Ausführungsbeschluss zur Migration des SAP-Systems der Oper Leipzig in das SAP S/4HANA System der Stadtverwaltung Leipzig
Stadt: leipzig
Drucksache: VIII-DS-03020
Datum: 2026-07-28
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VIII-DS-03020 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Finanzen 
 
 
Stammbaum: 
 
VIII-DS-03020 Dezernat Finanzen 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss zur Migration des SAP-Systems der Oper 
Leipzig in das SAP S/4HANA System der Stadtverwaltung Leipzig 
 
 
Beratung im Gremium  
(Änderungen vorbehalten) 
 
Voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Beschlussfassung 
 
Auswirkungen auf Strategie, Haushalt  
und Stadtraum 
 
 
Ziele „Leipzig-Strategie 2035“ Verwaltung 
Klimawirkung nein 
Auswirkung auf bezahlbares Wohnen nein 
Finanzielle Auswirkungen ja 
Auswirkung auf den Stellenplan nein 
Räumlicher Bezug entfällt 
  
 
Beschlussvorschlag 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 28.07.2026: 
 
1. Dem Ausführungsbeschluss zur Migration des SAP-Systems der Oper Leipzig in das 
SAP S/4HANA System der Stadtverwaltung Leipzig und der damit verbundenen 
Inhouse-Vergabe an die Lecos GmbH wird zugestimmt. 
 
2. Die für die Migration benötigten finanziellen Mittel in Höhe von 637.500 EUR stehen für 
das Haushaltsjahr 2026 im PSP-Element 7.0002426.701 zur Verfügung. 
 
3. Zur Haushaltsplanung 2029/30 erfolgt eine Evaluation der wirtschaftlichen Synergien, 
welche sich aus der Übernahme in das SAP-System der Stadtverwaltung Leipzig 
ergeben. 
 
4. Die finanziellen und inhaltlichen Leistungsbeziehungen für den laufenden Betrieb des 
SAP-Systems sind zwischen der Stadtverwaltung Leipzig und der Oper Leipzig gemäß 
Dienstanweisung 10/2021 in einer Nutzungsvereinbarung zu regeln. 
 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage: 
 
X  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss X  Verwaltungshandeln 
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  Sonstiges: 
 
Integration des ERP-Systems der Oper Leipzig in das SAP-System der Stadt Leipzig.  
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses 
 
Es hat keine Zielkonflikte gegeben. 
 
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
entfällt 
 
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit 
 
Es handelt sich um eine öffentliche Vorlage. 
 
III.  Strategische Ziele 
 
Das technische SAP-System ist 
Bestandteil des Basisdienstes ERP (VII-
DS-00513 – Basisdienst für 
Digitalisierung der Stadtverwaltung 
Leipzig) und eine wesentliche 
Komponente der städtischen IT-
Systemlandschaft. Es wird in jedem Amt 
der Stadt Leipzig eingesetzt, um für die 
städtischen Gremien sowie für 
Bürgerinnen und Bürger 
Dienstleistungen bzw. Informationen zur 
Verfügung zu stellen.  
 
Seit 2012 nutzt die Stadt Leipzig die 
ERP-Software der Firma SAP. 
Ein ERP-System bündelt die 
Ressourcensteuerung einer Organisation 
und sorgt für eine bestmögliche IT-
Unterstützung für interne Prozesse. 
Zudem sorgt es für die Einhaltung von 
rechtlichen Vorschriften und ermöglicht so der Stadtverwaltung Leipzig das erfüllen von 
Fachaufgaben. Ohne das ERP-System ist ein ganzheitliches Verwaltungshandeln der Stadt 
Leipzig nicht möglich. 
 
Die vorliegende Maßnahme ist nötig für einen wirtschaftlichen Weiterbetrieb des SAP-
Systems des städtischen Eigenbetriebes Oper Leipzig. Durch die Umstellung des alten ERP-
Systems ECC 6.0 auf S/4HANA ergeben sich für die Oper Leipzig zahlreiche neue 
Möglichkeiten. Es können unter anderem neue Prozesse digitalisiert werden und neueste 
Technologien genutzt werden. 
Zudem werden durch die Mitnutzung des bestehenden SAP-Systems der Stadtverwaltung 
Leipzig inhaltliche und wirtschaftliche Synergien geschaffen, welche zu nachhaltigen 
finanziellen Effekten führen. 
 
IV.  Sachverhalt 
 
1.  Anlass 
Die Oper Leipzig nutzt seit 1994 das ERP-System SAP ERP 6.0 / EHP6 (vormals SAP R/3) 
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der Firma SAP zur rechtlich verpflichtenden Abbildung der doppelten Buchführung gemäß 
SächsEigBVO. Seit Einführung des Verfahrens sind regelmäßig Aktualisierungen der 
Systemkomponenten eingespielt und individuell entwickelte Funktionen hinzugefügt worden. 
 
Die Notwendigkeit zur Integration des ERP-Systems der Oper Leipzig in das SAP-System 
der Stadt Leipzig, ergibt sich aus dem Produktlebenszyklus des aktuell im Einsatz 
befindlichen Systems und dessen Ablösung durch SAP S/4HANA. Der Wartungshorizont der 
aktuellen Lösung endet im Jahr 2027, d.h. ab dem Jahr 2028 erfolgt keine Standardwartung 
mehr durch den Hersteller SAP. Somit ist ein Umstieg auf das Nachfolgeprodukt SAP 
S/4HANA erforderlich. 
 
Aktuell wird das System der Oper Leipzig auf einem Mehrmandanten-System der GISA 
GmbH betrieben. Dies ist unter SAP S/4HANA lizenzrechtlich nicht mehr zulässig. 
Deswegen ist eine neue Systemarchitektur für die Oper Leipzig erforderlich. Aus Gründen 
unterschiedlicher Synergien soll das System der Oper Leipzig als eigenständiger Mandant in 
das SAP-System der Stadt Leipzig integriert werden. 
 
Die Oper Leipzig hat im Laufe des Jahres 2025 in einem Vorprojekt zur Umstellung auf SAP 
S/4HANA eine Projekt- und Umsetzungsempfehlung erarbeitet. Diese Dokumente bilden die 
Rahmenbedingung für die Umstellung des ERP-Systems der Oper von SAP ERP 6.0 / EHP6 
auf SAP S/4HANA sowie die Integration in das SAP-System der Stadt Leipzig. 
 
Das SAP-System der Stadtverwaltung Leipzig wird aktuell auf SAP S/4HANA umgestellt. Die 
produktive Nutzung soll ab dem zweiten Quartal 2027 starten. Anschließend sollen die 
technischen Voraussetzungen für die Mitnutzung des SAP-Systems durch die Oper Leipzig 
geschaffen werden, so dass der Umstieg zum 01.01.2028 realisiert werden kann. 
 
Im Übrigen wird auf die Beschlussvorlage Nr. VII-DS-07663 „Basisdienst ERP - 
Grundsatzbeschluss und strategischer Ausbau zur Abbildung und Digitalisierung der 
städtischen ERP-Prozesse“ verwiesen. Im Beschlusspunkt 3 wurde die Nutzungsoption 
durch die Eigenbetriebe von der Ratsversammlung beschlossen. Mit dieser Vorlage erfolgt 
nun die Konkretisierung des Vorhabens in Form eines Ausführungsbeschlusses.  
 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme 
 
Beschreibung des Vorhabens 
 
Die aktuelle ERP-Software wird durch den Hersteller SAP unter dem Produkt S/4HANA neu 
aufgesetzt. Einerseits aufgrund des Endes der Herstellerwartung und andererseits um 
weiterhin eine innovative und leistungsfähige IT-Infrastruktur zu gewährleisten, ist ein 
Umstieg auf die neue Software S/4HANA für die Oper Leipzig unausweichlich (siehe Anlass). 
 
In einem Vorprojekt wurden die Möglichkeiten zur Umstellung betrachtet und ein auf die 
Oper Leipzig abgestimmtes Vorgehen zur Mitnutzung des SAP-Systems der Stadtverwaltung 
Leipzig festgelegt. Es wird von einer Projektlaufzeit von max. 1,5 Jahren für das 
Migrationsprojekt ausgegangen. Der Produktivbetrieb soll ab dem 01.01.2028 starten. Der 
Projektverlauf kann dem Gliederungspunkt „Zeitplan“ entnommen werden. 
 
Die aktuelle Systemlandschaft der Oper Leipzig soll aus dem Mehrmandanten-System der 
GISA GmbH herausgelöst und als neuer Mandant „Eigenbetriebe Kultur“ im SAP-System der 
Stadt Leipzig implementiert werden (ohne Kommunalmaster Finanzen). Im Vordergrund 
steht dabei die technische Funktionalität des Systems zum Produktivstart, alle derzeit 
abgebildeten Geschäftsprozesse müssen in der S/4HANA-Systemumgebung fehlerfrei 
funktionieren. 
 
Das aktuelle System SAP ERP 6.0 / EHP6 der Oper Leipzig soll auf SAP S/4HANA migriert 
werden (Systemeigner ist die Stadtverwaltung Leipzig). Während der Projektphase 
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identifizierte, potenzielle Optimierungen an Geschäftsprozessen werden im Einzelnen 
bewertet und entsprechend des Umstellungsaufwands vor Produktivstart von SAP S/4HANA 
oder nachgelagert umgesetzt. Die Oper Leipzig hat sich dabei für einen Greenfield-Ansatz 
mit selektiver Datenübernahme entschieden. Selektiv insofern, dass vom Grundsatz her nur 
offene Posten, Salden und Stammdaten migriert werden. 
 
Gegenstand des Projektes und somit der Inhouse-Vergabe an die Lecos GmbH sind die 
folgenden Leistungsbestandteile: 
 
• Aufbau der Systemumgebung des SAP S/4HANA-Systems auf seitens der von der 
Lecos GmbH beigestellter Hardware inkl. Betriebssystem 
• Erstellung fachlicher und technischer Konzepte 
• Untersuchung des zukünftigen Szenarios im Hinblick auf mögliche Synergien durch die 
gemeinsame Nutzung systemischer Infrastruktur 
• Einrichtung der SAP S/4HANA Anwendung durch Konfiguration (Customizing), 
Realisierung von Schnittstellen und soweit erforderlich Programmierung 
• Testunterstützung im Vorfeld der Produktivsetzung von SAP S/4HANA 
• Durchführung von Schulungen 
• Selektive Datenübernahme nach SAP S/4HANA 
• Anlaufunterstützung im Nachgang der Produktivsetzung 
Die SAP-Infrastruktur der Stadt Leipzig wird bereits durch die Lecos GmbH betrieben, so 
dass diese für die Oper Leipzig nicht gesondert aufgebaut werden muss. 
 
 
 
Das SAP-System der Oper Leipzig soll als eigener Buchungskreis in den Mandanten 
„Eigenbetriebe Kultur“ in diese Systemlandschaft integriert werden und an allen 
basistechnischen Mechanismen, wie beispielsweise dem Transportsystem oder dem 
Einspielen von Updates und Patches, vollumfänglich partizipieren. Damit werden gleichzeitig 
die Voraussetzungen zur Mitnutzung durch weitere Eigenbetriebe geschaffen. 
 
Die Vorgehensweise zur Inhouse-Vergabe wurde vorab zwischen Referat SAP und ITSM 
abgestimmt. Die Lecos GmbH ist gegenwärtig für den Betrieb des städtischen SAP-Systems 
vertraglich gebunden und soll dies künftig auch fortsetzen. Die Erweiterung des Systems um 
einen weiteren Mandanten kann ausschließlich durch die Lecos GmbH erfolgen. 
 
Begründung der Notwendigkeit  
 
Die Umstellung auf S/4HANA ist nötig, da der Hersteller die Wartung und Weiterentwicklung 
des bisher genutzten ERP-Systems einstellt. Ohne die Wartung entstehen erhebliche 
Sicherheitslücken. Zudem können ohne die Weiterentwicklung neue technologische 
Möglichkeiten nicht genutzt werden und die Anpassung von Prozessen würde sich deutlich 
erschweren. Es muss demnach ein Wechsel der bisherigen Software erfolgen. 
 
Zudem ist für die Oper Leipzig eine Weiternutzung des bisherigen Mehrmandanten-System 
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(mehrere voneinander unabhängige Unternehmen nutzen ein SAP-System), welches durch 
die GISA GmbH betrieben wird, unter SAP S/4HANA lizenzrechtlich nicht mehr zulässig. 
Daraus ergeben sich zwei Handlungsoptionen. Entweder nutzt die Oper Leipzig eine eigene 
SAP-Systemarchitektur oder strebt eine lizenzrechtlich zulässige Mitnutzung eines SAP-
Systems an. Eine Mitnutzung des SAP-Systems der Stadtverwaltung Leipzig ist aufgrund der 
rechtlichen Stellung des Eigenbetriebes (siehe § 95a Abs. 1 SächsGemO) uneingeschränkt 
möglich. 
 
Darstellung der Wirtschaftlichkeit 
 
Bezugnehmend auf die mit diesem Ausführungsbeschluss betrachteten finanziellen 
Auswirkungen ist zunächst voranzustellen, dass die Projektkosten unabhängig vom künftigen 
Betrieb des SAP-System entstehen. Das heißt, dass diese einmaligen Kosten ausschließlich 
aus dem Umstieg auf SAP S/4HANA resultieren und auch entstünden, wenn die Oper 
Leipzig ein eigenes SAP-System betreiben oder den Betrieb bei einem anderen Dienstleister 
beauftragen würde. 
 
Die wirtschaftlichen Effekte ergeben sich demnach nicht aus dem Umstellungsprojekt, 
sondern aus der künftigen gemeinsamen Nutzung der technischen Infrastruktur. Der 
Aufbau und der Betrieb einer eigenen SAP-Landschaft für die Oper Leipzig (Server, 
Speicher, Betrieb) würde auf 5 Jahre gerechnet geschätzte Kosten von 350.000 EUR 
verursachen. Durch die Mitnutzung der bestehenden SAP-Landschaft entstehen im gleichen 
Zeitraum lediglich Kosten von 40.000 EUR. Und hierin liegt auch der strategische und 
nachhaltige Nutzen des Vorhabens. Die Projektkosten entstehen, wie bereits erwähnt, in 
beiden Konstellationen und sind unvermeidbar. 
 
Dies ist in der nachfolgenden Tabelle noch einmal gegenübergestellt: 
 
Merkmal Aufbau eigene SAP-
Landschaft für Oper 
Umzug auf SAP-
Landschaft der Stadt 
Gegenüber-
stellung 
Umstellungsprojekt 
auf S/4HANA 
637.500 EUR 637.500 EUR 0 EUR 
Infrastrukturkosten auf 
5 Jahre gerechnet 
350.000 EUR 40.000 EUR + 310.000 EUR 
Infrastrukturkosten 
jährlich 
70.000 EUR 8.000 EUR + 62.000 EUR 
 
Hinzu kommt, dass eine Mitnutzung des SAP-Lizenzbestandes der Stadt Leipzig ermöglicht 
wird, wodurch keine zusätzlichen Kosten entstehen. In einer anderen Konstellation würden 
zusätzliche Lizenzkosten, sowohl in der Anschaffung als auch in der Softwarepflege, für die 
Oper Leipzig entstehen. 
 
Die Anwendungsbetreuung, Softwarepflege und Weiterentwicklung der städtischen SAP-
Systeme werden gegenwärtig europaweit ausgeschrieben. Dies beinhaltet auch die 
Dienstleistungen für den SAP-Mandanten der Eigenbetriebe. Insofern können die konkreten 
Aufwendungen für den laufenden Betrieb noch nicht konkret beziffert werden. Es wird 
allerdings von keinen wesentlichen finanziellen Veränderungen zur aktuellen 
Vertragssituation ausgegangen. 
 
Grundlegend kann gesagt werden, dass sich die personellen und finanziellen Aufwendungen 
(bezogen auf den laufenden Betrieb) beim Wechsel der Oper auf das städtische SAP-
System haushaltsneutral verhalten. Diese Betrachtung schließt eine Verlagerung aus der 
Oper in die Stadtverwaltung ein. Die konkrete Vorgehensweise wird im laufenden ASK-
Prozess ausgestaltet. 
 
Durch die gemeinsame Nutzung eines SAP-Systems können darüber hinaus künftig 
zusätzliche Kosten vermieden werden. So kann zum Beispiel bei gesetzlichen Änderungen 
(aktueller Sachverhalt: Umstellungspflicht auf E-Rechnung) die Umsetzung in mehreren 
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separaten Systemen vermieden und der inhaltliche und finanzielle Umstellungsaufwand 
reduziert werden. 
 
Zudem sei an dieser Stelle auf den laufenden ASK-Prozess mit dem Steckbrief „Effiziente IT-
Lösungen und Strukturen Eigenbetriebe Kultur“ verwiesen. 
 
3.  Zeitplan 
 
Ziel ist die Auftragsvergabe im Q3/2026 abzuschließen. Das Projekt soll anschließend 
umgehend starten, so dass zum 01.01.2028 der produktive Umstieg erfolgen kann. 
Kernpunkte des Zeitplanes sind zwei fixe Termine: 
 
• Go Live des SAP-Umstellungsprojekts auf S/4HANA der Stadtverwaltung Leipzig im 
Frühjahr 2027, dies markiert den Start der technischen Realisierungsphase für das 
Projekt der Oper Leipzig („Realize-Phase“ laut SAP Activate) 
• Go Live zum 1.1.2028 (aus betriebswirtschaftlichen und systemischen Gründen im 
Zusammenhang mit dem gewählten Greenfield-Ansatz ist ein Produktivstart nur zum 
Jahresstart möglich) 
Der Projektablauf ist nachfolgend grafisch dargestellt: 
 
4.  Finanzen und Personal (Details) 
 
Im Rahmen des Vorprojektes der Oper Leipzig zur Umstellung auf S/4HANA wurden die 
Umstellungskosten prognostiziert. Diese betragen 637.500 EUR. Zu weiteren Details wird 
auf den Abschnitt „Darstellung der Wirtschaftlichkeit“ verwiesen. 
 
 
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen 2026 2027 637.500 PSP 7.0002426.701 
78310100 
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein x wenn ja, nachfolgend angegeben 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
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 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen) 2028 ff. 8.000 IA 102211130001 
44232000 
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
Auswirkungen auf den Stellenplan (wenn ja, nachfolgend angegeben) 
Geplante Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
Mit der Migration der Oper auf das SAP-System der Stadtverwaltung entfallen ab dem Jahr 
2028 laufenden Kosten beim Eigenbetrieb in Höhe von ca. 90.000 EUR jährlich. In welcher 
Höhe eine Kostenbeteiligung an der Mitnutzung des SAP-Systems (inkl. Nutzung der 
städtischen SAP-Lizenzen) von der Stadtverwaltung an die Oper weitergereicht wird, ist 
gegenwärtig noch nicht entschieden. Dies ist ein Aspekt, der im Rahmen des ASK-
Steckbriefes „Effiziente IT-Lösungen und Strukturen Eigenbetriebe Kultur“ betrachtet wird. 
Mit Ergebnissen ist im Laufe dieses Jahres zu rechnen. Bei dieser Entscheidung sind die 
geltenden Regelungen der SächsEigBVO sowie der Dienstanweisung 10/2021 zu 
berücksichtigen. 
 
Zwischen der Stadtverwaltung Leipzig und der Oper Leipzig wird vor der Produktivsetzung 
eine Nutzungsvereinbarung geschlossen. Diese beinhaltet die finanziellen und inhaltlichen 
Leistungsbeziehungen. Ebenso sind in diesem Zusammenhang die Themen 
Informationssicherheit und Datenschutz zu berücksichtigen. 
 
Das Umstellungsprojekt wird mit den vorhandenen Ressourcen des Referates SAP sowie 
der beteiligten Akteure der Oper Leipzig durchgeführt. Insofern entsteht kein gesonderter 
Stellenbedarf für die Migration. 
 
Steuerrechtliche Prüfung x nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG x nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja  nein, siehe Anlage zur Begründung 
 
5.  Klimawirkung (Details) 
 
Eine Klimawirkung ist nicht zu erwarten. 
 
 
6.  Auswirkung auf bezahlbares Wohnen (Details) 
 
 Eine Auswirkung auf bezahlbares Wohnen ist nicht zu erwarten. 
 
7. Bürgerbeteiligung 
 
bereits erfolgt  geplant  nicht nötig  
 
8.  Besonderheiten 
 
Entfällt 
 
9.  Folgen bei Nichtbeschluss  
 
Durch die Verkündung des Wartungsendes zum 31.12.2027 ist für die Oper Leipzig ab 
diesem Zeitpunkt keine Pflege und Betreuung des aktuellen ERP-Systems mehr gegeben.  
Das in dieser Beschlussvorlage aufgezeigte Vorgehen könnte nicht realisiert werden. Die 
dargelegten inhaltlichen sowie wirtschaftlichen Synergien würden ausbleiben und letztendlich 
langfristig zu einer deutlichen finanziellen Mehrbelastung für die Stadt Leipzig führen. 
 
 
 
x
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8/8 
 
Anlage/n 
Keine 
 
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