Arbeitswelt im Wandel und Digitalisierung der Verwaltung  - Sachstandsbericht zu den Projekten Arbeitswelt im Wandel, Digitale Agenda und Einführung ServicePortal / Umsetzung Onlinezugangsgesetz (OZG)
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2020/5970
Datum: 2020-09-25
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/1
Stadt Osnabrück 18.09.2020 
Der Oberbürgermeister
Fachbereich Personal und Organisation
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2020/5970
öffentlich
Arbeitswelt im Wandel und Digitalisierung der Verwaltung 
- Sachstandsbericht zu den Projekten Arbeitswelt im Wandel, 
Digitale Agenda und Einführung ServicePortal / Umsetzung 
Onlinezugangsgesetz (OZG)
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 08.10.2020 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Digitalisierung (Querschnittsziel 2021-2030)
Sachverhalt:
In der Anlage wird zum Sachstand zu den Projekten Arbeitswelt im Wandel, Digitale Agenda 
und Einführung ServicePortal / Umsetzung Onlinezugangsgesetz (OZG) berichtet. Unter der 
Überschrift „Arbeitswelt im Wandel und Digitalisierung der Verwaltung“ wird ein Ausblick zu 
den daraus abgeleiteten Maßnahmen gegeben, die sich bereits in der Umsetzung befinden 
bzw. jetzt anstehen. 
Gez.
Michael Klesse
Anlage/n:
Sachstandsbericht „Arbeitswelt im Wandel und Digitalisierung der Verwaltung“ 
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Vorlage für OPGA am 08.10.2020
Arbeitswelt im Wandel und Digitalisierung der Verwaltung
- Sachstandsbericht zu den Projekten Arbeitswelt im Wandel, Digitale Agenda und 
Einführung ServicePortal / Umsetzung Onlinezugangsgesetz (OZG)-
1. Arbeitswelt im Wandel
1.1 Das Projekt Arbeitswelt im Wandel
Grundlage für die Arbeit des Projektteams Arbeitswelt im Wandel (AiW) ist der Projektauftrag 
aus September 2017. Als Ziel des auf zwei Jahre angelegten Projektes definiert der 
Projektauftrag die Optimierung des Personalmanagements und der zentralen und dezentralen 
Personalprozesse sowie die Einführung einer ganzheitlichen Personalmanagementsoftware 
zur Sicherung von ausreichendem und qualifizierten Personal in den zukünftigen Jahren.
Die demografische Entwicklung, die Digitalisierung der Arbeitswelt, ein verändertes 
Werteverständnis der (potentiellen) Mitarbeiter/-innen sowie ein sich aus verschiedenen 
Entwicklungen ergebener Druck in der sich wandelnde Aufgabenwahrnehmung bestimmen 
immer mehr die personelle Situation und die Personalarbeit bei der Stadt Osnabrück. Die sich 
hieraus ergebenden Veränderungen in der Personalarbeit der Stadt Osnabrück sollen im 
Rahmen des Projektes Arbeitswelt im Wandel ganzheitlich betrachtet und angegangen 
werden.
1.2 Umsetzungshorizont der aus dem Projekt abgeleiteten Maßnahmen 
Das Projekt wird trotz der coronabedingten Einschränkungen in der Projektarbeit und des 
intensiven Einsatzes einzelner Mitarbeiter u.a. in der Stabsarbeit, planmäßig zum 31.12.2020 
abgeschlossen werden. Die Ergebnisse des Projektes finden sich zusammengefasst im 
Projektbericht. 
Nachfolgend werden die zentralen Ergebnisse sowie ihr Umsetzungshorizont (Anlage 1) nach 
dem Ende des Projektes beschrieben.
-Wissensmanagement: Grundlage für die Überlegungen zum Wissensmanagement 
waren u.a. die bisherigen im Projekt Arbeitswelt im Wandel gesammelten Erfahrungen 
der Prozessaufnahme mit der Prozessmodellierungssoftware der PICTURE GmbH aus 
Münster. Diese Software wurde im Rahmen des Projektes zur Erfassung sämtlicher 
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Personalprozesse im Fachbereich Personal und Organisation eingesetzt. Ebenfalls 
wurden die dezentralen Personalprozesse aus Sicht der städtischen Fachbereiche und 
Eigenbetriebe beschrieben. Ziel war hierbei die Identifizierung von Bedarfen für die 
Einführung einer ganzheitlichen Personalmanagementsoftware (siehe hierzu auch 
unten unter Personalmanagementsoftware). 
In einem ersten Schritt könnten die bereits erfassten zentralen Personalprozesse dabei 
als Grundlage für den Aufbau eines systematischen digitalen Wissensmanagements 
im Rahmen eines Pilotprojektes bis zum Jahresende 2021 dienen und ausgebaut 
werden. Neben der qualitätsgesicherten Beschreibung der Geschäftsprozesse, die fast 
in der gesamten Verwaltung bis dato nicht existieren, sollten darüber hinaus auch 
Ansprechpartner, sogenannte Prozessowner, in den einzelnen Fachdiensten des 
Fachbereiches Personal und Organisation benannt werden. Es gilt, ein Bewusstsein 
für prozessuales Denken zu etablieren und einen IST-Stand aufzunehmen, der als 
Grundlage für die Sicherung bzw. Weiterentwicklung von Wissen genutzt werden kann. 
Prozessbeschreibungen werden als Instrument unabdingbar zur Analyse, Optimierung 
und schließlich zur kontinuierlichen Qualitätssicherung zu nutzen sein.
Das oben beschriebene Pilotprojekt zum Wissensmanagement hätte Vorbildcharakter 
für andere Bereiche der Stadtverwaltung. Darüber hinaus könnte im Rahmen eines 
weiteren in 2021 parallel beginnenden Pilotprojektes zum Age-Management explizites 
Wissen von altersbedingt ausscheidenden Mitarbeitenden, die über Expertenwissen 
verfügen, erfasst werden. Dieses zweite Pilotprojekt ist geeignet, den Fachbereichen 
das Thema Wissensmanagement sowie die hierfür gewählte Methode anhand 
ausgewählter Beispiele vorzustellen. Durch die Nutzbarmachung des Expertenwissens 
der ausscheidenden Mitarbeitenden ergibt sich ein unmittelbarer Vorteil für die 
Fachbereiche, z.B. hinsichtlich der Einarbeitung von Stellennachfolgern (ein von allen 
Dienststellen als sehr wichtiges Handlungsfeld in den nächsten Jahren identifiziert) 
oder der Qualitätssicherung von Bürgerservices.
Für die Etablierung eines systematischen Wissensmanagements zur Aufnahme von 
vorhandenem Fachwissen und Erfahrungswissen bei der Stadt Osnabrück wurde zum 
Stellenplan 2021 eine Vollzeitstelle im Fachdienst Organisation beantragt. 
Sie bildet auch die Schnittstelle zur ebenfalls beantragten Stelle für das städtische 
Bildungsmanagement im Fachdienst Personalentwicklung, zur konkreten 
Qualifizierung der städtischen Mitarbeitenden u. a. im Rahmen der Digitalisierung der 
Verwaltung. Gemeinschaftlich stellen sie ein abgestimmtes und aufeinander 
aufbauendes Prozess-, Wissens- und Bildungsmanagement des Fachbereiches 
Personal und Organisation dar.
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Eine weitere Schnittstelle besteht zum Fachbereich 010 und den dortigen Aufgaben im 
Rahmen der Digitalisierung der Verwaltung, Smart City und der Umsetzung des 
Onlinezugangsgesetzes (OZG).
-Kennzahlenbericht: Für die Entwicklung einer ganzheitlichen mittel- bis langfristigen 
Personal- und Organisationsentwicklung besteht die Notwendigkeit der Überarbeitung 
des städtischen Kennzahlenberichts. Dieser wird jährlich im Organisations-, Personal- 
und Gleichstellungsausschuss (OPGA) den Ausschussmitgliedern vorgestellt. Als 
mögliche Erweiterung des bisherigen Berichtsformats könnte z.B. eine Kennzahl zur 
Fluktuationsanalyse ergänzt werden. Die Überarbeitung des Kennzahlenberichtes wird 
ebenfalls im Jahr 2021 umgesetzt werden und wird elementare Grundlage bzw. 
Orientierung für die zukünftige Personalbedarfsplanung sein. Ohne systematische 
Empirie fehlen die Grundlagen für strategische Bewertungen, Planungen und 
Entscheidungen.
 
-Flexibilisierung der Arbeitszeit: Flankierend zum Projekt Arbeitswelt im Wandel ist 
eine Arbeitsgruppe zur Flexibilisierung der Arbeitszeit mit den Themen der Telearbeit 
und dem mobilen Arbeiten gegründet worden. Im Mittelpunkt dieser Arbeitsgruppe 
stand die Erstellung einer Dienstvereinbarung zur Telearbeit bzw. zum mobilen 
Arbeiten. Eine zusätzliche Bedeutung hat das Thema Telearbeit durch die Corona-
Pandemie erhalten, da hierdurch bedingt viele Mitarbeitende der Stadtverwaltung 
bereits die Möglichkeit des Arbeitens von zu Hause genutzt haben. Dies zeigt sich 
beispielhaft daran, dass im Zeitraum von Mitte März bis Mitte Juni 2020 im Durchschnitt 
täglich 309 Kolleginnen und Kollegen von zuhause gearbeitet haben. In der Spitze 
nutzten im April 2020 insgesamt 444 städt. Mitarbeitende ihren häuslichen Arbeitsplatz. 
Eine Dienstvereinbarung zur alternierenden Telearbeit, die die arbeitsrechtlichen 
Rahmenbedingungen für die Arbeit im Homeoffice setzt, konnte im Rahmen einer 
Arbeitsgruppe unter Beteiligung der Personalvertretung und Mitarbeitenden 
erfreulicherweise bereits im Herbst des Jahres 2020 abschließend vorbereitet werden 
und steht nun kurz vor dem Abschluss. Dies ist nur ein notwendiger Zwischenschritt, 
bis zum Ende des Jahres sollen die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten besprochen 
und definiert worden sein. 
-Personalmanagementsoftware: Die Auswahl und Einführung einer ganzheitlichen 
Personalmanagementsoftware (PMS), die die bestehenden Systeme der 
Stadtverwaltung teilweise ablöst und inhaltlich um weitere Komponenten ergänzt, war 
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der Kerninhalt des Projektauftrages. Über den gesamten Projektzeitraum hinweg 
wurden die Anforderungen an eine entsprechende Software definiert. Grundlage hierfür 
war dabei u.a. die Erfassung der Personalprozesse im Fachbereich Personal und 
Organisation (siehe hierzu auch oben unter Wissensmanagement). Im Herbst des 
laufenden Jahres können aufbauend auf den definierten Anforderungen erste 
Marktsichtungen in Form von Präsentationen vor Ort mit den Softwareherstellern 
stattfinden.
Gesichtet werden im Oktober 2020 PMS-Produkte mit einem großen 
Funktionsumfang, die die Besonderheiten des Öffentlichen Dienstes und die im 
Projekt zusammengetragenen und beschriebenen Anforderungen an die 
zukünftige städtische Personal- und Organisationsarbeit möglichst umfangreich 
und effizient abdecken. 
Die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden Aufschluss darüber geben, ob 
für bestimmte Anforderungen und Themenstellungen auf zusätzliche bzw. 
ergänzende Produkte zurückgegriffen werden muss, die evtl. nicht über die 
vorgestellten PMS-Produkte abgedeckt werden können. Diese Themenfelder 
werden mit einer kurzfristigen Marktsichtung geklärt.
Insbesondere soll neben der Kernkompetenz im Bereich der Payroll vor allem 
ein Augenmerk auf die Anforderungen für die zukünftige Personal- und 
Organisationsentwicklung, eine moderne Zeitwirtschaft, so wie auf flexible und 
umfassende Auswertungsmöglichkeiten gelegt werden. 
Im Frühjahr 2021 soll eine Gesamtstrategie / -architektur entwickelt sein, auf 
deren Grundlage die notwendigen Entscheidungen getroffen und Maßnahmen 
herbeigeführt werden können.
Ziel ist es, mit Hilfe einer ganzheitlichen Personalmanagementsoftware für eine 
Datengrundlage / Empirie zu sorgen, die zum einen dem klassischen 
Personalmanagement dienen wird. Zum anderen wird sie eine gezielte 
Personalbedarfsplanung ermöglichen, auf die eine systematische mehrjährige 
Personal- und Organisationsentwicklung, die es bisher nicht gibt, gegründet werden 
kann. In einem weiteren Schritt ist eine Verzahnung mit den strategischen Zielen der 
Stadt anzustreben.
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Den Fachbereichen, Eigenbetrieben und Referate soll es ermöglicht werden, 
eigenständig auf die erforderlichen Daten ihren Mitarbeitenden zugreifen zu können. 
Eine Effizienzsteigerung in der Personalarbeit wird erreicht, da es keine doppelte 
Datenhaltungen mehr geben und eine zeitnahe Bearbeitung und Informationsabfrage 
ermöglicht werden wird. Ebenfalls werden als Beteiligte auch die internen Gremien, wie 
Gesamtpersonalrat und Schwerbehindertenvertretung, in den digitalen 
Personalprozess integriert sein, der transparent und datenschutzrechtlich abgesichert 
sein wird. 
Zudem werden die Voraussetzungen für eine gezielte Personalentwicklung gelegt. 
Aufbauend auf eine strukturierte Personalbedarfsplanung mittels einer ganzheitlichen 
PMS sollten Kompetenzen entwickelt und Talente gezielt fördern werden, die z.B. den 
Anforderungen an eine digitale Verwaltung entsprechen. Diese Anforderungen werden 
u. a. auch durch die beginnende Umsetzung des Onlinezugangsgesetztes (siehe Ziffer 
3) oder den Anforderungen an ein alternsgerechtes (gesundes) Arbeiten beschrieben 
werden. Die Anlage 2 beschreibt hierzu einen Entwurf zu den Anforderungen an ein 
städt. Prozess-, Wissens- und Bildungsmanagement im Rahmen einer ganzheitlichen 
Personal- und Organisationsentwicklung unter Berücksichtigung eines Age-
Managements.
Neben dem oben beschriebenen Aufbau eines stadtweiten Wissensmanagements 
über Prozessbeschreibungen und einem überarbeiteten Kennzahlenbericht wird mit 
den über die Personalmanagement-Software gewonnenen Personaldaten ein 
Grundstein gelegt. Er kann Ausgangspunkt zur Analyse und Optimierung der 
stadtweiten Verwaltungsaufgaben sein und die Anforderungen an zukünftig geforderte 
Kompetenzen beschreiben. 
Ziel muss es sein, systematische und alltagstaugliche Voraussetzungen für eine 
mehrjährige (strategische) Personal- und Organisationsentwicklung zu schaffen.
2. Digitale Agenda
2.1 Motivation 
Mit dem Ratsbeschluss vom 12. Juni 2018 hat der Rat der Stadt Osnabrück die Verwaltung 
beauftragt das Projekt „Digitale Agenda – Osnabrück Übermorgen“ unter Beteiligung der 
Fachbereiche und Eigenbetriebe der Stadt durchzuführen. Für das Projekt stehen für zwei 
Haushaltsjahre (2019-2020) insgesamt 250.000 Euro zur Verfügung. Hierfür wurde eine 
befristete Projektleitung eingestellt. 
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Auf Grundlage des Projektauftrages ergeben sich folgende Ziele: Das erste Ziel, Transparenz 
und Akzeptanz, bildet den Rahmen des Gelingens einer Digitalen Agenda für Osnabrück und 
beschäftigt sich mit der Sensibilisierung aller Beteiligten für die Bedeutung des Themas. Es 
stellt die Wichtigkeit der konsequenten Beteiligung dieser in allen Phasen des Projektes dar. 
Zweitens muss das Projekt eine Basis für Digitalisierungsaktivitäten schaffen, indem es eine 
umfangreiche und systematische Analyse durchführt. Diese muss neben technischen 
Aspekten auch organisatorische und gesellschaftliche Rahmenbedingungen und Trends 
sowie Herausforderungen betrachten. Drittens müssen jene Ziele und Wirkungen definiert 
werden, die mit Hilfe digitaler Strategien erreicht werden sollen. Da die Digitale Agenda die 
Wege zu ihrer Erreichung formuliert, strukturiert viertens ein Maßnahmenprogramm die 
Umsetzung. Fünftens muss schließlich ein prozessbegleitendes Monitoring aufgebaut 
werden, welches die Überprüfung der Zielerreichung sichergestellt. 
Schließlich muss fortwährend das Vorgehen und die Erarbeitung der Projektziele am ersten 
Ziel der Transparenz- und Akzeptanzschaffung orientiert werden, da dieses den positiven 
Projektverlauf mitbestimmt. Denn ein Veränderungsmanagement und das Erarbeiten agil-
lernender Organisations- und Verwaltungsstrukturen sind Voraussetzungen für die 
Bewältigung der Digitalen Transformation. Weiterhin muss die organisatorische Verankerung 
und Umsetzung (z.B. Programmmanagement, Personalbedarfe) adressiert werden. Umso 
wichtiger ist es, den Kulturwandel und eine Sensibilisierung für das Thema Digitalisierung 
frühzeitig zu initiieren, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu motivieren und sie 
konsequent einzubeziehen. Somit können frühzeitig vorhandene Ängste genommen und die 
Akzeptanz für erforderliche Veränderungen geschaffen werden.
2.2 Aktueller Stand 
Das Projekt Digitale Agenda - Osnabrück Übermorgen startete im Jahr 2019 mit einer 
Konzeptionierung einer Smart City Strategie sowie der Beteiligung am Förderaufruf „Smart 
Cities“ der Bundesregierung. Dies sollte zum einen der Zieleanalyse, Ziele & Wirkungen sowie 
Vision dienen, zum anderen eine weitere Finanzierung geplanter Smart City Aktivitäten 
darstellen. 
Parallel zur Antragsstellung wurde die Digitale Woche Osnabrück als Projekt zur Schaffung 
von Transparenz und Akzeptanz realisiert. Ziel war es mit der Digitalen Woche nicht nur die 
Osnabrückerinnen und Osnabrücker auf das Thema Digitalisierung aufmerksam zu machen 
sowie für neue Aspekte des alltäglichen Lebens zu sensibilisieren, sondern auch die 
Mitarbeitenden der Stadtverwaltung aktiv an der digitalen Transformation zu beteiligen. Allen 
städtischen Mitarbeitenden wurde angeboten, während der Arbeitszeit im Rahmen von zwei 
Zeitstunden an Digitalisierungsveranstaltungen teilnehmen. U.a. beinhaltete die Digitale 
Woche ein Bürgerlabor, in welchem Bürgerinnen und Bürger ihre Ideen für das Smarte 
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Osnabrück 2030 entwickeln konnten. Ideen aus dem Bürgerlabor fließen in die Empfehlungen 
des Projektes Digitale Agenda ein. Neben dem Bürgerlabor gab es zahlreiche weitere 
Veranstaltungen zu Themen wie digitaler Souveränität, IT-Sicherheit, Bildung, Gesundheit, 
dem Ausprobieren von neuen Technologien und dem Initiieren von Netzwerken. Besonders 
erfreulich ist zudem die Auszeichnung „Digitaler Ort Niedersachsen“ mit dem die Stadt 
Osnabrück am 24. Juni 2020 für das Format geehrt wurde. Die Auszeichnung, welche durch 
das Niedersächsische Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung verliehen 
wird, ehrt Initiativen, Projekte und Einrichtungen, die sich mit ihrem Engagement im Kontext 
Digitalisierung besonders verdient machen und den digitalen Wandel Niedersachsen aktiv 
mitgestalten. Osnabrück ist bislang die einzige Kommune, die diese Auszeichnung erhalten 
hat. 
Seit September 2019 wurde mit der Planung von integrativen und partizipativen Workshops 
zur Ausgestaltung der Digitalisierungsstrategie begonnen. Ziel war es gemeinsam mit den 
Fachbereichen, der Bürgerinnen und Bürgern, Vertreterinnen und Vertretern aus Wissenschaft 
und Wirtschaft sowie der Konzernfamilie Inhalte und zukünftige Projektmaßnahmen zu 
entwickeln und so priorisieren. Zunächst wurden vier thematische Schwerpunkte gesetzt: 
Digitale Services und Organisation, IT-Sicherheit und Open Data, Zukunftswerkstatt Smart 
City sowie ein breiter Bürgerbeteiligungsansatz. Ursprünglich sollten die Workshops im März 
2020 starten. Auf Grund der Corona-Pandemie wurden diese jedoch zunächst verschoben und 
derzeit auf unbestimmte Zeit ausgesetzt. 
Darüber hinaus wurde ebenso im September 2019 mit den Vorbereitungen einer Studie „Wie 
digital ist die Stadtverwaltung Osnabrück?“ begonnen, um eine detaillierte Analyse der 
Digitalisierungsaktivitäten innerhalb der Stadtverwaltung ermöglichen zu können. Auf Grund 
des Pandemiegeschehens wurde die Frist zum Ausfüllen des Fragebogens deutlich verlängert 
(ursprünglich Ende März, final Anfang Juni 2020). 81 Führungskräfte der Stadtverwaltung 
haben sich an der Studie beteiligt. Diese ist vollständig ausgewertet und wird vermutlich im 
Oktober 2020 veröffentlicht. 
Für den Abschlussbericht des Projektes ist es geplant die Studienergebnisse mit den 
Befragungen und Interviews innerhalb der Fachbereiche zu kombinieren, um Meilensteine für 
die Verwaltungsdigitalisierung in den nächsten Jahren zu definieren. Der Abschlussbericht 
zum Projekt wird mit Ende des Projektes im Dezember 2020 vorliegen. 
Die Vorbereitungen für die Digitale Woche 2020 starteten bereits im Januar 2020 mit einem 
sehr erfolgreichem Netzwerktreffen, bei welchem sich Unternehmer, Forschende und weitere 
Engagierte zu Themen der Digitalisierung und der Gestaltung der Digitalen Woche 
austauschten. Erste Gespräche für Veranstaltungsformate, u.a. ein Kongress zum Thema 
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Künstliche Intelligenz vom Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und 
Digitalisierung, wurden bereits geführt und mit den Planungen gestartet. Auf Grund der 
Corona-Pandemie wurden die Digitale Woche 2020 pausiert. 
Wie bereits im Jahr 2019 wurde durch das Projekt Digitale Agenda die Teilnahme am 
Förderaufruf „Smart Cities“ des Bundesministeriums des Inneren, für Bau und Heimat 
koordiniert. Unter Einbindung der Gemeinden Hagen am Teutoburger Wald und Bissendorf 
sowie der Samtgemeinden Fürstenau, Artland und Neuenkirchen soll in den nächsten beiden 
Jahren eine Smart Region Strategie für den Raum Osnabrück erarbeitet werden, die in einer 
daran anschließenden Umsetzungsphase fünf Jahre erprobt werden soll. Durch den positiven 
Bescheid der Bundesregierung stehen hierfür rund 3,45 Millionen Euro Fördergelder zur 
Verfügung. Der Eigenanteil von 35 Prozent wird jeweils zu 50 Prozent auf die Stadt Osnabrück 
und zu jeweils 25 Prozent auf die Stadtwerke Osnabrück AG und SWO Netz GmbH verteilt, 
so dass dem Projekt Smart Region Osnabrück insgesamt 5.311.181,03 Euro zur Verfügung 
stehen. 
2.3 Ausblick
Durch die geplante organisatorische Veränderung im Fachdienst Informationstechnik wird das 
Thema Digitalisierung weiter gestärkt. Derzeit ist geplant für den Bereich Smart City 
Management eine Planstelle sowie für den Bereich Digitale Verwaltung zwei Planstellen zu 
schaffen. Vorausgesetzt der Stellenbewilligung, wird sich hieraus nicht nur eine 
Beschleunigung des Themas ergeben, durch die gesteigerte Anzahl an Personen können 
weitaus mehr Themen angepackt werden. 
Grundlegend gilt es im Bereich Smart City Management das Gelingen des durch den Bund 
geförderten Projektes zu bewerkstelligen, da als Modellkommune „Smart City“ auch eine 
Verantwortung an die Stadt Osnabrück gestellt wird. Hierbei soll primär eine 
Beteiligungsplattform verwirklicht werden, die Bürgerbeteiligung auf neue digitale Arten 
ermöglicht. Darüber hinaus sollen über eine kommunale Datenplattform Themen wie Open 
Data gefördert werden. 
Die bereits gestarteten Projekte wie Digitale Woche Osnabrück gilt es auch im Sinne eines 
andauernden Pandemiegeschehens weiterzuentwickeln, bspw. als virtuelle Veranstaltungen. 
Auch müssen außerhalb dieses Formates weitere Möglichkeiten zum Austausch zu Themen 
rund um die Smart City geschaffen werden. Schließlich gilt es das bereits erarbeitet Konzept 
der Smart City Osnabrück unter Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger, der Zivilgesellschaft, 
Wissenschaft und Wirtschaft zu entwickeln und zu verfeinern. 
Im Aufgaben Bereich „Digitale Verwaltung“ sollen weitere Hilfestellungen für die Fachbereiche 
erarbeitet werden, um Digitalisierungsprojekte weiter, besser und schneller umzusetzen. Auch 
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wird es eine weitere Aufgabe sein, eine Digitalisierungsstrategie für die Stadtverwaltung 
Osnabrück auszuarbeiten. Hierbei muss im Rahmen eines integrierten Ansatzes darauf 
geachtet werden, vielfältige Schnittstellen zu einzelnen Verwaltungsbereichen gemeinsam 
weiter zu entwickeln.
3. Einführung ServicePortal und Umsetzung Onlinezugangs-
gesetz (OZG) 
Das sogenannte Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis 
spätestens 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale 
anzubieten. Aus Sicht des Bürgers bedeutet dies, dass er sämtliche Verwaltungsleistungen 
der Behörden online (z.B. per Smartphone) und rund um die Uhr in Anspruch nehmen kann, 
ohne dass er dafür die Behörde aufsuchen muss. 
Die Verwaltung der Stadt Osnabrück hat zum Ende September 2020 ein ServicePortal 
eingeführt, in dem alle Leistungen der Verwaltung gebündelt werden. 
Mit der Einführung des ServicePortals ist zunächst die Zielsetzung verbunden, das Auffinden 
von Dienstleistungen und Angeboten für Bürger, Unternehmen und Institutionen zu erleichtern. 
Dies gilt insbesondere für die bereits vorhandenen Möglichkeiten, Leistungen teilweise oder 
vollständig online in Anspruch nehmen zu können. Darüber hinaus wird über das ServicePortal 
eine einfache und sichere digitale Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürgern 
ermöglicht.
Parallel zur Einführung des ServicePortals hat im November vergangenen Jahres die Arbeit in 
den Fachbereichen begonnen, den aktuellen Stand der Digitalisierung des Angebots an 
Bürger und Unternehmen systematisch zu erheben. Rund 12% unserer Leistungen sind schon 
auf einem sehr hohen digitalen Niveau. In Gesprächen mit den Fachbereichen wurden 
Grobkonzepte für die weitergehende Digitalisierung des Leistungsangebots entwickelt, bei 
denen insbesondere die rechtlichen und technischen Möglichkeiten der Umsetzung im 
Zusammenspiel mit den jeweiligen Fachverfahren evaluiert wurden.
Gleichzeitig beinhalten die Konzepte Optimierungen der Abläufe, die sich auf Grund der 
Möglichkeiten der Digitalisierung ergeben (z.B. Reduzierung von persönlichen Terminen durch 
Voraberfassung und -prüfung der Antragsdaten). Die Leistungen wurden an Hand 
verschiedener Kriterien wie z.B. Fallzahlen priorisiert, so dass eine Fokussierung für das 
weitere Vorgehen möglich ist.
Aufbauend auf dem ServicePortal wird es bis Ende 2022 darum gehen, das digitale Angebot 
der Stadtverwaltung im Sinne des Onlinezugangsgesetzes kontinuierlich auszubauen und zu 
erweitern. 
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Wichtig war und ist den Verantwortlichen im Fachbereich Personal- und Organisation, 
alle Themen im Dialog mit den Dienststellen und Gremien zu bearbeiten, um so 
Transparenz und Akzeptanz zu fördern.
gez. M. Klesse
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Anlage 1: Projektübersicht AiW

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Anlage 2: Diagramm zu Prozess., Wissens- und Bildungsmanagement im Rahmen einer ganzheitlichen Personal- und Organisationsentwicklung 
unter Berücksichtigung eines umfassenden Age-Managements