Ausführungsbeschluss zur Beschaffung einer Software für Steuerung und Controlling baubezogener Projekte und Programme durch die Stadt Leipzig (BPMS)
Stadt: leipzig
Drucksache: VIII-DS-01641
Datum: 2025-11-11
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VIII-DS-01641 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Stadtentwicklung und Bau 
 
 
Stammbaum: 
 
VIII-DS-01641 Dezernat Stadtentwicklung 
und Bau 
 
 
VIII-DS-01641-DS-01 Dezernat 
Stadtentwicklung und Bau 
 
Betreff: 
Ausführungsbeschluss zur Beschaffung einer Software für Steuerung 
und Controlling baubezogener Projekte und Programme durch die Stadt 
Leipzig (BPMS) 
 
 
Beratung im Gremium  
(Änderungen vorbehalten) 
 
Voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Bestätigung 
FA Finanzen 24.11.2025 1. Lesung 
FA Stadtentwicklung und Bau 25.11.2025 1. Lesung 
FA Allgemeine Verwaltung 02.12.2025 1. Lesung 
FA Finanzen 01.12.2025 2. Lesung 
FA Stadtentwicklung und Bau 09.12.2025 2. Lesung 
FA Allgemeine Verwaltung 16.12.2025 2. Lesung 
Ratsversammlung 17.12.2025 Beschlussfassung 
 
Auswirkungen auf Strategie, Haushalt  
und Stadtraum 
 
 
Ziele „Leipzig-Strategie 2035“ Sonstige Ziele 
Klimawirkung nein 
Auswirkung auf bezahlbares Wohnen nein 
Finanzielle Auswirkungen ja 
Auswirkung auf den Stellenplan nein 
Räumlicher Bezug entfällt 
  
 
Beschlussvorschlag 
 
1. Der Beschaffung, Implementierung und Nutzung einer Software für die digitale Steuerung und 
das Controlling baubezogener Projekte, Programme und Portfolios (BPMS) wird zugestimmt.  
 
2. Die Gesamtkosten für Vorbereitung, Beschaffung, Implementierung und Nutzung der BPMS-
Software (inkl. Kosten des Vorprojekts) – gem. nichtöffentlicher Anlage 2 – werden bestätigt. 
 
3. Die Auszahlungen für die Haushaltsjahre 2026 bis 2028 – gem. nichtöffentlicher Anlage 2 – im 
PSP-Element „Name“ (7.XXXXXX) des Amtes für Gebäudemanagement werden bestätigt. 
Alle Auszahlungsansätze werden zur Haushaltsplanung 2027/2028 durch das Amt für 
Digitalisierung und Organisation angemeldet und prioritär berücksichtigt.    
 
4. Alle überplanmäßigen Auszahlungen nach § 79 (1) SächsGemO – gem. nichtöffentlicher 
Anlage 2 – werden, durch Mittelübertragung in das PSP-Element „Name“ (7.XXXXXXXXXX) 
des Amtes für Gebäudemanagement, aus dem Budget „DuV-Budget, Innenauftrag 
Digitalisierung der Verwaltung“ (101011160002) des Amtes für Digitalisierung und 
Organisation gedeckt. 
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5. Die Verpflichtungsermächtigungen im Haushalt 2026 kw 2027 und 2026 kw 2028 im PSP-
Element „Name“ (7.XXXXXXXXXX) des Amtes für Gebäudemanagement – gem. 
nichtöffentlicher Anlage 2 – werden durch die Inanspruchnahme der gegenseitigen 
Deckungsfähigkeit nach § 20 Abs. 3 SächsKomHVO gedeckt und bestätigt.  
 
6. Die konsumtiven Aufwendungen für die Haushaltsjahre 2027/28 – gem. nichtöffentlicher 
Anlage 2 – im Innenauftrag (106511130012) unter dem PSP-Element „BPMS“ 
(1.100.11.1.3.04.01) des Amtes für Gebäudemanagement werden bestätigt.  
Alle Aufwendungsansätze werden im Rahmen der Haushaltsplanung 2027/28 durch das Amt 
für Digitalisierung und Organisation angemeldet und innerhalb des Budgets prioritär 
berücksichtigt.  
 
7. Die überplanmäßigen Aufwendungen nach § 79 (1) SächsGemO – gem. nichtöffentliche 
Anlage 2 – werden, durch Mittelübertragung in den Innenauftrag (106511130012) unter dem 
PSP-Element „BPMS“ (1.100.11.1.3.04.01) des Amtes für Gebäudemanagement, aus dem 
Budget „DuV-Budget, Innenauftrag Digitalisierung der Verwaltung“ (101011160002) des 
Amtes für Digitalisierung und Organisation gedeckt. 
 
8. Im Rahmen des Hauptprojekts werden das Betriebskonzept und der Verfahrenseigner für den 
Betrieb ab 2029ff. festgelegt. Für den Betrieb ab 2029ff. werden die konsumtiven 
Aufwendungen für die Haushaltsjahre 2029/30 im Dezernat VI gem. nichtöffentliche Anlage 2 
angemeldet und entsprechend berücksichtigt. 
 
 
Zusammenfassung 
 
Anlass der Vorlage: 
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
Ziel ist es, eine Software für baubezogene Projekte, Programme und Portfolios in der 
Stadtverwaltung Leipzig zu beschaffen und einzuführen, um die Steuerung und das 
Controlling insb. von strategischer Zielerreichung, Kosten, Terminen, Qualität und Risiken 
auf ein zeitgemäßes und zukunftsfähiges Niveau zu heben. Die Software dient künftig als 
intelligente “Datendrehscheibe", in der die relevanten Informationen für alle bauenden 
Bereiche der Stadtverwaltung in einer Anwendung zentral, durchgängig und standardisiert 
abgebildet und ausgewertet werden. Damit wird auch der Prüf- und Umsetzungsauftrag zum 
beschlossenen Antrag VII-A-01916 erfüllt. 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses 
entfällt 
 
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung 
entfällt 
 
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit 
Es handelt sich um eine öffentliche Vorlage. 
 
Anlage 2 zur Vorlage enthält Angaben zur konkreten Kostenschätzung für das Projekt. Daher 
ist für diese eine nichtöffentliche Behandlung erforderlich, um die Position der Stadt Leipzig 
im Hinblick auf das nachfolgende Vergabeverfahren nicht zu gefährden.  
 
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Anlage 3 zur Vorlage enthält das geplante Lösungskonzept zur Einbettung der Software in 
die bestehende IT-Architektur der Stadt Leipzig. Diese Interna sind als vertraulich 
einzustufen und daher nicht öffentlich einsehbar. 
 
 
III.  Strategische Ziele 
 
Sonstige Ziele: „Moderne Verwaltung für 
die wachsende Stadt Leipzig“ 
 
Mit der Leipzig Strategie 2035 sowie den 
Konzepten „Moderne Verwaltung für die 
wachsende Stadt Leipzig“ (VI-DS-05136-
DE-01) und „Digitalisierung der 
Verwaltung“ (VI-DS-04814), „Vorgehen 
zur Erarbeitung eines 
Digitalisierungsfahrplans der 
Stadtverwaltung Leipzig“ (VII-DS-00063) 
wurden Grundlagen beschlossen, 
welche darauf abzielen, dass sich die 
Kommunalverwaltung Leipzig zu einer 
modernen und effizient arbeitenden 
Organisation entwickelt. Dazu gehört 
auch die Digitalisierung von Planungs- 
und Bauprozessen sowie die 
Beschaffung effizienter digitaler 
Werkzeuge zur Beschleunigung und 
Sicherung der Qualität der Verwaltungsarbeit, insbesondere vor dem Hintergrund der 
aktuellen Haushaltslage und den damit in Verbindung stehenden kurz- bis mittelfristig 
geplanten Kürzungen von Personal- und Finanzressourcen. Mit der Beschaffung einer 
Software für die Steuerung und Überwachung baubezogener Projekte und Programme wird 
ein Werkzeug implementiert, das diese Funktionen von den ersten Vorüberlegungen bis zur 
baulichen Realisierung eines Vorhabens erfüllt und entscheidend dazu beiträgt, die 
Leistungsfähigkeit der Baufach- und -herrenämter der Stadt Leipzig auch in Zeiten einer 
angespannten Haushaltslage zu erhalten.  
 
 
IV.  Sachverhalt 
1.  Anlass 
 
Um Baumaßnahmen kosten- und zeitsicher umzusetzen, geht die Stadtverwaltung den Weg 
der Digitalisierung auch in der Planung und Realisierung von baubezogenen Vorhaben 
konsequent weiter. Mit Beschlussfassung in der Ratsversammlung am 21.01.2021 wurde die 
Stadtverwaltung beauftragt zu prüfen, welche Methoden sich besonders eignen, die für jede 
Baumaßnahme zur Anwendung gebracht werden können. 
Daher wurde das Projekt BPMS zunächst als Vorprojekt in den Digitalisierungsfahrplänen 
2023/24 (VII-Ifo-08018) und 2025/26 (VIII-Ifo-00468) der Stadt Leipzig bestätigt, um den 
Beschluss VII-A-01916 (“Bauüberwachung bei Maßnahmen der Stadt Leipzig auf ein stabiles 
digitales Fundament stellen”) durch Sondierung und Vorbereitung einer Softwarebeschaffung 
umzusetzen. Die nun anstehende Beschaffung, Implementierung und Nutzung einer 
entsprechenden Software ist das Ergebnis dieses Prüfprozesses und Anlass dieser Vorlage.  
Zudem wurde die Verwaltung vor dem Hintergrund der angespannten Haushaltslage mit 
Beschluss vom 12.03.2025 damit beauftragt zu prüfen, ob und wie Vorgänge und (Teil-
)Prozesse entfallen, reduziert oder unter Hebung von Digitalisierungspotenzialen effizienter 
gestaltet werden können. Diese Vorlage dient dazu, auch hierauf eine erste Antwort mit 
Schwerpunkt auf die Baufach- und -herrenämter der Stadtverwaltung zu geben. 
 
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1.1 Warum braucht die Stadtverwaltung Leipzig eine BPMS-Software?  
 
 
 
Keine ganzheitliche Lösung vorhanden: 
Die Beschaffung einer BPMS-Software ist nötig, da es derzeit keine geeignete 
Software-Lösung für die ganzheitliche Steuerung von baubezogenen Projekten, 
Programmen und Portfolios in der Stadtverwaltung Leipzig gibt. Zudem fehlen 
einheitliche sowie digital durchgängige Abläufe und Standards.  
 
Enormer Aufwand:  
Daraus resultiert ein hoher Arbeitsaufwand für die notwendige Steuerung von u. a. 
Kosten, Terminen, Status, Risiken sowie für ein fehlerfreies Berichtswesen in den 
städtischen Gremien. Die Ämter behelfen sich aktuell mit individuellen (dezentralen) 
digitalen Hilfsmitteln. Informationen werden dadurch an vielen Orten abgelegt und 
gepflegt. Viele Teilschritte sind noch nicht digitalisiert bzw. besteht ein enormer 
händischer Aufwand für Pflege und Übertragung von Daten und damit eine erhöhte 
Fehleranfälligkeit. Ein Beispiel sind Formulare, welche oft händisch befüllt werden 
müssen. Auch das Management der beteiligten Akteure bzw. Gewerke inklusive der 
Handhabung von Kommunikationsflüssen und Speicherorten (Clouds, Datenträger, 
Papierakten) ist aufgrund fehlender durchgängiger Systemunterstützung sehr 
aufwendig und bindet Ressourcen, die für die fachliche Seite bei Planung und Bau 
von Vorhaben besser eingesetzt werden könnten.   
 
Mangelnde Synergien:  
Darüber hinaus geht mit der bisherigen Ist-Situation eine mangelnde Transparenz 
einher, sowohl im Hinblick auf das einzelne Projekt als auch auf Abhängigkeiten der 
Projekte untereinander bis hin zu ganzen Programmen. Mehrwerte, die 
beispielsweise aus zusammengefassten Auswertungen von Risiken, schnellerem 
Auffinden geeigneter Ansprechpartner zu geplanten Projekten am selben Standort 
und Kollisionsprüfungen resultieren, können so aktuell nicht erzielt werden.   
 
Nicht zukunftsfähig:  
Aufgrund der gestiegenen Investitionen und Kosten im Baubereich, der 
zunehmenden Komplexität der Maßnahmen und verschärft durch die aktuelle 
Haushalts- und Stellenlage i. V. m. der anstehenden Aufgaben- und 
Strukturkonsolidierung sind die bisherigen nicht-standardisierten und nur teilweise 
digital gestützten Vorgehensweisen mittel- und langfristig nicht mehr tragfähig. 
Insbesondere bergen genau diese Vorgehensweisen das hohe Risiko nicht erkannter, 
aber zu vermeidender, Mehrkosten in Projekten, die durch fehlende Transparenz und 
unzureichende Steuerungsmöglichkeiten entstehen und das Budget zusätzlich 
belasten.  
 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme 
 
Im Folgenden wird beschrieben, welcher Nutzen von der zu beschaffenden BPMS-Software 
erwartet werden kann und warum die Beschaffung einer solchen zugunsten einer modernen, 
effizienten und lernenden Verwaltung unerlässlich scheint. Außerdem werden 
Anwendungsfälle (d. h. was soll die Software können?) und die unterstützten bzw. tangierten 
Prozesse benannt. Für einen schnellen Überblick zu Vorteilen bzw. zu den entsprechenden 
Inhalten dient die Anlage 1.  
 
 2.1 Was soll mit der BPMS-Software erreicht werden?  
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Ziel ist es, mit der Einführung einer BPMS-Software die Steuerung und das Controlling der 
baubezogenen Projekte, aber auch von Programmen und ganzen Portfolios z. B. eines 
Amtes, auf ein zeitgemäßes und zukunftsfähiges Niveau zu heben und damit die 
Leistungsfähigkeit der Verwaltung dauerhaft zu sichern.   
 
In der Software werden alle relevanten Daten, Informationen und Dokumente zu den 
Vorhaben für alle bauenden Bereiche der Stadtverwaltung in einer Anwendung zentral, 
durchgängig und standardisiert abgebildet. Diese können somit für die verschiedensten 
Steuerungs-, Reporting- und Entscheidungszwecke genutzt werden.   
 
Die BPMS-Software hält damit für die jeweiligen Adressaten die richtigen Informationen zur 
richtigen Zeit mit der richtigen Qualität in einem System vor. BPMS soll das zentrale 
datenbasierte (Entscheidungs-)Unterstützungssystem werden, welches in deutlich kürzerer 
Zeit Auskünfte über baubezogene Projektstände ermöglicht, den Aufwand zur Erstellung von 
Berichten verringert und Entscheidungen beschleunigt. Zudem wird damit eine effizientere 
Bereitstellung von vorhaben- oder programmbezogenen Informationen zu Umsetzungs- und 
Kostenständen sowie -prognosen sowohl für den Stadtrat als auch für die gesamte 
Stadtgesellschaft möglich. Beispiele hierfür sind der Rahmenplan zur Umsetzung der 
Mobilitätsstrategie 2030 (derzeit: VII-DS-09238), das Stadtplatzprogramm (VII-DS-07999-
NF-01), die Schulbau- und Kitabaustrategie (derzeit: VII-07361-DS-01 bzw. DS-02) oder 
auch Großvorhaben, wie das Naturkundemuseum Leipzig (VII-DS-10074). 
 
BPMS wird dank Digitalisierung und Teilautomatisierung die Mitarbeitenden im Hinblick auf 
manuelle Tätigkeiten der Datenerfassung, -verarbeitung und -auswertung erheblich entlasten 
und Raum für die jeweiligen Kernkompetenzen schaffen. Effizienzsteigerungen sind 
insbesondere durch die Ablösung von papiergestützten Arbeitsschritten sowie dezentralen 
Datenquellen und deren Pflegeaufwänden zu erwarten. Die Fehleranfälligkeit sinkt.   
 
Darüber hinaus leistet BPMS einen großen Beitrag zu einem verbesserten 
Wissensmanagement durch Standardisierung und Automatisierung: Mithilfe von definierten 
und einheitlichen Prozessen innerhalb der BPMS-Software (inkl. automatisierte Checklisten, 
Kern-Abläufe etc.) entsteht ein wichtiger Leitfaden für die Mitarbeitenden der 
Stadtverwaltung.  
 
Nutzen im Überblick:  
 
• Ein System als digitaler Raum der Zusammenarbeit für interne und externe Beteiligte.  
 
• Ein System für alle Arten von Bauprojekten (egal ob Schule, Wasserbau oder 
Verkehrsinfrastruktur) bzw. für alle bauenden Ämter/Bereiche.  
 
• Ein System für die verschiedenen Steuerungsebenen, d. h. vom Projekt über 
Programme (mehrere Projekte) bis hin zum gesamten Portfolio.   
 
• Ein System, das für die verschiedenen Adressaten Informationen enthält bzw. 
aufbereiten kann: von der Projekt- bzw. Bauleitung über Programm-/ 
Multiprojektmanager bis hin zu Führungskräften (wie Amtsleitungen und 
Bürgermeister) und zur finalen Berichterstattung in den städtischen Gremien. 
 
• Ein System, das Mitarbeitende entlasten wird, da es viele händische Arbeitsschritte 
künftig digital abbildet und durchgängigere digitale Abläufe ermöglicht.  
 
• Ein System als datenbasierte Entscheidungsunterstützung für verbessertes 
Risikomanagement im Hinblick auf Mehrkosten und Zeitabweichungen sowie für eine 
effizientere, lernende Verwaltung. 
 
• Ein System, das sich als zentrale Datendrehscheibe in die interne IT-Architektur 
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integriert und bestehende Basisdienste (wie SAP) für klare Systemschwerpunkte 
bzw. zur Vermeidung ineffizienter Dopplungen nutzen wird.  
 
• Ein System als wichtige Grundlage für den fortwährenden Auftrag einer 
konsequenten und konsistenten Digitalisierung im Baubereich und damit für 
zukünftige sinnvolle Ausbaustufen und zur dauerhaften Sicherung der Qualität der 
Leistungserbringung.    
 
  
2.2 Für wen und für welche Art der Projekte soll die BPMS-Software eingesetzt werden?  
 
 
 
Hohe Nutzerzahlen:  
Auf Basis vorläufiger Schätzungen wird davon ausgegangen, dass verwaltungsintern 
ca. 1.300 Personen als Projektbeteiligte mit unterschiedlichen Rollen und 
Berechtigungen die anvisierte BPMS-Software nutzen werden. Damit steht BPMS 
grundsätzlich allen Baufachämtern und allen Bauherrenämtern bzw. Ämtern mit 
Doppelfunktion zur Verfügung. Hinzu kommen externe Beteiligten, wie bspw. die 
Leipziger-Gruppe oder Ingenieurbüros, die bei der Planung und Umsetzung von 
Projekten direkt in die BPMS-Umgebung einbezogen werden können.  
 
Ämterübergreifend einsatzfähig:  
BPMS ist nicht auf eine “Projektart” beschränkt, sondern wird gleichermaßen als 
digitales Managementsystem für Vorhaben des Hoch- und Tiefbaus sowie der grünen 
und blauen Infrastruktur nutzbar sein. Ob bspw. Schul- und Kitabau, Straßen- und 
Brückenbau, Kultureinrichtungen oder Wasserbau, die BPMS-Software soll hier 
größtmögliche Einsatzbreite bieten.  
 
Klassische Bauprojektphasen:  
Das BPMS-Lösungssystem wird schwerpunktmäßig die Steuerung und das 
Controlling von Bauprojekten entsprechend der zentralen AHO-Phasen (AHO: 
Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die 
Honorarordnung) gewährleisten (siehe auch Prozesse in Abschnitt 2.5).   
 
Programme und Portfolios:  
Mit der BPMS-Software wird die Möglichkeit geschaffen, ganze Programme bzw. 
vollständige Portfolios baulicher Vorhaben der Ämter abzubilden und zu steuern. 
Zudem ist berücksichtigt, dass auch nicht-bauliche, aber damit in enger Verbindung 
stehende Vorhaben, wie Grundlagenermittlungen und (Machbarkeits-)Studien oder 
Konzepte mit der BPMS-Software gesteuert werden können.  
 
 
2.3 Was soll die BPMS-Software können?  
 
Im Hinblick auf die Ausschreibung der BPMS-Software wurden ämterübergreifend 
sogenannte Anwendungsfälle erarbeitet, um potenziellen Bietern zu verdeutlichen, was die 
Software künftig können soll (Funktionsumfang).   
 
Die nachfolgende Auflistung zeigt wesentliche Anwendungsfälle der BPMS-Software, zur 
Unterstützung entlang der Projektsteuerungsphasen. Diese Anwendungsfälle sind im engen 
Zusammenhang mit der geplanten Einbettung der BPMS-Software in die bestehende IT-
Architektur der Stadtverwaltung zu verstehen: Im Sinne einer intelligenten “Daten-
Drehscheibe” sollen Daten in erster Linie an BPMS übergeben werden, um dort für die 
Weiternutzung im Rahmen der folgenden Anwendungsfälle zur Verfügung zu stehen bzw. 
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angereichert zu werden. 
  
Übergeordnete Bedarfsplanung und Portfoliomanagement:  
• insb. zentrale Software-unterstützte Bewertung, Priorisierung und 
Entscheidungsfindung zur Festlegung eines Portfolios (d. h. umzusetzende Projekte) 
sowie zusammengefasstes Auswerten über mehrere Projekte hinweg  
 
Erstanlage, Kerninformationen und Metadaten:  
• insb. strukturierter, standardisierter Aufbau einer Projektdatenbank, mit 
Anforderungen an einheitliche Masken und Datenfelder, Festlegen des 
Projektkontexts/Verschlagwortungen 
 
Bedarfsplanung Projekt:  
• insb. projektspezifische Masken zur detaillierteren Ausarbeitung konkreter 
Anforderungen eines Projektes (inkl. Evaluation) 
 
Terminmanagement:  
• u. a. Anlegen und Pflegen diverser (Teil-)Terminschienen, Statussetzungen sowie 
intelligente Auswertungen und Prognosen   
 
kontinuierliches Kostenmanagement:  
• u. a.  systemgestützte Ermittlung von Kostenrahmen pro Projekt oder Auftragswerten 
von Projektaufträgen dank einheitlicher, intelligenter Masken 
• umfassende Kostenverfolgung dank vollständiger aktueller Übersicht zu beauftragten 
Leistungen (inkl. Abruf zugehöriger Verträge und Nachträge für Steuerungszwecke), 
Abflüssen bzw. Rechnungsständen 
• Software-Unterstützung bei der Erstellung von Bauausgabebüchern 
 
Berichtswesen:  
Über alle Anwendungsfälle hinweg sind umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten 
vorgesehen: Beispielsweise für Teilprojekte oder für ein gesamtes in Umsetzung 
befindliches Portfolio – von einfacheren Suchabfragen und Filtern über einen starken 
“Werkzeugkasten” für Berichte (visuelle Auswertungen, Dashboards) und komplexere 
Analysen (bspw. diverse Soll-/Ist-Analysen, Prognosen, Simulationen, Benchmarks).   
 
Kollaborationsplattform:  
BPMS wird digitaler Arbeitsraum für die Projektbeteiligten und ermöglicht eine 
systemgestützte Kommunikation, Protokollierung und Aufgabensteuerung sowie 
vereinfachtes Zusammenarbeiten bspw. dank digitaler Workflows (insb. für 
Entscheidungsfindung und Freigabe) und Nutzung einer Vorlagenbibliothek (bspw. 
ämterindividuelle Checklisten und Masken) sowie notwendige Flexibilität beim 
Einrichten von Rechten und Rollen.  
 
 
2.4 Welche Prozesse werden durch BPMS unterstützt bzw. zentral abgebildet?  
 
Um im Hinblick auf die Beschaffung und Einführung der BPMS-Software bestmögliche 
Grundlagen zu schaffen, wurden all diejenigen Prozesse intensiv untersucht, die durch 
BPMS künftig unterstützt bzw. hauptsächlich abgebildet werden können. Das sind 
beispielsweise:  
 
• Übergeordnete Bedarfsplanung (Fokus auf Portfolio, d.h. geplante/umzusetzende 
Projekte nebst zugehörigem Berichtswesen),  
• Projektphasen in Orientierung an den typischen AHO-Phasen (Fokus auf Projekt),   
• wiederkehrende, zentrale Teilprozesse in großer Anzahl, wie  
o Kosten- und Terminmanagement durchführen,  
o Beauftragungen (inkl. Verträge) abbilden,  
o Rechnungen und Nachträge bearbeiten 
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Dabei wurde sich am etablierten Vorgehen des stadtverwaltungsinternen 
Prozessmanagements zugunsten einer ganzheitlichen Geschäftsprozessentwicklung 
orientiert.  
 
Die vorab genannten Anwendungsfälle, die Prozesse sowie auch das nachfolgende 
Lösungskonzept zur BPMS-Einbettung in die bestehende IT-Architektur (siehe 2.5) wurden 
eng aufeinander abgestimmt, um eine bestmögliche Passfähigkeit der BPMS-Software zu 
gewährleisten.   
  
 
2.5 Wie soll sich BPMS in die IT-Systemlandschaft integrieren?  
 
Es wurde umfassend untersucht, welche (künftigen) Basisdienste, Fachverfahren und 
Projekte direkte oder indirekte Relevanz für die BPMS-Software haben. Das sind zum 
aktuellen Kenntnisstand insb. die Folgenden:  
 
 
 
Gemeinsam mit den verantwortlichen Organisationseinheiten konnte ein integriertes 
Lösungskonzept erarbeitet werden, das klare Systemschwerpunkte bewahrt, unnötige 
Doppelstrukturen und Prozessschleifen vermeidet und zum strategischen Ausbau der 
städtischen IT-Anwendungslandschaft beiträgt.   
 
Anlage 3 (vertraulich) erläutert die jeweiligen Lösungskonzepte in detaillierter Form.  
 
 
3.  Zeitplan 
 
 
 
(1) Vorprojekt BPMS 
Der Abschluss des Vorprojekts BPMS ist im Februar 2026 geplant. Bis dahin wird der 
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Projektablauf durch den städtischen “Leitfaden zur Beschaffung von Hard- und Software und 
Telekommunikationsprodukten (IT-Beschaffung)” bestimmt. Einerseits wird der Fokus auf der 
Finalisierung der Ausschreibungsunterlagen für die BPMS-Software liegen. Andererseits sind 
weiterhin enge Abstimmungen mit Interessensgruppen der Stadtverwaltung, etwa 
Beauftragte für Informationssicherheit und Datenschutz und Personalrat, vorgesehen.   
Zudem wird im Vorprojekt BPMS die nötige Projektstruktur inkl. konkreter Ressourcen- und 
Zeitplanung für das Hauptprojekt BPMS erarbeitet.  
 
(2) Hauptprojekt BPMS 
Mit Ende des Vorprojektes wird sich unmittelbar das Hauptprojekt BPMS anschließen. Das 
Hauptprojekt ist – u. a. auch auf Basis von Erfahrungswerten potenzieller Bieter – bis Ende 
2028 vorzusehen. Schwerpunkte sind  
• Begleitung des Vergabeprozesses und der Bieterauswahl (Plan: Q2-Q3/26) 
• Beginn Zusammenarbeit mit dem Bieter in Q4/2026: Zuschlagserteilung und 
Vertragsmanagement sowie Start Planung Feinkonzeption bzw. Projektphasen  
• Planung und Umsetzung der Feinkonzeption, erstmalige Systemeinrichtung, 
Schnittstellenentwicklung, Datenmigrationen, Entwicklung Schulungskonzept (insb. in 
2027), 
• Testphase und Pilotbetrieb, Schulungskonzept bzw. Durchführung von Schulungen 
(insb. in 2028).  
Innerhalb des Hauptprojekts selbst wird zudem das Betriebskonzept inkl. Festlegung 
Verfahrenseignerschaft für den langfristigen Betrieb und die Weiterentwicklung des 
Fachverfahrens BPMS erarbeitet und abgestimmt.  
 
(3) Betrieb der BPMS-Software  
Ab Anfang 2029 ist der reine Produktivbetrieb der BPMS-Software planmäßig vorgesehen. 
Bis dahin absehbare Ausbaustufen und Weiterentwicklungen können dann priorisiert geplant 
und umgesetzt werden.  
 
 
 
4.  Finanzen und Personal (Details) 
 
Auf Basis umfassender Marktanalysen, Produktdemonstrationen und strukturierter 
Befragungen potenzieller Bieter durch einen beauftragten Berater – sowie abgerundet durch 
den Erfahrungsaustausch mit anderen vergleichbaren Kommunen – wurde die 
Kostenkalkulation für die BPMS-Software (ab Hauptprojekt BPMS) gemäß der 
nichtöffentlichen Anlage 2 erstellt.  
 
Steuerrechtliche Prüfung x nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja  nein, siehe Anlage zur Begründung 
 
Das Hauptprojekt BPMS zur Beschaffung, Implementierung und Nutzung der BPMS-
Software benötigt ein ämterübergreifendes Team zur Umsetzung und hat daher 
personalbezogene Auswirkungen. Es ist nicht vorgesehen, dafür neue Stellenanteile zu 
schaffen. Stattdessen soll das Hauptprojekt BPMS auf Basis von Bestandsstellen aus dem 
Amt für Gebäudemanagement (AGM), Amt für Schule (AfSch), Amt für Stadtgrün und 
Gewässer (ASG) und Mobilitäts- und Tiefbauamt (MTA) umgesetzt werden. Das Vorgehen 
entspricht der Ämterzusammensetzung des Kernteams im Rahmen des Vorprojekts. Ebenso 
soll die punktuelle Beteiligung bzw. gute Zusammenarbeit mit Querschnittsbereichen (etwa 
Ref. SAP, Stadtkämmerei, Stadtkasse) sowie den diversen Nutzergruppen, etwa der im 
Vorprojekt aufgebaute „erweiterte Bauherrenkreis“, fortgesetzt werden. 
 
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Der konkrete Bedarf (mitwirkende VZÄ) wird bis zum Abschluss des Vorprojekts abgestimmt 
und festgelegt. Die nötige Projektstruktur inkl. konkreter Ressourcen- und Zeitplanung wird 
im stadtverwaltungsinternen Antrag zum Hauptprojekt BPMS dargestellt. 
 
5.  Klimawirkung (Details) 
Eine Klimawirkung ist nicht zu erwarten. 
 
6.  Auswirkung auf bezahlbares Wohnen (Details) 
Eine Auswirkung auf bezahlbares Wohnen ist nicht zu erwarten 
 
7. Bürgerbeteiligung 
 
bereits erfolgt  geplant  nicht nötig  
 
8.  Besonderheiten 
Keine. 
  
9.  Folgen bei Nichtbeschluss  
Sollte der Ausführungsbeschluss nicht bestätigt werden, wird es keine zeitgemäße Lösung 
zur digitalen Steuerung für die Vielzahl an baubezogenen Projekten, Programmen und 
Portfolios in der Stadtverwaltung geben. Die enormen Ressourcenaufwände für meist 
manuelle Datenpflege und -übertragung sowie entsprechende Ineffizienzen, Fehlerquellen 
und vermeidbare Verzögerungen und Mehrkosten bleiben bestehen. Damit verbundene 
Qualitätssteigerungen in der Verwaltungsarbeit, mehr Transparenz zum Stand der Vorhaben 
in der Außenkommunikation sowie prozessbedingte Beschleunigungsmöglichkeiten in der 
Planung und Umsetzung von Vorhaben (zugunsten einer gesteigerten Kosten- und 
Zeitsicherheit) können nicht erreicht werden. 
 
 
Anlage/n 
1 Anlage 1_Übersichtsgrafik BPMS (öffentlich) 
 
2 Anlage 2_Finanzielle Auswirkungen BPMS (nichtöffentlich) 
 
 
x
10 von 11 in Zusammenstellung
Verbesserte digitale Arbeitsunterstützung
Standardisierte, ineinandergreifende Abläufe
Eﬃzientere Entscheidungs/f_indung
„Als beteiligter Sachbearbeiter 
will ich über jeweilige Projekt-
fortschritte informiert sein und 
an einem Ort über anstehende 
Aufgaben benachrichtigt 
werden. “
„Als Kämmerin will ich aktu-
elle Kostenstände und Prog-
nosen der in Planung oder im 
Bau be/f_indlichen Projekte 
jederzeit abrufen können. “
„Als Amtsleiter will ich die 
Kosten und Termine von allen 
Vorhaben meines Amtes 
überblicken, um bei Bedarf 
rechtzeitig eingreifen zu 
können. “
„Als Bürgermeister will ich 
fundiert kommunizieren, mit 
welchem Stand entsprechende 
Strategien der Stadt durch 
Projekte meines Dezernats 
umgesetzt werden. “
„Als Projektleiterin will ich die 
Umsetzung meines Baupro-
jekts eﬃzient steuern und 
dabei Aufgaben, Fristen und 
Dokumente zentral verwalten 
und den entsprechenden 
Bearbeitern zuweisen. “
Zentraler Daten- und Dokumen -
tenraum
• aktives Dokumentenmanagement 
im BPMS
• /f_lexible Projekt- und Ablagestruktur
• sinnvolle Anbindung an die E-Akte
Digital & aktuell
Digitale Entscheidungsläufe
• Diverse Work/f_lows (entsprechend Rechte-/Rol-
lenkonzept)
• z. B. Bestätigung von Meilensteinen wie 
Leistungsphasen der Planung
• z. B. digitale Prüfung und Genehmigung von 
Dokumenten 
Automatisiertes Reporting
• Suchabfragen, Berichte, 
Dashboards und Analysen  auf 
Knopfdruck
Vernetzt an einem Ort
Prozess-Standardisierung
• standardisierte Datenerhebung, 
Masken und Abläufe
• BPMS als digitaler Arbeitsleitfa -
den (u. a. dank Vorlagenbiblio -
thek)
• einheitliches Steuerungs- und 
Controlling-Instrument 
Kollaboration & Kommunikation
• zentrale Plattform zum Organisieren der 
Zusammenarbeit
• für interne und externe Projektbeteiligte
• erleichterte Abstimmungen, Aufgaben -
zuweisung, Erinnerungen etc. 
Datenaktualität und -Flexibilität
• Automatisierte Aktualisierung und 
Fortschreibung von Daten  
• Ortsunabhängiger Zugriﬀ, z.B. 
Mängelanzeigen direkt von der 
Baustelle 
• BPMS als Basis für weitere digitale 
Ausbaustufen
Übersichtlich & einfach
Portfoliomanagement
• komplette Übersicht über alle 
Projekte und Programme 
• Priorisierung im Rahmen der 
übergeordneten Bedarfs-/Portfo -
lio-Planung
• Entscheidungshilfe, z.B. zur 
Projekt-Neueinordnung bzw. 
-Umverteilung 
Kosten- & Budgetkontrolle
• lückenloses digitales Kosten- und 
Budgetmanagement 
• verbesserte Steuerung dank 
Datenübertragung aus SAP 
• viele Auswertungen, bspw. 
Soll-/Ist-Abgleiche und Progno -
sen 
Terminmanagement
• Überblick über alle Meilensteine, Fristen 
und Detailtermine 
• Identi/f_ikation von Risiken bezüglich Ablauf 
und Fertigstellung
• viele Auswertungen, bspw. Szenari -
en-Funktion zur Planung
BPMS - die Software zur Steuerung und zum Controlling von baubezogenen Projekten, Programmen und Portfolios für alle Dezernate
• eﬃzientes ämterspezi/f_isches 
Reporting dank Automatisierung 
• verschiedene Ebenen berücksich -
tigt: (Teil)Projekte bis Portfolio
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