Jugendsozialarbeit 1: Qualitätsentwicklung und Evaluation Übergangsmanagement Schule-Beruf inkl. Jugendberufsagentur
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2020/6066
Datum: 2020-10-30
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/7
Stadt Osnabrück 11.10.2020 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2020/6066
öffentlich
Jugendsozialarbeit 1: Qualitätsentwicklung und Evaluation 
Übergangsmanagement Schule-Beruf inkl. Jugendberufsagentur
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 11.11.2020 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 15.12.2020 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 15.12.2020 Ö Entscheidung
Beschluss:
1. Die Ergebnisse des Qualitätsentwicklungsprozesses des Übergangsmanagements 
Schule - Beruf werden bestätigt. Ziele, Inhalte, Aufgaben und die Personalausstattung des 
Übergangsmanagements Schule - Beruf werden auf Grundlage des Handbuchs 
Qualitätsentwicklung und des INSO-Abschlussberichtes bestätigt. Die derzeit elf 
Sozialpädagogenstellen werden zum 01.01.2021 auf neun Sozialpädagogenstellen (inkl. 
Jugendberufsagentur) reduziert.
2. Die Jugendberufsagentur der Stadt Osnabrück wird vom Übergangsmanagement Schule - 
Beruf auf Basis der überarbeiteten Kooperationsvereinbarung unbefristet fortgeführt.
3. Die Planstellen des Übergangsmanagements Schule - Beruf (inkl. Jugendberufsagentur) 
werden ohne kw-Vermerke unbefristet fortgeführt.
4. Zur Refinanzierung der Stellen im Übergangsmanagement Schule - Beruf wird weiterhin 
der höchstmögliche Zuschuss aus dem Landesprogramm Pro-Aktiv-Center und/oder 
fachlich passenden Förderprogrammen/Folgeprogrammen beantragt.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
2021
Ergebnishaushalt
(ab 2022 jährlich)
Erträge/Einzahlungen (+) +306.000 € +272.340 €
Aufwendungen/Auszahlungen (-) -938.875 € -958.279 €
Summe -632.875 € -685.939 €
Folgekosten (jährlich) €
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf das/die Jahr/e
2021 und 2022 ff.
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Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant: Übergang Schule und Beruf (1.100.3.6.3.01.09)
x Ja (ggf. mit Deckung innerhalb des eigenen Budgets – s. u.)
Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden.
Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-/überplanmäßig bereitgestellt
werden (Deckungsposition s. u.).
Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt)
Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag
 €
 
B. Personelle Auswirkungen: 
bis zum 31.12.2020 hatte das Übergangsmanagement Schule-Beruf inkl. 
Jugendberufsagentur 11 Planstellen (unbefristete Arbeitsverträge). Aufgrund des stetigen 
Bedarfs, der Evaluationsergebnisse und des Pflichtauftrages gemäß § 13 SGB VIII soll das 
Angebot unbefristet fortgeführt werden. Allerdings aufgrund der Qualitätsentwicklung mit 9 
Planstellen.
Lfd. Haushaltsjahr: keine
Im Stellenplan vorhanden/nicht vorhanden: 9 Vollzeitstellen (anstatt 11) sind im Stellenplan 
2021/2022 berücksichtigt
Folgejahre: die 9 Planstellen werden dauerhaft benötigt.
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: 
Die generellen Ziele der Jugendsozialarbeit - die Förderung der schulischen und beruflichen 
Ausbildung, die Eingliederung in die Arbeitswelt und die Förderung der sozialen Integration 
und der gesellschaftlichen Teilhabe - sind insbesondere für benachteiligte Personengruppen 
von erheblicher Bedeutung.
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
positiv
negativ
x keine
E. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: keine
F. Beteiligte Stellen: 
Fachbereich Finanzen und Controlling, Fachbereich Bildung, Schule und Sport, Fachbereich 
Personal und Organisation
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Perspektiven für junge Menschen (Ziel 2016-2020)
 Chancengleichheit durch Bildungsteilhabe und Bekämpfung von Kinderarmut (Ziel 2016 - 
2020)
 Lernende Stadt mit sozialer Verantwortung - hochwertig-inklusiv-gerecht (Ziel 2021-2030)
 Generationengerechtigkeit, Chancengleichheit, Integration und Teilhabe (Querschnittsziel 
2021-2030)
Sachverhalt:
Der Rat der Stadt Osnabrück hat am 05.12.2017 (VO/2017/1308) basierend auf der 
Evaluation der Jugendsozialarbeit folgende Beschlüsse zum Übergangsmanagement 
Schule - Beruf und zur Jugendberufsagentur gefasst:
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„Ziele, Inhalte, Aufgaben und die Personalausstattung des Übergangsmanagements Schule - 
Beruf von derzeit neun Sozialpädagogenstellen (ohne Jugendberufsagentur) werden 
bestätigt und in Anlehnung an die vereinbarte Laufzeit der Jugendberufsagentur bis zum 
31.12.2020 (Kooperationsvereinbarung) auf der Basis von Planstellen mit kw-Vermerk 2021 
fortgesetzt.“
„Eine rechtzeitige Bewertung der Arbeit des Übergangsmanagements Schule - Beruf erfolgt 
im Jahr 2020 zusammen mit einer Sichtung der erzielten Ergebnisse der 
Jugendberufsagentur und einer Entscheidung zur Fortsetzung der Kooperationsvereinbarung 
mit der Agentur für Arbeit und dem Jobcenter.“
Um die Arbeit des Übergangsmanagements Schule - Beruf im Allgemeinen und im 
Speziellen für den neuen Standort Jugendberufsagentur entsprechend bewerten zu können, 
ist das Fachcontrolling fortgeführt worden. Zusätzlich hat der Fachbereich für Kinder, 
Jugendliche und Familien das Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung 
(INSO) 2019 beauftragt, eine Überprüfung der Qualität des Übergangsmanagements 
Schule - Beruf entsprechend der Vorgaben des § 79 a SGB VIII mit dem Schwerpunkt 
Qualitätsentwicklung und Personalbemessung durchzuführen. Die Untersuchung sollte 
folgende Leistungen beinhalten:
- Überprüfung der Ablauforganisation
- Sicherstellung der rechtlichen Vorgaben
- Einhaltung von fachlichen Standards und der Wirtschaftlichkeit des Handelns
- Ermittlung des Personalbedarfs.
Für die Untersuchung wurde eine Projektgruppe eingerichtet, an der neben der Leitung des 
Übergangsmanagements Schule - Beruf auch sechs bis acht Fachkräfte aus dem 
Übergangsmanagement Schule - Beruf beteiligt waren. Die Fachkräfte wurden im Rahmen 
der Untersuchung intensiv beteiligt. Dies erfolgte vor allem durch die vollständige Einbindung 
in die Sitzungen der Projektgruppe. 
In der Projektgruppe wurden gemeinsam mit den Fachkräften die folgenden Arbeitsschritte 
vorgenommen:
- Analyse der Ablauforganisation im Arbeitsbereich
- Beschreibung einer optimierten Ablauforganisation (Kern- und Teilprozesse)
- Festlegung der mittleren Bearbeitungszeit für eine qualitative Leistungserbringung
- Ermittlung der Häufigkeit von Kern- und Teilprozessen als Grundlage einer fort-
schreibungsfähigen Personalbemessung und einer ressourcenorientierten Fallverteilung
- Ermittlung der System- und Rüstzeiten.
Die Ergebnisse der Projektgruppe wurden in zwei weiteren Sitzungen unter Beteiligung aller 
Fachkräfte des Übergangsmanagements Schule - Beruf, der Fachdienstleitung, des 
Personalrates sowie der Schwerbehindertenvertretung diskutiert und final abgestimmt. 
Als Ergebnis aus diesen Arbeitsschritten liegen vor:
- Prozessbeschreibungen für alle untersuchten Leistungsbereiche (siehe Handbuch 
Qualitätsentwicklung)
- INSO-Abschlussbericht inkl. einer Bewertung zur Personalbemessung.
Insgesamt hat die Prüfung für den untersuchten Arbeitsbereich einen rechnerischen 
Überhang von 1,73 Stellen ergeben. Die elf Planstellen im Bereich Übergangsmanagement 
Schule - Beruf (inkl. Jugendberufsagentur) werden aktuell von 12 Fachkräften im Umfang 
von 10,73 VZÄ besetzt. Demnach können zwei Planstellen konsolidiert werden. Das 
Ergebnis ergibt sich aus einer fachlich kritischen Betrachtung der bisherigen 
Arbeitsprozesse. Zu nennen sind insbesondere:
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- der Personaleinsatz im Rahmen der kollegialen Fallberatung wird reduziert
- der Personaleinsatz im Rahmen des kollegialen Austausches sowie der informellen 
Netzwerkarbeit wird reduziert
- Tätigkeiten „für“ die Zielgruppe werden reduziert
- anstatt eines fixen Fallschlüssels pro Fachkraft ist die Anzahl der Beratungsgespräche 
maßgeblich.
Die Ergebnisse des Qualitätsentwicklungsprozesses werden vom Team 
Übergangsmanagement Schule - Beruf mitgetragen. Der Abbau des Überhangs soll durch 
Umsetzungen auf frei werdende Stellen erfolgen. Hierzu werden bereits 
Perspektivgespräche mit den Fachkräften geführt. Aufgrund einer Langzeiterkrankung sowie 
einer Personalgestellung an den Gesundheitsdienst zur Bekämpfung der Corona-Pandemie 
seit April 2020 arbeitet das Übergangsmanagement de facto bereits nach dem neuen 
Personalschlüssel. 
Jugendberufsagentur
Der Steuerungskreis der Jugendberufsagentur, bestehend aus Vertretungen der Agentur für 
Arbeit,  des Jobcenters Osnabrück, des Berufsschulzentrums Westerberg und der Stadt 
Osnabrück, hat am 28.09.2020 die Arbeit der Jugendberufsagentur positiv bewertet und die 
unbefristete Fortführung der Jugendberufsagentur vorgeschlagen. Diesbezüglich ist die 
Kooperationsvereinbarung überarbeitet worden. Diese bietet jeder Vertragspartei die 
Möglichkeit, mit einer Frist von neun Monaten die Vereinbarung zu kündigen. Zudem haben 
die Kooperationspartner vereinbart, 2021 mit der Jugendberufsagentur an einer internen 
Beratung der Agentur für Arbeit teilzunehmen, um insbesondere die 
rechtskreisübergreifende Zusammenarbeit zu analysieren und weitere Synergiepotenziale zu 
ermitteln. Die interne Beratung war bereits für 2020 geplant, musste allerdings Corona-
bedingt, vertagt werden. 
Fachliches Fazit zum Übergangsmanagement Schule - Beruf inkl. Jugendberufsagentur
- Seit 2015 wird mit Zielen und Kennzahlen gearbeitet. Ein Evaluationssystem im 
Fachverfahren Social Office und ein Berichtswesen ist aufgebaut worden. Die 
Mitarbeitenden sind geschult worden und haben einen routinierten Umgang damit erlangt. 
Die Daten haben eine valide Qualität erreicht.
- Da das Fachcontrolling auch die Umsetzung von Standards umfasst, wurden der 
Förderplan, die Potenzialanalyse und der Erhebungsbogen neu gestaltet und ins 
Fachverfahren Social Office eingebaut. Schriftverkehr und Antragswesen wurden 
ebenfalls überarbeitet. 
- Seit 2015 sind jedes Jahr rund 400 Fälle beraten worden. Der Beratungsbedarf hat sich 
bestätigt.
- Seit 2015 wurde die beratende Tätigkeit am Standort Schule intensiviert. Der 
aufsuchende Ansatz für eine Beratung vor Ort hat sich bestätigt. Neue Büros wurden 
bezogen oder Kooperationen für Büros zur Mitbenutzung gegründet. Das 
Übergangsmanagement an den Schulstandorten ist zu einem geschätzten und 
selbstverständlichen Teil der Schule geworden und ist allen Lehrkräften bekannt.
- Seit 2015 ist die Möglichkeit geschaffen worden, dass das Übergangsmanagement 
intensivpädagogische Hilfen und Jugendwohnen bei Bedarf als zusätzliche 
Unterstützungsleistungen gemäß § 13 SGB VIII installieren kann. In den letzten Jahren 
wurden Leistungsvereinbarungen für ambulante Hilfen und für das Jugendwohnen 
überarbeitet und auch zusätzliche Träger gefunden. 
- Der Anteil der Hilfe Suchenden, die keinen oder noch keinen Schulabschluss haben, ist 
stark angestiegen. Noch kein Schulabschluss bedeutet, dass die Betreuung und 
                                                           Seite: 5/7
Begleitung bereits in der allgemeinbildenden Schule beginnt und der Schulabschluss noch 
bevorsteht. Die Arbeit des Übergangsmanagements unterstützt den regelmäßigen 
Schulbesuch, verhindert Schulabsentismus und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines 
erfolgreichen Schulabschlusses. 
- Insgesamt ist der Anteil an jungen Menschen mit Migrationshintergrund und der Anteil der 
Flüchtlinge stetig gestiegen. 
- Ab Juni 2017 ist der Standort der Jugendberufsagentur hinzugekommen. Hierfür wurden 
die Stellenanteile an den übrigen Standorten angepasst und kein zusätzliches Personal 
eingestellt. Das Team hat sich durch Flexibilität und Engagement hervorgetan. Der 
Zugang über die Schulen hat sich zugunsten des Zuganges über die 
Jugendberufsagentur verschoben.
- Der Bedarf an Jugendhilfeleistungen vom Jobcenter und der Agentur für Arbeit wird 
gesehen und Fallanfragen werden an das Übergangsmanagement herangetragen. Bei 
Bedarf stellen die drei Rechtskreise im Laufe der Beratung den gegenseitigen Kontakt 
her, falls dies noch nicht im Vorfeld geschehen ist. Die Maßnahmen werden abgestimmt. 
Doppelbetreuungen werden vermieden. 
- Durch die Eröffnung der Jugendberufsagentur wurde eine neue Zielgruppe erreicht. Die 
jungen Menschen sind älter und nicht mehr schulpflichtig. 
- Die rechtskreisübergreifende kollegiale Fallberatung hat zu einem gemeinsamen 
Fallverstehen geführt und das Denken und Handeln der drei Rechtskreise 
nachvollziehbarer gemacht.
- Die Zielgruppe innerhalb der Jugendberufsagentur weist massive und komplexe 
Problemlagen (zum Beispiel psychische Probleme, Drogenkonsum und 
Wohnungslosigkeit) auf. Aus diesem Grund werden vorrangig an diesem Standort 
intensivpädagogische Hilfen installiert, die in ambulanter Form von freien Trägern 
umgesetzt werden. 
- Trotz dieser zusätzlichen schwierigen Zielgruppe konnte das Übergangsmanagement 
eine Vermittlungsquote von durchschnittlich rund 65 % halten. Bei der Erhöhung der 
Beschäftigungsfähigkeit liegt der Durchschnitt bei rund 69 %. Dies bedeutet eine 
Verbesserung auf der persönlichen und sozialen Ebene. 
- Die Sommerferienwerkakademie wurde erstmalig 2019 umgesetzt. Auch 2020 wurde 
dieses Angebot trotz Corona in abgeänderter Form durchgeführt.
- Die Mitarbeitenden werden regelmäßig zu Themen der Nichtdiskriminierung und 
Chancengleichheit sowie der Gleichstellung von Frauen und Männern fortgebildet. Alle 
Mitarbeitenden haben zusätzlich eine Fortbildung zum Thema Förderplanung besucht. Je 
nach individuellem Bedarf fanden weitere Personalentwicklungsmaßnahmen statt.
- Im Jahr 2019 wurde eine Qualitätsentwicklung nach § 79 SGB VIII durchgeführt, eine 
Arbeitsgruppe Prozessbeschreibungen erarbeitet und sich auf ein einheitliches Vorgehen 
bei der Fallarbeit geeinigt.
Finanzielle Auswirkungen Übergangsmanagement Schule - Beruf
Die Konsolidierung von zwei Planstellen, von denen 1,73 VZÄ besetzt sind, führt zu einer 
Verbesserung des Planansatzes 2021 im Teilprodukt Übergang Schule und Beruf 
(1.100.3.6.3.01.09) in Höhe von 119.295,00 €. Die Einnahmen in Höhe von 306.000,00 € aus 
dem Landesprogramm Pro-Aktiv-Center zur Ko-Finanzierung der Aufgaben im Rahmen des 
Übergangsmanagements Schule - Beruf können weiterhin im gleichen Umfang erzielt 
werden. Um dies zu erreichen, müssen alle neun Planstellen, also auch die der 
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Jugendberufsagentur, in den Antrag aufgenommen werden. Die aktuelle Förderphase für 
Pro-Aktiv-Center läuft bis zum 30.06.2022. Eine Arbeitsgruppe auf Landesebene beschäftigt 
sich derzeit mit der Ausgestaltung der neuen Förderrichtlinie. Ein Erhalt der wichtigen Arbeit 
der Pro-Aktiv-Center ist hierbei fachlicher Konsens. Allerdings wird sich der finanzielle Anteil 
des Europäischen Sozialfonds im Förderprogramm um schätzungsweise 30 % reduzieren. 
Wie dieser Wegfall kompensiert werden kann, wird derzeit diskutiert. Die Reduzierung der 
ESF-Mittel um 30 % macht 2022 ca. 33.660,00 € aus. Die Reduzierung ist bereits im 
Planansatz ab dem 01.07.2022 enthalten.
1.100.3.6.3.01.09 2021 2022
Einnahmen + 306.000 + 272.340
Ausgaben - 938.875 - 958.279
Zuschussbedarf - 632.875 - 685.939
Nachrichtlich finanzielle Auswirkungen Jugendsozialarbeit
Die Aufgaben gemäß § 13 Jugendsozialarbeit SGB VIII werden im städtischen Haushalt in 
den beiden Produkten Jugendwerkstatt (1.100.3.6.7.01) und Jugendsozialarbeit 
(1.100.3.6.3.01) dargestellt. Um einen Gesamtüberblick über die finanziellen Auswirkungen 
zu den drei Vorlagen (VO/2020/6040, VO/2020/6066, VO/2020/6067) zur Jugendsozialarbeit 
zu erhalten, werden diese im Folgenden dargestellt. Aufgrund der Beschlüsse kommt es zu 
Veränderungen in den Teilprodukten Schulsozialarbeit an Förderschulen (1.100.3.6.3.01.02), 
Sozialpädagogische Betreuung von Schulverweigerern (1.100.3.6.3.01.06) und Übergang 
Schule und Beruf (1.100.3.6.3.01.09). Unter „Plan bisher“ sind die Planansätze für den 
Doppelhaushalt 2021/2022 ersichtlich, wenn im Produkt Jugendsozialarbeit der Status quo 
von 2020 fortgeführt wird. Unter „Plan bei Umsetzung der Beschlüsse“ sind die 
Veränderungen berücksichtigt. Der Stand „Plan bei Umsetzung der Beschlüsse“ befindet 
sich im aktuellen Haushaltsentwurf 2021/2022 der Verwaltung. 
Nr. Plan Plan bisher Plan bei Umsetzung der 
Beschlüsse
(1.100.XXX)
Bezeichnung
2020 2021 2022 2021 2022
3.6.3.01.01 Schulsozialarbeit 
Allgemein -5.765 - 18.874 - 18.701 - 18.874 - 18.701
3.6.3.01.02 Schulsozialarbeit an 
Förderschulen - 456.480 - 476.385 - 488.910 -496.885 - 540.610
3.6.3.01.03 Schulsozialarbeit an 
Hauptschulen - 537.604 - 561.971 - 579.303 - 561.971 - 579.303
3.6.3.01.06 Sozialpäd. Betreuung v. 
Schulverweigerern - 456.891 - 432.758 - 443.249 - 496.604 - 509.010
3.6.3.01.07 Jugendsozialarbeit -116.809 - 86.555 - 92.551 - 86.555 - 92.551
3.6.3.01.08 Jugendberatung/ 
Fallmanagement BojE -157.926 - 8.735 - 8.741 - 8.735 - 8.741
3.6.3.01.09 Übergang Schule und 
Beruf - 692.826 - 752.170 - 808.813 - 632.875 - 685.939
3.6.3.01.10 sonstige 
Jugendsozialarbeit - 21.426 - 22.240 - 22.227 - 22.240 - 22.227
3.6.3.01.11 Sozialpädag.begleitetes 
Wohnen - 109.788 - 115.358 - 115.272 - 115.358 - 115.272
3.6.3.01.12 Erzieherischer Kinder- 
und Jugendschutz - 139.557 - 146.402 - 149.471 -1 46.402 - 149.471
Summe - 2.695.072 - 2.621.448 - 2.727.238  - 2.586.499 - 2.721.825
Ergänzend folgende Erklärungen zu Veränderungen in anderen Teilprodukten innerhalb der 
Jugendsozialarbeit: 
                                                           Seite: 7/7
Der Ansatz des Teilproduktes Schulsozialarbeit Allgemein (1.100.3.6.3.01.01) erhöht sich 
von 2020 auf 2021 von 5.765,00 € auf 18.874,00 €. Hierbei handelt es sich um zwei FSJ-
Stellen. Im Planansatz 2020 wurde jedoch fälschlicherweise einmalig keine FSJ-Stelle 
geplant, sodass es sich um keine Erhöhung des Ansatzes, sondern um eine Korrektur 
handelt.
Der Ansatz des Teilproduktes Jugendsozialarbeit (1.100.3.6.3.01.07) reduziert sich von 2020 
auf 2021 von 116.809,00 € auf 86.555,00 €. Hierbei handelt es sich jedoch um keine 
Reduzierung, sondern um eine Umschichtung der Personalkosten für eine 
Sozialpädagogenstelle im Anerkennungsjahr zum Teilprodukt Übergang Schule und Beruf 
(1.100.3.6.3.01.09). 
Der Ansatz des Teilproduktes Jugendberatung/Fallmanagement BOjE (1.100.3.6.3.01.08) 
reduziert sich von 2020 auf 2021 von 157.926,00 € auf 8.735,00 €. Hierbei handelt es sich 
jedoch um keine Reduzierung, sondern um eine Umschichtung von Personalkosten zum 
Produkt Jugendwerkstatt (1.100.3.6.7.01). Bei den 8.735,00 €, die im Teilprodukt stehen 
bleiben, handelt es sich um Umlagen innerhalb des Fachbereiches für Kinder, Jugendliche 
und Familien, die noch nicht umgeschichtet werden konnten. 
Alle Umschichtungen sind vorgenommen worden, um die Kosten sachgerecht dort 
abzubilden, wo sie tatsächlich entstehen.
im Auftrag
gez. Schlüter
Anlage/n:
2020-09-16 Evaluationsbericht ÜM
2020-08-31_INSO_Abschlussbericht
2020 Handbuch Qualitätsentwicklung
2020 JBA Kooperationsvereinbarung
(Die Anlagen liegen nur digital vor)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Übergangsmanagement  
Schule-Beruf 
im Fachdienst Jugend  
 
 
 
 
Evaluationsbericht von 2015 -08/2020  
September 2020  

 
 
 1 
 
 
 
Inhaltsverzeichnis 
 
 
1. Einleitung ....................................................................................................................................... 2 
2. Zielgruppenbeschreibung ............................................................................................................ 2 
3. Fachcontrollingbericht .................................................................................................................. 4 
3.1 Unsere Vision ................................ ................................ ................................ ........... 4 
3.2 Strukturqualität ................................ ................................ ................................ ......... 4 
3.3 Einzelfallhilfe ................................ ................................ ................................ ............ 5 
3.4 Schulpflichtverletzung ................................ ................................ ...............................  8 
3.5 Soziale und berufliche Integration ................................ ................................ ............. 9 
3.6 Qualitätssicherung und -entwicklung ................................ ................................ .......11 
4. Weiteres zur Jugendberufsagentur .......................................................................................... 12 
 
 
 
 2 
1. Einleitung 
Dieser Bericht wurde als Vorlage für die Jugendhilfeausschusssitzung im September 2020 erstellt und 
soll die Entwicklung des Übergangsmanagement Schule -Beruf (ÜM) nach der Jugendhilfeplanung im  
Jahr 2014 und die Auswirkungen der Eröffnung der Jugendberufsagentur darstellen. Aus diesem 
Grund bezieht sich der Evaluationszeitraum auf die Jahre 2015 bis August 2020.  
Das ÜM arbeitet auf der Grundlage des §13 des SGB VIII und ist eine Beratungs- und Betreuungsstelle 
für junge Menschen im Alter von 14 bis 26 Jahren . Es wird das Ziel verfolgt, den Übergang von der 
Schule in den Beruf zu gestalten und damit eine soziale und berufliche Teilhabe für junge Menschen 
zu schaffen.  
Im Dezember 2014 hat der Rat  beschlossen, dass 11 Stellen f ür die Arbeit vorgehalten werden . Ab 
dem Jahr 2015 wurde verstärkt der aufsuchende Beratungsansatz in den Schulen verfolgt, um einen 
niedrigschwelligen Ansatz für die Schülerinnen und Schüler sowie für die Lehrkräfte zu schaf fen. Im 
Berufsschulzentrum am Westerberg, in der Hauptschule Innenstadt und in der Integrierten 
Gesamtschule Eversburg hat das ÜM eigene Beratungsbüros. In der Schule an der Rolandsmauer, 
Herman-Nohl-Schule, Felix-Nussbaum-Schule und der Gesamtschule Schinkel stehen Beratungsbüros 
zur Mitbenutzung zur Verfügung. Es besteht eine sehr gute Kooperation mit der Jugendhilfe in der 
Schule und der Schulsozialarbeit vom Land Niedersachsen.  
Die Jugendberufsagentur öffnete im Juni 2017. Das SGB II (Jobcenter, SGB III (Agentur für Arbeit) und 
das SGB VIII mit der Jugendsozialarbeit sitzen gemeinsam unter einem Dach  der Agentur für Arbeit . 
Das ÜM mietete 2 Büroräum e an und stellte 2,9 Stellen  von dem vorhandenen Personal für die se 
zusätzliche Aufgabe zur Verfügung.  
 
2. Zielgruppenbeschreibung 
Laut § 13 SGB VIII gehören zu der Zielgruppe des ÜMs sozial benachteiligte und individuell 
beeinträchtigte junge Menschen, die wenig Chancen auf dem allgemeinen Ausbildungs - und 
Arbeitsmarkt haben. Folgende statistischen Angaben wurden bei Fallaufnahme evaluiert. 
 
 
Der männliche Anteil der zu Beratenden ist 
etwas höher als der weibliche. 
 
 
 
 
 
 
 3 
 
 
Das durchschnittliche Alter ist durch die 
Eröffnung der Jugendberufsagentur leicht 
angestiegen. 
 
 
 
 
 
Der Anteil der Nichtschulpflichtigen ist 
durch die Eröffnung der 
Jugendberufsagentur gestiegen. 
 
 
 
 
 
Der Hauptschulabschluss ist ein wichtiger 
Faktor für die berufliche Integration. 
 
 
 
 
 
In der Jugendberufsagentur hatten 
besonders viele junge Menschen bei 
Fallaufnahme keinen festen Wohnsitz. 
 
 
 
 4 
 
 
Der überwiegende Anteil der jungen 
Menschen hat einen 
Migrationshintergrund. 
 
 
 
 
 
Der Anteil der zu beratenden Flüchtlinge 
steigt stetig. 
 
 
 
3. Fachcontrollingbericht 
Im Jahr 2014 hat das Übergangsmanagement Schule -Beruf mit der Einführung des Fachcontro llings 
Ziele und Kennzahlen festgelegt, die zur Überprüfung der Wirkung sowie der Einhaltung von 
Standards dienen. Seit 2015 erfolgt ein jährliches Berichtswesen, welches zur Reflektion und 
Weiterentwicklung der Arbeit genutzt wird. Für den Jugendhilfeauss chuss wurde der Bericht bis zum 
01.09.2020 fortgeschrieben.  
3.1 Unsere Vision 
Niemand geht verloren! Die Jugendsozialarbeit bietet Chancen für gesellschaftliche Teilhabe von 
jungen Menschen. 
3.2 Strukturqualität 
Ziel: Das Angebot des Übergangsmanagements Schule-Beruf ist in den Schulen und bei den 
Kooperationspartnern bekannt und wird von den Jugendlichen und jungen Erwachsenen 
angenommen. Kennzahl: 325 Fälle pro Jahr 
 
 
 
 
 
 5 
 
 
 
Die Fallzahlen übersteigen die Planzahlen. 
 
 
 
Ziel: Die Schülerinnen und Schüler werden kontinuierlich bis zur schulischen und/oder beruflichen 
Integration begleitet. Kennzahl: Durchschnittliche Hilfedauer der beendeten Fälle 
 
 
Die durchsc hnittliche Hilfedauer 
beträgt rd. 10 Monate. 
 
 
 
3.3 Einzelfallhilfe 
Ziel: Zu Beginn der Beratung erfolgt eine sozialpädagogische Anamnese. Kennzahl: In 70 % der Fälle 
ist nach spätestens 1 Monat Beratungszeit der Fallerhebungsbogen erstellt.  
 
 
Mit dem Fallerhebungsbogen wird eine 
erste Stärken - und Schwächenanalyse 
durchgeführt.  
 
 
 
 
 
 
 6 
Ziel: Eine Betei ligung und Mitbestimmung des Jugendlichen am Förderverlauf ist gewährleistet.  
Kennzahl: In 50 % der Fälle ist spätestens 3 Monate nach Fallaufnahme ein Förderplan erarbeitet 
worden.  
 
 
Im Förderplan werden Ziele und Aufgaben 
erarbeitet, überprüft und fortgeschrieben.  
 
 
 
Ziel: Es erfolgt eine intensive Beziehungsarbeit. Kennzahl: Eine Kontaktdichte zum Jugendlichen von 
durchschnittlich 14 Tagen wird eingehalten.  
 
 
Wir gehen in Beziehung, doch dann kam leider 
Corona.  
 
 
 
Kennzahl: Bei 60 % kann eine Kont aktdichte zum Jugendlichen von durchschnittlich einem 
persönlichen Kontakt in 14 Tagen eingehalten werden.  
 
 
Kontakte sind Beratungsgespräche, 
Telefonate und Mails. 
 
 
 
 
 
 
 
 7 
Ziel: Das Übergangsmanagement Schule -Beruf orientiert sich an der Lebenssituation de s 
Jugendlichen. Kennzahl: 50 % der Kontakte sind aufsuchend. Es erfolgt eine differenzierte Darstellung 
über den Kontaktort.  
 
 
Beratungsorte sind vielfältig und 
aufsuchend.  
 
 
 
 
Ziel: Die Sorgeberechtigten sind in den Beratungsprozess eingebunden. Kennza hl: bei 30 % der 
Jugendlichen erfolgt ein persönlicher Kontakt zu den Sorgeberechtigten.  
 
 
Eltern haben den größten Einfluss auf die 
Berufswahl ihrer Kinder. 
 
 
 
Ziel: Junge Menschen bearbeiten ihre Probleme und erhalten dabei eine bestmögliche 
Unterstützung. Kennzahl: Junge Menschen erhalten weitere Hilfen von Freien Trägern.  
 
 
Bei erhöhtem Förderbedarf können 
intensivpädagogische Hilfen oder das 
Jugendwohnen installiert werden. Dies 
wurde vorrangig für junge Menschen in der 
Jugendberufsagentur gemacht. 
 
 
 
 
 8 
Kennzahl: 60 % der Jugendlichen haben mindestens eine weitergehende Fachberatung.  
 
 
Bei Bedarf werden Netzwerkpartner wie die 
Jugendgerichtshilfe, d as Jobcenter und die 
Berufsberatung hinzugezogen.  
 
 
 
3.4 Schulpflichtverletzung 
Ziel: Das Ergebnis des Clearings erfolgt zeitnah. Kennzahl: 80 % der beendeten Verfahren im Clearing 
haben eine Laufzeit von höchstens 2 Monaten.  
 
 
Nach einer Schulpflichtverletzungsmeldung 
erfolgt eine zeitnahe Reaktion.  
 
 
 
Ziel: Durch die sozialpädagogische Intervention s ind Ordnungswidrigkeiten verhindert worden. 
Kennzahl: Bei 50 % der Clearingverfahren wird das Verfahren eingestellt.  
 
 
Eine Situationsverbesserung ist für den 
jungen Menschen eingetreten. 
 
 
 
 
 
 9 
3.5 Soziale und berufliche Integration 
Ziel: Der Unterstützungsb edarf auf der persönlich -sozialen Ebene hat sich im Laufe der Beratung 
verringert. Kennzahl: 70,5 % haben eine Erhöhung der Beschäftigungsfähigkeit.  
 
 
Eine persönliche Reifung ist eingetreten.  
 
 
 
Ziel: Jugendliche werden im Berufswahltest beglei tet und unterstützt. Kennzahl: 35 % aller  Fälle des 
jeweiligen Jahres haben mindestens eine Potenzialanalyse, einen Berufswahltest oder eine PSU 
gemacht.  
 
 
Ein gut durchdachter Berufswunsch schützt 
vor Abbrüchen.  
 
 
 
Ziel: Die jungen Menschen haben eine berufli che Perspektive entwickelt und sind nachhaltig 
integriert. Kennzahl: 68 % haben ein schulisches oder berufliches Anschlussangebot. 
 
 
Durch eine schulische oder 
berufliche Integration 
entsteht soziale Teilhabe.  
 
 
 
 
 
 
 10 
Jugendliche mit Verbleib haben bei Fallabschluss ein Angebot. 
Mit Verbleib 2015 2016 2017 2018 2019 2020 
450,- € Job 3 4 4 5 6 1 
Arbeit 7 9 9 16 16 6 
Assistierte Ausbildung 
 
1 
    BAE 6 6 10 5 1 1 
Betriebliche Ausbildung 31 24 37 30 35 21 
Betriebspraktikum 1 
  
1 2 
 Bundesfreiwilligendienst 3 1 
    Bundeswehr 
 
1 
 
2 1 
 EQJ 3 3 2 1 6 1 
Freiwilliges Soziales Jahr 1 
 
4 2 3 3 
Jugendwerkstatt Schulpflichterfüllung 24 7 11 14 12 8 
Jugendwerkstatt SGB II 8 9 7 5 13 7 
Jugendwerkstatt SGB VIII 12 10 10 7 10 3 
Lernstandort Auszeit 1 1 
   
1 
Maßnahme der AV 
 
1 
   
1 
Maßnahme der BB 5 7 6 9 11 5 
Maßnahme des Jobcenters 11 17 12 11 4 3 
Schule (VHS/Kolleg) 2 8 5 11 6 1 
Schule berufsbildende (BFS/FOS/FGym) 13 16 17 12 18 9 
Schulische Ausbildung 9 6 10 3 8 4 
Studium 
 
1 
 
1 2 
 Vollzeitsprachkurs 
    
3 
 Gesamtergebnis 140 132 144 135 157 75 
 
Jugendliche mit einem sonstigen Verbleib standen für eine Vermittlung nicht zur Verfügung. 
Sonstiger Verbleib 2015 2016 2017 2018 2019 2020 
Betreuung durch Andere (Bereb, JusiQ) 4 1 
 
5 
  Längerfristige Krankheit 1 2 2 8 2 2 
Schwangerschaft/ Mutterschutz 2 3 3 3 4 4 
Stat. Therapie 3 2 2 
 
2 2 
Umzug 10 11 5 12 8 13 
Haftantritt 
    
1 
 Gesamtergebnis 20 19 12 28 17 21 
 
Jugendliche mit einem offenen Verbleib haben die Beratung vorzeitig beendet. 
Offener Verbleib 2015 2016 2017 2018 2019 2020 
Arbeitslos 13 19 20 15 22 8 
Schule allgemeinbildende 9 5 8 12 6 4 
 
 
 11 
Schule berufsbildende (BEK/BVJ) 10 13 27 22 13 9 
Nur Clearing 10 4 3 10 8 11 
Unbekannt     3 7 8 10 
Gesamtergebnis 42 41 61 66 57 42 
 
3.6 Qualitätssicherung und -entwicklung 
Ziel: Die Qualität der Arbeit ist durch den fachlichen Austausch gesichert. Kennzahl: 30 Fälle werden 
kollegial beraten.  
 
 
Die kollegiale Beratung in der 
Jugendberufsagentur ist sehr gut 
angenommen worden. 
 
 
 
Kennzahl: Das Team nimmt durchschnittlich an 5 Fortbildungen teil. 
 
 
Vielfältiges Fachwissen ist für diese Arbeit 
wichtig. 
 
 
 
 
 
 12 
 
4. Weiteres zur Jugendberufsagentur 
Die Jugendberufsagentur nahm ihre Arbeit im Juni 2017 auf. Im Fachcontrollingbericht ist an vielen 
Stellen die Kooperation der drei Rechtskreise zu spüren. Hier ergänzend weitere Informationen.  
 
 
 
Der Fallzugang an den Schulen reduzierte 
sich etwas. 
 
 
 
 
 
 
 
Das Jobcenter und die Agentur für Arbeit 
haben Fälle zum Übergangsmanagement 
Schule-Beruf gebracht. 
 
 
 
 
 
Im Laufe der Beratung entstanden weitere 
Kooperationen. Die drei Rechtskreise 
arbeiten Hand in Hand.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
August 2020 
Abschlussbericht 
Qualitätsentwicklung und Personalbemessung im      
Fachteam „Übergangsmanagement Schule-Beruf“ der 
Stadt Osnabrück / Fachbereich für Kinder, Jugendliche 
und Familien / Fachdienst Jugend 

 1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Organisationsberatung Thomas Fink 
Bülser Str. 199 
45966 Gladbeck 
Tel.: [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
Fax: [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
Mobil: [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
Mail: [E-MAIL ENTFERNT] 
Web: www.thomasfink.com 
 
Mitglied im Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung (IN/S/O eG) 
Web: www.in-s-o.de 
Mail: [E-MAIL ENTFERNT] 
 2 
1. Auftrag und Auftragsdurchführung 
Die Stadt Osnabrück hat die Organisationsberatung Thomas Fink (Mitglied des Institu-
tes für Sozialplanung und Organisationsentwicklung – INSO) 2019 beauftragt, eine 
Überprüfung der Qualität des Fachteams „Übergangsmanagement Schule-Beruf“ (kurz 
ÜM) entsprechend der Vorgaben des § 79a SGB VIII mit dem Schwerpunkt Qualitäts-
entwicklung und Personalbemessung durchzuführen.  
Die Untersuchung sollte folgende Leistungen beinhalten: 
– Überprüfung der Ablauforganisation 
– Sicherstellung der rechtlichen Vorgaben  
– Einhaltung von fachlichen Standards und der Wirtschaftlichkeit des Handelns 
– Ermittlung des Personalbedarfs 
 
Die Arbeiten vor Ort erledigte in der Zeit von September 2019 bis Juni 2020 der Pro-
jektleiter Thomas Fink. 
Für die Untersuchung wurden eine Projektgruppe eingerichtet, an der neben der Fach-
teamleitung ÜM rund 6-8 Fachkräfte aus dem Fachteam ÜM beteiligt waren. Die ge-
samten Fachkräfte im Fachteam ÜM wurden im Projektverlauf an zwei zentralen Stel-
len beteiligt – Zwischenbericht/Mitarbeiter-Info im Dezember 2019 und eine abschlie-
ßende Runde/Mitarbeiter-Info im Juni 2020.  
In den Projektgruppen wurden gemeinsam mit den rund 6-8 Fachkräften die folgenden 
Arbeitsschritte vorgenommen: 
a) Analyse der Ablauforganisation im Arbeitsbereich 
b) Beschreibung einer optimierten Ablauforganisation (Kern- und Teilprozesse) 
c) Festlegung der mittleren Bearbeitungszeit für eine qualitative Leistungserbringung 
d) Ermittlung der Häufigkeit von Kern- und Teilprozessen als Grundlage einer Fort-
schreibungsfähigen Personalbemessung und einer ressourcenorientierten 
 3 
Fallverteilung 
e) Ermittlung der System- und Rüstzeiten 
Als Ergebnisse aus diesen Arbeitsschritten liegen für alle untersuchten Leistungsberei-
che Prozessbeschreibungen in Form eines Qualitätshandbuches sowie fortschrei-
bungsfähige Tabellen für die Personalbemessung vor.   
 
Die Ergebnisse der Untersuchung wurden nach einer ausführlichen Plausibilitätsprü-
fung (u.a. Vergleich und Abgleich mit den Ergebnissen aus anderen Städten und Bun-
desländern1) dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. 
 
2. Ablauforganisation 
Die Ablauforganisation im untersuchten Arbeitsbereich entspricht zum Zeitpunkt der 
Untersuchung weitestgehend durchgängig den rechtlichen, fachlichen und 
wirtschaftlichen Erfordernissen. Vor diesem Hintergrund ergeben sich einige 
Optimierungsmöglichkeiten - insbesondere hinsichtlich der einheitlichen Sachbearbei-
tung (Verfahrensstandards). Diese wurden gemeinsam mit den Teilnehmerinnen und 
Teilnehmern der Projektgruppensitzungen erörtert und Vorschläge zur Optimierung 
entwickelt.  
 
1 Jugendämter von kreisfreien Städten bzw. Großstadtjugendämter aus Niedersachsen, Nord-
rhein-Westfalen, Bayern, Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg. Aufgrund der speziellen 
Aufgabe des Fachteams ÜM erfolgte die Plausibilitätsprüfung in Bezug auf die du rchschnittli-
chen Bearbeitungszeiten für einzelne Teilprozesse und Aktivitäten. So wurden aus fachlich „art-
verwandten“ Bereichen – z.B. der Jugendhilfe im Strafverfahren/JGH bzw. dem ASD – sich äh-
nelnde Teilprozesse und Aktivitäten als Vergleichswert herangezogen.  
 4 
Optimierung der Ablauforganisation im Sinne der Kern- und Teilprozesse  
Für alle Leistungsbereiche des Fachteams ÜM wurde die vorhandene 
Ablauforganisation (als Beschreibung in Kern- und Teilprozesse) beschrieben und zum 
Teil Optimierungen vorgeschlagen. Es wird empfohlen, die künftige Umsetzung in der 
Praxis, den gemeinsam erarbeiteten Prozessabläufen anzupassen.  
 
Dieser Prozess fand – wie bereits beschrieben – in einem intensiven Dialog mit den 
Fachkräften aus dem Fachteam ÜM statt. Die so entwickelten Prozessbeschreibungen 
beinhalten die spezifischen Arbeitsprozesse sowie die damit verbundenen Standards 
für die Arbeit im Fachteam ÜM. Die Prozessbeschreibungen sehen jeweils eine 
grafische Darstellung der Ablaufprozesse sowie eine detaillierte Beschreibung der 
damit verbundenen Teilprozesse vor.  
Die Prozessbeschreibungen dienen damit nicht nur der Überprüfung der 
Ablauforganisation und des Anpassungsbedarfes, sondern sind gleichzeitig auch eine 
Selbstvergewisserung der Fachkräfte sowie der Fachteamleitung zur 
Ablauforganisation im jeweiligen Handlungsfeld. Gleichzeitig bieten sie eine 
Hilfestellung für die Einarbeitung neuer Fachkräfte. 
 
 5 
Folgende Symbole werden im Rahmen der grafischen Darstellung für den Ablauf 
verwendet: 
Auslösendes Ereignis: Es passiert etwas
(ohne Aktivität der Prozessverantwortlichen)
Entscheidung (Verzweigung) im Prozessverlauf:
Es folgend mindestens zwei Alternativen (Pfeile)
Schnittstelle zu einem anderen Kernprozess:
Ein Pfeil geht in dieses Symbol hinein (kein Pfeil führt hinaus)
Verknüpfung von Schritten:
Entscheidung, Schnittstelle und Ereignis
Ende einer Prozesskette
Dokumente,
die im Teilprozess zu benutzen sind
Teilprozesse: Bündel von Tätigkeiten mit 
einem (Zwischen-)Ergebnis
 
Die Kernprozesse sind nachfolgend alle in gleicher Weise dargestellt. Sie 
berücksichtigen präzise Aussagen zu den zeitlichen Anteilen sowie den Standards im 
jeweiligen Teilprozess. Grundlagen dieser Aussagen sind eine rechtliche Würdigung 
der Leistungsverpflichtung entsprechend der gesetzlichen Grundlagen, der fachlichen 
Empfehlungen und interkommunale Vergleichswerte aus verschiedenen (bundeswei-
ten) Projekten  zur „Qualitätsentwicklung und Personalbemessung“. 
 
Zur Beschreibung der erforderlichen Auftragszeit für jeden Teilprozess wird zwischen 
verschiedenen Tätigkeiten (siehe Beschreibung der Aktivitäten zu den jeweiligen 
Kernprozessen) unterschieden. Damit überhaupt Zeitwerte zur Steuerung definiert 
werden können, müssen diese Tätigkeiten noch einmal zu übergreifenden Kategorien 
 6 
zusammengefasst werden.  
• Gespräch: Erfasst werden Gespräche mit dem jungen Menschen und/oder mit 
Eltern. Zusätzlich können auch weitere Institutionen wie Schulen oder 
Fachkräften von anderen Diensten an diesen Gesprächen beteiligt werden. 
• Kurzgespräch: Als Kurzgespräch werden alle telefonischen Gespräche 
unabhängig vom Gesprächspartner, aber auch kurze persönliche Gespräche 
bezeichnet. Diese Gespräche dienen vor allem der Abstimmung und 
Vereinbarung von Terminen, der kurzen Erörterung von Sachverhalten, wenn 
kein persönliches Beratungsgespräch möglich oder nötig ist, oder der 
Informationsaufnahme. 
• Dokumentation: Die Kategorie Dokumentation umfasst alle Bereiche der 
Aktenführung einschl. der elektronischen Datenerfassung sowie Aktennotizen, 
die Ergebnissicherung in Form von Aktenvermerken oder auch die Erstellung 
von Berichten. Auch die Auswertung von Stellungnahmen/Gutachten und 
anderer Schriftstücke Dritter gehört zur Kategorie Dokumentation. 
• Administration: Sämtliche Tätigkeiten wie Abfassung und Versand von 
Einladungen, das Kopieren von Unterlagen oder auch Dienstreiseanträge 
gehören zu den administrativen Tätigkeiten. 
• Kollegiale Reflexion: Das Zusammenwirken von Fachkräften zwecks 
Entscheidung über das richtige Handeln im Einzelfall stellt für die Jugendhilfe 
eine rechtlich verpflichtende Tätigkeit dar. Entsprechend dieser Verpflichtung 
gibt es eine eigene Kategorie „Kollegiale Reflexion“.  
• Fahrzeiten: Sämtliche Fahrzeiten (z.B. für Hausbesuche, Gespräche in der 
Schule oder an anderen Orten) gehören zur Kategorie Fahrzeiten. Das 
Besondere an dieser Kategorie ist, dass im Rahmen der Untersuchung für die 
Stadt Osnabrück die Fahrzeiten den einzelnen Teilprozess jeweils mit einem 
 7 
Pauschalwert von 30 Minuten (hin 15 Minuten und zurück 15 Minuten) 
zugeordnet wurden.  
 
Teilprozess 
X.1 
„Bezeichnung“ 
Soweit nach einer Entscheidungsraute alternative Teilprozesse (TP) 
folgen, wird an die Ziffer ein kleiner Buchstabe angefügt. 
Ziel / Ergebnis Beschreibung der Ziele, die mit dem Teilprozess erreicht werden 
sollen. 
Aktivitäten Auflistung der wesentlichen Aktivitäten bzw. Tätigkeiten, 
ggf. Benennung wichtiger Handlungsoptionen. 
Prozess-
beteiligte 
Auflistung der am Prozess unmittelbar beteiligten Personen, 
Funktionen und Institutionen. 
Schnittstellen Auflistung der am Prozess mittelbar beteiligten Personen, Funktionen 
und Institutionen, und zwar solche, bei denen durch den Teilprozess 
eigene Prozesse / Aktivitäten ausgelöst werden, deren Ergebnis im 
weiteren Fortgang des Teil- oder Kernprozesses benötigt wird oder an 
die der Ratsuchende weiter vermittelt wird. 
Instrumente / 
Dokumente 
Auflistung aller für den Prozess zu nutzenden Dokumenten und 
Instrumente, einschl. Verweise auf die EDV-Erfassung. 
 
Verwendete Symbole: 
  = steht für die elektronische Akte  
  = steht für Dokumente / Schriftstücke / Listen etc., die von der 
Zuständigen Fachkraft erstellt bzw. gepflegt werden  
Zeitbedarf 
+ Frist 
Tätigkeitstypen mit Angabe zur Häufigkeit und / oder Dauer, 
Frist zwischen Start und Ende des Teilprozesses. 
Anmerkungen Hinweise und Kommentare. 
 
 8 
Der Tätigkeitsbereich des Fachteams ÜM ist stark von den Entwicklungen unserer 
Gesellschaft abhängig. Dies bedingt eine stetige Anpassung der Strukturen, Prozesse 
und Arbeitsweisen, um die Erfüllung des gesetzlichen Auftrages gewährleisten zu 
können. Die so entwickelten Kern- und Teilprozessbeschreibungen bedürfen daher der 
regelmäßigen Überprüfung und Anpassung. Sowohl eine Änderung der gesetzlichen 
Grundlagen als auch der konzeptionellen Vorgaben durch das Jugendamt bzw. durch 
Dritte müssen dabei jeweils berücksichtigt werden. 
 
3. Stellenbedarf 
 
Die Untersuchung im Fachteam ÜM diente der Überprüfung der Arbeitsorganisation, 
der Festlegung der Qualitätsstandards sowie der Ermittlung des Personalbedarfs. Aus-
gehend von diesem Auftrag erfolgte im Rahmen des Prozessverlaufes eine Definition, 
Überprüfung und sowie Anpassung der Qualitätsstandards, Methoden und Abläufe, 
eine Ermittlung und Überprüfung hinsichtlich von Prozessoptimierten mittlerer Bearbei-
tungszeiten für die verschiedenen Leistungsbereiche, eine Festlegung von fallbezoge-
nen und fallunabhängigen Arbeitsanteilen (System- und Rüstzeiten) sowie die Entwick-
lung eines Referenzsystems zur Beurteilung und Verteilung der benötigten Personalka-
pazitäten auf der Grundlage der Erfahrungen des Institutes für Sozialplanung und Or-
ganisationsentwicklung sowie entsprechender interkommunaler Vergleiche. Die Ergeb-
nisse dieses Vergleiches haben deutlich gemacht, dass sowohl bezogen auf die fachli-
chen Standards als auch die veranschlagten mittleren Bearbeitungszeiten die im Rah-
men der Untersuchung für die Stadt Osnabrück veranschlagten Werte im Ergebnis im 
mittleren Bereich von interkommunalen Vergleichen lag.  
 
 
 9 
Im Hinblick auf Transparenz, Überprüfbarkeit sowie steuerungsbezogener Erfahrungs-
werte aus anderen Arbeitsbereichen orientierte sich die Qualitätsuntersuchung be-
wusst an Modellen und Verfahren aus der arbeitswissenschaftlichen Organisations-
lehre (REFA – Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmens-
entwicklung)2. Wichtiger Ansatzpunkt ist dabei, die Arbeitsvorgänge (Kernprozesse) in 
Teilbereiche (Teilprozesse) zu zerlegen, um einzelne Schritte organisatorisch und zeit-
mäßig erfassen zu können. Diese Erfassung dient dann der Beurteilung und Bewer-
tung der Arbeitsabläufe sowie der erforderlichen Zeit- und damit Personalressourcen.  
 
Die Arbeitszeit einer Fachkraft lässt sich als Auftragszeit definieren. Man versteht da-
runter diejenige Zeit, die für die Erledigung eines bestimmten Auftrages, im vorliegenden 
Fall das Handeln als Fachkraft im Fachteam ÜM, insgesamt vorzugeben ist. Diese Zeit 
schließt alle Tätigkeiten, die während der Arbeitszeit erledigt werden müssen, mit ein. 
Dies erfordert eine weitere Differenzierung nach Ausführungs- und Rüstzeit.  
Ausführungszeit beschreibt den zeitlichen Umfang, der erforderlich ist, um den konkre-
ten Arbeitsauftrag (Zuständigkeit entsprechend der Stellenbeschreibung) direkt umzu-
setzen. Zur Ausführungszeit gehören damit unmittelbare Tätigkeiten, die als Klientenzeit 
bezeichnet werden und sich direkt auf den jungen Menschen und seine Familie beziehen 
(Fallbezogenes Arbeiten), aber auch Tätigkeiten, die als Systemzeit bezeichnet werden 
und fallübergreifende Angebote als auch fallunabhängige Tätigkeiten (zum Beispiel ge-
meinsame Fortbildungen) umfassen.  
Rüstzeit beschreibt die zeitlichen Aufwendungen, die für alle Tätigkeiten im Sinne der 
Arbeitsvor- und Arbeitsnachbereitung anfallen, zum Beispiel D ienstbesprechungen, 
 
2 REFA entwickelt Methoden zur betrieblichen Datenermittlung und zum Management, stimmt 
diese mit den Tarifparteien ab und überführt sie in eine verbandseigene Lehre.  
 10 
Mitarbeitergespräche und ähnliches.  Da sich nicht alle Tätigkeiten ein er Fachkraft im 
Jugendamt planen und vorhersagen lassen, ist es erforderlich, noch eine so genannte  
Verteilzeit zu definieren. Diese enthält alle Arbeitszeiten, die wegen unregelmäßigen 
Auftretens nicht bei jeder Zeitaufnahme ermittelt werden können und trotzdem als zu-
sätzlicher Puffer für die Berechnung der Auftragszeit von Bedeutung sind. 
 
Für die konkrete Berechnung des Personalbedarfs ist nicht nur die Unterscheidung 
nach Bestandteilen von Arbeitszeiten von Bedeutung, sondern vor allem auch die 
Festlegung einer mittleren Bearbeitungszeit für den einzelnen Teilprozesse und deren 
Häufigkeit. 
 
Der konkrete Stellenbedarf eines Arbeitsbereiches setzt sich also später aus den 
Bestandteilen der Klientenzeit, der Systemzeit, der Rüstzeit sowie der Verteilzeit 
zusammen. Das jeweilige Rechnungsergebnis beinhaltet dabei keinen Automatismus 
für die Umsetzung, sondern berücksichtigt die definierten und empfohlenen Standards 
als Grundlage einer Aussage zum Personalbedarf. Durch eine Veränderung von 
Standards – ggf. auch einer Erweiterung durch neue gesetzliche Verpflichtungen – 
ergeben sich auch Veränderungen in der Personalbemessung. Der Stadt Osnabrück 
liegen deshalb entsprechende Berechnungstabellen in Form von Excel-Dateien vor, die 
eine eigenständige Fortschreibung der Personalbemessung durch die Stadtverwaltung 
ermöglichen.  
 
 11 
Ergebnis der Stellenbemessung, Soll/Ist-Vergleich 
Der zum Zeitpunkt der Untersuchung angetroffene Personalstand wird dem berechne-
ten Personalbedarf gegenübergestellt. Basis der Aussagen zum Personalbedarf sind 
dabei die im Qualitätshandbuch für die Stadt Osnabrück/Fachteam ÜM festgelegten 
Standards und Verfahren. Als Basis für die Berechnung dienten die Häufigkeiten der 
Arbeitsprozesse, die über die eingesetzte Fachanwendung für das Referenzjahr 2019 
ermittelt werden konnten.  
 
Zusammengefasst stellten sich die Unterschiede und Ergebnisse in dem untersuchten 
Arbeitsbereich wie folgt dar:  
 
 
Gleichzeitig gilt es das Verhältnis zwischen Stellenanteil und Anzahl der Fachkräfte zu 
berücksichtigen. Dies ist erforderlich, da sich berechnete System- und Rüstzeiten auf 
die Anzahl der Fachkräfte und nicht auf den jeweiligen Stellenanteil beziehen. So neh-
men zum Beispiel an Dienstbesprechungen oder auch Fortbildungen immer alle Fach-
kräfte teil und zwar unabhängig von ihrem jeweiligen Beschäftigungsumfang.  
Insgesamt hat die Prüfung für den untersuchten Arbeitsbereich einen rechnerischen 
Überhang von 1,73 Stellen ergeben.  

 12 
4. Abschließende Hinweise 
 
Die Vorschläge des Institutes für Sozialplanung und Organisationsentwicklung zur Per-
sonalausstattung und Arbeitsverteilung beruhen auf den tatsächlichen und rechtlichen 
Verhältnissen zum Zeitpunkt der Untersuchung. Den Auswirkungen späterer gesetzli-
cher bzw. tariflicher Maßnahmen oder von erheblichen Änderungen in der Aufgabenzu-
ständigkeit bzw. im Arbeitsanfall müsste zu gegebener Zeit gesondert Rechnung getra-
gen werden (Stichwort: Anpassung der Prozesse aufgrund von gesetzlichen und fachli-
chen Veränderungen).  
 
 
 
 
 
 
 
 
Inhaltsverzeichnis 
 
1. Prozesslandkarte 
2. Allgemeiner Falleingang 
3. Allgemeine Beratung 
4. Clearingverfahren 
5. § 13,1 Intensivpädagogische Hilfe 
6. § 13,3 Jugendwohnen 
7. Schulpflichterfüllung in der Jugendwerkstatt 
8. Kurzberatung 
 
 
 
Qualitätsentwicklung 
 
Übergangsmanagement Schule -Beruf  
September 2020  


Teilprozess 1:
Erstkontakt
Zugang über
ratsuchende Person
Kernprozess: Allgemeiner Falleingang
Teilprozess 2:
Auftragsklärung
3 Werktage
weiterer
Kernprozess
Entscheidung Ende
2 Wochen
Entscheidung
Weitervermittlung 
an Externe
Weitervermittlung 
an Externe
Kernprozess: Allgemeiner Falleingang 
 
Teilprozess 1 Erstkontakt 
Ziel / Ergebnis Mit der ratsuchenden Person wurde das Anliegen soweit geklärt, 
dass die Zuständigkeit des ÜM festgestellt und/oder die 
zielgerichtete Vermittlung an die zuständige Stelle (intern/extern) 
möglich ist. 
Aktivitäten Der Zugang zur Fachkraft erfolgt schriftlich, persönlich oder 
telefonisch 
 
Der Erstkontakt findet statt: 
 direkt mit dem jungen Menschen/ 
Personensorgeberechtigten 
 indirekt über Dritte (Schulsozialarbeit, SD, Lehrkraft, KOS, 
JGH etc.) – im Sinne einer Mitteilung 
 
Aktivitäten: 
 Klärung der örtlichen und sachlichen Zuständigkeit 
 Erfassung des Grundes und des Anlasses 
 Klärung der bisherigen Aktivitäten der ratsuchenden Person 
(z.B. Kontakt zu anderen Diensten/Institutionen) 
 Absprachen zum weiteren Vorgehen zwischen Fachkraft 
und der ratsuchenden Person 
 ggf. Terminvereinbarung für Folgegespräche im Rahmen der 
Auftragsklärung 
Prozessbeteiligte 
 Ratsuchende Person 
Schnittstellen  ggf. Dritte (wenn an interne/externe weitervermittelt wird) 
Instrumente / 
Dokumente  
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs
-gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 20 min 10 min 10 min 5 min 5 min 
Häufigkeit 1 x 0,90 x 0,10 x 0,25 x 0,25 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 33 min 
Fahrzeit: keine 
Frist: 3 Werktage 
 
Kernprozess: Allgemeiner Falleingang 
 
Teilprozess 2 Auftragsklärung 
Ziel / Ergebnis Der konkrete Unterstützungs- und Beratungsbedarf des jungen 
Menschen ist festgestellt und seine Mitarbeitsbereitschaft ist 
geklärt. 
Aktivitäten  Informationen zum aktuellen Anlass sammeln 
 Erläuterungen zum Angebot und der Rolle des ÜM 
 Klärung der Mitarbeitsbereitschaft des jungen Menschen 
 Konkretisierung und Erläuterung des möglichen 
Unterstützungs- und Beratungsbedarfes 
 ggf. Kollegiale Reflexion mit einer weiteren Fachkraft 
 weiteres Vorgehen planen (siehe andere Kernprozesse) 
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 Personensorgeberechtigte 
 ggf. Dritte (Einrichtungen, Dienste, Freundeskreis, 
Familienangehörige) 
 ggf. weitere Fachkräfte (kollegiale Reflexion) 
Schnittstellen  ggf. Dritte (z.B. Jobcenter, JGH, Schulsozialarbeit, SD) 
Instrumente / 
Dokumente  
Anmerkungen  Die Gespräche können (je nach Einschätzung durch die 
Fachkraft) in der Schule, im Elternhaus etc. oder im Büro 
stattfinden. 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs
-gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 12 min 10 min 5 min 10 min 
Häufigkeit 1,25 x 1,25 x 0,10 x 1 x 0,25 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 96 min 
Fahrzeit: 10 % der Gespräche 
Frist: 2 Woche 
 
Zugang z.B. über
Schnittstellen-
institutionen oder
Junge Menschen und
Eltern direkt
Kernprozess: Allgemeine Beratung ÜM
Teilprozess 2a:
Weitreichender
Unterstützungsbed.
andere
Kernprozesse
EntscheidungEnde
12 Monate
Teilprozess 2c:
Geringer
Unterstützungsbed.
(nicht in Arbeit/Ausb.)
Entscheidung
Weiter-
vermittlung
an Dritte
Teilprozess 2b:
Ausgeprägter
Unterstützungsbed.
Teilprozess 1:
Konkretisierung des
Beratungs- und
Unterstützungsbed.
 Aktivität
Teilprozess 2d:
Geringer
Unterstützungsbed.
(in Arbeit/Ausb.)
 Aktivität
 Teilnahme
 Diverse
 Aktivität
 Teilnahme
 Diverse
 Aktivität
 Teilnahme
 Diverse
 Aktivität
 Teilnahme
 Diverse
3 Monate
Kernprozess: Allgemeine Beratung ÜM 
 
Teilprozess 1 
Konkretisierung des Beratungs- und 
Unterstützungsbedarfs 
Ziel / Ergebnis Die Intensität der Beratung und Unterstützung durch die 
Fachkraft ist zwischen den Beteiligten vereinbart. 
Aktivitäten  Hinweise/Erläuterung zu den notwendigen Formalitäten 
(u.a. Datenschutzinformationserklärung, 
Schweigepflichtentbindung) 
 Ablage der NBank Einwilligung im Ordner*  
 Fallanlage in Social Office 
 ggf. Beteiligung der Personensorgeberechtigten (bei 
jungen Menschen u15) 
 sozialpädagogische Anamnese anhand des 
Erhebungsbogens 
 Festlegung der groben Zielplanung unter 
Berücksichtigung der Wünsche des jungen Menschen 
 Beteiligung Dritter (z.B. weitergehende Fachberatung, 
Familienangehörige) 
 weitere Gespräche in unterschiedlichen Konstellationen 
(z.B. mit Familienangehörigen, Lehrkraft, 
Schulsozialarbeiterin/Schulsozialarbeiter) 
 Erstellung des Förderplans gemeinsam mit dem jungen 
Menschen und Festlegung der konkreten Beratung und 
Unterstützung 
 Scannen und Ablage der vorliegenden Unterlagen in der 
Fachanwendung 
Prozessbeteiligt
e 
 Jungen Menschen 
 ggf. Personensorgeberechtigten 
 ggf. Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, Lehrkraft) 
Schnittstellen  
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „Datenschutzinformationserklärung“ 
 Aktivität „NBank Einwilligung“ oder 
„Teilnehmendenerklärung JBA“  
 Aktivität „Schweigepflichtentbindung“ 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Erhebungsbogen“ 
 Aktivität „Förderplan“ 
Anmerkungen * bis zu einer anderslautenden Erklärung der NBank erfolgt 
weiterhin die Ablage der Unterlagen im Ordner. 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs
-gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Kernprozess: Allgemeine Beratung ÜM 
 
Zeitbedarf 60 min 30 min 15 min 30 min 20 min 
Häufigkeit 5 x 5 x 5 x 5 x 0,5 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 760 min 
Fahrzeit: 50 % der Gespräche 
Frist: 3 Monate 
 
Teilprozess 2a Weitreichender Unterstützungsbedarf 
(Stufe 1) 
Ziel / Ergebnis Der junge Mensch hat in den grundlegenden persönlichen 
Bereichen durch die Unterstützung und Begleitung der Fachkraft 
ausreichende Kompetenzen aufgebaut und hat ein passendes 
schulisches oder berufliches Angebot. 
Aktivitäten  intensive Beratung und Unterstützung des jungen 
Menschen bei der Umsetzung der im Förderplan 
vereinbarten Ziele und Themen (u.a. Alltagskompetenzen 
und personale Kompetenzen) 
 ÜM Potentialanalyse, ÜM Berufswahltest oder PSU  
 Begleitung des jungen Menschen bei Terminen mit 
anderen Institutionen (z.B. Jobcenter, Beratungsstellen) 
 aufsuchende Beratung (z.B. Hausbesuche) 
 kollegiale Reflexion mit anderen Fachkräften und/oder 
Teamleitung 
 Krisen- und Konfliktbegleitung 
 Vermittlung in Anschlussangebote (z.B. BvB, Ausbildung, 
BaE, EQ, VHS-Kurs) 
 Schließen der ÜM Fallakte 
Prozessbeteiligte  Jungen Menschen 
 ggf. Personensorgeberechtigten 
 ggf. Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, Lehrkraft) 
Schnittstellen  ggf. Dritte (andere Institutionen/Personen) 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Notiz“ 
 Aktivität „Telefonnotiz“ 
 Teilnahme weitergehende Fachberatung 
 Teilnahme Schuljahr 
 Teilnahme Fortbildung (ÜM Potentialanalyse, ÜM 
Berufswahltest, PSU) 
 Teilnahme PACE 
 weitere Diverse (abhängig vom Einzelfall/Anlass) 
Anmerkungen  
Kernprozess: Allgemeine Beratung ÜM 
 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 30 min 15 min 30 min 20 min 
Häufigkeit 10 x 10 x 10 x 10 x 1 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 1520 min 
Fahrzeit: 50 % der Gespräche 
Frist: 12 Monate 
 
Teilprozess 2b Ausgeprägter Unterstützungsbedarf 
(Stufe 2) 
Ziel / Ergebnis Der junge Mensch hat in den grundlegenden Bereichen durch 
die Unterstützung und Begleitung der Fachkraft ausreichende 
Kompetenzen aufgebaut und diese gefestigt. Der junge Mensch 
hat ein passendes schulisches oder berufliches Angebot. 
Aktivitäten  Beratung und Unterstützung des jungen Menschen bei 
der Umsetzung der im Förderplan vereinbarten Ziele und 
Themen (u.a. Sozialkompetenzen, Fachkompetenzen, 
Personale Kompetenzen, Methodenkompetenzen, 
Berufliche Orientierung) 
 ÜM Potentialanalyse, ÜM Berufswahltest oder PSU  
 Begleitung des jungen Menschen bei Terminen mit 
anderen Institutionen (z.B. Jobcenter, Beratungsstellen) 
 Teilweise aufsuchende Beratung (z.B. Hausbesuche) 
 ggf. kollegiale Reflexion mit anderen Fachkräften 
und/oder Teamleitung 
 Krisen- und Konfliktbegleitung 
 Vermittlung in Anschlussangebote (z.B. BvB, Ausbildung, 
BaE, EQ, VHS-Kurs) 
 Schließen der ÜM Fallakte 
Prozessbeteiligte  Jungen Menschen 
 ggf. Personensorgeberechtigten 
 ggf. Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, Lehrkraft) 
Schnittstellen  ggf. Dritte (andere Institutionen/Personen) 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Notiz“ 
 Aktivität „Telefonnotiz“ 
 Teilnahme weitergehende Fachberatung 
 Teilnahme Schuljahr 
 Teilnahme Fortbildung (ÜM Potentialanalyse, ÜM 
Berufswahltest, PSU) 
 Teilnahme PACE 
Kernprozess: Allgemeine Beratung ÜM 
 
 weitere Diverse (abhängig vom Einzelfall/Anlass) 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 30 min 15 min 30 min 20 min 
Häufigkeit 8 x 8 x 8 x 8 x 1 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 1179 min 
Fahrzeit: 33 % der Gespräche 
Frist: 12 Monate 
 
Teilprozess 2c Geringer Unterstützungsbedarf 
(nicht in Arbeit oder Ausbildung - Stufe 3) 
Ziel / Ergebnis Die berufliche Orientierung ist abgeschlossen und der junge 
Mensch hat ein passendes schulisches oder berufliches 
Angebot. 
Aktivitäten  Beratung und Unterstützung des jungen Menschen bei 
der Umsetzung der im Förderplan vereinbarten Ziele und 
Themen  
 ÜM Potentialanalyse, ÜM Berufswahltest oder PSU  
 Begleitung des jungen Menschen bei Terminen mit 
anderen Institutionen (z.B. Jobcenter, Beratungsstellen) 
 ggf. aufsuchende Beratung (z.B. Hausbesuche) 
 ggf. kollegiale Reflexion mit anderen Fachkräften 
und/oder Teamleitung 
 ggf. Krisen- und Konfliktbegleitung 
 Vermittlung in Anschlussangebote (z.B. BvB, Ausbildung, 
BaE, EQ, VHS-Kurs) 
 Schließen der ÜM Fallakte 
Prozessbeteiligte  Jungen Menschen 
 ggf. Personensorgeberechtigten 
 ggf. Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, Lehrkraft, Jobcenter, 
Arbeitsagentur) 
Schnittstellen  ggf. Dritte (andere Institutionen/Personen) 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Notiz“ 
 Aktivität „Telefonnotiz“ 
 Teilnahme weitergehende Fachberatung 
Kernprozess: Allgemeine Beratung ÜM 
 
 Teilnahme Schuljahr 
 Teilnahme Fortbildung (ÜM Potentialanalyse, ÜM 
Berufswahltest, PSU) 
 Teilnahme PACE 
 weitere Diverse (abhängig vom Einzelfall/Anlass) 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 30 min 15 min 30 min 20 min 
Häufigkeit 4 x 4 x 4 x 4 x 0,5 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 580 min 
Fahrzeit: 25 % der Gespräche 
Frist: 12 Monate 
 
Teilprozess 2d Geringer Unterstützungsbedarf 
(in Arbeit oder Ausbildung - Stufe 4) 
Ziel / Ergebnis Die Situation des jungen Menschen in der schulischen oder 
beruflichen Maßnahme ist stabilisiert. 
Aktivitäten  Beratung und Unterstützung des jungen Menschen bei 
der Umsetzung der im Förderplan vereinbarten Ziele und 
Themen  
 ÜM Potentialanalyse, ÜM Berufswahltest oder PSU  
 Begleitung des jungen Menschen bei Terminen mit 
anderen Institutionen (z.B. Jobcenter, Arbeitgeber, 
Beratungsstellen) 
 ggf. aufsuchende Beratung (z.B. Hausbesuche) 
 ggf. kollegiale Reflexion mit anderen Fachkräften 
und/oder Teamleitung 
 ggf. Krisen- und Konfliktbegleitung 
 ggf. Vermittlung in Anschlussangebote (z.B. BvB, 
Ausbildung, BaE, EQ, VHS-Kurs) 
 Schließen der ÜM Fallakte 
Prozessbeteiligte  Jungen Menschen 
 ggf. Personensorgeberechtigten 
 ggf. Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, Lehrkraft) 
Schnittstellen  ggf. Dritte (andere Institutionen/Personen) 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Notiz“ 
Kernprozess: Allgemeine Beratung ÜM 
 
 Aktivität „Telefonnotiz“ 
 Teilnahme weitergehende Fachberatung 
 Teilnahme Schuljahr 
 Teilnahme Fortbildung (ÜM Potentialanalyse, ÜM 
Berufswahltest, PSU) 
 Teilnahme PACE 
 weitere Diverse (abhängig vom Einzelfall/Anlass) 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 30 min 15 min 30 min 20 min 
Häufigkeit 4 x 4 x 4 x 4 x 0,5 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 580 min 
Fahrzeit: 25 % der Gespräche 
Frist: 12 Monate 
 
Teilprozess 1:
Falleingang
Zugang über
FB Bildung, Schule,
Sport
 Einladungsschreiben
 Standardbrief ÜM
 Rückmeldebogen
 Aktivität
Kernprozess: Clearingverfahren
Teilprozess 2:
Auftragsklärung
Clearingverfahren
Ende
1 Woche
ggf. weitere
Kernprozesse
(z.B. SiJu)
Entscheidung Ende
1 Woche  Datenschutzinform.
 NB Einwilligung
 Schweigepflichtentb.
 Aktivität
Entscheidung
Teilprozess 3:
Lösungsorientierte
Beratung
5 Wochen
 Aktivität
Teilprozess 4:
Beendigung
1 Woche
 Rückmeldebogen
 Aktivität
Kernprozess Clearingverfahren 
 
Teilprozess 1 Falleingang 
Ziel / Ergebnis Der junge Mensch und die Personensorgeberechtigten sind zu 
einem gemeinsamen Gespräch eingeladen. Die Lehrkraft ist über 
die Fallzuständigkeit in Kenntnis gesetzt.  
Aktivitäten  Kenntnisnahme der SPVM 
 Fallanlage in Social Office (inkl. Ablage der Anlagen der 
Mitteilung, Teilnahmen anlegen) 
 der junge Mensch und die Personensorgeberechtigten 
werden schriftlich und separat zum Erstgespräch 
eingeladen 
 Mitteilung an die Lehrkraft über die Fallzuständigkeit 
 bei Nichterscheinen erfolgt eine zweite schriftliche 
Einladung zum Erstgespräch 
 bei erneutem Nichterscheinen erfolgt die persönliche 
Ansprache durch die zuständige Fachkraft (Hausbesuch, 
Besuch in der Schule etc.) 
 
 ggf. Mitteilung an den FB Bildung, Schule, Sport über die 
erfolglose Kontaktaufnahme und Anregung auf Einleitung 
eines OWi-Verfahrens 
Prozessbeteiligte  Junge Mensch 
 Personensorgeberechtigten 
 Lehrkraft 
Schnittstellen  FB Bildung, Schule, Sport 
 Schule 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Einladung Anhörung/Clearing (junger Mensch) 
 Einladung Elterngespräch (Personensorgeberecht.) 
 Standardbrief ÜM (2. Einladung) 
 ggf. Aktivität „Notiz“ oder „Telefonat“ 
 ggf. Rückmeldebogen 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs
-gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 30 min 15 min 5 min   
Häufigkeit 0,1 x 1,1 x 1,1 x   
 
Gesamtzeitbedarf: 26,5 min 
Fahrzeit: 50% der Gespräche 
Frist: 1 Woche 
 
Kernprozess Clearingverfahren 
 
Teilprozess 2 Auftragsklärung Clearingverfahren 
Ziel / Ergebnis Der junge Mensch und die Personensorgeberechtigten sind über 
das Verfahren informiert. Der junge Mensch erklärt seine 
Mitwirkungsbereitschaft. 
Aktivitäten  gemeinsames Gespräch mit dem jungen Menschen und 
den Personensorgeberechtigten 
 auf Wunsch des jungen Menschen Beteiligung Dritter (z.B. 
Bezugsperson, Freundin oder Freund) 
 Erläuterungen zum Auftrag und der Rolle des ÜM 
 Informationen zum Ablauf des Verfahrens, Motivation des 
jungen Menschen zur Mitwirkung und Aufzeigen der 
Entscheidungsmöglichkeiten des jungen Menschen 
 erste Erörterung zu den Hintergründen, die zur SPVM 
geführt haben 
 ggf. Anforderung medizinischer Atteste (z.B. AU) 
 Hinweise/Erläuterung zu den notwendigen Formalitäten 
(u.a. Datenschutzinformationserklärung, 
Schweigepflichtentbindung) 
 ggf. Information zu alternativen Möglichkeiten zur 
Schulpflichterfüllung (z.B. SiJu, BVJ10) 
 Terminvereinbarung für die Lösungsorientierte Beratung 
und Vereinbarungen zum weiteren Prozess 
 Ablage der NBank Einwilligung im Ordner*  
 Scannen und Ablage der vorliegenden Unterlagen in der 
Fachanwendung 
 
 ggf. Mitteilung an den FB Bildung, Schule, Sport über die 
Ablehnung des Verfahrens bzw. fehlende 
Mitwirkungsbereitschaft des jungen Menschen 
Prozessbeteiligte  Junge Mensch 
 Personensorgeberechtigten 
 ggf. Dritte (z.B. Betreuerin, Freund) 
Schnittstellen  FB Bildung, Schule, Sport 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Datenschutzinformationserklärung 
 NBank Einwilligung  
 Schweigepflichtentbindung 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
Anmerkungen * bis zu einer anderslautenden Erklärung der NBank erfolgt 
weiterhin die Ablage der Unterlagen im Ordner. 
Kernprozess Clearingverfahren 
 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs
-gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
Stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 x min 20 min 10 min 10 min  
Häufigkeit 1 x 1 x 1 x 1 x  
 
Gesamtzeitbedarf: 100 min 
Fahrzeit: keine 
Frist: 1 Woche 
 
Teilprozess 3 Lösungsorientierte Beratung  
Ziel / Ergebnis Der junge Mensch hat seine Ressourcen zur Erfüllung der 
Schulpflicht erarbeitet und weiß, wie er die Einleitung des 
Bußgeldverfahrens verhindern kann. 
Aktivitäten  sozialpädagogische Anamnese anhand des 
Erhebungsbogens 
 Festlegung der groben Zielplanung unter Berücksichtigung 
der Wünsche des jungen Menschen 
 Beteiligung Dritter (z.B. weitergehende Fachberatung, 
Familienangehörige) 
 weitere Gespräche in unterschiedlichen Konstellationen 
(z.B. mit Familienangehörigen, Lehrkraft, 
Schulsozialarbeiterin/Schulsozialarbeiter) 
 Erstellung des Förderplans gemeinsam mit dem jungen 
Menschen und Begleitung bei der Umsetzung über 
unterschiedliche Unterstützungsleistungen (siehe andere 
Kernprozesse – z.B. SiJu, § 13,1) 
 Scannen und Ablage der vorliegenden Unterlagen in der 
Fachanwendung 
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 Personensorgeberechtigte 
 Dritte (z.B. weitergehende Fachberatung, 
Familienangehörige) 
Schnittstellen  
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „Erhebungsbogen“ 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Förderplan“ 
Anmerkungen  
Kernprozess Clearingverfahren 
 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 20 min 10 min 20 min 10 min 
Häufigkeit 3 x 3 x 3 x 3 x 0,25 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 341,5 min 
Fahrzeit: 10 % der Gespräche 
Frist: 5 Woche 
 
Teilprozess 4 Beendigung 
Ziel / Ergebnis Die Beteiligten kennen das Ergebnis des Verfahrens und die 
Gründe für die Entscheidung. 
Aktivitäten  Überprüfung der Umsetzung der Ziele und Aufgaben aus 
dem Förderplan 
 Auswertungsgespräch mit dem jungen Menschen 
 ggf. unter Beteiligung der Personensorgeberechtigen 
 Mitteilung an den FB Bildung, Schule, Sport über die 
Beendigung des Clearingverfahrens 
 Mitteilung an die Lehrkraft 
 Teilnahme „Clearing“ in Social Office abschließen 
Prozessbeteiligte  Junge Mensch 
 ggf. Personensorgeberechtigte 
Schnittstellen  Fachbereich Bildung, Schule, Sport 
 Lehrkraft 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Rückmeldebogen 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 15 min 5 min 10 min  
Häufigkeit 1 x 1 x 1 x 1 x  
 
Gesamtzeitbedarf: 90 min 
Fahrzeit: keine 
Frist: 1 Woche 
 
Zugang über
Allgemeine 
Beratung ÜM
Kernprozess: § 13 Absatz 1 SGB VIII – Jugendsozialarbeit (IPH)
Teilprozess 2:
Konkretisierung
der IPH
Entscheidung
Ende
2 Wochen
Entscheidung
Teilprozess 1:
Kollegiale
Fallberatung
 Aktivität
 Aktivität
Ende
Teilprozess 3:
Kontrakt zwischen
jungen Menschen
und Leistungserb.
3 Wochen
 Aktivität
 Teilnahme Intensivb.
Teilprozess 4:
Steuerung der
laufenden Hilfe
6 Monate
 Aktivität
 Teilnahme Intensivb.
 Stundennachweis
 Zwischenbericht
Teilprozess 5:
Beendigung
4 Wochen
 Aktivität
 Teilnahme Intensivb.
 Stundennachweis
 Abschlussbericht
Ende
Kernprozess § 13 Absatz 1 SGB VIII – Jugendsozialarbeit (IPH) 
 
Teilprozess 1 Kollegiale Fallberatung 
Ziel / Ergebnis Im Rahmen der kollegialen Fallberatung wurden im 
Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte Lösungen für die 
konkreten Praxisfragen gefunden. 
Aktivitäten  Vorbereitung der kollegialen Fallberatung 
 Organisation der notwendigen Rahmenbedingungen 
 Durchführung der kollegialen Fallberatung nach dem 
gültigen Standard (Phase 1-6) 
o Phase 1: Das Casting (5 Min) 
o Phase 2: Die Spontanerzählung (10 Min) 
o Phase 3: Die Schlüsselfrage (5 Min) 
o Phase 4: Die Methodenwahl (5 Min) 
o Phase 5: Die Beratung (15 Min) 
o Phase 6: Der Abschluss (5 Min) 
 Erstellung des Ergebnisprotokolls in Social Office mit 
Erläuterungen zu den konkreten Ideen in Bezug auf die 
Praxisfrage  
Prozessbeteiligte  5 weitere Fachkräfte 
 ggf. Externe 
Schnittstellen  
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „KB Protokoll“ oder „KB Protokoll JBA“ 
Anmerkungen  Die Zeiten für die Kollegiale Fallberatung (inkl. der 
anlassbezogenen Kollegialen Fallberatungen) werden in 
den Systemzeiten erfasst.  
Zeitbedarf + Frist  
 
Teilprozess 2 Konkretisierung der IPH 
Ziel / Ergebnis Alle Beteiligten haben sich für die IPH entschieden und die 
Ziele des jungen Menschen und Aufgaben der beteiligten 
Personen sind festgelegt. 
Aktivitäten  Gespräch mit dem jungen Menschen und ggf. den 
Personensorgeberechtigten 
 Konkretisierung der Ziele und der Aufgaben und 
Dokumentation im Förderplan 
Kernprozess § 13 Absatz 1 SGB VIII – Jugendsozialarbeit (IPH) 
 
 Erstellung der sozialpädagogischen Stellungnahme zur 
Installation einer IPH 
 Weiterleitung der Stellungnahme an die Teamleitung 
 Genehmigung durch die Teamleitung (ggf. vorab 
Rücksprache mit Teamleitung) 
 Mitteilung an den jungen Menschen über die 
einzusetzende Hilfe und Klärung des 
Anforderungsprofils (in Bezug auf den 
Leistungserbringer) und Hinweis auf das Wunsch- und 
Wahlrecht  
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 Personensorgeberechtigte 
Schnittstellen  Teamleitung 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „IPH Stellungnahme“ 
 Aktivität „Förderplan“ 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-
) Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 40 min 10 min 10 min 20 min 
Häufigkeit 2 x 2 x 1 x 0,75 x 1 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 237 min 
Fahrzeit: keine 
Frist: 2 Wochen 
 
Teilprozess 3 
Kontrakt zwischen dem jungen Menschen 
und dem Leistungserbringer 
Ziel / Ergebnis Die Zusammenarbeit zwischen dem jungen Menschen und dem 
Leistungserbringer sowie die Rahmenbedingungen der Hilfe 
sind vereinbart. 
Aktivitäten  Kontaktaufnahme mit dem potentiellen Leistungserbringer 
 Anonyme Fallbeschreibung und Konkretisierung der IPH 
 ggf. Kontaktaufnahme zu weiteren Leistungserbringern 
 Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung mit der 
einzusetzenden Fachkraft 
 Mitteilung an den jungen Menschen und ggf. die 
Personensorgeberechtigten über den Termin für das 
gemeinsame Gespräch mit dem Leistungserbringer 
Kernprozess § 13 Absatz 1 SGB VIII – Jugendsozialarbeit (IPH) 
 
 Gemeinsames Gespräch mit allen Beteiligten und Klärung 
der Rahmenbedingungen: Hilfebeginn, Hilfeumfang, 
Vorstellung des Förderplans, Schweigepflichtentbindung) 
 Bedenkzeit des jungen Menschen, ob er sich eine 
Zusammenarbeit mit der einzusetzenden Fachkraft 
vorstellen kann 
 IPH-Mitteilung und IPH-Stellungnahme an die 
Teamleitung zur Weiterleitung an Verwaltung 
 Die Verwaltung informiert die pädagogische Fachkraft per 
d3-Link über die Kostenzusage 
 Teilnahme Intensivbetreuung (§ 13 Absatz 1 SGB VIII) in 
Sozial Office 
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 ggf. Personensorgeberechtigte 
 Leistungserbringer / Fachkraft 
Schnittstellen  Teamleitung 
 Verwaltung 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „IPH-Mitteilung“ 
 Aktivität „IPH-Stellungnahme“ 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Schweigepflichtentbindung“ 
 Teilnahme Intensivbetreuung (13,1) 
Anmerkungen * In einzelnen Fällen ist die Kontaktaufnahme mit weiteren 
Leistungserbringern nötig, weil sich mindestens eine der 
Parteien eine Zusammenarbeit nicht vorstellen kann (Wunsch-
/Wahlrecht). 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 45 min 15 min 5 min  
Häufigkeit 1,1 x 1,1 x 1,1 x 7,7 x  
 
Gesamtzeitbedarf: 177 min* 
Fahrzeit: 20% der Gespräche 
Frist: 3 Wochen (abhängig von den Kapazitäten des 
Leistungserbringers) 
 
Teilprozess 4 Steuerung der laufenden Hilfe 
Ziel / Ergebnis Der Hilfeverlauf ist überprüft und eine Entscheidung über die 
Fortführung getroffen. 
Aktivitäten In der Begleitung der Hilfe 
Kernprozess § 13 Absatz 1 SGB VIII – Jugendsozialarbeit (IPH) 
 
 ggf. Krisengespräch 
 Mitteilungen durch die eingesetzte Fachkraft bei 
problematischen Hilfeverläufen 
 Auswertungsgespräch mit dem jungen Menschen im 
Vorfeld des Förderplangesprächs 
 Auswertungsgespräch dokumentieren 
 Lesen des Zwischenberichtes des Trägers  
 Sachliche Prüfung der monatlichen Stundennachweise 
des Leistungserbringers  
 
Fortschreibung Förderplan 
 Terminierung des Förderplangesprächs (spätestens 4 
Wochen vor Ende des Bewilligungszeitraums) 
 Vorbereitung des Förderplangesprächs 
 Austausch über die Sichtweisen der Beteiligten zum 
Verlauf der Hilfe und Überprüfung der im Förderplan 
vereinbarten Ziele 
 Ziele und Hilfeumfang anpassen und ggf. neu festlegen 
 Nachbereitung des Fö rderplangesprächs und 
Aktualisierung des Förderplans 
 
Nur bei Verlängerung 
 IPH-Mitteilung und IPH-Stellungnahme an die 
Teamleitung zur Weiterleitung an Verwaltung 
 Die Verwaltung informiert die pädagogische Fachkraft 
per d3-Link über die Kostenzusage 
 Verlängerung der Teilnahme Intensivbetreuung in Social 
Office 
Prozessbeteiligte  Jungen Menschen 
 Personensorgeberechtigten 
 Leistungserbringer / Fachkraft 
Schnittstellen  Leistungserbringer 
 Teamleitung 
 Verwaltung 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „IPH-Mitteilung“ 
 Aktivität „IPH-Stellungnahme“ 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Teilnahme Intensivbetreuung (13,1)  
 Stundennachweis 
 Aktivität „Förderplan“ 
 Zwischenbericht 
Anmerkungen  
Kernprozess § 13 Absatz 1 SGB VIII – Jugendsozialarbeit (IPH) 
 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-
) Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 20 min 10 min 10 min 20 min 
Häufigkeit 2 x 6 x 2 x 10 x 0,5 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 382 min 
Fahrzeit: 20% der Gespräche 
Frist: 6 Monate 
 
Teilprozess 5 Beendigung 
Ziel / Ergebnis Die Hilfe ist beendet, weil die Ziele erreicht wurden und eine 
Wirksamkeit eingetreten ist. 
Soweit die Hilfe ohne Erfolg beendet wird, kennen die 
Beteiligten die Gründe. 
Aktivitäten  Terminvereinbarung durch die pädagogische Fachkraft 
 Abschlussgespräch mit allen Beteiligten einen Monat vor 
Hilfeende 
 Auf der Grundlage des Förderplans werden die 
einzelnen Ziele besprochen und die Zielerreichung 
bewertet 
 Aufgaben für den letzten Hilfemonat werden besprochen 
 Kenntnisnahme des Abschlussberichtes des Trägers 
und scannen 
 Sachliche Prüfung des letzten Stundennachweises des 
Leistungserbringers 
 IPH-Mitteilung über die Beendigung an Teamleitung 
 Beendigung Teilnahme IPH im Social Office 
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 Personensorgeberechtigte 
 Leistungserbringer / Fachkraft 
Schnittstellen  Teamleitung 
 Verwaltung 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Abschlussbericht 
 Stundennachweis 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Förderplan“ 
 Teilnahme IPH 
Anmerkungen  
Kernprozess § 13 Absatz 1 SGB VIII – Jugendsozialarbeit (IPH) 
 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-
) Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 20 min 5 min 5 min 10 min 
Häufigkeit 1 x 3 x 1 x 2 x 0,25 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 138 min 
Fahrzeit: keine 
Frist: 4 Woche 
 
Zugang über
Allgemeine 
Beratung ÜM
Kernprozess: § 13 Absatz 3 SGB VIII – Jugendsozialarbeit (Jugendwohnen)
Teilprozess 2:
Konkretisierung des
Jugendwohnens
Entscheidung
Ende
2 Wochen
Entscheidung
Teilprozess 1:
Kollegiale
Fallberatung
 Aktivität
 Aktivität
Ende
Teilprozess 3:
Kontrakt zwischen
jungen Menschen
und Leistungserb.
3 Wochen
 Aktivität
 Teilnahme Intensivb.
Teilprozess 4:
Steuerung der
laufenden Hilfe
6 Monate
 Aktivität
 Teilnahme Intensivb.
 Zwischenbericht
Teilprozess 5:
Beendigung
4 Wochen
 Aktivität
 Teilnahme Intensivb.
 Abschlussbericht
Ende
Kernprozess § 13 Absatz 3 SGB VIII – Jugendsozialarbeit 
(Jugendwohnen) 
 
Teilprozess 1 Kollegiale Fallberatung 
Ziel / Ergebnis Im Rahmen der kollegialen Fallberatung wurden im 
Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte Lösungen für die 
konkreten Praxisfragen gefunden. 
Aktivitäten  Vorbereitung der kollegialen Fallberatung 
 Organisation der notwendigen Rahmenbedingungen 
 Durchführung der kollegialen Fallberatung nach dem 
gültigen Standard (Phase 1-6) 
o Phase 1: Das Casting (5 Min) 
o Phase 2: Die Spontanerzählung (10 Min) 
o Phase 3: Die Schlüsselfrage (5 Min) 
o Phase 4: Die Methodenwahl (5 Min) 
o Phase 5: Die Beratung (15 Min) 
o Phase 6: Der Abschluss (5 Min) 
 Erstellung des Ergebnisprotokolls in Sozial Office mit 
Erläuterungen zu den konkreten Ideen in Bezug auf die 
Praxisfrage  
Prozessbeteiligte  5 weitere Fachkräfte 
 ggf. Externe 
Schnittstellen  
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „KB Protokoll JBA“ 
Anmerkungen  Die Zeiten für die Kollegiale Fallberatung (inkl. der 
anlassbezogenen Kollegialen Fallberatungen) werden in 
den Systemzeiten erfasst. 
Zeitbedarf + Frist  
 
Teilprozess 2 Konkretisierung des Jugendwohnens 
Ziel / Ergebnis Alle Beteiligten haben sich für das Jugendwohnen entschieden 
und die Ziele des jungen Menschen und Aufgaben der 
beteiligten Personen sind festgelegt. 
Aktivitäten  Gespräch mit dem jungen Menschen und ggf. den 
Personensorgeberechtigten 
 Konkretisierung der Ziele und der Aufgaben und 
Dokumentation im Förderplan 
Kernprozess § 13 Absatz 3 SGB VIII – Jugendsozialarbeit 
(Jugendwohnen) 
 
 Antragsstellung durch den jungen Menschen (der Antrag 
wird künftig ergänzt durch die Daten aus dem 
Personenbogen) 
 Erstellung der sozialpädagogischen Stellungnahme zur 
Installation des Jugendwohnens 
 Weiterleitung der Stellungnahme und des Antrags an die 
Teamleitung 
 Genehmigung durch die Teamleitung (ggf. vorab 
Rücksprache mit Teamleitung) 
 Mitteilung an den jungen Menschen über die 
einzusetzende Hilfe und Klärung des 
Anforderungsprofils (in Bezug auf den 
Leistungserbringer) und Hinweis auf das Wunsch- und 
Wahlrecht  
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 Personensorgeberechtigte 
Schnittstellen  Teamleitung 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „Jugendwohnen Stellungnahme“ 
 Aktivität „Förderplan“ 
 Aktivität „Jugendwohnen Antrag“ 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
Stration 
(Telefon-
) Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 90 min 25 min 10 min 10 min 10 min 
Häufigkeit 1,5 x 2 x 1 x 1,5 x 1 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 235 min 
Fahrzeit: keine 
Frist: 2 Wochen 
 
Teilprozess 3 
Kontrakt zwischen dem jungen Menschen 
und dem Leistungserbringer 
Ziel / Ergebnis Die Zusammenarbeit zwischen dem jungen Menschen und 
dem Leistungserbringer sowie die Rahmenbedingungen der 
Hilfe sind vereinbart. 
Aktivitäten  Kontaktaufnahme mit dem potentiellen 
Leistungserbringer 
 Anonyme Fallbeschreibung und Konkretisierung des 
Jugendwohnens 
Kernprozess § 13 Absatz 3 SGB VIII – Jugendsozialarbeit 
(Jugendwohnen) 
 
 ggf. Kontaktaufnahme zu weiteren Leistungserbringern 
 Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung mit der 
einzusetzenden Fachkraft 
 Mitteilung an den jungen Menschen und ggf. die 
Personensorgeberechtigten über den Termin für das 
gemeinsame Gespräch mit dem Leistungserbringer 
 Gemeinsames Gespräch mit allen Beteiligten und 
Klärung der Rahmenbedingungen: Hilfebeginn, 
Hilfeumfang, Vorstellung des Förderplans, 
Schweigepflichtentbindung 
 Bedenkzeit des jungen Menschen, ob er sich eine 
Zusammenarbeit mit der einzusetzenden Fachkraft 
vorstellen kann 
 Mitteilung per Mail an die Wirtschaftliche Jugendhilfe 
über den Beginn der Wohnungssuche (inkl. Antrag) 
 
 Meldung des Trägers, dass eine passende Wohnung 
gefunden wurde 
 Bitte an den Träger zur Mitteilung an die Wirtschaftliche 
Jugendhilfe 
 Hilfe in KDO Jugendwesen erfassen 
 Gemeinsamer Termin in der Wohnung des jungen 
Menschen und Vereinbarungen zur Umsetzung des 
Förderplans 
 Ergänzung der Jugendwohnen-Mitteilung, der 
Jugendwohnen-Stellungnahme und des Antrags an die 
Teamleitung zur Genehmigung und anschließender 
Weiterleitung an die Wirtschaftlichen Jugendhilfe 
 
 Teilnahme Intensivbetreuung (§ 13 Absatz 3 SGB VIII) in 
Sozial Office  
 Die Wirtschaftliche Jugendhilfe informiert die 
pädagogische Fachkraft schriftlich über die 
Kostenzusage (Kopie der Kostenzusage) 
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 ggf. Personensorgeberechtigte 
 Leistungserbringer / Fachkraft 
Schnittstellen  Teamleitung 
 Wirtschaftliche Jugendhilfe 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
KDO Jugendwesen 
 Aktivität „Jugendwohnen Mitteilung“ 
 Aktivität „Jugendwohnen Stellungnahme“ 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Schweigepflichtentbindung“ 
 Teilnahme Intensivbetreuung (13,3) 
Kernprozess § 13 Absatz 3 SGB VIII – Jugendsozialarbeit 
(Jugendwohnen) 
 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-
) Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 30 min 5 min 5 min  
Häufigkeit 2,1 x 2,1 x 2,1 x 10 x  
 
Gesamtzeitbedarf: 281 min* 
Fahrzeit: 50% der Gespräche 
Frist: 3 Wochen (abhängig von den Kapazitäten des 
Leistungserbringers) 
 
Teilprozess 4 Steuerung der laufenden Hilfe 
Ziel / Ergebnis Der Hilfeverlauf ist überprüft und eine Entscheidung über die 
Fortführung getroffen. 
Aktivitäten In der Begleitung der Hilfe 
 ggf. Krisengespräch 
 Mitteilungen durch die eingesetzte Fachkraft bei 
problematischen Hilfeverläufen 
 Auswertungsgespräch mit dem jungen Menschen im 
Vorfeld des Förderplangesprächs 
 Auswertungsgespräch dokumentieren 
 Lesen des Zwischenberichtes des Trägers  
 
Fortschreibung Förderplan 
 Terminierung des Förderplangesprächs (spätestens 4 
Wochen vor Ende des Bewilligungszeitraums) 
 Vorbereitung des Förderplangesprächs 
 Austausch über die Sichtweisen der Beteiligten zum 
Verlauf der Hilfe und Überprüfung der im Förderplan 
vereinbarten Ziele 
 Ziele und Hilfeumfang anpassen und ggf. neu festlegen 
 Nachbereitung des Förderplangesprächs und 
Aktualisierung des Förderplans 
 
Nur bei Verlängerung 
 Antragsstellung durch den jungen Menschen 
 Jugendwohnen Mitteilung, Jugendwohnen 
Stellungnahme und Antrag zur Genehmigung an die 
Teamleitung zur Weiterleitung an die Wirtschaftliche 
Jugendhilfe 
 Ergänzungen in KDO Jugendwesen 
Kernprozess § 13 Absatz 3 SGB VIII – Jugendsozialarbeit 
(Jugendwohnen) 
 
 Die Wirtschaftliche Jugendhilfe informiert die 
pädagogische Fachkraft schriftlich über die 
Kostenzusage (Kopie der Kostenzusage) 
 Verlängerung der Teilnahme Intensivbetreuung  (§ 13 
Absatz 3 SGB VIII) in Social Office 
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 Personensorgeberechtigte 
 Leistungserbringer / Fachkraft 
Schnittstellen  Leistungserbringer 
 Teamleitung 
 Wirtschaftliche Jugendhilfe 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
KDO Jugendwesen 
 Aktivität „Jugendwohnen Mitteilung“ 
 Aktivität „Jugendwohnen Stellungnahme“ 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Teilnahme Intensivbetreuung (13,3) 
 Aktivität „Förderplan“ 
 Zwischenbericht 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-
) Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 20 min 10 min 10 min 20 min 
Häufigkeit 2 x 5 x 2 x 10 x 0,5 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 382 min 
Fahrzeit: 20% der Gespräche 
Frist: 6 Monate 
 
Teilprozess 5 Beendigung 
Ziel / Ergebnis Die Hilfe ist beendet, weil die Ziele erreicht wurden und eine 
Wirksamkeit eingetreten ist. 
Soweit die Hilfe ohne Erfolg beendet wird, kennen die 
Beteiligten die Gründe. 
Aktivitäten  Terminvereinbarung durch die pädagogische Fachkraft 
 Abschlussgespräch mit allen Beteiligten einen Monat vor 
Hilfeende 
 Auf der Grundlage des Förderplans werden die 
einzelnen Ziele besprochen und die Zielerreichung 
bewertet 
Kernprozess § 13 Absatz 3 SGB VIII – Jugendsozialarbeit 
(Jugendwohnen) 
 
 Aufgaben für den letzten Hilfemonat werden besprochen 
 Kenntnisnahme des Abschlussberichtes des Trägers 
und scannen 
 Jugendwohnen Mitteilung über die Beendigung an 
Teamleitung 
 Beendigung Teilnahme Intensivbetreuung (13,3) im 
Social Office und KDO Jugendwesen 
 ggf. Jugendwohnen Bescheinigung an den jungen 
Menschen 
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 Personensorgeberechtigte 
 Leistungserbringer / Fachkraft 
Schnittstellen  Teamleitung 
 Wirtschaftliche Jugendhilfe 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
KDO Jugendwesen 
 Abschlussbericht 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Aktivität „Förderplan“ 
 Aktivität „Jugendwohnen Bescheinigung“ 
 Teilnahme Intensivbetreuung (13,3) 
Anmerkungen  
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs-
gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-
) Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 20 min 5 min 5 min 10 min 
Häufigkeit 1 x 3 x 1 x 2 x 0,25 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 138 min 
Fahrzeit: keine 
Frist: 4 Woche 
 
Teilprozess 1:
Aufnahmeverfahren
SiJu
Zugang über
Kernprozess 
Allgemeine Beratung 
ÜM
 Aktivität
 Teilnahme
Kernprozess: Aufnahmeverfahren für die Schulpflichterfüllung in der 
Jugendwerkstatt (SiJu)
Entscheidung Ende
ggf. andere
Kernprozesse
Kernprozess: Aufnahmeverfahren für die Schulpflichterfüllung in 
der Jugendwerkstatt (SiJu) 
 
Teilprozess 1 Aufnahmeverfahren SiJu 
Ziel / Ergebnis Die Voraussetzungen für die erfolgreiche Teilnahme des jungen 
Menschen an der SiJu-Maßnahme sind geschaffen.  
Aktivitäten  umfassende Information über die Schulpflichterfüllung in 
der Jugendwerkstatt (SiJu) an den jungen Menschen und 
die Personensorgeberechtigten 
 Erläuterungen zum Antragsverfahren 
 Einholung der notwendigen Schweigepflichtentbindungen 
(Lehrkraft, antragstellende Institution, Jugendwerkstatt) 
 Informationsgespräch mit dem jungen Menschen und ggf. 
den Personensorgeberechtigten in der Jugendwerkstatt 
 Absprachen zum anstehenden Praktikum 
 Reflexion und Auswertung des Praktikums 
 Ergänzungen im Aufnahmeantrag (durch die Schule 
und/oder das ÜM) 
 Antragsstellung durch den jungen Menschen und die 
Personensorgeberechtigten durch Unterschrift 
 Prüfung der Antragsunterlagen und Weiterleitung an das 
BSZW und die Jugendwerkstatt 
 Entscheidung über die Aufnahme in die SiJu durch das 
BSZW und der fallführenden Fachkraft 
 Information über den Maßnahmestart an den jungen 
Menschen und die Personensorgeberechtigten 
 Scannen und Ablage der vorliegenden Unterlagen in der 
Fachanwendung 
 Teilnahme SiJu in der Fachanwendung anlegen 
 Schließen der ÜM Fallakte 
 Information an die abgebende Schule über den Start der 
Maßnahme 
Prozessbeteiligte  Junger Mensch 
 Personensorgeberechtigte 
 Jugendwerkstatt 
Schnittstellen  Abgebende Schule 
 BSZW 
 Jugendwerkstatt 
Instrumente / 
Dokumente 
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „Aufnahmeantrag“ 
 Aktivität „Schweigepflichtentbindung“ 
 Aktivität „Beratungsgespräch“ 
 Teilnahme „Schuljahr“ 
Anmerkungen  
Kernprozess: Aufnahmeverfahren für die Schulpflichterfüllung in 
der Jugendwerkstatt (SiJu) 
 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs
-gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 45 min 35 min 5 min 15 min 10 min 
Häufigkeit 4 x 4 x 4 x 4 x 0,25 x 
 
Gesamtzeitbedarf: 426 min 
Fahrzeit: 20% der Gespräche 
Frist: abhängig vom Zugangszeitpunkt 
 
Teilprozess 1:
Kurzberatung
Zugang über
Junge Menschen
oder Eltern direkt
 Datenschutzinform.
 Aktivität
Kernprozess: Kurzberatung
1 Woche
Entscheidung Ende
ggf. andere
Kernprozesse
Kernprozess: Kurzberatung 
Stand: 11. Dezember 2019  Seite 1 von 1 
Teilprozess 1 Kurzberatung 
Ziel / Ergebnis Das Anliegen des jungen Menschen wurde soweit geklärt, dass 
eine weitergehende Beratung durch die Fachkraft nicht mehr 
nötig ist. 
Aktivitäten  Klärung der örtlichen und sachlichen Zuständigkeit 
 Erfassung des Anliegens 
 Hinweise/Erläuterung zu den notwendigen Formalitäten 
(Datenschutzinformationserklärung) 
 Weitergabe der notwendigen Informationen / Hinweise 
auf zuständige Institutionen/Stellen / Erstellung der 
Bewerbungsunterlagen / Nachbetreuung (im Anschluss 
an KP „Allgemeine Beratung ÜM“) 
Prozessbeteiligte 
 Junger Mensch 
Schnittstellen  ggf. Dritte (wenn an interne/externe weitervermittelt wird) 
Instrumente / 
Dokumente 
 Aktivität „Kurzberatung“ oder „Kurzberatung JBA“ 
 Datenschutzinformationserklärung 
Anmerkungen  Im Rahmen der Kurzberatung sind i.d.R. nicht mehr als 
drei Beratungskontakte möglich. Die unten genannten 
Zeitwerte umfassen jeweils einen Beratungskontakt. 
Zeitbedarf + Frist  
 Beratungs
-gespräch 
Doku-
mentation 
Admini- 
stration 
(Telefon-) 
Notiz 
koll.  
Reflexion 
Zeitbedarf 60 min 5 min 5 min 5 min  
Häufigkeit 1 x 1 x 1 x 1 x  
 
Gesamtzeitbedarf: 75 min 
Fahrzeit: keine 
Frist: 1 Woche 
 
 
 1 
 
Sachstand: 28.09.2020  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Kooperationsvereinbarung 
 
 
zwischen der  
Agentur für Arbeit Osnabrück,  
 
 
und dem  
Jobcenter Osnabrück,  
 
 
und der   
Stadt Osnabrück,  
Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien 
 
 
für die gemeinsame Einrichtung der  
 
Jugendberufsagentur 
 
in der Stadt Osnabrück  
 
 
 
 
 
 
 
  

 2 
 
Präambel 
 
Die Kooperationspartner vereinbaren zur beruflichen und sozialen Integration junger Menschen auf der 
Grundlage ihrer gesetzlichen Aufgaben und nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen 
vertrauensvoll zusammenzuarbeiten. Mit der Kooperationsvereinbarung wird die Einrichtung einer 
Jugendberufsagentur in der Stadt Osnabrück als gemeinsam betriebene Anlaufstelle für alle jungen 
Menschen verabredet. Die Vereinbarung regelt die strukturelle und inhaltliche Zusammenarbeit. 
 
Die Jugendberufsagentur richtet sich an alle jungen Menschen mit Wohnsitz in der Stadt Osnabrück im 
Alter von 14 bis unter 25 Jahre und bietet ihnen, unabhängig von deren Rechtskreiszugehörigkeit, 
Unterstützung beim Eintritt in die Arbeitswelt. Dem frühzeitigen Erkennen und Bearbeiten von individuell 
bedingten Unterstützungsbedarfen kommt daher eine besondere Bedeutung zu. Es sind daher gezielte 
gemeinsame Anstrengungen notwendig, die Chancen junger Menschen am Übergang von der Schule 
in den Beruf und bei der nachhaltigen Integration in Ausbildung oder Arbeit in der Stadt und darüber 
hinaus in der Region Osnabrück zu verbessern. Es bedarf eines klaren und abgestimmten Vorgehens 
bei der Unterstützung, Beratung und individueller Förderung, das allen jungen Menschen 
voraussetzungslos zur Verfügung stehen muss. Um dieses Ziel zu erreichen, sollen die Leistungsträger 
nach dem SGB II, III und VIII in der Jugendberufsagentur ihre Unterstützungsangebote vornehmlich für 
unter 25-jährige aufeinander abstimmen, die Einbindung weiterer lokaler Akteure koordinieren und 
gemeinsame Angebote entwickeln. 
 
Alle Angebote und Maßnahmen zur beruflichen und sozialen Integration für junge Menschen sollen von 
Ganzheitlichkeit sowie individueller und nachhaltiger Förderung geprägt sein. Daher steht der junge 
Mensch mit seinen Potentialen im Mittelpunkt aller Angebote der Jugendberufsagentur der Stadt 
Osnabrück. Unter Berücksichtigung rechtlicher Zuständigkeiten und des jeweiligen gesetzlichen 
Auftrags erhalten die jungen Menschen ein unter den Kooperationspartnern abgestimmtes 
passgenaues Beratungs-, Unterstützungs- und Integrationsangebot. Die spezifischen Kompetenzen 
und Ressourcen der jeweils anderen Leistungsträger werden hierbei mit dem Ziel der nachhaltigen 
Integration in den Ausbildungs- und Arbeitsmarkt genutzt, Parallelstrukturen sollen vermieden werden. 
Eine enge Abstimmung der Angebote für die Jugendlichen wird die Zusammenarbeit in der Zukunft 
prägen. Ziel ist es allen beteiligten Partnern des Arbeitsmarktes eine hohe Transparenz über die 
Marktlage zu ermöglichen. 
 
Die Grundlage und der Auftrag zur Zusammenarbeit der vorrangig beteiligten Rechtskreise ergeben 
sich aufgrund ihrer gesetzlichen Verpflichtung, die sich aus den §§ 18, 18 a SGB II, den §§ 9, 9a SGB 
III sowie den §§ 13 und 81 SGB VIII begründet. Alle Akteure teilen den Willen, die Leitidee durch eine 
systematische rechtskreisübergreifende Zusammenarbeit in gemeinsamer Verantwortung umzusetzen 
und die notwendigen Ressourcen zur Gestaltung und Einrichtung einer gemeinsamen 
Jugendberufsagentur einzubringen. 
 
§ 1 Grundsätze und Ziele der Jugendberufsagentur in der Stadt Osnabrück 
 
Handlungsleitend zur Umsetzung der Jugendberufsagentur Osnabrück sind die Förderung der 
beruflichen und sozialen Integration sowie der Ausgleich sozialer Benachteiligung und die Überwindung 
individueller Beeinträchtigung von jungen Menschen, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet 
haben, am Übergang von der Schule in das Berufsleben stehen und ihren Wohnsitz in Osnabrück 
haben. Hierzu bedarf es einer intensiven, auf die individuellen Voraussetzungen und Problemlagen 
ausgerichteten Begleitung aller jungen Menschen unter einem Dach. Dabei ist der Übergang junger 
Menschen in Ausbildung und in den Arbeitsmarkt die erste Option, um die Basis für existenzsichernde 
Beschäftigung und gesellschaftliche Teilhabe zu schaffen.  
 
Durch die Verzahnung der Unterstützungsangebote der Rechtskreise SGB II (Jobcenter), III (Agentur 
für Arbeit) und VIII (Stadt Osnabrück / Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien) sollen Lücken 
 3 
 
zwischen den jeweiligen Hilfesystemen vermieden werden. Durch die örtliche Zusammenarbeit und 
unmittelbare Vernetzung erhalten junge Menschen eine effizientere Unterstützung beim Übergang in 
die Arbeitswelt.  
 
Vor diesem Hintergrund nehmen die Kooperationspartner ihre jeweils originären Aufgaben inhaltlich 
selbständig wahr und sind personell sowie organisatorisch eigenständig. Die Kooperationspartner 
streben einen gemeinsamen Auftritt nach außen an. Hierbei wird insbesondere der mediale Weg genutzt 
(gemeinsamer Internetauftritt).  
 
Mit der Einrichtung der Jugendberufsagentur werden gemeinsam folgende Ziele verfolgt:  
 
 Kein Jugendlicher soll zwischen den Institutionen verloren gehen 
 
 Reduzierung der Jugendarbeitslosigkeit und der Hilfebedürftigkeit durch Verringerung des 
Anteils Jugendlicher ohne Berufsausbildung 
 
 Erhöhung des Anteils an Jugendlichen, denen der Übergang in eine Berufsausbildung oder 
sozialversicherungspflichtige Beschäftigung nachhaltig gelingt  
 
 Junge Menschen sollen in der Region Osnabrück bleiben und berufliche Angebote finden 
 
 Verkürzung der Verweildauer im Übergangssystem durch individuelle Beratung und intensive 
Unterstützung beim beruflichen Werdegang  
 
 Abgestimmte Förderung aus einer Hand 
 
 Erleichterter Zugang, bessere Erreichbarkeit und transparente Angebotsstruktur für 
Jugendliche und deren Eltern durch eine systemübergreifende Beratungseinrichtung an einem 
Standort 
 
 Effizienter Beratungsprozess durch kompetente, individuelle, abgestimmte und zeitnahe 
Beratung sowie Vermittlung in passende Unterstützungsangebote der Träger der 
Jugendberufsagentur  
 
 Bedarfsgerechte und koordinierte Planung der Beratungs- und Unterstützungsangebote am 
Übergang Schule – Beruf, abgestimmtes und gestalterisches Handeln der Rechtskreise an den 
definierten Schnittstellen, Optimierung der Förderprozesse  
 
 Systematische, verbindliche und kontinuierliche Vernetzung aller an der beruflichen Integration 
junger Menschen beteiligten Akteure der Stadt Osnabrück.  
 
Die Partner verpflichten sich, eine höchstmögliche Transparenz über ihre Dienstleistungs- und 
Förderangebote herzustellen und sich regelmäßig gegenseitig zu informieren.  
 
§ 2 Rechtsstatus / Trägerverantwortung 
  
Die Jugendberufsagentur Osnabrück selbst besitzt keine eigene Rechtsfähigkeit. Im Verhältnis zu den 
sie aufsuchenden jungen Menschen der unter § 1 dieser Vereinbarung definierten Zielgruppen bestehen 
Rechtsbeziehungen jeweils zu der zuständigen leistungserbringenden Stelle.  
 
Die Jugendberufsagentur hat keine eigene Personalhoheit. Die in der Jugendberufsagentur tätigen 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ihren jeweiligen Anstellungsträgern arbeitsrechtlich und 
organisatorisch zugeordnet. Die getroffenen Regelungen hinsichtlich der Fach- und Dienstaufsicht über 
die Aufgabenwahrnehmung bleiben unberührt. Gegenüber den jeweils anderen Kooperationspartnern 
besteht keine dienstrechtliche oder fachliche Weisungsbefugnis. Alle an der Jugendberufsagentur 
 4 
 
Osnabrück beteiligten Kooperationspartner bleiben für ihr Angebot und die für die Steuerung ihres 
jeweiligen Einsatzes an Personal-, Sach- und Finanzmitteln in der Jugendberufsagentur Osnabrück und 
die damit erreichten Ergebnisse allein verantwortlich. 
 
§ 3 Standort Johannistorwall 56 
 
Die Kooperationspartner bieten ihre Leistungen gemeinsam am Standort Johannistorwall 56 im 
Gebäude der Bundesagentur für Arbeit  Agentur für Arbeit Osnabrück an. Für die gemeinsame Nutzung 
der Immobilie ist durch die Kooperationspartner eine gesonderte Vereinbarung abzuschließen, in der 
die Zahlung von Miete, Mietnebenkosten und ggfls. weiterer finanzieller Veranschlagungen geregelt ist. 
Die gesonderte Vereinbarung kann bei einzelnen Positionen verändert werden, ohne dass die 
Kooperationsvereinbarung gekündigt werden muss.  
 
Ergänzend zum Standort Johannistorwall 56 verfügt die Jugendhilfe über Büros in der Dammstraße 14 
im Zentrum für Jugendberufshilfe sowie an einigen Schulstandorten, um einen niedrigschwelligen 
Zugang besonders für Schülerinnen und Schüler sicherzustellen. Auch die Berufsberatung weitet ihr 
Beratungsangebot an Schulen durch die lebensbegleitende Berufsberatung vor dem Erwerbsleben aus, 
bietet die Dienstleistung jedoch zusätzlich auch am Standort der JBA an. Dies wird als sinnvolle 
Ergänzung zum gemeinsamen Standort „alles unter einem Dach“ angesehen.  
 
§ 4 Angebote und Leistungen  
 
Die Zusammenarbeit der Kooperationspartner zeichnet sich durch die Abstimmung und fachlich 
begründete eventuelle Bündelung ihrer Angebote und Leistungen aus und ist ausgerichtet auf: 
 
 Beratung aller jungen Menschen, die Beratungs- und Unterstützungsleistungen benötigen  
 Betreuung und Förderung junger Menschen, die auf Grund persönlicher Probleme oder sozialer 
Benachteiligungen intensive Hilfe benötigen 
 Unterstützung bei der Berufswahl sowie bei der Ausbildungs- und Arbeitsplatzsuche 
 
Von den Kooperationspartnern werden im Schwerpunkt jeweils rechtskreisbezogen folgende 
Leistungen angeboten: 
 
Jobcenter Osnabrück: 
 
 Beratung zum weiteren Schulbesuch /Bildungsabschluss 
 
 Arbeits- und Ausbildungsstellenvermittlung / Ausbildungscoaching 
 
 Eingliederungsberatung und Fallmanagement 
 
 Förderangebote / Eingliederungsleistungen 
 
 Leistungen nach § 16a SGB II 
 
Agentur für Arbeit Osnabrück: 
 
 Berufsorientierung aller Jugendlichen  
 
 Berufsinformationszentrum (BIZ)  
 
 Zusammenarbeit mit den Schulen bei der Erstellung und Umsetzung des Berufsorientierung 
(BO) Konzeptes 
 
 5 
 
 Berufliche Beratung für alle Jugendlichen  
 
 Informations- und Beratungsangebote für Eltern 
 
 Gezielte, passgenaue Akquise und Vermittlung von Arbeits- und Ausbildungsstellen 
 
 Individuelle Unterstützungsleistungen für Auszubildende und Betriebe, um 
Ausbildungsabbrüche zu verhindern 
 
Stadt Osnabrück Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familie: 
 
Die Jugendhilfe ist laut §13 SGB VIII zuständig für junge Menschen, die zum Ausgleich sozialer 
Benachteiligungen oder zur Überwindung individueller Beeinträchtigungen in erhöhtem Maße auf 
sozialpädagogische Unterstützung angewiesen sind. Diese jungen Menschen mit vielfältigen 
Problemlagen, die einer beruflichen Integration entgegenstehen, erhalten Angebote zur sozialen und 
beruflichen Integration. Konkret sind dies die folgenden Aufgabenstellungen: 
 
 Mitwirkung bei der vertieften Anliegens Klärung bei unklarer Problemdeutung und ungeklärter 
rechtlicher Zuständigkeit  
 
 Individuelle Einzelfallberatung und -begleitung, Abschluss eines Arbeitsbündnisses, 
Durchführung einer Stärken- und Schwächenanalyse, Zielentwicklung, Überprüfung und  
Fortschreibung mit Hilfe eines Förderplans 
 
 Koordination und ggfls. Begleitung zu weiteren Hilfs- und Beratungsangeboten 
 
 Gewährung und Steuerung von Einzelfallhilfen bei freien Trägern 
 
 Einzelfalldokumentation in einer elektronischen Fallakte 
 
 Organisation der rechtskreisübergreifenden kollegialen Fallberatung. 
 
§ 5 Leistungsverantwortung  
 
Die Kooperationspartner setzen im Rahmen ihrer Zuständigkeit die für die Leistungserbringung 
notwendigen Fachkräfte und Fördermaßnahmen nach ihren fachlichen und personalwirtschaftlichen 
Planungen in der Jugendberufsagentur ein. Die an der Jugendberufsagentur Osnabrück beteiligten 
Kooperationspartner sind für das Angebot und die für die Steuerung ihres jeweiligen Einsatzes an 
Personal-, Sach- und Finanzmitteln in der Jugendberufsagentur Osnabrück und die damit erreichten 
Ergebnisse allein verantwortlich.  
 
§ 6 Arbeitsweise der Jugendberufsagentur  
 
Die Kooperationspartner ermöglichen im Rahmen fester Sprechzeiten allen jungen Menschen im Alter 
von 14 bis unter 25 Jahren einen freien Zugang in die Jugendberufsagentur. Hierdurch wird ein 
verlässlicher und niedrigschwelliger Zugang für alle jungen Menschen am Übergang von der Schule in 
den Beruf erreicht. Hierfür steht der gemeinsame Empfang zur Verfügung.  
 
Während der definierten Sprechzeiten können alle Anliegen bearbeitet werden, darunter Erst- und 
Folgeberatungen, die die beteiligten Rechtskreise abstimmen und gemeinsam personalwirtschaftlich 
organisieren. Zur Intensivierung des Austausches und zur Findung von optimalen Lösungen für den 
Jugendlichen werden einmal monatlich rechtskreisübergreifende kollegiale Fallberatungen mit jeweils 2 
Personen je Rechtskreis durchgeführt.  
 
 6 
 
Die weiteren Grundlagen sind in einem operativen Leitfaden festgelegt.  
 
§ 7 Gremien der Jugendberufsagentur  
 
Steuerungskreis 
 
Der Steuerungskreis ist für die strategische Steuerung und für Grundsatzfragen der Zusammenarbeit 
der Kooperationspartner in der Jugendberufsagentur verantwortlich. Er achtet auf die Einhaltung und 
Ausgestaltung der vereinbarten Kooperationsinhalte und reflektiert die Praxis der Jugendberufsagentur 
und deren geschäftspolitischen Ziele.  
 
Der Steuerungskreis ist ein konsensorientiertes Kollegialorgan, in dem keine Mehrheitsentscheidungen 
getroffen werden, sondern bei allen Regelungsbedarfen Einvernehmen zwischen den 
Kooperationspartnern herzustellen ist. Der Steuerungskreis besteht aus den Führungskräften der drei 
beteiligten Rechtskreise. Die Rechtskreise sind mit jeweils zwei Führungskräften stetig vertreten. Des 
Weiteren ist eine Person von der Region des Lernens vom Berufsschulzentrum am Westerberg 
ständiges Mitglied. 
 
Die Mitglieder organisieren ihre Vertretung bei Abwesenheit. Themenorientiert können weitere 
Mitarbeitende der Rechtskreise an den Sitzungen des Steuerungskreises teilnehmen. Die 
Kooperationspartner wechseln sich beim Vorsitz jährlich ab. Der Vorsitz stimmt die Tagesordnung mit 
den Partnern ab und lädt zu den Sitzungen des Steuerungskreises ein. Der Steuerungskreis trifft sich 
bedarfsorientiert mindestens zweimal im Jahr. Bei Entscheidungen gilt das Konsensprinzip. 
 
Arbeitskreis Interne Koordination  
 
Die interne Zusammenarbeit auf der operativen Ebene obliegt dem Arbeitskreis Interne Koordination. 
Dieser besteht aus einer Leitungskraft je Rechtskreis. Sollte eine Leitungskraft eines Rechtskreises 
verhindert sein, ist eine Vertretung aus dem entsprechenden Rechtskreis zu entsenden. Da eine 
übergeordnete Steuerungsaufgabe beim Empfang der Jugendberufsagentur liegt, nimmt zusätzlich die 
Teamleitung der Eingangszone teil. Diese Personen übernehmen eine Multiplikatorenrolle für ihren 
Zuständigkeitsbereich. Des Weiteren ist eine Person von der Region des Lernens vom 
Berufsschulzentrum am Westerberg ständiges Mitglied. Diese Person ist als Verbindungsglied für die 
Schulen mit der Jugendberufsagentur anzusehen.  
 
Bei Bedarf werden weitere Mitarbeitende und Kooperationspersonen zu den Sitzungen eingeladen. 
Dieses wird einvernehmlich geregelt. Der Vorsitz des Arbeitskreises wechselt in Analogie zum 
Steuerungskreis. Für die Protokollführung wird eine weitere Person vom vorsitzenden Rechtskreis 
gestellt. Die Sitzungen des Arbeitskreises finden mindestens zweimal im Jahr statt. Auf Wunsch können 
weitere Sitzungen bedarfsorientiert einberufen werden. Eine weitere Kommunikation läuft auf direktem 
Weg. Bei Entscheidungen gilt ausnahmslos das Konsensprinzip.  
 
§ 8 Netzwerkarbeit, Beirat 
 
Ziel der Jugendberufsagentur ist es, die Übergänge junger Menschen von der Schule in den Beruf so 
zu gestalten und zu unterstützen, dass Hilfen rechtzeitig und passgenau eingesetzt werden können. Für 
die Übergangsprozesse haben die Schulen im Rahmen eines Übergangsmanagements einen 
besonderen Stellenwert. Sie müssen von Anfang an in die Arbeit der Jugendberufsagenturen 
einbezogen werden, um frühzeitig Berufsorientierung und Berufsvorbereitung zu gewährleisten, 
Schulabbrüche zu vermeiden und Übergänge in Ausbildung zu unterstützen und zu fördern. Eine 
Abstimmung mit der Landesschulbehörde als auch mit den Schulträgern vor Ort muss erfolgen, um eine 
erfolgreiche Zusammenarbeit zu sichern und zu etablieren. 
 
 7 
 
Die Vernetzung der vorhandenen Hilfs- und Beratungs- und Eingliederungsangebote innerhalb der 
Jugendberufsagentur sowie die Stärkung der Zusammenarbeit der Akteure vor Ort ist eine wichtige 
Aufgabe der Jugendberufsagentur. Daher sollen zur Begleitung, Beratung und Unterstützung der Arbeit 
der Jugendberufsagentur bereits bestehende Kooperationen und Netzwerkstrukturen, die sich mit der 
beruflichen und sozialen Eingliederung Jugendlicher befassen, eingebunden werden. Hierzu wurde ein 
Beirat eingerichtet. Bei der Besetzung und der konkreten Arbeit des Beirates wird ein besonderes 
Augenmerk auf die Zusammenarbeit mit externen Partnern gelegt, die als Partner im Übergang von der 
Schule in die Arbeitswelt wesentlich sind. Schulen, Landesschulbehörde, Betriebe und Organisationen 
der Wirtschaft, Kammern sowie Sozialpartner unterstützen die berufliche Integration junger Menschen 
auf vielfältige Weise, bieten berufliche Orientierung und Anschlussperspektiven und sind somit als 
Partner bei der Umsetzung der Ziele der Jugendberufsagentur in geeigneter Weise mit einzubeziehen.  
 
Der Beirat der Jugendberufsagentur Osnabrück trifft sich mindestens einmal im Kalenderjahr. Den 
Vorsitz des Beirates nimmt der Vorsitz des Steuerungskreises wahr. Weitere Regularien für die Arbeit 
des Beirates trifft der Beirat selbst.  
 
Die Jugendberufsagentur Osnabrück bietet sich als Partner in regionalen Netzwerken an und wirkt in 
diesen aktiv mit.  
 
§ 9 Kommunikation und Öffentlichkeit 
 
Die gesamte Öffentlichkeitsarbeit zur Kooperation bzw. zu den Aktionen, die sich aus dem operativen 
Leitfaden ergeben, wird zwischen den Kooperationspartnern im Vorfeld abgestimmt.  
 
§ 10 Jahresbericht und Qualitätssicherung 
 
Die Kooperationspartner der Jugendberufsagentur Osnabrück führen im Rahmen ihrer jeweiligen 
Zuständigkeit ein Fachcontrolling zur Überprüfung ihrer Ziele und des Ressourceneinsatzes vor. Die 
Daten und Ergebnisse werden in einem gemeinsam zu erstellenden Jahresbericht dargestellt. In diesem 
Bericht sollen insbesondere Aussagen zu den Eingliederungsergebnissen in Ausbildung und 
Beschäftigung, zur Entwicklung bei den Schulabschlüssen, den Übergangsverläufen, den Angebots- 
und Maßnahmestrukturen sowie dem regionalen Arbeitsmarkt enthalten sein (Zielerreichung). Dieses 
Berichtswesen ist ferner Grundlage für die gemeinsame Auswertung zur Weiterentwicklung der 
Jugendberufsagentur, indem Handlungsbedarfe etwa in den Bereichen Organisation, Zusammenarbeit 
und Außendarstellung beschrieben und Lösungen dazu definiert werden (Qualitätssicherung).  
 
§ 11 Sozialdatenschutz 
 
Die Kooperationspartner sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten.  
Aufgabenbereiche sind klar abzugrenzen, die jeweiligen Datenschutzregelungen sind zwingend 
einzuhalten. Bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten auf Fallebene sind die jeweiligen 
datenschutzrechtlichen Regelungen zu berücksichtigen. Eine Weitergabe von Daten an die anderen 
Kooperationspartner ist nur dann möglich, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder eine entsprechende 
Einwilligungserklärung der jungen Menschen bzw. deren Erziehungsberechtigten vorliegt.  
 
§ 12 Laufzeit der Vereinbarung 
 
Die vorliegende Kooperationsvereinbarung gilt unbefristet. Sie verlängert sich automatisch um ein 
Kalenderjahr, wenn von keinem der Kooperationspartner Änderungen gewünscht werden. 
 
 
 
 
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§ 13 Kündigung 
 
Die Vereinbarung ist durch jeden der Kooperationspartner mit einer Frist von 9 Monaten zum Ende 
eines Kalenderjahres kündbar. Die Kündigung muss schriftlich gegenüber den beiden anderen 
Kooperationspartnern ausgesprochen werden. Die Parteien sind sich einig, dass die Kündigung der 
Vereinbarung durch einen der Kooperationspartner zur Beendigung der gesamten 
Kooperationsvereinbarung führt.  
 
§ 14 Änderungen / Nebenabreden 
 
Für Änderungen und Ergänzungen sowie Nebenabreden ist Schriftform erforderlich. Sollte eine 
Bestimmung dieser Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam oder nichtig sein oder werden, so 
berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Kooperationspartner verpflichten 
sich, die unwirksamen Vereinbarungen durch solche Regelungen zu ersetzen, die dem Sinn der 
unwirksamen Bestimmungen jeweils am nächsten kommen. Gleiches gilt bei Vertragslücken. Es gilt das 
Einvernehmlichkeitsprinzip der Kooperationspartner. 
 
§ 15 Salvatorische Klausel 
 
Sollten einzelne oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein 
oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Vertragsparteien 
verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine dieser in Interesslage und Bedeutung 
möglichst nahe kommenden wirksamen Vereinbarung zu ersetzen.  
 
 
§ 16 Inkrafttreten 
 
Die Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft. 
 
 
Osnabrück, den  
 
 
 
 
Agentur für Arbeit Osnabrück Jobcenter Osnabrück 
 
 
 
 
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 Stadt Osnabrück 
 
 
 
 
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