Abschluss eines neuen Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-06871
Datum: 2019-04-26
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
Beschlussvorlage Nr. VI-DS-06871 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Abschluss eines neuen Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters    
FA Allgemeine Verwaltung    
FA Finanzen    
DB OBM - Vorabstimmung    
Ratsversammlung  15.05.2019 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
1. Die Ratsversammlung stimmt der Beendigung des bisherigen 
Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH zum 31.12.2019 und dem Abschluss 
des neuen Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH in der als Entwurf 
beigefügten Fassung (siehe Anlage 1) mit einer Laufzeit vom 1.1.2020 bis zum 
31.12.2039 zu und beauftragt den Oberbürgermeister, diesen Vertrag abzuschließen. 
2. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, während der Vertragslaufzeit auftretende 
Änderungen im Betriebsleistungsvertrag mit der Lecos GmbH zu vereinbaren, es sei 
denn, es handelt sich um wesentliche Änderungen, für die weiterhin die 
Ratsversammlung zuständig bleibt.  
 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
Der bestehende Betriebsleistungsvertrag mit der Lecos GmbH läuft zum 31.12.2020 aus und 
bietet keine weiteren Verlängerungsoptionen. Mit Ablauf des Vertrages verliert die Stadt die 
vertragliche Grundlage für die IT-Unterstützung ihrer Verwaltungsprozesse. Die Lecos GmbH 
kann mit der aktuell bestehenden geringen Restlaufzeit des Vertrages keine wirtschaftlichen 
Finanzierungsmodelle für die Anmietung von IT-Infrastruktur anbieten. Ein neuer 
Betriebsleistungsvertrag soll deshalb noch in 2019 abgeschlossen werden.  
 
 
 
  
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Übereinstimmung mit strategischen Zielen: 
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen   nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft x nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 
2020 
2021 
2022 
2023 
2024 
2025 
2026 
2027 
2028 
2029 
2030 
2031 
2032 
2033 
2034 
2035 
2036 
2037 
2038 
2039 
 
16.268.300 € 
17.000.000 € 
17.850.000 € 
18.500.000 € 
19.055.000 € 
19.250.000 € 
19.630.000 € 
20.000.000 € 
20.600.000 € 
20.800.000 € 
21.200.000 € 
21.600.000 € 
22.030.000 € 
22.470.000 € 
22.900.000 € 
23.350.000 € 
23.800.000 € 
24.270.000 € 
24.750.000 € 
25.200.000 € 
10_DV 
10_111_ZW 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
Beteiligung Personalrat x nein  ja, 
 
 
 
 
  
3/8
 
 
1 Anlass 
 
Die Lecos GmbH erbringt als städtische IT-Gesellschaft alle relevanten Leistungen für die IT-
Unterstützung der Stadtverwaltung Leipzig. 
 
Vertragliche Grundlage für die Erbringung der Dienstleistungen ist der 
Betriebsleistungsvertrag. Dieser Vertrag wurde erstmalig zum 01.01.2001 abgeschlossen 
und ist gegenwärtig in der Fassung vom November 2010 durch Wahrnehmung einer 
Verlängerungsoption bis zum 31.12.2020 gültig (vgl. DS-00667/14). 
Nunmehr soll ein neuer Betriebsleistungsvertrag mit der Lecos GmbH abgeschlossen 
werden.  
 
2  Beschreibung der Maßnahme 
Der neue Betriebsleistungsvertrag basiert auf dem Vertragstext des bestehenden 
Betriebsleistungsvertrages. Neben redaktionellen Anpassungen des Vertragstextes wurden 
die zum laufenden Betriebsleistungsvertrag vorgenommenen Änderungsvereinbarungen und 
folgende wesentliche Neuerungen in den Vertrag übernommen:  
1. Die Laufzeit wurde auf 20 Jahre erweitert. Der Betriebsleistungsvertrag gilt damit vom 
01.01.2020 bis zum 31.12.2039.  
2. Die Vereinbarungen zur Service Level Kontrolle wurden verändert. 
3. Die Vorschriften aus der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union 
(DSGVO) wurden eingearbeitet. 
4. Eine regelmäßige Preisprüfung wurde etabliert.  
Beschreibung der wesentlichen Vertragsanpassungen 
 
Zu Nr. 1: Anpassung der Laufzeit: 
 
Die Lecos GmbH ist als IT-Volldienstleister für die Stadt Leipzig aufgestellt. Die 
Rahmenbedingungen des IT-Einsatzes haben sich in den letzten Jahren massiv verändert 
und werden sich weiter verändern. Mit einem leistungsstarken und flexibel handlungsfähigen 
IT Dienstleister kann auf die bevorstehenden Herausforderungen, u. a. Digitalisierung der 
Verwaltung, reagiert werden. Über die bisherige Laufzeit ist festzustellen, dass sich das 
gesellschaftsrechtliche Konstrukt der Lecos GmbH für die Stadt Leipzig als Gesellschafter 
als auch als Kunde bewährt hat.  
 
Zu dem Geschäftsmodell der Lecos GmbH gehört wesentlich die Finanzierung der 
Leistungen der Lecos GmbH über ein Mietmodell. Dies hat für die Stadt den Vorteil, dass 
 ein Investitionsstau vermieden wird, 
 technologische Weiterentwicklungen berücksichtigt werden und 
 ein hoher Grad an Standardisierung sichergestellt wird. 
Die technologischen Anforderungen entsprechen in diesem Umfang allerdings keiner 
Vertragslaufzeit von 5 Jahren. Maßgebliche Faktoren dafür sind: 
 eine relativ kurze Laufzeit für IT Investitionen, 
 der Rollout Zyklus von 5 Jahren, d. h. die Betreuung und Garantie laufen über die 
Vertragslaufzeit von 5 Jahren hinaus  
 der Zyklus für Erneuung von zentraler (Sicherheits)Infrastruktur erfolgt ebenfalls 
rollierend über 5 Jahre 
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Neben der fachlichen Problematik der Laufzeit der Betriebsleistungen, steht die Lecos GmbH 
vor der Herausforderung der Finanzierung der Investitionen am Kapitalmarkt. Hier bestehen 
in den letzten Jahren regelmäßig Probleme bei Kreditanträgen, insbesondere kurz vor Ablauf 
der Vertragslaufzeit. Begründet ist dies damit, dass die Refinanzierung über die 
Vertragslaufzeit hinausgeht und somit die Frage von Sicherheiten aus formaler Prüfung der 
Kreditinstitute auftreten. Die Erfahrungen der Lecos GmbH zeigen, dass bei zu geringer 
Restlaufzeit Kreditangebote ausbleiben bzw. eine Verschlechterung der Konditionen erfolgt. 
 
Da der Betriebsleistungsvertrag mit der Stadt Leipzig aktuell am 31.12.2020 ausläuft, soll ein 
neuer Betriebsleistungsvertrag mit einer Laufzeit von 20 Jahren vereinbart werden. Mit der 
Laufzeit von 20 Jahren wird auch sichergestellt, dass die Vertragslaufzeit länger als die 
vereinbarten Erneuerungszyklen ist und für die Lecos GmbH eine ausreichende 
Investitionssicherheit besteht. Mit Inkraftsetzung des neuen Vertrages erlischt der alte 
Vertrag. Aufgrund der langen Laufzeit ist eine automatische Verlängerungsoption für die 
Stadt Leipzig nicht mehr erforderlich.  
 
Bezüglich der vergaberechtlichen Prüfung liegt ein Gutachten der Kanzlei Redeker Sellner 
Dahs vor, welches der Vorlage als Anlage beigefügt ist. Im Ergebnis ist eine Vertragslaufzeit 
von 20 Jahren bzw. bis zu 30 Jahren möglich. Vor diesem Hintergrund soll der 
Betriebsleistungsvertrag mit der Lecos GmbH auf 20 Jahre vereinbart werden. 
Das über die bisherige Laufzeit bewährte Grundkonstrukt des Betriebsleistungsvertrages,  
d. h. Grundvertrag und Detailregelungen in den Anlagen mit Anhängen, bleibt bestehen. Dies 
ermöglicht die Anpassung von Detailregelungen an aktuelle Entwicklungen über 
Änderungsvereinbarungen. Die Verwaltung wird deshalb ermächtigt Anpassungen am 
Betriebsleistungsvertrages innerhalb der Laufzeit des Vertrages durchzuführen.  
 
Für die Stadt Leipzig als Mehrheitsgesellschafter bedeutet die Änderung der Vertragslaufzeit 
keine Verringerung oder Einschränkung der Rechte bzw. Einflussmöglichkeiten. 
 
Die inhouse-Fähigkeit gegenüber den Gesellschaftern ist die wesentliche 
Rahmenbedingung, die auch bei der langfristigen Stabilität der Lecos GmbH zwingend 
gewährleistet werden muss. Die Lecos GmbH wurde gegründet, um den Gesellschafter 
direkt mit IT-Dienstleistungen unterstützen zu können. Handlungsbedarf besteht aktuell 
hinsichtlich des Ziels inhouse-Fähigkeit nicht. Nach § 108 Abs. 1 GWB kann ein öffentlicher 
Auftraggeber einen Dritten inhouse, d.h. ohne öffentliche Ausschreibung beauftragen, wenn  
1. der öffentliche Auftraggeber über den Auftragnehmer eine ähnliche Kontrolle wie 
über seine eigenen Dienststellen ausübt (Kontrollkriterium) – die Stadt Leipzig 
und KISA kontrollieren Lecos GmbH über Aufsichtsrat und 
Gesellschafterversammlung,  
2. mehr als 80 % der Tätigkeit des Auftragnehmers der Ausführung von Aufgaben 
dienen, mit denen er von dem öffentlichen Auftraggeber oder von einer anderen 
juristischen Person, die von diesem kontrolliert wird, betraut wurde 
(Tätigkeitskriterium) - der Umsatz der Lecos GmbH mit Leipzig und KISA lag 
2017 bei 94% des Gesamtumsatzes und 
3. an dem Auftragnehmer keine direkte private Kapitalbeteiligung besteht - Lecos 
GmbH hat zwei öffentlich-rechtliche Gesellschafter. 
Die Lecos GmbH wird mit der Änderung des Betriebsleistungsvertrages verpflichtet, jährlich 
die Inhouse-Fähigkeit nachzuweisen. Dies kann z. B. im Rahmen der Prüfung des 
Jahresabschlusses erfolgen. 
 
Zu Nr. 2: Fortschreibung der Vereinbarungen Service Level Kontrolle 
 
Bereits im aktuell gültigen Betriebsleistungsvertrag wurden Vertragsstrafen vereinbart, wenn 
die Lecos GmbH aus von ihr vertretbaren Gründen nicht in der Lage ist, vereinbarte Service 
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Level zu erreichen. Da sich die bestehenden Regelungen bewährt und einen wesentlichen 
Beitrag zur Erhöhung der Service Qualität geleistet haben, wird ihre Anwendung hinsichtlich 
der verschiedenen Leistungsarten konkretisiert. Darüber hinaus werden die 
Abrechnungsmodalitäten und damit die Anwendbarkeit für die Stadt vereinfacht. Mit 
Abschluss des Vertrages sind Vertragsstrafen für folgende Bereiche anwendbar: 
1. Nicht-Verfügbarkeit von IT-Diensten und des User Help Desk 
2. Verspäteter Eingang von beauftragten Angeboten 
3. Nicht-Einhaltung von Realisierungsfristen von Angeboten 
4. Nicht-Einhaltung von Leistungspflichten bei Projekten 
Zu Nr. 3: Einarbeitung der Vorschriften aus der DSGVO 
Die bestehenden vertraglichen Regelungen müssen vor dem Hintergrund der DSGVO 
angepasst werden. Die Lecos GmbH erbringt Auftragsdatenverarbeitung für die Stadt 
Leipzig. Durch den Datenschutzbeauftragten und den Informationssicherheitsbeauftragten 
der Stadt Leipzig wurden die Regelungen der bisherigen Ziffer 17 des 
Betriebsleistungsvertrages, die Anlage D Datenschutz und die Anlage A9 Sicherheit geprüft. 
Im Ergebnis wird eine neue Anlage D – „Datenschutz“ als Anlage zum 
Betriebsleistungsvertrag vereinbart. Es erfolgt dabei eine vollständige Erneuerung unter 
Berücksichtigung der Anforderungen aus der DSGVO. Die Anlage A9 – Sicherheit wurde in 
ihrer bestehenden Form beibehalten. 
Zu Nr. 4: Preisanpassung und regelmäßige Preisprüfung 
Die Preise bzw. Jahresbetriebsentgelte können im bestehenden Betriebsleistungsvertrag 
einmal jährlich neu verhandelt werden. Dieses Modell wird auch im neuen 
Betriebsleistungsvertrag erhalten bleiben. Eine Auswertung der jährlichen Preisanpassungen 
seit Vertragsbeginn des aktuellen Vertrages in 2010 hat ergeben, dass von insgesamt 184 
Anpassungen an Einzelpreisen  
 79 Preise konstant geblieben sind oder sich sogar reduziert haben, 
 74 Preise mit bis zu 3 Prozent erhöht wurden, 
 14 Preise zwischen 3 und 5 Prozent erhöht wurden, 
 17 Preise über 5 Prozent erhöht wurden. 
Die Preisanpassungen der Lecos GmbH bewegen sich damit überwiegend im Rahmen der 
Inflation bzw. der Anpassungen vergleichbarer Personalkostensätze.  
Aufgrund der langen Vertragslaufzeit von 20 Jahren wird im neuen Vertrag ein regelmäßiger 
Marktvergleich der Preise vorgesehen, der alle zwei Jahre zu erfolgen hat. 
3  Realisierungs-/Zeithorizont  
Der Betriebsleistungsvertrag gilt vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2039.  
 
Der Geschäftsführer der Lecos GmbH informierte am 24.01.2019 in der 70. Sitzung den 
Aufsichtsrat der Lecos GmbH über den beabsichtigten Vertragsabschluss. Der Aufsichtsrat 
hat der Verlängerung des Betriebsleistungsvertrages bis 31. Dezember 2039 mit der Stadt 
Leipzig zugestimmt. 
 
 
6/8
4  Finanzielle Auswirkungen  
Im Haushaltsplanentwurf für den Doppelhaushalt 2019/2020 sind für das Jahr 2020 für die 
Leistungen aus dem Betriebsleistungsvertrag in den Budgets 10_DV und 10_111_ZW 
folgende Mittel eingestellt: 
 Ansatz 2020 
Bereitstellung und Betrieb von IT-Technik auf 
Basis des Mengengerüstes  
(5.300 Arbeitsplätze für das Jahr 2020 geplant) 
12.575.700 EUR 
 
 
Betreuungs-, Entwicklungs- und 
Beratungsleistungen im Rahmen des 
Stundenkontingentes 
2.938.000 EUR 
Kuvertier- und Scanleistungen  
(Technik und Personal) 
754.600 EUR 
Gesamt: 16.268.300 EUR 
 
 
Aus dem neuen Vertrag ergeben sich keine finanziellen Auswirkungen für den Planansatz 
2020. 
Die Finanzierung der Leistungen aus Anlage G (IT-Ausstattung kommunaler Schulen, 
Schulbibliotheken, Horte und Kitas in Trägerschaft der Stadt Leipzig) erfolgt aus Mitteln des 
Dezernates Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule (vgl. Ausführungsbeschluss VI-DS-
03002) 
Die zukünftige Entwicklung der Gesamtkosten aus diesem Vertrag wird abhängen von: 
1. der Entwicklung der Einzelpreise der Lecos GmbH, 
2. der Entwicklung des Mengengerüstes – hier insbesondere Anzahl der Arbeitsplätze 
der Stadtverwaltung, 
3. der Änderung von wesentlichen Leistungsbestandteilen, z. B. der vorzeitigen 
Kündigung von Einzelleistungen oder der Aufnahme neuer Leistungen.  
Die folgende Tabelle stellt als Rückblick für die Laufzeit der aktuellen Vertragsverlängerung 
seit 2015 die Entwicklung der Anzahl der Arbeitsplätze und die Entwicklung der 
Gesamtkosten gegenüber: 
 
Jahr Anzahl der Arbeitsplätze Gesamtkosten BLV  
 
 Anzahl Änderung 
ggü. Vorjahr 
in den Budgets 10_DV 
und 10_111_ZW  
(ohne Zusatzangebote) 
Änderung  
ggü. Vorjahr 
2015 4.418  12.280.336 €  
2016 4.554 3% 12.942.539 € 5% 
2017 4.700 3% 12.847.508 € -1% 
2018 4.937 5% 13.471.313 € 5% 
2019 5.200 5% 15.588.750 € 16% 
2020 5.300 2% 16.268.300 € 4% 
 
Die Steigerung der Gesamtkosten von 16% in 2019 ergibt sich aufgrund der Aufnahme der 
neuen Leistungsart „Digitale Werkstatt“. In den anderen Jahren gehen zusätzliche Kosten 
zum großen Teil auf Veränderungen in der Anzahl der Arbeitsplätze zurück. 
  
Für die Prognose der Preisentwicklung bis 2039 wird angenommen, dass die Anzahl der 
Arbeitsplätze bis 2023 kontinuierlich um 2 bis 3 Prozent pro Jahr ansteigt. Dies beinhaltet im 
Wesentlichen die Aufstellung weiterer Arbeitsplätze für Beschäftigte ohne Stadtnetzzugang 
und den Wachstumsfaktor von 1 Prozent für die Stellen der engeren Verwaltung gemäß 
Stellenprognose (VI-DS-06001). Damit einher gehen geschätzte Mehrkosten von 4 bis 5 
7/8
Prozent pro Jahr. Ab 2023 wird nur noch eine Steigerung der Arbeitsplätze um 1 Prozent und 
eine durchschnittliche jährliche Preissteigerung von 2 Prozent für die verschiedenen 
Leistungsarten prognostiziert.  
 
 
Jahr Arbeitsplätze Gesamtkosten BLV 
 
 Anzahl Änderung 
ggü. Vorjahr 
in den Budgets 10_DV 
und 10_111_ZW (ohne 
Zusatzangebote) 
Änderung  
ggü. Vorjahr 
2020 5.300 2% 16.268.300 € 4% 
2021 5.450 3% 17.000.000 € 5% 
2022 5.600 3% 17.850.000 € 5% 
2023 5.700 2% 18.500.000 € 4% 
2024 5.757 1% 19.055.000 € 2% 
2025 5.815 1% 19.250.000 € 2% 
2026 5.873 1% 19.630.000 € 2% 
2027 5.931 1% 20.000.000 € 2% 
2028 5.991 1% 20.600.000 € 2% 
2029 6.051 1% 20.800.000 € 2% 
2030 6.111 1% 21.200.000 € 2% 
2031 6.172 1% 21.600.000 € 2% 
2032 6.234 1% 22.030.000 € 2% 
2033 6.296 1% 22.470.000 € 2% 
2034 6.359 1% 22.900.000 € 2% 
2035 6.423 1% 23.350.000 € 2% 
2036 6.487 1% 23.800.000 € 2% 
2037 6.552 1% 24.270.000 € 2% 
2038 6.618 1% 24.750.000 € 2% 
2039 6.684 1% 25.200.000 € 2% 
 
Zur Kompensation der über die Jahre zu erwartenden Kostensteigerungen bietet der Vertrag 
die Möglichkeit neben der Reduktion des Mengengerüstes ausgewählte Einzelleistungen 
vorzeitig zu kündigen. 
 
5  Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Es ergeben sich keine Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
6  Bürgerbeteiligung 
 
Eine Bürgerbeteiligung ist nicht erforderlich. 
 
7 Besonderheiten 
 
Es gibt keine relevanten Besonderheiten der Vorlage. 
 
8  Folgen bei Nichtbeschluss  
  
Die Lecos GmbH hat in den letzten 18 Jahren bewiesen, dass sie ein stabiler und 
zuverlässiger Partner für IT-Leistungen der Stadt Leipzig ist. Leistungsumfang und –inhalt 
wurden regelmäßig an die Anforderungen der Stadt angepasst. Bei Nichtbeschluss 
entstehen für die Lecos GmbH vor dem Hintergrund der geringen Restlaufzeit des Vertrages 
8/8
finanzielle Risiken die dazu führen können, dass erforderliche Investitionen aktuell nicht 
durchgeführt werden können. Die Stadt müsste in neue Vertragsverhandlungen treten um ab 
01.01.2021 eine belastbare Grundlage für die IT-Unterstützung ihrer Verwaltungsprozesse 
zu erwirken.   
 
 
 
 
 
 
Anlagen: 
1. Entwurfsfassung Betriebsleistungsvertrag inkl. aller Anlagen mit sichtbaren 
Änderungen gegenüber bestehendem Vertrag (nur elektronisch im ALLRIS) 
2. Gutachten der Kanzlei Redeker Sellner Dahs (nur elektronisch im ALLRIS)