Änderung von Gesellschaftsverträgen - Weisungen an die Vertreter der Stadt Osnabrück in den zuständigen Gesellschafterversammlungen
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2017/0807
Datum: 2017-04-28
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 10.04.2017 
Vorstand für Finanzen, Liegenschaften, Beteiligungen
Fachbereich Finanzen und Controlling
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2017/0807
öffentlich
Änderung von Gesellschaftsverträgen - Weisungen an die Vertreter 
der Stadt Osnabrück in den zuständigen 
Gesellschafterversammlungen
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 09.05.2017 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 30.05.2017 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 30.05.2017 Ö Entscheidung
Beschluss:
Die Vertreter der Stadt Osnabrück in den Gesellschafterversammlungen der unmittelbaren 
und mittelbaren städtischen Beteiligungen werden angewiesen, in noch zu terminierenden 
Gesellschafterversammlungen darauf hinzuwirken und so abzustimmen, dass in die 
Gesellschaftsverträge dieser Gesellschaften folgende Regelung zur Stellvertretung von 
Aufsichtsratsmitgliedern aufgenommen wird: 
„1Ein Aufsichtsratsmitglied, das verhindert ist, an einer Sitzung teilzunehmen, kann 
seine schriftliche Stimmabgabe durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied überreichen 
(Stimmbotschaft) oder sich durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied durch schriftliche 
Vollmacht vertreten lassen (Stimmvollmacht). ²Die so vertretenen 
Aufsichtsratsmitglieder gelten als anwesend; das gilt nicht für den Erhalt des 
Sitzungsgeldes.“
Darüber hinaus ist die Anlage 2 der städtischen Beteiligungsrichtlinie 
(Mustergesellschaftsvertrag) entsprechend anzupassen. Der Ratsbeschluss vom 06.12.2016 
(VO/2016/7492) wird aufgehoben.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
Ja
X Nein
B. Personelle Auswirkungen: Keine
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: Keine
D. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: Kein Weisungsbeschluss, Fortbestand des 
Ratsbeschlusses VO/2016/7492
E. Beteiligte Stellen: Fachbereich Recht und Datenschutz, Städtische Beteiligungen
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 nicht zutreffend
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Sachverhalt:
Der Rat der Stadt Osnabrück hat in seiner Sitzung am 06.12.2016 (VO/2016/7492) 
beschlossen, die in den Gesellschaftsverträgen der städtischer Tochtergesellschaften 
vorhandenen Regelungen zur Vertretung von Aufsichtsratsmitgliedern zu harmonisieren. 
Hintergrund war der Wunsch einiger Ratsmitglieder, in den Aufsichtsräten städtischer 
Beteiligungen eine möglichst weitgehende Vertretungsregelung zu schaffen. Der damalige 
Beschluss sah vor, dass zukünftig die Überreichung einer schriftlichen Stimmabgabe und die 
Vertretung durch schriftliche Vollmacht auch durch Personen erfolgen können, die nicht 
Mitglied des Aufsichtsrates sind, sofern es sich hierbei um Personen handelt, die dem Rat 
der Stadt Osnabrück angehören. Konkret sollten hierzu die bestehenden Regelungen in der 
Anlage 2 der städtischen Beteiligungsrichtlinie (Mustergesellschaftsvertrag) sowie in den 
Gesellschaftsverträgen von Städtische Bühnen Osnabrück gGmbH (SBO gGmbH), 
Osnabrücker Beteiligungs- und Grundstücksentwicklungsgesellschaft mbH (OBG GmbH), 
Klinikum Osnabrück GmbH, Klinikum Osnabrücker Land GmbH, Osnabrück - Marketing und 
Tourismus GmbH, Osnabrücker Veranstaltungs- und Kongress GmbH, Volkshochschule der 
Stadt Osnabrück GmbH und Osnabrücker Kommunalservice GmbH (OKS GmbH) wie folgt 
neu gefasst werden: 
„1Ein Aufsichtsratsmitglied, das verhindert ist an einer Sitzung teilzunehmen, soll seine 
schriftliche Stimmabgabe vorzugsweise durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied 
überreichen lassen (Stimmbote). ²Alternativ kann sich das verhinderte 
Aufsichtsratsmitglied auch durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied durch schriftliche 
Vollmacht vertreten lassen. ³Die Überreichung der schriftlichen Stimmabgabe und die 
Vertretung durch schriftliche Vollmacht können auch durch Personen erfolgen, die nicht 
Mitglied des Aufsichtsrates sind, sofern es sich hierbei um Personen handelt, die dem 
Stadtrat der Stadt Osnabrück angehören. 4Insoweit sich ein verhindertes 
Aufsichtsratsmitglied durch eine Person, die nicht Mitglied des Aufsichtsrates ist, durch 
schriftliche Vollmacht vertreten lässt, ist diese Person durch das verhinderte 
Aufsichtsratsmitglied umfassend und in geeigneter Weise über die Hintergründe der zu 
treffenden Entscheidungen und über die Rechte und Pflichten eines 
Aufsichtsratsmitgliedes, insbesondere über die Verschwiegenheitspflicht, zu 
informieren und so zur Sitzungsteilnahme zu ermächtigen. 5Die so vertretenen 
Aufsichtsratsmitglieder gelten als anwesend; das gilt nicht für den Erhalt des 
Sitzungsgeldes. 6Das Sitzungsgeld steht gegebenenfalls dem nicht dem Aufsichtsrat 
angehörenden Vertreter zu.“
Im Anschluss an den damaligen Beschluss wurde der Beschluss in verschiedenen Gremien 
kritisiert. Die Regelung wurde teilweise als zu weitgehend und rechtlich nicht zulässig 
bewertet. So wurde etwa vorgetragen, dass, sofern ein Aufsichtsratsmitglied eine andere 
Person schriftlich zur Stimmabgabe bevollmächtigt, es sich um ein anderes 
Aufsichtsratsmitglied handeln sollte, da nur durch ein Aufsichtsratsmitglied, das die 
Vorgänge im Aufsichtsrat kennt, die Kontrollpflicht gewährleistet ist. U. a. argumentierten so 
einige Mitglieder des Aufsichtsrates der SBO gGmbH. Seitens der Verwaltung wird jedoch 
explizit darauf hingewiesen, dass ein externer Fachanwalt mit der Formulierung einer 
geeigneten Regelung beauftragt wurde und dieser die beschlossene Regelung nach wie vor 
für vertretbar hält.
Die Amtsausübung eines Aufsichtsratsmitgliedes ist eine höchstpersönliche Angelegenheit 
und die Kontrollfunktion des Aufsichtsratsmitgliedes muss gewährleistet sein. 
Demgegenüber steht der geäußerte Wunsch nach maximal möglicher Flexibilität im Rahmen 
der gesetzlichen Möglichkeiten. Um hier einen Kompromiss zu ermöglichen, wurde der 
Fachbereich Recht und Datenschutz gebeten, mit den an der Diskussion beteiligten 
Rechtsanwälten Kontakt aufzunehmen und einen rechtssicheren Formulierungsvorschlag zu 
unterbreiten. Im Ergebnis könnte die im Beschlussvorschlag genannte Vertretungsregelung 
aufgegriffen werden.
Eine entsprechende Vertretungsregelung enthalten bereits die Gesellschaftsverträge der 
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OPG GmbH, OBG GmbH, OKS GmbH und der ICO Innovationszentrum Osnabrück GmbH. 
Grundsätzlich soll diese Vertretungsregelung auch in die Gesellschaftsverträge der übrigen 
städtischen Gesellschaft (unmittelbar und mittelbar) übernommen werden.