Umstellung SAP auf S/4HANA
Stadt: leipzig
Drucksache: VIII-Ifo-00504
Datum: 2025-01-07
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage-Nr. VIII-Ifo-00504 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Finanzen 
 
 
Stammbaum: 
 
VIII-Ifo-00504 Dezernat Finanzen 
 
Betreff: 
Umstellung SAP auf S/4HANA 
 
 
Beratung im Gremium  
(Änderungen vorbehalten) 
 
Voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Bestätigung 
Ratsversammlung 12.02.2025 Information zur Kenntnis 
 
 
Beschlussvorschlag 
Die Information wird zur Kenntnis genommen. 
 
Räumlicher Bezug  
entfällt 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage: 
 
  Rechtliche Vorschriften X  Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
Aufgrund der Einstellung des Supportes für das aktuelle SAP R/3 ab dem Jahr 2028, ist die 
Umstellung auf SAP S/4HANA unumgänglich. Das Projekt ist auf eine Laufzeit bis 2027 
angelegt, welches von einem Projektteam, das sich aus mehreren fachlichen Kernteams 
zusammensetzt, realisiert wird.  
 
 
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung 
Entfällt. 
 
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit 
Entfällt. 
 
III.  Sachverhalt 
 
1.  Anlass 
Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist nötig, da der Hersteller SAP SE ankündigte, die 
Weiterentwicklung und den Support für das aktuelle SAP R/3 ab dem Jahr 2028 einzustellen. 
Zudem bietet SAP S/4HANA auf Grundlage einer erneuerten Architektur eine Vielzahl von 
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Verbesserungen und fortschrittlichen Technologien. Die Umstellung auf SAP S/4HANA 
schafft eine tragfähige und zukunftsorientierte Basis für die weitere Modernisierung und 
Digitalisierung der Stadt Leipzig. 
 
Gegenwärtig sind alle erforderlichen vertraglichen und organisatorischen Vorbereitungen 
abgeschlossen, so dass die Projektumsetzung starten kann. Mit dieser Informationsvorlage 
soll aufgezeigt werden, welcher Sachstand zu vorangegangenen Beschlussvorlagen besteht. 
Zudem wird darüber informiert, wie das Projekt zeitlich und inhaltlich ablaufen wird und wie 
sich die Projektorganisation und -kommunikation gestaltet. 
 
2.  Ausführliche Darstellung der Information 
 
2.1 Sachstand Beschlussvorlagen 
 
Mit dem Ausführungsbeschluss VII-DS-09243 wurde die Beauftragung des 
Umstellungsprojektes auf SAP S/4HANA seitens des Stadtrates am 28.02.2024 als Inhouse-
Vergabe an die Lecos GmbH beschlossen. Anschließend wurden die relevanten 
Angebotsinhalte sowie die Mitwirkung weiterer Dienstleister abgestimmt. Die Beauftragung 
an die Lecos GmbH ist erfolgt.  
 
Parallel zum eigentlichen Umstellungsprojekt ist es erforderlich, die bisherigen SAP-Lizenzen 
auf Lizenzen für SAP S/4HANA umzustellen. Der entsprechende Ausführungsbeschluss VII-
DS-09212 vom 06.12.2023 wurde seitens der Stadt Leipzig umgesetzt. Die Lizenzumstellung 
wurde zum 01.12.2024 realisiert. 
 
Zur inhaltlichen und qualitätssichernden Unterstützung des Umstellungsprojektes auf SAP 
S/4HANA wurde mit der Beschlussvorlage VII-DS-10306 die Beauftragung der Grant 
Thornton AG am 07.08.2024 im Verwaltungsausschuss bestätigt. Nach dem erfolgten 
Vertragsabschluss ist die Zusammenarbeit angelaufen.  
 
2.2 Projektablauf 
 
Das Umstellungsprojekt auf SAP S/4HANA ist auf eine Laufzeit bis 2027 angelegt. Der 
Projektplan sieht eine zeitliche und thematische Struktur vor, die von der SAP SE als 
Standard-Vorgehensweise definiert wurde, die „SAP Activate Methodik“. Diese Methodik 
beschreibt die Umstellung in mehreren Phasen. 
 
 
 
Jede Projektphase ist mit konkreten Arbeitspaketen unterlegt. Je nach Aufgabe erfordert die 
Bearbeitung der Themen eine direkte oder indirekte Mitwirkung bzw. Zuarbeiten der Stadt 
Leipzig. Die Mitwirkungspflichten werden verwaltungsintern mit den entsprechenden 
Fachbereichen abgestimmt. 
 
Die erste Phase „Discover & Prepare“ beinhaltet Workshops zu einigen wesentlichen 
Themen des Umstellungsprozesses. Diese Workshops finden im ersten Quartal 2025 statt 
und dienen der Bewertung verschiedener Schwerpunkte der Migration. Zudem bilden sich in 
dieser Phase die finalen Projektteams auf Seiten der Dienstleister und der Stadt Leipzig. 
 
In der zweiten Phase „Explore“ werden konkrete Migrationskonzepte durch die Dienstleiter 
erarbeitet. Dabei wird es um Themen der Datenmigration, Schnittstellen, Eigenentwicklungen 
sowie der Integrationsarchitektur gehen. Aufgabe der Stadt Leipzig wird es sein, diese 
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Konzepte inhaltlich zu bewerten und sich qualitätssichernd einzubringen. Diese Projektphase 
wird im vierten Quartal 2025 abgeschlossen sein und nahtlos in die anschließende Phase 
übergehen. 
 
Die dritte Phase „Realize“ beinhaltet die eigentliche Umstellung. Dabei wird in verschiedenen 
Migrationsläufen ein Testszenario geschaffen, welches es sowohl den Dienstleistern als 
auch der Stadt Leipzig ermöglicht, die neue SAP-Landschaft strukturiert und geplant zu 
testen. Schwerpunkte liegen dabei auf den Themen Datenmigration, Eigenentwicklungen, 
Schnittstellen, Reporting und der Abbildung der Prozesse der Stadt Leipzig im neuen SAP 
S/4HANA. Diese Phase ist die längste und intensivste, sowohl für die Dienstleister als auch 
für die Stadt Leipzig. Schlussendlich wird das Ergebnis dieser Phase ein funktionierendes 
SAP S/4HANA-Testsystem sein, welches alle Belange der Stadt Leipzig analog des heutigen 
SAP-Systems zufriedenstellend abbildet. 
 
Die vierte und letzte Phase „Deploy & Run“ ab 2027 beinhaltet den produktiven 
Betriebsübergang auf das neue SAP S/4HANA. Dafür wird ein detaillierter CutOver Plan 
erarbeitet, der eine möglichst reibungslose Umstellung sicherstellt. Es wird zudem 
mindestens eine Generalprobe geben. Ergebnis dieser Phase ist der Übergang auf das neue 
SAP S/4HANA Produktivsystem der Stadt Leipzig. Dazu wird in dieser Projektphase aber 
auch das Testsystem und das Entwicklungssystem final auf das neue SAP migriert. 
 
2.3 Projektorganisation 
 
Für die Umsetzung des Projektes wurde seitens der Stadt Leipzig ein Projektteam 
zusammengestellt, welches sich aus mehreren fachlichen Kernteams zusammensetzt. Diese 
Teams haben entweder einen informationellen oder einen Arbeitscharakter. Die 
Zusammenkünfte der Teams und der Turnus von Regelmeetings richten sich nach der 
Intensität der aktuellen Projektphase. 
 
Es wird einen Informationskreis der Dezernate geben, welcher sich aus Vertretern aller 
Dezernate der Stadt Leipzig sowie dem Rechnungsprüfungsamt zusammensetzt. Zudem 
sind die Funktionsträger für die Bereiche Datenschutz und Informationssicherheit sowie der 
Personalrat vertreten. 
 
Für die Stadtkämmerei und Stadtkasse wurden fachbezogene Kernteams gebildet. Diese 
Teams setzen sich aus Kolleginnen und Kollegen des Referats SAP und aus den 
Fachbereichen in unterschiedlichen Funktionen zusammen. Ziel ist es, handlungsfähige, gut 
vernetzte Einheiten aus fachlichen Spezialisten und SAP-Wissensträgern 
zusammenzubringen, um die Arbeit im Hause und die Koordination mit den Dienstleistern zu 
organisieren. Auch in Kombination beider Bereiche wird es Arbeitsgruppen geben, um 
bereichsübergreifende Prozesse gemeinsam zu bearbeiten. Einzelne Module das SAP-
Systems, wie Einkauf (MM), Vertrieb (SD) und Liegenschaften (RE-FX) erfordern die 
Bearbeitung spezieller Themen in eigenen Teams. Diese Teams werden in Zusammenarbeit 
mit verschiedenen Ämtern nach fachlichen Anforderungen zusammengestellt. 
 
Das Referat SAP selbst ist über die gesamte Projektlaufzeit in besonderem Maße involviert 
und wird mit den entsprechenden Kolleginnen und Kollegen sowohl in den Teams mitwirken 
als auch übergreifende Themen bearbeiten, wie etwa Rollen und Berechtigungen, SAP-
Schnittstellen zu Fachverfahren der Ämter und die Anbindung an externe Systeme der Stadt 
Leipzig, wie beispielsweise das Dokumentenmanagementsystem Enaio. 
 
Die Zusammensetzung der Projektorganisation kann zusätzlich der beigefügten Anlagen 
entnommen werden. 
 
2.4 Projektkommunikation 
 
Über den Fortschritt des Umstellungsprojektes auf SAP S/4 HANA wird verwaltungsintern 
quartalsweise in der DB OBM berichtet. Zusätzlich erfolgen monatlich Statusberichte an das 
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Steuerungsgremium „Digitalisierung und Veränderungsmanagement“. Durch den 
Beigeordneten für Finanzen erfolgt zudem im Fachausschuss Finanzen unter dem Punkt 
„Bericht des Bürgermeisters“ eine quartalsweise Berichterstattung. 
 
 
Anlage/n 
1 Projektorganisation (öffentlich) 
 
 
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SAP- ReferatWissensträgerStadtkasseI
Botschafter/OrganisationI
ReferatsleiterSAP- Referat
ProjektleiterSAP S/4HANA
Projekt-mitarbeiterSAP S/4HANA
Referat SAPKernteam Stadtkasse
SAP- ReferatWissensträgerStadtkasseII
Projekt-management
Botschafter/OrganisationII
Botschafter/OrganisationIII
WissensträgerITI
WissensträgerITII
WissensträgerZahlungsverkehr I
WissensträgerZahlungsverkehrII
 WissensträgerDebitoren-buchhaltungII
WissensträgerDebitoren-buchhaltungI
WissensträgerKreditoren- buchhaltungII
WissensträgerKreditoren- buchhaltungI
 SpringerI
Stadtentwicklungund BauAmt für Gebäude- management
KulturMarktamt
Referat SAPInformationskreis Dezernate
AllgemeineVerwaltungAmt für Digitalisierung und Organisation
Soziales,Gesundheit,VielfaltSozialamt
Umwelt, KlimaOrdnung, SportOrdnungsamt
Jugend, Schuleund DekokratieAmt für Schule
WirtschaftArbeit, DigitalesAmt fürWirtschafts- förderung
Stadtentwicklungund BauLiegenschaftsamt
Umwelt, KlimaOrdnung, SportOrdnungsamt
AllgemeineVerwaltungAmt für Digitalisierung und Organisation
AllgemeineVerwaltungAmt für Digitalisierung und Organisation
Informations-Sicherheits-Beauftragter
Rechnungs-Prüfungs-Amt
Datenschutz-Beauftragter
PersonalratI
PersonalratII
SAP- ReferatWissensträgerSD
Liegenschafts-AmtWissensträger
Fachämter
Referat SAPKernteam Fachämter RE- FX
Liegenschafts-AmtBotschafter/Organisation
SAP- ReferatWissensträgerMMI
Amt für Digitalisierung und OrganisationWissensträgerI
 Amt für SportWissensträgerII
Fachämter
Referat SAP
Amt für Digitalisierung und OrganisationBotschafter/Organisation
Amt für SportBotschafter/Organisation
Amt für Gebäude-managementWissensträger
Amt für Gebäude- managementBotschafter/Organisation
SAP- ReferatWissensträgerMMII
Wissensträger
Wissensträger
Fachämter
Referat SAPKernteam Fachämter SD
Botschafter/Organisation
Botschafter/Organisation
SAP- ReferatWissensträgerSD
WissensträgerProzesseStadtkasse
WissensträgerProzesseStadtkämmerei
WissensträgerMMTeam Referat SAP
WissensträgerRE- FX
WissensträgerEnaioX- FLOW
WissensträgerSchnittstellen
Wissensträger Berechtigungs-system
WissensträgerKM- V/StA
Referat SAP
WissensträgerILMHousekeeping
Projekt-managementII
Projekt-managementI
Projekt-
management
Amt für Digitalisierung und OrganisationWissensträgerII
 OrdnungsamtBotschafter/Organisation
OrdnungsamtWissensträger
Botschafter/Organisation
WissensträgerHaushaltI
 WissensträgerBuchhaltungI
Referat SAPKernteam Stadtkämmerei
SAP- ReferatWissensträgerStadtkämmereiI
SAP- ReferatWissensträgerStadtkämmereiIII
SAP- ReferatWissensträgerStadtkämmereiII
WissensträgerHaushaltII
 WissensträgerBuchhaltungII
WissensträgerSteuernI
WissensträgerSteuernII
KM- StATeam
Kernteam Fachämter MM
Teams SAP S/4HANA
ReferatsleiterSAP- Referat
ProjektleiterSAP S/4HANA
Projekt-mitarbeiterSAP S/4HANA
Projekt-management
ReferatsleiterSAP- Referat
ProjektleiterSAP S/4HANA
Projekt-mitarbeiterSAP S/4HANA
Projekt-management
ReferatsleiterSAP- Referat
ProjektleiterSAP S/4HANA
Projekt-mitarbeiterSAP S/4HANA
Projekt-management
Amt für SportWissensträgerII
Amt für SportBotschafter/Organisation
ReferatsleiterSAP- Referat
ProjektleiterSAP S/4HANA
Projekt-mitarbeiterSAP S/4HANA
Projekt-management
ReferatsleiterSAP- Referat
ProjektleiterSAP S/4HANA
Projekt-mitarbeiterSAP S/4HANA
Projekt-management
ReferatsleiterSAP- Referat
ProjektleiterSAP S/4HANA
Projekt-mitarbeiterSAP S/4HANA
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