Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-Ifo-06793
Datum: 2019-09-02
Vorlagenart: Informationsvorlage

1/4
 
 
 
 
Informationsvorlage Nr. VI-Ifo-06793 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Information zur Kenntnis 
FA Allgemeine Verwaltung   Information zur Kenntnis 
FA Finanzen   Information zur Kenntnis 
Rechnungsprüfungsausschuss   Information zur Kenntnis 
DB OBM - Vorabstimmung    
Ratsversammlung  16.10.2019 Information zur Kenntnis 
 
 
Die Ratsversammlung nimmt das Konzept „Internes Kontrollsystem (IKS) in der 
Stadtverwaltung Leipzig“ zur Kenntnis. 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
Mit dieser Vorlage wird der Ratsbeschluss VI-A-03534 „Einführung eines Internen 
Kontrollsystems in der Stadtverwaltung Leipzig“ umgesetzt. Die Vorlage stellt die Bausteine 
des IKS, das Vorgehensmodell sowie die Umsetzung des IKS dar. Des Weiteren wird mit 
dieser Vorlage die Berichterstattung für die Führungsebenen der Verwaltung und den Stadtrat 
beschrieben. 
 
 
 
 
  

2/4
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen  x nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  nein x wenn ja, 
Beantragte Stellenerweiterung: 2,0 (im HH 2019 bereits 
berücksichtigt) Vorgesehener Stellenabbau:  
Beteiligung Personalrat x nein  ja, 
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses: 
 
- Entfällt -  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3/4
Sachverhalt:  
 
1. Anlass 
Mit Beschluss der Ratsversammlung vom 12.04.2017 (VI-A-03534) wurde die 
Stadtverwaltung beauftragt, ein Internes Kontrollsystem (IKS) auf Basis heute schon 
vorhandener Teile und Bausteine einzelner Dezernate und Ämter zu entwickeln. Zur 
Umsetzung des Beschlusses wurde entsprechend den Festlegungen der DB OBM vom 
20.03.2018 (I-Ifo-05080-DS-01) ein Projekt unter Federführung des Hauptamtes gebildet. Die 
dezernatsübergreifende Projektgruppe hat sich im Mai 2018 konstituiert. In der 
Projektgruppe wirken folgende Organisationseinheiten mit:  
 
Abbildung 1 – Zusammensetzung der Projektgruppe IKS 
Vom Geschäftsbereich II, Kommunalwirtschaft wurde kein Vertreter benannt.  
2. Strategische Ziele 
Ein wirksames internes Kontrollsystem unterstützt die Erreichung der strategischen Ziele in 
allen Bereichen der Verwaltung. 
3. Vorgehensmodell zum Internen Kontrollsystem 
Von der Projektgruppe IKS wurde gemeinsam mit der Hochschule Meißen ein 
Vorgehensmodell für die Systematisierung eines IKS entwickelt, welches in allen 
Organisationseinheiten zur Anwendung kommen soll. In 5 IKS-Schritten erfolgt die 
Umsetzung des IKS.  
 
 
4/4
Das in der Anlage beigefügte Konzept „Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung 
Leipzig“ stellt das Vorgehensmodell, die Vorgehensweise zur Umsetzung sowie die 
Berichterstattung vor.  
Das Vorgehensmodell wurde in sieben Bereichen der Verwaltung (dezernatsbezogen) 
anhand je eines Beispiels getestet. Die Erkenntnisse aus dieser Pilotierung sind in die 
Umsetzungskonzeption eingeflossen.  
 
4. Realisierungs-/Zeithorizont 
Die Umsetzung erfolgt nach Beschlussfassung durch den OBM entsprechend der in Punkt 
4.2 des Konzeptes beschriebenen Vorgehensweise. 
Als nächste Schritte sind geplant: 
 
- Erstellung einer Feinprojektplanung (u.a. Zeitplanung) für die erste Umsetzungsstufe 
- Informationsveranstaltungen zum Thema IKS  
- Unterstützung der Führungskräfte bei der Bearbeitung der Checkliste 
- Bei Bedarf Vorstellung der IKS-Konzeption in den Dezernaten und Ämtern/Referaten 
(Vorschlag: Präsentation in den jeweiligen Dienstberatungen der Bürgermeister und 
Amts-/ Referatsleiter) 
 
  
 
 
 
 
 
- Nur für den internen Gebrauch - 
Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) 
in der Stadtverwaltung Leipzig“
 
  
 
 
 
Dezernat Allgemeine Verwaltung, Hauptamt 
 
 
 
Inhaltsverzeichnis 
1 Einleitung: IKS-Grundverständnis ..................................................................... ......... 1 
2 Definition „Internes Kontrollsystem (IKS)“ aus Sicht der Stadtverwaltung ............. 5 
3 Vorgehensmodell für das IKS – 5 IKS-Schritte ......................................................... .. 8 
3.1  IKS-Schritt 1: Kontrollumfeld prüfen ................................................................. ....... 9 
3.2  IKS-Schritt 2: Priorisierung vornehmen................................................................ ...10  
3.3  IKS-Schritt 3: Prozessrisiken identifizieren ......................................................... ....11  
3.4  IKS-Schritt 4: Zielabweichungen abschätzen .........................................................12  
3.5  IKS-Schritt 5: Maßnahmen festlegen ................................................................... ...13  
4 Vorgehensweise zur Umsetzung ......................................................................... .......15  
4.1  Projektphasen ........................................................................................ ................15  
4.2  Umsetzung ............................................................................................ .................17  
4.3  Ressourcenabschätzung ................................................................................ ........20  
5 Berichterstattung zum IKS ............................................................................ .............21  
 
 
Abbildungsverzeichnis 
 
Abbildung 1: Einordnung IKS - Strategische und Operative Ebene .......................................  2 
Abbildung 2: Weiterentwicklung des Internen Kontrollsystems der Stadtverwaltung .............. 5 
Abbildung 3: 5 IKS-Schritte .......................................................................... ......................... 8 
Abbildung 4: Checkliste zum IKS-Schritt „Kontrollumfeld prüfen“ ........................................... 9 
Abbildung 5: Prozesslandkarte der IKS-relevanten Prozesse ...............................................11  
Abbildung 6: Tabelle „Risiko-/Kontrollzuordnung“ in ADONIS ...............................................12  
Abbildung 7: Beispiel einer Risiko-Kontrollmatrix .................................................... ..............13  
Abbildung 8: Prozess mit Risiko- und Kontroll-Darstellung ...................................................14  
Abbildung 9: Projektphasen ........................................................................... .......................15  
Abbildung 10: Inhalt der 1. Umsetzungsstufe .......................................................... .............17  
Abbildung 11: Inhalt der 2. Umsetzungsstufe .......................................................... .............18  
Abbildung 12: Prozess zur Umsetzung des IKS in der Stadtverwaltung ...............................19  
Abbildung 13: Einordnung IKS-Berichterstattung ....................................................... ...........21  
 
 
 
 
Abkürzungsverzeichnis 
ggf. 
IDW 
IKS 
gegebenenfalls 
Institut der Wirtschaftsprüfer  
Internes Kontrollsystem 
OE 
PS 
Organisationseinheit 
Prüfstandard 

 
1 
 
1 Einleitung: IKS-Grundverständnis 
Fehlerhafte Ermessensentscheidungen, die ungerechtf ertigte Verwaltungsleistungen be- 
gründen oder dem Bürger zustehende Leistungen verwe hren, nicht ausreichende Prüfungen 
bei der Ermittlung von Eigentümern, die zu hohen Sc hadensersatzforderungen führen, Kor- 
ruptionsvorwürfe bei öffentlichen Vergaben, die die  Reputation der Verwaltung schädigen, 
die Gefährdung des Kindeswohls durch unzureichende Maßnahmen oder auch „nur“ ein um- 
gestürzter Baum, der das Eigentum Dritter beschädig t, werfen Fragen zu Fehlverhalten, 
Schuld und mangelnder Kontrolle auf. Die Fragen, wa s „schief“ lief und wer verantwortlich 
ist, werden immer dann laut, wenn ein Ereignis mit negativen Folgen aufgetreten ist. Hier 
setzt das Interne Kontrollsystem (IKS) an – es soll  sich vorausschauend mit möglichen Risi- 
ken, Schadensfolgen und deren Vermeidung befassen. Ein internes Kontrollsystem ist somit 
die „erste Verteidigungslinie“ (First-Line-of-Defense1) zur Abwehr von Risiken, um Schäden 
zu vermeiden bzw. zu verhindern. Es kann dabei kein esfalls jedes Schadensereignis verhin- 
dern, aber in der Regel die Wahrscheinlichkeit des Eintritts bzw. die Schwere der Folgen 
abmildern. 2 
Eine einheitliche Definition zum Begriff „Internes Kontrollsystem“ existiert weder in der (wis- 
senschaftlichen) Literatur, noch in einschlägigen Normen.  
Laut der KGSt ist "ein internes Kontrollsystem die Gesamtheit aller prozessbezogenen und 
prozessunabhängigen Kontrollen, Maßnahmen und Regel ungen, die dazu bestimmt sind, 
gesetzte Ziele zu erreichen, insbesondere rechtmäßi ges und wirtschaftliches Verwaltungs- 
handeln zu sichern sowie das vorhandene Vermögen zu schützen." 3 
Alle Auslegungen des Begriffs „IKS“ finden einen gemeinsamen Nenner im Zweck eines IKS: 
Es soll die bestmögliche Nutzung von Ressourcen zur  ordnungsgemäßen Wahrnehmung 
öffentlicher Aufgaben unterstützen und Schäden verm eiden. IKS ist auch ein Ergebnis des 
Fürsorgeprinzips. Letztendlich dienen die Kontrollm echanismen dem Schutz der Anwender, 
dokumentieren Transparenz und führen zu einer höheren internen wie auch externen Akzep- 
tanz der Verfahren. 
Das Interne Kontrollsystem (IKS)  als ein ganzheitliches System umfasst dabei Kompo- 
nenten der Steuerung (internes Steuerungssystem) un d deren Überwachung (internes 
Überwachungssystem) auf operativer Ebene. 4 Das interne Überwachungssystem beinhaltet 
prozessintegrierte Sicherungsmaßnahmen und Kontroll en sowie prozessunabhängige Über- 
                                                
1 Three-Lines-of-Defense-Modell: Modell der drei Vert eidigungslinien zur systematischen Herangehensweise  an 
Risiken, die in Unternehmen und Organisationen auftreten können 
2 KGSt-Bericht 08/2014, Seite 7 
3 KGSt-Bericht Nr. 8/2014, Seite 8 
4 aus IDW PS 261 
 
2 
 
wachungsmaßnahmen, welche überwiegend vom Rechnungs prüfungsamt, Datenschutzbe- 
auftragten, Informationssicherheitsbeauftragten sow ie vom Anti-Korruptionskoordinator 
durchgeführt werden. Das Rechnungsprüfungsamt prüft  die Funktionsweise und die Umset- 
zung des IKS. Dabei ist das Rechnungsprüfungsamt vollkommen unabhängig und weisungs- 
frei. 
 
Das Interne Kontrollsystem ist nicht mit Risikomana gement gleichzusetzen , vielmehr 
ist es neben Risikofrühwarnsystem und Controlling a ls eine von drei Komponenten des 
kommunalen Risikomanagements zu sehen. Es geht beim  IKS daher allein um die Risikoin- 
ventarisierung und Früherkennung von Prozessrisiken  und die daraus folgenden Konse- 
quenzen für diese Prozesse auf operativer Ebene. 
Das Management gibt die strategische Zielrichtung vor und trifft für das IKS notwendige Ent- 
scheidungen bzgl. der Priorisierung von Aufgabenber eichen. Die Aufgabe des Internen 
Kontrollsystems ist es, die Prozessrisiken in der t äglichen Aufgabenwahrnehmung zu 
minimieren bzw. zu vermeiden. Der Fokus liegt hierbei in den Bereichen, die vom strategi- 
schen Management vorgegeben werden.  Diese Zielvorgaben und Entscheidungen sind Vo- 
raussetzung für die Leistungserbringung, die Überwa chung und Steuerung auf operativer 
Ebene und bedingen somit einen effektiven Regelbetr ieb, welcher im Umkehrschluss wiede- 
rum zur Erreichung der strategischen Ziele unerlässlich ist. 
 
 Abbildung 1: Einordnung IKS - Strategische und Operative Ebene 
 
Innerhalb der Ebenen agieren die Führungskräfte in unterschiedlicher Intensität. Sie wenden 
verschiedene Instrumente an, liefern für die System atisierung den notwendigen Input, opti- 

 
3 
 
mieren für sie relevante Aspekte innerhalb ihres Ve rantwortungsbereiches und sind verant- 
wortlich für die Partizipation der Bediensteten.  
Beim IKS geht es folglich nicht darum, Risiken im S inne einer strategischen Frühaufklärung 
(schwache Signale) zu identifizieren. Dies ist Aufg abe des Controllings im Rahmen eines 
übergreifenden Risikomanagements. Vielmehr geht es um die Identifizierung und Minimie- 
rung von operativen Prozessrisiken bei der tägliche n Aufgabenwahrnehmung, um ein recht- 
mäßiges und wirtschaftliches Verwaltungshandeln zu gewährleisten. 
 
IKS ist nicht neu in der Verwaltung, sondern Bestandteil des Führungshandelns: 
 
 Interne Kontrolle ist Bestandteil von Führung: 
Es ist die Aufgabe jeder Führungskraft, die in ihre r Verantwortung stehenden Prozesse 
rechtskonform und wirtschaftlich zu gestalten sowie  die Aufgabenwahrnehmung zu kontrol- 
lieren. Sie sind somit für das IKS in ihrem jeweili gen Organisationsbereich zuständig. Dies 
wird an verschiedenen Stellen in der Stadtverwaltung bereits hervorgehoben: 
 Die Führungsleitlinien 5 der Stadt Leipzig fordern: „…Wir (Führungskräfte) geben kla- 
re, erreichbare Ziele vor, unterstützen und kontrollieren die Zielerreichung…“ 
 Auch die Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung  (AGA) und die Dienstanwei- 
sung „Anti-Korruptions-Konzept“ betonen die Notwendigkeit der stetigen Kontrolle; 
Auszug aus der AGA: „…Im Rahmen dieser Verantwortun g müssen sie … Erfolgs- 
kontrolle ausüben, … im gesetzlich vorgegebenen Rah men das Mehr-Augen-Prinzip 
sicherstellen…“ 
 Ein Internes Kontrollsystem unterstützt Führung: 
Ein Internes Kontrollsystem ist kein Selbstzweck. E in IKS unterstützt die Führungskräfte da- 
bei, ihre Prozess- und Risikoverantwortung wahrzune hmen und dies nachweislich zu doku- 
mentieren.  
 
In jedem Bereich der Stadtverwaltung werden bereits  Methoden und Instrumente zur 
Kontrolle genutzt.  In einigen Ämtern gibt es explizite Vorgaben. Ange sichts der unter- 
schiedlichen Aufgaben in der Stadtverwaltung können  jedoch einzelne Instrumente oder 
Vorgaben zur Kontrolle nur eingeschränkt miteinande r verglichen oder gar angeglichen wer- 
den. 
Handlungsbedarf aus Sicht der Verwaltungsführung  besteht darin, die unterschiedlichen 
Methoden und Instrumente in eine Systematik für die Stadtverwaltung zu bringen und gleich- 
                                                
5 „Wir – für die Stadt! Führungsleitlinien der Stadt Leipzig“ 
 
4 
 
zeitig die Einhaltung von Grundprinzipien der Kontr olle sowie die Umsetzung fachunabhän- 
giger Anforderungen kritisch zu hinterfragen und ggf. zu verbessern. Die Verwaltungsführung 
setzt dabei mit ihrer Vorbildfunktion in Bezug auf das interne Kontrollsystem die entspre- 
chenden Grundlagen. 6 Auch der Stadtrat will die Wirksamkeit der Kontrol le stärken und hat 
die Verwaltung mit Beschluss Nr. VI-A-03534 vom 12. 04.2017 beauftragt, ein Internes Kon- 
trollsystem (IKS) zu etablieren. 
 
Mit dem Internen Kontrollsystem werden folgende Ziele verbunden: 
 Sicherung eines rechtmäßigen Verwaltungshandelns /  pflichtgemäße Ermes- 
sensausübung  
 Vermögensschutz / Verhinderung und Aufdeckung von Vermögensschädigungen 7 
 zielgerichtete, effiziente, stetige Aufgabenerfüll ung (Sparsamkeit / Effizienz) 
 Schutz von Leib und Leben / Fürsorge / Vorsorge ge genüber den Bürgern 
 Gleichbehandlung / Korruptionsprävention 
 Integrität (Korrektheit) 
 Vertraulichkeit 
 Fürsorgepflichten gegenüber den Bediensteten (Unte rstützung und Sicherheit für die 
Führungskräfte, Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) 
  
                                                
6 vgl. IDW PS 261 n. F. Tz. 30 
7 vgl. IDW PS 261 n.F. Tz. 19  
 
5 
 
2 Definition „Internes Kontrollsystem (IKS)“ aus Si cht der Stadtverwaltung 
In der Stadtverwaltung Leipzig gibt es bereits zahlreiche prozessunabhängige und prozessin- 
tegrierte IKS-Komponenten. Unter Berücksichtigung d ieser Komponenten soll für die Stadt- 
verwaltung Leipzig ein ganzheitliches prozessbezoge nes Internes Kontrollsystem systemati- 
siert, optimiert und dokumentiert werden. Das IKS bezieht sich dabei nicht ausschließlich auf 
die Rechnungswesen-bezogenen Prozesse, sondern bein haltet auch Maßnahmen für Ver- 
waltungsprozesse, die eine IKS-Relevanz aufweisen. 
Die Weiterentwicklung des Internen Kontrollsystems erfolgt auf 3 Ebenen:  
 
Abbildung 2: Weiterentwicklung des Internen Kontrollsystems der Stadtverwaltung 
 
 1. Ebene –  Systematisierung, Optimierung und Dokumentation vor handener IKS-
Komponenten: 
Einen wesentlichen Baustein für das IKS der Stadtverwaltung bildet die Systematisierung 
und Optimierung bereits vorhandener prozessintegrie rter IKS-Maßnahmen, die sich der- 
zeit verstärkt auf den Finanzbereich konzentrieren. Diese sollen optimiert, ggf. vereinheit- 
licht und – soweit sinnvoll – auf andere Bereiche ü bertragen werden. Nicht jede Maß- 
nahme eignet sich für alle Bereiche (z.B. Massenver fahren; Erfüllung weisungsfreier Auf- 
gaben). Sie können jedoch als „Hilfestellung“ bzw. im Sinne des Wissensmanagements 
anderen Organisationseinheiten als Beispiele dienen.  

 
6 
 
Folgende beispielhafte Maßnahmen sind in der Stadtverwaltung Leipzig bereits installiert. 
Es wurde keine Bewertung der einzelnen Maßnahmen vorgenommen.  
• Organisatorische Maßnahmen:  
Regelungen (Dienstanweisungen, interne Arbeitsanwei sungen); Befugnis-
Regelungen (z.B. in Stellenbeschreibungen); Organig ramme; Prozessbeschreibun- 
gen (verbal, grafisch); Funktionstrennungen, Vier-A ugen-Prinzip, Qualitätsmanage- 
mentsysteme, Vorgangskontrollsystem, interne Checklisten  
• Technische Maßnahmen: 
Berechtigungskonzepte in IT-Verfahren, Prüfroutinen, Software-Kontrollmechanismen 
(explicit controls, embedded controls), Workflows in Anwendungen 
 
Als Anlage 1 ist eine zusammengefasste Maßnahmen-Üb ersicht beigefügt, die sich aus 
den vorhandenen IKS-Maßnahmen der Organisationseinh eiten ergibt und welche zur 
Orientierung bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen behilflich sein kann. 
 
 2. Ebene - Projekte mit IKS-Bezug: 
Derzeit bereits in Umsetzung befindliche sowie neue  Projekte fördern das Thema IKS 
bzw. bedienen das IKS. Diese Projekte werden unter Federführung des jeweiligen Fach- 
amtes umgesetzt.  
Zu den Projekten mit IKS-Bezug gehören beispielsweise 
- Zentraler Rechnungseingang 
- Digitalisiertes Anordnungswesen 
- E-Vergabe. 
Ein wesentlicher neuer Baustein ist der Aufbau eine r Zentralen Vertragsdatenbank  zur 
Erfassung und Bewertung von Vertrags- und Leistungsbeziehungen.  
 
 3. Ebene – Detaillierte IKS-Betrachtung für priorisierte Aufgabenbereiche/Prozesse 
Neben der Systematisierung und Optimierung bereits vorhandener IKS-Komponenten ist 
für priorisierte Aufgabenbereiche eine detaillierte  Analyse der IKS-relevanten Prozesse 
vorgesehen. Diese Untersuchung erfolgt auf der Grun dlage einer risiko-orientierten Be- 
trachtung. 
 
 
 
7 
 
 Weiterentwicklung des Prozessmanagements: 
Da innerhalb des IKS die Betrachtung prozessualer R isiken im Mittelpunkt steht, ist das 
Prozessmanagement eine Grundlage für die Optimierun g des IKS. Das Interne Kontroll- 
system muss in das städtische Prozessmanagement 8 integriert werden, um eine kontinu- 
ierliche Steuerung und Überwachung der Prozesse zu gewährleisten. Ziel ist u.a. die 
Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). 
 
  
                                                
8 siehe auch Vorlage VI-DS-05085 „Methodik des städtischen Prozessmanagements“ 
 
8 
 
3 Vorgehensmodell für das IKS – 5 IKS-Schritte 
Für die Optimierung und Weiterentwicklung des Inter nen Kontrollsystems wurde ein Vorge- 
hensmodell entwickelt, welches in 5 IKS-Schritten  umgesetzt wird. Dabei wird der erste 
Schritt verwaltungsweit in allen Organisationseinheiten durchgeführt. Parallel dazu erfolgt die 
Priorisierung IKS-relevanter Aufgabenbereiche, welc he die Basis für die weiteren IKS-
Schritte 3 bis 5 bilden. 
 
Abbildung 3: 5 IKS-Schritte  
Damit erfolgt die Systematisierung des IKS in Anleh nung an das COSO-Modell als aner- 
kannter Prüfrahmen für IKS 9. Die 5 Komponenten nach dem COSO-Modell spiegeln s ich in 
der Gesamtkonzeption des IKS wider: 
• Kontrollumfeld:  IKS-Schritte 1und 2 (Punkt 3 der Konzeption) 
• Risikobeurteilung: IKS-Schritte 3 und 4 (Punkt 3 d er Konzeption) 
• Kontrollaktivitäten: IKS-Schritt 5 (Punkt 3 der Ko nzeption) 
• Information und Kommunikation:  Berichterstattung (Punkt 5 der Konzeption) 
• Überwachungsaktivitäten: Sachbearbeiter/-innen IKS   
 (Punkt 4 der Konzeption).   
                                                
9 vgl. Prüfstandard 982 des Instituts der Wirtschaftsprüfer – IDW PS 982 

 
9 
 
3.1 IKS-Schritt 1: Kontrollumfeld prüfen 
Das Kontrollumfeld ist das „Fundament“ eines IKS un d stellt den Rahmen dar, innerhalb 
dessen die Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zum IKS eingeführt und angewendet 
werden. Das Kontrollumfeld beeinflusst wesentlich d as Kontrollbewusstsein der Bedienste- 
ten. Ein günstiges Kontrollumfeld ist Voraussetzung für die Wirksamkeit des IKS. 10   
Ziel:   Prüfung der IKS-Grundlagen im betrachteten Aufgabenbereich anhand einer 
Checkliste  
Fokus:  IKS-Grundlage für alle Organisationseinheit en der Stadtverwaltung (Dezernat, 
Amt/Referat, Abteilung, Sachgebiet) schaffen 
Vorgehen:  
Um diesen IKS-Schritt verwaltungsweit durchzuführen , wurde eine Checkliste  mit vier The- 
menfeldern entwickelt (Anlehnung an COSO-Modell). J edes Themenfeld enthält spezifische 
Fragen, deren „Erfüllungsgrad“ von den Führungskräften zu beantworten ist. Die Führungs- 
kräfte dokumentieren mit der Bearbeitung der Checkl iste, dass sie ihren Kontrollpflichten 
nachkommen. Dies dient sowohl dem Schutz der Führun gskräfte, als auch dem Schutz der 
Bediensteten. 
Die Checkliste ist wie folgt strukturiert: 
 
Abbildung 4: Checkliste zum IKS-Schritt „Kontrollumfeld prüfen“ 
 
                                                
10  vgl. IDW PS 261 n. F. Tz. 30 

 
10 
 
Die Checkliste ist der Konzeption als Anlage 2 beigefügt.  
Bei der Bearbeitung der Checkliste ist der Rahmen f ür die Wahrnehmung der Aufgaben im 
Zuständigkeitsbereich der Führungskraft dahingehend  zu analysieren, ob und welche Me- 
thoden und Maßnahmen zur Kontrolle etabliert sind. Anhand grundlegender Fragen werden 
Maßnahmen zur Stärkung der Kontrolle mit hoher Breitenwirkung herausgearbeitet. 
Bereits etablierte IKS-Maßnahmen werden erfasst, gg f. weiterentwickelt und auf „Übertrag- 
barkeit“ auf andere Organisationseinheiten geprüft.  
Eine Tiefenanalyse des betrachteten Bereichs anhand von Prozessmodellen oder ähnlichem 
erfolgt hier nicht. 
Die Checkliste wird allen Führungskräften als Instr ument zur Überprüfung des Kontrollumfel- 
des zur Verfügung gestellt. Es werden Einführungsve ranstaltungen angeboten, in denen 
Zweck und Inhalt der Checkliste vermittelt werden. Bei der ersten Bearbeitung der Checkliste 
werden die Führungskräfte im Rahmen von Beratungsge sprächen 
 durch die zentralen IKS-
Sachbearbeiter/-innen unterstützt. 
Ergebnis des IKS-Schrittes 1 ist sowohl die ausgefü llte und ggf. mit Maßnahmen untersetzte 
Checkliste als auch die Beschreibung der in der Org anisationseinheit zu erfüllenden Aufga- 
benbereiche. 
Die Checkliste ist ein verpflichtendes Arbeitsinstrument der Führungskräfte, das im Zuge der 
Systematisierung des IKS eingeführt wird. Die Einfü hrung ist eine wichtige Voraussetzung 
dafür, dass auf Basis eines einheitlichen Verständn isses essentielle Grundlagen des IKS in 
allen Verwaltungseinheiten vorgehalten werden. 
 
3.2 IKS-Schritt 2: Priorisierung vornehmen 
Ziel:   Auswahl IKS-relevanter Aufgabenbereiche 
Fokus:  Priorisierung von Aufgabenbereichen anhand festgelegter Kriterien (Auswahl 
z.B. anhand des Finanzvolumens oder der Schlüsselprodukte) 
Vorgehen:  
IKS-Schritt 2 erfolgt parallel  zur Umsetzung von Schritt 1. Dabei wird festgelegt, welche Auf- 
gabenbereiche für die weitere IKS-Prüfung relevant sind.  
Da nicht alle Prozesse der Stadtverwaltung IKS geprüft sein müssen, ist eine entsprechende 
Priorisierung der Aufgabenbereiche und Prozesse erf orderlich. Im Rahmen dieses IKS-
Schrittes werden deshalb Kriterien für die Auswahl ausgearbeitet, um eine entsprechende 
risiko-orientierte Priorisierung vornehmen zu können. 
 
11 
 
Die Auswahlkriterien und die Ergebnisse der Prioris ierung werden nach erfolgter 
Feinkonzeption der DB OBM in einer folgenden Vorlage zur Bestätigung vorgelegt. 
Mit Unterstützung der zentralen IKS-Sachbearbeiter/-innen werden gemeinsam mit den Füh- 
rungskräften die wesentlichen Prozesse, mit denen d ie Leistungen in den fokussierten Auf- 
gabenbereichen erarbeitet bzw. die Ziele erreicht werden, identifiziert.  
Die identifizierten Prozesse werden zunächst auf Ebene der Prozesslandkarte im Geschäfts- 
prozessmanagement-Tool ADONIS dargestellt. Bei Beda rf werden die Prozesse bereits mo- 
delliert. 
Im Ergebnis des IKS-Schrittes 2 liegen Prozesslandkarten mit den IKS-relevanten Prozessen 
der priorisierten Bereiche vor: 
 
Abbildung 5: Prozesslandkarte der IKS-relevanten Prozesse 
 
3.3 IKS-Schritt 3: Prozessrisiken identifizieren 
Ziel:   Identifikation und Charakterisierung von Er eignissen oder Umständen, die 
geeignet sind, die Zielerreichung im betrachteten Prozess nennenswert zu be- 
hindern oder zu verhindern  
Fokus:  im IKS-Schritt 2 festgelegte Aufgabenbereic he bzw. Prozesse 
Vorgehen:  
Die im IKS-Schritt 2 identifizierten Prozesse werde n mit den Prozessverantwortlichen analy- 
siert und ggf. optimiert.  
In Workshops sollen dann mit den Führungskräften di e Risiken zu den IKS-relevanten Pro- 
zessen identifiziert, beschrieben, analysiert und bewertet werden.   
Gegebenenfalls werden prozessuale Risikokategorien gebildet. Risikokategorien und Bei- 
spiele zur Orientierung können sein: 

 
12 
 
- Fehler (z.B. fehlerbehaftete, unbeabsichtigte Hand lungen, nicht geregelte Pro- 
zesse, Fehlfunktion der IT) 
- Manipulation (z.B. schädigende, absichtliche Handl ungen, Vorteilsnahme, Beste- 
chung) 
- Verfügbarkeit von Ressourcen (z.B. nicht ausreiche nd Sachmittel oder Personal, 
ungeeignete örtliche Bedingungen)  
- Andere Akteure (z.B. Risiken anderer Organisations einheiten, fehlende Mitwir- 
kung des Antragstellers, Minderleistung durch Vertragspartner) 
 
Die Risiken werden am Prozess(-schritt) im Geschäft sprozessmanagement-Tool ADONIS 
dokumentiert: 
 
Abbildung 6: Tabelle „Risiko-/Kontrollzuordnung“ in ADONIS 
 
3.4 IKS-Schritt 4: Zielabweichungen abschätzen 
Ziel:  Abschätzung, welche Ziele in welchem Umfang nicht erreicht werden, falls die 
im IKS-Schritt 3 identifizierten Risiken eintreten 
Fokus:  Konsequenzen bei Risikoeintritt (Zielabweic hung) 
Vorgehen:  
Bei den im IKS-Schritt 3 identifizierten Risiken wi rd nun eingeschätzt, mit welcher Wahr- 
scheinlichkeit diese eintreten und welche Auswirkungen der Eintritt des Risikos hat.  
Die Zielkategorien werden in einem Bewertungsraster  in jeweils drei Stufen ausgeprägt, z.B. 
niedrig bis mittel, hoch und sehr hoch. Mit zunehme nder Erfahrung aus der Anwendung des 
IKS-Schrittes werden hierfür Beispiele zusammengest ellt. Zielkategorien zur Orientierung 
sind die unter Punkt 1 definierten Ziele. 

 
13 
 
Ergebnis des IKS-Schrittes 4 ist die Bewertung der identifizierten Risiken nach Eintrittswahr- 
scheinlichkeit und Auswirkung (z.B. Schadenshöhe) i n Form einer Risikolandkarte oder Risi- 
ko-Kontrollmatrix: 
 
Abbildung 7: Beispiel einer Risiko-Kontrollmatrix 
 
3.5 IKS-Schritt 5: Maßnahmen festlegen 
Ziel:   Festlegung von Maßnahmen, die geeignet sind ,  
o die Eintrittswahrscheinlichkeit der identifizierte n Risiken und /oder 
o die Konsequenzen bei Risikoeintritt (Zielabweichun g) 
zu verringern 
Fokus:  Zielabweichungen bei den im IKS-Schritt 2 f estgelegten Aufgabenbereichen 
bzw. Prozessen 
Vorgehen: 
Die Bewertung der Risiken (IKS-Schritt 4) bildet di e Grundlage für die Etablierung von Maß- 
nahmen.  
Innerhalb der Geschäftsprozesse sollen wirkungsvolle Maßnahmen oder Kontrollen installiert 
werden, welche die Risiken reduzieren, transformier en oder vermeiden. Es kann auch der 
Fall sein, dass Risiken bewusst getragen werden.  
Maßnahme-Kategorien und Beispiele zur Orientierung können sein: 
- Zusätzliche Maßnahmen (z.B. Umstrukturierungen, we itere Regelungen, Sensibi- 
lisierung der Bediensteten) 

 
14 
 
- Risiken übertragen (z.B. Versichern) 
- Risiken hinnehmen, insbesondere bei geringer Eintr ittswahrscheinlichkeit / Ziel- 
abweichung oder wenn keine zusätzlichen Maßnahmen denkbar bzw. Aufwand 
und Nutzen in keinem angemessenen Verhältnis stehen 
Die Dokumentation der Maßnahmen am Prozess(-schritt) erfolgt in ADONIS:  
 
Abbildung 8: Prozess mit Risiko- und Kontroll-Darstellung  
 
Grundsätzlich muss jede Organisationseinheit selbst die Entscheidung treffen, ob angesichts 
der identifizierten Risiken und daraus drohender Ko nsequenzen Maßnahmen ergriffen wer- 
den und wenn ja, welche. Die Entscheidung ist nachweislich zu dokumentieren.   
Risiken mit hoher oder sehr hoher Eintrittswahrsche inlichkeit bei gleichzeitig hoher 
oder sehr hoher Zielabweichung unterliegen dabei ei ner besonderen Beobachtung 
und zentralen Berichterstattung (u.a. bzgl. der zu ergreifenden Maßnahmen) durch die 
IKS-Sachbearbeiter/-innen.
11   
Die IKS-Sachbearbeiter/-innen verfügen über den erf orderlichen Gesamtüberblick, der ggf. 
notwendige Vergleiche innerhalb der Stadtverwaltung ermöglicht. Es werden generelle Emp- 
fehlungen zur Ableitung, Umsetzung und Evaluation v on Maßnahmen aufgezeigt. Beispiele 
liefern hierbei bereits etablierte IKS-Maßnahmen (v gl. Ziffer 2), deren Anwendung sich in 
anderen Organisationseinheiten als IKS-Maßnahme bewährt hat. 
Entscheidungen von Organisationseinheiten, die bei vergleichbaren Risiken / Konsequenzen 
erheblich von Maßnahmen anderer Bereiche abweichen,  sind durch die IKS-
Sachbearbeiter/-innen im Rahmen der Berichterstattu ng anzuzeigen. Zudem wird die Um- 
setzung von wesentlichen organisationsübergreifende n Verbesserungsmaßnahmen zentral 
über die Berichterstattung kontrolliert. 
  
                                                
11  IKS ist ein Element des Risikomanagements (vgl. Ziffer 1 der Vorlage, Abbildung 1). Bei drohenden Risiken von 
Bedeutung ist zu handeln. 

 
15 
 
Im Ergebnis der 5 IKS-Schritte  sind  
 mit der Checkliste die generellen Maßnahmen im Umf eld einer Organisationseinheit  
und  
 im Geschäftsprozessmanagement-Tool ADONIS (Prozess portal) die Risiken und Steue- 
rungsmaßnahmen (Kontrollen) zu den relevanten Aufgabenbereichen / Geschäftsprozes- 
sen  
umfassend dokumentiert  und von den Organisationseinheiten im Rahmen ihres  Aufgaben- 
bereiches abrufbar.  
 
4 Vorgehensweise zur Umsetzung 
4.1 Projektphasen 
Die Konzeption und ganzheitliche Systematisierung d es Internen Kontrollsystems erfolgt in 
drei Projektphasen: 
 
Abbildung 9: Projektphasen  
 
Für die Umsetzung wurden zwei Stellen bestätigt. Di ese sind derzeit im Hauptamt verortet 
und verantworten die in diesem Konzept festgelegte Vorgehensweise für die gesamte Ver- 

 
16 
 
waltung. Die zentralen IKS-Sachbearbeiter/-innen ge währleisten ein einheitliches und stan- 
dardisiertes Vorgehen in der Verwaltung bei der Durchführung der 5 IKS-Schritte.  
Die bestehende Projektgruppe  aus Vertretern aller Dezernate soll weitergeführt werden. Die 
Dezernatsvertreter fungieren hier als Multiplikator en in die Fachämter, sind Ansprechpartner 
für die Führungskräfte in den jeweiligen Organisati onseinheiten und wirken an der Fort- 
schreibung des IKS-Konzeptes mit. 
Eine erfolgreiche Umsetzung hängt maßgeblich von de r Vertrauens- und Fehlerkultur in der 
Verwaltung ab. Ein entsprechendes Bewusstsein in di esem Themenbereich muss durch In- 
formationsveranstaltungen und Schulungen bei allen Führungskräften und auch bei den Be- 
diensteten geschaffen werden. Um IKS wirksam umzuse tzen, muss die Bereitschaft vorhan- 
den sein, über den eigenen Anspruch und den persönlichen Umgang mit Fehlern sowie über 
eigene Voraussetzungen nachzudenken und Reflexion z uzulassen. Zu diesem Themenfeld 
werden bereits Schulungen vom Personalamt angeboten , die ggf. im laufenden Umset- 
zungsprozess weiter auszubauen sind. 
Wie bereits einleitend ausgeführt, unterstützt ein wirksames IKS die Führungskräfte bei der 
Wahrnehmung ihrer Führungsaufgabe. Kontrollmechanis men schaffen die notwendige 
Transparenz, schützen die Anwender und führen zu ei ner höheren Akzeptanz bei internen 
und auch externen Partnern. Hierdurch wird ein Mehrwert für alle Beteiligten erreicht. 
Die Projektphase 1 (Konzeption, Erprobung und Planung) ist mit Bestätigung des Konzeptes 
„Internes Kontrollsystems (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ in der DB OBM abgeschlos- 
sen. In der sich anschließenden Projektphase 2 (Pil otierung, Implementierung und Doku- 
mentation) werden nun die 5 IKS-Schritte durchgeführt.  
 
  
 
17 
 
4.2 Umsetzung 
Die 5 IKS-Schritte wurden in einer Erprobungsphase in sieben Bereichen der Verwaltung 
anhand je eines Beispiels getestet. Dabei hat es si ch als nicht zweckmäßig herausgestellt, 
zunächst in einigen wenigen Bereichen ein komplette s IKS bis auf Ebene von Prozess-
Schritten auszubauen, während andere Bereiche in den nächsten Jahren gar nicht betrachtet 
werden. Zielführender ist es, die Grundprinzipien eines IKS (entspricht den 4 Themenfeldern 
des IKS-Schrittes 1 „Kontrollumfeld prüfen“) flächendeckend in der Stadtverwaltung – also in 
jeder Organisationseinheit – entsprechend auszugest alten. Die Betrachtung der Prozess- 
ebene hinsichtlich einzelner Risiken ist erst dann sinnvoll, wenn das Kontrollumfeld ange- 
messen ausgestaltet ist. 
Die Implementierung der 5 IKS-Schritte erfolgt deshalb in zwei Umsetzungsstufen: 
 
1. Umsetzungsstufe  
In der ersten Umsetzungsstufe liegt der Fokus auf dem IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“, 
welcher in allen Organisationseinheiten (bis auf Sa chgebietsebene) durchgeführt wird sowie 
IKS-Schritt 2 „Priorisierung durchführen“, um die w eitere Umsetzung auf priorisierte Aufga- 
benbereiche zu fokussieren.  
 
Abbildung 10: Inhalt der 1. Umsetzungsstufe  
Begonnen wird mit den Querschnittsdezernaten Allgem eine Verwaltung und Finanzen, es 
folgen schrittweise die Fachdezernate.  
Mit der Umsetzung dieser Stufe wird die größte Breitenwirkung eines IKS erreicht, in dem mit 
der Checkliste IKS-Basismaßnahmen für alle Organisa tionseinheiten der Stadtverwaltung 
(ca. 500) 
12  angewendet werden.  
                                                
12  40 Ämter und Referate, ca. 120 Abteilungen, ca. 360 Sachgebiete 

 
18 
 
Der Umsetzungszeitraum ist von III/2019 bis III/202 0 avisiert. Durch die beiden IKS-
Sachbearbeiter/-innen wird eine parallele Unterstüt zung in mehreren Organisationseinheiten 
gewährleistet.  
Die Maßnahmen der 1. Umsetzungsstufe sind Grundlage eines funktionierenden IKS. Sofern 
das Kontrollumfeld angemessen ausgestaltet ist (IKS -Schritt 1) und durch die Priorisierung 
eine entsprechende Auswahl der zu betrachtenden Auf gabenbereiche (IKS-Schritt 2) getrof- 
fen wurde, kann die eigentliche IKS-Prüfung (IKS-Sc hritte 3 bis 5) für die priorisierten Aufga- 
benbereiche erfolgen.  
 
2. Umsetzungsstufe 
In der zweiten Umsetzungsstufe werden die IKS-Schri tte 3 bis 5 in den priorisierten Berei- 
chen durchgeführt. 
 
Abbildung 11: Inhalt der 2. Umsetzungsstufe 
Im Fokus der zweiten Umsetzungsstufe stehen entspre chend der durch die DB OBM bestä- 
tigten Auswahlkriterien die priorisierten Aufgabenbereiche . Einen möglichen Ansatz stel- 
len die Schlüsselprodukte  dar.  
Daneben sollten entsprechend der Ausrichtung eines IKS Rechnungswesen-bezogene 
Prozesse , z. B. der Prozess „Jahresabschluss“, sowie die mo dellierten und analysierten 
Prozesse im Projekt „Zentrale Vertragsdatenbank“ betrachtet werden. 
Die Stadtkasse 13  und die Stadtkämmerei 14  sind deshalb Pilotanwender. Die Querschnittspro- 
zesse dieser beiden Ämter wirken in alle Organisationseinheiten der Verwaltung. 
 
 
                                                
13  Produkt 111302 – Kassen- und Rechnungswesen, Vollstreckung 
14  Produkte 111301 - Haushalts- und Finanzmanagement, 111303 - Veranlagung von Steuern und steuerlichen 
Nebenleistungen, 611001 - Steuern, allgemeine Zuweis ungen, allgemeine Umlagen, 612001 - Sonstige allgeme i- 
ne Finanzwirtschaft 

 
19 
 
Sofern sich bei der Bearbeitung der Checkliste im I KS-Schritt 1 kurzfristig Handlungsbedarf 
in bestimmten Aufgabenbereichen ergibt, der eine Pr üfung nach den IKS-Schritten 3 bis 5 
erforderlich macht, werden diese vorgezogen. Eine gewisse Flexibilität bei der Ausgestaltung 
des IKS ist gegeben.   
Der Beginn der Umsetzungsstufe 2 ist abhängig vom U msetzungsstand der Stufe 1 und soll 
voraussichtlich im IV. Quartal 2019 mit den entsprechenden Pilotbereichen beginnen. 
 
Die geplante Umsetzung zeigt zusammenfassend die nachfolgende Grafik: 
 
Abbildung 12: Prozess zur Umsetzung des IKS in der Stadtverwaltung 
  

 
20 
 
4.3 Ressourcenabschätzung 
Eine Ressourcenabschätzung kann derzeit nur für die  Umsetzung des IKS-Schrittes 1 „Kon- 
trollumfeld prüfen“ erfolgen.  
Der Zeitbedarf für die erste Beschäftigung mit dem Thema IKS über die erstmalige Bearbei- 
tung der Checkliste bis zur Abstimmung der Maßnahme n zur Verbesserung des Kontroll- 
rahmens mit der übergeordneten Führungskraft wird insgesamt mit ca. 8 Stunden über einen 
Zeitraum von einigen Wochen eingeschätzt. Hierbei w ird auf eine Führungskraft auf Ebene 
der Sachgebietsleitung bzw. Abteilungsleitung in einem großen Amt abgestellt.  
Mit den im Konzept beschriebenen 5 IKS-Schritten wird ein Ablauf für die Verwaltung festge- 
legt, der den Führungskräften eine effektive Prüfun g ihrer Prozesse anhand von Checklisten 
und Kriterienkatalogen ermöglicht und so mehr Sicherheit und Transparenz schafft.    
Die Entwicklung und Umsetzung fehlender IKS-Maßnahmen ist gesondert zu betrachten und 
erfordert weitere Ressourcen. Dies gilt auch für di e Überwachung der Umsetzung der Maß- 
nahmen. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um neu e bzw. zusätzliche Aufgaben, die sich 
aus dem Ausbau eines Internen Kontrollsystems ergeb en. Es ist Aufgabe einer jeden Füh- 
rungskraft Kontrollen durchzuführen. Neu ist die Ar t und Weise der Dokumentation der Kon- 
trollmaßnahmen.  
Nach 12 Monaten soll die Checkliste erneut bearbeitet werden. Hierbei wird auf dem vorheri- 
gen Bearbeitungsstand aufgebaut. Im Wesentlichen we rden Änderungen der Rahmenbedin- 
gungen oder im zurückliegenden Zeitraum aufgetreten e Fehler zu analysieren sein. Der 
Zeitbedarf für die Bearbeitung der Checkliste ist entsprechend deutlich geringer. 
Im Rahmen der Vorbereitungen zur Bearbeitung der Ch eckliste beschäftigt sich jede Füh- 
rungskraft auch mit den Aufgabenbereichen. Insofern  wird hier die Grundlage für die Durch- 
führung des IKS-Schrittes 2 gelegt.  
Für die weiteren IKS-Schritte 3 bis 5 kann keine al lgemeingültige Ressourcenabschätzung 
erfolgen. Diese ist abhängig von der Anzahl und Kom plexität der zu betrachteten Aufgaben- 
bereiche / Prozesse je Organisationseinheit. 
  
 
21 
 
5 Berichterstattung zum IKS 
„Da ein internes Kontrollsystem – Aufbau, Betrieb, Optimierung des Systems – Führungsauf- 
gabe ist, ist eine stetige Rückkopplung zwischen Ve rwaltungsführung und der dezentral ver- 
antwortlichen Führungskraft notwendig.“ 15  Auch im COSO-Modell ist die Information der Lei- 
tung ein wesentliches Element. 
Insofern erfolgt eine Berichterstattung zur Verwalt ungsführung und zum Stadtrat im Sinne 
des Stadtratsbeschlusses VI-A-03534 vom 12.04.2017.  Die Berichte werden durch die bei- 
den zentralen IKS-Sachbearbeiter/-innen erstellt.  
Zum IKS wird an den Stadtrat jährlich in kompakter Form berichtet. Die Berichterstattung 
erfolgt:  
 über die Systematik, den Umsetzungsfortschritt und  über Anpassungen, die sich ggf. aus 
der laufenden Umsetzung ergeben haben 
 als zusammenfassende Gesamtauswertung der vier The menfelder der Checkliste zum 
IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“: Grundsätzlich erfolgt keine Einzelauswertung, son- 
dern es wird über Maßnahmen, die verwaltungsweit etabliert werden, sowie organisati- 
onsübergreifende Maßnahmen berichtet. Die Themenfelder sprechen insbesondere die 
Dienstleistungen der Querschnittsbereiche der Verwaltung an und sind deshalb wichtige 
Voraussetzung für eine effektive interne Kontrolle in den Fachämtern. Von den IKS-
Sachbearbeitern/-innen erfolgt keine fachliche Beurteilung der einzelnen Maßnahmen. 
Die inhaltliche Verantwortung liegt im Fachamt.  
Mit der Durchführung der IKS-Schritte 3 bis 5 (2. Umsetzungsstufe) wird die Berichterstat- 
tung entsprechend erweitert. 
 
Abbildung 13: Einordnung IKS-Berichterstattung   
                                                
15  aus KGSt-Bericht Nr. 8/2014, Ziffer 2.2 

 
22 
 
 
Anlage 1 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystems (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Vorhandene IKS-Maßnahmen -  
 
 1 
 
Katalog „Allgemeine IKS-Maßnahmen“ 
 
Prozessintegrierte Organisatorische Sicherungsmaßnahmen 
 Dienstanweisungen, Arbeitsanweisungen, Handlungsan weisungen, interne Regelun- 
gen, Leitlinien, Handbücher 
 Arbeitsplatzbeschreibungen 
 Befugnisregelungen (Bsp.: Anordnung, Feststellung,  Unterschriften, Auszahlung) 
 Vertretungsregelungen/Vertretungsübersicht 
 Funktionstrennungen 
 4-Augen-Prinzip 
 Prozessbeschreibungen, -modellierungen 
 Rollen- und Berechtigungskonzept/Festlegung von Zu griffsrechten 
 Sicherheitskonzept 
 Schutzkonzept 
 Organigramme 
 Coaching, Training (Umgang mit Bürgern, Gefahren, besonderen Situationen) 
 Dokumente zur Nachweisführung 
 Dokumente/Übersichten zur Sicherung und Kontrolle der korrekten Aufgabenwahr- 
nehmung (Aufgabenpläne, Maßnahmepläne, Dienstpläne, Personaleinsatzpläne, Ter- 
minpläne, Wiedervorlagelisten, Leistungsdokumentationen, Berichte, Statistiken) 
 Festlegung und Dokumentation von Standards, Verfah rensabläufen, Vorgaben in Be- 
zug auf die Aufgabenwahrnehmung 
 Einarbeitungsplan für neue Bedienstete 
 Fortbildungsmöglichkeiten, Fortbildungsmanagement 
 Regelungen Informationsfluss  
 Fallbesprechungen 
 
Prozessintegrierte Kontrollen 
 IT-gestützte/automatisierte Kontrollen/Sicherungsm aßnahmen (Bsp.: Eingabe- und Plausi- 
bilitätskontrollen, Protokollierungen, Verarbeitungskontrollen, Workflows, logischer Zu- 
griffsschutz) 
 Automatisierte Kontrollberichte (Reports) 
 Manuelle Kontrollen (Bsp.: Kassenprüfung Handkasse n, Belegkontrolle, Prozessüberwa- 
chung, Stichproben, Überprüfen Aufgabenwahrnehmung entsprechend APB, Aktenkontrol- 
le, Terminkontrolle, Kostenkontrolle, Kennzahlenkontrolle, Kontrolle Projekterfüllung, Prü- 
fung und Wartung von Systemen/Geräten, Überwachung Fördermittel, Physische Verifizie- 
rung von Beständen, Einzelfall-/Sonderprüfungen) 
 Fristenkontrolle mittels Fristenbuch oder Vertrags controlling 
 Überwachung Haushalt 
• Haushaltsüberwachungsliste 
• Kontrolle Haushaltskennzahlen 
 Spezielle Kontrollinstrumente: 
• Checklisten/Prüflisten/Fragebögen 
• Risiko-Kontroll-Matrix 
 Prüfplan (inhaltliche und terminliche Prüfplanung - prozessbezogen) 
Anlage 1 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystems (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Vorhandene IKS-Maßnahmen -  
 
 2 
 
Spezielle Ämterbezogene Maßnahmen: 
 Vorgangskontrollsystem  
 Zentrales Vergleichsregister 
 Jährlicher Aufgabenplan 
 Audits durch Externe 
 Qualitätsmanagementsystem 
Anlage 2 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
 1 
 
1 Vorbemerkungen zur Checkliste 
1.1 Struktur der Checkliste 
Die Checkliste ist in die nachfolgend dargestellten Abschnitte untergliedert. Es wird emp- 
fohlen, die angegebene Reihenfolge bei der Bearbeitung der Checkliste einzuhalten. 
 
1.2 Vorbereitung zur Bearbeitung der Checkliste 
Vor der Bearbeitung der Checkliste ist der Rahmen für die Wahrnehmung der Aufgaben 
im betrachteten Bereich zu analysieren. Dieser Rahmen wird typischerweise durch ein 
Organigramm, eine Liste der Aufgaben, die im betrachteten Bereich wahrzunehmen sind, 
die zugehörigen (Schlüssel-)Produkte, durch Rechtsgrundlagen, Arbeits- oder Dienstan- 
weisungen und durch Partner, mit denen bei der Aufgabenerledigung zusammenzuarbei- 
ten ist, umrissen. 
Beispiel 
 

Anlage 2 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
 2 
 
Mit dem IKS werden verschiedene Ziele verbunden, die gleichzeitig auch Grundwer- 
te/Normen des Verwaltungshandelns darstellen:  
a. Sicherung eines rechtmäßigen Verwaltungshandelns  / pflichtgemäße Ermes- 
sensausübung 
b. Vermögensschutz / Verhinderung und Aufdeckung vo n Vermögensschädigungen 
c. zielgerichtete, effiziente, stetige Aufgabenerfü llung (Sparsamkeit / Effizienz) 
d. Schutz von Leib und Leben / Fürsorge / Vorsorge gegenüber den Bürgern 
e. Gleichbehandlung / Korruptionsprävention 
f. Integrität (Korrektheit) 
g. Vertraulichkeit 
h. Fürsorgepflichten gegenüber den Bediensteten (Un terstützung und Sicherheit für 
die Führungskräfte, Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) 
 
Innerhalb eines betrachteten Bereichs mit mehreren Aufgabengebieten können unter- 
schiedliche Ziele von besonderer Relevanz sein. Die besondere Relevanz kann sich aus 
den Rechtsgrundlagen, der Art der Leistungserbringung oder der Intensität der Zusam- 
menarbeit mit anderen ergeben. 
Beispiele 
• Im Melde-, Pass- und Personalausweiswesen sind die  Ziele des normenkonformen 
Handelns (durch Bundesrecht gebundenes Handeln), der Integrität (Meldedaten müs- 
sen die Wirklichkeit korrekt wiedergeben) und der Vertraulichkeit (Kenntnisnahme von 
Meldedaten nur durch berechtigte Stellen) von besonderer Relevanz. 
• Beim Abschluss von Verträgen z.B. durch die Liegen schaftsverwaltung oder bei der 
Zulassung und Zuweisung eines Standplatzes auf einem Spezialmarkt durch das 
Marktamt sind die Ziele der pflichtgemäßen Ermessensausübung, der Gleichbehand- 
lung / Korruptionsprävention und des Vermögensschutzes besonders hervorzuheben. 
Bitte wählen Sie die für Ihre Aufgabengebiete zutreffenden besonders hervorzuhebenden 
Ziele/Grundwerte aus, tragen Sie bitte jeweils das zugehörige (Schlüssel-)Produkt ein 
(Produktnummer) und geben Sie bitte an, ob Prozess-Modellierungen vorliegen (Ja/Nein). 
Bei der Angabe der Aufgabengebiete kann sich an den jeweiligen Produktleistungen ori- 
entiert werden. 
Produkt -
bezug 
(Nr.)  
Leistung/Aufgabenbereich  
 
Besonders hervorzuhebende 
Ziele/Grundwerte  
Prozess -
Modellierung 
vorhanden? 
  Wählen Sie ein Element aus.  
 
Wählen Sie ein Element aus.  
 
Wählen Sie ein Element aus.  
 
Wählen Sie 
ein Element 
aus. 
 
Anlage 2 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
 3 
 
Produkt -
bezug 
(Nr.)  
Leistung/Aufgabenbereich  
 
Besonders hervorzuhebende 
Ziele/Grundwerte  
Prozess -
Modellierung 
vorhanden? 
  Wählen Sie ein Element aus.  
 
Wählen Sie ein Element aus.  
 
Wählen Sie ein Element aus.  
Wählen Sie 
ein Element 
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Vor der Bearbeitung der Checkliste sollten alle vorgenannten Informationen hinreichend 
detailliert und aktuell zusammengestellt werden. Sofern eine Prozesslandkarte für den 
betrachteten Bereich vorliegt, sollte auch diese hinzugezogen werden. 
Zudem ist es von sehr hoher Wichtigkeit, dass sich vor der Bearbeitung der Checkliste im 
Rahmen eines Beratungsgespräches 
 bereits intensiv mit den einzelnen Fragestellungen 
vertraut gemacht wird, um gegebenenfalls die zur Beantwortung erforderlichen Informati- 
onen vorab zusammenzutragen. 
1.3 Maßnahmen zur Verbesserung des Kontrollrahmens 
Die Bearbeitung der Checkliste zielt darauf ab, bestehende Methoden und Instrumente 
zur Kontrolle im betrachteten Bereich kritisch zu hinterfragen und Maßnahmen zur Ver- 
besserung des Kontrollrahmens abzuleiten. 
Es steht grundsätzlich in der eigenen Verantwortung und auch im eigenen Interesse der 
Führungskraft, dass die identifizierten Verbesserungsmaßnahmen auch umgesetzt wer- 
den. 
Nicht jede Verbesserungsmaßnahme wird jedoch durch eine Sachgebietsleitung oder 
eine Abteilungsleitung allein zu bewerkstelligen sein. In einigen Fällen wird auch die Mit- 
wirkung anderer Organisationseinheiten im Amt oder der Querschnittsämter (Hauptamt, 
Personalamt, Rechtsamt, Stadtkämmerei, Stadtkasse) notwendig sein. 
Anlage 2 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
 4 
 
Angesichts dieser Tatsachen und mit Blick auf die Gesamtverantwortung für ein Amt ist 
die Amtsleitung, ggf. der Dezernatsbereich, in die Planung und Umsetzung von Verbesse- 
rungsmaßnahmen einzubeziehen.  
1.4 Dokumentation und Berichtswesen 
Die Ergebnisse der Bearbeitung der Checkliste und die dazu angestellten Überlegungen 
sollen nachvollziehbar dokumentiert werden.  
Die abgeleiteten Maßnahmen zur Verbesserung des Kontrollrahmens sind ebenfalls zu 
dokumentieren. Deren Umsetzung ist gesondert nachzuhalten. 
Die Gesamtverantwortung für ein wirksames IKS liegt beim Oberbürgermeister. Die Bür- 
germeister sind zuständig, dass ein geeignetes IKS eingerichtet ist und für die Überwa- 
chung des IKS verantwortlich. Die Beigeordneten/ Amts-/ Abteilungs-/ Sachgebietslei- 
tungen sind für das IKS in ihrem jeweiligen Organisationsbereich zuständig und haben 
dafür Sorge zu tragen, dass die notwendigen Kontrollen durchgeführt werden.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Anlage 2 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
 5 
 
2 Checkliste „Kontrollumfeld prüfen“ 
2.1 Grundwerte, Kontroll- und Fehlerkultur 
Für die Bearbeitung dieses Abschnitts sind zunächst die in der Allgemeinen Dienst- und 
Geschäftsanweisung (AGA) allgemeingültig formulierten Grundwerte des Verwaltungs- 
handelns (AGA Abschnitt 1.1) und Grundsätze des dienstlichen Verhaltens (AGA Ab- 
schnitt 2.1) sowie die vorab identifizierten besonders hervorzuhebenden Ziele von Bedeu- 
tung. 
Zudem konkretisieren bzw. ergänzen besondere Dienstanweisungen (z.B. DA 17/2014 
Verbot der Annahme von Vorteilen durch Bedienstete der Stadt Leipzig, DA38/2012 Anti-
Korruptions-Konzept) und Leitlinien (Führungsleitlinien, Leitlinie Informationssicherheit 
und Datenschutz) sowie amtsinterne Regelungen/Arbeitsanweisungen die allgemeingülti- 
gen Grundwerte der AGA. 
 
Frage  1 - Grundwerte  
Stellen Sie regelmäßig sicher, dass Ihre Bediensteten mit der AGA und den darin beschriebenen 
allgemeingültigen Grundwerten sowie mit den ergänzenden Dienstanweisungen, Leitlinien und 
amtsinternen Regelungen  vertraut sind? 
☐ Ja ☐Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (vorhandene Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Besc hreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
• - 
• - 
• - 
• - 
☐ 
☐ 
☐ 
☐ 
 
  
Anlage 2 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
 6 
 
Frage  2 – Überprüfung der Einhaltung  der Grundwerte  
Überprüfen Sie regelmäßig die Einhaltung der allgemeingültig formulierten Grundwerte der AGA 
sowie der besonders hervorzuhebenden Ziele an Einzelfällen? 
 
Beispiele 
• Prüfung durch Mitzeichnung, Stichprobenprüfung, ab er auch Kontrolle der Umset- 
zung/Einhaltung vorgegebener Schutzmaßnahmen 
• Im Rahmen des Vorgangskontrollsystems des Ordnungs amts überprüft die für das Melde-, 
Pass- und Personalausweiswesen zuständige Abteilungsleitung regelmäßig Stichproben be- 
züglich des Verwaltungsakts „Bewilligung/Ablehnung des Antrages auf Auskunftssperre“. 
• Für die Grundwerte des rechtmäßigen Verwaltungshan delns und der pflichtgemäßen Ermes- 
sensausübung gibt die Bearbeitung von Widersprüchen regelmäßig Anlass, die Einhaltung 
dieser Grundwerte bei der Bearbeitung generell zu überprüfen. 
• Die Zulassung und Zuweisung eines Standplatzes auf  einem Spezialmarkt wird nicht durch 
einen Bediensteten (allein) vorgenommen, sondern in einem mehrstufigen Verfahren mit 
Gremienbeteiligung unter Mitwirkung der Führungskraft entschieden. Die regelmäßige Über- 
prüfung ist im Bearbeitungsprozess integriert. 
• Der Umgang mit Bürgern wird in regelmäßig stattfin denden Coachings überwacht und somit 
der Grundwert der Bürgerfreundlichkeit berücksichtigt 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
• - 
• - 
• - 
• - 
☐ 
☐ 
☐ 
☐ 
 
 
 
  
Anlage 2 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
 7 
 
Das Hervorheben von Grundwerten, Festlegungen zu deren Schutz oder Überprüfungen 
an Einzelfällen durch die Führungskraft können nicht ausschließen, dass Fehler gemacht, 
Vorgaben nicht eingehalten oder Ziele nicht erreicht werden. Es liegt auch in der Verant- 
wortung jedes einzelnen Bediensteten, mit Fehlern oder unerwünschten Ergebnissen an- 
gemessen umzugehen. Der Führungskraft kommt hier die Aufgabe zu, die Fehlerkultur, 
also die Art und Weise, wie mit Fehlern und deren Konsequenzen umgegangen wird, zu 
gestalten. Dies ist eine große Herausforderung. Dennoch sollte in jedem Bereich die 
Chance genutzt werden, aus Fehlern zu lernen (Fehlerkultur). 
Frage  3 - Fehlerkultur  
Wird regelmäßig gegenüber den Bediensteten kommuniziert, wie mit eigenen Fehlern oder mit 
Fehlern anderer Bediensteter, von denen ein Bediensteter Kenntnis erlangt, umzugehen ist? 
 
Beispiel: 
• Anonymer Briefkasten 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wie werden die vereinbarten Maßnahmen durchgesetzt? 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).  
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
• - 
• - 
• - 
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Anlage 2 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
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2.2 Organisationsstruktur 
Im zweiten Abschnitt sind die strukturellen Festlegungen zum betrachteten Bereich dahin- 
gehend zu überprüfen, ob diese den grundsätzlichen Anforderungen eines IKS gerecht 
werden. Es geht um die Frage, ob bzw. wie das Fehler- und Konfliktpotential, das einer 
Aufgabenbearbeitung innewohnt, von vornherein eingedämmt und Kontrollen gleich in 
den Bearbeitungsprozess integriert werden können. 
Frage 4 – Organisatorische Regelungen   
Sind die entsprechenden Zuständigkeiten, Vertretungsregelungen und die Befugnisse der Be- 
diensteten für die zu erfüllenden Aufgaben im betrachteten Bereich (z.B. Entscheidung, Zeich- 
nung, Anordnung, Feststellung, etc.) lückenlos, überschneidungsfrei und aktuell* in Arbeitsplatz- 
beschreibungen oder sonstigen Regelungen festgelegt und dokumentiert? 
 
Beispiele 
• Im Rahmen einer Stellenneubesetzung wurde die zuge hörige Arbeitsplatzbeschreibung kürz- 
lich auf Vollständigkeit geprüft und aktualisiert. 
• Beim Ausfüllen dieser Checkliste fiel auf, dass ei nige Arbeitsplatzbeschreibungen mehr als 10 
Jahre alt sind, obwohl dem Arbeitsplatzinhaber zwischenzeitlich weitere Aufgaben übertragen 
und Rechtsgrundlagen geändert wurden. 
• Beim Ausfüllen dieser Checkliste fiel auf, dass di e Vertreterregelungen nicht vollständig, aktu- 
ell und transparent dokumentiert sind. 
 
*Eine Arbeitsplatzbeschreibung wird als aktuell angesehen, wenn sie innerhalb der vergangenen 
36 Monate aktualisiert oder nachvollziehbar auf Aktualisierungsbedarf hin überprüft wurde. 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Sind die Arbeitsplatzbeschreibung ergänzende Regelungen für die Bediensteten zugänglich? (z.B. 
Vertreterübersicht, Befugnisregelung) 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
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„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
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Bei der Bearbeitung komplexer Aufgaben kann es zu Konflikten kommen, etwa weil unter- 
schiedliche fachliche Anforderungen auszutarieren sind. Auch verschiedenen Aufgaben- 
typen wohnt Konfliktpotential inne, z. B.: 
 
- Sachbearbeitung vs. Überwachung der Sachbearbeitun g, 
- Prüfung vs. Anordnung einer Rechnung oder 
- Abschluss vs. Vollzug eines Vertrags. 
Das Prinzip der Funktionstrennung fordert, dass Aufgaben mit Konfliktpotenzial nicht 
demselben Aufgabenträger zugeteilt werden. Doch nicht in jedem Fall kann das Prinzip 
der Funktionstrennung strikt eingehalten werden, z.B. in Organisationseinheiten mit weni- 
gen Bediensteten oder in dem Fall, dass die Sachgebietsleitung anteilig auch Sachbear- 
beitung zu erledigen hat. In diesem Fall sollte der Umgang mit dem verbleibenden Kon- 
fliktpotential geregelt werden. 
Frage  5 - Prinzip der Funktionstrennung  
Ist das Prinzip der Funktionstrennung im betrachteten Bereich gewahrt? 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
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Anlage 2 zum Konzept  
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
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Unabhängig von der Funktionstrennung fordert das Vier-Augen-Prinzip, dass wichtige 
Entscheidungen nicht von einem einzelnen Bediensteten getroffen werden. Auch fehler- 
anfällige wichtige Tätigkeiten sollen nicht von einem einzelnen Bediensteten durchgeführt 
werden. 
Frage  6 - Vier -Augen -Prinzip  
Ist das Vier-Augen-Prinzip im betrachteten Bereich (für wichtige Entscheidungen) gewahrt? 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
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„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
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Für die Erledigung vieler Aufgaben ist mit anderen Bereichen der Verwaltung oder Exter- 
nen zusammenzuarbeiten. Das umfasst z.B. andere Sachgebiete im selben Amt, andere 
Ämter oder Behörden anderer Gebietskörperschaften (Kommunen, Land, Bund) sowie 
externe Dienstleister. Die Formen der Zusammenarbeit sind vielfältig: vom Austausch von 
Informationen, über fachliche Stellungnahmen, Zuarbeiten und Zusammenwirken bis hin 
zur Fachaufsicht ist vieles denkbar. Wenn die Erledigung der eigenen Aufgaben auch von 
der Leistungserbringung durch andere Bereiche abhängt, findet normalerweise ein Aus- 
tausch über Einzelfälle statt. Aber ein Austausch grundsätzlich über die Art und Weise der 
Zusammenarbeit und eine diesbezügliche Überprüfung ist ebenso angezeigt. 
 
Frage  7 - Zusammenarbeit  
Findet mit anderen Bereichen der Verwaltung, mit denen für die Aufgabenerledigung im betrachte- 
ten Bereich zusammengearbeitet wird, ein regelmäßiger Austausch über die Art und Weise der 
Zusammenarbeit und eine Überprüfung der Zweckmäßigkeit des Verfahrens statt? 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
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„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
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2.3 Personelle Bedingungen 
In diesem Abschnitt liegt der Fokus auf den Bediensteten. Um eine lückenlose und ord- 
nungsgemäße Aufgabenwahrnehmung gewährleisten zu können, ist die Einarbeitung 
neuer Bediensteter von hoher Wichtigkeit. 
Frage 8 – Einarbeitung neuer Bediensteter  
Werden neue Bedienstete systematisch eingearbeitet? 
 
Beispiele 
• In einem Amt gibt es in Ergänzung zu der Onboardin g-Mappe des Personalamtes eine Will- 
kommensmappe mit grundlegenden Informationen zum Amt, zu den Aufgabengebieten, zu 
den Rechten und Pflichten eines Bediensteten und zu Ansprechpartnern für verschiedene 
Fragen. 
• In einem Sachgebiet mit besonderen Anforderungen a n die Integrität (Korrektheit) werden die 
Befugnisse zur selbstständigen Bearbeitung und Zeichnung einfacher oder komplizierter Fälle 
durch den neuen Bediensteten stufenweise nach einem Einarbeitungsplan übertragen. Dafür 
lädt die Sachgebietsleitung oder die Abteilungsleitung den neuen Bediensteten 2-3 Mal in den 
ersten 3 Monaten gesondert ein, um Fragen zu beantworten, das Verständnis zu überprüfen 
und die weitere Einarbeitung zu besprechen. 
• In einem Amt können neue Bediensteten in den versc hiedenen Fachbereichen hospitieren. 
Somit erlangen sie einen groben Gesamteindruck über die Aufgaben des Amtes. Dies ermög- 
licht in der weiteren Zusammenarbeit, dass Sachverhalte verständlicher und Arbeitsabläufe ef- 
fizienter gestaltet werden können. 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
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 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
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In vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung bestehen fachliche Anforderungen - etwa 
aufgrund von Rechtsgrundlagen - über viele Jahre im Wesentlichen unverändert fort. So 
können in der Verwaltungspraxis Erfahrungs- und Gewöhnungseffekte genutzt werden, 
um Vorgänge effizient abzuarbeiten.  
In durchaus unterschiedlicher Häufigkeit wird ein Bereich mit neuen Informationen zu be- 
stehenden Anforderungen oder mit neuen Anforderungen konfrontiert - z.B. durch Recht- 
sprechung, neue politische Zielsetzungen, etc. Zur Vermeidung von Fehlern ist es wichtig, 
die Umsetzung neuer Informationen oder neuer Anforderungen zu gewährleisten. 
Frage 9 – Kommunikation neuer Informationen  
Werden neue Informationen zu bestehenden Anforderungen zeitnah, transparent und nachvoll- 
ziehbar gegenüber den Bediensteten kommuniziert? 
 
Beispiel 
• In einem Amt werden von zentraler Stelle die Sächs ischen Gesetz- und Verordnungsblätter, 
die Rechtsprechung und Beiträge in Fachzeitschriften auf Relevanz für die Aufgabengebiete 
des Amts analysiert, im gegebenen Falle aufbereitet und allen Bediensteten zur Verfügung 
gestellt (Aktualitätendienst). 
• In einer Abteilung werden regelmäßig alle Bedienst eten zu einem Termin eingeladen, in dem 
nachweislich über neue Entwicklungen im Bereich des Datenschutzrechts berichtet und ggf. 
erforderliche Belehrungen vorgenommen werden. 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
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Frage 10  – Fortbildung / Personalentwicklung  
Wird die Erfüllung neuer Anforderungen durch Fortbildungs- oder anderweitige Entwicklungsmaß- 
nahmen unterstützt? 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). Geben Sie bitte für Ihren Bereich 
wesentliche Fortbildungsmaßnahmen an. 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Beschreibung vorhand ener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
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2.4 Informationssicherheit und Datenschutz 
In diesem Abschnitt wird der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik als 
mittlerweile wichtigstes Arbeitsmittel der Verwaltung betrachtet. Mit der Technik werden 
sowohl allgemeine Informationen, als auch besonders schützenswerte Informationen, wie 
personenbezogene Daten, Sozialdaten, Vertragsdaten oder Amtsgeheimnisse verarbeitet. 
Wird dem erforderlichen Schutzbedarf nicht entsprochen, können Fehler entstehen und 
daraus negative Konsequenzen resultieren. Zum Schutz der Informationsverarbeitung gibt 
es verschiedene fachunabhängige Anforderungen, von gesetzlichen Grundlagen (EU-
DSGVO, SächsDSDG, § 13 Abs. 1 SächsEGovG, Regelungen im Fachrecht, etc.) über 
Dienstanweisungen (z.B. DA Nr. 30/2012, Nr. 7.3: Verbot der unverschlüsselten Versen- 
dung personenbezogener oder sonstiger schützenswerter Daten per E-Mails an externe 
Stellen) bis hin zu Einzelregelungen. 
 
Frage 1 1 – Einhaltung von Informationssicherheit und Datenschutz  
Stellen Sie regelmäßig sicher, dass Ihre Bediensteten im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung mit den 
Anforderungen der Informationssicherheit und des Datenschutzes vertraut sind? 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Beispiel: 
• Einladung des Datenschutzbeauftragten zu Schulunge n 
• Belehrungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten /Sozialdaten (DA Nr. 30/2012, 
Nr. 7.3: Verbot der unverschlüsselten Versendung personenbezogener oder sonstiger 
schützenswerter Daten per E-Mails an externe Stellen) 
• Umgang mit Datenpannen (DA IS und DS) 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
Aufgabenliste (offene Maßnahmen)  erl.  
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Frage 12  – Zugang zu IT -Verfahren und Dateiablagen  
Liegen restriktive dokumentierte Festlegungen vor, die einen sicheren Zugang zu IT-Verfahren 
(Login, Passwörter) und Dateiablagen (z.B. Netzlaufwerke) sowie einen differenzierten Zugriff auf 
dortige Datenbestände (Anzeigen, Anlegen, Ändern, Löschen) gewährleisten? 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te). 
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Beschreibung  vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
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„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ 
 - Entwurf der Checkliste zum IKS-Schritt 1 „Kontrollumfeld prüfen“ - 
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Frage  13  – Risikoanalyse / Datenschutzfolgenabschätzung  
Liegt für besonders schützenswerte Informationen (z.B. Amtsgeheimnisse, Sozialdaten) eine ak- 
tuelle Risikoanalyse bzw. Datenschutzfolgenabschätzung vor? * 
*Diese Frage bleibt zunächst inaktiv, bis übergreifende Festlegungen diesbezüglich getroffen wur- 
den.  
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Notieren Sie bitte, wie dies konkret geschieht (Maßnahmen). 
Wenn die Frage mit „Teilweise“ oder „Nein“ beantwortet wurde: Geben Sie bitte an, welche (weite- 
ren) Maßnahmen diesbezüglich ergriffen werden (Aufgabenliste) oder die Gründe, warum diesem 
Bedarf nicht nachgekommen werden kann (Gegenargumen te).  
Antworten  
Beschreibung vorhandener Maßnahmen  bzw. Gegenargumente  
 
 
 
 
 
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Fazit  
Geben Sie bitte eine verbale Einschätzung über die vier Themenfelder (Grundwerte, Kontroll- und 
Fehlerkultur;  Organisationsstruktur; Personelle Bedingungen;  Informationssicherheit und Daten- 
schutz)  ab. Sehen Sie in einem oder mehreren Feldern dringenden Handlungsbedarf oder schät- 
zen Sie das Kontrollumfeld in Ihrem Bereich als angemessen ein?  
Antworten  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Bestätigung der Gesamtbeurteilung durch die Vorgesetzte / den Vorgesetzten: 
 
 
 
  
Anlage 2 zum Konzept  
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3 Zusätzliche IKS-relevante Sachverhalte 
Erforderliche IKS -Maßnahmen  
Fehlen aus Ihrer Sicht (ggf. zentrale) IKS-Maßnahmen im betrachteten Bereich, welche im Rah- 
men dieser Checkliste nicht thematisiert wurden (z.B. Statusberichte/Statistiken, automatisier- 
te/manuelle Kontrollen, Sicherheitskonzepte etc.)? 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Wenn ja, notieren Sie bitte, welche dies sind. 
Antworten  
 
 
Organisationseinheiten mit IKS -Relevanz  
Gibt es im betrachteten Bereich Stellen, deren Aufgabengebiet sich ganz oder teilweise auf das 
Thema IKS bezieht? 
 
Beispiel:  
- „Innenrevision“ (Kassenverantwortliche für Geldann ahmestellen, Kassenprüfungen, 
Überwachung Handvorschüsse) 
☐ Ja ☐ Teilweise ☐ Nein 
Wenn ja, notieren Sie bitte, welche konkreten Aufgaben diese Stelle(n) wahrnimmt. 
Antworten