Abschlussbericht "Projekt Fördermanagement"
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2019/4651
Datum: 2019-10-25
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/6
Stadt Osnabrück 14.10.2019 
Der Oberbürgermeister
Referat Strategische Steuerung und Rat
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2019/4651
öffentlich
Abschlussbericht "Projekt Fördermanagement"
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Verwaltungsausschuss 05.11.2019 N Kenntnisnahme
 Rat der Stadt Osnabrück 05.11.2019 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
Sachverhalt:
Die Arbeit des Projektes Fördermanagement ist im September 2016 durch die Projektleiterin, 
Frau Daniela Barlag aufgenommen worden. Es sollte eine Koordinierungsstelle geschaffen 
werden, die die städtischen Fachbereiche bezüglich möglicher Fördermittel (EU, BUND, 
LAND, Stiftungen, Sponsoring) informiert und bei Anträgen unterstützt. Außerdem fehlte es 
an einer gesamtstädtischen Übersicht über aktuell laufende Förderanträge bzw. dem 
Überblick, wie viele Fördermittel bei der Stadt Osnabrück eingeworben werden. 
Im Mai 2018 wurde dem Ausschuss für Finanzen, Liegenschaften und Beteiligungssteuerung 
der Zwischenbericht zum Projekt präsentiert. 
Die Laufzeit des Projektes ist bis zum Ende des Jahres 2019 befristet. Die Ergebnisse bzw. 
die Erfolge des Projektes sowie Hinweise für eine dauerhafte Etablierung des 
Fördermanagements werden im Folgenden dargestellt:
1. Kurzfassung: Ziele und Ergebnisse des Projektes Fördermanagement
2. Umsetzung und Verlauf des Projektes
3. Handlungsempfehlungen
1. Kurzfassung: Ziele und Ergebnisse des Projektes Fördermanagement
oOptimierung der finanziellen Handlungsfähigkeit
Insgesamt wurden in der Projektphase viele Förderanträge in fast allen 
Fachbereichen, aber auch mit externen Institutionen oder Vereinen durch die 
Projektleiterin angeregt und unterstützt. Dabei wurden aktiv über 50 Förderanträge 
mit Fördersummen in Höhe von über 7,7 Millionen € in unterschiedlichster Form 
erfolgreich vorangebracht.
Die Unterstützung durch das zentrale Fördermanagement wird von den 
Fachbereichen sehr positiv bewertet. Häufig wird geäußert, dass die Unterstützung 
noch weitergehen könnte, insbesondere bei der Abwicklung von Fördermitteln 
(Ergebnisse aus der Stärken-Schwächen-Analyse mit Interviews). 
ogesamtstädtischer Überblick über alle aktuell laufenden oder geplanten 
Fördermittelanträge
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Durch die neu erarbeitete Datenbank Fördermanagement sind alle Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeiter, die für Förderanträge zuständig sind, wie auch die Vorstände, die 
Fachbereichsleitungen oder Fachdienstleitungen seit Juni 2018 jederzeit in der Lage, 
alle Förderanträge in Planung, eingereichte, bewilligte oder abgelehnte bzw. 
abgeschlossene im Überblick zu sehen bzw. abzurufen. 
Derzeit laufen beispielsweise 109 Fördermittelprojekte über EU, BUND oder LAND 
mit genehmigten Fördersummen in Höhe von 69.084.744 €. Über Stiftungen werden 
aktuell 37 Projekte mit einer genehmigten Fördersumme in Höhe von 1.405.134 € 
abgewickelt.  
Die Datenbank dient v. a. der internen Abstimmung im Vorfeld eines Antrages, um 
doppelte Anträge seitens der Stadt bei einem Fördermittelgeber zu vermeiden. 
oSchaffung einer Koordinierungsstelle
Frau Barlag dient als Ansprechpartnerin für alle Fachbereiche, wie auch seit 
September 2019 für den Konzern Stadt Osnabrück. Das Projekt wurde in allen 
Fachbereichen und in verschiedenen Dienstbesprechungen vorgestellt. 
oBeratung- und Rechercheunterstützung für die Fachbereiche
Die Projektleiterin bietet allen Fachbereichen eine Beratung bezüglich möglicher 
Förderprogramme in Form einer Förderrecherche in Zusammenarbeit des 
Dienstleister Dieter Meyer Consulting (MCON) an. Darüber hinaus gibt es eine 
Unterstützung bei der Antragserstellung oder für die Durchführung und das 
Controlling der Fördermittel. Insgesamt haben bereits über 100 Fördermittel-
Beratungen stattgefunden (siehe unter Punkt 2: Verlauf des Projektes). 
oStärken-Schwächen-Analyse der Fördermitteleinwerbung und Recherche nach 
erfolgreichen vergleichbaren Fördermanagement-Aktivitäten
In 2018 wurde eine Stärken-Schwächen-Analyse innerhalb der Stadtverwaltung 
durchgeführt. Die Ergebnisse sind in einer Bachelor-Arbeit aufgearbeitet. Zudem 
wurden Vergleiche mit anderen Kommunen herangezogen, u.a. Wuppertal. 
Mittlerweile hat Frau Barlag zu vielen Kommunen Kontakte und führt 
Beratungsgespräche. Das zentrale Fördermanagement wie auch die Datenbank der 
Stadt Osnabrück gelten als Best-Practice-Beispiel und Vorbild. Derzeit startet ein 
bundesweiter Austausch über die Stadt Nürnberg bzw. der KGST, zu welchem Frau 
Barlag u.a. als Referentin eingeladen ist.
oAufbau eines Netzwerkes für Fördermittelgeber
Alle Stiftungen in Osnabrück und Umgebung wurden in einer Übersicht mit den 
entsprechenden Informationen zusammengestellt. Mit den meisten Stiftungen wurden 
Gespräche geführt und die Möglichkeiten für die Stadt Osnabrück als Antragssteller 
besprochen. Frau Barlag nimmt an den Sitzungen des Netzwerkes Bildung teil. 
Hierüber ist der direkte Kontakt mit den Stiftungen vor Ort möglich. Es ist in 2020 
geplant, eine Broschüre über die hiesigen Stiftungen mit Tipps und Tricks für externe 
Institutionen in Osnabrück herauszugeben. 
2. Umsetzung und Verlauf des Projektes
Die Aufgaben des Projektes wurden in vier Arbeitsfelder aufgeteilt: 
a) Information
b) Beratung
c) Vernetzung nach innen
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d) Vernetzung nach außen
a) Information
oDer automatische Mail-Verteilerdienst von MCON wurde komplett 
überarbeitet, so dass ausschließlich die zuständigen Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter die für sie entsprechenden EURO-Office-Informationen mit 
aktuellen Förderprogrammen der EU, des Bundes oder des Landes erhalten. 
Zusätzlich verteilt die Projektleiterin die Nachrichten an diejenigen Personen, 
die das Thema in der Verwaltung bearbeiten, um Denkanstöße zu geben. Von 
Vorteil ist dabei, dass das Projekt Fördermanagement mit dem Zielprozess 
und den Investitionskonferenzen verknüpft wurde, so dass die einzelnen 
Themen und Pläne in den Fachbereichen der Projektleiterin bekannt sind. 
September 2016 bis September 2019:
705 Euro-Office-Informationen
805 zusätzliche Infos an die FB
oDie Fachbereiche können bei der Projektleiterin eine spezifische Fördermittel-
Recherche für einzelne Projekte durchführen lassen. Hier wird in 
Zusammenarbeit mit dem Dienstleister MCON recherchiert, welche 
Förderprogramme geeignet sind bzw. welche Stiftungen in Frage kommen: 
September 2016 bis September 2019: 96 Fördermittel-Recherchen
u.a. für folgende Themen/Projekte: 
inklusive Spielplätze, Theater-Produktionen, Anschaffung von E-Fahrzeugen, 
City-Logistik, Sicherheits-Konzepte, Osnabrücker Tafel, inklusiver Stadtplan, 
Osnabrücker Dampflokfreunde, Sportstätte Illoshöhe, Erich-Maria-Remarque-
Preis und –Zentrum, Villa Schlikker, Museum am Schölerberg, Radverkehr, 
Starkregen-Ereignisse, Friedhöfe, Hase29, Kreativquartier Hafen, Ausbildung 
für Flüchtlinge, Prävention für Wohnungslose, Integration von Osteuropäern, 
Beleuchtung Sportplätze, Kran am Piesberg, Warnsirenen, EMAF, 
Probezentrum Speicher, Gestaltung von Plätzen, Digitalisierung, Pro Musica, 
classic con brio, EUREGIO-Musikfestival, Blindenleitsystem, barrierefreier 
Zugang VHS, Großspielplatz Hasepark, Ruderverein, Reduzierung Einweg
oMit dem Fachdienst Geodaten wurde eine eigene interne Datenbank 
Fördermanagement entwickelt. Dort werden alle Förderanträge der gesamten 
Stadtverwaltung von den entsprechend zuständigen Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeitern (mit den Status: geplant, eingereicht, genehmigt, abgelehnt, 
abgeschlossen) sowie alle Sponsoring- wie Spendenmittel seit Juni 2018 
eingetragen (aktueller Stand siehe unter Punkt 1). 
oDer Rat erhält seit 2018 eine jährliche Übersicht mit allen eingeworbenen 
Fördermitteln, Sponsoringleistungen sowie Spenden. Diese Informationen 
werden dem Land Niedersachsen gemäß § 111 Abs. 7, S. 4 NKomVG als 
jährlicher Bericht übermittelt. Die Ratsmitglieder haben seit Januar 2019 über 
die Fraktionsbüros die Möglichkeit, die Datenbank einzusehen. 
b) Beratung
oDie Projektleiterin bietet Beratungsgespräche im Bereich des Projekt- und 
Fördermanagements für alle Fachbereiche bzw. Fachdienste an. 
Es handelt sich dabei um persönliche Beratungen, u.a. zur Stiftungssuche 
und -ansprache, Antragsstellung und Abwicklung von Fördermitteln, Beratung 
und Unterstützung bei der Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen 
bzw. Verwendungsnachweisen. Zudem wurden Leitfäden mit Tipps und Tricks 
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zur Akquise von Fördermitteln und für die Antragsstellung entwickelt und die 
Informationen stehen in der Datenbank allen jederzeit zur Verfügung. 
September 2016 bis September 2019:      109 Fördermittel-Beratungen
oIm Bereich des Sponsorings und des Spendenwesens wurden zudem 
Beratungen durchgeführt, u.a. für die Neuausrichtung des Sponsorings beim 
Seifenkistenrennen. Zudem steht eine Checkliste bezüglich der dienstlichen 
Vorschriften zur Verfügung. Ebenso wurde die Dienstanweisung mit dem 
Fachbereich Finanzen/Controlling und der Korruptionsbeauftragten 
überarbeitet. Es stehen Muster-Sponsoring-Verträge sowie 
Spendenbescheinigungen in der Datenbank zur Verfügung. 
oFür die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde in 2019 erstmals eine 
Fortbildung mit dem Thema: „Förderanträge stellen – Das 1x1 des 
Fördermanagements“ angeboten. Es haben 18 Personen daran 
teilgenommen. Das Angebot wird es ab jetzt jedes Jahr im internen 
Fortbildungsprogramm geben. 
oDarüber hinaus gab es ein Angebot für externe Einrichtungen bzw. 
Institutionen in der Volkshochschule („Förderanträge stellen – kein 
Hexenwerk“), an der 14 Personen teilgenommen haben. Auch dieses Angebot 
soll in Zusammenarbeit mit der Freiwilligen-Agentur fortgesetzt werden.
c) Vernetzung nach Innen
oBei größeren Förderprogrammen ist es mittlerweile notwendig geworden, dass 
die verschiedenen betroffenen Fachdienste einen gemeinsamen Antrag 
erstellen und abgeben. Die Koordinierung und Beratung wird von der 
Projektleiterin organisiert. Die Förderprogramme sind meistens inhaltlich so 
gestaltet, dass nicht mehr nur ein Fachbereich angesprochen ist. 
September 2016 bis September 2019: 32 Koordinierungs-Projekte
oMit der Koordinierungsstelle ist es zudem möglich, dass sich die 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander austauschen. Es können 
bereits gemachte Erfahrungen mit Stiftungen oder Fördermittelgebern 
weitergegeben werden. Die Datenbank bietet den Einblick, wer bereits bei 
einem bestimmten Zuwender einen Förderantrag abgewickelt hat. 
oU.a. wurden bei diesen Fördertöpfen die Förderanträge koordiniert und 
beraten: 
Investitionspakt / Gemeinwesenarbeit und Quartiersmanagement / Bildung, 
Wirtschaft, Arbeit im Quartier/ E-Mobiliät / WIFI4EU / 
Kofinanzierungszuweisungen / Zukunft Stadtgrün / Sanierung Sportstätten / 
Sanierung kommunaler Einrichtungen / Kommunalrichtlinie
oSeit Beginn des Projektes ist ein Ausbildungsplatz für Bachelor-Studierende 
und Praktikantinnen bzw. Praktikanten bei der Projektleiterin eingerichtet, so 
dass die Thematik der Drittmittelakquise direkt an die jungen Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeiter weitergegeben und nähergebracht wird. Die Verankerung in 
der Ausbildung der entsprechenden Ausbildungsberufe wird zukünftig 
ausgeweitet. 
d) Vernetzung nach Außen
Deutschlandweit sind insgesamt über 22.000 Stiftungen registriert. Durch eine 
Recherche besteht eine Übersicht der Stiftungen aus Osnabrück und Umgebung 
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bzw. in Niedersachsen mit entsprechenden Informationen, an der stetig gearbeitet 
wird. Mit einigen Stiftungen wurden persönliche Gespräche geführt und die 
Projektleiterin wird als städtische Ansprechperson wahrgenommen. 
Von Vorteil ist, dass Frau Barlag an den Sitzungen des Netzwerkes Bildung 
teilnimmt. Das Netzwerk Bildung besteht zurzeit aus 18 Stiftungen aus 
Osnabrück. Hier ist der direkte Kontakt gegeben. 
Es ist geplant, in 2020 eine Broschüre über die hiesigen Stiftungen zu 
veröffentlichen, um externen Institutionen eine Hilfestellung für die eigenen 
Projekte und der Drittmittelakquise zur Verfügung zu stellen. 
Über die Kontakte des Dienstleisters MCON hat die Projektleiterin bereits viele 
Gespräche mit anderen Kommunen, v. a. im Weser-Ems-Gebiet geführt. Viele 
Kommunen interessieren sich für die Vorgehensweise des Projektes 
Fördermanagement in Osnabrück (u.a. Celle, Emden, Landkreis Wesermarsch, 
Landkreis Osnabrück, Oldenburg). Frau Barlag bietet Beratungen zur 
Durchführung sowie den Austausch über die Möglichkeiten in diesem Bereich an. 
Aktuell ergibt sich ein bundesweiter Austausch über die KGST und die Stadt 
Nürnberg. 
Zudem hat es den Austausch mit Universität und Hochschule Osnabrück 
gegeben. 
3. Handlungsempfehlungen
In den drei Jahren der Projektphase wurde durch eine intensive Auseinandersetzung 
und durch viele Gespräche mit allen Beteiligten in der Stadtverwaltung wie auch im 
Konzern festgestellt, dass die Einrichtung einer städtischen Koordinierungsstelle in 
Form einer Beratungsstelle inkl. einer Informationsplattform sehr vorteilhaft für die 
Akquise von Fördermitteln jeglicher Art ist. 
Die Fachbereiche erhalten durch die Ansprache an die direkt zuständigen 
Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter die aktuellsten Förderinformationen. Die 
Zusammenarbeit mit dem Dienstleister Dieter Meyer Consulting (MCON) ist dabei 
mehr als hilfreich und effizient. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, eine Beratung 
bezüglich aller wichtigen Fragen der Fördermittelbeantragung bzw. der Durchführung 
von Förderprojekten zu erhalten. 
Vor allem die zentrale Koordinierung von Förderanträgen, die mehrere Fachbereiche 
betrifft, hat sich mehr als bewährt. In der Vergangenheit hat es solche Absprachen 
und gemeinsame Anträge nur sehr wenig gegeben. Es ist durchaus vorgekommen, 
dass zwei Anträge bei demselben Fördermittelgeber oder -programm abgegeben 
wurden und dass dadurch Absagen erteilt wurden.
Die Unterstützung in Form von Antragsberatungen oder bei der Erstellung von 
Kosten- und Finanzierungsplänen ist vor allem für diejenigen Mitarbeiterinnen oder 
Mitarbeiter von großem Wert, die bisher noch keine Förderanträge gestellt oder 
betreut haben. Hier ist der Erfahrungsaustausch innerhalb der Verwaltung sehr 
effektiv und wird aktiv über die Projektleiterin und darüber hinaus über die Datenbank 
befördert. 
Durch den Austausch mit anderen Kommunen oder durch den Vortrag auf dem 
Deutschen Fundraising-Kongress 2018 hat sich gezeigt, dass Osnabrück hier eine 
Vorreiterrolle eingenommen hat und dass das Projekt Fördermanagement bereits 
bundesweit als Best-Practice-Beispiel gilt. 
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Aus diesen Gründen und aufgrund der erfolgreichen Ergebnissen bezüglich der 
gesetzten Ziele wird vorgeschlagen, das Projekt Fördermanagement in eine 
Daueraufgabe bei der Stadt Osnabrück zu überführen. Ein entsprechender 
Stellenplanantrag wurde ab dem Haushaltsjahr 2020 gestellt.
gez.
Beckord