Einführung der digitalen Plattform Microsoft Teams für die politische Gremienarbeit der Stadt Leipzig
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-01526
Datum: 2020-09-03
Vorlagenart: Beschlussvorlage

1/9
 
Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-01526 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Oberbürgermeister 
 
 
 
Betreff: 
Einführung der digitalen Plattform Microsoft Teams für die politische Gremienarbeit 
der Stadt Leipzig 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung    
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Beschlussfassung 
FA Allgemeine Verwaltung   Information zur Kenntnis 
 
 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 31.08.2020: 
1. Der Erfahrungsbericht „Nutzung Microsoft Teams für die Gremien der Stadt Leipzig“ in 
der Testphase wird zur Kenntnis genommen. 
2. Die organisatorischen, inhaltlichen und technischen Anforderungen für die digitale 
Abhaltung von Gremiensitzungen werden bestätigt. Die Geschäftsordnung der 
Ratsversammlung wird entsprechend angepasst. 
3. Dem Erwerb von 80 Lizenzen der digitalen Plattform Microsoft Teams bis Ende 2022 
wird zugestimmt. 
4. Die Mittel für die Lizenzen, Wartung, Bereitstellung und Betrieb, Beratungsleistungen 
sowie Schulungen werden ab 01.10.2020 aus dem Budget des Büro für 
Ratsangelegenheiten zur Verfügung gestellt.  
Zusammenfassung: 
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
Im Sinne einer pandemie-resilienten Verwaltung sind digitale Angebote, um die 
Gremientätigkeit weiter durchführen zu können, weiterhin nötig und sollten weiter verbessert 
werden. 
 
Die Erfahrungen der digitalen Gremienarbeit sind positiv. Zum einen konnte hierdurch auch 
während der Coronakrise die Arbeit der politischen Gremien des Stadtrates weiter 
stattfinden, zum anderen konnten hierdurch auch positive Erfahrungen gesammelt werden, 
wie durch den Einsatz von digitalen Plattformen die Arbeit der politischen Mandatsträgern 
wie auch Verwaltungsmitarbeitern effizienter gestaltet werden kann. Auch konnten mit der 
digitalen Plattformen neue Gremienformate erprobt werden, wie das gemeinsame Gremium 
SBB/OR. 

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Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft x nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 
2020 
2021 
2022 
2020 
2021 
2022 
2.000 
8.000 
8.000 
1.100.11.1.1.02.21 
1.100.11.1.1.02.21 
1.100.11.1.1.02.21 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung  nein  wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
  
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Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: >beim Ausfüllen bitte überschreiben: max. 60 Zeichen ohne Leerzeichen 
 
 trifft nicht zu  
 
 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Nicht eilbedürftig 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
In Folge der Coronakrise und dem daraus resultierenden Kontakteinschränkungen und 
Abstandsregelungen, war die Arbeit der politischen Gremien der Stadt Leipzig weitestgehend 
zum Erliegen gekommen. Dieser Zustand war schnellstmöglich zu beheben. Hierfür konnte 
in einer Testphase die digitale Plattform Microsoft Teams genutzt und getestet werden. Mit 
Ablauf der Testphase ist es nötig für die weitere Nutzung der digitalen Plattform Lizenzen zu 
erwerben um sowohl die positiven Effekte für die politische Gremienarbeit weiter nutzen zu 
können wie auch im Sinne einer pandemie-resilienten Verwaltung digitale Angebote weiter 
vorhalten zu können. 
Microsoft Teams soll nicht als langfristigen Datenspeicher genutzt werden, sondern nur für 
bestimmte Zwecke und Zeiträume, als Arbeitsraum und Kommunikationsplattform. Es wird 
nicht angestrebt das Intranet durch Produkte von Microsoft zu ersetzen. Ferner soll Microsoft 
Teams in das Gesamtkonzept der digitalen Arbeit integriert werden. 
4/9
 
Der Freistaat Sachsen erarbeitet derzeit an einer Regelung, unter welchen Bedingungen und 
Voraussetzungen beschließende und öffentlich-tagende Gremien per Videokonferenz tagen 
dürfen. 
 
Beschreibung der Maßnahme: 
1. Erfahrungsbericht „Nutzung Microsoft Teams für die Gremien der Stadt Leipzig 
In Folge der Corona-Krise war die Arbeit der politischen Gremien der Stadt Leipzig Mitte 
März 2020 weitestgehend zum Erliegen gekommen. Dieser Zustand war schnellstmöglich zu 
beheben. Das BfR erprobt deshalb in Zusammenarbeit mit der ITK und der Lecos die 
Plattform Microsoft Teams für die digitale Durchführung von Gremiensitzungen. Ab Anfang 
April tagen Fachausschüsse, Betriebsausschüsse, der Jugendhilfeausschuss und die 
Stadtbezirksbeiräte per Videokonferenz über Microsoft Teams. Die Stadtverwaltung profitiert 
in der aktuellen Situation von einem zeitlich befristeten, unentgeltlichen 
Unterstützungsangebot von Microsoft. Durch diese Plattform können auch neue 
Möglichkeiten zur transparenteren und freieren digitalen Ratsarbeit eröffnet werden. 
Der Erfolg der Videokonferenzen zeichnet sich schon jetzt ab, obwohl hier mit Microsoft 
Teams eine neue Plattform erprobt werden muss. 
 
 Erfahrungen 
Am 2. April 2020 tagte das erste Gremium, der Fachausschuss Jugend und Soziales, per 
Videokonferenz über Microsoft Teams. Mit Stand Anfang Juni wurden bereits über 60 
Gremiensitzung per Videokonferenz durchgeführt, darunter die meisten Fachausschüsse, 
Betriebsausschüsse, der Jugendhilfeausschuss und die Stadtbezirksbeiräte. Es wurden 
mehr als 1000 Besprechungen organisiert. Über 2000 Besprechungsteilnahmen. Alleine 
diese Zahlen von den registrierten Benutzern der Verwaltung. Die Sitzung mit den meisten 
Teilnehmern war bisher die Sitzung des “gemeinsamen Gremiums SBB/OR” mit zirka 103 
Teilnehmern. Die Sitzungen laufen in der Regel sehr stabil. Die Teilnahme ist sehr 
anwenderfreundlich, Features wie die Funktion “Handbehebung” und das gleichzeitige 
Anzeigen von bis zu neun Personen wurde mittlerweile freigeschaltet. Die Chatfunktion 
funktioniert inzwischen für alle Anwender. Das Präsentieren von Inhalten wird als sehr 
anwenderfreundlich eingestuft. 
 
 Positive Effekte 
 
 Durch die Videokonferenzen konnte und kann die Arbeit der politischen Gremien 
auch in Ausnahmesituationen durchgeführt werden. 
 Eine Bessere Zeitplanung und eine Verringerung an benötigter Arbeitszeit von 
Verwaltungsmitarbeitern ist durch die Teilnahme per Videokonferenz möglich, da 
hierdurch Wartezeiten anders genutzt und Fahrtzeiten wegfallen. Dies hat auch zu einer 
verbesserten Teilnahme von Verwaltungsmitarbeitern und Stadträten an den Sitzungen 
der Stadtbezirksbeiräte geführt. Dies wird von den Gremienmitgliedern positiv 
wahrgenommen. Dem gegenüber steht ein personeller Mehraufwand auf Seiten des BfR 
durch den technischen Support der Sitzungen. 
 Verbesserung der Kommunikation und Transparenz zwischen Verwaltung und 
Stadtrat, Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte 
 Erprobung neuer Gremienformate wie das gemeinsame Gremium SBB/OR, wo über 
Vorlagen, welche in allen Stadtbezirksbeiräten und Ortsräten beraten werden sollen, in 
einer gemeinsamen Sitzung per Videokonferenz informiert und diskutiert wird. 
 Verwaltung und Stadtrat rücken näher zusammen. 
 
 Künftige Anforderungen 
 
 Im Sinne einer pandemie-resilienten Verwaltung sind digitale Angebote, um die 
Gremientätigkeit weiter durchführen zu können, weiterhin nötig und sollte weiter 
verbessert werden. 
5/9
 Im Zuge einer Stärkung der Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte, ist die 
Etablierung einer digitalen Plattform geplant. Durch die Nutzung von Microsoft Teams in 
den letzten drei Monaten konnten hier wichtige Erfahrungen gewonnen werden. Die 
Plattform ist relativ barrierearm und anwenderfreundlich. Features in Videokonferenzen 
wie Handheben, Chatfunktionen und das Präsentieren von Inhalten machen die 
Besprechungen sehr anwenderfreundlich. Auch die Arbeit in den Kanälen ist 
anwenderfreundlich. Bei MS Teams ist die Arbeit mit Externen problemlos möglich. Auch 
das Intranet der Stadt Leipzig soll zukünftig die Möglichkeit haben mit Externen zu 
arbeiten und Videokonferenzen durchzuführen. Da diese Features noch nicht 
freigeschaltet bzw. getestet sind, kann hierzu aber noch keine Aussage getroffen werden. 
Des Weiteren profitiert MS Teams davon, dass es in der Cloud arbeitet und dadurch 
auch großen Schwankungen der Leistungsanforderungen (Nutzerzahlen) gewachsen ist. 
Ein weiterer Vorteil von MS Teams ist der Synergieeffekt durch die Benutzung von MS 
Teams und MS Office in der Verwaltung. 
 Die Nutzung einer digitalen Plattform für die Arbeit der Stadtbezirksbeiräte und 
Ortschaftsräte ist notwendig. Dabei sind folgende Aspekte wichtig: 
 In digitale Arbeitsräume/Kanäle muss gemeinsam an Themen und 
Dokumenten (auch gleichzeitig) gearbeitet werden können 
 Dokumentation von Einwohneranfragen und Verwaltungsinformationen,  
 Das Durchführen von Videokonferenzen möglich sein. Hierbei müssen auch 
weitere Externe, wie Bürger, Sachverständige usw. problemlos teilnehmen 
können. 
 Ein Austausch zwischen mehreren Gremien möglich sein.  
 Eine gute Suchfunktion besitzen 
 Mit der Einführung eines Bürgerhaushalt/Stadtbezirksbudget muss für die 
Anträge, die Standpunkte zu den Anträgen und die Entscheidung zu den 
Anträgen eine Dokumentation angelegt werden und durch engere Zeitfenster 
auch ein kurzfristiger Austausch möglich sein. 
 Die Nutzung einer digitalen Plattform für die Arbeit der Fachausschüsse kann Vorteile 
in folgender Hinsicht angewendet werden und so zu vielseitigen Verbesserungen führen: 
 Abwechseln von Präsenzsitzungen und Sitzungen von Videokonferenzen der 
Fachausschüsse. Dies kann zu einer zeitlichen Entlastung von Stadträten und 
Verwaltung führen, da Anfahrtswege wegfallen. Hierdurch kann die Anwesenheit 
verbessert werden. Der personelle Mehraufwand auf Seiten des BfR durch den 
technischen Support der Sitzungen sollte durch das Personalamt weiter 
kompensiert werden. 
2. Die organisatorischen, inhaltlichen und technischen Anforderungen und 
Datenschutz für die digitale Abhaltung von Gremiensitzungen werden bestätigt. 
a. Organisatorische Anforderungen: 
Es gelten die Regelungen der Geschäftsordnung der Ratsversammlung. Die 
Geschäftsordnung der Ratsversammlung nimmt die Durchführung von Sitzungen der 
politischen Gremien per Videokonferenz mit auf.  
b. Inhaltliche Anforderungen: 
Anforderungen für Gremien:  
 Das digitale Arbeiten kann für die politischen Gremien der Stadt Leipzig wie folgt 
angewendet werden: 
 Die Sitzungen der nichtöffentlich tagenden beratenden Gremien können in 
Rücksprache mit den jeweiligen Vorsitzenden als Video- oder 
Telefonkonferenz durchgeführt werden. 
6/9
 Die Sitzungen der öffentlich tagenden beratenden Gremien können in 
Rücksprache mit den jeweiligen Vorsitzenden als Teil-Präsenzsitzung 
durchgeführt werden. Die Teilnahme der Öffentlichkeit ist zu garantieren. 
 Die Geschäftsordnung der Ratsversammlung wird entsprechend angepasst. 
c. Technische Anforderungen und Datenschutz 
Es ist eine sehr große Herausforderung ein lauffähiges Videokonferenz-System zu 
entwickeln und dann auch erfolgreich zum Laufen zu bekommen. Den hier einzuhaltenden 
Datenschutz/Sicherheitsstandards sind hoch und nicht leicht umzusetzen. Außerdem 
werden, dadurch das nicht immer klar ist wie viele Personen an einer Konferenz teilnehmen 
werden, eine gute Lastenverteilung bzw. Hochleistungssystem gebraucht. Ein solches 
System ist sehr teuer und deshalb heute immer nur via Cloud im Einsatz und nicht lokal in 
eigener Regie. 
Folgende technischen Voraussetzungen sind für die digitale Arbeit von politischen Gremien 
notwendig: 
a. Ratsinformationssystem (Allris) für Einladungen, Tagesordnungen, 
Vorlagen und Protokolle 
b. Videokonferenzen mit Chatfunktion  
Für die Durchführung von Sitzungen mit Votierung von Vorlagen und Anträgen sind 
Videokonferenzen notwenig. Diese benötigen eine Moderationsmöglichkeiten u.a. Freigabe 
des Mikrofons und die Erteilung von Rederechten; des Weiteren muss die Definition des 
Ausgabe-Video-Signals für Stream inkl. der Einbindung von PPP und Video und die 
Präsentation von Inhalten möglich sein (PPP + Video). Es müssen die technischen 
Voraussetzungen gegeben sein, dass alle Gremienmitglieder an den Videokonferenzen 
teilnehmen können. 
c. Arbeitsräume (Projektmanagement-Anwendungen/Wissensmanagement)  
Digitale Arbeitsräume sind für alle Gremien anzulegen. Diese sollen für den digitalen 
Austausch außerhalb der regulären Sitzungen, z. Bsp. für die Vor- und Nachbereitung 
genutzt werden. Diese brauchen folgende Funktionen: 
 Kommentarfunktion zu einzelnen Vorhaben/Projekten 
 Chatfunktion 
 Feines Rechtesystem/Rollen und Berechtigungen 
 Historie 
 Möglichkeit zur Setzung von Fristen, Zuständigkeiten und Dateiablage 
 Ein Arbeitsraum (Team) pro Gremium. 
 Arbeitsräume mit unlimitierten Projekten/Projekträume 
 Durchsuchbares Taskarchiv 
 Administratorkonto 
 Strukturanforderungen für die Anwendungen für das digitale Arbeiten: 
 Teilnehmeranzahl pro Gremium zwischen 5 – ca. 100 
 DB OBM 
 Ältestenrat 
 4 beschließende Ausschüsse 
 Petitionsausschuss 
 14 beratende Fachausschüsse 
 14 Ortschaftsräte 
7/9
 10 Stadtbezirksbeiräte 
 9 sonstige Beiräte (§ 47 SächsGemO) 
 3 Vergabegremien 
 Jugendparlament 
 Fraktionen 
 Hochverfügbarkeit des Systems, Sitzung muss stabil sein. 
 Anwendung Videokonferenz, Chat und Arbeitsraum muss über Browser arbeiten 
können, eventuell Aufzeichnung und Speicherfunktion für Dokumentation. 
 Der Arbeitsraum ist nur für verfifzierte Nutzer zugänglich. 
 Teilnehmer können sich möglichst barrierearm austauschen. 
 Eine Präsentation von Inhalten muss möglich sein (PPP + Video). 
 Bereitstellung von mobilen Endgeräten für Teilnehmer, die  über keine eigene 
geeignete Technik verfügen. 
 Livestream für Öffentlichkeit.  
 Service- und Benutzerfreundlichkeit: Zugang zum jeweiligen Arbeitsraum („Team“) 
haben die jeweiligen Mitglieder des Gremiums und zugewiesene Mitarbeiter der 
Verwaltung.  
 Besitzer des Teams sind die jeweiligen Betreuer der Gremien und Administratoren.  
 Datenschutz 
 Grundsätzliches 
Microsoft Teams wird wie die meisten komplexen Videokonferenz- und 
Zusammenarbeitsplattformen nur noch als Cloud-Lösung bereitgestellt. Dies 
bedeutet, dass die Datenverarbeitung direkt in Rechenzentren des Anbieters 
stattfindet und nicht mehr beim städtischen IT-Dienstleister Lecos betrieben werden 
kann. Microsoft unterhält dazu ein weltweites Netz von Rechenzentren in 52 
verschiedenen Regionen. Für Kunden mit erhöhtem Sicherheitsbedarf bietet 
Microsoft die Möglichkeit, die Nutzung der Cloud-Dienste auf bestimmte Regionen 
vertraglich zu beschränken. Dies kann zwar zu einem eingeschränkten 
Funktionsumfang führen, trägt aber dafür der engeren Bindung an den eigenen 
Rechtsraum Rechnung. Für die Stadtverwaltung Leipzig ist die ausschließlich 
Nutzung von Microsoft Rechenzentren in der Region Deutschland vorgesehen. Trotz 
dieser Beschränkung leiten sich aus der Nutzung eines Cloud-Dienstes erhöhte IT-
Sicherheits- und Datenschutzanforderungen ab, denen wie folgt Rechnung getragen 
wird. 
 
 IT-Sicherheitsanforderungen  
 Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat 
Mindestanforderungen an sicheres Cloud Computing im sogenannten C5-
Kriterienkatalog (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue) 
spezifiziert.  Microsoft Cloud-Dienste haben das Testat für den C5-Standard 
2017 erstmalig erhalten. Die Einhaltung wird in einer jährlichen Prüfung durch 
ein unabhängiges Prüfungsunternehmen regelmäßig bestätigt (zuletzt am 
30.09.2019).  
 Darüber hinaus stellt das BSI den Nutzern von Cloud-Diensten erweiterte 
Maßnahmenkataloge für sichere Cloud-Nutzung zur Verfügung, die für die 
Stadt Leipzig in einem Sicherheitskonzept in Abstimmung mit dem 
Informationssicherheitsbeauftragen bearbeitet werden.  
 
 Datenschutzanforderungen 
Seit 2018 regelt die EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Datenschutzvorschriften 
für alle Mitgliedstaaten der EU unmittelbar. Microsoft hat sich zur Einhaltung der DSGVO 
verpflichtet und die entsprechenden Verpflichtungen in 2020 einer grundlegenden 
Aktualisierung unterzogen (vgl.  Datenschutzbestimmungen für Microsoft-Onlinedienste 
Januar 2020 
8/9
https://www.microsoftvolumelicensing.com/DocumentSearch.aspx?Mode=2&Keyword=D
PA) 
 
Kritik kam von Datenschutz-Aufsichtsbehörden häufig an der Praxis, dass Microsoft 
Diagnosedaten und Metainformationen (sogenannte Telemetriedaten) über die Nutzung 
der Clouddienste sammelt um Fehler in der eigenen Software zu finden und zu 
beseitigen. Der Umfang der Erhebung dieser Daten wurde daraufhin von Microsoft 
transparent gemacht und kann jetzt auch individuell in den Datenschutzeinstellungen 
konfiguriert werden. Diese Konfiguration wird auch Gegenstand des 
Sicherheitskonzeptes für die Stadt Leipzig werden. Der Datenschutzbeauftragte wird in 
die Erstellung dieser Konzeption (Sicherheitskonzept) einbezogen. 
 
 
 Microsoft erfüllt folgende deutsche Standards 
o ISO 27001 (BSI IT-Grundschutz) 
o C5 (BSI Kriterienkatalog Cloud-Computing) 
o ISO 27018 
o ISO 27701 
o SOC 1, 2, 3 
o TISAX 
o KRITIS 
o BAIT 
 
Zur Risikominimierung werden bis zur Klärung bei der Benutzung von Microsoft Teams nur 
für Daten mit normalem Schutzbedarf eingesetzt.  
 
3. Der Erwerb von 80 Lizenzen der digitalen Plattform Microsoft Teams für zwei 
Jahre wird zugestimmt. 
Es wird vorgeschlagen Microsoft Teams zu verwenden. Microsoft Teams beinhaltet 
Videokonferenzen, Chatfunktionen und digitale Arbeitsräume. Microsoft Teams wird 
aktuell vom Hauptamt und der Lecos geprüft und vom Büro für Ratsangelegenheiten 
getestet und erfüllt die Vorgaben der DSGVO (https://products.office.com/de-de/where-is-
your-data-located?ms.officeurl=datamaps&geo=All#office-ContentAreaHeadingTemplate-
bkjgypc). Microsoft Teams ist sofort einsetzbar, 
Der Einsatz von Microsoft Teams sind für die politischen Gremien der Stadt Leipzig und 
setzen sich wie folgt zusammen: 
Amt/Referat Anzahl Lizenzen 
Büro für Ratsangelegenheiten 24 
Vorsitzende Stadtbezirksbeiräte 10 
Ortsvorsteher 14 
Betriebsausschüsse 4 
Sonstige Beiräte 9 
Jugendhilfeausschuss 1 
Vergabegremien 3 
Oberbürgermeister/Dezernenten 9 
Fraktionen 6 
4. Die Mittel für Wartung, Bereitstellung und Betrieb, technische Investitionen 
sowie Schulungen werden aus dem Budget des Büro für Ratsangelegenheiten 
zur Verfügung gestellt. 
9/9
Die Kosten für 80 Lizenzen der digitalen Plattform Microsoft Teams pro Jahr beträgt ca. 
8.000 Euro. Die Mittel werden bereit gestellt aus der Haushaltsstelle „Lokale Demokratie 
– lokale Verwaltung Konkrete Maßnahmen lokaler Demokratiepolitik“. 
Zu prüfen sind weitere Verbesserungen der technischen Ausstattung der Sitzungsräume. 
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
sofort 
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Ca. 8.000 Euro für den Erwerb von 80 Lizenzen pro Jahr 
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
nein 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant     nicht nötig 
 
7. Besonderheiten  
keine 
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Im Sinne einer modernen digitalen und pandemie-resilienten Verwaltung ist die digitale 
Arbeit der politischen Gremien der Stadt Leipzig weiter aufrecht zuerhalten, ansonsten kann 
unter gegebenen Umständen die politische Arbeit der Gremien der Stadt Leipzig nicht 
aufrechterhalten werden. 
 
Anlagen: 
 Organisationskonzept 
 Moderationskonzept 
 
 
 
1 
 
Organisationskonzept 
 
Organisationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz 
1. Druchführung von Gremiensitzungen per Videokonferenz 
2. Personalbedarf 
3. Raumbedarf 
4. Technikbedarf 
 
1. Druchführung von Gremiensitzungen per Videokonferenz 
Es wird empfohlen, Kopfhörer oder besser noch ein Headset zu benutzen und das Mikrofon  
ausgeschaltet zu lassen, wenn man nicht gerade das Wort hat. Es wird darum gebeten, die 
Wortmeldungen kurz und präzise zu halten. 
Zur optimalen Nutzung der digitalen Arbeit mit Microsoft Teams (Videokonferenz und digitale 
Arbeitsräume) wird die Registrierung bei Microsoft Teams empfohlen.  
Sitzungsablauf:  
Chatbenutzung: 
Chat 1 (Sitzungschat): Der Chat wird zur Anmeldung von Wortmeldungen, für Anträge zur 
Geschäftsordnung, die Einreichung von Änderungsanträgen, für Abstimmungen, Anzeigen 
der Rednerliste und Mitteilung Tagungsordnungspunkt benutzt.  
Chat 2: Technischer Support 
Wortmeldungen 
Können während einer Sitzung per Chat oder über die Funktion Handheben angezeigt 
werden. 
Einreichung und Verteilung von Dokumenten 
Im Laufe der Sitzung: Im Pdf-Format per E-Mail an BfR. BfR benennt die Dokumente 
entsprechend Tagesordnung um und speichert sie in Allris, dann werden alle Stadträte über 
den Chat 1 informiert. 
Abstimmung: 
Abstimmungen von Niederschriften, Mandatsveränderungen, Petitionen, Besetzung von 
Gremien, Wahl und Entsendung von Vertretern, Anträgen und Vorlagen können wie folgt 
durchgeführt werden: 
 namentliche Abstimmung per Video durch Vorsitzenden 
 Namentlich Abstimmung über Chat 1 
 Funktion Handheben 
Der Vorsitzende kann das Abstimmungsverfahren variabel einsetzen. Die Gremienmitglieder 
verpflichten sich, selber abzustimmen. Bei Satzungen ist immer eine namentliche 
Abstimmung durchzuführen. 
Für Ausschusssitzungen (nichtöffentlich/nichtbeschließend) 
Gelten die Regelungen der Geschäftsordnung der Ratsversammlung. 
Für Ausschusssitzungen (öffentlich) 
Gelten die Regelungen der Geschäftsordnung der Ratsversammlung. 
2 
 
Organisationskonzept 
 
Bei öffentlichen Sitzungen muss die Teilnahme der Öffentlichkeit in Präsenz gewährleistet 
werden. Es wird hierzu eine Regelung des Freistaates zeitnah erwartet. Bis dahin sind 
öffentliche Sitzung entweder als Teil-Präsenzsitzung oder als Präsenzsitzung durchzuführen. 
Für Stadtbezirksbeiräte, Ortschaftsräte und Fachbeiräte 
Gelten die Regelungen der Geschäftsordnung der Ratsversammlung. 
Bei öffentlichen Sitzungen muss die Teilnahme der Öffentlichkeit in Präsenz gewährleistet 
werden. Es wird hierzu eine Regelung des Freistaates zeitnah erwartet. Bis dahin sind 
öffentliche Sitzung entweder als Teil-Präsenzsitzung oder als Präsenzsitzung durchzuführen. 
2. Personalbedarf 
 Technischer Support:  
o für Support Hotline 
o Onboarding in Sitzung (separate Phase vor Sitzungsstart mit Mikrotests, 
Vorstellung der Teilnehmendenfunktionen, z.B. Chat/ Meldung etc. und 
exemplarische Übung, Hinweise auf Umstellungsphase und ggf. zeitliche 
Verzögerung der Übertragung und Zuteilung von Rederecht) 
o Schulungen 
o Technischer Support in Sitzung 
o Zusätzlicher Personalbedarf wird weiter geprüft. Das zusätzliche Personal 
wurde bislang temporär und stundenweise (vor allem in den Nachmittags und 
Abendstunden) für den technischen Support benötigt. Die personelle 
Unterstützung für den technischen Support wird aus dem Büro für 
Ratsangelegenheiten zukünftig selbstständig gedeckt bzw. als 
Stellenmehrbedarf angezeigt werden. 
 Bfr/Gremienbetreuer 
o Unterstützung des Vorsitzenden in Sitzung 
o Protokoll 
o Vor- und Nachbereitung der Sitzung im digitalen Arbeitsraum 
o Personeller zusätzlicher Bedarf wird momentan nicht angezeigt. Dieser wird 
von Mitarbeitern des BfR gestellt. 
 
3. Raumbedarf 
o Zusätzlicher Raumbedarf für Mitarbeiter wird aktuell nicht angezeigt. 
 
4. Technikbedarf 
o Mobile Sitzungsräume einrichten: 
o Beschaffung mobiler Endgeräte auch für Stadtbezirksbeiräte und 
Ortschaftsräte wird weiter geprüft in Rahmen der Auswertung der weiteren 
Anwendung der digitalen Ratsarbeit. 
 
 
1 
 
Moderationskonzept 
 
Moderationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz 
Eine gute Moderation hilft den Teilnehmern, der Gremiumsitzung folgen zu können, sie zu 
verstehen, koordiniert die Wortmeldungen und hilft den Teilnehmern sie letztlich gut zu 
finden. Dazu bedarf es allerdings mehr als nur der sachlichen Ankündigung der jeweiligen 
Programmpunkte, die aber unerlässlich ist.  
  
Für Ausschusssitzungen/Beiratssitzungen 
Personal 
 Vorsitzender 
o Der Vorsitzender leitet die Sitzung. 
 BfR/Gremienbetreuer 
o Der Gremienbetreuer legt die Videokonferenz an und verfasst das Protokoll. 
 Technischer Support: 
o Der technische Support unterstützt die Sitzung per Videokonferenz im 
Hintergrund. Er hilft Teilnehmern mit technischen Problemen während der 
Sitzung und informiert den Vorsitzenden und Gremienbetreuer über 
technische Probleme während der Sitzung (per Chat). 
Vorbereitung: 
 Alle Sitzungsteilnehmer erhalten vor Sitzung den Link zur Videokonferenz. 
 Der technische Support steht ab 15 Minuten vor Sitzungsbeginn bereit. 
 Technik wird vor der Sitzung überprüft (Checkliste/Selbsttest). 
o Ist die Internetverbindung stabil? 
o Hat der Laptop/das Smartphone noch genug Akku? 
o Nimmt das Mikrofon Ton auf? 
o Zeigt die Kamera Bilder? 
 Anmeldung von Einbringern von Vorlagen/Anträgen von Gästen (5 Stunden vor 
Sitzung) 
 Arbeitsplätze im Haus vorbereiten. 
 Rückmeldung Anwesenheit 
Beginn Sitzung: 
 Eröffnung Sitzung durch Vorsitzenden 
 Beschlussfähigkeit feststellen 
 Grundregeln der Sitzung besprechen: 
o Redebeiträge werden im Chat oder per Funktion Handheben angemeldet 
o Es wird das Wort vom Vorsitzenden/Moderator erteilt. 
o Ich fasse mich kurz und halte die Redezeit ein (max. 5 Minuten). 
o Ich spreche langsam und deutlich 
o Ich schalte mein Micro ab sobald ich fertig bin. 
Sitzungsablauf siehe Organisationskonzept – Gremiensitzung per Videokonferenz