Umsetzung des Beschlusses der Ratsversammlung VI-A-03534 zur Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS)
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-Ifo-05080
Datum: 2018-03-26
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage Nr. VI-Ifo-05080 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Umsetzung des Beschlusses der Ratsversammlung VI-A-03534 zur Einführung eines 
Internen Kontrollsystems (IKS) 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung   Information zur Kenntnis 
FA Finanzen   Information zur Kenntnis 
Rechnungsprüfungsausschuss   Information zur Kenntnis 
Ratsversammlung  18.04.2018 Information zur Kenntnis 
 
 
Der Stadtrat nimmt mit dieser Informationsvorlage den Stand der Umsetzung des 
Beschlusses VI-A-03534 zur Kenntnis. 
 
 
 
 
  
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Übereinstimmung mit strategischen Zielen: 
 
 nicht relevant 
  
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen  x nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
Beteiligung Personalrat x nein  ja, 
 
 
 
  
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Sachverhalt:  
 
1 Begründung 
Die Ratsversammlung hat in der Sitzung am 12.04.2017 die Einführung eines internen 
Kontrollsystems (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig beschlossen (VI-A-03534). Das IKS soll 
bis zum 30.06.2018 final aufgebaut und ab diesem Zeitpunkt in der gesamten Leipziger 
Stadtverwaltung bindend angewendet werden.  
Gemäß Beschlusspunkt 2 ist der Stadtrat halbjährlich über den Stand der Entwicklung und 
Umsetzung des Antrages während der Entwicklungs- und Aufbauphase zu informieren.  
 
2 Sachstand 
Ein Internes Kontrollsystem (IKS) ergibt sich indirekt aus der Gesetzgebung zur Doppik und 
ist nichts Neues für die Stadtverwaltung Leipzig. Die Stadtverwaltung hat bereits viele 
Komponenten eines internen Kontrollsystems eingeführt, insbesondere im städtischen 
Finanzwesen bestehen bereits umfangreiche Instrumente und Verwaltungspraktiken (u.a. 
Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung, Dienstanweisungen, Förderrichtlinien). Darüber 
hinaus sind verschiedenen IKS-relevante Projekte in Planung bzw. in Umsetzung (z.B. 
Zentraler Rechnungseingang, Zentrale Vertragsdatenbank, Prozessregister, Digitales 
Anordnungswesen).   
Die Aufgabe besteht nun darin, die bereits etablierten Elemente und neue Komponenten zu 
einem systematisierten IKS weiterzuentwickeln.  
 
Für die Umsetzung des Stadtratsbeschlusses wurde unter Federführung des Hauptamtes 
eine Arbeitsgruppe gegründet, der folgende Ämter angehören: 
- Stadtkämmerei 
- Stadtkasse 
- Rechtsamt 
- Personalamt 
- Geschäftsbereich des OBM und des Stadtrates sowie 
- beratend Rechnungsprüfungsamt. 
In den bisherigen Sitzungen der Arbeitsgruppe wurde die Vorgehensweise zur Umsetzung 
des Auftrages abgestimmt. Im Fokus der Arbeit stand vorrangig eine Bestandsaufnahme, 
Überlegungen zu den Bestandteilen eines IKS sowie zur schrittweisen flächendeckenden 
Einführung und die Art und Weise der Berichterstattung an den Stadtrat. In die Erarbeitung 
flossen Empfehlungen der KGSt, IDW-Standards, Erfahrungen anderer Städte und auch 
fachliche Expertise der Konzernrevision der LVV ein. 
 
Im Berichtszeitraum wurden folgende Maßnahmen zur Umsetzung des Beschlusses 
durchgeführt: 
 
- Ist-Analyse bereits in der Stadtverwaltung implementierter IKS-Elemente 
(Zusammentragen von IKS-Bausteinen mit teilweise prozessualer Beschreibung) 
 
- Best Practice-Beispiele: Erfahrungsaustausch hinsichtlich Vorgehensweise und 
Konzeptionierung mit Großstädten, die bereits ein IKS implementiert haben (u.a. 
Dortmund, Mannheim, Karlsruhe) 
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- Abstimmung mit der Hochschule Meißen bezüglich einer Zusammenarbeit im 
Rahmen von fachlicher Expertise und ggf. studentischer Begleitung in der 
Umsetzungsphase; Abschluss einer Kooperationsvereinbarung mit der Hochschule 
- Sichtung von Checklisten für IKS-Prozessaufnahmen/ -dokumentationen 
- Diskussion zu Auswertungsmöglichkeiten für den Aufbau eines Berichtswesens 
jeweils ausgehend von Prozessaufnahmen mit Risikoermittlung und IKS-Kontrolle zur 
Fehlerminimierung 
- Modellierung des IKS-Prozesses 
- Erste Überlegungen zur Pilotierung 
 
Das IKS ist neben Risikofrühwarnsystem und Controlling eines der drei Elemente des 
kommunalen Risikomanagements. Der Aufbau eines Risikomanagementsystems ist nicht 
Gegenstand dieses Projektes.  
 
3 Weiterarbeit 
Die Umsetzung des Ratsbeschlusses erfolgt in Form eines Projektes unter Leitung des 
Hauptamtes mit zwei zusätzlichen Stellen. Diese werden aus dem Stellenpool der 
Stadtverwaltung 2018 bereitgestellt und im Rahmen der Stellenplanung 2019/20 
angemeldet.  
Bereits im Verwaltungsstandpunkt zum Antrag wurde verdeutlicht, dass die Umsetzung des 
Stadtratsbeschlusses im vorgegebenen Zeitraum mit den vorhandenen Ressourcen nicht 
leistbar ist. Durch die Stellenzuführung wird eine „nahtlose“ Einführung des IKS nach 
Bestätigung des IKS-Konzeptes gewährleistet.   
 
Die Einführung des Internen Kontrollsystems für die gesamte Stadtverwaltung erfolgt in 
folgenden Projektphasen: 
 
 
 
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 Mit Abschluss des Projektes erfolgt der Übergang des IKS in den Regelbetrieb   
 einschließlich der Prüfungstätigkeit durch das Rechnungsprüfungsamt.