Abschluss des Projektes Dokumenten-Management-System (DMS)
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2016/7055
Datum: 2016-05-13
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/4
Stadt Osnabrück 02.05.2016 
Der Oberbürgermeister
Fachbereich Personal und Organisation
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2016/7055
öffentlich
Abschluss des Projektes Dokumenten-Management-System (DMS)
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 25.05.2016 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Finanzielle Handlungsfähigkeit (Ziel 2016 - 2020)
Sachverhalt:
Zusammen mit der digitalen allgemeinen Schriftgutverwaltung arbeiten“, so lautete der 
Startschuss am 1. November 2015 für die Einführung eines einheitlichen Dokumenten-
Management-Systems (DMS) bei der Stadt Osnabrück. 
Es gab kein hätte, sollte, könnte mehr. Die Kernaussage der zum 1. November 2015 in Kraft 
getretenen Dienstanweisung DMS lautet: 
 „Aktenrelevante Dokumente sind ausschließlich als elektronische Dokumente im 
DMS… zu speichern. Die elektronische Akte im DMS ist die führende Akte gegenüber 
der Papier-Akte.“
Rückblick
Mit Beschluss vom 1. April 2008 beauftragte der Rat die Verwaltung, im Rahmen der 
Umsetzung des eGovernment-Masterplans 2008, ein einheitliches DMS verwaltungsweit 
einzuführen. Basis für diese Entscheidung war eine umfassende Machbarkeitsstudie und die 
Tatsache, dass vor 8 Jahren bereits ca. 6 bis 7 Mio. elektronische Dokumente jährlich 
verarbeitet wurden, was einem Anteil von 10 – 15 % aller Dokumente entsprach. Das 
Problem einer durchgängigen Aktenführung nach Vollständigkeit, Aktenwahrheit/-integrität, 
Nachvollziehbarkeit/Verständlichkeit, und Aktenverfügbarkeit wurde offenbar. 

                                                           Seite: 2/4
Es sollten innerhalb der nächsten vier Jahre 850 Arbeitsplätze der Stadtverwaltung 
Osnabrück mit einem DMS versorgt werden. Ab Mai 2008 wurde durch eine europaweite 
Ausschreibung zur Auswahl der DMS-Software durchgeführt. Das Vergabeverfahren hatte 
das Ergebnis, dass das Produkt „d.3“ durch die Bietergemeinschaft der Herstellerfirma 
d.velop AG und der codia GmbH eingeführt wurde. Für das Projekt wurden als investive 
Mittel, insbesondere für Lizenzen und Hardware, 390.000 € im Haushalt geplant. Als 
konsumtive Projektleistungen wurden 1,27 Mio. Euro geplant. Das entspricht einem Aufwand 
von 2.000 €/ Arbeitsplatz. 
Projektmanagement und Basisprojekt 0,410 Mio. Euro 
Ersetzendes Scannen – Zeitstempel 0,036 Mio. Euro
Zentrale Kosten 0,110 Mio. Euro
Kosten Fachbereiche 0,230 Mio. Euro
Vertragsmanagement 0,030 Mio. Euro
Archivierung von Altakten 0,360 Mio. Euro
Fachverfahrensschnittstellen 0,100 Mio. Euro
Die Planungen der investiven Mittel wurden im Laufe der Projektzeit um 20 % überzogen. 
Gründe hierfür waren Zusatzmodule der Software und die Aufstockung der DMS-
Arbeitsplätze auf stadtweit 1.600.  
Bei den konsumtiven Projektleistungen fällt die geringe Ausschöpfung der geplanten Mittel 
für die Digitalisierung von Altakten auf. Ein Grund besteht darin, dass viele Fachbereiche erst 
seit dem Inkrafttreten der DMS-Dienstanweisung im November 2015 mit dem d.3-System 
arbeiten, so dass zuvor keine Notwendigkeit der Digitalisierung von Altakten gesehen wurde. 
Zurzeit sind mehrere Angebote externer Scan-Dienstleister in der Prüfung und Anfragen aus 
den Bereichen zur Übernahme der Kosten für die Digitalisierung von Altakten liegen vor. 
Zusammenfassend kann folgende Aussage getroffen werden: Trotz Aufstockung um 750 
Arbeitsplätzen auf 1.600 und Mehrkosten bei der Software konnten die geplanten Aufwände 
von 2.000 Euro pro Arbeitsplatz auf rund 1.000 Euro halbiert werden. In der Anlage 1 ist das 
finanzielle Ergebnis des DMS-Gesamtprojektes dargestellt.
Projektschwerpunkte. 
[1] Projektaufbau – Schulungen
Aufbau eines Schulungssystems
Durchführung von Schulungen für 1.600 d.3 Anwender
[2] Projektaufbau - Basisprojekt 
Installierung des d.3- Grundsystems
Schulungen für Projektmitglieder
[3] Projektaufbau – Erarbeitete Feinkonzepte innerhalb des Basisprojektes
Erarbeitung von Feinkonzepten als Grundlage für die Einführung in den Teilprojekten (Scan-
Konzept, Ablagestruktur für die Allgemeine Schriftgutverwaltung, Berechtigungskonzept, 
technisches Systemkonzept, Betriebskonzept, Schnittstellenkonzept für die Anbindung von 
Fachverfahren)
[4]Aktenplan mit städtischen Erweiterungen
Erstellung eines stadtweiten aufgabenorientierten Aktenplanes auf Basis des KGSt 
Aktenplanes, Ergänzung durch die städtischen Erweiterungen
                                                           Seite: 3/4
[5] Projektaufbau – Teilprojekte
Aufteilung in mehrere Teilprojekte: Prinzip der stufenweisen, organisationsbezogenen 
Einführung „Fachbereich für Fachbereich“
[6] Projektaufbau - Übernahme Altakten
Empfehlung: Scannung von Bestandsakten nur bei historischem Bezug oder häufiger Zugriff 
auf die Akte
[7] Dienstanweisung DMS
Inkrafttreten am 1. November 2015
[8] Spezielles Indexfeld – Zahlungsbegründende Unterlagen (ZBU)
Zurverfügungstellung aller zahlungsbegründenden Unterlagen für Projekte/Vergaben  
[9] Fachakten mit und ohne Fachverfahrensanbindung
Fachakten: Personalakte, Vertragsmanagement, Straßenakte, Grundstückakte, Rechtsakte
[10] Prüfungsmöglichkeit durch Rechnungsprüfungsamt (RPA) – RPA-Zugriff
Temporärer Zugriff auf die digitale Fall- und Sachakte für das RPA aufgrund der Prüffunktion
[11] d.3 smart mobile
Möglichkeit der Zurverfügungstellung von digitalen Dokumenten außerhalb des Büros
[12] Erweiterungsprojekte
Einführung von Erweiterungsprojekten in den Teilprojekten aufgrund von gewünschten 
Ergänzungen und neuen gesetzlichen Vorgaben: 
Workflow zur Rechnungsfreizeichnung  mit SAP-Anbindung, 
Wechsel des OWI-Archivs von Saperion auf d.3 , 
Elektronisches Bauarchiv
[13] Zentraler Posteingang
Beweissicherung von digitalen Dokumenten (TA RESISCAN)
[14] Kommunikation
Durchführung von 4 DMS-Infotagen
Kampagne zum Projektende: Ziel Akzeptanz der Mitarbeiter – Start Juni 2015, Ende 1. 
November 2015
Fazit 
Als erste deutsche Großstadt führte die Stadt Osnabrück in allen Fachbereichen ein 
flächendeckendes DMS ein. Auf dem Weg zur nahezu papierlosen Verwaltung ist Osnabrück 
damit bundesweiter Vorreiter und Vorbild für andere Kommunen.
Das DMS ist kein reines Archivsystem für abgeschlossene Vorgänge, sondern ein System 
mit dem auch flächendeckendes Dokumentenmanagement und Workflow-Bearbeitung 
möglich ist, das in der nächsten Zeit ausgebaut werden wird.
Rückwirkend ist festzustellen, dass der Umfang des DMS-Projektes wesentlich komplexer 
und umfangreicher war, als dieses bei der Planung und Konzeption für alle Beteiligten 
ersichtlich war. Ein Grund dafür war, dass die Ursprungsplanungen von 850 Arbeitsplätzen 
für das DMS-Projekt ausgingen, die sich aber am Ende des Projektes auf 1.600 erhöhten. 
Während der gesamten Projektlaufzeit wurde immer deutlicher, dass die Einbeziehung der 
Mitarbeiter/innen in das Projekt eines der wichtigsten Erfolgskriterien bei der Einführung 
                                                           Seite: 4/4
eines DMS ist, da die Lösungen tief in die Prozessabläufe der einzelnen Fachbereiche und 
somit in die Bereiche der Mitarbeiter/innen eingreifen. 
Die eigenen Personalressourcen wurden nicht budgetiert und sind natürlich durch die 
längere Laufzeit des Projektes höher ausgefallen. Rückwirkend betrachtet wären noch mehr 
Ressourcen für Kommunikation, Schulungen und Key-User Coachings ratsam gewesen, um 
den partiellen Akzeptanzproblemen schneller nachhaltiger zu begegnen und umso die 
Effizienzeffekte des Systems schneller heben zu können. Durch die verwaltungsweite 
Umstellung/Nutzung kann der Gesamtnutzen jetzt deutlich gesteigert werden.
Das DMS ist ein Beitrag für effizienteres Verwaltungshandeln und flankiert die Maßnahmen 
zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität. Es ist das Fundament für die Integration 
künftiger eGovernment Prozesse, fördert Teamarbeit und ist eine zeitgemäße Basis für ein 
Wissensmanagement.
Die Stadt Osnabrück als moderne Verwaltung ist stetig daran interessiert Effizienzpotentiale 
zu heben und die Qualität des Verwaltungshandelns zu verbessern. Mit der Digitalisierung 
ihrer Prozesse und dem Einsatz eines DMS wird beides entscheidend unterstützt. 
Kritikwürdig hingegen ist die Gesamtdauer des DMS-Projektes. Die Ursachen und 
Problematiken hierfür wurden jedoch bereits analysiert und in dem Projektbericht zum 
Abschluss „Verwaltungsweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bei 
der Stadtverwaltung Osnabrück“ ausführlich dargelegt.
Anlagen: 
Finanzielles Ergebnis des DMS Gesamtprojektes
Projektbericht „Verwaltungsweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems 
(DMS) bei der Stadtverwaltung Osnabrück“ (nur digital) 
DMS – Gesamtprojekt Stand: 24.02.2016
Soll Ist Saldo % Soll Ist Saldo %
investiv - Behörden-Lizenzen und sonstiges 390.000,00 € 467.204,31 € -77.204,31 € 119,8
konsumtiv - Projektleistungen
Projektmanagement 155.400,00 € 99.831,74 € 55.568,26 € 64,2
Basisprojekt 249.800,00 € 216.643,96 € 33.156,04 € 86,7Ersetzendes Scannen - Zeitstempel 36.300,00 € 37.544,74 € -1.244,74 € 103,4Sonstige zentrale Kosten 105.700,00 € 89.584,98 € 16.115,02 € 84,8010 - Ref. Strategische Steuerung und Rat -  € -  € 0,00 € 0,010 - Personal und Organisation 28.000,00 € 27.412,37 € 587,63 € 97,913 - Ref. Medien und Öffentlichkeitsarbeit -  € -  € 0,00 € 0,014 - Rechnungsprüfungsamt 1.000,00 € 916,30 € 83,70 € 91,616 - Gleichstellungsbeauftragte -  € -  € 0,00 € 0,018 - Sicherheitstechnischer Dienst, Personalrat 1.000,00 € -  € 1.000,00 € 0,020 - Finanzen und Controlling 50.500,00 € 47.678,25 € 2.821,75 € 94,420 - Anbindung von Fachverfahren -  € 136.397,80 € 90.676,61 € 45.721,19 € 66,520 - Rechnungseingangsbearbeitung Workflow -  € 94.081,40 € 103.420,06 € -9.338,66 € 109,920 - Fortführung REB Workflow 25.000,00 € 15.038,73 € 9.961,27 € 60,223 - EB Gebäude- und Immobilienmanagement 8.900,00 € 8.377,50 € 522,50 € 94,130 - Recht und Datenschutz 15.000,00 € 13.702,03 € 1.297,97 € 91,332 - Bürger und Ordnung 24.000,00 € 18.733,24 € 5.266,76 € 78,132 - Anbindung von Fachverfahren -  € 46.925,27 € 24.948,35 € 21.976,92 € 53,232 - OWI-Umstellung -  € 73.634,23 € 68.368,64 € 5.265,58 € 92,837 - Feuerwehr 500,00 € -  € 500,00 € 0,037 - Anbindung von Fachverfahren 10.948,00 € 9.765,34 € 1.182,66 € 89,240 - Bildung, Schule und Sport 2.700,00 € -  € 2.700,00 € 0,040 - Anbindung von Fachverfahren 10.486,88 € 8.758,40 € 1.728,48 € 83,541 - Kultur 1.100,00 € -  € 1.100,00 € 0,050 - Integration, Soziales und Bürgerengagement 22.900,00 € 4.290,38 € 18.609,62 € 18,750 - Anbindung von Fachverfahren 48.239,63 € 10.216,51 € 38.023,11 € 21,251 - Kinder, Jugendliche und Familien 12.100,00 € 925,23 € 11.174,78 € 7,651 - Anbindung von Fachanwendungen 10.390,76 € 6.763,64 € 3.627,12 € 65,161 - Städtebau 26.200,00 € 24.493,17 € 1.706,83 € 93,561 - Anbindung von Fachverfahren 107.849,70 € 87.166,61 € 20.683,09 € 80,868 - Umwelt und Klimaschutz 1.000,00 € 261,80 € 738,20 € 26,270 - OsnabrückerServiceBetrieb 7.500,00 € 654,50 € 6.845,50 € 8,770 - Rechnungseingangsbearbeitung Workflow 55.900,14 € 54.497,70 € 1.402,44 € 97,570 - Datenmigration 5.236,00 € 5.236,00 € -  € 100,0Vertragsmanagement 32.900,00 € 23.523,23 € 9.376,77 € 71,5 3.141,60 € 3.141,60 € -  € 100,0Digitalisierung von Archiven 360.000,00 € 57.809,20 € 302.190,80 € 16,1Reserve für Fachverfahrensschnittstellen 100.000,00 € 37.228,25 € 62.771,75 € 37,2
konsumtiv gesamt: 1.267.500,00 € 724.649,59 € 542.850,41 € 57,2
Projektausgaben - einmalig (investiv und konsumtiv) gesamt: 1.657.500,00 € 1.191.853,91 € 465.646,09 € 71,9 603.231,39 € 472.959,45 € 130.271,94 € 78,4
laufende Betriebskosten 2009 – 2014: 863.400,00 € 832.057,33 € 31.342,67 € 96,4(ITEBO, ScanService, d.3-Wartung)
DMS gesamt 2008 – 2015: 2.520.900,00 € 2.023.911,24 € 496.988,76 € 80,3
Teil- und Erweiterungsprojekte DMS-Projekt Ausgaben Fachbereiche Ausgaben
Fachbereich Personal und Organisation 
Karin Detert   
Bearbeitet von Holger Richard, ITEBO GmbH, und Karen Vogelsang, Stadt Osnabrück, 10-23           
Verwaltungsweite Einführung eines
Dokumentenmanagementsystems (DMS)
bei der 
Stadtverwaltung Osnabrück
Projektbericht
eGovernment bei der Stadt
Inhalt
A.Ausgangssituation..........................................................................4
A.1 Motivation, Ausgangslage ........................................................................4
A.2 Entwicklung des eGovernment-Gesetz 2013...........................................6
A.3 Vorteile und Effizienzgewinne einer ECM-Lösung (DMS)........................6
A.4 Masterplan und Machbarkeitsstudie.........................................................8
B.Produktauswahl, Beschaffung .....................................................14
B.1 Entscheidung der Einführung.................................................................14
B.2 Produktauswahl......................................................................................15
B.3 Ausschreibung und Vergabe..................................................................19
B.4 Projektziele und Projektstrategie............................................................20
C. Durchführung des Projektes.....................................................24
C.1 Gremien .................................................................................................24
C.2 Projektaufbau - Schulungen...................................................................24
C.3 Projektaufbau - Basisprojekt ..................................................................28
C.4 Projektaufbau - Erarbeitete Feinkonzepte innerhalb des Basispro-
jektes......................................................................................................29
C.5 Aktenplan mit städtischen Erweiterungen..............................................31
C.6 Projektaufbau – Teilprojekte ..................................................................35
C.7 Projektaufbau – Übernahme Altakten ....................................................36
C.8 Projektaufbau – Zeitplan und Verzögerungen......................................388
C.9 Budget – Controlling.............................................................................422
C.10 Dienstanweisung..................................................................................44
C.11 Spezielles Indexfeld – Zahlungsbegründende Unterlagen (ZBU)........45
C.12 Fachakten mit und ohne Fachverfahrensanbindung............................48
C.12.1 Fachakte - Personalake .................................................................49
C.12.2 Fachakte - Vertragsmanagement ....................................................50
C.12.3 Fachakte – Straßenakte .................................................................51
C.12.4 Fachakte – Grundstückakte............................................................51
C.12.5 Fachakte – Rechtsakte...................................................................52
C.13 Prüfungsmöglichkeit durch Rechnungsprüfungsamt (RPA) – RPA-
Zugriff .....................................................................................................53
C.14 d.3 smart mobile...................................................................................53
C.15 Erweiterungsprojekte .........................................................................533
C.16 Resiscan mit Zeitstempel.....................................................................55
C.17 DMS-Infotage.......................................................................................58
C.18 Kommunikationskampagne..................................................................58
C.19 Ziel 1. November 2015.........................................................................59
D. Ergebnis/Fazit...........................................................................62
E. Zukunft......................................................................................62
F. Dokumentation .........................................................................62
Seite 4 von 65
A. Ausgangssituation
A.1 Motivation, Ausgangslage 
Warum führte die Stadt Osnabrück ein einheitliches DMS ein und was hat sie sich 
davon versprochen?
Bei der Stadt Osnabrück wurden 2008 ca. 6 bis 7 Mio. elektronische und konventio-
nelle Dokumente jährlich verarbeitet.1 Der Anteil elektronischer Dokumente stieg zu 
diesem Zeitpunkt stetig an und betrug im Jahr 2008 immerhin schon 10 - 15 %.2  Da-
mit entstand das Problem einer durchgängigen Aktenführung.3
Die Stadt Osnabrück ist, wie alle anderen Behörden auch, zu einer ordnungsgemä-
ßen Aktenführung verpflichtet.4 Ihnen ist es in der Regel freigestellt, ob sie ihre Akten 
papiergebunden, elektronisch oder in einer Mischung aus beiden Formen (sog. hybri-
de Aktenführung) führen.5
Unabhängig von der Aktenführung, müssen die Akten den nachfolgenden Anforde-
rungen gerecht werden bzw. folgende Aktenfunktionen erfüllen:
• Aktenvollständigkeit 
• Aktenwahrheit/-integrität 
• Aktennachvollziehbarkeit/-verständlichkeit 
• Aktenverfügbarkeit/-beständigkeit 
• Revisionssicherheit6
Diese Anforderungen beziehen sich nicht nur auf die Erledigung von Sachaufgaben 
(einschließlich der transparenten Dokumentation von Entscheidungsabläufen), son-
dern auch auf die handelnden Personen (personale Verantwortlichkeit), d.h. aus den 
jeweiligen Verwaltungsvorgängen muss ersichtlich sein, welches Mitglied der Verwal-
tung zu welchem Zeitpunkt welchen Informationsstand hatte, bzw. haben konnte und 
in welchem Umfang am Verwaltungshandeln mitgewirkt hat.7 
1 Stadt Osnabrück, eGovernment-Masterplan 2008, S. 5
2 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmanage-
mentsystems, S. 1
3 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmanage-
mentsystems, S. 1
4 Kopp/Ramsauer, Verwaltungsverfahrensgesetz, § 29 Rdnr. 11.
5 Bayerischer Landkreistag, Leitfaden Zur Einführung und zum Einsatz von Dokumenten-Manage-
mentsystemen, S. 5
6 Bayerischer Landkreistag, Leitfaden Zur Einführung und zum Einsatz von Dokumenten-Manage-
mentsystemen, S. 7
7 Bayerischer Landkreistag, Leitfaden Zur Einführung und zum Einsatz von Dokumenten-Manage-
mentsystemen, S. 7
Seite 5 von 65
Eine hybride Arbeitsweise ist im Hinblick auf Vollständigkeit und Konsistenz der Ak-
tenführung unzuverlässig und verursacht erhebliche Mehraufwände bei der Arbeit mit 
Dokumenten.8 Elektronische und papiergebundene Bestandteile (ggf. mit Original-
Datenträgern, z. B. auf CD übermittelte Ausschreibungsunterlagen) müssen wieder 
zusammengeführt werden. Eine hybride Aktenführung setzt voraus, dass die elektro-
nischen und papiergebundenen Aktenbestandteile grundsätzlich nach denselben Kri-
terien registriert, abgelegt und vom Dokumentenmanagementsystem gemeinsam 
verwaltet werden und durch Fundstellenverweise oder Kopien von den elektroni-
schen auf die papiergebundenen Aktenbestandteile verwiesen wird (und umgekehrt).9 
Mit wachsendem Anteil digitaler Dokumente wuchs somit die Arbeitsbelastung der 
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Stadt Osnabrück. 
Für die Einführung von DMS bei der Stadtverwaltung sprachen mindestens 6 Grün-
de. Die Stadt Osnabrück benötigt eine DMS-Lösung, weil …
• ein DMS die notwendige Voraussetzung für eGovernment-Verfahren ist. Je-
de eGovernment-Transaktion benötigt einen zuverlässigen und rechtssiche-
ren Speicher für die anfallenden Daten und Dokumente.
• ein DMS die geordnete und rechtssichere Speicherung und Bereitstellung 
digital erstellter Dokumente (z.B. E-Mail, Steuerbescheide, Gehaltsabrech-
nungen usw.) deutlich vereinfacht und auch in Zukunft immer mehr Doku-
mente digital erstellt werden.
• die Stadtverwaltung nach § 3a VwVfG und § 126a BGB verpflichtet ist, digi-
tal signierte Dokumente anzunehmen und anzuerkennen. Die digitale Si-
gnatur geht bei einem Ausdruck verloren, d.h. digital signierte Dokumente 
müssen zwingend digital gespeichert und verwaltet werden.
• digitale Datenbestände häufig einen erheblichen Wert darstellen. Digitale 
Kartenwerke, Berechnungsdaten, Stammdatensätze u.ä. wurden mit erheb-
lichem Aufwand erzeugt. Bei einer Aufbewahrung als Papier-Ausdruck geht 
ein wesentlicher Teil des Wertes - die Bearbeitbarkeit und automatische 
Auswertbarkeit - verloren.
• die Kooperationsfähigkeit (z.B. mit dem Landkreis, den Landes- oder Bun-
desbehörden) zunehmend von der Fähigkeit zur Aufbewahrung und Nut-
zung digitaler Dokumente abhängt.
• einige Fachbereiche bereits DMS-Anwendungen benutzen und andere kurz 
davor stehen. Inkompatible Insellösungen wären relativ teuer und würden 
fachdienstübergreifende Prozesse (z.B. das Anordnungswesen) erschwe-
ren.10
8 Stadt Osnabrück, eGovernment-Masterplan 2008, S. 5
9 Bayerischer Landkreistag, Leitfaden Zur Einführung und zum Einsatz von Dokumenten-Manage-
mentsystemen, S. 8
10 Stadt Osnabrück, eGovernment-Masterplan 2008, S. 5 f
Seite 6 von 65
A.2 Entwicklung des eGovernment-Gesetzes 2013 
Das am 1. August 2013 in Kraft getretene Gesetz zur Förderung der elektronischen 
Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (eGovernment-Gesetz) dient 
dem Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und 
Bund, Ländern und Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und 
effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. Mit dem Gesetz wurde es 
für Bundesbehörden unabwendbar, ihre Unterstützungsprozesse ab August 2013 auf 
Informationstechnik-Lösungen umzustellen. 
Es ist davon auszugehen, dass inhaltsgleiche landesgesetzliche Regelungen folgen, 
wie zum Beispiel das geplante Hessische eGovernment-Gesetz –HEGovG.
Ergänzt man die elektronische Aktenführung um die weiterführende Technologie zur 
Abbildung der elektronischen Prozesse, ergeben sich daraus synergetische positive 
Effekte. 
Veranschaulicht werden soll dieses an zwei Beispielen - zum einen wird der Weg  
aus der Akte an den Bürger skizziert und ein Zweites, welches den Weg vom Bürger 
in die Akte beschreibt:
Beispiel Steuerakte: Die städtischen Steuerbescheide können aus der digitalen Steu-
erakte dem Bürger mittelbar zur Verfügung gestellt werden. 
Beispiel Gewerbean-, -um- und –abmeldung: Über einen webbasierten Bürgerservice 
werden Gewerbean, -um und -abmeldungen einem digitalen städtischen Workflow 
zugeführt und in die digitale Akte übertragen.
Der Ratsbeschluss vom 1. April 2008 ein Dokumenten-Management-Verfahren ein-
zuführen, und damit die elektronische Akte als führende Akte möglich zu machen, 
hat sich auch noch im Nachhinein als wegweisend erwiesen.
A.3 Vorteile und Effizienzgewinne einer ECM-Lösung (DMS)
Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) oder auch DMS genannt, unter-
stützt aktenrelevante Dokumente systematisch zu erfassen und zu speichern, zu be-
arbeiten, bis zu ihrer Aussonderung revisionssicher aufzubewahren und nach Ab-
schluss des Aussonderungsverfahrens zu löschen bzw. zu vernichten. 
Ein DMS bringt folgende Vorteile mit sich:
• Schnellerer Informationszugriff
• Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten durch Vergabe eindeutiger - 
Indexwerte, dadurch Beschleunigung von Arbeitsprozessen
Seite 7 von 65
• Verbesserte Transparenz von Vorgängen
• Verbesserte Controllingmöglichkeiten
• Zufriedenheit bei den jeweils Beteiligten durch verbesserte Qualität der Vor-
gangsbearbeitung
• Wegfall von Verteilerkopien
• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage
• Verbesserte Dokumentensicherheit durch langfristige Lesbarkeit von Doku-
menten im „zeitlosen“ PDF/A-Format
• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten (Workflows)
• Protokollieren sämtlicher Veränderungen an Dokumenten und der Weiterlei-
tung der Dokumente
• Verhindern von Unklarheiten über die Aktualität von Dokumentenständen 
und Konflikten durch parallele Änderungen
• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicher-
heit und Datenschutz)
• Vermeidung von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Doku-
menten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Abteilungs- und Benutzerl-
aufwerken)
• Entlastung des E-Mail Systems
• Kostenreduktion - Einsparung von Raumkosten und sonstigen Sachkosten
• Geringerer Platzbedarf
• Einheitliche Informationsplattform, keine Medienbrüche
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen
A.4 Masterplan und Machbarkeitsstudie 
Seite 8 von 65
Die Stadtverwaltung Osnabrück hat seit den 90er Jahren des 20. Jahrhunderts ver-
schiede Reformen zur Verwaltungsmodernisierung und zur Entwicklung zum Dienst-
leistungsunternehmen durchgeführt. Dabei wurden die Veränderungen wie ein neues 
Steuerungsmodell und Doppik durch geeignete IT-Systeme (verwaltungsweite EDV-
Vernetzung, Internet-Technologie usw.) und die systematische Einführung von eGo-
vernment-Maßnahmen unterstützt.11
Am 18. Mai 2004 wurde vom Rat der Stadt Osnabrück der Beschluss gefasst und die 
Verwaltung beauftragt, im Rahmen eines mehrjährigen Projektes (voraussichtlich bis 
Ende 2008) umfassende Maßnahmen im Bereich des eGovernment einzuleiten und 
verwaltungsübergreifend zu koordinieren.12 Innerhalb der Verwaltung wurde eine 
Projektgruppe eGovernment gegründet. 
Die Mitglieder der Projektgruppe eGovernment sind in dem folgenden Schaubild auf-
geführt. Die Projektleitung wurde Wilfred Hoebel anvertraut. 
LenkungsausschussOberbürgermeister, Dez.1, FBL 10, GPR, PL und themenbezogen die betroffenen Dezernenten
SteuerungsteamFBL 10, 12, 20, FDL 10-1 + 10-2, GPR, PL, themenbezogen betroffene FBLProjektkernteamProjektleiter Herr Hoebel, Frau Lischo, Herr Schnieders und Herr H. König
Projektteammit Vertretern je TP, Projektkernteam, ext. Berater bei Bedarf
TP 2–z.B. elektr. BauakteTP 3-...TP 4-...TP 5-...TP 6-...
TP 1–z.B. MOIN
Externe BeraterExterne Beratungs-und Softwareunternehmen werden bei Bedarf zu den Sitzungen der Projektgremien hinzugezogen. 13
Die Verwaltung erarbeitete einen eGovernment-Gesamtplan (Gesamtmasterplan) mit 
den onlinefähigen Dienstleistungen der Stadtverwaltung und legte diesen dem Rat 
am 15. März 2005 vor.14
11 Stadt Osnabrück, eGovernment-Masterplan 2008, S. 3
12 Stadt Osnabrück, Beschlussvorlage vom 15.01.2008 für die Ratssitzung am 01.04.2008
13 Stadt Osnabrück, Systematische Einführung von eGovernment in der Stadtverwaltung Osnabrück, 
Abschlussbericht, S. 11
14 Stadt Osnabrück, Beschlussvorlage vom 15.01.2008 für die Ratssitzung am 01.04.2008
Seite 9 von 65
In den Folgejahren wurde dem Rat jeweils zu den Haushaltsberatungen ein eGover-
nment-Masterplan mit konkret umzusetzenden Einzelmaßnahmen / Teilprojekten vor-
gelegt:
• Masterplan 2005 am 15. März 2005
• Masterplan 2006 am 13. Dezember 2005
• Masterplan 2007 am 20. März 2007
Bei den Masterplänen für die Jahre 2005-2007 wurde die Verwaltung mit der Reali-
sierung von verschiedenen Einzelprojekten beauftragt. Der Masterplan für 2008 und 
die Folgejahre hingegen hatte als Schwerpunktthema die Einführung der digitalen 
Sachbearbeitung auf der Basis eines verwaltungsweiten DMS.15 
Ein DMS ist die Grundlage eines effizienten eGovernments und leistet einen ent-
scheidenden Beitrag für eine moderne öffentliche Verwaltung,16 da nur so Prozesse 
durchgängig digital abgebildet werden können.
Die Projektgruppe eGovernment der Stadt Osnabrück hat in Zusammenarbeit mit der 
Consultec Dr. Ernst GmbH die technisch-wirtschaftliche Machbarkeit für die Einfüh-
rung der digitalen Sachbearbeitung mit einem DMS bei der Stadtverwaltung Osna-
brück untersucht.17 Die Untersuchung für die verwaltungsweite Einführung eines 
DMS sollte für rund 850 Büroarbeitsplätze bei der Stadt Osnabrück erfolgen.18
In den gewachsenen Strukturen der Stadtverwaltung gab es mehrere Insellösungen 
für eine digitale Archivierung und Dokumentenverarbeitung. Dabei wurde in enger 
Kooperation mit der ITEBO GmbH das DMS-Produkt Saperion eingesetzt. Aufgrund 
des erkennbaren, weitergehenden Bedarfs und der herausgehobenen Bedeutung 
von DMS als Basisdienst des eGovernment musste eine grundsätzliche Empfehlung 
erarbeitet werden, ob eine verwaltungsweite DMS-Einführung technisch-wirtschaft-
lich sinnvoll ist und ob das bisher eingesetzte DMS-Produkt Saperion für eine verwal-
tungsweite Nutzung bei der Stadt Osnabrück geeignet sei.19
Die entscheidungsrelevanten Informationen der Untersuchung wurden in 5 Themen-
blöcke aufgeteilt:
• Daten und Informationen über die Bedarfslage in einer repräsentativen Aus-
wahl von Prozessen bei der Stadt Osnabrück soll eine Bedarfsanalyse liefern. 
• Die fachlichen und technischen Eckpunkte einer geeigneten DMS-Lösung bei 
der Stadt Osnabrück soll ein Grobkonzept skizzieren.
15 Stadt Osnabrück, Beschlussvorlage vom 15.01.2008 für die Ratssitzung am 01.04.2008
16 Stadt Stuttgart, Abschlussbericht Elektronisches Dokumentenmanagement bei der Landeshaupt-
stadt Stuttgart – Aktenplan und Marksichtung, S. 3
17 Stadt Osnabrück, Beschlussvorlage vom 15.01.2008 für die Ratssitzung am 01.04.2008
18 Stadt Osnabrück, eGovernment-Masterplan 2008, S. 3
19 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gementsystems, S. 1
Seite 10 von 65
• Das Vorgehenskonzept soll eine geeignete Projektorganisation und Vorge-
hensweise für die Einführung einer verwaltungsweiten DMS-Lösung liefern 
und ist damit Grundlage für die Planung des Ressourcen-, Zeit- und Finanzbe-
darfs.
• Eine überschlägige Kosten-Nutzen-Betrachtung soll erarbeitet werden. Diese 
ermittelt und erläutert die primären Einflussfaktoren für den betriebswirtschaft-
lichen Erfolg einer DMS-Einführung. Sie liefert damit Steuerungsdaten für die 
Entscheidung über Art und Umfang einer DMS-Einführung.
• Eine Bewertung des vorhandenen Produktes Saperion sollte nach Maßgabe 
des Grobkonzeptes die entscheidungsrelevante Informationslage ergänzen. 
Im Rahmen eines Proof of Concept (PoC) wurden technische (ITEBO GmbH), 
fachliche (diverse Fachdienste) und strategische (Projektgruppe eGovern-
ment) Sichtweisen gleichermaßen berücksichtigt und bewertet. 20
Das konzeptionelle Schlüsselproblem einer DMS-Lösung in einer Kommunalverwal-
tung ist die technische Verbindung zwischen der Infrastrukturkomponente DMS und 
den operativen Fachverfahren. Einerseits verursacht die Vielzahl der erforderlichen 
Schnittstellen erhebliche Projektkosten, andererseits ist das Nutzenpotenzial weitge-
hend von einem komfortablen Austausch der Daten und Dokumente zwischen DMS 
und Fachverfahren abhängig. Technisch sinnvoll ist eine Gesamtkonzeption, in der 
die DMS-Lösung eine offene Schnittstelle für die Anbindung beliebiger Fachverfah-
ren anbietet und für jedes Fachverfahren entschieden wird, ob und ggf. wie die Kopp-
lung an diese Schnittstelle realisiert wird.
Ebenso wie die Schnittstellenproblematik begründet die Ressourcenverfügbarkeit 
eine schrittweise Einführung der DMS-Lösung. Die verwaltungsweite Einführung ei-
ner DMS-Lösung in einem globalen Projekt ist weder technisch sinnvoll noch mit den 
personellen Ressourcen der Stadt Osnabrück vereinbar. Das Vorgehenskonzept 
skizziert daher einen Stufenplan und eine komplexe Projektorganisation, die einer-
seits die notwendige Effizienz in der Projektarbeit ermöglichen und andererseits eine 
hinreichende Flexibilität für die unvermeidliche zeitliche und fachliche Aufteilung der 
Projektarbeit besitzen.
Das betriebswirtschaftliche Schlüsselproblem einer DMS-Einführung ist der Anteil der 
elektronischen Dokumente. Aufgrund des relativ geringen Anteils elektronischer Do-
kumente am Gesamtaufkommen der Stadtverwaltung Osnabrück wurden weitere, 
alternative Lösungsmöglichkeiten, wie der zusätzliche Einsatz einer Erfassungskom-
ponente (automatisierte Indexierung konventioneller Papierdokumente) sowie eine 
selektive Einführung in ausgesuchten Fachbereichen in die Entscheidungsfindung 
einbezogen.
Grundsätzlich ist eine maximale technische Lösung in kürzest möglicher Zeit be-
triebswirtschaftlich vorteilhaft, weil sie ein Maximum an Nutzenpotenzial so schnell 
wie möglich erschließt. Dementsprechend bietet ein DMS mit Erfassungskomponen-
20 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gementsystems, S. 1 
Seite 11 von 65
te den besten ROI (Return on Investment). Die rechnerische Optimierung muss je-
doch an den betrieblichen Gegebenheiten der Stadtverwaltung gemessen werden. 
Ein großvolumiges Projekt unter maximalem Zeitdruck birgt auch große Projektrisi-
ken.21 
Unter Berücksichtigung der Machbarkeitsstudie empfiehlt die Projektgruppe eGover-
nment:
• eine verwaltungsweite DMS-Einführung ohne Erfassungskomponente, da die-
se technisch-wirtschaftlich sinnvoll ist, überschaubare Projektrisiken beinhaltet 
und mit den vorhandenen personellen und fachlichen Ressourcen umsetzbar 
ist;
• das Produkt Saperion, dort wo es bereits als DMS-Lösung im Einsatz ist, auch 
weiterhin zu nutzen - unabhängig vom Ergebnis der strategischen Produktent-
scheidung;
• für die jetzt anstehenden DMS-Bedarfe die technische Basis durch eine ver-
gleichende Produktbewertung und –auswahl (strategische Produktentschei-
dung) in Form einer ordnungsgemäßen Ausschreibung mit Teilnehmerwettbe-
werb abzusichern.22
Die Machbarkeitsstudie diente als Entscheidungsvorlage für die Auswahl und Einfüh-
rung einer DMS-Lösung für die Stadtverwaltung Osnabrück.23 
In einem Grobkonzept wurden die Konturen der DMS-Lösung und des Projektablau-
fes skizziert:
Die Systemarchitektur beschreibt die Festlegungen zur technischen Gestaltung der 
DMS-Lösung, soweit sie ohne Kenntnis der eingesetzten Softwareprodukte formuliert 
werden können. Insbesondere die Verteilung der Softwarekomponenten auf die 
Hardwareeinheiten ist produktspezifisch und kann in einem Grobkonzept noch nicht 
abschließend dargestellt werden.
Die Daten- und Dokumentstrukturen bestimmen die Leistungsfähigkeit und Erweiter-
barkeit der Lösung unter fachlichen Gesichtspunkten. Sie sind mit unterschiedlichen 
Softwareprodukten realisierbar.
Das Nutzungskonzept beschreibt den Umgang mit der DMS-Lösung unter fachlichen 
Gesichtspunkten. Es liefert die wesentlichen Kriterien für eine Produktauswahl.
Die Erweiterungsoptionen skizzieren Anforderungen an die DMS-Lösung, die nicht 
aus einem konkreten Bedarf hervorgehen, im Sinne einer mittelfristigen Sicherung 
der Investitionen aber mit vertretbarem Aufwand erfüllbar sein sollen. Die Erweite-
21 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gementsystems, S. 1 f.
22 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gementsystems, S. 2 f.
23 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gementsystems, S. 4
Seite 12 von 65
rungsoptionen definieren zugleich die Abgrenzung des Projektumfangs, indem be-
stimmte Teile einer DMS-Lösung ausdrücklich als künftige Option deklariert und da-
mit als Projektgegenstand ausgeschlossen werden.
Systembetrieb und Administration lassen sich ohne Kenntnis des Softwareproduktes 
nur sehr grob beschreiben. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit diesen Themen 
ist aber erforderlich, um eine sinnvolle Produktauswahl und eine erfolgreiche Projekt-
durchführung zu ermöglichen. Deshalb werden die relevanten Aspekte mindestens 
als Schlagworte genannt und damit als Gegenstand der Projektarbeit fixiert.
Für die Umsetzung einer DMS-Lösung wie sie mit den o. a. Eckpunkten definiert ist, 
gibt es unterschiedliche Wege, mit jeweils spezifischen Vor- und Nachteilen. Die vor-
gesehene Projektorganisation (Ablauf und Aufbau) ist ein bestimmender Faktor für 
das Projektergebnis und den zu erwartenden Projektaufwand.“24
Die Ergebnisse der Machbarkeitsstudie wurden in einem umfassenden Bericht doku-
mentiert und am 12. Juli 2007 dem eGovernment-Lenkungsausschuss unter Vorsitz 
des Oberbürgermeisters vorgelegt und von diesem abgenommen. 
Der Lenkungsausschuss beauftragte die Projektgruppe, das DMS-Projekt in den 
eGovernment -Masterplan für 2008 aufzunehmen und die für die Umsetzung erfor-
derlichen Haushaltsmittel in den Haushaltsberatungen für 2008 einzubringen. Der 
Rat hat dem eGovernment-Masterplan am 1. April 2008 zugestimmt und gleichzeitig 
die Finanzmittel im Haushalt bereitgestellt.
Der Masterplan 2008 hatte folgende Inhalte:  
• Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Baustein der Verwaltungs-
modernisierung 
• Wie funktioniert ein DMS? 
• Der vorgeschlagene Lösungsansatz 
• Ein DMS ist für die Stadtverwaltung Osnabrück unverzichtbar 
• Wie verändert ein DMS die Arbeitswelt der Stadtverwaltung? 
• Wie wird eine verwaltungsweite Lösung eingeführt? 
• Projektorganisation und –controlling 
• Aufwand und Nutzen des verwaltungsweiten DMS-Einsatzes 
• Das Projekt muss kurzfristig gestartet und zügig umgesetzt werden 
Weitere Ausführungen und Erläuterungen zu den Funktionen eines DMS, dem vorge-
schlagenen Lösungsansatz, Aufwand und Nutzen bei einem verwaltungsweiten Ein-
satz eines DMS sowie den Gründen für ein DMS können dem eGovernment-Master-
plan 2008 entnommen werden.25  
24 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gementsystems, S. 4 f.
25 Stadt Osnabrück, Beschlussvorlage vom 15.01.2008 für die Ratssitzung am 01.04.2008
Seite 13 von 65
B. Produktauswahl, Beschaffung
B.1 Entscheidung der Einführung
Mit Beschluss vom 1. April 2008 beauftragte der Rat die Verwaltung, im Rahmen der 
Umsetzung des eGovernment-Masterplans 2008 ein einheitliches Dokumenten-Ma-
nagement-System verwaltungsweit einzuführen. 
Damit war der Weg geebnet, zusätzlich zum bestehenden Saperion System durch 
eine produktneutrale Ausschreibung ein neues DMS zu beschaffen.
Über einen Zeitraum von 4 Jahren sollte die digitale Aktenbearbeitung bei rd. 850 
Arbeitsplätzen umgestellt werden.26 Die Leitung dieses Projektes obliegt dem Fach-
dienst Informationstechnik (Fachbereich Personal und Organisation).27  
Auf Basis der Kalkulationen im Rahmen der Machbarkeitsstudie wird eine erste Jah-
resrate in Höhe von 190.000 € im Haushalt 2008 bereitgestellt; die weiteren Raten 
werden in die mittelfristige Finanzplanung eingestellt. Die Verwaltung erstellt einen 
konkreten Maßnahmen-, Kosten- und Zeitplan, der vom Rat zu genehmigen ist und 
als Grundlage für die konkrete Finanzplanung in den Folgejahren dient.28 
Bei den laufenden und begonnenen DMS-Teilprojekten wird es bei der bisher einge-
setzten Software Saperion bleiben.29 
Das nachfolgende Schaubild verdeutlicht die zeitliche Abfolge der Entscheidungs-
grundlage für die Einführung eines einheitlichen DMS:
26 Stadt Osnabrück, Einführung Infoveranstaltung Politik-Folien, S. 6
27 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 5
28 Stadt Osnabrück, Beschlussvorlage vom 15.01.2008 für die Ratssitzung am 01.04.2008 
29 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für die Fachbereichsleiterkonferenz am 15.05.2008, S. 1
Seite 14 von 65
Rückwirkend betrachtet stellt sich die Berechnung der Anzahl der Arbeitsplätze als 
nicht ausreichend dar. 
Zu Beginn des Projektes ging man davon aus, dass lediglich Sachbearbeiter mit dem 
DMS arbeiten. Dieser Umstand führte später bei der Umsetzung des Projektes zu 
dem Problem der fehlenden Lizenzen. Um alle PC-Arbeitsplätze bei der Stadt Osna-
brück mit einem DMS-Zugang auszustatten, um somit ein einheitliches DMS zu errei-
chen, mussten 750 Lizenzen nachgekauft werden. Für die gesamte Stadtverwaltung 
werden 1.600 Lizenzen benötigt. 
B.2 Produktauswahl
Für die Produktauswahl musste zunächst die Frage beantwortet und die Entschei-
dung getroffen werden, ob weiterhin an bereits realisierten Insellösungen (kleine 
DMS-Lösungen) festgehalten werden soll oder ob eine verwaltungsweite Einführung 
einer DMS-Lösung umgesetzt werden soll. 
Die Machbarkeitsstudie lieferte hierfür die Ergebnisse und zeigte eine klare Lösung 
auf: Es muss ein einheitliches System eingeführt werden. Damit wurde die ursprüng-
liche Entscheidung, Saperion weiter einzusetzen, revidiert.
Als Begründung wird herangeführt, dass DMS eine Schlüsseltechnologie ist, die his-
torisch gewachsene Arbeitsabläufe im Hinblick auf mehr Qualität neu ordnet. Die ein-
zelnen Fachbereiche würden nach und nach eigene DMS für ihre Fachverfahren ein-
setzen. In wenigen Jahren hätte die Stadt dann eine Vielzahl von kleinen und mittle-
ren Insellösungen unterschiedlicher Hersteller im Einsatz, mit denen ein Dokumen-
tenaustausch von einem in das andere System nur sehr schwierig oder gar nicht 
Seite 15 von 65
möglich wäre. Unabhängig von der Prüfung für eine verwaltungsweite Einführung ei-
nes DMS ist es aus den vorgenannten Gründen äußerst wichtig, eine strategische 
Produktentscheidung vorzugeben. 
Nur durch die Nutzung eines einheitlichen Systems kommen die nachfolgenden Vor-
teile zum Tragen:
• bei dienststellenübergreifenden Prozessen können alle zuständigen Stellen 
schnell und einfach auf Akten und Vorgänge zugreifen
• „Informationsinseln“ werden vermieden; der Datenaustausch zwischen ver-
schiedenen elektronischen Archiven ist gewährleistet
• eine hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit lässt sich mit deutlich geringe-
rem Aufwand erreichen30
Die Umsetzung sollte auf der Grundlage eines für die gesamte Stadtverwaltung gel-
tenden Basiskonzeptes und mittels eines einheitlichen Software-Systems erfolgen.31
Voraussetzung war, dass das DMS die besonderen Anforderungen an die Dokumen-
tenverwaltung der öffentlichen Verwaltung erfüllen muss.32 Die Koordinierungs- und 
Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwal-
tung (KBSt) hat für den Bund das sogenannte DOMEA-Konzept für ein "papierarmes 
Büro" entwickelt, das eine stufenweise und den unterschiedlichen Bedürfnissen der 
Institutionen angepasste Einführung elektronischer Akten erlaubt - angefangen von 
der elektronischen Ablage bis zur Umstellung sämtlicher Vorgänge in einer Behörde 
auf IT. 
Ein DOMEA-konformes Verfahren muss bei der Stadt Osnabrück zum Einsatz kom-
men.33
Gegenstand der Ausschreibung sind die Softwarelizenzen sowie die für die Einfüh-
rung erforderliche Projektleistung. Wesentlicher Inhalt der Projektleistung sind die 
Programmanpassungen und das Customizing sowie die Entwicklung von Schnittstel-
len. Der Auftragnehmer, der nach den Planungen auch den Betrieb des DMS über-
nimmt, soll eng mit dem zuständigen Betreiber der städtischen Fachverfahren zu-
sammenarbeiten.34
Für die Gesamtumsetzung des Projektes ist eine Projektlaufzeit von mindestens vier 
Jahren vorgesehen. Über die Projektlaufzeit hinaus wird ein Systemservicevertrag 
30 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gement-systems, S. 9
31 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gement-systems, S. 9
32 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 3
33 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 3
34 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 3
Seite 16 von 65
nach EVB-IT System abgeschlossen. Die Stadt Osnabrück erwartet als Ergebnis des 
wettbewerblichen Dialogs eine Vertragsgestaltung, die der Stadtverwaltung eine mit-
telfristige Produktsicherheit (Verfügbarkeit von Updates und Softwaresupport) ge-
währleistet.35
Für die Produktauswahl wurden folgende Lieferungen und Leistungen für Auftrag-
nehmer festgelegt:36 
• Vollständiges Lizenzpaket für die DMS-Lösung (für rund 850 Arbeitsplätze) in-
klusive der aktivierten Optionen.
• Softwarepflege für das Lizenzpaket der DMS-Lösung. Die Konditionen für 
einen nach EVB-IT System abzuschließenden Vertrag über den Systemser-
vice wurden im Rahmen des Wettbewerblichen Dialogs erörtert. Der Vertrags-
abschluss ist jedoch frühestens erst nach erfolgreicher und vollständiger Inbe-
triebnahme des Produktivsystems geplant. Sollte die Gesamtlösung nicht spä-
testens 48 Monate nach dem Projektstart realisiert sein, ist ein Abschluss des 
Systemservicevertrags auch vor der Gesamtabnahme möglich. Soweit wäh-
rend der Projektlaufzeit und vor Abschluss des Systemservicevertrags eine 
Softwarepflege erforderlich ist, ist diese als Bestandteil der Projektleistung zu 
behandeln.
• Installationsmedien (DVDs) für alle Softwarekomponenten, die zur Erfüllung 
der Anforderungen gemäß Anforderungsprofil benötigt werden. Die Dokumen-
tation sollte gemäß EVB-IT erfolgen.
• Der Auftragnehmer wird nach Abschluss der Implementierung jeweils eigen-
ständige Installationen für das Produktions-, Test- und Schulungssystem auf-
bauen und diese beim Systembetreiber installieren. Dabei sind die vom Auf-
tragnehmer zu liefernden Softwarekomponenten gelb gekennzeichnet. Dar-
über hinaus wird es für sinnvoll erachtet, dass auch beim Auftragnehmer noch 
Test-/Schulungssysteme zur Fehleranalyse bereit stehen.
• Grundlage für die Schulungen ist das DMS-Schulungskonzept. 
• Vom Auftragnehmer wird darüber hinaus Unterstützungsleistung bei der Schu-
lungs- und Anwenderbetreuung im Rahmen der dafür vereinbarten Teilprojekt-
kontingente erwartet. 
• Im Rahmen von Basis-Workshops werden dann gemeinsam grundsätzliche 
Festlegungen zu Basisprogrammanpassungen getroffen. Es wird erwartet, 
dass die Workshops durch fachkompetente Berater des Auftragnehmers be-
gleitet werden. Inwieweit hier bereits Techniker/Produktentwickler des Auftrag-
nehmers zur Abschätzung der Machbarkeit hinzugezogen werden müssen, 
35 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 3 f.
36 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 10 ff.
Seite 17 von 65
wird je nach Bedarf entschieden. Die Dokumentation der Festlegungen in den 
Workshops erfolgt durch Mitglieder des „Zentralen Projektteams“.
• Ebenso wird bei den Festlegungen der teilprojektspezifischen Anforderungen 
der städtischen Fachbereiche, Ämter, Referate und Eigenbetriebe auf Basis 
des Anforderungsprofils in Teilprojekt-Workshops verfahren.
• Die Zusammenführung der in den Workshops getroffenen Festlegungen zu 
konkreten Realisierungskonzepten obliegt dem Auftragnehmer. Diese Kon-
zepte sind neben dem Anforderungsprofil die Grundlage für die Realisierung 
der DMS-Lösung. Es wird erwartet, dass für die Realisierung eine Aufgaben-
teilung vereinbart wird, so dass neben Fachberatern und Technikern sowie 
Produktentwicklern vom Auftragnehmer auch Mitarbeiter/-innen der Stadt und 
des Betreibers beteiligt werden.
• Der Auftragnehmer wird bei Bedarf zu Organisations- und Geschäftsprozess-
optimierungen im Rahmen der dafür vereinbarten Teilprojektkontingente hin-
zugezogen.
• Für die Serverkomponenten im betreibenden Rechenzentrum wird der Auf-
tragnehmer Installationsunterstützung durch eigene Techniker/Produktent-
wickler leisten.
• Die Erstellung von Schnittstellen bzw. Einbindung von Fachanwendungen er-
folgt je nach Bedarf und Festlegung der Stadt durch den Systembetreiber und 
in enger Abstimmung mit dem Auftragnehmer.
• Die Tests sollen in drei Stufen erfolgen:
Entwicklertests: Die Funktionen der bei der Realisierung erfolgten Einstellun-
gen werden durch den Auftragnehmer getestet. Dabei wird insbesondere das 
Zusammenwirken der verschiedenen Komponenten der DMS-Lösung über-
prüft. Diese Entwicklertests sind nicht Bestandteil der zu vergütenden Projekt-
leistung, sondern Teil der Qualitätssicherung des Auftragnehmers.
Integrationstests: Vom „Zentralen Projektteam“ DMS bzw. den Fachbetreu-
ern/Ansprechpartnern der Fachbereiche, Ämter, Referate und Eigenbetriebe 
werden zunächst Testfälle in einem Testhandbuch zusammengeführt. Anhand 
dieses Testhandbuchs werden dann die Integrationstests bei der Stadt durch-
geführt. Im Rahmen der Testphase müssen Berater und auch Techniker des 
Auftragnehmers zur Verfügung stehen, um auftretende Fehler kurzfristig be-
seitigen zu können. 
Abnahmetests (Funktionsprüfung im Sinne der EVB-IT System): Die Tests zur 
Abnahme erfolgen in mehreren Teilschritten.
• Während der Projektphase wird der Auftragnehmer die erforderliche System-
wartung, wie Update-Service, Hotline, Fernwartung und Vor-Ort-Service über-
nehmen.
Seite 18 von 65
• Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber beim internen Akzeptanzma-
nagement durch die Bereitstellung interner Publikationen, Demonstrationsma-
terial u.ä.
• Die erforderlichen Projektleistungen für die Herstellung einer betriebsbereiten 
DMS-Lösung hat der Auftragnehmer in einem Umsetzungsplan zu spezifizie-
ren. Diese ist hinsichtlich der Gesamtaufwände und der Aufwände je Teilpro-
jekt verbindlich. Die Projektleistungen sind Bestandteil der DMS-Lösung und 
des Vertrages. Die Aufwände je Teilprojekt sind untereinander ausgleichsfä-
hig, d.h. Minderaufwände in einem Teilprojekt können als Mehraufwände in ei-
nem anderen Teilprojekt eingesetzt werden.37
B.3 Ausschreibung und Vergabe
Ab Mai 2008 wurde durch eine europaweite Ausschreibung zur Auswahl der DMS-
Software durchgeführt.38 Als Ausschreibungsverfahren wurde der wettbewerbliche 
Dialog gewählt, da die Anforderungen für eine komplexe Projektstruktur mit 23 Teil-
projekten und einer geplanten Laufzeit von 2 Jahren im Vorhinein nicht abschließend 
festgelegt werden können. Die Gestaltung der Vertragskonditionen für die Projekt-
leistung konnten mit den Anbietern nur im Dialog zufriedenstellend geklärt werden. 
Die Durchführung dieses ab dem Jahr 2006 möglichen Ausschreibungsverfahrens ist 
zeitaufwendig, jedoch rechtfertigt die Qualität der Ergebnisse, die vertraglich fixiert 
werden, den Aufwand – insbesondere bei einem so komplexen Vorhaben. Das Ver-
fahren gewährleistet die Absicherung einer effektiven Projektsteuerung, der erforder-
lichen Kostenkontrolle und der notwendigen Anpassungsfähigkeit, die für eine mehr-
jährige Zusammenarbeit in diversen Teilprojekten zwingend benötigt wird. Mit dem 
Vergabeverfahren wird eine stabile Grundlage für die Zusammenarbeit im Projekt 
geschaffen.39
Der Ablauf für das Vergabeverfahren wurde in der Fachbereichsleiterkonferenz am 
15. Mai 2008 festgelegt. 
Im nachfolgenden Schaubild wird das Vergabeverfahren zeitlich dargestellt:
37 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 10 ff.
38 Stadt Osnabrück, 33. Konferenz der Personalamtsleiter und –leiterinnen des Deutschen Städteta-
ges am 26./26.11.2009 in Osnabrück, S. 3
39 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 02.12.2009, S. 1
Seite 19 von 65
Die Auswahlentscheidung der Vergabe wurde gemeinsam mit einer städtischen Be-
wertungsgruppe, bestehend aus der zentralen DMS-Projektgruppe des Fachbereichs 
Personal und Organisation sowie Vertretern der Fachbereiche 20, 32, 50, 61, des 
Abfallwirtschaftsbetriebes und des Gesamtpersonalrates getroffen.40 
Am 9. Dezember 2008 hat der Verwaltungsausschuss dem Vergabevorschlag der 
Verwaltung zur Lieferung und Einführung des DMS „d.3“ durch die Bietergemein-
schaft codia GmbH, Meppen, und d.velop AG, Gescher, zugestimmt. Mitte Januar 
2009 wurde die Umsetzung des DMS-Projektes durch das halbjährige Basisprojekt 
gestartet.41 
Die Vergabeunterlagen können der Dokumentation entnommen werden.   
B.4 Projektziele und Projektstrategie
Wie schon unter A.3 skizziert verfolgt die Stadt mit der Einführung einer ECM Lösung 
die dort dargestellten Ziele. 
Mit der Einführung der elektronischen Aktenführung und Sachbearbeitung bei der 
Stadtverwaltung Osnabrück sollen die Nutzenpotenziale vom vernetzten Arbeiten 
erschlossen und die immer größer werdende Informationsmenge besser beherrscht 
werden.
40 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 02.12.2009, S. 1
41 Stadt Osnabrück, Beschlussvorlage für die nichtöffentliche Sitzung des Lenkungsausschusses vom 
30.03.2009, S. 1
Seite 20 von 65
Der Aufbau elektronischer Akten verbessert die Effizienz des Verwaltungshandelns 
durch
• Reduzierung von Medienbrüchen
• Vermeidung von Doppeleingaben und Speicherung/Vorhaltung von             
redundanten Daten
• schnellen Zugriff auf den aktuellen Bearbeitungsstand
• direkte Verknüpfung zwischen operativen Daten in Fachverfahren und zu-
gehörigen archivierten Dokumenten
• Möglichkeit der schnellen Verteilung der Informationen
• verbesserte Organisation der Vertretungsmöglichkeiten für abwesende Mit-
arbeiter/-innen
• parallele Bearbeitung.
Der Aufbau elektronischer Akten verbessert die Kundenorientierung des Verwal-
tungshandelns durch die
• Möglichkeit, die Prozesse von außen anstoßen zu können (Transaktionsori-
entierung)
• Möglichkeit, Daten und Dokumente aus eGovernment-Prozessen medien-
bruchfrei zu archivieren
• Möglichkeit, die Bearbeitungsstände der Akten/Verwaltungsabläufe zeit-, 
orts- und mitarbeiterunabhängig von Externen einsehen zu können (Erhö-
hung der Transparenz)
• Verringerung der Transport-/Durchlaufzeiten und dadurch verkürzte Bear-
beitungszeiten.
Der Aufbau elektronischer Akten verbessert die Mitarbeiterorientierung durch
• die Möglichkeit der dezentralen Sachbearbeitung und damit der Optimie-
rung der Arbeit an verteilten Standorten der Verwaltung, wodurch sich neue 
Möglichkeiten der Koordinierung der Zusammenarbeit ergeben (Flexibilität 
der Verwaltungsarbeit)
• die Entlastung von Routinearbeiten (Anlegen, Suchen, Kopieren von Doku-
menten / Akten)
• verbesserte, umfassende Recherchemöglichkeiten für die Mitarbeiter/-in-
nen.
• parallelen Zugriff auf Akten und damit der Verbesserung der internen Trans-
parenz und Verständlichkeit
Seite 21 von 65
• die Vermeidung von Doppelarbeiten bzw. –eingaben und damit der Redu-
zierung von Fehlerquellen
Darüber hinaus kann nur durch die Nutzung eines einheitlichen DMS erreicht wer-
den, dass
• bei dienststellenübergreifenden Prozessen alle zuständigen Stellen schnell 
und einfach auf Akten und Vorgänge zugreifen können
• „Informationsinseln“ vermieden werden; der Datenaustausch zwischen ver-
schiedenen elektronischen Archiven gewährleistet ist
• sich eine hohe Verfügbarkeit und Datensicherheit mit deutlich geringerem 
Aufwand erreichen lässt42
Die Einführungsstrategie folgt dem Prinzip der stufenweisen, organisationsbezoge-
nen Einführung „Fachbereich für Fachbereich“.
Die Einführung des DMS soll nicht prozessorientiert erfolgen, sondern nach Organi-
sationseinheiten. Es erscheint unmöglich ein DMS mit Fachakten, Fachverfahrensan-
bindung und allgemeinen Schriftgut zu einem Zeitpunkt stadtweit in allen Fachberei-
chen einzuführen. Deshalb wurde mit Fachbereichen begonnen,  die ein Interesse 
und Bedarf an der Einführung eines DMS haben, so dass die Mitarbeit im Projekt 
gewährleistet ist. 
Eine zentrale Schlüsselfunktion kommt der allgemeinen Schriftgutverwaltung zu. Zur 
Vermeidung einer inhomogenen Aktenführung und Mehrfachablagen sollte am Ende 
des Projektes die pflichtige digitale Aktenführung zu einem Stichtag eingeführt wer-
den. Im Gegenzug ist die Fileservernutzung für die Mitarbeiter beschränkt worden.
Die „Dienstanweisung  zum verwaltungsweiten Einsatz eines Dokumenten-Manage-
ment-Systems (DMS) bei der Stadt Osnabrück (DMS-DA)“ ist am 15. Oktober 2015 
in Kraft getreten. Die Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung findet sich unter 
2.2 der Dienstanweisung und die Schlüsselaussage:
„Aktenrelevante Dokumente sind ausschließlich als elektronische Dokumente im 
DMS nach den Regeln in Ziff. 3 ff. dieser Dienstanweisung zu speichern. Die elektro-
nische Akte im DMS ist die führende Akte gegenüber der Papier-Akte.“43
Als wichtig bei der Einführung gilt es zudem, dass mit den Basisfunktionen begonnen 
wird, und auch z.B. nur Standard-Workflows (z.B. Mitzeichnung, Kenntnisnahme) in 
der ersten Einführungsstufe abgebildet werden. Komplexe Prozesse und selten auf-
tretende Workflows sollten, wenn erforderlich, erst in einer weiteren Ausbaustufe ab-
42 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 6 f.
43 Stadt Osnabrück, Dienstanweisung  zum verwaltungsweiten Einsatz eines Dokumenten-Manage-
ment-Systems (DMS) bei der Stadt Osnabrück (DMS-DA), S. 2
Seite 22 von 65
gebildet werden. Die organisationsbezogene Einführung bietet den Vorteil, dass die 
Anwender Schritt für Schritt an die neue Arbeitsweise herangeführt werden und die 
Einführung in einem klar abgegrenzten Bereich erfolgt. Wichtig ist, dass zunächst  
Basisfunktionalitäten beherrscht werden müssen, um dann im nächsten Schritt kom-
plexe Abläufe elektronisch bearbeiten zu können.
Durch die DMS-Einführung sollen die Fileserver durch Basisfunktionen der DMS Lö-
sung (Aktenplan, Akten, Vorgänge, Dokumente) abgelöst werden. Eine dauerhafte 
parallele Verwendung mehrerer Ablagesysteme verhindert einen erfolgreichen Ein-
satz des DMS.44
44 Stadt Stuttgart, Abschlussbericht Elektronisches Dokumentenmanagement bei der Landeshaupt-
stadt Stuttgart – Aktenplan und Marksichtung, S. 27 f.
Seite 23 von 65
C. Durchführung des Projektes
C.1 Gremien
Um die Umsetzung der eGovernment-Pläne, insbesondere des Projektes DMS, zu 
gewährleisten und die nötige Verteilung der Verantwortlichkeiten vorzunehmen, wur-
de ein hierarchisches Gremiensystem gebildet.45 
Die höchste Instanz innerhalb der Projektorganisation bildet der Lenkungsausschuss, 
bestehend aus dem Oberbürgermeister, dem Vorstand Finanzen, der Fachbereichs-
leiterin Personal und Organisation, dem Gesamtpersonalrat und dem Projektleiter. 
Der Lenkungsausschuss trägt die Gesamtverantwortung des Projekts und ist für 
sämtliche strategischen Entscheidungen zuständig. Ihm untergeordnet ist das Steue-
rungsteam, bestehend aus den Fachbereichsleitungen Personal und Organisation, 
Finanzen und Controlling sowie dem Referat Medienentwicklung und Internet, den 
Fachdienstleitern Organisation und Informationstechnik, dem Fachdienstleiter Fi-
nanz- und Rechnungswesen des EB Immobilien und Gebäudemanagement, dem 
Gesamtpersonalrat, dem Projektleiter sowie bei Bedarf temporär hinzugezogenen 
Fachbereichsleitern. Das Steuerungsteam sorgt für operative Projekt- und Ände-
rungsentscheidungen und ist für das notwendige Projektinformationsmanagement 
sowie für das begleitende Projektcontrolling zuständig. Das zeitliche Projektmanage-
ment befindet sich ebenfalls in seinem Verantwortungsbereich. Zusätzlich vermittelt 
das Steuerungsteam im Konfliktfall im Sinne des Konfliktmanagements zwischen al-
len Beteiligten.46 
Die operative Prozessbegleitung und Federführung des Projektes DMS liegt bei ei-
nem Zentralen Projektteam des Fachbereiches Personal und Organisation der Stadt 
Osnabrück. Der Fachdienstleiter Informationstechnik, Herr Hoebel wird neben seinen 
Tätigkeiten als Projektleiter eGovernment auch im DMS-Projekt die Leitung überneh-
men. Zwei Mitarbeiter/-innen des Projektes eGovernment werden für das DMS-Pro-
jekt freigestellt und bilden zusammen mit einer ebenfalls freigestellten Mitarbeiterin 
des Fachdienstes Informationstechnik und einem teilweise freigestellten Mitarbeiter 
des Fachdienstes Organisation den Kern der Zentralen Projektgruppe (ZPG) DMS.47  
Die ZPG setzte sich wie folgt zusammen:
Name Organisationseinheit Funktion in der ZPG
45 Stadt Osnabrück, Systematische Einführung von eGovernment in der Stadtverwaltung Osnabrück, 
S. 10
46 Stadt Osnabrück, Systematische Einführung von eGovernment in der Stadtverwaltung Osnabrück, 
S. 10 f.
47 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 5 
Seite 24 von 65
Herr Hoebel 10-2 Projektleitung bis 30. Juni 2015
Herr Richard ITEBO GmbH
Projektleitung vom 1. Juli 2015 
bis zum 31. Dezember 2015
Frau Lischo 10-2
DMS-Betreuerin vom Projektstart 
bis heute
Frau Kuschel 10-2
DMS-Betreuerin vom 1. Januar 2009 
bis zum 31. Dezember 2012
Herr Klaassen 10-2
DMS-Technik vom 1. Juli 2010 bis 
31. Januar 2014
Herr Schnieders 10-2
DMS-Betreuer vom Projektstart
bis 30. April 2010
Herr Andree 10-2
DMS-Betreuer von Juli 2010 bis
Februar 2011 
Frau Thörner 10-2
DMS-Betreuerin von Juli 2012 bis 
heute 
Herr Laurenz 10-2
DMS-Betreuer vom 1. September 
2010 bis heute
Herr Küthe 10-2
DMS-Technik vom 20. November 
2012 bis heute
Frau Vogelsang 10-2
Internes Marketing vom 1. Oktober 
2013 bis heute
Frau Paul 10-2
DMS-Betreuerin von Januar 2014 bis 
Oktober 2014
Herr Hartmann 10-2
DMS-Betreuer vom 1. Juni 2014 bis 
heute
Frau Pott 10-2
DMS-Betreuerin vom 1. Juli 2015 
bis zum 31. Dezember 2015
Die ZPG führte die fachliche Abstimmung der einzelnen Teilprojekte.48 Für jedes Teil-
projekt wurde ein Projektteam eingesetzt. Die Projektteams bestehen (teilprojekt-
übergreifend) aus dem Projektkernteam; ergänzt wurde es durch einzelne Mitglieder 
der durch das jeweilige Teilprojekt betroffenen Fachbereiche. Für jedes Teilprojekt 
wurde ein(e) Teilprojektleiter/-in definiert. Bei Bedarf können sämtliche Gremien 
durch externe Berater flexibel unterstützt werden.49 
Verstärkung erhält das „Zentrale Projekt“ DMS durch die Fachbetreuer / Ansprech-
partner aus großen Fachbereichen, deren Mitarbeit insbesondere für die Grundan-
passungen erforderlich ist.50
Im Juni 2015 wurde der Projektleiter Wilfried Hoebel in den Ruhestand verabschie-
det. Für die Zeit vom 1. Juli bis 31. Dezember 2015 wurde ein externer Projektleiter 
48 Stadt Osnabrück, Systematische Einführung von eGovernment in der Stadtverwaltung Osnabrück, 
S. 10 f.
49 Stadt Osnabrück, Systematische Einführung von eGovernment in der Stadtverwaltung Osnabrück, 
S. 10 f.
50 Stadt Osnabrück, EU-Ausschreibung, Lieferung und Einführung eines zentralen Dokumenten-Mana-
gement-Systems (DMS) für die gesamte Stadtverwaltung Osnabrück, Leistungsbeschreibung, S. 5 f.
Seite 25 von 65
eingesetzt. Herr Richard von der ITEBO GmbH übernahm für diese Zeit die Projekt-
leitung. 
Die Projektorganisation wird in dem nachstehenden Schaubild verdeutlicht:
C.2 Projektaufbau – Schulungen 
Zu Beginn des Projektes bei der Stadt Osnabrück erfolgte eine Initialschulung auf 
dem Standardprodukt zur Vorbereitung für das durchzuführende Basisprojekt und die 
laut Umsetzungsplan zu realisierenden Teilprojekte. Neben zwei Systemadministra-
toren des Betreibers und dem zentralen DMS-Team haben an dieser Schulung eben-
falls Vertreter aus dem Bereich des Fachdienstes Informationstechnik sowie Fachbe-
treuer und/oder Teilprojektleiter aus den Fachbereichen der Stadt Osnabrück teilge-
nommen.51 
Nach der Initialschulung wurden die Festlegungen für das Basisprojekt erarbeitet und  
umgesetzt. Nach Umsetzung der Vorgaben des Basisprojektes durch den Auftrag-
nehmer war für das Basisprojekt keine weitere Schulung erforderlich, da die Umset-
zungen direkt durch das zentrale DMS-Team erarbeitet wurden.52
51 Stadt Osnabrück, DMS-Schulungskonzept bei der Stadt Osnabrück, Grobkonzept, S. 2
52 Stadt Osnabrück, DMS-Schulungskonzept bei der Stadt Osnabrück, Grobkonzept, S. 2
Oberste Entscheidungsebene Lenkungsausschuss (LA)Oberbürgermeister, Fachbereichsleiterin Personal u. Organisation, Personalrat,Projektleiter/-in Stadt Osnabrück und DMS-AuftragnehmerKoordinierungs-und SteuerungsebeneSteuerungsteam (STT)Fachbereichsleiter/-in Personal u. Organisation sowie Finanzen und Controlling,Fachdienstleiter Organisation sowie Finanz-und Rechnungswesendes Eigenbetriebs Immobilien-und Gebäudemanagement, Personalrat,Projektleiter/-in Stadt Osnabrück und DMS-AuftragnehmerOperative Arbeitsebene für das Zentrale Projekt Zentrales Projektteam (ZP)Projektleiter/-in Stadt Osnabrück und DMS-Auftragnehmer,Mitarbeiter/-innen der Fachdienste Organisation und InformationstechnikOperative Arbeitsebene für die Teilprojekte (TP) in den Fachbereichen/EigenbetriebenTP1TP2TP3TP4TP5TP6TPn. . . . . . TP1TP2TP3TP4TP5TP6TPn. . . . . . 
SystembetreiberExterner Berater
Projektorganisation
Seite 26 von 65
Zu Beginn eines jeden Teilprojektes erhielten die Teilprojektleiter, Mitglieder der Teil-
projekte und/oder Fachadministratoren der städtischen Dienststellen auf dem System 
„Basisprojekt“ eine Initialschulung durch die Mitglieder des Basisprojektes.
Dadurch sollten die Fachbereiche das System kennenlernen und in die Lage versetzt 
werden, die Anforderungen ihres Teilprojektes zu spezifizieren. Im Anschluss an die-
se Schulungen wurden speziell für das Teilprojekt geltenden Festlegungen getroffen 
und durch den Anbieter unter Begleitung eines Mitglieds des zentralen DMS-Teams 
umgesetzt.53
Ursprünglich waren Multiplikatorenschulungen in Form eines Rollout vorgesehen. 
Einige Fachbereiche haben dieses in ihren Bereichen auch umgesetzt, jedoch wurde 
schnell deutlich, dass die Fachbereiche für die Schulungen nicht allein verantwortlich 
sein können und die zeitliche Kapazität in den Fachbereichen war nicht gegeben, so 
dass die Schulung der Mitarbeiter in Form einer Anwenderschulung stattfand.  
Bei IT-Systemen in der Massennutzung ist der Schulungsaufwand ein wesentlicher 
Kosten- und auch Zeitfaktor bei der Einführung. Im Normalfall können nicht mehr als 
15 Teilnehmer in einer Gruppe geschult werden. Bei einer halbtägigen Schulung und 
insgesamt etwa 850 Benutzern ergeben sich 60 volle Arbeitstage für die Schulungs-
referenten und 425 Ausfalltage für die Teilnehmer. Durch zusätzliche Spezialschu-
lungen für bestimmte Funktionen (Administratoren, Poststelle usw.) stieg der Schu-
lungsaufwand noch weiter an. Das Problem der Nachschulung von neuen Mitarbei-
tern/-innen blieb dabei ungelöst. Der Aufbau einer Schulungskapazität beim System-
betreiber /-nutzer war somit sinnvoll.54
Ein Testsystem ist für Schulungszwecke nur bedingt geeignet und technisch oft auch 
nicht verfügbar. Die Problematik besteht z.B. bei einem tiefgreifenden Releasewech-
sel, da zeitgleich zum Releasewechsel das System getestet und das neue Release 
geschult werden muss.55
Die Lösung wurde in einem Schulungssystem gefunden.
 
Die zeitliche Dauer der Schulungen und die Inhalte der Schulungsunterlagen werden 
ständig an die Problematiken angepasst und Änderungen und Neuerungen aufge-
nommen.
Grundsätzlich ging man von einem Schulungsbedarf von 850 Personen aus. Wie 
bereits unter B.1 erläutert wuchs die Zahl auf 1.700 zu schulende Personen an. 
Zeitlich und auch räumlich stieß man an seine Grenzen. Durch zusätzliches Personal 
und auch Verringerung der Dauer einer Schulung auf einen Vormittag konnte man 
53 Stadt Osnabrück, DMS-Schulungskonzept bei der Stadt Osnabrück, Grobkonzept, S. 2
54 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gement-systems, S. 43 f.
55 Stadt Osnabrück, Machbarkeitsstudie zur verwaltungsweiten Einführung eines Dokumentenmana-
gement-systems, S. 43 f.
Seite 27 von 65
diesem Problem entgegenwirken. Allen d.3-Nutzern konnte somit eine Schulung an-
geboten werden. 
Zusätzlich zur Anwenderschulung werden Aufbauschulungen angeboten, in denen 
anwenderbezogene Problematiken vermittelt werden. 
C.3 Projektaufbau - Basisprojekt
Von Januar bis Oktober 2009 wurde von der zentralen DMS-Projektgruppe unter Be-
teiligung des Gesamtpersonalrates, des Datenschutzbeauftragten, des Sicherheits-
technischen Dienstes sowie Vertretern der Vorstandsbereiche – der erweiterten Pro-
jektgruppe – ein Basisprojekt durchgeführt, in dem grundsätzliche technische und 
organisatorische Festlegungen getroffen wurden sowie die Software angepasst und 
getestet wurde.56
Das Basisprojekt definiert sich wie folgt:
Das d.3-Grundsystem wurde installiert und die Mitglieder der Erweiterten Projekt-
gruppe erhielten Initialschulungen für die DMS-Software.57 
Es folgten intensive Verhandlungen mit der ITEBO GmbH. In einem wirtschaftlichen 
Vergleich zwischen dem Betrieb des DMS in Eigenregie bei der Stadt Osnabrück und 
der Vergabe an die ITEBO GmbH wurde entschieden, der ITEBO GmbH den DMS-
Betrieb für vier Jahre zu übertragen. Die von der ITEBO GmbH wahrzunehmenden 
Betriebsleistungen wurden in einem gesonderten Leistungsschein zum bestehenden 
Rahmenvertrag mit der ITEBO GmbH vereinbart. Des Weiteren wurde vom Fach-
dienst Informationstechnik und den Firmen codia GmbH und ITEBO GmbH gemein-
sam ein sogenanntes Support-Handbuch ausgearbeitet. In diesem werden die Auf-
gaben der Beteiligten in Störungsfällen exakt beschrieben, um in Problemsituationen 
abzugrenzen, wer zuständig ist und was zu veranlassen ist. Dadurch ist eine schnel-
le Fehlerbeseitigung und eine hohe Verfügbarkeit des DMS für die städtische Aufga-
benerledigung gewährleistet.58
C.4 Projektaufbau - Erarbeitete Feinkonzepte innerhalb des Ba-
sisprojektes
56 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 20.11.2013, S. 1
57 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 1
58 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 2
Seite 28 von 65
Im Rahmen des Basisprojektes wurden verschiedene Feinkonzepte erarbeitet, die 
die Grundlage für die Einführung in den Teilprojekten der einzelnen Fachbereiche bil-
deten. Diese werden nachfolgend kurz erläutert:
Scan-Konzept 
Das Scan-Konzept sieht vor, dass die Eingangspost weiterhin zentral im Servicecen-
ter des Eigenbetriebs Immobilien und Gebäudemanagement von den verschiedenen 
Zustellfirmen entgegengenommen und nach Fachbereichen sortiert wird. Die Brief-
sendungen werden jedoch nicht mehr als Papierdokumente in der Verwaltung ver-
teilt, sondern eingescannt und elektronisch an die Fachbereiche und Dienststellen 
weitergeleitet. Die Originale werden für Rückfragen 4 – 6 Wochen zentral im Service-
center aufbewahrt und dann der Aktenvernichtung zugeführt; mit Ausnahme von Ur-
kunden, die zwingend in Papier aufbewahrt werden müssen.59
Für die sukzessive Umstellung der Eingangspostverteilung, für die Weiterleitung der 
digitalen Eingangspost innerhalb der Fachbereiche und für die direkt bei den Dienst-
stellen eingehenden Dokumente (z. B. beim Publikumsverkehr) wurden im Rahmen 
des Konzeptes weitere Scan-Szenarien entwickelt.60 Es wurde u.a. das rechtssichere 
ersetzende Scannen mit Zeitstempel eingeführt. Hierauf wird im späteren Verlauf des 
Berichtes eingegangen.
Ablagestruktur für die Allgemeine Schriftgutverwaltung
Bei der Ablagestruktur der Allgemeinen Schriftgutverwaltung geht es um Akten und 
Vorgänge, die in sogenannten Sachakten zusammengefasst werden. Nicht betroffen 
sind Fallakten. Unter Fallakten werden u.a. solche Akten verstanden, in denen die 
Dokumente zu Einzelfällen über Personen und Unternehmen zusammengefasst wer-
den. Dazu zählen insbesondere Akten, die unter Verwendung von EDV-Fachanwen-
dungen geführt werden (z. B. Bauakten, Kfz-Zulassung, Sozialakten, Steuerakten, 
Personalakten).
Aufgrund der Einführung eines einheitlichen DMS-Verfahrens für die gesamte Stadt 
Osnabrück, wurde ein großes Augenmerk darauf gelegt, die Aktensystematik mög-
lichst nach einheitlichen Grundsätzen auszugestalten. Bedacht werden musste, dass 
organisatorische Veränderungen mit vertretbarem Aufwand im DMS nachgebildet 
werden können.61 Aufgrund dieser Tatsache wurde eine aufgabenbezogene Ablage-
struktur auf der Grundlage des KGSt-Aktenplans vorgegeben.62 Die Grundlage des 
KGSt-Aktenplanes wurde aufgrund von städtischen Belangen erweitert.63 Der Aufbau 
59 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 1
60 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 02.12.2009, S. 2 f.
61 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 02.12.2009, S. 2 f.
62 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 1
63 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 1
Seite 29 von 65
der elektronischen Akten ist dreistufig: Akte – Vorgang – Dokument. Für die Daten-
objekte wurde eine einheitliche Indexdatenstruktur erarbeitet. Die gesetzlichen Auf-
bewahrungsfristen werden den elektronischen Akten und Vorgängen vom Aktenplan 
als Vorschlag mitgegeben.64
Berechtigungskonzept
Das Berechtigungskonzept sieht vor, dass die Anmeldung am DMS nur Benutzern 
möglich ist, die im zentralen Benutzer-Verzeichnis für das städt. EDV-Netz (Active 
Directory=AD) eingetragen sind. In diesem Verzeichnis wird den Benutzern eine Rol-
le zugewiesen, die mit einem Berechtigungsprofil im DMS verknüpft ist, das ihnen 
bestimmte Rechte auf elektronische Akten, Vorgänge und Dokumente einräumt.
Das Berechtigungskonzept richtet sich daran aus, welche Organisationseinheit (OE) 
„Herr der Akten“ ist. Alle Mitarbeiter/-innen derselben OE haben schreibenden Zugriff 
auf die Akten, Vorgänge und Dokumente ihrer OE; d. h. sie können Dokumente ein-
stellen, bearbeiten und versenden. Die OE-Leiter/-innen können zudem auf die Do-
kumente von nachgeordneten Einheiten schreibend zugreifen.
Darüber hinaus kann die berechtigte Organisationseinheit bei ihren Akten besondere 
Berechtigungsformen einrichten.65 Für andere Organisationseinheiten oder einzelne 
Mitarbeiter/-innen außerhalb der eigenen OE (z. B. bei fachbereichsübergreifenden 
Projekten) kann der lesende oder der schreibende Zugriff eingerichtet werden. Eine 
temporäre Vergabe von Zugriffsrechten ist auch über die Versendung von Dokumen-
ten an den Postkorb eines Mitarbeiters möglich, der üblicherweise keine Zugriffsrech-
te besitzt, sie aber in einer bestimmten Situation, z. B. zur Abgabe einer Stellungnah-
me, notwendigerweise erhalten muss. Neben diesen Berechtigungserweiterungen 
gibt es auch Möglichkeiten der Einschränkung von Zugriffsrechten auf bestimmte 
Einzelpersonen oder Personengruppen.66
Technisches Systemkonzept
Im technischen Systemkonzept werden die einzelnen Systemkomponenten, sowie 
ihre Funktionen und das Zusammenwirken beschrieben.67 Hierzu gehören zum Bei-
spiel die Schnittstellenspezifikationen für die Anbindung anderer Systeme wie das 
Active Directory für die Benutzerverwaltung, die Office-Produkte Word und Excel, 
das eMail-System Outlook, der Internet-Formularserver sowie die virtuelle Poststelle 
für rechtssichere Kommunikation mit elektronisch signierten Dokumenten.68 Das 
technische Konzept wurde dem Dokumentationsteil beigefügt.
Betriebskonzept
64 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 02.12.2009, S. 2 f.
65 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 2
66 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 02.12.2009, S. 2 f.
67 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 2
68 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 02.12.2009, S. 2 f.
Seite 30 von 65
Das Support-Handbuch, das dem Dokumentationsteil beigefügt ist, regelt die Ser-
vice-Level für den First-, Second, und Third-Level-Support, sowie das Problemmana-
gement aus Sicht der Archivumgebung gegenüber den angebundenen Fachverfah-
ren. 
Eine Besonderheit ist die Spezialisierung der Service-Level nach dem Kompetenzbe-
darf. So übernimmt der Hersteller bzw. Entwickler der Lösungsschicht, die codia 
GmbH im Zusammenspiel mit der d.evelop AG den Third-Level-Support, die ITEBO 
GmbH übernimmt aufgrund der Nähe zur Mehrheit der Fachverfahren und der eige-
nen ECM-Expertise das Problemmanagement und als Hosting-Partner für den Be-
trieb des Systems den Second-Level-Support. Die Stadt Osnabrück vereinigt die 
Fachkompetenz des Verwaltungsbereiches im First-Level-Support und in besonde-
ren Fällen durch eine Struktur von Schlüsselbenutzern.
Schnittstellenkonzept für die Anbindung von Fachverfahren
Für die Anbindung von Fachverfahren (FV) wurde ein Schnittstellenkonzept entwor-
fen, das den Fachbereichen verschiedene Möglichkeiten bietet, das DMS mit ihren 
Fachverfahren zu verbinden. Dabei gelten gleiche Grundprinzipien für die Gestaltung 
der Schnittstellenfunktionen, so dass die Versionsfähigkeit sowohl für das DMS wie 
auch für die Fachverfahren gesichert bleibt. Die Standardfunktionen für FV-Schnitt-
stellen sind:
• Automatisierte Übernahme von Dokumenten und Indexwerten aus FV ins 
DMS.
• Automatisiertes Anlegen von Akten/Vorgängen im DMS, wenn im FV ein neu-
er Fall angelegt wird und das erste Dokument aus FV ins DMS übernommen 
wird.
• Aufruf und Anzeige der Akte bzw. des Vorgangs durch Aufruf des Falls in FV.
• Keine Übernahme von operativen Daten.69
C.5 Aktenplan mit städtischen Erweiterungen
Bei der Betrachtung von bestehenden Aktenkulturen in vielen Kommunen könnte 
man den Eindruck gewinnen, die Nutzung eines Aktenplanes sei überholt und über-
flüssig.70    
Es ist zu beobachten, dass es in zahlreichen Kommunen keinen einheitlichen Akten-
plan gibt, oder es existieren individuelle, organisationsspezifische bzw. personenbe-
69 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 2
70 Stadt Stuttgart, Abschlussbericht Elektronisches Dokumentenmanagement bei der Landeshaupt-
stadt Stuttgart – Aktenplan und Marksichtung, S. 9 
Seite 31 von 65
zogene Ablagen. 71 D. h. „jede“ Organisationseinheit oder sogar „jeder“ Mitarbeiter 
hat ihr/sein eigenes Ablagesystem erfunden – sei es, weil sie/er es für ideal erachtet 
oder weil es historisch gewachsen ist. Eine Folge daraus: Akten, die arbeitsteilig von 
mehreren Mitarbeitern in einer Abteilung oder sogar abteilungs- oder fachabteilungs-
übergreifend bearbeitet werden, liegen nicht vollständig vor oder können nur mit ho-
hem Aufwand zusammengeführt werden.72 Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um 
eine EDV- oder um eine papiergestützte Aktenverwaltung handelt. Angesichts der 
vielerorts zu beobachtenden individuellen, und dadurch im Gesamtbild der Verwal-
tung ordnungslosen Aktenhaltung scheint es heute, im Zeitalter der Informationstech-
nik, notwendiger denn je, ein einheitliches Ordnungssystem für die Gesamtverwal-
tung vorzuhalten. Insbesondere ein DMS verlangt eine stabile Ordnungsstruktur, d. 
h. ein führendes Ordnungssystem, in dem Daten und Dokumente abgelegt werden 
können und das für alle Mitarbeiter einheitlich und verbindlich ist.73 
Ein Aktenplan sollte insbesondere dann zum Einsatz kommen, wenn
• mehrere Personen arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten,
• Akten als glaubwürdige Unterlage gerichtsverwertbar sein sollen,
• die Zugriffsberechtigung auf die Akten gesteuert werden muss,
• Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind und Akten nach einem einheitlichen 
System archiviert werden sollen.74 
Die Referenzierung auf ein führendes Ordnungssystem bedeutet jedoch nicht, dass 
Dokumente und Vorgänge nicht auch über andere Ablage- und Suchmechanismen 
des DMS gefunden werden. Beispiele hierfür sind alternative Navigationsstrukturen, 
Schlagwort- oder Volltextsuche. Ein Aktenplan ist ein effektives (Navigations-) Instru-
ment, um das Schriftgut einer Verwaltung systematisch zu strukturieren. Im besten 
Fall ist ein Aktenplan streng nach einer logisch hierarchischen Struktur (z. B. einer 
Baumstruktur) gegliedert. Die wohl bekanntesten Formen der Aktenplanmodelle sind 
der aufgaben- und der produktorientierte Aktenplan. Bei der Auswahl des Ordnungs-
systems gibt es kein Richtig und Falsch. Wichtig ist, dass ein Ordnungssystem einer 
klaren hierarchischen Struktur folgt. Die Wahl der Systematik hängt vielmehr von der 
Ausgangslage und den örtlichen Bedingungen einer Kommune ab.75 
71 KGST –Materialie 5/2011, Dokumentenmanagementsysteme – Ergebnisse: KGST-Trendworkshop 
– Zentrale Fragestellung bei der DMS-Einführung, S. 18 f
72 KGST –Bericht Nr. 7/2015, Kommunales Aktenmanagement: Produktorientierte Ablagesystematik, 
S.7
73 Stadt Stuttgart, Abschlussbericht Elektronisches Dokumentenmanagement bei der Landeshaupt-
stadt Stuttgart – Aktenplan und Marksichtung, S. 9 f.
74 KGST –Bericht Nr. 7/2015, Kommunales Aktenmanagement: Produktorientierte Ablagesystematik, 
S.9
75 Stadt Stuttgart, Abschlussbericht Elektronisches Dokumentenmanagement bei der Landeshaupt-
stadt Stuttgart – Aktenplan und Marksichtung, S. 9 f.
Seite 32 von 65
Als organisatorische Basis für die Ablage der Akten und Dokumente dient der Akten-
plan der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). Je-
de Akte, die in der allgemeinen Schriftgutverwaltung abgelegt werden soll, wird über 
den KGSt-Aktenplan einsortiert.
Die KGSt-Empfehlungen wurden dabei grundsätzlich ohne begriffliche und inhaltliche 
Änderungen übernommen. Ausnahmen für die Abbildung von neuen, bisher im Ak-
tenplan nicht berücksichtigten Aufgaben oder bei völlig geänderter Ausprägung einer 
Aufgabe sind zugelassen.76
Dem KGSt-Aktenplan ist bei der Stadt Osnabrück der Bereich „Fachneutrale Aufga-
ben“ vorangestellt. Dieser  beinhaltet grundsätzliche Themen, welche jeden Fachbe-
reich betreffen (z.B. Personal, Haushalt). Die weiteren amtsbezogenen Aktenplanbe-
reiche werden dem jeweiligen Fachbereich zugeordnet und dort für die Ablage ver-
wendet.
Die erarbeitete Grundstruktur sollte als Basis bei der Einführung eines stadtweiten 
DMS dienen. Im Rahmen der Einführung, welche stufenweise z.B. nach Teilprojek-
ten/Fachbereichen erfolgen sollte, wurde der Basis-Aktenplan an die individuellen 
Anforderungen und Bedürfnisse angepasst.77 
Die Pflege und Erweiterung des städtischen Aktenplans erfolgt zentral durch den 
Fachdienst Informationstechnik in Abstimmung mit den übrigen Dienststellen. Die 
Einträge sind in der Regel spezifisch einer Dienststelle (oder einer nachgeordneten 
Organisationseinheit, z. B. Fachdienst) zugeordnet.78
Der einheitliche, gesamtstädtische Aktenplan ist von großem Vorteil, da sich auch 
fachbereichsfremde Mitarbeiter schnell und unkompliziert in den Akten anderer Mitar-
beiter zurechtfinden können.79
Eine verbindliche und einheitliche Ablagestruktur für ein erfolgreiches DMS-Projekt 
ist notwendig.80 Der Aktenplan ist das zentrale Instrument der allgemeinen Schriftgut-
verwaltung. Mit ihm können Verwaltungsvorgänge effizient gesteuert und eine opti-
male Ablagestruktur aufgebaut werden.81
Die Stadt Osnabrück und auch andere Städte, wie Mannheim,  haben durch die zen-
trale Definition der ersten vier Ebenen im Aktenplan sichergestellt, dass eine einheit-
liche Ablage durch die Nutzer erfolgt.  Diese Grundstruktur wurde auf Wunsch und in 
76 Stadt Osnabrück, Dienstanweisung zum verwaltungsweiten Einsatz eines Dokumenten-Manage-
ment-Systems (DMS) bei der Stadt Osnabrück (DMS-DA), S. 4
77 Stadt Stuttgart, Abschlussbericht Elektronisches Dokumentenmanagement bei der Landeshaupt-
stadt Stuttgart – Aktenplan und Marksichtung, S. 10
78 Stadt Osnabrück, Dienstanweisung zum verwaltungsweiten Einsatz eines Dokumenten-Manage-
ment-Systems (DMS) bei DMS) bei der Stadt Osnabrück (DMS-DA), S. 4
78 Stadt Stuttgart, Abschlussbericht der Stadt Osnabrück (DMS-DA), S. 4
79 KGSt, Materialie Nr. 5/2011
80 KGSt, Materialie Nr. 5/2011
81 KGSt, Materialie Nr. 5/2011
Seite 33 von 65
Abstimmung mit den jeweils betroffenen Fachbereichen um zwei Stellen erweitert, 
der sogenannten städtischen Erweiterung.
82
Rückwirkend betrachtet ist der Aktenplan, bei dem die Aufgabe die Grundlage bildet, 
zum heutigen Zeitpunkt nicht mehr zeitgemäß. Durch das Konzept der KGSt einer 
ergebnis- und wirkungsorientierten Steuerung und die daraus folgenden haushalts-
rechtlichen Vorgaben der Bundesländer zur Erstellung von produktorientierten kom-
munalen Haushalten wurde die Aufgabe in vielen Kommunen vom Produkt abgelöst 
und ordnet sich nun der Produktsystematik unter.83  
Die KGSt hat in diesem Zusammenhang im Jahr 2011 eine Produkt- und Aufgaben-
datenbank aufgebaut. Grundlage dafür war der von der Innenministerkonferenz ver-
abschiedete und für die Bundesländer auf Produktbereichsebene verbindliche Pro-
duktrahmenplan.84 Der KGSt-Aktenplan wurde daraufhin überarbeitet und das Pro-
dukt steht nun im Mittelpunkt.
  
Bei der Einführung des DMS bei der Stadt Osnabrück ab dem Jahr 2009 war das 
Aktenzuordnungssystems auf Grundlage von Produkten noch nicht vorgesehen.  Die 
Aktenplangrundlage erfolgte somit aufgabenbezogen.  
C.6 Projektaufbau – Teilprojekte
82 Stadt Osnabrück, Dienstanweisung zum verwaltungsweiten Einsatz eines Dokumenten-Manage-
ment-Systems (DMS) bei der Stadt Osnabrück (DMS-DA), S. 4
83 KGST –Bericht Nr. 7/2015, Kommunales Aktenmanagement: Produktorientierte Ablagesystematik, 
S.10
84 KGST –Bericht Nr. 7/2015, Kommunales Aktenmanagement: Produktorientierte Ablagesystematik, 
S.10
Seite 34 von 65
Insgesamt betrachtet war die Einführung eines DMS in der Stadtverwaltung Osna-
brück das größte aller Teilprojekte des Masterplans.85 Aufgrund der Komplexität schi-
en es notwendig, das Projekt selbst in mehrere Teilprojekte aufzuteilen. Die Verant-
wortung für die Teilprojekte liegt in der Verantwortung der einzelnen Fachbereiche.86
Die DMS-Einführung in den Fachbereichen startete Ende 2009 und sollte bis Ende 
2012 im Rahmen von Teilprojekten nach einem abgestimmten Terminplan erfolgen.87 
Zunächst wurden Fachbereiche priorisiert, die
• bereits eGovernment-Verfahren einsetzen oder planen, weil die dabei anfal-
lenden elektronischen Dokumente möglichst ohne Medienbruch digital ge-
speichert und verarbeitet werden sollen,
• Massenoutput (z.B. Steuerbescheide) erzeugen, weil diese Massendoku-
mente digital generiert und ohne Unterschrift versandt werden. In solchen 
Fällen ist eine automatische digitale Archivierung möglich und viel einfacher 
als das Einsortieren und Abheften von Kopien in eine Papierakte,
• auf eine Kooperation mit anderen Fachbereichen angewiesen sind, weil ei-
ne elektronische Vorgangssteuerung dann besonders vorteilhaft ist. Die 
Vorteile sind aber nur realisierbar, wenn die digitale Sachbearbeitung auch 
mit digitalen Dokumenten unterstützt wird,
• Prozesse für gewerbliche Kunden realisieren, weil solche Kunden über eine 
ausreichende IT-Infrastruktur verfügen und deshalb besonderes Interesse 
an einer digitalen Arbeitsweise besitzen,
• intensiv mit Bundes- oder Landesbehörden zusammen arbeiten, weil solche 
Behörden zunehmend selbst auf eine digitale Vorgangsbearbeitung setzen. 
Aktuelles Beispiel ist die Bundesagentur für Arbeit, die derzeit eine DMS-
Beschaffung betreibt, um die eAkte einzuführen.88
Die  Fachbereiche konnten ihre spezifischen Bedürfnisse hinsichtlich der Gestaltung 
der DMS-Lösung einbringen. In den einzelnen DMS-Teilprojekten ging es sowohl um 
die Allgemeine Schriftgutverwaltung als auch um die Integration des DMS in die bei 
den Fachbereichen eingesetzten IT-Fachanwendungen. Bei der DMS-Einführung 
werden sie von der zentralen DMS-Projektgruppe beraten und unterstützt.89
85 Stadt Osnabrück, Systematische Einführung von eGovernment in der Stadtverwaltung Osnabrück, 
S. 28
86 Stadt Osnabrück, Systematische Einführung von eGovernment in der Stadtverwaltung Osnabrück, 
S. 28
87 Stadt Osnabrück, 33.Konferenz der Personalamtsleiter und –leiterinnen des Deutschen Städtetages 
am 26./26.11.2009 on Osnabrück, S. 3
88 Stadt Osnabrück, 33. Konferenz der Personalamtsleiter und –leiterinnen des Deutschen Städteta-
ges am 26./26.11.2009 on Osnabrück, S. 3 
89 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 20.11.2013, S. 2
Seite 35 von 65
Die Ersten, die mit der Einführung des DMS begonnen hatten waren die Fachberei-
che Finanzen und Controlling, Soziales und Gesundheit sowie Städtebau.90 Mit Un-
terstützung der DMS-Betreuer/-innen aus dem Fachdienst Informationstechnik wur-
den von der DMS-Gruppe der jeweiligen Fachbereiche die Geschäftsprozesse analy-
siert und die künftigen elektronischen Ablagestrukturen erarbeitet.91 Diese beinhalte-
ten die Abstimmung und Vereinbarung der Projektstrukturen wie Personaleinsatz und 
Zeitpläne, sowie die Datenerhebung über Ablagestrukturen und eingesetzte EDV-
Fachverfahren, die an das DMS anzubinden sind.92
Gemeinsam mit den Firmen codia und ITEBO wurden die Schnittstellen zu den EDV-
Fachverfahren definiert und kalkuliert.93 
C.7 Projektaufbau – Übernahme Altakten
Für die Übernahme von Altakten wurde ein pragmatischer Weg gewählt. Vor allem 
galt es den Aufwand für das Scannen von Altakten in einem vertretbaren wirtschaftli-
chen Rahmen zu halten. Die Wirtschaftlichkeit wurde in Form einer Kosten-/Nutzen-
analyse durchgeführt.94 Hierbei wurden vor allem die Aufbewahrungsdauer  und die 
Nutzungsfrequenz des Aktenbestandes, Raumersparnisse sowie die Vorteile der ein-
heitlichen elektronischen Bearbeitung berücksichtigt.95 Die Empfehlung der Projekt-
steuerung war, Bestandsakten nur dann zu scannen, wenn der historische Bezug in 
der Bearbeitung erforderlich ist, wie z. B. bei der Bauakte, oder ein häufiger Zugriff 
auf Papierakte dieses rechtfertigt. 
Die Entscheidungshoheit über das Ob und den Umfang der Übernahme bei den Ak-
ten lag jedoch bei den Fachbereichen. 
Die nachstehende Tabelle zeigt, wie und in welchem Umfang und mit welchem Auf-
wand Akten übernommen wurden:
Teilprojekte Importart Maßnahmen
90 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 02.12.2009, S. 2 3
91 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 3
92 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 02.12.2009, S. 2 3
93 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 3
94 Stadt Osnabrück, Dienstanweisung zum verwaltungsweiten Einsatz eines Dokumenten-Manage-
ment-Systems (DMS) bei der Stadt Osnabrück (DMS-DA), S. 9
95 Stadt Osnabrück, Dienstanweisung zum verwaltungsweiten Einsatz eines Dokumenten-Manage-
ment-Systems (DMS) bei der Stadt Osnabrück (DMS-DA), S. 9
Seite 36 von 65
010
sukzessive Einscannung, bedarfsorientiertes Ablegen 
durch die federführenden Sachbearbeiter, kein Mas-
senimport durch Dritte  
10 sukzessive Einscannung der Personalakten  
13 noch keine Einscannung Einholung von 
Angeboten
14
sukzessive Einscannung, bedarfsorientiertes Ablegen 
durch die federführenden Sachbearbeiter, kein Mas-
senimport durch Dritte  
16
sukzessive Einscannung, bedarfsorientiertes Ablegen 
durch die federführenden Sachbearbeiter, kein Mas-
senimport durch Dritte  
18 keine Akteneinscannung  
20
mit Ausnahme des Bereiches 20-2 kein Massenim-
port, sondern sukzessives Einscannen von Akten
20-2: im Bereich Steuern sind die Hundesteuerakten 
von einem externen Dienstleister eingescannt wor-
den; weitere Steuerakte (Grundsteuer z.B. fast 
60.000 Akten) werden sukzessiv von den MA einges-
cannt  
23
kein Massenimport, sondern sukzessive Übernahme 
/ Einscannen von Akten  
30
sukzessive Einscannung, bedarfsorientiertes Ablegen 
durch die federführenden Sachbearbeiter, kein Mas-
senimport durch Dritte  
37
sukzessive Einscannung, bedarfsorientiertes Ablegen 
durch die federführenden Sachbearbeiter, kein Mas-
senimport durch Dritte  
40
kein Massenimport, sondern sukzessive Übernahme 
/ Einscannen von Akten  
50
für die allgemeine Schriftgutverwaltung sukzessives, 
bedarfsorientiertes Ablegen durch die federführenden 
Sachbearbeiter, kein Massenimport durch Dritte, für 
die Fachverfahren wird dieses erst noch thematisiert  
51 noch keine Einscannung  
61 Angaben liegen nicht vor  
68 Massenimport  
C.8 Projektaufbau – Zeitplan und Verzögerungen   
Die Einführung der ‚Digitalen Sachbearbeitung‘ bei der Stadt Osnabrück wurde im 
Rahmen einer Machbarkeitsstudie und mit Begleitung eines erfahrenen DMS-Bera-
ters, Herrn Dr. Meyer, umfänglich geprüft und geplant. Bei der praktischen Umset-
Seite 37 von 65
zung hat sich aber gezeigt, dass das DMS-Projekt wesentlich komplexer ist, als es 
bei der Planung und Konzeptionierung ersichtlich war. Dieses ist einmal dadurch be-
dingt, dass die Stadt Osnabrück mit ihrer stadtweiten Umstellung auf die Digitale 
Sachbearbeitung Neuland betrat und in einer kommunalen Verwaltung andererseits 
eine Vielzahl von ‚kleinen Unternehmen‘ mit jeweils spezifischen Anforderungen be-
rücksichtigt werden mussten. Im Gegensatz zu anderen städtischen Projekten hatten 
auch die begleitenden Firmen mit der gewählten, stadtweiten Vorgehensweise keine 
Erfahrung und deshalb bei diesem Projekt keinen vorstrukturierten Projektplan ‚in der 
Tasche‘, der gemeinsam abgearbeitet werden konnte.96
Bei nahezu allen Teilprojekten zeigte sich, dass die Abstimmungen mit den Fachbe-
reichen, insbesondere über die künftigen Ablagestrukturen zeitaufwendiger waren, 
als sie zu Beginn des DMS-Projektes eingeschätzt wurde. Das Wissen für die elek-
tronische Aktenführung musste nach und nach in vielen Gesprächen, Schulungen 
und Einweisungen aufgebaut werden,97 da das Arbeiten mit elektronischen Doku-
menten und Akten eine tiefgreifende Änderung der Büroarbeit, die bisher von papier-
gestützten Dokumenten bestimmt war, ist. Deutlich wurde, dass jede Veränderung 
nur zusammen mit den Menschen geht, die es betrifft. Besonders die Mitarbeiter/-in-
nen, welche direkt betroffen waren, hatten oft Angst vor den bevorstehenden Verän-
derungen. Angst um Ihren Arbeitsplatz, Angst vor Überforderung und Angst vor Ver-
änderung im Allgemeinen. Aus diesem Grund wurde umfassend Aufklärung betrie-
ben, um Transparenz für die Betroffenen zu schaffen. Für die Umstellung auf DMS 
ist es ferner zwingend erforderlich, sich das Wissen der Mitarbeiter/-innen zu Nutze 
zu machen und sie in das Veränderungsprojekt mit einzubeziehen. Ablagestrukturen, 
Indexfelder, Bezeichnungen und der Soll-Dokumentenfluss mussten gemeinsam mit 
den Mitarbeitern erarbeitet werden. So erfuhren sie schrittweise, was mit den verän-
derten Arbeitsweisen und Abläufen sowie der neuen Technologie auf sie zukommt, 
was wiederum die Akzeptanz der DMS-Einführung fördert.98
Für jeden einzelnen städtischen Aufgabenbereich mussten eigene Einführungskon-
zepte für die Allgemeine Schriftgutverwaltung sowie ggf. für die Integration von IT-
Fachverfahren mit den entsprechenden Fachakten mit sehr großem Abstimmungs-
aufwand erarbeitet werden.99 
Es wurde somit die Notwendigkeit gesehen, den Fokus zunächst auf die bereits lau-
fenden Teilprojekte zu legen und die noch nicht begonnenen Teilprojekte zeitlich 
nach hinten zu schieben. Der Projekt-Lenkungsausschuss folgte am 7. Oktober 2010 
daher dem Vorschlag der Projektleitung, das geplante Projektende um ein Jahr auf 
96 Stadt Osnabrück, Vorlage DMS-Steuerungsteam am 21.09.2011, S. 1
97 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 3
98 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 20.11.2013, S. 2
99 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 20.11.2013, S. 2 f.
Seite 38 von 65
Ende 2013 zu verschieben.100 Zu weiteren Verzögerungen kam es aufgrund der Ein-
führung von DMS-Erweiterungsprojekten.
Elektronisches Dokumentenmanagement und digitale Sachbearbeitung bilden eine 
Plattform, auf der die Fachbereiche nach ihren spezifischen Bedürfnissen und Rah-
menbedingungen weiterführende Initiativen und Maßnahmen ergreifen können. Die-
se Maßnahmen intensivieren und optimieren auf unterschiedliche Weise die Nutzung 
der Informationstechnologie bei der Stadt Osnabrück.
Da dieser Effekt mit dem Beschluss vom 1. April 2008 ausdrücklich angestrebt wur-
de, unterstützte das Projektteam die DMS-Erweiterungsprojekte. Allerdings belaste-
ten die Anschlussprojekte die Projektressourcen und erzeugten Verzögerungen bei 
der DMS-Einführung.101
Aufgrund der bis dahin gemachten Erfahrungen bei der Umsetzung der Teilprojekte 
und im Hinblick auf das damit verbundene Arbeitsvolumen für das zentrale DMS-Pro-
jektteam (für die Beratung der Fachbereiche standen zentral beim Fachbereich Per-
sonal und Organisation drei Mitarbeiter/-innen mit rd.2,5 Vollzeitäquivalenten (VZÄ), 
für die technische Betreuung des DMS 1,4 VZÄ zur Verfügung102) war es notwendig, 
den Umsetzungsplan kritisch zu überarbeiten und entsprechend zu aktualisieren.103 
Aber nicht nur für die zentrale Projektgruppe war der Einführungsaufwand sehr hoch, 
auch in den Fachbereichen und Eigenbetrieben musste er neben der Erledigung der 
eigentlichen Fachaufgaben geschafft werden. Argumente kamen, wie „dafür haben 
wir jetzt keine Zeit“ oder „wir sind zurzeit überlastet, und jetzt kommt Ihr noch mit 
dem DMS“, um die Verschiebung des Projekts zu begründen. Da oft auch von den 
Führungskräften die Vorteile des DMS nicht erkannt wurden und es einfacher war, 
die Erledigung der Fachaufgaben mit absoluter Priorität vorzuschieben, fehlte es 
dem DMS-Projekt in einigen Fachbereichen und Eigenbetrieben an der Unterstüt-
zung der Leitungsebene.104 Diese Problematik wurde in der Vergangenheit zum Teil 
von den Fachbereichen vorgebracht, mit der Zielsetzung, eine Verschiebung des 
Teilprojekts zu erreichen. Um den daraus entstehenden Risiken für das DMS-Projekt 
entgegenzuwirken, wurden im Jahre 2013 sehr intensive Gespräche mit den Fachbe-
reichen geführt. Es konnten für alle Teilprojekte die Maßnahmen- und Zeitpläne unter 
Berücksichtigung der Besonderheiten in den verschiedenen städtischen Dienststellen 
neu vereinbart werden.105 
100 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 4
101 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 4
102 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 20.11.2013, S. 3
103 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 4
104 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 20.11.2013, S. 3
105 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 29.04.2014, S. 3
Seite 39 von 65
Der Maßnahmen- und Zeitplan wird im Folgenden vorgestellt:
Seite 40 von 65
Vorbereitende Maßnahmen
• Gespräche mit Fachbereichsleitung und Fachdienstleitungen in Form eines Kick-Offs 
• Festlegung der Teilprojektstruktur 
• Vorbereitende Tätigkeiten im Teilprojekt      
• Abschluss Teilprojektauftrag
• Schulungen
• Prüfung und Anpassung der PC-Arbeitsplätze
Planung und Organisation des Teilprojektes
• Erstellung eines Maßnahmen- und Zeitplanes (MZP)
• Kommunikation innerhalb des Teilprojektes (Führungskräfte-Mitarbeiter)
Controlling
• Controlling des Maßnahmen- und Zeitplanes
• Kostencontrolling
Organisatorische Regelungen
• Festlegung von Regelungen für Dokumenteingang/zentraler Posteingang (u.a. Post-
gruppenfestlegen und anlegen)
Vorbereitende Maßnahmen im Fachdient/Team
• Aufnahme von Prozessen und Tätigkeiten
Allgemeine Schriftgutverwaltung
• Berechtigungen festlegen
• Ablagestruktur festlegen
• Anwenderschulung 
Fachakte
• Prüfung der Erforderlichkeit einer Fachakte 
• Entwicklung und Festlegung eines Feinkonzept einer Fachakte 
• Realisierung einer Fachakte
Anbindung eventueller Fachverfahren 
• Prüfung und Realisierbarkeit der Anbindung
• Feinkonzept für die Anbindung des Fachverfahrens
• Realisierung Anbindung Fachverfahren
• Fachverfahren-Schnittstellenschulung
Dokumentenübernahme der laufenden Akten und ggf. Archivakten
• Entscheidung, ob Übernahme der elektronischen Dokumente aus dem Filesystem
• Übernahme von Papierdokumenten
Organisatorische Regelungen
• Festlegung und Einrichtung des Dokumenteinganges/dezentralen Einganges 
• Vordruck- und Formularanpassung 
Themenspeicher
• Workflows
• Signatur
Seite 41 von 65
Der DMS-Umsetzungsplan wurde mehrfach angepasst und die verwaltungsweite 
DMS-Einführung sollte bis zum Frühjahr 2015 abgeschlossen sein.106
Um dieses Ziel zu erreichen, wurden in den Monaten Februar und März 2014 Work-
shops mit allen Fachbereichs-, Amts- und Betriebsleitern und -leiterinnen sowie de-
ren Teilprojektleitern und –leiterinnen unter Beteiligung der Vorstände durchgeführt, 
in denen das Projekt und seine Problemlagen vorgestellt und diskutiert sowie dessen 
Wichtigkeit für die Modernisierung der Stadtverwaltung im Hinblick auf die künftigen 
Anforderungen an eine elektronisch unterstützte Dienstleistungserbringung deutlich 
gemacht wurden. Als weitere Maßnahme zur Absicherung der Zielerreichung wurde 
die zentrale Projektgruppe ab Februar 2014 um eine DMS-Betreuerin verstärkt.107 
Zusammenfassend ist zu sagen, dass zu Beginn des Projektes die Komplexität, die 
speziellen Anforderungen der einzelnen Fachbereiche und die Vielzahl der anzubin-
denden Fachanwendungen unterschätzt wurden. Die DMS-Betreuer des zentralen 
Projektteams hätten nach eigenen Angaben gern intensiver beratend und motivie-
rend ihren 1600 Kollegen (bezogen auf die Zahl der d.3 Lizenzen) zur Seite gestan-
den, dieses war aufgrund der hohen Arbeitslast nicht möglich.  
C.9 Budget – Controlling
Die ursprüngliche Finanzplanung im Jahr 2008 ging von einer Laufzeit des Projektes 
bis 2012 und von 850 Arbeitsplätzen aus, bei denen das DMS zum Einsatz kommen 
sollte.
Die vom Rat am 1. April 2008 beschlossenen Projektkosten beliefen sich auf insge-
samt 2.851.700 €
• Softwarelizenzen und andere investive Anschaffungen 390.000 €
• Projektleistungen 721.500 €
• Digitalisierung von Altakten 360.000 €
• Laufende Betriebskosten (2008-2012) 1.380.200 €
Im Zuge der Projektumsetzung wurde die ursprüngliche Kalkulation bereits in 2010
angepasst. Darüber hinaus wurde in 2014 ein nicht unerheblicher Konsolidierungs-
beitrag geleistet, so dass sich die aktuellen Projektkosten um 330.800 € verringert 
haben. 2.520.900 €
• Softwarelizenzen und andere investive Anschaffungen 390.000 €
• Projektleistungen
• Projektleistungen 913.200 €
• + FV-Reserve 100.000 €
106 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 20.11.2013, S. 3
107 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 29.04.2014, S. 3
Seite 42 von 65
• ./. Konsolidierung 105.700 € 907.500 €
• Digitalisierung von Altakten 360.000 €
• Laufende Betriebskosten (2008-2012) 863.400 €
Die nachfolgende Tabelle stellt die Finanzen des DMS-Gesamtprojektes dar, unter-
teilt in Soll und Ist:  
Bei der Gegenüberstellung der kalkulierten und tatsächlichen Ausgaben (siehe o.a. 
Abbildung) fällt zunächst auf, dass die investiven Mittel um fast 20% überzogen wur-
den. Neben den im Laufe des Projektes zusätzlich erworbenen Zusatzmodulen der 
Software wurde bereits 2013 deutlich, dass ein DMS für eine sinnvolle und optimierte 
Zusammenarbeit an grundsätzlich jedem Büroarbeitsplatz eingesetzt werden sollte. 
Deshalb hat sich die ursprünglich mit dem FD Organisation ermittelte Lizenzanzahl 
von 850 fast verdoppelt. Aktuell hat die Stadt Osnabrück 1.600 d.3-Lizenzen im Ein-
satz.
Bei den konsumtiven Projektleistungen fällt insbesondere die geringe Ausschöpfung 
der geplanten Mittel für die Digitalisierung von Altakten in Höhe von knapp 16% auf. 
Da viele Bereiche erst mit Inkrafttreten der DMS-Dienstanweisung im November 
2015 praktisch mit d.3 arbeiten, bestand bisher nicht die Notwendigkeit vorhandene 
Altakten zu digitalisieren. Dieses hat sich mit der stadtweiten Nutzung des d.3 im Be-
Seite 43 von 65
reich der Allgemeinen Schriftgutverwaltung ab November 2015 geändert. Zurzeit sind 
mehrere Angebote externer Scan-Dienstleister in der Prüfung und die Anfragen aus 
den Bereichen zur Übernahme der Kosten für die Digitalisierung von Altakten an das 
„Zentrale DMS-Team“ häufen sich.
Auch bei den Finanzmitteln für die übrigen Projektleistungen sind Restmittel vorhan-
den, obwohl von diesen Mitteln eine Vielzahl von Sonderkonfigurationen (siehe nach-
folgende Aufzählung), die nicht zum Standard der Allgemeinen Schriftgutverwaltung 
gehören, finanziert wurden:
• Straßenakte
• Grundstücksakte
• Vertragsmanagement
• Rechtsarchiv und Rechtsakte
• ZBU-Mappe
• RPA-Einsichtsakte
Im Bereich der Fachverfahrensanbindungen handelt es sich um zusätzliche Automa-
tisierungskosten, die durch die jeweiligen Teilprojekte selber getragen werden. Zu 
Beginn des Projektes sind diese Kosten gemeinsam mit den Dienststellen und der 
einführenden Firma auf ca. 320.000 € grob geschätzt worden, ohne jedoch die kon-
kreten Anforderungen der Bereiche zu kennen und die Aufwendungen weiterer Betei-
ligter, wie Fachverfahrenshersteller oder Betreiber, näher beziffern zu können. Die 
o.a. Abbildung zeigt, dass zum jetzigen Stand des Projektes die konkrete Planung 
von Fachverfahrensanbindungen von mehr als 600.000 € ausgeht. Dabei muss be-
dacht werden, dass in diesen Berechnungen zusätzliche Fachverfahrensanbindun-
gen, wie die OWI-Umstellung und der Rechnungseingangsbearbeitungs-Workflow, 
enthalten sind. Andererseits werden sich die bisher kalkulierten Kosten noch weiter 
erhöhen, da noch einige Fachverfahrensanbindungen ausstehen, für die auch noch 
keine konkreten Kalkulationen vorliegen.
C.10 Dienstanweisung
Die Inhalte sind bereits vom Projektleiter, Wilfried Hoebel, 2009 erarbeitet worden. 
Wie bereits erwähnt, wurde im Frühjahr 2015 das Projektende definiert. Die bereits 
vorliegende Entwurfsfassung wurde nur marginal überarbeitet und den aktuellen Ge-
gebenheiten angepasst. 
Zum Projektende wurde es als notwendig erachtet, dass letztlich die Festlegung ei-
nes Stichtages für das Inkrafttreten der Dienstanweisung notwendig ist, um den An-
spruch einer einheitlichen Aktführung gerecht zu werden. 
In dem stadtinternen Abstimmungsprozess hat neben den Fachbereichen 10 und 30 
die Datenschutzbeauftragte(30-3) mitgewirkt. Die Dienstanweisung wurde zudem 
Seite 44 von 65
unter anderem der FALK (Fach- und Amtsleiterkonferenz)vorgestellt, in der Vor-
standskonferenz erörtert und auf eigenem Wunsch dem Gesamtpersonalrat zur Zu-
stimmung vorgelegt.
Der Abstimmungsprozess wurde im Juni 2015 angestoßen und konnte zum Novem-
ber 2015 abgeschlossen werden, so dass rund zwei Wochen vor Inkrafttreten zum 1. 
November 2015 eine Bekanntgabe am 14. Oktober 2015 im Intranet erfolgen konnte. 
Die Dienstanweisung DMS wurde am 2. Oktober 2015 vom Oberbürgermeister Wolf-
gang Griesert unterzeichnet.
Die Kernaussage ist bezogen auf die allgemeine Schriftgutverwaltung im Abschnitt 
2.2 zur finden: „Aktenrelevante Dokumente sind ausschließlich als elektronische Do-
kumente im DMS… zu speichern. Die elektronische Akte im DMS ist die führende 
Akte gegenüber der Papier-Akte.“
Neben der Dienstanweisung in herkömmlicher Form wurde eine vereinfachte Präsen-
tation der Dienstanweisung erstellt. 
Die Zusammenfassung der Kernaussagen der Dienstanweisung DMS:
• Ziel ist es, sämtliche Akten digital abzubilden,
• Bei der DMS-DA handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift der Stadt Os-
nabrück und verpflichtet alle Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung Osna-
brück zum Einsatz des DMS,
• Alle Dienststellen arbeiten spätestens ab dem 01.11.2015 mit dem DMS,
• Die wesentlichen Fachanwendungen müssen bis zum 01.04.2016 mit dem 
DMS verbunden werden. Verantwortlich dafür ist die nutzende Dienststelle, 
• Dokumente müssen ab dem 01.11.2015 ausschließlich in der elektronischen 
Akte im DMS gespeichert werden,
• Dokumente aus laufenden Vorgängen sind bis zum 30.04.2016 ins DMS zu 
übernehmen. Abgeschlossene Vorgänge sind davon nicht betroffen, 
• Die persönlichen Laufwerke der Mitarbeiter/-innen werden ab dem 01.07.2016 
auf max. 500 MB begrenzt,
• Die Dienststellen entscheiden, wer oder welche Gruppen Akten, Vorgänge 
und Dokumente bearbeiten dürfen. Dabei wird unterschieden zwischen lesen-
dem (nur lesen) und bearbeitendem (lesen und schreiben) Zugriffsrecht,
• Persönliche Dokumente, die einen dienstlichen Bezug haben, wie z.B. Zielver-
einbarung, Fortbildungsbescheinigun können in die persönliche Handakte ab-
gelegt werden. Nur der/die Ersteller/-in kann auf diese Dokumente zugreifen. 
Seite 45 von 65
Alle anderen Dokumente dürfen zur Sicherstellung einer vollständigen Akten-
führung nicht in die Handakte abgelegt werden,
• Wenn ein bereits im DMS abgelegtes Dokument geändert wird, wird dieses 
überarbeitete Dokument als neue Version abgelegt, 
• Der Zugriff auf ältere Versionen eines Dokumentes ist weiterhin möglich, 
• In der Poststelle wird die Eingangspost zentral eingescannt. Nur hier wird 
durch ein besonderes Verfahren die Rechtssicherheit der Dokumente herge-
stellt. Wenn Posteingänge oder Dokumente in den Dienststellen eine solche 
Rechtssicherheit bedürfen, sind sie dem Servicecenter als Papier-Original 
zum Scannen zu übergeben,
• Dürfen die Originale aufgrund besonderer Umstände nicht vernichtet werden, 
werden sie (parallel) als Papier-Original aufgehoben. Um das Original-Doku-
ment wiederfinden zu können, muss ein Hinweis auf das digitale Ersatzdoku-
ment geschrieben werden,
• Zentral gescannte Papier-Originale werden mit einer Frist von sechs Wochen 
aufgehoben,
• Den Dienststellen kann nachträglich ein Papier-Original bei rechtzeitiger An-
forderung innerhalb der Aufbewahrungsfrist vom Servicecenter bereitgestellt 
werden,
• Zentral gescannte Papier-Originale werden vom Servicecenter an eine von 
den Dienststellen festgelegte Stelle als elektronische Posteingänge im DMS 
weitergeleitet und von dort weiter verteilt,
• Elektronische Posteingänge müssen für eine weitere Bearbeitung in einem 
entsprechenden Vorgang abgelegt werden. Gleiches gilt für aktenrelevante E-
Mails oder sonstige elektronische Dokumente,
• Dokumente, welche eine Zahlungspflicht oder einen Zahlungsanspruch der 
Stadt Osnabrück begründen, sind bei der Ablage im DMS durch Setzen vor-
eingestellter Index-Werte zu kennzeichnen und können bei Bedarf in einer so-
genannten ZBU-Mappe gebündelt werden,
• Postausgänge können elektronisch als E-Mail oder als Ausdruck in Papierform 
erfolgen,
• Elektronische Postausgänge können unmittelbar im DMS abgelegt werden,
• Auch auf elektronischen Dateien basierende Postausgänge in Papierform 
(z.B. Anschreiben als WORD-Datei) können unmittelbar im DMS abgelegt 
werden, ohne dass sie einer Unterschrift bedürfen. Ausdrucke sind damit le-
diglich für die Adressaten anzufertigen,
Seite 46 von 65
• Im Übrigen gelten die Regelungen zur Unterschriftsbefugnis der jeweiligen 
Dienststellen. Auf dem elektronischen Dokument muss der/die Unterzeichner/-
in jedoch erkennbar sein, 
• Aktenrelevante Bearbeitungsvermerke sind im elektronischen Dokument zu 
hinterlegen,
• Beim Anlegen einer Akte bzw. eines Vorgangs muss eine Aufbewahrungsfrist 
eingegeben werden. Wird diese Akte bzw. dieser Vorgang abgeschlossen und 
somit die Eigenschaft „zdA verfügt“ auf „ja“ geändert, beginnt die angegebene 
Aufbewahrungsfrist zu laufen. 
C.11 Spezielles Indexfeld – Zahlungsbegründende Unterlagen 
(ZBU)
Mit der Einführung des d.3-Sytems wurde insbesondere für das Rechnungsprüfungs-
amt die Möglichkeit geschaffen, alle zahlungsbegründenden Unterlagen für verschie-
dene Projekte/Vergaben auf einen Blick zur Verfügung gestellt zu bekommen. Vor-
aussetzung hierfür ist jedoch, dass alle zahlungsbegründenden Unterlagen von den 
Sachbearbeitern/-innen der Bereiche gekennzeichnet werden und ggf. in einer soge-
nannten ZBU-Mappe zusammengefasst werden.
Nach der Definition des RPA gehören zu den zahlungsbegründenden Unterlagen 
sämtliche Belege und Dokumentationen, die Buchungen (Ein- oder Auszahlungen) 
auslösen und die Höhe des jeweiligen Betrages erklären. Das beginnt  z.B. bei Anträ-
gen oder Angeboten, reicht über zahlungsändernde oder -erklärende Nachweise 
(Bescheide, geänderter Finanzierungsplan, Mängellisten, Lieferscheine ...) bis hin zu 
Rechnungen (Abschlags- und Schlussrechnungen) und Zahlungsbelegen.
Vor der Einführung des speziellen Indexfeldes „zahlungsbegründende Unterlagen“  
wurden zahlungsbegründende Unterlagen im d.3-System nicht weiter gekennzeich-
net. In Zusammenarbeit mit der Firma codia GmbH hat das RPA Dokumentarten 
identifiziert, in denen zahlungsbegründende Unterlagen zwingend gekennzeichnet 
werden müssen:
• Dokumente aus dem Aktenplan
• Vertrag und Vertragsschriftverkehr
• Grundstücksdokumente
• Straßendokumente
• Buchungsbelege108 
108 Codia, Codia Lösung für die Zuordnung von zahlungsbegründenden Unterlagen zu einer Rechnung 
im d.3, Systemdokumentation, Version 1.1, S. 6
Seite 47 von 65
Die Kennzeichnungspflicht bei neuen Dokumentarten muss gemeinsam mit dem 
RPA entschieden und dann eingepflegt werden.
In der Dienstanweisung DMS ist die Pflicht zur Kennzeichnung von zahlungsbegrün-
denden Unterlagen verankert. 
Für die Kennzeichnung zahlungsbegründender Unterlagen stehen zwei Möglichkei-
ten zur Verfügung.  Zum einen die allgemeine Kennzeichnung ohne konkreten Bezug 
zu einer Rechnung oder einem Auftrag und zum anderen die Anlage einer ZBU-Map-
pe. Diese stellt einen Sammelordner für zahlungsbegründende Unterlagen dar. Bei 
der Ablage von Dokumenten können diese direkt einer ZBU-Mappe (z.B. einem be-
stimmten Projekt) zugeordnet werden. 
Die Anlage einer ZBU-Mappe ist nicht verpflichtend und kann je nach Umfang und 
Notwendigkeit vom jeweiligen Bereich entschieden werden.    
C.12 Fachakten mit und ohne Fachverfahrensanbindung
Bei der Stadt Osnabrück sind zahlreiche Fachakten mit  und ohne Fachverfahrens-
anbindungen zu finden. In der nachfolgenden Abbildung sind diese aufgeführt:
Fachbereich Fachakte Fachverfahren
stadtweit Grundstücksakte
eigenes Grundstücksdokument EB 
23
stadtweit Straßenakte keine Fachverfahrensanbindung
stadtweit Vertragsakte - Vertragsmanagement keine Fachverfahrensanbindung
10-4 Personalakte
keine Fachverfahrensanbindung, 
Daten werden aus KIDICAP gezo-
gen
20-2 Hundesteuerakte SAP/KMV
20-2 Gewerbesteuer SAP/KMV
20-2 Vergnügungssteuer SAP/KMV
20-2 Zweitwohnungssteuer SAP/KMV
20-2 Jagdsteuer keine Fachverfahrensanbindung
20-2 Grundbesitzabgabenakte SAP/KMV
20-3 Partnerakte phinAVV
30 Rechtsakte/Rechtsarchiv
keine Fachverfahrensanbindung, 
Daten wurden aus einer Accessda-
tenbank migriert
32-24 Ordnungsakte Condition
32-25 Gewerbeakte MIGEWA
32-32 Kfz-Akte OK.Vorfahrt
32-33 VMS-Akte Dr. Haller/VMS
32-33 Führerscheinakte FSWprokommunal
37 Brandschutzobjektakte ProBrandschutz
40 OWI-Schulakte pmOWI
Seite 48 von 65
50 Sozialakte Open/Prosoz
50 Wohngeldakte pmWohngeld
 OSB-Wiegeschein  
51 Fachakte Kind KitaBüro
51
Fachakte Kind; Familienakte; Tagesmut-
ter-Akte Info51
51 dauert noch Elina
61 Planungsakte ProPlan
61 Bauakte ProBAUG
61  ProDenkmal
61-1 Auftragsakte GeoBüro
70 OSB- Ausgangsrechnung Keine Fachverfahrensanbindung
70 OSB-Gebührenbescheid. Keine Fachverfahrensanbindung
70 OSB-Lieferschein Keine Fachverfahrensanbindung
70 OSB-Wiegeschein Keine Fachverfahrensanbindung
C.12.1. Fachakte - Personalakte
Die Stadt Osnabrück setzt für die Personalabrechnung das Verfahren KIDICAP als 
ASP-Lösung bei der ITEBO ein. Das bei der Stadtverwaltung eingesetzte d.3-System 
DMS  wird ebenfalls bei der ITEBO gehostet. 
Im Zuge der mittel- und langfristigen Einführung einer digitalen Personalakte sollen 
im KIDICAP Personalverfahren erzeugte Belege und Dokumente automatisiert über 
eine definierte Dateischnittstelle von der ITEBO übernommen und fallbezogen im d.3 
System abgelegt werden. Ziel ist es, eine gesamtheitliche digitale Personalakte ein-
zuführen, so dass die Papierakte abgelöst wird. Es wurde eine Stichtagslösung an-
gestrebt. Ab dem Tag der Produktivsetzung (1. Januar 2014) wurden alle anfallenden 
Papierdokumente eingescannt und im d.3 abgelegt.109 
Die Altakten der am 1. Januar 2014 bereits beschäftigten Mitarbeiter/innen werden in 
Papierform neben der digitalen Personalakte parallel weitergeführt und sukzessive 
eingescannt. Sie werden damit der digitalen Personalakte zugeführt und anschlie-
ßend vernichtet. Das Nachscannen dieser Altbestände erfolgt in der umgekehrten 
Reihenfolge der Eintrittsdaten der Mitarbeiter/innen, d.h. die Akten der vor dem Stich-
tag zuletzt eingetretenen Mitarbeiter/innen werden zuerst eingescannt.   
Die Dienstvereinbarung „Digitale Personalakte“ ist der Dokumentation beigefügt.
109 Codia, Stadt Osnabrück codia Personalakte mit KIDICAP Integration, S. 2
Seite 49 von 65
C.12.2. Fachakte - Vertragsmanagement
Die Stadt Osnabrück hat sich bei der Fachakte Vertragsmanagement für die Einfüh-
rung einer Vertragsmanagement-Software zum bestehenden d.3-System entschie-
den. Ziel war es, jederzeit einen vollständigen und transparenten Überblick über die 
laufenden Verträge der Stadt Osnabrück zu haben.     
Mit dem Erwerb und Einsatz des d.3-Moduls DBScontract, wurde dann die Fachakte 
Vertrag gemeinsam mit mehreren beteiligten FB entwickelt.
Zunächst wurden in einem Workshop die Strukturansätze vorgestellt und bespro-
chen. Im Ergebnis wurde vereinbart, dass folgende Verträge zwingend abgelegt wer-
den müssen: 
• Verträge, die nach einem bestimmten Fristablauf ein weiteres Handeln er-
forderlich machen
• Verträge mit einem Vertragswert von über 5.000 Euro
Die Fachbereiche, Dienststellen und Eigenbetriebe sind darin übereingekommen, 
dass die Verträge über eine eigene Dokumentart abgewickelt werden können. Die-
ses hat zur Folge, dass einige, spezifische Attributfelder nur  in der Dokumentart 
„Vertrag“ vorhanden sind. 
Jeder Vertrag muss einem Vertragstypen aus der Auswahlliste zugeordnet werden. 
Durch die Ablage eines Vertrages wird automatisch eine Vertragsakte erstellt und die 
dazugehörigen Daten der Geschäftspartner können aus der SAP-Geschäftspartner-
datenbank übernommen werden. Durch das Modul können die Verträge mit unter-
schiedlichen Fristen und Wiedervorlageterminen versehen werden.  Im Folgenden 
wird der Aufbau der Archivstruktur für die Fachbereiche, Dienststellen und Eigenbe-
triebe aufgeführt.110 
110 Codia, Feinkonzept für das Projekt Stadt Osnabrück d.velop Vertragsmanagement dbs/contract, S. 
7
Seite 50 von 65
C.12.3 Fachakte – Straßenakte
Akten, die als Hauptmerkmal einen Straßenbezug besitzen, können als Fallakten an-
gesehen werden und werden deshalb nur „lose“ über das Aktenplanzeichen in den 
Aktenplan eingehängt. In der Aktenbestandsansicht des Aktenplan-Plugins werden 
sie nicht angezeigt.
Die Straßenakte besitzt eine dreistufige Hierarchie. Die Dreistufigkeit ist nicht in An-
lehnung an die allgemeine Schriftgutverwaltung gewählt worden, sondern sie ergibt 
sich aus den definierten Erfordernissen einer Straßenakte. In jeder der Hierarchie-
ebenen kann nach dem Straßennamen gesucht werden, sodass man z.B. unabhän-
gig von Akten und Vorgängen nach allen, einer Straße zugeordneten Dokumenten 
recherchieren kann. Da sich allerdings die Namen von Straßen ändern können, wird 
intern der vierstellige Straßenschlüssel aus der offiziellen Straßendatenbank (Pflege 
obliegt dem FB62) als eindeutige ID verwendet.
Zu einer Straße können Akten unterschiedlichen Typs (z.B. Straßenbau oder Be-
schilderung) angelegt werden. Die Liste der Aktentypen ist in einer Datenbanktabelle 
hinterlegt und kann in Zukunft erweitert werden. Der Aktentyp steuert auch aus-
schließlich die Zugriffsrechte und die Einordnung in den Aktenplan.
C.12.4 Fachakte – Grundstückakte
Akten, die als Hauptmerkmal eine Straße und eine Hausnummer besitzen, werden 
als Grundstücksakte geführt. Die Grundstücke bzw. die darunter liegenden Grund-
stücksakten haben durch die Angabe einer Aktenplankennziffer zwar eine eindeutige 
Zuordnung im Aktenplan, werden aber nicht in der Aktenplan-Baumansicht ange-
zeigt.    
Es handelt sich um eine eigene Dokumentenart, die entsprechend den spezifischen 
Anforderungen von Schriftgut mit Grundstücksbezug entwickelt und eingerichtet wur-
de. 
Die Grundstücksakte besitzt eine dreistufige Hierarchie. Diese Dreistufigkeit ist nicht 
in Anlehnung an die allgemeine Schriftgutverwaltung gewählt worden, sondern sie 
ergibt sich aus den Erfordernissen einer Grundstücksakte. In jeder der Hierarchie-
ebenen kann nach dem Straßennamen und der Hausnummer gesucht werden, so-
dass z.B. unabhängig von Akten und Vorgängen nach allen, einem Grundstück zuge-
ordneten, Dokumenten recherchiert werden kann.111
Zu einem Grundstück existiert stadtweit immer nur eine Akte (Aktenart „Grundstück“). 
Diese wird automatisch bei der Anlage des ersten Vorgangs (Aktenart „Grundstücks-
akte“) zu dem Grundstück erzeugt. Unterhalb des „Grundstücks“ können „Grund-
111 Codia, Feinkonzept für das Projekt „Stadt Osnabrück DMS Einführung Fachbereich 61, Eigenbe-
trieb 23 und Fachdienst 20-4, Teilaufgabe Grundstücksakte, S.4 
Seite 51 von 65
stücksakten“ unterschiedlichen Typs (z.B. Neubau, Beitragswesen Straßenbau etc.) 
angelegt werden. Eine Liste mit den Vorgangstypen und den jeweiligen Berechtigun-
gen ist in einer Datenbanktabelle hinterlegt und kann je nach Erfordernis erweitert 
werden. 
C.12.5 Fachakte – Rechtsakte
Die Ausgangssituation in Bezug auf die Rechtsakte war, dass der Fachbereich Recht 
und Datenschutz der Stadt Osnabrück rund 30.000 Akten über eine MS Access-Lö-
sung verwaltet. Unter den 30.000 Akten befanden sich ca. 4.000 laufende Akten.
Die Aktenanlage erfolgte zentral durch das Vorzimmer. Für jede Akte wurde automa-
tisch pro Jahr eine fortlaufende Nummer erzeugt. Aus dem Vorblatt der Papierakte 
entnahm das Vorzimmer den Zeitpunkt der Wiedervorlage und trug diese in die Ac-
cess-Lösung ein. Täglich wurde vom Vorzimmer eine Liste mit den Wiedervorlagen 
ausgedruckt und die entsprechenden Akten in den Fächern der Sachbearbeiter be-
reitgestellt. Während einer Urlaubszeit musste sich der Vertreter die Wiedervorlagen 
aus dem Fach seines Kollegen für die Bearbeitung holen. Ein Vermerk über den Ver-
bleib/ den aktuellen Standort der Akte wurde in der Access-Lösung nicht gepflegt. 
Nach Abschluss des Falles wurden die Akten im Archiv für 10 Jahre aufbewahrt. Im 
Archiv wurden die Akten nach Ablagejahr sortiert. Nach Ablauf der Aufbewahrungs-
frist wurden die Akten bewertet und als archivwürdig befunden oder alternativ ver-
nichtet. Archivwürdige Akten wurden an das Staatsarchiv übergeben. Die Rechtsak-
ten wurden nur innerhalb des eigenen Fachbereiches verliehen, andere Fachberei-
che konnten die Rechtsakten nicht ausleihen. Für die Mitarbeiter des Fachbereiches 
Recht und Datenschutz gab es keine Zugriffsbeschränkung auf den Aktenbestand.112 
Mit der Einführung des DMS wurde die bisherige Lösung abgelöst: Das veraltete Re-
gistraturprogramm wurde von der Fachakte abgelöst. Zahlreiche Änderungen in Be-
zug auf die tägliche Arbeit waren und sind die Folge.
Es wurde eine neue Archivstruktur für den Fachbereich Recht und Datenschutz erar-
beitet, die Rechtsakte und das Rechtsdokument. Das Berechtigungskonzept ermög-
licht eine heterogene Bearbeitung durch die jeweils zuständigen Mitarbeiter. Die 
Rechtsakte sowie das Rechtsdokument können anderen Fachbereichen durch Ad-
Hoc-Rechtevererbung zur Verfügung gestellt werden. Wiedervorlagen und Fristen 
können mit d.3 abgebildet werden.
112 Codia, Osnabrück Stadt Feinkonzept für Umstellung der Access-Lösung, S. 3
Seite 52 von 65
C.13 Prüfungsmöglichkeit durch Rechnungsprüfungsamtes 
(RPA) - RPA-Zugriff
Aufgrund seiner Prüffunktion muss dem RPA ein temporärer Zugriff auf die digitalen 
Fall- und Sachakten ermöglicht werden.               
Hierzu wurde dem RPA zunächst der lesende Zugriff auf alle Akten- und Vorgangs-
deckel eingerichtet. Um auch lesenden Zugriff auf die dazugehörigen Dokumente zu 
erhalten, müssen die erforderlichen Akten und Vorgänge in eine vom RPA für jeden 
Prüfvorgang einzurichtende RPA-Einsichtsakte verknüpft werden.
Erst mit der Verknüpfung der Akten oder Vorgänge und der Freigabe der RPA-Ein-
sichtsakte erhält das RPA den lesenden Zugriff auf die in den Akten und Vorgängen 
verknüpften Dokumente.
Gleichzeitig mit der Freigabe der RPA-Einsichtsakte wird ein RPA-Einsichtsprotokoll 
erstellt, mit dem die betroffene Dienststelle über die Fall- bzw. Sachakten-Einsicht 
des RPA sowie die Dauer der Einsicht per d.3 Postkorb informiert wird.
C.14 d.3. smart mobile
Durch die stadtweite Einführung der digitalen Sachbearbeitung und die dadurch ins 
digitale veränderte Arbeitsweise wurde es notwendig, auch außerhalb des Büros die 
digitalen Dokumente zur Verfügung zu stellen. 
Neben dem Zugriff über das Notebook, bestand insbesondere die Anforderung, über 
mobile Endgeräten, wie Smartphones und Tablets, auf das DMS zugreifen zu kön-
nen. Insbesondere für den Einsatz auf Dienstreisen oder Baustellen wurde die optio-
nale Gateway-Komponente d.3 smart mobile connector eingeführt.  
Die d.3 smart mobile App ermöglicht einen Lesezugriff auf Dokumente, Posteingänge 
und die Teilnahme an workflowgesteuerten Geschäftsprozessen wie beispielsweise 
Rechnungsfreizeichnungsworkflow.
C.15 Erweiterungsprojekte
„DMS-Erweiterungsprojekte“ wurden in den gestarteten Teilprojekten eingeführt, da 
die betroffenen Fachbereiche die DMS-Einführung durch weiterführende Projekte 
ergänzen wollten, bzw. durch neue gesetzliche Vorgaben gezwungen waren, das 
eingesetzte DMS zu wechseln.
Seite 53 von 65
Workflow zur Rechnungsfreizeichnung mit SAP-Anbindung
Der Workflow zur Rechnungsfreizeichnung mit SAP-Anbindung wurde auf Wunsch 
des Fachbereiches Finanzen und Controlling in das DMS-Projekt integriert. Grund-
sätzlich ist der Workflow zur Rechnungseingangsbearbeitung dem Buchungswesen 
zuzuordnen und müsste konsequenterweise mit SAP gelöst werden. Dieses hätte zur 
Folge gehabt, dass für die Bearbeitung sehr viele SAP-Lizenzen zusätzlich hätten 
beschafft werden müssen. Die Lösung mit der DMS-Software d.3 als führendes Sys-
tem  ist wesentlich wirtschaftlicher. Das DMS-Projekt war nicht der Initiator dieser 
Maßnahme.113
Wechsel des OWI-Archivs von Saperion auf d.3 
Für die Bearbeitung der Verkehrsordnungswidrigkeiten gab es bereits über Jahre 
hinweg die elektronische Aktenführung mit dem Produkt Saperion. Zwischen dem 
zentralen DMS-Projektteam und dem Fachbereich Bürger und Ordnung bestand Ein-
vernehmen, dass es bei dieser Lösung zunächst verbleiben und daher keine Migrati-
on der Akten auf das Produkt d.3 geben sollte. Ende 2009 wurden für elektronische 
OWI-Akten neue gesetzliche Vorgaben eingeführt, während zuvor mit einer innovati-
ven Sondergenehmigung die Echtheit von Dokumenten mit biometrischen Merkma-
len durch den Sachbearbeiter bestätigt wurde, sollte hier zukünftig mit elektronischen 
Signaturen gearbeitet werden. Die Umrüstung des vorhandenen Systems auf die 
neuen Vorgaben hätte eine nicht unerhebliche Investition für die Stadt Osnabrück 
bedeutet. Aus der wirtschaftlichen Betrachtung heraus und der Chance zur verwal-
tungsweiten Betrachtung des Gesamtsystems wurde deutlich, dass die Anbindung 
zwischen dem Fachverfahren pmOWI und der DMS-Software sowie die Datenüber-
nahme von Saperion nach d.3 zu realisieren ist.114
Elektronisches Bauarchiv 
Das elektronische Bauarchiv wurde bereits im Jahr  2006 vom Fachbereich Städte-
bau angestoßen.115 Für die Digitalisierung der Baugenehmigungsakten wurden 
200.000 € bereitgestellt.116 Als Rationalisierungseffekte wurden einerseits wegfallen-
de Raum- und Registraturkosten sowie andererseits die Einsparung einer halben 
Planstelle ermittelt, die nach Umsetzung der Maßnahme vom Fachbereich Städtebau 
zu realisieren sind. Da die Wirtschaftlichkeit dieser Maßnahme eigenständig betrach-
tet wird, wurde sie nicht ins DMS-Projekt mit einbezogen.117
113 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 3
114 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 3
115 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 3
116 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 3
117 Stadt Osnabrück, Mitteilungsvorlage für den Organisations-, Personal- und Gleichstellungsaus-
schuss am 01.10.2010, S. 3
Seite 54 von 65
C.16 Resiscan mit Zeitstempel
Der Gesetzgeber hat mit Initiativen wie dem Gesetz zur Förderung der elektroni-
schen Verwaltung (eGovernment-Gesetz) oder dem Gesetz zur Förderung des elek-
tronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten weitere Rahmenbedingungen für eine 
elektronische Kommunikation und Sachbearbeitung konkretisiert. Neben den aktuel-
len und absehbaren gesetzlichen Anforderungen besteht weiterhin die Verpflichtung, 
die Arbeitsabläufe in der öffentlichen Verwaltung wirtschaftlich zu gestalten.
Dabei ist der Umgang mit eingehenden Papierdokumenten ein kritischer Erfolgsfak-
tor, weil die Stadt Osnabrück nur geringen Einfluss darauf hat, von wem und in wel-
chem Umfang Postsendungen übermittelt werden. Die Sendungen müssen rechtssi-
cher und wirtschaftlich zweckmäßig in die digitale Sachbearbeitung einsteuern sowie 
für nachgelagerte Instanzen elektronisch bereitstehen; und zwar unter Beibehaltung 
der Beweiskraft der elektronischen Dokumente. Hierzu wurde mit der Änderung der 
Zivilprozessordnung (ZPO) von 2013 (vgl. BGBl. 2013 I S. 3786 ff.) die gesetzliche 
Grundlage geschaffen, indem § 371a (Beweiskraft elektronischer Dokumente) geän-
dert und § 371b (Beweiskraft gescannter öffentlicher Urkunden) ergänzt wurde.
Es wurde eine Arbeitsgruppe „Rechtssicheres Scannen“ gegründet. Mitglieder sind 
die Fachbereiche 10, 23 und 30. Aufgabe ist es, die gesetzlichen, technischen und 
organisatorischen Möglichkeiten für ein rechtssicheres Scannen zu prüfen.  
Auf der Grundlage der Ergebnisse dieser Prüfung hat die Vorstandskonferenz am 
24.03.2015 beschlossen, das rechtssichere ersetzende Scannen der zentral einge-
henden Postsendungen gem. der Technischen Richtlinie des Bundesamtes für die 
Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) TR 03138 (RESISCAN) im zentralen 
Scanservice des Eigenbetriebs 23 einzuführen.
Zu den zentralen Anforderungen der BSI-Richtlinie gehört eine Schutzbedarfsanaly-
se. Sie basiert auf einer fachlichen und rechtlichen Bewertung der zu scannenden 
Dokumente, wobei nur eine Betrachtung von Dokumentengruppen (z. B. Rechnun-
gen, Verträge) praktikabel ist.
Die Kenntnisse und Fachkompetenzen in ihren Dienststellen über die Prozesse, die 
zugehörigen Dokumente und rechtlichen Grundlagen sind für eine qualifizierte Be-
wertung des Schutzbedarfs der Dokumente unerlässlich. Deshalb haben wir für die 
Schutzbedarfsanalyse eine Vorgehensweise erarbeitet, die die Sachkenntnis der 
Dienststellen mit den Kompetenzen der Arbeitsgruppe verbindet. Die Dienststellen 
werden bei der Bewertung der Dokumente im Rahmen der Schutzbedarfsanalyse 
durch die Arbeitsgruppe unterstützt. Die Dokumentation der Schutzbedarfsanalyse 
erfolgt gemeinsam durch die Dienststellen und die Arbeitsgruppe.118
Es gibt eine Reihe von grundsätzlichen Anforderungen der BSI-Richtlinie, die für alle 
Dokumente gelten. Solche generellen Anforderungen werden durch den Scanpro-
zess im Scanservice bzw. durch die nachgelagerte Aufbewahrung der Dokumente im 
DMS erfüllt und sind somit nicht Gegenstand der Schutzbedarfsanalyse. 
118 Stadt Osnabrück, Rechtssicheres ersetzendes Scannen der Eingangspost – Grundsätzliche Infor-
mation zur Schutzbedarfsanalyse, S. 1 
Seite 55 von 65
Drei Formen des Schutzbedarfs müssen betrachtet werden:
 Dokumente mit einer besonderen Vertraulichkeit: Diese  sind beim Scannen 
separat zu verarbeiten. Soweit solche Postsendungen bereits an ihrem Adres-
saten erkennbar sind (z.B. Vorstände, Gesundheitsamt, Personalräte usw.) 
werden die Sendungen ungeöffnet an den Empfänger überstellt. 
=> Die bestehende Reglung bei der Stadt Osnabrück ist bedarfsgerecht. 
 Dokumente, die wegen ausdrücklicher gesetzlicher Bestimmungen im Original 
aufzubewahren sind: Der Scanprozess enthält für den Normalfall eine tempo-
räre Aufbewahrung der Originale für 6 Wochen, damit Qualitätsmängel im Zu-
ge der Sachbearbeitung erkannt und bei Bedarf erneute Scans („Resiscan“-
Prozess) angefordert werden können. Soweit darüber hinaus ein Dokumenttyp 
im Original aufbewahrt oder bearbeitet werden muss, wird es künftig im DMS 
einen Prozess „Original weiterleiten“ geben. Mit diesem Prozess können die 
Dienststellen das Original eines gescannten Dokuments im Scanservice anfor-
dern.
 Dokumente, die wegen gesetzlicher Bestimmungen zwar problemfrei erset-
zend gescannt werden dürfen, deren Verarbeitung durch zusätzliche Maßnah-
men abgesichert werden muss (z.B. qualifizierte Signatur für OWI-Dokumen-
te): Im Normalfall wird im Scanprozess jedes Dokument mit einem qualifizier-
ten Zeitstempel abgesichert, soweit darüber hinaus für das rechtssichere 
Scannen eine qualifizierte Signatur benötigt wird, kann sie erzeugt werden.119
Eingangsdokumente sollen in der Poststelle unmittelbar nach der Scanerfassung 
kryptographisch gesichert werden, d.h. der Zeitpunkt der Erfassung wird dokumen-
tiert und die eingescannten Dokumente werden gegen nachträgliche Veränderungen 
und Manipulationen geschützt.                    
Die Firma codia Software GmbH erarbeitet und realisiert die TR-03138 konformen 
Scan- und DMS-Prozesse. Die ITEBO GmbH stellt die kryptographischen Dienste 
zur Verfügung.120
Die Beweissicherung von digitalen Dokumenten bei der Stadt Osnabrück wird stufen-
weise eingeführt. 
Im nachfolgenden Schaubild wird der Scanweg mit einem unsichtbaren Zeitstempel 
dargestellt:121
119 Stadt Osnabrück, Rechtssicheres ersetzendes Scannen der Eingangspost – Grundsätzliche Infor-
mation zur Schutzbedarfsanalyse, S. 1 f.
120 ITEBO, Beweiswerterhaltung von digitalen Dokumenten bei der Stadt Osnabrück, Workshop vom 
21.09.2015, Ergebnisprotokoll, S. 3
121 ITEBO, Beweiswerterhaltung von digitalen Dokumenten bei der Stadt Osnabrück, Workshop vom 
21.09.2015, Ergebnisprotokoll, S. 6
Seite 56 von 65
Mit Blick auf die Laufzeit des aktuell eingesetzten Algorithmus zur Bildung des Zeit-
stempels und der damit verbundenen Beweiswerterhaltung für die Zukunft, ist in re-
gelmäßigen quartalsweisen Intervallen der Einsatz eines Hashsafes zu prüfen. Der 
Einsatz des Hashsafes ermöglicht es, durch den Einsatz neuer Algorithmen, den Be-
weiswert ausgelaufener Algorithmen zu erhalten, sofern der neue Algorithmus vor 
dem Auslaufen des alten Algorithmus erfolgt. Auskünfte über die Gültigkeit einge-
setzter Algorithmen können das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik 
(BSI) bzw. auch die Hersteller der zugehörigen Softwarekomponenten geben.
Seite 57 von 65
C.17 DMS-Infotage
Um den Mitarbeiter/innen das d.3-System näher zu bringen, zu erläutern und auch 
die Akzeptanz für den täglichen Umgang mit dem d.3-System zu fördern, wurden in 
vier aufeinander folgenden Jahren DMS-Infotage veranstaltet. Die Besucheranzahl, 
insbesondere bei den drei ersten Infotagen, zeigte das große Interesse der Mitarbei-
ter/innen am DMS. 
Die Daten der DMS-Infotage im Überblick: 
• DMS-Infotage 15./16. Juni 2009
• DMS-Infotage 16./17. November 2010
• DMS-Infotage 15./16. November 2011
• DMS-Infotage 20./21. November 2012
C.18 Kommunikationskampagne
Im Juni 2015 wurde die Kommunikationskampagne für das d.3-System ins Leben 
gerufen. Grund dafür war, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter zum Ende des Projek-
tes - bedingt durch die lange Laufzeit von 6 Jahren – stark nachgelassen hat und der 
Stichtag für die Einführung der digitalen allgemeinen Schriftgutverwaltung, der 1. No-
vember 2015, immer näher rückte. Ab dem 1. November 2015 musste in der gesam-
ten Stadtverwaltung Osnabrück mit dem d.3-System gearbeitet werden.   
Im ersten Schritt wurde zunächst ein Kampagne-Logo entwickelt:
Ziel des Logos war es, den Mitarbeitern zu verdeutlichen, dass die Entscheidung der 
Einführung gefallen ist und man damit arbeiten muss - es gab kein hätte, sollte, 
könnte mehr. Der Slogan „d.3 einfach machen“ wurde bewusst gewählt, da dieser 
auf zwei Arten interpretiert werden kann. Zum einen, dass man das d.3-System ein-
Seite 58 von 65
fach ausprobieren und damit arbeiten soll und zum anderen, dass die Arbeit mit dem 
d3-System die tägliche Arbeit erleichtert. 
Das Logo wurde innerhalb der Kommunikationskampagne durchgehend verwendet.
Zu Beginn und zum Ende der Kampagne wurde beim Starten des Computers ein 
Pop-Up geschaltet, welches das Logo und einen Hinweis auf das „Zusammen“ bei 
der Einführung beinhaltete. Es sollte verdeutlicht werden, dass die Einführung nur in 
Zusammenarbeit erfolgen kann. Dieses wurde durch Plakate unterstützt.
Bereits seit Ende 2013 wurden wöchentlich Tipps und Tricks für das Arbeiten mit 
dem d.3-System im Intranet veröffentlicht. Im Rahmen der Kampagne wurden im In-
tranet Kategorien eingeführt. Diese sollten das Suchen nach Tipps und Tricks er-
leichtern.
Auch an die emotionale Seite wurde gedacht. Es wurde eine Kampagne mit Witz ent-
wickelt – die Sliderbilder. Es wurden acht Erfindungen mit Zitaten aus der Geschichte 
versehen. Es wurde bewusst der Negativfaktor eingesetzt.  Ergänzt wurden die Bil-
der durch acht Sliderbilder mit Osnabrücker Motiven und Osnabrück-Bezug. Auch 
hier wurde bewusst der Negativgedanke verwandt. 
Um den Mitarbeitern/innen eine Hilfe für das tägliche Arbeiten mit dem d.3-System 
zu geben, wurden Postkarten erstellt. Diese wurden an alle Mitarbeiter verteilt. Wich-
tig hierbei war die Rückseite, auf der verschiedene Tastenkürzel für das Arbeiten mit 
d.3 abgebildet wurden. Auf der Vorderseite wurden verschiedene Sliderbilder abge-
bildet.      
Weiterhin wurde im Rahmen eines Gewinnspieles versucht, die Mitarbeiter an das 
d.3-System heranzuführen. 
Ein wichtiger Bestandteil der Kampagne war die vereinfachte Form der Dienstanwei-
sung DMS. Es wurden die wichtigsten Punkte zur schnellen Erfassung herausge-
stellt.  
Während der gesamten Kampagne wurden im Intranet Reportagen in Form von Jour-
nalistengeschichten rund um das Thema DMS veröffentlicht.
Mit den genannten Maßnahmen wurde auf den Einführungstag, den 1. November 
hingearbeitet.    
Die gesamte Kommunikationskampagne ist im Anhang angefügt. 
C.19 Ziel 1. November 2015
Am 1. November 2015 wurde die letzte Projektphase beendet und das gesetzte Ziel, 
die Einführung der allgemeinen digitalen Schriftgutverwaltung in der gesamten Stadt-
verwaltung Osnabrück, erreicht.                              
Seite 59 von 65
Zuvor wurde im Mai  2015 mit Hinblick auf die Pensionierung des Projektleiters Wil-
fried Hoebel zum 1. Juni 2015 der Projektstatus geprüft und es wurde eine externe 
Projektleitung zum Projekt hinzugezogen. Herr Holger Richard von der ITEBO GmbH 
übernahm die Projektleitung und setzte in Zusammenarbeit mit dem gesamten DMS-
Team die Einführung der allgemeinen digitalen Schriftgutverwaltung bis zum 1. No-
vember 2015 um. 
Die Prüfung des Projektstatus wurde mit Elementen aus der „S-O-S-Methode“ durch-
geführt. 
122
Der S-O-S-Ansatz ist eine Standardmethodik für das Projektmanagement von IT-
Großprojekten in der öffentlichen Verwaltung. Der Inhalt der S-O-S-Methode baut auf 
vorhandenes IT- Projektmanagementwissen auf. 
So galt es zunächst die Annahme zu verifizieren, ob die verbleibenden Aufgaben für 
die technische und organisatorische Umsetzung unter dem gesteckten Zeitziel leist-
bar sind. 
In der Überprüfung der Erfolgsfaktoren wie das Vorhandensein klarer Projektziele, 
die Übereinstimmung unter den wichtigsten Beteiligten, die Unterstützung durch die 
höchste Leitungsebene, der Einsatz eines kompetenten Projektleiters und kompe-
tenter Projektmitarbeiter/innen, die Einbeziehung der Nutzer, verlässliche Projekt-
schätzungen und -pläne sowie der Einsatz von bereits bewährten Technologien, wur-
de identifiziert, dass die Nutzerakzeptanz im Laufe des Projektes gesunken war. Zu-
dem war festzustellen, dass einige Teilprojekte die vollständige und verbindliche Um-
stellung der allgemeinen Schriftgutverwaltung nicht im Fokus hatten (vgl. Protokolle 
TPL-Statussitzungen).
122 Bundesverwaltungsamt, Homepage, S-O-S-Methode
Seite 60 von 65
In der Anpassung des Projektplanes wurde daraufhin die Inkraftsetzung einer ent-
sprechenden Dienstanweisung (vgl. C.10) die durch die flankierende Unterstützung 
einer Kommunikationskampagne (vgl. C.18) eingeführt werden sollte, in die Termin-
planung aufgenommen.
Auf diese Weise sollte das Projektziel mit der erforderlichen Verbindlichkeit in die 
Organisation getragen und zugleich der Versuch unternommen werden, die Anwen-
derakzeptanz zu erhöhen.
Seite 61 von 65
D.     Ergebnis/Fazit
Als erste deutsche Großstadt führte die Stadt Osnabrück in allen Fachbereichen ein 
flächendeckendes DMS ein. Auf dem Weg zur nahezu papierlosen Verwaltung ist 
Osnabrück damit bundesweiter Vorreiter und Vorbild für andere Kommunen.123
„Gerade dieser ganzheitliche Ansatz in Osnabrück ist besonders hervorzuheben“, 
erläutert Michael Bussmann, Prokurist der codia Software GmbH aus Meppen. „Oft-
mals wird das DMS noch als reines Archivsystem für abgeschlossene Vorgänge ver-
wendet. Die Stadt Osnabrück wollte hingegen ein System einführen, mit dem neben 
der Ablage auch flächendeckendes Dokumentenmanagement und Workflow-Bear-
beitung möglich ist.“124
So ist die Einführung des ganzheitlichen DMS in der Stadt Osnabrück das Aushän-
geschild für die auf DMS-Lösungen für kommunale Verwaltungen spezialisierte Fir-
ma codia. Andere Landkreise, Städte und Kommunen ziehen nun langsam nach und 
folgen dem Osnabrücker Beispiel.125 Die codia GmbH hatte zuvor noch nie in einer 
Großstadt mit einem so großen Umfang ein DMS installiert und betreut. 
Rückwirkend ist festzustellen, dass der Umfang des DMS-Projektes wesentlich kom-
plexer und umfangreicher war, als dieses bei der Planung und Konzeption für alle 
Beteiligten ersichtlich war. Ein Grund dafür war, dass die Ursprungsplanungen von 
850 Arbeitsplätzen für das DMS-Projekt ausgingen, die sich aber am Ende des Pro-
jektes auf 1.600 erhöhten. 
Während der gesamten Projektlaufzeit wurde immer deutlicher, dass die Einbezie-
hung der Mitarbeiter/innen in das Projekt eines der wichtigsten Erfolgskriterien bei 
einem DMS-Projekt ist, da die Lösungen tief in die Prozessabläufe der einzelnen 
Fachbereiche und somit in die Bereiche der Mitarbeiter/innen eingreifen. 
Eine Besonderheit bei der Einführung in der Stadt Osnabrück war, dass in das Pro-
jekt ein erheblicher Personaleinsatz eingebracht wurde. Mit der Eigenleistung sollte 
die Kommunikation in die Organisation sichergestellt werden und es sollten so die 
stadtspezifischen Anforderungen bestmöglich erfasst werden. Durch die Wissensan-
eignung der DMS-Betreuer konnte insbesondere der Beratungsaufwand der Fa. co-
dia verringert werden, da die Einführung der allgemeinen Schriftgutverwaltung in den 
Teilprojekten oftmals eigenständig durchgeführt wurde.
123 Stadt Osnabrück, Kommunikationskampagne, Journalistengeschichte codia GmbH, S. 1
124 Stadt Osnabrück, Kommunikationskampagne, Journalistengeschichte codia GmbH, S. 1
125 Stadt Osnabrück, Kommunikationskampagne, Journalistengeschichte codia GmbH, S. 1
Seite 62 von 65
Die eigenen Personalressourcen wurden nicht budgetiert. Zum anderen wollte man 
durch den eigenen Personaleinsatz aber auch die Nutzerakzeptanz der Mitarbei-
ter/innen verbessern. Das Projekt konnte somit auf die Bedürfnisse der Stadt Osna-
brück hin individualisiert werden. Rückwirkend betrachtet wären noch mehr Ressour-
cen für Kommunikation, Schulungen und Key-User Coachings ratsam gewesen, um 
den partiellen Akzeptanzproblemen schneller nachhaltiger zu begegnen und um so 
die Effizienzeffekte des Systems schneller heben zu können. 
In Bezug auf die Einbeziehung der Mitarbeiter/innen und die Umsetzung des Projek-
tes hat die These „Nutzen entsteht durch Nutzer“ mit einen der höchsten Stellenwer-
te bei der Einführung eines DMS. 
Abschließend ist kritisch zu würdigen, ob der Einsatz eines DMS sich bei der Stadt 
Osnabrück als sinnvoll erwiesen hat und ob die gesetzten Projektziele, die bereits 
unter B.4 erläutert wurden, erreicht wurden.
Beide Fragen sind mit JA zu beantworten. 
Das DMS ist ein Beitrag für effizienteres Verwaltungshandeln und flankiert die Maß-
nahmen zur Verbesserung der Dienstleistungsqualität. Es ist das Fundament für die 
Integration künftiger eGovernment Prozesse (A.2), fördert Teamarbeit (C.5) und ist 
eine zeitgemäße Basis für ein Wissensmanagement.
Die Stadt Osnabrück als moderne Verwaltung ist stetig daran interessiert Effizienzpo-
tentiale zu heben und die Qualität des Verwaltungshandelns zu verbessern und sieht 
in der Digitalisierung ihrer Prozesse und dem Einsatz eines DMS den Schlüssel zum 
Erfolg.
Kritikwürdig hingegen ist die Gesamtdauer des DMS-Projektes. Die Ursachen und 
Problematiken hierfür wurden jedoch bereits ausführlich erörtert und begründet.
Vielen Dank an alle Beteiligten bei der Einführung, 
denn nur zusammen war diese möglich.
Seite 63 von 65

Seite 64 von 65
E.     Zukunft
Nach der stadtweiten Einführung der allgemeinen digitalen Schriftgutverwaltung im 
November 2015 stehen noch zahlreiche Maßnahmen zur Umsetzung des DMS an:
• Aufbau von Workflows und Adhoc-Workflows
• REB- Workflow: Rollout in andere Dienststellen 
• Erarbeitung von Office-Vorlagen     
• Ausstehende Fachverfahren anbinden 
• 20: KMV-Zweitwohnsteuer
• 20: KMV-Gewerbesteuer
• 20: KMV-Vergnügungssteuer
• 32:Condition, Jagd, Waffen und Sprengstoff
• 32: Migewa, Gewerbeanmeldung
• 32: Ausländerbehörde
• 32: Dr. Haller VMS Verkehrsmanagementsystem
• 50: OPEN/PROSOZ Sozialwesenverfahren
• 50: pmWohngeld
• 51: Info51 Kinder- und Jugendhilfe
• 51: KiTa-Büro
• 51: elina – Elterngeldverfahren
• Mayor Release des d.3-Systems auf die Version 8 
• Dauerhafte Pflege Berechtigungsstruktur
• Aufbauschulungen und Schulungen für Spezialanwendungen des d.3
• Ausarbeitung von Tipps und Tricks
Seite 65 von 65
F.     Dokumentation
Hinweis: Im vorliegenden Bericht wird auf verschiedene Anhänge verwiesen, die ins-
besondere im Rahmen des DMS-Projektes den Ratsgremien bereits vorgelegt wur-
den. Wegen ihres Umfangs wird hier auf eine erneute Vorlage verzichtet. Bei Interes-
se können diese im Fachbereich Personal und Organisation angefordert, im d.3-Sys-
tem unter diesem Link  oder im d.3-Aktenplan unter 10.57.02.000.002 (Projektbericht 
Dokumentation) nachgeschlagen werden.