Ergebnisse der Organisationsuntersuchung im Fachbereich Kultur
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2019/4183
Datum: 2019-08-09
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/5
Stadt Osnabrück 16.07.2019 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Kultur
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2019/4183
öffentlich
Ergebnisse der Organisationsuntersuchung im Fachbereich Kultur
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Kulturausschuss 21.08.2019 Ö Kenntnisnahme
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 25.09.2019 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Vielseitige Kultur- und Freizeitangebote (Ziel 2016 - 2020)
 Finanzielle Handlungsfähigkeit (Ziel 2016 - 2020)
Diese Vorlage dient der Information. Alle Erörterungen und Entscheidungen bzgl. konkreter 
Stelleneinrichtungen werden im Rahmen des dafür vorgesehenen Stellenplanverfahrens 
vorgenommen. Dieses gilt insbesondere auch für die Bemessung des Stellenvolumens.
Sachverhalt:
1.1.  Ausgangslage und Anlass der Organisationsuntersuchung
Der Fachbereich Kultur mit seinen mehr als 200 Mitarbeitenden bündelt in seinen acht 
Fachdiensten 
• Zentrale Aufgaben
• Büro für Friedenskultur
• Museum am Schölerberg / Planetarium
• Musik- und Kunstschule
• Kunsthalle
• Kulturgeschichtliches Museum / Felix-Nussbaum-Haus
• Archäologische Denkmalpflege und 
• Stadtbibliothek
sowie dem Projektbüro als Stab die diversen freiwilligen Leistungen im kulturellen Bereich 
der Stadt Osnabrück. Diese reichen von eigenen Angeboten und Institutionen kultureller 
Bildung über vielfältige eigene Veranstaltungsformate bis hin zur Förderung Freier Träger. 
Im Rahmen von Haushaltskonsolidierungsmaßnahmen wurden einerseits in den letzten 
Jahren die Ressourcen des Fachbereiches regelmäßig kritisch auf den Prüfstand gestellt 
und waren Gegenstand von Einsparungen. Andererseits ist der Stadt Osnabrück und ihren 
politischen Gremien das kulturelle Geschehen in der Stadt sehr wichtig, was sich in einer 
Vielzahl von Angeboten und herausragenden „Leuchtturmprojekten“ (wie z.B. in 2019 das 
Deutsche Musikfest, Kulturnächte, etc.) widerspiegelt.
Der Fachbereich Kultur - und hierbei insbesondere die verwaltenden Bereiche sowie das 
Projektbüro - sehen sich seit längerer Zeit nicht mehr in der Lage auf Dauer, den hohen 
Erwartungen und Ansprüchen mit den vorhandenen Ressourcen und Stellen gerecht zu 
werden. 
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In Abstimmung mit dem Fachbereich Personal und Organisation wurde eine externe 
Betrachtung in Auftrag gegeben, um Aufschluss über Optimierungsmöglichkeiten und eine 
sachgerechte Bemessung der Stellenbedarfe zu erhalten. 
Sechs Anbieter wurden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, drei Angebote gingen bei 
der Stadt ein. Nach einem Pitch mit den drei Firmen wurde der Auftrag an die Janssen 
Managementberatung gegeben. 
1.2.  Untersuchungsgegenstand
Im Rahmen der Untersuchung sollte nicht der gesamte Fachbereich betrachtet werden, 
sondern sich der Fokus auf die verwaltenden Stellen bzw. Stellenanteile in den Fachdiensten 
sowie auf das Projektbüro richten.
Neben dem Fachdienst Zentrale Aufgaben, der eine Reihe von administrativen Aufgaben 
(u.a. Finanzen, Verwaltung, Projektförderung und institutionelle Förderung, Technische 
Unterhaltung der Gebäude, Controlling) bündelt, sind in den weiteren Fachdiensten 
dezentrale Verwaltungsstellen eingerichtet. Diese wurden mit in die Analyse der 
Verwaltungsaufgaben einbezogen. 
Ebenso werden Verwaltungsaufgaben durch die jeweiligen Fachdienstleitungen und den 
dezentralen Sekretariatskräften/Sachbearbeitungen erbracht, so dass auch diese in der 
Untersuchung mitbetrachtet werden müssen. Insgesamt wurden die Arbeitsplätze von ca. 30 
Personen betrachtet, wobei einzelne Stellen nur anteilig Verwaltungsaufgaben wahrnehmen.
Untersuchungsgegenstand war außerdem das Projektbüro mit derzeit 1,5 im Stellenplan 
verankerten Stellen. 
1.3  Zielsetzungen / Aufgabenstellungen
Im Rahmen des Projektes sollte eine begründete Aussage zum sachgerechten Stellenbedarf 
für die verwaltungsbezogenen Stellen und ihre Aufgaben getroffen werden. Die dafür 
notwendigen Berechnungen sollten belastbar und für Dritte nachvollziehbar dargelegt sein.
Neben der Stellenbedarfsermittlung für die Verwaltungsstellen sollte darüber hinaus die 
Aufgabenverteilung im Rahmen der heutigen Struktur kritisch überprüft werden. 
Insbesondere das Modell eines zentralen Fachdienstes Zentrale Aufgaben und der 
dezentralen Verwaltungsstellen in den weiteren Fachdiensten sollte dahingehend überprüft 
werden, ob es sinnvolle Alternativen zur heutigen Aufgabenverteilung und damit zur Struktur 
der Aufgabenzuordnung gibt.
Damit einher ging auch die Frage, in wie weit und in welchem Umfang die Führungskräfte mit 
Verwaltungsaufgaben betraut sein sollten und wo ggf. eine Delegation an administrativen 
Aufgaben angezeigt wäre. 
Dem Fachbereich war es wichtig, zur Umsetzung der Aufgabenstellung die betroffenen 
Mitarbeitenden in die Untersuchung einzubinden. Dabei sollte dennoch die Belastung der 
Mitarbeitenden auf ein notwendiges Maß konzentriert werden.
1.4  Zeitplanung
Die ursprüngliche Zeitplanung sah vor, dass die Ergebnisse der Untersuchung so rechtzeitig 
vorliegen um noch in die Haushalts- und Stellenplanberatungen für 2019 einfließen zu 
können. Aufgrund einer mehrmonatigen krankheitsbedingten Vakanz an zentraler Stelle 
konnte die Verwaltung dieses Vorhaben nicht sicherstellen. 
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2.  Durchführung
Die Organisationsuntersuchung erfolgte in der Zeit von Januar bis Juli 2019. Nach 
Durchführung der Bestandsaufnahme und einer Ist-Analyse wurde ein Sollkonzept entwickelt 
und der Stellenbedarf errechnet. Ergebnisse und Zwischenergebnisse wurden mehrfach in 
einer Lenkungsgruppe unter Beteiligung des Kulturvorstands, der Fachbereiche Personal 
und Organisation sowie Finanzen und Controlling, des Referats strategische Steuerung und 
Rat, des Rechnungsprüfungsamt und der Personalvertretung vorgestellt und beraten. 
Die wesentlichen Ergebnisse wurden in einer Präsentation zusammengefasst und liegen der 
Verwaltung vor (Anlage nichtöffentlich). Der Abschlussbericht ist für Mitte/Ende August 
avisiert. 
3.  Ergebnisse
3.1  Aufbauorganisation 
Die Organisationsuntersuchung hat ergeben, dass die Aufbauorganisation innerhalb des 
Fachbereiches Kultur mit Verwaltungskräften in den jeweiligen Fachdiensten – und damit vor 
Ort – dem Grunde nach sinnvoll ist. 
Für einzelne Aufgabenbereiche wird eine Bündelung und Spezialisierung im Fachdienst 
Zentrale Aufgaben (41-0) angeregt. Gleichzeitig soll das Aufgabenprofil des Fachdienstes 
geschärft werden, u. a. wird es als sinnvoll angesehen, kulturstrategische 
Steuerungsunterstützung direkt der Fachbereichsleitung zuzuordnen. 
3.2  Optimierung der Aufgabenwahrnehmung, Prozessoptimierung
Aus den mit Führungskräften und Mitarbeitergruppen geführten Interviews ergaben sich 
Prozesse, die im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten untersucht wurden. So wurden die 
Bereiche Personalbeschaffung, Personalmanagement, Fördermanagement sowie 
Beschaffung (EDV und allgemein) einschließlich Vergabewesen genau beleuchtet. Daraus 
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ergab sich die Empfehlung der Bündelung / Konzentration einzelner Verwaltungsaufgaben in 
einer Stelle im Fachdienst 41-0:
Durchführung von Beschaffungsvorgängen / Einrichten einer Beschaffungsstelle“ bei 
41-0 als Dienstleistung für die anderen FD
Federführung z.B. im Prozess der EDV-Beschaffung
Federführung im Prozess der Personalbeschaffung
Einrichtung einer Stelle „Personalmanagement“ (aus Personalstrategie und 
Dienstleister für die anderen FD)
Bündelung von Informationen und Aktivitäten im Bereich des 
Fördermittelmanagements
Einrichtung einer Stelle für Projektsteuerung von Großprojekten/Theatersanierung
Ziele und Wirkungen: 
Entlastung der Fachdienste von Verwaltungsaufgaben
Stärkere Professionalisierung der Aufgabenwahrnehmung
Zum Teil größere Rechtssicherheit im Aufgabenvollzug durch Spezialisierung
Höhere Effizienz durch stärkere Arbeitsroutine
Bündelung von heute fragmentierten Informationen zur Optimierung der 
Gesamtsteuerung („Auskunftsfähigkeit“)
3.3  Ergänzende Erläuterungen aus Sicht des Fachbereichs
Die Anforderungen gerade im Verwaltungsbereich sind in den vergangenen Jahren 
exponenziell gestiegen. Hier lassen sich keine Spielräume durch Prioritätensetzung oder 
„Weglassen“ von Aufgaben gewinnen, da die Aufgaben durch gesetzliche sowie dienstliche 
Rahmenbedingungen bestimmt sind. 
Zwei Beispiele: Der Aufwand für eine externe Stellenausschreibung und – besetzung dürfte 
für den ausschreibenden Fachbereich u.a. aufgrund der lückenlosen Dokumentationspflicht 
etwa das 10-fache betragen im Vergleich zu Vorgängen vor 5 Jahren. 
Digitale Aktenführung samt digitaler Archivierung ist im Sinne der Datensicherung 100%ig zu 
befürworten, kostet aber bei konsequenter Anwendung mindestens das 3-fache an Zeit. 
Wenn der Trend der vergangenen 3 bis 5 Jahre sich in annähernd gleicher Geschwindigkeit 
weiter vervielfacht, werden in spätestens zwei Jahren weitere personelle Ressourcen 
erforderlich sein. 
Dringend notwendig sind außerdem Kapazitäten für Vertretungen in allen inhaltlichen 
Bereichen. Derzeit liegen Kompetenzen für bestimmte Themengebiete nur bei einer Person, 
was im Fall eines längerfristigen Ausfalls zu erheblichen Problemen führt.  
3.4  Stellenbemessung
Bei der Untersuchung im Verwaltungsbereich wurden die Stellen mit Verwaltungstätigkeiten, 
die Führungskräfte und das Projektbüro betrachtet, insgesamt 31,45 Vollzeitäquivalente 
(VZÄ). 
Betrachtete 
Stellen
Festgestellter 
Bedarf
Im Stellenplan 
verankert
Zusätzlich 
Stellenplan
Mit 
zusätzlichen 
Kosten 
verbunden
31,45 VZÄ 31,45 VZÄ
(vorhandene 
Beschäftige)
26,43 Stellen 5,02 Stellen -
2,1 VZÄ
zusätzlich für 
Verwaltung
2,31 Stellen
(Die Stelle für 
Investitionspro-
jekte wurde 
1,31 Stellen
                                                           Seite: 5/5
0,2 VZÄ 
zusätzlich durch 
neuen 
Aufgaben-
zuschnitt im 
Bereich der 
Technikerstellen
bereits vom VA 
für 5 Jahre 
beschlossen)
1,11 VZÄ
Zusätzliche MA 
für Leitung/ 
Strategie
1,11 Stellen 1,11 Stellen
31,45 VZÄ 34,66 VZÄ 26,43 VZÄ 8,43 VZÄ /rund 
8,5 Stellen 
2,42 Stellen
Für das Projektbüro, das über den Verwaltungsteil hinausgehend in einem zusätzlichen 
Auftrag von Janssen Managementberatung auch im Hinblick auf die gesamte 
Personalsituation und Organisationszuordnung untersucht wurde, wird auf eine gesonderte 
Vorlage verwiesen (VO 2019/4206). Auf Grund der Hochphase des Deutschen Musikfestes 
und krankheitsbedingt konnte dieser Untersuchungsteil noch nicht final abgeschlossen 
werden.
3.5  Stellenentwicklung 
Die rechnerischen Ergebnisse lassen sich aufgrund von Sinnzusammenhängen nicht 1:1 
umsetzen. Mit Blick auf Detailergebnisse werden über Sommer die erforderlichen Unterlagen 
für die weiteren Stellenplanberatungen vorbereitet und intern abgestimmt. Der Fachbereich 
Kultur wird vorschlagen:
1 Stelle für Investitionsprojekte, VA-Beschluss für 5 Jahre liegt bereits vor (bei 41-0)
1 Stelle Personal und Rechtliches (bei 41-0)
1 Stelle Vergaben, Beschaffung, Kontaktstelle für EB 23, EDV sowie 
Haushaltsbewirtschaftung und Verwaltung für zwei kleinere Fachdienste (bei 41-0)
1 Stelle strategische Unterstützung und Stab (bei der Fachbereichsleiterin)
sowie die Übernahme aller darüberhinausgehenden VZÄ der Einsatzkräfte in den Stellenplan 
2020 (verschiedene Fachdienste). 
Gez. Mersinger 
Anlage – nichtöffentlich –