Maiwoche - Interessenbekundungsverfahren für die Vergabe von Flächen für die Jahre 2017 bis 2021
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2016/7051
Datum: 2016-05-17
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 29.04.2016 
Vorstand für Städtebau, Umwelt, Ordnung
Fachbereich Bürger und Ordnung
Beschlussvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2016/7051
öffentlich
Maiwoche - Interessenbekundungsverfahren für die Vergabe von 
Flächen für die Jahre 2017 bis 2021
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Ausschuss für Feuerwehr und Ordnung 26.05.2016 Ö Vorberatung
 Verwaltungsausschuss 31.05.2016 N Entscheidung
Beschluss:
Die Verwaltung führt das Interessenbekundungsverfahren für die Maiwoche der Jahre 2017 
bis 2021 gemäß der beigefügten Fassung durch.
Für den Fall notwendiger Änderungen bei den zur Verfügung stehenden Flächen (z. B. 
aufgrund von Baumaßnahmen) prüft sie die Möglichkeit der Bereitstellung einer Ersatzfläche. 
Die Entscheidung darüber trifft der Verwaltungsausschuss.
A. Finanzielle Auswirkungen: 
x Ja
Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen)
Für die zur Verfügung gestellten Flächen werden Sondernutzungsgebühren erhoben.
Diese berechnen sich unter Zugrundelegung der jeweiligen Fläche und bezogen auf die 
Veranstaltungsdauer; pro genutztem Quadratmeter werden derzeit 0,20 € in Rechnung 
gestellt. Geht man von einer Veranstaltungsdauer der Maiwoche von 10 Tagen aus, ergeben 
sich nach derzeitigem Stand der Sondernutzungsgebührenordnung und unter 
Zugrundelegung der im IBV genannten Flächengrößen voraussichtliche Einnahmen in Höhe 
von ca. 28.600,00 €.
Dieser Betrag könnte sich erhöhen, wenn zusätzlich Logistikflächen benötigt werden. Diese 
wären dann ebenfalls mit 0,20 € /m²/ Tag abzurechnen.
B. Personelle Auswirkungen:
keine 
C. Integrations- /Gleichstellungspolitische Auswirkungen: 
Nicht bekannt
D. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: 
E. Beteiligte Stellen: 
Referat für Strategische Steuerung und Rat
Fachbereich Recht und Datenschutz
Fachbereich Finanzen und Controlling
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Fachbereich Städtebau
Fachbereich Geodaten und Verkehrsanlagen
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
 Vielseitige Kultur- und Freizeitangebote (Ziel 2016 - 2020)
Sachverhalt:
Der Rat hat mit Ratsbeschluss vom 21.07.2015 über die Neuorganisation der Maiwoche wie 
folgt entschieden (VO/2015/5421-01): 
Die Vergabe erfolgt weiterhin durch die Stadt:
Dafür sollen im Rahmen der Maiwoche für die Veranstaltungen in den Bereichen 
Fußgängerzone Domhof und Nikolaiort, Große Straße/ Georgstraße/ Jürgensort 
(bzw. für einen in Betracht kommenden Ersatzveranstaltungsort für die Georgstraße) 
und Hasestraße „Flächenlose" gebildet werden. Für den bisherigen Veranstaltungsort 
Herrenteichstraße wird ein Ersatzveranstaltungsort (möglicherweise der Ledenhof) 
mit einbezogen. Ausgenommen davon muss für 2016 noch der Bereich Nikolaiort/ 
Domhof bleiben, weil es hierzu bis einschließlich 2016 noch einen laufenden Vertrag 
mit dem aktuellen Veranstalter gibt.
Für die Vergabe der einzelnen Flächen soll dann jeweils ein 
Interessenbekundungsverfahren durchgeführt werden. Dafür sollen im Vorfeld 
konkrete Anforderungsprofile für die Vergabe der „Lose" erstellt werden. Mit diesen 
Profilen sollen, neben den klassischen Anforderungen an die Organisation der 
Veranstaltung (ausreichend breite Flucht- und Rettungswege, Erstellung eines 
Sicherheitskonzepts, Festlegung der Veranstaltungs- sowie Auf- und Abbautage 
usw.) auch Regelungen zur Gestaltung der Veranstaltung, zu den Erwartungen an 
das Bühnenprogramm und zur Bewerbung der Maiwoche festgelegt werden. Zudem 
soll deutlich gemacht werden, dass der Veranstalter verpflichtet ist, bei der Stadt 
Osnabrück eine Sondernutzungserlaubnis zu beantragen und 
Sondernutzungsgebühren zu zahlen.
Für den Marktplatz, den Platz des Westfälischen Friedens, den Domvorplatz und den 
Platz der Deutschen Einheit (Theatervorplatz) bleibt es dabei, dass diese 
Veranstaltungsteile als öffentliche Einrichtung von der Stadt Osnabrück weiterhin 
direkt betrieben werden und weiterhin Standgelder erhoben werden.
Wie in der o. g. Vorlage angekündigt, wurden im Rahmen dreier Workshops mit 
Vertreterinnen und Vertretern des Rates, der OMT und der Verwaltung sowie auch mit 
bisherigen Partnern bei der Durchführung der Maiwoche und weiteren sachkundigen 
Personen über die künftige Ausrichtung der Maiwoche diskutiert und Kriterien für die 
Anforderungsprofile der für die Vergabe der Flächenlose durchzuführenden 
Interessenbekundungsverfahren (IBV) erarbeitet.
Nach derzeitigem Sachstand werden im IBV drei Flächenlose angeboten:
A.) Große Straße/Teilbereich Georgstraße, Jürgensort 
B.) Ledenhof
C.) Nikolaiort sowie die Fußgängerzone Domhof
Die Fläche Neumarkt, die bei der Maiwoche 2016 als Ersatzfläche für den Bühnenstandort 
Georgstraße dient, kann derzeit nicht abschließend in die Planungen für die Maiwoche 2017-
2021 einbezogen werden. Erst wenn die Bauzeiten für das Baulos 2 und das EKZ konkret 
feststehen, kann der Zeitplan für den Straßenbau festgelegt werden. Daraus ergibt sich dann 
erst wieder eine etwaige Nutzungsmöglichkeit des Neumarktes. Sobald absehbar ist, dass 
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der Neumarkt als Veranstaltungsfläche für eine künftige Maiwoche in Betracht zu ziehen ist, 
wird eine Entscheidung darüber – und damit auch über ein sodann separat 
durchzuführendes IBV - dem Verwaltungsausschuss vorgelegt werden.
Auch bei der Fläche A. ist explizit darauf hingewiesen, dass aufgrund der aktuellen 
Bautätigkeit zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abschließend die Verfügbarkeit der Flächen 
beurteilt werden kann. Der nach Entscheidung mit dem jeweils obsiegenden Interessenten 
abzuschließende Vertrag wird einen solchen Vorbehalt ergänzend beinhalten. Vor diesem 
Hintergrund sind auch die unter A. Finanzielle Auswirkungen angeführten Einnahmen der 
Sondernutzung unter Vorbehalt zu verstehen.
Das IBV beinhaltet viele für die Stadt und die Verwaltung seit Jahren selbstverständliche 
Anforderungen, wie z. B. die Zugrundelegung des Konzepts der Stadt Osnabrück zur 
Barrierefreiheit.
Besonders hervorzuheben sind jedoch die Verortung eines Kinder- und/oder 
Jugendprogramms am jeweils ersten Wochenende der Maiwoche (Samstag und Sonntag) 
von 13 bis 18 Uhr sowie der neue „Osnabrück-Tag“ am Dienstag, an dem künftig zwischen 
19 Uhr und 21:30 Uhr auf den Bühnen ein Programm für und mit den Osnabrückerinnen und 
Osnabrücker angeboten werden soll (z. B. Rudelsingen, Karaoke, Poetry Slam).
Besondere Kriterien und Anforderungen werden ebenfalls für den Nikolaiort vorgegeben, der 
traditionell die Fläche für die Präsentation des Europadorfs bzw. der Freundschafts- und 
Partnerstädte stellt.
Es ist beabsichtigt, das Interessenbekundungsverfahren unmittelbar nach dem Beschluss 
des Rates zu veröffentlichen und den potentiellen Interessenten damit ausreichend Zeit für 
die Erstellung einer Bewerbung einzuräumen. Die Bekanntmachung erfolgt in der örtlichen 
Tageszeitung und verweist auf einen Link zur städtischen Homepage. Die 
Auswahlentscheidung trifft die Verwaltung sodann im Herbst.
gez. Dr. Sandra Solf
Anlage/n: - Interessenbekundungsverfahren (IBV Maiwoche 2017-2021)
Interessenbekundungsverfahren für die Maiwoche 2017 - 2021
Die Maiwoche in Osnabrück hat sich seit ihrer Premiere im Jahr 1972 zu einem 
familienfreundlichen Volksfest mit überregionaler Ausstrahlung entwickelt. Sie steht für ein 
vielfältiges Musikprogramm von hoher Qualität, das auf zahlreichen Plätzen und Bühnen in 
der Innenstadt stattfindet und ohne Eintrittsgelder zugänglich ist. Die Maiwoche zieht in zehn 
Tagen Laufzeit (Fr – So) rund 650.000 Besucher/innen an und ist mittlerweile eine 
Visitenkarte für die Stadt mit hoher Identifikationskraft für die Bürger/innen. Dieser 
dauerhafte Erfolg basiert auf einer guten und kontinuierlichen Kommunikation und 
Vernetzung aller Beteiligten sowie einer professionellen Koordination und Vermarktung, die 
über die Stadt Osnabrück, insbes. den Fachbereich Bürger und Ordnung, sowie über die 
Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT) erfolgt. Die Verantwortlichen arbeiten 
ständig an der Optimierung des Gesamtkonzeptes, das traditionelle und innovative Ansätze 
verknüpft. Dabei wird auch dem wirtschaftlichen Aspekt Rechnung getragen.
Ab der Maiwoche 2017 sollen die Flächen, die für die Maiwoche zur Verfügung stehen, auf 
Basis des Ratsbeschlusses vom 21.07.2015 vertraglich für die Dauer von 5 Jahren (2017-
2021) im Rahmen von Interessenbekundungsverfahren (IBV) neu vergeben werden.
Es handelt sich um folgende Flächen:
A.) Große Straße/Teilbereich Georgstraße, Jürgensort 
B.) Ledenhof
C.) Nikolaiort sowie die Fußgängerzone Domhof
Der Einsendeschluss für die Unterlagen zum IBV ist der 31.08.2016.
Die Einsendung der Bewerbungsunterlagen erfolgt an die
Stadt Osnabrück
Fachbereich Bürger und Ordnung
Herrn Gert Lindke
Postfach 4460
49034 Osnabrück.
Wichtige allgemeine Hinweise und Rahmenbedingungen
Das Gesamtkonzept hat sich grundsätzlich an der Satzung der Stadt Osnabrück über 
Volksfeste (Marktordnung) zu orientieren. (www.osnabrueck.de/ortsrecht)
Bühnen
Auf den unter A.) bis C.) genannten Flächen sollen Bühnen in Abstimmung mit der 
Feuerwehr und dem Fachbereich Bürger und Ordnung aufgebaut werden.
Gebühren
Für die Flächen ist an die Stadt Osnabrück eine Sondernutzungsgebühr gem. der „Satzung 
der Stadt Osnabrück über die Erhebung von Gebühren für die Sondernutzung an Straßen in 
der Stadt Osnabrück – Sondernutzungsgebührenordnung“ zu zahlen. 
(www.osnabrueck.de/ortsrecht)
Ebenso ist die Gebühr für die Festsetzung der Veranstaltung gem. Titel IV Gewerbeordnung 
zu zahlen.
Barrierefreiheit
Die Stadt legt Wert auf die Durchführung barrierefreier Veranstaltungen. Den Planungen ist 
daher das Konzept der Stadt Osnabrück zur Barrierefreiheit zugrunde zu legen. Das Konzept 
erhalten Sie beim Fachbereich Bürger und Ordnung.
Lageplan / Versorgungseinrichtungen
Ein maßstabsgerechter Lageplan mit den geplanten Aufbauten ist mit der Bewerbung 
vorzulegen. Bereits bei der Planung sind Flächen für WC-Anlagen sowie weitere 
Versorgungs- und Lagerflächen in ausreichendem Maße zu berücksichtigen und im Vorfeld 
mit dem Fachbereich Bürger und Ordnung abzustimmen. Lager- und Logistikflächen sind 
grundsätzlich auf der Veranstaltungsfläche (Bruttofläche) der jeweiligen Veranstaltungsfläche 
zu berücksichtigen. Sollte dies nicht möglich sein, ist eine Abstimmung im Vorfeld mit dem 
Fachdienst Straßenverkehr erforderlich. Eine nachträgliche Ausweitung oder Versetzung von 
Flächen kann nicht genehmigt werden. Sämtliche Versorgungseinrichtungen (Strom, Wasser 
und Abwasser) sind auf eigene Kosten fachgerecht durch ein dafür zugelassenes 
Unternehmen zu installieren. 
Bühnenprogramm
Bestandteil der Bewerbung um die zur Verfügung stehenden Flächen ist ein 
aussagekräftiges Bühnenprofil. Zu beschreiben ist das Veranstaltungsprogramm mit 
Ausführungen zu den Musikrichtungen und den Zielgruppen.
Zudem wird erwartet, dass am 1. Wochenende jeweils Samstag und Sonntag von 13.00 – 
18.00 Uhr ein Kinder- und/oder Jugendprogramm, gerne in Kooperation mit Schulen oder 
Vereinen, angeboten wird. 
Am Dienstag soll auf den Bühnen ein „Osnabrück-Tag“ für die und mit den 
Osnabrücker/innen (z.B. Karaoke, Rudelsingen, Poetry Slam) in der Zeit von 19.00 – 21.30 
Uhr angeboten werden.
Die Qualität und Publikumswirksamkeit der ausführenden Künstler ist nachzuweisen (z.B. 
durch Portraits, Veröffentlichungen etc.). 
Das musikalische Programm führt der Bewerber auf eigene Rechnung und eigenes Risiko 
durch. Zur Sicherung der Vielfalt des Musikprogramms und zur Vermeidung von 
Überschneidungen ist das Programm mit der OMT abzustimmen und nach Aufforderung zu 
modifizieren. 
Öffnungszeiten/GEMA/Aufbau- und Abbauzeiten 
Die festgelegten Öffnungszeiten und Lärmobergrenzen sind strikt einzuhalten. Gleiches gilt 
auch für die vorgegebenen Auf- und Abbauzeiten. Das Benehmen mit den Anliegern ist 
herzustellen. 
Die OMT übernimmt die zentrale Anmeldung der gesamten Veranstaltung bei der GEMA und 
berechnet die Gebühren entsprechend eines einheitlichen Schlüssels bezogen auf den Anteil 
des Veranstalters an der Gesamtfläche und der Anzahl der Programmtage. 
Optik / Platzgestaltung
Den Erfordernissen der Vorgaben der Stadt zu den Themen Sicherheit und Barrierefreiheit 
ist Rechnung zu tragen. Darüber hinaus sollte die Aufenthaltsqualität (passend zur 
Zielgruppe und im Rahmen der räumlichen Möglichkeiten) verbessert werden, z.B. durch 
Sitzmöglichkeiten/Verweilbereiche. Die Fläche ist über Dekorationselemente, Beleuchtung 
etc. optisch wertig zu gestalten. Ebenfalls sind Erläuterungen zur optischen Gestaltung der 
Bühne gewünscht.
Es ist beabsichtigt, den optischen Auftritt der Maiwoche zu überarbeiten. Vorgaben eines 
neuen Corporate Design sind zu berücksichtigen.
Marketing 
Für die optimale Umsetzung crossmedialer Marketingmaßnahmen benötigt die OMT 
rechtzeitig zum im späteren Vertrag angegebenen Termin
- Informationen zum Bühnenprogramm mit ausführlichen und korrekten Angaben zu 
den Künstlern
- Informationen zu den Highlights/Besonderheiten
- Bildmaterial mit Nutzungsrechten und entsprechend hoher Auflösung
- Links zu Internetseiten, YouTube, Facebook-Seiten der Künstler etc.
- Informationen zu Sponsoren, Aktionen etc.
Für die Durchführung der Marketingmaßnahmen ist vom Bewerber ein 
Werbekostenzuschuss zu zahlen. Die Höhe wird im Überlassungsvertrag festgelegt und 
beträgt für das Jahr 2017 350,00 €/Tag. Für die Folgejahre kann eine Anpassung erfolgen.
Sicherheit
Die Stadt Osnabrück beauftragt zentral den Rettungs- und Sanitätsdienst und die 
Brandwache. Die Kosten hierfür werden dem Interessenten nach einem Schlüssel bezogen 
auf die Fläche und die Veranstaltungstage anteilig berechnet. Nach gleichem Schlüssel 
erfolgt auch die Berechnung der Kosten für ein Gesamt-Sicherheitskonzept, das von einem 
lizensierten Sicherheitsunternehmen konzipiert und überwacht und in Rechnung gestellt 
wird. 
Bei Vertragsschluss ist eine ausreichende Veranstalterhaftpflichtversicherung nachzuweisen 
und die Stadt Osnabrück von allen Haftungsansprüchen freizustellen.
Sauberkeit
Die Reinigung des Veranstaltungsgeländes ist täglich auf eigene Kosten fachgerecht 
vorzunehmen. Dazu gehört auch die Schlussreinigung nach Beendigung der Veranstaltung.  
Geeignete Mülltonnen sind von Seiten des Bewerbers aufzustellen. Eine zentrale 
Toilettenanlage (nach Möglichkeit keine Dixies) ist durch den Bewerber einzurichten. Dabei 
ist auch ein Behinderten-WC bereit zu stellen. 
Weitere Hinweise
Der Bewerber, der das IBV für sich entscheiden kann, hat rechtzeitig bis zum 31.01.eines 
jeden Jahres die erforderlichen Anträge auf Festsetzung der Veranstaltung bei der Stadt 
Osnabrück einzureichen und die Gebühren zu zahlen. Ebenso sind die entsprechenden 
Anzeigen nach dem Gaststättengesetz einzureichen, sowie die erforderlichen Anträge auf 
Sondernutzung des Veranstaltungsgeländes einzureichen und die festgesetzte 
Sondernutzungsgebühr zu zahlen.
Der Antrag „Großveranstaltungen auf öffentlichen Straßen und Plätzen in Osnabrück“ ist 
ebenfalls bis zum 31.01 eines jeden Jahres einzureichen.
Besonderheiten bei den Flächen:
A.) Große Straße/Teilbereich Georgstraße, Jürgensort
Die zu vergebende Fläche beträgt ca.7800 qm zuzüglich eventuell benötigter Logistikflächen. 
Die genauen Abmessungen und die konkret nutzbare Flächen sind den Lageplänen (siehe 
unten) zu entnehmen. Erst nach Fertigstellung der Haseöffnung kann über eine Nutzung der 
Georgstraße als Veranstaltungsfläche endgültig entschieden werden.
B.) Ledenhof
Die zu vergebende Fläche beträgt ca. 3100 qm zuzüglich eventuell benötigter 
Logistikflächen. Die genauen Abmessungen und die konkret nutzbare Flächen sind den 
Lageplänen (siehe unten) zu entnehmen.
C.) Nikolaiort/Domhof
Die zu vergebende Fläche beträgt ca.3400 qm zuzüglicher eventuell benötigter 
Logistikflächen. Die genauen Abmessungen und die konkret nutzbare Flächen sind den 
Lageplänen (siehe unten) zu entnehmen. 
Der Nikolaiort ist traditionell die Fläche für die Präsentation des Europadorfes bzw. der 
Partner- und Freundschaftsstädte. Entsprechend ist den Erfordernissen dieser Thematik 
Rechnung zu tragen.
Insgesamt sollte die Gestaltung des Platzes eine deutliche Wahrnehmung des Themas 
Europa gewährleisten.
Zwei Pagodenzelte in der Größe von 4x4 Metern sind dem Städtepartnerschaftsbüro (Büro) 
der Stadt Osnabrück kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Die Pagodenzelte sind vor dem 
Haus Nikolaiort 1 aufzustellen. Eine Pagode ist als Infozelt auszustatten; eine zweite Pagode 
dient als Gastronomiezelt. Beide sind kostenfrei in enger Absprache mit dem Büro 
einzurichten.
Besondere Anlässe und Jubiläen mit den Partner- und Freundschaftsstädten sind im 
jeweiligen Jahr vom Veranstalter in Absprache mit dem Büro zu berücksichtigen.
An den jeweils letzten 5 Tagen der Maiwoche (Mittwoch bis Sonntag) präsentieren sich die 
Partnerstädte in der Zeit von jeweils 13.00 – 18.00 Uhr mit einem eigenen Bühnenprogramm. 
Dafür ist die Bühne inklusive der Technik kostenfrei zur Verfügung zu stellen.
Eine kulinarische Ausrichtung des Getränke- und Speisenangebotes auf dem Nikolaiort 
(Europadorf) und gegebenenfalls weiterführend in den Domhof (Europameile) hinein unter 
Aspekt „Europa“ wäre wünschenswert.