Anpassung an geltendes Haushaltsrecht - Regelung für die Ortschaftsräte der Stadt Leipzig zur Verwendung der Brauchtumsmittel (Ortschaftsmittel)
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-07330-NF-01-DS-06
Datum: 2026-02-03
Vorlagenart: Beschlussvorlage

1/4 
 
 
Ratsversammlung 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-07330-NF-01-DS-06 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Oberbürgermeister 
 
 
Stammbaum: 
 
VII-DS-07330 Oberbürgermeister 
 
 
VII-DS-07330-NF-01 Oberbürgermeister 
 
 
VII-DS-07330-NF-01-ÄA-01 Ortschaftsrat 
Lützschena-Stahmeln 
 
 
VII-DS-07330-NF-01-ÄA-03 Ortschaftsrat 
Lützschena-Stahmeln 
 
 
VII-DS-07330-NF-01-ÄA-02 SPD-Fraktion 
 
 
VII-DS-07330-NF-01-ÄA-04 Ortschaftsrat 
Seehausen 
 
 
VII-DS-07330-NF-01-ÄA-05 Ortschaftsrat 
Böhlitz-Ehrenberg 
 
 
VII-DS-07330-NF-01-DS-06 
Oberbürgermeister 
 
Betreff: 
Anpassung an geltendes Haushaltsrecht - Regelung für die 
Ortschaftsräte der Stadt Leipzig zur Verwendung der Brauchtumsmittel 
(Ortschaftsmittel) 
 
 
Beratung im Gremium  
(Änderungen vorbehalten) 
 
Voraussichtlicher Sitzungstermin Zuständigkeit 
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Bestätigung 
FA Finanzen  1. Lesung 
gemeinsames Gremium SBB/OR  Information zur Kenntnis 
Ratsversammlung  Beschlussfassung 
 
Auswirkungen auf Strategie, Haushalt  
und Stadtraum 
 
 
Ziele „Leipzig-Strategie 2035“  
Klimawirkung nein 
Auswirkung auf bezahlbares Wohnen nein 
Finanzielle Auswirkungen nein 
Auswirkung auf den Stellenplan nein 
Räumlicher Bezug Böhlitz-Ehrenberg, Burghausen, Engelsdorf, Hartmannsdorf-Knautnaundorf, 
Holzhausen, Liebertwolkwitz, Lindenthal, Lützschena-Stahmeln, Miltitz, Mölkau, 
Plaußig, Rückmarsdorf, Seehausen, Wiederitzsch 
  
 
Beschlussvorschlag 
Die Ratsversammlung passt den Beschluss der Vorlage VII-DS-07330-NF-01 vom 
20.04.2023 zur Herstellung der Konformität mit dem Sächsischen Haushaltsrecht wie folgt 
an: 
1. Die bisherigen Beschlusspunkte 6 und 7 (siehe Beschlussausfertigung in der Anlage) 
werden gestrichen (ersatzlos aufgehoben). 
 
2. Die entsprechend redaktionell angepasste Anlage „Regelung für die Ortschaftsräte 
der Stadt Leipzig zur Verwendung der Brauchtumsmittel“ gilt ab Beschluss und 
ersetzt die frühere Version aus dem Beschluss VII-DS-07330-NF-01. 
1 von 20 in Zusammenstellung
2/4 
 
 
Zusammenfassung 
Mit Beschluss VII-DS-07330-NF-01 „Regelung für die Ortschaftsräte der Stadt Leipzig zur 
Verwendung der Brauchtumsmittel (Ortschaftsmittel)" hat die Ratsversammlung in den 
damals durch Änderungsanträge hinzugefügten Beschlusspunkten 6 und 7 (siehe 
Beschlussausfertigung in der Anlage) eine rechtswidrige Regelung dahingehend getroffen, 
dass die Ortschaftsmittel (Brauchtumsmittel) soweit sie in den Eingemeindungsverträgen mit 
den Ortschaften zugesichert sind, nicht den Regelungen der vorläufigen Haushaltsführung 
unterliegen sollen. Dies verstößt jedoch gegen sächsisches Haushaltsrecht.  
 
Die vorliegende Vorlage vollzieht die notwendige rechtliche Korrektur durch Streichung der 
nicht konformen Passagen. Das grundsätzliche Verfahren zur Vergabe der Brauchtumsmittel 
wird hiermit nicht verändert.  
 
 
 
x  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln 
 
  Sonstiges: 
 
keine 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses 
 
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung 
nicht erforderlich 
 
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit 
nicht erforderlich 
 
III.  Strategische Ziele 
 
 x Trifft nicht zu  
 
IV.  Sachverhalt 
1.  Anlass 
Im April 2023 hat der Stadtrat die 
Vorlage VII-DS-07330-NF-01 ("Regelung 
für die Ortschaftsräte der Stadt Leipzig 
zur Verwendung der Brauchtumsmittel 
(Ortschaftsmittel)") verabschiedet. 
 
Bereits während der Beschlussfassung 
wurde der Stadtrat darauf hingewiesen, 
dass die in der Sitzung vorgeschlagenen 
Ergänzung der Vorlage um die 
Beschlusspunkte 6 und 7 durch 
entsprechende Änderungsanträge gegen 
geltendes sächsisches Haushaltsrecht 
verstoßen. (Für den vollständigen 
Beschlusstext siehe als Anlage 
beigefügten Beschluss.) 
 
Im Zuge der Haushaltsgenehmigung für den Doppelhaushalt 2025/2026 und der vorläufigen 
Haushaltsführung wurde sehr deutlich, dass die durch Änderungsantrag ergänzten 
2 von 20 in Zusammenstellung
3/4 
 
Beschlusspunkte rechtswidrig sind und zu Problemen bei den Verfahren führen. Diese 
Regelungen stehen insbesondere im Widerspruch zu § 78 SächsGemO (Regeln der 
vorläufigen Haushaltsführung). 
 
Zur Wiederherstellung der Rechtssicherheit für alle Beteiligten – Stadtverwaltung, 
Ortschaftsräte und Zuwendungsempfänger – ist eine Korrektur des Beschlusses zwingend 
erforderlich. Dies erfolgt durch die Streichung der nicht konformen Passagen. 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme 
Grundsätzlich gilt auch für die Ortschaften, denen in einem noch gültigen 
Eingemeindungsvertrag die Zahlung von Brauchtumsmitteln in einer bestimmten Höhe 
zugesichert wurde, dass die Bereitstellung dieser Ortschaftsmittel in der mittlerweile durch 
die Ratsversammlung beschlossenen (gestiegenen) Höhe (vgl. Beschluss Nr. VII-DS-01372-
NF-10 vom 18.02.2021) den Regeln der vorläufigen Haushaltsführung nach § 78 
SächsGemO in Verbindung mit Nr. A. V. der VwV Kommunale Haushaltswirtschaft unterliegt. 
 
Die finanziellen Mittel, die den Ortschaften gemäß § 67 Abs. 4 SächsGemO in Verbindung 
mit den Eingemeindungsverträgen und den Beschlüssen der Ratsversammlung zu gewähren 
sind, sind Teil des Haushaltes der Stadt Leipzig. Für sie gelten dieselben 
kommunalhaushaltsrechtlichen Vorschriften wie für alle anderen städtischen Haushaltsmittel, 
unter anderem die Vorschriften zur vorläufigen Haushaltsführung. Gemäß § 78 Abs. 1 Nr. 1 
SächsGemO darf die Gemeinde in Zeiten der vorläufigen Haushaltsführung u.a. „nur 
Aufwendungen und Auszahlungen leisten, zu deren Leistung sie rechtlich verpflichtet ist oder 
die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind“. Dies dient der 
Sicherung der Aufgabenerledigung der Stadt Leipzig nach außen, also gegenüber dem 
Bürger oder anderen juristischen Personen gegenüber denen die Stadt Leipzig 
Zahlungsverpflichtungen hat. Die Regelung bezieht sich aber nicht auf stadtinterne 
Verpflichtungen zur Zurverfügungstellung von Haushaltsmitteln an die Ortschaftsräte oder 
Stadtbezirke aufgrund eines Beschlusses, konkretisiert durch Eingemeindungsverträge und 
Ratsbeschlüsse. Deren Umsetzung ist Teil der Haushaltsplanung. 
 
Auch die Bereitstellung und Verwendung der Ortschaftsmittel unterliegt daher aktuell 
grundsätzlich den Maßstäben des § 78 SächsGemO. 
 
Allerdings ist zu beachten, dass die Ratsversammlung im Widerspruch dazu zum Antrag VII-
DS-07330-NF-01-ÄA-05 (Regelung für die Ortschaftsräte der Stadt Leipzig zur Verwendung 
der Brauchtumsmittel (Ortschaftsmittel)) folgendes beschlossen hat: 
„Der Punkt „VII. Ablauf des Antragsverfahrens und Fristen“ wird im ersten Absatz wie 
folgt ergänzt: „In Eingemeindungsverträge wird nicht eingegriffen. Die darin 
bestehenden vertraglich festgeschriebenen Zahlungsverpflichtungen werden jeweils 
zu Beginn des Jahres in der in den Eingliederungsvereinbarungen festgeschriebenen 
Höhe bereitgestellt. Die darüberhinausgehenden Mittel unterliegen der aktuell 
geltenden Zuwendungsrichtlinie. 
 
Im Punkt „IX. Bewilligungsbescheid“ wird im Absatz 7 folgende Ergänzung eingefügt: 
„Liegt zu Beginn eines neuen Haushaltsjahres noch kein rechtskräftiger Haushalt vor, 
werden Zuwendungen vorläufig gewährt, um eine bedarfsgerechte Bereitstellung an 
die Zuwendungsempfänger zu ermöglichen. Hierzu ergeht ein vorläufiger 
Zuwendungsbescheid. Ausgenommen sind hiervon vertragliche zugesicherte Mittel.““ 
 
Diese Beschlüsse verstoßen gegen die Vorgaben des § 78 SächsGemO soweit die 
Aufwendungen und Auszahlungen, für die Ortschaftsmittel benötigt werden, die in § 78 
SächsGemO genannten Voraussetzungen nicht erfüllen. 
 
Die vorgeschlagene Änderung verdeutlicht und bekräftigt, dass die Brauchtumsmittel ein 
integraler Bestandteil des städtischen Gesamthaushalts sind. Kommunalhaushaltsrechtliche 
Vorschriften, wie die vorläufige Haushaltsführung oder die Anordnung von Haushaltssperren, 
sind daher analog zu allen anderen städtischen Mitteln anzuwenden. Es besteht kein 
3 von 20 in Zusammenstellung
4/4 
 
Ausnahmetatbestand aufgrund von Eingemeindungsverträgen. Diese Rechtsauffassung 
wurde durch das Rechtsamt geprüft und bestätigt. 
 
 
3.  Zeitplan 
Die Änderung tritt mit Beschluss in Kraft. 
 
4.  Finanzen und Personal (Details) 
keine 
 
Steuerrechtliche Prüfung  nein  wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG X nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung X nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja  nein, siehe Anlage zur Begründung 
 
5.  Klimawirkung (Details) 
keine 
 
6.  Auswirkung auf bezahlbares Wohnen (Details) 
 keine 
 
7. Bürgerbeteiligung 
 
bereits erfolgt  geplant  nicht nötig  
 
 
8.  Besonderheiten 
keine  
  
9.  Folgen bei Nichtbeschluss  
Bei Nichtbeschluss bestehen rechtswidrige Beschlusspunkte weiter fort. 
 
 
Anlage/n 
1 Beschluss zur Vorlage VII-DS-07330-NF-01 aus Ratsversammlung 2023-04-20 
TOP 19.19 (öffentlich) 
 
2 Regelung zur Vergabe von Brauchtumsmitteln_Aktualisierte Fassung - Stand 
Januar 2026 (öffentlich) 
 
 
x
4 von 20 in Zusammenstellung
 
 
 
 
 
 
Ratsversammlung 
-VII. Wahlperiode- 
 
 
23.05.2023 
 
B e s c h l u s s a u s z u g 
aus der 
Ratsversammlung (bei Bedarf)  
vom 20.04.2023 
 
19.19 Regelung für die Ortschaftsräte der Stadt Leipzig zur 
Verwendung der Brauchtumsmittel (Ortschaftsmittel) 
Oberbürgermeister Oberbürgermeister   
 
VII-DS-07330-NF-01 
 
 
 
geändert beschlossen 
 
Beschluss: 
 
1. Die Ratsversammlung beschließt die in den Anlagen aufgeführten Regelungen für die Ort-
schaftsräte der Stadt Leipzig zur Verwendung der Brauchtumsmittel einschließlich der 
dazu erstellten Formulare. Diese Regelung gilt für Anträge, die ab 01.07.2023 gestellt 
werden. 
 
2. Werden durch den Ortschaftsrat Projekte beschlossen, deren Realisierung Dritten obliegt, 
erfolgt die Ausreichung der Mittel auf der Grundlage der jeweils geltenden Rahmenrichtli-
nie zur Vergabe von Zuwendungen der Stadt Leipzig an außerhalb der Stadtverwaltung 
stehende Stellen (Zuwendungsrichtlinie) durch das Büro für Ratsangelegenheiten mittels 
Zuwendungsbescheid.  
 
3. In Abweichung zur Rahmenrichtlinie zur Vergabe von Zuwendungen der Stadt Leipzig an 
außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen (Zuwendungsrichtlinie) in der aktuell gül-
tigen Fassung werden bei der Vergabe der Brauchtumsmittel folgende Regelungen ein -
geführt:  
 
a. vereinfachtes Verfahren bei Kleinstförderung bis 500,- €.  
 
b. Einreichen von Identifikationsdokumenten nur bei erstmaliger Antragstellung oder 
Änderungen 
 
c. Anpassung der Formulare entsprechend der o.g. Punkte 
 
4. Die Richtlinie wird unter Punkt „D: Externe Vergabe, Absatz 3“ wie nachfolgend 
ergänzt: „Anträge können mittels der Formulare direkt bei den Ortschaftsräten ein-
gereicht werden und gehen dann erst ans BfR.“ 
 
5. Die Richtlinie wird unter „Punkt D: Externe Vergabe, III. Welche Voraussetzungen 
müssen vorliegen, damit Mittel überhaupt an Dritte gegeben werden dürfen?“ bei 
der Aufzählung, wann Zuwendungen an Dritte ferner im Einzelfall nur gewährt wer-
den dürfen, ergänzt: „Die Finanzierung gilt auch als gesichert, wenn der Ortschafs-
rat per Beschluss diese in voller Höhe zuspricht.“ 
5 von 20 in Zusammenstellung
 
6. Der Punkt „VII. Ablauf des Antragsverfahrens und Fristen“ wird im ersten Absatz 
wie folgt ergänzt: „In Eingemeindungsverträge wird nicht eingegriffen. Die darin be-
stehenden vertraglich festgeschriebenen Zahlungsverpflichtungen werden jeweils 
zu Beginn des Jahres in der in den Eingliederungsvereinbarungen festgeschriebe-
nen Höhe bereitgestellt. Die darüberhinausgehenden Mittel unterliegen der aktuell 
geltenden Zuwendungsrichtlinie. 
 
7. Im Punkt „IX. Bewilligungsbescheid“ wird im Absatz 7 folgende Ergänzung einge -
fügt: „Liegt zu Beginn eines neuen Haushaltsjahres noch kein rechtskräftiger Haus-
halt vor, werden Zuwendungen vorläufig gewährt, um eine bedarfsgerechte Bereit-
stellung an die Zuwendungsempfänger zu ermöglichen. Hierzu ergeht ein vorläufi -
ger Zuwendungsbescheid. Ausgenommen sind hiervon vertragliche zugesicherte 
Mittel.“ 
 
8. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, 
 
a. die Kleinstförderungsgrenze auf 1000 Euro anzuheben und nach spätestens 
5 Jahren zu evaluieren, wobei bei der Beantragung der Kleinstförderung auf 
eine ausreichende Kurzbeschreibung zur zweckgemäßen Verwendung der 
Mittel in der Ortschaft besonderer Wert gelegt und diese dem Antrag schrift-
lich beigefügt werden müssen. 
 
b. bei Vereinen, die mit einer Veranstaltungsversicherung mehrere Projekte im 
Jahr in der Ortslage durchführen, ein Verfahren zu etablieren, das die Auf -
teilung der Jahressumme auf die Anzahl der Projekte ermöglicht. 
 
c. für die Verwaltung eine Frist von 20 Werktagen festzulegen, innerhalb derer 
zu Anträgen des Ortschaftsrates eine Verwaltungsmeinung vorliegen soll, 
um zu ermöglichen, dass der Ortschaftsrat in der Folgesitzung notwendige 
Materialien vorliegen hat und das Thema weiterbearbeiten kann. 
 
d. eine rechtssichere Regelung zu schaffen, die Antragsteller unter näher zu 
definierenden Voraussetzungen davon entbindet, ab einer bestimmten Wert-
grenze (ab 2.500 Euro bei Lieferungen und Leistungen, ab 3.000 Euro bei 
Bauleistungen oder ab 5.000 Euro bei freiberuflichen Leistungen) zwingend 
drei Angebote für Dienstleistungen einholen zu müssen, sofern die Markt -
lage dies nicht hergibt. 
 
Protokollnotizen: 
 
1. Die Stadt Leipzig achtet die Eingemeindungsverträge. Brauchtumsmittel werden nicht 
gekürzt. Untergrenze sind 6 € pro Einwohner im Jahr entsprechend der Vorlage VII-DS-
01372-NF-10, Beschlusspunkt 6. 
 
2. Für die Entscheidung über schwierigen Sachverhalte wird eine Schiedsstelle bestehend 
aus der Leitung des BfR sowie der Sachgebietsleitung Beteiligungskultur Gremien einge-
richtet. 
 
 
 
Abstimmungsergebnis: 
39/1/0 
 
Änderungen/Ergänzungen fett/kursiv markiert. 
 
 
6 von 20 in Zusammenstellung
 
 
 
 
Regelung für 
die Ortschaftsräte der Stadt Leipzig 
zur Verwendung der 
Brauchtumsmittel 
 
 
 
Aktualisierte Fassung 
Stand: Januar 2026  
 
  
7 von 20 in Zusammenstellung
Seite 2 von 14 
Inhalt 
A. Vorbemerkung .................................................................................................................................3  
B. Was sind Ortschaftsmittel/Brauchtumsmittel? ...............................................................................3  
C. Verwaltungsinterne Verwendung von Brauchtumsmitteln .............................................................4  
I. Was gilt als verwaltungsinterne Verwendung? ..........................................................................4  
II. Was ist bei der internen Verwendung zu beachten? ..................................................................4  
III. Mittelabruf bei interner Verwendung ........................................................................................5  
D. Externe Verwendung – Zuwendung von Mitteln an außerhalb der Verwaltung stehende Dritte ..5  
I. Wann werden Mittel an Dritte außerhalb der Stadtverwaltung vergeben? ..............................6  
II. An wen dürfen Mittel nach außen vergeben werden? ...............................................................7  
III. Welche Voraussetzungen müssen vorliegen, damit Mittel überhaupt an Dritte gegeben 
werden dürfen? ..........................................................................................................................7 
IV. Beispiele für verwaltungsexterne Zuwendungen an Dritte ........................................................7  
V. Nicht zulässige Zuwendungen an Dritte .....................................................................................8  
VI. Welche Voraussetzungen müssen Dritte erfüllen, damit Ihnen Mittel zugewandt werden 
können? ......................................................................................................................................9 
VII. Ablauf des Antragsverfahrens und Fristen .................................................................................9  
VIII. Ablauf des Bewilligungsverfahrens ...........................................................................................10  
IX. Bewilligungsbescheid ................................................................................................................11  
X. Auszahlungsverfahren ..............................................................................................................12  
XI. Wie kann die Mittelverwendung überprüft werden? ..............................................................12  
XII. Rückforderung von an externe Dritte vergebenen Mitteln ......................................................13  
ANHANG: Übersicht zu Vergabegrenzen ...............................................................................................14 
 
  
8 von 20 in Zusammenstellung
Seite 3 von 14 
A. Vorbemerkung 
 
Ortschaftsräte (OR) haben im Rahmen ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit einen Anspruch auf 
verschiedene Geldmittel, die sogenannten Ortschaftsmittel, die durch die Stadtverwaltung 
Leipzig für die Ortschaftsräte im Rahmen des städtischen Haushalts bereitgestellt werden. Die 
Ortschaftsmittel dienen der Finanzierung der Arbeit der Ortschaftsräte im Rahmen der 
gesetzlichen Aufgaben nach §67 der Sächsischen Gemeindeordnung. 
Da es sich bei den Ortschaftsmitteln um öffentliche Gelder handelt, müssen bei der 
Verwendung rechtliche Vorgaben eingehalten werden. Insbesondere wenn Gelder an 
außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen ausgereicht werden, müssen zum Schutz der 
Stadt Leipzig, zu der die Ortsteile gehören und deren Namen sie handeln, rechtliche Vorgaben 
eingehalten werden. Mit dieser Regelung gibt die Stadtverwaltung Leipzig eine verbindliche 
Handreichung zur rechtssicheren Verwendung der Brauchtumsmittel insbesondere an externe 
Dritte.  
Für weitere Fragen und bei Problemen steht jederzeit das Büro für Ratsangelegenheiten (BfR) 
– Sachgebiet Beteiligungskultur Gremien – zur Verfügung. 
B. Was sind Ortschaftsmittel/Brauchtumsmittel? 
 
Als Ortschaftsmittel wird die Gesamtheit an Geldern und Sachmitteln bezeichnet, die den 
Ortschaftsräten von der Stadtverwaltung zur eigenen Verwendung und zur Erledigung ihrer 
satzungsgemäßen Aufgaben1 aus dem städtischen Haushalt über den Geschäftsbereich des 
Oberbürgermeisters (zu dem das BfR gehört) zur Verfügung gestellt werden. Ortschaftsmittel 
ist also der Oberbegriff für alle den OR zugewiesenen finanziellen Mittel und Sachen. 
Ein Teil dieser Mittel sind die Brauchtumsmittel.  
Diese Mittel werden entweder durch den Ortschaftsrat selbst zur Erfüllung seiner 
Aufgaben eingesetzt (interne Verwendung) oder an außerhalb der Stadt stehende Dritte 
zugewandt, damit diese die Aufgaben ausführen (externe Verwendung). 
Diese Unterscheidung hat rechtlich eine große Auswirkung darauf, wie die Gelder behandelt 
werden müssen. Besondere Anforderungen sind bei extern vergebenen Zuwendungen zu 
beachten. Im Folgenden werden darum – getrennt nach internen und externen Mitteln – die 
unterschiedlichen Anforderungen dargestellt. 
Zur besseren Verständlichkeit konzentrieren sich die folgenden Ausführungen 
insbesondere auf die Ortschaftsmittel, deren konkrete Verwendung aus Beschlüssen 
des Ortschaftsrates resultiert – also die sog. Brauchtumsmittel, die aktuell mit 6 € pro 
Einwohner und Jahr der jeweiligen Ortschaft zur Verfügung gestellt werden und über 
deren Verwendung die Ortschaftsräte direkt entscheiden. Im Sinne der Leipziger Praxis 
ist die Verwendung der sog. Brauchtumsmittel relativ breit gefasst, solange diese der 
Ortschaft und ihren Bewohnern zu Gute kommt. Sitzungsgelder, 
Aufwandsentschädigungen, Geschäftsausgaben und andere Mittelverwendungen für die 
Ortschaftsräte, die nicht auf eigene Beschlüsse des Ortschaftsrates zurückgehen, werden hier 
nicht tiefer thematisiert.  
 
1 Die Aufgaben und Befugnisse des Ortschaftsrats ergeben sich aus § 67 der Sächsischen 
Gemeindeordnung (SächsGemO) und aus der Hauptsatzung der Stadt Leipzig. 
9 von 20 in Zusammenstellung
Seite 4 von 14 
C. Verwaltungsinterne Verwendung von 
Brauchtumsmitteln 
 
Die Ortsteile mit ihren jeweiligen Organen Ortschaftsrat und Ortsvorsteher (OV) sind Teile der 
Stadt Leipzig. Die Ortschaftsräte erhalten finanzielle Mittel zur Gewährleistung ihrer 
Arbeitsfähigkeit und Aufgabenerfüllung. Dieser Anspruch ist gesetzlich in § 67 SächsGemO 
geregelt. Alle Mittel, die durch den Ortsvorsteher in Ausführung der eigenen Beschlüsse des 
Ortschaftsrates ausgegeben werden, werden der ortschaftsverwaltungsinternen Verwendung 
zugeordnet. Trotz der Bezeichnung als verwaltungsintern, dürfte es im Regelfall hier zu einer 
Auszahlung von Geldern an private Dritte kommen. Da jedoch hier die Aufgabenerfüllung 
durch den Ortschaftsrat selbst vorgenommen wird, liegt dennoch ein Fall der 
verwaltungsinternen Verwendung vor. Beispiele für diese nur intern verwendeten Gelder sind 
im Folgenden aufgeführt. 
I. Was gilt als verwaltungsinterne Verwendung? 
 
Folgende Verwendungen werden als verwaltungsintern gehandhabt, da ihre Verwendung auf 
Beschluss des OR aus seinen Mitteln erfolgt und der OR hier auch der Ausführende bzw. 
Auftraggeber ist (Aufzählung nicht abschließend): 
- Repräsentationsmittel des Ortschaftsrates/des Ortsvorstehers 
o kleine Präsente oder Blumensträuße für verdiente Bürgerinnen und Bürger, 
Geburtstage oder Jubiläen, je nach Anlass maximal i.H.v. 20-50 € 
o ggf. Pflege der offiziellen Homepage des Ortschaftsrates 
o ggf. Zusatzkosten zu Gemeindeblättern (über Druckkostenzuschuss hinaus) 
- Ausgaben, die über das dafür vorgesehene Geschäftsausgaben-Budget im BfR 
hinausgehen, z.B. Zeitungsabonnements 
- vertragliche Entgelte für Leistungen privater Dritter im Auftrag des Ortschaftsrates zur 
Wahrnehmung seiner Aufgaben: 
o Werbemittel (diese sind generell im Vorfeld mit dem Büro für 
Ratsangelegenheiten abzusprechen) 
o Bau- und Errichtungskosten im Rahmen der Aufgaben des Ortschaftsrates, 
soweit nicht von der Stadtverwaltung oder dem Stadtrat getragen, z.B. 
Informationstafeln, Sport- und Spielplätze, Fahrradstellplätze, Grünanlagen, 
Denkmalsanierung, Wegeerneuerung, (diese sind vor Beauftragung mit dem 
jeweiligen Fachamt abzusprechen) 
- Kosten für durch den Ortschaftsrat bzw. den Ortsvorsteher selbst veranstaltete 
Ortsfeste und Veranstaltungen (z.B. Sommerfest, Herbstfest, Weihnachtsmarkt, 
Silvesterlauf…) 
II. Was ist bei der internen Verwendung zu beachten? 
 
Bei der internen Verwendung gelten keine erweiterten rechtlichen Vorgaben des 
Zuwendungsrechts, weil keine öffentlichen Gelder an private Dritte ohne Gegenleistung 
gegeben werden. Hier muss lediglich beachtet werden, dass die Gelder entsprechend des 
Zwecks, für den sie im Haushalt bereitgestellt wurden, verwendet werden. Bei Investitionen, 
welche die Stadtverwaltung im Namen der Ortschaftsräte zur Erfüllung ihrer Aufgaben tätigen 
soll, ist das jeweilige Anliegen mit dem zuständigen Amt und dem Büro für 
Ratsangelegenheiten abzusprechen. 
10 von 20 in Zusammenstellung
Seite 5 von 14 
Jedoch können hier Konstellationen vorliegen, in denen zusätzlich Vergaberecht einzuhalten 
ist. Um eine rechtmäßige Verteilung öffentlicher Gelder zu ermöglichen, müssen dann z.B. 
mehrere Angebote verschiedener Anbieter am Markt eingeholt werden.  
Auf die Geltung der Grundsätze der Vergabepolitik, der Vergabeordnung und aller weiteren 
einschlägigen vergaberechtlichen Gesetze, Richtlinien und Vorgaben der Stadt Leipzig wird 
an dieser Stelle hingewiesen. (Siehe auch im Anhang: Übersicht zu Vergabegrenzen) 
Im Zweifelsfall können Fragen an das Büro für Ratsangelegenheiten, welches die betroffenen 
Fachämter und das Rechtsamt einbeziehen kann, gerichtet werden.  
III. Mittelabruf bei interner Verwendung 
 
Verwaltungsinterne Verwendungen, wie in Kapitel C.I aufgeführt bedürfen eines Beschlusses 
des Ortschaftsrates, in dem der Zweck und die Höhe der Ausgabe klar formuliert ist. Dies ist 
im Protokoll der Sitzung zu dokumentieren. Erst bei Vorlage eines solchen vollständigen 
Protokollauszuges kann das BfR entsprechende Gelder an ausführende Ämter oder 
Dienstleister anweisen. Der Ortsvorsteher teilt dem BfR die entsprechende Kontoverbindung 
mit.  
D. Externe Verwendung – Zuwendung von Mitteln an 
außerhalb der Verwaltung stehende Dritte 
 
Wenn im Rahmen der Ortschaftsaufgaben Gelder an außerhalb der Stadtverwaltung stehende 
Dritte ausgezahlt werden sollen, die ein Vorhaben eigenverantwortlich durchführen, dann 
sind spezielle zuwendungsrechtliche Regelungen zu beachten. Dies kann zum Beispiel 
geschehen, um ein ortsteilbezogenes Fest von einem ortsansässigen Fußballverein zu 
unterstützen. Anträge können mittels der Formulare direkt bei den Ortschaftsräten eingereicht 
werden und gehen dann ans Büro für Ratsangelegenheiten. (Siehe zum Verfahrensablauf 
auch Abschnitt D. VII.) 
Bei der Vergabe von Mitteln an Dritte sind grundsätzlich die Vorgaben der jeweils aktuellen 
Fassung der Rahmenrichtlinie zur Vergabe von Zuwendungen der Stadt Leipzig an außerhalb 
der Stadtverwaltung stehende Stellen (Zuwendungsrichtlinie)2 einzuhalten.   
Die dort aufgeführten Verfahrens- und Formvorschriften werden auf Grund des umfangreichen 
Dialogs mit den Ortsvorstehern zur Praxis und den besonderen Erfordernissen bei der 
Vergabe von Brauchtumsmitteln an Dritte wie folgt ergänzt:  
1. Vereinfachtes Verfahren bei Kleinstförderungen bis 1000,00 €: 
Projektförderungen in den Ortschaften bis 1000 € können in einem vereinfachten 
Antragsverfahren vergeben werden. Der reguläre Beschlussprozess im OR bleibt davon 
unberührt. Im Antrag ist dann nur der Verwendungszweck und -zeitraum anzugeben, aber kein 
gesonderter Finanzplan. Der Zuwendungsbescheid wird gekürzt. Auch der 
Verwendungsnachweis erfolgt ohne zahlenmäßigen Nachweis – nur mit der Versicherung der 
zweckbestimmten Verwendung der Gelder und einer Kurzbeschreibung der durchgeführten 
Maßnahme.  
 
2 Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung geltender Beschluss: VI-DS-01241-NF-05    
11 von 20 in Zusammenstellung
Seite 6 von 14 
 
 
2. Identifikationsdokumente nur bei erstmaliger Antragstellung oder Änderungen 
Da in den Ortschaften die Antragsteller oftmals regelmäßig Anträge stellen und damit bekannt 
sind, wird die Beifügung von Identifikationsnachweisen bei jeder Antragstellung als zusätzliche 
bürokratische Hürde gesehen. Daher müssen Identifikationsnachweise wie 
Vereinsregisterauszüge oder Kopie des Personalausweises (bei nicht-juristischen Personen) 
nur bei erstmaliger Antragstellung oder, wenn diese bisher nicht vorlagen, erfolgen. Bei 
Änderungen sind die Antragsteller verpflichtet, den jeweils aktualisierten 
Identifikationsausweis unaufgefordert und umgehend dem BfR zukommen zu lassen.  
3. Anpassung der Formulare (siehe Anlagen) 
Die bestehenden Formulare werden endsprechend der o.g. Punkte angepasst und - wo 
möglich - gekürzt. Insbesondere werden die bisher getrennten Dokumente Mittelabforderung 
und Rechtsbehelfsverzicht in einem Formular zusammengefasst, um die Dokumentenzahl zu 
reduzieren. Mittelabforderungen von mehreren bewilligten Projekten vom selben Antragsteller 
können auch zusammen abgefordert werden, wenn die Summen entsprechend kenntlich 
gemacht werden.  
 
Weiterhin können die für Leistungen an außerhalb der Stadt stehende Dritte gegebenen Mittel 
in der Summe so hoch sein, dass die Grenzwerte des Vergaberechts erreicht werden. Die 
vergaberechtlichen Bestimmungen sind dann auch von den privaten Zuwendungsempfängern 
einzuhalten. Sofern aufgrund des Umfangs des beantragten Projektes Zweifel darüber 
bestehen, ob Vergaberecht anwendbar ist, steht das Büro für Ratsangelegenheiten als 
Ansprechpartner zur Verfügung, welches die Fachämter oder das Rechtsamt einbeziehen 
kann. (Siehe auch im Anhang: Übersicht zu Vergabegrenzen) 
 
I. Wann werden Mittel an Dritte außerhalb der Stadtverwaltung 
vergeben? 
 
Mittel der Ortschaftsräte werden extern an außerhalb der Stadt Leipzig stehende Dritte 
vergeben, wenn der Zuwendungsempfänger kein Teil der Gebietskörperschaft der Stadt 
Leipzig ist. Zur Stadt Leipzig gehören z.B. der Ortsteil und dadurch auch der Ortschaftsrat bzw. 
der Ortsvorsteher sowie Einrichtungen der Stadt (z.B. Schulen), nicht aber z.B. die örtliche 
Kirchgemeinde oder Vereine. 
 
Wie oben beschrieben, handelt es sich hierbei um diejenigen Mittel, die an außerhalb der Stadt 
stehende Dritte gegeben werden und hierfür keine Gegenleistung/Dienstleistung erfolgt, die 
der Ortschaftsrat für die eigene Ausführung seiner Aufgaben einsetzt. Vielmehr werden die 
jeweiligen Zwecke (z.B. Förderung der sportlichen Leistungen in der Ortschaft) von den 
Zuwendungsempfängern dann selbst ausgeführt (z.B. in Form eines Sportfestes). 
Zu den zuwendungsfähigen Aufwendungen gehören projektbezogene Personal- und 
Sachkosten, die während des Bewilligungszeitraums zur Erreichung des Zuwendungszwecks 
unmittelbar erforderlich, geschäftsüblich und unter Beachtung der Grundsätze der 
Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit angemessen sind. 
12 von 20 in Zusammenstellung
Seite 7 von 14 
II. An wen dürfen Mittel nach außen vergeben werden? 
 
Antrags- und somit förderberechtigt sind:  
- natürliche Personen 
- Vereine mit Sitz in der Ortschaft oder die in der Ortschaft tätig bzw. vor Ort von 
besonderer Bedeutung für die Ortschaft sind  
- andere juristische Personen des Privatrechts 
- teilrechtsfähige Personengesellschaften 
- Verbände, Initiativen, Interessengemeinschaften 
- Kirchgemeinden 
Nicht förderberechtigt sind:  
- Körperschaften und Einrichtungen der Stadt Leipzig (z.B. Schulen)  
- Antragsteller, die ihr Projekt nicht in der beantragten Ortschaft realisieren wollen bzw. 
deren Projekt nicht der beantragten Ortschaft zu Gute kommt 
III. Welche Voraussetzungen müssen vorliegen, damit Mittel 
überhaupt an Dritte gegeben werden dürfen? 
 
Zuwendungen müssen zweckgebunden sein und dürfen nur im Rahmen der im Haushalt 
bereitgestellten Mittel gewährt werden. Die haushaltsrechtlichen Grundsätze der 
Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind stets zu beachten. Zuwendungen dürfen nur im 
jeweiligen Haushaltsjahr gewährt werden.  
Zuwendungen an Dritte dürfen ferner im Einzelfall nur gewährt werden, wenn 
- an der Erfüllung der Maßnahme ein Interesse des Ortsteils besteht oder gemeinnützige 
Ziele verfolgt werden,  
- das Vorhaben trotz angemessener Eigenbeteiligung ohne die Zuwendung nicht oder 
nicht im notwendigen Umfang durchgeführt werden kann (Eigenbeteiligung kann auch 
in Form von nicht-geldwerten Leistungen wie Einsatz Ehrenamtlicher geleistet werden; 
dies ist im Antrag zu erläutern), 
- die Gesamtfinanzierung nachgewiesen ist (die Finanzierung gilt auch als gesichert, 
wenn der Ortschaftsrat per Beschluss diese in voller Höhe zuspricht),  
- der Zuwendungsempfänger organisatorisch zur Maßnahmendurchführung befähigt 
und ein Nachweis über die Mittelverwendung als gesichert erscheint (z.B. Nachweis 
durch Angabe der Vereinsregisternummer, Bekanntheit des Antragstellers beim 
Zuwendungsgeber bzw. bei Bedarf Identifikationsnachweis bei natürlichen Personen). 
Eine Förderung bereits begonnener oder durchgeführter Projekte ist grundsätzlich nicht 
zulässig. Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss von der Ausführung 
zuzurechnenden Lieferungs- und Leistungsverträgen (ohne Rücktrittsrecht) zu werten. Der 
Zuwendungsempfänger muss mit dem Beginn des Vorhabens warten, bis die Entscheidung 
durch einen Zuwendungsbescheid gefällt wurde. 
Generell gilt, dass eine Auszahlung der Mittel für die externe Zuwendung von Seiten der 
Stadtverwaltung nur dann erfolgt, wenn die in dieser Regelung beschriebenen 
Voraussetzungen eingehalten werden. 
IV. Beispiele für verwaltungsexterne Zuwendungen an Dritte 
 
Die hier genannten Punkte sind klassische Beispiele für verwaltungsexterne Zuwendungen an 
außerhalb der Stadt stehende Dritte, die entweder für den Ortschaftsrat Aufgaben ausführen 
13 von 20 in Zusammenstellung
Seite 8 von 14 
oder die Mittel vergeben werden, weil es grundsätzliche Aufgabe des Ortschaftsrates ist, Dritte 
hiermit zu fördern. 
- Mittel für Veranstaltungen durch private Dritte, die für jedermann offen sind, z.B.  
o Kirchen: Kirchweihfeste, Erntedankfest, … 
o Sport- und Freizeitvereine: Wettkämpfe, Trainingslager, Silvesterlauf, … 
o Heimat- und Kulturvereine: Vortrags- oder Brauchtumspflegeveranstaltungen 
- Mittel für Projekte zur Pflege der Ortshistorie durch private Dritte, z.B. Einrahmen und 
öffentliches Aufhängen einer Ortskarte, Erstellung einer Ortschronik, Herstellung eines 
plastischen Ortsmodells, 
- Projekte, die den Einwohnern der Ortschaft zu Gute kommen (im begründeten 
Ausnahmefall kann dies auch außerhalb der Ortschaftsgrenzen stattfinden) 
- Unterstützungen für Gebäudesanierungen und Reparaturen von Eigentum 
ortsansässiger Vereine und Verbände (hier gilt aber die oben erwähnte Einschränkung, 
dass öffentliche Zwecke verfolgt werden müssen), z.B. Zaunreparaturen, 
Fassadensanierung eines Vereinshauses …, die vom Verein selbst vorgenommen 
werden 
- Förderungen für Neuanschaffungen und Investitionen von ortsansässigen Vereinen 
und Verbänden, z.B. für Tischtennisplatten oder Sitzbänke auf dem Vereinsgelände, 
Musikanlagen, Mikrophone, Instrumente, Mobiliar, Turn- und Sportgeräte, 
Bastelmaterial und Spielzeug, Theaterrequisiten, Flyer und Informationsmaterial, … 
Bei Anschaffungen für Vereine gilt, dass diese im Rahmen bestimmter 
Abschreibungszeiträume für eine gewisse Öffentlichkeit nutzbar sein müssen. Auch ist 
die Wirtschaftlichkeit von Anschaffungen zu bedenken, so dass bspw. nicht jeder 
Verein eine eigene Musikanlage benötigt, sondern diese auch ggf. gemeinsam genutzt 
werden könnte. 
Die aufgezählten Beispiele müssen sich im Einzelfall immer im Rahmen der gesetzlichen und 
satzungsgemäßen Aufgaben des Ortschaftsrates befinden und die allgemeinen 
Voraussetzungen einhalten (siehe weitere Gliederungspunkte unten). 
V. Nicht zulässige Zuwendungen an Dritte 
 
Generell ausgeschlossene Zuwendungen an private Dritte sind: 
- zahlungsunwirksame Aufwendungen (insbesondere Abschreibungsaufwand, Bildung 
von Rücklagen oder Rückstellungen, sonstiger kalkulatorischer Aufwand) 
- Finanzierungsaufwendungen (Zinsen, Abschreibungen, Kautionen) 
- Erstattung von Mahngebühren 
- Spenden 
- Mittel für dauerhafte Personalkosten (nur einmalige Honorare bzw. zeitlich begrenzte 
Personalkosten konkret für die Projektdurchführung sind zulässig) 
- Pfandkosten 
- Aufwendungen für die Herstellung und Vervielfältigung von kommerziell zu 
vertreibenden Produkten 
- laufende Kosten für dauerhaft wiederkehrende Posten (z.B. Strom, Wasser, Gas, 
freiwillige Versicherungen, Leasingkosten für Fahrzeuge, …) 
Einzelfalllösungen sind ggf. mit dem BfR im Vorfeld der Antragstellung abzusprechen.  
  
14 von 20 in Zusammenstellung
Seite 9 von 14 
VI. Welche Voraussetzungen müssen Dritte erfüllen, damit Ihnen 
Mittel zugewandt werden können?  
 
Ein Anspruch der Antragsteller auf Förderung besteht grundsätzlich nicht. Eine Förderung von 
außerhalb der Stadt Leipzig stehenden Stellen kann nur gewährt werden, wenn die folgenden 
Voraussetzungen vorliegen:  
Die Antragsberechtigten müssen Aufgaben erfüllen, die im Interesse der Stadt Leipzig bzw. 
der jeweiligen Ortschaft liegen, aber sie dürfen nicht zur Stadt Leipzig und ihrer Organe selbst 
gehören. Gesellschaften müssen eine ausreichend gefestigte, rechtliche Struktur aufweisen, 
dem Ortschaftsrat als solche bekannt sein bzw. diese im Bedarfsfall auf Verlangen durch 
Vorlage des Gesellschaftsvertrags oder der Eintragung im Handelsregister bzw. 
Vereinsregister nachweisen können. Bei der Bezeichnung des Zuwendungsempfängers ist 
immer auch der verantwortliche Vertreter anzugeben. 
Wenn die Zuwendungsempfänger ihren notwendigen Eigenanteil durch unbare 
Eigenleistungen (z.B. ehrenamtliches Engagement) erbringen wollen, so ist dies im Antrag 
kurz zu erläutern und nach vorheriger Zustimmung durch den zuständigen Ortschaftsrat 
grundsätzlich zulässig. 
Mit dem zu fördernden Vorhaben darf noch nicht begonnen worden sein; der Zeitpunkt für 
Lieferungen oder Leistungen darf nicht vor der Bewilligung liegen. Von dem Verbot des 
vorzeitigen Vorhabenbeginns kann im begründeten Einzelfall auf schriftlichen Antrag an den 
zuständigen Ortschaftsrat hin und auf eigenes Risiko des Antragstellers abgewichen werden.  
Eine Doppelförderung, d.h. die Beantragung von Mitteln bei bereits bewilligter Förderung für 
dieselbe Maßnahme, ist unzulässig. Die Leistungserbringung und die Rechnungslegung für 
die Ausführung muss im selben Jahr erfolgen. 
 
VII. Ablauf des Antragsverfahrens und Fristen 
 
Die Vergabe von Brauchtumsmitteln an externe Dritte bedarf eines Beschlusses des 
zuständigen Ortschaftsrates. 3  Das Büro für Ratsangelegenheiten (BfR) erlässt auf Grundlage 
der Entscheidung des OR entsprechende Bescheide, sofern die formalen Vorgaben erfüllt 
sind.  Hierzu stellt der potentielle Zuwendungsempfänger einen schriftlichen Antrag. In der 
Regel bedient sich der Ortsvorsteher zur Absicherung des Verwaltungsverfahrens 
(Bewilligung, Information an Antragsteller zu Ablehnungen, Änderungen, 
Widerspruchsbescheid, Aufhebung und Rückforderung) dem BfR als Bewilligungsbehörde. 
Dem BfR steht jedoch keine Entscheidungsbefugnis zu, abgesehen von formalen Hinweisen 
im Rahmen der Verwaltungsvorschriften. Die Antragstellung soll mittels der durch das BfR zur 
Verfügung gestellten Antragsformulars erfolgen.  
 
Der Antrag muss die zur Beurteilung der Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendung 
erforderlichen Angaben enthalten. Der Förderantrag umfasst notwendigerweise:  
 
• Angaben zum Antragsteller: Kontaktdaten, ggf. vertretungsberechtigte Person(en) (bei 
Vereinen, Institutionen oder Gesellschaften), Kurzbeschreibung, Rechtsform mit 
entsprechendem Nachweis (bei erstmaliger Antragstellung oder Änderungen), z.B. 
 
3 Die Umsetzung erfolgt im Rahmen des geltenden Haushaltsrechtes.  
15 von 20 in Zusammenstellung
Seite 10 von 14 
Angabe Vereinsregisternummer oder bei Bedarf Identifikationsnachweis bei 
natürlichen Personen,  
 
• Angaben zum Verwendungszweck in Form einer kurzen Beschreibung des Vorhabens 
unter Erläuterung der angestrebten Ziele bezogen auf den Nutzen für die jeweilige 
Ortschaft, 
 
• Angaben zur Gesamtfinanzierung des Projekts in Form eines tabellarischen Kosten- 
und Finanzierungsplans (siehe Musterformblatt, ausgenommen Kleinstförderungen bis 
1000 € - diese benötigen keinen Kostenplan; s. oben). 
 
Unterschiedliche beabsichtigte Förderzwecke bedürfen ggf. mehrerer Zuwendungsanträge, 
die jeweils eigene Beschlüsse mit Voten bzw. Unterpunkte mit separaten Geldsummen 
erfordern können.  
 
Weitere Zuwendungen für das beantragte Projekt, welche der Antragsteller im selben 
Haushaltsjahr bereits beantragt oder bewilligt bekommen hat, sind bei der Antragstellung 
aufzuführen, auch wenn über diese noch nicht entschieden worden ist. Im Antrag ist zu 
erklären, ob der Antragsteller allgemein oder für das betreffende Vorhaben zum 
Vorsteuerabzug nach § 15 UStG berechtigt ist. Ist dies der Fall, so hat der Antragsteller die 
sich ergebenden Vorteile auszuweisen und bei der Ermittlung der zuwendungsfähigen 
Aufwendungen abzusetzen. 
 
Anträge können im jeweiligen Haushaltsjahr laufend gestellt werden, jedoch sind auf Grund 
der Jährlichkeit folgende Fristen bei der Verwendung der Mittel zu beachten: 
 
Fristen:  
• 15.12. des Haushaltsjahres - Schlussdatum für Auszahlungen im jeweiligen Haushaltsjahr 
(nachträgliche Buchungen bis 15.01. des Folgejahres nach Rücksprache mit BfR möglich) 
• 15.12. des Haushaltsjahres - Schlussdatum für Mittel-Beschlüsse des Ortschaftsrates 
• 31.01. des folgenden Jahres - Schlussdatum für Einreichen des Verwendungsnachweises 
 
Falls mit den vom Zuwendungsantragsteller beabsichtigten Maßnahmen weitere behördliche 
Genehmigungen oder Gestattungen verbunden sind, sind diese vom 
Zuwendungsantragsteller in eigener Verantwortung bei den zuständigen Behörden 
einzuholen. 
 
Sofern sich der Zweck der beantragten Maßnahme grundsätzlich ändert oder sich der 
finanzielle Bedarf erhöht, muss dies dem Büro für Ratsangelegenheiten bzw. dem 
Ortsvorsteher angezeigt werden. Der Ortschaftsrat muss über die Änderung erneut 
entscheiden. 
 
VIII. Ablauf des Bewilligungsverfahrens  
 
Der Ortschaftsrat beschließt über die Gewährung von Zuwendungen an außerhalb der 
Stadtverwaltung stehende Stellen.  
 
Alle eingegangenen Anträge werden registriert, nummeriert, formal geprüft und für die 
nächstfolgende ordentliche Sitzung des Ortschaftsrates vorbereitet. Der Ortschaftsrat trifft die 
Entscheidung nach pflichtgemäßem Ermessen auf Grundlage tragfähiger Argumente, soweit 
Mittel in seinem Budget zur Verfügung stehen. Der Ortschaftsrat kann bei der 
Entscheidungsfindung jedoch auch in gewissem Umfang eigene Förderschwerpunkte setzen, 
die der Umsetzung seiner Aufgaben und den Interessen der Stadt Leipzig dienen. Mit den 
16 von 20 in Zusammenstellung
Seite 11 von 14 
Brauchtumsmitteln ist jedoch intendiert, so viele Menschen und Zielgruppen wie möglich 
anzusprechen. Der Beschluss darf keinem höherrangigen Recht widersprechen. 
 
Wie bei jedem anderen Beschluss des Ortschaftsrates auch sind die gesetzlichen Vorschriften 
zur Befangenheit zu beachten. Ist ein Mitglied des Ortschaftsrates bei einem Antragsteller in 
einer führenden Position, mit diesem verwandt oder anderweitig durch eine Bewilligung direkt 
begünstigt, muss dies dem Ortschaftsrat angezeigt werden. Das Mitglied muss sich bei der 
Abstimmung als befangen erklären und darf an dieser nicht teilnehmen. Die 
Befangenheitserklärung ist im Protokoll zu vermerken. Wichtigste Rechtsgrundlage in dieser 
Frage sind §§ 19 und 20 SächsGemO.  
 
Über jeden Beschluss muss Protokoll geführt werden; es gelten die Grundsätze von 
Transparenz und Offenheit. In jedem Beschluss müssen daher der Verwendungszweck, der 
Zuwendungsempfänger und die zugesprochene Summe explizit ausformuliert werden. (Hierzu 
kann auch das beigefügte Mustervotenblatt verwendet werden.) Das BfR ist über den 
konkreten Beschluss mittels Protokollauszug oder Votenblatt zeitnah zu informieren.  
 
Auf Grundlage des Beschlusses des Ortschaftsrates wird ein entsprechender 
Bewilligungsbescheid erlassen. Dies soll über das anhängende Muster geschehen. Bei einer 
Ablehnung durch den Ortschaftsrat wird der Antragsteller informiert, dass der Antrag im 
beschließenden Gremium keine Mehrheit gefunden hat. 
 
IX. Bewilligungsbescheid 
 
Der Bewilligungsbescheid muss eine Reihe von Pflichtangaben enthalten, um rechtmäßig zu 
sein. Für die Bescheiderstellung ist das beigefügte Muster zu verwenden.  
Die Allgemeinen Nebenbestimmungen - ANBest (siehe Anlage) müssen immer zum 
Bestandteil des Zuwendungsbescheides gemacht werden. Sie enthalten Auflagen und 
Bedingungen im Sinne des § 36 VwVfG sowie notwendige Erläuterungen und haben 
Außenwirkung. Darüber hinaus verpflichten die Nebenbestimmungen den 
Zuwendungsempfänger zum Einhalten bestimmter Regelungen und zur Beachtung der 
Grundsätze des öffentlichen Haushaltsrechts. Dies dient dem Schutz des Ortschaftsrates und 
der Stadt Leipzig. Ergänzend zu den ANBest können weitere Regelungen im 
Zuwendungsbescheid festgelegt werden, z.B. Auflagen, die im Beschluss des Ortschaftsrates 
festgelegt wurden.  
Bei Förderung von Bauvorhaben müssen ferner die baufachlichen Nebenbestimmungen zum 
Zuwendungsbescheid NBest-Bau (siehe Anlage) mit als Nebenbestimmung aufgenommen 
werden.  
Bei Projektförderung soll sich der Bewilligungszeitraum nach der Projektdauer richten. Der 
Zeitraum des Haushaltsjahres ist dabei jedoch nicht zu überschreiten. 
Im Zuwendungsbescheid ist zusätzlich der nachstehende Satz auszuweisen: „Aus der 
Gewährung der Zuwendung kann nicht auf eine künftige Förderung, insbesondere auch nicht 
im bisherigen Umfang, geschlossen werden.“  
Änderungen jeglicher Art (z.B. organisatorisch, zeitlich, inhaltlich, finanziell) müssen dem Büro 
für Ratsangelegenheiten bzw. dem Ortsvorsteher schriftlich angezeigt werden (z.B. formlos 
per Mail), sonst drohen u.U. Verlust der Förderzusage oder Rückzahlungsforderungen von 
Seiten der Stadt Leipzig. In weiterführenden Fragen (z.B. Erhöhung der Fördersumme, 
wesentliche Änderung des Förderzwecks) muss der Ortschaftsrat erneut entscheiden und ggf. 
ein Änderungsbescheid ergehen.  
17 von 20 in Zusammenstellung
Seite 12 von 14 
In die Zuwendungsbescheide/ -verträge ist regelmäßig unter Hinweis auf die vorläufige 
Haushaltsführung der Vorbehalt aufzunehmen, dass der Zuwendungsbescheid/ -vertrag 
widerrufen werden kann, wenn Haushaltsmittel nach dem festgestellten Haushaltsplan nicht 
vollständig verfügbar sind. 4 
Die Widerspruchsbehörde ist entsprechend der Rechtsbehelfsbelehrung der 
Zuwendungsbescheide das BfR.  
 
X. Auszahlungsverfahren 
 
Eine Gewährung der Zuwendungen und die Auszahlung durch die Stadtverwaltung kann nur 
nach Vorlage des schriftlichen Ursprungsantrags und des Bewilligungsbescheides erfolgen. 
Die Abforderung erfolgt durch den Zuwendungsempfänger mit dem Formular zum 
Mittelabruf beim Büro für Ratsangelegenheiten. 
 
Die bewilligte Zuwendung darf zudem erst nach Bestandskraft (Ablauf der Rechtsbehelfsfrist 
oder Verzicht auf Rechtsbehelfe) des Zuwendungsbescheides angefordert werden. Ein 
Teilwiderspruch gegen nicht bewilligte Antragsbestandteile behindert die Bestandskraft des 
bewilligten Teiles nicht. Verzichtet der Zuwendungsempfänger schriftlich auf die Einlegung 
eines Rechtsbehelfs, führt dies zur vorzeitigen Bestandskraft des Zuwendungsbescheides.  
 
Die Auszahlung erfolgt als nicht rückzahlbarer Zuschuss. Die Mittel sind wirtschaftlich sparsam 
und antragsbezogen einzusetzen.  
 
Nicht abgeforderte Mittel können nicht ohne vorherigen Rücknahmebescheid neu vergeben 
werden. Auszahlungen können i.d.R. nicht auf private Konten der Mitglieder des 
Ortschaftsrates ausgezahlt werden. Ausnahmetatbestände können im Zuwendungsbescheid 
und nach Rücksprache mit dem BfR geregelt werden.  
 
Entsprechend Ratsbeschluss RBV-1286/12 werden alle Zuwendungen der Stadt Leipzig an 
außerhalb der Stadtverwaltung stehende Stellen jährlich im Zuwendungsbericht erfasst und 
veröffentlicht. Die zu veröffentlichenden Daten beinhalten  
- den Empfänger der Förderung,  
- die Art der Zuwendung, 
- die vom Empfänger beantragten Mittel, 
- die dem Empfänger bewilligten Mittel, 
- die vom Empfänger abgerufenen Mittel und 
- die Verwendung der abgerufenen Mittel. 
 
XI. Wie kann die Mittelverwendung überprüft werden? 
 
Der Zuwendungsempfänger hat die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel nachzuweisen. 
 
Bei Kleinstförderungen bis 1000 € sieht dies eine Kurzbeschreibung der durchgeführten 
Maßnahme ohne zahlenmäßigen Nachweis sowie einer Erklärung zur zweckmäßigen 
Verwendung der Gelder vor.  
 
Für Zuwendungen bis einschließlich 15.000 Euro ist ein einfaches Nachweisverfahren 
möglich. Der einfache Verwendungsnachweis besteht aus einem Kurzbericht und einem 
zahlenmäßigen Nachweis. Belege und Quittungen sind vom Zuwendungsempfänger 
aufzubewahren und nur auf Verlangen vorzulegen, nötigenfalls in Kopie. Erst bei 
 
4 Die Einhaltung geltenden Haushaltsrechts ist zu beachten.  
18 von 20 in Zusammenstellung
Seite 13 von 14 
Zuwendungen über 15.000 Euro sind mit dem Verwendungsnachweis auch Belege und 
Quittungen einzureichen.  
Der Verwendungsnachweis ist bis drei Monate nach Beendigung der Maßnahme beim BfR 
vorzulegen, spätestens aber bis zum 31.01. des Folgejahres. Entsprechende Formulare sind 
als Anlage beigefügt.  
 
Der Zuwendungsgeber ist berechtigt, Bücher, Belege oder sonstige Geschäftsunterlagen 
anzufordern sowie die Verwendung der Zuwendung durch örtliche Erhebung zu prüfen oder 
durch Beauftragte prüfen zu lassen. Der Zuwendungsempfänger hat die erforderlichen 
Unterlagen bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen. Die Belege müssen so 
aufgeschlüsselt werden, dass sie prüfungsfähig sind. Die nicht rechtzeitige Vorlage des 
Verwendungsnachweises kann zur Rückforderung führen. Dies entscheidet das BfR nach 
pflichtgemäßem Ermessen. 
 
Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Leipzig ist unabhängig von der Prüfung des 
Ortschaftsrates oder des BfR zur Prüfung beim Zuwendungsempfänger berechtigt. Es kann 
hierzu Bücher und Belege anfordern und einsehen sowie eigene Erhebungen vornehmen, die 
zur Erfüllung seiner Aufgaben notwendig sind. Dem Rechnungsprüfungsamt ist unaufgefordert 
eine Ausfertigung des Kontrollvermerks zu übersenden, soweit sich bei der Prüfung 
wesentliche Feststellungen ergeben. 
 
XII. Rückforderung von an externe Dritte vergebenen Mitteln 
 
Es kann der Fall eintreten, dass der Zuwendungsempfänger die erhaltenen Mittel nicht in voller 
Höhe oder nicht ordnungsgemäß für den geförderten Zweck einsetzt. Dann kann die 
Förderung ganz oder teilweise wieder zurückgefordert werden. Rückforderungen erfolgen 
i.d.R. durch das BfR. Der Ortsvorsteher wird hierüber vorher informiert. 
 
Vor einer Rückforderung muss der Zuwendungsbescheid, auf den die Zuwendung hin 
ausgezahlt wurde, (teilweise) aufgehoben werden. Dies kann z.B. durch Rücknahme oder 
Widerruf oder aufgrund von Unwirksamkeit durch Befristung erfolgen.  
 
Wird der Zuwendungsbescheid (teilweise) unwirksam oder mit Wirkung für die Vergangenheit 
zurückgenommen oder widerrufen, ist die Zuwendung - auch wenn sie bereits verwendet 
worden ist - (anteilig) zu erstatten. Die zu erstattende Leistung wird dann durch schriftlichen 
Bescheid festgesetzt. 
  
19 von 20 in Zusammenstellung
Seite 14 von 14 
ANHANG: Übersicht zu Vergabegrenzen 
 
Wichtig für Ortsvorsteher(innen): 
Wichtigste Vorschriften: VOL, SächsVergG, Geschäftsordnung der Stadt Leipzig zur Vergabe von Leistungen 
bei Bauleistungen im öffentlichen Raum (z.B. Aufstellung von Schaukästen, 
Hinweisschildern, Tischtennisplatten, Reparaturen/ Unterhaltungsmaßnahmen):               
 ausschließlich Kauf/ Beauftragung durch Fachamt! 
Vergabegrenzen bei Kauf/ Beauftragung durch Ortsvorsteher(in): 
für Lieferungen und Leistungen (z.B. Blumen, Präsente, Speisen & Getränke, Mieten für 
Toiletten bei Veranstaltungen, Catering):  
- bis 500 € Direktkauf, keine Einholung von Angeboten nötig 
- 500 - 2.500 € ein eingeholtes und dokumentiertes Angebot genügt 
- 2.500 - 25.000 € i.d.R. müssen drei Angebote eingeholt und dokumentiert werden 
 
für freiberufliche Leistungen (z.B. Auftritte von Künstlern bei Veranstaltungen, Grafiker, 
Ingenieure, Architekten): 
- lediglich den allgemeinen Haushalts- und Vergabegrundsätzen muss Rechnung getragen 
werden (Wirtschaftlichkeit & Sparsamkeit, Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung) 
- Empfehlung: bis 5.000 € Einholung eines Angebots, 5.000 € - 25.000 € drei Angebote 
 
Hinweis: Bei der Einholung von Angeboten sollte um Ausweisung der Umsatzsteuer gebeten werden. 
 
Wichtig für externe Zuwendungsempfänger (Vereine etc.): 
Wichtigste Vorschriften: VOL, VOB, SächsVergG, Geschäftsordnung der Stadt Leipzig zur Vergabe von Leistungen 
Vergabegrenzen: 
für Lieferungen und Leistungen (z.B. Grill, Judomatten, Bälle, Bücher, Bretter für Zaun, 
Speisen & Getränke, Mieten für Toiletten bei Veranstaltungen, kleinere Reparaturen von 
Verschleißerscheinungen, Catering, etc.):  
- bis 500 € Direktkauf, keine Einholung von Angeboten nötig 
- 500 - 2.500 € ein eingeholtes und dokumentiertes Angebot genügt 
- 2.500 - 25.000 € i.d.R. müssen drei Angebote eingeholt und dokumentiert werden  
 
für Bauleistungen (z.B. Neuanpflanzungen, Gewässerarbeiten, größere Reparaturen, 
Verankerung/Befestigung von Schaukästen, Hinweisschildern, Sanierung von Gebäuden): 
- bis 3.000 € Direktauftrag, keine Einholung von Angeboten nötig  
- 3.000 € - 25.000 € i.d.R. müssen drei Angebote eingeholt und dokumentiert werden  
 
für freiberufliche Leistungen (z.B. Auftritte von Künstlern bei Veranstaltungen, Grafiker, 
Ingenieure, Architekten): 
- lediglich den allgemeinen Haushalts- und Vergabegrundsätzen muss Rechnung getragen 
werden (Wirtschaftlichkeit & Sparsamkeit, Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung) 
-  Empfehlung: bis 5.000 € Einholung eines Angebots, 5.000 € - 25.000 € drei Angebote 
 
Hinweis: Bei der Einholung von Angeboten sollte um Ausweisung der Umsatzsteuer gebeten werden. 
20 von 20 in Zusammenstellung