Beschaffung einer Software für die Digitalisierung der Wahlorganisation
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-01206
Datum: 2020-08-20
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-01206 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Beschaffung einer Software für die Digitalisierung der Wahlorganisation 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung   Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung   Vorberatung 
Verwaltungsausschuss  30.09.2020 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Der Beschaffung der Fachsoftware voteManager für die Wahlorganisation wird 
zugestimmt. 
2. Der ausgewiesene Mehrbedarf für die Beschaffung der Fachsoftware voteManager für 
die Jahre 2021 ff. in Höhe von 60.500 Euro p.a., ist im Rahmen der Haushaltplanung 
zum Doppelhaushalt 2020/21 zu berücksichtigen und anzumelden. Über die 
Bereitstellung wird im Rahmen des Planungsprozesses entschieden. 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss   X Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
Für die Organisation von Wahlen und Entscheiden in der Stadt Leipzig soll eine Fachsoftware 
eingeführt werden. Das Vorhaben umfasst die Beschaffung der Software, Implementierungs-
leistungen, Produktschulungen für die Anwender/-innen und den Produktivbetrieb der 
Anwendung. 
 
 
 
 
  

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Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2020  
 
2020  
 
40.000  
 
1.100.11.1.6.06 /  
1.100.12.1.2.01 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung x nein  wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
  
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Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (Handlungsfelder 1, 3, 
4) 
 
 trifft nicht zu  
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Entfällt 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Entfällt 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Entfällt 
  
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III.  Strategische Ziele 
Das Vorhaben ist an Zielen der Handlungskonzepte „Moderne Verwaltung für die wachsende 
Stadt Leipzig“ und „Digitalisierung der Verwaltung“ ausgerichtet, insbesondere leistet das 
Vorhaben einen wesentlichen Beitrag, Wahlen als demokratische Prozesse rechtssicher, 
effizient und transparent zu gestalten. 
 
IV. Sachverhalt 
 
Inhaltsverzeichnis 
1. Beschreibung des Vorhabens 4 
1.1 Ausgangssituation 4 
1.2 Lösungsszenario 5 
1.3 Einführungsprojekt 7 
2. Begründung der Notwendigkeit und Dringlichkeit 9 
2.1 Notwendigkeit 9 
2.2. Dringlichkeit 9 
3. Darstellung der Wirtschaftlichkeit 10 
3.1 Kostenbetrachtung 10 
3.2 Weitere Effekte 11 
4. Finanzielle Auswirkungen 11 
 
1. Beschreibung des Vorhabens 
Für die Organisation von Wahlen und Entscheiden in der Stadtverwaltung Leipzig soll eine 
Fachsoftware eingeführt werden. Das Vorhaben umfasst die Beschaffung der Software, 
Implementierungsleistungen, Produktschulungen für die Anwender/-innen und den 
Produktivbetrieb der Anwendung. 
1.1 Ausgangssituation 
Wahlen sind ein zentrales Element einer Demokratie. Sie werden auf kommunaler Ebene 
organisiert und durchgeführt. Dementsprechend organisiert das Amt für Statistik und Wahlen 
im Rahmen seiner Zuständigkeit alle in der Stadt Leipzig stattfindenden Wahlen und 
Entscheide (siehe hierzu Abschnitt 2.1). Dabei sind im Wesentlichen jeweils folgende 
Aufgaben auszuführen: 
 Entgegennahme und Prüfung der Unterlagen der Wahlvorschläge und Wahlbewerber 
und deren Zulassung; 
 Entgegennahme und Prüfung von Unterstützungsunterschriften für Wahlvorschläge; 
 Satz und Druck der Stimmzettel; 
 Einteilung des Stadtgebietes in Wahlbezirke, bei der Stadtratswahl auch in Wahlkreise; 
 Akquise, vertragliche Bindung und Ausstattung der Wahlräume für die allgemeinen 
Wahlbezirke; 
 Besetzung der allgemeinen und der Briefwahlbezirke mit ehrenamtlichen 
Wahlvorständen, dazu Akquise, Berufung, Schulung und Betreuung der Wahlhelfer; 
 Ausstattung der Wahlhelfer mit den erforderlichen Unterlagen (Stimmzettel, Wähler-
verzeichnisse, Niederschriftsvordrucke u.a.m.) und Materialien für die Durchführung der 
Wahlhandlung am Wahltag; 
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 Führung des Wählerverzeichnisses; 
 Einrichtung und Betrieb der Briefwahlstelle für die Erteilung von Wahlscheinen und 
Briefwahlunterlagen; 
 Erfassung, Präsentation und Feststellung der Wahlergebnisse; 
 Herausgabe der vorgeschriebenen amtlichen Bekanntmachungen; 
 Durchführung der repräsentativen Wahlstatistik. 
Für die informationstechnische Unterstützung der vorgenannten Aufgaben werden bisher fast 
ausschließlich Softwarelösungen eingesetzt, die von Mitarbeitern des Amtes unter Nutzung 
unterschiedlicher Programmiersprachen (C++, Perl, Python, VB.net) und Technologien 
(Desktop- und Browseranwendungen) selbst entwickelt und im Laufe der Jahre beständig 
fortentwickelt worden sind. Für die interne Datenhaltung wird vorrangig das Datenbanksystem 
Maria-DB eingesetzt, das auf einem virtuellen Server bei der Lecos betrieben wird. Daten 
werden mit anderen Fachverfahren im erforderlichen Umfang über dedizierte Schnittstellen 
ausgetauscht. Für Teilaufgaben werden darüber hinaus MS Word, MS Excel und PDF-
XChange-Editor genutzt. 
Diese sehr heterogene Softwarelandschaft mit maßgeschneiderten Eigenentwicklungen bietet 
zwar den Vorteil der bestmöglichen Anpassung an die konkreten Leipziger Rahmen-
bedingungen, verursacht aber anderseits aufgrund der uneinheitlichen Systemarchitektur mit 
verteilter, teils redundanter Datenhaltung hohen Aufwand für Abstimmungen zwischen den 
beteiligten Mitarbeiter/-innen. Darüber hinaus müssen Schnittstellen gepflegt und häufig 
wechselseitige Datenportierungen zwischen den einzelnen Verfahren vorgenommen werden. 
Die selbst entwickelten Programme bergen zudem nicht unerhebliche Risiken hinsichtlich des 
Ausfalls der Entwickler, lassen sich nur aufwändig in ein Sicherheitskonzept einpassen und 
erfüllen auch nicht die Anforderungen an den IT-Grundschutz gemäß BSI. 
1.2 Lösungsszenario 
Unter Betrachtung der vorstehend dargestellten Rahmenbedingungen ist von einer weiteren 
technischen und inhaltlichen Anpassung der bestehenden Einzellösungen abzusehen. 
Vielmehr soll eine konsistente Standardsoftware, die funktional alle wesentlichen Bereiche der 
Wahlorganisation abdeckt und in einer einheitlichen Systemarchitektur betrieben wird, 
beschafft und eingeführt werden. Bei Einsatz einer Standardsoftware verliert die Stadt-
verwaltung zwar den Vorteil maßgeschneiderter Lösungen, profitiert demgegenüber aber von 
der kontinuierlichen fachlichen und technischen Weiterentwicklung einer marktgängigen 
Standardsoftware und den Erfahrungen anderer Anwender. Ein kommerzieller Anbieter agiert 
nah am Markt und ist in entsprechenden Fachausschüssen vertreten und somit aus eigenem 
wirtschaftlichem Interesse an einer zügigen rechtssichern Umsetzung neuer Anforderungen 
interessiert. 
Im Rahmen des Vorhabens sollen nicht nur die bisher genutzten Insellösungen abgelöst, 
sondern auch ein IT-gestütztes Projektmanagement und eine IT-gestützte Plattform für das 
Wissensmanagement bei der Wahlorganisation implementiert werden. 
Grundlegende Anforderungen an die neue Lösung sind die Einpassfähigkeit in die IT-
Architektur der Stadtverwaltung, eine zentrale Datenhaltung, Mehrbenutzerfähigkeit und 
Skalierbarkeit. Dementsprechend soll das Zielsystem in einer Client-Server-Architektur mit 
Trennung von Datenhaltung, Anwendungslogik und Benutzerschnittstelle arbeiten: 
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Abb. 1: Systemarchitektur 
Die Anwendung soll dabei modular aufgebaut sein. Insbesondere ist aus Gründen der 
Informationssicherheit eine strikte Trennung der Funktionalitäten, die öffentlich über das 
Internet angeboten werden (Online-Formulare für Wahlbewerber und Wahlhelfer, Online-
Beantragung von Wahlscheinen und Briefwahlunterlagen, Wahllokalsuche, Präsentation der 
Wahlergebnisse), von den Funktionalitäten der verwaltungsinternen Wahlorganisation, die 
ausschließlich für autorisierte und authentifizierte Benutzer im Stadtnetz verfügbar sein dürfen, 
zu gewährleisten. 
Darüber hinaus muss die Anwendung Schnittstellen für die Datenübergabe von bzw. zu 
anderen Fachverfahren bereitstellen: 
 MESO / VOIS bezüglich der Führung des Wählerverzeichnisses, der Wahlgebiets-
einteilung, der Wahlberechtigungsprüfung bei Unterstützungsunterschriften für 
Wahlvorschläge, der Wählbarkeitsprüfung von Wahlbewerbern und des Abgleichs von 
Wahlhelferdaten; 
 SAP bezüglich der Auszahlung der Wahlhelferentschädigungen; 
 Dokumentenmanagement Enaio bezüglich Ablage von aktenrelevanten Dokumenten; 
 Serviceportal Amt 24 bezüglich der Bereitstellung von Online-Formularen Einreichung 
von Wahlvorschlägen, Bereitschaftserklärungen für Wahlhelfer sowie Anträgen auf 
Erteilung von Wahlscheinen und Briefwahlunterlagen; 
 Wahl-Client des Statistischen Landesamtes bezüglich der Übermittlung der 
Wahlergebnisse; 
 Open-Data-Portal bezüglich der Publizierung von Wahlergebnissen; 
 Benutzerverwaltung ADS bezüglich der Authentifizierung. 
Bisher manuell durchgeführte Datenexporte und -importe und der Einsatz spezifischer Schnitt-
stellenprogramme (Beispiel: Datenübergabe an SAP über Ämter-Framework) können damit 
entfallen. 
Der operative Betrieb der Software soll an den IT-Dienstleister Lecos im Rahmen eines 
dedizierten Angebotes vergeben werden. Daher sollten Anwendungsbereitstellung und Daten-
haltung bewährte und bereits vorhandene Technologien nutzen, insbesondere Windows 
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Server und SQL-Server von Microsoft. Die Benutzeroberflächen sollten zwecks Aufwands-
minimierung für Installation und Pflege (Updates) als Webanwendung realisiert sein. 
Mit dem Einsatz der beschriebenen Lösung können folgende operative Nutzeffekte gegenüber 
der bisherigen Lösung erbracht werden: 
 Die Softwarelandschaft für die Wahlorganisation wird konsolidiert, was den 
Pflegeaufwand erheblich reduziert und die Informationssicherheit verbessert. 
 Mit der Herstellerfirma steht ein vertraglich gebundener Partner für alle Fragen der 
Software-Entwicklung und -Anwendung sowie für Gewährleistungsfälle zur Verfügung. 
 Redundante Datenbestände werden beseitigt, Fehler durch mangelhafte 
Datensynchronisation sind ausgeschlossen. 
 Eigenentwicklungen und wahlbedingte Anpassungen von Programmen und Skripten 
entfallen, wodurch die bisher dafür aufgewendete Arbeitszeit bei den betreffenden 
Mitarbeitern frei wird (geschätzt 60 Personentage). 
 Risiken durch krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeiter/-innen werden minimiert; die 
Vertretungsregelungen der Mitarbeiter/-innen können flexibilisiert werden. 
Aus strategischer Sicht ist das Vorhaben ist an Zielen der Handlungskonzepte „Moderne 
Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ und „Digitalisierung der Verwaltung“ 
ausgerichtet. Insbesondere leistet das Vorhaben einen wesentlichen Beitrag, 
 Wahlen als demokratische Prozesse rechtssicher, transparent und nachvollziehbar zu 
gestalten, u. a. indem Wahlergebnisdaten in Form von Open Data bereitgestellt werden 
(Handlungsfeld 1); 
 die Wahlorganisation als Geschäftsprozess wirtschaftlich zu organisieren und durch 
Digitalisierung zu unterstützen (Handlungsfeld 3); 
 dabei standardisierte Lösungen einzusetzen sowie Informationssicherheit und 
Datenschutz bei der Wahlorganisation zu gewährleisten (Handlungsfeld 4). 
Fazit: die Effizienz und die Rechtssicherheit bei der Organisation von Wahlen und Entscheiden 
in der Stadt Leipzig können erheblich verbessert werden. 
1.3 Einführungsprojekt 
Um die Produktbeschaffung und –einführung systematisch und kontrolliert abzuwickeln, hat 
das Amt für Statistik und Wahlen ein Einführungsprojekt initiiert. Der Projektantrag wurde im 
August 2019 im Fachkreis „Digitalisierung und Veränderungsmanagement“ vorgestellt und im 
September 2019 vom Steuerungsgremium bestätigt. Die Projektplanung sieht folgenden 
zeitlichen Ablauf vor: 
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Abb. 2 Projektplanung 
Die Analyse der bisherigen Prozesse und die Zusammenstellung der fachlichen und 
funktionalen Anforderungen an das neue System wurden mit Unterstützung der Beratungs-
gesellschaft für Beteiligungsverwaltung Leipzig (bbvl) durchgeführt. Im Ergebnis liegen ein 
Projektbericht zur Prozessoptimierung Wahlen und ein Leitfaden zur Wahlorganisation vor.  
Im Rahmen der Marktrecherche wurde ermittelt, dass mit den Firmen voteIT, Aachen, und 
IVU.Elect, Berlin, nur zwei relevante Anbieter am Markt agieren, deren Produkte voteManager 
bzw. IVU.Elect vom Funktionsumfang für den Einsatz in einer Großstadt wie Leipzig als 
geeignet in Betracht gezogen werden können. Weitere Produkte wie voteplus, Wahlinfo oder 
Wahlmanager decken nur Teilbereiche der Wahlorganisation ab und sind wenig verbreitet. PC 
Wahl ist veraltet und unsicher. 
Beide Hersteller haben ihre Produkte bei In-House-Präsentationen in der Stadtverwaltung 
vorgestellt. Außerdem fanden Erfahrungsaustausche der Mitarbeiter/-innen des Amtes für 
Statistik und Wahlen Leipzig mit den Wahlämtern der Städte Dresden und Göttingen statt, wo 
die Produkte bereits seit Längerem im Einsatz sind. Diese Erfahrungen fließen in die 
Anforderungsdefinition ein. 
Mit der Entwicklung der Soll-Konzeption für den Gesamtprozess der Wahlorganisation und für 
die Erstellung der Leistungsbeschreibung soll wiederum die bbvl beauftragt werden. 
Anschließend wäre ggf. ein öffentliches Vergabeverfahren nach der Vergabe- und Vertrags-
ordnung für Leistungen zu durchlaufen. Dies erübrigt sich bei einer Entscheidung für 
voteManager jedoch, da dieses Produkt bereits über die Bundesarbeitsgemeinschaft der 
kommunalen IT-Dienstleister vertrieben wird. Lecos kann diese Software insoweit über die 
Einkaufsgemeinschaft ProVitako beschaffen und für die Stadt Leipzig als Volldienstleistung 
betreiben. Die Anwendung würde in dem Fall auf Technik der Firma regioIT gehostet werden. 
Weitere Schritte im Einführungsprojekt sind die Installation der Softwarekomponenten auf der 
Servertechnik des IT-Dienstleistes, die initiale Einrichtung des Systems, die Migration der 
Daten aus den Altsystemen, die Durchführung von Tests sowie Produktschulungen für die 
Anwender/-innen.  
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2. Begründung der Notwendigkeit und Dringlichkeit 
2.1 Notwendigkeit 
Die Durchführung von Wahlen ist eine Pflichtaufgabe im Sinne von § 2 Abs. 2 der Sächsischen 
Gemeindeordnung. Die Stadt Leipzig ist entsprechend verpflichtet, alle Wahlen und 
Entscheide in ihrem Stadtgebiet gemäß den Vorgaben der Wahlgesetzgebung zu 
organisieren. Dies umfasst: 
 die regelmäßigen Wahlen der Abgeordneten des Europäischen Parlaments aus der 
Bundesrepublik Deutschland; 
 die regelmäßigen Wahlen der Abgeordneten des Deutschen Bundestages; 
 die regelmäßigen Wahlen der Abgeordneten des Sächsischen Landtages; 
 die regelmäßigen Wahlen des Stadtrates und der Ortschaftsräte; 
 die regelmäßigen Wahlen des Oberbürgermeisters; 
 Volksentscheide im Freistaat Sachsen; 
 Bürgerentscheide in der Stadt Leipzig; 
 die regelmäßigen Wahlen der Mitglieder des Jugendparlamentes der Stadt Leipzig. 
Darüber hinaus ist die Stadt Leipzig zuständig für die Aufstellung der Bewerber bei den 
regelmäßigen Wahlen 
 der Schöffen und Jugendschöffen für das Land- und das Amtsgericht und 
 der ehrenamtlichen Richter am Verwaltungsgericht Leipzig. 
Das Wahlspektrum kann sich im Fall entsprechender Beschlüsse zukünftig gegebenenfalls um 
die Wahl der Mitglieder der Stadtbezirksbeiräte und des Migrantenbeirates der Stadt Leipzig 
erweitern. 
Die im Rahmen der Wahlorganisation erforderlichen Arbeiten (vgl. Abschnitt 1.1) sind ent-
sprechend der Bestimmungen der Wahlgesetze und Wahlordnungen entweder von der 
Gemeinde oder von den ehrenamtlichen Wahlorganen (Wahlausschuss und Wahlvorstände) 
wahrzunehmen, wobei das Amt für Statistik und Wahlen, die der Gemeinde übertragenen 
Aufgaben unmittelbar ausführt und die Wahlorgane bei deren Tätigkeit unterstützend begleitet. 
Damit das Amt diese Aufgaben effektiv, effizient und rechtssicher erledigen kann, ist die 
Einführung der Software erforderlich. Folgen bei Nichtbeschluss: Falls die Softwarelösung 
nicht eingeführt wird, werden die zeitlichen und personellen Aufwände für die Vorbereitung 
und Durchführung von Wahlen weiter ansteigen. Das Risiko des Auftretens von Wahlfehlern, 
die zur Anordnung von kostenintensiven und imageschädlichen Wiederholungswahlen führen 
können, wird sich erhöhen. 
2.2 Dringlichkeit 
Im Zuge des Einführungsprojektes (vgl. Abschnitt 1.3) sind mit Stand März 2020 die Ist-
Analyse einschließlich der Ableitung der Anforderungen an das neue Produkt und die Markt-
recherche abgeschlossen. 
Nächste Schritte im Einführungsprojekt sind die Erstellung der Leistungsbeschreibung und 
darauf aufbauend gegebenenfalls Ausschreibung und Vergabeentscheid (falls ein förmliches 
Vergabeverfahren erforderlich ist) sowie die Beauftragung der Lecos mit der Beschaffung und 
der Implementierung der Anwendung. 
Die Anwendung soll erstmals zur nächsten Bundestagswahl, die voraussichtlich Ende 
September 2021 stattfinden wird, genutzt werden. Da die vorbereitenden wahlorganisa-
torischen Arbeiten mindestens ein halbes Jahr vor dem Wahltermin beginnen, muss die 
Software spätestens zu Beginn des 2. Quartals 2021 produktiv einsatzfähig sein. Dies setzt 
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wiederum voraus, dass die Implementierungsarbeiten, welche die Installation  
beim Betreiber, Tests, Datenportierungen aus den Altsystemen und Schulungen der 
Anwender/-innen umfassen, im 4. Quartal 2020 starten. 
Jede weitere Verzögerung der Produkteinführung auf eine spätere Wahl würde die 
beschriebenen Risiken erhöhen. 
3. Darstellung der Wirtschaftlichkeit 
3.1 Kostenbetrachtung 
Für den dauerhaften Betrieb der Anwendung sind der Lizenzerwerb, Wartungsbeiträge für 
Updates, Programmieraufträge für Softwareanpassungen und Anwendersupport beim 
Hersteller sowie die Kosten für den Betrieb bei Lecos zu berücksichtigen. Wie vorstehend 
dargestellt, agieren mit voteIT (voteManager) und IVU.Elect (IVU.Elect) zwei relevante 
Anbieter am Markt. Entsprechend vorliegender Preisauskünfte werden folgende Kosten (in 
EUR) bei Anschaffung der jeweiligen Software entstehen: 
IVU.Elect 2021 2022 2023 2024 
Lizenzen – – – – 
Nutzungs-/ 
Wartungsgebühr 
30.000 30.000 30.000 30.000 
Programmanpassungen 12.750 12.750 12.750 12.750 
Anwendersupport 2.000 2.000 2.000 2.000 
Betriebskosten 17.250 17.250 17.250 17.250 
Summe 62.000 62.000 62.000 62.000 
Gesamt 2021 – 2024 248.000 
 
voteManager 2021 2022 2023 2024 
Lizenzen 14.250 14.250 14.250 14.250 
Nutzungs-/ 
Wartungsgebühr 
14.250 14.250 14.250 14.250 
Programmanpassungen 12.750 12.750 12.750 12.750 
Anwendersupport 2.000 2.000 2.000 2.000 
Betriebskosten 17.250 17.250 17.250 17.250 
Summe 60.500 60.500 60.500 60.500 
Gesamt 2021 – 2024 242.000 
 
Das Preismodell von IVU beinhaltet eine dauerhafte jährliche Nutzungsgebühr von aktuell 
30.000 Euro, die neben den Nutzungsrechten auch Updates umfasst. VoteIT berechnet für 
den Erwerb der Nutzungsrechte grundsätzlich eine einmalige Lizenzgebühr, die beim 
voteManager aktuell 71.250 Euro für alle relevanten Module beträgt, und dann einen jährlichen 
Wartungsbeitrag für Updates in Höhe von 20 % der Lizenzkosten. Falls Lecos wie vorgesehen 
die Beschaffung, die Bereitstellung und den Betrieb der Anwendung als Volldienstleistung 
anbietet, können diese Lizenzkosten jedoch auf eine jährliche Zahlungsweise über fünf Jahre 
verteilt werden. VoteIT erreicht auf diese Weise von Beginn an einen dauerhaften 
Kostenvorteil gegenüber IVU, der nach Abzahlung der Lizenzkosten ab dem sechsten Jahr 
noch verstärkt wird. 
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Die angesetzten Betriebskosten basieren auf einer Preisauskunft der Lecos. Die Kosten für 
Programmanpassungen und Anwendersupport sind Durchschnittswerte, die je nach Bedarf 
von Jahr zu Jahr variieren können. 
3.2 Weitere Effekte 
Aufgrund der Vertriebsstrategie der Firma voteIT, ihr Produkt ausschließlich über kommunale 
Rechenzentren zu vertreiben, ist die Möglichkeit gegeben, dass Lecos im eigenen Haus 
entsprechendes fachliches Know-how aufbaut und den Betrieb der Software auch anderen 
sächsischen Kommunen als Dienstleistung anbieten und damit wirtschaftliche Effekte erzielen 
kann. 
VoteManager bietet gegenüber IVU.Elect darüber hinaus den Vorteil einer deutlich stärkeren 
Produktverbreitung in rund 2.200 deutschen Behörden, was einerseits den 
Erfahrungsaustausch mit den Wahlämtern anderer Städte vereinfacht und andererseits ein 
gemeinsames Auftreten der Kommunen gegenüber dem Hersteller bezüglich der 
Weiterentwicklung der Anwendung ermöglicht. Außerdem hat voteIT zwischenzeitlich die 
Firma IVU.Elect übernommen, so dass die die Zukunft des Produkts IVU.Elect ungesichert ist. 
Im Ergebnis wird die Beschaffung und der Einsatz der Software voteManager favorisiert. 
4. Finanzielle Auswirkungen 
Das Einführungsprojekt wurde nach Bestätigung durch das Steuerungsgremium 
Digitalisierung der Verwaltung im September 2019 gestartet. Im Rahmen des 
Einführungsprojekts entstehen Aufwendungen für die Erstellung der Ist-Analyse und der 
Anforderungsdefinition, die Erstellung der Leistungsbeschreibung, die Installation der 
Software beim Betreiber, eventuell erforderliche Programmierleistungen für Schnittstellen und 
Datenportierungen sowie für Schulungen der Anwender/-innen. Die dazu geplanten 
Haushaltmittel in Höhe von insgesamt 52.250 Euro werden aus dem zentralen 
Digitalisierungsbudget bereitgestellt und im Zuge des Projektfortschritts bedarfsweise 
freigegeben und an das Amt für Statistik und Wahlen übertragen, davon 7.700 Euro im Jahr 
2019 und 40.000 Euro im Jahr 2020. Der Steuerungskreis Digitalisierung und 
Veränderungsmanagement hat für 2020 anstelle der geplanten 44.450 Euro aufgrund der 
COVID-19-Situation nur 40.000 Euro freigegeben. 
Die Aufwendungen für den fortlaufenden Betrieb der Anwendung umfassen den Wartungs-
beitrag an den Hersteller, die Betriebskosten bei der Lecos GmbH, Programmieraufträge für 
Softwareanpassungen und Anwendersupport. Der entsprechende Mittelbedarf in Höhe von 
jährlich 60.500 Euro ist im Rahmen der Planung des Doppelhaushalts 2021/2022 erstmals für 
das Jahr 2021 angemeldet worden und müsste im Budget des Amtes für Statistik und Wahlen, 
PSP 1.100.12.1.2.01, bereitgestellt werden. 
Falls der Mehrbedarf im Rahmen der Planung 2021/2022 nicht bestätigt wird, kann die 
Software mangels alternativer Finanzierungsquellen nicht zum geplanten Zeitpunkt eingeführt 
werden, mit den im Abschnitt 2.1 aufgezeigten Folgen.