Beauftragung einer Beratungsleistung zur Optimierung des Bereichs Einkauf/Beschaffung - gesamtstädtisch und nachhaltig
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-07340
Datum: 2022-08-30
Vorlagenart: Beschlussvorlage

1/6
Ratsversammlung
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-07340
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff:
Beauftragung einer Beratungsleistung zur Optimierung des Bereichs 
Einkauf/Beschaffung - gesamtstädtisch und nachhaltig
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung Bestätigung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
FA Finanzen 12.09.2022 1. Lesung
FA Allgemeine Verwaltung 13.09.2022 1. Lesung
FA Finanzen 19.09.2022 2. Lesung
FA Allgemeine Verwaltung 27.09.2022 2. Lesung
Ratsversammlung 12.10.2022 Beschlussfassung
Beschlussvorschlag
1. Die Beratungsraum Kommunal- und Unternehmensberatung GmbH wird mit der 
Erbringung der Beratungsleistung zur Analyse und Betrachtung des 
gesamtstädtischen Einkaufs/Beschaffung beauftragt. Die Kosten betragen 72.828,00 
EUR.
Räumlicher Bezug
 
 
Zusammenfassung
 
Anlass der Vorlage:   
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss X  Verwaltungshandeln  
       
  Sonstiges:
 
Es ist beabsichtigt, die Durchführung einer Beratungsleistung zur Analyse und Betrachtung 
des gesamtstädtischen Einkaufs mit dem Ziel der Entwicklung eines optimierten Modells der 
Aufgabenerfüllung der Einkaufsbereiche, d.h. insbesondere zur Absicherung einer 
nachhaltigen Beschaffung und der Berücksichtigung von Aspekten des Klimaschutzes, an 
ein Beratungsunternehmen zu vergeben und damit einhergehend, den entsprechenden 
Zuschlag zu erteilen. In dieser Vorlage werden der Auftrag, der Vergabeprozess sowie die 
Begründung der Unternehmensauswahl beschrieben.
Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen  nein X wenn ja,
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2/6
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein X ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit 
aktivierungspflichtig)?  X nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in 
EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2022
2023  29.132
43.696 1.100.11.1.2.01.01/SK 44312000
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? X nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in 
EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung 
der Maßnahme zu 
erwarten
Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen     
    
Steuerrechtliche Prüfung  X nein  wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 
2B UStG   nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
 
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
 
Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
 Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
 Qualität im öffentlichen 
Raum
und in der Baukultur
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
 Nachhaltige Mobilität
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur
 Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management
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 Erhalt und Verbesserung der
Umweltqualität
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur
 Quartiersnahe Kultur-, Sport-
und Freiraum-angebote
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale 
Stabilität  Wirkung auf Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
 Region  Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
 Lebenslanges Lernen  Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
      
 Sonstige Ziele      
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML)
X Trifft nicht zu     
 
Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger 
(Strom, Wärme, Brennstoff)  keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch  Aussage nicht möglich  ja  nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)  Aussage nicht möglich  ja  nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. 
Entsiegelung, Regen-
wassermanagement)
 Aussage nicht möglich  ja  nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer  nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung X ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
  ja  nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess) X nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
3 von 12 in Zusammenstellung
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  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
   
 
 
Sachverhalt
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Die Auswahl des Beratungsunternehmens erfolgte einvernehmlich. Das 
Rechnungsprüfungsamt hat die Vergabe der Beratungsleistung geprüft. Es wurden keine 
Verstöße o.ä. festgestellt (Prüfnummer: P2230581).
 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
entfällt  
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
entfällt 
 
 
III.  Strategische Ziele 
  
 
IV. Sachverhalt 
 
1. Anlass 
Die Einkaufs- und Beschaffungstätigkeit für Liefer- und Dienstleistungen ist aktuell in 
mehreren Beschaffungsstellen in verschiedenen Dezernaten und Organisationseinheiten 
verortet. Es wird hierbei zwischen einer zentralen Beschaffungsstelle, vier allgemeinen 
Beschaffungsstellen und 20 (perspektivisch 21) Spezialbeschaffungsstellen unterschieden.
Die Aufteilung der Beschaffungsstellen und der jeweils zugeordneten Produktbereiche 
basiert auf einer Organisationsuntersuchung aus dem Jahr 2001. Im Rahmen dieser 
Organisationsuntersuchung wurde ermittelt, dass sich bei den o.g. Beschaffungsstellen 
entsprechend der damals geltenden Regelungen und ermittelten Fallzahlen eine eigene 
Beschaffungsstelle rechtfertigt. Seither ist es Aufgabe dieser Beschaffungsstellen die 
Vergabeverfahren für Lieferungen und Leistungen mit Ausnahme der Freiberuflichen 
Leistungen durchzuführen. Aufgrund mehrerer Änderungen in den vergaberechtlichen 
Regelungen (zuletzt Vergaberechtsreform 2016) sind die Anforderungen enorm gestiegen, 
welche durch weitere politische und innerstädtische Zielstellungen (u.a. Klimanotstand) 
erhöht werden.
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Gegenstand der Untersuchung:
Die Stadtverwaltung Leipzig beabsichtigt die Durchführung einer Beratungsleistung zur 
Analyse und Betrachtung des gesamtstädtischen Einkaufs mit dem Ziel der Entwicklung 
eines optimierten Modells der Aufgabenerfüllung der Einkaufsbereiche, d.h. insbesondere 
zur Absicherung einer nachhaltigen Beschaffung.
Aktuell besteht in der Stadtverwaltung eine Teilung der Einkaufs- und Beschaffungstätigkeit 
in die Bereiche Liefer- und Dienstleistungen, freiberufliche Leistungen sowie Bauleistungen. 
Sowohl in den Bereichen Liefer- und Dienstleistungen als auch den Bauleistungen erfolgt 
eine Clusterung in diverse Beschaffungsstellen als zentrale Organisationseinheiten für 
4 von 12 in Zusammenstellung
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abgestimmte Arbeitsbereiche. Eine vollständig dezentrale Struktur obliegt aktuell im Bereich 
freiberufliche Leistungen. 
Der Bereich Bauleistungen bleibt von dieser Untersuchung zunächst unberücksichtigt. 
Allerdings ist beabsichtigt, in einer 2. Phase nach Vorlage und Auswertung dieser 
Untersuchung auch den Bereich Bauleisitungen einer vertieften Analyse zu unterziehen.
 
Ziel dieser Beratungsleistung ist es, eine Sollkonzeption eines modernen, zeitgemäßen 
öffentlichen Einkaufs für die Bereiche Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberufliche 
Leistungen zu entwickeln. Dabei erfolgt auch eine Reflektion auf neue Regelungen in der 
Stadtverwaltung (u.a. neue Rahmengeschäftsordnung).
Unter einem modernen und zeitgemäßen öffentlichen Einkauf wird eine Einkaufsorganisation 
verstanden, die ihre Beschaffung dahingehend ausrichtet, dass diese strategisch, nachhaltig, 
sozial, innovativ und rechtssicher durchgeführt werden kann.
 
Angebotsverfahren
Am 25.03.2022 wurden 6 Beratungsunternehmen per E-Mail zur Abgabe Ihrer Angebote 
aufgefordert. Die Angebotsfrist zur Abgabe der Angebote endete am 22.04.2022.
 
Von 6 angeschrieben Unternehmen, hat folgendes Unternehmen bis zum 22.04.2022 ein 
Angebot abgegeben:
Beratungsraum Kommunal- und Unternehmensberatung GmbH
 
Die Auswertung und Bewertung des Angebotes und dessen Präsentation erfolgte nach 
einem Raster, welches folgende Kriterien umfasst und mit der Angebotsaufforderung den 
Unternehmen bekanntgeben wurde:
 
Angebot (100 Punkte) 
oSind alle Fragen der Aufgabenstellung (Leistungsbeschreibung) im Angebot 
berücksichtigt worden? (25 Punkte)
oMethodenmix und Problemlösungsprozess: gewählter Methoden- und Beratungsansatz,  
logische und transparente Herangehensweise, Mitarbeiterorientierung bzw. -integration, 
interner Aufwand für die Verwaltung, Zusammenarbeit (Maßnahmen zur 
Qualitätssicherung))  (20 Punkte)
oFachliches: Weisen die Berater (Personen) die fachlichen Voraussetzungen nach? (20 
Punkte)
oWirtschaftlichkeit des Angebots (35 Punkte)
 
Präsentation (100 Punkte) 
oGesamteindruck der Präsentation: Inhalt der Präsentation/Vorstellung / Aufbau der 
Präsentation/Vortrag (40 Punkte)
oMethoden - Darstellung, Geeignetheit (40 Punkte)
oFeedbackphase - Vortragender/Vortragende, Sprache, Soziale Kompetenz (20 Punkte)
 
Das Hauptamt, Abteilung Vergabe und Dienste sowie die Abteilung Organisation und 
Projektmanagement, haben das Unternehmen Beratungsraum GmbH zur 
Angebotspräsentation/Bietergespräch am 02.06.2022 eingeladen.
  
Nach Auswertung des Angebotes wird vorgeschlagen, der Beratungsraum Kommunal- und 
Unternehmensberatung GmbH den Zuschlag zu erteilen.
 
Begründung 
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Das Angebot entspricht vollumfänglich der angefragten Leistung. 
 
Zur Realisierung des Projektes/des Auftragszieles wird eine Projektgruppe installiert mit 
Vertretern aus der zentralen und den dezentralen Beschaffungsstellen, der Abteilung 
Organisation und Projektmanagement sowie dem Beratungsunternehmen. Zur 
Projektsteuerung wird eine Projektlenkungsgruppe eingerichtet.
 
Das Projektmanagement ist nachvollziehbar und detailliert aufgeschlüsselt.
 
Das Unternehmen weist Referenzen im Bereich Change Management auf und bringt 
fachliche Expertisen im Bereich Beschaffungsmanagement ein.
 
Der Beratungsansatz sowie das Vorgehen sind nachvollziehbar und transparent 
ausgerichtet.
 
Das Honorar wird als Pauschalpreis angeboten und ist im Rahmen der Aufwandsschätzung.
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
Der Untersuchungszeitraum ist, beginnend im November 2022, für 7 Monate geplant. 
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
Die Höhe der Aufwendungen im Ergebnishaushalt ergeben sich aus dem im Angebot 
kalkulierten Honorar in Höhe von 72.828 EUR (Pauschalpreis). Die Finanzierung erfolgt 
erfolgt aus dem PSP-Element „Organisationsangelegenheiten“ (1.100.11.1.2.01.01), 
Sachkonto „Sachverständigen/ Gutachteraufwendungen“ (4431 20000). Die Mittel werden 
vollständig aus dem Budget 10_111_zw des Hauptamts gedeckt. Mit Blick auf das 
Haushaltsjahr 2023 sei auf den Vorbehalt der Beschlussfassung und Genehmigung des 
Haushaltsplans verwiesen.
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
keine 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
  bereits erfolgt   geplant X  nicht nötig
 
 
7. Besonderheiten  
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
Bei Nichtbeschluss kann die Beratungsleistung nicht vergeben werden. Der Auftrag zur 
Entwicklung eines optimierten Modells zur Erfüllung der Beschaffungsleistungen der 
Stadtverwaltung Leipzig kann nicht erfüllt werden.
Anlage/n
1 Leistungsbeschreibung (öffentlich)
2 Angebot_Beschaffungsstellen Stadt Leipzig_Beratungsraum GmbH 
(nichtöffentlich)
3 Auswertung Angebot Beratungsraum GmbH (nichtöffentlich)
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1 
 
Leistungsbeschreibung 
 
Beratungsleistung zur Analyse und Betrachtung der a ktuellen Organisation der 
verschiedenen Beschaffungsstellen sowie der weitere n Beschaffungsvorgänge im 
Rahmen von Freiberuflichen Leistungen bei der Stadt verwaltung Leipzig; Entwicklung 
eines optimierten Modells der Aufgabenerfüllung in diesen Aufgabenbereichen. 
 
1. Einführung 
Die Stadtverwaltung Leipzig beabsichtigt die Durchf ührung einer Beratungsleistung zur 
Analyse und Betrachtung des gesamtstädtischen Einkaufs mit dem Ziel der Entwicklung eines 
optimierten Modells der Aufgabenerfüllung der Einkaufsbereiche. 
Aktuell besitzt die Auftraggeberin eine Teilung der Einkaufs- und Beschaffungstätigkeit in die 
Bereiche Liefer- und Dienstleistungen, freiberufliche Leistungen sowie Bauleistungen. Sowohl 
in den Bereichen Liefer- und Dienstleistungen als a uch den Bauleistungen erfolgt eine 
Clusterung in diverse Beschaffungsstellen als zentr ale Organisationseinheiten für 
abgestimmte Arbeitsbereiche. Eine vollständig dezen trale Struktur obliegt aktuell im Bereich 
freiberufliche Leistungen. Eine detaillierte Darstellung dieser Bereiche ist den nachfolgenden 
Kapiteln zu entnehmen. 
2. Darstellung der Ist-Situation 
2.1 Liefer- und Dienstleistungen 
2.1.1 Allgemein 
Die Einkaufs- und Beschaffungstätigkeit für Liefer- und Dienstleistungen ist aktuell in mehreren 
Beschaffungsstellen in verschiedenen Dezernaten und  Organisationseinheiten verortet. Es 
wird hierbei zwischen einer zentralen Beschaffungss telle, vier allgemeinen 
Beschaffungsstellen und 20 (perspektivisch 21) Spezialbeschaffungsstellen unterschieden. 
Zentrale sowie allgemeine Beschaffungsstellen und S pezialbeschaffungsstellen sind 
abschließend in der Anlage 1 der Beschaffungsordnun g (Anlage 3) geregelt. Diese Stellen 
dürfen ausschließlich die in der Anlage 1 der Besch affungsordnung genannten 
Produktgruppen beschaffen. Abweichend hiervon sind die Eigenbetriebe zu erwähnen. Jeder 
Eigenbetrieb bildet eine eigene Spezialbeschaffungs stelle für den Gesamtbedarf des 
Eigenbetriebs. Dadurch wird die Zuständigkeit der B eschaffungsstellen begrenzt. Soweit 
Lieferungen und Leistungen nicht erfasst sind, ist die nach der Aufgabenerfüllung fachlich 
zuständige Beschaffungsstelle ermächtigt. 
 
Die Aufteilung der Beschaffungsstellen und der jeweils zugeordneten Produktbereiche basiert 
auf einer Organisationsuntersuchung aus dem Jahr 20 01 . Im Rahmen dieser 
Organisationsuntersuchung wurde ermittelt, dass sic h bei den o.g. Beschaffungsstellen 
entsprechend der damals geltenden Regelungen und er mittelten Fallzahlen eine eigene 
Beschaffungsstelle rechtfertigt. Voraussetzung dafü r war, dass die jeweilige 
Beschaffungsstelle mit mindestens 2 VzÄ für den Bes chaffungsbereich zu besetzen ist, um 
die Aufgabenerledigung qualitativ angemessen bewält igen zu können, einschließlich der 
Absicherung der Krankheits- und Urlaubsvertretung.  
Seither ist es Aufgabe dieser Beschaffungsstellen d ie Vergabeverfahren für Lieferungen und 
Leistungen mit Ausnahme der Freiberuflichen Leistun gen durchzuführen. Aufgrund 
vorliegender Beschaffungsaufträge (Bedarfsanmeldung en) bzw. für den wiederkehrenden 
Bedarf der Verwaltung sind die angestrebten Lieferungen und Leistungen nach Maßgabe der 
7 von 12 in Zusammenstellung
2 
 
VOL/A und der VgV in allen Vergabearten (z.B. öffen tliche Ausschreibung, offene Verfahren, 
Verhandlungsverfahren) auszuschreiben. 
 
Die Beschäftigten der Beschaffungsstellen ermitteln anhand des konkreten Bedarfes (eigene 
Ermittlung oder Zuarbeit von den Bedarfsstellen) de n konkreten Auftragsgegenstand, das 
betreffende Auftragsvolumen, entscheiden über das V ergabeverfahren, fertigen die 
Vergabeunterlagen, werten die Angebote bis zum Zuschlag und bewerkstelligen letztlich auch 
die Vertragsdurchführung. Ab einem Auftragswert von  25.000 € ohne Umsatzsteuer sind die 
Vergaben über die Software AI Vergabemanager durchz uführen (vollelektronisches 
Verfahren). Dies ergibt sich zum einen aus der VgV (Anwendungspflicht oberhalb des EU-
Schwellenwertes) und zum anderen aus einer internen Festlegung für Vergabe unterhalb des 
EU-Schwellenwertes.  
 
Festzustellen ist, dass aufgrund mehrerer Änderungen in den vergaberechtlichen Regelungen 
(zuletzt Vergaberechtsreform 2016) die Anforderunge n enorm gestiegen sind, welche durch 
weitere politische und innerstädtische Zielstellungen (u.a. Klimanotstand) erhöht wird. 
 
2.1.2 Zentrale Beschaffungsstelle 
 
Die Zentrale Beschaffungsstelle ist im Hauptamt ang esiedelt. Aktuell erfolgt hierbei eine 
Aufteilung der Tätigkeit der zentralen Beschaffungs stelle in zwei Abteilungen. Zum einen in 
der Abteilung IT-Koordination und in der Abteilung Vergabe und Dienste. 
 
Die Aufgaben der zentralen Beschaffungsstelle im Be reich der Abteilung IT Koordination 
umfassen die in der Anlage 1 der Beschaffungsordnun g benannten IT-Leistungen. Aktuell 
besteht eine Einkaufsbefassung innerhalb dieser Abteilung mit 1 VzÄ. 
 
Innerhalb der Abteilung Vergabe und Dienste sind 2 Sachgebiete mit derzeit 11 VzÄ im 
Rahmen des definierten Produktportfolios mit der Beschaffungs- und Einkaufstätigkeit befasst. 
 
Neben den in der Anlage 1 der Beschaffungsordnung f estgelegten Produktgruppen ist die 
zentrale Beschaffungsstelle auch in sonstigen Zweif elsfällen für alle sonstigen Bedarfe 
zuständig. 
 
2.1.3 Zentrale Ausschreibungsstelle VOL (ZAS) und zentrale Rechnungsstelle 
 
Neben der zentralen Beschaffungsstelle sind im Haup tamt, Abteilung Vergabe und Dienste, 
auch die beiden Sachgebiete Zentrale Ausschreibungs stelle VOL (ZAS) und Zentrale 
Rechnungsstelle verortet. 
 
Über die Zentrale Ausschreibungsstelle VOL, mit akt uell 5 VzÄ, wird der gesamte 
verfahrenstechnisch förmliche Teil des Vergabeverfahrens nach Zuarbeit durch die jeweiligen 
Beschaffungsstellen abgewickelt. Die Zuständigkeit erstreckt sich hierbei auf alle 
Vergabeverfahren ab einer Wertgrenze von 25.000 € ohne Umsatzsteuer. Ferner ist die ZAS 
als Kontrollorgan über die Einhaltung des Vergabere chts zuständig. Sie autorisiert und 
aktualisiert zu diesem Zweck auch zu verwendende Fo rmulare sowie erstellt notwendige 
Anpassungsforderungen für die eingesetzte Vergabema nagementsoftware (AI 
Vergabemanager). Sie informiert zu aktuellen gesetzlichen Änderungen im Vergaberecht mit 
entsprechenden Erläuterungen und kommt einer Reihe von gesetzlichen und 
innerorganisatorisch festgelegten Berichterstattungen und Statistiken im Zusammenhang mit 
der Vergabetätigkeit nach. 
 
Die Zentrale Rechnungsstelle, mit derzeit 4 VzÄ, is t verantwortlich für die Prüfung von 
Aufträgen, der Bearbeitung von Rechnungen für Besch affungsvorgänge sowie die 
Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richt igkeit sowie Erstellung von 
Auszahlungsanordnungen, d.h. Buchung von Aufträgen und Auszahlungsanordnungen im 
8 von 12 in Zusammenstellung
3 
 
Finanzverfahren SAP, einschließlich der eigenverant wortlichen Bearbeitung von 
Fehlermeldungen und Durchführung der Korrekturbuchu ngen für Beschaffungsvorgänge der 
Abteilung Vergabe und Dienste sowie Bestellungen au s dem Einkaufshandbuch. Der 
Rechnungseingang wird weitestgehend über einen zent ralen Rechnungseingang 
(Digitalisierung) gesteuert. 
 
 
2.1.4 Allgemeine Beschaffungsstellen und Spezialbeschaffungsstellen 
 
Es erfolgt eine Unterteilung in allgemeine Beschaff ungsstellen und Spezial-
beschaffungsstellen. Allgemeine Beschaffungsstellen  sind dadurch gekennzeichnet, dass 
diese den Bedarf der gesamten Verwaltung, entsprechend der jeweiligen Zuständigkeit nach 
Produktgruppen entsprechend Anlage 1 der Beschaffun gsordnung, decken. Allgemeine 
Beschaffungsstelle sind dabei in folgenden Organisationseinheiten angesiedelt: 
- Rechtsamt (OE 30) 
- Amt für Gebäudemanagement (OE 65) 
- Amt für Stadtgrün und Gewässer (OE 37) 
- Eigenbetrieb Stadtreinigung Leipzig 
 
Spezialbeschaffungsstellen hingegen decken ausschli eßlich den Spezialbedarf der eigenen 
Organisationseinheit unter Berücksichtigung der Pro duktgruppen der Anlage 1 der 
Beschaffungsordnung ab. Einzelne Organisationseinheiten sind dabei sowohl allgemeine als 
auch Spezialbeschaffungsstelle. Spezialbeschaffungsstellen sind in folgenden Organisations-
einheiten angesiedelt: 
- Ordnungsamt (OE 32) 
- Branddirektion (OE 37) 
- GRASSI Museum für Angewandte Kunst (OE 41.72) 
- Naturkundemuseum (OE 41.74) 
- Stadtgeschichtliches Museum (OE 41.75) 
- Museum der Bildenden Künste (OE 43 alt, 41.73 neu ) 
- Thomanerchor (OE 41.76) 
- Amt für Schule (OE 51 alt, neu 40) 
- Amt für Jugend und Familie (OE 51)  
- Verkehrs- und Tiefbauamt (OE 66) 
- Amt für Stadtgrün und Gewässer (OE 67) 
- Eigenbetrieb Stadtreinigung Leipzig 
- Eigenbetrieb Oper Leipzig 
- Eigenbetrieb Gewandhaus zu Leipzig 
- Eigenbetrieb Schauspiel Leipzig 
- Eigenbetrieb Theater der Jungen Welt 
- Eigenbetrieb Musikschule „Johann Sebastian Bach“ 
- Eigenbetrieb Städtisches Klinikum „St. Georg“ Lei pzig 
- Eigenbetrieb Städtische Behindertenhilfe 
- Eigenbetrieb Verbund Kommunaler Kinder- und Jugen dhilfe 
- Kommunaler Eigenbetrieb Engelsdorf 
 
Diese Beschaffungsstellen sind dabei unterschiedlic h stark besetzt. In einigen 
Beschaffungsstellen (32, 37, 40) sind nicht zuletzt  aufgrund des größeren Verfahrensanfalls 
mehrere Beschäftigte mit der Beschaffung und der Du rchführung von Vergabeverfahren 
beschäftigt. In anderen Beschaffungsstellen hingegen wird in der Regel dies faktisch nur mit 
einem Beschäftigten realisiert. 
 
Bei der Untersuchung sind die Eigenbetriebe nicht zu berücksichtigen.  
 
 
9 von 12 in Zusammenstellung
4 
 
2.1.5 Auftragsvolumen 
 
Das Auftragsvolumen in den jeweiligen Beschaffungss tellen ist unterschiedlich hoch. Dies 
hängt zum einen von dem Aufgabengebiet, dem Auftrag sgegenstand, den zur Verfügung 
stehen Haushaltsmitteln und vor allem von den ausla ufenden Verträgen ab (vgl. 
Vergabebericht 2018/19 – Anlage 4). Im Vergabebericht werden jedoch nur die Verfahren ab 
einer Nettoauftragssumme von 25.000 € erfasst. Die Anzahl der Lose bleibt in der 
Verfahrensanzahl ebenfalls unberücksichtigt. Für da s Jahr 2019 wurde nachfolgende 
Verfahrensanzahl einschließlich Wertvolumina im Vergabebericht erfasst: 
 
Vergabestelle  Anzahl der 
Vergaben  
Vergabesumme  
in TEUR  
Anteil  
Summe in %  
Hauptamt 48  83.621,9  68,73  
Ordnungsamt 12  3.576,0  2,94  
Branddirektion 9  1.229,3  1,01  
Amt f. Jugend/Familie/Bildung 4  19.850,8  16,32  
Museum der bildenden Künste 1  50,0  0,04  
Amt f. Stadtgrün und Gewässer 3  159,0  0,13  
Verkehrs- und Tiefbauamt 0  134,0  0,11  
Oper Leipzig 1  276,1  0,23  
Schauspiel Leipzig 1  105,0  0,09  
Gewandhaus Leipzig 2  139,0  0,11  
Verbund kommunaler Kinder- und 
Jugendhilfe 
1
 91,7  0,08  
Stadtreinigung Leipzig 23  12.426,3  10,21  
Summe  105  121.659,1  100,00  
 
2.2. Freiberufliche Leistungen 
Der Einkauf von freiberuflichen Leistungen ist in d er Stadtverwaltung Leipzig vollständig 
dezentral organisiert. Das heißt, jede Organisation seinheit kann diese Leistungen 
eigenverantwortlich selbst beschaffen. Einzige Ausn ahme bilden dabei Freiberufliche 
Leistungen zur Organisationsberatung, welche zentra l durch die Abteilung Organisation und 
Projektmanagement des Hauptamtes vergeben werden (vgl. Anlage 5 - DA 16/2018).  
 
Gemäß aktueller Rechtslage gilt in Sachsen unterhal b des EU-Schwellenwert nicht das 
Vergaberecht (§ 1 Abs. 3 SächsVergabeG), sondern da s Haushaltsrecht. Freiberufliche 
Leistungen sind organisatorisch dabei nicht der Die nstanweisung Beschaffungsordnung der 
Stadt Leipzig unterworfen, sondern in zwei separaten Dienstanweisungen geregelt. Zum einen 
DA 16/2018 (Regelung zur Vergabe von freiberufliche n Leistungen unterhalb des jeweils 
geltenden EU-Schwellenwertes, die keine Architekten - und Ingenieursleistungen sind) sowie 
der DA 10/2014 (Honorar- und Werkverträge). Organisatorisch existiert aktuell keine Regelung 
für die Vergabe freiberuflicher Leistungen ab Errei chen des EU-Schwellenwertes 
(Durchführung des Verfahrens) sowie für die Vergabe  freiberuflicher Leistungen für 
Architekten- und Ingenieursleistungen. 
 
Im Rahmen einer ersten Abfrage zum Umfang der freiberuflichen Leistungen konnte ermittelt 
werden, dass in einem ca. dreijährigen Zeitraum run d 26 Millionen Euro vergeben werden. 
Abgefragt wurden dabei ausschließlich Aufträge bzw.  geplante Aufträge ab einer 
Auftragssumme von 20.000 € ohne Umsatzsteuer. Mit c a. 70 % des Auftragsvolumens sind 
Aufträge unter Berücksichtigung der HOAI geplant/du rchgeführt, ca. 5 % des Volumens sind 
Honorarverträge und ca. 25 % des Volumens umfassen sonstige freiberufliche Leistungen. 
 
 
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5 
 
3. Ziel der Beratung 
Ziel dieser Beratungsleistung ist es, eine Sollkonz eption eines modernen, zeitgemäßen 
öffentlichen Einkaufs  für die Bereiche Liefer- und Dienstleistungen sowie  freiberufliche 
Leistungen zu entwickeln. Der Bereich Bauleistungen  bleibt von dieser Beratung vorerst 
unberücksichtigt. 
Die Auftraggeberin versteht unter einem modernen und zeitgemäßen öffentlichen Einkauf 
eine zentralisierte oder auch teilzentralisierte Einkaufsorganisation, die ihre Beschaffung 
dahingehend ausrichtet, dass dieser strategisch, nachhaltig, sozial, innovativ und 
rechtssicher durchgeführt werden kann. 
   
Die Empfehlungen der Europäischen Kommission im Rah men des Europäischen 
Kompetenzrahmens für Fachkräfte des öffentlichen Be schaffungswesens (ProcurComp EU ) 
sind insbesondere zu berücksichtigen. 
 
4. Aufgabenstellung 
Für die neue Einkaufsorganisation sollen 2 bis 3 Mo delle mit unterschiedlichem 
Zentralisierungsgrad entwickelt werden. In den Soll-Modellen ist darzustellen: 
- Ausrichtung der Einkaufsorganisation auf eine str ategische, nachhaltige, soziale, 
innovative und rechtssichere Beschaffung 
- Erstellung von Soll-Prozessen für verschiedene Ve rgabeverfahren 
- Rollen- und Tätigkeitsdefinition der Einkäuferinn en und Einkäufer der Auftraggeberin 
unter Berücksichtigung des Europäischen Kompetenzra hmens für Fachkräfte des 
öffentlichen Beschaffungswesens (ProcurComp 
EU ); 
- Einschätzung, ob Personalressourcen gemessen am E rgebnis der vergleichenden 
Betrachtung der Zentralisierungsgrade anders eingesetzt werden müssen; 
- Einschätzung, ob der jeweilige Personalbestand, g emessen an Umfang und 
Komplexität, für die Aufgabenerfüllung ausreichend ist; 
- Bewertung der Modelle hinsichtlich Risiken und Vo rteilen mit Blick auf Effizienz, 
Effektivität, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit, Umsetzungshorizont 
- Darstellung und Einschätzung, der Organisation un d Ablaufplanung zur Beschaffung 
freiberuflicher Leistungen 
 
5. Rahmenbedingungen für den Beratungsauftrag 
 
Neben der Bestätigung der Erfüllung der o.g. Arbeit saufgaben ist eine detaillierte 
Beschreibung der Durchführung der Leistung unter An gabe der anzuwendenden 
Prinzipien und Methoden erforderlich. Außerdem sind die bereitzustellenden Zeit- und 
Personalressourcen des Auftraggebers einzuschätzen.  Der Auftrag ist in enger 
Abstimmung mit dem Auftraggeber zu erfüllen.  
 
Der Anbieter soll anhand geeigneter ähnlicher Referenzprojekte im öffentlichen Sektor 
seine Befähigung darlegen.  
 
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Für die Beschreibung der Geschäftsprozesse ist die Geschäftsprozessmanagement-
Software ADONIS® (Vollversion) anzuwenden, die Prozesse sind mittels BPMN 2.0 zu 
modellieren. 
Es ist vorgesehen, die Beratungsleistung ab 01.November 2022 zu beginnen. Der 
Leistungszeitraum soll maximal 7 Monate umfassen. 
 
Die Ergebnisse sind in schriftlicher wie elektronis cher Form zu dokumentieren und in 
einer Präsentation vorzustellen. 
 
6. Anlagen 
Anlage 1 – Dezernatsverteilung Stadtverwaltung 
Anlage 2 – Organigramm Hauptamt 
Anlage 3 – Beschaffungsordnung einschließlich Anlagen 
Anlage 4 – Vergabebericht Stadt Leipzig 2016/17 
Anlage 5 – Vergabe von freiberuflichen Leistungen unterhalb des geltenden EU-
Schwellenwertes, die keine Architekten- und Ingenieurleistungen sind (DA 16/2018) 
Anlage 6 – Verfahrensweise beim Abschluss von Honorar- und Werkverträgen (DA 10/2014)  
Anlage 7 – Allgemeine Vertragsbestimmungen für freiberufliche Leistungen der Stadt Leipzig 
 
Ansprechpartner: 
 
Hauptamt für Fragen zur Aufgabenstellung 
Herr Schulz – Abteilungsleiter Vergabe und Dienste 
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT], E-Mail: [E-MAIL ENTFERNT] 
 
Herr Schönig – Sachgebietsleiter Zentrale Ausschreibungsstelle 
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT], E-Mail: [E-MAIL ENTFERNT] 
 
Hauptamt für Fragen zum Ausschreibungsprozess 
Herr Döhler – Abteilungsleiter Organisation und Projektmanagement 
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT], E-Mail: [E-MAIL ENTFERNT] 
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