Ausführungsbeschluss - Erneuerung der Software für die Durchführung elektronischer Vergabeprozesse in der Stadt Leipzig (eVergabe)
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-02695
Datum: 2016-09-28
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Verwaltungsausschuss
Beschlussvorlage Nr. VI-DS-02695
Status: öffentlich
Beratungsfolge:
Gremium Termin Zuständigkeit
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  
Fachausschuss Finanzen  
Fachausschuss Stadtentwicklung und Bau  
Fachausschuss Allgemeine Verwaltung  
Verwaltungsausschuss 02.11.2016 Beschlussfassung
Eingereicht von
Dezernat Stadtentwicklung und Bau
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff
Ausführungsbeschluss - Erneuerung der Software für die Durchführung 
elektronischer Vergabeprozesse in der Stadt Leipzig (eVergabe)
Beschlussvorschlag:
1. Der Anschaffung einer neuen Ausschreibungssoftware (eVergabe) über ein Vergabeverfahren 
wird zugestimmt.
           
2. Zum Erwerb der Software sind für das Jahr 2018 Mittel in Höhe von 1.000.000 € erforderlich. Die 
Mittel werden im PSP-Element „Software eVergabe (ehemals perVergabe)“ 7.0001382.701 
bereitgestellt (davon 750.000 € VE in 2017 mit Kassenwirksamkeit in 2018 sowie 750.000 € 
planmäßige Auszahlung in 2018 und 250.000 € aus Ermächtigungen aus Vorjahr).
                      
3. Für die Projektnebenkosten werden im Ergebnishaushalt im Innenauftrag „Software eVergabe 
(ehemals perVergabe)“ (106654100013) jeweils für 2017 und 2018 Mittel in Höhe von 150.000 € pro 
Jahr bereit gestellt.
           
4. Als Folgekosten für die Pflege, Wartung und den Betrieb der Software „eVergabe“ (Neu) sind 
nach Einführung jährlich nach jetzigem Kenntnisstand 185.000 € pro Jahr einzuplanen.
           
5. Für das Jahr 2018 werden in Abhängigkeit vom Zeitpunkt der Inbetriebnahme voraussichtlich ab 
Juli 2018 unterjährig anteilige Folgekosten in Höhe von 92.500 € (6 Monate) zusätzlich im 
Ergebnishaushalt im PSP-Element bereitgestellt. Für die nutzerbezogene Zuordnung der Kosten 
wird nach Zuschlagserteilung ein Konzept erarbeitet. Zur konkreten Höhe der Folgekosten der 
neuen Software wird im Rahmen der Haushaltsplanung 2019 ff. entschieden.
           
6. Die laufenden Kosten für Pflege, Wartung und Betrieb der Software „perVergabe“ (Alt) werden im 
Ergebnishaushalt des VTA (Kostenart 42551200, Kostenstelle 1066200000) in Höhe von 43.200 € 
jährlich und im Ergebnishaushalt des HA (Kostenart 44232000, PSP-Element 1.100.11.1.6.05) in 
Höhe von 12.800 € jährlich voraussichtlich bis 07/2019 (insgesamt 56.000 € jährlich) weiter zur 
Verfügung gestellt.
           
 
7. Zur Einführung der Software und im Besonderen für die Erarbeitung des Pflichtenheftes und der 
Ausschreibungsunterlagen wird eine Projekt- und Lenkungsgruppe mit je einem Vertreter des AGM, 
VTA, RA, Referent SAP, HA und dem IT-Bereich unter Beteiligung der Lecos sowie des Bereiches 
Anforderungsmanagement des HA gegründet. Die Projektleitung wird durch das Dezernat VI 
wahrgenommen.
8. Zur fachlichen Bewertung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen wird ein 
Beratungsunternehmen beauftragt. Über das Ergebnis der Auswahl des Unternehmens wird der VA  
informiert. Die erforderlichen finanziellen Mittel sind in den Projektnebenkosten des 
Beschlusspunktes 3 enthalten.
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
 Hinweis: Finanzielle Auswirkungen
 
 
Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur 
Begründung
Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen
2017
2018
150000
150000
106654100013
106654100013
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen 2018 1000000 7.0001382.701
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein x wenn ja,
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung 
der Maßnahme zu 
erwarten
Ergeb. HH Erträge von
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)
2018
2019
92500
185000
Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen
Auswirkungen auf den Stellenplan nein wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau:
Beteiligung Personalrat nein ja,
 
 
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Erneuerung der Software für die Durchführung elektronischer 
Vergabeprozesse in der Stadt Leipzig (eVergabe)
1 Begründung der Notwendigkeit
Die Richtlinie 2014/24/EU vom 26.02.2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und 
zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG ist am 18.04.2014 in Kraft getreten. In 
Artikel 22, Abs. (1) der RL ist festgeschrieben, dass bei Auftragsvergaben zu Bau-, 
Liefer- und Dienstleistungen, die gesamte Kommunikation unter Anwendung 
elektronischer Kommunikationsmittel in allen Verfahrensstufen erfolgen muss. Die 
Richtlinie wurde mit Verabschiedung des Vergaberechtsmodernisierungsgesetzes 
durch Bundestag und Bundesrat (veröffentlicht im Bundesgesetzblatt am 23.02.2016) 
in nationales Recht umgesetzt und ist grundsätzlich ab 18.04.2016 anzuwenden.
Damit sind schwerpunktmäßig folgende Einzelprozesse für Vergabeverfahren 
oberhalb des EU-Schwellenwertes ausschließlich elektronisch durchzuführen:
 alle Bekanntmachungen
 Bereitstellung der Vergabeunterlagen
 Einreichung von Angeboten
 Kommunikation mit Bewerbern und Bietern (einschl. Zuschlagserteilung)
Für die Einzelprozesse der elektronischen Einreichung von Angeboten und 
elektronischen Kommunikation besteht für EU-Verfahren eine verlängerte 
Einführungsfrist mit Stichtag 18.10.2018.
Für nationale Verfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes ist die Erfüllung 
gleichlautender Anforderungen durch die öffentlichen Auftraggeber derzeit noch 
freiwillig. Mit der Novellierung des Sächsischen Vergabegesetzes bis spätestens 
2017 ist eine entsprechende verpflichtende Umsetzung aber bereits durch die 
Sächsische Staatsregierung in Planung.
Die Ausschreibung und Vergabe von Leistungen ist aufgrund des neuen, seit dem 
18.04.16 geltenden Vergaberechts zukünftig ohne entsprechende Software-
unterstützung zur Andienung von Vergabeplattformen und rechtssicheren 
Abwicklung der Vergabeprozesse nicht mehr möglich. Sie muss von allen Ämtern der 
Stadt und deren Eigenbetrieben, die Vergabeverfahren für Bau-, Liefer- und 
Dienstleistungen durchführen, genutzt werden. Es handelt sich somit um eine 
zentrale, gesetzlich zu erfüllende Aufgabe der Stadt Leipzig.
Die derzeitig sich bei der Stadt im Einsatz befindende Software perVergabe verfügt 
nicht über alle hierfür notwendigen Funktionalitäten.
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Weiterhin läuft die Software perVergabe ausschließlich unter MS Windows XP. Durch 
Microsoft wurde im April 2014 für dieses Betriebssystem der Support eingestellt. 
Dadurch besteht bereits heute bei der Nutzung ein erhebliches Sicherheitsrisiko für 
die IT-Umgebung der Stadtverwaltung. Auch aus diesem Grund muss zwingend eine 
Erneuerung der Vergabesoftware erfolgen.
2 Beschreibung des Vorhabens
2.1 Sachstand des elektronischen Vergabeverfahren in der Stadt Leipzig
Für die Durchführung von Vergabeverfahren für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen im 
Unter- und Oberschwellenbereich wird in der Stadtverwaltung seit 2006 die Software 
„perVergabe“ genutzt. Die Software perVergabe war eine Individualentwicklung für 
die Stadt Leipzig, da zum Zeitpunkt der Anschaffung keine entsprechende Software 
am Markt vorhanden war. Mit dieser Software ist es bereits möglich 
Auftragsbekanntmachungen und Vergabeunterlagen digital zu erstellen, für die 
Firmen auf www.leipzig.de zum Download bereit zu stellen und die Vergabeprozesse 
mittels elektronischem Workflow rechtssicher zu gestalten. Die ca. 1.000 
durchzuführenden Vergabeverfahren pro Jahr der verschiedenen Vergabestellen der 
Stadt, sind ohne dieses elektronische Verfahren nicht mehr abzusichern.
Technisch nicht möglich ist mit dieser Software eine elektronische Einreichung von 
Angeboten und die elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren, wie sie für 
EU-Verfahren ab Oktober 2018 gefordert wird.
2.2 Nutzer der Ausschreibungssoftware perVergabe in der Stadtverwaltung
Die Software wird für die Vergabe von Bauaufträgen durch das Verkehrs- und 
Tiefbauamt, das Amt für Gebäudemanagement, das Amt für Stadtgrün und 
Gewässer, das Amt für Umweltschutz, sowie den Eigenbetrieben St. Georg und 
Stadtreinigung genutzt. Für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen 
verwenden das Hauptamt, das Ordnungsamt, die Branddirektion, das Amt für 
Jugend, Familie und Bildung, das Amt für Gebäudemanagement, das Verkehrs- und 
Tiefbauamt, das Amt für Stadtgrün und Gewässer sowie die Museen und alle 
Eigenbetriebe die Software. Damit arbeiten derzeit rund 200 Nutzer in der 
Stadtverwaltung mit dieser Software.
2.3 Voruntersuchung zur Umsetzung des Vorhabens
Bereits 2013 erfolgte eine umfangreiche Marktanalyse zu Anbietern von 
elektronischen Vergabemanagementsystemen. Im Ergebnis dieser Analyse wurde 
unter Berücksichtigung der damals verfügbaren Daten und zu beachtenden 
Rahmenbedingungen ein 2-stufiges Modell favorisiert. Die dazu vom Dezernat VI 
erstellte Vorlage für die Klausurtagung am 25./26.09.2014 - TOP 6c „Mehrbedarf für 
die Sicherung und Erweiterung der Ausschreibungssoftware perVergabe“ wurde 
 
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entsprechend der Stellungnahme des Dezernates Finanzen nur teilweise - für den 
Mehrbedarf der damals geplanten ersten Stufe des Vorhabens – bestätigt .
Zur Vorbereitung der Umsetzung der gesetzlichen und technischen Erfordernisse mit 
der vorhandenen Software perVergabe fand mit den derzeitigen Nutzern aus den 
verschiedenen Bereichen der Stadtverwaltung in 2015 eine Ist- und Bedarfsanalyse 
statt. Die Software wurde bzgl. neuer gesetzlicher Anforderungen und notwendiger 
softwaretechnischer Aktualisierungen bewertet. Weiterhin flossen in die Analyse 
bisherige Erfahrungen zur Nutzung sowie Vorschläge zu Verbesserungen und 
Anforderungen an eine mögliche Weiterentwicklung der vorhandenen Software 
(Migration) ein. 
Die einzelnen Anforderungen wurden in einem fachlichen Gesamtkatalog 
zusammengefasst und an den Hersteller der Software, die arvato System perdata 
GmbH (aSp) übergeben. In mehreren Workshops erfolgte daraufhin zwischen aSp 
und der Projektleitung der Stadt Leipzig eine weitere fachlich-inhaltliche Abstimmung 
der Anforderungen. Nach dieser Abstimmung wurde auftragsgemäß durch aSp eine 
Systemanalyse erstellt, die Aufwände für die Anpassungsarbeiten ermittelt und der 
bewertete Anforderungskatalog der Stadt wieder übergeben.
2.4 Entscheidung der weiteren Vorgehensweise
In den Workshops stellte sich heraus, dass vor dem Hintergrund der gesetzlichen 
Forderungen (elektronische Angebotsabgabe und Kommunikation) und der 
notwendigen umfangreichen technischen Anpassungen für die Software 
„perVergabe“ keine Migration möglich ist. Die Anforderungen könnten nur durch eine 
Neuentwicklung des Programms durch aSp umgesetzt werden. Dieses Ergebnis 
floss in die Bewertung des Anforderungskatalogs durch aSp  mit ein.
Auf Grundlage der von aSp erstellten Systemanalyse und des bewerteten 
Anforderungskataloges, würde sich für die Neuentwicklung von perVergabe ein 
Umsetzungsaufwand von im Minimum 2,2 Mio. € und Maximum 5,9 Mio. € 
ergebenen. Selbst bei einen Mittelwert von 4 Mio. € liegt dies weit über der 
wirtschaftlich vertretbaren Grenze im Verhältnis zur Beschaffung einer neuen 
Komplettlösung anderer Anbieter.
Neben wirtschaftlichen Betrachtungen zeigte sich zudem im Rahmen der Workshops 
sehr deutlich, dass auch der fachliche Aspekt in Bezug auf anwendungsbereites 
vergaberechtliches Wissen des Softwareanbieters in der Bewertung der weiteren 
Vorgehensweise unbedingt berücksichtigt werden muss. aSp benötigt für 
Anpassungen des Programms auf Grund geänderter gesetzlicher Anforderungen, 
immer exakte inhaltliche und rechtliche Vorgaben durch die Stadt Leipzig. aSp 
verfügt hier nur über ein eng begrenztes Fachwissen zum Vergaberecht, da es sich 
dabei nicht um das Kerngeschäft von aSp handelt. Diese Tatsache wiederum 
verlangt nach Einschätzung der Projektleitung von der Stadt einen 
Betreuungsaufwand, der aufgrund der neuen rechtlichen Vorschriften und der damit 
verbundenen komplexen Anforderungen an die technischen Prozesse, zukünftig 
nicht mehr ohne stark erhöhten Personalaufwand und ohne Gefährdung der 
Rechtssicherheit der Verfahren zu leisten wäre.
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Unter der Betrachtung dieser Rahmenbedingungen ist von einer technischen und 
inhaltlichen Anpassung der Vergabesoftware „perVergabe“ abzusehen und die 
Beschaffung einer entsprechenden Standardsoftware inkl. Anpassung und Pflege 
auszuschreiben.
Bei Verwendung einer Standardsoftware verliert die Stadt Leipzig zwar die Vorteile 
einer maßgeschneiderten Lösung für die Nutzer einschl. weitestgehend möglicher 
Anpassungen bei Formularen und Datenerfassungen, profitiert aber von der 
kontinuierlichen fachlichen und technischen Weiterentwicklung einer marktgängigen 
Standardsoftware und den Erfahrungen/Anforderungen anderer Anwender. Weiterhin 
ist der Anbieter im Normalfall nah am Markt und in den entsprechenden 
Fachausschüssen vertreten und somit aus eigenem wirtschaftlichem Interesse an 
einer zügigen rechtssichern Umsetzung neuer gesetzlicher Anforderungen 
interessiert. Module, wie die elektronische Angebotsabgabe und 
Bieterkommunikation, sind in den am Markt vorhandenen Standardlösungen 
weitestgehend bereits vorhanden bzw. werden entsprechend den derzeit 
umzusetzenden Vergaberechtsänderungen angepasst. Für perVergabe müssten 
diese erst neu spezifiziert und entwickelt werden.
Das Ergebnis der Systemanalyse weicht somit von der in der Vorlage aus der 
Klausurtagung am 25.09.2014 „TOP 6c – Mehrbedarf für die Sicherung und 
Erweiterung der Ausschreibungssoftware perVergabe“ vorgeschlagenen 
Vorgehensweise der Migration und Weiterentwicklung der vorhanden Software ab
2.5 Strukturelle Auswirkungen
Die Software perVergabe (Alt) wird derzeit durch verschiedene Mitarbeiter der 
Stadtverwaltung fachlich gewartet und betreut.
Diese Aufgaben sind zukünftig nicht mehr effektiv und rationell durch die 
verschiedenen bisherigen Mitarbeiter neben deren eigentlichen Arbeitsaufgaben 
leistbar. Nach der Zuschlagserteilung ist deshalb entsprechend dem Supportmodell 
des zukünftigen Softwareanbieters zu prüfen, ob und in welchem Umfang diese 
Aufgaben neu organisiert werden müssen. Im Hinblick auf eine organisatorische 
Optimierung muss im Ergebnis ggf. eine Organisationsuntersuchung in der 
Stadtverwaltung durchgeführt werden.
2.6 Umsetzung des Vorhabens - Projektarbeit
Die Software wird derzeit von allen Vergabestellen der Stadtverwaltung und den 
Eigenbetrieben genutzt. Aus diesem Grund ist für die Umsetzung des 
Beschaffungsvorhabens eine übergeordnete Organisationsstruktur in Form einer 
Projekt- und Lenkungsgruppe erforderlich, um eine einheitliche technische Lösung 
bzw. ein einheitliches städtisches Vergabemanagement zu gewährleisten.
 Dazu wird der Kern der Projekt- und Lenkungsgruppe aus dem abgeschlossenen 
Projekt "Migration per Vergabe", der unter Beteiligung der Lecos GmbH aus 
Vertretern des VTA und des Hauptamtes (Einkauf/Vergabe und IT Koordination) 
bestand, reaktiviert. Die in der Projektgruppe beteiligten Ämter sichern ab, dass ihre 
jeweiligen Vertreter für die Bearbeitung des in der Projektgruppe anfallenden 
Leistungsumfangs freigestellt werden.
 
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Durch die Projektgruppe werden auf Grundlage des im Rahmen der Systemanalyse 
„Migration perVergabe“ erstellten Anforderungskataloges das Pflichtenheft und die 
dazugehörigen Vergabeunterlagen für die Ausschreibung erarbeitet.
Basierend auf dem aktuellen Terminplan soll das bis 12/2016 erfolgen.
Zur fachlichen Bewertung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen wird ein 
Beratungsunternehmen beauftragt. Dabei sollen folgende Einzelschwerpunkte als 
Beratungsleistungen erbracht werden:
- Analyse und Aufbereitung der vorhandenen Ergebnisse der bereits 
durchgeführten Soll-Workshops
- Unterstützung bei der Entwicklung einer Soll-Konzeption des Gesamtprozesses
- fachliche Unterstützung bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen 
(Pflichtenheft)
Aus Zeitgründen ist es erforderlich umgehend mit der Erstellung der 
Ausschreibungsunterlagen und damit auch der parallelen externen Beauftragung 
eines Beratungsunternehmens zu beginnen. Der VA wird zeitnah von Ergebnis 
der Auswahl des Unternehmens informiert.
Danach erfolgt die Durchführung des Vergabeverfahrens durch die zuständige 
Beschaffungsstelle Hauptamt, Abt. ITK.
Im Rahmen der Angebotsprüfung, sowie dem sich der Zuschlagserteilung 
anschließenden Einführungsführungsprozess, einschl. notwendiger Teststellungen, 
wird die Einbeziehung eines erweiterten Kreises geeigneter Mitarbeiter aus 
verschiedenen Vergabestellen erforderlich.
2.7 Terminplanung
Für die Umsetzung des Vorhabens ist die folgende Zeitschiene vorgesehen
 09/2016 - 12/2016 – Erstellen der Vergabeunterlagen und Pflichtenheftes
 01/2017 – Start der Ausschreibung
 07/2017 – Zuschlagserteilung
 07/2017 - 02/2018 stufenweise Anpassung (Customizing)
 02/2018 – Bereitstellen einer Testversion
 07/2018 – Produktivsetzen der Vergabesoftware
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3 Darstellung der Wirtschaftlichkeit
Wie bereits in Abschnitt 2.4 dargestellt, würden sich die geschätzten Aufwände bei 
einer Anpassung der Vergabelösung perVergabe (Alt) an die aktuellen gesetzlichen 
Anforderungen und an eine aktuelle IT-Systemlandschaft auf i.M. 4,0 Mio. € 
belaufen. Dem gegenüber stehen ca. 1,3 Mio. €, die für die Beschaffung und 
Einführung einer Standardsoftware (eVergabe - neu) zu veranschlagen sind. 
Die Grundlagen für die Ermittlung  der Kosten sind in Anlage 1 dargestellt. Die dabei 
ermittelten Summen decken sich auch mit Erfahrungsberichten anderer Kommunen 
ähnlicher Größe wie Leipzig (z.B. Landeshauptstadt Dresden).
Damit ist, wie bereits unter 2.4 ausgeführt, die Beschaffung einer kompletten 
Standardsoftware einschl. Anpassung und Pflege die wirtschaftlichere Variante.
Darüber hinaus ist künftig mit der neuen Vergabesoftware auch die vollständige 
elektronische Aktenführung für Vergabeverfahren möglich (E-Akte).
4  Finanzierung
Nach derzeitigem Erkenntnisstand werden für die Beschaffung und Anpassung der 
Standardsoftware die nachfolgend in der Tabelle dargestellte Finanzmittel benötigt.
Neben den einmaligen Kosten für die Beschaffung der Software müssen noch die 
Aufwände für den späteren Betrieb berücksichtigt werden. Hier wird bei einer 
Standardsoftware von 185.000,00 € (Betrieb und Wartung, Betriebskosten Lecos und 
DMS) pro Jahr ausgegangen Details (siehe Anlage 1).
Entstehende Kosten 2016 2017 2018
Beschaffung FH VE für 2018
1.000.000,00 €
1.000.000,00 €
Bereits bewilligte 
Mittel 2015 
(Übertragung 
beantragt)
FH PSP-Element 
7.0001382.701
160.000,00€
Bereits bewilligte 
Mittel 2016
FH PSP-Element 
7.0001382.701  
90.000,00 €
Summe bereits 
bewilligter Mittel
FH 250.000,00 €
Zusätzlich 
benötigte Mittel 
750.000,00 €
 
Vorlage Ausführungsbeschluss Erneuerung Vergabesoftware
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FH
Projekt-
nebenkosten
EH (15.000 €1) 150.000,00 € 150.000,00 €
Summe Projekt-
nebenkosten
EH
315.000,00 €
Informative Aufstellung der voraussichtlichen Wartungs- und Betriebskosten ab 2018.
2018
Altsystem (perVergabe (veranschlagt bei VTA und HA) 56.000 €
Neusystem (betrachtet auf 6 Monate ((185 T€/ 12M *6M) 92.500 €
Summe 148.500 €
Zusätzlich benötigte Mittel 92.500 €
2019 (In Haushaltsplanung 2019/2020 zu berücksichtigen)
Altsystem (perVergabe nur noch anteilig auf 1. und 2 
Quartal(56 T€/ 2))
28.000 €
Neusystem 185.000 €
Summe 213.000 €
Vorh. Restmittel (Restmittel aus bisher im HA und VTA 
veranschlagen Jahressumme)
28.000 €
Zusätzlich benötigte Mittel 157.000 €
Ab 2020
Altsystem (perVergabe) 0 €
Neusystem 185.000 €
Summe 185.000 €
Vorh. Restmittel (Restmittel aus bisher im HA und VTA 
veranschlagen Jahressumme)
56.000 €
Zusätzlich benötigte Mittel 129.000 €
1Kosten für Projektleitung LECOS, Bezahlung nicht aus Projektmitteln, sondern über 
Stundenkontingent LECOS bei ITK
Vorlage Ausführungsbeschluss Erneuerung Vergabesoftware
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Die Erhöhung der geschätzten Kosten gegenüber der Vorlage aus der Klausurtagung 
am 25.09.2014 „TOP 6c – Mehrbedarf für die Sicherung und Erweiterung der 
Ausschreibungssoftware perVergabe“ lässt sich auf folgenden Ursachen 
zurückführen:
Die damals zugrunde gelegten Zahlen resultierten aus der in 2013 durchgeführten 
Marktanalyse. Im April 2014 wurde die EU-Richtlinie und im Juni 2015 die 
verbindliche Anwendung der Schnittstelle XVergabe vom Gesetzgeber 
verabschiedet. Die Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht mit ihren 
konkreten Anforderungen erfolgte dann Ende 2015/Anfang 2016 durch den 
Gesetzgeber. Somit konnten erst im Rahmen der Systemanalyse die dadurch 
konkretisierten, sehr komplexen Anforderungen an eVergabesysteme hinreichend 
erfasst und berücksichtigt werden. Im Ergebnis sind die Umsetzungs- bzw. 
Anpassungsaufwände sehr viel umfangreicher und aufwändiger als durch die 
Marktanalyse von 2013 vorherzusehen war.
Haushaltsplanung 2017/2018
In der Vorlage in der vom „TOP 6c – Mehrbedarf für die Sicherung und 
Erweiterung der Ausschreibungssoftware perVergabe“ wurden für die 
ursprünglich geplante Stufe I bereits teilweise Mittel bewilligt. Von diesen Mitteln 
stehen noch zur Verfügung:
aus 2015: PSP-Element 7.0001382.701: 160.000 € (Übertragung beantragt)
in 2016: PSP-Element 7.0001382.701:  90.000 €
Je nach Kostenmodell des Softwareherstellers, sind die Kosten für Wartung und 
Betrieb zukünftig von jedem Amt z.B. entsprechend der Nutzer- oder Fallzahlen 
selber zu tragen oder, sollte dies nicht möglich sein, zentral im Haushalt 
einzustellen und zu verwalten. Die bisherigen internen Rechnungsteilungen 
sollte nicht mehr zur Anwendung kommen. Es ist dafür nach Zuschlagserteilung 
(und damit bekanntem Wartungskostenmodell des zukünftigen 
Softwareanbieters) ein entsprechendes Konzept zu entwickeln.
Stadt Leipzig
Anlage 1 - Vorlage
Anlage zur Vorlage „Erneuerung der Software für die Durchführung 
elektronischer Vergabeprozesse in der Stadt Leipzig (eVergabe)“
Kostenschätzung – Basisdaten und Hochrechnung
Beschaffung
Ergebnis Marktanalyse 2013 - Beschaffung und 
Customizing
(Beschaffungen der befragten Nutzer erfolgten in 2012 und 
früher. Die Kosten entstehen zudem aus unterschiedlichen 
Kostenmodellen der Softwarehersteller – vgl. Anlage 2 
„Auszug Marktanalyse 2013“)
500.000,00 €
Erhöhung Verbaucherpreisindex 2,0 % p.a. = 10 T€ * 5 
Jahre (2013 – 2017)
50.000,00 €
Schätzung zusätzl. Kostenerhöhung der Anbieter aufgrund 
neuer Anforderungen EU und XVergabe
450.000,00 €
Zwischensumme Beschaffung: 1.000.000,00 €
Projektnebenkosten
Projektleitung 300 h p.a. a 100 € für 2017 und 2018 (Lecos) 60.000 €
Erstellung Pflichtenheft durch Dienstleister 75.000 €
Einrichten eines Test Managements, einschl. Bereitstellung 
eines Testsystems durch den Dienstleister
45.000 €
Anpassungen von Drittsystemen (z.B. DMS) 50.000 €
Signaturkarten 20.000 €
Einführungsunterstützung nach der Produktivsetzung durch 
den Dienstleister
20.000 €
Sonstige Kosten (10% Aufschlag für Unvorhergesehenes) 30.000 €
Zwischensumme Projektnebenkosten: 300.000 €
Wartung und Betrieb (laufende Kosten jährlich ab 2018)
(Produktivsystem: Serverkosten, Speicherplatz, elektr. Signatur, elektr. Archivierung, eAkte, 
Anbindung an DMS, Betrieb Vergabeplattform, Betrieb Testsystem und Kosten Testclients, 
Mitarbeiterschulungen)
Betriebskosten Produktivsystem (LECOS)
Derzeitige Betriebskosten perVERGABE 
(LECOS):19.000,00€
50.000,00 € p.a.
Support und fachl. Administrierung innerhalb der 
Stadtverwaltung (je nach Softwareerfordernis bzw. -
möglichkeit), Schätzung 500 h p.a.
k. A. mgl., da kein 
Verrechnungssatz bekannt
Betrieb DMS (anteilig) 35.000,00 € p.a.
Wartungskosten Programmhersteller (hier als Modell mit 
10% der Beschaffungskosten gerechnet)
Vergleichswert: derzeitige Wartungskosten 
Programmhersteller perVERGABE 22.000,00 € p.a.
100.000,00 € p.a.
Es ist zu berücksichtigen dass in 2018 und mind. bis 2. Quartal 2019 der Weiterbetrieb von 
perVERGABE noch für die nicht abgeschlossenen Altverfahren abgesichert werden muss.
Stadt Leipzig
Anlage 2 – Vorlage
Auszug aus der Präsentation zur 2013 erfolgten Marktanalyse