Einführung eines strategischen Prozessmanagements
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2022/1489
Datum: 2022-11-11
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 03.11.2022 
Die Oberbürgermeisterin
Referat Rat und Oberbürgermeisterin
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2022/1489
öffentlich
Einführung eines strategischen Prozessmanagements
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 16.11.2022 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 06.12.2022 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 06.12.2022 Ö Entscheidung
Beschluss:
1. Der Rat der Stadt Osnabrück beschließt das weitere Vorgehen zur Einführung eines 
strategischen Prozessmanagements in der vorliegenden Fassung.
2. Die Planstelle 100.2.003 “Stabsstelle Prozess- und Ressourcenoptimierer” wird 
hinsichtlich der Stellenbeschreibung angepasst und entsprechend bewertet. Die 
Planstelle wird dem Referat Digitalisierung und IT zugeordnet und anschließend neu 
ausgeschrieben und besetzt.
3. Für die zwei notwendigen Stellen in den beiden Pilotbereichen werden 
Stellenbeschreibungen und –bewertungen hinsichtlich des erforderlichen Umfangs 
und der Eingruppierung angefertigt. Um die Stellenbesetzungen kurzfristig zu 
ermöglichen, werden diese Neueinstellungen dem Verwaltungsausschuss 
schnellstmöglich zur Beschlussfassung im Rahmen der Neueinstellung von 
Beschäftigen außerhalb des Stellenplans vorgelegt.
A. Finanzielle Auswirkungen:
 
X Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Die finanziellen Auswirkungen werden im Nachgang zu der Überprüfung der Planstelle 
100.2.003 bezifferbar. 
Die finanziellen Auswirkungen der beiden Stellen unter Ziffer 3 des Beschlusstextes werden 
zu einem späteren Zeitpunkt gesondert dargestellt.  
 
B. Personelle Auswirkungen: 
s. A Finanzielle Auswirkungen.
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: 
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
 positiv
 negativ
X  keine
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück:
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 positiv
 negativ
X  keine
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: 
G. Beteiligte Stellen: 
Referat Digitalisierung und IT
FB Personal und Organisation
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Zusammenarbeit und Synergien ausbauen
 Arbeitsprozesse optimieren
 Digitalisierung (Querschnittsziel 2021-2030)
Sachverhalt:
Eine digital entwickelte Verwaltung eröffnet für die Mitarbeitenden, Bürgerinnen und Bürger 
neue Möglichkeiten. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) gibt dafür bundesweit den 
Kommunen vor, welche Leistungen bis Ende 2022 digital für den Kunden verfügbar sein 
müssen. Mit dieser Portallösung wird jedoch zunächst nur die Möglichkeit erfasst, dass die 
Anliegen digital an die Verwaltung übermittelt werden können. Die nachgelagerte 
Weiterverarbeitung (digital und analog) ist nicht zwingend von diesem Fortschritt erfasst.
 
Ziel der Stadt Osnabrück ist es in diesem Zusammenhang, eine digitale Weiterverarbeitung 
der Daten auf Basis einheitlicher (Arbeits-)Standards zu gewährleisten und so zu einer 
nachhaltigen und wesentlichen Verbesserung des öffentlichen Leistungsangebots und der 
Zugangsmöglichkeiten beizutragen. Wichtige Bestandteile dieser Prozessoptimierung sind 
Vereinfachungen mit dem Ziel der Effizienzsteigerung, das Nutzen digitaler Möglichkeiten 
und das Verknüpfen von Prozessen. Auf diese Weise werden die städtischen 
Verwaltungsprozesse kontinuierlich hinsichtlich der Kundenzufriedenheit und des 
Ressourceneinsatzes verbessert. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und rund 
1.000 nachzubesetzender Stellen (Renteneintritt/ Pensionierung) bis 2031 stellt 
Prozessoptimierung einen wesentlichen Lösungsansatz dar. 
Ausgangslage:
Aktuell wird das Themenfeld “Prozessoptimierung” im Rahmen der dezentralen 
Ressourcenverantwortung in den Dienststellen bearbeitet und ist dabei Bestandteil der 
Leitungsverantwortung. 
Zielsetzung:
Durch die Einführung eines strategischen Prozessmanagements wird das Ziel verfolgt, die 
dezentralen Aktivitäten der Prozessoptimierung unter Einbindung der Dienststellen 
weiterzuentwickeln. Auf diese Weise sollen die Prozesse nicht nur dokumentiert und 
optimiert bzw. digitalisiert werden, sondern auch
• nachhaltig umgesetzt
• im dienstlichen Alltag gelebt
• und wenn notwendig aktualisiert werden.
Diese Punkte stellen dabei ineinandergreifende Phasen dar, die einen Zyklus bilden. 
Durch dieses Vorgehen werden Arbeitsabläufe in allen Bereichen transparenter, 
Prozessplanungen und Kommunikation fachbereichs- und/oder fachdienstübergreifend 
vorgenommen und Defizite in Prozessen leichter entdeckt und behoben. 
Auf diese Weise wird auch der finanzielle und personelle Ressourceneinsatz transparenter 
und Veränderungsnotwendigkeiten in der Ressourcenausstattung können leichter und 
schneller erkannt und nachgesteuert werden.
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Weiteres Vorgehen:
Die Aufgabe des strategischen Prozessmanagements wird von den vorhandenen Personen 
im Sachgebiet Digitale Verwaltung anteilsmäßig übernommen. Das Sachgebiet wird ergänzt 
um die Planstelle „Prozess- und Ressourcenoptimierer“ (s. Beschlusstest – Ziffer 2), sowie 
der im Stellenplan 2023 enthaltenden Stelle „Projektmanager Digitale Verwaltung“.
Das Sachgebiet soll die Dienststellen aktiv begleiten, ein Prozessdenken ganzheitlich zu 
erlernen und zu stärken. 
Das Sachgebiet trifft dazu mit den Dienststellen Vereinbarungen zur Prozessverantwortung, 
Prozessteuerung und zum Prozesscontrolling. Es etabliert – in Zusammenarbeit mit den 
Dienststellen – eine dezentrale Prozessmodellierung, so dass Prozesse zuerst optimiert 
und durch ein schlankes Controlling nachgesteuert werden können.
Die Verwaltung schlägt vor, die Einführung des Prozessmanagements in zwei 
Pilotbereichen zu erproben und die Erfahrungen in das weitere Vorgehen einfließen zu 
lassen. Um den unterschiedlichen Anforderungen der Dienststellen gerecht zur werden und 
den Schwerpunkt zunächst auf Großprozesse zu legen, wird mit den Fachbereichen Bürger 
und Ordnung sowie Städtebau als Pilotbereiche begonnen.
Um die Umsetzbarkeit in den Dienststellen zu gewährleisten sind die unter Ziffer 3 im 
Beschlusstext genannten Stellenanteile erforderlich. Die in den Dienststellen notwendigen 
Stellenanteile sind dabei von der Größe und den Aufgaben innerhalb der Dienststelle 
abhängig.
Das Sachgebiet „Digitale Verwaltung“ führt mit den Pilotbereichen Auftaktgespräche. Diese 
bilden die Grundlage für die jeweiligen Umsetzungs- und Realisierungskonzepte. In diesem 
Zusammenhang werden auch die Stellenbesetzungsverfahren, Aufgaben, 
Anforderungsprofile und Qualifikationen zur Umsetzung im jeweiligen Fachbereich 
gemeinsam mit dem Sachgebiet „Digitale Verwaltung“ erarbeitet (s. Beschlusstext - Ziffer 
3). 
Im Anschluss wird dem Verwaltungsausschuss schnellstmöglich eine Beschlussvorlage zu 
daraus resultierenden Einstellungen außerhalb des Stellenplans vorgelegt. 
Gez.
Katharina Pötter
Anlage/n: