Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig - Bericht zum Umsetzungsfortschritt (Nacherfassung VI-Ifo-06793-Ifo-01)
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-Ifo-06076
Datum: 2021-08-17
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage-Nr. VII-Ifo-06076
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff:
Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig - Bericht 
zum Umsetzungsfortschritt (Nacherfassung VI-Ifo-06793-Ifo-01)
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung 06.08.2021 Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Information zur 
Kenntnis
FA Allgemeine Verwaltung Information zur 
Kenntnis
Beschlussvorschlag
Die Information wird zur Kenntnis genommen.
Räumlicher Bezug
Nicht erforderlich
Zusammenfassung
Anlass der Vorlage:   
 Rechtliche Vorschriften X  Stadtratsbeschluss  Verwaltungshandeln
 Sonstiges:
Gemäß Stadtratsbeschluss VI-Ifo-06793 vom 19.11.2019 i.V. mit Punkt 5 des Konzeptes 
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“, ist der Stadtrat regelmäßig 
zum Umsetzungsfortschritt des IKS zu informieren.
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Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen X nein wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein wenn ja, nachfolgend angegeben
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)
Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen 
Steuerrechtliche Prüfung X nein wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG nein ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen ja nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein ja
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
Beteiligung Personalrat nein ja
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Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
Qualität im öffentlichen Raum
und in der Baukultur
Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
Nachhaltige Mobilität Vielfältige und stabile 
Wirtschafts- struktur
Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management
Erhalt und Verbesserung der
Umweltqualität
Leistungsfähige technische 
Infrastruktur
Quartiersnahe Kultur-, Sport-
und Freiraum-angebote
Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale Stabilität Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt
Bürgerstadt Weltoffene Stadt
Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
Region Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft
Bezahlbares Wohnen Stadtrat Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung
Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote
Kommunalwirtschaft Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
Lebenslanges Lernen Verwaltung Imageprägende 
Großveranstaltungen
Sichere Stadt Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
Sonstige Ziele: bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
X Trifft nicht zu
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Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) keine / Aussage nicht möglich erneuerbar fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch Aussage nicht möglich ja nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) Aussage nicht möglich ja nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement)
Aussage nicht möglich ja nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz
ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung X ja (Prüfschema endet hier.)
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
ja nein (Begründung s. Abwägungsprozess) nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
Sachverhalt
I. Eilbedürftigkeitsbegründung
entfällt
II. Begründung Nichtöffentlichkeit 
entfällt
III. Strategische Ziele
Die Systematisierung des Internen Kontrollsystems der Stadtverwaltung Leipzig bedient das 
Ziel einer rechtskonform und effizient agierenden, modernen Verwaltung.
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IV. Sachverhalt
1. Anlass
Gemäß Stadtratsbeschluss VI-Ifo-06793 vom 19.11.2019 i.V. mit Punkt 5 des Konzeptes 
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“, ist der Stadtrat regelmäßig 
zum Umsetzungsfortschritt des IKS zu informieren.
2. Ausführliche Darstellung der Information
Der Bericht über den Umsetzungsfortschritt IKS ist als Anlage beigefügt.
Anlage/n
1 Bericht Umsetzungsfortschritt IKS (öffentlich)
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Bericht zum Umsetzungsfortschritt  
 
Einführung eines „Internen Kontrollsystems“ in 
der Stadtverwaltung Leipzig 
 
 
Vorgelegt von:  
Sachgebiet Organisationsberatung, Abteilung Organisation und Projektmanagement 
 
 
Dezernat Allgemeine Verwaltung, Hauptamt                                  Stand: 30.04.2021 
 
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Inhalt 
1 Einleitung 1 
2 Stand der Umsetzung 2 
 Testphase des konzipierten IKS-Vorgehens in den 
Querschnittsdezernaten 2 
 Entwicklung eines Vorgehensmodells zur Ermittlung der  
risikorelevanten Aufgabenbereiche 3 
 Start Prüfung des Kontrollumfeldes in den ersten Fachdezernaten 4 
 Umsetzungsfortschritt 4 
 Auswertung der bisherigen Ergebnisse 5 
 IKS Intranet-Auftritt 9 
3 Ausblick 9 
 
 
 
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1 Einleitung 
Gemäß Stadtratsbeschluss VI-Ifo-06793 vom 19.11.2019 i.V. mit Punkt 5 des Konzeptes "In-
ternes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig", ist der Stadtrat regelmäßig zum 
Umsetzungsfortschritt des IKS zu informieren. 
In öffentlichen Verwaltungen rücken zunehmend Interne Kontrollsysteme (IKS) in den Fokus. 
So auch in der Stadtverwaltung Leipzig. Bislang sind die Organisationseinheiten bezüglich IKS 
autark. Kontrollmaßnahmen sind oftmals gewachsene Systeme, die anlassbezogen entwickelt 
wurden. Eine Bündelung dieser Maßnahmen mit einheitlichen Vorgehens- und Dokumentati-
onsstandards gibt es bisher noch nicht. 
Handlungsbedarf aus Sicht der Verwaltungsführung besteht darin, die bereits vorhandenen , 
unterschiedlich ausgeprägten IKS-Komponenten in eine verwaltungsweite IKS-Systematik zu 
bringen und die Einhaltung von Grundprinzipien der Kontrolle (bspw . Vier-Augen-Prinzip, 
Funktionstrennung) noch besser sicherzustellen. Das bietet die Chance, eine einheitliche Kon-
trollkultur zu schaffen und diese mit Leben zu füllen. Die Wirksamkeit von Prävention und Kon-
trolle zu stärken, steht dabei im Fokus.  Außerdem gilt es, besonders risikobehaftete Prozesse 
herauszustellen und gesondert in den Blick zu nehmen, um z.B. Fehlerquellen in kritischen 
Abläufen zukünftig noch effektiver erkennen und eliminieren zu können. 
Das IKS der Stadtverwaltung setzt sich aus drei Bausteinen zusammen: 
 
Abbildung 1: Weiterentwicklung des IKS in der SVL Leipzig 
Das Fundament des IKS der Stadtverwaltung bildet die systematische Dokumentation und 
Weiterentwicklung der bereits vorhandenen Maßnahmen zur Schaffung eines einheitlichen 
Grundverständnisses für IKS. Auf diesem Fundament fußt eine detaillierte IKS -Betrachtung 
für besonders risikorelevante Aufgabenbereiche.  
Detaillierte IKS- 
Betrachtung für  
priorisierte  
Bereiche/Prozesse 
Internes Kontrollsystem  
der Stadtverwaltung 
systematische Dokumentation und  
Weiterentwicklung 
 vorhandener IKS-Komponenten 
Projekte der Fachämter 
mit IKS-Bezug  
(z.B. zRE) 
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Derzeit bereits in Umsetzung befindliche sowie neue Projekte mit IKS-Bezug fördern ebenfalls 
die Weiterentwicklung des verwaltungsweiten Internen Kontrollsystems (bspw. zentraler Rech-
nungseingang). Solche Projekte werden unter Federführung des jeweiligen Fachamtes umge-
setzt und bilden den dritten Baustein des IKS in der Stadtverwaltung. 
2 Stand der Umsetzung 
 Testphase des konzipierten IKS-Vorgehens in den Querschnittsdezernaten 
Zur Umsetzung des Stadtratsbeschlusses erfolgt in einem ersten Schritt die verwaltungsweite 
Prüfung des Kontrollumfeldes mittels einer eigens dafür entwickelten Checkliste in folgenden 
vier Themenfeldern: 
 
Abbildung 2: Die vier Themenfelder des Kontrollumfeldes 
Jedes Themenfeld enthält spezifische Fragen (vgl. Abb.2), die von den Führungskräften zu 
beantworten sind. Damit werden die Ausprägung von Prävention und Kontrolle bis auf Ebene 
der Sachgebietsleiter/-innen hinterfragt und die Etablierung klassischer IKS -Grundprinzipien 
(wie. z.B. das Prinzip der Funktionstrennung, das Prinzip der Mindestinformation, das Mehr-
augenprinzip sowie das Prinzip der Transparenz) in den Organisationseinheiten dokumentiert. 
Geplante IKS-Maßnahmen werden ebenso festgehalten. Die Antworten der Führungskräfte 
geben u.a. Aufschluss über: 
 das präventive Kontrollbewusstsein, 
 ihre Maßnahmen zur Wertevermittlung, 
 ihre Maßnahmen zur Wissenssicherung, 
 ihre Maßnahmen zur Einhaltung von Arbeits- und Datenschutz sowie  
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 die Schaffung organisatorischer Voraussetzungen zur Aufgabenerfüllung und Festle-
gung von Befugnissen und Abläufen.  
Im zurückliegenden Jahr wurde das konzipierte Vorgehen in den Querschnittsdezernaten All-
gemeine Verwaltung und Finanzen getestet. Das Ziel bestand darin, insbesondere die Prakti-
kabilität hinsichtlich der im Konzept entwickelten Checkliste zu prüfen.  
Die erstmalige Prüfung des Kontrollumfeldes in den Querschnittsdezernaten gestaltete sich 
wie folgt: 
 Im Rahmen von Auftakt-Informationsveranstaltungen erhielten die ca. 80 Führungskräfte 
beider Dezernate das notwendige Rüstzeug für die erstmalige Prüfung des Kontrollumfel-
des.  
 Bei der erstmaligen Bearbeitung werden die Führungskräfte von Seiten des Hauptamtes 
unterstützt. Einzelberatungsgespräche, mit den im Hauptamt ansässigen, zentralen IKS-
Sachbearbeiterinnen, ermöglichen jeder Führungskraft, Sachverhalte zu vertiefen und ei-
nen zusätzlichen Mehrwert zu generieren. 
 
Abbildung 3: Ablauf erstmalige Prüfung des Kontrollumfeldes 
 Entwicklung eines Vorgehens modells zur Ermittlung der risiko relevanten 
Aufgabenbereiche 
Die Entwicklung von Kriterien zur Risikorelevanz und eines Vorgehensmodells zur Ermittlung 
der risikorelevantesten Aufgabenbereiche, die einer detaillierten Prozessbetrachtung zuge-
führt werden sollen, war im zurückliegenden Jahr die zweite Herausforderung und Vorausset-
zung für die Einführung des Internen Kontrollsystems in den Fachdezernaten. 
Es ist zunächst nicht erforderlich , alle Aufgabenbereiche gleichermaßen hinsichtlich IKS zu 
überprüfen, weil die vielfältigen Aufgabenbereiche in der Stadtverwaltung extrem in ihrer Risi-
korelevanz variieren. Wichtiger ist es vielmehr, jene Aufgabenbereiche herauszustellen, die in 
ihrer aktuellen Prozessgestaltung eine besondere Gefahr - bspw. für Leib und Leben oder das 
Vermögen - mit sich bringen. 
Um entsprechend des Konzeptes eine Auswahl stark risikobehafteter Aufgabenbereiche der 
gesamten Verwaltung vornehmen zu können, wurde deshalb ein Vorgehen konzipiert, das es 
ermöglicht, die besonders relevanten Aufgabenbereiche zu identifizieren. Dafür wur de d ie 
Checkliste um eine Grobabfrage zur Risikorelevanz erweitert.  
Von den Führungskräften gilt es zu bewerten, in wie weit und wie oft Ereignisse denkbar sind, 
die Schäden in eigens dafür vordefinierten Schadenskategorien und -höhen nach sich ziehen 
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können. In Workshops mit ausgewählten Organisationseinheiten des Dezernates I wurde das 
Verfahren getestet. 
Dieses strukturierte und ganzheitliche Vorgehen ermöglicht es  nun, die risikorelevanten Auf-
gabenbereiche der Stadtverwaltung mit einem vertretbaren Aufwand zu ermitteln. Die auf die-
sem Wege identifizierten Aufgabenbereiche werden in den weiteren Umsetzungsschritten pri-
orisiert und anschließend detaillierten Analysen unterzogen. Durch die Etablierung entspre-
chender Maßnahmen und wirkungsvoller Kontrollen innerhalb der Geschäftsprozesse sollen 
Risiken künftig wirksamer reduziert oder vermieden werden, sodass Verwaltungshandeln für 
Bedienstete auf allen Hierarchieebenen und für alle Bürger/-innen sicherer wird. 
Somit kann - beginnend mit den Fachdezernaten - mit einem vertretbaren Aufwand, aber den-
noch von der Basis ausgehend, die Ermittlung der risikobehafteten Aufgabenbereiche erfol-
gen. 
Die weitere Umsetzung erfolgt in drei Hauptschritten: 
 
Abbildung 4: dreistufiges Verfahren 
 Start Prüfung des Kontrollumfeldes in den ersten Fachdezernaten 
Mit dem Auftakt in der Dienstberatung des Bürgermeisters im Dezernat III wurde das IKS im 
Dezember 2020 im ersten Fachdezernat angekündigt. Hier kommt nun erstmals die um die 
Risikoabfrage erweiterte Checkliste zum Einsatz. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt laufen die 
Checklistengespräche mit den Führungskräften des Dezernates. Es ist geplant,  die Prüfung 
des Kontrollumfeldes mit den 117 Führungskräften (bis Ebene Sachgebietsleiter /-innen) im 
dritten Quartal 2021 abzuschließen.  
Parallel dazu beginnt in den kommenden Wochen die Prüfung des Kontrollumfeldes für die 
insgesamt 49 Führungskräfte des Dezernates IV.  
 Umsetzungsfortschritt 
Von den insgesamt ca. 536 Organisationseinheiten (bis auf Ebene Sachgebiet) haben bisher 
alle Führungskräfte der Dezernate I und II die Prüfung ihres Kontrollumfeldes vorgenommen.  
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Abbildung 5: Stand der Umsetzung IKS-Schritt 1 in den Organisationseinheiten (OE) der SVL 
Aktuell befinden wir uns in den Checklistengesprächen mit den Führungskräften  der Dezer-
nate III und IV. Die Grafik zeigt den aktuellen Umsetzungsstand. Bisher haben 113 Führungs-
kräfte (aus den Dezernaten I bis IV) die Checkliste bearbeitet und die Beratungsgespräche in 
Anspruch genommen. 134 Führungskräfte (aus den Dezernaten III und IV) sind aktuell mit der 
Prüfung ihres Kontrollumfeldes betraut. Die Beratungsgespräche werden in den kommenden 
Wochen sukzessive geführt. Bei den 289 Führungskräften der Dezernate V bis VIII steht die 
Prüfung des Kontrollumfeldes noch aus. 
 Auswertung der bisherigen Ergebnisse  
Die Auswertung für die Dezernate I und II erfolgte gemeinsam mit den verantwortlichen Bür-
germeistern im dritten Quartal 2020. Die Auswertung der Dezernate III und IV sol l im dritten 
bzw. vierten Quartal 2021 erfolgen. 
Insgesamt bietet die Gesamtauswertung eine gute Aussagekraft zum Status Quo hinsichtlich 
bereits angewendeter IKS-Grundprinzipien in den Organisationseinheiten. Mit der Prüfung des 
Kontrollumfeldes bei allen Führungskräften bis auf Ebene der Sachgebietsleiter/-innen erreicht 
man damit die größte Breitenwirkung in der Verwaltung  und damit auch ein einheitliches 
Grundverständnis zu Prävention und Kontrolle. 
Ein wesentlicher Befund der bisherigen Prüfung des Kontrollumfeldes ist, dass der gewählte 
Ansatz und die Notwendigkeit eines Internen Kontrollsystems im Grundsatz unter den Füh-
rungskräften Akzeptanz finden.  
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Abbildung 6: Auswertung der bisherigen Umfrageergebnisse in Bezug auf Prävention und Kontrolle 
Für ca. drei Viertel der bisher abgefragten Bereiche können vollumfängliche interne Kontrollen 
und präventive Maßnahmen zur Vorsorge hinsichtlich einer rechtmäßigen und wirtschaftlichen 
Leistungserbringung bestätigt werden. Gleichwohl zeigt sich, dass ca. ein Viertel der abge-
fragten Bereiche die Checklistenbearbeitung nutzen, weitere Maßnahmen festzulegen.  
Die Einzelberatungsgespräche mit den Führungskräften machten zudem deutlich, dass sie 
sich hinsichtlich ihrer Verantwortung zu einer rechtskonformen und wirtschaftlichen Gestaltung 
ihrer Abläufe und ihrer Kontrollpflichten zur Aufgabenwahrnehmung sehr bewusst sind . Sie 
bewerten kritisch, inwieweit die vorhandenen Maßnahmen als ausreichend betrachtet werden 
können bzw. ob durch Implementierung weiterer präventiver Maßnahmen und Kontrollen Vor-
sorge in Bezug auf eine rechtskonforme, wirtschaftliche und ordnungsgemäße Aufgabenerfül-
lung getroffen werden kann. 
Das positive Feedback aus den Beratungsgesprächen und die bisherigen Ergebnisse zeigen, 
dass die Führungskräfte der Stadtverwaltung Leipzig bezüglich ihres IKS -Bewusstseins gut 
aufgestellt sind.  
Mit ihrer kontinuierlichen Anwendung im Zweijahres-Rhythmus wird sich die Checkliste zu ei-
nem unterstützenden Arbeitsinstrument bei der regelmäßigen Überprüfung der prozessbeglei-
tenden Rahmenbedingungen wie auch der Kontrollaktivitäten etablieren. 
  
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Themenfeld 1: Grundwerte, Kontroll- und Fehlerkultur 
Im Themenfeld 1 der Checkliste geht es insbesondere um die Reflexion der Führungskräfte 
über: 
 die ausreichende Sensibilisierung und Belehrung der Bediensteten hinsichtlich bestehen-
der Grundwerte und Normen im dienstlichen Umfeld, als Voraussetzung für ein rechtmä-
ßiges, einheitliches und wirtschaftliches Handeln, 
 die Schaffung einer Basis für die vertrauensvolle Zusammenarbeit im Verantwortungsbe-
reich und die Entwicklung einer positiven Fehlerkultur, 
 die Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht,  
 die Ausübung einer Erfolgskontrolle, 
 die Sensibilisierung zu bürgerfreundlichem Auftreten. 
In der Auswertung der Antworten der Führungskräfte etablierten sich nachfolgende, meist ge-
nannte IKS-Maßnahmencluster: 
 regelmäßige Sensibilisierung und Belehrung der Bediensteten bzw. anlassbezogene Infor-
mationen über die in der Allgemeinen Dienst - und Geschäftsanweisung (AGA) beschrie-
benen Grundwerte und Normen, über neue städtische und interne Regelungen, Anweisun-
gen und Leitlinien bzw. deren Änderungen, 
 Erfolgskontrolle durch Abgleich von Vorgaben und Zielen, ein regelmäßiges Berichtswe-
sen/Statistiken, 
 Qualitätssicherung im Mitzeichnungsverfahren bzw. über Stichprobenprüfungen, 
 aktiv gelebte Fehlerkultur.  
Themenfeld 2: organisatorische Maßnahmen 
Ein Kontrollsystem soll gewährleisten, dass kein wesentlicher Geschäftsvorgang ohne Gegen-
kontrolle bleibt und nur von einer Person alleine ausgeführt wird. Prozesse, die operative, 
buchhalterische und verwaltende Tätigkeiten gleichermaßen umfassen, dürfen nicht in einer 
Hand liegen. Deshalb werden in diesem Themenfeld bereits etablierte Maßnahmen erfragt, 
die das Fehler- und Konfliktpotential, das bestimmten Aufgaben innewohnt, von vornherein 
eindämmen. 
Darüber hinaus sind Angaben zum Vorhandensein klarer Befugnis- und Vertretungsregelun-
gen bzw. der Aktualität von Arbeitsplatzbeschreibungen zu machen.  
Als herausgehobene, bereits angewandte IKS-Grundprinzipien wurden in den bisherigen Ant-
worten ermittelt: 
 Aufgaben-/Funktionstrennung zur Vermeidung von Intere ssenkonflikten (fachlicher oder 
personeller Art, z.B. bei Vergaben oder Verträgen), 
 organisatorische oder technische Regelungen der Befugnisse  entsprechend der Aufga-
ben,  
 Anwendung des Mehraugenprinzips (z.B. bei zahlungsbegründenden, bei wesentlichen  
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oder neuen Sachverhalten bzw. bei Datenübergabe an Dritte). 
Themenfeld 3: personelle Bedingungen 
Im Themenfeld 3 liegt der Fokus auf den Bediensteten, ihrer Förderung und der Informations-
weitergabe. 
Für die Zusammenarbeitskultur und zur Vermeidung von fehlerhaftem Verwaltungshandeln ist 
es bedeutend, allen Bediensteten die für sie passenden Informationen zeitnah, transparent 
und nachvollziehbar zu kommunizieren (IKS-Grundprinzipien der Mindestinformation und der 
Transparenz). Eine gut vorbereitete und struk turierte Einarbeitung der Bediensteten und die 
Sicherstellung des Zugangs zu einschlägigen Fortbildungsangeboten ermöglichen es, dass 
Arbeitsaufgaben schnell selbständig übernommen werden können. Durch Personalentwick-
lungsmaßnahmen können das Rüstzeug zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben und 
zur Meisterung neuer Herausforderungen erworben und damit eine konstruktive Zusammen-
arbeit im Team ermöglicht werden. 
Auch bei diesem Themenfeld zeigt sich in der Auswertung, dass IKS-Maßnahmen wie z.B.: 
 adressatengerechte Informationsweitergabe, 
 Anwendung von Einarbeitungsplänen, 
 fachliche Einweisung und Einarbeitung durch Vorgesetzte bzw. erfahrene Bedienstete, 
 regelmäßige Feedbackgespräche, 
 Fortbildungsplanungen und die 
 Förderung der Inanspruchnahme interner und externer Fortbildungsangebote für die Be-
diensteten 
bereits weitgehend Anwendung finden. 
Themenfeld 4: Datenschutz/-sicherheit und Arbeitsschutz/-sicherheit 
Der Einsatz von Informations - und Kommunikationstechnik in der Verwaltung ist mittlerweile 
zu einem wichtigen Arbeitsmittel geworden. Kommunen unterliegen den Regelungen der Da-
tenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie haben die erforderlichen technischen und organi-
satorischen Vorkehrungen zu treffen, um eine sichere Verarbeitung personenbezogener Da-
ten, von Sozial- und Vertragsdaten usw. zu gewährleisten. 
Regelmäßige Belehrungen (wahlweise auch unter Hinzuziehung des Datenschutz - und/oder 
des Informationssicherheitsbeauftragen), die Anwendung von Regularien zur Erteilung von 
Zugriffsrechten sowie Berechtigungskonzepte haben sich in der Auswertung der Antworten als 
die meistgenannten IKS-Maßnahmen dieses Themenfeldes etabliert. 
Ziel des Arbeitsschutzes ist es, Leben und Gesundheit der Bediensteten zu schützen. Arbeit-
geber sind verantwortlich und verpflichtet, alle erforderlichen Anordnungen und Maßnahmen 
für die Sicherheit der Bediensteten, der Arbeitsplätze, der Arbeitsmittel und der Arbeitsabläufe 
zu treffen. 
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Für ein sicheres Arbeitsumfeld werden flächendeckend Gefährdungsbeurteilungen erstellt und 
regelmäßig aktualisiert. Die Auswertung ergibt, dass das Thema Arbeitsschutz häufig zentral 
bei den Amtsleiter/-innen angesiedelt ist. Die meistgenannte Maßnahme – regelmäßige Ar-
beitsschutzbelehrungen – wird somit von zentraler Stelle organisiert, durchgeführt und doku-
mentiert. 
 IKS Intranet-Auftritt 
Eine eigens für IKS entwickelte Intranet -Seite bietet FAQs und Dokumente zum Download. 
Darüberhinausgehende Informationen zu interne r Kontrolle, Prävention und dem geplanten 
Vorgehen vermittelt ein IKS-Video, das ebenfalls über diese Seite abgerufen werden kann. 
3 Ausblick 
Geplant ist, im vierten Quartal 2021 ein weiteres Fachdezernat einzubeziehen. 
Nach der verwaltungsweiten Umsetzung des Schrittes 1 in allen Dezernaten erfolgt im zweiten 
Umsetzungsschritt die Auswahl jener Aufgabenbereiche, die für die weitere IKS-Prüfung rele-
vant sind (siehe Pkt. 2.2). Die Ergebnisse der Priorisierung werden der DB OBM zur Bestäti-
gung vorgelegt. 
Im dritten Umsetzungsschritt werden die zentralen IKS-Sachbearbeiterinnen, gemeinsam mit 
den Führungskräften, die wesentlichen Prozesse der fokussierten Aufgabenbereiche analy-
sieren, Risiken identifizieren und Prozesse nach Bedarf optimieren. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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