Ausführungsbeschluss zur Vergabe der Postdienstleistungen für die Stadtverwaltung Leipzig
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-01893
Datum: 2016-02-03
Vorlagenart: Beschlussvorlage

Ratsversammlung
Beschlussvorlage Nr. VI-DS-01893
Status: öffentlich
Beratungsfolge:
Gremium Termin Zuständigkeit
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  
Fachausschuss Finanzen  
Fachausschuss Allgemeine Verwaltung  
Ratsversammlung 20.01.2016 Beschlussfassung
Eingereicht von
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff
Ausführungsbeschluss zur Vergabe der Postdienstleistungen für die 
Stadtverwaltung Leipzig
Beschlussvorschlag:
1. Der Ausführungsbeschluss zur Vergabe der Postdienstleistung für die Stadtverwaltung 
Leipzig wird bestätigt.
2. Der Ausführungsbeschluss umfasst die voraussichtlichen Gesamtaufwendungen mit 
folgenden Postsendungen und Leistungsarten:
• Briefsendungen, ohne Zusatzleistungen, nationaler und internationaler Versand, alle 
Formate/Gewichte im Wert von ca. 1,18 Mio. Euro/p.a.
• Paketsendungen, ohne Zusatzleistungen, nationaler und internationaler Versand, alle 
Formate/Gewichte im Wert von ca. 30 Tsd. Euro/p.a.
3. Es wird zur Kenntnis genommen, dass die zentrale Dienstleistung Post die gesamte 
Stadtverwaltung Leipzig und die Fraktionen umfasst. Die Dienstleistung umfasst auch teilweise die 
Eigenbetriebe und ihre Nachfolgeeinrichtungen sowie städtische Unternehmen und Beteiligungen 
der Stadt Leipzig, die aus der Kernverwaltung ausgegliedert, aber die Postausgangsbearbeitung bei 
der Zentralen Poststelle belassen haben.
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
 Hinweis: Finanzielle Auswirkungen
 
 
Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur 
Begründung
Folgen bei Ablehnung nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen 04/2017 03/2021 4,8 Mio
KSt: 1010340065
SK: 44310100
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein x wenn ja, siehe Begründung Anlage
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung 
der Maßnahme zu 
erwarten
Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)
Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein wenn ja,
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau:
Beteiligung Personalrat x nein ja,
 
Sachverhalt:
1. Beschreibung des Vorhabens
Die Stadt Leipzig beabsichtigt im Jahr 2016 die Postdienstleistungen im Wege eines europaweiten 
Vergabeverfahrens auszuschreiben und im Wettbewerb neu zu vergeben.
Die Beschlussvorlage beinhaltet die Neuvergabe für die Abholung, Beförderung, Frankierung und 
Zustellung von Standard-, Kompakt-, Groß-, und Maxibriefen, Infopostversand, Postkarten und 
Pakete.
Die Vergabe bezieht sich auf den Postversand innerhalb Deutschlands und internationalen Versand 
auf der Grundlage einer gültigen Lizenz der Bundesnetzagentur für Telekommunikation und Post 
gemäß §§ 5, Abs. 1 und 6 Postgesetz (PostG) im Sinne des § 4 PostG.
Versandaktionen anlässlich besonderer Ereignisse (z. B. Wahlen), förmliche Zustellungen von 
Schriftstücken im Verwaltungsverfahren und eingeschriebene Briefe werden von der Vergabe der 
Postdienstleistungen ausgenommen. Eine Vergabe dieser Leistungen ist nicht sinnvoll, da für 
Versandaktionen, wie z. B. für Wahlbriefe, kein flächendeckendes Briefkastensystem für die 
erlangten Rückantworten besteht. Für die förmlichen Zustellungen werden von der Deutschen Post 
AG (DP AG) die Zustellurkunden kostenfrei zur Verfügung gestellt und die Zustellaufträge bei der DP 
AG auf Grund des hohen Versandes kostengünstig realisiert. Des Weiteren sollen in den 
Fachämtern und in der Zentralen Post- und Scanstelle/Kurierdienst nicht die verwaltungs-
organisatorischen Abläufe und geschaffenen Rahmenbedingungen für die förmlichen Zustellungen 
und registrierungspflichtigen Sendungen, wie eingeschriebene Briefe, verändert werden. Hier ist zu 
gewährleisten, dass unbedingt die Versendung der Briefe mit Zusatzleistungen nach § 176 ff 
Zivilprozessordnung (ZPO) und § 4 ff Verwaltungszustellungsgesetz (VwZG) ungestört fortgesetzt 
werden kann.
Das Hauptamt, Zentrale Post- und Scanstelle/Kurierdienst erbringt die zentralen Dienstleistungen 
der Freimachung der Brief- und Paketsendungen für die gesamte Stadtverwaltung, Fraktionen, 
Eigenbetriebe, städtische Unternehmen und Beteiligungen.
Die  Stadt Leipzig betreibt im Neuen Rathaus ihre Zentrale Post- und Scanstelle/Kurierdienst, über 
die die auslaufende externe Post für die Abholung durch das beauftragte Unternehmen bereit 
gestellt wird. Ein Teil der auslaufenden externen Post wird beim IT–Dienstleister Lecos GmbH 
produziert und durch den Zentralen Verwaltungskurierdienst in das Neue Rathaus transportiert, für 
die Abholung durch den Dienstleister.
Bei den Postdienstleistungen handelt es sich um Dienstleistungen, für die ein Entgelt gezahlt wird. 
Das Rechtsgeschäft entspricht § 611 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
Der Leistungszeitraum für die Vergabe soll vier Jahre umfassen. Geplant ist die Vergabe ab 
01.04.2017 bis 31.03.2019 mit einer Option für 2 Jahre, längstens bis 31.03.2021.
2. Begründung der Notwendigkeit
Als öffentlicher Auftraggeber hat die Stadt Leipzig entgeltliche Dienstleistungen im Wettbewerb und 
im Wege eines transparenten Vergabeverfahrens entsprechend § 97 des Gesetzes gegen 
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu beschaffen. Dazu gehören auch die Postdienstleistungen, 
die an ein leistungsfähiges und zuverlässiges Unternehmen vergeben werden soll. Als 
Gebietskörperschaft ist die Stadt Leipzig öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 Nr. 1 GWB und 
bei Eröffnung des Anwendungsbereiches gemäß § 100 Abs. 1 GWB verpflichtet, bei Neuvergabe 
Postdienstleistungen im Wege eines europaweiten Vergabeverfahrens im Wettbewerb zu 
beschaffen. Dies steht im Einklang des § 72 Abs. 2 SächsGemO, in dem im Rahmen eines 
Wettbewerbes das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden und den Zuschlag erhalten soll.  
 
Die auszuschreibende Leistung umfasst jährlich ca. 2,0 Mio. Briefe und ca. 7.200 Pakete. 
Durchschnittlich sind dies täglich ca. 8.000 Briefe und 29 Pakete. Der Auftragnehmer hat zu 
gewährleisten, dass vom Jahresdurchschnitt deutlich abweichende Mengen ordnungsgemäß 
abgeholt, transportiert, frankiert und zugestellt werden (z. B. die Versendung von 
Grundsteuerbescheiden).
Die Zentrale Post- und Scanstelle/Kurierdienst frankiert derzeitig alle Briefe und Pakete und übergibt 
diese sortiert nach festgelegten Kriterien versandfertig an den Auftragnehmer DP AG.
Neben den Organisationseinheiten umfasst die Leistung auch die der Eigenbetriebe und deren 
nachgeordneten Einrichtungen, städtische Unternehmen und Beteiligungen der Stadt Leipzig, die 
aus der Kernverwaltung ausgegliedert wurden, aber ihren Postausgang bei der Zentralen Post- und 
Scanstelle/Kurierdienst belassen haben.
Auch nach der Ausschreibung ist vorgesehen, unverändert die Leistungen über die Zentrale Post- 
und Scanstelle/Kurierdienst fortzusetzen, damit nicht in diesen städtischen Unternehmen und 
Beteiligungen für die Postbearbeitung personelle und technische Ressourcen angeschafft werden 
müssen.
Eine Versandzahlverpflichtung kann die Stadt Leipzig nicht eingehen. Die Zentrale Post- und 
Scanstelle/Kurierdienst des Hauptamtes hat in der Frage „wie viel versandt wird“ keinen 
Ermessensspielraum. Aber sie hat die Verantwortung für die Anwendung der wirtschaftlichsten 
Versandform. Die Leistung ist an das Handeln der Verwaltung, der Fraktionen, Eigenbetriebe und 
andere städtische Unternehmen und Beteiligungen gebunden. Der Standard der Versandleistungen 
ist durch die Gesetzgebung festgeschrieben.
Insgesamt erfasst die Ausschreibung den überwiegenden Anteil des Versandvolumens. Durch die 
Ausschreibung werden ca. 76 % des jährlichen Volumens vergeben.
Mit der Ausschreibung soll auch der Anteil der Frankierleistung im Sachgebiet Zentrale Post- und 
Scanstelle/Kurierdienst entfallen, unabhängig, welches Unternehmen den Zuschlag erhält. Dies setzt 
vor allem Personalressourcen in der Zentralen Post- und Scanstelle/Kurierdienst frei, die dringend 
für das neue Aufgabengebiet Zentraler Posteingangsscan im Rahmen der eGovernment–Strategie 
der Stadt Leipzig eingesetzt werden müssen.
3. Darstellung der Wirtschaftlichkeit
Unter Beachtung der angestrebten Prozessveränderungen können in der Postbearbeitung folgende 
Synergien erzielt werden:
• Reduzierung der Leistungen in der Sortierung der Briefe nach Regionen
• Reduzierung der Leistungen in der Sortierung nach Produkten
• Reduzierung der Leistungen in der Frankierung der Briefe
• Reduzierung der Material- und Reparaturkosten für die Frankiermaschinen
• Reduzierung der Folgekosten für den Neukauf/Ersatz an Frankiermaschinen
• Reduzierung der personellen Ressourcen für physische Postbearbeitung
• Umsetzung der freigesetzten personellen Ressourcen für das neue Aufgabenfeld „ePostscan 
- zentraler Posteingangsscan in der Zentralen Poststelle“
Die Briefe werden derzeitig nach der Postleitzahlregion 04 und bundesweit, nach Produkten und 
Kostenstellen sortiert, bevor diese mit Hilfe der Frankiermaschine freigemacht werden. Über ein 
Portokostenmanagement werden die Daten und Portogebühren der Briefe elektronisch in diese 
Software übertragen. Diese gesammelten Daten sind dann die Grundlage für die monatliche Umlage 
und Portokostenabrechnung auf die Absenderstellen.
Mit der Vergabe können die Sortierleistungen nach Regionen entfallen. Nicht entfallen kann die 
Registrierung der Produkte nach Kostenstellen, da eine genaue Umlage weiterhin gewährleistet 
werden muss. Die Registrierung erfolgt mit Hilfe von Frankiermaschinen, da die Daten elektronisch 
auf die Kostenstellen genau erfasst werden und zur Auswertung bereitstehen. Die Frankierung soll 
 
für die auszuschreibenden Briefe ebenfalls auf den Auftragnehmer übergehen, ohne Abschaffung 
aller vorhandenen Frankiermaschinen.
Einige Postprodukte, wie Postzustellaufträge, eingeschriebene Briefe, Nachnahme und  Infpost im 
Rahmen bestimmter Ereignisse, werden von der Ausschreibung ausgeschlossen und müssen 
weiterhin frankiert werden. Mit der Ausschreibung können die jährlichen Reparatur- und 
Materialkosten von der Stadt Leipzig reduziert werden, da die derzeitige Klickzahl der zu 
frankierenden Briefe von ca. 2,0 Mio. Stück weg fallen. Somit werden weniger Tintentanks, 
Druckköpfe und längere Laufzeiten der Maschinen erreicht. Dies wirkt sich wiederum auf die 
Haushaltsplanung aus. Die jährliche Bereitstellung der Haushaltsmittel für den Ersatz einer 
Frankiermaschine in Höhe von ca. 13.500 Euro verlängert sich um ca. 3 Jahre.
Folgekosten
Die Stadt Leipzig erbringt die oben genannten Sortierleistungen als sogenannte Teilleistungen 
bisher selbst und dafür werden vom jetzigen Auftragnehmer entsprechend des Versandvolumens 
vereinbarte Konditionen gezahlt, was sich möglicherweise wirtschaftlich günstig für die 
Stadtverwaltung darstellt. Der Wettbewerb muss mindestens dieses Ziel erreichen bzw. sollte ein 
noch besseres Ergebnis erbringen.
Mit der Ausschreibung werden
• Kosten für die Abholung
• Kosten für den Frankierservice
• Kosten für die Beförderung und Zustellung
zu berücksichtigen sein.
Das hat Auswirkungen auf die durch die Fachämter zu planenden Kosten für die Ausgangspost.
Alternativvorschlag
Es gibt keine Alternative, da die Stadt Leipzig verpflichtet ist, bei Neuvergabe Postdienstleistungen 
im Wege eines europaweiten Vergabeverfahrens im Wettbewerb zu beschaffen.
4. Finanzierung
Der Wertumfang bei den auszuschreibenden Postprodukten kann sich nur nach den jetzigen 
Vereinbarungen der DP AG richten und es ist von einem Entgelt in Höhe von ca. 1.2 Mio. €/p.a. 
auszugehen. Bei einem Leistungszeitraum von 4 Jahren beträgt die Ausschreibungssumme ca. 4,8 
Mio. Euro.
Die Vorfinanzierung erfolgt aus der Kostenstelle 1010340065 (Lagerverwaltung) und wird monatlich 
auf das Sachkonto 44310100 der Organisationseinheiten umgelegt. Bei den Eigenbetrieben und 
Beteiligungen erfolgt eine Rechnungslegung unter Angaben des Vertragsgegenstandes.
B E S C H L U S S A U S F E R T I G U N G
Ratsversammlung vom 20.01.2016
zu 
19.12
Ausführungsbeschluss zur Vergabe der Postdienstleistungen für die 
Stadtverwaltung Leipzig
Vorlage: VI-DS-01893
Beschluss:
1. Der Ausführungsbeschluss zur Vergabe der Postdienstleistung für die Stadtverwaltung 
Leipzig wird bestätigt. 
2. Der Ausführungsbeschluss umfasst die voraussichtlichen Gesamtaufwendungen mit 
folgenden Postsendungen und Leistungsarten: 
・Briefsendungen, ohne Zusatzleistungen, nationaler und internationaler Versand, alle 
Formate/Gewichte im Wert von ca. 1,18 Mio. Euro/p.a.
・Paketsendungen, ohne Zusatzleistungen, nationaler und internationaler Versand, alle 
Formate/Gewichte im Wert von ca. 30 Tsd. Euro/p.a.
3. Es wird zur Kenntnis genommen, dass die zentrale Dienstleistung Post die gesamte 
Stadtverwaltung Leipzig und die Fraktionen umfasst. Die Dienstleistung umfasst auch 
teilweise die Eigenbetriebe und ihre Nachfolgeeinrichtungen sowie städtische Unternehmen 
und Beteiligungen der Stadt Leipzig, die aus der Kernverwaltung ausgegliedert, aber die 
Postausgangsbearbeitung bei der Zentralen Poststelle belassen haben.
Abstimmungsergebnis:
einstimmig angenommen
Leipzig, den 21. Januar 2016
Seite: 1/1