Sachstand Einführung eines strategischen Prozessmanagements
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2024/3125
Datum: 2024-05-10
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/2
Stadt Osnabrück 03.05.2024 
Die Oberbürgermeisterin
Referat Digitalisierung und IT
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2024/3125
öffentlich
Sachstand Einführung eines strategischen Prozessmanagements
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 23.05.2024 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern
 Digitalisierung (Querschnittsziel 2021-2030)
Sachverhalt:
Anfang dieses Jahres fiel der Projektstartschuss für die Einführung des strategischen 
Prozessmanagements. 
Alle Beteiligten sind sich darüber einig, dass gemeinsam mit den Pilotbereichen Bürger und 
Ordnung (32) sowie Städtebau (61) Erfahrungen gesammelt werden, die dann in ein 
standardisiertes Vorgehen für die gesamte Stadtverwaltung einfließen. 
Bereits Ende letzten Jahres kamen alle Führungskräfte aus den Pilotbereichen für einen 
Kick-off zusammen. In diesem Termin wurden ein gemeinsames Verständnis zum 
Prozessmanagement herbeigeführt, die Erwartungen sowie die Rollen aller Beteiligten aber 
auch die nächsten Schritte inkl. der priorisierten Prozesse abgestimmt. 
Bevor die Arbeit in den Pilotbereichen konkret starten konnte, galt es die notwendigen 
Rahmenbedingungen zu schaffen. So wurde ein Vorgehensmodell entwickelt, die 
Modellierungssoftware beschafft, gemeinsam Richtlinien zur Modellierung erarbeitet sowie 
ein Erfahrungsaustausch mit dem Team Wissensmanagement gestartet. 
Wir starteten in den Dienststellen zunächst mit Informationsgesprächen und 
Auftaktveranstaltungen um von Anfang an alle Beteiligte mitzunehmen und die Sorgen und 
Nöte zu erkennen und ernst zu nehmen. 
Der Fachbereich Bürger und Ordnung (32) begann in der Führerscheinstelle, der 
Bußgeldstelle sowie mit dem Prozess Einbürgerung. Erste Prozesse wurden aus diesen 
Bereichen bereits aufgenommen und modelliert. Ideen zur Optimierung sollen bis zur 
Sommerpause entwickelt und soweit möglich quick-wins generiert werden. Durch 
Digitalisierung konnt bereits erste positive Erfolge bei der Geburtenanmeldung errungen 
werden.  
Der Fachbereich Städtebau hat bereits in den letzten zwei Jahre Erfahrungen bei der 
Prozessoptimierung im Fachdienst Stadtplanung (61-7) sammeln können und setzt von 
Anfang an auf die Einbindung und Information aller Mitarbeitenden. Als Zwischenziel hat sich 
der Fachbereich bis zur Sommerpause eine Übersicht aller Prozesse (Prozesslandkarte) 
gesetzt und startet anschließend mit der Optimierung der priorisierten Prozesse. 
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Bisher konnten im Projekt folgende Erfahrungen gesammelt werden:
Fachanwendungen der Hersteller sind oftmals nicht zu 100% auf 
Verwaltungsprozesse ausgelegt und erfordern individuelle Anpassungen.
Prozessoptimierung kann auch „nur“ Optimierung der organisatorischen Prozesse 
bedeuten und nicht nur Digitalisierung.
Viele Schnittstellen/Abhängigkeiten zu anderen Dienststellen erschweren die 
Prozessoptimierung im eigenen Bereich. 
Prozessoptimierung ist eine Daueraufgabe und erfordert einen Kulturwandel.
Mitarbeitende sind skeptisch gegenüber der Digitalisierung.
Hervorzuheben ist, dass wir im Referat auch Anfragen außerhalb der Pilotbereiche erhalten. 
Dies können kleinere Anfragen wie die Versicherung der Dienstfahrzeuge aber auch größere 
Themen sein, wie eine Anfrage aus dem Fachbereich Soziales zum Aufgabengebiet 
Grundsicherung im Alter zeigt.
 
gez. Fänger
Anlage/n: