Nutzung des gemeinsamen elektronischen Kommunalarchivs (elKA) im Freistaat Sachsen durch die Stadt Leipzig
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-06236
Datum: 2021-12-01
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-06236
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff:
Nutzung des gemeinsamen elektronischen Kommunalarchivs (elKA) im 
Freistaat Sachsen durch die Stadt Leipzig
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung Bestätigung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
FA Allgemeine Verwaltung Vorberatung
FA Finanzen Vorberatung
Ratsversammlung 19.01.2022 Beschlussfassung
Beschlussvorschlag
1. Der Nutzung des elektronischen Kommunalarchivs (elKA) durch die Stadt Leipzig ab 
dem Jahr 2022 wird zugestimmt. 
2. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, die Nutzung des elKA bei der SAKD zu 
beantragen.
Räumlicher Bezug
 
 
Zusammenfassung
 
Anlass der Vorlage:   
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln  
       
  Sonstiges:
 
Ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes 
Leipzig 2030 sowie den Konzepten „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ 
(VI-DS-05136-DS-01) und „Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) ist im 
Handlungsfeld 3 Organisation und E-Government die Einführung des elektronischen Archivs 
festgelegt. Die elektronische Archivierung ist zudem das Handlungsfeld 1 des 
Entwicklungskonzepts Stadtarchiv Leipzig (VII-DS-01551).
Das elektronische Archiv wird mit der Nutzung des elKA realisiert. Die Stadt Leipzig ist mit 
dem elKA in der Lage, die gesetzlichen Anforderungen nach Sächsischem Archivgesetz und 
Datenschutzgrundverordnung hinsichtlich der Löschpflicht für personenbezogene Daten zu 
erfüllen. Die Stadt Leipzig nutzt mit dem elKA eine dauerhafte, effiziente, sichere und 
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finanziell planbare Lösung, um ihre im Archivgesetz für den Freistaat Sachsen verankerte 
Aufgaben der elektronischen Archivierung wahrzunehmen.
 
Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen
2022
2023
2024
2025ff
 
max. 167.000
169.388
174.164
188.492
1.100.11.1.6.02.01
1.100.11.1.6.02.01
1.100.11.1.6.02.01
1.100.11.1.6.02.01
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung 
der Maßnahme zu 
erwarten
Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen     
    
Steuerrechtliche Prüfung  x nein  wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 
2B UStG   nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
 
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Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
 Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
 Qualität im öffentlichen 
Raum
und in der Baukultur
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
 Nachhaltige Mobilität
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschafts- struktur
 Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
 Vorsorgendes Flächen- 
und Liegenschafts-
management
 Erhalt und Verbesserung 
der
Umweltqualität
x Leistungsfähige technische 
Infrastruktur
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport-
und Freiraum-angebote
 
x Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale 
Stabilität  Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
 Region  Vielfältige, lebendige 
Kultur- und Sportlandschaft
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
 Lebenslanges Lernen x Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
      
Sonstige Ziele: bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
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Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger 
(Strom, Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht 
möglich  erneuerbar  fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch x Aussage nicht möglich  ja  nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) x Aussage nicht möglich  ja  nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. 
Entsiegelung, Regen-
wassermanagement)
x Aussage nicht möglich  ja  nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz x ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 
5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer  nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
  ja  nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess)  nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
   
 
 
Sachverhalt
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Eine Entscheidung für das elKA ist eine Entscheidung für die archivfachliche 
Zusammenarbeit sächsischer Kommunalarchive und die Nutzung von Synergieeffekten. Das 
elKA ist ein fertig konzipiertes System zur Umsetzung des seit 2014 im SächsArchivG 
formulierten Auftrags der elektronischen Archivierung. Alternativ müsste die Stadt Leipzig 
zeitnah alle infrastrukturellen, technischen, personellen und organisatorischen 
Vorrausetzungen für die elektronische Archivierung selbst schaffen und unterhalten. Hierfür 
sind nach Erfahrung anderer Einführungsprojekte in Staats- und Kommunalarchiven enorme 
Ressourcen insbesondere Zeitaufwände einzurechnen. Bei einer Realisierung des 
elektronischen Archivs allein für die Stadt Leipzig wäre eine Ausschreibung verpflichtend, die 
ausschließlich kommerzielle Lösung anspricht. Diese sind in der 
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für das elKA  mit höheren Kosten von bis zu 21 % im 
Vergleich zu der nicht kommerziellen DIMAG-Lösung ausgewiesen (eine Teilnahme am 
DIMAG-Verbund ist für einzelne Kommunen nicht möglich). Ebenso übersteigt der 
Qualitätswert von DIMAG den von vergleichbaren kommerziellen Lösungen (vgl. Anlage 
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung).
 
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I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Nicht zutreffend.  
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Nicht zutreffend.  
 
III.  Strategische Ziele 
 
Ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes 
Leipzig 2030 sowie den Konzepten „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ 
(VI-DS-05136-DS-01) und „Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) ist im 
Handlungsfeld 3 Organisation und E-Government die Einführung des elektronischen Archivs 
festgelegt. Die elektronische Archivierung ist zudem das Handlungsfeld 1 des 
Entwicklungskonzepts Stadtarchiv Leipzig (VII-DS-01551).
Erst mit der Nutzung des elKA wird der Lebenszyklus der stadtweiten E-Akte (VI-DS-06918) 
und der seit vielen Jahren eingesetzten Fachverfahren in der Stadt Leipzig vervollständigt. 
Das übergeordnete Ziel der elektronischen Archivierung ist gesetzeskonformes 
Verwaltungshandeln, indem die Pflicht zur Sicherung des digitalen historischen Erbes der 
Stadt Leipzig für künftige Generationen umgesetzt wird.
 
IV. Sachverhalt 
 
1. Anlass 
 
Das Stadtarchiv Leipzig ist Gedächtnis der Stadtverwaltung und ein zentraler 
Wissensspeicher für die gesamte Stadt. Archiviert und damit dauerhaft verwahrt werden 
„Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung, 
für Wissenschaft und Forschung oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener 
Personen und Institutionen oder Dritter zukommt“ – unabhängig von der Entstehungsform.
Seit vielen Jahren setzt sich das Stadtarchiv Leipzig intensiv mit seiner aus dem E-
Government gewachsenen neuen Fachaufgabe der Archivierung genuin elektronischer 
Verwaltungsunterlagen (born digitals) auseinander. Die über mehrere Jahre gereifte und von 
der Stadt Leipzig intensiv mitbegleitete Initiative der kommunalen Landesverbände 
(SSG/SLKT) zur Einrichtung eines gemeinsamen elektronischen Archivs, führte in den 
vergangenen dreieinhalb Projektjahren zum Aufbau des elKA.
Das elKA ermöglicht den sächsischen Kommunen, kostengünstig ihren gesetzlichen 
Verpflichtungen im Bereich der elektronischen Archivierung nachzukommen. Die Stadt 
Leipzig, als Förderer der Idee, soll selbst Nutzer des elKA werden. 
 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Digitales Verwaltungshandeln, automatisierte Geschäftsprozesse und die zunehmende 
Vernetzung führen seit Jahren zur Entstehung kommunaler elektronischer Unterlagen, die 
archivwürdig und daher dauerhaft zu erhalten sind. 
Die Notwendigkeit zur Archivierung elektronischer Unterlagen ergibt sich aus
§ 13 Abs. 1 und 2 SächsArchivG. Demnach sind die kommunalen Träger der 
Selbstverwaltung, deren Verbände sowie kommunale Stiftungen verpflichtet, ihr Archivgut 
zur allgemeinen Nutzung in eigener Zuständigkeit zu archivieren. Zu diesem Zweck sind 
eigene oder gemeinsame Archive in öffentlich-rechtlicher Form zu unterhalten, die den 
archivfachlichen Anforderungen hinsichtlich Personals, Räumen und Ausstattung 
entsprechen müssen. Dies gilt unabhängig von der Speicherungsform des Archivgutes und 
schließt damit ausdrücklich die Archivierung elektronischer Unterlagen ein. Dazu gehören 
elektronische Unterlagen wie z. B. Informationen aus Fachverfahren, E-Akten, digitale Audio- 
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und Videoaufzeichnungen, öffentliche Bekanntmachungen, Webseiten oder Geofachdaten.
Neben dem Sächsischen Archivgesetz sind auch die Bestimmungen der 
Datenschutzgrundverordnung zu beachten. So besteht eine gesetzliche Anbietungspflicht 
von zu löschenden personenbezogenen Daten an das zuständige Archiv (nach § 5 Abs. 2 
SächsArchivG i. V. m. § 7 SächsDSDG). Jedoch ist die Mehrheit der sächsischen 
Kommunen derzeit nicht in der Lage, die Anbietung gesetzeskonform zu erfüllen, da das 
Archiv bislang keine angebotenen elektronischen Unterlagen fachgerecht und sicher 
archivieren kann. 
 
Beispielswiese konnten bisher Daten aus dem elektronischen Melderegister, die nach dem 
alten Bundesmeldegesetz bis Oktober 2015 zu löschen bzw. zu archivieren waren, nicht 
dem zuständigen Archiv übergeben werden und liegen weiterhin im Fachverfahren vor.
Archivgut ist Teil des Sächsischen Landeskulturgutes und muss gemäß § 8 Abs. 3 
SächsArchivG nachhaltig vor Schäden, Verlust, Vernichtung oder unbefugter Nutzung 
geschützt werden. Die Herausforderung an die dauerhafte Erhaltung, Sicherung und 
Gewährleistung der Beweiskraft digitalen Archivgutes erfordert neben der Bereitstellung 
technischer Ressourcen zur digitalen Bestandserhaltung eine sichere IT-Infrastruktur, 
fachliche Expertise und entsprechend notwendige Finanzmittel. Dies ist von einer einzelnen 
Kommune nur unter Aufwendung enormer Ressourcen zu erfüllen.
Vor diesem Hintergrund wurde durch die kommunalen Spitzenverbände – dem Sächsischen 
Städte- und Gemeindetag und dem Sächsischen Landkreistag – der Aufbau einer 
gemeinsamen Lösung für alle Kommunen beschlossen. Im Rahmen des 
FAG-finanzierten Projektes „elektronisches Kommunalarchiv (elKA)“ (2017 - 2021) wurden 
entsprechende organisatorische, technische und infrastrukturelle Vorkehrungen getroffen, so 
dass ab Januar 2022 das elektronische Kommunalarchiv für die sächsischen Kommunen in 
den Wirkbetrieb übergeht und damit zeitnah eine Lösung für die Archivierung elektronischen 
Archivgutes zur Verfügung steht. 
 
Der Betrieb des elKA wurde gesetzlich (§ 4 Abs. 5 SAKDG) der Sächsischen Anstalt für 
kommunale Datenverarbeitung (SAKD) zugewiesen. Sie unterhält dazu eine Leitstelle, die 
als Verbindungsstelle zwischen den kommunalen Archiven und dem beauftragten IT-
Dienstleister, der Lecos GmbH mit Sitz in Leipzig, agiert. Die Leitstelle verantwortet den 
Betrieb, die Pflege und die Weiterentwicklung des gemeinsamen elektronischen 
Kommunalarchivs, den Support für die eingesetzte Archivierungslösung DIMAG und 
übernimmt Tätigkeiten im Prozess der elektronischen Archivierung, wie beispielsweise die 
Durchführung von Maßnahmen der digitalen Bestandserhaltung und Entwicklung von 
Migrationsszenarien. Darüber hinaus unterstützt sie die kommunalen Verwaltungen (Archiv, 
EDV, Organisation) auch im Zusammenhang mit der Übernahme und Nutzung 
elektronischer Unterlagen.
 
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Mit DIMAG, dem Digitalen Magazin, kommt eine praxiserprobte Archivierungslösung zum 
Einsatz, die 2006 vom Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelt worden ist und 
mittlerweile in der Mehrzahl der Landesarchive und in über 80 Kommunalarchiven 
bundesweit genutzt wird. Die SAKD als Betreiberin des elKA wird im Rahmen einer 
öffentlich-rechtlichen Partnerschaft mit Abschluss der Kooperationsvereinbarung Teil des 
DIMAG-Verbundes und trägt so zur Weiterentwicklung der Archivierungslösung bei.
 
Mit der gesetzlichen Zuweisung des Betriebs des elKA an die SAKD im SAKD-Gesetz wurde 
zugleich vorgegeben, dass die Finanzierung durch die Nutzer zu erfolgen hat. Nach dem 
aktuellen Kostenmodell werden die Gesamtkosten des elKA auf die teilnehmenden Nutzer 
umverteilt, wodurch die elektronische Archivierung für jede einzelne Kommune effizient und 
dauerhaft planbar wird. Zu den Gesamtkosten zählen
a) die anfallenden Kosten für die Unterhaltung der Leitstelle,
b) die Kooperation mit dem DIMAG-Verbund,
c) die laufende Weiterentwicklung und Anpassung des elKA sowie 
d) die Kosten der Dienstleistungen eines Rechenzentrums. 
 
Das Kostenmodell sieht eine einwohnerbezogene Aufteilung nach Größenklassen mit einer 
Faktorbildung zur Vermeidung einer Doppelerfassung der Einwohner kreisangehöriger 
Kommunen vor. 
 
Kommunen Größenklasse Kosten / Jahr Grundspeicher
Leipzig 167.000 € 100 GB
Kreisfreie Städte
Chemnitz 77.300 € 100 GB
Landkreise  55.000 € 100 GB
über 50.000 Einwohner 14.300 € 50 GB
bis 50.000 Einwohner 8.700 € 40 GB
bis 20.000 Einwohner 6.000 € 30 GB
Kreisangehörige 
Kommunen
bis 10.000 Einwohner 4.000 € 20 GB
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bis 5.000 Einwohner 2.260 € 10 GB
 
   
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Die Nutzung des elKA kann voraussichtlich ab dem 01.01.2022 vollumfänglich erfolgen. Die 
Stadt Leipzig wird nach Abschluss aller vorbereitenden Schritte die Benutzung des elKA im 
1. Halbjahr 2022 beantragen.
Im ersten Betriebsjahr werden vorrangig für die Aufarbeitung bereits im Stadtarchiv 
vorliegender elektronischer Unterlagen und die bisher aufgrund des fehlenden Systems 
hinausgeschobenen Übernahmen erfolgen. 
Ab 2023 wird der Fokus auf Neuübernahmen aus Fachverfahren der Stadt Leipzig und der 
Übernahme von E-Akten aus dem stadtweiten DMS enaio liegen.
Gleichzeitig beginnt für die Stadt Leipzig mit der Nutzung des elKA ein stetiger fachlicher 
Austausch mit den weiteren Nutzern des elKA (sächsische Kommunen).  
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Aus dem Beitritt der Stadt Leipzig zum elKA resultieren finanzielle Auswirkungen gemäß der 
anliegenden Gebührensatzung des elKA, die in u.s. Tabelle zusammengestellt sind. Hierzu 
ist anzumerken, dass es sich bei der elektronischen Archivierung um eine originär neue 
Aufgabe handelt, die sich aus § 13 Abs. 1 und 2 SächsArchivG ergibt (vgl. hierzu 2. 
Beschreibung der Maßnahme). Unter elektronischer Archivierung ist die daher nicht die 
ersetzende Digitalisierung analoger Archivalien zu verstehen, sondern die dauerhafte 
Sicherung elektronischer Unterlagen, die im Zeitalter der Digitalisierung neben die analogen 
treten. Im Hinblick auf Mietflächen oder Personal ergeben sich für die Stadt Leipzig durch die 
elektronische Archivierung keine finanziellen Einsparungen. 
Da die Archivierung elektronischer Unterlagen eine Pflichtaufgabe ist, profitiert die Stadt 
Leipzig durch die Beteiligung am elKA von den Vorteilen einer Verbundlösung des 
Freistaates Sachsen. Bei einer Realisierung des elektronischen Archivs allein für die Stadt 
Leipzig wäre eine Ausschreibung verpflichtend, die ausschließlich kommerzielle Lösung 
anspricht. Diese sind in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für das elKA mit höheren Kosten 
von bis zu 21 % im Vergleich zu der nicht kommerziellen DIMAG-Lösung ausgewiesen (eine 
Teilnahme am DIMAG-Verbund ist für einzelne Kommunen nicht möglich). Ebenso 
übersteigt der Qualitätswert von DIMAG den von vergleichbaren kommerziellen Lösungen 
(vgl. Anlage Wirtschaftlichkeitsbetrachtung).
Durch die Leitstelle elKA in der Verbundlösung steht allen nutzenden Kommunen ein Team 
zur Verfügung, welches langfristig technische und fachliche Expertisen herstellerunabhängig 
aufbaut. Das Stadtarchiv Leipzig kann sich dadurch auf die Kerntätigkeiten der 
elektronischen Archivierung fokussieren und muss nicht zu jedem Themenkomplex, z. B. zur 
Archivierung von Geoinformationen, eigene Kompetenzen aufbauen. Die Leitstelle 
übernimmt den First-Level-Support und die Kommunikation zum IT-Dienstleister sowie zum 
DIMAG-Verbund. Für die Nutzung des elKA werden zudem keine Personalressourcen 
außerhalb des Stadtarchivs in Anspruch genommen (IT-Koordination, DVA, User-Help-Desk 
der Lecos GmbH o. ä.).
 
Durch die Gebührensatzung ist zudem eine stabile Kostenplanung möglich. Die jährlich zu 
zahlende Gebühr mit inkludiertem 100 GB-Speicher wird in den Folgejahren ausschließlich 
durch die erforderliche Speichererweiterung erhöht, die im Zuge der ansteigenden Zahl 
elektronischer Archivalien notwendig ist. Eine erstmalige Speichererhöhung um 500 GB ist in 
2023 vorgesehen. Durch die Etablierung des elKA, zu erwartende Archivierungen im Bereich 
der Geodaten mit großen Speichermengen (z. B. Luftbilder) und die perspektivische 
Übernahme von E-Akte kommen ab 2024 weitere 1.000 GB sowie im darauffolgenden Jahr 
3.000 GB hinzu. Daraus ergibt sich die nachfolgende Gesamtkostenplanung für die Stadt 
Leipzig:
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 2022 2023 2024 2025ff
Grundgebühr einschließlich 
100 GB Speicher
Max. 
167.000 €
167.000 € 167.000 € 167.000 €
Speichererweiterung 500 GB  2.388 € 2.388 € 2.388 €
Speicherweiterung 1 TB   4.776 € 4.776 €
Speicherweiterung 3 TB    14.328 €
Summe je Jahr Max. 
167.000 €
169.388 € 174.164 € 188.492 €
 
Die Folgekosten sind ab dem Jahr 2023 zur Haushaltsplanung des Doppelhaushaltes 
2023/24 durch das Hauptamt anzumelden. Über die Bereitstellung wird im Rahmen des 
Planungsprozesses entschieden.Es wird geprüft, ob die Aufwendungen für die 
Haushaltsjahre 2023/2024 innerhalb des Budgets gedeckt werden können.
Die Finanzierung für das Jahr 2022 wird aus dem Budget des Hauptamtes gedeckt. Da die 
Nutzung erst nach Abschluss aller vorbereitenden Schritte (spätestens zum 01.06.2022) 
erfolgen wird, reduzieren sich die Aufwendungen für 2022 mit jedem Monat um 1/12. Bei 
einem Beitritt zum 01.06.2022 betragen die Kosten für 2022 ca. 97.000 €.
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 Nicht zutreffend. 
 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
  bereits erfolgt   geplant x  nicht nötig
 
7. Besonderheiten  
Nicht zutreffend. 
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
Sollte der Nutzung des elektronischen Kommunalarchivs nicht zugestimmt werden, blieben 
die vom Gesetzgeber fixierten Anbietungs- und Archivierungspflicht (Sächsisches 
Archivgesetz) sowie der Datenschutzgrundverordnung hinsichtlich der Löschpflicht unerfüllt. 
Die Stadt Leipzig wäre gezwungen, eine mit höheren Kosten verbundene Insellösung zu 
etablieren.
Anlage/n
1 Benutzungssatzung elKA (öffentlich)
2 Gebührensatzung elKA (öffentlich)
3 Nutzungsantrag elKA (öffentlich)
4 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Elektronische Archivierungssysteme (öffentlich)
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1. Juli 2021 Nr. 26 Säc hsisches Amtsblatt
Satzung  
der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) 
über die Benutzung des sächsischen elektronischen Kommunalarchivs  
(Benutzungssatzung elKA)
Vom 26. April 2021
Auf Grundlage des §  4 Ab satz 5 Sa tz 1 in Verbindung 
mit § 3 Ab
satz 3 de
s Gesetzes über die Errichtung der Säch -
sischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKDG) 
in der Fassung der Bekanntmachung vom 9.  Mä
rz 2018 
(SächsGVBl. S.  12
8), das durch Artikel  3 de
s Gesetzes vom 
23. Ma
i 20
19 (SächsGVBl. S.  42
2) geändert worden ist, hat 
der Verwaltungsrat der Sächsischen Anstalt für kommunale 
Datenverarbeitung am 26.
 Apr
il 2021 folgende Satzung be -
schlossen:
§ 1 
Gel
tungsbereich 
(1) Diese Satzung regelt den Betrieb und die Benutzung 
des elektronischen Kommunalarchivs. 
(2) Für das durch das elektronische Kommunalarchiv 
verarbeitete elektronische Archivgut gelten die nachstehen -
den Bestimmungen nebst den Festlegungen in der Anlage 
„Gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art.
 26 D
SGVO“. In 
dieser Anlage wird geregelt, wer welche Verpflichtung nach 
der DSGVO erfüllt.
§
 2 
St
ellung des elektronischen Kommunalarchivs 
(1) Die SAKD betreibt das elektronische Kommunalar -
chiv gemäß §  4 Ab
satz 5 SA
KDG. 
(2) Im elektronischen Kommunalarchiv können die 
kommunalen Träger der Selbstverwaltung, deren Verbände 
sowie kommunale Stiftungen ihr elektronisches Archivgut ar -
chivieren. Dabei handelt es sich um eine gemeinsame Aufga -
benwahrnehmung; auf §
 13 A
bsätze 1 un
d 2 SächsArchivG 1 
wird Bezug genommen. Die Verbände sowie kommunale 
Stiftungen können das elKA ab dem 01.01.2023 benutzen.
§
 3 
Beg
riffsbestimmungen 
(1) Das elektronische Kommunalarchiv besteht aus der 
Leitstelle, dem Archivspeicher (einschließlich eines Zwi -
schenspeichers zur Ablage der elektronischen Unterlagen 
in Vorbereitung der elektronischen Archivierung) und einer 
OAIS-kompatiblen Archivierungslösung. 
(2) Nutzungsberechtigte des elektronischen Kommunal -
archivs sind die kommunalen Träger der Selbstverwaltung, 
deren Verbände sowie kommunale Stiftungen, die das elek -
tronische Kommunalarchiv aufgrund eines Zulassungsbe -
scheides nach §
 8 Ab
satz 1 di
eser Satzung für die Archivie -
rung ihres elektronischen Archivgutes verwenden.
1 Archivgesetz für den Freistaat Sachsen vom 17.  Mai 199 3 (Sächs -
GVBl. S.  44
9), zuletzt geändert durch Artikel  25 d
es Gesetzes vom 
26. Ap
ril 20
18 (SächsGVBl. S.  19
8)
(3) Die archivischen Begriffsbestimmungen richten sich 
nach § 2 Sä
chsArchivG.
§ 4 
Au
fgaben des elektronischen Kommunalarchivs
(1) Das elektronische Kommunalarchiv hat folgende Auf -
gaben:
a.
 Bet
rieb,
b. Admi
nistration,
c. Be
standserhaltung,
d. Entw
icklung von Migrationsszenarien sowie 
e. Su
pport.
Darüber hinaus übernimmt es Tätigkeiten im Prozess der 
elektronischen Archivierung und schließt den Rechtsakt der 
Widmung zu öffentlichem Archivgut nach §
 8 Ab
s. 2 S.  1 
S
ächsArchivG ab. Zu den Tätigkeiten der elektronischen 
Archivierung zählen insbesondere die abschließende Über -
nahme, Verwahrung und Bestandserhaltung des durch die 
Nutzungsberechtigten übergebenen Archivgutes.
(2) Das elektronische Kommunalarchiv stellt eine elek -
tronische Archivierungslösung sowie einen Archivspeicher 
als zentrale Dienste bereit. Den Archiven der Nutzungsbe -
rechtigten werden der Zugriff und die Funktionalitäten für 
die Ablage ihres elektronischen Archivgutes im Rahmen der 
technischen Möglichkeiten der betriebenen elektronischen 
Archivierungslösung zur Verfügung gestellt.
(3) Das elektronische Kommunalarchiv ist sowohl An -
sprechpartner als auch Koordinierungsstelle für Anliegen 
der elektronischen Archivierung und gewährleistet, dass 
die fachlichen und technischen Anforderungen an ein digi -
tales Langzeitarchiv umgesetzt werden. Hierzu wird es die 
ak
 tue
llen Entwicklungen und den aktuellen Stand der For -
schung der elektronischen Archivierung beobachten und 
umsetzen. 
(4) Das Eigentumsrecht am elektronischen Archivgut 
i.
 S. d. § 13 A
bsatz 1 Sa
tz 1 Sä
chsArchivG wird von dieser 
Satzung nicht berührt.
§ 5 
Pf
lichten des Nutzungsberechtigten 
(1) Der Nutzungsberechtigte verpflichtet sich, die für 
die kommunalen Archive geltenden Regelungen des Sächs -
Arch
ivG einzuhalten, insbesondere übermittelt er dem elek -
tro
nischen Kommunalarchiv ausschließlich als archivwürdig 
bewertete elektronische Unterlagen zur Archivierung. 
(2) Der Nutzungsberechtigte schafft die notwendigen 
Voraussetzungen für die Übergabe seines elektronischen 
Archivgutes an das elektronische Kommunalarchiv. Dabei 
erfolgt die Anbindung an das technische System des elek -
tronischen Kommunalarchivs selbstständig und in eigener 
Verantwortung. Dies beinhaltet insbesondere die Realisie -
rung der Schnittstellen zu dem vom Nutzungsberechtigten 
ggf. eingesetzten Archivfachinformationssystem und zu den 
10 von 20 in Zusammenstellung
Sächsisches Amtsblatt  Nr. 26 1. Ju li 2021
828
jeweiligen Liefersystemen sowie die Einrichtung des Daten -
transfers zum und über das Kommunale Datennetz (KDN). 
(3) Der Nutzungsberechtigte erwirbt die notwendigen 
Kompetenzen auf dem Gebiet der elektronischen Archivie -
rung allgemein und speziell für die Nutzung der durch das 
elektronische Kommunalarchiv eingesetzten Software. 
(4) Die weitere archivfachliche Bearbeitung des inner -
halb seines individuellen digitalen Magazins verwahrten 
elektronischen Archivgutes wird vom Nutzungsberechtigten 
selbst verantwortet und eigenständig durchgeführt.
§
 6 
Pf
lichten des elektronischen Kommunalarchivs
(1) Das elektronische Kommunalarchiv gewährleistet 
gegenüber dem Nutzungsberechtigten neben dessen Ver -
fügbarkeit und Funktion, die sichere und dauerhafte Archi -
vierung des von dem Nutzungsberechtigten dort verwahrten 
elektronischen Archivgutes und erbringt den technischen 
Support. 
(2) Das elektronische Kommunalarchiv sichert für das 
technische
  Sys
tem  ein
e  Ver
fügbarkeit   von  98,
5  %  im  Mo-
na
tsmittel. Bei Ausfall des Gesamtsystems/Wiederherstel -
lung des Archivspeichers aus vorhandenen Backups gilt eine 
Wiederherstellungszeit von 2 Wochen und eine Reaktions -
zeit während der Geschäftszeit von 8 Stunden, bei Ausfall 
eines Teilsystems/Wiederherstellung des Archivspeichers 
aus vorhandenen Backups gilt eine Wiederherstellungszeit 
von 2 Tagen und eine Reaktionszeit während der Geschäfts -
zeiten von 8 Stunden. 
(3) Die SAKD bedient sich für den technischen Betrieb 
des elektronischen Kommunalarchivs eines Dienstleisters. 
Dieser ist auf dem Gebiet der Informationssicherheit zerti -
fiziert und verfügt für das technische System des elektroni -
schen Kommunalarchivs über ein fortzuschreibendes Infor -
mationssicherheitskonzept.
(4) Das elektronische Kommunalarchiv sichert die Eig -
nung des Systems zur Verarbeitung personenbezogener 
Daten einschließlich personenbezogener Daten der beson -
deren Kategorie nach DSGVO zu. Enthalten die zu archivie -
renden elektronische Unterlagen personenbezogene Daten 
sind die einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen 
einzuhalten.
§
 7 
Haf
tung 
(1) Wird die Leistungserbringung nach §  6 du
rch Be -
triebsstörungen, die das elektronische Kommunalarchiv 
nicht zu vertreten hat, insbesondere infolge von Elemen -
tarschadensereignissen oder anderen Fällen von höherer 
Gewalt, vorübergehend ganz oder teilweise gestört oder un -
möglich oder treten Mängel oder Schäden auf, so erwächst 
daraus kein Anspruch auf Schadenersatz. Ein Anspruch auf 
Ermäßigung oder auf Erlass von Benutzungsgebühren ent -
steht in keinem Fall.
(2) Im Übrigen ist die Haftung auf Vorsatz und grobe 
Fahrlässigkeit begrenzt. Von dieser Begrenzung sind die 
Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des 
Körpers oder der Gesundheit und Ansprüche aus einem et -
waigen Amtshaftungsanspruch ausgenommen.
§
 8 
Be
ginn und Ende des Benutzungsverhältnisses
(1) Die Benutzung des elektronischen Kommunalarchivs 
erfolgt auf Antrag. Das Benutzungsverhältnis beginnt mit der 
Zulassung des Nutzungsberechtigten durch schriftlichen Be -
scheid und endet zu dem Zeitpunkt, der in einem Bescheid 
über die Beendigung des Benutzungsverhältnisses festge -
stellt wird.
(2) Der Antrag auf Nutzung und das Beenden der Nut -
zung ist schriftlich zu stellen.
(3) Das Benutzungsverhältnis kann auch ohne Antrag 
des Nutzungsberechtigten durch Bescheid für beendet er -
klärt werden, wenn dafür ein wichtiger Grund vorliegt. Ein 
wichtiger Grund liegt vor, wenn dem elektronischen Kommu -
nalarchiv unter Berücksichtigung der Gesamtumstände und 
unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortset -
zung des Benutzungsverhältnisses nicht zugemutet werden 
kann. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der 
Nutzungsberechtigte trotz Aufforderung und Hinweis auf die 
Möglichkeit der Beendigung des Benutzungsverhältnisses
a.
 wie
derholt gegen seine Pflichten nach §  5 ve
rstößt;
b. seine
r Verpflichtung zur Zahlung der Benutzungsgebüh -
ren wiederholt nicht oder nicht vollständig nachkommt; 
davon unberührt bleibt die Durchführung des regulären 
Mahn- und Vollstreckungsverfahrens in entsprechender 
Anwendung des Sächsischen Kommunalabgabengeset -
zes und der Abgabenordnung.
(4) Bei Beendigung des Benutzungsverhältnisses wer -
den dem ausscheidenden Nutzungsberechtigten die archi -
vierten Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums und 
in den zum Austritt des Zeitpunktes vorliegenden Formaten 
bereitgestellt. Die daraus resultierenden Kosten, insbeson -
dere des beauftragten IT-Dienstleisters, sind durch den aus -
scheidenden Nutzungsberechtigten zu tragen. 
§
 9 
Gebü
hren
Für die Benutzung des elektronischen Kommunalar -
chivs werden Gebühren nach der „Satzung der Sächsischen 
Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) über die 
Erhebung von Gebühren für die Benutzung des sächsischen 
elektronischen Kommunalarchivs (Gebührensatzung elKA)“ 
in der jeweils geltenden Fassung erhoben. 
§
 10 
In
krafttreten 
Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntma -
chung in Kraft. 
Bischofswerda, den 26. April 2021
Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung 
Emanuel
 
Vorsitzender des Verwaltungsrates
11 von 20 in Zusammenstellung
829
1. Juli 2021 Nr. 26 Säc hsisches Amtsblatt
Anlage 1  
zu
r Satzung der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD)  
über die Benutzung des sächsischen elektronischen Kommunalarchivs  
(elektronisches Kommunalarchiv) 
Pflichten der Verantwortlichen  
gemäß Artikel 26 Absatz 1 S. 1 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
§ 1
(1) D
iese Anlage regelt die Rechte und Pflichten der 
Verantwortlichen (in Folge auch „Parteien“ genannt) bei 
der gemeinsamen Verarbeitung personenbezogener Da -
ten. Diese Anlage findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, 
bei denen Beschäftigte der Parteien oder durch sie beauf -
tragte Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten für die 
Verantwortlichen verarbeiten. Die Parteien haben die Mittel 
und Zwecke der nachfolgend näher beschriebenen Verarbei -
tungstätigkeiten gemeinsam festgelegt.
(2) Bei der elektronischen Archivierung durch das 
elektronische Kommunalarchiv werden personenbezogene 
Daten verarbeitet. Je nach Prozessabschnitt erfolgt die 
Verarbeitung dieser Daten bei dem Nutzungsberechtigten 
oder bei der SAKD (Leitstelle). Die Parteien legen dabei die 
Prozessabschnitte fest, in denen personenbezogene Da -
ten in gemeinsamer Verantwortlichkeit verarbeitet werden 
(Art.
 26 D
SGVO). Für die übrigen Prozessabschnitte, bei 
denen keine gemeinsame Festlegung der Zwecke und Mit -
tel einzelner Phasen der Datenverarbeitung besteht, ist jede 
Partei eigenständiger Verantwortlicher im Sinne des Art.
 4 
N
r. 7 DS
GVO. Soweit die Parteien datenschutzrechtlich ge -
meinsam Verantwortliche im Sinne von Art.  26 D
SGVO sind, 
gelten die folgenden Festlegungen:
§ 2
(1
) Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist 
der Nutzungsberechtigte für die Verarbeitung der personen -
bezogenen Daten innerhalb seiner zu verantwortenden tech -
nischen Infrastruktur sowie seinem Zwischen- und Archiv -
speicher zuständig. Gegenstand der Verarbeitung, deren 
Rechtsgrundlage Artikel
 89 D
SGVO i.  V. m. §  13 A
bsatz 2 
Sä
chsArchivG 2 ist, sind die Kategorien personenbezogener 
Daten nach Art.  4 Zi
ffer 1 und Art.  9 DS
GVO und nichtperso -
nenbezogene Daten zu Archivzwecken.
(2) Die SAKD ist im Rahmen der gemeinsamen Verant -
wortlichkeit für die Verarbeitung der personenbezogenen 
Daten aus dem Zwischenspeicher bis zur Ablage im Archiv -
speicher des Nutzungsberechtigten sowie für die Bestand -
serhaltung zuständig. Die SAKD ist darüber hinaus verant -
wortlich für den Betrieb der Archivierungslösung sowie für 
die Bereitstellung der zugehörigen Speicher. Gegenstand 
der Verarbeitung, deren Rechtsgrundlage Artikel
 89 D
SGVO 
i. V. m. § 13 A
bsatz 1 Sä
chsArchivG ist, sind die Kategorien 
personenbezogener Daten nach Art.  4 Zi
ffer 1 und Art.  9 DS-
G
VO und nichtpersonenbezogene Daten zu Archivzwecken.
2 Archivgesetz für den Freistaat Sachsen vom 17.  Mai 199 3 (Sächs -
GVBl. S.  44
9), zuletzt geändert durch Artikel  25 d
es Gesetzes vom 
26. Ap
ril 20
18 (SächsGVBl. S.  19
8)
§ 3
Jed
e Partei gewährleistet die Einhaltung der gesetzli -
chen Bestimmungen, insbesondere die Rechtmäßigkeit der 
durch sie auch im Rahmen der gemeinsamen Verantwort -
lichkeit durchgeführten Datenverarbeitungen. Die Parteien 
ergreifen alle erforderlichen technischen und organisatori -
schen Maßnahmen, damit die Rechte der betroffenen Per -
sonen, insbesondere nach den Art.
 12 bi
s 22 DSGVO, inner-
halb der gesetzlichen Fristen jederzeit gewährleistet werden 
können bzw. sind. 
§
 4
De
r Nutzungsberechtigte verpflichtet sich, der betroffe -
nen Person die gemäß Art.  13 u
nd 14 DSGVO erforderlichen 
Informationen in präziser, transparenter, verständlicher und 
leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Spra -
che unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. Die Parteien sind 
sich einig, dass die SAKD die Informationen zur Verarbei -
tung personenbezogener Daten aus ihrem Wirkbereich dem 
Nutzungsberechtigten bereitstellt. 
§
 5
Bet
roffene Personen können die ihnen aus Art.  15 b
is 22 
DSGVO zustehenden Rechte gegenüber dem Nutzungsbe -
rechtigten geltend machen. 
§ 6
(1
) Der Nutzungsberechtigte verpflichtet sich, der Aus -
kunftspflicht gemäß Art.  15 D
SGVO nachzukommen.
(2) Die SAKD verpflichtet sich alles Erforderliche zu un -
ternehmen, damit der Nutzungsberechtigte den betroffenen 
Personen die ihnen gemäß Art.
 15 
DSGVO zustehenden 
Auskünfte auf Nachfrage zur Verfügung stellen kann. Die 
Parteien stellen sich bei Bedarf die erforderlichen Informati -
onen aus ihrem jeweiligen Wirkbereich gegenseitig zur Ver -
fügung. Die hierfür zuständigen konkreten Ansprechpartner 
der Parteien werden von beiden Parteien zeitnah benannt. 
Ein Wechsel des jeweiligen Ansprechpartners ist der ande -
ren Partei unverzüglich mitzuteilen.
§
 7
So
weit sich eine betroffene Person an den Nutzungs -
berechtigten in Wahrnehmung ihrer Betroffenenrechte wen -
det, verpflichtet sich dieser, dieses Ersuchen unverzüglich 
an die SAKD weiterzuleiten, unabhängig von der Pflicht 
zur Gewährleistung des Betroffenenrechtes. Die SAKD ist 
verpflichtet, dem Nutzungsberechtigten die zur Auskunfts -
erteilung notwendigen Informationen aus ihrem Wirkbereich 
unverzüglich zur Verfügung zu stellen.
12 von 20 in Zusammenstellung
Sächsisches Amtsblatt  Nr. 26 1. Ju li 2021
830
§ 8
Di
e Parteien informieren sich gegenseitig unverzüglich 
und vollständig, wenn sie bei der Prüfung der Verarbei -
tungstätigkeiten oder der Verarbeitungsergebnisse Fehler  
oder Unregelmäßigkeiten hinsichtlich datenschutzrechtli -
cher Bestimmungen feststellen.
§ 9
De
r Nutzungsberechtigte verpflichtet sich, den wesent -
lichen Inhalt dieser Anlage über die gemeinsame daten -
schutzrechtliche Verantwortlichkeit den betroffenen Perso -
nen zur Verfügung zu stellen (Art.  26 A
bs. 2 DS
GVO). 
§ 10
Be
iden Parteien obliegen die aus Art.  33 u
nd 34 DS -
GVO resultierenden Melde- und Benachrichtigungspflichten 
gegenüber der Aufsichtsbehörde und den von einer Verlet -
zung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen 
Personen für ihren jeweiligen Wirkbereich. Die Parteien in -
formieren sich unverzüglich gegenseitig über die Meldung 
von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten 
an die Aufsichtsbehörde und leiten sich die zur Durchfüh -
rung der Meldung erforderlichen Informationen jeweils un -
verzüglich zu.
§
 11
Is
t eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art.  35 
D
SGVO erforderlich, unterstützen sich die Parteien gegen -
seitig.
§ 12
Do
kumentationen im Sinne von Art.  5 Ab
s. 2 DS
GVO, 
die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbei -
tung dienen, werden durch jede Partei entsprechend den 
rechtlichen Befugnissen und Verpflichtungen über das Nut-
zungsende hinaus aufbewahrt.
§
 13
(1
) Die Parteien stellen innerhalb ihres Wirkbereiches 
sicher, dass alle mit der Datenverarbeitung befassten Mit -
arbeitenden die Vertraulichkeit der Daten gemäß den Arti -
keln 28 Ab
s. 3, 2
9 und 32 DSGVO für die Zeit ihrer Tätigkeit 
wie auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnis -
ses wahren und dass diese vor Aufnahme ihrer Tätigkeit 
entsprechend auf das Datengeheimnis verpflichtet sowie in 
die für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz ein -
gewiesen werden.
(2) Die Parteien haben eigenständig dafür Sorge zu tra -
gen, dass sie sämtliche in Bezug auf die Daten bestehenden 
gesetzlichen Regelungen einhalten. Sie haben hierzu ange -
messene Datensicherheitsvorkehrungen (Art.
 32 ff.
 DSGVO) 
zu treffen. Dies gilt auch im Falle der Beendigung der Zu -
sammenarbeit.
(3) Die Implementierung, Voreinstellung und der Betrieb 
der Systeme sind unter Beachtung der Vorgaben der DS -
GVO und anderer Regelungswerke, insbesondere unter Be -
achtung der Grundsätze des Datenschutzes durch Design 
und datenschutzfreundliche Voreinstellungen sowie unter 
Verwendung von dem Stand der Technik entsprechenden 
geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen 
durchzuführen.
(4) Die im Zuge der Abwicklung der Leistungen von der 
SAKD zu verarbeitenden personenbezogenen Daten wer -
den in einem Rechenzentrum auf besonders geschützten 
Servern gespeichert. 
§
 14
 
(1) Die SAKD wird sich eines Auftragsverarbeiters 
im Sinne von Artikel  28 D
SGVO bedienen. Die SAKD ver -
pflichtet sich, mit diesem jeweils einen Vertrag nach Art.  28
 
 DSG
VO im Hinblick auf die Verarbeitung der von ihnen zu 
verantwortenden personenbezogenen Daten abzuschlie -
ßen.
(2) Die Parteien informieren sich rechtzeitig gegenseitig 
über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzu -
ziehung oder Ersetzung von als Subunternehmern einge -
setzten Auftragsverarbeitern und beauftragen nur solche 
Subunternehmer, die die Anforderungen des Datenschutz -
rechts und die Festlegungen dieser Anlage erfüllen. Nicht 
als Leistungen von Subunternehmern im Sinne dieser Rege -
lung gelten Dienstleistungen, die die Parteien bei Dritten als 
Nebenleistung zur Unterstützung der Auftragsdurchführung 
in Anspruch nehmen, beispielsweise Telekommunikations -
dienstleistungen und Wartungen. Die Parteien sind jedoch 
verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Si -
cherheit der personenbezogenen Daten auch bei fremd 
vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzes -
konforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kon -
trollmaßnahmen zu ergreifen.
(3) Es werden nur Auftragsverarbeiter in Zusammen -
hang mit diesem Nutzungsverhältnis eingesetzt, die der 
gesetzlichen Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauf-
tragten unterliegen.
§
 15
Di
e Parteien nehmen die Verarbeitungstätigkeiten in 
das Verarbeitungsverzeichnis nach Art.  30 A
bs. 1 DS
GVO 
auf, auch und insbesondere mit einem Vermerk zur Natur 
des Verarbeitungsverfahrens in gemeinsamer oder alleiniger 
Verantwortung.
§
 16
Di
e Rechtsansprüche Betroffener nach §§  3, 6 u
nd 7 
dieser Anlage können nach Art.  89 A
bs. 3 DS
GVO i.  V. m. 
S
ächsArchivG eingeschränkt sein.
13 von 20 in Zusammenstellung
825
1. Juli 2021 Nr. 26 Sächsisc hes Amtsblatt
Andere Behörden und Körperschaften
Satzung  
der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) 
über die Erhebung von Gebühren für die Benutzung des sächsischen 
elektronischen Kommunalarchivs (Gebührensatzung elKA)
Vom 26. April 2021
 
 
Au
f Grund des §  10 Absa
tz 1 in Ver
bindung mit §  4 Ab-
satz 5 Satz 2 des Ges
etzes über die Errichtung der Sächsi -
schen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in der Fas -
sung der Bekanntmachung vom 9.  März 20
18 (SächsGVBl. 
S. 128), d
as durch Artikel  3 des Ges
etzes vom 23.  Mai 2019 
(
SächsGVBl. S.  422) ge
ändert worden ist sowie der §§  2 und 
9 de
s Sächsischen Kommunalabgabengesetzes in der Fas -
sung der Bekanntmachung vom 9.  März 20
18 (SächsGVBl. 
S. 116), d
as durch Artikel  2 Absat
z 17 des Ge
setzes vom 
5. April 2
019 (SächsGVBl. S.  245) ge
ändert worden ist, hat 
der Verwaltungsrat der Sächsischen Anstalt für kommunale 
Datenverarbeitung (SAKD) am 26.  April 2
021 folgende Sat -
zung beschlossen:
§ 1 
Gebühren
erhebung
(1) Die Sächsische Anstalt für kommunale Datenver -
arbeitung erhebt für die Benutzung des sächsischen elek -
tronischen Kommunalarchivs, in welchem die kommunalen 
Träger der Selbstverwaltung, deren Verbände sowie kommu -
nale Stiftungen (Nutzungsberechtigte) nach Maßgabe der 
Benutzungssatzung elKA elektronisches Archivgut archivie -
ren können, Benutzungsgebühren.
(2) Die Höhe der Benutzungsgebühren bemisst sich 
nach dem Gebührenverzeichnis des sächsischen elektro -
nischen Kommunalarchivs der SAKD (Anlage). Dieses ist 
Bestandteil dieser Satzung.
§
 2 
Gebühren
schuldner
(1) Schuldner der Benutzungsgebühren ist derjenige,
1. der das sä
chsische elektronische Kommunalarchiv auf -
grund eines Antrages als Nutzungsberechtigter benutzt 
oder
2.
 der kraf
t Gesetzes für die Schuld eines Nutzungsbe -
rechtigten haftet.
(2) Haften mehrere für die Schuld eines Nutzungsbe -
rechtigten so haften sie als Gesamtschuldner.
§ 3 
Entst
ehung und Fälligkeit
(1) Die Gebührenpflicht entsteht mit Beginn des Be -
nutzungsverhältnisses. Das Benutzungsverhältnis beginnt 
mit der Zulassung des Nutzungsberechtigten zu einem be -
stimmten Termin durch schriftlichen Bescheid und endet zu 
dem Zeitpunkt, der in einem Bescheid über die Beendigung 
des Benutzungsverhältnisses festgestellt wird.
(2) Die Gebührenschuld entsteht als Jahresbetrag je -
weils zum 1.
 Janua
r eines Jahres für das Kalenderjahr und 
kann sich durch Leistungsanpassungen verändern. Beginnt 
das Benutzungsverhältnis zu einem späteren Zeitpunkt, ent -
steht die Gebührenschuld zu diesem Zeitpunkt und bemisst 
sich für dieses Jahr anteilig nach der Zahl der vollen Monate. 
Endet das Benutzungsverhältnis vor Ablauf des Jahres, be -
misst sich die Gebührenschuld für dieses Jahr anteilig nach 
der Zahl der vollen Monate.
(3) Zu Beginn des Kalenderjahres ergeht ein Gebühren -
bescheid. Die Gebühren werden zum 15.
 Febru
ar, 15. Mai, 
1
5. Augus
t und 15.  Novem
ber jeweils zu einem Viertel des 
Jahresbetrages zur Zahlung fällig. In den Fällen von Ab -
satz 2 Satz  2 und 3 sow
ie auf Antrag des Nutzungsberech -
tigten können durch Bescheid abweichende Anteile und Fäl -
ligkeiten bestimmt werden. Der Erlass weiterer Bescheide 
zur Änderung der Gebührenschuld bleibt unberührt.
§
 4 
Inkraf
ttreten, Schlussbestimmung
Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntma -
chung in Kraft. 
Bischofswerda, den 26. April 2021
Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung 
Emanuel 
Vorsitzender des Verwaltungsrates
14 von 20 in Zusammenstellung
Sächsisches Amtsblatt  Nr. 26 1. Juli 2 021
826
Gebührenverzeichnis 
des sächsischen elektronischen Kommunalarchivs der SAKD 
vom 26. April 2021
Lfd. Nr. Gebührentatbestand 1 jährliche Gebühr  
in EUR 
1 Nutzung des elKA durch Kreisfreie Städte in Abhängigkeit von der Einwohnerzahl:
– Leipz
ig (100 GB)
– Dresd
en (100 GB)
– Chemn
itz (100 GB)
167.000
158.340
77.300
2 Nutzung des elKA durch Landkreise (100 GB) 55.000
3 Nutzung des elKA durch kreisangehörige Städte und Gemeinden in Abhängigkeit von 
der Einwohnerzahl:
–
 Stadt
/Gemeinde über 50.000 EW (50 GB)
– Stadt
/Gemeinde bis 50.000 EW (40 GB)
– Stadt
/Gemeinde bis 20.000 EW (30 GB)
– Stadt
/Gemeinde bis 10.000 EW (20 GB)
– Stadt
/Gemeinde bis 5.000 EW (10 GB)
14.300
8.700
6.000
4.000
2.260
4 Zusatzpaket Speicher 
–
 25 GB 
– 100 GB
– 500 GB
– 1.000 G
B
120
478
2.388
4.776
5 Einrichtungspauschale je Erweiterung Archivspeicher 53 (einmalig)
1 In Klammern: in den Kosten enthaltene Grundkapazität des Archivspeichers in GB (Gigabyte)
15 von 20 in Zusammenstellung
Eingangsvermerk - Formularserver
Eingangsvermerk - Empfänger
OrtStraße, Hausnummer oder Postfach PLZ
Anrede
Telefon E-Mail
Vorname Name
zentraler Ansprechpartner
Seite 1 von 1
Name der Organisation/Behörde
Straße, Hausnummer oder Postfach
eventuell abweichende Anschrift des Archivs
OrtPLZ
Antrag auf Benutzung des elektronischen Kommunalarchivs (elKA)
Anschrift
Name der Organisation/Behörde
Sächsische Anstalt
für kommunale Datenverarbeitung 
Postfach 1393
01873 Bischofswerda
Datum
Dienstsiegel
Amtsbezeichnung und Name in Druckschrift
Unterschrift Antragsteller
Telefon E-Mail
Anrede Vorname Name
technischer Ansprechpartner
Der Antragsteller beantragt die Benutzung des elektronischen Kommunalarchivs gemäß § 8 der Satzung der Sächsischen Anstalt für 
kommunale Datenverarbeitung (SAKD) über die Benutzung des sächsischen elektronischen Kommunalarchivs (Benutzungssatzung 
elKA). Er versichert den Pflichten aus § 5 der Benutzungssatzung elKA nachzukommen. Ihm ist bekannt, dass für die Benutzung des 
elektronischen Kommunalarchivs Gebühren nach der "Satzung der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) 
über die Erhebung von Gebühren für die Benutzung des sächsischen elektronischen Kommunalarchivs 
(
Gebührensatzung elKA)" in der jeweils geltenden Fassung erhoben werden.
Mit Erlass des Zulassungsbescheids gemäß § 8 Absatz 1 der Benutzungssatzung elKA durch die SAKD erhält der Antragsteller den 
Zugang zur Nutzung des elKA.
Amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS)
16 von 20 in Zusammenstellung
 
Digitale  
Transformation 
Sicher. Einfach.  
Menschlich. 
 
 
 
WIRTSCHAFTLICHKEITSBETRACHTUNG  
„ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNGSSYSTEME“ 
 FÜR 
 SÄCHSISCHER STÄDTE- & GEMEINDETAG E. V. 
GLACISSTRAßE 3  
01099 DRESDEN 
 
UND 
 
SÄCHSISCHER LANDKREISTAG E.V. 
KÄTHE-KOLLWITZ-UFER 88 
01309 DRESDEN 
  
 
CON-18-75 
28.01.2020 | VERSION 3.0| FINAL 
IMTB Consulting GmbH | [E-MAIL ENTFERNT] |  
Töpferstraße 10 | 01067 Dresden | Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT] | Fax [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
REVISION 2.0 
17 von 20 in Zusammenstellung
DOKUMENTATION ZUR WIRTSCHAFTLICHKEITSBETRACHTUNG 
VERSION 3.0 | FINAL 
 
Seite 
8 von 56 
0. Einleitung 
Nach dem Sächsischen Archivgesetz ( SächsArchivG) sind die Kommunen gesetzlich zur 
Archivierung elektronischer Unterlagen verpflichtet. Diese gesetzliche Anforderung  kann 
jedoch von der Mehrheit der  sächsischen Kommunen nicht bzw. nicht vollumfänglich 
wahrgenommen w erden. Vor diesem Hintergrund erfolgt aktuell die Umsetzung einer 
gemeinsamen Lösung in Form des Aufbaus eines elektronischen Kommunalarchivs (elKA) in 
Sachsen.  
Hierzu wurde das Projekt elKA, welches aktuell beim Sächsischen Städte- und Gemeindetag 
e. V. (SSG) verortet ist, initiiert. Gegenstand des Projektes ist u.  a. die Auswahl eines 
geeigneten Archivierungssystems. Das vorliegende Dokument dient infolgedessen der 
Betrachtung der Wirtschaftlichkeit im Hinblick auf die drei ausgewählten und näher zu 
untersuchenden Archivierungssysteme (DIMAG, DiPS.kommunal und HT.diVAS).  
0.1 Management Summary 
Im Folgenden werden die Ergebnisse dieser Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) 
zusammengefasst und eine  Empfehlung zur Umsetzung der betrachteten Maßnahme 
ausgesprochen. Die Einzelheiten der Begründung gemäß der betrachteten Kriterien sind in 
den folgenden Abschnitten der WiBe ausführlich dargestellt und beschrieben (siehe 
Kapitel 1 bis 4). 
Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird auf der Grundlage des „Konzeptes zur Durchführung 
von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung, insbesondere beim Einsatz 
der IT“ in der Version 5.0 1, herausgegeben durch die Beauftragte der Bundesregierung für 
Informationstechnik, erstellt. 
Gegenstand der vorliegenden WiBe i st die Betrachtung von drei Archivierungssystemen 
(DIMAG, DiPS.kommunal und HT.diVAS) als Grundlage zum Aufbau eines elektronischen 
Kommunalarchivs in Sachsen. Ableitend daraus erfolgt eine Beurteilung des 
Handlungsbedarfs (siehe Kapitel 0.5) sowie die monetäre (siehe Kapitel 1 und 2) als auch die 
nicht-monetäre (siehe Kapitel 3 und 4) Betrachtung der Wirtschaftlichkeit der ausgewählten 
Archivierungssysteme (siehe Kapitel 0.3.3). 
Beurteilung des Handlungsbedarfs 
Die Kommunen sind gemäß SächsArch ivG zur Archivierung elektronischer Unterlagen  
verpflichtet, die Mehrheit der Kommunen können diese Anforderung jedoch nicht 
(vollumfänglich) wahrnehmen. Angesichts dessen und  unter Berücksichtigung des Aspekts 
der Kostenersparnis bei der Umsetzung einer gemeinschaftlichen Lösung zur elektronischen 
Archivierung resultiert ein hoher und sofortiger Handlungsbedarf (siehe Kapitel 0.5). 
Monetäre Wirtschaftlichkeit 
Im Folgenden werden die Ergebnisse der monetären Betrachtung für alle drei betrachteten 
Archivierungssysteme zusammenfassend dargestellt. Hierbei wird entsprechend des 
Kriterienkatalogs der WiBe 5.0 zwischen Entwicklungskosten und Entwicklungsnutzen2 sowie 
Betriebskosten und Betriebsnutzen unterschieden (siehe Kapitel 0.3.3). 
Die Betrachtung der Gesamtkosten und des Gesamtnutzens gemäß der WiBe 5.0 des BMI 
ergibt die in der folgenden Tabelle dargestellten Werte.  
                                            
1 WiBe 5.0 - Konzept zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung, 
insbesondere beim Einsatz der IT, Die Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik. Version 5.0 – 
November 2014. 
2 Nutzen im Sinne der WiBe sind Einsparungen, die sich durch das Projekt ergeben. 
18 von 20 in Zusammenstellung
DOKUMENTATION ZUR WIRTSCHAFTLICHKEITSBETRACHTUNG 
VERSION 3.0 | FINAL 
 
Seite 
9 von 56 
 
Gesamtkosten und Gesamtnutzen in EUR 
(Zeitraum von 2021 bis 2025) 
DIMAG DiPS.kommunal HT.diVAS 
Haushaltswirksam -5.904.050 EUR -6.251.070 EUR -5.904.050 EUR 
Nicht haushaltswirksam -1.998.000 EUR -3.345.300 EUR -2.393.500 EUR 
Summe -7.902.050 EUR -9.596.370 EUR -8.297.550 EUR 
Tabelle 1: Gesamtkosten und Gesamtnutzen in EUR 
Auf Basis dieser Kosten und Nutzen  erfolgt die Berechnung der jeweiligen Kapitalwerte 
(KW)3, die in der folgenden Tabelle 2 dargestellt sind.  
 
Kapitalwert in EUR 
(Zeitraum von 2021 bis 2025) 
DIMAG DiPS.kommunal HT.diVAS 
Haushaltswirksam -5.844.926 EUR -6.189.179 EUR -5.844.926 EUR 
Nicht haushaltswirksam -1.998.000 EUR -3.345.300 EUR -2.393.500 EUR 
Summe -7.842.926 EUR -9.534.479 EUR -8.238.426 EUR 
Tabelle 2: Ergebniszusammenfassung monetäre Wirtschaftlichkeit (in EUR) 
Mit der Einführung eines Archivierungssystems  sind grundsätzlich Koste n verbunden. Dies 
zeigt sich bei den berechneten Kapitalwerten der betrachteten Archivierungssysteme, da 
alle drei Kapitalwerte der WiBe negativ (KW < 0) und somit aus rein monetärer Sicht zunächst 
als unwirtschaftlich zu bewerten sind. Ein positiver Kapitalwert ist in der Regel nur dann zu 
erwarten, wenn durch die Einführung der neuen IT -Lösung ein altes System (IT -Verfahren) 
abgelöst oder die Bearbeitungsaufwände entscheidend verringert werden können. 
Auf Grundlage der Ergebnisse aus der  ausschließlich monetären Betrachtung der 
Wirtschaftlichkeit kann vor dem Hintergrund des bestehenden Handlungsbedarfs (siehe 
Abschnitt 0.5) keine abschließende Entscheidung getroffen werden. 
Nicht-monetäre Wirtschaftlichkeit 
Im Folgenden werden die Ergebnisse der erweiterten Wirtschaftlichkeit zusammenfassend 
für alle drei Archivierungssysteme dargestellt. Die erweiterte Wirtschaftlichkeit ist eine 
nicht-monetäre Betrachtung. Dabei werden die Archivierungssy steme anhand qualitativ-
strategischer Kriterien  und externe r Effekte untersucht und bewertet . Eine ausführliche 
Darstellung der Ergebnisse erfolgt in den Kapiteln 3 und 4.  
Die nachfolgende Tabelle stellt die Ergebnisse im Hinblick auf die qualitativ -strategischen 
Kriterien und externen Effekte zusammenfassend dar: 
  
                                            
3 Dabei werden die Kosten und Nutzen auf das Bezugsjahr 2021 abgezinst. 
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DOKUMENTATION ZUR WIRTSCHAFTLICHKEITSBETRACHTUNG 
VERSION 3.0 | FINAL 
 
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Erweiterte Wirtschaftlichkeit in Punkten 
DIMAG DiPS.kommunal HT.diVAS 
Qualitativ-strategische 
Kriterien 69 60 60 
Externe Effekte 61 51 51 
Tabelle 3: Ergebniszusammenfassung erweiterte Wirtschaftlichkeit (in Punkten) 
Der ermittelte Qualitätswert für die qualitativ-strategischen Kriterien liegt für DIMAG bei 69 
von 100 möglichen Punkten und für DiPS.kommunal und HT.diVAS bei 60 von 100 Punkten. 
Die jeweiligen Qualitätswerte , insbesondere bei DIMAG,  weisen dabei auf einen h ohen 
Handlungsbedarf hin und stütz en eine Empfehlung zum Aufbau eines elektronischen 
Kommunalarchivs auf Basis eines der betrachteten Archivierungssysteme. 
Insbesondere ist das Ergebnis des Kriteriums 3.1.1 „Bedeutung für die IT -Strategie der 
Behörde“ zu beachten, da dieses Kriterium ein sogenanntes „Schlüsselkriterium“ darstellt. 
Das Kriterium wird jeweils mit 10 Punkten bewertet. Es gilt, dass bei B ewertung dieses 
Kriteriums mit 10 Punkten die IT-Maßnahme grundsätzlich durchzuführen ist. 
Der ermittelte Kennwert für die externen Effekte liegt für DIMAG bei 61 von 100 möglichen 
Punkten und für DiPS.kommunal und HT.diVAS bei 51 von 100 Punkten. Dabei weisen der 
Kennwert von DIMAG auf einen mittleren Handlungsbedarf und die Kennwerte von 
DiPS.kommunal und HT.diVAS auf einen geringen Handlungsbedarf hin. Zusammenfassend 
betrachtet jedoch stützen die Kennwerte der externen Effekte, insbesondere in Bezug a uf 
DIMAG, eine Empfehlung zum Aufbau eines elektronischen Kommunalarchivs. 
Empfehlung zur Umsetzung 
Auf Grundlage der Ergebnisse der monetären Betrachtung bzw. der negativen Kapitalwerte 
für alle drei Archivierungssysteme kann zunächst keine Handlungsempfehlung ausgesprochen 
werden. 
Entscheidend für das Ergebnis dieser Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sind jedoch das 
Ergebnis zur Beurteilung des Handlungsbedarfs und die Ergebnisse der nicht monetären 
Betrachtung der Wirtschaftlichkeit. Die nicht monetäre Betr achtung der Wirtschaftlichkeit 
kommt bei allen Archivierungssysteme n zu dem Ergebnis, dass die IT -Maßnahme 
durchgeführt werden kann. Das Schlüsselkriterium 3.1.1 „Bedeutung für die IT-Strategie der 
Behörde“ stützt dieses Ergebnis nicht nur, sondern verweis t darauf, dass die Durchführung 
grundsätzlich geboten ist. 
Die wirtschaftlichste Variante  gemäß der vorliegenden WiBe ist DIMAG. Dies resultiert 
daraus, dass DIMAG im Vergleich zu den anderen Archivierungssystemen aus monetärer Sicht 
den wirtschaftlichsten Kapitalwert aufweist und aus nicht -monetärer Sicht die höchsten 
Kennwerte bei den qualitativ-strategischen Kriterien und bei den externen Effekten erzielt. 
Der Aufbau eines gemeinsamen elektronischen Kommunalarchi vs in Sachsen wird als 
unabdingbar eingeschätzt und aus wirt schaftlichen Gründen  auf der Grundlage des 
Archivierungssystems DIMAG empfohlen. 
0.2 Struktur dieses Dokuments 
Die Struktur dieses Dokuments orientiert sich am „Generellen Kriterienkatalog“ aus dem 
WiBe-Fachkonzept in der aktuellen Fassung WiBe  5.0. Ebenso wurde die Nummerierung 
identisch übernommen und kann so leicht nachvollzogen werden. Aus diesem Grund ist das 
Einleitungskapitel als Kapitel „0“ bezeichnet, um die bestehende Nummerierung nicht zu 
beeinflussen. 
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