Ausführungsbeschluss zur Beauftragung des Umstellungsprojektes auf S/4 HANA
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-09243
Datum: 2024-01-10
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-09243 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Finanzen 
 
 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss zur Beauftragung des Umstellungsprojektes auf 
S/4 HANA 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung 24.11.2023 Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters 05.12.2023 Bestätigung 
FA Finanzen 22.01.2024 1. Lesung 
FA Allgemeine Verwaltung 30.01.2024 1. Lesung 
FA Finanzen 05.02.2024 2. Lesung 
FA Allgemeine Verwaltung 13.02.2024 2. Lesung 
Ratsversammlung 28.02.2024 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag 
1. Dem Ausführungsbeschluss für das SAP-Umstellungsprojekt auf S/4HANA und der damit 
verbundenen Inhouse-Vergabe an die Lecos GmbH wird zugestimmt. 
 
2. Die für das Umstellungsprojekt und die anschließende Optimierungsphase benötigten 
finanziellen Mittel in Höhe von 6.000.000 EUR werden bestätigt. Die Auszahlungen in 
2025/2026 werden im Rahmen der Haushaltsplanung 2025/2026 unter Berücksichtigung 
der Festlegungen in der Methodikvorlage 2025/2026 durch das Referat angemeldet. 
 
3. Die erforderliche IT-Infrastruktur für das neue SAP-System S/4HANA wird weiterhin durch 
die Lecos GmbH bereitgestellt und betreut. Die jährlichen Kosten in Höhe von 720.000 
EUR werden in den Haushaltsjahren 2025 ff. berücksichtigt.  
 
 
Räumlicher Bezug 
Entfällt 
 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage:    
 
x  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
Die Beschlussvorlage beinhaltet die Beauftragungen des SAP-Umstellungsprojektes auf 
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S/4HANA sowie der Erneuerung der IT-Infrastruktur zum Betrieb des neuen SAP-Systems 
durch die Lecos GmbH. 
 
Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2025 lfd. 720.000 1.100.11.1.3.12.02 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen 2024 2027 6.000.000 7.0002426.701 
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein x wenn ja, nachfolgend angegeben 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
    
Steuerrechtliche Prüfung   nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG  x nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja x nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
 Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
 Qualität im öffentlichen Raum 
und in der Baukultur 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Nachhaltige Mobilität 
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
 Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
 
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale Stabilität  Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Region  Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung 
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Lebenslanges Lernen x Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
      
 Sonstige Ziele 
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch x Aussage nicht möglich  ja  nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) x Aussage nicht möglich  ja  nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
x Aussage nicht möglich  ja  nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
  ja  nein (Begründung s. Abwägungsprozess) x nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
   
 
 
 
Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:   
entfällt 
 
  
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung  
entfällt  
  
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit   
entfällt  
  
III.   Strategische Ziele  
 
Das technische SAP-System ist Bestandteil des Basisdienstes ERP (VII-DS-00513 – Basis-
dienst für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig) und eine wesentliche Komponente der 
städtischen IT-Systemlandschaft. Es wird in jedem Amt der Stadt Leipzig eingesetzt, um für 
die städtischen Gremien sowie die Bürgerschaft Dienstleistungen und Informationen zur Ver-
fügung zu stellen. Seit 2012 nutzt die Stadt Leipzig die ERP-Software der Firma SAP. 
 
Ein ERP-System bündelt die Ressourcensteuerung einer Organisation und sorgt für eine 
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bestmögliche IT-Unterstützung für interne Prozesse. Zudem sorgt es für die Einhaltung von 
rechtlichen Vorschriften und ermöglicht so der Stadtverwaltung Leipzig das erfüllen von 
Fachaufgaben. Ohne das ERP-System ist ein ganzheitliches Verwaltungshandeln der Stadt 
Leipzig nicht möglich. 
 
Die vorliegende Maßnahme ist nötig für den Weiterbetrieb und den Ausbau des ERP-
Systems der Stadt Leipzig. Durch die Umstellung des alten ERP-Systems ECC 6.0 auf 
S/4HANA ergeben sich für die Stadt zahlreiche neue Möglichkeiten. Es können unter ande-
rem neue Prozesse digitalisiert werden und neueste Technologien genutzt werden. Zudem 
ist die neue Benutzeroberfläche von S/4HANA anwendungsfreundlicher, womit sie das 
Verwaltungshandeln erleichtern kann.  
  
IV.  Sachverhalt  
 
1.  Anlass  
 
Der Freistaat Sachsen verpflichtete alle Kommunen bis zum 01.01.2013 vom System der 
Kameralistik auf das Neue Kommunale Rechnungswesen – Doppik – umzustellen. Um die-
sen Anforderungen gerecht zu werden, entschied sich die Stadtverwaltung Leipzig für das 
ERP-System der Firma SAP unter Verwendung des Templates Kommunalmaster-Finanzen 
der Datenzentrale Baden-Württemberg (heute: Komm.ONE A.ö.R). Seit dem Haushaltsjahr 
2012 wird diese Software produktiv eingesetzt und stetig weiterentwickelt. 
 
Der Systemhersteller SAP hat im Rahmen der Produktweiterentwicklung nunmehr SAP 
S/4HANA als aktuellste Anwendungsgeneration etabliert, so dass das bisher eingesetzte 
SAP ECC 6.0 in der Stadtverwaltung Leipzig abgelöst werden muss. Die SAP hat 
angekündigt die Standardwartung der bisherigen Software zum 31.12.2027 einzustellen. Ab 
2028 werden Wartungen nur noch mit deutlich höheren Kosten durchgeführt. Zudem wird 
diese Version von SAP nicht mehr weiterentwickelt und kann nicht an Neuerungen 
angepasst werden. Dies macht einen Umstieg auf die neue Software SAP S/4HANA 
unausweichlich. 
 
Ziel ist mit der neuen Software S/4HANA zum 01.01.2026 produktiv zu gehen und das alte 
System in einem nahtlosen Übergang abzulösen.    
 
Im Übrigen wird auf die Beschlussvorlage Nr. VII-DS-07663 „Basisdienst ERP - Grundsatz-
beschluss und strategischer Ausbau zur Abbildung und Digitalisierung der städtischen ERP-
Prozesse“ verwiesen. Im Beschlusspunkt 6 wurde der strategische Ausbau sowie die 
produktive Einführung des S/4HANA-Systems bereits im Grundsatz beschlossen. Mit dieser 
Vorlage erfolgt nun die Konkretisierung des Vorhabens in Form eines 
Ausführungsbeschlusses.  
 
2.  Beschreibung der Maßnahme  
 
Beschreibung des Vorhabens 
 
Die aktuelle ERP-Software wird durch den Hersteller SAP unter dem Produkt S/4HANA neu 
aufgesetzt. Einerseits aufgrund des Endes der Herstellerwartung und andererseits um 
weiterhin eine innovative und leistungsfähige IT-Infrastruktur zu gewährleisten, ist ein 
Umstieg auf die neue Software S/4HANA für die Stadtverwaltung Leipzig unausweichlich 
(siehe Anlass). 
 
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In einem Vorprojekt wurden die Möglichkeiten zur Umstellung betrachtet und ein auf die 
Stadtverwaltung Leipzig abgestimmtes Vorgehen festgelegt. Es wird von einer Projektlaufzeit 
von 2 Jahren ausgegangen, in welcher die Anlauf- und Nachbetreuungsphase für die 
Umstellung enthalten ist (Kernprojekt). Der Produktivbetrieb soll ab dem 01.01.2026 starten. 
Zusätzlich ist in den Jahren 2026 und 2027 bereits eine Optimierungsphase für den 
strategischen Ausbau des Systems vorgesehen. 
 
Die Umstellung soll mittels einer „selektiven Datenmigration“ erfolgen.  Eine „selektive Da-
tenmigration“ ermöglicht es den Großteil der Daten aus dem bisherigen ERP-System in das 
neue zu übernehmen. Zudem bietet sie die Möglichkeit historisch gewachsene Datenstruktu-
ren und Datenbestände zu bereinigen und zu reduzieren. Dabei werden die laufenden 
Verwaltungsprozesse nur geringfügig beeinflusst. Diese Form der Umstellung verursacht 
zudem die geringsten Kosten und ist somit die optimale Lösung für die Stadt Leipzig. 
 
Die Umsetzung der selektiven Datenmigration für SAP-Systeme unter Berücksichtigung des 
durch die Stadtverwaltung Leipzig eingesetzten Template Kommunalmaster-Finanzen (KM-
F) wird durch die Komm.ONE angeboten. Die Komm.ONE ist Hersteller des Produktes KM-F 
und arbeitet seit der Implementierung des SAP-Systems mit der Stadtverwaltung Leipzig zu-
sammen. 
 
Die Lecos GmbH als IT-Dienstleister der Stadtverwaltung Leipzig ist Mitglied in der Einkaufs-
genossenschaft ProVitako. Auf die Komm.ONE trifft dies ebenso zu. Unter diesen Gegeben-
heiten kann die Komm.ONE Produkte und Dienstleistungen über die ProVitako an die Lecos 
GmbH anbieten. Die Transformation auf S/4HANA ist Bestandteil dieses Leistungsportfolios 
und somit über die ProVitako abrufbar. Die Beschaffung soll über diese Konstellation 
realisiert und die Lecos GmbH hierfür als Dienstleister gebunden werden. 
 
Neben der Systemumstellung auf S/4HANA muss die IT-Infrastruktur erneuert werden. Unter 
S/4HANA ist die Nutzung der HANA-Datenbank zwingende Voraussetzung. Zudem 
entsprechen die aktuell betriebenen Server nicht den künftigen Voraussetzungen bzw. sind 
technisch veraltet und müssen somit komplett erneuert werden. 
 
Begründung der Notwendigkeit  
 
Die Umstellung auf S/4HANA ist nötig, da der Hersteller die Wartung und Weiterentwicklung 
des bisher genutzten ERP-Systems einstellt. Ohne die Wartung entstehen erhebliche Sicher-
heitslücken. Zudem können ohne die Weiterentwicklung neue technologische Möglichkeiten 
nicht genutzt werden und die Anpassung von Prozessen würde sich deutlich erschweren. Es 
muss demnach ein Wechsel der bisherigen Software erfolgen. 
 
Ebenso ist die Erneuerung der IT-Infrastruktur infolge der S/4HANA-Umstellung zwingend 
erforderlich. Der SAP-seitige Support für einzelne Hardware-Komponenten läuft zum 
31.12.2025 aus. Eine Supportverlängerung wurde gemeinsam mit der Lecos GmbH geprüft, 
ist jedoch nicht möglich. Ein Weiterbetrieb ist aus Sicht der IT-Sicherheit nicht geboten. Es 
muss demnach ein Wechsel der bisherigen Hardware erfolgen. 
 
Darstellung der Wirtschaftlichkeit 
 
Mit der zuvor beschriebenen Vorgehensweise (Dienstleistung über die Lecos GmbH bzw. 
Komm.ONE beziehen) wird zudem auf einen standardisierten Projektansatz aufgesetzt, wel-
cher bei einer Vielzahl von kommunalen Kunden realisiert wird. Ein individuell auszugestal-
tendes Umstellungsprojekt würde zu deutlich höheren Aufwänden führen. Dies kann somit 
umgangen werden. 
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Die Einführung einer gänzlich anderen ERP-Software würde zu erheblichen Mehrkosten füh-
ren. Dazu würde das Ablösen der über Jahre gewachsenen und ineinandergreifenden IT-
Infrastruktur zu grundlegenden Störungen des Betriebsablaufes führen.  
 
3.  Realisierungs- / Zeithorizont  
 
Ziel ist die Auftragsvergabe möglichst im Q1/2024, spätestens im Q2/2024, abzuschließen. 
Die Realisierung soll anschließend umgehend starten, so dass SAP S/4HANA zum 
01.01.2026 produktiv gehen kann. 
 
Die Erneuerung der IT-Infrastruktur durch die Lecos GmbH hingegen bedarf eines längeren 
Vorlaufs für Ausschreibungs- und Lieferprozesse. Diesbezüglich ist mit einem Zeitraum von 
6-9 Monaten zu rechnen. Aktuell wird von einer Verfügbarkeit im Q4/2024 ausgegangen. 
  
4.  Finanzielle Auswirkungen  
 
Mit der Beschlussvorlage Nr. VII-DS-07663 „Basisdienst ERP - Grundsatzbeschluss und 
strategischer Ausbau zur Abbildung und Digitalisierung der städtischen ERP-Prozesse“ 
wurde das Projektbudget von 7.000.000 EUR bereits aufgezeigt und im Grundsatz bestätigt. 
 
Im Rahmen eines Vorprojektes in den Jahren 2021 und 2022 wurden neben inhaltlichen 
Aspekten und der Vorgehensweise auch die finanziellen Rahmenbedingungen betrachtet. Im 
Ergebnis wurden bereits im Doppelhaushalt 2023/24 sowie in der mittelfristigen 
Finanzplanung folgende Beträge auf dem PSP-Element 7.0002426.701 veranschlagt: 
 
2023: 1.000.000 EUR 
2024: 1.600.000 EUR 
2025: 1.900.000 EUR 
2026: 1.500.000 EUR 
2027: 1.000.000 EUR 
 
In dieser Kalkulation waren die Lizenzkosten für S/4HANA (Planwert des Jahres 2023) sowie 
die Kosten des Kernprojektes und der Optimierungsphase (Planwerte der Jahre 2024-2027) 
enthalten. Mit diesem Ausführungsbeschluss werden ausschließlich das Kern/Umstellungs-
projekt und die Optimierungsphase im Zeitraum 2024 bis 2027 mit einem Gesamtbudget von 
6.000.000 EUR beschlossen. Für die Umwandlung der Lizenzen erfolgt ein separater 
Ausführungsbeschluss (siehe Beschlussvorlage - VII-DS-09212).  
 
Bei der Planung für den Doppelhaushalt 2023/24 wurde noch ein anderer zeitlicher 
Projektablauf zugrunde gelegt. Aufgrund von zeitliche Verzögerungen in der 
Projektvorbereitung wird nunmehr von folgendem Mittelabfluss in den Jahren 2024 – 2027 
ausgegangen: 
 
2024: 1.200.000 EUR 
2025: 2.000.000 EUR 
2026: 1.800.000 EUR 
2027: 1.000.000 EUR 
 
Für die Erneuerung der IT-Infrastruktur wurde seitens der Lecos GmbH eine Preisindikation 
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erstellt. Für die benötigten Hardware-, Software- sowie Speicherkomponenten wird von 
monatlichen Betriebskosten in Höhe von 60.000 EUR ausgegangen. Somit ergeben sich ab 
dem Haushaltsjahr 2025 laufende Kosten von 720.000 EUR pro Jahr. Inwiefern anteilig 
Kosten im Haushaltsjahr 2024 anfallen, ist abhängig von der tatsächlichen Verfügbarkeit der 
benötigten Technik. Ausgehend vom Zieltermin (Q4/2024) ist im Haushaltsjahr 2024 mit 
Aufwendungen in Höhe von 180.000 EUR zu rechnen. 
 
Die aktuell bestehende Systemlandschaft wird in der Umstellungsphase parallel weiterhin 
verfügbar bleiben müssen. Dies resultiert aus einer zeitliche Überschneidung beim Aufbau 
des neuen Systems und der parallelen Weiternutzung des alten Systems. Perspektivisch 
wird die aktuelle Systemlandschaft entfallen und damit auch die gegenwärtig laufenden 
Kosten. Ein konkreter Zeitpunkt kann erst im Laufe des Umstellungsprojektes definiert 
werden. 
 
5.  Auswirkungen auf den Stellenplan  
 
Mit dem Umstellungsprojekt geht ein nicht unerheblicher Stellenbedarf im Referat SAP 
einher. Aus Erfahrungen vergleichbarer Projekte wird von einem Ressourcenbedarf in Höhe 
von 5 bis 10 VzÄ ausgegangen. Wobei anzumerken ist, dass dieser im Zeitverlauf variieren 
wird. Die Hauptlast wird in den Jahren 2025 und 2026 liegen. Gegenwärtig sind in der 
Stellenplanung 2024 keine gesonderten Projektstellen für S/4HANA eingestellt. 
1. Der konkrete Ressourcenbedarf für die Jahre 2025 bis 2027 wird im ersten Halbjahr 
2024 ermittelt und unter Berücksichtigung der Festlegungen in der Methodik zur 
Haushaltsplanung 2025/2026 durch das Referat angemeldet. 
2. Für 2024 ist vorgesehen, dass zwei Stellen aus dem Komplementärpool 
"Digitalisierung und Veränderungsmanagement" sowie Unterstützungsleistungen aus 
der zentralen Projektmanagement-Einheit über das zuständige Steuerungsgremium 
beantragt werden. 
 
6.  Bürgerbeteiligung  
  
  bereits erfolgt   geplant x  nicht nötig 
 
 
7.  Besonderheiten   
 
keine 
  
8.  Folgen bei Nichtbeschluss  
 
Die in der Beschlussvorlage Nr. VII-DS-07663 „Basisdienst ERP - Grundsatzbeschluss und 
strategischer Ausbau zur Abbildung und Digitalisierung der städtischen ERP-Prozesse“ defi-
nierte Zeitschiene könnte nicht mehr gehalten werden. Das Umstellungsprojekt und die pro-
duktive Nutzung des neuen Systems würden sich verschieben. Mit einem zeitlichen 
Aufschub würden sich die Projektrisiken erhöhen. Durch die Verkündung des 
Wartungsendes zum 31.12.2027 ist ab diesem Zeitpunkt keine Pflege und Betreuung des 
aktuellen ERP-Systems mehr gegeben. Dadurch entstehen erhebliche Sicherheitslücke. 
Zudem könnten Weiterentwicklungen in der Digitalisierung nicht mehr umgesetzt werden. 
 
 
Anlage/n 
Keine 
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