Ergebnisse der Organisationsuntersuchung Fachdienst Zentrale Aufgaben und finanzielle Hilfen (51-0)
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2015/5510
Datum: 2015-04-24
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/4
Stadt Osnabrück 21.04.2015 
Vorstand für Bildung, Soziales, Kultur
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2015/5510
öffentlich
Ergebnisse der Organisationsuntersuchung Fachdienst Zentrale 
Aufgaben und finanzielle Hilfen (51-0)
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 06.05.2015 Ö Vorberatung
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 06.05.2015 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 19.05.2015 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 19.05.2015 Ö Entscheidung
Beschluss:
1. Die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung des Fachdienstes Zentrale Aufgaben 
und finanzielle Hilfen werden zustimmend zur Kenntnis genommen.
2. Über konkrete Maßnahmen zur Behebung des aufgezeigten Personalbedarfs wird in 
Form von gesonderten Beschlussvorlagen entschieden. Der aufgezeigte Personal-
bedarf findet Eingang in die Stellenplanberatungen zum Haushalt 2016/2017.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
X Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
Betroffener Haushaltsbereich
X Ergebnishaushalt Finanzhaushalt/Investitionsprogramm
Produktnummer / Projektnummer:1.100.3.6.3.07
Bezeichnung: Eltern- und Betreuungsgeld
Die erforderlichen Mittel werden mittels gesonderter Beschlussvorlage beantragt.
B. Personelle Auswirkungen: 
Der Personalbedarf wird im Rahmen der Stellenplananträge zum Haushalt 2016/2017 
aufgezeigt.
C. Integrationspolitische Auswirkungen:  
D. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: 
E. Beteiligte Stellen: 10
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Die Möglichkeiten moderner IT sind verstärkt genutzt worden, die Kundenorientierung der 
Stadtverwaltung wurde gesteigert und Prozesse sind effizienter geworden. (Ziel 2012 - 
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2015)
Sachverhalt:
In 2013 wurde die Durchführung einer Organisationsuntersuchung im Fachdienst Zentrale 
Aufgaben und finanzielle Hilfen (51-0) beschlossen (siehe VO/2013/3011, JHA 18.09.2013; 
OPGA 02.10.2013). Mit der Durchführung wurde das Institut für Sozialplanung und 
Organisationsentwicklung (INSO) beauftragt. Die Untersuchung sollte u.a. folgende 
Leistungen beinhalten:
 Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation
 Sicherstellung der rechtlichen Vorgaben 
 Einhaltung von fachlichen Standards und der Wirtschaftlichkeit des Handelns
 Überprüfung der zentralen Steuerungs- und Servicefunktion für den Fachbereich 51
 Feststellung von Optimierungsmöglichkeiten
 Ermittlung des Personalbedarfs
 Überprüfung der Eingruppierung der Vormünder 
 ggf. Stellenbewertungen bei sich verändernden Aufgaben / Verantwortlichkeiten
Die konkrete Umsetzung erfolgte in der Zeit von Januar 2014 bis Januar 2015.
Die Organisationsuntersuchung beinhaltete die Aufgaben und Tätigkeiten der Teams 51-01; 
51-02 (mit Ausnahme des Bereichs Kindertagesstättenbeiträge/Kosten der Tagespflege); 51-
03 (mit Ausnahme des Bereichs Vormundschaften/Pflegschaften) und der Fachdienstleitung. 
Sie bestehen aus insgesamt 39 sog. „Kernprozessen“ (siehe Anlage 1).
Die Aufgaben und Inhalte des Fachdienstes 51-0 sind unter Einbeziehung des Aspektes 
"Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung" (Beschluss Rat 9.12.2014) analysiert und 
bewertet worden und haben Eingang in den Abschlussbericht (siehe Anlage 2) gefunden. 
Die wesentlichen Ergebnisse beziehen sich auf die Aufbau- und Ablauforganisation und den 
Personalbedarf:
Aufbau- und Ablauforganisation 
Unter dem Aspekt von Effizienzsteigerung wird folgendes empfohlen (siehe Anlagen 3a und 
3b):
 Ausbau der Servicefunktion von Teilen des Fachdienstes 51-0 als zentrale 
Verwaltungsunterstützung für den gesamten Fachbereich 51 durch die Einrichtung 
von vier Serviceeinheiten 
 Neuorganisation der Teams 51-01 und 51-02 zu Gunsten einer Serviceeinheit für den 
FB 51 insgesamt sowie jeweils einer Serviceeinheit für den Fachdienst 51-1, 
Fachdienst 51-2, Fachdienst 51-3 
 Stärkung der Verwaltungskompetenz und Servicefunktion durch Bündelung des 
Verwaltungshandelns in der jeweiligen Serviceeinheit des Fachdienst 51-0 und damit 
verbunden Verlagerung von Verwaltungsaufgaben aus dem Fachdienst 51-1 in den 
Fachdienst 51-0,
 Erhalt und Ausbau der zentralen Planungs- und Verwaltungsfunktion für das Budget 
des Fachbereiches 51 als Serviceleistung für die Fachbereichsleitung sowie die 
Produktverantwortlichen durch Bildung einer neuen zentralen Organisationseinheit 
„Budget, Personal, Organisation des FB 51“ sowie die kostenneutrale Verlagerung 
des „Finanzcontrollings“ aus dem Bereich 51-S in den Fachdienst 51-0,
 Zusammenfassung von Tätigkeiten in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe zu Gunsten 
einer einheitlichen Sachbearbeitung durch Aufhebung der Trennung in der 
Sachbearbeitung zwischen „Kernteam“ (Leistungsgewährung) sowie „Heranziehung“ 
(Kostenbeiträge).
 Bündelung der Aufgabenwahrnehmung durch die Teamleitungen für ihren jeweiligen 
Servicebereich und ggf. Anpassung des Ressourcenbedarfs nach Bildung der neuen 
Organisationseinheiten im Fachdienst 51-0,
 Optimierung der Ablauforganisation sowie der Qualitätsstandards in Teilbereichen 
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des Fachdienstes 51-0, entsprechend der gemeinsam mit den Fachkräften sowie den 
Leitungskräften entwickelten Standards in den Kern- und Teilprozessen 
(Qualitätshandbuch).
 Nicht untersucht wurde in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (Team 51-02) der Bereich 
„Kostenübernahme von Elternbeiträgen“ bei Inanspruchnahme von  
Kindertagesstätten sowie Kindertagespflege  (§ 90 Abs. 2 SGB VIII). In Abhängigkeit 
der Einkommenssituation werden die Elternbeiträge übernommen bzw. anteilig 
übernommen. Zum Stichtag 1. Oktober 2014 wurden in 1.202 Fällen die 
Elternbeiträge übernommen (1.170 Tageseinrichtungen für Kinder und 32 
Tagespflege). Derzeit erarbeitet die Verwaltung einen Vorschlag, das 
Antragsverfahren für  Eltern die Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch VIII iVm. 
SGB XII erhalten zu vereinfachen. Die Prüfung des Bedarfs erfolgt unter den 
Vorgaben des SGB II, so dass eine erneute Prüfung durch den Fachbereich für 
Kinder, Jugendliche und Familien unter bestimmten Voraussetzungen erübrigt bzw. 
den Aufwand deutlich reduziert. Sobald Ergebnisse vorliegen, wird die Verwaltung 
darüber berichten.
Die empfohlenen organisatorischen Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation 
sind alle kostenneutral. Entsprechende Optimierungen sind bereits in den Aussagen zum 
Personalbedarf berücksichtigt. Es könnten sich lediglich im Bereich der Teamleitungen 
Aufgaben verschieben, die aber zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht zu beurteilen, sondern 
von Form, Umfang und Zeitpunkt der Umsetzung der Empfehlungen abhängig sind. Mit der 
konkreten Umsetzung wird unter Berücksichtigung personalwirtschaftlicher Aspekte in 2015 
begonnen.
Personalbedarf:
Ausgehend von der aktuellen personellen Besetzung zum Beginn des Jahres 2015 
(einschließlich der Einsatzkräfte) ergeben sich folgende Berechnungen und daraus 
abgeleitete Empfehlungen zum Personalbedarf (siehe Anlage 4): 
 Im Bereich „Zentrale Aufgaben“ (51-01) ergibt sich ein rechnerischer 
Personalüberhang von 1,10 VZÄ (Vollzeitäquivalente).
 Im Bereich der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (51-02, Arbeitsbereiche Kernteam sowie 
Heranziehung) ergibt sich ein rechnerischer Personalüberhang von 0,64 VZÄ. 
 Im Arbeitsbereich Unterhaltsvorschuss sowie Elterngeld / Betreuungsgeld und 
Elterngeld Plus ergibt sich ein rechnerischer Mehrbedarf von 2,60 VZÄ. Er 
resultiert aus den veränderten bundesgesetzlichen Vorgaben des Bundeselterngeld- 
und Elternzeitgesetzes (BEEG; 2013: Betreuungsgeld, 2015: Elterngeld-Plus) 
 Der Personalbedarf im Bereich der Amtsvormundschaften und Pflegschaften richtet 
sich nach gesetzlichen Vorgaben des § 55 Abs. 2 SGB VIII (höchstens 50 
Vormundschaften pro Vollzeitstelle) und war daher nicht Gegenstand der 
Untersuchung. Zum 31.12.2014 bestanden 219 Vormundschaften bei 4 
Vollzeitkräften. Insbesondere durch den Anstieg der unbegleiteten minderjährigen 
Flüchtlinge werden in absehbarer Zeit zusätzliche personelle Ressourcen 
erforderlich.
Der Personalüberhang in den Bereichen 51-01 und 51-02 wird durch vertretbare 
personalwirtschaftliche Maßnahmen sukzessive umgesetzt. Eine Anpassung des 
Stellenplanes ist nicht notwendig, die dort im Plan 2014 ausgewiesenen Stellenanteile 
entsprechen dem festgestellten Bedarf.
Der personelle Mehrbedarf im Team 51-03 resultiert ausschließlich aus der Wahrnehmung 
bzw. Übertragung von gesetzlichen Pflichtaufgaben:
- Für die Wahrnehmung der Aufgaben des Bundeselterngeld- und 
Elternzeitgesetzes (BEEG) besteht ein rechnerischer Mehrbedarf von 2,60 VZÄ. Die 
qualifizierte und schnelle Bearbeitung der Anträge ist für Familien von besonderer 
Bedeutung und hat deshalb eine hohe Außenwirkung. Die geringe Anzahl an 
Beschwerden und Klagen ist ein Indikator für die gute Qualität der bisherigen Arbeit. 
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Diese ist derzeit nicht gewährleistet. Die Erweiterung der gesetzlichen Ansprüche 
(Betreuungsgeld, Elterngeld Plus), höhere Fallzahlen im Bereich Betreuungsgeld, 
Personalfluktuation aufgrund des nicht im Stellenplan verankerten Personalbedarfs 
erfordern konkretes Handeln.
- Für die Wahrnehmung der Aufgabe der Amtsvormundschaften und Pflegschaften 
besteht per 31.12.2014 ein rechnerischer Mehrbedarf von 0,5 VZÄ. Dieser resultiert 
in erster Linie durch den Anstieg von unbegleitetenden minderjährigen Flüchtlingen. 
Das Land erstattet zwar die Kosten für konkrete Hilfen für diesen Personenkreis, 
nicht aber für die in diesem Kontext aufgabenbezogen anfallenden Personalkosten in 
den Bereichen Vormundschaften und Sozialer Dienst.
Für die Wahrnehmung der übertragenen Aufgaben des Bundeselterngeld- und 
Elternzeitgesetzes (BEEG) erhält die Stadt Osnabrück  derzeit jährlich 185.200 €. Vor dem 
Hintergrund des personellen Mehrbedarfes wird in Abstimmung mit den kommunalen 
Spitzenverbänden geprüft, inwieweit der zusätzliche Personalaufwand konnexitätsrelevant 
ist. Dieses gilt nicht für den personellen Mehrbedarf im Bereich der Amtsvormundschaften 
und Pflegschaften. 
Über konkrete Maßnahmen zur Behebung des aufgezeigten Personalbedarfs wird in Form 
von gesonderten Beschlussvorlagen entschieden. Der aufgezeigte Personalbedarf findet 
Eingang in die Stellenplanberatungen zum Haushalt 2016/2017
Im Auftrag
Schwab
Anlagen:
Anlage 1: Kernprozesse
Anlage 2: Abschlussbericht
Anlage 3a: Schaubild aktuelle Aufbauorganisation
Anlage 3b: Schaubild optimierte Aufbauorganisation
Anlage 4: Personalbedarf
Anlage 1
Übersicht über die Kernprozesse, die definiert wurden
Zentrale Leitung / Sachbearbeitung Budget, Personal, Organisation FB 51
1. Budget FB 51 – Planung
2. Budget FB 51 – Bewirtschaftung
3. Budget FB 51 – Finanzcontrolling
4. Personal FB 51
5. Organisation FB 51
Team 51-01 Zentrale Aufgaben
1. Förderung BK Kindertagesstätten
2. Förderung Investitionen Kindertagesstätten mit Drittmitteln
3. Förderung der freien Jugendhilfe ohne Drittmittel
4. Förderung freier Träger mit Drittmitteln (Bundes- und Landesmittel)
5. Förderung der Jugendverbände
6. Förderung Ferienbetreuungsmaßnahmen
7. Drittmittelförderung städtischer Einrichtungen - Förderung Bundes- und Landesmittel
8. Drittmittelförderung städtischer Einrichtungen - Förderung Bundes- und Landesmittel 
Investitionen
9. Beitragsrückstände
10. Integrationskostenabrechnung
11. Vergabe von Stiftungsmitteln
12. Bildung und Teilhabe - BuT
13. Ferienpass
14. Honorarverträge
15. Zeltplatz Uphöfen
16. Abrechnung KFZ + Fahrtenbücher
17. Budget - Sachbearbeitung
18. Buchungssachbearbeitung
Team 51-02
Sachgebiet Wirtschaftliche Jugendhilfe – „Kernbereich“
1. Leistungsgewährung
2. Zahlbarmachung
3. Inobhutnahme auswärtiger Jugendlicher
4. Kostenerstattung / Zuständigkeitswechsel
5. Refinanzierung von Leistungen
Sachgebiet Heranziehung
1. Heranziehung
2. Buchungen
Team 51-03
Sachgebiet Beistandschaft
1. Beistandschaft
2. Beurkundungen und Titelumschreibungen
3. Sorgerechtsregister
4. SB Beistandschaft
Sachgebiet Eltern- und Betreuungsgeld und UVG
Definierte Kernprozesse
1. Leistungsgewährung
2. Heranziehung
3. Elterngeld (Basiselterngeld und Elterngeld Plus)
4. Betreuungsgeld
Abschlussbericht 
über die Organisationsuntersuchung der Arbeitsorganisation und 
Personalbemessung für den Fachdienst Zentrale Aufgaben und 
finanzielle Hilfen im Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien 
der
 
Stadt Osnabrück
Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung – IN/S/O
Marco Szlapka und Thomas Fink
Overbergstraße 27, 45141 Essen
Telefon: [TELEFONNUMMER ENTFERNT]
E-Mail: [E-MAIL ENTFERNT]
www.inso-essen.de
1
Inhaltsverzeichnis
Seite 
1. Die wesentlichen Ergebnisse in Kurzform 3
2. Auftrag und Auftragsdurchführung 7
3. Aufbau- und Ablauforganisation 10
4. Personalbedarf 19
5. Abschließende Hinweise 28
Anlagen
1 Qualitätshandbuch: Kern- und Teilprozesse des Bereiches 
           Zentrale Dienste 51-01 
2         Qualitätshandbuch: Kern- und Teilprozesse des Bereiches 
           Wirtschaftliche Jugendhilfe 51-02
3         Qualitätshandbuch: Kern- und Teilprozesse des Bereiches 
           Beistandschaft, BEEG und Unterhaltsvorschuss 51-03
2
1. Die wesentlichen Ergebnisse und Vorschläge in Kurzform
Im Rahmen der Organisationsuntersuchung für den Fachdienst Zentrale Aufgaben und 
finanzielle Hilfen wurde die Ablauforganisation, die Leistungserbringung, die 
Aufbauorganisation sowie der Personalbedarf untersucht. Als Bewertungskriterien 
dienten dabei die Fragestellungen, sind alle rechtlichen Vorgaben für die 
Leistungserbringung berücksichtigt, werden die fachlichen Empfehlungen und 
Standards der Jugendhilfe wie sie von der Wissenschaft, der 
Bundesarbeitsgemeinschaft der Landesjugendämter und den kommunalen 
Spitzenverbänden empfohlen werden eingehalten und ist die Wirtschaftlichkeit des 
Handelns gewährleistet. Unter diesen Gesichtspunkten lassen sich die 
Untersuchungsergebnisse wie folgt zusammenfassen.  
1.1 Aufbau- und Ablauforganisation im Fachdienst 51-0
Wir empfehlen,
 Ausbau der Servicefunktion von Teilen des Fachdienstes 51-0 als zentrale 
Verwaltungsunterstützung für den gesamten Fachbereich 51 durch die 
Einrichtung von vier Serviceeinheiten,
  Neuorganisation der Teams 51-01 und 51-02 zu Gunsten einer Serviceeinheit 
für den FB 51 insgesamt sowie jeweils einer Serviceeinheit für den Fachdienst 
51-1, Fachdienst 51-2, Fachdienst 51-3 
 Stärkung der Verwaltungskompetenz und Servicefunktion durch Bündelung des 
Verwaltungshandelns in der jeweiligen Serviceeinheit des Fachdienst 51-0 und 
damit verbunden Verlagerung von Verwaltungsaufgaben aus dem Fachdienst 
51-1 in den Fachdienst 51-0,
3
 Erhalt und Ausbau der zentralen Planungs- und Verwaltungsfunktion für das 
Budget des Fachbereiches 51 als Serviceleistung für die Fachbereichsleitung 
sowie die Produktverantwortlichen durch Bildung einer neuen zentralen 
Organisationseinheit „Budget, Personal, Organisation des FB 51“ sowie die 
kostenneutrale Verlagerung des „Finanzcontrollings“ aus dem Bereich 51-S in 
den Fachdienst 51-0,
 Zusammenfassung von Tätigkeiten in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe zu 
Gunsten einer einheitlichen Sachbearbeitung durch Aufhebung der Trennung in 
der Sachbearbeitung zwischen „Kernteam“ (Leistungsgewährung) sowie 
„Heranziehung“ (Kostenbeiträge).
 Beobachtung, ob der Arbeitsbereich „Fachaufgaben“ mit den Bereichen 
Beistandschaft, Vormundschaft, Unterhaltsvorschuss und Elterngeld / 
Betreuungsgeld (aktuell Team 51-03) trotz der zunehmenden 
Organisationsgröße auf Dauer erhalten bleiben kann bzw. soll; aktuell bietet 
sich weder eine Teilung des Arbeitsbereiches an noch die Eingliederung in 
einen anderen Fachdienst, 
 Bündelung der Aufgabenwahrnehmung durch die Teamleitungen für ihren 
jeweiligen Servicebereich und ggf. Anpassung des Ressourcenbedarfs nach 
Bildung der neuen Organisationseinheiten im Fachdienst 51-0,
 Optimierung der Ablauforganisation sowie der Qualitätsstandards in 
Teilbereichen des Fachdienstes 51-0, entsprechend der gemeinsam mit den 
Fachkräften sowie den Leitungskräften entwickelten Standards in den Kern- 
und Teilprozessen (Qualitätshandbuch),
 Sicherstellung der Fortschreibung der Qualitätshandbücher und damit der 
Standards vor dem Hintergrund sicher permanent verändernder 
Lebenswirklichkeiten von jungen Menschen und ihren Familien, neuen 
4
gesetzlichen Vorgaben sowie Erfahrungen in den entsprechenden Diensten.
1.2 Personalbedarf
Mit Blick auf die vorhandenen Personalressourcen, die zusätzlichen Aufgaben im 
Rahmen des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (Betreuungsgeld, Elterngeld 
Plus), die Neustrukturierung von Serviceeinheiten innerhalb des Fachdienstes 51-0 
sowie die Optimierung von Ablaufprozessen ergibt sich ein sehr differenziertes Bild 
zum ermittelten Personalbedarf.
 
Ausgehend von der aktuellen personellen Besetzung zum Beginn des Jahres 2015 
(einschließlich der Einsatzkräfte) ergeben sich folgende Berechnungen und daraus 
abgeleitete Empfehlungen zum Personalbedarf: 
 Im Bereich „Zentrale Aufgaben“ ergibt sich ein rechnerischer Personalüberhang 
von 1,10 VZÄ (Vollzeitäquivalente). Im Interesse der Wirtschaftlichkeit des 
Handelns sowie eines Bedarfes an anderer Stelle ergibt sich dadurch die 
Empfehlung zur Personalreduzierung in diesem Arbeitsbereich.
 In der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (Arbeitsbereiche Kernteam sowie 
Heranziehung) ergibt sich ein rechnerischer Personalüberhang von 0,64 VZÄ. 
Auch hier sollte geschaut werden, wie nach der empfohlenen Zusammenlegung 
dieser Arbeitsbereiche dieser Überhang abgebaut werden kann.  
 Im Arbeitsbereich Beistandschaft ergibt sich zwar ein minimaler rechnerischer 
Mehrbedarf von 0,07 VZÄ, der aber mit Blick auf die jährlichen Schwankungen 
der Fallzahlen zu vernachlässigen ist. Also derzeit kein Handlungsbedarf.
 Im Arbeitsbereich Unterhaltsvorschuss sowie Elterngeld / Betreuungsgeld und 
Elterngeld Plus ergibt sich ein rechnerischer Mehrbedarf von 2,60 VZÄ. Dieser 
lässt sich nicht durch Optimierung der Arbeitsorganisation oder 
Neustrukturierung kompensieren, sondern ist vielmehr Folge der zusätzlichen 
5
Aufgaben im Bereich des Elterngeldes / Betreuungsgeldes. Da es sich um eine 
gesetzliche Verpflichtung der Stadt Osnabrück handelt, kann hier nur die 
Aufstockung um 2 Vollzeitkräfte empfohlen werden. Gleichzeitig muss geschaut 
werden, in wieweit die Fallzahlen in den nächsten Jahren konstant bleiben oder 
sich verändern und dann ggf. nachgesteuert werden.
 Im Bereich der Amtsvormundschaften und Pflegschaften ist grundsätzlich der 
Einsatz sowohl von pädagogischen Fachkräften als auch von 
Verwaltungskräften empfehlenswert, um im entsprechenden Team die 
jeweiligen Kompetenzen auch in einem ausreichenden Maß vertreten zu haben. 
Es wird daher empfohlen, die Tätigkeit als Vormund bzw. Pfleger nicht in den 
TVöD Sozial- und Erziehungsdienst einzugruppieren. Der Personalbedarf 
richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben des § 55 Abs. 2 SGB VIII (höchstens 
50 Vormundschaften pro Vollzeitstelle) und war daher nicht Gegenstand der 
Untersuchung. Zum 31.12.2014 bestanden 219 Vormundschaften bei 4 
Vollzeitkräften. Insbesondere durch den Anstieg der unbegleiteten 
minderjährigen Flüchtlinge werden in absehbarer Zeit zusätzliche personelle 
Ressourcen erforderlich.
Durch die empfohlenen Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation ergeben 
sich keine Mehrbedarfe bzw. sind entsprechende Optimierungen bereits in den 
Aussagen zum Personalbedarf berücksichtigt. Es könnten sich lediglich im Bereich der 
Teamleitungen Aufgaben verschieben, die aber zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht zu 
beurteilen, sondern von Form, Umfang und Zeitpunkt der Umsetzung der 
Empfehlungen abhängig sind.
Der Stellenumfang lt. Stellenplan 2014 entspricht im Bereich Elterngeld / 
6
Betreuungsgeld, Elterngeld Plus nicht dem errechneten Bedarf (siehe Tabelle unter 
Punkt 4). Hier müsste eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden.
2. Auftrag und Auftragsdurchführung
Die Stadt Osnabrück hat das Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung, 
IN/S/O mit Schreiben vom 31. Oktober 2013 beauftragt, eine 
Organisationsuntersuchung im Fachbereich 51, Fachdienst Zentrale Aufgaben und 
finanzielle Hilfen durchzuführen. 
Die Untersuchung sollte u.a. folgende Leistungen beinhalten:
– Überprüfung der Aufbau- und Ablauforganisation
– Sicherstellung der rechtlichen Vorgaben 
– Einhaltung von fachlichen Standards und der Wirtschaftlichkeit des Handelns
– Überprüfung der zentralen Steuerungs- und Servicefunktion für den 
Fachbereich 51
– Feststellung von Optimierungsmöglichkeiten
– Ermittlung des Personalbedarfs
– Überprüfung der Eingruppierung der Vormünder 
– ggf. Stellenbewertungen bei sich verändernden Aufgaben / Verantwortlichkeiten
Die Arbeiten vor Ort erledigten in der Zeit vom Januar 2014 bis Januar 2015 die 
Organisationsberater Marco Szlapka und Thomas Fink.
Im Rahmen der Untersuchung wurde eine Steuerungsgruppe unter Leitung von Frau 
Stadträtin Rita Maria Rzyski, Jugenddezernentin der Stadt Osnabrück,  gebildet, in der 
alle wesentlichen Arbeitsschritte, Zwischenergebnisse sowie die Gesamtergebnisse 
7
der Untersuchung vorgestellt und bewertet wurden. Der Steuerungsgruppe gehörten 
die Fachbereichsleitung Kinder, Jugendliche und Familien, die Fachdienstleitung 51-0, 
der Fachbereich Personal und Organisation, der Personalrat sowie das Institut für 
Sozialplanung und Organisationsentwicklung an.
Für die Untersuchung wurden vier Projektgruppen (Team 51-01, Team 51-02, Team 
51-03 sowie Budget, Personal, Organisation) eingerichtet, an der neben der 
Fachdienstleitung 51-0 auch die Fachdienstleitung 10-1, die jeweils zuständigen 
Teamleitungen sowie Fachkräfte aus der Sachbearbeitung vertreten waren. An den 
Sitzungen der Projektgruppen nahmen bei Bedarf auch der Personalrat sowie die 
Fachbereichsleitung 51 teil. Somit war es möglich, Ergebnisse der 
Organisationsuntersuchung modular zu erstellen und mit der Projektgruppe 
abzustimmen. Den Teams sowie dem Fachdienst 51-0 war es dadurch zum Teil 
möglich, Empfehlungen aus der Untersuchung  direkt und ohne zeitliche Verzögerung 
umzusetzen.    
Die Mitarbeiter/innen im Fachdienst Zentrale Aufgaben und finanzielle Hilfen  wurden 
im Rahmen der Untersuchung intensiv mit einbezogen. Dies erfolgte in Form von zwei 
großen Dienstbesprechungen mit allen Fachkräften aus den untersuchten 
Arbeitsbereichen und vor allem mit Hilfe der Einbindung von Fachkräften in die beiden 
Projektgruppen. 
In den Projektgruppen wurden gemeinsam mit den Fachkräften (Fachdienstleitung, 
Teamleitungen sowie Sachbearbeitung) die folgenden Arbeitsschritte vorgenommen:
a) Analyse der Ablauforganisation im Arbeitsbereich
b) Beschreibung einer optimierten Ablauforganisation
8
c) Feststellung des Handlungsbedarfs für den Arbeitsbereich
d) Festlegung der mittleren Bearbeitungszeit für eine qualitative Leistungserbringung
e) Ermittlung der Häufigkeit von Kern- und Teilprozessen als Grundlage einer 
fortschreibungsfähigen Personalbemessung und einer ressourcenorientierten 
Fallverteilung.
Als Ergebnisse aus diesen Arbeitsschritten liegen für alle untersuchten 
Leistungsbereiche Prozessbeschreibungen in Form eines Qualitätshandbuches sowie 
fortschreibungsfähige Tabellen für die Personalbemessung vor.  
Die Ergebnisse der Untersuchung wurden am 19. März 2015 in der Steuerungsgruppe 
vorgestellt und beschlossen. 
9
3. Aufbau- und Ablauforganisation
Die Ablauforganisation in den untersuchten Arbeitsbereichen entspricht überwiegend 
den rechtlichen, fachlichen und wirtschaftlichen Erfordernissen. Trotzdem ergibt sich 
eine ganze Reihe von Optimierungsmöglichkeiten. Diese wurden in gemeinsamen 
Projektsitzungen mit den jeweils verantwortlichen Fachkräften sowie den 
Teamleitungen erörtert und Vorschläge zur Optimierung entwickelt. 
Die Vorschläge für eine veränderte Aufbauorganisation innerhalb des Fachdienstes 51-
0 – Einrichtung von Serviceeinheiten - wurde erst im Anschluss an die Analyse der 
Ablauforganisation entwickelt und basiert auf den Ergebnissen dieser Analyse. Diese 
Vorschläge wurden zusammen mit der Fachbereichsleitung Kinder, Jugendliche und 
Familien entwickelt und im Anschluss mit den anderen Fachdienstleilungen im 
Fachbereich 51 sowie den betroffenen Teamleitungen im Fachdienst 51-0 erörtert. 
Optimierung der Ablauforganisation im Sinne der Kern- und Teilprozesse 
Für alle Leistungsbereiche die im Verantwortungsbereich der untersuchten 
Arbeitsbereiche liegen, wurde die vorhandene Ablauforganisation (als Beschreibung in 
Kern- und Teilprozesse) beschrieben und zum Teil Optimierungen vorgeschlagen. 
Diese sind jeweils kenntlich gemacht worden. Es wird empfohlen, die Ablaufprozesse 
wo dies erforderlich ist anzupassen. 
Dieser Prozess fand – wie bereits im Kapitel 2 beschrieben – in einem intensiven 
Dialog mit den Fachkräften aus den Arbeitsbereichen statt. Die so entwickelten 
Prozessbeschreibungen beinhalten die spezifischen Arbeitsprozesse sowie die damit 
verbundenen Standards für die Arbeit im Bereich Zentrale Dienste (51-01), in der 
Wirtschaftlichen Jugendhilfe (51-02), in der Beistandschaft sowie beim 
10
Unterhaltsvorschuss und Elterngeld / Betreuungsgeld (51-03). Dasselbe Verfahren 
wurde für den Bereich „Budget, Personal, Organisation“ (einschließlich 
Finanzcontrolling) sowie für die Tätigkeiten der Teamleitungen angewendet. Die 
Prozessbeschreibungen sehen jeweils eine grafische Darstellung der Ablaufprozesse 
sowie eine detaillierte Beschreibung der damit verbundenen Teilprozesse vor. 
Qualitätsentwicklung in der Kinder- und Jugendhilfe
Der Gesetzgeber verpflichtet den örtlichen Träger der öffentlichen Jugendhilfe im 
§ 79a SGB VIII dazu, für die Wahrnehmung der Aufgaben in der Kinder- und 
Jugendhilfe ein aktives Qualitätsmanagement zu betreiben. Die gemeinsam 
entwickelten qualitätsbasierten Prozessbeschreibungen für den Fachdienst 51-0 bieten 
dafür eine gute Grundlage.
Die Prozessbeschreibungen dienen somit nicht nur der Überprüfung der 
Ablauforganisation und des Anpassungsbedarfes sondern sind gleichzeitig auch eine 
Selbstvergewisserung der Fachkräfte, der Teamleitungen und der Fachdienstleitung 
zur Ablauforganisation und damit zur notwendigen Qualität im jeweiligen 
Handlungsfeld. Gleichzeitig bieten sie eine qualitätssichernde Hilfestellung für die 
Einarbeitung neuer Fachkräfte.
11
Folgende Symbole werden im Rahmen der grafischen Darstellung für den Ablauf  
verwendet:
Auslösendes Ereignis: Es passiert etwas(ohne Aktivität der Prozessverantwortlichen)
Entscheidung (Verzweigung) im Prozessverlauf:Es folgend mindestens zwei Alternativen (Pfeile)
Schnittstelle zu einem anderen Kernprozess:Ein Pfeil geht in dieses Symbol hinein (kein Pfeil führt hinaus)Verknüpfung von Schritten:Entscheidung, Schnittstelle und Ereignis
Ende einer ProzessketteDokumente,die im Teilprozess zu benutzen sind
Teilprozesse: Bündel von Tätigkeiten mit einem (Zwischen-)Ergebnis
Die Kernprozesse (siehe Anlage 1 bis 4) sind nachfolgend alle in gleicher Weise 
dargestellt. Sie berücksichtigen präzise Aussagen zu den zeitlichen Anteilen sowie den 
Standards im jeweiligen Teilprozess. Grundlagen dieser Aussagen sind eine rechtliche 
Würdigung der Leistungsverpflichtung entsprechend der Sozialgesetzgebung, der 
fachlichen Empfehlungen aus der Sicht der Jugendhilfeforschung, interkommunale 
Vergleichswerte auch aus anderen Bundesländern sowie die im Rahmen der 
Untersuchung in der Stadt Osnabrück ermittelten Standards und Ergebnisse.
Teilprozess 
X.1
„Bezeichnung“
Soweit nach einer Entscheidungsraute alternative Teilprozesse (TP) 
folgen, wird an die Ziffer ein kleiner Buchstabe angefügt.
Ziel / Ergebnis Beschreibung der Ziele, die mit dem Teilprozess erreicht werden 
sollen.
12
Aktivitäten Auflistung der wesentlichen Aktivitäten bzw. Tätigkeiten,
ggf. Benennung wichtiger Handlungsoptionen.
Prozess-
beteiligte
Auflistung der am Prozess unmittelbar beteiligten Personen, 
Funktionen und Institutionen.
Schnittstellen Auflistung der am Prozess mittelbar beteiligten Personen, Funktionen 
und Institutionen, und zwar solche, bei denen durch den Teilprozess 
eigene Prozesse / Aktivitäten ausgelöst werden, deren Ergebnis im 
weiteren Fortgang des Teil- oder Kernprozesses benötigt wird (z.B.: 
Wirtschaftliche Jugendhilfe), oder an die der Hilfesuchende weiter 
vermittelt wird.
Instrumente / 
Dokumente
Auflistung aller für den Prozess zu nutzenden Dokumente und 
Instrumente, einschl. Verweise auf die EDV-Erfassung.
Verwendete Symbole:
 = steht für die Handakte / Papierakte / Fallakte
 = steht für die elektronische Akte 
 = steht für Dokumente / Schriftstücke / Listen etc., die von der 
Zuständigen Fachkraft erstellt bzw. gepflegt werden 
 = steht für Merkblätter etc. die nicht verändert, sondern nur 
herausgegeben werden und für Dokumente / Schriftstücke / 
Listen etc. die von Dritten erstellt bzw. gepflegt werden. 
Die Aufzählung beginnt (sofern vorhanden) stets mit der Fallakte und 
dann der elektronischen Fallakte. Erst dann folgend die 
unterschiedlichen Schriftstücke / Dokumente etc.
Zeitbedarf
+ Frist
Tätigkeitstypen mit Angabe zur Häufigkeit und / oder Dauer,
Frist zwischen Start und Ende des Teilprozesses.
Anmerkungen Hinweise und Kommentare.
13
Zur Beschreibung der erforderlichen Auftragszeit für jeden Teilprozess wird zwischen 
verschiedenen Tätigkeiten (siehe Beschreibung der Aktivitäten zu den jeweiligen 
Kernprozessen) unterschieden. Damit überhaupt Zeitwerte zur Steuerung definiert 
werden können, müssen diese Tätigkeiten noch einmal zu übergreifenden Kategorien 
zusammengefasst werden. 
 Gespräch: Erfasst werden Gespräche mit Eltern und / oder mit dem jungen 
Menschen, aber auch Gespräche mit Fachkräften aus den anderen 
Fachdiensten für die Leistungen erbracht werden. Es handelt sich dabei immer 
um persönliche Gespräche zur Planungen und Vereinbarung von Leistungen 
bzw. zur Leistungserbringung.
 Kurzgespräch: Als Kurzgespräch werden alle telefonischen Gespräche 
unabhängig vom Gesprächspartner, aber auch kurze persönliche Gespräche 
bezeichnet. Diese Gespräche dienen vor allem der Abstimmung und 
Vereinbarung von Terminen sowie der kurzen Erörterung von Sachverhalten, 
oder der Weitergabe von Informationen
 Dokumentation: Die Kategorie Dokumentation umfasst alle Bereiche der 
Aktenführung einschl. der elektronischen Datenerfassung sowie Aktennotizen. 
Hierzu gehören aber auch Tätigkeiten wie die Erstellung von Abrechnungen, 
Verwendungsnachweisen oder auch die Prüfung dieser Unterlagen. 
 Administration: Sämtliche Tätigkeiten wie Abfassung und Versand von 
Abrechnungen, das Kopieren von Unterlagen oder auch 
Verwendungsnachweisen gehören zu den administrativen Tätigkeiten.
 Kollegiale Beratung/Reflexion: Gemeint ist das Zusammenwirken von 
Fachkräften zwecks Entscheidung über einen einzelnen Fall bzw. eine 
Grundsatzentscheidung innerhalb des jeweiligen Teams bzw. des Fachdienstes 
51-0. 
14
 Fahrzeiten: Sämtliche Fahrzeiten (bei Besuchen in Einrichtungen, 
Hausbesuchen, Gerichtsverhandlungen) gehören zur Kategorie Fahrzeiten. 
Die untersuchten Tätigkeitsbereiche im Fachdienst 51-0 sind stark von den 
Entwicklungen unserer Gesellschaft sowie von neuen gesetzlichen Vorgaben und 
gerichtlichen Entscheidungen abhängig. Dies bedingt eine stetige Anpassung der 
Strukturen, Prozesse und Arbeitsweisen, um die Erfüllung des gesetzlichen Auftrages 
gewährleisten zu können. Die so entwickelten Kern- und Teilprozessbeschreibungen 
bedürfen daher der regelmäßigen Überprüfung und Anpassung. 
Neuorganisation des Fachdienstes 51-0 als Serviceeinheit für den FB 51
Im Fachdienst 51-0 sind ca. 90% aller Verwaltungstätigkeiten für den Fachbereich für 
Kinder, Jugendliche und Familien zusammengefasst. Aus der Analyse der 
Schnittstellen zu den anderen („pädagogischen“) Fachdiensten wird deutlich, dass eine 
eindeutige Zuordnung einer Organisationseinheit im Fachdienst 51-0 zu einem der 
anderen Fachdienste nicht immer gegeben ist. Zum Teil sind unterschiedliche 
Organisationseinheiten mit der Servicefunktion für einen anderen Dienst beschäftigt. 
Dies führt dazu, dass sowohl auf der Ebene der Sachbearbeitung als auch auf der 
Ebene der Teamleitung nicht immer eine eindeutige Zuordnung erfolgt. Dies gilt sowohl 
für die Struktur im Fachdienst 51-0 als auch in Folge für die anderen Fachdienste im 
Fachbereich. Zukünftig sollten daher im Fachdienst 51-0 Organisationseinheiten 
geschaffen werden, bei denen eine eindeutige Zuordnung der im Fachdienst 51-0 
wahrgenommenen Verwaltungstätigkeiten zu jeweils einem der drei anderen 
Fachdienste erfolgt.
Da der Fachdienst 51-0 auch übergreifende Aufgaben für den gesamten Fachbereich 
für Kinder, Jugendliche und Familien wahrnimmt, bietet es sich auch hier an, eine extra 
15
Serviceeinheit zu bilden. Über diesen Weg soll organisatorisch und auch inhaltlich die 
Verwaltungskompetenz und damit auch die Servicefunktion für die anderen 
Arbeitsbereiche im Fachbereich 51 gestärkt werden.
Entwurf für eine neue Aufbauorganisation 51-0 Fachdienst Zentrale Aufgaben und finanzielle Hilfen -51-0Service-EinheitFür den FB 51Service-Einheitfür den FD 51-1Service-Einheitfür den FD 51-2Service-Einheitfür den FD 51-3Fachaufgaben
Budget, Personal, Organisationdes FB 51Verwaltung / Zentrale DiensteVerwaltung von Stiftungen
FinanzielleJugend-förderung Verwaltung städt.  Einrichtungen1)ZeltplatzUphöfen, Juleica, SonstigesFinanzielleFörderungKitas Verwaltung städt. KiTasWJHEntgeltverein-barungenKosten-beteiligung
Kita Beiträge, Kosten TP
Beistand-schaft Vor-mundschaft UVGBEEG1)Derzeit nicht zu FD 51-0 gehörend
Gremien-betreuung
Abwicklung von Förder-Programmen1)
Zentraler Schreibdienst
Längerfristig ist es sinnvoll, wenn konsequenter Weise auch die aktuell noch nicht dem 
Fachdienst 51-0 zugeordneten Verwaltungsbereiche „Abwicklung von 
Förderprogrammen“ sowie „Verwaltung städtischer Einrichtungen“ diesem Dienst 
zugeordnet werden. Über diesen Weg wäre der gesamte Verwaltungsbereich im 
Fachdienst 51-0 gebündelt und könnte auf der einen Seite die Einheitlichkeit des 
Verwaltungshandelns leichter sicherstellen, die Kompetenz in diesem Bereich stärken 
und Synergien in der Vertretung der Arbeitsbereiche erreicht werden.
16
Planungs-und Verwaltungsfunktion für das Budget des Fachbereiches 51
Die Gesamtverantwortung für das Budget liegt bei der Fachbereichsleitung für Kinder, 
Jugendliche und Familien sowie bei den jeweiligen Produktverantwortlichen 
Fachdienstleitungen. Die Wahrnehmung dieser Verantwortung setzt aber voraus, dass 
die Budget- und Personalplanung, das Finanzcontrolling sowie die administrative 
Verwaltung der Haushaltsmittel auf der Ebene des Fachbereiches gestärkt wird und als 
Serviceleistung in Form der Steuerungsunterstützung für die Verantwortlichen zur 
Verfügung steht. Zur Stärkung dieser Funktion wird daher die Bildung einer 
organisatorischen Serviceeinheit für den gesamten Fachbereich empfohlen, in dem der 
gesamte Bereich Budget, Personal und Organisation zusammengefasst und aufgrund 
von Überschneidungen gleichzeitig das Finanzcontrolling integriert wird.  
Fachaufgaben im Fachdienst 51-0
Als Fachaufgaben verbleiben im Fachdienst 51 noch die Arbeitsbereiche 
Beistandschaft, Vormundschaft, Unterhaltsvorschuss sowie Elterngeld / 
Betreuungsgeld. Diese Arbeitsbereiche haben nur wenige bis gar keine Schnittstellen 
zu den anderen Fachdiensten oder dürften aus rechtlichen Gründen wie die 
Vormundschaften nicht in den Fachdienst 51-3 integriert werden. Die Anbindung an 
einen anderen Fachdienst scheidet damit aus. Auch die Bildung eines neuen 
Fachdienstes ist unter organisatorischen Gesichtspunkten aktuell nicht sinnvoll. Es 
wird daher empfohlen, den Arbeitsbereich „Fachaufgaben“ als eigenständigen Bereich 
im Fachdienst 51-0 zu belassen. Aufgrund der Größe und des Aufgabenzuwachses 
wird jedoch eine Prüfung der Teilung in zwei Bereiche bei Fortschreibung der 
Untersuchungsergebnisse empfohlen.
17
Einheitliche Sachbearbeitung in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe
Die aktuelle Trennung zwischen der Leistungsgewährung und Zahlbarmachung 
(„Kernteam“) und der Heranziehung der kostenbeitragspflichtigen Personen bei 
teilstationären und stationären Hilfen (Team „Heranziehung“) ist auf Dauer nicht 
sinnvoll. Für ein und dieselbe Leistungsgewährung sind aktuell zwei getrennte 
Sachbearbeiter/innen zuständig. Im Interesse einer einheitlichen Sachbearbeitung und 
der damit verbundenen Synergien, sollte die Trennung zwischen diesen 
Arbeitsbereichen mittelfristig aufgelöst werden.
Leitungsstruktur im Fachdienst 51-0
Im Rahmen der Untersuchung wurden auch die Leitungsaufgaben innerhalb des 
Fachdienstes 51-0 untersucht. Dies gilt sowohl für die Teamleitungen als auch für die 
Fachdienstleitung selbst. Als Ergebnis aus diesem Prozess liegt eine 
Prozessbeschreibung für die Teamleitungen sowie die Fachdienstleitung vor, die 
Zuständigkeiten regelt und dafür notwendige Zeitbedarfe benennt. Mit Blick auf die 
empfohlene neue Aufbaustruktur wird es erforderlich sein, die Teamleitungsaufgaben 
auf der Basis der entwickelten Prozessbeschreibungen neu zu verteilen. Bezogen auf 
den berechneten Gesamtzeitbedarf wird es erst einmal keine Veränderung geben, aber 
wohl bezogen auf die Zuständigkeiten zwischen den Teamleitungen und damit zu 
internen Verschiebungen innerhalb des Fachdienstes 51-0. 
18
4. Personalbedarf
Die Organisationsuntersuchung in den Arbeitsbereichen Zentrale Dienste, 
Wirtschaftliche Jugendhilfe, Beistandschaft, Unterhaltsvorschuss sowie Elterngeld / 
Betreuungsgeld diente der Arbeitsorganisation, den Qualitätsstandards sowie der 
Personalbemessung. Ausgehend von diesem Auftrag erfolgte im Rahmen des 
Prozessverlaufes eine Definition, Überprüfung und sowie Anpassung der 
Qualitätsstandards, Methoden und Abläufe, eine Ermittlung und Überprüfung 
hinsichtlich von prozessoptimierten mittlerer Bearbeitungszeiten für die verschiedenen 
Leistungsbereiche der untersuchten Dienste, eine Festlegung von fallbezogenen und 
fallunabhängigen Arbeitsanteilen sowie die Entwicklung eines Referenzsystems zur 
Beurteilung und Verteilung der benötigten Personalkapazitäten auf der Grundlage der 
Erfahrungen des Institutes für Sozialplanung und Organisationsentwicklung sowie 
entsprechender interkommunaler Vergleiche. Die Ergebnisse dieses Vergleiches 
wurden im Steuerungsteam vorgestellt. Dabei wurde deutlich, dass sowohl bezogen 
auf die fachlichen Standards als auch die veranschlagten mittleren Bearbeitungszeiten 
die im Rahmen der Untersuchung für die Stadt Osnabrück veranschlagten Werte – als 
Ergebnisse aus der Diskussion in den Projektgruppen -  immer im mittleren Bereich 
von interkommunalen Vergleichen lag. 
Im Hinblick auf Transparenz, Überprüfbarkeit sowie steuerungsbezogener 
Erfahrungswerte aus anderen Arbeitsbereichen orientierte sich die 
Organisationsuntersuchung bewusst an Modellen und Verfahren aus der 
arbeitswissenschaftlichen Organisationslehre (REFA – Verband für Arbeitsgestaltung, 
Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung)1. Wichtiger Ansatzpunkt ist dabei, 
1 REFA entwickelt Methoden zur betrieblichen Datenermittlung und zum Management, stimmt 
diese mit den Tarifparteien ab und überführt sie in eine verbandseigene Lehre.
19
die Arbeitsvorgänge in Teilbereiche zu zerlegen, um einzelne Schritte organisatorisch 
und zeitmäßig erfassen zu können. Diese Erfassung dient dann der Beurteilung und 
Bewertung der Arbeitsabläufe sowie der erforderlichen Zeit- und damit 
Personalressourcen. 
Bestandteile der Arbeitszeit am Beispiel der Beistände in der Stadt Osnabrück:
Auftragszeit = Netto-Jahresarbeitszeit (VZÄ)Ausführungszeit
Klientenbezug System-bezugVerteil-zeit
Bestandteile der Arbeitszeit in der Beistandschaft
73,4 %13,5 %4,3 %8,7 %=100%
Rüst-zeit
Die Arbeitszeit einer Fachkraft lässt sich als Auftragszeit definieren. Man versteht 
darunter diejenige Zeit, die für die Erledigung eines bestimmten Auftrages, im 
vorliegenden Fall das Handeln als Fachkraft in der Beistandschaft der Stadt 
Osnabrück, insgesamt vorzugeben ist. Diese Zeit schließt alle Tätigkeiten, die während 
der Arbeitszeit erledigt werden müssen, mit ein. Dies erfordert eine weitere 
Differenzierung nach Ausführungs- und Rüstzeit. Ausführungszeit beschreibt den 
zeitlichen Umfang, der erforderlich ist, um den konkreten Arbeitsauftrag (Zuständigkeit 
20
entsprechend der Stellenbeschreibung) direkt umzusetzen. Rüstzeit beschreibt die 
zeitlichen Aufwendungen, die für alle Tätigkeiten im Sinne der Arbeitsvor- und 
Arbeitsnachbereitung anfallen, zum Beispiel Dienstbesprechungen, 
Mitarbeitergespräche und ähnliches. Da sich nicht alle Tätigkeiten einer Fachkraft 
planen und vorher sagen lassen, ist es erforderlich, noch eine so genannte Verteilzeit 
zu definieren. Diese enthält alle Arbeitszeiten, die wegen unregelmäßigen Auftretens 
nicht bei jeder Zeitaufnahme ermittelt werden können und trotzdem als zusätzlicher 
Puffer für die Berechnung der Auftragszeit von Bedeutung sind.
Für die konkrete Berechnung des Personalbedarfs ist nicht nur die Unterscheidung 
nach Bestandteilen von Arbeitszeiten von Bedeutung, sondern vor allem auch die 
Festlegung einer mittleren Bearbeitungszeit für den einzelnen Teilprozesse und deren 
Häufigkeit.
Beispiel für den Zeitbedarf im Kernprozess „Antrag auf Beistandschaft“: 
KP: Beistandschaft   TP 2: Antrag auf Beistandschaft
   Minuten Faktor Zeitvolumen in Minuten
  Gespräche 30 1 30
  Dokumentation 30 1 30
  Administration 15 1 15
  Kurzgespräche 10 0,1 1
  Koll. Reflexion   0
  Fahrzeiten   0
     0
     0
      
 Zeitvolumen in Min. pro TP   76Zeitvolumen in Std.  
für den gesamten KP  Anzahl der TP   204
21
258,40  Zeitvolumen in Std. insgesamt   258,40
Der konkrete Personalbedarf eines Arbeitsbereiches setzt sich also später aus den 
Bestandteilen der Klientenzeit, der Fahrzeit, der Systemzeit, der Rüstzeit sowie der 
Verteilzeit zusammen. Das jeweilige Rechnungsergebnis beinhaltet dabei keinen 
Automatismus für die Umsetzung, sondern berücksichtigt die definierten und 
empfohlenen Standards als Grundlage einer Aussage zum Personalbedarf. Durch eine 
Veränderung von Standards – ggf. auch einer Erweiterung durch neue gesetzliche 
Verpflichtungen – ergeben sich auch Veränderungen in der Personalbemessung. Der 
Stadt Osnabrück liegen deshalb entsprechende Berechnungstabellen in Form von 
Excel-Dateien vor, die eine eigenständige Fortschreibung der Personalbemessung 
durch die Stadtverwaltung ermöglichen. 
Beispiel „Beistandschaft der Stadt Osnabrück:  Personalbemessung“
 Stundenbedarf im Berichtsjahr
 %
Klientenzeit 7.896,67 73,4%
Fahrzeit 0,00 0,0%
Systemzeit 1.456,00 13,5%
Verteilzeit 467,63 4,3%
Rüstzeit 933,00 8,7%
Summe 10.753,30 100,0%
     
 Derzeitiges Personaltableau
 Anzahl der Fachkräfte Vollzeitäquivalente
 10 6,48
     
 Derzeit zur Verfügung stehende Jahresarbeitszeit
  Stunden                              10.764,53   
22
    
Differenz (Soll-Ist)
Fachkräfte
11,23 Stunden
0,01 VZÄ
"-" entspricht einem Stellenbedarf
    
Unter Berücksichtigung zusätzlicher Zeitanteile (variable 
System- und Rüstzeiten) für die neuen Stellen
- VZÄ
"-" entspricht einem Personalbedarf
 
Ergebnis der Personalbemessung, Soll/Ist-Vergleich
Der zum Zeitpunkt unserer Untersuchung angetroffene Personalstand (einschließlich 
der Einsatzkräfte) wird dem berechneten Personalbedarf gegenüber gestellt. Basis der 
Aussagen zum Personalbedarf sind dabei die im Qualitätshandbuch für die Stadt 
Osnabrück festgelegten Standards und Verfahren. Als Basis für die Berechnung diente 
die Häufigkeit der Arbeitsprozesse aus dem Jahr 2013 bzw. 2014. 
Die Umsetzung eines personellen Mehr- oder Minderbedarfs sollte mit Blick auf die 
Größe der Teams erst ab einem Anteil von ca. 0,20 VZÄ erfolgen. Dabei sind auch die 
Vergleichszahlen aus dem Jahr davor zu berücksichtigen. Dies ist erforderlich, um 
normale jährliche Schwankungen ohne personelle Anpassungen ausgleichen zu 
können.  Durch vorübergehende Reduzierungen in der Qualität der 
Leistungserbringung lässt sich dies in der Regel ohne Probleme realisieren.
23
Zusammengefasst stellten sich die Unterschiede und Ergebnisse wie folgt dar: 
Sachbearbeitung Personalbedarf1
 Ist Soll Diff.
Nr.
 
(Basis VZÄ, 
Stand 
30.1.15) (Basis VZÄ)  
aktueller 
Handlungs-
bedarf
1
Zentrale Leitungsaufgaben FB 
51 0,19 0,21 -0,02  
2
Zentrale SB Budget und 
Finanzcontrolling FB 51 0,63 0,58 0,05  
3 51-01 Zentrale Dienste 5,14 4,07 1,07  
  Zentrale Aufgaben 5,96 4,86 1,10 ja
4 51-02 WJH Kernteam 5,33 4,68 0,65  
5 51-02 WJH Heranziehung 2,86 2,87 -0,01  
  Wirt. Jugendhilfe 8,19 7,55 0,64 ja
6 51-03 Beistandschaft 6,39 6,46 -0,07  
7
51-03 BEEG (EG, EG Plus  und 
BG), UVG 7,02 9,62 -2,60  
  Beist. / BEEG und UVG 13,41 16,08 -2,67 ja
1 unter Berücksichtigung von Einatzkräften
Zentrale Aufgaben
Die Sachbearbeitung im Bereich Zentrale Aufgaben lässt sich, wenn den 
Empfehlungen zur Integration des Finanzcontrollings in den Fachdienst 51-0 gefolgt 
wird, in drei Aufgabenbereiche unterscheiden. Einmal in die Zentrale Sachbearbeitung 
durch Leitung mit einer personellen Ausstattung von 0,19 VZÄ und einem errechneten 
Bedarf von 0,21 VZÄ, in die Sachbearbeitung Budget und Finanzcontrolling mit einer 
personellen Ausstattung von 0,63 VZÄ und einem errechneten Bedarf von 0,58 VZÄ 
sowie die Sachbearbeitung Zentrale Dienst mit einer personellen Ausstattung von 5,14 
VZÄ und einem errechneten Bedarf von 4,07 VZÄ. Rechnerisch ergibt sich damit ein 
personeller Überhang von 1,10 VZÄ der eingespart werden könnte. Empfohlen wird 
24
diese Einsparung unter Berücksichtigung der personalwirtschaftlichen Möglichkeiten zu 
realisieren. 
Team Wirtschaftliche Jugendhilfe
In der Sachbearbeitung der Wirtschaftlichen Jugendhilfe wird aktuell noch zwischen 
dem „Kernteam“ mit der Leistungsgewährung sowie der Zahlbarmachung von 
erzieherischen Hilfen und der „Heranziehung“ in Form von Kostenbeiträgen 
unterschieden. Für das „Kernteam“ stehen aktuell 5,33 VZÄ zur Verfügung und ein 
Bedarf von 4,68 VZÄ wurde errechnet. Für die „Heranziehung“ stehen aktuell 2,86 VZÄ 
zur Verfügung und ein Bedarf von 2,87 VZÄ wurde berechnet. Insgesamt ergibt sich 
damit ein rechnerischer Überhang von 0,64 VZÄ. Empfohlen werden eine einheitliche 
Sachbearbeitung und eine damit verbundene Realisierung der personellen Einsparung 
von 0,64 VZÄ soweit dies personalwirtschaftlich möglich ist.
In der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (Team 51-02) wurde der Bereich 
„Kostenübernahme von Elternbeiträgen“ bei Inanspruchnahme von  Kindertagesstätten 
sowie Kindertagespflege  (§ 90 Abs. 2 SGB VIII) nicht untersucht. In Abhängigkeit der 
Einkommenssituation werden die Elternbeiträge übernommen bzw. anteilig 
übernommen. Zum Stichtag 1. Oktober 2014 wurden in 1.202 Fällen die Elternbeiträge 
übernommen (1.170 Tageseinrichtungen für Kinder und 32 Tagespflege). Derzeit 
erarbeitet die Verwaltung einen Vorschlag das Antragsverfahren für  Eltern die 
Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch VIII iVm. SGB XII erhalten zu vereinfachen. 
Die Prüfung des Bedarfs erfolgt unter den Vorgaben des SGB XII, so dass eine 
erneute Prüfung durch den Fachbereich für Kinder, Jugendliche und Familien unter 
bestimmten Voraussetzungen erübrigt bzw. den Aufwand deutlich reduziert. Sobald 
Ergebnisse vorliegen, wird die Verwaltung darüber berichten.
25
Team Beistandschaft
Für die Beistandschaft stehen aktuell 6,39 VZÄ zur Verfügung und es wurde ein 
rechnerischer Bedarf von 6,46 VZÄ ermittelt. Aktuell ergibt sich damit kein 
Handlungsbedarf.
Team Unterhaltsvorschuss und Elterngeld / Betreuungsgeld, Elterngeld Plus
Für die Arbeitsbereiche Unterhaltsvorschuss und Elterngeld sowie Betreuungsgeld 
sowie Elterngelt Plus stehen aktuell 7,02 VZÄ zur Verfügung. Es wurde ein 
rechnerischer Bedarf von 9,62 VZÄ ermittelt. Ursache für diesen Mehrbedarf sind die 
zusätzlichen Aufgaben beim Elterngeld (Betreuungsgeld) sowie Elterngeld Plus. 
Empfohlen wird dem berechneten Bedarf von 2,60 VZÄ durch zusätzliches Personal zu 
entsprechen. 
Anpassung des Stellenplans 2016
Grundsätzlich lässt sich zu den untersuchten Arbeitsbereichen anmerken, dass die 
vorhandene personelle Ausstattung bedingt durch die Einsatzkräfte nicht immer mit 
dem aktuellen Stellenplan 2014 übereinstimmen. Dies betrifft derzeitig das Team 
Unterhaltsvorschuss und Elterngeld. Hier wird empfohlen den Stellenplan 2016 
entsprechend dem errechneten Personalbedarf anzupassen.  
Neue Aufbauorganisation im Fachdienst 51-0
Unter Berücksichtigung der empfohlenen neuen Aufbauorganisation im Fachdienst
 51-0 ergibt sich - wie bereits ausgeführt unter Punkt 1.2 ausgeführt - keine 
rechnerischen Veränderungen mehr. Die entsprechenden Synergien wurden bereits 
berücksichtigt. 
26
Bezogen auf die neuen Serviceeinheiten des Fachdienstes 51-0 würde sich der 
Personalbedarf wie folgt darstellen:
FD 51-0
Personal-
bedarf in 
VZÄ
Zentraler Schreibdienst 2 )2
 2  
Serviceeinheit für den FB 51   
Budget, Personal, Organisation des FB 51 -Leitung 0,2  
Budget, Personal, Organisation des FB 51 - SB 0,6  
Verwaltung / Zentrale Dienste 0,9  
Verwaltung von Stiftungen 0,1  
Gremienbetreuung 0,1  
 1,9  
Serviceeinheit für den FD 51-1   
Finanzielle Jugendförderung 0,7  
Zeltplatz Uphöfen, Juleica, Sonstiges 0,2  
Abwicklung von Förderprogrammen 1 )1
Verwaltung der städtischen Einrichtungen 3,75 )1
 5,7  
Servieeinheit für den FD 51-2   
Finanzielle Förderung KiTas 2  
Kita-Beiträge, Kosten TP 4 )2
Verwaltung städt. KiTas 1,5 )2
 7,5  
Serviceeinheit für den FD 51-3   
WJH 4,7  
Entgeltvereinbarungen 0,5 )2
Kostenbeteiligung 2,9  
 8,1  
Fachaufgaben   
Beistandschaft 6,5  
Vormundschaft 4 )2
UVG
BEEG 9,6  
 20,1  
Personalbedarf Gesamt 45,3  
)1 aktuell außerhalb des FD 51-0 angesiedelt
)2 nicht Gegenstand der Organisationsuntersuchung
27
5. Abschließende Hinweise
Unsere Vorschläge zur Personalausstattung und Arbeitsverteilung beruhen auf den 
tatsächlichen und rechtlichen Verhältnissen im Zeitpunkt unserer Untersuchungen. Den 
Auswirkungen späterer gesetzlicher bzw. tariflicher Maßnahmen oder von erheblichen 
Änderungen in der Aufgabenzuständigkeit bzw. im Arbeitsanfall müßte zu gegebener 
Zeit gesondert Rechnung getragen werden. 
Soweit unsere Vorschläge zur Organisation und Personalausstattung aus 
personenbezogenen oder sonstigen Gründen derzeit nicht vollzogen werden können, 
sollten sie als Zielvorstellung im Auge behalten und Zug um Zug verwirklicht werden. 
28
Aktuelle Aufbauorganisation 51-0 Fachdienst Zentrale Aufgaben und finanzielle Hilfen - 51-0 51-01 Zentrale Dienste
51-02 Wirtschaftliche Jugendhilfe51-03 Beistandschaft, Vormundschaft,BEEG und UVG
Zum Teil Budget (ohne Finanzcontrolling),Organisation des FB 51
Verwaltung / Zentrale DiensteVerwaltung von StiftungenFinanzielleJugend-förderungZeltplatzUphöfen, Juleica, Sonstiges
FinanzielleFörderungKitas Verwaltung städt. KiTas
WJHEntgeltverein-barungenKosten-beteiligungKita Beiträge, Kosten TPBeistand-schaftVor-mundschaftUVGBEEG
Gremien-betreuungZentraler Schreibdienst
Optimierte Aufbauorganisation 51-0 Fachdienst Zentrale Aufgaben und finanzielle Hilfen - 51-0Service-Einheitfür den FB 51Service-Einheitfür den FD 51-1Service-Einheitfür den FD 51-2Service-Einheitfür den FD 51-3Fachaufgaben
Budget, Personal, Organisationdes FB 51Verwaltung / Zentrale DiensteVerwaltung von Stiftungen
FinanzielleJugend-förderungVerwaltung städt.  Einrichtungen1)ZeltplatzUphöfen, Juleica, SonstigesFinanzielleFörderungKitasVerwaltung städt. KiTasWJHEntgeltverein-barungenKosten-beteiligung
Kita Beiträge, Kosten TP
Beistand-schaftVor-mundschaftUVGBEEG1) Derzeit nicht zu FD 51-0 gehörend
Gremien-betreuung
Abwicklung von Förder-Programmen1)
Zentraler Schreibdienst
Anlage  4
Personal im FD 51-0 als Ergebnis der Organisationsuntersuchung  2014
Stand: 11.3.2015
Nr.
Sachbearbeitung Personalbedarf 1
aktueller
Handlungs-
bedarf
Ist Soll Diff.
(Basis  VZÄ,
Stand
30.1.15)
(Basis  VZÄ)
1 Zentrale  Leitungsaufgaben  FB 51 0,19 0,21 -0,02
2
Zentrale  SB Budget und
Finanzcontrolling  FB 51 0,63 0,58 0,05
3 51-01 Zentrale  Dienste 5,14 4,07 1,07
Zentrale Aufgaben 5,96 4,86 1,10 ja
4 51-02 WJH Kernteam 5,33 4,68 0,65
5 51-02 WJH Heranziehung 2,86 2,87 -0,01
Wirt. Jugendhilfe 8,19 7,55 0,64 ja
6 51-03 Beistandschaft 6,39 6,46 -0,07
7 51-03 BEEG (EG, EG Plus  und BG), UVG 7,02 9,62 -2,60
Beist. / BEEG und UVG 13,41 16,08 -2,67 ja
Sachbearbeitung Gesamt 27,56 28,49 -0,93
1 unter Berücksichtigung  von Einsatzkräften
Leitung
Bedarf
Leitung
verbleibt
für
Sachbear-
beitung 2
(Basis VZÄ) (Basis VZÄ)
Teamleitung  51-01 0,76 0,24
Teamleitung  51-02 0,88 0,12
Teamleitung  51-03 0,73 0,27
stellv.  Teamleitung  51-01 0,1 0,9
stellv.  Teamleitung  51-02 0,12 0,38
stellv.  Teamleitung  51-03 0,08 0,92
2,67 2,83
Fachdienstleitung  51-0 0,76 0,24
2 bis auf TL 51-02 in der oben stehenden  Berechnung  enthalten