Zuschlag für Beratungsleistung Digitalisierung Ordnungsamt - Teilprojekt Einwohnermeldeverfahren
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-00819
Datum: 2020-04-16
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-00819 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
Dezernat Umwelt, Ordnung, Sport 
 
 
Betreff: 
Zuschlag für Beratungsleistung Digitalisierung Ordnungsamt - Teilprojekt 
Einwohnermeldeverfahren 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung   Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung   Vorberatung 
FA Umwelt und Ordnung   Vorberatung 
Verwaltungsausschuss  27.05.2020 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Die bbvl mbH wird mit der Beratungsleistung zur Analyse der Anforderungen an ein 
modernes medienbruchfreies und effizientes Einwohnerverfahren für die Verwaltung und die 
Stadtgesellschaft beauftragt. 
 
 
Räumlicher Bezug: 
 
Gesamte Stadt 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
Innerhalb des Gesamtprojektes Digitalisierung Ordnungsamt wird das Teilprojekt 
„Umstellung des Einwohnermeldeverfahrens auf VOIS|MESO“ bearbeitet. Dazu ist die 
Analyse der Anforderungen an ein medienbruchfreies und effizientes 
Einwohnermeldeverfahren erforderlich. Mit der Beratungsleistung für diese Analyse soll die 
bbvl beauftragt werden.  
 
 
 
 
 
  

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Finanzielle Auswirkungen  nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge 01.01.- 31.12.20 40.731,32 
Innenauftrag: 
101011160002 
Sachkonto: 
44312000 
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung x nein  wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG x nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung x nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen x ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
  
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Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: >beim Ausfüllen bitte überschreiben: max. 60 Zeichen ohne Leerzeichen 
 
 trifft nicht zu  
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Der Vorschlag zur Beauftragung der bbvl mbH wurde einvernehmlich zwischen 
Ordnungsamt und Hauptamt abgestimmt.  
 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Nicht erforderlich. 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
entfällt 
 
III.  Strategische Ziele 
 
entfällt  
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IV. Sachverhalt 
 
1. Anlass 
 
Der Projektantrag „Digitalisierung Ordnungsamt“ wurde im Steuerungsgremium 
Digitalisierung und Veränderungsmanagement am 16.05.2019 beschlossen. Das Projekt 
umfasst die Umstellung von mehreren Fachverfahren des Ordnungsamtes auf neue 
Versionen bzw. andere Anwendungen, u.a. die Umstellung des Einwohnermeldeverfahrens 
MESO auf VOIS|MESO.  
 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Im Einsatz ist MESO in der Meldebehörde des Ordnungsamtes sowie in den Bürgerämtern 
der Stadt. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben existiert eine Vielzahl an internen und externen 
Schnittstellen zur Datenübermittlung aus dem Einwohnermeldeverfahren.  
Mit der Umstellung auf VOIS|MESO soll der Einsatz eines modernen medienbruchfreien und 
effizienten Einwohnermeldeverfahrens für die Verwaltung und die Stadtgesellschaft 
gewährleistet werden. 
VOIS|MESO soll als die Datendrehscheibe für alle weiteren Register dienen.  
Mit der Analyse der Anforderungen an ein medienbruchfreies und effizientes 
Einwohnerverfahren aus Benutzer- und Entwicklersicht soll die bbvl mbh beauftragt werden.  
 
Begründung: 
 
Die Beauftragung erfolgt als Anschlussauftrag des Projektes „Bürger-Service-Amt“, in 
welchem die bbvl im Zeitraum von April bis Juli 2019 tätig war. 
Im Projekt „Bürger-Service-Amt“ wurden durch die bbvl  interne Verwaltungsabläufe 
zwischen Bürgerämtern, Meldebehörde, Standesamt und Bürgertelefon betrachtet. Dabei 
wurden Schnittstellen betrachtet und Optimierungspotenzial herausgearbeitet. 
Für die Analyse der Anforderungen an ein neues Einwohnerverfahren hat die bbvl somit aus 
dem Projekt Bürger-Service-Amt umfangreiche Vorkenntnisse und kann auf den 
Zwischenergebnissen aus dem Projekt Bürger-Service-Amt anknüpfen. Die bbvl kann bei der 
Ist-Analyse darauf zurückgreifen, was sich in der Kalkulation niederschlägt. Bei Vergabe an 
eine andere externe Firma müsste aufgrund dessen mit einem höheren Auftragswert 
gerechnet werden.  
 
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Die Beratungsleistung soll innerhalb von 6 Monaten abgeschlossen sein. 
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Die Beratungsleistung wurde mit 40.731,32 € kalkuliert. Die Haushaltsmittel sind für Projekte 
der Digitalisierung der Verwaltung im Haushaltsjahr 2020 geplant (Innenauftrag 
101011160002, Sachkonto 44312000).. 
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Keine Auswirkung. 
 
  
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6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant     nicht nötig 
 
 
7. Besonderheiten  
 
keine 
 
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Die Systempflege des gegenwärtig eingesetzten Einwohnermeldeverfahrens MESO  
Wird durch den Verfahrenshersteller HSH bundesweit zum 31.12.2021 eingestellt. 
Ein Nichtbeschluss der Vorlage gefährdet die Ablösung des Verfahrens vor diesem Termin. 
 
 
 
 
Anlage: 
 
 Leistungsbeschreibung TP 1 OA.pdf 
 
 
Leistungsbeschreibung 
 
Beratungsleistung zur Analyse der Anforderungen an ein modernes 
medienbruchfreies und effizientes Einwohnerverfahren für die Verwaltung und die 
Stadtgesellschaft 
 
1. Einführung 
 
In der Stadtverwaltung Leipzig ist aktuell das Einwohnermeldeverfahren MESO im Einsatz.  
Die Systempflege wird durch den Verfahrenshersteller HSH bundesweit zum 31.12.2021 
eingestellt. MESO soll durch VOIS|MESO mit einem Umstellungsvorlauf von ca. 1,5 Jahren. 
abgelöst werden. 
Im Einsatz ist MESO in der Meldebehörde des Ordnungsamtes sowie in den Bürgerämtern 
der Stadt. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben existiert eine Vielzahl an internen und externen 
Schnittstellen zur Datenübermittlung aus dem Einwohnermeldeverfahren.  
 
Die Umstellung des Einwohnermeldeverfahrens ist Bestandteil des Projektes „Digitalisierung 
Ordnungsamt.“ 
 
2. Ziele  
 
Mit der Umstellung auf VOIS|MESO soll der Einsatz eines modernen medienbruchfreien und 
effizienten Einwohnerverfahrens für die Verwaltung und die Stadtgesellschaft gewährleistet 
werden. 
VOIS|MESO soll als die Datendrehscheibe für alle weiteren Register dienen.  
Das Kassen- und Statistikprogramm „FABIUS“ soll abgeschafft und alle Prozesse in das 
neue Kassenverfahren integriert werden. Die neue Gebührenkasse soll stadtweit einsetzbar 
sein. 
Alle Fachämter der Stadt Leipzig, welche personenbezogene Daten gesetzlich benötigen, 
nutzen die Daten mittels der VOIS Plattform. 
 
3. Aufgabenstellung 
 
Folgende Leistungen sind zu erbringen: 
Analyse aller Anforderungen (funktionale und nicht funktionale) an ein medienbruchfreies 
und effizientes Einwohnerverfahren aus Benutzer- und Entwicklersicht, u.a. durch: 
- Prüfung der Ziele, Stakeholder und des Kontextes und deren aktualisierte finale 
Formulierung 
- Prüfung und Optimierung der bereits dokumentierte n Geschäftsprozesse im 
Melderecht 
- Ermittlung und Beschreibung von optimierten Gesch äftsprozessen im Pass- und 
Personalausweisrecht  
- Betrachtung/Analyse aller im Ergebnis vorliegende n Geschäftsprozesse 
einschließlich aller externen und internen Schnittstellen über die Systemgrenze 
hinaus (Ende zu Ende) mit der Zielstellung der medienbruchfreien, elektronischen 
Abbildung 
- Darstellung der Ergebnisse in verschiedenen Reife graden  
- Ermittlung von Geschäftsprozessen mit hohen Skale neffekten  
- Darstellung/Beschreibung dieser mittels eines mac hbaren elektronischen Workflows 
im Kontext der Implementierung im Serviceportal Sachsen 
- Anforderungsmodellierung aller Geschäftsprozesse in den versch. Reifegraden im 
Lastenheft/Pflichtenheft gemäß Mustervorlage 
- Abschließende Qualitätssicherung des Lasten- und Pflichtenheftes (organisatorischer 
Teil) 
- Entwicklung eines Qualitätssicherungskonzeptes zu r langfristigen Gewährleistung der 
Zielerreichung 
- Prüfung der vorhandenen Zeitschiene und Meilenste ine auf Machbarkeit unter 
Würdigung aller Rahmenbedingungen 
- Erhebung und Darstellung der bestehenden IT-Anwen dungsarchitektur und 
Modellierung der Soll-IT-Anwendungsarchitektur 
 
4. Rahmenbedingungen für den Beratungsauftrag 
Neben der Bestätigung der Erfüllung der o.g. Arbeitsaufgaben ist eine detaillierte 
Beschreibung der Durchführung der Leistung unter Angabe der anzuwendenden Prinzipien, 
Methoden und Modelle erforderlich. Außerdem sind die bereitzustellenden Zeit- und 
Personalressourcen des Auftraggebers einzuschätzen. 
Für die Beschreibung der Geschäftsprozesse ist die Geschäftsprozessmanagement-
Software ADONIS® (Vollversion) anzuwenden, die Prozesse sind mittels BPMN 2.0 zu 
modellieren. 
Für die Beschreibung/Modellierung der IT-Anwendungsarchitektur ist die Software ADOIT 
anzuwenden. 
Der Beratungsauftrag ist spätestens am 28.02.2020 abzuschließen.  
 
Die Ergebnisse sind in schriftlicher wie elektronischer Form zu dokumentieren und in einer 
Präsentation vorzustellen. 
 
5. Anlagen 
Anlage 1 – Organigramm Ordnungsamt 
Anlage 2 – interne und externe Schnittstellen MESO  
Anlage 3 – Mustervorlage Lastenheft 
 
 
Ansprechpartner:  
Ordnungsamt für Fragen zur Aufgabenstellung: 
Frau Hille – Abteilungsleiterin Kfz-Zulassungs-, Fahrerlaubnis-, Melde- und Passbehörde