Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in der Leipziger Stadtverwaltung
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-A-03534-VSP-01
Datum: 2017-04-06
Vorlagenart: Verwaltungsstandpunkt

Seite 1/4
Verwaltungsstandpunkt Nr. VI-A-03534-VSP-01
Status: öffentlich
Beratungsfolge:
Gremium Termin Zuständigkeit
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
Rechnungsprüfungsausschuss 06.04.2017 Vorberatung
Ratsversammlung 12.04.2017 Beschlussfassung
Eingereicht von
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff
Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in der Leipziger Stadtverwaltung
Rechtliche Konsequenzen
Der gemäß Ursprungsantrag gefasste Beschluss wäre
Rechtswidrig und/oder Nachteilig für die Stadt 
Leipzig.
Zustimmung Ablehnung
Zustimmung mit Ergänzung Ablehnung, da bereits Verwaltungshandeln
x Alternativvorschlag Sachstandsbericht
Beschlussvorschlag:
1. Die Verwaltung prüft die Einführung eines „Internen Kontrollsystems“ (IKS) auf Basis heute schon 
vorhandener oder noch zu ergänzender Komponenten der Dezernate und Ämter. Die 
Stadtverwaltung wird bis zum 30.03.2018 ein entsprechendes Konzept zur Einführung vorlegen. Ein 
Bestandteil des Konzeptes ist das Berichtswesen an den Stadtrat.
2. Eine Kooperation mit externer Fachschul- oder Hochschulkompetenz (z.B. die Fachhochschule 
der Sächsischen Verwaltung Meißen oder der Leipziger Universität) für die Einführung wird 
angestrebt.
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
 nicht relevant
Seite 2/4
 
Finanzielle Auswirkungen x nein wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein ja, Ergebnis siehe Anlage zur 
Begründung
Folgen bei Ablehnung nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein wenn ja,
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung 
der Maßnahme zu 
erwarten
Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)
Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau:
Beteiligung Personalrat x nein ja,
Seite 3/4
1 
 
1. Ausgangssituation 
Ein Internes Kontrollsystem (IKS) ergibt sich indirekt aus der Gesetzgebung zur Doppik, ist 
aber nichts Neues für die Stadtverwaltung Leipzig. 
Das IKS als ganzheitliches Steuerungs- und Überwachungssystem umfasst Komponenten 
der Steuerung (internes Steuerungssystem) und deren Überwachung (internes 
Überwachungssystem). Das interne Überwachungssystem beinhaltet prozessintegrierte 
Sicherungsmaßnahmen und Kontrollen sowie prozessunabhängige 
Überwachungsmaßnahmen (welche überwiegend vo m Rechnungsprüfungsamt, den 
Datenschutzbeauftragten, den Informationssicherheitsbeauftragten oder der „IKS  Stelle“ 
durchgeführt werden) – siehe Abbildung 1. Im Verständnis der Stadtverwaltung von IKS wird 
der Fokus vor allem auf das interne Überwachungssystem gelegt (siehe Abbildung 1 – grau 
unterlegt).  
 
Abbildung 1 Internes Kontrollsystem (Quelle: Verändert übernommen aus IDW Prüfungsstandards 261 (2006), S. 12) 
Die Stadtverwaltung hat bereits viele Komponenten eines inte rnen Kontrollsystems 
eingeführt. Die Stadtverwaltung ist insbesondere im städtischen Finanzwesen bestrebt das 
Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennungen, Befugnisregelungen und Festlegungen von 
Zugriffsrechten umfassend umzusetzen. Im Übrigen sind dies grundlegende Fragestellungen 
in einer stadtinternen Organisationsberatung, welche vom Hauptamt für Fachämter 
durchgeführt werden.  In der Stadtverwaltung Leipzig bereits  installierte Maßnahmen sind 
nachfolgend angeführt, um den Stadtrat ein entsprechendes Bild der IST -Situation zu 
zeichnen. 

2 
 
Prozessintegrierte Überwachungsmaßnahmen (beispielhaft, nicht vollständig und in der 
Wirkung nicht bewertet!) 
 Es ist die sogenannte „Verwaltungsinformation“ als Bereitstellungsplattform für 
Dienstanweisungen und Organigramme eingerichtet. 
 Die Befugnisse einzelner Stellen werden in den Stellenbeschreibungen dokumentiert. 
 Seit Anfang 2016 besteht die Regelung, dass alle verfahrensregelnden 
Dienstanweisungen des Oberbürgermeisters mit einer Prozessdarstellung zu 
dokumentieren ist. Darüber hinaus werden die Prozessdarstellungen immer häufiger 
als Instrument zur Analyse (auch zur Erkennung von Schwachstellen im Sinne des 
IKS) genutzt. 
 Verschiedene Softwareprodukte umfassen interne Kontrollmechanismen. 
 Es existieren umfangreiche Regelungen (bspw. Satzungen, Ratsbeschlüsse und 
deren Ausschüsse, Beschlüsse des Oberbürgermeisters, Dienstanweisungen). 
 Saldenbestätigungen (werden aktuell bis zur 1. Beteiligungsebene eingeholt und bei 
Eigenbetrieben. Die Einholung weitergehender Bestätigungen (ab 2. 
Beteiligungsebene) wird im Rahmen der Erstellung des Gesamtabschlusses geprüft. 
 Qualifizierten Bankbestätigungen werden eingeholt. 
 Der Einheitsgeschäftspartner wird strikt eingehalten. 
 Massive Ausweitung der Einholung von Vollständigkeitserklärungen innerhalb der 
Verwaltung zur Abdeckung aller Bilanzpositionen und sowie der Angaben unter der 
Vermögensrechnung, im Anhang und im Rechenschaftsbericht. 
 Regelung zur Aufstellung des Jahresabschlusses wurden festgelegt und befinden 
sich noch im Verfahren. 
 Umfangreiche Maßnahmen in Bezug zur Nutzung der Rechnungswesensoftware 
SAP; Fortschreibung des Berechtigungskonzeptes, des Notfallkonzeptes, des 
Supportkonzeptes, vielfältige Prüf- und Verprobungsinstrumente zur 
Qualitätssicherung und Einhaltung von Vorgaben. 
 Ein Maßnahmekatalog zur ordnungsgemäßen und fristgerechten Erfüllung aller 
Steuerpflichten der Stadt Leipzig wird weiterentwickelt. 
 Erarbeitung eines prozessbezogenen Prüfplans in der Stadtkasse. 
 Erstellung einer Aufgaben-Rechte-Matrix für die Stadtkasse, in welcher die Vergabe 
von Rechten im Zusammenhang mit der tatsächlichen Aufgabenerledigung 
dokumentiert wird. 
 Stichproben der Vorgesetzten bzw. Regelkontrollen und deren eindeutige 
Dokumentation. 
3 
 
 Verschiedene IKS-relevante Projekte werden derzeit geplant oder befinden sich in 
der Umsetzung (bspw. zentrale Vertragsdatenbank, zentraler Rechnungseingang, 
digitales Anordnungswesen, Prozessregister, Zuwendungsregister, elektronische 
Vergabe). 
Prozessunabhängige Überwachungsmaßnahmen 
 Es wurden verschiedene Institutionen (Finanzausschuss des Stadtrates, 
Rechnungsprüfungsausschuss, Rechnungsprüfungsamt) und Beauftragte (bspw. 
Datenschutzbeauftragter) bzw. Verantwortliche Stellen (bspw. IKS-Stelle) 
eingerichtet. Diese „Stellen“ Prüfen entsprechend ihres (gesetzlichen) Auftrages. 
Der stadtweite Rahmen, sämtliche eingeführte Maßnahmen, Instrumente und Regelungen zu 
einem ganzheitlichen Ansatz von IKS zusammenzuführen, muss noch geschaffen werden. 
Im Kern müssen vor allem die prozessintegrierten IKS-Aspekte gestärkt werden. Aus Sicht 
der Stadtverwaltung sollte dieser Rahmen unbedingt aufgebaut werden.  
2. Alternativvorschlag 
Die Stadtverwaltung Leipzig wird die Konzeption zu einem systematischen IKS fortentwickeln 
und die bereits vorhandenen IKS - Komponenten (bspw. Prozessdarstellungen, Software -
Kontrollmechanismen (automatisierte Eingabe- und Plausibilitätskontrollen, Protokollierung, 
Rollen-Rechte-Konzepte, Workflowsteuerung etc.) , stadtinterne Dienstanweisungen d es 
Oberbürgermeisters, Pr üfungen des Rechnungsprüfungsamtes, Vier -Augen-Prinzip/Sechs-
Augen-Prinzip etc.) in das Konzept sinnvoll integrieren. Der Schlüssel zur Etablierung eines 
systematischen IKS liegt in der Verzahnung des Prozessmanagements mit dem 
Risikomanagement auf Basis ein es definierten Sicherheitsniveaus. Diese Verzahnung wird 
sich in einem ersten Schritt auf das Finanzmanagement konzentrieren. Im Kern sollen also 
regelmäßige Sicherheitsaudits gemessen am Schutzbedarf des einzelnen Prozesses 
durchgeführt werden und die entsprechenden Schutzmaßnahmen daraus abgeleitet werden. 
Die Stadtverwaltung wird bis zum 3 1.03.2018 ein entsprechendes Konzept  zur Einführung 
eines internen Kontrollsystems (bezüglich des ersten Schrittes) vorlegen. In dem Konzept 
wird das strategische Zielb ild der Stadt Leipzig zur Priorisierung von Kontroll - und 
Überwachungsmaßnahmen berücksichtigt. Nach der endgültigen Etablierung eines IKS 
erfolgt aller 2 Jahre eine Überprüfung des IKS. Hierüber wird der Stadtrat in Kenntnis 
gesetzt. Die Anregung zur Koop eration mit externer Fachhochschulkompetenz wird dabei 
gern aufgegriffen. 
Darüber hinaus werden sämtliche geregelte finanzrelevante Arbeitsabläufe/Prozesse (gilt 
aber für alle Dienstanweisungen des Oberbürgermeisters) im Rahmen der sogenannten 
„Regelungsüberprüfung“ neu bewertet und künftig prozessual geprüft und dargestellt. Hinzu 
4 
 
kommt, dass die Einführung der E -Akte einen umfassenden Beitrag zur Einhaltung von 
bestimmten Verfahrensweisen und Prozessregeln leisten wird.