Projektmanagement im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien - Sachstand
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2023/2217
Datum: 2023-08-25
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/2
Stadt Osnabrück 11.07.2023 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2023/2217
öffentlich
Projektmanagement im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und 
Familien - Sachstand
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 06.09.2023 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
Sachverhalt:
Seit dem 01.07.2021 ist im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien ein 
Projektmanagement mit einer Vollzeitstelle eingerichtet.
Das Projektmanagement soll insgesamt sicherstellen, dass komplexe Vorhaben zielorientiert 
und effizient abgewickelt werden. Hierbei stehen das Erarbeiten von Lösungswegen, das 
Steuern der Prozesse sowie das Leiten und Lenken von interdisziplinären Projektgruppen im 
Fokus. Außerdem erfordert ein erfolgreiches Projektmanagement eine umfangreiche 
Dokumentation und ein strukturiertes Reporting an die Stakeholder.
Konkret teilen sich Aufgaben der Projektmanagerin in folgende Bereiche auf:
Projektleitung – inhaltliche und koordinative Leitung von Projekten sowie Sicherstellen 
der Zielerreichung und Ressourcen sowie Anleiten der Projektgruppe
Projektmanagementoffice – strukturelle, koordinative Unterstützung der Projektleitung 
besonders im Berichtswesen, in der Methodenwahl und in der Strukturierung des 
Projekts
Projektteilnahme – besonders bei fachbereichsübergreifenden Projekten in der Funktion 
als zentrale Koordinatorin für den Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien.
Die Projekte des Fachbereichs für Kinder, Jugendliche und Familien leiten sich aus 
verschiedenen Bedarfen und Notwendigkeiten ab und verfolgen insgesamt verschiedene 
strategische Stadtziele:
Erfüllung von regulatorischen, rechtlichen oder sozialen Anforderungen
ozum Beispiel Umsetzung neuer rechtlicher Vorgaben wie durch die SGB VIII-Reform
Erfüllung von Anträgen/ Bedürfnissen von Stakeholdern
ozum Beispiel die Umsetzung von Ratsbeschlüssen wie den Bildungs- und 
Unterstützungsfonds
Umsetzung oder Änderung geschäftlicher oder technologischer Strategien
ozum Beispiel die Umsetzung der Dienstvereinbarung zum flexiblen Arbeitsort 
einschließlich der modellhaften Entwicklung eines Desk-Sharing-Konzeptes
Erstellung und Verbesserung von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen
ozum Beispiel im Bereich des Fachkräftemangels.
Die Auswahl der Projektthemen erfolgt durch die Fachbereichsleitung. Mit den 
unterschiedlichen Projekten kann die Projektmanagerin so (neue) inhaltliche Schwerpunkte 
des Fachbereichs in den Fokus nehmen und umsetzen. Die Umsetzung erfolgt in enger 
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Abstimmung zwischen der Projektmanagerin, der Fachbereichsleitung und den beteiligten 
Fachdienstleitungen. 
Die gesamte Projektübersicht ist dem Anhang zu entnehmen.
Durch die positiven internen Effekte profitieren die Kinder, Jugendlichen und Familien 
Osnabrücks von den Ergebnissen der Projektarbeit. Die dringlichsten Themen werden 
schnellst- und bestmöglich umgesetzt, so zum Beispiel zahlreiche Maßnahmen zur 
Gegensteuerung des Fachkräftemangels, um Kindertagesbetreuung und andere Leistungen 
und Aufgaben verlässlicher zu gestalten.
Auch zu benennen ist der Bildungs- und Unterstützungsfonds. Durch die 
fachbereichsübergreifende Projektarbeit konnten bedarfsorientierte sozialpädagogische 
Maßnahmen gezielt gefördert werden. 
Mit der Leitung und Begleitung von Projekten entlastet die Projektmanagerin besonders die 
Leitungskräfte des Fachbereichs, welche sich auf ihre Linienaufgaben fokussieren können. 
Daneben unterstützt die Projektmanagerin ein fachbereichsübergreifendes Projekt unter der 
Leitung des Fachbereichs Bildung, Schule und Sport und entlastet so auch Leitungskräfte 
über den eigenen Fachbereich hinaus. 
Es ist außerdem zu erwähnen, dass der Fachbereich sich zunehmend mit Aufgaben 
konfrontiert sieht, welche sich nicht in die Linienorganisation eingliedern lassen und somit 
einer übergeordneten Stelle bedürfen. Die Projektmanagerin kann hierbei als neutrale 
Leitung außerhalb der üblichen Hierarchien auftreten. Durch die interdisziplinäre und 
fachdienstübergreifende Projektarbeit wird insgesamt die ganzheitliche Sichtweise auf den 
Fachbereich gestärkt und eine Versäulung von Inhalten vermieden.
Aufgrund des spezifischen Know-hows der Projektmanagerin können 
Qualitätsverbesserungen bei der Durchführung der Projekte erzielt werden und damit 
einhergehend eine Verbesserung der Effizienz und der Zielorientierung.
Im Rahmen der Projektarbeit wurde zudem die Methode der Resonanzgruppe etabliert. Hier 
können zum Beispiel im Bereich der Gesamtstrategie zum Fachkräftemangel im Fachbereich 
für Kinder, Jugendliche und Familien Mitarbeitende und Vertreterinnen/ Vertreter von 
Personalrat und Gewerkschaft Ideen und Feedback zum Projekt einbringen. Im Projekt der 
SGB VIII-Reform wurde zudem eine Resonanzgruppe unter anderem mit Mitgliedern von 
freien Trägern der Behindertenhilfe etabliert, um gemeinsam das Thema Inklusion im 
Fachbereich voranzutreiben.
Die positiven finanziellen Auswirkungen des Einsatzes der Projektmanagerin lassen sich 
nicht konkret beziffern. Jedoch führen die Unterstützung und Entlastung zum Beispiel der 
Fachdienstleitungen bei der Umsetzung von Projekten sowie die höhere Effizienz durch die 
Tätigkeit der Projektmanagerin zu kostenrechnerischen Einsparungen. 
Durch die erfolgreiche Umsetzung des Projektes „Flexibler Arbeitsort" konnte das Team des 
Familien- und Kinderservicebüros aus bislang extern angemieteten Räumen in das 
Stadthaus 1 zurückkehren. Hier konnte eine konkrete jährliche Einsparung von 38.000 € 
erreicht werden.
Im Rahmen der Darstellung des Projektmanagements des Fachbereichs für Kinder, 
Jugendliche und Familien möchte die Fachverwaltung auf die für den Stellenplan 2024 
beantragte Entfristung der Stelle hinweisen.
im Auftrag
gez. Schlüter
Anlage/n:
Projektübersicht
Projektübersicht – Projektmanagerin Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien
Projekt Ziel Rolle Projektabschluss
SGB VIII-Reform Umsetzung der durch die SGB VIII-Reform erforderlichen Maßnahmen im Fachbereich für 
Kinder, Jugendliche und Familien sowie Erarbeiten einer gemeinsamen Haltung zu Inklusion und 
Partizipation
Projektmanagement-
office
voraussichtlich 
2028
Verstetigung 
Familienbegleitung
Verstetigung des Projekts Familienbegleitung nach definierten Kriterien, um dem 
Unterstützungsbedarf Osnabrücker Familien mit Migrationshintergrund weiterhin 
niedrigschwellig begegnen zu können
Projektmanagement-
office
Juli 2022
Flexibler Arbeitsort Bedarfsgerechte Ausgestaltung der Dienstvereinbarungen zum „Homeoffice“ für alle 
Mitarbeitenden des Fachbereiches für Kinder, Jugendliche und Familien
Projektleitung März 2022
Einführung digitale Fallakte Flächendeckende Einführung einer digitalen Fallakte im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und 
Familien
Projektmanagement-
office
voraussichtlich Q4 
2023
Neuaufstellung Fach- und 
Finanzcontrolling
Adressatengerechte Aufarbeitung von Fach- und Finanzdaten sowie Erstellung einer Übersicht 
aller steuerungsrelevanten Informationen
Projektmanagement-
office
März 2022
Umsetzung des 
Ganztagsförderungsgesetzes
Flächendeckende Umwandlung aller Grundschulen Osnabrücks in Ganztagsschulen und somit 
das Auslaufen der an den Grundschulstandorten bestehenden Horte
Projektmanagement-
office 
voraussichtlich 
2025
Bildungs- und 
Unterstützungsfonds
Abmildern der Auswirkungen der Corona-Pandemie auf Kinder und Jugendliche durch die 
Bereitstellung der Fördermittel des Bildungs- und Unterstützungsfonds an die antragstellenden 
Träger sowie Koordination der psychosozialen und lernfördernden Angebote
Projektteilnahme Q1 2024
Öffentlichkeitsarbeit: 
Relaunch www.osna-
brueck.de
Aktualisierung der für den Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien relevanten Inhalte 
auf der städtischen Homepage
Projektteilnahme & 
Koordination innerhalb 
des Fachbereichs
voraussichtlich
 Q4 2023
Gesamtstrategie zum 
Fachkräftemangel
Ergreifen von Maßnahmen und Anpassen von Rahmenbedingungen mit dem Ziel, dass die 
Fachkräfteversorgung für die Leistungen und Aufgaben der Kinder- und Jugendhilfe messbar 
verbessert werden kann
Projektleitung Q4 2023
Fachkräftemangel Hilfen zur 
Erziehung & Inobhutnahme
Folgeprojekt der Gesamtstrategie zum Fachkräftemangel bestehend aus dem Krisenteam 
Inobhutnahme 
Projektmanagement-
office
voraussichtlich       
Q1 2024
Softwarelösung für Kita-
Planung und 
-Anmeldung
Bereitstellen einer benutzerfreundlichen Softwarelösung für die Kita-Anmeldung, die auch die 
städtische Kita-Planung unterstützt
Projektleitung Q3 2023