Evaluation des Projektes "Ausbau des Zentralen Fördermanagements bei der Stadt Osnabrück"
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2024/2945
Datum: 2024-03-28
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/2
Stadt Osnabrück 07.03.2024 
Die Oberbürgermeisterin
Referat Nachhaltige Stadtentwicklung
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2024/2945
öffentlich
Evaluation des Projektes "Ausbau des Zentralen 
Fördermanagements bei der Stadt Osnabrück"
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 09.04.2024 Ö Kenntnisnahme
 Rat der Stadt Osnabrück 23.04.2024 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Zusammenarbeit und Synergien ausbauen
 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern
Sachverhalt:
Das Zentrale Fördermanagement bei der Stadt Osnabrück ist seit 2020 für die Verwaltung 
und den Konzern mit einer unbefristeten Stelle eingerichtet worden (siehe VO/2019/4651). 
Als Serviceleistungen werden aktuelle Förderinformationen versendet, Förderrecherchen 
durchgeführt, Beratungen für Antragsstellungen oder für die Durchführung bzw. den 
Abschluss von Förderprojekten vorgenommen. Unterstützt wird dieser Service durch die 
Einrichtung einer eigens dafür entwickelten Datenbank Fördermanagement (Datenbank FM 
OS). 
Der Rat der Stadt Osnabrück erhält seit 2018 mit Hilfe der Datenbank und durch das zentrale 
Fördermanagement eine jährliche Auflistung aller bewilligten Förderprojekte durch EU, 
BUND, LAND oder Stiftungen sowie alle angenommenen Spenden oder 
Sponsoringleistungen (aktuelle Auflistung siehe VO/2023/1796). 
Im Jahr 2021 konnte das Aufgabenspektrum des Zentralen Fördermanagements durch eine 
zweite Stelle erweitert werden. Die Ergänzung des Angebotes sollte zunächst als Projekt auf 
drei Jahre durchgeführt werden (VO/2020/6212-01). Im Dezember 2022 wurde aufgrund der 
positiven Entwicklungen und Rückmeldungen die zweite Stelle im Rahmen der 
Stellengespräche dauerhaft eingerichtet.
Das erweiterte Projekt wurde wie in der Vorlage in 2020 angekündigt über den Zeitraum von 
2021 bis 2023 evaluiert (siehe Anlage). Insgesamt bewertet die durchgeführte Evaluierung 
die in Osnabrück aufgebauten Strukturen für eine erfolgreiche Abwicklung von 
Förderprojekten positiv: 
Die notwendige fachliche Zuständigkeit von Förderprojekten muss und sollte in den 
jeweiligen Fachbereichen erhalten bleiben (dezentrale Zuständigkeit) und die 
unterstützenden Tätigkeiten, wie INFORMATION, BERATUNG, VERNETZUNG sowie die 
von der zweiten Personalstelle zu übernehmende ADMINISTRATIVE UNTERSTÜTZUNG 
bei im Vorfeld ausgewählten Vorhaben sollten weiterhin durch das Zentrale 
Fördermanagement abgedeckt und für die Fachbereiche zur Verfügung gestellt werden.
Die anliegende Evaluation enthält eine Darstellung aller anfallenden Aufgaben, die mit der 
Einwerbung und Abwicklung von Fördermitteln verbunden sind. Dies dient dazu, die 
verschiedenen Aufgaben im Bereich des Fördermanagements klarer zuordnen zu können. 
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Denn das Tätigkeitsfeld „Fördermanagement“ umfasst verschiedene Aufgaben, die in den 
Fachbereichen von unterschiedlichen Personen in verschiedenen Ausführungen 
übernommen werden. Davon abgeleitet wird die administrative Unterstützung durch das 
Zentrale Fördermanagement mit den entsprechenden für die Fachbereiche entlastenden 
Tätigkeiten erläutert. 
gez. Dr. Beckord
Anlage/n:
2024-03 Evaluationsbericht – Ausbau Zentrales FM
2024-03 Servicevereinbarung – Ausbau Zentrales FM
2024-03 Servicekatalog – Ausbau Zentrales FM
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Referat Nachhaltige Stadtentwicklung       März 202 4 
Stadt- und Regionalentwicklung 
Team Zentrales Fördermanagement 
 
 
Evaluation des Projektes  
„Ausbau des Zentralen Fördermanagements bei der Stadt Osnabrück“  
 
INHALT 
1.  Übersicht aller Aufgaben bei der Abwicklung von Förderprojekten 
2.  Aufgabenumfang der zweiten Stelle  
für den Ausbau des zentralen Fördermanagements zur Unterstützung der Fachbereiche 
3.  Ergebnis des Projektes und Empfehlung  
für die weitere Fördermittelpraxis bei der Stadt Osnabrück  
 
 
1.  Übersicht aller Aufgaben bei der Abwicklung von Förderprojekten 
 
Mitarbeitende, die sich mit der Einwerbung von Fördermitteln und ihrer Abwicklung beschäftigen, 
werden häufig als Fördermanagerin oder Fördermanager bezeichnet. Dabei existieren die Begriffe 
„Fördermanagerin“ und „Fördermanager“ bislang nicht  in Form einer allgemein gültigen 
Berufsbezeichnung durch die die Aufgaben und Arbeitsschritte beschrieben und definiert werden. 
Entsprechend vielfältig sind die Vorstellungen zu d en Aufgaben und Arbeitsschritten. Daher hat 
das Team Zentrales Fördermanagement auf Grundlage von Erfahrungswerten, dem Austausch mit 
den Fachbereichen und einer Analyse anhand der in d er Datenbank FM OS angemeldeten 
Mitarbeitenden die verschiedenen Aufgaben und Arbeitsschritte eruiert. 
 
Um einen Einblick zu geben, folgt eine Zusammenstel lung der einzelnen Arbeitsschritte (erhebt 
keinen Anspruch auf Vollständigkeit): 
 
Recherche/Förderinformation 
 Für eine Förderrecherche zu bestimmten Projekten bi etet das Zentrale Fördermanagement 
eine umfangreiche Fördermittel-Suche und Beratung an.  
 Aktuelle Förderinformationen der entsprechenden För derprogramme erhält die Stadt 
Osnabrück über die Euro-Office-Infos von dem Dienst leister MCON aus Oldenburg und durch 
eigene Recherchen, v.a. im Stiftungsbereich. Die Ve rteilung der Euro-Office-Infos an die 
entsprechenden Personen in den Fachbereichen erfolg t durch das Zentrale 
Fördermanagement/MCON.  
 
Antrag 
 Abstimmungen im Vorfeld mit Fachbereichsleitung, Vorstand oder anderen Fachbereichen 
 Überprüfung, ob kein anderer Fachbereich einen Antrag geplant hat (mit Hilfe der Datenbank 
FM OS) 
 Erstellung der Unterlagen je nach Anforderungen, z.B. Projektbeschreibung, Kosten- und 
Finanzierungsplan (KoFi), Zeitplan (digital oder in Papierform) 
 je nach Art und Höhe der Förderung Einholung der Genehmigung durch Ratsgremien 
 Abstimmung mit anderen Fachbereichen, Einholen von entsprechenden Stellungnahmen, 
u.a. Gender-Themen oder ähnliche Anforderungen laut Antragsvoraussetzungen 
 Ausfüllen und Absenden des Antragsformulars, Einhaltung der vorgegebenen Fristen 
 Eintrag des Projektes in die Datenbank FM OS 
  
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Durchführung des Projektes (nach Erhalt des Bescheides/Förderbewilligung) 
 Einrichtung eines Projektmanagements, Team-Bildung, Klärung von Zuständigkeiten 
 Leitung und Koordinierung der Projektbeteiligten/des Teams 
 Einhaltung der Förderbedingungen und Fristen laut Bescheid, Richtlinie, Allgemeinen 
Nebenbestimmungen (ANBest) o.a. 
 Einhaltung und Aktualisierung von KoFi 
 Einhaltung und Aktualisierung von Zeitplänen 
 Einhaltung von Vergaberichtlinien, ggfs. Abstimmung mit 30-5 Öffentliche Aufträge 
 Erstellung der Leistungsverzeichnisse bzw. Einholung von Angeboten 
 Beauftragung von konsumtiven und investiven Maßnahmen  
 Beachtung von Informations- und Kommunikationspflichten gegenüber dem 
Fördermittelgeber 
 Kommunikation mit dem Fördermittelgeber, z.B. Meldung von Abweichungen bzw. 
Änderungen, v.a. bei Kostenveränderungen 
 Einbindung des Fördermittelgebers laut Bescheid, u.a. Öffentlichkeitsarbeit 
 Mitteilungen an den Rat der Stadt Osnabrück 
 Begleitende Dokumentation des Projektes für den Sachbericht (Fotos, Presseberichte etc.) 
 Pflege des Eintrags in der Datenbank FM OS 
 
Abwicklung der Mittel  
mit Unterstützung durch die Haushalts- und Buchungssachbearbeitung 
 Prüfung und Freigabe der Rechnungen 
 Beachtung der Haushaltsvorschriften und -gesetze 
 Anfertigung und Einreichung von Mittelabrufen 
 
Erstellung des Verwendungsnachweises (VN) nach Abschluss des Projektes 
mit Unterstützung durch die Haushalts- und Buchungssachbearbeitung 
 Erstellung des Sachberichts 
 Anfertigung des zahlenmäßigen Nachweises (alle Einnahmen und Ausgaben)  
mit Hilfe des KoFi 
 Zusammenstellung der Belege (digital und/oder analog) 
 Dokumentation der Vergaben und Aufträge 
 Nachweis der Öffentlichkeitsarbeit 
 Einreichung des VN beim Rechnungsprüfungsamt (je nach Anforderung) 
 Absenden des VN beim Fördergeber (digital und/oder analog) 
 Nachhalten der Genehmigung des VN und Abschluss des Projektes 
 Beachtung der Zweckbindungsfristen und der Aufbewahrungsfristen 
 abschließender Eintrag in die Datenbank FM OS 
 
Die Aufgaben sind in den Fachbereichen auf verschiedene Personen verteilt, u.a. Projektleitungen, 
Haushalts-Sachbearbeitung oder auch sogenannte Förd ermanagerinnen und Fördermanager. 
Allerdings werden die Aufgaben in jedem Fachbereich  und pro Förderprojekt unterschiedlich 
gehandhabt, so dass hier keine verlässlichen Angabe n dazu gegeben werden können, wie viele 
Personen bzw. wie viele Vollzeitäquivalent-Stellen bei der Stadtverwaltung Osnabrück insgesamt 
an Förderprojekten beteiligt sind. 
 
  
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Richtungsgebend kann dazu die Anzahl der Mitarbeitenden sein, die einen Zugang zur Datenbank 
FM OS haben: 220 Personen (Stand Februar 2024). Dab ei konnten generell folgende 
Zuständigkeitsformen- und zuschnitte  für die Bearbeitung der oben beschriebenen Aufgabe n 
herausgefiltert werden:  
 
 Projektleitung „all inclusive“ 
Die Projektleitung „all inclusive“ wickelt das gesa mte Projekt selbst ab, angefangen von der 
Antragstellung über die Durchführung des Projektes und Abwicklung der Mittel bis hin zur 
Erstellung des Verwendungsnachweises und wird dabei  von der Haushalts- bzw. 
Buchungssachbearbeitung unterstützt. Die Tätigkeite n im Einzelnen sind der 
vorangegangenen Aufstellung der Aufgaben und Arbeitsschritte zu entnehmen. 
 
 Projektleitung „pur“ 
Die Projektleitung „pur“ trägt die Verantwortung für das Projekt und ist für die Umsetzung, die 
Finanzen, den Zeitplan und die Teamleitung zuständi g. Alle Sachbearbeitungsaufgaben 
werden delegiert. Alle weiteren Aufgaben und Arbeit sschritte werden durch eine 
administrative und/oder koordinative Unterstützung geleistet. Die Projektleitung ist aber 
aufgrund ihrer Verantwortung über alle Schritte zu informieren. 
 
 administrative Aufgaben 
Die administrative Unterstützung behält für die Projektleitung „pur“ in enger Zusammenarbeit 
mit ihr die Einhaltung der Förderbedingungen, die Fristen und den KoFi im Blick. Sie aktualisiert 
den KoFi und den Zeitplan zusammen mit der Projektl eitung „pur“, hält den Kontakt zum 
Fördergeber und ist für die Anfertigung und Einreic hung des Mittelabrufs, Erstellung und 
Dokumentation des Verwendungsnachweises sowie der P flege der Datenbank zuständig. 
Diese Person muss in die Abwicklung und in den Ablauf des Förderprojektes eng eingebunden 
werden, um die Aufgaben zuverlässig erfüllen zu können.  
 
 koordinative Aufgaben 
Die koordinative Unterstützung stimmt mehrere Förde rprojekte innerhalb eines 
Förderprogramms oder eines gemeinsamen Förderantrags ab. Sie behält den Gesamtüberblick 
sowohl über die Kosten als auch über den Zeitplan, hält den Kontakt zum Fördergeber und 
klärt auftretende Fragen. Alle weiteren Aufgaben un d Arbeitsschritte im Zusammenhang mit 
der Abwicklung der einzelnen Förderprojekte liegen bei der jeweils zuständigen Projektleitung. 
 
 Sachbearbeitung (Verwaltung/Haushalt) 
Die Sachbearbeitung  erledigt die Buchung und Ablage der Rechnungen, hil ft bei der 
Vorbereitung des Mittelabrufs und des Verwendungsna chweises, z.B. durch die 
Zusammenstellung des zahlenmäßigen Nachweises.  
 
 Zuarbeit 
Die Zuarbeit findet beispielsweise durch die Bearbe itung der Meldung von Spenden und 
Sponsoring oder der Einpflege von Einträgen und Änd erungen in die Datenbank nach 
Information durch die Projektleitung statt. 
 
 Einblick in die Datenbank 
Diese Stufe bezieht speziell die Datenbanknutzenden ein, die nur indirekt an Förderprojekten 
beteiligt sind und die Datenbank zu informativen Zw ecken nutzen, indem sie sich z.B. einen 
Überblick über geplante, beantragte oder laufende Anträge verschaffen oder, wie im Fall des 
Rechnungsprüfungsamts, über die Datenbank informier t werden, bei welchen 
Förderprojekten später eine Prüfung durch sie erfolgen muss. 
 
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Damit wird deutlich, dass an der Abwicklung von För derprojekten mehrere Mitarbeitende in 
unterschiedlicher Intensität beschäftigt sind. Eine  detailliertere Zuordnung, wie viele Personen 
welche Aufgaben in den Fachbereichen zu welchem Zei tpunkt übernehmen, kann hier nicht 
vorgenommen werden. Besonders in den Bereichen der Sachbearbeitung und der Zuarbeit ist der 
Anteil der beteiligten Mitarbeitenden nicht abschließend festzustellen. 
 
 
2.  Aufgaben der zweiten Stelle  
für den Ausbau des Zentralen Fördermanagements zur Unterstützung der Fachbereiche 
 
Im Aufgabenbereich der BERATUNG  besteht insgesamt ein hoher Bedarf in den Fachbereichen zu 
unterschiedlichen Fragestellungen, so dass es hier sinnvoll war und ist, dass zwei Mitarbeitende 
den Service der Beratung rund um die Themen Förderungen und Fördermittel für alle Fachbereiche 
sowie für den Konzern anbieten können. Den Schwerpu nkt bilden Nachfragen bei der 
Antragserstellung, bei der Erstellung und Pflege vo n Kosten- und Finanzierungsplänen, zu den 
Förderbedingungen oder den Mittelabrufen und zum Er stellen von Verwendungsnachweisen 
sowie zur Abwicklung von Spenden und Sponsoringgeschäften.  
 
Im Vergleich zu 2021 (1 Mitarbeiterin) lässt sich b ei den Beratungsleistungen, die das Zentrale 
Fördermanagement für die Stadt Osnabrück erbracht h at, eine Steigerung im Jahr 2022 (2 
Mitarbeiterinnen) feststellen: 
 
Art der Beratung  2021  2022  2023  
versendete Förderinformationen:  460  529  539  
interne Förderberatungen:  14  34  30  
externe Förderberatungen:  11  10  28  
Förderberatungen für den Konzern:  10  06  03  
Kurzb eratungen:  19  41  59  
 
Allerdings ist zu berücksichtigen, dass der Bedarf an Förderberatungen von Jahr zu Jahr variiert, da 
er u.a. auch von den zur Verfügung stehenden Personalressourcen in den Fachbereichen abhängt. 
Wenn in einem Jahr beispielsweise viele oder mehrjä hrige Förderungen eingeworben werden 
konnten, müssen diese erst einmal abgearbeitet werd en, bevor wieder Personalkapazitäten für 
neue Projekte zur Verfügung stehen (s.a. Kapitel 1). 
 
Zu den allgemeinen Serviceleistungen (INFORMATION, BERATUNG, VERNETZUNG) konnte durch 
die zweite Personalstelle den Fachbereichen das zus ätzliche Angebot der ADMINISTRATIVEN 
UNTERSTÜTZUNG  unterbreitet werden. Hierbei können die Aufgaben, die formell mit einem 
Förderprojekt zusammenhängen komplett oder teilweise übernommen werden. Für die möglichen 
Serviceleistungen wurde eine „Servicevereinbarung“ erstellt, die zu Beginn der Zusammenarbeit 
mit dem zuständigen Fachbereich schriftlich vereinbart wird (siehe Anhang).  
 
Zu den administrativen Aufgaben können die folgenden Aufgaben gehören: 
 die enge Zusammenarbeit bei der Erstellung eines Förderantrages,  
 die Erstellung und Pflege des Kosten- und Finanzierungsplanes,  
 die komplette Kommunikation mit dem Fördermittelgeber über den gesamten Förderzeitraum 
 und ganz entscheidend, die Beachtung der bestehenden Förderbedingungen  
 sowie die Zeitplanung.  
 
  
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Gerade für die Pflege des Kosten- und Finanzierungs planes ist es unabdingbar, dass die 
entsprechenden Kostenveränderungen während der Durc hführung des Förderprojektes stets 
aktuell bekannt sind. Zur erfolgreichen Abwicklung von Förderprojekten gehört vor allem das 
stetige Kostencontrolling und die entsprechende Inf ormation über Veränderungen an den 
Fördermittelgeber. Dadurch ist es notwendig, dass d ie zweite Personalstelle im Zentralen 
Fördermanagement in das Projektteam im zuständigen Fachbereich eingebunden wird. Sie kann 
darüber hinaus koordinierend die Projektsitzungen organisieren.  
 
Nur durch diese enge Einbindung in die Abwicklung d es Förderprojektes kann garantiert werden, 
dass alle Förderbedingungen eingehalten und am Ende  die bewilligten Fördersummen für das 
Projekt nachgewiesen und eingeworben werden. Aber g erade diese enge Einbindung erfordert 
eine aufwendige Kommunikation und Beteiligung im Ab lauf des Förderprojektes, so dass die 
zweite eingerichtete Stelle im Zentralen Fördermana gement je nach Kapazitäten nur in Projekte 
eingebunden werden kann, die zeitlich auch zu bewäl tigen sind. Falls es hier zu viele Anfragen 
geben sollte, wird eine Priorisierung mit den Fachbereichen bzw. Referaten abgestimmt oder ggf. 
durch den Vorstand eine Entscheidung herbeigeführt.  
 
Während der Projektphase wurde das folgende Förderp rojekt mit insgesamt sieben 
Einzelmaßnahmen von der Projektmitarbeiterin, Frau Naujock, koordinativ und begleitend im 
Bereich der administrativen Aufgaben von 2021 bis 2023 unterstützt:  
 
Im Rahmen der Landeszuwendung zur „Förderung einer nachhaltigen Mobilität und Verbesserung 
der Luftreinhaltung in der Stadt Osnabrück“ (sogenannte „VW-Millionen“) erhielt der Fachbereich 
Umwelt und Klimaschutz eine Gesamtfördersumme von 3 ,4 Mio. Euro für die Umsetzung der 
folgenden sieben Einzelmaßnahmen:  
 
• Bike Citizens – Big Data im Radverkehr durch App-basierte Systeme 
• Umgestaltung zweier Velorouten zu Fahrradstraßen 
• Bau eines P+R-Platzes am Rubbenbruchsee 
• Anschaffung von zwölf Lastenrädern für die Verwaltung 
• Bau von drei Fahrradabstellanlagen 
• Bau einer Fuß- und Radwegbrücke am Stichkanal 
• Bau der Fuß- und Radwegbrücke am Pappelgraben 
 
Frau Naujock übernahm die Koordinierung der Projekt e und die Abwicklung der Mittel in 
Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen Fachdien sten sowie die Kommunikation mit der 
Fördergeberin. Projektende ist im November 2024. Da mit konnte der Fachbereich Umwelt und 
Klimaschutz (68) deutlich entlastet werden. 
 
Darüber hinaus wurden die 14 bewilligten Förderproj ekte im Rahmen des Förderprogramms 
„Perspektive Innenstadt“ für insgesamt fünf Fachbereiche, die mO. und die TOL eng begleitet.  
 
Im Jahr 2023 wurde ein Förderantrag im Rahmen des P rogramms: „Klimaanpassung in sozialen 
Einrichtungen“ in Zusammenarbeit mit den jeweiligen  Fachbereichen erstellt und eingereicht. 
Sollte hier ein Förderbescheid eingehen, wird der F achbereich Umwelt und Klimaschutz bei der 
Abwicklung administrativ unterstützt.  
 
Des Weiteren wurde von der Stadt Osnabrück zusammen  mit der Lok-Viertel GmbH in 2023eine 
Projektskizze bei dem Programm „Anpassung urbaner R äume an den Klimawandel“ eingereicht. 
Die Aufgabenverteilung und eine mögliche Übernahme der administrativen Unterstützung wird 
aktuell intern besprochen.  
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Generell kann auch die Koordination von verschiedenen Förderprojekten eines Förderprogramms 
durch das Zentrale Fördermanagement übernommen werden.  
 
 
3.  Ergebnis des Projektes und Empfehlung  
für die weitere Fördermittelpraxis bei der Stadt Osnabrück  
 
Die administrative Übernahme von Aufgaben für die F achbereiche bei der Einwerbung und 
Abwicklung von Fördermitteln durch das Zentrale Fördermanagement wird von den Dienststellen 
als große Unterstützung in der alltäglichen Arbeit empfunden. Das ergab eine entsprechende 
Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die  mit der Umsetzung der sieben 
Einzelmaßnahmen im Rahmen der oben beschriebenen La ndeszuwendung beteiligt sind bzw. 
waren. Als Ergebnis der Befragung lässt sich zusamm enfassen, dass die administrative 
Unterstützung durch das Zentrale Fördermanagement a ls sehr hilfreich empfunden wurde und 
dieser Service gerne wieder in Anspruch genommen werden würde, dann auch gerne schon für die 
Antragsphase. Alle Befragten würden die angebotenen Serviceleistungen weiterempfehlen. 
 
Die inhaltliche Durchführung von Projekten obliegt aufgrund der Fachexpertise den Fachbereichen 
und damit ist es nur sinnvoll, die Projektleitungen  für Förderprojekte auch weiterhin hier 
anzusiedeln. Daher wird vorgeschlagen, an der bisherigen Vorgangsweise bei den Zuständigkeiten 
von Förderprojekten festzuhalten. 
 
Das Zentrale Fördermanagement wird weiter mit allen  entsprechenden Fachbereichen im 
Austausch bleiben, um zukünftige Entlastungen zu generieren. Hier könnte u.a. die Digitalisierung 
für eine weitere Unterstützung bei der Erfüllung de r verschiedenen Aufgaben sorgen. Der Markt 
für Software-Lösungen zur Abwicklung von Förderprojekten oder der Einsatz von KI-Software (u.a. 
ChatGPT) wird daher vom Zentrale Fördermanagement a ufmerksam beobachtet. Darüber hinaus 
steht das Fördermanagement zu diesem Thema auch übe r das „Netzwerk Fördermanagement 
Deutschland“ mit über 100 Kommunen im stetigen Aust ausch. In diesem Jahr richtet 
beispielsweise das Fördermanagement Osnabrück im Mä rz das zweitägige Netzwerktreffen in 
Osnabrück aus.  
 
In der Datenbank FM OS werden den Kolleginnen und K ollegen wichtige Vordrucke (z.B. 
Spendenbescheinigungen, Kosten- und Finanzierungspläne) oder Checklisten (z.B. das Einwerben 
von Sponsoringmitteln) für den schnellen Zugriff zu r Verfügung gestellt. Auch hier wird stets an 
der Optimierung gearbeitet. Mittlerweile wurden weitere Checklisten und Dokumentvorlagen, wie 
beispielsweise eine Anleitung zur Annahme von Spenden oder eine Vorlage für den Sachbericht im 
Rahmen eines Verwendungsnachweise erarbeitet und in der Datenbank hinterlegt.  
 
Des Weiteren wurde ein Leitfaden  „DIY – Förderprojekte leicht gemacht“ zur Unterstüt zung 
erstellt, der ebenfalls im Intranet veröffentlicht wurde und in der Datenbank einsehbar ist.  
 
Einen neuen Service bietet das Zentrale Fördermanag ement auch beim Eingang eines 
Bewilligungsbescheids an. In diesen Fällen wird eine Checkliste erstellt, in der alle wichtigen Daten, 
Fristen und Förderbedingungen zusammengestellt werden, die im Bescheid und dazugehörenden 
Bestimmungen enthalten sind.  
 
Ein Service-Katalog (siehe Anlage) bietet insgesamt einen Überblick über alle Dienstleistungen des 
Zentralen Fördermanagements bei der Stadt Osnabrück.  
 
  
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Fazit 
 
Eine Aufteilung der dezentralen und zentralen Zustä ndigkeiten im Bereich des 
Fördermanagements bzw. bei der Abwicklung von Fördermitteln wird mit diesen Erfahrungen für 
die Stadt Osnabrück als sehr sinnvoll erachtet und soll in Zukunft weiter effizient fortgesetzt 
werden. Durch die Zusammenarbeit von zentralem und dezentralem Fördermanagement im 
Aufgabenfeld administrative Unterstützung werden na ch dem Vier-Augen-Prinzip Fehler 
minimiert. 
 
Die zweite Personalstelle ermöglicht des Weiteren durch eine Vertretungsregelung eine lückenlose 
Aufgabenfortführung im Zentralen Fördermanagement ü ber das ganze Jahr hinweg. Oftmals 
erfolgen Förderprogrammaufrufe mit kurzen Antragsfr isten. Eine Verzögerung durch Urlaub und 
Krankmeldung in der verwaltungsinternen Kommunikation kann somit vermieden werden. 
 
Ein zentrales Fördermanagement, das sich parallel z um dezentralen Fördermanagement 
entwickelt und parallel ausgebaut wird, birgt das Potenzial der Effizienzsteigerung. Standardisierte 
Aufgaben können ausgelagert und dort effizienter bearbeitet werden, so dass dezentral der Fokus 
auf fachliche Spezifika gelegt werden kann. Durch d en Wissensaufbau im Zentralen 
Fördermanagement werden Prozesse beschleunigt. 
 
Insgesamt wird durch die Zusammenarbeit mit den Fac hbereichen bzw. Referaten sichergestellt, 
dass die vorhandenen oder zukünftigen Förderprogram me bzw. alle Drittmittelmöglichkeiten für 
die Aufgaben und Herausforderungen der Stadt Osnabr ück sinnvoll und umfangreich genutzt 
werden. 
 
Anlagen 
• Servicevereinbarung des Zentralen Fördermanagements 
• Servicekatalog des Zentralen Fördermanagements 
 
S e i t e  1 | 2 
 
Fördermanagement bei der Stadt  
 
SERVICE-VEREINBARUNG 
 
zwischen Fachbereich XX  
und dem zentralen Fördermanagement  
zur Übernahme von administrativen Aufgaben bei der Abwicklung  
des Förderprojektes XX  
 
Fördermittelakquise und Antragsphase 
☐  Recherche nach Fördermöglichkeiten  
☐  Beratung zur Erstellung des Förderantrages  
☐  Beratung bei der Erstellung eines Kosten - und Finanzierungsplans  
☐  Mitarbeit bei der Antragst ellung  
 
Bewilligungs- und Durchführungsphase 
☐  Erstellung einer Checkliste  anhand des Bescheides/Vertrages  
☐  detaillierte einmalige  Besprechung der Förderbedingungen  
☐  Unterstützung bei der Beachtung der Förderbedingungen  währe nd der gesamten 
Projektlaufzeit , Bedingung: stetige Einbindung in den Projektverlauf! 
☐  Unterstützung bei der Beachtung der Vorgaben für die Öffentlichkeitsarbeit  
Bedingung: Einbindung in den Genehmigungsablauf aller Materialien 
☐  Kommunikation mit Fördergeberin  
als Hauptansprechpartnerin während der gesamten Projektlaufzeit 
☐  verantwortlich für den Kosten - und Finanzierungsplan  (KoFi) und damit  
 ☐ Teilnahme an allen Projektbesprechungen  oder  
☐  entsprechende Informationspflicht  an 12 -2-Betreuerin  
☐  Controlling  des Kosten - und  Finanzierungsplans  des Gesamtbescheides  
 ☐ hinsichtlich Abweichungen  
 ☐ hinsichtlich Mitteilungspflicht  
 ☐ Zuwendungsfähigkeit der Ausgaben  
☐  Controlling  des Zeitplans  des Gesamtbescheides  
 ☐ hinsichtlich Abweichungen  
 ☐ hinsichtlich Mitteilungspflicht  
 
Abschlussphase 
☐  Anfertigung und Versand des Mittelabrufes  in Abstimmung mit Projektbeteiligten  
Bedingung: vorherige Beratung und Absprache bzgl. des dafür notwendigen KoFis  
und der Vorhaltung der dafür notwendigen Belege  
☐  Anfertigung und Versand des Verwendungsnachweises  in Abstimmung mit 
Projektbeteiligten 
Bedingung: vorherige Beratung und Absprache bzgl. des dafür notwendigen KoFis 
und der Vorhaltung der dafür notwendigen Belege 
☐  zuständig für fristgerechte Prüfung d urch das Rechnungsprüfungsamt  (RPA)  
☐  Beratung zum Abschluss  des Projektes,  
u.a. Sachbericht, Zweckbindung, Aufbewahrungspflichten oder Erinnerungen 
 
 
 
S e i t e  2 | 2 
 
Fördermanagement bei der Stadt  
 
 
 
Die Vertragspartner vereinbaren eine kollegiale Zusammenarbeit mit Offenheit und Transparenz 
basierend auf einem ständigen und aktuellen Informationsaustausch. Die Leistungen können jeder 
Zeit besprochen und geändert werden. 
 
 
Datum:       
 
 
    
Projektleitung  12-2, zentrales FM, Antje Naujock 
 
z.K. an FB-Leitung, FD-Leitung 
Referat Nachhaltige Stadtentwicklung       März 2024 
Sachgebiet Stadt- und Regionalentwicklung 
Zentrales Fördermanagement 
 
 
 
 
 
 
SERVICE-KATALOG  
des Zentralen Fördermanagements 
 
 
Das Zentrale Fördermanagement bietet allen Fachbereichen und Referaten einen umfangreichen 
Service bei der Einwerbung von Fördermitteln und Abwickeln von Förderprojekten an. Dieser Service 
soll hier im Folgenden aufgelistet und erläutert werden.  
 
 
 
Gerne stehen wir Ihnen für jegliche Anfragen rund um das Thema Drittmittelakquise zur  
Verfügung und zur Seite!  
Antje Naujock, [E-MAIL ENTFERNT] oder Telefon [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
Daniela Barlag, [E-MAIL ENTFERNT] oder Telefon [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
 
 
 
ÜBERSICHT 
 
1. FÖRDER-INFORMATIONEN 
 
2. FÖRDER-RECHERCHEN 
 
3. FÖRDER-BERATUNGEN 
 
4. VERNETZUNG / KOORDINIERUNG 
 
5. ADMINISTRATIVE UNTERSTÜTZUNG  
 
6. DATENBANK FM OS 
 
7. ONLINE-CRASH-KURSE 
 
8. SERVICE FÜR VEREINE ODER ANDERE INSTITUTIONEN 
 
9. LEITFADEN „DIY – Förderprojekte leicht gemacht“ 
 
 
 
 
 
 
 
 2 Service-Katalog „Fördermanagement“ – Stadt Osnabrück 
 
 
1 FÖRDER-INFORMATIONEN          
 
Mit dem Dienstleister MCON aus Oldenburg verfügt die Stadt Osnabrück schon seit über 20 Jahren 
über einen kompetenten Partner in allen Fragen im Bereich Fördermittel. Diese Dienstleistungen sind 
vertraglich mit 19 anderen Kommunen im Weser -Ems-Gebiet geregelt und wir erhalten über MCON 
mit den Euro -Office-Informationen aktuell und frühzeitig die wichtigsten Förderprogramme der EU, 
des Bundes und des Landes Niedersachsen mitgeteilt.  
 
Die Euro-Office-Infos sind nach Themenbereichen aufgegliedert und können fachbereichsspezifisch an 
die entsprechenden Mitarbeitenden gesendet werden. Jährlich erhalten wir ca. 200 Mitteilungen. 
 
Falls Sie in die Verteiler aufgenommen werden wollen, melden Sie sich gerne bei uns.  
Die Themen können in der Datenbank FM OS eingesehen werden.  
 
 
 
 
2 FÖRDER-RECHERCHEN          
 
Für geplante oder angedachte Projekte kann eine spezielle Förder -Recherche durchgeführt werden. 
Diese beinhaltet stets die Prüfung von möglichen EU -, BUNDES- oder LANDES-Programme (hier mit 
Hilfe von MCON) und auch in Frage kommender Stiftungen. Bundesweit  gibt es derzeit über 25.000 
Stiftungen.  
 
 Für eine Förder-Recherche bitten wir um das Ausfüllen eines Formulars. Dieses finden Sie  
 unter Tipps&Tricks in der Datenbank FM OS oder Sie können es gerne bei uns anfordern.  
 
 
 
 
3 FÖRDER-BERATUNGEN          
 
Die Förder-Beratungen sind in unterschiedlichster Form möglich, hier eine Auswahl: 
 
- Mitwirkung und Gegenlesen von Förder-Anträgen 
- Unterstützung bei der Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen (KOFI) 
- Tipps für die internen Abläufe bei der Abwicklung von Förderprojekten 
- Erläuterungen zu Förderbedingungen, u.a. auch deminimis-Fälle oder AnBest-Anlagen 
- Unterstützung bei Mittelabrufen 
- Mitwirkung an Verwendungsnachweisen, u.a. Sachberichte etc. 
- Hilfe bei der Annahme von Spenden 
- Sponsoring, u.a. „Wie finde ich den richtigen Sponsor, was muss ich beachten?“ 
 
Falls Sie Fragen haben oder eine Unterstützung wünschen, stehen wir selbstverständlich zur 
Verfügung. Wir vereinbaren gerne einen Beratungstermin mit Ihnen.  
 
 
 
 
 
 
 3 Service-Katalog „Fördermanagement“ – Stadt Osnabrück 
 
 
4 VERNETZUNG / KOORDINIERUNG         
 
Bei einigen Förderprogrammen ist es erforderlich, dass verschiedene Fachbereiche an einem Strang 
ziehen. Hier sind wir behilflich und koordinieren die notwendigen Absprachen oder die 
Zusammenarbeit. Auch eine Koordinierung beispielsweise für die Erstellung des Antrages oder für die 
Durchführung verschiedener Förderprojekte eines Förderbescheides kann von uns übernommen 
werden.  
 
 Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. 
 
 
 
5 ADMINISTRATIVE UNTERSTÜTZUNG         
 
Die Durchführung von Projekten oder Maßnahmen liegt in der Verantwortung der jeweils zuständigen 
Fachbereiche. Hier ist das inhaltliche Know-how vorhanden, um die Projekte abwickeln zu können.  
Bei Förderprojekten müssen vor allem die verschiedenen Förderbedingungen während der 
Durchführung beachtet und eingehalten werden. Falls die Fachbereiche nicht über ausreichend 
Personal oder  Strukturen verfügen, kann das Z entrale Fördermanagement hier administrative 
Aufgaben, die mit einer Bewilligu ng eines Förderprojektes einher gehen, während der gesamten 
Projektlaufzeit übernehmen.  
 
Für die Übernahme der administrativen Unterstützung  durch das Z entrale 
Fördermanagement bitten wir um eine persönliche Kontaktaufnahme. Bei freien Kapazitäten 
können unterschiedliche Aufgaben übernommen werden. Bei gleichzeitig mehreren Anfragen 
um Unterstützung wird aufgrund der nur begrenzten Kapazitäten eine Priorisierung durch den 
Vorstand herbeigeführt. Im Fall der Unterstützung  wird eine Service -Vereinbarung mit der 
Projektleitung bzw. mit dem Fachbereich/Referat abgeschlossen. Diese ist in der Datenbank 
FM OS hinterlegt und dort können Sie die von uns zu übernehmenden Aufgaben einsehen.  
 
 
6 DATENBANK FM OS           
 
Die Datenbank FM OS wurde in Zusammenarbeit mit dem FD Geodaten eigens für die Stadt Osnabrück 
entwickelt. Sie die nt in erster Linie für  einen gesamtstädtischen Überblick über alle geplanten, 
eingereichten, genehmigten oder ab geschlossenen Förderanträge . Sie wurde auch für diejenigen 
Kolleginnen und Kollegen entwickelt, die täglich mit der Abwicklung von Förderprojekten zu tun haben. 
Sie ist einfach in der Handhabung und bietet mit den Erinnerungsmails eine Unterstützung, u.a. für die 
Fristeinhaltung. Sie wird zudem vom Rechnungsprüfungsamt  für die Übersicht der notwendigen 
Prüfung von Verwendungsnachweisen genutzt.  
Einmal im Jahr erhält der Rat der Stadt Osnabrück einen Überblick über alle genehmigten 
Förderprojekte des letzten Jahres und das Land wird darüber hinaus über die Annahme von Spenden 
oder über Sponsoringgeschäfte informiert, wozu die Stadt Osnabrück gesetzlich verpflichtet ist.  
Nur kurz am Rande: Die Datenbank FM OS  ist in dem „Netzwerk Fördermanagement Deutschland“ 
sehr bekannt und wird bereits von über 15 Kommunen gemietet und sehr geschätzt.  
 
 Wir bitten alle Mitarbeitenden, die Förderanträge planen oder Förderprojekte betreuen, den  
 Zugang zur Datenbank zu beantragen und die entsprechenden Eingaben vorzunehmen. Gerne  
bieten wir Ihnen an, die Möglichkeiten der Datenbank in einem kurzen Online -Termin 
vorzustellen. Unter Tipps&Tricks finden Sie nützliche Hinweise oder auch Vordrucke (u.a. 
formlose Anträge, Sachberichte, KOFI-Pläne) für die tägliche Arbeit mit Fördermitteln.  
 4 Service-Katalog „Fördermanagement“ – Stadt Osnabrück 
 
 
7 ONLINE-CRASH-KURSE          
 
Der Online-Crash-Kurs „Das 1x1 des Fördermanagements“ kann vor allem für neue Mitarbeitende oder 
diejenigen interessant sein, die ein Förderprojekt übernehmen und über keine oder nur wenig e 
Erfahrungen verfügen. Hier wird der Ablauf eines Förderprojektes erläutert und es werden nützliche 
Tipps für die Beantragung, Durchführung bis zum Verwendungsnachweis gegeben.  
 
 Bei Interesse an dieser Schulung bitten wir um eine Mail oder einen Anruf bei Daniela Barlag.  
Die Kurse werden je nach Nachfrage ein bis zweimal im Jahr durchgeführt. Eine detaillierte 
Beschreibung ist in der Datenbank FM OS zu finden.  
 
 
 
8 SERVICE FÜR VEREINE ODER ANDERE INSTITUTIONEN      
 
Eine Beratung oder Begleitung von F örderprojekten kann aufgrund der personellen Ausstattung 
momentan lediglich für die Stadt Osnabrück sowie teilweise auch für den Konzern angeboten werden.  
Für externe Vereine oder andere Institutionen bieten wir den Fördermittel -Ratgeber an. Hier gibt es 
eine kurze Anleitung für die wichtigsten Schritte und es werden 40 Stiftungen aus Osnabrück und 
Umgebung in Steckbriefen vorgestellt. Ebenso sind die Förderungen der Stadt Osnabrück beschrieben.  
Versenden Sie also gerne den Link zum Fördermittel-Ratgeber an Ihre Kooperationspartner.  
Für gewisse Gruppierungen können die Online-Crash-Kurse durchgeführt werden. Hier bitten wir vorab 
um Abstimmung mit Daniela Barlag.  
 
 
 Der Fördermittel-Ratgeber ist hier im Internet zu finden. 
 
 
 
 
9 LEITFADEN                                                                                                                                                      m 
 
Es wurde ein Leitfaden für die Einwerbung und Abwicklung von Fördermitteln, von der ersten Planung, 
Beantragung, Durchführung des Förderprojektes bi s hin zum Verwendungsnachweis er arbeitet. Wir 
hoffen, mit dem Leitfaden eine praxisnahe Hilfestellung zu bieten. 
 
 Der Leitfaden „DIY – Förderprojekte leicht gemacht“ wird in der Datenbank FM OS  
zur Verfügung gestellt. 
 
 
 
Insgesamt ist die Einwerbung und Abwicklung von Fördermitteln manchmal mit einigen bürokratischen 
Hürden verbunden. Das Zentrale Fördermanagement möchte daher den Ablauf für die Fachbereiche  
und R eferate so einfach wie möglich gestalten und vor allem viele Hilfestellung en in Form von 
Checklisten oder Vorlagen geben. Sprechen Sie uns daher sehr gerne an.  
 
 
Die Stadt Osnabrück ist bei der Einwerbung von Drittmitteln sehr engagiert und das ist Ihr Erfolg!