Beauftragung einer externer Beratungsfirma für das Projekt S/4HANA
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-10306
Datum: 2024-06-05
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-10306 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Finanzen 
 
 
Stammbaum: 
 
VII-DS-10306 Dezernat Finanzen 
 
Betreff: 
Beauftragung einer externer Beratungsfirma für das Projekt S/4HANA 
 
 
Beratung im Gremium  
(Änderungen vorbehalten) 
 
Voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Bestätigung 
FA Finanzen 17.06.2024 1. Lesung 
Verwaltungsausschuss 07.08.2024 Beschlussfassung 
 
Auswirkungen auf Strategie, Haushalt  
und Stadtraum 
 
 
Ziele „Leipzig-Strategie 2035“  
Klimawirkung nein 
Auswirkung auf bezahlbares Wohnen nein 
Finanzielle Auswirkungen ja 
Auswirkung auf den Stellenplan nein 
Räumlicher Bezug entfällt 
  
 
Beschlussvorschlag 
 
1. Der Verwaltungsausschuss beschließt entsprechend § 10 Abs. 2 Nr. 3 b Hauptsatzung 
die Beauftragung der Grant Thornton AG im Rahmen des Projektes S/4HANA für 
Beratungsleistungen und Coaching des Projektteams sowie zur Qualitätssicherung der 
Projektergebnisse. 
 
2. Die Deckung der hierfür benötigen finanziellen Aufwendungen erfolgt für das 
Haushaltsjahr 2024 aus dem Budget des Referates SAP (Kontierung 1.100.11.1.3.12.01 / 
44312000). Die in den Haushaltsjahren 2025 ff. anfallenden Kosten werden ebenso 
innerhalb des vorgenannten Budgets finanziert und entsprechend bei der 
Haushaltsplanung berücksichtigt. 
 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage: 
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss X  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
Das Projekt S/4HANA wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Grant Thornton AG als 
externen Dienstleister für die Erbringung von Beratungsleistungen beauftragen. Dieser 
Dienstleister soll das Projekt Einführung S/4HANA auf rahmenvertraglicher Basis über einen 
Zeitraum von 36 Monaten unterstützen. Dabei soll insbesondere bei der methodischen 
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Vorgehensweise zur Umstellung auf S/4HANA, bei der Entwicklung von Konzeptionen und 
bei der Optimierung von Prozessen unterstützt werden. Zudem soll die Grant Thornton AG 
Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Projektergebnisse durchführen. 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses 
 
entfällt 
 
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
entfällt 
 
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit 
 
entfällt 
 
III.  Strategische Ziele 
 
Mit der Einführung von S/4HANA soll der 
reibungslose Weiterbetrieb und Ausbau 
des ERP-Systems der Stadt Leipzig 
sichergestellt werden. Durch die 
Umstellung des ERP-Systems auf 
S/4HANA ergeben sich zudem 
zahlreiche neue Möglichkeiten für die 
Stadt. So können unter anderem 
bestehende Prozesse digitalisiert werden 
und neue technische Entwicklungen 
genutzt werden. Zudem ist die neue 
Benutzeroberfläche von S/4HANA 
anwendungsfreundlicher, womit sie das 
Verwaltungshandeln erleichtern kann. 
 
IV.  Sachverhalt 
 
1.  Anlass 
 
Mit dem Ausführungsbeschluss vom 28.02.2024 (VII-DS-09243) hat die Stadtverwaltung 
Leipzig das Umstellungsprojekt auf S/4HANA initiiert. Der Wechsel vom bisher im Einsatz 
befindlichen ERP-System zu dessen Nachfolger S/4HANA ist nötig, da der Hersteller, die 
SAP Deutschland SE & Co. KG, angekündigt hat, die Standardwartung der bisherigen 
Software zum 31.12.2027 einzustellen.  
 
Das Projektziel der der Einführung von S/4HANA ist die technische Umstellung der aktuellen 
SAP-Systemlandschaft auf SAP S/4HANA mit einem avisierten produktiven Start im ersten 
Quartal 2027. Im Vordergrund steht hierbei die technische Funktionalität des Systems zum 
Produktivstart, das heißt alle bisher abgebildeten Geschäftsprozesse funktionieren in der 
S/4HANA-Systemumgebung fehlerfrei. 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme 
 
Die Einführung von S/4HANA bei der Stadt Leipzig wird zentral durch ein eigens dafür 
eingerichtetes Projektteam gesteuert. Für die Erarbeitung von konzeptionellen 
Voraussetzungen und umsetzbaren Impulsen für die Einführung von S/4HANA in der 
Stadtverwaltung Leipzig beabsichtigt das Projektteam die Einbeziehung eines externen 
Dienstleisters. Darüber hinaus soll durch diesen eine professionelle Beratung und 
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Qualitätssicherung sowie Begleitung dieses Einführungsprozesses im Sinne eines 
Coachings erfolgen. 
 
Im Ergebnis der Ausschreibung soll ein Dienstleister gebunden werden, der für das Projekt 
über einen Zeitraum von 36 Monaten auf rahmenvertraglicher Basis Beratungsleistungen zu 
Einzelaufträgen zur Einführung von S/4HANA bei der Stadtverwaltung Leipzig erbringt. 
 
Der Auftrag erstreckt sich über folgende fachlich-inhaltlichen Aufgaben:  
 
• Unterstützung bei der methodischen Vorgehensweise zur Umstellung auf S/4HANA  
• Unterstützung bei der Entwicklung von Konzeptionen 
• Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen im Rahmen des Umstiegs auf 
S/4HANA 
• Unterstützung bei der Umsetzung von prozessualen Fachkonzepten sowie bei 
übergreifenden Konzepten (z.B. Berechtigungen, Test, Schulung, Migration, 
Schnittstellen) 
• Durchführung von Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Projektergebnisse 
 
Im Rahmen einer Vergabe ohne förmliches Verfahren wurden vier geeignete 
Beratungsunternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert und einer Wertung unterzogen. Im 
Ergebnis ist für die aufgeführten Unterstützungsleistungen beabsichtigt die Grant Thornton 
AG zu beauftragen. Weiterführende Informationen zum Entscheidungsprozess können dem 
in der Anlage beigefügten Vergabevermerk entnommen werden. 
 
3.  Zeitplan 
 
Die erforderlichen Leistungen werden einzelauftragsbezogen vom Auftragsgeber, Stadt 
Leipzig, abgerufen. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung soll 36 Monate ab Datum der 
Auftragserteilung betragen. 
 
 
4.  Finanzen und Personal (Details) 
 
Die tatsächlichen finanziellen Auswirkungen ergeben sich aus der Summe der per 
Einzelauftrag abgerufenen Personentag sowie des durch den Dienstleister angebotenen 
Tagessatzes. Eine Abnahmepflicht des Auftraggebers über 30 Personentage hinaus besteht 
nicht. Die Beauftragung ist mit einer maximalen Gesamtvergütung von 150.000 € inkl. 
Umsatzsteuer gedeckelt. 
 
Im Haushaltsjahr 2024 stehen die benötigten Haushaltsmittel im Budget des Referates SAP 
zur Verfügung. Für die Haushaltsjahre 2025 ff. erfolgt die Berücksichtigung im Rahmen der 
Haushaltsplanung. 
 
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2024 2027 150.000,00 1.100.11.1.3.12.01 / 
44312000 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen 2024 2027 150.000,00 1113 / 74312000 
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? X nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
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Steuerrechtliche Prüfung  nein X wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG X nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung X nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen X ja  nein, siehe Anlage zur Begründung 
 
5.  Klimawirkung (Details) 
 
Eine Klimawirkung ist nicht zu erwarten. 
 
6.  Auswirkung auf bezahlbares Wohnen (Details) 
 
Eine Auswirkung auf bezahlbares Wohnen ist nicht zu erwarten. 
 
7. Bürgerbeteiligung 
 
bereits erfolgt  geplant  nicht nötig  
 
8.  Besonderheiten 
 
Keine 
 
9.  Folgen bei Nichtbeschluss  
 
Bei Nichtbeschluss kann kein Dienstleister für externe Beratungsleistungen beauftragt 
werden. Die Projektarbeit wird ohne externe Beratungsleistungen fortgeführt. Dies hat unter 
Umständen Auswirkungen auf die zeitliche Planung des Projektes sowie auf die Qualität der 
Projektergebnisse. 
 
 
 
Anlage/n 
1 Vergabevermerk_gesamt (nichtöffentlich) 
 
 
X
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