Organisationsuntersuchung im Fachdienst Zentrale Aufgaben und finanzielle Hilfen - Umsetzung der Ergebnisse
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2017/1278
Datum: 2017-09-15
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/4
Stadt Osnabrück 28.08.2017 
Vorstand für Bildung, Soziales, Kultur
Fachbereich Kinder, Jugendliche und Familien
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2017/1278
öffentlich
Organisationsuntersuchung im Fachdienst Zentrale Aufgaben und 
finanzielle Hilfen - Umsetzung der Ergebnisse
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Jugendhilfeausschuss 27.09.2017 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
Sachverhalt:
Im Fachdienst Zentrale Aufgaben und finanzielle Hilfen (51-0) wurde im Jahr 2014/ 2015 
eine Organisationsuntersuchung durchgeführt. Untersucht wurden die Ablauforganisation, 
die Leistungserbringung, die Aufbauorganisation sowie der Personalbedarf. Das Projekt 
wurde vom Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung - INSO begleitet, der 
Fachdienst Personal und Organisation sowie die Personalvertretung waren beteiligt. 
Untersucht wurden die Bereiche „Zentrale Dienste“, „Wirtschaftliche Jugendhilfe“, 
„Beistandschaft“, „Unterhaltsvorschuss“ sowie „Elterngeld/ Betreuungsgeld“. Ausgeklammert 
wurden die Aufgaben „Vormundschaften/ Pflegschaften“, „Übernahme Elternbeiträge 
Kindertagesstätten und Tagespflege“ sowie „Entgeltvereinbarungen“. 
Die Ergebnisse wurden am 06.05.2017 vom Jugendhilfeausschuss und am 19.05.2015 vom 
Rat zustimmend zur Kenntnis genommen.
Inzwischen sind bereits zwei Fortschreibungen (2015 und 2017) durchgeführt worden, in 
diesem Zuge wurden auch die Bereiche „Schreibdienst“ und „Budget, Personal, 
Organisation“ in die Untersuchung einbezogen. Zukünftig erfolgt die Aktualisierung immer im 
Zwei-Jahres-Rhythmus. 
In dem Abschlussbericht wurden Empfehlungen zur Aufbau- und Ablauforganisation im 
Fachdienst 51-0 und zum Personalbedarf erarbeitet. Der Stand der Umsetzung stellt sich wie 
folgt dar:
Empfehlung: Bildung einer zentralen Serviceeinheit 51-0 für den gesamten Fachbereich
Ergebnis: UMGESETZT: Der Bereich „Budget/ Finanzcontrolling/ Berichtswesen“ und 
„Zentrale Aufgaben“ wurde im Fachdienst 51-0 angesiedelt, die Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter wurden vom Team 51-01 und der Stabsstelle 51-S von 51-0 übernommen und 
sind direkt der Fachdienstleitung 51-0 zugeordnet. Auch die Verwaltung der Stiftungen ist 
inzwischen dem Fachdienst 51-0 zugeordnet worden. 
Empfehlung: Bildung von Serviceteams für die Fachdienste 51-1 Jugend,  51-2 Kinder und 
51-3 Familie
Ergebnis: UMGESETZT: Das Sachgebiet „Kindertagesstättenbeiträge/ Kosten der 
Tagespflege“ wurde von 51-02 zu 51-01 verlagert. Damit wurde die Zuordnung der 
Verwaltungsbereiche zu den pädagogischen Fachdiensten umgesetzt: Das Team 51-01 ist 
jetzt Serviceteam Kinder und Jugend (kooperiert also mit den Fachdiensten 51-1 und 51-2 ), 
das Team 51-02 ist jetzt Serviceteam Familie - Wirtschaftliche Jugendhilfe (arbeitet also mit 
dem Fachdienst 51-3 zusammen). Im Zuge der Prüfung, ob weitere Verwaltungsbereiche 
                                                           Seite: 2/4
aus dem Fachdienst 51-1 zu 51-0 verlegt werden (siehe unten) wird auch über eine 
Trennung des Teams 51-01 in zwei Teams entschieden. Derzeit geben die vorhandenen 
Strukturen eine Trennung nicht her.
Empfehlung: Verlagerung von Verwaltungsaufgaben aus dem Fachdienst 51-1 in den 
Fachdienst 51-0
Ergebnis: VERSCHOBEN auf die Zeit nach Umsetzung des Stellenwechsels der 
Fachdienstleitung 51-1, wird in 2018 geprüft
Empfehlung: Zusammenfassung von Tätigkeiten in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe durch 
Aufhebung der Trennung von Leistungsgewährung und Heranziehung
Ergebnis: NICHT UMGESETZT: Nach eingehender Prüfung wurde von diesem Vorschlag 
Abstand genommen. Erhoffte Synergieeffekte lassen sich durch eine Zusammenlegung nicht 
erreichen, da nur minimale Dopplungen in der Sachbearbeitung feststellbar waren. Dagegen 
würde es zu erheblichen Qualitätsverlusten und einer höheren Fehleranfälligkeit kommen. 
Von daher wird diese Empfehlung nicht weiter verfolgt. Allerdings werden andere 
Aufgabenverteilungen derzeit kritisch beleuchtet und optimiert. So wird zum Beispiel zurzeit 
das Sachgebiet „Entgeltvereinbarungen“ von einem auf zwei Mitarbeiter übertragen, um 
Vertretungsregelungen zu verbessern und Arbeitsspitzen besser auffangen zu können. 
Empfehlung: Prüfung, ob das Team Beistandschaft, Vormundschaft, Unterhaltsvorschuss, 
Elterngeld geteilt werden sollte
Ergebnis: UMGESETZT: Aus einem Team wurden drei Teams gebildet: 51-03 Elterngeld/ 
Unterhaltsvorschuss, 51-04 Beistandschaft, 51-05 Vormundschaften/ Pflegschaften. Die 
Inhalte wurden aufgrund von Gesetzesänderungen (Elterngeld Plus, Erweiterung 
Unterhaltsvorschuss) sowie sonstiger Veränderungen (Zuzug unbegleiteter minderjähriger 
Flüchtlinge) derart umfangreich und die Zahl der Mitarbeiter/-innen stieg zunehmend an, 
sodass die Trennung organisatorisch und personell in 2016/ 2017 umgesetzt wurde. 
Empfehlung: Anpassung der Personalressourcen
Ergebnis: UMGESETZT: Die Personalausstattung wurde entsprechend der Ergebnisse der 
Organisationsuntersuchung angepasst. Aus den Fortschreibungen sind einige 
Stellenplananträge im aktuellen Stellenplanverfahren 2018 enthalten.
Empfehlung: Optimierung der Abläufe und der Qualitätsstandards, Fortschreibung der 
Qualitätshandbücher
Ergebnis: UMGESETZT: Die verschiedenen Prozesse wurden kritisch beleuchtet, optimiert 
und vereinheitlicht. Die beschriebenen Teil- und Kernprozesse bieten darüber hinaus eine 
gute Grundlage als Einarbeitungskonzept. Diese Qualitätsentwicklung ist kein 
abgeschlossener Prozess, sondern ein Auftrag, der durchgängig weiter entwickelt wird und 
im Rahmen der zukünftigen Fortschreibungen weiterhin im Fokus stehen wird.
Empfehlung: Der Bereich Vormundschaften war zwar nicht Gegenstand der 
Organisationsuntersuchung. Es wurde aber empfohlen, hier sowohl pädagogische 
Fachkräfte als auch Verwaltungskräfte zu beschäftigen, um im Team die jeweiligen 
Kompetenzen vertreten zu haben. Es wurde daher empfohlen, die Tätigkeit als Vormund 
nicht in den TVöD Sozial- und Erziehungsdienst einzugruppieren. Ferner wurde darauf 
hingewiesen, dass aufgrund des Anstiegs der unbegleiteten minderjährigen Ausländer 
zusätzliche personelle Ressourcen notwendig sind.
Ergebnis: ZUM TEIL UMGESETZT: Der Stellenplan wurde hinsichtlich der 
Einstellungsmöglichkeiten für Verwaltungskräfte ergänzt. Die Prüfung der Eingruppierung der 
derzeitigen Mitarbeiter/-innen ist noch nicht abgeschlossen. Eine zusätzliche 
Verwaltungskraft ist mit 12 Wochenstunden im letzten Jahr als Einsatzkraft eingestellt 
worden, um Teile der Verwaltungsaufgaben zu übernehmen. Die Zahl der Vormünder wurde 
in 2016 von vier auf sechs erhöht. Der Bereich Vormundschaften/ Pflegschaften führt derzeit 
einen eigenen Qualitätsentwicklungsprozess durch, der Qualitätsstandards und deren 
Auswirkungen beleuchtet.
                                                           Seite: 3/4
Folgende Aufbauorganisation wurde vom Institut empfohlen:
*: derzeit im Fachdienst 51-1
Bis auf die Bereiche Gremienbetreuung, Abwicklung von Förderprogrammen und Verwaltung 
städtischer Einrichtungen wurde der Fachdienst entsprechend der Empfehlung 
umorganisiert. 
Auch der zentrale Schreibdienst ist inzwischen Teil der Service-Einheit für den FB 51 und die 
Fachaufgaben werden wie oben beschrieben von drei Teams wahrgenommen. 
Die Gremienbetreuung verbleibt organisatorisch beim Team 51-01, da dort die beiden 
Mitarbeiterinnen, die diese Aufgabe wahrnehmen, verortet sind und diese Aufgabe nur eine 
von vielen darstellt. 
Die Frage der Zuordnung von Verwaltungsaufgaben vom Fachdienst 51-1 zum Fachdienst 
51-0 wird mit der neuen Fachdienstleitung 51-1 geprüft werden, in diesem Zuge wird dann 
auch über eine mögliche Trennung des Teams 51-01 in zwei Teams entschieden werden.
Das aktuelle Organigramm stellt sich wie folgt dar:
                                                           Seite: 4/4
Organisation
sziffer
Bezeichnung Aufgaben Anzahl 
Beschäftigte
51-0 Zentrale Aufgaben 
und finanzielle 
Hilfen 
Budget, Personal, 
Organisation
Verwaltung/ Zentrale Dienste
Schreibdienst
Verwaltung von Stiftungen
7 (inkl. FDL)
51-01 Serviceteam 
Kinder und Jugend
Finanzielle Jugendförderung
Zeltplatz Uphöfen, Juleica…
Finanzielle Förderung von 
Kindertagesstätten
Verwaltung städt. Kitas
Kindertagesstättenbeiträge/ 
Kosten der Tagespflege
15
51-02 Serviceteam 
Familie – 
Wirtschaftliche 
Jugendhilfe
Wirtschaftliche Jugendhilfe
Kostenbeiträge
Entgeltvereinbarungen
14
51-03 Elterngeld/ 
Unterhaltsvorschu
ss
Elterngeld/ 
Unterhaltsvorschuss
15
51-04 Beistandschaften Beistandschaften, 
Beurkundungen, Beratung 
und Unterstützung
12
51-05 Vormundschaften/ 
Pflegschaften
Vormundschaften
Pflegschaften
Beratung ehrenamtlicher 
Vormünder
8
Summe 71
Im Auftrag
Schwab