Neuausrichtung der Finanzsoftware SAP ECC auf SAP S/4HANA und der Digitalisierungsstrategie im Rechnungswesen
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2025/4935
Datum: 2025-11-14
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Stadt Osnabrück 
Die Oberbürgermeisterin 
1/3 
 
 
 
Vorlagenummer: VO/2025/4935 
Vorlageart: Beschlussvorlage 
Öffentlichkeitsstatus:  öffentlich 
 
Neuausrichtung der Finanzsoftware SAP ECC auf SAP S/4HANA und 
der Digitalisierungsstrategie im Rechnungswesen 
 
Datum: 23.10.2025 
 Vorstand für Finanzen, Infrastruktur und Beteiligungen 
Federführung: Fachbereich Finanzen und Controlling 
 
Beratungsfolge 
 
Gremium Datum Sitzungsart Top-Nr. 
Ausschuss für Finanzen und Beteiligungssteuerung 
(Vorberatung) 25.11.2025 Ö  
Verwaltungsausschuss (Vorberatung) 09.12.2025 N  
Rat der Stadt Osnabrück (Entscheidung) 09.12.2025 Ö  
 
Beschluss: Der Betrieb des SAP Systems findet zukünftig unter SAP-Rise in der Cloud der 
SAP statt. Zudem wird ein Wechsel des derzeit genutzten Templates 
(Anwendungsoberfläche) KM-Finanzen hin zu einem Cloud-kompatiblen Template 
durchgeführt. Die hierfür erforderlichen finanziellen Mittel werden bereitgestellt. 
 
 
 
 
A. Finanzielle Auswirkungen: 
 
X Ja  
 Nein (Bitte nachfolgenden Inhalt bis "B. Personelle Auswirkungen" löschen) 
  
 Ergebnishaushalt 
(ohne Folgekosten) 
Finanzhaushalt/ 
Investitionsprogramm 
Erträge/Einzahlungen (+)  € € 
Aufwendungen/Auszahlungen (-) -5.500.000 € € 
Summe -5.500.000 € € 
 
Folgekosten (jährlich) € 
 
Weitere Angaben 
 
Die oben dargestellten finanziellen Mittel beziehen sich auf die Jahre 2026 - 2028. 
 
Die erforderlichen Mittel stehen im Haushaltsplan zur Verfügung bzw. wurden im 
Verwaltungsentwurf eingeplant: 
 
X  Ja, 3.700.000 € sind bereits eingeplant (siehe VO/2024/3733). 
X 
 Nein, die Mittel müssen noch im Rahmen der Haushaltsplanung berücksichtigt werden. 
(1.100.1.1.1.43 Rechnungswesen und Sondervermögen); 2026: 400.000 €; 2027: 780.000 €; 
2028: 620.000 € 
 
2/3 
  Nein, die Mittel müssen (im lfd. Haushaltsjahr) außer-/überplanmäßig bereitgestellt 
  werden (Deckungsposition s. u.). 
  Es wird eine Verpflichtungsermächtigung i. H. v. ___________ € für  
  das/die Jahr/e _______ in Anspruch genommen. 
 
Deckungsposition (nähere Erläuterung s. Sachverhalt) 
 
 
Produkt/Investitionsmaßnahme Betrag 
 € 
  € 
  
B. Personelle Auswirkungen: 
 
Lfd. Haushaltsjahr:  
Im Stellenplan vorhanden/nicht vorhanden 
Folgejahre:  
 
C. Integrations- /Gleichstellungs-/ Inklusionspolitische Auswirkungen: 
 
  positiv 
  negativ 
X  keine 
 
D. Auswirkungen auf den Klimaschutz (CO2-Ausstoß/Energieverbrauch): 
 
  positiv 
  negativ 
X  keine 
 
E. Auswirkungen auf Arbeitsplätze und den Wirtschaftsstandort Osnabrück: 
 
  positiv 
  negativ 
X  keine 
 
F. Ggf. Alternativen zum Beschlussvorschlag: 
Das Migrationsprojekt wird wie bisher geplant fortgeführt. Mittelfristig wird ein weiteres 
Projekt zur Migration der Serverumgebung in die Cloud aufgesetzt, da dies der Strategie der 
SAP entspricht. Bezüglich des Templates wird die Entwicklung auf Seiten der Komm.ONE 
weiterhin kritisch hinterfragt und gegebenenfalls nach erfolgter Migration auf SAP S/4HANA 
ein zusätzliches Projekt eingeplant. Die Kosten für die Aufteilung auf mehrere Projekte sowie 
aufgrund steigender Tagessätze werden höher liegen als in einem Gesamtprojekt zum 
jetzigen Zeitpunkt, zudem sind bereits verfügbare SAP-Entwicklungen erst zu einem 
späteren Zeitpunkt bei der Stadt Osnabrück einsetzbar.  
 
G. Beteiligte Stellen: 
 
 
 
 
 
 
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s zentrale/s Handlungsfeld/er: 
Finanzielle Handlungsfähigkeit sichern 
 
Sachverhalt: 
Die Stadt Osnabrück muss aufgrund des auslaufenden SAP-Supports der aktuellen 
Datenbanktechnik bis spätestens 2030 ihr Finanzsystem auf SAP S/4HANA umstellen. Die 
 
3/3 
bisherige Migration mit der Komm.ONE als Lieferant der genutzten Benutzeroberfläche und 
deren Partnern verläuft problematisch. Benötigte Angebote kommen mit Verzug, die 
durchgeführten Workshops lieferten bisher wenig Mehrwert. Das Projekt steht inhaltlich 
dadurch nach zwei Jahren immer noch am Anfang. Gleichzeitig ist das genutzte 
Komm.ONE-Template aufgrund dessen Konzeption nicht kompatibel mit zukünftigen SAP-
Weiterentwicklungen. Alternativ gibt es Templates, welche sich von ihrer Konfiguration her 
direkt am Standard der SAP bewegen und keine Wartungskosten verursachen. 
 
Die Stadt Osnabrück betreibt das System zudem auf Servern der ITEBO. Da die SAP ihre 
Produktstrategie eindeutig auf die hauseigene Cloud-Lösungen ausrichtet, stehen relevante 
Weiterentwicklungen allen anderen Kunden zukünftig nicht mehr zur Verfügung. Vorteile wie 
der KI-Agent Joule oder moderne Reportinganwendungl (Analytics Cloud) sind nur dort 
nutzbar und könnten in Zukunft Personal- und Supportbedarf sowie Prozesskosten senken. 
 
Ein Umstieg in die Private Cloud der SAP sowie die Implementierung eines neuen Templates 
erfordern einen Neuaufbau des Systems, welcher aufgrund der S/4HANA-Migration ohnehin 
erforderlich ist und sich in diese integrieren lässt. Der gleichzeitige Betrieb des bisherigen 
Systems sowie der Aufbau der neuen Betriebsumgebung erhöht die Projektkosten von 
bisher geplanten 3,7 Mio. € auf bis zu 5,5 Mio. €. Dieser Aufwand schafft jedoch langfristig 
eine tragfähige technische Basis und verhindert, dass in den kommenden Jahren erneut ein 
umfassender Migrationsbedarf mit einem noch höheren Kostenaufwand entsteht.  
 
Die ausführlichen Darstellungen zu diesem Projekt lassen sich der beigefügten Anlage 
entnehmen. 
 
Gez. Fillep                                                                                                            Gez. Hänsler 
 
 
Anlage/n 
1 - 2025-11-03_ Vorlage SAP Rise (öffentlich) 
 
 
 
[Dokumentende] 
 
1 
 
Neuausrichtung der Finanzsoftware SAP ECC auf SAP S/4HANA und der 
Digitalisierungsstrategie im Rechnungswesen 
1. Status QUO der Migration auf SAP S/4HANA bei der Stadt Osnabrück 
Die Stadt Osnabrück arbeitet seit 2003 mit einem SAP onPremise -System. Das bedeutet, 
dass die SAP-Server eigenverantwortlich durch die Stadt betrieben werden. Die Stadt 
nutzt hier die Infrastruktur des IT-Dienstleisters ITEBO, wo die Server gehostet werden. Um 
den Anforderungen des öffentlichen Sektors gerecht zu werden, wird unter anderem auf 
dem Standard -SAP ein Template (vorgefertigtes und individualisiertes Layout) des 
Anbieters Komm.ONE, der sogenannte Kommunalmaster Finanzen (KM -Finanzen) 
verwendet.       
Im Rahmen der verpflichtenden Umstellung der SAP-Datenbanktechnik auf SAP-S/4HANA 
muss auch das bisher genutzte Template auf die neue Technik modifiziert werden. Das 
Projekt war bereits Thema im Finanzausschuss sowie im Rat der Stadt Osnabrück.1 
Die Komm.ONE stellte für die Umstellung ein entsprechendes Projektangebot bereit und 
hat für die Umsetzung zwei zusätzliche externe Dienstleister beauftragt, die BTC AG für 
das Customizing 2 sowie die Natuvion GmbH für das Projektmanagement und den 
Datentransfer. Der Go Live der neuen SAP -Datenbanktechnik wurde von allen Beteiligten 
auf den 01.07.2027 terminiert.  
1.1. Projektverlauf 
Das Projekt wurde von der Komm.ONE in fünf Workshop-Phasen unterteilt:  
• Discover-Phase 
• Prepare-Phase  
• Explore-Phase 
• Realize-Phase  
• Deploy-Phase  
Discover-Phase 
Die Discover -Phase fand zwischen April und August 2024 statt . Das für den Abschluss 
dieser Phase zugesagte Indikationsangebot für das Gesamtprojekt wurde zunächst nicht 
wie angekündigt bereitgestellt. Erst auf Nachdruck wurde eine Schätzung des Aufwands 
seitens der Komm.ONE abgegeben.  
 
 
1 siehe u.a. VO/2021/0260, VO/2021/7505, VO/2024/3733. 
2 Customizing ist die Anpassung/Programmierung von Standardsoftware an kunden- oder branchenindividuelle 
Bedürfnisse. 
2 
 
Prepare-Phase  
Die Prepare -Phase begann im März 2025 und hätte im September 2025 enden sollen, 
musste aufgrund personeller Engpässe  seitens der BTC jedoch bis Ende Oktober 
verlängert werden.  
Die durchgeführten Workshops dienten inhaltlich der Bestandsaufnahme des 
bestehenden SAP-Systems sowie der zugehörigen Prozesse. Der hierfür aufgewendete 
Zeitrahmen erscheint mit Blick auf die Ergebnisse zumindest teilweise überdimensioniert. 
Da bis zur Wi ederaufnahme des Projektes im kommenden Jahr eine längere Pause 
entsteht, wird es notwendig sein, die erarbeiteten Ergebnisse zu reaktivieren und allen 
Beteiligten erneut in Erinnerung zu rufen. 
Inhaltlich konnten die Work-Shops bereits Mitte August mit dem Ergebnis abgeschlossen 
werden, dass die Einschätzung aus der Discover-Phase bzgl. eines durchschnittlichen und 
nicht kritischen Migrationsumfangs bei der Stadt Osnabrück bestätigt wurden. Die nun 
benötigte Angebotserstellung für die restlichen Phasen verzögert sich ebenfalls  nach 
aktuellem Stand um sechs Wochen. Durch die diversen Verschiebungen wurden zeitlich 
eingeplante Pufferphasen für komplexere Vorgänge vermeidbar verbraucht. Als Ursache 
gibt die Komm.One ihre internen Strukturen sowie Ressourcenknappheit an.  
Explore-Phase  
Der ursprünglich für November geplante Start der Explore -Phase ist aufgrund der 
Verzögerung in der Prepare -Phase nicht realisierbar. Das erforderliche Angebot seitens 
der Komm.ONE über die Kosten der Umstellung auf SAP -S/4HANA liegt bis dato nicht vor.  
Die Server für eine Testumgebung wurden dementsprechend bisher nicht bei der ITEBO 
bestellt. 
1.2. Zwischenresümee Migration auf SAP S/4HANA mit der Komm.ONE 
Die Nichteinhaltung von Zusagen und Terminen sowie unpünktliche Angebotserstellung 
durch die Komm.One im bisherigen Projektverlauf ist ein immer wiederkehrendes Problem. 
Änderungen im Verhalten bzw. Umgang mit dem Kunden Stadt Osnabrück sind in der 
Zukunft aufgrund der internen Strukturen und Ressourcenknappheit (Aussage 
Komm.One) nicht zu erwarten.  
Auch inhaltlich konnte in den diversen Terminen nicht überzeugt werden. Weder wurden 
den am Projekt teilnehmenden Kollegen der Stadt Osnabrück konkrete Anwendungen 
beispielsweise in einer Testumgebung gezeigt, noch konnten konkrete Fragestellungen 
besonders kritische r Sachverhalte z.B. im Bereich der Kasse hinsichtlich der Migration 
beantwortet werden.    
Insgesamt steht das Projekt hinsichtlich de ssen Umsetzung nach wie vor inhaltlich am 
Anfang. 
3 
 
2. Ausrichtung der SAP 
SAP wird den Support  und die Wartung der bisherigen Datenbanktechnik  für das von der 
Stadt Osnabrück genutzte System Ende 2027 einstellen. Gegen einen Aufpreis ist eine 
Wartungsverlängerung bis maximal Ende 2030 möglich. Hieraus resultiert die 
verpflichtende Umstellung der SAP-Datenbanktechnik auf SAP-S/4HANA.      
Die SAP bietet für den S/4HANA-Betrieb aktuell drei Modelle an:  
• onPremise-Modell  
• Private Cloud-Modell 
• Public Cloud-Modell 
 
2.1. onPremise  
Bei dem Modell onPremise  wird SAP eigenverantwortlich auf einem stadteigenen Server 
betrieben, der derzeit beim Systemdienstleister ITEBO gehostet wird. Für die Nutzung ist 
der (investive) Erwerb von Lizenzen erforderlich.  
Die grundsätzliche Ausrichtung der SAP sieht Neu- und Weiterentwicklungen nur noch im 
Cloud-Bereich vor. Die onPremise-Umgebung wird zukünftig nicht im Fokus der SAP liegen. 
Vielmehr wird diese Variante mittelfristig abgelöst. Spätestens zu diesem Zeitpunkt ist ein 
Umzug in eine Cloud unumgänglich.   
 
2.2. Private / Public Cloud 
Bei den beiden Cloud -Varianten liegt das Hosting der Server und damit der Basisbetrieb 3 
bei der SAP selbst. Die Nutzung der SAP -Software in der Cloud erfolgt über ein 
(konsumtives) Mietmodell. Nicht benötigte Komponenten können so zeitnah stillgelegt 
oder reaktiviert werden.  Der Serverbetrieb bei der SAP gewährleistet zudem sämtliche 
Sicherheitsanforderungen im Bereich der Cybersecurity und erfüllt die notwendigen 
Anforderungen und Zertifizierungen für den kommunalen Betrieb. Die wichtigsten 
Unterschiede können der folgenden Grafik entnommen werden. 
 
3 Zu differenzieren ist die Basisbetreuung, welche den Betrieb der Server umschließt, sowie die 
Applikationsbetreuung, welche den Support bei Themen innerhalb der Anwendung selbst betrifft.   
4 
 
Abbildung 1: Vergleich SAP S/4HANA-Betriebsmodelle 
Künftige, oft auch besonders rechenintensive Entwicklungen, zum Beispiel im Bereich der 
künstlichen Intelligenz, stehen ausschließlich den Cloud-Kunden zur Verfügung.  
Aufgrund des eingeschränkten Funktionsumfanges in der Public Cloud (das PSCD-Modul4 
wird hier  zum Beispiel  nicht angeboten), kommt für die Stadt Osnabrück neben dem 
derzeitigen onPremise -Modell nur der Betrieb in der Private Cloud in Frage. Der 
Fachbereich Personal der Stadt Osnabrück stellt aktuell die zentrale Personalsoftware auf 
das Private Cloud -Produkt SuccessFactors der SAP um. Synergieeffekte lassen sich 
aufgrund der verschiedenen Betriebsarten bisher noch nicht nutzen. 
2.3. Vorteile eines Umstiegs in die Private Cloud 
Auf Basis der vorgenannten Erläuterungen werden mögliche Vorteile der Nutzung der 
Private Cloud für die Stadt Osnabrück in den verschiedenen Anwendungen vorgestellt.   
2.3.1. SAP-Joule 
Joule ist der generative KI -Copilot der SAP. Dieser ist in die Benutzeroberfläche 
eingebunden und dient als Chatkanal mit der SAP -Software. Der Agent versteht die 
Prozesse, Rollen und Datenstrukturen der Anwendung und kann sowohl auf Seite der 
Anwendenden („Zeige mir die Kostenentwicklung der letzten drei Monate für folgende 
Bereiche“) als auch der Key-User im Customizing oder Administrationsbereich („Öffne die 
Buchungsperiode 10“) eingesetzt werden. Hierdurch kann der Supportbedarf auf beiden 
Seiten deutlich gesenkt werden, da sich eine Vielzahl von Fragestellungen durch die 
Anwendung selbst bzw. den KI -Agenten beantworten ließe . Hins ichtlich des derzeit 
benötigten externen Supports durch die ITEBO entstehen hier perspektivisch 
Einsparpotentiale.  
Eine weitere Anwendungsmöglichkeit von Joule ist die Automatisierung von Prozessen. Im 
Bereich der Kasse und des Anlegens von SEPA-Mandaten können zum Beispiel eingehende 
 
4 PSCD = Public Sector Collection and Disbursement; SAP-Lösung für den Finanzbereich im öffentlichen Sektor 
mit branchenspezifischen Ausprägungen, z.B. in den Bereichen Mahnwesen und Steuern.  
onPremise
•Lizenzkauf
•Serverbetrieb durch Kunden 
oder Dienstleister
•Keine Zugriff auf zukünftige 
Weiterentwicklungen, z.B. im 
Bereich KI
Private Cloud
•Mietmodell
•Serverbetrieb bei der SAP in 
einem dezidierten 
Kundenbereich
•Alle Module verfügbar
•Zugriff auf zukünftige 
Weiterentwicklungen, z.B. im 
Bereich KI
Public Cloud
•Mietmodell
•Serverbetrieb in einem 
öffentlichen Bereich 
(Mehrmandatenfähigkeit)
•Eingeschränkter 
Funktionsumfang, z.B. kein 
PSCD-Modul
•Zugriff auf zukünftige 
Weiterentwicklungen, z.B. im 
Bereich KI
5 
 
Mails ausgelesen und das SEPA -Mandat in SAP automatisiert befüllt werden. Auf diese 
Weise kann der zeitintensive Teil des Arbeitspakets durch die KI erledigt und durch die 
Mitarbeitenden lediglich punktuell überprüft werden. Dies spart nicht nur Personalkosten, 
sondern reduziert auch mögliche Fehleingaben. Die Stadt Bonn hat dieses Verfahren bei 
sich erfolgreich integriert.  
2.3.2. SAP-Fiori 
SAP-Fiori stellt eine Kombination aus einer kachelartigen Benutzeroberfläche mit einer 
Reihe von programmierbaren Anwendungen dar. Durch die rollenbasierte Steuerung 
werden den Endanwendenden ihre benötigten Vorgänge klar und übersichtlich angezeigt. 
Sie müssen nicht mehr die derzeit transaktionsbasierte SAP -GUI mit ihrem 
Menüstammbaum und wenig Flexibilität nutzen. Zudem können sogenannte Fiori -Apps 
konzipiert werden, um beispielsweise Dienstreisen ab zurechnen. Such- und Klickwege 
können so verkürzt und Fehlerquellen reduziert werden. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, 
sondern auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Die bekannte SAP GUI steht auch 
weiterhin als Alternative zur Verfügung.  
 
Abbildung 2: Vergleich der Useroberflächen. Quelle: https://learning.sap-press.com/sap-fiori-overview. 
2.3.3. SAP Business Data Cloud 
In der Business Data Cloud können die in der Software vorhandenen Daten mithilfe 
verschiedener Tools ausgewertet und ausgegeben werden. Die dort integrierte Analytics-
Cloud erstellt beispielsweise neben der Planung und Analyse individuelle Reports und 
Berichte an einem zentralen Ort und bereitet sie für eine Visualisierung auf. Ein Klicken 
durch diverse Transaktionen ist nicht mehr notwendig. Dadurch kann die Anwendung von 
einer Vielzahl an Usern genutzt werden. Bisher steht kein solches Tool zur Verfügung,  der 
Bedarf in den Dienststellen ist indes nachweislich vorhanden. 

6 
 
 
Abbildung 3: Beispiel einer Auswertung in der Analytics-Cloud. Quelle: BPC AG 
 
3. Ausrichtung der externen Dienstleister der Stadt Osnabrück 
Die Stadt Osnabrück arbeitet im Bereich SAP im Wesentlichen mit der Komm.ONE bezüglich 
der Bereitstellung des Templates (vorgefertigtes und individualisiertes SAP-Layout) sowie 
mit der ITEBO für die Betreuung der Server und der Anwendung zusammen.  
3.1. Komm.ONE 
Die Komm.ONE geht aus der ehemaligen Datenzentralen Baden -Württemberg (DZBW) 
hervor und bietet ihre Leistungen für alle Kommunen als Generalunternehmen an. Auf dem 
Deutschlandmarkt tritt die Komm.ONE als Civillent GmbH auf.  
Das von der Stadt Osnabrück genutzte Template der Komm.ONE stammt aus einer Zeit, in 
welcher Kunden- und branchenindividuelle Lösungen dem Standard vorgezogen w urden. 
Hierdurch entstanden strukturelle Probleme, insbesondere im Bereich Support und 
Weiterentwicklung. So lässt sich das Template der Komm.ONE beispielsweise nicht ohne 
Weiteres mit den Neuentwicklungen der SAP auf den aktuellen Stand der SAP-
Anwendungen und SAP-Technik bringen. Sofern eine Möglichkeit besteht, ist diese 
wiederum mit einem hohen und kostenintensiven Programmieraufwand verbunden, 
welcher wiederum die Distanz zum Standard erhöht.   
Generell ist es gerade im Bereich der Softwareanwendungen erstrebenswert, möglichst 
nicht vom Standard abzuweichen, um bei erforderlichen Updates in jeglicher Art und Weise 
keinen zusätzlichen Arbeits- und Programmieraufwand zu generieren.  
 

7 
 
Aus Sicht der Stadt Osnabrück fallen folglich hohe Kosten für den Betrieb des SAP -
basierten Finanzsystems  bei der Komm.O NE an, ohne auf die zukunftsweisenden 
Standard-Weiterentwicklungen der SAP zugreifen zu können. Zudem erfordert das Modell 
mit der Komm.One immer wieder den Einkauf zusätzlicher Module, die ebenfalls lizensiert 
werden müssen. Neben jährlichen Wartungskosten von derzeit rd. 31.000 € war der Erwerb 
der Module in den Jahren 2024 und 2025 mit Kosten i.H.v. ca. 105.000 € verbunden. 
3.2. ITEBO GmbH 
Im Basisbetrieb fungiert die ITEBO aktuell als Rechenzentrumsdienstleister und betreibt 
unter anderem die SAP-Server der Stadt Osnabrück sowie weiterer kommunaler Kunden.  
Vor dem Hintergrund der sich wandelnden IT -Landschaften entspricht der Betrieb von 
eigenen Servern nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik. Diese generelle 
Veränderung im Bereich der Rechenzentrumsbetriebe ist der ITEBO bewusst, weshalb es 
bereits einen konstruktiven Austausch über eine mögliche Cloudmigration der städtischen 
Server gegeben hat.   
Von der Grundsatzentscheidung, die Server bei der ITEBO weiter zu betreiben oder auf eine 
Cloud-Lösung umzusteigen, bliebe der Applikationssupport  unberührt. Dieser kann auch 
weiterhin von der ITEBO übernommen werden . Dies wird sowohl seitens der Stadt 
Osnabrück als auch seitens der ITEBO befürwortet. Die aktuellen Leistungsscheine 
besitzen eine Vertragslaufzeit bis Ende 2027. Ein Support wird auch in Zukunft unabhängig 
von der gewählten Anwendungsumgebung notwendig sein.  
 
4. Bedeutung der SAP-Ausrichtung auf das Finanzsystem der Stadt Osnabrück  
Wie auch in anderen Bereichen des öffentlichen Dienstes, ist die Suche und Einstellung 
von Fachkräften im Bereich SAP seit längere r Zeit kompliziert.5 Auf vergangene 
Stellenausschreibungen, sowohl intern als auch extern, gab es wenige bis keine 
Bewerbungen. Die Vergütung liegt deutlich unter dem Niveau vergleichbarer Positionen in 
der Privatwirtschaft. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, technologische 
Innovationen künftig gezielt einzusetzen, um die e rforderliche Stabilität des 
Finanzsystems zu gewährleisten und Effizienzpotenziale durch fortlaufende 
Prozessoptimierung auszuschöpfen. Zum Beispiel können m ithilfe des KI -Agenten Joule 
Vorgänge, wie die beschrieben e Anlage der SEPA -Mandate, vom System selbst erledigt 
werden, so dass ggf. nur noch stichprobenartige Kontrollen erfolgen m üssen. Der 
Personalbedarf kann ebenso reduziert werden wie die Personalkosten. Auch die Nachfrage 
nach dem  Support sinkt durch den systemintegrierten KI -Agenten Joule, welcher 
 
5 Siehe z.B. Studie der PWC: https://www.pwc.de/de/branchen-und-markte/oeffentlicher-
sektor/fachkraeftemangel-im-oeffentlichen-sektor.html. 
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zukünftig Bereiche des First-Level-Supports abdecken kann und auch bei der Einarbeitung 
neuer Mitarbeitender nützlich wäre. Zudem spielen visuelle Aspekte, wie die Fiori -
Oberfläche, eine zunehmend wichtige Rolle bezüglich der Attraktivität und Akzeptanz 
eines Arbeitsplatzes und der Software, wenn diese dadurch intuitiver zu bedienen ist als 
bisher und keine auf das Template bezogene Einarbeitung notwendig ist.  
Derzeit steht zudem kein modernes Reporting-Tool zur Verfügung, welches Berichte nicht 
nur zahlenbasiert, sondern auch visuell durch Grafiken und erläuternde Texte aufbereiten 
kann. Ein solches System ist jedoch Voraussetzung, um bei der steigenden Datenmenge 
eine adressatengerechte Übersicht und ein effizientes Controlling s ämtlicher Bereiche 
sicherzustellen. 
Bleibt die Stadt Osnabrück bei ihrer aktuellen Systemlandschaft, wird die Implementierung 
dieser Tools aufgrund der erläuterten SAP-Strategie hin zu ausschließlich cloudbasierten 
Lösungen auf einen deutlich späteren Zeitpunkt verschoben. Bis dahin müssen sämtliche 
Ressourcen in die Aufrechterhaltung eines Systems investiert werden, welches sich stetig 
dem sogenannten End -of-Life-Stadium nähert und nicht mehr mit Weiterentwicklungen 
der SAP versorgt wird, sondern nur durch proprietäre/individuelle Updates der Komm.ONE. 
Künftige Migrationen hin zu einem Cloudbetrieb werden aufgrund der ste tig steigenden 
Kosten, unter anderem auch der Tagessätze im Projektmanagement, zudem teurer in der 
Realisierung sein als zum heutigen Zeitpunkt.  
Neben der Komm.ONE bieten auch andere Firmen SAP-Templates (vorgefertigte und 
gegebenenfalls individualisierte SAP-Layouts) für den öffentlichen Sektor an.  
Die Best Practice Consulting AG (bpc) aus Münster vertreibt zum Beispiel ein Template für 
den öffentlichen Sektor mit einem sog. Clean-Core-Ansatz. Dieser Ansatz verfolgt das Ziel, 
das SAP -Kernsystem standardkonform zu halten. Hierdurch wird die Komplexität im 
Support- und Updatebereich sowie die Agilität bei der Einführung von Entwicklungen 
gefördert.  
Im Rahmen einer aktuell durchgeführten Analyse hinsichtlich der Machbarkeit eines 
solchen Projekt es fand hierzu eine Systemdemonstration seitens der bpc mit der 
Erkenntnis statt, dass der Wechsel des Templates zu vertretbaren Veränderungen in der 
Systembedienung führen würde. Weder seitens der Stadt  Osnabrück noch der ITEBO 
müsste eine unverhältnismäßige Einarbeitung erfolgen. In Kombination mit dem 
Cloudbetrieb wäre zudem die Nutzung der o.g. Vorteile möglich. Die Einrichtung des 
Templates könnte aufgrund eines noch zu schließenden Vertrages zwischen der bpc und 
der ITEBO durch die ITEBO erfolgen und damit inhouse vergeben werden. Alternativ erfolgt 
die Vergabe über eine Ausschreibung.  Regelmäßige Wartungskosten würden durch das 
Template der bpc zudem nicht anfallen, es handelt sich um ein Basis-Customizing für 
Kommunen, welches durch die Projektkosten abgegolten wird. 
 
 
 
9 
 
5. Finanzielle Auswirkungen eines Umstiegs von SAP onPremise in die Private Cloud 
Der Betrieb des SAP -Finanzsystems bei der Stadt Osnabrück hat aktuell ein jährliches 
Volumen von ca. 1.100.000 €. Erstmals seit der Einführung der Doppik im Jahr 2009 muss es 
aufgrund der Migration nach S/4HANA neu ausgerichtet werden. Die kostenintensive, aber 
notwendige Migration schafft die optimalen Rahmenbedingungen, um das Projekt in dem 
dargestellten Umfang effizient realisieren zu können und auf zukünftige Anforderungen im 
Bereich des Finanzwesens auszurichten. 
Das Migrationsprojekt nach SAP S/4HANA hat aktuell einen Ansatz von 3.700.000 € und 
wurde mit der Vorlage VO/2024/3733 beschlossen. Bisher sind Kosten i.H.v. ca. 690.000 € 
entstanden, maßgeblich durch die noch im Jahr 2024 durchgeführte Umwandlung der 
onPremise-Lizenzen in das neue  S/4HANA-Lizenzmodell. Diese Lizenzconversion 
verursachte Kosten i.H.v. 560.000 €, welche allerdings auf die Cloudmigration der ersten 
drei Jahre rabattierend angerechnet werden können. Die übrigen Ausgaben sind im 
Zusammenhang mi t den bisher durchgeführten Workshops der Komm.One und ihrer 
Partner angefallen.  
Durch die geplante Neustrukturierung muss das Finanzsystem der Stadt Osnabrück in der 
SAP-Cloud neu aufgebaut werden. Die hierfür anfallenden Aufwendungen i.H.v. insgesamt 
rund 1.800.000 € sind maßgeblich für die Steigerung der Projektkosten verantwortlich. Das 
Projekt ist mit drei Jahren Laufzeit angesetzt. Die Gesamtkosten inkl. der bisherigen 
Aufwendungen würden 5.500.000 € betragen. Sie setzen sich wie in der nachfolgenden 
Grafik dargestellt zusammen: 
10 
 
 
Abbildung 4: Aufteilung der Gesamtkosten. 
Die übrigen Projektkosten bestehen maßgeblich aus der parallelen Aufrechterhaltung des 
derzeitigen Systems in einer reduzierten Version für das Jahr 2029 als Übergangszeit, um 
die finanzielle Handlungsfähigkeit der Stadt Osnabrück zu gewährleisten. Abhängig vom 
Fortschritt des Projekts kann dieses schrittweise stillgelegt werden. 
Nach aktuellem Stand ist davon auszugehen, dass sich die zukünftigen Betriebskosten mit 
dem Go-Live des SAP-RISE-Systems in etwa auf dem bisherigen Niveau bewegen werden. 
Zwar ist der Cloudbetrieb bei der SAP selbst teurer als der bisherige Basisbetrieb be i der 
ITEBO; im Gegenzug  können die Template - und Modulerweiterungskosten durch die 
Komm.ONE eingespart werden.  
 
6. Fazit und Handlungsempfehlung 
Rückblickend waren die strategischen Entscheidungen  der Vergangenheit, mit der 
Komm.ONE auf SAP S/4HANA in einer onPremise -Landschaft zu migrieren, aus heutiger 
Sicht nachvollziehbar und vertretbar.  
Bei einer Fortsetzung des ursprünglichen Projektes werden zukünftig jedoch Kosten 
verursacht, ohne mittel- und langfristig ein zukunftsfähiges Finanzsystem zu erhalten. Die 
Komm.ONE sieht sich  aufgrund ihrer Ressourcen  nicht in der Lage, vor 2030 auf die 
Strategie der SAP als Kernsystem zu reagieren. 
 
Ist-Kosten 690.000 €
Customizing 
1.785.000 €
ITEBO 280.000 €
SAP Cloud 1.820.000 €
Personalkosten 
430.000 €
übrige Projektkosten 
495.000 €
Gesamtkosten 5.500.000 €  
11 
 
Die SAP hat den Fokus ihres Geschäftsbetriebes seit einiger Zeit auch auf den öffentlichen 
Sektor und dessen Anforderungen in Deutschland gelegt. Hiermit wurden neue 
Möglichkeiten geschaffen und Perspektiven aufgezeigt. Die inzwischen fest verankerte 
SAP-Strategie Richtung Cloudgeschäft wird mittelfristig dazu führen, dass ein SAP -
System ausschließlich in einer SAP -Cloud betrieben werden kann.  Ein Wechsel in eine 
Cloud ist folglich in jedem Fall erforderlich.  
Das SAP-Finanzsystem der Stadt Osnabrück befindet sich aktuell schlussendlich an einem 
wichtigen Entscheidungspunkt, dessen Ursprung in dem notwendigen Umstieg auf 
S/4HANA bis 2030 begründet liegt. Der Ansatz, das System mit den bekannten Partnern 
und insbesondere der Komm.O NE durchzuführen, führte bisher zu keinem erfolgreichen 
Projektverlauf und lässt das gesamte Projekt in zeitlicher, technischer und 
perspektivischer Hinsicht in seiner aktuellen Ausrichtung fraglich erscheinen.  
Die Einführung eines neuen Finanzsystems abseits von SAP steht aufgrund des Umfangs, 
der Dauer sowie der Kosten eines solchen Projekts nicht zur Debatte, zumal SAP für 
Kommunen von der Größe der Stadt Osnabrück die Standardanwendung darstellt.  
Die Verwaltung schlägt im Zuge der Umstellung auf SAP S/4HANA folgendes vor:  
a) Das derzeit genutzte Template der Komm.O NE wird durch ein Template mit einem 
Clean-Core-Ansatz ersetzt, welches sich im Bereich des Customizings direkt am 
Standard der SAP  bewegt. Ein Template mit einem Clean -Core-Ansatz lässt sich 
sowohl aus technischer als auch aus Sicht der Anwendenden in die 
Systemarchitektur der Stadt Osnabrück inklusive der zahlreichen Fachverfahren 
einbinden. Der Einsatz von SAP ohne ein Template ist im kommunalen Sektor nicht 
möglich. 
b) Der Betrieb wird in der Private Cloud der SAP durchgeführt.  
Ein solcher Schritt wäre aufgrund der SAP-Strategie mittelfristig in jedem Fall  
notwendig und könnte in das Migrationsprojekt optimal integriert werden, da es 
ohnehin zu einem Neuaufbau des Systems auf der S/4HANA-Datenbank kommt. Ein 
erneuter Aufbau in einigen Jahren mit den damit verbunden Kosten kann hierdurch 
vermieden werden. Zudem würden beide SAP -Systeme (Personal und Finanzen) 
der Stadt Osnabrück am selben Ort betrieben . Dies bietet die Möglichkeit für 
zukünftige Synergieeffekte , zum Beispiel die gemeinsame Betreuung innerhalb 
eines Teams.  
c) Die Mehrwerte der durch die SAP bereitgestellten Weiterentwicklungen, wie z.B. 
der KI-Agent Joule oder die Analytics Cloud für die Bereiche Planung, Controlling 
und Steuerung, sollen genutzt werden.  
Die begründet erhöhten Kosten des Projektes führen sowohl zu technische m Fortschritt 
als auch zu sichtbaren Veränderungen des Finanzsystems der Stadt Osnabrück . Zudem 
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wird der Status Quo nicht nur für einen begrenzten Zeitraum aufrechterhalten, um 
anschließend in einem weiteren Großprojekt zu münden. 
 
Gez. Ellinghaus