Berichtswesen zum Arbeitsprogramm 2023
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-Ifo-00525
Datum: 2019-12-09
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage Nr. VII-Ifo-00525 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Oberbürgermeister 
 
 
 
Betreff: 
Berichtswesen zum Arbeitsprogramm 2023 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung  22.11.2019  
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  03.12.2019  
 
 
 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
1. Das Berichtswesen zum Arbeitsprogramm 2023 wird zur Kenntnis genommen. 
2. Die DB OBM wird halbjährlich, erstmals zum 31.03.2020, über den Stand und den 
Fortschritt der Vorhaben des Arbeitsprogramms 2023 informiert.  
 
 
Räumlicher Bezug: 
 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
In Ableitung der strategischen Ziele des INSEK 2030 haben alle Bürgermeister 30 Vorhaben 
identifiziert, die Signalwirkung für die Stadt Leipzig haben. Diese 30 Vorhaben wurden im 
Arbeitsprogramm 2023 mit Zielen, Meilensteinen und Kosten beschrieben. Für diese 
Vorhaben wird ein halbjährliches Berichtswesen in der DB OBM eingeführt.  
 
 
  

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Finanzielle Auswirkungen X nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung  nein  wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja  Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
  
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Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftskultur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: >beim Ausfüllen bitte überschreiben: max. 60 Zeichen ohne Leerzeichen 
Alle Ziele – Umsetzung INSEK  
 trifft nicht zu  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Es liegt keine Eilbedürftigkeit vor.  
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Nichtöffentlich, internes Berichtswesen der Verwaltung  
 
III.  Strategische Ziele 
 
Das Arbeitsprogramm 2023 (AP2023) leitet sich direkt aus den strategischen Zielen des 
INSEK ab. Darin werden 30 konkrete und maßgebliche Vorhaben beschrieben, die die Um-
setzung der strategischen Ziele bis 2023 befördern.  
Das AP2023 stellt damit einen wesentlichen Umsetzungsbaustein des „Leipziger 
Steuerungsmodells“ dar.  
 
IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
 
In Ableitung der strategischen Ziele des INSEK 2030 wurden seit Anfang des Jahres ge-
meinsam mit allen Bürgermeister/-innen 30 Vorhaben identifiziert, die Signalwirkung für die 
Stadt Leipzig haben. 
Jedes Vorhaben wurde in Verantwortung des zuständigen Dezernates anschließend in 
einem Projektsteckbrief beschrieben und mit Zielen, Meilensteinen und Kosten untersetzt. 
Mit Beschluss VI-DS-08153 der DB OBM vom 13.08.2019 wurde das AP2023 bestätigt.   
Es wurde sich auch darauf verständigt, zu den einzelnen Vorhaben zukünftig in der DB OBM 
kontinuierlich zu berichten.  
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Mit dem Berichtswesen wird die DB OBM halbjährlich über den Stand der 30 Vorhaben des 
AP2023 informiert.  
2.1 Anforderungen und Konzeption  
Ausgangspunkt für das Berichtswesen ist, über den aktuellen Projektstatus und -fortschritt 
mit möglichst geringem Aufwand für alle Beteiligten zu informieren.  
Das Berichtwesen soll kompakt, übersichtlich und informativ sein. Der Fokus liegt auf dem 
Projektfortschritt, den Kosten, dem Zeitplan sowie den kritischen Punkten und daraus 
gegebenenfalls resultierenden Entscheidungsbedarfen. 
Das Berichtswesen erfolgt halbjährlich. Es wurde speziell für die Berichterstattung für die 
Verwaltungsführung entwickelt und ersetzt nicht das Einzelprojektcontrolling der jeweiligen 
Projektverantwortlichen.  
Das Berichtswesen AP2023 wurde in drei Stufen konzipiert:  
 
Abbildung 1: Konzeption des Berichtswesens 
 
2.2 Gliederung und Aufbau des Berichtswesens  
Das Berichtswesen konzentriert sich auf drei wesentliche Kriterien:  
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1. Allgemeine Vorhabeninformationen 
Hier erfolgt ein kurzer Überblick zu den Vorhaben nach Bereichen. Außerdem 
erfolgen Angaben zu Projektvolumen, Fördermitteln und Zeitplan. 
 
2. Bewertung nach definierten Kennzahlen 
Die Analyse der Vorhaben erfolgt nach: 
- Projektfortschritt 
- Einhaltung Zeitplan 
- Einhaltung Kostenplan. 
 
3. Risikoanalyse und Entscheidungsbedarfe 
Die Risikobewertung der Vorhaben erfolgt anhand einheitlicher Risikokategorien und 
-klassen. Potenzielle Projektrisiken werden hierdurch frühzeitig identifiziert und quali-
fiziert. Entscheidungsbedarfe können individuell ermittelt und der DB OBM vorgetra-
gen werden.   
 
Abbildung 2: Beispiel Projektrisikomanagement  
2.3 Wesentliche Berichtselemente 
Das Berichtswesen AP2023 besteht aus dem Projektstatusbericht sowie dem Gesamtbe-
richt.  
Der Projektstatusbericht enthält die wesentlichen Bestandteile des Berichtswesens und dient 
dem Controlling der Einzelvorhaben. Sein Aufbau folgt den zuvor beschriebenen Kriterien 
unter Punkt 0. Der Projektstatusbericht umfasst eine Seite und ist im Excel auszufüllen 
(siehe Anlage 1).  
Auf Basis der Statusberichte wird automatisch ein Gesamtstatusbericht generiert. Dieser 
enthält eine Übersicht über alle Vorhaben, deren Fortschrift sowie die Einhaltung von 
Kosten- und Zeitplanung. 
Der Gesamtbericht wird grafisch für die DB OBM aufbereitet und gibt turnusmäßig einen 
Überblick über die Projektstände und den -fortschritt. Er ermöglicht vielfältige Auswertungen 
und Vergleiche, z. B. 
- Gesamtüberblick Fortschritt, Zeitplan, Kostenplan  
- Verhältnis Volumen und Umsetzungsstand  
- Vergleich Fördermittel zu Gesamtkosten  
- Einzelbetrachtung Projektfortschritt, Kosten- und Zeitüberschreitung 
- Projektrisikoanalyse 
- Auswertung einzelner Risiken 
- Darstellung von Handlungsoptionen 
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Abbildung 3: Beispiel zur Auswertung der Kennzahlen  
2.4 Prozess und Organisation  
Die DB OBM wird halbjährlich, erstmals mit Stand zum 31.03.2020, über den Status und den 
Fortschritt der Vorhaben aus dem AP2023 informiert. Verantwortlich für die Berichterstattung 
in der DB OBM ist das Referat Grundsatz und Koordination (RGK).  
Die Projektstatusberichte werden in Verantwortung des zuständigen Dezernates bzw. 
Geschäftsbereiches ausgefüllt und sind von den zuständigen Bürgermeister/-innen und/oder 
Geschäftsbereichsleiter/-innen freizugegeben. Die Freigabe erfolgt zwei Wochen vor der 
Berichterstattung in der DB OBM und ist gegenüber RGK anzuzeigen.   
RGK stellt hierfür die Formulare vier Wochen vor der Präsentation in der DB OBM allen 
Dezernaten und/oder Geschäftsbereichen im Laufwerk „S“ zur Verfügung und verschickt 
eine Aufforderung mit Fristen und Erläuterungen. Die Koordination mit/über die 
Projektverantwortlichen erfolgt über die Dezernate. 
S t a t u s b e r i c h t  
b e r e i t  s t e l l e n
S t a t u s b e r i c h t  
F r e i g a b e
S t a t u s b e r i c h t  
( g e s a m t )
B e r i c h t  3 1 . 3 .  
b z w .  3 0 . 9 .
R G K
D e z e r n a t e  
/ G B ´ s
R G K
D B  O B M
P r ä s e n t a t i o nP  – 1  W o c h eP  – 2  W o c h e nP  – 4  W o c h e n
 
Abbildung 4: Darstellung Standardprozess Berichtswesen 
 
Der erste Berichtszyklus startet zum 31.03.2020. Um einen erfolgreichen Start zu gewähr-
leisten, bietet RGK allen Referent/-innen und/oder Projektverantwortlichen einen Workshop 
an. In diesem werden die Berichtselemente erläutert und Fragen zum Prozess geklärt.  
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
 Berichtswesen vorstellen – DB OBM am 03.12.2019 
 Workshop zu Statusbericht & Prozess – I. Quartal 2020 
 Erster Bericht zum AP2023 – zum 31.03.2020 
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4. Finanzielle Auswirkungen 
 
nein 
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
nein 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant     nicht nötig 
 
7. Besonderheiten  
 
nein 
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
Die Umsetzung der Vorhaben des AP2023 kann nicht gezielt beobachtet und gesteuert 
werden. Mögliche Risiken und Verzögerungen werden ggf. nicht rechtzeitig erkannt. 
Gegenmaßnahmen können nicht eingeleitet werden. 
 
Anlagen: 
Berichtswesen 
 
 
 
01.01.2019
01.01.2020
5,2 Bis Ende 2022
2,5
>=25% u. <50%
Im Zeitplan
Keine Angaben
Projektrisiko Eintritts-
wahrscheinlichkeit
Auswirkung (Termine, 
Kosten, Qualität) Risikoklasse Gegenmaßnahmen Verantwortlicher
Qualitative/
inhaltliche RisikenMittel: 25%-75% Niedrig 2 tbd
Terminliche Risiken Niedrig: <25% 0 tbd
Finanzielle Risiken/
Resourcen Hoch: >75% Mittel 4 tbd
politische Risiken Mittel: 25%-75% 0 tbd
Risiken der 
ProjektorganisationMittel: 25%-75% Hoch 4 tbd
Fortschritt Zeitplan Kosten Handlungsfeld Ende
<25% Im Zeitplan Im Kostenplan 31.03.2020
100% Im Zeitplan Im Kostenplan 31.03.2020
02.01.2022
Entscheidungsbedarf
[Was wird im Projekt/Vorhaben getan?]
[Welcher sicht- und messbarer Zustand wird erreicht sein?]
[Welcher Nutzen ergibt sich aus den Ergebnissen?]
Projektlaufzeit Beginn:
Nutzen:
Projektlaufzeit Ende:
Inhalt:
Ziel/Ergebnis:
Berichtsdatum:
Projekt/Vorhaben:
Projektüberblick
09.09.2019
Projektangaben
1 Leipzig grün-blau
xxxProjektleitung:
Bereich
Beteiligte:
Leipzig setzt auf Lebensqualität
[Wer ist am Projekt beteiligt (im Dezernat / in der Stadtverwaltung / extern?]
Absehbare Kosten (in Mio €):
Projektbewertung
Anteil Fördermittel (in Mio €):
Zeitplan
Riskiobewertung
Erziehlung Projektfortschritt [Anmerkungen, bei Bedarf]
Einhaltung Zeitplan: [Anmerkungen, bei Bedarf]
Einhaltung Kostenplan: [Anmerkungen, bei Bedarf]
Ergebnisse seit letztem Bericht
> …
TP 1 xxx
TP 2  xxx
TP 2  xxx
> …