Einführung einer gesamtstädtischen Personalmanagementsoftware
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2023/2098
Datum: 2023-05-30
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 19.05.2023 
Vorstand für Soziales, Bürgerservice und Personal
Fachbereich Personal und Organisation
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2023/2098
öffentlich
Einführung einer gesamtstädtischen Personalmanagementsoftware
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Personal, Chancengleichheit 
und Digitalisierung 08.06.2023 Ö Vorberatung
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 13.06.2023 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 27.06.2023 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 27.06.2023 Ö Entscheidung
Beschluss:
Der Rat der Stadt Osnabrück beschließt den Einsatz einer gesamtstädtischen 
Personalmanagementsoftware und beauftragt die Verwaltung mit der Durchführung eines 
entsprechenden Ausschreibungsverfahren.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
X Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
 
Ergebnishaushalt
(ohne Folgekosten)
Finanzhaushalt/
Investitionsprogramm
Erträge/Einzahlungen (+) € €
Aufwendungen/Auszahlungen (-) 700.000 € 300.000 €
Summe 700.000 € 300.000 €
Folgekosten (jährlich) 427.000 €(einschließlich 
Personalkosten)
Weitere Angaben
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf die Jahre 2023, 2024 und 2025.
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant:
X  Ja (ggf. mit Deckung innerhalb des eigenen Budgets – s. u.- investiv) (Die investiven Mittel 
werden bei Bedarf von 2023 nach 2024 übertragen.)
X  Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden - 
konsumtiv.
 Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-/überplanmäßig bereitgestellt
 werden (Deckungsposition s. u.- nach jetzigem Kenntnisstand wird nicht davon ausgegangen 
dass im lfd. Haushaltsjahr keine über- oder außerplanmäßigen Kosten anfallen, in 
Abhängigkeit vom Vergabeverfahren).
 Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für 
 das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen.
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Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt)
Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag
7.000.835.710 Software Personalmanagement 1.310.000,00 
 €
 Die Marktrecherche hat ergeben, dass entweder ein Abonnementmodell oder der 
Lizenzkauf in Frage kommen.
B. Personelle Auswirkungen: 
Lfd. Haushaltsjahr: ja
Im Stellenplan vorhanden/nicht vorhanden
Folgejahre: ja
Die Dienstleister am Markt gehen davon aus, dass auf deren Seite mit einem 
durchschnittlichen Aufwand von ca. 210 Personentagen zu rechnen ist. Es ist zudem davon 
auszugehen, dass sich zusätzlich ein Aufwand von 630 – 720 Personentagen für die 
städtische Seite ergibt. Dieser Aufwand entsteht maßgeblich im Fachbereich Personal und 
Organisation und im Referat Digitalisierung und IT unter Berücksichtigung von 
entsprechenden Risikozuschlägen. Hierbei handelt es sich um eine Einschätzung aufgrund 
von Erfahrungswerten bei vergleichbaren Projekten.
Die dauerhafte administrative Betreuung sowie die stetig zu gewährleistenden 
Weiterentwicklung der Personalmanagementsysteme erfordert zusätzliche personelle 
Ressourcen von mindestens 1,5 VZÄ.
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: 
Keine
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch):
 positiv
 negativ
X  keine
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück:
 positiv
 negativ
X  keine
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: 
Es erfolgt keine Einführung und Nutzung einer gesamtstädtischen 
Personalmanagementsoftware.
G. Beteiligte Stellen: 
Fachbereich Personal und Organisation federführend unter aktiver Beteiligung/ Mithilfe des 
Referates für Digitalisierung und IT sowie Beteiligung sämtlicher Fachbereiche, Referate, 
Ämter und Eigenbetriebe der Stadt Osnabrück
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er:
 Handlungsfähige Stadt - stabil-bürgernah-leistungsfähig (Ziel 2021-2030)
 Attraktivität als Arbeitgeberin erhöhen
 Arbeitsprozesse optimieren
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Sachverhalt:
Ein Handlungsfeld des Projektes „Arbeitswelt im Wandel“ befasste sich mit der 
Themenstellung, Personal systematisch und effizient zu managen und die entsprechenden 
Prozesse konsequent zu optimieren und zu digitalisieren.
Um dieses Ziel zu erreichen, ist die Einführung einer ganzheitlichen 
Personalmanagementsoftware erforderlich.
Die Personalprozesse werden damit effektiver und effizienter gestaltet, Planung, Steuerung 
und Controlling verbessert und zeitgemäße Angebote wie ein Mitarbeiterportal geschaffen. 
Die neue Software wird dazu beitragen, die Datenhaltung auf ein Minimum zu reduzieren 
und Prozesse zentral an einer Stelle steuerbar zu machen. Weiterhin versetzt sie 
Mitarbeitende, Dienststellen und Vorgesetzte in die Lage, auf benötigte Informationen 
jederzeit und umfassend zuzugreifen. Ein wesentlicher Fokus wird auf der reibungslosen 
Schnittstellenanbindung liegen, da es nach intensiver Marktrecherche kein System gibt, das 
alle Personalprozesse unter einem Dach zusammenführt. Das bedeutet, dass bewährte 
Produkte im Einsatz bleiben, wie z. B. das Bezahlsystem „Kidicap“ oder neue Angebote, z. 
B. eine Lernmanagementsoftware, eingebunden werden müssen.
Die Einführung und der Einsatz einer solch umfangreichen Software bedarf einer 
konsequenten und permanenten Betreuung durch entsprechendes Fachpersonal. Die 
technische Betreuung wird durch den städtischen IT-Bereich sichergestellt. Da es um 
komplexe fachliche Fragestellungen im Bereich der Personalarbeit geht, ist die jährliche 
Betreuung durch den Fachbereich Personal und Organisation zu gewährleisten.
Die hohe Anzahl der Beteiligten an einem solchen System und die Komplexität eines solch 
umfassenden Produktes machen es erforderlich, dass zusätzliches Fachpersonal, welches 
über eine entsprechende Qualifikation verfügt, bereitgestellt wird. Es muss sichergestellt 
sein, dass notwendige Prozessanpassungen oder -neuerungen zeitnah in dem Produkt 
abgebildet bzw. implementiert werden. Sämtliche Mitarbeitende, Bestandspersonal sowie 
neue Kolleginnen und Kollegen, müssen transparent und kontinuierlich über das Vorhaben 
informiert werden. Dafür sind entsprechende Schulungskonzepte zu entwickeln und 
durchzuführen. Gleichzeitig müssen stets die Aktualität des Produktes, sowie die 
notwendigen Anpassungen durch entsprechende Administratoren gewährleistet werden, 
damit ein maximaler Nutzungsgrad durch die Endanwender erreicht wird. Die Dimension 
dieser Umstellung lässt sich mit anderen Produkten im Haus, z. B. SAP, vergleichen. Vor 
diesem Hintergrund und aufgrund der Erfahrungen bei der Einführung von SAP sowie dem 
dort anfallenden Betreuungsaufwand ist davon auszugehen, dass zur Bewältigung dieser 
Aufgaben 1,5 VZÄ, vorzugsweise Verwaltungsinformatiker und 
Verwaltungsinformatikerinnen, notwendig sind.
Der Start der Einführung wird in 2024 angestrebt, die Umsetzung der Funktionalitäten erfolgt 
sukzessive in Abhängigkeit der, mit dem Anbieter zu erarbeitenden, Arbeitspakete.
Anlage/n: Anlage A – Finanzielle Auswirkungen
gez. Klesse
Produkt: 1.100.1.1.1.04 
Bezeichnung: Organisations- und Steuerungsberatung 
bis einschl. 2022 2023 2024 2025 2026 2027 Summe 
€ € € € € € €
Erträge (+) 
0,00 
0,00 
0,00 
0,00 
0,00 
Summe Erträge 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 
Aufwendungen (-) 
10-1 Personalaufwendungen 127.000,00 133.350,00 138.017,25 142.847,85 541.215,10 
10-1 Sachaufwendungen 0,00 0,00 700.000,00 600.000,00 300.000,00 300.000,00 1.9 00.000,00 
10-1 Wartung, Support, Hosting, etc. 300.000,00 300.000,00 300.000,00 300.000,00 1.200.000,0 0 
10-1 Projekteinführung, Lizenzerwerb, Dienstleistungen, e tc. 400.000,00 300.000,00 700.000,00 
0,00 
Summe Aufwendungen 0,00 0,00 827.000,00 733.350,00 438.01 7,25 442.847,85 2.441.215,10 
Entlastung (+)/Belastung (-) 0,00 0,00 827.000,00 733.350,00 43 8.017,25 442.847,85 2.441.215,10 
Mittelveranschlagung 
bis einschl. 2022 2023 2024 2025 2026 2027 Summe 
€ € € € € € €
bereits berücksichtigt 0,00 
noch zu veranschlagende Mittel 0,00 
Summe Erträge 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 
bereits berücksichtigt 300.000,00 300.000,00 300.000,00 300.000,00 1.200.000,0 0 
noch zu veranschlagende Mittel 527.000,00 433.350,00 138.017,25 142.847,85 1.241.215,1 0 
Summe Aufwendungen 0,00 0,00 827.000,00 733.350,00 438.01 7,25 442.847,85 2.441.215,10 
Erträge (+) 
Aufwendungen (-) 
Gesamt 
Anlage 
OE Positionen 
 Finanzielle Auswirkungen - konsumtiv  (VO/2023/2098) 
OE konsumtiv 
bis einschl. 2022 2023 2024 2025 2026 2027 Summe 
€ € € € € € €
Einzahlungen (+) 
0,00 
0,00 
0,00 
0,00 
Summe Einzahlungen 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 
Auszahlungen (-) 
10-1 Beschaffung Personalmanagementsoftware 300.000,00 300.000,00 
0,00 
0,00 
0,00 
Summe Auszahlungen 0,00 0,00 300.000,00 0,00 0,00 0,00 300 .000,00 
Entlastung (+)/Belastung (-) 0,00 0,00 300.000,00 0,00 0 ,00 0,00 300.000,00 
Folgekosten 
jährlich 
- € - 
Aufl.Erträge Sonderposten 
Zinsen 6.000,00 
Abschreibungen 60.000,00 
Instandhaltung/Wartung 
Betriebs-/Servicekosten 
Personalkosten 
…
66.000,00 
Nachrichtlich: Mittelveranschlagung 
bis einschl. 2022 2023 2024 2025 2026 2027 Summe 
€ € € € € € €
bereits berücksichtigt 0,00 
noch zu veranschlagende Mittel 0,00 
Summe Einzahlungen 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 
bereits berücksichtigt 0,00 
noch zu veranschlagende Mittel 0,00 
Summe Auszahlungen 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 
bereits berücksichtigt 0,00 0,00 300.000,00 0,00 0,00 0,00 300.000,00 
noch zu veranschlagende Mittel 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0 ,00 0,00 
Gesamtsumme 0,00 0,00 300.000,00 0,00 0,00 0,00 300.000,00
 
Anlage 
Positionen OE 
 Finanzielle Auswirkungen - investiv  (VO/2023/2098) 
Summe 
Folgekosten 
(+ = Erträge; - = Aufwendungen) 
Bemerkungen:  Die genaue finanzielle Darstellung bzgl. der konsumtiven und investiven Kosten lässt sich erst nach d em Vergabeverfahren final beziffern, da es unterschiedliche 
Beschaffungs- und Lizenzierungsarten gibt (Kauf, Miete, Abo, etc.). Die investiven Mittel werden bei Bedarf von 2023 nach 2024 übertragen. 
Einzahlungen (+) 
Auszahlungen (-) 
Gesamt 
OE 
OE investiv