Terminvergabe in der Ausländerbehörde - aktuelle Situation
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2017/1265
Datum: 2017-09-14
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/5
Stadt Osnabrück 23.08.2017 
Vorstand für Städtebau, Umwelt, Ordnung
Fachbereich Bürger und Ordnung
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2017/1265
öffentlich
Terminvergabe in der Ausländerbehörde - aktuelle Situation
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Feuerwehr und Ordnung 20.09.2017 Ö Kenntnisnahme
 Sozial- und Gesundheitsausschuss 28.09.2017 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
Sachverhalt:
Die Situation in der Ausländerbehörde ist seit Jahren geprägt von steigenden Fallzahlen, 
einhergehend mit einer massiven Arbeitsverdichtung und einer ständigen Fluktuation unter 
den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Um hier eine Verbesserung der allgemeinen Rahmenbedingungen für die tägliche Arbeit 
herbeizuführen wurde zum 04.04.2016 die Terminvergabe eingeführt. 
Seit der Einführung der Terminvergabe sieht sich die Ausländerbehörde mit diversen 
Problemen konfrontiert und versucht kontinuierlich, diesen entgegen zu steuern. 
Hauptkritikpunkt beim System der Terminvergabe ist die Schwierigkeit, einen kurzfristigen 
Termin in der Ausländerbehörde zu erlangen. 
Zunächst ist hier der auch seitens der Verwaltung nicht erwartete „Ticket-Tourismus“ zu 
nennen, der innerhalb kürzester Zeit dazu führte, dass sämtliche Termine über einen langen 
Zeitraum ausgebucht waren. Diese hierdurch entstandene „Bugwelle“ konnte bis zum 
heutigen Tag nicht aufgefangen werden. Erst wenn dauerhaft über einen langen Zeitraum 
ausreichend Personal zur Verfügung steht, wird man arbeitstäglich entsprechend viele 
Termine zur Verfügung stellen können, so dass dieser Vorlauf sich nicht weiter aufbaut bzw. 
von den Bürgern für die Zukunft nicht benötigt wird. 
Der Personalbestand in der Ausländerbehörde ist trotz neu zugewiesener Planstellen nach 
wie vor nicht konstant.
Im Bereich der Ausländerbehörde ist aufgrund der hohen Arbeitsbelastung immer schon eine 
hohe Fluktuation zu verzeichnen gewesen. Dieses ist auch aktuell wieder ein Thema. Konnte 
noch im November 2016 berichtet werden, dass von den 10 in der Ausländerbehörde zu 
besetzenden Planstellen 2 Stellen vakant seien und erst ab Anfang 2017 sowie Sommer 
2017 besetzt werden können, ist festzustellen, dass aktuell erneut 2 Planstellen zu besetzen 
sind, da die bisherigen Stelleninhaber sich auf andere Stellen beworben haben. In der Praxis 
bedeutet das, dass die im Januar 2017 in der Ausländerbehörde angefangene Mitarbeiterin 
gerade so weit ist, dass eine intensive Begleitung bei der Einarbeitung nicht mehr 
erforderlich ist. Statt dass nun aber wieder mehr Termine angeboten werden können, wird 
demnächst erneut Personal wegen der nächsten Einarbeitungsphase gebunden sein.
Die beiden Anfang des Jahres zusätzlich genehmigten Einsatzkraftstellen sind zwar seit dem 
01.04.2017 besetzt, konnten aber aufgrund der aktuellen Entwicklungen nicht für die 
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Terminvergabe, also im Schalterbereich, eingesetzt werden, sondern sind dem Bereich der 
Visa-Sachbearbeitung und dem Bereich der Aufenthaltsbeendigung zugeordnet worden. 
Auch im Bereich der Hintergrundsachbearbeitung gibt es personelle Engpässe. So ist die 
Stelle des Teamleiters seit Oktober 2016 vakant. Mit einer Nachbesetzung kann ab Anfang 
September 2017 (somit nach fast einem Jahr!) gerechnet werden. 
Eine Verbesserung ist hier somit immer noch nicht zu verzeichnen und in absehbarer Zeit 
auch nicht zu erwarten.
Zudem ist festzustellen, dass bei der Planung der Terminvergabe eine derartige Entwicklung 
bei den Fallzahlen in diesem Ausmaß nicht voraussehbar war. 
Nachfolgend eine Übersicht der Entwicklung diverser Fallzahlen:
Entwicklung Ausländerzahlen
31.12.2014 31.12.2015 31.12.2016 31.07.2017
Ausländer EU 7472 8449 9245 9042 
Ausländer Drittstaat 10053 12044 13367 13519
Ausländer insg. 17525 20493 22612 22561
Entwicklung Flüchtlingszahlen
(seit Inbetriebnahme der Datenbank Flüchtlinge) 
20.01.2016 15.07.2017 15.12.2017 01.08.2017
Flüchtlinge 2131 2675 3049 3471
Familiennachzug 386 410 518 656
Über die insgesamt sprunghaft angestiegenen Flüchtlingszahlen wurde bereits mehrfach 
berichtet. Dieses spiegelt sich auch in der Gesamtzahl der in Osnabrück lebenden Ausländer 
wieder. 
Die Entwicklung der Flüchtlingszahlen seit Einführung der Terminvergabe macht noch einmal 
deutlich, dass auch wenn im letzten Jahr in der Öffentlichkeit die Wahrnehmung darauf 
fokussiert war, dass die Flüchtlingszahlen rückläufig seien, dieses nicht der Realität 
entspricht. Lediglich im Bereich der Zuweisungen gab es in der ersten Jahreshälfte eine 
leichte Entspannung.
Zuweisungen
2015 2016 2017 (bis Ende 
07/17)
868 862 242
Neben diesen gestiegenen Fallzahlen ist auch die weitere Entwicklung nicht 
prognostizierbar.
Darüber hinaus haben die Flüchtlingsbewegungen innerhalb Europas, die unter die sog. 
Dublin III-VO fallen, extrem stark zugenommen. 
Auch hier ist die Zahl der zurückzuführenden Personen erheblich gestiegen. 
So befinden sich aktuell in Osnabrück 157 Personen, welche nach der Dublin-III-VO rück zu 
überstellen sind.
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Dieses bedeutet in der Folge, dass eine Sachbearbeiterin, die für die „normale“ 
Sachbearbeitung im Rahmen der Terminvergabe vorgesehen war, nunmehr ausschließlich 
mit der Rückführung der sog. Dublin-Fälle betraut ist. 
Auch das Niedersächsische Innenministerium hat mittels Erlass die Ausländerbehörden dazu 
angehalten, sich personell und organisatorisch auf die steigenden Fallzahlen im Bereich der 
Aufenthaltsbeendigung einzustellen.  
Weiter ist festzustellen, dass die Zahl der vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge 
(BAMF) beschiedenen Asylanträge durch eine dortige erhebliche Personalaufstockung 
deutlich gestiegen ist. So hat das BAMF im Jahr 2016 insgesamt fast 700.000 Asylanträge 
beschieden. Für 2017 wird ein ähnlich hohes Niveau erwartet (hier ein Link zu einer 
aktuellen Pressemitteilung des BMI dazu 
http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/DE/2017/07/asylantraege-juni-
2017.html).
Dieser Anstieg bei den Bescheiden führt aber aus verschiedenen Gründen zu vermehrt 
notwendigen Vorsprachen in der Ausländerbehörde, z.B.:
 Asylbegehren wird stattgegeben 
 Ausländer spricht zwecks Bestellung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT) 
vor
(besondere Schwierigkeit: Der Ausländer benötigt diesen Termin kurzfristig, weil 
sich andere Institutionen nicht mit einer eigens von der Ausländerbehörde 
gefertigten Bescheinigung über den aktuellen Aufenthaltsstatus, welcher im 
Grunde kraft Gesetz gilt, zufrieden geben)
 Abholung eAT
 Ausländer benötigt ggf. Beratung zwecks Familiennachzug
 Beteiligung der Ausländerbehörde im Visa-Verfahren zum Familiennachzug
 Vorsprache der Familie zwecks Anmeldung / Erteilung eAT 
oder
 trotz Anerkennung des subsidiären Schutzes klagt der Ausländer gegen die 
Entscheidung des BAMF
 im Falle einer sehr wahrscheinlichen positiven Entscheidung des 
Verwaltungsgerichtes spricht der Ausländer erneut vor, es kommt zu einer 
erneuen Beantragung eines eAT mit anderer Rechtsgrundlage
 Asylbegehren wird abgelehnt 
 Klärung Beendigung Aufenthalt (freiwillige Ausreise?)
 Klageverfahren gegen Entscheidung des BAMF anhängig 
 Bei negativem Ausgang des Klageverfahrens 
Vorbereitung von aufenthaltsbeendenden Maßnahmen
 Prüfung PEP-Beschaffung
 Prüfung Versagung Erwerbstätigkeit bei fehlender Mitwirkung
 Einleitung Abschiebung 
Somit fallen sowohl bei positiv als auch bei negativ beschiedenen Asylverfahren weitaus 
mehr Vorsprachen an als bei sonstigen aufenthaltsrechtlichen Verfahren. 
Die steigenden Fallzahlen und die Abarbeitung sämtlicher Termine rund um das Thema 
Flüchtlinge hat einen so großen Raum eingenommen, dass der Service der 
Ausländerbehörde für diejenigen Ausländer, die seit vielen Jahren mit rechtmäßigem 
Aufenthalt in Osnabrück leben, stark eingeschränkt ist. 
Dieses führt zu verständlichem Frust auf Seiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und 
gleichermaßen zu erhöhter Unzufriedenheit der Kunden. Die deswegen entstehenden 
Gespräche wiederum binden viel Zeit, welche an anderer Stelle dringend benötigt wird. 
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Darüber hinaus werden an die Ausländerbehörden seitens des Gesetzgebers immer mehr 
Gesetzesänderungen und entsprechende Erlasse in immer kürzeren Zeitabständen 
weitergegeben. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben kaum noch die Zeit, sich auf die 
neuen rechtlichen Vorgaben einzulassen. 
Die aktuellste zu erwartende Änderung ergibt sich aus den der Ausländerbehörde kürzlich 
übersandten Anwendungshinweisen des Bundesministerium des Innern zu § 60 a 
Aufenthaltsgesetz. Werden die nach dem Willen des Gesetzgebers vorgegebenen 
Handlungsanweisungen auch im Land Niedersachsen umgesetzt werden – das Land kann 
hierüber entscheiden, da die Ausführungsbestimmungen des Bundes ohne Beteiligung des 
Bundesrates erlassen wurden -, bedeutet dieses, dass zukünftig noch mehr Vorsprachen 
zwingend erforderlich sein werden.
Konnte bislang z.B. eine Duldung für ausreisepflichtige Personen, welche aus rechtlichen 
oder tatsächlichen Gründen nicht abgeschoben werden können, für drei Monate verlängert 
werden, so darf die Duldung nach derzeitigen Überlegungen zukünftig nur noch für einen 
Monaten ausgestellt werden, wenn der Ausländer bei der Beschaffung von Heimatpässen 
nachweislich nicht mitgewirkt hat. In diesen Fällen muss sodann bei folgenden Vorsprachen 
darüber hinaus auch ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden. Aktuell ist von über 
400 Personen auszugehen, die hiervon betroffen sind. Dies bedeutet also eine nochmalige 
deutliche Steigerung der Vorsprachezahlen. Bei diesen Vorsprachen kann darüber hinaus 
schon jetzt eingeplant werden, dass aufgrund der hieraus resultierenden Diskussionen ein 
größeres Zeitfenster benötigt wird als bisher für die reine Duldungsverlängerung.
Gleichwohl sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ausländerbehörde trotz der 
angespannten Situation und trotz den negativen Darstellungen der Terminvergabe in der 
Öffentlichkeit nach wie vor sehr engagiert und hoch motiviert, möglichst vielen Wünschen 
und Anliegen der Ausländer gerecht zu werden. Dieses wird bedauerlicherweise von vielen 
Stellen nicht ausreichend gewürdigt. 
Es finden im Team der Ausländerbehörde konsequent Überlegungen statt, mit welchen 
Maßnahmen die Situation für alle Beteiligten erleichtert werden kann und womit 
insbesondere auch den durchaus wichtigen Belangen der Kunden Rechnung getragen 
werden kann. 
So hat sich z.B. aus einer einmaligen Sonderaktion heraus ein sog. „Abholtag eAT“ in etwa 
einmal im Monat etabliert. Konkret bedeutet dies, dass den Ausländern bei der Beantragung 
ihres Aufenthaltstitels bereits mitgeteilt wird, an welchem Tag sie (oder eine von ihnen 
bevollmächtigte Person) den Aufenthaltstitel ohne vorherige Vereinbarung eines Termins 
wieder abholen können. Dieses Angebot wird sehr gut angenommen und erfährt auch 
regelmäßig ein sehr positives Feedback durch die Ausländer. 
Diese Abholtage haben den Vorteil, dass keine weiteren Termine in der regulären 
Terminvergabe vergeben werden müssen.
Vor Beginn der Sommerferien hat zudem eine Mitarbeiterin, welche ausschließlich mit der 
Visa-Sachbearbeitung betraut ist, Verpflichtungserklärungen / Einladungen von Bürgern 
entgegengenommen und geprüft, damit diese rechtzeitig noch zur Urlaubszeit ihre Freunde 
und Verwandten einladen konnten. Dieses Angebot kann leider aufgrund der massiv 
gestiegenen Fallzahlen in der Visa-Sachbearbeitung dauerhaft nicht angeboten werden. 
Darüber hinaus werden die ausländischen Studierenden sowohl der Universität Osnabrück 
als auch der Hochschule Osnabrück mit Sonderaktionen und Sonderterminen bedient. 
Bei beiden Fakultäten gehen zwei Mitarbeiter/innen der Ausländerbehörde zu Beginn des 
jeweiligen Semesters (WS/SS) zur sog. „Welcome week‘‘ und nehmen dort die 
Anmeldeunterlagen, Passkopien, etc. entgegen. Sodann werden mit den Studierenden in 
Sonderaktionen (getrennt nach Hochschule und Universität) außerhalb der regulären 
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Öffnungszeiten der Ausländerbehörde die Aufenthaltstitel beantragt. Gleichfalls wird hier 
eine Sonderöffnung für die Abholung der Aufenthaltstitel angeboten. 
Auch zu erwähnen ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer wieder in dringenden 
Fällen auch Termine außerhalb der Öffnungszeiten anbieten. Leider ist hierzu jedoch 
anzumerken, dass allein bei einer Mitarbeiterin innerhalb weniger Tage drei von vier solcher 
Termine, welche seitens der Ausländer als enorm wichtig deklariert wurden, dann 
unentschuldigt doch nicht wahrgenommen wurden. 
Von derartigen Erfahrungen berichten bedauerlicherweise alle Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter mit wiederkehrender Regelmäßigkeit.
Auch eine Auswertung der statistischen Zahlen bestätigt diesen Eindruck. So wurden im 1. 
Halbjahr 2017 im Schnitt mehr als 300 der pro Monat gebuchten Termine, also rund jeder 8. 
Termin, nicht wahrgenommen.
Aktuell sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (bei Vollbesetzung ohne urlaubs- oder 
krankheitsbedingte Ausfälle) in der Lage, 600 Termine/Woche abzuarbeiten. 
Systemtechnisch sind von diesen 600 Terminen 225 Termine langfristig gebucht. Die 
restlichen Termine werden – über die Woche verteilt - tagesaktuell zur Verfügung gestellt. 
Sobald die beiden vakanten Stellen besetzt und die Stelleninhaber eingearbeitet sind, 
könnten bis zu 750 Termine/Woche angeboten werden. 
Über die hier genannten Termine hinaus werden täglich noch sog. Prio-Termine vergeben. 
Hiermit werden Notfälle jeglicher Art bedient. 
Aus den obigen Erläuterungen wird ersichtlich, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 
alles erdenkliche möglich machen, um möglichst viele Termine für die Kunden anzubieten. 
Alleine über die Sonderöffnungszeiten für die Ausgabe von Aufenthaltstiteln oder die 
Anmeldung von ausländischen Studierenden wurden bereits ca. 1000 Termine „außer der 
Reihe“ abgearbeitet. 
Über die nunmehr seit Jahren andauernde permanent hohe Arbeitsbelastung sind die 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedoch am äußersten Ende der Belastungsgrenze 
angekommen. 
Anlage/n: keine