Systemwechsel der Finanzsoftware SAP auf SAP S/4 Hana und Digitalisierungsstrategie im Rechnungswesen
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2024/3733
Datum: 2024-11-08
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/4
Stadt Osnabrück 30.10.2024 
Vorstand für Finanzen, Infrastruktur und Beteiligungen
Fachbereich Finanzen und Controlling
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2024/3733
öffentlich
Systemwechsel der Finanzsoftware SAP auf SAP S/4 Hana und 
Digitalisierungsstrategie im Rechnungswesen
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 19.11.2024 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 03.12.2024 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 03.12.2024 Ö Entscheidung
Beschluss:
1) Der Rat der Stadt Osnabrück beschließt die Umstellung auf SAP S/4HANA und 
stellt die hierfür erforderlichen finanziellen Mittel bereit.
2) Für das Haushaltsjahr 2024 erfolgt die Nachbewilligung von Mitteln i.H.v. 600.000 € 
für den Erwerb der benötigten SAP-Lizenzen.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
X Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
(ohne Folgekosten)
Finanzhaushalt/
Investitionsprogramm
Erträge/Einzahlungen (+) € €
Aufwendungen/Auszahlungen (-) - 3.100.000 € - 600.000 €
Summe -3.100.000 € -600.000 €
Folgekosten (jährlich) ca. - 130.000 € Wartungskosten jährlich 
(dafür entfallen die bisherigen 
Wartungskosten von ca. - 100.000 €)
ca. - 150.000 € jährliche Abschreibung 
Lizenzen über 4 Jahre
ca. - 12.000 € jährlicher kalk. Zins über 4 
Jahre
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf die Jahre 2024 - 2027.
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant:
 Ja (ggf. mit Deckung innerhalb des eigenen Budgets – s. u.)
X
Nein, die Mittel i.H.v. 3,1 Mio. € müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung 
berücksichtigt werden (1.100.1.1.1.43   Rechnungswesen und Sondervermögen); 2025: 1,6 
Mio €, 2026: 1 Mio €, 2027: 0,5 Mio. €
X
 Nein, die investiven Mittel i.H.v. 0,6 Mio. müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-
/überplanmäßig bereitgestellt werden (7.001033.710   Projekt SAP S/4 HANA)  
(Deckungsposition s. u.).
                                                           Seite: 2/4
 Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
 das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt)
Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag
7.000877.710.001 Breitbandausbau weiße Flecken - 600.000 €
 
 
B. Personelle Auswirkungen:
Lfd. Haushaltsjahr: 
Im Stellenplan vorhanden/nicht vorhanden
Folgejahre: 
C. Integrations- /Gleichstellungs-/ Inklusionspolitische Auswirkungen:
 positiv
 negativ
X  keine
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
 positiv
 negativ
X  keine
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück:
 positiv
 negativ
X  keine
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag:
G. Beteiligte Stellen:
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern
Sachverhalt:
Projektüberblick
Die SAP führt mit S/4HANA eine neue Datenbanktechnik ein, wodurch sich das aktuell bei 
der Stadt Osnabrück genutzte SAP-ERP-Finanzverfahren im sog. End-Of-Life-Zustand 
befindet und bis zum 31.12.2027 umgestellt werden muss. Aufgrund der Vielzahl an 
Schnittstellen und Eigenentwicklungen bedeutet dies einen erheblichen Zeitaufwand im 
Bereich des Customizings (technische Anpassungen im System zur Herstellung aller 
Funktionalitäten) sowie Auswirkungen auf die gesamte Stadtverwaltung. Aus diesem Grund 
wurde mithilfe einer Roadmap eine erste Grobplanung mit Umsetzungsziel 31.12.2026 
erstellt, deren Abarbeitung mit Vorprojekten wie z.B. der Einführung des neuen REB der 
Firma xSuite bereits erfolgt. Die Umstellung muss von allen SAP-Kunden durchgeführt 
werden.
Projektorganisation
                                                           Seite: 3/4
Auf städtischer Seite wurden für die Projektorganisation zwei zusätzliche und befristete 
Vollzeitstellen genehmigt; eine Projektleitung (EG12) sowie eine Projektmitarbeitende (EG 
10). Nach erfolglosen Bewerbungsverfahren mangels Bewerbern konnte zum 01.03.2024 
zumindest die Mitarbeitendenstelle intern besetzt werden, allerdings mit EG11. Für die 
Projektleitung wurden mit VO/2023/2496-01 weitere Mittel bereitgestellt, welche allerdings 
nicht zur einer erfolgreichen Umsetzung durch einen externen Dienstleister führen konnten
. 
Die Projektleitung wird daher durch die Fachdienstleitung Rechnungswesen und 
Sondervermögen (FD 20-6) übernommen, die zwingend notwendige fachliche Expertise 
durch das externe Beratungsunternehmen Best Practice Consulting AG (BPC), welches 
Erfahrung sowohl in S/4HANA-Umstellungen sowie im kommunalen Bereich, auch in 
Zusammenhang mit einem externen Serverhosting und der Komm.One, vorzuweisen hat. 
Aufgrund der insbesondere durch den Lizenzbedarf verursachten hohen Kosten des 
dezentralen Rechnungswesens werden in einem gesonderten Aufschlag mit dem Personal 
und Organisation (FB10) mögliche Wege hin zu einer (Teil-) Zentralisierung untersucht. Das 
derzeit vorhandene Rechnungswesen führt neben den erhöhten Betriebskosten auch 
hinsichtlich der Sicherstellung eines einheitlichen Buchungsstandards sowie des 
notwendigen Schulungsbedarfs zu einem erheblichen Mehraufwand.
Die SAP SE stellt die Lizenzen zur Nutzung zur Verfügung. Durch den Umstieg der 
Datenbanktechnik ändert sich auch das bestehende Lizenzmodell. Durch die Umwandlung 
der Lizenzen entsteht ein mittlerer sechsstelliger Kostenpunkt, welcher sich jährlich 
exponentiell erhöht, je später die Umwandlung erfolgt (in 2025 bspw. ca. 100.000 € mehr). 
Hierdurch steigen zudem die zukünftigen Wartungskosten (die bisherigen Wartungskosten 
entfallen entsprechend). Ein Umstieg noch in 2024 wäre somit für die Stadt Osnabrück 
finanziell von Vorteil. Diese Mittel i.H.v. 600.000 € müssten durch eine Nachbewilligung zur 
Verfügung gestellt werden, da sie bisher für 2026 eingeplant worden sind.
Größter externer Projektbeteiligter hinsichtlich der entstehenden Kosten ist die Komm.One 
AöR, welche die Templates (Benutzeroberflächen) KM-Finanzen und KMStA für die Stadt 
Osnabrück bereitstellt. Diese wird für das Projekt die Firmen Business Technology 
Consulting AG (BTC) für das Customizing sowie die Natuvion GmbH für den Datentransfer 
beauftragen. Angeboten wird die Umstellung im Rahmen von Workshopphasen, welche den 
Großteil der Umstellungskosten verursachen. Die erste Workshopphase wurde von April bis 
Juni durchgeführt. Zur Einsparung von Kosten konnte ein Workshop gemeinsam mit einer 
anderen Kommune (Stadt Trier) durchgeführt werden. Je nach Möglichkeit soll dies auch für 
kommende Workshops übernommen werden. Für die zweite Phase liegt ein Angebot über 
215.000 € vor.  
Beteiligt ist zudem die ITEBO GmbH, welche für das Serverhosting der städtischen SAP-
Software zuständig ist.
In der VO/2021/0260 wurde das Projekt unter Berücksichtigung einer Vielzahl von 
Unklarheiten mit etwa einer Million Euro kalkuliert. Seitdem haben sich diverse Parameter 
deutlich verändert, weshalb die damaligen Zahlen als zu niedrig angesehen werden müssen. 
Bereits mit der VO/2023/2496 erfolgte die Erhöhung der Mittel zur Einstellung einer externen 
Projektleitung. Die zwischenzeitlichen Fortschreibungen sind bisher insgesamt von 
Projektkosten i.H.v. ca. 1.500.000 € ausgegangen. Als Basis dienten hier Schätzungen u.a. 
anhand vergangener Projekte, da durch die externen Dienstleister zu früheren Zeitpunkten 
keine Preisindikationen abgegeben werden konnten. Zudem waren z.B. benötigte 
Migrationstools und Modulerweiterungen noch nicht bekannt. Inzwischen können die zu 
erwartenden Kosten durch die Anbieter näher beziffert werden, so dass mit Projektkosten 
von ca. 3.700.000 € kalkuliert werden muss. Der Austausch mit Städten, deren Situation 
ähnlich wie in Osnabrück gelagert ist, hat ergeben, dass dort mit vergleichbaren 
Größenordnungen gerechnet wird. 
Haupttreiber der Kosten sind die Workshops, das Customizing sowie der Datentransfer 
durch die Komm.One und ihre Partner (ca. 1.100 Personentage á 1.500 € netto zzgl. 
Migrationstools). Hier wurde intern in Zusammenarbeit mit der Beratungsfirma BPC 
untersucht, ob es kostengünstigere Umstiegsmöglichkeiten geben könnte, beispielsweise 
über andere Anbieter oder Transformationsverfahren. Alle denkbaren Szenarien sind 
                                                           Seite: 4/4
allerdings an dem hierfür durch die gemäß Aussagen der Komm.One nicht zu 
gewährleistenden Support gescheitert. Zwar werden die benötigten Transporte zur 
Verfügung gestellt; bezüglich eines funktionierenden Customizings besteht aber immer eine 
hohe Abhängigkeit vom Support der Komm.One, ohne denen die Funktionalität des Systems 
nicht gewährleistet werden kann. 
Weitere Details, z.B. zu den einzelnen finanziellen Kostenpunkten und der konkreten 
Projektorganisation, können dem beigefügten Entwurf des Projektauftrags entnommen 
werden.
Gez. Fillep gez. Hänsler
Anlage/n:
Projektauftrag 
1 
 
- Entwurf - 
 
 
Projektauftrag/-konzeption 
 
 
Titel Systemwechsel der Finanzsoftware SAP ECC auf SAP S/4 Hana und 
Digitalisierungsstrategie im Rechnungswesen 
 
Auftraggeber:in  Herr Hänsler 
Federführende Dienststelle FB 20, FD 20-6 
Projektleitung  Herr Ellinghaus 
 
Lenkungsausschuss Noch festzulegen 
 
Projektziel 
(smarte Zieldefinition) Stadtweite Einführung/Nutzung von SAP S/4 HANA ab 01.01.2027 
Prognostizierte Wirkung 
(gemessen am Projektziel) 
 
 
status quo nach Projektende 
Nutzung SAP ERP Nutzung SAP S4 HANA 
  
  
 status quo nach Projektende 
   
 
Zielgruppe Alle Mitarbeitenden der Kernverwaltung und des EB23 
 
Bezug zum strategischen 
Ziel/zentrales Handlungsfeld1 
[Ziel] Handlungsfähige Stadt 
[ZHF] Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern, Arbeitsprozesse opti-
mieren 
 
Projektzeitraum Nächstmöglicher Zeitpunkt – 31.12.2026 
 
Projektbeschreibung 
 
1. Hintergründe und aktueller Sachstand 
Seit 2003 nutzt die Stadt Osnabrück die ERP-Software SAP zur Verwaltung und Steuerung ihrer Finanz - und 
Geschäftsprozesse. Diese Softwarelösung, unter Verwendung des Templates Kommunalmaster-Finanzen der 
Komm.ONE AöR (früher Datenzentrale Baden-Württemberg), bildete die Grundlage für die Umstellung von 
der Kameralistik zur Doppik im Jahr 2008/2009, was einen signifikanten Fortschritt in der Modernisierung 
                                                 
1 Sofern mehrere zentrale Handlungsfelder (ZHF) in Frage kommen, ist das ZHF auszuwählen, welches am Wesent-
lichsten von dem Projekt beeinflusst wird. 

2 
 
des städtischen Rechnungswesens darstellte. Mit der Weiterentwicklung von Technologien und der zuneh-
menden Digitalisierung sind jedoch neue Anforderungen entstanden, die das bestehende SAP ERP -System 
an seine Grenzen bringen. 
 
SAP S/4HANA, die neue Generation der SAP Business Suite, wurde entwickelt, um diese Herausforderungen 
zu bewältigen. Es basiert auf ei ner In-Memory-Datenbank, die eine schnellere Verarbeitung großer Daten-
mengen ermöglicht und gleichzeitig die Grundlage für fortgeschrittene Analysen und Echtzeit -Entscheidun-
gen bietet. Die aktuelle SAP ERP-Software wird ab dem 31.12.2027 nicht mehr von SAP unterstützt, was be-
deutet, dass keine weiteren Updates oder Supportleistungen zur Verfügung stehen werden. Dies erhöht die 
Risiken, insbesondere im Hinblick auf IT -Sicherheit und Compliance, weshalb eine Umstellung auf SAP 
S/4HANA zwingend erforderlich ist. 
Die Stadt Osnabrück ist daher in der Pflicht, ihre IT -Infrastruktur an die aktuellen und zukünftigen Anforde-
rungen anzupassen, um die finanzielle Handlungsfähigkeit zu sichern und gleichzeitig die Effizienz ihrer Ver-
waltungsprozesse zu steigern. Diese U mstellung stellt nicht nur eine technische Herausforderung dar, son-
dern erfordert auch strategische Weichenstellungen, um langfristig den Anforderungen einer modernen öf-
fentlichen Verwaltung gerecht zu werden. 
Das SAP-System der Stadt Osnabrück verfügt derzeit über fünf genutzte Module (FI, FI-AA, PSCD, PSM, CO/PS) 
sowie zwei große Add-Ons für den Steuer- und Abgabebereich (KM/St/A) sowie zur Rechnungsbearbeitung 
(xSuite). Zur Abwicklung der kommunalrechtlichen Anforderungen nutzt die Stadt den Kommunalmaster Fi-
nanzen der Komm.ONE. Bis dato wurden über 200 Eigenentwicklungen im System integriert. Insgesamt wer-
den ca. 90 Schnittstellen zum SAP betreut. Zudem werden seit der Umstellung des Rechnungsworkflows der-
zeit ca. 650 SAP Endanwender (SAPUser) betreut. Mit der Itebo GmbH und der Komm.ONE bestehen Service-
Level-Agreements (SLA) zum Serverbetrieb und zum erweiterten Anwendungssupport. Die Budgetbelastung 
für den Kernhaushalt beträgt rd. TEUR 650 p. a. (Wartung und Betrieb). Die vorgenannten Kennzahlen ma-
chen deutlich, dass die Fragestellung eines generellen Systemwechsels (nicht SAP) erhebliche Auswirkungen 
auf die gesamte Stadtverwaltung hätte. Aus Sicht der Finanzverwaltung stünde der nötige Um stellungsauf-
wand nicht in einem angemessenen Verhältnis zu den Möglichkeiten einer neuen Finanzsoftware. 
 
 
2. Zielsetzung des Projekts 
Das übergeordnete Ziel des Projekts ist die Umstellung der Datenbanktechnologie auf SAP S/4HANA zum 
01.01.2027. Aufgrund der zu diesem Zeitpunkt anstehenden Jahresendarbeiten kann der finale Go Live auch 
unterjährig stattfinden. Einige Prozesse, wie zum Beispiel die Planung des Doppelhaushalts 2026/2027, müs-
sen zudem bereits in 2025 unter dem neuen BCS-Modul (Budget Control System) durchgeführt werden. Die 
Gesamtziele des Projekts beinhalten die Sicherstellung der langfristigen Funktionsfähigkeit der städtischen 
Finanzsysteme, die Optimierung der internen Prozesse und die Nutzung moderner Technologien zur Verbes-
serung der Datenverarbeitung und Entscheidungsfindung. Konkret bedeutet dies: 
Langfristige Unterstützung und Wartung: Durch die Migration auf SAP S/4HANA stellt die Stadt Osnabrück 
sicher, dass sie auch nach 2027 kontinuierlich Updates und Supportleistungen von SAP erhält. Dies minimiert 
das Risiko von Sicherheitslücken und gewährleistet die Einhaltung rechtlicher Vorschriften. 
Prozessoptimierung: Mit der Einführung von SAP S/4HANA sollen bestehende Prozesse nicht nur abgebildet, 
sondern auch optimiert werden.  Dies betrifft insbesondere die Beschleunigung von Routineaufgaben, die 
Verbesserung der Datenqualität sowie die Reduzierung von manuellen Eingriffen. Beispielweise werden mit 
dem Universal Journal bisher separierte Dat entabellen in der sog. „ACDOCA“  zusammengefasst. Dadurch 
entfallen Abstimmungen mehrerer Tabellen, es gibt ein sch nelleres Reporting und es stellt eine bessere 
Transparenz der Daten dar. 
3 
 
Organisationsuntersuchung: Im Bereich der Organisation soll eine mögliche (Teil-) Zentralisierung des Rech-
nungswesens überprüft werden, um sowohl die Buchungsqualität und -effizienz zu erhöhen als auch die Li-
zenzkosten deutlich senken zu können. Dies wird in einem gesonderten Teilprojektauftrag im Detail darge-
stellt.  
Datenmigration: Alle relevanten Daten aus der bestehenden S QL-Datenbank müssen auf die neue HANA -
Datenbank übertragen werden. Diese Migration umfasst historische Finanzdaten, Geschäftspartnerdaten, 
Transaktionsdaten und alle weiteren für den Betrieb notwendigen Daten. Der Datentransfer stellt einen we-
sentlichen Punkt bei der Aufwandskalkulation des Projekts dar. 
 
 
3. Umsetzungsstrategie 
Für den technischen Wechsel gibt es die Umsetzungsszenarien Greenfield, Brownfield und Bluefield. Die Auf-
setzung eines leeren Systems im Rahmen von Greenfield kommt ob des bereits vorhandenen Grundgerüsts  
und der Datenmenge nicht in Frage. Mit dem Brownfieldansatz (komplette Überspielung des alten Systems 
auf die neue Datenbankstruktur) hat die Komm.ONE bisher keine Erfahrung gemacht , zudem stände kein 
ausreichender Support zur Erarbeitung des Knowhows zur Verfügung . Des Weiteren werden von der 
Komm.ONE Anpassungen im KM-Finanzen vorgenommen, deren Auswirkungen sich nicht abschätzen lassen, 
so dass eine Gesamtkopie mit anschließender Fehlersuche nicht zielführend wäre. Dieser Ansatz ist daher im 
Hinblick auf das Gesamtprojekt sowohl vom Zeitablauf als auch dem Budget extrem risikobehaftet.  
Der gewählte Umstellungsansatz ist somit Bluefield, bei welchem Daten und Strukturen selektiv übernom-
men und bei Bedarf angepasst werden können. Die Komm.ONE bietet dies unter der Bezeichnung „selektive 
Datenmigration“ gemeinsamen mit ihren Partnern, der Natuvion GmbH und der Business Technology Con-
sulting AG, in aufeinanderfolgenden Workshopserien an. Diese richten sich nach der von der SAP zur Umstel-
lung empfohlenen Activate-Methode, welche bei der Stadt Osnabrück  im April 2024 mit der Discoverphase 
zur Einschätzung des Projektumfangs begonnen wurde. 
 
Abbildung 1: SAP-Activate-Methode. 
 
Aufgrund der Komplexität des über die Jahre gewachsenen SAP-Systems besteht eine Vielzahl an Herausfor-
derungen, welche in ihrer Gesamtheit die Kostentreiber des Projekts darstellen. Viele der in SAP ERP imple-
mentierten Prozesse und Funktionen wurden durch  ca. 200 Eigenentwicklungen ergänzt. Diese müssen im 
Rahmen des Projekts auf ihre Kompatibilität mit SAP S/4HANA geprüft und gegebenenfalls angepasst oder 
aussortiert werden . Ein erfahrungsgemäß wichtiger Bestandteil des Projekts wird ein bedarfsorientiertes 
Change-Management sein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten, sowohl auf Anwender als auch Keyuser-
seite, bei ggf. nicht zu vermeidenden Änderungen von Prozessen aktiv eingebunden werden können.  
 
 
 
 

4 
 
4. Roadmap 
Bereits vor drei Jahren wurde eine erste Grobskizze für die Umstellung auf S/4HANA erstellt, um z.B. perso-
nelle Auswirkungen rechtzeitig umsetzen zu können (beschrieben unter 5.). In den Workshops der Discovery-
phase konnte diese Roadmap nun konkretisiert werden.  
 
 
Abbildung 2: Roadmap der Komm.ONE als Ergebnis aus der Discoveryphase (Stand: Juli 2024). 
Preparephase: In dieser Phase wird das bestehende SAP ERP-System detailliert analysiert. Ein SAP Readiness 
Check wurde hierfür bereits durchgeführt, um die Systemlandschaft zu bewerten und notwendige Anpassun-
gen zu identifizieren. Ziel ist es, eine klare Übersicht über die technischen und organisatorischen Anforde-
rungen zu erhalten, die für die Umstellung erforderlich sind.  
Explorephase: Basierend auf den Ergebnissen der Analysephase wird ein detaillierter Migrationsplan entwi-
ckelt. Dieser Plan umfasst die inhaltliche, zeitliche und personelle Ressourcenplanung. Ein besonderer Fokus 
liegt auf der Abstimmung mit den beteiligten IT-Dienstleistern und der Sicherstellung, dass alle technischen 
Voraussetzungen für die Migration gegeben sind. 
Realizephase: In dieser Phase wird die technische Migration auf einer Testumgebung durchgeführt, welche 
eine Kopie der städtischen Systemlandschaft darstellt. Dies umfasst die Installation und Konfiguration der 
SAP S/4HANA-Umgebung, das Customizising der Eigenentwicklungen, die Integration der Schnittstellen und 
die Migration der Daten. Nach der Implementierung erfolgt eine intensive Testphase, in der alle Funktionen 
und Prozesse des neuen Systems auf Herz und Nieren geprüft werden. Dazu gehören auch weitere Testmig-
rationen und Validierungen, um sicherzustellen, dass das System stabil läuft und alle Anforderungen erfüllt. 
Zudem werden noch notwendige Schulungen durchgeführt. 
Deployphase: Die letzte  Phase umfasst nach einem weiteren Test den finalen Go -Live der neuen SAP 
S/4HANA-Lösung. Im Anschluss geht das Projekt in die Hypercarephase über. 
 
 
5. Projektorganisation 
Auf städtischer Seite wurden für die Projektorganisation zwei zusätzliche und befristete Vollzeitstellen ge-
nehmigt; eine Projektleitung (EG12) sowie eine Projektmitarbeitende (EG 10). Nach erfolglosen Bewerbungs-
verfahren mangels Bewerbern konnte zum 01.03.2024 zumin dest die Mitarbeitendenstelle intern besetzt 
5 
 
werden, allerdings mit EG11. Diese wird die Leitung von Teilprojekten übernehmen. Für die Gesamtprojekt-
leitung wurden mit VO/2023/2496-01 weitere Mittel bereitgestellt, welche allerdings nicht zur einer erfolg-
reichen Besetzung führen konnten. Daher muss auch das im Fachdienst 20-6 angesiedelte SAP-Team deutlich 
mehr in das Projekt eingebunden werden, als dies bisher geplant wurde. 
Die Gesamtprojektleitung wird daher durch die Fachdienstleitung 20-6 übernommen, die zwingend notwen-
dige fachliche Expertise durch das externe Beratungsunternehmen Best Practice Consulting AG (BPC), wel-
ches Erfahrung sowohl in S/4HANA -Umstellungen sowie im kommunalen Bereich, auch in Zusammenhang 
mit einem externen Serverhosting und der Komm.ONE, vorzuweisen hat. 
Zusätzlich sind auf städtischer Seite das Rechnungsprüfungsamt und die Datenschutzbeauftragte in das Pro-
jekt einzubinden, um die rechtlichen Weichenstellungen zu gewährleisten. Für den gesonderten Projektauf-
trag der Organisationsuntersuchung hinsichtlich der Struktur des Rechnungswesens ist der Fachbereich Per-
sonal und Organisation (FB10) einzubeziehen.  
Größter externer Projektbeteiligter hinsichtlich der entstehenden Kosten is t die Komm.ONE, welche die 
Templates (Benutzeroberflächen) KM-Finanzen und KMStA für die Stadt Osnabrück bereitstellt. Diese hat für 
das Projekt die Firmen BTC für das Customizing sowie die Natuvion GmbH für den Datentransfer beauftragt.  
Beteiligt ist zud em die ITEBO GmbH, welche für das Serverhosting und das Applikationsmanagement der 
städtischen SAP-Software zuständig ist. 
 
 
Abbildung 3: Projektbeteiligte. 
 
Bezüglich des Projektaufbaus sieht die mit der BPC erarbeitete Planung folgende Aufteilung vor: 
Lenkungskreis
Projektleitung 
FDL 20-6
BPC (Beratung)
 ITEBO 
(Serverhosting
Komm.ONE 
(Templates)
BTC 
(Customising)
Natuvion 
(Datentransfer)
Projekt-MA 
20-6
 SAP-Team 20-6
RPA/Daten-
schutz
 FB10
6 
 
 
Abbildung 4: Projektaufbau. 
Der Bereich Cross Applikation umfasst  dabei die Themenfelder SAP Basis Inkl. Hardware, Netze inbindung, 
Systembereitstellung und –Betrieb, Migration, Schnittstellen und Berechtigungen.  
 
 
6. Kostenkalkulation 
In der VO/2021/0260 wurden das Projekt unter Berücksichtigung einer Vielzahl von Unklarheiten mit etwa 
einer Million Euro kalkuliert. Seitdem haben sich, wie auch entsprechend vermerkt wurde, diverse Parameter 
deutlich verändert, weshalb die damaligen Zahlen als zu niedrig angesehen werden müssen. Nach aktuellem 
Stand werden die folgenden Kostenpositionen entstehen: 
 
Kostenposition Aktuelle Indikation 2021  
Umstellung Lizenzen SAP 500.000 € 100.000 € 
IT-Umstellungskosten ITEBO Aufwandschätzung i.H.v 
280.000 €  
100.000 € 
IT-Umstellungskosten 
Komm.ONE + Partner + Migrati-
onstools 
Aufwandsschätzung i.H.v. 
1.800.000 €  
20.000 € 
Begleitung BPC 200.000 € Offen 
Mögliche Erweiterungsmodule 
KM-Finanzen 
Aktuell ca. 108.000 € Offen  
Personal  146.000 € jährlich (Einsparun-
gen durch PL FDL 20-6) 
146.000 €  
Abbildung 5: Kostenschätzung (Angebote der Dienstleister sind Nettoangaben). 
Die bisherigen Hochrechnungen sind insgesamt von Projektkosten i.H.v. ca. 1.500.000 € ausgegangen. Als 
Basis dienten hier Schätzungen u.a. anhand vergangener Projekte, da durch die externen Dienstleister zu 
früheren Zeitpunkten keine Preisindikationen abgegeben werden konnten. Zudem waren z.B. benötigte Mig-
rationstools und Modulerweiterungen noch nicht bekannt. Inzwischen können die zu erwartenden Kosten 
durch die Anbieter grob geschätzt werden, so dass mit Projekt bruttokosten von ca. 3.700.000 € kalkuliert 
Lenkungskreis
Projektleitung FDL 20-6
TP1
Internes Finanzwesen
TP2
Externes Finanzwesen
TP3
Cross Applikation
TP4
Qualitäts-, Test- und 
Schulungsmanagement
Integrations- und 
Changemanagement
7 
 
werden muss. Diese befinden sich im Vergleich mit anderen Kommunen unter ähnlichen Voraussetzungen in 
einem vergleichbaren Maßstab.  
Haupttreiber der Kosten sind die Workshops, das Customizing sowie der Datentransfer durch die Komm.One 
und ihre Partner (ca. 1.100 Personentage á 1.500 € netto zzgl. Migrationstools). Hier wurde intern in Zusam-
menarbeit mit der BPC untersucht, ob es kostengünstigere Umstiegsmöglichkeiten geben könnte, beispiels-
weise über andere Anbieter oder Transformationsverfahren. Wie bereits dargestellt, sind alle denkbaren Al-
ternativszenarien an dem hierfür durch die gemäß Aussagen der Komm.One nicht zu gewährleistenden Sup-
port gescheitert. 
Für den Einsatz der neuen H ANA-Datenbank wird zudem  ein neues HANA -Lizenzpaket der SAP  benötigt. 
Durch die Umwandlung (Conversion) der Lizenzen entsteht ein mittlerer sechsstelliger Kostenpunkt, welcher 
sich jährlich exponentiell erhöht, je später die Umwandlung erfolgt (in 2025 bspw. ca. 100.000€ mehr). Hier-
durch steigen zudem die zukünftigen Wartu ngskosten. Ein frühzeitiger Umstieg (möglichst noch in 2024 ) 
wäre somit für die Stadt Osnabrück finanziell von Vorteil. 
Die in VO/2021/0260 beschriebene stadtweite Umstellung des Rechnungsworkflows als zwingendes Vorpro-
jekt der HANA-Umstellung konnte unterdessen in 2024 mit Ausnahme des EB23 (folgt aufgrund von Sonder-
anforderungen in 2025) stadtweit implementiert werden.  
 
 
7. Herausforderungen im Rechnungswesen / Digitalisierungsstrategie 
Neben dem aus technischer Sicht zwingenden Systemwechsel bietet das Projekt die Chance, Geschäftspro-
zesse mit Blick in die Zukunft zu hinterfragen und ggf. zu überarbeiten oder neu aufzustellen. Im Fall der Stadt 
Osnabrück betrifft dies nach aktuellem Stand die folgenden Bereiche: 
 
 Welche weiteren Geschäftsprozesse lassen sich in SAP integrieren, um Systembrüche zu vermei-
den? 
 Welche Risikofaktoren sind für lfd. Prüfroutinen der Stadt geeignet und wie sind diese mit dem Da-
tenschutz im Einklang zu bringen? (Compliance & Risk-Management, Information Lifecycle Manage-
ment) 
 Kann mit der SAP-HANA-Umstellung auch die Buchführung zentralisiert bzw. teilzentralisiert wer-
den, um den zunehmenden Anforderungen an die Buchungsqualität, weiteren kommunalrechtli-
chen Vorschriften (Abgrenzung investiv und konsumtiv) sowie steuerlichen Vorschriften gerecht zu 
werden?  
 Wie können neue SAP-Tools (bspw. SAP-Analytics) bestehende Controllinginstrumente ablösen und 
Berichtsprozesse vereinfachen? 
 
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss: 
 Das Umstellungsprojekt und die produktive Nutzung des neuen Systems würden s ich verschieben. 
Mit einem zeitlichen Aufschub würden sich die Proje ktrisiken erhöhen und die Kosten im Lizenzbe-
reich erheblich erhöhen. 
 Durch die Verkündung des Wartungsendes zum 31.12.2027 ist ab diesem Zeitpunkt keine Pflege und 
Betreuung des aktuellen ERP-Systems mehr gegeben. Dadurch entstehen erhebliche Sicherheitslü-
cken.  
 Zudem könnten Weiterentwicklungen in der Digitalisierung nicht mehr umgesetzt werden. 
 
 
   
Unterschrift Auftraggeber:in  Unterschrift Projektleitung 
 
8 
 
 
 
 
 
Projektressourcen2 
   davon Fördermittel 
konsumtiv Erträge: XXX € € 
Personalaufwendungen: 268.000 €  
 Sachaufwendungen: 3.100.000€  
 Saldo 3.368.000 €  
investiv   davon Fördermittel 
Einzahlungen: XXX € € 
Auszahlungen:  600.000 €  
 Saldo 600.000 €  
Personelle Ressourcen (VZÄ und voraussichtliche Eingruppierung) 
0,33 EG 12 + 1,0 EG 11 
 
 
Meilensteine 
Datum Bezeichnung 
31.03.2025 Preparephase 
30.09.2025 Explorephase 
30.09.2026 Realizephase 
31.12.2026 Deployphase (Go Live) 
 
 
Bisherige Vorlagen 
Weiterführende Informationen können den folgenden Vorlagen entnommen werden:  
 VO/2021/7505 – Anstehender Systemwechsel der Finanzsoftware (SAP ECC EHP 8) auf SAP -S/4 HANA und 
Digitalisierungsstrategie im Rechnungswesen (PK-Vorlage) 
 VO/2021/0260 – Anstehender Systemwechsel der Finanzsoftware (SAP) auf SAP-S/4 HANA 
 VO/2021/0260-01 – Anstehender Systemwechsel der Finanzsoftware (SAP) auf SAP -S/4 HANA/ Änderungsan-
trage der Gruppe Grüne/SPD/Volt 
 VO/2022/1036 – Neueinstellungen von Beschäftigten außerhalb des Stellenplans – SAP S/4 HANA – Projekt 
(VA-Vorlage) 
 VO/2023/2496 -01 Beschluss für die Bereitstellung zusätzlicher Mittel für das Projekt SAP S/4HANA