Beratungsleistung zur Analyse, Beschreibung und Optimierung der Prozesse in der Abteilung Kulturförderung im Kulturamt
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-00963
Datum: 2021-02-03
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-00963 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
Dezernat Kultur 
 
 
Betreff: 
Beratungsleistung zur Analyse, Beschreibung und Optimierung der Prozesse in der 
Abteilung Kulturförderung im Kulturamt 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung   Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung   Vorberatung 
FA Kultur   Vorberatung 
Ratsversammlung  24.03.2021 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Den Zuschlag zur Durchführung der Beratungsleistung zur Analyse, Beschreibung und 
Optimierung der Prozesse in der Abteilung Kulturförderung des Kulturamts der Stadt Leipzig 
erhält Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg.  
 
Räumlicher Bezug: 
 
Nicht gegeben. 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
In der Vorlage geht es um die Erteilung eines Zuschlags für eine Beratungsleistung in der 
Abteilung Kulturförderung des Kulturamts an Nordlicht Management Consultants GmbH, 
Hamburg. In der Vorlage sind der Auftrag, der Vergabeprozess und die Begründung für die 
Auswahl des Unternehmens beschrieben. Die Beratungsleistung ist zugleich Teil einer 
Prozesspilotierung im Rahmen des ämterübergreifenden Digitalisierungsprojekts 
„Fördermittelmanagement“, welches in Federführung der Stadtkämmerei durchgeführt wird. 
 
  
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Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage 2 zur 
Begründung 
Folgen bei Ablehnung x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 01.01. 
2021 
31.12. 
2021 82.000 
PSP-Element: 
1.100.11.1.1.02.24 
Sachkonto: 
44319200 
Übertragung auf : 
PSP-Element 
1.100.11.1.2.01.01 / 
Sachkonto 
44312000  
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung  nein  wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
  
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Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele:  
 
 trifft nicht zu  
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
Die Auswahl des Beratungsunternehmens erfolgte einvernehmlich zwischen Kulturamt und 
Hauptamt. Das Rechnungsprüfungsamt hat die Vergabe der Beratungsleistung geprüft. Es 
wurden keine Verstöße o.ä. festgestellt (Prüfnummer: 20/3/1333). 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
Es liegt keine Eilbedürftigkeit vor. 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
Die Vorlage ist öffentlich. Die Anlagen 2 und 3 sind aufgrund er darin enthaltenen 
Unternehmensdaten sowie personenbezogener Daten nichtöffentlich. 
 
III.  Strategische Ziele 
 
„Leipzig stärkt seine Internationalität: Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft“ 
Ein effizient und effektiv gestalteter digitaler Beantragungs-, Bearbeitungs- und 
Evaluierungsprozess der Kulturförderung trägt dazu bei, eine vielfältige und vitale 
Kulturlandschaft in Leipzig zu ermöglichen. 
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IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
 
Die Mittel zur Förderung der freien Kunst und Kultur haben mit der im Jahr 2016 eingeführten 
jährlichen Dynamisierung in Höhe von 2,5 Prozent sowie mit dem Beschluss zum 
Doppelhaushalt 2019/20 (plus 3,6 Mio. Euro) einen deutlichen Aufwuchs erfahren. Der 
Haushaltsansatz 2020 soll im kommenden Doppelhaushalt auf dem gleichen Niveau 
fortgeschrieben werden. Die Dynamisierung der Fördermittel beträgt, in Abweichung zum 
geltenden Ratsbeschluss, für 2021 1 Prozent. Im Jahr 2021 stehen demnach zur Förderung 
von kulturellen und künstlerischen Projekten und Einrichtungen in freier Trägerschaft Mittel in 
Höhe von rund 10,2 Mio. Euro zur Verfügung. Im Vergleich dazu konnten im Jahr 2018 rund 
5,9 Mio. Euro zur Förderung der freien Kunst und Kultur ausgereicht werden. 
 
Mit den zusätzlichen Fördermitteln hat sich auch das Aufgabenvolumen im Kulturamt bzw. 
den Abteilungen Kulturförderung und Verwaltung/Controlling deutlich erhöht. Ziel der 
Untersuchung sind im Kern deshalb die Verbesserung der Abläufe des 
Fördermittelverfahrens im Kulturamt und der Nutzerorientierung mit Blick auf die 
Fördermittelempfänger und den gesamten Prozess des Förderverfahrens möglichst ohne 
Medienbrüche zu digitalisieren. Diese Ergebnisse wiederum fließen in das 
ämterübergreifende Projekt „Fördermittelmanagement“ ein, welches im Kontext der Strategie 
zur Digitalisierung der Verwaltung federführend durch die Stadtkämmerei durchgeführt wird. 
Konkret sind die Ergebnisse relevant für das Teilprojekt 1: Vergabe von 
Fördermitteln/Zuwendungen.  
 
Folgende Aspekte stehen dabei im Fokus: 
 Transparenz über Förderbudgets, Beantragungsfristen und Formulare, 
 Automatisierung von Prüfroutinen hinsichtlich Förderfähigkeit, 
 Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstandes für Dritte und Verwaltung, 
 Enge und weitgehend automatisierte Verknüpfung zwischen Förderverfahren und 
Haushaltsbewirtschaftung, 
 Verringerte Durchlaufzeiten und geringerer Bearbeitungsaufwand, 
 Schaffung von Voraussetzungen für ein Wirkungscontrolling hinsichtlich 
Förderzielen/-zwecken, 
 Verwendung von bereits vorhandenen Basisinfrastrukturkomponenten, soweit 
möglich und verfügbar, 
 Vereinfachung und weitgehende Automatisierung des Berichtswesens. 
 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Gegenstand der Untersuchung 
 
Die Beratungsleistung umfasst die ausführliche Analyse, Beschreibung und Optimierung der 
Prozesse „Kulturförderung beantragen, bearbeiten und abrechnen/evaluieren“. Aufbauend 
auf den Analyseergebnissen soll dann der digitale Workflow entsprechend der Zielstellungen 
des Teilprojektes 1 im Projekt „Fördermittelmanagement“ etabliert werden.  
Parallel sollen auch die Organisationsstrukturen und die Arbeitsorganisation im Hinblick auf 
die weiteren Aufgaben und Leistungen, welche die Abteilung neben der Kulturförderung 
ebenfalls verantwortet, überprüft und optimiert werden. 
 
Mit der Beratungsleistung sollen demnach folgende Fragen beantwortet werden, die auch 
relevant für das übergeordnete Projekt Fördermittelmanagement sind:  
 Wie muss der Prozess „Kulturförderung beantragen“ gestaltet werden, um ihn in das 
Serviceportal der Stadtverwaltung (Amt 24) integrieren zu können? 
 Braucht es für die elektronische Bearbeitung der Prozesse „Kulturförderung 
beantragen“, bearbeiten und abrechnen/evaluieren“ eine eigene Fachsoftware oder 
können dafür die bereits vorhandenen städtischen Standards der elektronischen 
Vorgangsbearbeitung genutzt werden? 
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 Wie muss der Prozess „Kulturförderung bearbeiten“ angepasst werden, um ihn digital 
bearbeiten zu können? 
 Wie können Evaluierungs- und Monitoringprozesse gestaltet und digital umgesetzt 
werden? 
 Auf welche Weise müssen durch die Neugestaltung der Prozesse „Kulturförderung 
beantragen“, bearbeiten und abrechnen/evaluieren“, Organisationsstrukturen, 
Arbeitsprozesse und weitere Rahmenbedingungen in der Abteilung Kulturförderung 
im Kulturamt angepasst werden? 
 
Ausführlich ist die zu vergebende Beratungsleistung in der Leistungsbeschreibung als 
Anlage 1 zu dieser Vorlage beschrieben. 
 
Angebotsverfahren 
 
Am 01.10.2019 wurden 15 Beratungsunternehmen per E-Mail zur Abgabe Ihre Angebote 
aufgefordert. Die Angebotsfrist zur Abgabe der Angebote endete am 30.10.2019. 
 
Von 15 angeschrieben Unternehmen, haben folgende sechs Unternehmen bis zum 
30.10.2019 ein Angebot abgegeben: 
 BSL Managementberatung GmbH, Mainz 
 Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg 
 Metrum Managementberatung GmbH, München 
 Beratungsraum Kommunal- und Unternehmensberatung GmbH, Leipzig 
 arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH, Nürnberg 
 Institut für Public Management, Berlin 
 
Die Auswertung und Bewertung der Angebote und der Präsentationen erfolgte nach einem 
Raster, welches folgende Kriterien umfasst und mit der Angebotsaufforderung den 
Unternehmen bekanntgeben wurde: 
 
 Angebot (100 Punkte) 
 
o Angebot: Hat das Beratungsunternehmen die Fragestellung/Fragestellungen 
richtig verstanden? (30 Punkte) 
o Leistungen: Bietet das Beratungsunternehmen die richtigen Leistungen an? 
(25 Punkte) 
o Fachliches: Weisen die Berater (Personen) die fachlichen Voraussetzungen 
nach? (10 Punkte) 
o Wirtschaftlichkeit des Angebots (35 Punkte) 
 
 Präsentation (50 Punkte) 
 
o Inhalt der Präsentation/Vorstellung (20 Punkte) 
o Aufbau der Präsentation/Vortrag (10 Punkte) 
o Feedbackphase (10 Punkte) 
o Vortragender/Vortragende, Sprache, Soziale Kompetenz (10 Punkte) 
 
Die Beigeordnete und Bürgermeisterin für Kultur, das Kultur- und das Hauptamt, Abteilung 
Organisation und Projektmanagement, haben am 22.11.2019 folgende Unternehmen 
ausgewählt, die zur Präsentation am 02.12.2019 eingeladen wurden: 
 
 BSL Managementberatung GmbH, Mainz 
 Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg 
 Metrum Managementberatung GmbH, München1  
 Beratungsraum Kommunal- und Unternehmensberatung GmbH, Leipzig 
 
 
1 Am 27.11.2019 hat das Beratungsunternehmen allerdings sein Angebot per E-Mail wieder zurückgezogen. 
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Von März bis September 2020 wurde das Vergabeverfahren pandemiebedingt unterbrochen.  
Ab Mitte September 2020 wurde das Vergabeverfahren fortgesetzt.  
Die Unternehmen, welche der Einladung zur Präsentation gefolgt waren:  
 BSL Managementberatung GmbH, Mainz, 
 Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg, 
 Beratungsraum Kommunal- und Unternehmensberatung GmbH, Leipzig, 
wurden am 19.09.2020 erneut per Email aufgefordert, ihr Angebot zu aktualisieren und bis zum 
09.10.2020 einzureichen. Im Rahmen der erneuten Angebotsabfrage haben sich die 
Leistungsbeschreibung und die Bewertungskriterien nicht verändert. Lediglich folgende 
Rahmenbedingungen wurden der gegenwärtigen Situation angepasst: 
 Es ist auf eine auskömmliche Kalkulation der angesetzten Beratertage zu achten.  
 Aufgrund der geänderten Rahmenbedingungen angesichts pandemiebedingter 
Vorkehrungen und Zusatzaufgaben ist zu berücksichtigen, dass der zeitliche Aufwand für 
die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung möglichst gering bzw. erforderliche 
Workshops etc. so effizient wie möglich bzw. digital ausfallen sollten.  
 Präferenz: Pauschalangebot 
 Auf eine erneute Präsentation kann verzichtet werden. 
Nach erneuter Auswertung2 der Angebote und Rückkoppelung mit dem Kulturamt am 19.10.2020 
wird folgender Vorschlag unterbreitet:  
 
Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg  
 
soll den Zuschlag erhalten. 
 
Begründung 
 
Die Fragestellung wurde richtig verstanden und im Vergleich zu 2019 noch einmal sichtbar 
überarbeitet. Dabei wurde die Vorgehensweise zur Bearbeitung der Fragestellungen sehr 
ausführlich skizziert. So wird die Beteiligung der Mitarbeitenden im Angebot von Nordlicht, 
unter der Berücksichtigung pandemiebedingter Rahmenbedingungen, von Anfang an 
mitgedacht. Aus der ersten Präsentation wurde damals nicht ausreichend deutlich, ob die 
methodische Herangehensweise des Service Design Thinking zum Gegenstand (Verfahren 
Kulturförderung) passt, der untersucht werden soll. Das nun überarbeitete Angebot passt 
sich den Rahmenbedingungen der Abteilung Kulturförderung im Kulturamt an. Es umfasst 
einen optimalen Mix aus sehr offenen und kreativen Methoden des Service Design Thinking 
und gleichzeitig fokussierten Beteiligungsformaten, um die aktuellen Arbeitsprozesse 
analysieren und diese im Hinblick auf die formulierten Herausforderungen weiterentwickeln 
zu können. Dadurch besteht die Chance, nicht nur den Prozess der Kulturförderung zu 
analysieren und zu optimieren, sondern auch die anderen Projekte und Prozesse, die das 
Kulturamt ebenfalls verantwortet. Neben der Analyse des Kulturförderungsprozesses sollen 
deshalb auch übergreifende Steuerungsprozesse zum Qualitätsmanagement entwickelt und 
etabliert werden. So kann die methodische Projekterfahrung auch dazu beitragen, diese 
künftig auch für die Zusammenarbeit in der Abteilung zu nutzen. Service Design Thinking 
verbindet folglich bewusst die verschiedenen Bereiche einer Organisation und geht weiter als 
die reine Optimierung von Prozessen.  
 
Das Projektmanagement ist nachvollziehbar und detailliert aufgeschlüsselt, obwohl die 
Analyse mit Blick auf die Beteiligung der Mitarbeitenden des Kulturamts umfangreich geplant 
ist. So wird mit einem zeitlichen und personellen Arbeitsaufwand mit acht bis zehn 
Workshops gerechnet.  
 
Nordlicht hat bereits Digitalisierungsprozesse von Kommunen begleitet bzw. diese dazu 
beraten. Das zeigt insbesondere die Projekterfahrung aus der Stadtverwaltung Köln. Die 
 
2 Die Auswertung ist als Anlage 2 dieser Vorlage beigefügt. In der Auswertung wurde aus gegebenen Anlass die Umsatzsteuer 
von 16% zu Grunde gelegt. Da die Beschlussfassung im Jahr 2021 erfolgt, wurde das Honorar mit 19 % Umsatzsteuer in der 
Kalkulation und Haushaltsplanung berücksichtigt. 
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Kulturförderung in der Stadt Köln wurde dort als Prototyp-Prozess ausgewählt, um 
Lernerfahrungen für alle Fördermittelverfahren in der Stadt Köln zu sammeln. In den 
Workshops mit dem Service-Design-Ansatz wurden die Mitarbeitenden befähigt mit diesem 
Ansatz an ihren Prozessen zu arbeiten. Die Soll-Prototypen wurden mittels "Klick-Dummys" 
und Power Point-Animationen erstellt und mit Kulturschaffenden und Mitarbeitern getestet, 
z.B. zur Online-Beantragung der Kulturförderung. In den sich anschließenden Prototyping-
Workshops erfolgte die Verbesserung und Weitentwicklung. Dafür wurden von der Analyse 
bis zu Finalisierung sechs Workshops benötigt. Am Anfang bestand nach unserer Kenntnis 
gemischte Akzeptanz am Arbeitsansatz bei den Mitarbeitenden im Kulturbereich der Stadt 
Köln. Durch Schulungen und schnelle kleine Erfolge in der Optimierung der Prozesse 
erfuhren die Ergebnisse aber nachfolgend eine breite Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Mit 
Hilfe der erarbeiteten Prototypen wurde auch am finalen Online-Produkt weitergearbeitet. 
 
Mittels des Arbeitsansatzes können verhältnismäßig schnelle und effektive Lösungen für die 
Gestaltung von Prozessen erarbeitet werden. Im Zentrum steht dabei immer der Wert der 
Service Nutzung. Der Arbeitsansatz knüpft deshalb gut an folgenden vom Projekt 
Fördermittelmanagement definierten Zielen an:  
 Transparenz und Nachvollziehbarkeit über Förderbudgets, Beantragungsfristen und 
Formulare 
 Automatisierung von Prüfroutinen hinsichtlich Förderfähigkeit und weitgehend 
automatisierte Verknüpfung zwischen Förderverfahren und Haushaltsbewirtschaftung 
 Vereinfachung und weitgehende Automatisierung des Berichtswesens 
 
Der methodische Ansatz hebt Nordlicht letztlich gegenüber den beiden anderen Bietern 
heraus, obwohl Nordlicht den höchsten Tagessatz hat. Beratungsraum und die BSL richten 
ihren Schwerpunkt (im Projektmanagement bzw. bei der Anzahl der Beratertage) auf eine 
ausführliche inhaltliche IST-Analyse der aktuellen Prozesse. Nordlicht dagegen stellt den 
methodischen Weg zur Beantwortung der zentralen Fragestellungen, einschließlich der 
Erarbeitung von Soll-Prozessen zur Service Nutzung mit den sichtbaren und unsichtbaren 
Schnittstellen in den Mittelpunkt.  
 
Das Angebot ist als Anlage 3 Bestandteil der Vorlage. 
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Der Zeithorizont für die Erbringung der Beratungsleistung ist für das zweite Halbjahr 2021 
geplant. Ausgehend von den Ergebnissen der Beratungsleistung ist eine zeitnahe 
Digitalisierung des Förderverfahrens anzustreben. 
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Die Höhe der Aufwendungen im Ergebnishaushalt wurden aufgrund der Schätzung des 
Wertumfangs der Aufgabenstellung ermittelt. Die Finanzierung erfolgt vorbehaltlich des 
Ratsbeschlusses zum Haushalt aus den Mitteln des Kulturamtes (20.000 EUR), des 
Hauptamtes (20.000 EUR) und der Stadtkämmerei (42.000 EUR).  
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Es gibt keine Auswirkungen auf den Stellenplan. 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant     nicht nötig 
 
7. Besonderheiten  
 
Es gibt keine Besonderheiten. 
 
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8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Bei Nichtbeschluss kann die Beratungsleistung nicht vergeben werden. Der Auftrag, 
Optimierungspotenziale für die Prozesse in der Abteilung Kulturförderung zu erarbeiten, 
kann nicht zeitnah erfüllt werden.  
 
Anlagen: 
 
Anlage 1 Leistungsbeschreibung 
 
Anlage 2 Auswertungsmatrix (nichtöffentlich, da personenbezogenen Daten und sensible 
Unternehmensdaten Inhalt der Anlage sind.) 
 
Anlage 3 Angebot von Nordlicht (nichtöffentlich, da personenbezogenen Daten und sensible 
Unternehmensdaten Inhalt der Anlage sind) 
 
 
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 Seite 1 
Anlage 
 
Beratungsleistung zur Optimierung des Prozesses „Kulturförderung beantragen und 
bearbeiten“ im Kulturamt des Dezernates Kultur der Stadt Leipzig 
 
Leistungsbeschreibung 
 
1. Einführung 
Leipzig wächst. Leipzig soll (weiter) nachhaltig wachsen. Die lebendige und vielfältige Kunst- 
und Kulturszene ist ein wesentlicher Faktor für die Lebensqualität, die soziale Stabilität und 
Internationalität von Leipzig. Die Bereitstellung kultureller Angebote und die Unterstützung 
der Kunst- und Kulturschaffenden stellen bedeutende Bausteine für die Stadtentwicklung 
dar. Mit der Förderung der freien Kunst und Kultur leistet das Kulturamt einen wichtigen Bei-
trag für die stetige Weiterentwicklung der Stadt.  
Die Stadt Leipzig hat sich zudem das Ziel gesetzt, die Verwaltung schrittweise zu digitalisie-
ren und damit die vielfältigen Verfahren für die Nutzerinnen und Nutzer anwendungsfreundli-
cher zu gestalten. Von dieser Entwicklung sollen auch die lokale Wirtschaft und die Kultur 
profitieren. Alle Verwaltungsverfahren sollen zukünftig möglichst durchgängig digital bearbei-
tet werden. Dieses Ziel ist eine große Herausforderung, die nicht nur miteinander vernetzte 
elektronische Systeme und Verwaltungsprozesse erfordert, sondern auch ein Umdenken in 
der Vorgangsbearbeitung, der Kommunikation sowie einen angemessenen Personaleinsatz 
notwendig macht. 
Das genannte Ziel der Digitalisierung gilt es nun für den Bereich der Kulturförderung gemein-
sam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Kulturamtes zu realisieren. Dieser Pro-
zess soll auch dazu beitragen, bestehendes Wissen zu sichern, da in den nächsten Jahren 
einige langjährige Mitarbeiter/-innen in den Ruhestand gehen werden. 
 
2. Ziele und Ergebnisse  
Übergeordnetes Ziel ist es, die Bearbeitung der Leistungen und Aufgaben der 
Kulturförderung weitestgehend zu digitalisieren, um eine effiziente und effektive Beantra-
gung, Bearbeitung und Abrechnung sicherzustellen. Der Prozess gliedert sich in die Teilpro-
zesse der Beantragung, Bearbeitung und Abrechnung/Evaluierung. 
 
Damit sind folgende Teilziele verbunden: 
 
1. Der Prozess „Kulturförderung beantragen“ ist nutzerorientiert und barrierefrei gestal-
tet und so optimiert, um ihn digital in das Serviceportal der Stadtverwaltung Leipzig 
(Amt 24) integrieren zu können. 
2. Die Prozesse „Kulturförderung bearbeiten“ und „Kulturförderung abrechnen/evaluie-
ren“ sind nutzerorientiert für die Sachbearbeiter/-innen gestaltet. Er ist so optimiert, 
um eine elektronische Vorgangsbearbeitung einführen zu können, ohne Medienbrü-
che an relevanten Schnittstellen.  
3. Ideen für die Etablierung und Gestaltung von digitalen Evaluierungsprozessen zu ge-
förderten Vorhaben und Einrichtungen liegen vor. Das schließt sowohl die digitale Be-
arbeitung im Kulturamt, als auch mit den Kulturschaffenden ein. 
4. Ideen für die Etablierung und Gestaltung von digitalen Monitoring- und Controllingpro-
zessen zu den geförderten Projekten und Einrichtungen liegen vor. 
5. Die bisherigen (teils individuellen) Arbeitsabläufe und Bearbeitungsstandards sind 
überprüft und zusammengeführt worden, so dass nun eine gemeinsame Grundlage 
besteht, um den Bearbeitungsprozess digital abbilden zu können. 
6. Weitere Optimierungspotenziale sind aufgezeigt und es ist analysiert, inwiefern auch 
die weiteren Aufgaben und Leistungen der Abteilung Kulturförderung mittels digitaler 
Workflows bearbeitet werden können, die möglichst Teil/Module einer digitalen Ge-
samtlösung für die Aufgabenbereiche Kulturförderung und Kulturverwaltung sind.  
  
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Aus den Zielen leiten sich zwei Schwerpunkte ab: 
 
 Umfangreiche Beschreibung, Analyse und Optimierung des gesamten Prozesses der 
Kulturförderung.  
 Umfangreiche Beschreibung und Analyse der Arbeitsorganisation. Ableitung von Opti-
mierungsvorschlägen für die Abteilung Kulturförderung und zu deren Schnittstellen-
partner. 
 
Folgende Fragen sind mit der Bearbeitung der Schwerpunkte geklärt: 
 
 Wie muss der Prozess „Kulturförderung beantragen“ gestaltet werden, um ihn 
in das Serviceportal der Stadtverwaltung (Amt 24) integrieren zu können? 
 Braucht es für die elektronische Bearbeitung der Prozesse „Kulturförderung beantra-
gen“, „Kulturförderung bearbeiten“ und „Kulturförderung abrechnen/evaluieren“ eine ei-
gene Fachsoftware oder können dafür die bereits vorhandenen städtischen Standards 
der elektronischen Vorgangsbearbeitung genutzt werden? 
 Wie muss der Prozess „Kulturförderung bearbeiten“ angepasst werden, um ihn digital 
bearbeiten zu können? 
 Wie können Evaluierungs- und Monitoringprozesse gestaltet und digital umgesetzt wer-
den? 
 Auf welche Weise müssen durch die Neugestaltung der Prozesse „Kulturförderung be-
antragen“, „Kulturförderung bearbeiten“ und „Kulturförderung abrechnen/evaluieren“, 
Organisationsstrukturen, Arbeitsprozesse und weitere Rahmenbedingungen in der Ab-
teilung Kulturförderung/ im Kulturamt angepasst werden? 
 
3. Auftrag 
Ausführliche Analyse, Beschreibung und Optimierung der Prozesse „Kulturförderung bean-
tragen, bearbeiten und abrechnen/evaluieren“, um diese als digitalen Workflow etablieren zu 
können. Überprüfung und Optimierung der Organisationsstrukturen und der Arbeitsorganisa-
tion im Hinblick auf die weiteren Aufgaben und Leistungen, welche die Abteilung neben der 
Kulturförderung ebenfalls verantwortet. 
 
4. Inhalte/Leistungen 
Folgende Leistungen sind zu erbringen: 
 
1. Detaillierte Analyse und Beschreibung der IST-Prozesse „Kulturförderung beantra-
gen“, „Kulturförderung bearbeiten“ und „Kulturförderung abrechnen/evaluieren“.  
2. Analyse der bestehenden Rahmenbedingungen in der Abteilung sowie deren weite-
ren Leistungen. Die Analyse soll sich nach Möglichkeit am Six-Box-Modell von Marvin 
Weisbord orientieren und insbesondere das Thema Wissenssicherung mitberücksich-
tigen. 
3. Nach der detaillierten IST-Analyse der unter 1. genannten Prozesse:  
Organisation und Durchführung eines moderierten Workshops mit Werkstattcharak-
ter, zu dem Vertreter/-innen der Arbeitsebene von verschiedenen Kommunen und 
Kulturstiftungen sowie anderen öffentlichen Fördermittelgebern eingeladen werden, 
die bereits Erfahrungen mit der Digitalisierung der Kulturförderung gesammelt haben. 
Die Ergebnisse des Workshops sollen u. a. die Grundlage für die Erarbeitung von 
Soll-Prozessbeschreibungen werden. 
4. Entwicklung und Beschreibung von Soll-Prozessprototypen, die zeigen wie digitale 
Workflows in der Beantragung, Bearbeitung und Abrechnung/Evaluierung der Kultur-
förderung aussehen können (Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung, Abrechnung und 
Auswertung - digitaler Verwendungsnachweis, Evaluation der geförderten Einrichtun-
gen/Projekte, langfristiges Monitoring). 
5. Etablierung eines übergreifenden Steuerungsprozesses zum Qualitätsmanagement 
in der Kulturförderung 
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6. Es werden konkrete Handlungsempfehlungen zu den Ergebnissen von 1. bis 4. er-
wartet, einschließlich eine Einschätzung, welche Maßnahmen kurz-, mittel- und lang-
fristig umgesetzt werden sollten. 
 
5. Wichtige Rahmenbedingungen für die Leistungserbringung  
Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten: 
 
 Die Abteilung Kulturförderung ist allgemeine Anlaufstelle für freie Träger und Kultur-
schaffende und deren Fragen. 
 Die Organisationsstruktur des Kulturamtes besteht aus der Amtsleitung, zwei Abtei-
lungen, einem Sachgebiet und fünf Regiebetrieben. 
 In der Leistungserbringung sind die Entwicklungen im Projekt Fördermittelmanage-
ment zu berücksichtigen.– Es werden Formate für den Austausch über Meilensteine 
und Zwischenergebnisse erwartet, die einen regelmäßigen Lesson Learned-Prozess 
zulassen, um die Ergebnisse für andere Piloten zu Förderthemen in der Stadtver-
waltung nutzbar zu machen, um darauf aufbauen, einheitliche Prozess- bzw. Basis-
module und Bearbeitungsstandards ableiten zu können.  
 Sehr enge Zusammenarbeit zwischen der Abteilung Kulturförderung und der Abtei-
lung Verwaltung/Controlling im Rahmen der Bearbeitung der Prozesse „Kulturförde-
rung bearbeiten und abrechnen/evaluieren“: 
o Anträge erfassen  
o Adressen verwalten 
o Fördermittelbescheide erstellen 
o Finanzverwaltung: 
 Mittelfreigabe beantragen,  
 Mittelbindung festlegen,  
 Budgets überwachen,  
 Fördergelder auszahlen,  
 rechnerische Prüfung von Verwendungszwecken). 
o Kontrolle der Einhaltung von Fristen und anderen Festlegungen 
o Listen erstellen (für Fachbeiratssitzungen und Fachausschuss Kultur, Förder-
vorschlag, Förderliste etc.) für die weitere Bearbeitung 
o Statistische Auswertungen durchführen 
 Die Anschlussfähigkeit der Ergebnisse zu den Leistungen gem. 1. bis 3. an die städ-
tischen Projekte Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung (“BD EVA“) 
und Serviceportal („BD Serviceportal“) und zum Projekt Fördermittelmanagement in 
der Stadtkämmerei der Stadtverwaltung ist sicherzustellen. 
 Folgende Aufgaben und Leistungen werden in der Abteilung Kulturförderung bear-
beitet: 
o Im unmittelbaren Zusammenhang mit den Prozessen der Kulturförderung: 
 Beratungen zur Kulturförderung und zur Antragstellung durchführen 
 Begleitung des gesamten Förderverfahrens, bspw. Durchführung von 
Fachbeiratssitzungen oder Abstimmungen mit dem Fachausschuss 
Kultur 
o Im mittelbaren Zusammenhang mit den Prozessen der Kulturförderung: Netz-
werk- und Öffentlichkeitsarbeit leisten 
 Auswertung und Weiterentwicklung des Förderverfahrens 
 Fortschreibung von Kulturentwicklungskonzepten zum Fachkonzept 
Kultur 
o Weitere Aufgaben und Leistungen: 
 Initiierung/Begleitung von Projekt- und Standortentwicklungen 
 Vorbereitung/Umsetzung von Haus- und Gedenktafeln 
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Hauptamt, Abt. Organisation und Projektmanagement  20.09.2020 
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o Veranstaltungsorganisation, z.B. Museumsnacht und Jüdische Woche 
 
 Folgende Rahmenbedingungen der Stadtkämmerei müssen bei der Betrachtung der 
Prozesse Beantragung, Bearbeitung und Abrechnung der Kulturförderung berück-
sichtigt werden: 
o Anbindung an die Schnittstellen im SAP, digitaler Workflow zwischen Erstel-
lung des Bescheids und der Auszahlungsanordnung 
o Controlling von Fördermitteln, insbesondere Budgetierungsfunktionen, Mittel-
bindungen, Prozesse der Rückforderung 
 Bei der Analyse nach dem Six-Box-Modell von Marvin Weisbord sollen v.a. folgende 
Punkte betrachtet werden (Aufzählung nicht abschließend): 
o Organisationsstruktur 
o Arbeits- und Kommunikationsstruktur 
 Wie klar ist die Arbeit aufgeteilt/Wer macht was? 
 Gibt es eine formelle und/oder interne Arbeitsaufteilung? 
 Gibt es Aufgaben, die keiner übernimmt/übernehmen kann? 
o Führungsstruktur 
o Ressourcen 
 Welche Ressourcen stehen zur Verfügung (Finanzen, Räume, Perso-
nal, Arbeitsmittel) 
 Welche Ressourcen werden nicht genutzt? 
o Rahmenbedingungen 
o Welche Beschränkungen sind zu berücksichtigen?  
 
6. Wichtige Rahmenbedingungen für die Ausschreibung und zur Projektdurchfüh-
rung 
 
Folgende Rahmenbedingungen sind zu beachten: 
 
 Der Beratungsauftrag wird durch ein externes Beratungsunternehmen durchgeführt 
und erfolgt in dessen Verantwortung.  
 Die Berater sollen über Kompetenzen im Public Sector und speziell über langjährige 
Erfahrungen in den Bereichen Prozessanalyse und Prozessoptimierung verfügen. Er-
fahrungen auf den Gebieten Digitale Verwaltung, Organisationsentwicklung- und Be-
ratung sind erwünscht. Kultursensibilität wird ebenfalls erwartet. 
 Die Methodenwahl zur Planung, Koordinierung und Umsetzung obliegt dem Bera-
tungsunternehmen. Die gewählten Methoden sind im Angebot ausführlich zu be-
schreiben und in der Präsentation genau zu erläutern. Der Beratungsauftrag ist mit 
einer nachvollziehbaren Beratungsarchitektur, mit Beratungsdesigns, z. B. Work-
shops oder Interviews, etc. zu untersetzen. Die Analyseergebnisse können z. B. in 
mehrtägigen Workshop-Reihen verdichtet werden.  
 
o Wichtig ist die Wahl unterschiedlicher, didaktisch geeigneter Beteiligungsfor-
mate, die zugleich sehr ressourcenschonend sind und alle Mitarbeiterinnen 
und Mitarbeiter einbinden.  
o Auf eine kraftvolle Moderation im Hinblick auf die Generierung von Ergebnis-
sen zur Umsetzung wird Wert gelegt. 
o Zu Beginn und am Ende des Prozesses sind die Mitarbeiterinnen und Mitar-
beiter mittels partizipativen und lebendigen Formaten so zu informieren, das 
sie sich mitgenommen und einbezogen fühlen. 
 Eine transparente Kommunikation für den Gesamtprozess ist sehr wichtig. 
o Eine visuelle Projektdokumentation des Fortschrittes bei bestimmten Themen 
und zu bestimmten Terminen wird gewünscht.  
o Die politischen und teilweise sehr komplexen Entscheidungsprozesse in der 
Stadtverwaltung und im Dezernat Kultur sind zu berücksichtigen. 
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o Der Beratungsauftrag ist mit einem professionellen Projektmanagement zu 
untersetzen. Auftretende Projektrisiken in den unterschiedlichen Projektpha-
sen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. 
o Gemäß der definierten Meilensteine sind Zwischenberichte in elektronischer 
Form zu generieren und Zwischenpräsentationen durchzuführen. 
o Das Sachgebiet Organisationsberatung ist in die Projektplanung und Durch-
führung intensiv einzubinden. Darüber hinaus sind die Projektleiter der Pro-
jekte Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung (“BD EVA“), Ser-
viceportal („BD Serviceportal“) und „Projekt Fördermittelmanagement“ zu den 
wesentlichen Meilensteinen im Projektverlauf einzubinden. 
 Die Modellierung der Geschäftsprozesse in BPMN 2.0 für die Soll-Prozessprototypen, 
muss mittels des in der Stadt Leipzig verwendeten Visualisierungswerkzeugs ADO-
NIS® (Vollversion) erfolgen. Das Beratungsunternehmen muss dafür über eigene 
Softwarelizenzen verfügen. 
 Der Beratungsauftrag ist spätestens am 25.07.2021 abzuschließen. Die Ergebnisse 
sind in einer geeigneten Art und Weise zu dokumentieren und bis zum 15.08.2021 
zur Verfügung zu stellen. Adressaten sind die Führungsebenen im Dezernat Kultur 
und im Kulturamt und das Projekt Fördermittelmanagement. Die abschließenden Er-
gebnisse sind in elektronischer Form zu dokumentieren und in einer Präsentation vor-
zustellen. 
 Der Auswahlprozess erfolgt anhand von Kriterien, die Bestandteil dieser Leistungsbe-
schreibung sind. 
 Die geplanten Kosten für die Leistungen sind transparent aufzuschlüsseln. 
 
  
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Anlagen 
 Anlage 1 aktueller Dezernatsverteilungsplan der Stadt Leipzig• 
 Anlage 2 Organigramm Kulturamt 
 Anlage 3 Zusammenfassung und Präsentation der Wirksamkeitsanalyse der institutio-
nellen Förderung 
 
 
Hilfreiche Links  
Kultur und Kulturförderung  
 https://www.leipzig.de/kulturfoerderung/ 
 Rechtsgrundlage: Fachförderrichtlinie Kulturförderung: https://www.leipzig.de/buer-
gerservice-und-verwaltung/aemter-und-behoerdengaenge/behoerden-und-dienstleis-
tungen/dienstleistung/kulturfoerderung-beantragen-52d542d1863c7/  
 
Strategische Kommunalpolitik/ Integrierte Stadtentwicklung 
 https://www.leipzig.de/bauen-und-wohnen/stadtentwicklung/stadtentwicklungskon-
zept-insek/#c171221 
 https://www.leipzig.de/bauen-und-wohnen/stadtentwicklung/stadtentwicklungskon-
zept-insek/die-fachkonzepte-des-stadtentwicklungskonzepts-insek-2030/fachkonzept-
kultur/  
 https://www.leipzig.de/bauen-und-wohnen/stadtentwicklung/stadtentwicklungskon-
zept-insek/querschnittsthemen/ - Insbesondere: Digitalisierung der Verwaltung 
 
 
Ansprechpartnerin für Fragen zum Ausschreibungsprozess: 
Stadt Leipzig 
Hauptamt, Abteilung Organisation und Projektmanagement, 
Sachgebiet Organisationsberatung  
Vanessa Burgardt 
[E-MAIL ENTFERNT] 
0341/123-2232 
 
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