Ausführungsbeschluss für die Beschaffung des workflowbasierten Kommunikationsmoduls zur Erweiterung der Stellenbewertungssoftware
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-10619
Datum: 2024-12-18
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-10619 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
Stammbaum: 
 
VII-DS-10619 Dezernat Allgemeine 
Verwaltung 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss für die Beschaffung des workflowbasierten 
Kommunikationsmoduls zur Erweiterung der 
Stellenbewertungssoftware 
 
 
Beratung im Gremium  
(Änderungen vorbehalten) 
 
Voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Beschlussfassung 
 
Auswirkungen auf Strategie, Haushalt  
und Stadtraum 
 
 
Ziele „Leipzig-Strategie 2035“  
Klimawirkung nein 
Auswirkung auf bezahlbares Wohnen nein 
Finanzielle Auswirkungen ja 
Auswirkung auf den Stellenplan nein 
Räumlicher Bezug entfällt 
  
 
Beschlussvorschlag 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 17.12.2024: 
1. Der Ausführungsbeschluss für die Beschaffung des workflowbasierten 
Kommunikationsmoduls zur Erweiterung der Stellenbewertungssoftware zur 
Kommunikation zwischen den Anwendern über ein Vergabeverfahren wird gefasst.  
 
2. Die Aufwendungen im Haushaltsjahr 2024 in Höhe von 4.601,33 € sind im PSP-
Element Organisationsentwicklung (1.100.11.1.2.01.01) veranschlagt. 
 
3. Ab 2025 fällt ein lizenzunabhängiges Nutzungsentgelt in Höhe von 27.608 € jährlich 
an. Die Aufwendungen in den Haushaltsjahren 2025/2026 sind im amtseigenen 
Budget unter dem PSP- Element Organisationsentwicklung (1.100.11.1.2.01.01) 
geplant.  
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage: 
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln 
 
x  Sonstiges: 
 
Mit der Vorlage wird:  
- dem Ausführungsbeschluss zur Beschaffung des workflowbasierten 
Kommunikationsmoduls zur Erweiterung der Stellenbewertungssoftware zur 
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Kommunikation zwischen den Anwendern über ein Vergabeverfahren zugestimmt 
- die workflowbasierte Kommunikation zwischen den Fachbereichen und Nutzern der 
Stellenbewertungssoftware sichergestellt  
 
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung 
Entfällt. 
  
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit 
Die Vorlage enthält unter 4. Finanzen und Personal (Details) Angaben zu Kosten konkreter 
Firmen. Hieraus lassen sich für Wettbewerber ggf. Angaben zu Kosten- und 
Leistungsstrukturen ableiten, es handelt sich mithin um Geschäfts- und 
Betriebsgeheimnisse, die zu wahren sind. 
 
III.  Strategische Ziele 
 
 
 
Wirtschaftsfreundliche Verwaltung bietet digitale Services 
Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse sowie die medienbruchfreie 
Prozessbearbeitung bei fach- und verfahrensübergreifenden Sachverhalten werden durch 
den Einsatz des Kommunikationsmodul beschleunigt.  
 
IV.  Sachverhalt 
1.  Anlass 
Im Rahmen des Projektes Integrierte Digitale Stellenbewirtschaftung (IDS) wird auch ein 
workflowgesteuertes Kommunikationssystem zur Bewertung von Stellen mit den 
Fachbereichen eigeführt. Ziel ist dabei die rein digitale Abbildung des 
Kommunikationsprozesses sowie die Bearbeitung durch alle Beteiligten in einem System.  
Das Kommunikationsmodul soll das Stellenbewertungsverfahren unterstützen, indem es das 
workflowbasierte, ämterübergreifende Arbeiten aller Beteiligten an einem Dokument 
ermöglicht.  
 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme 
Derzeit nutzt das Sachgebiet Ämterbetreuung/Stellenplan der Stadt Leipzig die Software 
KASAIA® für die Bearbeitung der Stellenbewertungen. Eine workflowbasierte 
Kommunikation mit den Partnern innerhalb und außerhalb der Stadtverwaltung, um 
gemeinsam an Arbeitsplatzbeschreibungen o. ä. zu arbeiten, ist damit allerdings nicht 
anforderungsgerecht möglich.  
 
Die Aufnahme der berechtigten Personen als Anwender/-in der Software KASAIA® ist nicht 
möglich, da die Zugriffsrechte nicht adressatengerecht eingeschränkt werden können. Das 
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würde bedeuten, dass die Nutzer mehr Daten ansehen könnten, als die, für die sie berechtigt 
sind.  
 
Aus diesem Grund muss das Anwendungstool „Teamflow-KASAIA®“ beschafft werden, mit 
dem anforderungsgerecht eingeschränkte Zugriffsrechte eingerichtet werden können, um ein 
gemeinsamen Arbeiten zu ermöglichen. Mit dem anzuschaffenden Kommunikationsmodul 
muss gewährleistet werden, dass alle im Stellenbewertungsprozess beteiligten Personen 
innerhalb einer Anwendung medienbruchfrei an einem Dokument arbeiten können.  
Damit soll die Transparenz erhöht und die Fehleranfälligkeit sowie den Arbeitsaufwand für 
alle am Prozess beteiligten Personen reduziert werden. 
 
 
3.  Zeitplan 
Die Beschaffung erfolgt innerhalb des Projektes Integrierte Digitale Stellenbewirtschaftung 
(IDS). Mit Beschluss des Ausführungsbeschlusses wird das Vergabeverfahren gestartet. Ziel 
ist es dabei schnellstmöglich die freihändige Vergabe durchzuführen. Spätestens mit 
Abschluss des Projektes im Februar 2025 soll die Beschaffung erfolgt sein.  
 
4.  Finanzen und Personal (Details) 
 
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen  12/2024 4.601,33 € 1.100. 11.1.2.01.01 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein x wenn ja, nachfolgend angegeben 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)  Jährlich 
ab 2025 27.608 € 1.100.11.1.2.01.01 
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
Auswirkungen auf den Stellenplan (wenn ja, nachfolgend angegeben) 
Geplante Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
Die hier aufgelisteten Kosten ergeben sich aufgrund eines unverbindlichen Angebotes der 
o.g. Firma. Die Kosten für das Haushaltsjahr 2024 wurden vorsorglich mit aufgenommen, 
sollte das Vergabeverfahren bereits in 2024 abgeschlossen werden. Die Kosten werden in 
jedem Fall aus dem amtseigenen Budget gedeckt und sind ab 2025 eingeplant.  
 
 
Steuerrechtliche Prüfung x nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja  nein, siehe Anlage zur Begründung 
 
  
  
9.  Folgen bei Nichtbeschluss  
Sollte der Ausführungsbeschluss nicht bestätigt werden, wird die Modernisierung der 
digitalen und workflowgesteuerten Abbildung des Bewertungsverfahren in der 
Stadtverwaltung gestoppt. Damit wird es weiterhin viele fehleranfällige Schnittstellen geben.  
 
 
 
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Anlage/n 
1 Anlage_ Angebot_Kasaia_Teamflow_Stadt_Leipzig (nichtöffentlich) 
 
 
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