Qualitätsentwicklung Koordinierungsstelle Schulabsentismus
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2022/1364
Datum: 2022-10-28
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/4
Stadt Osnabrück 10.10.2022 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2022/1364
öffentlich
Qualitätsentwicklung Koordinierungsstelle Schulabsentismus
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 09.11.2022 Ö Vorberatung
 Schul- und Sportausschuss 10.11.2022 Ö Kenntnisnahme
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 16.11.2022 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 06.12.2022 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 06.12.2022 Ö Entscheidung
Beschluss:
1. Die Ergebnisse des Qualitätsentwicklungsprozesses der Koordinierungsstelle 
Schulabsentismus werden bestätigt. Ziele, Inhalte, Aufgaben und die Personalausstattung 
der Koordinierungsstelle Schulabsentismus werden auf Grundlage des 
Qualitätshandbuchs und des INSO-Abschlussberichtes bestätigt.
2. Die bis zum 31.12.2022 befristete Einsatzstelle wird ab 2023 in eine Planstelle 
umgewandelt. Der Besetzung der Planstelle wird im Vorgriff auf den Stellenplan 2023 
zugestimmt. 
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
(ohne Folgekosten)
Finanzhaushalt/
Investitionsprogramm
Erträge/Einzahlungen (+) € €
Aufwendungen/Auszahlungen (-) -67.250 € €
Summe -67.250 € €
Folgekosten (jährlich) -67.250 €
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf das/die Jahr/e _2023 ff.___.
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant: L513631028 Koordinierungsst. gegen Schulverweigerung
X  Ja (ggf. mit Deckung innerhalb des eigenen Budgets – s. u.)
 Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden.
 Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-/überplanmäßig bereitgestellt
 werden (Deckungsposition s. u.).
 Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
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 das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt)
Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag
€
 €
 
B. Personelle Auswirkungen: 
Lfd. Haushaltsjahr: keine
Im Stellenplan vorhanden/nicht vorhanden: Die Koordinierungsstelle Schulabsentismus wird 
ab 2023 um eine Vollzeitstelle aufgestockt.
Folgejahre: Die Planstellen werden dauerhaft benötigt
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: 
Die generellen Ziele der Jugendsozialarbeit - die Förderung der schulischen und beruflichen 
Ausbildung, die Eingliederung in die Arbeitswelt und die Förderung der sozialen Integration 
und der gesellschaftlichen Teilhabe - sind insbesondere für benachteiligte Personengruppen 
von erheblicher Bedeutung.
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
 positiv
 negativ
x  keine
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück:
 positiv
 negativ
x  keine
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: keine
G. Beteiligte Stellen: Fachbereich Personal und Organisation, Fachbereich Finanzen und 
Controlling
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Lernende Stadt mit sozialer Verantwortung - hochwertig-inklusiv-gerecht (Ziel 2021-2030)
 Zukunftsfähigkeit von Schulen und Bildungseinrichtungen sichern
 Vielfältiges soziales Miteinander stärken
 Generationengerechtigkeit, Chancengleichheit, Integration und Teilhabe (Querschnittsziel 
2021-2030)
Sachverhalt:
Mit der Koordinierungsstelle Schulabsentismus verfolgt die Stadt Osnabrück das 
Handlungskonzept „Aktiv und präventiv gegen Schulabsentismus“ mit dem Ziel eines 
Vorrangs von Jugendhilfeleistungen vor Ordnungswidrigkeitenverfahren wegen 
Schulpflichtverletzungen. Rechtlich basiert das Angebot der Jugendhilfe auf § 13 
Jugendsozialarbeit SGB VIII: „Jungen Menschen, die zum Ausgleich sozialer 
Benachteiligungen oder zur Überwindung individueller Beeinträchtigungen in erhöhtem Maße 
auf Unterstützung angewiesen sind, sollen im Rahmen der Jugendhilfe sozialpädagogische 
Hilfen angeboten werden, die ihre schulische und berufliche Ausbildung, Eingliederung in die 
Arbeitswelt und ihre soziale Integration fördern“. 
Gemäß § 79 a SGB VIII müssen die Träger der öffentlichen Jugendhilfe Grundsätze und 
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Maßstäbe für die Bewertung der Qualität sowie geeignete Maßnahmen zu ihrer 
Gewährleistung für
1. die Gewährung und Erbringung von Leistungen
2. die Erfüllung anderer Aufgaben
3. den Prozess der Gefährdungseinschätzung nach § 8 a
4. die Zusammenarbeit mit anderen Institutionen
entwickeln, anwenden und regelmäßig überprüfen sowie gemäß § 79 SGB VIII ein Verfahren 
zur Personalbemessung mit dem Ziel einer bedarfsgerechten Personalausstattung nutzen. 
Der Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien hat hierfür das Institut für 
Sozialplanung und Organisationsentwicklung (INSO) beauftragt, eine Überprüfung der 
Qualität der Koordinierungsstelle Schulabsentismus entsprechend der Vorgaben des § 79 a 
SGB VIII mit dem Schwerpunkt Qualitätsentwicklung und Personalbemessung 
durchzuführen. Die Untersuchung sollte folgende Leistungen beinhalten:
 
- Überprüfung der Ablauforganisation
- Sicherstellung der rechtlichen Vorgaben
- Einhaltung von fachlichen Standards und der Wirtschaftlichkeit des Handelns
- Ermittlung des Personalbedarfs.
Für die Untersuchung wurde eine Projektgruppe eingerichtet, an der neben der Leitung der 
Koordinierungsstelle Schulabsentismus auch die Fachkräfte beteiligt waren. 
 
In der Projektgruppe wurden gemeinsam mit den Fachkräften die folgenden Arbeitsschritte 
vorgenommen:
 
- Analyse der Ablauforganisation im Arbeitsbereich
- Beschreibung einer optimierten Ablauforganisation (Kern- und Teilprozesse)
- Festlegung der mittleren Bearbeitungszeit für eine qualitative Leistungserbringung
- Ermittlung der Häufigkeit von Kern- und Teilprozessen als Grundlage einer fort-
schreibungsfähigen Personalbemessung und einer ressourcenorientierten Fallverteilung
- Ermittlung der System- und Rüstzeiten.
 
Die Ergebnisse der Projektgruppe wurden unter Beteiligung aller Fachkräfte der 
Koordinierungsstelle Schulabsentismus, der Fachdienstleitung sowie des Personalrates 
diskutiert und final abgestimmt. 
 
Als Ergebnis aus diesen Arbeitsschritten liegen vor:
 
- Qualitätshandbuch KOS
- INSO-Abschlussbericht inkl. einer Bewertung zur Personalbemessung.
 
Das Ergebnis der Personalbemessung zeigt, dass es rechnerisch eine personelle 
Unterdeckung von 0,19 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) gibt. Als personelle IST-Situation fließen 
4,35 VZÄ in die Berechnungsgrundlage ein. Hierin enthalten ist ein Stellenanteil von 0,35 
VZÄ von der Teamleitung sowie die Planstellen 511.2.056 a bis c, zudem eine derzeitige 
Einsatzstelle, die bis zum 31.12.2022 befristet ist.  
Planstelle VZÄ Erläuterung
511.2.053 1,0 Teamleitung – mit 0,35 VZÄ in INSO Personalbemessung zur 
Sachbearbeitung und 0,65 VZÄ für Tätigkeiten als 
Teamleitung (nicht in INSO)
511.2.056a 1,0 KOS - Sachbearbeitung
511.2.056b 1,0 KOS - Sachbearbeitung
511.2.056c 1,0 KOS - Sachbearbeitung
VO/2020/6040 1,0 KOS - Sachbearbeitung – Einsatzstelle befristet bis 
                                                           Seite: 4/4
31.12.2022. Jetzt Umwandlung in unbefristete Planstelle 
Zur weiteren Gewährleistung der Aufgabenwahrnehmung wird die befristete Einsatzstelle 
dauerhaft benötigt und soll in eine Planstelle umgewandelt werden. Der verbleibende 
rechnerische Mehrbedarf von 0,19 VZÄ ist kleiner als eine ¼ Stelle und wird somit nicht 
weiter berücksichtigt. 
Aus den Daten des Jahresberichtes der Koordinierungsstelle Schulabsentismus ist zwar 
zunächst ein deutlicher Rückgang der Fallzahlen im Schuljahr 2020/2021 zu erkennen, 
jedoch erklärt sich dieser aufgrund der Besonderheiten der Corona-Situation. 
Zu den 494 Clearingfällen im Schuljahr 2020/2021 müssten die 102 Clearingfälle der KOS im 
Homeschooling hinzugerechnet werden, bei denen keine rechtlichen Konsequenzen 
erfolgten, bei denen aber wie in vergleichbaren Clearingverfahren pädagogisch interveniert 
wurde. Damit steigt die Gesamtanzahl der Schulpflichtverletzungen auf 596 und ist damit auf 
dem gleichen Stand wie im Schuljahr 2019/2020.
Im Auftrag
gez. Schlüter
Anlage/n:
Qualitätshandbuch KOS 2022-09-20
Abschlussbericht KOS_Final
KOS-Jahresbericht 2021
Qualitätsentwicklung 
Koordinierungsstelle Schulabsentismus 
Inhaltsverzeichnis 
1. Prozesslandkarte 
2. Clearingverfahren 
3. Offener Zugang 
4. Lösungsorientierte Beratung 
5. Lernort Auszeit (I+II) 
6. Ambulante Hilfen 
7. Kurzberatung
September 2022 

Prozesslandkarte 
„Koordinierungsstelle Schulabsentismus“
1(c) Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung - IN/S/O
Lernort 
Auszeit (I + II)
Offener
Zugang
Lösungs-
orientierte 
Beratung
Clearing-
verfahren
Ambulante 
Hilfe
Kurzberatung
Teilprozess 1:
Falleingang
Zugang über
FB Bildung, Schule,
Sport
Kernprozess: Clearingverfahren
Teilprozess 2:
Auftragsklärung
Ende
4 Wochen
weitere
Kernprozesse
Entscheidung Ende
1 Woche
Entscheidung
Teilprozess 3:
Individu. Planung
der Unterstützung
und Begleitung
5 Wochen
Teilprozess 4:
Beendigung
1 Woche
Kernprozess: Clearingverfahren
Teilprozess 1 Falleingang
Ziel / Ergebnis Inhalte und Beteiligte des Verfahrens sind der Fachkraft bekannt. Dem jungen 
Menschen und den Personensorgeberechtigten ist das Beratungsangebot der 
KOS unterbreitet. Die Schule ist über die Fallzuständigkeit in Kenntnis gesetzt.
Aktivitäten  Kenntnisnahme der SPVM und Klärung der Zuständigkeit im Team 
 Fallanlage in Social Office (inkl. Ablage der Anlagen der Mitteilung, 
Teilnahmen anlegen etc.)
 ggf. vorab Kontaktaufnahme mit der Schule (z.B. bei fehlenden 
Informationen in der SPVM)
 der junge Mensch und die Personensorgeberechtigten werden 
schriftlich über die Fallzuständigkeit informiert und zur 
Kontaktaufnahme motiviert
 Mitteilung an die Schule über die Fallzuständigkeit
 bei erfolgloser Kontaktaufnahme erfolgt eine schriftliche Einladung 
zum Erstgespräch oder es wird versucht, einen telefonischen Kontakt 
herzustellen
 bei wiederholter erfolgloser Kontaktaufnahme erfolgt die persönliche 
Ansprache durch die zuständige Fachkraft (Hausbesuch, Besuch in der 
Schule etc.)
 ggf. Kontakt z.B. durch weitergehende Fachberatung, Schulsozialarbeit, 
SPFH, EZB
 ggf. Mitteilung an den FB Bildung, Schule, Sport über die erfolglose 
Kontaktaufnahme und Anregung auf Einleitung eines OWi-Verfahrens
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Schule
 ggf. Dritte (z.B. weitergehende Fachberatungen, Schulsozialarbeit, 
SPFH, EZB)
Schnittstellen  FB Bildung, Schule, Sport
 Schule
Instrumente / 
Dokumente
 elektronische Fallakte
 Erstanschreiben U14/Ü14 an jungen Menschen
 Erstanschreiben an Personensorgeberechtigte 
 Informationsflyer für den jungen Menschen
 Informationsflyer für die Personensorgeberechtigten 
 ggf. Folgeanschreiben an den jungen Menschen
 ggf. Folgeanschreiben an Personensorgeberechtigte
 ggf. Aktivität „Notiz“ oder „Telefonat“
 Rückmeldebogen
 SPVM 
 ggf. Hausbesuch
 ggf. Besuch in der Schule
 ggf. Postkarte (Wackelkarte)
Anmerkungen
Kernprozess: Clearingverfahren
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
Stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 15 min 25 min 5 min 10 min 10 min
Häufigkeit 0,1 x 2,3 x 1 x 0,6 x 0,2 x
Gesamtzeitbedarf: 72 min
Fahrzeit: in 10% der Gespräche
Frist: bis zu 4 Wochen
Kernprozess: Clearingverfahren
Teilprozess 2 Auftragsklärung 
Ziel / Ergebnis Der junge Mensch und die Personensorgeberechtigten sind über das 
Verfahren informiert. Die Voraussetzungen für eine Beilegung der SPVM sind 
geklärt. Der junge Mensch erklärt seine Mitwirkungsbereitschaft.  
Aktivitäten  Kontaktaufnahme durch die Personensorgeberechtigten und/oder 
dem jungen Menschen (oder weitergehende Fachberatung, 
Schulsozialarbeit, SPFH, EZB)
 Terminvereinbarung mit den Beteiligten zu einem gemeinsamen 
Gespräch
 ggf. Einbindung von Sprachmittelnden
 Organisation geeigneter Räumlichkeiten
 gemeinsames persönliches Erstgespräch mit dem jungen Menschen 
und/oder den Personensorgeberechtigten
 ggf. Beteiligung Dritter (z.B. Bezugsperson, Schule, Freunde, 
weitergehende Fachberatung, Sprachmittelnde)
 Hinweise/Erläuterung zu den notwendigen Formalitäten (u.a. 
Datenschutzinformationserklärung, Schweigepflichtentbindung)
 Erläuterungen zum Auftrag und der Rolle der KOS
 Informationen zum Ablauf des Verfahrens, Motivation des jungen 
Menschen zur Mitwirkung, Aufzeigen der Entscheidungsmöglichkeiten 
(Stichwort: Freiwilligkeit) und erste Hinweise auf die möglichen 
Unterstützungsleistungen (KP Lösungsorientierte Beratung, KP Lernort 
Auszeit, KP Ambulante Hilfe)
 Scannen und Ablage der vorliegenden Unterlagen in der 
Fachanwendung Social Office 
 ggf. Mitteilung an den FB Bildung, Schule, Sport über die Ablehnung 
des Verfahrens bzw. fehlende Mitwirkungsbereitschaft des jungen 
Menschen oder der Personensorgeberechtigten
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (z.B. weitergehende Fachberatungen, Schulsozialarbeit, 
SPFH, EZB, Schule, Bezugspersonen, Freunde, Sprachmittelnde)
Schnittstellen  FB Bildung, Schule, Sport
 Schule
Instrumente / 
Dokumente 
  elektronische Fallakte 
  Datenschutzinformationserklärung 
  Schweigepflichtentbindung 
  Aktivitäten (z.B. „Beratungsgespräch“, „Notiz“, „Email“, „Telefon“)
Anmerkungen 
Zeitbedarf + Frist 
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
Stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 45 min 10 min 15 min 10 min
Kernprozess: Clearingverfahren
Häufigkeit 1 x 1 x 1,2 x 1,2 x 0,33 x
Gesamtzeitbedarf: 138 min
Fahrzeit: in 20% der Gespräche
Frist: 1 Woche 
Kernprozess: Clearingverfahren
Teilprozess 3 Individuelle Planung der Unterstützung und Begleitung 
Ziel / Ergebnis Die Familien fühlen sich angenommen, spüren das Interesse der Beratenden
und nutzen mit Unterstützung der KOS-Fachkraft die eigenen Ressourcen. Die 
individuelle Unterstützung und Begleitung des jungen Menschen ist 
gemeinsam mit den Beteiligten geplant. 
Aktivitäten  Organisation geeigneter Räumlichkeiten
 Gemeinsame Gespräche mit dem jungen Menschen und den 
Personensorgeberechtigten
 Erörterung zu den Hintergründen, die zur SPVM geführt haben
 sozialpädagogische Anamnese → zur Konkretisierung des 
Unterstützungsbedarfs und Festlegung der Themen u.a. für die 
lösungsorientierte Beratung
 ggf. Beteiligung Dritter (z.B. Schulsozialarbeit, Klassenlehrkräfte, 
weitergehende Fachberatung)
 Feststellung des Unterstützungsbedarfs gemeinsam mit dem jungen 
Menschen/den Personensorgeberechtigten
 Zielvereinbarungen unter Berücksichtigung der Wünsche des jungen 
Menschen und den Personensorgeberechtigten
 ggf. Reflexion mit zweiter Fachkraft oder kollegiale Beratung
 Scannen und Ablage der vorliegenden Unterlagen in der 
Fachanwendung
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, Schule, weitergehende 
Fachberatung, Familienangehörige, Sprachmittelnde)
Schnittstellen 
Instrumente / 
Dokumente 
  elektronische Fallakte 
  Aktivität „Beratungsgespräch“ 
  Zielvereinbarung 
  Schweigepflichtentbindung 
Anmerkungen 
Zeitbedarf + Frist
Beratungs-
gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 35 min 10 min 10 min 10 min
Häufigkeit 2 x 2 x 1,2 x 0,25 x 0,33 x
Gesamtzeitbedarf: 208 min
Fahrzeit: in 20% der Gespräche
Frist: bis zu 5 Wochen 
(der gesamte Prozess muss i.d.R. in 8 Wochen abgeschlossen sein.)
Kernprozess: Clearingverfahren
Teilprozess 4 Beendigung 
Ziel / Ergebnis Die Beteiligten kennen das Ergebnis des Verfahrens und die Gründe für die 
Entscheidung. 
Aktivitäten  Überprüfung der geplanten Umsetzung der Ziele und Aufgaben 
 ggf. Auswertungsgespräch mit dem jungen Menschen 
 ggf. unter Beteiligung der Personensorgeberechtigen und/oder Dritten
 Übermittlung des Rückmeldebogens an den FB Bildung, Schule, Sport 
mit Handlungsempfehlung
 Mitteilung an Schule und ggf. an Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, 
weitergehende Fachberatungen)
 Teilnahme „Clearing“ in SocialOffice abschließen
 ggf. Fallakte mit Teilnahmen abschließen
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 ggf. Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, weitergehende Fachberatungen)
 ggf. Schule
Schnittstellen  Fachbereich Bildung, Schule, Sport
 Schule
 ggf. Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, weitergehende Fachberatungen)
Instrumente / 
Dokumente 
  elektronische Fallakte 
  Rückmeldebogen 
  Aktivität „Beratungsgespräch“ und/oder „Telefonnotiz“
  Zielvereinbarungen 
Anmerkungen 
Zeitbedarf + Frist
Beratungs-
gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 15 min 15 min
Häufigkeit 0,2 x 3 x 0,2 x
Gesamtzeitbedarf: 60 min
Fahrzeit: in 20% der Gespräche
Frist: 1 Woche
Teilprozess 1:
Erstkontakt
Zugang über
ratsuchende Person
Kernprozess: Offener Zugang
Teilprozess 2:
Auftragsklärung
weiterer
Kernprozess
Entscheidung Ende
1 Woche
Entscheidung
Weitervermittlung 
an Dritte
Weitervermittlung 
an Dritte
Teilprozess 3:
Individu. Planung 
der Unterstützung
und Begleitung
4 Wochen
Kernprozess: Offener Zugang
Teilprozess 1 Erstkontakt
Ziel / Ergebnis Mit der ratsuchenden Person wurde das Anliegen soweit geklärt, dass die 
Zuständigkeit der KOS festgestellt und/oder die zielgerichtete Vermittlung an 
die zuständige Stelle (intern/extern) möglich ist.
Aktivitäten Der Zugang zur Fachkraft erfolgt schriftlich, persönlich oder telefonisch
Der Erstkontakt findet statt:
 direkt mit dem jungen Menschen/ den Personensorgeberechtigten
 indirekt über Dritte (Schulsozialarbeit, Sozialer Dienst, 
Klassenlehrkräfte, ÜM, Freier Träger, JGH etc.) – im Sinne einer 
Mitteilung
 Klärung der örtlichen und sachlichen Zuständigkeit
 Erfassung des Grundes und des Anlasses
 Klärung der Fallübernahme innerhalb des KOS-Teams
 Klärung der bisherigen Aktivitäten der ratsuchenden Person (z.B. 
Kontakt zu anderen Diensten/Institutionen)
 Absprachen zum weiteren Vorgehen zwischen Fachkraft und der 
ratsuchenden Person
 ggf. Terminvereinbarung für Folgegespräche im Rahmen der 
Auftragsklärung
Prozessbeteiligte  ratsuchende Person
Schnittstellen  ggf. Dritte (wenn an interne/externe Stellen weitervermittelt wird)
Instrumente / 
Dokumente
Anmerkungen
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
Stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 30 min 10 min 10 min 5 min 5 min
Häufigkeit 1 x 0,9 x 0,1 x 0,25 x 0,25 x
Gesamtzeitbedarf: 43 min
Fahrzeit: keine 
Frist: -
Kernprozess: Offener Zugang
Teilprozess 2 Auftragsklärung
Ziel / Ergebnis Der junge Mensch und die Personensorgeberechtigten sind über die Aufgaben 
der KOS informiert. Der junge Mensch erklärt seine Mitwirkungsbereitschaft. 
Aktivitäten  Fallanlage in SocialOffice 
 Hinweise/Erläuterungen zu den notwendigen Formalitäten (u.a. 
Datenschutzinformationserklärung, Schweigepflichtentbindung)
 ggf. Einstieg in die Auftragsklärung nur mit den 
Eltern/Personensorgeberechtigten
 frühestmögliche Einbindung des jungen Menschen
 Angebot eines Hausbesuchs im Rahmen der Auftragsklärung
 Informationen zum aktuellen Anlass sammeln
 Erörterung zu den Hintergründen
 Einstieg in die sozialpädagogische Anamnese 
 Erläuterungen zum Angebot und der Rolle der KOS
 Klärung der Mitarbeitsbereitschaft des jungen Menschen
 erste Hinweise auf die möglichen Unterstützungsleistungen (KP 
Lösungsorientierte Beratung, KP Lernort Auszeit, KP Ambulante Hilfe)
 ggf. kollegiale Reflexion mit einer weiteren Fachkraft
 weiteres Vorgehen planen (nächster TP)
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (Einrichtungen, Dienste, Freundeskreis, Familienangehörige)
 ggf. weitere Fachkräfte (kollegiale Reflexion)
Schnittstellen  ggf. Dritte (z.B. Beratungsstellen, Schulsozialarbeit, Sozialer Dienst)
Instrumente / 
Dokumente
 Aktivität „Notiz“, „Mail“oder „Telefonat“
 Aktivität „Beratungsgespräch“
 Aktivität „Datenschutzinformationserklärung“
 Aktivität „Schweigepflichtentbindung“ 
Anmerkungen Die Gespräche können (auf Wunsch des jungen Menschen bzw. der 
Personensorgeberechtigten) in der Schule, im Elternhaus etc. oder im Büro 
stattfinden.
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
Stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 60 min 10 min 15 min 10 min
Häufigkeit 1 x 1 x 1,2 x 1,2 x 0,33 x
Gesamtzeitbedarf: 153 min
Fahrzeit: in 20% der Gespräche
Frist: 1 Woche 
Kernprozess: Offener Zugang
Teilprozess 3 Individuelle Planung der Unterstützung und Begleitung 
Ziel / Ergebnis Die Familien fühlen sich angenommen, spüren das Interesse der Beratenden
und nutzen mit Unterstützung der KOS-Fachkraft die eigenen Ressourcen. Die 
individuelle Unterstützung und Begleitung des jungen Menschen ist 
gemeinsam mit den Beteiligten geplant. 
Aktivitäten  Gemeinsame Gespräche mit dem jungen Menschen und den 
Personensorgeberechtigten
 Erörterungen zu den Hintergründen, die zum Schulabsentismus
geführt haben
 sozialpädagogische Anamnese → zur Konkretisierung des 
Unterstützungsbedarfs und Festlegung der Themen u.a. für die 
lösungsorientierte Beratung
 ggf. Beteiligung Dritter (z.B. Schulsozialarbeit, Klassenlehrkräfte, 
weitergehende Fachberatung)
 Feststellung des Unterstützungsbedarfs gemeinsam mit dem jungen 
Menschen/den Personensorgeberechtigten 
 Zielvereinbarungen unter Berücksichtigung der Wünsche des jungen 
Menschen und den Personensorgeberechtigten
 ggf. Reflexion mit zweiter Fachkraft oder kollegiale Beratung
 Scannen und Ablage der vorliegenden Unterlagen in der 
Fachanwendung
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (z.B. Schulsozialarbeit, Schule, weitergehende 
Fachberatung, Familienangehörige, Sprachmittelnde)
Schnittstellen 
Instrumente / 
Dokumente 
  elektronische Fallakte 
  Aktivität „Beratungsgespräch“ 
  Zielvereinbarung 
  Schweigepflichtentbindung 
Anmerkungen 
Zeitbedarf + Frist
Beratungs-
gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 35 min 10 min 10 min 10 min
Häufigkeit 2 x 2 x 1,2 x 0,25 x 0,33 x
Gesamtzeitbedarf: 208 min
Fahrzeit: in 20% der Gespräche
Frist: bis zu 4 Wochen 
Zugang i.d.R. 
über Kernprozess
Clearingverfahren 
oder Offener Zugang
Kernprozess: Lösungsorientierte Beratung
Teilprozess 1b:
Unterstützungs-
bedarf Schule
Entscheidung
und/oder
Ende
Entscheidung
Einbindung von und/oder
Weitervermittlung 
an Dritte
Teilprozess 1c:
Unterstützungs-
bedarf Gesundheit
Teilprozess 1a:
Unterstützungs-
bedarf Familie
Teilprozess 1d:
Unterstützungs-
bedarf 
Persönlichkeit
Kernprozess: Lösungsorientierte Beratung
Teilprozess 1a Unterstützungsbedarf Schwerpunkt „Familie“
Ziel / Ergebnis Die Situation für den jungen Menschen in der Familie hat sich stabilisiert und 
der junge Mensch kommt seiner Schulpflicht nach.
Aktivitäten  gemeinsame und getrennte Gespräche mit den Beteiligten 
 Einsatz spezifischer Methoden/Techniken (z.B. Genogramm, 
Ressourcenkarte, Aufstellung)
 Konkretisierung der Themen, die innerhalb der Familie behandelt 
werden sollen
 Prüfung der Ressourcen der Familie (bezogen auf die Themen und 
Probleme)
 Entwicklung von Lösungsstrategien 
 ggf. Hinweis auf andere Dienste und Unterstützung im Zugang zu 
diesen (Stichwort: Schwellenängste)
 ggf. (kleinschrittige) Begleitung / Coaching der 
Personensorgeberechtigten
 ggf. Beteiligung Dritter (z.B. Sozialer Dienst, Bezugspersonen, 
Honorarkraft, EZB)
 ggf. Teilnahme an Hilfeplangesprächen (wenn parallel eine HzE, etc. 
installiert ist)
 ggf. Kontakt mit dem Sozialen Dienst (Impuls für weitergehende Hilfen)
 ggf. Reflexion mit einer anderen Fachkraft
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 weitere Familienmitglieder
 ggf. Dritte (z.B. Sozialer Dienst, Bezugspersonen, Honorarkraft, EZB)
 andere Fachkräfte
Schnittstellen  ggf. Sozialer Dienst
Instrumente / 
Dokumente
 elektronische Fallakte
 Aktivitäten (z.B. „Beratungsgespräch“, „Notiz“, „Email“, „Telefon“)
 Aktivitäten Schweigepflichtentbindung
Anmerkungen
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 50 min 20 min 10 min 15 min 15 min
Häufigkeit 5 x 5 x 5 x 20 x 3 x
Gesamtzeitbedarf: 745 min
Fahrzeit: in 66% der Gespräche
Frist: durchschnittlich 12 Wochen
Kernprozess: Lösungsorientierte Beratung
Teilprozess 1b Unterstützungsbedarf Schwerpunkt „Schule“
Ziel / Ergebnis Die Situation für den jungen Menschen in der Schule hat sich stabilisiert und 
der junge Mensch kommt seiner Schulpflicht nach.
Aktivitäten  gemeinsames Gespräch mit den Beteiligten aus dem Schulumfeld (u.a. 
junger Mensch, Personensorgeberechtigte, Schulsozialarbeit, 
Klassenlehrkräfte) zur Konkretisierung der Themen und 
Vereinbarungen zum weiteren Vorgehen
 Entwicklung von Lösungsstrategien und Anregen spezifischer 
Methoden/Techniken (z.B. No Blame Approach)
 ggf. (kleinschrittige) Begleitung des jungen Menschen (und ggf. der 
Personensorgeberechtigten)
 Begleitung in der Umsetzung und regelmäßigen Kontakt zu den 
Beteiligten
 ggf. Vermittlungs-/Krisengespräche (z.B. zwischen dem jungen 
Menschen und den Klassenlehrkräften und/oder 
Mitschülerinnen/Mitschülern)
 ggf. Teilnahme an Hilfeplangesprächen (wenn parallel eine HzE, etc. 
installiert ist)
 ggf. Initiierung einer Überprüfung des Förderbedarfs
 ggf. Erarbeitung einer schulischen/beruflichen Perspektive (in enger 
Kooperation mit dem ÜM)
 ggf. Begleitung beim Schulwechsel
 Reflexion mit den Beteiligten aus dem Schulumfeld (u.a. junger 
Mensch, Personensorgeberechtigte, Schulsozialarbeit, 
Klassenlehrkräfte) zum bisherigen Verlauf und Austausch zu weiteren 
Unterstützungsleistungen
 ggf. Reflexion mit einer anderen Fachkraft
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigten
 Schulsozialarbeit
 Klassenlehrkräfte
 andere Fachkräfte
 ggf. Mitschülerinnen/Mitschüler
Schnittstellen  ggf. Sozialer Dienst
Instrumente / 
Dokumente
 elektronische Fallakte
 Aktivitäten (z.B. „Beratungsgespräch“, „Notiz“, „Email“, „Telefon“)
 Aktivitäten Schweigepflichtentbindung
Anmerkungen Die Unterstützung von Familien mit Fluchthintergrund und/oder 
Migrationshintergrund (und fehlenden Kenntnissen des deutschen 
Bildungssystems) bedürfen häufig einer besonderen Begleitung.
Kernprozess: Lösungsorientierte Beratung
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 50 min 20 min 10 min 15 min 15 min
Häufigkeit 5 x 5 x 5 x 20 x 3 x
Gesamtzeitbedarf: 745 min
Fahrzeit: in 66% der Gespräche
Frist: durchschnittlich 12 Wochen
Teilprozess 1c Unterstützungsbedarf Schwerpunkt „Gesundheit“
Ziel / Ergebnis Die gesundheitliche Situation für den jungen Menschen hat sich stabilisiert 
und der junge Mensch kommt seiner Schulpflicht nach.
Aktivitäten  gemeinsames Gespräch mit den relevanten Beteiligten (u.a. junger 
Mensch, Personensorgeberechtigte und Dritte) zur Vereinbarung des 
weiteren Vorgehens
 Initiierung grundlegender medizinischer Diagnosen (z.B. medizinische 
Fachkräfte des Kinderhospitals oder des Christlichen Kinderhospitals)
 Unterstützung und Begleitung des jungen Menschen im weiteren 
Prozess
 Aufzeigen von alternativen Lösungsstrategien 
 Regelmäßiger Kontakt zur Schule und Beratung zum praktischen 
Umgang mit dem Gesundheitszustand des jungen Menschen
 ggf. gemeinsame Gespräche mit Fachkräften aus dem 
Gesundheitsbereich zur Perspektivklärung und Beratung zu 
Anschlussmaßnahmen
 ggf. Unterstützung des jungen Menschen/der 
Personensorgeberechtigten im Zugang zu Dritten (z.B. therapeutischen 
Fachkräften)
 ggf. flankierende Unterstützung der therapeutischen Maßnahmen 
durch die Begleitung und Beratung des jungen Menschen in 
Abstimmung mit Fachkräften aus dem Gesundheitsbereich
 ggf. Teilnahme an Hilfeplangesprächen (wenn parallel eine HzE, etc. 
installiert ist)
 ggf. Reflexion mit einer anderen Fachkraft
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 Gesundheitsbereich (z.B. medizinische und/oder therapeutische 
Fachkräfte
 andere Fachkräfte
Schnittstellen  ggf. Sozialer Dienst
Instrumente / 
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 elektronische Fallakte
 Aktivitäten (z.B. „Beratungsgespräch“, „Notiz“, „Email“, „Telefon“)
 Aktivitäten Schweigepflichtentbindung
Kernprozess: Lösungsorientierte Beratung
Anmerkungen Der Unterstützungsbedarf Gesundheit umfasst auch die Lösungsorientierte 
Beratung im Kontext von Sucht.
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 50 min 20 min 10 min 15 min 15 min
Häufigkeit 5 x 5 x 5 x 20 x 3 x
Gesamtzeitbedarf: 745 min
Fahrzeit: in 66% der Gespräche
Frist: durchschnittlich 12 Wochen
Teilprozess 1d Unterstützungsbedarf Schwerpunkt „Persönlichkeit“
Ziel / Ergebnis Die Persönlichkeit des jungen Menschen hat sich entwickelt und der junge 
Mensch kommt seiner Schulpflicht nach.
Aktivitäten  gemeinsame und getrennte Gespräche mit den Beteiligten (v.a. der 
junge Mensch und die Personensorgeberechtigten)
 Einsatz spezifischer Methoden/Techniken (z.B. Selbsteinschätzung, 
Kompetenzeinschätzung)
 Konkretisierung der Themen, die behandelt werden sollen
 Prüfung der Ressourcen des jungen Menschen (bezogen auf die 
Themen und Probleme)
 Entwicklung von Lösungsstrategien 
 ggf. (kleinschrittige) Begleitung des jungen Menschen
 ggf. Hinweis auf andere Dienste und Unterstützung im Zugang zu 
diesen (Stichwort: Schwellenängste)
 ggf. Hinweis und Vermittlung in niederschwellige Angebote im 
Sozialraum (z.B. Vereine, Verbände)
 ggf. Beteiligung Dritter (z.B. Sozialer Dienst, Bezugspersonen, 
Honorarkraft, EZB, Schulsozialarbeit)
 ggf. Teilnahme an Hilfeplangesprächen (wenn parallel eine HzE, etc. 
installiert ist)
 ggf. Kontakt mit dem Sozialen Dienst (Impuls für weitergehende Hilfen)
 ggf. Reflexion mit einer anderen Fachkraft
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (z.B. Sozialer Dienst, Bezugspersonen, Honorarkräfte, EZB, 
Schulsozialarbeit) 
 ggf. Angebote im Sozialraum
 andere Fachkräfte
Schnittstellen  ggf. Sozialer Dienst
 ggf. Jugendhilfe 
Instrumente / 
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 elektronische Fallakte
 Aktivitäten (z.B. „Beratungsgespräch“, „Notiz“, „Email“, „Telefon“)
 Aktivitäten Schweigepflichtentbindung
Kernprozess: Lösungsorientierte Beratung
Anmerkungen
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 50 min 20 min 10 min 15 min 15 min
Häufigkeit 5 x 5 x 5 x 20 x 3 x
Gesamtzeitbedarf: 745 min
Fahrzeit: in 66% der Gespräche
Frist: durchschnittlich 12 Wochen
Teilprozess 1:
Kennenlernen- / 
Hospitations-
gespräch
Zugang über
einen Kernprozess
in Zuständigkeit
der KOS
Kernprozess: Lernort Auszeit
Teilprozess 2:
Hospitation
Entscheidung
Ende
2 Woche
Entscheidung
Teilprozess 3:
Antragstellung
und Aufnahme
Teilprozess 4:
Begleitung im
Lernort Auszeit
6-7 Monate
Entscheidung
Teilprozess 5:
Beendigung
Kernprozess: Lernort Auszeit (I+II)
Teilprozess 1 Kennenlerngespräch (Hospitationsgespräch)
Ziel / Ergebnis Alle Beteiligten können sich eine Teilnahme am Lernort Auszeit grundsätzlich 
vorstellen.
Aktivitäten  vorab Information, Abstimmung und Koordination in der Teamsitzung 
(Systemzeiten)
 Aktualisierung der Warteliste
 Kontaktaufnahme mit der Standortpädagogin/dem 
Standortpädagogen zur Klärung einer möglichen Teilnahme inkl. 
Austausch von Informationen zum jungen Menschen (Hintergrund,  
Anlass etc.)
 Organisation der Räumlichkeiten
 Terminierung eines Kennenlerngesprächs mit allen Beteiligten (u.a. 
junger Mensch, Personensorgeberechtigte, ggf. Sprachmittelnde, ggf. 
Dritte)
 ggf. Organisation von Sprachmittelnden
 Durchführung des Kennenlerngesprächs u.a.
 Hinweise zu den Inhalten und dem Rahmen des Lernortes 
 Rundgang (örtliche Begebenheiten)
 Hinweise zum weiteren Verfahren (u.a. Hospitationszeitraum)
 Teilnahme Hospitation / Lernort Auszeit in Sozial Office
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte
 ggf. Sprachmittelnde
 Standortpädagogin/Standortpädagoge
Schnittstellen
Instrumente / 
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 elektronische Fallakte
 Aktivität „Beratungsgespräch“
 Aktivität „Telefonat“
 Aktivität „Mail“
 Aktivität „Kurzkontakt“
Anmerkungen
Kernprozess: Lernort Auszeit (I+II)
Zeitbedarf + Frist Lernort Auszeit I
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 10 min 20 min 50 min
Häufigkeit 1,2 x 1,2 x 1,2 x 1,2 x
Gesamtzeitbedarf: 168 min
Fahrzeit: keine
Frist: abhängig von den Platzkapazitäten
Lernort Auszeit II
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 10 min 20 min 50 min
Häufigkeit 1,2 x 1,2 x 1,2 x 1,2 x
Gesamtzeitbedarf: 168 min
Fahrzeit: 100 % der Gespräche
Frist: abhängig von den Platzkapazitäten
Teilprozess 2 Hospitation
Ziel / Ergebnis Die Hospitation hat stattgefunden und der junge Mensch hat sich für oder 
gegen eine weitere Teilnahme an dem Angebot des Lernorts entschieden
Aktivitäten  Information an die Schule über die anstehende Hospitation und Bitte 
um Freistellung
 Regelmäßiger Austausch mit den Standortpädagogen im Lernort (über 
den gesamten Zeitraum)
 ggf. Rücksprache mit dem jungen Menschen/den 
Personensorgeberechtigten
 Organisation der Räumlichkeiten für das Auswertungsgespräch
 Terminkoordination mit allen Beteiligten (u.a. junger Mensch, 
Personensorgeberechtigte, ggf. Sprachmittelnde, ggf. Dritte)
 ggf. Organisation von Sprachmittelnden
 Durchführung des Auswertungsgesprächs u.a.
 Verlauf der Hospitation aus den verschiedenen Perspektiven der 
Beteiligten
 Vereinbarung weiterer Schritte (Verlängerung der Hospitation, 
Aufnahme Lernort Auszeit, Rückkehr an Schule/Beendigung KP)
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte
 ggf. Sprachmittelnde
 Standortpädagogin/Standortpädagoge
Schnittstellen  Herkunftsschule
Kernprozess: Lernort Auszeit (I+II)
Instrumente / 
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 elektronische Fallakte
 Aktivität „Beratungsgespräch“
 Aktivität „Telefonat“
 Aktivität „Mail“
 Aktivität „Kurzkontakt“
Anmerkungen Die Hospitation kann dem Grunde nach bis zu zweimal verlängert werden. Die 
o.g. Aktivitäten und Bearbeitungszeiten fallen dann entsprechend häufiger an.
Zeitbedarf + Frist Lernort Auszeit I
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 30 min 20 min 15 min
Häufigkeit 1 x 1 x 1 x 7 x
Gesamtzeitbedarf: 215 min
Fahrzeit: keine
Frist: bis zu 2 Wochen
Lernort Auszeit II
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 30 min 20 min 15 min
Häufigkeit 1 x 1 x 1 x 7 x
Gesamtzeitbedarf: 215 min
Fahrzeit: 100% der Gespräche
Frist: bis zu 2 Wochen
Teilprozess 3 Antragstellung und Aufnahme
Ziel / Ergebnis Das RLSB hat die alternative Schulpflichterfüllung im Lernort Auszeit positiv 
beschieden.
Aktivitäten  Ausfüllen des Antrags und Weiterleitung an die Teamleitung (4-Augen-
Prinzip) zur Weiterleitung an das RLSB
 Mitteilung per Mail über den Eingang des Bescheides durch die 
Teamleitung 
 Information des jungen Menschen und der Personensorgeberechtigten 
über den Bescheid
 Schriftliche Information der Schule (Schulleitung, Schulsozialarbeit, 
Klassenlehrkräfte)
 Teilnahme am Lernort Auszeit I oder II als Unterprojekt in Sozial Office
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
Schnittstellen  Herkunftsschule 
 Teamleitung
 RLSB
Kernprozess: Lernort Auszeit (I+II)
Instrumente / 
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 elektronische Fallakte
 Aktivität „Notiz“
 Aktivität „LOA Anfrage RLSB“
 Aktivität „Kurzkontakt“
 Aktivität „LOA Teilnahmemeldung Schule“
Anmerkungen  Bei negativem Bescheid wird der junge Mensch wieder in die 
Herkunftsschule zurückkehren.
 Der junge Mensch bleibt solange in der Hospitation im Lernort bis der 
Bescheid von der RLSB vorliegt.
 Im Einzelfall sind erneute Anträge zu stellen (bei Fortführung der 
Leistung). In diesen Fällen werden die o.g. Aktivitäten und Zeiten 
erneut angerechnet.
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
Stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 10 min 10 min
Häufigkeit 1 x 4 x
Gesamtzeitbedarf: 50 min
Fahrzeit: keine
Frist: abhängig von der Bewilligung durch das RLSB
Teilprozess 4 Begleitung im Lernort Auszeit
Ziel / Ergebnis Die Ergebnisse der bisherigen Hilfe und der weitere Bedarf ist mit allen 
Beteiligten bewertet.
Aktivitäten  Ansprechperson für den jungen Menschen, die 
Personensorgeberechtigen und die/den Standortpädagogin/ 
Standortpädagogen
 Kenntnisnahme der halbjährlichen Teilnahme- und 
Leistungsbeurteilung
 ggf. Kontakt zur Herkunftsschule (Schulleitung, Klassenlehrkräfte, 
Schulsozialarbeit)
 ggf. Krisenintervention
 ggf. Organisation von weiteren Hilfen und Unterstützungsleistungen 
(z.B. HzE, Therapie) und Begleitung 
 Reflexion des Hilfeverlaufs auf der Grundlage der des Förderplans (in 
der Regel alle 6 Wochen) ggf. unter Beteiligung der Herkunftsschule 
 ggf. Anpassung des Förderplans
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Sprachmittelnde
 ggf. Dritte (z.B. Freie Träger im Rahmen von HzE, etc.)
 Standortpädagogin/Standortpädagoge
 Herkunftsschule (Schulleitung, Klassenlehrkräfte, Schulsozialarbeit)
Kernprozess: Lernort Auszeit (I+II)
Schnittstellen  ggf. Dritte (z.B. Sozialer Dienst, therapeutische Fachkräfte, 
medizinische Fachkräfte)
Instrumente / 
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 elektronische Fallakte
 Aktivität „Beratungsgespräch“
 Aktivität „Notiz“ oder „Telefonat“
 Förderplan Lernort Auszeit
Anmerkungen Die Teilnahme am Lernort kann jeder Zeit vom jungen Menschen als auch vom 
Pädagogen abgebrochen werden. Dies bedingt jedoch ein Abschlussgespräch.
Zeitbedarf + Frist Lernort Auszeit I
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 30 min 15 min 10 min 10 min
Häufigkeit 3 x 3 x 3 x 36 x 36 x
Gesamtzeitbedarf: 1.035 min
Fahrzeit: keine
Frist: ca. 6 Monate (Durchschnitt)
Lernort Auszeit II
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
Stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 30 min 15 min 10 min 10 min
Häufigkeit 3 x 3 x 3 x 36 x 18 x
Gesamtzeitbedarf: 855 min
Fahrzeit: 100% der Gespräche
Frist: ca. 7 Monate (Durchschnitt)
Teilprozess 5 Beendigung
Ziel / Ergebnis Der junge Mensch wird in den Regelschulbetrieb zurückgeführt.
Aktivitäten  Koordination eines Abschlussgesprächs mit allen Beteiligten (junger 
Mensch, Personensorgeberechtigte, (Herkunfs-)Schule, 
Standortpädagogin/Standortpädagoge, Dritte)
 Organisation der Räumlichkeiten für das Abschlussgespräch
 Reflexion der Teilnahme im Lernort
 Klärung möglicher Anschlussmaßnahmen (weitere Beratungs- und 
Unterstützungsleistungen) und Perspektivklärung
 Teilnahme in Sozial Office beenden
 Dokumentation in Sozial Office
 ggf. Mitteilung an die Herkunftsschule
Kernprozess: Lernort Auszeit (I+II)
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 Lehrkräfte im Lernort Auszeit
 ggf. Klassenlehrräfte
 ggf. Dritte
Schnittstellen  Herkunftsschule
Instrumente / 
Dokumente
 elektronische Fallakte 
 Aktivität „Beratungsgespräch“
Anmerkungen
Zeitbedarf + Frist Lernort Auszeit I
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
Stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 30 min 20 min
Häufigkeit 1 x 1 x 1 x
Gesamtzeitbedarf: 110 min
Fahrzeit: 
Frist: keine
Lernort Auszeit II
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
Stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 30 min 20 min
Häufigkeit 1 x 1 x 1 x
Gesamtzeitbedarf: 110 min
Fahrzeit: 100% der Gespräche
Frist: keine
Teilprozess 1:
Organisation
der Hilfe
Zugang über
einen Kernprozess
in Zuständigkeit
der KOS
Kernprozess: Ambulante Hilfen
Teilprozess 2:
Kennenlernen
Ende
2 Wochen2 Wochen
Entscheidung
Teilprozess 3:
Begleitung
3 Monate
Teilprozess 4:
Beendigung
Ende
ggf. anderer
Kernprozess
Entscheidung
Kernprozess: Ambulante Hilfen
Teilprozess 1 Organisation der Hilfe
Ziel / Ergebnis Für die ambulante Hilfe ist eine geeignete Honorarkraft gefunden.
Aktivitäten  Prüfung, welche Honorarkraft für die Begleitung geeignet ist und 
entsprechende Kapazitäten zur Verfügung stellen kann
 Austausch mit anderen Fachkräften zu einzelnen Honorarkräften
 Kontaktaufnahme mit der Honorarkraft und grobe Vorstellung der 
Fallsituation
 Koordinierung des Kennenlerntermins mit den Beteiligten
 Organisation geeigneter Räumlichkeiten für das Kennenlernen
Prozessbeteiligte  Honorarkraft
 junger Mensch
 ggf. Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (z.B. Klassenlehrkräfte)
 ggf. Schulsozialarbeit
Schnittstellen
Instrumente / 
Dokumente
 elektronische Fallakte
 Liste D3
 ggf. Aktivität „Notiz“, „Mail“ oder „Telefonat“
Anmerkungen
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 10 min 20 min 10 min
Häufigkeit 2 x 2,2 x 1 x
Gesamtzeitbedarf: 74 min
Fahrzeit: keine
Frist: 2 Wochen
Teilprozess 2 Kennenlernen
Ziel / Ergebnis Alle Beteiligten können sich eine Zusammenarbeit im Rahmen der ambulanten 
Hilfe vorstellen und der Zeitraum und Umfang der Hilfe ist vereinbart.
Aktivitäten  Aufsetzen des Honorarvertrags
 Gegenseitige Vorstellung der Beteiligten
 Austausch zur aktuellen Situation
 Vereinbarung zur Ausgestaltung der ambulanten Hilfe (zeitlicher 
Rahmen, Setting, Inhalte, Ziele, Schweigepflichtentbindung etc.) 
 Terminvereinbarung zwischen der Honorarkraft und dem jungen 
Menschen für den Start der ambulanten Hilfe
Kernprozess: Ambulante Hilfen
 händische Ergänzung des Honorarvertrags (Beginn, Ende und Umfang) 
Unterschrift durch die Honorarkraft
 Weiterleitung an die Teamleitung (zur Unterschrift)
 Versand eines Honorarvertrags mit beiden Unterschriften und der 
Zielvereinbarung an die Honorarkraft
 Vorbereitung der Abrechnungsunterlagen 
 Zusendung der Unterlagen zur Abrechnung der Honorare per Mail an 
die Honorarkraft
 Teilnahme Intensivbetreuung im Sozial Office
Prozessbeteiligte  Honorarkraft
 junger Mensch
 ggf. Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (z.B. Klassenlehrkräfte)
Schnittstellen  Teamleitung
Instrumente / 
Dokumente
 elektronische Fallakte
 Honorarvertrag
 Aktivität „Beratungsgespräch“
 Teilakte Honorarverträge D3
 Aktivität „Schweigepflichtentbindung“ 
 Aktivität „Zielvereinbarung“
 Abrechnung Honorarkraft  
 Teilnahme Intensivbetreuung / ambulante Hilfe 
Anmerkungen  In der Praxis ist es möglich, dass der Teilprozess häufiger durchlaufen 
werden muss (z.B. wenn der junge Mensch sich eine Zusammenarbeit 
mit der Honorarkraft nicht vorstellen kann).
 In der Praxis kann es auch in seltenen Fällen vorkommen, dass der 
Prozess abgebrochen wird, weil sich der junge Mensch eine Begleitung 
im Rahmen einer ambulanten Hilfe nicht (mehr) vorstellen kann.
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 15 min 10 min
Häufigkeit 1 x 2 x 2 x
Gesamtzeitbedarf: 110 min
Fahrzeit: in 66% der Gespräche
Frist: bis zu 2 Wochen
Teilprozess 3 Begleitung
Ziel / Ergebnis Der Verlauf der Hilfe ist überprüft und eine Entscheidung über die Fortführung 
oder Beendigung getroffen.
Aktivitäten  Rückmeldung durch die Honorarkraft nach dem 1. oder 2. Treffen
 Begleitung im Hilfeverlauf
Kernprozess: Ambulante Hilfen
 Regelmäßiger Kontakt zur Honorarkraft und dem jungen Menschen 
(telefonisch, persönlich)
 ggf. Krisengespräche
 Regelmäßige Reflexion im Verlauf der ambulanten Hilfe (u.a. 
Überprüfung der Zielerreichung, Anpassung der Ziele) 
 Regelmäßiger Eingang der Honorarabrechnung, Prüfung 
(sachlich/rechnerisch) und Weiterleitung an REB Rechnung – FB 51
 ggf. Rücksprache mit der Honorarkraft zur Abrechnung
 ggf. Rücksprache mit Teamleitung bei fehlerhaften Abrechnungen
 Entscheidung, ob die ambulante Hilfe beendet (TP 4) oder fortgeführt 
wird (erneut TP 3).
Prozessbeteiligte  Honorarkraft
 junger Mensch
 ggf. Personensorgeberechtigte
 ggf. Teamleitung
Schnittstellen  REB Rechnung – FB 51
Instrumente / 
Dokumente
 elektronische Fallakte
 Aktivität „Beratungsgespräch“, „Notiz“, „Mail“ oder „Telefonat“
 Aktivität „Zielvereinbarung“ 
 Abrechnung Honorarkraft 
 Honorarvertrag
 Teilakte Honorarverträge D3
Anmerkungen Bei der Fortführung der Hilfe ist –analog zum TP 2 –ein erneutes Aufsetzen 
des Honorarvertrags notwendig. Die Tätigkeiten und Bearbeitungszeiten fallen 
dann entsprechend häufiger an.
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
Stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 30 min 20 min 10 min
Häufigkeit 1 x 1 x 3 x 24 x
Gesamtzeitbedarf: 390 min
Fahrzeit: in 50% der Gespräche
Frist: 3 Monate (Laufzeit der Honorarverträge)
Teilprozess 4 Beendigung
Ziel / Ergebnis Die ambulante Hilfe ist beendet und die Ziele sind erreicht.
Soweit die ambulante Hilfe ohne Erfolg beendet wird, kennen die Beteiligten 
die Gründe und Handlungsoptionen.
Aktivitäten  Terminierung eines Abschlussgespräches mit allen Beteiligten 
 Organisation geeigneter Räumlichkeiten
 Abschlussgespräch mit allen Beteiligten
 Reflexion des Verlaufs der ambulanten Hilfe
 Überprüfung und Bewertung der erreichten Ziele
Kernprozess: Ambulante Hilfen
 Beratung und Austausch zu möglichen Anschlussmaßnahmen (z.B. 
Vermittlung an andere Dienste (z.B. ÜM) oder weitere Unterstützung 
in eigener Zuständigkeit (z.B. Lösungsorientierte Beratung))
 ggf. Information über die Beendigung der ambulanten Hilfe an Dritte 
(z.B. Schule, Klassenlehrkräfte, Schulsozialarbeit)
 ggf. Reflexion mit der Honorarkraft in einem vier-Augen-Gespräch
 Aktualisieren der Liste D3
 Beendigung Teilnahme Intensivbetreuung in Sozial Office
 Eingang der letzten Honorarabrechnung, Prüfung 
(sachlich/rechnerisch) und Weiterleitung an REB Rechnung – FB 51
 ggf. Rücksprache mit der Honorarkraft zur Abrechnung
 ggf. Rücksprache mit Teamleitung bei fehlerhaften Abrechnungen
Prozessbeteiligte  Honorarkraft
 junger Mensch
 ggf. Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (z.B. Klassenlehrkräfte, Pädagogische Fachkräfte in 
stationären Einrichtungen der Jugendhilfe)
 ggf. Teamleitung
Schnittstellen  REB Rechnung – FB 51
Instrumente / 
Dokumente
 elektronische Fallakte
 Aktivität „Beratungsgespräch“
 Liste D3
 Abrechnung Honorarkraft  
 Aktivität „Beratungsgespräch“, „Notiz“, „Mail“ oder „Telefonat“ 
 Teilnahme Intensivbetreuung / ambulante Hilfe 
Anmerkungen
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 30 min 30 min 10 min 10 min
Häufigkeit 1 x 1 x 1 x 0,5 x 0,5 x
Gesamtzeitbedarf: 130 min
Fahrzeit: in 50% der Gespräche
Frist: -
Teilprozess 1:
Kurzberatung
Zugang 
nach Beendigung
aller anderen
Kernprozesse
Kernprozess: Kurzberatung
X Tage
Entscheidung Ende
andere
Kernprozesse
Kernprozess: Kurzberatung
Teilprozess 1 Kurzberatung
Ziel / Ergebnis Das Anliegen des jungen Menschen, der Personensorgeberechtigten oder 
Dritter (z.B. Schule, Schulsozialarbeit) ist geklärt und mit den Beteiligten ist 
vereinbart, ob eine weitergehende Beratung durch die KOS-Fachkraft 
notwendig ist.
Aktivitäten  Klärung der örtlichen und sachlichen Zuständigkeit
 Erfassung des Anliegens
 ggf. Hinweise/Erläuterung zu den notwendigen Formalitäten 
(Datenschutzinformationserklärung, Schweigepflichtentbindung)
 Weitergabe notwendiger (Kontakt-)Informationen und/oder Hinweise 
auf zuständige Institutionen/Stellen (z.B. Beratungsstellen, ÜM, JGH, 
Sozialer Dienst)
 ggf. Vereinbarung zu weitergehenden Unterstützungsleistungen (i.d.R. 
Lösungsorientierte Beratung)
Prozessbeteiligte  junger Mensch
 Personensorgeberechtigte
 ggf. Dritte (z.B. Schule, Schulsozialarbeit)
Schnittstellen  ggf. Dritte (wenn an Interne/Externe weitervermittelt wird)
Instrumente / 
Dokumente
 elektronische Fallakte
 Aktivität „Kurzberatung“ 
 Datenschutzinformationserklärung
Anmerkungen Im Rahmen der Kurzberatung sind i.d.R. nicht mehr als drei Beratungskontakte 
möglich. Die unten genannten Zeitwerte umfassen jeweils einen 
Beratungskontakt.
Zeitbedarf + Frist
Beratungs
-gespräch
Doku-
mentation
Admini-
stration
(Telefon-) 
Notiz
koll. 
Reflexion
Zeitbedarf 60 min 5 min 5 min 10 min
Häufigkeit 1 x 1 x 1 x 1 x
Gesamtzeitbedarf: 80 min
Fahrzeit: keine
Frist: bis zu 1 Wochen
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
September 2022
Abschlussbericht 
Qualitätsentwicklung und Personalbemessung im      
Fachteam „Koordinierungsstelle Schulabsentismus“ der 
Stadt Osnabrück / Fachbereich für Kinder, Jugendliche 
und Familien / Fachdienst Jugend 

 1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Organisationsberatung Thomas Fink 
Bülser Str. 199 
45966 Gladbeck 
Tel.: [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
Fax: [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
Mobil: [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
Mail: [E-MAIL ENTFERNT] 
Web: www.thomasfink.com 
 
Mitglied im Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung (IN/S/O eV) 
Web: www.in-s-o.de 
Mail: [E-MAIL ENTFERNT] 
 2 
1. Auftrag und Auftragsdurchführung 
Die Stadt Osnabrück hat die Organisationsberatung Thomas Fink (Mitglied des Institu-
tes für Sozialplanung und Organisationsentwicklung – INSO eV) 2021 beauftragt, eine 
Überprüfung der Qualität des Fachteams „Koordinierungsstelle Schulabsentismus“ 
(kurz KOS) entsprechend der Vorgaben des § 79a SGB VIII mit dem Schwerpunkt 
Qualitätsentwicklung und Personalbemessung durchzuführen.  
Die Untersuchung sollte folgende Leistungen beinhalten: 
– Überprüfung der Ablauforganisation 
– Sicherstellung der rechtlichen Vorgaben  
– Einhaltung von fachlichen Standards und der Wirtschaftlichkeit des Handelns 
– Ermittlung des Personalbedarfs 
 
Die Arbeiten vor Ort erledigte in der Zeit von September 2021 bis März 2022 der Pro-
jektleiter Thomas Fink. 
Für die Untersuchung wurden eine Projektgruppe eingerichtet, an der neben der Team-
leitung KOS jeweils 4-5 Fachkräfte aus dem Fachteam KOS beteiligt waren.  
In den Projektgruppen wurden gemeinsam mit den Fachkräften und der Teamleitung 
die folgenden Arbeitsschritte vorgenommen: 
a) Analyse der Ablauforganisation im Arbeitsbereich 
b) Beschreibung einer optimierten Ablauforganisation (Kern- und Teilprozesse) 
c) Festlegung der mittleren Bearbeitungszeit für eine qualitative Leistungserbringung 
d) Ermittlung der Häufigkeit von Kern- und Teilprozessen als Grundlage einer Fort-
schreibungsfähigen Personalbemessung und einer ressourcenorientierten Fallver-
teilung 
e) Ermittlung der System- und Rüstzeiten 
Als Ergebnisse aus diesen Arbeitsschritten liegen für alle untersuchten 
 3 
Leistungsbereiche Prozessbeschreibungen in Form eines Qualitätshandbuches sowie 
fortschreibungsfähige Tabellen für die Personalbemessung vor.   
 
Die Ergebnisse der Untersuchung wurden nach einer ausführlichen Plausibilitätsprü-
fung (u.a. Vergleich und Abgleich mit den Ergebnissen aus anderen Städten und Bun-
desländern1) dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. 
 
2. Ablauforganisation 
Die Ablauforganisation im untersuchten Arbeitsbereich entspricht zum Zeitpunkt der 
Untersuchung weitestgehend durchgängig den rechtlichen, fachlichen und 
wirtschaftlichen Erfordernissen. Vor diesem Hintergrund ergeben sich einige 
Optimierungsmöglichkeiten - insbesondere hinsichtlich der einheitlichen Sachbearbei-
tung (Verfahrensstandards). Diese wurden gemeinsam mit den Teilnehmerinnen und 
Teilnehmern der Projektgruppensitzungen erörtert und Vorschläge zur Optimierung 
entwickelt.  
 
1 Jugendämter von kreisfreien Städten bzw. Großstadtjugendämter aus Niedersachsen, Nord-
rhein-Westfalen, Bayern, Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg. Aufgrund der speziellen 
Aufgabe des Fachteams KOS erfolgte die Plausibilitätsprüfung in Bezug auf die durchschnittli-
chen Bearbeitungszeiten für einzelne Teilprozesse und Aktivitäten. So wurden aus fachlich „art-
verwandten“ Bereichen – z.B. „Übergang Schule-Beruf – sich ähnelnde Teilprozesse und Aktivi-
täten als Vergleichswert herangezogen.  
 4 
Optimierung der Ablauforganisation im Sinne der Kern- und Teilprozesse  
Für alle Leistungsbereiche des Fachteams KOS wurde die vorhandene 
Ablauforganisation (als Beschreibung in Kern- und Teilprozesse) beschrieben und zum 
Teil Optimierungen vereinbart. Es wird empfohlen, die künftige Umsetzung in der Pra-
xis, den gemeinsam erarbeiteten Prozessabläufen anzupassen.  
 
Dieser Prozess fand – wie bereits beschrieben – in einem intensiven Dialog mit den 
Fachkräften aus dem Fachteam KOS statt. Die so entwickelten 
Prozessbeschreibungen beinhalten die spezifischen Arbeitsprozesse sowie die damit 
verbundenen Standards für die Arbeit im Fachteam KOS. Die Prozessbeschreibungen 
sehen jeweils eine grafische Darstellung der Ablaufprozesse sowie eine detaillierte 
Beschreibung der damit verbundenen Teilprozesse vor.  
Die Prozessbeschreibungen dienen damit nicht nur der Überprüfung der 
Ablauforganisation und des Anpassungsbedarfes, sondern sind gleichzeitig auch eine 
Selbstvergewisserung der Fachkräfte sowie der Teamleitung zur Ablauforganisation im 
jeweiligen Handlungsfeld. Gleichzeitig bieten sie eine Hilfestellung für die Einarbeitung 
neuer Fachkräfte. 
 
 5 
Folgende Symbole werden im Rahmen der grafischen Darstellung für den Ablauf 
verwendet: 
Auslösendes Ereignis: Es passiert etwas
(ohne Aktivität der Prozessverantwortlichen)
Entscheidung (Verzweigung) im Prozessverlauf:
Es folgend mindestens zwei Alternativen (Pfeile)
Schnittstelle zu einem anderen Kernprozess:
Ein Pfeil geht in dieses Symbol hinein (kein Pfeil führt hinaus)
Verknüpfung von Schritten:
Entscheidung, Schnittstelle und Ereignis
Ende einer Prozesskette
Dokumente,
die im Teilprozess zu benutzen sind
Teilprozesse: Bündel von Tätigkeiten mit 
einem (Zwischen-)Ergebnis
 
Die Kernprozesse sind nachfolgend alle in gleicher Weise dargestellt. Sie 
berücksichtigen präzise Aussagen zu den zeitlichen Anteilen sowie den Standards im 
jeweiligen Teilprozess. Grundlagen dieser Aussagen sind eine rechtliche Würdigung 
der Leistungsverpflichtung entsprechend der gesetzlichen Grundlagen, der fachlichen 
Empfehlungen und interkommunale Vergleichswerte aus verschiedenen (bundeswei-
ten) Projekten  zur „Qualitätsentwicklung und Personalbemessung“. 
 
Zur Beschreibung der erforderlichen Auftragszeit für jeden Teilprozess wird zwischen 
verschiedenen Tätigkeiten (siehe Beschreibung der Aktivitäten zu den jeweiligen 
Kernprozessen) unterschieden. Damit überhaupt Zeitwerte zur Steuerung definiert 
werden können, müssen diese Tätigkeiten noch einmal zu übergreifenden Kategorien 
 6 
zusammengefasst werden.  
• Gespräch: Erfasst werden Gespräche mit dem jungen Menschen und/oder mit 
Eltern. Zusätzlich können auch weitere Institutionen wie Schulen oder 
Fachkräften von anderen Diensten an diesen Gesprächen beteiligt werden. 
• Kurzgespräch: Als Kurzgespräch werden alle telefonischen Gespräche 
unabhängig vom Gesprächspartner, aber auch kurze persönliche Gespräche 
bezeichnet. Diese Gespräche dienen vor allem der Abstimmung und 
Vereinbarung von Terminen, der kurzen Erörterung von Sachverhalten, wenn 
kein persönliches Beratungsgespräch möglich oder nötig ist, oder der 
Informationsaufnahme. 
• Dokumentation: Die Kategorie Dokumentation umfasst alle Bereiche der 
Aktenführung einschl. der elektronischen Datenerfassung sowie Aktennotizen, 
die Ergebnissicherung in Form von Aktenvermerken oder auch die Erstellung 
von Berichten. Auch die Auswertung von Stellungnahmen/Gutachten und 
anderer Schriftstücke Dritter gehört zur Kategorie Dokumentation. 
• Administration: Sämtliche Tätigkeiten wie Abfassung und Versand von 
Einladungen, das Kopieren von Unterlagen oder auch Dienstreiseanträge 
gehören zu den administrativen Tätigkeiten. 
• Kollegiale Reflexion: Das Zusammenwirken von Fachkräften zwecks 
Entscheidung über das richtige Handeln im Einzelfall stellt für die Jugendhilfe 
eine rechtlich verpflichtende Tätigkeit dar. Entsprechend dieser Verpflichtung 
gibt es eine eigene Kategorie „Kollegiale Reflexion“.  
• Fahrzeiten: Sämtliche Fahrzeiten (z.B. für Hausbesuche, Gespräche in der 
Schule oder an anderen Orten) gehören zur Kategorie Fahrzeiten. Das 
Besondere an dieser Kategorie ist, dass im Rahmen der Untersuchung für die 
Stadt Osnabrück die Fahrzeiten den einzelnen Teilprozess jeweils mit einem 
 7 
Pauschalwert von 40 Minuten (hin 20 Minuten und zurück 20 Minuten) 
zugeordnet wurden.  
 
Teilprozess 
X.1 
„Bezeichnung“ 
Soweit nach einer Entscheidungsraute alternative Teilprozesse (TP) 
folgen, wird an die Ziffer ein kleiner Buchstabe angefügt. 
Ziel / Ergebnis Beschreibung der Ziele, die mit dem Teilprozess erreicht werden 
sollen. 
Aktivitäten Auflistung der wesentlichen Aktivitäten bzw. Tätigkeiten, 
ggf. Benennung wichtiger Handlungsoptionen. 
Prozess-
beteiligte 
Auflistung der am Prozess unmittelbar beteiligten Personen, 
Funktionen und Institutionen. 
Schnittstellen Auflistung der am Prozess mittelbar beteiligten Personen, Funktionen 
und Institutionen, und zwar solche, bei denen durch den Teilprozess 
eigene Prozesse / Aktivitäten ausgelöst werden, deren Ergebnis im 
weiteren Fortgang des Teil- oder Kernprozesses benötigt wird oder an 
die der Ratsuchende weiter vermittelt wird. 
Instrumente / 
Dokumente 
Auflistung aller für den Prozess zu nutzenden Dokumenten und 
Instrumente, einschl. Verweise auf die EDV-Erfassung. 
 
Verwendete Symbole: 
  = steht für die elektronische Akte  
  = steht für Dokumente / Schriftstücke / Listen etc., die von der 
Zuständigen Fachkraft erstellt bzw. gepflegt werden  
Zeitbedarf 
+ Frist 
Tätigkeitstypen mit Angabe zur Häufigkeit und / oder Dauer, 
Frist zwischen Start und Ende des Teilprozesses. 
Anmerkungen Hinweise und Kommentare. 
 
 8 
Der Tätigkeitsbereich des Fachteams KOS ist stark von den Entwicklungen unserer 
Gesellschaft abhängig. Dies bedingt eine stetige Anpassung der Strukturen, Prozesse 
und Arbeitsweisen, um die Erfüllung des gesetzlichen Auftrages gewährleisten zu 
können. Die so entwickelten Kern- und Teilprozessbeschreibungen bedürfen daher der 
regelmäßigen Überprüfung und Anpassung. Sowohl eine Änderung der gesetzlichen 
Grundlagen als auch der konzeptionellen Vorgaben durch das Jugendamt bzw. durch 
Dritte müssen dabei jeweils berücksichtigt werden. 
 
3. Stellenbedarf 
 
Die Untersuchung im Fachteam KOS diente der Überprüfung der Arbeitsorganisation, 
der Festlegung der Qualitätsstandards sowie der Ermittlung des Personalbedarfs. Aus-
gehend von diesem Auftrag erfolgte im Rahmen des Prozessverlaufes eine Definition, 
Überprüfung und sowie Anpassung der Qualitätsstandards, Methoden und Abläufe, 
eine Ermittlung und Überprüfung hinsichtlich von Prozessoptimierten mittlerer Bearbei-
tungszeiten für die verschiedenen Leistungsbereiche, eine Festlegung von fallbezoge-
nen und fallunabhängigen Arbeitsanteilen (System- und Rüstzeiten) sowie die Entwick-
lung eines Referenzsystems zur Beurteilung und Verteilung der benötigten Personalka-
pazitäten auf der Grundlage der Erfahrungen des Institutes für Sozialplanung und Or-
ganisationsentwicklung sowie entsprechender interkommunaler Vergleiche. Die Ergeb-
nisse dieses Vergleiches haben deutlich gemacht, dass sowohl bezogen auf die fachli-
chen Standards als auch die veranschlagten mittleren Bearbeitungszeiten die im Rah-
men der Untersuchung für die Stadt Osnabrück veranschlagten Werte im Ergebnis im 
mittleren Bereich von interkommunalen Vergleichen lag.  
 
 
 9 
Im Hinblick auf Transparenz, Überprüfbarkeit sowie steuerungsbezogener Erfahrungs-
werte aus anderen Arbeitsbereichen orientierte sich die Qualitätsuntersuchung be-
wusst an Modellen und Verfahren aus der arbeitswissenschaftlichen Organisations-
lehre (REFA – Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmens-
entwicklung)2. Wichtiger Ansatzpunkt ist dabei, die Arbeitsvorgänge (Kernprozesse) in 
Teilbereiche (Teilprozesse) zu zerlegen, um einzelne Schritte organisatorisch und zeit-
mäßig erfassen zu können. Diese Erfassung dient dann der Beurteilung und Bewer-
tung der Arbeitsabläufe sowie der erforderlichen Zeit- und damit Personalressourcen.  
 
Die Arbeitszeit einer Fachkraft lässt sich als Auftragszeit definieren. Man versteht da-
runter diejenige Zeit, die für die Erledigung eines bestimmten Auftrages, im vorliegenden 
Fall das Handeln als Fachkraft im Fachteam KOS, insgesamt vorzugeben ist. Diese Zeit 
schließt alle Tätigkeiten, die während der Arbeitszeit erledigt werden müssen, mit ein. 
Dies erfordert eine weitere Differenzierung nach Ausführungs- und Rüstzeit.  
Ausführungszeit beschreibt den zeitlichen Umfang, der erforderlich ist, um den konkre-
ten Arbeitsauftrag (Zuständigkeit entsprechend der Stellenbeschreibung) direkt umzu-
setzen. Zur Ausführungszeit gehören damit unmittelbare Tätigkeiten, die als Klientenzeit 
bezeichnet werden und sich direkt auf den jungen Menschen und seine Familie beziehen 
(Fallbezogenes Arbeiten), aber auch Tätigkeiten, die als Systemzeit bezeichnet werden 
und fallübergreifende Angebote als auch fallunabhängige Tätigkeiten (zum Beispiel ge-
meinsame Fortbildungen) umfassen.  
Rüstzeit beschreibt die zeitlichen Aufwendungen, die für alle Tätigkeiten im Sinne der 
Arbeitsvor- und Arbeitsnachbereitung anfallen, zum Beispiel Dienstbesprechungen,  
 
2 REFA entwickelt Methoden zur betrieblichen Datenermittlung und zum Management, stimmt 
diese mit den Tarifparteien ab und überführt sie in eine verbandseigene Lehre.  
 10 
Mitarbeitergespräche und ähnliches.  Da sich nicht alle Tätigkeiten ein er Fachkraft im 
Jugendamt planen und vorhersagen lassen, ist es erforderlich, noch eine so genannte  
Verteilzeit zu definieren. Diese enthält alle Arbeitszeiten, die wegen unregelmäßigen 
Auftretens nicht bei jeder Zeitaufnahme ermittelt werden können und trotzdem als zu-
sätzlicher Puffer für die Berechnung der Auftragszeit von Bedeutung sind. 
 
Für die konkrete Berechnung des Personalbedarfs ist nicht nur die Unterscheidung 
nach Bestandteilen von Arbeitszeiten von Bedeutung, sondern vor allem auch die 
Festlegung einer mittleren Bearbeitungszeit für den einzelnen Teilprozesse und deren 
Häufigkeit. 
 
Der konkrete Stellenbedarf eines Arbeitsbereiches setzt sich also später aus den 
Bestandteilen der Klientenzeit, der Systemzeit, der Rüstzeit sowie der Verteilzeit 
zusammen. Das jeweilige Rechnungsergebnis beinhaltet dabei keinen Automatismus 
für die Umsetzung, sondern berücksichtigt die definierten und empfohlenen Standards 
als Grundlage einer Aussage zum Personalbedarf. Durch eine Veränderung von 
Standards – ggf. auch einer Erweiterung durch neue gesetzliche Verpflichtungen – 
ergeben sich auch Veränderungen in der Personalbemessung. Der Stadt Osnabrück 
liegen deshalb entsprechende Berechnungstabellen in Form von Excel-Dateien vor, die 
eine eigenständige Fortschreibung der Personalbemessung durch die Stadtverwaltung 
ermöglichen.  
 
 11 
Ergebnis der Stellenbemessung, Soll/Ist-Vergleich 
Der zum Zeitpunkt der Untersuchung angetroffene Personalstand wird dem berechne-
ten Personalbedarf gegenübergestellt. Basis der Aussagen zum Personalbedarf sind 
dabei die im Qualitätshandbuch für die Stadt Osnabrück/Fachteam KOS festgelegten 
Standards und Verfahren. Als Basis für die Berechnung dienten die Häufigkeiten der 
Arbeitsprozesse, die über die eingesetzte Fachanwendung für das Referenzjahr ermit-
telt werden konnten.  
 
Zusammengefasst stellten sich die Unterschiede und Ergebnisse in dem untersuchten 
Arbeitsbereich wie folgt dar: 
 
 
Gleichzeitig gilt es das Verhältnis zwischen Stellenanteil und Anzahl der Fachkräfte zu 
berücksichtigen. Dies ist erforderlich, da sich berechnete System- und Rüstzeiten auf 
die Anzahl der Fachkräfte und nicht auf den jeweiligen Stellenanteil beziehen. So neh-
men zum Beispiel an Dienstbesprechungen oder auch Fortbildungen immer alle Fach-
kräfte teil und zwar unabhängig von ihrem jeweiligen Beschäftigungsumfang.  
Insgesamt hat die Prüfung für den untersuchten Arbeitsbereich einen rechnerischen 
Mehrbedarf von 0,19 Stellen ergeben.  

 12 
4. Abschließende Hinweise 
 
Die Vorschläge des Institutes für Sozialplanung und Organisationsentwicklung zur Per-
sonalausstattung und Arbeitsverteilung beruhen auf den tatsächlichen und rechtlichen 
Verhältnissen zum Zeitpunkt der Untersuchung. Den Auswirkungen späterer gesetzli-
cher bzw. tariflicher Maßnahmen oder von erheblichen Änderungen in der Aufgabenzu-
ständigkeit bzw. im Arbeitsanfall müsste zu gegebener Zeit gesondert Rechnung getra-
gen werden (Stichwort: Anpassung der Prozesse aufgrund von gesetzlichen und fachli-
chen Veränderungen).  
 
  1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Koordinierungsstelle Schulabsentismus 
 
 
 
 
 
  
  
 
 
 
 
 
 
 
    
                  
Stadt Osnabrück
 
Fachbereich für Kinder,  
Jugendliche und  
Familien 
- Fachdienst Jugend - 
 
 
März 2022 
          
          
  
 
 
 
Jahresbericht  
Schuljahr 2020/21 
 
  2 
 
Inhaltverzeichnis 
 
1. Einleitung
           3 
2. Ursachen und Hintergründe___________________________  _ 5 
3. Ziele und Kooperation im Netzwerk                        8 
3.1 Zielgruppe         _  8 
 3.2 Aktivierung und Reintegration      ______8 
3.3 Kooperation, Netzwerk und interdisziplinäre Arbeit  ______  9 
3.4 Prävention und Entkriminalisierung                _____  10 
4. Aufgaben, Aktivitäten und Unterstützungsangebote      _____11 
4.1 Fallclearing         11 
 4.2 Case-Management        12 
 4.3 Beratung und beratende Begleitung    __          13 
 4.4 Schulpflichterfüllung in den Lernstandorten – Lernort „Auszeit“   14 
 4.5 Ambulante Hilfen____________________________  ___         18 
5. Die Arbeit in Zahlen       ___          19 
 
Impressum  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  3 
 
1. Einleitung 
 
Mit seinem Handlungskonzept „Aktiv und präventiv gegen Schulabsentismus“ begegnet der 
Fachdienst Jugend der Stadt Osnabrück seit 2007 zusammen mit seinen Kooperationspartnern 
in vielfältiger und flächendeckender Form dem Phänomen Schulabsentismus.  
 
Die Ko ordinierungsstelle Schulabsentismus (KOS) ist zusammen mit den außerschulischen 
Lernstandorten „Auszeit I und II“ wesentlicher Baustein des städtischen Handlungskonzeptes 
„Aktiv und präventiv gegen Schulabsentismus“. Sie ist als zentrale Anlaufstelle für alle Formen 
passiver und aktiver Schulabsenz an den allgemeinbildenden Schulen in der Stadt Osnabrück 
ab der 5. Klasse in beratender und unterstützender Funktion zuständig.  
 
Um die Hilfeleistungen für die betroffenen Schülerinnen und Schüler (SuS) und ihren Familien, 
dem tatsächlichen Verlauf entsprechend, angemessen abzubilden, bezieht sich der nachfol-
gende Bericht auf das abgeschlossene und vollständig ausgewertete Schuljahr 2020/2021. 
Eine derartige Darstellung ist erheblich anschaulicher und nachvollzie hbarer, da sich die Ar-
beitsweise, Maßnahmenplanung und Durchführung der KOS immer an den zeitlichen und in-
haltlichen Rahmenbedingungen eines laufenden Schuljahres orientiert.  
 
Um dem teilweise erheblichen Fallüberhang entgegen wirken zu können, sowie dem eigenen 
Anspruch „Jugendhilfeleistungen vor Ordnungswidrigkeitsverfahren“ bei Schulpflichtverlet-
zungen gerecht zu werden, ist die personelle Ausstattung im Case Management der KOS nach 
entsprechendem Ratsbeschluss seit dem 14.10.2019 von drei auf vier Vollzeitstellen befristet 
bis zum Herbst 2022 aufgestockt worden. Eine Personalbemessung der Koordinierungsstelle 
Schulabsentismus durch das unabhängige Institut INSO wird voraussichtlich im Mai 2022 be-
endet. Auf dieser Grundlage wird im Herbst 2022 erneut über die Stellenaufstockung entschie-
den. Eine Sozialarbeiterin im Anerkennungsjahr unterstützte ab dem 01.10.2020 im Casema-
nagement und im Lernort Auszeit mit je einer halben Stelle. Zudem verfügte der Lernort Aus-
zeit über eine Vollzeitstelle zur pädagogischen Betreuung der SuS.  
Bei 1735  persönlichen Kontakten mit insgesamt 2 54 SuS und deren Sorgeberechtigten im 
Schuljahr 2020/2021 konnten durch Vermittlung und Begleitung eine Vielzahl unterstützender 
Leistungen initiiert und durchgeführt werden. Die Kontakte orientierten sich an der Lebens-
welt der Klientel und fanden in unterschiedlichen Settings statt: als klassisches face-to-face 
Beratungsgespräch in der Familie, in der Schule, im Lernort Auszeit  oder in der Koordinie-
rungsstelle, als telefonische Beratung, als Online-Beratung per Video oder per E-Mail.  
 
Zu den Leistungen der KOS gehörten:  
 
 Alternative Schulpflichterfüllung in einem von zwei außerschulischen Lernstandorten 
(Lernort „Auszeit“) 
 Beratende Begleitung, auch unter Zuhilfenahme von Sprachmittlungsdiensten 
 Koordinierung und Initiierung des Kontakts zwischen den jeweiligen Herkunftsschulen 
und Sorgeberechtigten insbesondere in der Zeit des Lockdowns und Distanzlernens 
 Vermittlung in weiterführende Maßnahmen/Einrichtungen 
 
  4 
 
 Einzelförderung von SuS durch ambulante Maßnahmen in Schulen und/oder in den 
Elternhäusern 
 Führung einer Fachsoftware zur Datenerfassung und Analyse 
 
Ziel aller Angebote und Fördermaßnahmen war die zügige und nachhaltige Re -Integration in 
den Regelschulbetrieb, um die weitere Gefährdung eines Schulabschlusses für die SuS auszu-
schließen.  
Auch im Schuljahr 2020/2021 haben die Mitarbeitenden der KOS zudem Kontakt zu den SuS 
und den Sorgeberechtigten aufgenommen, für die von den Schulen Schulpflichtverletzun gen 
bezüglich des Homeschooling gemeldet worden waren. In diesen Fällen wurden aus rechtli-
chen Gründen keine Ordnungswidrigkeiten -Verfahren (OWi-Verfahren) eröffnet. Vor diesem 
Hintergrund wurden durch die Mitarbeitenden rein pädagogische Interventionen durchge-
führt, mit dem Ziel, die Familien bei der Umsetzung des Homeschooling zu unterstützen, bzw. 
an das Homeschooling oder die Notbetreuung an den Schulen anzubinden. 
 
Über ein abgestimmtes formalisiertes Verfahren mit der Schulverwaltung erhält die KOS flä-
chendeckend Kenntnis bzw. Kont akt zu aktiv schulabsenten SuS in der Stadt. Ab der zweiten 
gemeldeten Schulpflichtverletzung ist die KOS verbindlich fallführend für SuS ab dem 14. Le-
bensjahr. Für die Altersgruppe der unter 14 -jährigen SuS greift die Clearingarbeit bereits ab 
der ersten gemeldeten Schulpflichtverletzung. Ein erstes Bußgeldverfahren wendet sich bei 
über 14-Jährigen direkt und ohne pädagogische Intervention an die SuS. Hiermit verbindet 
sich die häufig berechtigte Hoffnung, dass die sich ergebenden Konsequenzen (Bußgeld ode r 
Ableistung gemeinnütziger Dienste) eine Wiederholung schulabsenten Verhaltens verhindern.  
 
Kommt es allerdings zu erneuten Fehltagen, werden die Schulpflichtverletzungsmeldungen an 
die fallführende Dienststelle, die Koordinierungsstelle Schulabsentismus , übergeben. Diese 
Übergabe zwischen den Mitarbeitenden der Schulverwaltung und der KOS erfolgt im wö-
chentlichen Turnus. Damit beginnt die bis zu 8 Wochen dauernde Clearingarbeit, wobei Kon-
takt zu den betroffenen SuS und dem beteiligten Umfeld aufgenommen wird. In einem ersten 
Anschreiben werden die Jugendlichen und Erziehungsberechtigten darüber informiert, dass 
die Schule unentschuldigte Fehltage gemeldet hat und mit welchen Konsequenzen zu rechnen 
ist. Gleichzeitig werden die Familien im Anschreiben zur Kontaktaufnahme ermuntert und 
ihnen wird in Aussicht gestellt, dass bei einer Zusammenarbeit und konstruktiven Problembe-
arbeitung die Einstellung des Verfahrens möglich ist. Bleibt der Versuch der Kontaktaufnahme 
auf schriftlichem Weg erfolglos, unternimmt die/der fallführende Mitarbeitende der KOS wei-
tere Kontaktversuche in telefonischer oder auch aufsuchender Form in der Schule oder dem 
Elternhaus. 
 
Wenn die Kontaktaufnahme erfolgreich war, folgt das Erstgespräch, bei dem es vor allem da-
rum geht sich gegenseitig kennen zu lernen, eine Vertrauensbasis herzustellen und einen Ein-
blick in die aktuelle Situation und Lebenslage der/des Jugendlichen bzw. des Kindes zu gewin-
nen. Freiwilligkeit ist eine unverzichtbare Voraussetzung, um mit der Koordinierungsstelle zu-
sammenzuarbeiten. Ist dies gegeben, werden gemeinsam Ideen entwickelt, wie das Unter-
stützungsangebot im Einzelfall gestaltet werden kann (Förderplanentwicklung). Um ein dro-
hendes Bußgeldverfahren abzuwenden und noch im laufenden Schuljahr sowohl das akti ve 
 
  5 
 
schulmeidende Verhalten zu beenden, als auch Motivation und Zielorientierung für den Schul-
unterricht aufzubauen, ist zügige und konkrete Hilfeleistung ein zentraler Auftrag in der Clea-
ringarbeit. Dies gelingt durch gezielte Interventionen, nicht nur telefonisch, sondern ggf. auch 
durch persönlichen, aufsuchenden Kontakt.  
 
In den Gesprächen mit den SuS und Sorgeberechtigten liegt ein großer Fokus auf dem Entwi-
ckeln einer tragfähigen Beziehung, um eine gute Basis für eine effektive Zusammenarbeit zu 
schaffen. Wenn es durch erfolgreiche Clearingarbeit gelungen ist, ein angemessenes Unter-
stützungsangebot zu finden und die/der Jugendliche bereit ist, dieses anzunehmen, wird an 
dieser Stelle der Übergang in das aktive, gezielte Case Management initiiert. Ebens o möglich 
ist eine Vermittlung an andere Hilfedienste (z.B. Allgemeiner Sozialer Dienst, Übergangsma-
nagement Schule - Beruf, Einrichtungen der Jugendhilfe in freier Trägerschaft, etc.) möglich. 
Weitere Option ist auch die Fallrückgabe an die Schulverwaltun g und die damit verbundene 
Einleitung eines OWi-Verfahrens, sofern seitens der SuS, bzw. Sorgeberechtigten während der 
Clearingphase noch keine Kooperationsbereitschaft gegeben ist. Der erneute Versuch einer 
Zusammenarbeit zwischen den betroffenen SuS und der KOS ist während des gesamten Pro-
zesses gewünscht und möglich. 
 
Im vorliegenden Jahresbericht soll von den verschiedenen Aktivitäten und Ergebnissen im 
Schuljahr 2020/2021 Auskunft gegeben werden. Ein umfassender Einblick in den Arbeitsalltag 
soll nachvollziehbar darlegen, wie es in oft nur sehr kurzer Zeit trotzdem gelingen kann Schü-
lerinnen und Schüler zu motivieren, Erfolgserlebnisse zu schaffen und gemeinsam klare Per-
spektiven zu entwickeln.  
 
 
2. Ursachen und Hintergründe 
 
Neben Erkrankungen kann es für Schulabsentismus vielfältige Ursachen geben. Sie reichen 
von Überforderung, Mobbing und Demotivation bis hin zu Fällen, in denen die Eltern ihre Kin-
der vom Schulbesuch abhalten. Die KOS muss daher aufmerksam, sensibel und flexibel auf 
Absentismus reagieren und spezifische Hintergründe berücksichtigen. 
Trotz der vielfältigen Ursachen ist das Fernbleiben vom Schulunterricht gesellschaftlich mit 
immer wiederkehrenden Klischees behaftet. Die Mitarbeitenden der KOS wirken durch eine 
grundsätzlich wertschätzende Haltung einer Stigmatisierung des betreuten Personenkreises 
entgegen. 
 
Häufig wird bei der Beschäftigung mit Schulmeidung die Frage nach Ursachen, die im System 
Schule selbst liegen, tabuisiert. Stattdessen werden in der Regel die Gründe an der Schüler in 
oder dem Schüler und/oder ihrer/seiner Familie festgemacht. Dies entspricht nicht der not-
wendigen ganzheitlichen Sichtweise. Daher müssen bei der Einschätzung von Schulabsentis-
mus immer mindestens drei Einflussbereiche beleuchtet werden:  
Die persönliche Situation der Schülerinnen und Schüler, die Schulsituation, sowie Familie und 
soziales Umfeld. 
 
 
 
  6 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Folgende Hintergründe und Ursachen prägen die Arbeit mit den SuS und Prozessbeteiligten in 
der KOS: 
Schulangst 
Das Gemeinsame von Ängsten in der Schule ist, dass es immer einen realen Anlass gibt, der 
sozialen, Leistungs - und Bewährungssituationen zugeordnet werden kann. Diese haben im 
Schulkontext ihren Ursprung, beziehen sich also auf Personen oder Bedingungen, die mit dem 
Schulbesuch oder einzelnen schulischen Anforderungen assoziiert werden.  
 
Von SuS wahrgenommene oder erlebte Ängste in der Schule werden unter anderem ausgelöst 
durch: 
 Allgemeine Bewertungssituationen durch Lehrkräfte und/oder Mitschülerinnen un d 
Mitschüler 
 Allgemeine schulische Leistungsanforderungen (und die Sorge, ihnen nicht gerecht zu 
werden)  
 Situationen, in denen sich SuS subjektiv bedroht fühlen durch Mitschüler/ -schülerin-
nen, Lehrende, und andere Personen im schulischen Kontext 
  Mobbing 
 
 
 
Schule 
z.B.  
 Anforderungen 
 Ungünstiges Klima 
 Lehrerverhalten 
 Einfluss der Peers 
 
Familie 
z.B. 
 Erwartungen 
 Belastungen 
 Erziehungsstil 
Schülerin / 
Schüler 
z. B. 
 Stärken / Schwä-
chen 
 Psychische Kon-
stitution 
 Leistungsdefizite 
 
Schulab-
sentismus 
 
  7 
 
Ursachen für Schulangst sind folglich vor allem sozialer oder leistungsbezogener Natur.  
Die SuS kennen meist die Anlässe ihrer Ängste und können sie bei Befragung auch benennen. 
Schulängstliche Schülerinnen und Schüler zeigen verschiedene Leis tungsniveaus – von Über-
forderung bis Unterforderung ist alles möglich.  
Im Laufe der Corona -Pandemie hat sich gezeigt, dass vor allem bei SuS, die bereits vor der 
Pandemie psychisch nicht stabil waren, nach der langen Zeit des Homeschooling ausgeprägte 
Schul- und Sozialängste in den Vordergrund getreten sind. In einigen Fällen sind auch Ängste 
und Sorgen der Eltern adaptiert worden. 
 
Problematisches soziales Umfeld 
Schule ist oft auch Projektionsfläche familiärer Konflikte, bei der sich die Auswirkungen hoher 
Elternerwartungen, ungünstiger Erziehungsstrategien, Erwachsenenängsten oder dysfunktio-
naler Familiendynamiken in der Schule spiegeln und zu Belastungen von Kindern und Jugend-
lichen werden. Die Anforderungen der Schule addieren sich zu den Anforderungen und Belas-
tungen des Familienalltags.  
 
Als familiäre Risikofaktoren für schulabsente SuS erweisen sich u.a.  
 
 Vernachlässigung und Desinteresse der Eltern mindestens gegenüber der schulischen 
Entwicklung 
 übersteigerte Erwartungen an die schulischen Leistungsergebnisse, 
 häufige familiäre Konflikte 
 Drogen- oder Alkoholprobleme bei den Eltern (seltener bei den Schülerinnen und 
Schüler selbst) 
 psychische Störungen /Erkrankungen der Eltern 
 Gewalt, Missbrauch, emotionale Vernachlässigung 
 Problematischer Fr eundeskreis → Freundeskreis bietet reizvolle Alternativen zum 
Schulbesuch 
 Kulturelle Unterschiede: Die kulturelle Herkunft kann Ursache dafür sein, dass der 
Schulbesuch einen geringen Stellenwert im Wertemodell innerhalb der Familie hat 
 Mediennutzungsverhalten: exzessiver Konsum diverser Medien und damit einherge-
hend mangelnde Kontrolle und Auseinandersetzung der Sorgeberechtigten 
 Armut 
 
Gerade auch durch die Coronakrise ist der Einfluss dieser familiären Faktoren stark angestie-
gen. Die Ängste und Befürchtu ngen der Eltern, sowie die durch den Lockdown und die Coro-
namaßnahmen entstandenen finanziellen Engpässe und dadurch bedingten psychischen Be-
lastungen der Familien scheinen sich negativ auf die Motivation der SuS für einen kontinuier-
lichen Schulbesuch oder eine aktive Mitarbeit im Homeschooling auszuwirken.   
 
  8 
 
 
Wenn mehrere der oben genannten Faktoren im Familiensystem eine Rolle spielen, liegt das 
Hauptaugenmerk in der objektiven Betrachtung durch Fachkräfte, als auch durch die subjek-
tive Wahrnehmung der SuS selten auf dem schulabsenten Verhalten.  In diesen Fällen stellt 
die KOS in der Regel den Kontakt zum Sozialen Dienst her und wirkt mit diesem zusammen.  
 
Körperliche und psychische Beschwerden / psychosomatische Beschwerden 
 
Betroffene SuS benennen häufig gesundheitliche Probleme als Ursache für schulmeidendes 
Verhalten. Im Erstkontakt zur Schülerin oder zum Schüler ist nicht ersichtlich, ob die genann-
ten körperlichen Beschwerden psychosomatischer Natur, also Begleiterscheinungen von Emo-
tionen und Konflikten, sind. Im Verlauf der Hilfe wird oft deutlich, dass bereits eine Chronifi-
zierung des Vermeidungsverhaltens stattgefunden hat, in dessen Zusammenhang SuS körper-
liche Missempfindungen entwickeln und harmlose Symptome als Kranksein deuten. Dem vo-
raus geht oft ein durchgängiges, entschuldigtes Fehlen mit Wissen der Eltern. Im Schul jahr 
2020/2021 haben sich viele Eltern bei der KOS gemeldet, da ihre Kinder nach den Zeiten des 
Homeschooling große Probleme damit hatten, den Weg zurück in einen „normalen“ Schu lall-
tag zu finden. Bei einer großen Anzahl dieser Schülerinnen und Schülern wurden bereits 
„Schulängste“ und Sozialphobien“ diagnostiziert.   
 
 
3. Ziele und Kooperation im Netzwerk 
 
3.1 Zielgruppe 
 
Absente SuS ab Klasse 5, die in der Stadt Osnabrück leben und dem Unterricht der allgemein-
bildenden Schule fernbleiben, sind als Zielgruppe definiert.  
Das Arbeitsprofil der Koordinierungsstelle ist 
 
1. an der unmittelbaren Kontakt-, Beratungs- und pädagogischen Interventionsarbeit zu 
den Schülerinnen und Schülern selbst,  
2. aber ebenso auch an das familiäre wie schulische Bezugssystem und  
3. darüber hinaus in Kooperation mit anderen städtischen Diensten sowie ggf. der Lan-
desschulbehörde  
ausgerichtet. 
 
Jugendliche ab 15 Jahren werden dazu ergänzend in ihrer Hinführung zu einer beruflichen Ori-
entierung unterstützt und begleitet. 
 
 
3.2 Aktivierung und Reintegration  
 
Schulabsentismus gilt als maßgeblicher Indikator für Schulabbrüche, wirkt in der Regel Chan-
cen minimierend und mündet erfahrungsgemäß infolge dazu in eine geringere gesellschaftli-
che wie soziale Teilhabe.  
 
  9 
 
Somit ist das Aktivierungskonzept der Koordinierungsstelle auf die Wiedereingliederung der 
SuS in das Bildungs- und Qualifikationssystem ausgerichtet. Seit 2002 hat sich diese Zielset-
zung stetig erweitert und wird regelmäßig überprüft und bedarfsgerecht modifiziert.  
Reintegration in den Schulalltag, aber auch die Unterstützung und Vorbereitung für den Über-
gang ins Berufsleben , sind als Kernziele aller angebahnten und durchgeführten Unterstüt-
zungsleistungen definiert.  
Das bedeutet konkret, dass im ersten Arbeitsschritt des Clearings schulmeidende Verhaltens-
weisen aufgedeckt, mit allen Beteiligten thematisiert und in einem kooperativen Lösungspro-
zess bearbeitet werden. Bereits in dieser Phase wird der Aktivierung des Jugendlichen selbst 
und der sorgeberechtigten Eltern ein hoher Stellenwert zur Veränderung beigemessen.  
 
Von Anfang an wird eine umfassende Transparenz und Partizipation gegenüber den Kindern 
und Jugendlichen und dem Familiensystem hergestellt.  
Die Auftrags- und Arbeitsstruktur der Koordinierungsstelle , die das Konzept „Pädagogik vor 
Ordnungsmaßnahme“ verfolgt, setzt voraus, dass alle Beteiligten sich über die bestehenden 
Probleme und Schwierigkeiten und der Möglichkeiten zur Veränderung im Klaren sind und 
diese auch übereinstimmend und mit einem realisierbaren Ziel oder in Teilschritten benennen 
und auch umsetzen wollen.  
 
Die pädagogischen Maßnahmen der Koordinierungsstelle reichen von  
 
 Angeboten zur informativen Beratung  zur Schulpflicht und deren Folgen bei Nichter-
füllung  
 
bis hin zur 
 
 am Klienten zentrierten wie familiensystemischen Beratung, Unterstützung und ggf. 
Begleitung, 
 Beschulung in den Lernstandorten Auszeit I und Auszeit II. 
 
Das Ziel der Reintegration wird insbesondere durch begleitende Maßnahmen, die sich an den 
Bedarfen der SuS orientieren, umgesetzt. Dazu zählen z.B. telefonische Weckdienste, Unter-
stützung bei Busfahrten zur Schule, regelmäßige Kontakt - und Problembewältigungsgesprä-
che, aber auch soziale Lern - und Trainingskonzepte, die während der Beschulung in der Aus-
zeit vermittelt werden.  
 
Während der Corona Krise und dem damit über eine längere Zeit verbundenen Distanzlernen, 
hat es sich als besonders schwierig herausgestellt die Schülerinnen und Schüler wieder in ihre 
Herkunftsschule zu reintegrieren. Gerade den SuS, die sich innerlich schon sehr von der Schule 
distanziert haben, fällt es wesentlich schwerer, sich auf diese Art von Beschulung einzulassen. 
Das Übungsfeld und die Möglichkeiten des Sozialen Lernens wurde in den Schulen und auch 
in den außerschulischen Lernorten auf Grund der Hygieneverordnungen stark eingeschränkt. 
 
3.3  Kooperation, Netzwerk und interdisziplinäre Arbeit 
 
Es hat sich im Rahmen der explorierenden Arbeit der Koordinierungsstelle gezeigt, dass schul-
meidende und -absente Kinder und Jugendliche durch vielschichtige (teils im sozialen, persön-
lich-familiären aber auch im schulischen Umfeld verortete) Probleme „überfordert“ reagieren. 
 
  10 
 
Sie entziehen sich (durch Vermeidung) oder sind bemüht, durch übersteigerte Kontrolle (Ver-
weigerung) der Belastungssituation entgegenzuwirken. 
Im Clearingprozess arbeitet die Koordinierungsstelle Fachdienst übergreifend und vernetzend, 
interdisziplinär und multimodal.  
Als zentrale Aufgabe und Handlungsinstrument der Koordinierungsstelle ist das „ganzheitliche 
Verstehen“ des Schülers bzw. der Schülerin  formuliert. Nur ein umfassendes Verständnis zur 
individuellen Problemlage der/ des Jugendlichen liefert die Basis für ein tragfähiges Förder-
konzept. Dazu wird seitens des Fallmanagements mit  
 
a) Lehrern und Schulsozialarbeit 
b) den Fachkräften vom Sozialen Dienst und der Jugendgerichtshilfe 
c) dem Zentrum für Jugendberufshilfe und Übergangsmanagement Schule-Beruf  
d) weiteren Einrichtungen des Fachdienst Jugend, wie Jugendzentren oder Quartiersma-
nagement 
e) freien Jugendhilfeträgern mit den dort tätigen Fachkräften, die auf der Grundlage von 
Hilfen zur Erziehung eingesetzt werden  
kooperativ und vernetzend zusammengearbeitet. 
 
Im Hinblick auf das Beschulungsangebot in den Lernorten bestehen formalisierte Kooperati-
onsvereinbarungen mit dem Schulverwaltungsamt und der Landesschulbehörde (siehe 4.4).  
Die interdisziplinäre, methodische Arbeit der Koordinierungsstelle bezieht sich insbesondere 
auf die Zusammenarbeit mit den städtischen Schulen oder die Kontaktarbeit zu externen Fach-
kräften.  
Dazu gehören in erster Linie die jeweiligen Klassenlehrerinnen und Klassenlehrer, die Schulso-
zialarbeit, die mit Meldung der Schulpflichtverletzung auf die Problemlage aufmerksam ma-
chen und weitergehend auch Kinderärztinnen und Kinderärzte, Psychologinnen und Psycho-
logen, sowie Beratungsstellen, die in ein stützendes Helfersystem bereits eingebunden sind 
oder werden sollen.  
Aufgrund der Corona Pandemie hat sich die Kontaktform zu den Netzwerken geändert. Es hat 
überwiegend ein Austausch per Telefon, per Mail oder durch Vid eokonferenzen stattgefun-
den. Der persönliche Kontakt wurde auch 2021 phasenweise auf ein nötiges Minimum be-
grenzt. 
 
3.4  Prävention und Entkriminalisierung  
 
Seit Ende 2007 ist die KOS im Rahmen einer formal geregelten Fallübergabe zuständig für SuS, 
bei denen zum wiederholten Male (oder bei unter 14 -jährigen erstmalig) ein Bußgeldverfah-
ren aufgrund einer Schulpflichtverletzung droht.  
Ergänzend zur Gesamtdarstellung des Datenmaterials aus 2020/21 (siehe unter Punkt 4.1) ist 
im Kontext einer pädagogischen Interventionsausrichtung festzuhalten, dass im Rahmen des 
 
  11 
 
Fallclearings ca.67% der Ordnungswidrigkeitsverfahren eingestellt wurden, und in diesen Fäl-
len somit eine sanktionierende Perspektive bis hin zur „Kriminalisierung“ (Kontakt mit Jugend-
gerichtshilfe) vermieden werden konnte.  
 
4.Aufgaben, Aktivitäten und Unterstützungsangebote 
 
4.1 Fallclearing 
In Abstimmung mit dem Fachbereich Bildung, Schule und Sport begegnet die KOS nach einem 
formalisierten Verfahren in flächendeckender Weise den aktiven Schulmeid enden in der 
Stadt. Ab der zweiten gemeldeten Schulpflichtverletzung ist die KOS verbindlich fallführend 
für SuS ab dem 14. Lebensjahr. Ein erstes OWi-Verfahren aufgrund von Schulpflichtverletzung 
wendet sich bei über-14-Jährigen direkt und ohne pädagogische Intervention an die SuS. Hier-
mit verbindet sich die häufig berechtigte Hoffnung, dass die sich ergebenden Konsequenzen 
(Bußgeld oder Ableistung gemeinnütziger Dienste) eine Wiederholung schulmeidenden Ver-
haltens verhindert. Kommt es allerdings zu erneuten Fehltagen, werden die Schulpflichtver-
letzungsmeldungen an die fallführende Dienststelle, die Koordinierungsstelle Schulabsentis-
mus, übergeben. Für die Altersgruppe der unter-14-jährigen SuS, greift die Clearingarbeit der 
KOS bereits ab der ersten gemeldeten Schulpflichtverletzung. Eine Übergabe zwischen den 
Mitarbeitenden der Schulverwaltung und den Mitarbeitenden der Koordinierungsstelle Schul-
absentismus erfolgt im wöchentlichen Tonus. Nach der Fallübergabe beginnt die achtwöchige 
Clearingarbeit wobei Kontakt zu den betroffenen SuS und dem beteiligten Umfeld aufgenom-
men wird. In einem ersten Anschreiben werden die Jugendlichen und Erziehungsberechtigten 
darüber informiert, dass die Schule unentschuldigte Fehltage gemeldet hat und motiviert Kon-
takt zur KOS aufzunehmen, um gemeinsam nach einer Lösung für die Probleme in der Schule 
zu suchen. Im Falle einer Kontaktaufnahme und einer konstruktiven Problembearbeitung wird 
im Anschreiben die Einstellung des Verfahrens in Aussicht gestellt. Bleibt der Versuch der Kon-
taktaufnahme auf schriftlichem Weg erfolglos, unternimmt die/der fallführende Mitarbei-
tende der KOS weitere Kontaktversuche in telefonischer und/oder aufsuchender Form in der 
Schule oder dem Elternhaus.  
Wenn die Kontaktaufnahme erfolgreich war, folgt das Erstgespräch bei dem es vor allem da-
rum geht, sich in einer offenen und aufrichtigen Weise gegenseitig kennen zu lernen und einen 
Einblick in die aktuelle Situation und Lebenslage des  oder der Jugendlichen zu gewinnen. Ko-
operationsbereitschaft ist eine unverzichtbare Voraussetzung, um mit der Koordinierungs-
stelle zusammen zu arbeiten. Ist diese gegeben, werden gemeinsam Ideen entwickelt, wie das 
Unterstützungsangebot im Einzelfall gestaltet werden kann (Förderplanentwicklung). 
 
Folgende Unterstützungsangebote sind unter anderem möglich:  
 
 Unterbringung in einem der beiden außerschulischen Lernst andorte u. a. zur soforti-
gen Sicherstellung der Schulpflichterfüllung 
 Anbahnung einer ambulanten Hilfemaßnahme in der Schule oder im Elternhaus der 
betroffenen SuS 
 
  12 
 
 Weitervermittlung an andere Hilfeleister (z.B. Sozialer Dienst, Übergangsmanagement 
Schule und Beruf, Psychotherapie, hilfegebende Einrichtungen der Jugendhilfe in freier 
Trägerschaft, etc.) 
 Beratende Begleitung bei weiterem Schulbesuch  
Um ein drohendes OWi-Verfahren abzuwenden und noch im laufenden Schuljahr aktives 
schulmeidenes Verhalten zu beenden und gleichzeitig Motivation und Zielorientierung für den 
Schulunterricht aufzubauen, ist zügige und konkrete Hilfeleistung ein zentraler Auftrag in der 
Clearingarbeit. Dies kann nur durch  lösungsorientierte und zielgerichtete Interventionen er-
reicht werden. Wenn es durch erfolgreiche Clearingarbeit  gelungen ist gemeinsam mit den 
SuS und deren Sorgeberechtigten ein angemessenes Unterstützungsangebot zu finden und zu 
installieren, wird an dieser Stelle der Übergang in das aktive, gezielte Case-Management initi-
iert.  Ebenso möglich ist eine Vermittlung an andere Hilfeleister (z.B. Allgemeiner Sozialer 
Dienst, Übergangsmanagement Schule und Beruf, Psychotherapie, Einrichtungen der Jugend-
hilfe in freier Trägerschaft u.a.). Ebenso ist eine Fallrückgabe an die Schulverwaltung und die 
damit verbundene Einleitung einer Ordnungsmaßnahme denkbar, sofern seitens der SuS wäh-
rend der Clearingphase noch keine Kooperationsbereitschaft gegeben ist . Der erneute Ver-
such einer Zusammenarbeit mit den betroffenen SuS ist während des gesamten Prozesses ge-
wünscht und möglich.  Im Schuljahr 20 20/2021 wurden von der KOS insgesamt 152 formali-
sierte Clearings (über den FB 40)  durchgeführt. In 67 % der Clearings konnte durch sozialpä-
dagogische Intervention ein Bußgeldverfahren verhindert und somit das Verfahren eingestellt 
werden. 
Aufgrund der Corona -Pandemie wurden die Schülerinnen und Schüler für mehrere Wochen 
im Homeschooling unterrichtet. Die Aufgab en, die im Homeschooling nicht erledigt wurden, 
oder das Fehlen in Videokonferenzen wurde ebenfalls mit einer Schulpflichtverletzungsmel-
dung angezeigt. Geahndet wurden diese Feh lzeiten allerdings nicht. Dennoch hat die KOS in 
diesen 102 Fällen ein Clearingverfahren durchgeführt und entsprechend pädagogisch interve-
niert.  
 
4.2 Case-Management   
Die Durchführung gezielter Unterstützungsangebote ist gerahmt durch professionelles Case -
Management. Die Begleitung im Rahmen des Case-Managements findet durch eine feste Kon-
taktperson mit einem klar benannten Ziel statt. Ein entscheidendes Element in der Arbeit mit 
schulvermeidenden jungen Menschen  ist eine zügige Kontextualisierung der Ursachen und 
der aktuellen Situation d er betroffenen Schülerinnen und Schüler. Case-Management in der 
Arbeit mit s chulvermeidenden Schülerinnen und Schülern  bedeutet Assessment (Einschät-
zung), Planung, Durchführung, Monitoring und Evaluation. Der KOS kommt zum einen die Auf-
gabe zu, die Jugendlichen entweder in bestehende Hilfemaßnahmen zu vermitteln, oder auch 
selbst Angebote bereit zu stellen. Zudem hat die Koordinierungsstelle eine Lotsenfunktion. Sie 
stellt den Kontakt und die Kooperation zwischen allen Akteuren her, die für eine gelingende 
Problembearbeitung notwendig sind. Das sind in erster Linie die Eltern, die Schule und die 
Fachkräfte der sozialen Dienste  und der Jugendgerichtshilfe . Fallspezifisch müssen darüber 
hinaus auch weitere Personen aus dem sozialen Umfeld der Jugendlichen mit einbezogen wer-
den (z.B. Freunde, Mitglieder der erweiterten Familie, Peer-groups etc.). Da im Case-Manage-
 
  13 
 
ment der Kontakt zu vielen Akteuren im Netzwerk gepflegt und genutzt wird, ist eine Trans-
parenz in der Arbeit für alle Betroffenen wichtig. Um hierfür eine gesetzlich legitime Grund-
lage zu schaff en, wird bereits in den ersten Gesprächen die Case-Managerin oder der Case-
Manager von der Schweigepflicht gegenüber genau definierten Personen und Einrichtungen 
entbunden. 
Alle möglichen Maßnahmen verfolgen die Hauptzielsetzung der Reintegration in den Regel-
schulbetrieb. Aus dem Hauptziel leiten sich kurz - und mittelfristige Zielsetzungen ab. Kommt 
es zu einer Zusammenarbeit, werden alle Unterstützungsmaßnahmen durch einen Förderplan 
begleitet. In regelmäßigen Intervallen wird hier der Grad der  Zielerreichung überprüft, doku-
mentiert und ggf. kurz - oder mittelfristige Ziele modifiziert. Jedes Beratungsgespräch in der 
Koordinierungsstelle wird mit einem konkreten und für die SuS fassbaren Ergebnis beendet. 
Keine Schülerin und kein Schüler , welche und welcher zur Mitarbeit bereit ist , verlässt das 
Gespräch mit „leeren Händen“. 
Bei einem Fallschlüssel von 1:20 können von daher bis zu 80 Fälle gleichzeitig betreut werden. 
Dennoch bleibt anzumerken, dass es insbesondere zum Schulha lbjahres-/ bzw. Schuljahres-
ende vermehrt zu Schulpflicht-Verletzungsmeldungen kommt und so häufiger ein deutlicher 
Fallüberhang entsteht, auch dann, wenn bereits das gesamte Case-Management mit etlichen 
Fällen über dem Fallschlüssel arbeitet.  
 
4.3 Beratung und beratende Begleitung  
Die Koordinierungsstelle Schulabsentismus ist die zentrale Fachberatungsstelle für Schul ab-
sentismus an allgemeinbildenden Schulen in Osnabrück. Die Beratung richtet sich grundsätz-
lich an alle, die von der oben genannten Problematik betroffenen sind. Der Zugang zur Bera-
tungsstelle erfolgt in unterschiedlichster Form. Eltern, Lehrerinnen und Lehrer, Schulsozialar-
beit, Fachkollegen oder die Schüler selbst, nehmen aus eigener Initiative Kontakt zur Koordi-
nierungsstelle auf. Mögliche Ordnungsmaßnahmen seitens der Schulverwaltung im FB 40 sind 
also nicht „ Voraussetzung“, um in der Koordinieru ngsstelle Unterstützung zu erhalten . Der 
Ablauf der Beratung (Erstgespräch, etc.) ist in diesen Fällen analog zur schon vorgestellten 
Clearingarbeit. Die beratende Begleitung wird in dieser Form als ein Unterst ützungsangebot 
während des Case Management fortge setzt. Eltern und  Schülerinnen und Schüler  können 
diese Form der Beratung und Begleitung in Anspruch nehmen.  
Auf Grund der Pandemie konnte das Beratungsangebot der Mitarbeiter der KOS auch weiter-
hin nicht wie gewohnt stattfinden. Für Gespräche wurden zum Teil große Räumlichkeiten i m 
Haus der Jugend genutzt, so dass auch bei größeren Runden auf einen ausreichenden Abstand 
zwischen den Teilnehmenden und eine gute Lüftung des Raumes geachtet werden konnte. 
Des Weiteren fand en die Beratungs angebote häufiger telefonisch und auf digitalem Wege 
statt.  
 
 
  14 
 
                               
 Abb.: Arbeitskontext der KOS 
 
 
4.4  Schulpflichterfüllung in den Lernstandorten – Lernort „Auszeit“ 
 
Mit dem Start d es damaligen „Projekt Auszeit“ wurde auch alternative Schulpflichterfüllung 
in einem außerschulischen Lernstandort realisiert und wird ab Frühjahr 2002 und seit 2007 in 
verstetigter Form als eine besonders sinnvolle und effektive Maßnahme eingesetzt. Seit 2008 
kann das Case Management d er Koordinierungsstelle auf das Angebot von inzwischen 2 au-
ßerschulischen Lernstandorten zurückgreifen und dort bis zu 22 Schülerinnen und Schüler  
gleichzeitig unterbringen. Kommt es zur Aufnahme in einem der beiden Lernstandorte, so 
bleibt die Schülerin oder der Schüler weiterhin bei seiner/ihrer Herkunftsschule gemeldet. Die 
Verantwortung für die Erfüllung der Schulpflicht im außerschulischen Lernstandort wird ab 
diesem Zeitpunkt von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Koordinierungsstelle über-
nommen. Die Aufnahme in einem Standort kann während des gesamten laufenden Schuljah-
res vorgenommen werden. Die Verweildauer umfasst in der Regel maximal 1 Schuljahr. Die 
folgende Tabelle soll den Verbleib der Teilnehmerinnen und Teilnehmern (TN) der Lernstand-
orte nach der Maßnahme zum Schuljahresende verdeutlichen.  
 
 
 
Beratung unter Einbezug 
aller Beteiligten und/oder 
Vermittlung an andere 
Hilfsdienste/Einrichtungen 
Weitergehende Hilfen 
z.B. außerschulische 
Lernstandorte oder 
ambulante Unterstützung 
KOS 
Formalisierter Zugang zur 
KOS über den FB 40 Bildung, 
Schule und Sport und die 
dort gemeldeten 
Schulpflichtverletzungen 
Offener Zugang zur KOS.  
z.B. über Eltern, Schüler, 
Schulsozialarbeit, Schule 
oder Jugendhilfe 

 
  15 
 
 
Verbleib der TN im Schuljahr 2020/2021 im An-
schluss an die Beendigung der Maßnahme  Anzahl TN Anzahl TN 
 Lernstandort 1 Lernstandort 2 
Verbleib Herkunftsschule 8 4 
Wohnortwechsel 0 0 
Übergang Berufsschule 1 10 
TN-Fortsetzung Lernort „Auszeit“ im Schuljahr 
2020/21 4 5 
Schulwechsel 7 1 
Ausbildung  0 
Wechsel Lernort 2 2 0 
TN insg. 22 19 
   
 
Im Folgenden sollen die beiden Lernstandorte, ihre Gemeinsamkeiten und konzeptionellen 
Unterschiede im Einzelnen dargestellt werden. 
 
Lernstandort I – im Haus der Jugend 
Bis zu 10 SuS erhalten die Möglichkeit zur Schulpflichterfüllung und werden mit der Unterstüt-
zung von Lehrkräften sowie einer pädagogischen Fachkraft mit einer 1,0 Stelle, sowie mit einer 
0,5 Stelle einer Sozialarbeiterin im Anerkennungsjahr auf die Reintegration in den Regelschul-
betrieb vorbereitet. Der außerschulische Lernstandort I befindet sich im Haus der Jugend, ei-
nem städtischen Jugend- und Begegnungszentrum in zentraler Lage in de r Altstadt von Osn-
abrück. Die SuS besuchen täglich von 8.00 bis 13.00 Uhr den Lernstandort. Seit seinem Beste-
hen wird der Lernstandort I durch die Landesschulbehörde unterstützt. Durch die Bereitstel-
lung von 16 Lehrerdeputatstunden ist es möglich, individu ellen Schulunterricht mit sozialpä-
dagogischen Angeboten in strukturierter und kontinuierlicher Weise miteinander zu verbin-
den. Da abweichend zum Lernstandort II ein Schwerpunkt das individualisierte, schulische Ler-
nen mit dem Ziel  der Reintegration in allg emeinbildende Schulen ist,  werden in erster Linie 
SuS aufgenommen, die noch nicht im letzten Jahr ihrer Schulpflichterfüllung sind und somit 
noch alle Chancen auf einen Schulabschluss im Rahmen der allgemeinen Schulpflicht haben. 
Somit unterscheiden sich Ablauf und einzelne Angebote der Lernstandorte. Folgende Förder- 
und Unterrichtsschwerpunkte kennzeichnen den Lernstandort I im Haus der Jugend: 
 
Der Unterricht ist in Umfang und Kanon den allgemein bildenden Schulen angeglichen. Die 
Unterrichtstätigkeit der Lehrkräfte wird durch Freistellung der Landesschulbehörde ermög-
licht. Die teilnehmenden SuS kommen aus unterschiedlichen Schulformen und Klassenstufen 
 
  16 
 
in den Lernstandort. Das Arbeiten in der Gruppe und das individualisierte, dem Leistungsver-
mögen der SuS angepasste Lernen zu ermögli chen, stellt die Lehrkräfte vor besondere Her-
ausforderungen. Der Pädagoge im Lernstandort ist im regelmäßigen Austausch mit den Klas-
senlehrkräften der Herkunftsschulen, um sicherzustellen, dass die SuS auf dem gleichen Leis-
tungsstand sind wie ihre Ursprungsklasse.  Sollten Berufspraktika in der Ursprungsklasse vor-
gesehen sein, werden diese auch während des Besuches  des Lernstandorts mit den SuS vor-
bereitet und begleitet. Dies macht eine spätere Reintegration für alle Beteiligten leichter und 
unkomplizierter. Regelmäßig stattfindende Förderplangespräche mit den Jugendlichen ver-
deutlichen die individuellen Zielsetzungen jedes Einzelnen. 
Acht Unterrichtsstunden sind für die „Soziale Gruppe“ pro Woche vorgesehen. Hier findet die 
Auseinandersetzung mit sozial relevanten Themen, aber auch die Vermittlung sozialer Kom-
petenzen statt, wobei die SuS lernen sollen angemessene Kompromisse zwischen eigenen Be-
dürfnissen einerseits und sozialer Anpassung andererseits zu finden. Inhaltli ch werden u.a. 
folgende Themen und Kompetenzbereiche bearbeitet: 
 
personale und 
emotionale Kom-
petenzen 
 Persönlichkeit, Charakterstärken, Interessen 
 Positives Selbstbild, Selbstbewusstsein, Selbstvertrauen 
 Fähigkeit mit Stress und Leistungsdruck um zu gehen 
 Resilienz, Fähigkeit zur Bewältigung alltäglicher Belastungen und kriti-
scher Lebensereignisse 
 Individuelles Wertesystem 
 Umweltbewusstsein 
 Selbstmotivation 
soziale und kom-
munikative Kom-
petenzen 
 Kommunikationsfertigkeiten 
 Wahrnehmen von eigenen Gefühlen und den Gefühlen anderer  
 Team- und Kooperationsfähigkeit 
 Problemlösestrategien 
kognitive und lern-
methodische Kom-
petenzen 
 Reflexionsfähigkeit, Problemlösefertigkeiten 
 Neugier, Kreativität 
 Konzentrationsfähigkeiten, Durchhaltevermögen 
 Lern- und Leistungsmotivation 
 Umgang mit Medien 
 
„Soziales Lernen“ nimmt bei schulabsenten  und schulverweigernden SuS einen besonderen 
Stellenwert ein. Die Ursachen für die benannte Problematik sind nicht immer auf eine man-
gelnde Affinität zu den gegebenen Unterrichtsinhalten zu erklären. Sie sind häufig wesentlich 
vielschichtiger. Familiäre Probleme, „Mobbing“-Erlebnisse, sozialer Rückzug oder Ängste, um 
nur einige Beispiele zu nennen. Hier wäre es zu kurz gegriffen, wenn sich die alternative Schul-
pflichterfüllung am Lernstandort auf eine andere „Art“ Unterricht beschränken würde. Um 
schulverweigerndes Verhalten zu beenden, müssen alle Ursachen bearbeitet und thematisiert 
 
  17 
 
werden. Durch die angemessene Mischung aus Unterricht, Einzelkontakt und eben gemeinsa-
mes soziales Arbeiten in der Gruppe kann dies am ehesten gelingen.  
In einer voll eingerichteten Holzwerkstatt haben die Jugendlichen u.a. die Möglichkeit sich im 
kreativ-handwerklichen Bereich auszuprobie ren und weiterzuentwickeln. Die SuS erleben, 
dass sich Ziele (kurz - und mittelfristig) erreichen lassen. Sie können ihre eigene n Vorhaben 
und die eigene Leistung buchstäblich begreifen lernen.  
 
Lernstandort II – Ruppenkampstraße  
 
In einem weiteren Lernstandort besteht seit Mai 2008 die Möglichkeit, 12 schulverweigernde 
SuS zu versorgen. Die pädagogische Alltagsarbeit wird von den Mitarbeitenden in Trägerschaft 
und in Räumen des Internationalen Bund geleistet. Ein Diplom-Sozialpädagoge, eine hauswirt-
schaftliche Ausbildungskraft und eine Lehrkraft gestalten den Unterricht, der ebenfalls täglich, 
analog zum Schulunterricht von 8.00 Uhr bis 13.00 Uhr stattfindet. Wesentlicher Unterschied 
zum Lernstandort I im Haus der Jugend ist, dass ein Großteil der SuS im letzten Jahr der allge-
meinen Schulpflicht sind und sich somit, unter anderem, für ihren weiteren Berufsweg vorbe-
reiten können. Die Prinzipien des individualisierten Lernens und der Sozialen Gruppe werden 
hier in gleicher Weise praktiziert, wie im Lernstandort I, Haus der Jugend. Der zusätzliche kon-
zeptionelle Schwerpunkt sieht neben der Reintegration in den Regelschulbetrieb auch die Vor-
bereitung auf das Lernen in der Berufsschule vor.  
Seit April 2014 wurden neue Räumlichkeiten an der Ruppenkampstraße im Stadtteil Schinkel 
bezogen. Hier befindet sich eine vollständig eingerichtete Lehrküche, die Teil des Unterrichts-
geschehens ist. Die SuS können sich im Bereich Kochen und Hauswirtschaft selbst ausprobie-
ren und verwirklichen. In einem separaten Unterrichtsraum befinden sich zudem mehrere PC-
Feststationen, die ebenso als Bestandteil der schulischen und beruflichen Arbeit bzw. Vorbe-
reitung genutzt werden können.  
Externe Schüler-Betriebspraktika und Berufserkundungsmaßnahmen (z.B. in der Handwerks-
kammer, in den Berufsschulen, etc.) finden für die gesamte Gruppe in regelmäßigen Interval-
len statt. Die Kombination von Unterricht, praktischer Arbeit und de r Möglichkeit sich in der 
realen Berufswirklichkeit auszuprobieren stellen hier den Erfolg für einen guten Übergang in 
den Sekundarbereich II sicher.  
 
Für beide Lernstandorte gilt eine einheitliche und bewährte Förder- und Integrationsplanung, 
deren Grundzüge bereits zum Abschluss der Beratungsgespräche festgelegt werden. Im För-
derplangespräch werden wie bereits erwähnt Ziele und Fortschritte besprochen und bewer-
tet. Die SuS gestalten diese Bewertung aktiv mit. Sie lernen sich selbst einzuschätzen und be-
kommen so ein realistisches Bild von ihren Stärken und Möglichkeiten. Alle Fortschritte wer-
den genau wie Halbjahres- und Abschlussbeurteilungen dokumentiert und verschriftlicht.  
Die besondere Aufgabe der Mitarbeitenden  in den Lernstandorten ist es, die besc hriebenen 
Angebote in ein ausgewogenes Maß zu bringen. Die Arbeit im Lernstandort wird und soll von 
den betroffenen SuS als Entlastung und hilfreiche Alternative empfunden werden. Allerdings 
muss das Ziel stets im Fokus der SuS bleiben. Die Attraktivität d er verschiedenen Aktivitäten 
 
  18 
 
oder Unterrichtsformen muss in ihrem Zweck stets deutlich erkennbar bleiben: Rückkehr in 
den regulären Schulbetrieb. 
Auch für die Lernstandorte haben sich im Schuljahr 2020/21 durch die Corona-Pandemie viele 
Einschränkungen ergeben. So wurden die SuS unter der Einhaltung de r Hygienekonzepte in 
kleineren Gruppen unterrichtet. Ein besonderer Schwerpunkt wurde bei der Ausarbeitung des 
Stundenplans auf einen täglichen Besuch des Lernstandortes gelegt, um diese Regelmäßigkeit 
und die Tagesstruktur der SuS weiter trainieren und festigen zu können. Der für die SuS sehr 
wichtige Teil des Sozialen Lernens musste neu konzipiert und an die Gegebenheiten vor Ort 
unter der Berücksichtigung der Hygienekonzepte angepasst werden. 
 
4.5 Ambulante Hilfen  
Ambulante Hilfen werden von der KOS als niederschwellige Unterstützung eingesetzt, wenn 
die SuS trotz Fehlzeiten und/oder passiver Unterrichtsverweigerung eine eingeschränkte An-
bindung an die Schule haben, mit dem Ziel diese auszubauen und zu festigen.  Die Hono-
rarkräfte treffen sich in der R egel ein bis mehrmals in der Woche mit „ihrem“ Jugendlichen. 
Ort, Zeit(-rahmen) und Inhalt der Hilfen sind  individuell sehr unterschiedlich und orientieren 
sich an den Bedürfnissen und Wünschen der Kinder und Jugendlichen und den, mit den Mit-
arbeitenden der KOS getroffenen Vereinbarungen . Typische Hilfen sind die Unterrichtsrefle-
xion, Hilfe beim Organisieren der Hausaufgaben, Hilfe bei der Strukturierung des Schul - und 
Unterrichtsalltages, Konzentrationsübungen, Organisation einer sinnvollen Freizeitgestaltung 
und eine Vermittlung im Umgang mit Konflikten im Elternhaus. Eine gelingende Reintegration 
in den Regelschulbetrieb oder eine anderweitige zielgerichtete Unterstützung durch die am-
bulante Begleitung zeichnet sich vor allem durch eine gute Kooperation unter den Beteiligten 
aus. Des Weitere ist es wichtig, klare und feste Absprachen untereinander zu treffen, um eine 
bestmögliche Unterstützung zu bieten. Es gestaltete sich aber weiterhin zunehmend schwie-
riger für die Mitarbeitenden der KOS, ausreichende Personen für diese Tätigkeit zu akquirie-
ren, obwohl man versuchte auf den unterschiedlichsten Plattformen, „Werbung“ für diese Tä-
tigkeit zu machen. Gerade im vergangenen Jahr mussten die Honorarkräfte teilweise ihre Tä-
tigkeiten auf Grund der Corona -Verordnungen anpassen oder zum Teil ganz aussetzen. 
Dadurch fehlte vielfach die Perspektive, sich in diesem Bereich zu bewerben oder die Tätigkeit 
als Honorarkraft anzutreten.  
 
5. Die Arbeit in Zahlen  
 
Von 254 SuS, die im Schuljahr 2020/2021 von der KOS betreut wurden (incl. Schulpflichtver-
letzungen im Homeschooling) waren 46,85% Mädchen, 52,36% Jungen und 0,79% Divers. Das 
durchschnittliche Alter bei Falleingang betrug 13,7 Jahre. Im Schnitt waren die S chülerinnen 
und Schüler damit um fast ein Jahr jünger, als im Schuljahr 2019/2020. Dieses könnte daran 
liegen, dass gerade jüngere SuS stärker an den Auswirkungen der Pandemie zu leiden hatten.  
33,46 % der SuS wohnten mit beiden Sorgeberechtigten im gleichen Haushalt, 33,47% wohn-
ten in einem Haushalt mit einem alleinerziehenden Sorgeberechtigten und 33,07% in Patch-
workfamilien oder Wohngruppen (hier auch ohne Angabe). Bei 9% der SuS wurde bereits im 
Vorfeld ein Sonderpädagogischer Förderbedarf festgestellt. Wie auch im vorherigen Schuljahr 
besuchten die meisten SuS eine Haupt - oder Realschule. Auffällig war eine Verdopplung der 
Meldungen von Osnabrücker Gymnasien. 
 
  19 
 
 
Wie bereits angemerkt, bezieht sich im vorliegenden Jahresbericht die zahlenmäßige Auswer-
tung auf das abgeschlossene Schuljahr 2020/2021.  
 
In den nachfolgenden Diagrammen werden die Gesamtkontakte der KOS dargestellt. Das Fall-
aufkommen wird differenziert nach Schulformen, Schulklassen und Alter. Ebenfalls dargestellt 
wird die Verteilung de r von der KOS betreuten SuS auf Osnabrücker Schulen und die Ergeb-
nisse des formalisierten Clearings. 
 
Die beiden Verlaufsdiagramme stellen die Entwicklung der gesamten Anzahl Schulpflicht ver-
letzender Schülerinnen und Schülern in der Stadt Osnabrück dar (w obei die Koordinierungs-
stelle Schulabsentismus lediglich mit den SuS aus den allgemeinbildenden Schulen arbeitet) , 
sowie die Anzahl der Schulpflichtverletzungsmeldungen im direkten Vergleich zu den durch 
pädagogische Intervention vermiedenen, eingestellten  Bußgeldverfahren. Die Unterschei-
dung dieser beiden Parameter ist in unserer Arbeit immer wieder von äu ßerster Wichtigkeit, 
da SuS mehrere Schulpflichtverletzungsanzeigen verursachen können. 
 
 
Gesamtkontakte der KOS (offener und formalisierter Zugang) im Schuljahr 2020/2021 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
198
56
Gesamtkontakte der KOS
Formalisierter Zugang
Offene Zugänge
 
  20 
 
Geschlecht 
 
 
 
 
 
Altersstruktur der Schülerinnen und Schüler bei Erstkontakt der KOS im Schuljahr 
2020/2021 (Das Durchschnittsalter bei Falleingang beträgt im Schuljahr 2020/2021 13,7 
Jahre) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
119; 47%
133; 52%
2; 1%
weiblich
männlich
divers
0,79%
10,24%
13,78%
20,87%
15,35%
17,72%
11,02%
3,94%
0,39%
10 11 12 13 14 15 16 17 18
Alter in Jahren
 
  21 
 
Wohnform der Schülerinnen und Schüler 
 
 
 
 
 
Sonderpädagogischer Förderbedarf 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
33%
34%
33% In der Ursprungsfamilie mit
beiden Sorgeberechtigten
Mit alleinerziehenden
Sorgeberechtigten
Patchworkfamilie,
Wohngruppe, keine Angaben
41%
9%
50% kein Förderbedarf
festgestellter Förderbedarf
unbekannt
 
  22 
 
Schulformen 
 
 
 
 
Verteilung der Schülerinnen und Schüler auf Jahrgangsstufen im Schuljahr 2020/2021 
 
 
 
 
                                      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
108
47
30 29 24
7 3
Hauptschule Realschule Förderschule Oberschule Gesamtschule Gymnasium Berufsschule
Schulformen
32
41
62
51
34
21
2 2 2
5 6 7 8 9 10 11 BBS SLK
Jahrgangsstufen
BBS: Berufsbildende Schulen
SKL: Sprachlernklasse
 
  23 
 
Verteilung der von der KOS betreuten Schülerinnen und Schüler auf Osnabrücker Schulen 
im Schuljahr 2020/2021 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
84
24
19
17
15
14
11
10
10
10
7
6
5
4
4
2
1
1
1
1
1
1
HAUPTSCHULE INNENSTADT
FELIX-NUSSBAUM-SCHULE
MÖSER REALSCHULE
SCHULE AN DER ROLANDSMAUER
ERICH- MARIA- REMARQUE REALSCHULE
SCHULEN LK OS
INTEGRIERTE GESAMTSCHULE EVERSBURG
HERMAN-NOHL-SCHULE
THOMAS-MORUS-SCHULE
GESAMTSCHULE SCHINKEL
DOMSCHULE
BERTHA-VON-SUTTNER REALSCHULE
WITTEKIND-REALSCHULE
SONSTIGE SCHULE (AUßERHALB STADT + LK OS)
GRAF-STAUFFENBERG-GYMNASIUM
ANNE-FRANK-SCHULE
ANGELASCHULE
RATSGYMNASIUM
CAROLINUM GYMNASIUM
ERNST-MORITZ-ARNDT-GYMNASIUM
BBS AM POTTGRABEN
BBS HASTE
Verteilung auf Schulen
 
  24 
 
Clearingverfahren vom FB 40 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ergebnis des formalisierten Clearingverfahrens im Schuljahr 2020/2021 
 
 
102
50
Ergebnisse der Clearingverfahren
eingestellte Verfahren
Einleitung OWI
152; 60%
102; 40%
Clearingverfahren vom Fachberereich Bildung, Schule 
und Sport
Clearing KOS
Clearing im Homeschooling
 
  25 
 
Entwicklung der Anzahl angezeigter Schulpflichtverletzungen (Summe aller Meldungen) im 
Vergleich zu den vermiedenen, eingestellten Bußgeldverfahren (durch vorrangig pädagogi-
sche Interventionen) 
 
 
 
Zu den 494 Claringfällen im Schuljahr 2020/2021 müssten die 102 Clearingfälle der KOS im 
Homeschooling hinzugerechnet werden, bei denen keine rechtlichen Konsequenzen erfolg-
ten, bei denen aber wie in vergleichbaren Clearingverfahren pädagogisch interveniert 
wurde. Damit steigt die Gesamtanzahl der Schulpflichtverletzungen auf 596 und ist damit auf 
dem gleichen Stand wie im Schuljahr 2019/2020.  
 
 
Entwicklung der Anzahl von Schulpflichtverletzern (Anzahl Personen) bezogen auf die Al-
tersgruppen „unter 14 Jahre“ und „ab 14 Jahre“   
 
 
533
596 557
472
524
674
483
703
611 611
700 659
779
596
494
48 60 90
167 173 211
152
232
167 130 145
222 203 185 192
Gesamtzahl angezeigter Schulpflichtverletzungen davon vermiedene Bußgeldverfahren
273 272
322
374
292 287 282
257
328
284 303
347 370
418
360
257
228 249 267
306
242 235
209 192
232 212 227
262 263
293
239
173
45 23
55 41 50 52 73 65
96 72 76 85 107 125 121
84
Gesamtzahl Personen davon ab 14 Jahre davon unter 14 Jahre
 
  26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Stadt Osnabrück
 
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Fa-
milien 
Fachdienst Jugend 
 
 
Koordinierungsstelle  
Schulabsentismus 
Große Gildewart 6-9 
49074 Osnabrück 
 
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
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Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
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Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
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Lernort „Auszeit“ 
Große Gildewart 6-9 
49074 Osnabrück 
 
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
 
März 2022 
Jahresbericht  
Schuljahr 2020/2021