Umwandlung der SAP-Lizenzen im Zuge der Umstellung auf S/4 HANA
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-09212
Datum: 2023-11-08
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-09212 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Finanzen 
 
 
 
Betreff: 
Umwandlung der SAP-Lizenzen im Zuge der Umstellung auf S/4 HANA 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung 20.10.2023 Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters 07.11.2023 Bestätigung 
FA Finanzen  1. Lesung 
FA Allgemeine Verwaltung 21.11.2023 1. Lesung 
Verwaltungsausschuss 06.12.2023 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag 
 
1. Dem Ausführungsbeschluss zur Umwandlung der bisher genutzten SAP-Lizenzen in das 
neue Lizenzmodell für S/4 HANA wird zugestimmt. 
 
2. Die Kosten i. H. v. 1.300.000,00 EUR stehen im PSP-Element 7.0001708.701 zur 
Verfügung. Die laufenden Wartungskosten i. H. v. 260.000 EUR stehen im PSP-Element 
1.100.11.1.3.12.03 zur Verfügung. 
 
 
Räumlicher Bezug 
Entfällt 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage:    
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss X  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
Die Beschlussvorlage beinhaltet die Umwandlung der derzeitig genutzten SAP-Lizenzen in 
die neuen Lizenzmodelle des S/4 HANA. 
 
 
 
 
 
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Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen  nein X wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein X ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2024ff.  260.000 1.100.11.1.3.12.03 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen 2023  1.300.000  7.0001708.701 
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
    
Steuerrechtliche Prüfung  X nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG  X nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  X nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  X ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
 Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
X Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
 Qualität im öffentlichen Raum 
und in der Baukultur 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Nachhaltige Mobilität 
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
 Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
X Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
 
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale Stabilität  Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Region  Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung 
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Lebenslanges Lernen X Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
      
 Sonstige Ziele 
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) X keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch  Aussage nicht möglich  ja X nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)  Aussage nicht möglich  ja X nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
 Aussage nicht möglich  ja X nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer X nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung  ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
  ja  nein (Begründung s. Abwägungsprozess) X nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
   
 
 
 
Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:   
entfällt 
  
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung  
 
Das Vorhaben ist als zeitkritisch zu beurteilen. Wenn die Umwandlung des aktuellen 
Lizenzbestandes nicht bis Ende dieses Jahres erfolgt, ist mit einem erheblichen Anstieg der 
Kosten zu rechnen. Seitens SAP schmelzen die Anrechnungsbeträge für den vorhandenen 
Lizenzbestand im Rahmen der Lizenzkonvertierung jährlich ab, so dass ab 2024 bereits mit 
höheren Investitionskosten zu rechnen ist. 
 
Zudem ist die Umwandlung der Lizenzen Voraussetzung für die Umstellung des ERP-
Systems auf S/4HANA. Ohne die Lizenzen kann nicht mit dem Umstellungsprojekt begonnen 
werden. Dies ist im 3. Quartal 2024 vorgesehen. 
 
 
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit   
entfällt    
 
  
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III.   Strategische Ziele  
 
Dieses Vorhaben ist notwendig um einen reibungslosen Weiterbetrieb der stadtweiten ERP-
Lösung zu gewährleisten. Hierzu wird auf die Beschlussvorlage Nr. VII-DS-07663 
„Basisdienst ERP - Grundsatzbeschluss und strategischer Ausbau zur Abbildung und 
Digitalisierung der städtischen ERP-Prozesse“ verwiesen. Im Beschlusspunkt 6 wurde der 
strategische Ausbau sowie die produktive Einführung des S/4HANA-Systems bereits im 
Grundsatz beschlossen. 
 
IV.  Sachverhalt  
 
1.  Anlass  
 
Der Freistaat Sachsen verpflichtete alle Kommunen in Sachsen, bis zum 01.01.2013, vom 
System der Kameralistik, auf das Neue Kommunale Rechnungswesen – Doppik – 
umzustellen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, entschied sich die 
Stadtverwaltung Leipzig für das ERP-System der Firma SAP unter Verwendung des 
Templates Kommunalmaster-Doppik der Datenzentrale Baden-Württemberg (heute: 
Komm.ONE A.ö.R). Seit dem Haushaltsjahr 2012 wird diese Software produktiv eingesetzt 
und stetig weiterentwickelt.  
 
Ein ERP-System bündelt die Ressourcensteuerung einer Organisation und sorgt für eine 
bestmögliche IT-Unterstützung für interne Prozesse. Zudem sorgt es für die Einhaltung von 
rechtlichen Vorschriften und ermöglicht so der Stadtverwaltung Leipzig das erfüllen von 
Fachaufgaben. Ohne das ERP-System ist kein ganzheitliches Verwaltungshandeln der Stadt 
Leipzig möglich. 
 
Der Systemhersteller SAP hat im Rahmen der Produktweiterentwicklung nunmehr SAP 
S/4HANA als aktuellste Anwendungsgeneration etabliert, so dass das bisher eingesetzte 
SAP ECC 6.0 in der Stadtverwaltung Leipzig abgelöst werden muss. Die SAP hat 
angekündigt die Standardwartung der bisherigen Software zum 31.12.2027 einzustellen. Ab 
2028 werden Wartungen nur noch mit deutlich höheren Kosten durchgeführt. Zudem wird 
diese Version von SAP nicht mehr weiterentwickelt und kann nicht an Neuerungen 
angepasst werden. Dies macht einen Umstieg auf die neue Software SAP S/4HANA 
unausweichlich.  
 
Das Ziel ist SAP S/4HANA zum 01.01.2026 einzuführen. Für den Betrieb ist zuvor eine 
Konvertierung der bestehenden SAP-Lizenzen auf die neue Produktgeneration 
vorzunehmen. 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme  
 
Beschreibung des Vorhabens 
 
Für den Betrieb von SAP S/4HANA sind, wie für den Betrieb des vorhandenen ERP-Systems 
auch, verschiedene Lizenzen erforderlich. 
 
Im Rahmen der Vorbereitung auf die Umstellung der ERP-Software von ECC 6.0 auf SAP 
S/4HANA werden durch SAP grundsätzlich zwei verschiedene Varianten der 
Lizenzumwandlung angeboten. Dabei handelt es sich um die sog. „Product Conversion“ bzw. 
„Contract Conversion“. Im Rahmen eines Variantenvergleichs hat sich herausgestellt, dass 
die „Contract Conversion“ die kostengünstigere Variante für den durch die Stadt Leipzig 
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genutzten Lizenzumfang darstellt.  
 
Bei der Umstellungsvariante „Contract Conversion“ verhandelt die Stadt Leipzig mit SAP ein 
neues Lizenzverhältnis, welches aus aktuell bestehenden Lizenzen abgeleitet werden kann. 
Somit können bestehende Lizenzen, welche bereits für den Betrieb der bisherigen SAP-
Software nötig waren, angerechnet werden. Dies senkt deutlich die Kosten.  
 
Mit der aktuellen Vertriebsstrategie senkt SAP die Anrechnung der bestehenden Lizenzwerte 
jährlich prozentual ab. In Veröffentlichungen wird eine jährliche Absenkung des 
Anrechnungsbetrages von 10% aufgezeigt. Um die Kosten des Umstiegs so gering wie 
möglich zu halten, ist daher eine möglichst schnelle Umwandlung der Lizenzen, also noch im 
Jahr 2023 aus finanzieller Sicht zielführend. Schon für das nächste Jahr sind 
Preissteigerungen für die Umwandlung der Lizenzen seitens SAP aus den zuvor genannten 
Rahmenbedingungen avisiert. 
 
Nachdem die Umwandlung der Lizenzen erfolgt ist, können sie zunächst weiterhin auf der 
bisherigen Software genutzt werden. Dies ermöglicht einen flüssigen Übergang von SAP 
ECC 6.0 zu SAP S/4HANA. 
 
Begründung der Notwendigkeit  
 
Ohne die Umwandlung der Lizenzen ist die Nutzung der neuen Software S/4HANA nicht 
möglich. Der Betrieb der bisherigen Software über das Jahr 2027 hinaus ist aufgrund der 
Einstellung der Wartung und eventuell fehlender Weiterentwicklung vom Hersteller mit 
erheblichen Risiken verbunden. Dies würde zu erheblichen Sicherheitslücken und deutlich 
steigenden Kosten führen. 
 
Es muss also ein Wechsel der bisherigen Software erfolgen und somit auch die Umwandlung 
der Lizenzen. Die Einführung einer gänzlich anderen ERP-Software würde zu erheblichen 
Mehrkosten führen. Dazu würde das Ablösen der über Jahre gewachsenen und 
ineinandergreifenden IT-Infrastruktur zu grundlegenden Störungen des Betriebsablaufes 
führen. 
 
Darstellung der Wirtschaftlichkeit 
 
Im Rahmen einer Marktanalyse konnte ermittelt werden, dass im Falle einer Umwandlung 
der Lizenzen bis zum Jahresende 2023 die Lizenzkosten bei 1,3 Mio. € liegen. Zudem 
entstehen zusätzliche Wartungskosten in Höhe von 260.000 € pro Jahr. 
  
3.  Realisierungs- / Zeithorizont  
 
Die Beschaffung der Lizenzen soll noch im Haushaltsjahr 2023 erfolgen. 
  
4.  Finanzielle Auswirkungen  
 
Die finanziellen Auswirkungen gliedern sich für die Lizenzumwandlung in: 
- einmalige Kosten 
- laufende Kosten 
 
Die einmaligen Kosten hierfür fallen in 2023 an und sind im Rahmen der Haushaltsplanung 
angemeldet. Die laufenden Kosten sind im HHJ 2024 bereits berücksichtigt.  
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5.  Auswirkungen auf den Stellenplan  
keine  
  
6.  Bürgerbeteiligung  
  
  bereits erfolgt   geplant X  nicht nötig 
 
 
7.  Besonderheiten   
 
keine 
 
8.  Folgen bei Nichtbeschluss  
 
Die Lizenzumwandlung bildet die Grundlage für die Einführung von S/4HANA. Sie ist somit 
auch die Basis für eine reibungslose Implementierung und den Betrieb des Systems. Eine 
Umwandlung der Lizenzen ist also unausweichlich. Sollte es in diesem Jahr nicht mehr zur 
Lizenzumwandlung kommen, so ist mit Mehrkosten zu rechnen (siehe „Beschreibung des 
Vorhabens“). 
 
 
Anlage/n 
Keine 
 
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