Gesamtstrategie zum Fachkräftemangel im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2023/2092
Datum: 2023-05-30
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/6
Stadt Osnabrück 17.05.2023 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2023/2092
öffentlich
Gesamtstrategie zum Fachkräftemangel im Fachbereich für Kinder, 
Jugendliche und Familien
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 08.06.2023 Ö Vorberatung
 Jugendhilfeausschuss 21.06.2023 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 27.06.2023 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 27.06.2023 Ö Entscheidung
Beschluss:
1. Die Stadt Osnabrück bietet ab August 2024 in den eigenen städtischen 
Kindertagesstätten jährlich drei Ausbildungsplätze für die praxisintegrierte Ausbildung 
(PIA) zur Erzieherin/ zum Erzieher an. Den freien Trägern wird diese Möglichkeit 
ebenfalls eröffnet und eine Erstattung der anfallenden Kosten in Aussicht gestellt. 
2. Die dargestellten Anpassungen der Anleitungszeiten werden wie in Anlage 1 
beschrieben, befürwortet.
3. Die genannten Maßnahmen zur Erhöhung der Vertretungszeiten in Kindertagesstätten 
werden umgesetzt. Diese sind konkret:
a. Im Bereich der pädagogischen Mitarbeitenden: Erhöhung der für die 
Vertretungsregelungen angenommenen Ausfalltage um vier Tage pro VZÄ
b. Im Bereich der hauswirtschaftlichen Mitarbeitenden: Gewährung einer 
monatlichen Vertretungsreserve für fest angestelltes Personal in Höhe von 0,1 
VZÄ
4. Die Stadt Osnabrück stellt zum Wintersemester 2024 eine Praxisstudentin/ einen 
Praxisstudenten des Studiengangs Soziale Arbeit der Berufsakademie Melle ein.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
20231 20242 ab 2025
(jährlich)
Erträge (+)    
Aufwendungen (-)    
1  Praxisintegrierte Ausbildung zur Erzieherin/ 
zum Erzieher  -167.000 € -400.000 €
2   Anpassung der Anleitungszeiten -85.000 € -203.000 € -203.000 €
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3a Erhöhung der Vertretungszeiten Kitas:
 Pädagogische Fachkräfte -333.000 € -800.000 € -800.000 €
3b Erhöhung der Vertretungszeiten Kitas:
 Hauswirtschaftliches Personal -171.000 € -411.000 € -411.000 €
4   Einstellung  eines  Praxisstudenten BA        
Melle (Studiendauer: 6 Semester/3 Jahre)  -9.000 € -18.000 €
Summe -589.000 € -1.590.000 € -1.832.000 €
1 ohne PIA und BA Melle, nur anteilige Kosten der Anleitungszeiten / Vertretungskosten ab 
08/2023
2 anteilige Berechnung der Kosten, da das Schuljahr (PIA) erst zum 01.08. dieses Jahres 
beginnt und in 2024 nur ein Semester an der BA Melle absolviert wird.
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf die Jahre 2023 ff.
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant:
x  Ja, für die Punkte 2 + 3
x  Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden für die 
Punkte 1 + 4
 Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-/überplanmäßig bereitgestellt
 werden (Deckungsposition s. u.).
 Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
 das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
 
B. Personelle Auswirkungen: 
Siehe Sachverhalt
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: keine
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
 positiv
 negativ
x  keine
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück:
x  positiv
 negativ
 keine
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag:  keine
G. Beteiligte Stellen: Fachbereich Finanzen und Controlling, Fachbereich Personal und 
Organisation, WFO
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Lernende Stadt mit sozialer Verantwortung - hochwertig-inklusiv-gerecht (Ziel 2021-2030)
 Zukunftsfähigkeit von Schulen und Bildungseinrichtungen sichern
 Vielfältiges soziales Miteinander stärken
 Armut entgegenwirken und Teilhabe und Integration fördern
 Verbleib im gewohnten Umfeld ermöglichen
 Handlungsfähige Stadt - stabil-bürgernah-leistungsfähig (Ziel 2021-2030)
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 Bürger- und Kundennähe erhöhen
 Attraktivität als Arbeitgeberin erhöhen
 Arbeitsprozesse optimieren
Sachverhalt:
Die Vorlage zeigt den Sachstand des Projekts zum Fachkräftemangel im Fachbereich für 
Kinder, Jugendliche und Familien auf und schlägt entsprechende Maßnahmen zur 
Personalbindung und -gewinnung vor, welche im Rahmen des Projekts erarbeitet wurden.
Sachstand „Gesamtstrategie zum Fachkräftemangel im Fachbereich für Kinder,
Jugendliche und Familien“
Die vorbereiteten und bereits getroffenen Maßnahmen und Prozessanpassungen lassen sich 
in die Bereiche der Personalplanung, -beschaffung sowie -entwicklung und -bindung
einteilen:
Personalplanung
Praxisintegrierte Ausbildung zum Erzieher/ zur Erzieherin (siehe Punkt 1)
Anpassen der Anleitungszeiten für Auszubildende, Praktikantinnen/Praktikanten und 
Freiwillige im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien (siehe Punkt 2)
Erhöhung der Vertretungszeiten in den Kindertagesstätten (siehe Punkt 3)
Verkürzen der Betreuungszeiten in den städtischen Kitas
Erhöhung der Stellen für Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger (in der Ausbildung 
zu sozialpädagogischen Assistenzkräften) im Kita-Bereich auf 20 Stellen
Einsatz von Zusatzkräften und deren laufende Qualifizierung für den Kita-Bereich
Erhöhung der Stellen für Berufsanerkennungsjahrpraktikantinnen und
Berufsanerkennungsjahrespraktikanten um eine Stelle Kooperation mit der 
Berufsakademie Melle als Praxispartner für den dualen Studiengang Soziale Arbeit 
ab dem Wintersemester 2024 (siehe Punkt 4)
Personalbeschaffung
Neue Verbreitungsmöglichkeiten von Stellenanzeigen über Social Media
Berücksichtigung des Kita-Bereichs als Ausbildungsbereich im Fachbereich Personal 
(10-33)
Umstrukturierung des Bewerbungsprozesses im Kita-Bereich für schnellere Abläufe
Grundsätzlich unbefristete Einstellung von sozialpädagogischen Fachkräften
Personalentwicklung und -bindung
Möglichkeit der Verbeamtung für sozialpädagogische Mitarbeitende im Sozialen 
Dienst (bereits durch Stellen im Stellenplan möglich)
Umsetzung Tarif SuE 
Überarbeiten der Onboardingskonzepte der Fachdienste
Fortbildungsreihe für Führungskräfte (Lead Up!)
Entfristung von sozialpädagogischen Fachkräften
1. Praxisintegrierte Ausbildung zum Erzieher/ zur Erzieherin
Aufgrund des aktuellen Fachkräftemangels in dem Berufsbild des / der Erziehers/Erzieherin 
wird die Strategie verfolgt, möglichst vielfältige und attraktive Ausbildungsmöglichkeiten für 
verschiedene Zielgruppen zu schaffen. Hierzu gehören die Möglichkeiten der 
Berufsorientierung im Freiwilligen Sozialen Jahr (FSJ) sowie als Zusatzkräfte in den 
Kindertagesstätten. Außerdem werden Praktikumsplätze zur Begleitung der schulischen 
Ausbildung für angehende sozialpädagogische Assistentinnen und Assistenten sowie 
Erzieherinnen und Erzieher angeboten. Im Rahmen vergüteter Arbeitsverträge wird zudem 
der Quereinstieg im aktuellen und kommenden Kita-Jahr unterstützt. Hiernach kann die 
Ausbildung zum/zur sozialpädagogischen Assistenten/Assistentin innerhalb eines bzw. 1,5 
Jahren absolviert und parallel vergütet in den Einrichtungen gearbeitet werden. Die 
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Personalkosten für bis zu 20 Stellen im kommenden Kita-Jahr werden nach § 30 Nds. 
Kindertagesstättengesetz (NKiTaG) durch das Land Niedersachsen refinanziert. 
Nach eingehender Prüfung ergibt sich noch ein weiterer ergänzender Ausbildungsweg, den 
die Verwaltung in den eigenen städtischen Kindertagesstätten anbieten sowie den freien 
Trägern bei einer Nutzung refinanzieren möchte: 
Die Praxisintegrierte Ausbildung (PIA) ist ein Ausbildungsmodell zur Erzieherin / zum 
Erzieher in drei Ausbildungsjahren, welches vom Land Nordrhein-Westfalen angeboten wird. 
Es integriert die in Niedersachsen notwendigen zwei Ausbildungsstufen zum/zur 
sozialpädagogischen Assistenten/Assistentin sowie Erzieher/Erzieherin in einem kompakten 
Ausbildungsgang. Die Schülerinnen und Schüler sind neben der schulischen Ausbildung an 
einer Fachschule für Sozialpädagogik fest als Auszubildende in einem 
Ausbildungsunternehmen angestellt und werden von dort vergütet. Die Belegung der 
anspruchsvollen Ausbildung ist an vergleichsweise hohe Zugangsvoraussetzungen geknüpft. 
Vorgesehen ist ein Abitur und einschlägiges Praktikum oder eine einschlägige Ausbildung.
 
Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, dass grenznahe Kommunen Niedersachsens die 
Praxisteile der Ausbildung in ihren Kindertagesstätten anbieten und der Theorieteil in einer 
angrenzenden nordrhein-westfälischen Schule absolviert wird, obwohl diese Schulform in 
Niedersachsen derzeit nicht vorgesehen ist. Vorteilhaft ist aus Sicht der Stadt Osnabrück, 
dass die Ausbildungsform aufgrund der Länge und der Vergütung für Bewerbende attraktiv 
ist. Außerdem entsteht durch die dreijährige Bindung an eine Kindertagesstätte eine größere 
Chance einer Weiterbeschäftigung nach der Ausbildung sowie die Gewährleistung einer 
qualitativ hochwertigen praktischen Anleitung nach eigenen Standards. 
Die Kosten der Ausbildungsvergütung sind jedoch durch das Land Niedersachsen im 
Vergleich zu alternativen niedersächsischen Schul- und Ausbildungsformaten nicht 
refinanzierbar. Bei einer durchgängigen Belegung von 20 Ausbildungsplätzen durch alle 
Träger von Kindertagesstätten Osnabrücks ergibt sich ein Kostenrahmen von 400.000 € pro 
Jahr als Personalkosten für die eigenen Auszubildenden in städtischen Kindertagesstätten 
sowie als Erstattung der anfallenden Kosten bei freien Trägern. 
Die Verwaltung schlägt vor, die praxisintegrierte Ausbildung mit Schulplätzen in NRW und 
kommunal finanzierten Ausbildungsstellen in Osnabrück umzusetzen und ab dem Schuljahr 
2024 zunächst drei eigene Ausbildungsstellen in städtischen Kindertagesstätten sowie 17 
Schulplätze für freie Träger anzubieten. Die Umsetzung ist vorbehaltlich der Zustimmung des 
Kommunalen Arbeitgeberverbandes (KAV). 
2. Anleitungszeiten im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien
Die Stadt Osnabrück hat mit dem Abschluss einer „Dienstvereinbarung zur Ausbildung bei 
der Stadt Osnabrück“ erstmals Ausbilderinnen und Ausbildern definierte Zeiten für die 
Übernahme von Ausbildungstätigkeiten ermöglicht und damit ein klares Bekenntnis dazu 
gegeben, dass eine qualitativ hochwertige Ausbildung zeitliche Ressourcen erfordert. Diese 
Dienstvereinbarung gilt unmittelbar für alle Auszubildenden in Berufen der allgemeinen 
Verwaltung, ist aber, soweit möglich, auf Berufsgruppen außerhalb der allgemeinen 
Verwaltung sinngemäß anzuwenden. 
Der Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien begleitet neben solchen 
Ausbildungsberufen nach dem Berufsbildungsgesetz auch in anderer Form junge Menschen 
hin zu sozialen Berufen sowie bei der Durchführung von FSJ (Freiwilliges Soziales Jahr) und 
BFD (Bundesfreiwilligendienst). Für diese Qualifizierungen wurden bisher keine Zeiten für 
die Praxisanleitung berücksichtigt. Die Mitarbeitenden, die diese Aufgaben übernehmen, 
machen mit Nachdruck deutlich, dass qualifizierte Anleitung Zeit erfordert, um den Zugang in 
die erzieherischen Berufe und den Umgang mit Kindern, Jugendlichen und Familien so gut 
wie möglich zu gestalten.
Im Sinne einer Übertragbarkeit der Dienstvereinbarung für den Verwaltungsbereich erachtet 
die Fachverwaltung es für notwendig, künftig gestaffelt nach Ausbildung/Qualifizierung 
zeitliche Anrechnung von Praxisanleitung möglich zu machen. 
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Für die städtischen Kindertagesstätten können diese Zeiten bereits über Stellenanteile im 
Stellenplan abgedeckt werden. Für die Kindertagesstätten in freier Trägerschaft erhöhen sich 
die Personalaufwendungen im Rahmen der Betriebskostenförderung im oben angegebenen 
Umfang. 
Ergänzend wird auf Anlage 1 hingewiesen
3. Erhöhung der Vertretungszeiten in den Kindertagesstätten
a) für pädagogische Fachkräfte
Durch die Fluktuation in den Kindertagesstätten und durch Ausfälle von Langzeiterkrankten 
kommen die Träger der Kindertagesstätten hinsichtlich der derzeit gewährten und 
abgestimmten Vertretungsregelung an ihre Grenzen. Dringend notwendige Verfügungszeiten 
werden nicht genutzt, weil beispielsweise Vertretungszeiten in anderen Gruppen geleistet 
werden müssen. 
Um hier den Bedarfen gerecht zu werden, hält die Fachverwaltung es für dringend 
notwendig, die für die Berechnung der Vertretungsstunden zugrunde gelegten 19 
Krankheitstage pro VZÄ um zwei Tage, auf 21 Tage, zu erhöhen. Ergänzend werden zwei 
zusätzliche Tage gewährt um sonstige Ausfalltage (zum Beispiel Kinderbetreuungs-Tage) zu 
kompensieren. 
Somit würden pro VZÄ insgesamt vier Tage mehr gewährt werden. Die Kosten belaufen sich 
hierbei aktuell auf etwa 800.000 € jährlich für die freien Träger.
Die Personalstellen für die städtischen Kindertagesstätten sind bereits im Stellenplan 
vorgesehen. Die Personalkosten sind bereits berücksichtigt (nachrichtlich: 530.700 € 
Personalkosten).
In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass eine Refinanzierung der 
Vertretungszeiten durch das Land nicht erfolgt. Das Land gibt an, dass die Vertretungszeiten 
in der nach dem NKiTaG festgelegten Jahreswochenstundenpauschale in der gezahlten 
Finanzhilfe berücksichtigt sind. 
b) für hauswirtschaftliches Personal
Sobald das hauswirtschaftliche Personal in den Kindertagesstätten ausfällt, springen die 
pädagogischen Fachkräfte ein, um den Kindern das Essen zuzubereiten oder im Anschluss 
die Aufräumarbeiten zu erledigen. Diese Zeiten fehlen dann ebenfalls für die Betreuung der 
Kinder. 
Da sich die Essensausgabe in den Kindertagesstätten in der Stadt Osnabrück sehr 
unterschiedlich gestaltet, sieht die Förderrichtlinie der Stadt derzeit auch eine 
Personalkostenförderung je nach Küchenart vor. Eine Vertretungsregelung wurde derzeit 
noch nicht berücksichtigt. 
Insofern wird vorgeschlagen, für den Ausfall einer fest angestellten Küchenkraft monatlich 
eine Vertretungsreserve von 0,1 VZÄ zu gewähren. 
Für Kindertagesstätten, die zum Beispiel eine Teilkomponentenküche betreiben oder die 
Essensausgabe per Catering vornehmen, soll die Möglichkeit geschaffen werden, über das 
Cateringunternehmen eine Servicekraft zusätzlich zu buchen. 
Die Fachverwaltung geht davon aus, dass durch diesen Vorschlag insgesamt zusätzliche 
Kosten in Höhe von etwa 411.000 € anfallen werden (inkl. der städtischen 
Kindertagesstätten)
4. Kooperation BA Melle
Der Soziale Dienst gehört zu den Bereichen des Fachbereichs für Kinder, Jugendliche und 
Familien, die besonders vom Fachkräftemangel betroffen sind. 
Im Rahmen der Personalgewinnung hält es die Fachverwaltung daher für notwendig, sich 
gegenüber Alternativen zum klassischen Hochschulstudium Soziale Arbeit zu öffnen und 
eine Praxispartnerschaft mit der Berufsakademie Melle für den Bereich des Sozialen 
Dienstes einzugehen.
In der Berufsakademie Melle können Studierende in sechs Semestern ein duales Studium 
der Sozialen Arbeit absolvieren. Hierzu kooperiert die Berufsakademie mit Trägern der 
Jugendhilfe, in denen die Studierenden drei Tage wöchentlich ihre Praxisstunden 
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absolvieren. So soll die Theorie mit der Praxis gut verzahnt werden. Durch die enge Mitarbeit 
der Praxisstudierenden im Sozialen Dienst erhofft sich die Fachverwaltung, nach 
Studienende - für die Arbeit im Sozialen Dienst - gut ausgebildete Studierende übernehmen 
zu können und so qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen. 
Die Fachverwaltung schlägt vor, zum Wintersemester 2024 einer Studierenden/ einem 
Studierenden einen Praxisplatz anzubieten. Dieser soll zunächst durchlaufen werden, um 
verwaltungsseitig Erfahrungen zu sammeln. Anschließend wäre eine Einstellung zu jedem 
Wintersemester denkbar, dafür müssen jedoch noch die räumlichen Voraussetzungen 
geschaffen werden. 
gez.                                                                                                 im Auftrag
Wolfgang Beckermann                                                                   gez. Kerstin Schlüter 
Erster Stadtrat                                                                                Fachbereichsleitung Kinder, 
                                                                                                       Jugendliche und Familien
Anlage/n:
Anlage 1 – Übersicht Anleitungszeiten
Anlage 3
Bereich Ausbildungsberuf/Studiengang Anleitungszeit Erläuterung
finanzielle 
Auswirkungen
Verwaltungsfachangestellte:r
Praktikant:innen BA-Studium öffentliche Verwaltung
Praktikant:innen BA Melle-Studium Sozialpädagogik 10% der durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit 
für Ausbilder:innen analog der DV für die 
Verwaltungsausbildungen
analoge Anwendung der 
Dienstvereinbarung (bei 1 
Platz)
6.900,00 €
Bundesfreiwilligendienst (BFD)
Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ)
Sozialpädagogische:r Assistent:in
Erzieher:in
Quereinsteiger:innen
Freiwilliges Soziales Jahr (FSJ)
Sonstige Praktikant:innen in Kitas
202.800,00 €
Anleitungszeiten FB 51
Verwaltung 10% der durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeit 
für Ausbilder:innen; 5% der durchschnittlichen 
wöchentlichen Arbeitszeit für Ausbildungsbeauftragte, 
die nicht selbst als Ausbilder:in fungieren
geregelt in der 
Dienstvereinbarung zur 
Ausbildung bei der Stadt 
Osnabrück §8 (3)
Sozialpädagogik
1 Std./Wo. je Platz bei 21 Plätzen in städt. 
Einrichtungen 33.200,00 €
bereits umgesetzt
Kitas/Krippen
0,5 Std. je Kita-/Krippen-Gruppe zzgl. 1 Std./Wo. je FSJ-
Stelle
unter Anrechnung anteiliger 
Refinanzierung durch die 
Landesfinanzhilfe
162.700,00 €