Digitale Souveränität der Verwaltung - Anfrage der SPD-Fraktion - Antwort der Verwaltung
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2023/1876-01
Datum: 2023-03-09
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 08.03.2023 
Die Oberbürgermeisterin
Referat Digitalisierung und IT
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2023/1876-01
öffentlich
Digitale Souveränität der Verwaltung - Anfrage der SPD-Fraktion
- Antwort der Verwaltung
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 09.03.2023 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
Sachverhalt:
Die Verwaltung beantwortet die Frage der SPD-Fraktion wie folgt:
Frage 1: Auf welche Anbieter greift die Verwaltung bei der Digitalisierung der Verwaltung 
zurück, welche Kosten bringt sie hierfür auf und wie trägt die Stadt zu einem offenen und 
wettbewerbsfähigen Markt bei?
Das Gebiet der Digitalisierung einer Verwaltung ist sehr vielseitig. Um eine umfassende 
Digitalisierung erfolgreich umsetzen zu können, sind sowohl etablierte große Anbieter 
(Microsoft, Cisco, Dell) notwendig als auch eine Vielzahl von Open Source Lösungen 
(Docker, Liferay, Nextcloud, Typo3 etc.). Generell sieht die Verwaltung die überwiegenden 
Vorteile von Open-Source-Software und hat zahlreiche Produkte hierzu im Einsatz. 
Insbesondere bei fachbezogener Software für dienstleistungsbezogene kommunale 
Prozesse in der Verwaltung gibt es jedoch nur wenige Softwareanbieter am Markt und nur 
sehr selten Open-Source-Software. 
Wenn bei der Auswahlentscheidung eine Open-Source-Software in unterschiedlichen 
Punkten deutliche Nachteile zu einer proprietären Software aufweist, ist es aus Sicht der 
Verwaltung nicht zielführend trotzdem eine entsprechende Open-Source-Software 
einzusetzen. Nicht zu unterschätzen ist auch der veränderte Aufwand bei der Einführung, 
Wartung und Betrieb von Open-Source-Software. Es ist auch hier nicht garantiert, dass 
beispielsweise Sicherheitslücken zeitnah geschlossen werden. Dann müssen entweder 
eigene qualifizierte Ressourcen dafür bereitstehen oder externe Dienstleister für die 
Anpassungen beauftragt werden.
Bei der Auswahl von Softwarelösungen sind unter anderem folgende Faktoren relevant:
Funktionalität
Softwareergonomie
Kompatibilität zu Bestandssystemen
IT-Sicherheit u. Datenschutz
Performance
Dienstleistungsunterstützung
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Die Stadt stellt auf verschiedenen Wegen einen offenen und wettbewerbsfähigen Markt 
sicher:
Klare und einheitliche Regeln: Die Stadt hat transparente und einheitliche Regeln für ihre 
Ausschreibungen definiert. Diese Regeln gelten für alle potenziellen Anbieter gleich. Dazu 
gehört auch die individuelle Festlegung von Kriterien, nach denen die Angebote bewertet 
werden. Herzu verweisen wir auch gerne auf das Übersichtsbild des IT-
Beschaffungsablaufes im Referat Digitalisierung und IT im Anhang.
Verbreitung der Ausschreibung: Das städtische Amt für öffentliche Ausschreibungen macht 
ihre Ausschreibungen (>10.000 Euro) in öffentlich zugänglichen Online-Portalen bekannt, um 
möglichst viele potenzielle Anbieter zu erreichen.
Offenheit und Transparenz: Die Stadt geht offen und transparent bei der Ausschreibung vor 
und stellt sicher, dass alle Anbieter die gleichen Informationen erhalten. Dies kann 
beispielsweise durch die Veröffentlichung von Fragen und Antworten zu den 
Ausschreibungsbedingungen sowie durch die Verwendung von öffentlichen 
Ausschreibungsportalen geschehen.
Frage 2: Unter welchem Konzept und Rahmenbedingungen stehen die Vergabe der 
Dienstleistungen und welche Dienstleistungen werden hier in Anspruch genommen?
Alle Dienstleistungen im Referat Digitalisierung und IT werden über die IT-Beschaffung 
ausgeschrieben. Wenn der Wert einer Ausschreibung über 10.000 Euro liegt, wird die 
Aufgabe der Ausschreibung vom Fachdienst Öffentliche Aufträge im Fachbereich Recht und 
Datenschutz übernommen. Im Anhang finden Sie eine detaillierte Beschreibung und 
Darstellung unserer definierten IT-Bestellprozessabläufe.
Die eingekauften Dienstleistungen sind sehr unterschiedlich. Neben der Einbindung externer 
Dienstleister zur Fehlersuche/ Troubleshooting kommen Dienstleister bei der 
Weiterentwicklung von bestehenden Produkten (z. B. Dokumentenmanagementsystem, 
Microsoft Umgebung etc.), bei der initialen Einführung von neuen Lösungen (Chat-Bot, 
Robotic Prozess Automation), bei der Unterstützung im Bereich IT-Infrastruktur/ IT-Betrieb, 
bei der strategischen Beratung und bei Klärung von außergewöhnlichen und sehr speziellen 
Rechtsfragen (Microsoft 365) zum Einsatz.
Frage 3: Welche Kosten verursachen externe Dienstleistungen und Dienstleister und könnte 
durch den Verzicht auf diese externen Dienstleistungen und der Umsetzung der eigenen IT 
Kosten eingespart werden? Hier bitte sowohl Sach- als auch Personalkosten 
berücksichtigen.
Nachfolgend wird der finanzielle Aufwand für den Einsatz externer Dienstleistungen im 
Referat Digitalisierung und IT für das Jahr 2022 dargestellt. Im Jahr 2022 beliefen sich die 
Dienstleistungskosten insgesamt auf eine Summe von rd. 394.844 Euro.
Die Dienstleistungen wurden in unterschiedlichen Themenbereichen (Netzwerk, Server, IT-
Sicherheit, Dokumentenmanagementsystem, Medientechnik, ) erbracht. Folgende 
Beweggründe geben einen ersten Einblick und zeigen die Notwendigkeit der Maßnahmen 
auf, externe Dienstleister einzubinden:
1.Spezialisiertes Wissen und Erfahrung: Externe IT-Dienstleister verfügen oft über 
spezialisiertes Wissen und Erfahrung, das es ihnen ermöglicht, komplexe IT-
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Probleme schneller und effizienter zu lösen als ein internes IT-Team, das 
möglicherweise nicht über die gleiche Tiefe und Breite an Fachwissen verfügt.
2.Kosten: Ein internes IT-Team aufzubauen und zu unterhalten, einschließlich der 
Kosten für Schulungen, Gehälter, Sozialleistungen, Büros, IT-Infrastruktur und mehr 
ist nicht unerheblich. Durch den Kauf von IT-Dienstleistungen kann die Stadt sehr 
flexibel auf Auftragsspitzen oder hohe technische Anforderungen bei der Beseitigung 
von Störungen reagieren.
3.Flexibilität: Externe IT-Dienstleister bieten den Vorteil und die Flexibilität, ihre IT-
Ressourcen je nach Bedarf zu skalieren. So kann die Stadt Osnabrück 
beispielsweise zusätzliche IT-Ressourcen für spezielle Projekte ordern, ohne 
langfristige Verpflichtungen eingehen zu müssen.
4.Fokus auf das Kerngeschäft: Durch die Einbindung externer Dienstleister, kann die 
Stadt Osnabrück sich mehr und intensiver auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, anstatt 
sich lang und zeitintensiv um die Problemlösung der immer komplexer werdenden 
Infrastruktur zu kümmern. 
5.Zugang zu neuesten Technologien und Trends: Externe IT-Dienstleister halten 
sich auf dem Laufenden über die neuesten Technologien und Trends in der IT-
Branche und helfen uns dabei, auf dem neuesten Stand zu bleiben.
6.Fachkräftemangel: Am Beispiel Dokumentenmanagementsystem kann aufgezeigt 
werden, wie ernst und weitreichend das Thema Fachkräftemangel sich im Bereich 
der Digitalisierung und IT darstellt. Derzeit sind vier Stellenanteile mit der 
Administration, Störungsbeseitigung, Weiterentwicklung und der Projektleitung 
vorgesehen. Von den vier Stellenanteilen sind derzeit 63% der Stellenanteile nicht 
besetzt (Kündigungen) bzw. nicht verfügbar (aufgrund von Tätigkeiten im Bereich der 
Jugend- und Auszubildendenvertretung). 
Der Fachkräftemangel in der IT-Branche erreicht ein besorgniserregendes Ausmaß. 
Unternehmen kämpfen verzweifelt um qualifizierte Mitarbeiter, während gleichzeitig 
immer mehr offene Stellen unbesetzt bleiben. Die Digitalisierung schreitet 
unaufhaltsam voran. Dies wird sich in den kommenden Jahren weiter ausprägen. 
Die Fluktuation von Fachkräften, die wir heute schon im Kleinen erleben, wird sich in 
den kommenden Jahren enorm verstärken. Der Kampf um Talente ist seit Jahren in 
vollem Gange und wird immer weitreichendere Ausmaße annehmen. Die Hürde für 
gut ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Job zu wechseln, wird immer 
geringer, da zukünftige Arbeitgeber neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern immer 
bessere und größere Anreize bieten. 
Die Einbindung externer IT-Dienstleistungen bildet heute und zukünftig die Grundlage für 
einen sicheren, durchgehenden und performanten Betrieb der immer komplexer werdenden 
städtischen IT-Landschaft. Die oben aufgeführten Punkte zeigen auf, dass die Einbindung 
externer Dienstleistungen zwingend notwendig ist.
Gez. Tobias Fänger
Anlage/n:
Bestellungseingang über ServiceportalBestellte Ware auf Lager?Bereitstellung durch den IT-ServiceBestellung über Rahmenverträge durch die IT-Beschaffung JaJaNeinGgf. Preisermittlung durch IT-Service (z. B. Angebotseinholung oder in Abstimmung mit SGL/TL)NeinBestellung wird nicht ausgeführt/ geht nicht in den Workflow!Ausschreibung erforderlich(> 1.000 EUR netto)?JaDirektvergabe von TL/SGL gewünscht?
(Hinweis 
Ausnahmefall)
Begründeten Vermerk einfordern durch SGL/TL (wirtschaftlich und Alleinstellungsmerkmal)Ggf. Ermittlung des günstigsten Anbieters durch die IT-BeschaffungBestellung  der Ware durch den IT-BeschaffungBereitstellung durch den IT-ServiceNeinDirektkauf durch IT-BeschaffungBestellwert> 10.000 EUR netto?Aufbereitung der Vergabeunterlagen durch IT-Beschaffung/ Weiterleitungan 30-5JaErstellung Ausschreibungs-unterlagen durch IT-Beschaffung ggf. RS mit SGL/TLBestellwert> 10.000 EUR netto?Verhandlungsvergabe durch IT-Beschaffung/ mindestens 3 Firmen sind zu beteiligen, nicht zwingend 3 Angebote erforderlichÖffentliche Ausschreibung von 30-5 durchgeführt/ ggf. Dokumentanpassung durch IT-BeschaffungNeinBeauftragung durch die IT-BeschaffungJaBestellabschluss und Ablage der Dokumentation im DMS durch die IT-BeschaffungAngebotsprüfung / Auswertung durch die IT-BeschaffungAuftragsvorbereitung/ Einbeziehung der beteiligten Bereiche durch die IT-BeschaffungPrüfung und Beauftragungdurch 30-5 / ggf. politische BewertungJaJaNeinNein
Ggf. Softwarefreigabeverfahren mit anschließender Bestellung durch Bestell-berechtigten der FBPrüfung/ Genehmigung der Bestellung durch FB (hinsichtlich Finanzen)Budgetprüfung, Haushaltsrechtliche Bewertung, Bestellauftrag durch SGL/TL und 010 durch Sachgebiets-/ Teamleiter 15Freigabe durch  15 Leitung (ab 10.000 EUR netto)?NeinJaDienststellenBestellungDienststellenGenehmigungReferat Digitalisierung und IT (15)Durchführung der Bestellung  und Begleitung von Ausschreibungen
Standard-IT Bestellung?Bestelleingang beim IT-Service
© 2020 Stadt Osnabrück
Stadt OsnabrückStadthaus 1/ 7te Etage49076 OsnabrückProjekt:  IT-Bestellprozess Version: 2.4Ersteller:  Lars Möllenkamp, Ronny BurkhardtOrganisation:  15Datum: 07.11.2022Seite:  1
Freigabeberechtigungen für Aufträge (Maximalwert zur Unterzeichnung)T. Fänger / M. Krieger: 250.000 €T. Lotz / D. Plogmann: 100.000 €JH. Kempe / T. Möllmann / R. Burkhardt /C. Lukosch / S. Deymann / L. Möllenkamp: 50.000€Ausschreibungsfristen/ DurchführungsdauerBis 10k: eigenverantwortlich/ min. 3 TageBis 125k:6 Wochen + 10 Tage ZuschlagsfristAb 125k bis 214k: 6 Wochen + Politik (VA) + Zuschlagsfrist 10 Tage (wenn 1-2 Wochen vor VA bei 30-5 zur Beauftragung eingereicht)