Beauftragung eines Projekt- und Finanzmanagements für das EU-Projekt EfficienCE
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-00022-NF-01
Datum: 2019-10-25
Vorlagenart: Beschlussvorlage

1/9
 
Ratsversammlung 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-00022-NF-01 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Wirtschaft, Arbeit und Digitales 
 
 
 
Betreff: 
Beauftragung eines Projekt- und Finanzmanagements für das EU-Projekt EfficienCE 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Ratsversammlung  30.10.2019 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, das Projekt- und Finanzmanagement sowie 
die Bearbeitung zwei inhaltlicher Arbeitsbausteine für das EU-Projekt EfficienCE an 
einen externen Dienstleister zu vergeben. 
 
2. Die Kosten der Beauftragung für den voraussichtlichen Leistungszeitraum 11/2019 – 
06/2022 werden auf 156.187,50 EUR beziffert. Die Deckung erfolgt aus dem Budget 
82_571_ZW - Referat Digitale Stadt, Innenauftrag „EfficienCE“ (108257100003). Die 
Gegenfinanzierung der Aufwendungen erfolgt aus dem Förderbudget des Projektes 
EfficienCE wie in der Vorlage zur Umsetzung des Projektes EfficienCE (VI-DS-06922) 
dargestellt. Die erforderlichen Eigenanteile i.H.v. 31.237,50 EUR werden durch 
Eigenleistungen in weiteren Arbeitspaketen des Projektes EfficienCE durch 
Bestandspersonal des Referates Digitale Stadt und des Amtes für Geoinformation und 
Bodenordnung erbracht. Das Förderbudget der EU beinhaltet die Auftragssumme 
vollumfänglich. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2/9
 
 
Räumlicher Bezug: 
gesamtstädtisch 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
Zur Unterstützung der Stadt Leipzig beim Projekt- und Finanzmanagements als Lead Partner 
des EU-Projektes EfficienCE (VI-DS-06922) sowie der Erstellung inhaltlicher 
Arbeitsbausteine ist eine externe Beauftragung für die Projektlaufzeit (11/2019 bis 
voraussichtlich 06/2022) vorgesehen. Die erforderlichen Finanzmittel i.H.v. 156.187,50 EUR 
sind im Förderbudget eingeplant und werden zu 80% refinanziert. Der Eigenanteil i.H.v. 20% 
wird durch Personalleistungen finanziert. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3/9
 
 
Finanzielle Auswirkungen 
 
Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge 2019  0 
  2020  33.857,88 
  
 
 
 
 
 
2021 
 
 
 
 
 
 
38.691,66 
  2022  52.400,46 
2019 – 2020 
Planansatz PSP-
Element 
1.100.51.1.1.08, 
Innenauftrag 
106400000960, 
Sachkonto 3148 9000 
----------------------------- 
2021 – 2022 
Planansatz PSP-
Element 
1.100.57.1.0.06 
Innenauftrag 
108257100003 
Sachkonto 3148 9000 
 Aufwendungen 2019  28.625,45 
  2020  48.837,60 
  
 
 
 
 
 
 
2021 
 
 
 
 
 
 
 
46.945,50 
  2022  31.778,95 
2019 – 2020 
Planansatz PSP-
Element 
1.100.51.1.1.08, 
Innenauftrag 
106400000960, 
Sachkonto 42711 200 
----------------------------- 
 
2021 – 2022 
Planansatz PSP-
Element 
1.100.57.1.0.06, 
Innenauftrag 
108257100003 
Sachkonto 42711 200 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung  nein  wenn, ja 
4/9
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein x ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
  
5/9
 
 
 
 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
X Nachhaltige Mobilität 
Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
Positive Rahmen-
bedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
Vielfältige und stabile 
Wirtschaftskultur 
Leistungsfähige 
technische Infrastruktur 
Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
Bezahlbares Wohnen 
Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
Lebenslanges Lernen 
Sichere Stadt 
 
 
 
  
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
Weltoffene Stadt 
Vielfältige, lebendige 
Kultur- und Sport-
landschaft 
Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
excellente Forschung 
Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
Imageprägende 
Großveranstaltungen 
Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: 
trifft nicht zu  
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Kein Abwägungsprozess notwendig. 
  
6/9
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
nicht eilbedürftig 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Aufgrund der berechtigten Interessen Einzelner ist die Benennung des zu 
Bezuschlagenden Teil einer nichtöffentlichen Anlage. 
 
III.  Strategische Ziele 
 
Die zu beauftragende Leistung unterstützt die Stadt Leipzig als Lead Partner in der 
Umsetzung des EU-Projektes EfficienCE (VI-DS-06922). Ziel der Teilnahme der 
Stadt Leipzig am EfficienCE-Projekt gemeinsam mit den Leipziger Verkehrsbetrieben 
ist die Schaffung der Grundlage für künftige Abstimmungsprozesse bei der Planung 
öffentlicher Verkehrsinfrastruktur in Leipzig – die urbane Datenplattform. Damit wird 
auf die gestiegenen Anforderungen einer wachsenden Stadt im Bereich 
Infrastrukturplanung reagiert. Zentral dabei ist die Zusammenführung bestehender 
Datensätze der Stadtverwaltung und Beteiligungsunternehmen, welche eine 
effizientere, intelligentere Infrastrukturplanung ermöglicht. 
 
Grundlage dafür ist der Aufbau einer urbanen Datenplattform (auf Basis der 
bestehenden Geodateninfrastruktur GDI-L) zum verbesserten Datenaustausch 
zwischen Fachämtern und Beteiligungsunternehmen für Planungen, Prognosen und 
Szenarien sowie weitere zukünftige Digitalisierungsprojekte.  
 
Somit unterstützt das Projekt EfficienCE das Teilziel „Nachhaltige Mobilität“, 
gleichzeitig stärkt die Stadt Leipzig als Projektpartner in einem internationalen 
Förderprojekt ihre Internationalität. 
 
IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
Die Stadt Leipzig hat am 23.01.2019 den Zuschlag für die Durchführung des 
transnationalen Austauschprojektes „EfficienCE – Energy Efficiency for Public 
Transport Infrastructure in Central Europe“ im EU-Förderprogramm Interreg Central 
Europe erhalten. Die Stadt Leipzig, vertreten durch das Referat Digitale Stadt, 
koordiniert das Gesamtprojekt als Leadpartner in einem Konsortium bestehend aus 12 
Partnern aus Mittel- und Südeuropa.  
Projektpartner: 
  
- Leipziger Verkehrsbetriebe, DE 
- Wiener Linien GmbH und Co KG, AT 
- Budapester Verkehrsbetriebe, HU 
- Trolleybus Verkehrsbetriebe Gdynia, PL 
- Technische Universität Danzig, PL 
- Stadt Maribor, SI 
- Universität Maribor, SI 
- Pilsener Verkehrsbetriebe, CZ 
- Stadt Bergamo, IT 
- Redmint Social Enterprises, IT 
- Mobilissimus, HU 
7/9
Das Partnerkonsortium erarbeitet Strategien zur Reduzierung von CO2-Emmissionen, 
indem neue Lösungen im Bereich erneuerbarer Energie im öffentlichen 
Personennahverkehr eingesetzt und getestet werden. Ziel des EfficienCE-Projektes ist 
die Erhöhung des Anteils erneuerbarer Energielösungen im öffentlichen 
Personennahverkehr in Mitteleuropa. Die Übertragbarkeit der Lösungen der einzelnen 
Städte auf andere Städte wird im Projekt mithilfe von gemeinsamen Dokumenten (z.B. 
Handbücher) und Online-Veröffentlichungen sichergestellt.  
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Zur Unterstützung des Referates Digitale Stadt bei seiner Funktion als Lead Partner 
insbesondere beim Projekt- und Finanzmanagement sowie der Erarbeitung und 
Koordinierung inhaltlicher Arbeitsbausteine des EfficienCE-Projektes ist die 
Beauftragung eines externen Dienstleisters geplant. Bei der zu beauftragenden 
Leistung handelt es sich um eine klassische Beauftragung von Sachverständigen 
und Beratungsleistungen gemäß DA 16/2018 Pkt. 3.5.3. 
Gemäß dieser Dienstanweisung ist ab einem kalkulierten Auftragswert i.H.v. 50 T 
EUR brutto die Zustimmung der Ratsversammlung einzuholen. 
 
Der Leadpartner ist das Bindeglied zwischen Europäischer Kommission und den 
Projektpartnern. Er fungiert als Drehscheibe, Mittler und Koordinator. Aus dieser 
Aufgabe heraus ergibt sich ein Arbeits- und Koordinationsaufwand, den die Stadt 
Leipzig durch vorhandenes Personal nicht decken kann. Eine Abstimmung mit dem 
Hauptamt gemäß DA 16/2018 zur Organisationsberatung hat ergeben, dass diese 
Leistung nicht durch das Hauptamt übernommen werden kann. 
 
Mithin sind folgende Arbeitsbausteine Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung:  
 
Arbeitspaket 1: Projekt- und Finanzmanagement 
Das Arbeitspaket Management dient der Sicherstellung einer einwandfreien und 
vorschriftsmäßigen finanztechnischen und administrativen Abwicklung des 
transnationalen Gesamtprojekts. 
 
Arbeitspaket 2: Erstellung von Strategien und Veröffentlichungen (Inhaltlicher 
Arbeitsbaustein) 
Auf Grundlage der im Projekt erarbeiteten Ergebnisse der einzelnen Projektpartner soll 
ein Handbuch (Transnational Guide) basierend auf den im EfficienCE-Projekt 
umgesetzten Pilotmaßnahmen mit Empfehlungen zu Maßnahmen zur Verbesserung 
der Energieeffizienz im öffentlichen Nahverkehr erarbeitet werden. 
 
Arbeitspaket 3: Studie inkl. webbasierte Darstellung (inhaltlicher Arbeitsbaustein) 
Die Recherche, Analyse und Aufbereitung vorhandener Maßnahmen und Instrumente 
für energieeffiziente ÖPNV-Infrastruktur in europäischen Städten außerhalb des 
Projektkonsortiums ist ebenfalls Bestandteil des Auftrags. Diese sollen zusammen mit 
den im Rahmen des EfficienCE-Projektes erarbeiteten Beispielen in einer 
Projektdatenbank (=Tool Repository) zusammengeführt und online zur Verfügung 
gestellt werden.  
 
Die Arbeitsbausteine 2 und 3 sind Pflichtaufgaben im Rahmen des von der EU 
bewilligten Projektes und stehen in engem inhaltlichen Zusammenhang mit den im 
Rahmen des Projektmanagements beauftragten Leistungen, so dass aus 
Kostengründen eine gemeinsame Beauftragung beschlossen wurde. 
 
8/9
Zur Beauftragung der Leistung wurde im Juni 2019 eine unverbindliche 
Marktrecherche durchgeführt. Anschließend wurden fünf als geeignet erachtete 
Unternehmen am 25.06.2019 per Email zur Angebotsabgabe bis 12.07.2019 
aufgefordert. Zwei der angefragten Unternehmen reichten fristgerecht ihre Angebote 
ein, drei Unternehmen sagten ihre Teilnahme aufgrund von Kapazitätsengpässen ab. 
Die Angebote wurden anhand eines Kriterienkatalogs durch eine Jury bewertet. 
 
Die Entscheidung fiel auf den Bieter mit dem qualitativ hochwertigsten Angebot.  
 
Das Vergabeverfahren sowie Vergabeentscheidung wurden durch das 
Rechnungsprüfungsamt der Stadt Leipzig bestätigt. 
 
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Beginn des EU-Projektes EfficienCE war der 01.04.2019. Die Beauftragung soll 
spätestens ab 11/2019 bis zum Abschluss des EfficienCE-Projektes (voraussichtlich 
einschl. 06/2022) mit Genehmigung des Schlussberichtes gegenüber dem 
Fördermittelgeber erfolgen.  
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Im Rahmen des EfficienCE-Projektes erhält die Stadt Leipzig Fördergelder u.a. für 
Personalkosten sowie für die Wahrnehmung der Rolle als Lead Partner.  
 
Die dafür bei der Stadt Leipzig anfallenden Gesamtkosten für das Projekt EfficienCE 
betragen 664.832,31 €, wovon 531.865,85 € im Rahmen des Projektes (Förderquote 
80 %) bereitgestellt werden. Der erforderliche städtische Eigenanteil beträgt 
132.966,46 € (20 % der Gesamtkosten).  
 
Die Fördergelder werden gem. der in der Vorlage zur Umsetzung des EU-Projektes 
EfficienCE (VI-DS-06922) dargelegten Zeitplans vereinnahmt. Ausgaben sind 
zunächst als Vorschuss zu leisten und werden im Rahmen einer halbjährlichen 
Abrechnung beim Fördermittelgeber zu 80% rückerstattet. Die Deckung des 
Eigenanteils i.H.v. 20 % wird während der gesamten Projektlaufzeit ausschließlich 
durch Personalleistungen im Referat Digitale Stadt und dem Amt für Geoinformation 
und Bodenordnung abgedeckt. 
 
Vom Projektbudget der Stadt Leipzig stehen zweckgebunden max. 160.000 € zur 
Beauftragung externer Dienstleister für das internationale Projekt- und 
Finanzmanagement sowie die Erarbeitung der beiden inhaltlichen Arbeitsbausteine 
zur Verfügung.  
 
Der Preis des Bieters mit dem qualitativ hochwertigsten Angebot beläuft sich auf 
156.187,50 € brutto. Davon werden 124.950,00 € durch den Fördermittelgeber 
refinanziert.  
 
Aufwendungen und Erträge für das Projekt- und Finanzmanagement stellen sich 
über die Projektlaufzeit wie folgt dar: 
  
Jahr Aufwendungen in EUR Erträge in EUR 
2019 28.625,45 0 
2020 48.837,60 33.857,88 
9/9
2021 46.945,50 38.691,66 
2022 31.778,95 52.400,46 
Gesamt 156.187,50 124.950,00 
Tabelle 1: Gesamtübersicht Aufwendungen und Erträge 
 
Die Planung der Hauhaltsansätze erfolgte im Amt für Wohnungsbau und 
Stadterneuerung. Die Ansätze wurden im AWS gesperrt. Die Bewirtschaftung der 
Mittel erfolgt durch das Referat Digitale Stadt (vgl. VI-DS-06922). 
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Keine Auswirkungen auf den Stellenplan. 
 
 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant    x nicht nötig 
 
 
7. Besonderheiten  
 
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Bei Nichtbeschluss kann die Stadt Leipzig die geplanten Leistungen nicht 
beauftragen. Die erforderlichen Aufgaben als Lead Partner des Projektes EfficienCE 
sowie die Umsetzung der Arbeitspakete 2 und 3 müssten durch die Stadt Leipzig 
selbst erbracht werden. Hierfür stehen keine Personalkapazitäten zur Verfügung. Die 
im Rahmen des Projektes beim Fördermittelgeber beantragten Mittel zur externen 
Vergabe des Projekt- und Finanzmanagement sowie zur Bearbeitung der 
Arbeitspakete 2 und 3 i.H.v. max. 160.000 € könnten nicht in Personalmittel 
umgewandelt werden und würden somit verfallen. 
 
Anlagen: 
1 Leistungsbeschreibung  
2 nicht öffentlicher Teil 
 
 
 
 
 
 
1 
 
Referat Digitale Stadt 
OE 82 
 
Vorlage VII-DS-00022 
Beauftragung eines Projekt- und Finanzmanagements für das EU-Projekt EfficienCE 
Anlage 1 
 
Leistungsbeschreibung Projektmanagement EfficienCE 
 
1. Einleitung und Anlass 
Die Stadt Leipzig hat am 23.01.2019 den Zuschlag fü r die Durchführung des transnationalen 
Austauschprojektes „EfficienCE – Energy Efficiency for Public Transport Infrastructure in Cent- 
ral Europe“ im EU-Förderprogramm Interreg Central Europe erhalten. Die Stadt Leipzig koor- 
diniert das Gesamtprojekt als Leadpartner in einem Konsortium bestehend aus 12 Partnern 
aus Mittel- und Südeuropa.  
Das Partnerkonsortium erarbeitet Strategien zur Red uzierung von CO 
2-Emmissionen, indem 
neue Lösungen im Bereich erneuerbarer Energie im öffentlichen Personennahverkehr einge- 
setzt und getestet werden. Ziel des EfficienCE-Proj ektes ist die Erhöhung des Anteils erneu- 
erbarer Energielösungen im öffentlichen Personennah verkehr in Mitteleuropa. Die Übertrag- 
barkeit der Lösungen der einzelnen Städte auf andere Städte wird im Projekt mithilfe von ge- 
meinsamen Dokumenten und Tools sichergestellt.  
Zur Unterstützung bei der Projektkoordination, Projekt- und Finanzmanagement sowie der Er- 
arbeitung und Koordinierung inhaltlicher Arbeitsbausteine soll die Erbringung durch einen ex- 
ternen Dienstleister erfolgen. 
Die Ausschreibung erfolgt durch das Referat Digitale Stadt der Stadt Leipzig, Pfaffendorfer Str. 
2, 04105 Leipzig. 
 
Fakten zum Projekt EfficienCE: 
Gesamtprojektlaufzeit: 01.04.2019 – 31.03.2022 
Antragsteller und Leadpartner: Stadt Leipzig, Referat Digitale Stadt (folgend AG/LP genannt) 
Förderprogramm: Interreg Central Europe 
Gesamtprojektbuget: 2.430.918,83 EUR 
Projektpartner:  
- Leipziger Verkehrsbetriebe, DE 
- Wiener Linien GmbH und Co KG, AT 
- Budapester Verkehrsbetriebe, HU 
- Trolleybus Verkehrsbetriebe Gdynia, PL 
- Technische Universität Danzig, PL 
- Stadt Maribor, SI 
- Universität Maribor, SI 
- Pilsener Verkehrsbetriebe, CZ 
- Stadt Bergamo, IT 
- Redmint Social Enterprises, IT 
- Mobilissimus, HU 
 
2 
 
Referat Digitale Stadt 
OE 82 
 
2. Zu erbringende Leistungen 
Der Auftragnehmer soll die Stadt Leipzig über die bis zur Erstellung des Schlussberichtes (vo- 
raussichtlich Ende 06 / 2022) bei der Durchführung des Projektmanagements sowie bei der 
Erarbeitung der genannten Arbeitsbausteine unterstü tzen. Dabei ist wichtig, dass diese Er- 
gebnisse fristgerecht und in hoher Qualität erarbeitet und eingereicht werden. Die Projektspra- 
che ist Englisch. 
Vertragsbeginn ist spätestens Anfang November 2019. Vertragsende ist der 30.06.2022 
 
Folgende Arbeitsbausteine sind durch den AN zu erbringen: 
 Arbeitspaket 1: Projekt- und Finanzmanagement 
Das Arbeitspaket Management dient der Sicherstellun g einer einwandfreien und vorschrifts- 
mäßigen finanztechnischen und administrativen Abwicklung des transnationalen Gesamtpro- 
jekts. Alle Leistungsbausteine sind unter Kenntnis und Beachtung der Programmregularien 
des Central Europe Programms zu erbringen. 
a) Laufendes Projektmanagement  
a) Erarbeitung von strukturierten Arbeitsplanübersi chten, die als Überwachungsinstru- 
ment und Projektplanungssystem (Arbeitsplan) sowie für das Risiko- und Qualitätsma- 
nagementsystem verwendet werden sollen; 
b) die Organisation und Durchführung von max. vier „local site visits“ der Projektpartner 
vor Ort zu Projektbeginn und max. sechs Besuche, um den Projektfortschritt zu begut- 
achten (Reisekosten für diese Besuche müssen vom AN mitkalkuliert werden) und Be- 
gleitung des AG, um die Arbeitsplanung, Pilotinvest itionen, und weitere Arbeitsbau- 
steine der Partner detailliert zu besprechen und für die Projektlaufzeit zu planen;  
c) die Erstellung eines projektübergreifenden Proje ktplanungssystems, das die Arbeits- 
pläne aller Arbeitspakete beinhaltet - dabei ist ei ne enge Abstimmung mit den einzel- 
nen Arbeitspaket-Verantwortlichen und dem AG notwendig;  
d) regelmäßige Aktualisierung der Arbeitspläne in K oordination mit den Projektpartnern 
und Präsentation des Arbeitsplans zu Partnertreffen  (inhaltliche Vorbereitung und 
kurze Präsentation des aktuellen Standes im jeweiligen Arbeitspaket); 
e) Organisation (in Abstimmung mit den gastgebenden  Partnern), inhaltliche Vorberei- 
tung, Moderation sowie Nachbereitung von mindestens  fünf Partnertreffen, inkl. drei 
Sitzungen des Lenkungskomitees (Advisory Board) 
f) laufende Abstimmung und Kommunikation mit dem LP  (AG), allen Projektpartnern und 
involvierten Experten in persönlichen Gesprächen, T elefonkonferenzen und über E-
Mail-Verkehr. 
Dies umfasst: 
• Laufende Kommunikation und Abstimmung zu Fragen de s Projekt- und Finanzma- 
nagements mit dem AG; 
• Laufende Abstimmung und Kommunikation mit den Arbe itspaket-Verantwortlichen; 
g) Betreiben und Aktualisierung einer Intranet-Plat tform durch den AN zur Kommunikation 
zwischen allen Projektpartnern;  
h) Fachlich-thematische Vorbereitung, Teilnahme und  Nachbereitung von Telefonkonfe- 
renzen mit allen Partnern (mind. jeden 2. Monat) 
 
 
3 
 
Referat Digitale Stadt 
OE 82 
 
 
 
i) Entwicklung eines Risikoregisters zum Risikomoni toring der einzelnen Projektfort- 
schritte 
 
b) Berichterstattung und Reporting  
Die erbrachten Leistungen, der Projektfortschritt s owie die erzielten Arbeitsergebnisse der 
Partnerschaft sind im halbjährlichen Turnus an die Programmbehörden zu berichten.  Der AN 
übernimmt dabei die Gesamtkoordination der Berichterstattung der Aktivitäten. 
Dies umfasst die fristgerechte Vorbereitung, Zusammenfassung und Nachbereitung der sechs 
Fortschrittsberichte (Progress Reports) an das Joint Secretariat (JS). 
Für die Erstellung der Progress Reports werden halb jährlich Status- und Fortschrittsberichte 
von den zwölf Projektpartnern eingefordert. 
Diese Leistung umfasst: 
1. Einfordern und Prüfung der individuellen Status-  und Fortschrittsberichte aller Projekt- 
partner, 
2. Überwachung, Überprüfung, Zusammenfassung der St atus- und Fortschrittsberichte 
inkl. Finanzberichte der Projektpartner, 
3. Übermittlung des konsolidierten Berichtes (Progr ess Report) an das JS in Abstimmung 
mit dem AG, 
4. Abstimmungen und Unterstützung des AG bei finanz - und budgettechnischen Fragen 
und 
5. Bearbeitung von Rückfragen durch die Programmbeh örden zu Status- und Fortschritts- 
berichten. 
Die Berichte der jeweiligen Abrechnungsperioden (s.u.) müssen innerhalb von zwei Monaten 
nach dem Ablauf der Abrechnungsperioden an das JS übersendet werden. 
 
Tabelle 1: Reportingperioden und Fristen 
 
Für den Schlussbericht (bis 30.06.2022): 
b) Koordination aller zum Abschluss des Projektes e rforderlichen Tätigkeiten (z.B. Outputs, 
Deliverables), inklusive Koordination der Erstellun g des Abschlussberichtes mit den Projekt- 
partnern und Kommunikation mit den Programmbehörden. 
 
Periode Nr. Start Ende Frist Einreichung Re- 
porting  
1 01.04.2019 30.09.2019 30.11.2019 
2 01.10.2019 31.03.2020 31.05.2020 
3 01.04.2020 30.09.2020 30.11.2020 
4 01.10.2020 31.03.2021 31.05.2021 
5 01.04.2021 30.09.2021 30.11.2021 
6 01.10.2021 31.03.2022 30.06.2022 
 
4 
 
Referat Digitale Stadt 
OE 82 
 
 
c) Optionale Leistung zu Arbeitspaket 1: Finanzmanagement  
 
Als optionale Leistung soll im Angebot die Übernahme des Finanzmanagements des Gesamt- 
projektes angeboten werden. Die umfasst das laufende Finanzcontrolling (u.a. Budgetüberwa- 
chung Gesamtprojekt und Projektpartner), die Erarbe itung der Finanzübersichten der Fort- 
schrittsberichte sowie des Schlussberichtes sowie die Abstimmung mit dem Programmsekre- 
tariat.   
 
Arbeitspaket 2 inhaltliche Arbeitsbaustein: Erstell ung von Strategien und Veröffentli- 
chungen 
Auf Grundlage der im Projekt erarbeiteten Ergebniss e der einzelnen Projektpartner soll ein 
Transnational Guide erarbeitet werden. 
Die technischen und wissenschaftlichen Erkenntnisse des Projekts, veranschaulicht durch 
Ergebnisse der Pilotinvestitionen, sollen für alle Interessensgruppen in einem Handbuch 
(Transnational guide on recommendations for policies, legal and institutional frameworks) in  
den Sprachen Englisch und Deutsch sowie in den Sprachen des Programmraums Central 
Europe (alle Sprachen der genannten Partner) aufbereitet werden. Die Übersetzungsarbei- 
ten in die weiteren Central Europe-Programmsprachen sind vom AN organisatorisch zu pla- 
nen, werden jedoch von den weiteren PP finanziert.  
Um allen identifizierten Interessensgruppen des Projektes die Möglichkeit zu bieten, sich in- 
haltlich in die Strategieentwicklung und Validierung einzubringen, sollen in das Handbuch 
auch die wesentlichen Ergebnisse der Trainings und Projekt-Events einfließen, an denen 
diese Interessengruppen teilnehmen. Zudem soll das Handbuch eine Zusammenstellung von 
Handlungsempfehlungen zur Erstellung von Strategien zur Optimierung der Energieeffizienz 
von öffentlicher Transportinfrastruktur beinhalten. Der AN ist für die Zusammenstellung, Ko- 
ordination der Partnerbeiträge, eigene Beiträge sowie für das Layout und Korrekturlesen (in 
EN und DE) verantwortlich.    
 
Arbeitspaket 3 inhaltlicher Arbeitsbaustein: Studie inkl. webbasierte Darstellung  
Die Recherche, Analyse und Aufbereitung vorhandener  Maßnahmen und Instrumente für 
energieeffiziente ÖPNV-Infrastruktur in europäische n Städten ist ebenfalls Bestandteil des 
Auftrags. Diese sollen zusammen mit den im Rahmen d es EfficienCE-Projektes erarbeiteten 
Beispiele in einer Projektdatenbank (=Tool Repository) zusammengeführt werden.  
Der AN bereitet entsprechenden Input für das Tool Repository in Form von Best Practice 
Beispielen außerhalb des EfficienCE-Projektes mit thematischem Bezug, Empfehlungen und 
Maßnahmenbeschreibungen aus dem EfficienCE Projekt heraus vor. Des Weiteren ist der 
AN für Design, Entwicklung und interne Tests des Tool Repository verantwortlich, bevor das 
Tool Repository online gestellt wird (z.B. auf der CIVITAS-Portal Internetseite). Ferner ist der 
AN für die Dokumentation, Entstehungsprozess sowie für weitere Tests mit externen Nutzern 
außerhalb des Projektkonsortiums sowie die Verbreitung des Tool Repository auf Projekt- 
und anderen relevanten Veranstaltungen verantwortlich.   
 
 
 
 
5 
 
Referat Digitale Stadt 
OE 82 
 
 
3. Einzureichende Unterlagen 
 
Der Bieter hat folgende Unterlagen einzureichen: 
1.) Beschreibung des Bieters und seiner organisator ischen Strukturen sowie die Benennung 
von erfahrenen Fachkräften für die Umsetzung inkl. deren Qualifikation 
2.) Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung 
 
3.) Beschreibung des Aufgabenverständnisses in Bezug auf Arbeitsbausteine 2 und 3 
 
4.) Nachweis Kenntnisse Förder- und Abrechnungsregularien des Interreg Central Europe Pro- 
gramms und ggf. Nachweis der Teilnahme an Weiterbildungen zu Förderrichtlinien des Inter- 
reg Central Europe Programms (nicht älter als drei Jahre) 
5.) mind. drei EU-Referenzprojekte aus dem Bereich Projekt- und Finanzmanagement (orga- 
nisatorische und administrative Abwicklung) eines v on der EU geförderten Projektes (mind. 
eins aus Interreg Central Europe Programm), inkl. N achweis der Entwicklung von sog. Final 
Deliverables wie bspw. Handbücher, Projektbroschüren (inkl. digitale Einreichung von Beleg- 
dokumenten) 
6.) mind. drei internationale Referenzprojekte im B ereich energieeffiziente Planung und Ent- 
wicklung von Infrastrukturen im ÖPNV: Nachweis der Bearbeitung inhaltlicher Arbeitsbau- 
steine wie bspw. Analyse und Aufbereitung von Fallbeispielen für Weiterbildungsmaßnahmen 
oder für Veröffentlichungen 
7.) Leistungsangebot mit Kostenkalkulation unter Angabe der angebotenen Honorarstundens- 
ätze, der Sachkosten (z.B. Reisekosten) und der Nebenkosten sowie der Zuordnung der Kos- 
ten zu den Arbeitsbausteinen.  
 
Die optionale Leistung Finanzmanagement ist mit Arbeitsaufwand und entsprechenden Hono- 
rarkosten anzugeben. Bitte bieten Sie den optionalen Leistungsbaustein separat an. 
 
 
 
 
 
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Dr. Beate Ginzel 
Referatsleiterin (amt.)