Aktueller Sachstand KIVAN
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-Ifo-06887
Datum: 2019-03-12
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage Nr. VI-Ifo-06887 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule 
 
 
 
Betreff: 
Aktueller Sachstand KIVAN 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Information zur Kenntnis 
Jugendhilfeausschuss   Information zur Kenntnis 
FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule   Information zur Kenntnis 
DB OBM - Vorabstimmung    
Ratsversammlung  17.04.2019 Information zur Kenntnis 
 
 
Die Ratsversammlung nimmt den Sachstand zum KIVAN zur Kenntnis.  
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
Im Oktober 20107 wurde die überarbeitete Version der 
Kindertagesstättenverwaltungsanwendung (KIVAN) eingeführt, über dessen Sachstand 
berichtet werden soll. Um Probleme mit dem Umgang von KIVAN.next zu senken, wurden 
Schulungen durchgeführt und eine Support-Hotline eingerichtet. Durch trägerkonkrete 
Schreiben konnte die Beteiligung gesteigert werden, welche direkte Auswirkung auf die 
Nutzbarkeit des KIVAN für Eltern und als Planungsinstrument hat. 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
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Übereinstimmung mit strategischen Zielen: 
 
 nicht relevant 
  
 
 Schaffung von Rahmenbedingungen für eine ausgeglichenere Altersstruktur. 
  
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen  x nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
Beteiligung Personalrat x nein  ja, 
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses: 
 
Nicht erforderlich.  
 
 
 
 
  
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Sachverhalt:  
 
Die Kindertagesstättenverwaltungsanwendung - kurz KIVAN - dient seit 2009 der 
Kitaplatzvergabe in der Stadt Leipzig. Im Oktober 2017 wurde die komplett überarbeitete 
Version KIVAN.Next eingeführt. Die Migration aus dem Altverfahren wurde durch die Lecos 
konzipiert und ausgeführt. Die migrierten Daten wurden anschließend in 
Qualitätssicherungsterminen in den Kitas überprüft und ggf. korrigiert. Diese Termine wurden 
durch die Lecos vor Ort in den Einrichtungen in Zusammenarbeit mit den Leitungen 
durchgeführt. 
 
Für die grundsätzliche Befähigung zur Arbeit im KIVAN wurden Vertreterinnen und Vertreter 
der Träger wie der Kommune seit Mitte 2017 in bisher 33 Schulungsterminen mit insgesamt 
385 Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Freien Träger unterrichtet. Die Schulungen 
wurden dabei sowohl durch die Lecos als auch durch das Amt für Jugend, Familie und 
Bildung durchgeführt. Zusätzlich wurden 6 Schulungen für 61 TN der kommunalen Horte und 
8 Schulungen für 90 TN der kommunalen Kitas durchgeführt. Die Kitafachabteilung wurde 
mit 12 TN in einem separaten Kurs geschult. 
 
Der vollständige Nutzen des KIVAN als Instrument der Eltern hinsichtlich der Kitaplatzsuche 
und -vergabe sowie als Planungsinstrument für die Verwaltung in Bezug auf Bedarfsplanung 
und Statistik entfaltet sich nur, wenn alle freien Träger wie auch die Kommune die 
Betreuungsverträge zeitnah, vollständig und inhaltlich korrekt im Portal (ein-)pflegen. 
Geschieht dies nicht, entstehen Differenzen zwischen der realen Platzbelegung und der 
Darstellung im Kivan, d. h. es kommt zu einer verzerrten Darstellung verfügbarer bzw. 
belegter Platzkapazitäten. In der Folge erhöht sich der Steuerungsaufwand in den 
Einrichtungen, vorhandene Plätze können u. U. nicht optimal genutzt werden. 
 
Der Grad der Beteiligung im KIVAN lässt sich näherungsweise aus dem Verhältnis von 
geschlossenen Verträgen zur jeweiligen Platzkapazität der Einrichtung (Vertragsquote) 
ableiten. Bei Umstellung vom alten zum neuen KIVAN betrug diese Quote über alle 
Einrichtungen und Träger hinweg ca. 85%. Um diesem Missstand zu begegnen, wurde 
neben den oben angeführten Schulungen unter anderem eine Support-Hotline bei der Lecos 
eingerichtet, an die sich die Einrichtungen bei Problemen in der Arbeit mit KIVAN wenden 
können. Eine fortlaufende Optimierung des KIVAN erfolgt ebenso durch regelmäßige 
Beratungen und sogenannte Co-Workings (Fachaustausch vor Ort) zwischen Lecos und 
AfJFB. Des Weiteren wurden die freien Träger durch das AfJFB in mehreren trägerkonkreten 
Schreiben angesprochen und zur umfassenden Nutzung des KIVAN motiviert. 
 
All diese Maßnahmen und die tätige Mitwirkung der überwiegenden Zahl der Einrichtungen 
führten dazu, dass die Vertragsquote im Bereich Kita mit Stand 16.01.2019 auf rund 94% 
sowie im Bereich Tagespflege auf rund 85% gesteigert werden konnte.  Die Verwaltung wird 
die freien Träger auch weiterhin dabei unterstützen, alle bestehenden Verträge 
anforderungsgerecht im KIVAN zu pflegen. 
 
  
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Statistik Vertragsquote (Anzahl Verträge/Kapazität)   
       
Monat Kita* Hort Tagespflege Gesamt*  Kita AfJFB* 
Stand 16.10.2018 
Okt 18 89,46% 87,53% 81,11% 88,23%  92,90% 
Feb 19 91,99% 85,40% 72,79% 88,30%  95,85% 
Stand 19.11.2018 
Nov 18 92,05% 87,38% 84,66% 89,79%  95,63% 
Feb 19 93,34% 85,61% 78,61% 89,47%  96,66% 
Stand 16.01.2019 
Jan 19 94,04% 87,10% 85,17% 90,19%  97,74% 
Feb 19 94,41% 86,37% 84,51% 90,07%  97,69% 
       
*bereinigt um kommunale Kitas (inkl. SEB), welche noch nicht eröffnet sind 
 
Daneben ist die Suche nach Betreuungsplätzen über das Elternportal essentiell. Im Kivan ist 
dies in unterschiedlichen Ausprägungen möglich. So können Eltern zumindest über die 
Daten der Einrichtungsansicht Kontakt zu gewünschten Einrichtungen aufnehmen (Variante 
A). Variante B ermöglicht Eltern freie Plätze zu einem gewünschten Betreuungsbeginn zu 
recherchieren und platzkonkrete Betreuungswünsche in den Einrichtungen direkt über die 
Anwendung zu platzieren.  
 
Dazu müssen Träger die im KIVAN angelegten Einrichtungen für die jeweilige Variante 
freischalten . Nach der Umstellung vom alten zum neuen KIVAN konnte die Zahl der 
freigeschalteten Einrichtungen in den jeweiligen Varianten durch gezielte Trägeransprache 
sukzessive gesteigert werden. 
 
 
  
 Übersicht Elternportal (Variante A) enthält 
  
Stand 
08.05.2018 
Stand 
14.09.2018 
Stand 
15.10.2018 
Stand  
16.11.2018 
Stand  
16.01.2018 
gesamt 537 725 741 762 791 
davon Kita1 247 252 250 249 248 
davon Horte 65 65 65 65 65 
davon 
Tagespflegepersonen 225 408 426 447 478 
    
  
 
 platzkonkrete Suche (Variante B) möglich2 
 
Stand 
08.05.2018 
Stand 
14.09.2018 
Stand 
15.10.2018 
Stand 
16.11.2018 
Stand  
16.01.2018 
gesamt 137 249 261 443 445 
davon Kita1 122 211 214 216 216 
davon Horte - - - - - 
davon 
Tagespflegepersonen 15 38 47 227 229 
1 gemeint sind Krippe, Kindergarten und kombinierte Einrichtungen 
  
2 Einrichtungen mit derzeit eingerichteter platzkonkreter Suche 
  
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Zur verbesserten Transparenz über das Angebot und die Nutzung von KIVAN werden ab 
Frühjahr 2019 statistische Auswertungen auf der Website www.meinkitaplatz-leipzig.de 
dargestellt. Dies beinhaltet tagaktuelle grafische und nummerische Statistiken sowie 
einrichtungskonkrete Auflistungen zur Teilnahme im KIVAN als auch Darstellungen zur 
Nutzung des Elternportals und der insgesamt im KIVAN geführten Verträge. Beispielhaft 
kann dies in der Anlage 1 zur Infovorlage nachvollzogen werden. 
 
 
 
 
Anlage: 
Statistische Angaben zur Darstellung auf www.meinkitaplatz-leipzig.de 
 
 
 
S T A T I S T I K 
(/) 
PLATZ-SUCHE (/) ÜBERSICHT (/DE/EINRICHTUNG) ANMELDEN 
(/DE/NUTZERKONTO) 
Anlage 1 
Kindertagesstätte 
Gesamt: 258 
Vollständige Teilnahme: 216 (83,7 %) 
Eingeschränkte Teilnahme: 36 (14,0 %) 
- Nicht Sichtbar: 2 (0,8 %) 
- Keine Bedarfsmeldung: 4 (1,6 %) 
- Keine Platzsuche: 34 (13,2 %) 
Keine Teilnahme: 6 (2,3 %) 
Hort 
Gesamt: 81 
Vollständige Teilnahme: 64 (79,0 %) 
Eingeschränkte Teilnahme: 1 (1,2 %) 
- Nicht Sichtbar: 1 (1,2 %) 
- Keine Bedarfsmeldung: 0 (0 %) 
- Keine Platzsuche: 0 (0 %) 
Keine Teilnahme: 16 (19,8 %) 
Kindertagespflege 
Gesamt: 639 
Vollständige Teilnahme: 12 (1,9 %) 
Eingeschränkte Teilnahme: 626 (98,0 %) 
- Nicht Sichtbar: 161 (25,2 %) 
- Keine Bedarfsmeldung: 603 (94,4 %) 
- Keine Platzsuche: 409 (64,0 %) 
Keine Teilnahme: 1 (0,2 %) 
Unbekannter Teilnahmestatus 
Gesamt: 1
Einrichtung - Details 
Eingeschränkte Teilnahme: 
--- Kindertagesstätte --- 
Amt für Jugend, Familie und Bildung - Curiestraße 
Amt für Jugend, Familie und Bildung - Gustav-Mahler-Straße 21 
Amt für Jugend, Familie und Bildung - Hans-Otto-Straße 2 b 
Diakonisches Werk Innere Mission Leipzig e. V. - Evangelische Kindertagesstät te Christophorus 
DPFA gemeinnützige Schulen GmbH - DPFA-Regenbogen-Kindergarten Leipzig 
Dr. P. Rahn & Partner Schulen - Adongo 
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Leipzig-Leutzsch St. Laurentius - Ev. Kita "St. Laure ntius" 
FAIRbund e. V. - Kita Richterstraße - Eröffnung voraussichtl. Mai 2019 
Freier Kindergarten e. V. - Kobelei 
FRÖBEL Bildung und Erziehung gemeinnützige GmbH - Fröbelchen 
Frühe Hilfe für entwicklungsgestörte und behinderte Kinder e. V. - Montessori- Kinder haus Erich- Zeigner-Allee 
Gemeinnützige Gesellschaft zur Unterstützung berufstätiger und alleinerziehender Eltern mbH - Konfuzius Kindergarten Leipzig 
Happy Kids e. V. - Happy Kids 
Initiative Nachbarschaftsschule Leipzig e. V. - Kindergarten der Nachbarschaftsschule 
Internationaler Bund, IB Mitte gGmbH - Integrative Kindertageseinrichtung "mi niuniversum" 
Internationaler Bund, IB Mitte gGmbH - Integrative Kindertageseinrichtung "Uni KidsLeipzig" 
Johanniter-Unfall-Hilfe e. V. - Johanniter Kindertageseinrichtung "Claras Ki nder" 
Johanniter-Unfall-Hilfe e. V. - Johanniter Kindertageseinrichtung "Die Strolc he" Plaußig 
Johanniter-Unfall-Hilfe e. V. - Johanniter Kreativkindergarten "Tillj" 
Kinderland 2000 GmbH - Naunhofer Straße 31 
KINDERVEREINIGUNG Leipzig e. V. - Integrative Kindertageseinrichtung "M otschegiebchen" 
KINDERVEREINIGUNG Leipzig e. V. - Integrative Kindertageseinrichtung "U NIKAT" 
Leipzig International School e.V. - Karl-Heine-Straße 95 
Regenbogenkinder e. V. - Regenbogenkinder e.V. 
Städtischer Eigenbetrieb Behindertenhilfe (SEB) - Kindertagesstätte "DschungelBande" 
Städtischer Eigenbetrieb Behindertenhilfe (SEB) - Kindertagesstätte "Kleine Handwerksmeister" 
Anlage 1 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - "Haus der  hundert Welten" 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - "Regenb ogenland" 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - "Sonnenhügel " 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - "Wieder itzscher Spielkiste" 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - Kinderh aus "Lützschenaer Sternchen" 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - Wiederitzscher Knirpsenwelt 
Volkssolidarität Stadtverband Leipzig e. V. - Gerne Groß 
Waldorfinitiative Leipzig Süd e.V. - Waldorfkindergarten Süd 
Waldorf-Kindergarten Leipzig e. V. - Waldorfkinderg.Leipzig e.V. 
Zwergenland Leipzig gGmbH - Seepferdchen 
--- Hort --- 
Amt für Jugend, Familie und Bildung - Hort an der Schule Bernhard-Göring-Strass e 
Keine Teilnahme: 
--- Kindertagesstätte --- 
BIP Kreativzentrum gemeinnütz. GmbH - Minimax-Vorschule 
FRÖBEL Bildung und Erziehung gemeinnützige GmbH - Am Elsterbecken 
FRÖBEL Bildung und Erziehung gemeinnützige GmbH - Am Gutenbergplatz 
FRÖBEL Bildung und Erziehung gemeinnützige GmbH - Einsteinchen 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - Kita Hu bmaierweg 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - Kita Leipziger Straße 
--- Hort --- 
AHF Schulverein - Hort AHF Schulverein 
Aktive Schule Leipzig e.V. - Hort der Freien Aktiven Schule 
BIP Kreativzentrum gemeinnütz. GmbH - Hort BIP 
Diakonisches Werk Innere Mission Leipzig e. V. - Hort am Werner-Vogel-Schulze ntrum 
Dr. P. Rahn & Partner Schulen - Hort der Grundschule "Clara Schumann" 
Evangelisches Schulzentrum - Hort am Evangelischen Schulzentrum 
forum thomanum Schulen GmbH - Hort forum thomanum 
Freie Schule Leipzig - Hort an der Freien Schule Leipzig 
Initiative Nachbarschaftsschule Leipzig e. V. - Hort der Nachbarschaftsschule 
Karl-Schubert-Schule Leipzig Freie Waldorfschule e.V. - Hort der Karl -Schubert-Schule Leipzig 
Leipzig International School e.V. - Hort der Leipzig International School 
Montessori Schulverein Leipzig e.V. - Hort Montessori-Schulverein 
Verein der Waldorfschulgemeinschaft Leipzig e.V. - Hort der Waldorfschulgeme inschaft 
Verein Schulen für gemeinschaftliches Lernen e.V. - Hort der Schule für gemeins chaftliches Lernen 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - Hort Villa Kunterbunt 
Volkssolidarität Kreisverband Leipziger Land/Muldental e. V. - Hort Wasserturmgeister 
Informationen zu den Angaben 
Anlage 1 
Gesamt - Gesamtanzahl der Einrichtungen des jeweiligen Einrichtungstyps im Kivan 
Vollständige Teilnahme - Anzahl der Einrichtungen im Kivan, die im Elternportal sichtbar sind, für die die Platzsuche möglich ist und die die Bedarfsmeldungsfunktion anbieten 
Eingeschränkte Teilnahme - Anzahl der Einrichtungen im Kivan, die im Elternportal nicht sichtbar sind und/oder für die die Platzsuche nicht möglich ist und/oder die die Bedarfsmeldungsfunktion nicht anbieten 
Nicht Sichtbar - Anzahl der Einrichtungen im Kivan, die im Elternportal nicht sichtbar sind 
Keine Bedarfsmeldung - Anzahl der Einrichtungen im Kivan, die im Elternportal die Bedarfsmeldungsfunktion nicht anbieten 
Keine Platzsuche - Anzahl der Einrichtungen im Kivan, für die im Elternportal die Platzsuche nicht möglich ist 
Keine Teilnahme - Anzahl der Einrichtungen im Kivan, die im Elternportal nicht sichtbar sind, für die die Platzsuche nicht möglich ist und die die Bedarfsmeldungsfunktion nicht anbieten 
Elternportalbenutzer - Details 
Feb 2018 Mrz 2018 Apr 2018 Mai 2018 Jun 2018 Jul 2018 Aug 2018 Sep 2018 Okt 2018 Nov 2018 Dez 2018 Jan 2019 
Benutzer 12401 13127 13815 14565 15304 15964 16726 17327 17921 18453 1 8866 19279 
Neue Benutzer 802 726 688 750 739 660 762 601 594 532 413 413 
Verträge - Details 
Anlage 1 
Feb 2018 Mrz 2018 Apr 2018 Mai 2018 Jun 2018 Jul 2018 Aug 2018 Sep 2018 Okt 2018 Nov 2018 Dez 2018 Jan 2019 
Verträge 43378 43396 43450 43522 43531 41549 44693 42655 43317 43846 4 3954 43984 
Neue Verträge 971 1053 1196 2016 4222 1813 1803 808 797 593 412 489 
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Leipzig Mein Kitaplatz 
(https://kivan.lecos.de) 
Anlage 1