Ausführungsbeschluss zur Implementierung liegenschaftsbezogener Arbeitsabläufe in XIMA Formcycle (Bestätigung gem. § 79 (1) SächsGemO)
(Nacherfassung VII-DS-04934)
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-06105
Datum: 2022-03-14
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-06105
Status: öffentlich
Eingereicht von:
Dezernat Stadtentwicklung und Bau
Betreff:
Ausführungsbeschluss zur Implementierung liegenschaftsbezogener 
Arbeitsabläufe in XIMA Formcycle (Bestätigung gem. § 79 (1) 
SächsGemO)
(Nacherfassung VII-DS-04934)
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten):
Gremium
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin
Zuständigkeit
DB OBM - Vorabstimmung Bestätigung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussfassung
 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 08.03.2022:
1. Der Ausführungsbeschluss zur Implementierung liegenschaftsbezogener 
Arbeitsabläufe in XIMA Formcycle wird bestätigt.
2. Zur Umsetzung der Anforderungen und der Inbetriebnahme der digitalen 
Arbeitsabläufe in XIMA Formcycle werden für das Jahr 2022 einmalig finanzielle 
Mittel in Höhe von 105.000,00 Euro im PSP-Element 7.0001334.701 „Software für 
Druckerei“ bereitgestellt.
Gemäß § 79 Abs.1 SächsGemO werden diese 105.000,00 Euro mit Deckung aus 
dem PSP-Element 7.0000044.700 „Entschädigungen für Verwaltungsvermögen“ 
bereitgestellt.
3. Die Aufwendungen für die Folgekosten im PSP-Element „Liegenschaftsmanagement“ 
(1.100.11.1.3.05) i. H. v. jährlich 3.000 EUR werden für 2022 zunächst zur Kenntnis 
genommen. Über eine Bereitstellung ist im Rahmen der Haushaltsplanung 2023/2024 
zu entscheiden. Die Mittel werden durch das zuständige Fachamt, dem 
Liegenschaftsamt, entsprechend angemeldet.
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Räumlicher Bezug
entfällt
Zusammenfassung
Anlass der Vorlage:   
 Rechtliche Vorschriften  Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln
 Sonstiges:
Die Beschlussvorlage „Weiterentwicklung des Strategischen Flächenmanagements – Soll-
Konzeption“ (VI-DS-06017-DS-01) sieht eine zentrale Steuerung des strategischen 
Flächenmanagements durch das Liegenschaftsamt vor. Zur Steigerung der Effizienz und der 
Transparenz sollen demzufolge im Zusammenhang stehende Arbeitsabläufe künftig so weit 
wie möglich digital, automatisiert und standardisiert ablaufen. Dies wäre gleichzeitig im 
Einklang mit den Forderungen des Beschlusses „Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-
04814).
Im Rahmen des Digitalisierungsprojekts „Flächenmanagement“ sollen daher 
liegenschaftsbezogene Arbeitsabläufe digitalisiert werden. Die dafür notwendige technische 
Infrastruktur ist mit dem Basisdienst Formulare (XIMA Formcycle) grundlegend bereits in der 
Stadtverwaltung vorhanden. Es ist vorgesehen, die Implementierung der Prozesse mit den 
technisch notwendigen Anpassungen bzw. Erweiterungen in Formcycle durch einen 
externen Dienstleister durchführen zu lassen. Für diese Leistung werden einmalig 
105.000 Euro benötigt. Anschließend fallen jährlich laufende Kosten an, deren Höhe 
schätzungsweise 3.000 Euro beträgt.
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Finanzielle Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen nein x wenn ja,
Kostengünstigere Alternativen geprüft nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung
Folgen bei Ablehnung x nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt
Ergebnishaushalt Erträge
Aufwendungen 2022 ff 3.000 1.100.11.1.3.05
Finanzhaushalt Einzahlungen
Auszahlungen 2022 2022 105.000 7.0001334.701
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? nein wenn ja, nachfolgend angegeben
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge
Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)
Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen 
Steuerrechtliche Prüfung x nein wenn ja
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG x nein ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts
Umsatzsteuerpflicht der Leistung x nein ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen ja nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein wenn ja, nachfolgend angegeben
Beantragte Stellenerweiterung: Vorgesehener Stellenabbau: 
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Ziele
Hintergrund zum Beschlussvorschlag:
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?
 
2030 – Leipzig wächst nachhaltig!
Ziele und Handlungsschwerpunkte
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität
Leipzig besteht im 
Wettbewerb
Balance zwischen
Verdichtung und Freiraum
Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze
Qualität im öffentlichen Raum
und in der Baukultur
Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte
Nachhaltige Mobilität Vielfältige und stabile 
Wirtschafts- struktur
Vorsorgende Klima- und
Energiestrategie
x Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management
Erhalt und Verbesserung der
Umweltqualität
Leistungsfähige technische 
Infrastruktur
Quartiersnahe Kultur-, Sport-
und Freiraum-angebote
Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft
Leipzig schafft soziale Stabilität Akteure
Leipzig stärkt seine 
Internationalität
Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt
Bürgerstadt Weltoffene Stadt
Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung
Region Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft
Bezahlbares Wohnen Stadtrat Interdisziplinäre 
Wissenschaft und exzellente 
Forschung
Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote
Kommunalwirtschaft Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort
Lebenslanges Lernen Verwaltung Imageprägende 
Großveranstaltungen
Sichere Stadt Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln
Sonstige Ziele:) 
Trifft nicht zu
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Klimawirkung
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung)
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht möglich erneuerbar fossil
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch Aussage nicht möglich ja x nein
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) Aussage nicht möglich ja x nein
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement)
Aussage nicht möglich ja x nein
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz
ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 
Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de)
ja nein (Begründung s. Abwägungsprozess) nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.)
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz
Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________
liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________
wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss)
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Sachverhalt
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Es gibt keine verwaltungsinternen Zielkonflikte, deshalb entfällt der Abwägungsprozess.
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
entfällt
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
entfällt
 
III.  Strategische Ziele 
 
Das Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (kurz: MoVe) 
beschreibt das Ziel, nach innen wirkendes Verwaltungshandeln sowie nach außen wirkende 
Verwaltungsarbeit zu modernisieren. Im Beschluss „Digitalisierung der Verwaltung“ 
(VI-DS-04814) wurde konkret festgelegt, dass 50 % der externen und internen 
digitalisierbaren Prozesse bis zum Jahr 2022 digitalisiert werden sollen. 
Das Liegenschaftsamt unterstützt diese Ambition unter anderem mit Hilfe des 
Digitalisierungsprojekts „Flächenmanagement“. Die Projektziele sind beinahe 
deckungsgleich mit den zentralen Zielen der Digitalisierung der Verwaltung und können 
perspektivisch eine spürbare Verbesserung wichtiger Prozessabläufe des vorsorgenden 
Flächen- und Liegenschaftsmanagements aus dem INSEK 2030 bewirken: 
Verwaltungsdienstleistungen sollen deutlich effizienter und der Zugriff auf aktuelle 
Informationen sowie Bearbeitungsstände erheblich vereinfacht werden. Durch modernere 
Arbeitsprozesse werden die Arbeitsbedingungen für beteiligte Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter ergebnisorientiert verbessert. Standards und Automatisierungen sorgen für eine 
Beschleunigung der Arbeitsabläufe trotz gestiegener Anforderungen an das vorsorgende 
Flächen- und Liegenschaftsmanagement. Nicht zuletzt dienen schnelle und effiziente 
Arbeitsabläufe dazu, die Wettbewerbsfähigkeit der Stadt Leipzig am Grundstücksmarkt zu 
erhalten und zu stärken.
 
IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
 
Ausgangspunkt ist die Beschlussfassung „Weiterentwicklung des Strategischen 
Flächenmanagements – Soll-Konzeption“ (VI-DS-06017-DS-01). Diese sieht eine zentrale 
Steuerung des strategischen Flächenmanagements durch das Liegenschaftsamt vor. Dabei 
wurden notwendige Arbeitsabläufe analysiert, optimiert und auf ihr Digitalisierungspotential 
hin überprüft (mehr dazu in Kapitel 2.2 „Übersicht über die zu digitalisierenden 
Arbeitsabläufe“). 
Zur Kommunikation zwischen den beteiligten Fachämtern wird bisher überwiegend die 
Hausmitteilung genutzt – ein aufwändiges und zeitintensives Kommunikationsmittel. Die 
Umstellung von Papier- auf E-Mail-Kommunikation ist seit der Allgemeinen Dienst- und 
Geschäftsanweisung DA 03-2019 verpflichtend. Das Liegenschaftsamt hat sich aus diesen 
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Gründen das Ziel gesetzt, die E-Mail als Standardmedium in der Kommunikation 
einzusetzen. Darüber hinaus wurde aber weiteres Digitalisierungspotential identifiziert.
Gesetzliche Vorgaben für kommunale Akteure und ineffiziente Arbeitsabläufe haben zur 
Folge, dass die Stadt Leipzig am Grundstücksmarkt langsamer agiert als ihre Mitbewerber. 
Außerdem wurden mit der Beschlussfassung „Weiterentwicklung des Strategischen 
Flächenmanagements – Soll-Konzeption“ mehrere, zusätzliche Prozesse zur 
Qualitätssicherung eingeführt. Diese sind in der Regel verpflichtend und stellen sicher, dass 
die immer knapper werdenden Flächen bestmöglich und bedarfsorientiert genutzt werden. 
Das bedeutet aber auch, dass die von den Prozessen betroffenen Leistungen nochmals 
mehr Zeit und Aufwand für deren Erstellung in Anspruch nehmen.
Dem kann durch den Einsatz einer Workflow-Management-Software entgegengewirkt 
werden, die eine Vielzahl von Vorteilen bietet: Nachrichten, Formulare und andere 
Datenobjekte können über weite Teile einer Prozesskette medienbruchfrei genutzt, 
freigegeben und je nach Bedarf angepasst, erweitert oder automatisch dokumentiert werden. 
Über ein vordefiniertes Berechtigungskonzept kann allen am Prozess beteiligten 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern passgenau das notwendige Maß an Transparenz zur 
Verfügung gestellt werden. Dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit jedes einzelnen 
Schrittes zu jedem Zeitpunkt. Die prozessübergreifende Zusammenarbeit könnte somit 
effizienter und zeitlich gestrafft ablaufen. 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
2.1 Auswahl der Software
In Übereinstimmung mit dem Beschluss „Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) 
und dem darin beschriebenen Konzept der Basisarchitektur wurden priorisiert bereits in der 
Stadt vorhandene Basiskomponenten (auch als Basisdienste bezeichnet) hinsichtlich ihrer 
Eignung zur Anforderungserfüllung geprüft. Um die Möglichkeiten der betrachteten 
Basisdienste einordnen zu können, wurden zusätzlich zwei weitere Anbieter im Rahmen 
einer Markterkundung analysiert. 
Formcycle von der Firma XIMA ist der Basisdienst für Online-Formulare. Er verfügt über 
ein umfangreiches Portfolio an Funktionen zur Steuerung von Arbeitsabläufen, welches mit 
Hilfe der Programmiersprachen Java und JavaScript beinahe beliebig erweitert und 
angepasst werden kann. Die dafür notwendigen Lizenzen besitzt die Stadt Leipzig bereits. 
Außerdem sind diese von der Anzahl der Anwenderinnen und Anwender unabhängig, 
sodass sich die Software besonders für die Verwendung durch viele Nutzerinnen und Nutzer 
eignet. Laufende Kosten entstehen durch die Verwendung von Plug-Ins, die spezielle und 
individuelle Funktionen bereitstellen. Experten im Hauptamt, Sachgebiet „Digitaler Formular- 
und Druckservice“, sowie bereits eingearbeitete Power-User in den einzelnen Fachämtern 
stehen als Ansprechpartner zur Verfügung und können abhängig von der Komplexität 
selbstständig Probleme beheben oder Arbeitsschritte anpassen. Das Liegenschaftsamt hat 
zur Erprobung der Software einen Arbeitsschritt mit Formcycle umgesetzt (mehr dazu im 
Kapitel 2.4 Testweise Digitalisierung des Arbeitsschritts „Regelanfragen versenden“).
Ebenfalls untersucht wurde enaio von der Firma Optimal Systems. In der Stadtverwaltung 
wird enaio als Basiskomponente Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Es 
existiert darüber hinaus ein Modul zur Abbildung von Arbeitsabläufen, wobei dieses 
überwiegend auf die Speicherung und Weitergabe von Dokumenten beschränkt ist. Eine 
entsprechende Lizenz müsste erst erworben werden. Know-how zur Anwendung von enaio 
als Workflowmanagementsoftware ist in der Stadtverwaltung bisher nicht vorhanden.
Der Basisdienst Enterprise Resource Planning (ERP) wird durch SAP ERP abgedeckt. SAP 
bietet über das Modul Workflow (WF) eine Vielzahl von Möglichkeiten zur 
Arbeitsablaufsteuerung an. Dieses Modul findet in der Stadtverwaltung bisher keine 
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Anwendung und müsste zunächst beschafft werden. Lizenzen vergibt SAP in der Regel 
abhängig von der Anzahl der Anwender. Eine Skalierung der Software erhöht somit die 
laufenden Kosten. Da das WF-Modul in der Stadt bisher nicht genutzt wurde, gibt es keine 
einschlägige Erfahrung in der Abbildung digitaler Prozesse.
Über die Basisarchitektur hinaus wurde außerdem die Software EcholoN von mIT Solutions 
und die Software Panflow von Panvision betrachtet. Mit Hilfe von Produktpräsentationen 
wurde festgestellt, dass diese Anwendungen gegenüber Formcycle von XIMA keine 
entscheidenden Vorteile aufweisen. Demzufolge gibt es keine Rechtfertigung, die 
Komplexität des Software-Portfolios der Stadtverwaltung durch eine weitere Komponente zu 
erhöhen und die damit verbundenen Mehrkosten bedingt durch zusätzliche Lizenzgebühren 
in Kauf zu nehmen.
Nach Abwägung aller Vor- und Nachteile der überprüften Software-Lösungen stellt 
Formcycle von der Firma XIMA die Vorzugsvariante dar. Vergleichsweise geringer 
Arbeits- und Anpassungsaufwand bei gleicher Umsetzungsqualität sowie größtmöglichem 
bereits vorhandenen Know-how sind entscheidende Vorteile. Ein weiterer Vorteil ergibt sich 
aus dem Umstand, dass keine zusätzlichen Lizenzen benötigt werden. Somit wäre eine 
technische Implementierung auf Basis von Formcycle kosten- und zeitoptimiert möglich.
2.2 Übersicht über die zu digitalisierenden Arbeitsabläufe
Geplant ist die Digitalisierung der Hauptprozesse „Flächenbedarf decken“ und 
„Grundstück ankaufen“. Diese bestehen aus einer Vielzahl von Arbeitsschritten sowie 
Unterprozessen, die ihrerseits wiederum aus mehreren Arbeitsschritten bestehen. 
Nachfolgende Auflistung gibt einen ersten Überblick über die Zusammenhänge, den 
angestrebten Grad der Digitalisierung (°D) sowie die Anzahl beteiligter 
Organisationseinheiten (OEs):
  Prozesse °D Anzahl OEs
Flächenbedarf decken
     Fläche für Bedarf suchen
     Externe Bedarfsmeldung prüfen
     Potentialliste für Bedarf freigeben
     Regelanfragen durchführen
     Bedarfsprüfung durchführen
     Nutzungskonkurrenz auflösen
     sonstige Arbeitsschritte im Hauptprozess
Grundstück ankaufen
     Regelanfragen durchführen
     Nachbearbeitung Ankauf durchführen
     sonstige Arbeitsschritte im Hauptprozess
  91 %
  86 %
100 %
100 %
100 %
100 %
  50 %
  75 %
  58 %
100 %
  60 %
  29 %
  
23
  1
15
21
13
20
21
  1
24
13
  2
  2
Der Grad der Digitalisierung (°D) ermittelt sich aus dem Verhältnis der in Formcycle zu 
implementierenden Arbeitsschritte gegenüber der Gesamtzahl der Arbeitsschritte. Die 
Anzahl der beteiligten Organisationseinheiten (OEs) ist die Summe der beteiligten Ämter 
und Versorgungsunternehmen. Die zugehörigen Prozessmodelle sind in Anhang 1 
dargestellt. Die Arbeitsschritte sind nach fachlichen Kriterien voneinander abgegrenzt und 
unterscheiden sich deshalb hinsichtlich ihrer benötigten Ressourcen (Zeit, Geld, Personal). 
Nicht jeder Arbeitsablauf kann von Anfang bis Ende vollständig digital ablaufen. Das kommt 
vor allem dann vor, wenn der Nutzen den Aufwand nicht rechtfertigt. Darüber hinaus gibt es 
Arbeitsschritte, bei denen eine Digitalisierung mangels technischer oder gesetzlicher 
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Rahmenbedingungen noch nicht möglich ist. 
Für alle Prozessschritte, an denen Versorgungsunternehmen beteiligt sind, werden der 
Datenschutzbeauftragte und der Informationssicherheitsbeauftragte einbezogen.
2.3 Funktionale Ziele der Digitalisierung mit XIMA Formcycle
Die Software Formcycle der Firma XIMA bietet viele Funktionen an, mit denen Arbeitsabläufe 
gesteuert, unterstützt oder automatisiert werden können. Nachfolgend werden die 
Funktionen allgemein beschrieben, die entlang der im vorhergehenden Kapitel vorgestellten 
Prozesse implementiert werden sollen. Die konkreten Anforderungen an jeden Arbeitsschritt 
werden in einem separaten Anforderungsdokument erläutert, das zu einem späteren 
Zeitpunkt erstellt wird.
Ablaufsteuerung: Die Software soll die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „an die Hand 
nehmen“ und durch alle digitalisierten Schritte eines Prozesses führen. Dabei werden sowohl 
notwendige als auch hilfreiche Informationen eingeblendet. Weiterhin analog auszuführende 
Arbeitsschritte werden in Formcycle aufgelistet, deren Durchführung beschrieben und 
Checklisten zur Verfügung gestellt. 
Terminsteuerung: Fristen und Terminsetzungen sollen soweit wie möglich vordefiniert und 
von Formcycle automatisch berechnet werden. Darüber hinaus erinnert die Software an 
ausstehende Zuarbeiten mit Hilfe von E-Mails. Ebenfalls implementiert wird die Möglichkeit, 
Fristen durch den Prozessverantwortlichen individuell zu verlängern. Diese Option soll aber 
nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommen.
Vordefinierte Inhalte: Beim Versenden von Nachrichten oder Dokumenten gibt es häufig 
Elemente, die sich von Vorgang zu Vorgang wenig bis gar nicht unterscheiden. Das kann 
den Inhalt einer Nachricht, Daten zum Absender oder Daten zum Empfänger betreffen. 
Diese Elemente sollen zukünftig automatisch eingefügt werden.
Echtzeit-Dashboard: Prozessverantwortliche sollen in Echtzeit den Bearbeitungsfortschritt 
einsehen können. Eine dynamisch generierte Übersicht kann Aufschluss darüber geben, 
welche Organisationseinheiten welche Aufgaben erfüllen müssen und ob das bereits erledigt 
wurde. Zuarbeiten können übersichtlich dargestellt und bei Bedarf Kategorien zugeordnet 
werden.
Automatische, medienbruchfreie Datenverarbeitung: Im Prozessverlauf relevante Inhalte 
sollen automatisch über geeignete Datenformate exportiert und dokumentiert werden.
Stellungnahmen, Entscheidungen und Nachrichten werden über eine Schnittstelle im 
Basisdienst Dokumentenmanagementsystem (enaio) abgelegt. Hochgeladene Anhänge 
werden ebenfalls in enaio gespeichert, verbleiben aber in ihrem originären Dateiformat.
Inhalte mit Bezug zu Geodaten werden zum Basisdienst Geodateninfrastruktur (GDI) 
übertragen. Dies betrifft vor allem Flächenbedarfe, damit diese zu Standorten zugeordnet 
werden können sowie die Verarbeitung von Standortdaten entlang des Suchprozesses. Das 
Amt für Geoinformation und Bodenordnung schafft mit bereits vorhandenen, personellen 
Kapazitäten Strukturen zur Speicherung und Verarbeitung von Standortdaten in der GDI.
Prozessverantwortung: Fachlich wird unterschieden zwischen Verantwortlichkeiten für 
gesamte Prozesse und für einzelne Arbeitsschritte. Die Prozessverantwortung für die in 
Kapitel 2.2 vorgestellten Prozesse werden Mitarbeitern im Liegenschaftsamt zugeordnet. Die 
Durchführungsverantwortung einzelner Schritte hängt von den jeweiligen Aufgaben ab. Sie 
kann sowohl im Liegenschaftsamt als auch in anderen Ämtern oder den 
Beteiligungsunternehmen verortet sein. 
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Berechtigungen: Der grundlegende Arbeitsablauf wird für alle Beteiligten transparent 
gestaltet. Die Prozessverantwortlichen können im Verlauf erstellte und hochgeladene Inhalte 
sowie den Bearbeitungsfortschritt einsehen. Durchführungsverantwortliche für einzelne 
Schritte sehen die Inhalte, die sie zur Bearbeitung ihrer Aufgaben benötigen sowie selbst 
erstellte Inhalte. Nachträglich lassen sich Dokumente nicht mehr anpassen, sodass der 
Bearbeitungsverlauf vollständig nachvollziehbar bleibt.
2.4 Erprobung der Digitalisierung am Arbeitsschritt „Regelanfragen versenden“ 
XIMA Formcycle ist so gestaltet, dass die Umsetzung von Arbeitsabläufen auch ohne 
Programmierkenntnisse möglich ist, solange nur vordefinierte Basiselemente verwendet 
werden. Durch das Anpassen auf Quelltext-Ebene lassen sich Prozesse aber auch beliebig 
definieren.
Das Liegenschaftsamt hat die Anwendung von Formcycle am Arbeitsschritt „Regelanfragen 
versenden“ erprobt, welcher zum Prozess „Regelanfragen durchführen“ gehört. Damit wird 
der Vorgang beschrieben, bei dem das Liegenschaftsamt andere Ämter um fachliche 
Stellungnahmen zur beabsichtigten Nutzung einer Liegenschaft bittet. Im Verlauf werden 
Nachrichten an bis zu 15 andere Ämter oder Versorgungsunternehmen verschickt. Die 
Formulierung der Regelanfragen bleibt für gewöhnlich gleich und hängt nur vom Empfänger 
ab. Anstatt wie bisher viel Zeit für das Verfassen einzelner E-Mails oder Hausmitteilungen 
aufzuwenden, nimmt Formcycle den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Hauptteil der 
Arbeit ab. Die wiederkehrenden Formulierungen und die jeweiligen Empfänger werden von 
der Software initial bereitgestellt. Lediglich einzelne Parameter müssen definiert werden, wie 
die zur Rede stehende Liegenschaft und die beabsichtigte Nutzung. Der Mitarbeiter hat 
anschließend die Möglichkeit, die Standardauswahl der Empfänger zu verändern, indem er 
Haken setzt oder entfernt (vgl. Abbildung 1). Mit einem einzelnen Klick auf „Senden“ werden 
dann alle Empfänger gleichzeitig kontaktiert.
Damit endet der Abschnitt, der durch das Liegenschaftsamt zur Erprobung von Formcycle 
implementiert wurde. Die für den Arbeitsschritt notwendige Zeit wurde von etwa 20 bis 30 
Minuten auf ein bis zwei Minuten reduziert. 
Abbildung 1: Ausschnitt "Regelanfragen versenden" in Formcycle aus Anwendersicht
 
3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
Die Implementierung der Arbeitsabläufe in XIMA Formcycle ist für das zweite Quartal 2022 
geplant. Der Übergang in den operativen Betrieb erfolgt im Juli 2022.
Zur Herleitung weiterer, potentieller Ausbauschritte wird im vierten Quartal 2022 eine 
Evaluation der Umsetzung im IT-Architekturboard durchgeführt. Die Evaluation wird durch 
das Liegenschaftsamt basierend auf der Projektumsetzung vorbereitet.
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4. Finanzielle Auswirkungen 
4.1 Kostenübersicht
Im Jahr 2022 werden für die Implementierung der Arbeitsabläufe 105.000 Euro benötigt. 
Diese Investition ist bilanziell zu erfassen. Die finanziellen Mittel werden genutzt, um ein 
externes Unternehmen mit der Implementierung zu beauftragen. In enger Abstimmung mit 
dem Basisdienst Formularservice wird sichergestellt, dass vorrangig nachnutzbare 
Standardfunktionalitäten von XIMA Formcycle genutzt werden. 
Die Unterstützung durch ein externes Unternehmen ist notwendig, da weder Stadtverwaltung 
noch Lecos über die notwendigen Kapazitäten bzw. das notwendige Know-How verfügen, 
um die Programmierung in Formcycle durchzuführen. Es sind Anpassungen des Quelltextes 
im Front-End, im Back-End und an Schnittstellen zu anderer Software vorgesehen, die ein 
spezifisches, technisches Verständnis voraussetzen. 
Ab 2022 werden jährlich Kosten für Bereitstellung, Betrieb und Wartung in Höhe von 
schätzungsweise 3.000 Euro fällig.
4.2 Mittelherkunft
Im Steuerungsgremium Digitalisierung und Veränderungsmanagement vom 10.06.2021 
wurden zwei Festlegungen bezüglich der Finanzierung getroffen:
1) Die Finanzierung des offenen Budgets wird ab Q3 2021 mit offenem Budget 
10_Digitalisierung abgeglichen.
2) Parallel prüft das Fachamt die Verfügbarkeit weiterer eigener Mittel.
Im Nachgang des Termins wurde durch die IT-Koordination plausibel dargestellt, dass die 
Möglichkeit einer Verwendung von Restmitteln Ende 2021 sehr unwahrscheinlich erscheint. 
Die Prüfung der Verwendung eigener Mittel ergab die Möglichkeit der Deckung aus dem 
PSP-Element „Entschädigung für Verwaltungsdienstleistungen“. Deshalb werden die 
benötigten 105.000 € in das Jahr 2022 auf das PSP-Element 7.0001334.701 „Software der 
Druckerei“ übertragen und dadurch die Projektfinanzierung gesichert.
Die Verantwortung über das Formularmanagement und die Software XIMA Formcycle liegt 
grundsätzlich im Sachgebiet „Digitaler Formular- und Druckservice“ im Hauptamt. Unter dem 
Leitsatz „Dezentrales Management“ bestimmt das Sachgebiet darüber hinaus 
Formularbeauftragte in anderen Abteilungen und Ämtern, die eigenständig mit Formcycle 
arbeiten oder Projekte realisieren. Daraus resultiert, dass zur Umsetzung des 
Digitalisierungsprojekts „Flächenmanagement“ eine Umwidmung der benötigten Finanzmittel 
vom Liegenschaftsamt zum Hauptamt erforderlich ist, konkret
vom PSP-Element 7.0000044.700 „Entschädigungen für Verwaltungsvermögen“
zum PSP-Element 7.0001334.701 „Software der Druckerei“.
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
keine 
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6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt  geplant x  nicht nötig
7. Besonderheiten  
 
keine
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
Sollte der Ausführungsbeschluss nicht bestätigt werden, kann der Großteil der Arbeitsschritte 
entlang der Prozesskette nicht digital abgebildet werden. Einige wenige Schritte könnten aus 
eigener Kraft isoliert umgesetzt werden, man wäre aber auf einfache Funktionen beschränkt. 
Eine automatisierte Informationsverarbeitung über einzelne Arbeitsschritte hinweg wäre nicht 
möglich. 
Dies hätte zur Folge, dass die Ziele der Prozessoptimierung nicht erreicht würden: Es wird 
keine Transparenz geschaffen und es gibt weder Arbeitserleichterungen noch eine 
Reduktion des Fehlerrisikos. Die Bearbeitungszeiten der vorgestellten Prozesse können 
nicht reduziert werden. Im Gegenteil, aufgrund der gestiegenen Anforderungen an die 
Qualitätssicherung bei Entscheidungen zur langfristigen Flächennutzung muss insgesamt 
zukünftig mit einer erhöhten Bearbeitungsdauer gerechnet werden.
Anlage/n
1 Anlage 1 - Prozessmodellle (öffentlich)
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1 
  
Anlage 1 - Prozessmodelle 
Flächenbedarf decken 
 
 
 
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2 
  
Fläche für Bedarf suchen 
 
  
14 von 21 in Zusammenstellung
 
3 
  
Externe Bedarfsmeldung prüfen 
 
  
15 von 21 in Zusammenstellung
 
4 
  
Potentialliste für Bedarf freigeben 
 
  
16 von 21 in Zusammenstellung
 
5 
  
Regelanfragen durchführen 
 
 
 
Nutzungskonkurrenz auflösen 
 
17 von 21 in Zusammenstellung
 
6 
  
Grundstück ankaufen (1/3) 
 
 
  
18 von 21 in Zusammenstellung
 
7 
  
Grundstück ankaufen (2/3) 
 
  
23.2 Grundstücksverkehr 
23.41 Verwaltung/Haushalt 
23.42 Justiziariat 
62.22 Wertermittlung 
19 von 21 in Zusammenstellung
 
8 
  
Grundstück ankaufen (3/3) 
 
  
23.2 Grundstücksverkehr 
62.22 Wertermittlung 
23.42 Justiziariat 
23.41 Verwaltung/Haushalt 
20 von 21 in Zusammenstellung
 
9 
  
Nachbearbeitung Ankauf durchführen 
 
21 von 21 in Zusammenstellung