Historie, Stand und Ausblick der Einführung Doppik und SAP als doppisches Finanzverfahren
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-03759
Datum: 2017-03-08
Vorlagenart: Informationsvorlage

Ratsversammlung
Informationsvorlage Nr. VI-DS-03759
Status: öffentlich
Beratungsfolge:
Gremium Termin Zuständigkeit
Dienstberatung des Oberbürgermeisters
Ratsversammlung 12.04.2017 Information zur Kenntnis
Eingereicht von
Dezernat Finanzen
Betreff
Historie, Stand und Ausblick der Einführung Doppik und SAP als doppisches 
Finanzverfahren
Beschlussvorschlag:
Die Informationsvorlage wird zur Kenntnis genommen.
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
 nicht relevant
 
Sachverhalt:
 siehe Anlage
Anlagen:
Informationsvorlage (Infovorlage Doppik und SAP_2017-02-22.pdf)
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Informationsvorlage 
Betrifft: Historie, Stand und Ausblick der Einführung Doppik und SAP als doppisches Fi- 
nanzverfahren 
 
Diese Vorlage informiert über die Historie sowie üb er den Stand des doppischen Finanzver- 
fahrens und gibt einen Ausblick über die anstehenden Aufgaben und Vorhaben. 
Bisher wurden die folgenden wesentlichen Vorlagen z um Finanzwesen – Doppik- und SAP-
Einführung – sowie zur strategischen Weiterentwicklung beschlossen: 
1. Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagement s (NKF; Einführung Doppik und 
SAP): DS IV/778, 2005 
2. Beschlussvorlage zu Evaluierung durch die BSL Gm bH: DS V/3657, 2013 
3. Grundsatzbeschluss zum Weiterbetrieb des SAP-Sys tems sowie Ausführungsbeschluss 
zur strategischen Weiterentwicklung von SAP: DS 00727/14, 2015 
4. Beschlussvorlage Einführung eines zentralen Rech nungseingangs in der Stadtverwal- 
tung Leipzig: VI-DS-01196, 2015 
5. Ausführungsbeschluss: Einführung einer Software zur workflowgesteuerten elektroni- 
schen Rechnungsbearbeitung: VI-DS-01983, 2016 
6. Beschlussvorlage zur Einrichtung des SAP-Referat s:  VI-DS-03065 und VI-DS-03065-
NF-01, 2016. 
1. Zusammenfassung 
Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Schritte in den letzten Jahren in einer zusammen- 
fassenden Übersicht. 
 

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2. Einführungsprojekt NKF (11/2007 – 09/2012) 
Das Einführungsprojekt für das Neue kommunale Finan zmanagement sowie die Einführung 
von SAP wurde offiziell am 01.11.2007 gestartet. Fachlich wurde das Ziel verfolgt, die bishe- 
rige kameralistische Buchungsweise durch die doppis che zu ersetzen. Technisch bestand 
zugleich die Herausforderung, das bisherige kameral e Haushalts-, Kassen und Rechnungs-
Verfahren (HKR) durch ein doppisches Finanzverfahren zu ersetzen. 
Die Stadt entschied sich zur Einführung von SAP mit  dem Kommunalmaster Doppik (KM-D) 
der Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW). Die Sta dt entschied sich weiterhin, die Ein- 
führung mit der KISA und dem Partner GISA, der DZBW  und der IBM sowie der Lecos 
durchzuführen. 
Neben der Einführung von SAP als doppischem Finanzv erfahren waren auch dessen Vor- 
und Nachverfahren auf Doppik umzustellen. Damit ebe nso die fachlichen Prozesse und in 
Teilen auch die Organisation. 
Die Herausforderungen und die hohe Komplexität im P rojekt waren hoch. Sie führten in der 
Summe zu Handlungsbedarfen und Verzögerungen und er forderten eine Neuausrichtung 
des Projektes in 2010. 
 
3. Neuausrichtung des Einführungsprojektes NKF (ab 05/2010) 
Mit der Amtsübernahme von Herrn Bürgermeister Bonew  im Sommer 2010 wurde das Pro- 
jekt evaluiert. Ein externer Projektberater identif izierte Schwachstellen und Maßnahmen zur 
Zielerreichung des Projektes. Diese wurden beschlossen und umgesetzt. Dazu zählten: 
- Die Änderung der Projektleitung und Projektstrukt ur: 
- Die bisherige Projektleitung wurde abgelöst und d ie Stadtkasse übernahm die Pro- 
jektleitung. 
- Das Projekt wurde durch externe Partner begleitet , die auch in das Projektcontrolling 
eingebunden waren. 
- Es wurde eine Lenkungsgruppe unter Federführung d es Dezernats II installiert. 
- Die Fachämter wurden stärker in das Projekt und d ie notwendigen Veränderungen 
einbezogen. 
- Die Komplexität des Projektes wurde durch Prioris ierung der Anforderungen bzw. ein 
späteres Zur-Verfügung-stellen von Funktionen nach der Produktivsetzung reduziert. 
- Es wurden intensive Schulungsmaßnahmen – sowohl f achlich als auch technisch – 
durchgeführt. 
- Im Ergebnis wurde die Produktivsetzung vom 01.01. 2011 auf den 01.01.2012 verscho- 
ben. 
  
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4. Produktivsetzung SAP-KMD (2012) 
Mit den Entscheidungen und Maßnahmen zur Neuausrich tung des Projektes konnten die 
Doppik und das dazu notwendige Finanzverfahren SAP zum 01.01.2012 erfolgreich einge- 
führt werden. Zum Jahresbeginn 2012 erfolgte daher die fachliche Umstellung von der Ka- 
meralistik auf die Doppik und die Produktivsetzung des SAP-Systems. Ebenso waren mit 
Jahresbeginn die technische Migration der Daten sow ie die Schulungen der Anwender im 
Wesentlichen abgeschlossen. 
 
5. Beginn des (Regel-)Betriebs (2012 – 2014) 
Nach der Produktivsetzung zum Jahresbeginn 2012 erf olgte die Überführung des techni- 
schen Finanzwesens SAP aus dem Projekt in den so ge nannten (Regel-)Betrieb. Die fachli- 
che Betreuung wurde stadtseitig durch die Stadtkämm erei und Stadtkasse verantwortet. Die 
technische Betreuung oblag den externen Dienstleistern: KISA, GISA und Lecos. 
Mit Beginn des Betriebs wurden die operativen Nacha rbeiten – organisatorisch und tech- 
nisch – begonnen. Dazu zählten:  
- Fehlerbehebungen, 
- Prozessanpassungen und 
- Weiterentwicklungen (z. B. Jobsteuerung, Formular e, Berichte). 
Der Erfahrungsaustausch mit den Fachämtern wurde fo rtgesetzt und Schwachstellen in Pro- 
zessen und der technischen Umsetzung erhoben sowie Maßnahmen abgeleitet und umge- 
setzt. 
Die Ergebnisse des Einführungsprojekts wurden zudem  durch die Organisationsberater der 
BSL GmbH evaluiert, und es wurden Empfehlungen für Anpassungen in der Ablauf- und 
Aufbauorganisation des städtischen SAP-Systems vorg eschlagen – mit dem Ziel der Stär- 
kung der SAP-Akzeptanz innerhalb der Verwaltung. 
 
6. Weiterbetrieb des SAP-Systems sowie die strategi sche Weiterentwicklung SAP 
(2014) 
Nach der Konsolidierung der SAP-Einführung und ersten operativen Weiterentwicklungen zu 
Beginn des Regelbetriebs wurde die Entscheidung zum Weiterbetrieb des SAP-Systems und 
zur strategischen Betrachtung des Einsatzes von SAP getroffen (DS 00727/14). 
Mit der Beschlussvorlage wurde festgelegt: 
- SAP wird als doppisches Finanzwesen auch nach 201 7 fortgeführt und ist als IT-
Verfahren für das Finanzwesen gesetzt. 
- Die Anforderungen an SAP sollen in einem Strategi eprojekt, das von der Lecos geleitet 
wird, betrachtet werden. 
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- Es besteht die Notwendigkeit zur strategischen We iterentwicklung von SAP. 
- Eine Folgebearbeitung von zurückgestellten und ne uen Themen bzw. Anforderungen ist 
erforderlich: 
- Neudefinition der amtsbezogenen ITK- und SAP-modu lbezogenen Aufgaben 
- Automatisierung manueller Prozesse  
- Standardisierung der Prozesse zur Anbindung von V orverfahren  
- SAP-Archivierung  
- Testautomatisierung 
- Erstellung eines SAP-Notfallkonzeptes 
- Betreuung der eGovernment-Prozesse, wie zentraler  Rechnungseingang, elektroni- 
sche Signatur und ePayBL 
- NKF- und SAP-Schulungen  
- Einführung Kommunalmaster Steuern und Abgaben (KM -StA) als Nachfolger des 
KM-V. 
Seitdem werden alle Beschaffungen hinsichtlich der Umsetzbarkeit in SAP geprüft. Ein Leit- 
faden zur IT-Beschaffung wurde erstellt und befinde t sich durch die ITK in der Umsetzung. 
Das Ziel ist ein effektiver und wirtschaftlicher Ei nsatz von SAP und die intensive – das heißt: 
wirtschaftliche – Nutzung des beschafften und lizenzierten Programmumfangs. 
 
7. Lecos-Projekt zur SAP-Strategie (2015/2016) 
Das Projekt zur SAP-Strategie wurde durch die Lecos  geleitet und zum 01.01.2015 begon- 
nen. Dabei standen im Mittelpunkt: 
- Der Erfahrungsaustausch mit der Landeshauptstadt Dresden, die ebenfalls SAP und den 
Kommunalmaster Doppik der Datenzentrale Baden-Württemberg eingesetzt. 
- Interviews zu Verbesserungspotentialen und Anford erungen der Dezernate und Fachäm- 
ter. 
- Identifikation von strategischen Handlungsfeldern  und Maßnahmen. 
In der Bearbeitung ergaben sich im Projekt 17 Ziele  bzw. Arbeitspakete in 4 Handlungsfel- 
dern, für die jeweils konkrete Maßnahmen für eine O ptimierung bzw. strategische Ausrich- 
tung abgeleitet wurden:   
A. Klärung der vertraglichen Zukunft zu den Verträgen mit Lecos GmbH: 
1. flexible Lizenzierungsbedingungen (Anzahl, Art) / Eigentümerschaft der Lizenzen er- 
reichen 
2. Klärung der vertraglichen Zukunft (Service- und Betriebsleistungen) und Optimierung 
des Ist-Zustandes 
3. kontinuierliche, bedarfsgerechte Schulung zum SA P-System der Stadtverwaltung 
Leipzig 
4. problembehaftete Geschäftsabläufe (Prozesse) opt imieren und Mehraufwände mini- 
mieren 
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5. dauerhafte Systemstabilität und -performance des  SAP-Systems sicherstellen 
6. Durchsetzung und Optimierung des bereits bestehe nden Ticketprozesses 
7. Ausbau und Optimierung der Informationsbereitste llung 
8. Schaffung einer einheitlichen Anwender- und Syst emdokumentation 
9. Sicherstellung der notwendigen Personalressource n 
10. Sicherstellung einer ausreichenden Beratungsqualität 
11. Sicherstellung eines aus Sicht der Fachämter ausreichenden Berichtswesen 
12. Optimierung der Schnittstellen zu Vor- und Fachverfahren 
B. Stärkung des SAP-Systems als zentrale Komponente  in der IT-Landschaft der Stadtver- 
waltung Leipzig: 
13. Bei Einführung / Ablösung von Verfahren wird ei ne Prüfung durchgeführt, ob eine 
Nutzung von SAP-Systemkomponenten fachlich und wirtschaftlich sinnvoll möglich ist 
(Gegenüberstellung in Variantenbetrachtung) 
14. Sicherstellung einer optimalen Interaktion von Vor- und Fachverfahren mit dem SAP-
System 
C. Strategische Weiterentwicklung SAP-Systems der Stadtverwaltung Leipzig: 
15. Initiierung eines Gremiums, welches in regelmäß igen Abständen darüber berät, wie 
die SAP-Strategie fortgeschrieben wird. 
16. Handlungsfelder zur Weiterentwicklung des SAP-Systems definieren 
D. strategische Weiterentwicklung des NKF in der Stadtverwaltung Leipzig: 
17. Einbindung der Leitungsebene (Amtsleiter, Bürge rmeister, Stadträte) der Stadtver- 
waltung Leipzig in die Ziele und Ideen der Steuerung 
 
Das Lecos-SAP-Strategie-Projekt wurde im März 2016 abgeschlossen. Die vorgeschlagenen 
Maßnahmen sind seitdem in der aktiven Umsetzung. 
Erfolgreich abgeschlossen werden konnten bisher: 
- Eine Vereinbarung mit der SAP, DZBW, KISA und GIS A, dass die Stadt ab 2018 die Ei- 
gentümerschaft der bisher gemieteten SAP- und KM-D-Lizenzen erhält 
- Eine Neustrukturierung der Finanzwesenschulungen (bereits in 2017 angeboten) 
- Eine Konsolidierung und gleichzeitig Erneuerung d er SAP-Systeme/-Infrastruktur bei der 
Lecos mit Beginn 2018 
- Eine Optimierung des Ticketprozesses und der Nutz ung des Ticketsystems 
- Eine Einrichtung einer zentralen SAP-Steuerung (u mgesetzt) 
- Entscheidung zur Verwendung der Geschäftsbereichs bilanzen statt Einführung neuer 
Buchungskreise für steuerpflichtige BgAs 
- Entscheidung, dass im Rahmen der Erstellung der E ndanwenderdokumentation die Pro- 
zessmodellierung  in Adonis verwendet wird 
- Reduzierung der offenen SAP-Fehlertickets 
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- Entscheidung, dass Berichte Teil der Endanwenderd okumentation sind und während 
deren Aufstellung mit zu erheben sind 
- Entscheidung zur Implementierung eines zentralen SAP-Steuerungsteams außerhalb der 
Fachämter, welches die Weiterentwicklung und Integr ation des SAP in der Stadtverwal- 
tung Leipzig verantwortet. 
 
8. Einrichtung einer wirksamen operativen und strategischen SAP-Steuerung (2016) 
Die Einrichtung einer SAP-Steuerung erfolgte bereit s mit der Einstellung des SAP-
Referenten im Dezernat II zum 01.01.16. Zunächst no ch mit geteilten Verantwortlichkeiten 
für das SAP-System zwischen: SAP-Referent, Stadtkämmerei und Stadtkasse.  
U.a. auch ausgehend von den Empfehlungen der Lecos,  des Eigenbetriebes IT der Landes- 
hauptstadt Dresden und der SAP AG aus dem Strategie projekt wurde der Schritt einer Kon- 
solidierung der Verantwortlichkeiten gegangen. Und es wurde mit der Beschlussvorlage (VI-
DS-03065) ein SAP-Referat im Dezernat II ab dem 01. 09.2016 geschaffen. Die Gründung 
war ein weiterer Schritt zur Umsetzung der erkannte n Weiterentwicklungs- und Verbesse- 
rungspotentiale aus den SAP-Projekten und den bisher durchgeführten Evaluierungen.  
Im Referat SAP können so nun stadtweit alle operati ven und strategischen SAP-Aufgaben 
und SAP-Projekte gebündelt, bearbeitet, zentral ges teuert und die SAP-Strategie im Ein- 
klang mit der IT- und Organisationsstrategie der St adt weiterentwickelt werden. Für die ge- 
samte Stadtverwaltung steht damit ein einheitlicher  Ansprechpartner für alle Themen rund 
um SAP und die weiteren betreuten Verfahren zur Ver fügung. Ein wesentliches Ziel des Re- 
ferates ist die Unterstützung der Fachämter bei gemeinsamen Projekten und der technischen 
Anbindung an das doppische Finanzverfahren. 
 
9. Ausblick – Was steht an? (2017 ff.) 
Folgende Herausforderungen und Aufgaben stehen an: 
- Nach der organisatorischen Konsolidierung im Jahr  2016 werden in 2017 die bereits be- 
gonnenen Arbeiten an der Konsolidierung der Verträg e, Verantwortlichkeiten und techni- 
schen Systeme weitergeführt und zum Abschluss gebra cht. Diese Maßnahmen entfalten 
Ihre Wirkung mit Beginn 2018. Dazu zählen: 
- Klare vertragliche Verantwortlichkeiten bezüglich : Lizenzeigentümerschaft, Li- 
zenzwartung, fachlicher Betreuung und Weiterentwicklung, technischer Betrieb 
- Klärung der Folgebeschaffung von SAP-Nutzerlizenz en 
- Lizenzen für SAP und KM-D im Eigentum der Stadt L eipzig 
- Neue technische Infrastruktur und diese komplett im Rechenzentrum der Lecos 
- Dokumentation aller Weiterentwicklungen für die S tadt Leipzig 
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- Sicherung der Eigentumsrechte an den Weiterentwic klungen im SAP-System. 
- Darüber hinaus werden mit dem Projekt zentraler R echnungseingang die neuen Anforde- 
rungen des Gesetzgebers an die digitalen Rechnungsv erarbeitungsprozesse der Stadt 
umgesetzt.  
- Dazu zählt auch die Einführung des digitalen Anor dnungswesens, das zu einer digitalen 
Rechnungsbearbeitung dazugehört. Damit werden zwei wesentliche Prozesse der Ver- 
waltung umgestellt und modernisiert. 
- In der Folge wird es darum gehen, die Bestell- un d Auftragsauslösungsprozesse zu mo- 
dernisieren sowie auch den Haushaltsplanungsprozess grundlegend zu optimieren. 
- All diese Vorhaben sollen unter größtmöglicher Ab bildung der SAP-Standardprozesse 
konzipiert werden. Dies folgt der Erfahrung, dass d ie Anpassung von Software an bishe- 
rige Prozesse und Regelungen häufig länger dauert, teurer und teilweise widersprüchlich 
ist. Auch wenn es zunächst ein kontraintuitiver Ans atz ist, sollten sich die Prozesse der 
Verwaltung in einem hohen Maß an der eingesetzten S oftware orientieren. Dies scheint 
zumal geboten und gerechtfertigt, als das SAP-System – und damit die darin abgebildete 
Arbeitsweise – von der SAKD in der Zertifizierung ist. 
- Die Vereinheitlichung der Prozesse und Arbeitswei sen erlaubt im Ergebnis eine höhere 
Qualität bei geringerem Wartungsaufwand und damit w iederum die Möglichkeit, mehr 
Vorverfahren anzubinden oder auch mehr Nutzer, wie zum Beispiel die Schulen, Kitas 
und Horte. Dies wird wiederum erst durch die Lizenz eigentümerschaft der Stadt ermög- 
licht.  
- In diesen Kontext gehört auch die Überarbeitung d es Berechtigungskonzeptes in SAP 
mit der Ableitung der konkret notwendigen Lizenztyp en. Während die Stadt aufgrund der 
aktuell konzipierten Berechtigungen und Rollen gezw ungen ist, für jeden Nutzer die kos- 
tenintensive Professionallizenz zu bereitzustellen,  soll dies nach lizenzrechtlicher Mög- 
lichkeit zukünftig differenzierter erfolgen: Nutzer gruppen sollen gebildet werden, für de- 
ren Anforderungen spezielle Lizenzen, die preiswerter in Anschaffung und Wartung sind, 
ausreichend sind. 
- Mit der Lösung des ‚Lizenzthemas‘ ist es zudem mö glich, Schnittstellen, die zur Kom- 
pensation der mangelnden Lizenzen geschaffen wurden , abzulösen und auch hier eine 
höhere Einheitlichkeit und Nutzungsintensität des S AP-Systems zu erreichen. Als ein 
Beispiel kann die mögliche Ablösung des Inventarver waltungsprogramms – oder per- 
spektivisch – der Einkaufsdatenbank genannt werden.  
- Weitere Herausforderung ist die Erstellung einer SAP-Endanwenderdokumentation unter 
Verwendung bzw. mit Bezug auf die Prozessdokumentat ionen. Sie dient als Basis für 
Einarbeitungen, Dokumentation von Arbeitsschritten,  Basis für Tests und fachliche Do- 
kumentation. 
- Insgesamt wird das Ziel verfolgt, Gesamtprozesse in SAP umzusetzen, dadurch nicht 
notwendige Vorverfahren zu reduzieren und gleichzei tig die – weiterhin notwendige – 
Anbindung von Vorverfahren standardisiert und optimiert voranzutreiben. 
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- Bei all den facettenreichen Anforderungen gilt es  zudem den Produktzyklus des SAP-
Systems im Auge zu behalten: Um 2021 läuft der Support für das Steuerprogramm KM-V 
aus und eine Einführung eines Folgeprogramm steht a n (geplant: Einführung des Kom- 
munalmaster Steuern und Abgaben, KM-StA der DZBW). Zudem läuft der Support des 
städtischen SAP ERP 6.0-Systems nach aktuellen Anga ben 2025 aus und eine Umstel- 
lung auf das Folgeprodukt SAP S/4 HANA wird notwend ig sein. Darin liegt eine Chance: 
Konsolidierung der Prozesse unter Berücksichtigung der Erfahrungen aus dem Einfüh- 
rungsprojekt sowie dem Produktivzeitraum.