Umsetzung des Beschlusses der Ratsversammlung VI-A-03534 zur Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS)
Stadt: leipzig
Drucksache: I-Ifo-05080-DS-01
Datum: 2018-03-26
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters 
 
Beschlussvorlage Nr. I-Ifo-05080-DS-01 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Umsetzung des Beschlusses der Ratsversammlung VI-A-03534 zur Einführung eines 
Internen Kontrollsystems (IKS) 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Beschlussfassung 
 
 
 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 20.03.2018: 
 
1. Für die Umsetzung des Stadtratsbeschlusses VI-A-03534 wird die Bildung eines 
Projektes unter Federführung des Hauptamtes entsprechend des vorliegenden 
Projektauftrages bestätigt. 
 
2. Zur Sicherstellung des fließenden Übergangs von der Konzeptionierung zur Umsetzung 
des Projektes wird für das Haushaltsjahr 2018 die Bereitstellung von zwei Stellen aus 
dem Stellenpool der Stadtverwaltung befristet bis zum 31.12.2018 bestätigt. Die Stellen 
werden im Rahmen der Haushaltsplanung für 2019/2020 ff angemeldet. 
 
 
 
  
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Übereinstimmung mit strategischen Zielen: 
 
 nicht relevant 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen  x nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  nein x wenn ja, 
Beantragte Stellenerweiterung: 2,0 aus Stellenpool 2018 Vorgesehener Stellenabbau:  
Beteiligung Personalrat x nein  ja, 
 
 
 
  
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Sachverhalt:  
 
1 Begründung 
Mit der Informationsvorlage VI-Ifo-0580 wird dem Stadtrat zum Stand der Umsetzung des 
Ratsbeschlusses VI-A-03534 berichtet.  
Die Stadtverwaltung hat viele einzelne IKS-Maßnahmen bereits umgesetzt, allerdings sind 
diese nicht systematisch aufeinander abgestimmt. Eine Übersicht vorhandener IKS-
Maßnahmen ist als Anlage 1 beigefügt. Vor allem die prozessintegrierten Aspekte müssen 
entwickelt werden. Zum Aufbau eines flächendeckenden und systematischen Internen 
Kontrollsystems gehören unter anderem der Aufbau und die Weiterentwicklung folgender 
Bausteine: 
 
 
 
Zwei wesentliche IKS-Bausteine müssen neu implementiert werden. Dies ist zum einen der 
Aufbau der Zentralen Vertragsdatenbank zum Controlling aller Verträge. Das Projekt zur 
Einführung wird gegenwärtig von Dezernat Finanzen initiiert (Vorlage VI-DS-04578).  
Der zweite Baustein „Prozessmanagement“ ist neben der Integration des IKS auch für 
viele weitere Projekte in der Verwaltung die Grundlage (u.a. Umsetzung von gesetzlichen 
Regelungen wie der Datenschutzgrundverordnung, Digitalisierung der Verwaltung, 
Stellenplanung). Für die Umsetzung sind hier weitere Stellen zur Koordinierung des 
Prozessmanagements notwendig.   
 
Prozessmanagement ist nicht nur Grundlage für den Aufbau des IKS, sondern ein 
zentrales Element, um die Modernisierung der Verwaltung voranzutreiben! 
 
Ein flächendeckendes IKS kann nur prozessbezogen aufgebaut werden. Im Rahmen von 
Prozessanalysen müssen in allen Fachämtern IKS-relevante Prozesse ermittelt und nach 
bestimmten Kriterien mittels Checklisten auf IKS-Konformität analysiert werden. Es sind die 
relevanten Risiken aufzuzeigen, entsprechende Maßnahmen zur Risikoabwehr und deren 
Kontrolle festzulegen. Daraus kann dann ein Berichtswesen aufgebaut werden.  
Dieser Prozess tangiert alle Führungsebenen der Verwaltung, die entsprechend 
einzubinden sind. Hier sind umfangreiche Schulungsmaßnahmen erforderlich.  
Aufgrund der Neuartigkeit für die Stadtverwaltung, des beschriebenen Aufgabenumfangs 
und der Komplexität dieses Themas, ist die Umsetzung des Stadtratsbeschlusses im 
vorgebengen Zeitraum mit den im Hauptamt vorhandenen Ressourcen nicht leistbar. Dies 
wurde bereits im Verwaltungsstandpunkt zum Antrag verdeutlicht.  
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Zudem zeigen Erfahrungen anderer Großstädte (u.a. Dortmund, Mannheim, Karlsruhe), 
dass der Aufbau eines IKS ein umfangreicher Prozess ist, der nur mit entsprechender 
Ressourcenausstattung als Projekt leistungs- und termingerecht umgesetzt werden kann. 
Im Rahmen der bisherigen Arbeit hat sich gezeigt, dass die Konzeptionierung und der 
flächendeckende Aufbau eines Internen Kontrollsystems nur in Form eines Projektes 
mit zusätzlichen Ressourcen erfolgen kann. 
Für die Umsetzung des Stadtratsbeschlusses werden zwei Stellen für folgende Aufgaben 
benötigt: 
- Projektplanung zur Umsetzung des IKS-Konzepts  
- Identifizierung und Dokumentation der wesentlichen Prozesse 
- Dokumentation des IKS-Rahmens 
- Erarbeitung von Checklisten zur Aufnahme und Ableitung der Zweckmäßigkeit und 
Angemessenheit der eingerichteten Kontrollen  
- Unterstützung der Fachämter bei der Prozessanalyse für IKS-relevante Prozesse 
entsprechend der definierten Vorgehensweise  
- Schulung der Führungskräfte 
- Aufbau eines Berichtswesens. 
Die beiden Stellen wurden vom Hauptamt im Rahmen der Erarbeitung der Stellenprognose 
2019/20 angemeldet. Die erforderlichen Ressourcen würden jedoch frühestens ab Mitte 
2019 zur Verfügung stehen. Für eine „nahtlose“ Umsetzung des Stadtratsbeschlusses nach 
Bestätigung des IKS-Konzeptes wird deshalb vorgeschlagen, zwei Stellen aus dem 
Stellenpool der Stadtverwaltung 2018 bereitzustellen. Sofern dies nicht erfolgt, verzögert 
sich die flächendeckende Einführung des IKS bis in die Folgejahre.  
Darüber hinaus wurde das Hauptamt vom Oberbürgermeister beauftragt, alle 
organisatorischen, rechtlichen und informationstechnischen Maßnahmen zur Umsetzung der 
EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu veranlassen. Dieser Auftrag muss teilweise 
im Projekt IKS mitbearbeitet werden, da bei datenschutzrechtlich relevanten Prozessen 
ebenfalls Risikobewertungen durchgeführt und entsprechende Prozessanalysen erfolgen 
müssen (Implementierung einer Datenschutzfolgenabschätzung). Hier werden parallel zur 
Umsetzung des Stadtratsbeschlusses Ressourcen gebunden.  
 
2 Projektauftrag 
Projektauftrag ist die Umsetzung des Ratsbeschlusses zur Einführung eines Internen 
Kontrollsystems in der Stadtverwaltung Leipzig, das heißt  
 die Erarbeitung eines IKS-Konzeptes 
 der Aufbau des IKS in der gesamten Stadtverwaltung 
 der Aufbau eines entsprechenden Berichtswesens.   
Nicht Gegenstand des Projektes ist der Aufbau eines Risikomanagementsystems (IKS ist 
neben Risikofrühwarnsystem und Controlling eines der drei Elemente des kommunalen 
Risikomanagements).  
Die fortlaufende Überwachung und Pflege des IKS erfolgt im Regelbetrieb. Mit 
Projektabschluss wird ein Vorschlag zur zukünftigen Ressourcenausstattung unterbreitet. 
 
3 Projektorganisation 
Die Projektleitung liegt im Hauptamt. Die beiden Stellen werden dem Hauptamt zugeordnet. 
Die bereits gebildete Arbeitsgruppe wird als Projektgruppe weitergeführt. Die Dezernate und 
Geschäftsbereiche I und II werden durch jeweils ein/e Vertreter/ in der Projektgruppe 
mitarbeiten.  
Die Hochschule der Sächsischen Verwaltung Meißen wird das Projekt mit fachlicher 
Expertise im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung begleiten. 
 
 
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4 Projektzeitraum 
Nach derzeitigem Kenntnisstand wird voraussichtlich Ende 2018 mit der Implementierung 
des IKS in der Stadtverwaltung begonnen. Eine Aussage zum Projektende kann frühestens 
mit der nächsten Berichterstattung erfolgen.  
  
5 Ausblick  
Derzeit wird der Entwurf des IKS-Konzeptes erarbeitet. Dazu gehören u.a. folgende Punkte: 
- Definition des IKS für die Stadtverwaltung  
- Beschreibung bereits vorhandener IKS-Bausteine  
- Modellierung des Soll-Prozesses zum IKS 
- Erarbeitung von Checklisten 
- Prüfung von Auswertungsmöglichkeiten im Geschäftsprozessmanagement-Toolkit 
ADONIS für den Aufbau eines Berichtswesens 
- Überlegungen zu Pilotbereichen 
Nach Bestätigung der Stellen kann mit dem Stellenbesetzungsverfahren begonnen werden. 
 
Der Stadtrat wird halbjährlich über den Stand der Umsetzung informiert.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Anlage 1 
 
I-Ifo-05080-DS-01 „Umsetzung des Beschlusses der Ratsversammlung VI-A-03534 zur 
Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS)“ 
Seite 1 
Vorhandene IKS-Maßnahmen in einzelnen Bereichen der Stadtverwaltung 
(keine abschließende Bestandserhebung) 
 
Stadtkasse / Stadtkämmerei: 
 Konzipierung oder Planung von Instrumenten zur Kontrolle und Dokumentation des IKS 
bezogen auf die Stadtkasse: 
 Erstellung von Checklisten zur Prüfung und Dokumentation des IKS in der 
Stadtkasse im Jahr 2013 
 erster Entwurf eines prozessbezogenen Prüfplanes 
 Planung + Beginn Konzeption einer Aufgaben-Rechte-Matrix, in welcher die Vergabe 
von Rechten im Zusammenhang mit der tatsächlichen Aufgabenerledigung der 
Mitarbeiter/-innen der Stadtkasse dokumentiert wird 
 
 Organisatorische Maßnahmen (prozessintegrierte Überwachungsmaßnahmen): 
 Vier-Augen-Prinzip 
 Funktionstrennungen 
 Befugnis-Regelungen 
 Festlegung von Zugriffsrechten 
 Regelungen in Dienst- und Arbeitsanweisungen 
 Prozessmodellierungen (letzte Aktualisierung in der Stadtkasse im Jahr 2013 mit OO) 
 Ermächtigung Unterschrift Banken 
 Ermächtigung zur Annahme von Kassenmitteln + Quittungsleistungen 
 Erarbeitung eines Maßnahmenkatalogs zur ordnungsgemäßen und fristgerechten 
Erfüllung aller Steuerpflichten der Stadt Leipzig 
 Einführung „Zentrale Vertragsdatenbank“ - in Planung (vorbereitende Tätigkeiten zur 
Vertragserfassung werden aktuell im Projekt zur Änderung der Umsatzbesteuerung - 
§2b UStG vorgenommen) 
 Einführung „Zentraler Rechnungseingang“ - in Umsetzung 
 
 Kontrollen/Prüfungen: 
 Zentrale Belegkontrolle (Freigabe) (prozessintegriert) 
 Einzelfall- und Sonderprüfungen (prozessunabhängig) 
 
 im Rahmen des Jahresabschlusses:  
Anlage 1 
 
I-Ifo-05080-DS-01 „Umsetzung des Beschlusses der Ratsversammlung VI-A-03534 zur 
Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS)“ 
Seite 2 
 jährliche Veröffentlichung der Jahresabschlussverfügung mit einer Vielzahl von 
Regelungen zum Jahresabschluss 
 Er- und Abarbeitung eines jährlichen Aufgabenplanes zur Sicherstellung eines 
koordinierten Ablaufes und Gewährleistung einer qualitätsgesicherten und 
termingerechten Zuarbeit 
 jährliche Nachschau zu diesem Plan, die gewährleistet, dass aufgetretene 
Fehlerkonstellationen nachgearbeitet werden und ggf. in die Aufgabenliste neu 
einfließen 
 systematische Berücksichtigung von Prüfungsfeststellungen des RPA und des 
sächsischen Rechnungshofes in der Jahresabschlussverfügung und dem 
Aufgabenplan 
 Regelungen zur Aufstellung des Jahresabschlusses wurden festgelegt oder befinden 
sich noch im Verfahren 
 Saldenbestätigungen – werden aktuell bis zur 1. Beteiligungsebene eingeholt und bei 
Eigenbetrieben; die Einholung weitergehender Bestätigungen (ab 2. 
Beteiligungsebene) wird im Rahmen der Erstellung des Gesamtabschlusses geprüft 
 Einholung von qualifizierten Bankbestätigungen 
 Massive Ausweitung der Einholung von Vollständigkeitserklärungen innerhalb der 
Verwaltung zur Abdeckung aller Bilanzpositionen und sowie der Angaben unter der 
Vermögensrechnung, im Anhang und im Rechenschaftsbericht 
Referat SAP: 
 Trennung zwischen Administrationsrechten und Buchungsrechten - auch im Referat SAP 
 Berechtigungen werden nur nach schriftlichen Antrag des DVAs an die Lecos umgesetzt 
(Fachamtsrollen) 
Personalamt: 
 Diverse Dienstanweisungen für alle Ämter der Stadtverwaltung sowie amtsinterne 
Arbeitsanweisungen mit IKS-Bestandteilen 
 Organigramme 
 Prozessbeschreibungen 
 Personalabrechnungs- und -managementverfahren LOGA: 
 Berechtigungskonzept 
 Sicherheitskonzept 
 Statusberichte an die Amtsleitung 
Anlage 1 
 
I-Ifo-05080-DS-01 „Umsetzung des Beschlusses der Ratsversammlung VI-A-03534 zur 
Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS)“ 
Seite 3 
 Personalkostenplanung 
 Prozessüberwachung der Stellenbesetzung  
 haushälterische Überwachung  
 Anordnungswesen 
 Haushaltsüberwachungslisten / Budgetüberwachungslisten  
Rechtsamt: 
 Fristenkontrolle mit Fristenbuch 
 Zentrales Vergleichsregister 
 4 bzw. 6 Augenprinzip bei Auszahlungen (sachliche und rechnerische Richtigkeit sowie 
extra die Anweisung zur Auszahlung)  
Hauptamt: 
 Verwaltungsinformation (VWI) als Bereitstellungsplattform für Dienstanweisungen und 
Organigramme 
 Verschiedene Dienstanweisungen mit IKS-Bestandteilen 
 Arbeitsplatzbeschreibungen 
 Dokumentation von Befugnissen einzelner Stellen 
 Seit Anfang 2016 besteht die Regelung, dass alle verfahrensregelnden 
Dienstanweisungen des OBM mit einer Prozessdarstellung zu dokumentieren sind 
 Prozessdarstellungen werden immer häufiger als Instrument zur Analyse (auch zur 
Erkennung von Schwachstellen im Sinne des IKS) genutzt 
 Interne Kontrollmechanismen in verschiedenen Softwareprodukten 
Verwaltungsübergreifend: 
 Es existieren umfangreiche Regelungen (z.B. Satzungen, Ratsbeschlüsse, Beschlüsse 
des OBM, Dienstanweisungen) 
 Verschiedene IKS-relevante Projekte (in Planung bzw. in Umsetzung): 
 Zentrale Vertragsdatenbank 
 Zentraler Rechnungseingang 
 Digitales Anordnungswesen 
 Prozessregister 
 Zuwendungsregister 
 Elektronische Vergabe