Ausführungsbeschluss - LOGA Ausbaustufe 2
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-05960
Datum: 2018-09-06
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss 
 
Beschlussvorlage Nr. VI-DS-05960 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Beigeordneter für Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss - LOGA Ausbaustufe 2 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters    
FA Allgemeine Verwaltung    
FA Finanzen    
Verwaltungsausschuss  10.10.2018 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Die Vorlage wird bestätigt und die Einführung der Ausbaustufe 2 wird umgesetzt.  
2. Der Mehraufwand für 2019 i. H. v. 170.000 € wurde bereits in der 2. Haushaltsklausur 
(16./17.08.2018) bestätigt und wird in der Planung im Budget 10_111_zw 
berücksichtigt. 
3. Der Mehraufwand für 2020 i. H. v. 250.000 € wurde bereits in der 2. Haushaltsklausur 
(16./17.08.2018) bestätigt und wird in der Planung im Budget 10_111_zw 
berücksichtigt. 
4. Die Folgekosten ab 2021 i. H. v. 258.500 € werden zukünftig innerhalb des Budgets 
des Fachamtes finanziert und durch das Fachamt entsprechend bei der 
Haushaltsplanung berücksichtigt. 
 
 
 
  
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Übereinstimmung mit strategischen Zielen: 
 
 Hinweis: Finanzielle Auswirkungen 
  
 
 
 
 
Finanzielle Auswirkungen   nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen 
2019 
 
 
2020 
 
 
ab 2021 
2019 
 
 
2020 
 
 
jährlich 
170.000 
 
 
250.000 
 
 
258.500 
101011160002 
SK: 4423 2000 
 
101011160002 
SK: 4423 2000 
 
1.100.11.1.2.02 
SK: 4255 2100 
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Aufwendungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein  wenn ja, 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
Beteiligung Personalrat X nein  ja, 
 
 
 
  
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1. Ausgangslage 
Mit Ausführungsbeschluss „Einführung einer integrierten Personalmanagementsoftware in 
der Stadt Leipzig“ (V-DS-3949) wurde die Einführung der 1. Ausbaustufe beschlossen. 
Weiterhin wurde im vorgenannten Beschluss die In-house-Vergabe an die Lecos GmbH 
beschlossen. 
 
Seit dem 1. Januar 2017 befindet sich die Personalmanagementsoftware LOGA im 
Produktiveinsatz. Die Einzelverfahren Personalabrechnung, Personalstammdaten, 
Stellenplan und Reisekosten, welche zuvor in unterschiedlichen EDV-Systemen bearbeitet 
wurden, wurden mit der Einführung von LOGA in einem Verfahren zusammengeführt. In 
weiteren Ausbaustufen sollen zusätzliche Funktionalitäten eingeführt werden. 
2. Beschreibung des Vorhabens 
Der weitere Ausbau von Loga wird als Projekt in die Arbeits- und Steuerungsstruktur 
„Digitalisierung der Verwaltung der Stadt Leipzig“ aufgenommen. Eine entsprechende 
Projektstruktur wird aufgebaut. Die Erweiterung von LOGA soll im Rahmen einer In-house-
Vergabe an die Firma Lecos GmbH erfolgen.  
 
Im Rahmen der 2. Ausbaustufe ist es vorgesehen, LOGA um folgende Module/Funktionen zu 
erweitern: 
 
2.1 Portalfunktionen 
Über eine webbasierte Benutzeroberfläche, welche in das zukünftige Intranet der Stadt 
Leipzig integriert werden soll, können den Nutzer/-innen zentrale Funktionalitäten, wie 
Antrags- und Genehmigungsverfahren (bspw. Krank- und Gesundmeldung, Dienstreisen, 
Urlaubs- und Seminaranträge) sowie Auswertungen zur Verfügung gestellt werden. Die 
Führungskräfte der Stadtverwaltung erhalten direkten Zugriff auf diverse Informationen, z. B. 
über die Fehlzeiten der jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 
 
Die (Teil-)Automatisierung von Genehmigungsprozessen mit Hilfe einer zentralen 
Softwarelösung führt dazu, bisher in Papierform verarbeitete Dokumente, die umständlich 
von mehreren Vorgesetzten genehmigt und archiviert werden mussten, effizient und jederzeit 
abrufbar den Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen zur Verfügung zu stellen. Somit werden 
Verwaltungsprozesse beschleunigt und Abhängigkeiten reduziert.  
 
Eine Suchfunktion sowie endgeräteunabhängige Zugänge sichern hierbei einen schnellen 
Zugriff auf benötigte Daten. 
 
Effekte 
 digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen 
 Reduzierung papiergebundener Abläufe 
 Reduzierung der Dauer der Genehmigungsprozesse 
 
2.1.1 Führungskräfteportal 
Das Führungskräfteportal dient dem Vorgesetzten als zentrales Informationszentrum. Hier 
kann die Führungskraft durch die digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen (z. B. 
Krank- und Gesundmeldung, Dienstreisen, Urlaubs- und Seminargenehmigung) sowie mit 
Hilfe von unterstützenden Auswertungen (z. B. Stellenplan, Stellenbesetzungsplan) 
Entscheidungen für ihren Verantwortungsbereich treffen.  
 
 
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Über das Bewerbermodul (Ausführungen dazu unter Pkt. 2.3) hat der/die Vorgesetzte 
direkten Zugriff auf eingegangene Bewerbungsunterlagen und die in seiner Verantwortung 
befindlichen Personalauswahlprozesse. 
 
Effekte 
 direkter, digitaler Zugriff auf Informationen – eine umständliche Beauftragung von 
Auswertungen unterbleibt 
 die Führungskräfte sind punktgenau informiert über die Daten und Informationen ihre 
Mitarbeiter/-innen betreffend 
 digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen erhöht die Transparenz im 
Führungsprozess 
 Zugriff auf Auswertungen zum eigenen Verantwortungsbereich 
 Reduzierung papiergebundener Abläufe 
 
2.1.2 Mitarbeiterportal 
Analog dem Führungskräfteportal können die Mitarbeiter/-innen auf Genehmigungsprozesse 
und (eigene) Dokumente zugreifen. Auf einen Blick ist sichtbar, ob gestellte Anträge (z. B. 
Krank- und Gesundmeldung, Dienstreisen, Urlaubs- und Seminaranträge) durch die 
Beteiligten (Vorgesetzte/-r, Vertreter/-in o. ä.) bearbeitet wurden.  
 
In der Dokumentenablage werden bspw. die monatlichen Entgeltabrechnungsnachweise 
bereitgestellt. 
 
Außerdem ist beabsichtigt, persönliche Stammdaten, z. B. Adressdaten, direkt durch d. 
jeweiligen Mitarbeiter/-in selbst aktualisieren zu lassen. Dieser Schritt führt zu einer weiteren 
Verringerung der papiergebundenen Abläufe.  
 
Effekte 
 digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit 
 Zugriff auf (digitale) Entgeltabrechnungsnachweise 
 Pflege persönlicher Stammdaten erfolgt elektronisch 
 Reduzierung papiergebundener Abläufe 
 Reduzierung der Dauer von Genehmigungsprozessen 
 
2.2 Personalcontrolling 
Mittels des LOGA-HRBC-Tools (Human Ressource Business Connector) werden 
Personalkennzahlen aufbereitet, um möglichst umfassend über die personelle Situation bzw. 
Struktur der Stadt Leipzig zu informieren. In LOGA vorhandene Personaldaten werden 
anonym ausgewertet, konsolidiert und dargestellt. Darauf aufbauend bietet es dem 
Anwender die Möglichkeit, komplexe Analysen durchzuführen. Damit wird er in die Lage 
versetzt, Handlungsempfehlungen abzuleiten bzw. Entscheidungen vorzubereiten. Hierfür 
stehen diverse Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Monats- und Jahresstatistik zur 
Personalstruktur, Fluktuationsanalysen, IST-Personalkosten) zur Verfügung. 
 
Effekte 
 zuverlässige Personalkostenplanung – orientiert an aktuellen (IST-)Daten 
 Verstätigung regelmäßiger HR-Reportings 
 Unterstützung einer möglichst genauen Personalkostenprognose 
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 digitale Aufbereitung von Personalkennzahlen 
 schneller Zugriff auf Auswertungen zu den Personalkosten 
 Effizienzsteigerung im Prozess Personalaufwandscontrolling 
 
2.3 Bewerbermodul 
Der gesamte Bewerbungs- und Auswahlprozess - von der Ausschreibung bis zur Einstellung 
- erfordert aktuell viel Zeit und viel manuellen Aufwand. Durch die Einführung des 
Bewerbermoduls sollen der manuelle Erfassungsaufwand reduziert und der gesamte 
Stellenbesetzungsprozess effizienter gestaltet werden. Die Masse eingehender Unterlagen 
bedeutet einen hohen administrativen Aufwand, der mit der stetig zunehmenden Zahl an 
Stellenausschreibungen steigt, denn eingegangene Bewerbungen müssen u. a. gesichtet, 
sortiert und beurteilt werden.  
 
Mit dem Bewerbermanagement von LOGA ist es möglich, den gesamten Prozess der 
Personalgewinnung - angefangen bei der Stellenausschreibung bis hin zum Bewerbungs-
gespräch - modern und nutzerfreundlich zu gestalten. Stellenausschreibungen können direkt 
aus dem Bewerbermodul heraus auf Internetseiten und Jobportalen (z. B. Leipzig.de; 
StepStone) veröffentlicht werden. Die gesamte Korrespondenz des Bewerbungsprozesses 
(Eingangsbestätigung, Einladung zum Vorstellungsgespräch, Absagen etc.) kann digital 
durchgeführt werden und ermöglicht (teilautomatisch) die direkte Erstellung von 
Serienbriefen bzw. den Versand von E-Mails. 
 
Zudem unterstützt das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal (siehe 2.1) den 
gesamten Prozess durch digitale Workflows. Das Bewerbermodul bietet Bewerbern die 
Möglichkeit, sich direkt online auf Stellenausschreibungen zu bewerben. Damit leistet dieses 
Modul einen wichtigen Beitrag auf die nach außen gerichtet Arbeitgeberattraktivität der 
Stadtverwaltung.  
 
Erfolgt im Anschluss an die Bewerbungsphase eine Einstellung, werden die Bewerberdaten 
in die Personalstammdaten übernommen und können dort für das künftige 
Angestelltenverhältnis bspw. in der Entgeltabrechnung weiterbearbeitet werden. 
 
Effekte 
 Bereitstellung Bewerbungsunterlagen für die beteiligten Führungskräfte im 
Auswahlprozess in digitaler Form 
 Reduzierung Prozesslaufzeit 
 Beschleunigung der Reaktionszeiten auf eingehende Bewerbungen 
 Modernisierung und Optimierung der Kommunikation mit Bewerbern 
 digitale Abbildung des gesamten Bewerbungs- und Auswahlprozesses 
 Reduzierung des manuellen Erfassungsaufwandes 
 Reduzierung zusätzlicher Erfassungen von Daten in Excel-Listen 
 Einhaltung der EU-DSGVO 
 Gewährleistung einer effektiven Berücksichtigung von Initiativbewerbungen 
 Nutzerfreundlichkeit des Bewerberprotals steigt 
 
 
 
 
 
 
6/9
2.4 Personalentwicklung (inklusive Seminarverwaltung) 
Der Aufbau und die Organisation einer attraktiven und an zukünftigen Bedarfen ausge-
richteten Personalentwicklung ist ein zentrales Ziel des modernen Personalmanagements für 
die Stadtverwaltung. Durch eine moderne Personalentwicklungsstrategie wird ein 
wesentlicher Beitrag zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität geleistet. Sowohl die 
Mitarbeiter/-innen als auch die Verwaltung profitieren langfristig von einer gut aufgestellten 
Personalentwicklung. Die Wissensvermittlung sowie Kompetenz- und 
Persönlichkeitsentwicklung sind elementare Ziele hiervon. Eine Kontrolle und Auswertung 
der Maßnahmen sollte idealerweise ebenso Berücksichtigung finden.  
 
Mit Hilfe von LOGA können Kompetenzen und Fähigkeiten von Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen 
digital abgebildet werden. Die Mitarbeiter/-innen können selbst ihre Fähigkeiten und 
Erfahrungen erfassen. Sollte innerhalb der Stadtverwaltung z. B. im Rahmen einer 
Projektarbeit eine (Fach-)kompetenz gesucht werden, so könnten die Mitarbeiter/-innen der 
Abt. Personalentwicklung nach entsprechenden Kompetenzen in LOGA filtern und geeignete 
Kolleginnen und Kollegen an die suchenden Mitarbeiter/-innen bzw. Fachbereiche vermitteln. 
Dies fördert wesentlich die Fachzusammenarbeit in der Verwaltung. Analog können jederzeit 
neue Kompetenzen zusammen mit dem Vorgesetzten schnell und einfach erfasst, 
dokumentiert und beurteilt werden. 
 
Fortbildungen und Trainings können mit Buchungsmöglichkeit in den Portalfunktionen (siehe 
2.1) workflowgesteuert bereitgestellt werden. Die Abbildung von Kompetenzen und 
Fortbildungen über ein solches Portal bildet einen wertvollen Beitrag zur Steigerung der 
Effizienz und Transparenz personalwirtschaftlicher Prozesse. 
 
Effekte 
 digitale Abbildung von Kompetenzen und Fähigkeiten einschließlich der Schaffung 
entsprechender Auswertungsmöglichkeiten 
 passgenauer Personaleinsatz von Bestandspersonal wird möglich 
 Aufbau eines Talentpools wird möglich 
 Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit 
 digitale Abbildung des Anmeldeprozesses zu Personalentwicklungsmaßnahmen 
 Reduzierung manueller Erfassungsprozesse 
 Nutzerfreundlichkeit bei der Seminaranmeldung steigt 
 
2.5 Zeitwirtschaft 
Die Erweiterung des bestehenden Systems mit dem Modul der Zeitwirtschaft stellt die 
Verwaltung vor enorme Herausforderung. Ein entsprechendes Zeitwirtschaftssystem braucht 
zudem einen großen Vorlauf an arbeitsrechtlichen Überlegungen und verursacht insgesamt 
hohe Investitionskosten. Auf Grund der Komplexität ist die Einführung eines entsprechenden 
Programmmoduls in einem längerfristigen Kontext zu planen und wird zunächst in der 
Ausbaustufe II nicht berücksichtigt.  
 
2.6 Zusammenfassung der Effekte und Darstellung der Wirtschaftlichkeit 
Die voranstehend beschriebenen Effekte und daraus abzuleitende Einsparungen können 
zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht mit konkreten Beträgen quantifiziert werden. 
Zusammengefasst leisten die Effekte der einzelnen Module einen Beitrag, mit einem 
modernen Personalmanagement den Anforderungen der wachsenden Stadt gerecht zu 
werden, einen in diesem Kontext entstehenden Personalaufwuchs zu verringern bzw. 
abzuschwächen sowie die Arbeitsqualität zu erhöhen. Vor diesem Hintergrund ist davon 
auszugehen, dass der Nutzen die in der Vorlage beschriebenen Kosten für die Ausbaustufe 
2 deutlich übersteigen wird.  
7/9
3 Meilensteine  
Für die Einführung zusätzlicher Funktionalitäten ist eine Umsetzungsplanung und 
Priorisierung vorzunehmen. Ausgehend vom Beschluss der Vorlage und der Verfügbarkeit 
der notwendigen Haushaltsmittel stellt sich die (grobe) Reihenfolge der Einführung 
folgendermaßen dar: 
 
 
8/9
4 Finanzielle Auswirkungen 
Entgegen der ersten groben Planung im Rahmen der Eckwertanmeldung stellen sich die 
finanziellen Auswirkungen wie folgt dar: 
 
Kosten (Ausbaustufe 2)  
Hinsichtlich der Einführung der nachfolgenden Programmbestandteile 
 
 Basissystem - Portalfunkton (Führungskräfteportal, Mitarbeiterportal inklusive Workflows 
der Genehmigungsprozesse - z. B. Krank- und Gesundmeldung, Dienstreisen, Urlaubs- 
und Seminargenehmigung – und Dokumentenablage)   
 Korrespondenzmanagement – zur Erstellung von Musterschreiben /Bescheinigungen und 
Textbausteinen mit anschließenden Workflow aus den LOGA-Masken heraus,  
 Bewerbermanagement - Bewerberverwaltung und Online-Bewerbung,  
 Personalentwicklung – u. a. Seminarverwaltung, 
ergibt sich seitens der Lecos folgende Preisstruktur: 
 
 Preis/Abrechnungsfall in EUR (brutto) 
Basissystem 1,19 
Korrespondenzmanagement 0,24 
Bewerbermanagement 0,24 
Personalentwicklung  
(u. a. Seminarverwaltung) 0,24 
Personalcontrolling (HRBC) 0,48 
Preis je Abrechnungsfall (gerundet) 2,40 
 
Die monatlichen Kosten werden nach Abrechnungsfällen je Monat berechnet. In der Regel 
entspricht die systemseitige Abrechnung eines Mitarbeiters einem Abrechnungsfall. Die 
Lizenzgestaltung von LOGA bezieht sich auf die monatliche Gesamtzahl aller 
Abrechnungsfälle des Gesamtsystems.  
 
Für das Jahr 2019 wird von insgesamt 8.000 Abrechnungsfällen pro Monat ausgegangen. 
Durch die zu erwartende Stellenentwicklung im Doppelhaushalt 2019/2020 steigt die Fallzahl 
im Jahr 2020 voraussichtlich auf 8.500. Unter der Annahme einer ähnlichen Tendenz für den 
darauffolgenden Doppelhaushalt (2021/2022) wird ab 2021 mit 9.000 Abrechnungsfällen 
gerechnet. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9/9
Ausgehend von den o. g. Fallzahlen ergeben sich gerundet folgende Gesamtkosten (in 
EURO): 
    
 
2019 
(gerundet) 
2020 
(gerundet) 
ab 2021 
(gerundet) 
Basissystem (ab 2. Quartal 2019) 88.500 121.500 128.500 
Korrespondenzmanagement  
(ab 2. Quartal 2019) 19.000 24.500 26.000 
Bewerbermanagement  
(ab 3. Quartal 2019) 
 
12.500 
 
24.500 
 
26.000 
Personalentwicklung  
u. a. Seminarverwaltung 
(ab 4. Quartal 2020)  5.500 26.000 
Personalcontrolling (HRBC)  
(ab 3. Quartal 2019) 25.000 49.000 52.000 
Summe /Jahr 145.000  225.000  258.500  
Projektkosten ca. 50.000 EUR 25.000 25.000 0 
Mehrkosten 170.000 250.000 258.500  
 
Aufgrund der stufenweisen Einführung von Funktionalitäten entsprechend der 
Meilensteinplanung und dazugehöriger Beteiligungsverfahren ergeben sich für die 
Haushaltsjahre 2019 und 2020 nur anteilige Kosten. 
 
Darüber hinaus wurden Projektkosten von insgesamt 50.000 EUR angenommen. 
 
Nach Abschluss der Projektphase (ab 2021) entstehen somit Mehrkosten (in Abhängigkeit 
der Fallzahlen) von insgesamt 258.500 EUR jährlich.