Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig - 4. Bericht zum Umsetzungsfortschritt
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-Ifo-06076-Ifo-03
Datum: 2024-07-09
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage-Nr. VII-Ifo-06076-Ifo-03 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
Stammbaum: 
 
VII-Ifo-06076 Dezernat Allgemeine 
Verwaltung 
 
 
VII-Ifo-06076-Ifo-01 Dezernat Allgemeine 
Verwaltung 
 
 
VII-Ifo-06076-Ifo-02 Dezernat Allgemeine 
Verwaltung 
 
 
VII-Ifo-06076-Ifo-03 Dezernat Allgemeine 
Verwaltung 
 
Betreff: 
Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig - 4. Bericht 
zum Umsetzungsfortschritt 
 
 
Beratung im Gremium  
(Änderungen vorbehalten) 
 
Voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 
DB OBM - Vorabstimmung 28.06.2024 Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters 09.07.2024 Bestätigung 
Rechnungsprüfungsausschuss  Information zur Kenntnis 
FA Allgemeine Verwaltung  Information zur Kenntnis 
 
 
Beschlussvorschlag 
Die Information wird zur Kenntnis genommen. 
 
Räumlicher Bezug  
entfällt 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage: 
 
  Rechtliche Vorschriften x  Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
Gemäß Stadtratsbeschluss VI-Ifo-06793 vom 19.11.2019 i.V. mit Punkt 5 des Konzeptes 
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“, ist der Stadtrat regelmäßig 
zum Umsetzungsfortschritt des IKS zu informieren. 
 
 
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung 
Die Vorlage ist nicht eilbedürftig. 
 
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II.  Begründung Nichtöffentlichkeit 
Die Vorlage ist öffentlich. 
 
III.  Sachverhalt 
1.  Anlass 
Gemäß Stadtratsbeschluss VI-Ifo-06793 vom 19.11.2019 i.V. mit Punkt 5 des Konzeptes 
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“, ist der Stadtrat regelmäßig 
zum Umsetzungsfortschritt des IKS zu informieren. 
 
2.  Ausführliche Darstellung der Information 
 
Der ausführliche Bericht zum Umsetzungsfortschritt ist als Anlage beigefügt. 
 
Zusammenfassung der Entwicklungen seit der Berichterstattung 2023 
 
Seit der letzten Berichterstattung im Jahr 2023 konnte die Etablierung von IKS in weiteren 
Fachdezernaten begonnen/abgeschlossen werden. Das Dezernat VII kann auf eine 
erfolgreiche Umsetzung blicken. Im Dezernat VI ist sie mit zwei ausstehenden Ämtern 
wesentlich vorangeschritten. Zudem wurden die Dezernate V und VIII sowie das 
Rechnungsprüfungsamt ins Verfahren eingebunden und befinden sich aktuell ebenfalls in 
der Umsetzung.  
Erneut flossen Erfahrungen, Lerneffekte und Feedback von den Führungskräften in eine 
weitere Überarbeitung und Optimierung der zum Einsatz kommenden Checkliste ein. Neben 
redaktionellen Änderungen und kleineren Umformulierungen bzw. Ergänzungen zur 
besseren Verständlichkeit in der gesamten Checkliste wird in der neuen Version das Thema 
Veränderungsmanagement mit aufgegriffen. Zudem wurde die Frage zur Krisenvorsorge 
umfassend überabeitet und ähnlich wie die Fragen zum Arbeits- und Datenschutz viel 
differenzierter ausgestaltet. Erstmalig angewendet wird die überarbeitete IKS-Checkliste 
aktuell in den Dezernaten V, VIII und dem RPA. 
Das IKS-Team wird mittlerweile von den Führungskräften stärker in seiner Beratungsrolle 
wahrgenommen und nicht, wie eingangs oft angenommen, als „Kontrollinstanz“. Nach 
anfänglicher Skepsis sind die Rückmeldungen der Führungskräfte zunehmend positiv. Die 
Liste wird von ihnen verstärkt als Hilfsmittel gesehen. Mit ihr bekommen sie die Gelegenheit, 
in angemessenen Zeitabständen einen Schritt aus ihrem Tagesgeschäft zurückzutreten und 
über den Stand der Absicherung der Aufgabenerfüllung zu reflektieren, Handlungsbedarfe 
und Schwachstellen zu erkennen und ggf. erforderliche Maßnahmen einzuleiten.  
Die Kommunikationsstrategie und die damit verbundenen praktizierten Maßnahmen, wie 
Informationsveranstaltungen, bilaterale Beratungsgespräche sowie Reflexionstermine für 
verschiedene Führungsebenen, haben sich weiterhin als vorteilhaft bewährt. Auch wird die 
durch das IKS-Team gestaltete Informationsseite im Intranet durch die Führungskräfte rege 
genutzt und oft positiv bewertet. 
Die Einführung eines verwaltungsübergreifenden IKS ist ein schrittweiser Prozess, der auch 
für das IKS-Team Lerneffekte generiert. Bewusst wurde deshalb das Vorgehen von Beginn 
an agil konzipiert, um flexibel auf veränderte Bedarfe und neue Entwicklungen reagieren zu 
können. Die organisatorische Anbindung des IKS-Teams ermöglicht zudem einen stetigen 
fachlichen Austausch mit der Organisationsberatung und dem Prozessmanagement und wird 
als sehr gewinnbringend gesehen. 
Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Umsetzungsprozesses und seiner 
Instrumente gewinnt das Vorgehen zunehmend an Qualität und Effizienz. 
Vorab des geplanten Regelturnus werden das Verfahren und die Checkliste erneut evaluiert 
und entsprechend vorliegender Anforderungen und Erkenntnisse angepasst. In der 
Konsequenz wird nach der Initiierung der Checkliste mit inkludierter Erstberatung der Fokus 
des IKS-Teams nunmehr stärker auf Prozessresilienz und -effizienz gerichtet sein. Die 
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Betrachtung prozessualer Risiken steht dabei im Mittelpunkt des weiteren Vorgehens. Für 
die zentralen IKS-Beraterinnen gilt es, gemeinsam mit den Fachverantwortlichen jene 
Abläufe und Risiken zu identifizieren, welche die Zielerreichung in den betreffenden 
Aufgabenbereichen nennenswert behindern und ggf. für die Schadensereignisse ursächlich 
sind. Gleichzeitig soll durch die Identifizierung von präventiven Maßnahmen und 
wirkungsvollen Kontrollen Abhilfe geschaffen werden. 
Unabhängig davon haben neue Führungskräfte auch zukünftig die Möglichkeit, eine 
individuelle IKS-Erstberatung in Anspruch zu nehmen. Natürlich stehen die IKS-Beraterinnen 
weiter hin allen Führungskräften bei Fragen jederzeit zur Verfügung. 
 
 
Anlage/n 
1 4. Bericht Umsetzungsfortschritt IKS (öffentlich) 
 
 
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 4. Bericht zum Umsetzungsfortschritt  
 
Einführung eines „Internen Kontrollsystems“ in 
der Stadtverwaltung Leipzig 
 
 
Vorgelegt von:  
Abteilung Organisationsentwicklung, Sachgebiet Organisationsberatung 
 
 
Dezernat Allgemeine Verwaltung, Amt für Digitalisierung und Organisation                                   
Stand 30.03.2024 
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Inhalt 
1 Einleitung 3 
2 Stand der Umsetzung 3 
 Umsetzungsfortschritt 3 
 Ergebnisse der Prüfung des Kontrollumfeldes 4 
3 Erfahrungen und Herausforderungen 7 
 IKS-Routine 7 
 Kommunikation 8 
 Agiles Vorgehen 9 
4 Ausblick 10 
 
 
 
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1 Einleitung 
Gemäß Stadtratsbeschluss VI-Ifo-06793 vom 19.11.2019 i.V. mit Punkt 5 des Konzeptes "In-
ternes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig", ist der Stadtrat regelmäßig zum 
Umsetzungsfortschritt des IKS zu informieren. 
Der nachfolgende Bericht schreibt den 3. Bericht zum Umsetzungsfortschritt (Informationsvor-
lage-Nr. VII-Ifo-06076-Ifo-02– Kenntnisnahme im Rechnungsprüfungsausschuss am 
08.06.2023 und im Fachausschuss Allgemeine Verwaltung am 04.07.2023) zahlenmäßig fort. 
 
2 Stand der Umsetzung 
 Umsetzungsfortschritt  
Von den inzwischen insgesamt  ca. 595 Organisationseinheiten der Kernverwaltung (bis auf 
Ebene Sachgebiet) haben 384 Führungskräfte (aus den Dezernaten I bis IV sowie VI und VII) 
die Checkliste erstmalig bearbeitet und die IKS-Beratungsgespräche in Anspruch genommen. 
196 Führungskräfte (insbesondere der Dezernate V, VI und VIII sowie des RPA) werden der-
zeit in das Verfahren eingebunden. Bei den Führungskräften der Geschäftsbereiche des OBM 
steht die Einführung der Checkliste noch aus. Für diese Bereiche wird der Auftakt voraussicht-
lich im vierten Quartal 2024 erfolgen. 
Werden Stellen durch neue Führungskräfte besetzt, so erhalten sie im jeweils nächsten Bear-
beitungszyklus im Rahmen ihrer ersten Checklistenbearbeitung ein Beratungsgespräch. 
 
Abbildung 1: Umsetzungsfortschritt IKS-Schritt 1 in den Organisationseinheiten (OE) der SVL (Stand 03/2024) 
384
65%
196
33%
15
2%
Umsetzungsfortschritt Erstbearbeitung IKS-Checkliste (CL)
- SVL gesamt -
Anzahl FK: Etablierung CL erfolgt
Anzahl FK: Etablierung CL in Umsetzung
Anzahl FK: Etablierung CL ausstehend
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 Ergebnisse der Prüfung des Kontrollumfeldes 
Die Wichtigkeit und Nützlichkeit eines Internen Kontrollsystems zur Absicherung der Aufga-
benerfüllung wird unter den Führungskräften zunehmend wahrgenommen und der gewählte 
Ansatz – die Anregung zur Selbstreflexion über eine IKS -Checkliste – findet zunehmend Ak-
zeptanz.                                                                   
Die Aussagen der drei vorausgegangenen Berichte zum Umsetzungsfortschritt (Informations-
vorlagen-Nr. VII-Ifo-06076, VII-Ifo-06076-Ifo-01 und VII-Ifo-06076-Ifo-02) können auch in die-
sem Jahr bestätigt werden. 
Demnach sind vollumfängliche interne Kontrollen und präventive Maßnahmen zur Vorsorge 
hinsichtlich einer rechtmäßigen und wirtschaftlichen Leistungserbringung in allen bereits im 
Verfahren involvierten Dezernaten  mit guten bis sehr guten Quoten von 50 bis 89 Prozent 
(Anteil ‚ja‘-Antworten) zu verzeichnen. 
Gleichwohl zeigt sich mit Quoten von 9 bis 33 Prozent (Anteil ‚teilweise‘-Antworten), dass die 
beteiligten Führungskräfte die Checklistenbearbeitung nutzen, um weitere Maßnahmen zur 
Optimierung von Prävention und Kontrolle in ihren Verantwortungsbereichen zu etablieren. 
Eine grafische Darstellung dieser Quoten, analog der letzten Berichterstattung, ist zum gegen-
wärtigen Zeitpunkt nicht zielführend, da durch die Anpassung einzelner Fragen in der Check-
liste im aktuellen Berichtszeitraum (s. Abschnitt 3.3) vorübergehend keine einheitliche Daten-
basis vorliegt. Mit Beginn des geplanten Regelt urnus und damit einhergehend der  Verwen-
dung der gleichen Checklisten-Version für alle Verwaltungsbereiche, lassen sich Ergebnisse 
und Zusammenhänge zukünftig wieder grafisch auswerten. 
Bei der Bearbeitung der Checklisten ist es nicht das Ziel, alle Fragen zwingend mit ‚j a‘ zu 
beantworten. Gibt eine Führungskraft bei einem abgefragten Sachverhalt ‚tei lweise‘ an, be-
deutet dies nicht, dass unzureichend Maßnahmen etabliert sind. Vielmehr zeigt es, dass die 
Führungskraft bereit ist, Bestehendes zu optimieren bzw. bei identifizierten Defiziten selbstkri-
tisch zu reflektieren und gegenzusteuern. In diesem Zusammenhang bewerten die Führungs-
kräfte, inwieweit die vorhandenen Maßnahmen als ausreichend betrachtet werden können 
bzw. ob durch Implementierung weiterer präventiver Maßnahmen und Kontrollen, Vorsorge in 
Bezug auf eine rechtskonforme, wirtschaftliche und ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung ge-
troffen werden kann. G enau das ist das Ziel des IKS: Eine Kultur zu etablieren, bei der aus 
Fehlern gelernt, selbstkritisch reflektiert und entsprechend gehandelt wird. 
Durch die kontinuierliche Bearbeitung im Zweijahres-Rhythmus soll sich die Checkliste als un-
terstützendes Arbeitsinstrument bei der regelmäßigen Überprüfung der prozessbegleitenden 
Rahmenbedingungen wie auch der Wirksamkeit und Aktualität der bereits vorhandenen IKS-
Maßnahmen etablieren. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass die Checkliste auch inner-
halb dieser Zeit herangezogen wird, um die darin identifizierten Optimierungsmaßnahmen um-
zusetzen. Dies wird den Führungskräften im Rahmen der angewendeten Kommunikations-
strategie vermittelt (s. Abschnitt 3.2).
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Hinsichtlich der meist genannten etablierten Maßnahmen gibt es keine großen Veränderungen 
zum letzten Bericht. Zur Vollständigkeit werden die Inhalte und Maßnahmen der einzelnen 
Themenfelder nachstehend erneut mit wenigen Änderungen bzw. Ergänzungen dargelegt. 
Themenfeld 1: Grundwerte, Kontroll- und Fehlerkultur 
Im Themenfeld 1 der Checkliste geht es insbesondere um die Reflexion der Führungskräfte 
über: 
• die ausreichende Sensibilisierung der Mitarbeitenden hinsichtlich bestehender Grundwerte 
und Normen im dienstlichen Umfeld sowie die Belehrung zu bestehenden Regelungen als 
Voraussetzung für ein rechtmäßiges, einheitliches und wirtschaftliches Handeln, 
• die Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht,  
• die Durchführung von Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie 
• die Schaffung einer Basis für die vertrauensvolle Zusammenarbeit im Verantwortungsbe-
reich und  
• die Entwicklung einer positiven Fehlerkultur. 
In der Auswertung der Antworten der Führungskräfte manifestieren sich nachfolgende, meist 
genannte IKS-Maßnahmencluster: 
• regelmäßige Sensibilisierung und Belehrung der Mitarbeitenden bzw. anlassbezogene In-
formationen über die in der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung (AGA) beschrie-
benen Grundwerte und Normen, über neue städtische und interne Regelungen, Anweisun-
gen und Leitlinien bzw. deren Änderungen, 
• Coaching-Maßnahmen zur Optimierung der Servicequalität, 
• Erfolgskontrolle durch Abgleich von Vorgaben und Zielen,  
• ein regelmäßiges Berichtswesen/Statistiken,  
• Qualitätssicherung im Mitzeichnungsverfahren über Vorgangskontrollsysteme bzw. über 
Stichprobenprüfungen, 
• kollegiale Beratung im Team, 
• Vorgabe von Textbausteinen und Formularen zur einheitlichen Behandlung gleicher Sach-
verhalte, 
• frühzeitige Kommunikation und Auswertung von aufgetretenen Fehlern, wenn erforderlich 
auch Anpassung von Abläufen bzw. Schaffung von Weiterbildungsangeboten zur künftigen 
Vermeidung von Fehlern i.S. einer aktiv gelebten positiven Fehlerkultur. 
  
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Themenfeld 2: organisatorische Maßnahmen 
Ein Kontrollsystem soll gewährleisten,  dass einheitliches Handeln bei gleichen Aufgaben si-
chergestellt ist und jederzeit eine ordnungsgemäße und rechtmäßige Aufgabenerfüllung sowie 
eine Nachvollziehbarkeit der Abläufe gewährleitstet sind.  
Die Führungskräfte reflektieren bei der Beantwortung der Fragen in diesem Themenfeld, ob 
sie bereits alle zutreffenden (Kontroll-) Maßnahmen etabliert haben, die das Fehler- und Kon-
fliktpotential, das bestimmten Aufgaben innewohnt, von vornherein eindämmen. Zu denken ist 
hierbei bspw. an interne Arbeits- und Handlungsanweisungen, Prozessbeschreibungen, in den 
Arbeitsprozess integrierte Kontrollmaßnahmen, klare Befugnis- und Vertretungsregelungen, 
aktuelle Arbeitsplatzbeschreibungen sowie Maßnahmen zur Krisenvorsorge. 
Als herausgehobene, bereits angewandte IKS-Grundprinzipien wurden in den bisherigen Ant-
worten ermittelt: 
• eine eigene Geschäftsordnung im Amt, 
• Vorsorge durch interne Handlungsanweisungen, Handbücher  und Prozessbeschreibun-
gen und regelmäßige Evaluation der Abläufe, 
• Aufgaben-/Funktionstrennung zur Vermeidung von Interessenkonflikten (fachlicher oder 
personeller Art, z.B. bei Vergaben oder Verträgen), 
• organisatorische und technische Regelungen der Befugnisse entsprechend der Aufgaben,  
• fachliche Beratung im Team bei neuen bzw. schwierigen Sachverhalten, 
• Anwendung des Mehraugenprinzips (z.B. bei zahlungsbegründenden, wesentlichen  
oder neuen Sachverhalten bzw. bei Datenübergabe an Dritte). 
Themenfeld 3: personelle Bedingungen 
Im Themenfeld 3 liegt der Fokus auf den Mitarbeitenden, deren Förderung und einer adressa-
tengerechten Informationsweitergabe. 
Für die Zusammenarbeitskultur und zur Vermeidung von fehlerhaftem Verwaltungshandeln ist 
es von Bedeutung, allen Mitarbeitenden die für sie passenden Informationen zeitnah, transpa-
rent und nachvollziehbar zu kommunizieren (IKS-Grundprinzipien der Mindestinformation und 
der Transparenz). Eine gut vorbereitete und strukturierte Einarbeitung der Mitarbeitenden und 
die Sicherstellung des Zugangs zu einschlägigen Fortbildungsangeboten ermöglichen es, 
dass Arbeitsaufgaben schnell selbständig übernommen werden können. Durch Personalent-
wicklungsmaßnahmen können das Rüstzeug zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben 
und zur Bewerkstelligung neuer Herausforderungen erworben und damit eine konstruktive Zu-
sammenarbeit im Team ermöglicht werden. 
Auch bei diesem Themenfeld zeigt sich in der Auswertung, dass IKS-Maßnahmen wie z.B.: 
• adressatengerechte Informationsweitergabe, bspw. in Teambesprechungen, 
• Anwendung von Einarbeitungsplänen, 
• organisationsspezifische Einarbeitungskonzepte, 
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• fachliche Einweisung und Einarbeitung durch Vorgesetzte bzw. durch erfahrene Kollegen, 
• Hospitationen zur Vermittlung von Knowhow, 
• regelmäßige Feedbackgespräche, 
• Fortbildungsplanungen und die Förderung der Inanspruchnahme interner und externer 
Fortbildungsangebote für die Mitarbeitenden,  
• Wissenstransfer, Durchführung eigener Workshops und Coachings, 
• Aufbau von E-Learning-Plattformen 
bereits Anwendung finden. 
Themenfeld 4: Datenschutz/-sicherheit und Arbeitsschutz/-sicherheit 
Der Einsatz von Informations - und Kommunikationstechnik in Kommunen  ist mittlerweile zu 
einem unabdingbaren Arbeitsmittel geworden. Unsere Verwaltung unterliegt der Einhaltung 
von datenschutzrechtlichen Bestimmungen (insb. DSGVO, SächsDSDG sowie spezialgesetz-
liche Regelungen) So sind alle erforderlichen technischen und organisatorischen Vorkehrun-
gen zu treffen, um eine sichere Verarbeitung personenbezogener und anderer schutzwürdiger 
Daten, bspw. von Sozial- und Vertragsdaten, zu gewährleisten. 
Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, die Sicherheit und den Gesundheits-
schutz der Bediensteten bei der Arbeit durch geeignete Maßnahmen zu sichern und zu ver-
bessern. 
Die Gefährdungsbeurteilung (siehe DA Nr. 01/2014) ist eines der wichtigsten betrieblichen 
Instrumente im Arbeitsschutz  zur Verhinderung von Unfällen und  
Berufskrankheiten. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet daher zur regelmäßigen Durchfüh-
rung von Gefährdungsbeurteilungen. 
Aus der Auswertung dieses Themenfeldes resultieren folgende dargelegte IKS-Maßnahmen:  
• die Anwendung von Regularien zur Erteilung von Zugriffsrechten sowie Berechtigungskon-
zepte, 
• die regelmäßige Sensibilisierung und Belehrungen (wahlweise auch unter Hinzuziehung 
des Datenschutz- und/oder des Informationssicherheitsbeauftragen), 
• die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen und entsprechende Unterweisungen, 
• die Umsetzung von Festlegungen zu Erst -, Brandschutzhelfer und Sicherheitsbeauftrag-
ten, 
• die Umsetzung von Festlegungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten. 
 
 
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3 Erfahrungen und Herausforderungen 
 IKS-Routine 
Hinsichtlich der IKS-Routine lassen sich die im letzten Bericht herausgestellten Herausforde-
rungen, Eindrücke und der Mehrwert weiterhin bekräftigen und ergänzen. 
Ziel und Herausforderung zugleich ist es weiterhin, den Führungskräften diese IKS-Checkliste 
nachhaltig als Chance und unterstützendes, individuelles Arbeitsinstrument zu vermitteln. Die 
Schwierigkeit für die Führungskräfte  besteht dabei meist darin, erkannte Optimierungsmaß-
nahmen trotz häufig knapper Ressourcen zeitnah umzusetzen.  Neben der Qualitätskontrolle 
und der Beseitigung von Unklarheiten findet in den IKS-Beratungsgesprächen daher weiterhin 
eine verstärkte Kommunikation zur Manifestierung des IKS -Grundverständnisses statt. Die 
Einbindung aller Führungskräfte bis auf Ebene Sachgebietsleitung bildet dabei den Grundstein 
und hat sich als gewinnbringendes Vorgehen etabliert , um genau diese Akzeptanz und das 
Vertrauen in der gesamten Verwaltung zu schaffen. 
Zudem wird das IKS-Team mittlerweile von den Führungskräften stärker in seiner Beratungs-
rolle wahrgenommen und nicht, wie eingangs oft angenommen, als „Kontrollinstanz“ . Nach 
anfänglicher Skepsis sind die Rückmeldungen der Führungskräfte zunehmend positiv. Die 
Liste wird verstärkt als Hilfsmittel gesehen, um die wichtigsten Führungskräfte -Pflichten, be-
zogen auf optimal gestaltete prozessbegleitende Rahmenbedingungen, stets im Blick zu be-
halten. Und auch für neue Führungskräfte kann die Checkliste die Einarbeitung bzgl. der ab-
gefragten Sachverhalte positiv beeinflussen und ergänzen. 
Es lässt sich festhalten, dass IKS kein Selbstläufer und auch keine Patentlösung ist. Aufgaben, 
Prozesse, Schwerpunktsetzungen und Verantwortlichkeiten in den Organisationseinheiten der 
Verwaltung befinden sich stets im Wandel. Ein IKS-Bewusstsein zu schaffen und lebendig zu 
halten braucht Übung, Zeit und Geduld. IKS ist nicht einfach zu einem definierten Zeitpunkt 
abgeschlossen. Einmal etabliert, sollte es sich bestenfalls fest in der Verwaltung verankern 
und zur Routine entwickeln.  
 
Abbildung 2: IKS-Checkliste als Anregung zur Selbstreflexion und Erkennung von Handlungsbedarfen 
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 Kommunikation 
An der Kommunikationsstrategie hat sich seit der letzten Berichterstattung nicht viel verändert, 
da diese sich als  vorteilhaft bewährt hat. Nach wie vor bedarf es für eine erfolgreiche IKS-
Einführung in erster Linie einer umfangreichen differenzierten Kommunikation.  
Hierfür werden weiterhin die etablierten Kommunikationskanäle genutzt, wie bspw. Informati-
onsveranstaltungen, die genannten Beratungsgespräche und regelmäßige Reflexionstermine 
für verschiedene Hierarchieebenen (Bürgermeisterebene, Amtsleitungsebene, Abteilungslei-
tungsebene, Querschnittsbereiche).  
Abbildung 3: Kommunikationsstrategie Etablierung IKS in der SVL 
Die durch das IKS-Team gestaltete Informationsseite im Intranet wird durch die Führungskräfte 
rege genutzt. Mit kleinen Videoclips, FAQ s und kompakten Informationen lassen sich noch 
bestehende Hemmschwellen und Vorbehalte abbauen. Zudem haben die Führungskräfte, ins-
besondere auch neu hinzugekommene, dadurch die Möglichkeit sich flexibel und auch abseits 
von Terminvorgaben die erforderlichen Informationen einzuholen. 
Mit fortschreitender Erfahrung zeigt sich, dass mit der Prüfung des Kontrollumfeldes und mit 
den Beratungsgesprächen die größte Breitenwirkung hinsichtlich der A kzeptanz eines IKS in 
der Stadtverwaltung erreicht wird. Die Führungskräfte sind dankbar für das Beratungsangebot. 
Die Einzelgespräche bilden weiterhin eines der wichtigsten Instrumente auf dem Weg zu ei-
nem gesamtstädtischen IKS. Diese Erkenntnis lässt sich mit zunehmender Umsetzung bekräf-
tigen. 
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 Agiles Vorgehen 
Wie bereits im letzten Bericht aufgeführt, wurde das Vorhaben von Beginn an agil konzipiert, 
sodass Feedback und Anregungen aus den Beratungsgesprächen sowie generierte Lernef-
fekte in der Vergangenheit bereits Berücksichtigung fanden und zu entsprechenden Anpas-
sungen der Checkliste oder Veränderungen im Verfahrensablauf führten. Diese Flexibilität soll 
auch zukünftig Anwendung finden, sodass stets auf veränderte Entwicklungen sowie Anforde-
rungen und Bedarfe reagiert werden kann.  
Die zuletzt aktualisierte Checkliste wurde in den Dezernaten VI und VII  implementiert. Wäh-
rend dieser Bearbeitungszeit ließen sich erneut Anpassungsbedarfe aufgrund der Erfahrungen 
aus den vielen Beratungsgesprächen und den Erkenntnissen aus den Checklistenauswertun-
gen feststellen. Auch Impulse der Führungskräfte oder anderer Fachexperten der Verwaltung 
sind in die Aktualisierung eingeflossen und haben zu einer erneuten Optimierung geführt. 
Neben redaktionellen Änderungen und k leineren Umformulierungen bzw. Ergänzungen zur 
besseren Verständlichkeit in der gesamten Checkliste wurden zwei Fragen überarbeitet. Zum 
einen wird jetzt das Thema Veränderungsmanagement mit aufgegriffen. Zum anderen wurde 
die Frage zur Krisenvorsorge umfassend überabeitet und, ähnlich wie die Fragen zum Arbeits- 
und Datenschutz, viel differenzierter ausgestaltet. Damit soll den Führungskräften zusätzliche 
Handlungssicherheit und Anregung zur Überprüfung ihrer IKS-Maßnahmen gegeben werden. 
Die erneut überarbeitete Checkliste findet aktuell erstmals Anwendung in den Dezernaten VIII 
und V sowie dem Rechnungsprüfungsamt. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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4 Ausblick 
Eine zentrale Koordinierung und Standardsetzung in Sachen IKS garantiert ein einheitliches 
und systematisches Vorgehen und hat sich bestens bewährt. Die zeitliche Planung zur Etab-
lierung der IKS-Checkliste vom Vorjahr wurde eingehalten und kann für dieses und nächstes 
Jahr dementsprechend fortgeschrieben werden. 
 
Abbildung 4: Etablierung IKS in der SVL, Stand 03/2024 
Aufgrund begrenzter Ressourcen und eines zeitintensiven Verfahrensablaufs ist es prioritäres 
Ziel, dass spätestens im Jahr 2025 alle Führungskräfte zu IKS erstberaten sind. Somit  wird 
der angestrebte 2- Jahres-Turnus für die regelmäßige Bearbeitung der Checkliste durch die 
Führungskräfte im Jahr 2025 beginnen. Die Dezernate und Verwaltungsbereiche werden dann 
entsprechend ihrer zeitlichen Einbindung ins Verfahren - in etwa zu gleichen Teilen - auf zwei 
Jahre verteilt. D.h. für ca. die Hälfte aller Führungskräfte beginnt der neue Regelturnus im Jahr 
2025, für die andere Hälfte im Jahre 2026. Dazu werden alle Beteiligten separat informiert. Die 
Aktualisierung der Checklisten erfolgt dann eigenverantwortlich durch die jeweiligen Führungs-
kräfte und wird nicht aktiv durch das Amt 10 begleitet. 
Vorab dieses geplanten Regelturnus werden das Verfahren und die Checkliste erneut evaluiert 
und entsprechend vorliegender Anforderungen und Erkenntnisse angepasst.  In der Konse-
quenz wird nach der Initiierung der Checkliste mit inkludierter Erstberatung der Fokus des IKS-
Teams nunmehr stärker auf Prozessresilienz und - effizienz gerichtet sein. Die Betrachtung 
prozessualer Risiken steht  dabei im Mittelpunkt des weiteren Vorgehens. Für die zentralen 
IKS-Beraterinnen gilt es, gemeinsam mit den Fachverantwortlichen jene Abläufe und Risiken 
zu identifizieren, welche die Zielerreichung in den betreffenden Aufgabenbereichen nennens-
wert behindern und ggf. für die Schadensereignisse ursächlich sind. Gleichzeitig soll durch die 
Identifizierung von präventiven Maßnahmen und wirkungsvollen Kontrollen Abhilfe geschaffen 
werden. 
Unabhängig davon haben neue Führungskräfte auch zukünftig die Möglichkeit, eine individu-
elle IKS-Erstberatung in Anspruch zu nehmen. Natürlich stehen die IKS -Beraterinnen weiter-
hin allen Führungskräften bei Fragen jederzeit zur Verfügung. 
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Sowohl für aktuelle Aufgaben, wie die Einführung der Checkliste, als auch für zukünftig ge-
plante Schritte, wie die Prozessbetrachtung, wird die vorgenommene organisatorische Anbin-
dung mit der Organisationsberatung ( insbesondere des Prozessmanagements) als gewinn-
bringend angesehen. Sie ermöglicht einen stetigen fachlichen Austausch. Zudem profitieren 
von diesen Synergieeffekten auch die Fachämter.  
Aufgrund des positiven Feedbacks aus den Beratungsgesprächen und den bisherigen Ergeb-
nissen der Checklistenauswertungen lässt sich zusammenfassend festhalten, dass die Füh-
rungskräfte der Stadtverwaltung Leipzig in Bezug auf IKS gut au fgestellt und bereit sind, kri-
tisch zu reflektieren sowie Vorhandenes weiter auszubauen und zu optimieren. Insofern ist es 
folgerichtig, aufbauend auf den bisherigen Erfolg das IKS in Richtung Resilienz und Prozess-
effizienz weiterzuentwickeln. 
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