Überstunden in den Schulsekretariaten
Stadt: osnabrueck
Drucksache: VO/2016/7171-01
Datum: 2016-06-03
Vorlagenart: Mitteilungsvorlage

Seite: 1/3
Stadt Osnabrück 30.05.2016 
Vorstand für Bildung, Soziales, Kultur
Fachbereich Bildung, Schule und Sport
Mitteilungsvorlage Vorlage-Nr:
Öffentlichkeitsstatus:
VO/2016/7171-01
öffentlich
Überstunden in den Schulsekretariaten
Beratungsfolge:
Gremium Datum Sitzungs-
art
Zuständigkeit TOP- 
Nr.
 Schul- und Sportausschuss 09.06.2016 Ö Kenntnisnahme
Der Inhalt der Vorlage unterstützt folgende/s strategische/n Stadtziel/e:
Sachverhalt:
Beantwortung der Anfrage der SPD-Ratsfraktion vom 26.05.2016:
Mit o. g. Anfrage wird die Verwaltung gebeten zu berichten, welche Maßnahmen eingeleitet 
wurden, um die Anzahl der Überstunden in den Schulsekretariaten zu senken. 
Hierzu nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung: 
Mit der Vorlage VO/2016/7090 wurden dem Organisations- Personal und 
Gleichstellungsausschuss sowie dem Schul- und Sportausschuss aktuell die Entwicklung der 
Mehrarbeitsstunden in den Schulsekretariaten vorgestellt.  
Die Ursachen für die Mehrarbeitsstunden in den Schulsekretariaten seit 2010 lassen sich in 
drei unterschiedliche Bereiche unterteilen: 
a. Personalwirtschaftliche Gründe
b. Schulrechtliche/ Schulorganisatorische Gründe
c. Veränderungen im Aufgabenbereich
Diese Differenzierung ist maßgeblich für ein ursachenbezogenes Controlling in der 
Schulverwaltung, um nach Auswertung der Arbeitszeiten der Schulsachbearbeiterinnen im 
Bedarfsfall geeignete Steuerungsmaßnahmen entwickeln zu können
. 
Bei der Wahl der Steuerungsmaßnahmen unterscheiden sich agierende und reagierende 
Steuerungsmaßnahmen, um auf eine mögliche Entwicklung zielgerichtet eingehen zu 
können. 
1. Steuerungsmaßnahmen, wenn die Mehrarbeit personalwirtschaftlich (a.) oder 
schulrechtlich/ schulorganisatorisch (b.) begründet ist 
Grundsätzliche Voraussetzung für ein zeitnahes Controlling ist ein bewertungsfähiges 
Datenmaterial. In der Vergangenheit erfolgten die Zeitaufschreibungen der 
Schulsachbearbeiterinnen händisch und wurden, von der Schulleitung abgezeichnet, in der 
Schulverwaltung zusammengefasst. Bei dieser Vorgehensweise kam es desöfteren zu 
Verzögerungen, so dass eine zeitnahe Reaktion nicht mehr möglich war. 
Von daher wurden zur Verbesserung der Datenqualität und zur schnelleren Umsetzung von 
erforderlichen Steuerungsmaßnahmen sämtliche Mitarbeiterinnen aus den 
Schulsekretariaten seit 2010/11 sukzessive an das EDV-gestützte Zeiterfassungssystem der 
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Stadtverwaltung angeschlossen. Hierdurch wird gewährleistet, dass eine zentrale 
Überprüfung sämtlicher Daten zeitnah erfolgen und Steuerungsmaßnahmen abgestimmt 
werden können. Dieser Anbindungsprozess konnte in diesem Jahr nach eine fünfjährigen 
Implementierungsphase abgeschlossen werden. 
Ursachen für personalwirtschaftliche Gründe beziehen sich auf den individuellen 
Arbeitsbereich der jeweiligen Schulsachbearbeiterin, bspw. durch meist unvorhersehbare 
Vertretungssituationen, Fluktuation oder die Präsenzzeiten (vgl. VO/2016/7090). 
Schulrechtliche bzw. Schulorganisatorische Gründe haben ihren Ursprung oftmals in der 
stetig fortschreibenden Schulentwicklungsplanung, bspw. durch Schließung und 
Zusammenlegung von Schulen, Ausbau neuer Schulformen etc. Hieraus ableitende 
Maßnahmen beziehen sich von daher häufig auf einzelne Schulstandorte.
In den vorgenannten Fällen ist somit eine individuelle bzw. standortbezogene Bewertung der 
Mehrarbeit der jeweiligen Schulsachbearbeiterinnen vorzunehmen. 
Dabei ist anzumerken, dass grundsätzlich den Mitarbeiterinnen in den Schulsekretariaten ein 
Grundsockelbetrag an Mehrarbeitsstunden zugebilligt wird, da hiermit die Ferienzeit 
abgedeckt werden kann. In den meisten Fällen reicht der tarifliche Urlaubsanspruch nicht 
aus, um diese schulfreie Zeit abdecken zu können.  
Wird bei der regelmäßigen Erfassung und Überprüfung ein eindeutiges Missverhältnis 
zwischen den festgelegten Wochenarbeitsstunden zu den vorhandenen Mehrarbeitsstunden 
festgestellt, erfolgt eine Reaktion durch die Schulverwaltung im Rahmen des Controllings. 
Als wirksame reagierende Steuerungsmaßnahme lassen sich individuelle Vereinbarungen 
mit der jeweiligen Schulsachbearbeiterin festhalten. 
In einem ersten Schritt wird nach erfolgter Auswertung zeitnah ein Gespräch mit der 
jeweiligen Schulsachbearbeiterin erfolgen. Dabei werden mögliche Ursachen für die 
Mehrarbeit festgehalten und individuelle Maßnahmen zum Abbau der  Stunden innerhalb 
eines festgelegten Zeitraumes festgelegt. Unterstützend können Springerkräfte nach 
Verfügbarkeit an dem Standort eingesetzt werden, damit der Schulbetrieb reibungslos 
gewährleistet wird.   
   
Der ergänzende Einsatz von Springerkräften eignet sich auch im Rahmen der Einarbeitung 
von neuen Kräften bzw. bei vorhersehbaren Vertretungsfällen (bspw. Kuraufenthalte etc.). 
Allerdings ist darauf hinzuweisen, dass aktuellezwei Springerkräfte mit 19,5 Std./Woche für 
47 Standorte zur Verfügung stehen. Oftmals sind dann in derartigen Bedarfsfällen die 
Ressourcen nicht vorhanden. 
Hinsichtlich der Einarbeitung der neuen Schulsachbearbeiterinnen werden vor Aufnahme der 
Tätigkeiten Fortbildungen oder Einweisungen in Fachprogramme angeboten.  
In einigen Fällen ist eine Beteiligung der Schulleitung geboten, um einzelne 
Verfahrensweisen abzustimmen. 
2. Steuerungsmaßnahmen, wenn die Mehrarbeit durch Veränderungen im 
Aufgabenbereich hervorgerufen werden
Mehrarbeitsstunden sind häufig flächendeckend in Veränderungen im Aufgabenbereich 
bergründet. Dabei spielen schulrechtliche Veränderungen oder neu aufgelegte Angebote von 
bundesrechtlichen Transferleistungen eine wesentliche Rolle. In den vergangenen Jahren 
haben vor diesem Hintergrund Themen wie bspw. schulische Inklusion, Ausbau der 
Ganztagsangebote an Schulen oder auch das Bildungs- und Teilhabepaket zu einem nicht 
unerheblichen zusätzlichen Aufwand in den Schulsekretariaten geführt. Das hieraus 
erweiterte Leistungsspektrum der Schulsachbearbeiterin wird in der derzeit gültigen 
Stundenbemessung aus dem Jahre 1999 nicht widergespiegelt. 
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Aus diesem Grund wurde bereits vor über zwei Jahren im Rahmen des Controllings erkannt, 
dass die Schulverwaltung steuernd agieren muss, um diesen Veränderungen Rechnung zu 
tragen.
Von der Schulverwaltung wurde seit Frühjahr 2014 an einer Fortentwicklung der 
Berechnungsgrundlage für die Stundenbemessung in den Schulsekretariaten gearbeitet. 
Zunächst wurde im Rahmen einer Bachelorarbeit das erweiterte Leistungsspektrum einer 
Schulsachbearbeiterin erfasst. Zur Festlegung des Arbeitsaufwandes erfolgte eine 
dezentrale Arbeitsaufzeichnung in den städtischen Schulsekretariaten. Die Ergebnisse 
wurden in dieser Arbeit zusammengetragen und in einem interkommunalen Vergleich mit 
den Städten Oldenburg, Göttingen und Braunschweig gegenübergestellt. 
Daran anschließend erfolgte dann eine Umsetzung der Ergebnisse und Erkenntnisse in einer 
neugefassten Berechnungsgrundlage.  
Als Fazit dieser Steuerungsmaßnahme ist festzuhalten, dass aufgrund der veränderten 
Aufgabensituation ein höherer Bedarf an den 47 Osnabrücker Schulstandorten für die rd. 70 
Schulsachbearbeiterinnen von 160 Wochenstunden besteht.  
Bei Umsetzung dieser flächendeckenden Steuerungsmaßnahme könnte die hieraus 
ursächlich entstehende Mehrarbeit in den kommenden Jahren merklich reduziert werden.
Dass eine Modifizierung der Bedarfsermittlung erforderlich ist, wird auch dadurch deutlich, 
dass verschiedene Schulträger in den vergangenen Monaten sich nach dem „Osnabrücker 
Modell“ als Mustervorlage erkundigt haben. 
Zusammenfassung
In der Vergangenheit wurden individuelle Steuerungsmaßnahmen - wie oben beschrieben - 
gewählt, um angefallene Mehrarbeitsstunden punktuell abzubauen. Diese werden auch 
künftig im Alltagsgeschäft eine wesentliche Bedeutung als reagierende 
Steuerungsmaßnahme haben.  
In Ergänzung wird durch die Neufassung der Berechnungsgrundlage von der 
Schulverwaltung aktiv agierend das Ziel verfolgt, dass Mehrarbeit aufgrund des erweiterten 
Aufgabenfeldes einer Schulsachbearbeiterin von vorneherein vermieden werden kann.