Nutzung digitaler Anwendungen in der Schul- und Sportverwaltung / Anfrage der Gruppe Grüne SPD/Volt - Antwort der Verwaltung
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2024/2889-01
Datum: 2024-02-29
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/2
Stadt Osnabrück 22.02.2024 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Bildung, Schule und Sport
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2024/2889-01
öffentlich
Nutzung digitaler Anwendungen in der Schul- und Sportverwaltung 
/ Anfrage der Gruppe Grüne SPD/Volt - Antwort der Verwaltung
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Schul- und Sportausschuss 29.02.2024 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Zukunftsfähigkeit von Schulen und Bildungseinrichtungen sichern
 Niedrigschwellige und dezentrale Beteiligung ermöglichen
 Digitalisierung (Querschnittsziel 2021-2030)
Sachverhalt:
Die Gruppe Grüne/SPD/Volt weist in ihrer Anfrage darauf hin, dass die Einführung und 
Nutzung digitaler Infrastruktur und Anwendungen die Arbeit in der Schul- und 
Sportverwaltung und in den Schulsekretariaten vereinfachen kann. 
In diesem Zusammenhang wird um Beantwortung folgender Fragestellungen gebeten: 
1. Welche digitalen Lösungen wurden implementiert, um den Verwaltungsaufwand im
Zusammenhang mit der Bestellung und Bezahlung von Mittagessen (siehe Landkreis
Leer) sowie für die Beantragung und Verwaltung von Buskarten für Schüler:innen zu
reduzieren?
Bisher werden in zwei großen Schulmensen (IGS Eversburg und KGS Schinkel) mit einer 
großen Anzahl an Schülerinnen und Schülern, die an der Mittagsverpflegung teilnehmen, 
digitale Bestell- und Abrechnungssysteme genutzt. Das System an der IGS besteht seit 
Jahren und wurde fortlaufend an den Bedürfnissen der Schule angepasst. Das 
Abrechnungssystem an der Gesamtschule im Schinkel existiert ebenfalls seit mehreren 
Jahren und entspricht nicht mehr den zeitgemäßen Anforderungen. Von daher ist 
vorgesehen, zunächst für diesen Standort ein neues Bestell- und Abrechnungssystem zu 
implementieren. Erste Gespräche mit möglichen Anbietern erfolgten bereits im vergangenem 
Jahr.
Mit der Implementierung eines digitalen Bestell- und Abrechnungssystems soll der 
personelle Aufwand in den Sekretariaten und in den Mensen reduziert werden können. 
Darüber hinaus soll damit den Schülerinnen und Schülern die Möglichkeit geboten werden, 
Bestellungen zum täglichen Mittagessen auf einem einfachen Weg online durchzuführen. 
Mit der anhängigen Marktrecherche werden für die Mensen der Stadt Systeme in 
Augenschein genommen, die ggf. flächendeckend zum Einsatz kommen können. Dabei sind 
die Anschaffungs- und Lizenzkosten dem sich daraus ergebenden Nutzen für die jeweiligen 
Mensen gegenüberzustellen.
Die beabsichtigte Einführung einer neuen Bestell- und Abrechnungssoftware an der KGS im 
Schinkel ermöglicht die Anschaffung einer Software, die die zeitgemäßen Anforderungen 
erfüllt und die derzeit notwendigen Schnittstellen beinhaltet. Die sich daraus ergebenden 
Erkenntnisse sind zielführend für die Umsetzung an anderen Standorten. 
                                                           Seite: 2/2
Ein System für die Beantragung und Verwaltung von Buskarten ist nach dem jetzigen Stand 
nicht erforderlich. Mit der Schulanmeldung erhalten die Schülerinnen und Schüler mit 
Wohnsitz in Osnabrück automatisch eine Schülerjahreskarte für den ÖPNV. Im Rahmen der 
Schülerbeförderung hat sich die Stadt gegen die Einführung einer Mindestentfernung 
entschieden, so dass ein grundsätzlicher Anspruch besteht. 
Die Datensätze mit den anspruchsberechtigten Schülerinnen und Schüler werden an die 
SWO AG übermittelt, die daraufhin die entsprechenden Karten ausstellen und den jeweiligen 
Schulen zur Verfügung stellen.  
2. Inwieweit wurden digitale Lösungen eingeführt, um die Beantragung und Auszahlung
von Bildungsteilhabeunterstützung (BUT) zu automatisieren und den bürokratischen
Aufwand zu verringern?
Aktuell ist eine digitale Beantragung lediglich in der Form möglich, dass das Antragsformular 
sowie weitere Nachweise über das Serviceportal oder per Mail an das Team Bildung und 
Teilhabe der Stadt Osnabrück übersendet werden können. Es wird jedoch ab diesem 
Frühjahr ein Onlineantrag zur Verfügung gestellt, über den dann zukünftig ebenfalls BuT-
Leistungen beantragt werden können. 
Hinsichtlich einer automatisierten Auszahlung mit Hilfe einer Leistungskarte hatte man sich 
bereits im Jahr 2021 mit deren Funktionen auseinandergesetzt und nach ausgiebiger 
Prüfung entschieden, dass die Nachteile überwiegen, insbesondere der Aufwand bei der 
Sachbearbeitung hierdurch zunähme.
3. Gibt es digitale Plattformen oder Systeme, die eine einfache Beantragung und
Verwaltung von Sporthallenzeiten für Vereine ermöglichen und welche Maßnahmen
wurden ergriffen, um den Verwaltungsaufwand für Schulen und Vereine zu reduzieren? 
Die Sportverwaltung beschäftigt sich bereits seit einiger Zeit mit der Möglichkeit, die 
Beantragung und Verwaltung der Sporthallen und Sportfreianlagen weiter zu digitalisieren. 
Es gibt hier eine Reihe von Anbietern mit Softwarelösungen im Bereich der 
Sportstättenverwaltung, die auch interessant für die Stadt Osnabrück sein dürften. 
Momentan werden Unterlagen eingeholt, welche Lösungen andere Kommunen anbieten. 
Kontakt gab es z.B. zu einem Anbieter aus Österreich, die einen „Sportmanager“ mit einem 
integrierten online Buchungssystem im Portfolio hat und einfache Verwaltungslösungen 
zusagt. 
Die Verwaltung erhofft sich aber auch, dass sich im Rahmen der Sportentwicklungsplanung 
Ansatzpunkte ergeben, die sich weiterentwickeln lassen. Der Verwaltungsaufwand für 
Schulen und Vereine wurde bereits dadurch reduziert, dass z.B. die Schulen zum Sommer- 
und zum Winterplan den benötigten Zeitrahmen für den Schulsport jeweils in eine 
vorgedruckte Tabelle eintragen und für die Vereine werden die Übungszeiten jedes Jahr 
ohne Antrag fortgeschrieben. Die Vereine müssen lediglich Zeiten abmelden, wenn sie sie 
nicht mehr benötigen. Zeiten für Veranstaltungen am Wochenende sind jeweils weiterhin 
beim Sachbearbeiter der Sportverwaltung zu beantragen. 
Gez. Butke