Ausführungsbeschluss - Stadtweite Einführung des Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio für die Umsetzung der elektronischen Akte
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-06918
Datum: 2019-05-23
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
Beschlussvorlage Nr. VI-DS-06918 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss - Stadtweite Einführung des Dokumentenmanagementsystem 
(DMS) enaio für die Umsetzung der elektronischen Akte 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters    
FA Allgemeine Verwaltung    
FA Finanzen    
DB OBM - Vorabstimmung    
Ratsversammlung  26.06.2019 Beschlussfassung 
 
 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Dem Ausführungsbeschluss zur Erweiterung des Lizenzpaketes auf 4.500 enaio-
Lizenzen (DMS) für alle Mitarbeiter/innen mit PC-Arbeitsplätzen mit der Option des 
Zukaufes weiterer Lizenzen und zum Aufbau der erforderlichen Infrastruktur als 
Grundlage für die stadtweite Einführung der elektronischen Akte in den Ämtern wird 
zugestimmt. Die Mittel für 2019 i.H.v. 769.100 € und 2020 i.H.v. 1.735.500 € sind im 
Budget der ITK  (10_111_ZW) im PSP 1.100.11.1.6.06 / Innenauftrag 101011160002 
geplant.  
 
2. Die Folgeaufwendungen werden ab dem Haushaltsjahr 2021 einschließlich der bisher 
im Fachamt verankerten Softwarepflegekosten innerhalb des Budgets 10_111_ZW 
finanziert und sind entsprechend bei der Haushaltsplanung zu berücksichtigen.  
 
3. Die Schulungskosten im Regelbetrieb sind ab 2021 im zentralen Fortbildungsbudget 
des Personalamtes (11_111_ZW) zu berücksichtigen. 
 
 
  
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Zusammenfassung: 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
Ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes 
Leipzig 2030 sowie dem Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ 
und „Digitalisierung der Verwaltung“ ist im Handlungsfeld 3 Organisation und E-Government 
die Einführung der elektronischen Akte und digitalen Vorgangsbearbeitung als eine 
priorisierte Maßnahme festgelegt. Dies umfasst folgende Projektteilziele:  
 Die Stadtverwaltung Leipzig setzt die elektronische Akte als führende Akte um.  
 Die Stadtverwaltung Leipzig einigt sich auf eine Zielarchitektur und setzt diese um. 
Zur Erreichung dieser Ziele ist es erforderlich, die vorhandenen enaio-Client-Lizenzen für 
eine stadtweite einheitliche Nutzung auf ein Lizenzpaket für 4.500 Mitarbeiter/innen mit PC-
Arbeitsplätzen zu erweitern, die erforderliche Infrastruktur aufzubauen und die Einführung in 
den Ämtern vorzubereiten. 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses 
 
Um einen stadtweiten Ausbau des DMS zu realisieren, besteht ein Gesamtbedarf von 4.500 
Lizenzen. Für die Beschaffung der Lizenzen erfolgte bisher der Kauf von Einzellizenzen.  
 
Als Alternative besteht die Möglichkeit der Beschaffung des gesamten Lizenzpaketes 
(entspricht 4.500 Client-Lizenzen) mit Bezahlung gleichmäßig verteilt über 5 Jahre. Hierbei 
werden die Lizenzen für das DMS enaio durch die Lecos beschafft und für die dauerhafte 
Nutzung in der Stadt Leipzig bereitgestellt.  
 
Obwohl nicht alle 4.500 Lizenzen sofort benötigt werden, ist die Beschaffung des 
Lizenzpaketes die wirtschaftlichste. Der Break-even-Point entsteht bereits in diesem Jahr 
beim Kauf von zusätzlich 202 Lizenzen. Im Betrachtungszeitraum bis 2025 ergibt sich eine 
Einsparung gegenüber der Fortführung der Beschaffung von Einzellizenzen von ca. 
1.730.205 €. 
 
 
 
 
  
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Übereinstimmung mit strategischen Zielen: 
 
 
 
 
Ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes 
Leipzig 2030 sowie dem Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (VI-
DS-05136-DS-01) und „Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) ist im Handlungsfeld 3 
Organisation und E-Government die Einführung der elektronischen Akte und digitalen 
Vorgangsbearbeitung festgelegt. 
 
 
Finanzielle Auswirkungen   nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 
2019 
 
2020 
 
2021 
2021 
2019 
 
2020 
 
2025 
2025 
769.100 
  
1.735.500 
  
16.692.600 
185.000 
101011160002 / 
1.100.11.1.6.06 
101011160002 / 
1.100.11.1.6.06 
1.100.11.1.6.06 
1.100.11.1.2.02.50 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein  wenn ja, 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
Beteiligung Personalrat X nein  ja, 
 
 
 
 
  
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Inhaltsverzeichnis 
Übereinstimmung mit strategischen Zielen: ..............................................................................3 
1. Sachverhalt: ...................................................................................................................4 
1.1 Anlass des Vorhabens ............................................................................................4 
1.2 Strategische Ziele ...................................................................................................4 
1.3 Begründung der Notwendigkeit ..............................................................................5 
1.4 Darstellung der Wirtschaftlichkeit ...........................................................................8 
2. Finanzierung ................................................................................................................11 
3. Folgen bei Nichtbeschluss ...........................................................................................11 
 
 
1. Sachverhalt:  
1.1 Anlass des Vorhabens 
 
Um die Stadtverwaltung Leipzig erfolgreich zu digitalisieren und die avisierten Ziele zu 
erreichen, ist eine verbindliche Basisinfrastruktur zu definieren. Eine der erforderlichen 
Basisinfrastrukturkomponenten ist das DMS. Damit wird der orts- und zeitunabhängige 
Zugriff auf Akten in elektronischer Form ermöglicht. Aktenrelevante Informationen und 
Dokumente werden vollständig an einem zentralen Speicherort abgelegt. 
 
Das bisher in einzelnen Fachbereichen der Stadtverwaltung eingesetzte DMS (enaio von 
Optimal Systems) wird gesamtstädtisch zum Einsatz kommen. Das DMS soll als zentrale 
Dokumentenablage für die Ablage gemäß Aktenplan dienen. Dabei kann das DMS sowohl 
im Sinne einer Fachanwendung für dokumentenbasierte Prozesse genutzt werden, als auch 
im Hintergrund als Dokumentenablageort für vorhandene Fachanwendungen dienen. 
 
Als Voraussetzung für die stadtweite Einführung der E-Akte ist die vorhandene Infrastruktur 
auszubauen. Es ist erforderlich, die vorhandenen enaio-Client-Lizenzen für eine stadtweite 
einheitliche Nutzung auf ein Lizenzpaket für alle 4.500 PC-Arbeitsplätzen zu erweitern. 
 
Die Einrichtung und Standardisierung der Software erfolgt im Projekt BD EVA (Basisdienst 
Elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung). Das Ausrollen in den Fachämtern 
erfolgt im Rahmen eines Folgeprojektes bzw. im Rahmen der Produktverantwortung BD 
EVA, das aus dem Projekt BD EVA heraus etabliert wird. 
 
1.2 Strategische Ziele 
 
Ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes 
Leipzig 2030 sowie dem Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (VI-
DS-05136-DS-01) und „Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) ist im Handlungsfeld 3 
Organisation und E-Government die Einführung der elektronischen Akte und digitalen 
Vorgangsbearbeitung festgelegt. Mit den hier fixierten Zielen wird das Augenmerk auf die 
Prozessanalyse und die Schaffung der technischen Voraussetzungen für rechtssichere und 
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medienbruchfreie Abläufe unter Beachtung der Grundsätze der Informationssicherheit 
gerichtet.  
 
Eine priorisierte Maßnahme des Handlungsfeldes 3 ist die Einführung der elektronischen 
Akte und digitalen Vorgangsbearbeitung als Regelverfahren mit folgenden Projektteilzielen:  
 Die Stadtverwaltung Leipzig setzt die elektronische Akte als führende Akte um.  
 Die Stadtverwaltung Leipzig einigt sich auf eine Zielarchitektur und setzt diese um.  
Die Wirtschaftlichkeit wurde in der Vorlage „Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) 
dargestellt. 
 
1.3 Begründung der Notwendigkeit 
 
a) Aufbau einer einheitlichen Zielarchitektur 
 
Zurzeit erfolgt die Aktenhaltung in den Ämtern und Referaten sehr unterschiedlich. So 
existieren neben den Papierakten bereits elektronische Akten über die Stadtverwaltung 
Leipzig verteilt, welche als Leuchtturmprojekte umgesetzt wurden. Dies bedeutet u. a., dass 
in verschiedensten Fachämtern bereits unterschiedliche Dokumentenmanagementsysteme 
(enaio, VISkompakt und DocuWare) im Einsatz sind. Zum jetzigen Zeitpunkt arbeiten die 
Systeme autark.  
 
Mit der Zielsetzung einer einheitlichen Zielarchitektur wurden die vorhandenen DMS bereits 
im Vorfeld geprüft. Bereits 2005 im Ergebnis einer Produktevaluierung (Marktanalyse und 
Auswertung BARC Studie) wurde die Entscheidung für enaio (ehemals OS ECM) getroffen. 
Vor Umsetzung der ersten DMS-Projekte in der Stadt Leipzig wurden im Jahr 2011 nochmals 
die Produkte OS ECM und VISkompakt hinsichtlich ihrer Eignung mit externer Unterstützung 
untersucht bzw. verglichen. Im Ergebnis dieser Untersuchung wurde enaio als DMS 
empfohlen. 
 
VISkompakt kommt in mehreren Bereichen der Stadt Leipzig als Landesverfahren zum 
Einsatz. Diese Anwendungen werden nicht Bestandteil des DMS der Stadt Leipzig. Sie 
werden vom Land gehostet, d.h. selbst bei einer Entscheidung für VISkompakt müssen sie 
weiterhin getrennt betrieben werden. 
 
Das DMS DocuWare wird ausschließlich für die Ablage bzw. den stadtweiten Zugriff auf die 
Belege des Finanzwesens genutzt. DocuWare selbst ist bezüglich der E-Akte und 
Vorgangsbearbeitung auf dem Markt nicht etabliert und verfügt nicht über repräsentative 
Referenzkunden. Zudem ist avisiert, das System des Dezernates II durch das stadtweite 
DMS enaio abzulösen. Die Kosten für die Anbindung von SAP und WMD und grundsätzlich 
auch für die Migration sind im geplanten Aufwand berücksichtigt. Hierzu wird ein 
gesondertes Projekt mit dem Dezernat Finanzen erarbeitet. 
 
Die im BLV festgeschriebene Nutzung der DMS wird durch die Migration von Docuware auf 
die Systeme enaio und VISkompakt reduziert. Die Entscheidung zum Einsatz eines DMS 
liegt im Hauptamt, Abteilung ITK. 
 
Das System enaio ist für Workflow- und Archiv-Anwendungen ideal verwendbar. Enaio 
besitzt umfangreiche Schnittstellen zu Fachanwendungen, insbesondere die Schnittstelle zu 
SAP macht einen Einsatz für die Stadt Leipzig sinnvoll. Außerdem verfügt Lecos über das 
notwendige Wissen und langjährige Erfahrungen beim Betrieb und der Entwicklung dieses 
Systems. Eigene Anpassungen sind dadurch schnell und wirtschaftlich umsetzbar. 
 
b) Stadtweiter Einsatz des DMS enaio 
 
Seit mehreren Jahren wird das DMS enaio im Rechtsamtes und Fachbereichen des Amtes 
für Bauordnung und Denkmalpflege, des Amtes für Umweltschutz sowie für die Anwendung 
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IT-Auftragsmanagement und als Datenablage für das Ämterframework genutzt. Das 
Rechtsamt hat zum 01.01.2019 seine Arbeit vollständig auf die E-Akte umgestellt. Parallel 
dazu wurde die erforderliche Infrastruktur aufgebaut. Für einen stadtweiten Etablierung der 
E-Akte wurde und wird das DMS weiterentwickelt.  
 
Hierfür sind die vorhandenen Lizenzen und die Infrastruktur entsprechend Auslastung 
(Anzahl der Nutzer) zu erweitern. Die Beschaffung muss im Rahmen des Projektes erfolgen, 
um damit die lizenzrechtlichen Voraussetzungen für das im Anschluss geplante Ausrollen in 
die Fachämter zu ermöglichen. 
 
  
Bei der Ablage der aktenrelevanten Dokumente können verschiedene Szenarien ausgeprägt 
werden. Im enaio erfolgt die Ablage der Dokumente in der E-Akte. Weiterführende Workflows 
und Fachverfahren können ggf. im enaio abgebildet werden. Die Umsetzung ist im Rahmen 
des einzelnen Umsetzungsprojektes zu klären. 
 
Im ersten Schritt erfolgt die Einführung der E-Akte mittels enaio in den Pilotämtern 
Standesamt, Volkshochschule, Amt für Umweltschutz, Rechtsamt (siehe Vorlage VI-DS-
04814 Digitalisierung der Verwaltung) sowie Stadtkasse. Mit der Digitalisierung des 
Bauantragsverfahrens werden weitere Ämter angebunden. Im Anschluss erfolgt das 
systematische Ausrollen der E-Akte in der gesamten Stadtverwaltung. Hierfür ist durch das 
Projekt BD EVA eine Umsetzungsplanung zu erstellen. 
 
Mit der Optimierung/Digitalisierung der Prozesse im Zuge der Einführung der E-Akte werden 
deutliche quantitative Effekte in der Verwaltung bis 2030 erwartet. Es wird angenommen, 
dass die Einführung der E-Akte bis 2030 einen konstanten Nutzwert von 3% pro Prozess ab 
dem Jahr 2025 erzeugt. Insgesamt könnte somit durch den Einsatz von IT-Maßnahmen (z.B. 
Einsatz mobiler Geräte, Antragsmanagement, DMS, Bezahlkomponenten) ein konstanter 
Nutzwert von 10% ab dem Jahr 2025 erzeugt werden. Nach einer ersten groben Schätzung 
liegt innerhalb der Kernverwaltung ohne Berücksichtigung der Investitionskosten somit ein 
mögliches Gesamteffizienzpotenzial von ca. 205 Mio. Euro im Gesamtzeitraum bis 2030 vor. 
Im Ergebnis wird deutlich, dass der voraussichtlich erforderliche Stellenaufwuchs bedingt 
durch die steigende Bevölkerungszahl bis 2030 durch den effizienten Einsatz von IT, hier 
durch die Einführung der E-Akte, abgeschwächt werden kann. (siehe Vorlage VI-DS-04814 
Digitalisierung der Verwaltung). 
 
Zudem entfallen zukünftig mit Ablösung von DocuWare jährliche Betreuungskosten in Höhe 
92.000 €/Jahr zzgl. der erforderlichen Kosten für den erforderlichen Speicherplatzbedarf. 
 
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1.4 Darstellung der Wirtschaftlichkeit 
 
a) Beschaffung und Wartung DMS enaio (Software) 
 
Um einen stadtweiten Ausbau zu realisieren, besteht ein Gesamtbedarf von 4.500 Lizenzen. 
Für die Beschaffung der Lizenzen bestehen folgende Optionen: 
 
1. Fortführung bestehende Beschaffung mit Kauf von Einzellizenzen nach 
angenommenen jährlichen Bedarf mit einem Zielbestand von 4.500 Lizenzen 
(aktueller Bestand 281 Lizenzen) 
 
 
 
Ab 2025 fallen keine Lizenzkosten an, es erfolgt dann ausschließlich die Bezahlung 
der Software (SW)-Wartung in Höhe von 323.618 € jährlich. 
 
oder  
2. Beschaffung des gesamten Lizenzpaketes (entspricht 4.500 Client-Lizenzen) ab 
2019 mit Bezahlung gleichmäßig verteilt über 5 Jahre  
 
 
 
Im Lizenzpaket sind neben dem Standard-Client diverse Zusatzmodule enthalten. 
Ebenfalls ab 2025 fallen nur noch Software-Wartungskosten in Höhe von 85.000 € 
jährlich an.  
 
Obwohl nicht alle 4.500 Lizenzen sofort benötigt werden, ist die Beschaffung des 
Lizenzpaketes (Option 2) die wirtschaftlichste, da der Preis für den Kauf von Einzellizenzen 
(Option 1) von 300 € bei der Beschaffung des gesamten Lizenzpaketes (Option 2) auf 111 € 
pro Lizenz sinkt. Zudem reduziert sich der Softwarewartungskostensatz von 24% pro Jahr 
vom Kaufpreis (Option 1) bei der Beschaffung des gesamten Lizenzpaketes (Option 2) auf 
18% pro Jahr.  
Darüber hinaus ist geplant, vertraglich eine Option zum Zukauf weiterer Lizenzen zu 
vereinbaren, soweit zukünftig entsprechende Bedarfe entstehen. 
 
Der Break-even-Point entsteht bereits in diesem Jahr beim Kauf von zusätzlich 202 
Lizenzen. Im Betrachtungszeitraum bis 2025 fallen bei der Beschaffung des Lizenzpakete 
Aufwände in Höhe von ca. 1.035.000 € an. Das ergibt eine Einsparung gegenüber der 
Fortführung der Beschaffung von Einzellizenzen (Option 1) von ca. 1.730.205 €.  
 
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Die Lizenzen für das DMS enaio werden durch die Lecos beschafft und für die dauerhafte 
Nutzung in der Stadt Leipzig bereitgestellt. Somit entsteht im Ergebnishaushalt ein Aufwand 
von insgesamt 470.000 € zzgl. Wartungskosten.  
 
Unter Abwägung der wirtschaftlichen Aspekte erfolgt die Entscheidung für Option 2 für die 
Beschaffung des gesamten Lizenzpaketes. 
 
b) Betrieb DMS (Hardware) 
 
Für den Ausbau des DMS sind sukzessive entsprechend des Rollouts und der Auslastung im 
Rahmen des Projektes BD EVA zusätzliche IT-Infrastruktur (Server, Speicher) und 
Betreuung aufzubauen. Dafür entstehen folgende Kosten: 
 
 
 
* Die Aufwände ab 2021 sind bei dem Ausbau auf 4.500 Nutzer/-innen von verschiedenen zurzeit noch nicht 
bekannten Einflussgrößen abhängig. 
 
Die Aufwendungen für die Infrastruktur betragen zurzeit 82.000 € pro Jahr und werden über 
den BLV (AL180212-01) bezahlt. Die Kosten für den Betrieb des DMS enaio steigen 
entsprechend des technischen Aufwuchses (entsprechend Auslastung), der an die Anzahl 
der Anbindung der Nutzer geknüpft ist. Der Infrastrukturplanung erfolgte auf der Grundlage 
der Annahme von Ausbaustufen auf vorerst 500 Nutzer in 2019, danach auf 1.000 Nutzer in 
2020 bis hin zur vollständigen Umsetzung für 4.500 Nutzer in 2024. 
 
c) Aufwand Projekt BD EVA 
 
Neben den Lizenz- und Infrastrukturkosten entstehen für die standardisierte Implementation 
im Rahmen des Projektes BD EVA folgende weitere Projektkosten: 
 
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Das Projekt Basisdienst Elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung (BD EVA) - 
Ausbaustufe 1 endet in 2019. Alle weiteren Kosten zur Umsetzung der E-Akte sind in den 
Einführungskosten der Fachämter geplant.  
 
d) Einführungskosten Fachämter 
 
Im Anschluss an das Projekt erfolgt die Umsetzung in den Fachämtern. Die 
Einführungskosten setzen sich aus Umsetzungskosten wie Einführungsbegleitung, 
Anpassung, Anbindung Fachverfahren, Schulung. Zusätzlich entstehen aus der Umsetzung 
laufende Kosten wie Wartungskosten Schnittstellen und Zentrales Scannen Posteingang.  
 
 
* Diese Aufwände wurden aus den bisherigen Erfahrungswerten ermittelt und entsprechend der Lizenzen bzw. 
Schnittstellenanbindung gleichverteilt. Hierbei handelt es sich um Annahmen, die nach ersten repräsentativen 
Umsetzungen in den Fachämtern konkretisiert werden können.  
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** Das Zentrale Scannen des Posteingangs ist Bestandteil der Einführung der Elektronischen Akte. Unter der 
Rahmenbedingung "Ersetzendes Scannen" beträgt der minimale marktübliche Preis 0,0293 € und der maximale 
marktübliche Preis 0,0499 € je Blatt. Zurzeit wird von einer jährlichen Posteingangsmenge (intern und extern) von 
49.500.000 Blatt ausgegangen. Auf Basis der ermittelten Blattanzahl, des Mittelwertes aus Minimal- und 
Maximalpreis und unter Annahme einer gleichbleibenden Posteingangsmenge wurde ein Gesamtaufwand von ca. 
1,96 Mio. € je Jahr ermittelt und auf die Nutzer der E-Akte umgerechnet. Somit ergibt sich bei Gleichverteilung auf 
die im enaio angebundenen Nutzer ein Aufwand von ca. 435 € je Jahr je produktivem Nutzer. Dieser Aufwand 
kann auf Grund fehlender Erfahrungswerte lediglich als Richtgröße angesehen werden. Es ist davon auszugehen, 
dass sich insbesondere die interne Papierposteingangsmenge mit der Einführung der E-Akte erheblich reduziert, 
aber nach heutigem Stand die Größenordnung noch nicht einschätzbar ist.  
 
e) Übersicht Gesamtkostenplanung 
 
 
 
Für die Einführung der E-Akte mit zentralem Posteingangsscan in der gesamten 
Stadtverwaltung entstehen bis 2025 voraussichtlich Gesamtkosten in Höhe von 19.382.200 € 
incl. der bereits laufenden Hard- und Softwarebetreuungskosten für die bereits in Produktion 
befindlichen Fachämter. 
 
2. Finanzierung 
Die Aufwände für 2019 in Höhe von 769.100 € und für 2020 in Höhe von 1.735.500 € sind in 
der Planung im Budget 10_111_zw berücksichtigt. Die Aufwände für Schulungskosten im 
Regelbetrieb werden ab 2021 im Budget des Personalamtes geplant. Die weiteren Aufwände 
ab 2021 sind im Zuge der Haushaltsplanung über das Budget 10_111_zw zu 
berücksichtigen. 
 
In der Endausbaustufe (Anbindung aller 4.500 Anwender) ab 2025 wird für den Betrieb des 
DMS enaio einschließlich zentralem Posteingangsscan mit jährlichen Aufwänden in Höhe 
von 3.537.800 € gerechnet. 
 
3. Folgen bei Nichtbeschluss 
Sollte die stadtweite Einführung des Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio nicht 
beschlossen werden, kann der Rollout für die elektronische Aktenführung in 2019 nicht 
gestartet werden. Damit fehlt die Grundlage für die Digitalisierung der Verwaltung.