Ausführungsbeschluss zum technischen Austausch der SAP-Datenbank und der Analyselösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte Analysefunktionen des städtischen SAP-Systems im Basisdienst ERP
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-01949-NF-01
Datum: 2020-11-23
Vorlagenart: Neufassung Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
 
Neufassung Nr. VII-DS-01949-NF-01 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Finanzen 
 
 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss zum technischen Austausch der SAP-Datenbank und der 
Analyselösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte 
Analysefunktionen des städtischen SAP-Systems im Basisdienst ERP 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Verwaltungsausschuss   Vorberatung 
Ratsversammlung  16.12.2020 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Dem Ausführungsbeschluss zum technischen Austausch der SAP-Datenbank und der 
Analyselösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte 
Analysefunktionen des städtischen SAP-Systems im Basisdienst ERP wird zugestimmt. 
 
2. Die Kosten i. H. von rd. 1.800.000 EUR (insgesamt gerechnet auf vier Jahre) sind in der 
Haushaltsplanung 2021/2022 des Referates SAP berücksichtigt.  
 
3. Die bestehenden und betroffenen EVB-IT-Verträge der Stadt Leipzig für den Basisdienst 
ERP bzw. das städtische SAP-System sind entsprechend zu ergänzen bzw. zu vereinbaren.   
 
4. Der Ausführungsbeschluss gilt vorbehaltlich der Beschlussfassung und der Genehmigung 
des Haushaltes 2021/2022. 
 
Räumlicher Bezug: 
 
Entfällt; die Datenbank kann jedoch von anderen Anwendungen ebenso verwendet werden. 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
Mit dieser Vorlage wird der technische Austausch der SAP-Datenbank und damit verbunden 
auch der Analyse-Lösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte 
Analysefunktionen im Basisdienst ERP, konkret im städtischen SAP-System beschlossen 
 
 

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Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen Ab 
2022  860.000 70001708701 
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein x wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge Ab 
2022  230.000 102211130103 bis 
102211130105 
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung  nein x wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG x nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja  x Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
  
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Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: Digitalisierung der Verwaltung 
 
 trifft nicht zu  
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Der Abwägungsprozess bestand darin, im Laufe der aktuellen Planungsperiode 2021/2022 
zu entscheiden, das SAP S/4-Hana-Einführungsprojekt zu verschieben, den technischen 
Unterbau jedoch in 2022 zu erneuern (siehe im Detail unter Anlass). Mit der Vorlage eines 
Angebots seitens des Herstellers, der Firma SAP, vom 14.10.2020, welches eine Bindefrist 
bis zum 31.12.2020 hat und seitens der Firma SAP darüber hinaus nicht verlängert werden 
kann, entsteht ein positiver wirtschaftlicher Vorteil. Mit einer Beschlussfassung im Jahr 2020, 
die anschließende Haushaltsgenehmigung vorausgesetzt, und einer Produktivnahme der 
neuen Datenbank erst in 2022 entsteht für die Stadt Leipzig daher ein Einspareffekt von rd. 
1,34 Mio. Euro, über vier Jahre bzw. rd. 190.000 jährlich für den gesamten Zeitraum des 
Einsatzes. 
 
Als Datenbank für das städtische SAP-System kann ausschließlich die neue SAP-HANA-
Datenbank eingesetzt werden.  
  
 
 
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I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Aufgrund eines kurzfristig seitens der SAP am 14.10.2020 vorgelegten Angebots und dem 
damit verbundenen wirtschaftlichen Vorteil sowie der Angebotsfrist bis 31.12.2020 und damit 
dem Erreichen der Ratsversammlung am 16.12.2020 besteht Eilbedürftigkeit.  
 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
entfällt  
 
III.  Strategische Ziele 
 
Das technische SAP-System ist ein wesentlicher Bestandteil des Basisdienstes ERP (VII-
DS-00513 - Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig) und dieser 
Basisdienst ist eine wesentliche Komponente des städtischen IT-Systems, welches in jedem 
Amt eingesetzt wird und für die städtischen Gremien sowie die Bürgerschaft 
Dienstleistungen und Informationen zur Verfügung stellt. Ein ERP-System ist ein 
Ressourcenverwaltungsprogramm einer Organisation und hat damit eine Schlüsselfunktion 
für deren Steuerung. Es geht dabei nicht allein um das rechtssichere Buchen von 
Rechnungen, sondern um einen deutlich höheren und integrativeren Funktionsumfang. Ziel 
der städtischen Basisdienstlandschaft und all ihrer Basisdienste ist eine gut funktionierende 
und ausbaufähige IT-Architektur, die den Anforderungen an die Digitalisierung, wie sie die 
Stadt Leipzig fordert, gewachsen ist und die ihrerseits dem technologischen Stand Rechnung 
trägt. Das bedeutet auch, dass die einzelnen Basisdienste leistungsfähig und miteinander 
anschlussfähig sein müssen. 
 
Insofern bezieht sich die Maßnahme auf die Verwaltung als Akteur, die eine leistungsfähige 
IT-Infrastruktur zur Verfügung stellt und betreibt. Über diese technische Infrastruktur wird 
Verwaltungsdigitalisierung noch besser möglich, aber auch der Austausch mit anderen 
städtischen Akteuren und IT-Systemen.  
 
Ein direkter stadträumlicher Bezug liegt nicht vor. Allerdings kann die Datenbank auch von 
anderen Anwendungen und Basisdiensten der Stadt Leipzig genutzt werden. 
 
Der Stadtrat hat nach den Beschlüssen zur Einführung des SAP-Systems als doppisches 
Finanzwesen mit der DS-00727/14 den Weiterbetrieb bestätigt. Zahlreiche weitere 
Beschlussvorlagen enthalten den Bezug zu SAP bzw. zur Abbildung von Prozessen im SAP-
System bzw. dem Basisdienst ERP:  
 Organisationsentwicklung im Dezernat Finanzen - Einrichtung eines Referates SAP 
(VI-DS-03065-NF-01) 
 Historie, Stand und Ausblick der Einführung Doppik und SAP als doppisches 
Finanzverfahren (VI-DS-03759) 
 Umsetzungsbegleitung für eine rechtssichere Änderungsvereinbarung des SAP-EVB-
IT-Vertrages (VI-DS-04096) 
 Konsolidierung der Vertragsbeziehungen der Stadt Leipzig mit der KISA und der 
GISA GmbH zum technischen Finanzwesen (VI-DS-04820) 
 Weiterentwicklung des Strategischen Flächenmanagements (VI-DS-06017-DS-01) 
 Betrieb und Nutzung der Geodateninfrastruktur Leipzig, GDI-L (VII-DA-00489) i.V.m. 
Aufbau einer Urbanen Datenplattform (VII-DS-00012) 
 Ausführungsbeschluss zur Beschaffung einer Software für das digitale Baum-, 
Spielplatz- und Grünflächenkataster der Stadt Leipzig (VI-DS-07849) 
 Mehrbedarfsanmeldung für die Eigenverwaltung bislang extern verwalteter 
städtischer Grundstücke (VII-DS-00588) i.V.m. Basisdienst CAFM (Famos) 
 Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig (VII-DS-00513) 
 IT-Anwendungsarchitektur (ebd.) 
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 Basisdient Serviceportal (ebd.) 
 Basisdienst epayment (ebd.) 
Die Gründung des Basisdienstes ERP, dessen Kern das SAP-System ist, ist in der 
Beschlussvorlage VII-DS-00513 verankert. 
 
IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
 
Die Stadt Leipzig setzt seit Einführung der Doppik das ERP-System der Firma SAP ein 
(Version ERP 6.0). Die bisher sichtbarsten Funktionen sind die Erstellung des 
Haushaltsplans, Jahresabschlusses und der Bilanz, das Rechnungs- und Anordnungswesen, 
der zentrale Rechnungseingang und das Halten sämtlicher Geschäftspartnerdaten der Stadt. 
Weitere projektierte Inhalte sind der städtische Einkauf, die gesamtstädtische Inventur, 
Instandhaltung, Bewirtschaftung städtischer Liegenschaften und Immobilien im 
Liegenschaftsamt, Baukostencontrolling, zentrales Vertragsmanagement, weiterer Ausbau 
des Anordnungswesens, elektronische Bezahlfunktion, Fördermittelmanagement etc. 
 
Die Planungen vor der Corona-Pandemie sahen vor, das städtische SAP-System im Jahr 
2024 durch die nächste Produktgeneration zu erneuern. Dies ist notwendig, da das bisherige 
System in der Herstellerwartung ursprünglich im Jahr 2025 auslaufen sollte. Dies wurde nun 
herstellerseitig auf 2027 verlängert. Dieser Umstand erlaubt es der Stadt, das neue SAP-
System erst ab 2026 (geplant) produktiv einzusetzen und die vorher notwendigen 
Projektzeiträume – auch mit haushalterischer und personeller Entlastung – zu strecken. Dies 
macht allerdings eine Erneuerung am technischen Unterbau des Systems notwendig: Den 
Wechsel der unter dem SAP-System liegenden Datenbank und der damit verbundenen 
Analysemöglichkeiten und -funktionen.  
 
Die Stadt hat sich im Rahmen der Doppik-Einführung zur Einführung einer betriebswirtschaft-
lichen IT-Lösung auf Basis der SAP-Software festgelegt. Dazu hat die Stadt neben SAP-
Funktions- und -Nutzerlizenzen auch SAP-Datenbanklizenzen für die MaxDB erworben. Die 
Funktions- und Nutzerlizenzen sind an die MaxDB gekoppelt, deren Support ursprünglich 
auch in 2025 auslaufen sollte. Daher besteht die Notwendigkeit einer Nachbeschaffung der 
HANA-Datenbank. Es besteht kein Grund, die erworbenen und im Einsatz befindlichen SAP-
Funktions- und Nutzer-Lizenzen nicht weiter einzusetzen. Vielmehr ist es das Ziel, den 
Basisdienst ERP und in dessen Kern das städtische SAP-System für die Stadt Leipzig weiter 
effizient und wirtschaftlich auszugestalten und die bisher getätigten Investitionen zu 
schützen. 
 
Die Vorlage noch für das Jahr 2020 anzumelden und dem Stadtrat zur Entscheidung 
vorzulegen, begründet sich in einem Angebot des Herstellers, der Firma SAP, vom 
14.10.2020, welches eine Bindefrist bis zum 31.12.2020 hat und seitens der Firma SAP 
darüber hinaus nicht verlängert werden kann. 
 
Darüber hinaus besteht die grundsätzliche Anforderung, die Datenbank auszutauschen, da 
die Datenmengen durch die zunehmende Digitalisierung steigen (aktuell 2 TB). Zudem be-
steht bezüglich des aktuell verwendeten Betriebssystems (Suse) ebenfalls in 2022 sys-
temsteitig Handlungsbedarf, da die aktuelle Kombination MaxDB und Suse in dieser Form 
nicht weiter vom Support abgedeckt ist. Daher wurde die Datenbank auch in die Invest-
planung für 2022 aufgenommen. Ursprünglich war die Abstimmung für dieses Vorhaben in 
2021 geplant. 
 
Der technische Austausch der Datenbank und der Analyselösung dient auch der 
Vorbereitung für die Modernisierung des städtischen Haushaltsmanagements in den 
nächsten Planungszyklen in 2022 und 2024. 
 
 
  
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2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Austausch der SAP-Datenbank der Stadt Leipzig und damit verbunden auch der Analyse-
Lösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte Analysefunktionen. 
 
In der Vergangenheit wurden für das städtische SAP-System Datenbanklizenzen SAP 
MaxDB erworben. Diese Datenbanklizenzen werden nun auf HANA Enterprise Edition & 
SAP SAC geändert und die Datenbank in der Folge auf den Servern der Stadt Leipzig 
ausgetauscht sowie die Infrastruktur für die Analyse eingerichtet. 
 
Das aktuelle Datenvolumen des städtischen SAP-Systems umfasst 2 Terabyte (2.048 
Gigabyte). Die Datenmengen werden mit zunehmender Nutzung und Digitalisierung größer. 
Dies verlangt nach einer performanten Datenbank. Die HANA-Datenbank gewährleistet über 
ihre neue Technologie diese Performanz und arbeitet mit einem Kompressionsfaktor von rd. 
4. Diese Leistungsfähigkeit wird auch vor dem Hintergrund der anstehenden Digitalisierungs-
maßnahmen benötigt.  
 
Die HANA-Datenbank bietet folgende Vorteile: 
- uneingeschränkte Datenbank für alle Systeme und offen für verteilte Datenhaltung/-
zugriffe 
- offen für Drittanbieter und lokale Dienstleister mit kleinen, funktionalen und 
leistungsfähigen Anwendungen 
- Einsatz geeignet für analytische Anwendungen, die sich mit hoher Geschwindigkeit 
realisieren lassen und/oder viele Daten gleichzeitig bearbeiten 
- In-Memory-Technologie, bei der die Daten im Arbeitsspeicher gehalten und dadurch 
wesentlich schneller verarbeitet werden können. 
 
 
 
Quelle: SAP, Stand 2019 
 
Die Analyselösung wird auf Basis der HANA-Datenbank über eine Cloudtechnologie 
realisiert. Dazu erhält die Stadt Leipzig eine eigene und sichere Cloud (private edition), die 
nach ISO 27001 und C5 Standard zertifiziert ist. Die Analyselösung stellt auf Basis der 
performanten Datenbank Funktionen für Auswertungen, Berichte, Planung, Prognose und 
erweiterte Analysen und Simulationen zur Verfügung. In Abhängigkeit der 
Anwendungsszenarien und im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Regelungen kann es 
dabei zwei Szenarien geben: die Daten werden aus der Vor-Ort-Datenbank oder in die SAC-
Cloud geladen. Insofern wird es voraussichtlich beides geben. Es wird also eine Mischung 
vorliegen, in Abhängigkeit der Anwendungsszenarien.  
 
Bezüglich der Art des Rechtsgeschäftes handelt es sich um zwei Bausteine: eine Datenbank 
(Kauf) und eine auf dieser Datenbank basierende Analyseplattform (Softwareüberlassung 
auf Zeit, Miete). 
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3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Die Produktivnahme der Datenbank und Analyselösung soll in 2022 erfolgen. Konzeptionelle 
Vorarbeiten sind in 2021 notwendig.  
 
Die Vorlage benennt in Beschlusspunkt 4 ausdrücklich den Vorbehalt der 
Haushaltsgenehmigung des Doppelhaushaltes 2021/2022. Dieser wird auch 
beachtet werden, die Einarbeitung in das Vertragsmuster ist sichergestellt. 
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Die finanziellen Auswirkungen gliedern sich für die Datenbank und Analyselösung in: 
- einmalige Kosten 
- Softwarepflege und Wartung 
- Nutzungsentgelte 
 
Die Kosten hierfür fallen in 2022 an und sind im Rahmen der Haushaltsplanung angemeldet. 
Die Auszahlungen für den Kauf erfolgen in 2022. Die Zahlungen für die Soft-
wareüberlassung auf Zeit ab 2022, als Nutzungsentgelte ausgewiesen. 
 
Diese Vorlage beinhaltet nicht die Kosten für eine turnusmäßige Erneuerung der Hardware 
bei der Lecos GmbH.  
 
Nachfolgend die Darstellung der finanziellen Auswirkungen und die Gegenüberstellung der 
Varianten: 
 
Variante A - Beschaffung und Beschluss in 2021 bzw. 2022, Produktivnahme in 2022: 
- Gesamtkosten über 4 Jahre, brutto:   3.094.952 Euro  
- Einmalige Kosten, brutto:    1.285.200 Euro 
- Softwarepflege (4 Jahre), brutto:     976.752 Euro 
- Nutzungsentgelte (4 Jahre), brutto:     833.000 Euro 
 
Variante B - Beschaffung und Beschluss in 2020, Produktivnahme in 2022: 
- Gesamtkosten über 4 Jahre, brutto:  1.755.488 Euro 
- Einmalige Kosten, brutto:       856.800 Euro 
- Softwarepflege (4 Jahre), brutto:     651.168 Euro 
- Nutzungsentgelte (4 Jahre), brutto:     247.520 Euro  
 
 
Bezüglich der einmaligen Kosten liegen  
 
Es liegen folgende Einspareffekte der Variante B gegenüber der Variante A bezüglich der 
einmaligen und der laufenden Kosten (Softwarepflege und Nutzungsentgelte) vor:  
- Einmalige Kosten, brutto      428.400 Euro 
- Softwarepflege (über 4 Jahre):      273.600 Euro  
- Nutzungsentgelte (über 4 Jahre):      492.000 Euro  
- Summe Softwarepflege und Nutzungsentgelte (über 4 Jahre):  765.600 Euro  
- Gesamteffekt                1.339.464 Euro   
 
Die Variante B ist insgesamt deutlich wirtschaftlicher und Gegenstand dieser Vorlage, da nur 
mit einem Beschluss im Jahr 2020 der Stadt Leipzig diese Konditionen zur Verfügung 
stehen. 
 
Im Angebot enthalten ist sind Nutzer für die Anlayselösung. Die finale Nutzeranzahl muss 
durch ein Projekt, das gerade in Vorbereitung/Anmeldung der Digitalisierungsvorhaben ist 
"Modernisierung Haushaltsplanung und Haushaltsmanagement" ermittelt werden. Wichtig 
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dabei: es handelt sich um ein Angebot des Herstellers an die Stadt Leipzig und nicht um eine 
Ermittlung der benötigten Nutzerzahlen. 
 
Im Installationsaufwand sind die beiden o.g. Varianten gleich, auch im benötigten Aufwand 
oder Kapazität der Hardware. Da es sich technisch um die gleiche Datenbank handelt. Allein 
der Zeitpunkt macht hier den Unterschied. Im Übrigen stehen die SAP-Server der Stadt um 
2022 turnusmäßig zur Erneuerung an, sind aber bereits jetzt grundsätzlich Hana-fähig. 
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Es bestehen keine Auswirkungen auf den Stellenplan. 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant     nicht nötig 
 
 
7. Besonderheiten  
 
entfällt 
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Die Folgen bei Nichtbeschluss bestehen in der Nicht-Realisierung des oben dargestellten 
Wirtschaftlichkeitsvorteils. Eine Wiedervorlage des Beschlusses in 2021 mit anderen 
wirtschaftlichen Aufwendungen ist dann notwendig.  
 
Anlagen: 
 
entfällt