Voraussetzungen und Regelung für die digitale Teilnahme an Sitzungen der Stadtratsgremien in Präsenz- und Teilpräsenz (Hybridsitzungen)
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-Ifo-07209
Datum: 2022-06-15
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage-Nr. VII-Ifo-07209
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Oberbürgermeister
Betreff:
Voraussetzungen und Regelung für die digitale Teilnahme an Sitzungen 
der Stadtratsgremien in Präsenz- und Teilpräsenz (Hybridsitzungen)
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Information zur 
Kenntnis
FA Allgemeine Verwaltung Information zur 
Kenntnis
Ratsversammlung 13.07.2022 Information zur 
Kenntnis
Beschlussvorschlag
Die ab sofort geltende Regelung für die digitale Zuschaltung zu Sitzungen der 
Stadtratsgremien in Präsenz und Teilpräsenz wird zur Kenntnis genommen (Anlage 1).
Die Regelung wird nach sechs Monaten im Büro für Ratsangelegenheiten unter 
Berücksichtigung der Erfahrungen aus der Gremienbetreuung und dem Stadtrat evaluiert 
und bei Bedarf angepasst. 
Räumlicher Bezug
entfällt
Zusammenfassung
Anlass der Vorlage:   
 Rechtliche Vorschriften  Stadtratsbeschluss  Verwaltungshandeln
X  Sonstiges: Ratsbeschlüsse VII-A-02467 und VII-A-02558-NF-02
Die Stadtverwaltung schafft mit der Regelung den erforderlichen Rahmen, um die 
Zuschaltung von Teilnehmenden an Gremiensitzungen sicher und störungsfrei zu 
ermöglichen. Eine Evaluierung und Anpassung erfolgt nach sechs Monaten.
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Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen X nein wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein wenn ja, nachfolgend angegeben
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)
Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen 
Steuerrechtliche Prüfung nein wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG nein ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen ja nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein wenn ja, nachfolgend angegeben
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
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Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
Qualität im öffentlichen Raum
und in der Baukultur
Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
Nachhaltige Mobilität Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur
Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management
Erhalt und Verbesserung der
Umweltqualität
Leistungsfähige technische 
Infrastruktur
Quartiersnahe Kultur-, Sport-
und Freiraum-angebote
Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale Stabilität Wirkung auf Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt
Bürgerstadt Weltoffene Stadt
Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
Region Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft
Bezahlbares Wohnen X Stadtrat Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung
Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote
Kommunalwirtschaft Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
Lebenslanges Lernen X Verwaltung Imageprägende 
Großveranstaltungen
Sichere Stadt Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
Sonstige Ziele
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML)
Trifft nicht zu
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Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) X keine / Aussage nicht möglich erneuerbar fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch Aussage nicht möglich ja X nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) Aussage nicht möglich ja X nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement)
Aussage nicht möglich ja X nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz
ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer X nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung X ja (Prüfschema endet hier.)
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
ja nein (Begründung s. Abwägungsprozess) nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
Sachverhalt
I. Eilbedürftigkeitsbegründung
entfällt
II. Begründung Nichtöffentlichkeit 
entfällt
III. Strategische Ziele
Die digitale Zuschaltung zu Präsenzsitzungen vorberatender Gremien verändert die 
Arbeitsweise der Stadtratsgremien und die Zusammenarbeit mit der Verwaltung. Unter 
Einhaltung technischer und organisatorischer Mindeststandards können Hybridsitzungen die 
Vernetzung zwischen den Gremien aber auch mit der Verwaltung verbessern und die 
Teilnahme von Mitgliedern, Verwaltungspersonen und Gästen, insbesondere durch den 
Wegfall von Anfahrtswegen und bei Terminüberschneidungen, erleichtern. 
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IV. Sachverhalt
1. Anlass
Mit dem vorgelegten Regelwerk werden die Stadtratsbeschlüsse zu den Anträgen 
VII-A-02467 vom 21.07.2021 und VII-A-02558-NF-02 vom 18.11.2021 umgesetzt.
2. Ausführliche Darstellung der Information und weiteres Vorgehen
Die Voraussetzungen und Regelung für die digitale Zuschaltung sowie die Anmeldung bei 
der zuständigen Gremienbetreuung sind in Anlage 1 ausführlich beschrieben. 
Nach sechs Monaten wird die Regelung bei Bedarf angepasst. Die Evaluierung im Büro für 
Ratsangelegenheiten erfolgt auf Basis der Erfahrungen aus der Gremienbetreuung und einer 
Erhebung unter den Mitgliedern der Ratsversammlung.
Durch die Umsetzung der Regelung ergibt sich je nach Anzahl und Umfang der 
Zuschaltungen personeller Mehrbedarf. Dieser soll in der Pilotphase möglichst mit 
bestehenden Stellennteilen gedeckt werden. Der auf Basis der Erfahrungen und Evaluierung 
dauerhaft zu erwartende Mehrbedarf fließt in eine mögliche Neuregelung ein.
Anlage/n
1 Regelung für die digitale Zuschaltung (öffentlich)
2 Liste der Räume mit Ausstattung (nichtöffentlich)
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Regelung über die digitale Zuschaltung | Version 1.0 | Stand: 13.05.2022
Regelung für die digitale Teilnahme an Präsenz- und 
Teilpräsenzsitzungen (Hybridsitzungen)
1. Fallgruppen für eine digitale Zuschaltung
Es gilt der Grundsatz der Präsenzsitzung. Digitale Zuschaltung bzw. die Teilnahme an 
Teilpräsenzsitzungen sind wegen des erhöhten personellen und technischen Aufwands nur 
in begründeten Ausnahmefällen möglich. Gremienmitglieder sind bei einer Verhinderung 
zunächst verpflichtet, soweit vorhanden, ihre Vertretung zu informieren.
Folgende Fallgruppen kommen unter Berücksichtigung rechtlicher Gesichtspunkte für eine 
Zuschaltung in Frage:
Gremium Stimmberechtigte 
Mitglieder
Beratende 
Mitglieder
Verwaltung Geladene 
Gäste
Beschließende Ausschüsse 
(öffentlich/nichtöffentlich)
vorberatend ja, 
beschließend: 
unter 
Voraussetzung des 
§ 36a
ja ja ja
Beratende Ausschüsse 
(nichtöffentlich)
ja ja ja ja
SBB/OR (beschließend, 
beratend, öffentlich)
vorberatend ja, 
beschließend: 
unter 
Voraussetzung des 
§ 36a
– ja ja
Sonstige Beiräte (beratend, 
öffentlich)
ja ja ja ja
Jugendparlament ja – ja ja
2. Voraussetzungen 
Der unterbrechungsfreie und rechtssichere Ablauf der Sitzungen hat höchste Priorität. 
Deshalb muss sichergestellt sein, dass die erforderlichen räumlich-technischen und 
organisatorischen, insbesondere personellen, Voraussetzungen vorliegen.
2.1 Räumlich-technische Voraussetzungen der Sitzungsräume
Ein störungsfreier Sitzungsablauf mit per Videokonferenz zugeschalteten Teilnehmenden 
erfordert insbesondere eine:
klare und unterbrechungsfreie akustische Übertragung in beide Richtungen
hochauflösende, jederzeit flüssige Videoübertragung in beide Richtungen
Möglichkeit der Regie-Führung von zentraler Stelle 
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Regelung über die digitale Zuschaltung | Version 1.0 | Stand: 13.05.2022
Daraus ergeben sich insbesondere folgende technische Voraussetzungen, die in den 
Sitzungsräumen vorliegen müssen, damit Teilpräsenzsitzungen ausgerichtet werden können:
geeignete, in der Regel vorinstallierte, Mikrofon- und Lautsprecheranlage, 
abgestimmt auf die Raumakustik und verbunden mit einem von der Software 
Microsoft Teams (MS Teams) unterstützten Audio-Interface
ein großer für alle Teilnehmenden einsehbarer Bildschirm für einkommendes Video
eine hochauflösende und auf das Sitzungsgeschehen einstellbare Webcam
Ein zusätzlicher mobiler oder fest installierter PC für die Einleitung der Konferenz und 
Regieführung
Eine stabile Internetverbindung, vorzugsweise kabelgebunden
Die Liste der Sitzungsräume, die diese Voraussetzungen erfüllen, befindet sich in der 
(nichtöffentlichen) Anlage und wird fortlaufend angepasst.
2.2 Personelle Voraussetzungen:
Personalbedarf Aufgaben
Gremienbetreuung 
(Regelbedarf)
Anwesenheit prüfen, Protokollführung während der 
Sitzung
Koordinierung des Ablaufs (Gäste zu den einzelnen 
TOP´s ) 
Unterstützung der/des Vorsitzenden
Regieführung (Mehrbedarf) Ein- und Entlassen von Teilnehmenden
Herstellung der Nichtöffentlichkeit
Stummschaltung von Teilnehmenden
ggf. Unterstützung von zugeschalteten Personen
u. a.
Support Audio/Video-
Technik (Mehrbedarf)
Bereitstellung und Einrichtung von Mikrofon- und 
Lautsprechersystem am Audio-Interface
Rufbereitschaft im Fall von Störungen
Der konkrete Personalbedarf muss im Einzelfall abgewogen werden. Dies hängt von 
verschiedenen Faktoren ab, u. a. der Größe des Gremiums, der Anzahl und der Typologie 
der erwarteten Gäste (Verwaltung, externe Fachleute, Öffentlichkeit).
Die Gremienbetreuung kann nur bedingt gleichzeitig die Regierführung und den technischen 
Support absichern, ohne den reibungslosen Ablauf der Sitzung zu gefährden. 
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Regelung über die digitale Zuschaltung | Version 1.0 | Stand: 13.05.2022
1.Anmeldeverfahren 
Um eine digitale Zuschaltung zu ermöglichen, wird um eine frühestmögliche Anmeldung 
gebeten. In kurzfristig auftretenden Fällen können Gremienmitglieder die digitale Teilnahme 
bis einen Tag vor der Sitzung beantragen. 
Die Anmeldung erfolgt bei der Gremienbetreuung und ist in jedem Fall zu begründen.
Verwaltungsmitarbeiter und externe Gäste können die digitale Teilnahme bis mindestens drei 
Tage vor der Sitzung bei der Gremienbetreuung beantragen.
Die Gremienbetreuung prüft das Vorliegen der räumlichen und personellen Voraussetzungen 
und informiert die Anmeldenden und den Vorsitz, ob die Zuschaltung ermöglicht werden 
kann und übersendet im bejahenden Fall den Teilnahmelink.
2.Plattformverantwortung
Die Stadt Leipzig stellt für die Durchführung digitaler, internetgestützter Gremiensitzungen 
verbindlich die cloudbasierte Software Microsoft Teams zur Verfügung (VII-DS-01077). 
Das Anlegen und Einrichten von Videokonferenzen in MS Teams für digital oder teilpräsent 
stattfindende Sitzungen übernimmt die Gremienbetreuung (Anlegen der Videokonferenz in 
MS Teams). Die Konferenztechnik in den geeigneten Sitzungsräumen im Neuen Rathaus 
wird vom Amt für Gebäudemanagement bereitgestellt und zum Sitzungsbeginn eingerichtet. 
In Sitzungsräumen außerhalb des Neuen Rathauses muss die Betreuung der 
Konferenztechnik anderweitig sichergestellt sein. Hier wird von Fall zu Fall entschieden, ob 
die Voraussetzungen für eine Zuschaltung zur Sitzung gegeben sind.
Teilnehmende, die sich digital zuschalten dürfen, erhalten von der zuständigen 
Gremienbetreuung rechtzeitig einen Einwahl-Link, mit dem Sie online an der Sitzung 
teilnehmen können. 
Die Sitzungsteilnehmenden müssen das Vorliegen der räumlich-technischen und 
organisatorischen Voraussetzungen für die störungsfreie Sitzungsteilnahme per MS Teams 
bei sich selbst sicherstellen. Zu diesen Voraussetzungen gehören:
ein Endgerät, das die Systemanforderungen für MS Teams erfüllt 
ein Betriebssystem auf aktuellem sicherheitstechnischem Stand mit der neusten 
Version von MS Teams
eine hochauflösende Webcam
ein Headset oder ein hochwertiges Mikrofon, idealerweise mit Kopfhörer
eine stabile Internetverbindung
der wirksame Ausschluss der Anwesenheit Dritter im Fall nichtöffentlicher Beratung
der souveräne Umgang mit dem eigenen System
3.Verhaltensregeln
Teilnehmende nichtöffentlicher Sitzungen sind dazu verpflichtet sicherzustellen, dass 
keine unberechtigte Person die Sitzung mitverfolgen kann.
Bei nichtöffentlichen Sitzungen müssen sich alle Teilnehmende mit ihrem Vor- und 
Nachnamen anmelden.
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Regelung über die digitale Zuschaltung | Version 1.0 | Stand: 13.05.2022
Die Kamera ist während der Videokonferenz anzuschalten. Sollte dies in 
Ausnahmefällen nicht möglich sein, ist dies mit der Gremienbetreuung abzustimmen. 
Das Mikrofon ist nur anzuschalten, wenn das Wort erteilt wurde.
Die Zulassung von Personen aus dem Wartebereich erfolgt nur durch Vorsitzende 
und Gremienbetreuung.
Wortmeldungen werden durch Handzeichen angezeigt.
Der Chat wird nur für technisch-organisatorische Fragen und nicht für Rede- oder 
Diskussionsbeiträge genutzt.
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