Ergebnisse vom IT-Zukunftsworkshop mit den Dienststellenleitungen
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2024/3465
Datum: 2024-08-30
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/2
Stadt Osnabrück 22.08.2024 
Die Oberbürgermeisterin
Referat Digitalisierung und IT
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2024/3465
öffentlich
Ergebnisse vom IT-Zukunftsworkshop mit den 
Dienststellenleitungen
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 10.09.2024 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern
 Arbeitsprozesse optimieren
 Digitalisierung (Querschnittsziel 2021-2030)
Sachverhalt:
Die Digitalisierung bietet die Chance, die Verwaltung effizienter, transparenter und 
bürgernäher zu gestalten. Anfang 2023 wurde eine neue IT-Strategie veröffentlicht, die als 
Fundament u. a. für zukünftige Projekte dient. Diese Strategie wurde dem Rat der Stadt 
Osnabrück vorgestellt und bildet den Rahmen für die digitale Transformation.
In einem Workshop mit den städtischen Dienststellenleitungen wurden wichtige Ansätze zur 
Digitalisierung erarbeitet. Die Ergebnisse wurden dem Vorstand und der 
Oberbürgermeisterin präsentiert und anschließend priorisiert. Vier zentrale Themenfelder 
sind daraus entstanden:
1.Durchgängige und medienbruchfreie Prozesse: Ziel ist es, nahtlose, digitale 
Verwaltungsabläufe zu etablieren. Dazu wird ein strategisches Prozessmanagement 
aufgebaut und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit gefördert.
2.Funktionierende Fachverfahren und zuverlässige Basis-IT: Ein Konzept für IT-
Koordinatoren wird entwickelt und die TOP 10 Fachverfahren identifiziert. Ein Health 
Check und eine städtische Umfrage sollen IT-Verbesserungsbedarfe aufzeigen.
3.Künstliche Intelligenz für Standardthemen: Eine zukünftige Dienstanweisung klärt 
die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz von KI. Schulungsangebote und 
Workshops sollen die Mitarbeiter einbeziehen und erste KI-Projekte werden initiiert.
4.Akzeptanz der Mitarbeitenden: Umfangreiche digitale Lernformate und 
Veranstaltungen wie “Verwaltung. Digital. Erleben.” fördern die Digital Kompetenz 
und das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Alle Maßnahmen werden zentral im Referat Digitalisierung und IT gesteuert, 
zusammengefasst und regelmäßig an den Dienststellenleitungen, den Vorstand und die 
Oberbürgermeisterin berichtet.
Die Präsentation im Anhang gibt einen Einblick in den Ablauf vom Workshop. 
Gez. Tobias Fänger
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Anlage/n:
10.09.2024  |  1
Ergebnisse vom Workshop mit den Dienststellenleitungen
inkl. der Priorisierung durch die Vorstände und OBin
Zukunftsworkshop
10.09.2024  |  2
Rückblick: Strategie 2026

10.09.2024  |  3
Workshop mit den Dienststellenleitungen
Frage an alle: Welche Ansätze 
sind entscheidend um unsere 
Verwaltung erfolgreich zu 
digitalisieren?
Schaubild: Agile Workshopmethode – Lean Coffee
10.09.2024  |  4
Workshop mit den Dienststellenleitungen
Ergebnisse der Thementische aus dem Workshop
10.09.2024  |  5
Gemeinsame Priorisierung der Themen durch die 
Vorstände und OBin
Künstliche Intelligenz (KI) für 
Standardthemen
Durchgängige & 
medienbruchfreie Prozesse
Funktionierende 
Fachverfahren/ Einbindung 
Dienstleister/ Zuverlässige 
Basis IT sicherstellen
Akzeptanz der 
Mitarbeitenden

10.09.2024  |  6
Gemeinsame Priorisierung der Themen durch die 
Vorstände und OBin
Für jedes der vier 
Themenfelder wurden 
konkrete Maßnahmen inkl. 
Zeitangabe zur Umsetzung 
definiert. 
Bild: Übersicht der definierten Maßnahmen inkl. Zeitplan
10.09.2024  |  7
Weiterer Ablauf
+ Regelmäßiger Bericht an OBin und Vorstände
+ Review & Update zum Status in der Fachbereichs- und Amtsleiterkonferenz
10.09.2024  |  8
Feedback zum Workshop
+ Bewertung Workshop insgesamt? 
+ Was war besonders gut?
+ Lean Coffee Methode, Konzept insgesamt, Blick über den Tellerrand, 
+ Beschreibung mit Adjektiven
+ zielorientiert, ergebnisförderlich, spannend, kurzweilig, informativ
+ Regelmäßiger Austausch
+ Wunsch: Jährlich bis halbjährlich

10.09.2024  |  9
Tobias Fänger
Referat IT- und Digitalisierung
Vielen Dank.