Ausführungsbeschluss zur Beschaffung, Implementierung und Integration einer Software zum Managen von Verträgen und Vertragsdaten in einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD)
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-02478
Datum: 2021-05-18
Vorlagenart: Beschlussvorlage

1/24
 
Ratsversammlung 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-02478 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Finanzen 
 
 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss zur Beschaffung, Implementierung und Integration einer 
Software zum Managen von Verträgen und Vertragsdaten in einer zentralen 
Vertragsdatenbank (ZVD) 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung    
Dienstberatung des Oberbürgermeisters    
Verwaltungsausschuss    
Ratsversammlung  23.06.2021 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Der Ausführungsbeschluss zur "Beschaffung, Implementierung und Integration" 
einer Software zentrale Vertragsdatenbank (ZVD) / Vertragsmanagement über ein 
Vergabeverfahren wird gefasst.  
 
2. Die stadtweite Einführung der Software als führendes System für Verträge, 
fachverfahrensneutrale Vertragsdaten, digitale Vertragsdokumente und die 
Verwendung von Vertragsmustern wird, unter Berücksichtigung der 
Entscheidungen des Architekturboards Nr. 2020/011 vom 13.03.2020 (Anlage 1) 
beschlossen. 
 
3. Zur Beschaffung, Anpassung und Inbetriebnahme der Softwarelösung ZVD, sowie 
zur Beschaffung erforderlicher Arbeitsplatzlizenzen, besteht für die Jahre 2021 – 
2024 in der Stadtkämmerei (PSP: 7.0001620.701 - Software) und dem Referat SAP 
(PSP: 7.0001708.701 - Software) nachfolgender Finanzmittelbedarf: 
 2021 – 2023: in Höhe von 1.061.300€  
 2024:              in Höhe von      83.700€ 
 
Für die Jahre 2021 - 2023 sind im Finanz-HH (PSP: 7.0001620.701 - Software) 
veranschlagt: 
 2021 – 2023: 1.001.100€ (inkl. Ermächtigungsübertrag gem. §21 Sächs. 
KomHVO von 200.000€ aus 2020) 
  
      Für die Jahre 2023 – 2024 sind im Finanz-HH anzumelden / zu berücksichtigen: 
 2023: in Höhe von 60.200€  
1 von 28 in Zusammenstellung
2/24
 2024: in Höhe von 83.700€  
 
4. Die im Haushaltsjahr 2023 ff., entsprechend Anlage 4, anfallenden Folgekosten in 
Höhe von 456.300 € werden zukünftig innerhalb des Budgets des 
projektverantwortlichen Amtes (derzeit Stadtkämmerei) finanziert und durch das 
projektverantwortliche Amt entsprechend bei der Haushaltsplanung 
berücksichtigt. 
 
 
 
Räumlicher Bezug: 
Entfällt. Das Führen von Standortkoordinaten in der ZVD ist nicht vorgesehen. 
 
  
2 von 28 in Zusammenstellung
3/24
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes 
 
Mit dieser Vorlage werden: 
- die Beschaffung einer in den Basisdienst ERP integrierten Software „zentrale 
Vertragsdatenbank“ (ZVD) mittels Vergabeverfahren, 
- die Implementierung und Integration der Software in die städtische IT Infrastruktur sowie  
- die stadtweite Einführung der Software als führendes System für Verträge, 
fachverfahrensneutrale Vertragsdaten, digitale Vertragsdokumente und -muster 
beschlossen. 
 
Die für die Realisierung u.a. notwendigen, wesentlichen technischen Infrastrukturvoraussetzungen 
sind mit dem Basisdienst ERP und dem Basisdienst EVA (enaioDMS) in der Stadtverwaltung vorhanden. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
3 von 28 in Zusammenstellung
4/24
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen  
nein  
wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  
nein  
ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  
nein  
ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  
nein  
ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2021 
2022  50.500 
64.600 
BE 10_Digitalisierung 
BE 10_Digitalisierung 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen 2021 2023 
1.001.100 
(einschl. 
Ermächtigungsüb
ertrag gem. §21 
Sächs.KomHVO) 
7.0001620.701.  
 
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  
nein  
wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR  wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen) 2023 2025 456.300  
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung  
nein  
wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  
nein  
ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  
nein  
ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  
ja   
Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  
Ja  
Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
  
4 von 28 in Zusammenstellung
5/24
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: Digitalisierung der Verwaltung; Qualitätssteigerung, Risikominimierung  
 
 
 
 trifft nicht zu  
 
 
  
5 von 28 in Zusammenstellung
6/24
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage  
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur -wandelanpassung) 
  
      
  
  Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff)  
keine / Aussage nicht 
möglich  
erneuerbar 
 
fossil 
  Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch  
Aussage nicht möglich 
 
ja 
 
nein 
  Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)   
Aussage nicht möglich 
 
ja 
 
nein 
  Mindert die Auswirkungen des Klima-
wandels (u. a. Entsiegelung, Regen-
wassermanagement) 
 
Aussage nicht möglich 
 
ja 
 
nein 
  
      
  
  Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  
ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer  
nein 
  
      
  
  Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung  
ja (Prüfschema endet hier.) 
      
     
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. leipzig.de) 
  
                          
ja  
 nein (Begründung s. Abwägungsprozess)  
 nicht berührt (Prüfschema endet hier.) 
                
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  
      
  
  
 
 Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  
  
 liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  
   
wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
    
  
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Derzeit existiert keine stadtweite Softwarelösung, welche die Anforderungen an eine einheitliche, 
ordnungsgemäße Verwaltung von Verträgen erfüllt. In Vorbereitung des Beschaffungsprozesses einer 
ZVD-Lösung wurde zunächst die technische Basis (Infrastruktur) der zukünftigen Software abgewogen.  
Dabei wurden zentrale Anforderungen hinsichtlich der notwendigen Integration in bestehende und 
zukünftige ERP Prozesse sowie die direkte Anbindung des führenden DMS der Stadt (enaio 
Dokumentenmanagement) berücksichtigt. 
Zu den zentralen Anforderungen an die Softwareinfrastruktur zählen: 
(1) Berücksichtigung der zentralen IT-Strategie Vorgaben der Stadt 
(2) Nutzung vorhandener Stamm-, Geschäftspartner-, Kontierungsdaten 
(3) Integration mit den wesentlichen kaufmännisch-finanziellen, haushaltsplanerischen sowie 
beschaffungs- und steuerrelevanten Prozessen der Stadt 
(4) Anbindung des führenden DMS zur Ablage von digitalen Vertragsdokumenten  
  
6 von 28 in Zusammenstellung
7/24
Begründungen zur Beschaffung eines Add-On auf Basis SAP 
 
Das Projekt ZVD hat sich einen Überblick über die in der Stadt vorhandene Infrastruktur, als auch am 
Markt angebotenen Vertragsverwaltungsprogramme und deren technische Basis verschafft. 
Mit dem Basisdienst ERP (SAP) existiert innerhalb der Stadt eine techn. Infrastrukturkomponente, 
welche o.g. Anforderungen bestmöglich erfüllt und für die eine Vielzahl an direkt vollständig 
integrierbaren Vertragsmanagement-Lösungen (Add-On) am Markt etabliert sind.  
Die Entscheidung zur Beschaffung einer Vertragsdatenbank auf SAP Basis (SAP-Add-On), an Stelle eines 
Drittproduktes oder einer anderen, in der Stadtverwaltung genutzten Softwarekomponente, basiert 
auf den nachfolgend beschriebenen Überlegungen und Anforderungen.  
 
Orientierung an zentraler IT-Strategie  
Mit dem strategischen Ziel, die bestehende IT-Infrastruktur zu konsolidieren, wurden stadtweit 
zentrale Basisdienste definiert1  (u.a.: der Basisdienst ERP - Geschäftsressourcenplanungssystem2, der 
Basisdienst EVA - Elektronische Vorgangsverarbeitung3 und Weitere) und ausgebaut.   
Das technische SAP System ist ein wesentlicher Bestandteil des Basisdienstes ERP. Mit der 
Entscheidung für eine in SAP integrierte ZVD-Lösung und der Realisierung einer Anbindung an die DMS-
Komponente des städtischen Basisdienst EVA, zur Ablage der digitalen Vertragsdokumente, trägt das 
Projekt ZVD der o.g. Gesamt-IT-Strategie der Stadt Leipzig Rechnung. Wesentliche Vorteile entstehen 
u.a. durch: 
 Realisierung von Einspareffekten aufgrund der Nutzung bestehender Basis(dienst)-
infrastrukturen und Schnittstellen  
 Verfügbares Prozess-Knowhow innerhalb der Stadt oder bei Vertragspartnern / Dienstleistern  
 Interaktion der Anwender und Administratoren in gewohnten Systemumgebungen, 
verbunden mit geringeren Schulungsaufwänden 
Mit der Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (gem. VII-DS-00513) wurde die vorliegende 
Entscheidung durch das Gremium IT Architekturboard bestätigt.  
 
Wachsende Bedeutung verfügbarer Vertragsdaten 
Die alleinige Abbildung von Verträgen in Form digitaler Vertragsdokumente, mit einigen wenigen 
Dokumentmetadaten, über ein DMS System (z.B.: enaioDMS) wird, im Ergebnis der 
Anforderungsanalyse, als nicht ausreichend bewertet.  
 
Verträge müssen nicht nur für sich allein verwaltet, sondern im Zusammenhang mit kaufmännischen 
und (Haushalts-)planerischen Prozess-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen konsistent 
und transparent abgebildet werden können. Die Rolle und das Verständnis eines Vertrages wandelt 
sich, weg vom reinen Vertragsdokument hin zum digitalen Vertrag und dessen Vertragsdaten. Die 
Bedeutung an verfügbaren, auswertbaren und integrierbaren Vertragsinformationen für die 
Stadtverwaltung Leipzig wächst (z.B.: Bereitstellung von Informationen über finanzielle 
Verpflichtungen eines Vertrages im jeweiligen Haushaltsjahr). 
 
Mit einer zentralen Vertragsdatenbank im ERP (SAP) können vertragsrelevante Daten erfasst, einem 
Vertrag zugeordnet und zu anderen ERP (SAP) Daten (z.B.: Geschäftspartnerdaten) in Beziehung 
gesetzt werden. In der Folge lassen sich diese digital auswerten oder in weiterführenden ERP (SAP) 
Business Prozessen (z.B.: Anordnungen) verarbeiten.  
 
 
1 Vgl.  VII-DS-00513 - Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig 
2 Vgl. DS-00727/14 - Grundsatzbeschluss zum Weiterbetrieb des SAP Systems sowie Ausführungsbeschluss zur 
strategischen Weiterentwicklung von SAP  
3 Vgl. VI - DS-06918-DS-01 - Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio als führendes System für die 
elektronische Akte der Stadtverwaltung 
 
 
7 von 28 in Zusammenstellung
8/24
 
 
Verträge als Grundlage kaufmännischer Prozesse 
Verträge stellen im ganzheitlichen Ansatz die wesentliche Grundlage des 
kaufmännischen/kommunalen Planens und Handelns der Stadt dar. Der Basisdienst ERP ist das 
führende System der Stadt Leipzig zur Abbildung dieser kaufmännischen Prozesse (z.B.: Rechnungs-, 
Anordnungs- und Mahnwesen) und der Geschäftspartner. Der Bedarf zur Identifikation und Abbildung 
von Beziehungen, Abhängigkeiten und Zusammenhängen dieser Prozesse mit den vertraglich 
gebundenen Verpflichtungen der Stadt Leipzig spricht für das Führen von Verträgen im Basisdienst 
ERP.   
Die Investition in den bereits vorhandenen Basisdienst ERP ist in dieser Form besonders nachhaltig. 
Eine Vielzahl an Diensten mit Vertragsbezug sollen perspektivisch durch SAP-Systeme abgelöst und 
vereinheitlicht werden, darunter auch die Prozesse Einkauf, Beschaffung, Haushaltsplanung und 
Instandhaltung sowie die Abbildung eigenverwalteter städtischer Grundstücke im Basisdienst ERP. 
Aus den vorgenannten Gründen bergen die Verwaltungsprogramme alternativer Anbieter das Risiko, 
nur eine Insel- oder Übergangslösung darzustellen. Die Implementierung von Schnittstellen zu den 
bestehenden ERP-Prozessen ist bei alternativen Lösungen nicht oder nur aufwendig möglich und somit 
in Bereitstellung und Betrieb kostenintensiv. 
 
Nutzung bestehender SAP Stamm- & Geschäftspartnerdaten & SAP Transaktionen 
Im SAP werden bereits Stamm-& Bewegungsdaten, wie Geschäftspartnerdaten, Kontierungsdaten, 
OE-Strukturen oder verfahrensrelevante Informationen, erfasst und können im Rahmen der 
Vertragsdatenerfassung, -pflege und Vertragsentwurfserstellung direkt verwendet werden. 
Redundanzen und doppelte Datenhaltung sowie Schnittstellen zu einem Drittprodukt werden 
vermieden. Die im ERP integrierte ZVD-Lösung bedient sich somit der bereits verfügbaren Daten oder 
nutzt bestehende Transaktionen aus spezialisierten Modulen im SAP, ohne diese selbst abbilden zu 
müssen (z.B.: Anlegen eines Geschäftspartners, Anlegen einer Mittelbindung).  
 
Integration der bereits in SAP abgebildeten Verträge 
SAP bietet durch seinen modularen Aufbau mit seinen verschiedenen Komponenten und 
Branchenlösungen die Möglichkeit, modulspezifisch vielfältige Verträge abzubilden, allerdings nicht 
per se in Form einer gemeinsamen, übergreifenden Vertragsdatenbank.   
Mit den Entscheidungen zur Abbildung der Einkaufs- & Beschaffungsprozesse sowie der 
eigenverwalteten städtischen Grundstücke im Basisdienst ERP (SAP), wird unabhängig des Projektes 
ZVD, das Erfassen von Verträgen (z.B.: Rahmenverträge oder Garagenmietverträge) in den dafür 
vorgesehenen ERP (SAP)-Modulen (z.B.: MM und RE-FX) erforderlich. 
 
Gemessen an der Zielstellung, einen vollständigen Überblick über alle Verträge der Stadt erhalten zu 
wollen, müssen diese Verträge, gemeinsam mit Verträgen ohne SAP Bezug, in einer zentralen 
Datenbank registriert werden können. Die Markterkundung zeigte, dass sich die Hersteller einer SAP 
basierten Vertragsmanagementlösung auf die Zusammenführung unterschiedlichster Verträge, 
spezialisierten4. Die Verträge aus diesen ERP-(SAP) Modulen sowie Verträge ohne SAP-Kontext lassen 
sich in einer gemeinsamen Datenbank führen, durch einheitliche Funktionen verwalten und 
untereinander in Beziehung setzen. 
  
 
4 In Abhängigkeit der Software Lösung 
8 von 28 in Zusammenstellung
9/24
 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
ENFÄLLT 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
ENFÄLLT 
 
III.  Strategische Ziele 
 
Ausgehend von den strategischen Zielen des integrierten Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 2030 
sowie der Konzepte „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (VI-DS-05136-DE-01) und 
„Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) wurden Grundlagen geschaffen, welche darauf 
abzielen, dass die Stadt Leipzig sich zu einer modernen und effizienter arbeitenden Verwaltung 
entwickelt. 
 
Im Handlungsfeld 3 „Organisation und E-Gouvernement“ des Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 
2030 liegt das Augenmerk u.a. auf die der Schaffung technischer Voraussetzungen für rechtssichere 
und medienbruchfreie Abläufe. Diese sollen das organisationsübergreifende Arbeiten in der 
Verwaltung unterstützen. Als eine der umzusetzenden Maßnahmen dieses Handlungsfeldes wurde die 
Einführung des „Vertragsdatenbankmanagements“ mit folgenden Zielen beschlossen: 
 in einem ersten Schritt, sämtliche definierte Verträge5 in einer zentralen Vertragsdatenbank 
standardisiert zu erfassen / zu registrieren, 
 langfristig den Verwaltungsprozess von Verträgen so umfassend wie möglich digital abzubilden 
sowie die Weiternutzung im Rechnungswesen (ERP) zu optimieren. 
 
Mit der Einführung einer Software zum Managen von Verträgen über eine zentrale Vertragsdatenbank 
wird zudem ein Beitrag zur Erreichung der Zielstellungen nachfolgender Handlungsfelder des 
Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 2030 geleistet: 
 Handlungsfeld 2 „Strategie und Steuerung“ (Konzipierung und Entwicklung von 
Steuerungsinstrumente)  
 Handlungsfeld 4 „IT Infrastruktur und IT Steuerung“ (Einsatz effektiver und 
zukunftsweisender Informations- und Kommunikationstechnik auf Basis technischer 
Standards zur Realisierung effizienter Prozesse und Strukturen)  
 Digitalisierung der Verwaltung (u.a. leichteren Zugriff auf aktuelle Informationen sowie 
Bearbeitungsstände der Verwaltungsvorgänge, die Vorgabe und Umsetzung verbindlicher 
Standards, die Schaffung moderner Arbeitsformen und die Beschleunigung von 
Geschäftsprozessen). 
 
Mit der ZVD erhält die Stadt Leipzig zudem eine sehr werthaltige, vertragsintegrative 
Managementkomponente, mit der auch der Erfolg der strategischen Ausrichtung des 
gesamtstädtischen Handelns, durch die Untersetzung mit entsprechenden Verträgen und der aus dem 
aktuellen Vertragsbestand abgeleiteten Erkenntnisse, abgleichbar wird. 
 
  
 
5 Vgl. Kapitel 2.4 (Abgrenzung / Rahmenbedingungen; Pkt. Verträge / Vertragsarten) 
9 von 28 in Zusammenstellung
10/24
 
IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
 
1.1. Rechtliche Grundlagen und vorhandene Beschlüsse: 
 
Die Beschaffung bzw. stadtweite Einführung einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) wurde erstmals 
in der Dienstberatung des Oberbürgermeisters am 30.08.2016 behandelt und durch einen 
entsprechenden Beschluss des Oberbürgermeisters vom 06.03.2018 („Einführung einer zentralen 
Vertragsdatenbank in der Stadtverwaltung Leipzig‘) bestätigt.  
 
Anlass des Projektes sind im Wesentlichen die Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamts 
in den Prüfberichten zur Eröffnungsbilanz bzw. dem Jahresabschluss 2012 sowie der Folgejahre. 
Demnach müssen alle von der Stadtverwaltung Leipzig eingegangenen vertraglichen Leistungen und 
Verpflichtungen für aktuelle und künftige Haushaltsjahre bekannt und bewertbar sein6. Nach den 
Regelungen des §72 SächsGemO ist die Stadt verpflichtet, ihre Haushaltswirtschaft so zu planen und 
zu führen, dass eine stetige Erfüllung ihrer Aufgaben gesichert ist. Die zentrale Vertragsdatenbank 
sollte so gestaltet sein, dass ihr wichtige Informationen für die Aufstellung des Haushaltsplanes 
entnommen werden können. Zudem sind nach haushaltsrechtlichen Vorschriften (§ 36 Abs. 1 
SächsKomHVO i. V. m. § 88 SächsGemO)7  für Verträge mit ungewissen Verbindlichkeiten und für 
Verträge, die ein etwaiges Ausfallrisiko beinhalten, Rückstellungen zu bilden. Vertragliche Risiken sind 
im Anhang des Jahresabschlusses darzustellen.   
 
Diese Sachverhalte lassen sich aus einer Vertragsdatenbank mit Vertragsregister ableiten.  
 
Ein weiterer Anlass ergibt sich aus den für Kommunen verbindlich anzuwendenden, neuen Regelungen 
zur §2b Umsatzsteuerbewertung (gem. § 27 Absatz 22a UStG) 8, nachdem Verträge nach § 2b UStG 
bewertet werden müssen. Die Grundlage dafür ist eine vorhandene Übersicht über die 
Vertragsbeziehungen der Stadt Leipzig. 
Auch wurde das Vorhandensein einer zentralen Vertragsdatenbank als ein wesentlicher Baustein für 
den Aufbau des städtischen IKS - Internes Kontrollsystem -  definiert (Vgl. VI-A-03534 / VI-A-03534-
VSP-01). 
 
Zwingend erforderlich wird die Einführung der ZVD u.a. auch durch einen Beschluss zur Ablösung von 
IBM Notes in der Stadtverwaltung Leipzig, verbunden mit der Migration der in den IBM Notes 
Datenbanken geführten Vertragsdaten bis Ende 4. Quartal 2023.  
 
Die Realisierung des Vorhabens ZVD ist Bestandteil des Handlungskataloges des 
Digitalisierungsfahrplans 2021/22 zur Modernisierung neuer oder bestehender Verwaltungsabläufe. 
 
 
1.2. fachliche Begründungen 
 
Derzeit existiert in der Stadtverwaltung Leipzig keine fachbereichsübergreifende, digitale Übersicht 
über vorhandene Verträge und verbundene Vertragsinformationen in Form eines zentralen 
Vertragsregisters bzw. einer Vertragsdatenbank. Das Erstellen, Verwalten, Aufbewahren sowie das 
Controllen von Verträgen (Vertragsdokumente, -daten) ist im Wesentlichen innerhalb der Fachämter 
selbst oder über zentrale Beschaffungsstellen organisiert. Daraus resultieren unterschiedliche 
Prozessausprägungen, Digitalisierungsgrade und Aufbewahrungsformen innerhalb der 
Stadtverwaltung, mit keiner bis geringer IT-Unterstützung sowie eingeschränkten 
 
6 Mit der Einführung der kaufmännischen doppischen Buchführung ist durch die Stadtverwaltung Leipzig eine 
Vermögensrechnung aufzustellen, in der alle Vermögensgegenstände und Schulden vollständig auszuweisen sind (§ 36 Abs. 1 
SächsKomHVO i. V. m. § 88 SächsGemO). 
7 Vgl. Kommentierung zu §88 SächGemO – Hinweise zum Vertragsregister (Trommer in Quecke/Schmid) 
8 Siehe veröffentlichtes Steueränderungsgesetz 2015 (BGBL. 2015 Teil I Nr. 43) 
10 von 28 in Zusammenstellung
11/24
Zugriffsmöglichkeiten.  Abgeleitet aus den Ergebnissen der IST-Analyse des Vorprojektes ZVD werden 
nachfolgend wesentliche Defizite genannt, welche durch den softwaregestützten Einsatz einer 
zentralen Vertragsdatenbank in der Stadtverwaltung Leipzig minimiert bzw. behoben werden könnten:  
 
 Fehlende Transparenz und Auskunftsfähigkeit 
Eine stadtverwaltungsweite Übersicht aller Verträge existiert nicht. Dies birgt für die Stadt 
entsprechende Risiken. Nicht identifizierte, ungenutzte (Rahmen)-Verträge verursachen 
vermeidbare Kosten. Änderungen an Verträgen, zum Beispiel mit Auswirkungen auf 
Vertragslaufzeiten, Leistungs- und Zahlungspflichten oder auf Haushaltsplanungsprozesse, 
stehen relevanten Bedarfsgruppen gar nicht oder lediglich auf Anfrage zur Verfügung. 
Teilweise haben Ämter mitunter keinen direkten, aktuellen Einblick, auf die für Sie relevanten 
Verträge und Fristen, welche durch vertragsführende Ämter (z.B.: Beschaffungsstellen) 
abgeschlossen und verwaltet werden. Ansprechpartner oder Vertreter sind 
verwaltungsübergreifend nicht bekannt. Vereinzelt sind Verträge mitunter gar nicht 
auffindbar.  
 
 Uneinheitliche Prozesse 
Die einheitliche, standardisierte Führung, Verwaltung sowie Beauskunftung / Auswertung von 
Vertragsdaten ist bereichsübergreifend nicht gegeben. Vertragsinformationen werden 
aufwendig mehrfach in verschiedenen Systemen und Vertragsdokumente in mehrfachen 
Kopien vorgehalten. Aufgrund der fehlenden einheitlichen Informationsbasis kann die 
Aktualität von Vertragsinformationen innerhalb der Stadtverwaltung nicht durchgehend 
gewährleistet werden. Die Nutzung von verwaltungsinternen Vertragsmustern ist nicht 
verpflichtend und in keinem IT-gestütztem V-Entwurfserstellungsprozess eingebunden. 
Zudem fehlt es größtenteils an techn. Unterstützungs- oder Dokumentationsmöglichkeiten im 
Rahmen der Zusammenarbeit und Abstimmungen zu Verträgen.   
 
 Ungenügende Auswertbarkeit und Verfügbarkeit von Vertragsinformationen 
Die operative und planungstechnische Auswertung und Bereitstellung von Vertragsdaten 
zwischen den Ämtern erfolgt oftmals manuell, verbunden mit zeitintensiven Aufwänden. 
Beziehungen zwischen Verträgen, zu Geschäftspartnern oder Vorgängen können nur 
aufwendig oder gar nicht identifiziert und ausgewertet werden, da jene Informationen in 
unterschiedlichen Systemen geführt werden. So lassen sich fristen- und kostenrelevante 
Informationen aus Verträgen nicht einheitlich IT-gestützt recherchieren und überwachen. Eine 
systemgestützte Aufstellung aller vertraglichen Verpflichtungen der Stadtverwaltung als 
Anlage zum Jahresabschluss, aus einer zentralen Datenbasis heraus, ist derzeit ebenfalls nicht 
möglich. 
 
Zudem ist die techn. Nutzung / Bereitstellung relevanter Vertragsinformationen in bestehende 
Fachanwendungen und Fachverfahren aufgrund des fehlenden zentral zur Verfügung 
stehenden Vertragsgesamtbestandes oder aufgrund fehlender technischer Anbindungen nicht 
möglich. Potentiale existieren hier insbesondere in den Bereichen Einkauf & Beschaffung, 
Haushaltsplanung sowie Anordnungswesen / Rechnungslegung. 
 
 Risiken 
Risiken existieren u.a. durch fehlende IT-Unterstützung im Vertragscontrolling im Kontext des 
fehlenden Gesamtüberblicks über vertraglichen Verpflichtungen und deren finanziellen 
Auswirkungen für die Stadt Leipzig, aber auch durch fehlende IT-Unterstützung im Bereich der 
Vertragsfristenkontrolle und dem uneinheitlichen Einsatz von geprüften Vertragsmustern und 
der damit verbundenen Rechts(un)sicherheit abgeschlossener Verträge. 
 
 
 
 
11 von 28 in Zusammenstellung
12/24
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Die stadtweite Einführung einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) wurde in entsprechenden 
Beschlüssen des Oberbürgermeisters von 2016 und 2018 bestätigt. Daraufhin wurde ein (Vor)Projekt 
zur Beschaffung und Implementierung einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) unter Federführung 
der Stadtkämmerei mit dezernatsübergreifender Beteiligung initialisiert. 
 
2.1. Ziele 
Mit dieser Vorlage soll eine Standardsoftware zur digitalen Führung, Verwaltung und Auswertung von 
Verträgen beschafft, stadtweit eingeführt und mit relevanten SAP-Business Prozessen integriert 
werden. Die ZVD soll als führendes System für Verträge, Vertragsdaten, Vertragsdokumente als auch 
zur Vertragsmusterverwendung etabliert werden (Beschlusspunkt 2) sowie eine zentrale Übersicht 
über den aktuellen Vertragsbestand der Stadt Leipzig ermöglichen. 
 
Dies kann nur erreicht werden, wenn im Kontext des Gesamtbestandes des städtischen 
Vertragsaufkommens die Vollständigkeit und Aktualität der in der ZVD zentral registrierten Verträge 
und Vertragsdaten gewährleistet werden. Daraus leitet sich eine zukünftige Pflicht zur Registrierung 
von Verträgen in der ZVD für alle Ämter und Referate der Stadtverwaltung Leipzig ab.  
 
Neben den o.g. Zielen werden mit Realisierung des Projektes ZVD weitere Zielstellungen verfolgt: 
 ein dezentraler Zugang zu zentral geführten Verträgen, 
 die digitale Unterstützung der Anwender entlang des Vertragslebenszyklus - beim:  
o Entwerfen, Annehmen, Erfassen,  
o Registrieren, Pflegen, Verwalten, Controlling, 
o Integrieren, Aufbewahren, Beenden  
von Verträgen, Vertragsdokumenten und fachverfahrensneutralen Vertragsdaten sowie in der 
bereichsübergreifenden Zusammenarbeit, 
 die Verfolgung von signifikanten Vertragsdaten, Vertragsfristen & Laufzeiten, 
Zahlungsterminen und finanziellen Auswirkungen (Reporting), 
 die Unterstützung der Haushaltsplanungs-, Anordnungs- und Jahresabschlussprozesse, durch:  
o Zuordnung von Kosten bzw. Ein- und Auszahlungen zu Verträgen, 
o Überblick über vertraglich gebundene Mittel der Stadt,  
o Generieren von Anordnungen aus (spezifischen) ZVD Verträgen heraus, 
o  Aufstellung vertraglicher Verpflichtungen als Anlage zum Jahresabschluss, 
 die Gewährleistung der Rechtssicherheit abgeschlossener Verträge, durch: 
o Verwendung freigegebener Musterverträge (für standardisierbare Verträge),   
o Realisierung digitaler Unterschriften innerhalb der Vertragsentwurfserstellung, 
 die Identifizierung / Reduzierung vertraglicher Risiken durch:  
o zentraler Überblick / Transparenz / einheitlicher, vollständiger Informationsstand / 
Aktualität und Auswertbarkeit über den gesamtstädtischen Vertragsdatenbestand,  
o Nutzung einer IT-gestützten Vertragsfristenüberwachung, 
o am Vertrag hinterlegbare Vertragsverantwortliche und Vertreter, 
 die Unterstützung der Neuregelungen zur §2b Umsatzsteuerbewertung, 
 Kostenreduzierung u.a. durch 
o Standardisierung, Strukturierung / Automatismen / Durchgängigkeit von Prozessen, 
o Einheitliches, aktives Vertragscontrolling, z.B.: hinsichtlich Wahrung auslaufender 
Fristen, Kündigungsstichtage, 
o Vermeidung von Kopien / Entlastung des Papierarchivs, 
o Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten. 
 
Durch die Registrierung der Verträge in der Vertragsdatenbank, wird ein verwaltungsweiter Überblick 
über bestehende Vertragsverhältnisse, insbesondere zu eingegangenen vertraglicher Verpflichtungen, 
als auch zu auslaufenden oder zu kündigenden Verträgen ermöglicht.  
 
12 von 28 in Zusammenstellung
13/24
Um zugehörige digitale Vertragsdokumente über die ZVD Speichern und Aufrufen zu können, ist es das 
Ziel, den bestehenden Basisdienst EVA unter Nutzung des enaioDMS anzubinden und mit den ZVD-
Verträgen zu verknüpfen. Die notwendigen Benutzerzugriffe werden über ein entsprechend 
granulares Rollen-& Rechtekonzept geregelt. 
 
Mit der Bereitstellung der ZVD als Add-On des Basisdienstes „Geschäftsressourcenplanungssystem“ 
(SAP) sind im Wesentlichen integrative Zielstellungen verbunden.9 Die in ZVD geführten Verträge 
sollen mit wesentlichen kaufmännischen Prozessen des Basisdienst ERP (SAP) integriert werden, um 
zukünftig: 
 Verträge und Vertragsdaten mit kaufmännischen Vorgängen und Objekten im SAP/ERP (z.B.: 
Bestellungen aus Rahmenverträgen) technisch verknüpfen zu können, 
 die bereits in SAP zur Verfügung stehenden Stammdaten (z.B.: Geschäftspartnerdaten) im 
Rahmen der Vertragsdatenerfassung & -Entwurfserstellung nutzen zu können,  
 die in SAP geführten Verträge der Module MM, RE-FX, PSCD (Rahmenverträge, 
Garagenmietverträge etc.) in der zentralen ZVD-Übersicht registrieren zu können, 
 Die in ZVD geführten Verträge bzw. vertraglichen Verpflichtungen als Grundlage für 
ausgewählte Bestell-, Haushaltsplanungs- und Anordnungsprozesse zu nutzen bzw. relevante 
SAP Transaktionen initialisieren zu können. 
 
Mittel bis langfristig werden die Ziele verfolgt, die Bearbeitungs- und Prüfprozesse von Verträgen so 
umfassend wie möglich digital abzubilden sowie Durchlaufzeiten und die Weiterverarbeitung im 
Rechnungswesen (ERP/SAP) zu optimieren. Zudem soll der Papierbestand an Vertragsdokumenten 
samt Kopien reduziert werden. 
 
 
2.2. Bisherige Projekttätigkeit (Vorprojekt) 
Im Rahmen des (Vor)-Projektes wurden bislang u.a. folgende Aufgaben abgeschlossen: 
 Bestätigung Projektskizze und Projektantrag im Steuerungskreis Digitalisierung und 
Veränderungsmanagement, 
 Zusammenstellung Projektgruppe und Definition Pilotämter 10, 
 Erhebung IST Analyse, 
 Markterkundung, 
 Durchführung Interkommunale Umfrage zu vergleichbaren Projekten in anderen Kommunen, 
 Erfahrungsaustausch mit den Städten Dortmund und Dresden, 
 Durchführung Anforderungserhebung inkl. Qualifizierung und Bewertung d. Ergebnisse,  
(u.a. Pilotämter, Bereiche Einkauf & Beschaffung, HH-Planung und -bewirtschaftung, §2b 
Umsatzsteuerbewertung und wesentlichen vertragsabhängigen SAP Bereichen, 
 Bestätigung Architekturentscheidung im Architekturboard11, 
 Festlegung des Projektumfangs und Abgrenzung, 
 Beginn Konzeption und Erstellung Leistungsverzeichnis für Ausschreibung. 
  
 
9 Lauffähig sowohl für die derzeitige SAP Version (ERP 6.0), als auch ab 2026 auf SAP 4/Hana  
10 Pilotämter: Rechtsamt, Liegenschaftsamt, Amt für Gebäudemanagement, Amt für Stadtgrün und Gewässer, 
Gesundheitsamt, Stadtkämmerei, Kulturamt (vertreten durch Museum Bildende Künste) 
11 Siehe Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (gem. VII-DS-00513) 
13 von 28 in Zusammenstellung
14/24
 
2.3. Umfang des Vorhabens 
Es soll die Lieferung, Installation, Anpassung und Pflege einer Standardsoftware zum Verwalten von 
Verträgen und Vertragsdaten in einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) ausgeschrieben werden 
(Beschlusspunkt 1). Es ist hervorzuheben, dass explizit keine Individualentwicklung für die Stadt Leipzig 
ausgeschrieben wird. Der Vorteil ist, dass ausgereifte Produkte qualitätsgesichert bereits bei mehreren 
Kunden, insbesondere Großstädten (z.B.: Dortmund) eingesetzt werden und nach der Beschaffung 
grundsätzlich einsetzbar sind. Bei Verwendung einer Standardsoftware profitiert die Stadt Leipzig 
somit von der kontinuierlichen fachlichen und technischen Weiterentwicklung eines marktgängigen 
Produktes und den Erfahrungen/Anforderungen anderer Anwender.  
 
Der Projektumfang des Vorhabens ZVD wird über einer initialen Ausbaustufe 1 beschrieben. Das 
Projekt endet nach Realisierung dieser Ausbaustufe 1. Danach wird die Betreuung des Verfahrens ZVD 
in die Linie übergeben.  
Die Software wird in ihrem Funktionsumfang Möglichkeiten bieten, um weitere 
Optimierungspotentiale innerhalb der Stadtverwaltung zu heben und prozessuale, integrative 
Anforderungen abbilden zu können, die in Ausbaustufe 1 zunächst nicht berücksichtigt wurden.12 Um 
die mittel- und langfristigen Ziele erreichen zu können, muss die konkrete Ausgestaltung dieser 
Potentiale über kontinuierliche Weiterentwicklungsmaßnahmen oder über Folgeprojekte im Rahmen  
der  o.g. Betreuung realisiert werden.  
 
Das Gesamtvorhaben des Projektes ZVD in der Stufe 1 umfasst wesentliche Leistungspakete, die über 
ein Vergabeverfahren ausgeschrieben werden. Zudem enthält es Leistungspakete, an denen 
bestehende IT-Dienstleister der Stadt über entsprechende Beauftragung mitwirken werden (z.B.:  
Lecos – Anbindung enaioDMS):  
1. Erwerb der Software- & Zugriffslizenzen ZVD, 
2. Erwerb Software- & Zugriffslizenzen integrativer Produkte13, 
3. Bereitstellung techn. Infrastruktur / Systemvoraussetzungen (u.a. Produktiv- und Testsystem), 
4. Feinspezifikation, Implementierung und Schulung des ZVD-Lösungssystems,  
5. Bereitstellung, Customizing ZVD Basis Komponenten,  
6. Prozessuale und verfahrenstechnische Integration in bestehende ERP (SAP) –Umgebung,  
7. Bereitstellung, Anbindung von Lösungskomponenten zur Vertragsentwurfserstellung, 
digitalen Vertragsunterzeichnung und mobilen Zugriffen, 
8. Wartung und Pflege des ZVD Verfahrens, 
9. Anbindung des Basisdienstes EVA (enaioDMS), 
10. Aufbau Vertragsbestand / Migration von Vertragsdaten, 
11. Definition von Standards und Verantwortlichkeiten / Erstellung von Berechtigungskonzept, 
Betriebskonzept und Dienstanweisung. 
 
Die Punkte 1 sowie 4-8 sind Hauptbestandteile des Vergabeverfahren.  
Aufbauend auf den Projektzielstellungen und den o.g. Leistungspaketen wurden nachfolgende 
Teilprojektphasen zur Realisierung des ZVD Vorhabens definiert: 
TP Phase 1 - ZVD Basis  
Fokus: Bereitstellung ZVD Standardlösung & Basiskomponenten insb. Vertragsregister 
 Bereitstellung Systeminfrastruktur / Systemvoraussetzungen (Test- u. prod. System) 
 Implementierung ZVD Standard-Software: 
o Registrierungsprozess zum Führen und Verwalten von Verträgen und wesentlichen 
fachverfahrensneutralen Vertragsdaten in der ZVD bzw. im Vertragsregister, 
o Verwalten von vertragl. Fristen & Terminen, 
o Verwalten von Vertragspartnern, 
 
12 z.B.: fachamtsspezifische Freigabe- & Prüfprozesse oder Mitzeichnungsverfahren (Vgl. langfristige Ziele) 
13 u.a.: enaioDMS und SAP Basis 
14 von 28 in Zusammenstellung
15/24
o Überwachen, Auswerten, Reporten von Vertragsinformationen insbesondere Fristen, 
Status, Vertragsbeziehungen und (finanziellen) Verpflichtungen, 
 Integration in SAP (LE) Standard 
o Nutzung von Stammdaten & Kontierungsdaten bei Vertragsanlage, 
o Verknüpfung mit relevanten SAP Objekten,  
o Einbettung im Prozess zur SAP-Geschäftspartneranalage 
 Anbindung BD - EVA - (enaioDMS Fachschrank Verträge) 
o Prozess zur Ablage, Verknüpfung und Verschlagwortung digitaler Vertragsdokumente14 
über ZVD Oberfläche, 
 Anbindung vertragsführender SAP Module (MM, RE-FX, PSCD)  
o Registrierungsprozess jeweiliger Verträge im ZVD Vertragsregister  
 Definition von Standards & Konzepte  
o führende Vertragsarten, wesentliche Vertragsdaten,  
o Verantwortlichkeiten,  
o U.a.: Berechtigungskonzept, Betriebskonzept und Dienstanweisung, 
 Durchführung Roll-Out (s) 
 
TP Phase 2 - Vertragsbestandsaufbau & Migration  
Fokus: Vertragspflege, Vollständigkeit, Auswertbarkeit 
 Sukzessiver Aufbau Vertragsbestand durch Fachämter & Referate 
 Migration digitaler Verträge, Vertragsdaten / Ablösung Lotus Notes Datenbank  
 
TP Phase 3 - Integration in SAP (ERP) Business Prozesse  
Fokus: Vertragsdatennutzung in SAP Prozessen, Initialisierung von SAP Transaktionen, 
Reduzierung manueller Aufwände 
 Integration Verträge, Vertragsdaten in SAP(ERP) Prozesse: 
o Haushaltsplanung - Übernahme der Finanzströme (Vertragswertvorschau) in den 
Planungsprozess, 
o Haushaltsbewirtschaftung - Anlegen von Obligos bzw. Mittelbindungen aus vertragl. 
Verpflichtungen, 
o Jahresabschlusserstellung - Ermittlung vertraglicher Verpflichtungen als Anlage zum 
Jahresabschluss, 
o Digitales Anordnungswesen - Generieren von Zahlungsanordnungen aus spezifischen 
Verträgen, 
o Einkauf & Beschaffung - Generieren v. Bestellungen aus Rahmenverträgen. 
 
TP Phase 4 - Vertragserstellung & Mobiler Zugriff  
 Fokus: Reduzierung Jurist. Risiken im Kontext Vertragsmusterverwendung, 
Vertragsunterzeichnung 
 Prozess zur Nutzung von zentralen Musterverträgen bei ZVD Vertragsentwurfserstellung, 
 Prozesses zur dig. Signatur von ZVD Vertrags(dokument)entwürfen (Nutzung des 
Signaturdienstes Governikus Signer), 
 Grds. Bereitstellung von Collaborationswerkzeugen & Checklisten 15, 
 Realisierung mobiler Zugriffsmöglichkeiten auf ZVD Daten & Dokumente (ab Umstellung auf 
SAP S/4HANA). 
  
 
 
15 Jeweils ohne ämterspezifische Ausgestaltung in Stufe 1 
15 von 28 in Zusammenstellung
16/24
 
2.4. Abgrenzung / Rahmenbedingungen 
Nachfolgend aufgeführte Punkte beschreiben den beabsichtigten Rahmen im Kontext definierter 
Vorgaben der Stufe 1, die mit der Umsetzung des Vorhabens einhergehen werden.  Sie dienen u.a. der 
Abgrenzung des Projektumfangs hinsichtlich der möglichen Erwartungshaltung an das Projekt. 
Wesentliche Vorgaben resultieren u.a. aus Entscheidungen des Architekturboards (Siehe Anlage 1 - 
Architekturentscheidung Nr. 2020/01). 
 
Einsatzbereich: 
Der Einsatzbereich der ZVD in Stufe 1 ist für die KeyUser des neuen Verfahrens gedacht und erstreckt 
sich über Organisationseinheiten (Dezernate, Ämter und Referate) der Stadtverwaltung Leipzig. 
 In deren Zuständigkeitsbereich fallen u.a.: 
- die Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung sowie Auswertung von Verträgen & Vertragsdaten, 
- die Verwaltung und Kontrolle von Vertragsfristen, 
- das Recherchieren / Prüfen von Verträgen, Vertragsdaten und Vertragsdokumenten, 
- die Erstellung von Vertragsdokumenten(entwürfen) im Kontext der 
Vertragsmusterverwendung, 
- das Signieren von erstellten Vertragsentwürfen, 
- das Erfassen und Übermitteln von vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen der HH-Planung, 
- die Bindung vertraglicher Mittel im SAP, 
- die Qualitätssicherung von Verträgen, 
- …  
ZVD Zugriffe (insbesondere für organisationsübergreifende ZVD-Auswertungen) unterliegen der 
Rollen-& Rechtevorgaben sowie den datenschutzrechtlichen Vorgaben der Stadtverwaltung Leipzig.  
Die perspektivische Nutzung der Funktionalität der Vertragsdatenbank durch die Eigenbetriebe der 
Stadt wird im Zuge der SAP Hana Einführung verfolgt (Vgl. Anlage 1: Architekturentscheidung Nr. 
2020/01).   
 
Verträge / Vertragsarten: 
Grundsätzlich sind alle laufenden Verträge (inkl. Ergänzungsverträge), aus denen sich Rechte und 
Pflichten ergeben und die durch die Stadt Leipzig bzw. durch ein ihr vertretungsberechtigtes Organ 
abgeschlossen worden sind, in der ZVD zu registrieren / zu führen. Dies umfasst insbesondere 
Verträge, aus denen sich finanzielle Forderungen und Verbindlichkeiten aus vertraglichen Rechten und 
Verpflichtungen ableiten lassen. Auch nicht-zahlungswirksame Verträge sind, unabhängig von der 
jeweiligen Vertragsart, in der ZVD zu erfassen. 
 
Ein wesentliches Projektziel ist, einen Gesamtüberblick über alle vertraglichen Verhältnisse 
(Vertragsbestand) der Stadtverwaltung Leipzig zu ermöglichen. Ab der jeweiligen ämterspezifischen 
Einführung der künftigen ZVD-Lösung sind o.g. Verträge (exklusiv begründeter Ausnahmen) durch alle 
Ämter und Referate in der ZVD-Lösung zu erfassen, zu pflegen und zu verwalten.  
 
Die in der ZVD Lösung zu führenden Verträge werden künftig nach definierten Vertragsarten einheitlich 
klassifiziert. Verträge der nachfolgenden Vertragsarten sollen nach aktuellem Stand (im Wesentlichen 
aufgrund datenschutzrechtlicher Gründe) abgegrenzt und nicht in der ZVD geführt werden: 
 Kita Verträge (umfasst auch Hortverträge gemäß SächsKitaG), 
 Personalverträge. 
Verträge, die durch Bedienstete der Stadt Leipzig abgeschlossen wurden, in denen diese aber nicht als 
Vertreter der Stadt, sondern für Dritte (z.B.: für Eigenbetriebe, Beteiligungen, Fördervereine etc.) 
handeln, sind nicht in der ZVD zu führen. Weitere begründete Abgrenzungsbedarfe (z.B.: aus rechtl. 
Gründen) werden, mit Verweis auf o.g. Grundsatz (Absatz 1), in den Einführungs- und 
Umsetzungsphasen ämterspezifisch/-übergreifend geprüft. Die zur Einführung der ZVD gültigen 
Abgrenzungen werden in einer Dienstanweisung formuliert. 
16 von 28 in Zusammenstellung
17/24
 
Forderungen und Verbindlichkeiten: 
Die in der ZVD zu erfassenden Forderungen und Verbindlichkeiten müssen sich stets auf ein wirksam 
geschlossenes Vertragsverhältnis (aus öffentlich-rechtlichen Verträgen gem. §§ 54-62 VwVfG oder 
Verträgen aus privatrechtlicher Tätigkeit der Kommune) begründen lassen. Davon abzugrenzen sind 
Forderungen und Verbindlichkeiten aus Verwaltungsakten.  
Forderungen und Verbindlichkeiten auf Grundlage von Gesetzen, Verordnungen oder Satzungen sind 
nicht in der ZVD zu führen (z.B. aus Beiträge, Gebühren, Steuern). 
 
Musterverträge: 
Technisch soll die Nutzung von Musterverträgen aus standardisierbaren Verträgen über die ZVD 
ermöglicht werden. Als Voraussetzung für die Nutzung von Mustern in der ZVD, muss im Rahmen des 
IKS (bis zum Abschluss der Teilprojektphase 3) evaluiert werden, welche Musterverträge derzeit in der 
Stadtverwaltung zur Verfügung stehen und welche potentiellen (neuen) Muster für die zukünftige 
Nutzung in der ZVD erarbeitet werden sollen. Zur Gewährleistung der Rechtssicherheit und Aktualität 
der in der ZVD verwendbaren Muster, sind diese inhaltlich auf juristische Gültigkeit zu prüfen.  
Die Erstellung / Erarbeitung der Muster ist nicht Gegenstand des Projektumfangs Stufe 1. Bezüglich 
der Festlegung dieser Zuständigkeiten wird auf Kapitel 2.5 (Verantwortlichkeiten) verwiesen. 
 
SAP Version: 
Die Software wird zunächst für die aktuelle SAP ERP 6.0 Version beschafft. Als Voraussetzung muss, 
aufgrund der zu erwartenden Menge an zukünftigen Vertragsdaten, die derzeitige Speicherkapazität 
der physischen SAP Infrastruktur erweitert werden. Wesentliches Augenmerk wird auf die 
Zukunftsfähigkeit des Lösungssystems gelegt. Die ZVD Lösung muss nach Umstellung des städtischen 
SAP-Systems auf die neuste Produktversion, auch auf der zukünftigen S/4 HANA Umgebung lauffähig 
sein. Im Rahmen der geplanten Umstellung auf SAP S/4HANA, werden Auswirkungen auf die 
Lizenzgestaltung sowie der ersatzweise Einsatz von SAP S/4HANA Funktionalitäten „SAP for Legal 
Content“ durch das Referat SAP geprüft.16 
 
Ablösung Fachverfahren: 
Lt. Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (Siehe Anlage 1 – Pkt. Datenhaltung) sind mit Einführung der 
ZVD, jene Verfahren, die bislang ausschließlich Vertragsdaten verwalteten, nicht mehr für die Pflege 
der Vertragsdaten zu verwenden. Die Migration von relevanten Verträgen und Vertragsdaten aus 
diesen Fachverfahren in die ZVD (insbesondere aus Lotus Notes Datenbanken) wird technisch 
unterstützt werden. Die Ablösung der Lotus Notes Datenbanken sind zeitlich im Projekt ZVD – Stufe 1 
berücksichtigt. 
 
Anbindung Fachanwendungen, -verfahren: 
Datenhaltung 
Fachverfahrensneutrale Vertragsdaten sind je Vertragstyp zwingend in der ZVD zu führen. 
Siehe dazu: Anlage 1 - Architekturentscheidung Nr. 2020/01 – Datenhaltung (insbes. Punkt 2).  
Hinweis: Die Entscheidung des Architekturboards Nr. 2020/01 – Datenhaltung, Punkt 1 ersetzt 
nicht die zukünftige Pflicht zur Führung der Verträge und wesentl. Vertragsdaten in der 
zentralen Vertragsdatenbank.  
 
Schnittstellen zu Fachanwendungen und Basisdiensten 
Prozesse zur ämter- und referatsspezifischen Leistungssteuerung /-erbringung im Rahmen der 
operativen Fachverfahren werden nicht in der ZVD Lösung abgebildet. 
 
16 Gemäß Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (Siehe Anlage 1; Pkt. Kosten) 
17 von 28 in Zusammenstellung
18/24
Werden in Fachanwendungen Vertragsinformationen der ZVD benötigt, können diese 
zusätzlich in den jeweiligen Fachanwendungen erfasst bzw. über Schnittstellen aus der ZVD 
versorgt werden. Die technische Integration zur direkten Verwendung der ZVD-Vertragsdaten 
in dedizierten Fachanwendungen und unterstützten Fachverfahren wird auf Basis einer 
jeweiligen Entscheidung des Architekturboards erfolgen, ist jedoch explizit nicht das 
angestrebte Architekturziel (Siehe Anlage 1: Architekturentscheidung Nr. 2020/01 gem. VII-
DS-00513 – Schnittstellen zu Fachanwendungen und Basisdiensten). Hinweis: 
Genehmigungspflichtige Einzelfallentscheidungen sind separat zu planen und nicht Bestandteil 
des vorliegenden Vorhabenumfangs in Stufe 1.  
 
Datenmigration & Digitalisierung 
Die Migration von Bestandsverträgen bzw. von Vertragsdaten aus abzulösenden Systemen zur 
initialen Bestückung der ZVD obliegt eigenverantwortlich den jeweiligen Ämtern im Rahmen 
der Go-Live Phasen in fachlicher Abstimmung mit dem Projekt ZVD. Das Projekt unterstützt 
und berät die Ämter & Referate diesbezüglich. Im Laufe des Projektes werden die notwendigen 
technischen Voraussetzungen zur Verfügung gestellt und der Datenimport technisch begleitet.  
Bzgl. der Digitalisierung von Bestandsverträgen kann dies mit eigenem Personal des Fachamtes 
oder über die Lecos (nach Anmeldung der Kosten für dem jeweiligen Doppel-HH bei der ITK  -
Siehe dazu: Anlage 1 - Architekturentscheidung) erfolgen. 
 
 
2.5. Verantwortlichkeiten 
 
Die Wahrnehmung (fachspezifischer) vertragsbezogener Aufgaben wie z.B.: das Erstellen, Erfassen, 
Pflegen oder das Verwalten, Recherchieren und Controllen von Vertragsdaten, und -dokumenten in 
der ZVD, wird auf Basis der zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden organisatorischen Festlegungen, 
Richtlinien oder Arbeits- oder Dienstanweisungen erfolgen (derzeit fachamtsspezifisch dezentral 
organisiert).  
Für alle Ämter & Referate sind mit der Einführung einer Software zentrale Vertragsdatenbank (ZVD) / 
Vertragsmanagement als zusätzliche Aufgabe mit neuer verwaltungsinterner Auswirkung zunächst 
folgende Punkte verbunden: 
 (a) die ämterspezifische Registrierung sowie Pflege und Verwaltung der Verträge (Vertrags-
daten & -dokumente) in der ZVD. 
Zusätzliche Möglichkeiten ergeben sich abhängig von den jeweils bestehenden Arbeitsweisen im 
Kontext des Digitalisierungsgrades der Vertragsverwaltungen in den Ämtern & Referaten mit:  
(b) einheitlichen Vertrags- & Fristenkontrollen, (c) einheitlichen Verfahren der digitalen 
Vertragsdokumentenablage / -aufbewahrung im DMS enaio, (d) Nutzung von Kollaborations-
möglichkeiten und (d) direkte SAP(ERP) Integrationen in ämterspezifische Fachverfahren/ 
Fachanwendungen. (e.) ff. …  (gemäß Ausführungen im. Kapitel 2.4 Einsatzbereich).  
Weitere verwaltungsinterne Auswirkungen ergeben sich aus der konkreten, ämterspezifischen 
Nutzung der ZVD Lösung. 
Zum Zeitpunkt des Ausführungsbeschlusses ist die Übernahme von Verantwortlichkeiten für einzelne 
Bereiche noch nicht abschließend geklärt. Zur Sicherstellung, dass mit Produktivsetzung der ZVD keine 
Lücken in den Vertragsverantwortungsbereichen existieren, müssen klare Verantwortlichkeiten, bis 
zum Abschluss der Teilprojektphase 1 (Siehe Kapitel 3.2.), neu festgelegt oder bestätigt werden. 
Zuständigkeitsfragen und Festlegungen notwendiger ZVD Verfahrens-, Vertrags- & 
Musterverantwortlichkeiten werden separat über eine gemeinsame Vorlage der Dezernate I und II 
konkretisiert / entschieden.  
Die techn. Verfahrensverantwortlichkeit übernimmt das Referat SAP (OE 22). Dies beinhaltet die 
Sicherstellung des technischen Systembetriebs (Schnittstellen, Services, Dienste), die Integration in 
den Basisdienst ERP, die Aufnahme und Verfolgung von Anpassungsanforderungen an ZVD-SAP-
Systemlandschaft, das Ausführen von Systemkonfigurationen, die Ticketbearbeitung, die HH-
Planungs-/Budget-, Vertrags- und Beschaffungsverantwortung für ZVD-SAP-Systemlandschaft, 
18 von 28 in Zusammenstellung
19/24
fachliche/technische Planungen, Analyse, Design und Steuerung der Implementierung komplexer 
Anforderungen in ZVD-SAP-Systemlandschaft, die Sicherstellung technischer Dokumentationen.  
  
19 von 28 in Zusammenstellung
20/24
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
3.1. Weiteres Vorgehen – Umsetzung des Vorhabens 
 
Nach Bestätigung des Ausführungsbeschlusses erfolgt die Zusammenstellung der Vergabeunterlagen 
in Zusammenarbeit zwischen dem Projekt ZVD und der IT-Koordination. Schwerpunkt ist dabei die 
Erarbeitung der techn. und fachlichen Anforderungen für das Pflichtenheft und der 
Vergabeunterlagen. In diesen Prozess werden die interdisziplinäre Projektgruppe (bestehend aus 
Vertretern der Pilotämter17 mit fachlicher Expertisen bei der Verwaltung von Verträgen) sowie das 
Referat SAP, Hauptamt und Lecos einbezogen. Im Anschluss wird das Vergabeverfahren initiiert. Für 
die Angebotsprüfung, sowie dem sich der Zuschlagserteilung anschließenden Einführungs- und 
Migrationsprozess, einschließlich notwendiger Teststellungen und der Erarbeitungen von Konzepten 
(u.a. Betriebskonzept, Dienstanweisungen) werden zusätzliche Organisationseinheiten der Stadt 
mitwirken.  
 
3.2. Terminplanung / Projektphasen 
 
Ziel ist es, das Vergabeverfahren 07/2021 zu eröffnen und in Q1/2022 abzuschließen. Anschließend 
soll die Software samt Lösungskomponenten ab dem ersten Halbjahr 2022, beginnend mit der 
Realisierung des Teilprojektes (TP) – Phase I, implementiert werden.  Das Vorhaben ZVD – Stufe 1 
umfasst insgesamt 4 Teilprojektphasen (Siehe dazu Kapitel 2.3. - "Umfang des Vorhabens"). 
 
In TP-Phase 1 werden die Basiskomponenten der ZVD implementiert, konfiguriert und in den Ämtern 
ausgerollt. Zudem erfolgt die Anbindung an das enaioDMS.  
Der Roll-Out der ZVD Basis Lösung in den Ämtern und Referaten wird stufenweise erfolgen. Ein 
konkretes Einführungs-, Schulungs- und Roll-Outkonzept wird gemeinsam mit dem 
Implementierungspartner erarbeitet.  Ziel ist es, mit den Pilotämtern zu beginnen und sukzessive die 
verwaltungsweite Einführung vorzunehmen. Die konkrete Ressourcen- und Terminplanung wird von 
der zuständigen Projektleitung im Rahmen des Projektes mit den beteiligten Ämtern gemeinsam 
abgestimmt. Nach Abschluss der einzelnen Roll-Outs können die Ämter und Referate in TP-Phase 2 
jeweils mit der Überführung ihrer Bestandsverträge und/oder -Daten in die ZVD beginnen, sodass 
frühzeitig ein vollständiger, gesamtstädtischer Vertragsbestand aufgebaut werden kann. Mit Abschluss 
der TP-Phase 2 wird die ZVD (funktionell eingeschränkt) produktiv nutzbar sein, um Verträge, 
Vertragsdaten und Dokumente in der ZVD führen und Fristen überwachen zu können. Es schließen sich 
die Realisierung der Teilprojektphasen 3 und 4 an.  
 
Der Abschluss der verwaltungsweiten Produktivsetzung der Stufe 1, mit allen Teilprojektphasen 1-4, 
ist in Q4/2024 geplant. 
 
Für die Umsetzung des Vorhabens in Stufe 1 ist die folgende Zeitschiene vorgesehen: 
 Herbeiführung Ausführungsbeschluss:           bis 06/2021  
 Erarbeitung LV:       bis 04/2021  
 Abschluss Feinkonzeption:      bis 05/2021 
 Erarbeitung Vergabeunterlagen:     bis 06/2021 
 Vergabeverfahren:         07/2021 – 02/2022  
 Realisierung TP Phase 1 (ZVD Basis):     Q1/2022 – Q4/2023  
 Realisierung TP Phase 2 (Vertragsbestandsaufbau / Migration): Q1/2023 – Q2/2024  
 Realisierung TP Phase 3 (Integration SAP Business Prozesse): Q2/2023 – Q2/2024 
 Realisierung TP Phase 4 (Vertragserstellung / Mobiler Zugriff):  Q1/2024 – Q4/2024 
 Projektabschluss / vollständiger Betrieb Stufe 1:    Q4/2024 
 
17 Pilotämter: Rechtsamt, Liegenschaftsamt, Amt für Gebäudemanagement, Amt für Stadtgrün und Gewässer, 
Gesundheitsamt, Stadtkämmerei, Kulturamt (vertreten durch Museum Bildende Künste) 
20 von 28 in Zusammenstellung
21/24
 
Die zeitliche Aufstellung zeigt, dass bereits für das Ausschreibungsverfahren ein Zeitraum von mind. 
sechs Monaten eingeplant werden muss. Die dem Vergabeverfahren anschließenden Termine sind 
vom Ergebnis des Vergabeverfahrens und der Verfügbarkeiten des Implementierungspartners 
abhängig. 
 
Zudem existieren in der Stadtverwaltung vielfältige Digitalisierungsvorhaben, die im Kontext ihrer 
Realisierung in direkter oder indirekter Abhängigkeit zum Projekt ZVD stehen. Bedingt durch den 
hohen Integrationsgrad des Lösungssystems ZVD, können sich relevante Projekte ggfs. auf die geplante 
Projektlaufzeit, den avisierten Lösungsumfang und die angestrebten Projektziele auswirken.  
Insbesondere sind hierbei zu nennen: die Umstellung SAP auf SAP 4/Hana sowie die Modernisierung 
der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse. 
 
 
Weiteren Einfluss auf das Projekt können bislang noch unbekannte, vertragsführende 
Fachanwendungen sein, die es abzulösen gilt. 
 
Jede Verlängerung der Projektlaufzeit würde durch Bindung von Personalressourcen, aber auch im 
Sachkostenbereich, eine Erhöhung der Gesamtkosten verursachen. 
 
  
21 von 28 in Zusammenstellung
22/24
 
4. Darstellung der Wirtschaftlichkeit 
 
Die Anschaffung, Integration und der Betrieb einer Software zum Managen von Verträgen und 
Vertragsdaten in einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) ist Bestandteil der Digitalisierungsvorhaben 
der Stadtverwaltung Leipzig.  
Im vertraglichen Focus stehen grundsätzlich alle Verträge aller Ämter und Referate der 
Stadtverwaltung, mit Ausnahme von Kita- und Personalverträgen.  
 
Unter Beachtung einer angestrebten starken Gesamt- und SAP(ERP)-Integration, wird eine künftige 
ZVD-Lösung als SAP-Modul, inklusive einer DMS-enaio-Integration, eingeführt. In der 
Marktbeobachtung hat sich gezeigt, dass Städte wie Dortmund und Düsseldorf ebenfalls diesen 
Lösungsansatz verfolgen bzw. schon umgesetzt haben. Im künftigen, zentralen Vertragsregister der 
ZVD müssen im aktiven Vertragsbestand für die gesamte Stadtverwaltung Leipzig18, ca. 200 Tsd. bis 
300 Tsd. Verträge geführt werden können.  
Bei einem Lösungsgesamtaufwand von 1.2 Mio.€ (ohne Folgekosten) wird je Vertrag ein Aufwand von 
ca. 5€ gerechnet.  
 
Die Vorteile dieser zentralen Vertragslösung werden hauptsächlich gesehen in: 
 einem einheitlichen aktiven fachverfahrensneutralen Vertragscontrolling (u.a. Fristen, Termine), 
 zentralen Übersichten für Haushaltsplanungen & -bewirtschaftungen, 
 Stärkung / Verbesserung des IKS" sowie "Unterstützung bei der Aufstellung des Jahresabschlusses,  
 Prozessintegrationen verschiedener vertragsabhängiger Verfahren, 
 einheitliche, zentrale Verwendung von vertragsartenspezifischen Vertragsmustern,  
 Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten,  
 einheitliche Verwendung einer digitalen Vertragsdokumentablage.  
 
Daraus resultieren nicht näher evaluierte Einsparpotentiale für die gesamte Stadtverwaltung 
durch: 
o Standardisierung, Strukturierung / Automatismen / Durchgängigkeit von Prozessen, 
o Vermeidung von Vertragskosten durch Einhaltung von Vertragsfristen, 
o Vermeidung von Kopien / Entlastung des Papierarchivs, 
o Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten durch integrierte digitale Prozesse, 
o Reduzierung div. Pflegeaufwände für Lotus Notes Datenbanken. 
 
Der gewählte integrale Lösungsansatz für eine zentrale Vertragsdatenbank hat sich in der 
Markterkundung bestätigt. 
  
 
18 Ergebnis aus IST-Analyse in Pilotämtern und Gesamthochrechnung  
22 von 28 in Zusammenstellung
23/24
 
5. Finanzielle Auswirkungen 
 
Die in diesem Kapitel aufgeführten Mittelbedarfe resultieren aus: Expertenschätzungen (insbesondere 
der städtischen Dienstleister), bestehenden Preisvorgaben, Ergebnissen der Marktbeobachtung sowie 
aus Erfahrungswerten vergleichbarer Kommunen (Stadt Dortmund). Die Implementierung der ZVD ist 
ein sehr integratives Projekt und erfordert insbesondere die Integration der zukünftigen Lösung in die 
städtische IT-Infrastruktur, mit zentralen Basisdiensten sowie mit bestehenden und zukünftigen 
Prozessen.  
Nach derzeitigem Erkenntnisstand werden für: 
1. die Beschaffung, Anpassung und prozessualen Integration der Standardsoftware ZVD,  
2. die Anbindung an das enaio DMS,  
3. die Bereitstellung SAP seitiger Infrastrukturvoraussetzungen  
o Beschaffung zusätzlicher SAP Basislizenzen für den SAP seitigen Zugriff, 
o Erweiterung der physischen SAP Infrastruktur (Speicher), 
die nachfolgend, in der Tabelle dargestellten Finanzmittel benötigt.  
 
Es sind insgesamt 1.145,0 T€ (brutto) im Investitionshaushalt und 501,3 T€ (brutto) im 
Ergebnishaushalt für die Jahre 2021 bis 2025 geplant.   
23 von 28 in Zusammenstellung
24/24
 
6. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Auf den aktuellen Stellenplan ergeben sich derzeit keine Auswirkungen. 
 
 
7. Bürgerbeteiligung 
 
 nicht nötig 
 
 
8. Besonderheiten  
 
Keine 
 
 
9. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Sollte diese Vorlage nicht zur Ausführung gebracht werden, kann die benötigte Software ZVD nicht 
beschafft und stadtweit eingeführt werden. Die angeführten Anlässe, Defizite und Risiken bleiben 
bestehen. Die o.g. strategischen und operativen Ziele werden nicht erreicht. Insbesondere können die 
wiederkehrenden Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes nicht aufgelöst werden. 
Zudem kann die geplante Migration im Kontext der Ablösung der Lotus Notes Datenbanken nicht 
vollumfänglich vollzogen werden. Die digitale Umsetzung wesentlicher Prozesse z.B.: des 
Beschaffungsprozesses bleibt lückenhaft und nicht medienbruchfrei. Die Gesamtstrategische 
Komponente der Stadt Leipzig wird nicht wirksam (Siehe strategische Ziele). 
 
 
 
Anlagen: 
 
Anlage 1 - Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (vom 13.03.2020) gem. VII-DS-00513 
Anlage 2 - Abkürzungsverzeichnis 
Anlage 3 (Nicht Öffentlich) - Details finanzieller Auswirkungen  
Anlage 4 (Nicht Öffentlich) - Übersicht Folgekosten / Sonstige Projektkosten 
Anlage 5 (Nicht Öffentlich) - Erläuterungen Kostenschätzung und Vorgaben 
 
 
 
 
 
 
 
 
24 von 28 in Zusammenstellung
 
Seite 1 von 2 
 
Anlage 1 – VII-DS-02478 
 
Anlage zur Vorlage „Ausführungsbeschluss zur Beschaffung, Implementierung und Integration 
einer Software zum Managen von Verträgen und Vertragsdaten in einer zentralen 
Vertragsdatenbank (ZVD)“ 
 
25 von 28 in Zusammenstellung
 
Seite 2 von 2 
 
 
 
26 von 28 in Zusammenstellung
Anlage 2 – VII-DS-02478 
 
Anlage zur Vorlage „Ausführungsbeschluss zur Beschaffung, Implementierung und Integration 
einer Software zum Managen von Verträgen und Vertragsdaten in einer zentralen 
Vertragsdatenbank (ZVD)“ 
 
Abkürzungsverzeichnis 
Abkürzung Erklärung 
  
AGB Allgemeine Geschäftsbedingungen 
AGM Amt für Gebäudemanagement 
AUSFB Ausführungsbeschluss 
AUSSCHR Ausschreibung 
BauGB Das deutsche Baugesetzbuch 
BD Basisdienst 
BEAUFTR Beauftragung 
BP Beschlusspunkt im AUSFB 
BSP Beispiel 
CAFM Computer-Aided Facility Management (Computer unterstütztes Gebäude-
/Einrichtungsmanagement); eine Software die dieses Management unterstützt 
DA‘s Dienstanweisungen 
DMS Dokumenten Management System 
enaio Ein Produktname eines DMS 
ERP Enterprise Ressource Planning (Geschäftsressourcenplanung) 
EVA Elektronische Vorgangsverarbeitung - Ein technischer Basisdienst der 
Stadtverwaltung Leipzig auf Basis des DMS enaio 
FABelF Administrative Aufgabenklasse in Schulen 
FAMOS / 
FAMOS LE 
Ein Produktname eines CAFM / der Produktname innerhalb der 
Stadtverwaltung Leipzig 
GB Geschäftsbereich 
GTA Ein Koordinator des Typs GTA für administrative Aufgaben in Schulen 
HH, DH, DHH Haushalt, Doppelhaushalt 
HWy Hinweis y 
IKS Internes Kontrollsystem 
ITK IT-Koordination (Organisationseinheit der Stadt Leipzig) 
Kita Kindertagesstätte, auch Kindertageseinrichtung 
LGA Liegenschaftsamt 
LKA Lenkungsausschuss 
LOGA, ELFI, 
ADONIS 
Jeweils Software-Produktnamen 
MA Mitarbeiter 
MDM Mobiles Device Management ((Zugangs-/Lizenz-)Management mobiler 
Endgeräte, z.B. Tablets, Handys … etc.) 
MGx Maßgabe x 
MM, RE-FX, 
PSCD, FI 
Namen von SAP(ERP)-Modulen: 
 MM – Materials Management 
 RE-FX – Flexible Reale Estate Management 
 PSCD –  Public Sector Collections and Disbursement 
 FI –  Finance 
Named User Ein Systembenutzer, der einer konkreten Person zugeordnet ist 
27 von 28 in Zusammenstellung
O.G. Oben Genannte 
OE Organisationseinheit 
OPT Option 
PSP Bezeichnung für Controlling Elemente = PSP-Elemente (Projektstrukturplan-
Elemente) im SAP 
QM Qualitätsmanagement 
RPA Rechnungsprüfungsamt der Stadtverwaltung Leipzig 
Sächs.KomHVO Sächsische Kommunalhaushaltsverordnung 
SächsGemO Sächsische Gemeindeordnung 
SächsKitaG Sächsisches Gesetz zur Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen 
SAGE Ein Produktname einer kaufmännischen Software 
SAP Name eines Softwareherstellers 
SAP HANA Ein ERP-System-Produktname von SAP 
TPx Teilprojekt x 
Vertragl. Vertraglich(e) 
VHS Volkshochschule 
VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz der Bundesrepublik Deutschland 
ZRE oder  zRE Zentraler Rechnungseingang; eine Software die diesen Geschäftsprozess 
unterstützt 
ZVD Zentrale Vertragsdatenbank 
ZVD-AddOn Allgemeine Bezeichnung der ZVD-Software als eine Softwareklasse, welche 
nicht direkt zur SAP-Produktfamilie gehört, aber als eine SAP-externe 
Komponente hoch integriert mit dem SAP-ERP System betrieben werden kann. 
Zzgl. zuzüglich 
 
28 von 28 in Zusammenstellung