Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig - 3. Bericht zum Umsetzungsfortschritt
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-Ifo-06076-Ifo-02
Datum: 2023-05-31
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage-Nr. VII-Ifo-06076-Ifo-02 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig - 3. Bericht 
zum Umsetzungsfortschritt 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Information zur 
Kenntnis 
FA Allgemeine Verwaltung  Information zur 
Kenntnis 
Rechnungsprüfungsausschuss  Information zur 
Kenntnis 
 
 
Beschlussvorschlag 
Die Information wird zur Kenntnis genommen 
 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage:    
 
  Rechtliche Vorschriften x  Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
Gemäß Stadtratsbeschluss VI-Ifo-06793 vom 19.11.2019 i.V. mit Punkt 5 des Konzeptes 
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“, ist der Stadtrat regelmäßig 
zum Umsetzungsfortschritt des IKS zu informieren. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen x nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
    
Steuerrechtliche Prüfung  x nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG   nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
 Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
 Qualität im öffentlichen Raum 
und in der Baukultur 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Nachhaltige Mobilität 
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
 Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
 
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale Stabilität  Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Region  Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung 
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Lebenslanges Lernen  Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
      
 Sonstige Ziele 
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
x Trifft nicht zu     
 
 
 
 
 
 
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Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff)  keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch x Aussage nicht möglich  ja  nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) x Aussage nicht möglich  ja  nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
x Aussage nicht möglich  ja  nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer  nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
  ja  nein (Begründung s. Abwägungsprozess)  nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
   
 
 
 
Sachverhalt 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
  
Die Vorlage ist nicht eilbedürftig. 
  
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
Die Vorlage ist öffentlich. 
III.  Strategische Ziele 
Trifft nicht zu. 
IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
  
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Gemäß Stadtratsbeschluss VI-Ifo-06793 vom 19.11.2019 i.V. mit Punkt 5 des Konzeptes 
„Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“, ist der Stadtrat regelmäßig 
zum Umsetzungsfortschritt des IKS zu informieren. 
2. Ausführliche Darstellung der Information 
  
Der ausführliche Bericht zum Umsetzungsfortschritt ist als Anlage beigefügt. 
Zusammenfassung der Entwicklungen seit der Berichterstattung 2022 
Seit der letzten Berichterstattung im Jahr 2022 konnte die Etablierung von IKS in einem 
weiteren Fachdezernat (Dezernat IV) abgeschlossen werden.  
Erfahrungen und insbesondere das Feedback der Führungskräfte aus den zurückliegenden 
IKS-Beratungsgesprächen wurden im Berichtszeitraum evaluiert und dazu genutzt, 
zusätzlich weitere Items - zu Krisen- und Katastrophenvorsorge sowie zur Aktualität der 
Produktsteckbriefe - in die Checkliste aufzunehmen. Erstmalig angewendet wird die 
überarbeitete IKS-Checkliste in den Dezernaten VI und VII, wo die Etablierung von IKS im 
Februar 2023 startete.  
Die bisher größte Herausforderung besteht weiterhin darin, den Führungskräften die IKS-
Checkliste nachhaltig als Chance, unterstützendes Arbeitsinstrument und „Mittel zum Zweck“ 
zu verdeutlichen. Mit ihr bekommen sie die Gelegenheit, in angemessenen Zeitabständen 
einen Schritt aus ihrem Tagesgeschäft zurückzutreten und über den Stand der Absicherung 
der Aufgabenerfüllung zu reflektieren, Handlungsbedarfe und Schwachstellen zu erkennen 
und ggf. erforderliche Maßnahmen einzuleiten.   
Für die erfolgreiche Etablierung eines Internen Kontrollsystems bedarf es einer 
umfangreicher Kommunikation. Das IKS-Team nutzt dazu alle zur Verfügung stehenden 
Kanäle, so bspw. dezernatsweise Informationsveranstaltungen, die genannten 
Beratungsgespräche sowie regelmäßige Reflexionstermine für verschiedene 
Hierarchieebenen der Verwaltung. Durch das IKS-Team wurde zudem die Informationsseite 
im Intranet überarbeitet, um mit kompakten Informationen, kleinen Videoclips und FAQ's 
noch adressatengerechter zu informieren und Vorbehalte abzubauen. 
Die Einführung eines verwaltungsübergreifenden IKS ist ein schrittweiser Prozess, der auch 
für das IKS-Team Lerneffekte generiert. Bewusst wurde deshalb das Vorgehen von Beginn 
an agil konzipiert, um flexibel auf veränderte Bedarfe und neue Entwicklungen reagieren zu 
können. Die organisatorische Anbindung des IKS-Teams ermöglicht dazu einen stetigen 
fachlichen Austausch mit der Organisationsberatung und dem Prozessmanagement und wird 
als sehr gewinnbringend gesehen. 
Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Umsetzungsprozesses und seiner 
Instrumente gewinnt das Vorgehen zunehmend an Qualität und Effizienz. 
 
 
  
  
  
  
 
  
 
Anlage/n 
1 3. Bericht Umsetzungsfortschritt IKS (öffentlich) 
 
 
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 3. Bericht zum Umsetzungsfortschritt  
 
Einführung eines „Internen Kontrollsystems“ in 
der Stadtverwaltung Leipzig 
 
 
Vorgelegt von:  
Sachgebiet Organisationsberatung, Abteilung Organisation und Projektmanagement 
 
 
Dezernat Allgemeine Verwaltung, Hauptamt                                  Stand 30.03.2023 
 
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Inhalt 
1 Einleitung 1 
2 Stand der Umsetzung 1 
 Umsetzungsfortschritt 1 
 Auswertung der Ergebnisse 2 
3 Erfahrungen und Herausforderungen 7 
 IKS-Routine 7 
 Kommunikation 8 
 Agiles Vorgehen 10 
4 Ausblick 11 
 
 
 
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1 Einleitung 
Gemäß Stadtratsbeschluss VI-Ifo-06793 vom 19.11.2019 i.V. mit Punkt 5 des Konzeptes "In-
ternes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig", ist der Stadtrat regelmäßig zum 
Umsetzungsfortschritt des IKS zu informieren. 
Der nachfolgende Bericht schreibt den 2. Bericht zum Umsetzungsfortschritt (Informationsvor-
lage-Nr. VII-Ifo-06076-Ifo-01– Kenntnisnahme im Fachausschuss Allgemeine Verwaltung am 
05.07.2022 und im Rechnungsprüfungsausschuss am 07.07.2022) zahlenmäßig fort. 
2 Stand der Umsetzung 
 Umsetzungsfortschritt  
Von den inzwischen insgesamt ca. 591 Organisationseinheiten der Kernverwaltung (bis auf 
Ebene Sachgebiet) haben bisher die Führungskräfte der Dezernate I bis IV mit der Prüfung 
ihres Kontrollumfeldes den Stand der Ausprägung von Prävention und Kontrolle ermittelt. Die 
Beratungsgespräche zu den bearbeiteten Checklisten wurden mit den jeweiligen Führungs-
kräften geführt. Parallel dazu werden zwischenzeitlich neu hinzugekommene Führungskräfte 
in den jeweiligen Dezernaten sowie jene Führungskräfte, die bisher aus diversen Gründen 
(bspw. Abwesenheiten) am Verfahren noch nicht teilnehmen konnten, in IKS eingebunden . 
Auch sie erhalten die Beratungsgespräche. 
 
  
Abbildung 1: Stand der Umsetzung IKS-Schritt 1 in den Organisationseinheiten (OE) der SVL (Stand 03/2023) 
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Die Grafik zeigt den aktuellen Umsetzungsstand. Bisher haben 246 Führungskräfte (der De-
zernate I bis IV) die Checkliste erstmalig bearbeitet und die IKS-Beratungsgespräche in An-
spruch genommen. 245 Führungskräfte (insbesondere der Dezernate VI und VII) werden der-
zeit in das Verfahren eingebunden. Bei den 100 Führungskräften der Dezernate V und VIII 
sowie des Geschäftsbereiches des OBM erfolgt die Prüfung sukzessive im Nachgang zu den 
Dezernaten VI und VII 
 Auswertung der Ergebnisse  
Insgesamt bietet die Gesamtauswertung eine gute Aussagekraft zum Status Quo hinsichtlich 
bereits angewendeter IKS -Grundprinzipien in den Organisationseinheiten. Ein wesentlicher 
Befund der bisherigen Prüfung des Kontrollumfeldes ist, dass der gewählte Ansatz und die 
Notwendigkeit eines Internen Kontrollsys tems zur Absiche rung der Aufgabenerfüllung  im 
Grundsatz unter den Führungskräften Akzeptanz finden. 
Die Abbildung 2 auf der folgenden Seite zeigt, dass auch weiterhin die Aussagen der beiden 
vorausgegangenen Berichte zum Umsetzungsfortschritt (Informationsvorlagen -Nr. VII -Ifo-
06076 und VII-Ifo-06076-Ifo-01) bestätigt werden. 
Für etwas mehr als zwei Drittel der bisher abgefragten Bereiche können vollumfängliche in-
terne Kontrollen und präventive Maßnahmen zur Vorsorge hinsichtlich einer rechtmäßigen und 
wirtschaftlichen Leistungserbringung bestätigt werden (72,4%). Gleichwohl zeigt sich, dass ca. 
ein Viertel der beteiligten Führungskräfte die Checklistenbearbeitung nutzt, weitere Maßnah-
men zur Prävention und Kontrolle in ihren Verantwortungsbereichen zu etablieren (23,5%).  
Die IKS-Beratungsgespräche mit den Führungskräften machen zudem deutlich, dass sie sich 
hinsichtlich ihrer Verantwortung zu einer rechtskonformen und wirtschaftlichen Gestaltung ih-
rer Abläufe und ihrer Kontrollpflichten zur Aufgabenwahrnehmung sehr bewusst sind. Sie be-
werten kritisch, inwieweit die vorhandenen Maßnahmen als ausreichend betrachtet werden 
können bzw. ob durch Implementierung weiterer präventiver Maßnahmen und Kontrollen Vor-
sorge in Bezug auf eine rechtskonforme, wirtschaftliche und ordnungsgemäße Aufgabenerfül-
lung getroffen werden kann.  
Durch den kontinuierlichen Durchlauf dieses Vorgehens im Zweijahres-Rhythmus soll sich die 
Checkliste als unterstützendes Arbeitsinstrument bei der regelmäßigen Überprüfung der pro-
zessbegleitenden Rahmenbedingungen wie auch der Wirksamkeit und Aktualität der bereits 
vorhandenen IKS-Maßnahmen etablieren.  
 
 
 
 
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Abbildung 2: Auswertung der bisherigen Umfrageergebnisse in Bezug auf Prävention und Kontrolle - bisher beteiligte Führungskräfte der Dezernate I-IV (Stand 03/2023) 
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Themenfeld 1: Grundwerte, Kontroll- und Fehlerkultur 
Im Themenfeld 1 der Checkliste geht es insbesondere um die Reflex ion der Führungskräfte 
über: 
 die ausreichende Sensibilisierung und Belehrung der Bediensteten hinsichtlich bestehen-
der Grundwerte und Normen im dienstlichen Umfeld, als Voraussetzung für ein rechtmä-
ßiges, einheitliches und wirtschaftliches Handeln, 
 die Schaffung einer Basis für die vertrauensvolle Zusammenarbeit im Verantwortungsbe-
reich und die Entwicklung einer positiven Fehlerkultur, 
 die Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht,  
 die Ausübung einer Erfolgskontrolle, 
 die Sensibilisierung zu bürgerfreundlichem Auftreten. 
In der Auswertung der Antworten der Führungskräfte manifestieren sich nachfolgende, meist 
genannte IKS-Maßnahmencluster: 
 regelmäßige Sensibilisierung und Belehrung der Bediensteten bzw. anlassbezogene Infor-
mationen über die in der Allgemeinen D ienst- und Geschäftsanweisung (AGA) beschrie-
benen Grundwerte und Normen, über neue städtische und interne Regelungen, Anweisun-
gen und Leitlinien bzw. deren Änderungen, 
 Coaching-Maßnahmen zur Optimierung der Servicequalität, 
 Erfolgskontrolle durch Abgleich von Vorgaben und Zielen, ein regelmäßiges Berichtswe-
sen/Statistiken, 
 Qualitätssicherung im Mitzeichnungsverfahren, über Vorgangskontrollsysteme bzw. über 
Stichprobenprüfungen, 
 Vorgabe von Textbausteinen und Formularen zur einheitlichen Behandlung gleicher Sach-
verhalte, 
 regelmäßige Sensibilisierung zur Korruptionsvermeidung, 
 frühzeitige Kommunikation und Auswertung von aufgetretenen Fehlern, wenn erforderlich 
auch Anpassung von Abläufen bzw. Schaffung von Weiterbildungsangeboten zur künftigen 
Vermeidung von Fehlern i.S. einer aktiv gelebten Fehlerkultur. 
  
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Themenfeld 2: organisatorische Maßnahmen 
Ein Kontrollsystem soll gewährleisten,  dass einheitliches Handeln bei gleichen Aufgaben si-
chergestellt und jederzeit eine ordnungsgemäß e und rechtmäßige Aufgabenerfüllung sowie 
eine Nachvollziehbarkeit der Abläufe gewährleitstet sind.  
Die Führungskräfte reflektieren bei der Beantwortung der Fragen in diesem Themenfeld, ob 
sie bereits alle zutreffenden (Kontroll-) Maßnahmen etabliert haben, die das Fehler- und Kon-
fliktpotential, das bestimmten Aufgaben innewohnt, von vornherein eindämmen. Zu denken ist 
hierbei bspw. an interne Arbeits- und Handlungsanweisungen, Prozessbeschreibungen, klare 
Befugnis- und Vertretungsregelungen, Maßnahmen zur Krisenvorsorge, in den Arbeitsprozess 
integrierte Kontrollmaßnahmen sowie aktuelle Arbeitsplatzbeschreibungen und Produktsteck-
briefe.  
Als herausgehobene, bereits angewandte IKS-Grundprinzipien wurden in den bisherigen Ant-
worten ermittelt: 
 eine eigene Geschäftsordnung im Amt, 
 Vorsorge durch interne Handlungsanweisungen, Handbücher und Prozessbeschreibun-
gen und regelmäßige Evaluation der Abläufe, 
 Aufgaben-/Funktionstrennung zur Vermeidung von Interessenkonflikten (fachlicher oder 
personeller Art, z.B. bei Vergaben oder Verträgen), 
 organisatorische oder technische Regelungen der Befugnisse entsprechend der Aufga-
ben,  
 fachliche Beratung im Team bei neuen bzw. schwierigen Sachverhalten, 
 Anwendung des Mehraugenprinzips (z.B. bei zahlungsbegründenden, bei wesentlichen  
oder neuen Sachverhalten bzw. bei Datenübergabe an Dritte). 
Themenfeld 3: personelle Bedingungen 
Im Themenfeld 3 liegt der Fokus auf den Bediensteten, deren Förderung und einer adressa-
tengerechten Informationsweitergabe. 
Für die Zusammenarbeitskultur und zur Vermeidung von fehlerhaftem Verwaltungshandeln ist 
es bedeutend, allen Bediensteten die für sie passenden Informationen zeitnah, transparent 
und nachvollziehbar zu kommunizieren (IKS-Grundprinzipien der Mindestinformation und der 
Transparenz). Eine gut vorbereitete und strukturierte Einarbeitung der Bediensteten und die 
Sicherstellung des Zugangs zu einschlägigen Fortbildungsangeboten ermöglichen es, dass 
Arbeitsaufgaben schnell selbständig übernommen werden können. Durch Perso nalentwick-
lungsmaßnahmen können das Rüstzeug zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben und 
zur Meisterung neuer Herausforderungen erworben und damit eine konstruktive Zusammen-
arbeit im Team ermöglicht werden. 
 
 
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Auch bei diesem Themenfeld zeigt sich in der Auswertung, dass IKS-Maßnahmen wie z.B.: 
 adressatengerechte Informationsweitergabe, bspw. in Teambesprechungen 
 Anwendung von Einarbeitungsplänen, Einarbeitungsvideos, 
 organisationsspezifische Einarbeitungskonzepte, 
 fachliche Einweisung und Einarbeitung durch Vorgesetzte bzw. durch erfahrene Bediens-
tete, 
 Hospitationen zur Vermittlung von Knowhow, 
 regelmäßige Feedbackgespräche, 
 Fortbildungsplanungen und die  Förderung der Inanspruchnahme interner und externer 
Fortbildungsangebote für die Bediensteten,  
 Wissenstransfer, Durchführung eigener Workshops und Coachings, 
 Aufbau von E-Learning-Plattformen 
bereits Anwendung finden. 
Themenfeld 4: Datenschutz/-sicherheit und Arbeitsschutz/-sicherheit 
Der Einsatz von Informations - und Kommunikationstechnik in Kommunen ist mittlerweile zu 
einem unabdingbaren Arbeitsmittel geworden. Unsere Verwaltung unterliegt der Einhaltung 
von datenschutzrechtlichen Bestimmungen (insb. DSGVO, SächsDSDG sowie spezialgesetz-
liche Regelungen) So sind alle erforderlichen technischen und organisatorischen Vorkehrun-
gen zu treffen, um eine sichere Verarbeitung personenbezogener und anderer schutzwürdiger 
Daten, bspw. von Sozial- und Vertragsdaten, zu gewährleisten. 
Regelmäßige Belehrungen (wahlweise auch unter Hinzuziehung des Datenschutz - und/oder 
des Informationssicherheitsbeauftragen), die Anwendung von Regularien zur Erteilung von 
Zugriffsrechten sowie Berechtigungskonzepte haben sich in der Auswertung der Antworten als 
die meistgenannten IKS-Maßnahmen dieses Themenfeldes etabliert. 
Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, die Sicherheit und den Gesundheits-
schutz der Bediensteten bei der Arbeit durch geeignete Maßnahmen zu sichern und zu ver-
bessern. 
Die Gefährdungsbeurteilung (siehe DA Nr. 01/2014) ist eines der wichtigsten betrieblichen 
Instrumente im Arbeitsschutz zur Verhinderung von Unfällen und  
Berufskrankheiten. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet daher zur regelmäßigen Durchfüh-
rung von Gefährdungsbeurteilungen. 
 
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3 Erfahrungen und Herausforderungen 
 IKS-Routine 
IKS ist kein Selbstläufer und keine Wunderwaffe.  Aufgaben, Prozesse, Schwerpunktsetzun-
gen und Verantwortlichkeiten in den Organisationseinheiten der Verwaltung befinden sich 
stets im Wandel. Ein IKS-Bewusstsein zu schaffen und lebendig zu halten, braucht Übung, 
Zeit und Geduld. IKS ist nicht einfach zu  einem definierten Zeitpunkt abgeschlossen. Einmal 
etabliert, sollte es sich bestenfalls fest in der Verwaltung verankern und zur Routine entwi-
ckeln.  
Dabei geht es nicht darum, dass Führungskräfte im vorgesehenen Regelturnus (2 Jahre) eine 
Checkliste bearbeiten bzw. ausfüllen und sie dann wieder beiseitelegen bzw. darauf vertrauen, 
dass Dritte die in der Checkliste benannten Themen lösen. Die bisher größte Herausforderung 
besteht deshalb darin, den Führungskräften diese IKS-Checkliste nachhaltig als Chance, un-
terstützendes Arbeitsinstrument und „Mittel zum Zweck“ zu verdeutlichen. Mit ihr bekommen 
sie die Gelegenheit, in angemessenen Zeitabständen einen Schritt aus ihrem Tagesgeschäft 
zurückzutreten und über ihren Verantwortungsbereich (Kontrollumfeld) und den Stand der Ab-
sicherung der Aufgabenerfüllung zu reflektieren, Handlungsbedarfe und Schwachstellen zu 
erkennen und ggf. erforderliche Maßnahmen einzuleiten. An der Manifestierung dieses IKS -
Grundverständnisses und Herausstellung des Mehrwertes für die Führungskräfte soll verstärkt 
in den IKS-Beratungsgesprächen gearbeitet werden. Die Einbindung aller Führungskräfte bis 
auf Ebene Sachgebietsleitung bildet deshalb den Grundstein, um genau diese Akzeptanz und 
das Vertrauen zu schaffen und eine Kultur zu etablieren, die aus Fehlern lernt.  
Abbildung 3: Einbindung aller Führungskräfte 
Dabei muss das Rad nicht neu erfunden  werden. Kontrollaktivitäten sind nichts Neues. Viel-
mehr müssen Vorurteile abgebaut  werden, insbesondere im Hinblick auf den befürchteten 
Mehraufwand. Es gilt, bei den Führungskräften die Bereitschaft zu stärken, über den eigenen 
Anspruch und den persönlichen Umgang mit Fehlern nachzudenken und Reflexion zuzulas-
sen. Erst dann wird IKS zu einem unterstützenden und zweckmäßigen Arbeitsinstrument. 
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Abbildung 4: IKS-Checkliste als Anregung zur Selbstreflexion und Handlungsbedarfe zu erkennen 
 
 Kommunikation 
Die erfolgreiche IKS-Einführung hängt maßgeblich von der Haltung der Führungskräfte zu Prä-
vention und Kontrolle ab. In erster Linie bedarf es hierfür umfangreicher Kommunikation.  
Die Stadtverwaltung Leipzig nutzt dazu alle zur Verfügung stehenden Kanäle, so bspw. dezer-
natsweite Informationsveranstaltungen, die genannten Beratungsgespräche und regelmäßige 
Reflexionstermine für verschiedene Hierarchieebenen (Bürgermeister ebene, Amtsleit ungs-
ebene, Abteilungsleitungsebene, Querschnittsbereiche). 
Abbildung 5: Kommunikationsstrategie Etablierung IKS in der SVL 
Durch das IKS-Team wurde zudem eine Informationsseite im Intranet gestaltet, die eine effi-
ziente adressatengerechte Information zu IKS ins Zentrum stellt. Mit kleinen Videoclips, FAQs 
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und kompakten Informationen sollen Hemmschwellen und Vorbehalte abgebaut werden. Füh-
rungskräfte, insbesondere auch neu hinzugekommene, können sich dadurch flexibel und auch 
abseits von Terminvorgaben den erforderlichen Input einholen. 
 
Abbildung 6: Auszug Intranet, Bereich IKS 
Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass mit der Prüfung des Kontrollumfeldes und mit den 
Beratungsgesprächen die größte Breitenwirkung hins ichtlich der Akzeptanz eines IKS in der 
Stadtverwaltung erreicht wird. Insbesondere die bilateralen Beratungsgespräche etablieren 
sich, die anfängliche Skepsis bei den Führungskräften auszuräumen, sie zu Maßnahmen der 
Prävention zu beraten und sie gleichzeitig anzuregen, die Leistungsabsicherung in ihren Ver-
antwortungsbereichen regelmäßig zu überprüfen.  Die Gespräche generieren dabei einen 
Mehrwert auf beiden Seiten. Die Führungskräfte sind dankbar über das Beratungsangebot. 
Für die zentralen IKS-Beraterinnen wiederum lassen sich in den einzelnen Gesprächen Anre-
gungen zum Vorgehen sowie zentrale Unterstützungsbedarfe der Ämter generieren, die im 
Verantwortungsbereich von Querschnittsfunktionen, wie z.B. dem Personalamt, liegen und an 
diese kanalisiert werden können. Deshalb sind die Einzelgespräche eines der wichtigsten In-
strumente auf dem Weg zu einem gesamtstädtischen IKS.  
 
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 Agiles Vorgehen 
Ein weiterer Vorteil  der Beratungsgespräche und der  Reflexionstermine auf Amtsleitungs-
ebene ist der damit verbundene Lernprozess . Mit dem Feedback der Führungskräfte lassen 
sich Anregungen zur Optimierung der Umsetzung gewinnen. Bewusst wurde deshalb das Vor-
gehen von Beginn an agil konzipiert, um flexibel auf veränderte Bedarfe und neue Entwicklun-
gen reagieren zu können.  
Die bisher gewonnenen Erkenntnisse und gesammelten Erfahrungen aus den Gesprächen in 
den Dezernaten I bis IV fließen in die weitere IKS-Beratung ein und mündeten deshalb in der 
Erweiterung des Fragenteils der Checkliste um: 
- ämterspezifische Maßnahmen zur Krisen- und Katastrophenvorsorge, 
- Angaben zu den Produktsteckbriefen. 
Darüber hinaus wurden  einzelne Fragestellungen inhaltlich überarbeitet. Insbesondere die 
Fragen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie zum Datenschutz (Themenfeld 4) wurden 
inhaltlich komplett umgestellt und viel differenzierter gestaltet. Damit soll den Führungskräften 
zusätzliche Handlungssicherheit und Anregung zur Überprüfung ihrer - für dieses Themenfeld 
- etablierten IKS-Maßnahmen gegeben werden. 
Die überarbeitete Checkliste findet erstmals Anwendung in den Dezernaten VI und VII. 
Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Umsetzungsprozesses und seiner Instrumente, 
wie z.B. der Checkliste, gewinnt das Vorgehen zunehmend an Qualität und Effizienz.  
Das positive Feedback aus den Beratungsgesprächen und die bisherigen Ergebnisse zeigen, 
dass die Führungskräfte der Stadtverwaltung Leipzig bezüglich ihres IKS -Bewusstseins gut 
aufgestellt sind. Mit der Entscheidung zu einem verwaltungsübergreifenden IKS wird, neben 
den finanziellen Risiken, insbesondere der Abwehr von Personen-, Sach- und Umweltschäden 
eine sehr große Bedeutung beigemessen.  
 
 
 
 
 
 
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4 Ausblick 
Coronabedingt kam es in den Jahren 2020 und 2021 zu Abweichungen von der ursprünglichen 
zeitlichen Planung der Gesamtumsetzung. 
In einer Verwaltung mit aktuell ca. 591 Führungskräften (bis auf Ebene Sachgebietsleitung) ist 
geplant, dass spätestens bis zum Jahr 2025 alle Führungskräfte zu IKS beraten und erstmalig 
mit der IKS-Checkliste vertraut gemacht wurden.  
Nach der verwaltungsweiten Umsetzung des Schrittes 1 in allen Dezernaten (bis voraussicht-
lich Ende 2025) e rfolgt im zweiten Umsetzungsschritt die Auswahl jener Aufgabenbereiche, 
die für die weitere IKS-Prüfung relevant sind (siehe Pkt. 2.2 Bericht zum Umsetzungsfortschritt 
vom 30.04.2021; Informationsvorlage-Nr. VII-Ifo-06076). Die Ergebnisse der Priorisierung wer-
den der DB OBM zur Bestätigung vorgelegt. 
 
Abbildung 7: Planung Etablierung IKS in der SVL, Stand 03/2023 
Eine zentrale Koordinierung und Standardsetzung in Sachen IKS garantiert ein einheitliches 
und systematisches Vorgehen und hat sich bestens bewährt.  Die Betrachtung prozessualer 
Risiken steht im Mittelpunkt des dritten Umsetzungsschrittes. Für die zentralen IKS-Beraterin-
nen gilt es hier, gemeinsam mit den Fachverantwortlichen jene Abläufe und Risiken zu identi-
fizieren, welche die Zielerreichung in den betreffenden Aufgabenbereichen nennenswert be-
hindern und ggf. für die Schadensereignisse ursächlich sind  und durch welche präventiven 
Maßnahmen und wirkungsvollen Kontrollen Abhilfe geschaffen werden kann. Die Bewertung 
und Abbildung der Maßnahmen erfolgt im Geschäftsprozessmanagement-Tool ADONIS NP. 
Zudem ermöglicht die vorgenommene organisatorische Anbindung einen stetigen fachlichen 
Austausch mit der Organisationsberatung  (einschließlich des Prozessmanagements)  sowie 
dem Projektmanagement. Das IKS -Team w ird mittlerweile stärker in seiner Beratungsrolle 
wahrgenommen und nicht, wie eingangs oft angenommen, als „Kontrollinstanz“. 
 
 
 
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