Zuschlag für Beratungsleistung zur Etablierung von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben und zur Einführung eines Identitätsmanagements in der Stadtverwaltung Leipzig
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-07657
Datum: 2023-01-25
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-07657 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Zuschlag für Beratungsleistung zur Etablierung von IT-Sicherheits- und 
Datenschutz-Vorgaben und zur Einführung eines 
Identitätsmanagements in der Stadtverwaltung Leipzig 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung  Bestätigung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung  Vorberatung 
Verwaltungsausschuss 01.03.2023 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag 
1. PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH wird mit der Beratungsleistung zur 
Etablierung von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben beauftragt. 
2. PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH wird mit der Beratungsleistung zur 
Einführung eines Identitätsmanagements in der Stadtverwaltung Leipzig beauftragt. 
 
Räumlicher Bezug 
Entfällt. 
 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage:    
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
Die Stadt Leipzig muss geeignete und praxistaugliche IT-Sicherheits- und Datenschutz-
Vorgaben entwickeln, um die Digitalisierung der Stadtverwaltung entsprechend umsetzen zu 
können. Zudem soll ein Vorgehensmodell etabliert werden, dass es den Fachbereichen der 
Stadtverwaltung ermöglicht, IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben nach einheitlichen 
Kriterien auf ihre Digitalisierungsprojekte anzuwenden. 
 
Für Etablierung des Basisdienstes „Identitätsmanagement (IAM)“, der Benutzeridentitäten 
mit aktuellen Informationen für die verschiedenen IT-Verfahren/-anwendungen in der 
Stadtverwaltung bereitstellt, ist es notwendig, die Anforderungen in der Stadtverwaltung 
Leipzig zu prüfen und einen Vorschlag zur Einführung des IAM zu unterbreiten. 
 
 
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Mit den Beratungsleistungen für diese Analysen soll die PD – Berater der öffentlichen Hand 
beauftragt werden, da diese gemäß Vorlage VII-DS-06325 Beitritt der Stadt Leipzig zur 
Partnerschaft Deutschland - Berater der öffentlichen Hand GmbH vom 09.02.22  
entsprechend der Vorgaben des § 108 GWB vergaberechtsfrei erfolgen kann. Es handelt 
sich um eine sog. „Inhouse-Vergabe. 
 
Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen  nein  wenn ja, XXX 
Kostengünstigere Alternativen geprüft x nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2023 2023 109.670 1.100.11.1.6.06 - 
4423 2000 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? X nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
    
Steuerrechtliche Prüfung  X nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG   nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
 Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
 Qualität im öffentlichen Raum 
und in der Baukultur 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Nachhaltige Mobilität 
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
 Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
X Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
 
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale Stabilität  Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Region  Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung 
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Lebenslanges Lernen X Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
      
 Sonstige Ziele 
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff)  keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch  Aussage nicht möglich  ja  nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)  Aussage nicht möglich  ja  nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
 Aussage nicht möglich  ja  nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer  nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung  ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
  ja  nein (Begründung s. Abwägungsprozess)  nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
   
 
 
 
Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:   
 
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung  
entfällt  
  
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit   
entfällt  
 
  
III.   Strategische Ziele  
  
Für die ganzheitliche Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig ist es notwendig geeignete 
Informationssicherheits- und Datenschutzvorgaben zu etablieren und die internen 
Verwaltungsprozesse durch eine effiziente Benutzerverwaltung zu unterstützen. 
 
IV.  Sachverhalt  
 
1.  Anlass  
 
Für die Digitalisierung der Verwaltung ist es notwendig geeignete Datenschutz- und 
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Informationssicherheitsvorgaben zu entwickeln, um die Umsetzungsprojekte wie geplant zu 
erreichen. Dies wurde bereits bei der Einführung der eAkte erfolgreich durchgeführt und ist 
für weitere Vorhaben, wie bspw. die Umsetzung der digitalen Onlineservices 
(Onlinezugangsgesetz) für die Bürgerinnen und Bürger in den einzelnen Fachämtern 
notwendig. Insofern diese Vorgaben nicht etabliert werden, kann diese fehlende Orientierung 
zu einer individuellen Einzelbetrachtung der jeweiligen Informationssicherheits- und 
Datenschutzanforderungen durch die jeweiligen Fachämter und somit zu einer 
Verlangsamung der Digitalisierung der Verwaltung führen. 
 
Zudem möchte die Stadtverwaltung Leipzig durch die Einführung eines 
Identitätsmanagements ihre elektronische Benutzerverwaltung professionalisieren und 
Berechtigungen mittels einem einheitlichen Rollenmodell vergeben. Im Ergebnis sollen 
Routineaufgaben auf ein Minimum reduziert werden und gleichzeitig damit verbundene IT-
Verwaltungsprozessen optimiert und nachvollziehbar gestaltet werden. 
 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme  
 
Informationssicherheits- und Datenschutzvorgaben etablieren 
 
Im Ergebnis der Beratung zu den Informationssicherheits- und Datenschutzvorgaben soll ein 
prototypisches Lösungsdesign vorliegen, das sowohl nachvollziehbar formulierte Vorgaben 
zur Bewertung von Digitalisierungsvorhaben beinhaltet, als auch das notwendige Vorgehen 
skizziert, wie die Fachämter zu einer einheitlichen Einschätzung ihrer Projekte gelangen. 
Geeignete Formate für das Lösungsdesign, wie beispielsweise Dienstanweisungen oder 
Richtlinien, sollen im Laufe des Projekts bestimmt werden. 
Im Rahmen des Projektes soll dazu zunächst ein gemeinsames Problemverständnis mit den 
beteiligten Akteuren ermittelt werden.  
 
Zur Umsetzung der definierten Ziele erfolgen folgende Schritte: 
 
1. Initialisierung und Analyse 
- Kick-Off Veranstaltung 
- Durchführung strukturierter Interviews mit Key-Stakeholdern 
2. Lösungsdesign 
- Erarbeitung eines gemeinsamen Zielbildes 
- Erhebung der Anforderungen an IT-Sicherheits- und Datenschutzvorgaben 
- Erstellung und Erprobung eines prototypischen Vorgehensmodells 
3. Umsetzungsbegleitung 
- Erstellung eines Musterablaufplanes zur Umsetzung der Informationssicherheits- 
und Datenschutzvorgaben 
- Vorstellung der Ergebnisse 
 
 
Die detaillierte Übersicht ist im beigefügten Angebot PD Deutschland – 
Informationssicherheit- und Datenschutzvorgaben enthalten. 
 
Etablieren eines Identitätsmanagements in der Stadt Leipzig 
 
Ziel des Projektes ist es ein Umsetzungskonzept zur Einführung und Etablierung eines IAM 
zu erarbeiten. Zu diesem Zweck sollen die Prozesse und Rollen zur Vergabe und Verwaltung 
von Zugriffsrechten optimiert werden. Ziel eines IAM ist es, organisatorischen und personelle 
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Änderungen in den städtischen Strukturen weitgehend automatisiert und gemäß 
Rollenmodell im städtischen Netzwerk abzubilden. Alle Mitarbeiterenden sollen nur die 
Berechtigungen bekommen, die sie für ihre Arbeit brauchen, ohne das manuelle Eingriffe 
seitens der IT erforderlich sind. 
Dabei sind folgende Prozesse von Relevanz: 
 
• Onboarding: Neue Mitarbeitende sollen ohne Verzögerung auf Systeme Zugriff 
haben. 
• Veränderungen: Benutzern bei einem (temporären) Standort-, Abteilungs- oder 
Arbeitsplatzwechsel automatisiert sowohl Rechte gewährt als auch entzogen werden. 
Es soll sichergestellt werden, dass jede/r Mitarbeiter/in nur die Rechte erhält, die für 
ihre/seine Arbeit benötigt werden. 
• Offboarding: Mit Hilfe automatisierter Verfahren im Zusammenspiel mit der 
Personalverwaltung soll die vollständige und zeitnahe Entkopplung eines Mitarbeiters 
von allen Konten und Systemen ermöglicht werden. 
 
Zur Umsetzung der definierten Ziele erfolgen folgende Schritte: 
 
4. Initialisierung und Analyse 
- Kick-Off Veranstaltung 
- Durchführung strukturierter Interviews mit Key-Stakeholdern 
5. Lösungsdesign 
- Erarbeitung eines gemeinsamen Zielbildes 
- Erhebung der wesentlichen Prozesse 
- Ableitung von Maßnahmen 
6. Umsetzungskonzept 
- Abstimmung der möglichen Umsetzungsszenarien der definierten Maßnahmen 
- Erstellung eines Musterablaufplanes zur Einführung des IAM 
- Vorstellung der Ergebnisse 
 
Die detaillierte Übersicht ist im beigefügten Angebot PD Deutschland – 
Identitätsmanagement enthalten. 
 
3.  Realisierungs- / Zeithorizont  
Die Beratungsleistungen sollen innerhalb von 6 Monaten abgeschlossen sein.  
  
4.  Finanzielle Auswirkungen  
Die Beratungsleistungen wurden für  
 
1. die IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben mit 60.928,00 € und  
2. die Einführung eines Identitätsmanagements in der Stadtverwaltung Leipzig mit 
48.742 €  
kalkuliert. Die Haushaltsmittel sind wie folgt eingeplant: 
1. PSP-Element 1.100.11.1.6.06, Sachkonto 4423 2000 
2. PSP-Element 1.100.11.1.6.06, Sachkonto 4423 2000 
5.  Auswirkungen auf den Stellenplan  
keine  
  
6.  Bürgerbeteiligung  
  
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  bereits erfolgt   geplant X  nicht nötig 
 
 
7.  Besonderheiten   
keine 
8.  Folgen bei Nichtbeschluss  
 
Bei Nichtbeschluss der Beratungsaufträge können der Aufbau des Identitätsmanagements 
als Basisdienst der Stadtverwaltung Leipzig und die Weiterentwicklung der 
Informationssicherheits- und Datenschutzvorgaben nicht wie geplant umgesetzt werden.  
 
 
Anlage/n 
1 Angebot 221114_EXT-1067_LEI_Datenschutz (öffentlich) 
 
2 Angebot 221115_EXT-1068_LEI_IDM_Angebot (öffentlich) 
 
 
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Inhouse-Beratungsangebot 
Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
Projekt-Nr.: EXT-1067 
Berlin, 18.11.2022 
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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Inhouse-Beratungsangebot 
 
Dieses Angebot wurde erstellt für 
Stadt Leipzig 
vertreten durch Herrn Christian Burkert, Abteilungsleiter IT-Koordination 
Burgplatz 1 
04109 Leipzig 
– nachfolgend „Auftraggeberin“ und „AG“ – 
von 
PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH 
Friedrichstraße 149 
10117 Berlin 
– nachfolgend „Auftragnehmerin“, „PD“ und „AN“ – 
– Auftraggeberin und Auftragnehmerin zusammen nachfolgend auch „Parteien“ genannt – 
  
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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Inhaltsverzeichnis 
Inhaltsverzeichnis 2  
1 Ausgangssituation 3  
2 Aufgabenstellung/Zielsetzung 3  
3 Leistungsumfang/geplante Vorgehensweise 4  
3.1 Phase 1 – Initialisierung und Analyse 4 
3.2 Phase 2 – Lösungsdesign 5 
3.3 Phase 3 – Umsetzungsbegleitung 5 
3.4 Projekt- und Qualitätsmanagement 6 
3.5 Mitwirkungspflichten 6 
4 Zeit-/Meilensteinplanung 7  
5 Vorstellung der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH 7  
6 Projektteam 7  
6.1 Benennung 8 
6.2 Referenzen und Expertise 8 
7 Vergütung 9  
7.1 Honorar 9 
Projektindividuelle Kalkulation 10 
7.2 Reisekosten 10 
7.3 Abrechnung und Fälligkeit 10 
8 Allgemeine Bestimmungen 11 
8.1 Mitwirkung durch die Auftraggeberin 11 
8.2 Haftungsbeschränkung 11 
8.3 Höhere Gewalt 11 
8.4 Vertraulichkeit 12 
8.5 Datenschutz 12 
8.6 Kundenfeedback nach Projektabschluss 12 
8.7 Recht zur Veröffentlichung 13 
8.8 Salvatorische Klausel 13 
 
  
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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1 Ausgangssituation 
Die Stadt Leipzig hat unter anderem in ihrem Konzept „Digitale Verwaltung“ zahlreiche 
Digitalisierungsvorhaben beschrieben, die sie bis zum Jahr 2030 umsetz en möchte. Dabei ist es oberstes 
Ziel, die gesetzlichen Vorgaben zur Informationssicherheit und zum Datenschutz zu erfüllen und diese 
darüber hinaus projektbezogen zu ergänzen.  
Der Abteilung IT-Koordination kommt dabei eine besondere Rolle zu. Während  die Umsetzung von 
Digitalisierungsvorhaben dezentral organisiert ist, plant und steuert die Abteilung IT-Koordination den 
gesamten IT-Einsatz für die Stadtverwaltung Leipzig in zwei zentralen Bereichen. Einerseits begleitet die 
Abteilung IT-Koordination mit der Geschäftsstelle „Digitalisierung und Veränderungsmanagement “ die 
Fachbereiche bei ihren Digitalisierungsvorhaben. Insbesondere fällt darunter der Ausbau von Online-
Verwaltungsleistungen über das Bürgerportal des Freistaates Sachsen „amt24.sachsen.de“.  
Andererseits verantwortet die Abteilung IT-Koordination die Modernisierung der amtsübergreifenden 
IT-Anwendungslandschaft, wobei sowohl eigene Lösungen der Stadt Leipzig als auch Entwi cklungen des 
Freistaates Sachsen oder der Bundesverwaltung zum Einsatz kommen. Die Abteilung IT-Koordination 
übernimmt hierbei das zentrale Architekturmanagement und koordiniert das Anforderungsm anagement 
für die IT-Basisdienste in enger Abstimmung mit den Fachämtern.  
Zur einheitlichen Umsetzung gesetzlicher Vorgaben zu den Themen Informationssicherheit und 
Datenschutz unter Berücksichtigung der dezentralen Organisation von Digitalisierungsprojekten wurde ein 
Datenschutzmanagement etabliert. Ziel war es, für jedes Digitalisierungsprojekt eine möglichst einheitliche 
Beurteilung nach Vertraulichkeitsstufen vorzunehmen und damit notwendige Maßnahmen und 
Rahmenbedingungen für die weitere Projektumsetzung festzulegen . In der Praxis konnte sich das 
Beurteilungsschema jedoch bislang nicht bewähren, da eine inkonsistente oder eig eninterpretierte 
Anwendung durch die Dienststellen zu Projektverzögerungen oder gar Abbrüchen führte.  
Die PD wurde um die Erstellung eines Angebots gebe ten, um die Stadt Leipzig bei der Analyse des 
bestehenden Vorgehens sowie bei der Etablierung geeigneter IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben zu 
unterstützen.  
2 Aufgabenstellung/Zielsetzung 
Die Stadt Leipzig möchte gemeinsam mit der PD geeignete und praxistaugliche  IT-Sicherheits- und 
Datenschutz-Vorgaben entwickeln. Zudem soll ein Vorgehensmodell etabliert werden, das  es den 
Fachbereichen der Stadtverwaltung ermöglicht, IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben nach 
einheitlichen Kriterien auf ihre Digitalisierungsprojekte anzuwenden. 
Als Ergebnis der Beratung soll ein prototypisches Lösungsdesign vorliegen, das sowohl nachvollziehbar 
formulierte Vorgaben zur Bewertung von Digitalisierungsvorhaben beinhaltet, als au ch das notwendige 
Vorgehen skizziert, wie die Fachbereiche zu einer einheitlichen Einschätzung ihrer Projekte  gelangen . 
Geeignete Formate für das Lösungsdesign, wie beispielsweise Dienstanweisungen oder Richtl inien, sollen 
im Laufe des Projektes bestimmt werden.  
Im Rahmen des Projektes soll dazu zunächst ein gemeinsames Problemverständn is mit den beteiligten 
Akteuren ermittelt werden. Zudem soll das bestehende Projektteam befähigt werden, das Projekt 
„Datenschutzmanagement“ wiederaufzunehmen und erfolgreich abzuschließen.  
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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3 Leistungsumfang/geplante Vorgehensweise 
Das Projekt gliedert sich in drei aufeinanderfolgende Phasen und kann in eine m Zeitraum von circa fünf 
Monaten bearbeitet werden (siehe folgende Abbildung).  
 
Abbildung 1: Projektphasenplan 
Die Phasen können und sollen sich teilweise zeitlich überlappen, sodass bei spielsweise bestimmte 
Arbeitsschritte der Lösungsentwicklung bereits vor Abschluss der Analysephase begonnen werden können. 
Nachfolgend werden die Phasen detailliert hinsichtlich der Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse aufgeführt. 
3.1 Phase 1 – Initialisierung und Analyse  
Die erste Phase dient zunächst der Schaffung eines gemeinsamen Projektverständnisses sowie der 
Abstimmung des gemeinsamen Vorgehens sowie der Projektorganisation . Für die Analyse sind 
nachfolgende Aktivitäten geplant. 
— Im ersten Schritt wird eine Auftakt-Veranstaltung vor Ort in Leipzig durchgeführt, die der Bildung eines 
gemeinsamen Projektverständnisses, der Festlegung der Projektrollen und -organisati on sowie der 
Einbindung der zentralen Akteure und Nutzergruppen dient. Mit der Veranstaltung startet d ie 
Analysephase, inklusive der inhaltlichen Vorbereitung der weiteren Bestandsaufnahmen.  
— Den Kern der Analyse bilden bis zu sechs teilstrukturierte Interviews mit zentralen Beteiligten aktueller 
Digitalisierungsprojekte. Für die Interviews erstellt die PD Leitfäden und stimm t diese mit der 
auftraggeberseitigen Projektleitung ab.  
Im Ergebnis der Initialisierungs- und Analyse-Phase liegt eine abgestimmte Projek torganisation vor. Die 
Interviews wurden durchgeführt, dokumentiert und deren Ergebnisse aufbereitet. Zudem sind alle am 
Projekt Beteiligten über das Projekt und die geplanten weiteren Projek taktivitäten informiert und stehen 
für die geplanten Termine zur Verfügung. Die Analysephase ist abgeschlossen. 
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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3.2 Phase 2 – Lösungsdesign 
Die zweite Phase dient der Entwicklung eines Lösungsdesigns für die Etablierung v on IT-Sicherheits- und 
Datenschutz-Vorgaben. Dies umfasst die Unterstützung bei der Formulierung von Vorgaben in einem 
geeigneten Format. Des Weiteren wird ein Vorgehensmodell entwickelt, das eine einheitlich e und 
angemessene Anwendung der Vorgaben sicherstellt.  
Für das Lösungsdesign sind nachfolgende Aktivitäten geplant: 
— In einem halbtägigen Zielbild-Workshop werden gemeinsam mit der Leitung der Abtei lung 
IT-Koordination und ausgewählten Stakeholdern Ziele in unterschiedlichen Dimensionen festgelegt, die 
durch das zu erarbeitende Vorgehen erreicht werden sollen. Neben den Zielen können zudem 
geeignete Formate eingegrenzt werden, die der weiteren Lösungsentwicklung als Leitplanke dienen.  
— In zwei Workshops (á ca. 4 bis 6 Std.) mit ausgewählten Fachbereichen soll ein Lösungsdesign entwickelt 
werden. Auf Basis der Ergebnisse aus der Analysephase und dem erarbeiteten Zielbild soll en mithilfe 
geeigneter Methoden, wie einer Prozessoptimierung, Anforderungen an die IT-Sicherheits- und 
Datenschutz-Vorgaben erarbeitet werden.  
— Basierend auf den Anforderungen sollen Arbeitshilfen, wie Dienstanweisungen oder Richtlinien, 
angepasst oder, falls noch nicht vorhanden, erstellt werden. Zudem wird ei n prototypisches 
Vorgehensmodell, beispielsweise in Form eines Soll-Prozesses, ausgearbeitet.  
— In jeweils einem halb- bis ganztägigen Prototyping-Workshop (á ca. 4 bis  6 Std.) mit mindestens zwei 
ausgewählten Bereichen sollen die angepassten Arbeitshilfen getestet und das Vorgehen zu deren 
Anwendung optimiert werden. Wo notwendig, werden die Arbeitshilfen un d das Vorgehensmodell 
angepasst.  
Im Ergebnis der zweiten Phase liegt ein Prototyp für die Etablierung von IT-Sicherheits- und Datenschutz-
Vorgaben vor. Die Ergebnisse der Workshops wurden dokumentiert und den Projektbeteil igten zur 
Verfügung gestellt.  
3.3 Phase 3 – Umsetzungsbegleitung 
Die Phase der Umsetzungsbegleitung dient der Erstellung einer praxistauglichen Umsetzu ngsplanung. 
Anhand des zuvor entwickelten Vorgehensmodells zur Etablierung von IT-Sicherheits- und Datenschutz-
Vorgaben soll nun eine konkrete Zeit- und Meilensteinplanung entwickelt werden. Die Umsetzungsplanung 
soll gemeinsam mit bis zu drei weiteren Verwaltungsbereichen erprobt werden. 
Im Rahmen der Umsetzungsbegleitung sind nachfolgende Aktivitäten geplant. 
— Aufbauend auf dem in Phase 2 entwickelten Vorgehensmodell wird ein Musterablau fplan erstellt und 
in enger Abstimmung mit der Abteilung IT-Koordination und bei Bedarf weiteren Beteiligten 
vervollständigt.  
— In jeweils einem Erprobungs-Workshop (ca. 4 bis 6 Std.) mit mindestens drei au sgewählten 
Verwaltungsbereichen soll der Musterablaufplan adaptiert und, wenn nötig, angepasst werden. 
Im Ergebnis der dritten Phase soll eine abgestimmte und in der Verwaltung skalierbare Umsetzungsplanung 
für die Etablierung von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben übergeben werden. Folglich soll jeder 
Verwaltungsbereich in der Lage sein, zentrale IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben mit 
angemessenem Aufwand auf geplante Digitalisierungsprojekte anzuwenden.  
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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3.4 Projekt- und Qualitätsmanagement  
Die PD übernimmt im Rahmen der externen Projektleitung notwendige Projektm anagementaufgaben. 
Dazu nutzt die PD in Abstimmung mit der Stadt Leipzig eine geeignete Projektmanagementmethodik, um 
die Einhaltung der Projektdimensionen Zeit, Qualität und Kosten sicherzustellen. Etwaig e bestehende 
Projektmanagementvorgaben oder -regelungen sind vorab bereitzustellen. Zudem gewährleist et die PD 
eine professionelle Projektkommunikation mit der Stadt Leipzig und weiteren Akteuren. 
Zu den regelmäßigen Projektmanagement-Aktivitäten gehören unter anderem folgende Aufgaben: 
— Teilnahme an und Vorbereitung von regelmäßigen Abstimmungsrunden  
— Kontinuierliche Abstimmung mit der Projektleitung der Stadt Leipzig 
— Fortschreibung des Projektstrukturplans 
— Sicherstellung der Kommunikation mit den Projektbeteiligten 
Die PD trägt die Verantwortung für die Durchführung des Qualitätsmanagements. Indem die PD 
kontinuierlich die Ergebnisse der Projektbearbeitung dokumentiert, ist sichergestellt, dass alle Beteiligten 
über den Stand und den Fortschritt des Projektes informiert sind. In diesem Rahmen legt die PD in 
Abstimmung mit der Stadt Leipzig die Formate fest, in denen die vereinbarten Projektstandards eingehalten 
werden können.  
Zu den sowohl inhaltlichen als auch formalen Qualitätssicherungsmaßnahmen gehören unter anderem: 
— Regelmäßige Validierung der erarbeiteten (Zwischen-)Ergebnisse  
— Überprüfung der Einhaltung der Projektstandards 
— Formale und orthografische Prüfung von erarbeiteten Ergebnissen 
— Dokumentation der Termine mit den zu definierenden Projektgremien  
3.5 Mitwirkungspflichten  
Die in dem vorliegenden Angebot beschriebenen Projektergebnisse können nur in enger Zusammenarbeit 
und unter Mitwirkung der Stadt Leipzig erarbeitet werden. Die Stadt Leipzig erklärt si ch im Rahmen des 
geplanten Projektes bereit, nachfolgende allgemeinen Mitwirkungspflichten zu leisten: 
— Die Abteilung IT-Koordination sowie die Mitarbeitenden der zu beteiligenden Verwaltungsbereiche 
arbeiten mindestens im Rahmen der oben aufgeführten Aktivitäten über den gesamten 
Projektzeitraum an der Erhebung der Ausgangslage und der Entwicklung von Lösungsansätzen mit und 
sichern die Bereitstellungen der erforderlichen Personalressourcen.  
— Die Stadt Leipzig unterstützt bei der Vorbereitung, Kommunikation und Organisation von Interviews.  
— Die Stadt Leipzig beteiligt sich an der Vorbereitung von Workshops, der Bereitstellu ng von 
Räumlichkeiten und notwendiger Präsentationstechnik (zur Durchführung von Wo rkshops) 
beziehungsweise der Einrichtung von Video-Konferenzen.  
— Die Stadt Leipzig stellt ihrerseits eine fortlaufende Qualitätssicherung sämtlicher Liefergegenständ e 
sicher. 
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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4 Zeit-/Meilensteinplanung 
Die Projektbearbeitung soll im Januar 2023 beginnen und bis Juni 2023 abgeschlossen sein. Das 
mehrphasige Vorgehen umfasst eine kurze Initialisierung sowie die Ist-Analyse. Auf Basis der erste n 
Analyseergebnisse erfolgt die Erarbeitung des Lösungsdesigns. Die Erprobung der entwickelten  Lösungen 
erfolgt in der Phase der Umsetzungsbegleitung.  
Die nachfolgende Zeitplanung steht in Abhängigkeit zum Startzeitpunkt.  
 
Abbildung 2: Idealisierter Zeitplan 
5 Vorstellung der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH 
Die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH bietet ausschließlich für die öffentliche Hand Unterstützung 
bei allen Realisierungs- und Beschaffungsvarianten an. Ziel der Beratung ist es, bessere Verwaltungsarbeit 
zu ermöglichen und Infrastrukturprojekte schneller und wirtschaftlicher umzusetzen. Die PD  verbindet 
wirtschaftlich-strategisches Know-how mit einer genauen Kenntnis der besonderen Abläufe und Strukturen 
öffentlicher Auftraggeber. Auf dieser Basis bietet die PD Beratungs- und Managementleistungen z u allen 
Fragen moderner Verwaltung an. Sie berät zu Beschaffungsvarianten, zu Strategie, Organi sation und 
Projektsteuerung, unterstützt die Implementierung komplexer Modernisierungs- und 
Beschaffungsprojekte oder übernimmt die Steuerung von Großprojekten. 
Die PD wird ausschließlich für öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 99 GWB (Gesetz gegen 
Wettbewerbsbeschränkungen) tätig. Das Unternehmen erfüllt die Voraussetzungen von § 108 Abs. 4, Abs. 
5 GWB, was insbesondere bedeutet, dass es der gemeinsamen Kontrolle seiner Gesellschafter unterliegt 
und im Wesentlichen für diese tätig wird. Eine direkte private Kapitalbeteiligu ng an der PD besteht nicht. 
Die PD kann auf dieser Grundlage von ihren Gesellschaftern ohne Durchführung ein es förmlichen 
Vergabeverfahrens beauftragt werden (Inhouse-Beauftragung). 
6 Projektteam 
Für die Auftragsdurchführung sind seitens der PD folgende Mitarbeitende vorgesehen: 
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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6.1 Benennung  
— Philipp Gärtner (Senior Consultant, Projektleitung)  
— Volker Scharfen (Projektmanager)  
— Yannis Bromby (Associate Consultant, Projektteam) 
— Bettina Henrichs (Senior-Managerin, Qualitätssicherung) 
Darüber hinaus stehen bei Bedarf weitere Mitarbeitende der PD mit entsprechender Expertise zu r 
Verfügung. 
6.2 Referenzen und Expertise 
Philipp Gärtner ist seit Mai 2018 bei der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH tätig, seit Januar 2021 
als Senior Consultant. Er betreut Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung 
mit dem Schwerpunkt strategische Verwaltungsmodernisierung in Kommunen. 
Seine Kompetenzen liegen im Bereich der Digitalisierung und Verwaltungstransformation. Phi lipp Gärtner 
berät vornehmlich kommunale Verwaltungen hinsichtlich ihrer strategischen Ausrichtung und 
Operationalisierung von Digitalisierungsvorhaben mit den Schwerpunkten OZG-Umsetzung und E-Akte. 
Zuvor war Philipp Gärtner sieben Jahre Projektreferent bei ARBEIT UND LEBEN – DGB/VHS Berlin-Branden-
burg e. V. und betreute Projekte im Fachbereich Bildung und Digitalisierung. 
Philipp Gärtner studierte von 2007 bis 2011 Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt 
Regionalmanagement (Abschluss Diplom-Kaufmann (FH)) an der Hochschule Zittau/Görlitz und im 
Anschluss von 2012 bis 2016 Urban Design (Abschluss Master of Science) an der Techni schen Universität 
Berlin. 
Philipp Gärtner ist Certified Professional for Requirements Engineering gemäß IREB Foundation, 
zertifizierter Projektmanager gemäß PRINCE2 Foundation sowie zertifizierter Profession al Scrum Master 
und Professional Product Owner gemäß scrum.org. 
Volker Scharfen ist seit November 2021 Manager bei der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH. Er 
betreut Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung mit dem Schwerpun kt 
strategische Verwaltungsmodernisierung. 
Zuvor war Volker Scharfen über zehn Jahre IT-Projektleiter beim Amt für Informationsverarbeitun g der 
Stadt Köln, ehe er 2010 zum Erzbistum Köln wechselte. In der Zentralverwaltung, dem Generalvikariat, 
leitete er mehr als acht Jahre verschiedene Organisationseinheiten mit Querschnittsfunktionen, zuletzt die 
Abteilung Organisation und IT.  
2019 wechselte er dann zur Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) in den 
Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement, wo er als Referent mit dem Schwerpunkt 
Verwaltungsdigitalisierung in Verbindung mit Organisationsentwicklung tätig war. 
Volker Scharfen schloss 1999 sein Studium der öffentlichen Verwaltung an der Fachhochschule in  Köln ab 
(Abschluss Diplom-Verwaltungsbetriebswirt (FH)). Von 2006 bis 2009 studierte er 
Verwaltungswissenschaften an der Universität Kassel (Abschluss Master of Public Administration). 
Yannis Bromby  ist seit Februar 2022 Associate Consultant bei der PD – Berater der öffentlichen Hand 
GmbH. Er betreut Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung mit de m 
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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Schwerpunkt strategische Verwaltungsmodernisierung. Er war bereits von 2021 bis 2022 als Werkstudent 
bei der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH tätig. 
Von 2018 bis 2021 arbeitete Yannis Bromby als Werkstudent bei der Annscom  GmbH und übernahm 
Aufgaben in den Bereichen Software-Entwicklung, Datenanalyse und Buchführung. 
Yannis Bromby studierte von 2018 bis 2022 Wirtschaftsinformatik (Abschluss Bachelor of Science) an der 
Universität Duisburg-Essen und seit März 2022 Business Consulting & Digital Managem ent (angestrebter 
Abschluss Master of Science) an der FOM Hochschule in Essen. 
Bettina Henrichs ist seit Mai 2020 bei der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH tätig, seit Januar 2021 
als Senior-Managerin. Sie betreut Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung 
mit dem Schwerpunkt strategische Verwaltungsmodernisierung in Kommunen. 
Zuvor war Bettina Henrichs 13 Jahre Referentin im Programmbereich Organisations-  und 
Informationsmanagement bei der KGSt in Köln und hat dort sowohl gutachterli ch als auch in Projekten 
unter anderem zu den Themen strategisches Management, wirkungsorientierte Steuerung, Monitoring, 
Qualitätsmanagement, agiles Management und Bürgerkommune gearbeitet. 
Ihre Kompetenzen liegen im Bereich der Strategie-Entwicklung, der Organisations- un d Prozessberatung, 
des Change-Managements sowie des Qualitätsmanagements. Bettina Henrichs berät verstärkt kommunale 
Verwaltungen in Bezug auf strategische Digitalisierungsvorhaben. Ihre Kenntnisse reichen dabei v on der 
Konzeptionsarbeit bis zur Umsetzung von Strategien. Zudem berät Bettina Henrichs die Kunden bei agilen 
Managementfragen. Insgesamt weist Bettina Henrichs 32 Jahre Projekterfahrung in Kommunen auf. 
Bettina Henrichs studierte von 1988 bis 1991 an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung  in NRW 
(Abschluss Diplom-Verwaltungswirtin). 
Seit 2018 ist Bettina Henrichs Lehrbeauftragte an der Fachhochschule Meißen im Fachbereich Al lgemeine 
Verwaltung. 
6.3 Nachunternehmen 
Die PD ist berechtigt, Nachunternehmen mit Teilleistungen im Rahmen des Projektes zu beauftragen. Zum 
jetzigen Zeitpunkt ist der Einsatz von Nachunternehmen nicht vorgesehen. 
7 Vergütung 
Die PD erbringt die Leistungen auf Basis der Eckpunktevereinbarung über die Erbringu ng von 
Beratungsleistungen der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH vom 15. Dezember 2016. Die Vergütung 
richtet sich nach § 7 dieser Vereinbarung. Sämtliche genannten Preise verstehen sich netto  und werden 
zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer berechnet.  
7.1 Honorar 
Für die Erbringung der im Angebot beschriebenen Beratungsleistungen erfolgt die Vergütun g nach 
Zeitaufwand gemäß § 7 (1) c) der zwischen den Parteien geschlossenen Eckpunktevereinbarung nach dem 
einheitlichen Tagessatz von 1.280 Euro. Ein Tagessatz entspricht einem Zeitaufwand von acht Stunden.  
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Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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Die Leistungen werden nach tatsächlich angefallenem Aufwand und entsprechendem Stundennachweis 
abgerechnet. Reisezeiten werden zur Hälfte (50 %) auf Basis des vereinbarten Stundensatzes gemäß § 7 (1) 
a) der zwischen den Parteien geschlossenen Eckpunktevereinbarung vergütet und gesondert ausgewiesen. 
Gemäß § 7 (1) c) der zwischen den Parteien geschlossenen Eckpunktevereinbarung wird ei n Budget als 
Vergütungsobergrenze in Höhe von 51.200,00 Euro netto vereinbart, das nur m it Zustimmung beider 
Parteien überschritten werden darf. Der genannten Obergrenze liegt eine geschätzte Anzahl von 40 
Tagessätzen (ggf. unterteilt nach Karrierestufen) zugrunde. 
Projektindividuelle Kalkulation 
Leistung Personentage  
(geschätzt) 
Tagessatz in Euro Honorar in Euro 
Phase 1: Initialisierung und Analyse  7 1.280,00 8.960,00 
Phase 2: Lösungsdesign 16 1.280,00 20.480,00 
Phase 3: Umsetzungsbegleitung 13 1.280,00  16.640,00 
Projekt- und Qualitätsmanagement (10 %) 4 1.280,00 5.120,00 
Summe netto   51.200,00 
Umsatzsteuer (19 %)   9.728,00  
Summe brutto (inkl. 4 % Reisekosten)   60.928,00  
 
Der Aufwand der Projektbearbeitung wurde auf Basis der derzeit vorliegenden Projektinformatio nen 
geschätzt und bezieht sich ausschließlich auf die Leistungen der Auftragnehmerin (ohne eventuell e 
Nachunternehmen). Die Aufwandsprognose ist somit vorläufig und stellt kein e verbindliche 
Vergütungsvereinbarung dar. 
7.2 Reisekosten 
Die bei der Auftragnehmerin zur Erledigung des Auftrags anfallenden Reisekosten werden pauschal in 
Höhe von 4 Prozent der abgerechneten Honorarsumme vergütet. 
Für Termine im Stadtgebiet eines PD-Standortes werden keine Reisekosten für die dem jeweiligen Standort 
zugeordneten Mitarbeitenden in Rechnung gestellt. 
7.3 Abrechnung und Fälligkeit 
Die Auftragnehmerin wird über die bis zum Ende eines jeden Kalendermonats erbrachten 
Beratungsleistungen unter Angabe des Zeitaufwands, der beteiligten Mitarbeitenden sowie ein er 
zusammenfassenden Darstellung der in diesem Zeitraum angefallenen Tätigkeiten gegenüber der 
Auftraggeberin abrechnen. 
Die in der jeweiligen monatlichen Abrechnung aufgeführten Beratungsleistungen gelten als Teill eistungen 
und die hierfür ausgewiesene Vergütung als gesondertes Entgelt für diese Leistungen. 
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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Sämtliche genannten Beträge verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Rechnungen über 
Honorar und Reisekosten werden gemäß § 7 (4) der Eckpunktevereinbarung vier Wochen nach Zugang der 
Rechnung zur Zahlung fällig. 
8 Allgemeine Bestimmungen 
8.1 Mitwirkung durch die Auftraggeberin 
Die sich aus dem Auftrag ergebenden Leistungen wird d ie Auftragnehmerin in enger Zusammenarbeit mit 
der Auftraggeber in erbringen. Die Auftraggeber in stellt sicher, dass sämtliche Informationen, die zur 
vollständigen und ordnungsgemäßen Beratungsleistung der Auftragnehmer in erforderlich sind 
beziehungsweise werden, dieser unaufgefordert und so rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden, dass der 
zeitliche Rahmen des Projektes eingehalten werden kann. 
8.2 Haftungsbeschränkung 
Ein etwaiger Anspruch der Auftraggeber in gegen die Auftragnehmerin auf Ersatz eines fahrlässig 
verursachten Schadens jeder Art, mit Ausnahme von Schäden aus der Verletzung von Leben, Körp er und 
Gesundheit, wird auf eine (1) Million Euro beschränkt. 
Wird ein Nachunternehmen eingebunden, das im Rahmen des Projektes Rechtsberatung erbringen soll, 
verpflichtet sich die Auftraggeberin, eine auf den Gegenstand der Rechtsberatung beschränkte 
Haftungsabrede („Reliance Letter“) mit d em Nachunternehmen zu schließen. Die darin zu vereinbarende 
Haftungssumme beträgt mindestens eine (1) Million Euro.  
Die Auftraggeberin erklärt sich damit einverstanden, dass ihre Kontaktdaten zu diesem Zwecke  an das 
Nachunternehmen weitergeleitet werden.  
Das Erfordernis zum Abschluss einer gesonderten Haftungsabrede besteht nicht, wenn es si ch bei dem 
vorliegenden Angebot um ein DARP- oder ein IBA-Projekt handelt. 
8.3 Höhere Gewalt 
Höhere Gewalt liegt vor, wenn ein von außen kommendes, keinen betrieblichen oder persönlichen 
Zusammenhang aufweisendes, auch durch die äußerste vernünftigerweise zu erwartende S orgfalt nicht 
abwendbares, unvorhersehbares Ereignis eintritt, das eine Partei ganz oder teilweise daran hindert, ihre 
vertraglichen Verpflichtungen aus dem Vertrag zu erfüllen. Das Vorliegen von höherer Gewalt wi rd 
insbesondere vermutet bei Krieg, terroristischen Akten, Naturkatastrophen, Pandemien, Epidemien, 
Streiks, zivilen Unruhen, gesetzlichen Verboten, einschränkenden Regierungsvorschriften und Ähnlichem. 
Ist nur eine Partei durch den Eintritt höherer Gewalt ganz oder teilweise an der Durchführung des Vertrages 
gehindert, hat sie die andere Partei unverzüglich über das Ereignis schriftlich zu benachrich tigen. Hierbei 
besteht die Pflicht der Partei, die sich auf den Eintritt der höheren Gewalt beruft, darin, die Leistungsstände 
und die verursachten Einschränkungen zu Beweissicherungszwecken lückenlos zu dokumentieren. 
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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Eine Partei, die sich mit Erfolg auf die vorliegende Klausel beruft, ist von der Pfli cht zur Erfüllung ihrer 
vertraglichen Verpflichtungen und daran anknüpfender Schadenersatzpflichten befreit. Die vorgenannte 
Befreiung erfasst auch Fälle von Aufwandsentschädigungen und entgangenem Gewinn. 
Dauert das unvorhergesehene Ereignis länger an, können die Parteien den Vertrag außerordentlich 
kündigen, wenn die Dauer des Hindernisses 120 Tage überschritten hat. Die bis zu dem 
Beendigungszeitpunkt erbrachten Leistungen sind abzurechnen und zu vergüten.  
Im Kollisionsfall gelten die vorgenannten Bestimmungen dieser Ziffer vor and eren Bestimmungen des 
Vertrages. 
8.4 Vertraulichkeit 
Die Auftragnehmerin verwendet sämtliche im Rahmen des Projektes erhaltenen Information en 
ausschließlich im Rahmen der Beauftragung. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse de r Auftraggeberin 
werden von der Auftragnehmerin gegenüber Dritten vertraulich behandelt. Projektspezifische 
Informationen werden Dritten nur nach Zustimmung der Auftraggeberin zugänglich gemacht. 
8.5 Datenschutz 
Die Auftragnehmerin hält die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) so wie des 
Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beziehungsweise des jeweiligen Landesdatenschutzgesetzes ein. 
Sofern die Auftraggeberin der Auftragnehmerin im Rahmen der Beauftragung personenbezogene Daten zur 
Verfügung stellt, sichert diese die Einhaltung der Bestimmungen zur Auftragsdatenverarbeitung  zu. Die 
Auftragnehmerin verpflichtet ihre Mitarbeitenden und Nachunternehmen zur Einhal tung des 
Datengeheimnisses. 
Die Auftragnehmerin informiert ihre Geschäftspartner:innen über die Verarbeitung ihrer 
personenbezogenen Daten und die ihnen als Betroffene der Datenverarbeitung nach den 
Datenschutzbestimmungen zustehenden Rechte in den „Datenschutzhinweisen nach Artikel 13 DSGVO für 
Geschäftspartner:innen“ (
https://www.pd-g.de/datenschutzhinweise-geschaeftspartner-innen). 
8.6 Kundenfeedback nach Projektabschluss 
Die Auftragnehmerin lädt die Auftraggeberin unmittelbar nach Projektabschluss ein, Feedback zu r 
Zusammenarbeit, zur Qualität der Beratung sowie zu den Zukunftsthemen der Auftraggeberin zu g eben. 
Die Teilnahme der Auftraggeberin am Kundenfeedback ist fakultativ. 
Das Kundenfeedback erfolgt anhand eines strukturierten Fragebogens, der durch die Auftraggeberin 
ausgefüllt wird. Die Auftraggeberin wird gebeten, das Kundenfeedback innerhalb von vier Wochen nach 
Projektabschluss digital an die Auftragnehmerin zu senden (
[E-MAIL ENTFERNT]). 
Die Auftragnehmerin sichert zu, das Kundenfeedback ausschließlich anonym (ohne personenbezogen e 
Daten der Auftraggeberin) für PD-interne Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung zu verwenden. 
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Etablieren von IT-Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben 
Umsetzungsunterstützung für die IT-Koordination der Stadt Leipzig 
 
 
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8.7 Recht zur Veröffentlichung 
Die Auftragnehmerin erhält das Recht, das diesem Vertrag zugrundeliegende Projekt als Referenzprojekt in 
ihren Publikationen und gegenüber potenziellen Kunden aufzuführen. Dieses Recht bezieht si ch nicht auf 
vertrauliche Informationen, von denen die Auftragnehmerin im Zusammenhang mit der Durchführung des 
Auftrags Kenntnis erlangt. 
8.8 Salvatorische Klausel 
Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, wird hierv on die Wirksamkeit 
und Durchsetzbarkeit aller übrigen verbleibenden Bestimmungen nicht berührt. 
Im Übrigen gilt die zwischen den Parteien bestehende Eckpunktevereinbarung. 
Die Parteien können jederzeit eine Verlängerung oder Erweiterung der Beratungsleistungen vereinbaren. 
Wir würden uns freuen, die oben genannten Beratungsleistungen für die Stadt Leipzig zu erbring en. Das 
vorliegende Angebot bleibt bis zum 31. Januar 2023 verbindlich. Für Rückfragen oder weitere Erläuterungen 
zu diesem Angebot steht Ihnen Herr Volker Scharfen (Telefon: [TELEFONNUMMER ENTFERNT]) gerne zur Verfügung. 
Berlin, 18. November 2022  
 
{{Sig2_es_:signer2:signature:dimension(width=66mm, height=1 5mm)}}  {{Sig1_es_:signer1:signature:dimension(width=66mm, height=1 5mm)}} 
Stéphane Beemelmans  Per Wiegand 
(Geschäftsführer)  (Prokurist) 
 
 
Hiermit wird das Angebot angenommen: 
 
Ort, Datum 
 
Unterschrift 
Christian Burkert  
(Abteilungsleiter IT-Koordination) 
 
Per Wiegand (21. November 2022 17:19 GMT+1)Karl-Heinz Heller (21. November 2022 17:26 GMT+1)
21 von 37 in Zusammenstellung
Inhouse-Beratungsangebot 
Etablieren eines Identity-Managements in der  
Stadt Leipzig 
 
Projekt-Nr.: EXT-1068 
Berlin, 18.11.2022 
22 von 37 in Zusammenstellung
Etablieren eines Identity-Managements in der Stadt Leipzig 
 
 
 
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Inhouse-Beratungsangebot 
 
Dieses Angebot wurde erstellt für 
Stadt Leipzig 
vertreten durch Herrn Christian Burkert, Abteilungsleiter IT-Koordination 
Burgplatz 1 
04109 Leipzig 
 – nachfolgend „Auftraggeberin“ und „AG“ – 
von 
PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH 
Friedrichstraße 149 
10117 Berlin 
– nachfolgend „Auftragnehmerin“, „PD“ und „AN“ – 
– Auftraggeberin und Auftragnehmerin zusammen nachfolgend auch „Parteien“ genannt – 
  
23 von 37 in Zusammenstellung
Etablieren eines Identity-Managements in der Stadt Leipzig 
 
 
 
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Inhaltsverzeichnis 
Inhaltsverzeichnis 2  
1 Ausgangssituation 3  
2 Aufgabenstellung/Zielsetzung 3  
3 Leistungsumfang/geplante Vorgehensweise 4  
3.1 Phase 1 – Initialisierung und Analyse 5 
3.2 Phase 2 – Lösungsdesign 5 
3.3 Phase 3 – Umsetzungskonzept 5 
3.4 Projekt- und Qualitätsmanagement 6 
3.5 Mitwirkungspflichten 7 
4 Zeit-/Meilensteinplanung 7  
5 Vorstellung der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH 7  
6 Projektteam 8  
6.1 Benennung Error! Bookmark not defined. 
6.2 Referenzen und Expertise Error! Bookmark not defined. 
6.3 Nachunternehmen 8 
7 Vergütung 10 
7.1 Honorar 10 
Projektindividuelle Kalkulation 10 
7.2 Reisekosten 12 
7.3 Abrechnung und Fälligkeit 12 
8 Allgemeine Bestimmungen 12 
8.1 Mitwirkung durch die Auftraggeberin 12 
8.2 Haftungsbeschränkung 12 
8.3 Höhere Gewalt 13 
8.4 Vertraulichkeit 13 
8.5 Datenschutz 13 
8.6 Kundenfeedback nach Projektabschluss 14 
8.7 Recht zur Veröffentlichung 14 
8.8 Salvatorische Klausel 14 
 
  
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Etablieren eines Identity-Managements in der Stadt Leipzig 
 
 
 
pd-g.de/ © 2022 PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH  Seite 3 von 15 
 
1 Ausgangssituation 
Die Stadt Leipzig möchte mittels Identity- und Access-Management interne Prozesse op timieren und ihre 
IT gemäß rechtlicher Vorgaben und zunehmend komplexerer, technischer Anforderungen sicherer  
aufstellen. Damit verbunden ist der Wunsch, dass für jede natürliche Person (z. B. Mitarbeitende) di e 
jeweils in IT-Systemen und -Verfahren angelegten und genutzten virtuellen Identitäten (i. S. v. Rechte und 
Rollen) transparent und somit steuerbar gemacht werden. 
Der Abteilung IT-Koordination kommt dabei eine besondere Rolle zu. Während  die Umsetzung von 
Digitalisierungsvorhaben dezentral organisiert ist, plant und steuert die Abteilung IT-Koordination den 
gesamten IT-Einsatz für die Stadtverwaltung Leipzig in zwei zentralen Bereichen. D ie Abteilung IT-
Koordination mit der Geschäftsstelle „Digitalisierung und Veränderungsmanagement “ begleitet die 
Fachbereiche bei ihren Digitalisierungsvorhaben.  
Darüber hinaus verantwortet die Abteilung IT-Koordination die Modernisierun g der amtsübergreifenden 
IT-Anwendungslandschaft, wobei sowohl eigene Lösungen der Stadt Leipzig als auch Entwi cklungen des 
Freistaates Sachsen oder der Bundesverwaltung zum Einsatz kommen. Die Abteilung IT-Koordination 
übernimmt hierbei das zentrale Architekturmanagement und koordiniert das Anforderungsm anagement 
für die IT-Basisdienste in enger Abstimmung mit den Fachämtern. Ein Großteil der städtischen 
Anwendungen sowie der IT-Infrastruktur werden von der Lecos GmbH, dem I T-Dienstleister der Stadt, 
bereitgestellt und betrieben.  
Bisher ist die Verwaltung von Zugängen und Berechtigungen zu einzelnen Anwendungen in der Stadt Leipzig 
außer des Active-Directory (AD) nicht einheitlich geregelt. Sowohl die Abteilun g IT-Koordination der Stadt 
Leipzig sowie der städtische IT-Dienstleister stehen vor der Herausforderung, dass die zunehmend manuelle 
Verwaltung der User-Accounts und deren Berechtigung im Kontext einer immer komplexeren IT-Landschaft 
enormen Aufwand mit sich bringt. Hinzu kommen rechtliche Anforderungen (Schwerp unkt hier ist das 
IT-Sicherheitsmanagement), die auch Kommunen dazu verpflichten, bei Zwischenfällen schnell u nd sicher 
nachhalten zu können, wer, wann auf welche Systeme Zugriff hatte.  
Die PD wurde um die Erstellung eines Angebots geben, um die Stadt Leipzig bei der Wiederaufnahme eines 
aktuell ruhenden Projektes zur Einführung eines stadtweiten Identity-Managements z u unterstützen und 
damit verbundene Prozesse zu optimieren und Empfehlungen zu deren Umsetzung zu erarbeiten. 
2 Aufgabenstellung/Zielsetzung 
Die Stadt Leipzig möchte ihre Benutzerverwaltung professionalisieren und Berechtigungen mittels eines 
einheitlichen Rollenmodells vergeben. Im Ergebnis sollen Routineaufgaben auf ein Minimum reduziert und 
gleichzeitig damit verbundene IT-Verwaltungsprozesse optimiert und nachvollziehbar gestaltet werden.  
Ziel des gemeinsamen Projektes ist es, ein Umsetzungskonzept zur Einführung u nd Etablierung eines 
Identity-Management-Systems zu erarbeiten. Zu diesem Zweck sollen die Prozesse und Rollen zur Vergabe 
und Verwaltung von Zugriffsrechten verbessert werden.  
Das künftige Identity-Management soll dazu beitragen, die organisatorischen und personellen Änderungen 
in den städtischen Strukturen weitgehend automatisiert und gemäß Rollenmodell im städtischen Netzwerk 
abzubilden. Jede:r Mitarbeitende soll nur die Berechtigungen bekommen, die sie/er für ihre/seine Arbeit 
braucht, ohne das manuelle Eingriffe seitens der IT erforderlich sind. 
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Etablieren eines Identity-Managements in der Stadt Leipzig 
 
 
 
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Für das Identity-Management-System der Stadt Leipzig sind folgende Prozesse von Relevanz: 
— Onboarding: 
Neue Mitarbeitende sollen ohne Verzögerung auf Systeme Zugriff haben.  
— Veränderungen: 
Den Nutzenden soll en bei einem (temporären) Standort-, Abteilungs- oder Arbeitsplatzwechsel 
automatisiert sowohl Rechte gewährt als auch entzogen werden.  
— Offboarding: 
Mithilfe automatisierter Verfahren im Zusammenspiel mit der Personalverwaltung soll die vollständige 
und zeitnahe Entkopplung eines/einer Mitarbeitenden von allen Konten und Systemen ermöglicht 
werden.  
Ein Identity-Management erhöht die Datensicherheit im Sinne bestehender Sicherheits- un d Compliance-
Anforderungen. Zudem werden unnötige Kosten vermieden, da Lizenzen wieder rechtzeitig freigeben 
werden. 
3 Leistungsumfang/geplante Vorgehensweise 
Das Projekt gliedert sich in drei aufeinanderfolgende Phasen und kann in ei nem Zeitraum von circa fünf 
Monaten bearbeitet werden (siehe folgende Abbildung).  
 
 
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Etablieren eines Identity-Managements in der Stadt Leipzig 
 
 
 
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3.1 Phase 1 – Initialisierung und Analyse  
Die erste Phase dient zunächst der Schaffung eines gemeinsamen Projektverständnisses sowie der 
Abstimmung des gemeinsamen Vorgehens, inklusive der Projektorganisation. Für d ie Analyse sind 
nachfolgende Aktivitäten geplant. 
— Im ersten Schritt wird eine Auftakt-Veranstaltung vor Ort in Leipzig durchgeführt, die der Bildung eines 
gemeinsamen Projektverständnisses, der Festlegung der Projektrollen und -organisati on sowie der 
Einbindung der zentralen Akteure und Nutzergruppen dient. Die Veranstaltung dient weite rhin dem 
Auftakt der Analyse und zur inhaltlichen Vorbereitung der weiteren Bestandsaufnahme.  
— Den Kern der Analyse bilden bis zu sechs teilstrukturierte Interviews mit zentralen Beteiligten im Zuge 
der Vergabe von Zugriffsrechten und dem Formulieren von Benutzerrollen. Für die Interviews erstellt 
die PD Leitfänden und stimmt diese mit der auftraggeberseitigen Projektleitung ab.  
Im Ergebnis der Initialisierungs- und Analyse-Phase liegt eine abgestimmte Projek torganisation vor. Die 
Interviews wurden durchgeführt, dokumentiert und deren Ergebnisse aufbereitet. Zudem sind alle am 
Projekt Beteiligten über das Projekt und die geplanten weiteren Proj ektaktivitäten informiert und stehen 
für die geplanten Termine zur Verfügung. Die Analysephase ist abgeschlossen. 
3.2 Phase 2 – Lösungsdesign 
Die zweite Phase dient der Entwicklung eines Lösungsdesigns für die Etablierung eines Identi ty-
Managements in der Stadtverwaltung. In diesem Zusammenhang werden notwendige Maßnah men 
identifiziert und Handlungsfelder zugeordnet.  
Für das Lösungsdesign sind nachfolgende Aktivitäten geplant. 
— In zwei Zielbild-Workshops (á 2 bis 4 Std. in Präsenz oder online) werden gemeinsam mit 
unterschiedlichen Stakeholdern und verantwortlichen Organisationseinheiten grundlegende 
Anforderungen an ein weitgehend automatisiertes Identity-Management formuliert. Das Zielbild  
definiert den Rahmen der im weiteren Verlauf zu definierenden Prozesse. 
— In bis zu 4 Workshops (á 4 Std. online) zur Optimierung der IDM-Prozesse werden z unächst die 
bestehenden Prozesse erhoben und Optimierungspotenziale identifiziert. Aufbauend auf d em zuvor 
formulierten Zielbild werden konkrete Handlungsfelder und zugehörige Maß nahmen formuliert. 
Handlungsfelder können beispielsweise nach zu beteiligenden Akteuren gruppiert werden.  
— Die vorgeschlagenen Maßnahmen werden unter Moderation der PD durch die Auftraggeberin geprüft 
und deren Umsetzbarkeit validiert.  
Im Ergebnis der zweiten Phase liegt neben einer Darstellung optimierter IDM-Prozesse ein abgestimmter 
Katalog von Maßnahmen innerhalb der definierten Handlungsfelder vor.  
3.3 Phase 3 – Umsetzungskonzept  
Die dritte Phase dient der Erstellung eines Umsetzungskonzepts. Die Umsetzun g der zuvor entwickelten 
Maßnahmen soll unter Berücksichtigung technischer, rechtlicher, organisatorischer, zeitlicher un d 
finanzieller Rahmenbedingungen geplant werden.  
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Etablieren eines Identity-Managements in der Stadt Leipzig 
 
 
 
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Im Rahmen der Erstellung des Umsetzungskonzepts sind nachfolgende Aktivitäten geplant: 
— In einem gemeinsamen Umsetzungs-Workshop (ca. 2 bis 4 Std. online) mit den betroffenen 
Verwaltungsbereichen (z. B. IT-Koordination, Organisation, Personal) sollen die Rahmenbedingungen 
für die (schrittweise) Einführung ein es Identity-Managements und die Umsetzung der optimierten 
Prozesse beleuchtet werden. Als Schwerpunkte sollen sowohl organisatorische und technische Aspekte 
beleuchtet werden, als auch mögliche Beschaffungen Berücksichtigung finden.  
— Die PD entwickelt eine n Musterablaufplan zur Einführung des Identity-Managements in Form einer  
PowerPoint-Präsentation mit circa 10 Folien. Diese wird mit der Stadt Leipzig und den betroffenen 
Stellen der Stadtverwaltung abgestimmt.  
— Der Musterablaufplan wird den am Projekt Beteiligten im Rahmen einer Erg ebnispräsentation 
vorgestellt.  
Im Ergebnis der dritten Phase liegt der abgestimmte und in der Verwaltung umsetzbare Musterablaufplan 
für die Einführung eins Identity-Managements sowie die damit verbundenen Empfehlungen zur Umsetzung 
vor.  
3.4 Projekt- und Qualitätsmanagement  
Die PD übernimmt im Rahmen der externen Projektleitung notwendige Projektm anagementaufgaben. 
Dazu nutzt die PD in Abstimmung mit der Stadt Leipzig eine geeignete Projektmanagementmethodik, um 
die Einhaltung der Projektdimensionen Zeit, Qualität und Kosten sicherzustellen. Etwaig e bestehende 
Projektmanagementvorgaben oder -regelungen sind vorab bereitzustellen. Zudem gewährleist et die PD 
eine professionelle Projektkommunikation mit der Stadt Leipzig und weiteren Akteuren. 
Zu den regelmäßigen Projektmanagement-Aktivitäten gehören unter anderem folgende Aufgaben: 
— Teilnahme an und Vorbereitung von regelmäßigen Abstimmungsrunden  
— Kontinuierliche Abstimmung mit der Projektleitung der Stadt Leipzig 
— Fortschreibung des Projektstrukturplans 
— Sicherstellung der Kommunikation mit den Projektbeteiligten 
Die PD trägt die Verantwortung für die Durchführung des Qualitätsmanagements. Indem die PD 
kontinuierlich die Ergebnisse der Projektbearbeitung dokumentiert, ist sichergestellt, dass alle Beteiligten 
über den Stand und den Fortschritt des Projektes informiert sind. In diesem Rahmen legt die PD in 
Abstimmung mit der Stadt Leipzig die Formate fest, in denen die vereinbarten Projektstandards eingehalten 
werden können.  
Zu den sowohl inhaltlichen als auch formalen Qualitätssicherungsmaßnahmen gehören unter anderem: 
— Regelmäßige Validierung der erarbeiteten (Zwischen-)Ergebnisse  
— Überprüfung der Einhaltung der Projektstandards 
— Formale und orthografische Prüfung von erarbeiteten Ergebnissen 
— Dokumentation der Treffen in den zu definierenden Projektgremien  
 
  
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3.5 Mitwirkungspflichten  
Die in dem vorliegenden Angebot beschriebenen Projektergebnisse können nur in enger Zusammenarbeit 
und unter Mitwirkung der Stadt Leipzig erarbeitet werden. Die Stadt Leipzig erklärt si ch im Rahmen des 
geplanten Projektes bereit, nachfolgende allgemeine Mitwirkungspflichten zu leisten.  
— Die IT-Koordination sowie einzelne Personen der zu beteiligenden Verwaltungsbereiche arbeiten 
mindestens im Rahmen der oben aufgeführten Aktivitäten über den gesamten Projektzeitraum an der 
Erhebung der Ausgangslage und der Entwicklung von Lösungsansätzen mit und sich ern die 
Bereitstellung der erforderlichen Personalressourcen.  
— Die Stadt Leipzig unterstützt bei der Vorbereitung, Kommunikation und Organisation von Interviews.  
— Die Stadt Leipzig beteiligt sich an der Vorbereitung von Workshops, der Bereitstellu ng von 
Räumlichkeiten und notwendiger Präsentationstechnik beziehungsweise der Einrichtun g von Video-
Konferenzen.  
— Die Stadt Leipzig stellt ihrerseits eine fortlaufende Qualitätssicherung sämtlicher Liefergegenständ e 
sicher. 
4 Zeit-/Meilensteinplanung 
 
5 Vorstellung der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH 
Die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH bietet ausschließlich für die öffentliche Hand Unterstützung 
bei allen Realisierungs- und Beschaffungsvarianten an. Ziel der Beratung ist es, bessere Verwaltungsarbeit 
zu ermöglichen und Infrastrukturprojekte schneller und wirtschaftlicher umzusetzen. Die P D verbindet 
wirtschaftlich-strategisches Know-how mit einer genauen Kenntnis der besonderen Abläufe und Strukturen 
öffentlicher Auftraggeber. Auf dieser Basis bietet die PD Beratungs- und Managementleistungen z u allen 
Fragen moderner Verwaltung an.  
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Sie berät zu Beschaffungsvarianten, zu Strategie, Organisation und Projektsteuerung, unte rstützt die 
Implementierung komplexer Modernisierungs- und Beschaffungsprojekte oder üb ernimmt die Steuerung 
von Großprojekten. 
Die PD wird ausschließlich für öffentliche Auftraggeber im Sinne von § 99 GWB (Gesetz gegen  
Wettbewerbsbeschränkungen) tätig. Das Unternehmen erfüllt die Voraussetzungen von § 108 Abs. 4, Abs. 
5 GWB, was insbesondere bedeutet, dass es der gemeinsamen Kontrolle seiner Gesellschafter unterli egt 
und im Wesentlichen für diese tätig wird. Eine direkte private Kapitalbeteiligun g an der PD besteht nicht. 
Die PD kann auf dieser Grundlage von ihren Gesellschaftern ohne Durchführung ein es förmlichen 
Vergabeverfahrens beauftragt werden (Inhouse-Beauftragung). 
6 Projektteam 
Für die Auftragsdurchführung sind seitens der PD folgende Mitarbeitende vorgesehen: 
Benennung  
Philipp Gärtner (Senior Consultant, Projektleitung)  
Volker Scharfen (Projektmanager)  
Yannis Bromby (Associate Consultant, Projektteam) 
Bettina Henrichs (Senior-Managerin, Qualitätssicherung) 
Darüber hinaus stehen bei Bedarf weitere Mitarbeitende der PD mit entsprechender Expertise zu r 
Verfügung. 
Referenzen und Expertise 
Philipp Gärtner ist seit Mai 2018 bei der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH tätig, seit Januar 2021 
als Senior Consultant. Er betreut Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung 
mit dem Schwerpunkt strategische Verwaltungsmodernisierung in Kommunen. 
Seine Kompetenzen liegen im Bereich der Digitalisierung und Verwaltungstransformation. Phi lipp Gärtner 
berät vornehmlich kommunale Verwaltungen hinsichtlich ihrer strategischen Ausrichtung und 
Operationalisierung von Digitalisierungsvorhaben mit den Schwerpunkten OZG-Umsetzung und E-Akte. 
Zuvor war Philipp Gärtner sieben Jahre Projektreferent bei ARBEIT UND LEBEN – DGB/VHS Berlin-Branden-
burg e. V. und betreute Projekte im Fachbereich Bildung und Digitalisierung. 
Philipp Gärtner studierte von 2007 bis 2011 Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt 
Regionalmanagement (Abschluss Diplom-Kaufmann (FH)) an der Hochschule Zittau/Görlitz und im 
Anschluss von 2012 bis 2016 Urban Design (Abschluss Master of Science) an der Techni schen Universität 
Berlin. 
Philipp Gärtner ist Certified Professional for Requirements Engineering gemäß IREB Foundation, 
zertifizierter Projektmanager gemäß PRINCE2 Foundation sowie zertifizierter Profession al Scrum Master 
und Professional Product Owner gemäß scrum.org. 
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Volker Scharfen ist seit November 2021 Manager bei der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH. Er 
betreut Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung mit dem Schwerpun kt 
strategische Verwaltungsmodernisierung. 
Zuvor war Volker Scharfen über zehn Jahre IT-Projektleiter beim Amt für Informationsverarbeitun g der 
Stadt Köln, ehe er 2010 zum Erzbistum Köln wechselte. In der Zentralverwaltung, dem Generalvikariat, 
leitete er mehr als acht Jahre verschiedene Organisationseinheiten mit Querschnittsfunktionen, zuletzt die 
Abteilung Organisation und IT.  
2019 wechselte er dann zur Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) in den 
Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement, wo er als Referent mit dem Schwerpunkt 
Verwaltungsdigitalisierung in Verbindung mit Organisationsentwicklung tätig war. 
Volker Scharfen schloss 1999 sein Studium der öffentlichen Verwaltung an der Fachhochschule in  Köln ab 
(Abschluss Diplom-Verwaltungsbetriebswirt (FH)). Von 2006 bis 2009 studierte er 
Verwaltungswissenschaften an der Universität Kassel (Abschluss Master of Public Administration). 
Yannis Bromby  ist seit Februar 2022 Associate Consultant bei der PD – Berater der öffentlichen Hand 
GmbH. Er betreut Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung mit de m 
Schwerpunkt strategische Verwaltungsmodernisierung. Er war bereits von 2021 bis 2022 als Werkstudent 
bei der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH tätig. 
Von 2018 bis 2021 arbeitete Yannis Bromby als Werkstudent bei der Annscom  GmbH und übernahm 
Aufgaben in den Bereichen Software-Entwicklung, Datenanalyse und Buchführung. 
Yannis Bromby studierte von 2018 bis 2022 Wirtschaftsinformatik (Abschluss Bachelor of Science) an der 
Universität Duisburg-Essen und seit März 2022 Business Consulting & Digital Man agement (angestrebter 
Abschluss Master of Science) an der FOM Hochschule in Essen. 
Bettina Henrichs ist seit Mai 2020 bei der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH tätig, seit Januar 2021 
als Senior-Managerin. Sie betreut Projekte im Geschäftsbereich Bau, Infrastruktur und Kommunalberatung 
mit dem Schwerpunkt strategische Verwaltungsmodernisierung in Kommunen. 
Zuvor war Bettina Henrichs 13 Jahre Referentin im Programmbereich Organisations-  und 
Informationsmanagement bei der KGSt in Köln und hat dort sowohl gutachterlich als auch in Projekten 
unter anderem zu den Themen strategisches Management, wirkungsorientierte Steuerung, Monitoring, 
Qualitätsmanagement, agiles Management und Bürgerkommune gearbeitet. 
Ihre Kompetenzen liegen im Bereich der Strategie-Entwicklung, der Organisations- und  Prozessberatung, 
des Change-Managements sowie des Qualitätsmanagements. Bettina Henrichs berät verstärkt kommunale 
Verwaltungen in Bezug auf strategische Digitalisierungsvorhaben. Ihre Kenntnisse reichen dabei von der 
Konzeptionsarbeit bis zur Umsetzung von Strategien. Zudem berät Bettina Henrichs die Kunden bei agilen 
Managementfragen. Insgesamt weist Bettina Henrichs 32 Jahre Projekterfahrung in Kommunen auf. 
Bettina Henrichs studierte von 1988 bis 1991 an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung  in NRW 
(Abschluss Diplom-Verwaltungswirtin). 
Seit 2018 ist Bettina Henrichs Lehrbeauftragte an der Fachhochschule Meißen im Fachbereich Al lgemeine 
Verwaltung. 
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6.1 Nachunternehmen 
Die PD ist berechtigt, Nachunternehmen mit Teilleistungen im Rahmen des Projektes zu beauftragen. Zum 
jetzigen Zeitpunkt ist der Einsatz von Nachunternehmen nicht vorgesehen. 
7 Vergütung 
Die PD erbringt die Leistungen auf Basis der Eckpunktevereinbarung über die Erbringu ng von 
Beratungsleistungen der PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH vom 15. Dezember 2016. Die Vergütung 
richtet sich nach § 7 dieser Vereinbarung. Sämtliche genannten Preise verstehen sich netto  und werden 
zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer berechnet.  
7.1 Honorar 
Für die Erbringung der im Angebot beschriebenen Beratungsleistungen erfolgt die Vergütun g nach 
Zeitaufwand gemäß § 7 (1) c) der zwischen den Parteien geschlossenen Eckpunktevereinbarung nach dem 
einheitlichen Tagessatz von 1.280 Euro. Ein Tagessatz entspricht einem Zeitaufwand von acht Stunden.  
Die Leistungen werden nach tatsächlich angefallenem Aufwand und entsprechendem Stundennachweis 
abgerechnet. Reisezeiten werden zur Hälfte (50 %) auf Basis des vereinbarten Stundensatzes gemäß § 7 (1) 
a) der zwischen den Parteien geschlossenen Eckpunktevereinbarung vergütet und gesondert ausgewiesen. 
Gemäß § 7 (1) c) der zwischen den Parteien geschlossenen Eckpunktevereinbarung wird ei n Budget als 
Vergütungsobergrenze in Höhe von 40.960,00 Euro vereinbart, das nur mit Zustimmung beider Parteien 
überschritten werden darf. Der genannten Obergrenze liegt eine geschätzte Anzahl von 32 Tagessätzen 
(ggf. unterteilt nach Karrierestufen) zugrunde. 
Projektindividuelle Kalkulation 
Leistung Personentage (geschätzt) Tagessatz in Euro Honorar in Euro 
Phase 1: Initialisierung und Analyse  5 1.280,00 6.400,00 
Phase 2: Lösungsdesign 18 1.280,00 23.040,00 
Phase 3: Entwicklung Umsetzungskonzept 6 1.280,00 7.680,00 
Projekt- und Qualitätsmanagement  3 1.280,00 3.840,00 
Summe netto 32   40.960,00 
Umsatzsteuer (19 %)   7.782,40 
Summe brutto (inkl. 2 % Reisekosten)   48.742,40 
 
Der Aufwand der Projektbearbeitung wurde auf Basis der derzeit vorliegenden Projektinformatio nen 
geschätzt und bezieht sich ausschließlich auf die Leistungen der Auftragnehmerin (ohne eventuell e 
Nachunternehmen). Die Aufwandsprognose ist somit vorläufig und stellt keine verbindliche 
Vergütungsvereinbarung dar. 
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7.2 Reisekosten 
Die bei der Auftragnehmerin zur Erledigung des Auftrags anfallenden Reisekosten werden pauschal in Höhe 
von 2 Prozent der abgerechneten Honorarsumme vergütet. 
Für Termine im Stadtgebiet eines PD-Standortes werden keine Reisekosten für die dem jeweiligen Standort 
zugeordneten Mitarbeitenden in Rechnung gestellt. 
7.3 Abrechnung und Fälligkeit 
Die Auftragnehmerin wird über die bis zum Ende eines jeden Kalendermonats erbrachten 
Beratungsleistungen unter Angabe des Zeitaufwands, der beteiligten Mitarbeitenden sowie ei ner 
zusammenfassenden Darstellung der in diesem Zeitraum angefallenen Tätigkeiten gegenüber der 
Auftraggeberin abrechnen. 
Die in der jeweiligen monatlichen Abrechnung aufgeführten Beratungsleistungen gelten als Teill eistungen 
und die hierfür ausgewiesene Vergütung als gesondertes Entgelt für diese Leistungen. 
Sämtliche genannten Beträge verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Rechnungen über 
Honorar und Reisekosten werden gemäß § 7 (4) der Eckpunktevereinbarung vier Wochen nach Zugang der 
Rechnung zur Zahlung fällig. 
8 Allgemeine Bestimmungen 
8.1 Mitwirkung durch die Auftraggeberin 
Die sich aus dem Auftrag ergebenden Leistungen wird d ie Auftragnehmerin in enger Zusammenarbeit mit 
der Auftraggeber in erbringen. Die Auftraggeber in stellt sicher, dass sämtliche Informationen, die zur 
vollständigen und ordnungsgemäßen Beratungsleistung der Auftragnehmer in erforderlich sind 
beziehungsweise werden, dieser unaufgefordert und so rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden, dass der 
zeitliche Rahmen des Projektes eingehalten werden kann. 
8.2 Haftungsbeschränkung 
Ein etwaiger Anspruch der Auftraggeber in gegen die Auftragnehmerin auf Ersatz eines fahrlässig 
verursachten Schadens jeder Art, mit Ausnahme von Schäden aus der Verletzung von Leben, K örper und 
Gesundheit, wird auf eine (1) Million Euro beschränkt. 
Wird ein Nachunternehmen eingebunden, das im Rahmen des Projektes Rechtsberatung erbringen soll, 
verpflichtet sich die Auftraggeberin, eine auf den Gegenstand der Rechtsberatung beschränkte 
Haftungsabrede („Reliance Letter“) mit dem Nachunternehmen zu schließen. Die darin zu verei nbarende 
Haftungssumme beträgt mindestens eine (1) Million Euro.  
Die Auftraggeberin erklärt sich damit einverstanden, dass ihre Kontaktdaten zu diesem Zwe cke an das 
Nachunternehmen weitergeleitet werden.  
Das Erfordernis zum Abschluss einer gesonderten Haftungsabrede besteht nicht, wenn es si ch bei dem 
vorliegenden Angebot um ein DARP- oder ein IBA-Projekt handelt. 
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8.3 Höhere Gewalt 
Höhere Gewalt liegt vor, wenn ein von außen kommendes, keinen betrieblichen oder persönlichen 
Zusammenhang aufweisendes, auch durch die äußerste vernünftigerweise zu erwartende S orgfalt nicht 
abwendbares, unvorhersehbares Ereignis eintritt, das eine Partei ganz oder teilweise daran hindert, ihre 
vertraglichen Verpflichtungen aus dem Vertrag zu erfüllen. Das Vorliegen von höherer Gewalt wi rd 
insbesondere vermutet bei Krieg, terroristischen Akten, Naturkatastrophen, Pandemien, Epidemien, 
Streiks, zivilen Unruhen, gesetzlichen Verboten, einschränkenden Regierungsvorschriften und Ähnlichem. 
Ist nur eine Partei durch den Eintritt höherer Gewalt ganz oder teilweise an der Durchführung des Vertrages 
gehindert, hat sie die andere Partei unverzüglich über das Ereignis schriftlich zu benachrich tigen. Hierbei 
besteht die Pflicht der Partei, die sich auf den Eintritt der höheren Gewalt beruft, darin, die Leistungsstände 
und die verursachten Einschränkungen zu Beweissicherungszwecken lückenlos zu dokumentieren. 
Eine Partei, die sich mit Erfolg auf die vorliegende Klausel beruft, ist von der Pfli cht zur Erfüllung ihrer 
vertraglichen Verpflichtungen und daran anknüpfender Schadenersatzpflichten befreit. Die vorgenannte 
Befreiung erfasst auch Fälle von Aufwandsentschädigungen und entgangenem Gewinn. 
Dauert das unvorhergesehene Ereignis länger an, können die Parteien den Vertrag außerordentlich 
kündigen, wenn die Dauer des Hindernisses 120 Tage überschritten hat. Die bis zu dem 
Beendigungszeitpunkt erbrachten Leistungen sind abzurechnen und zu vergüten.  
Im Kollisionsfall gelten die vorgenannten Bestimmungen dieser Ziffer vor and eren Bestimmungen des 
Vertrages. 
8.4 Vertraulichkeit 
Die Auftragnehmerin verwendet sämtliche im Rahmen des Projektes erhaltenen Information en 
ausschließlich im Rahmen der Beauftragung. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse de r Auftraggeberin 
werden von der Auftragnehmerin gegenüber Dritten vertraulich behandelt. Projektspezifische 
Informationen werden Dritten nur nach Zustimmung der Auftraggeberin zugänglich gemacht. 
8.5 Datenschutz 
Die Auftragnehmerin hält die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) so wie des 
Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beziehungsweise des jeweiligen Landesdatenschutzgesetzes ein. 
Sofern die Auftraggeberin der Auftragnehmerin im Rahmen der Beauftragung personenbezogene Daten zur 
Verfügung stellt, sichert diese die Einhaltung der Bestimmungen zur Auftragsdatenverarbeitung  zu. Die 
Auftragnehmerin verpflichtet ihre Mitarbeitenden und Nachunternehmen zur Einhal tung des 
Datengeheimnisses. 
Die Auftragnehmerin informiert ihre Geschäftspartner:innen über die Verarbeitung ihrer 
personenbezogenen Daten und die ihnen als Betroffene der Datenverarbeitung nach den 
Datenschutzbestimmungen zustehenden Rechte in den „Datenschutzhinweisen nach Artikel 13 DSGVO für 
Geschäftspartner:innen“ (
https://www.pd-g.de/datenschutzhinweise-geschaeftspartner-innen). 
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8.6 Kundenfeedback nach Projektabschluss 
Die Auftragnehmerin lädt die Auftraggeberin unmittelbar nach Projektabschluss ein, Feedback zu r 
Zusammenarbeit, zur Qualität der Beratung sowie zu den Zukunftsthemen der Auftraggeberin zu g eben. 
Die Teilnahme der Auftraggeberin am Kundenfeedback ist fakultativ. 
Das Kundenfeedback erfolgt anhand eines strukturierten Fragebogens, der durch die Auftraggeberin 
ausgefüllt wird. Die Auftraggeberin wird gebeten, das Kundenfeedback innerhalb von vier Wochen nach 
Projektabschluss digital an die Auftragnehmerin zu senden (
[E-MAIL ENTFERNT]). 
Die Auftragnehmerin sichert zu, das Kundenfeedback ausschließlich anonym (ohne personenbezogen e 
Daten der Auftraggeberin) für PD-interne Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung zu verwenden. 
8.7 Recht zur Veröffentlichung 
Die Auftragnehmerin erhält das Recht, das diesem Vertrag zugrundeliegende Projekt als Referenzprojekt in 
ihren Publikationen und gegenüber potenziellen Kunden aufzuführen. Dieses Recht bezieht sich  nicht auf 
vertrauliche Informationen, von denen die Auftragnehmerin im Zusammenhang mit der Durchführung des 
Auftrags Kenntnis erlangt. 
8.8 Salvatorische Klausel 
Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, wird hiervo n die Wirksamkeit 
und Durchsetzbarkeit aller übrigen verbleibenden Bestimmungen nicht berührt. 
Im Übrigen gilt die zwischen den Parteien bestehende Eckpunktevereinbarung. 
Die Parteien können jederzeit eine Verlängerung oder Erweiterung der Beratungsleistungen vereinbaren. 
Wir würden uns freuen, die oben genannten Beratungsleistungen für die Stadt Leipzig zu erbrin gen. Das 
vorliegende Angebot bleibt bis zum 15. Januar 2023 verbindlich. Für Rückfragen oder weitere Erläuterungen 
zu diesem Angebot steht Ihnen Herr Volker Scharfen (Telefon: [TELEFONNUMMER ENTFERNT]) gerne zur Verfügung. 
Berlin, 18. November 2022  
 
{{Sig2_es_:signer2:signature:dimension(width=66mm, height=1 5mm)}}  {{Sig1_es_:signer1:signature:dimension(width=66mm, height=1 5mm)}} 
Stéphane Beemelmans  Per Wiegand 
(Geschäftsführer)  (Prokurist) 
 
  
Per Wiegand (21. November 2022 17:20 GMT+1)Karl-Heinz Heller (21. November 2022 17:26 GMT+1)
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Hiermit wird das Angebot angenommen: 
 
Ort, Datum 
 
Unterschrift 
Christian Burkert 
(Abteilungsleiter IT-Koordination) 
 
 
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