Organisatorische, inhaltliche und technische Anforderungen für die digitale Abhaltung von Gremiensitzungen - Umsetzung der Entscheidungsvorlage Sonder DB OBM vom 16. März 2020, GB01-03-NF
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-01077
Datum: 2020-04-29
Vorlagenart: Beschlussvorlage

1/9
 
 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-01077 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Oberbürgermeister 
 
 
 
Betreff: 
Organisatorische, inhaltliche und technische Anforderungen für die digitale Abhaltung 
von Gremiensitzungen - Umsetzung der Entscheidungsvorlage Sonder DB OBM vom 
16. März 2020, GB01-03-NF 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung 
 
 
 
 
 
 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 07.04.2020: 
 
1. Die organisatorischen, inhaltlichen und technischen Anforderungen für die digitale 
Abhaltung von Gremiensitzungen werden bestätigt. 
2. Die digitale Abhaltung von Sitzungen der beratenden Fachausschüsse wird mit 
sofortiger Wirkung gestattet. Die digitale Abhaltung von Sitzungen der 
Ratsversammlung und beschließender Ausschüsse wird gestattet, sobald hierfür die 
rechtliche Grundlage vorliegt (Anlage 1). Die digitale Abhaltung von Sitzungen der 
Stadtbezirksbeiräte, Ortschaftsräte und Fachbeiräten erfolgt in einem zweiten Schritt 
ab Mai 2020. 
3. Das Organisations- und Moderationskonzept (Anlagen 2 und 3) werden bestätigt. 
4. Sollten die coronabedingten Einschränkungen über den 30.06.2020 weitergelten, legt 
dass Büro für Ratsangelegenheiten spätestens bis 31.07.2020 ein Konzept zur 
Deckung der für den Erwerb von Lizenzen erforderlichen finanziellen Mittel vor. 
 
Räumlicher Bezug: 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
In Folge der Coronakrise und dem daraus resultierenden Versammlungsverbot, ist die Arbeit 
der politischen Gremien der Stadt Leipzig weitestgehend zum Erliegen gekommen. Dieser 
Zustand ist schnellstmöglich zu beheben. Die Vorlage zeigt die organisatorischen, 

2/9
inhaltlichen und technischen Anforderungen auf, welche es braucht, um eine digitale Arbeit 
der politischen Gremien zu ermöglichen. 
 
Ziel ist es, dass Gremiumsitzungen unter folgenden Voraussetzungen per Videokonferenz 
abgehalten werden können: 
 
- Einsatz von Technik, die es ermöglicht mit Sicherheit die Teilnehmer zu identifizieren. 
- Sicherstellung des geregelten Ablaufs und der Protokollierung der Sitzungen. 
- Soweit Öffentlichkeit vorgeschrieben ist, ist die Sicherstellung dieser in angemessener 
Form umzusetzen. 
 
Die rechtlichen Grundlagen für beschließende Gremien werden aktuell diskutiert mit den Ziel 
Regelungen für das Abhalten von Sitzungen der politischen Gremien per Videokonferenz zu 
ermöglichen. 
 
Erklärung. Zur besseren Lesbarkeit werden in dieser Vorlage personenbezogene 
Bezeichnungen, die sich zugleich auf Frauen und Männer beziehen, generell nur in der im 
Deutschen üblichen männlichen Form angeführt, also z.B. "Teilnehmer" statt 
"TeilnehmerInnen" oder "Teilnehmerinnen und Teilnehmer". 
 
  
3/9
 
 
 
 
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Entfällt. 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Ziel ist die schnellstmögliche Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit kommunaler politischer 
Gremien. 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Entfällt. 
 
III.  Strategische Ziele 
 
Entfällt. 
 
IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
 
Derzeit ist ein Ende der Coronakrise nicht abzusehen. Über die unmittelbaren 
Notmaßnahmen hinaus, muss mittelfristig eine kontinuierliche Arbeitsfähigkeit der politischen 
Gremien sichergestellt werden. 
 
Folgende Grundsätze sind hierbei zu beachten: Demokratische Entscheidungsprozesse sind 
anzuwenden, Maßnahmen müssen praktikabel sein und es ist auf den Gesundheitsschutz zu 
achten. In Abwägung der verschiedenen Güter und der tatsächlichen Möglichkeiten zur 
Sitzungsdurchführung, wird zum Schutz der Gesundheit der Einzelnen und der Allgemeinheit 
in der derzeitigen Situation daher auf Präsenzveranstaltungen des Leipziger Stadtrates und 
seiner Gremien verzichtet. 
 
Als Sofortmaßnahme werden auf der Grundlage der Hausmitteilung des Büros für 
Ratsangelegenheiten vom 18.03.2020 das Verfahren zur Herbeiführung von 
Eilentscheidungen anstelle des Stadtrates durch den Oberbürgermeister sowie 
Umlaufbeschlüsse angewendet. 
 
Für die Zeit ab April 2020 wird ein Verfahren zur digitalen Arbeit vorgeschlagen mit dem Ziel, 
dass der Stadtrat und und seine Gremien ihre Arbeit im größtmöglichen Umfang wieder 
aufnehmen können. 
 
Durch dieses Verfahren werden neue Möglichkeiten zur transparenteren und freieren 
digitalen Ratsarbeit eröffnet. Es bietet außerdem die Möglichkeit, um auch in Krisenzeiten 
die demokratischen Prozesse zu ermöglichen und gleichzeitig zu verbessern. So können 
durch die neuen technischen Möglichkeiten, die einzelnen Mitgliedern ihre Rechte besser 
gelten machen, der Informationsfluss verbessert und die Prozesse transparenter gemacht 
werden. 
 
In der Vorlage wird ein Verfahren für den Stadtrat und seinen Gremie für die digitale Arbeit 
ab 01. April 2020 bis zur Aufhebung der im Zusammenhang mit der Coronakrise verfügten 
Veranstaltungs- und Versammlungsverbote dargelegt. 
 
4/9
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Folgende organisatorische, inhaltliche und technische Anforderungen und Maßnahmen 
werden benötigt, um Gremiensitzungen digital abhalten zu können.  
Bei den beschriebenen Maßnahmen werden der Datenschutz und Persönlichkeitsrechte 
beachtet. 
Für die Arbeit der politischen Gremien gilt weiterhin die Hauptsatzung der Stadt Leipzig, die 
Geschäftsordnung für die Ratsversammlung und die Entschädigungssatzung. Die 
Anforderungen und weitere Ergänzungen bei der digitalen Arbeit von politischen Gremien 
werden wie folgt umgesetzt: 
 
1. Organisatorische Anforderungen für die digitale Arbeit 
  
a. Einladungen und Tagesordnungen zu Sitzungen der politischen Gremien: 
 Einladungen werden digital spätestens sieben Tage vor der Sitzung verschickt. Alle 
Unterlagen werden in ALLRIS eingestellt. Die Einbindung ausschließlich 
papiergebunden arbeitender Stadträte ist durch deren Fraktionsgeschäftsstellen 
abzusichern. Die Vertretung eines Mitgliedes ist zeitnah zu melden. 
 Die Einladungen werden ergänzt um einen Link/Verweise/QR-Code (ggf. 
Zugangscode) zur Videokonferenz und Arbeitsraum. Die Bekanntmachung der 
öffentlichen Sitzungen erfolgt im üblichen Verfahren und wird ergänzt durch eine 
Bekanntmachung auf leipzig.de und Social-Media mit Verweis auf Livestream und 
Sitzungschat. 
 Für Tagesordnungen und Nachtragstagesordnungen gilt das reguläre Verfahren 
(über Allris). Einbindung von geladenen Gästen erfolgt wie in regulären Sitzungen. 
Die Einladung wird ergänzt um einen Link/Verweis/QR-Code (ggf. Zugangscode) zur 
Videokonferenz beziehungsweise zum digitalen Arbeitsraum/Projektraum. 
 
b. Sitzungsorganisation: 
 Die Teilnehmer sind bei jeder Sitzung zu verifizieren. 
 Orte für Sitzungen müssen organisiert werden. Nicht jeder Sitzungsteilnehmer hat die 
Voraussetzungen, in seinem zu Hause digital an einer Sitzung teilzunehmen. Für 
diesen Fall werden Räumlichkeiten im Neuen Rathaus/in den 
Fraktionsgeschäftstellen zur Verfügung gestellt, inklusive technischer 
Voraussetzungen. Mit der Versendung der Einladungen an die Sitzungsteilnehmer 
wird der Bedarf hierzu erfragt und das AGM mit der Bereitstellung der 
entsprechenden Arbeitsräume beauftragt. Eine Bedarfsmeldung erfolgt bis 48 
Stunden vor der Sitzung.  
 Personelle Bedarf für die digitale Arbeit. 
 Die Leitung der Sitzung durch den Vorsitzenden des Gremiums.  
 Die Protokollierung der Sitzung erfolgt wie im analogen Verfahren. 
 Zur Unterstützung des Vorsitzenden wird für Sitzungen per Videokonferenz 
zusätzlich ein bis drei Mitarbeiter für die Moderation vom Chats, technischer 
Unterstützung, Teilnahme und Onboarding benötigt. Onboarding beinhaltet in 
der Sitzung folgendes: separate Phase vor Sitzungsstart mit Mikrotests, 
Vorstellung der Teilnehmendenfunktionen, z.B. Chat/ Meldung etc. und 
exemplarische Übung, Hinweise auf Umstellungsphase und ggf. zeitliche 
Verzögerung der Übertragung und Zuteilung von Rederecht. 
 Für den Technik- und Administrations-Support (Passwort-Vergabe, Rechte-
Zuteilung, Trouble-Shooting und Unterstützung des Vorsitzenden während der 
5/9
Sitzung) wird ein personeller Mehrbedarf von 10 VzÄ angemeldet. Hier ist 
eine Umlenkung von gerade nicht benötigten Mitarbeitern zu prüfen.  
 
c. Sitzungsdurchführung: 
 Mit Beginn der öffentlichen Sitzung erfolgt die Freigabe eines Streams für die 
Öffentlichkeit. 
 Mit Beginn der nicht-öffentlichen oder öffentlichen Sitzung erfolgt die Freigabe der 
Videokonferenz für die Gremienmitglieder. Geladene Gäste werden zu den jeweiligen 
Tagesordnungspunkten dazugeschaltet. 
 Feststellung der Beschlussfähigkeit: Kontrolle durch Video wer anwesend ist und 
Kontrolle der Beschlussfähigkeit durch Vorsitzenden. 
 Definieren von Verfahrensregeln/Knigge für die Sitzungsdurchführung als 
Videokonferenzen wird vorgeschlagen. 
 Für die Durchführung der Sitzungen sind geeignete Schulungsintrumente für 
Mitarbeiter und Gremienmitglieder zur Verfügung zu stellen. 
 
2. Inhaltliche Anforderungen: 
 
a. Anforderungen für Gremien:  
 Das digitale Arbeiten kann für alle politischen Gremien der Stadt Leipzig angewendet 
werden. In einem ersten Schritt wird das digitale Arbeiten in Videokonferenzen und 
digitalen Arbeitsräumen für die beratenden Fachausschüsse eingerichtet. Die 
Ratsversammlung und die beschließenden Ausschüsse folgen, sobald die rechtlichen 
Grundlagen hier vorliegen. Danach folgen die Ortschaftsräte und Stadtbezirksbeiräte. 
Anschließend folgen die weiteren Gremien. Für die Durchführung der Sitzungen erfolgt 
eine Orientierung am Terminplan der Ratsversammlung 2020.  
 Vorschlag 1 Arbeit der Gremien:  
 Digitaler Arbeitsraum: Für alle politischen Gremien der Stadt Leipzig wird jeweils 
ein digitaler Arbeitsraum eingerichtet. Das BfR übernimmt die Administration der 
Arbeitsräume der Verwaltung, die den Fachbereich des Gremiums betreffen. 
 Gremien, welche dem BfR zugeordnet sind, die Moderation. 
 Videokonferenzen: In einen ersten Schritt werden die Sitzungen der beratenden 
Fachausschüsse per Videokonferenz durchgeführt. Die Ratsversammlung und die 
beschließenden Ausschüsse folgen, sobald die rechtlichen Grundlagen hier 
vorliegen. Sitzungen der Fachausschüsse werden nur per Videokonferenz 
durchgeführt, wenn die 2. Lesung von Vorlagen oder Anträgen oder eilbedürftige 
Vorlagen auf der Tagesordnung stehen. Weitere politische Gremien können in 
einen zweiten Schritt nach Bedarf Sitzungen als Videokonferenzen 
durchgeführen.  
 
b. Anforderungen für Vorlagen und Anträge:  
Vorlagen und Anträge sollen nach Möglichkeit in maximal zwei Gremien digital 
beraten werden. Diese Restriktion ist notwendig um die digitale Arbeit nicht zu 
überlasten. 
 Vorschlag 2: Um die Videokonferenzen nicht zu überlasten wird 
vorgeschlagen, dass die 1. Lesung von Anträgen/Vorlagen im digitalen 
Arbeitsraum abgewickelt werden und die 2. Lesung per Videokonferenz in den 
Gremiumssitzungen erfolgt. Folgendes Verfahren wird vorgeschlagen. "Zur 1. 
Lesung werden im digitalen Arbeitsraum zu den Tagesordnungspunkten der 
Einladung für jede zu behandelnde Angelegenheit (Vorlagen, Anträge) eigene 
Unterforen angelegt. Die Gremienmitglieder können innerhalb eines in der 
Einladung festgelegten Zeitraums Beiträge zu den Tagesordnungspunkten 
6/9
einstellen. Die Verwaltung oder die Antragssteller bereiten Antworten auf die 
in 1. Lesung aufgeworfener Fragen auf und stellen sie zeitnah im digitalen 
Arbeitsraum zur Verfügung. Die Teilnahme papiergebunden arbeitender 
Stadträte muss über die Fraktionen organisiert werden. Die 2. Lesung findet 
per Videokonferenz am Sitzungstag statt. 
 
 
c. Anforderungen öffentlich tagende Gremien:  
 Der Mitgliederkreis muss verifiziert werden. 
 Die Öffentlichkeit muss Diskussion und Beschlüsse verfolgen können. 
 Die Präsentation von Inhalten (PPP und Video) muss für alle Teilnehmer 
einsehbar sein 
 Einwohneranfragen zur/während der öffentlichen Sitzung sollten möglich 
sein. 
 
d. Anforderungen bei nicht-öffentlichen Sitzungen: 
a. Teilnehmerkreis muss verifiziert werden (Gremienmitglieder + 
geladene Gäste) 
b. Stadträte, welche nicht Mitglied des Gremiums sind, erhalten 
Zugangsdaten auf Nachfrage 
c. Digitaler Sitzungsraum muss gesichert sein. 
d. Präsentation von Inhalten (PPP und Video) muss für alle Teilnehmer 
einsehbar sein. 
 
e. Anforderungen Digitale Arbeit bei beratenden und beschließenden Gremien: 
 
 Öffentlich tagende 
Gremien 
Nicht-öffentlich tagende 
Gremien 
Beratende 
Gremien/Vorlagen 
 Öffentlichkeit muss 
Votierung verfolgen 
können 
 Votierung muss 
transparent sein 
 Öffentlich 
zugängliches 
Protokoll 
 Beschlussfähigkeit 
 Votierung muss 
transparent sein  
 Protokollierung 
 Beschlussfähigkeit 
Beschließende 
Gremien/Vorlagen 
 Öffentlichkeit muss 
Votierung verfolgen 
können 
 Votierung muss 
transparent sein. 
 Öffentlich 
zugängliches 
Protokoll 
 Strenge 
Verifizierung der 
Teilnehmer 
 Befangenheitsregeln 
beachten 
 Beschlussfähigkeit 
 Votierung muss 
transparent sein und 
zeitgleich gewährleistet 
werden 
 Protokollierung 
 Prüfung Anwendung von 
Umlaufbeschlüssen, wie 
bei VOB/VOL schon jetzt 
praktiziert 
 Beschlussfähigkeit 
 
 
 
 
7/9
3. Technische Voraussetzungen: 
Folgende technischen Voraussetzungen sind für die digitale Arbeit von politischen Gremien 
notwendig: 
a. Ratsinformationssystem (Allris) für Einladungen, Tagesordnungen, 
Vorlagen und Protokolle 
 
b. Videokonferenzen mit Chatfunktion  
Für die Durchführung von Sitzungen mit Votierung von Vorlagen und Anträgen sind 
Videokonferenzen notwenig. Diese benötigen eine Moderationsmöglichkeiten u.a. Freigabe 
des Mikrofons und die Erteilung von Rederechten; des Weiteren muss die Definition des 
Ausgabe-Video-Signals für Stream inkl. der Einbindung von PPP und Video und die 
Präsentation von Inhalten möglich sein (PPP + Video). Es müssen die technischen 
Voraussetzungen gegeben sein, dass alle Gremienmitglieder an den Videokonferenzen 
teilnehmen können. 
c. Arbeitsräume (Projektmanagement-Anwendungen/Wissensmanagement)  
Digitale Arbeitsräume sind für die 1. Lesung von Anträgen und Vorlagen und für die Vor- und 
Nachbereitung der Sitzungen notwendig. Diese brauchen folgende Funktionen: 
 Kommentarfunktion zu einzelnen Vorhaben/Projekten 
 Chatfunktion 
 Feines Rechtesystem/Rollen und Berechtigungen 
 Historie 
 Möglichkeit zur Setzung von Fristen, Zuständigkeiten und Dateiablage 
 Ein Arbeitsraum pro Gremium. 
 Arbeitsräume mit unlimitierten Projekten/Projekträume 
 Durchsuchbares Taskarchiv 
 Administratorkonto 
 
d. Strukturanforderungen für die Anwendungen für das digitale Arbeiten: 
 Teilnehmeranzahl pro Gremium zwischen 5 – ca. 100 
 DB OBM 
 Ältestenrat 
 Ratsversammlung 
 2 beschließende Ausschüsse 
 Jugendhilfeausschuss 
 Petitionsausschuss 
 14 beratende Ausschüsse 
 14 Ortschaftsräte 
 10 Stadtbezirksbeiräte 
 4 Betriebsausschüsse 
 9 sonstige Beiräte (§ 47 SächsGemO) 
 3 Vergabegremien 
 Hochverfügbarkeit des Systems, Sitzung muss stabil sein. 
 Anwendung Videokonferenz, Chat und Arbeitsraum muss über Browser arbeiten 
können, eventuell Aufzeichnung und Speicherfunktion für Dokumentation. 
 Der Arbeitsraum ist nur für verfifzierte Nutzer zugänglich. 
 Teilnehmer können sich möglichst barrierearm austauschen. 
 Eine Präsentation von Inhalten muss möglich sein (PPP + Video). 
 Bereitstellung von mobilen Endgeräten für Teilnehmer, die  über keine eigene 
geeignete Technik verfügen. 
8/9
 Livestream für Öffentlichkeit. Anfrage bei Leipzig Fernsehen beziehungsweise 
Radio, ob hier eine (Live)Übertragung für Bürger ohne Internetzugang 
gewährleistet werden kann. 
 Chatfunktion/E-Mail für Einwohneranfragen 
 Service- und Benutzerfreundlichkeit 
 
 
4. Produktübersicht: 
Es wird vorgeschlagen Microsoft Teams zu verwenden. Microsoft Teams beinhaltet 
Videokonferenzen, Chatfunktionen und digitale Arbeitsräume. Microsoft Teams wird aktuell 
vom Hauptamt und der Lecos geprüft und erfüllt die Vorgaben der DSGVO 
(https://products.office.com/de-de/where-is-your-data-
located?ms.officeurl=datamaps&geo=All#office-ContentAreaHeadingTemplate-bkjgypc). 
Microsoft Teams ist sofort einsetzbar, erfüllt die Voraussetzungen und wird der Stadt Leipzig 
für sechs Monate kostenfrei zur Verfügung gestellt. 
Weitere möglichen Produkte: 
Videokonferenzen mit Chatfunktion 
 Zoom 
 Adobe Connect 
Digitale Arbeitsräume 
 Meistertask (bereits von der Stadt geprüft) 
 Jira (bereits von der Stadt geprüft) 
 Trello 
 
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Ziel ist eine schnelle Verfügbarkeit für demokratische Prozesse herzustellen. 
 
 13. Kalenderwoche  
a. Testen der Videokonferenzanwendungen und digitale Arbeitsräume: 
 Funktion zeigen durch Microsoft – zur Abschätzung ob MS Teams die 
Anforderungen erfüllen kann (23.03.2020) 
 Klärung rechtlicher Grundlagen 
 14. Kalenderwoche   
a. Testen der Videokonferenzanwendungen Microsoft Teams: 
 Funktionssimulation Stadtrat (Test mit der max. Anzahl an Stadträten 
unter Anwendung, des Moderationskonzeptes) 
 15. Kalenderwoche  
a. Testphase: erste Gremien 
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Die notwendigen Lizenzen stehen der Stadt Leipzig für einen Testzeitraum von sechs 
Monaten kostenlos zur Verfügung. Der Testzeitraum läuft im August 2020 aus und wandelt 
sich nicht automatisch in einen zahlungspflichtigen Vertrag um. Sollten die coronabedingten 
Einschränkungen darüber hinaus fortgelten oder der Einsatz der getesteten Anwendungen 
darüberhinaus vorteilhaft erscheinen, legt das Büro für Ratsangelegenheiten ein 
9/9
überarbeitetes Konzept unter Darlegung der erforderlichen finanziellen Mittel einschließlich 
eines Deckungsvorschlages vor. 
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant    x nicht nötig 
 
7. Besonderheiten  
 
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Solange die kontakteinschränkenden Maßnahmen im Zusammenhang mit der Coronakrise 
andauern, kann die Arbeit der politischen Gremien nur auf sehr geringem Niveau aufrecht 
erhalten werden, die politischen Mandatsträger können nicht bestmöglich in 
Entscheidungsfindungsprozesse eingebunden werden und es entsteht ein Stau unerledigter 
Angelegenheiten, die auch nach Beendigung der Krise nur mit sehr hoher Zeitverzögerung 
bearbeitet werden können. 
 
Anlagen: 
 
Anlage 1: rechtliche Überlegungen 
Anlage 2: Organisationskonzept 
Anlage 3: Moderationskonzept 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 
 
Anlage zu GB01-03-NF und VII-DS-01077 
Rechtliche Rahmenbedingungen für die digitale Gremienarbeit in Krisensituationen 
Stand 20.03.2020 
Auf der Grundlage einer ausführlichen Zuarbeit des Rechtsamts kann zusammengefasst folgende 
Aussage getroffen werden: 
Digitale Arbeitsräume 
Gegen die Arbeit in digitalen Arbeitsräumen zur Vorbereitung und Vorberatung von Angelegenheiten 
bestehen keine rechtlichen Bedenken. Es muss auf die datenschutz- und 
persönlichkeitsrechtskonforme Ausgestaltung geachtet werden. 
 
Abhalten von Sitzungen in Videokonferenzen 
Relevante Verfahrensvorschriften sind die §§ 36-42 SächsGemO, die von Präsenzsitzungen ausgehen. 
Auch in den Kommentaren wurde bisher schlichtweg nicht an Videokonferenzen gedacht. Gestreift 
wurde das Thema am Rand im Zusammenhang mit der Frage, ob ein livestream die Öffentlichkeit 
ersetzen kann. Dies wurde bisher verneint, weil er nicht dieselbe akustische und visuelle Teilnahme 
ermögliche, wie eine Präsenz im Sitzungsraum. 
Diesem Gedanken folgt auch der SSG in Abstimmung mit dem SMI mit seiner Mitteilung vom 
18.03.2020. Deutschlandweit ist bisher noch keine Kommune bekannt, die Gemeinderatssitzungen in 
Videokonferenz abhalten. Gewählt werden dort bisher die Formen: 
- reduzierte Teilnehmerzahl:  
 Sitzungen finden nur mit für die Beschlussfähigkeit notwendiger Anzahl von 
Stadträten statt, dabei wird das Verhältnis der Fraktionsgrößen berücksichtigt 
 Öffentlichkeit bleibt bestehen, verfügbare Plätze reduziert und Menschen gebeten, 
Sitzung bevorzugt über livestream zu verfolgen 
- Ausfall von Sitzungen 
- Kompetenzübertragung auf Haupt- und Finanzausschüsse 
 
Nach Auffassung des Büros für Ratsangelegenheiten sind diese restriktive Auslegung der 
Rechtsvorschriften und in anderen Städten gewählte Praxis der derzeitigen Krisensituation nicht 
angemessen.  
In Italien gab es am 17.03.2020, einen Gesetzeserlass, mit dem das Abhalten von Gremiensitzungen 
per Videokonferenz ermöglicht wurde. In der Leipziger Partnerstadt Bologna hat am Mittwoch, den 
18.03.2020, die erste Stadtratssitzung per Videokonferenz stattgefunden. (Siehe Vergleichsstudie 
Italien unten, die auch den dortigen Beschluss zur Einführung von Videokonferenzen und einen 
kurzen Leitfaden wiedergibt). 
1. Grundsätzliche Zulässigkeit von Videokonferenzen als Sitzungsform 
Allein die Tatsache, dass der Gesetzgeber ausschließlich Gremiensitzungen in Gebäuden bei 
gleichzeitiger Anwesenheit aller Teilnehmer und der Öffentlichkeit in einem Raum vor Augen gehabt 
 
2 
 
haben dürfte, schließt die Durchführung von beschlussfassenden Gremiensitzungen in einem 
virtuellen Raum nicht grundsätzlich aus. Wichtig ist, dass die Gestaltung so gewählt wird, dass alle 
Vorschriften - insbesondere der SächsGemO - zum ordnungsgemäßen Verfahren eingehalten 
werden. Darüber hinaus wäre auch eine datenschutz- und persönlichkeitsrechtskonforme 
Ausgestaltung insbesondere hinsichtlich der Aufzeichnung, Übertragung und Speicherung 
sicherzustellen. 
2. Wahrung des Öffentlichkeitsgrundsatzes, § 37 SächsGemO 
Größtes Argument ist das hohe Gut der Wahrung der Öffentlichkeit (§ 37 SächsGemO). Es verbietet 
sich eine generelle Auslegung von § 37 SächsGemO dahin, dass eine Live-Übertragung einer 
Videokonferenz ausreichend ist, um den Grundsatz der Öffentlichkeit zu wahren, insbesondere da 
eine solche generelle Auslegung dann auch für die Zeiten nach der aktuellen Krise weiter gelten 
würde. 
Dennoch kann eine Regelung getroffen werden, die konstatiert, dass eine Herstellung der 
Öffentlichkeit in Präsenzform in der derzeitigen Krise weder realisierbar noch vertretbar ist, dass 
vielmehr die Öffentlichkeit unter gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit der Gremien in 
dieser Situation und beschränkt auf die Dauer des aktuellen Notstands besser über die Abhaltung 
von Gremiensitzungen per Videokonferenz hergestellt werden kann. Gleichzeitig würde der 
Beschluss auf die Zeit des Notstands begrenzt die Abhaltung von Gremiensitzungen per 
Videokonferenz ermöglichen. 
Die Regelung ist flexibel zu halten, um auf die sich ändernde aktuelle Situation eingehen zu können. 
Status quo (Freitag, 20.03.2020, 12:30 Uhr) wäre noch denkbar eine begrenzte Öffentlichkeit 
dadurch herzustellen, dass eine sehr begrenzte Anzahl von Zuschauern/Presse in den Raum der 
Videokonferenz zugelassen werden würde, wo der Gremienvorsitzende sitzt, z.B. das Stadtbüro. Die 
Regelung muss aber auf jeden Fall so ausgestaltet werden, dass eine rein digitale Öffentlichkeit 
ausreicht. 
 
3. Handlungsempfehlung zur Herbeiführung der rechtlichen Grundlage 
In seiner vorläufigen Einschätzung hat das Rechtsamt vorgeschlagen, einen Vorschlag zum Erlass 
konkreter Festlegungen für beschlussfassende Gremiensitzungen an die Landesebene heranzutragen 
werden. Dabei sollte es insbesondere Regelungen zu den möglichen Sitzungs- und Beschlussformen 
geben, damit eine rechtssichere Beschlussfassung ermöglicht wird, ohne dafür Sitzungen mit 
persönlicher Anwesenheit einberufen zu müssen. Zur Gewährung von Rechtssicherheit sollte darin 
auch ausdrücklich die Möglichkeit zur Wahl von Videokonferenzen als Sitzungsform festgelegt 
werden. Dabei würde es sich empfehlen, wie zum Beispiel in der italienischen Regelung, die 
Ausgestaltung der Öffentlichkeit von Sitzungen den Gemeinden selbst - abhängig von den jeweils 
vorhandenen technischen Möglichkeiten - zu überlassen und diese dabei z.B. auf ein bestimmtes 
Minimum zu verpflichten. Für den Fall, dass es seitens des Landes keine Regelung geben sollte, sollte 
bereits jetzt parallel geprüft werden inwieweit eine städtische Regelung im Rahmen der 
infektionsschutzrechtlichen Zuständigkeiten in Betracht kommt. 
 
 
3 
 
Coronavirus - Vergleichsstudie – Wie gehen italienische Städte in 
Bezug auf Stadtratssitzungen mit der Coronakrise um? 
Stand 19.03.2020sw 
Rechtliche Grundlagen 
Es ist keine Recherche erfolgt, wie die kommunalverfassungsrechtlichen Regelungen in Italien im 
Einzelnen aussehen. Jedenfalls wurde ab 17. März 2020 mit dem Gesetzesdekret der Italienischen 
Regierung für alle Gemeinden der Weg geöffnet, die Sitzungen der politischen Gremien per 
Videokonferenz abzuhalten. Die entsprechende Regelung lautet: 
Decreto legge, „Decreto Cura Italia“, 17 marzo 2020, n. 18 
„Art. 73  
(Vereinfachungen für die Arbeit von Gremien) 
1. Mit dem Ziel, die Verbreitung des Virus COVID-19 zu vermeiden und einzudämmen, können bis 
zum Ende des durch den Ministerrat am 31. Januar 2020 ausgerufenen Notstands die Räte der 
Gemeinden, Provinzen und der Metropolregionen sowie die Kommunalregierungen, die bisher keine 
Regelungen zur Abhaltung der Sitzungen in Videokonferenz getroffen haben, sich in dieser Art unter 
Einhaltung der zuvor vom Vorsitzenden oder, wo vorgesehen, vom Bürgermeister, festgelegten 
Transparenz- und Nachverfolgbarkeitskriterien versammeln, soweit Systeme eingesetzt werden, die 
es ermöglichen, die Identität der Teilnehmer sicher festzustellen, der geregelte Ablauf der Sitzungen 
gesichert und die Durchführung der Funktionen nach Art. 97 des Gesetzesdekrets vom 18. August 
2000, Nr. 267  gewährleistet sind sowie, soweit dies vorgesehen ist, die Öffentlichkeit in 
angemessener Weisen nach einem von jeder Institution festgelegten Verfahren, hergestellt wird.“ 
 
Zusammengefasst können Gremiensitzungen unter folgenden Voraussetzungen per 
Videokonferenz abgehalten werden: 
- Einsatz von Technik, die es ermöglicht mit Sicherheit die Teilnehmer zu identifizieren 
- Sicherstellung des geregelten Ablaufs und der Protokollierung der Sitzungen 
- Soweit Öffentlichkeit vorgeschrieben ist, die Sicherstellung dieser in angemessener Form nach einer 
von jeder Institution selbst festgelegten Art und Weise 
In Italien wird von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht. So hat zum Beispiel unsere Partnerstadt 
Bologna ihre Stadtratssitzung vom 18.03.2020 per Videokonferenz abgehalten. Diese wurde über 
livestream (youtube) und Radio übertragen. 
Für die Videokonferenzen nutzt die Stadt Bologna Google meet. 
Freundlicherweise hat das dortige Büro für Ratsangelegenheiten uns die für diese Situation 
getroffenen Regelungen übersandt. Es folgt eine Grobübersetzung mit dem Ziel, daraus Anregungen 
für die bei uns zu treffenden Regelungen ziehen zu können: 
Auf Grundlage des o.g. Gesetzes u.a. aktuellen „Notstandsvorschriften“ und nach Anhörung der 
Vorsitzenden des „Allgemeinen Ausschusses“ und des Generalsekretärs hat die Vorsitzende des 
Gemeinderats von Bologna einen Beschluss folgenden Inhalts erlassen:  
 
 
4 
 
Beschluss zur Durchführung von Stadtratssitzungen per Videokonferenz 
1. Die Sitzungen des Gemeinderats bis zum Ende des Notstands in Videokonferenz statt. 
2. Die Praxis der Ladung und Zurverfügungstellung der Unterlagen zur Tagesordnung bleiben 
bestehen. Die Teilnahme an der Sitzung erfolgt durch Videokonferenzverbindung. Jedem Stadtrat 
wird die Möglichkeit der Wortmeldung gemäß den in der Geschäftsordnung vorgesehenen 
Modalitäten eingeräumt.  
3. Für die Beschlussfähigkeit zählen die aktivierten Verbindungen. 
4. Die Vorsitzende wird von dem Generalsekretär oder einem Vertreter unterstützt, der auch an 
der Videokonferenz teilnimmt.  
5. Die Abstimmungen erfolgen nach namentlichen Aufruf und die Stimmenabgabe wird 
eindeutig durch den Sekretär und seine Helfer protokolliert. 
6. Sollte sich die Abgabe von Unterlagen zu Protokoll oder die Verbreitung von Anträgen zur 
Tagesordnung und Unterlagen im Laufe der Sitzung als notwendig erweisen, müssen diese an das 
Büro für Ratsangelegenheiten im pdf-Format übermittelt werden. 
7. Die Öffentlichkeit der Sitzungen wird durch livestream hergestellt. 
8. Die Regelungen zum Sitzungsgeld und zur Arbeitsfreistellung bleiben unverändert. 
9. Die in diesem Beschluss getroffenen Regelungen gelten auch für die Ausschüsse, wobei die 
Ausschussvorsitzenden durch das Büro für Ratsangelegenheiten für die Anwesenheitskontrolle und 
Protokollierung unterstützt werden. 
 
Daneben wurde ein Leitfaden verfasst, der den Ablauf der Videokonferenz grob regelt: 
Vorbemerkung:  
Es wird empfohlen, Kopfhörer, oder besser noch eine Headset zu benutzen und das Mikrofon und die 
Videokamera ausgeschaltet zu lassen, wenn man nicht gerade das Wort hat. Es wird darum gebeten, 
die Wortmeldungen kurz und präzise zu halten. 
Eröffnung der Sitzung 
Namentlicher Aufruf durch den Generalsekretär (BfR). 
Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der für die Beschlussfähigkeit erforderlichen 
Anzahl für eröffnet. Es folgen die vorbereiteten Tagesordnungspunkte. 
Chatbenutzung 
Der Chat wird von den Stadträten AUSSCHLIESSLICH zur Anmeldung von Wortmeldungen benutzt. 
Die Vorsitzende nutzt ihn für allgemeine Informationen, z.B.: 
- es wird TOP … zur Abstimmung gestellt 
 
Anträge zur Geschäftsordnung, persönliche Bemerkungen 
 
5 
 
Werden zuvor telefonisch oder per WhatsApp Nachricht angemeldet. Die Geschäftsführung (BfR, 
Vorsitzende) tauschen sich über internen chat aus und entscheiden und teilen die Entscheidung dem 
Stadtrat/der Stadträtin mit. Bei Zulassung wird im allgemeinen Chat mitgeteilt, z.B.: 
- für einen Antrag zur Geschäftsordnung wird Stadtrat XY das Wort erteilt 
- für eine persönliche Bemerkung wird Stadtrat XY das Wort erteilt 
 
Einreichung und Verteilung von Dokumenten 
Im Laufe der Sitzung: im Pdf-Format per Whatsapp an Vorsitzenden, der zur Whatsappgruppe 
„Vorsitender + BfR“ weiterleitet. BfR benennt die Dokumente entsprechend Tagesordnung um und 
speichert sie, dann werden sie an alle Stadträte über den Chat „BfR + Stadtrat“ verteilt. 
Abstimmung 
Der Vorsitzende schreibt die zur Abstimmung gestellte Angelegenheit in den allgemeinen Chat und 
wartet 1 bis 2 Minuten bis zur Abstimmung. 
Alle Stadträte schalten ihre Videokameras und Mikrofone ein. 
Die Abstimmung erfolgt nach namentlichen Aufruf oder, falls möglich, durch Handhebung. Der Aufruf 
erfolgt nach Fraktionen von der größten zur kleinsten, beginnend mit dem Fraktionsvorsitzenden und 
dann alphabetisch. 
 
Eröffnung einer Ausschusssitzung 
Die Stadträte schreiben ANWESEND in den allgemeinen chat. Dadurch wird die Unterschrift auf der 
Anwesenheitsliste ersetzt. Der/die Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der 
Beschlussfähigkeit die Sitzung für eröffnet. 
 
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 1 von 10 
 
VII-DS-01077 – Anlage 2 
Organisationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz 
1. Druchführung von Gremiensitzungen per Videokonferenz 
2. Personalbedarf 
3. Raumbedarf 
4. Technikbedarf 
5. Organisationbedarf 
6. Zeitleiste 
 
1. Druchführung von Gremiensitzungen per Videokonferenz 
Es wird empfohlen, Kopfhörer oder besser noch ein Headset zu benutzen und das Mikrofon  
ausgeschaltet zu lassen, wenn man nicht gerade das Wort hat. Es wird darum gebeten, die 
Wortmeldungen kurz und präzise zu halten. 
Zur optimalen Nutzung der digitalen Arbeit mit Microsoft Teams (Videokonferenz und digitale 
Arbeitsräume) wird empfohlen, dass alle Stadträte, Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte 
städtische E-Mail-Adressen verwenden (für Stadträte: [E-MAIL ENTFERNT], 
für Stadtbezirksbeiräte: [E-MAIL ENTFERNT] und für Ortschaftsräte 
[E-MAIL ENTFERNT] ).  
Vorbemerkungen Sitzungsablauf:  
Chatbenutzung: 
Chat 1 (Sitzungschat): Der Chat wird zur Anmeldung von Wortmeldungen, für Anträge zur 
Geschäftsordnung, die Einreichung von Änderungsanträgen, für Abstimmungen, Anzeigen 
der Rednerliste und Mitteilung Tagungsordnungspunkt benutzt.  
Chat 2: Technischer Support 
Chat 3: Verwaltungschat/interner Organisation (sichtbar nur für BfR, Vorsitzenden) 
Anträge zur Geschäftsordnung, persönliche Bemerkungen 
Werden per Chat 1 angemeldet. Die Geschäftsführung (BfR, Vorsitzende) tauschen sich 
über Verwaltungschat aus und entscheiden und teilen die Entscheidung dem Stadtrat/der 
Stadträtin mit. Bei Zulassung wird im allgemeinen Chat mitgeteilt, z.B.: 
- für einen Antrag zur Geschäftsordnung wird Stadtrat XY das Wort erteilt 
- für eine persönliche Bemerkung wird Stadtrat XY das Wort erteilt. 
Einreichung und Verteilung von Dokumenten 
Im Laufe der Sitzung: Im Pdf-Format per E-Mail an BfR. BfR benennt die Dokumente 
entsprechend Tagesordnung um und speichert sie in Allris, dann werden alle Stadträte über 
den Chat 1 informiert. 
Abstimmung: 
Abstimmungen von Niederschriften, Mandatsveränderungen, Petitionen, Besetzung von 
Gremien, Wahl und Entsendung von Vertretern, Anträgen und Vorlagen können wie folgt 
durchgeführt werden: 
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 2 von 10 
 
 namentliche Abstimmung per Video: Der Vorsitzende schreibt den zur Abstimmung 
stehenden TOP in den Chat 1 und wartet 1 bis 2 Minuten bis zur Abstimmung. Alle 
Stadträte schalten ihre Videokameras und Mikrofone ein. Die Abstimmung erfolgt 
nach namentlichen Aufruf. Der Aufruf erfolgt nach Fraktionen von der Größten zur 
Kleinsten, beginnend mit dem Fraktionsvorsitzenden und dann alphabetisch. Der 
Vorsitzende gibt das Ergebnis in der Videokonferenz und in Chat 1 bekannt. 
 Namentlich Abstimmung über Chat 1: Der Vorsitzende schreibt die zur Abstimmung 
stehenden TOP in den Chat 1 und gibt die Abstimmung in dem dafür eingestellten 
Formular (im Chat 1) für 2 Minuten frei. Der Vorsitzende gibt das Ergebnis in der 
Videokonferenz bekannt. Die namentliche Abstimmung wird ins Protokoll 
aufgenommen 
 Anonyme Abstimmung über Chat 1: Der Vorsitzende schreibt die zur Abstimmung 
stehenden TOP in den Chat 1 und gibt die Abstimmung in den dafür eingestellten 
Formular für 2 Minuten frei. Der Vorsitzende gibt das Ergebnis in der Videokonferenz 
bekannt. 
Der Vorsitzende kann alle drei Abstimmungsverfahren variabel einsetzen. Die 
Gremienmitglieder verpflichten sich, selber abzustimmen. Bei Satzungen ist immer eine 
namentliche Abstimmung durchzuführen. 
  
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 3 von 10 
 
Für die Ratsversammlung 
Ablauf/Leitfaden: 
Livestream wird angeschaltet. 
1. Eröffnung und Begrüßung 
Der Oberbürgermeister eröffnet die Sitzung. 
2. Feststellung der Beschlussfähigkeit 
Namentlicher Aufruf durch das BfR. Der Oberbürgermeister und die Stadträte schalten ihre 
Videokameras und Mikrofone ein. Der Aufruf erfolgt nach Fraktionen von der Größten zur 
Kleinsten, beginnend mit dem Fraktionsvorsitzenden und dann alphabetisch. 
Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der für die Beschlussfähigkeit 
erforderlichen Anzahl für eröffnet. 
3. Feststellung der Tagesordnung 
Der Vorsitzende gibt Änderungen der Tagesordnung bekannt und fragt, ob es Anträge zur 
Tagesordnung gibt, diese werden ggf. behandelt. Danach stellt der Vorsitzende die 
Tagesordnung fest. 
 
4. Bekanntgabe von Beschlüssen aus nichtöffentlicher Sitzung 
Der Vorsitzende gibt Beschlüsse aus nichtöffentlicher Sitzung bekannt. 
5. Niederschrift 
Gibt es Hinweise zu Änderungen? 
Abstimmung 
6. Eilentscheidung des Oberbürgermeisters 
Der Oberbürgermeister gibt die Eilentscheidungen bekannt.  
7. Mandatsveränderung 
Abstimmung 
8. Einwohneranfragen 
Einwohneranfragen werden schriftlich beantwortet. Nachfragen werden schriftlich 
beantwortet. 
9. Petitionen 
Gibt es Wortmeldungen? 
Abstimmung 
10. Besetzung von Gremien 
 Gremienbesetzung, wo keine Abstimmung notwendig ist: Vorlage wird vom 
Oberbürgermeister zur Kenntnis gegeben. 
 Ansonsten Abstimmung 
 
11. Wahl und Entsendung der Vertreter der Stadt Leipzig in Aufsichtsräte, 
Zweckverbände und Gremien, in denen die Stadt Mitglied ist 
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 4 von 10 
 
 Gremienbesetzung, wo keine Abstimmung notwendig ist: Vorlage wird vom 
Oberbürgermeister zur Kenntnis gegeben. 
 Ansonsten Abstimmung 
 
12. Anträge zur Aufnahme in die Tagesordnung und Verweisung in die Gremien 
gem. § 5 Abs. 3-5 der Geschäftsordnung 
Vorlage „Anträge zur Aufnahme in die Tagesordnung und Verweisung in die Gremien“ 
wird im Allris zur Kenntnis gegeben. Fraktionen melden bis 3 Stunden vor Sitzung ihre 
Änderungs- und Ergänzungswünsche beim BfR an. Der Oberbürgermeister informiert 
über die Aufnahme und Verweisung. 
 
13. Personalangelegenheiten 
Vorschlag: Aussetzung 
14. Anträge zur Beschlussfassung 
Einbringung: durch Antragsteller 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
Abstimmung  
15. Anfragen an den Oberbürgermeister 
Anfragen werden schriftlich beantwortet. Nachfragen können im digitalen Arbeitsraum 
gestellt werden. Beantwortung bis 10 Tage nach Ratsversammlung. 
16. Bericht des Oberbürgermeisters 
 
17. Spenden, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen. 
Wird das Wort gewünscht? 
Abstimmung  
18. Vorlagen I 
Es wird vorgeschlagen vor der Ratsversammlung abzufragen, für welche Vorlagen es 
Wortmeldungen/Redebeiträge gibt. Bei Vorlagen ohne Anmeldung findet gleich die 
Abstimmung statt. 
Wird eine Einbringung gewünscht? 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
Abstimmung  
19. Informationen I 
Wird das Wort gewünscht? 
Livestream wird ausgeschaltet 
20. Anträge zur Beschlussfassung II (nichtöffentlich) 
Einbringung: durch Antragsteller 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 5 von 10 
 
Abstimmung  
 
21. Anfragen an den Oberbürgermeister II (nichtöffentlich) 
Anfragen werden schriftlich beantwortet. Nachfragen können im digitalen Arbeitsraum 
gestellt werden. Beantwortung bis 10 Tage nach Ratsversammlung. 
22. Spenden, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen II (nichtöffentlich) 
Gibt es Wortmeldungen? 
Abstimmung  
23. Bericht des Oberbürgermeisters II (nichtöffentlich) 
24. Vorlagen II (nichtöffentlich) 
Es wird vorgeschlagen vor der Ratsversammlung abzufragen, für welche Vorlagen es 
Wortmeldungen/Redebeiträge gibt. Bei Vorlagen ohne Anmeldung findet gleich die 
Abstimmung statt. 
Wird eine Einbringung gewünscht? 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
Abstimmung  
 
25. Informationen II (nichtöffentlich) 
  
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 6 von 10 
 
Für Ausschusssitzungen (nichtöffentlich/nichtbeschließend) 
Ablauf/Leitfaden: 
1. Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Tagesordnung 
Die Stadträte schreiben ANWESEND in den Chat 1. Dadurch wird die Unterschrift auf der 
Anwesenheitsliste ersetzt. Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der 
Beschlussfähigkeit für eröffnet. 
2. Festlegungsprotokolle 
Der Vorsitzende schreibt die Abstimmung zum Protokoll in den Chat 1 und wartet 1 bis 2 
Minuten bis zur Abstimmung. Alle Stadträte schalten ihre Videokameras und Mikrofone ein. 
Die Abstimmung erfolgt nach namentlichen Aufruf. 
3. Vorstellung Vereine/Verbände 
Der Vorsitzende gibt den Zugang für den Gast zum Tagungsordnungspunkt frei. 
4. Vorlagen 2. Lesung 
Wird eine Einbringung gewünscht? 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
Abstimmung 
5. Vorlagen 1. Lesung 
Vorlagen 1. Lesung werden in einen digitalen Arbeitsraum angelegt. Die Gremienmitglieder 
können Fragen dazu stellen. Diese werden in der Regel innerhalb von 10 Tagen 
beantwortet. 
6. Anträge 2. Lesung 
Wird eine Einbringung gewünscht? 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
Abstimmung  
Anträge 1. Lesung 
Anträge 1. Lesung werden in einem digitalen Arbeitsraum angelegt. Die Gremienmitglieder 
und die Verwaltung können innerhalb eines in der Einladung festgelegten Zeitraums Fragen 
dazu stellen. Diese sollen in der Regel innerhalb von 10 Tagen beantwortet werden. 
7. Informationen (wird die Einbringung erwünscht) 
8. Bericht der Bürgermeister 
9. Verschiedenes 
  
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 7 von 10 
 
Für Ausschusssitzungen (öffentlich) 
Ablauf/Leitfaden: 
Livestream wird angeschaltet 
1. Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Tagesordnung 
Namentlicher Aufruf durch den Vorsitzenden. Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei 
Erreichung der Beschlussfähigkeit die Sitzung für eröffnet. Gegebenenfalls werden Anträge 
zur Tagesordnung behandelt.  
 
2. Festlegungsprotokolle 
Gibt es Hinweise? 
Abstimmung 
3. Vorstellung Vereine/Verbände/Gäste 
Der Vorsitzende gibt den Zugang für den Gast zum Tagungsordnungspunkt frei. 
4. Vorlagen 2. Lesung 
Wird eine Einbringung gewünscht? 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
Abstimmung  
Beschließende Vorlagen: 
Namentliche Abstimmung 
Beratende Vorlagen: 
Abstimmung 
5. Vorlagen 1. Lesung 
Vorlagen 1. Lesung werden in einen digitalen Arbeitsraum angelegt. Die Gremienmitglieder 
können Fragen dazu stellen. Diese werden in der Regel innerhalb von 10 Tagen 
beantwortet. 
6. Anträge 2. Lesung 
Wird eine Einbringung gewünscht? 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
Abstimmung 
Beschließende Vorlagen: 
Namentliche Abstimmung 
Beratende Vorlagen: 
Abstimmung  
Anträge 1. Lesung 
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 8 von 10 
 
Anträge 1. Lesung werden in einen digitalen Arbeitsraum angelegt. Die Gremienmitglieder 
und die Verwaltung können Fragen dazu stellen. Diese sollen in der Regel innerhalb von 10 
Tagen beantwortet werden. 
7. Informationen (wird die Einbringung erwünscht) 
8. Bericht der Bürgermeister 
9. Verschiedenes 
 
  
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 9 von 10 
 
Für Stadtbezirksbeiräte, Ortschaftsräte und Fachbeiräte 
Ablauf/Leitfaden: 
Livestream wird angeschaltet für öffentliche Tagungsordnungspunkte 
1. Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Tagesordnung 
Die Gremienmitglieder schreiben ANWESEND in den Chat 1. Dadurch wird die Unterschrift 
auf der Anwesenheitsliste ersetzt. Der Vorsitzende erklärt die Sitzung bei Erreichung der 
Beschlussfähigkeit die Sitzung für eröffnet. 
2. Festlegungsprotokolle 
Abstimmung 
3. Vorstellung Vereine/Verbände 
4. Vorlagen  
Vorlagen werden mit Versendung der Unterlagen in einen digitalen Arbeitsraum angelegt. 
Die Gremienmitglieder können Fragen dazu stellen. Diese werden zur Sitzung beantwortet. 
Wird eine Einbringung gewünscht? 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
Abstimmung  
5. Anträge 
Anträge werden mit Versendung der Unterlagen in einen digitalen Arbeitsraum angelegt. Die 
Gremienmitglieder können Fragen dazu stellen. Diese sollen zur Sitzung beantwortet. 
Wird eine Einbringung gewünscht? 
Wortmeldungen/Redebeiträge 
Abstimmung 
 
6. Informationen (wird die Einbringung erwünscht) 
7. Bericht der Bürgermeister 
8. Verschiedenes 
  
VII-DS-01070 – Anlage 2 Seite 10 von 10 
 
2. Personalbedarf 
 Technischer Support:  
o für Support Hotline 
o Onboarding in Sitzung (separate Phase vor Sitzungsstart mit Mikrotests, 
Vorstellung der Teilnehmendenfunktionen, z.B. Chat/ Meldung etc. und 
exemplarische Übung, Hinweise auf Umstellungsphase und ggf. zeitliche 
Verzögerung der Übertragung und Zuteilung von Rederecht) 
o Schulungen 
o  Technischer Support in Sitzung 
o Bedarf ist beim Personalamt angemeldet und wird geprüft. Es wird 
zusätzliches Personal temporär (erstmal April/Mai) und stundenweise (vor 
allem in den Nachmittags und Abendstunden) für den technischen Support 
benötigt. Der Aufbau eines Pools zwischen 10-15 städtischen Mitarbeitern 
wird als sinnvoll angesehen. Die Mitarbeiter benötigen folgende technische 
Ausrüstung: Computer/Notebook/Tablet mit Kamera und Microphone, 
Internetzugang und Kopfhörer/Headset.  
 Moderatoren 
o Unterstützung des Vorsitzenden in Sitzung 
o Protokoll 
o Vor- und Nachbereitung der Sitzung im digitalen Arbeitsraum 
o Personeller zusätzlicher Bedarf wird momentan nicht angezeigt. Dieser wird 
von Mitarbeitern des BfR gestellt. 
 
3. Raumbedarf 
o Zusätzlicher Raumbedarf für Mitarbeiter wird aktuell nicht angezeigt. 
o Für Sitzungen können die Sitzungsräume in der 2. Etage/Neues Rathaus und die 
Fraktionsgeschäftsstellen genutzt werden. 
 
4. Technikbedarf 
o Headsets für städtische Mitarbeiter, welche an Videokonferenzen teilnehmen 
– ca. 50 Stück 
o Mobile Sitzungsräume einrichten: 
o Ca. 20 mobile Endgeräte plus 5 mobile Endgeräte als Reserve für Stadträte. 
 
5. Organisationbedarf 
o Es werden von allen Gremienmitglieder Listen erstellt nach 
Gremium/zugehörigkeit/Alphabet: Handynummer und E-Mail-Adresse (Teilnehmer 
Stadtratssitzung zuerst) 
o Es wird von allen Gremienmitglieder erfragt, welche Technik vorhanden ist (Stadträte 
zuerst) 
o Die Gremienmitglieder werden in den Systemen Videokonferenz und Arbeitsraum 
angelegt. 
 
Vorlage VII-DS-01077 Anlage 3 – Seite 1 von 2 
 
VII-DS-01077 – (Anlage 3) 
Moderationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz 
Eine gute Moderation hilft den Teilnehmern, der Gremiumsitzung folgen zu können, sie zu 
verstehen, koordiniert die Wortmeldungen und hilft den Teilnehmern sie letztlich gut zu 
finden. Dazu bedarf es allerdings mehr als nur der sachlichen Ankündigung der jeweiligen 
Programmpunkte, die aber unerlässlich ist.  
Informationen: 
 Reduzierung der Themen in einer Sitzung per Videokonferenz, um Sitzung nicht zu 
überlasten. 
Für die Ratsversammlung 
Dauer: ca. 2-3 Stunden 
Personal 
 Vorsitzender/Moderator: Oberbürgermeister Jung 
 2. Moderator: Herr Leisner (Chat-Sitzungschat) 
 Protokoll (Ergebnisprotokoll) 
 Moderation Technischer Support:  3 Personen (u.a. Chat 2 + Livestream) 
 Moderation Chat 1 und 3 – 2 Personen 
Vorbereitung: 
 Alle Sitzungsteilnehmer erhalten vor der Sitzung den Link zur Videokonferenz. 
 Der technische Support steht ab 2 Stunden vor Sitzungsbeginn bereit. 
 Technik wird vor der Sitzung überprüft (Checkliste/Selbsttest). 
o Ist die Internetverbindung stabil? 
o Hat der Laptop/das Smartphone noch genug Akku? 
o Nimmt das Mikrofon Ton auf? 
o Zeigt die Kamera Bilder? 
 Leitfaden erstellen u.a. Hinweise zu Akkustik Lichtverhältnissen und Störfaktoren. 
 Anmeldung von Einbringern von Vorlagen/Anträgen (3 Stunden vor Sitzung) 
 Arbeitsplätze im Haus vorbereiten. 
 Rückmeldung Anwesenheit 
 Rollenverteilung Team  
 Drehbuch Sitzung/Tagesordnung liegt vor, inkl. Änderungen (2 Stunden vor Sitzung) 
Beginn Sitzung: 
 Eröffnung der Sitzung durch den Vorsitzenden 
 Beschlussfähigkeit feststellen 
 Grundregeln der Sitzung besprechen: 
o Redebeiträge werden im Chat angemeldet 
o Es wird das Wort vom Vorsitzenden/Moderator erteilt. 
o Ich fasse mich kurz und halte die Redezeit ein (max. 5 Minuten). 
o Ich spreche langsam und deutlich 
o Ich schalte mein Micro ab, sobald ich fertig bin. 
o Pro Fraktion redet, wenn möglich, nur ein Fraktionsmitglied pro TOP. 
o Namentliche Abstimmung im Videobild oder 
o Namentliche oder anonyme Abstimmung im Chat  
Vorlage VII-DS-01077 Anlage 3 – Seite 2 von 2 
 
Sitzungsablauf siehe Organisationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz 
Nach Sitzung: 
 Ergebnisprotokoll 
 Wortprotokoll 
Für Ausschusssitzungen/Beiratssitzungen 
Dauer: ca. 1-2 Stunden 
Personal 
 Vorsitzender/Moderator 
 Protokoll (Ergebnisprotokoll) 
 Moderation Technischer Support:  1 Person (u.a. Chat 2 ) 
 Moderation Chats 1 und 3 – 1 Person 
Vorbereitung: 
 Alle Sitzungsteilnehmer erhalten vor Sitzung den Link zur Videokonferenz. 
 Der technische Support steht ab 30 Minuten vor Sitzungsbeginn bereit. 
 Technik wird vor der Sitzung überprüft (Checkliste/Selbsttest). 
o Ist die Internetverbindung stabil? 
o Hat der Laptop/das Smartphone noch genug Akku? 
o Nimmt das Mikrofon Ton auf? 
o Zeigt die Kamera Bilder? 
 Leitfaden erstellen u.a. Hinweise zu Akkustik Lichtverhältnissen und Störfaktoren. 
 Anmeldung von Einbringern von Vorlagen/Anträgen von Gästen (5 Stunden vor 
Sitzung) 
 Arbeitsplätze im Haus vorbereiten. 
 Rückmeldung Anwesenheit 
 Rollenverteilung Team  
 Script Sitzung/Tagesordnung liegt vor, inkl. Änderungen (2 Stunden vor Sitzung) 
Beginn Sitzung: 
 Eröffnung Sitzung durch Vorsitzenden 
 Beschlussfähigkeit feststellen 
 Grundregeln der Sitzung besprechen: 
o Redebeiträge werden im Chat angemeldet 
o Es wird das Wort vom Vorsitzenden/Moderator erteilt. 
o Ich fasse mich kurz und halte die Redezeit ein (max. 5 Minuten). 
o Ich spreche langsam und deutlich 
o Ich schalte mein Micro ab sobald ich fertig bin. 
o Pro Fraktion redet, wenn möglich, nur ein Fraktionsmitglied pro TOP. 
o Namentliche Abstimmung im Videobild bei beschließenden Gremien 
o Abstimmung im Chat 1 bei beratenden Gremien 
Sitzungsablauf siehe Organisationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz 
Nach Sitzung: 
 Ergebnisprotokoll