Beauftragung eines Beratungskontingentes bei der PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-08239
Datum: 2023-05-31
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-08239 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Beauftragung eines Beratungskontingentes bei der PD - Berater der 
öffentlichen Hand GmbH 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters 30.05.2023 Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung  1. Lesung 
FA Allgemeine Verwaltung  2. Lesung 
FA Finanzen  1. Lesung 
FA Finanzen  2. Lesung 
Ratsversammlung 05.07.2023 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag 
1. Für das Jahr 2023 wird ein Kontingent von 100 Beratertagen für Beratungsleistungen 
im Zuge von Projekten der Organisationsentwicklung und Verwaltungsdigitalisierung 
bei der PD - Berater der öffentlichen Hand GmbH beauftragt.  
  
2. Die mit dem Angebot einhergehende Option einer einmaligen Vertragsverlängerung 
in gegenseitigem Einvernehmen für ein Jahr (2024) wird bestätigt. 
 
Räumlicher Bezug 
Stadt Leipzig 
  
  
Zusammenfassung 
  
Anlass der Vorlage:    
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen   nein  x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  x nein   ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  x nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit 
aktivierungspflichtig)?  x nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
    
Im Haushalt wirksam von  bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge         
  Aufwendungen 2023 
2024   158.420 
200.000 
1.100.11.1.2.01.01, 
Sachkonto: 44312000 
Finanzhaushalt Einzahlungen         
  Auszahlungen         
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?   X nein   wenn ja, nachfolgend angegeben 
  
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand         
Nach Durchführung 
der Maßnahme zu 
erwarten 
Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand 
(ohne Abschreibungen)         
  Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen          
        
Steuerrechtliche Prüfung     X nein   wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 
2B UStG     X nein   ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung     X nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel 
aufgenommen     X ja   nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Auswirkungen auf den Stellenplan   X nein   wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:            
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
  
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
  Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
  Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
  Qualität im öffentlichen Raum 
und in der Baukultur 
  Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
  Nachhaltige Mobilität 
  
  Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
  Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
  Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
  Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
  Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
  Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
  
 
  Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale Stabilität   Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
  Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
  Bürgerstadt   Weltoffene Stadt 
  Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
  Region   Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
  Bezahlbares Wohnen   Stadtrat   Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung 
  Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
  Kommunalwirtschaft   Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
  Lebenslanges Lernen   Verwaltung   Imageprägende 
Großveranstaltungen 
  Sichere Stadt       Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
            
  Sonstige Ziele 
     
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
x  Trifft nicht zu                
  
 
 
 
 
 
 
 
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Klimawirkung 
 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch  Aussage nicht möglich  ja x nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)  Aussage nicht möglich  ja x nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
 Aussage nicht möglich  ja x nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
  ja  nein (Begründung s. Abwägungsprozess)  nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
   
 
 
 
 
Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:   
entfällt 
  
  
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung  
entfällt    
  
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit   
entfällt    
  
  
III.   Strategische Ziele  
  
  
IV.  Sachverhalt  
 
  
1.  Anlass  
 Auf Grundlage der mit der Gesellschaft PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH(PD 
GmbH) geschlossenen Eckpunktevereinbarung (vgl. VII-DS-06325) beabsichtigt die 
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Stadtverwaltung Leipzig ein Beratungskontingent zur Erbringung von Leistungen der 
Strategie- und Organisationsberatung zu beauftragen. Die PD wurde insbesondere aufgrund 
der Tatsache ausgewählt, dass sie ein umfangreiches und vielseitiges Leistungsportfolio 
aufweist, welches u.a. den Bedarf an Beratung in den Bereichen Organisationsentwicklung 
und Verwaltungsdigitalisierung abdecken kann. Dieser Beratungsbedarf kann aufgrund der 
stetig steigenden Nachfrage innerhalb der Stadtverwaltung Leipzig nicht mehr ausschließlich 
durch die stadteigenen Personalressourcen sowie die bereits mittels Rahmenvertrag 
beauftragte bbvl mbH (vgl. VII-DS-02242) kompensiert werden. Eine breitere 
organisatorische Aufstellung ist vor diesem Hintergrund unabdingbar, zumal die bbvl mbH in 
Abgrenzung zur PD GmbH maßgeblich den Schwerpunkt des Prozessmanagements 
bedient, der Bedarf an Organisationsberatung stadtweit jedoch darüber hinausgeht. 
Im Zuge der Entscheidung der Stadt Leipzig über den Beitritt zur PD im Jahr 2022 ist es 
folgerichtig, konkrete Beratungsleistungen im Rahmen von Organisations- und/ oder 
Digitalisierungsprojekten über die PD GmbH abzurufen. Hierfür wurden im Haushalt 
2023/2024 entsprechende Mittel zur Verfügung gestellt. Um diese Leistungen möglichst 
effizient abrufen zu können, soll je nach erforderlicher Leistung aus einem vordefinierten 
Beratungskontingent abgerufen werden können. Der Vertrag wird hierbei im Rahmen eines 
Inhouse-Geschäftes abgeschlossen. Das Rechnungsprüfungsamt wurde i.S. einer 
transparenten Vergabe bereits beteiligt, wenngleich dies aufgrund des Inhouse-Charakters 
gem. Geschäftsordnung zur Vergabe von Leistungen (vgl. Punkt 3) nicht erforderlich ist. 
  
2.  Beschreibung der Maßnahme  
Um auf unterjährige Bedarfe der Ämter möglichst flexibel reagieren zu können, wird ein 
umfassendes Kontingent an Beratungstagen mit der PD GmbH beauftragt. Hierfür wurde 
eine entsprechende Leistungsbeschreibung erstellt (siehe Anlage 1). 
Auf dieser Grundlage wurde wiederum durch die PD GmbH ein umfassendes Angebot gem. 
den Rahmenbedingungen der Eckpunktevereinbarung über die Erbringung von 
Beratungsleistungen (vgl. Anlage 4 zur Vorlage VI-DS-06325) vorgelegt. Dieses ist als 
Anlage 2 beigefügt. 
Aus dem geplanten Beratungskontingent können folgende Leistungen durch die Stadt 
Leipzig abgerufen werden: 
• Verwaltungsmodernisierung und Organisationsentwicklung, 
• Verwaltungsdigitalisierung, 
• Erstellung konzeptioneller Grundlagen zur Modernisierung und Digitalisierung der 
Verwaltung (u.a. Erarbeitung von Handlungsalternativen und -empfehlungen). 
Die aufgeführten Leistungen für einzelne Organisationsentwicklungsprojekte sollen in der 
Folge aus dem jährlichen Beratungskontingent über Einzelabrufe von 
Beratertagen beauftragt werden. Hierfür wird gemeinsam mit den Fachämtern jeweils eine 
umfassende Leistungsbeschreibung erstellt, die durch das Hauptamt an die PD GmbH 
übergeben wird. Basierend darauf erstellt die Beratungsfirma ein Angebot über den 
prognostizierten Beratungsumfang mit dem folgenden Inhalt: 
• Ausgangssituation 
• Aufgabenstellung / Zielsetzung 
• Leitungsumfang / geplante Vorgehensweise 
• Zeit- und ggf. Meilensteinplanung 
• Projektteam 
• Honorar, Haftungsumfang und Regelungen zur Abrechnung 
Nach Abstimmung mit dem jeweiligen Fachamt und Bestätigung durch das Hauptamt erfolgt 
die Projektdurchführung unter Begleitung der Organisationsberatung. 
Der Bedarf an zusätzlichem, externen Beratungsbedarf ergibt sich sowohl aus den 
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Bürgermesitergesprächen im Rahmen der Stellenplanung als auch aus ämterspezifischen 
Untersuchungsanfragen, die mit dem vorhandenen Personalressourcen nicht abgedeckt 
werden können. Nach entsprechender Priorisierung sind für das Jahr 2023 u.a. Projekte im 
Amt Bürgerservice (Abt. Standesamt) und im Sozialamt vorgesehen. 
 
3.  Realisierungs- / Zeithorizont  
Der Vertrag wird zunächst für das Jahr 2023 geschlossen. 
Die Leistungen sollen im Zeitraum vom 01.07.2023 bis 31.12.2023 erbracht werden. 
Bei Bedarf kann der Vertrag in beiderseitigem Einvernehmen optional einmal für das Jahr 
2024 verlängert werden. Hierfür wird zum Ende des Q3/2023 seitens der 
Organisationsberatung (10.32) eine Einschätzung abgegeben, inwiefern die bis dahin 
übermittelten Arbeitsergebnisse den fachlich inhaltlichen Anforderungen entsprechen. 
  
4.  Finanzielle Auswirkungen  
Das Beratungskontingent umfasst ein Auftragsvolumen von 100 Beratertagen. Dies 
entspricht einem Auftragswert i.H.v. 158.420,00 EUR (inkl. Reisekosten). Die erforderlichen 
Haushaltsmittel sind im Ergebnishaushalt 2023 im Hauptamt veranschlagt. 
Für das Haushaltsjahr 2024 stehen gem. Planansatz insgesamt 400.000 € für die Vergabe 
von Organisationsberatungsleistungen zur Verfügung. 200.000€ sind hiervon im 
Ergebnishaushalt für die Verlängerungsoption der PD Deutschland GmbH vorgesehen. Auf 
Basis der aktuellen Vertragskonditionen ergibt sich somit ein Kontingent von 125 
Personentagen für 2024.  
Die finanziellen Mittel sind im PSP-Element 1.100.11.1.2.01.01; Sachkonto 44312000 
veranschlagt. 
 
5.  Auswirkungen auf den Stellenplan  
keine  
  
6.  Bürgerbeteiligung  
  
   bereits erfolgt    geplant x   nicht nötig 
  
  
7.  Besonderheiten   
keine 
  
8.  Folgen bei Nichtbeschluss  
Bei Nichtbeschluss kann die Beratungsleistung nicht beauftragt werden. In der Folge können 
nicht alle avisierten Projekte der Organisationsentwicklung und Verwaltungsdigitalisierung in 
den Jahren 2023/2024 durchgeführt werden. 
 
Anlage/n 
1 Anlage 1_Leistungsbeschreibung (öffentlich) 
 
 
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Leistungsbeschreibung zur Beauftragung eines jährlichen 
Beratungskontingents
I. Einführung / Anlass
Auf Grundlage der mit der Gesellschaft „PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH“ 
geschlossenen Eckpunktevereinbarung beabsichtigt die Stadt Leipzig ein 
Beratungskontingent zur Erbringung von Leistungen der Strategie- und Organisationsberatung 
abzuschließen. 
II. Aufgabenstellung
Aus dem Beratungskontingent können folgende Leistungen durch die Stadt Leipzig abgerufen 
werden: 
1. Verwaltungsmodernisierung/ Organisationsentwicklung
ozielgruppenorientiertes Veränderungsmanagement: ganzheitliche Begleitung von 
Modernisierungsprojekten / organisatorischen Veränderungsprozessen i.S. der 
methodischen Begleitung und Unterstützung mithilfe eines entsprechenden 
Instrumentenkoffers
oProzesserhebung: Konzeption und Modellierung von Prozessen nach BPMN 2.0
oErmittlung von Optimierungspotentialen:
Analyse, Bewertung und Optimierung von Prozessen (Schwerpunkt 
Digitalisierungspotential von Prozessen)
Erarbeitung von Soll-Konzeptionen für aufbau- und ablauforganisatorische 
Veränderungen (Handlungsempfehlungen)
oErmittlung von Innovationspotentialen (bspw. IT-Unterstützung) unter Darstellung 
des jeweiligen Mehrwertes für die Verwaltung 
oErarbeitung von Umsetzungskonzeptionen (u.a. Variantenbetrachtung) im 
Rahmen einzelner Organisationsuntersuchungen
oDurchführung von Stellenbemessungen
oErmittlung von Fallzahlenschlüsseln 
oDurchführung von Benchmarks 
oErarbeitung von Gutachten
oDurchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
oDurchführung von Evaluationsmaßnahmen zur Ermittlung des Wirkungsgrades 
organisatorischer Veränderungen
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2. Verwaltungsdigitalisierung
a. Beratung bei der Umsetzung des Online-Zugangs-Gesetztes (OZG), 
insbesondere bei der
oEntwicklung einer Strategie für die Umsetzung des OZG in der Stadt Leipzig
oErstellung von Umsetzungsplanungen für OZG-Leistungen
oBewertung verschiedener Umsetzungswege (efA-Leistung, Eigenentwicklung, 
Entwicklung im Verbund) und Erarbeitung von Handlungsempfehlungen
oBeratung von Fachämtern bei der Umsetzung von OZG-Leistungen in 
verschiedenen Entwicklungsstufen (Reifegradmodell)
oKonzeption von Betriebsorganisation und Betriebsprozessen für die OZG-
Plattform der Stadt Leipzig zusammen mit Produktverantwortlichen der Stadt 
und dem IT-Dienstleister
b. Beratung bei der Etablierung der elektronischen Akte
oEntwicklung eine Strategie für die Weiterentwicklung der bestehenden E-Akte-
Plattform 
oBegleitung von Umsetzungsprojekten zur Stärkung der 
Zusammenarbeitsprozesse durch die Nutzung der E-Akte 
oKonzeption von Weiterentwicklungen der Plattform z. B. im Umfeld zentraler 
Scan (Schutzbedarfe), zentraler Druck, Workflow, Mobile Nutzung
oBeratung zu Posteingangsprozess, Zusammenarbeitsprozessen, 
Unterschrifterfordernissen
oKonzeption von Betriebsorganisation und Betriebsprozessen für die E-Akte-
Plattform zusammen mit Produktverantwortlichen der Stadt und dem IT-
Dienstleister
c. Beratung bei der Konzeption und Einführung neuer IT-Verfahren
oErhebung, Konsolidierung und Priorisierung von Bedarfen
oUnterstützung bei Analyse und Bewertung von Angeboten des IT-Lösungs-
Marktes
oFormulierung von Anforderungen in Vorbereitung von Vergabeverfahren
oProjektierung von Einführungen von IT-Verfahren
oUnterstützung bei der Erstellung von Konzepten, z.B. Sicherheitskonzepte bei 
Einführung von Fachverfahren
oErstellung von Konzepten zur Einführung von IT-Verfahren
oEvaluation vorhandener Verfahren
d. Sonstiges
oÜbernahme von Rechercheaufträgen bei hoher Komplexität in Bezug auf 
interkommunale Vergleiche, u.a. Berücksichtigung der (übergeordneten) 
Vorgaben aus dem Onlinezugangsgesetz
oDurchführung von Maßnahmen zur Qualitätssicherung, z.B. Begutachtung von 
Konzepten durch externe Expertise
oAnforderungserhebung/Erstellung Lastenhefte: Gesamtkontext zwischen 
technischen, organisatorischen und rechtlichen Anforderungen herstellen
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3. Erstellung konzeptioneller Grundlagen zur Modernisierung und Digitalisierung der 
Verwaltung (u.a. Erarbeitung von Handlungsalternativen und -empfehlungen)
III. Leistungserbringung 
Die unter Punkt II aufgeführten Leistungen für einzelne Organisationsentwicklungsprojekte 
sollen aus dem jährlichen Beratungskontingent über Einzelabrufe von Beraterstunden 
beauftragt werden. Hierfür wird vom Auftraggeber jeweils eine Leistungsbeschreibung 
übergeben. Der Auftragnehmer erstellt entsprechend der Eckpunktevereinbarung ein Angebot 
über das zu erwartende Beratungskontingent mit dem folgenden Inhalt:
- Ausgangssituation
- Aufgabenstellung / Zielsetzung
- Leitungsumfang / geplante Vorgehensweise
- Zeit- und ggfs. Meilensteinplanung
- Projektteam
- Honorar, Haftungsumfang und Regelungen zur Abrechnung
- Reisekostenrichtlinie des Gesellschafters 
Neben der Bestätigung der Erfüllung der o.g. Arbeitsaufgaben ist eine detaillierte 
Beschreibung der Durchführung der Leistung unter Angabe der anzuwendenden Prinzipien 
und Methoden erforderlich. Außerdem sind die bereitzustellenden Zeit- und 
Personalressourcen der Auftraggeberin einzuschätzen. Der Auftrag ist in enger Abstimmung 
mit der Auftraggeberin zu erfüllen.
Prozessmodelle werden in der Stadtverwaltung Leipzig als BPMN 2.0 Modelle mit ADONIS 
NP erstellt und verarbeitet. Die zu erstellenden Geschäftsprozessmodelle sind daher im 
BPMN-DI-Format (XML) zur Verfügung zu stellen. Zur Abstimmung hinsichtlich 
Modellierungsstandards der Stadtverwaltung steht während der Projektlaufzeit ein/e 
Ansprechpartner/-in der Organisationsberatung zur Verfügung.
Die Ergebnisse der Untersuchung unterliegen der Geheimhaltung gegenüber Dritten.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Mitarbeiter/-innen, die im Rahmen dieses Auftrages 
tätig werden sollen, dem Auftraggeber vorher zu benennen. 
Die Ergebnisse sind in schriftlicher in geeigneter Form zu dokumentieren, elektronisch zu 
übermitteln und in einer Präsentation vorzustellen.
Für Projekte der Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung wird im Jahr 2023 ein Bedarf 
an Beratungsleistungen von ca. 100 Beratertagen eingeschätzt.
Die Leistungen sollen im Zeitraum 01.05.2023 bis 31.12.2023 erbracht werden.
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IV. Ansprechpartner
Herr Felix Döhler – Abteilungsleiter Organisation und Projektmanagement
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT], E-Mail: [E-MAIL ENTFERNT]
Frau Nadine Schmidt – Sachgebietsleiterin Organisationsberatung
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT], E-Mail: [E-MAIL ENTFERNT]
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