Neufassung der Berechnungsgrundlage für die Stundenbemessung in den Schulsekretariaten
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2016/7258
Datum: 2016-07-25
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/5
Stadt Osnabrück 29.06.2016 
Vorstand für Bildung, Soziales, Kultur
Fachbereich Bildung, Schule und Sport
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2016/7258
öffentlich
Neufassung der Berechnungsgrundlage für die Stundenbemessung 
in den Schulsekretariaten
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Schul- und Sportausschuss 04.08.2016 Ö Vorberatung
 Ausschuss für Finanzen und 
Beteiligungssteuerung 09.08.2016 Ö Vorberatung
 Organisations-, Personal- und 
Gleichstellungsausschuss 10.08.2016 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 30.08.2016 N Vorberatung
 Rat der Stadt Osnabrück 30.08.2016 Ö Entscheidung
Beschluss:
Im Vorgriff auf den Nachtrag zum Stellenplan 2017 wird der Neufassung der 
Berechnungsgrundlage zur Stundenbemessung in den Schulsekretariaten in städtischer 
Trägerschaft zum 01.01.2017 zugestimmt. Die sich daraus ergebende Erhöhung der 
Wochenstundenzahl wird im Nachtrag zum Stellenplan 2017 berücksichtigt.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
I. Gesamtkosten der Maßnahme : 192.000 €
II. davon für den laufenden Haushalt vorgesehen: ____________ €
Betroffener Haushaltsbereich
x Ergebnishaushalt Finanzhaushalt/Investitionsprogramm
Produktnummer / Projektnummer:
Bezeichnung:
Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr zur Verfügung.
Den erforderlichen Mitteln stehen Einzahlungen / Erlöse zur Deckung gegenüber in
Höhe von ___________________ €.
Die erforderlichen Mittel stehen im lfd. Haushaltsjahr nicht zur Verfügung und müssen   
außer-/überplanmäßig bereitgestellt werden (Ausführungen zu der Deckung sind der
Begründung zu entnehmen).
III. Auswirkung auf die mittelfristige Finanzplanung:
x Der Betrag ist jährlich wiederkehrend einzuplanen
Die Gesamtkosten von _____________ € beziehen sich auf die Jahre ______________
Es entstehen jährliche Folgekosten in Höhe von _____________ €
Durch die Maßnahme werden jährliche Erträge erwartet in Höhe von ______________ €.
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B. Personelle Auswirkungen: 
Lfd. Haushaltsjahr: keine 
Im Stellenplan nicht vorhanden
Folgejahre: 160 Stunden je Woche ab 2017 (entspricht 4,1 Vollzeitstellen)   
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: keine 
D. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag:
1. Stufenmodelle (stufenweise Umsetzung)
2. Keine Änderung der bisherigen Berechnungsgrundlage
E. Beteiligte Stellen: 
Fachbereich Personal und Organisation, Fachbereich Finanzen und Controlling
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
Sachverhalt:
1. Ausgangslage
In der Haushalts- und Stellenplanberatungen zum Doppelhaushalt 2016/2017 wurde dem 
Rat nach 15 Jahren eine  Neufassung der Berechnungsgrundlage für die 
Stundenbemessung in den Schulsekretariaten zur Beschlussfassung vorgelegt. Mit dieser 
Neukonzeption ist das vorrangige Ziel verfolgt worden, die bisherige Berechnungsgrundlage 
aus dem Jahr 1999 zu aktualisieren und bisher nicht berücksichtigte Aufgabenfelder, die in 
den vergangenen Jahren neu hinzugekommen sind, einzubinden. Damit sollte dem 
veränderten Leistungsspektrum im Tätigkeitsfeld einer Schulsachbearbeiterin Rechnung 
getragen werden. 
Auf Initiative der Ratsvertreter/innen wurden in der nachfolgenden politischen Beratung die 
ursächlichen Gründe sowie mögliche Steuerungsmaßnahmen zur Klarstellung dargestellt. 
Hieraus ableitend lassen sich als Ursachen für die in der Vergangenheit angefallenen 
Mehrarbeitsstunden in den Schulsekretariaten drei unterschiedliche Bereiche identifizieren: 
a. Personalwirtschaftliche Gründe
b. Schulrechtliche/ Schulorganisatorische Gründe
c. Veränderungen im Aufgabenbereich 
Aus der vorgenannten Differenzierung lassen sich im Rahmen des Controllings spezifische 
Steuerungsmaßnahmen zum Abbau der Mehrarbeitsstunden ableiten. 
Personalwirtschaftliche Gründe liegen vor, wenn die Ursachen auf die persönliche Situation 
an dem jeweiligen Schulstandort zurückzuführen ist. Beispielhaft anzuführen sind hier die 
unvorhersehbaren Vertretungssituationen, Fluktuation oder die sogenannten Präsenzzeiten 
im Schulsekretariat (vgl. VO/2016/7090).  
Schulrechtliche/ Schulorganisatorische Gründe haben ihren Ursprung oftmals in der stetig 
fortschreibenden Schulentwicklungsplanung, bspw. durch Schließung und Zusammenlegung 
von Schulen, Ausbau neuer Schulformen etc. Hieraus abzuleitende Maßnahmen beziehen 
sich von daher häufig auf einzelne Schulstandorte. 
Sind die vorgenannten Ursachen maßgeblich für die geleistete Mehrarbeit, so sind individuell 
zu vereinbarende und umzusetzende Steuerungsmaßnahmen wirksam. Dabei erfolgt im 
Rahmen des Controllings eine regelmäßige Überprüfung des Umsetzungsstandes. 
Hervorzuheben ist dabei, dass aktuell durch das EDV-gestützte Zeiterfassungssystem, das 
seit 2010/2011 sukzessive in den städtischen Schulsekretariaten eingeführt und im März 
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2016 abgeschlossen wurde, eine entsprechende Datenqualität verfügbar ist, auf die zeitnah 
zurückgegriffen werden kann. 
Anders verhält es sich hingegen bei den Mehrarbeitsstunden, die durch Veränderungen im 
Aufgabenbereich entstanden sind bzw. auch weiterhin anfallen werden.
Diese Mehrarbeitsstunden sind dann flächendeckend in Veränderungen im Aufgabenbereich 
bergründet. Dabei spielen u. a. schulrechtliche Veränderungen oder neu aufgelegte 
Angebote von bundesrechtlichen Transferleistungen eine wesentliche Rolle. In den 
vergangenen Jahren haben vor diesem Hintergrund Themen wie bspw. schulische Inklusion, 
Ausbau der Ganztagsangebote an Schulen oder auch das Bildungs- und Teilhabepaket 
(BuT) zu einem erheblichen zusätzlichen Aufwand in den Schulsekretariaten geführt. Das 
hieraus erweiterte Leistungsspektrum der Schulsachbearbeiterin wird in der derzeit gültigen 
Stundenbedarfsbemessung aus dem Jahre 1999 nicht berücksichtigt. Von daher ist eine 
Anpassung geboten, um diesen Veränderungen Rechnung zu tragen. 
2. Verfahren
Die derzeit noch gültige Berechnungsgrundlage aus dem Jahr 1999 wurde als Basis für eine 
aktualisierte Weiterentwicklung herangezogen. Dabei wurden die einzelnen 
Berechnungsparameter überprüft und ggf. angepasst. Die Anpassungen erfolgten, wie 
bereits in der Vorlage VO/2015/6072 ausführlich dargestellt, im Wege einer Bedarfsanalyse. 
Dabei wurde zum einen eine Vergleichsbetrachtung mit anderen, vergleichbaren 
niedersächsischen Schulträgern herangezogen und zum anderen wurden 
Arbeitsaufzeichnungen an den städtischen Schulen durchgeführt. Die daraus resultierenden 
Ergebnisse wurden in einer Übersicht zusammengefasst und ausgewertet. 
Im Anschluss  wurde eine neue Berechnungsgrundlage mit veränderten bzw. angepassten 
Bedarfsparametern (Anlage) entwickelt.
2.1. Darstellung der wesentlichen Anpassungen
Aufgrund der vorgenannten Anpassungen ergeben sich unter Berücksichtigung der 
jeweiligen Positionen im Rahmen einer Gegenüberstellung nachfolgend dargestellte 
wesentliche Veränderungen im Vergleich zur bisherigen Berechnungsgrundlage: 
Soll (alt) Soll (neu) Diff.Aufgaben in h in h  
Ganztag 44 78 34
BuT (inkl. Mittag) 0 64 64
SuS nicht deutscher 
Herkunftssprache 51 79 28
Anpassung Sockel 475 499 24
    Abb. 1
 
3. Auswirkungen
Deutlich wird in der Gegenüberstellung (Abb. 1), dass derzeit in den Bereichen Ganztag, 
Bildung und Teilhabe und auch bei den Schülerinnen und Schüler (SuS) nicht deutscher 
Herkunftssprache nicht die hierfür erforderlich Arbeitszeit bereitgestellt wird. Für die 
Erledigung dieser Aufgaben entstehen derzeit Mehrarbeitsstunden in den 
Schulsekretariaten.
 
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Eine Umsetzung der aktualisierten Berechnungsgrundlage würde die Schulsekretariate in 
den städtischen Schulen bedarfsgerecht ausstatten und somit zu einer Entlastung führen.
Dabei ist hervorzuheben, dass in dieser Bedarfsermittlung keine Landesaufgaben 
berücksichtigt sind.  
Der durch die Erweiterung des Leistungsspektrums zusätzlich anfallende Arbeitsaufwand 
wird dann künftig keine weiteren Mehrarbeitsstunden verursachen. Die Entwicklung der 
Mehrarbeitsstunden wird regelmäßig im Rahmen des Controllings dahingehend überprüft. 
Die nachfolgende Übersicht stellt die schulformbezogenen Veränderungen hinsichtlich der im 
Stellenplan berücksichtigten Sollstunden dar: 
Soll (alt) Soll (neu) Diff.Schulform in h in h  
Grundschulen 391 498 107
Hauptschulen 53 67 14
Realschulen 93 121 28
Gymnasien 357 380 23
Gesamtschulen 212 212 0
Förderschulen 134 156 22
Berufsbildende 
Schulen
283 290 7
 1.523 1.724 201
  Springerkräfte 20 20 0
Zwischensumme 1.543 1.744 201
ausgelaufene Schulen  
Backhausschule   
Johannisschule   
HS Eversburg   
Käthe-Kollwitz-HS   
RS Eversburg
41
  
Gesamt 1.584 1.744 160
 Abb. 2
Insgesamt werden 160 Wochenstunden benötigt, damit das aktuelle Leistungsspektrum 
einer Schulsachbearbeiterin abgedeckt werden kann. Im Primarbereich ist der Bedarf 
besonders ausgeprägt (+107 Std.).   
Die finanziellen Auswirkungen werden mit rd. 192.000€ p. a. beziffert. 
Um diese Auswirkungen zu entzerren, ist eine stufenweise Umsetzung denkbar, so dass 
bspw. die Grund- und Förderschulen zum 01.01.17 und alle weiteren Schulen zum 01.08.17 
umgesetzt werden.  
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4. Ausblick
Diese über zwei Jahre konzipierte Maßnahme deckt den vorhandenen Bedarf für die 
kommenden Jahre ab. Es wird allerdings dadurch nicht gewährleistet, dass die bereits 
vorhandenen Mehrarbeitsstunden zeitnah abgebaut werden können. 
Mit der Neufassung der Stundenbemessung wird jedoch eine Basis geschaffen, die nach der 
Beschlussfassung durch den Rat und der anschließenden Umsetzung, eine Möglichkeit 
bietet, die vorhandenen Mehrarbeitsstunden zu differenzieren und entsprechende 
Maßnahmen zur Reduzierung abzuleiten.  
Anlage/n: Berechnungsgrundlage
Butke
Bemessungsrichtlinien für Wochenstunden in Schulsekretariaten 
ab dem 01.01.2017 (ggf. stufenweise Umsetzung)
Schulform Sockel (in Min.) Minuten/
Schüler
Grundschulen 420 2,3
Förderschulen* 500 4,5
Hauptschulen 500 2,4
Realschulen 500 2,2
Gymnasien
Sek. I 2,2
Sek. II 900 3,8
Abendgymnasium 450 2,2
Gesamtschule
RS, Gym.-Sek. I 2,2
HS 2,4
Sek. II
1.200
3,8
Berufsbildende Schulen
Berufsschule, FOS Kl. 11 1,0
BFS, FS BOS, BAS, FOS Kl. 12, 
berufliches Gymnasium 3,8
BVJ, 1jähr. BFS, BGJ koop., BGJ
1.200
5,0
Zuschläge:
Schülerinnen und Schüler nicht-
deutscher Herkunftssprache pro Schüler/in 1,5
„Erschwerniszulage“ (gilt für eine 
abschließende Liste von Schulen)
bis 100 Schüler
bis 200 Schüler
ab 201 Schüler 
30
60
90
Ganztagsschule
a) offen / teilgebunden pro Schule bzw. Schulzweig 180
b) gebunden pro Schüler/in 0,8
Mittagessen pro Schüler/in 1,2
Bildung- und Teilhabe
im Bereich der Halbtagsschulen pro Schüler/in 1,0
im Bereich der Ganztagsschulen pro Schüler/in 1,5
Inklusion pro Schüler/in 2,0
Sprachlernklassen pro Sprachlernklasse 60
Besonderheiten:
Nach Einzelbemessung z. B. bei 
Schulversuchen, externen Prüfun-
gen