Vereinbarung des Oberbürgermeisters mit den Fraktionen der Ratsversammlung (Stadtrat) über die Zuweisung der zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben notwendigen Haushaltsmittel für die Wahlperiode 2014-2019
Stadt: leipzig
Drucksache: DS-00743/14
Datum: 2015-03-26
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Ratsversammlung
Beschlussvorlage Nr. DS-00743/14
Status: öffentlich
Beratungsfolge:
Gremium Termin Zuständigkeit
Ratsversammlung 18.12.2014 Beschlussfassung
Eingereicht von
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff
Vereinbarung des Oberbürgermeisters mit den Fraktionen der Ratsversammlung 
(Stadtrat) über die Zuweisung der zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben notwendigen 
Haushaltsmittel für die Wahlperiode 2014-2019
Beschluss:
Die Vereinbarung für die Wahlperiode 2014 - 2019 wird beschlossen.
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
 nicht relevant
 
Seite 2/3
Finanzielle Auswirkungen X nein wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung nein
ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein
ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein wenn ja,
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR (jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung
der Maßnahme
zu erwarten
Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)
Ergeb. HH Aufwand aus jährl. 
Abschreibungen
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau:
Beteiligung Personalrat X nein ja,
Sachverhalt:
Anlagen:
B E S C H L U S S A U S F E R T I G U N G 
Ratsversammlung vom 18.12.2014 
zu 9.1. Vereinbarung des Oberbürgermeisters mit den Fraktionen der 
Ratsversammlung (Stadtrat) über die Zuweisung der zur Wahrnehmung 
ihrer Aufgaben notwendigen Haushaltsmittel für die Wahlperiode 2014- 
2019 
Vorlage: DS-00743/14 
Beschluss :
Die Vereinbarung für die Wahlperiode 2014 - 2019 wird beschlossen. 
Abstimmungsergebnis: 
mehrheitlich angenommen bei 3 Gegenstimmen und 1 Stimmenthaltung 
Leipzig, den 19. Dezember 2014 
Seite: 1/1 
Begründung
Im Zusammenhang mit der Wahl des Stadtrates am 25. Mai 2014 und 12. Oktober 2014 ist  
es  –  wie  in  der  bisherigen  Vereinbarung  zwischen  dem  Oberbürgermeister  und  den 
Fraktionen festgelegt – erforderlich, mit den neuen Fraktionen für die Wahlperiode 2014 bis  
2019 eine
„Vereinbarung des Oberbürgermeisters der Stadt Leipzig mit den Fraktionen der  
Ratsversammlung  (Stadtrat)  über  die  Zuweisung  der  zur  Wahrnehmung  ihrer 
Aufgaben notwendigen Haushaltsmittel“
abzuschließen.
Die Verwaltung hat einen entsprechenden Entwurf auf Grundlage der Vereinbarungen für die  
IV. und V. Wahlperiode  erarbeitet.
Dieser Entwurf wurde den Fraktionen am 27. November 2014 übermittelt und  in der Sitzung  
des Oberbürgermeisters mit den neuen Fraktionsvertretern am 3. Dezember 2014 mit dem  
Ergebnis  zur  Kenntnis  gegeben,  dass  die  Vorlage  mit  der  Fraktionsvereinbarung 
entsprechend dem vorgelegten Entwurf durch die Verwaltung vorbereitet wird. Ziel ist die  
Beschlussfassung  in  der  konstituierenden  Sitzung  der  Ratsversammlung  für  die  VI. 
Wahlperiode am 18. Dezember 2014.
Folgende Anlagen sind der Vorlage beigefügt:
Anlage 1 - Benennung der bereitgestellten Räume
Anlage 2 - Sicherheitsrichtlinie für die IT-Nutzung durch die Fraktionsgeschäftsstellen
Vereinbarung des Oberbürgermeisters der Stadt Leipzig mit den Fraktionen 
der Ratsversammlung (Stadtrat) über die Zuweisung der zur Wahrnehmung ih-
rer Aufgaben notwendigen Haushaltsmittel für die Wahlperiode 2014 - 2019
Aufgrund von § 35a SächsGemO i.V. m. § 10 Abs. 4 der Hauptsatzung der Stadt 
Leipzig in der Fassung vom 16.07.2014 trifft der Oberbürgermeister mit den Fraktio -
nen der Ratsversammlung für die Wahlperiode 2014 – 2019 folgende Vereinbarung:
§ 1
Grundsätze
(1) Den Fraktionen werden nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen im Rahmen des  
jährlichen Haushaltsplans Haushaltsmittel zur Finanzierung des sächlich und personell  
notwendigen  Aufwandes  sowie  Geschäftsräume zur Verfügung  gestellt. Diese Mittel 
können sowohl für Personalaufwendungen als auch für Sachaufwendungen verwendet  
werden.
(2) Fraktionslosen  Stadträten  werden  nach  Maßgabe  der  nachfolgenden  Regelungen 
Haushaltsmittel zur Finanzierung ihres notwendigen sächlichen Aufwandes zur Verfü -
gung gestellt.
(3) Bei  der  Verwendung  der  Mittel  sind  die  Regelungen  dieser  Vereinbarung  und  die 
Grundsätze  einer  sparsamen  und  wirtschaftlichen  Haushaltsführung  (§  72  Abs.  2  
SächsGemO) einzuhalten.
(4) Die jährliche Mittelanmeldung  erfolgt nach Absprache mit den Fraktionen  durch das  
Büro für Ratsangelegenheiten. Grundlage hierfür ist der durch die jeweilige Fraktion  
jährlich zu erstellende Finanzplan.
(5) Die Höhe der Haushaltsmittel zur Finanzierung des notwendigen sächlichen und perso -
nellen Aufwandes wird im Rahmen der jährlichen Beschlussfassung im Haushaltsplan  
festgelegt und in einer besonderen Anlage zum Haushaltsplan dargestellt.
§ 2
Bereitstellung von Haushaltsmitteln
(1) Die Fraktionen erhalten zur Finanzierung ihrer notwendigen sächlichen und personellen  
Aufwendungen jährlich die von ihnen im Rahmen der nachstehend aufgeführten Vorga -
ben und Rahmenbedingungen zu verwaltenden Haushaltsmittel.
(2) Der Anspruch auf die Haushaltsmittel gem. Abs. 1 entsteht im Falle der Bildung einer  
Fraktion aufgrund des Ergebnisses der Wahl frühestens mit der konstituierenden Sit -
zung der Ratsversammlung, ansonsten mit der Bildung der Fraktion. 
Er endet für die Fraktionen der alten Ratsversammlung mit der Konstituierung der neu -
en Fraktion bzw. mit der Auflösung einer Fraktion in der laufenden Wahlperiode. Ent -
sprechend errechnet sich die Höhe der Mittel nach diesen Stichtagen. Bei Veränderung  
der Fraktionsstärke ist eine Neuberechnung  der notwendigen  Haushaltsmittel vorzu -
nehmen.
(3) Mit den Fraktionen des im Jahr 2019 neu zu wählenden Stadtrates ist eine neue Ver -
einbarung abzuschließen.
§ 3
Verwendung der Haushaltsmittel
(1) Die Mittel dürfen nur zur Finanzierung folgender Zwecke verwendet werden:
a) Vergütung  von voll- oder teilzeitbeschäftigten  Mitarbeiter/innen  in den Fraktionsge -
schäftsstellen unter Beachtung des Besserstellungsverbotes;
b) Anschaffung  und laufende  Unterhaltung von benötigten Ausstattungsgegenständen  
(Möbel) für die Räume der Fraktionsgeschäftsstellen (bis 410 EUR Ergebnishaushalt,  
ab 410 EUR Finanzhaushalt);
c) Anschaffung und Unterhaltung von Bürotechnik (bis 410 EUR Ergebnishaushalt, ab  
410 EUR Finanzhaushalt);
d) Aufrechterhaltung des laufenden Geschäftsbetriebes, insbesondere Bürobedarf, Bü -
cher und Zeitschriften (sofern sie für die Arbeit im Stadtrat notwendig sind);
e) Fortbildung der Stadtratsmitglieder und Mitarbeiter in den Fraktionen bezogen auf die  
Aufgaben des Stadtrates und der Mandatsausübung;
f) Reisekosten der Stadtratsmitglieder in den Fraktionen im Zusammenhang mit ihrer  
Mandatsausübung im Stadtrat;
g) Öffentlichkeitsarbeit einschl. Repräsentationen und Sitzungen nach  den Maßgaben  
des § 35 Abs. 2 SächsGemO und der dazu von der Rechtssprechung und Rechtspra -
xis entwickelten Grundsätze und der in Abs. 2 getroffenen Festlegungen;
h) Beiträge an kommunalpolitische Vereinigungen, sofern diese als Gegenleistung für  
die Mandatsarbeit nützliche Informationen und Beratung bieten;
(2) Aufwendungen  für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit (eigene Publikationen, Pressear -
beit) können nur getätigt werden, soweit sie im sachlichen Zusammenhang zu den Ta -
gesordnungspunkten der Sitzungen des Stadtrates und/oder der Fraktionstätigkeit ste -
hen.
(3) Kommunale Haushaltsmittel dürfen insbesondere nicht verwendet werden für:
a) Finanzierung von Parteien und Wählergruppen;
b) Finanzierung des Wahlkampfes und der Wahlwerbung;
c) Verfügungsmittel des Fraktionsvorsitzenden;
d) Aufwandsentschädigungen der Fraktionsmitglieder für die Teilnahme an Fraktionssit -
zungen;
e) Bewirtung der Fraktionsmitglieder;
f) Teilnahme an Bildungsveranstaltungen von Parteigliederungen, die nicht regelmäßig  
Fortbildung betreiben;
g) Finanzierung geselliger Veranstaltungen oder allgemeiner Bildungsreisen der Frak-
tionen;
h) Spenden.
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§ 4
Verfahren der Mittelbewirtschaftung
(1) Die den Fraktionen zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel werden in ein Budget für  
jede Fraktion eingestellt und unterliegen den Regeln der Haushaltsführung der Stadt  
Leipzig. Die Mittel des Budgets sind gegenseitig deckungsfähig. Die Abrechnung der  
Haushaltsmittel hat jährlich zu erfolgen.
(2) Die Bewirtschaftung bzw. Kontrolle der Verwendung der Sachkosten für die Fraktionen  
und für die fraktionslosen  Stadträte erfolgt durch das Büro für Ratsangelegenheiten  
(BfR) und der Personalkosten für die Fraktionen durch das Personalamt.
(3) Die  Fraktionen  erhalten  monatlich  eine  Information  über  die  Inanspruchnahme  der 
Haushaltsmittel in ihrem Budget, ansonsten auf Anfrage.
(4) Für die laufende Geschäftsführung der Fraktionsgeschäftsstellen wird ein Fraktionskon -
to eingerichtet
§ 5
Bereitstellung von Büroräumen
Die Fraktionen erhalten die notwendigen Räume zur Einrichtung von Geschäftsstellen und  
zur gemeinsamen Nutzung aller Fraktionen einen Archivraum. Bei der Bemessung von Zahl  
und Größe der einzelnen Räume ist neben den räumlichen Gegebenheiten des Rathauses  
die Mitgliederzahl der Fraktionen angemessen zu berücksichtigen (Anlage 1).
§ 6
Informations- und Telekommunikationstechnik
Hardware  und  Software  (Standardsoftware)  und  Dienstleistungen  (entsprechend  dem 
Dienstleistungsvertrag der Stadt Leipzig mit der Lecos GmbH) für die Informations- und  
Kommunikationstechnik werden durch den IT-Dienstleister der Stadt Leipzig bereitgestellt.  
Die hierbei zu beachtende Sicherheitsrichtlinie für die IT-Nutzung durch die Fraktionsge -
schäftsstellen ist als Anlage 2 beigefügt.
§ 7
Rückgewähr
(1) Haushaltsmittel und sonstige Leistungen, die nicht bestimmungsgemäß verwendet wur -
den,  sind rückzubuchen  bzw. zurückzugewähren.  Entsprechendes  gilt für aus Haus -
haltsmitteln beschaffte bewegliche Sachen im Wert von über 50 € brutto, die durch eine  
Neuanschaffung ersetzt oder nicht mehr benötigt werden. Die Kontrolle einer eventuel -
len Rückgewähr liegt beim Büro für Ratsangelegenheiten.
(2) Ist eine Partei oder Wählervereinigung im neuen Stadtrat nicht mehr vertreten, so hat  
die bisherige Fraktion binnen einer Frist von 3 Monaten nach Konstituierung des neuen  
Stadtrates Rechnung zu legen und die noch  nicht bestimmungsgemäß verwendeten  
Mittel zurückzuzahlen. Sie hat außerdem die ihr von der Stadt zur Verfügung gestellten  
Vermögensgegenstände und die mit Haushaltsmitteln beschafften beweglichen Sachen,  
welche gem. § 8 dieser Vereinbarung in das Inventarverzeichnis der Stadt aufzuneh -
men sind, der Stadt Leipzig zu übergeben.  Dasselbe gilt für fraktionslose  Stadträte,  
wenn sie während der Amtszeit ausscheiden oder nicht mehr wiedergewählt werden.
3
§ 8
Buchführung und Inventarisierung
Die Fraktionen und die fraktionslosen Stadträte haben über ihre Erträge  und Aufwendun -
gen nach Maßgabe des § 3 Abs. 1 gesondert Buch zu führen (Nachweis in einfacher Form  
gemäß § 35a Abs.3 SächsGemO).
Aus den Haushaltsmitteln beschaffte bewegliche Sachen sind entsprechend der Inventar -
ordnung der Stadt Leipzig zu inventarisieren und dem Hauptamt anzuzeigen sowie mit den  
von diesem dafür bereitgestellten Aufklebern besonders zu kennzeichnen.
§ 9
Rechnungsprüfung
(1) Die  Fraktionen  und  die  fraktionslosen  Stadträte  unterliegen  hinsichtlich  ihrer  Rech-
nungsprüfung der örtlichen und überörtlichen Prüfung gem. §§ 104, 106 bzw. § 109  
SächsGemO.
(2) Die der Abrechnung zugrundeliegenden Belege werden entsprechend § 35 (2) Gemein -
dekassenverordnung 6 Jahre aufbewahrt.
§ 10
In-Kraft-Treten
Diese Vereinbarung tritt nach Unterzeichnung in Kraft.
Burkhard Jung 19.12.2014
Oberbürgermeister
Claus-Uwe Rothkegel Sören Pellmann
Vorsitzender der CDU- Fraktion Vorsitzender der Fraktion DIE LINKE
Axel Dyck  Katharina Krefft und Norman Volger 
Vorsitzender der SPD-Fraktion Vorsitzende der Fraktion Bündnis 90/
Die Grünen
Tobias Keller
Vorsitzender der AfD-Fraktion
Anlage 1 – Benennung der bereitgestellten Räume
Anlage 2 – Sicherheitsrichtlinie für die IT-Nutzung durch die Fraktionsgeschäftsstellen
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Anlage 1 
 
 
Benennung der bereitgestellten Räume 
 
 
Den Fraktionen werden nach Maßgabe des § 5 der Vereinbarung folgende Räume zur 
Verfügung gestellt: 
 
 
CDU-Fraktion     Zi. 179 
Zi. 180 
Zi. 181 
Zi. 182 
Zi. 183 
 
 
Fraktion DIE LINKE.    Zi. 184 
Zi. 185 
Zi. 186 
Zi. 187 
 
 
SPD-Fraktion      Zi. 105 
Zi. 106 
Zi. 107 
Zi. 108 
 
 
Fraktion Bündnis 90/Die Grünen   Zi. 102 
Zi. 103 
Zi. 104 
 
 
AfD-Stadtratsfraktion  Leipzig  Zi. 177 
Zi. 178 
Stadt Leipzig
IT-Sicherheitskonzeption
 Sicherheitsrichtlinie für die IT-Nutzung durch die
 Fraktionsgeschäftsstellen
Version Datum Änderung/Bemerkung Verfasser
1.0 20.11.2014 Neufassung Anlage 2 zur DS 4614 01.16 Pester, Schultz
10.2 Kästner
Inhaltsverzeichnis
1 Vorbemerkung                                                                                                                                ............................................................................................................................  2  
2 Organisation                                                                                                                                   ...............................................................................................................................  2  
2.1 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten                                                                                     .................................................................................  2  
2.2 Bereitstellung und Betrieb der IT-Infrastruktur                                                                               ...........................................................................  3  
2.3 Wartungs- und Reparaturarbeiten                                                                                                 .............................................................................................  4  
2.4 Außerbetriebnahme von Hard- und Software                                                                                ............................................................................  4  
3 Personalmaßnahmen                                                                                                                     .................................................................................................................  5  
3.1 Personalauswahl                                                                                                                            ........................................................................................................................  5  
3.2 Verpflichtung zur Einhaltung einschlägiger Rechtsvorschriften                                                     .................................................  5  
3.3 Schulung vor Benutzung/Anwendung                                                                                            ........................................................................................  5  
3.4 Vertretungsregelungen                                                                                                                   ...............................................................................................................  6  
4 Maßnahmen zur Gewährleistung von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität               ...........  6  
4.1 Allgemeines                                                                                                                                   ...............................................................................................................................  6  
4.2 Zutrittskontrolle                                                                                                                              ..........................................................................................................................  6  
4.3 Zugangs-/Zugriffskontrolle                                                                                                             .........................................................................................................  7  
4.4 Bestimmungen für den Arbeitsplatz                                                                                               ...........................................................................................  8  
4.5 Datenverarbeitung                                                                                                                         .....................................................................................................................  8  
4.6 Führung des Verfahrensverzeichnisses nach § 10 Abs. 1 SächsDSG                                        ....................................  11  
4.7 Externe Datenträger (USB-Sticks, Speicherkarten, CD-ROMs, DVDs etc.)                                ............................  11  
4.8 Schutz vor Schadsoftware                                                                                                           .......................................................................................................  11  
4.9 Zusätzliche Bestimmungen für den Einsatz mobiler IT-Geräte (Notebook, Smartphone, 
TabletPC etc.)                                                                                                                              ..........................................................................................................................  12  
4.10 Entsorgung von schützenswerten Betriebsmitteln                                                                       ...................................................................  13  
4.11 Internetnutzung                                                                                                                            ........................................................................................................................  13  
4.12 E-Mail-Nutzung                                                                                                                            ........................................................................................................................  14  
4.13 Protokollierung                                                                                                                             .........................................................................................................................  14  
Seite 1 von 14
Inhaltsverzeichnis
1 Vorbemerkung                                                                                                                                ............................................................................................................................  2  
2 Organisation                                                                                                                                   ...............................................................................................................................  2  
2.1 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten                                                                                     .................................................................................  2  
2.2 Bereitstellung und Betrieb der IT-Infrastruktur                                                                               ...........................................................................  3  
2.3 Wartungs- und Reparaturarbeiten                                                                                                 .............................................................................................  4  
2.4 Außerbetriebnahme von Hard- und Software                                                                                ............................................................................  4  
3 Personalmaßnahmen                                                                                                                     .................................................................................................................  5  
3.1 Personalauswahl                                                                                                                            ........................................................................................................................  5  
3.2 Verpflichtung zur Einhaltung einschlägiger Rechtsvorschriften                                                     .................................................  5  
3.3 Schulung vor Benutzung/Anwendung                                                                                            ........................................................................................  5  
3.4 Vertretungsregelungen                                                                                                                   ...............................................................................................................  6  
4 Maßnahmen zur Gewährleistung von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität               ...........  6  
4.1 Allgemeines                                                                                                                                   ...............................................................................................................................  6  
4.2 Zutrittskontrolle                                                                                                                              ..........................................................................................................................  6  
4.3 Zugangs-/Zugriffskontrolle                                                                                                             .........................................................................................................  7  
4.4 Bestimmungen für den Arbeitsplatz                                                                                               ...........................................................................................  8  
4.5 Datenverarbeitung                                                                                                                         .....................................................................................................................  8  
4.6 Führung des Verfahrensverzeichnisses nach § 10 Abs. 1 SächsDSG                                        ....................................  11  
4.7 Externe Datenträger (USB-Sticks, Speicherkarten, CD-ROMs, DVDs etc.)                                ............................  11  
4.8 Schutz vor Schadsoftware                                                                                                           .......................................................................................................  11  
4.9 Zusätzliche Bestimmungen für den Einsatz mobiler IT-Geräte (Notebook, Smartphone, 
TabletPC etc.)                                                                                                                              ..........................................................................................................................  12  
4.10 Entsorgung von schützenswerten Betriebsmitteln                                                                       ...................................................................  13  
4.11 Internetnutzung                                                                                                                            ........................................................................................................................  13  
4.12 E-Mail-Nutzung                                                                                                                            ........................................................................................................................  14  
4.13 Protokollierung                                                                                                                             .........................................................................................................................  14  
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1 Vorbemerkung
Dieses Dokument ist Teil der Sicherheitskonzeption der Stadt Leipzig und basiert auf den IT-
Grundschutz-Katalogen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Aufgrund 
der stetigen technischen Entwicklungen kann ein Anpassung erforderlich sein.
Die Aufgabenerfüllung der Fraktionsgeschäftsstellen erfolgt auf Grundlage der für die öffentlichen 
Stellen geltenden Rechtsgrundlagen, insbesondere der Sächsischen Gemeindeordnung. Die 
Verarbeitung personenbezogener Daten oder sonstiger schutzbedürftiger Daten unterliegt den 
Vorschriften der für die Stadt Leipzig geltenden Gesetze (z.B. Sächsische Gemeindeordnung, 
Sächsisches Datenschutzgesetz, Kommunalabgabengesetz etc.).
Die Nutzung von IT-Systemen, einschließlich der Verarbeitung von Daten mit oder auf diesen 
Systemen, ist zur Gewährleistung der gesetzlichen Anforderung an den Datenschutz und die 
Datensicherheit durch technische und organisatorische Maßnahmen reglementiert. Für die Nutzung 
von IT-Systemen und Netzen der Stadt Leipzig durch die Fraktionsgeschäftsstellen sind nachfolgend 
die Mindeststandards beschrieben.
2 Organisation
2.1 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
2.1.1 Fraktionsgeschäftsstellen
Die Fraktionsgeschäftsstellen sind für die ordnungsgemäße Verarbeitung im Hinblick auf die 
Anforderungen des Datenschutzes und der Datensicherheit in ihrem Zuständigkeitsbereich 
verantwortlich. Die Verantwortung umfasst die erforderlichen Organisations- und 
Kontrollmaßnahmen. Die Leitung der Fraktionsgeschäftsstellen legt die Zugangsrechte für die 
Beschäftigten im Verantwortungsbereich fest.
2.1.2 Datenschutzbeauftragter
Die Stadt Leipzig hat einen behördlichen Datenschutzbeauftragten und eine Abwesenheitsvertreter 
bestellt. Der Datenschutzbeauftragte hat die Aufgabe, die öffentliche Stelle bei der Ausführung des 
Sächsischen Datenschutzgesetzes sowie anderer Vorschriften über den Datenschutz zu unterstützen. 
Er darf zur Aufgabenerfüllung Einsicht in alle Unterlagen, Akten die gespeicherten Daten und die 
Datenverarbeitungsprogramme sowie deren Anwendungsvorschriften nehmen. Seine Kontrolle 
erstreckt sich auch auf personenbezogene Daten, die einem Berufs- oder besonderem 
Amtsgeheimnis, insbesondere dem Steuergeheimnis nach § 30 der Abgabenordnung, unterliegen.
Der Datenschutzbeauftragte arbeitet fachlich weisungsfrei und ist nicht weisungsbefugt. 
2.1.3 IT-Koordination
Die IT-Koordination ist zuständig für die allgemeine IT-Steuerung, insbesondere:
• Konzeption, Planung und Koordinierung des IT-Einsatzes,
• das Setzen und Prüfen von Standards für IT-Systeme,
• die Abnahme und Betriebsfreigabe von neuen Projekten,
• Vertragssteuerung nach dem Betriebsleistungsvertrag.
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Als Ansprechpartner für die IT-Koordination ist von den Fraktionsgeschäftsstellen eine geeignete 
Person (DV-Ansprechpartner) zu benennen.
2.1.4 DV-Ansprechpartner
Der DV-Ansprechpartner hat insbesondere folgende Aufgaben:
• Information, Betreuung und Einweisung von Beschäftigten der Fraktionsgeschäftsstellen in 
die IT-Systeme und Anwendungen,
• Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister bei Umzügen oder Störungen an IT-Systemen, 
Anwendungen oder der TK-Anlage,
• Administration von Verfahren, die nicht vom IT-Dienstleister betreut werden (einschließlich 
Update-/Patchmanagement),
• Einrichtung und Löschung von Benutzern nach den Vorgaben der 
Fraktionsgeschäftsstellenleitung und deren Dokumentation.
2.1.5 IT-Nutzer
Jeder Nutzer ist verantwortlich für alle mit den persönlichen Zugangsdaten durchgeführten 
Handlungen an und mit der IT-Infrastruktur, und zwar auch dann, wenn diese Handlungen durch Dritte  
vorgenommen werden, denen vorsätzlich oder fahrlässig der Zugriff auf die persönlichen 
Zugangsdaten ermöglicht wird.
Bei Fragen und Problemen wendet sich der IT-Nutzer an den DV-Ansprechpartner oder den User 
Help Desk (5555).
2.1.6 IT-Dienstleister
Die Lecos GmbH stellt als IT-Dienstleister der Stadt Leipzig die für Aufgabenerfüllung erforderlichen 
IT-Systeme, TK-Anlagen, Netze und sonstige Systemkomponenten bereit und betreibt diese. Die 
Bereitstellung umfasst den Betrieb einer Sicherheitsinfrastruktur (u.a. Virenschutz, Update-/Patch -
management für Standard- und Systemprogramme, Datensicherung/-wiederherstellung, Sicherheits -
gateway)
Zur Benutzerunterstützung betreibt der IT-Dienstleister einen User Help Desk (App.: 5555).
Bei Verträgen mit anderen IT-Dienstleistern sind die Anforderungen an Datenschutz (§ 7 SächsDSG) 
und Datensicherheit vertraglich zu regeln. Die datenschutzrelevanten Regelungen müssen vor 
Vertragsabschluss mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden.
2.2 Bereitstellung und Betrieb der IT-Infrastruktur
Für die Arbeit in den Fraktionsgeschäftsstellen notwendige Hard-/Software und Infrastruktur wird von 
der Lecos-GmbH im Rahmen des Betriebsleistungsvertrags (BLV) mit der Stadt Leipzig beschafft, 
bereitgestellt und betrieben.
Änderungen oder Erweiterungen an der Hardware, den Systemprogrammen oder der IT-Infrastruktur 
(einschl. Anschluss von Geräten an das städtische DV-Netz) dürfen nur vom IT-Dienstleister 
vorgenommen werden.
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Es dürfen nur freigegebene Programme und Dienste benutzt werden. PCs und Notebooks werden mit 
einer Grundkonfiguration (Schicht 11) ausgeliefert.Bei Bedarf kann durch den DV-Ansprechpartner 
Software der Schicht 2 über den User Help Desk abgerufen werden.
System- und Anwendungsprogramme der Schichten 1 und 2 dürfen grundsätzlich nur vom IT-
Dienstleister installiert werden. Andere Programme dürfen nur vom DV-Ansprechpartner nach 
vorheriger Freigabe durch die Leitung der jeweiligen Fraktionsgeschäftsstelle im Einvernehmen mit 
der IT-Koordination installiert werden.
Durch Endbenutzer sind grundsätzlich keine Anwendungen zu entwickeln. Anwendungen sind bei 
Bedarf zu beschaffen oder wenn dies nicht möglich ist, durch den IT-Dienstleister entwickeln zu 
lassen. Die Nutzung von Tools aus IT-Fachzeitschriften etc. ist unzulässig und kann strafbewehrt sein  
(z.B. Hackerparagraph § 202c StGB). Der Einsatz solcher Tools muss durch die IT-Koordination 
genehmigt werden.
2.3 Wartungs- und Reparaturarbeiten
Wartungs- und Reparaturarbeiten an den IT-Systemen werden durch den DV-Ansprechpartner 
veranlasst und vom IT-Dienstleister im Rahmen des Betriebsleistungsvertrags oder aufgrund anderer 
Vertragsbeziehungen mit der Stadt Leipzig durchgeführt.
Betroffene Beschäftigte oder Stadträte werden vom DV-Ansprechpartner über die Arbeiten informiert.  
Vor Beginn der Arbeiten ist die Identität des Mitarbeitern des IT-Dienstleisters durch Vorlage 
geeigneter Dokumente (z.B. Dienstausweis) zu überprüfen.
2.4 Außerbetriebnahme von Hard- und Software
Hard- und Software sind so außer Betrieb zu nehmen, dass die Verfügbarkeit, Integrität und 
Authentizität von benötigten IT-Systemen, TK-Anlagen, Anwendungen und Daten nicht beeinträchtigt 
wird.
Gesetzliche Löschpflichten (z.B. § 20 SächsDSG) sind zu beachten.
Vom IT-Dienstleister bereitgestellte Hardware wird im Rahmen des BLV datenschutzgerecht entsorgt.  
Soweit andere IT-Dienstleister zuständig sind, ist sicherzustellen, dass grundsätzlich:
• keine Daten, die eventuell auf dem Gerät gespeichert sind, verloren gehen und dass
• keine Daten auf den Datenspeichern von Geräten zurück bleiben.
Nicht mehr benötigte Hardware (dazu zählen auch Fax-Geräte) kann schutzbedürftige Daten auf 
permanenten Speichern enthalten. Bei einer Leistungserbringung (Rücknahme, Entsorgung etc.) 
durch Externe sind die Bestimmungen für die Auftragsdatenverarbeitung zu beachten (§ 7 
SächsDSG). Vorhandene Daten sind grundsätzlich physisch zu löschen, ggf. sind die Speicher zu 
zerstören. Bei der Vertragsgestaltung ist der behördliche Datenschutzbeauftragte einzubeziehen.
1 aktueller Stand der Software-Schichten ist in der Lotus-Notes-Anwendung 'Anwendungen SL' abrufbar (für 
DV-Ansprechpartner)
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3 Personalmaßnahmen
3.1 Personalauswahl
Beschäftigte, die sicherheitsrelevante Aufgaben ausüben sollen (Administratoren, Beschäftigte mit 
Zugang zu finanzwirksamen oder vertraulichen Informationen etc.), müssen vertrauenswürdig und 
zuverlässig sein. Bereits bei der Formulierung der Anforderungen im Auswahlverfahren sind die 
erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten genau zu beschreiben.
Besonders ist darauf zu achten, dass keine Interessenkonflikte oder Abhängigkeiten entstehen, die 
die Aufgabenerfüllung gefährden (z.B. bei verschiedenen Rollen, die sich ausschließen oder zu 
weitreichende Rechte gewähren).
3.2 Verpflichtung zur Einhaltung einschlägiger Rechtsvorschriften
Stadträte und für die Fraktionsgeschäftsstellen Tätige sind mit Aufnahme der Tätigkeit gem. 
§ 6 SächsDSG über ihre Pflichten und § 6 Abs. 1 SächsDSG (Einhaltung des Datengeheimnisses) 
sowie die sonstigen bei ihrer Tätigkeit zu beachtenden Vorschriften über den Datenschutz zu 
unterrichten und auf deren Einhaltung schriftlich zu verpflichten (s.a. § 3 Abs. 4 Geschäftsordnung für  
die Ratsversammlung).
3.3 Schulung vor Benutzung/Anwendung
Vor der Übernahme IT-gestützter Aufgaben müssen die Benutzer in die Lage versetzt werden, die 
eingesetzte Informationstechnik sachgerecht zu benutzen.
Stehen leicht verständliche Handbücher oder Hilfetexte zu IT-Anwendungen bereit, kann anstelle der 
Schulung auch die Aufforderung stehen, sich selbstständig einzuarbeiten. Voraussetzung dazu ist, 
dass die Benutzer ausreichend Zeit zur Einarbeitung und bei Fragen eine fachgerechte Unterstützung  
erhalten (z.B. durch den DV-Ansprechpartner).
Jeder IT-Nutzer muss die Sicherheitsmaßnahmen in seinem Tätigkeitsbereich kennen, deren 
Einhaltung oder Umsetzung er zu verantworten hat (z.B. produktbezogene Sicherheitsmaßnahmen, 
Verhaltensregeln, Umgang mit Authentifizierungsmitteln).
Die Personalamt ist zuständig für die Planung und Durchführung von Schulungen im Zusammenhang  
mit:
• der Einführung von Software für die allgemeine Bürokommunikation (z.B. Office) oder deren 
wesentlichen Änderung,
• bei der Einführung neuer Betriebssysteme.
Diese Schulungen werden inhaltlich/thematisch zwischen Personalamt und IT-Koordination 
abgestimmt.
Im Übrigen sind die Fraktionsgeschäftsstellen verantwortlich für die ausreichende Schulung der für 
sie Tätigen.
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3.4 Vertretungsregelungen
Für geplante und ungeplante Abwesenheiten sollen Vertretungsregelungen im erforderlichen Umfang 
(Zutritt, Zugang und Zugriff) vorgesehen werden.
Die Übernahme von Aufgaben im Vertretungsfall setzt voraus, dass 
• der Umfang der Vertretung geregelt ist,
• der Verfahrens-, Projektstand oder Arbeitsstand hinreichend dokumentiert und der Vertreter 
ausreichend geschult ist, damit er die Aufgaben inhaltlich übernehmen kann
Der Vertreter darf die erforderlichen Zugangs- und Zugriffsberechtigungen grundsätzlich nur im 
Vertretungsfall erhalten.
4 Maßnahmen zur Gewährleistung von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit 
und Integrität
4.1 Allgemeines
Der Schutz personenbezogener und sonstige schutzbedürftige Daten ist durch angemessene 
personelle, organisatorische und technische Maßnahmen zu gewährleisten. Insbesondere sind die 
datenschutzrechtlichen Vorgaben (z.B. § 9 SächsDSG) einzuhalten. Dabei kommt es nicht darauf an, 
ob die Daten elektronisch, magnetisch, optisch oder analog (Dokumente, Mikrofilm etc.) gespeichert 
sind.
Die vom IT-Dienstleister bzw. der Stadt Leipzig bereitgestellten IT-Systeme und Anwendungen dürfen  
grundsätzlich nur für die Aufgabenerfüllung von den Fraktionsgeschäftsstellen genutzt werden.
Die Verarbeitung von Daten im Geschäftsgang (Geschäftsdaten) darf nur auf den zur Verfügung 
gestellte Geräten bzw. mit den zugelassenen und freigegebenen Anwendungen und Diensten 
erfolgen. Dabei dürfen nur dokumentierte, für den jeweiligen Arbeitsplatz freigegebene Programme 
eingesetzt werden. Die Verarbeitung von privaten Daten auf städtischen IT-Systemen und die private 
Nutzung von Geschäftsdaten sind nicht zulässig.
Die Nutzung privater IT-Systeme (Smartphone, PDA, Notebook TabletPC etc.) oder Datenspeicher 
(z.B. USB-Sticks, Speicherkarten, CDs) mit Geschäftsdaten ist unzulässig. Diese Geräte dürfen nicht 
mit den bereitgestellten IT-Systemen oder dem Stadtnetz verbunden werden, auch nicht zum Laden 
der Akkus über die USB-Schnittstelle.
Bereitgestellte IT-Systeme und Datenträger dürfen nur mit fremden Geräten oder Netzen verbunden 
werden, wenn eine ausdrückliche Regelung in einem gültigen Sicherheitskonzept vorhanden ist.
Sicherheitsmaßnahmen dürfen nicht umgangen werden (z.B. Abschaltung von Antivirensoftware, 
Deaktivierung von Passwörtern, Deaktivierung von Sperrbildschirmen oder Protokollfunktionen).
4.2 Zutrittskontrolle
Zu Räumen, in denen IT-Systeme installiert sind, dürfen nur Berechtigte Zutritt haben. Die 
Fraktionsgeschäftsstellen erhalten eine Grundausstattung von Schlüsseln für die zugewiesenen 
Räume. Umgang und Aufbewahrung sind so zu regeln, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann 
welche Zutrittsberechtigungen hatte und kein unbefugter Zugriff erfolgen kann.
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Der Zutritt von Besuchern, Wartungspersonal oder sonstigen Externen darf nur in Begleitung von 
Beschäftigten der jeweiligen Fraktionsgeschäftsstelle oder eines Stadtrats der Fraktion erfolgen.
Eine externe Person darf nicht allein im Büro zurückgelassen werden.
Reinigungsarbeiten können von nach § 6 SächsDSG verpflichtetem Personal auch außerhalb der 
Öffnungszeiten durchgeführt werden. Die Entscheidung trifft die Fraktionsgeschäftsstelle.
4.3 Zugangs-/Zugriffskontrolle
Für den Zugang zu den IT-Systemen und den Ressourcen der Domäne StLeipzig ist die Anmeldung 
mit den persönlichen Zugangsdaten erforderlich (Benutzername und Passwort).
Für die Nutzung von IT-Systemen und Anwendungen dürfen nur die persönlichen Zugangsdaten 
verwendet werden.
4.3.1 Vergabe, Änderung und Entzug von Zugangs-/Zugriffsrechten
Die Fraktionsgeschäftsstellen (Leitung) legen die Zugangsberechtigungen zu den IT-Systemen und 
Anwendungen nach dem Prinzip der Erforderlichkeit für die Aufgabenerfüllung schriftlich fest. Die 
Festlegung ist die Grundlage für den DV-Ansprechpartner zur Einrichtung und Deaktivierung von 
Benutzerzugängen sowie die Gewährung, Änderung und den Entzug von Zugangs- und 
Zugriffsrechten, beim Eintritt, Ausscheiden oder bei Zuständigkeitsänderungen. Dies ist zu 
dokumentieren.
4.3.2 Regeln zum Passwortgebrauch
Für den Zugang zu den PCs und Notebooks der Domäne Leipzig sowie für den Zugang zu den 
Ressourcen der Domäne erhält jeder Nutzer persönliche Zugangsdaten. Dabei sind Komplexität, 
Passwortlänge und Gültigkeit vorgegeben und werden durch entsprechende Richtlinien technisch 
erzwungen:
• Länge: min. 8 Zeichen,
• Kombination aus drei von vier Zeichengruppen:
◦ Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen,
◦ nicht vorkommen dürfen: Umlaute, ß, §, €,
• Gültigkeit: 40 Tage (5 Tage vor Ablauf erscheint eine Meldung auf dem Desktop, die den 
Nutzer zum Passwortwechsel auffordert.),
• die letzten 13 Passwörter können nicht verwendet werden.
Vergessene Passwort können über den DV-Ansprechpartner zurückgesetzt werden. Wenn eine allein 
zugriffsberechtigte Person längerfristig nicht erreichbar, der Zugriff auf die Daten aber erforderlich ist,  
kann unter Einbeziehung des behördlichen Datenschutzbeauftragten der Zugang temporär 
freigeschaltet werden. Der Vorgang ist zu dokumentieren. Die betroffene Person ist zum 
nächstmöglichen Zeitpunkt darüber zu informieren.
Für den Umgang mit Passwörtern gelten folgende Grundsätze:
• Passwörter sind geheim zu halten, auch gegenüber einer Vertretung,
• Voreingestellte Passwörter müssen durch individuelle Passwörter ersetzt werden,
• Bekannt gewordene Passwörter müssen gewechselt werden (auch bei Verdacht),
• Passwörter dürfen nicht auf programmierbaren Funktionstasten gespeichert werden,
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• Passwörter dürfen nicht im Klartext elektronisch gespeichert werden,
• Leicht zu erratende Passwörter dürfen nicht verwendet werden. Das sind z.B.:
◦ Zahlen und Daten aus dem Lebensbereich (Datumsangaben, Kfz-Kennzeichen etc.),
◦ einfache Ziffern- und Buchstabenkombinationen (12345678, 1234abcd etc.),
◦ Begriffe, die in Wörterbüchern oder Lexika vorkommen, auch nicht in Kombination mit 
Ziffern (Winter2014, November2013, Sicherheit, Passwort123),
◦ der Benutzername oder Teile davon,
• Privat genutzte Passwörter dürfen nicht dienstlich genutzt werden und umgekehrt.
4.4 Bestimmungen für den Arbeitsplatz
4.4.1 Aufstellung von Geräten
IT-Systeme (PCs, Drucker etc.) und Fax-Geräte sind möglichst so aufzustellen, dass nur befugte 
Personen Bildschirminhalte einsehen bzw. auf Daten (z.B. Ausdrucke) zugreifen können, 
insbesondere bei Standorten in der Nähe von Fenstern und Türen oder mit Besucherverkehr.
Zum Schutz vor Überhitzung darauf zu achten, dass IT-Systeme und sonstige Geräte nicht in 
unmittelbarer Nähe zu Heizungen aufgestellt werden oder der direkten Sonneneinstrahlung 
ausgesetzt sind. Lüftungsöffnungen müssen freigehalten werden.
4.4.2 Verlassen des Arbeitsplatzes
An unbeaufsichtigten Arbeitsplätzen dürfen bei Abwesenheiten keine sensiblen Informationen frei 
zugreifbar sein (auch keine Datenträger, wie CDs oder USB-Sticks).
Nach der Aufgabenerfüllung müssen sich jeder Benutzer vom PC bzw. (soweit technisch möglich) 
von der verwendeten Anwendung abmelden. Bei kurzer Abwesenheit während ist es ausreichend, 
wenn der Raum verschlossen und der PC gesperrt wird (z.B.  + L, strg + alt + entf + 'Computer 
sperren').
Bei geplanter Abwesenheit (z. B. längere Besprechungen, Dienstreisen, Urlaub, Fortbildungs-
veranstaltungen) muss der Arbeitsplatz so hinterlassen werden, dass keine schutzbedürftigen 
Datenträger oder Dokumente unverschlossen am Arbeitsplatz zurückbleiben.
Elektronische Geräte sind auszuschalten, wenn der Weiterbetrieb nicht notwendig ist (z.B. 
Arbeitsende, längere Abwesenheiten).
4.5 Datenverarbeitung
Die Fraktionsgeschäftsstellen sind dafür verantwortlich, dass Akten sowie sonstiges Datenträger mit 
personenbezogenen Daten oder anderen Schutzvorschriften unterliegenden Daten, unbefugten 
Personen nicht zugänglich sind.
4.5.1 Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Erheben, Speichern, Ändern, Übermitteln, 
Anonymisieren, Löschen, Sperren, Nutzen) gilt als allgemeiner Grundsatz ein so genanntes Verbot 
mit Erlaubnisvorbehalt (z.B. 4 Abs. 1 SächsDSG). Die Verarbeitung ist nur zulässig, wenn
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• dies durch die Datenschutzgesetze oder eine andere Rechtsvorschrift ausdrücklich erlaubt 
oder angeordnet ist oder
• der Betroffene gemäß § 4 Abs. 1 SächsDSG, bei der Verarbeitung besonderer 
personenbezogener Daten1 gemäß § 4 Abs. 2 SächsDSG oder entsprechend einer 
spezialgesetzlichen Regelungen eingewilligt hat.
Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie zulässig erhoben oder von Dritten 
rechtlich begründet übermittelt wurden. Bereichsspezifische Rechtsvorschriften sind zu beachten.
4.5.2 Sichere Nutzung von Anwendungen
Standardsoftware ist im Allgemeinen nicht auf ein hohes IT-Sicherheitsniveau ausgelegt. Risiken 
bestehen u.a. durch:
• eingebettete Objekte (OLE)
z.B. Tabellenkalkulationen in Textverarbeitungsprogrammen, bei denen für den Nutzer der 
Zugriff auf die Daten aus der Tabellenkalkulation erhalten kann, die vertrauliche Angaben 
enthalten können,
• pdf-Dokumente
z.B. durch eingebettete Funktionen wie Programmaufrufe, kann der Nutzer dazu veranlasst 
werden Schadcode auf dem IT-System auszuführen,
• Schnellspeicherung
Verschiedene Textverarbeitungsprogramme unterstützen eine Schnellspeicherung, wodurch 
u.U. Textfragmente vorhanden sein können, die nicht weitergegeben werden sollen.
Es dürfen nur Dateien geöffnet werden, deren Herkunft als vertrauenswürdig eingeschätzt wird. Das 
gilt insbesondere auch für Dateien mit aktiven Inhalten (z.B. Makros).
Vor dem Ausführen von Programmen oder dem Öffnen Dokumenten muss die Aktualität der 
Virensignaturen geprüft werden (Symbole: 
 , 
 ).
Einige der Standardprodukte im PC-Bereich bieten eine Reihe von IT-Sicherheitsfunktionen an, die 
unbefugte Zugriffe behindern bzw. mögliche Schäden verringern können. Soweit nicht durch 
Sicherheitskonzepte bestimmte Maßnahmen vorgegeben sind, sollten abhängig von der 
Schutzbedürftigkeit der verarbeiteten Daten sind diese Möglichkeiten genutzt werden, z.B.
• Entfernung von Metadaten,
• Passwortschutz für Dateien (vertrauliche Daten),
• Automatische Speicherung von Zwischenergebnissen (Sicherung von Arbeitsergebnissen; 
Verfügbarkeit),
• Verschlüsselung von Dateien (vertrauliche Daten).
4.5.3 Übermittlung von Daten
4.5.3.1 Datenformate  
Für den Datenaustausch müssen Formate verwendet werden, die von den beteiligten 
Kommunikationspartnern verarbeitet werden können. Für den stadtinternen Datenaustausch sind die 
open document Formate (odt, ods, odp) das Standardformat.
Wenn eine Bearbeitung durch die Kommunikationspartner nicht erforderlich ist (z.B. Mitteilungen an 
Bürger), sind Formate zu verwenden, die einen Schutz gegen Änderungen bieten, z.B. das pdf-
Format.
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4.5.3.2 Verschlüsselung vor der Übermittlung  
Personenbezogene Daten oder sonstige schutzbedürftige Daten dürfen elektronisch nicht als Klartext 
übermittelt werden.
Werden schutzbedürftige Daten über ein Netz (auch innerhalb des Stadtnetzes) übertragen, sind die 
technischen Möglichkeiten zur Verschlüsselung der Daten zu nutzen (Transportverschlüsselung 
[TLS/SSL etc.], Inhaltsverschlüsselung).
4.5.3.3 Fax  
Fax-Übertragungen sind unverschlüsselt und können abgehört oder manipuliert werden. Wer die 
Übertragung durchführt ist verantwortlich für eine den gesetzlichen Vorschriften entsprechende 
Übertragung und den befugten Empfang.
Daten, die einem besonderen Berufs- oder Amtsgeheimnis unterliegen, dürfen grundsätzlich nicht per  
Fax übertragen werden. Personenbezogene Daten dürfen nur übermittelt werden, wenn die 
Betroffenen über die bestehenden Risiken informiert sind und ausdrücklich in die Übermittlung 
einwilligen. Werden die Daten abgerufen, muss der Empfänger zurückgerufen werden, um dessen 
Authentizität zu prüfen.
Für jedes Fax ist durch ein Vorblatt mit Absenderangaben und Seitenzahl zu dokumentieren und 
durch das Sendeprotokoll zu ergänzen.
4.5.4 Datensicherung
Die Speicherung von Daten außerhalb der IT-Infrastruktur der Stadt Leipzig ist nicht gestattet. Dies 
gilt insbesondere für Cloud-Services (dropbox, iCloud etc.) und ähnliche Online-Speicherdienste, 
soweit diese nicht Teil der IT-Infrastruktur der Stadt Leipzig sind, nicht durch diese beauftragt oder 
verantwortet werden (z.B. doCloud).
Geschäftsdaten sind grundsätzlich auf serverbasierten Speichersystemen der Stadtverwaltung zu 
speichern (Netzlaufwerke, in der Regel G:).
Für persönliche Daten und Dokumente ist das Laufwerk H: zu nutzen.
Die Laufwerke C: und D: sollen nicht verwendet werden, da keine Datensicherung erfolgt. 
Personenbezogene oder sonstige schutzbedürftige Daten dürfen nur verschlüsselt auf lokalen 
Datenträgern gespeichert werden. Die Verschlüsselung kann z.B. über die Dateieigenschaften 
aktiviert werden (nur lokal). Bei Nutzung dieser Funktion ist die Entschlüsselung nur durch den 
Benutzer möglich, der die Daten verschlüsselt hat. Lokale Datenträger sind regelmäßig zu bereinigen.  
Laufwerk D: muss jederzeit min. 1 GB freien Speicherplatz aufweisen.
Nicht mehr für die Aufgabenerfüllung benötigte Daten sind unter Berücksichtigung 
datenschutzrechtlicher oder archivrechtlicher Vorschriften zu löschen bzw. zu archivieren.
4.5.5 Datenwiederherstellung
Auf den serverbasierten Speichersystemen abgelegte Daten, mit Ausnahme des Laufwerks W: 
(Scanverzeichnis) werden arbeitstäglich (über Nacht) gesichert. Gelöschte Dateien können innerhalb 
von 90 Tagen nach dem Löschen wiederhergestellt werden. Die Wiederherstellung kann unter 
Angabe des Dateipfads über den DV-Ansprechpartner beim UHD der Lecos beauftragt werden. Für E-
Mails gilt diese Regelung analog.
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Im Laufwerk W: abgelegte Dokumente werden am Monatsende automatisch gelöscht, wenn sie älter 
als 7 Tage sind.
Daten auf lokalen Datenträgern werden nicht automatisch gesichert. Für ggf. erforderliche 
Sicherungen sind die Nutzer selbst verantwortlich.
4.6 Führung des Verfahrensverzeichnisses nach § 10 Abs. 1 SächsDSG
Verfahren zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten sind in das Verfahrens-
verzeichnis aufzunehmen. Die Angaben im Verfahrensverzeichnis müssen aktuell sein. Die 
Fraktionsgeschäftsstellen arbeiten dem behördlichen Datenschutzbeauftragten die für das 
Verfahrensverzeichnis erforderlichen Angaben zu.
Vor dem Einsatz automatisierter Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist der 
Datenschutzbeauftragte einzubeziehen, der in den Fällen des § 10 Abs. 4 SächsDSG die gesetzlich 
geforderte Vorabkontrolle durchführt.
4.7 Externe Datenträger (USB-Sticks, Speicherkarten, CD-ROMs, DVDs etc.)
Externe Datenträger können leicht verloren gehen oder gestohlen werden. Ohne Verschlüsselung 
dürfen nur Daten auf externen Datenträgern gespeichert werden, die öffentlich bekannt oder zur 
Veröffentlichung bestimmt sind.
Daten mit sehr hohem Schutzbedarf dürfen nicht auf externen Datenträgern gespeichert werden.
Bei Verlust eines externen Datenträgers muss der Leiter der Fraktionsgeschäftsstelle sowie der 
Informationssicherheitsbeauftragte informiert werden.
Externe Datenträger müssen (wenn technisch möglich) nach jeder Nutzung sicher gelöscht werden. 
Nicht löschbare Datenträger (CDs, DVDs etc.), die für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt 
werden und für die keine Aufbewahrungsfrist besteht, sind zu vernichten.
Externe Datenträger sind zu kennzeichnen. Nicht genutzte Datenträger müssen verschlossen 
aufbewahrt werden, so dass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
4.8 Schutz vor Schadsoftware
4.8.1 Updates und Patches
Zum Schutz vor Schadsoftware sind alle Clients-PCs der Domäne StLeipzig mit einem Anti-Viren-
Programm ausgestattet und werden zentral mit aktuellen Virensignaturen, sicherheitsrelevanten 
Updates und Patches versorgt.
Nach der Softwareaktualisierung erforderliche Neustarts sind unverzüglich durchzuführen.
Bei Fachanwendungen, die nicht Bestandteil des Standard-Clients (Schicht 3 und 4) sind, ist die 
Fraktionsgeschäftsstelle (DV-Ansprechpartner) für die Durchführung der erforderlichen Tests sowie 
das Einspielen von Updates und sicherheitsrelevanter Patches verantwortlich.
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4.8.2 Auftreten von Schadsoftware und Gefährdungen
Beim Auffinden von Schadsoftware (i.d.R. Meldung durch das Antivirenprogramm), beim Verdacht 
oder ungewöhnlichem Systemverhalten ist der IT-Dienstleister zu informieren, der ggf. weitere 
Prüfungen durchführt. Im Ergebnis der Prüfung können weitere Maßnahmen angewiesen werden, 
z.B. Abschaltung betroffener Systeme.
4.9 Zusätzliche Bestimmungen für den Einsatz mobiler IT-Geräte (Notebook, 
Smartphone, TabletPC etc.)
4.9.1 Ausgabe und Rücknahme
Soweit mobile IT-Geräte nicht dauerhaft stationär betrieben werden, muss nachvollziehbar sein, wo 
sich die Geräte befinden. Die Dokumentation soll schriftlich erfolgen und min. folgende Punkte 
umfassen:
• GeräteID bzw. Seriennummer,
• ggf. Zubehör (z.B. Peripheriegeräte, Token),
• Name, Vorname,
• Erreichbarkeit,
• Einsatzzweck,
• Tag und Zeit der Ausgabe/Rücknahme.
Bei der Übergabe und Rücknahme eines tragbaren IT-Systems sind folgende Punkte zu beachten:
Übergabe:
Vor der Übergabe muss die Funktionsfähigkeit des IT-Systems geprüft werden. Die Virensignaturen 
müssen aktualisiert und eine Virenprüfung durchgeführt werden. Sicherheitsupdates und Patches 
müssen geladen werden.
Rücknahme:
Lokale Datenspeicher werden nicht gesichert. Vor der Rückgabe des Gerätes sollten daher sämtliche 
vom Benutzer erzeugten und noch benötigte Daten durch den Benutzer gesichert werden. Alle 
übrigen vom Nutzer erzeugte Dateien müssen von diesem gelöscht werden, wenn deren 
Aufbewahrung nicht erforderlich ist (z.B. für die Aufgabenerfüllung durch nachfolgende 
Gerätebenutzer).
Die Virensignaturen müssen aktualisiert und eine Virenprüfung durchgeführt werden. 
Sicherheitsupdates und Patches müssen geladen werden.
4.9.2 Softwareverteilung
Mobile Endgeräte, der Domäne StLeipzig müssen vom Nutzer regelmäßig (min. 14tägig) an der 
Domäne angemeldet werden, damit aktuelle Sicherheitsupdates und -patches installiert und das Anti-
Viren-Programm aktualisiert werden kann.
4.9.3 Schutz vor schädigenden Einflüssen
Mobile Endgeräte sind vor schädigenden Umwelteinflüssen zu schützen, z.B. Feuchtigkeit durch 
Regen oder Spritzwasser, hohe Temperaturen durch direkte Sonneneinstrahlung.
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4.9.4 Zugangs-/Zugriffsschutz
Auf mobilen PCs ist ein BIOS-Passwort für den Systemstart bzw. den Festplattenzugriff aktiviert. Das  
BIOS-Passwort muss getrennt vom Gerät aufbewahrt werden und darf Unbefugten nicht zugänglich 
sein.
Tragbare IT-Systeme dürfen nicht unbeaufsichtigt bleiben bzw. müssen gesichert werden (z.B. 
Einschluss im Schrank/Raum). In Kfz sollten mobile PCs grundsätzlich nicht zurückgelassen werden. 
Ist die Aufbewahrung im Kfz dennoch erforderlich, dürfen mobile PCs nicht von außen sichtbar sein 
und das Fahrzeug muss verschlossen sein.
Wird ein Gerät nicht genutzt ist es abzuschalten bzw. ein Zugriffsschutz zu aktivieren, um eine 
unerlaubte Nutzung, z.B. bei Diebstahl oder Verlust zu verhindern.
4.9.5 Speichern Daten
Daten sind grundsätzlich nicht auf mobilen Endgeräten zu speichern. Ist das Speichern personen -
bezogener Daten oder sonstiger schutzbedürftiger Daten auf mobilen Geräten nicht vermeidbar, sind 
geeignete und angemessene Schutzmaßnahmen zu treffen. Insbesondere ist der Einsatz dem Stand 
der Technik entsprechender kryptographischer Verfahren vorzusehen. Insbesondere 
personenbezogene oder sonstige schutzbedürftige Daten dürfen nicht im Klartext auf mobilen 
Endgeräten gespeichert werden. Nicht mehr benötigte Daten müssen (soweit möglich physikalisch) 
gelöscht werden.
4.9.6 Verlust und Defekt
Der Ausfall, Defekt, Zerstörung oder Diebstahl eines IT-Systems muss umgehend dem Vorgesetzten 
und dem DVA gemeldet werden. Dies gilt auch für mobile Datenträger.
Werden Geräte unerwartet wieder aufgefunden, müssen diese vor der erneuten Nutzung auf 
eventuelle Manipulationen geprüft werden. Bei Datenträgern ist der DVA zuständig, bei sonstigen 
Endgeräten ist die Prüfung über den DVA zu veranlassen.
4.10 Entsorgung von schützenswerten Betriebsmitteln
Für die Entsorgung von Betriebs- oder Sachmitteln gibt es stadtweite Verfahren. Ausdrucke, 
Fehldrucke oder sonstige analoge Datenträger mit personenbezogenen oder anderweitig 
schützenswerten Daten müssen in den dafür vorgesehenen Behältern (silberne Tonne) entsorgt 
werden. Digitale Datenträger (USB-Sticks, Speicherkarten, Festplatten, Digitalkameras mit internem 
Speicher, CDs, DVDs) sind über die Lecos (PC-Festplatten) oder die IT-Koordination 
(Sammelbehälter für Datenträger) datenschutzgerecht zu entsorgen. Bis zur Entsorgung müssen die 
jeweiligen Betriebs- oder Sachmitteln vor unbefugtem Zugriff gesichert, verschlossen aufbewahrt 
werden.
4.11 Internetnutzung
Das Internet darf nur über die vom IT-Dienstleister zur Verfügung gestellten Ressourcen mit den 
persönlichen Zugangsdaten genutzt werden.
Die Internetverbindungsdaten Datum/Zeit, Source IP, Nutzer, Ziel URL, Ziel-Kategorie, 
Browserversion, Status, Datenmenge und Statuscodes werden protokolliert und nach 14 Tagen 
gelöscht.
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4.12 E-Mail-Nutzung
Für jeden IT-Nutzer kann ein E-Mail-Zugang eingerichtet werden. Die E-Mail-Zugänge dürfen nur zur 
Aufgabenerfüllung genutzt werden. Private E-Mails müssen unverzüglich gelöscht oder an eine 
private E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.
Über eingehende E-Mails, deren Absender oder Inhalt fragwürdig erscheinen oder die die zum 
Aktivieren von Programmen und zu sonstigen Eingaben auffordern, ist der DV-Ansprechpartner 
unverzüglich zu informieren. Dateianhänger dieser E-Mails dürfen nicht geöffnet werden. Dies gilt 
insbesondere für Anhänge mit dem Dateityp *.exe, *.com, *.vbs, *.bat, *.cmd.
Für die datenschutzgerechte E-Mail-Nutzung ist der Nutzer verantwortlich. Insbesondere 
personenbezogene Daten dürfen nicht im Klartext übermittelt werden. Für interne E-Mails kann eine 
Verschlüsselung über die zusätzliche Mail-Option 'Verschlüsseln' erreicht werden (funktioniert extern 
nicht!).
Es besteht die Möglichkeit einem Vertreter Zugriff auf die Maildatenbank und den Kalender zu 
gewähren.
4.13 Protokollierung
Zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs der IT-Systeme, Anwendungen und Netze erfolgt 
eine Protokollierung relevanter Ereignisse. Die Protokolldaten werden ausschließlich für diesen 
Zweck erhoben und gespeichert.
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