Koordination für Veranstaltungsanfragen in der Stadt beschleunigen
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-A-09272-VSP-01
Datum: 2024-07-09
Vorlagenart: Verwaltungsstandpunkt

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Ratsversammlung 
 
 
 
Verwaltungsstandpunkt-Nr. VII-A-09272-VSP-01 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Umwelt, Klima, Ordnung und 
Sport 
  
Stammbaum: 
 
VII-A-09272 Fraktion Bündnis 90/Die Grünen 
 
 
VII-A-09272-VSP-01 Dezernat Umwelt, Klima, 
Ordnung und Sport 
 
 
VII-A-09272-ÄA-02 Fraktion Freibeuter 
 
 
Betreff: 
Koordination für Veranstaltungsanfragen in der Stadt beschleunigen 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung 28.06.2024 Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters 09.07.2024 Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung 13.08.2024 Vorberatung 
FA Umwelt, Klima und Ordnung 13.08.2024 Vorberatung 
Ratsversammlung 21.08.2024 Beschlussfassung 
 
Rechtliche Konsequenzen 
 
Der gemäß Ursprungsantrag gefasste Beschluss wäre 
 
  Rechtswidrig und/oder   Nachteilig für die Stadt Leipzig. 
    
    
  Zustimmung   Ablehnung 
    
  Zustimmung mit Ergänzung   Sachverhalt bereits berücksichtigt 
    
x  Alternativvorschlag   Sachstandsbericht 
 
 
Beschlussvorschlag 
 
Der Oberbürgermeister wird beauftragt zu prüfen, wie die Beantragung von Veranstaltungen 
besser abgestimmt und Genehmigungen beschleunigt und vereinfacht werden können. Dafür 
wird insbesondere geprüft, wie Zuständigkeiten für Veranstaltungen gebündelt und 
restrukturiert sowie Prozesse optimiert werden können und ob ein Amt die 
Koordinierungsfunktion nach außen übernehmen kann, ohne Stellenmehrbedarf. 
 
 
 
 
 
Räumlicher Bezug 
 
Stadtgebiet Leipzig  
  
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Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage:    
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln 
 
x  Sonstiges: A-09272-VSP-01 Koordination für Veranstaltungsanfragen in der Stadt 
beschleunigen  
 
Innerhalb der Stadtverwaltung Leipzig sind die Zuständigkeiten der einzelnen Ämter im Fall 
von Sondernutzungen in § 7 Abs. 3 Sondernutzungssatzung abschließend geregelt. Dabei 
orientiert sich die Zuständigkeit für die Genehmigung von Veranstaltungen im Wesentlichen 
an der Fachliegenschaftsverantwortung der verschiedenen Ämter für diese Flächen. Die 
materiellen Genehmigungsvoraussetzungen ergeben sich aus zahlreichen gesetzlichen 
Vorschriften, die einzelfallbezogen der Prüfung bedürfen. Eine Koordinierungsstelle für 
Veranstaltungen könnte die Attraktivität der Stadt Leipzig als Veranstaltungsort steigern, den 
Bürgerservice verbessern und die ämterübergreifende Zusammenarbeit effektiver gestalten. 
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen x nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
    
Steuerrechtliche Prüfung   nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG   nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
  
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
x Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
 Qualität im öffentlichen Raum 
und in der Baukultur 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Nachhaltige Mobilität 
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
 Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
x Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
 
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale Stabilität  Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Region x Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung 
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Lebenslanges Lernen  Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
      
 Sonstige Ziele 
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
  
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Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch x Aussage nicht möglich  ja  nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) x Aussage nicht möglich  ja  nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
x Aussage nicht möglich  ja  nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
  ja  nein (Begründung s. Abwägungsprozess) x nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
   
 
 
Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Eine Koordinierungsstelle für Veranstaltungen könnte die Attraktivität der Stadt Leipzig als 
Veranstaltungsort steigern, Bürgerservice verbessern und ämterübergreifende 
Zusammenarbeit effektivieren.  
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
entfällt 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
entfällt 
 
  
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III.  Strategische Ziele 
 
Eine Koordinierungsstelle Veranstaltungen zahlt auf die strategischen Ziele „Balance 
zwischen Verdichtung und Freiraum“, „Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraumangebote“ 
sowie „Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft“ ein. Die Stadt Leipzig ist eine 
lebendige Kultur-, Sport- und Wissenschaftsstadt, die auf vielfältige Art und Weise 
Veranstaltungen organisiert und über dieses Geschehen eine große überregionale 
Sichtbarkeit erzeugt. Eine Verbesserung der Strukturen und eine Vereinfachung der 
Prozesse würden sich umfassend positiv auf das Image der Stadt sowie die Lebensqualität 
der Bürgerinnen und Bürger auswirken.  
 
IV. Sachverhalt 
1. Begründung 
 
a) Organisation des Veranstaltungswesens in der Stadtverwaltung Leipzig 
 
Im Ordnungsamt wurde 1998 die Veranstaltungsbehörde mit dem Ziel geschaffen, neben 
den ursächlichen Aufgabenstellungen eine sogenannte Lotsenfunktion innezuhaben. 
Darüber hinaus sind die Zuständigkeiten der einzelnen Ämter im Fall von Sondernutzungen 
in § 7 Abs. 3 Sondernutzungssatzung abschließend geregelt. Hier wird dezidiert erläutert, 
welche Sondernutzungserlaubnisse bei welchem Fachamt zu beantragen sind. 
 
Konkret heißt es dort wie folgt: 
 
„Die Sondernutzungserlaubnisse a) bis i), n), p), q) und r) sind beim Verkehrs- und 
Tiefbauamt, die Sondernutzungserlaubnisse j) bis l) und t) sind beim Ordnungsamt und die 
Sondernutzungserlaubnisse o), u), v) und w) sind beim Marktamt zu beantragen. Die 
Sondernutzungserlaubnisse m) und s) sind bei dem Fachamt zu beantragen, bei welchem 
die Zuordnung gemäß Anlage 1 zur Satzung liegt. Der Antrag ist hinreichend zu begründen 
und unterliegt der Einzelfallprüfung. § 3 Abs. 1, Abs. 4 und Abs. 8 gelten entsprechend.“ 
 
Die Prüfung, welche darüber hinaus gehenden Erlaubnisse im Veranstaltungsfall erforderlich 
werden, ist die langjährige Praxis der Veranstaltungsbehörde. Im Ergebnis der Prüfung wird 
das jeweilige Fachamt in das Trägerverfahren eingebunden und um Stellungnahme gebeten.  
 
Insofern ergeben sich in den Aufgaben der geplanten zentralen Schnittstelle und der 
Veranstaltungsstelle des Ordnungsamtes bereits jetzt Überschneidungen, die bei der 
Prüfung zwingend zu berücksichtigen sind.  
 
b) Mögliche weitere Aufgaben der Koordinierungsstelle Veranstaltungen 
 
Die Koordinierungsstelle Veranstaltungen könnte darüber hinaus das „Serviceangebot“ einer 
zentralen Schnittstelle aus der Perspektive der Antragstellenden bieten.  
 
Mögliche Aufgaben einer Koordinierungsstelle Veranstaltungen könnten sein:  
 
• Verbessertes Public Service Design: 
o Niedrigschwellige Hauptansprechstelle für Veranstaltende nach außen und 
Koordination der Veranstaltungsanfragen nach Innen. 
o Kontaktperson für Nachfragen zu Genehmigungsanforderungen oder Stand 
der Bearbeitung.  
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• Wirtschaftsförderung:  
o Koordinierung von Veranstaltungen in öffentlichen Räumen der 
Stadtverwaltung und privaten Veranstaltungen wie bspw. Kongressen, 
Messen oder große kommerzielle Sportveranstaltungen  
 
Bei der Veranstaltungsbehörde sollen folgende Aufgaben bleiben: 
 
• Prüfung der Zuständigkeit der Ämter nach Fachliegenschaftsverantwortung 
Liegenschaftsverantwortung wie bspw. Marktamt, Verkehrs- und Tiefbauamt oder 
Amt für Stadtgrün und Gewässer und Weiterleitung des Antrages zur Einholung der 
jeweils erforderlichen Sondernutzungsgenehmigungen  
• Vorprüfung der weiteren Genehmigungsvoraussetzungen und Weiterleitung des 
Antrags an die zuständigen Genehmigungsbehörden wie bspw. Untere Naturschutz- 
oder Immissionsschutzbehörde. 
 
Die Einzelheiten sowie die genaue Ausprägung dieser Koordinierungsstelle werden im 
Prüfergebnis vorgestellt.  
 
Das Ergebnis kann auch darin bestehen, dass in existierenden behördlichen Bereichen 
Personal zugeführt wird. Die personelle Ausstattung beispielsweise der unteren 
Naturschutzbehörde ermöglicht aktuell keine fachlich und rechtlich adäquate, 
bürgerorientierte Begleitung sämtlicher Genehmigungsverfahren mit Bezug zum 
Naturschutzrecht (Bebauungspläne, Baugenehmigungen, Veranstaltungen, etc.). Die 
Priorisierung von Großprojekten macht es erforderlich, dass andere Genehmigungsprozesse 
(u. a. Veranstaltungsgenehmigungen) nur mit geringem Aufwand (z. B. ohne Beratung der 
Antragstellenden) sowie häufig nur mit erheblichem Zeitverzug bearbeitet werden. Dies führt 
gleichzeitig zur effektivsten Beschleunigung von Bearbeitungszeiten sowie zu einer 
zielorientierten und fachlich adäquaten Beratung in den bestehenden Strukturen. Das 
Gleiche gilt für die Veranstaltungsbehörde.  
  
c) Verbesserung Auftritt der Stadtverwaltung – nutzerfreundliche Service Designs für 
Nutzerinnen und Nutzer  
 
Wegen der sehr heterogenen Antrags- und Genehmigungsverfahren für Sondernutzungen 
der territorial jeweils zuständigen Ämter, ist es für die Veranstaltenden – unabhängig, ob 
kommerziell oder nicht-kommerziell, nicht ersichtlich, in welcher territorialen 
Ämterzuständigkeit sich eine fragliche Fläche befindet und wie hier eine Sondernutzung zu 
beantragen ist. Auf der Internetseite der Versammlungs- und Veranstaltungsbehörde im 
Ordnungsamt finden sich momentan lediglich einige weiterführende Informationen in einem 
verlinkten PDF-Flyer. Aus diesen Grund gehen Anträge oft an den falschen Stellen ein und 
es geht durch die internen Weiterleitungen wertvolle Zeit für die Prüfung der 
Genehmigungsvoraussetzungen verloren, was die Genehmigungsprozesse verlangsamt. 
 
Um diesen unübersichtlichen Backendauftritt der Stadtverwaltung nutzerfreundlicher zu 
gestalten, müssten die potentiell Veranstaltenden mit mindestens folgenden Informationen 
ausgestattet bzw. folgende Tools bereitgestellt werden: 
 
- medienbruchfreies, onlinebasiertes Antragsverfahren (Vorbild Open-Air-Flächen Amt 
für Stadtgrün und Gewässer) 
- Leitfaden / Checkliste für Veranstaltende (Vorbilder Mannheim / Jena) 
- FAQ-Katalog 
- Übersicht über vordefinierte Flächen (Vorbild Open-Air-Flächen Amt für Stadtgrün 
und Gewässer) 
- Ansprechperson inkl. Mailadresse und Telefonnummer. 
 
 
 
 
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Bei der konkreten Ausgestaltung dieser Koordinierungsstelle könnte sich an anderen Städten 
orientiert werden. So hat das Kulturamt nach Recherchen festgestellt, dass folgende Städte 
erfolgreich solch eine Veranstaltungsstelle etabliert haben.  
- Augsburg (zentrale Stelle, Online-Antrag) 
- Braunschweig (ausgewiesene Open-Air-Flächen inkl. Rahmenbedingungen, 
Sondernutzungsassistent zur Weiterleitung an passende Stelle) 
- Dortmund (zentrale Stelle, Online-Antrag, Workflow) 
- Dresden (zentrale Stelle, FAQs, Online-Antrag) 
- Freiburg (zentrale Stelle, FAQs, Online-Antrag) 
- Hannover (zentrale Stelle, Online-Antrag) 
- München (zentrale Stelle, FAQs) 
- Nürnberg (zentrale Stelle, FAQs). 
 
d) Verknüpfung mit der Arbeitsgruppe Großveranstaltungen und digitalem Tool für 
stadtweiten Veranstaltungskalender  
 
Aktuell ist die dezernatsübergreifende Arbeitsgruppe Großveranstaltungen dabei, ein 
digitales Tool zur stadtweiten Terminkoordination für Großveranstaltungen zu realisieren, die 
sich in Planung befinden und den öffentlichen Raum belasten. Ziel ist es, dadurch die 
Inanspruchnahme der Infrastruktur hinsichtlich weiterer Akquisebemühungen besser 
bewerten zu können. Im Mai 2024 soll die Pilotversion im Testmodus laufen.  
 
Informationen zum Arbeitsfeld „Clearinggruppe und Lenkungsgruppe Großveranstaltungen“ 
 
Mit Beschluss der Ratsversammlung im Februar 2017 wurde zur systematischen Bewertung 
von Großveranstaltungen ein Gremium geschaffen, das Konzepte diskutiert und 
Empfehlungen ausspricht. Dem Gremium, bestehend aus "Clearinggruppe 
Großveranstaltungen" und "Lenkungsgruppe Großveranstaltungen", gehören verschiedene 
fachliche Ressorts der Stadtverwaltung Leipzig sowie Vertreter/-innen der Leipziger Messe 
GmbH, der Leipzig Tourismus und Marketing GmbH sowie der IHK zu Leipzig an.  
 
Der Bewertung der Konzepte liegt ein umfangreiches Scoring-Modell zugrunde, welches die 
Leistungsmerkmale festhält und somit Aufwand und Nutzeneffekte definiert. Der Weg für die 
Durchführung einer Großveranstaltung ist nur geebnet, wenn das Voting im 
Abstimmungsprozedere der Clearing- sowie Lenkungsgruppe positiv erfolgt ist. 
 
e) Geltungsbereich und Abgrenzungen 
 
Soweit hier von einer zentralen Koordinierungsstelle gesprochen wird, soll diese das 
Veranstaltungsgeschehen vorrangig auf allen öffentlichen Flächen unter freiem Himmel 
und nicht baurechtlich genehmigten Veranstaltungsflächen in Leipzig koordinieren. 
Veranstaltungen in den Kulturhäusern der Stadt Leipzig (Spielpläne) sind hiervon 
ausgenommen, denn hierfür sind in der Regel keine besonderen Genehmigungen 
erforderlich, welche nicht bereits von anderen Genehmigungen wie bspw. den jeweiligen 
Baugenehmigungen erfasst wären.  
 
Neben dieser örtlichen Abgrenzung ist es kein Ziel der Koordinierungsstelle, bestehende 
materielle Genehmigungszuständigkeiten zu verlagern, d. h. die Zuständigkeiten von 
Marktamt, Amt für Stadtgrün und Gewässer, Ordnungsamt, Amt für Umweltschutz, Verkehrs- 
und Tiefbauamt etc. bleiben dem Grunde nach unverändert. Dies ist geboten, um die 
fachliche Expertise der Fachämter auch in den Fachämtern zu belassen, denn dort befinden 
sich die Infrastruktur zur Ausübung und Handhabung derselben wie beispielsweise 
Schallmesstechnik.  
 
 
 
 
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f) Vorgehensweise und Zeitplan 
 
Um eine präzise Aufgabenbeschreibung der Koordinierungsstelle „Veranstaltungen“ zu 
entwickeln, wird unter Federführung des Dezernats Kultur und des Dezernats Umwelt, Klima, 
Ordnung und Sport in Zusammenarbeit mit der Clearinggruppe Großveranstaltungen, diese 
themenbezogen erweitert um das Amt für Stadtgrün und Gewässer und das Amt für 
Umweltschutz in enger Abstimmung mit dem Amt für Digitalisierung und Organisation 
erarbeitet.  
 
Der Gegenstand des Prüfauftrages wird wie folgt konkretisiert: 
 
- Bestehen Möglichkeiten, Befugnisse zu bündelen oder auf bestimmte 
Genehmigungen ganz zu verzichten und lassen sich Prozesse vereinfachen oder 
standardisieren? 
 
- Das Antragsaufkommen soll ermittelt und zu seiner jeweiligen personellen 
Untersetzung ins Verhältnis gesetzt werden.  
 
- Es soll ein Konzept skizziert werden, wie die Koordinierungstätigkeit ausgestaltet 
werden soll. Das Konzept soll Vorschläge für eine personelle Untersetzung und die 
organisatorische Verortung der neuen Koordinierungsstelle enthalten. Bei der 
Erarbeitung des Konzeptes soll sichergestellt werden, dass die in den Ämtern 
erforderliche Facharbeit personell abgesichert wird bzw. bleibt. Wie kann die 
bestehende Versammlungsbehörde in ihrer Lotsenfunktion gestärkt werden, kann sie 
weitere Befugnisse übernehmen und direkt entscheiden? 
 
- Es sollen Vorschläge unterbreitet werden, wie die Anträge digital, bürgernah und 
niedrigschwellig gestaltet werden können und den heutigen Anforderungen an gutes 
Public Service Design entsprechen. Kann ein gemeinsames digitales Portal für 
Genehmigungsanträge eingerichtet werden, das dann die verschiedenen 
Zuständigkeiten zuweist? 
 
 
2. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Das Ergebnis der Prüfungen wird dem Stadtrat im IV. Quartal 2024 als Informationsvorlage 
vorgestellt.  
 
Anlage/n 
Keine 
 
 
 
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