Ausführungsbeschluss für die Einführung einer elektronischen Zeitwirtschaft für die Stadtverwaltung Leipzig.
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-07542
Datum: 2023-02-01
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-07542 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss für die Einführung einer elektronischen 
Zeitwirtschaft für die Stadtverwaltung Leipzig. 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung 20.01.2023 Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters 31.01.2023 Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung 14.02.2023 1. Lesung 
FA Allgemeine Verwaltung 28.02.2023 2. Lesung 
FA Finanzen 06.03.2023 1. Lesung 
FA Finanzen 13.03.2023 2. Lesung 
Verwaltungsausschuss 05.04.2023 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag 
1. Der Einführung einer elektronischen Zeitwirtschaft, mittels der Software LOGA, für die 
Stadtverwaltung Leipzig wird zugestimmt.  
2. Die Beschaffung und Einrichtung der dafür notwendigen Hardware durch das 
Personalamt wird bestätigt. 
3. Die Umsetzung erfolgt in Form eines Projektes. 
 
Räumlicher Bezug 
Stadt Leipzig 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage:    
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
In den Jahren 2023 – 2026 soll eine flächendeckende Nutzung einer modernen Zeitwirtschaft 
für alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung sichergestellt werden. 
 
 
 
 
 
 
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Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen   nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft   nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung x nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
    
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge         
  Aufwendungen 
2023 
2024 
2025 
2023 
2024 
2026 
410.000 
540.000 
720.000 
101111120006/44235000 
101111120006/44235000 
- 
Finanzhaushalt Einzahlungen         
  Auszahlungen         
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?   nein x wenn ja, nachfolgend angegeben 
Betriebskosten, Infrastruktur, Wartung und Betrieb 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand         
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen) 
    
  Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen          
        
Steuerrechtliche Prüfung   x nein   wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG     nein   ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung     nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen     ja   nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein   wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
 Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
 Qualität im öffentlichen Raum 
und in der Baukultur 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Nachhaltige Mobilität 
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
 Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
 
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale Stabilität  Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Region  Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung 
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Lebenslanges Lernen x Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
      
 Sonstige Ziele 
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch  Aussage nicht möglich x ja  nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)  Aussage nicht möglich  ja x nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
 Aussage nicht möglich  ja x nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung  ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
  ja  nein (Begründung s. Abwägungsprozess) x nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
   
 
 
 
Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:   
  
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung  
entfällt  
  
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit   
entfällt  
  
III.   Strategische Ziele  
 
Im Rahmen der strategischen Zielsetzung „MOVE“ (moderne Verwaltung), führt die 
Stadtverwaltung Leipzig die elektronische Zeitwirtschaft (eZW) ein. Unterteilt in ein Vor- und 
ein Hauptprojekt, soll in den Jahren 2022 – 2026 ein flächendeckendes Nutzungsangebot 
einer modernen Zeitwirtschaft für alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung sichergestellt 
werden. Hierfür wird die Personalmanagementsoftware LOGA erweitert. Die Software enthält 
ein gesondert lizenzierbares Modul für die Zeitwirtschaft, welches bisher aber noch nicht 
eingeführt wurde. Die Beauftragung zur Konfiguration, Einführung und Nutzung des Moduls 
elektronische Zeitwirtschaft ist der Zweck dieser Beschlussvorlage. 
Implementierungspartnerin ist die Lecos GmbH. Das vorliegende Dokument erläutert im 
Detail die Projektgrundlage, Planung sowie wirtschaftliche Aspekte. 
 
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Zudem entschied der EuGH im Mai 2019 im „Stechuhr-Urteil“ (Az. C-55/18), dass ein 
„objektives, verlässlich, leicht zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeiten“ etabliert 
werden müsse. Objektive Beobachter leiten daraus eine Pflicht zur elektronischen 
Zeitwirtschaft ab. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) erhöhte in einem Urteil vom 13. 
September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) den Druck auf den Gastgeber, dass EuGH-Urteil in 
nationales Recht zu überführen. Eine Urteilsbegründung, die eine bessere Einordung 
ermöglichen würde, steht hierzu noch aus. 
 
IV.  Sachverhalt  
 
1. Anlass  
 
Aktuell gilt die DV 33-2011 (Arbeitszeitgestaltung). Dort wird in Punkt 8.1 - Zeiterfassung mit 
Arbeitszeitkarte folgendes geregelt: (Auszug) 
 
„Wer an der gleitenden oder der variablen Arbeitszeit teilnimmt, erfasst Beginn und Ende der 
Arbeitszeit sowie die Dauer der Pause(n) persönlich auf der Arbeitszeitkarte.  
[…] 
Die Eintragungen erfolgen handschriftlich mit Kugelschreiber, Filzstift oder Tinte. Blinde 
Beschäftigte können die Daten auf PC abspeichern; diese sind von einem vom Blinden zu 
bestimmenden Beschäftigten regelmäßig handschriftlich in das übliche Formular zu 
übertragen. 
Die Arbeitszeitkarte verbleibt am Arbeitsplatz. Es ist zu gewährleisten, dass der Vorgesetzte 
und der nächsthöhere Vorgesetzte jederzeit Einblick in die Arbeitszeitkarte nehmen können.  
[…] 
Die Beschäftigten haben ihre Arbeitszeitkarte in der Regel am ersten Arbeitstag, in 
Ausnahmefällen spätestens jedoch am dritten Arbeitstag des auf den Gültigkeitsmonat 
folgenden Monats aufzurechnen und dem Vorgesetzten zur Unterschrift vorzulegen.  
[…] 
Die Arbeitszeitkarten eines Kalenderjahres sind zwei Jahre durch den Beschäftigten am 
Arbeitsplatz aufzubewahren.“ 
 
Eine durch die Coronapandemie bedingte Ergänzung im Jahr 2021 erlaubt das Führen der 
Arbeitszeitkarte für den laufenden Monat mithilfe einer Excelliste, in welcher diverse 
Berechnungen automatisch ausgeführt werden. 
 
Im Arbeitszeitgesetz § 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise ist die Arbeitszeiterfassung 
festgehalten. Eine korrekte Arbeitszeiterfassung ist gesetzliche Pflicht. Die Form der 
Arbeitszeiterfassung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings sind die Möglichkeiten 
der Einhaltung und Kontrolle von gesetzlich geregelten höchstzulässigen Tages- und 
Wochenarbeitszeiten, Pausenzeiten, Arbeitszeitkonten und dergleichen ohne Unterstützung 
elektronischer Systeme nur mit hohem Aufwand flächendeckend und korrekt umzusetzen. 
Hieraus ergibt sich die Chance einer Weiterentwicklung von der „einfachen Niederschrift“ hin 
zu einer „elektronischen Arbeitszeiterfassung durch Dateneingabe und Datengenerierung“. 
  
Alle Maßnahmen und Methoden, die zur Ermittlung, Aufbereitung und Nutzung 
arbeitsbezogener Zeitdaten dienen, fasst man unter dem Begriff Zeitwirtschaft zusammen. 
Eine Zeitwirtschaft ist mit den derzeitigen arbeitszeitbezogenen (analogen/manuellen) 
Prozessen der Stadtverwaltung Leipzig nicht möglich. Auch die Einhaltung 
datenschutzrechtlicher Vorgaben kann durch elektronische Systeme mit fein justierbaren 
Lese- und Bearbeitungsrechten sichergestellt werden. Somit werden individuelle 
Fehleingaben oder potentieller Missbrauch effizienter vermieden oder deutlich erschwert. 
Darüber hinaus können durch elektronische Systeme Löschfristen automatisch sichergestellt 
werden. 
 
Neben der gesetzeskonformen Zeiterfassung und Möglichkeiten zu einem verbesserten, 
flächendeckenden Datenschutz, kann eine elektronische Zeitwirtschaft auch für 
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organisatorische und planerische Bedarfe, wie beispielsweise Personaleinsatzplanung, 
variable Entgeltermittlung, etc., rechtskonform genutzt werden. Zudem wird durch 
Automatisierung von Arbeitsschritten eine Zeitersparnis für alle Mitarbeitenden (bspw. bei 
der Zeiterfassung) und speziell für Führungskräfte (Kontrolle und Abzeichnen von 
Arbeitszeitnachweisen, Melde- und Genehmigungsworkflows) erreicht. Darüber hinaus stärkt 
eine elektronische Zeitwirtschaft die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und schafft 
Transparenz. 
 
2. Beschreibung der Maßnahme  
 
Das Projekt dient der Einführung einer elektronischen Zeitwirtschaft (im Folgenden abgekürzt 
mit eZW). Dabei sollen die papiergebundenen Prozesse zur Erfassung und Verarbeitung (bis 
hin zur Übergabe relevanter Daten in die Entgeltabrechnung) von Zeitdaten durch 
Einführung von elektronischen/digitalen Prozessen abgelöst werden. Im Folgenden werden 
die wesentlichen Ziele des Projektes umrissen: 
 
Vereinheitlichung der Prozesse 
 
Eines der wichtigsten Projektziele ist die Digitalisierung und Vereinheitlichung aller 
zeitwirtschaftlichen Prozesse. Die Harmonisierung der Abläufe soll in der gesamten 
Stadtverwaltung Leipzig passieren, sowohl über alle Hierarchieebenen als auch alle 
Organisationseinheiten. Diese Prozesse werden dann sukzessive über alle Ämter, Referate 
und sonstigen Organisationseinheiten zur Verfügung gestellt. Das heißt, dass die 
elektronische Zeitwirtschaft einen direkten Einfluss auf alle Mitarbeitenden und alle Prozesse 
in Zusammenhang mit der elektronischen Zeitwirtschaft der Stadtverwaltung Leipzig haben 
wird. Insbesondere die Prozesse und Schnittstellen in die Entgeltabrechnung werden 
digitalisiert, harmonisiert und standardisiert. 
 
Einheitliche Mittel und Methoden 
 
Das Ziel der Umsetzung ist es, dass nicht nur die Prozesse einer elektronischen 
Zeitwirtschaft vereinheitlicht werden, sondern auch die Mittel und Methoden zur 
Durchführung. Hierbei wird das bereits bestehende Personalportal der Stadtverwaltung 
Leipzig der zentrale Ausgangspunkt sämtlicher zeitwirtschaftlicher Prozesse. Somit wird für 
die Nutzer/-innen eine bereits bekannte, einheitliche, verständliche und leicht zu bedienende 
Oberfläche bereitgestellt. Bezogen auf die eZW wären dies beispielsweise die Zeiterfassung, 
Korrektur und Kontrolle der eigenen Arbeitszeit, Antrags-, Genehmigungs- und 
Meldeworkflows (wie bspw. Gleitzeit, Urlaub, Mehrarbeit, etc.).  
Außerdem soll es neben dem Personalportal weitere standardisierte Methoden zur 
Zeiterfassung geben. Hierzu zählen zum Beispiel: 
 
• Zeiterfassungsterminals, an denen mithilfe der bereits existierenden 
Mitarbeitendenausweise ausgewählte Zeitbuchungen (bspw. Kommen, Gehen, 
Dienstgang Beginn und Ende) durchgeführt werden können.  
• App auf dem Mobiltelefon, welche individuell für alle Nutzer/-innen Zeitbuchungen 
ermöglicht. 
 
Diese und ggf. weitere Möglichkeiten sollen im Rahmen des Projektes zunächst analysiert 
und bewertet werden. In Abhängigkeit der entsprechenden Bewertungskriterien werden die 
für die Stadtverwaltung Leipzig am besten geeigneten Erfassungsmethoden umgesetzt. 
 
Erhöhung der Effizienz und Minimierung des Aufwandes 
 
Die Digitalisierung dieser Prozesse erhöht die Effizienz bei allen Beteiligten. So wird auf 
Seiten der Beschäftigten ein schnelleres Erfassen sowie die digitale Ab- und Berechnung von 
Zeitdaten möglich. Durch den Einsatz der standardisierten und einheitlichen 
Erfassungsmethoden wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Eingabe deutlich 
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reduziert. Ebenso kann von einer Verbesserung der Nutzerzufriedenheit aufgrund der 
Vereinfachung der Abläufe und Prozesse ausgegangen werden, was gleichzeitig die 
Arbeitgeberattraktivität steigert. Die Vorgesetzten profitieren beispielsweise von 
Informationen über Ihre verantwortete Organisationseinheit: 
 
• einfaches und übersichtliches Bearbeiten von Antrags-, Genehmigungs- und 
Meldeworkflows  
• datenschutzkonforme statistische Auswertungen (z.B. Krankenstand, Resturlaub 
usw.) 
• Informationen für die Urlaubsplanung 
• Übersicht Überstunden  
• Digitale Dienstpläne 
• Buchungsprüfungen 
 
Für alle Beschäftigten der Stadtverwaltung Leipzig ergeben sich beispielsweise folgende 
Vorteile: 
 
• Elektronische Erfassung der Arbeitszeiten 
• Arbeitszeitnachweise selbst anzuschauen und zu prüfen 
• Fehlende oder falsche Buchungen nachtragen und korrigieren 
• ein Überblick über den geplanten und genommenen Urlaub sowie andere 
Abwesenheiten  
 
Darüber hinaus ermöglicht die zentrale digitale Speicherung von Zeitdaten ein Monitoring 
und Reporting, welches unter Berücksichtigung der Verhältnismäßigkeit sowie rechts- und 
datenschutzkonform Informationen für legitimierte Adressaten zielgerichtet bereitstellen 
kann.  
 
Nichtziele 
 
Neue Anforderungen, die im Projektverlauf entstehen, werden nicht automatisch umgesetzt, 
sondern auf ihre Umsetzbarkeit innerhalb des Projektes geprüft. Das Ergebnis der Prüfung 
kann eine sofortige Umsetzung sein oder ein Ausschluss aus dem Hauptprojekt. Solche 
Anforderungen sollen dann nach Projektabschluss und nach der Überführung in den 
„laufenden Betrieb“ als fortlaufende Weiterentwicklung der elektronischen Zeitwirtschaft 
bearbeitet werden. 
 
Zudem ist eine Einführung der elektronischen Zeitwirtschaft im Rahmen dieses Projektes bei 
den Eigenbetrieben nicht geplant. 
 
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont  
 
Mitte des Jahres 2021 wurde begonnen das Projekt vorzubereiten. Dazu wurde ein 
Digitalisierungsprojekt „elektronische Zeitwirtschaft“ initiiert. Dieses ist Teil des 
Handlungsfeldes (6) Digitales Personalwesen des Digitalisierungsfahrplans 2021/22 und 
wurde von Anfang an in zwei Teilen konzeptioniert: In ein Vorprojekt und in das 
Hauptprojekt.  
 
Vorprojekt 
 
Das Vorprojekt hat eine Laufzeit bis zum Ende des Jahres 2022. Die Hauptziele des 
Vorprojektes sind die Finanzplanung, Umsetzungsplanung, notwendige Voranalysen (wie 
bspw. eine Risikoanalyse, Analyse technischer Umsetzungsmöglichkeiten, 
Kommunikationsstrategie, Stakeholderanalyse) sowie eine detaillierte Planung des 
Vorgehens im Hauptprojekt. Im Zuge des Vorprojektes gibt es thematische Schwerpunkte, 
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die im Folgenden näher erläutert werden. 
 
Etablierung des Projektteams 
 
Eine der ersten Tätigkeiten im Vorprojekt war die Abstimmung und Vorbereitung für die 
Zusammenarbeit mit stadtinternen Organisationseinheiten sowie der Lecos. Dazu wurde ein 
Projektteam gegründet, um alle Details der aktuellen und zukünftigen gemeinsamen 
Projektarbeit abzustimmen. 
 
 
Abbildung 1: Übersicht Projektteam 
 
Stakeholderanalyse 
 
Die Stakeholderanalyse ermittelte die Ziele, Motive und Einstellungen der Personen oder 
Organisationseinheiten, die von dem Projekt direkt oder indirekt betroffen sind oder ein 
Interesse an diesen Aktivitäten haben. Sie ermöglichte eine genaue Analyse aller 
Stakeholder des Projektes. Der Fokus lag auf der Ermittlung der Interessen, Einflüsse, 
Zuarbeiten aber auch Vorbehalte zum Projekt während der Projektplanung selbst, sowie 
während des Projektverlaufes. 
 
Wichtige Stakeholder in diesem Projekt sind beispielsweise: 
 
• die Mitarbeitenden 
• Führungskräfte 
• Lecos 
• Informations- und Datenschutzbeauftragte 
• Personalrat 
• und weitere 
 
Evaluierung der Anforderungen und Konfigurationsmöglichkeiten in LOGA 
 
Ein wichtiger Punkt in der Vorabstimmung mit der Lecos war das Ermitteln der 
Voraussetzungen, Besonderheiten und Feinheiten der Konfiguration von LOGA. Da das 
Programm diesbezüglich äußerst anpassungsfähig ist, ist eine detaillierte Klärung der 
Anforderungen und deren Umsetzungsmöglichkeiten erforderlich. Damit einher geht auch die 
Recherche zum organisatorischen und regulatorischen Umfeld. Dabei werden alle Umstände 
ermittelt, die zu einer fach- und sachgerechten sowie rechtskonformen Konfiguration 
erforderlich sind. Hier seien beispielsweise die in der Stadtverwaltung genutzten 
Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, starre und dynamische Arbeitszeiten inkl. aller 
Unterarten und Varianten) genannt. Hierzu fand eine Reihe an Workshops statt. Deren 
Ergebnis mündet in einem Fragenkatalog zur inhaltlichen und technischen Konfiguration, 
welcher als der rote Faden die Einführung der elektronischen Zeitwirtschaft vorbereitet und 
begleitet.  
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Evaluierung Zeiterfassung 
 
Besonderes Augenmerk liegt auf der Evaluierung der Methoden zur Zeiterfassung. Hierzu 
wird umfangreich geprüft, welche technischen Möglichkeiten zur Verfügung stehen, deren 
Vor- und Nachteile und welchen finanziellen und organisatorischen Aufwand sie in der 
Umsetzung mit sich bringen. Ausdrückliches Interesse gilt hier jenen Methoden, die eine 
orts- und zeitsouveräne Arbeitszeiterfassung ermöglichen (bspw. Handy-App). Dazu gibt es 
intensive Abstimmungen mit der Lecos sowie mit der Abteilungs- und Dezernatsleitung, um 
eine für die Stadtverwaltung optimale Lösung in die Umsetzungsplanung aufzunehmen. 
 
Projektkostenplanung 
 
Maßgeblich im Verlauf des Vorprojekts war zudem die Kostenplanung für das Hauptprojekt. 
Hierzu wurden die Gesamtkosten für die komplette Projektlaufzeit des Hauptprojektes (4 
Jahre) möglichst valide ermittelt (siehe Anlage). Dabei entstand auch die 
Projektkostenkalkulation für den Doppelhaushalt 2023/2024.  
 
Hauptprojekt 
 
Im Verlauf des Hauptprojektes erfolgt die eigentliche Umsetzung des Vorhabens, d. h. die 
Einführung der elektronischen Zeitwirtschaft. Die Projektlaufzeit ist aktuell auf vier Jahre 
angelegt. Dabei kann grob die erste Hälfte mit Zeiterfassung und Schnittstelle in die 
Abrechnung von der zweiten Hälfte mit der Personaleinsatzplanung unterschieden werden. 
Es ist geplant, die Finanzierung und Umsetzung innerhalb von zwei Haushaltsperioden zu 
bewerkstelligen. 
 
Projektmanagement und Dienstleistung durch die Lecos 
 
Das Projektteam von der Lecos und der Stadtverwaltung orientiert sich beim 
Projektmanagement an agilen Methoden. Damit soll die Planbarkeit des Gesamtprojektes 
verbessert sowie die notwendige Flexibilität im Projektverlauf sichergestellt werden. Ein 
iteratives Vorgehen mit Teilzielen ist dabei einem Wasserfallmodell vorzuziehen, da dieses 
besser auf Anpassungsbedarfe und Anforderungsänderungen reagieren kann. Damit einher 
geht auch eine stufenweise Einführung der eZW. 
 
1. Funktional:  
Ausgehend von den notwendigen und geforderten Kernfunktionalitäten, werden 
weitere prozessuale und funktionale Erfordernisse sukzessive implementiert. 
Beispiele für Kernfunktionalitäten sind die Zeitdatenerfassung, -speicherung und -
verarbeitung sowie ausgewählte Antrags-, Genehmigungs- und Meldeverfahren. 
Erweiterte Funktionalitäten sind beispielsweise Monitoring, Auswertungen sowie 
weitere Antrags-, Genehmigungs- und Meldeverfahren.  
2. Organisatorisch: 
Die Einführung der elektronischen Zeitwirtschaft folgt einem Stufenmodell (siehe 
dazu Absatz „Rollout“). 
 
Personaleinsatzplanung (PEP) 
 
Das letzte große Arbeitspaket im Hauptprojekt wird die Einführung einer 
Personaleinsatzplanung (PEP) sein. Für dieses Teilprojekt ist eine funktionierende 
Zeitwirtschaft mit Erfassung und Verarbeitung von Zeitdaten eine zwingende Voraussetzung. 
Darauf aufbauend kann dann eine PEP stufenweise implementiert werden. Dieses Vorhaben 
ist dahingehend besonders, da es in der Umsetzung ein zusätzliches Maß an Komplexität 
und organisationseinheitenspezifischen Betrachtungen und Lösungen erfordern wird. Solch 
eine Herangehensweise ermöglicht für Mitarbeitende und Vorgesetzte in Bereichen mit 
Schichtarbeitszeitmodellen neben der (teil)automatisierten Erstellung und Pflege von 
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Dienstplänen auch die Ermittlung und Verarbeitung von arbeitszeitabhängigen variablen 
Zeitdaten, welche direkten oder indirekten Einfluss auf die Entgeltzahlung haben. 
 
Rollout und Weiterentwicklung 
 
Der Rollout der elektronischen Zeitwirtschaft innerhalb der verschiedenen Bereiche und 
Organisationseinheiten der Stadtverwaltung wird schrittweise erfolgen. Es ist geplant dabei 
funktional und organisatorisch passende Arbeitspakete zu wählen. Kriterien für die 
Zusammenstellung der Pakete sind unter anderem:  
 
• Größe der Organisationseinheit,  
• Arbeitszeitmodelle der Mitarbeitenden der Organisationseinheit,  
• Verfügbarkeit von IT-Ausstattung für die Erfassung der Zeitdaten,  
• und ggf. weitere 
 
Pakete können einzelne Abteilungen aber auch komplette Ämter oder Referate umfassen. In 
keinem Fall wird der Roll-Out der eZW dem Big-Bang-Modell folgen, welche eine komplette, 
stadtweite Einführung zu einem Stichtag bedeuten würde.  
 
Meilensteinplan 
 
Ein konkretisierter Meilensteinplan für die Einführung der o.g. Funktionalitäten ist als 
Ergebnis des Vorprojektes voraussichtlich im vierten Quartal 2022 zu erwarten. Ausgehend 
vom Beschluss der Vorlage und der Verfügbarkeit der notwendigen Haushaltsmittel stellt 
sich die planmäßige Reihenfolge der Einführung folgendermaßen dar: 
 
Abbildung 2: abstrahierter vorläufiger Meilensteinplan 
 
4. Finanzielle Auswirkungen  
 
Die Kosten für dieses Projekt wurden für den kommenden Doppelhaushalt 2023/2024 bereits 
angemeldet. Diese setzen sich aus den Lizenzkosten für das LOGA-Modul für die 
elektronische Zeitwirtschaft und den Projektkosten zusammen (siehe Anlage). 
Erfahrungen aus anderen Organisationen, die bereits eine elektronische Zeitwirtschaft 
einsetzen, zeigen, dass mit fortlaufenden Kosten nach Projektabschluss neben den 
Softwarekosten zu rechnen ist. Zu erwartende laufende Folgekosten wären: 
 
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• zusätzliche Stellen für Betreuung, Betrieb und Weiterentwicklung des Dienstes 
• Anpassung an rechtliche, betriebliche und organisatorische Veränderungen 
• Kosten für Schulung und Weiterbildung von Mitarbeiter/-innen und Fachanwender/-
innen 
• Ggf. Investitionskosten für den Ausbau von Erfassungshardware 
 
Besonders zu beachten ist hier der Bedarf an weiteren Stellen zur Bewirtschaftung des 
Systems im Regelbetrieb. Notwendig wird dieser durch die umfangreichen Aufgaben 
aufgrund der dann existierenden Prozesse einer Zeitwirtschaft. Eine qualifizierte Aussage, 
welche Tätigkeiten das konkret sind, kann erst getroffen werden, wenn die einzelnen Soll-
Prozesse detailliert beschrieben und mit den betreffenden Stakeholdern abgestimmt wurden. 
Beispielhaft könnten jedoch folgende Tätigkeiten genannt werden: 
 
• Sicherstellung des Betriebes der elektronischen Zeitwirtschaft 
• Korrektur von bereits abgerechneten Zeitdaten 
• Erweiterung, Anpassung und Konfiguration von Arbeitszeitmodellen 
• Pflege und Erweiterung von Berechtigungen 
• Überarbeitung von Zeitwirtschaftsprozessen in Folge von Änderungen der 
Anforderungen (bspw. Prozessoptimierungen, gesetzliche Vorschriften, 
Implementierung neuer Funktionen, etc.) 
 
Achtung: finanzieller Mehrbedarf der Stellen ist nicht in der Projektkostenkalkulation 
enthalten! 
 
Der konkrete Stellenbedarf wird im Zuge der Stellenplanung für die Jahre 2025/26 ermittelt 
und angemeldet. Eine seriöse Angabe über die zu erwartende Höhe der Folgekosten ist zum 
jetzigen Zeitpunkt nicht möglich. 
 
Darstellung der Wirtschaftlichkeit 
 
Im Rahmen des Vorprojektes wurde für die gesamte geplante Projektlaufzeit eine 
Kostenschätzung vorgenommen. In der Anlage befindet sich eine vereinfachte 
Aufschlüsselung der Kostenkalkulation für die beiden kommenden Doppelhaushalte. Die 
Kostenkalkulation für die Jahre 2023 und 2024 war die Grundlage für den 
Projektkostenantrag der kommenden Doppelhaushaltsperiode. 
 
Eine Reduzierung auf Kostenargumente greift an dieser Stelle etwas zu kurz, da jedes 
denkbare System höhere unmittelbare Kosten verursacht als das aktuelle. Der Mehrwert liegt 
in den nicht monetären Faktoren Effizienz sowohl in der Erfassung als auch in der 
Auswertung von Arbeitszeit und der Berücksichtigung von zeitrelevanten Faktoren in der 
Budgetbewirtschaftung. Außerdem ist ein entsprechendes System unerlässlich für die 
Wahrnehmung der Stadtverwaltung Leipzig als moderne Arbeitgeberin. Zu guter Letzt wird 
auch mit der absehbaren Ausweitung von Arbeitsformen wie Home-Office und mobiles 
Arbeiten eine entsprechende Zeiterfassung an Bedeutung gewinnen. 
 
Eine elektronische Zeitwirtschaft als wichtiger Teil der Digitalisierung des 
Personalmanagements erfüllt hier alle wesentlichen Teile der strategischen Ziele:  
 
• Unter Berücksichtigung der finanziellen Lage,  
• wird ein aktueller Handlungsbedarf,  
• an strategisch ausgerichteten Zielen,  
• mittels modernen und digitalen Werkzeugen, 
• eine gesamtstädtische  
• und nachhaltige Lösung 
 
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etabliert. Damit wird die Schnittstelle zwischen MOVE und dem strategischen Konzept der 
Stadtverwaltung Leipzig perfekt bedient: ein modernes, nachhaltiges und kosteneffizientes 
Personalmanagement. 
 
Es ist zudem davon auszugehen, dass diese Maßnahmen auch externe (bspw. 
Verbesserung der Attraktivität der Stadtverwaltung als moderne Arbeitgeberin) und interne 
(Steigerung der Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden und optimierte 
Arbeitsabläufe) positive Effekte haben werden. 
 
Die Nutzung von LOGA als bereits etablierte integrierte Personalmanagementsoftware ist die 
wirtschaftlichste Lösung. Auch ohne eine genaue Kostenanalyse von alternativen Lösungen 
für die elektronische Zeitwirtschaft kann man mit Sicherheit feststellen, dass alle Lösungen 
unabhängig von LOGA ein enormes wirtschaftliches Risiko darstellen. Grund hierfür sind 
neben den anfallenden Beschaffungskosten einer alternativen Software vor allem die sehr 
hohen Bereitstellungskosten. Ein solches Verfahren unabhängig bzw. parallel zu der bereits 
etablierten Personalmanagementsoftware LOGA einzuführen, würde bedeuten, dass jegliche 
Synergieeffekte einer integrierten Softwarelösung entfallen. Hier wäre beispielhaft die 
Schwierigkeit der Etablierung von Schnittstellen in die Entgeltabrechnung zu nennen. 
Direkter und unmittelbarer Zugriff auf Daten der Zeiterfassung aber auch das 
Fehlzeitenmanagement (bspw. Krankheit, Urlaub, Fortbildung, Reisen, etc.) sind für 
effiziente und fehlerfreie Abläufe in der Entgeltabrechnung essentiell. Auch der Anspruch an 
sehr hohe Qualität bei prozessübergreifenden Abläufen ist mit dezidierten Schnittstellen 
zwischen verschiedenen Anwendungen nur sehr schwer und mit sehr hohem Aufwand zu 
erreichen.  
 
Nicht unerwähnt bleiben sollte die Tatsache, dass bei der Nutzung einer alternativen 
Anwendung sowohl die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personalamtes als auch des 
technischen Dienstleisters Lecos zunächst die Expertise zur Nutzung und Bedienung einer 
solchen Anwendung erarbeiten und erlernen müssten. 
 
 
5.  Auswirkungen auf den Stellenplan  
keine  
  
6.  Bürgerbeteiligung  
  
  bereits erfolgt   geplant x  nicht nötig 
 
 
7.  Besonderheiten   
Keine 
  
 
 
Anlage/n 
1 Übersicht Projektkalkulation (öffentlich) 
 
3 Synopse_VII-DS-0742 (öffentlich) 
 
 
12 von 13 in Zusammenstellung
Anlage 
 
 
              Abbildung 3: Übersicht Projektkostenkalkulation 
 
13 von 13 in Zusammenstellung