Verfahren und Inhalte zur Aufstellung des Stellenplanes
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2018/2230
Datum: 2018-05-04
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 16.04.2018 
Der Oberbürgermeister
Fachbereich Personal und Organisation
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2018/2230
öffentlich
Verfahren und Inhalte zur Aufstellung des Stellenplanes
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Vorstandskonferenz 24.04.2018 N Kenntnisnahme
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 16.05.2018 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 nicht zutreffend
Sachverhalt:
Am 5. Dezember 2017 hat der Rat den Stellenplan für das Haushaltsjahr 2018 verab-
schiedet.
Auch wenn wie in den Vorjahren das Stellenplanverfahren sachgerecht durchgeführt werden 
konnte, so hat sich doch gezeigt, dass für das kommende Stellenplanverfahren 2019/2020 
Anpassungen der Abläufe und Inhalte erforderlich geworden sind. 
I. Ausgangslage
Im Rahmen des vergangenen Stellenplanverfahrens musste festgestellt werden, dass eine 
rechtzeitige Beteiligung der Personalvertretung nach den Vorschriften des Nds. 
Personalvertretungsgesetzes aufgrund des engen Zeitplans der Beratungen nicht möglich 
gewesen ist. Zudem wurde eine sachgerechte Benehmensherstellung dadurch erschwert, 
dass die Darstellung des Verwaltungsentwurfes nicht mit den inhaltlichen Anforderungen des 
Personalvertretungsrechtes kompatibel gewesen ist. Die Personalvertretung hat die 
verspätete Beteiligung kritisiert, die Verwaltung hat zugesagt, die rechtzeitige Beteiligung in 
den künftigen Verfahren selbstverständlich sicherzustellen. 
Ferner hat es einzelne Rückmeldungen aus Fachausschüssen gegeben, dass die 
Ausweisung verschiedener Positionen als „offen“ im weiteren Beratungsverlauf als unbe-
friedigend angesehen wurde.
Aus oben genannten Gründen ist es aus Sicht der Verwaltung erforderlich, dass bisherige 
Verfahren sowohl zeitlich als auch inhaltlich entsprechend der Erfordernissen des Haushalts- 
und Personalvertretungsrechtes zu optimieren und zu verschlanken.
II. Zusammenfassung des bisherigen Verfahrens
In den vergangenen Jahren wurde das Stellenplanverfahren (Vorbereitung der Verwaltung 
und Beteiligung der Ratsgremien) in folgenden Schritten durchgeführt:
1.)Abgabe der Anträge durch die Fachdienststellen und Prüfung durch den FB 
Personal und Organisation. Für die Anträge ist grundsätzlich parallel zum 
Haushaltsaufstellungsverfahren eine Abgabefrist vorgesehen. Auch nach Fristablauf 
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ist die Verwaltung im Sinne der Sache und der Beschäftigten jedoch bemüht, die ggf. 
noch weiter zu prüfende Fälle und neue Entwicklungen in das jeweils laufende 
Stellenplanfahren einzubringen und dort zu halten.
2.) Verwaltungsinterne Vorberatung in Form von Stellenplangesprächen mit Beteiligung 
verschiedener Dienststellen (Ref. Strategische Steuerung und Rat, FB Personal und 
Organisation, Rechnungsprüfungsamt, FB Finanzen und Controlling, FB Recht sowie 
die Gleichstellungsbeauftragte und die Personalvertretung). Die 
Stellenplangespräche schließen mit Empfehlungen für die weitere Beratung in der 
Vorstandskonferenz ab. 
3.) Beratung und Beschluss eines Verwaltungsentwurfs in der Vorstandskonferenz.
4.) Zwei Beratungen in aufeinanderfolgenden Sitzungen des Organisations-, Personal- 
und Gleichstellungsausschusses. Die erste Beratung dient der Erläuterung der 
vorgesehenen Veränderungen zum Stellenplan, in der zweiten Beratung wird eine 
Beschlussempfehlung angestrebt.
5.) Parallel hierzu können die vorgesehenen Änderungen der einzelnen 
Fachdienststellen im jeweiligen Fachausschuss vorgestellt werden 
(Mitteilungsvorlage). Die Beteiligung des Fachausschusses liegt dabei im Ermessen 
und in der Verantwortung der jeweiligen Dienststelle. Der Jugendhilfeausschuss 
wird aufgrund seines besonderen Status als Teil des von dem örtlichen Träger der 
Jugendhilfe zu errichtenden Jugendamtes mittels Beschlussvorlage beteiligt.
6.) Nachrichtlich: Auch wenn diese kein Bestandteil der formalen Beratungsfolge sind, so 
haben in den letzten Verfahren der Haushalts- und Stellenplanaufstellung 
umfassende Beratungen im Rahmen von interfraktionellen Abstimmungen 
stattgefunden.
7.) Vorberatung im Verwaltungsausschuss und abschließende Beschlussfassung im 
Rat im Rahmen des Haushaltes.
Gegenstand der Vorlagen war dabei jeweils eine detaillierte Ausweisung der 
einzelnen Planstellen, für die eine Änderung (Einrichtung, Umfang oder 
Bewertung) vorgesehen ist. Inhalt eines Verwaltungsentwurfs gemäß 
Haushaltsrecht (das Personalvertretungsrecht nimmt hierauf Bezug) ist hingegen 
eine zusammenfassende Aufstellung nach Funktion, Entgelt- bzw. 
Besoldungsgruppe und Dienststelle.
III. Zukünftiges Verfahren ab dem Stellenplan 2019/2020
Vor dem Hintergrund der dargestellten Anforderungen ist es aus Sicht der Verwaltung 
erforderlich, das Stellenplanverfahren in folgenden Punkten anzupassen:
1.) Für Stellenplananträge einschließlich ihrer nachvollziehbaren Begründung durch die 
Dienststellen wird eine Ausschlussfrist festgelegt und konsequent vertreten. Ein 
möglicher Stichtag sollte der Abschluss der Stellenplangespräche (voraussichtlich 
Juli) sein.
2.) Auf dieser Basis erfolgt die Vorbereitung der Stellenplanberatung in der  
Vorstandskonferenz. Gegenstand der Beschlussfassung ist ebenfalls der 
Verwaltungsentwurf (Veränderungen) für die Beratungen in den politischen Gremien. 
Dieser beinhaltet eine inhaltlich komprimierte Veränderungsliste, welche  die 
Stellenbewertungen summarisch entsprechend dem gesetzlichen Stellenplan 
ausweist. 
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3.)  Um das Verfahren zeitlich zu straffen, werden die bisherigen zwei Beratungen im 
Organisations-, Personal- und Gleichstellungsausschuss zu einer Beratung 
zusammengefasst. Gegenstand der Vorlage ist der Verwaltungsentwurf 
(Veränderungen).
4.) Der Gesamtpersonalrat wird auf Grundlage des Verwaltungsentwurfes 
(Veränderungen) gemäß den Vorschriften des Nds. Personalvertretungsgesetzes 
beteiligt  (Benehmensherstellung zur Aufstellung des Stellenplanes). 
5.) Auf dieser Grundlage erfolgt die Vorlage des Verwaltungsentwurfs (Veränderungen) 
zum Stellenplan für den Rat.
Der Organisations-, Personal- und Gleichstellungsausschuss wird um Zustimmung zu der 
Veränderung gebeten. Die Verwaltung wird nach Abschluss des Stellenplanverfahrens 
2019/2020 die neue Regelung evaluieren und dem Ausschuss hierzu bei Bedarf weitere 
Anpassungen vorschlagen.
Anlage/n: