Strukturveränderung Stadtkasse zum 01.01.2016 - strukturelle Anbindung der Aufgabe der gesetzlichen Vertretung
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-01952
Datum: 2015-11-10
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Dienstberatung des Oberbürgermeisters
Beschlussvorlage Nr. VI-DS-01952
Status: öffentlich
Beratungsfolge:
Gremium  
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  
Fachausschuss Finanzen  
Fachausschuss Allgemeine Verwaltung  
Eingereicht von
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Dezernat Finanzen
Betreff
Strukturveränderung Stadtkasse zum 01.01.2016 - strukturelle Anbindung der 
Aufgabe der gesetzlichen Vertretung
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 20.10.2015:
1. Der Strukturvorschlag zur Übernahme der Aufgaben der gesetzlichen Vertretung durch die 
Stadtkasse zum 01.01.2016 wird bestätigt.
2. Durch das Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ sind die Übergabemodalitäten 
entsprechend Punkt 2.2 sicherzustellen und der Stadtkasse bis 31.12.2015 zu übergeben.
3. Durch das Amt für Gebäudemanagement ist zeitnah die gemeinsame räumliche 
Unterbringung in direkter Nähe des Dezernates II sicherzustellen, um eine ordnungsgemäße und 
zügige Aufgabenerfüllung zwischen allen Bereichen der Stadtkasse innerhalb des Dezernates zu 
gewährleisten.
4. Die Personal-, Sach- und laufenden Betriebskosten werden der Stadtkasse zusätzlich zur 
Verfügung gestellt.
5. Die DA 4/2014 vom 10.03.2014 zur Struktur der Stadtkasse wird aufgehoben.
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
 nicht relevant
 
 
Begründung
1    Vorbemerkungen
Der Bereich Gesetzliche Vertretung (Sonderprojekt) ist zuständig für die Bestellung und 
Überwachung gesetzlicher Vertreter gemäß § 11 b VermG und Artikel 233 § 2 Abs. 3 EGBGB in 
der kreisfreien Stadt Leipzig. Das Sonderprojekt Gesetzliche Vertretung, eingerichtet vom 
01.07.2012 bis 31.12.2015 mit Dienstanweisung Nr. 16/2014 vom 15.07.2014, endet gemäß 
Beschlusslage zum 31.12.2015. Der zu übergebende Aufgabenbereich umfasst die Prüfung der 
rechtlichen Voraussetzungen auf die Bestellung eines gesetzlichen Vertreters im laufenden 
Verwaltungsverfahren und die Abwicklung der Restaufgaben/Altfälle aus dem Sonderprojekt.
Dem Bereich SG ARoV obliegt der Vollzug des Gesetzes zur Regelung offener Vermögensfragen 
(VermG), des Entschädigungsgesetzes (EntschG), des Ausgleichsleistungsgesetzes 
(AusglLeistG), des DDR-Entschädigungserfüllungsgesetzes (DDR-EErfG) sowie weiterer 
Rechtsvorschriften als Pflichtaufgabe nach Weisung. Seit dem 01.01.2001 ist das Amt zur 
Regelung offener Vermögensfragen für den früheren Regierungsbezirk Leipzig sowie weiterer in § 
1 Abs. 2 Ziffer 3 SächsAGVermG aufgeführten Gemeinden zuständig. 
In Umsetzung eines geeigneten Rückbaukonzeptes ist für die MitarbeiterInnen der Stadtkasse, 
Bereich SG ARoV, im Rahmen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers zum Wohlergehen der 
Beschäftigten dafür Sorge zu tragen, dass die ordnungsgemäße Erledigung der Restaufgaben 
abgesichert ist und den Beschäftigten des SG ARoV eine Anschlussverwendung eröffnet wird. Von 
einstmals mehr als 120 Stellen sind – in Folge eines kontinuierlichen, überproportionalen 
Stellenabbaus – gegenwärtig 18 Stellen im Stellenplan für den Bereich SG ARoV in der 
Stadtkasse enthalten. An der Zielvorgabe, die noch offenen vermögensrechtlichen Anträge im 
Wesentlichen bis zum Jahr 2018/2019 abschließend zu erledigen, wird festgehalten. 
2    Neue  Struktur Stadtkasse zum 01.01.2016
Das Sonderprojekt ist unter Bezug auf die Berichterstattung mit Drucksache VI-DS-01763 im 
Wesentlichen abgeschlossen. Während der Projektphase des Sonderprojektes wurde einerseits 
das laufende Verwaltungsverfahren vollständig neu aufgestellt und optimiert. Andererseits wurde 
die Aufarbeitung der Altakten an den Beschlüssen der Ratsversammlung RB-1219/12 ausgerichtet 
und mehrheitlich bereits erfüllt. Für die mit Ratsbeschluss RB-1219/12, und Maßnahmenkatalog 
V/2098 auf die Verwaltung übertragenen Aufgaben, die ehemaligen Verwahrkonten zu prüfen, zu 
korrigieren und nach Ausschüttung an die Berechtigten zu schließen, wurden die entsprechenden 
Prozesse im Laufe des vergangenen Jahres aufgesetzt und optimiert. Im Rahmen der hierfür 
notwendigen Recherche ist die Zuarbeit Dritter, wie Amtsgerichte - Nachlassabteilungen, 
Einwohnermeldeämter, Standesämter  u. dgl. erforderlich.  Per 10.09.2015 sind 15,43 % der 
Verwahrkonten geschlossen worden. Die Aufgabe wird deshalb bis zu ihrer Beendigung im 
laufenden Verwaltungsverfahren abgearbeitet.
Ab  01.01.2016 werden die Pflichtaufgabe „Gesetzliche Vertretung“ sowie der fiskalische 
Abschluss der Verwahrkonten in die Linienorganisation überführt. Dafür wurde eine Übernahme in 
die Bereiche Liegenschaftsamt, Rechtsamt oder Stadtkasse geprüft. Im Ergebnis der Prüfung 
wurde durch das Dezernat I herausgearbeitet, dass die weiterführenden Aufgaben des jetzigen 
Sonderprojektes sinnvollerweise dem Bereich „Amt zur Regelung offener Vermögensfragen“ in der 
Stadtkasse zuzuordnen sind. Hintergrund dieser Überlegungen sind die fachliche Nähe und die 
vorhandenen Interessenkonflikte in den anderen Fachämtern.
In den Bereichen Sachgebiet 21.01, Projekt zRE 21.02, Abteilung 21.1 und der Abteilung 21.2
erfolgen derzeit keine Veränderungen.
Das Sekretariat des Fachbereiches Regelung offener Vermögensfragen untersteht der
Amtsleitung und das Sekretariat der Stadtkasse dem Kassenverwalter. Eine Zusammenlegung
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kann erst mit einer gemeinsamen räumlichen Unterbringung erfolgen.
Durch das Amt für Gebäudemanagement ist zeitnah die gemeinsame räumliche Unterbringung in
direkter Nähe des Dezernates II sicherzustellen, um eine ordnungsgemäße und zügige
Aufgabenerfüllung zwischen allen Bereichen der Stadtkasse innerhalb des Dezernates zu
gewährleisten.
2.1    Abteilungsleitung ARoV/Gesetzliche Vertretung
Die Abteilung 21.3 wird der Amtsleitung unterstellt und nimmt die Vertretung der Amtsleitung auf
dem Gebiet ARoV/Gesetzliche Vertretung wahr.
Der Aufgabenbereich der Abteilungsleitung umfasst die Wahrnehmung der Leitungsfunktion,
insbesondere:
• Führung, Koordinierung und Kontrolle des fachlichen und organisatorischen 
Arbeitsablaufes in der Abteilung
• Erarbeitung von Statistiken, Analysen und Prognosen einschließlich der Entwürfe zur 
Vorlage im Dezernat II und der Fach- und Rechtsaufsicht
• Verantwortlich für die Zusammenarbeit mit der oberen Landesbehörde; Abstimmung und 
Klärung von Problemen bei der Erledigungsstatistik, Berichterstattung zu 
organisatorischen, strukturellen und fachlichen Problemen
• Erarbeitung der Grundsätze rechtsstaatlichen Handelns, rechtliche und inhaltliche 
Vorgaben über den Umgang mit Rechtsfragen
• Verantwortung für Kosten, Haushalt und Umgang mit Fremdgeldern 
• Verhandlung mit gesetzlichen Vertretern
• Abgabe von Stellungnahmen gegenüber dem Rechtsamt und der Widerspruchsbehörde
2.1.1    Sachgebiet ARoV EALG/VermG
Bereits mit Strukturvorlage Nr. 4/2014 wurde perspektivisch beabsichtigt, eine Zusammenlegung
der Sachgebiete 21.31 ARoV I VermG/EALG und 21.32 ARoV II VermG/EntschG vorzunehmen.
Das neu zu gründende Sachgebiet 21.30 SG ARoV EALG/VermG wird der Abteilungsleitung 21.3
unterstellt und umfasst insbesondere folgende Aufgabenbereiche:
• Sachgebietsleitung
• Prüfung/Ausfertigung von Entscheidungen nach dem Vermögens-, Entschädigungs- und
Ausgleichsleistungsgesetz
• Abhilfeprüfung bei Widersprüchen
• Grundbuchberichtigungen nach VermG
• Entschädigungszahlungen nach EALG
• Akteneinsichten
• Auskünfte zu vermögensrechtlichen Ansprüchen
• Erfassung, Registratur und Archivierung vermögens- und entschädigungsrechtlicher
Anträge
2.1.2    Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren
Das neu zu gründende Sachgebiet 21.31 SG Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren wird 
der Abteilungsleitung 21.3 unterstellt.
Das Verwaltungsverfahren der gesetzlichen Vertretung ist eine kommunale Pflichtaufgabe. Die
Antragsteller haben einen Anspruch auf Bestellung eines gesetzlichen Vertreters durch die Stadt
Leipzig bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen. Das Verwaltungsverfahren umfasst
regelmäßig:
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• Prüfung von Neuanträgen auf rechtliche Voraussetzungen 
• Laufende Beratung und Beaufsichtigung gesetzlicher Vertreter bei der
Grundstücksverwaltung 
• Behördliche Genehmigung zustimmungspflichtiger Rechtsgeschäfte bei 
Grundstücksangelegenheiten
• Bearbeitung und Korrektur der vom Rechtsamt übernommenen laufenden Verfahren, in
denen noch ein gesetzlicher Vertreter eingesetzt ist
Aufgrund der hohen Fallzahl von derzeit rund 200 laufenden Grundstücksvorgängen, bei denen 
Eigentümer ermittelt, gesetzliche Vertreter bestellt und bei der Verwaltung der Grundstücke 
betreut und beaufsichtigt werden, erfordert die  sachgerechte Bearbeitung juristische Mitwirkung.  
Bei verschiedenen Arbeitsschritten sind spezifische Rechtsfragen zu klären, insbesondere bei der 
Antragstellung in Abgrenzung zur gerichtlichen Pflegschaft bzw. Nachtragsliquidation, bei der 
Bestallung als behördliches Handeln, bei der Genehmigung von Rechtsgeschäften im Sinne der 
§§ 1821, 1822 BGB als Aufsichtsbehörde sowie bei Fragen zum Grundstückskauf und zu 
komplizierten Erbrechtsangelegenheiten.
Die behördliche Aufsicht endet, wenn der Grund für die Bestallung entfällt. In der Regel tritt dies 
ein, wenn das Grundstück veräußert oder die Eigentümergemeinschaft vollständig ermittelt ist. 
Nach Abberufung des gesetzlichen Vertreters sind die Interessen der gesetzlich Vertretenen bei 
der Verwaltung des Grundstücks und die Abrechnung der verwahrten Gelder zu prüfen,  die 
Hinterlegung des korrekten Betrages sicherzustellen und der Vorgang zu schließen.
2.1.3   Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten
Das neu zu gründende Sachgebiet SG 21.32 Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten wird
der Abteilungsleitung 21.3 unterstellt. 
Die Aufgabe, die ehemaligen Verwahrkonten zu prüfen, zu korrigieren und nach Ausschüttung an
die Berechtigten zu schließen, ergibt sich aus den gesetzlichen Vorgaben. Da die Stadt nicht als
Treuhänder für Verwahrbeträge aus gesetzlicher Vertretung fungieren kann, wurde per
Ratsbeschluss RB-1219/12 die Auflösung der Verwahrkonten auf die Verwaltung übertragen. 
Nach bereits nahezu abschließend erfolgter Überprüfung der 401 Verkaufsvorgänge auf Schäden
handelt es sich bei dieser Aufgabe um den noch ausstehenden fiskalischen Abschluss der
Grundstücksakten (Einzelfallprüfung des Kontos und Ausschüttung der Verwahrgelder). Die
bisherigen Prüfergebnisse der verschiedenen Themenkomplexe (Kaufpreisrecherche,
Rechtsanwaltsvergütung, Gutachterrecherche etc.) müssen zusammen geführt und im Hinblick
auf das Verwahrkonto ausgewertet werden.
Dieses Verfahren betrifft die – ehemals – 350 Verwahrkonten und unterliegt im Wesentlichen 
folgenden Schritten:
1. Standardisierten Kurzbericht anlegen
2. Akte prüfen/bisherige Prüfergebnisse zusammenführen
3. Verwahrkonto prüfen
4. Regelmäßig Zinsnachberechnung
5. Ermittlung der Empfangsberechtigten
6. Nachweis der Berechtigung des Empfängers
7. Korrespondenz mit potentiell Berechtigten, ggf. Rechtsvertretern oder Beantragung von
Sonderverfahren (Fiskalerbschaft, Entschädigungsfonds)
8. Auszahlung
9. Kontoschließung
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10. Controlling bei Hinterlegung
11. Akte abschließen
Eine zeitlich große Herausforderung besteht hauptsächlich darin, die Berechtigten (Eigentümer, 
Erben, sonstige Rechtsnachfolger) zu ermitteln. Hierbei ist die Stadt Leipzig von Zuarbeiten der 
Nachlassgerichte und verschiedenster, bundesweit ansässiger Ämter abhängig. Werden 
mutmaßliche Erben ausfindig gemacht, müssen darüber hinaus deren Erbnachweise in der 
Mehrheit der Fälle durch die gefundenen Personen selbst noch erbracht werden. Hierbei sind die 
Beibringung von Originaldokumenten und die Bearbeitung der Erbscheinsverfahren nicht 
kalkulierbare Zeitfaktoren. Gleiches gilt für die Einleitung von Sonderverfahren, insbesondere 
Anmeldung einer Fiskalerbschaft beim Amtsgericht bzw. eines Vermögenszuordnungsverfahrens 
beim BADV.
Darüber hinaus werden auch in den weiteren, ca.  51 Vorgängen, in denen das Grundstück 
verkauft wurde, aber bei Gründung des Sonderprojektes kein Verwahrbestand mehr vorhanden 
war, die  gesamten Prüfergebnisse zur jeweiligen Akte in Form eines schematisierten 
Kurzberichtes zusammengestellt. Auch hier ist gegebenenfalls im Einzelfall die 
Eigentümerermittlung oder die Bestimmung der Empfangsberechtigten nachzuholen. Dies kommt 
insbesondere dann in Betracht, wenn Zinsen auf durch Verkauf entstandene und bereits 
vollständig ausgezahlte Verwahrbeträge nachzuzahlen sind, wenn Miet- und/oder 
Pachteinnahmen vorhanden waren oder die Stadt selbst noch offene Forderungen 
(Verwaltungsgebühren, Erstattung von Kosten) geltend machen kann. Außerdem wären in den 
Fällen, in denen vorab ein Schaden festgestellt wurde, die für den Einzelfall entsprechenden 
Maßnahmen einzuleiten.
Neben der Sachbearbeitung der Akte auf Basis eines schematisierten Fragebogens ist stets 
juristische Begleitung erforderlich. Die Bewertung, ob eine Buchung hätte überhaupt stattfinden 
dürfen, hängt in der Mehrheit der Fälle mit zugrundeliegenden erbrechtlichen bzw. spezifischen 
Fragen der gesetzlichen Vertretung zusammen.
Der sachlich schwierigste Teil ist die Nachberechnung der Kontobewegungen nebst 
Zinsberechnungen. Die Schwierigkeit ergibt sich vor allem daraus, dass über einen Zeitraum von 
insgesamt 20 Jahren die Kontobewegungen in Form von 11.000 Buchungsbelegen auf Basis 
teilweise sehr spärlichen Aktenmaterials rechtlich und kaufmännisch geprüft, nachberechnet und 
korrigiert werden müssen. Erst anschließend kann die Nachberechnung und Korrektur der – den 
Berechtigten tatsächlich zustehenden – Zinsen erfolgen, die auf den jeweiligen (Erb-)Anteil der 
Berechtigten zugeschnitten und auf den korrigierten Zeitpunkt der Ein- und Auszahlungen fiktiv 
angepasst werden muss. 
2.2 Übergabe der Akten
Bei Übernahme der Akten aus dem Sonderprojekt in die Stadtkasse ist zu jeder  zu übergebenden 
Akte ein verbindliches Übergabeprotokoll (entsprechend Anlage 1) durch die Projektleitung zu 
unterschreiben und die Angaben zu bestätigen. 
Bei Übergabe der Aufgaben gesetzliche Vertretung an die Stadtkasse ist durch das Sonderprojekt 
Gesetzliche Vertretung die vollständige Übergabe der elektronischen Daten an die Stadtkasse 
sicherzustellen.
Ergänzend ist eine Gesamtübersicht aller zu übergebenden Akten anzufügen, mit der die
Vollständigkeit der Aktenübergabe durch die Projektleitung bestätigt wird.
3    Weitere Veränderungen
Der Bereich Amtsinterne Verwaltungsangelegenheiten ist in direkter Unterstellung der Amtsleitung 
angegliedert. Aus dem Sonderprojekt „Gesetzliche Vertretung“ werden folgende Aufgabenbereiche 
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in den Bereich Amtsinterne Verwaltungsangelegenheiten übernommen:
• Buchungsabwicklung und 
• notwendige Zinsberechnungen für die Verwahrkonten.
Eine konkrete Aufgabenzuordnung innerhalb des Bereiches wird im Rahmen von 
Arbeitsplatzbeschreibungen und Befugnisregelungen erfolgen.
Die Zuordnung der Kontierung des Sonderprojektes „Gesetzliche Vertretung“ zur Stadtkasse ist 
zum 01.01.2016 sicherzustellen.
Es wird das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – laufende Verfahren mit drei Stellen 
Sachbearbeitung Gesetzliche Vertretung - neu eingerichtet.
Es wird das Sachgebiet Gesetzliche Vertretung – Altfälle/Verwahrkonten mit vier Stellen  
Sachbearbeitung Gesetzliche Vertretung - neu eingerichtet. 
Im Rahmen der konkreten Aufgabenzuordnung kommt es zu einzelnen Stellenverschiebungen 
innerhalb des Amtes. 
Die Bildung dieser Sachgebiete entspricht zwar nicht den für die Sachgebietsbildung üblichen 
Verhältnis von 1: 5, jedoch ist die Bildung aufgrund der Aufgabenspezifik erforderlich. Im Rahmen 
der Evaluation zur  Aufgabenentwicklung wird die Struktur ebenfalls evaluiert.
4    Vollzug der Strukturanpassungen
Die Inhalte dieser Vorlage wurden mit allen Beschäftigen der Stadtkasse erörtert.
Die durch die Umstrukturierung zu ändernden bzw. neu auszufertigenden 
Arbeitsplatzbeschreibungen werden unmittelbar nach der Bestätigung der Dienstanweisung zur 
Strukturänderung in der DB OBM erstellt und dem Hauptamt zur Bewertung übergeben.
Die Angliederung des Bereiches „Gesetzliche Vertretung“ erfolgt bis zur gemeinsamen 
Zusammenführung aller Bereiche der Stadtkasse in den Räumen des Bereiches AROV der 
Stadtkasse am Standort Am Sportforum. Die Sachkosten für die Angliederung der Gesetzlichen 
Vertretung am Standort Am Sportforum werden der Stadtkasse zur Verfügung gestellt, 
entsprechendes gilt für die Büroausstattung. 
Die Umstrukturierungsmaßnahmen einschließlich der personalwirtschaftlichen Maßnahmen 
werden zum  01.01.2016 umgesetzt.
5 Anlagen
Anlage 1 Übergabeprotokoll Akte aus Sonderprojekt Gesetzliche Vertretung
5
Anlage 1:
Übergabeprotokoll Akte aus Sonderprojekt Gesetzliche Vertretung
Thema:
Aktenplannummer:
ja nein Bankverbindung
laufendes Verfahren Bank
Altfall / Verwahrkonto IBAN
Checkliste vorhanden BIC
Blattanzahl (Paginiernummer)
genaue Vorgangs- und Grundstücksbezeichnung:
Gemarkung / Flurstück
Straße / Hausnummer
Bearbeitungsstand:
Bemerkungen / Probleme:
Schadensfall:
Rechtsstreit:
gütliche Einigung:
Sonstiges:
Aktenübergabe:
durch Projektleiterin 
Gesetzliche Vertretung
übernommen durch 
Amtsleiter Stadtkasse
Datum / Unterschrift Datum / Unterschrift
Anlage 1: