Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware (eRIS: DS V/3949)
Stadt: leipzig
Drucksache: DS-00065/14
Datum: 2015-07-17
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Seite 1/3
Beschlussvorlage Nr. DS-00065/14
Status: öffentlich
Beratungsfolge:
Gremium Termin Zuständigkeit
Fachausschuss Finanzen 08.09.2014 Vorberatung
Fachausschuss Allgemeine Verwaltung 09.09.2014 Vorberatung
Ratsversammlung 17.09.2014 Bestätigung
Eingereicht von
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff
Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware 
(eRIS: DS V/3949)
Beschluss:
1. Die Vorlage wird bestätigt und die Ausbaustufe 1 umgesetzt. Somit werden auch die technischen 
und organisatorischen Grundlagen für die Ausbaustufe 2 geschaffen. Nach Umsetzung der 
Maßnahme wird jährlich eine Einsparung i.H.v. rd. 43.000 € erzielt.
2. Die Abnahme und Produktivsetzung wird von den Ergebnissen einer intensiven Testphase aller 
Module der Ausbaustufe 1 abhängig gemacht.
3. Ausbaustufe 2 wird in (einem oder mehreren) gesonderten Projekten realisiert. Entsprechende 
Ausführungsbeschlüsse müssen herbeigeführt werden.
4. Im Haushalt der Stadt Leipzig sind folgende Mehr-/Minderbedarfe zu veranlagen:
2015          -   363.400 €
2016          -     26.400 €
ab 2017     -    -43.600 €
Im Budget des Personalamtes "Amt 11 Verwaltungssteuerung, Verwaltungsservice 
zahlungswirksam - 11_111_ZW" wird im Haushaltsplan 2015 eine Eckwerterhöhung in Höhe von 
363.400 € und für das Haushaltsjahr 2016 in Höhe von 26.400 € bestätigt. Die Mittel stehen unter 
dem Haushaltsvorbehalt.
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
 nicht relevant
 
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Finanzielle Auswirkungen X wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein X
Folgen bei Ablehnung nein
ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit 
aktivierungspflichtig)? X nein
ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen 2015
2016
363.400
26.400
1.100.11.1.2.01.01
1.100.11.1.6.01
1.100.11.1.2.02.10
1.100.11.1.2.02.42
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein X wenn ja,
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten 
anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach 
Durchführun
g
der 
Maßnahme
zu erwarten
Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen) ab 2017 -43.600
1.100.11.1.2.01.01
1.100.11.1.6.01
1.100.11.1.2.02.10
1.100.11.1.2.02.42
Ergeb. HH Aufwand aus jährl. 
Abschreibungen
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau:
Beteiligung Personalrat nein ja,
Sachverhalt:
 siehe Anlage
Anlagen:
Seite 3/3
Beschlussdeckblatt eRIS
Sachverhalt
Aufwandsübersicht 2015 - 2018
B E S C H L U S S A U S F E R T I G U N G 
Ratsversammlung vom 17.09.2014 
zu 
19.21 
Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten 
Personalmanagementsoftware (eRIS: DS V/3949) 
Vorlage: DS-00065/14 
Beschluss :
1. Die Vorlage wird bestätigt und die Ausbaustufe 1 umgesetzt. Somit werden auch die 
technischen und organisatorischen Grundlagen für die Ausbaustufe 2 geschaffen. Nach 
Umsetzung der Maßnahme wird jährlich eine Einsparung i.H.v. rd. 43.000 € erzielt. 
2. Die Abnahme und Produktivsetzung wird von den Ergebnissen einer intensiven Testphase 
aller Module der Ausbaustufe 1 abhängig gemacht. 
3. Ausbaustufe 2 wird in (einem oder mehreren) geson derten Projekten realisiert. 
Entsprechende Ausführungsbeschlüsse müssen herbeigeführt werden. 
4. Im Haushalt der Stadt Leipzig sind folgende Mehr- /Minderbedarfe zu veranlagen: 
2015          -   363.400 € 
2016          -     26.400 € 
ab 2017     -    -43.600 € 
Im Budget des Personalamtes "Amt 11 Verwaltungssteuerung, Verwaltungsservice 
zahlungswirksam - 11_111_ZW" wird im Haushaltsplan 2015 eine Eckwerterhöhung in Höhe 
von 363.400 € und für das Haushaltsjahr 2016 in Höhe von 26.400 € bestätigt. Die Mittel 
stehen unter dem Haushaltsvorbehalt. 
Abstimmungsergebnis: 
einstimmig angenommen 
Leipzig, den 18. September 2014 
Seite: 1/1 
Stadt Leipzig
01.5/014/07.04
RV
Vorlage des Oberbürgermeisters
 Neufassung vom      
 Austauschblatt vom      
 Eilbedürftig
Drucksache Nr. V/3949
 öffentlich
 enthält nichtöffentliche Bestandteile
 nicht öffentlich
Gremium
FA Allgemeine Verwaltung
FA Finanzen
Beschluss
 der Ratsversammlung
vom 17.09.2014
Eingereicht von Dezernat Allgemeine Verwaltung    Aufhebung   Änderung folgender Beschlüsse:
     
Ausführungsbeschluss - Einführung einer integrierten 
Personalmanagementsoftware
Beschlussvorschlag  Satzung tritt nach Bekanntmachung in Kraft
1. Die Vorlage wird bestätigt und die Ausbaustufe 1 umgesetzt. Somit werden auch die 
technischen und organisatorischen Grundlagen für die Ausbaustufe 2 geschaffen. Nach 
Umsetzung der Maßnahme wird jährlich eine Einsparung i.H.v. rd. 43.000 € erzielt.
2. Die Abnahme und Produktivsetzung wird von den Ergebnissen einer intensiven Testphase aller 
Module der Ausbaustufe 1 abhängig gemacht.
3. Ausbaustufe 2 wird in (einem oder mehreren) gesonderten Projekten realisiert. Entsprechende 
Ausführungsbeschlüsse müssen herbeigeführt werden. 
4. Im Haushalt der Stadt Leipzig sind folgende Mehr-/Minderbedarfe zu veranlagen:
2015          -   363.400 €
2016         -     26.400 €
ab 2017    -    -43.600 €
Im Budget des Personalamtes "Amt 11 Verwaltungssteuerung, Verwaltungsservice 
zahlungswirksam - 11_111_ZW" wird im Haushaltsplan 2015 eine Eckwerterhöhung in Höhe von 
363.400 € und für das Haushaltsjahr 2016 in Höhe von 26.400 € bestätigt. Die Mittel stehen unter 
dem Haushaltsvorbehalt.   
Finanzielle Auswirkungen  nein  wenn ja, ▼
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition 
(damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
▼ PSP-Element
Ergebnishaushalt
Erträge                  
Aufwendungen 2015
2016
      363.400
26.400
   1.100.11.1.2.01.01
   1.100.11.1.6.01
   1.100.11.1.2.02.10
   1.100.11.1.2.02.42
Finanzhaushalt
Einzahlungen                        
Auszahlungen      
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, ▼
Folgekosten     Einsparungen  
wirksam
von bis Höhe in EUR 
(jährlich)
wo veranschlagt
▼ PSP-Element
Zu Lasten 
anderer OE
Ergeb. HH Erträge                        
Ergeb. HH Aufwand                        
Nach 
Durchführung
der 
Maßnahme
zu erwarten
Ergeb. HH Erträge                        
Ergeb. HH Aufwand 
(ohne Abschreibungen)
ab 2017       -43.600    1.100.11.1.2.01.01
   1.100.11.1.6.01
   1.100.11.1.2.02.10
   1.100.11.1.2.02.42
Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen 
     
Auswirkungen auf den Stellenplan  nein  wenn ja, ▼
Beantragte Stellenerweiterung:       Vorgesehener Stellenabbau:      
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:  
Strategisches Ziel „Schaffung von Rahmenbedingungen für 
Arbeitsplätze“  relevant  nicht relevant
Strategisches Ziel „Schaffung von Rahmenbedingungen für eine 
ausgeglichenere Altersstruktur. 
Das Handeln der Stadt richtet sich auf Kinder, Jugendliche und 
Familien mit Kindern aus.“
 relevant  nicht relevant
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen 
erfolgte bereits mit folgendem Beschluss:   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters, Drucksache-Nr.      
Beschluss des Stadtrates Nr.      
Sie verändert sich mit dieser Vorlage nicht und wird deshalb im Prüfkatalog nicht dargestellt.
     
Stadt Leipzig
01.15/016/01.12
 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014
Inhaltsverzeichnis
1 Beschreibung des Vorhabens................................................................................................................. 1
1.1 Ausgangslage......................................................................................................................................... 1
1.2 Ziel / Notwendigkeit................................................................................................................................. 1
1.3 Umsetzung.............................................................................................................................................. 2
1.4 Einführung und Nutzung des Verfahrens................................................................................................ 2
1.5 Einsatz in Eigenbetrieben....................................................................................................................... 3
2 Begründung der Notwendigkeit............................................................................................................... 3
2.1 Ablösung Großrechnerverfahren............................................................................................................ 3
2.2 Prozessbetrachtung Personalwesen und Stellenwirtschaft..................................................................... 3
2.3 Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1)........................................................ 3
2.4 Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2)................................................................................. 4
3 Darstellung der Wirtschaftlichkeit........................................................................................................... 5
4 Finanzierung........................................................................................................................................... 5
4.1 Aktuelle Betriebsaufwendungen.............................................................................................................. 5
4.2 Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1) ....................................................... 6
4.3 Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2) ................................................................................ 7
1 Beschreibung des Vorhabens
1.1 Ausgangslage
Mit Beschluss der Vorlage „Ergebnisse der Organisationsuntersuchung zur IT-Wirtschaftlichkeit...“ 
(DS V/677, Pkt. 5.1 Ziff 5) in der DB OBM vom 22. Juni 2010 wurden das Hauptamt und das 
Personalamt beauftragt, die verschiedenen IT-Verfahren zusammenzufassen. 
Gegenwärtig sind im Hauptamt und im Personalamt  diverse DV-Verfahren im Einsatz  u. a. für 
Aufgaben der/des:
• Personalabrechnung,
• Personalmanagements,
• Stellenmanagements,
• Kindergeldabrechnung,
• Personalaufwandsplanung,
• Reisekostenmanagements.
Da unterschiedliche Anwendungen verwendet werden, erfolgt die Datenerfassung teilweise 
mehrfach. Die Informationsflüsse sind durch Medienbrüche und zahlreiche Schnittstellen 
gekennzeichnet und deshalb sehr aufwendig.  
1.2 Ziel / Notwendigkeit
Die Notwendigkeit der Einführung ergibt sich aus den Feststellungen und Empfehlungen der 
durchgeführten Untersuchungen der KPMG und den daran anknüpfenden Aufträgen ( DS  V/677, 
DB-OBM v. 22. Juni 2010) zur Erreichung der Ziele:
• Ablösung von Einzelverfahren,
• Optimierung von Prozessen, 
• Vermeidung von Medienbrüchen,
• Abbau von Redundanzen (Datenqualität, -aktualität),
• Verringerung von Schnittstellen,
• Verringerung  Daten-/Aktenhaltung in Papierform durch digitales Dokumentenmanagement  
und Archivierung,
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 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014
• Erhöhung von Datenschutz und Datensicherheit,
• Professionalisierung und Zentralisierung der dezentralen Betreuung/Betrieb,
• Schaffung einer Schnittstelle zu SAP und Anbindung von Cognos.
Durch den Einsatz verschiedener DV-Verfahren müssen Daten mehrfach erfasst werden. Der 
Wegfall dieser Mehrfacherfassung (u. a. P&I Plus <->PAISY) reduziert den Anteil sich 
wiederholender, manueller Tätigkeit (zentrale Stammdatenerfassung). Auch sollen der Anteil der 
Eingabe und Übermittlung von personalwirtschaftlichen Formularen sowie an Ausdrucken 
reduziert und somit Bearbeitungswege und -zeit verkürzt werden (Reduzierung Hauspost; 
Postweg). 
Weiterhin ist die Einführung eines Mitarbeiterportals angedacht. Vorteile hierbei sind die 
jederzeitige Systemverfügbarkeit unabhängig von der Arbeitszeit der Personalabteilung und der in 
digitaler Form entstehende Arbeitsvorlauf sowie der im System ablaufende Arbeitsprozess. Auch 
ist vorstellbar, dass sich telefonische Anfragen verringern. 
Die so entstehenden Freiräume können durch die Sachbearbeiter/-innen für inhaltliche Arbeit 
genutzt werden. Den von der Rechtsprechung aktuell entwickelten Anforderungen an Personal-
auswahlverfahren z. B. kann derzeit nur ungenügend nachgekommen werden.
=> Verlagerung von Arbeit weg von „Fleißarbeit“ hin zu „Analyse & Bewertung“.
Aufgrund der verschiedenen DV-Verfahren kommt es zu verzögerter Datenerfassung (z. B. P&I 
Plus → PAISY). Dies wiederum hat Auswirkungen auf die Datenaktualität aller Verfahren. Ein 
integriertes Verfahren basiert auf einem gemeinsamen Datenbestand. Durch verzögerungsfreie 
Datenerfassung steigt somit die Qualität und vor allem Aktualität von Auswertungen.
Bestandteil eines solchen Verfahren kann auch die elektronische Zeiterfassung sein. Mit 
Einführung eines integrierten Verfahrens wird die softwaremäßige Grundlage geschaffen.  Wegen 
der besonderen Bedeutung und Komplexität dieses Themas soll die Umsetzung in einem 
gesonderten Projekt erfolgen.
1.3 Umsetzung
In Anlehnung an das Gutachten der KPMG wurde die stufenweise Einführung eines integrierten 
Verfahrens vorgesehen:
• Ablösung Großrechnerverfahren
• Prozessbetrachtung Personalwesen und Stellenwirtschaft (Organisationsuntersuchung)
• Migration der vorhandenen Verfahren Personalabrechnung, Personalmanagement, 
Stellenmanagement und Reisekostenabrechnung
• Integration zusätzlicher Prozesse, Erweiterung (Personalentwicklung, Seminarverwaltung, 
Bewerberverwaltung, Zeitwirtschaft, Self-Service).
1.4 Einführung und Nutzung des Verfahrens
Die Lecos GmbH hat erheblichen Bedarf für ein modernes integriertes Personalmanagement-
system im kommunalen Bereich erkannt. Derzeit laufen Vorbereitungen, um ab 2014/2015 ein 
modernes integriertes Personalmanagementverfahren in Betrieb nehmen zu können. Dieses 
möchte die Lecos auch der Stadt Leipzig und deren Eigenbetrieben anbieten.
Die Nutzung und Vergütung für das neue Personalverfahren soll in Form eines sogenannten ASP-
Modells (Application Service Providing) stattfinden. Das bedeutet, dass die Lecos GmbH die 
Module des Verfahrens nutzungsfähig, einschließlich Fachbetreuung, bereitstellen wird und dass 
die Stadt Leipzig nicht investieren muss. Die Vergütung wird pro Monat für die bereitgestellten 
Module nach Fallzahl (bzw. nach Menge) berechnet. Zusätzliche Aufwendungen für Lizenzen und 
Softwarewartung fallen nicht an, da sie in den Modul- bzw. Fallpreisen eingeschlossen sind.
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 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014
Bei der Aufstellung der Anforderungen an das neue integrierte Verfahren hat Lecos die 
Anforderungen umfassend betrachtet und aufgenommen. Das bedeutet zum Beispiel, dass das 
Verfahren grundsätzlich zur Kommunikation mit SAP (KM-D) in der Lage sein muss. 
Die Kommunikation mit SAP erfolgt über die Schnittstelle Kommunalmaster Doppik. Hieraus ergibt  
sich, dass das Personalmanagementverfahren unter die Vorschriften der DA 25/2012 
„Automatisiertes Anordnungs- und Feststellungsverfahren“ fällt und diese bei der Einführung zu 
beachten ist.
1.5 Einsatz in Eigenbetrieben
Die Einführung der integrierten Personalmanagementsoftware muss auch für die Eigenbetriebe 
geprüft werden. Durch die Nutzung eines einheitlichen Personalverfahrens kommt es zu einer 
Homogenisierung der IT-Verfahren und Arbeitsprozesse, was somit zu einer Optimierung des 
Gesamtprozesses führt. Grundsätzlich ist die Nutzung durch die Eigenbetriebe aufgrund der 
Mandantenfähigkeit einer modernen Personalmanagementsoftware ohne Probleme möglich.
2 Begründung der Notwendigkeit
2.1 Ablösung Großrechnerverfahren
In einem ersten Schritt wurde das Personalabrechnungsverfahren PAISY (Großrechnerverfahren) 
durch Übertragung auf eine neue Serverplattform migriert. Dies war notwendig, da der Betrieb von  
PAISY auf der Großrechnerplattform im Zuge der Einführung der Doppik und der damit 
verbundenen Ablösung des kameralen HKR-Verfahrens nicht mehr wirtschaftlich gewesen wäre. 
In diesem Zusammenhang werden bereits Betriebsaufwendungen i. H. v. rd. 800.000 € pro Jahr 
eingespart.
2.2 Prozessbetrachtung Personalwesen und Stellenwirtschaft
Die Konsolidierung der vorhandenen Verfahren erfordert  Anpassungen der Abläufe (u.a. Wegfall 
von Anzeigen, Wegfall der verfahrensspezifischen  Stammdatenpflege). Seit Jahresbeginn erfolgt 
eine Prozessbetrachtung durch das Hauptamt. Im Rahmen dieser Prozessbetrachtung sollen die 
Auswirkungen auf die Aufbau- und Ablauforganisation untersucht, Geschäftsprozesse optimiert 
und ggf. vorhandene Einsparungspotenziale ermittelt werden. Die daraus resultierenden 
funktionalen Anforderungen sowie die definierten SOLL-Prozesse werden bei der 
Systemeinführung entsprechend umgesetzt.
Die Untersuchung ist noch nicht abgeschlossen. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt zeichnen sich 
folgende erste Erkenntnisse ab:
Die IT-Landschaft des Personalamtes ist sehr heterogen aufgestellt, was unter anderem zu einer 
mehrfachen aufwendigen Stammdatenhaltung führt.  Wesentliche Teile des Arbeitsaufwandes der 
Personalwirtschaft bestehen im Verteilen und Anzeigen von Informationen.  Eine Ursache dafür 
sind die unterschiedlichen genutzten IT-Systeme. Eine künftige integrierte Personalmanagement-
software sollte ihre Stärken sowohl in der zentralen Stammdatenhaltung wie auch in der Aktualität 
haben. 
2.3 Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1)
Die heute eingesetzten DV-Verfahren für Personalabrechnung (PAISY), Personalmanagement 
(P&I PLUS),  Stellenmanagement (P&I PLUS) und Reisekostenabrechnung (eigene Lösung des 
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 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014
Hauptamtes) sind zunächst in das neue Verfahren über- und zusammenzuführen. Das führt zu 
einer Doppelbetriebsphase der Alt- und Neuverfahren von ca. 3 Monaten. Sie ist notwendig, um 
die Funktionsfähigkeit (vor allem Personalabrechnung) zu sichern.
Mit dem Modul "Personalabrechnung" werden die derzeitigen Prozesse aus PAISY dargestellt und 
das Buchungsgeschäft abgewickelt. Im Zuge der Einführung sind diese Prozesse konzeptionell 
aufzuarbeiten und umzusetzen. Im Rahmen der Projektphase werden die technischen und 
organisatorischen Schnittstellen geprüft und ggf. angepasst. Für das Buchungsgeschäft sind die 
Schnittstellen des Kommunalmasters-Doppik und die DTAUS-Datei im sepafähigen xml-Format 
erforderlich. In das Projekt sind die Stadtkämmerei und die Stadtkasse einzubinden. Im Vorfeld ist 
zu prüfen, ob die derzeitigen Prozesse in SAP geändert und angepasst werden müssen. Die 
neuen Prozesse sind noch zu erarbeiten, z. B. Reisekostenabrechnung.
Seitens der Softwarefirma ist eine Bestätigung zur Umsetzung der SAP-Kommunalmaster-
Schnittstellen, insbesondere der KOAS-Schnittstelle (Kostenarten-/ Summenschnittstelle) für 
Personalabrechnungs-verfahren und die DTAUS-Datei (xml-Format) für die direkten Auszahlungen 
vorzulegen. Referenzen zum bereits ausgeführten Einsatz in SAP bzw. dem SAP-
Kommunalmaster sind beizufügen.
Die Abbildung der Prozesse der Personalabrechnung und des Personalmanagements muss 
vollständig in der Ergebnisrechnung und der Finanzrechnung in SAP umgesetzt werden und den 
Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen. Die kassenrechtlichen Bestim -
mungen müssen eingehalten werden. 
Die Prozesse der Personalwirtschaft und der Stellenwirtschaft werden zukünftig durch die Module 
Personalmanagement und Stellenmanagement abgebildet. Bei der Überführung in das neue 
Verfahren sind die Ergebnisse der derzeitigen Prozessbetrachtung zu berücksichtigen. Für den 
Bereich Reisekostenabrechnung existieren keine vergleichbaren Verfahren.
2.4 Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2)
Die unten genannten zusätzlichen Prozesse sind sehr komplex. Auch sind gegenwärtig keine 
vergleichbaren Verfahren im Einsatz. Es sind im Vorfeld die notwendigen organisatorischen 
Voraussetzungen zu schaffen sowie die verschiedensten Beteiligungsrechte zu gewährleisten. Aus 
diesem Grund sollte die Ausbaustufe 2 in einem oder mehreren gesonderten Projekt/-en realisiert 
werden. Die hierfür geschätzten Aufwendungen sind unter Punkt 4.3 dargestellt.
Die Erweiterung soll folgende Bereiche umfassen: 
• Personalentwicklung
• Seminarverwaltung
• Bewerberverwaltung
• Zeitwirtschaft
• Führungskräfteportal (Manager-Self-Service - MSS)
◦ Zugriff auf Auswertungen und Statistiken (z. B. Stellenplan, Stellenbesetzungsplan),
◦ Personaleinsatzplanung / Arbeitszeitmanagement,
◦ Zugriff auf Mitarbeiterdaten
◦ Genehmigungsprozesse
•  Mitarbeiterportal (Employee-Self-Service - ESS)
◦ Bereitstellung der Verdienstnachweise/Lohnsteuerbescheinigungen der Mitarbeiter/-
innen,
◦ Seminaranmeldung
◦ Einträge zur elektronischen Zeiterfassung,
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 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014
◦ Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen,
◦ Bereitstellung von Informationen
Mit dem Begriff Mitarbeiterportal (ESS) bezeichnet man intranetbasierte An- und Abfragesysteme, 
die es Mitarbeitern ermöglichen, eigene Daten teilweise selbst zu verwalten und auf Informationen 
zuzugreifen. So können bspw. Anwesenheitszeiten elektronisch erfasst, Urlaubsanträge gestellt 
oder die eigene Adresse geändert werden. Auch die Beantragung der eigenen Dienstreise ist 
vorstellbar. 
In diesem Zusammenhang ist auch das s. g. Führungskräfteportal (MSS) zu nennen. Es 
ermöglicht den Führungskräften, auf spezielle Informationen und Funktionen 
(Genehmigungsverfahren für z. B. Urlaub, Seminare) zuzugreifen, Auswertungen und Statistiken 
abzurufen und vor allem zu analysieren. Die o. g. Funktionen sind browsergestützt im Intranet 
(analog VWI) erreichbar.
3 Darstellung der Wirtschaftlichkeit
Die vorliegenden Fallpreise basieren auf der Berechnung eines Mandantenmodells, d. h., dem 
Einsatz bei mehreren Kunden der Lecos. Eine fallbezogene Abrechnung ist, insbesondere im 
Personalwesen, das übliche Lizenzierungsmodell. Beteiligt sich die Stadt Leipzig daran, dann 
profitiert sie einerseits vom Preisvorteil einer großen Menge ausgeschriebener Lizenzen und 
deren Wartung und andererseits dadurch, nicht eine eigene Systemumgebung und deren Kosten 
(inkl. Lizenzen) vollständig allein tragen zu müssen. Der Ausbau einer Systemumgebung für die 
Stadt allein ist in fast dem gleichem Umfang nötig wie für das Mandantenmodell. Daraus sind 
bereits Synergien im Infrastrukturbetrieb zu erkennen.
Im Betriebsleistungsvertrag der Stadt Leipzig mit der Lecos GmbH ist festgelegt, dass vor Beginn 
eines Vergabeverfahrens von der Stadt bei der Lecos angefragt wird, inwieweit ein Verfahren eine 
Weitervermarktung an Dritte ermöglicht. In dem konkreten Fall hat die Lecos die Stadt angefragt, 
inwieweit Interesse an der Einführung eines Personalwesens besteht, da von Seiten Dritter die 
Anforderung an die Lecos gestellt wurden. Im Ergebnis dessen werden die Anforderungen und 
Mengengerüste der Stadt Leipzig in dem Vergabeverfahren berücksichtigt. Das von Lecos 
geplante und ausgeschriebene Lizenzvolumen beträgt das Mehrfache des von der Stadt Leipzig 
benötigten Volumens. 
Die Stadt Leipzig beabsichtigt die integrierte Personalmanagementsoftware der Lecos 
einzusetzen.
Die Betrachtung und ggf. Vereinbarung eines modifizierten Finanzierungsmodells mit Lecos ist 
durchaus möglich.
4 Finanzierung
4.1 Aktuelle Betriebsaufwendungen
Die Betriebsaufwendungen der aktuell im Einsatz befindlichen IT-Verfahren belaufen sich auf:
Nr. Bezeichnung Aufwand/Jahr
1 PAISY Betriebsaufwendungen 228.100
2 PAISY Anwendungsentwicklung/-betreuung 478.600
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 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014
Nr. Bezeichnung Aufwand/Jahr
3 P&I Plus Betriebsaufwendungen
• Personalverwaltung 51.200
• Stellenmanagement 17.200
4 Reisekostenmanagement 0
Summe 775.100
Bei der Personalabrechnungssoftware PAISY läuft 2014 der Wartungsvertrag aus. Bei einem 
entsprechenden Anschlussvertrag muss mit höherem Aufwand bei den Wartungsaufwendungen 
gerechnet werden.
Im Rahmen des Reisekostenmanagements erfolgt gegenwärtig nur eine elektronische  Stammda -
tenerfassung. Diese basiert auf einer Eigenentwicklung des Hauptamtes. Eine softwaremäßige 
Reisekostenabrechnung erfolgt nicht. Die Reisekosten werden gegenwärtig manuell abgerechnet. 
Zukünftig muss eine entsprechende Softwarelösung – Einzelverfahren oder Bestandteil eines 
integrierten Personalmanagementsystems – angeschafft werden. Eine Integration in ein Gesamt -
verfahren wäre optimal. Aufwand entsteht in jedem Fall.
4.2 Einführung/Migration der vorhandenen Verfahren (Ausbaustufe 1) 
Derzeit werden von der Lecos Leistungen für PAISY Anwendungsentwicklung/-betreuung erbracht. 
2013 belief sich diese Summe auf 478.600 €. Ein großer Anteil resultiert dabei aus Aufwänden für 
Lösungen, die bei der neuen Software bereits Bestandteil sind. Nach heutigem Kenntnisstand wird  
durch die Lecos eine mögliche Reduzierung dieser Aufwände von 50 bis 60 % unterstellt, da diese 
Leistungen zukünftig in den Fallpreisen enthalten sein werden. Auf Grundlage dieser Annahme 
und Lecos-Preisen (Fallpreise - Stand: 01.01.2014) wurden folgender jährlicher Aufwand für 
Betrieb geschätzt:
Nr. Bezeichnung Fallpreis Aufwand/Jahr Gesamt
1 Personalabrechnung / Personalverwaltung/-
stammdaten
inkl.:
- Archivierung
- Abrechnungsanalyse 2,83 376.100
2 Anwendungsentwicklung/-betreuung 240.000
3 Stellenmanagement 0,57 44.500
4 Nutzungspauschale bei 130 Arbeitsplätzen 8,24 13.000
Anteil Hauptamt 1.500
Anteil Personalamt 11.500 673.600
5 Aufwandsplanung/ -controlling 0,70 55.000
6 Reisekostenmanagement 0,58 2.900
57.900
Gesamt 731.500
Mehr-/Minderbedarf gegenüber Tabelle in 4.1 -43.600
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 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014
Aufwand pro Amt
Nr. Bezeichnung Aufwand/Jahr
1 Hauptamt 48.900
2 Personalamt 682.600
Summe 731.500
Das neue Verfahren besitzt die Funktionsbereiche Archiv, Abrechnungsanalyse und Reisekosten-
abrechnung (in o.g. Werten eingeschlossen), welche im Altverfahren nicht vorhanden sind. 
Würden diese Funktionen für die heutigen Fachverfahren beschafft, käme es bei Lizenzierung und  
Betrieb zu deutlichen Erhöhungen des Aufwandes, die auf die Summe der Tabelle in 4.1. aufzu-
schlagen wären. Trotz dieser zusätzlichen Funktionen stellt sich das neue Verfahren günstiger dar. 
Im laufenden Betrieb werden 43.600 € pro Jahr eingespart. Hinsichtlich des Aufwandes für die 
Anwendungsentwicklung/-betreuung handelt es sich um eine Schätzung – die Einsparung kann 
auch höher ausfallen. Außerdem ist beim Vergleich zu beachten, dass bei der Berechnung der 
heutigen Aufwendungen der geleistete Aufwand für Software-Lizenzierung nicht eingeschlossen 
ist. Der Wert für das neue Verfahren gemäß Tabelle in 4.2 schließt diesen Posten jedoch mit ein. 
In den Jahren 2015 und 2016 entsteht durch Doppelbetrieb, Einrichtung und Einstellung, 
Datenmigration, Projektmanagement, Schaffung von Schnittstellen, Schulung und 
Echtlaufunterstützung voraussichtlich ein einmaliger Aufwand von insgesamt 477 T€. 
Dieser Aufwand stellt sich wie folgt dar:
Nr. Bezeichnung Aufwand Gesamt
1 Doppelbetrieb 77.000
2 Einrichtung und Einstellung 125.000
3 Datenmigration 80.000
4 Projektmanagement 40.000
5 Schnittstellen 65.000
6 Schulung 55.000
7 Echtlaufunterstützung 35.000
Summe 477.000
4.3 Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2) 
Das integrierte Personalmanagementverfahren stellt weitere Funktionsbereiche zur Verfügung 
(siehe Punkt 2.4 „Integration zusätzlicher Prozesse (Ausbaustufe 2)“. Der Aufwand für die 
verfügbaren Erweiterungen stellt sich wie folgt dar:
Nr. Bezeichnung Fallpreis Aufwand/Jahr Gesamt
1 Personalentwicklung 1,18 92.050
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 Ausführungsbeschluss – Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in der Stadt Leipzig 12. Mai 2014
Nr. Bezeichnung Fallpreis Aufwand/Jahr Gesamt
2 Seminarverwaltung 0,69 53.850
3 Bewerberverwaltung 0,69 16.600
4 Zeitwirtschaft 1,63 127.150
5 Mitarbeiter- und Führungskräfteportal
  Basismodul
  - u. a. 
Urlaubsantragsverfahren/Reisekostenverfahren
1,21
94.400
  Modul Zeitwirtschaft 0,37 28.900
  Modul Applikation
  - u. a. Beurteilungswesen/Controlling
1,12
87.400
Summe 500.350
Die genannten Funktionsbereiche sind i. d. R. auch einzeln nutzbar. Das Reisekostenmanagement 
stellt die eigentliche Programmfunktionalität für die Beantragung und Abrechnung von Dienstrei -
sen zur Verfügung. Es ist selbstständig nutzbar. Das Reisekostenverfahren baut auf diesem auf 
und stellt nur die Online-Funktionalität (Intranet) im Rahmen des Portals dar, wie z. B. die 
intranetbasierte Beantragung von Dienstreisen. Gleiches gilt für die Zeiterfassung.
Bei voller Inanspruchnahme der Ausbaustufe 2 führt dies zu jährlichem Aufwand von 500T€. Im 
Fall einer teilweisen Nutzung entsteht nur der entsprechende Aufwand.
Der Projektaufwand (Einrichtung; Einstellung, ggf. Datenmigration, Projektmanagement, 
Schnittstellen, Schulung und Echtlaufunterstützung) für die Ausbaustufe 2 kann zum heutigen 
Zeitpunkt noch nicht ermittelt werden. 
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Aufwandsübersicht 
2015 -2018 Anlage 1
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Ausbaustufe 1 2014 2015 2016 2017 2018
Nutzungspauschale 13.000 13.000 13.000 13.000
Personalabrechnung/ Personalverwaltung/ -stammdaten 279.300 376.100 376.100 376.100 376.100
Stellenmanagement 17.200 44.500 44.500 44.500 44.500
Kostenplanung 55.000 55.000 55.000 55.000
Reisekosten 2.900 2.900 2.900 2.900
Anwendungsentwicklung 478.600 240.000 240.000 240.000 240.000
Summe 775.100 731.500 731.500 731.500 731.500
Umstellungsaufwand 330.000 70.000
Doppelbetrieb (PAISY; P&I Plus) 77.000
Summe 407.000 70.000
Summe 775.100 1.138.500 801.500 731.500 731.500
Ausbaustufe 1 – Mehr-/Minderbedarf ggü. 2014 0 363.400 26.400 -43.600 -43.600
Ausbaustufe 2
Personalentwicklung 92.050 92.050
Seminarverwaltung 53.850 53.850
Bewerberverwaltung 16.600 16.600
Zeitwirtschaft 127.150 127.150
Mitarbeiter- und Führungskräfteportal 94.400 94.400
Basismodul 28.900 28.900
Modul Zeitwirtschaft 87.400 87.400
Module Applikation
Summe 0 0 500.350 500.350
Ausbaustufe 2 – Mehr-/Minderbedarf ggü. 2014 0 0 0 500.350 500.350
Gesamt 775.100 1.138.500 801.500 1.231.850 1.231.850
Aufwandsübersicht 
2015 -2018 Anlage 1
Seite 2
Gesamt – Mehr-/Minderbedarf ggü. 2014 0 363.400 26.400 456.750 456.750