Beauftragung einer Beratungsleistung in der Abteilung Technik und Spezialbeschaffung der Branddirektion
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-07762
Datum: 2022-12-07
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Verwaltungsausschuss 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-07762 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
Dezernat Umwelt, Klima, Ordnung und Sport 
 
 
Betreff: 
Beauftragung einer Beratungsleistung in der Abteilung Technik und 
Spezialbeschaffung der Branddirektion 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Bestätigung 
FA Allgemeine Verwaltung  Vorberatung 
FA Umwelt, Klima und Ordnung  Vorberatung 
Verwaltungsausschuss 11.01.2023 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag 
Die Firma antwortING Beratende Ingenieure PartGmbB wird mit der Erbringung der Beratungsleistung 
zur Analyse der Abteilung Technik und Spezialbeschaffung der Branddirektion beauftragt. Die Kosten 
betragen 39.948,30 €. 
 
Räumlicher Bezug 
  
  
  
Zusammenfassung 
  
Anlass der Vorlage:    
  
   Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss x   Verwaltungshandeln   
              
   Sonstiges: 
  
Es ist beabsichtigt, die Durchführung einer Beratungsleistung zur Analyse der Organisation der 
Abteilung Technik und Spezialbeschaffung der Branddirektion Leipzig und die Entwicklung eines 
optimierten Modells der Aufgabenerfüllung in diesem Bereich einschließlich einer Stellenbemessung 
an ein Beratungsunternehmen zu vergeben und damit einhergehend, den entsprechenden Zuschlag 
zu erteilen. In dieser Vorlage werden der Auftrag, der Vergabeprozess sowie die Begründung der 
Unternehmensauswahl beschrieben.  
 
 
 
 
 
 
 
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Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen   nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft   nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung   nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
    
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge         
  Aufwendungen 2023     39.948 
 1.100.126.002, 
Sachkonto 
44312000 
Finanzhaushalt Einzahlungen         
  Auszahlungen         
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein   wenn ja, nachfolgend angegeben 
  
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand         
Nach Durchführung 
der Maßnahme zu 
erwarten 
Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)         
  Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen          
        
Steuerrechtliche Prüfung   x nein   wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 
2B UStG     nein   ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung     nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen     ja   nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein   wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
  
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
  Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
  Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
  Qualität im öffentlichen 
Raum 
und in der Baukultur 
  Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
  Nachhaltige Mobilität 
  
  Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
  Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
  Vorsorgendes Flächen- 
und Liegenschafts-
management 
  Erhalt und Verbesserung 
der 
Umweltqualität 
  Leistungsfähige 
technische Infrastruktur 
  Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- 
und Freiraum-angebote 
  
 
  Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität   Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
  Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
  Bürgerstadt   Weltoffene Stadt 
  Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
  Region   Vielfältige, lebendige 
Kultur- und 
Sportlandschaft 
  Bezahlbares Wohnen   Stadtrat   Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
  Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
  Kommunalwirtschaft   Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
  Lebenslanges Lernen x Verwaltung   Imageprägende 
Großveranstaltungen 
  Sichere Stadt       Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
            
  Sonstige Ziele           
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
  Trifft nicht zu         
  
 
 
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Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger 
(Strom, Wärme, Brennstoff)   keine / Aussage nicht 
möglich   erneuerbar   fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch   Aussage nicht möglich   ja   nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen)   Aussage nicht möglich   ja   nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. 
Entsiegelung, Regen-
wassermanagement) 
  Aussage nicht möglich   ja   nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz   ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 
5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer   nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)     
  
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
    ja   nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess) x nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
              
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
    Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
    liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
    wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
      
  
  
 
Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:   
Die Bewertung der Angebote und die Auswahl des vorgeschlagenen Auftragnehmers erfolgten durch 
Branddirektion und Hauptamt einvernehmlich auf Basis des vorgegebenen Bewertungssystems.  
  
  
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung  
entfällt    
  
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit   
Die Vorlage ist öffentlich. Die Anlagen des konkreten Angebotes und der Auswertungsmatrix 
unterliegen dem Datenschutz und sind daher nichtöffentlich.   
  
  
III.   Strategische Ziele  
  
  
IV.  Sachverhalt  
  
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1.  Anlass  
Gemäß § 6 SächsBRKG muss die Gemeinde eine den örtlichen Verhältnissen entsprechende 
leistungsfähige Feuerwehr aufstellen, ausrüsten und unterhalten. Innerhalb der Stadtverwaltung 
Leipzig nimmt diese Aufgabe die Branddirektion Leipzig wahr. Die Abteilung 37.4 Technik und 
Spezialbeschaffung ist für die Ausrüstung, Unterhaltung und Ausstattung der Feuerwehr mit den 
erforderlichen Einrichtungen und Ausrüstungen gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 1 SächsBRKG sachlich 
zuständig.  
Im Rahmen der Organisationsuntersuchung soll eine systematische Analyse der Abteilung „Technik 
und Spezialbeschaffung“ unter Berücksichtigung von Schnittstellen sowie der Gesamtstrategie der 
Branddirektion vorgenommen werden. Nach dieser soll durch eine Stärkung der rückwärtigen 
Bereiche die Aufgabenerfüllung in allen Bereichen des operativen Dienstes (Einsatzdienst von 
Feuerwehr und Rettungsdienst sowie Einheiten des Katastrophenschutzes) insbesondere durch 
Reduzierung von Ausfallzeiten für Stütz- und Logistikprozesse erhöht werden.  
  
   
2.  Beschreibung der Maßnahme  
  
Gegenstand der Beratungsleistung: 
Die Stadtverwaltung Leipzig beabsichtigt die Durchführung einer Beratungsleistung zur Analyse der 
Organisation der Abteilung Technik und Spezialbeschaffung der Branddirektion Leipzig und die 
Entwicklung eines optimierten Modells der Aufgabenerfüllung in diesem Bereich einschließlich einer 
Stellenbemessung.  
Im Vordergrund steht dabei die ganzheitliche Betrachtung der Abteilung 37.4, insbesondere unter dem 
Aspekt der effizienten Zusammenarbeit der beiden Sachgebiete "Spezialbeschaffung" sowie 
"Technische Ausstattung und Logistik".  
Im Ergebnis der Untersuchung sollen Empfehlungen zur bedarfs- und aufgabengerechten 
Organisation der Abteilung sowie deren Personalausstattung unterbreitet werden. Dabei ist für die 
aufgezeigten Optimierungen eine Umsetzungskonzeption zu erarbeiten. 
Die Leistungsbeschreibung ist als Anlage 1 beigefügt.  
Vergabeverfahren: 
Am 24.06.2022 wurden 12 Beratungsunternehmen per E-Mail zur Abgabe Ihrer Angebote 
aufgefordert: 
• bbvl Beratungsgesellschaft für Beteiligungsverwaltung Leipzig mbH 
• Beratungsraum Kommunal- und Unternehmensberatung GmbH 
• B&P Management- und Kommunalberatung GmbH 
• BSL Managementberatung GmbH 
• HEYDER + PARTNER Gesellschaft für Kommunalberatung mbH 
• KOM/CON Kommunalberatung Dr. Knaf Consulting- und Vertriebs-GmbH 
• Rödl & Partner GmbH – Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 
• Lülf+ Sicherheitsberatung GmbH 
• IBG Ingenieurbüro für Brandschutztechnik und Gefahrenabwehrplanung GmbH 
• FORPLAN Forschungs- und Planungsgesellschaft für Rettungswesen, Brand- und 
Katastrophenschutz mbH 
• FORPLAN Dr. Schmiedel GmbH 
• anwortING Beratende Ingenieure PartGmbB 
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Die Frist zur Abgabe der Angebote endete am 15.07.2022. 
10 Firmen haben von einer Angebotsabgabe Abstand genommen. 
Zwei Firmen haben fristgerecht ihr Angebot abgegeben:  
• B&P Management- und Kommunalberatung GmbH 
• anwortING Beratende Ingenieure PartGmbB 
Die Prüfung und Bewertung der Angebote sowie dessen Präsentation erfolgte nach einem 
Bewertungsraster (siehe Anlage 2), welches mit der Angebotsaufforderung den Unternehmen 
bekanntgegeben wurde. 
Beide Firmen wurden am 01.09.022 zur Angebotspräsentation/Bietergespräch eingeladen. Die 
Erkenntnisse flossen in die Angebotsbewertung (siehe Anlage 3) ein.    
Vergabevorschlag: 
Nach Auswertung der Angebote wird vorgeschlagen, der Firma antwortING Beratende Ingenieure Part 
GmbB den Zuschlag zu erteilen. 
Begründung: 
Das Angebot der Firma antwortING (siehe Anlage 4) entspricht der angefragten Leistung. Die 
Branddirektion hat bereits mit der Firma zusammengearbeitet und kann die hohe fachliche Expertise 
der Firma im Bereich der Gefahrenabwehr, die aus Sicht der Auftraggeberin wesentlich für die 
Leistungserbringung ist, bestätigen. Das Unternehmen weist Referenzen im entsprechenden 
Untersuchungsbereich auf. 
Das Honorar wird als Pauschalpreis angeboten und liegt im Rahmen der Aufwandsschätzung. Im 
Ergebnis der Auswertung hat die Firma antwortING das wirtschaftlichste Angebot abgegeben.  
  
3.  Realisierungs- / Zeithorizont  
Der Durchführungszeitraum wird auf ca. 8 Monate veranschlagt. Die Untersuchung soll Ende Februar 
2023 beginnen. 
  
4.  Finanzielle Auswirkungen  
Die Höhe der Aufwendungen im Ergebnishaushalt ergeben sich aus dem im Angebot kalkulierten 
Honorar in Höhe von 39.948 EUR (Pauschalpreis). Die Finanzierung erfolgt aus dem PSP-Element 
"Abwehrender Brandschutz" 1.100.126.002 über das Sachkonto 44312000. Mit Blick auf das 
Haushaltsjahr 2023 wird auf den Vorbehalt der Beschlussfassung und Genehmigung des 
Haushaltsplans verwiesen.   
  
5.  Auswirkungen auf den Stellenplan  
keine  
  
6.  Bürgerbeteiligung  
  
   bereits erfolgt    geplant x   nicht nötig 
  
7.  Besonderheiten   
  
8.  Folgen bei Nichtbeschluss  
Bei Nichtbeschluss kann die Beratungsleistung nicht vergeben werden.  
 
Anlage/n 
1 Leistungsbeschreibung Branddirektion Abteilung 37.4 (öffentlich) 
 
2 Bewertungsraster (öffentlich) 
 
3 Angebotsauswertung (nichtöffentlich) 
 
4 Angebot_antwortING (nichtöffentlich) 
 
 
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LEISTUNGSBESCHREIBUNG 
 
BERATUNGSLEISTUNG ZUR ANALYSE DER ORGANISATION 
DER ABTEILUNG TECHNIK UND SPEZIALBESCHAFFUNG DE R 
BRANDDIREKTION LEIPZIG UND ENTWICKLUNG EINES 
OPTIMIERTEN MODELLS DER AUFGABENERFÜLLUNG IN 
DIESEM BEREICH EINSCHLIEßLICH EINER 
STELLENBEMESSUNG  
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Inhaltsverzeichnis 
 
Inhaltsverzeichnis  .................................................. ................................................... ........................1 
1.  Einführung  .................................................. ................................................... ..........................2 
2.  Untersuchungsbereich  .................................................. ................................................... .....2 
2.1  Organisation und Aufgaben der Abteilung „Technik un d Spezialbeschaffung“ 3 
2.1.1  Stabsstelle „Technische Konzeption und Grundsatzang elegenheiten“  ......4 
2.1.2  Sachgebiet 37.42 „Technische Unterhaltung und Logistik“  ...........................4 
2.1.3  Sachgebiet 37.43 „Spezialbeschaffung“  .................................................. ..........6 
2.2  Ressourcen  .................................................. ................................................... .................7 
2.3  Weitere Einflussfaktoren  .................................................. .............................................7 
2.4  Schnittstellen  .................................................. ................................................... ..............8 
2.4.1  Sachgebiet 37.01 „Katastrophen- und Bevölkerungsschutz“  ........................8 
2.4.2  Abteilung 37.2 Einsatzdienst  .................................................. ..............................8 
2.4.3  Abteilung 37.6 Verwaltung, Sachgebiet 37.61 „Allgemeine Verwaltung“  ....8 
2.4.4  Abteilung 37.6 Verwaltung, Sachgebiet 37.62 „Haushalts- und 
Rechnungswesen“  .................................................. ................................................... ............9 
2.4.5  Abteilung 37.6 Verwaltung, 37.63 Sachgebiet „Recht und Abrechnung“  ....9 
3.  Ziele  .................................................. ................................................... .................................... 10 
4.  Inhaltliche Schwerpunkte  .................................................. ................................................. 1 0 
5.  Rahmenbedingungen für den Beratungsauftrag  .................................................. ......... 12 
6.  Darstellung der Ergebnisse und Umsetzungskonzeption ............................................ 13 
7.  Anlagen  .................................................. ................................................... ............................. 13 
 
  
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1. Einführung 
Gemäß § 6 SächsBRKG muss die Gemeinde eine den örtlichen Verhältnissen entsprechende 
leistungsfähige Feuerwehr aufzustellen, auszurüsten  und zu unterhalten. Innerhalb der 
Stadtverwaltung Leipzig nimmt diese Aufgabe die Branddirektion Leipzig wahr. 
Die Branddirektion besteht insgesamt aus sechs Abte ilungen mit unterschiedlichsten 
operativen und rückwärtigen Aufgabenstellungen sowi e einer Stabsstelle für Bevölkerungs- 
und Katastrophenschutz, welche direkt bei der Amtsleitung angegliedert ist. 
 
Im Zuge der Organisationsuntersuchung soll eine Ana lyse und Betrachtung der Abteilung 
Technik und Spezialbeschaffung in Bezug auf 
 Aufgaben  
 Schnittstellen 
 Personalbedarf 
 Struktur 
untersucht werden. 
 
2. Untersuchungsbereich 
Die Abteilung „Technik und Spezialbeschaffung“ ist für die Ausrüstung, Unterhaltung und 
Ausstattung der Feuerwehr mit den erforderlichen Einrichtungen und Ausrüstungen gemäß § 
6 Abs. 1 Nr. 1 SächsBRKG sachlich zuständig. Damit einhergehend resultiert weiterhin sowohl 
die Zuständigkeit für die Erhebung statistischer Da ten zur technischen Ausstattung nach § 6 
Abs. 1 Nr. 10 SächsBRKG sowie die Vorbereitung der Bekämpfung von Katastrophen gem. 
§7 Abs.1 Nr. 13. 
  
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3 
 
2.1 Organisation und Aufgaben der Abteilung „Technik und 
Spezialbeschaffung“ 
 
 
 
* Nach Bestätigung der 4. Fortschreibung des Brandsch utzbedarfsplanes der Stadt Leipzig 
entsteht zum 01.01.2023 das Team „Logistik“ innerha lb des Sachgebietes „Technische 
Unterhaltung und Logistik“. 
 
Innerhalb der Abteilung erfüllen die einzelnen Bere iche schwerpunktmäßig unterschiedliche 
Aufgabenstellungen, welche nachfolgend ausführlich beschrieben werden.  
  
Abteilungsleitung 37.4 
Technik und 
Spezialbeschaffung 
Sachgebiet 37.42 
Technische Unterhaltung 
und Logistik 
Team Fahrzeug- und 
Gerätetechnik 
Team Atemschutz und 
Bekleidung 
Team Logistik* 
Sachgebiet 37.43 
Spezialbeschaffung 
Stabsstelle 
Technische Konzeption 
und 
Grundsatzangelegenheiten 
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2.1.1 Stabsstelle „Technische Konzeption und Grunds atzangelegenheiten“ 
Im Jahr 2020 wurde eine Stabsstelle „Technische Konzeption und Grundsatzangelegenheiten“ 
geschaffen, um vorbereitende Tätigkeiten für Vergabeverfahren zu konzentrieren: 
 Eigenverantwortliche Erstellung von technischen Le istungsanforderungen für Fahrzeuge 
und Geräte von Feuerwehr, Rettungsdienst und Katast rophenschutz aus den, bei der 
Bedarfsstelle ermittelten Nutzfanforderungen (Lastenhefte) 
 Bewertung technischer Parameter von Fahrgestellen und Aufbaulösungen sowie Geräten 
hinsichtlich der Eignung für die Verwendung bei Feu erwehr, Rettungsdienst und 
Katastrophenschutz der Stadt Leipzig 
 Analyse und Bewertung der Nachhaltigkeit von Besch affungsmaßnahmen 
 Entwicklung von Maßnahmen zur Kostenoptimierung 
 Erarbeitung von Vorschlägen zur Steigerung der Arb eitssicherheit 
 Zusammenarbeit mit anderen Feuerwehren zur Weitere ntwicklung technischer 
Fragestellungen 
 Geschäftsprozessoptimierung 
 Qualitätsmanagement 
 Erstellung von Vorlagen für die Ratsversammlung un d andere politische Gremien 
 Permanente Marktanalyse zur technischen Entwicklun g in den Bereichen Feuerwehr, 
Rettungsdienst und Katastrophenschutz 
 Technische Projektleitung bei Neu- und Ersatzbesch affungen 
 Planung, Organisation und Durchführung von Güteprü fungen im Zusammenhang mit 
Beschaffungsmaßnahmen 
 
2.1.2 Sachgebiet 37.42 „Technische Unterhaltung und  Logistik“ 
 Unterhaltung von Fahrzeugen, Geräten und Schutzaus rüstungen 
 Sicherstellung der Einhaltung des arbeitssicheren Zustandes von Fahrzeugen, Geräten 
und Schutzausrüstungen 
 Sicherstellung gesetzlich vorgeschriebener Unterwe isungen 
 Erstellung von Betriebsanweisungen 
 Planung von technischen Reserven und Lagerbestände n für die Branddirektion 
 Dokumentation, Überwachung und Durchführung wieder kehrender Prüfungen 
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 Zulassungsangelegenheiten für Fahrzeuge der Brandd irektion 
 Ausstattung und Unterhaltung der Werkstätten und W erkstattarbeitsplätze sowie die 
Fahrzeug- und Waschhallen der Branddirektion 
 Unterhaltung eigener Werkstätten: 
 KFZ-Werkstatt für Feuerwehr-Spezialaufbauten und F euerlöschpumpen 
 Elektro- und Gerätewerkstatt 
 Funkwerkstatt 
 Medizinprodukte-Werkstatt 
 Atemschutz-Werkstatt 
 Schlauch-Werkstatt 
 Näherei (Dienst- und Schutzkleidung) 
 Helm-Werkstatt 
 Inventarisierung und Verwaltung von 
 Fahrzeugen (Fuhrparkmanagement) 
 Geräten (Geräteverwaltung) 
 Dienst- und Schutzbekleidung (Bekleidungsmanagemen t) 
 Ausgabe von Dienst- und Schutzkleidung (Bekleidung skammer) 
 Organisation der Aussonderung nicht mehr benötigte r Ausrüstung (Versteigerung, 
Verkauf, Verschrottung, etc.) 
 Erstellung von Vorlagen für die Ratsversammlung un d andere politische Gremien 
 Mobiler Störungsdienst für Fahrzeuge und Geräte 
Darüber hinaus sollen im Zuge der Bestätigung der 4 . Fortschreibung des 
Brandschutzbedarfsplanes der Stadt Leipzig durch das neu eingeführte Team „Logistik“ u. a. 
folgende Tätigkeiten übernommen werden: 
 Erstellung von Logistik- und Lagerkonzepten 
 Durchführung von Logistik- und Versorgungsfahrten zur Qualitätssicherung des 
Einsatzdienstes der Berufsfeuerwehr und Freiwilligen Feuerwehr 
  
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2.1.3 Sachgebiet 37.43 „Spezialbeschaffung“ 
Im Rahmen einer Organisationsuntersuchung wurde das  Beschaffungswesen in der 
Branddirektion im Jahr 2015 intensiv überprüft. Im Ergebnis führte diese zu einer 
abteilungsübergreifenden Umstrukturierung und der B ildung des eigenständigen 
Sachgebietes „Spezialbeschaffung“ innerhalb der Abt eilung „Technik und 
Spezialbeschaffung“.  
Trotz Bildung des Sachgebietes „Spezialbeschaffung“ werden auch in anderen Bereichen der 
Branddirektion Freihändige Vergaben durchgeführt. E ine klare Trennung zwischen 
Beschaffung und Bewirtschaftung ist im Zuge der Bil dung des Sachgebietes 
„Spezialbeschaffung“ nicht stringent erfolgt.  
Weiterhin führen der unverändert hohe Investitionsb edarf sowie Schnittstellenprobleme zu 
einer hohen Belastung der neu geschaffenen Organisa tionseinheit sowie der anderen 
Bereiche der Abteilung.  
Die Aufgaben des Sachgebietes umfassen:  
 Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren  aller Art (außer Bauleistungen) für 
Spezialbedarfe der Branddirektion 
 Bündelung und Prüfung von Bedarfen der allgemeinen  Beschaffung und Koordination der 
Beschaffung mit dem Hauptamt oder anderen Spezialbe schaffungsstellen der Stadt 
Leipzig 
 Zentrale Lagerhaltung für Güter des allgemeinen Be darfs 
 Rechtliche Beratung zu vergaberechtlichen Frageste llungen für die Branddirektion 
 Abwicklung von Gewährleistungsangelegenheiten 
 Bewirtschaftung und Planung des Investitionshausha ltes der Branddirektion (bewegliches 
Anlagevermögen) 
 Fachaufsicht über alle Mittelbewirtschafter der Br anddirektion in vergaberechtlichen 
Fragestellungen 
 Durchführung von Markterkundungsverfahren 
 Erstellung von Vorlagen für die Ratsversammlung un d andere politische Gremien 
 Erstellung der Ausschreibungsplanung und Abstimmun g mit dem Hauptamt 
 Führung der Vergabestatistik für die Branddirektio n 
 Koordination und Abstimmung mit dem Rechnungsprüfu ngsamt 
 Verwaltung des Vergabearchivs der Branddirektion 
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7 
 
 Beschaffung und Verwaltung von Fachzeitschriften u nd Fachliteratur 
 
2.2 Ressourcen 
Die Abteilung „Technik & Spezialbeschaffung“ verfügt über insgesamt 23,0 VzÄ: 
Bereich VzÄ 
Abteilungsleitung  2,0 
Sachgebiet  
„Technische Unterhaltung und Logistik“ 
21,0 
Sachgebiet „Spezialbeschaffung“   5,0 
∑: 28,0 
 
2.3 Weitere Einflussfaktoren 
Darüber hinaus wirken Bedienstete aus allen Bereich en der Abteilung im Führungsstab der 
Branddirektion mit. Einzelne Bedienstete sind zudem  im sogenannten Mischdienstsystem in 
den Einsatz(-führungs-)dienst der Branddirektion so wie als Verbindungsbeamte in den 
Führungsstab der Polizeidirektion Leipzig integriert. 
Weiterhin führen auch externe Faktoren zu einem stetigen Anwachsen des Aufgabenumfangs 
innerhalb der einzelnen Bereiche.  
 Permanentes Wachstum im Fahrzeug- und Gerätebestan d sowie in der 
Personalstruktur der Branddirektion aufgrund des Städtewachstums der Stadt Leipzig  
 Erlass zahlreicher Vorschriften zu Prüfung, Überwa chung, Dokumentation und 
Nachweisführung im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz 
 Verschärfung der Anforderungen an das Vergabe- und  Beschaffungswesen aufgrund 
von Vergaberechtsnovellierungen.  
 Zudem muss dem berechtigten Interesse der Bedienst eten verschiedener Abteilungen 
der Branddirektion zur Mitwirkung an einer Vielzahl  von Projekten der Abteilung 
Technik und Spezialbeschaffung Rechnung getragen werden.  
  
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2.4 Schnittstellen 
Schnittstellen bestehen zu verschiedenen Organisati onsbereichen innerhalb der 
Branddirektion: 
 
2.4.1 Sachgebiet 37.01 „Katastrophen- und Bevölkeru ngsschutz“ 
Das Führen sowie die Verwaltung von Fahrzeugakten e rfolgt sowohl im Sachgebiet 
„Technische Unterhaltung und Logistik“ als auch im Sachgebiet 37.01 „Katastrophen- und 
Bevölkerungsschutz“. 
Innerhalb der Branddirektion ist grundsätzlich die Abteilung „Technik & Spezialbeschaffung“ 
für das gesamte Fuhrparkmanagement zuständig, unabhängig davon, ob die Fahrzeuge dem 
Bereich Feuerwehr, Rettungsdienst, Vorbeugender Bra ndschutz oder Katastrophenschutz 
zuzuordnen sind.  
Daneben werden im Sachgebiet Katastrophen- und Bevö lkerungsschutz für die 
Katastrophenschutzfahrzeuge des Bundes und des Frei staats Sachsen, welche der 
Branddirektion zur Erfüllung ihrer Aufgaben überlas sen wurden, ebenfalls Fahrzeugakten 
geführt. 
Dies führt regelmäßig im Zuge der Instandhaltung so wie Instandsetzung der Fahrzeuge zu 
Unstimmigkeiten, da einerseits ein erhöhter Abstimm ungsbedarf erforderlich ist und es 
andererseits durch den Abstimmungsbedarf zu längere n Standzeiten bei den 
Einsatzfahrzeugen führt. Bis zur finalen Klärung stehen die Fahrzeuge dem Einsatzdienst nicht 
zur Verfügung.  
 
2.4.2 Abteilung 37.2 Einsatzdienst 
Im Sachgebiet 37.42 wird das Atemschutz-Kompetenzze ntrum (ASKZ) sowie die 
Atemschutzübungsanlage (ASÜ) betrieben. Im Rahmen d er Untersuchung sollen die 
Aufgaben, die Struktur sowie die personelle Zuordnu ng/Besetzung (Doppelfunktion) geprüft 
werden.  
Eine enge Schnittstelle besteht hier zur Abteilung Einsatzdienst, insbesondere auch zum 
Sachgebiet 37.27 Aus- und Fortbildung der Abteilung  Einsatzdienst, die für die Nutzung der 
Atemschutzübungsanlage zuständig ist. 
 
2.4.3 Abteilung 37.6 Verwaltung, Sachgebiet 37.61 „ Allgemeine Verwaltung“  
Im Zuge der Durchführung von Neubau- und teilweise auch Sanierungsmaßnahmen sind 
immer wieder Abstimmungen zwischen den beiden Abtei lungen „Technik & 
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Spezialbeschaffung“ und „Verwaltung“, Sachgebiet „A llgemeine Verwaltung“ (Fachbereich 
„Bau“) zu technischen Fragestellungen erforderlich,  welche sich aus den Anforderungen an 
die Funktionsfähigkeit der Einsatztechnik ergeben.  
Aufgrund der Vielzahl an unterschiedlichen Einsatzm itteln und Einsatztechnik müssen die 
technischen Anforderungen an die zu installierenden  Betriebsvorrichtungen durch die 
Abteilung „Technik & Spezialbeschaffung“ zwingend bereitgestellt werden. 
Ungeachtet dessen ist das Sachgebiet „Technische Unterhaltung und Logistik“, wie bereits im 
Abschnitt 2.1.2 ausführlich beschrieben, u. a. für die Ausstattung von Werkstätten, 
Werkstattarbeitsplätzen, Fahrzeughallen und Waschga ragen zuständig. Die Trennung der 
„baulichen“ und „technischen“ Unterhaltung erfolgt gegenwärtig anhand der Definition 
„bauliche Anlage“. 
 
2.4.4 Abteilung 37.6 Verwaltung, Sachgebiet 37.62 „ Haushalts- und 
Rechnungswesen“ 
Wie bereits im Abschnitt 2.1.3 beschrieben, ist das Sachgebiet „Spezialbeschaffung“ im Zuge 
seiner Aufgabenerfüllung für das gesamte Amt zuständig. In diesem Zusammenhang wird zu 
vergaberechtlichen Sachverhalten abteilungsübergreifend nicht nur eine beratende Funktion 
wahrgenommen, sondern es werden auch alle monetären  Ströme an dieser Stelle 
zusammengeführt. Dies begründet sich einerseits dur ch die Funktion als vergaberechtliche 
Fachaufsicht über alle Mittelbewirtschafter (Eingang von Verpflichtungsermächtigungen nach 
VOL und sonstigen Verträgen) und andererseits dadur ch, dass eine Vergabereife u. a. nur 
besteht, wenn die Finanzierung vollumfänglich gesichert ist. Um dies gewährleisten zu können, 
bedarf es einem hohen Abstimmungsbedarf mit dem Sac hgebiet „Haushalt & 
Rechnungswesen“ der Abteilung „Verwaltung“.  
 
2.4.5 Abteilung 37.6 Verwaltung, 37.63 Sachgebiet „ Recht und Abrechnung“  
Innerhalb der Branddirektion werden Vertragsdatenba nken sowohl im Sachgebiet 
„Spezialbeschaffung“ der Abteilung „Technik und Spezialbeschaffung“ als auch im Sachgebiet 
„Recht & Abrechnung“ der Abteilung „Verwaltung“ gef ührt. 
Das Sachgebiet „Spezialbeschaffung“ führt die Vertr agsdatenbank für alle im Ergebnis der 
Durchführung der Vergabeverfahren entstandenen Lief er-, Rahmen-, Dienstleistungs- und 
Konzessionsverträge sowie Kooperationsvereinbarungen aus Innovationspartnerschaften und 
übernimmt deren Überwachung. 
Alle anderen Verträge werden im Sachgebiet „Recht & Abrechnung“ verwaltet. 
16 von 43 in Zusammenstellung
 
10 
 
3. Ziele 
Im Rahmen der Organisationsuntersuchung soll eine s ystematische Analyse der Abteilung 
„Technik und Spezialbeschaffung“ unter Berücksichti gung von Schnittstellen sowie der 
Gesamtstrategie der Branddirektion vorgenommen werd en. Nach dieser soll durch eine 
Stärkung der rückwärtigen Bereiche die Aufgabenerfüllung in allen Bereichen des operativen 
Dienstes (Einsatzdienst von Feuerwehr und Rettungsd ienst sowie Einheiten des 
Katastrophenschutzes) insbesondere durch Reduzierun g von Ausfallzeiten für Stütz- und 
Logistikprozesse erhöht werden. Diese Strategie bil det einen wichtigen Bestandteil des 
Brandschutzbedarfsplanes 2022 bis 2026 ab. In diese m ist als weitere wichtige Säule die 
Stärkung des ehrenamtlichen Bereiches der Branddirektion durch Entlastung der Angehörigen 
der Freiwilligen Feuerwehr enthalten. Als Serviceab teilung für das gesamte Amt nimmt die 
Abteilung „Technik und Spezialbeschaffung“ hier eine zentrale Rolle ein. So ist beispielsweise 
die Einrichtung eines Teams Logistik, welches auch einen Fahr- und Botendienst enthalten 
soll, bereits Bestandteil des Brandschutzbedarfsplanes. Da Brandschutz, Rettungsdienst und 
Katastrophenschutz bereits aufgrund des gesetzliche n Auftrages und der gemeinsamen 
gesetzlichen Grundlage untrennbar miteinander verbu nden sind, soll sich dies auch im 
Arbeitsprogramm 2023 mit dem „Masterplan Gefahrenab wehr“ in einer Harmonisierung der 
jeweiligen Fachplanungen darstellen. Dies kann gege benenfalls eine Ausweitung des 
derzeitigen Aufgabenbereiches der Abteilung (z.B. a uf Technik der Hilfsorganisationen im 
Katastrophenschutz) nach sich ziehen. 
Im Ergebnis sollen Empfehlungen zur bedarfs- und au fgabengerechten Organisation der 
Abteilung sowie deren Personalausstattung unterbreitet werden.  
 
4. Inhaltliche Schwerpunkte  
Im Rahmen der Organisationsuntersuchung sollen die folgenden Schwerpunkte sowohl für 
das Sachgebiet „Spezialbeschaffung“ (37.43)  als auch für das Sachgebiet „Technische 
Ausstattung und Logistik“ (37.42)  inhaltlich analysiert und beurteilt werden.  
(1) Bewertung der Aufgabenwahrnahme und Ablauforgan isation: 
 Überprüfung und Erarbeitung von Empfehlungen zu Pr ozessen und der 
Aufgabenwahrnehmung innerhalb  der Abteilung sowie zu 
abteilungsübergreifenden  Prozessen  
 Schärfung des Aufgabenprofils an eine bedarfsgerec hte und zeitgemäße 
Aufgabenerfüllung der Werkstätten (Sachgebiet 37.42) 
17 von 43 in Zusammenstellung
 
11 
 
 Betrachtung der Schnittstellen zu anderen Bereiche n innerhalb des Amtes, 
insbesondere die Zusammenarbeit zwischen Bedarfsstellen und dem Sachgebiet 
Spezialbeschaffung innerhalb der Branddirektion (Sachgebiet 37.43) 
 Erstellung von Prozessbeschreibungen 
(2) Personalbemessung auf Basis des optimierten Zustandes: 
 Ermittlung der bedarfsgerechten Personalausstattun g 
 Erstellung einer transparenten und fortschreibbare n Ermittlung des 
Personalbedarfes (Fallzahlenschlüssel) 
(3) Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für das Sachgebi et „Technische Ausstattung und 
Logistik“ (37.42) 
 Unter Berücksichtigung der unter Punkt 2 getroffen en Aussagen sollen 
Empfehlungen für den Bereich Werkstätten erfolgen, welche Aufgaben in 
Eigenleistung erbracht oder extern vergeben werden sollten (Kosten, Zeit, 
Ressourcenverfügbarkeit)  
(4) Aufbauorganisation: 
 Vorschläge zur Optimierung der Aufbauorganisation der Abteilung 37.4 
 Überprüfung und Empfehlung zur Verortung der Aufga bengebiete  
(5) Benchmark für das Sachgebiet „Technische Aussta ttung und Logistik“ (37.42) 
 Benchmarking zu Aufgaben, Struktur und Personalaus stattung der technischen 
Bereiche der Feuerwehr mit vergleichbaren Großstädten 
 Identifikation von Kennzahlen zur vergleichbaren M essung (interne 
Qualitätssicherung, externe Vergleichbarkeit) 
(6) Validierung der Ergebnisse aus der Organisation suntersuchung von 2015 und 
deren Umsetzung (die Untersuchungsergebnisse werden nach Auftragser teilung zur 
Verfügung gestellt)  
(7) Beschreibung der Optimierungspotentiale mit Dar stellung von 
Umsetzungsmaßnahmen 
 
  
18 von 43 in Zusammenstellung
 
12 
 
5. Rahmenbedingungen für den Beratungsauftrag 
Im Vordergrund steht für den Auftraggeber als Gesamtauftrag  die ganzheitliche Betrachtung 
der Abteilung 37.4, insbesondere unter dem Aspekt d er effizienten Zusammenarbeit der 
beiden Sachgebiete „Spezialbeschaffung“ sowie „Technische Ausstattung und Logistik“.  
Der Auftrag kann auch durch Bietergemeinschaften erbracht werden. 
Neben der Bestätigung der Erfüllung der o.g. Arbeit saufgaben ist eine detaillierte 
Beschreibung der Durchführung der Leistung unter An gabe der anzuwendenden Prinzipien 
und Methoden erforderlich. Außerdem sind die bereit zustellenden Zeit- und 
Personalressourcen des Auftraggebers einzuschätzen. Der Auftrag ist in enger Abstimmung 
mit dem Auftraggeber zu erfüllen. 
Der Anbieter soll anhand geeigneter ähnlicher Referenzprojekt seine Befähigung darlegen.  
Für die Organisationsuntersuchung stellt die Brandd irektion einen Projektleiter als 
Ansprechpartner. Die Abwicklung der Untersuchung is t in ständiger Abstimmung und unter 
Beteiligung des Projektleiters durchzuführen. Der P rojektleiter wird bei Bedarf weitere 
Ansprechpartner der Untersuchungsbereiche benennen. 
Die Untersuchungsschritte sind zu dokumentieren. In  diesem Zusammenhang werden 
vertraglich entsprechende Meilensteine definiert, zu denen ausführlich zu berichten ist.  
Prozessmodelle werden in der Stadtverwaltung Leipzi g als BPMN 2.0 Modelle mit ADONIS 
NP erstellt und verarbeitet. Die zu erstellenden Ge schäftsprozessmodelle sind daher im 
BPMN-DI-Format (XML) zur Verfügung zu stellen. Zur Abstimmung hinsichtlich 
Modellierungsstandards der Stadtverwaltung steht wä hrend der Projektlaufzeit ein 
Ansprechpartner der Organisationsberatung zur Verfügung. 
Die Untersuchung soll im Februar 2023 beginnen und im 3. Quartal 2023 abgeschlossen sein. 
Im Rahmen der Untersuchung ist eine ausreichende Mitarbeiterbeteiligung zu gewährleisten, 
indem diese aktiv in die Analyse sowie die Prozessentwicklung eingebunden werden. Zudem 
ist regelmäßig über den Fortgang der Organisationsu ntersuchung Bericht zu erstatten. Die 
Berichterstattung erfolgt gegenüber der Projektleit ung des Auftraggebers. Bei Erreichen 
zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbarte r Meilensteine hat zudem eine 
Information der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfolgen. 
Die Ergebnisse der Untersuchung unterliegen der Geheimhaltung gegenüber Dritten. 
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den mit der Or ganisationsuntersuchung beauftragten 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Beginn der Unt ersuchung für ein Einführungsgespräch 
zur Verfügung zu stehen und die laufende Zusammenar beit mit der Branddirektion 
sicherzustellen. 
19 von 43 in Zusammenstellung
 
13 
 
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Mitarbeite r/Innen, die im Rahmen dieses Auftrages 
tätig werden sollen, dem Auftraggeber vorher zu benennen.  
 
6. Darstellung der Ergebnisse und Umsetzungskonzept ion 
Die Ergebnisse sind in Form eines Konzeptes für die Branddirektion zusammenzufassen und 
in einer Präsentation vorzustellen. Dabei ist für d ie aufgezeigten Optimierungen eine 
Umsetzungskonzeption zu erarbeiten, in welcher Auss agen zur Umsetzung, den 
Umsetzungszeiträumen und Meilensteinen getroffen werden. 
 
7. Anlagen 
Anlage 1 – Organigramm der Branddirektion  
Anlage 2 – Beschaffungsordnung der Stadt Leipzig fü r Lieferungen und Leistungen  
Anlage 3 – Allgemeine Vertragsbestimmungen für frei berufliche Leistungen der Stadt Leipzig 
(AVB-F) 
 
Ansprechpartner: 
Branddirektion für Fragen zur Aufgabenstellung:  
Herr Rößler – Abteilungsleiter Technik und Spezialb eschaffung 
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT], E-Mail: [E-MAIL ENTFERNT]   
 
Frau Horn – Leiterin Spezialbeschaffungsstelle  
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT], E-Mail: 
[E-MAIL ENTFERNT]   
 
Hauptamt für Fragen zum Ausschreibungsprozess: 
Herr Döhler – Abteilungsleiter Organisation und Pro jektmanagement 
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT], E-Mail: [E-MAIL ENTFERNT]  
 
Frau Freund – Organisationsberaterin 
Tel. [TELEFONNUMMER ENTFERNT], E-Mail: 
[E-MAIL ENTFERNT]   
20 von 43 in Zusammenstellung
21 von 43 in Zusammenstellung
B E S C H L U S S A U S F E R T I G U N G 
der nichtöffentlichen Dienstberatung des Oberbürgermeisters vom 10.03.2015 
Dienstanweisung des Oberbürgermeisters Nr. 6/2015 
DA-00246/14 
Beschaffungsordnung der Stadt Leipzig für Lieferungen und Leistungen 
Die Dienstanweisung wird bestätigt und tritt mit ihrer Ausfertigung in Kraft. 
Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung Nr. 30/2002 vom 07.10.2002 außer Kraft. 
Leipzig, den 13.04.2015 
gez. gez. 
Burkhard Jung Müller 
Oberbürgermeister Beigeordneter für Allgemeine Verwa ltung 
22 von 43 in Zusammenstellung
1 Rechtliche Grundlagen
Maßgebend sind in der jeweils geltenden Fassung, insbesondere:
- Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)
- Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV)
- Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (VOL)
- Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Freistaat Sachsen (Sächsisches 
Vergabegesetz - SächsVergabeG)
- Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die kommunale 
Haushaltswirtschaft nach den Regeln der Doppik (Sächsische Kommunalhaushaltsver-
ordnung-Doppik - SächsKomHVO-Doppik)
- Gemeindeordnung für den Freistaat Sachsen (Sächsische Gemeindeordnung -
 SächsGemO)
- Hauptsatzung der Stadt Leipzig 
- Vergabeordnung der Stadt Leipzig  für Bauleistungen, Leistungen sowie freiberufliche  
Dienstleistungen
- Grundsätze der Vergabepolitik der Stadt Leipzig
- Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Leipzig
- Dienstanweisung des Oberbürgermeisters "Ausführungsbeschlüsse für Vorhaben nach 
der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - 
(VOL)"
- Dienstanweisung des Oberbürgermeisters „Anti-Korruptions-Konzept in der Stadt 
Leipzig“
- Dienstanweisung des Oberbürgermeisters „Regelung zu Rechtsgeschäften und zum 
Anordnungswesen“
- Dienstanweisung des Oberbürgermeisters “Regelung zum Buchungszwang im SAP-
Verfahren Materialwirtschaft (MM/Auftragsbuchungen) und Mittelbindungen im PSCD“ 
2 Geltungsbereich
Die Beschaffungsordnung gilt für alle Ämter der Stadt Leipzig. 
Sie gilt für die Eigenbetriebe der Stadt Leipzig sofern eigenbetriebliche Regelungen dem 
nicht entgegen stehen.
 
Die Beschaffungsordnung gilt für alle Lieferungen und Leistungen, die unter die Vergabe- 
und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) fallen.
Sie findet auch dann Anwendung, wenn die Finanzierungsmittel von anderen Stellen (z. B. 
EU-, Landes-, Bundes- und Stiftungsmittel) zur Verfügung gestellt werden.
Der Leistungsaustausch innerhalb der Verwaltung und In-House-Geschäfte werden nicht  
von der Beschaffungsordnung erfasst.
Ausstattungen in Zusammenhang mit investiven Bauvorhaben unterliegen, soweit sie nach 
VOL zu behandeln sind, in ihrem Ablauf dieser Beschaffungsordnung. Die Verantwortlichkeit  
für die verfahrensmäßige Bearbeitung wird mit der Erarbeitung des Baubeschlusses objekt-
konkret zwischen dem Baufachamt und der Zentralen Beschaffungsstelle des Hauptamtes 
abgestimmt.
1
23 von 43 in Zusammenstellung
3 Regelung
3.1 Begriffsdefinition
Bedarfsstellen sind alle Organisationseinheiten (Budget- bzw. Produktbereiche), die zu ihrer 
Aufgabenerfüllung Lieferungen und Leistungen benötigen.
Beschaffungsstellen sind Organisationseinheiten, die den Bedarf für die gesamte Verwal-
tung (zentrale Beschaffungsstelle und allgemeine Beschaffungsstellen) oder nur eigenen 
Spezialbedarf (Spezialbeschaffungsstelle) durch Vergaben von Lieferungen und Leistungen 
decken (Anlage 1).
3.2 Bedarfsermittlung
Die Bedarfsstellen ermitteln den Bedarf und erteilen der zuständigen Beschaffungsstelle den  
Beschaffungsauftrag mit allen erforderlichen Angaben. Der Beschaffungsauftrag muss 
mindestens Angaben zum Leistungsgegenstand und zur Kontierung enthalten sowie die 
Benennung des zuständigen Ansprechpartners der Bedarfsstelle. Alle Aufträge sind durch 
den Amtsleiter oder durch einen besonders Beauftragten/Bevollmächtigten zu unter -
zeichnen. Die amtsspezifische Aufgabenverteilung ist durch den Amtsleiter oder einen von 
ihm Beauftragten/Bevollmächtigten zu regeln. Die Ämter übergeben der zentralen und den 
allgemeinen Beschaffungsstellen namentliche Übersichten über die Unterschriftsvoll -
machten. Bei Beschaffungsaufträgen an das Hauptamt ist das Formular aus der VWI zu 
verwenden.
Bei Softwarebeschaffungen gelten die gesonderten Regelungen der DV 28/2009,  Rahmen-
dienstvereinbarung zum Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (Rahmen-
DV IuK-Technik) sowie der DA 35/2011, Einsatz von Informationstechnik.
Die Bedarfsstellen sind grundsätzlich nicht zur Einholung von Angeboten berechtigt. Sie 
können sich von den Beschaffungsstellen zur Erarbeitung der Beschaffungsaufträge beraten  
lassen. Die Bedarfsstellen bestätigen mit dem Beschaffungsauftrag, dass entsprechend der 
Kommunalhaushaltsverordnung-Doppik die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen und 
geben dabei die Kontierung an. Für Beschaffungsaufträge, die den Bedarf der Folgejahre 
betreffen, wird mit dem Beschaffungsauftrag bestätigt, dass die Finanzierung in der mittel -
fristigen Planung des Amtes berücksichtigt wurde. 
Für den wiederkehrenden Bedarf der Verwaltung im Ergebnishaushalt gilt bei Neuvergabe 
der Leistung diese Verfahrensweise für die Bedarfsermittlung nicht. In diesem Fall ermittelt 
die zuständige zentrale oder allgemeine Beschaffungsstelle den Bedarf auf der Grundlage 
der Erkenntnisse und Erfahrungen der vorangegangenen Zeiträume bzw. fragt den 
geplanten Bedarf bei den Bedarfsstellen ab. Daraus wird der voraussichtliche Bedarf für den 
vorgesehenen Leistungszeitraum eingeschätzt. Mit der Vergabe dieser Leistungen wird 
noch keine konkrete finanzielle Verpflichtung eingegangen. Diese entsteht erst mit dem 
künftigen Abruf der Leistung durch Einzelaufträge der jeweiligen Bedarfsstelle auf Grund -
lage der vereinbarten Bedingungen. Die Bedarfsstellen haben dafür Sorge zu tragen, dass 
die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen.
3.3 Zuständigkeit der Beschaffungsstellen und der Zentralen Ausschreibungsstelle 
Zentrale sowie allgemeine Beschaffungsstellen und Spezialbeschaffungsstellen sind nur die 
in der Anlage 1 genannten Stellen. Sie dürfen nur die in der Anlage 1 genannten Liefe -
rungen beschaffen und Leistungen vergeben. Die Eigenbetriebe sind Spezialbeschaffungs -
stellen für den Gesamtbedarf des Eigenbetriebs.
2
24 von 43 in Zusammenstellung
Dadurch wird die Zuständigkeit der Beschaffungsstellen begrenzt. Soweit Lieferungen und 
Leistungen nicht erfasst sind, ist die nach der Aufgabenerfüllung fachlich zuständige 
Beschaffungsstelle ermächtigt. In Zweifelsfällen ist das Hauptamt zuständig. 
Die Zuständigkeit für die Durchführung der Vergabeverfahren liegt bei der Beschaffungs -
stelle. Die Abgrenzung zu den Aufgaben der Zentralen Ausschreibungsstelle VOL  (ZAS) 
erfolgt im jeweiligen Gliederungspunkt. 
Der gesamte verfahrenstechnische Teil des Vergabeverfahrens für alle Öffentlichen und 
Beschränkten Ausschreibungen bzw. Offenen und Nichtoffenen Verfahren sowie alle Öffent -
lichen Teilnahmewettbewerbe und Verhandlungsverfahren wird über die ZAS abgewickelt. 
Die ZAS ist strukturell dem Hauptamt zugeordnet.
3.4 Durchführung der Vergaben
3.4.1 Grundsätze
Aufgrund vorliegender Beschaffungsaufträge bzw. für den wiederkehrenden Bedarf der 
Verwaltung sind die angestrebten Lieferungen/ Leistungen nach Maßgabe der VOL/A öffent -
lich auszuschreiben (Öffentliche Ausschreibung bzw. Offenes Verfahren).
Der geschätzte Auftragswert ist Grundlage für die Auswahl des Vergabeverfahrens gemäß 
Abschnitt 1 oder 2 der VOL/A. Die Schätzung ist sehr sorgfältig durchzuführen und nachvoll -
ziehbar zu dokumentieren. Für die Ermittlung des geschätzten Auftragswert ist § 3 VgV 
entsprechend anzuwenden.
Bei der Schätzung des Auftragswertes ist von der geschätzten Gesamtvergütung für die 
vorgesehene Leistung auszugehen. Dabei sind alle Optionen oder etwaige Vertragsverlän-
gerungen zu berücksichtigen. Der Wert eines beabsichtigten Auftrages darf nicht in der 
Absicht geschätzt oder aufgeteilt werden, ihn der Anwendung der VgV zu entziehen.
Bei zeitlich begrenzten Aufträgen mit einer Laufzeit von bis zu 48 Monaten, für die kein 
Gesamtpreis angegeben wird, ist bei der Schätzung des Auftragswertes der Gesamtwert für  
die Laufzeit des Vertrages zugrunde zu legen. Bei Verträgen mit unbestimmter Laufzeit oder  
mit einer Laufzeit von mehr als 48 Monaten folgt der Vertragswert aus der monatlichen 
Zahlung multipliziert mit 48.
Bestehen die zu vergebenden Aufträge aus mehreren Losen, für die jeweils ein gesonderter 
Auftrag vergeben wird, müssen bei der Schätzung alle Lose berücksichtigt werden. Bei 
Lieferaufträgen gilt dies nur für Lose über gleichartige Lieferungen.
Bei einem geschätzten Auftragswert unter dem EU-Schwellenwert sind die Bestimmungen 
des Abschnitts 1 der VOL/A unter Beachtung des SächsVergabeG anzuwenden. Erreicht 
oder überschreitet der geschätzte Auftragswert den EU-Schwellenwert besteht die Pflicht zur 
Anwendung des Abschnitts 2 der VOL/A, der VgV und des GWB.
Beschränkte Ausschreibungen bzw. Nichtoffene Verfahren und Freihändige Vergaben bzw. 
Verhandlungsverfahren sind nur im Rahmen der § 3  bzw. § 3 EG VOL/A zulässig. Die 
abweichende Vergabeart ist von der vergebenden Stelle aktenkundig zu begründen. Es sind  
grundsätzlich  mindestens 3 fachkundige, leistungsfähige, zuverlässige und gesetzestreue 
(geeignete) Firmen zur Angebotsabgabe aufzufordern.
Bei Vergaben bis zu einer Wertgrenze von 2.500 EUR (brutto) kann von der Einholung 
mehrerer Angebote abgesehen werden. 
3
25 von 43 in Zusammenstellung
Wenn die Beschaffungsstelle beabsichtigt, Freihändige Vergaben mit einem geschätzten 
Auftragswert größer 25.000 EUR (netto) oder Beschränkte Ausschreibungen größer 50.000 
EUR (brutto) durchzuführen, so ist hierzu das Votum des Vergabegremiums VOL vor Einlei -
tung der Angebotsphase zu dieser abweichenden Vergabeart einzuholen.
3.4.2 Voraussetzungen
Im 4. Quartal erfolgt durch die ZAS die Abfrage zu den geplanten Vergaben der Beschaf -
fungsstellen für das Folgejahr. Auf der Grundlage der Zuarbeiten der Beschaffungsstellen 
erstellt die ZAS den Ausschreibungsplan. Das Amt für Wirtschaftsförderung erhält den 
Ausschreibungsplan zur Kenntnis und vereinbart mit den Vergabestellen, bei welchen 
Verfahren eine intensivere Beteiligung/Beratung bereits im Zuge der Erarbeitung der 
Ausschreibungsunterlagen erfolgen muss.
Alle geplanten öffentlichen Vergabeverfahren werden im Beschafferprofil unter 
www.leipzig.de veröffentlicht. Die Beschaffungsstellen überwachen ihren Ausschreibungs-
plan und informieren die ZAS umgehend zu Änderungen, damit diese im Beschafferprofil 
eingepflegt werden können.
Die Ausschreibungsunterlagen sind nach den Bestimmungen der VOL aufzustellen.
Sollen für Lieferungen/Leistungen Rahmenvereinbarungen gemäß § 4 bzw. § 4 EG VOL/A 
abgeschlossen werden, ist dabei die Leistungsbeschreibung so ausführlich wie möglich 
abzufassen. Die Laufzeit einer Rahmenvereinbarungen darf 4 Jahre nicht überschreiten, es 
sei denn der Auftragsgegenstand oder andere besondere Umstände rechtfertigen eine 
Ausnahme.
Bei allen Ausschreibungen ist sicherzustellen, dass alle Vergabeunterlagen fertig gestellt 
sind und die Leistung aus der Sicht des Auftraggebers innerhalb der angegebenen Frist 
ausgeführt werden kann. Ausschreibungen für vergabefremde Zwecke sind unzulässig.
Durch die Beschaffungsstelle ist bei einem geschätzten Auftragswert ab 100.000 EUR 
(brutto) vor Beginn des Vergabeverfahrens gemeinsam mit der Bedarfsstelle zu prüfen, ob 
ein Ausführungsbeschluss erforderlich ist. Wenn das der Fall ist, führt die Bedarfsstelle 
diesen gemäß der Dienstanweisung "Ausführungsbeschlüsse für Vorhaben nach der 
Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (VOL)" 
herbei. Der Ausführungsbeschluss ist so früh wie möglich, spätestens jedoch vor Beginn 
des Vergabeverfahrens, herbeizuführen.
3.4.3 Erarbeitung der Leistungsbeschreibung und der Vertragsbedingungen
Die Leistungsbeschreibung und die auf die einzelne Vergabe abgestellten zusätzlichen oder 
ergänzenden Vertragsbedingungen sind grundsätzlich von den Beschaffungsstellen auf 
Grundlage der Zuarbeiten der Bedarfsstellen aufzustellen und mit diesen abzustimmen.
Für die Erstellung der Vergabeunterlagen bei einer IT-Beschaffung sind immer die Mitwir -
kungspflichten der Abteilungen 10.3 (Organisation und Dienste) und 10.9 (Stadtarchiv) des 
Hauptamtes sowie des städtischen Datenschutzbeauftragen zu berücksichtigen.
Die Vorschriften über die Preise bei öffentlichen Aufträgen sind zu beachten (Verordnung 
PR Nr.30/53).
Die Leistungsbeschreibung darf vor Veröffentlichung der Vergabeunterlagen keinem mögli -
chen Bieter ganz oder teilweise zur Kenntnis gelangen. Es ist grundsätzlich unzulässig, 
Firmen, die sich später am Wettbewerb für diese Leistung beteiligen, mit der Planung, 
4
26 von 43 in Zusammenstellung
Berechnung, Aufstellung von Leistungsverzeichnissen u. ä. zu betrauen. Bei Einsatz eines 
Planungsbüros ist dieses gemäß Punkt 7.1 der Dienstanweisung des Oberbürgermeisters  
„Anti-Korruptions-Konzeptes in der Stadt Leipzig“ schriftlich zu verpflichten.
Bei Vergaben mit Umweltrelevanz sind die Hinweise und Empfehlungen des Umweltbundes-
amtes zur umweltfreundlichen Beschaffung unter www.beschaffung-info.de zu berücksich -
tigen. Bei Produktgruppen, für die das RAL-Umweltzeichen „Blauer Engel“ existiert, sind 
vorzugsweise solche Produkte zu beschaffen, welche die Kriterien des Umweltzeichens 
erfüllen.
Bei Produkten, die mit ausbeuterischer Kinderarbeit im Sinne der ILO-Konvention 182 über 
die schlimmsten Formen der Kinderarbeit hergestellt sein könnten wie:
- Sportartikel (Bälle, Kleidung und Spielwaren)
- Teppiche, Wohn- und Kleintextilien (Dienstbekleidung)
- Natursteine (Grabsteine), Pflastersteine
- Produkte aus Holz
- Agrarprodukte, wie Kakao, Tee, Kaffee u.a.
ist das Formblatt „Erklärung zur Einhaltung internationaler Vereinbarungen gegen verbotene  
ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne der ILO-Konvention 182” (Anlage 1 zur Vergabeord-
nung der Stadt Leipzig für Bauleistungen, Lieferungen und Leistungen sowie freiberufliche 
Dienstleistungen) den Vergabeunterlagen beizufügen. Bei Falschangaben wird auf die 
Sanktionsmöglichkeiten gemäß § 16 Abs. 4 bzw. § 19 EG Abs. 4 VOL/A verwiesen.
Die Vorgaben und Grundsätze zur fairen Beschaffung sind unter Beachtung des Konzeptes 
der Stadt Leipzig zur fairen und nachhaltigen Beschaffung sowie unter  Nutzung der Internet-
plattform der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung unter www.nachhaltige-beschaf -
fung.info und des Kompasses Nachhaltigkeit unter www.kompass-nachhaltigkeit.de zu 
berücksichtigen.
Bei Vorliegen von geeigneten Produkten mit international anerkannten Zertifikaten bzw. 
Siegeln sind diese bei den Zuschlagskriterien angemessen zu berücksichtigen oder deren 
Anforderungen in der Leistungsbeschreibung zu fordern.
Die Allgemeinen Auftrags- und Zahlungsbedingungen der Stadt Leipzig für die Vergabe von 
Leistungen (Formular VWI) sowie die jeweiligen zusätzlichen und/oder ergänzende 
Vertragsbedingungen sind ein Bestandteil der Vergabeunterlagen. Zusätzliche und ergän-
zende Vertragsbedingungen sowie Vertragstexte sind vor der Veröffentlichung dem Recht -
samt zur Mitzeichnung vorzulegen. Unter einem Vertragstext ist hier die zusätzliche Zusam-
menfassung der Wettbewerbsbedingungen zur Durchführung der Leistung nach Zuschlag 
zu verstehen. Bei wiederkehrenden Vergaben gleicher Leistungsart mit unveränderten 
Vertragsbedingungen entfällt die Vorlagepflicht.
Die Beschaffungsstelle prüft bei der Erarbeitung der Leistungsbeschreibung gemäß 
§ 9 Abs. 4 bzw. § 11 EG Abs. 4 VOL/A, ob Sicherheitsleistungen ausnahmsweise erforder -
lich sind, um die verlangte Lieferung oder Leistung sach- und fristgemäß durchzuführen. Die  
Höhe der Sicherheitsleistung sollte 5 Prozent der Vergabesumme (mit Mehrwertsteuer) nicht  
überschreiten. Sicherheiten sollten nur in begründeten Fällen gefordert und nicht länger 
beansprucht werden, als unbedingt nötig ist. Die übliche Art der Sicherheitsleistung im 
öffentlichen Beschaffungswesen ist die Bankbürgschaft.
Abschlagszahlungen dürfen in den Leistungsbeschreibungen nur dann vorgesehen oder 
aufgrund einer Zahlungsbedingung im Angebot anerkannt werden, wenn sie in dem in 
Betracht kommenden Wirtschaftsbereich üblich sind und eine andere Zahlungsart nicht 
durchgesetzt werden kann. Für Abschlagszahlungen ist ausreichende Sicherheit durch 
Bankbürgschaft in der von der Stadt Leipzig allgemein verlangten Form durch den Auftrag -
5
27 von 43 in Zusammenstellung
nehmer zu leisten und die jeweils gültigen Festlegungen der Stadt Leipzig zur Haushaltsfüh -
rung zu beachten.
3.4.4 Angebotseinholung
Freihändige Vergaben ohne Teilnahmewettbewerb werden von den Beschaffungsstellen 
ohne Beteiligung der ZAS durchgeführt.
Für alle Ausschreibungsverfahren ist die Vergabesoftware der Stadt Leipzig (derzeit perVer -
gabe) anzuwenden. Die dabei zu nutzenden Formulare sind Bestandteil der Software.
Bei Freihändigen Vergaben wird die Anwendung der Software empfohlen. Wird die Software  
nicht genutzt, sind mindestens die Formulare „Angebotseinholung“ und „Vergabevermerk 
VOL“ zu verwenden (Formular VWI).
Bekanntmachungen zu Vergabeverfahren erfolgen durch die ZAS immer in einem zentral 
erreichbaren Veröffentlichungsmedium im Freistaat Sachsen (Vergabe24.de) sowie grund-
sätzlich im Leipziger Amtsblatt oder unter www.leipzig.de. Ab dem EU-Schwellenwert 
werden Bekanntmachungen zusätzlich im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen 
Gemeinschaften veröffentlicht.
Die Vergabeunterlagen werden den Firmen durch die ZAS grundsätzlich auf www.leipzig.de 
zum kostenfreien Download bereitgestellt. Anfragen zu den Vergabeunterlagen werden 
zentral durch die ZAS beantwortet. Bei Anfragen zu inhaltlichen Vorgaben erfolgt die 
Antwort nach Prüfung und Zuarbeit der Beschaffungsstelle.
3.4.5 Behandlung der Angebote
Das Eingangsdatum vermerkt die jeweils entgegennehmende Stelle. 
Bei förmlichen Vergabeverfahren (alle, außer Freihändige Vergabe) ist das Eingangsdatum 
auf dem verschlossen Umschlag zu vermerken. Wird ein Angebot beim Eingang irrtümlich 
oder wegen unzureichender Kennzeichnung geöffnet, so ist es unverzüglich wieder zu 
schließen und als Angebot zu kennzeichnen. Auf dem Umschlag ist zu vermerken, dass das  
Angebot versehentlich bzw. wegen unzureichender Kennzeichnung geöffnet worden ist. Der 
Vermerk ist vom Bearbeiter der Struktureinheit, bei der das Angebot eingegangen ist, zu 
unterschreiben.
Die Angebote zu förmlichen Vergabeverfahren sind von der ZAS bis zum Öffnungstermin 
unter Verschluss zu halten. Die Eröffnung der Angebote gemäß § 14 bzw. § 17 EG VOL/A 
mit der entsprechenden Protokollierung erfolgt durch die ZAS unter Teilnahme eines Vertre -
ters der Beschaffungsstelle. Bei Teilnahmeanträgen ist analog zu verfahren.
Die Prüfung der Angebote sowie die weitere Bearbeitung hat nach §§ 15 bzw. 18 EG ff der 
VOL/A zu erfolgen. Fehlende Erklärungen und Nachweise sind grundsätzlich unter Beach -
tung von § 16 Abs. 2 bzw. 19 EG Abs. 2 VOL/A nachzufordern. Bei förmlichen Vergabever-
fahren erfolgt bereits zum Eröffnungstermin durch die ZAS eine Prüfung auf offensichtlich 
formal auszuschließende Angebote (zwingende Ausschlussgründe). Das bezieht sich auch 
auf Angebote, die nicht die geforderten oder durch die ZAS nachgeforderten Erklärungen 
und Nachweise enthalten. Nach Erstellung der „Nachprotokollierung der Angebote“ durch 
die ZAS werden die Angebote der Beschaffungsstelle zur weiteren Bearbeitung übergeben. 
Die Beschaffungsstelle veranlasst die notwendigen Schritte ggf. unter Einbeziehung weiterer  
Sachverständiger, die zur Prüfung und Wertung erforderlich sind. Die Gesamtverantwortung  
für die Prüfung und Wertung liegt bei der Beschaffungsstelle.
6
28 von 43 in Zusammenstellung
Beabsichtigt die Beschaffungsstelle das Vergabeverfahren aufzuheben, erhält die ZAS eine 
ausführliche Begründung zu dieser Entscheidung. Die Aufhebungsschreiben werden von der  
ZAS erstellt und versandt. Mit der Entscheidung zur Aufhebung wird der weitere Verfah -
rensweg in Abstimmung mit der ZAS festgelegt.
3.4.6 Auftragserteilung
Der Zuschlag ist auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot zu  
erteilen. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend.
Berücksichtigung bei Vergaben dürfen nur Produkte finden, die ohne ausbeuterische Kinder -
arbeit im Sinne der ILO-Konvention 182 über die schlimmsten Formen der Kinderarbeit 
hergestellt sind bzw. Produkte deren Hersteller oder Verkäufer aktive zielführende 
Maßnahmen zum Ausstieg aus der ausbeuterischen Kinderarbeit eingeleitet haben. 
Ausnahmeregelungen sowie Präferenzen (z. B. entsprechend Konzept zur fairen und nach-
haltigen Beschaffung) entsprechend gesetzlicher oder spezifischer städtischer Regelungen 
sind zu beachten.
Vergaben mit einem Wertumfang unter 100.000 EUR (brutto) werden durch die Beschaf -
fungsstelle auf der Grundlage dieser Ordnung vergeben. Für die Unterschriftsregelung gilt 
die Dienstanweisung des Oberbürgermeisters zur Regelung von Rechtsgeschäften und zum  
Anordnungswesen.
Bei Vergaben mit einem Wertumfang ab 100.000 EUR (brutto) gibt das Vergabegremium 
auf der Grundlage des vom Rechnungsprüfungsamt geprüften Vergabevorschlages der 
Beschaffungsstelle ein Votum ab.
An der Vergabe dürfen als voreingenommen geltende Personen nicht mitwirken. § 16 
(Ausgeschlossene Personen) der VgV ist entsprechend anzuwenden.
Vergabevorschläge, die im Vergabegremium behandelt werden, sind dem Rechnungsprü -
fungsamt mindestens 10 Arbeitstage vor der Sitzung mit allen erforderlichen Unterlagen zur 
Prüfung vorzulegen (siehe Anlage 3).
Das Rechnungsprüfungsamt prüft insbesondere
- Einhaltung des Wettbewerbes
- Einhaltung des Vergaberechts
- Einhaltung der preisrechtlichen Bestimmungen
- Grundsatz der Wirtschaftlichkeit vor Zuschlagserteilung
Das Rechnungsprüfungsamt kann entsprechend der Rechnungsprüfungsordnung weitere 
Vergaben prüfen.
Im Falle einer Kostenerhöhung gegenüber dem geschätzten Auftragswert ist durch die 
Bedarfsstelle vor Übergabe der Unterlagen an das Rechnungsprüfungsamt die Finanzierung  
zu klären. Beträgt die Kostenerhöhung mehr als 10 Prozent der Gesamtkosten gegenüber 
dem geschätzten Auftragswert und/oder dem Ausführungsbeschluss und werden damit die 
Vorlagegrenzen der Dienstanweisung "Ausführungsbeschlüsse für Vorhaben nach der 
Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (VOL)" 
überschritten ist zusätzlich das zuständige Gremium nachträglich zu informieren. 
Der Vergabevorschlag ist der Geschäftsstelle des Vergabegremiums mit allen geforderten 
Unterlagen mindestens 5 Arbeitstage vor der Sitzung zu übergeben (siehe Anlage 4).
Ein Einreichen des Vergabevorschlages ist nur zulässig, wenn das Prüfergebnis "keine 
7
29 von 43 in Zusammenstellung
Feststellung" lautet oder bei einer "bedingten Feststellung" die Verwaltung die Bedingungen 
erfüllt. In allen anderen Fällen ist das Rechtsamt als Clearingstelle anzurufen. Der dabei 
herausgearbeitete Vergabevorschlag wird dann als Vorschlag der Verwaltung bei dem 
Vergabegremium eingereicht. Das Rechnungsprüfungsamt wird über die Entscheidung 
informiert.
Stimmt das Vergabegremium dem Antrag auf Vergabe nicht zu, kann die Beschaffungsstelle  
ihren Antrag ändern oder das Rechtsamt als Clearingstelle anrufen. Die Entscheidung der 
Clearingstelle ist abschließend. Das Vergabegremium und das Rechnungsprüfungsamt 
werden über die Entscheidung informiert. 
Auf der Grundlage der Empfehlung des Vergabegremiums oder der Entscheidung des 
Rechtsamtes (Clearingstelle) erteilt der zuständige Amts-/Verwaltungs- /Betriebsleiter 
schriftlich den Zuschlag als Rechtsgeschäft. 
Bei Verfahren mit einem Wertumfang ab 50.000 EUR (netto) bis unter dem EU-Schwellen-
wert ist zu beachten, dass gemäß § 8 Abs. 1 SächsVergabeG der Zuschlag erst nach Ablauf 
einer 10-Tagefrist erteilt werden darf.
Bei Verfahren mit einem Wertumfang ab dem EU-Schwellenwert ist zu beachten, dass 
gemäß § 101 a GWB der Zuschlag erst nach Ablauf einer 10-Tagefrist  erteilt werden darf. 
Die ZAS erstellt unter Mitwirkung der Beschaffungsstelle die Informationen über die Nichtbe-
rücksichtigung des Angebotes nach § 101 a GWB.  Die Versendung der Informationen und 
des Zuschlagschreibens erfolgt bei diesen Verfahren durch die ZAS.
Die ZAS erstellt und versendet und die Ablehnungsschreiben nach § 19 bzw. 22 EG VOL/A 
Die DA “Regelung zum Buchungszwang im SAP-Verfahren Materialwirtschaft (MM/Auftrags-
buchungen) und Mittelbindungen im PSCD“ ist bei der Auftragserteilung inklusive Ände -
rungen und Nachbestellungen zu beachten. Die Bedingungen des SAP-Finanzverfahrens 
sind einzuhalten.
Zum Abruf der Lieferungen und Leistungen für den wiederkehrenden Bedarf der Verwaltung  
wird, sofern nach Art der Lieferung oder Leistung zweckmäßig, durch das Hauptamt ein 
elektronisches Einkaufshandbuch (EKHB) bereit gestellt. Durch die Amtsleiter werden dem 
Hauptamt die Mitarbeiter benannt, die eine Zugriffsberechtigung für den direkten Abruf der 
Lieferungen und Leistungen für das Amt bei der beauftragten Vertragsfirma erhalten sollen. 
Für die Nutzung des EKHB ist die in Anlage 5 beschriebene Verfahrensweise zu beachten.
Für Lieferungen und Leistungen des wiederkehrenden Bedarfes der Verwaltung, für die ein 
Abruf über das EKHB nicht geeignet ist, erhält die Bedarfsstelle von der zentralen und allge -
meinen Beschaffungsstelle alle erforderlichen Vertragsvereinbarungen zum Abruf der Leis-
tung, für die Abnahme sowie für die Kontrolle und die Rechnungsbezahlung. Vertragsände -
rungen bzw. die Klärung von eventuellen Vertragsstörungen bleiben in Verantwortung der 
Beschaffungsstelle.
3.5 Entgegennahme und Prüfung der Lieferung/Leistung sowie Bezahlung der 
Rechnungen
Die Beschaffungsstelle informiert die Bedarfsstelle zum erteilten Auftrag und übermittelt alle 
für die Entgegennahme und Prüfung der Lieferung/Leistung erforderlichen Angaben mittels 
einer Kopie des erteilten Auftrages bzw. durch Übergabe der vereinbarten Vertragsbedin-
gungen. Bei Abrufen zu Lieferungen und Leistungen des EKHB ist die Information der 
Bedarfsstelle amtsintern zu regeln. Bei Nichteinhaltung von Lieferungs/- Leistungsterminen 
verständigt die Bedarfsstelle unverzüglich die Beschaffungsstelle.
8
30 von 43 in Zusammenstellung
Für die Annahme der Lieferungen und Leistungen ist grundsätzlich die Bedarfsstelle 
zuständig. Sie bescheinigt die auftragsgemäße Entgegennahme (und damit die sachliche 
Richtigkeit).
Der Beschaffungsstelle obliegt die Abnahme gemäß § 13 VOL/B. Bei Mängeln ist durch die 
Beschaffungsstelle schriftlich im Abnahmeprotokoll sofort zu erklären, dass die 
Lieferung/Leistung nicht oder nur teilweise angenommen wird sowie bis zu welchem Zeit-
punkt die Mängel zu beheben sind. Die Abnahme kann auf die Bedarfsstelle übertragen 
werden.
Über die besonders zu vereinbarende Güteprüfung der Lieferung/Leistung nach § 12 VOL/B  
entscheidet im Einzelfall die Beschaffungsstelle in Abstimmung mit der Bedarfsstelle. Die 
erforderlichen Haushaltsmittel für diese Prüfung sind mit der Erteilung des Beschaffungsauf -
trages durch die Bedarfsstelle bereitzustellen.
Vor Ablauf der vertraglich vereinbarten oder gesetzlichen Gewährleistungsfristen ist durch 
die Bedarfsstelle die Lieferung/Leistung nochmals auf ihren bedingungsgemäßen Zustand 
oder ihre bedingungsgemäße Funktion zu überprüfen. Beanstandungen sind der Beschaf -
fungsstelle rechtzeitig vor Ablauf der Gewährleistungsfrist anzuzeigen.
Die Rechnung erhält grundsätzlich die Beschaffungsstelle. Die Originalrechnung wird 
zusammen mit der Auszahlungsanordnung an die Stadtkasse gegeben. Für die sachliche 
Richtigkeit zeichnet die Beschaffungsstelle auf der Grundlage der Erklärung der sachlichen 
Richtigkeit auf dem Liefer-/Leistungsschein durch die Bedarfsstelle, für die rechnerische 
Richtigkeit zeichnet die Beschaffungsstelle. Die Zahlung der Rechnung ordnet die beschaf -
fende Stelle unter Beachtung der Regelung zu Rechtsgeschäften und zum Anordnungs -
wesen an. Davon abweichende Regelungen sind in Abstimmung mit den Bedarfsstellen in 
den Vertragsbedingungen zu vereinbaren. Die Stadtkasse veranlasst die Überweisung.
3.6 Inventarzugang
Nach Entgegennahme der Lieferung erfolgt, sofern zutreffend, von der Bedarfsstelle die  
Information an den Inventarbeauftragten des Amtes auf Grundlage des von der Beschaf -
fungsstelle übergebenen Auftragsexemplar. Die erforderlichen Angaben für die Erfassung  
des Inventarzuganges im Bestandsverzeichnis des Amtes sowie für die Meldung an die  
Anlagenbuchhaltung werden durch den Inventarbeauftragten anhand der Auftragsnummer  
aus dem Finanzverfahren (SAP bzw. Dokuware) ermittelt. Die Vorgaben der Dienstanwei -
sung zur Anlagenbuchhaltung Doppik sind dabei zu beachten. Bei nicht eindeutig zuorden -
baren Gegenständen ist die Beschaffungsstelle einzubeziehen.
3.7 Ablage Gesamtvorgang 
Bei der Beschaffungsstelle wird die Ablage über den Gesamtvorgang geführt. Das beinhaltet  
bei einmaligen Vergaben insbesondere:
- das Exemplar des Auftrages "Für die Akte" und/oder das Zuschlagsschreiben einschl. 
Anlagen
- die Kopie der Rechnung bei Vorgängen im Investhaushalt  
- die Kopie der Auszahlungsanordnung
- den Liefer-/Leistungsschein, ggf. Abnahmeprotokoll
- Schriftverkehr mit dem Auftragnehmer, insbesondere Reklamationen, Mahnungen, Nach -
fristen, Vertragsstrafenberechnungen
- die vollständigen Vergabeunterlagen
- den Beschaffungsauftrag der Bedarfsstelle
9
31 von 43 in Zusammenstellung
bei Vergaben mit nachfolgenden Einzelaufträgen insbesondere:
- das Zuschlagsschreiben einschl. Anlagen
- Optionsprüfungen (falls zutreffend)
- Schriftverkehr mit dem Auftragnehmer, insbesondere Reklamationen, Mahnungen, Nach -
fristen, Vertragsstrafenberechnungen
- die vollständigen Vergabeunterlagen 
Die Unterlagen einschließlich aller Angebote sind in Anlehnung an die Sächsische Kommu-
nale Kassen- und Buchführungsverordnung (SächsKomKBVO) bis 10 Jahre nach Ablauf 
des Realisierungszeitraumes aufzubewahren. Die Frist beginnt am ersten Januar des auf 
den Abschluss des Realisierungszeitraumes folgenden Jahres. 
3.8 Weitere Aufgaben der Zentralen Ausschreibungsstelle
Zum Zuständigkeitsbereich der ZAS gehören außer dem Vorgenannten:
Die ZAS ist für den VOL-Bereich bevollmächtigt, die in den Vergabeverfahren verwendeten 
Formulare zu autorisieren und aktuell zu halten. Die Aktualisierung erfolgt unter Beteiligung 
des Rechtsamtes und des Rechnungsprüfungsamtes, soweit dies nicht ausschließlich 
redaktionelle Änderungen betrifft.
Die ZAS informiert zu aktuellen gesetzlichen Änderungen im Vergaberecht per Mail mit 
entsprechenden Erläuterungen dazu an die Leiter der Beschaffungsstellen. 
Die ZAS erstellt Berichterstattungen und Statistiken im Zusammenhang mit der Vergabetä -
tigkeit. Dazu zählen insbesondere der aller 2 Jahre zu erstellende Vergabebericht gemäß 
Vergabeordnung der Stadt Leipzig und die jährliche statistische Aufstellung über die verge -
benen Aufträge ab dem EU-Schwellenwert gemäß § 17 VgV sowie die Information über 
vergebene Aufträge gemäß § 19 Abs. 2 und § 23 EG VOL/A.
4 In-Kraft-Treten/Außer-Kraft-Treten
Die Beschaffungsordnung tritt mit Ausfertigung in Kraft.
Die Dienstanweisung des Oberbürgermeisters Nr. 30/2002 vom 07.10.2002 tritt gleichzeitig 
außer Kraft.
5 Anlagen
Anlage 1 Beschaffungsstellen
Anlage 2 Ablaufschema des Beschaffungsvorgangs
Anlage 3 Prüfung der Vergaben durch das Rechnungsprüfungsamt -
einzureichende Unterlagen
Anlage 4 Vergabegremiumsantrag - einzureichende Unterlagen 
Anlage 5 Verfahrensweise zur Nutzung des Einkaufshandbuches
10
32 von 43 in Zusammenstellung
Anlage 1
Beschaffungsstellen
Zentrale Beschaffungsstelle 10 Hauptamt
1. Bürogeräte sowie sonstige Geräte (z.B. Kassenautomaten, Registrierkassen) 
einschließlich Wartungs- und Instandhaltungsverträge und Verbrauchsmaterial
2. Büromaterial, Druck- und Kopierpapier, Dienstsiegel und Stempel
3. Präsentationstechnik und deren Reparatur und Präsentationsmaterial
4. Registraturen, Archivausstattungen und -materialien
5. Glüh- und Leuchtstofflampen, Leuchten, Verlängerungskabel, Batterien, Akkus
6. Büroaustattungen und sonstige Ausstattungsgegenstände (z. B. Ausstattung für Erste 
Hilfeleistungen, Lamellen, Jalousien, Stores, Bilder, Schilder, Briefkästen, Fahnen, 
Ascher, Streugut- und Abfallbehälter, Tresore)
7. Vergabe von Dienstleistungsverträgen zur Gebäudereinigung und -sicherheit,  zur 
Schädlingsbekämpfung, zu Entsorgungsleistungen (sofern nicht durch den Eigenbetrieb  
Stadtreinigung erbracht) und zur Revision von Handfeuerlöschern einschließlich 
Nachausstattung
8. Transport-, Verwaltungskurier- und Postbeförderungsleistungen einschließlich 
Geldtransporte; Reisedienstleistungen 
9. Transportmittel, Leitern, Handwerkerbedarf, Haushaltgeräte und deren Reparatur, 
Haushaltgegenstände
10. Arbeitsschutzkleidung und Wäsche einschließlich Wäschereileistungen
11. Reinigungs- und Hygieneartikel, Erste-Hilfe Material
12. Vordrucke/Formulare (außer Spezialvordrucke für Amt 32), Druckaufträge (außer   
Punkt 5 der Museen), 
13. Fotogeräte, Verbrauchsmaterialien 
14. optische und elektronische Speicherung einschließlich Verbrauchsmittel und 
Ausstattungen
15. TV-, Video-, Rundfunk- und Beschallungstechnik einschließlich Verbrauchsmaterial und 
Zubehör sowie Reparaturen; Antennenanlagen einschließlich Reparaturen
16. PKW, Kleintransporter und Spezialfahrzeuge sowie Service (außer Amt 37) und 
Carsharing
17. Kopierleistungen
18. Buchbindereileistungen (auch für Urkunden) und Restaurierungsleistungen
19. Spezialbedarf für die Ämter (außer für nachfolgend aufgeführte 
Spezialbeschaffungsstellen)
IT-Koordination
20. Softwareentwicklungsleistungen sowie Abschluss von Überlassungs-, Dienstleistungs- 
und Pflege- bzw. Wartungsverträgen
21. Hardware und Software (Spezialbedarf) und Nachrichtentechnik (Spezialbedarf – außer 
Amt 37)
22. Kommunikationstechnik und -leistungen
Allgemeine Beschaffungsstelle 30 Rechtsamt
1. Versicherungsleistungen
1
33 von 43 in Zusammenstellung
Allgemeine Beschaffungsstelle 65 Amt für Gebäudemanagement
1. Anlagen, Geräte, Bauteile der Gebäudetechnik und -leittechnik
2. Wartung und Instandhaltung von Außenspielgeräten für Amt 51
3. feste und flüssige Brennstoffe
4. leitungsgebundene Energieträger und Wasser
5. Ausstattungen in Zusammenhang mit investiven Bauvorhaben 
(siehe Punkt 2 Geltungsbereich)
Allgemeine Beschaffungsstelle 67 Amt für Stadtgrün und Gewässer
1. Baumpflegeleistungen einschließlich für Stadtreinigung Leipzig
Allgemeine Beschaffungsstelle – Eigenbetrieb Stadtreinigung Leipzig
1. Unterhaltungspflege von Grünanlagen
2. Bäume und Wechselpflanzen (ohne Pflanzung)
3. Schüttgüter
4. Winterdienst an Liegenschaften der Stadt Leipzig (Räum- und Streuleistungen)
Spezialbeschaffungsstelle 32 Ordnungsamt
1. Bestellungen bei der Bundesdruckerei, Spezialvordrucke
2. Abschleppen, Verwahren und Verwerten/Verschrotten von Fahrzeugen 
3. stationäre Messtechnik zur Überwachung des fließenden Verkehrs  an 
Lichtsignalanlagen sowie mobiler und stationärer Messtechnik für die 
Geschwindigkeitsüberwachung einschließlich Auswertetechnik sowie deren Wartung, 
Eichung und Reparatur
4. Spezialeinbauten der mobilen Messtechnik in die Dienstfahrzeuge
5. Dienstbekleidung sowie persönliche Schutzausrüstung einschließlich Reinigungs- und 
Schneiderleistungen  
6. Beschaffung von Spezialausstattung/- verbrauchsmaterialien sowie Beauftragungen im 
Rahmen der Gefahrenabwehr und zur Aufrechterhaltung der Öffentlichen Sicherheit 
und Ordnung z. B. Wohnungsöffnungen, Leichenschau, Bestattungen, Maßnahmen zur 
Umsetzung des Infektionsschutzgesetzes sowie Sondermaßnahmen im 
Zusammenhang mit Sprengstoff-, Waffen- und Munitionsfunden
7. Hilfsmittel für gemeindliche Vollzugsbedienstete einschließlich Wartung und 
Kleinstreparaturen
8. Absperrleistungen
9. Fahrzeugplaketten einschließlich Umweltzone
Spezialbeschaffungsstelle 37 Branddirektion
1. Spezialtechnik, Spezialausstattungen und Spezialeinrichtungen einschließlich 
Wartungs- und Instandhaltungsverträge
2. spezielle Verbrauchsmaterialien und –mittel Kommunikations-, Funk-, 
Alarmierungstechnik
3. Einsatzleittechnik mit Hard- und Software einschließlich Wartungs- und 
Instandhaltungsverträge
4. Dienst- und Schutzkleidung einschließlich deren Instandhaltung und Pflege
5. Einsatzverpflegung
2
34 von 43 in Zusammenstellung
6. Medizinischer Bedarf (Arzneimittel und medizinische Verbrauchsmaterialien) für 
Feuerwehr, Rettungsdienst und Katastrophenschutz
7. Materialien, Unterrichtsmittel und Geräte für die amtsspezifische Aus- und Fortbildung
8. Lieferungen und Leistungen für Veranstaltungen des Amtes (sofern nicht durch die 
Zentrale Beschaffungsstelle erbracht)
Spezialbeschaffungsstelle 
41.72 GRASSI Museum für Angewandte Kunst
41.74 Naturkundemuseum
41.75 Stadtgeschichtliches Museum
43 Museum der Bildenden Künste
1. Restaurierungsbedarf
2. Kunstankäufe, Bücher, Schriften, Medien
3. Museumsspezifische Ausstattung und Verbrauchsmaterial
4. Lieferungen und Leistungen für Ausstellungen und Veranstaltungen
5. Druck von Plakaten, Katalogen, Leporellos und Faltblättern
41.76 Thomanerchor
1. Lebensmittel
2. Noten, musikalischer Spezialbedarf
3. Lieferungen und Leistungen für Ausstellungen und Veranstaltungen
Spezialbeschaffungsstelle 51 Amt für Jugend, Familie und Bildung
1. Spiel- und Beschäftigungsmaterial
2. Kücheneinrichtungen und -bedarf sowie Geräteausstattung für die nachgeordneten 
Einrichtungen
3. spezielle Ausstattungsgegenstände für Freizeit- und Kindertageseinrichtungen
4. rezeptfreie Arzneimittel
5. Lebensmittel
6. Lehr- und Unterrichtsmittel 
7. Geräte und Ausstattungen für Fachunterrichtsräume 
8. Schulmöbel, Tafeln und sonstige Ausstattungen für schulische Einrichtungen sowie 
Tafelreparaturen 
9. IT-Ausstattungen für Fachunterrichtsräume einschließlich Wartungs- und 
Instandhaltungsverträge
10. Schulbücher, Nachschlagewerke und Lesestoffe
11. Schülerbeförderung
Spezialbeschaffungsstelle 66 Verkehrs- und Tiefbauamt
1. Spezialtechnik einschließlich Wartung und Unterhaltung
2. Messtechnik, Prüfgeräte und Werkzeuge
3. Grund- und Hilfsmaterial
4. Verkehrszeichen und Verkehrseinrichtungen
5. Ersatzteile zur Wartung und Instandhaltung der Lichtsignalanlagen und Steuergeräte
6. Warnschutzbekleidung
7. Leuchten, Masten, Leuchtmittel, Kabel und Spezialmaterial für Stadtbeleuchtung
3
35 von 43 in Zusammenstellung
Spezialbeschaffungsstelle 67 Amt für Stadtgrün und Gewässer
1. Pflanzen- und Baumschulbedarf (ausgenommen Bäume)
2. forstwirtschaftliche Geräte, Arbeitsmittel und Werkzeuge
3. Spezialtechnik einschließlich Wartung und Unterhaltung
4. Bänke und andere Ausstattungsgegenstände für Außenbereiche einschließlich Wartung 
und Instandhaltung
5. Dienstkleidung für Amt 67
6. Futtermittel
7. Verwertung von Grünschnitt und Kompostrückständen
8. Särge, Aschekapseln und spezieller Friedhofs-, Bestattungs- und Kremationsbedarf
4
36 von 43 in Zusammenstellung
Inventar-
beauftragter Bedarfsstelle
Fertigstellg. der Lei-
stungsbeschreibung
Zentrale
Ausschreibungsst. PrüfstellenBeschaffungsstelle Finanz-
verfahren
Bedarfsermittlung
Bedarfsprüfung
Mittelklärung
Beschaffungsauftrag
Schätzung des
Auftragswertes
Beschreibung der
Leistung
Festlegung Art des
Vergabeverfahrens Mitwirkung
Freihändige Vergabe (FV)
Verhandlungsverfahren (VV)
Einholung von
Angeboten
Ausschreibungs-
verfahren
Erarbeitung der 
Vergabeunterlagen
Beschränkte Ausschrbg. (BA)
Nichtoffenes Verfahren (NOV)
Öffentliche Ausschrbg. (ÖA)
Offenes Verfahren (OV)
Zustimmung VGR 
bei FV >25 TEUR
bei VV immer
Zustimmung VGR 
bei BA >50 TEUR
bei NOV immer
Formale Prüfung der 
Vergabeunterlagen
Fertigstellung der 
Vergabeunterlagen
Veröffentlichung
Bearbeitung von
AnfragenMitwirkung
Annahme der
Angebote
Eröffnung und Proto-
kollierung AngeboteMitwirkung
Formale
Angebotswertung
Prüfung und Wertung
 der Angebote
Erarbeitung 
VergabevorschlagMitwirkung
Vergabe- 
vorschlag prüf-
pflichtig
Prüfung RPA
Vorinformation 
ab 50 TEUR netto
Erteilung ZuschlagInformation zur 
Lieferung/ Leistung
Annahme 
Lieferung/ Leistung
Prüfung 
Lieferung/ Leistung
Sachliche 
Richtigkeit
Rechnerische 
Richtigkeit
Anweisung zur
Zahlung
Information für
Inventarzugang
Auftrag buchen
Auszahlungsan- 
ordnung buchen
Ablage 
Gesamtvorgang
Mitwirkung
Verhandlungen zu den
Angeboten
j
n
Clearingstelle
Rechtsamt
Vergabegremium VOL
Vorinformation
ab 200 TEUR netto 
Mitwirkung, 
ggf. Ausführungs-
beschluss
Ermittlung wieder- 
kehrender  Bedarf
Eingang Rechnung
Beauftragung/ Abruf
Lieferung/ Leistung
Anlage 2Ablaufschema des Beschaffungsvorgangs
37 von 43 in Zusammenstellung
Anlage 3
Prüfung der Vergaben durch das Rechnungsprüfungsamt - einzureichende 
Unterlagen
Die Beschaffungsstelle reicht mindestens 10 Arbeitstage vor der Vergabegremiumssitzung 
die bei ihr vorliegenden Unterlagen, die das Vergabeverfahren dokumentieren, ein und 
erhält sie nach der Prüfung zurück:
 Beschaffungsauftrag mit Ermittlung des geschätzten Auftragswertes bzw. 
Bedarfsermittlung für wiederkehrenden Bedarf
 Ausführungsbeschluss gemäß DA "Ausführungsbeschlüsse für Vorhaben nach der 
Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - (VOL)",
sofern erforderlich
 Text der Bekanntmachung des Vergabeverfahrens, falls zutreffend
 aktenkundige Begründung bei Abweichung von der Öffentlichen Ausschreibung bzw. 
dem Offenen Verfahren mit Nachweis des Votums des Vergabegremiums 
 Mitzeichnung des Rechtsamtes bei zusätzlichen und ergänzenden Vertragsbedingungen
sowie Vertragstexten, sofern es sich nicht um wiederkehrenden Vergaben
gleicher Leistungsart mit unveränderten Vertragsbedingungen handelt.
 Formular „Protokollierung der Angebote“ mit Anlagen
 Formular „Nachprotokollierung der Angebote“ mit Anlagen
 Formular „Prüfung durch die Beschaffungsstelle“ mit Anlagen
 Formular „Vergabeprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt“
 alle Angebote einschließlich geführtem Schriftverkehr, Vermerken zu Bieterver -
handlungen nach § 15 bzw. § 18 EG VOL/A 
 kompletter Satz Vergabeunterlagen einschließlich eventueller Korrekturen
38 von 43 in Zusammenstellung
     Anlage 4
Vergabegremiumsantrag - einzureichende Unterlagen
Die Beschaffungsstelle übergibt folgende Unterlagen in der aufgeführten Reihenfolge
mindestens 5 Arbeitstage vor der Vergabegremiumsitzung der Geschäftsstelle:
Vergabevorschlag
 Anmeldung zur Behandlung eines Antrages im Vergabegremium VOL
 alle weiteren Unterlagen in Kopie 
 Formular „Nachprotokollierung der Angebote“ mit Anlagen
 Formular „Prüfung durch die Beschaffungsstelle“ mit Anlagen
 Formular „Vergabeprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt“
 ggf. Prüfbericht des Rechnungsprüfungsamtes (nur an Geschäftsstelle)
 Stellungnahme der Beschaffungsstelle zum Prüfbericht, sofern erforderlich
 ggf. Stellungnahme der Clearingstelle bei abweichender Prüffeststellung des 
Rechnungsprüfungsamtes zum Vergabevorschlag
 Angebotsvordruck und ggf. Anlagen zum Angebotsvordruck des Bieters bzw.
der Bieter, die den Zuschlag erhalten sollen
 ggf. Bestätigung der Bieter zur Verlängerung der Zuschlagsfrist
 ggf. Beschluss des Vergabegremiums zur abweichenden Vergabeart
 ggf. Ausführungsbeschluss gemäß DA "Ausführungsbeschlüsse für
Vorhaben nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – 
ausgenommen Bauleistungen - (VOL)"
abweichende Vergabeart
 Anmeldung zur Behandlung eines Antrages im Vergabegremium VOL
 Ermittlung des geschätzten Auftragswertes
 ggf. Ausführungsbeschluss gemäß DA "Ausführungsbeschlüsse für
Vorhaben nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – 
ausgenommen Bauleistungen - (VOL)“
39 von 43 in Zusammenstellung
     Anlage 5
Verfahrensweise zur Nutzung des Einkaufshandbuches
Zum Abruf der Lieferungen und Leistungen für den wiederkehrenden Bedarf der Verwaltung  
im Ergebnishaushalt wird, sofern nach Art der Lieferung oder Leistung zweckmäßig, durch  
das Hauptamt ein elektronisches Einkaufshandbuch (EKHB) bereit gestellt. Mit dem EKHB  
soll  der laufende Bedarf eines  Budget- bzw. Produktbereiches  schnell und unkompliziert  
gedeckt werden können. 
Die  namentliche  Zugriffsberechtigung  erteilt  der  für  den  Budget-  bzw.  Produktbereiches 
zuständige  Leiter.  Jeder  Nutzer  kann  nur  über  seine  Benutzer-ID  und  das  persönliche 
Passwort  auf  das  Programm  und  die  Daten  zugreifen.  Die  Nutzerliste  wird  zentral  im 
Hauptamt, Abt. Einkauf / Vergabe geführt. 
Das Programm Einkaufshandbuch (derzeit eine Lotus Notes Anwendung) realisiert folgende
Grundfunktionen:
- Hilfefunktion (Hinweise zum Umgang mit der Software und dem Einkaufshandbuch)
- aktuelle Hinweise und Erläuterungen 
- Hinweise zum jeweiligen Sortiment und zur vertraglich gebundenen Firma,
- Preis- und Lieferantenlisten,
- per PC ausfüllbare Formulare (E-Schein, Reparaturanmeldungen),
- Archivfunktion (abgeschlossene Vorgänge),
Für den Abruf der im EKHB gelisteten Lieferungen und Leistungen sind die allgemeinen  
Hinweise  und  Erläuterungen  sowie  die  Hinweise  zum  jeweiligen  Sortiment  und  zur 
vertraglich  gebundenen  Firma  zu beachten.  In  der  Regel  sind  die gelisteten  Positionen 
abschließend. Bei einigen Sortimenten besteht allerdings die Möglichkeit, sortimentsbezo -
gen  zusätzliche  Artikel  oder  Leistungen  bei  der  Vertragsfirma  anzufragen  und  mit  zu 
bestellen. Dabei sind zwingend die vertraglich vereinbarten Bedingungen in den Hinweisen  
zu  diesem  Sortiment  zu  beachten.  Im  Zweifelsfall  ist  bei  dem  jeweils  benannten 
Ansprechpartner der Abt. Einkauf/Vergabe des Hauptamtes nachzufragen. Artikel, die dem  
Investitionshaushalt zuzuordnen sind, können nicht über das EKHB beschafft werden.
Die Abrufaufträge werden in der Regel (sofern vertraglich vereinbart) per E-Mail versandt  
und  tragen  keine  handschriftliche  Unterschrift.  Dabei  ist  zu  beachten,  dass  mit  der 
elektronischer Absendung der Bestellung eine Verpflichtung zur Zahlung eingegangen wird  
und die erforderlichen Haushaltsmittel auf der im Auftrag benannten Kontierung zur Zahlung  
zur Verfügung stehen. 
40 von 43 in Zusammenstellung
Allgemeine Vertragsbestimmungen für freiberufliche Leistungen (AVB-F) 
(Stand: 09.09.2010) 
 
 
 1
1. Allgemeine Pflich ten des Auftragnehmers 
1.1 Die Leistungen des Auftr agnehmers müssen dem Grundsatz 
der Wirtschaftlichkeit und den öffentlich-rechtlichen Bestim-
mungen entsprechen. 
1.2 Der Auftragnehmer hat sei nen Leistungen die schriftlichen 
Anordnungen und Anregungen des Auftraggebers zugrunde zu 
legen und etwaige Bedenken hiergegen dem Auftraggeber un-
verzüglich mitzuteilen; er hat seine Leistungen vor ihrer endgül-
tigen Ausarbeitung mit dem Auftraggeber abzustimmen. 
 Der Auftragnehmer hat sich rechtzeitig zu vergewissern, ob 
seinen Leistungen öffentlich-rechtliche Hindernisse und Beden-
ken entgegenstehen. 
 Die Haftung des Auftragnehmers für die Richtigkeit und Voll-
ständigkeit seiner Leistungen wird durch Anerkennung oder Zu-
stimmung des Auftraggebers nicht eingeschränkt. 
1.3 Notwendige Überarbeitungen der Unterlagen bei unveränder-
tem Projektprogramm und bei nur unwesentlich veränderten 
Forderungen begründen keinen Anspruch auf  zusätzliches Ho-
norar. 
 Nicht vereinbarte Leistungen, die der Auftraggeber fordert, hat 
der Auftragnehmer mit zu übernehmen; die Vergütung hierfür 
hat der Auftragnehmer vor Leistungsbeginn mit dem Auftragge-
ber zu vereinbaren. 
1.4 Der Auftragnehmer ist bei der Bearbeitung der Leistungen an 
das vom Auftraggeber genehmigte Projektprogramm gebunden. 
1.5 Der Auftragnehmer darf ihm übertragene Leistungen nur mit 
vorheriger Zustimmung des Auftraggebers weiter vergeben. 
2 Zusammenarbeit zwischen Au ftraggeber, Auftragnehmer 
und den Projektbeteiligten 
2.1 Dem Auftragnehmer gegenüber ist nur der Auftraggeber wei-
sungsbefugt. 
2.2 Der Auftraggeber unterrichtet den Auftragnehmer rechtzeitig 
über die Leistungen, die andere Pr ojektbeteiligte zu erbringen 
haben und über die mit diesen vereinbarten Termine/Fristen. 
2.3 Der Auftragnehmer ist verpflic htet, den anderen Projektbeteilig-
ten die notwendigen Angaben und Unterlagen so rechtzeitig zu 
liefern, dass diese ihre Leistungen ordnungsgemäß erbringen 
können. 
2.4 Der Auftraggeber wird seine Rechte und Pflichten gegenüber 
anderen Projektbeteiligten nur über den Auftragnehmer aus-
üben und erfüllen. Der Auftraggeber wird selbst nicht in das 
Projektgeschehen direkt eingreifen, er ist jedoch gegenüber 
dem Auftragnehmer weisungsberechtigt. (Sollte der Auftragge-
ber ausnahmsweise direkt in das Projektgeschehen eingreifen, 
so wird der Auftragnehmer unmittelbar danach informiert.) 
2.5 Der Auftragnehmer vertritt den Auftraggeber im Rahmen der 
Leistungserbringung  gegenüber allen Projektbeteiligten. Die 
Entscheidungsbefugnis verbleibt beim Auftraggeber. 
2.6 Wenn während der Ausführ ung der Leistungen Meinungsver-
schiedenheiten zwischen dem Auftragnehmer und anderen Pro-
jektbeteiligten auftreten, hat der Auftragnehmer unverzüglich 
die Entscheidung des Auftraggebers herbeizuführen. 
3 Vertretung des Auftraggebers durch den Auftragnehmer 
3.1 Der Auftragnehmer ist zur Wahrung der Rechte und Interessen 
des Auftraggebers im Rahmen der ihm übertragenen Leistun-
gen berechtigt und verpflichtet. Er hat den Auftraggeber unver-
züglich über Umstände zu unterrichten, aus denen sich An-
sprüche gegen Projektbeteiligte  ergeben können. Die Geltend-
machung derartiger Ansprüche obliegt dem Auftraggeber. 
3.2 Der Auftragnehmer darf für den Auftraggeber keine Verpflich-
tungen eingehen. Dies gilt auch für den Abschluss, die Ände-
rung und/oder Ergänzung von Verträgen sowie für die Verein-
barung neuer Preise. 
3.3 Der Auftragnehmer darf unbeschadet Ziffer 2.3 Dritten ohne 
Einwilligung des Auftraggebers keine Unterlagen aushändigen 
und keine Auskünfte geben, die sich auf das Projekt beziehen. 
4 Auskunftspflicht des Auftragnehmers 
4.1 Der Auftragnehmer ist verpflic htet, dem Auftraggeber kurzfristig 
und ohne besondere Vergütung über den Stand seiner Leistun-
gen und die das Projekt betreffenden Unterlagen Auskunft zu 
geben. 
5 Herausgabeanspruch des Auftraggebers 
5.1 Die von dem Auftragnehmer zur Erfüllung des Vertrages ange-
fertigten Unterlagen sind an den Auftraggeber herauszugeben; 
sie werden dessen Eigentum. Die dem Auftragnehmer überlas-
senen Unterlagen sind dem Auftraggeber spätestens nach Er-
füllung des Vertrages zurückzugeben. Zurückbehaltungsrechte, 
die nicht auf dem Vertragsver hältnis beruhen, sind ausge-
schlossen. 
6 Urheberrecht 
6.1 Der Auftraggeber darf die Unterlagen für das im Vertrag ge-
nannte Projekt nutzen; dasselbe gilt auch für das ausgeführte 
Werk. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer vor Änderun-
gen eines nach dem Urheberrecht geschützten Werkes anhö-
ren und dessen Hinweise beachten. 
6.2 Auftraggeber und  Auftragnehmer haben das Recht zur Veröf-
fentlichung unter Namensangabe des Vertragspartners. 
7 Zahlungen 
7.1      Auf Anforderung des Auftragnehmers werden (monatliche)       
Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Leistungen einschließlich 
Umsatzsteuer, gewährt.
7.2 Das Honorar für die vereinbarten Leistungen wird fällig, wenn 
der Auftragnehmer die Leistungen vertragsgemäß erbracht und 
eine prüffähige Rechnung eingereicht hat. 
8 Kündigung 
8.1 Auftraggeber und Auftragnehmer können den Vertrag nur aus 
wichtigem Grund kündigen. Einer Kündigungsfrist bedarf es 
nicht. 
 Ein wichtiger Grund liegt auch vor, wenn das Projekt nicht 
durchgeführt oder
 nicht weitergeführt wird. 
8.2 Wird aus einem Grunde gekündigt, den der Auftragnehmer 
nicht zu vertreten hat, findet folgende Ziffer 8.3, Satz 1, mit der 
Maßgabe Anwendung, dass ein et waiger Schadensersatzan-
spruch des Auftragnehmers von diesem differenziert nachzu-
weisen ist. 
8.2 Hat der Auftragnehmer den Kündigungsgrund zu vertreten, so 
sind nur die bis dahin vertragsgemäß erbrachten, in sich abge-
schlossenen und nachgewiesenen Leistungen zu vergüten und 
die für diese nachweisbar entstandenen notwendigen Neben-
kosten zu erstatten. Der Sc hadensersatzanspruch des Auftrag-
gebers bleibt unberührt. 
8.4 Bei einer vorzeitigen Beendigung des Vertragsverhältnisses 
bleiben die Ansprüche der Vertragsparteien aus den Ziffern 4 
bis 6 unberührt. 
9 Haftung und Verjährung 
9.1 Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche des Auftrag-
gebers richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit 
nachfolgend nichts anderes vereinbart ist. 
9.2 Haftet der Auftragnehmer w egen eines schuldhaften Verstoßes 
gegen öffentlich-rechtliche Bestimmungen oder sonstiger 
schuldhafter Verletzung seiner Vertragspflichten, so hat er dem 
Auftraggeber bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei 
Fehlens zugesicherter Eigenschaften den verursachten Scha-
den in voller Höhe zu ersetzen. 
9.3 Im Falle seiner Inanspruchnahme kann der Auftragnehmer  
verlangen, dass ihm die Beseitigung des Schadens übertragen 
wird. 
9.4 Die Ansprüche des Auftraggebers aus diesem Vertrag verjäh-
ren in zwei Jahren. Die Verjährung beginnt mit der Erfüllung der 
letzten nach dem Vertrag zu erbringenden Leistung. Für Leis-
tungen, die nach der Übergabe noch zu erbringen sind, beginnt 
die Verjährung mit der Erfüllung der letzten Leistung. Für Scha-
denersatzansprüche wegen positiver Vertragsverletzung gelten 
die gesetzlichen Vorschriften über die Verjährung. 
10 Erfüllungsort, Streitigkeiten, Gerichtsstand 
10.1 Erfüllungsort für die Leistungen des Auftragnehmers ist der Sitz 
des Auftraggebers. 
41 von 43 in Zusammenstellung
Allgemeine Vertragsbestimmungen für freiberufliche Leistungen (AVB-F) 
(Stand: 09.09.2010) 
 
 
 2
10.2 Soweit die Voraussetzungen gemäß § 38 der Zivilprozessord-
nung (ZPO) vorliegen, richtet si ch der Gerichtsstand für Strei-
tigkeiten nach dem Sitz der für die Prozessvertretung des Auf-
traggebers zuständigen Stelle. 
10.3 Unbeschadet vorstehender Ziff. 10.2 können die Parteien eine 
Schiedsgerichtsvereinbarung vereinbaren. 
11 Werkvertragsrecht 
11.1 Die Bestimmungen über den Werkvertrag (§§ 631 ff. BGB) 
finden ergänzend Anwendung. 
12 Ergänzungsbestimmungen 
12.1 Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der 
Schriftform. 
12.2 Falls eine Vertragsbestimmung unwirksam ist oder sich eine 
Lücke im Vertrag befindet, so wird die Gültigkeit der übrigen 
Bestimmungen davon nicht berührt. Eine unwirksame Bestim-
mung wird durch eine andere ersetzt, eine fehlende eingefügt, 
die dem in dem Vertrag zum Ausdruck gekommenen Willen der 
Parteien und dem Sinn des Vertrages gerecht wird.
 
 
42 von 43 in Zusammenstellung
 
 
 
 
Die Auswertung der Angebote für die  
 
„Beratungsleistung zur Analyse der Organisation der  Abteilung Technik und 
Spezialbeschaffung der Branddirektion Leipzig und E ntwicklung eines optimierten 
Modells der Aufgabenerfüllung in diesem Bereich ein schließlich einer 
Stellenbemessung“  
  
erfolgt nach den folgenden Kriterien: 
 
 ja  nein  unklar  Punktzahl  
Hat das Beratungsunternehmen alle Punkte in der Aufgabenstellung im Angebot 
berücksichtigt?  
25  
•  Ist das Angebot auf die einzelnen Punkte der Auf- 
gabenstellung zugeschnitten?  
   max. 15  
 
max. 10 
•  Sind Vorgehensweisen zur Bearbeitung der Ar- 
beitspakete beschrieben? 
   
Methodenmix und Problemlösungsprozess  20 
•  Gewählter Methoden- und Beratungsansatz, logi- 
sche und transparente Herangehensweise 
   max. 10  
 
max. 5 
 
max. 5 
•  Mitarbeiterorientierung und Integration in den Be-
ratungsansatz 
   
•  Interner Aufwand für die Verwaltung, Zusammen- 
arbeit (Maßnahmen zur Qualitätssicherung) 
   
Weisen die Berater die fachlichen Voraussetzungen in folgenden Bereichen 
nach? 
20  
•  Fach- und Methodenkenntnisse (u.a. zum Pro- 
jekt- und Change-Management) 
   max. 5  
 
max. 7 
 
 
max. 8 
•  Berufserfahrung in der Begleitung von Verände- 
rungsprozessen, die bei der Umsetzung des Auf- 
trages zum Einsatz kommen 
   
•  Wurden mind. 2 ähnliche Referenzprojekte im öf- 
fentlichen Bereich erfolgreich bearbeitet?  
   
Wirtschaftlichkeit des Angebots     35  
•  Festpreis Durchführung der Untersuchung    max. 15  
max. 10 
max. 10 
•  Festpreis Umsetzungskonzept    
•  Stundensätze der Projektleitung und Projektmit- 
arbeiter/-innen 
   
    von 100  
 
43 von 43 in Zusammenstellung