Beauftragung zum 01.03.2023 zur Erarbeitung eines Arbeitsplatzkonzeptes als Planungsgrundlage für das Verwaltungszentrum Bauen, Planen & Umwelt
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-07337-DS-02
Datum: 2023-01-26
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-07337-DS-02 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Beauftragung zum 01.03.2023 zur Erarbeitung eines 
Arbeitsplatzkonzeptes als Planungsgrundlage für das 
Verwaltungszentrum Bauen, Planen & Umwelt 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung 14.02.2023 1. Lesung 
FA Allgemeine Verwaltung 28.02.2023 2. Lesung 
Verwaltungsausschuss 01.03.2023 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag 
1. Im Rahmen des Grundsatzbeschlusses “Zukunftsfähige Arbeitswelten 
Stadtverwaltung Leipzig” wird mit der Beratungsleistung zur Erarbeitung eines 
Arbeitsplatz-, Funktions- und Büroraumkonzeptes für das Verwaltungszentrum 
Bauen, Planen und Umwelt, als Planungsgrundlage für einen Verwaltungsneubau für 
die Stadt Leipzig Drees & Sommer SE gem. dem vorliegenden Angebot beauftragt. 
2. Die erforderlichen Aufwendungen in Höhe von 182.102,13 Euro werden im PSP 
Element 101611120001 „mittel-/langfr. Verwaltungsunterbringung“, SK 44312000 
bereitgestellt. 
3. Der Auftragnehmer beginnt spätestens zum 01.03.2023 mit der Projektarbeit. 
 
Räumlicher Bezug 
Stadt Leipzig 
 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage:    
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
In der Vorlage wird die Vergabe zur im Vorlagenbetreff genannten Beratungsleitung 
beschrieben und der Vergabevorschlag erörtert, welcher beauftragt werden soll. 
 
Der Stadtrat sollte sich möglichst frühzeitig mit dieser Vorlage befassen, damit die 
Beratungsleistung zum 01.03.2023 durch das zur Durchführung vorgeschlagene 
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Beratungsunternehmen auch in Anspruch genommen werden kann.  
Der möglichst planmäßige Start zum 01.03.2023 ist deshalb von sehr großer Bedeutung, 
weil ab September 2023 der konkrete Planungsbeschluss ansteht, um die Planung und 
Ausführung des Verwaltungsneubaus für das Verwaltungszentrum bis 2029 /2030 realisieren 
zu können. Eine weitere Notwendigkeit ergibt sich daraus, dass derzeit keine Ersatz- bzw. 
Interims-Flächen für die Fachbereiche vorgesehen sind, weshalb die Planung und 
Realisierung nach Möglichkeit ohne zeitliche Verzögerungen erfolgen soll. 
 
 
Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis Anlage 2 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 01.03.2
023 
30.09.202
3 182.102,13 
PSP Element 
101611120001 „mittel-
/langfr. 
Verwaltungsunterbringung“, 
SK 44312000 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
    
Steuerrechtliche Prüfung  x nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG   nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
 Balance zwischen 
 
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
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Verdichtung und Freiraum qualifizierte Arbeitsplätze 
 Qualität im öffentlichen Raum 
und in der Baukultur 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Nachhaltige Mobilität 
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
 Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale Stabilität  Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Region  Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung 
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Lebenslanges Lernen x Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
      
 Sonstige Ziele 
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
 
Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff)  keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch  Aussage nicht möglich  ja  nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)  Aussage nicht möglich  ja  nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
 Aussage nicht möglich  ja  nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer  nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
  ja  nein (Begründung s. Abwägungsprozess) x
x 
nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
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Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
   
 
 
 
Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:   
 
Die Bewertung der Angebote und die Auswahl des vorgeschlagenen Auftragnehmers 
erfolgten auf der Basis des vorgegebenen Bewertungssystems. Dieses ist als Anlage der 
Vorlage beigefügt. Das Rechnungsprüfungsamt hat die Vergabe der Beratungsleistung 
geprüft. Es wurden keine Verstöße o.ä. festgestellt (Prüfnummer: P22/3/1116). 
  
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung  
 
Keine Relevanz 
 
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit   
 
Die Vorlage ist öffentlich. Einzelne Anlagen unterliegen aufgrund sensibler Daten dem 
Datenschutz und sind daher als nichtöffentlich ausgewiesen. 
  
III.   Strategische Ziele 
 
Den strategischen Rahmen für die Unterbringung der engeren Verwaltung bildet die 
gesamtstädtisch fokussierte, strategische Ausrichtung aus dem integrierten 
Stadtentwicklungskonzept 2030 (INSEK) mit den daraus abgeleiteten Maßnahmen für das 
Arbeitsprogramm 2023 und das Konzept "Moderne Verwaltung" (MoVe) als Grundlage 
sowohl für die Modernisierung des nach innen wirkenden Verwaltungshandelns als auch der 
nach außen gerichteten Verwaltungsarbeit. Das Konzept der mittel- und langfristigen 
Verwaltungsunterbringung ermöglicht dementsprechend eine effiziente und effektive 
Verwaltungsunterbringung, indem systematisch ein ganzheitliches Konzept mit einem klaren 
Fokus auf die Unterbringung im Eigentum (VII-Ifo-01012-ÄA-03) verfolgt wird. Gleichzeitig 
wird mit der Ausgestaltung des Konzeptes aktuellen Entwicklungen in der Digitalisierung und 
Arbeitsgestaltung, des Klimaschutzes sowie der Situation auf dem Arbeitsmarkt Rechnung 
getragen. Die Vergabe dient der Vorbereitung eines strategisch wichtigen 
Verwaltungszentrums. 
 
IV.  Sachverhalt  
 
1.  Anlass  
 
Leipzig wächst. Leipzig soll (weiter) nachhaltig wachsen. In einem gewissen Umfang sind 
davon auch die Arbeitsplätze in der Stadtverwaltung selbst betroffen. Den strategischen 
Rahmen dafür bildet das integrierte Stadtentwicklungskonzept 2030 (INSEK) sowie das 
Konzept "Moderne Verwaltung" (MoVe). Dabei hat sich die Stadt Leipzig das Ziel gesetzt, die 
Verwaltung schrittweise zu digitalisieren und damit die vielfältigen Verfahren für die 
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Nutzerinnen und Nutzer anwendungsfreundlicher zu gestalten. Das hat auch Auswirkungen 
auf die zukünftige Arbeitsorganisation in den Fachbereichen. Damit einher geht die 
Fragestellung, wieviel Arbeitsfläche und welche Arbeitsflächen werden zukünftig benötigt? 
Neue Tendenzen in der Arbeitswelt sowie neue organisatorische Gestaltungsmöglichkeiten 
sollen darin einfließen. Für die effiziente und effektive Verwaltungsunterbringung wurde das 
Konzept der mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung erarbeitet. 
 
Das Konzept der Verwaltungszentren ist ein organisatorischer Aspekt, welcher bei der 
Unterbringung von Ämtern und Referaten Einfluss hat, inwiefern sie zusammenhängende 
und vernetzte Fachaufgaben ausüben. Im Kern werden Dienstleistungen für die allgemeine 
Öffentlichkeit, für Unternehmen und Vereine konzentriert angeboten. Dabei werden die 
aktuellen organisatorischen und technologischen Entwicklungen berücksichtigt und in die 
Zukunft weiterentwickelt, die sich in der nachhaltigen Belegungsplanung und 
Gebäudeausstattung wiederfinden sollen. 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme  
 
Auftragsgegenstand 
 
Im Zuge der externen Beratungsleistung werden eine ausführliche Arbeitsplatzanalyse und 
Planungsgrundlage für die Erstellung von Arbeitsplatz-, Raum- und Bürokonzepten für die 
Ämter des Verwaltungszentrums „Planen, Bauen & Umwelt erwartet, ebenfalls ein 
Funktionsprogramm. Dabei wird im Ergebnis ein auf Aktivitäten/Tätigkeiten basiertes 
Bürokonzept für favorisierte Standorte für die Ämter des VwZ Bauen, Planen & Umwelt 
angestrebt. Dieses soll zeitgleich die Grundlage für die konkrete Planung des neuen 
Verwaltungsgebäudes sein. Ein Raumprogramm ist dabei fakultativ. Weitere Details zu 
Zielen und Rahmenbedingungen des Auftrags können der als Anlage 1 beigefügten 
Leistungsbeschreibung entnommen werden. 
 
Die Ausschreibung wurde gem. der DA 16/2018 durchgeführt. Das beinhaltet die Prüfung der 
Notwendigkeit der externen Vergabe sowie die entsprechende Durchführung.  
Die Notwendigkeit ergibt sich zwei Punkten: 
• Es ist ein umfangreicher Planungsbeschluss vorzubereiten (Verwaltungsneubau für 
ca. 1500 Bedienstete in 2030). Elementarer Bestandteil ist hier u.a. die Umsetzung 
des Konzepts der Wechselarbeitsplätze. Dabei sind für ein Projekt dieser Größe 
externe Impulse und ein beratender Blick auf die Implementierung bereits in anderen 
Organisationen erprobter Standards erwünscht und erforderlich, da diese 
Erfahrungswerte zum aktuellen Zeitpunkt in der Verwaltung noch nicht ausreichend 
vorhanden sind. 
• Die vorbereitenden Maßnahmen (Erarbeitung des Nutzerkonzeptes) können 
gegenwärtig nicht mit den eigenen städtischen Personalressourcen umgesetzt 
werden. Hier fehlen die quantitativen Voraussetzungen um solch ein Konzept für ca. 
1500 Beschäftigte zeitgerecht zu erarbeiten. 
 
Auswahlverfahren 
 
Am 04.08.2022 wurden die 21 folgenden Unternehmen per E-Mail zur Angebotsabgabe 
bis10.09.2022 aufgefordert: 
 
• Visio Real Consult 
• I2fm 
• Steelcase 
• Eurocres 
• Crem-Solutions 
• Moocon 
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• Combine Consulting 
• Wagner und Partner 
• Congena 
• Brickbyte 
• Savallis 
• If5 
• Drees & Sommer SE 
• PlanObjekt GmbH  
• bkp GmbH  
• Colliers International Deutschland GmbH  
• neu.work/  
• seydlitz.works  
• Coneon 
• Futureworks Gmbh 
• Gensler 
 
Insgesamt haben folgende 12 Unternehmen ein fristgerechtes Angebot abgegeben: 
 
• Visio Real Consult 
• I2fm 
• Steelcase 
• Eurocres 
• Crem-Solutions 
• Moocon 
• Combine Consulting 
• Wagner und Partner 
• Congena 
• Brickbyte/Savallis 
• If5 
• Drees & Sommer SE 
 
Ein Angebot wurde verspätet abgegeben und konnte nicht berücksichtigt werden. Acht 
Unternehmen haben sich nicht beteiligt (Absage oder keine Angebotsabgabe). 
 
Am 06.10.2022 und 10.10.2022 hatten folgenden Unternehmen die Möglichkeit ihre 
Angebote per Videokonferenz zu präsentieren: 
 
• I2fm 
• Moocon 
• Combine Consulting 
• Wagner und Partner 
• Congena 
• Brickbyte/Savallis 
• If5 
• Drees & Sommer SE 
 
Anschließend wurden die Anbieter in der Gesamtschau aus Angebot und Präsentation 
bewertet. Die Bewertungsergebnisse im Einzelnen sind der Auswertungsmatrix (Anlage 2) 
zu entnehmen. 
 
Vergabevorschlag 
 
Nach Bewertung der Angebote wird vorgeschlagen, Drees & Sommer SE mit der 
Beratungsleistung zu beauftragen. Das Angebot ist als Anlage 3 beigefügt. Der Anbieter hat 
ein sehr detailreich und systematisch aufgebautes Angebot vorgelegt, 
welches der Vielzahl an Ebenen und Faktoren des Untersuchungsgegenstandes sehr gut 
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Rechnung trägt. Ein klar strukturierter Vortrag und eine große Kompetenzbreite; sowie 
stringente und plausible Erläuterung der angebotenen Leistung im Angebot in der 
Präsentation. Zudem wird eine auf die organisationskulturellen Aspekte der Stadt Leipzig 
angepasste Beteiligungsstruktur der Mitarbeitenden (Multiplikatoren), Führungskräfte der 
Dezernate, Querschnittsbereiche und Interessenvertretung angeboten. Drees &Sommer SE 
haben, gegenüber den anderen Unternehmen, die sich an der Ausschreibung beteiligt 
haben, tatsächlich ein Pauschalangebot vorlegt. Unter Gesichtspunkten der Minimierung des 
Nachtragsrisikos ist dem vorgeschlagenen Anbieter der Vorzug zu geben. 
 
3.  Realisierungs- / Zeithorizont  
 
Gemäß den Vorgaben des § 8 Abs. 3 Nr. 35 Hauptsatzung müssen Vergaben über dem 
Auftragswert von 50.000 Euro durch den Stadtrat beschlossen werden. Damit einher geht 
notwendigerweise ein entsprechender Gremiendurchlauf. Seitens der Verwaltung wird ein 
möglichst zeitnaher Beginn der Untersuchung angestrebt, um das politisch prioritäre Thema 
adäquat zu adressieren. Insofern ist der Umsetzungshorizont vordergründig vom Zeitpunkt 
der Beschlussfassung über den Zuschlag abhängig. Ziel ist es, zum 01.03.23 mit dem 
Projekt zu starten. 
 
4.  Finanzielle Auswirkungen  
 
Die Bereitstellung der erforderlichen Aufwendungen in Höhe von 182.102,13 Euro erfolgt in 
Übereinstimmung mit den verwaltungsinternen Vorgaben im PSP-Element 101611120001 
„mittel-/langfr. Verwaltungsunterbringung“, SK 44312000. 
Die Finanzierung erfolgt mittels der Vorplanungsmittel gem. VII-DS-01404-NF-01 (500 T€). 
 
5.  Auswirkungen auf den Stellenplan  
Keine 
  
6.  Bürgerbeteiligung  
  
  bereits erfolgt   geplant x  nicht nötig 
 
7.  Besonderheiten   
Keine 
  
8.  Folgen bei Nichtbeschluss  
 
Bei Nichtbeschluss kann nicht zeitnah mit der Erarbeitung der Nutzerkonzeption begonnen 
werden, welche die wichtigste Grundlage für die sich anschließende Planungsleistung für 
den Neubau darstellt. Eine entsprechende Untersuchung mit eigenen Ressourcen der 
Stadtverwaltung ist kapazitätsbedingt nicht zeitnah möglich. 
 
Anlage/n 
1 Anlage 1 Leistungsbeschreibung (öffentlich) 
 
2 Anlagen 2-3 (Bewertung und Angebot) nÖ (nichtöffentlich) 
 
 
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Hauptamt, Abt. Organisation und Projektmanagement  Datum 01.08.2022 
 Seite 1 
Anlage 
 
Beratungsleistung zur Erarbeitung eines Arbeitsplatz-, Funktions- und Büroraumkon-
zeptes für das Verwaltungszentrum Bauen, Planen & Umwelt, als Planungsgrundlage 
für einen Verwaltungsneubau für die Stadt Leipzig 
 
Leistungsbeschreibung 
 
1. Einführung 
Leipzig wächst. Leipzig soll (weiter) nachhaltig wachsen. In einem gewissen Umfang sind da-
von auch die Arbeitsplätze in der Stadtverwaltung selbst betroffen. Den strategischen Rah-
men dafür bildet das integrierte Stadtentwicklungskonzept 2030 (INSEK) sowie das Konzept 
"Moderne Verwaltung" (MoVe). Dabei hat sich die Stadt Leipzig das Ziel gesetzt, die Verwal-
tung schrittweise zu digitalisieren und damit die vielfältigen Verfahren für die Nutzerinnen 
und Nutzer anwendungsfreundlicher zu gestalten. Das hat auch Auswirkungen auf die zu-
künftige Arbeitsorganisation in den Fachbereichen. Damit einher geht die Fragestellung, wie-
viel Arbeitsfläche und welche Arbeitsflächen werden zukünftig benötigt? Neue Tendenzen in 
der Arbeitswelt sowie neue organisatorische Gestaltungsmöglichkeiten sollen darin einflie-
ßen. 
 
Für die effiziente und effektive Verwaltungsunterbringung wurde das Konzept der mittel- und 
langfristigen Verwaltungsunterbringung erarbeitet.  
Das Konzept der Verwaltungszentren ist ein organisatorischer Aspekt, welcher bei der Unter-
bringung von Ämtern und Referaten Einfluss hat, inwiefern sie zusammenhängende und ver-
netzte Fachaufgaben ausüben. Im Kern werden Dienstleistungen für die allgemeine Öffent-
lichkeit, für Unternehmen und Vereine konzentriert angeboten. Dabei werden die aktuellen 
organisatorischen und technologischen Entwicklungen berücksichtigt und in die Zukunft wei-
terentwickelt, die sich in der nachhaltigen Belegungsplanung und Gebäudeausstattung wie-
derfinden sollen. 
 
2. Ziele und Ergebnisse  
Übergeordnetes Ziel ist es, die derzeitige und zukünftige Arbeitsorganisation zu analysieren 
und eine entsprechende Planungsgrundlage zu erarbeiten, welche dann in den Konzepten 
der einzelnen Verwaltungszentren und letztlich in die Gebäudekonzeption aufzunehmen ist.  
Dies soll für das Verwaltungszentrum (VwZ) „Planen, Bauen & Umwelt“ erfolgen (ca. 1200 
Mitarbeitende in 2030). Die Ämter dieses Zentrums werden an einen neuen Standort ziehen. 
Die Planung soll dabei die Einführung von Wechselarbeitsplätze (nichtpersonifizierten Stan-
dardarbeitsplätzen und Arbeitsmöglichkeiten) innerhalb eines aktivitätsbasierten Bürokon-
zepts basieren und dabei insbesondere Ansätze bzw. Konzepte von „New Work“ berücksich-
tigen. Das Büro soll dabei als Ort der persönlichen Kommunikation dienen, als Ort der Ver-
netzung, Inspiration, Zusammenarbeit, wo Mitarbeitende aufeinandertreffen und sich fachlich 
austauschen sowie in akustisch getrennten Rückzugsflächen Arbeiten können. 
 
3. Auftrag 
Es wird eine ausführliche Arbeitsplatzanalyse und Planungsgrundlage für die Erstellung von 
Arbeitsplatz-, Raum- und Bürokonzepten für die Ämter des Verwaltungszentrums „Planen, 
Bauen & Umwelt erwartet, ebenfalls ein Funktionsprogramm. Dabei wird im Ergebnis ein auf 
Aktivitäten/Tätigkeiten basiertes Bürokonzept für favorisierte Standorte für die Ämter des 
VwZ Bauen, Planen & Umwelt angestrebt. Dieses soll zeitgleich die Grundlage für die kon-
krete Planung des neuen Verwaltungsgebäudes sein. Ein Raumprogramm ist dabei fakulta-
tiv.  
  
8 von 13 in Zusammenstellung
Hauptamt, Abt. Organisation und Projektmanagement  Datum 01.08.2022 
 Seite 2 
4. Inhalte/Leistungen 
Folgende Leistungen sind zu erbringen: 
Das Ziel der Arbeitsplatzanalyse soll es sein, die Gestaltungsanforderungen für Arbeitsflä-
chen festzulegen, damit die an einem Arbeitsplatz tätige Person ihre Aufgaben in physischer 
und psychischer Hinsicht bestmöglich erfüllen kann:  
 
1. Aufgaben- bzw. Tätigkeitsanalyse der Mitarbeitenden und Führungskräfte 
Es sollen die Aufgaben und täglichen Abläufe am Arbeitsplatz analysiert werden, die 
an einem Arbeitsplatz anfallen (bspw. kommunikative und konzentrierten Aufgaben, 
Einzelarbeit und Teamaufgaben, …). Die Aufgabenanalyse gibt dann Aufschluss dar-
über, in welchem Maße ein Arbeitsplatz kommunikationsfördernd gestaltet werden 
sollte und inwiefern Ankerarbeitsplätze (bspw. Sekretariate) erforderlich sind. Die Er-
gebnisse der Analyse sollten mittels eines geeigneten Instrumentes zur weiteren in-
ternen Verwendung aufbereitet werden.  
 
2. Interaktionsanalyse sowie Analyse der aktuellen Arbeitsumgebung 
Die Interaktionen von Mitarbeitern mit Kollegen, Vorgesetzten und externen An-
sprechpartnern sollen betrachtet werden. Diese Informationen sollen wichtige Infor-
mationen zur optimalen Gestaltung der Kommunikationswege und der räumlichen 
Anordnung von Arbeitsplätzen und Arbeitsmöglichkeiten liefern.  
 
Folgende Fragestellungen sind dabei u.a. zu beantworten1: 
 Wo findet die Arbeit statt? (Büro, Home-Office oder unterwegs) 
 Wie ist die Anwesenheitsquote (Welche Regelungen gibt es/braucht es)? 
 Welche Arbeitszeitmodelle werden genutzt, bzw. gibt es Stoßzeiten für Bür-
gerkontakte bzw. Telefonie? 
 Wie ist die Arbeitskultur vor Ort? (Einzelkämpfer oder Teamplayer? Silent 
Thinker oder Kommunikator?) 
 Wie funktioniert die Zusammenarbeit in den Fachbereichen im VwZ? 
 Gibt es fachliche Anforderungen an spezifische Funktionsräume? (Präsentati-
onsflächen, Kartenräume) 
 Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit Ihrer aktuellen Arbeitsplatzgestaltung 
wie Raumklima, Akustik, Ergonomie, Lichtverhältnisse, Kommunikation, Orga-
nisation? Wo gibt es Verbesserungspotentiale? 
 Wie ist der Digitalisierungsgrad (Arbeit mit Software? /E-Akte? Arbeit mit E-
Akte geplant bzw. soll intensiviert werden)  
 Wie ist die Hardwareausstattung am Arbeitsplatz? Wo sind noch Peripherie-
Geräte im Einsatz?  
 
Basierend auf 1. und 2. werden Tätigkeitsprofile bzw. Arbeitstypen erwartet, damit die 
unterschiedlichen Anforderungsprofile (Bspw. nach Grad der Komplexität der Arbeit 
und dem Maß der Autonomie) für die Aufgabenbewältigung optimal abgebildet wer-
den können (vgl. SPATH et al. 2009)2. 
 
3. Erarbeitung der Planungsgrundlage bzw. Anforderungen an eine zukünftige 
Raumgestaltung (Anforderungsanalyse) 
In die Anforderungsanalyse sollen die Ergebnisse der Aufgabenanalyse (1. und 2.) 
einfließen. Es wird ein Anforderungskatalog mit Priorisierung bezüglich der Arbeits-
mittel und Umweltbedingungen zur bestmöglichen Erfüllung dieser Aufgaben erwar-
tet.  
 
Folgende Fragestellungen sind dabei u.a. zu beantworten3: 
 Welche Kommunikationsflächen braucht es zukünftig und wie viele?  
                                                
1 Der Umfang der Abfrage ist in der Projektgruppe abschließend zu vereinbaren.  
2 Spath D (Hrsg.), Kelter J, Rief S, Bauer W, Haner U-E (2009) Information Work 2009 – Über die 
Potenziale von Informations- und Kommunikationstechnologien bei Büro- und Wissensarbeit. 
Stuttgart: Fraunhofer Verlag 
3 Siehe Fußnote 1 
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Hauptamt, Abt. Organisation und Projektmanagement  Datum 01.08.2022 
 Seite 3 
 Welche Soft- und Hardwareausstattung ist für die Arbeitsflächen und die Kom-
munikationsflächen zwingend erforderlich? 
 Welche Lärmemission ist bei den verschiedenen Tätigkeiten zu erwarten und 
wie werden die unterschiedlichen Bereich voneinander getrennt (v.a. erwarte-
tes Telefonaufkommen und Videokonferenz; laut zu leise etc.) 
 Welcher Trend ist bei Bürgerkontakten vor Ort in der Zukunft erkennbar? 
 Gibt es einen Bedarf nach abweichender Gestaltung aufgrund individueller 
Anforderungen und Bedürfnissen der Beschäftigten (bspw. Behinderungen/Er-
krankungen)? 
 Wie werden Home-Office/Wechselarbeitsplätze bereits genutzt und wie kön-
nen diese Instrumente weiter ausgebaut werden, jenseits von Pandemien 
o.ä.?  
 Wie werden in dem Soll-Konzept weiterhin Bereiche der Ämter des Verwal-
tungszentrums berücksichtigt, die dezentrale auch weiterhin nicht IT-gebun-
dene Aufgaben wahrnehmen oder dezentral arbeiten? 
 
4. Beratung und Begleitung im Rahmen der Analyse zur Einführung eines ent-
sprechenden Arbeitsplatz- und Büroraumkonzeptes 
Es soll ein Verständnis entwickelt werden, dass die Flächen im Verwaltungsgebäude 
als Arbeitswerkzeug gesehen und genutzt werden. Diesbezüglich soll das Projekt-
team beraten werden. Darüber hinaus sollen die verantwortlichen Führungskräfte in 
den Fachbereichen der Ämter des VwZ in der Analyse- und Konzeptphase beraten, 
begleitet und befähigt werden. Auch die Mitarbeitenden sind in der Analyse- und Kon-
zeptphase nicht nur aktiv einzubinden, sondern auch zu befähigen, bspw. durch Infor-
mationen und Weiterbildungskonzepte zur Nutzung des Raums als Arbeitswerkzeug, 
durch ausprobieren mittels Testflächen, die ggf. dann auch von weiteren Bereichen 
der Stadtverwaltung oder Dritten genutzt werden können (bspw. für ca. 50 Mitarbei-
tende).  
Wünschenswert als Option ist die Begleitung des Projektes in Terminen mit Akteuren 
der politischen Ebene in der Stadtverwaltung. Dies bitten wir gesondert zu kalkulie-
ren. 
 
  
10 von 13 in Zusammenstellung
Hauptamt, Abt. Organisation und Projektmanagement  Datum 01.08.2022 
 Seite 4 
5. Wichtige Rahmenbedingungen für die Leistungserbringung  
Folgende fachliche Rahmenbedingungen sind zu beachten: 
 
 Schaffung einer kreativitätsfördernden und gesunden Arbeitsumgebung 
 Alle Flächen im Gebäude sind prinzipiell von allen Nutzern zugänglich und nutzbar 
(optimale Raumausnutzung, Mehrfachnutzung, optimale Ansiedlung von Infrastruktur-
bereiche (Druckerstationen, Arbeitsmittel, Teeküchen, …) 
 Es ist ein geeignetes Verhältnis aus Standard-Bildschirmarbeitsplätzen und Arbeits-
möglichkeiten je Heimat und für das Gesamtgebäude zu finden 
 Optimierung der Flächeneffizienz pro Mitarbeiter zur Flächenreduktion (Reduktion 
Herstellungskosten, Betriebskosten und Umweltbelastungen pro MA) bzw. Flexibili-
sierung zur Aufnahme von Personalschwankungen 
 Räumliche Umsetzung von arbeitsorganisatorischen Entscheidungen wie der Platzie-
rung von Teams auf der Fläche (Heimaten mit offenen Heimatgrenzen) 
 Passt die gegenwärtige Organisations-/Bürokultur in den Ämtern zur zukünftigen Bü-
rokultur einer flexiblen Flächennutzung?  
 Beachtung von zwingend erforderliche Vorgaben bzgl. ergonomischer Aspekte, ins-
besondere zur Reduktion von Lärm (Arbeitsstättenverordnung etc.) 
 Funktionstrennung öffentlich/halböffentlich /nicht öffentliche Bereiche 
Worauf ist bei dem Betrieb solch eines Bürokonzeptes alles zu achten? 
6. Wichtige Rahmenbedingungen für die Ausschreibung und zur Projektdurchfüh-
rung 
 
Folgende allgemeine Rahmenbedingungen sind zu beachten: 
 
 Der Beratungsauftrag wird durch ein externes Beratungsunternehmen durchgeführt 
und erfolgt in dessen Verantwortung. Der Projektstart ist zum 01.03.2023 geplant.  
 Die Berater sollen u.a. Erfahrungen und Referenzobjekte in Kommunen, kommunalen 
Unternehmen oder staatlichen Organisationen vorweisen. Erfahrungen auf den Ge-
bieten Digitale Verwaltung, Organisationsentwicklung- und Beratung sind erwünscht. 
 Die Methodenwahl zur Planung, Koordinierung und Umsetzung obliegt dem Bera-
tungsunternehmen. Die gewählten Methoden sind im Angebot ausführlich zu be-
schreiben und in der Präsentation genau zu erläutern. Der Beratungsauftrag ist mit 
einer nachvollziehbaren Beratungsarchitektur, mit Beratungsdesigns, z. B. Work-
shops oder Interviews, etc. zu untersetzen. Die Analyseergebnisse könnten z. B. in 
mehrtägigen Workshop-Reihen verdichtet werden und u.U. auch digital durchgeführt 
werden.  
 
o Wichtig ist die Wahl unterschiedlicher, didaktisch geeigneter Beteiligungsfor-
mate, die zugleich ressourcenschonend sind und alle Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter einbinden bzw. sich vertreten fühlen. Bei der Methodenwahl ist auf 
eine adäquate Einbindung der Führungskräfte ebenfalls zu achten. 
o Auf eine kraftvolle Moderation im Hinblick auf die Generierung von Ergebnis-
sen zur Umsetzung wird Wert gelegt. 
o Zu Beginn und am Ende des Prozesses sind die Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter mindestens mittels partizipativen und lebendigen Formaten so zu infor-
mieren, das sie sich mitgenommen und einbezogen fühlen. 
 Eine transparente Kommunikation für den Gesamtprozess ist sehr wichtig. 
o Eine visuelle Projektdokumentation des Fortschrittes bei bestimmten Themen 
und zu bestimmten Terminen wird gewünscht.  
o Die politischen und teilweise sehr komplexen Entscheidungsprozesse in der 
Stadtverwaltung sind zu berücksichtigen. 
o Der Beratungsauftrag ist mit einem professionellen Projektmanagement zu 
untersetzen. Auftretende Projektrisiken in den unterschiedlichen Projektpha-
sen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. 
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Hauptamt, Abt. Organisation und Projektmanagement  Datum 01.08.2022 
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o Gemäß definierter Meilensteine sind Zwischenergebnisse in elektronischer 
Form zu generieren und Zwischenpräsentationen durchzuführen. 
o Das Sachgebiet Organisationsberatung und die Projektleitung ist in die Pro-
jektplanung und Durchführung einzubinden, jedoch insbesondere in die Quali-
tätssicherung der Analyseergebnisse. 
 Der Beratungsauftrag ist spätestens im am 30.09.2023 abzuschließen. Die Ergeb-
nisse sind in einer geeigneten Art und Weise zu dokumentieren und bis zum 
31.10.2023 zur Verfügung zu stellen. Die abschließenden Ergebnisse sind in elektro-
nischer Form zu dokumentieren und in einer Präsentation vorzustellen. 
 Im Auswahlprozess ist eine Präsentation des Angebotes integriert. 
 Der Auswahlprozess erfolgt anhand von Kriterien, die Bestandteil dieser Leistungsbe-
schreibung sind. 
 Die geplanten Kosten für ein Pauschalangebot für die Leistungen sind transparent 
aufzuschlüsseln (bspw. Anzahl Beratertage). 
 
Schaubild Verwaltungszentrum „Planen, Bauen & Umwelt“ 
 
 
 
Hilfreiche Links  
 
Dezernatsverteilungsplan 
 Organigramm der Stadtverwaltung Leipzig 
 
INSEK 
 https://www.leipzig.de/bauen-und-wohnen/stadtentwicklung/stadtentwicklungskon-
zept-insek/ 
 
     Moderne Verwaltung 
 https://www.leipzig.de/buergerservice-und-verwaltung/stadtverwaltung/moderne-
verwaltung/leipzig-digital 
 https://www.leipzig.de/buergerservice-und-verwaltung/stadtverwaltung/moderne-
verwaltung 
 https://static.leipzig.de/fileadmin/mediendatenbank/leipzig-
de/Stadt/Stadt_Leipzig_Personalbericht_2021.pdf  
  
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Hauptamt, Abt. Organisation und Projektmanagement  Datum 01.08.2022 
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Ansprechpartnerin für Fragen zum Ausschreibungsprozess sowie Organisations-
entwicklung: 
Stadt Leipzig 
Hauptamt, Abteilung Organisation und Projektmanagement, 
Felix Döhler 
Abteilungsleiter 
[E-MAIL ENTFERNT] 
 
Stadt Leipzig 
Hauptamt, Abteilung Organisation und Projektmanagement, 
Sachgebiet Organisationsberatung  
Vanessa Burgardt 
[E-MAIL ENTFERNT] 
0341/123-2232 
 
Ansprechpartnerin für Fragen zum Bürokonzept und räumlichen Themen: 
Stadt Leipzig 
Referat Verwaltungsunterbringung  
Anja Robel 
[E-MAIL ENTFERNT] 
0341/123-2430 
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