Außerplanmäßige Aufwendung für den Nachkauf von SAP-Geschäftspartner-Lizenzen
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2022/1357
Datum: 2022-10-28
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 12.10.2022 
Vorstand für Finanzen, Infrastruktur und Beteiligungen
Fachbereich Finanzen und Controlling
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2022/1357
öffentlich
Außerplanmäßige Aufwendung für den Nachkauf von SAP-
Geschäftspartner-Lizenzen
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Verwaltungsausschuss 08.11.2022 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 08.11.2022 Ö Entscheidung
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 29.11.2022 Ö Kenntnisnahme
Beschluss:
Im Rahmen einer notwendigen Vertragsanpassung für bestehende SAP-Geschäftspartner-
Lizenzen wird für den erforderlichen Nachkauf von Lizenzen im Bereich SAP-PSCD im Jahr 
2022 eine außerplanmäßige Auszahlung in Höhe von 80.400 € bereitgestellt.
Die finanzielle Deckung hierfür wird im eigenen Budget des Fachbereiches Finanzen und 
Controlling zur Verfügung gestellt.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
(ohne Folgekosten)
Finanzhaushalt/
Investitionsprogramm
Erträge/Einzahlungen (+) € €
Aufwendungen/Auszahlungen (-) € -80.400 €
Summe € -80.400 €
Folgekosten (jährlich) ca. 39.000 €
                                                          davon 17.700 € p.a. Wartungsgebühren sowie 
                                                          Abschreibungen (4 Jahre) 
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf das Jahr 2022.
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant:
 Ja (ggf. mit Deckung innerhalb des eigenen Budgets – s. u.)
 Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden.
x  Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr 2022) außerplanmäßig bereitgestellt
 werden (Deckungsposition s. u.). Die hierfür im Verwaltungsentwurf 2023 vorgesehenen 
Mittel in Höhe von 100.000 € können eingespart werden. Es ist geplant, sie über die 
Veränderungsliste für den Haushalt 2023 abzusetzen.
 Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
 das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
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Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt)
Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag
7.000959.710        OZG - Schnittstellenanpassung 50.400 €
7.000434.710.002 DMS - Schnittstellenanbindung 30.000 €
 
B. Personelle Auswirkungen: 
Keine
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: 
Keine
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
 positiv
 negativ
x  keine
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück:
 positiv
 negativ
x  keine
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: 
G. Beteiligte Stellen: 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern
Sachverhalt:
Die SAP Deutschland SE führt jährlich eine Systemvermessung der SAP-Systeme ihrer 
Kunden durch. Dies trifft auch auf die Stadt Osnabrück zu. 
Neben der klassischen Anzahl der genutzten SAP-Lizenzen (Professional-User oder Limited-
User) ist vertragsrechtlich für das von der Stadt genutzte SAP-Modul PSCD (Public Sector 
Collection and Disbursement) auch die Anzahl angelegter Geschäftspartner relevant. Mit 
Einführung des Moduls wurden 2009/2010 168.000 Geschäftspartner lizensiert. Zeitweise 
waren jedoch systemseitig mehr als 400.000 Geschäftspartner angelegt. Hierbei handelt es 
sich jedoch bei einem Großteil der Geschäftspartner um Dubletten oder nur einmal genutzte 
Geschäftspartner. Durch verschiedene Archivierungsläufe und Dubletten-Löschungen 
konnten die Geschäftspartner wieder auf ein verträgliches Maß reduziert werden. Die Anzahl 
der Vorverfahren, die über Schnittstellen jedoch täglich bis zu 50 neue Geschäftspartner ins 
System bringen, erfordern ein aktives Daten-Management. Mit o. g. Vermessung in diesem 
Jahr wurde eine Geschäftspartnerüberschreitung festgestellt, die zumindest auch nicht mit 
Archivierungsläufen so schnell abgebaut werden konnte. Derzeit befinden sich ca. 220.000 
Geschäftspartner im System. 
Hierzu gab es einen Abstimmungstermin mit der SAP-Compliance Abteilung. Im Ergebnis 
wird die Stadt Osnabrück einen zusätzlichen Block Geschäftspartner (50.000) erwerben. Da 
die Vermessung im Mai 2022 stattfand, wurden bereits Nachlizensierungskosten der PSCD-
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Lizenzen für das Haushaltsjahr 2023 mit einer Investition von 100.000 € angemeldet und 
sind im Verwaltungsentwurf zum Haushalt 2023 berücksichtigt. Eine Vertragsanpassung ist 
jedoch nach Aussage der SAP in diesem Jahr erforderlich. 
Da es hierfür in 2022 keine Investitionsanmeldung gibt, müssen die Mittel außerplanmäßig 
bereitgestellt werden. Die im Verwaltungsentwurf 2023 enthaltene Planungsposition in Höhe 
von 100.000 € kann entfallen und wird über die Veränderungsliste zum Haushalt 2023 
abgesetzt.
Die Deckung für die außerplanmäßige Mittelbereitstellung in 2022 kann über das eigene 
Fachbereichsbudget sichergestellt werden.
Die zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eingeplanten investiven Mittel für die 
Anschaffung einer Spezialsoftware OR Finanz/Meine Steuern (7.000959.710 OZG – 
Schnittstellenanpassung) werden im Jahr 2022 nicht benötigt; es gibt derzeit noch keine 
Schnittstelle zu SAP. Aus diesem Grund können Mittel in Höhe von 50.400 € als Deckung 
herangezogen werden.
Darüber hinaus verschiebt sich die d.3 - Anbindung im Projekt TaxOS zur Einführung einer 
neuen Veranlagungssoftware im Bereich Steuern und Gebühren in Höhe von 30.000 € 
(7.000434.710.002 DMS – Schnittstellenanbindung), so dass die Mittel als weitere Deckung 
eingesetzt werden können. Diese Verschiebung ins Jahr 2023 muss allerdings in der 
Beschlussfassung für den Haushalt 2023 über die Veränderungsliste Berücksichtigung 
finden.
 
Gez. Fillep Gez. Hänsler
Anlage/n: