Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle - Zustimmung zum Vergabevorschlag
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-01361
Datum: 2020-07-17
Vorlagenart: Beschlussvorlage

1/5
 
Ratsversammlung 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-01361 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Umwelt, Ordnung, Sport 
 
 
 
Betreff: 
Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle 
- Zustimmung zum Vergabevorschlag 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung   Bestätigung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung 
FA Umwelt und Ordnung   Vorberatung 
Verwaltungsausschuss   Vorberatung 
Ratsversammlung  16.09.2020 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Dem Vergabevorschlag wird zugestimmt.  
 
 
Räumlicher Bezug: 
 
Gesamtes Stadtgebiet 
 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
Zur Weiterführung des gemäß Ratsbeschluss RBV-1792/13 vom 16.10.2013 neu 
konstituierten Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle ist die Moderation und Organisation der 
Sitzungen des Dialogforums inkl. Öffentlichkeitsarbeit neu zu vergeben. Die adribo GbR aus 
Esslingen soll mit der Durchführung der Leistungen beauftragt werden. 
 
 
  

2/5
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft x nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2020 2024 50.402,45 1.100.56.1.0.04,  
SK: 4431 2000 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung x nein  wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
  
3/5
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: >beim Ausfüllen bitte überschreiben: max. 60 Zeichen ohne Leerzeichen 
 
 trifft nicht zu  
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
nicht relevant 
 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
nicht relevant 
 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
nicht relevant 
 
  
4/5
 
III.  Strategische Ziele 
 
Mit den Vorschlägen wird den strategischen Zielen des INSEKs unter „Erhalt und 
Verbesserung der Umweltqualität“ sowie „Bürgerstadt“ entsprochen, da mit der 
Weiterführung des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle unter Beteiligung von 
Vertreterinnen und Vertretern von Leipziger Bürgerinitiativen eine regelmäßige Plattform zur 
Information, Diskussion und zum Anstoßen von Maßnahmen zur Reduzierung der vom 
Flughafen Leipzig/Halle ausgehenden Lärm- und Schadstoffbelastung umgesetzt werden 
soll. 
 
 
IV. Sachverhalt 
 
1. Anlass 
 
Das Dialogforum Flughafen Leipzig/Halle war auf Beschluss des Stadtrates Nr. RBIV-
1298/08 vom 17.09.2008 eingerichtet worden, um die im Spannungsfeld liegenden 
divergierenden Interessen des Flughafens und seiner Nutzer einerseits und die der 
anliegenden Bevölkerung andererseits auszugleichen. Nachdem die Flughafen Leipzig/Halle 
GmbH sich im Laufe des Prozesses dazu bereit erklärt hat, am Dialogforum regulär 
teilzunehmen, war die Änderung des Stadtratsbeschlusses erforderlich. Aufgrund des 
Beschlusses Nr. RBV-1792/13 vom 16.10.2013 wurde das Dialogforum am 19. Januar 2015 
mit Beteiligung von Vertretern der Luftverkehrswirtschaft neu konstituiert.  
 
Im Zusammenhang mit der Weiterführung des Dialogforums wurde die Organisation und 
Moderation des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle inkl. Öffentlichkeitsarbeit neu 
ausgeschrieben. 
 
Der Vergabevorschlag, die adribo GbR aus Esslingen mit der Leistungserbringung zu 
beauftragen, wurde durch das Rechnungsprüfungsamt auf dem Vergabevermerk ohne 
Prüfungsfeststellungen bestätigt, vorbehaltlich der Zustimmung der Ratsversammlung 
gemäß DA OBM Nr. 16/2018 Pkt. 3.5. 
 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Gerade in der aktuellen Situation, in der sich der Flughafen Leipzig/Halle nach den 
Vereinbarungen des aktuellen Koalitionsvertrags zwischen CDU, CSU und SPD als 
Frachtflughafen etablieren soll und der Flughafenbetreiber im Januar 2020 die Einreichung 
eines Planänderungsverfahrens hinsichtlich der Erweiterung der DHL-Vorfeldflächen um 36 
Flugzeugpositionen angekündigt hat, ist die Weiterführung des Dialogforums dringend 
geboten. Die Ausbaupläne von DHL werden voraussichtlich mit einer weiteren Zunahme des 
Flugverkehrs und damit mit einer Erhöhung der Fluglärmbelastung - vor allem im 
Nachtzeitraum – einhergehen. Infolgedessen ist zeitnah mit einem erhöhten Konfliktpotential 
hinsichtlich Fluglärm zu rechnen. 
 
Mit der Weiterführung des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle wird das Ziel verbunden, die 
beteiligten Akteure der Luftverkehrswirtschaft am Flughafen Leipzig/Halle (vor allem 
Flughafen Leipzig/Halle GmbH, DHL) weiterhin in den Kommunikationsprozess mit den 
Anwohnerinnen und Anwohnern einzubeziehen und mit ihnen im Dialog zu aktuellen 
Themen und zukünftigen Entwicklungen am Flughafen Leipzig/Halle zu bleiben. Dabei sollen 
gemeinschaftlich Vorschläge zur Weitergabe an die Fluglärmkommission erarbeitet werden 
und Investitionen der Mitteldeutschen Flughafen AG und der vor Ort ansässigen 
Luftverkehrswirtschaft zur Minimierung der Belastung der Anlieger durch den Flughafen 
angestoßen werden.  
 
5/5
Des Weiteren soll die Öffentlichkeitsarbeit des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle 
weiterentwickelt werden, um das Gremium selbst als auch die damit verbundenen Ziele und 
Ergebnisse einer breiteren Öffentlichkeit bekanntzumachen.  
 
Da die Vergabestelle nicht über die entsprechende Marktübersicht verfügte, wurde dem 
Ausschreibungsverfahren ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet. Dem Vergabevermerk mit 
anonymisierter Dokumentation des Vergabeverfahrens inkl. der wesentlichen Anlagen 
(Anlage 3) können die einzelnen Schritte des Verfahrens entnommen werden. 
 
Die Verwaltungsakte mit den umfassenden Teilnahmeanträgen und –angeboten kann im 
Amt für Umweltschutz eingesehen werden. 
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Die erste Sitzung des Dialogforums soll im dritten Quartal 2020 durchgeführt werden. Eine 
Weiterführung des Dialogforums über das Jahr 2020 hinaus ist beabsichtigt, maximal jedoch 
bis zu vier Jahren. Pro Halbjahr ist die Durchführung von mindestens einer Sitzung geplant.  
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Die Leistung wurde insgesamt mit 50.402,45 € (brutto) für vier Jahre kalkuliert.  
Davon entfallen 13.250,65 € auf das Jahr 2020, jeweils 10.614,80 € auf die Jahre 2021, 
2022, 2023 und 5.307,40 € auf das Jahr 2024.  
 
Die Haushaltsmittel stehen im Haushaltsjahr 2020 zur Verfügung und sind für 2021/2022 
geplant. Für 2023/2024 werden die Haushaltsmittel entsprechend geplant. 
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
keine 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant     nicht nötig 
 
Am Dialogforum Flughafen Leipzig/Halle nehmen Vertreterinnen und Vertreter der Leipziger 
Bürgerinitiativen gegen Fluglärm teil. 
 
7. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Der Auftrag kann nicht erteilt werden. Das Dialogforum Flughafen Leipzig/Halle kann nicht 
weitergeführt werden. 
 
Anlagen: 
 
1 Leistungsbeschreibung 
2 Prüfprotokoll Rechnungsprüfungsamt 
3 Vergabevermerk mit Dokumentation inkl. wesentl. Anlagen 
4 Vertrag (nicht öffentlich) 
 
1 
 
Leistungsbeschreibung 
zur Ausschreibung: Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen 
Leipzig/Halle 
Sämtliche personenbezogene Aussagen sind geschlechtsneutral zu verstehen. 
Insbesondere sind mit „Auftragnehmer" sowohl die Auftragnehmerin als auch der 
Auftragnehmer gemeint.  
1   Ziel des Auftrages 
Das Dialogforum Flughafen Leipzig/Halle war auf Beschluss des Stadtrates Nr. 1298/08 vom 
17.09.2008 eingerichtet worden, um die im Spannungsfeld liegenden divergierenden 
Interessen des Flughafens und seiner Nutzer einerseits und die der anliegenden 
Bevölkerung andererseits auszugleichen. Nachdem die Flughafen Leipzig/Halle GmbH sich 
im Laufe des Prozesses dazu bereit erklärt hat, am Dialogforum regulär teilzunehmen, war 
die Änderung des Stadtratsbeschlusses erforderlich. Aufgrund des Beschlusses Nr. RBV-
1792/13 vom 16.10.2013 wurde das Dialogforum am 19. Januar 2015 mit Beteiligung von 
Vertretern der Luftverkehrswirtschaft neu konstituiert. 
Im Zusammenhang mit der Weiterführung des Dialogforums ist die Organisation und 
Moderation des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle neu zu vergeben. Mit dieser wird das 
Ziel verbunden, die beteiligten Akteure der Luftverkehrswirtschaft am Flughafen Leipzig/Halle 
(vor allem Flughafen Leipzig/Halle GmbH, DHL) weiterhin in den Kommunikationsprozess 
mit den Anwohnern einzubeziehen und mit ihnen im Dialog zu aktuellen Themen und 
zukünftigen Entwicklungen am Flughafen Leipzig/Halle hinsichtlich der Möglichkeiten der 
Reduzierung der Betroffenheit der Anwohner zu bleiben. Des Weiteren soll die 
Öffentlichkeitsarbeit des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle weiterentwickelt werden, um 
das Gremium selbst als auch und die damit verbundenen Ziele und Ergebnisse einer 
breiteren Öffentlichkeit bekanntzumachen. 
2   Art und Umfang der zu erbringenden Leistung
 
Der Auftragnehmer ist für die Organisation und Moderation des Dialogforums Flughafen 
Leipzig/Halle verantwortlich. Dabei sind die folgenden Arbeitsschritte zu berücksichtigen:  
2.1 Vorbereitung zur Weiterführung des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle 
Der Auftragnehmer sichtet in der Vorbereitungsphase die vorhandenen Unterlagen der 
bisherigen Sitzungen des Dialogforums und arbeitet sich in die unterschiedlichen Positionen 
der Anwohner des Flughafens Leipzig/Halle und der ansässigen Unternehmen der 
Luftverkehrswirtschaft ein. 
Der Auftragnehmer prüft den bisherigen Teilnehmerkreis auf Aktualität hinsichtlich der 
Festlegungen im Ratsbeschluss und fragt die bisherigen Mitglieder ab, ob sich Änderungen 
hinsichtlich der Benennung des regulären und stellvertretenden Mitglieds im Dialogforum 
ergeben. Sofern sich Änderungen im Teilnehmerkreis, z. B. aufgrund von Veränderungen im 
Stadt- und Ortschaftsrat der Stadt Leipzig ergeben (z. B. neue Fraktion im Stadtrat) haben, 
nimmt der Auftragnehmer Kontakt mit den potentiellen Mitgliedern in Bezug auf eine 
Teilnahme auf. Dabei wird der Auftragnehmer von der Stadt Leipzig unterstützt. Generell soll 
eine regelmäßige und aktive Teilnahme der Mitglieder angestrebt werden.  
Der Auftragnehmer prüft die Geschäftsordnung des Dialogforums und erstellt einen 
aktualisierten Entwurf der Geschäftsordnung, der in der ersten Sitzung zur Diskussion 
2 
 
gestellt und ggf. neu verabschiedet wird. Den Entwurf der aktualisierten Geschäftsordnung 
übergibt der Auftragnehmer der Stadt Leipzig 14 Tage vor Einladung zur ersten Sitzung.  
Der Auftragnehmer erstellt eine Übersicht über aktuelle Fragestellungen/Themen rund um 
den Flugverkehr am Flughafen Leipzig/Halle (mittels Internetrecherche, offene Themen aus 
vergangenen Sitzungen). Aus dieser Übersicht wählt er ein Thema für die erste Sitzung aus 
und schlägt dieses der Stadt Leipzig vor. In Abstimmung mit der Stadt Leipzig wird das 
Thema der ersten Sitzung festgelegt. Die Themen der weiteren Sitzungen sollen von den 
Mitgliedern im Dialogforum in Abstimmung mit der Stadt Leipzig ermittelt werden. 
Im Nachgang jeder Sitzung ist angedacht, eine Pressemitteilung zu veröffentlichen. Der 
Auftragnehmer erarbeitet einen Vorschlag zur Erstellung dieser Pressemitteilung unter 
Einbeziehung der Mitglieder des Dialogforums. In der ersten Sitzung stellt der Auftragnehmer 
diesen Vorschlag zur Diskussion und erarbeitet mit den Mitgliedern die zukünftige 
Vorgehensweise und die notwendigen Abstimmungserfordernisse hinsichtlich der 
Pressemitteilung.  
Die Arbeitsschritte und Ergebnisse der Vorbereitungsphase fasst der Auftragnehmer in 
einem Arbeitsdokument zusammen und übergibt dieses der Stadt Leipzig spätestens 14 
Tage vor der Einladung zur ersten Sitzung. Der Auftragnehmer stimmt sich anschließend 
über die Inhalte des Dokuments mit der Stadt Leipzig ab.  
Der Auftragnehmer legt im Arbeitsdokument neben den bereits benannten Punkten dar, 
welche Moderationstechnik er im Dialogforum anwenden wird.  
2.2 Organisation der Sitzungen des Dialogforums inklusive Teilnehmermanagement
 
Der Auftragnehmer organisiert die Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle. Die 
Sitzungen finden in Leipzig statt, wobei die Räumlichkeiten von der Stadt Leipzig gestellt 
werden.  
Das Einladen von Fachgutachtern zur Sitzung erfolgt in Abstimmung mit der Stadt Leipzig 
durch den Auftragnehmer.  
Der Auftragnehmer bereitet die Sitzungen inhaltlich vor und erstellt die für die Sitzung 
erforderlichen Dokumente (u. a. Tagesordnung). Des Weiteren ist der Auftragnehmer für die 
Terminkoordination und das Teilnehmermanagement verantwortlich. Im Rahmen der 
letztgenannten Aufgabe erstellt und versendet der Auftragnehmer die Einladungen, erfasst 
die Zu- oder Absagen, die Anwesenheit zur Sitzung, bereitet Namensschilder für die 
Sitzungen vor und stellt die Sitzungsunterlagen zusammen. Die Unterlagen sind den 
Teilnehmern mit der Einladung zur Sitzung zu übermitteln. Zudem ist der Auftragnehmer 
Ansprechpartner für alle im Zusammenhang mit der Sitzung aufgeworfenen Fragen der 
Teilnehmer.  
Darüber hinaus wird in der ersten Sitzung sowohl die Geschäftsordnung als auch die 
Erarbeitung der Pressemitteilung mit den Dialogforumsmitgliedern thematisiert. 
2.3 Moderation der Sitzungen des Dialogforums 
Der Auftragnehmer benennt einen unparteiischen und sachkundigen Moderator. Dieser leitet 
die Sitzungen mit dem Ziel der Umsetzung des Ratsbeschlusses Nr. RBV-1792/13. Der 
Auftragnehmer führt während der Sitzungen ein Ergebnisprotokoll, das die wesentlichen 
Beschlüsse wiedergibt.  
3 
 
2.4 Nachbereitung der Sitzungen, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit der 
Auftraggeberin 
Nach jeder Sitzung erstellt der Auftragnehmer neben einer Dokumentation ein 
Ergebnisprotokoll und legt den Entwurf spätestens 14 Tage nach der Sitzung der Stadt 
Leipzig vor. Nach Freigabe des Protokolls durch die Stadt Leipzig wird dieses durch den 
Auftragnehmer an die Dialogforumsteilnehmer versendet.  
Im Nachgang der Sitzung erstellt der Auftragnehmer außerdem den Entwurf einer 
Pressemitteilung und legt diesen der Stadt Leipzig bis spätestens 11 Uhr des auf die Sitzung 
folgenden Tages vor. Die Veröffentlichung wird durch die Stadt Leipzig veranlasst.  
Der Auftragnehmer berät die Stadt Leipzig grundsätzlich bei der Presse- und 
Öffentlichkeitsarbeit und stimmt die geplanten Aktivitäten mit der Stadt Leipzig und den 
involvierten Akteuren ab. 
3   Angebotsunterlagen 
Das Angebot des Bieters muss ein Grobkonzept enthalten, indem der Prozess von den 
Vorbereitungen bis zur Weiterführung des sachlichen und kontinuierlichen Dialogs zur 
Weiterverfolgung der im Ratsbeschluss benannten Zielsetzung mit Berücksichtigung der 
bisher erreichten Ziele dargelegt wird. Der Auftragnehmer schlägt im Angebot eine dem 
Aufgabengebiet angemessene Moderationstechnik vor.  
Das Grobkonzept soll folgende Informationen umfassen:  
• Vorschlag zu einer der Aufgabenstellung adäquaten Vorgehensweise 
(Gesamtprozessdesign) 
• Beschreibung und grobe zeitliche Planung der wesentlichen Arbeitsschritte, die die 
Vorgaben der Stadt Leipzig beachten 
• Benennung der Kenntnisse und Erfahrungen des Moderators hinsichtlich der 
Moderation und Organisation ähnlicher Projekte mit Angaben zur Leistungszeit 
• getrennt aufgeführte Kostenkalkulation 
o für die Vorbereitungen zur Weiterführung des Dialogforums, 
o für die Organisation und Moderation der ersten Sitzung inklusive 
Öffentlichkeitsarbeit, 
o für die Organisation und Moderation jeder weiteren Sitzung inklusive 
Öffentlichkeitsarbeit (Kostenkalkulation pro Sitzung), 
Im Rahmen der Preiskalkulation sind alle mit der Durchführung der Leistung in 
unmittelbarem Zusammenhang stehenden Kosten, wie z. B. Reisekosten, 
Übernachtungskosten und Druckkosten, zu berücksichtigen. 
4   Zeitplan 
Die erste Sitzung des Dialogforums hat spätestens im dritten Quartal 2020 stattzufinden. 
Eine Weiterführung des Dialogforums über das Jahr 2020 hinaus ist beabsichtigt, so dass 
eine optionale jährliche Verlängerung über das Jahr 2020 hinaus, maximal jedoch bis zu 
vier Jahren, möglich ist. Die Organisation und Moderation jeder weiteren Sitzung des 
Dialogforums wird dem Auftragnehmer mit separatem Schreiben durch die Stadt Leipzig 
übertragen, wobei die Durchführung von mindestens einer Sitzung pro Halbjahr beabsichtigt 
ist. Ein Rechtsanspruch auf die optionalen Leistungen besteht nicht.  
4 
 
5   Zuschlagskriterien 
Den Auftrag erhält derjenige Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot auf Basis der 
nachstehenden Kriterien, vorgelegt hat: 
• Gesamtpreis aus den drei getrennt aufgeführten Kostenkalkulationen (gemäß 
Abschnitt 3): Wichtung 34 % 
• Grobkonzept mit Herangehensweise, Methodik und Schlüssigkeit: Wichtung 30 % 
• Bewertung der Kenntnisse und Erfahrungen des Moderators hinsichtlich der 
Moderation, Organisation und Öffentlichkeitsarbeit ähnlicher Projekte: Wichtung 36 %  
Die detaillierte Bewertungsmatrix ist den Angebotsunterlagen beigefügt. 
Bewertungsmatrix zur Ausschreibung: Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle 
 
Büro Kriterium 1: 
Gesamtpreis 
Kriterium 2: 
Grobkonzept mit Herangehensweise, Methodik, Schlüssigkeit 
Kriterium 3: 
Bewertung der Kenntnisse und 
Erfahrungen des Moderators hinsichtlich  
der Moderation und Organisation 
ähnlicher Projekte 
GP Platzie-
rung 
 W  1  P 1 GP 
1 
W 
2.1 
P 
2.1 
GP 
2.1 
W 
2.2 
P 
2.2 
GP 
2.2 
W 
2.3 
P 
2.3 
GP 
2.3 
W 
3.1 
P 
3.1 
GP 
3.1 
W 
3.2 
P.3.
2 
GP 
3.2 
  
 34   10   10   10   30   30     
 34   10   10   10   30   30     
 34   10   10   10   30   30     
 34   10   10   10   30   30     
 34   10   10   10   30   30     
 34   10   10   10   30   30     
 Max. 170 Punkte Max. 50 Punkte Max. 50 Punkte Max. 50 Punkte Max. 90 Punkte Max. 90 Punkte 500  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Legende zur Bewertungsmatrix 
 
Kriterium 1 Gesamtpreis der sich aus den drei 
einzelnen Posten „Vorbereitungen 
zur Weiterführung des 
Dialogforums“, „Organisation und 
Moderation der ersten Sitzung“ und 
„Organisation und Moderation einer 
weiteren Sitzung“ ergibt 
 
Wichtung 34 % max. 5 Punkte Punktermittlung 
Formel: 
     
            [(preiswertestes Angebot x 2) – zu wert endes Angebot] x 5 Punkte 
= ----------------------------------------------------------------------------------------- 
  preiswertestes Angebot 
Kriterium 2 Grobkonzept mit 
Herangehensweise, Methodik und 
Schlüssigkeit 
 
 
Wichtung 30 % je Unterkriterium max. 5 Punkte Unter kriterium 2.1 Vorbereitung Weiterführung des Dialogforums 10 % 
Unterkriterium 2.2 Organisation der Sitzungen inklusive   
   Teilnehmermanagement 10 % 
Unterkriterium 2.3 Moderation der Sitzungen inklusive Öffentlichkeitsarbeit 
   10 % 
Kriterium 3 Bewertung der Kenntnisse und 
Erfahrungen des Moderators 
hinsichtlich der Moderation, 
Organisation und 
Öffentlichkeitsarbeit ähnlicher 
Projekte 
Wichtung 36 % je Unterkriterium max. 3 Punkte Unter kriterium 3.1 Erfahrungen Moderation 30 % 
Unterkriterium 3.2 Erfahrungen mit ähnlichen Projekten 30 % 
 
 
Bewertungsmaßstab für Kriterium 2:  5 Punkte = sehr  gut 
     4 Punkte = gut 
     3 Punkte = akzeptabel 
     2 Punkte = ausreichend 
     1 Punkt   = mit Mängeln 
     0 Punkte = keine Angaben 
 
Bewertungsmaßstab für Kriterium 3:  3 Punkte = mind estens 3 Jahre 
     2 Punkte = mindestens 2 Jahre 
     1 Punkt   = mindestens 1 Jahr 
     0 Punkte = keine Angaben 
 
Kriterium 1 max. 170 Punkte, Kriterium 2 max. 150 Punkte, Kriterium 3 max. 180 Punkte: insgesamt max. 500 Punkte
 

 
Vergabevermerk (Deckblatt der Dokumentation) für freiberufliche Leistungen 
nach der Dienstanweisung des Oberbürgermeisters DA 16/2018 
   
   
Vergabestelle  Nr. des Auftrags 
Amt für Umweltschutz  14/20  
   
Bearbeiter/in/  Telefonnummer  Kontierung 
Frau Fischer 123-1654  1.100.56.1.0.04 (Sachkonto 4 431 2000) 
 
Art der Leistung 
Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle 
 
Leistungszeitraum 
2./3. Quartal 2020 mit der optionalen Verlängerung auf maximal 4 Jahre 
 
geschätzter Auftragswert (Gesamtvergütung) in EUR 
145.000,00 EUR 
 
Folgende Firmen/Personen wurden mit Schreiben vom  17. Februar 2020 zur Angebotsabgabe  
aufgefordert:   
 
1. Bewerber 1 
2. Bewerber 2 
3. Bewerber 3
 
 
Folgende Angebote sind eingegangen 
 
 
Firma/Person Angebot vom  Preis (einschl. Ust.) in EUR 
1. Bieter 1 4. März 2020 50.402,45  
2. Bieter 2 9. März 2020 89.761,70  
 
Der Wertung wurden folgende Kriterien zu Grunde gelegt 
 
• Gesamtpreis der sich aus den drei einzelnen Posten  „Vorbereitungen zur Weiterführung des 
Dialogforums“, „Organisation und Moderation der ers ten Sitzung“ und „Organisation und 
Moderation einer weiteren Sitzung“ ergibt: Wichtung  34 % 
• Grobkonzept mit Herangehensweise, Methodik und Sch lüssigkeit: Wichtung 30 % 
• Bewertung der Kenntnisse und Erfahrungen des Moderators hinsichtlich der Moderation, 
Organisation und Öffentlichkeitsarbeit ähnlicher Projekte. Wichtung 36 % 
 
Detaillierte Ausführungen sind in den Anlagen 12, 13 und 14 angegeben. 
 
Darlegung des Wertungsergebnisses 
 
Nr. Name des Bieters Punkte Platzierung 
1 Bieter 1 450,0 1 
2 Bieter 2 337,4 2 
 
 
Die Bewertung der Angebote gemäß der zu Grunde gelegten Kriterien ist in der Bewertungsmatrix in 
Anlage 14 zusammengefasst. 
 
 
 
 
 
 
 
Den Zuschlag soll erhalten 
 
Bieter 1 
 
   
29.04.2020 gez. Fischer  29.04.2020 gez. Wasem 
Datum/Bearbeiter  Datum/Amtsleiter bzw. Abteilungsl eiter 
 
 
*ggf. sind weitere Anlagen beizufügen
 
 
 
 
 
 
 
 
Dokumentation 
 
 
zur Vergabe einer freiberuflichen Leistung 
unterhalb des geltenden EU-Schwellenwerts, 
die keine Architekten- und Ingenieurleistung ist 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ausgeschriebene Leistung:  Organisation und Moderation der Sitzungen des   
      Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle 
 
 
Auslober:     Stadt Leipzig 
      Amt für Umweltschutz 
      Prager Straße 136 
      04137 Leipzig 
 
 
 
 
 
 
Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle 
Vergabe einer freiberuflichen Leistung unterhalb des geltenden EU-Schwellenwerts  
Stadt Leipzig, Amt für Umweltschutz, Prager Straße 136, 04137 Leipzig 2/8 
 
1
 Stadtinterner Auftrag ..................................................................................................... 3 
2 Auftragsbekanntmachung ............................................................................................. 3 
3 Teilnahmewettbewerb ................................................................................................... 3 
3.1  Eingegangene Teilnahmeanträge ........................................................................... 3 
3.2  Auswertung der Teilnahmeanträge (Eignungsfeststellung) ..................................... 4 
4 Angebote ...................................................................................................................... 6 
4.1  Formale Prüfung der Angebotsunterlagen .............................................................. 6 
4.2  Bewertung der Angebote ........................................................................................ 6 
4.2.1 Bewertung Kriterium 1 ......................................................................................... 7 
4.2.2 Bewertung Kriterium 2 ......................................................................................... 8 
4.2.3 Bewertung Kriterium 3 ......................................................................................... 8 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Anlagenverzeichnis 
 
Anlage 1: RBV-1792/13 
Anlage 2: Auftragsbekanntmachung und Bewerbungsformblätter 
Anlage 3. Interessensbekundungen Teilnahmeanträge 
Anlage 4: Teilnahmeanträge 
Anlage 5: Nachforderung Teilahmeanträge 
Anlage 6: Auswertung Teilnahmewettbewerb 
Anlage 7: Angebotsaufforderung 
Anlage 8: Mitteilung Bieterbegehren 
Anlage 9: Angebote 
Anlage 10: Verzichtschreiben 
Anlage 11: Verlängerung Bindefrist 
Anlage 12: Prüfung Kostenkalkulation Angebote 
Anlage 13: Bewertung Kriterium 2 
Anlage 14: Bewertungsmatrix Zuschlagskriterien 
Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle 
Vergabe einer freiberuflichen Leistung unterhalb des geltenden EU-Schwellenwerts  
Stadt Leipzig, Amt für Umweltschutz, Prager Straße 136, 04137 Leipzig 3/8 
 
1 Stadtinterner Auftrag 
Das Dialogforum Flughafen Leipzig/Halle war auf Beschluss des Stadtrates Nr. 1298/08 vom 
17.09.2008 eingerichtet worden, um die im Spannungsfeld liegenden divergierenden Interessen 
des Flughafens und seiner Nutzer einerseits und die der anliegenden Bevölkerung andererseits 
auszugleichen. Nachdem die Flughafen Leipzig/Halle GmbH sich im Laufe des Prozesses dazu 
bereit erklärt hat, am Dialogforum regulär teilzunehmen, war die Änderung des 
Stadtratsbeschlusses erforderlich. Aufgrund des Beschlusses Nr. RBV-1792/13 vom 16.10.2013 
(Anlage 1). wurde das Dialogforum am 19. Januar 2015 mit Beteiligung von Vertretern der 
Luftverkehrswirtschaft neu konstituiert. 
 
Im Zusammenhang mit der Weiterführung des Dialogforums ist die Organisation und Moderation 
des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle neu zu vergeben. Gerade in der aktuellen Situation, in 
der der Flughafen Leipzig/Halle nach den Vereinbarungen des aktuellen Koalitionsvertrags 
zwischen CDU, CSU und SPD sich als Frachtflughafen etablieren soll und der Flughafenbetreiber 
im Januar 2020 die Einreichung eines Planänderungsverfahrens hinsichtlich der Erweiterung der 
DHL-Vorfeldflächen um 36 Flugzeugpositionen angekündigt hat, ist die Weiterführung des 
Dialogforums dringend geboten. Die Ausbaupläne von DHL werden voraussichtlich mit einer 
weiteren Zunahme des Flugverkehrs und damit mit einer Erhöhung der Fluglärmbelastung - vor 
allem im Nachtzeitraum – einhergehen. Infolgedessen  ist zeitnah mit einem erhöhten 
Konfliktpotential hinsichtlich Fluglärm zu rechnen.  
 
Mit der Weiterführung des Dialogforums wird das Ziel verbunden, die beteiligten Akteure der 
Luftverkehrswirtschaft am Flughafen Leipzig/Halle (vor allem Flughafen Leipzig/Halle GmbH, DHL) 
weiterhin in den Kommunikationsprozess mit den Anwohnern einzubeziehen und mit ihnen im 
Dialog zu aktuellen Themen und zukünftigen Entwicklungen am Flughafen Leipzig/Halle 
hinsichtlich der Möglichkeiten der Reduzierung der Betroffenheit der Anwohner zu bleiben. Des 
Weiteren soll die Öffentlichkeitsarbeit des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle weiterentwickelt 
werden, um das Gremium selbst als auch und die damit verbundenen Ziele und Ergebnisse einer 
breiteren Öffentlichkeit bekanntzumachen. 
 
2 Auftragsbekanntmachung 
Da die Vergabestelle nicht über die entsprechende Marktübersicht verfügte, wurde dem 
Ausschreibungsverfahren ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet. Die Bekanntmachung des 
Teilnahmewettbewerbs erfolgte am 17.01.2020 im ePaper Sachsen und auf eVergabe.de, am 
20.01.2020 auf Vergabe24.de sowie am 18.01.2020 im Leipziger Amtsblatt (Anlage 2). 
 
Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wurde den Bewerbern bekanntgegeben, dass die 
Unterlagen im Amt für Umweltschutz der Stadt Leipzig abgefordert werden können. Nach 
Äußerung ihres Interesses erhielten die jeweiligen Bewerber die Teilnahmeunterlagen, die in 
Anlage 2 aufgeführt sind. 
3 Teilnahmewettbewerb 
3.1  Eingegangene Teilnahmeanträge 
Insgesamt fragten sieben Bewerber die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb ab (Anlage 3).  
Bis zum Ende des Einreichungstermins am 07.02.2020, 24:00 Uhr gingen drei Teilnahmeanträge 
bei der Vergabestelle ein (Anlage 4). 
 
 
 
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Vergabe einer freiberuflichen Leistung unterhalb des geltenden EU-Schwellenwerts  
Stadt Leipzig, Amt für Umweltschutz, Prager Straße 136, 04137 Leipzig 4/8 
 
Tabelle 1: Liste der fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge 
Firma/Person Adresse PE vom 
Bewerber 1  04.02.20 
Bewerber 2  06.02.20 
Bewerber 3  07.02.20 
3.2  Auswertung der Teilnahmeanträge (Eignungsfeststellung) 
Mit dem Teilnahmeantrag waren zur Beurteilung der Eignung (Nachweis der Fachkunde, 
Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) folgende Unterlagen von den Bewerbern vorzulegen: 
 
1) Referenzprojekte zur Moderation/Mediation und Öffentlichkeitsarbeit aus den letzten 
drei Geschäftsjahren mit Angaben des Auftragswertes, der Leistungszeit sowie der 
öffentlichen oder privaten Auftraggeber- analog zur ausgeschriebenen Leistung als 
Nachweis der allgemeinen und methodischen Fähigkeit zur Leitung von Konfliktgesprächen. 
Die Abfrage von Rechnungswerten und Leistungszeiten diente der Einschätzung der Eignung 
des Bewerbers das notwendige Auftragsvolumen zu erfüllen. 
 
2) Referenzprojekte aus den letzten drei Geschäftsjahren, die mit der zu erbringenden 
Leistung vergleichbar sind, wie z. B. Referenzen auf dem Gebiet des Fluglärms, 
Umweltrechtes, Luftverkehrsrechtes, Planungsrechtes oder ähnlicher Leistungen -  als 
Nachweis der inhaltlich fachlichen Kompetenz des Bewerbers im Hinblick auf das Verstehen 
komplexer Sachverhalte. 
 
Die Darlegung der Referenzprojekte aus den letzten drei Geschäftsjahren diente dem Nachweis 
der Aktualität der Kompetenzen des Bewerbers im fachlichen und methodischen Bereich. 
 
3) Angaben zur Ausbildung, Qualifikation und Erfahrung im Rahmen einer Kurzvita für 
den in Frage kommenden Personenkreis -  als Nachweis, dass der Bewerber bezüglich der 
ausgeschriebenen Leistung aktuell inhaltlich und fachlich kompetentes Personal beschäftigt. 
 
4) Eigenerklärung zur Eignung -  zur Abschätzung des Insolvenzrisikos des Bewerbers und 
der Leistungsfähigkeit. 
 
5) Befangenheitserklärung – zur Feststellung der Unparteilichkeit des Bewerb ers gegenüber 
den im Ratsbeschluss Nr. RBV-1792/13 vom 16.10.2013 unter I.1 und I.2 benannten 
natürlichen Personen und juristischen Personen. 
 
6) Erklärung der Bewerbergemeinschaft – zur eindeutigen Erfassung, welche Bewerber eine 
Bewerbergemeinschaft bilden werden und welches Mitglied der Bewerbergemeinschafft die 
Mitglieder gegenüber der Vergabestelle rechtsverbindlich vertreten wird. 
 
Die Feststellung der Eignung erfolgte mittels der g eforderten Unterlagen gemäß Bekanntmachung 
anhand folgender Kriterien: 
 
A Bewerbungsbedingungen formal 
 
1. Teilnahmeantrag ist in deutscher Sprache abzufas sen. 
2. Teilnahmeantrag ist zu unterschreiben. Nicht unt erschriebene Anträge werden nicht weiter 
berücksichtigt. 
 
 
 
 
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3. Teilnahmeantrag ist bis zum angegebenen Einreich ungstermin den 07.02.20 einzureichen. 
Werden nach dem Einreichungstermin Teilnahmeanträge eingereicht, können diese nicht   
berücksichtigt werden. 
4. Teilnahmeantrag ist zweifach einzureichen. 
5. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahme antrag eine von allen Mitgliedern 
unterzeichnete Erklärung abzugeben 
• in der die Bildung einer Bietergemeinschaft im Fal l der Angebotsbearbeitung erklärt ist, 
• in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der bev ollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, 
• dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber der Vergabestelle 
rechtsverbindlich vertritt. 
6. Ein Wechsel der Identität des Bewerbers oder der  Bewerbergemeinschaft ist nicht 
zugelassen. 
7. Beabsichtigt der Bewerber, wesentliche Teile der  Leistung von Unterauftragnehmern bzw. 
anderen Unternehmern ausführen zu lassen, muss er in seinem Teilnahmeantrag die durch 
Unterauftragnehmer bzw. andere Unternehmer auszuführenden Leistungen angeben und 
auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle zu dem von der Vergabestelle bestimmten 
Zeitpunkt Angaben und Nachweise hierzu vorlegen. 
8. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäfts bedingungen durch den Bewerber 
bzw. den Bieter führen zum Ausschluss. 
 
B Beurteilung der Eignung 
 
1. Referenzprojekte zur Moderation/Mediation und Öf fentlichkeitsarbeit aus den letzten drei 
Geschäftsjahren mit Angaben des Auftragswertes, der Leistungszeit sowie der öffentlichen 
oder privaten Auftraggeber 
2. Referenzprojekte aus den letzten drei Geschäftsj ahren, die mit der zu erbringenden 
Leistung vergleichbar sind, wie z. B. Referenzen auf dem Gebiet des Fluglärms, 
Umweltrechtes, Luftverkehrsrechtes, Planungsrechtes oder ähnlicher Leistungen 
3. Angaben zur Ausbildung, Qualifikation und Erfahr ung im Rahmen einer Kurzvita für den in 
Frage kommenden Personenkreis liegen vor. 
4.  Auftragsvolumen entspricht Anforderungen. 
5. Eigenerklärung zur Eignung 
6. Befangenheitserklärung 
7. Erklärung der Bewerbergemeinschaft  
 
Die Möglichkeit der Nachforderung von fehlenden Unterlagen durch die Vergabestelle wurde in den 
Teilnahmeunterlagen nicht explizit ausgeschlossen. Da lediglich drei Bewerbungen eingegangen 
sind, hat sich der Wettbewerbsbetreuer dazu entschi eden, zur vollständigen Prüfung der Eignung 
der Bewerber die fehlenden Unterlagen nachzufordern.  
 
Mit Schreiben vom 13.02.2020 wurde Bewerber 1 die Möglichkeit der Nachreichung einer vollständig 
ausgefüllten „Eigenerklärung zur Eignung“ gegeben. Per E-Mail wurde die vollständig ausgefüllte 
Eignungserklärung am 13.02.2020 von Bewerber 1 nachgereicht (Anlage 5).  
 
Dem Bewerber 3 wurde mit Schreiben vom 14.02.2020 die Möglichkeit gegeben, die 
unvollständigen Angaben zum Vertreter im Auftragsfall zu korrigieren und damit verbunden die 
rechtsverbindliche Vertretung der Mitglieder gegenüber der Vergabestelle nachzureichen. Am 
19.02.2020 erhielt die Vergabestelle die fehlenden Angaben (Anlage 5).  
 
Die Auswertung der Teilnahmeanträge erfolgte tabellarisch (Anlage 6) anhand der zuvor unter  
A und B benannten Kriterien.  
 
 
 
 
 
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4 Angebote  
Die drei geeigneten Bewerber wurden mit Schreiben vom 17.02.2020 zur Angebotsabgabe bis zum 
09.03.2020, 12:00 Uhr aufgefordert (Anlage 7). 
 
Am 25.02.2020 ging per E-Mail eine Bieteranfrage des Bewerbers 2 bei der Vergabestelle ein. Mit 
Schreiben vom 02.03.2020 erhielten alle Bieter die Antworten auf die Fragen des Bieters zur 
Kenntnis (Anlage 8). 
 
Fristgerecht gingen bis zum 09.03.2020, 12:00 Uhr zwei Angebote bei der Vergabestelle ein 
(Anlage 9). 
Tabelle 2: Liste der fristgerecht eingegangenen Angebote   
Nr. Firma/Person Adresse 
1 Bieter 1  
2 Bieter 2  
 
Der dritte geeignete Bieter verzichtete auf eine Angebotsabgabe aufgrund eines 
Interessenkonfliktes des angedachten Moderators im Rahmen eines Arbeitsplatzwechsels 
(Anlage 10). 
4.1  Formale Prüfung der Angebotsunterlagen 
Zunächst erfolgte die Prüfung auf Vollständigkeit der Unterlagen. 
Es wurden von allen Bieter vollständige Unterlagen eingereicht.  
 
Bieter 2 hatte in seinem Angebot eine Bindefrist bis zum 31.03.2020 angegeben. Mit Schreiben 
vom 20.03.2020 bat die Vergabestelle aufgrund von vorgegebenen stadtinternen 
Gremienbeteiligungen um Verlängerung der Bindefrist bis zum 31.08.2020. Diesem Anliegen hat 
Bieter 2 mit E-Mail vom 23.03.2020 entsprochen (Anlage 11). 
 
4.2  Bewertung der Angebote 
 
Mit dem Angebot war durch die Bieter gemäß Leistungsbeschreibung ein Grobkonzept vorzulegen, 
in dem der Prozess von den Vorbereitungen zur Einrichtung des Dialogforums über die 
konstituierende Sitzung bis zum sachlichen und kontinuierlichen Dialog zur Erreichung der im 
Ratsbeschluss benannten Zielsetzung dargelegt wird. Die Bieter wurden aufgefordert, im Angebot 
eine dem Aufgabengebiet angemessene Moderationstechnik vorzuschlagen. 
 
Das Grobkonzept des Angebotes sollte folgende Informationen umfassen: 
 
• Vorschlag zu einer der Aufgabenstellung adäquaten Vorgehensweise (Gesamtprozess- 
design) 
• Beschreibung und grobe zeitliche Planung der wesentlichen Arbeitsschritte, die die Vorgaben 
der Stadt Leipzig beachten 
• Benennung der Kenntnisse und Erfahrungen des Moderators hinsichtlich der Moderation und 
Organisation ähnlicher Projekte mit Angaben zur Leistungszeit 
• getrennt aufgeführte Kostenkalkulation 
o für die Vorbereitungen zur Weiterführung des Dialogforums, 
o für die Organisation und Moderation der ersten Sitzung inklusive Öffentlichkeitsarbeit, 
o für die Organisation und Moderation jeder weiteren Sitzung inklusive 
Öffentlichkeitsarbeit (Kostenkalkulation pro Sitzung) 
 
 
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Vergabe einer freiberuflichen Leistung unterhalb des geltenden EU-Schwellenwerts  
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Im Rahmen der Preiskalkulation waren alle mit der Durchführung der Leistung in 
unmittelbarem Zusammenhang stehenden Kosten, wie z. B. Reisekosten, 
Übernachtungskosten und Druckkosten, zu berücksichtigen.
 
 
Die Beurteilung der Angebote und Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgte anhand 
der vorgegebenen Bewertungsmatrix, die den Angebotsunterlagen, Schreiben vom 17.02.2020, 
beigefügt war. 
 
Die Bewertungsmatrix enthält folgende Kriterien: 
 
• Kriterium 1:  
Gesamtpreis aus den drei getrennt aufgeführten Kostenkalkulationen: Wichtung 34 % 
• Kriterium 2:  
Grobkonzept mit Herangehensweise, Methodik und Schlüssigkeit: Wichtung 30 % 
• Kriterium 3:  
Bewertung der Kenntnisse und Erfahrungen des Moderators hinsichtlich der Moderation, 
Organisation und Öffentlichkeitsarbeit ähnlicher Projekte: Wichtung 36 % 
 
4.2.1 Bewertung Kriterium 1 
Vor der Bewertung des Kriteriums 1 „Gesamtpreis“ erfolgte die formale und rechnerische 
Überprüfung der Kostenkalkulationen der zwei Bieter sowie die Berechnung des Gesamtauftrags-
wertes (Anlage 12). Dieser setzt sich aus den Kosten für die Vorbereitung zur Weiterführung des 
Dialogforums, den Kosten für die erste Sitzung und den Kosten für sieben Einzelsitzungen bis 
Ende August 2024 zusammen. Alle anfallenden zusätzlichen Kosten, wie z. B. Reise- und 
Übernachtungskosten müssen in der Preiskalkulation berücksichtigt werden, so dass die 
Gesamtauftragswerte miteinander verglichen werden können. 
 
Bieter 1:  
Die Angebotssummen stimmen mit den geprüften Kosten überein.  
 
Bieter 2: 
Die Angebotssummen stimmen mit den geprüften Kosten überein.  
 
Nach Prüfung des Gesamtauftragswertes konnte für beide Bieter eine Preisrangfolge erstellt und 
die Punkteverteilung für das Kriterium 1 nach der angegebenen Formel 
 
  
 =
[(	
		∗,) 
	 ]∗
	
		   
 
in den Angebotsunterlagen ermittelt werden. 
 
Bieter 2 erhält lediglich 1,10 Punkte, weil sein Angebot nahezu dem Doppelten des günstigsten 
Angebotes von Bieter 1 entspricht (vgl. Tabelle 3).  
 
Tabelle 3: Zusammenstellung der geprüften Angebotssummen inklusive Punkteermittlung nach HVA B-StB 
Bieter- 
Nr. 
Reihen- 
folge 
Name des Bieters geprüfte Brutto-
angebotssumme in €  
Punkte  
(max. 5) 
1 1 Bieter 1 50.402,45 5,00 
2 2 Bieter 2 89.761,70 1,10 
 
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Vergabe einer freiberuflichen Leistung unterhalb des geltenden EU-Schwellenwerts  
Stadt Leipzig, Amt für Umweltschutz, Prager Straße 136, 04137 Leipzig 8/8 
 
4.2.2 Bewertung Kriterium 2 
Die Bewertung des Kriteriums 2 „Grobkonzept mit Herangehensweise, Methodik und 
Schlüssigkeit“ erfolgte zur Versachlichung der Bewertung unabhängig voneinander von drei 
Personen aus dem Fachamt. Aus den drei Einzelwertungen pro Unterkriterium des Kriteriums 2 
wurde der arithmetische Mittelwert gebildet und auf eine Stelle nach dem Komma gerundet. 
 
Die Einzelwertungen und der Mittelwert sind in Anlage 13 tabellarisch zusammengestellt. 
4.2.3 Bewertung Kriterium 3 
Beide Bieter haben jeweils zwei Moderatoren für die Durchführung der Sitzungen des 
Dialogforums vorgeschlagen. Mindestens einer der jeweils vorgeschlagenen Moderatoren bzw. 
beide konnten Kenntnisse und Erfahrungen von mindestens 3 Jahren und länger mit Moderationen 
von Konfliktgesprächen sowie Kenntnisse und Erfahrungen, die mit der zu beauftragenden 
Leistung vergleichbar sind, vorweisen. Somit erhalten beide Bieter für dieses Kriterium die volle 
Punktzahl. 
 
4.3  Zusammenfassung Angebotsauswertung 
 
Die Angebote beider Bieter wurden anhand der vorgegebenen Bewertungsmatrix (Anlage 14) 
bewertet. Das Endergebnis der Punkteverteilung ist in Tabelle 4 zusammengestellt.  
 
Tabelle 4: Punkteverteilung und Bewertung nach Auswertung der eingegangenen Angebote 
Nr. Name des Bieters Punkte Platzierung 
1 Bieter 1 450,0 1 
2 Bieter 2 337,4 2 
 
Nach eingehender fachlicher und rechnerischer Prüfung der eingereichten Angebote ist als Bieter 
mit dem wirtschaftlichsten Angebot der Bieter Nr. 1 zu werten. 
 
In Auswertung der eingereichten Angebote schlagen wir vor, den 
 
Bieter Nr. 1  
 
entsprechend der rechnerisch geprüften Angebotssumm e von netto 42.355,00 € zzgl. 19 % 
Mehrwertsteuer von 8.047,45 €, d.h. brutto 50.402,4 5 € mit den Leistungen zur „Organisation und 
Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle“ zu beauftragen. 
 
 
 
G. Fischer, Leipzig, den 29.04.2020  
Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle
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Anlage  6
A Bewerbungsbedingungen formal Bewerber 2 Bewerber 1 Bewerber 3
Teilnahmeantrag ist in deutscher Sprache abzufassen.                                     ja/nein ja ja ja
Teilnahmeantrag ist zu unterschreiben. Nicht unterschriebene Anträge werden nicht  weiter berücksichtigt. ja/nein ja ja ja
Teilnahmeantrag ist bis zum angegebenen Einreichungstermin den 07.02.20 einzureichen. Werden nach dem 
Einreichungstermin Teilnahmeanträge eingereicht, können diese nicht  berücksichtigt werden.
Termin/
Uhrzeit 06.02.2020 04.02.2020 Fristbriefkasten 07.02.2 0
Teilnahmeantrag ist zweifach einzureichen. ist erfolgt ist erfolgt ist erfolgt
Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung 
abzugeben
– in der die Bildung einer Bietergemeinschaft im Fall  der Angebotsbearbeitung erklärt ist,
– in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der bev ollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
– dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder g egenüber der Vergabestelle rechtsverbindlich vertritt.
liegt vor
liegt vor
liegt vor
x
x
x
entfällt 
keine 
Bewerbergemeinschaft
x
bevollm.Vertreter fehlt
fehlt,Aufklärung
Nachlieferung ist erfolgt 
Ein Wechsel der Identität des Bewerbers oder der Bewerbergemeinschaft ist nicht zugelassen.
Beabsichtigt der Bewerber, wesentliche Teile der Leistung von Unterauftragnehmern bzw. anderen Unternehmern 
ausführen zu lassen, muss er in seinem Teilnahmeantrag die durch Unterauftragnehmer bzw. andere Unternehmer 
auszuführenden Leistungen angeben und auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle zu dem von der 
Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt Angaben und Nachweise hierzu vorlegen. ja/nein
nein
keine Angabe zu NAN
nein
keine Angabe zu NAN
nein
keine Angabe zu NAN
Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bewerber bzw. den Bieter führen zum 
Ausschluss ja/nein nein nein nein
Formale Eignung ja ja ja
B Beurteilung der Eignung 
Referenzprojekte zur Moderation/Mediation und Öffentlichkeitsarbeit aus den letzten
drei Geschäftsjahren mit Angaben des Auftragswertes, der Leistungszeit sowie der öffentlichen oder privaten 
Auftraggeber
Anzahl/
Auftragswert
/AG 10 6 8
Referenzprojekte aus den letzten drei Geschäftsjahren, die mit der zu erbringenden Leistung 
vergleichbar sind, wie z. B. Referenzen auf dem Gebiet des Fluglärms, Umweltrechtes, 
Luftverkehrsrechtes, Planungsrechtes oder ähnlicher Leistungen Projekt 4 6 5
Angaben zur Ausbildung, Qualifikation und Erfahrung im Rahmen einer Kurzvita für den
in Frage kommenden Personenkreis geeignet ?
ja 
Eignung vorhanden
ja 
Eignung vorhanden
ja 
Eignung vorhanden
Auftragsvolumen entspricht Anforderungen ja/nein ja ja ja
Eigenerklärung zur Eignung ja/nein ja
unvollständig 
Nachforderung
Nachlieferung ist 
erfolgt ja
Befangenheitserklärung ja/nein ja ja ja
Erklärung der Bewerbergemeinschaft ja/nein
ja 
siehe auch formelle 
Prüfung
entfällt 
keine 
Bewerbergemeinschaft
ja
 aber fehlende Angaben 
s.o.
fachliche Eignung ja ja ja
Ergebnis Eignung Bieter geeignet Bieter geeignet Bieter geeignet
Teilnahmewettbewerb - Feststellung der Eignung
Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialog forums Flughafen Leipzig/Halle
Vergabe einer freiberuflichen Leistung unterhalb des  geltenden EU-Schwellenwerts
Anlage 12 
          Bieter 1           Bieter 2
Kriterien Angebot geprüft FA Angebot geprüft FA
1 Vorbereitung Weiterführung
Honorarkosten 5.425,00 5.425,00
Einarbeitung/Startgespräch 0,00 0,00
Startgespräch/Auswertung von Dokumenten 3.610,00 3.610,00
Entwurf GO/Teilnehmeranalyse 1.120,00 1.120,00
PM 600,00 600,00
Dokumentation 500,00 500,00
Zwischensumme 2 (netto) 5.425,00 5.425,00 5.830,00 5.830,00
Zwischensumme 2 (brutto) 6.455,75 6.455,75 6.937,70 6.937,70
Platzierung 1 1 2 2
2 1. Sitzung
Honorarkosten 5.710,00 5.710,00
Teilnehmermanagement 1.740,00 1.740,00
inhaltl. Vorbereitung 1.810,00 1.810,00
Durchführung Sitzung 2.200,00 2.200,00
Öffentlichkeitsarbeit/Nachbearbeitung 1.200,00 1.200,00
Zwischensumme 2 (netto) 5.710,00 5.710,00 6.950,00 6.950,00
Zwischensumme 2 (brutto) 6.794,90 6.794,90 8.270,50 8.270,50
Platzierung 1 1 2 2
3 jede weitere Einzelsitzung
Honorarkosten 4460,00 4460,00
Monitoring 1670,00 1670,00
Strukt. Voraussetzungen 680,00 680,00
Inhaltliche Vorbereitungen 1460,00 1460,00
Terminkoord./Teilnehmermanagment 1740,00 1740,00
Durchführung Sitzung 2200,00 2200,00
Öffentlichkeitsarbeit/Nachbearbeitung 1200,00 1200,00
Zwischensumme 3 (netto) 4.460,00 4.460,00 8.950,00 8.950,00
Zwischensumme 3 (brutto) 5.307,40 5.307,40 10.650,50 10.650,50
Platzierung 1 1 2 2
sonstige optionale Leistungen
Beratung PR-Arbeit/Std. (netto)
95,00
Beratung PR-Arbeit/Std. (brutto) 113,05
Gesamt 1+2+3 (netto) 15.595,00 15.595,00 21.730,00 21.730,00
Gesamt 1+2+3 (brutto) 18.558,05 18.558,05 25.858,70 25.858,70
Platzierung 1 1 2 2
Hochrechnung auf 4 Jahre (2 Sitzungen/Jahr)
Beauftragung bis August 2024 (netto)
42.355,00 42.355,00 75.430,00 75.430,00
Hochrechnung auf 4 Jahre
Beauftragung bis August 2024 (brutto)
50.402,45 50.402,45 89.761,70 89.761,70
Platzierung 1 1 2 2
Prüfung der Kostenkalkulation
Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle 
Vergabe einer freiberuflichen Leistung unterhalb des geltenden EU-Schwellenwerts Anlage 13 
Bewertung Kriterium 2: Grobkonzept mit Herangehensweise, Methodik und Schlüssigkeit 
 
 Bieter 1 Bieter 2 
 
2.1 Vorbereitung und Weiterführung des Dialogforums 
Person 1 3 3 
Person 2 3 4 
Person 3 3 4 
Grobkonzept der Vorbereitungsphase 
mit Herangehensweise, Methodik und Schlüssigkeit 3 3,7 
 
2.2 Organisation der Sitzungen inklusive Teilnehmermanagement 
Person 1 3 4 
Person 2 3 4 
Person 3 3 4 
Grobkonzept der Organisation inkl. Teilnehmermanagement 
mit Herangehensweise, Methodik und Schlüssigkeit 3 4 
 
2.3 Moderation der Sitzungen inklusive Öffentlichkeitsarbeit 
Person 1 4 5 
Person 2 4 4 
Person 3 4 4 
Grobkonzept der Moderation inkl. ÖA  
mit Herangehensweise, Methodik und Schlüssigkeit 4 4,3 
 
Bewertung: 5 – sehr gut, 4 – gut, 3 – akzeptabel, 2  – ausreichend, 1 – mit Mängel, 0 – keine Angaben 
Berechnung Endpunktzahl: Bildung des arithmetischen Mittelwerts aus den 3 Einzelwertungen, Runden des Mittelwerts auf eine Stelle nach dem 
Komma 
Organisation und Moderation der Sitzungen des Dialogforums Flughafen Leipzig/Halle
Vergabe einer freiberuflichen Leistung unterhalb des geltenden EU-Schwellenwerts Anlage 14
G-Punkte
Büro W1 P1 GP1 W2.1 P2.1 GP2.1 W2.2 P2.2 GP2.2 W2.3 P2.3 GP2.3 W3.1 P3.1 GP3.1 W3.2 P3.2 GP3.2 GP1-3
1. Bieter 1 34 5,00 170 10 3,0 30,0 10 3,0 30,0 10 4,0 40,0 30 3 90,0 30 3 90,0 450,0 1
2. Bieter 2 34 1,10 37 10 3,7 37,0 10 4,0 40,0 10 4,3 43,0 30 3 90,0 30 3 90,0 337,4 2
Kriterium 1: Gesamtpreis
Wichtung: 34 % max. 5 Punkte
Kriterium 2: Grobkonzept mit Herangehensweise, Metho dik, Schlüssigkeit
Wichtung: 30 % 5 Punkte
= sehr gut
4 Punkte = gut
3 Punkte = akzeptabel
2 Punkte = ausreichend
1 Punkte = mit Mängel
0 Punkte = keine Angaben
Kriterium 3: Kenntnisse und Erfahrung des Moderators  hinsichtlich Moderation und Organisation ähnlicher Projekte
Wichtung: 36 % 3 Punkte = mindestens 3 Jahre
2 Punkte = mindestens 2 Jahre
1 Punkte = mindestens 1 Jahr
0 Punkte = keine Angaben
Gesamtpreis Grobkonzept Kenntnisse und Erfahrung Mode rator
Wichtung 34 Wichtung 30 Wichtung 36
Max. 170 Punkte Max. 150 Punkte Max. 180 Punkte
Max. 500 Punkte
Bewertungsmatrix
Kriterium 1 Kriterium 2 Kriterium 3 Plat-
zierung