungsvorlage 
Öffentlichkeitsstatus:  öffentlich 
 
Konzept zur Öffentlichkeitsarbeit und zum Schutz der Mitarbeitenden 
bei Krisen im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien 
 
Datum: 27.05.2025 
 Vorstand für Bildung, Kultur und Familie 
Federführung: Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien 
 
Beratungsfolge 
 
Gremium Datum Sitzungsart Top-Nr. 
Jugendhilfeausschuss (Kenntnisnahme) 25.06.2025 Ö  
 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er: 
 
Sachverhalt: 
  
Im Rahmen eines Projekts wurde ein neues Konzept zur Öffentlichkeitsarbeit und zum 
Schutz der Mitarbeitenden bei Krisen im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien 
erstellt (siehe Anhang). 
  
Das Konzept beschreibt notwendige Meldeketten, Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten 
für krisenhafte Situationen, wie schwere Unfälle im Kontext der Jugendarbeit, 
Jugendsozialarbeit, Kindertagesbetreuung und anderen Feldern der Kinder- und Jugendhilfe 
oder extreme Kindeswohlfälle. Das Konzept soll so dazu beitragen, dass auf eine Krise im 
Rahmen der öffentlichen Jugendhilfe kommunikativ souverän und zügig reagiert werden 
kann. Hierbei geht es explizit nur um die Öffentlichkeitsarbeit und nicht um das allgemeine 
Abarbeiten der krisenhaften Situation, diese findet außerhalb dieses Konzepts statt.  
Zum Schutz der Mitarbeitenden wurden zudem einige Verhaltensregeln im Umgang mit 
Presse und Justiz benannt.  
Das Konzept sieht auch die Information des Jugendhilfeausschusses über die krisenhafte 
Situation vor (siehe Konzept Seite 5, Schritt 4 b). 
  
Die Projektgruppe, welche von Oktober 2024 bis März 2025 an dem Konzept gearbeitet hat, 
bestand aus Leitungskräften der verschiedenen Arbeitsfelder des Fachbereichs. So wurde 
sichergestellt, dass das Konzept sowohl für Krisen im Umfeld des Sozialen Diensts, der 
städtischen Kindertagesstätten und zum Beispiel der Jugend- und Gemeinschaftszentren 
passt. Zudem war das Sachgebiet Kommunikation (Presseamt) und der Personalrat in der 
Projektgruppe beteiligt.  
  
Das Konzept wurde verwaltungsintern abgestimmt. Außerdem wurde es dem Personalrat zur 
Durchsicht vorgelegt. Zuletzt wurde das Konzept allen Teamleitungen des Fachbereichs für 
Kinder, Jugendliche und Familien vorgestellt, um mögliche Ergänzungen und Anpassungen 
aus der Praxis aufgreifen zu können.  
  
Das Konzept liegt nun in seiner Endfassung vor und soll im Juli 2025 allen Mitarbeitenden 
der Fachverwaltung zur Verfügung gestellt werden. Auch im Onboardingprozess soll das 
Konzept künftig eingebunden werden, um es allen pädagogischen Mitarbeitenden bekannt 
zu machen. 
 
2/2 
 
gez. Schlüter 
  
  
 
Anlage/n 
1 - Konzept_Öffentlichkeitsarbeit und Schutz der Mitarbeitenden bei Krisen im FB 51 
(öffentlich) 
 
 
 
[Dokumentende] 
 
1 
 
         
 
Öffentlichkeitsarbeit und Schutz der Mitarbeitenden bei Krisen im 
Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien 
 
 
1. Vorwort ........................................................................................................................... 1 
2. Krisendefinition und Grundsätze des Konzepts ............................................................. 2 
3. Grundhaltung der Verwaltung in Krisen und allgemeine Sprachregelungen ............... 2 
4. Meldeketten bei Krisen .................................................................................................. 3 
5. Kommunikationsstab ...................................................................................................... 4 
5.1 Zusammensetzung................................................................................................. 4 
5.2 Aufgaben ............................................................................................................... 4 
5.3 Moderationsleitfaden ............................................................................................ 6 
5.4 Organisatorisches .................................................................................................. 6 
6. Umgang mit den Strafbehörden .................................................................................... 6 
7. Unterstützung und Nachsorge für betroffene Mitarbeitende ...................................... 6 
8. Evaluation ....................................................................................................................... 7 
9. Anhang ............................................................................................................................ 7 
9.1    Vereinfachter Aufgabenablauf ........................................................................... 7 
9.2    Meldekette „Bottom-up“.................................................................................... 7 
9.3    Meldekette „Top-down“ ..................................................................................... 7 
9.4    Zusammensetzung des Kommunikationsstabs ................................................... 7 
9.5    Arbeitshilfe für die Kommunikation der Leitungskräfte ..................................... 7 
9.6    Moderationsleitfaden für den Kommunikationsstab ......................................... 7 
 
 
 
1. Vorwort  
Viele der Mitarbeitenden des Fachbereichs 51 arbeiten täglich mit Menschen in 
verschiedenen Lebenslagen zusammen. Sie  erfüllen die Aufsichtspflicht für Kinder , 
beraten junge Menschen in prekären Lebenssituationen oder unterstützen Familien mit 
unterschiedlichen Hilfebedarfen. Hierbei kann es zu krisenhaften Vorfällen oder 
Situationen kommen , auf die die Stadtverwaltung r eagieren muss, um einen zu 
erwartenden Vertrauensverlust in der Öffentlichkeit, aber auch gegenüber Klientel, 
Kooperationspartnern und -partnerinnen und der eigenen Mitarbeitendenschaft zu 
minimieren. 
Das vorliegende Konzept soll die Grundhaltung der Stadt verwaltung im Krisenfall , 
notwendige Verfahrensschritte sowie Meldeketten, Verantwortlichkeiten und di e 
Zusammenstellung eines Kommunikationsstabs definieren.  
Ziel des Konzepts ist der Schutz der Mitarbeitenden sowie das Minimieren des Schadens 
für Klienten und Klientinnen und der Reputation des Jugendamts. 
Ein vereinfachter Aufgabenablauf für eine schnelle Übersicht findet sich in Anhang 9.1.  
              19.03.2025 
Warum ein  
Konzept? 
2 
 
2. Krisendefinition und Grundsätze des Konzepts 
Eine Krise meint im Allgemeinen eine negativ behaftete, zeitlich begrenzte Situation, die 
mit geringer Wahrscheinlichkeit eintritt, aber poten ziell schwere Folgen nach sich zieht 
und dadurch eine sofortige Intervention verlangt. 
Das vorliegende Konzept bezieht sich im Speziellen auf krisenhafte Vorfälle, die… 
…in Einrichtungen des Fachbereichs für Kinder,  Jugendliche und Familien (zum 
Beispiel städtische Kita oder städtisches Gemeinschaftszentrum) passieren.                                      
Auch, wenn die betroffene Mitarbeiterin, der betroffene Mitarbeiter selbst bei 
einem freien Träger beschäftigt ist (zum Beispiel bei einem trägerübergreifenden 
Team eines Jugendtreffs oder bei extern begleiteten Kursen/Workshops).1                      
…im Rahmen der ambulanten Hilfen zur Erziehung, die durch den Fachbereich 51 
installiert wurden, passieren.2                                                                                                                                                                                   
…im Rahmen einer Unterbringung ohne Betriebserlaubnis stattfinden, bei der die 
Stadt Osnabrüc k in der Verantwortung ist (zum Beispiel  Kindertagespflege, 
Pflegefamilie, Inobhutnahme am geeigneten Ort).3  
Des Weiteren bezieht sich das Konzept auf extrem e Kindeswohlverletzungen (zum 
Beispiel schwere Körperverletzung oder Kindstötung) in vom Sozialen Dienst oder den 
Vormundschaften der Stadt Osnabrück betreuten Kinder/Jugendliche/Familien. 
Zudem können (vermeintliche) Skandale, die durch die Presse, Eltern oder andere Dritte 
aufkommen, als Krise behandelt werden.4  
 
Grundsätze  
Die hier behandelten Krisen als solche k önnen sowohl abgeschlossen (zum Beispiel  das 
Bekanntwerden eines U nfalls) als auch anhaltend (zum Beispiel  eine anhaltende 
Bedrohungslage) sein. 
Das Konzept befasst sich jedoch ausschließlich mit der Öffentlichkeits - und Pressearbeit 
nach oder während einer Krise, nicht mit der Bewältigung der Krise selbst. Besonders bei 
anhaltenden, akuten Krisen 5 kann die Fachverwaltung die Arbeit der Polizei oder der 
Rettungskräfte lediglich unterstützen.  
Grundsätzlich entscheidet das Sachgebiet Kommunikation unter fachlicher Beratun g der 
Fachbereichsleitung 51, ob ein Vorfall als Krise im Sinne des vorliegenden Konzepts 
behandelt werden soll. Die Leitfrage hierbei ist, ob ein Vertrauensverlust für den Fach -
bereich für Kinder, Jugendliche und Familien zu befürchten ist  und der Fachber eich 
Unterstützung bezüglich der Kommunikation benötigt. 
 
 
3. Grundhaltung der Verwaltung in Krisen und allgemeine Sprachregelungen  
Kommunikation über das Sachgebiet Kommunikation 
Die zentrale Sprachregelung der Stadtverwaltung ist, dass die Unte rrichtung der Medien 
(proaktiv und  auf Anfrage) grundsätzlich dem Sachgebiet Kommunikation obliegt. 
                                                           
1 Beispiel: Verschwinden eines Kindes auf einer Ferienfreizeit 
2 Beispiel: Tödlicher Unfall im Beisein der ambulanten Hilfe 
3 Beispiel: Kindesmissbrauch in einer Pflegefamilie 
4 Beispiel: Schwere Vorwürfe gegen die Arbeit des Jugendamtes 
5 Beispiel: Geiselnahme in einer Einrichtung des FB für Kinder, Jugendliche und Familien 
 
Welche Krisen            
sind gemeint? 
Wer entscheidet, 
ob eine Situation 
eine Krise ist? 
3 
 
Mitarbeitende der Stadtverwaltung dürfen ausschließlich nach Rücksprache mit dem  
Sachgebiet Kommunikation Auskünfte an die Presse geben. 
Sollte es zu einer direkten Kontaktaufnahme bei einer Mitarbeiterin / einem Mitarbeiter 
der Stadtverwaltung kommen, muss entsprechend ausschließlich auf die Zuständigkeit 
des Sachgebiets Kommunikation / Presseamt hingewiesen werden. Es ist wicht ig zu 
wissen, dass es sich hierbei zu jeder Zeit um eine  rechtssichere Aussage handelt - auch 
wenn die Presse oder betroffene Personen gegebenenfalls etwas anderes suggerieren. 
Der gezielten Presse- und Öffentlichkeitsarbeit über das Sachgebiet Kommunikation ist es 
außerdem dienlich, wenn die betroffenen Mitarbeitenden im privaten Umfeld nur mit 
ihnen eng vertrauten Personen über Details der Krise sprechen. Hierbei ist selbst -
verständlich grundsätzlich der Datenschutz zu beachten. 
Interne Transparenz und Faktensicherheit 
Die größtmögliche Transparenz innerhalb der Fachverwaltung führt im Krisenfall zu einer 
erfolgreichen Kommunikationsstrategie. Die sogenannte Salamitaktik, bei der Infor -
mationen stückweise veröffentlicht werden, sollte vermieden werden. Im Rahmen der 
Transparenz sollen daher alle relevanten Informationen, die vorliegen, zeitgleich an das 
Sachgebiet Kommunikation / den Stab weitergegeben werden. 
Auch eigene Fehler können intern kommuniziert werden. Die Fachverwaltung empfiehlt 
jedoch, dass sich Mitarbeitende, die gegebenenfalls  einen Fehler begangen haben, eine 
selbst gewählte Vertreter in oder e inen selbst  gewählten Vertreter des Personalrats 
hinzuziehen. 
Es ist wichtig zu wissen, dass das Sachgebiet Kommunikation kein „direkter Draht“ zur 
Presse ist, sondern die zur Verfügung gestellten Informationen vor Veröffentlichung 
sorgfältig filtert. 
Teil der Transparenz ist es auch zu kommunizieren, was noch nicht bekannt ist oder 
abschließend beurteilt werden kann. Faktensicherheit stellt immer die Grundlage für eine 
glaubwürdige Kommunikation mit Presse und Öffentlichkeit dar. 
Angemessene und empathische Kommunikation 
Grundsätzlich gilt, dass die Kommunikation durch das Sachgeb iet Kommunikation und 
den Stab mit Presse und Öffentlichkeit immer von Einfühlsamkeit in die krisenhafte 
Situation geleitet wird. 
Der Kommunikationsstab stellt oder klärt nicht zuerst die Schuldfrage, son dern reagiert 
angemessen auf die Tragik der Situation. 
 
 
4. Meldeketten bei Krisen 
Beim Bekanntwerden einer Krise sollen alle Beteiligten und Verantwortungsträger innen 
und  -träger umgehend informiert werden. Hierfür gibt es zwei mögliche Meldeketten, die 
in Anhang unter 9.2 und 9.3 zu finden sind: 
 
9.2 Meldekette – „Bottom-up“  
9.3 Meldekette – „Top-down“  
Keine Auskunft 
gegenüber der 
Presse 
Transparenz und 
Faktensicherheit 
Empathie 
Wer informiert 
wen? 
4 
 
5. Kommunikationsstab   
5.1 Zusammensetzung 
Wie in den Meldeketten definiert, wird nach der Einschätzung der Krisensituation durch 
das Sachgebiet Kommunikation der Kommunikationsstab einberufen. Dieser besteht aus 
den folgenden Bereichen: 
 Sachgebiet Kommunikation 
 Verwaltungsspitze 
 Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien 
 Fachbereich Recht und Datenschutz 
 Vorsitz des Personalrats Verwaltung 
 
Im Anhang 9.4 kann eine Übersicht über die Mitglieder und Rollen im Kommunikations -
stab eingesehen werden. 
 
 
5.2 Aufgaben 
Die Aufgaben des Stabs können mit den individuellen Bedarfen der jeweiligen Krisen -
situation variieren. Im Fol genden wird daher  ein allgemein gehaltener Aufgabenablauf 
skizziert, welcher im Krisenfall als Orientierungsrahmen dienen soll. Zu den hier auf -
geführten Aufgaben, die die Arbeit innerhalb des Kommunikationsstabs beschrei ben, 
kommen Aufgaben und Entscheidungen, für die der Fachbereich 51 verantwortlich ist und 
die Bewältigung der Krise betreffen.6  
Schritt 1 a)      Prüfen des Sachverhalts - Informationen von innen  
Was?  Sammeln und dokumentieren aller relevanten Informationen.   
Wer?  
  
Federführend ist hierbei die betroffene Fachdienstleitung FB 51 bzw. 
Geschäftsführung Kita (bei Krisen in einer städtischen Kita). Das Projekt-
management 51-S ist für die Dokumentation verantwortlich.  
zu beachten  Die Informationen sollen, soweit möglich, aus erster Hand und 
persönlich erfolgen.  
  
Schritt 1 b)      Prüfen des Sachverhalts - Informationen von außen  
Was?  Managen von Informationen und möglichen Gerüchten von außen. 
Wer?  
  
Federführend ist hierbei das Sachgebiet Kommunikation. Das 
Projektmanagement 51-S kann zur Dokumentation hinzugezogen 
werden.  
zu beachten  Das Sachgebiet Kommunikation ist grundsätzlich für die Kommunikation 
nach außen zuständig.  
  
Schritt 2           Interne Bewertung   
Was?  Der Stab kommt zu einer internen Bewertung bezüglich der 
Verantwortung der Krise sowie der erwarteten Resonanz von außen.  
Wer?  Für die interne Bewertung sind die Mitglieder des Stabs - jeweils in ihrer 
Fachlichkeit - zuständig.   
                                                           
6   Der Kommunikationsstab ist für die Krisenkommunikation, nicht für die Bewältigung der Krise 
zuständig. Die Bewältigung der Krise ist sehr individuell und bedarf zum Teil Entscheidungen, die 
aus der Hierarchie heraus getroffen werden müssen (zum Beispiel sofortige Schließung einer 
Einrichtung).  
Wer ist im Stab? 
Aufgaben im Stab 
5 
 
zu beachten  Bei der Frage der Verantwortung nimmt sich der Stab genügend Zeit, 
um alle Informationen mit einbeziehen zu können. Die Fachlichkeit der 
Leitungskräfte vom FB 51 in die Einschätzung einbezogen. Es wird 
darauf geachtet, dass es zu keiner Vorverurteilung kommt.   
  
Schritt 3           Finden einer Sprachregelung   
Was?  Der Stab findet auf Grundlage der internen Bewertung eine Sprach-
regelung für die weitere Kommunikation. Es wird festgelegt, was 
kommuniziert werden sollte/darf.  
Wer?  Die Sprachregelung wird von den Mitgliedern des Stabs - jeweils in ihrer 
Fachlichkeit - festgelegt.   
zu beachten  Es ist insbesondere vom FB 30 zu klären, was - auch zum Schutz der 
Mitarbeitenden und betroffenen Personen - nach außen kommuniziert 
werden darf.  
  
Schritt 4 a)      Informieren - Fachbereich 51  
Was?  Die (mittelbar betroffenen) Mitarbeitenden des Fachbereichs 51 
werden über den Krisenfall informiert.  
Wer?  Die Information der Mitarbeitenden übernimmt die FBL 51, ggf. mit der 
Verwaltungsspitze 
zu beachten  Es wird kurz über die Krise informiert, dass sich der Stab gegründet hat 
und gegebenenfalls welche unmittelbaren Folgen eintreten (zum 
Beispiel kurzfristige Schließung). Zudem wird daran erinnert, dass die 
Kommunikation mit der Presse ausschließlich über das Sachgebiet 
Kommunikation läuft. Für dieses Informationsschreiben liegt eine 
Arbeitshilfe in Anhang 9.5 vor.    
  
 
Schritt 4 b)      Informieren - JHA  
Was?  Die Ratsmitglieder des Jugendhilfeausschusses werden über den 
Krisenfall informiert.  
Wer?  Die Information der JHA-Mitglieder übernimmt FBL 51 oder V2.  
zu beachten  Es wird nur kommuniziert, was auch nach außen getragen werden wird.  
  
Schritt 4 c)      Informieren - weitere Betroffene  
Was?  Es werden weitere Betroffene, zum Beispiel von beteiligten Trägern 
informiert.  
Wer?  Die Information weiterer Betroffener übernimmt die FBL 51 oder die 
betroffenen FDL 51/GF Kita.  
zu beachten  Es wird nur kommuniziert, was auch nach außen getragen werden wird.  
  
Schritt 5          Vorbereitung der Pressemitteilung und gegebenenfalls Pressekonferenz  
Was?  Auf Grundlage der internen Bewertung und abgestimmten 
Sprachregelung wird eine Pressemitteilung vorbereitet. Gegebenenfalls 
wird zusätzlich eine Pressekonferenz vorbereitet.   
Wer?  Die Federführung in der Pressearbeit liegt beim Sachgebiet 
Kommunikation.  
zu beachten  Der Datenschutz und die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden und 
betroffenen Personen ist selbstverständlich zu beachten.  
6 
 
5.3 Moderationsleitfaden  
Für die Struktur der ersten Sitzung des Kommunikat ionsstabs wurde ein Moderations -
leitfaden entwickelt, welcher im Anhang 9.6 einsehbar ist. 
 
 
5.4 Organisatorisches 
Für die Sitzungen des Kommunikationsstabs kann kurzfristig das Büro der Fachbereichs-
leitung 51 genutzt werden. Die Vorzimmerkraft der FBL 51 kann bei der Termin -
koordination und Ähnlichem  unterstützen. Die Mitglieder des Kommunikationsstabs 
sollen ihre Notebooks und gegebenenfalls  Diensthandys nutzen, um erreichbar und 
arbeitsfähig zu sein. Ein großer Monitor und ein Flipchart stehen zur Verfügung. 
Das Projektmanagement richtet für den Krisenfall ein gemeinsames Notizbuch in 
OneNote ein, um alle Dokumentationen abzulegen. Alternati v kann ein Teams -Kanal 
erstellt werden. Im Anschluss des Krisenfalls wird die relevante Dokumentation vom 
Projektmanagement im Dokumentenmanagementsystem d3 abgelegt. 
 
 
6. Umgang mit den Strafbehörden 
Gemäß AGA Ziff. 2.2 Abs. 2 muss vor der Zusammenarbeit mit Strafbehörden immer der  
Fachbereich Recht und Datenschutz beteiligt werden , da von dort aus  eine Aussage -
genehmigung zu erteilen ist, wenn es darum geht, gegenüber Polizei, Staatsanwaltschaft 
und Gerichten eine Erklärung abzugeben /Informationen weiterzugeben. Mitarbeitende 
sollen sich nicht von den Strafbehörden unter Druck setzen lassen und unbedingt auf die 
Kontaktaufnahme zum Fachbereich Recht bestehen. In besonders eilbedürftigen Fällen 
kann von der Fachbereichsleitung Recht und  Datenschutz nach telefonischer 
Sachverhaltsschilderung über das weitere Vorgehen im jeweiligen Einzelfall, abhängig von 
der Schwere des  Delikts und den weiteren Umständen , entschieden werden . Die Büro- 
und Diensthandynummer der FBL sind im Intranet zu finden. 
Bei Befragungen als Zeugin oder Zeuge gilt also, dass zunächst der Fachbereich Recht  
kontaktiert werden muss. Sollten Mitarbeitende als Beschuldigte befragt werden, sollten 
sie zudem auf externen Rechtsbeistand bestehen.  
Grundsätzlich gilt, dass Mitarbeitende sich bei Angaben  gegenüber Polizei und Staats -
anwaltschaft nicht selbst belasten müssen, sondern schweigen dürfen.  
Die allgemein bekannten Regeln zu Datenschutz und insbesondere Sozialdatenschutz sind 
zu beachten. 
 
 
7. Unterstützung und Nachsorge für betroffene Mitarbeitende 
Neben der Bewältigung der Krise und der angemessenen Kommunikation nach außen 
spielt besonders die  Unterstützung und Nachsorge der betroffenen Mitarbeitenden für 
die Fachverwaltung eine übergeordnete Rolle.  
Grundsätzlich kann sich zu jeder Zeit Unterstützung bei einem der Personalratsmitglieder  
geholt werden. Eine Übersicht über alle relevanten Stellen und Ansprechpersonen ist dem 
Unterstützungsorganigramm im Intranet zu entnehmen.   
Zur eigenen Bewältigung der Krise und möglichen traumatischen Erlebnissen können 
weitere Informationen aus dem gesamtstädtische n und/oder bereichsspezifischen 
Sicherheitskonzept herangezogen werden. Die Sicherheitskonzepte sind im Intranet 
einsehbar. (INFO: Das Konzept ist zurzeit noch nicht final abgestimmt/veröffentlicht!) 
Wo trifft sich der 
Stab? 
Verhalten 
gegenüber der 
Polizei und StA 
Wer kann 
unterstützen? 
7 
 
8. Evaluation 
Alle Informationen zur krisenhaften Situation und der Bewältigung und Kommunikation 
werden vom Projektmanagement des Fachbereichs 51 dokumentiert und nach Abschluss 
der Krise im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Nachdem die Krise und dazu -
gehörige Kommu nikation beendet wurde, evaluiert der Kommunikationsstab unter 
Federführung des Fachbereichs 51 das Vorgehen sowie das vorliegende Konzept. Aus der 
Evaluation können weitere Maßnahmen und Grundhaltungen für das Konzept und 
kommende Krisenfälle abgeleitet werden. 
 
 
 
 
 
9. Anhang 
9.1    Vereinfachter Aufgabenablauf  
9.2    Meldekette „Bottom-up“ 
9.3    Meldekette „Top-down“ 
9.4    Zusammensetzung des Kommunikationsstabs 
9.5    Arbeitshilfe für die Kommunikation der Leitungskräfte 
9.6    Moderationsleitfaden für den Kommunikationsstab 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
Meldekette 
Kommunikationsstab 
einberufen 
Interne Bewertung & 
Sprachregelung finden 
Informationen einholen 
 Krise 
Nachsorge der 
Mitarbeitenden 
Krisenhafte Situation 
Vereinfachter Aufgabenablauf für Krisen im Fachbereich 51  
Entscheidung: 
Informationen an 
Mitarbeitende und JHA 
Pressemitteilung / -konferenz 
Evaluation  
Krisendefinition 
Seite 2 
Meldeketten 
Seite 9 und 10 
Zusammensetzung 
Seite 11  
Grundhaltung und 
Sprachregelungen 
Seite 2 
Vollständige Aufgaben  
Seite 4 
Arbeitshilfe       
Seite 12  
Kapitel Nachsorge                
Seite 6  
Kapitel Evaluation                
Seite 7  
 
 
 
 
 
 
Vorsitz Personalrat 
Verwaltung 
Team-/Einrichtungsleitungen 
Fachdienstleitung oder 
Geschäftsführung Kitas 
Fachbereichsleitung 51 Sachgebiet Kommunikation 
Vorstand 2 OB 
sofort 
telefonisch 
sofort 
telefonisch 
sofort 
telefonisch 
sofort 
telefonisch 
Info: Einberufung Stab 
Info: Einberufung Stab 
 
Entscheidung: 
Krise 
Fachbereich Recht  
FBL 
Betroffener Mitarbeiter/ 
betroffene Mitarbeiterin 
Rückmeldung 
 Rückmeldung 
 Rückmeldung 
Grundsätze: 
1. Auf jeder Ebene kann in der eigenen 
Verantwortung entscheiden werden, dass 
es sich bei dem Fall nicht um eine Krise 
handelt.                                                             
Im Zweifel: Weiter melden! 
2. Kann die genannte Person nicht erreicht 
werden, wird die Stellvertretung angerufen 
und die Person selbst informiert (z.B. über 
den Anrufbeantworter oder per Mail). 
3. Wird auch die Stellvertretung nicht 
erreicht, wird die Ebene übersprungen. 
4. Wird der Vorfall in einer der mittleren 
Ebenen bekannt, wird – nach Bedarf – in 
beide Richtungen gemeldet.                               
Wird der Vorfall zuerst in der Verwaltungs-
spitze bekannt, greift die Meldekette „top-
down“ in Anhang 9.3. 
Meldekette für Krisen im Fachbereich 51 – „Bottom-up“                                              
(z.B. bei einem Unfall in einer Einrichtung) 
 
 
 
betroffene Eltern/besorgte 
Bürger und Bürgerinnen/ 
Presse 
OB 
Sachgebiet Kommunikation 
sofort 
telefonisch 
Fachbereichsleitung 51 
sofort 
telefonisch  
(falls noch nicht 
geschehen) 
Vorstand 2 Fachdienstleitung oder 
Geschäftsführung Kitas 
sofort 
telefonisch 
Team-/Einrichtungsleitung 
Betroffener Mitarbeiter/ 
betroffene Mitarbeiterin 
bei Bedarf 
sofort 
telefonisch 
bei Bedarf 
sofort 
telefonisch 
 
Entscheidung: 
Krise 
Fachbereich Recht  
FBL 
Vorsitz Personalrat 
Verwaltung 
Einladung Stab 
Einladung Stab 
Meldekette für Krisen im Fachbereich 51 – „Top-down“                                              
(z.B. bei der Meldung einer Krise von Betroffenen bei der Verwaltungsspitze) 
Grundsätze: 
1. Kann die genannte Person nicht erreicht 
werden, wird die Stellvertretung angerufen 
und die Person selbst informiert (z.B. über 
den Anrufbeantworter oder per Mail). 
2. Wird auch die Stellvertretung nicht 
erreicht, wird die Ebene übersprungen. 
3. Wird der Vorfall zunächst der 
Vorstandsebene bekannt, informiert diese 
FBL 51, welche wiederum Sachgebiet 010-6 
informiert. Anschließend verläuft die 
Meldekette wie dargestellt und OB wird 
informiert.                              
 Kommunikationsstab 
Sachgebiet   
Kommunikation 
Fachbereichsleitung 51 
zust. Fachdienstleitung 51, 
bei städt. Kitas: GF Kita 
Fachbereich 30 
FBL 
Vorsitz                   
Personalrat Verwaltung 
Vorstand 2 
OB 
In der betroffenen Einrichtung 
Team 
Nach Bedarf hinzuzuziehen 
betroffener Mitarbeiter/ 
betroffene Mitarbeiterin 
Projektmanagement                  
FB 51 
Teamleitung 
involvierter Träger 
Vormund/Vormundin 
MA Sachgebiet 
Kommunikation  
Teamleitung 
Teilnahme nach eigener Einschätzung 
Stabsleitung 
verantwortlich für die 
Kommunikation 
Dokumentation 
& Organisation 
liefern Informationen & sind nicht 
in Entscheidungen eingebunden 
je nach Bedarf 
Vertretungsregelung 
1. Wenn sinnvoll, greift die normale Vertretungsregelung 
2. Je nach Krise muss ggf. im Schichtbetrieb gearbeitet werden 
3. Die Moderation liegt, je nach Teilnahme, bei OB oder V2 
 
betroffener Mitarbeiter/ 
betroffene Mitarbeiterin 
bei Arbeits-
fähigkeit 
Moderation 
Arbeitshilfe für die Kommunikation der Leitungskräfte 
Mail an die Mitarbeitenden 
 Kurze, empathische Beschreibung der krisenhaften Situation 
 Information, dass ein Kommunikationsstab eingerichtet und die Situation ernst genommen wird 
 Hinweis darauf, dass nicht mit der Presse gesprochen werden darf und bei jeder Anfrage an das 
Presseamt/Sachgebiet Kommunikation verwiesen werden muss 
Hierbei handelt es sich immer um eine rechtssichere Aussage! 
 Hinweis geben, dass sich betroffene MA zur Unterstützung an den Personalrat wenden können 
 Verweis auf das Konzept „Öffentlichkeitsarbeit und Begleitung der Mitarbeitenden bei Krisen im 
Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien“ 
 
Moderationsleitfaden: Kommunikationsstab im Krisenfall bei FB 51 
Tagesordnung und Leitfragen für die Sitzung im Kommunikationsstab 
Teilnehmende:  Mitglieder des Kommunikationsstabs  
Moderation:   V2 oder OB 
Protokoll:   Projektmanagement FB 51 
 
TOP 1 Präsentieren des derzeitigen Sachverhalts 
− Was ist bereits zum Krisenfall bekannt?  
o Chronologische Darstellung der Ereignisse 
− Welche Personen/Institutionen sind involviert? 
− Welche Schritte (z.B. Einschalten der Strafverfolgungsbehörden, 
Schließen von Einrichtungen etc.) wurden bereits unternommen? 
betroffene FDL/   
GF Kitas 
TOP 2 Präsentieren der bisherigen Resonanz der Presse/Öffentlichkeit 
− Welche Anfragen von Seiten der Presse liegen ggf. schon vor? 
− Wie ist die bisherige Reaktion der Bürger & Bürgerinnen? 
o z.B. über Social Media 
Sachgebiet 
Kommunikation 
TOP 3 Interne Bewertung 
− Hätte die Krise verhindert werden können? 
o Wenn ja, von wem? 
− In welchem Verantwortungsbereich ist die Krise aufgetreten? 
o Verantwortung auf den verschiedenen Ebenen der 
Fachverwaltung betrachten 
− Wurden Fehler seitens der Fachverwaltung gemacht? 
o Wie schätzt die Fachverwaltung diese ein? 
o Wie schätzt FB 30 diese ein? 
− Wurden Fehler seitens eines MA/einer MA gemacht? 
o Wie schätzt die Fachverwaltung diese ein? 
o Wie schätzt FB 30 diese ein? 
− Wurden Fehler seitens Externer (z.B. bei einem Unfall) gemacht? 
o Wie schätzt die Fachverwaltung diese ein? 
o Wie schätzt FB 30 diese ein? 
− Wie wird die Resonanz von außen eingeschätzt?  
FBL 51 
TOP 4 Sprachregelung & Kommunikation 
− Mit welchem Narrativ geht die Verwaltung an die Öffentlichkeit? 
− Was darf/darf nicht kommuniziert werden? 
o Datenschutz und Schutz der MA/ weiteren betroffenen 
Personen beachten 
o Schutz der Geschädigten beachten 
− Welche Informationen werden intern weitergegeben? 
o Welche Informationen brauchen die MA des betroffenen 
Teams? (Entwurf aus dem Anhang 9.5 nutzen) 
o Welche Informationen brauchen weitere MA des FB 51? 
o Welche Informationen sollen an den JHA gehen? 
o Welche weiteren Stellen (z.B. betroffene Träger) müssen 
noch informiert werden? 
Sachgebiet 
Kommunikation 
TOP 5 Pressemitteilung /-konferenz 
− Welche Informationen werden noch für eine PM/PK benötigt? 
o Wer erarbeitet einen Entwurf? 
o Wann soll eine PM veröffentlicht werden/PK stattfinden? 
Sachgebiet 
Kommunikation