Ausführungsbeschluss - Einführung der Software JIRA zur Durchführung eines Multiprojektmanagements in der Stadtverwaltung Leipzig
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-01141
Datum: 2020-06-05
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-01141 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss - Einführung der Software JIRA zur Durchführung eines 
Multiprojektmanagements in der Stadtverwaltung Leipzig 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung   Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung   Vorberatung 
FA Finanzen   Vorberatung 
Ratsversammlung  08.07.2020 Beschlussfassung 
 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Der Erweiterung der Software ATLASSIAN Jira von bisher 50 Lizenzen (Testbetrieb) 
auf 500 Lizenzen für fünf Jahre über ein Vergabeverfahren wird zugestimmt. 
2. Die Mittel für Wartung, Bereitstellung und Betrieb, Beratungsleistungen sowie 
Schulungen ab dem Haushaltsjahr 2021 sind für die Diskussion i.R. der finanziellen 
Mittel, welche für die Digitalisierung im Doppelhaushals 2021/2022 bereitgestellt 
werden, anzumelden. Eine abschließende Entscheidung über die Bereitstellung 
erfolgt im Rahmen dieser Diskussion 
Zusammenfassung: 
Zur verbesserten Steuerung und Koordinierung von Modernisierungs- und 
Digitalisierungsprojekten wurde im Konzept Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt 
(VI-DS-05136-DS-01) im Handlungsfeld 4 die Etablierung eines zentralen 
Multiprojektmanagements als Ziel definiert. Zudem wird mit der Etablierung der 
Projektmanagementeinheit (VI-DS-06414) und der damit verbundenen Entwicklung von 
einheitlichen Projektmanagement-Standards für die Stadtverwaltung Leipzig die Nutzung 
einer umfassend anwendbaren Projektmanagementsoftware erforderlich, um diesen 
Anforderungen Rechnung zu tragen. 
Die Beschaffung von 500 Lizenzen der Software ATLASSIAN Jira hat demnach zum Ziel, 
Modernisierungs- und Digitalisierungsvorhaben effizienter zu steuern, durchzuführen und 
strategisch zu koordinieren und somit den gewachsenen Anforderungen an 
ämterübergreifende und amtsinterne Zusammenarbeit gerecht zu werden. 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss     Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 

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Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 
2020 
 
2021 
2020 
 
2025 
154.181,97€ 
 
343.243,89€ 
101011160002 
 
1.100.11.1.2.01.01 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung  nein  wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
  
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Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele:  
 
 trifft nicht zu  
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Modernisierungsmaßnahmen innerhalb der Ämter und Referate bestimmen den Arbeitsalltag 
in einer mehr und mehr digitalisierten Arbeitswelt. Zur zentralen Steuerung und strategischen 
Koordination der Modernisierung der Verwaltung wurden in den letzten zwei Jahren wichtige 
ämterübergreifende Vorhaben auf den Weg gebracht. Das Konzept Moderne Verwaltung für 
die wachsende Stadt (VI-DS-05136-DS-01) umfasst aktuell ca. 50 Maßnahmen zur 
Verwaltungsmodernisierung. Mit der Etablierung einer Projektmanagementeinheit (VI-DS-
06414) existiert zudem eine zentrale Stelle für Veränderungsmanagement und die 
Digitalisierung der Verwaltung (DdV, VI-DS-04814).  
Im Projektmanagement fallen viele wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Prozesse 
an, für die der Einsatz von Informationstechnologie einen beachtlichen Nutzen birgt. Je 
größer und komplexer ein Projekt wird, desto aufwendiger wird z. B. die Projektplanung und 
desto mehr stößt man an die Grenzen der Leistungsfähigkeit gewöhnlicher 
Büroanwendungen, sodass der Einsatz einer Projektmanagementsoftware im engeren Sinn 
erforderlich wird. Der Nutzen liegt in einer großen Arbeitserleichterung und der Unterstützung 
in der Projektorganisation hinsichtlich Planung, Aufgaben-, Test und 
Anforderungsmanagement. 
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I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
- 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit 
 
Die Vorlage ist öffentlich. 
 
III. Strategische Ziele 
 
Ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes 
Leipzig 2030, sowie dem Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ 
(VI-DS-05136-DE-01) und „Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) soll laut 
Handlungsfeld 3 „Organisation und E-Government“ das übergreifende Arbeiten in der 
Verwaltung unterstützt werden. Hinzu kommt in Handlungsfeld 4 „IT Infrastruktur und IT-
Steuerung“ der Aufbau eines zentralen Multiprojektmanagements. 
 
Mit der Vorlage „Digitalisierung der Verwaltung“ VI-DS-04814 wurde zudem sowohl ein 
Prozess initiiert als auch die entsprechende Struktur bestätigt, um die bestehenden 
Digitalisierungsprojekte zu steuern. Die zentralen Ziele der Digitalisierung der Verwaltung 
umfassen neben der Steigerung der Effizienz der Verwaltungsdienstleistungen auch einen 
leichteren Zugriff auf aktuelle Informationen sowie Bearbeitungsstände der 
Verwaltungsvorgänge, die Vorgabe und Umsetzung verbindlicher Standards, die Schaffung 
moderner Arbeitsformen und die Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Damit soll mittel- 
bis langfristig sowohl aus steigenden Fallzahlen resultierenden Kostensteigerungen 
begegnet als auch die gestiegene Erwartungshaltung der Bürger/-innen und Mitarbeiter/-
innen an eine moderne Verwaltung erfüllt werden.  
 
Die umfangreichen Modernisierungs- und Digitalisierungsprojekte in den unterschiedlichen 
Fachbereichen der Stadtverwaltung, sowie anfallende unterjährige Projekte in den 
Organisationseinheiten erfordern eine Unterstützung in der Projektorganisation. Mit der 
Vorlage VI-DS-06414 wurden daher bestehende Projektstrukturen im Dezernat Allgemeine 
Verwaltung und im Dezernat Finanzen zusammengeführt und ein einheitlicher Prozess zum 
Einsatz einer Projektmanagementeinheit etabliert. Mittels der Einführung einer 
Projektmanagementsoftware soll die innere Arbeitsweise der Projektmanagementeinheit und 
insbesondere deren Zusammenarbeit mit Projekteigner und –beteiligten effizient, transparent 
und zielführend gestaltet werden. 
 
IV. Sachverhalt 
1. Beschreibung des Vorhabens 
Modernisierungsmaßnahmen innerhalb der Ämter und Referate bestimmen den Arbeitsalltag 
unserer Beschäftigten in einer mehr und mehr digitalisierten Arbeitswelt. Zur zentralen 
Steuerung und strategischen Koordination der Modernisierung der Verwaltung wurden in den 
letzten zwei Jahren wichtige ämterübergreifende Vorhaben auf den Weg gebracht. Das 
Konzept Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt (VI-DS-05136-DS-01) umfasst aktuell 
ca. 50 Maßnahmen zur Verwaltungsmodernisierung. Mit der Etablierung einer 
Projektmanagementeinheit (VI-DS-06414) existiert zudem eine zentrale Stelle für 
Veränderungsmanagement und die Digitalisierung der Verwaltung (DdV, VI-DS-04814).  
Im Projektmanagement fallen viele wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Prozesse 
an, für die der Einsatz von Informationstechnologie einen beachtlichen Nutzen birgt. Je 
größer und komplexer ein Projekt wird, desto aufwendiger wird z. B. die Projektplanung und 
desto mehr stößt man an die Grenzen der Leistungsfähigkeit gewöhnlicher 
Büroanwendungen, sodass der Einsatz einer Projektmanagementsoftware im engeren Sinn 
erforderlich wird. Der Nutzen liegt in einer großen Arbeitserleichterung und der Unterstützung 
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in der Projektorganisation hinsichtlich Planung, Aufgaben-, Test und 
Anforderungsmanagement. 
 
Die ausgewählte Software ATLASSIAN Jira ist grundsätzlich eine leistungsfähige 
webbasierte Software zur workflowgesteuerten Verwaltung von Aufgaben. Die Basis bilden 
dabei einzelne Jira-Projekte, die als Container zur Gruppierung der verwalteten Aufgaben 
dienen. Jede zu erledigende Aufgabe wird in Form eines sogenannten Vorgangs im System 
erfasst und einem Projekt zugeordnet. Über Workflows werden die einzelnen Schritte zur 
Erledigung der Aufgabe und somit der Lebenszyklus des Vorgangs abgebildet. 
Durch die große Flexibilität und die Verfügbarkeit individueller Erweiterungsmöglichkeiten 
kann das System auch über das reine Aufgabenmanagement ausgebaut werden. Hierdurch 
eignet sich Jira sowohl als umfassendes Projektmanagementwerkzeug, als auch als 
leistungsfähige Lösung beispielsweise zum Anforderungs- und Testmanagement. Eine 
besondere Stärke des Systems ergibt sich hierbei durch die nahtlose Integration aller 
Einsatzbereiche. 
In der Stadtverwaltung Leipzig soll Jira zunächst primär als System für das 
(Multi)Projektmanagement eingesetzt werden. In einzelnen Projekten werden darüber hinaus 
auch die Einsatzbereiche „Anforderungsmanagement“, „Programmmanagement“ sowie 
„Testmanagement“ untersucht. Für dieses Vorhaben werden 500 Lizenzen benötigt, um die 
Projekte der Einführungsphase entsprechend auszustatten. 
2. Begründung der Notwendigkeit 
2.1 Standardisierung Projektmanagement 
Die Durchführung aller Projekte soll perspektivisch mit standardisierten Projektabläufen 
(Abbildung 1 Projektablauf) erfolgen; Management, Controlling und Berichterstattung sollen 
für alle im Projekt vorhandenen Rollen ebenfalls standardisiert werden und möglichst 
effizient und intuitiv im Rahmen sowohl eines klassischen als auch agilen Ansatzes 
durchführbar sein. 
 
Abbildung 1:  Projektablauf                   Quelle: Festlegung der Zusammenarbeit BM I und II 
 
Die Prozesse auf Einzelprojektebene folgen dem in Abbildung 1 definierten Ablauf und 
werden mittels der Projektmanagementsoftware in Hinsicht auf Steuerung und Bearbeitung 
wesentlich vereinfacht, was ein klares und effizientes Aufgabenmanagement ermöglicht. 
Projektbezogene Daten werden im Multiprojektmanagement aggregiert und ermöglichen 
somit eine übergeordnete Steuerung und Betrachtung des Gesamtportfolios mit einer jeweils 
adressatengerechten Detailtiefe. 
 
Die inhaltlich vollständige und transparente Berichterstattung und Qualitätssicherung bedingt 
eine lückenlose und fristgemäße Information durch die Projektleitung und Projektmanager/-
innen. Die derzeitigen Möglichkeiten in der Stadtverwaltung Leipzig bieten hier nur 
voneinander unabhängig agierende, rudimentäre Hilfsmittel (E-Mail, Austauschlaufwerk, 
Telefon, Intranet) und sind für eine zielgerichtete Projektarbeit weder zeitgemäß noch 
effizient. Die Planung und Kommunikation sowie die Rückmeldung von Terminen, Aufgaben, 
Arbeitspaketen ist vor allem zeitaufwändig und fehleranfällig. Effizienter und zielgerichteter 
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kann dieser Prozess in einem stetig wachsenden Portfolio mit steigendem Umfang der 
Aufgaben nur mittels einer Projektmanagementsoftware erfolgen. 
2.2 Auswahl von Jira 
Bezüglich der gestellten Anforderungen an ein Multiprojektmanagement-Tool wurden in einer 
ersten Testphase folgende wesentliche Kriterien erprobt: 
 Planungs-Tool, um beispielsweise Netzpläne, Balkenpläne, Projektstrukturpläne, 
Anforderungslisten u.a. zu erstellen und zu pflegen (Projektarbeit klassisch und agil) 
 Ressourcenverwaltung, mit der die vorhandenen Ressourcen (Mitarbeiter, Budget) 
den Aufgaben zugeordnet werden  
 Kapazitätstreue Terminplanung 
 Controlling zur Aufwandserfassung, Kontrolle des Projektbudgets, Überwachung des 
inhaltlichen Projektfortschritts sowie der Termintreue und zur Prognose des 
Projektfortschritts 
 Mögliches Konfigurations- und Administrationsmanagement, Qualitätsmanagement 
und Risikomanagement, 
 Verwaltung der Projektdokumente (Up- und Download wichtiger Dokumente in den 
jeweiligen Aufgaben), Anbindung an enaio (E-Akte, DMS) 
 Möglichkeit zur Projektkommunikation und zur Unterstützung von 
Projektmanagementprozessen, z.B. durch Abbildung von Workflows oder Kanban-
Boards 
 Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement, z.B. mit Gesamtansichten 
des gesamten Projektportfolios 
 Projektspezifisches Berichtswesen und adressatengerecht aggregiertes 
Berichtswesen auf Multiprojektebene 
 Trennung der Projektportfolien verschiedener Organisationseinheiten 
(Mandantenfähigkeit) 
 Strukturiertes Rechte- und Rollenkonzept 
 Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen Datenschutz und IT-Sicherheit 
vorausgesetzt 
Der Auswahlprozess für die erste Testphase mit einem kleinen Nutzerkreis innerhalb des 
Hauptamtes und des Referates SAP der Stadt Leipzig als Testorganisationsbereiche 
gestaltete sich standardgemäß. Aufgrund einer umfänglichen Analyse der gängigen Tools 
konnte eine fundierte Entscheidung für einen Testbetrieb getroffen werden. Das Tool Jira vom 
Hersteller ATLASSIAN vereint die Anforderungen und ermöglicht sowohl klassische als auch 
agile Arbeit in Projekten und ist als führendes System für individuelle Lösungen bekannt.  
Folgende Argumente sprechen u. a. außerdem für die Auswahl von Jira als 
Projektmanagementtool: 
 Übersichtlichkeit: Überblick zu Fortschritt und Prioritäten von Arbeitsaufgaben kann 
von allen Projektbeteiligten schnell hergestellt werden, einfacher Überblick für 
Projektmanager/-in zu Aufgaben, Projektfortschritt und –planungsstand verfügbar. 
 Steigerung Transparenz: Aufgabenbearbeitung ist durch mehrere Teammitglieder 
möglich, Arbeitsstände und Ergebnisse können vom gesamten Team eingesehen 
und Informationen schnell geteilt werden. Ausschluss von unklaren Zuständigkeiten 
ist durch eindeutiges Zuweisen von Arbeitspaketen an Bearbeiter/-in gewährleistet. 
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 Nachvollziehbarkeit: Dokumentation von Entscheidungen und daraus 
resultierenden Aufgaben ist innerhalb des Tools und fortlaufende Bearbeitung 
innerhalb des Projekts möglich. 
 Planbarkeit: Kollaborative Gestaltung der Prozesse führt zur Erfassung aller 
Aufgaben, Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen und somit zur Planbarkeit 
von Aufwänden und Ressourcen.  
 Vollständigkeit: Inhaltliche Erfassung aller Vorgänge und Aufgaben für 
Projektplanung in einem Projekt verhindert unvollständige Bearbeitung von 
Projektaufgaben, da durch Statusvergabe (Bereit, Wartet, In Arbeit, etc.) nachhaltige 
Qualitätssicherung der einzelnen Schritte möglich ist.  
 Ressourcenmanagement: Sichtbarmachen der Auslastung von Ressourcen und 
Herbeiführen von sachgerechter Arbeitsverteilung und somit zuverlässiger 
Kapazitätsplanung ist möglich. 
 Erfahrungswerte: Projektteam greift auf praktische Erfahrungen mit Jira aus 
Administrations- und Anwendersicht aus früheren Arbeitskontexten zurück, was 
Vereinfachung der Einführung in der Stadtverwaltung Leipzig mit sich bringt. 
 Konfigurierbarkeit: Funktionsumfang ist anpassbar an Prozesse; sehr gute 
Integrierbarkeit in bestehende IT-Infrastruktur, flexible Berechtigungsstruktur, 
Kompatibilität mit Plugins und Customizing von Filtern und Ansichten für 
standardisierte, automatisierte Reportings möglich. 
 Nutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberfläche und leichte Bedienbarkeit vorhanden, 
wodurch kurze Einarbeitungszeiten und hohe Akzeptanz zu erwarten sind. 
 Dynamik: Stetige Weiterentwicklung des Tools in Kombination mit offenen 
Quellcodes für größtmöglichen Zuschnitt auf reale stadtweite Anforderungen möglich. 
 Preispolitik: Transparente, nutzerabhängige Lizenzpolitik ohne Preisvolatilität bei 
verschiedenen Händlern ist verfügbar. 
Mit Bezug auf die o.g. strategischen Ziele hinsichtlich fach-, ressort- und 
ebenenübergreifendem Arbeiten in der Verwaltung kann Jira als 
Multiprojektmanagementsoftware vom Intranet der Stadtverwaltung Leipzig insofern 
abgegrenzt werden, als letzteres die Anforderungen an ein solches Tool hinsichtlich 
Planungseigenschaften, Ressourcenverwaltung, Controlling, Berichtswesen u.a. nicht erfüllt. 
Aus diesem Grund besteht die Notwendigkeit der separaten Anschaffung eines solchen Tools.  
2.3 Einsatzszenarios Jira 
Der Einsatz von Jira in der Zusammenarbeit im Projektmanagement sowohl auf Einzel- als 
auf Multiprojektmanagementebene ergibt sich aus der bereichsübergreifenden 
Zusammenarbeit am Beispiel der Projektmanagementeinheit mit den Fachämtern gem. 
Abbildung 2. 
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Abbildung 2: Kollaboration      Quelle: Festlegung der Zusammenarbeit BM I und II 
 
Die Zusammenarbeit mit den Fachämtern erfolgt gemäß der dargestellten 
Aufgabenabgrenzung. Die Querschnittsämter werden spätestens im Rahmen der 
Erarbeitung eines Projektantrages bei der Auftragsklärung einbezogen. Die im Test 
konfigurierten Prozesse und Strukturen in der Software Jira werden entsprechend 
weiterentwickelt, um zu gewährleisten, dass:  
 alle Querschnittsbereiche rechtzeitig in die Projekte einbezogen werden  
 die notwendigen Ressourcen aus den Querschnittsbereichen verfügbar sind  
 alle fachlichen Standards der Querschnittsbereiche frühzeitig bekannt sind. 
Grundsätzlich ist mittels der Software eine Zusammenarbeit aller Bereiche möglich. Die 
zentrale Projektmanagementeinheit arbeitet gem. VI-DS-06414 stadtverwaltungsweit und 
somit ist die Zusammenarbeit gem. dem Standard in Abbildung 2 zunächst umzusetzen, wird 
jedoch in jedem Projekt spezifisch nach diesem Standard themenbezogen umgesetzt. 
Dieser Aufbau für die fachamtsübergreifende Zusammenarbeit mit anderen Ämtern soll für 
den Produktivbetrieb von Jira übernommen werden und in Q4/2020 nach einem ersten 
Erfahrungszeitraum evaluiert und überprüft werden. Bereits mit dem Einsatz des Verfahrens 
nach dem Testbetrieb sollen erste Pilotbereiche nach Beschaffung der Lizenzen in die 
Aufbau- und Ablaufstrukturen integriert werden. Das eindeutige Rechte- und Rollenkonzept, 
sowie die Abgrenzung der Projekte im System basierend auf diesen Zugriffsberechtigungen 
ermöglicht dabei die fachspezifische Trennung. 
Neben dem Einsatz im Hauptamt und dem Referat SAP soll die Software in folgenden 
Pilotbereichen zur Verfügung gestellt werden: 
 Projekt LOGA mit 12 Lizenzen 
 Projekte Zentrale Vertragsdatenbank und Fördermittelmanagement mit 8 bzw. 6 
benötigten Lizenzen. In den Projekten ist die bereichs- und ämterübergreifende 
Zusammenarbeit essentiell. Die Projekte definieren sich als Querschnittsprojekte und 
werden, beginnend mit den Pilotämtern, in allen Ämtern ausgerollt. Die Ämter 
übernehmen Aufgaben und liefern Zuarbeiten welche einheitlich kommuniziert, 
übergeben und gesteuert und werden müssen. Zudem erfordert die Projektarbeit 
aufgrund von zeitlichen und technischen Abhängigkeiten eine intensive Koordination 
und Austausch mit Verantwortlichen parallellaufender Projekte (z.B.: BD EVA, BD 
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Scannen), zentraler IT Systeme (Referat SAP, Famos, Lotus Notes etc.) und 
Dienstleistern (Lecos GmbH). Die Erreichung der gesetzten Projektziele bedingt eine 
permanente, lückenlose, einheitliche Kommunikation zwischen allen 
Projektbeteiligten über Standortgrenzen hinweg.  
 Amt für Wirtschaftsförderung und Referat Digitale Stadt sollen als eines der 
ersten Fachämter die Software für die spezifische Tätigkeit in den einzelnen 
Bereichen mit 60 Lizenzen nutzen. Ziel des Einsatzes von Jira ist die Etablierung 
eines Workflows in der Zusammenarbeit zwischen dem Referat Digitale Stadt, der 
Wirtschaftsförderung und dem Dezernat 7, da sich Projektzuständigkeiten teilweise 
überschneiden. Weiterhin soll bei gemeinsamen Projekten der Ämter und Referate 
mit externen Partnern Transparenz hergestellt werden.  
 Amt für Geoinformation und Bodenordnung mit der Abteilung GeodatenService 
mit 21 Lizenzen. Hauptaufgaben der Abteilung sind die projektbezogene 
Umsetzungen von Anforderungen der Geodatenverarbeitung/-bereitstellung oder 
auch die Herstellung kartographischer Produkte aus den Ämtern. Diese sind z.T. 
nicht nur inhaltlich komplex und währen oft mehrere Monate/Jahre, sondern werden 
im Zuge des Workflows auch von 2-3 Sachgebieten der Abteilung sowie von 
mehreren beteiligten Bereichen anderer Ämter bearbeitet. Aufgrund der Vielzahl 
parallellaufender Projekte wird ein effizienteres Werkzeug benötigt, welches mit der 
Nutzung von Jira entsprechend zur Verfügung gestellt werden kann. 
 Zur Projektkommunikation für die Weiterentwicklung der Anwendung FAMOS-LE und 
weiteren IT-Projekten soll auch das Amt für Gebäudemanagement mit 10 Lizenzen 
perspektivisch in der Software arbeiten. 
 Geschäftsstelle MoVe mit 4 Lizenzen, um die Steuerung der Themen gem. dem 
Konzept "Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig" VI-DS-05136, 
die damit verbundene Dokumentation in Steckbriefen und die Berichterstattung aus 
den Projekten heraus in Einklang zu bringen. Wichtige zentrale Themen mit 
besonderem Unterstützungs- und Steuerungsbedarf aus verschiedenen 
strategischen Konzeptionen der Verwaltung werden hier zusammengeführt.  
 Vordergründig werden die Projektmanager/-innen aus der Projektmanagement-
Einheit sowie die Mitarbeiter/-innen in den von ihnen begleiteten Projekten mit 
Lizenzen ausgestattet (ca. 315 Lizenzen bei 20 Projektmanager/-innen mit jeweils 2-3 
Projekten und je 7 zusätzlichen Lizenzen pro Projekt). 
Grundsätzlich erfolgt die Annahme, dass nach Abschluss eines Projektes mit freiwerdenden 
Lizenzen gearbeitet werden kann, die wiederum anderen neuen Projekten zugeteilt werden 
können. Ein kontinuierlicher Aufwuchs ist daher grundsätzlich nicht zu erwarten. Nach 
erfolgreicher Etablierung in der SVL kann jedoch der Einsatz des Tools in der 
Gesamtverwaltung außerhalb der DuV-Projekte an Interesse gewinnen. Es wird daher 
vorgeschlagen, vor Ablauf der fünf Jahre zu evaluieren, ob die Anzahl der Lizenzen 
ausreichend ist oder ob im Sinne eines generellen Aufwuchses der Projekttätigkeit in der 
SVL und der angestrebten Standardisierung des Projektmanagements eine Aufstockung der 
Lizenzen notwendig wird. 
 
3. Darstellung der Wirtschaftlichkeit 
 
Das Lizenzmodell von Jira sieht eine Staffelung von 50, 250, 500 oder 2.000 Lizenzen vor. 
Um die Einführung der Anwendung zu gewährleisten und die stadtweite Nutzbarkeit des 
Tools weiter zu planen, ist die Beschaffung von insgesamt mindestens 500 Lizenzen 
notwendig. 
Für die Beschaffung der Lizenzen bestehen folgende Optionen:  
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 Option 1: Beschaffung von 500 Lizenzen Jira 
  Position 2020 2021 2022 2023 2024 
Lizenzkosten (Hauptsystem 
und Add Ons) 42.955,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 
Wartung* 21.477,50 € 21.477,50 € 21.477,50 € 21.477,50 € 21.477,50 € 
Bereitstellung und Betrieb 53.083,47 € 53.083,47 € 53.083,47 € 53.083,47 € 53.083,47 € 
Schulung 25.000,00 € 10.000,00 € 10.000,00 € 10.000,00 € 10.000,00 € 
Beratungsleistung 11.666,00 € 5.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 
Szenario                                    
500 Lizenzen 
in EUR  
Gesamt  154.181,97 € 89.560,97 € 84.560,97 € 84.560,97 € 84.560,97 € 
* Lizenzverlängerung 
Die Kosten für 500 Lizenzen der Software Jira über fünf Jahren betragen inklusive Wartung 
(d.h. Lizenzverlängerung), Bereitstellung, Betrieb, Schulung und Beratungsleistungen 
insgesamt 497.425,86€. 
 
Nach der aktuellen Berechnung werden ca. 490 Lizenzen benötigt, sodass die Beschaffung 
von weiteren Lizenzen zum jetzigen Zeitpunkt nicht zwingend notwendig ist. Die Kosten für 
die brach liegenden Lizenzen würden dennoch anfallen und an Kosten für Wartung, 
Bereitstellung und Betrieb gekoppelt werden. 
 
 Option 2: Beschaffung von 500 Lizenzen von anderer Software 
Als Vergleichsfall für die Berechnung der Wirtschaftlichkeit wird die Software Projektron BCS 
herangezogen, die die Anforderungen an die Multiprojektmanagementsoftware umgesetzt 
hat. 
 Aufwand 2020 2021 2022 2023 2024 
einmalig  208.250 € 5.000 € 0 € 0 € 0 € 
laufend  136.650 € 126.650 € 126.650 € 126.650 € 126.650 € 500 Lizenzen in 
EUR  
Kosten gesamt  344.900 € 131.650 € 126.650 126.650 126.650 
 
Rechengrundlage ist ein Basispreis von 350€ je Lizenz (einmalig) + 20% Wartung (= 
Lizenzverlängerung, laufende Kosten). Für die restlichen Kosten wie Bereitstellung & 
Betrieb, Schulung und Beratung werden die gleichen Schätzkosten zugrunde gelegt wie in 
Option 1 und unter „laufend“ summiert. Somit betragen die Kosten für Option B über fünf 
Jahre insgesamt 856.500€. 
Insofern führt die Abwägung der wirtschaftlichen Aspekte ebenfalls zur Entscheidung für die 
Beschaffung von 500 Lizenzen von Jira (Option 1). 
4. Finanzierung 
Nach derzeitigem Erkenntnisstand werden für Beschaffung der Lizenzen, Wartung, 
Bereitstellung und Betrieb sowie Beratung die unter Punkt 3, Option 1 dargestellten 
Finanzmittel benötigt. Die Beschaffung läuft inklusive Vergabe über die Lecos GmbH. Nach 
Beschaffung gehen die Lizenzen in das Eigentum der Stadt Leipzig über. 
Die Kosten für 2020 in Höhe von 154.181,97€ werden in der Planung im Budget 
10101011160002 (ITK, Innenauftrag DuV) berücksichtigt: 
 
 Finanzierung 2020 
Position Budget 2020 
Lizenzkosten (Hauptsystem 
und Add Ons) Innenauftrag DuV 42.955,00 € 
Wartung* Innenauftrag DuV 21.477,50 € 
Bereitstellung und Betrieb Innenauftrag DuV 53.083,47 € 
Schulung Innenauftrag DuV 25.000,00 € 
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Beratungsleistung Innenauftrag DuV 11.666,00 € 
Gesamt  154.181,97 € 
 
Ab 2021 werden die Kosten für Bereitstellung, Betrieb und Wartung im Haushalt des 
Hauptamtes im Budget 1.100.11.1.2.01.01 geplant und sind für die Haushaltsplanung 
2021/22 angemeldet. 
 
 Finanzierung 2021-2024 
Position Budget 2021 2022 2023 2024 
Lizenzkosten 
(Hauptsystem und 
Add Ons) 
Hauptamt / 10.3 
(zentral für alle) 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 
Wartung* Hauptamt / 10.3 
(zentral für alle) 21.477,50 € 21.477,50 € 21.477,50 € 21.477,50 € 
Bereitstellung und 
Betrieb 
Hauptamt / 10.3 
(zentral für alle) 53.083,47 € 53.083,47 € 53.083,47 € 53.083,47 € 
Schulung Hauptamt / 10.3 
(zentral für alle) 10.000,00 € 10.000,00 € 10.000,00 € 10.000,00 € 
Beratungsleistung Hauptamt / 10.3 
(zentral für alle) 5.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 
Gesamt    89.560,97 € 84.560,97 € 84.560,97 € 84.560,97 € 
 
Im Jahr 2021 betragen die Kosten 89.560,97 €, ab 2022 jährlich 84,560,97 €. 
5. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant     nicht nötig 
6. Folgen bei Nichtbeschluss 
Sollte die Beschaffung der Projektmanagementsoftware ATLASSIAN Jira nicht beschlossen 
werden, bedroht dies den Erfolg der geplanten und künftigen Modernisierungs- und 
Digitalisierungsprojekte im Zuge der einschlägigen Beschlüsse sowie Strategien der 
Stadtverwaltung Leipzig. Ein einheitliches und transparentes Vorgehen kann bei der 
absehbaren Zunahme des Projektvolumens ohne Jira kaum gewährleistet werden. Zudem ist 
zu befürchten, dass durch ineffizientes Projektmanagement, mühsame 
Abstimmungsprozesse, fehlendes Ressourcenmanagement und fehlenden Überblick über 
Vorgangsbearbeitung die Ziele einer modernen Verwaltung verfehlt werden. 
 
Durch das Fehlen einer Multiprojektmanagementsoftware müssen Begleitung, Betreuung 
und Controlling der Projekte weiterhin vergleichsweise ineffizient erfolgen, da Prozesse, 
Daten und steuerungsrelevante Informationen nur heterogen zugänglich bleiben. Dies würde 
Parallelstrukturen (E-Mail, Austauschlaufwerk, Telefon, Intranet) verstärken und etablieren, 
was einem einheitlichen, kollaborativen Arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform und 
effizienten, modernen Verwaltungsstrukturen entgegensteht.