Ratsanfrage der Gruppe UWG/Piraten: Lizenzplausibilisierung
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2015/6135-01
Datum: 2015-09-25
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

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Stadt Osnabrück 18.09.2015 
Der Oberbürgermeister
Fachbereich Personal und Organisation
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2015/6135-01
öffentlich
Ratsanfrage der Gruppe UWG/Piraten: Lizenzplausibilisierung
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Rat der Stadt Osnabrück 22.09.2015 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
Ratsanfrage der Gruppe UWG/Piraten: 
1. Auf welche Höhe belaufen sich die Kosten der Lizenzplausibilisierung, getrennt nach 
Lizenzvolumen, Personalaufwand und externen Dienstleistungen?
 
2. Wie hoch sind die Kosten aller Microsoftlizenzen pro Jahr, wenn man die 
Abschreibungszeiträume herunterbricht (getrennt: Stadtverwaltung, Schulen)?
Die Verwaltung beanwortet die Anfragen wie folgt: 
Anfang Oktober 2014 wurde die Stadt Osnabrück dazu aufgefordert, alle bestehenden 
Lizenzen der Firma Microsoft offenzulegen bzw. nachzuweisen.
Die Verwaltung hat unverzüglich alle Maßnahmen für eine Lizenzplausibilisierung getroffen. 
Dies beinhaltet primär, dass ein autorisierter Microsoft Partner (in unserem Fall die Firma 
Sievers SNC) durch die Stadt Osnabrück (Verwaltung und Bereich Schule und Sport) 
beauftragt wurde, unsere Lizenzprüfung zu begleiten und abschließend durchzuführen.
Projektgliederung
Die Lizenzprüfung wurde in zwei Teilprojekte gegliedert:
 
1. Teilprojekt: Lizenzprüfung der Stadtverwaltung Osnabrück
Benutzer: 1.417
Projektende: 28.04.2015
Dienstleistungsaufwand der Durchführung der Lizenzplausibilisierung: 20.230 Euro
2. Teilprojekt: Lizenzprüfung der 53 städtischen Schulen
Benutzer:                ca. 4.006
Projektende:          15.09.2015
Dienstleistungsaufwand der Durchführung der Lizenzplausibilisierung: 26.180 Euro
Lizenzdarstellung Fachbereich Bildung, Schule und Sport
Die Microsoft-Lizenzplausibilisierung hat für den Bereich der städtischen Schulen keine 
Unterdeckung festgestellt, d. h. keine Nachlizensierungskosten.   Dieses wird durch 
Microsoft bestätigt und anerkannt.
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Lizenzdarstellung Stadtverwaltung Osnabrück
Für die Lizenzprüfung der Stadtverwaltung wurde durch die Firma Sievers aufgezeigt, dass 
von den 5.892 notwendigen Lizenzen insgesamt 2009 Lizenzen fehlen. Dies entspricht 
einem prozentualen Anteil von 34,24%.
Lizenzeinkäufe für die Stadtverwaltung wurden zentral über einen bestehenden Microsoft 
Select Vertrag (für die Lizenzen im Client Bereich) und ein Microsoft Enterprise Agreement 
(für den Server Bereich) abgewickelt. 
Bild 1: Übersicht der vorhandenen und der noch ausstehenden Lizenzen 
Die Analyse der Firma Sievers hat u. a. aufgezeigt, welche Lizenzen von der 
Stadtverwaltung vorgehalten werden müssen. 
Bild 2: Gesamtübersicht der von der Stadtverwaltung vorzuhaltenden Lizenzen im Bereich Microsoft
Durch die Einführung einer neuen Windows Server Version (2012, R2) ist eine Unterdeckung 
von 1.417 Zugriffslizenzen entstanden. Ebenso besteht eine Unterdeckung von Windows 
Terminal Serverlizenzen (Remote Desktop Services, Version 2012) von 80 Stück.
Bild 3: Darstellung der zu beschaffenden Lizenzen für die Stadtverwaltung
Kostendarstellung der Nachlizensierung für den Fachbereich Bildung, Schule und 
Sport
Wie bereits oben erwähnt, hat die Microsoft-Lizenzplausibilisierung für den Bereich 
städtische Schulen keine Unterdeckung festgestellt, d. h. es sind keine 
Nachlizensierungskosten entstanden.   
Kostendarstellung der Nachlizensierung für die Stadtverwaltung
Nach Prüfung der ausstehenden Lizenzen und Abgleich mit unseren Lizenzeinkaufsrahmen 
bei der Firma Comparex stellt sich die Gesamtsumme wie folgt dar:
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   Tabelle 1: Darstellung der Gesamtkosten
Kostendarstellung aller Microsoftlizenzen pro Jahr (Fachbereich Bildung, Schule und 
Sport)
   Tabelle 2: Darstellung der Lizenzkosten pro Jahr (Fachbereich Bildung, Schule und Sport)
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Kostendarstellung aller Microsoftlizenzen pro Jahr (Verwaltung)
   Tabelle 3: Darstellung der Lizenzkosten pro Jahr (Verwaltung)
Fazit 
Generell gab es in der Vergangenheit innerhalb der Verwaltung keine einheitliche 
Lizenzstrategie bzw. ein zentrales Lizenzmanagement. Durch die Einführung der ITSM 
Software (Hersteller Matrix 42) ist zukünftig eine zentrale Lizenzübersicht sichergestellt.
Für den Lizenzbereich der Serverinfrastruktur der Stadtverwaltung Osnabrück wurde (nach 
Empfehlung der Fa. Sievers SNC) ein Microsoft Enterprise Agreement incl. einer Software 
Assurance abgeschlossen. Durch diese Lizensierungsvariante ergibt sich ein höherer 
Leistungsumfang und eine flexiblere Nutzung der Updaterechten während innerhalb der 
Vertragslaufzeit. Nach Empfehlung der Firma Sievers SNC und in Rücksprache mit der 
Firma Microsoft ist es sinnvoll auf diese Vertragsart zu wechseln.
Zukünftig spielt die Software Assurance (Wartung) eine wichtige Rolle, da nur diese 
erforderliche Nutzungsrechte (Lizenzmobilität) gewährt und getätigte Investitionen schützt 
(Beispiel: Serverzugriffslizenzen).