Automatisierte Vorabinformation zum Ablauf von Ausweisdokumenten - Beantwortung durch die Verwaltung
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2025/4238-03
Datum: 2025-06-13
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

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Stadt Osnabrück 
Die Oberbürgermeisterin 
 
 
 
Vorlagenummer: VO/2025/4238-03 
Vorlageart: Mitteilungsvorlage 
Öffentlichkeitsstatus:  öffentlich 
 
Automatisierte Vorabinformation zum Ablauf von Ausweisdokumenten 
- Beantwortung durch die Verwaltung 
 
Datum: 11.06.2025 
 Vorstand für Soziales, Bürgerservice und Personal 
Federführung: Fachbereich Bürger und Ordnung 
 
Beratungsfolge 
 
Gremium Datum Sitzungsart Top-Nr. 
Ausschuss für Feuerwehr und Ordnung 
(Kenntnisnahme) 26.06.2025 Ö  
 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er: 
Bürger- und Kundennähe erhöhen 
Digitalisierung (Querschnittsziel 2021-2030) 
 
Sachverhalt: 
Seitens der im Bürgeramt eingesetzten Fachanwendung ist es grundsätzlich möglich, 
Bürgerinnen und Bürger über den Ablauf der Ausweisdokumente vorab zu informieren. 
Nach Prüfung schlägt die Verwaltung vor, diesen Service nicht per Brief, sondern durch E-
Mail anzubieten. 
Bürgerinnen und Bürger werden automatisiert per E-Mail über den Ablauf der 
Ausweisdokumente informiert. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass im Bürgeramt die 
jeweiligen E-Mailadressen erfasst und gespeichert werden. Derzeit verfügt die 
Stadtverwaltung für diesen Zweck nicht über eine Datengrundlage.  
Das Bürgeramt würde daher demnächst beginnen, bei der Ausgabe von Dokumenten den 
Bürgerinnen und Bürgern die Inanspruchnahme dieses Services anzubieten und in diesem 
Zusammenhang die E-Mailadresse erheben. 
Der Vorlauf von 3 Monaten für die Erinnerung ist aus Sicht der Verwaltung zu kurz. Die 
Verwaltung beabsichtigt hier einen Vorlauf von ca. 5 Monaten, um eine reibungslose 
Terminierung und ordnungsgemäße Abwicklung zu gewährleisten.  
Seitens der Verwaltung wird favorisiert, mit Blick auf § 1 Personalausweisgesetz nur über 
den Ablauf des Personalausweises zu informieren.  
Es gibt keine Verpflichtung, einen Reisepass zu besitzen. Viele Bürgerinnen und Bürger 
beantragen diesen auch nur einmalig für eine besondere Reise und benötigen den 
Reisepass später nie wieder. Hier ist zu erwarten, dass ein entsprechendes 
Erinnerungsschreiben dazu führen wird, dass die Betroffenen sich verpflichtet fühlen 
könnten, sich auch um Neuausstellung eines Reisepasses zu kümmern. Dieses hätte einen 
erheblichen Beratungsaufwand zu Folge, der ebenfalls wieder erhebliche Ressourcen binden 
 
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würde.  
Die Benachrichtigung über den Ablauf der Dokumente wird sich künftig nicht auf die 
Terminvergabe und eine gleichmäßigere Auslastung bei den Terminen im Bürgeramt 
auswirken. Seit Einführung der Terminvergabe gibt es im Bürgeramt bereits ganzjährig eine 
gleichmäßige Auslastung bei den Besucherkontakten. 
Da die Sammlung der E-Mailadressen noch geschaffen werden muss und die 
Datenerfassung prozessökonomisch nur im Rahmen der Ausgabe der Dokumente Sinn 
ergibt, kann der Datenbestand nur sukzessive aufgebaut und verwendet werden. Zum 
Tragen kommt der neue Service daher erst mit entsprechender zeitlicher Verzögerung, bis 
die Ungültigkeit dieser Dokumente erneut ansteht. Unabhängig davon wird die Verwaltung 
prüfen, ob bereits vorhandene Daten auch für diesen Service verwendet werden dürfen. 
Die Verwaltung weist darauf hin, dass es in der durchaus erheblichen Gültigkeitszeitspanne 
realistisch sein wird, dass Bürgerinnen und Bürger zwischenzeitlich verziehen bzw. ggf. auch 
ihre hinterlegte E-Mailadresse wechseln und es dabei vergessen werden könnte, die bei uns 
gespeicherten Daten zu aktualisieren. Dies würde dann dazu führen, dass die automatisiert 
ausgelöste E-Mailbenachrichtigung ins Leere geht. 
  
gez. Cordes 
Fachbereichsleiter Bürger und Ordnung 
 
Anlage/n 
Keine 
 
 
[Dokumentende]