IT-Ausstattung und Organisation der Arbeit der Verwaltung
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-F-01504-AW-01
Datum: 2020-09-16
Vorlagenart: schriftliche Antwort zur Anfrage

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schriftliche Antwort zur Anfrage Nr. VII-F-01504-AW-01 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
IT-Ausstattung und Organisation der Arbeit der Verwaltung 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
 
 
 
Frage 1 
 
Welche Veränderungen gab es bei der IT-Ausstattung und IT-Nutzung der Stadtverwaltung 
(Software, Hardware) im Zuge der Pandemiebewältigung und zur Aufrechterhaltung der 
Arbeitsfähigkeit der Stadtverwaltung sowie der kommunalen Gremienarbeit? 
 
Antwort: 
 
Für die Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit im Zuge der Pandemiebewältigung wurde in 
Ergänzung der bereits in der Stadtverwaltung vorhandenen IT-Ausstattung durch die Lecos 
zusätzliche mobile Technik (Notebooks, Tablets) beschafft und ausgereicht. Der Anteil an 
mobilen Endgeräten (Tablets/Laptops) wurde so kurzfristig erhöht (von 1.200 im Februar 
2020 auf ca. 1.600 Geräte). Ein Teil dieser Geräte wurde aber wg. Lieferengpässen aus 
Beständen für die Schulen der Stadt entnommen und wird deshalb zurückgeführt. Im 
Ergebnis konnten ca. 20 % der PC –Arbeitsplätze mit mobiler Technik ausgestattet werden. 
 
Für die Einrichtung der mobilen Endgeräte mussten die in der Stadtverwaltung bereits 
vorhandenen Endgeräte (Tablets, Notebooks) als auch die zusätzlichen Endgeräte mit einem 
sicheren Zugang zum Stadtnetz abgesichert werden, da aufgrund von Lieferengpässen die 
bereits erprobte Technologie nicht auf alle mobilen Endgeräte angewandt werden konnte.  
 
Gleichzeitig wurde die Internetbandbreite erhöht, um u. a. die (neue) Konferenztechnik 
entsprechend einzusetzen (bspw. MS Teams für die Aufrechterhaltung der Ratsarbeit) und 
auch die mobile Arbeit abzusichern. Ein großes Augenmerk lag dann auf der Ausweitung der 
Nutzung von Telefon- und Videokonferenzen. Die Ausstattung von acht Beratungsräumen 
mit Videokonferenztechnik wurde verbessert. Vor dem Hintergrund der bereits im Einsatz 
befindlichen Lösungen für Telefonkonferenzen (inkl. Dokumenten teilen) sowie der bereits 
implementierten Videokonferenzlösung Skype for Business (SfB) konnten zudem kurzfristig 
entsprechende Lösungen bereitgestellt und von Seiten der Stadt intensiv genutzt werden. 
SfB stellte auch die wesentliche Plattform für den Verwaltungsstab dar, d. h. auch die 
externen Partner wurden mit entsprechender Technik durch die Stadt und Lecos 
ausgestattet. Zur effektiven Nutzung wurden auch komplette Konferenzsysteme (inkl. 
Monitor, Kamera, Mikrofon) bereitgestellt, welche in verschiedenen Lokationen der 
Stadtverwaltung genutzt werden. Darüber hinaus wird MS Teams zur Absicherung der 
Gremienarbeit genutzt. 
 
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Die Bereitstellung / Einbindung von Hotlines für das Gesundheitsamt, das Hauptamt und das 
Personalamt hat mit den bestehenden Lösungen funktioniert und konnte sehr kurzfristig 
erfolgen, d. h. inkl. PC- und Telefontechnik mit der Schaltung der Hotlinenummern im Sinne 
von CallCenter-Funktionalitäten. 
 
Zudem wurden neue Datenbanken für die Pandemiebewältigung entwickelt und für die 
Hilfeprogramme Onlineanträge auf Amt24 bereitgestellt. 
 
Frage 2 
 
Welchen Kosten waren mit diesen Veränderungen bislang verbunden?  
 
Antwort: 
 
Die Kosten werden regelmäßig/monatlich im Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 
offengelegt. Für IT-Ausstattung wurden aus dem „Corona-Budget“ entsprechend der 
Information an den Fachausschuss Allgemeine Verwaltung vom 18. August 2020 ca. 
612.000 Euro für IT- ausgegeben. Davon wurden ca. 42 Prozent für die Ausstattung von 
Office-Notebooks verwendet und ca. 23 Prozent für die Erweiterung der Servicezeiten der 
Lecos. Die ausgereichten zusätzlichen Tablets/Notebooks bleiben teilweise als PC-Ersatz im 
Bestand der Fachämter und verursachen laufende Mehrkosten. 
 
Frage 3 
 
Welche Erfahrungen hat die Stadtverwaltung mit dem veränderten Einsatz von IT-
Technologien gemacht, d. h. insbesondere, wie wurde diese genutzt und ist eine 
Nachnutzung zu erwarten? 
 
Antwort: 
 
Die Stadtverwaltung hat im Zuge der Pandemiebewältigung ihre Arbeitsweise angepasst. So 
können einzelne Funktionen der Stadtverwaltung viel einfacher IT-Technologien einsetzen 
und in ihre Prozesse integrieren. Das gilt insbesondere für die internen Services sowie für 
die „klassischen“ Antragsleistungen. Hierfür müssen die entsprechenden Datenbanken, 
Systeme und Prozesse in den kommenden Jahren angepasst werden. Andere Leistungen 
bspw. Betreuung von Kinder, können da weniger IT-Technologien einsetzen.  
Während der ersten Welle der „Corona-Pandemie“ konnten im Durchschnitt ca. 300 
zeitgleiche Einwahlen aus dem Home-Office festgestellt werden. Die Zahl lässt sich auch 
damit erklären, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht alle zur gleichen Zeit 
gearbeitet haben und auch die Bediensteten der Stadtverwaltung weiterhin in ihren 
Diensträumen ihren Aufgaben nachgehen konnten. 
 
Kommunikationstools (Telefonkonferenzen, Videokonferenzen mit SfB und MS Teams) 
werden deutlich intensiver genutzt und sind Teil der normalen Verwaltungsarbeit geworden. 
Die erforderliche Nutzung in den letzten Monaten hat aus unserer Sicht bewiesen, dass eine 
Nutzung der Tools die effektive Arbeit der Stadtverwaltung unterstützen kann. 
 
Eine Nachnutzung bzw. Ausweitung der Nutzung der mobilen Technik ist zu erwarten, d. h. 
die Erhöhung der Flexibilität der Arbeit durch mobiles Arbeiten und Homeoffice wird durch 
die bedarfsgerechte Ausgabe von mobilen Endgeräten stetig weiter unterstützt. 
Bereits vorhandenen Systeme für die elektronische Zusammenarbeit wurden deutlich 
intensiver genutzt (Telefonkonferenz, Intranet, Skype-Videokonferenzen, in einzelnen 
Ämtern auch E-Akte) teilweise bestehende Vorbehalte zu solchen Lösungen konnten 
abgebaut werden. 
 
In Abwägung der Vor- und Nachteile konnte als Fazit festgestellt werden, dass Home-Office 
eine zukunftsfähige Form des Arbeitens ist, die einen hohen Grad der Flexibilität ermöglicht, 
die Mitarbeiterzufriedenheit stärkt und deshalb grundsätzlich befürwortet wird. Die Risiken 
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sind beherrschbar, sofern Festlegungen getroffen werden, die die Tätigkeit im Home-Office 
regeln. 
Die Führungskultur muss sich dem anpassen; ebenso ist die notwendige IT-Infrastruktur und 
Softwarelösungen (u. a. elektronische Erfassung der An- und Abwesenheiten) zur Verfügung 
zu stellen. 
 
Frage 4 
 
Finden die im Rahmen der Corona-Krise gesammelten Erfahrungen mit der vermehrten 
digitalen Arbeitsweise und der damit möglichen Telearbeit bzw. mobilen Arbeit Niederschlag 
in den Planungen für die Arbeit der Verwaltung im Regelbetrieb? Welche Maßnahmen sind 
aus Sicht der Stadtverwaltung notwendig, um diese Arbeitsweise weiterhin zu ermöglichen 
bzw. auszubauen? 
 
Antwort: 
 
Zunächst muss hier klar zwischen Telearbeit und mobiler Arbeit differenziert werden. Die 
Anforderungen an die Einrichtung von Telearbeitsplätzen sind anspruchsvoll; hierfür gibt es 
noch keine städtische Lösung. Die Bezeichnung Home-Office während der Pandemie wurde 
eher synonym für mobiles Arbeiten verwendet. Hierzu erarbeitet die Stadtverwaltung 
nachhaltige Regelungen.  
 
Es ist davon auszugehen, dass die deutlich intensivere Nutzung von IT-Technologien in die 
Prozesse integriert werden können. Die Stadtverwaltung befindet sich – im Übrigen 
unabhängig von der „Corona -Zeit“ – in intensiven Abstimmungen u. a. mit der 
Personalvertretung zu weiteren Möglichkeiten der Flexibilisierung der Arbeitsgestaltung und 
damit der Nutzung von mobiler Technologie. Derzeit werden entsprechende Konzepte in der 
Stadtverwaltung erarbeitet, welche die Fragen: „Welche Mitarbeiter/-innen sollen zukünftig 
mobile Endgerätetechnik nutzen und welche Anwendungsszenarien sind dafür relevant?“ 
betrachten. Für das mobile Arbeiten sind folgende Voraussetzungen notwendig: Mobiles 
Endgerät, Token zur Zweifaktor-Athentifizierung, Headset, Maus & Tastatur, Docking Station, 
Monitor, Optional Mobilfunkkarte bzw. WLAN. Perspektivisch sollte auch öffentliches WLAN 
in den Verwaltungsobjekten der Stadt Leipzig verfügbar sein um ortsunabhängig arbeiten zu 
können. 
 
Die Einführung der eAkte stellt natürlich auch einen wesentlichen Baustein der 
Digitalisierung der Verwaltung dar, welcher eine mobile Arbeit ermöglichen kann. Hierzu sind 
natürlich bei der Einführung auch die dazugehörigen Prozesse wie Postein- und 
Postausgang zu beachten, da nur bei einem kompletten digitalen Prozess eine mobile Arbeit 
umgesetzt werden kann. Hier ist von einem Anstieg mobilir IT-Ausstattung auszugehen. 
Gleichzeitig wird bereits begonnen die Fragen hinsichtlich Speicherkonzepten (wo liegen 
welche Daten) und auch der Cloud-Nutzung zu prüfen, wo bereits erste Lösungen für die 
Mitarbeiter der Stadtverwaltung zur Verfügung stehen (u. a. LDrive).  
 
Frage 5 
 
Welche konkreten Planungen hinsichtlich technischer Voraussetzungen (IT-Ausstattung, E-
Akte etc.) und künftiger personalrechtlicher Regelungen werden seitens der Stadtverwaltung 
zur Ermöglichung von Telearbeit, mobiler Arbeit und pandemievorbeugender Arbeit 
angestellt? 
 
Antwort: 
 
Aus Sicht der Stadtverwaltung betrifft dies die Fragen der Ausstattung eines Arbeitsplatzes 
mit Technik entsprechend der möglichen Anwendungsszenarien. D. h. ein Schwerpunkt liegt 
im ersten Schritt in der Definition von Anwendungsszenarien für die Arbeit und die daraus 
resultierende erforderliche Technik (z. B. PC vs. mobiles Endgerät; Zugriff auf das Stadtnetz, 
Headset, Adapter – siehe auch Frage 4). Die neue Standardausstattung muss bis Sommer 
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2021 gemeinsam mit der Personalvertretung, dem Informationssicherheitsbeauftragten und 
dem Datenschutzbeauftragten definiert werden, damit diese entsprechend ab 2022 
ausgerollt werden kann. 
Zudem wird das WLAN in Verwaltungsgebäuden bei Sanierung und Neubau sukzessive 
ausgebaut. Die eAkte wird in der Verwaltung (vgl. Vorlage VI-DS-06918) ausgerollt. Zudem 
werden schrittweise alle Beschäftigten der Stadtverwaltung an das Stadtnetz angebunden. 
Das Personalamt hat gemeinsam mit dem Personalrat Stadtverwaltung im März dieses 
Jahres vor dem Hintergrund der Ausbreitung des Corona-Virus kurzfristig die 
Voraussetzungen dafür geschaffen, dass auch in der Stadtverwaltung Leipzig die Arbeit im 
Home-Office grundsätzlich möglich ist und die geltenden Regelungen zur flexiblen 
Arbeitszeit weiter ausgeweitet. Die unter dem Einfluss der Pandemie geschaffenen 
Regelungen gelten allerdings nur vorübergehend. Die Überführung dieser vorübergehenden 
Regelungen in einen dauerhaften Regelungszustand ist der Dienststelle ein wichtiges 
Anliegen und betrifft sowohl die Richtlinie zum Home-Office als auch die Regelungen zur 
flexiblen Arbeitszeit gleichermaßen. In beiden Fällen wird von Seiten der Dienststelle 
angestrebt, mit der Personalvertretung eine entsprechende Dienstvereinbarung zu 
verhandeln und abzuschließen. 
 
Frage 6 
 
Gibt es auch Erkenntnisse, wie die Eigenbetriebe der Stadt Leipzig technische und 
organisatorische Änderungen vorgenommen haben, um ihre Arbeitsfähigkeit zu sichern. 
 
Antwort: 
 
In den Eigenbetrieben wurde – soweit dies die Aufgaben zuließen – ebenfalls Möglichkeiten 
zur Inanspruchnahme von Home-Office geschaffen. Diesbezüglich wird auf die Antwort zur 
Anfrage VII-F-01489-AW-02 verwiesen.