Ausführungsbeschluss zur Ablösung Elfi - Beschaffung zusätzlicher Lizenzen
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-07343
Datum: 2022-08-30
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-07343
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Finanzen
Betreff:
Ausführungsbeschluss zur Ablösung Elfi - Beschaffung zusätzlicher 
Lizenzen
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
Verwaltungsausschuss Vorberatung
Ratsversammlung 12.10.2022 Beschlussfassung
Beschlussvorschlag
1. Dem Ausführungsbeschluss zur Beschaffung von zusätzlichen SAP-Lizenzen im 
Rahmen des Projektes Ablösung IT-Anwendung elektronische Formularintegration 
(Elfi) wird zugestimmt.
2. Die Kosten für die Lizenzbeschaffung i. H. v. rd. 800.000 EUR stehen im 
Investitionshaushalt für das Jahr 2022 des Referats SAP bereit.
3. Die Mittel für die jährlichen Kosten der Softwarepflege i. H. v. rd. 150.000 EUR 
stehen dem Referat SAP ab 2023 in den Budgets des Dezernates II zur Verfügung.
4. Die bestehenden und betroffenen (EVB-IT-)Verträge der Stadt Leipzig für den 
Basisdienst ERP bzw. das städtische SAP-System sind entsprechend zu ergänzen 
bzw. fortzuschreiben (Fortschreibung Lizenzbestand).
Räumlicher Bezug
Nicht gegeben, entfällt.
Zusammenfassung
Anlass der Vorlage: 
X  Rechtliche Vorschriften  Stadtratsbeschluss X  Verwaltungshandeln
 Sonstiges:
Die Beschlussvorlage beinhaltet die Lizenzbeschaffung im Zuge des Projektes Ablösung IT-
Anwendung elektronische Formularintegration (Elfi) für den Basisdienst ERP.
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Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen 2022 800.000 7.0001708.701
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein X wenn ja, nachfolgend angegeben
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen) 2023 Lfd. 150.000
Mittel stehen innerhalb 
des Budgets des Dez. II 
zur Verfügung
Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen 
Steuerrechtliche Prüfung nein wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG X nein ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung X nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen ja X nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein wenn ja, nachfolgend angegeben
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
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Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
Qualität im öffentlichen Raum
und in der Baukultur
Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
Nachhaltige Mobilität Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur
Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management
Erhalt und Verbesserung der
Umweltqualität
x Leistungsfähige technische 
Infrastruktur
Quartiersnahe Kultur-, Sport-
und Freiraum-angebote
Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale Stabilität Wirkung auf Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt
x Bürgerstadt Weltoffene Stadt
Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
Region Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft
Bezahlbares Wohnen Stadtrat Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung
Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote
Kommunalwirtschaft Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
Lebenslanges Lernen x Verwaltung Imageprägende 
Großveranstaltungen
Sichere Stadt Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
Sonstige Ziele
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML)
Trifft nicht zu
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Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht möglich erneuerbar fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch x Aussage nicht möglich ja nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) x Aussage nicht möglich ja nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement)
x Aussage nicht möglich ja nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz
ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
ja nein (Begründung s. Abwägungsprozess) x nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
Sachverhalt
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
Mit Beschluss der Einrichtung der Basisdienste ist der Basisdienst ERP mit der 
Kernkomponente des städtischen SAP-System etabliert worden. Das System muss 
stadtseitig lizenzrechtlich einwandfrei geführt werden. Die Überprüfung dazu erfolgt 
regelmäßig durch eine jährliche Lizenzvermessung.
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
entfällt 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
entfällt 
 
III.  Strategische Ziele 
Dieses Vorhaben folgt dem Digitalisierungsfahrplan der Stadtverwaltung und dient dem 
Ausbau moderner Verwaltungssysteme. Für deren Nutzung bedarf es Lizenzen. Insofern 
besteht eine vertragsrechtliche Notwendigkeit.
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IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
Die Ablösung Elfi ist ein Projekt im Digitalisierungsfahrplan der Stadt Leipzig 2021/2022 und 
ist im Handlungsfeld 14 - Digitalisierung und Modernisierung Buchungsgeschäft und 
Kassenwesen verortet.
Die Beschaffung der Lizenzen erfolgt aufgrund des Projektes „Ablösung Elfi“, welches 
separat in der Vorlage VII-DS-06746 Ausführungsbeschluss zur Ablösung Elfi - Abbildung 
von Sonderbuchungen, Geschäftspartnern, Vertragsgegenständen im Basisdienst ERP 
beschlossen wurde.
ELFI fand bis zum 31.12.2011 Anwendung im kameralen Rechnungswesen der 
Stadtverwaltung Leipzig und wurde ab 2012 auch für das doppische Rechnungswesen 
eingesetzt. 
Aufgrund der Änderungen der Lizenzierung von Oracle Java (die im Elfi verwendete 
technische Komponente) erfolgte in der Stadtverwaltung Leipzig eine Prüfung aller 
Fachverfahren, auch für Elfi. Derzeit ist die Produktlinie BPM inspire 9.0.102 für Elfi im 
Einsatz. Die Unterstützung im Rahmen des normalen Supports wurde mit Wirkung zum 31. 
Dezember 2019 eingestellt. Daher bestehen seit 2017 Pläne zur Ablösung von Elfi. Ein 
Umstieg auf eine aktuellere Produktlinie wäre möglich, aber hierzu bedarf es mindestens der 
Version Java 8. Um (Security-) Updates für Java 8 oder Java 11 zu erhalten, wird seit 
Februar 2019 eine kostenpflichtige Subscription (Abonnement) benötigt. Das neuen 
OracleJava-Lizenzmodell fand für Elfi keine Anwendung, demnach kann auch keine neue 
Produktlinie eingesetzt werden, so dass Elfi unter den alten Bedingungen zwar lauffähig ist, 
allerdings Weiterentwicklungen nicht mehr möglich sind und auch die Gewährleistung der 
Betriebssicherheit über das Jahr 2022 nicht mehr gewährleistet werden kann.
Um die durch den §2b Umsatzsteuergesetz (UStG) ab dem 01.01.2023 zwingend geltenden 
Anforderungen an eine Rechnung, umzusetzen, bedarf es einer erheblichen Anpassung von 
Elfi, was nicht mehr möglich ist. Zudem kann Elfi mit dem strategisch gewollten Ausbau der 
ERP-Basiskomponenten zukünftig technologisch nicht mehr mithalten.
Im Projekt NKF (Neues Kommunales Finanzmanagement) 2010 wurde bereits in Erwägung 
gezogen, Elfi nicht mehr einzusetzen. Aufgrund der zum damaligen Zeitpunkt eingeschränkt 
vorhandenen SAP-Lizenzen erfolgte die Anpassung der Software von Kameralistik auf 
Doppik und somit der Weiterbetrieb von Elfi. Es ist somit in der Stadtverwaltung schon länger 
im Einsatz als SAP. In SAP gehören fast sämtliche der Elfi-Funktionen zum Standard oder 
sie können mit Standard-Entwicklungen integriert werden. So dass die in Elfi vorhandenen 
und benötigten Funktionen in SAP implementiert werden können. Zur Abbildung der 
Erstellung von Rechnungen und Bescheiden ist das bereits seit der NKF-Einführung 
erworbene SAP-Modul Sales and Distribution (SD) im Detail auszuprägen. Um jedoch den 
bisherigen Elfi-Nutzer/innen, welche aktuell noch keine SAP-Lizenz haben, nach Ablösung 
des Alt-Systems, den Zugriff auf die neue Lösung zu ermöglichen, sind SAP-Nutzerlizenzen 
zu beschaffen. 
2. Beschreibung der Maßnahme 
Zusammengefasst sollen für die Ablösung von Elfi für 800 NutzerInnen SAP-Lizenzen 
beschafft werden.
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Bezüglich der Art des Rechtsgeschäftes handelt es sich um den Kauf von Lizenzen 
bzw.Nutzungsrechten. Und damit um eine Maßnahme ohne umsatzsteuerliche Relevanz. 
Der Kauf erfolgt über die bestehenden Verträge und Regelungen
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
Die produktive Nutzung der Lizenzen erfolgt mit dem 01.01.2023.
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
Die finanziellen Auswirkungen ergeben sich wie folgt:
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
keine  
6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt  geplant X  nicht nötig
7. Besonderheiten  
entflällt
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
Die Ablösung von Elfi wäre durch einen Nichtbeschluss nicht umsetzbar und würde dadurch 
dem Digitalsierungsfahrplan nicht entsprechen. 
Anlage/n
Keine
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