Projekt Fachkräftemangel - Sachstandsbericht
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2022/1396
Datum: 2022-10-28
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

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Stadt Osnabrück 14.10.2022 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2022/1396
öffentlich
Projekt Fachkräftemangel - Sachstandsbericht
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 09.11.2022 Ö Kenntnisnahme
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 16.11.2022 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
Sachverhalt:
Mit Vorlage VO/2022/0748 berichtete die Verwaltung in der Sitzung des Jugendhilfeaus-
schusses am 11.05.2022 über die vorhandenen und geplanten Maßnahmen zur Verbesse-
rung des Fachkräftemangels. Das Projekt stellt einen inhaltlichen Schwerpunkt in den Jahren 
2022 und 2023 dar. Die Umsetzung der Maßnahmen erfolgt in Zusammenarbeit mit dem 
Fachbereich Personal und Organisation und unter Beteiligung des Personalrats sowie von 
Mitarbeitenden des Fachbereichs.  
Diese Vorlage stellt die zum Stichtag 15.10.2022 begonnenen und umgesetzten Maßnah-
men dar. Die Systematik der o.g. Vorlage, die Maßnahmen in die verschiedenen Felder des 
Personalmanagements einzuordnen, wird hier erneut aufgegriffen.
a) Personalbedarfsplanung
Eine Personalbemessung ist in allen Fachdiensten außer dem Fachdienst Kinder 
vorhanden. Im Fachdienst Kinder finden aktuell Absprachen mit Anbietern statt.
b) Personalgewinnung/-auswahl
Über Stellenanzeigen auf Instagram und Facebook sowie Werbung im städtischen In-
tranet und in geeigneten Netzwerken des Fachbereichs gelang es, innerhalb von we-
nigen Wochen neun Quereinsteiger/Quereinsteigerinnen (Abiturienten/ Abiturientin-
nen oder Personen mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung) für die einjährige 
Ausbildung zur sozialpädagogischen Assistenzkraft zu gewinnen. Fördermittel aus 
der Richtlinie Qualität konnten genutzt werden, um für eine monetäre Unterstützung 
zu sorgen (vgl.VO/2022/1099 - Verwendung von Restmitteln aus der Richtlinie über 
die Gewährung von Zuwendungen zur Verbesserung der Qualität in Kindertagesstät-
ten und zur Gewinnung von Fachkräften (Richtlinie Qualität in Kitas). 
Das Einstellungsverfahren für Fachkräfte in Kindertagesstätten wurde vereinfacht. 
Statt einzelner Stellenausschreibungen, die mangels Bewerbungen immer wieder 
neu angestoßen werden müssen, ist eine allgemeine Stellenanzeige veröffentlicht. 
Alle eingehenden geeigneten Bewerbende werden zu regelmäßig als Fixtermin statt-
findenden Kennenlern- und Auswahlgesprächen eingeladen. Dies führt zu Bürokra-
tieabbau und der unmittelbaren Einstellungsmöglichkeit von Bewerbenden ohne War-
tezeiten. Außerdem kann gezielt mit den neuen Mitarbeitenden abgestimmt werden, 
welche Kita hinsichtlich Arbeitszeit, Konzeption, örtliche Lage usw. geeignet ist. Diese 
Umstellung führte aktuell dazu, dass kurzfristig sechs Fachkräften eine Stelle ange-
boten werden konnte. 
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Mitarbeitende des Fachdienstes Kinder waren bei Ausbildungsmessen aktiv und war-
ben für das Berufsfeld der Fachkräfte in Kitas. 
Der Fachbereich ist präsent auf der Homepage der Ausbildungsregion Osnabrück, 
auf http://www.ausbildung.de und www.bei-der-stadt.de
Die Einstellung von Zusatzkräften wurde organisiert. Diese sollen im Rahmen eines 
Qualifikationskurses bei der VHS Osnabrück eine Grundqualifikation erlangen und 
die Kinderbetreuung in den vom Gesetz vorgegebenen Zeiten ergänzen. Der Start 
des Kurses ist für den 23. November 2022 anvisiert. 
Die weitere Öffnung für Praktikanten/ Praktikantinnen wird aktiv verfolgt. So boten 
zum Beispiel die städtischen Kindertagesstätten im Rahmen der „Praktikumswoche 
Region Osnabrück“ zusätzliche Praktikumstage an. Gelingt es, im Rahmen von Prak-
tika für das Berufsfeld zu begeistern und hinterlassen Leitung und Team positive Er-
innerungen, können damit die Voraussetzungen geschaffen werden, dass die Prakti-
kanten/ Praktikantinnen sich für diesen Beruf entscheiden und sich beim Arbeitgeber 
Stadt Osnabrück bewerben.
Die Zusammenarbeit mit den Fachschulen im Rahmen der trägerübergreifenden 
Fachkräfteimagekampagne wird fortgesetzt (siehe VO/2022/1100 - Fortsetzung der 
Fachkräfteimagekampagne - www.erziehen-lernen.de), u.a. wird ein Schwerpunkt auf 
die Gewinnung von Fachkräften mit Migrationshintergrund gelegt.
Die Zusammenarbeit mit der Hochschule Osnabrück wird intensiviert, z.B. im Rah-
men eines zusätzlichen Praxisprojekts zum Thema Kinderschutz. Dazu laufen erste 
Vorbereitungen. Auch die Beziehungen zu anderen Hochschulen (z.B. Vechta) sind 
bzgl. einer Vertiefung in der Prüfung.
Die Hochschule Osnabrück hat die Zahl der Studienplätze Bachelor Soziale Arbeit 
zum WS 2022/23 erhöht.
Die Beteiligung der Stadt Osnabrück an dem dualen Studiengang Soziale Arbeit der 
Berufsakademie Melle als Praxispartner ist in Vorbereitung.
c) Personalentwicklung, Personalbeurteilung, Personalbindung
Vorhandene Onboardingkonzepte werden ergänzt. Eine „Willkommensmappe“ für 
neue Mitarbeitende in den Kindertagesstätten wird aktuell erstellt.
Die Mitarbeitenden des Fachbereichs werden über Newsletter (in Form von Video, 
Podcast etc.) über den Projektverlauf informiert. 
Es finden persönliche Gespräche in den Einrichtungen zwischen Fachbereichs-, 
Fachdienst-, Einrichtungsleitung und Mitarbeitenden statt.
Nach Verabschiedung des Kita-Qualitätsgesetzes prüft die Fachverwaltung, inwiefern 
Personalentwicklungsangebote (z.B. zur Anleitung von Auszubildenden, Sprachför-
derkraft o.ä.) erfolgen können.
Im Rahmen einiger vorhandener Beamtenstellen wird das Angebot für Mitarbeitende 
des Sozialen Dienstes erfolgen, unter bestimmten Voraussetzungen vom Ange-
stellten- in ein Beamtenverhältnis zu wechseln. Sollte ein Bedarf seitens der Mitarbei-
tenden vorliegen, können ggf. weitere Stellen in Beamtenstellen umgewandelt wer-
den.
Befristete Verträge sollen in unbefristete Arbeitsverhältnisse umgewandelt werden. 
Hierzu werden entsprechende Stellenplananträge in die Haushaltsberatungen 2023 
ff. eingebracht. Es ist nicht mehr realistisch, Mitarbeitende mit befristeten Verträgen 
langfristig an die Stadt Osnabrück binden zu können.
Um die Situation der Fachkräfte in den Kitas zu entlasten und eine verlässliche Be-
treuung für Kinder und Eltern gewährleisten zu können, werden in den städtischen 
Kindertagesstätten Ganztagsgruppen bzgl. der Öffnungszeiten nach den rückgemel-
deten Bedarfen der Eltern angepasst. Die Familien, die ein Betreuungsangebot nach 
14 Uhr benötigen, können Sonderöffnungszeiten am Nachmittag in Anspruch neh-
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men. Die Umstellung wird im Rahmen von Elternabenden erläutert und stellt die Um-
setzung der Elternbefragung (siehe Vorlage VO/2022/0503) dar, nach der vielen Fa-
milien auch ein Betreuungsangebot bis mittags reicht. Die Umstellung der Öffnungs-
zeiten im Krippenbereich führt auch dazu, dass den Familien ein Wahlrecht bzgl. der 
Öffnungszeiten angeboten werden kann. Bisher wurde in Osnabrück der Grundsatz 
verfolgt, nur Ganztagsplätze in Krippen anzubieten, auch wenn Familien keinen 
Ganztagsbedarf an Betreuung haben.
Im Rahmen der Stellenplananmeldungen 2023 wird der Springerpool für Fachkräfte 
und Hauswirtschaftskräfte erweitert. Aufgrund der Fluktuation hat sich gezeigt, dass 
eine über 100%-Versorgung im Rahmen des Stellenplans notwendig ist, um tatsäch-
lich vor Ort eine 100%-Anwesenheit von Fachkräften zu erhalten. Da die Verwaltung 
– anders als freie Träger – nur unbefristete Einstellungen vornehmen kann, wenn der 
Stellenplan dies hergibt, ist eine Anpassung des Stellenplans beantragt.
Um Auszubildende und Berufsanerkennungsjahrespraktikanten/ -praktikantinnen 
möglichst über die Ausbildung hinaus als Fachkräfte an die Stadt Osnabrück zu bin-
den, werden zur Zeit Möglichkeiten zu Übernahmegarantien geprüft. 
d) Personalfreisetzung
Bei der Hochschule liegt die Anfrage vor, ob ein „Leitfaden Exitgespräche“ Teil des 
Praxisprojekts sein könnte (siehe unten unter g) Personalcontrolling).
e) Personalführung und –motivation
Die Personalentwicklung hat eine Leitungsqualifizierung konzipiert, die im ersten 
Quartal 2023 durchgeführt wird. Alle Leitungskräfte des Fachbereichs erhalten ver-
schiedene inhaltliche Impulse, um bzgl. der derzeitigen Herausforderungen der Füh-
rung unterstützt zu werden.
f) Personalentlohnung
Der SuE-Tarifabschluss wird aktuell umgesetzt, Fachkräfte erhalten monetäre Zula-
gen sowie Regenerationstage. 
Sobald das neue Kita-Qualitätsgesetz verabschiedet ist, will die Fachverwaltung prü-
fen, inwiefern zusätzliche Aufgaben (z.B. die Anleitung von Auszubildenden) monetär 
unterstützt werden können.
g) Personalcontrolling
Studierende der Hochschule Osnabrück erstellen eine Fluktuationsanalyse. Ehemali-
ge Fachkräfte der städtischen Kitas werden nach den Ursachen des Ausscheidens 
befragt. Daraus soll geschlussfolgert werden, welche Rahmenbedingungen verändert 
werden könnten, um hoher Fluktuation entgegenzuwirken.
Weitere Maßnahmen sind in der Vorbereitung. Zu gegebener Zeit wird dem Ausschuss über 
die weitere Entwicklung des Projekts erneut berichtet werden.
gez. Schlüter
Anlage/n: