Fachbereich Bildung, Schule und Sport -Stellenbesetzung im Vorgriff auf den Stellenplan 2024
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2023/2404
Datum: 2023-09-14
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 12.09.2023 
Vorstand für Bildung, Kultur und Familie
Fachbereich Bildung, Schule und Sport
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2023/2404
öffentlich
Fachbereich Bildung, Schule und Sport -Stellenbesetzung im 
Vorgriff auf den Stellenplan 2024
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Schul- und Sportausschuss 14.09.2023 N Vorberatung
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 28.09.2023 N Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 07.11.2023 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 07.11.2023 Ö Entscheidung
Beschluss:
Der Rat beschließt im Vorgriff auf den Stellenplan 2024 die Ausschreibung und das 
Auswahlverfahren für eine 1,0 Planstelle – Steuerungsunterstützung und 
Projektmanagement im Fachbereich - in der neu eingerichteten Stabstelle 40-S im 
Fachbereich Bildung, Schule und Sport (40) durchzuführen und die Planstelle einzurichten.
Sofern eine Stellenbesetzung bereits in 2023 möglich ist, können die notwendigen 
Aufwendungen durch Minderaufwendungen im Bereich der Personalaufwendungen 
innerhalb des Budgets gedeckt werden.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
(ohne Folgekosten)
Finanzhaushalt/
Investitionsprogramm
Erträge/Einzahlungen (+) € €
Aufwendungen/Auszahlungen (-) ca.  -71.500 € €
Summe (jährlich) ca. -71.500 € €
Folgekosten (jährlich)
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf die Jahre 2024 ff.
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant:
  
x  Ja (ggf. mit Deckung innerhalb des eigenen Budgets – s. u.)
 Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden.
 Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-/überplanmäßig bereitgestellt
 werden (Deckungsposition s. u.).
 Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
 das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt)
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Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag
€
 €
 
B. Personelle Auswirkungen: 
Lfd. Haushaltsjahr: 2024 
Für den Stellenplan 2024 beantragt 
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: nein
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
 positiv
 negativ
x  keine
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück:
 positiv
 negativ
x  keine
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: keine Durchführung der Ausschreibung 
und des Auswahlverfahrens im Vorgriff auf den Stellenplan 2024
G. Beteiligte Stellen: 
FB Personal und Organisation, FB Finanzen und Controlling 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Arbeitsprozesse optimieren
Sachverhalt:
Aufgrund der stetigen Aufgabenzunahmen, der wachsenden Herausforderungen und von 
Veränderungen von Rahmenvorgaben im Aufgabenbereich des Fachbereichs Bildung, 
Schule und Sport hatte die Fa. Janssen Managementberatung aus Wuppertal das Mandat 
erhalten, im FB 40 im Jahr 2022 eine Organisationsuntersuchung durchzuführen. Mit der 
Untersuchung wurde das Ziel verbunden, im Rahmen einer systematischen 
Organisationsuntersuchung eine begründete Aussage zu Optimierungsvorschlägen zu 
Prozessabläufen sowie zum daraus resultierenden sachgerechten Stellenbedarf für die 
verwaltungsbezogenen Stellen und ihre Aufgaben zu erhalten.
Die Fa. Janssen zeigt in ihrer Untersuchung deutlich die Herausforderungen im 
Bildungsbereich auf. Neben der Umwandlung der Grundschulen in Ganztagsschulen und der 
Umsetzung der Schulstrukturreform im SEK I-Bereich stehen auch insbesondere der 
Förderschulcampus, die regionale Berufsschulentwicklungsplanung, die fortschreitende 
Digitalisierung und die Sportentwicklungsplanung im Fokus. 
Aus der Bewertung der Aufgabenentwicklung bzw. der Leistungen und der 
durchzuführenden Projekte sieht die Fa. Janssen die Notwendigkeit der Einführung einer 
Steuerungsunterstützung, um das Verwaltungshandeln zukünftig sicherstellen zu können. 
Vorrangig soll dadurch eine wirksame Entlastung der Fachbereichsleitung sowie der 
Leitungsebene der Fachdienstleitungen in operativen Tätigkeiten geschaffen werden. Ziel 
dieser Maßnahme ist es, für die Führungskräfte im Fachbereich 40 ein Instrument zu 
etablieren, dass der Planung, Organisation, Realisierung und Kontrolle von Leistungen und 
Projekten im Zusammenhang der Gewährleistung eines wirtschaftlichen 
Ressourceneinsatzes und Steuerung der Aufgabenmenge im Fachbereich dient – 
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insbesondere bei Projekten von politischer Bedeutung und hohem Ressourceneinsatz.
 
Um diesen notwendigen Unterstützungsbedarf sicherstellen zu können, wurde bereits mit 
Wirkung zum 01.07.2023 im FB 40 eine Stabstelle „Steuerungsunterstützung und 
Projektmanagement“ eingerichtet. Die Stabstelle wurde direkt der Fachbereichsleiterin 
zugeordnet und hat die Organisationsziffer 40-S erhalten. Ausgestattet wurde die neu 
geschaffene Organisationseinheit zunächst mit insgesamt 0,4 VZÄ von zwei Mitarbeitenden 
aus dem Fachdienst Schulen und eine Einsatzkraft mit einem Stellenanteil von 0,64 VZÄ, die 
bis dahin dem FD Sport zugeordnet war.  
Darüber hinaus soll durch die zunehmende Bedeutung der jeweiligen Projekte die Stabstelle 
um den Bereich des Projektmanagements ergänzt werden, so dass dort auch die Aufgaben 
der Projektdefinition, der Erstellung eines Projektauftrages sowie der Projektsteuerung bis 
zum abschließendem Reporting verortet sind.
Gerade im Bereich Bildung, Schule und Sport sind auch künftig ressourcenbindende 
Projekte mit weitreichender Außenwirkung verankert, die im Vorfeld gut strukturiert und 
begleitet werden müssen, so dass eine zielführende Weichenstellung unter Abwägung 
sämtlicher Interessenslagen gewährleistet werden kann. Derartige Prozesse können im 
Rahmen eines Projektmanagements abgebildet werden. 
Angesichts der wachsenden Herausforderungen und Aufgaben im Bildungsbereich sowie der 
steigenden Projektarbeit in den kommenden Jahren wurde allerdings sehr schnell deutlich, 
dass diese Personalressourcen keineswegs auskömmlich sind, um die ausgewiesenen 
Zielsetzungen sicherstellen zu können. 
Um diese nicht zu gefährden und eine Kontinuität bei den relevanten bildungs- und 
schulpolitischen Themen zu wahren, ist aus Sicht der Verwaltung für die beschriebene 
Stabsfunktion eine weitere 1,0 Planstelle für das Projektmanagement und die 
Steuerungsunterstützung im Fachbereich (EG11/A12) notwendig. Diese wurde bereits als 
Veränderung zum Stellenplan 2024 beantragt. Deutlich wird aber auch die zeitliche 
Notwendigkeit der Stellenbesetzung, um eine reibungslose Weiterentwicklung der 
Stabsarbeit zu gewährleisten, so dass diese Stelle im Vorgriff auf den Stellenplan 2024 zum 
nächstmöglichen Zeitpunkt besetzt werden kann. 
Die Besetzung der Stelle könnte dann zeitnah zum 01.01.2024 erfolgen, so dass die 
erforderlichen Personalaufwendungen bereits im Haushalt abgebildet sind. Eine 
Stellenbesetzung bereits in 2023 ist eher unwahrscheinlich, könnte jedoch im 
Personalkostenbudget des FB 40 gedeckt werden. 
 
Gez. Butke