Entwicklung der Mehrarbeitsstunden in den Schulsekretariaten seit 2010
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2016/7090
Datum: 2016-05-13
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/7
Stadt Osnabrück 09.05.2016 
Vorstand für Bildung, Soziales, Kultur
Fachbereich Bildung, Schule und Sport
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2016/7090
öffentlich
Entwicklung der Mehrarbeitsstunden in den Schulsekretariaten seit 
2010
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 25.05.2016 Ö Kenntnisnahme
 Schul- und Sportausschuss 09.06.2016 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
Sachverhalt:
In der Haushalts- und Stellenplanberatungen zum Doppelhaushalt 2016/2017 wurde dem 
Rat nach 15 Jahren eine  Neufassung der Berechnungsgrundlage für die 
Stundenbemessung in den Schulsekretariaten zur Beschlussfassung vorgelegt. Mit dieser 
Neukonzeption ist das vorrangige Ziel verfolgt worden, die bisherige Berechnungsgrundlage 
aus dem Jahr 1999 zu aktualisieren und bisher nicht berücksichtigte Aufgabenfelder, die in 
den vergangenen Jahren neu hinzugekommen sind, einzubinden. Damit sollte dem 
veränderten Leistungsspektrum im Tätigkeitsfeld einer Schulsachbearbeiterin Rechnung 
getragen werden. 
Ausgehend hiervon erfolgte seitens der politischen Entscheidungsträger eine kritische 
Betrachtung der in Summe angefallenen Mehrarbeitsstunden der Schulsachbearbeiterinnen 
(SB) in den letzten Jahren. Mit Stand September 2015 betrugen diese rd. 6.130 Stunden 
(Durchschnittl. 87 Std./SB). 
Von daher wurde neben der Beschlussfassung über die Neubemessung eine Aufarbeitung 
gefordert, die sich mit den ursächlichen Gründen, mit der Art (angeordnete Überstunden 
oder Mehrarbeit), mit dem Zeitraum, mit der Möglichkeit der Reduzierung und mit der 
Wirkung der neuen Berechnungsgrundlage beschäftigen sollte.
In Abstimmung mit dem Fachbereich Personal und Organisation ist eine Aufarbeitung der 
Daten rückwirkend bis 2010 festgelegt worden.  
1. Hintergrund
 Zeiterfassung in den Schulsekretariaten
Die Schulsachbearbeiterinnen wurden seit 2010/11 sukzessive an das EDV-gestützte 
Zeiterfassungssystem der Stadtverwaltung angeschlossen. Diese Form der Zeiterfassung in 
Schulsekretariaten ist niedersachsenweit nicht die Regel. In den vergangenen Jahren 
erfolgte eine händische Erfassung der Zeiten an den dezentralen Schulstandorten auf einem 
entsprechenden Erfassungsbogen, der dann von der Schulleitung abgezeichnet im 
Fachbereich vorgelegt wurde.  Dieses entspricht in der Mehrzahl der Kommunen auch noch 
der gängigen Praxis. In Osnabrück wurden die Kolleginnen in den Schulsekretariaten in 
Absprache mit dem Personalrat und der Personalverwaltung an die elektronische 
Zeiterfassung angeschlossen, um mittelfristig auch für diese Kolleginnen ein spezielles 
Ampelkonto zu gestalten. Die Anbindung der Sekretariate war technisch aufwändig und 
wurde seit diesem Zeitpunkt mit Unterstützung der EDV-Abteilung im FB Personal und 
Organisation umgesetzt. Seit März 2016 können nun alle Kolleginnen die Zeiterfassung 
                                                           Seite: 2/7
elektronisch vornehmen. Am Ende des Monats wird ein Ausdruck aus dem System der 
Schulleitung vorgelegt und an den FB Bildung, Schule und Sport übersandt. 
 Auswertung der vorliegenden Daten
Zur Überprüfung der Daten wurden die einzelnen archivierten Erfassungsbögen der letzten 
sechs Jahre erneut ausgewertet und in einer Datenbank zusammengefasst.
Die hieraus gewonnenen Datenreihen wurden personen-, standort- und schulformbezogen 
ausgewertet und gegenübergestellt. Im Vordergrund stand dabei eine analytische Bewertung 
der vorliegenden Daten und Entwicklungen. 
Bei außergewöhnlichen Abweichungen innerhalb abgrenzbarer Zeiträume wurden zeitliche 
Besonderheiten an dem Standort geprüft. Zur Aufklärung trugen insbesondere auch gezielte 
Gespräche mit den Kolleginnen vor Ort bei. 
2. Ergebnisse der Auswertung 
Die Erkenntnisse und die Ergebnisse aus dem vergangenen Überprüfungsprozess sind im 
nachfolgenden dargestellt und erläutert: 
 Entwicklung der „Mehrarbeit“ differenziert nach Schulformen
Im Zusammenhang mit der Neukonzeption der Berechnungsgrundlage für die 
Stundenbemessung in den Schulsekretariaten wurde häufig der Terminus der „Überstunden“ 
verwandt. Das trifft bei den zusätzlichen Stunden die in den Sekretariaten geleistet wurden 
jedoch nicht zu, da nach § 7 Abs. 7 TvöD die Überstunden u. a. angeordnet werden müssen. 
Die zusätzlich in den Sekretariaten geleistete Arbeitszeit wurde nicht angeordnet, so dass  
es sich hierbei um geleistete „Mehrarbeitsstunden“ handelt.  
In der folgenden Abbildung wird die Gesamtstundenzahl der geleisteten Mehrarbeitsstunden 
nach Schulformen in dem Betrachtungszeitraum dargestellt.  
Abb.1

                                                           Seite: 3/7
Bei dem ersten Überblick wird ein markanter Verlauf der Kurve für den Bereich der 
Grundschulen deutlich, die in den vergangenen sechs Jahren stetig angestiegen ist. 
In den Schulsekretariaten der Gymnasien ist bis 2012 ein kontinuierlicher Anstieg der 
Mehrarbeitsstunden zu erkennen. Ab 2012 kehrt sich diese Entwicklung um und die 
vorhandenen summierten Mehrarbeitsstunden reduzieren sich in diesem Bereich. 
In den anderen Schulformen gibt es zum Teil Einbrüche in der Entwicklung der 
Mehrarbeitsstunden. Hier sei vorweg darauf hingewiesen, dass im Bereich der Realschulen, 
Real- und Hauptschule, sowie den Haupt- und Förderschulen Schulen aufgrund der 
politischen Beschlusslage vor Ort bzw. schulrechtlichen Voraussetzungen ausgelaufen sind 
bzw. auslaufen.
 Ursachen für die Mehrarbeit
Auf den ersten Blick wirkt die Gesamtanzahl der geleisteten Mehrarbeitsstunden in den 
Schulsekretariaten sehr groß. Eine Relativierung der Daten erfolgt in Teilen jedoch bereits 
dadurch, dass die geleisteten Mehrarbeitsstunden sich auf insgesamt rd. 70 
Schulsachbearbeiterinnen an bislang 50, nun 47 Schulen beziehen. 
Für viele Mitarbeiterinnen in den Schulsekretariaten besteht durchaus das grundsätzliche 
Erfordernis, in einem gewissen Umfang Mehrarbeitsstunden anzusparen, um damit und mit 
dem jährlichen Urlaubsanspruch die unterrichtsfreie Zeit abdecken zu können. Von Seiten 
der Fachverwaltung erfolgt eine passgenaue Berechnung der hierfür erforderlichen 
wöchentlichen Stundenzahl. 
Dennoch ist es unverkennbar, dass in den vergangenen Jahren die Zahl der 
Mehrarbeitsstunden stetig angestiegen ist. Ein Abbau der geleisteten Stunden erfolgte 
hingegen nicht proportional. 
Vereinbarungsgemäß wurden die letzten sechs Jahre hinsichtlich der Entwicklung der 
Mehrarbeitsstunden betrachtet.
Ursachen für die Mehrarbeitsstunden sind demnach  in drei Kategorien zu unterscheiden: 
a) Personalwirtschaftliche Gründe
b) Schulrechtliche/ Schulorganisatorische Gründe 
c) Veränderungen im Aufgabenbereich
a) Personalwirtschaftliche Gründe
Deutlich in der Analyse der geleisteten Mehrarbeitsstunden wird, dass viele Gründe 
persönlich geprägt sind. 
 Präsenszeiten
Gerade viele berufstätige Mütter nutzen die Tätigkeit im Bereich der Schulsekretariate, um 
Beruf und Familie in einen Einklang zu bekommen. Dadurch dass die Tätigkeiten vorwiegend 
in Teilzeit ausgeübt werden und die Schulferien in vielen Schulformen  für die 
Schulsachbearbeiterinnen überwiegend keine Arbeitszeiten bedeuten, beinhaltet dieser 
Berufsbereich eine besondere Attraktivität. 
Dennoch bestehen die Erwartungen der Schule das gewisse Präsenszeiten abgedeckt 
werden. Bspw. wird in vielen Grundschulen (ohne Mittagsverpflegung) derzeit die 
Wochenarbeitszeit mit 10 – 13 Wochenstunden bemessen. Diese Stunden werden dann auf 
drei bis vier Tage verteilt. 
Eine Auswertung der Stunden insbesondere im Bereich der Grundschulen macht deutlich, 
dass  aufgrund der geringen Freistellung der Schulleitungen organisatorische 
Angelegenheiten, Abstimmungen von schulischen Belangen nur sehr schwer neben der 
                                                           Seite: 4/7
üblichen Sekretariatsarbeit zu leisten sind. Dadurch dass die gesamte Präsenzzeit in der 
Regel auch die Öffnungszeit des Sekretariats darstellt, entsteht immer Bedarf, 
Angelegenheiten über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus durch Mehrarbeitsstunden 
abzuarbeiten. Dieses betrifft sehr deutlich den Grundschulbereich.
 Fluktuation
Eine weitere personalwirtschaftliche Ursache für die Mehrarbeitsstunden in den vergangenen 
Jahren ist die Fluktuation in diesem Bereich. Aufgrund fehlender interner Bewerbungen 
wurden zahlreiche externe Einstellungen vorgenommen. In der Regel verfügten die neuen 
Kolleginnen nicht über entsprechende Vorerfahrungen und mussten komplett neu 
eingearbeitet werden.
Die KGSt beschreibt in ihrem Bericht zur Bemessung des Stellenbedarfs in 
Schulsekretariaten die Schulen als kleine Unternehmen. Die Leitung muss danach ein 
breites Spektrum an administrativen, erzieherisch/pädagogischen und unterrichtlichen 
Aufgaben erfüllen. Zur Unterstützung ist die Schulleitung auf Schulsekretariate angewiesen. 
In dem Bericht heißt es weiter, dass Schulsekretariate Dienstleister für die Schulen selbst – 
damit für die Schulleitung, die Lehrkräfte, sowie die Schüler- und Elternschaft vor Ort – und 
zugleich für den Schulträger sind. Gerade hierdurch werden die Besonderheit und die 
Komplexität dieser Funktion hervorgehoben, so dass das Schulsekretariat ein wichtiger 
Baustein für den Schulbetrieb ist. 
Durch die Umstellung auf die besondere Situation in einem Schulsekretariat, wurden im 
Rahmen der Einarbeitungsphasen der neu eingestellten Mitarbeiterinnen deutlich mehr 
Stunden geleistet. 
Aus den Rückmeldungen der Schulsachbearbeiterinnen wird jedoch unterstrichen, dass 
gerade für diesen Arbeitsbereich eine intensive Einarbeitung unerlässlich sei. Die dadurch 
entstandenen Mehrarbeitsstunden konnten nicht zeitnah abgebaut. 
  Vertretungssituationen 
Die Auswertung der vergangenen Jahre zeigt auch deutlich in der Entwicklung, dass an 
Schulstandorten mit mehreren Schulsachbearbeiterinnen Phasen vorhanden sind, in denen 
der Anteil der geleisteten Mehrarbeitsstunden begrenzt außergewöhnlich stark angestiegen 
ist. Häufig liegt dann die Ursache in der Kompensation von längeren krankheitsbedingten 
Personalausfällen bzw. in Ausfallzeiten durch zeitversetzte Stellenbesetzungen.
Insgesamt standen bzw. stehen für die rd. 50, bzw. heute 47 Schulstandorte zwei 
Springerkräfte (je 20Std./Woche) zur Verfügung. Diese Kapazitäten reichen aber bei weitem 
nicht aus, um in den absoluten Belastungsphasen die Ausfälle zu kompensieren. Zur 
Aufrechterhaltung des Sekretariatsbetriebes sind die anfallenden Aufgaben durch das 
vorhandene Personal aufgefangen worden, allerdings mit der Konsequenz, dass hierdurch 
zusätzlich Arbeitszeit erforderlich wurde. 
b) Schulrechtliche/ Schulorgansiatorische Gründe 
 Schulentwicklung – schulorganisatorische und schulrechtliche Veränderungen
Gerade die Schulentwicklung in den vergangenen Jahren und auch die 
Schulentwicklungsplanung für die kommenden Jahre machen deutlich, dass sich die 
Osnabrücker Schullandschaft stetig im Wandel befindet. Schulen werden zusammengelegt 
bzw. geschlossen, andere Schulen wiederum werden entwickelt und neu aufgebaut. Für 
Osnabrück sind dabei für die vergangenen sechs Jahre folgende Maßnahmen exemplarisch 
anzuführen: 
- Errichtung und Aufbau der ersten Integrierten Gesamtschule in Osnabrück
- Gründung der Grundschule Voxtrup (2010) - Zusammenschluss der Astrid-Lindgren -
Schule (Öffentliche Grundschule für Schüler aller Bekenntnisse) mit der St. Antonius- 
Schule (Öffentliche Schule für Schüler des katholischen Bekenntnisses).
                                                           Seite: 5/7
- Errichtung der Drei-Religionen-Grundschule 
- Schließung der Johannisschule
- Verlagerung der letzten Jahrgänge der Haupt- und der Realschule Eversburg zum 
Standort Käthe-Kollwitz, sowie Schließung der Hauptschule und der Realschule 
Eversburg
- Schließung der Käthe-Kollwitz-Schule 
- Einrichtung Ganztagsbetrieb Grundschule Eversburg
- Zusammenlegung der Kreuzschule mit der Overbergschule
- Auslaufen der Förderschule Lernen im Primarbereich
Derartige Veränderung führen zwangsläufig in den Umsetzungsphasen auch in den 
Schulsekretariaten zu zusätzlichen Belastungen. 
 Baumaßnahmen
Hinzu kommen diverse Baumaßnahmen an den Schulstandorten, die auch unmittelbar 
Auswirkungen auf die Arbeit im Schulsekretariat haben, bspw. am Standort der Grundschule 
Widukindland oder Grundschule Eversburg. 
 Sprachlernklassen
Der gestiegene Zustrom von Schülerinnen und Schülern aus Zuwander- und 
Flüchtlingsfamilien (-> inhaltliche Gründe) erfordert eine Unterstützung im Rahmen der 
Sprachförderung der zugewanderten Kinder und Jugendliche. In den vergangenen Jahren ist 
daher der Anteil der Sprachlernklassen in Osnabrück gestiegen. Hierdurch ist in den 
vergangenen Jahren an den Standorten, die eine Sprachlernklasse eingerichtet haben, 
zusätzlicher Arbeitsaufwand entstanden. 
c) Veränderungen im Aufgabenbereich 
 Rahmenbedingungen 
Inhaltlich begründet sind die Mehrarbeitsstunden, wenn sich im Aufgabenfeld der 
Schulsachbearbeiterinnen Veränderungen ergeben. In den vergangenen Jahren sind viele 
neue Aufgaben hinzugekommen, die das Leistungsspektrum verändert haben. Dabei sind 
bspw. folgende große Bereiche zu nennen: 
 Ausbau der Ganztagsangebote an Schulen
 Schulische Inklusion (Nieders. Schulgesetz seit 2013,)
 Bildung- und Teilhabepaket (seit 2011; insbesondere für die Mittagsverpflegung)
 Anstieg der Schülerinnen und Schüler aus Zuwander- und Flüchtlingsfamilien
Die o.g. Aufgabenbereiche führen zu Mehraufwand in den Schulsekretariaten. Diese 
Aufgaben wurden bislang nicht in der Zeitbemessung berücksichtigt. Konkrete Ausführungen 
sind in der Vorlage zur Neufassung der Berechnungsgrundlage für die Stundenbemessung 
in den Schulsekretariaten (VO/2015/6072) dargestellt.
 Schulformbezogene Besonderheiten 
 Rückmeldungen aus den Gymnasien machen deutlich, dass beispielsweise der 
Doppeljahrgang des Abiturs in 2011 einmalig zusätzlichen Aufwand verursacht hat. In 
2011 haben der letzte G9-Jahrgang und der erste G8-Jahrgang zeitgleich in einem 
Schuljahr die Abiturprüfungen absolvieren müssen. Der zuarbeitende und auch 
organisatorische Aufwand wirkt sich dabei in den Schulsekretariaten nicht 
unerheblich aus.   
                                                           Seite: 6/7
 Auch die gesetzlich vorgesehene Einführung der eigenverantwortlichen Schulen (§ 32 
Nds. Schulgesetz) führte unweigerlich zu zusätzlichem Arbeitsaufwand in den 
Schulsekretariaten, da die Verlagerung von Verantwortung auf die Schulleitungen mit 
erhöhtem Aufwand für Schreibtätigkeiten und anderen Sekretariatsaufgaben die 
Folge waren
 Altlasten – Aufgabe Orientierungsstufe
Ein großer Anteil von Mehrarbeitsstunden aus den Jahren vor 2010 im 
Grundschulbereich stammt aus der Abschaffung der Orientierungsstufe in 
Niedersachsen. Viele Aufgaben wurden ab 2004 den Grundschulen übertragen, ohne 
den Bedarf zeitnah anzupassen. Eine Stundenaufstockung in den Schulsekretariaten der 
Grundschulen erfolgte erst in 2007.
3. Steuerungsmaßnahmen
Das Controlling in diesem Bereich obliegt der Fachverwaltung. Von daher werden die Daten 
regelmäßig erfasst und überprüft. Sofern die vorhandenen Mehrarbeitsstunden in einem 
Missverhältnis stehen, finden in einem ersten Schritt Gespräche mit der entsprechenden 
Schulsachbearbeiterin statt. In manchen Fällen ist es sinnvoll, die Schulleitung mit 
einzubinden. Bei der Feststellung wird zunächst überprüft, wodurch die Mehrarbeitsstunden 
geleistet wurden und in welcher Kategorie die Gründe liegen. Dadurch besteht die 
Möglichkeit, Steuerungsmöglichkeiten abzuleiten bzw. zu entwickeln. Bspw. werden 
frühzeitig Einweisungen und Unterstützungen im Bereich der schulfachlichen Programme 
angeboten. Sofern darüber hinaus gehender Unterstützungs- und Fortbildungsbedarf 
besteht, wird dieser mit der Schulsachbearbeiterin besprochen.
Mit der Schulsachbearbeiterin wird der Abbau der Mehrarbeitsstunden in einem festgelegten 
Zeitkorridor vereinbart. 
Bei standortbezogenen Gründen innerhalb eines begrenzten Zeitraumes wird eine 
Normalisierung der Arbeitszeit im laufenden Arbeitsprozess unterstellt. In diesen Fällen 
erfolgt ebenfalls ein Gespräch, in dem mit der Schulsachbearbeiterin der Abbau der 
Mehrarbeitsstunden vereinbart wird. 
Abbau der Mehrarbeitsstunden
Die Schulsachbearbeiterinnen werden regelmäßig angehalten, einen eigenverantwortlichen 
Überblick auf die geleisteten Mehrarbeitsstunden zu wahren. Dennoch ist es für die 
Kolleginnen in dem Sekretariatsbereich nicht unproblematisch, die Stunden abzubauen. 
Ausschlaggebend ist zunächst der Schulbetrieb, so dass der Abbau der Stunden zunächst 
einmal nur in den Ferien möglich bleibt. Dadurch ist ein umfangreicher Abbau innerhalb 
eines kürzeren Zeitraumes nicht realistisch. 
Dann kommt noch erschwerend hinzu – wie die Auswertung zeigt - dass ein Abbau der 
Stunden gestreckt wird, wenn Ausfallzeiten bspw. durch Langzeiterkrankungen, 
Arbeitsunfähigkeit o.ä. dazukommen. 
Eine weitere Steuerungsmaßnahme, die sich aus den inhaltlich vorgegebenen Gründen  
ergibt, war in den vergangenen zwei Jahren die Entwicklung und die Neufassung der 
Berechnungsgrundlage zur Bedarfsermittlung in den Schulsekretariaten auf der Grundlage 
des vorhandenen Leistungsspektrums. Dabei wurden in der Berechnungsgrundlage 
ausschließlich die Aufgabenfelder berücksichtigt, die vom kommunalen Schulträger zu 
verantworten sind. Übertragene Aufgaben des Landes blieben außen vor. Ziel war es, 
bedarfsgerecht Stunden für die Erledigung der kommunalen Aufgaben in den 
Schulsekretariaten zur Verfügung zu stellen.
                                                           Seite: 7/7
Wie dargestellt, gibt es einen besonderen Bedarf im Bereich der Grundschulsekretariate, der 
sich auch in der Neufassung der Berechnungsgrundlage widerspiegelt.   
Mittelfristig könnte dadurch ein Abbau der vorhandenen Mehrarbeitsstunden zu realisieren 
sein. Die Anbindung der Sekretariate an das elektronische Zeiterfassungssystem unterstützt 
den Fachbereich Bildung, Schule und Sport beim Controlling.