Änderung zum Ausführungsbeschluss Nr. DS-00513/14-DS-03 "Einführung eines Intranets - Ausführungsbeschluss - Bestätigung einer außer-/überplanmäßigen Auszahlung/Aufwendung gem. § 79 (1) SächsGemO in den Jahren 2017 und 2018"
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-00513/14-DS-04
Datum: 2017-12-20
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss
Beschlussvorlage Nr. VI-DS-00513/14-DS-04
Status: öffentlich
Eingereicht von 
Oberbürgermeister
Betreff:
Änderung zum Ausführungsbeschluss Nr. DS-00513/14-DS-03 "Einführung eines 
Intranets - Ausführungsbeschluss - Bestätigung einer außer-/überplanmäßigen 
Auszahlung/Aufwendung gem. § 79 (1) SächsGemO in den Jahren 2017 und 2018"
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
voraussichtlicher
Sitzungstermin Zuständigkeit
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
Verwaltungsausschuss 17.01.2018 Beschlussfassung
Beschlussvorschlag:
1. Die außerplanmäßige Auszahlung nach § 79 (1) SächsGemO in 2017 i. H. v. 150.000 € 
zur Implementierung und Weiterentwicklung eines Intranets im PSP-Element „Intranet“ 
(7.0001531.701) wird bestätigt. Die Deckung erfolgt i. H. v. 150.000 € aus dem 
Ergebnishaushalt Innenauftrag „Intranet“ (100111120001).   
2. Die nicht verbrauchten investiven Haushaltsmittel werden im Rahmen des 
Jahresabschlusses 2017 als Ermächtigung aus Vorjahren nach 2018 übertragen 
(7.0001531.701). Die Ermächtigungsübertragung steht unter dem Vorbehalt des § 7 der 
Haushaltssatzung 2017/2018. 
3. Für den erwarteten Mehrbedarf für den laufenden Betrieb über die Lecos werden 
überplanmäßige Auszahlungen nach § 79 (1) SächsGemO in 2018 von 30.000 € 
bestätigt. Die Deckung erfolgt formal aus der Kostenstelle „unterjährige Finanzierung 
formale Deckung Ergebnishaushalt“ (1098620000). Im Gegenzug erfolgt in 2017 eine 
Sperrung des vorhandenen Budgets im Ergebnishaushalt auf dem Innenauftrag „Intranet“ 
(100111120001)“ über 30.000 €.
4. Die im Haushaltsjahr 2019ff geschätzten Mehrkosten aufgrund des 
Ausschreibungsergebnisses  von 30.000 € werden zunächst zur Kenntnis genommen. 
Über eine zusätzliche Bereitstellung ist im Rahmen der Haushaltsplanung 2019/20 zu 
entscheiden. Die Mittel sind dann entsprechend durch das Fachamt anzumelden
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Übereinstimmung mit strategischen Zielen:
Hinweis: Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen nein wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen 2018 2018 30.000
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen 2017 2017 150.000 7.0001531.701
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein wenn ja,
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)
Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen 
Auswirkungen auf den Stellenplan nein wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
Beteiligung Personalrat nein ja,
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Sachverhalt: 
Mit Ausführungsbeschluss Nr. DS-00513/14-DS-02 „Einführung eines Intranets - 
Ausführungsbeschluss - Bestätigung einer außerplanmäßigen Auszahlung gem. § 79 (1) 
SächsGemO“ wurde am 10.05.2016 in der Dienstberatung des Oberbürgermeisters, am 
13.06.2016 im Fachausschuss Finanzen, am 14.06.2016 im Fachausschuss Allgemeine 
Verwaltung sowie am 08.06.2016 im Verwaltungsausschuss die Einführung eines modernen 
Intranets für die Stadtverwaltung Leipzig bestätigt.
Im Haushaltsjahr 2016 wurden damit Mittel für die investive Maßnahme „Intranet“ im PSP-
Element 7.0001531.701/SK 78310100 von insgesamt 417.000 € sowie Aufwendungen für 
den laufenden Betrieb des Intranets ab dem Jahr 2017ff. i. H. v. 200.000 EUR \ p.a. im 
Budget 01_111_1ZW, Innenauftrag Intranet (100111120001/SK 42719270) vorbehaltlich der 
Beschlussfassung und Genehmigung des Doppelhaushaltes 2017/2018 bestätigt.
Es wurde festgelegt, dass mit dem Gewinner der Ausschreibung ein Vertrag über den 
Support des Basissystems und der beauftragten Erweiterungen mit einer Laufzeit von fünf 
Jahren mit der Option der jährlichen Verlängerung bis max. zehn Jahren Laufzeit 
geschlossen wird.
Nach Durchführung einer europaweiten Ausschreibung im Rahmen eines offenen Verfahrens 
im Jahr 2017 mit Schlusstermin für den Eingang der Angebote am 02.03.2017 und 
Bewertung der eingegangenen Angebote wurde im Anschluss durch die IT-Koordination die 
Aufhebung des Vergabeverfahrens und die Aufnahme eines Verhandlungsverfahrens mit 
einem der insgesamt drei Bieter angeregt. Am 22.05.2017 wurde dieses Vorgehen durch das 
Vergabegremium VOL bestätigt.
Im Rahmen dieses Verhandlungsverfahrens mit insgesamt zwei Verhandlungsrunden am 
20.06.2017 sowie am 9.10.2017 konnten signifikante Verhandlungserfolge und eine 
deutliche Reduzierung der vorgelegten Angebotssumme erzielt werden. 
Auf Basis des überarbeiteten Angebots ist dennoch eine Deckungslücke im Hinblick auf die 
laut Ausschreibung speziell für die Belange der Stadtverwaltung Leipzig angepassten 
Komponenten und die nun bereits absehbare weitere Entwicklung sowie den späteren 
Betrieb gegeben. 
Anpassung Komponenten
Im bisherigen Projektverlauf und in der Abstimmung mit dem potentiellen Auftragnehmer hat 
sich gezeigt, dass die Implementierung einer Suche, welche gezielt Informationen in 
Drittanwendungen und Altdatenbeständen unter einer einheitlichen Maske im Intranet zur 
Verfügung stellt, aufgrund der inkonsistenten IT-Infrastruktur deutlich aufwändiger in der 
Umsetzung wird. Nach vorliegenden Schätzungen wird die Anbindung pro Datenbank ca. 
5.000 EUR kosten. Die Suche wird deswegen als eigenständiges Projekt definiert und aus 
den zu übertragenden Mitteln in Höhe von max. 40.000 EUR finanziert. In diesen enthalten 
sind die Mehrkosten für die Intergator Lizenz- und Implemetierungskosten in Höhe von 
15.165 EUR.
Es ist außerdem zu erwarten, dass sich nach der geplanten Pilotphase aufgrund der 
gemachten Erfahrungen ein nochmaliger Anpassungsbedarf ergibt, welcher zum jetzigen 
Zeitpunkt mit ca. 25.000 Euro angesetzt wird.
Für die Migration von Daten aus Altanwendungen werden weitere 15.000 EUR benötigt.
Neu als Anforderung hinzugekommen ist die Projektierung des mobilen Zugriffs für die 
Gesamtverwaltung auch über private Endgeräte, welche aktuell mit einem Aufwand von bis 
zu 20.000 EUR angesetzt werden muss.
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Kosten Weiterentwicklung
Die Übertragung der Mittel erlaubt es weiterhin, Programmierungen und Anpassungen, 
welche in einer späteren Stufe der Entwicklung vorgesehen waren, vorzuziehen und die 
Haushalte der Folgejahre somit in diesen Bereichen zu entlasten. Hier ist in erster Linie das 
Teilprojekt 3 „Migrationsanalyse und -konzeption, Integrationsanalyse und -konzeption“ in 
Höhe von 25.000 € zu nennen.
Die Deckung für diese laut Angebot benötigten investiven Mittel ist in ausreichender Höhe 
vorhanden, sofern die für das Jahr 2017 geplanten und nicht in Anspruch genommen Mittel 
für den laufenden Betrieb des Intranets i. H. v. 150.000 € \ p.a. im Budget 01_111_1ZW, 
Innenauftrag Intranet (100111120001/SK 42719270) in den Finanzhaushalt umgeschichtet 
werden.
Mehrkosten Betrieb
Auf der Grundlage des Infrastrukturkonzeptes und der vorliegenden Angebote wird die bei 
der Lecos zu beauftragende Serverinfrastruktur ca. 30.000 EUR / p. a. teurer als in der 
ursprünglichen Schätzung vorgesehen. 
Für den erwarteten Mehrbedarf für den laufenden Betrieb über die Lecos werden 
überplanmäßige Auszahlungen nach § 79 (1) SächsGemO in 2018 von 30.000 € bestätigt. 
Die Deckung erfolgt formal aus der Kostenstelle „unterjährige Finanzierung formale Deckung 
Ergebnishaushalt (1098620000). Im Gegenzug erfolgt in 2017 eine Sperrung des 
vorhandenen Budgets im Ergebnishaushalt auf dem Innenauftrag „Intranet“ (100111120001)“ 
über 30.000 €.“
Die im Haushaltsjahr 2019ff geschätzten Mehrkosten aufgrund des Ausschreibungsergebnisses  
von 30.000 € werden zunächst zur Kenntnis genommen. Über eine zusätzliche Bereitstellung ist 
im Rahmen der Haushaltsplanung 2019/20 zu entscheiden. Die Mittel sind dann entsprechend 
durch das Fachamt anzumelden.