Kita-Online, Analyse des Einsatzes einer Software für die Anmeldung in Tageseinrichtungen
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2019/4252
Datum: 2019-09-06
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/4
Stadt Osnabrück 05.08.2019 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2019/4252
öffentlich
Kita-Online, Analyse des Einsatzes einer Software für die 
Anmeldung in Tageseinrichtungen
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 18.09.2019 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Chancengleichheit durch Bildungsteilhabe und Bekämpfung von Kinderarmut (Ziel 2016 - 
2020)
Sachverhalt:
Entstehungsgeschichte
Damit die Vergabe von Kita-Plätzen für Eltern so unkompliziert wie möglich gehalten werden 
soll, hat der Rat am 04.02.2014 die Verwaltung beauftragt, alle Möglichkeiten einer zentralen 
Online-Vergabe von Kita-Plätzen zu überprüfen und mit den zuständigen Trägern solcher 
Einrichtungen Gespräche zu führen. 
Ergebnis dieser Gespräche war, dass die Träger zum damaligen Zeitpunkt ein Online-
Anmeldeverfahren nicht als Verbesserung ansahen. Dabei war die Distanz dazu bei 
kleineren Trägern und kleineren Einrichtungen deutlich größer als bei den größeren 
Trägergruppen (siehe Mitteilungsvorlage Rat 19.05.2015, VO/2015/5463 Kita-Plätze online 
vergeben).
Per Mitteilungsvorlage (VO/2017/0861, Kita-Online-Anmeldeverfahren in der Stadt Osna-
brück) informierte die Verwaltung am 10.05.2017 den Jugendhilfeausschuss über die Absicht 
der Fachverwaltung, einen neuen dialogorientierten Prozess mit den Trägern einzuleiten, um 
möglichst einen sehr breiten Konsens für die Implementierung eines 
datenverarbeitungsgestützten Anmeldesystems zu erzielen mit dem Ziel, in 2018 ein 
Ergebnis präsentieren zu können, welches umsetzbar ist. Dieses Vorgehen hat der 
Jugendhilfeausschuss zustimmend zur Kenntnis genommen.
In der AG 78 Kinder am 27.02.2018 hat Herr Tolsdorf darüber informiert, dass das Online-
Anmelde-Verfahren zur Platzvergabe in Kitas eingerichtet werden soll. Dabei werde von der 
Verwaltung akzeptiert, wenn einzelne Träger sich diesem nicht anschließen möchten. Von 
der Verwaltung wird für die Online-Anmeldung das Produkt der Firma Nordholz („NH Online- 
Anmeldeverfahren“) vorgeschlagen, da bereits ca. 80 % der Kitas die Software „NH 
Kindergartenverwaltung“ dieser Firma nutzen und sich daraus Synergieeffekte ergeben.
Die technische Umsetzung und Unterstützung (Anbindung aller Tageseinrichtungen und 
Zugriff auf Server) erfolgt durch die ITEBO. 
In der Sitzung wurde vereinbart, keine Untergruppen zu gründen, sondern in einer 
gesonderten Sitzung der AG 78 sich diesem Thema zu widmen. Diese fand am 17.04.2018 
unter Beteiligung der ITEBO statt. In der Sitzung am 19.06.2018 wurden weitere Details 
besprochen und abgestimmt.
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Erste Anwendung und Erfahrungen
Zum Kindergartenjahr 2019/2020 erfolgte erstmals die Anmeldung über ein Online-
Anmeldeverfahren der Firma Nordholz („NH Online-Anmeldeverfahren“). 
Es bezieht sich bislang ausschließlich auf Plätze in Tageseinrichtungen der Altersgruppe 
„0 Jahre bis zum Schuleintritt“ (nicht Hort und nicht Kindertagespflege).
An diesem Anmeldeverfahren haben sich 73 von 83 Tageseinrichtungen beteiligt. 10 
Einrichtungen mit 258 Plätzen (4,74% aller Plätze) haben sich nicht an dem 
Anmeldeverfahren beteiligt (Charly's Kinderparadies, Kindertagesstätte Die kleinen Strolche, 
Kinderladen Friesenweg, Kindervilla, Kinderhaus Limberger Straße, Wühlmäuse, 
Pusteblume, Fliegenpilz, Mobile und Zauberflöte).
Das Anmeldeverfahren war wie folgt strukturiert (Details siehe dazu Vorlage VO/2019/3661 
Kita-Platz-Vergabe):
 
Anmeldung möglich/ 
System freigeschaltet
19.11.2018 bis 20.01.2019
System geschlossen Ab 21.01.2019
Erste 
Bearbeitungsphase:
21.01.2019 bis 22.02.2019; in dieser Zeit wurden 1.440 
Betreuungsverträge geschlossen; darunter 39 von außerhalb. 
89 Eltern haben erklärt, dass sie ihre Anmeldung nicht mehr 
aufrechterhalten. 
Zweite 
Bearbeitungsphase
25.02.2019 bis 18.04.2019; die beim ersten Wunsch nicht 
berücksichtigten 768 Kinder wurden über das Programm 
automatisch an die zweite Wunschkita weitergeben. Für den 
Fall, dass in der zweiten Wunschkita kein Platz mehr frei war, 
wurde diese Anmeldung an die dritte Wunschkita 
weitergeleitet. Für den Fall, dass in der dritten Wunschkita kein 
Platz mehr frei war, wurde diese Anmeldung an die vierte 
Wunschkita weitergeleitet. Die Eltern erhielten bei Absage der 
letzten von ihnen angegebenen Wunschkita folgende Mail:
Sehr geehrte Familie XXX,
Sie haben Ihr Kind XXX in der Einrichtung XXX angemeldet. 
Bedauerlicherweise muss ich Ihnen mitteilen, dass hier der gewünschte Platz 
zurzeit nicht zur Verfügung steht. Von der Einrichtung XXX bekommen Sie 
leider eine Absage. Ab dem 18. April ist das laufende Anmeldeverfahren 
voraussichtlich beendet. Erst dann gibt es Informationen darüber, in welchen 
Einrichtungen in der Stadt noch freie Plätze vorhanden sind. Diese freien 
Plätze werden dann auch auf dem Online-Anmeldeportal angezeigt.
Bitte wenden Sie sich nach dem 18. April an das Familien- und 
Kinderservicebüro 0541-323 4340 oder per Mail: [E-MAIL ENTFERNT]. 
Falls die Anmeldung zum Beispiel wegen eines Umzuges nicht mehr 
aufrechterhalten bleiben soll, informieren Sie uns bitte zeitnah hierüber, dann 
werden Ihre Daten aus dem System gelöscht.
Ende 
Anmeldeverfahren
18.04.2019: Zu diesem Zeitpunkt wurde noch für 699 Kinder 
ein Platz gesucht, davon hatten sich Eltern von 244 Kindern im 
Familien- und Kinderservicebüro gemeldet.
System freigeschaltet Seit dem 19.04.2019 ist das System wieder für weitere 
Anmeldungen freigeschaltet.
Am Stichtag 31.07.2019 wurde über Kita-Online noch für 672 Kinder für das Kindergartenjahr 
2019/2020 ein Platz gesucht. Davon haben sich 166 im Familien- und Kinderservicebüro 
gemeldet.
Aus den gemachten Erfahrungen mit der Online-gestützten Anmeldung ergeben sich 
folgende Handlungs- und Klärungsbedarfe:
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1. Soll Kita-Online ein Kindergartenjahr übergreifendes Anmeldesystem sein und 
sollen die Anmeldungen in Kita-Online Grundlage für die Bedarfsplanung der Stadt 
Osnabrück und zur Geltendmachung des Rechtsanspruchs gegenüber dem 
örtlichen öffentlichen Träger der Jugendhilfe sein? 
Wenn ja, setzt dieses Folgendes voraus:
- Es müssen sich alle Träger von Kindertagesstätten am Verfahren beteiligen. 
Gegebenenfalls ist die finanzielle Förderung der Träger ausschließlich über dieses 
System abzuwickeln.
- Die Anmeldungen für die Angebotsart „Kindertagespflege“ ist zu integrieren. Der 
Rechtsanspruch für unter Dreijährige bezieht sich sowohl auf die Förderung von 
Kindern in Tageseinrichtungen als auch in Kindertagespflege (gleichrangig). Nicht 
allen Eltern ist die Angebotsart Kindertagespflege bekannt.
- Die eingegebenen Daten müssen eindeutig sein und auf Plausibilität geprüft werden 
(keine Doppelungen/Duplikate, Wechselwünsche müssen eindeutig gekennzeichnet 
sein).
- Anmeldungen von Kindern, die nicht mit 1. Wohnsitz in Osnabrück gemeldet sind, 
sind nur möglich für Kinder, die zuziehen (Zuzugsadresse), nicht für Kinder aus dem 
Umland. Betreuungsplätze für Kinder des Fachpersonals, die nicht in Osnabrück 
wohnen, sind ggf. als Belegplätze vom Träger der Einrichtung zu finanzieren.
- Es sind personelle Ressourcen für die Betreuung des Systems und Auswertungen 
erforderlich; Störungen im System müssen schnell erkannt und behoben werden.
- Die Information zum Verfahren muss noch breiter/ über verschiedene Medien 
gestreut werden; Anmeldung in verschiedenen Sprachen müssen ermöglicht werden.
2. Soll Kita-Online aktuell eine Übersicht über freie Plätze in der Stadt Osnabrück 
bieten können? 
Wenn ja, setzt dieses Folgendes voraus:
- Der örtliche öffentliche Träger der Jugendhilfe (Stadt Osnabrück) muss jeweils aktuell 
einen Überblick haben, welche der genehmigten und mitfinanzierten 
Betreuungsplätze wie belegt sind und welche freien Plätze es gibt. Dieses gilt 
insbesondere für Krippen, altersübergreifende Gruppen und integrative Gruppen, da 
die Gruppengröße von der Belegung abhängt und sich unterjährig verändert.
- Enge Zusammenarbeit zwischen den Trägern und verschiedenen 
Verwaltungseinheiten im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien 
(Fachdienst Kinder, Serviceteam Kinder und Jugend und Fach- und 
Finanzcontrolling)
3. Soll die Platzvergabe für Betreuungsangebote von Schulkindern (Hort, 
Kooperativer Hort) auch über Kita-Online erfolgen? 
Wenn ja, setzt dieses Folgendes voraus:
- Siehe dazu Ausführungen zu 1.
4. Das bisherige Verfahren Kita-Online ist zu verbessern.
Die bisherige Praxis in einigen Kindertageseinrichtungen, dass Kinder - wenn sie von der 
Krippe in einer Tageseinrichtung in den Kindergarten wechseln - angemeldet werden 
müssen, ist aus Sicht der Eltern nicht nachvollziehbar und soll zukünftig nur für die 
Kinder gelten, die zuvor ein Angebot der Kindertagespflege oder ein Krippenangebot in 
einer singulären Krippe in Anspruch genommen haben (Niels-Stensen-Krippe, Art Forum 
Os-nabrück, Finkennest, Regenbogen, Fleddermäuse, Zwergennest und Charly´s 
Kinderparadies). 
Aufgrund der gemachten Praxiserfahrungen mit der Online-unterstützen Anmeldung hat 
die Verwaltung in enger Zusammenarbeit mit der ITEBO eine Vielzahl von Anpassungs- 
und Änderungsvorschlägen erarbeitet (siehe Anlage). Deren konkrete Umsetzung 
erfordert u. a. den Einsatz personeller Ressourcen. Bevor diese allerdings eingesetzt 
bzw. zusätzlich bereitgestellt werden, ist die Klärung und Beantwortung der Fragen 1 bis 
3 erforderlich, da daraus sich der finanzielle Umfang und der damit verbundene Aufwand 
ergibt.
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Aus Sicht der Verwaltung ist ein Internet-gestütztes Informations- und Anmeldesystem über 
und für alle Angebote der Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen und in 
Kindertagespflege in einer Stadt wie Osnabrück ein unverzichtbarer Service für alle Eltern 
mit Kindern. Wenn der Jugendhilfeausschuss diese Auffassung teilt, würde die Verwaltung 
das weitere Vorgehen mit den freien Trägern, dem Softwareanbieter und der ITEBO 
abstimmen und die zur Umsetzung erforderlichen Maßnahmen und Beschlüsse vorbereiten. 
Ziel soll sein, spätestens ab dem 01.08.2021 ein bürgerfreundliches Online-gestütztes 
Informations- und Anmeldesystem vorzuhalten, das zugleich Grundlage für die 
Bedarfsplanung der Stadt Osnabrück ist, einen Rahmen für die finanzielle Förderung durch 
die Stadt Osna-brück bietet und auf der formalen Ebene dazu dient, den Rechtsanspruch auf 
einen Betreuungsplatz gegenüber dem örtlichen öffentlichen Träger der Jugendhilfe geltend 
zu machen.
Im Auftrag
gez. Schwab
Anlage:
Anpassungs- und Änderungsvorschläge
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 1 
 
  
  
 
  
 
 
 
 
Stadt Osnabrück 
Online-Anmeldung zum Kita-Jahr 2020/2021 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge 
 
 
 
  

 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 2 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
 
  
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 3 
 
  
  
Inhaltsverzeichnis 
1 Anpassungen an der Internetkarte ................................ ................................ ..................... 5 
1.1 Hinterlegung einer Grafik für den Pin für die Einrichtung ............................................................ 5 
1.2 Überschrift und Fuß der Karte variabel gestalten ........................................................................ 5 
1.3 Beschriftung der Schieberegler (Betreuungsarten) ...................................................................... 5 
2 Anpassungen am Anmeldeformular ................................ ................................ ................... 6 
2.1 Struktur des Formulars ................................................................................................................. 6 
2.2 Anmeldedatum ............................................................................................................................. 6 
2.3 Eingabe der Daten zum Kind (Name, Geburtstag) vor der Kita-Auswahl.................................... 7 
2.4 Vorgabe einer Einrichtung im leeren Formular ............................................................................ 7 
2.5 Kein Vorschlag der Betreuung nach Auswahl der Einrichtung .................................................... 7 
2.6 Betreuungszeiten werden nicht vereinfacht ................................................................................. 7 
2.7 Betreuungszeit zum Alter prüfen .................................................................................................. 8 
2.8 Anzeige Sonderleistungen-Info .................................................................................................... 8 
2.9 Doppelte Auswahl von Einrichtungen / Betreuungszeit ............................................................... 8 
2.10 Vorbelegung Wünsche 2-4 ........................................................................................................... 8 
2.11 Nachrücker Einrichtung (Wartelistenfunktion) .............................................................................. 8 
2.12 Bewertungskriterien/Punkte - Einrichtungsabhängig ................................................................... 9 
2.13 Eingabe Geschlecht ..................................................................................................................... 9 
2.14 Eingabe Sprache ........................................................................................................................ 10 
2.15 Eingabe Nationalität ................................................................................................................... 10 
2.16 Eingabe Religion ........................................................................................................................ 10 
2.17 Eingabe Integration .................................................................................................................... 10 
2.18 Erläuterung Integration ............................................................................................................... 10 
2.19 Eingabe Anrede Sorgeberechtigter 1 ......................................................................................... 10 
2.20 Eingabe Adresse Sorgeberechtigter 2 ....................................................................................... 10 
2.21 Eingabe Straße ........................................................................................................................... 10 
2.22 Email-Adresse / Verifizierung ..................................................................................................... 11 
2.23 Eingabe Captcha ........................................................................................................................ 11 
2.24 Mehrsprachigkeit / Unterstützung der Eltern .............................................................................. 11 
3 Datenabholung und Datenimport ................................ ................................ ..................... 12 
3.1 Schalter für Import pro Kita-Jahr ................................................................................................ 12 
3.2 Information der Einrichtungen per Email .................................................................................... 12 
3.3 Information der Einrichtungen per Email – Problematik Spam .................................................. 12 
3.4 Doppelanmeldung während der Anmeldephase (1.11. – 31.12.) .............................................. 12 
3.5 Doppelanmeldung während der Platzvergabephase(Januar – ca. April) .................................. 13 
 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 4 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
3.6 Doppel- Neuanmeldung nach der Platzvergabephase (ab ca. April) ........................................ 13 
3.7 Neuanmeldung - vorher Absage Eltern ...................................................................................... 13 
3.8 Neuanmeldung - Umgang mit der Nachrücker-Kita ................................................................... 13 
3.9 Neuanmeldung eines Kindes mit vorhandenem Betreuungsplatz ............................................. 13 
3.10 Anmeldungen unterjährig während der Anmelde- und Platzvergabephase .............................. 14 
4 Datenbearbeitung ................................ ................................ ................................ ............ 15 
4.1 Bearbeitungszeitraum 1  für Integrativ-Kinder und Bearbeitungszeitraum 2 für andere Kinder 15 
4.2 Wann kann ein Kind von der Einrichtung bearbeitet werden ..................................................... 15 
4.3 Änderung Kennzeichnung Integrativ .......................................................................................... 15 
4.4 Einschränkungen der Bearbeitung durch Absprachen und Rechte, Datenschutz! ................... 16 
4.5 Änderungen und Erweiterungen Übersicht Betreuungsplätze ................................................... 16 
4.6 Statistische Merkmale ................................................................................................................ 16 
4.7 Absender E-Mail (Workflow und Schriftverkehr) ........................................................................ 16 
5 Workflow ................................ ................................ ................................ .......................... 17 
6 Statusgruppen ................................ ................................ ................................ ................. 18 
6.1 Statusgruppe „Zu bearbeiten“ .................................................................................................... 18 
6.2 Statusgruppe Absage ................................................................................................................. 18 
6.3 Statusgruppe Automatische Absage .......................................................................................... 18 
6.4 Statusgruppe Zusage ................................................................................................................. 18 
6.5 Statusgruppe Absage Eltern ...................................................................................................... 18 
6.6 Statusgruppe Nachrücker/Warteliste ......................................................................................... 19 
6.7 Statusgruppe Sonstige ............................................................................................................... 19 
7 Folgestatus ................................ ................................ ................................ ...................... 19 
7.1 Folgestatus Statusgruppe „Zu bearbeiten“................................................................................. 19 
7.2 Folgestatus Statusgruppe Absage/Aufnahme nicht möglich ..................................................... 19 
7.3 Folgestatus Statusgruppe Zusage ............................................................................................. 19 
7.4 Folgestatus Statusgruppe Automatische Absage ...................................................................... 20 
7.5 Folgestatus Statusgruppe Absage Eltern................................................................................... 20 
7.6 Folgestatus Statusgruppe Nachrücker/Warteliste ...................................................................... 20 
7.7 Folgestatus Statusgruppe Sonstige ........................................................................................... 20 
8 Datenauswertung ................................ ................................ ................................ ............. 21 
8.1 Erweiterung der Statistikauswertung auf Anmeldungen ............................................................ 21 
9 Sonstiges / Organisatorisches und Zeitplan ................................ ................................ ..... 21 
Grafik Anmeldung einlesen  ................................ ................................ ................................ ...... 22 
Grafik Workflow ................................ ................................ ................................ ......................... 23 
 
  
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 5 
 
  
  
1 Anpassungen an der Internetkarte  
Die Internetkarte muss derzeit von der ITEBO bei jeder neuen Veröffentlichung manuell angepasst 
werden. Folgende Anpassungen sollten automatisch möglich sein: 
1.1 Hinterlegung einer Grafik für den Pin für die Einrichtung 
Änderungsvorschlag: Hinterlegung einer Grafik für den gewünschten Pin im Einrichtungsstamm, welcher 
beim Aufbereiten der Internetseite benutzt wird. 
 Horte blau 
 Teilnehmende Einrichtungen grün 
 Keine Teilnahme rot 
 
1.2 Überschrift und Fuß der Karte variabel gestalten 
 
 
Den oberen Teil der Karte (Überschrift, Grafik, Link) und den unteren Teil (Fuß, Link zum Datenschutz, 
Impressum) individuell gestaltbar machen. Dieser bleibt immer unverändert. 
 
 
 
Änderungsvorschlag: Die Darstellung von Kopf-Und Fußteil wird einmal als HTML erstellt und beim 
Aufbau der Karte entsprechend oben und unten mit eingebunden (Z.B. Hinterlegung als HTML in der 
Anwendung oder Kopf-Karte.html und Fuss-Karte.html werden entsprechend eingebunden. 
 
1.3 Beschriftung der Schieberegler (Betreuungsarten) 
Die Betreuungsarten sind „starr“ in der Anwendung hinterlegt und können nicht angepasst werden. Derzeit 
gibt es hier Krippe, Kindergarten, Hort, Spielkreis, Kindertagesbetreuung und Schule. Derzeit wird 
Spielkreis für Altersübergreifende Betreuung und Kindertagesbetreuung für Integrative Betreuung genutzt. 
Dieses ist auf Dauer nur eine Notlösung. Die Texte der Betreuungsarten sollten variabel sein. 
 
 
Änderungsvorschlag: Die Betreuungsarten sollen in der Anwendung textlich gepflegt und zugeordnet 
werden können. 
  

 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 6 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
2 Anpassungen am Anmeldeformular 
2.1 Struktur des Formulars 
Um das Formular ein wenig „hübscher“ und übersichtlicher zu machen wurden auch hier manuelle 
Anpassungen vorgenommen.  
 
Änderungsvorschlag: Mehrere Abschnitte (und auch Unterabschnitte) möglich machen 
Cardstart und Cardbeenden nicht nur 1-4 sondern mindestens bis 10 in den Platzhaltern hinterlegen 
 
 
2.2 Anmeldedatum 
Hier werden Daten „quer Beet“ eingegeben (z.B. 3. Geburtstag des Kindes usw.). Eine Aufnahme ist aber 
nur zum 1. oder Mitte des Monats in den Monaten August bis Mai möglich). 
Es soll möglich sein: 
01.08.xx – 16.05.xx+1 (17.05-31.07. generell nicht möglich).  
Tage aber immer nur zum 01. Oder 16. des Monates 
 
Die Anmeldung im lfd. Kita-Jahr ist immer zum nächsten 1. bzw. 16. möglich; aber maximal bis zum 16. 
Mai. 
 
Wenn dann das Aufnahmedatum eingegeben wurde soll im Anmeldeformular eingeblendet werden: 
Anmeldung zum aktuellen Kita-Jahr (JJJJ/JJJJ) 
bzw. 
Anmeldung zum nächsten Kita-Jahr an (JJJJ/JJJJ) 
 
Eine Anmeldung zum nächsten Kita-Jahr ist nur möglich während der Anmeldephase  
oder nach der Platzvergabephase. In dieser Zeit ist gleichzeitig auch eine Anmeldung für das aktuelle 
Kita-Jahr möglich.  
 
Der Pop-Up Text muss entsprechen angepasst sein (gültig ab  < Tagesdatum,… Anmeldungen sind 
möglich ab …) 
  

 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 7 
 
  
  
Während der Platzvergabephase  ist nur eine Anmeldung zum Laufenden Kita-Jahr möglich. Es wird ein 
anderes Formular mit entsprechenden Hinweistexten hochgeladen, in welchem die Eltern auch erfahren 
wann eine Anmeldung wieder möglich ist bzw. an wen man sich wenden kann. Das gültig-Datum im 
Formular wird im Feld von auf „leer“ gesetzt (d.h. ab nächster Aufnahmetermin, nächster 1. oder 16.). Das 
Bis-Datum ist dann der 16.5.des aktuellen Kita-Jahres). 
2.3 Eingabe der Daten zum Kind (Name, Geburtstag) vor der Kita-Auswahl  
Die Daten sollten vorab eingegeben werden. So ist es später möglich, die gewählte Betreuung passend 
zum Alter zu prüfen 
 
Änderungsvorschlag: Anpassung der Reihenfolge Änderung des Formulars (ist durch ITEBO umsetzbar). 
Anpassung Nordholz: Nach Eingabe des Geburtsdatums soll ein Pop-up mit eingeblendet werden 
Text: „Zum gewünschten Zeitpunkt der Aufnahme ist das Kind x Jahre alt“ 
 
2.4 Vorgabe einer Einrichtung im leeren Formular 
Wenn das Formular aufbereitet wird und nicht gezielt eine Einrichtung angesteuert wird, ist immer die 1. 
Einrichtung vorgeschlagen. Dieses darf nicht so sein. 
 
Änderungsvorschlag: Hier muss das Feld leer sein, damit die Einrichtung gezielt gewählt wird. 
   
2.5 Kein Vorschlag der Betreuung nach Auswahl der Einrichtung 
Wird die Einrichtung ausgewählt, wird automatisch auf die 1. mögliche Betreuung positioniert / 
vorgeschlagen. Dieses darf nicht so sein. 
 
Änderungsvorschlag: Kein Vorschlag der Betreuungszeit, sondern bewusste Auswahl durch Klicken auf 
das Drop-Down Feld. 
 
2.6 Betreuungszeiten werden nicht vereinfacht 
Die Betreuungszeiten sollen so erhalten bleiben wie im derzeit aktuellen Anmeldeformular möglich sind. 
Die Einrichtungen erhalten eine Liste der hinterlegten Zeiten und Sonderzeiten zur Prüfung. 
Die Umsetzung ist durch die ITEBO möglich.  
 
 
  
 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 8 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
2.7 Betreuungszeit zum Alter prüfen 
Es sollte verhindert werden, dass Kinder unter 3 Jahren für Kindergartenbetreuung und Kinder über 3 
Jahren für Krippenbetreuung angemeldet werden können. Für altersübergreifende Betreuung muss 
ebenfalls das mögliche von-bis-Alter geprüft werden 
 
Änderungsvorschlag: In der Desktopanwendung sollte entweder zur Betreuungszeit oder zur 
Betreuungsart (siehe auch 1.3) ein von-bis-Alter angelegt werden. Dieser kann bei Auswahl in 
Abhängigkeit von Geburtsdatum und Aufnahmedatum geprüft werden. Dabei gibt es eine Karenzzeit von 
2 Monaten nach vorne. 
 
Beispiel Kindergarten (3-6 Jahre) 
Bei der möglichen Aufnahme 1.8. => Stichtag Alter am 1.8. 2 Jahre und 10 Monate alt 
Diese Frist gilt auch unterjährig 
Bei der möglichen Aufnahme 1.1. => Stichtag Alter am 1.1  2 Jahre und 10 Monate alt 
 
Die Aufnahme in eine Krippe ist von 0-3 Jahre möglich; Hier wird die „Karenzeit“ nötig. 
 
2.8 Anzeige Sonderleistungen-Info 
Die Darstellung muss übersichtlicher sein. 
 
Änderungsvorschlag: Die Kriterien müssen nach jedem Eintrag einen Zeilenumbruch erhalten. 
 
2.9 Doppelte Auswahl von Einrichtungen / Betreuungszeit 
Es muss verhindert werden, dass in den Wünschen eine gleiche Auswahl wiederholt wird. 
Hingegen sollte es aber möglich sein, die Einrichtung doppelt zu wählen, dann aber dann mit einer 
anderen Betreuungszeit. 
 
Änderungsvorschlag: Prüfung der Einrichtung/Betreuungszeit auf Doppeleingabe. 
 
2.10 Vorbelegung Wünsche 2-4 
Häufig wählen die Eltern keine 2.-4. Einrichtung aus.  
 
Änderungsvorschlag:  Wünsche 2-4 sollen Pflichtfelder werden. Der erste Eintrag ist aber „keine Zweite 
Einrichtung gewünscht“ (bzw. dritte, vierte). So muss gezielt ein Eintrag gemacht werden. 
 Beim Import wird dieser Wunsch keine weitere Einrichtung gewünscht überlesen 
2.11 Nachrücker Einrichtung (Wartelistenfunktion) 
Es wird eine 5. Kita angegeben. Dieses ist dann die Nachrücker-Einrichtung. Die Wartelisten-Einrichtung 
und kann von den anderen Einrichtungen abweichen. Die Nachrückereinrichtung ist ein Pflichtfeld und 
darf nicht den Inhalt keine Auswahl gewünscht enthalten. 
Beim Import soll bei dieser Einrichtung direkt der Zusatzstatus Nachrücker gesetzt werden. 
 Somit landen keine „Absagen“ mehr im Familien-Service-Büro 
 Somit landen nur Kinder im Familien-Service-Büro mit Zusatzstatus = Absage Eltern 
 
  
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 9 
 
  
  
2.12 Bewertungskriterien/Punkte - Einrichtungsabhängig 
Bisher gibt es nur bei der Campus-Kita Einrichtungsabhängige Bewertungspunkte (Kriterien). 
Die Möglichkeit sollte allen Einrichtungen bekannt gemacht werden und entsprechend genutzt werden.  
Es sollen max. nur 6 Punkte pro Einrichtung hinterlegt werden 
 
Hierbei sind aber folgende Dinge zu beachten: 
 
Anmeldeformular  
Wird in Einrichtung 1, 2, 3 oder 4 eine Einrichtung gewählt, die spezielle Kriterien abfragt, werden diese 
unter der Einrichtung eingeblendet (also sowohl bei 1,2,3,und 4) 
 
Desktop-Anwendung 
Die gewählten Kriterien dürfen nur in der Desktop-Anwendung eingesehen und gezählt werden, wenn die 
aktuelle Einrichtung (1)  für diese Punkte „zugeordnet“ ist. 
Für die übergeordnete Auswertung (Stadt Osnabrück, Zugriff alle Wünsche) sind die Punktekriterien der 
einzelnen Einrichtungen nicht relevant, sondern nur die Kriterien, welche für alle Einrichtungen gelten. 
 
2.13 Eingabe Geschlecht 
Hier sollte die Auswahl divers möglich sein. Dieses kennzeichnet die bewusste Wahl von divers und 
unterscheidet sich von keine Angabe. 
  

 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 10 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
2.14 Eingabe Sprache 
Hier sollte Deutsch als 1. Auswahlkriterium stehen 
 
Änderungsvorschlag: Die Sprache aus den Systemeinstellungen an die 1. Stelle setzen 
2.15 Eingabe Nationalität 
Hier sollte Deutsch als 1. Auswahlkriterium stehen 
 
Änderungsvorschlag: Die Nationalität aus den Systemeinstellungen an die 1. Stelle setzen 
2.16 Eingabe Religion 
Der Beschriftungstext lautet Religion/Konfession. Evtl. soll die Auswahl überarbeitet werden 
 
Änderungsvorschlag: Wird im Anmeldeformular durch ITEBO umgesetzt. 
2.17 Eingabe Integration 
Das Feld Integration in der Desktop-Anwendung wird nicht automatisch bedient. 
 
Änderungsvorschlag: Eingabefeld für die Auswahl Integration in den Platzhaltern hinzufügen  
2.18 Erläuterung Integration 
Es soll ein erläuternder Text vor der Auswahl Integration stehen. Die Stadt Osnabrück liefert die 
Formulierung und ITEBO baut den Text in das Formular ein. 
2.19 Eingabe Anrede Sorgeberechtigter 1 
Hier soll nicht Frau vorgeschlagen werden sondern „leer“. GGF. Wäre es sonst auch denkbar in den 
Einstellungen der Platzhalter zu jedem Formularfeld die erste Auswahl einzustellen (siehe auch 
Nationalität, Sprache usw.). 
2.20 Eingabe Adresse Sorgeberechtigter 2  
Hier soll die Straße, PLZ, Ort aus SB1 vorgeschlagen werden  
 
2.21 Eingabe Straße 
Straßen werden immer wieder falsch geschrieben, Ortsteile können so nicht automatisch zugeordnet 
werden. 
 
Änderungsvorschlag: Auswahl der Straße aus einem vorhandenen Straßenverzeichnis. Der Ortsteil wird 
dann während des Importes automatisch ermittelt. Möglichkeit über einen Schalter der Eingabe einer 
„Adresse außerhalb“, dann wird der Ortsteil automatisch auf „außerhalb“ gesetzt. 
Die Hausnummer wird in einem Extra-Feld eingegeben. 
  
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 11 
 
  
  
2.22 Email-Adresse / Verifizierung 
Die E-Mail-Adresse sollte nicht nur formal sondern auch nachweislich geprüft sein. 
 
Hier sollte NH einen praktikablen Vorschlag unterbreiten, wie die Mailadresse verifiziert werden kann. 
Sollte hier keine technische Umsetzung möglich sein, ist als Mindestkriterium die Doppeleingabe (ohne 
Copy-Paste) mit Prüfung notwendig. 
2.23 Eingabe Captcha 
Änderungsvorschlag: Hier muss eine gängige Captcha-Lösung (ich bin kein Roboter, Zahlen-Buchstaben-
Wirrwarr) genutzt werden. 
2.24 Mehrsprachigkeit / Unterstützung der Eltern 
Änderungsvorschlag: Hier könnten Ausfüllanleitungen in mehreren Sprachen und / oder Videos erstellt 
werden. ITEBO könnte hierbei unterstützen. 
Es wäre aber auch möglich, das Formular, sofern dieses abschließend fest steht, in mehreren Sprachen 
zu hinterlegen (Englisch, arabisch,…..).  Im Formularkopf oder auf den Internetseiten der Stadt könnte es 
dann Links zu den verschiedenen Varianten geben. 
 
Beispiel: 
https://nh-kiga.itebo.de/kigaftpuser93/anmeldung_ger.html 
 
Zuständig: ITEBO und Stadt Osnabrück; Aufwand wird nach Tagessatz abgerechnet. 
  
 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 12 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
3 Datenabholung und Datenimport 
3.1 Schalter für Import pro Kita-Jahr 
Über einen Schalter soll pro Kita-Jahr festgelegt werden können ob der Import der Anmeldungen zurzeit 
möglich ist oder nicht. Der Verarbeitungsschritt Abholung der Daten aus dem Mail-Postfach erfolgt immer 
(inkl. Der Prüfung ob und wie die Anmeldung vorhanden ist und Information der Eltern über den 
Verarbeitungsschritt). Der Import in die komplette Anwendung ist aber nur möglich, wenn der Haken im 
entsprechenden Kita-Jahr auf J steht. Der Schalter kann auch zusammen mit den Zeiträumen und Fristen 
im Kindergartenjahr hinterlegt werden 
3.2 Information der Einrichtungen per Email 
Änderungsvorschlag:  
 Während der Anmeldephase wird nicht per Mail für das nächste Kita-Jahr informiert sondern nur, 
wenn eine Anmeldung für das laufende Jahr eingeht 
 Es wird immer nur der Erstwunsch informiert 
 Im Idealfall wird pro Einrichtung nur 1 Mail verschickt und nicht pro Kind 
3.3 Information der Einrichtungen per Email – Problematik Spam  
Da die Emails sehr kurz gehalten sind und immer gleich lauten ist es vorgekommen, dass die Mails in 
Spam-Listen eingetragen wurden.  
Änderungsvorschlag: Die E-Mails sollten individualisiert werden im Betreff und auch im Inhalt. Es könnte 
im Betreff z.-B. der Vorname des Kindes aufgenommen werden und im Inhalt der Mail evtl. eine Nummer 
für die Anmeldung o.ä. 
 
3.4 Doppelanmeldung während der Anmeldephase (1.11. – 31.12.) 
Die Anmeldephase geht von 1.11.-31.12.XXXX für das Kita-Jahr xxxx+1/xxxx+2. 
Während dieser Zeit können die Eltern so viele Anmeldungen erfassen wie sie möchten. Es wird jeweils 
die „letzte“ Anmeldung nach dem Prinzip „Letzter gewinnt“ behalten. Dabei ist es aber auch wichtig, dass 
die Anmeldungen importiert werden können, um den Einrichtungen die Möglichkeit zu geben, die 
interessierten Eltern zu kontaktieren und um einen Überblick zu haben, wie viele Anmeldungen vorhanden 
sind (alternativ siehe Hinweis). Die Anmeldungen sind erst nach dem Stichtag Bearbeitungsbeginn von 
den Einrichtungen bearbeitbar. Vorher kann aber Schriftverkehr erstellt werden. 
 
Änderungsvorschlag: Hinterlegung der Anmeldephase im Kindergartenjahr (Variabel). 
 
Wird eine Anmeldung in diesem Zeitraum aus dem Mail-Postfach eingelesen, wird geprüft ob eine 
Anmeldung für dieses Kind bereits in den noch nicht importierten Anmeldungen oder aber auch bei dem 
Kind als bereits importiert vorhanden ist. Ist dieses der Fall, werden die Eltern automatisch per Mail 
informiert, dass die Anmeldung vom …. die nun gültige ist.  
Die vorherige Anmeldung wird gelöscht und durch die aktuelle ersetzt.  
Siehe hierzu an den angefügten Ablauf. 
 
Wurde die Anmeldung während der Anmeldephase bereits importiert, kann die „alte“ Anmeldung auch 
noch nicht bearbeitet worden sein. Diese wird durch die neue Anmeldung (inkl. Adressen) ersetzt. 
 
Hinweis: Wenn der eigentliche Import der Mails während der Anmeldephase nicht erfolgen soll und erst 
zum Stichtag am Ende der Anmeldephase erfolgen soll, bleiben die Anmeldungen solange im Import 
stehen. Dann ist es notwendig, die Auswertungsmöglichkeiten / Brief / Serienbrief / Mailfunktion in der 
Übersicht der Anmeldungen zu erweitern. 
 
  
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 13 
 
  
  
3.5 Doppelanmeldung während der Platzvergabephase(Januar – ca. April) 
Doppelanmeldungen sind nicht möglich, da für das nächste Kita-Jahr während der Platzvergabephase die 
Anmeldung gesperrt ist. Anmeldungen während dieser Zeit sind nur für das aktuelle Kita-Jahr möglich.  
Während dieser Zeit wird im gültigen Formular ein entsprechender Hinweis aufgenommen mit einer Mail-
Adresse, an welche die Eltern sich wenden können, wenn Sie dennoch (unbedingt…) zum nächsten Kita-
Jahr anmelden möchten/müssen ….) 
 
3.6 Doppel- Neuanmeldung nach der Platzvergabephase (ab ca. April) 
Änderungsvorschlag:  
 Läuft eine Anmeldung ein und es ist bereits eine noch nicht importierte Anmeldung für das 
entsprechende Betreuungsjahr vorhanden, wird diese ersatzlos ersetzt und die Eltern werden per 
Mail informiert.  
 Ist eine Anmeldung importiert und noch nicht in der Bearbeitung abgeschlossen (noch Zusatzstati 
der Art „zu bearbeiten“ vorhanden), werden die Eltern per Mail informiert dass die neue 
Anmeldung nicht angenommen wird, da noch eine Anmeldung in Bearbeitung bei Einrichtung xyz 
ist und die Anmeldung wird als abgelehnt in der Importliste gekennzeichnet. 
 Ist eine Anmeldung in der Bearbeitung abgeschlossen als Zusatzstatus „Zusage“ werden die 
Eltern per Mail informiert, dass die Anmeldung nicht angenommen wird, da bereits ein Platz in der 
Einrichtung xyz vorhanden ist. Dieser müsste dann erst abgesagt werden. 
 Ist eine Anmeldung in der Bearbeitung abgeschlossen als Zusatzstatus Absage bzw. Absage 
Eltern oder nur als Nachrücker vorhanden, wird die Anmeldung importiert und die Wünsche 
werden vor evtl. alte Wünsche gesetzt. 
3.7 Neuanmeldung - vorher Absage Eltern 
Befindet sich ein Kind mit Absage Eltern im Familienservice-Büro, wird der „Wunsch“ Familienservice-
Büro gelöscht und die neuen Wünsche vor den alten Wünschen eingefügt. 
Die alten Wünsche bleiben aber erhalten, so ist ersichtlich, dass bereits ein Platz abgelehnt wurde. 
3.8 Neuanmeldung - Umgang mit der Nachrücker-Kita 
Befindet sich das Kind mit Zusatzstatus Nachrücker in einer Einrichtung, wird der Wunsch Nachrücker 
gelöscht.  
Die neuen Wünsche (inkl. Wunsch 5) werden vor den alten Wünschen eingefügt. Das Kind durchläuft die 
Wünsche. Am Ende bleibt die Anmeldung bei der Wartelisteneinrichtung (Wunsch5) stehen. 
3.9 Neuanmeldung eines Kindes mit vorhandenem Betreuungsplatz 
Ist das Kind in den Daten einer anderen Kita als aufgenommen vorhanden (durch den Trägerabgleich) 
wird das Kind bewusst doppelt angelegt. Das Dubletten-Kind erhält eine Kennzeichnung (z.B. 
Ausrufungszeichen, nicht das Traurige Smiley) in der Spalte W, wenn das Aufnahmedatum vor dem 
Entlassungsdatum des Bestandskindes liegt. 
 
Die neu gewünschten und auf jeden Fall die alte Kita darf von dem Wechselwunsch nichts erfahren! 
(Datenschutz!) 
 
Der Vermerk in der Spalte W darf nur mit speziellen Rechten (Stadt OS) eingesehen und ausgewertet 
werden. 
 
 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 14 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
3.10 Anmeldungen unterjährig während der Anmelde- und Platzvergabephase 
Änderungsvorschlag: Die Anmeldungen für das laufende Kita-Jahr können/sollen importiert werden. Die 
Einrichtungen (Erst-Wunsch) sollten per Mail darüber informiert werden, dass eine Anmeldung für das 
aktuelle Jahr für Nachname, Vorname eingegangen ist und bearbeitet werden muss. 
Hier wird die Mail mit wichtig versehen. 
 
Es gelten die gleichen Vorgaben wie für Anmeldungen nach der Platzvergabephase und die Prüfung einer 
Doppelanmeldung. 
 
 
  
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 15 
 
  
  
4 Datenbearbeitung 
4.1 Bearbeitungszeitraum 1  für Integrativ-Kinder und Bearbeitungszeitraum 2 für andere 
Kinder 
Bevor die eigentliche Platzvergabe beginnt, soll die Platzvergabe für Kinder durchlaufen, welche als 
Integrativ gekennzeichnet sind. Dieses ist notwendig, da die Einrichtungen erst im Anschluss wissen, wie 
viele Kinder ohne Integrationsmerkmal aufgenommen werden dürfen. 
Es gibt somit für das Kita-Jahr eine Platzvergabephase Integrativ und eine Platzvergabephase normal. 
Ebenso gibt es eine Frist integrativ und eine Frist normal. 
 
Integrativ-Kinder erhalten somit als Eingangsdatum bei Wunsch 1 das Beginn-Datum Integrativ während 
die anderen Kinder das „normale“ Beginn-Datum als Eingangsdatum erhalten. 
 
Liegt das Tagesdatum nach der normalen Platzvergabe für das gewünschte Kita-Jahr, wird das 
Tagesdatum immer als Eingangsdatum für den Wunsch gesetzt. 
 
4.2 Wann kann ein Kind von der Einrichtung bearbeitet werden 
Die Bearbeitung der Daten und die Änderung der Wünsche hat immer wieder zu Problemen geführt. 
Anhand der Eingangsdaten kann festgemacht werden, welche Kinder bearbeitet werden dürfen. 
Generell gilt Tagesdatum >= Eingangsdatum, Bearbeitung möglich. Frist läuft! 
 
Beispiele:  
 Bearbeitung nur möglich, wenn Tagesdatum > = Eingangsdatum 
a) Tagesdatum 10.02.2020, Aufnahmewunsch 01.08.2020 
 Anmeldephase Kita Jahr 20/21 ende am 31.12.2019 
 Eingangsdatum Integrativ z.B. 05.01.2020 (Beginn integrativ) oder normal z.B. 
01.02.2020 (Beginn normal) 
 Kind kann bearbeitet werden 
 Workflow greift je nach integrativ oder normal (Prüfung der Fristen und Weitergabe) 
b) Tagesdatum 05.01.2020, Aufnahmewunsch 01.08.2020 
 Anmeldephase Kita Jahr 20/21 Ende am 31.12.2019 
 Eingangsdatum Integrativ z.B. 05.01.2020 (Beginn integrativ) oder normal z.B. 
01.02.2020 (Beginn normal) 
 Kind kann NICHT bearbeitet werden  
 Workflow greift nur integrative Kinder 
c) Tagesdatum 15.01.2020, Aufnahmewunsch 01.04.2020 
 Anmeldephase Kita Jahr 19/20 Ende am 20.01.2019 
 Eingangsdatum = Importdatum 
 Kind kann bearbeitet werden 
 Workflow beginnt mit dem Eingangsdatum in die Einrichtung 1 
4.3 Änderung Kennzeichnung Integrativ 
Ändert eine Einrichtungsleitung die Kennzeichnung Integrativ auf nicht Integrativ muss ggf. das 
Eingangsdatum des Wunsches auf das Eingangsdatum „normal“ gesetzt werden (während der 
Platzvergabephase). 
  
 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 16 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
4.4 Einschränkungen der Bearbeitung durch Absprachen und Rechte, Datenschutz! 
 Die Reihenfolge der Wünsche darf nur mit bestimmten Rechten bearbeitet werden 
 An die Eltern soll kommuniziert werden, dass während der Platzvergabephase hier nicht geändert 
werden soll, dieses soll auch in der Bestätigungsmail stehen.  
 Folgende Rechte sind aus Datenschutzgründen zwingend notwendig, da die Kita-Leitung immer 
nur eigene Wünsche sehen darf 
o Recht eigene Wünsche ansehen 
o Recht fremde Wünsche ansehen 
o Recht Wünsche bearbeiten 
 Wird die Reihenfolge der Wünsche geändert, ist darauf zu achten, dass die noch abzuarbeitenden 
Wünsche im Block „oben“ stehen, ggf. im Programm prüfen? 
 Wird der Zusatzstatus von Absage zurück auf „muss bearbeitet werden“ geändert, soll das 
Programm fragen, ob das Absagedatum gelöscht werden soll, das Eingangsdatum muss dann das 
Tagesdatum erhalten 
 Die Wünsche 2-x im Status „muss bearbeitet werden“ dürfen kein Eingangsdatum haben. Dieses 
setzt der Workflow 
 Das Absagedatum wird automatisch gesetzt, wenn im Betreuungsplatz auf Absage oder Absage 
Eltern gesetzt wird. 
 Zusatzstatus Nachrücker darf nur mit speziellen Rechten gesetzt manuell gesetzt werden; 
ansonsten wird dieser beim Import für die 5. Einrichtung verwendet. Es soll verhindert werden, 
dass Einrichtungen sich selber als Nachrücker setzen, obwohl noch offene Wünsche vorhanden 
sind.  
 Nachrücker darf nur in Zusage oder Absage Eltern und nicht in direkt in Absage geändert werden 
 Der Zusatzstatus darf von den Einrichtungen nur bei dem aktuellen Wunsch 1 geändert werden, 
Arbeiten in den Wünschen nicht möglich  
 Die „anonymisierten Wünsche“ Platz 2-x soll durch ein Recht auch ganz weggeblendet werden 
können (Vereinfachung der Darstellung der Kinder nur Platz 1) 
 Die anonymisierten Wünsche müssen das Geschlecht und das Alter mit anzeigen, um entscheiden 
zu können, ob diese (später einlaufenden Anmeldungen) evtl. besser in die Einrichtung passen 
 Das Kennzeichen trauriges Smiley und ggf. ! darf je nach Recht nicht sichtbar sein. 
4.5 Änderungen und Erweiterungen Übersicht Betreuungsplätze 
 Es sollte das Eingangsdatum (für diesen Wunsch) mit in der Übersicht der Betreuungsplätze 
angezeigt werden. So ist ersichtlich, was neue Anmeldungen für diese Einrichtung sind. 
 Die Kennzeichnung Integrativ soll in der Übersicht Betreuungsplätze sichtbar sein 
 In der Filterung nach Zusatzstatus in der Übersicht der Warteliste soll eine Mehrfachauswahl 
möglich sein 
4.6 Statistische Merkmale 
 Statistische Merkmale sollen erweitert werden um eine Farbgebung (Z.B. Lila, Blau, Grün) 
4.7 Absender E-Mail (Workflow und Schriftverkehr) 
Für das Problem „Absender-E-Mail“ muss eine Lösung geschaffen werden. Hier soll die Option Answer to 
geprüft werden. Alternativ soll die E-Mail der sendenden Einrichtung in den Variablen der Workflowtexte 
zur Verfügung stehen 
 
  
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 17 
 
  
  
5 Workflow 
Der Workflow wird ergänzt um eine Bearbeitungsphase Integrativ. 
Bevor die eigentliche Platzvergabe beginnt, muss die Platzvergabe für Kinder durchlaufen werden, welche 
als Integrativ gekennzeichnet sind. Erst dann weiß eine Einrichtung, wie viele „normale“ Plätze übrig sind. 
 
Es muss somit für das Kita-Jahr ein Beginn-Datum Platzvergabe Integrativ und für den normalen Beginn 
ein Beginn-Datum normale Platzvergabe geben. 
 
Ebenso gibt es eine Frist integrativ und eine Frist normal (Hinterlegung im Workflow oder in der Desktop-
Anwendung) 
 
Wenn z.B. die Platzvergabe integrativ am 7.1. des Jahres beginnt und die Frist hierfür 4 Tage beträgt, 
läuft der Workflow zunächst nur für integrative Kinder. Dieses wird lediglich durch das Eingangsdatum, 
welches beim Import gesetzt wird gesteuert. 
Das Eingangsdatum Wunsch 1 wird beim Import auf das entsprechende Datum (z.B. 7.1.JJJJ ) gesetzt. 
 
Der Workflow startet generell nicht für Kinder, welche den Status aus der Statusgruppe Zusage haben, 
welche in der Einrichtung Familien-Service-Büro stehen oder welche den Status Nachrücker/Warteliste 
haben. 
 
Wünsche aus der Statusgruppe Absage werden direkt durchgetauscht; dabei rückt die aktuelle 
Einrichtung immer ganz an das Ende. So bleibt die Reihenfolge der Wünsche immer erhalten (auch nach 
2 oder 3 erneuten Anmeldungen). 
 
Bei Wünschen aus der Statusgruppe Zusage werden alle Wünsche gelöscht. Workflow ist beendet. Die 
Information der Eltern erfolgte durch die Einrichtung. Eine Zusage kann dann später nur in einen Status 
aus der Gruppe Absage Eltern geändert werden. 
 
Bei Status = zu bearbeiten wird geprüft Eingangsdatum + Frist < Tagesdatum. 
Neuer Status aktueller Wunsch = Frist abgelaufen; dann wird der Wunsch wie eine Absage behandelt. 
Der Status Frist abgelaufen ist notwendig, um festzustellen, welche Einrichtungen immer die Frist 
versäumen. Dieser Status darf nicht manuell gesetzt werden. 
 
Der Workflow berücksichtigt die Nachrücker-Einrichtung. 
Die Nachrücker-Einrichtung wird beim Import automatisch als letzte Kita gesetzt (Import Kita Nr. 5) und 
hat bereits den Zusatzstatus Nachrücker/Warteliste. Somit landet diese beim „Durchtauschen“ 
automatisch irgendwann auf 1.  
Wenn die Neue Kita im Workflow den Status Nachrücker/Warteliste besitzt, entspricht dieses der letzten 
Absage und es wird eine entsprechende Mail mit dem Hinweis auf die Warteliste geschickt. Dabei kann 
der Parameter Neue Einrichtung im Mail-Text benutzt werden. 
 
 Der Workflow muss in dem Wunsch kennzeichnen, wann er den Wunsch weitergegeben / 
bearbeitet hat  
 Der Workflow darf nicht nur Absagen vom Tag vorher, sondern alle offenen abgelaufenen 
Absagen/zu bearbeiten greifen.  
 Es muss sichergestellt werden, dass alle Fälle abgearbeitet werden auch wenn der Workflow mal 
5 Tage ausfällt 
 
Hinweis: Integrativ-Kinder haben ab Beginn der normalen Bearbeitungsphase die normale 
Bearbeitungsfrist 
  
 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 18 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
6 Statusgruppen 
Es sollen Statusgruppen eingeführt werden. Über die Statusgruppe wird der Workflow gesteuert. 
Den Statusgruppen wird dann der einzelne Status zugeordnet. Dieses ist notwendig um die Anmeldungen 
besser auswerten und bearbeiten zu können 
6.1 Statusgruppe „Zu bearbeiten“ 
- Nach Ablauf der Frist bezogen auf das Eingangsdatum für diesen Wunsch: automatische Absage 
- Folgestatus z.B. „Absage durch Workflow“ oder „Bearbeitungsfrist abgelaufen“, um erkenntlich zu 
machen, ob die Absage bewusst gesetzt wurde oder durch Ablauf der Fristen 
- Danach Behandlung wie eine Absage: Durchtauschen und Mail an die Eltern 
- Mögliche Unterstati / Bezeichnungen 
o Einladung Elterngespräch verschickt 
o Aufnahme geplant 
o Warten auf Rückmeldung Eltern  
6.2 Statusgruppe Absage 
- Direkte Weitergabe an die nächste Einrichtung 
- Mail an die Eltern Anmeldung wird weiter gegeben …. 
- Nächste Einrichtung kann auch die „Nachrücker-Kita“ sein mit Zusatzstatus 
„Nachrücker/Warteliste“, dann wird im Text verwiesen auf neue Anmeldemöglichkeit bzw. und 
auch dass auf die Warteliste von Einrichtung xyz gesetzt wird 
- Mögliche Unterstati / Bezeichnungen 
o Absage durch Kita 
o Absage sonstige Gründe 
6.3 Statusgruppe Automatische Absage 
- Automatische Absage da Frist abgelaufen 
- Wird nur durch den Workflow vergeben 
- Status ist Fix – keine Unterstati 
6.4 Statusgruppe Zusage 
- Beendet den Workflow 
- Löschen aller weiteren Wünsche  
- Mögliche Unterstati / Bezeichnungen 
o Aufnahme geplant  
o Platz durch Eltern bestätigt 
6.5 Statusgruppe Absage Eltern 
- Setzen aller noch zu bearbeitenden Wünsche auf Absage Eltern 
- Löschen des Nachrücker-Wunsches 
- Übergabe an das Familien-Service-Büro 
- Mögliche Unterstati 
o Absage wegen Wegzug 
o Absage wegen Neuanmeldung 
o Absage wegen Umzug 
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 19 
 
  
  
6.6 Statusgruppe Nachrücker/Warteliste  
- Keine Berücksichtigung im Workflow 
- Darf nicht manuell von Kita-Leitungen gesetzt werden 
- Wunsch wird durch eine Neuanmeldung gelöscht  
- Gehört in die „Gruppe Sonstige“ ist aber besonders, da die 5. Einrichtung diesen Status 
automatisch beim Import erhält und bei Neuanmeldungen dieser Wunsch gelöscht wird 
6.7 Statusgruppe Sonstige  
- Darf nur mit besonderer Berechtigung benutzt werden 
- Wird NICHT im Workflow berücksichtigt 
- Wird z.B. für Anmeldungen / Kinder genutzt welche auf Grund von unterschiedlicher Schreibweise 
nicht als 1 Kind identifiziert worden sind. 
- Mögliche Unterstati / Bezeichnungen 
o Doppelanmeldung 
o Anmeldung zurückstellen 
 
 
7 Folgestatus 
Aus einem Status heraus ergeben sich immer ein oder mehrere Folgestati, die möglich sind. 
Es muss unterbunden werden, dass unlogische Eingaben gemacht werden können. 
Innerhalb einer Statusgruppe darf immer gewechselt werden. 
7.1 Folgestatus Statusgruppe „Zu bearbeiten“ 
Möglicher Folgestatus aus der Gruppe 
- Zusage 
- Absage 
- Absage Eltern 
 
7.2 Folgestatus Statusgruppe Absage/Aufnahme nicht möglich 
Absagen werden durch den Workflow in die nächste Einrichtung übergeben oder kommen als Nachrücker 
in die Wartelisteneinrichtung. Wenn aus zwingenden Grund ein Sachbearbeiter der Stadt mit besonderen 
Rechten in den Wünschen den Status Absage wieder ändert um die Anmeldung wieder für eine 
Einrichtung frei zu schalten, kann der Status hier frei gewählt werden, da davon auszugehen ist, dass die 
Sachbearbeitung weiß, was Sie tut. 
Solange der Workflow noch nicht gelaufen ist, ist die Absage noch in der Kita, welche abgesagt hat. 
Dann kann die Absage noch zurückgenommen werden. 
Möglicher Folgestatus ist dann ein Status aus der Gruppe 
- Absage Eltern (falsch geklickt) 
- Muss bearbeitet werden 
Achtung: Wird der Status Absage zurückgenommen sollte das Absagedatum wieder entfernt werden! 
 
7.3 Folgestatus Statusgruppe Zusage 
Solange die Zusage noch nicht abschließend durch den Workflow bearbeitet wurde (löschen aller 
Wünsche), kann die Zusage noch zurückgenommen werden. 
 
 
 
  Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Seite 20 Stand: 09.07.2019  
 
  
  
 
Möglicher Folgestatus 
- Statusgruppe Zu bearbeiten 
- Statusgruppe Absage Eltern 
NICHT: Statusgruppe Absage (durch Kita) darf NICHT nach einer Zusage sein. 
7.4 Folgestatus Statusgruppe Automatische Absage 
Wenn aus zwingenden Grund ein Sachbearbeiter der Stadt mit besonderen Rechten in den Wünschen 
den Status Automatische Absage wieder ändert um die Anmeldung wieder für eine Einrichtung frei zu 
schalten, kann der Status hier frei gewählt werden, da davon auszugehen ist, dass die Sachbearbeitung 
weiß, was Sie tut. Es ist somit jeder Folgestatus möglich 
7.5 Folgestatus Statusgruppe Absage Eltern 
Darf nur mit speziellen Rechten geändert werden. Eigentlich muss hier eine Neuanmeldung erfolgen. 
7.6 Folgestatus Statusgruppe Nachrücker/Warteliste  
Steht ein Kind in einer Einrichtung auf Warteliste kann hier der Folgestatus nur sein 
- Zusage 
- Absage Eltern 
Der Status Nachrücker darf nicht in eine Absage (dann bekommen die Eltern direkt wieder eine Mail im 
Workflow) oder in muss bearbeitet (dann würde die Frist beginnen zu laufen) werden geändert werden. 
7.7 Folgestatus Statusgruppe Sonstige  
Darf nur mit speziellen Rechten geändert werden.  
 
  
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 21 
 
  
  
8 Datenauswertung 
8.1 Erweiterung der Statistikauswertung auf Anmeldungen 
Die Statistischen Auswertungen greifen nicht (immer) auch auf die Anmeldungen. Hier sollte es möglich  
sein auch Auswertungen und Grafiken nach Alter / Ortsteil / Geschlecht / Betreuungsart usw. auf die 
Anmeldungen zu machen. Zu berücksichtigen ist jeweils der Erstwunsch. 
 
9 Sonstiges / Organisatorisches und Zeitplan 
 ITEBO wird parallel das Anmeldeformular so weit möglich vorbereiten  
 Die Einrichtungen erhalten per Mail die hinterlegten Betreuungszeiten  
 Es kann bereits an den Anleitungen für die Eltern und Außendarstellung gearbeitet werden 
 Der Trägerabgleich wird parallel weiter optimiert und getestet 
 Die Darstellung der freien Plätze soll optimiert / automatisiert werden (geht erst, wenn der 
Trägerabgleich läuft) 
 Es sollten regelmäßige Jour-Fix-Treffen stattfinden 
 Es wird vorgeschlagen, die Termine an die Meilensteine zu koppeln und in der Testphase zu 
intensivieren 
Termin Meilenstein 
KW 28 Übergabe finale Anforderungen an NH 
KW 29 Übersendung Angebot von NH – Zeitpunkt mit NH klären 
KW 30 Bereitstellung Angebot Stadt Osnabrück 
KW 32 Angebotsannahme / Beauftragung erwartet 
KW 39 Lieferungen der Änderungen durch NH– Zeitpunkt mit NH klären 
KW 40 Beginn Testphase 
KW 44 Beginn Anmeldephase Kita-Jahr 2020/2021 
KW 1-19 Beginn Platzvergabephase/Workflow 
 
 
 
 
 
 
    
 
 
 
  
  
Grafik Anmeldung einlesen 
Abholung Email jede Stunde – Prüfen bei der Abholung 
Anmeldung für Kind bereits vorhanden für 
das gleiche Kita-Jahr 
Kind evtl. irgendwo aufgenommen? 
Tagesdatum ist nach der 
Anmeldephase ja 
nein 
nein 
Import als bewusst Doppeltes Kind mit 
Kennzeichen ! (Duplette)      
ggf. löschen Nachrücker alte Anmeldung; Import als Wunschbetreuung immer als Wünsche 1-5 => Alte 
Wünsche rücken nach hinten; Adressen werden  neu importiert (z.B. Korrektur bei Umzug); Status zu 
bearbeiten für alle neuen Wünsche; Status Nachrücker für die neue Nachrückereinrichtung Wunsch) 
 
 
ja 
Nein  
Kennzeichnen alte Anmeldung als 
„verworfen“ => ersetzen durch neue 
Anmeldung ist importiert. 
Bearbeitungsstand: 
abgeschlossen 
ja 
Setzen Eingangsdatum Wunsch 1 während der Anmeldephase auf „Beginn Bearbeitungsdatum“ je nach 
Integrativ oder normal - sonst Tagesdatum (=> Aufnahmedatum) 
nein 
Zusatzstatus 
Zusage 
Anmeldung ablehnen – gar nicht annehmen 
ja 
Mail an Eltern: Zuerst 
bitte den bereits 
zugesagten Platz 
absagen 
Mail an Eltern: Vorherige 
Anmeldung noch in Bearbeitung Mail an Elternüber Beginn der Bearbeitung / Weitergabe an die Einrichtung 
 Mail an Einrichtung 1; Wiedervorlageeintrag 
NUR die Stadt Osnabrück kann 
die Kennzeichnung als 
Doppelanmeldung sehen 
Irgendwann wird ein Kind 
„verschwinden“ durch 
Abmeldung 
ja 
 Abgeschlossen wenn Absage Eltern, 
Nachrücker, Zusage; akt. Bearbeitungsstatus „zu 
bearbeiten“ bedeutet nicht abgeschlossen 
Speichern der Anmeldung in die Importierten Anmeldungen; Einrichtung keine Auswahl wird gelöscht  
Diese Anmeldung ist nun gültig 
Import durch klicken auf Import (manuell  - nur für Anmeldungen möglich die im Kita-Jahr freigeschaltet sind) 
nein 
 
 
 
 
Anpassungs- und Änderungsvorschläge Onlineanmeldung  
Stand: 09.07.2019  Seite 23 
 
  
  
Grafik Workflow 
Manuelle Bearbeitung durch Einrichtung 
(Platzvergabe)  
Status „Zu bearbeiten“ manuell ändern in  
Bearbeitung möglich   
Bearbeitung nur möglich, wenn Tagesdatum > = Eingangsdatum Wunsch 1 
Der Workflow bezieht sich immer auf die Anmeldungen bzw. Wechselwünsche 
eines Kindes. Aufgenommene „Wünsche“ haben hier keine Bedeutung 
 
 
  
  
Absage 
Status „Frist abgelaufen“ setzen 
 
Hat  Nächster Wunsch 
den Status = Nachrücker  
Nächste Einrichtung kommt auf den  
Betreuungsplatz 
Information über 
Weitergabe an nächste 
Einrichtung an die 
Sorgeberechtigten 
„Letzte Absage“ 
Wartelisten-
Information an die 
Sorgeberechtigten 
Autom. Eintrag 
Wiedervorlage und 
Email an nächste 
Einrichtung 
ja nein 
Setzen alle offenen 
Wünsche auf 
Absage Eltern 
 
 
  
  
Info-Mail an Eltern 
Löschen alle 
Wünsche 
 
ja nein 
Ende Workflow – Kein Workflow bei Nachrücker oder Einrichtung = Fam.-Service.-Büro 
 
  
  
Workflow    (täglich)                                             Prüft Status von           Betreuungsplatz 1 
Zu bearbeiten Nachrücker 
Setzen Eingangsdatum 
Nächste Einrichtung 
Fam.-Service-Büro 
 
  
  
Frist abgelaufen 
Eingangsdatum + xx Tage