Ausführungsbeschluss zur Ablösung Elfi - Abbildung von Sonderbuchungen, Geschäftspartnern, Vertragsgegenständen im Basisdienst ERP
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-06746
Datum: 2022-04-08
Vorlagenart: Beschlussvorlage

1/8
Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-06746
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Finanzen
Betreff:
Ausführungsbeschluss zur Ablösung Elfi - Abbildung von 
Sonderbuchungen, Geschäftspartnern, Vertragsgegenständen im 
Basisdienst ERP
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussfassung
Beschlussvorschlag
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 29.03.2022
1. Dem Ausführungsbeschluss zur stadtweiten Ablösung Elfi -  Abbildung von 
Einnahme- Sonderbuchungen, Geschäftspartnern, Vertragsgegenständen im 
Basisdienst ERP wird zugestimmt.
2. Die Projektkosten i. H. v. 130.000 € sind im Budget der Haushaltsplanung 2021/2022 
des Referates SAP berücksichtigt.
3. Der Oberbürgermeister beauftragt den Bürgermeister für Finanzen zur Deckung der 
Kosten für die Schulungen.
4. Die jährlichen Kosten für Softwarepflege/-wartung in Höhe von rd. 25.000 Euro sind 
in den aktuellen Planansätzen der Haushaltsplanung des Referates SAP abgesichert.
 
Räumlicher Bezug
Nicht gegeben, entfällt.
 
 
Zusammenfassung
 
Anlass der Vorlage:   
 
X  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln
 
  Sonstiges:
 
Diese Beschlussvorlage beinhaltete die Ablösung von Elfi (elektronische 
Formularintegration) mit der in der Tabelle unter Punkt 2 genannten Funktionsumfang. 
 
1 von 8 in Zusammenstellung
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Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur 
Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2022  
130.000
40.000 opt. 
für 
Schulungen
1.100.11.1.3.12.04
Die Mittel für die 
Schulungen werden im 
Personalamt bzw. 
Steuerungsgremium 
DuV beantragt.
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in 
EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 
Ergeb. HH Aufwand 
(ohne 
Abschreibungen)
2023 2026 25.000 1.100.11.1.3.12.03
 
Ergeb. HH Aufwand 
aus jährl. 
Abschreibungen 
    
    
Steuerrechtliche Prüfung   nein x wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 
2B UStG   nein x ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  x ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
 
Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
 Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
2 von 8 in Zusammenstellung
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 Qualität im öffentlichen 
Raum
und in der Baukultur
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
 Nachhaltige Mobilität
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschafts- struktur
 Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management
 Erhalt und Verbesserung der
Umweltqualität
x Leistungsfähige technische 
Infrastruktur
 Quartiersnahe Kultur-, Sport-
und Freiraum-angebote
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale 
Stabilität  Wirkung auf Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt
x Bürgerstadt  Weltoffene Stadt
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
 Region  Vielfältige, lebendige 
Kultur- und Sportlandschaft
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
 Lebenslanges Lernen x Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
      
Sonstige Ziele: bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht 
möglich  erneuerbar  fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch x Aussage nicht möglich  ja  nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) x Aussage nicht möglich  ja  nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement)
x Aussage nicht möglich  ja  nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und 
mind. 5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
  ja  nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess) x nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
       
3 von 8 in Zusammenstellung
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Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
   
 
 
Sachverhalt
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Der Digitalisierungsfahrplan 2021/2022 benennt zahlreiche Projekte, welche zum Ausbau 
des Basisdienstes ERP beitragen sollen – darunter auch die Ablösung des Einnahme- und 
Geschäftspartnerverfahrens Elfi (elektronische Formularintergation). 
Die bisher genutzten Funktionen im Elfi-Verfahren gehören zu den Standardfunktionen eines 
SAP-ERP-Systems (ERP = Ressourcenplanung), sodass ein Wechsel und die damit 
verbundene Elfi-Ablösung eine Erleichterung in der täglichen Arbeit der jeweiligen 
Nutzer/innen darstellt. Für die Abbildung müssen keine weiteren Programmkomponenten 
erworben werden, diese gehören bereits der Stadt. Es sind allerdings im Rahmen des 
Projektes Lizenzen für die aktuellen Elfi-Nutzer zu beschaffen, was durch eine 
Bezugsvorlage in Q3/2022 erfolgen wird.
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Ist nicht gegeben, entfällt.
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Entfällt.
 
III.  Strategische Ziele 
 
Das technische SAP-System ist ein wesentlicher Bestandteil des Basisdienstes ERP (VII-
DS-00513 - Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig) und dieser 
Basisdienst ist eine wesentliche Komponente des städtischen IT-Systems, welches in jedem 
Amt eingesetzt wird und für die städtischen Gremien sowie die Bürgerschaft 
Dienstleistungen und Informationen zur Verfügung stellt. Die Stadt Leipzig nutzt seit 2012 
produktiv die ERP-Software der Firma SAP.
 
Ein ERP-System ist ein Ressourcenverwaltungsprogramm einer Organisation und hat damit 
eine Schlüsselfunktion für deren Steuerung. Es geht dabei nicht allein um das rechtssichere 
Buchen von Rechnungen, sondern um einen deutlich höheren und integrativeren 
Funktionsumfang. Ziel der städtischen Basisdienstlandschaft und all ihrer Basisdienste ist 
eine gut funktionierende und ausbaufähige IT-Architektur, die den Anforderungen an die 
Digitalisierung, wie sie die Stadt Leipzig fordert, gewachsen ist und die ihrerseits dem 
technologischen Stand Rechnung trägt. Das bedeutet auch, dass die einzelnen Basisdienste 
leistungsfähig und untereinander anschlussfähig sein müssen.
 
Insofern bezieht sich die hier vorliegende Maßnahme auf die Verwaltung als Akteur, die eine 
leistungsfähige IT-Infrastruktur zur Verfügung stellt und betreibt sowie die Bürgerschaft als 
Adressat. Über diese technische Infrastruktur wird Verwaltungsdigitalisierung noch besser 
möglich, aber auch der Austausch mit anderen (städtischen) Akteuren und IT-Systemen. Es 
besteht demnach das strategische Ziel der effizienten Modernisierung des 
4 von 8 in Zusammenstellung
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Verwaltungshandelns und dies mittels Digitalisierung der bisher papierhaften 
Verwaltungsprozesse.
  
 
IV. Sachverhalt 
 
1. Anlass 
  
ELFI fand bis zum 31.12.2011 Anwendung im kameralen Rechnungswesen der 
Stadtverwaltung Leipzig und wurde ab 2012 auch für das doppische Rechnungswesen 
eingesetzt. 
Aufgrund der Änderungen der Lizenzierung von Oracle Java (die im Elfi verwendete 
technische Komponente) erfolgte in der Stadtverwaltung Leipzig eine Prüfung aller 
Fachverfahren, auch für Elfi. Derzeit ist die Produktlinie BPM inspire 9.0.102 für Elfi im 
Einsatz. Die Unterstützung im Rahmen des normalen Supports wurde mit Wirkung zum 31. 
Dezember 2019 eingestellt. Daher bestehen seit 2017 Pläne zur Ablösung von Elfi. 
Ein Umstieg auf eine aktuellere Produktlinie wäre möglich, aber hierzu bedarf es mindestens 
der Version Java 8. Um (Security-) Updates für Java 8 oder Java 11 zu erhalten, wird seit 
Februar 2019 eine kostenpflichtige Subscription (Abonnement) benötigt. Das neuen Oracle 
Java-Lizenzmodell fand für Elfi keine Anwendung, demnach kann auch keine neue 
Produktlinie eingesetzt werden, so dass Elfi unter den alten Bedingungen zwar lauffähig ist, 
allerdings Weiterentwicklungen nicht mehr möglich sind und auch die Gewährleistung der 
Betriebssicherheit über das Jahr 2022 nicht mehr gewährleistet werden kann.
Um die durch den §2b Umsatzsteuergesetz (UStG) ab dem 01.01.2023 zwingend geltenden 
Anforderungen an eine Rechnung, umzusetzen, bedarf es einer erheblichen Anpassung von 
Elfi, was nicht mehr möglich ist. Zudem kann Elfi mit dem strategisch gewollten Ausbau der 
ERP-Basiskomponenten zukünftig technologisch nicht mehr mithalten.
 
Im Projekt NKF (Neues Kommunales Finanzmanagement) 2010 wurde bereits in Erwägung 
gezogen, Elfi nicht mehr einzusetzen. Aufgrund der zum damaligen Zeitpunkt eingeschränkt 
vorhandenen SAP-Lizenzen erfolgte die Anpassung der Software von Kameralistik auf 
Doppik und somit der Weiterbetrieb von Elfi. Es ist somit in der Stadtverwaltung schon länger 
im Einsatz als SAP. In SAP gehören fast sämtliche der Elfi-Funktionen zum Standard oder 
sie können mit Standard-Entwicklungen integriert werden. So dass die in Elfi vorhandenen 
und benötigten Funktionen in SAP implementiert werden können. Zur Abbildung der 
Erstellung von Rechnungen und Bescheiden ist das bereits erworbene SAP-Modul Sales 
and Distribution (SD) im Detail auszuprägen. 
 
Um jedoch den bisherigen Elfi-Nutzer/innen, welche aktuell noch keine SAP-Lizenz haben, 
nach Ablösung des Alt-Systems, den Zugriff auf die neue Lösung zu ermöglichen, sind SAP-
Nutzerlizenzen zu beschaffen. Dies wird über eine Bezugsvorlage angestrebt. Aktuell wird 
der Lizenzrahmen für alle Fachämter der Stadtverwaltung im Detail analysiert und festgelegt.
 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Die Maßnahme gliedert sich in folgende Teile (Dienstleistungen):
- das so genannte Customizing bzw. Ausprägen des SAP-Moduls SD
- die weitestgehende Übernahme der Elfi-Textbausteine nach SAP (technische 
Migration)
- das Entwickeln bzw. Programmieren im Rahmen der SAP-Standards von einzelnen 
Funktionen bzw. Anforderungen (siehe z.B. lfd. Nrn. 12-14 in nachfolgender Tabelle)
- Erstellen von Schulungsunterlagen und -videos
- Durchführen von Schulungen.
 
Im Detail sind folgende Elfi-Funktionen in SAP §2b USTG-konform abzubilden und als 
5 von 8 in Zusammenstellung
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Maßnahmen im Projekt bzw. den Projekten umzusetzen:
 
 
Lfd. 
Nummer
Funktion in Elfi bisher Abbildung in SAP durch Projekt
1 Formularerstellung (Papier): 
Annahmeanordnung
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktionen 
FKKORD1 und FKKORD2
dAOW 5.3
2 Formularerstellung (Papier): 
Annahmeabsetzungsanordnun
g
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktionen 
FKKORD1 und FKKORD2
dAOW 5.3
3 Formularerstellung (Papier): 
Erlass
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktion FP04
Projekt Ablösung ELFI 
i.V.m. dAOW 
4 Formularerstellung (Papier): 
Unbefr. Niederschlagung
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktion FP04
Projekt Ablösung Elfi 
i.V.m. dAOW
5 Formularerstellung (Papier): 
Umwandlung befr. in unbefr. 
Niederschlagung
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktionen FPR2 
und FP04
Projekt Ablösung Elfi 
i.V.m. EWB (lfd. Nummer 8 
und 4)
6 Formularerstellung (Papier): 
Befristete Niederschlagung
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktion FPR1 
Projekt Ablösung Elfi 
i.V.m. EWB 
7 Formularerstellung (Papier): 
Aussetzung der Vollziehung
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktion FPR1
Projekt Ablösung Elfi 
i.V.m. EWB 
8 Formularerstellung (Papier): 
Aufhebung befr. 
Niederschlagung
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktion FPR2
Projekt Ablösung Elfi 
i.V.m. EWB 
9 Formularerstellung (Papier): 
Aufhebung Aussetzung der 
Vollziehung
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktion FPR2
Projekt Ablösung Elfi 
i.V.m. EWB 
10 Rechnung-/Bescheiderstellung 
zum Versand an den/die 
Zahlungspflichtige/n (inkl. 
Hinterlegung von 
Textbausteinen und 
Leistungskatalog) mit 
unterschiedlichen Briefköpfen 
für Buchungskreis 1000 und 
3000
Ausprägung des Standard-
SAP Moduls SD + 
Integration PSCD
 
Projekt Ablösung Elfi 
i.V.m. SAP-Modul SD 
(ämterbezogenen 
Rechnungen/Bescheiden 
und Ablösung WORD etc.)
11 Geschäftspartnersuche Nutzung von Standard-
SAP-Transaktion - 
/DZBW/BCS_FPP3
Keine Änderungen
12 Anträge auf 
Geschäftspartneranlagen 
(Übergabe Datensatz an SAP 
zur Weiterverarbeitung durch 
Stadtkasse, SG 21.12)
Entwicklung 
Erfassungsmaske 
Geschäftspartner im SAP
 
Projekt Ablösung Elfi
13 Anträge auf 
Geschäftspartneränderungen 
(Übergabe Datensatz an SAP 
zur Weiterverarbeitung durch 
Stadtkasse, SG 21.12)
Entwicklung 
Erfassungsmaske 
Geschäftspartner im SAP
 
Projekt Ablösung Elfi
14 Recherche von Anträgen zu 
unter Punkt 12 und 13 
genannten Anträgen (Anträge 
älter 3 Monate)
Entwicklung Auswertung 
der GP-Anträge nach 
Nutzer/Org-ID im SAP
Projekt Ablösung Elfi
15 Recherche zu Auszahlungen 
aus dem HKR/HKT-Verfahren 
von 2001 - 2011
Abstimmung zur 
Notwendigkeit mit 
Stadtkämmerei und 
Stadtkasse und ggf. Lecos
Im Projekt abzustimmen; 
eine technische Integration 
ist zu vermeiden
16 Anlage von 
Vertragsgegenständen
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktion - 
PSOBWORK
Keine Änderungen
17 Änderungen an Nutzung von Standard- Keine Änderungen
6 von 8 in Zusammenstellung
7/8
Lfd. 
Nummer
Funktion in Elfi bisher Abbildung in SAP durch Projekt
Vertragsgegenständen 
(Zuweisung von abweichenden 
Adressen, 
Kontenfindungsmerkmale 
ändern, Zuweisung 
Korrespondenzempfänger, 
Hinterlegung von Infotexten)
SAP-Transaktion - 
PSOBWORK
18 Auswertungen für Fachämter 
über erstellte Formulare 
Nutzung von 
Standardauswertungen 
SAP Modul SD oder PSCD 
und DZ Infomanager
Projekt Ablösung Elfi 
i.V.m. SAP-Modul SD und 
PSCD
19 Prüfung bei Beteiligungen auf 
korrektes Setzen des 
Kontenfindungsmerkmal
Nutzung von Standard-
SAP-Transaktion - 
PSOBWORK  autom. 
Setzen des 
Kontenfindungsmerkmals 
05 in Prüfung/Abstimmung
Projekt Ablösung Elfi
20 Achtung Berechtigungen! Nutzung bisheriges 
Berechtigungskonzept mit 
Erweiterung um neue SD-
Rollen.
Anlage von neuen Rollen, 
Ändern von bestehenden 
Rollen, Standard
21 keine Digitale Erstellung, Ablage 
im DMS;  elektronischer 
Versand von 
Rechnung/Bescheiden 
(zRA)
Projekt Ablösung Elfi 
i.V.m. SAP SD und ggf. 
Versand über ENAIO 
(Projekt zRA der 
Stadtkasse)
 
 
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Nutzung geplant ab Beschluss der Vorlage.
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Elfi ist, wie erwähnt, bereits seit vielen Jahren im Einsatz, seit ca. 2011. Nach einer 
Auswertung sind bislang folgende Aufwände für die Entwicklung von Elfi angefallen (Hinweis: 
Systematikwechsel 2013 bzgl. Erfassung von Aufwänden):
 
 
Betrieb und Lizenzen bis Oktober 2021:                                                   236.375,72 €
Entwicklung und Betreuung bis September 2021: 4044 Stunden =          319.779,48 €
Insgesamt (seit digitaler Dokumentation, 2013):                                       556.155,20 €
 
Die finanziellen Auswirkungen ergeben sich wie folgt:
Für die Ablösung von Elfi und die Abbildung der bisherigen Funktionen im SAP sowie 
Schulungsvorbereitung und Erstellung der Schulungsunterlagen und -videos werden 
Projektkosten (Dienstleistungen) in Höhe von 130.000 € (brutto) veranschlagt. 
 
Die jährliche Wartung beträgt 25.000 € (brutto).
 
Die Kosten für Schulung werden auf rd. 40.000 € kalkuliert und befinden sich in Abstimmung 
mit dem Personalamt bzw. in der Beantragung des Steuerungsgremium Digitalisierung und 
Veränderungsmanagement (DuV).
 
 
Bezüglich der Art des Rechtsgeschäftes handelt es sich um den Kauf von Dienstleistungen 
7 von 8 in Zusammenstellung
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für Aufgaben im hoheitlichen Bereich. Und damit um eine Maßnahme ohne 
umsatzsteuerliche Relevanz. Der Kauf erfolgt über die bestehenden Verträge und 
Regelungen.
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Keine.
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
  bereits erfolgt   geplant X  nicht nötig
 
 
7. Besonderheiten  
 
Keine.
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Sehr kurzfristig wären dann Alternativen für die Abbildung der Anforderungen gemäß § 2 b 
UStG notwendig zu identifizieren. 
 
Anlage/n
Keine
8 von 8 in Zusammenstellung