Aktuelle Personalsituation im Fachbereich Städtebau - Antwort der Verwaltung
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2022/0380-01
Datum: 2022-02-09
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 30.01.2022 
Vorstand für Bauen und Umwelt
Fachbereich Städtebau
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2022/0380-01
öffentlich
Aktuelle Personalsituation im Fachbereich Städtebau - Antwort der 
Verwaltung
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Rat der Stadt Osnabrück 08.02.2022 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
Sachverhalt:
Die Verwaltung beantwortet die Anfrage der BOB-Ratsfraktion wie folgt:
1. Gibt es Überlastungsanzeigen im Fachbereich Städtebau und wie viele 
Überlastungsanzeigen gibt es in der gesamten Stadtverwaltung (nach Fachbereichen 
und Eigenbetrieben) 2021 und was wird dagegen aktiv unternommen?
Im Fachbereich Städtebau bestehen seit Jahren erhebliche Belastungssituationen in den 
einzelnen Fachdiensten, auch im Jahr 2021, die sich nicht allein statistisch aus der Zahl 
vorliegender Belastungsanzeigen abbilden lassen. Aus den Abstimmungsprozessen in der 
täglichen Arbeit und den Gesprächen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden wird in 
zunehmendem Maße deutlich, wie sich die Arbeitsbelastung auf die psychische und 
physische Gesundheit auswirkt. Die auf verschiedenen Wegen an die Fachverwaltung 
herangetragenen vielfältigen und umfangreichen Erwartungshaltungen zur Bearbeitung der 
verschiedensten Interessen haben in den vergangenen Jahren eine Größenordnung 
angenommen, mit der die Leistungsfähigkeit der Verwaltung bereits heute nicht mehr Schritt 
halten kann. Die umfangreichen Projektlisten belegen dies nachdrücklich.
Der Begriff „Überlastungsanzeige“ oder auch „Gefahrenanzeige“ ist nicht ausdrücklich 
arbeitsrechtlich oder tarifvertraglich geregelt. Zeigt jemand eine Überlastung schriftlich an, so 
hat dies zunächst eine straf- bzw. haftungsrechtliche Funktion für den Fall auftretender 
Schäden bei Arbeitgeber oder Dritten. Eine entsprechende Gefährdungsanzeige, über die 
Vorgesetzten in der Regel auch an den Fachbereich Personal und Organisation gerichtet, 
ggf. unter Beteiligung der Personalvertretung, wird zur Personalakte genommen und löst ein 
Verfahren aus, bei dem die konkrete Arbeitsbelastung der:des Mitarbeiter:s festzustellen ist. 
Bestätigt sich hierbei die Überlastung, ist unverzüglich über Abhilfemaßnahmen zu 
entscheiden etc.
Vor dem Hintergrund dieses formellen Verfahrens und eventuell auch weil aus der 
Bezeichnung „Überlastungsanzeige“ der Eindruck erweckt werden könnte, der:die 
Mitarbeiter:in sei den Aufgaben persönlich nicht gewachsen oder gar nicht leistungsfähig, 
wird das Mittel der schriftlichen „Überlastungsanzeige“ eher selten gewählt. 
Gleichzeitig sind Führungskräfte und Mitarbeiter:innen in einem stetigen Austausch, um es 
auch möglichst nicht bis zur Überlastungsanzeige kommen zu lassen. Im Fachbereich 
Städtebau finden mit diesem Ziel u. a. immer wieder Priorisierungsprozesse statt, da die 
Menge der anstehenden Aufgaben und Projekte die Kapazitäten der Mitarbeitenden deutlich 
übersteigt. 
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Trotz dieser Bemühungen wurden 2021 im Fachbereich insgesamt 9 neue Überlastungs-
anzeigen mündlich formuliert sowie 1 neue schriftliche Qualitätsanzeige abgegeben, 
außerdem lagen aus den Vorjahren noch 5 Überlastungsmeldungen verschiedener Form 
(davon 4 Überlastungsanzeigen, die an den Fachbereich Personal und Organisation zur 
Personalakte weitergegeben wurden) vor, denen nicht vollständig abgeholfen war. 
Der Fachbereich Städtebau begegnet den Überlastungen und ihren Folgen mit der 
Überprüfung und Anpassung von Strukturen und Prozessen, ggf. personeller Aufstockung, 
die sich aufgrund des spürbaren Fachkräftemangels zunehmend schwierig darstellt, sowie 
der oben bereits erwähnten Erarbeitung von Prioritäten, in der Regel gemeinsam mit den 
betroffenen Mitarbeiter:innen und Teams. Vorgesehen ist, dass im 1. Quartal 2022 dem 
Ausschuss für Stadtentwicklung und Umwelt Prioritätenlisten vorgelegt werden, um zu einer 
verbindlichen Klärung der Bedeutung der verschiedensten Projekte zu kommen. Der Einsatz 
privater Dienstleistungsbüros zur Unterstützung bei der Bearbeitung planerischer 
Fragestellungen wird ebenfalls praktiziert. Diese können jedoch bei der verwaltungsinternen 
Abstimmung in komplexen Planungsverfahren nur eingeschränkte Unterstützung liefern, 
zudem sind auch bei privaten Büros sehr vergleichbare Probleme in der Arbeitssituation und 
Leistungsfähigkeit zu festzustellen.
Daher wird die Beantragung zusätzlicher Stellen angesichts noch weiter steigender 
Anforderungen erneut nötig sein. 
Überlastungsanzeigen Stadtverwaltung insgesamt 2021:
Im Jahr 2021 wurden insgesamt 10 Überlastungsanzeigen an den Fachbereich Personal und 
Organisation gemeldet.
Diese verteilen sich auf den Fachbereich Finanzen und Controlling (1 x), Eigenbetrieb 
Immobilien und Gebäudemanagement (1 x), Feuerwehr (2 x), Fachbereich Integration, 
Soziales und Bürgerengagement (1 x), Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familie (4 x) 
und Fachbereich Geodaten und Verkehrsanlagen (1 x).
2. Wurden mit der Besetzung der Stellen für Planungsaufgaben in Vollzeit 
zumindest 85 % der Stunden erreicht und ab welchem Zeitpunkt ist mit 100 % zu 
rechnen?
Von den im Team Bauleitplanung (61-51) laut Stellenplan verankerten 255 Wochenstunden 
für Planungsaufgaben sind derzeit 182 Stunden besetzt. Dies entspricht einem Anteil von 
71 %. Gegenüber dem Stand der Besetzungen im Mai 2021 (vgl. VO/2021/6952-01) konnte 
eine Vollzeitstelle nachbesetzt werden. Die Ausschreibung der zweiten Vollzeitstelle war 
aufgrund der lediglich befristeten Vertretung nicht erfolgreich. Mit Beschluss und 
Genehmigung des Nachtragshaushaltes bzw. Nachtragsstellenplans 2022 soll die Grundlage 
für eine unbefristete Ausschreibung der Stelle geschaffen werden. Bei Besetzung dieser 
Position wären dann 85 % der vorgesehenen Stunden abgedeckt. Der verbleibende, nicht 
abgedeckte Stundenanteil ergibt sich aus der vorübergehenden Reduzierung der 
wöchentlichen Arbeitszeit von drei Vollzeitstellen. Diese Stundenanteile für jeweils wenige 
Monate befristet auszuschreiben, ist angesichts der Arbeitsmarktlage aussichtslos. 
Die Abdeckung von 100 % der Stunden wird damit auf absehbare Zeit nicht realistisch sein.
Planungsaufgaben werden auch im Fachdienst Verkehrsplanung (61-4) wahrgenommen. 
Für die Aufgaben im Team Konzeptionelle Planung, im Team Vorplanung und im Team Rad 
sind im Stellenplan insgesamt 390 Wochenstunden verankert, von denen derzeit 303 
Stunden besetzt sind. Dies entspricht einem Anteil von rd. 78 %. Die Abweichung ergibt sich 
aus zwei unbesetzten Vollzeitstellen und einer befristeten Reduzierung der wöchentlichen 
Arbeitszeit. Durch eine erneute Stellenausschreibung mit anschließender Besetzung einer 
Vollzeitstelle und die Rückkehr eines Mitarbeiters aus der Elternzeit könnte sich der Anteil 
der besetzten Stunden perspektivisch auf rd. 95 % erhöhen.
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3. Wie werden die Rückstände und Anträge/Bauvoranfragen abgearbeitet und wie 
weit ist der Stand der Digitalisierung und welche Prozesse wurden digitalisiert, um 
Arbeitsabläufe – besonders auch im Homeoffice – zu optimieren?
Wenn die Frage konkret auf Bauanträge und Bauvoranfragen gerichtet sein sollte, beträfe 
dies den Fachdienst Bauordnung und Denkmalpflege (61-7). Hier liegen keine Rückstände 
vor. Zwar ist die Arbeitssituation aufgrund von prozessualen Einschränkungen durch Corona 
bei einer gleichbleibend hohen Anzahl von Antragsverfahren sehr angespannt, die 
eingehenden Anträge werden aber alle umgehend bearbeitet und so schnell wie möglich 
beschieden. Dass es in Einzelfällen zu längeren Bearbeitungszeiten kommen kann, ist der 
Komplexität des Prüfumfangs geschuldet. 
Insgesamt im Fachbereich Städtebau gibt es darüber hinaus viele weitere Verfahren, 
Projekte und Planungen. Hier erfolgt die Bearbeitung insbesondere nach Prioritätensetzung. 
Die daraus entwickelten Arbeitsprogramme lasten die Mitarbeitenden vollständig aus. Über 
die Kategorisierung von Planverfahren im Fachdienst Bauleitplanung wurde der 
Fachausschuss bereits informiert (vgl. VO/2021/6921). In diesem Bereich können Verfahren 
mit geringer Priorität aktuell nicht aktiv bearbeitet werden. Nach derzeitiger Arbeitsplanung 
ist mit einer Änderung der Belastung in den nächsten zwei Jahren nicht zu rechnen. 
Anfragen für zusätzliche Bauleitplanverfahren mit i. d. R. weniger als 8 Wohneinheiten 
müssen abgelehnt werden. 
Ebenso müssen Themen mit niedriger Priorität im Fachdienst Verkehrsplanung nahezu 
unbearbeitet bleiben.
Hinsichtlich des Standes der Digitalisierung ist festzustellen, dass quasi alle internen 
Prozesse des Fachbereich Städtebau digital durchzuführen sind, so dass die Arbeitsabläufe 
auch im Homeoffice bzw. bei alternierender Telearbeit sichergestellt werden können.
Bezüglich der Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes werden die externen 
Verwaltungsleistungen durch den FB Städtebau derzeit noch nicht vollumfänglich digital 
angeboten. Umgesetzt wurden vor allem Verwaltungsleistungen mit hoher Priorität und 
hohen Fallzahlen.
Im bauordnungsrechtlichen Bereich erfolgt beispielsweise die Bearbeitung der Anträge 
innerhalb der Verfahren vollständig digital und die Bürger:innen erhalten im Anschluss einen 
elektronisch signierten Bescheid. Da der Gesetzgeber den Antragsteller:innen allerdings 
übergangsweise noch die Möglichkeit eröffnet, Anträge auch in Papierform einzureichen, 
werden diese Verfahren aktuell weiter analog bearbeitet. Ähnliche Ausnahmen gibt es bei 
der Beantragung von Landesmitteln. Außerdem bietet die Stadt im Bereich der formellen 
Verfahrensabwicklung der Bauleitplanung (Beteiligung der Öffentlichkeit und Träger 
öffentlicher Belange, Informationsveranstaltungen) neben dem digitalen Verfahren weiterhin 
eine analoge Möglichkeit an. Darüber hinaus sind ältere Aktenbestände im Fachbereich nicht 
vollständig digitalisiert, so dass ein Zugriff auf Papier-Unterlagen immer wieder notwendig ist. 
Insbesondere die analogen Alternativen des Zugangs für Bürger:innen sowie 
Beratungsangebote vor Ort usw. bringen somit noch gewisse Einschränkungen hinsichtlich 
der vollständig digitalen Bearbeitung mit sich. Die technischen Voraussetzungen dafür sind, 
auch an Homeoffice-Arbeitsplätzen, weitgehend geschaffen.
gez. Clodius