Vertragsanpassungen und Projekterweiterung im Ergebnishaushalt - Bestätigung gem. § 79 (1) SächsGemO
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-06935
Datum: 2022-09-01
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-06935
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Finanzen
Betreff:
Vertragsanpassungen und Projekterweiterung im Ergebnishaushalt - 
Bestätigung gem. § 79 (1) SächsGemO
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung 24.06.2022 Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters 05.07.2022 Bestätigung
Verwaltungsausschuss 31.08.2022 Vorberatung
Ratsversammlung 14.09.2022 Beschlussfassung
FA Finanzen 05.09.2022 Vorberatung
Beschlussvorschlag
1. Die außerplanmäßige Aufwendung für Automatisch erzeugte Aufrechnungserklärungen 
nach § 79 (1) SächsGemO für das Haushaltsjahr 2022 i. H. v. 18.360,00 € im PSP-Element 
„SAP Entwicklung“ (1.100.11.1.3.12.04) wird bestätigt. Die Deckung erfolgt aus der 
Kostenstelle "unterjährige Finanzierung formale Deckung, ErgHH" (1098620000) der 
Stadtkasse. Gleichzeitig erfolgt eine Sperre der Mittel in gleicher Höhe im Haushaltsjahr 
2022 im PSP-Element 7.0001911.701.002 des FinHH.
2. Die außerplanmäßige Aufwendung für die Umsetzung Mittelstandsförderprogramm im 
Basisdienst ERP Stufe 2 nach § 79 (1) SächsGemO für das Haushaltsjahr 2022 i. H. v. 
54.840,00 € im PSP-Element „SAP Entwicklung“ (1.100.11.1.3.12.04) wird bestätigt. Die 
Deckung erfolgt aus dem Amt für Wirtschaftsförderung, Innenauftrag 108000000045 – 
“Digitalisierung Mittelstandsförderprogramm”
3. Die außerplanmäßige Aufwendung für die Unterstützung der Stadtverwaltung Leipzig in 
Bezug auf § 2b UstG sowie Investplanung Stufe II (Kosten bzgl. Nacharbeitung) nach § 79 
(1) SächsGemO für das Haushaltsjahr 2022 i. H. v. 102.100,00 € im PSP-Element "SAP 
Entwicklung" (1.100.11.1.3.12.04) wird bestätigt. Die Deckung erfolgt aus dem Budget 
20_111_ZW der Stadtkämmerei.
4. Die überplanmäßigen Aufwendungen für Schulungen zur Ablösung der Anwendung Elfi, 
den Erwerb von Nutzungsrechten bzw. Lizenzen und preislichen Anpassungen nach § 79 (1) 
SächsGemO für das Haushaltsjahr 2022 i. H. v. 450.000 € im PSP-Element "SAP 
Entwicklung" (1.100.11.1.3.12.04) und für unterjähriger Lizenzbeschaffungen sowie 
Produktivsetzungen und damit einhergehendem Beginn von Lizenzwartung und 
Softwarebetreuung nach § 79 (1) SächsGemO für das Haushaltsjahr 2022 i. H. v. 280.000 € 
im PSP-Element “SAP Software” (1.100.11.1.3.12.03) werden bestätigt. Die Deckung erfolgt 
aus der Kostenstelle "unterjährige Finanzierung formale Deckung, ErgHH" (1098620000). 
Gleichzeitig erfolgt eine Sperre der Mittel in gleicher Höhe im Haushaltsjahr 2022 im PSP-
Element 7.0001708.701 “Software” des FinHH. 
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Räumlicher Bezug
 
Nicht gegeben, entfällt.
 
Zusammenfassung
 
Anlass der Vorlage:   
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln  
       
X  Sonstiges:
 
Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen  nein X wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft X nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein X ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit 
aktivierungspflichtig)? X nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge  
 Aufwendungen 2022  280.000
626.200
1.100.11.1.3.12.03
1.100.11.1.3.12.04
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen    
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? X nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung 
der Maßnahme zu 
erwarten
Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand 
(ohne Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen     
    
Steuerrechtliche Prüfung  X nein  wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 
2B UStG  X nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  X nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  X ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
 
Auswirkungen auf den Stellenplan X nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
 
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Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
 Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
 Qualität im öffentlichen 
Raum
und in der Baukultur
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
 Nachhaltige Mobilität
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschafts- struktur
 Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
 Vorsorgendes Flächen- 
und Liegenschafts-
management
 Erhalt und Verbesserung 
der
Umweltqualität
X Leistungsfähige 
technische Infrastruktur
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport-
und Freiraum-angebote
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale 
Stabilität  Wirkung auf Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
 Region  Vielfältige, lebendige 
Kultur- und 
Sportlandschaft
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
 Lebenslanges Lernen X Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
      
Sonstige Ziele: bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
 Trifft nicht zu     
 
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Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger 
(Strom, Wärme, Brennstoff) X keine / Aussage nicht 
möglich  erneuerbar  fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch X Aussage nicht möglich  ja  nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) X Aussage nicht möglich  ja  nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. 
Entsiegelung, Regen-
wassermanagement)
X Aussage nicht möglich  ja  nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und 
mind. 5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer X nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung X ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
  ja  nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess)  nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
   
 
 
Sachverhalt
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Trifft nicht zu.
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Entfällt.
 
III.  Strategische Ziele 
 
 
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IV. Sachverhalt 
 
1. Anlass 
 
Anlass der Vorlage ist die akute finanzielle Situation des Referates SAP, welche durch 
fehlende Liquidität die Projektarbeit und die vertraglichen Verpflichtungsermächtigungen 
gefährden. 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Gemäß des Digitalsierungsfahrplanes der Stadtverwaltung Leipzig der Jahre 2021/2022 hat 
das Referat SAP zahlreiche Projekte (ca. 55) in der Verantwortung bzw. Bearbeitung. Durch 
die Coronapanedemie kam es bei Beauftragung und Abarbeitung zu zeitlichen 
Verzögerungen, die den Haushalt des Referates in 2022 belasten.
 
Hinzukommen Lizenznachkäufe und damit einhergehender Wartungsmehrbedarf sowie 
Produktivsetzungen und damit zusätzlicher Aufwand für Softwarebetreuung in der 
Stadtverwaltung durch die Einführung des Einkaufhandbuches Schulen, Personalzuwachs 
und das Vorziehen von Ablösung ELFI, welches aufgrund gesetzlicher Änderungen (§2b 
UStG) noch in diesem Jahr erforderlich ist, Einführung der neuen Prozesse zur 
Investplanung und die Einführung der Prozesse für die Mittelstandsförderung.
 
Zur Durchführung der vielen parallel laufenden Projekte wurde es ebenso erforderlich, die 
Hardware um einen zusätzlichen Testmandaten (§ 2b UStG) und einen virtuellen Server 
(Webshop EKHB Schulen) zu erweitern, was nun im Nachgang auch hier 
Wartungsmehrbedarf Seitens der Lecos erfordert.
Des Weiteren fanden gemäß vertraglich vereinbarter Preisgleitklauseln Preiserhöhungen 
beim städtischen SAP-Dienstleister GISA statt, die aufgrund der Vertragssumme das Budget 
nicht unwesentlich belasten. 
 
In Bezug auf die Ablösung Elfi besteht zudem dringender Schulungsbedarf, um mit 
Produktivsetzung die Arbeitsabläufe in den Ämtern sicherzustellen. Hierzu fanden bereits 
mehrere Gespräche mit der Personalentwicklung und dem Dienstleiter GISA statt. Es wurde  
der Bedarf und die Anforderungen der Schulung erarbeitet und betrachtet. Im Laufe der 
Gespräche und der Übersendung des Angebotes der GISA, stellte sich schnell heraus, dass 
die finanziellen Mittel des Personalamtes nicht annähernd ausreichen, um die Kosten der 
Schulungen zu decken. Aus diesem Grund ist die Umwidmung der Investitionsmittel in den 
Ergebnishaushalt dringend notwendig. 
 
Zudem mussten Projekte im Referat SAP initiiert und begonnen werden – teilweise aufgrund 
gesetzlicher Anforderungen (§2b UStG), teilweise aufgrund als notwendig betrachteter 
Digitalsierungsvorhaben (Mittelstandsförderung und Aufrechnungserklärung), welche das 
Budget zusätzlich belasten. Dies betrifft im Detail folgende Projekte: 
„Automatisch erzeugte Aufrechnungserklärungen“
Mit der Beauftragung wird ein einheitliches und automatisch generiertes Anschreiben zur 
Aufrechnung im Bearbeitungsprozess aus dem SAP heraus erstellt. Dies dient der 
Entlastung der Mitarbeitenden in den Sachgebieten der Debitoren- und 
Kreditorenbuchhaltung, die bisher die Aufrechnungserklärungen manuell in Word erstellen 
müssen. Mit der Umsetzung wird der Automatisierungsgrad in der Debitoren- und 
Kreditorenbuchhaltung der Stadtkasse erhöht. Die bisher manuell erstellten 
Aufrechnungserklärungen in Word werden mit der Umsetzung im Bearbeitungsprozess in 
SAP erzeugt und ausgegeben. Bei den Mitteln für die Umsetzung der 
Aufrechnungserklärung handelt es sich um einen geplanten Ansatz in 2022 auf dem 
Stadtkassen-Budget 7.0001911- Projekt Optimierung Kassenprozesse. Die Mittel werden im 
Haushaltsjahr 2022 mit der Beauftragung und Umsetzung durch die GISA verbraucht. 
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Aufgrund der Produktorientierung und notwendiger Aktivierung der Programmanpassung in 
SAP, ist die buchhalterische Abwicklung über das Budget des Referats SAP notwendig. 
Daher müssen die geplanten Haushaltsmittel der Stadtkasse in das Budget des Referates 
SAP übertragen werden.
"Mittelstandsförderung"
Dem Amt für Wirtschaftsförderung sind in den vergangenen Jahren durch den Stadtrat 
immer mehr Aufgaben angetragen wurden. So wurde das Budget des 
Fördermittelprogramms seit Einführung (2013) von 450.000 € auf aktueller Planansatz 1.900 
T€ erhöht.
Das Programm selbst wurde mit 0,5 Personalstellen ausgestattet. Durch 
Umstrukturierungsmaßnahmen im Amt kann die Bearbeitung sichergestellt werden. Die 
Synergieeffekte, die das Programm auf die bisherigen Aufgaben der Wirtschaftsförderung 
hatten, können nur erhalten bleiben, wenn der Prozess der Antragsbearbeitung effizient(er) 
gestaltet wird, da er bisher papier- und excelbasiert ist.
Bei der Antragsprüfung gibt es viele Schnittstellen sowohl personelle (sachliche und 
rechnerische Prüfung, Ent- und Bescheidung) sowie technische (Antragsformular, CMS-
System, Excel, Word, SAP ) zu beachten. Diese Schnittstellen gewinnen durch die 
Umstrukturierung an Bedeutung. Der Schwerpunkt liegt auf der Digitalisierung des 
Prozesses mit SAP-Standardwerkzeugen wie SAP Fiori und SAP Business Workflows. Der 
Prozess wurde bereits von der Stadt Leipzig erfasst sowie als Prozessbild dargestellt und an 
GISA übergeben.
Hier wurden bereits Mittel durch das Amt für Wirtschaftsförderung an das Referat SAP i. H. 
v. 95.160 € übertragen, jedoch stellte sich im Projektverlauf heraus, dass ein erweitertes 
Angebot benötigt wird. Dieses enthält die weiteren Anforderungen, welche aus der 
Projektgruppe zur Mittelstandsförderungen entstanden. Die Kosten i. H. v. 54.840 € werden 
von dem Amt für Wirtschaftsförderung an das Referat SAP übertragen.
"Unterstützung der Stadtverwaltung Leipzig in Bezug auf § 2b UstG"
Die Einführung des § 2b UStG und damit die Umstellung der Systematik der 
Umsatzbesteuerung der öffentlichen Hand tritt in der Stadt Leipzig zum 01.01.2023 in Kraft. 
Die Stadtverwaltung benötigt hier im speziellen die Unterstützung bei der Umsetzung des 
Projektes "Neuregelung § 2b UStG" unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen um 
eine erfolgreiche Einführung in der Stadt Leipzig zu gewähren. Mit der Einführung des neuen 
Umsatzsteuerrechts ist die Stadt Leipzig verpflichtet die Umsatzsteuervoranmeldung / 
Umsatzsatzsteuerjahreserklärung fristgemäß an die Finanzverwaltung zu übergeben. Es 
müssen alle steuerbaren (steuerfreie und steuerpflichtigen) Umsätze und die entsprechende 
Umsatzsteuer dem Finanzamt gemeldet werden. Dies setzt voraus, dass alle Buchungen 
fristgemäß, vollständig und richtig vorgenommen werden. Im Rahmen der Sicherstellung der 
Erfüllung der steuerlichen Pflichten der Stadt Leipzig wurden in der aktuell dezentralen 
Organisation der Buchhaltung Schwachstellen sichtbar. Aus diesem Grund erfolgte die 
Erstellung des Vergleiches der derzeitigen Buchhaltung mit einer möglichen Zentralisierung.
 Aus diesem Grund wird eine Umschichtung der Finanzmittel unter den Budgets des 
Referates notwendig.
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Umsetzung erfolgt mit Bestätigung der Vorlage in der DB OBM. 
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Mit Blick auf den gesamtstädtischen Haushalt sind die Maßnahmen aufwandsneutral, es 
finden Umschichtungen zwischen Fachamtsbudgets und in den Budgets des Referates SAP 
statt:
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BSP Thema Empfänger Betrag Deckung
1 Automatisch erzeugte 
Aufrechnungserklärung 1.100.11.1.3.12.04 18.360,00 7.0001911.701.002
     
2
Umsetzung 
Mittelstandsförderprogramm 
Basisdienst ERP Stufe 2
1.100.11.1.3.12.04 54.840,00 108000000045
     
1.100.11.1.03.013
Unterstützung der SV Leipzig in 
Bezug auf § 2b UstG sowie 
Investplanung Stufe II
1.100.11.1.3.12.04 102.100,00
1.100.11.1.03.06
     
1.100.11.1.3.12.04 450.000,00
4
Schulungen zur Ablösung Elfi, 
Erwerb Nutzungsrechte und 
Lizenzen sowie 
Preisanpassungen sowie 
unterjährige Lizenzbeschaffung 
und Produktivsetzungen und 
damit verbundene 
Lizenzwartung und 
Softwarebetreuung
1.100.11.1.3.12.03 280.000,00
1089620000
     
Summe   905.300,00  
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Trifft nicht zu.
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
  bereits erfolgt   geplant X  nicht nötig
 
7. Besonderheiten  
 
Trifft nicht zu.
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Bei Nichtbeschluss können die Projekte nicht umgesetzt werden und es hätte weitreichende 
Folgen in der Arbeitsfähigkeit der Stadtverwaltung, da für zusätzliche Mitarbeiter (durch 
Stellenplanerweiterung) keine Lizenzen bzw. Systemzugänge zur Verfügung stehen würden.
Im Bereich des Finanzwesens wäre die Nutzung und der Ausbau eines ERP-Systems nicht 
möglich. Für die Steuerveranlagung würde kein IT-System zur Verfügung stehen.
Die Umsetzung des bereits initiierte SAP S/4 HANA-Projektes wäre aufgrund fehlender 
Hard- und Softwarebetreuung nicht umsetzbar.
Schlussendlich würde die Stadt Leipzig ihre Vertragspflichten nicht erfüllen bzw. würden ggf. 
bei nicht entrichteter Lizenzwartung/-pflege Lizenzen bzw. Systemzugänge stillgelegt 
werden. Es besteht die Gefahr eines Vertrauens- und Imageverlust der Stadt Leipzig 
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gegenüber den Dienstleistern und Herstellern.
Anlage/n
Keine
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