Jahresergebnis 2017 - Fachbereich Personal und Organisation
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2018/2317
Datum: 2018-05-11
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

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Stadt Osnabrück 30.04.2018 
Der Oberbürgermeister
Fachbereich Personal und Organisation
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2018/2317
öffentlich
Jahresergebnis 2017 - Fachbereich Personal und Organisation
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 16.05.2018 Ö Kenntnisnahme
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 29.05.2018 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 nicht zutreffend
Sachverhalt:
Der Finanzausschuss hat in seiner Sitzung vom 24.04.2018 gebeten, das Defizit 2017 des 
Fachbereich Personal und Organisation näher zu erläutern. 
Das Defizit des Fachbereich Personal und Organisation beläuft sich im Jahresergebnis 2017 
auf 970.500 € und resultiert zum einen aus der kostenintensiven Entwicklung im Bereich der 
Informationstechnik sowie zum anderen im Bereich Personalverwaltung.
1. Informationstechnik 
Das Defizit im Produkt „Informationstechnik beläuft sich insgesamt auf 560.000 €. Im 
Einzelnen setzt sich dieser Fehlbetrag wie folgt zusammen:
1.1. Abschreibungen: 
Für die Kalkulation der Abschreibungen Doppelhaushalt 2016/2017 wurde zum Zeitpunkt der 
Planung im Jahr 2015 jeweils der Planansatz Investitionen Städtisches EDV-Netz zugrunde 
gelegt und es wurden pauschal eine Nutzungsdauer von 5 Jahren sowie ein 
Aktivierungsdatum 01.Juli eines Jahres angenommen. Da jedoch der Zeitpunkt der 
Beschaffung und somit die Aktivierung der AFA stark variiert, ist die vorherige Kalkulation 
außerordentlich schwierig. Insgesamt wurden für 918.433 €.Hardware und Infrastruktur 
beschafft, für die 205.000 € als AFA veranschlagt war. Die tatsächlichen AFA-Kosten 
beliefen sich auf 404.800 €, somit wurde der Ansatz um 200.000 € überschritten.
1.2. Umbuchungen:
Diese Umbuchungen in Höhe von 170.000 € aus dem investiven in den konsumtiven Bereich 
resultieren aus den Rechnungsergebnissen 2015 und 2016 und belasten den konsumtiven 
Haushalt 2017, weil das Rechnungsprüfungsamt bei Prüfung des Jahresabschluss 2016 
bestimmte Verbuchungen als nicht investiv aktivierbar beanstandet hat. Es handelte sich hier 
um Dienstleistungen, die im direkten Bezug zu einer investiven Anlage standen und seitens 
des Fachbereichs Finanzen bis dato als ebenso zu dieser Anlage investiv aktivierbar galten.
1.3. Mehraufwendungen
Weitere ca. 100.000 € Mehraufwendungen im Sachkostenbudget Informationstechnik sind 
darin begründet, dass es trotz intensiver Finanzplanung im Bereich IT im Rahmen des 
Doppelhaushaltes zum Zeitpunkt der Haushaltsplanung 2015 nicht möglich war, alle 
denkbaren Besonderheiten, Herausforderungen und Sicherheitsprobleme vorauszusehen. 
Speziell die folgenden Themenstellungen machten eine langfristige Finanzplanung im 
Bereich IT unberechenbar:
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- Erhebliche Nachlizensierungen (aufgrund der Tatsache, dass erst 2016 eine vollständige 
stadtweite Inventarisierung durchgeführt werden konnte und die Zahl der IT-gestützten 
Arbeitsplätze um 272 gestiegen ist) 
- Erweiterung und Ausbau der bestehenden IT-Sicherheitsarchitektur und den damit 
verbundenen Dienstleistungsaufwendungen (Antivirus, Serverarchitektur, Zertifikatsstruktur, 
Authentifizierung beim Netzwerkzugang)
- Konzeption und Ausbau der WLAN-Infrastruktur und den damit verbundenen 
Dienstleistungsaufwendungen für Ausleuchtung, Verkabelung und Aufbau
- Zukauf von externer Dienstleistung im Bereich Service-Desk (Kündigung von Mitarbeitern, 
hoher Krankheitsstand, hohe Arbeitsrückstände) 
Speziell im Bereich der Nachlizensierung und der IT-Sicherheit waren die oben aufgeführten 
Punkte/ Maßnahmen alternativlos, da die Stadt Osnabrück ansonsten unterlizensiert wäre 
und/ oder bekannte wichtige sicherheitsrelevante Schwachstellen nicht beseitigt werden 
würden.
1.4. Mindereinnahmen
Darüber hinaus ca. 90.000 Mindereinnahmen „Erstattung von verbundenen Unternehmen“. 
Es handelt sich hier um die Serviceleistungen IT der Eigenbetriebe etc. Die Kalkulation des 
Ansatzes beruht auf einer Schätzung der in-Anspruch-nehmenden Service-Nehmer. 
Einsparungen in gleicher Höhe sind in den jeweiligen Budgets zu verzeichnen
2. Personalverwaltung 
Zum Produkt Personalverwaltung gehört das sogenannte. „Sonderbudget für Einsatzkräfte“. 
Dieses Budget trägt die Personalkosten für Mitarbeiter, die aus verschiedenen Gründen 
keinem Fachbereich(s-Budget) zugeordnet werden können. Ein typisches Beispiel für die 
Zahlung der Personalkosten aus dem Sonderbudget FB Personal und Organisation wäre die 
Berufsrückkehr nach Elternzeit. Jedoch wurden auch die Personalkosten für schwer zu 
vermittelnde Mitarbeiter/innen dem Sonderbudget zugeordnet. Derzeit mussten überdies 
aufgrund von disziplinarrechtlichen Personalverfahren die Personalkosten für weitere 
Beschäftigte aus dem Sonderbudget finanziert werden (s. VO/2017/1271 Personal- bzw. 
beamtenrechtliche Vorgänge von besonderer Bedeutung), was insgesamt zu einem Defizit 
von 428.000 € führte. 
Auch ist im Sommer 2017 verwaltungsintern entschieden worden, dass zur Erhöhung der 
Transparenz der Personalkostenbudgets der Fachbereiche und vor dem Hintergrund der 
Bemühungen der Bereiche, sich von Personalkosten der Mitarbeiter/innen, die in Vollzeit den 
Angestelltenlehrgang I oder II besuchen, zu entlasten, die Personalkosten dieser 
Lehrgangsteilnehmer/-innen ab dato dem Sonderbudget zuzuordnen. In 2017 betraf dies die 
Personalkosten von 6 Beschäftigten.
Die Entwicklung des Sonderbudget für Einsatzkräfte im Rahmen einer Haushaltsplanung für 
das jeweils kommende Jahr sehr schwer einzuschätzen und wird auch weiterhin nicht genau 
prognostizierbar sein.
Derzeit werden die Personalkosten von 27 Mitarbeiter/innen aus dem Sonderbudget 
finanziert. Teilweise handelt es sich um Personalgestellungen (z. B. Itebo, WFO, OPG, OMT, 
OBG, Verkehrsverein), die nur über die Stadt abgerechnet, aber erstattet werden.
Für 13 Beschäftigte aus verschiedenen Bereichen trägt der Fachbereich Personal und 
Organisation aus o. g. verschiedenen Gründen und teilweise unvorhersehbar die 
Personalkosten. Schließlich trug auch die außergerichtliche Beilegung eines Schadensfalles 
mit einem Mehraufwand 54.000 € zur Ergebnisverschlechterung im Produkt 
Personalverwaltung bei (s. Verwaltungsausschuss am 30.01.2018 VO/2018/1847).