Neuorganisation Fachdienst Öffentliche Aufträge - Änderung im Vorgriff auf den Stellenplan 2019
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2018/2524
Datum: 2018-06-08
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 06.06.2018 
Der Oberbürgermeister
Fachbereich Recht und Datenschutz
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2018/2524
öffentlich
Neuorganisation Fachdienst Öffentliche Aufträge - Änderung im 
Vorgriff auf den Stellenplan 2019
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Verwaltungsausschuss 12.06.2018 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 12.06.2018 Ö Entscheidung
Beschluss:
Im Vorgriff auf den Stellenplan 2019 werden die folgenden organisatorischen Änderungen im 
Fachdienst Öffentliche Aufträge beschlossen: 
1. Die Planstelle 305.2.050 wird nach A13 zur Besetzung mit einem Volljuristen der 
Laufbahngruppe 2, 2. Einstiegsamt ausgewiesen. 
2. Es wird eine neue unbefristete in Vollzeit zu besetzende Planstelle für einen Techniker 
nach der Entgeltgruppe EG 9a TVöD VKA eingerichtet. 
3. Es wird eine neue unbefristete Planstelle mit 50 % Stellenumfang einer Vollzeitstelle für 
eine Verwaltungsfachangestellte nach der Entgeltgruppe EG 5/1 TVöD VKA eingerichtet. 
A. Finanzielle Auswirkungen: 
X Ja
Nein
I. Gesamtkosten der Maßnahme: 0,00 €  (abhängig von dem Dienstalter der 
einzustellenden Mitarbeiter; berücksichtigt ist 
eine Neubesetzung der Leitungsstelle mit einer 
Besoldung nach Stufe 4 unter Hinweis auf die 
freie Leitungsstelle seit dem 15.03.2018 und den 
dadurch eingesparten Personalkosten. Die 
Planstellen zu 2) und 3) werden frühestens zum 
01.09.2018 zu besetzen sein.) 
II. davon für den laufenden Haushalt vorgesehen: _0,00 € (Personalkosten für diese drei 
Stellen sind in diesem 
Haushalt bereitgestellt.) 
Betroffener Haushaltsbereich
X Ergebnishaushalt Finanzhaushalt/Investitionsprogramm
Produktnummer / Projektnummer: 1.100.1.1.1.34
Bezeichnung:
X Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr zur Verfügung.
Den erforderlichen Mitteln stehen Einzahlungen / Erlöse zur Deckung gegenüber in
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Höhe von ___________________ €.
Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr nicht zur Verfügung und müssen   
außer-/überplanmäßig bereitgestellt werden (Ausführungen zu der Deckung sind der
Begründung zu entnehmen).
III. Auswirkung auf die mittelfristige Finanzplanung:
X Der Betrag ist jährlich wiederkehrend einzuplanen
Die Gesamtkosten von _____________ € beziehen sich auf die Jahre ______________
Es entstehen jährliche Folgekosten in Höhe von _____________ €
Durch die Maßnahme werden jährliche Erträge erwartet in Höhe von ______________ €.
B. Personelle Auswirkungen: 
Lfd. Haushaltsjahr: 2 x 0,5 Stellen zusätzlich
Im Stellenplan nicht vorhanden
Folgejahre: wiederkehrend einzuplanen 
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen:  keine
D. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: 
Veränderungen werden vollständig oder teilweise nicht beschlossen bzw. geändert 
beschlossen.
E. Beteiligte Stellen:              Fachbereich Personal und Organisation
Fachbereich Finanzen und Controlling
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 nicht zutreffend
Sachverhalt:
Für die personelle Ausstattung des FD 30-5 haben der FB 10 und der FB 30 eine langfristige 
Personalentwicklungsplanung abgestimmt. Diese berücksichtigt insbesondere die 
steigenden fachlichen Anforderungen an die Leitungstätigkeit in dem Rechtsgebiet des 
Vergaberechts mit Auswirkungen auf alle Bereiche der Stadtverwaltung. Darüber hinaus hat 
sich die dringende Notwendigkeit ergeben, in dem Fachdienst einen weiteren Mitarbeiter mit 
einer technischen Ausbildung in Vollzeit einzustellen. Diesbezüglich gab es durch Beschluss 
des Verwaltungsausschusses die Zustimmung zu einer Stellenbesetzung durch einen 
Techniker für zwei Jahre befristet mit einem Stellenumfang von 50% einer Vollzeitstelle. Zum 
einen fand sich in der nachfolgenden Ausschreibung kein geeigneter Bewerber, zum 
anderen wird die Stellenbemessung mit 50% einer Vollzeit-Stelle als nicht ausreichend 
angesehen. Es ist dringend erforderlich, in dem Fachdienst einen weiteren Sachbearbeiter 
mit einer Techniker-Qualifikation vorzuhalten; ergänzend ist darauf hinzuweisen, dass derzeit 
eine Vertretung des vorhandenen Technikers kaum sichergestellt werden kann. 
1. Für die Planstelle der Leitung des FD 30-5 wird aufgrund einer geänderten 
Stellenbeschreibung im Stellenplan eine Planstelle nach A 13 im Stellenplan 
bereitgestellt. Die Stellenbeschreibung ist im Anhang beigefügt. Die Planstelle soll mit 
einem Volljuristen, Laufbahngruppe 2, 2. Einstiegsamt besetzt werden, woraus sich die 
Stellenbewertung der Planstelle nach A 13 ergibt. Hinzuweisen ist darauf, dass die 
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Fachdienstleitung Öffentliche Aufträge bereits seit dem 15. März 2018 vakant ist. 
2. Im Fachdienst 30-5 soll eine Planstelle für einen Techniker in Vollzeit geschaffen 
werden. Die entsprechende Stellenbeschreibung ist ebenfalls beigefügt.
3. Weiterhin soll eine Planstelle für Verwaltungstätigkeiten mit 50 % Stellenanteil einer 
Vollzeitstelle geschaffen werden. Aktuell nimmt eine Einsatzkraft in Vollzeit diese 
Tätigkeiten seit mehreren Jahren wahr. Diese geht zum 01.09.2018 in den Ruhestand.  
Die Stelleninhalte ergeben sich aus der ebenfalls anliegenden Stellenbeschreibung.
Anlage/n: 3 Stellenbeschreibungen 
01296460A01_000235625.pdf
Stellenbeschreibung
N.N.
Kennnummer der Planstelle Funktionsbezeichnung Wochenstunden
305.2.050 Fachdienstleiter*in 40
Fachbereich/Amt
(Org. Ziffer)
Fachdienst/Sachgebiet (Bezeichnung) BesGr/VergGr
30 30-5 A 13 h.D.
Arbeitsbeschreibung
Lfd.
Nr.
Verzeichnis der Tätigkeiten Anteilsverh. in % 
(Zeitanteil)
1. 
2.
Leitung des Fachdienstes Öffentliche Aufträge 
Entwickeln von Grundsätzen für Vergaben nach VOB/VOL/ VgV und EU-
Recht sowie strategische Ausrichtung der Vergabeabläufe.
Federführende Betreuung der sachgerechten Anwendung des VHB in der 
Gesamtverwaltung; Beratung der Gesamtverwaltung zu 
Vergabeverfahren nach VOB/VOL/ VgV. Abstimmungs- und 
Beratungsgespräche mit Fachdienststellen der gesamten Verwaltung. 
Entscheidungen in schwierigen Rechtsfragen und 
Grundsatzangelegenheiten, Umsetzung von Rechtsänderungen im 
Vergaberecht.
Organisations- und Personalverantwortung sowie Verantwortung für die 
ordnungsgemäße Aufgabenerledigung im Fachdienst Öffentliche 
Aufträge
Verantwortliche Erledigung aller Aufgaben im Zusammenhang mit 
dem Vergabebeirat (rechtzeitige Einschaltung des Beirates, Erstellung 
von Beschluss- und Mitteilungsvorlagen, Stellungnahmen) incl. Kontrolle 
der Prüfvorgänge/Begründungen etc.; Vorbereitung der 
Vergabenachweise/Vorlagen für Gremienberatungen anhand der 
vorgegebenen Wertgrenzen. Erstellen der Tagesordnung Vergabebeirat 
und Anmeldung der Vergaben für den Verwaltungsausschuss. Vertreten 
der Vergabevorschläge gegenüber dem Vergabebeirat und dem 
Verwaltungsausschuss.
Herbeiführung von Eilentscheidungen durch den Oberbürgermeister 
(Beachtung/Kontrolle Zeichnungsbefugnisse/Begründungen etc.)
Verantwortung für die ordnungsgemäße Ausführung der 
Vergabeentscheidungen der Verwaltung und der Gremien sowie für die 
Erteilung von Auskünften während der Ausschreibungsverfahren. 
Erteilung von Absagen und Freigabe der abgeschlossenen Vergaben zur 
Auftragserteilung.
40
25
01296460A01_000235625.pdf
3. Vergabemanagementsystem (VMS)
Verantwortlich für die Umsetzung der eVergabe als digitales 
Vergabemanagementsystem (VMS)
Jährliche Meldung der EU-Vergabestatistik an das Niedersächsische 
Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung gem. 
Verordnung zur Statistik über die Vergabe öffentlicher Aufträge und 
Konzessionen (Vergabestastistikverordnung – VergStatVO)
Verpflichtung von externen Ingenieur-/Architekturbüros gem. dem 
Verpflichtungsgesetz.
35
Stelleninhaber/-in
Name, Vorname
Kenntnis genommen
Datum, Unterschrift
N.N.
Stellenbeschreibung für Tarifbeschäftigte
Kennnummer der Planstelle Funktionsbezeichnung Wochenstunden
     Techniker/-in 39
Dienststelle
(Org.Ziffer)
Fachdienst/Sachgebiet (Bezeichnung) Entgeltgruppe/
Fallgruppe
30 30-5 EG 9a
Arbeitsbeschreibung
Lfd. 
Nr
Verzeichnis der Tätigkeiten Anteilsverh. in 
% (Zeitanteil)
1. Selbständige Prüfung von Vergabevorgängen der Fachdienststel-
len und Eigenbetriebe der Stadt Osnabrück für den Bereich der 
VOB incl. der Prüfung der Leistungsverzeichnisse einfacher Bau-
vorhaben (insbesondere Hochbau).Abwicklung von Bieterinforma-
tionen bei nationalen Ausschreibungen.
2. Prüfung der Vergabevorschläge der Fachdienststellen nach erfolg-
ter Submission und Wertung auf Übereinstimmung mit den verga-
berechtlichen Bestimmungeninsbesondere der Dokumentations-
pflicht nach VOB/A sowie selbständige Entscheidung über den 
Vergabevorschlag. Beachtung von Manipulations- und Korrupti-
onsprävention bei Vergaben
            90 %
3. Vertretung im Team, Durchführung von Submissionen als Ver-
handlungsleiter                
 bzw. Beisitzer im VOL-Bereich.
            10 %
Stelleninhaber/-in
Name, Vorname
Kenntnis genommen
Datum, Unterschrift
 
Stellenbeschreibung für Tarifbeschäftigte  
 
 
Kennnummer der Planstelle Funktionsbezeichnung Wochenstunden 
NEU Sachbearbeiter/in 19,50 
   
Dienststelle 
(Org.Ziffer) 
Fachdienst/Sachgebiet (Bezeichnung)  Entgeltgruppe/ 
Fallgruppe 
 
30 
 
30-5 Fachdienst Öffentliche Aufträge 
EG 5 
   
 
Arbeitsbeschreibung 
Lfd. 
Nr 
Verzeichnis der Tätigkeiten Anteilsverh. in 
% (Zeitanteil) 
1 Vergabeunterlagen/Veröffentlichungen  
• Kontrolle aller Ausschreibungsunterlagen (inkl. erforderlichem Aus- 
tausch, Änderungen) auf formelle Gültigkeit und Vollständigkeit 
• Vorbereitung, Einpflegen und Freischalten der Vergabeunterlagen 
in das Vergabemanagementsystem 
• Vorab Information der Fachdienststellen über die Submissionster- 
mine bei beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Verga- 
ben 
• Mitwirkung bei der Einführung und Umsetzung elektronischer 
Vergabeverfahren bzw. Vergabemanagementsystem für die Stadt 
Osnabrück 
25 
2 Submissionen  
• Vorbereitung (Aushang und Vorbereitung der Niederschriften zur 
Angebotsöffnung anhand der Bieterliste im DTVP) 
• Protokollführung (in Vertretung Verhandlungsleitung) bei der 
Durchführung von Submissionen (VOB/A, VOL/A, VgV), sowohl 
elektronisch im DTVP/VMS, als auch manuell 
• Herunterladen, Abspeichern und Versenden der elektronischen 
Angebote an den zuständigen Sachbearbeiter und bereitstellen im 
VMS  
• Abzeichnen/Abstempeln der Angebote mit Submissionsdatum 
• Kontrolle der Angebote auf Änderungen/Auffälligkeiten und Veran- 
lassung der Eintragungen in die Niederschrift zur Angebotsöffnung 
•Kopien der Änderungsseiten für das RPA 
•Ausschnittsweise Scan der Niederschrift zur Angebotsöffnung und 
Versendung dieser an die beteiligten Bieter über das DTVP/VMS 
30 
3 Eignungsprüfung  
• Kontrolle auf formelle Eignung, ggf. Nachforderung fehlender 
Nachweise 
• Aktualisierung und Pflege der Bieternachweisdatenbank 
• Vervollständigung der digitalen Vergabeakte durch die Nachweise 
30 
4 Allgemeine  Sacharbeitertätigkeiten   
• Eigenständige Festlegung der Submissionstermine und Bindefris- 
ten  
• Schreibarbeiten (Vemerke, Vergabenachweise, Ansch reiben etc. 
in Vertretung) 
• Durchführung der Bieterbenachrichtigungen per DTV P/VMS (Auf- 
tragsvergabe, Aufhebungen, Absagen und Benachrichti gungen bei 
europaweiten und nationalen Ausschreibungen und Zus chlagsfrist- 
verlängerungen) 
• Versendung der Bieterinformationen per DTVP/VMS 
• nach Arbeitsanfall in Vertretung: Anforderung von Gewerbezentral- 
registerauszügen über das Internetportal des Bundes amtes für Jus- 
tiz und Aktualisierung der Gewerbezentralregisterdatenbank 
10 
5 weitere  Tätigkeiten  im  Fachdienst  
• Vertretung im Team [hier: 
- Bearbeitung neu eingegangener Veröffentlichungen/Ve rgaben 
(Eintragung Listen + Erstellung von Verlaufsformularen)  
- Betreuung Sitzungsdienst inkl. der Erstellung von A llrisvorla- 
gen, Einladungen und Protokollen für Ausschusssitzungen 
- Eigenständige Festlegung der Submissionstermine und  Binde- 
fristen 
- Vorbereitung der Niederschriftüber Verpflichtung Externer nach 
Verpflichtungsgesetz 
- Ex-Post-Transparenz selbstständige Erfassung aller VOB/VOL 
(hier beschränkte und freihändige) Ausschreibungen/ Vergaben 
gem. Vorgaben 
- Bearbeitung Postein- und –ausgangsbearbeitung] 
• Dienstgänge betreffs Vergabebeirat, Verwaltungsau sschuss und 
Eilentscheidungen 
• Materialbewirtschaftung 
5    
 
 
 
Stelleninhaber/-in 
 
Name, Vorname 
Kenntnis genommen  
Datum, Unterschrift