Strukturänderung und Namensänderung des bisherigen Hauptamtes (10) zu Amt für Digitalisierung und Organisation
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-08198
Datum: 2024-01-12
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-08198 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Strukturänderung und Namensänderung des bisherigen Hauptamtes 
(10) zu Amt für Digitalisierung und Organisation 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Beschlussfassung 
FA Allgemeine Verwaltung  Information zur 
Kenntnis 
 
 
 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 19.12.2023: 
 
1. Die Organisationseinheit Hauptamt (10) erhält ab 01.01.2024 den 
Namen Amt für Digitalisierung und Organisation (DuO). 
2. Die neue Struktur des Amtes für Digitalisierung und Organisation 
ab 01.01.2024 gemäß Organigramm, Anlage 1, wird beschlossen. 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage:    
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
Die Verwaltungsstruktur ist in Umsetzung des Beschlusses zur Eingliederung der Bauhöfe in 
den Eigenbetrieb Stadtreinigung, VII-DS-07610, zu synchronisieren. 
Als Vorschlag zum Beschluss des Oberbürgermeisters wird die Umbenennung des 
Hauptamtes (10) empfohlen. Der bisherige Name spiegelt die aktuellen und zukünftigen 
Aufgabenschwerpunkte des Amtes nicht mehr wider.  
 
 
 
 
 
 
 
 
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Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen x nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
    
Steuerrechtliche Prüfung  x nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG   nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
 Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
 Qualität im öffentlichen Raum 
und in der Baukultur 
x Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Nachhaltige Mobilität 
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
 Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
x Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
 
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale Stabilität  Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Region  Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung 
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Lebenslanges Lernen x Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
      
 Sonstige Ziele 
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch  Aussage nicht möglich  ja x nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)  Aussage nicht möglich  ja x nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
 Aussage nicht möglich  ja x nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
  ja  nein (Begründung s. Abwägungsprozess)  nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
   
 
 
 
Sachverhalt 
 
1.  Anlass  
 
Das Hauptamt war in seiner Historie als eine Art „Volldienstleister“ mit einem großen, 
vielfältigen Ausgabenspektrum aufgebaut. Der ständige Wandel von Aufgaben, Prioritäten 
und Anforderungen hat in den vergangenen Jahren zu einem permanenten fachlichen und 
strukturellen Veränderungsprozess geführt. Treiber dieser Entwicklung waren neben dem 
Wachstum der Stadt und seiner Stadtverwaltung vor allem auch eine stärkere 
Dienstleistungs- und Bürgerorientierung sowie die beginnende Digitalisierung der 
Verwaltung. Projektmanagementdienstleistungen wurden häufiger nachgefragt, IT-Beratung 
und Organisationsentwicklung werden in einer steigenden Anzahl von Projekten benötigt. 
Diese Veränderungen wirken auf die Arbeit des Hauptamtes und auf seine Struktur: 
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Abb.1 Veränderungsprozesse im Hauptamt 2008 - 2022 
 
Die Ausrichtung mündete in einer kontinuierlichen Bestrebung, das Hauptamt von einem 
„Volldienstleister“ (vom Bauhof bis zur IT-Steuerung der Verwaltung) mit einer stärkeren 
Ausrichtung Fokussierung zu einem Anbieter von Spezialkompetenzen für Digitalisierung, 
Organisation und zentrale Dienste zu entwickeln. 
 
Gegenwärtig befinden sich alle öffentlichen Verwaltungen in einer Übergangsphase, von 
einer analogen, papierbezogenen, aufbaugetriebenen Verwaltung hin zu einer digitalen, 
dienstleistungsorientierten Verwaltung. Das bisherige Hauptamt ist hierbei ein wichtiger 
Schlüssel um diesen Wandel in der gesamten Stadtverwaltung vollziehen zu können.  
 
So stehen in der nahen Zukunft verstärkt neue digitale Technologien und Lösungen (wie 
bspw. Robot Process Automation, Machine Learning und Künstliche Intelligenz) zur 
Verfügung, die intelligent und rechtsicher in die aktuellen Strukturen und Arbeitsweisen 
eingearbeitet werden müssen. Heute noch aufwändige, manuell zu tätigende Prozessschritte 
können damit zukünftig vereinfacht und automatisiert werden, Standardsituationen schnell 
bearbeitet und besonderen, individuellen Fällen mehr Zeit gewidmet werden. Rechtliche 
Grundlagen, wie die Registermodernisierung und die Änderung des Onlinezugangsgesetzes 
werden gerade geschaffen. 
 
 
Abb.2 Digitalisierung: weit mehr als Informationstechnologie 
 
Die Digitalisierung der Verwaltung als ein wesentlicher Baustein und Handlungsfeld der 
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Digitalen Agenda braucht einen Ort, einen Anker in der Verwaltung. Damit die entstehenden 
digitalen Lösungen sich zu einem sicheren und gleichartig nutzerzentrierten Ganzen 
entwickeln, muss der Prozess aktiv gesteuert werden. Das Hauptamt übernimmt als 
Taktgeber und Standardsetzer diese Steuerung unter Nutzung der vorhandenen und noch 
weiter auszubauenden Fähigkeiten und Kompetenzen.  
 
Gemeinsam mit allen Führungskräften hat das Amt in den vergangenen Monaten eine Vision 
erarbeitet, die die Ausrichtung der anstehenden Tätigkeiten kanalisieren soll und zukünftig 
die Grundlage für die Priorisierung von Aufgaben bildet. 
 
 
Abb.3 Vision und Mission des zukünftigen Amtes für Digitalisierung und Organisation 
 
Die vier Kernelemente der „Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit (2024)“ – 
Ergebnisorientiert, Verantwortungsbewusst, Respektvoll und Fördernd – sind dabei ebenso 
handlungsleitend wie die Ziele, die sich das Dezernat Allgemeine Verwaltung für den 
Zeitraum bis 2029 gesetzt hat, waren bei der Entstehung von Vision und Mission 
handlungsleitend. 
 
 
Abb.4 Ziele Dezernat I 
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Die ambitionierten Dezernatsziele bedingen eine auf bestmögliche Lösungen fokussierte 
Organisation, bedingt pragmatische Arbeitsweisen und bedarf eines viel stärkeren 
serviceorientierten Auftretens. Das bisherige Hauptamt wird sich mit seinen Kompetenzen 
folgendermaßen in die Zielerreichung einbringen: 
 
a) „Digitalisierung als zentrale Voraussetzung für eine moderne Verwaltung“ 
- Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes mit dem Schwerpunkt einer Ende-zu-Ende 
Digitalisierung der Fachprozesse 
- Rollout e-Akte und Ausbaue der digitalen Zusammenarbeitsprozesse 
- Optimierung der IT-Arbeitsplatzes und der IT-Infrastruktur, Anbindung aller 
Mitarbeiter an die IT-Infrastruktur der Stadtverwaltung 
- Aktive Mitarbeit am Programm Zukunftsfähige Arbeitswelten 
- Digitalisierung Dienstreisen, Fuhrpark, Stellenbewirtschaftung 
 
b) „Klimaneutrale Verwaltung“  
- Konzeption Klimaneutrale Verwaltung 
- Umsetzung von Maßnahmen vor allem in den Bereichen IT, Beschaffung, Ein- und 
Ausgangspost, Fuhrpark 
 
c) „Integrierter Bürgerservice“ 
- Priorisierte Digitalisierung von Bürgerservice 
- Nutzerzentrierung leipzig.de 
 
d) „Krisenresilienz, Sicherheit und Kontinuität für den Verwaltungsbetrieb“ 
- Entwurf und Umsetzung eines Kontinuitätsmanagements für die Stadtverwaltung 
(BCM – Business Continuity Management) zur Verbesserung der Krisenresilienz am 
Beispiel eines flächendeckenden, langanhaltenden Blackouts 
- Konzeption und Ausbau eines einheitlichen IT-Sicherheitsmanagements 
- Aktive Beteiligung in den Verwaltungsstab und in den Ausbau von 
Notfallarbeitsplätzen in der Messehalle 12 
 
e) „Befähigung der Verwaltung: effizient, rechtssicher, service-orientiert“ 
- Kontinuierliche Entwicklung der Arbeitsprozess im Amt mit einer konsequenten 
Serviceorientierung, Ausbau der Beratungskompetenzen 
- Enge Zusammenarbeit mit der Digitaljuristin, den Datenschutz- und 
Informationssicherheitsbeauftragen und mit dem IT-Dienstleister der Stadt Lecos 
- Ausbau des IT-Anforderungs- und IT-Architekturmanagements 
 
Die inhaltliche Zielerreichung können nach der gemeinsamen Auffassung im Dezernat 
Allgemeine Verwaltung nur durch geeignete Haltungen und Arbeitsweisen erreicht werden 
• Wir arbeiten digital. 
• Wir fördern Zusammenarbeit. 
• Wir arbeiten für Demokratie und Rechtsstaatlichkeit. 
• Wir arbeiten als Dezernat I integriert. 
• Wir befähigen und unterstützen Fachämter. 
• Wir liefern konzeptionsstarke Lösungen. 
• Wir können Veränderungsmanagement. 
• Wir sind eine lernende Organisation. 
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Diese sind in die Vision und Missionen des Amtes ebenfalls eingeflossen. 
 
Die nun bevorstehend große Veränderung soll sich zukünftig auch in der neuen 
Namensgebung des bisherigen Hauptamtes – Amt für Digitalisierung und Organisation - 
spiegeln wie ebenfalls im Namen der Abteilungen. 
Damit die Wirkungsfelder des Amtes für Digitalisierung und Organisation und des Referates 
Digitale Stadt besser einordnen zu können, wurde ein ergänzender Satz, der dem Amtsname 
beigestellt werden kann, zwischen den beiden involvierten Dezernaten Allgemeine 
Verwaltung und Wirtschaft, Arbeit, Digitales vereinbart: 
 
 
Abb.5 Amt DuO und RDS - Beschreibung in einem Satz 
 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme  
 
Gemäß der zukünftigen noch stärkeren Fokussierung des Hauptamtes auf die Umsetzung 
der Digitalisierung der Verwaltung wird eine Umbenennung in „Amt für Digitalisierung 
und Organisation“ vorgenommen.  
 
Nach der Umsetzung des Beschlusses zur Eingliederung der Bauhöfe in den Eigenbetrieb 
Stadtreinigung, VII-DS-07610, gehören zum zukünftigen Amt für Digitalisierung und 
Organisation seit 01.01.2023 die Bereiche IT-Koordination, Organisation und 
Projektmanagement, Vergabe und Dienste sowie der Regiebetrieb Stadtarchiv ergänzt um 
den Bereich Verwaltung.  
 
Auch die Bezeichnungen und die Struktur dieser Abteilungen soll sich in der veränderten 
Ausrichtung des Amtes wiederfinden. Die Projektmanagement-Einheit des Amtes wird, wie 
auch in der Stadtkasse im Dezernat Finanzen, als Stabsbereich direkt der Amtsleitung 
zugeordnet.  
 
Die Abteilung IT-Koordination wird in IT-Servicemanagement umbenannt und wird sich 
seiner Serviceausrichtung an den Best Practice Ansätzen der Information Technology 
Infrastructure Library (ITIL® V4) ausrichten.  
 
Die Abteilung Organisation und Projektmanagement wird nach dem Herauslösen des 
Projektmanagement-Teams einen stärkeren Fokus auf eine ganzheitliche 
Organisationsentwicklung legen. Aus diesem Grund wird die Abteilung in 
Organisationsentwicklung umbenannt.  
 
Die Abteilung Vergabe und Dienste wird zukünftig Abteilung Einkauf heißen und 
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konzentriert damit noch stärker den ganzheitlichen Prozess der zentralen Beschaffung für 
die Verwaltung. 
 
Die zentralen Dienste werden nach ihrer besten inhaltlichen Anknüpfung in einem 
begleiteten Prozess voraussichtlich im 1. Quartal 2024 organisatorisch neu aufgestellt. 
 
Abb.6 Aufbau Organisation des Amtes für Digitalisierung und Organisation 
 
Auf Basis dieser inneren Organisation, den vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeitenden des 
Amtes und den bevorstehenden Herausforderungen wird das Handeln durch folgende 
Schwerpunkte geprägt sein. Das zukünftige Amt für Digitalisierung und Organisation (DuO): 
• Berät, unterstützt und lenkt die Ämter und Referate der Stadtverwaltung bei der 
Umsetzung der Digitalisierung, der Gestaltung der IT-Architektur und der 
Durchsetzung von Standards der IT-Infrastruktur und Informationssicherheit 
• Definiert und setzt Standards für die Organisation der Verwaltung durch (effiziente, 
nutzerorientierte und digitalisierungstaugliche Aufbau- und Ablauforganisation, 
einheitliche und tarifgerechte Stellenbewertung, effizienter Einkaufs- und 
Beschaffungsprozess, rechtssichere Schriftgutverwaltung) 
• Stellt zuverlässige und effektive digitale und IT-Dienstleistungen zur Verfügung 
• Wirkt als Gestalter und Impulsgeber für eine klimaneutrale Verwaltung und die 
Errichtung zukunftsfähiger Arbeitswelten 
• Konzipiert unterbrechungsfreie Abläufe und sorgt auch im Krisenfall für Kontinuität 
gemäß den vereinbarten Prioritäten  
• Ermöglicht von der Entstehung bis zur Archivierung den nachhaltigen, rechtssicheren 
und wirtschaftlichen Umgang mit analogen und digitalen Informationen 
 
Die Neuausrichtung des Amtes erfordert in nächster Zeit eine Überprüfung der bisherigen 
Tätigkeiten auf ihren Beitrag zu den genannten Schwerpunkten mit besonderem Fokus auf 
die Digitalisierung der Verwaltung und die Erhöhung deren Widerstandsfähigkeit gegen 
kommende Krisen. 
  
Dafür müssen auch bestehende Organisationsstrukturen auf den Prüfstand gestellt, 
Aufgaben kritisch bewertet und ggf. im Sinne einer Effizienzsteigerung konzentriert oder 
verworfen werden. Auch Schnittstellen zwischen bestehenden Prozessen werden auf deren 
Effizienz und Fehleranfälligkeit geprüft und bei Bedarf optimiert.  
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3.  Realisierungs- / Zeithorizont  
 
Nach Beschluss der Namensänderung werden im ersten Quartal 2024 Workshops im Amt 
mit den Mitarbeitenden durchgeführt. Ziel ist es, bis zum Ende des Jahres 2024 die 
Aufgabenzuordnung innerhalb des Amtes optimal umzusetzen. 
 
 
 
Anlage/n 
Keine 
 
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