Optimierung der Büro-/Flächenauslastungen im Zuge der Ein- und Durchführung von alternierender Telearbeit und mobilem Arbeiten bei der Stadt Osnabrück
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2021/6853
Datum: 2021-04-23
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/5
Stadt Osnabrück 16.04.2021 
Der Oberbürgermeister
Fachbereich Personal und Organisation
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2021/6853
öffentlich
Optimierung der Büro-/Flächenauslastungen im Zuge der Ein- und 
Durchführung von alternierender Telearbeit und mobilem Arbeiten 
bei der Stadt Osnabrück
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 05.05.2021 Ö Entscheidung
Beschluss:
Die Verwaltung wird beauftragt, zu prüfen, ob sich bei der Stadt Osnabrück durch die Ein- 
und Durchführung von alternierender Telearbeit und mobilem Arbeiten eine Optimierung der 
Büro-/Flächenauslastungen erzielen lässt. In die Überlegungen sollen zukunftsorientierte und 
flexible Arbeitsplatzkonzepte, ganzheitliche Softwarelösungen sowie Best-Practice-Beispiele 
einbezogen werden. 
A. Finanzielle Auswirkungen: keine
 
B. Personelle Auswirkungen: keine
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: keine
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch): keine
E. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: keine
F. Beteiligte Stellen: 
Eigenbetrieb Immobilien- und Gebäudemanagement
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 nicht zutreffend
Sachverhalt:
„Eine Faustformel von Immobilienexperten besagt: 20 Prozent mehr Heimarbeit bedeuten 10 
Prozent weniger Büroflächenbedarf.“ – Dieses Zitat wurde einem Bericht des 
Nachrichtenmagazins „Der Spiegel“ vom 5.9.2020 zu den Auswirkungen der Nutzung von 
Homeoffice-Angeboten im Zuge der Corona-Pandemie auf die Arbeitswelt entnommen (vgl. 
Der Spiegel, Nr. 37, 09/2020, S. 14 ff.). Es verdeutlicht, dass Homeoffice-Angebote das 
Potenzial haben können, Büro- und Flächenauslastungen zu optimieren. Vor diesem 
Hintergrund wird angeregt, dass die Verwaltung prüft, ob mittels moderner 
Arbeitsplatzkonzepte in Kombination mit der geplanten Einführung von 
Dienstvereinbarungen zur alternierenden Telearbeit und zum mobilen Arbeiten die 
angespannte Raumsituation bei der Stadt Osnabrück entlastet werden kann. 
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1. Sachstand Ein- und Durchführung von alternierender Telearbeit und mobilem 
Arbeiten bei der Stadt Osnabrück
1.1 Dienstvereinbarung
Mit Schreiben vom 27.02.2019 hat der Gesamtpersonalrat (GPR) einen Initiativantrag zur 
Aufnahme von Verhandlungen zum Abschluss einer Dienstvereinbarung zur Ein- und 
Durchführung von alternierender Telearbeit bei der Stadt Osnabrück gestellt. Der vom GPR 
eingereichte Entwurf wurde im Rahmen einer Arbeitsgruppe, in die Mitarbeitende aus 
verschiedenen Fachbereichen der Stadtverwaltung sowie auch Mitglieder des GPR 
eingebunden wurden, gesamtstädtisch beleuchtet. Es wurden unter Berücksichtigung der 
Belange der einzelnen Dienststellen praktikable Ergänzungen erarbeitet, die in den 
beigefügten Entwurf einer Dienstvereinbarung (s. Anlage 1) gemündet sind. 
Mit der Dienstvereinbarung soll die bei der Stadt Osnabrück vor der Corona-Pandemie
geltende Regelung zur alternierenden Telearbeit abgelöst werden, wonach aktuell die 
Einrichtung von Telearbeitsplätzen nur im Ausnahmefall zur Vereinbarkeit von Beruf und 
Familie unterstützt wird. Zukünftig soll alternierende Telearbeit nicht mehr abhängig sein von 
dem Vorliegen spezifischer Gründe. Vielmehr müssen die Arbeitssituation, die Arbeitsinhalte 
und die persönlichen Voraussetzungen die Wahrnehmung von alternierender Telearbeit 
zulassen. Alternierende Telearbeit zeichnet sich dabei dadurch aus, dass die Tätigkeit 
regelmäßig in einem vorher festgelegten Umfang teilweise in der Privatwohnung und 
teilweise in der Dienststelle erbracht wird. 
Die konkreten Inhalte der Dienstvereinbarung wurden den Fachbereichsleitungen am 
10.11.2020 sowie 09.02.2021 vorgestellt und fanden hier breite Unterstützung, sodass der 
Vorstand in seiner Sitzung am 09.03.2021 beschlossen hat, die Dienstvereinbarung zur 
finalen Abstimmung und Unterschrift dem GPR vorzulegen. Abschließende Verhandlungen 
finden derzeit statt. Es ist angedacht, die Dienstvereinbarung in Kraft zu setzen, sobald die 
aufgrund der Pandemielage getroffenen Sonderregelungen zum Homeoffice mit sinkendem 
Infektionsgeschehen wieder aufgehoben werden können. 
Parallel hierzu wird derzeit gemeinsam mit der Arbeitsgruppe, die bereits zur alternierenden 
Telearbeit beraten hat, eine Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten erarbeitet, da auch 
hier gesamtstädtisch großer Bedarf gesehen wird. Hierbei handelt es sich um eine 
Arbeitsform, bei der die Mitarbeitenden ihre Arbeitsleistung über verschiedene 
Kommunikationskanäle, z.B. per Laptop, an verschiedenen Orten eigenständig und 
eigenverantwortlich einteilen und dies situativ, d.h. ohne einen vorher festgelegten zeitlichen 
Rahmen erfolgt. 
1.2. Vorbereitende Maßnahmen
Zur Umsetzung der Arbeitsschutzverordnung im Zuge der Corona-Pandemie wurden bereits 
diverse Maßnahmen zu einem möglichst flexiblen Arbeiten eingeleitet, auf welche die Stadt 
Osnabrück zukünftig bei der Ein- und Durchführung von alternierender Telearbeit und 
mobilem Arbeiten zurückgreifen kann. So ist beispielsweise seit März 2020 die Anzahl der 
städtischen Notebooks um 70 % und die Anzahl der städtischen Smartphones und Tablets 
um 40 % gesteigert worden. Von Oktober 2020 bis März 2021 fanden über 25.000 
Besprechungen über die Plattform Microsoft Teams statt. Durchschnittlich nutzen derzeit 600 
Mitarbeitende die Möglichkeit, ihre Tätigkeiten am häuslichen Arbeitsplatz zu verrichten 
(Weitere Zahlen zum Homeoffice bei der Stadt Osnabrück während der Corona-Pandemie 
finden sich in der Anlage zu dieser Vorlage). 
Das Antragsverfahren zur Nutzung von Homeoffice während der Corona-Pandemie wird 
darüber hinaus rein digital über einen Workflow abgebildet, der auch zukünftig zur 
Anwendung kommen soll. Dringende Bedarfe an technischer Ausstattung und ggf. an 
Büromöbeln (Bürostuhl, Schreibtisch) werden ebenfalls bereits abgefragt und bedient. 
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Eine Befragung der Fachbereichsleitungen hat zudem ergeben, dass die Ein- und 
Durchführung von alternierender Telearbeit breite Unterstützung durch die Führungskräfte 
erfährt. Auch wurde ein digitales Format zur engen Abstimmung zwischen dem Fachbereich 
Personal und Organisation sowie dem Gesamtpersonalrat (GPR) geschaffen, um die 
Umsetzung des Homeoffice-Prozesses im Konsens und zur Zufriedenheit unter den 
Beteiligten zu gewährleisten.
2. Mögliche Ansätze zur Optimierung der Büro-/Flächenauslastung 
2.1 Die IST-Situation bei der Stadt Osnabrück
Zunehmend weisen die einzelnen Dienststellen zu Recht darauf hin, dass Raumbedarfe 
nicht mehr abgedeckt werden können und sich die Raumsituation zukünftig durch weitere 
Bedarfe zuspitzen werde. Erforderliche Puffer bzw. Reserven seien teilweise nicht 
vorhanden, ein flexibles Reagieren auf plötzlich auftretende Raumbedarfe vielerorts nicht 
möglich. Durch den Aufgabenzuwachs und die daraus resultierenden zusätzlichen Stellen 
verschärft sich die Situation weiter. Dabei ist davon auszugehen, dass 
Optimierungsprozesse in den Fachbereichen ausgereizt sind. 
Unter Berückischtigung der jeweiligen individuellen Anforderungen an einzelne Arbeitsplätze 
(Publikum, Vertraulichkeit, Datenschutz etc.) und der Vielzahl der individuellen 
Arbeitszeitmodelle (Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Gewinnung von Fachkräften) bleibt 
angesichts fehlender Rahmenvorgaben keine weitere Handlungsmöglichkeit außer die 
weitere Bereitstellung von zusätzlichen Büroflächen.  
2.2 „Desk-Sharing“ als Beispiel für ein zukunftsorientiertes Arbeitsplatzkonzept
Verschiedene Raum- und Arbeitsplatzkonzepte könnten als eine Alternative zur klassischen 
Büroform herangezogen werden. Ein Ansatz zur Entlastung der Bürokapazitäten könnte 
beispielsweise – in Kombination mit der Einführung von alternierender Telearbeit und 
mobilem Arbeiten – das sog. „Desk-Sharing“ sein, bei dem ein Arbeitsplatz von mehreren 
Mitarbeitenden genutzt wird. Dieses Modell führt im Regelfall dazu, dass innerhalb einer 
Organisationseinheit weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende existieren. Dahingehende 
Überlegungen werden vor dem Hintergrund angestellt, dass mit zunehmender örtlicher 
Flexibilisierung der Arbeit nicht mehr jeder Schreibtisch täglich besetzt sein wird, weil 
Mitarbeitende beispielsweise die Hälfte ihrer wöchentlichen Arbeitszeit im Homeoffice 
verbringen (Eine Beschreibung dieses Modell befindet sich beispielsweise an folgender 
Stelle: https://www.spiegel.de/karriere/new-work-im-praxis-test-diese-firmen-setzen-auf-
desk-sharing-a-b161463e-d89d-4bcb-bcfe-eeb3ba0e57a8). 
Mittels moderner Softwarelösungen, etwa in Form einer Buchungs-App, ließe sich eine 
Verknüpfung der vorhandenen Raumdaten mit Personaldaten ausloten, um Rückschlüsse 
auf eine tagesaktuelle Raumbelegung /-nutzung zu erzielen. Die Mitarbeitenden eines 
Teams können ihre Büro- und Homeoffice-Zeiten auf diese Weise sinnvoll koordinieren. 
Dieses Modell wird derzeit beispielsweise bei den Stadtwerken Osnabrück in einem 
zwölfköpfigen Team erprobt. Durch die Nutzung von alternierender Telearbeit/mobilem 
Arbeiten und entsprechender teaminterner Abstimmung ist es hier laut Auskunft der 
Personalabteilung gelungen, zwei Büroarbeitsplätze einzuparen. Auch die Stadt Oldenburg 
beabsichtigt, im Rahmen eines Projekts unter dem Titel „new work“ zukünftig die 
Geeignetheit und Umsetzung entsprechender Modelle zu prüfen. 
Eine Anfrage in Osnabrücks Partnergemeinde Haarlem (Niederlande) hat zudem ergeben, 
dass Mitarbeitende in der dortigen Verwaltung grundsätzlich keinen Anspruch auf einen 
festen Arbeitsplatz haben. Anhand eines Bildschirms im Eingangsbereich des 
Verwaltungsgebäudes ist erkennbar, welche Plätze aktuell belegt sind und welche nicht. 
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Mitarbeitende müssen sich einen freien Arbeitsplatz suchen. Es wird dazu eine sog. „Clean 
Desk Policy“ verfolgt, d.h. sämtliche Schreibtische müssen frei von persönlichen 
Gegenständen und sonstigen Unterlagen sein. Für 100 Mitarbeitende gibt es 80 
Arbeitsplätze. Auch nach Beendigung der Corona-Pandemie strebt die Gemeinde Haarlem 
an, dass Mitarbeitende die Hälfte ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen.
Das „Desk-Sharing“ könnte bei der Stadt Osnabrück – ähnlich wie bei den Stadtwerken – in 
einer kleineren Organisationseinheit im Rahmen eines Pilotprojekts erprobt werden. Erweist 
sich dieses Modell als sinnvoll, könnte es in weiteren Teilbereichen auf freiwilliger Basis 
umgesetzt werden. Im Zuge der Corona-Pandemie ist die hierfür erforderliche Technik 
(Laptops, Dockingstations etc.) bereits vielen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt worden. 
Um den „Schwung“ und die Erfahrungen aus der Nutzung von Homeoffice während der 
Corona-Pandemie zu nutzen und gezielt weiter zuentwickeln, wird in einem jetzt gestarteten 
Pilotprojekt des Fachbereichs Personal und Organisation zudem gerade erprobt, wie sich die 
anstehende Einführung der Dienstvereinbarung zur alternieren Telearbeit  im Fachbereich 
Bürger und Ordnung auswirken wird. Es sollen daraus bereits jetzt mögliche Anforderungen 
und eine „gute Praxis“ abgeleitet werden. Diese sollen schließlich in die sich stetig 
fortentwickelnde Dienstvereinbarung einfließen und einen Beitrag zu einer zu etablierenden 
stetigen Evaluation leisten.
2.3. Entwicklung und Vorgabe organisatorischer 
Rahmenbedingungen/Arbeitszeitmodelle durch den „Arbeitgeber Stadt“ und 
Einführung einer Raumsoftware als ganzheitlicher Lösungsansatz 
Unter Berücksichtigung der vielfältigen Aufgabenbereiche der städt. Dienststellen und der 
unterschiedlichen Anforderungen bei der Aufgabenerledigung (Vertraulichkeit, Datenschutz, 
Sicherheit, Bürgerfreundlichkeit, etc.) sind in diesem Gesamtzusammenhang grundlegende 
organisatorische Rahmenbedingungen/Vorgaben (zum Beispiel: zeitliche Koordination der 
alternierenden Telearbeit, Desk-Sharing) gemeinsam zu erarbeiten, um eine sowohl den 
Anforderungen der Beschäftigten gerecht zu werden  als auch eine Optimierung der 
Büroauslastung zu erreichen. 
Als unterstützendes Instrument ist hierfür eine ganzheitliche Raumsoftware erforderlich, , die 
neben der grundsätzlichen Abbildung von Raumbedarfen und -nutzungen auch 
Applikationen zu weiteren spezifischen Funktionen beinhalten würde, beispielsweise zum 
Umzugsmanagement.  
 
Raum- und Software-Anforderungen könnten innerhalb einer kurzfristig umzusetzenden 
Bedarfsabfrage unter den städtischen Fachbereichen systematisch erfasst und ausgewertet 
werden. Durch eine sinnvolle und datenrechtskonforme Verschneidung von Raum- und 
Personaldaten sollten sich perspektivisch die Raumbelegung, Raumplanung sowie mögliche 
Belegungsszenarien und Organisationsentwicklungen ableiten lassen und damit als ein 
Steuerungselement zur Planung und Optimierung dienen.
Das Ziel eines stadtweiten Raumkonzeptes könnte durch eine einzurichtende Arbeitsgruppe 
des Eigenbetriebs Immobilien- und Gebäudemanagements erreicht werden, dem auch der 
Bereich Personal und Organisation angehören würde. Zuvor würden in der beschriebenen 
Bedarfsabfrage die Anforderungen und Bedarfe aus Sicht der Fachbereiche abgefragt und 
anschließend im Fachbereich Personal und Organisation die Rahmenbedingungen bzgl. 
Arbeitszeiten und Desksharing modellhaft festgelegt.
Gez. Klesse
Anlage/n:
Zahlen zum Homeoffice im Zeitraum März 2020 bis März 2021
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Zahlen zum Homeoffice im Zeitraum März 2020 - März 2021 (Anlage zur VO/2021/6853)