Eilentscheidung gem. § 89 NKomVG: Nachbewilligung von Haushaltsmitteln - Digitalisierung von Ausländerakten
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2017/1107
Datum: 2017-08-04
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/4
Stadt Osnabrück 19.07.2017 
Vorstand für Städtebau, Umwelt, Ordnung
Fachbereich Bürger und Ordnung
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2017/1107
öffentlich
Eilentscheidung gem. § 89 NKomVG: Nachbewilligung von 
Haushaltsmitteln - Digitalisierung von Ausländerakten
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Verwaltungsausschuss 08.08.2017 N Entscheidung
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 22.08.2017 Ö Kenntnisnahme
 Rat der Stadt Osnabrück 05.09.2017 Ö Kenntnisnahme
Beschluss:
Der Verwaltungsausschuss beschließt im Rahmen einer Eilentscheidung gem. § 89 S. 1 
NKomVG, dass die Nachbewilligung von Haushaltsmitteln in Höhe von 100.000 € für die 
Digitalisierung der Ausländerakten genehmigt wird.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
I. Gesamtkosten der Maßnahme : 100.000 €
II. davon für den laufenden Haushalt vorgesehen: _100.000_€
Betroffener Haushaltsbereich
x Ergebnishaushalt Finanzhaushalt/Investitionsprogramm
Produktnummer: 1.100.1.2.2.02 - Bezeichnung: Ausländerbehörde
Kostenstelle 32105500 – Bezeichnung: Ausländerbehörde
Kostenart 42910000 – Bezeichnung: Aufwendungen f. so. Sach- und Dienstleistungen
Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr zur Verfügung.
Den erforderlichen Mitteln stehen Einzahlungen / Erlöse zur Deckung gegenüber in
Höhe von ___________________ €.
x Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr nicht zur Verfügung und müssen   
Über- bzw. außerplanmäßig bereitgestellt werden (Ausführungen zu der Deckung sind der
Begründung zu entnehmen).
III. Auswirkung auf die mittelfristige Finanzplanung:
Der Betrag ist jährlich wiederkehrend einzuplanen
Die Gesamtkosten von _____________ € beziehen sich auf die Jahre ______________
Es entstehen jährliche Folgekosten in Höhe von _____________ €
Durch die Maßnahme werden jährliche Erträge erwartet in Höhe von ______________ €.
B. Personelle Auswirkungen: keine
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C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen:  keine
D. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: 
Die Nachbewilligung der Haushaltsmittel wird nicht genehmigt. 
E. Beteiligte Stellen:  
Fachbereich Finanzen und Controlling
Eigenbetrieb Immobilien- und Gebäudemanagement
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Finanzielle Handlungsfähigkeit (Ziel 2016 - 2020)
Sachverhalt:
Gem. § 117 Abs. 1 NkomVG sind über- und außerplanmäßige Aufwendungen und 
Auszahlungen nur zulässig, wenn sie sachlich und zeitlich unabweisbar sind und ihre 
Deckung gewährleistet ist.
Im Rahmen der stadtweiten Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (d.3) erfolgt 
derzeit die Anbindung des in der Ausländerbehörde im Einsatz befindlichen Fachverfahrens 
LaDiVa an eben dieses System. Um die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystem 
(Medienbruchfreiheit, Zeit- und Raumgewinnung, Optimierung der Arbeitsprozesse etc.) 
vollends nutzen zu können, ist eine Digitalisierung der bereits vorhandenen Papierakten 
notwendig und somit sachlich unabweisbar.
Neben der Synchronität des Produktivstarts der Schnittstelle Fachverfahren/DMS mit der 
abschließenden Digitalisierung der vorhandenen Ausländerakten sind auch die angedachten 
räumlichen Veränderungen zu berücksichtigen.
Die Räumlichkeiten der Ausländerbehörde befinden sich noch in dem Zustand des 
Erstbezuges von 1994. Zur Erledigung der dort notwendigen Arbeiten (Sanierung 
Räumlichkeiten, neue Möbelausstattung, neue IT-Infrastruktur etc.) ist eine Auslagerung der 
Ausländerbehörde in das Stadthaus 2 erforderlich. 
Da die dortigen Räumlichkeiten aufgrund ihrer Größe vor Ort eine Zugriffsmöglichkeit auf die 
Ausländerakten nicht gewährleisten (kein Platz für ca. 17.000 Akten), sollte die 
Digitalisierung bis dahin abgeschlossen sein.
Eine zeitnahe Auslagerung ist nach der Landtagswahl (ca. Februar 2018) möglich.
Um eine Digitalisierung bis dahin abgeschlossen zu haben, ist die Ausschreibung zur 
Auftragsvergabe schnellstmöglich durchzuführen und somit zeitlich unabweisbar. 
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Deckungsvorschlag: 
 Einsparung (73.000 €) bei
Auftrag: L209009
Bezeichnung: Finanzbeziehungen zur OVK
Kostenart: 43150000
Bezeichnung: Zuschüsse an verbundene Unternehmen
 Zusätzliche Einzahlung (27.000 €) bei
Auftrag: L322006
Bezeichnung: Präventive Gewinnabschöpfung
Kostenart: 35910000
Bezeichnung: andere sonstige Erträge
Grund für die Einsparung bzw. zusätzliche Einzahlung:
Die anteiligen Aufwendungen für die Digitalisierung der Ausländerakten werden aus 
Mitteln der Leistung L209009 „Finanzbeziehungen zur OVK“, Kostenart 43150000 
„Zuschüsse an verbundene Unternehmen“ gedeckt, da aus der Pachtabrechnung 2016 
ein Guthaben erstattet wurde.
Zusätzliche Einzahlung bei L322006: Entgegen der ursprünglichen Planung haben sich 
die Erträge in 2017 aufgrund eines längerfristigen und nunmehr abgeschlossenen 
Gerichtsverfahrens um ca. 27.000 € erhöht. Diese Mittel stehen als Deckung 
entsprechend zur Verfügung.
In Anlehnung an den Interpretationsbeschluss des Rates in der Fassung vom 
01.04.2008 entscheidet der Rat (nach Behandlung im zuständigen Fachausschuss und dem 
Ausschuss für Finanzen und Beteiligungssteuerung) formell über Nachbewilligungsanträge 
gem. §§ 117, 89 NKomVG bei einem Mehrbedarf über 50.000 €.
In Eilfällen entscheidet der Verwaltungsausschuss bzw. der Oberbürgermeister im 
Einvernehmen mit einem Vertreter.
Begründung zur Eilentscheidung des Verwaltungsausschuss gem. § 89 S.1 NKomVG:
Das Projekt „Einführung der e-Akte in der Ausländerbehörde“ hat einen Projektzeitraum vom 
24.04.2017 bis 31.03.2018. Um den Zeitplan (siehe Skizze) einhalten zu können, ist eine 
Ausschreibung der Digitalisierung der Akten zu Mitte August notwendig. Die 
Auftragsvergabe und –umsetzung sind Voraussetzung für die Auslagerung der 
Ausländerbehörde im 1. Quartal 2018 zwecks Sanierung der Räumlichkeiten. 
Verzögerungen würden sich einerseits auf das Projekt „Renovierung der Räumlichkeiten der 
Ausländerbehörde“, andererseits auf die gesamtstädtische Planung von Renovierungen / 
Sanierungen auswirken, da die Übergangsräumlichkeiten im Stadthaus 2 von weiteren 
Fachbereichen benötigt werden. Die Räumlichkeiten der Ausländerbehörde sind die letzten 
noch zu sanierenden Räumlichkeiten im Stadthaus 1.
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Skizze Zeitplan:
Die Vorlage wird dem Ausschuss für Finanzen und Beteiligungssteuerung und dem Rat in 
deren nächsten Sitzungen am 22.08.2017 bzw. 05.09.2017 zur Kenntnisnahme vorgelegt.
Anlage/n: keine