Vergabe der Lieferung, Installation, Anpassung und Pflege einer Anwendung zur Ablösung der Barschecks in der Stadtverwaltung Leipzig (Nacherfassung VII-DS-04884)
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-06050
Datum: 2021-08-18
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-06050
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Finanzen
Betreff:
Vergabe der Lieferung, Installation, Anpassung und Pflege einer 
Anwendung zur Ablösung der Barschecks in der Stadtverwaltung 
Leipzig (Nacherfassung VII-DS-04884)
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung 06.08.2021 Bestätigung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
FA Finanzen 06.09.2021 1. Lesung
FA Finanzen 13.09.2021 2. Lesung
Verwaltungsausschuss 29.09.2021 Beschlussfassung
Beschlussvorschlag
1. Der Verwaltungsausschuss beschließt entsprechend § 13 Abs. 7 Nr. 2 Hauptsatzung die
Vergabe der Lieferung, Installation, Anpassung und Pflege einer Anwendung zur Ablösung
der Barschecks in der Stadtverwaltung Leipzig.
 
2. Die hierfür benötigten finanziellen Aufwendungen für das Haushaltsjahr 2022 belaufen 
sich
auf eine Gesamtsumme in Höhe von 31.439,00 €. Die Deckung der Investitionskosten in
Höhe von 18.000,00 € erfolgt aus dem PSP-Element 7.000.1911.701.002 (Modernisierung
Bargeldhandling). Die Deckung der laufenden Kosten in Höhe von 13.439,00 € erfolgt aus
dem PSP-Element 1.100.11.1.3.02.01 (Zahlungsverkehr).
 
3. Die benötigten finanziellen Mittel ab dem Haushaltsjahr 2023 werden im Rahmen der
Haushaltsplanung angemeldet.
 
Räumlicher Bezug
---
 
Zusammenfassung
 
Das Projekt Optimierung Kassenprozesse der Stadtkasse Leipzig wird zum nächstmöglichen
Zeitpunkt den Prozess für eine Ausschreibung zur Vergabe der Lieferung, Installation,
Anpassung und Pflege einer Anwendung zur Ablösung der Barschecks und
Zahlungsanweisungen in der Stadtverwaltung Leipzig initiieren.
Durch detailliert beschriebene Anforderungen und Rahmenbedingungen sowie der
Abforderung eines Konzepts zur Umsetzung dieser durch die Bieter wird dem hohen
qualitativen Anspruch und der Erreichung der Ziele der Ausschreibung Rechnung getragen.
Im Ergebnis sollen durch den Einsatz von Barschecks und Zahlungsanweisungen bedingte
manuelle Prozesse bei der Auszahlung digitalisiert und möglichst automatisiert werden.
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Daraus resultierend sollen Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten sowie die Buchungsqualität
optimiert werden und über die Erreichung dieser Ziele auch die Außenwirkung der
Stadtverwaltung, besonders in Bezug auf Modernität und Digitalisierung, verbessert 
werden.2/15
Nicht zuletzt profitieren auch die betroffenen Bürger/-innen durch eine angestrebte erhöhte
Flexibilität bei der Auszahlung und Unabhängigkeit von Filialnetzen einzelner Kreditinstitute.
Auf diese Art und Weise sollen die im Rahmen einer ausführlichen Analyse identifizierten
Optimierungspotentiale möglichst umfassend ausgeschöpft werden.
Anlass der Vorlage:   
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss X  Verwaltungshandeln  
       
  Sonstiges:
 
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Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen  nein X wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft X nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen     
    
Steuerrechtliche Prüfung  X nein  wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG   nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
 
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein  ja
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
Beteiligung Personalrat  nein  ja
 
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Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
 
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
 Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
 Qualität im öffentlichen Raum
und in der Baukultur
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
 Nachhaltige Mobilität
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschafts- struktur
 Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management
 Erhalt und Verbesserung der
Umweltqualität
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur
 Quartiersnahe Kultur-, Sport-
und Freiraum-angebote
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale Stabilität  Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt
X Bürgerstadt  Weltoffene Stadt
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
 Region  Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
 Lebenslanges Lernen X Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
      
Sonstige Ziele: bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
x Trifft nicht zu     
 
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Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger 
(Strom, Wärme, Brennstoff)  keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch  Aussage nicht möglich  ja  nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)  Aussage nicht möglich  ja  nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. 
Entsiegelung, Regen-
wassermanagement)
 Aussage nicht möglich  ja  nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 
5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer  nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung X ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
  ja  nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess)  nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
   
 
 
Sachverhalt
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Nicht relevant
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Nicht relevant
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Nicht relevant
 
III.  Strategische Ziele 
 
Siehe oben
 
IV. Sachverhalt 
 
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1. Anlass 
 
Mit Grundsatzbeschluss vom 08.05.2018 (VI-DS-05587) hat die Stadtverwaltung Leipzig das
Projekt OK (Optimierung Kassenprozesse) initiiert. Wachsende Einwohnerzahlen führen 
nichtnur zu steigenden Fallzahlen für Verwaltungsprozesse rund um die direkten Anliegen 
derBürgerinnen und Bürger, sondern auch zu stetig wachsenden Fallzahlen für die6/15
dahinterliegenden internen Verwaltungsprozesse, wie die der Stadtkasse. Daneben steigen
zunehmend die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an eine moderne, internetbasierte
Verwaltung und nicht zuletzt stellen auch die Beschäftigten selbst im Hinblick auf die
Attraktivität eines Arbeitgebers Ansprüche an ein modernes Arbeitsumfeld.
 
Das bei der Stadtkasse (Dezernat Finanzen) für eine Dauer von vier Jahren angelegte 
„Projekt
Optimierung Kassenprozesse“ nimmt sich diesen Herausforderungen mit Bezug auf die
Leistungsprozesse der Stadtkasse – Zahlungsverkehr, Buchhaltung, 
Forderungsmanagement
– an und bündelt mit Blick auf das gesamtstädtische Finanzwesen alle Aktivitäten, die der
Modernisierung, Optimierung und Digitalisierung dieser Prozesse dienen. Die Betrachtung
erfolgt dabei ganzheitlich und fokussiert auf folgende Kernaspekte:
Effizienz und Beschleunigung: Maximales Abfedern der künftigen Entwicklung der 
Fallzahlen
Modernität: Transparente, mehrkanalfähige Prozesse für alle Bürgerinnen und Bürger 
sowie Unternehmen
Neue Arbeitsformen: Moderne Prozesse für moderne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Die Optimierung der Kassenprozesse bei der Stadt Leipzig wird zentral durch das OK
Projektteam gesteuert.
 
Das Teilprojekt Modernisierung Bargeldhandling fokussiert insbesondere auf die Optimierung
barer Auszahlungsprozesse. Bare Zahlungsmethoden in Form von Bargeld und Barschecks
haben im Zahlungsverkehr der Stadt Leipzig aktuell noch eine hohe Bedeutung. Dies 
umfasst
sowohl den Geldzufluss, insbesondere zur Vereinnahmung von Verwaltungsgebühren, als
auch den Abfluss, hier vor allem die Auszahlung von Sozialleistungen sowie
Handvorschüssen. Die Auszahlung von Barleistungen durch das Sozialamt erfolgt aufgrund
rechtlicher Vorgaben, insbesondere gemäß AsylBLG, wobei dabei auch die Form der
Leistungsgewährung auf diesen Vorgaben und nicht auf Entscheidungen des Sozialamtes
beruht. Die Abwicklung dieses baren Zahlungsverkehrs als auch die dafür notwendige
Bargeldlogistik verursachen hohe Arbeitsaufwände und Kosten. Darüber hinaus erscheint die
(alleinige) Nutzung barer Zahlungsmethoden heute nicht mehr zeitgemäß. Aufgrund der
genannten Aspekte und aus der fortschreitenden technischen Entwicklung heraus, ergeben
sich deutliche Optimierungspotentiale für die Prozesse der Auszahlung von Sozialleistungen
und Handvorschüssen.
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2. Beschreibung der Maßnahme 
 
2.1 Optimierungspotentiale
 
Auf Basis der Analyse der aktuellen Verfahrensweise, unter Einsatz von Barschecks, 
ergeben
sich verschiedene, teils voneinander unabhängige, Optimierungspotentiale. Dabei ist vor 
allen
Dingen der Einsatz von Barschecks und Zahlungsanweisungen voranzustellen. Diese
Verfahrensweise ist im Jahr 2021 nicht mehr zeitgemäß und bedingt aufgrund der analogen
Vorgehensweise eine Vielzahl an manuellen Tätigkeiten im Prozessablauf. Hinzukommt die
Tatsache, dass durch die Beschaffung, Nutzung und Verwaltung von Barschecks und
Zahlungsweisungen eine Vielzahl an Prozessbeteiligten gebunden ist, woraus sich in der
Folge auch ein großes Abhängigkeitsverhältnis zwischen den einzelnen Prozessbeteiligten
und eine insgesamt lange Bearbeitungszeit bzw. ein insgesamt langer Prozessdurchlauf
ergeben.7/15
Ein zweites großes Optimierungspotential ist die aktuelle Abhängigkeit von Kreditinstituten,
derzeit insbesondere von der Sparkasse Leipzig. Der anhaltende Trend stetig 
schrumpfender
Filialnetze bzw. die Einführung vereinzelter Bargeldcenter erschweren das Einlösen bzw. die
Nutzung von Barschecks in der Zukunft zusehends. Zugleich ist man als Kunde, sowohl 
privat
als auch geschäftlich, an die strategische Ausrichtung und damit verbundene
Rahmenbedingungen gebunden. In diesem Zusammenhang ist es sowohl möglich, dass
Kreditinstitute in Zukunft gar keine Barschecks mehr annehmen oder dies nur noch zu 
deutlich
veränderten Konditionen tun, sodass der Einsatz von Barschecks auch diesbezüglich nicht
mehr wirtschaftlich ist. Abschließend begünstigt das analoge Verfahren auf Seiten der
Sparkasse, analog hinterlegte Unterschriftsproben und manuelle Prüfung dieser beim
Einlösen sowie fest definierte Vorlagefristen, das Auftreten von Fehlern in der Bearbeitung,
was sich insgesamt negativ auf die Prozessdurchlaufzeit auswirkt.
Bezogen auf die Auszahlung von Sozialleistungen mittels Zahlungsanweisung erscheint 
auch
der Abgleich der eingebuchten Verbindlichkeit und der tatsächlich erfolgten Kontobelastung
beim Einlösen der Zahlungsanweisung absolut optimierungswürdig. Im Verwendungszweck
der Zahlungsanweisung wird zwar die systemseitig erzeugte Schecknummer eingetragen,
aufgrund von Anpassungen in der Software der Sparkasse wird diese Schecknummer jedoch
nicht (mehr) ausgelesen. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter der Stadtkasse die Verbindlichkeit
und die dazugehörige Kontobelastung manuell ausgleichen müssen. Dies verursacht nicht 
nur
einen erheblichen zeitlichen Aufwand, sondern erhöht durch das manuelle Übertragen von
Angaben und das Durchführen manueller Ausgleichsbuchungen auch die Wahrscheinlichkeit
für Fehler, welche dann wiederum identifiziert, analysiert und korrigiert werden müssen.
Bezogen auf Handvorschüsse entsteht letztlich auch in den Fachämtern selbst ein 
erheblicher
Aufwand durch die aktuelle Verfahrensweise und Nutzung von Barschecks. Die Pflege und
Dokumentation des analogen Verfahrens, insbesondere mit Hilfe von Kassenbüchern,
erfordert viel Zeit und setzt eine möglichst standardisierte und einheitliche Verfahrensweise
voraus. Weiterhin ist die aktuelle Verfahrensweise für die mit dem Einlösen von Barschecks
betrauten Bediensteten der jeweiligen Fachämter mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand
verbunden, da die Barschecks zunächst persönlich im Gebäude der Stadtkasse abgeholt, 
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und
anschließend persönlich in einer Filiale der Sparkasse Leipzig eingelöst werden müssen. 
Dies
ist nicht nur mit Wege- und Transportzeiten, sondern auch signifikanten Wartezeiten
verbunden. Zukünftig gilt es in diesem Zusammenhang das Konstrukt Handvorschuss,
insbesondere für Auszahlungen bzw. geringfügige Ausgaben, insgesamt kritisch zu
hinterfragen, da die Verwaltung und das Handling dieses Konstruktes und der alleinige 
Nutzen
der Bargeldbevorratung in den Fachämtern in keiner angemessenen Relation
zueinanderstehen.
In der Gesamtheit der hier aufgeführten Optimierungspotentiale lässt sich festhalten, dass
sowohl die Verfahrensweise insgesamt, die Bearbeitungszeit bzw. Prozessdurchlaufzeit
insgesamt als auch die Prozesskosten, auch wenn diese nicht explizit erhoben bzw. 
berechnet
werden können, optimierungswürdig sind.
 
2.2 Zielstellung
 
Ziel ist es, die aktuell mit Hilfe von Barschecks und Zahlungsanweisungen abgewickelten
Prozesse der Auszahlung von Sozialleistungen und Handvorschüssen für Fachämter
innerhalb der Verwaltung ohne den Einsatz dieser durchzuführen und dabei den manuellen
Nachbearbeitungs- und Zuordnungsaufwand der Buchungen bzw. Auszahlungen signifikant
zu reduzieren (durch Automatisierung der Verbuchung im SAP-System). Daraus resultierend
sollen die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten sowie die Buchungsqualität optimiert 
werden.8/15
Weiterhin sollen durch die Ablösung der Barschecks und Zahlungsanweisungen bzw. durch
die Einführung eines adäquaten Äquivalents eine Reduktion der Handlingkosten des
Bargeldverkehrs sowie eine Verringerung der Abhängigkeit von Dritten, insbesondere von
Filialnetzen einzelner Kreditinstitute, erzielt werden. Betroffene Adressaten, sowohl
Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung als auch Bürger/-innen der Stadt Leipzig, profitieren
von einer erhöhten Flexibilität bei der eigentlichen Auszahlung, welche durch eine
Unabhängigkeit von Filialnetzen einzelner Kreditinstitute erreicht werden soll. Schlussendlich
soll über die Erreichung dieser Ziele auch die Außenwirkung der Stadtverwaltung, besonders
in Bezug auf Modernität und Digitalisierung, verbessert werden.
 
2.3 Realisierungs- / Zeithorizont
 
Die im Rahmen dieser Beschlussvorlage thematisierte Ausschreibung zur Vergabe der
Lieferung, Installation, Anpassung und Pflege einer Anwendung zur Ablösung der 
Barschecks
in der Stadtverwaltung Leipzig soll unmittelbar nach erfolgter Beschlussfassung initiiert
werden. Organisatorische Modalitäten im Prozess der Ausschreibung, wie z.B. Fristen,
Beteiligungen etc., wurden oder werden durch das Projektteam Optimierung 
Kassenprozesse
mit der zuständigen Vergabestelle geklärt.
Da im gesamten Prozess der Ausschreibung und Vergabe mit einer Laufzeit von ca. 6 
Monaten
gerechnet werden kann, soll die Anwendung möglichst ab dem 01.07.2022 implementiert 
und
produktiv genutzt werden. Die Einführung soll möglichst zum 31.12.2022 abgeschlossen
werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eine stufenweise Einführung, getrennt nach den
Handlungsfeldern Handvorschüsse und Sozialleistungen vorgesehen ist. Dieses Vorgehen
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basiert auf der Anforderung einer bidirektionalen Schnittstelle zwischen der 
ausgeschriebenen
Anwendung und dem Fachverfahren des Sozialamtes zur Fallbearbeitung. Die Entwicklung,
Implementierung und Produktivsetzung dieser ist mit signifikant höherem Aufwand 
verbunden
als die Nutzung der ausgeschriebenen Anwendung für Handvorschüsse, da für diesen
Einsatzbereich keine Schnittstelle erforderlich ist. In Abhängigkeit der Budgetverfügbarkeit
erfolgt die Implementierung und Finanzierung der OPEN/PROSOZ-Anbindung im Jahr 2022,
aus den vorhandenen Haushaltsmitteln. Alternativ erfolgt eine Anmeldung der benötigten
Mittel für den Doppelhaushalt 2023/2024.
 
2.4 Einsatzbereiche
 
Für die Gewährung von Sozialleistungen, aktuell mittels Zahlungsanweisung, ist das 
Sozialamt
zuständig. Auch bei Nutzung einer Anwendung zur Auszahlung von Sozialleistungen ohne
Zahlungsanweisung bzw. mittels eines adäquaten Barscheckäquivalents verbleibt die
Zuständigkeit für die Fallbearbeitung, also Anspruchsprüfung und -berechnung sowie
Leistungsgewährung, im Sozialamt. Über eine Online-Schnittstelle zwischen dem
Fachverfahren OPEN/PROSOZ und der Optimierungslösung sollen redundante
Datenübertragungen in mehrere Systeme vermieden und eine ad hoc Auszahlung
sichergestellt werden. Somit ist als Einsatzbereich für das Handlungsfeld Sozialleistungen
auch eindeutig das Sozialamt vorgesehen.
Barschecks im Kontext von Handvorschüssen sowie sonstigen Scheckauszahlungen, z.B. 
zur
Auszahlung von Unterhaltsvorschuss, werden derzeit von der Stadtkasse, auf Basis einer
entsprechenden Anordnung, erstellt und an die entsprechenden Empfangsberechtigten
ausgegeben. Auch bei Nutzung einer Anwendung zur Auszahlung von Handvorschüssen 
ohne
Barscheck bzw. mittels eines adäquaten Barscheckäquivalents verbleibt diese Zuständigkeit
in der Stadtkasse. Somit ist als Einsatzbereich für das Handlungsfeld Handvorschüsse auch
eindeutig die Stadtkasse vorgesehen.9/15
 
2.5 Erläuterung der Notwendigkeit
 
Die Notwendigkeit des Vergabevorhabens ergibt sich einerseits aus dem derzeitigen
Verfahren heraus, andererseits aus der Abhängigkeit von der Sparkasse Leipzig und damit
verbundenen, möglichen, nicht unmittelbar beeinflussbaren, strategischen Entscheidungen
zum Umgang mit Barschecks.
Derzeitige Verfahrensweise und interne Prozesse
Die aktuelle Verfahrensweise ist durch eine Vielzahl manueller Arbeitsschritte 
gekennzeichnet.
Dies umfasst z.B. die Beschaffung und den Transport von Barschecks und
Zahlungsanweisungen als auch das Verwahren und die Ausgabe dieser und in der Folge 
auch
die Verbuchung der ursprünglichen Verbindlichkeiten und tatsächlich erfolgten 
Auszahlungen.
Damit sind nicht nur ineffiziente und ineffektive Wege- und Transportzeiten verbunden,
sondern auch die Bindung einer unnötig großen Anzahl an Personalressourcen
verschiedenster Fachbereiche und Hierarchiestufen. Dies steht im Gegensatz zu
verwaltungsweit insgesamt steigenden Fallzahlen bei nicht proportional ansteigenden
Personalressourcen. Daraus ergibt sich das Erfordernis, dieses Ungleichgewicht von
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Fallzahlen und verfügbaren Personalressourcen durch Digitalisierung und Automatisierung
bestehender Prozesse zu kompensieren. Dies wiederum trägt nicht nur einem effizienten
Abfedern der Fallzahlenentwicklung bei, sondern leistet insgesamt einen weiteren Beitrag 
zur
Digitalisierung der Verwaltung.
Abhängigkeit von der strategischen Ausrichtung der Sparkasse
In Bezug auf den zukünftigen Umgang mit Barschecks ist insbesondere die unklare
strategische Ausrichtung der Sparkasse anzuführen. Einerseits ist bereits jetzt der Trend 
eines
stetig schrumpfendenden Filialnetzes und der Etablierung vereinzelter Bargeldcenter
erkennbar. Dies führt nicht nur zu noch längeren Wege- und Transportzeiten, wie bereits im
vorherigen Absatz erläutert, sondern erschwert auch Sozialleistungsempfängern/-innen den
Zugang zu den Ihnen zustehenden Leistungen, was insgesamt also eine negative 
Auswirkung
auf den Bürgerservice der Stadtverwaltung darstellt. Auf der anderen Seite stellt das 
Handling
von Barschecks auch für die Sparkasse selbst einen Zusatzaufwand dar, welcher eine
umfassende Digitalisierung auf Seiten der Sparkasse bremst. Es ist davon auszugehen, 
dass
sich dieser zusätzliche Aufwand früher oder später in einer angepassten Preispolitik zu 
Lasten
der Stadt Leipzig, also Gebühren für das Einlösen von Barschecks, niederschlägt. Diese
Gebühren sind in jedem Fall nicht umlagefähig und zu 100% von der Stadtverwaltung 
Leipzig
zu tragen. Daher ist es empfehlenswert dieses potentielle Kostenrisiko frühzeitig zu
thematisieren und zu minimieren, indem wie in dieser Vorlage beschrieben eine Anwendung
ausgeschrieben wird, welche die bisher ausschließliche Abhängigkeit vom Filialnetz der
Sparkasse Leipzig relativiert.
 
2.6 Darstellung der Wirtschaftlichkeit
 
Die aktuelle Verfahrensweise der Auszahlung mittels Barscheck und Zahlungsanweisung
verursacht jährlich Kosten in Höhe von etwa 41.586 €. Darin sind Kosten für die reine
Scheckeinlösung bei der Sparkasse, Kosten für die Bearbeitung von Zahlungsanweisungen
des Sozialamtes (ZAW) und Kosten für die Bereitstellung von Zahlungsanweisungen
enthalten. Die Kalkulation dieser Ist-Kosten erfolgte mit Durchschnittswerten der Jahre 2018-
2020, insbesondere in Bezug auf die Gesamtanzahl ausgegebener Barschecks in den
jeweiligen Jahren. Für das Einlösen von Barschecks berechnet die Sparkasse pro Einlösung
0,50 €. Für die Kosten der Bearbeitung von Zahlungsanweisungen in der Stadtkasse erfolgte
durch den Fachbereich eine Schätzung der monatlichen Gesamtbearbeitungsdauer. Dieser
Zeitanteil wurde mit Hilfe einer KGSt-Referenzübersicht zu Personal- und Sachkosten
entsprechend auf die Kosten hochgerechnet. Bei den Kosten für die Bereitstellung von10/15
Zahlungsanweisungen wurde mit Kosten kalkuliert, die durch das Hauptamt/SG Digitaler
Formular- und Druckservice für die Erstellung pro ZAW-Vordruck in Rechnung gestellt 
werden.
Derzeitige Ist-Kosten pro Jahr
 
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Auf Basis einer detaillierten Marktanalyse kommen als Optimierungslösungen besonders 
zwei Optionen in Betracht: ein Barscheckäquivalent (z.B. Auszahlschein) oder eine 
Zahlkarte. 
DieKalkulation der Kosten dieser Optionen erfolgte mit Durchschnittswerten auf Basis der 
Jahre2018-2020, sowohl in Bezug auf die Gesamtanzahl ausgegebener Barschecks als 
auch inBezug auf die kumulierte Auszahlungssumme in diesen Jahren sowie auf 
unverbindlichen Produktinformationen der jeweiligen Anbieter.
 
Für die Option 1 – Barscheckäquivalent wird nach derzeitigem Kenntnisstand, in Bezug auf
die Anschaffungskosten, von einer Projekteinführungsgebühr in Höhe von 6.000,00 €
ausgegangen. Die variablen Kosten betragen auf Basis der verfügbaren unverbindlichen
Produktinformationen 1,2% der Auszahlungssumme eines jeden ausgegebenen
Barscheckäquivalents und zusätzlich 0,20 € pro ausgegebenem Barscheckäquivalent.
 
Für die Option 2 – Zahlkarte fallen nach derzeitigem Kenntnisstand Anschaffungskosten in
Höhe von 30.000,00 € an. Diese setzen sich, basierend auf verfügbaren 
Produktinformationen,
aus einem Preis von 3,00 € pro Zahlkartenrohling und einer initialen Anschaffung von 10.000
Zahlkartenrohlingen zusammen. In Bezug auf die variablen Kosten fallen nach jetzigem
Informationsstand monatlich pro aktiver Zahlkarte Gebühren in Höhe von 9,00 € an.
 
In weiteren Betrachtungen zu diesem Thema ist der Referenzwert für die Kosten der
Optimierungslösung der Durchschnitt aus den Optionen 1 und 2, sowohl in Bezug auf
Anschaffungskosten als auch auf variable Kosten pro Jahr. Da die Kosten der
Optimierungslösungen direkt von den Fallzahlen, also Anzahl ausgegebener
Barscheckäquivalente und Auszahlungssumme, abhängen, steigen bzw. sinken diese auch
entsprechend, wenn die Fallzahlen insgesamt sich in gleichem Maße verändern, also steigen
bzw. sinken.
 
Kosten der Optionen für mögliche Optimierungslösungen
 
 
Um die Wirtschaftlichkeit einer Optimierung der bisherigen Verfahrensweise zu verdeutlichen
wurden Szenarien entwickelt, welche, unter Berücksichtigung der Beibehaltung der 
bisherigen
Verfahrensweise, die Ist-Kosten verändern:
 
Zusammenfassung der Szenarien und Auswirkungen (jeweils Kosten pro Jahr)
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Szenario 1: Gebühren in Höhe von 2,00 € pro Scheckeinlösung 
Berechnet die Sparkasse pro Scheckeinlösung 2,00 € steigen bei gegebenen Fallzahlen die 
Gesamtkosten um 12.923 € pro Jahr, was einem Anstieg von 31% entspricht. Die 
Abweichung zu den jährlichen Kosten einer Optimierungsoption beträgt somit 19.259 €. 
 
Szenario 2: Gebühren in Höhe von 3,00 € pro Scheckeinlösung 
Berechnet die Sparkasse pro Scheckeinlösung 3,00 € steigen bei gegebenen Fallzahlen die 
Gesamtkosten um 21.538 € pro Jahr, was einem Anstieg von 52 % entspricht. Die 
Abweichung zu den jährlichen Kosten einer Optimierungsoption beträgt 10.644 €. 
 
Szenario 3: Kosten der ZAW Bearbeitung steigen um 10% 
Steigt die Bearbeitungszeit der Zahlungsanweisungen innerhalb der Stadtkasse um 10% an, 
z.B. durch ansteigende Fallzahlen, Personalvertretung und damit verbundene 
Einarbeitungszeit oder ähnliche Faktoren, so wirkt sich dies bei sonst gleichen 
Gegebenheiten unmittelbar auf die Kosten der ZAW Bearbeitung und somit direkt auf die 
Gesamtkosten aus. Diese steigen um 3.695 € an, was einem Anteil von 9% gegenüber den 
Ist-Kosten entspricht. Eine Optimierung ist damit, bei ausschließlich finanzieller Betrachtung, 
jährlich 28.487 € teurer. 
 
Szenario 4: Kosten der ZAW Bearbeitung steigen um 10%, Gebühr pro Scheckeinlösung auf 
2,00 € 
Das Szenario 4 entspricht inhaltlich einer Kombination der Szenarien 1 und 3. Bei diesen 
Gegebenheiten steigen die Gesamtkosten auf 58.204 € pro Jahr und somit um 16.618 € 
bzw. um 40% im Vergleich zu den bisherigen Ist-Kosten. Die Abweichung zu den jährlichen 
Kosten einer Optimierungsoption beträgt 15.564 €. 
 
Szenario 5: Gebühren in Höhe von 6,00 € pro Scheckeinlösung 
Das Szenario 5 orientiert sich am Gebührenmodell der Postbank. Dort werden für das 
Einlösen von Zahlungsanweisungen zur Verrechnung, mit einer Auszahlungssumme 
zwischen 500 € und 1.000 €, Gebühren in Höhe von 6,00 € pro Einlösung erhoben. Unter 
diesen Gegebenheiten steigen die jährlichen Gesamtkosten auf 88.969 €, was einer 
Steigerung um 47.383 € bzw. um 115% im Vergleich zu den aktuellen Ist-Kosten entspricht. 
Die jährlichen12/15 Gesamtkosten lägen damit um 15.201 € über den jährlichen Kosten der 
aufgezeigten Optimierungsoptionen, womit eine Optimierung bereits aus rein finanzieller 
Betrachtung absolut wirtschaftlich wäre. 
 
Nachfolgende Abbildung stellt die Entwicklung der Gesamtkosten in Abhängigkeit der 
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erläuterten Szenarien noch einmal grafisch dar:
 
 
Bei der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit sind neben den finanziellen Aspekten auch
zwingend prozessuale Aspekte zu berücksichtigen. In der derzeitigen Verfahrensweise fallen
eine Vielzahl an Prozessschritten an, die im Rahmen einer Optimierung vollständig entfallen
oder automatisiert ablaufen. Dies wird in nachfolgender Tabelle verdeutlicht:
 
 
Die im Zusammenhang mit einer Optimierung, insbesondere mit dem Wegfall von
Prozessschritten und/oder einer Automatisierung dieser, entlasteten Personalressourcen und
Prozessbeteiligten, können zukünftig effektiv zur Bewältigung steigender Fallzahlen in
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anderen Aufgabenbereichen eingesetzt werden. Zudem wird durch die Optimierung auch 
dem Anspruch einer modernen digitalen Verwaltung Rechnung getragen. Abschließend wird 
durch eine Optimierung auch das Risiko minimiert, durch eine Änderung der 
Gebührenmodelle auf Seiten der Sparkasse plötzlich steigenden Gesamtkosten zu erliegen.
 
3. Finanzielle Auswirkungen 
 
Nach derzeitigem Kenntnisstand und auf Basis unverbindlicher Produktinformationen 
möglicher Anbieter von Optimierungslösungen werden für die Anschaffung und den Betrieb 
einer Anwendung zur Abschaffung der Barschecks die im Punkt 2.6 - Darstellung der 
Wirtschaftlichkeit erläuterten finanziellen Mittel benötigt: 
 
 Anschaffungskosten (einmalig): 18.000 € 
 
 Variable Kosten pro Jahr (laufend): 73.768 € 
 
Bedingt durch die Beschlussfassung zur Ausschreibung einer Optimierungslösung und dem 
sich daran unmittelbar anschließenden Prozess der Vergabe, welcher sich definitiv bis in das 
Jahr 2022 erstreckt, fallen im Jahr 2021 keinerlei Kosten an. Aufgrund der Bindung an 
Fristen bei der Ausschreibungsdauer und Bewertung sowie Zuschlagserteilung wird eine 
Nutzung der ausgeschriebenen Optimierungslösung ab dem 01.07.2022 geplant. Zunächst 
soll die Anwendung zur Auszahlung von Handvorschüssen und anderen, derzeit per 
Barscheck geleisteten Auszahlungen abseits von Sozialleistungen, genutzt werden. Nach 
abgeschlossener Implementierung der Anwendung in das Fachverfahren des Sozialamtes 
soll die Optimierungslösung im Jahr 2022 planmäßig ab dem 01.11.2022 auch für 
Auszahlungen von Sozialleistungen, welche derzeit per Barscheck geleistet werden, genutzt 
werden. Wie bereits im Punkt „Realisierungs- / Zeithorizont“ erläutert, sind der Umfang und 
die Kosten der Anbindung an das Fachverfahren des Sozialamtes (OPEN/PROSOZ) von der 
Optimierungslösung abhängig. Daher kann auch zum jetzigen Zeitpunkt keine realistische 
Schätzung der Kosten dieser Anbindung erfolgen. In Abhängigkeit der Budgetverfügbarkeit 
erfolgt die Implementierung und Finanzierung der OPEN/PROSOZ-Anbindung im Jahr 2022, 
aus den vorhandenen Haushaltsmitteln. Alternativ erfolgt eine Anmeldung der benötigten 
Mittel für den Doppelhaushalt 2023/2024. Diese Unterschiede im Beginn der Nutzung 
erklären die geringeren Gesamtkosten im Jahr 2022 im Vergleich zu den Folgejahren. Die im 
Haushaltsjahr 2022 benötigten finanziellen Mittel belaufen sich auf eine Gesamtsumme in 
Höhe von 31.439,00 €. Die Deckung der Investitionskosten in Höhe von 18.000,00 € erfolgt 
aus dem PSP-Element 7.000.1911.701.002 (Modernisierung Bargeldhandling). Die Deckung 
der laufenden Kosten in Höhe von 13.439,00 € erfolgt aus dem PSP-Element 
1.100.11.1.3.02.01 (Zahlungsverkehr). Die Federführung für die Mittelanmeldung und 
Finanzierung, sowohl der Schnittstelle als auch der Kosten des laufenden Betriebes der 
Anwendung, liegt bei der Stadtkasse.
 
Finanzierung 2021 und 2022
 
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Berücksichtigt man hierbei noch die anteiligen derzeitigen Kosten für das Bereitstellen von 
Barschecks, das Einlösen von Barschecks bei der Sparkasse Leipzig und die internen 
Prozesskosten der Stadtkasse, die im Rahmen einer Optimierung entfallen, so entstehen 
schlussendlich tatsächliche Mehrkosten in Höhe von 24.441 €. 
 
Ab 2023 werden die Kosten für den laufenden Betrieb im Haushalt der Stadtkasse im Budget 
Zahlungsverkehr 1.100.11.1.3.02.01, Sachkonto Aufwendung e-Payment (44312700) 
geplant und für die Haushaltsplanung 2023/24 angemeldet. 
 
Finanzierung 2023 – 2026
 
 
Ab dem Jahr 2023 betragen die jährlichen Gesamtkosten 73.768 €.
 
Berücksichtigt man hierbei noch die anteiligen derzeitigen Kosten für das Bereitstellen
von Barschecks, das Einlösen von Barschecks bei der Sparkasse Leipzig und die
internen Prozesskosten der Stadtkasse, die im Rahmen einer Optimierung entfallen,
so entstehen schlussendlich pro Jahr tatsächliche Mehrkosten in Höhe von 32.182 €.
 
 
4. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Nicht relevant
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5. Bürgerbeteiligung 
 
  bereits erfolgt   geplant X  nicht nötig
 
6. Besonderheiten  
 
Die Vorlage weist keine Besonderheiten auf.
 
7. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Bei Nichtbeschluss wird keine Ausschreibung zur Vergabe der Lieferung, Installation,
Anpassung und Pflege einer Anwendung zur Ablösung der Barschecks in der 
Stadtverwaltung Leipzig durchgeführt. Die bisherigen Prozesse werden ausnahmslos 
beibehalten und es werden weiterhin Barschecks bzw. Zahlungsanweisungen zur 
Auszahlung von Sozialleistungen und Handvorschüssen eingesetzt. Durch diese analoge 
Verfahrensweise werden eine Vielzahl an manuellen Tätigkeiten im Prozessablauf 
beibehalten sowie weiterhin eine Vielzahl an Prozessbeteiligten gebunden ist, woraus sich in 
der Folge auch ein großes Abhängigkeitsverhältnis zwischen den einzelnen 
Prozessbeteiligten und eine insgesamt lange Bearbeitungszeit bzw. ein insgesamt langer 
Prozessdurchlauf ergeben. Ebenfalls wird die bereits vorhandene Abhängigkeit vom 
schrumpfenden Filialnetz der Sparkasse Leipzig und von der Strategie der Sparkasse 
insgesamt beibehalten. Insbesondere auf die unklare Strategie zum Handling von 
Barschecks auf Seiten der Sparkasse wird damit bewusst ein Kostenrisiko in Kauf 
genommen. Insgesamt können keine der im Rahmen des Projektes Optimierung 
Kassenprozesse identifizierten Optimierungspotentiale realisiert werden und das Teilprojekt 
Modernisierung Bargeldhandling kann lediglich konzeptionelle Ergebnisse erzielen.
Anlage/n
Keine
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