Grundsatzbeschluss zum "Zentralen Büromöbelmanagement für die Stadtverwaltung Leipzig"
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-06913
Datum: 2022-08-11
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-06913
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff:
Grundsatzbeschluss zum "Zentralen Büromöbelmanagement für die 
Stadtverwaltung Leipzig"
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussfassung
FA Allgemeine Verwaltung Information zur 
Kenntnis
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 02.08.2022:
1. Das Dezernat Allgemeine Verwaltung wird beauftragt, gemeinsam mit den 
Fachdezernaten, die Einführung eines zentralen Büromöbelmanagements für die 
Stadtverwaltung Leipzig bis zum II. Quartal 2023 unter Einhaltung der unter 2.3 
angeführten Prämissen zu konzipieren und zur Beschlussfassung vorzulegen.
 
2. Das Dezernat Allgemeine Verwaltung wird beauftragt, Ausstattungsstandards für 
Büroarbeitsplätze, Beratungsräume und sonstige Flächen festzulegen, dabei ist die 
Nachhaltigkeit (u.a. Ressourcenverbrauch und Klimaschutz) als zentrales Ziel zu 
beachten. Die Standards sollen anschlussfähig für Spezialausstattungen sein.
 
Räumlicher Bezug
keine Relevanz
 
Zusammenfassung
 
Die Vorlage fasst den Grundsatzbeschluss, dass ein zentrales Büromöbelmanagement in 
der Stadtverwaltung konzipiert wird. Zudem sollen die entsprechenden Standards gesetzt 
werden.
 
Anlass der Vorlage:   
 
  Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss X  Verwaltungshandeln  
       
  Sonstiges:
 
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Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen x nein  wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen     
    
Steuerrechtliche Prüfung  x nein  wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG   nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung   nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen   ja  nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, nachfolgend angegeben
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
 
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Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
 Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
x Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
 Qualität im öffentlichen 
Raum
und in der Baukultur
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
 Nachhaltige Mobilität
 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschafts- struktur
x Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
 Vorsorgendes Flächen- 
und Liegenschafts-
management
 Erhalt und Verbesserung 
der
Umweltqualität
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport-
und Freiraum-angebote
 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale 
Stabilität  Wirkung auf Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
 Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt
 Bürgerstadt  Weltoffene Stadt
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
 Region  Vielfältige, lebendige 
Kultur- und Sportlandschaft
 Bezahlbares Wohnen  Stadtrat  Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung
 Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote
 Kommunalwirtschaft  Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
 Lebenslanges Lernen X Verwaltung  Imageprägende 
Großveranstaltungen
 Sichere Stadt    Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
      
Sonstige Ziele: 
 Trifft nicht zu     
 
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Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger 
(Strom, Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht möglich  erneuerbar  fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch x Aussage nicht möglich  ja  nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) x Aussage nicht möglich  ja  nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. 
Entsiegelung, Regen-
wassermanagement)
x Aussage nicht möglich  ja  nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 
5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)   
 
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
  ja  nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess)  nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
       
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
  Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
  liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
  wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
   
 
Sachverhalt
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
Die Einführung eines zentralen Büromöbelmanagements kann in unterschiedlicher 
organisatorischer Breite und Bearbeitungstiefe erfolgen. Dabei sind Ausprägungen von 
reiner Standardsetzung bis zur kompletten Beschaffung und Umzugslogistik denkbar. Mit der 
Vorlage und der einhergehenden Diskussion soll zunächst die grundsätzliche 
Dimensionierung besprochen werden. Im Ergebnis kann dann ein Konzept konkret auf die 
Vorstellungen entwickelt werden. Für die Konzepterstellung sind bereits in der 
Mitzeichnungsrunde zahlreiche Ansätze und Themen durch die Dezernate genannt worden, 
welche beachtet, bearbeitet und diskutiert werden müssen. Zudem ist festzustellen, dass die 
Dezernate die Ziele des zentralen Büromöbelmanagement teilen.
 
Die Mitzeichnungsrunde der Dezernate hat zusammengefasst drei wesentliche Punkte 
herausgestellt:
 
1. Zeitpunkt der Einführung (die meisten Dezernate votieren für 2024, um 2023 die 
entsprechenden Vorbereitungen zu treffen)
2. Abgrenzung von Büromöbelstandard zu Spezialbedarfen inkl. deren Finanzierung
3. Organisatorische Fragestellungen, ob eine Zentralisierung sinnvoll bzw. umsetzbar 
ist. 
 
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Die Vorlage zum Grundsatzbeschluss, also die Fragen 
1. Ist ein zentrales Büromöbelmanagement dem Grunde nach gewollt? und
2. die Zuordnung der Zuständigkeit dafür?
haben sich mit der Haushaltsplanung überschnitten, sodass auch im Rahmen der 
Mitzeichnung für die Ämter untrennbare Sachverhalte und Budgetfragen angeführt wurden. 
Diese wurden aber im Rahmen der Haushaltsklausur und der Mittelzuordnung zunächst 
festgelegt. Diese Fragestellungen sind auch weiterhin nicht Gegenstand dieser Vorlage. 
Inwiefern mit den Mittel in 2023 umgegangen wird, muss zu einem späteren Zeitpunkt 
gemeinsam mit dem Dezernat Finanzen besprochen werden.
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
entfällt
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
entfällt
 
III.  Strategische Ziele 
 
Die Einführung eines zentralen Büromöbelmanagements soll im Kern die finanzielle und 
ökologische Nachhaltigkeit der Verwaltung verbessern und einen effektiven Einsatz der 
materiellen Ressourcen gewährleisten. Ein Büromöbelmanagement ist dann ökologisch 
nachhaltig, wenn vorhandene Möbel möglichst lange genutzt werden. Hinzu kommen 
Aspekte der nachhaltigen Produktion unter Verwendung nachwachsender, ökologisch 
angebauter Rohstoffe. Gleichzeitig soll eine moderne, effektive und funktionsfähige 
Büroausstattung, die den Anforderungen an Arbeitsschutz und -sicherheit entspricht, für alle 
büronutzenden Verwaltungsbereiche gewährleistet werden. Mit dem zentalen 
Büromöbelmanagement soll das Erscheinungsbild der Stadtverwaltung angemessen 
ausgestaltet und gleichzeitig ein Beitrag für eine attraktive Arbeitgeberin geleistet werden.
 
IV. Sachverhalt 
 
1. Anlass 
 
Büromöbel werden bisher dezentral in jedem Fachamt, Referat oder Dezernat geplant und 
verwaltet. Der Beschaffungsvorgang erfolgt zentral durch das Hauptamt. Fehlende bzw. 
großzügige Vorgaben bezüglich Beschaffenheit und Umfang der Büromöbelausstattung 
führen allerdings dazu, dass die Auswahl zu beschaffender Büromöbel überwiegend den 
Fachämtern überlassen ist. Das Resultat ist aus stadtweiter Sicht ein inhomogener, nicht 
austauschbarer Büromöbelbestand in der Stadtverwaltung.
 
Aufgrund der optisch und funktionell sehr großen Unterschiede der einzelnen Büromöbel 
gestaltet es sich zunehmend schwieriger, im Rahmen der vielfach erforderlichen Umzüge auf 
räumliche und strukturelle Änderungen zu reagieren und eine einheitliche Möblierung bzw. 
eine Ergänzungsmöblierung mit zumutbarem Aufwand innerhalb einer Organisationseinheit 
zu gewährleisten. Das führt auch zu einer unprofessionellen Außendarstellung der 
Stadtverwaltung im Kundenverkehr, wenn beispielsweise unterschiedliche Dekors in den 
Büros vorherrschen. In der Folge nehmen die Fachämter vermehrt den Austausch gesamter, 
teilweise noch gebrauchsfähiger Möbelbestände vor, um ein einheitliches Dekor zu 
gewährleisten. Dies stellt kein wirtschaftliches und nachhaltiges Vorgehen dar.
 
Zudem führt die unterschiedliche Ausstattung mit Mobiliar dazu, dass die Fachämter „ihre“ 
Möbel bei Umzügen mitnehmen wollen/müssen. Das regelmäßige Bewegen von Mobiliar 
führt zu einem Qualitätsverlust, z. B. durch Beschädigungen beim Transport. Darüber hinaus 
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sind diese Möbeltransporte mit zusätzlichen Kosten durch die Beauftragung von Fachfirmen 
oder die Kapazitätsbindung des eigenen Hauspersonals verbunden.
 
Die dezentrale Ausstattungsverantwortung und die unterschiedliche Budgetzuteilung führen 
zudem zu qualitativen und quantitativen Unterschieden in der Büromöbelausstattung der 
Fachämter.
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Durch das Referat Verwaltungsunterbringung soll in Zusammenarbeit mit dem Hauptamt, der 
Stadtkämmerei und den Fachdezernaten der schrittweise Aufbau eines gesamtstädtischen 
Büromöbelmanagements konzipiert werden. 
 
2.1 Gestaltungsdimensionen
 
Die Ausprägung des zentralen Büromöbelmanagements kann in unterschiedlicher 
organisatorischer Breite und Tiefe erfolgen. Die genaue Ausgestaltung muss in einem 
Konzept (siehe Beschlusspunkt 1) definiert werden. Dabei müssen verschiedene Aspekte 
haushalterischer, organisatorischer und prozessualer Natur einbezogen werden. Die 
nachstehende Übersicht definiert erste Ansätze der Abwägungspunkte.
 
Abbildung 1: Mögliche Gestaltungsdimensionen eines zentralen Büromöbelmanagements
 
Planungsleistungen
Eine Standardisierung der Ausstattung muss erfolgen. Bei der Definition müssen 
u.a. der Standard-Bildschirmarbeitsplatz (inkl. Technik) und Arbeitsmöglichkeiten 
beschrieben werden. Außerdem sind Bedingungen für Abweichungen vom Standard 
klar zu benennen und feste Prozesse für die Genehmigung dieser zu definieren. 
Das Einrichten von Arbeitsflächen bedarf dann einer nutzergerechten Planung, 
welche die Erarbeitung des Bürokonzepts unter Einbezug der Standards und damit 
in Verbindung die objektkonkrete Möbelplanung abdeckt.
Beschaffungsleistungen
Es wird nur noch entsprechend des Standards beschafft. Der Prozess der 
Beauftragung muss entsprechend angepasst werden. Zudem müssen Fragen der 
Ersatzbeschaffung geklärt werden.
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Finanzierung
Die Finanzierung der Standardbüroaustattung inkl. Planungsleistungen soll zukünftig 
durch ein zentrales Budget erfolgen. Abweichungen oder Spezialbedarfe sind 
weiterhin aus den Amtsbudgets zu decken (bspw. Waffenschrank). Hier ist die 
Abgrenzung der Finanzierung zu diskutieren, damit möglichst wenig ungeklärte 
Einzelfälle zu entscheiden sind.
Die genaue Ausgestaltung des Budgets wird im Rahmen des Konzeptes bzw. der 
HH-Klausur erfolgen. 
Bewirtschaftung
Es müssen Fragen der dezentralen oder zentralen Bewirtschaftung des Budgets 
definiert werden. Zudem muss die Fragestellung der Inventarisierung und der 
Inventur (DA 27-2014) gänzlich neu gedacht werden.
Zudem entstehen hier Aufwandsfragen in der Bewirtschaftung. Diese müssen eruiert 
und als entsprechende Stellen eingerichtet werden.
“Rollout”
In der Dimension ist die Bandbreite festzulegen, wie das Ausrollen erfolgen soll. 
Dies kann Objektweise, Etagenweise oder Bereichsweise erfolgen. Ferner müssen 
sinnvolle Funktionscluster gefunden werden. Ebenfalls zu klären ist, in welchen 
Zyklen Möbel erneuert werden.
Umzugsmanagement
Wie sollen Umzüge in Zukunft erfolgen, z.B. wie ist der Umgang mit individueller 
Arbeitsplatzausstattung, wie erfolgt der Austausch nicht mehr verwendbarer Möbel?
 
Neben der inhaltlichen Aufarbeitung und Abwägung der Gestaltungsdimensionen müssen 
die nötigen organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen und aufgebaut werden.
 
2.2 Abwägung hinsichtlich der Vor- und Nachteile
 
Unter Beachtung unterschiedlicher Ausgestaltungsmöglichkeiten skizziert die nachstehende 
Übersicht die grundhafte Abwägung hinsichtlich der Vor- und Nachteile eines zentralen 
Büromöbelmanagements:
 
lfd.
Nr.
Vorteil Nachteil
1 Möglichkeit logistisch die 
aktivitätsbasierten Arbeitslandschaften 
in den künftigen Verwaltungszentren zu 
organisieren und mit einer 
Verantwortlichkeit zu versehen. Eine 
Vielzahl an Flächen werden durch alle 
Fachbereiche genutzt werden. Dennoch 
muss eine Zuständigkeit definiert 
werden. Die bisherigen Strukturen 
greifen dies nur unzureichend auf.
Ggf. schwierigere Abstimmungsprozesse 
aufgrund von amtsspezifischen 
Erfordernissen
2 Verbessern der finanziellen 
Nachhaltigkeit durch die Definition von 
Standards und damit einhergehenden 
Varianteneinschränkungen
Je nach Ausgestaltung ggf. längere 
Wartezeiten für die Ämter/Referate 
aufgrund der Priorisierung für die gesamte 
Stadtverwaltung – Reaktionszeit auf 
kurzfristige Bedarfe erschwert
3 Verbessern der ökologischen 
Nachhaltigkeit durch Optimieren der 
Abnahmemengen und 
Transporterfordernisse
Je nach Ausgestaltung ggf. zusätzlicher 
Bedarf an Lagerflächen
4 Verlängern des Lebenszyklus des 
Mobiliars
 
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5 Reduzieren von Transporterfordernissen  
6 Je nach Ausgestaltung ggf. Entlastung 
der Fachämter/Referate von 
Beschaffungsaufgaben
 
7 Erleichtern des Austauschs einzelner 
Möbelstücke aufgrund 
Varianteneinschränkungen bei 
Möbelfarben
 
Tabelle 1: Übersicht der Vor- und Nachteile
 
Die Zentralisierung soll im Kern die finanzielle und ökologische Nachhaltigkeit verbessern 
und einen effektiven Einsatz der materiellen Ressourcen gewährleisten. Zudem soll die 
Umsetzung von objektbezogenen Arbeitsplatzangeboten (aktivitätsbasierte 
Arbeitslandschaft) über die Ämtergrenzen hinaus ermöglicht werden. 
 
Ein Büromöbelmanagement ist dann ökologisch nachhaltig, wenn vorhandene Möbel 
möglichst lange genutzt werden. Auch die Nachnutzung bzw. Recyclingfähigkeit der Möbel 
muss in dem zentralen Büromöbelmanagement mit bedacht werden. Das tangiert die 
Auswahl des zukünftigen Standards, aber auch den Umgang mit den vorhandenen Möbeln.
 
Der Gesamtbüromöbelbestand soll auf das dienstlich erforderliche, zweckmäßige Maß 
reduziert werden und die fortschreitende Digitalisierung von Vorgängen und Akten stärker 
berücksichtigen. Derzeit sind in der Stadtverwaltung Leipzig etwa 5.000 Büroarbeitsplätze 
eingerichtet.
 
Hierzu definiert das Referat Verwaltungsunterbringung in Zusammenarbeit mit dem 
Hauptamt einen verwaltungsweit gültigen zentralen Standard für Büroarbeitsflächen (neben 
den Bildschirmarbeitsplätzen sind das bspw. Beratungsräume, Projekträume, 
Arbeitsmöglichkeiten, Wartezonen etc.), und berücksichtigt hierbei die Bedingungen für 
einen Standard-IT-Arbeitsplatz. Dabei ist festzuhalten, dass die Ausstattung sich nur auf 
verwaltungsgenutzte Büroarbeitsplätze bezieht. Die Spezialbedarfe der verschiedenen 
Fachbereiche (bspw. Kita’s/Schulen, Museen, Sporteinrichtungen, Asylunterkünfte, 
Branddirektion etc.) verbleiben in der fachlichen Zuständigkeit der jeweiligen Ämter/Referate. 
Eine Orientierung an dem zentralen Standard muss aber möglich sein.
 
Hinzu kommt die Definition eines Raumstandards, welcher die Ausstattung neben dem 
Arbeitsplatz definiert (bspw. Garderobe). Im Rahmen der Definition von Standards sollen 
auch Varianteneinschränkungen vorgenommen werden. Dies ermöglicht ein besseres Preis-
Leistungsverhältnis beim Abschluss der Rahmenverträge, sodass u. a. eine weitere 
Verbesserung der Umweltfreundlichkeit haushaltsneutral erfolgen kann. In den Jahren 2018 
bis 2021 wurde durchschnittlich Ausstattung im Wert von ca. 1,5 Mio. EUR beschafft (siehe 
Tabelle 1). Diesbezüglich ist zu beachten, dass die 1,5 Mio. EUR der Sockelbetrag von 
Ergänzungs- und/oder Ersatzbeschaffungen ist. Wenn Liegenschaften neu ausgestattet 
werden, ist von höheren Ansätzen auszugehen, da die Arbeitslandschaften ganzheitlich zu 
denken sind.
 
Darüber hinaus erleichtern Varianteneinschränkungen, insbesondere auch bei der 
Farbauswahl, den Austausch von defektem oder verschlissenem Einzelmobiliar. 
 
Warengruppe beinhaltet 2018 2019 2020 2021 Summe Durchschnitt
L-120 Büroaus-
stattungen
Bürodrehstühle, 
Vorlagenhalter, 
Fußstützen und 
Bodenschutz-
matten, 
Besucherstühle
1.055.047,11 €  909.383,20 €    898.960,48 € 1.162.552,93 € 4.025.943,72 € 1.006.485,93 €
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L-121 sonst. 
Raumaus-
stattungen
Lieferung 
Sonnenschutz-
einrichtungen 
(Lamellen, 
Rollos, Maß-
Jalousien)
   445.788,35 €   535.214,66 €     27.258,04 €      94.905,47 € 1.103.166,52 €    275.791,63 €
Rahmenvertrag 
Bürodrehstühle
      43.236,56 €    296.621,35 €    482.153,73 €      81.662,19 €    903.673,83 €    225.918,46 €
Sonstige 
Warengruppen
      11.372,69 €        8.130,34 €        3.048,57 €           168,97 €      22.720,57 €        5.680,14 €
 Summe (ohne 
Kita-Bedarf):
1.555.444,71 € 1.749.349,55 € 1.411.420,82 € 1.339.289,56 € 6.055.504,64 € 1.513.876,16 €
Tabelle 2: Übersicht der Ausgaben aus den Rahmenverträgen für Büroausstattung und Bürodrehstühle von 2018 bis 2021
Durch den einheitlichen Standard soll künftig bei Umzügen das Büromobiliar (Ausnahmen 
u.a. Individualausstattung) in den Räumen verbleiben und dort dem/der nächsten Nutzer/-in 
zur Verfügung stehen. Dies korreliert mit den Festlegungen in den Vorgaben zu baulichen 
Standards für Verwaltungsgebäude (VI-DS-08003), wo bereits unter Pkt. 3.2.13 
„Ausstattung“ ausgeführt wird, dass „angestrebt [wird], die Ausstattung und das Mobiliar den 
Räumen und nicht den Organisationseinheiten zuzuordnen“. Damit können Umzugs- und 
Transportkosten minimiert und die Nutzungsdauer der Büroeinrichtung erhöht werden. Zu 
beachten ist, dass Umzüge keinen Anspruch auf sofortige Vollausstattung mit neuem 
Mobiliar bedingen können. Hier ist der jeweilige Einzelfall zu prüfen bzw. können unter 
Wahrung einer Übergangsfrist weitere Möbelumzüge erforderlich werden.
 
2.3 Prämissen für das Konzept
 
1. Es erfolgt eine grundsätzliche Zentralisierung des Büromöbelmanagements, um eine 
Federführung für das Thema festzustellen und die zukunftsfähigen Arbeitswelten in 
den künftigen Verwaltungszentren vorzubereiten.
2. Ohne Standards geht es nicht. Es müssen zentral vorgegebene Standards entwickelt 
werden, unter denen die Bediensteten ihre Arbeit weiter professionell verrichten 
können.
3. Die Fachämter sind angehalten diese mitzugestalten und anzuwenden. 
Übergangsregelungen und Abweichungen müssen aber möglich sein 
(Individualausstattungen, besondere fachliche Funktionen etc.).
4. Der Bürostandard ist kein Mindeststandard – sondern beschreibt das notwendige 
Maß, um die o.g. Ziele (siehe III.) zu erreichen.  
5. Ein Büromöbelmanagement ist dann ökologisch nachhaltig, wenn vorhandene Möbel 
möglichst lange genutzt werden. Hinzu kommen Aspekte der nachhaltigen Produktion 
und lokale Revision, unter Verwendung nachwachsender, ökologisch angebauter 
Rohstoffe zu betrachten.
6. Das Konzept muss im Einklang mit dem Ressourcenbedarf und den Zielen für 
zukunftsfähige Arbeitslandschaften stehen.
 
Inhalte/Klärungspunkte im Konzept1
 
1.Geltungsbereich inkl. Definitionen, Abgrenzung (bspw. zu Schulen, Kitas, Museen, 
weitere Kultureinrichtungen, Branddirektion etc.) und Zielstellung)
2.Organisatorische Ausgestaltung (Prozesse zur Planung, Bedarfsmeldung, 
Beschaffung, Umzüge, Lagerlogistik, Beteiligungsprozesse – Personalrat, ASID, 
Aussonderung) sowie Aufbauorganisation (Zuordnung, Stellen etc.)
3.Rahmenverträge
4.Lagerhaltung
5.Drittverwendung von Ausstattung (Weitergabe an Vereine etc; Nutzung im 
1 Unter Beachtung der Diskussion zur Dimensionierung könnten in dem Ausgestaltungskonzept die 
nachstehenden Punkte aufgeführt werden. Je nach Ausgestaltung ist es möglich, dass ein Punkt nicht 
weiterverfolgt wird, wenn bspw. eine zentrale Lagerhaltung nicht vorgesehen ist.
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HomeOffice)
6.Budget (Haushaltszuordnung, Budgethöhe, Inventur, Inventarisierung, 
Anlagenbuchhaltung etc.)
7.Berichtswesen
8.Übergangsbestimmungen (Stufenplan, Umgang mit Bestand etc.)
 
2.4 Ausstattungsstandards für Büroarbeitsplätze, Beratungsräume und sonstige 
Flächen
 
Die Standardisierung der Büroarbeitsbereiche soll mit Blick auf die zukunftsfähigen 
Arbeitswelten die Planungen und Beschaffungen deutlich vereinfachen. Die Standardisierung 
ermöglicht es, dass moderne, austauschbare, nachhaltige und wirtschaftliche Ausstattung 
beschafft wird. Im Kern sollten folgende Funktionen standardisiert werden:
1. Bildschirmarbeitsplätze (Standard, mit Sekretariat, mit Kundenkontakt)
2. Beratungsflächen und Projektflächen
3. Sonstige Funktionen (bspw. Wartezone, Teeküchen, Stillräume, etc.)
 
Mit der Definition können Bestellungen einheitlicher gestaltet werden. Zudem wird ein 
kalkulierbarer Kostenrahmen gesetzt, welcher entsprechend der baulichen Standards 
Elemente von Schall- und Sichtschutz, Beleuchtung, ergonomischer Ausstattung sowie 
Ablageflächen berücksichtigt. Die Mehrfachnutzung von Arbeitsflächen durch verschiedene 
Ämter erfordert eine klare Zuständigkeitsregelung, welche praktisch nur durch eine 
Zentralisierung erfolgen kann. Für die Definition ist das Referat Verwaltungsunterbringung in 
Zusammenarbeit mit dem Hauptamt verantwortlich. Die Realisierung erfolgt über die 
entsprechenden Rahmenverträge. 
Zudem können mit der Basisdefinition verschiedene weitere Funktionen abgeleitet werden.
 
3. Realisierungs-/Zeithorizont 
 
Das Dezernat Allgemeine Verwaltung legt im II. Quartal 2023 einen Vorschlag für die 
Ausgestaltung eines zentralen Büromöbelmanagements vor. 
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Im Rahmen der Konzepterarbeitung ergeben sich zunächst keine finanziellen Auswirkungen. 
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
Im Rahmen der Konzepterarbeitung ist kein zusätzlicher Stellenbedarf erforderlich. 
Gleichwohl sollten Ressourcen für Anfragen und Zuarbeiten in verschiedenen 
Querschnittsämtern, wie z. B. Stadtkämmerei, Hauptamt, Referat SAP, eingeplant werden.
 
Für die Umsetzung des zentralen Büromöbelmanagements insb. für die haushalterische und 
organisatorische Umsetzung müssen Personalressourcen bereitgestellt werden.
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
  bereits erfolgt   Geplant x  nicht nötig
 
7. Besonderheiten  
 
entfällt
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8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Bei Nichtbeschluss bleibt der Status quo wie unter 1. ausgeführt bestehen. Die Fachämter 
führen ihre Möbelbestellungen anhand der geltenden Rahmenbedingungen durch. Eine 
Standardisierung sollte davon unbenommen trotzdem erfolgen.
Eine Standardisierung würde sich nur schwer planen und nur mit sehr hohem 
organisatorischen Aufwand umsetzen lassen. Ein objektbezogenes flexibles und 
multifunktionales Bürokonzept ließe sich kaum bis gar nicht umsetzen.
 
Anlage/n
Keine
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