Personalsituation im Sozialen Dienst des Fachbereiches für Kinder, Jugendliche und Familien
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2021/7338
Datum: 2021-09-17
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/4
Stadt Osnabrück 27.08.2021 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2021/7338
öffentlich
Personalsituation im Sozialen Dienst des Fachbereiches für Kinder, 
Jugendliche und Familien
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 29.09.2021 Ö Vorberatung
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 30.09.2021 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 05.10.2021 N Entscheidung
Beschluss:
1. Zur Entlastung der angespannten Personalsituation im Fachdienst Sozialer Dienst (51-3) 
werden die derzeit befristet abgeschlossenen Arbeitsverträge (5 Vollzeitäquivalente) 
entfristet.
2. Im Fall einer notwendigen Nachbesetzung werden bis zum 31.12.2024 die Funktionen 
der sozialpädagogischen Fachkräfte in den Regionalsozialdiensten Nord, Süd, Ost und 
West unbefristet ausgeschrieben.
3. Bis Ende 2024 wird das bestehende Personalbemessungssystem für den Sozialen 
Dienst weiterentwickelt und Veränderungen daraus in die Haushaltsberatungen 
eingebracht. 
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
(ohne Folgekosten)
Finanzhaushalt/
Investitionsprogramm
Erträge/Einzahlungen (+) € €
Aufwendungen/Auszahlungen (-)  360.000 € €
Summe 360.000 € €
Folgekosten (jährlich) 360.000 €
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf das/die Jahr/e __2022 bis 
2024_________.
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant:
x Ja (ggf. mit Deckung innerhalb des eigenen Budgets – s. u.)
Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden.
Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-/überplanmäßig bereitgestellt
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werden (Deckungsposition s. u.).
Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt)
Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag
€
 €
 
B. Personelle Auswirkungen: 
Lfd. Haushaltsjahr: siehe oben 
Im Stellenplan nicht vorhanden (bezogen auf Ziffer 1 des Beschlusses)
Folgejahre: siehe oben 
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: keine
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
positiv
negativ
x keine
E. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: keine
F. Beteiligte Stellen: Fachbereich Personal und Organisation 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
Sachverhalt:
Die Personalsituation im Fachdienst Familie - Sozialer Dienst hat sich im Jahr 2021 deutlich 
verschärft. Dieses ergibt sich unter anderem durch den Wegfall von sechs weiteren 
Mitarbeiter:innen aufgrund von Erziehungszeiten, Pflegezeiten und Beschäftigungsverboten. 
Hinzu kommen weitere Stellenwechsel durch Fachkräfte mit Zeitverträgen, die sich auf 
andere, unbefristete Stellen beworben haben.  
Außerdem sind zwei weitere Mitarbeiterinnen langfristig bzw. dauerhaft erkrankt.
Aufgrund des Fachkräftemangels und dadurch, dass nur befristete 
Beschäftigungsverhältnisse angeboten werden konnten, war es aktuell nicht möglich, drei 
Vakanzen nachzubesetzen. In diesen Fällen helfen gerade die Sozialarbeiter:innen im 
Berufsanerkennungsjahr aus. 
Die Fachkräfte mit den befristeten Beschäftigungsverhältnissen müssen sich immer wieder 
erneut bewerben und werden oft von anderen Jugendämtern gerne eingestellt, sodass es 
immer wieder zu einer ständigen Fluktuation von Mitarbeiter:innen kommt. 
Dieser Wechsel von Fachkräften führt dazu, 
1. dass Familien ständig mit neuen Mitarbeiter:innen konfrontiert werden. Eine Fachkraft ist 
in ca. 40 bis 50 Familien tätig. Für diese wird zunächst die Vertretung zuständig, bis eine 
neue Fachkraft eingestellt ist. Dieser werden dann die Fälle übergeben. Für die Familien 
bedeutet das bei einem Wechsel des Mitarbeitenden, weitere zwei neue Fachkräfte 
kennenlernen zu müssen.
2. Die Hilfeplanung wird ständig unterbrochen. Diese mangelnde Konstanz in der 
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Hilfeplanung führt dazu, dass die Hilfen deutlich später beendet werden und dadurch 
zusätzliche Kosten entstehen. Dafür ein Beispiel: Die Laufzeit der beendeten 
sozialpädagogischen Familienhilfe im Mittel im ersten Halbjahr 2019 lag noch bei 610 
Tagen. Im Jahr 2020 lag sie bereits bei 679 Tagen und im ersten Halbjahr 2021 bei 778 
Tagen. 
Wird davon ausgegangen, dass diese Laufzeitverlängerung auch mit den Corona-
Bedingungen zusammenhängt, zeigt der Anstieg von 2020 auf das Jahr 2021 darüber 
hinaus deutlich, dass nicht nur die Corona-Bedingungen zu diesen Verlängerungen 
führen, sondern auch der Wegfall vieler Mitarbeiter:innen.
Dramatisch wirkt sich der Wegfall von Personal im Bereich der unbegleiteten 
minderjährigen Flüchtlinge (UMA) aus. Ursprünglich waren für diese Aufgabe 117 
Wochenstunden veranschlagt. Diese Stundenzahlen wurden entsprechend des 
Rückgangs der UMA in den letzten Jahren angepasst auf 43 Wochenstunden. Diese 
Stundenanteile sind auf drei Mitarbeiterinnen aufgeteilt. Zwei Mitarbeiterinnen sind 
vollständig ausgefallen: Eine Kollegin befindet sich im Beschäftigungsverbot, die weitere 
Fachkraft ist seit Monaten erkrankt. Die verbleibende Fachkraft ist nur mit neun Stunden 
für diesen Bereich eingesetzt. Derzeit wird sie deshalb durch einen Sozialarbeiter im 
Berufsanerkennungsjahr unterstützt. 
Um hier eine sofortige Entlastung sicherzustellen, wurde eine zusätzliche Einsatzstelle im 
Verwaltungsausschuss im August 2021 beantragt.
3. Fachkräfte-/Zuständigkeitswechsel bergen Risiken für die Kontinuität des Hilfe- und 
Schutzprozesses. Gerade im Kinderschutz gehen häufige Personalwechsel mit erhöhten 
Risiken einher. Es besteht die Gefahr, dass sich sogenannte „Wissens- und 
Erkundigungsfehler“ durch fehlende oder auch übersehene Informationen ergeben (siehe 
unter anderem Kay Biesel „Wenn Jugendämter scheitern. Zum Umgang mit Fehlern im 
Kinderschutz“ 2011). 
4. Ein erheblicher Zeitaufwand für die Einarbeitung der neuen Fachkräfte ist notwendig. 
Dieser Zeitaufwand übersteigt deutlich die vorgesehenen Zeiten für Einarbeitung. Ein 
Drittel des Personals im Sozialen Dienst wurde in diesem Jahr neu eingearbeitet.  
Diese Personalengpässe gehen einher mit den Corona-Bedingungen und den damit 
entstehenden Belastungen. Allein ein Hausbesuch oder ein Hilfeplangespräch ist mit deutlich 
erhöhtem Zeitaufwand verbunden. Dieses wirkt sich insbesondere auch im Kinderschutz 
aus. 
Aufgrund dieser Belastungen liegen aus dem Regionaldienst Ost (September 2020) und dem 
Regionaldienst Süd (Juni 2021) Überlastungsanzeigen vor.
Hinzu kommt noch, dass die SGB VIII-Reform mehr Anforderungen in vielen Bereichen an 
die Fachkräfte stellt. 
Diese Rahmenbedingungen aus Corona-Belastungen, Personalfluktuation, 
Fachkräftemangel und neuen rechtlichen Ansprüchen macht ein anderes 
Personalmanagement für den Sozialen Dienst notwendig.
Folgende Schritte sind hierzu geplant (chronologische Darstellung):
1. Alle bisher befristet abgeschlossenen Arbeitsverträge im Sozialen Dienst werden entfristet 
(5 Vollzeitäquivalente). Soweit befristet Stundenerhöhungen bei anderen Fachkräften im 
Sozialen Dienst vereinbart wurden, laufen diese zum vereinbarten Vertragsende aus. 
 
2. Im Fall einer notwendigen Nachbesetzung werden bis zum 31.12.2024 die Funktionen der 
sozialpädagogischen Fachkräfte in den Regionalsozialdiensten Nord, Süd, Ost und West 
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unbefristet ausgeschrieben, analog zum Vorgehen bei der Einstellung der Erzieher:innen 
in den Kindertagesstätten. Dies bezieht sich auch auf die Einstellung von 
Vertretungskräften zum Beispiel für eine Krankheits- oder Elternzeitvertretung. Die im 
Vorfeld der Ausschreibung anzustellende Bedarfsprüfung beinhaltet dabei auch die 
Prüfung, ob durch das bereits vorhandene Personal (entfristete Arbeitsverträge) ein 
Überhang droht bzw. eintreten könnte. Hiermit wird sichergestellt, dass kein dauerhafter 
Personalüberhang entsteht (Überhangsschutz). 
3. Aufgrund der Auswirkungen der SGB VIII-Reform beabsichtigt die Verwaltung, zum 
Nachtragshaushalt für das Jahr 2022 zwei zusätzliche Stellen zu beantragen. Im Fall der 
Einrichtung der Stellen wird bei der Besetzung eine konkrete Bedarfsprüfung 
vorgenommen. Sollte sich wider Erwarten aus den Punkten 1 und 2 ein Personalüberhang 
ergeben, würde dieser hierfür eingesetzt (auch hier: Überhangsschutz).
4. Eine gemeinsame Auswertung unter Beteiligung des Fachbereiches Personal und 
Organisation und des Jugendhilfeausschusses soll Anfang 2024 die Erfahrungen mit 
diesem Vorgehen beschreiben. Hier soll geprüft werden, ob die Fluktuation verringert 
wurde und wesentliche Personalmängel vermieden wurden. 
Dabei muss das bestehende Personalbemessungssystem für den Sozialen Dienst weiter 
entwickelt werden, um den Anforderungen der SGB VIII-Reform zu entsprechen. Das 
Personalbemessungssystem wird eine Grundlage für die zukünftige Stellenplanung des 
Sozialen Dienstes. Die Verwaltung wird dieses dann entsprechend den Gremien vorstellen 
und die sich daraus ergebenden Veränderungen in die Haushaltsberatungen einbringen. 
Auch das Raumkonzept muss erweitert werden, da die bestehenden Räumlichkeiten, 
insbesondere an der Iburger (Regionalteam Süd) und der Martinistraße (Regionalteam 
West), nicht ausreichen (siehe Tabelle).
im Auftrag
gez. Schlüter
Anlage:
Tabelle: Verbesserung der Personalsituation im Fachdienst Familie - Sozialer Dienst
Verbesserung der Personalsituation im Fachdienst Familie - Sozialer Dienst  
 
  Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Beteiligte 
 
Personalmanagement 
Personalbedarf / Personalentwicklung  
 
Überlastungssituation 
beenden 
 
VA-Beschluss einholen für 
eine Stelle UMA/ Sozialer 
Dienst als Einsatzstelle 
 
 
 
 
 
 
 
 
VA und 10 
51 
 
Personalsituation  
stabilisieren und An-
passung des Stellen-
plans an die gesetzli-
chen Veränderungen 
  
Antrag auf  
Aufhebung der Befristungen 
von 6 Stellen und alle Neuein-
stellungen bis 2022 unbefris-
tet einstellen 
JHA 29.09. 
OPGA 30.09. 
VA 05.10. 
 
 
1,3 Stellen im Rahmen des 
Nachtragshaushalts 2022 für 
die Umsetzung der SGB VIII-
Reform beantragen (ohne Re-
form Kinder/Jugendliche mit 
Behinderung) 
 
Anpassung der System-/Rüst-
zeiten des Sozialen Dienst um 
eine Vergleichbarkeit mit der 
JGH und dem Bereich 51-0 
herzustellen  
 
0,7 Stellen Vorschlag der 
Lügde-Kommission Teamlei-
tung ohne Fallbearbeitung  
 
 
 
JHA 
OPGA 
VA 
Rat 
+ 10 
51 
 
Überarbeitung der 
Personalbemessung 
Sozialer Dienst und 
Auswertung der Er-
fahrungen mit den 
unbefristeten Stellen 
im Rahmen einer Per-
sonalbestandsanalyse 
 
 
 
 
 
 
 
Auswertung Neueinstellung 
ohne Befristung für das  Jahre 
2022-2023, insbesondere im 
Hinblick auf evtl. Personal-
überhänge/Überschreitungen 
bzw. weiteren Personalunter-
schreitungen im Rahmen ei-
ner Personalbestandsanalyse  
 
Mitte 2024 liegt ein überar-
beitetes Personalbemes-
sungssystem für den Fach-
dienst vor, in dem die SGB 
VIII-Reform berücksichtigt ist 
(ohne Hilfen für Kinder /Ju-
gendliche mit Behinderun-
gen) 
 
Raumplananalyse 
 
10, 51 
Personalrat 
JHA 
 
 
 
 
 
 
23 
 
Zeitablauf 
  
August 2021 
 
Sept. - Okt. 2021 
 
Sept. 2021 - Mai 2022 
 
2024