Abschlussbericht des Modellprojekts "Willkommen in Osnabrück" 2024/2025
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2026/5328
Datum: 2026-04-02
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Stadt Osnabrück 
Die Oberbürgermeisterin 
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Vorlagenummer: VO/2026/5328 
Vorlageart: Mitteilungsvorlage 
Öffentlichkeitsstatus:  öffentlich 
 
Abschlussbericht des Modellprojekts "Willkommen in Osnabrück" 
2024/2025 
 
Datum: 10.03.2026 
  
Federführung: Referat Chancengleichheit 
 
Beratungsfolge 
 
Gremium Datum Sitzungsart Top-Nr. 
Ausschuss für Feuerwehr und Ordnung 
(Kenntnisnahme) 15.04.2026 Ö  
Ausschuss für Personal, Chancengleichheit und 
Digitalisierung (Kenntnisnahme) 17.06.2026 Ö  
Rat der Stadt Osnabrück (Kenntnisnahme) 30.06.2026 Ö  
 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/s Ziel/e: 
 
Sachverhalt: 
 
Der Abschlussbericht „Willkommen in Osnabrück“ des Instituts für interdisziplinäre Beratung 
(IBIS) Duisburg gewährt einen Überblick über die Ausganglage, die Zielsetzung, den 
strategischen Ansatz, die Projektstruktur, den Projektverlauf, die Ergebnisse und 
Herausforderungen sowie eine abschließende Bewertung und einen Ausblick des 
Modellprojekts, dessen Umsetzung vom 1. Oktober 2024 bis 31.Dezember 2025 im Rahmen 
einer Kofinanzierung des AMI-Fonds des BAMF erfolgte.  
 
Das Projekt war als Strukturmaßnahme angelegt und richtete den Fokus auf die 
Weiterentwicklung von Strukturen, Prozessen und Kommunikationswegen im Kontext der 
Ausländerbehörde. Ziel war es, die Zugänge zu Dienstleistungen der Ausländerbehörde für 
Drittstaatsangehörige langfristig zu verbessern und zugleich zur Entlastung der Behörde 
beizutragen. Bewusst wurde dieses Ziel angestrebt, auch vor dem Hintergrund, dass eine 
Finanzierung von zusätzlichen Stellen in der Ausländerbehörde im Rahmen des Fonds nicht 
vorgesehen ist.  
 
Der Bericht wird am 22. April 2026 auch im Migrationsbeirat vorgestellt.  
 
gez. Heller 
   
 
 
Anlage/n 
1 - 20260324 Abschlussbericht Modellprojekt WiO final WORD ohne Anhang (öffentlich) 
 
 
2/2 
2 - 20260324 Anlage WiO Bericht Evaluationsbogen_Diversitätsschulung (öffentlich) 
 
 
 
[Dokumentende] 
 
 
 
 
 
 
 
  Abschlussbericht  Willkommen in Osnabrück        Das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ einschließlich des Abschlussberichts ist im  Rahmen einer Kofinanzierung des AMIF-Fonds und der  Stadt Osnabrück, Die Oberbürgermeisterin, Referat Chancengleichheit,  Sachgebiet Integration, Postfach 4460, 49034 Osnabrück umgesetzt worden.    

Inhalt  1. HINTERGRUND UND ZIELSETZUNG DES PROJEKTS .............................................................................. 1 
1.1 Ausgangslage .................................................................................................................................................. 1 
1.2 Zielsetzung und Ansatz des Projekts „Willkommen in Osnabrück“ ........................................................... 2 
2. PROJEKTSTRUKTUR .................................................................................................................................... 4 
2.1 Überblick Projektmaßnahmen ...................................................................................................................... 4 
2.2 Beteiligte Akteur:innen und Zuständigkeiten .............................................................................................. 5 
3. RÜCKBLICK AUF DEN PROJEKTVERLAUF ............................................................................................... 8 
4. ZENTRALE ERGEBNISSE UND HERAUSFORDERUNGEN .......................................................................16 
4.1 Projekt- und Beteiligungsmanagement ....................................................................................................... 16 
4.2 Öffentlichkeitsarbeit .................................................................................................................................... 18 
4.3 Digitalisierung .............................................................................................................................................. 21 
4.4 Fortbildungen ............................................................................................................................................... 23 
5. ABSCHLIEßENDE BEWERTUNG UND AUSBLICK ...................................................................................26 
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1. Hintergrund und Zielsetzung des Projekts 1.1 Ausgangslage  Das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ (WiO) verfolgte das übergeordnete Ziel, die Integration von Zugewanderten zu unterstützen. Zur Verwirklichung dieses Ziels und um die Leistungen vor Ort weiterzuentwickeln, wurde strategisch beim integrierten kommunalen Integrationsmanagement angesetzt, für dessen Konzeption "Von der Erstaufnahme Geflüchteter zur Überleitung in die Regelsysteme" die Stadt Osnabrück 2018 vom Bundesinnenministerium preisgekrönt wurde. Für das Integrationsmanagement der Stadtverwaltung bildet die Osnabrücker Ausländerbehörde (ABH) eine zentrale Anlaufstelle für Geflüchtete und Zugewanderte. Sie bildet jenen Schlüsselpunkt im Verwaltungssystem, an dem sich entscheidet, wie verständlich, transparent und zugänglich staatliches Handeln wahrgenommen wird und welche Teilhabechancen sich daraus ergeben. Deren Beschäftigte sind täglich u. a. konfrontiert mit aufenthaltsrechtlicher Erstaufnahme, Asylverfahren, Einbürgerungen und seit neuestem mit dem Chancenaufenthaltsrecht gemäß des Ende 2022 in Kraft getretenen § 104c AufenthG. Seit 2015 wurden rund 6.000 Geflüchtete überwiegend aus Syrien in Osnabrück aufgenommen und in den letzten vier Jahren ca. 2.850 Geflüchtete aus der Ukraine. Bereits jetzt lassen sich folgende Szenarien erkennen: Das neue Einbürgerungsrecht lässt sprunghaft mehr Einbürgerungsbegehren erwarten, das Aufenthaltsrecht für Geflüchtete aus der Ukraine gem. § 24 ist zu verlängern und im Zusammenhang mit dem Chancenaufenthaltsrecht sind vielfältige Prüfungen vorzunehmen.  Dies ist die aufenthaltsrechtliche Ausgangslage vor dem Hintergrund hoher Personalfluktuation. Es ist festzustellen, dass die Arbeitslast des Fachdienstes Ausländerbehörde sehr hoch ist. Aktuell1 sind im Frontoffice sind von insgesamt 13 vorgesehenen Stellen aktuell drei Stellen unbesetzt. Im Backoffice ist die Situation ebenfalls angespannt. Von fünf vorgesehenen Stellen sind derzeit lediglich zwei besetzt. Hinzu kommen Fälle von Langzeiterkrankungen. Die verbleibenden Kolleginnen priorisieren daher die anfallende Arbeit vor allem nach dem Gesichtspunkt der Dringlichkeit. Nachbesetzungen gestalten sich aufgrund fehlender geeigneter Bewerbungen häufig als schwierig und zeitaufwendig. Kurzfristige Ausfälle führen regelmäßig dazu, dass die ohnehin reduzierte Personaldecke weiter absinkt. Vertretungsregelungen und laufende Umpriorisierung sind an der Tagesordnung. Für Bürgerinnen und Bürger entstehen längere  
1 Quellenhinweis: Die folgenden Angaben bzgl. der Besetzung der Ausländerbehörde sind der Mitteilungsvorlage der Verwaltung 2026/5147-01 für die Sitzung des Ausschusses für Chancengleichheit am 11. März 2026 zur Umsetzung des Projekts „Willkommen in Osnabrück“ und Weiterentwicklung der Ausländerbehörde entnommen. 
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Wartezeiten und eine eingeschränkte Terminverfügbarkeit. Vorgänge in der Sachbearbeitung verzögern sich und fachliche Rückfragen können nicht immer zeitnah bearbeitet werden. Der Dienstbetrieb kann derzeit nur durch hohes persönliches Engagement der Mitarbeitenden sowie durch konsequente Priorisierung der Aufgaben aufrechterhalten werden. Die Osnabrücker Ausländerbehörde arbeitet daher mit herausfordernden Strukturbedingungen, die exemplarisch für die Situation der Ausländerbehörden bundesweit stehen. Diese Herausforderungen sind eingebettet in einen übergeordneten integrationspolitischen Kontext. Ziel kommunaler Integrationspolitik ist es, Zugewanderte frühzeitig zu unterstützen und ihnen einen möglichst reibungslosen Übergang in die Regelsysteme zu ermöglichen. Die Stadt Osnabrück verfolgt diesen Ansatz seit mehreren Jahren im Rahmen ihres integrierten kommunalen Integrationsmanagements, bei dem die Ausländerbehörde im Zusammenspiel mit weiteren kommunalen Fachbereichen eine Schlüsselrolle für die Integration und Teilhabe von Zugewanderten einnimmt. Hierbei wird deutlich, dass ein großer Teil der täglichen Herausforderungen durch Faktoren bestimmt ist, die außerhalb des unmittelbaren Einflussbereichs der kommunalen Ebene liegen, wie z.B. durch bundes- und landesrechtliche Vorgaben. Jedoch gibt es auch Bereiche, in denen vor Ort gezielt Verbesserungen angestoßen werden können. Dazu zählen insbesondere die Organisation von Informationsflüssen, die Transparenz von Verfahren, die Verständlichkeit von Kommunikation sowie die Ausgestaltung interner Abläufe und Schnittstellen. An diesen Stellschrauben lassen sich konkrete Ansatzpunkte für Entlastung und Qualitätsverbesserungen identifizieren. 1.2 Zielsetzung und Ansatz des Projekts „Willkommen in Osnabrück“ Vor diesem Hintergrund wurde 2023/2024 das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ (WiO) in enger Absprache mit der Fördermittelberatung des BAMF durch das Sachgebiet Integration (16-3) des Referats Chancengleichheit der Stadt Osnabrück inhaltlich konzipiert und mit Mitteln aus dem Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds (AMIF) kofinanziert. Die Projektlaufzeit betrug 15 Monate und wurde im Zeitraum vom 01. Oktober 2024 bis zum 31. Dezember 2025 unter Federführung des Referat Chancengleichheit/Sachgebiet Integration (16-3) der Stadt Osnabrück strategisch implementiert. Das Projekt war als Strukturmaßnahme angelegt und richtete den Fokus auf die Weiterentwicklung von Strukturen, Prozessen und Kommunikationswegen im Kontext der Ausländerbehörde. Ziel war es, die Zugänge zu Dienstleistungen der Ausländerbehörde für Drittstaatsangehörige langfristig zu verbessern und zugleich zur Entlastung der Behörde beizutragen.  Dabei setzte das Projekt auf einen integrierten Ansatz, der unterschiedliche Handlungsfelder miteinander verknüpfte: Öffentlichkeitsarbeit, Digitalisierung, Fortbildungen sowie ein 
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übergreifendes Prozess- und Stakeholder-Management. Durch die Einbindung unterschiedlicher Akteur:innen aus Verwaltung und Zivilgesellschaft wurde zudem die gebündelte Expertise der Osnabrücker Integrationslandschaft zusammengebracht, um gemeinsam Hürden und Barrieren zu identifizieren und unter Berücksichtigung diverser Perspektiven, Bedarfe und Lebensrealitäten, zielgruppenspezifische Lösungswege herauszuarbeiten und umzusetzen.  Der vorliegende Abschlussbericht dokumentiert die Umsetzung der einzelnen Projektmaßnahmen und verbindet diese mit einer reflektierenden Betrachtung der erzielten Ergebnisse. Neben den erreichten Verbesserungen werden auch Herausforderungen, Grenzen und Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan dargestellt und eingeordnet. Ziel ist es, aufzuzeigen, welche Wirkungen das Projekt entfalten konnte, wo Handlungsspielräume begrenzt waren und welche Erkenntnisse sich daraus für die Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen im Kontext der Ausländerbehörde ergeben.   
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2. Projektstruktur 2.1 Überblick Projektmaßnahmen Die Umsetzung des Projekts „Willkommen in Osnabrück“ erfolgte über vier reziprok wirkende Projektmaßnahmen, die sich im Projektverlauf wechselseitig ergänzten.  
1. Das Projekt- und Beteiligungsmanagement nahm eine Querschnittsfunktion ein. Es diente der Gesamtsteuerung des Projekts und seiner Maßnahmen sowie der Einbindung und Koordination der Beteiligten über den gesamten Projektverlauf. 2. Die Projektmaßnahme Öffentlichkeitsarbeit zielte darauf ab, den Zugang zu Informationen rund um die Dienstleistungen der Ausländerbehörde zu verbessern und geeignete Wege zu identifizieren, mit denen Zugewanderte unter Berücksichtigung aller Diversitätsmerkmale zügig, zielgerichtet und barrierearm erreicht werden können. So standen im Fokus der Maßnahme die Identifikation zentraler Barrieren und Informationsbedarfe sowie die Entwicklung geeigneter Formate zur adressatengerechten Informationsvermittlung – beispielsweise mittels zielgerichteter Informationsveranstaltungen oder  Erklärvideos, die grundlegende Informationen zur Ausländerbehörde niedrigschwellig und anschaulich aufbereiten. Dabei wurde insbesondere die Perspektive von Drittstaatsangehörigen sowie von Beratungsstellen berücksichtigt, die eine vermittelnde Rolle zwischen Verwaltung und Zielgruppe einnehmen.  3. Die Projektmaßnahme Digitalisierung hatte das Ziel, die analogen Informationskanäle und -Räume durch digitale Unterstützungsangebote im Kontext der Ausländerbehörde zu 
 Sachgebiet Integration (16-3) Fachdienst 
Personalentwicklung 
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ergänzen. Durch die Weiterentwicklung digitaler Formate, sollten bürokratische Hürden gesenkt werden, Informationswege und Dienstleistungen der lokalen Ausländerbehörde digitalisiert sowie die Kontaktaufnahme zur Stadtverwaltung vereinfacht werden. Neben der aufwändigen Abstimmung fachlicher Anforderungen mit technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen, ging es primär darum, jene digitalen Angebote weiterzuentwickeln und zu implementieren, die sowohl mit einer Entlastung der Mitarbeitenden der Ausländerbehörde sowie der Zugewanderten einhergehen. Die Abstimmungen und Umsetzung dieser erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen der Ausländerbehörde, dem Sachgebiet Integration und dem zuständigen Referat für Digitalisierung und IT.  4. Die Projektmaßnahme Fortbildungen umfasste individuell zugeschnittene und bedarfsorientierte Qualifizierungsangebote für ganze Fachbereiche der Stadtverwaltung. Ziel dieser Maßnahme war es, für den professionellen Umgang mit Vielfalt in einer durch Migration geprägten Stadtgesellschaft zu sensibilisieren und entsprechende Kompetenzen im Kontakt mit einer heterogenen Zielgruppe zu stärken. Die Fortbildungen richteten sich nicht ausschließlich an Mitarbeitende der Ausländerbehörde, sondern waren verwaltungsübergreifend angelegt, um die Stadtverwaltung interkulturell zu öffnen.  2.2 Beteiligte Akteur:innen und Zuständigkeiten Das Sachgebiet Integration (16-3) der Stadt Osnabrück übernahm die Konzipierung der einzelnen Maßnahmen, die zentrale Steuerungsfunktion des Projekts sowie das übergeordnete Stakeholder-Management im Kooperationsprozess mit städtischen und nicht städtischen Projektpartner:innen. Die Gesamtverantwortung oblag hierbei dem Projektteam, bestehend aus dem Sachgebietsleiter Ralf Sabelhaus, der Diversitätsbeauftragten Samira El-Filali, sowie der Projektassistenz Sandra Brörmann und der interkulturellen Trainerin Hülliye Zengin. Im Rahmen der ersten Projektmaßnahme „Prozess- und Beteiligungsmanagement“ bildete das Projektteam das organisatorische Rückgrat des Projekts „Willkommen in Osnabrück“ und hatte maßgeblichen Einfluss auf dessen Verlauf und Qualität. Insgesamt kooperierte das Projektteam einschließlich der Kolleginnen des Teams Führung, Bindung, Diversität Frau Dettmer (10-31), des Teams Digitale Verwaltung (15-21) Frau Klumpe, des Zentralen Dienstes des Fachbereichs Bürger und Ordnung (32-01) Frau Heitmann und Herr Wetzel, eng mit der Fachdienstleitung Bürgeramt und Ausländerbehörde (32-1) Frau Lauxtermann, diese ressortübergreifende Zusammenarbeit verlief ausgezeichnet gut.   Weitere zentrale Aufgaben des Projektteams lagen in der Beteiligung der verschiedenen Akteur:innen und die Sicherstellung eines kontinuierlichen Informations- und Kommunikationsflusses sowie die Konzeption und Organisation der projektbezogenen Austausch- und Beteiligungsformate. 
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Die Ausländerbehörde war als zentrale Praxisakteurin in alle Projektmaßnahmen eingebunden. Ihre Perspektive floss insbesondere in die Projektmaßnahmen Öffentlichkeitsarbeit und Digitalisierung ein, etwa bei der Identifikation zentraler Informationsbedarfe, der Klärung von Prozessabläufen sowie der Einschätzung fachlicher und organisatorischer Rahmenbedingungen. Darüber hinaus war die Ausländerbehörde punktuell in den Austausch- und Abstimmungsformaten des Projekt- und Beteiligungsmanagements beteiligt und brachte dort ihre Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag ein.  Weitere städtische Fachbereiche wirkten projektbezogen an der Umsetzung mit. Das Referat Digitalisierung und IT war insbesondere in die Projektmaßnahme Digitalisierung eingebunden und begleitete die Prüfung sowie Weiterentwicklung digitaler Unterstützungsangebote aus technischer Sicht. Der Fachdienst Personalentwicklung wurde im Rahmen der Projektmaßnahme Fortbildungen konsultiert und unterstützte die Konzeption der Schulungsangebote für Mitarbeitende der Stadtverwaltung.  Weitere städtische Akteur:innen sowie externe Akteur:innen, insbesondere Beratungsstellen und freie Träger wurden vorrangig im Rahmen der Projektmaßnahme Öffentlichkeitsarbeit eingebunden. Hierzu zählen in erster Linie Gleichstellungsbeauftragte, Koordinierungsstelle Migration und Teilhabe, Youknow GmbH, Exil e.V., outlaw gGmbH, Caritas, Mitglieder des Migrationsbeirates, Vertreterinnen des Stadtrates, Vorstand Bürger und Ordnung der Stadt Osnabrück, Integrationslotsen, AWO, Welcome und Connect Center der WFO Osnabrück, Referat Nachhaltige Stadtentwicklung sowie FD Hilfe für Geflüchtete. Ihre Beteiligung erfolgte vor dem Hintergrund ihrer engen Kontakte zur Zielgruppe sowie ihrer Erfahrungen mit typischen Verständnishürden sowie Informations- und Unterstützungsbedarfen. Die dabei gewonnenen Perspektiven und Hinweise flossen jedoch nicht ausschließlich in diese Maßnahme ein, sondern konnten aufgrund des integrierten Projektansatzes auch für die Weiterentwicklung weiterer Projektmaßnahmen, insbesondere im Bereich Digitalisierung, genutzt werden. Die wissenschaftliche Begleitung, durchgeführt durch das Ibis Institut Duisburg, unterstützte das Projektteam bei der Gesamtumsetzung des Projekts. Eine zentrale Aufgabe bestand darin, die im Projektverlauf gewonnenen Erkenntnisse und Erhebungen (z.B. zu Herausforderungen der Ausländerbehörde im Hinblick auf Informationsfluss, Beratung und Digitalisierung) fortlaufend zu sammeln, zu bündeln und zu strukturieren. Auf diese Weise wurden die Ergebnisse für den weiteren Projektprozess nutzbar gemacht und in die Ausgestaltung der einzelnen Projektmaßnahmen eingespeist. Darüber hinaus unterstützte die wissenschaftliche Begleitung das Projektteam bei der Konzeption und Moderation der verschiedenen Veranstaltungen und 
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Beteiligungsformate sowie bei der abschließenden Dokumentation und Auswertung der Projektergebnisse.  
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3. Rückblick auf den Projektverlauf Der Projektverlauf von „Willkommen in Osnabrück“ erstreckte sich von Oktober 2024 bis Dezember 2025 und gliederte sich in mehrere aufeinander aufbauende Phasen. Kennzeichnend war, dass die vier Projektmaßnahmen nicht nacheinander, sondern zeitlich überlappend und in 
enger inhaltlicher Abstimmung umgesetzt wurden.  Vorbereitungs- und Konzeptionsphase (Oktober bis Dezember 2024) Bereits vor dem formalen Projektstart begann eine Vorbereitungs- und Konzeptionsphase, in der die inhaltlichen und organisatorischen Grundlagen für die Umsetzung des Projekts gelegt wurden. Mit Beginn des Projekts im Oktober 2024 starteten die inhaltlichen Abstimmungen und konkreten Planungen zwischen den Projektbeteiligten. In dieser Phase wurden die Projektmaßnahmen weiter konkretisiert, interne Abstimmungsgespräche geführt sowie externe Ausschreibungen vorbereitet und Aufträge vergeben. Die Auftragsvergabe unterlag dem Vergaberecht, für die Videoproduktion und die wissenschaftliche Begleitung wurde innerhalb von 3 Monaten ein Vergabeverfahren ohne Wettbewerb mit beschränkter Ausschreibung in Zusammenarbeit mit dem städtischen Fachbereich Recht, Fachdienst Öffentliche Aufträge (30-5), durchgeführt. Die Zuschläge erhielten das IBIS, Duisburg, für die wissenschaftliche Begleitung und die Fa. Youknow GmbH, München, für die Videoproduktion.  Unmittelbar im Anschluss an den Projektstart wurde die Projektmaßnahme Fortbildungen aufgenommen. Ab November 2024 fanden über den gesamten Projektverlauf hinweg 

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kontinuierlich Diversitätsschulungen für unterschiedliche Fachbereiche der Stadtverwaltung statt. Projektauftakt und Einstieg in die operative Arbeit (Januar 2025) Die Starterkonferenz am 23. Januar 2025 im Coppenrath Innovation Centre markierte den offiziellen Auftakt des Projekts. An der Veranstaltung nahmen Vertreter:innen der 
Stadtverwaltung, der Ausländerbehörde sowie von Beratungsstellen und freien Trägern teil. Ziel der Konferenz war es, den Projektansatz vorzustellen, die Projektmaßnahmen einzuordnen und gemeinsam zentrale Themen und Erwartungen zu identifizieren.  Die Veranstaltung wurde durch Verwaltungsvorstand IV (Soziales, Bürgerservice und Personal) Frau Heike Pape der Stadt Osnabrück, eröffnet, die in einem Impuls die Wichtigkeit des Projekts untermauerte.  Im Anschluss setzte ein Fachvortrag von Frau Prof. Dr. Seda Rass-Turgut, Professorin für Soziale Arbeit und Diversität an der Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/Holzminden/Göttingen (HAWK), die jahrelang als Fachbereichsleiterin Soziales und 
Starterkonferenz „Willkommen in Osnabrück“ am 23.01.2015 im Coppenrath Innovation Centre Osnabrück mit dem Projektteam und allen Projektpartner:innen  
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Integration der Stadt Osnabrück tätig war, einen inhaltlichen Rahmen. In ihrem Beitrag wies sie darauf hin, dass die Stadt Osnabrück mit dem Projekt „Willkommen in Osnabrück“ ihre Rolle als   Vernetzerin,   Koordinatorin,   Moderatorin,   Interaktionspartnerin,   Leistungserbringerin,   Case-Managerin   sowie als Expertin und Rahmensetzerin erfüllt.   Ein zentrales Element der Veranstaltung bestand zudem in einem moderierten „Gallery Walk“, bei dem die Teilnehmenden ihre Ideen, Hinweise und Anregungen zu den einzelnen Projektmaßnahmen einbringen konnten. Die Ergebnisse der Starterkonferenz wurden im Anschluss systematisch ausgewertet und bildeten eine wichtige Grundlage für die weitere Ausgestaltung des Projekts. 
  
„Gallery Walk“ zur Projektmaßnahme Öffentlichkeitsarbeit: Die Projektbeteiligten erörtern zielgruppenspezifische Bedarfe und Lösungswege  
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Im Anschluss an die Starterkonferenz wurden im Rahmen des Einstiegs in die operative Arbeit themenspezifische Fokusgruppen mit den Projektpartner:innen und -beteiligten gebildet.  Ebenfalls im Januar 2025 wurde die inhaltliche Bedarfserhebung im Rahmen einer wissenschaftlich begleiteten Bedarfsanalyse vor Ort in der Ausländerbehörde vertieft. Eine Mitarbeitende des Ibis Instituts hat sich vor Ort mit den Prozessabläufen vertraut gemacht und die Rückmeldungen und Erfahrungsberichte der Mitarbeitenden der Ausländerbehörde hinsichtlich der auftretenden Herausforderungen im Informationsfluss und in der Kommunikation mit den Kund:innen strukturiert erfasst. Zudem wurde der Umgang der Zielgruppe mit bestehenden digitalen Angeboten reflektiert. Dieses Gespräch erwies sich als sehr aufschlussreich und es kristallisierten sich konkrete Arbeitsaufträge heraus. So waren die Erfahrungswerte der Mitarbeitenden innerhalb der Ausländerbehörde essenziell, um die konkrete Umsetzung der Erklärvideos zu planen: Mit Hilfe ihrer Expertise konnten sowohl die Themenschwerpunkte der einzelnen Erklärvideos als auch das konkrete Storyboard für die Erklärvideos konzipiert werden. Aspekte wie Mehrsprachigkeit, Zielgruppennähe und Niedrigschwelligkeit wurden in diesem Sinne von Anfang an mitgedacht.  Vertiefung und Umsetzung der Projektmaßnahmen (Februar bis Herbst 2025) Projektmaßnahme Öffentlichkeitsarbeit:  Das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ setzte von Beginn an stark darauf, die lokale Expertise und Perspektiven der externen Träger und Beratungsstellen, die tagtäglich mit der Zielgruppe der Zugewanderten arbeiten, ihre Bedarfe und Lebensrealitäten kennen, in die Maßnahmenumsetzung und konkrete Produktentwicklung einfließen zu lassen. So war der fachliche Austausch mit Beratungsstellen und freien Trägern ein wesentlicher Bestandteil des Projekts und diente dazu, Inhalte zu konkretisieren und Problemlagen sowie Verständnishürden bei der Erstellung der Erklärvideos zu berücksichtigen. Ferner ermöglichte der fachliche Austausch das Aufzeigen weiterer Verbesserungsbedarfe in Bezug auf die Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation der Ausländerbehörde im Allgemeinen.  Die Ergebnisse wurden ausgewertet und in den weiteren Prozess eingespeist. Ein Beispiel hierfür ist die Fokusgruppensitzung zur Projektmaßnahme Öffentlichkeitsarbeit im Februar 2025:  
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Auf Grundlage der in den verschiedenen Beteiligungsformaten identifizierten Bedarfe und Rückmeldungen wurde anschließend die Zusammenarbeit mit der externen Filmproduktionsfirma youKnow GmbH, München, aufgenommen. Hierfür waren zusätzlich intensive Arbeitssitzungen und Abstimmungsprozesse mit den Mitarbeitenden der Ausländerbehörde, der Gleichstellungsbeauftragten, dem Antidiskriminierungsbüro, dem Sachgebiet Inklusion einschließlich der Diversitätsbeauftragten und vielen weiteren Schlüsselpersonen notwendig, um die visuellen Storyboards für die Videos, ihre Inhalte und die Sprechtexte diversitätssensibel und zielgruppenspezifisch abzustimmen. Im Detail wurde hierbei darauf geachtet, verschiedene Zielgruppen anzusprechen, Diversität sichtbar widerzuspiegeln, keine Stereotype zu reproduzieren, eine leichte und einfache Sprache zu verwenden sowie Mehrsprachigkeit und Niedrigschwelligkeit sicherzustellen. Gleichzeitig war es von höchster Wichtigkeit, eine direkte Ansprache zu ermöglichen und im Hinblick auf sich stetig ändernde Gesetze eine gewisse Nachhaltigkeit der Videos zu sichern. Auch die Frage nach der Erreichbarkeit der Zielgruppe stand hierbei im Fokus und wurde damit gelöst, dass die Erklärvideos sowohl auf den städtischen Seiten und Plattformen wie YouTube verankert werden und gleichzeitig den freien Trägern zur Verfügung stehen.  Ziel der Erklärvideos ist es zum einen die Arbeitsprozesse innerhalb der Ausländerbehörde zu entlasten, indem mehr Kapazitäten für Beratungsgespräche ermöglicht werden und zum anderen der Zielgruppe der Zugewanderten zügig und einfach relevante Informationen zukommen zu lassen. So dient das erste Video „Willkommen in Osnabrück“ der allgemeinen Erstorientierung zur Ausländerbehörde der Stadt Osnabrück, während das zweite Video „Verfahrensprozess“ den konkreten Verfahrensprozess zur Online-Antragstellung erläutert. Beide Videos wurden 
Die Teilnehmenden der Fokussitzung Öffentlichkeitsarbeit, bestehend aus freien Trägern und Beratungseinrichtungen, diskutieren über die Möglichkeiten der Informationsvermittlung zur gezielten Zielgruppenerreichung  
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niederschwellig, mehrsprachig in fünf verschiedenen Sprachen und mit Untertiteln umgesetzt. Die Erklärvideos haben jeweils eine Länge von etwa zwei Minuten.2 
Ergänzend fand im September 2025 im Rahmen der Projektmaßnahme Öffentlich-keitsarbeit eine Informationsveranstaltung für Beratungseinrichtungen in Osnabrück statt. Hauptakteurin war die lokale Ausländerbehörde Osnabrück, die mit den freien Trägern in ein offenes Gespräch kam. Neben der Vorstellung des neuen Online-Dienstes „Aufenthalt“ wurden hierbei rechtliche Informationen und praktische Hinweise zum Thema Einbürgerung vermittelt. Ziel der Veranstaltung war es, auf Augenhöhe zu kommunizieren und für die jeweiligen Bedarfe und Lebensrealitäten betroffener Menschen und Mitarbeitenden in Behörden und freien Trägern zu sensibilisieren. Oftmals wird verkannt unter welchem Arbeitsdruck und schwierigen Bedingungen Mitarbeitende der Ausländerbehörde stehen. Hinzu kommt, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen und Arbeitsweisen einer Ordnungsbehörde oftmals nicht bekannt sind. Angesichts der derzeitigen Spannungslage tragen Mitarbeitende der Ausländerbehörde neben der Verantwortung ihrer eigenen Arbeit oftmals auch den zivilgesellschaftlichen Unmut, weshalb sie im Hinblick auf direkte Dialogformate mit externen Gruppen eher zurückhaltend reagieren. Gleichzeitig empfinden viele Mitarbeitende freier Träger eine Ohnmacht, wenn sie für ihre  2 Link zu den Erklärvideos: https://service.osnabrueck.de/dienstleistungen/-/egov-bis-detail/dienstleistung/5221/show 
Bilder oben: Ausschnitte aus dem Erklärvideo „Willkommen in Osnabrück“ 
Bild links: Ausschnitt aus dem Erklärvideo „Verfahrensprozess“: Sina wird Schritt für Schritt in einer Sprache ihrer Wahl durch den Prozess der Online-Antragsstellung „Aufenthalt“ geführt  
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Klient:innen kaum Termine vereinbaren können und Dokumente nicht rechtzeitig bearbeitet werden. Diese bürokratischen Hürden haben reale Auswirkungen auf das Leben ganzer Familien, was sowohl Betroffene und freie Träger bestürzt. Hier galt es Transparenz zu schaffen und in einen entemotionalisierten Dialog zu treten, um bestehende Barrieren gemeinsam abzubauen und für die wechselseitige Lage aller Prozessbeteiligten und Betroffener zu sensibilisieren. Dieses Dialogformat war in dieser Form ein Novum, das sowohl von den Kolleg:innen der Ausländerbehörde als auch den freien Trägern und Beratungsstellen positiv angenommen wurde. Im Sinne der Nachhaltigkeit sollen ähnliche Formate über die Projektlaufzeit hinaus regelmäßig durchgeführt werden.  Projektmaßnahme Digitalisierung:  Da es im Rahmen der Projektmaßnahme Digitalisierung primär um die Verbesserung der internen Arbeitsprozesse innerhalb der lokalen Ausländerbehörde durch digitale Tools ging, erfolgten die Fokusgruppensitzungen Digitalisierung im weiteren Verlauf ohne Einbindung Externer wie freier Träger oder Beratungsstellen. Dieser Prozess wurde durch das Sachgebiet Integration federführend moderiert und begleitet. Grund für die interne Fokussierung war die hohe fachliche und technische Komplexität der behandelten Themen, bei denen eine breitere Beteiligung über den Prozessverlauf hinweg nicht zielführend gewesen wäre. Beteiligt waren das Referat Digitalisierung und IT, das Sachgebiet Integration, die Ausländerbehörde sowie das Ibis Institut als wissenschaftliche Begleitung. Im Rahmen von mehreren Fokusgruppensitzungen und Arbeitstreffen wurden bereits identifizierte Themen und Ideen unter dem Leitgedanken „Erreichbarkeit und digitale Begleitung“ vorgestellt und diskutiert. Ziel war es, konkrete Ansatzpunkte für die Weiterentwicklung digitaler Angebote zu erarbeiten. Anschließend wurden konkrete Arbeitsaufträge vergeben. Mitte August 2025 erfolgte eine Reflexion des Zwischenstands: Welche Maßnahmen konnten angestoßen oder umgesetzt werden, wo bestanden Grenzen und welche Themen ließen sich perspektivisch weiterverfolgen. Erste digitale Angebote, wie der Online-Dienst „Aufenthalt“, konnten bereits im Projektverlauf implementiert werden. Projektabschluss (Dezember 2025) Den Abschluss des Projekts bildete die Abschlusskonferenz am 10. Dezember 2025, an der rund 60 Akteur:innen aus der Osnabrücker Integrationsarbeit teilnahmen. Im Mittelpunkt der Veranstaltung stand die Vorstellung der zentralen Projektergebnisse – darunter auch die Erklärvideos – die von den beteiligten Schlüsselakteur:innen im Rahmen einer Podiumsdiskussion präsentiert wurden sowie die Reflexion der gemeinsamen Arbeit und Herausforderungen. Zudem bot die Konferenz Raum für eine offene Auseinandersetzung mit den Grenzen des Projekts sowie mit Fragestellungen, die im Projektverlauf noch nicht finalisiert werden konnten und künftig weiterverfolgt werden sollten – insbesondere im Bereich der 
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Digitalisierung. Darüber hinaus eröffnete ein fachlicher Beitrag von Herrn Thomas Koepf, Institut für Sozialpädagogische Forschung Mainz, zum Thema „Möglichkeiten der institutionellen Gestaltung migrationspolitischer Vielfalt, Gemeinsam entwickeln wir ein Bild von morgen“, einen übergeordneten Blick auf aktuelle Herausforderungen und zukünftige Entwicklungsperspektiven der Stadtgesellschaft Osnabrück. Da das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ als Pilot und Impulsgeber verstanden werden muss, stand auch die Abschlusskonferenz im Licht nachhaltiger Gestaltungsprozesse für die Zukunft. Das Projekt verfolgte keinesfalls das Ziel nach 15 Monaten die gesamten Arbeitsprozesse der Ausländerbehörde zu digitalisieren, sondern konkrete Stellschrauben und nachhaltige Wirkmechanismen für die Zukunft zu identifizieren. Digitalisierung ist eine Daueraufgabe und ein nachhaltiger Prozess.    
Podiumsdiskussion im Rahmen der Abschlusskonferenz am 10.12.2025. Die Hauptakteure der einzelnen Projektmaßnahmen diskutieren und reflektieren gemeinsam die etablierten Maßnahmen des Projektes und Herausforderungen im Projektverlauf. (Von links nach rechts: Mareike Schmidt, Ibis Institut, Samira El-Filali, Diversitätsbeauftragte Stadt Osnabrück, Ralf Sabelhaus, Sachgebietsleiter Sachgebiet Integration Stadt Osnabrück, Kerstin Lauxtermann, Fachdienstleitung Bürgeramt und Ausländerbehörde, Hülliye Zengin, Interkulturelle Trainerin, Stadt Osnabrück, Julia Heitmann, Fachdienst Bürger und Ordnung, Stadt Osnabrück, Nadine Klumpe, Digitalisierung und IT, Stadt Osnabrück.   
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4. Zentrale Ergebnisse und Herausforderungen Im folgenden Kapitel werden die zentralen Ergebnisse des Projekts „Willkommen in Osnabrück“ zusammenfassend dargestellt und zugleich die im Projektverlauf sichtbar gewordenen Herausforderungen eingeordnet. Die Darstellung erfolgt entlang der einzelnen Projektmaßnahmen und nimmt sowohl erzielte Wirkungen als auch Grenzen und offene Punkte in den Blick.  4.1 Projekt- und Beteiligungsmanagement Das Projekt- und Beteiligungsmanagement bildete das organisatorische Rückgrat des Projekts „Willkommen in Osnabrück“ und hatte maßgeblichen Einfluss auf dessen Verlauf und Qualität. Seine zentrale Funktion bestand darin, die komplexen Anforderungen des Projekts zu strukturieren, Beteiligung zielgerichtet zu gestalten und die Akzeptanz bei den beteiligten Akteur:innen zu sichern. Eine wesentliche Aufgabe lag darin, bei den beteiligten Akteur:innen ein gemeinsames Verständnis für Zielsetzung und Ansatz des Projekts zu schaffen und eine grundsätzliche Bereitschaft zur Mitwirkung herzustellen. Dabei zeigte sich ein erheblicher Kommunikationsbedarf, sowohl im Hinblick auf den Anspruch als auch auf die Grenzen des Projekts. So war es erforderlich zu verdeutlichen, dass es sich bei „Willkommen in Osnabrück“ nicht etwa um ein operatives Entlastungsprojekt im Sinne einer personellen Verstärkung der Ausländerbehörde handelte.  Ferner bestand zu Beginn des Projekts bei mehreren projektbeteiligten Akteur:innen der Vorbehalt, es würde im Rahmen des Projektes zu einer Suche nach einem Schuldigen kommen, aufgrund dessen Versagen die Prozesse nicht optimal funktionieren. Diesem Vorbehalt musste durch das Projektteam durch gezielte Kommunikation und dem Aufbau von Vertrauen erst begegnet werden. Auch wurden durch das Projekt Zugänge zu sonst internen Arbeitsprozessen benötigt, die jedoch keineswegs einfach vorausgesetzt werden konnten. Hierfür waren ehrliche Begegnungen auf Augenhöhe und Kooperationspartner:innen, die gemeinsam am selben Strang ziehen, essenziell.  Gleichzeitig wurde das Projekt häufig auf besonders „sichtbare“ Ergebnisse – insbesondere die Produktion der Erklärvideos – verkürzt wahrgenommen. Vor diesem Hintergrund galt es, den umfassenderen, modellhaft angelegten Projektansatz, der auf die Weiterentwicklung von Informationsflüssen, Prozessen, digitalen Unterstützungsangeboten und Kompetenzen zielte, kontinuierlich zu erläutern und einzuordnen und zugleich dessen intendierte Wirkung deutlich zu machen: die Förderung eines zielgruppenspezifischeren Verwaltungshandelns sowie eine perspektivische Entlastung der Ausländerbehörde, unter anderem durch den Abbau von 
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Wartezeiten und Irritationen bei der Zielgruppe. Hinzu kommt die Frage der Haltung: die effektivsten Endprodukte verlieren ihren Wert, wenn sie nicht von der entsprechenden Haltung gegenüber Vielfalt, tatsächliche Zielgruppenerreichung und Offenheit gestützt werden. Es reicht keinesfalls gute Produkte zu erschaffen, es geht vielmehr um die passende Haltung, die gestärkt werden muss. Dann können Endprodukte eine zusätzliche Entlastungsquelle bieten. Eine weitere zentrale Herausforderung lag darin, die Schwerpunktakteur:innen aus den unterschiedlichen organisatorischen Kontexten – darunter Ausländerbehörde, Referat Digitalisierung und IT, Fachbereich Personal und externe Akteur:innen/ Beratungsträger – zusammenzuführen und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu ermöglichen. Die Osnabrücker Integrationslandschaft ist vielseitig und verschiedene Akteur:innen haben ganz unterschiedliche Arbeitsprozesse und Wirkweisen etabliert. Dementsprechend unterscheiden sich freie Träger und Beratungsstellen von ihrem Selbstverständnis und ihrem Wirkungsansatz enorm von dem einer klassischen Ausländerbehörde, die sich primär als Ordnungsbehörde versteht. In der Vergangenheit sorgte dieses unterschiedliche Verständnis von Arbeitsweise und Selbstbild für Barrieren in der Effektivität der Zusammenarbeit und wechselseitigen Vorbehalten zwischen den Akteur:innen. Diese Herausforderung galt es im Projekt durch bedarfsorientierte Dialogformate anzugehen. Unterschiede in der Arbeitsweise und dem Selbstverständnis müssen keine Barrieren in der Kooperation mit sich bringen, sondern bieten Anknüpfungspunkte für eine konstruktive Zusammenarbeit, denn schließlich verfolgen alle Akteur:innen der Osnabrücker Integrationslandschaft dasselbe Ziel: gesellschaftliche Teilhabe für alle zu ermöglichen.  In diesem Sinne war es notwendig im Rahmen von gezielten Dialogformaten die Arbeitsweisen der jeweiligen Handelnden zu erläutern, das Selbstverständnis zu kommunizieren und gemeinsame Wege zu finden, einander zu ergänzen, um eine Routine der kontinuierlichen Zusammenarbeit zwischen Ordnungsbehörde und externen Institutionen sicherzustellen. Vor diesem Hintergrund kam dem Projekt- und Beteiligungsmanagement eine stark vermittelnde und moderierende Rolle zu. Dies galt insbesondere für den Austausch zwischen Beratungsträgern und Ausländerbehörde. Hier war eine hohe Sensibilität erforderlich, da Beratungsstellen teilweise mit deutlicher Kritik an Erreichbarkeit und Bearbeitungszeiten auftraten, während die Ausländerbehörde nicht bereit war, als pauschaler Verantwortungsträger für gesetzlich und strukturell bedingte Rahmenbedingungen zu fungieren. Demnach bestand im Verlauf des Projekts die Herausforderung, die Ausländerbehörde vor Überlastungen und ungerechtfertigten Zuschreibungen zu schützen und zugleich den beteiligten Trägern eine ernsthafte und authentische Beteiligung zu ermöglichen. Diese Balance erwies sich als anspruchsvoll, war jedoch entscheidend für die Arbeitsfähigkeit und Akzeptanz des Projekts. 
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Trotz dieser herausfordernden Ausgangslage gelang es, arbeitsfähige Beteiligungsformate zu etablieren, in denen unterschiedliche Perspektiven sichtbar wurden und konstruktiv eingebracht werden konnten. Dabei zeigte sich, dass eine intensive Vorbereitung und klare Strukturierung der Formate, eine transparente Kommunikation sowie eine sensible Moderation zentrale Voraussetzungen für eine kontinuierliche Beteiligung der Akteur:innen waren und dazu beitrugen, unterschiedliche Bedürfnisse und institutionelle Handlungslogiken angemessen zu berücksichtigen. Auf dieser Grundlage erwiesen sich die eingesetzten Beteiligungsformate als ausgesprochen effizient.  4.2 Öffentlichkeitsarbeit Die Projektmaßnahme Öffentlichkeitsarbeit zielte darauf ab, den Zugang zu Informationen rund um die Dienstleistungen der Ausländerbehörde zu verbessern und bestehende Informations- und Verständnishürden abzubauen. Ein zentrales Anliegen war es, Informationsbedarfe sichtbar zu machen und diese in geeignete, verständliche Formate zu überführen. Zugleich war diese Projektmaßnahme von Beginn an mit besonderen Herausforderungen verbunden, da hier unterschiedliche institutionelle Logiken, Erwartungen und Erfahrungen unmittelbar aufeinandertrafen.  Aus Sicht der Ausländerbehörde waren die Rahmenbedingungen bereits im Alltagsgeschäft stark belastet, was anfänglich zu einer gewissen Skepsis gegenüber dem Projekt führte. Insbesondere bestand die Frage, ob die im Projekt artikulierten Erwartungen und Anforderungen externer Akteur* innen unter den gegebenen personellen und strukturellen Bedingungen in der Ausländerbehörde überhaupt erfüllbar seien. Im Projektverlauf zeigte sich jedoch, dass alle beteiligten Akteur:innen bemüht waren, im Sinne der Ausländerbehörde an Verbesserungen zu arbeiten. Die Austauschtreffen fanden in einer zunehmend konstruktiven Atmosphäre statt und waren von dem gemeinsamen Ziel geprägt, praktikable Lösungsansätze zu entwickeln. Wie bereits unter Punkt 4.1 erwähnt, spielte hierbei eine sensible Moderation eine wichtige Rolle, da Verwaltung und externe Stakeholder mit teils unterschiedlichen Erwartungen unmittelbar zusammenkamen.  Maßgeblich für diese Projektmaßnahme war das hohe Engagement der beteiligten Beratungsträger und Ausländerbehörde, die ihre fachlichen Erfahrungen sowie die Perspektiven der Zielgruppe differenziert und konstruktiv in den Prozess einbrachten. Diese konzentrierte Form der Beteiligung erwies sich zudem als entlastend für alle Beteiligten, insbesondere vor dem Hintergrund begrenzter zeitlicher Ressourcen für zusätzliche Austausch- und Beteiligungsformate.  
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Ein wesentliches Ergebnis der Projektmaßnahme Öffentlichkeitsarbeit war die Entwicklung von zwei Erklärvideos zur Ausländerbehörde der Stadt Osnabrück. Zentrale Herausforderungen, die sich hier ergaben, lagen darin, hinsichtlich der sich ständig ändernden Gesetzeslage im Ausländerrecht, einen Inhalt zu wählen, der möglichst langlebig ist und gleichzeitig für die Zielgruppe nachhaltig von hohem Interesse und Wert sein wird.  Der Schwerpunkt des ersten Erklärvideos wurde daher gezielt auf das Kennenlernen der Behörde gelegt, um bestehende Berührungsängste im Hinblick auf den Kontakt mit Behörden und Ämtern abzubauen und eine niedrigschwellige Plattform der Kontaktherstellung zu ermöglichen. Um sowohl Inhalte, Sprechtexte, Storyboards, Zielgruppenerreichung, Niedrigschwelligkeit, Mehrsprachigkeit und Diversitätssensibilität zu ermöglichen, waren intensive Arbeitsgespräche zwischen dem Projektteam, der Ausländerbehörde, der Filmfirma YouKnow GmbH, dem Inklusionsbeauftragten, dem Antidiskriminierungsbüro und der Gleichstellungsbeauftragten notwendig. Ohne die konstruktive Unterstützung der lokalen Ausländerbehörde, wäre dies nicht möglich gewesen.  
Bedarfe und Ideen aus den Beteiligungsformaten (Beispiele): Im Rahmen der Projektmaßnahme „Öffentlichkeitsarbeit“ wurden im Austausch mit den beteiligten Beratungsträgern zahlreiche konkrete Hinweise gesammelt, die typische Verständnishürden und Kommunikationsprobleme im Kontakt zwischen Zielgruppe und Ausländerbehörde verdeutlichten. So wurde beispielsweise deutlich, dass viele Antragstellende grundlegende Zuständigkeiten und Abläufe der Ausländerbehörde nicht nachvollziehen können und häufig unklare Erwartungen an Termine, Rückmeldungen oder Bearbeitungszeiten bestehen. Daraus entstand die Idee, Informationen stärker prozessorientiert aufzubereiten („Was passiert wann und warum?“) und typische Fragen bereits vor dem Erstkontakt verständlich zu beantworten.   Darüber hinaus wurde angeregt, Informationen nicht nur zentral bereitzustellen, sondern aktiv zu verbreiten – etwa über Multiplikator:innen aus Beratung und Bildung, über analoge Hinweise im öffentlichen Raum oder über QR-Code-basierte Kurzformate. Ziel war es, Informationsangebote dort sichtbar zu machen, wo die Zielgruppe tatsächlich erreicht wird. Ebenfalls wurde deutlich, dass neben Einzelmaßnahmen langfristig eine bessere Verzahnung zwischen Verwaltung und Beratungslandschaft notwendig ist, um Informationsflüsse konsistenter zu gestalten und Mehrfachnachfragen zu vermeiden. Dieser Aspekt wurde im weiteren Projektverlauf gezielt aufgegriffen, unter anderem durch den im September 2025 durchgeführten Infovormittag für Beratungseinrichtungen (s. weiter unten). 
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Das zweite Video erläutert den digitalen Verfahrensprozess zur Antragstellung. Bei dem Format „Online-Dienste Aufenthalt“ handelt es sich um ein Novum. Zuvor wurden Anträge lediglich analog eingereicht. Die antragstellende Person musste persönlich in der lokalen Ausländerbehörde ihre notwendigen Dokumente einreichen oder per Mail versenden. Nun ist die Antragsstellung für die Zielgruppe auch digital und in der Sprache ihrer Wahl nutzbar.  Dies betrifft in erster Linie die Antragsstrecken  o „Aufenthaltstitel für die Ausbildung“,  o „Aufenthaltstitel für die Erwerbstätigkeit“,  o „Beschleunigtes Fachkräfteverfahren“,  o „Aufenthaltstitel für den Familiennachzug“,  o „Änderung aufenthaltsrechtlicher Nebenbestimmungen“  o und „Niederlassungserlaubnis“.  Die Digitalisierung weiterer Antragsstrecken ist bereits geplant. Im Rahmen des zweiten Erklärvideos wird Antragstellenden eine niedrigschwellige Hilfestellung zur neu etablierten digitalen Antragstellung geboten. Zugleich trägt es dazu bei, digitale Angebote aktiv zu bewerben. Damit verbindet das Video die Informationsvermittlung mit dem Ziel, digitale Zugänge zu stärken und perspektivisch eine Entlastung der Ausländerbehörde durch weniger Vorsprachen sowie reduzierte telefonische und schriftliche Nachfragen zu erreichen. Als besonders wertvoll wurde aus Sicht der Ausländerbehörde zudem die Informationsveranstaltung für Beratungsträger zum Thema Einbürgerung und Online-Dienste im September 2025 hervorgehoben. Dieses Treffen trug dazu bei, das gegenseitige Verständnis für rechtliche Rahmenbedingungen, Verfahrenslogiken und praktische Herausforderungen zu vertiefen und wurde als Beispiel für einen konstruktiven Dialog auf Augenhöhe wahrgenommen. Jedoch konnten nicht alle angedachten Maßnahmen umgesetzt werden. So war unter anderem eine Informationsveranstaltung der Ausländerbehörde in Räumen von Migrantenorganisationen vorgesehen, die jedoch aufgrund der angespannten personellen Situation und des damit verbundenen zusätzlichen Aufwands für individuelle Kontakte – die sich nach Erfahrung der Projektbeteiligten in solchen Settings unweigerlich ergeben – nicht realisierbar. Gleichzeitig führten die im Projekt gewonnenen Erkenntnisse zu weiterführenden Überlegungen innerhalb der Ausländerbehörde. So wird derzeit geprüft, inwieweit ein regelmäßiger Newsletter als ergänzendes Informationsformat etabliert werden kann. Dies zeigt, dass die Projektmaßnahme Öffentlichkeitsarbeit über die konkreten Projektprodukte hinaus Impulse für eine weiterentwickelte Kommunikations- und Kooperationspraxis gesetzt hat, auch wenn deren 
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Umsetzung nur schrittweise erfolgen kann. Insbesondere konnte die Zusammenarbeit und das gegenseitige Verständnis zwischen der Ausländerbehörde und den externen Akteur:innen der Beratungslandschaft spürbar gestärkt werden. Die Prozessoptimierung wird als nachhaltige gemeinschaftliche Aufgabe verstanden – diese Erkenntnis ist von großem Wert.  4.3 Digitalisierung Die Projektmaßnahme Digitalisierung zielte darauf ab, konkrete Maßnahmen zur Verbesserung von Erreichbarkeit, Orientierung und Informationsfluss im Kontext der Ausländerbehörde zu identifizieren und digitale Unterstützungsangebote weiterzuentwickeln bzw. – soweit möglich – umzusetzen.  Digitalisierung ist hierbei eine Langzeitaufgabe und kein Prozess, der in 15 Monaten finalisiert werden kann. Im Rahmen der Projektmaßnahme fand ein intensiver fachlicher Austausch zwischen den beteiligten Akteur:innen statt, der insbesondere von Seiten des Referats Digitalisierung und IT als sehr gewinnbringend eingeschätzt wurde. So bot das Projekt einen strukturierten Rahmen, um verschiedene Perspektiven zusammenzuführen und ein gemeinsames Verständnis für Problemlagen, Abhängigkeiten und realistische Entwicklungsmöglichkeiten zu erarbeiten. Zugleich war die Umsetzung der Maßnahme mit einem hohen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand verbunden. Da die Zusammenarbeit in dieser Konstellation neu war und keine eingespielten Abläufe vorausgesetzt werden konnten, wurde ein regelmäßiger Austausch etabliert. Die Expertise der IT-Abteilung erwies sich dabei als unverzichtbar, da andere Projektbeteiligte nicht über die notwendigen technischen Detailkenntnisse verfügten.  Eine zentrale Herausforderung bestand darin, digitale Lösungen für die Zielgruppe der Drittstaatsangehörigen so weiterzuentwickeln, dass sie einerseits an bestehende Systeme wie das städtische ServicePortal anschlussfähig sind und andererseits auffindbar, verständlich und nutzbar für spezifische aufenthaltsrechtliche Fragestellungen bleiben. Dabei war Rücksicht auf bereits laufende IT-Entwicklungen ebenso erforderlich wie auf Bedarfe, die sich erst im Projektverlauf durch die verschiedenen Beteiligungs- und Austauschformate konkretisierten. Diese mussten fortlaufend in die Überlegungen einbezogen werden. Ein besonderes Spannungsfeld zeigte sich im Umgang mit konkreten Wünschen aus der Beratungslandschaft, etwa nach einer elektronischen Terminvergabe. Diese konnte im Projekt nicht umgesetzt werden, da die Ausländerbehörde aus fachlicher Sicht bewusst auf dieses Instrument verzichtet, da sie in der Vergangenheit negative Erfahrungen damit gemacht hatte. Das Projekt machte hier deutlich, dass Digitalisierung nicht allein eine technische Frage ist, sondern immer auch organisationsbezogene Entscheidungen, Erfahrungswissen und Abwägungen berücksichtigt werden müssen. 
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Als konkretes Ergebnis der Projektmaßnahme konnte während der Projektlaufzeit der Online-Dienst „Aufenthalt“ implementiert werden. Dieser stellt einen wichtigen Baustein dar, um digitale Antragstellungen zu erleichtern und perspektivisch persönliche Vorsprachen sowie telefonische und schriftliche Rückfragen zu reduzieren. Der Online-Dienst „Aufenthalt“ umfasst eine digitale Antragsstellung für einen  o Aufenthaltstitel für die Ausbildung, §§ 16, 17 AufenthG o Aufenthaltstitel für ausländische Studierende, §§ 16 - 17 AufenthG o Aufenthaltstitel für die Erwerbstätigkeit, §§ 18 - 21 AufenthG o Aufenthaltstitel für den Familiennachzug, §§ 27 - 36a AufenthG o Aufenthaltstitel aus völkerrechtlichen, humanitären oder politischen Gründen, §§ 22 - 26 AufenthG o Änderungen aufenthaltsrechtlicher Nebenbestimmungen o Niederlassungserlaubnis, §§ 9 AufenthG und weitere. 
In Ergänzung hierzu wurde ebenfalls der Online-Dienst „Einbürgerung“ implementiert, welcher 
es ermöglicht den Antrag zur Einbürgerung digital einzureichen. Gleiches gilt für den Online-
Dienst „Verpflichtungserklärung“, der sich zurzeit in der finalen Anbindung befindet und 
voraussichtlich ab März 2026 digital nutzbar sein wird. 
Für alle Stakeholder, Beratungsstellen und Vereine, die in der Integrationslandschaft tätig sind 
und mit diversen Zielgruppen zusammenarbeiten, stehen ab jetzt fertige Visitenkärtchen mit 
entsprechenden QR-Codes zur Verfügung, die zugewanderte Menschen und Interessierte direkt 
zu den verschiedenen Online-Diensten und den Erklärvideos weiterleiten.3  
Weitere Digitalisierungsangebote, die sich über die Projektlaufzeit hinaus in Planung und 
Umsetzung befinden, ist die Mehrsprachigkeit des städtischen ServicePortals. Hierzu werden 
gerade Rücksprachen mit dem externen Digitalisierungsdienstleister ITEBO vorbereitet. Da es 
sich hierbei um aufwändige Prozessoptimierungen handelt, wird eine konkrete Umsetzung erst 
2027 erwartet.  
In Überbrückung hierzu wurde das Übersetzungstool „conword“ getestet, welches auch für die 
städtische Seite https://erleben.osnabrueck.de/de/ genutzt wird. Die ersten Tests waren jedoch 
nicht zufriedenstellend, da insbesondere die Suche nicht mehrsprachig funktioniert. Hinzu 
 
3 Die Online-Dienste und Erklärvideos sind auffindbar im städtischen Osnabrücker ServicePortal unter: 
https://service.osnabrueck.de/dienstleistungen/-/egov-bis-detail/dienstleistung/5221/show. 
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kommt die aktuelle Weiterentwicklung des neuen KI-Chatbots Toni, der in verbesserter Form 
voraussichtlich Ende Mai 2026 verfügbar sein wird. In der ersten Ausbaustufe wird er nun auch 
auf der städtischen Webseite Informationen zu allen Dienstleistungen des ServicePortals zur 
Verfügung stellen (als Text-Chat und Sprach-Chat), am Telefon wird er Fragen zum Bürgeramt 
beantworten und Termine buchen können. Somit wurde der klassische Text-Chatbot durch 
einen Tele-Chatbot ergänzt. Toni wird zum Start Deutsch, Englisch, Spanisch, Türkisch, 
Ukrainisch, Russisch und Arabisch sprechen.  
Insgesamt zeigte die Projektmaßnahme Digitalisierung, dass digitale Weiterentwicklungen im Kontext der Ausländerbehörde ein erhebliches Potenzial für Entlastung und bessere Orientierung bieten, zugleich jedoch stark von technischen und organisatorischen Voraussetzungen abhängen. Das Projekt konnte wichtige Ansatzpunkte und Bedarfe sichtbar machen und damit eine gute Grundlage für künftige Entwicklungen und Prozesse im Bereich der digitalen Angebote im Kontext der Ausländerbehörde schaffen. Die Frage der nachhaltigen Weiterverfolgung dieser Ansätze bleibt eine zentrale Herausforderung für die weitere Arbeit. 4.4 Fortbildungen Die Projektmaßnahme Fortbildungen hatte zum Ziel, Mitarbeitende der Stadtverwaltung für den professionellen Umgang mit Vielfalt zu sensibilisieren und entsprechende Kompetenzen im Kontakt mit einer heterogenen Stadtgesellschaft zu stärken. Die Fortbildungen waren verwaltungsübergreifend angelegt und richteten sich an unterschiedliche Fachbereiche, insbesondere aus dem Bereich Bürger und Ordnung, aber auch an weitere Organisationseinheiten der Stadtverwaltung. Insgesamt wurden im Rahmen des Projekts 20 Diversitätsschulungen durchgeführt, an denen insgesamt 273 Mitarbeitende teilnahmen. Die Schulungen fanden unter anderem in den Fachbereichen Soziales, Bürger und Ordnung (u.a. Ausländerbehörde, Ordnungsaußendienst, Verkehrsüberwachung, Standesamt, Kfz-Zulassung, Bußgeldstelle) sowie in weiteren Verwaltungsbereichen statt.  Die Schulungen wurden inhaltlich jeweils an die konkreten Arbeitskontexte der Teilnehmenden angepasst. Voraussetzung hierfür waren Vorgespräche mit Führungskräften der beteiligten Organisationseinheiten sowie eine schriftliche Bedarfsabfrage bei den Teilnehmenden, auf deren Grundlage die Inhalte konkretisiert wurden. Besonders die persönliche Ansprache der einzelnen Fachbereiche und der Rückgriff auf bestehende Netzwerke auf der Führungsebene waren wichtig, um das Angebot mit Leben zu füllen. In der tagtäglichen Verwaltungspraxis wird zumeist eine klassische Bewerbung von Fortbildungsangeboten auf der städtischen Website oder dem internen „Intranet“ allein durchgeführt, was zu einer wesentlich geringeren 
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Teilnahmequote führt. In diesem Sinne können die direkte Ansprache und gezielte Nutzung bestehender Netzwerke in die Verwaltung als „Best-Practice-Beispiel“ festgehalten werden.  Im Projektverlauf zeigte sich, dass die Umsetzung der Fortbildungsmaßnahme eine flexible Anpassung der ursprünglichen Planung erforderte. Der zunächst vorgesehene Einbezug des Fachbereichs Personal konnte reduziert werden, da personelle Ressourcen im Sachgebiet Integration genutzt werden konnten, um die Maßnahme umzusetzen.  Als Herausforderung erwies sich teilweise die Motivation und Bereitschaft der Mitarbeitenden zur Teilnahme an diversitätsbezogenen Schulungen. Insbesondere zu Beginn des Projekts war die Verfügbarkeit gering und verwaltungsübergreifend zeigte sich vereinzelt Zurückhaltung gegenüber der Auseinandersetzung mit diversitätsorientierten Themen. Punktuell wurde die Auffassung vertreten, dass Anpassungsleistungen primär von den Bürger:innen zu erbringen seien. Diese Haltung machte deutlich, dass die Bereitschaft für Sensibilisierung und Kompetenzentwicklung in diesem Themenfeld nicht vorausgesetzt werden kann, sondern eine Teilnahme durch gezielte Ansprache zu Anforderungen und Inhalten sowie begleitende Maßnahmen unterstütz werden sollte. So können anfängliche Verunsicherungen mit den Seminarzielen und -inhalten auch in Bereichen mit geringer bisheriger Erfahrung mit diversitätsorientierten Seminaren aufgefangen werden.  Demgegenüber stehen Bereiche wie zum Beispiel das Bürgeramt und die Ausländerbehörde, die durch die Teilnahme an vorherigen regelmäßigen diversitätsorientierten Schulungen eine lernförderliche positive und reflektierte Haltung zu diversitätsorientierten Kompetenzen mitbringen. In diesen Bereichen waren vertiefende Seminarinhalte wie Fallbearbeitungen und weiterführende Seminarmethoden wie kollegiale Beratung in den Seminaren möglich.  Mit einer klaren Entscheidung der Führungsebene, die Teilnahme an bestimmten Schulungen verpflichtend zu gestalten und diese mit Zielvereinbarungen sowie entsprechenden Anreizsystemen zu verknüpfen, konnte eine verlässliche Teilnahme sichergestellt werden. Dies unterstreicht die Bedeutung von Führung und institutioneller Rückendeckung für die Wirksamkeit solcher Qualifizierungsmaßnahmen. Zusätzlich gab es in den einzelnen Fachbereichen stets einzelne Persönlichkeiten, die das Thema der Diversitätsschulung als Team-Katalysatoren im Fachbereich vorangetrieben haben. Eine Vielzahl der Teilnehmenden aus den verschiedenen Fachbereichen wünscht sich bereits jetzt mindestens ein Vertiefungsmodul, in dem mit konkreten Fallbeispielen aus ihrem Arbeitsalltag gearbeitet wird, Wissen zum Islam und interkulturelle Sensibilität vermittelt wird und das Thema Geschlechterrollen behandelt wird. Diese Forderung der Mitarbeitenden macht deutlich, für wie wichtig sie eine Diversitätssensibilisierung im Rahmen ihrer tagtäglichen Arbeit betrachten und schätzen. 
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Von essenziellem Wert sind ebenso die Evaluationsbögen, die von den Teilnehmenden im Anschluss an die Schulung anonymisiert durchgeführt wurden. Sie geben Aufschluss darüber, wie viele Personen innerhalb der Stadtverwaltung noch nie zuvor an einer Diversitätssensibilisierung teilgenommen haben. Ebenso geben sie Aufschluss darüber, wie verwertbar und praktikabel die entwickelten Inhalte der Schulungen für den Arbeitsalltag der Verwaltungsmitarbeitenden tatsächlich sind. Exemplare dieser Evaluationsbögen befinden sich zur Einsicht im Anhang des Berichts.  Eine weitere Herausforderung bestand in der Frage der langfristigen Wirkung der Fortbildungen. Aussagen zur nachhaltigen Veränderung von Haltungen oder Handlungspraxen konnten im Rahmen des Projekts jedoch nicht getroffen werden, da hierfür längerfristige Beobachtungen und Folgebefragungen erforderlich gewesen wären.  
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5. Abschließende Bewertung und Ausblick Das Projekt „Willkommen in Osnabrück“ (WiO) hat innerhalb seiner 15-monatigen Laufzeit zentrale Entwicklungsprozesse im Umfeld der Ausländerbehörde angestoßen. Ausgangspunkt war eine komplexe Situation, geprägt durch hohe Fallzahlen, rechtliche Rahmenbedingungen, begrenzte personelle Ressourcen sowie unterschiedliche institutionelle Perspektiven. Diese Konstellation führte zu wiederkehrenden Reibungen und hohen Belastungen im Alltagshandeln der ABH und wirkte sich zugleich auf die Außenwahrnehmung aus, die häufig von Frustration und Unklarheiten über Zuständigkeiten, Abläufe und Handlungsspielräume der ABH geprägt war. Das Projekt setzte daher gezielt an beeinflussbaren Stellschrauben kommunaler Praxis an: der Verständlichkeit von Verfahren, der Qualität von Informationswegen, digitalen Zugängen sowie der Zusammenarbeit der beteiligten Akteur:innen aus Verwaltung und externen Akteur:innen wie insb. Beratungsträger. Dabei wurden über konkrete „Produkte“ hinaus Lern- und Verständigungsprozesse angestoßen, die modellhaft über den Projektzeitraum hinausweisen und eine wertvolle Grundlage für die Weiterentwicklung von Verwaltungspraxis im Umgang mit Zuwanderung bilden. Zu den unmittelbar sichtbaren Ergebnissen zählen insbesondere die beiden entwickelten mehrsprachigen Erklärvideos sowie der eingeführte Online-Dienst „Aufenthalt“. Diese Angebote tragen wesentlich dazu bei, grundlegende Informationen niedrigschwellig an die Zielgruppen zu vermitteln und den Zugang zu Dienstleistungen der Ausländerbehörde zu erleichtern. Zudem konnten im Rahmen des Projekts zentrale Informationen zu Abläufen, Zuständigkeiten und Verfahrenslogiken der ABH an die Beratungsträger vermittelt werden. Auf dieser Grundlage können die Beratungsträger nun noch stärker als Multiplikator:innen wirken, indem sie Antragstellende gezielter auf notwendige Schritte vorbereiten und typische Missverständnisse frühzeitig aufklären.  Auch die durchgeführten Fortbildungen stellten einen wichtigen Baustein dar. Ziel war es, Mitarbeitende der Stadtverwaltung für den professionellen Umgang mit Vielfalt zu sensibilisieren und entsprechende Kompetenzen im Kontakt mit einer heterogenen Stadtgesellschaft zu stärken. Damit wurde eine Grundlage geschaffen, die über das Projekt hinauswirkt und eine stärker zielgruppenorientierte Verwaltungspraxis insgesamt unterstützt. Die bewusste Moderation von Erwartungen und die sensible Gestaltung der Zusammenarbeit im Rahmen des Projekt- und Beteiligungsmanagements durch das Sachgebiet Integration (16-3) erwiesen sich als entscheidend für die Arbeitsfähigkeit und Akzeptanz des Projekts. Die vermittelnde Rolle des Sachgebiet Integration bestand darin, verschiedene Perspektiven 
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zusammenzuführen und eine Zusammenarbeit im Sinne der Zielgruppen zu stärken. Auf dieser Grundlage konnte Arbeitsfähigkeit zwischen unterschiedlichen institutionellen Logiken hergestellt und eine Basis für die weitere Zusammenarbeit gelegt werden. Besonders hervorzuheben ist, dass im Rahmen moderierter Austauschformate erstmals ein Dialog zwischen Ausländerbehörde und Beratungsträgern etabliert werden konnte. Hierdurch gelang es, unterschiedliche Erwartungen, Zuständigkeiten und Handlungsspielräume transparenter zu machen, gegenseitiges Verständnis zu fördern und bestehende Spannungen konstruktiv zu bearbeiten, ein Novum, das von allen Beteiligten als äußerst wertvoll wahrgenommen wurde. Gleichwohl wurde deutlich, dass einzelne Vorhaben aufgrund von rechtlichen, technischen oder organisatorischen Voraussetzungen nicht innerhalb des begrenzten Projektzeitraums realisiert werden konnten. Für die Zukunft gilt es daher, die im Rahmen von „WiO“ identifizierten Bedarfe und Ansätze weiter zu verfolgen und schrittweise in die Umsetzung zu bringen.  Folgende Entwicklungsschritte und -perspektiven lassen sich ableiten:  Zunächst sollte der Austausch zwischen Ausländerbehörde und Beratungslandschaft fortgeführt werden, z.B. in regelmäßigen, thematisch fokussierten Formaten. Dies ist zentral, um die Zusammenarbeit auf Augenhöhe im Sinne der Zielgruppe zu stabilisieren, gegenseitiges Verständnis weiter auszubauen und Anliegen von Zugewanderten gemeinsam lösungsorientiert bearbeiten zu können. Zudem empfiehlt sich eine Weiterentwicklung der öffentlichen Informations- und Kommunikationsstruktur der Ausländerbehörde z.B. durch wiederkehrende Informationsformate. Denkbar sind insbesondere Informationsveranstaltungen, perspektivisch auch in aufsuchender Form und in Kooperation mit lokalen Migrantenorganisationen, die sich an den Bedarfen der Zielgruppe orientieren. Darüber hinaus stellt die Prüfung eines Newsletters einen sinnvollen nächsten Schritt dar.  Perspektivisch kann auch eine Imagekampagne für die Ausländerbehörde sinnvoll sein, die auf den entwickelten Erklärvideos aufbaut und deren Inhalte weiterverbreitet. Schließlich ist das öffentliche Bild vor dem Hintergrund der besonderen Rolle der Ausländerbehörde als Ordnungsbehörde häufig von Unsicherheiten oder negativen Erfahrungen geprägt. Eine kontinuierliche, transparente Kommunikation kann dazu beitragen, Abläufe nachvollziehbarer zu machen, realistische Erwartungen zu fördern und Vertrauen schrittweise zu stärken. Die Weiterentwicklung digitaler Angebote erfordert eine mehrjährige Perspektive, da Anpassungen an bestehende Systeme nur schrittweise erfolgen können. Das Projekt hat hierfür Bedarfe und Möglichkeiten konkretisiert, deren Umsetzung nun sukzessive erfolgen kann. Perspektivisch denkbar ist etwa der Aufbau einer zentralen Landingpage mit einem daran anknüpfenden digitalen Wegweiser, der Informationen zielgruppenspezifisch bündelt (z.B. für 
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Studierende, Asylantragstellende, Drittstaatsangehörige mit Arbeitsvisum, Personen mit Duldung oder EU-Bürger:innen). Zudem ist eine systematische Beobachtung der Nutzung und Wirkung der entwickelten Angebote sinnvoll, um weitere Anpassungen bedarfsorientiert vornehmen zu können.   
Anhänge: 
 Evaluationsbogen Workshop Diversitätssensibilisierung (beispielhaft)