Abwicklung Ferienpass 2020
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2021/7072
Datum: 2021-06-22
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/1
Stadt Osnabrück 07.06.2021 
Rechnungsprüfungsamt
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2021/7072
öffentlich
Abwicklung Ferienpass 2020
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Rechnungsprüfung 22.06.2021 N Kenntnisnahme
 Jugendhilfeausschuss 07.07.2021 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
Sachverhalt:
Das Rechnungsprüfungsamt hat die Abrechnung der Einnahmen aus der Ferienpass-Aktion 
des Jahres 2020 geprüft. In diesem Zusammenhang wurde auch untersucht, wie 
anwenderfreundlich das seit 2019 eingesetzte Programm (Zmart-iVent) ist.
Das Resultat der Prüfung ist dem als Anlage beigefügten Prüfvermerk vom 30.04.2021 zu 
entnehmen.
Der Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien hat auf eine Stellungnahme verzichtet 
und darum gebeten, den Prüfvermerk auch dem Jugendhilfeausschuss zur Kenntnis zu 
geben.
gez. Loddenkötter
Anlage:
Prüfvermerk Ferienpass 2020
14-09                                                                                                30.04.2021 
                                                                                                         Vo./4132                                                                                                                     
 
 
Prüfvermerk 
 
Ferienpass 2020 
 
Für das Ferienpassangebot der Stadt Osnabrück, das sich an Kinder und Jugendliche im 
Alter von 4 -17 Jahren richtet, wird seit 2019 das Programm Zmart-iVent eingesetzt. 
 
Das Programm wurde bei der Firma net-Com AG, Osnabrück, mit einigen zusätzlichen 
Features käuflich erworben. 
Zmart-iVent wird mittlerweile von verschiedenen Gemeinden und Städten genutzt. 
  
Im Rahmen der neuen Ferienpass-Software Zmart-iVent wurde die elektronische Zahlung 
von Ferienpass-Teilnehmerbeiträgen - ePayment - eingeführt. 
Die Stadt Osnabrück hatte bereits vorher im Fachbereich Bürger und Ordnung Zahlungen 
über ePayment abgewickelt und arbeitet dort mit dem Anbieter für kommunales e-Payment 
GovConnect zusammen; dieser bietet das Verfahren pmPayment.  
Dieser Anbieter unterstützt nun auch das ePayment für den Ferienpass. 
 
Im Fachverfahren Zmart-iVent ist eine Schnittstelle zu pmPayment eingerichtet worden. 
Nach Abschluss der verbindlichen Anmeldung/en werden die Erziehungsberechtigten 
aufgefordert, die Veranstaltungen zu bezahlen.  
Über pmPayment stehen verschiedene elektronische Zahlungsmöglichkeiten zur Auswahl: 
giropay, payPal, Paydirekt, Kreditkarte. 
Im Moment der Zahlung ist die Veranstaltung im Fachverfahren als bezahlt markiert, 
gleichzeitig erfolgt eine Sollstellung im städtischen Finanzverfahren SAP. 
 
Sollte eine online-Zahlung nicht möglich sein, so können Veranstaltungen auch 
ausnahmsweise bar gezahlt werden - direkt im Ferienpassbüro. 
Bareinzahlungen werden im Fachverfahren ebenfalls direkt bei Zahlung als gezahlt markiert.  
Am Ende des Ferienpasses kann mit Hilfe von Exporten aus dem Fachverfahren die genaue 
Summe der Bareinzahlungen nachvollzogen werden. 
 
Da insgesamt auch die Beiträge für Angebote externer Veranstalter über das Fachverfahren 
vereinnahmt werden, erfolgt am Ende des Ferienpasses eine Weiterleitung der 
Teilnehmerbeiträge an die externen Veranstalter. 
Die genauen Summen werden ebenfalls aus dem Fachverfahren in Form von Excel-
Exporten ermittelt.  
 
In 2020 gab es coronabedingt keinen Verkauf von Schülerferientickets und auch keinen 
Verkauf von Ferienpässen mit Vergünstigungen für Freibad- und Zoobesuche (jetzt 
Bonushefte genannt), sondern nur die Möglichkeit der kostenlosen Online-Anmeldung auf 
www.ferienpass.osnabrueck.de.  
Dort kann man das Veranstaltungsprogramm einsehen und gelangt per Klick direkt zur 
Veranstaltungssoftware mit der Möglichkeit, pro Teilnehmer maximal 30 Veranstaltungen 
auszuwählen und auf die Wunschliste zu setzen, die bis zum Tag, an dem die Zuteilung der 
Plätze erfolgt, noch mehrfach geändert werden kann.  
Jede Veranstaltung ist anmeldepflichtig.  
 
 
Gibt es mehr Interessierte als vorhandene Teilnahmeplätze in einem Kurs, startet 
folgendes Verfahren:  
Ein Algorithmus fängt im Hintergrund an zu rechnen und beachtet die Prioritäten und 
Gruppenwünsche der Kinder. 
Nach der automatischen Platzzuteilung durch das System erhalten die Kinder und 
Jugendlichen eine Rückmeldung, bei welchen Kursen ihre Anmeldung erfolgreich war und 
bei welchen ihrer Wunschveranstaltungen sie auf der Warteliste gelandet sind. Für 
kostenpflichtige Veranstaltungen folgt dann eine Zahlungsaufforderung. Des Weiteren 
werden dem Teilnehmer auch die zugeteilten Plätze bei den kostenlosen Veranstaltungen 
mitgeteilt. 
 
Nach der Zuteilung können per Sofortbuchung Restplätze gebucht werden. Außerdem 
können Kinder von der Warteliste nachrücken, wenn Familien storniert haben oder nicht 
rechtzeitig bezahlen.  
Die Kinder auf den Wartelisten werden dann automatisch über ein Nachrücken informiert. 
 
Wegen der Corona-Pandemie ausfallen mussten im Jahr 2020 insgesamt rund 200 geplante 
Veranstaltungen, u.a. Tages- und Familienfahrten, Koch- und Backangebote, Eröffnungsfest, 
Abschlussparty und die Kinderstadt. 
404 der städtischen Veranstaltungen waren kostenlos, 16 städtische Veranstaltungen 
kostenpflichtig. 
Die Anschaffungskosten für das Programm Zmart-iVent betrugen einmalig rund 21.100 €.  
Die jährlichen Kosten für die Wartung der Software beliefen sich in 2020 auf ca. 7.500 €. 
 
 
Die Abrechnung der Einnahmen aus der Ferienpass-Aktion 2020 wurde vom 
Rechnungsprüfungsamt geprüft. Es haben sich keine Beanstandungen ergeben. 
 
 
 
Resümee: 
 
Folgende Verbesserungen durch die Umstellung auf die Software Zmart-Ivent sind 
nennenswert: 
 
 Die Nutzung von e-payment ist möglich.  
 Das Programm ist nutzerfreundlicher.  
 Die Rechnungstellung durch die Veranstalter entfällt. 
 Bareinnahmen werden reduziert. 
 
Für Eltern ist die Anmeldung im Programm gut zu bewältigen. Die Dienststelle hat leicht 
verständliche Hinweise zur Anwendung veröffentlicht. Außerdem ist das Ferienpassbüro 
telefonisch zu erreichen und hilft bei Problemen weiter. 
 
Positiv ist aus Gründen der Kassensicherheit auch, dass die elektronische Zahlung der 
Regelfall ist. Durch die Corona-Pandemie hat die Akzeptanz für und die Nutzung von 
E-Payment auch noch deutlich zugenommen. 
In 2020 sind nur ca. 2,5% aller Teilnehmerbeiträge bar eingezahlt worden. 
 
 
 
 
 
 
Ausblick für den Ferienpass 2021 und Folgejahre: 
 
Der Online-Start für Anmeldungen zum Ferienpass 2021 ist für den 16.06.2021 vorgesehen. 
Im Zeitraum vom 22.07. - 01.09.2021 werden zahlreiche Veranstaltungen angeboten.  
Auch in diesem Jahr wird es pandemiebedingt kein Bonusheft und keine Vergünstigungen 
geben.  
Veranstaltungen werden nach den jeweils aktuell geltenden infektionsschutzrechtlichen 
Allgemeinverfügungen durchgeführt. 
 
Ab 2022 ist zur Erhöhung der Bürgerfreundlichkeit und zur Umsetzung des Onlinezugangs-
gesetzes die Einrichtung einer App mit Schnittstelle zum Serviceportal der Stadt Osnabrück 
(Online-Rathaus) und ab 2023 die Digitalisierung des Bonusheftes sowie die Einrichtung 
einer Schnittstelle von der App zum Ticketsystem der Osnabrücker Bäder geplant. 
 
 
 
                   gez. Voß 
   
 Prüfer/in