Bericht "Gesetzliche Vertretung" zum Stand 31.12.2017
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-Ifo-05555
Datum: 2018-06-06
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage Nr. VI-Ifo-05555 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Finanzen 
 
 
 
Betreff: 
Bericht "Gesetzliche Vertretung" zum Stand 31.12.2017 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung 
Rechnungsprüfungsausschuss   Information zur Kenntnis 
Ratsversammlung  22.08.2018 Information zur Kenntnis 
 
 
Der aktuelle Sachstand zur gesetzlichen Vertretung zum 31.12.2017 wird zur Kenntnis 
genommen. 
 
 
 
 
 
  
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Übereinstimmung mit strategischen Zielen: 
 
 nicht relevant 
  
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen  X nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein  wenn ja, 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
Beteiligung Personalrat X nein  ja, 
 
 
 
  
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Auszug wesentlicher Beschlussvorlagen zur Gesetzlichen Vertretung: 
 
DS-Nr. Titel RV am Beschluss RV 
RBV-1219/12 Prüfungsbericht 11/1/0074 des RPA: 
„Sonderprüfung 'Grundstücke mit unbekannten 
Eigentümern bzw. Eigentümern unbekannten 
Aufenthaltes' - Bestellung eines gesetzlichen 
Vertreters gemäß § 11b Vermögensgesetz bzw. 
gemäß Art. 233 § 2 Abs. 3 des 
Einführungsgesetzes zum Bürgerlichen 
Gesetzbuch" und die daraus resultierenden 
Konsequenzen für die Verwaltung 
16.05.2012 beschlossen 
DS-00130/14-ÄA-001 Sonderprojekt "Gesetzliche Vertretung": 
Ergebnisbericht zum Beschluss RV RBV-
1219/12 vom 16.05.2012 
10.12.2014 beschlossen 
VI-HP-02633 Auszug - Abbau aller Stellen beim Sonderprojekt 
„Gesetzliche Vertretung“ (HP 102/15 - 01) 
18.03.2015 Antrag 
angenommen 
VI-DS-01808-ÄA-003 Weitere Einrichtung zusätzlicher Stellen gem.       
§ 77 Abs. 3 Nr. 4 SächsGemO i.V.m. § 9, Nr. 4 
Hauptsatzung der Stadt Leipzig - Neufassung    
(Einrichtung von 3,0 VzÄ in Amt 21 - 
Beantragung im Rahmen Stellenplanung 2016 
für diese Sonderaufgabe 7,0 VzÄ) 
28.10.2015 beschlossen 
VI-DS-02259-NF-01-ÄA-01 Abschlussbericht Sonderprojekt "Gesetzliche 
Vertretung" zum 31.12.2015 (Berichtspflicht RV 
1x jährlich - erstmalig zum 31.12.2016; im RPA-
A halbjährlich - erstmalig zum 30.06.2016 
(inklusive Veräußerungen ab 100 TEUR 
Verkehrswert)) 
18.05.2018 beschlossen 
 
Sachverhalt: 
 
Seit dem 01.01.2016 ist sowohl die Pflichtaufgabe „Gesetzliche Vertretung“ als auch die 
Aufarbeitung der sogenannten Altfälle zur gesetzlichen Vertretung aus dem Rechtsamt in die 
Linienorganisation der Stadtkasse, Abteilung Amt zur Regelung offener 
Vermögensfragen/Gesetzliche Vertretung übergegangen. Es wurden zwei Sachgebiete 
gegründet.  
 
1. Aufgabenverteilung 
 
a)  Sachgebiet 21.31 Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren 
 
Im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren wird die Bearbeitung der 
kommunalen Pflichtaufgabe nach Art. 233 § 2 Abs. 3 EGBGB bzw. § 11b VermG – 
Bestellung und Verfahrensbegleitung eines gesetzlichen Vertreters – sichergestellt. Ist ein 
Eigentümer unbekannt oder unbekannten Aufenthalts und besteht ein Bedürfnis für den 
Eigentümer zu handeln (bspw. Veräußerungsabsicht von bekannten Miteigentümern, 
Sicherungsmaßnahmen bei Gefahrenabwehr im öffentlichen Interesse, Zustelladressat für 
öffentliche Bescheide, Mitwirkung an Flurbereinigungsverfahren), hat die kreisfreie Stadt 
Leipzig auf Antrag bei Nachweis eines berechtigten Interesses einen gesetzlichen Vertreter 
zu bestellen. Die Antragsteller haben bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen einen 
Anspruch auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters.  
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Das Sachgebiet nimmt im laufenden Verwaltungsverfahren insbesondere die Aufgaben der 
Eigentümerermittlung, der laufenden Beratung und Beaufsichtigung gesetzlicher Vertreter 
bei der Grundstücksverwaltung, der aufsichtsbehördlichen Genehmigungen zustimmungs-
pflichtiger Rechtsgeschäfte bei Grundstücksangelegenheiten in Analogie zu 
Betreuungsgerichten sowie der Überwachung der Treuhandkonten und des fiskalischen 
Abschlusses der Vorgangsakte wahr. Dies betrifft auch einzelne Vorgangsakten in vom 
Rechtsamt übernommenen sogenannten Altfällen mit noch bestehender gesetzlicher 
Vertretung und erhöhtem laufenden Verfahrensaufwand aufgrund der oftmals lange 
zurückliegenden Bestallungszeiträume. 
 
In der Regel sind Verfahren abgeschlossen, wenn ein gesetzlicher Vertreter abberufen 
werden kann (z.B. Bedürfniswegfall bei erfolgreicher Eigentümerermittlung oder 
abgeschlossener Grundstücksveräußerung mit entsprechender Endabrechnung). 
 
Das Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung ist für die Dauer des Bestehens der 
gesetzlichen Grundlage von der Stadt Leipzig auch weiterhin sicherzustellen und ist nicht auf 
reine Abarbeitung der Akten gerichtet. Verfahren in der laufenden Verwaltung unterliegen – 
wie auch in anderen Verwaltungsbereichen – grundsätzlich keiner regelmäßigen 
Berichtspflicht im Stadtrat. Hiesige Berichtspflichten resultieren aus dem Stadtratsbeschluss 
vom 18.05.2016 (VI-DS-02259) im Zusammenhang mit der Altfallaufarbeitung. 
 
Im Rahmen des laufenden Verwaltungsverfahrens kommen die im Sonderprojekt 
„Gesetzliche Vertretung“ geschaffenen wesentlichen Grundlagen für ein ordnungsgemäßes 
Handeln in den standardisierten Arbeitsprozessen zur Anwendung. Damit wird eine effektive, 
einheitliche und transparente Aktenbearbeitung ermöglicht (Abschlussbericht Sonderprojekt 
„Gesetzliche Vertretung“ zum 31.12.2015 - VI-DS-02259, Teil D, S. 33, 35): 
 
„In der Summe ist festzuhalten, dass die rechtlichen Grundlagen und die sich beständig 
weiterentwickelnde Rechtsprechung der Verwaltung wenig Spielraum lassen, 
Verfahrensschritte zu kürzen oder andere Modelle zu entwickeln. Ohne Änderung der 
Rechtsgrundlagen ist nach den bisherigen Erkenntnissen wenig Optimierungspotential.“ 
 
b)  Sachgebiet 21.32 Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten 
 
Im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten wird die im Sonderprojekt 
„Gesetzliche Vertretung“ begonnene und in der Ratsversammlung (RB-1219/12) festgelegte 
Aufgabe der Aufarbeitung sämtlicher Altakten zur Gesetzlichen Vertretung wahrgenommen. 
Ziel ist hauptsächlich, die treuhänderisch auf Verwahrkonten verwahrten Gelder durch die 
Stadt Leipzig auszukehren, diese den Berechtigten zuzuführen und den gesetzlichen 
Zustand wiederherzustellen. 
 
Zur Erreichung dieses Ziels sind die einzelnen Vorgangsakten und die zugehörigen 
Verwahrkonten vollumfänglich rechtlich und fiskalisch aufzuarbeiten. Die einzelnen 
Prüfungsschritte zur Aufarbeitung eines Altfalles mit Verwahrkonto können der Anlage 1 
entnommen werden. 
 
Die Vorgangsakten, in denen aktuell kein Verwahrkonto existiert (bspw. ertragloses 
Grundstück wurde nicht verkauft oder ein Verkauf ist erfolgt und das vom Rechtsamt 
verwahrte Geld wurde bereits ausgeschüttet) sind ebenso rechtlich und fiskalisch zu 
überprüfen. Bei diesen Vorgängen liegt der Fokus der Bearbeitung auf der Prüfung, ob die 
Gelder vom Rechtsamt in der Vergangenheit korrekt ausgekehrt wurden oder 
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diesbezüglicher Korrekturbedarf (bspw. Zinsnachzahlungen) besteht. Ferner sind in diesen 
komplexen Vorgängen die Ansprüche der Stadt Leipzig unter Umständen gegenüber den 
Rechtsnachfolgern der Vertretenen (oder gegenüber Dritten) auf Erstattung der durch die 
Stadt Leipzig in der Vergangenheit gezahlten Aufwendungen zu prüfen, geltend zu machen 
und gegebenenfalls gerichtlich zu realisieren. Die einzelnen Prüfungsschritte zur 
Aufarbeitung eines Altfalles ohne Verwahrkonto können der Anlage 2 entnommen werden. 
 
Vor dem Hintergrund, dass die Bestallungsvorgänge weit zurückliegen und die zu 
überprüfende Aktenlage Ergebnis einer internen mangelhaften Praxis, vor allem der 
Rechtsanwendung und der fiskalischen Abrechnungsweise ist, geht oftmals ein erheblicher 
Aufwand in der Bearbeitung einher (siehe Anlagen 1 und 2). Dieser zeigt sich insbesondere 
im Rahmen der erforderlichen Prüfung sämtlicher zahlungsrelevanter Vorgänge der 
Grundstücksakte zur Feststellung des korrekten Verwahrbetrages bzw. etwaig geltend zu 
machender Forderungen. 
 
 
2. Personalsituation 
 
Nach der Dienstanweisung des Oberbürgermeisters Nr. 16/2014 standen für die Aufgabe 
„Gesetzliche Vertretung“ im gleichnamigen Sonderprojekt bis zum 31.12.2014 insgesamt 15 
VzÄ zur Verfügung: 4 VzÄ Justiziare (davon einer Projektleitung), 9 VzÄ Sachbearbeiter und 
2 VzÄ Controlling- bzw. Bürokräfte. Anschließend bis zum Projektende (31.12.2015) war die 
Fortführung des Sonderprojekts grundsätzlich mit insgesamt 14 VzÄ festgelegt: 3 VzÄ 
Justiziare (davon einer Projektleitung), 9 VzÄ Sachbearbeiter und 2 VzÄ Controlling- bzw. 
Bürokräfte. 
 
Im Zuge der Beendigung des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ und der geplanten 
Überführung der Aufgaben in die Linienorganisation des Dezernats Finanzen (Stadtkasse) 
zum 01.01.2016 wurde mit Beschluss der Dienstberatung des Oberbürgermeisters vom 
20.10.2015 (DA Nr. VI-DS-01952-DA-001) die neue Struktur mit den 2 vorgenannten 
Sachgebieten beschlossen. Vorgesehen war, dass das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – 
laufende Verfahren personell mit 3 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen und 1 VzÄ Justiziar 
ausgestattet wird. Für das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten 
waren 4 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen und 1 VzÄ Justiziar zur Abarbeitung vor allem der zum 
Stichtag 31.12.2015 noch zu klärenden ca. 70 % der Verwahrkonten vorgesehen. 
 
In der Ratsversammlung vom 28.10.2015 (Ratsvorlage VI-DS-01808) wurden die von der 
Verwaltung beantragten 7 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen nicht bestätigt. Mit Änderungsantrag 
Nr. VI-DS-01808-ÄA-003 schlug die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen die Einrichtung von 3,0 
VzÄ befristet bis 2020 sowie die Streichung der übrigen 4,0 vorgesehenen VzÄ vor. Der 
Stadtrat bestätigte den Änderungsantrag.  
 
Mit nur 3,0 VzÄ war die übernommene Aufgabe nicht zu bewältigen. Damit die Bearbeitung 
in den beiden Sachgebieten überhaupt gewährleistet werden konnte, behalf sich das Amt in 
der Folgezeit mit Stellen durch Umwandlung und Umsetzung aus dem Bereich Amt zur 
Regelung offener Vermögensfragen (ARoV) mit dort einhergehenden Einschnitten. 
 
Das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren ist momentan mit 4 VzÄ 
Sachbearbeiter-Stellen (davon 3 zeitlich befristet bis 2020) und 1 VzÄ 
Sachgebietsleiter/Justiziar-Stelle aufgestellt. Das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung –
Altfälle/Verwahrkonten verfügt aktuell über 4 VzÄ Sachbearbeiter-Stellen und 1 VzÄ 
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Sachgebietsleiter/Justiziar-Stelle. Die 4. Sachbearbeiter-Stelle in diesem Sachgebiet ist 
bisher noch schwerpunktmäßig mit der Endbearbeitung von Aufgaben aus dem Bereich des 
ARoV betraut und steht daher noch nicht ausschließlich dem Sachgebiet zur Verfügung.  
Die Sachgebiete „Gesetzliche Vertretung“ in der Stadtkasse verfügen somit seit Dezember 
2017 über insgesamt 10 VzÄ-Stellen. 
 
Im Ergebnis kann erst ab Ende 2017 von einer annähernd geordneten Arbeitserledigung in 
beiden Sachgebieten gesprochen werden, die nur durch erhebliche Anstrengungen 
(vorwiegend bedingt durch die schwierige Personalsituation) erreicht werden konnte. 
 
 
3. Statistik im Berichtszeitraum 
 
a) Aufarbeitungsstand der Einzelfallakten      
 
Im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren waren im Jahr 2017 
insgesamt 21 neue Anträge auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters sowohl in neu 
angelegten Verfahren als auch in sogenannten Altfällen (aus dem Sachgebiet 21.32) zu 
verzeichnen. Aufgrund von 28 Verfahrensabgängen (inbegriffen: 18 erledigte Verfahren und 
zuständigkeitshalber abgegebene Verfahren in sogenannten Altfällen an 21.32) befinden 
sich zum Ende des Berichtszeitraumes noch 155 Verfahren in der laufenden Bearbeitung 
(siehe dazu unter Ziffer 1 in der Anlage 3). 
 
Im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten gab es im Jahr 2017 
insgesamt 11 Zugänge von sogenannten Altfällen aus dem Sachgebiet 21.31, die 
zuständigkeitshalber wegen des altfallbezogenen Abarbeitungsschwerpunktes rückgeführt 
wurden. Aufgrund von 33 Verfahrensabgängen (inbegriffen: 27 erledigte Verfahren und 
zuständigkeitshalber an 21.31 abgegebene Verfahren in sogenannten Altfällen, in denen ein 
Grundstück noch vorhanden ist und ein Neuantrag auf gesetzliche Vertretung gestellt wurde) 
befinden sich zum Ende des Berichtszeitraumes noch 490 Verfahren in der Aufarbeitung 
(siehe dazu unter Ziffer 2 in der Anlage 3). 
 
b) Abschluss der Verwahrkonten 
 
Im Jahr 2017 konnten 23 Verwahrkonten – wie auch im Jahr 2016 –  geschlossen werden 
(siehe dazu unter Ziffer 3 in der Anlage 3). Damit sind von den ursprünglich 350 
Verwahrkonten seit 2012 insgesamt 148 überprüft, korrigiert, an die Berechtigten ausgezahlt 
bzw. zur Hinterlegung gebracht und im Ergebnis geschlossen worden. Zum Ende des 
Berichtszeitraumes sind daher noch 202 Verwahrkonten einer Prüfung zu unterziehen und 
zu schließen. 
 
Im Rahmen der Schließung der Verwahrkonten wurden im Berichtszeitraum insgesamt 
202.189,57 EUR zugunsten der Berechtigten ausgezahlt (davon 30.463,15 EUR an die 
ermittelten Erben und 171.726,42 EUR beim Amtsgericht zur Hinterlegung gebracht). Die 
detaillierten Werte sind den Anlagen 4 und 5 zu entnehmen. 
 
Im Ergebnis befanden sich zum 31.12.2017 noch 3.198.783,97 EUR auf den 202 
grundstücksbezogenen Verwahrkonten. 
 
 
 
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c) Wechsel des Kreditinstituts 
 
Das kontoführende Kreditinstitut (Deutsche Kreditbank AG), bei dem die Verwahrkonten seit 
dem Jahr 2012 geführt wurden, informierte die Stadtkasse Ende April 2017, eine 
Kontoführungsgebühr von 15,00 € pro Monat ab 01.07.2017 einführen zu wollen. Nach 
Rücksprache mit der Bank erfolgte eine Einigung auf Kontoführungsgebühren von monatlich 
8,00 € befristet bis 30.06.2019. Dies hatte zur Konsequenz, dass die auf den Verwahrkonten 
befindlichen Verwahrbestände sich sukzessive um diesen Betrag mindern und 
gegebenenfalls in einen negativen Kontobestand münden würden.  
 
Es wurde eine kaufmännische Markterkundung bei den am Markt tätigen Kreditunternehmen 
bezüglich der Kontoführungsbedingungen für die vorhandenen Verwahrgelder im Juni 2017 
durchgeführt. Im Ergebnis dieser Markterkundung wurde seitens der Stadt Leipzig, Dezernat 
Finanzen, entschieden, dass die Verwahrkonten zum 01.10.2017 von der Deutschen 
Kreditbank AG (DKB) zur Sparkasse Leipzig wechseln. Die Sparkasse Leipzig erhebt für die 
Konten keine pauschalen Kontoführungsgebühren, sondern lediglich Umsatzgebühren und 
Portokosten je Kontoauszug. Nach Nachverhandlung mit der Sparkasse Leipzig fallen ab 
Oktober 2017 auch keine Portokosten mehr an. 
 
Von dem Wechsel zur Sparkasse Leipzig waren letztlich 205 Verwahrkonten betroffen, die 
nunmehr seit dem 01.10.2017 von diesem Kreditinstitut betreut werden.  
 
 
4. Klageverfahren 
 
In einem Altfall, in dem gegen die Stadt Leipzig Anfang 2016 eine Klage auf Schadenersatz 
in Höhe von rund 500.000,00 EUR einschließlich Zinsen erhoben worden war, hat das 
Landgericht Leipzig am 16.03.2017 sein Urteil verkündet. Die Klage wurde abgewiesen, die 
Stadt Leipzig hat das Verfahren in der 1. Instanz gewonnen.  
 
Die Kläger haben am 20.04.2017 Berufung zum Oberlandesgericht gegen das Urteil des 
Landgerichts eingelegt und ihren Klageantrag weiterverfolgt. Am 06.12.2017 ist vor dem 
Oberlandesgericht Dresden der Fall verhandelt worden. Mittlerweile hat das 
Oberlandesgericht Dresden am 23.02.2018 sein Urteil verkündet. Die Berufung wurde 
zurückgewiesen, die Revision ist nicht zugelassen worden. Die Stadt Leipzig hat das 
Verfahren auch in der 2. Instanz gewonnen. 
 
 
5. Zusammenfassung/Ausblick 
 
a)  Sachgebiet 21.31 Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren 
 
Die Anzahl der laufenden Verfahren liegt mit 155 Verfahren (siehe unter Ziffer 1 in der 
Anlage 3) nach wie vor auf hohem Niveau. Auch zukünftig ist aufgrund der Gesetzeslage in 
diesem Sachgebiet, insbesondere vor dem Hintergrund der Entwicklungen auf dem 
Immobilienmarkt, mit weiteren Anträgen auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters und 
damit neuen Verfahren zu rechnen. Die Stadt Leipzig hat dabei keinen Einfluss auf die 
Anzahl der eingereichten Anträge.  
 
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Der zunehmenden Anzahl von neuen Verfahren in der laufenden Verwaltung und dem damit 
einhergehenden erhöhten Arbeitsumfang konnte Ende 2017 mit einem Aufstocken auf  
4 Sachbearbeiter-Stellen Rechnung getragen werden.   
 
Die Pflichtaufgabe der Bestallung von gesetzlichen Vertretern für Grundstücke ist von der 
Stadt Leipzig auch weiterhin sicherzustellen.  
 
b) Sachgebiet 21.32 Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten 
 
Schwerpunkt der zukünftigen Aufgabenerledigung im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – 
Altfälle/Verwahrkonten wird auch weiterhin der korrekte fiskalische Abschluss der 
sogenannten Altfälle sein.  
 
Die statistischen Werte in der Altfallaufarbeitung sind vor allem vor dem Hintergrund der 
unter Ziffer 2. dargestellten personellen Unwägbarkeiten sowie zeitaufwändiger 
Sonderthemen, wie etwa dem Bankenwechsel und der Regressthematik, differenziert zu 
bewerten.  
 
Insgesamt ist festzuhalten, dass sich trotz dessen die Erledigungsquoten in den Jahren 2016 
und 2017 im Ergebnis im Rahmen der Erledigungszahlen aus dem Sonderprojekt 
„Gesetzliche Vertretung“ bewegen. 
 
Eine Hochrechnung bezüglich der endgültigen Aufgabenerledigung (anhand der statistischen 
Werte) ist aufgrund der genannten Unwägbarkeiten derzeit nicht zuverlässig möglich, aber 
Bestandteil der geplanten Evaluierung.  
 
Verfahrensoptimierungen etwa bezüglich des generellen Einsatzes von externen 
Erbenermittlern sind aktuell einer Abwägung unterzogen worden. Die Abwägung der Vor- 
und Nachteile führte zu folgendem Ergebnis: 
 
 Zeitersparnis 
 die Stadt Leipzig arbeitet die Altakten mit dem Ziel auf, die Eigentümer bzw. 
deren Rechtsnachfolger ausfindig zu machen und ist dabei nach dem Gesetz zu 
einer zumutbaren Erbenermittlung verpflichtet (Nachfrage bei Amtsgerichten, 
Meldebehörden, städtischen Ämtern)  
 der externe Erbenermittler recherchiert ebenfalls mit dem Ziel, die Eigentümer 
bzw. deren Rechtsnachfolger ausfindig zu machen, da er erst dann das Honorar 
geltend machen kann 
Fazit: Die Stadt Leipzig bewegt sich bei der Erbenermittlung in dem von der 
Rechtsprechung entwickelten Rahmen und erledigt bei erfolgloser Erbenermittlung 
den Aktenvorgang durch Hinterlegung. Demgegenüber ermitteln die externen 
Erbenermittler vollumfänglich, um ihren Vergütungsanspruch durchsetzen zu können. 
 
 Umfang der Erbenermittlung 
 die Stadt Leipzig ist nach dem Gesetz lediglich zu einer zumutbaren Erbener-
mittlung verpflichtet (Nachfrage bei Amtsgerichten, Meldebehörden, städtischen 
Ämtern) - führt diese nicht zum Erfolg, wird der Verwahrbetrag für die 
Unbekannten hinterlegt und der Aktenvorgang abgeschlossen 
 der externe Erbenermittler recherchiert bis er die legitimierten Erben ermittelt hat, 
da er erst dann das Honorar geltend machen kann 
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Fazit: Die Erbenermittlung wird im Regelfall durch die Stadt Leipzig weniger Zeit in 
Anspruch nehmen, da der Umfang der Erbenermittlung im Vergleich zu dem externen 
Erbenermittler geringer ist. 
 
 mögliche Auftragserteilung an externe Erbenermittler 
 der Stadt Leipzig steht Personal zur Erbenermittlung zur Verfügung, welches über 
eine hohe Kompetenz verfügt und die Erbenermittlung ohnehin im Rahmen der 
Vorgangsbearbeitung durchführt 
 die externen Erbenermittler benötigen zum Tätigwerden einen Auftrag der Stadt 
Leipzig und werden nur in den Fällen tätig werden, in denen ein Verwahrbetrag 
vorhanden ist, um aus diesem ihr Honorar zu generieren (damit sind von 
vornherein 288 noch zu bearbeitende Fälle ohne Verwahrkonto von einer 
Auftragserteilung ausgeschlossen) 
 sollten der externe Erbenermittler den Eigentümer bzw. Rechtsnachfolger (oder 
auch nur ein Mitglied einer Erbengemeinschaft) nicht ausfindig machen, erfolgt für 
ihn keine Honorarzahlung – in diesem Fall wird der Stadt Leipzig das 
Rechercheergebnis vermutlich nicht zur Verfügung gestellt 
Fazit: Eine Auftragserteilung an externe Erbenermittlung scheidet von vornherein in 
Fällen fehlenden Verwahrbetrags aus und birgt das Risiko, dass der Erbenermittler 
tätig wird und mangels Erfolg (Auffinden der Erben) die Ergebnisse nicht übermittelt. 
Dies führt zu einer nachträglich notwendigen Erbenermittlung durch die Stadt Leipzig 
und verlängert das Verfahren der Aufarbeitung der Altakten erheblich.  
 
 der Einsatz externer Erbenermittler setzt die Weitergabe personenbezogener Daten 
voraus – der Einsatz würde daher eine noch vorzunehmende umfangreiche Prüfung 
der Belange des Datenschutzes erfordern 
 
 Einfluss auf die Vorgangsbearbeitung 
 die Erbenermittlung stellt lediglich einen Teil der Vorgangsbearbeitung der Stadt 
Leipzig dar (siehe Anlagen 1 und 2) – insbesondere wird parallel zur laufenden 
Erbenermittlung (unter Nutzung der schon ermittelten Daten) der Aktenvorgang 
weiterbearbeitet  
 werden externer Erbenermittler beauftragt, verursacht dies einen zusätzlichen 
Aufwand durch Aufbereitung der Daten vor Auftragserteilung und Prüfung der 
übergebenen Rechercheergebnisse 
 zudem führt die Auslagerung der Erbenermittlung zu einer Unterbrechung der 
Vorgangsbearbeitung 
Fazit: Die möglichen zeitlichen Einsparungen durch Auslagerung der Erbenermittlung 
wiegen den zusätzlichen Aufwand der Vor- und Nachbearbeitung der externen 
Recherche nicht auf.  
 
Bietet sich ausnahmsweise im Einzelfall – unter Abwägung der Vor- und Nachteile - der 
Einsatz externer Erbenermittler an, erfolgt selbstverständlich die Beauftragung eines solchen 
im Rahmen der geltenden Rechtslage. 
 
 
Um die zügige Aufarbeitung der Altfälle darüber hinaus weiter voranzutreiben, sollen 
zukünftig die folgenden Maßnahmen umgesetzt werden:  
 im verwaltungsinternen Verfahren: eine weitere Optimierungsmöglichkeit ist bei 
Altfällen hinsichtlich der Feststellung und Geltendmachung von Regressansprüchen 
zugunsten der Stadt Leipzig denkbar – deshalb Vorlage zur Ratsversammlung für 
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den Teilbereich der Rückforderung durch die Stadt Leipzig verauslagter 
Vertretervergütungen in Bearbeitung  
 
 kurzfristig: vorhandene 4. Sachbearbeiter-Stelle wird, wie ursprünglich vorgesehen, 
schwerpunktmäßig aufgabenbezogen im Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – 
Altfälle/ Verwahrkonten eingesetzt (freiwerdende Kapazitäten aufgrund gesetzlicher 
Änderung im vermögensrechtlichen Bereich zum 01.07.2018) 
  
 mittelfristig: schrittweises Aufstocken des Personals aus amtsintern vorhandenen 
Stellen (Umsetzung in Abhängigkeit von der derzeit vorrangigen Aufgabenerledigung 
im Bereich der offenen Vermögensfragen) 
 
 
 
 
Anlagen: 
Anlage 1: Beschreibung Altfallbearbeitung mit Verwahrkonto 
Anlage 2: Beschreibung Altfallbearbeitung ohne Verwahrkonto 
Anlage 3: Statistik Gesetzliche Vertretung 2017 
Anlage 4, 5: Grafiken zur Statistik  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Anlage 1 zu VI-Ifo-05555
1. Analyse und Vervollständigung  des Aktenvorgangs
a. Lesen der Vorgangsakte
b. Zusammenstellung der Eckdaten des Falles
c. Recherche nach fehlenden Dokumenten 
d. 
2. Prüfung des Verwahrkontos
a. Geldein- und ausgänge prüfen
b. ggf. Vornahme von Korrekturen
c. bei Bezug zu anderen Verwahrkonten:  Akten beiziehen
3. Zinsnachberechnung
a. Ermittlung des Zinsanspruches
b. ggf. Vornahme von Korrekturen
4. Ermittlung der Empfangsberechtigten (erfolgt parallel zu 1. - 3.)
a. Recherche in Personenstandsurkunden anhand der Daten des Grundbuches
b.
c.
5.
6. Kaufpreisrecherche
7. Prüfung der Rechtsanwaltsvergütung
8.
9.
10.
11. Vorbereitung der Auszahlung/ Hinterlegung zur Vorlage beim Justiziar
a.
Vorbereitung Auszahlung/Hinterlegung
b. Vorbereitung des Antrags auf Kontoschließung
12. vollständige Prüfung des Sachverhaltes und Freigabe 
13. Auszahlung/ Hinterlegung mit anschließender Kontoschließung
14.
15. Abschluss der Akte und Archivierung
Ablaufbeschreibung: Bearbeitung eines Altfalles mit Verwahrkonto
Sachbearbeiter
Sachbearbeiter
Sachbearbeiter
Justiziar
Justiziar
Sachbearbeiter
* stadtinterne Dokumente (bspw. Haushaltsbelege, Dokumente anderer Ämter 
(bspw. Bodensonderungsbescheid)) 
* Dokumente Dritter (bspw. Zahlungsnachweise, (Pacht-)Verträge, Versicherungs-
policen, Notarverträge)
Justiziar
Herstellen von Kontakten zu potentiellen Erben (Verwandten bzw. testamentarisch 
Bedachten) zur Abforderung von Unterlagen bzw. Anregung von 
Sachbearbeiter
Justiziar
fiskalische Prüfung der Aufwendungen für das Grundstück anhand vorliegender 
Verträge (Kosten für die Hausverwaltung, zur Gefahrenabwehr etc.)
Sachbearbeiter
weiterführende Recherche bei den Nachlassgerichten und sonstigen Behörden
Sachbearbeiter
Sachbearbeiter
Justiziar
Korrespondenz mit bekannten Miteigentümern bzw. deren Bevollmächtigten u. a. im 
Falle der Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber der Stadt Leipzig
Sachbearbeiter
Korrespondenz mit den potentiellen Berechtigten bezüglich erfolgter Hinterlegung
Justiziar
21.00
Sachbearbeiter
Prüfung und ggf. gerichtliche Geltendmachung von öff.-rechtl. Regressansprüchen 
der Stadt Leipzig gegenüber den gesetzlichen Vertretenen oder Dritten
Sachbearbeiter            
Justiziar
Prüfung und ggf. gerichtliche Geltendmachung von sonstigen Ansprüchen der Stadt 
Leipzig gegenüber den gesetzlichen Vertretenen oder Dritten (bspw aufgrund 
Aufwendungen der Stadt)
Sachbearbeiter            
Justiziar
Justiziar
Prüfung der Akten auf sonstige Schäden  / rechnerische Richtigkeit Sachbearbeiter
Anlage 2 zu VI-Ifo-05555
1. Analyse und Vervollständigung  des Aktenvorgangs
a. Lesen der Vorgangsakte
b. Zusammenstellung der Eckdaten des Falles
c. Recherche nach fehlenden Dokumenten 
d. 
2. fiskalische Aufarbeitung des Falles
a. Prüfung von Ein- und Auszahlungen in der Vergangenheit
b. Prüfung von Zinsansprüchen
3.
4. Kaufpreisrecherche
5. Prüfung der Rechtsanwaltsvergütung
6.
7.
8.
9.
a.
Recherche in Personenstandsurkunden anhand der Daten des Grundbuches
b.
c.
10. Vorbereitung der Auszahlung/ Hinterlegung zur Vorlage beim Justiziar
11. vollständige Prüfung des Sachverhaltes und Freigabe 
12. Auszahlung/ Hinterlegung 
13.
14. Abschluss der Akte und Archivierung
Sachbearbeiter
Justiziar
fiskalische Prüfung der Aufwendungen für das Grundstück anhand vorliegender 
Verträge (Kosten für die Hausverwaltung, zur Gefahrenabwehr etc.)
Sachbearbeiter
Ablaufbeschreibung: Bearbeitung eines Altfalles ohne Verwahrkonto
Sachbearbeiter
Justiziar
Sachbearbeiter
* stadtinterne Dokumente (bspw. Haushaltsbelege, Dokumente anderer Ämter 
(bspw. Bodensonderungsbescheid)) 
* Dokumente Dritter (bspw. Zahlungsnachweise, (Pacht-)Verträge, Versicherungs-
policen, Notarverträge)
Prüfung  und ggf. gerichtliche Geltendmachung von sonstigen Ansprüchen der Stadt 
Leipzig gegenüber den gesetzlichen Vertretenen oder Dritten (bspw aufgrund 
Aufwendungen der Stadt)
Sachbearbeiter            
Justiziar
Justiziar
Prüfung der Akten auf sonstige Schäden  / rechnerische Richtigkeit Sachbearbeiter
Justiziar
Sachbearbeiter
Sachbearbeiter
Justiziar
Korrespondenz mit bekannten Miteigentümern bzw. deren Bevollmächtigten u. a. im 
Falle der Geltendmachung von Ansprüchen gegenüber der Stadt Leipzig
weiterführende Recherche bei den Nachlassgerichten und sonstigen Behörden
Herstellen von Kontakten zu potentiellen Erben (Verwandten bzw. testamentarisch 
Bedachten) zur Abforderung von Unterlagen bzw. Anregung von Erbscheinsverfahren
Ermittlung der Vertretenen im Falle von Ansprüchen der Stadt oder bspw. 
festgestellten Zinsnachzahlungen
Vorbereitung Auszahlung/Hinterlegung von bspw. Zinsnachzahlungen oder sonstiger 
erforderlicher Korrekturen aus dem städtischem Haushalt
Sachbearbeiter
Korrespondenz mit den potentiellen Berechtigten bezüglich erfolgter Hinterlegung
Justiziar
21.00
Sachbearbeiter
Sachbearbeiter
Prüfung und ggf. gerichtliche Geltendmachung von öff.-rechtl. Regressansprüchen der 
Stadt Leipzig gegenüber den gesetzlichen Vertretenen oder Dritten
Sachbearbeiter            
Justiziar
Anlage 3 zu VI-Ifo-05555
Berichtzeitraum:
1.    Gesetzliche Vertretung - laufende Verfahren
noch zu 
bearbeitende 
Verfahren am 
01.01.
Zugänge Abgänge             noch zu 
bearbeitende 
Verfahren am 
31.12.
2012 bis 2015 170 8 162
2016 162 8 8 162
2017 162 21 28 155
2.    Gesetzliche Vertretung - Altfälle/Verwahrkonten
noch zu 
bearbeitende 
Verfahren am 
01.01.
Zugänge Abgänge             noch zu 
bearbeitende 
Verfahren am 
31.12.
2012 bis 2015 696 186 510
2016 510 3 31 482
2017   512 1) 11 33 490
3.    Verwahrkonten
noch zu 
schließende 
Verwahrkonten 
01.01.
geschlossene 
Verwahrkonten
noch zu 
schließende 
Verwahr-
konten 31.12.
2012 bis 2015 350 102 248
2016 248 23 225
2017 225 23 202
Statistik Gesetzliche Vertretung 
01.01.2017 - 31.12.2017
1) Im Rahmen einer Optimierung in den Sachgebieten: Abgleich der Fälle und Anpassung der 
Daten wegen erforderlicher Korrektur 
Anlage 4 zu VI-Ifo-05555 
Grafiken zur Statistik  
 
Übersicht Verwahrkonten 
Verwahrkonten insgesamt  350  
vor 01.01.2016 geschlossene Verwahrkonten  102  
2016 - geschlossene Verwahrkonten  23  
2017 - geschlossene Verwahrkonten  23  
noch zu schließende Verwahrkonten  202  
 
 
Übersicht Verfahrensabgänge 
 
SG 21.3 1 SG 21.3 2 
2016  8 31 
2017  28 33  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Übersicht Verwahrkonten 
vor 01.01.2016 geschlossene Verwahrkonten 
2016 - geschlossene Verwahrkonten 
2017 - geschlossene Verwahrkonten 
noch zu schließende Verwahrkonten 
0 10 20 30 40 50 60 70 
SG 21.31 
SG 21.32 
Übersicht Verfahrensabgänge 
2016 2017 
Anlage 5 zu VI-Ifo-05555 
 
Grafiken zur Statistik  
 
Noch auszuzahlender Betrag aus dem Verwahrbestand 1 
Restbetrag zum 31.12.2016 3.404.510,63 €  
Restbetrag zum 31.12.2017 3.198.783,97 €  
 
 
Auszahlungen nach Empfänger 2 
 
Erben  Hinterlegungen  Summe  
2016  123.232,91 € 314.936,68 € 438.169,59 € 
2017  30.46 3,15  € 171.72 6,42  € 202.189,57  € 
 
 
 
 
                                                           
1 Verwahrbestand zum jeweiligen Stichtag unter Berücksichtigung der unterjährigen Einzahlungen (bspw. 
Miete, Pacht, Korrekturbuchungen).  
2 Unberücksichtigt bleiben Auszahlungen unter anderem für Recherchekosten, Vertretervergütungen, Auskehr 
an den städtischen Haushalt etc. 
€3.050.000,00 
€3.100.000,00 
€3.150.000,00 
€3.200.000,00 
€3.250.000,00 
€3.300.000,00 
€3.350.000,00 
€3.400.000,00 
€3.450.000,00 
Restbetrag zum 31.12.2016 Restbetrag zum 31.12.2017 
Noch auszuzahlender Betrag aus dem 
Verwahrbestand 
€0,00 
€50.000,00 
€100.000,00 
€150.000,00 
€200.000,00 
€250.000,00 
€300.000,00 
€350.000,00 
Erben Hinterlegungen 
Auszahlungen nach Empfänger 
2016 2017