Ausführungsbeschluss zum Erwerb von Lizenzen im Basisdienst ERP für die Digitalisierung der Leipziger städtischen Schul- und Hortverwaltungsarbeit
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-06474
Datum: 2022-01-26
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-06474
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Finanzen
Betreff:
Ausführungsbeschluss zum Erwerb von Lizenzen im Basisdienst ERP 
für die Digitalisierung der Leipziger städtischen Schul- und 
Hortverwaltungsarbeit
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung 14.01.2022 Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters 24.01.2022 Bestätigung
FA Allgemeine Verwaltung 01.02.2022 Vorberatung
FA Finanzen 07.02.2022 Vorberatung
Ratsversammlung 09.02.2022 Beschlussfassung
Beschlussvorschlag
1. Dem Ausführungsbeschluss zum Erwerb von Lizenzen im Basidienst ERP für die Digitalisierung der 
Leipziger Schul- und Hortverwaltungsarbeit wird zugestimmt.
 
2. Die Kosten i. H. von rd. 1.120.000 Euro sind in der Haushaltsplanung 2021/2022 des Referates 
SAP berücksichtigt. 
 
3. Die jährlichen Kosten für Softwarepflege/-wartung in Höhe von rd. 210.000 Euro sind für das Jahr 
2022 durch die Haushaltsplanung 2021/2022 des Referates SAP abgesichert; werden für die 
folgenden Planungen zusätzlich angemeldet.  
 
4. Die bestehenden und betroffenen (EVB-IT-)Verträge der Stadt Leipzig für den Basisdienst ERP 
bzw. das städtische SAP-System sind entsprechend zu ergänzen bzw. fortzuschreiben 
(Lizenzbestand).
Räumlicher Bezug
nicht gegeben, entfällt.
 
 
Zusammenfassung
 
Anlass der Vorlage:   
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln  
       
  Sonstiges:
 
Diese Beschlussvorlage besteht aus dem Erwerb von Lizenzen für die Digitalisierung der Leipziger 
Schul- und Hortverwaltungsarbeit im Basisdienst ERP und seiner Kernkomponente, dem städtischen 
SAP-System. Der Erwerb der Lizenzen wird erforderlich durch die technisch bedingte 
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Ablösungsnotwendigkeit der bisherigen Einkaufslösung in den Leipziger Schulen und Horte bzw. steht 
im Kontext des Projektes der Neustrukturierung des gesamtstädtischen Einkaufs. 
Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit 
aktivierungspflichtig)?  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen   ab 
2022    1.120.000   70001708701
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung 
der Maßnahme zu 
erwarten
Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand 
(ohne Abschreibungen)
  ab 
2022    210.000
  
102211130103 bis 
102211130105
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen     
    
Steuerrechtliche Prüfung   nein   x wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 
2B UStG  x nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja   x nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
 
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Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
 Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
 Qualität im öffentlichen 
Raum
und in der Baukultur
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
 Nachhaltige Mobilität
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschafts- struktur
 Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
 Vorsorgendes Flächen- 
und Liegenschafts-
management
 Erhalt und Verbesserung 
der
Umweltqualität
x Leistungsfähige 
technische Infrastruktur
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport-
und Freiraum-angebote
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale 
Stabilität  Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
 Region  Vielfältige, lebendige 
Kultur- und 
Sportlandschaft
 Bezahlbares Wohnen x Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote
x Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
 Lebenslanges Lernen x Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
      
Sonstige Ziele: bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
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Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger 
(Strom, Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht 
möglich  erneuerbar  fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch x Aussage nicht möglich  ja  nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) x Aussage nicht möglich  ja  nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. 
Entsiegelung, Regen-
wassermanagement)
x Aussage nicht möglich  ja  nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und 
mind. 5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
  ja  nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess) x nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
   
 
 
Sachverhalt
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
  
Der Digitalisierungsfahrplan der Stadtverwaltung für die Jahre 2021/2022 benennt zahlreiche Projekte 
und hier ganz konkret: die Neustrukturierung des gesamtstädtischen Einkaufs bzw. der 
gesamtstädtischen Beschaffung im Basisdienst ERP.  
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Eine Eilbedürftigkeit liegt vor, da im März 2022 der Geschäftsjahreswechsel des Dienstleisters, der 
GISA GmbH, erfolgt und diese die Entscheidung und Abwicklung zum Erwerb der Lizenzen vorher 
benötigt, um u. a. eine zeitnahe Rechnungslegung zu ermöglichen. 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Entfällt.
 
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III.  Strategische Ziele 
 
Das technische SAP-System ist ein wesentlicher Bestandteil des Basisdienstes ERP (VII-DS-00513 - 
Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig) und dieser Basisdienst ist eine 
wesentliche Komponente des städtischen IT-Systems, welches in jedem Amt eingesetzt wird und für 
die städtischen Gremien sowie die Bürgerschaft Dienstleistungen und Informationen zur Verfügung 
stellt. Die Stadt Leipzig nutzt seit 2012 produktiv die ERP-Software der Firma SAP. 
Ein ERP-System ist ein Ressourcenverwaltungsprogramm einer Organisation und hat damit eine 
Schlüsselfunktion für deren Steuerung. Es geht dabei nicht allein um das rechtssichere Buchen von 
Rechnungen, sondern um einen deutlich höheren und integrativeren Funktionsumfang. Ziel der 
städtischen Basisdienstlandschaft und all ihrer Basisdienste ist eine gut funktionierende und 
ausbaufähige IT-Architektur, die den Anforderungen an die Digitalisierung, wie sie die Stadt Leipzig 
fordert, gewachsen ist und die ihrerseits dem technologischen Stand Rechnung trägt. Das bedeutet 
auch, dass die einzelnen Basisdienste leistungsfähig und untereinander anschlussfähig sein müssen.
Insofern bezieht sich die hier vorliegende Maßnahme auf die Verwaltung als Akteur, die eine 
leistungsfähige IT-Infrastruktur zur Verfügung stellt und betreibt. Über diese technische Infrastruktur 
wird Verwaltungsdigitalisierung noch besser möglich, aber auch der Austausch mit anderen 
(städtischen) Akteuren und IT-Systemen. Es besteht demnach das strategische Ziel der effizienten 
Modernisierung des Verwaltungshandelns und dies mittels Digitalisierung der bisher papierhaften 
Prozesse. 
IV. Sachverhalt 
 
1. Anlass 
 
Die Stadtverwaltung hat die Ablösung von Lotus Notes als Technologie bzw. Technologieplattform  
beschlossen (und damit die Ablösung und Erneuerung vieler Verfahren/Anwendungen, wie die  
bisherige Einkaufslösung der Verwaltung) und zudem die Prüfung der technischen Anbdindung von 
externen Katalogen (wie z.B. Mercateo, Bechtle, Conrad etc.) angefragt. Die Abbildung der 
gesamtstädtischen Einkaufsprozesse im Basisdienst ERP wurde vom Steuerungsgremium 
Digitalisierung und Veränderungsmanagement (SG DuV) beschlossen. Ebenso ist das Projekt im 
Digitalisierungsfahrplan der Stadtverwaltung für 2021 f. verankert. 
Die Schulen nutzen aktuell eine Web-Seite zur Anzeige ihrer Katalogdaten (welche durch die Lotus 
Notes-Einkaufs-Anwendung gespeist wird), die dann zum Zweck der Bestellung handschriftlich auf die 
Papier-Bestellformulare übertragen werden. 
Diese Web-Seite bzw. diese Katalogdarstellung muss aus Betriebssicherheitsgründen Ende 
2021/Anfang 2022 abgeschaltet werden. Parallel dazu wird das Lotus Notes Einkaufs-Verfahren in 
den Basisdienst ERP und dessen Kernkoponente SAP überführt.
Die Ablösung der in den Schulen und Horten bestehenden papiergebundenen Einkaufsprozesse 
erfordert nun einmalig den Zugang der Schulen und Horte in das städtische SAP-System. 
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2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Im Rahmen des Projektes zur Neustrukturierung des gesamtstädtischen Einkaufs werden aktuell die 
"VOL-Prozesse" (ehemals Verdingungsordnung für Leistungen; Lieferung und Leistung) für 
Lieferungen und Leistungen betrachtet und gemäß den erstellten Einkaufsprototypen umgesetzt. 
Parallel zu diesen Projektaktivitäten hat die Lecos im ersten Quartal 2021 die Abschaltung des 
aktuellen Einkaufshandbuches für die Schulen aus IT-Betriebssicherheitsgründen angezeigt. 
Daraufhin wurde entschieden, die Leipziger Schulen und Horte als erste Nutzer an das neue 
Einkaufsverfahren im Basisdienst ERP anzubinden. Danach folgt die Ablösung des 
Einkaufshandbuches und der Einkaufsdatenbank in Lotus Notes (siehe Beschluss zur Abschaltung 
Lotus Notes). Da die Schulen und Horte bisher keinen Zugang zum Basisdienst ERP und zur 
Kernkomponente SAP haben, wird dieser Zugang und damit die entsprechenden Lizenzen notwendig.
 
Die Berechnung des Lizenzbedarfes für die Leipziger städtischen Schulen und Horte erfolgte wie folgt:
Zusammengefasst sollen folgende Lizenzen für die Leipziger städtischen Schulen und Horte erworben 
werden: 
- 395 Lizenzen für die Schul- und Hortsachbearbeitung (Lizenztyp: Professional User) 
- 300 Lizenzen für die Schul- und Hortleitungen und Stellvertretungen (Lizenztyp: Project User).
Bezüglich der Art des Rechtsgeschäftes handelt es sich um den Kauf von Lizenzen bzw. 
Nutzungsrechten. Und damit um eine Maßnahme ohne umsatzsteuerliche Relevanz. Der Kauf erfolgt 
über die bestehenden Verträge und Regelungen.
Im Rahmen der konkreten Lizenzverwaltung kann mit Blick auf die sachgerechte und wirtschaftliche 
Vergabe von Lizenzen eine zeitabhängiges Vergabe der Lizenzen für Stellvertretungen erfolgen: 
Permanent am Prozess beteiligte Stellvertretungen erhalten eine zeitunabhängige Lizenz. 
Stellvertretungen, die nur in der Rolle und dem Zeitraum der Stellvertretung am Prozess beteiligt sind, 
erhalten eine Lizenz, die im Vertretungsfall freigeschaltet wird.
Die zu erwerbenden Lizenzen können zukünftig nicht nur für die Einkaufsprozesse verwendet werden, 
sondern die Leipziger städtischen Schulen und Horte können – je nach Fortschritt parallel laufender 
städtischer Digitalisierungsprojekte – darüber auch weiterer ERP-Prozesse wie zum Beispiel: 
Planungs-, Kassen-, Inventur-, erweiterte Rechnungsprozesse im städtischen SAP-System durch die 
Leipziger Schulen und Horte abbilden. Insofern werden die Lizenzen nicht nur für den Anwendungsfall 
Einkauf beschafft, sondern sie sichern den Zugang zum Basisdienst ERP und damit zu fast allen 
ERP-Prozessen der Stadtverwaltung.
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3. Realisierungs- / Zeithorizont 
  
Nutzung geplant ab Beschluss dieser Vorlage.
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
Die finanziellen Auswirkungen ergeben sich wie folgt:
Die jährliche Wartung beträgt rd. 210.000 Euro, brutto.
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Keine, entfällt.
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
  bereits erfolgt   geplant x  nicht nötig
 
7. Besonderheiten  
 
Keine, entfällt.
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss
 
Bei Nicht-Beschluss kann die Schul- und Hortverwaltungsarbeit nicht mittels des Basisdienstes ERP 
digitalisiert werden. Die bisherigen Arbeiten und Maßnahmen im Kontext der Neustrukturierung des 
gesamtstädtischen Einkaufs würden nicht umgesetzt.
 
 
Anlage/n
Keine
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