Qualität, Effizienz und Entlastung - Vergabe von Teilen der technischen und logistischen Abwicklung der städtischen Briefwahl zur Bundestagswahl 2025
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-10040
Datum: 2024-06-11
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-10040 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
Stammbaum: 
 
VII-DS-10040 Dezernat Allgemeine 
Verwaltung 
 
Betreff: 
Qualität, Effizienz und Entlastung - Vergabe von Teilen der technischen 
und logistischen Abwicklung der städtischen Briefwahl zur 
Bundestagswahl 2025 
 
 
Beratung im Gremium  
(Änderungen vorbehalten) 
 
Voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Beschlussfassung 
FA Allgemeine Verwaltung  Information zur Kenntnis 
 
Auswirkungen auf Strategie, Haushalt  
und Stadtraum 
 
 
Ziele „Leipzig-Strategie 2035“  
Klimawirkung nein 
Auswirkung auf bezahlbares Wohnen nein 
Finanzielle Auswirkungen ja 
Auswirkung auf den Stellenplan nein 
Räumlicher Bezug entfällt 
  
 
Beschlussvorschlag 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 11.06.2024: 
 
1. Das Amt für Statistik und Wahlen wird beauftragt, die technische und logistische 
Abwicklung von Druck- und Kuvertierleistungen für die Briefwahl zur 
Bundestagswahl 2025 zunächst einmalig an einen passenden 
Dienstleistungspartner zu vergeben. Zweck der Vergabe ist der Ausbau des 
professionellen Qualitätsmanagements, eine Steigerung der Prozesseffizienz 
sowie die Entlastung der Stadt Leipzig durch verminderte 
Abordnungsnotwendigkeiten in Wahljahren. 
 
2. Infolge der Bundestagswahl 2025 wird der neue Briefwahlprozess mit 
ausgelagerten Druck- und Kuvertierleistungen durch das Amt für Statistik und 
Wahlen evaluiert. Der Oberbürgermeister wird bis zum I. Quartal 2026 über das 
Evaluationsergebnis informiert.  
 
3. Im Fall eines positiven Evaluierungsergebnisses erarbeitet das Amt für Statistik 
und Wahlen einen Rahmenvertrag, der die langfristige Übernahme von Druck- 
und Kuvertierdienstleistungen für das Briefwahlgeschäft durch einen 
professionellen Dienstleistungspartner regelt.     
 
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Zusammenfassung 
Mit einem starken Anstieg der Briefwahlquote in den vergangenen Jahren hat sich das 
gesamte Briefwahlgeschäft organisatorisch und logistisch verkompliziert. Als eine der letzten 
deutschen Großstädte bewältigt Leipzig die Erfassung, Prüfung, Sortierung und Kuvertierung 
seines gesamten Briefwahlaufkommens noch mit städtischen Bediensteten in Handarbeit. 
Dies wird jedoch mit steigendem Aufwand und bei begrenzten personellen Ressourcen 
immer stärker zur Herausforderung.  
 
Aus diesem Grund wird die Unterstützung eines professionellen Dienstleistungspartners für 
die erfolgreiche Abwicklung der Briefwahl immer wichtiger. So übernehmen entsprechende 
Fachfirmen die logistische Bearbeitung großer und komplexer Unterlagenmengen mithilfe 
moderner Druck- und Kuvertiertechnik qualitativ hochwertiger und um ein Vielfaches 
effizienter als dies per Hand möglich ist. Eine Auslagerung großer Teile der Briefwahl ist 
somit nicht nur mit einem Ausbau des professionellen Qualitätsmanagements, sondern auch 
mit einer Entlastung der Stadtverwaltung verbunden.  
 
Auf der Grundlage von BSP 7. in der Beschlussvorlage VII-DS-08341 Eckpunktefestlegung 
Räume & Personal für Europawahl, Kommunalwahl und Landtagswahl 2024 fand deshalb 
bis zum 1. Quartal 2024 die Markterkundung zur Findung eines geeigneten Dienstleisters zur 
Abwicklung von Druck- und Kuvertierdienstleistungen für die Briefwahl zur Bundestagswahl 
2025 statt. Dabei wurden in Abstimmung mit der LECOS GmbH zwei mögliche Anbieter 
identifiziert, die sich insbesondere durch ein sicheres Qualitätsmanagement, langjährige 
Erfahrungen, passgenaue Prozesse sowie ausgeprägte Kosteneffizienz auszeichnen.  
 
Auf der Grundlage dieses Markterkundungsergebnisses bereitet die Lecos GmbH in 
Abstimmung mit dem Amt für Statistik und Wahlen eine Ausschreibung für eine einmalige 
Vergabe der technischen Abwicklung von Druck-, Kuvertier- und Versanddienstleistungen für 
das Briefwahlgeschäft zur Bundestagswahl 2025 vor (vgl. Anlage 2). 
 
Anlass der Vorlage: 
 
X  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss X  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses 
Im Zuge der Wahlplanung findet immer eine grundsätzliche Abwägung zwischen 
verschiedenen pflichtigen Aufgaben statt. Insbesondere bei der Abordnung von Bediensteten 
kommen diese Abwägungsprozesse zum Vorschein. Die Vergabe von Leistungen des 
Briefwahlgeschäftes verfolgt unter anderem das Ziel einer Reduzierung abzuordnender 
Bediensteter, um die Zahl kritischer Fälle, in denen Mitarbeiter ihre originären Aufgaben zum 
Zwecke der Wahlunterstützung zurückstellen müssen, auf ein Minimum zu beschränken. 
Zudem wird mit der Vergabe das Ziel verfolgt, das Briefwahlgeschäft langfristig gut 
aufzustellen, was für die Umsetzung der Wahlorganisation als zentrale kommunale 
Pflichtaufgabe von großer Bedeutung ist.     
 
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung 
Nicht relevant. 
 
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II.  Begründung Nichtöffentlichkeit 
Nicht relevant. 
III.  Strategische Ziele 
Die Vergabe der technischen Abwicklung 
von Teilen der Briefwahl an einen 
professionellen Dienstleistungspartner 
ermöglicht zum einen ein professionelles 
Qualitätsmanagement bei Druck und 
Kuvertierung von Unterlagen. Dies ist mit 
Blick auf das hohe Briefwahlaufkommen 
zentral, um auch zukünftig eine sichere 
Durchführung der Briefwahl zu 
gewährleisten. Zum anderen reduziert 
sich durch die Auslagerung die 
Abordnungsbelastung der 
Stadtverwaltung. Dadurch kann die 
Umsetzung aller städtischen Aufgaben 
auch während Zeiten von hoher 
Wahlbelastung besser sichergestellt 
werden. 
 
IV.  Sachverhalt 
1.  Anlass 
Seit Jahren steigt das Briefwahlaufkommen stetig an. Zur Bundestagswahl 2021 erreichte 
die Briefwahlquote ihren bis dato höchsten Wert von rund 39 % aller Wähler. 2021 gingen 
somit fast 137.000 Wahlbriefe bei der Wahlbehörde ein. Auch wenn die Bundestagswahl 
2021 aufgrund der COVID-19-Pandemie einen Sonderfall darstellte, lassen die Erfahrungen 
der vergangenen Jahre die Einschätzung zu, dass diese hohe Anzahl an Briefwählern auch 
in Zukunft weiter steigen kann.  
 
Als eine der letzten deutschen Großstädte bewältigt Leipzig dieses hohe 
Briefwahlaufkommen noch in völliger Handarbeit mithilfe städtischer Bediensteter. Das 
bedeutet, dass Briefwahlanträge erfasst und geprüft sowie beantragte Briefwahlunterlagen 
zugeordnet, ausgedruckt, gefaltet, kuvertiert und versendet werden müssen. Dafür sind bis 
zu 72 städtische Kolleginnen und Kollegen mehr als fünf Wochen lang im Einsatz, was 
einem zeitlichen Aufwand von bis zu rund 2.500 Personeneinsatztagen je Wahltermin 
entspricht.  
 
Andere Städte, wie beispielsweise München, Nürnberg, Stuttgart, Freiburg oder Dresden 
lassen zentrale Tätigkeiten der Briefwahl bereits seit vielen Jahren durch professionelle 
Dienstleistungspartner übernehmen. Diese sind insbesondere aufgrund ihrer modernen 
technischen Ausstattung in der Lage, die technische Abwicklung des Briefwahlgeschäftes 
teilautomatisiert umzusetzen, was vor allem in Bezug auf die den Druck, die Falzung und 
Kuvertierung von Unterlagen massive zeitliche Effizienzsteigerungen zur Folge hat. Darüber 
hinaus übernehmen professionelle Briefwahldienstleister technologiegesteuerte 
Qualitätsmanagementaufgaben, durch die sichere Dokumentenerstellung und -zuordnung 
gewährleistet wird. 
 
Nach Schätzungen des Amtes für Statistik und Wahlen wäre eine Auslagerung von Teilen 
der Briefwahl zu einer Europa- und Kommunalwahl, unterlegt mit Bruttopersonalkosten und 
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Personeneinsatztagen abgeordneter Mitarbeiter, mit nicht unerheblichen 
Kosteneinsparungen verbunden (vgl. Beispielkalkulation in Anlage 1). Zudem reduzieren 
sich die Gesamtpersoneneinsatztage städtischer Mitarbeiter um rund 1.470. 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme 
Als Vertragspartner der Stadt Leipzig in Bezug auf die Auslagerung von Druck- und 
Kuvertierleistungen für die Briefwahl in Leipzig tritt die inhousefähige Lecos GmbH auf. Diese 
hat im Zuge einer ersten Markterkundung bereits zwei mögliche Dienstleistungspartner 
identifiziert, die den Qualitätskriterien entsprechen, welche das Amt für Statistik und Wahlen 
auf der Grundlage seiner umfassenden Erfahrungen bei der Briefwahlumsetzung entwickelt 
hat. Diese Kriterien umfassen vor allem (1) Qualitätsmanagement, (2) Erfahrung bei der 
Kuvertierung und Bereitstellung komplexer Unterlagen und Dokumente, (3) Effiziente 
Prozesse und passgenaue Schnittstellen, welche eine sichere Übernahme der benötigten 
Kapazitäten sicherstellen und (4) Kosteneffizienz. 
 
Auf der Grundlage dieser ersten Markterkundung sowie der Erfahrungen aus den Wahlen 
2024 werden die Kriterien für die Vergabe der technischen Abwicklung von Druck- und 
Kuvertierleistungen für das Briefwahlgeschäft zur Bundestagswahl 2025 zunächst weiter 
geschärft. Bis Ende des Jahres 2024 findet dann die Ausschreibung der entsprechenden 
Leistungen durch die Lecos GmbH statt. Ziel ist es, den Dienstleister spätestens im II. 
Quartal 2025 beauftragen zu können, um genügend Vorlauf zur Bundestagswahl 2025 zu 
gewährleisten.  
 
Der postalische Versand von Briefwahlunterlagen ist dabei nicht Teil der Ausschreibung. 
Entsprechende bestehende städtische Vertragsvereinbarungen werden somit nicht berührt. 
 
Mit der Beauftragung eines Dienstleistungspartners für die technische Abwicklung von 
Druck- und Kuvertierleistungen für die Briefwahl zur Bundestagswahl 2025 werden 
personelle Einsparungen für die Stadt Leipzig verbunden sein. Auch wenn weiterhin 
städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigt werden, um beispielweise 
Briefwahlanträge zu prüfen oder Unterlagen personenscharf auszustellen, wird sich die Zahl 
der städtischen Abordnung mit einer Auslagerung der Druck- und Kuvertierleistungen je nach 
Wahl um bis zu mehr als die die Hälfte reduzieren. In diesem Sinne ist die Vergabe ein 
wichtiger Schritt hin zu einer Normalisierung von Wahljahren, in denen immer auch andere 
wichtige städtische Herausforderungen bewältigt werden müssen, für die so viele 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie möglich in ihren normalen Funktionen benötigt werden.    
 
Nach der Bundestagswahl 2025 findet dann eine Evaluation der ausgelagerten Druck- und 
Kuvertierleistungen für die Briefwahl statt. Den Rahmen der Evaluation bilden dabei 
insbesondere die Ausschreibungskriterien. Betrachtet werden zudem weitere Aspekte, wie 
Zuverlässigkeit, Fehleranfälligkeit und praktische Schnittstellenverknüpfungen mit den 
Prozessen der städtischen Briefwahlstelle. Sofern diese Evaluation zu einem positiven 
Ergebnis kommt, wird die technische Abwicklung von Druck-, und Kuvertierung für die 
Briefwahl der Stadt Leipzig als Rahmenvertragsleistung ausgeschrieben.   
 
3.  Zeitplan 
Auf der Grundlage der ersten Markterkundung sowie der Erfahrungen aus den Wahlen 2024 
werden die Kriterien für die Vergabe der technischen Abwicklung von Druck- und 
Kuvertierleistungen für die Briefwahl zur Bundestagswahl 2025 zunächst weiter geschärft. 
Bis Ende des Jahres 2024 findet dann die Ausschreibung der entsprechenden Leistungen 
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durch die Lecos GmbH statt. Ziel ist es, den Dienstleister spätestens im II. Quartal 2025 
beauftragen zu können, um genügend Vorlauf zur Bundestagswahl 2025 zu gewährleisten. 
Die Evaluierung der Vergabe findet unverzüglich nach der Bundestagswahl 2025 statt. 
Sofern die Voraussetzungen für die Erarbeitung einer Rahmenvereinbarung gegeben sind, 
wird diese im Anschluss erarbeitet und entsprechend ausgeschrieben. Ziel ist dabei, die 
Gültigkeit ab der Oberbürgermeisterwahl 2027 sicherzustellen. Siehe dazu auch Anlage 2. 
4.  Finanzen und Personal (Details) 
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 2025 2026 siehe Anlage 1 1.100.12.1.2.01 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
Auswirkungen auf den Stellenplan (wenn ja, nachfolgend angegeben) 
Geplante Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
Der Bedarf begründet sich in den damit verbundenen Zielen. Vgl. dafür insbesondere III. und 
IV. Weitere Aufstellungen zu den Kosten sind Anlage 1 zu entnehmen.  
 
Den Kosten gegenüber stehen Einsparungen personeller Abordnungen. Dadurch kann die 
Umsetzung städtischer Pflichtaufgaben auch in Wahlzeiten besser sichergestellt werden.       
 
Steuerrechtliche Prüfung X nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG X nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung X nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja  nein, siehe Anlage zur Begründung 
 
5.  Klimawirkung (Details) 
Eine Klimawirkung der Maßnahme ist nicht zu erwarten. 
 
Die vorgeschlagene Maßnahme 
mindert den Ausstoß von Treibhausgasemissionen ja  nein  
fördert die Erzeugung von erneuerbarer Energie ja  nein 
Fördert die Anpassung an den Klimawandel (bspw. Hitzeschutz durch 
Entsiegelung) 
ja  nein 
 
6.  Auswirkung auf bezahlbares Wohnen (Details) 
Eine Auswirkung auf bezahlbares Wohnen ist nicht zu erwarten. 
 
7. Bürgerbeteiligung 
 
bereits erfolgt  geplant  nicht nötig  
8.  Besonderheiten 
Nicht relevant. 
x
x
x
x
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9.  Folgen bei Nichtbeschluss  
Bei Nichtbeschluss kann keine Vergabe der technischen Abwicklung von Druck- und 
Kuvertierleistungen stattfinden. Dies hätte zur Folge, dass keine Reduzierung städtischer 
Abordnungen in Wahljahren möglich wird. Mit Blick auf das seit vielen Jahren stetig 
wachsende Briefwahlaufkommen müsste in einem solchen Fall vielmehr mit einer 
Erweiterung der Abordnungsnotwendigkeiten für die städtische Briefwahlstelle gerechnet 
werden. Des Weiteren wären wichtige Verbesserungen in den Bereichen des 
Qualitätsmanagements sowie bei Prozess- und Schnittstellengestaltung, die mit einer 
Vergabe an einen technologisch gut ausgestatteten Dienstleistungspartner verbunden 
wären, nicht umsetzbar.   
 
 
Anlage/n 
1 Anlage 1_Finanzbedarf und Beispielkalkulation Personalkosteneinsparungen 
(nichtöffentlich) 
 
2 Anlage 2_GesamtzeitplanVergabe Briefwahl (nichtöffentlich) 
 
 
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