Testphase und Produktivsetzung des elektronischen Kommunalarchivs (elKA) 2020/21
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-Ifo-01419
Datum: 2020-09-08
Vorlagenart: Informationsvorlage

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Informationsvorlage Nr. VII-Ifo-01419 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Testphase und Produktivsetzung des elektronischen Kommunalarchivs (elKA) 2020/21 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Information zur Kenntnis 
FA Allgemeine Verwaltung   Information zur Kenntnis 
DB OBM - Vorabstimmung    
 
 
 
Der Aufbau der interkommunalen Verbundlösung für ein elektronisches Kommunalarchiv 
(elKA) beim Sächsischen Städte- und Gemeindetag sowie mögliche Nutzungsperspektiven 
werden zur Kenntnis genommen. 
 
 
Räumlicher Bezug: 
 
nicht zutreffend 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
Die Stadt Leipzig hat die Möglichkeit, sich an der interkommunalen Verbundlösung 
elektronisches Kommunalarchiv (elKA) zu beteiligen, welche sich derzeit in Testphase 
befindet und ab dem 3. Quartal 2021 produktiv gehen wird. Das elKA ermöglicht die 
Archivierung elektronischer Unterlagen, die nach dem sächsischen Archivgesetz von den 
Kommunen gesetzlich gefordert wird. Angesichts der bevorstehenden Inbetriebnahme des 
elKA sind die erforderlichen Schritte einzuleiten, um den Anschluss an das System 
umzusetzen. In einem weiteren Schritt sind mögliche Kooperationen mit den rechtlich 
selbstständigen städtischen Beteiligungsunternehmen zu prüfen. 
 
 
 
  

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Finanzielle Auswirkungen X nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung x nein  wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja x Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
 
  
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Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: moderne Verwaltung  
 
 trifft nicht zu  
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Die elektronische Archivierung ist eine gesetzliche Pflichtaufgabe der Kommunen. Als 
Alternative käme eine Einzellösung der Stadt Leipzig in Frage (Modell Dresden). Nach 
gutachterlicher Bewertung im Rahmen des Projektes würde dies aber zu einer deutlichen 
Kostensteigerung führen. 
 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
nicht erforderlich 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
nicht erforderlich  
  
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III.  Strategische Ziele 
 
Die Stadt der Zukunft braucht eine moderne Verwaltung. Dazu gehört ein ebenso modernes 
und leistungsfähiges Archiv. Das Stadtarchiv ist für die Archivierung der Unterlagen 
(unabhängig von Erscheinungsform und Informationsträger) der Stadtverwaltung Leipzig, der 
städtischen Einrichtungen, Eigenbetriebe und weiteren Institutionen mit städtischer 
Beteiligung zuständig. Die Beteiligung am elektronischen Kommunalarchiv (elKA) ermöglicht 
gesetzeskonforme Umsetzung der Pflichtaufgabe mit einer leistungsfähigen technischen 
Infrastruktur, um den Anforderungen der Informationsgesellschaft bei der Sicherung und 
Bereitstellung von Informationen gerecht zu werden. Das elKA ermöglicht die Speicherung und 
Benutzung elektronischer Unterlagen und ist daher der zentrale Baustein einer modernen 
Archivinfrastruktur, die zur Vernetzung von Verwaltung, Bildung, Forschung und Wirtschaft 
beiträgt. Es kann damit eines der wenigen bislang gelungenen interkommunalen 
Digitalisierungsprojekte werden.  
 
IV. Sachverhalt 
 
1. Anlass 
 
Bevorstehende Inbetriebsetzung des elKA und perspektivische Klärung von 
Kooperationsmöglichkeiten mit den rechtlich selbstständigen städtischen 
Beteiligungsunternehmen. 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
Gesetzliche Grundlage:  
Die Stadtverwaltung ist nach § 13 Abs. 2 i.V.m § 2 Abs. 2 SächsArchivG1 gesetzlich zur 
dauerhaften Archivierung2 archivwürdiger analoger und elektronischer Unterlagen verpflichtet. 
Die dauerhafte, d. h. zeitlich unbegrenzte Archivierung, wird durch das Stadtarchiv organisiert 
und gewährleistet. Die Vorhaltung elektronischer Unterlagen während der rechtlich 
erforderlichen Aufbewahrungsfristen (Langzeitspeicherung) obliegt der Verantwortung des 
jeweiligen Amtes und ist von der Archivierung abzugrenzen.  
Rahmenbedingungen: 
Mit der Digitalisierung der Verwaltung, insbesondere mit Einführung der E-Akte und der 
Erstellung von ausschließlich elektronischen Daten in Fachverfahren (sog. born digitals) 
kommt es langfristig zu einer Prozessänderung bei der Archivierung von Schriftgut. Werden 
derzeit überwiegend analoge Akten und Vorgänge vom Stadtarchiv übernommen, wird es in 
einigen Jahren eine grundlegende Verschiebung hin zu elektronischen Unterlagen geben. 
Archivwürdige analoge Unterlagen werden fachgerecht in den Magazinen des Stadtarchivs 
aufbewahrt. Archivwürdige elektronische Unterlagen bedürfen eines elektronischen 
Archivierungssystems, das dem internationalen Standard Open Archival Information System 
(OAIS) entspricht.  
Schon in den vergangenen Jahren wurde eine Vielzahl elektronischer Dokumente und Daten 
vom Stadtarchiv übernommen und gespeichert (bspw. Gewerbeakten, die seit Jahren 
ausschließlich elektronisch geführt werden). Dieses elektronische Archivgut wird aktuell in 
einem von der Lecos GmbH betreuten elektronischen Speicher unter Wahrung der Integrität 
und Authentizität abgelegt. Dabei handelt es sich um eine provisorische Übergangslösung, die 
 
1 Archivgesetz für den Freistaat Sachsen vom 17. Mai 1993 (SächsGVBL. S.449), das zuletzt durch Artikel 25 des 
Gesetzes vom 26. April 2018 (SächsGVBL. S. 198) geändert worden ist. 
2 Das Archivieren umfasst das Erfassen, Übernehmen, Bewerten, Verwahren und Erhalten, Erschließen sowie 
Nutzbarmachen und Auswerten von Archivgut (vgl. § 2 Abs. 4 SächsArchivG).  
 
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zeitnah durch ein Archivierungssystem abgelöst werden muss, welches den normativen und 
fachlichen Anforderungen entspricht. Auf diese Weise soll das Stadtarchiv in die Lage versetzt 
werden, den gesetzlichen Archivierungsauftrag auch für elektronische Unterlagen 
vollumfänglich zu erfüllen.  
Umsetzungsstrategie zur Erfüllung der Pflichtaufgabe 
Mit Kabinettsbeschluss 04/0831 vom 30.09.2008 wurde im Freistaat Sachsen ein "Rahmen-
konzept zur Langzeitspeicherung und elektronischen Archivierung (LeA)" bestätigt. Das 
Projekt LeA diente dem Aufbau eines Langzeitspeichers und eines elektronischen Archivs für 
den Freistaat Sachsen. In diesem Zusammenhang wurde durch die Stadt Leipzig angeregt, 
sich in einem interdisziplinären Projekt gemeinsam über die strukturellen Ebenen 
(Freistaat/Landkreise/Städte und Gemeinden) hinweg um ein elektronisches Archiv im 
Freistaat zu bemühen. 
Dieser Ansatz konnte zwar nicht umgesetzt werden, aber fand Eingang in die weiteren 
Bemühungen für eine einheitliche kommunale Lösung, da die hohen fachlichen, technischen 
und letztlich auch finanziellen Anforderungen landesweit nahezu alle Kommunen vor die 
Herausforderung stellen, der Pflichtaufgabe der dauerhaften Archivierung nachzukommen.  
Der sächsische Städte- und Gemeindetag (SSG) hat in Abstimmung mit dem Sächsischen 
Landkreistag beschlossen, eine Projektgruppe für den Aufbau eines gemeinsamen 
elektronischen Kommunalarchives (elKA) zu bilden. Das Projekt elKA wird in der Aufbauphase 
nach Abstimmung mit dem SMI und SMF durch FAG-Mittel finanziert. In diesem Rahmen 
stehen bis zum voraussichtlichen Ende der Projektlaufzeit finanzielle Mittel in Höhe von ca. 
2,5 Millionen € zur Verfügung. Das Projekt (elKA) erarbeitet gegenwärtig alle notwendigen 
Rahmenbedingungen für dessen Inbetriebnahme.  
 
Nach derzeitiger Planung ist vorgesehen, das Projekt bis Ende September 2021 mit der Pro-
duktivsetzung des elektronischen kommunalen Archives abzuschließen. Nachfolgend ist dies 
in den nutzerfinanzierten Wirkbetrieb zu überführen.  
 
Nach Abschluss des Projektes entstehen für die Refinanzierung der Betriebskosten finanzielle 
Verpflichtung für die kommunalen Haushalte. Diese hätten sie aber aufgrund der schon heute 
bestehenden gesetzlichen Verpflichtungen zur elektronischen Archivierung ohnehin, sind aber 
in den kommunalen Haushalten, so auch in Leipzig, bisher nicht abgebildet. Da ein 
landesweiter Einsatz mit möglichst hoher Flächendeckung angestrebt wird, werden die 
individuell für jede Verwaltung entstehenden Kosten in Summe doch deutlich geringer sein, 
als wenn jede Kommune eine eigene Infrastruktur zur elektronischen Archivierung aufbauen 
müsste.  
 
Die Nutzerfinanzierung ist durch den Sächsischen Landtag gesetzlich festgeschrieben 
worden. Allerdings bestehen Überlegungen, freibleibende Projektmittel aus der FAG-
Finanzierung für eine Anschubfinanzierung zu nutzen, um möglichst viele Kommunen schnell 
an das elektronische Archiv anzuschließen.  
Die Stadt Leipzig ist seit Jahren in der Lenkungsgruppe mit dem Leiter des Hauptamtes 
vertreten. Das Hauptamt/Stadtarchiv strebt eine Anbindung an das elKA an und unterstützt die 
Projektgruppe aktiv durch Zuarbeiten und war als Pilotkommune am Testlauf des potenziellen 
Archivierungssystems (DIMAG) involviert. Für die Stadt Leipzig ist eine Anbindung an das 
elKA mit entscheidenden Vorteilen gegenüber einer Einzellösung verbunden. Aufgrund der zu 
erwartenden Synergieeffekte bei der Archivierung von elektronischen Unterlagen durch 
praxisorientierte Handreichungen und interkommunalen Erfahrungsaustausch steht die 
Wirtschaftlichkeit als bedeutender Vorteil im Mittelpunkt.  
6/7
Das elektronische Kommunalarchiv (elKA) – Projektkurzvorstellung 
Das Projekt elKA dient der Konzeption und dem Aufbau eines gemeinsamen elektronischen 
Kommunalarchivs für die Städte und Gemeinden sowie Landkreise des Freistaates Sachsen. 
Grundsätzlich wird jede Kommune als ein Mandant angebunden.  
In Abstimmung mit dem Sächsischen Landkreistag e. V. (SLKT) und der Sächsischen Anstalt 
für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) erfolgte eine organisatorische, personalrechtliche 
und haushalterische Anbindung der Projektgruppe elKA beim SSG. Koordiniert wird die 
Projektgruppe durch die eigens initialisierte Lenkungsgruppe elKA. Fachliche Beratung erhält 
diese durch das Sächsische Staatsarchiv, den Staatsbetrieb Sächsische Informationsdienste, 
die Sächsische Staatskanzlei, den Landesverband Sachsen im Verband deutscher 
Archivarinnen und Archivare e. V. sowie die Arbeitsgemeinschaften der Kommunalen 
Spitzenverbände. Letztere und die IMTB GmbH stehen in direkter Zusammenarbeit mit der 
Projektgruppe elKA. 
Das Projekt wird in der Aufbauphase aus Bedarfszuweisungen gemäß § 22 Abs. 2 Ziff. 9 
SächsFAG finanziert. Nach Projektende (voraussichtlich Ende 09/2021) mit Aufnahme des 
Wirkbetriebs erfolgt eine Nutzerfinanzierung. Ab diesem Zeitpunkt geht die Verantwortung für 
den Betrieb des elektronischen Kommunalarchivs gemäß § 4 Abs. 5 des Gesetzes über die 
Errichtung der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD-Gesetz) an die 
SAKD über. 
Aktueller Sachstand im Projekt: 
Nach Prüfung der in Frage kommenden Archivierungssysteme sprachen sich im März 2020 
die Mitglieder des Präsidiums des SSG auf Basis der Empfehlungen der Lenkungsgruppe für 
das Archivierungssystem DIMAG3 aus (Anlage 1). Die Entscheidung basierte auf den positiven 
Erfahrungen beim Testlauf mit verschiedenen Pilotkommunen sowie einer 
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Derzeit wird eine Kooperationsvereinbarung mit dem DIMAG-
Verbund erarbeitet. Diese wird von der SAKD als zukünftige Betreiberin abgeschlossen 
werden.  
 
DIMAG ist die Kurzform für Digitales Magazin (Anlage 2). Das IT-System wurde vom 
Landesarchiv Baden-Württemberg 2006 für die dauerhafte Erhaltung seiner digitalen 
Archivalien konzipiert und ist seit dem 6. Juli 2006 beim Landesarchiv im Produktivbetrieb. 
Seitdem wird es kontinuierlich weiterentwickelt und ist in vielen Bundesländern im Einsatz. 
Es hat sich im Vergleich mit den wenigen kommerziellen Produkten als die insgesamt 
fachlich und wirtschaftlich, vor allem aber unter dem Blickwinkel des Vertrauens in die 
Langlebigkeit des Produktes, beste Lösung erwiesen.  
Parallel wurde ein vorläufiges Kostenmodell erarbeitet, welches eine einwohnerbezogene 
Aufteilung der Kosten unter den Nutzern vorsieht. Die jährlichen Gesamtkosten für die Stadt 
Leipzig würden sich auf ca. 170.000 € (brutto) belaufen.4 Diese Summe ist ab dem Jahr 2021 
(zunächst anteilig für 3 Monate und ab 2022 in voller Höhe) im Hauptamt zentral veranschlagt. 
In den Gesamtkosten ist ein Grundspeicherplatz in Höhe von 100 GB vorgesehen. Derzeit ist 
der provisorische Übergangsspeicher für elektronisches Archivgut des Stadtarchivs mit ca. 
400 GB belegt. Daher ist die Zubuchung eines Speicherpakets notwendig. Auch diese Kosten 
(ca. 5 T€ für 1.000 GB) sind im Haushalt des Hauptamtes veranschlagt. Durch die 
 
3 „Das Archivierungssystem DIMAG wurde 2006 vom Landesarchiv Baden-Württemberg im Rahmen des Projekts 
„Konzeption für ein digitales Landesarchiv“ und nach den Vorgaben des OAIS-Standards (ISO 14721), des 
PREMIS-Standards und des Nestor-Kriterienkatalogs „Vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“ (jetzt DIN 
31644) entwickelt. DIMAG läuft produktiv seit dem 7. Juli 2006. Seitdem wird das System kontinuierlich 
weiterentwickelt.“ Keitel, Christian et al.: DIMAG. Kurzbeschreibung (Februar 2020), S. 3. 
4 Eine endgültige Kalkulation kann erst erfolgen, wenn feststeht, wie viele Kommunen sich am elKA beteiligen 
werden. Eine Reduzierung der Kosten ist daher nicht ausgeschlossen, da die Berechnung äußerst konservativ 
geführt wurde.  
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fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung und die daraus resultierenden Übernahmen 
elektronischer Unterlagen ist mit einem kontinuierlich steigenden Speicherbedarf zu rechnen.  
Im nächsten Schritt ist es erforderlich, dass sich die Stadt Leipzig auf der Basis einer 
Vereinbarung dem elKA technisch anschließt. Dazu wird bis Ende 2020 eine Vorlage für den 
Stadtrat erstellt. 
Perspektive: 
 
Historisch bedingt haben sich vereinzelt bei rechtlich unselbstständigen städtischen 
Institutionen (Eigen- und Regiebetriebe) eigene Archive etabliert. Laut § 3 Abs. 2 der 
Satzung über die Aufgaben und die Benutzung des Stadtarchivs der Stadt Leipzig 
(Archivsatzung) in der aktuellen Fassung vom 17.06.2015 ist dieser Zustand nicht 
rechtskonform, da die Archivierungshoheit dem Stadtarchiv obliegt. Ebenso wie die analogen 
sind auch die elektronischen Unterlagen (born digitals) dem Stadtarchiv anzubieten, um sie 
nach der Bewertungsentscheidung im elKA zu sichern. Über die bevorstehende 
Archivierungslösung werden die Institutionen rechtzeitig informiert. 
 
Davon abzugrenzen sind rechtlich selbstständige städtische Beteiligungsunternehmen oder 
kommunale Zweckverbände, die ab dem Zeitpunkt ihrer Selbstständigkeit die gesetzliche 
Pflicht zur Archivierung eigenständig wahrnehmen können.  Es besteht jedoch die 
Möglichkeit, dass auf der Basis einer freiwilligen Kooperation die Archivierung im elKA über 
das Stadtarchiv genutzt werden kann. Dies hätte den Vorteil, dass alle städtischen 
Unternehmen und Einrichtungen, unabhängig von ihrer Rechtsform, rechtlich und historisch 
relevante Informationen in einer Archivierungslösung speichern. Ob dieses Vorgehen in der 
Praxis umsetzbar ist, wäre mit GBII abzustimmen. Die anteilige Umlage der Kosten und die 
erforderlichen Ressourcen wären in diesem Zusammenhang ebenfalls zu betrachten, da 
diese nicht im Hauptamt veranschlagt sind. 
Anbindung der Stadt Leipzig / Stadtarchiv an das elKA 
 
 
Sächsischer Städte- und Gemeindetag e.V. 
Glacisstraße 3, 01099 Dresden 
 
Nur per E-Mail und mit der Bitte um 
Weiterleitung an die Mitglieder des Kreisverbandes 
Oberbürgermeister/in der  
Kreisfreien Städte Leipzig und Chemnitz und  
Kreisverbandsvorsitzende des SSG 
 
nachrichtlich: Oberbürgermeister der  
Kreisfreien Stadt Dresden 
  
  
  
  
 
 
   
  
  
  
Ihre Nachricht vom Ihr Zeic hen Unser Zeichen Bearbeiter Az. / I D-Nr. Telefon Datum 
  Pi Herr Piskol   -211 26.05.2020 
 
 
Aufbau und Organisation eines gemeinsamen elektronischen 
Kommunalarchivs (elKA) 
 
 
Sehr geehrte Damen und Herren, 
 
die sächsischen Kommunen sind – ähnlich wie der Freistaat – nac h 
geltendem Recht verpflichtet, ihre archivwürdigen Unterlagen zu  ar-
chivieren und dadurch für die Nachwelt zeitlich unbegrenzt aufz ube-
wahren. Dies gilt unabhängig von ihrer Speicherungsform und  um -
fasst somit sowohl die Papierform als auch elektronische Unterl agen 
(§ 2 Abs. 2 SächsArchivG). Vor dem Hintergrund der Digitalisier ung 
der Verwaltung wird zunehmend eine Vielzahl an elektronischen D o-
kumenten produziert, die später verwahrt werden müssen.  
 
Aufgrund der hohen technischen und letztlich auch finanziellen An-
forderungen, die eine zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung elektro ni-
scher Unterlagen erfordert, si nd die Kommunen derzeit ganz über -
wiegend nicht in der Lage, diese r Pflichtaufgabe nachzukommen. 
Vor diesem Hintergrund haben die Gremien der kommunalen Lan-
desverbände die Geschäftsstellen damit beauftragt, die Vorausse t-
zungen für den Aufbau einer gemeinsamen Lösung  im Rahmen 
des Projektes „elektronisches Kommunalarchiv (elKA)“ zu schaffe n. 
Weitere Informationen zur Notwendigkeit eines gemeinsamen elekt -
ronischen Kommunalarchivs sind in Anlage 1 beigefügt.  
 
Nach derzeitiger Planung ist vorgesehen, das Projekt bis Ende Sep-
tember 2021 mit der Produktivsetzung des elKA abzuschließen. Zu 
diesem Zeitpunkt geht die Verantwortung für den Betrieb des ele kt-
ronischen Kommunalarchivs gemäß § 4 Abs. 5 des Gesetzes über 
die Errichtung der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverar -
beitung (SAKD-Gesetz) an die SAKD über. Im Zuge des Gesetzge-
bungsverfahrens wurde durch den Sächsischen Landtag im SAKD-
Gesetz eine vollumfängliche Finanzierung durch die Nutzer, also  die 
Sächsischer Städte- und Ge-
meindetag e.V. 
 
Glacisstraße 3 
01099 Dresden 
Telefon [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
Telefax [TELEFONNUMMER ENTFERNT] 
Internet: 
http://www.ssg-sachsen.de 
E-Mail:  
[E-MAIL ENTFERNT] 
Steuernummer: 202/141/03088 
 
So erreichen Sie uns: 
Straßenbahnlinien 
3, 7, 8 
Haltestelle Carolaplatz, 
6, 13 Haltestelle 
Rosa-Luxemburg-Platz 
oder per Bahn 
Bahnhof Dresden-Neustadt 
2 
Städte, Gemeinden und Landkreise, ab Aufnahme des Wirkbetriebes 
(voraussichtlich im Oktober 2021) festgeschrieben.  
 
Wohlwissend, dass derzeit andere Herausforderungen im Mit-
telpunkt Ihrer Arbeit stehen, möchten wir Sie dennoch bereits 
heute darüber in Kenntnis setze n, dass sich das Präsidium des 
SSG mit dem elektronischen Ko mmunalarchiv befasst und ein 
vorläufiges Kostenmodell zur Verteilung der entstehenden Kos-
ten ab Oktober 2021 als Arbeitsgrundlage für die Haushaltspla-
nung der sächsischen Kommunen bestätigt hat. 
 
Das Kostenmodell sieht eine einwohnerbezogene Aufteilung der Kos-
ten unter den Nutzern, eine Fakt orbildung zur Vermeidung einer 
Doppelerfassung der Einwohner kreisangehöriger Kommunen sowie 
eine Gruppierung einerseits der Landkreise, andererseits der kr eis-
angehörigen Städte und Gemeinden in Abhängigkeit der jeweiligen  
Größenklasse, vor und führt zu folgenden jährlichen Gesamtkoste n 
(brutto)
1: 
 
Kreisfreie  
Städte
2 
Leipzig 167.000 €
Chemnitz 77.300 € 
Landkreise 55.000 € 
 
Kreisangehöriger  
Bereich 
über 50.000 Einwohner 14.300 € 
bis 50.000 Einwohner 8.700 € 
bis 20.000 Einwohner 6.000 € 
bis 10.000 Einwohner 4.000 € 
bis 5.000 Einwohner 2.260 € 
 
Weitere Informationen zum Kostenmodell sind der beigefügten Anl a-
ge 2 zu entnehmen.   
 
Wenn Ihre Kommune das elKA nutzen möchte, möchten wir Sie 
bitten, die für Ihre Verwaltung entstehenden Kosten in der 
Haushaltsplanung ab dem Jahr 2021 (hier zunächst anteilig für  
3 Monate und ab 2022 in voller Höhe) zu berücksichtigen. 
 
Für alle Fragen, Hinweise und Anregungen rund um das Projekt 
elektronisches Kommunalarchiv s teht Ihnen der Projektleiter,  
Herr Daniel Piskol (E-Mail: [E-MAIL ENTFERNT];  
Tel.: [TELEFONNUMMER ENTFERNT]) gern zur Verfügung.  
 
Mit freundlichen Grüßen 
 
 
 
Ralf Leimkühler 
Stellvertretender Geschäftsführer    Anlagen   
                                            
1 Den hier dargestellten Kosten liegt eine vorsichtige Berechnung  und die 
Annahme, dass sich zu Beginn des E chtbetriebes noch nicht alle sächsischen 
Kommunen zu einer Mitwirkung bereiterklären, zugrunde.  
 
2 Da die Landeshauptstadt Dresden bereits über ein eigenes elekt ronisches Archiv 
verfügt, ist von einer Beteiligung am elKA nicht auszugehen. 
Anlage 1 –  
Notwendigkeit eines gemeinsamen elektronischen Kommunalarchivs 
 
1. Pflicht zur Archivierung elektronischer Unterlagen 
 
Gemäß § 13 Abs. 1 Sächsisches Archivgesetz (SächsArchivG) sind die 
sächsischen Kommunen verpflichtet, ihr Archivgut zur allgemeine n Nutzung in 
eigener Zuständigkeit zu archivieren. Dies gilt gemäß § 2 Abs. 2 SächsArchivG 
sowohl für Daten in Papierform als auch für elektronische Daten . Vor dem 
Hintergrund der weiter fortschreitenden und forcierten Digitali sierung der 
Verwaltung entstehen eine Vielz ahl elektronischer Dokumente und  Daten, die 
nach Ablauf gesetzlicher Aufbew ahrungsfristen und den Bewertung s-
entscheidungen des zuständigen Archivs dauerhaft zu archivieren sind.  
 
Insbesondere für Daten aus Dok umentenmanagementsystemen (E-Akte ) oder 
auch aus diversen Fachverfahren,  in denen Verwaltungsverfahren bereits seit 
längerem rein elektronisch bearbei tet werden, besteht die Notwe ndigkeit, eine 
Möglichkeit für die dauerhafte e lektronische Speicherung, Ersch ließung und 
Nutzbarmachung zu finden. Exemplarisch ist an dieser Stelle auf  d i e  
Personenstandsregister, Einwohnermelderegister oder Gewerbeverf ahren zu 
verweisen, die bereits seit einigen Jahren nur noch elektronisc h vorliegen. 
Gleiches gilt für Internetseiten, Geoinformations- oder Ratsinformationssysteme, 
die Papierunterlagen zunehmend ersetzen. Dabei ist unerheblich, dass in vielen 
Fällen nicht alle Unterlagen bzw.  Datensätze dauerhaft archivie rt werden, 
sondern nur eine nach archivari schen Kriterien getroffene Auswa hl von 
Datensätzen, anhand derer später die Arbeitsweise exemplarisch nachvollzogen 
werden kann.  
 
Mit dem bloßen Kopieren der Dat en auf andere Datenträger können  d i e  
gesetzlichen Voraussetzungen einer Archivierung allerdings nicht erfüllt werden. 
Die in ganz unterschiedlichen Formaten und Strukturen vorliegen den digitalen 
Informationen sind vielmehr so umzuwandeln, dass sie auch über viele 
Jahrzehnte und Jahrhunderte hinw eg lesbar und authentisch bleib en und zwar 
unabhängig davon, ob dann die heute dafür genutzte technische Umgebung und 
Software noch existieren. Die Kommunen sind dazu allerdings bis lang nicht in 
der Lage, da die notwendigen te chnischen, personellen und organ isatorischen 
Voraussetzungen fehlen. 
 
Die Notwendigkeit einer elektronischen Archivlösung wird vor al lem im Bereich 
des Meldewesens deutlich. Hier wird seit mehr als 20 Jahren aus schließlich mit 
elektronischen Unterlagen gearbeitet. Gemäß § 27 i. V. m. § 26 Abs. 4 Satz 1 
Sächsisches Meldegesetz (SächsMG) in der bis 31. Oktober 2015 g eltenden 
Fassung waren die gespeicherten Daten aber nach Ablauf von zehn Jahren dem  
Archiv anzubieten. Sofern die Daten dort als archivwürdig eingestuft wurden, was 
bei Meldedaten überwiegend der Fall ist, hätte das Archiv diese Daten schon seit 
Jahren übernehmen müssen. Die Daten mussten im Meldeverfahren verbleiben, 
um einen Totalverlust durch Löschung zu verhindern. Unabhängig davon, dass 
hieraus beim Inkrafttreten des Bundesmeldegesetzes (BMG) am  
1. November 2015 besondere Problem e erwachsen sind, war dieser Zustand 
schon vor diesem Zeitpunkt nicht rechtskonform.  
 
  
2.  Grundlegendes Prinzip 
 
Basis für die bisherigen Überlegungen der Kommunen sind die Fachkonzepte für 
das elektronische Staatsarchiv des Freistaates Sachsen, das bereits arbeitsfähig 
ist. Danach kann die elektronische Archivierung – übertragen auf die Kommunen 
und stark vereinfacht – in drei Aufgabenbereiche eingeteilt werden.  
 
 
2.1  Aufgaben des kommunal en Archivs vor Ort 
 
Die wesentlichen archivfachlich en Aufgaben, insbesondere die Au swahl der 
archivwürdigen Daten, obliegen weiterhin dem kommunalen Archiv vor Ort. 
Gleiches gilt auch für die Benu tzung der archivierten elektroni schen Daten. 
Archivwürdige elektronische Un terlagen werden von hier an die L eitstelle 
gesendet. Umgekehrt wird auch die Entscheidung, wer zu welchen Konditionen 
und auf welche Weise die elektronischen Archivbestände der jewe iligen Stadt 
oder Gemeinde einsehen darf, durch das Archiv vor Ort getroffen . Die 
entsprechenden Konditionen regelt  die Kommune im Rahmen der rec htlichen 
und technischen Möglichkeiten auch künftig in ihrem Archiv und ihrer 
Archivgebührensatzung.  
 
2.2 Aufgaben der Leitstelle 
 
Die Leitstelle kann als das „Herz“ des Systems der elektronisch en Archivierung 
bezeichnet werden. Sie erarbeitet einheitliche Übernahmevorgaben, erstellt u. a. 
das Betriebskonzept, wandelt die von den Kommunalarchiven für a rchivwürdig 
befundenen Daten in ein für die e lektronische Speicherung geeig netes Format 
um und trägt im Sinne einer Best andserhaltung dafür Sorge, dass  d i e  D a t e n  
dauerhaft lesbar bleiben. Die Komplexität dieser Aufgabe resultiert insbesondere 
daraus, dass die Daten in vielf ältigen Verfahren für unterschie dlichste 
kommunale Aufgabenbereiche und in unterschiedlichsten Formaten und 
Strukturen vorliegen.  
 
Zu beachten ist zudem, dass nich t nur die als archivwürdig eing estuften Daten 
selbst, sondern auch die sogenannten Metadaten, z. B. Informati onen zum 
Zeitpunkt der Datenerstellung, zum  ursprünglichen Dateiformat o der zur 
Software, mit der die Daten erstellt wurden, mit archiviert werden müssen. Diese 
Aufgabe erfordert neben technischen und archivarischen Fachkenntnissen auch 
eine entsprechende Ausstattung. 
  

2.3 Aufgaben des IT-Dienstleisters 
 
Nach Abschluss des Übernahmeprozesses (Analyse, Validierung, Fo rmat-
migration) der ursprünglichen Daten aus den Fachverfahren wird das 
elektronische Archivgut an einen IT-Dienstleister weitergeleitet, der die sichere 
Speicherung verantwortet. Dabei ist es besonders wichtig, dass die Daten nicht 
nur an einer Stelle gespeichert we rden. Vielmehr muss die Speic herung 
redundant erfolgen, damit im Fall des physischen Verlusts eines  Daten-
speichers, z. B. durch einen Brand, die Daten nicht verloren gehen. Zudem muss 
der IT-Dienstleister gewährleisten, dass die Archive und die Nutzer jederzeit auf 
die entsprechenden Daten zugreif en können. Schließlich muss sic hergestellt 
werden, dass nur autorisierte Zugriffe möglich sind und ein unberechtigtes Lesen 
oder gar Verändern des digitalen Archivguts ausgeschlossen sind . Für diese 
Aufgaben ist nicht nur entsprechendes Fachwissen, sondern vor a llem eine 
spezifische technische Infrastruktur erforderlich. 
 
3. Elektronische Archivierung in jeder einzelnen Kommune nicht  
  leistbar 
 
Vor diesem Hintergrund erfordern Aufbau und Betrieb von Leitste lle und IT-
Dienstleister nicht nur Fachkompetenz in den Bereichen IT und A rchivwesen, 
sondern vor allem auch erhebliche Investitionen in die technisc he Ausstattung 
sowohl hinsichtlich der Hard- wie auch der Software. Für kleinere Kommunen mit 
nur geringen Mengen an elektronisc hem Archivgut wäre dieser Auf wand allein 
nicht leistbar. Auch für größere Kommunalarchive wird der Aufba u eines 
einzelnen elektronischen Archivs überwiegend als unwirtschaftlich eingeschätzt. 
 
Allein vor dem Hintergrund, dass viele Dokumentenmanagementsyst eme und 
Fachverfahren in mehreren Komm unen eingesetzt werden und entspr echende 
Verfahren zur Aussonderung der dort entstehenden Daten nicht vo n allen 
Kommunen neu entwickelt werden sollten, erscheint ein gemeinsames Vorgehen 
bei Aufbau und Betrieb von Leitst elle und IT-Dienstleister für die elektronische 
Archivierung dringend notwendig. 
Anlage 2 –  
Weiterführende Informationen zum vorläufigen Kostenmodell für das 
elektronische Kommunalarchiv (elKA) 
 
Unabhängig von der im SAKD-Gesetz durch den Sächsischen Landtag  
festgeschriebenen, vollumfänglichen Finanzierung des elektronis chen 
Kommunalarchivs (elKA) durch die  Nutzer, also die Städte, Gemei nden und 
Landkreise Sachsens, bestünden aufgrund der schon heute bestehe nden 
gesetzlichen Verpflichtung zur el ektronischen Archivierung ents prechende 
finanzielle Verpflichtungen – un abhängig von der Einrichtung de s elKA. Da ein 
landesweiter Einsatz der gemeinsamen Lösung mit möglichst hoher  
Flächendeckung angestrebt wird, i st davon auszugehen, dass die für die 
einzelnen Verwaltungen entstehenden Kosten in Summe deutlich ge ringer 
ausfallen werden, als wenn jede Kommune selbst Anstrengungen zu r 
Organisation, zum Aufbau und zum d auerhaften Betrieb eines eige nen 
elektronischen Archivs unternehmen müsste. 
 
Das Präsidium des SSG hat sich mehrfach mit dem elektronischen 
Kommunalarchiv befasst und zuletzt ein durch die Geschäftsstell en der 
Landesverbände gemeinsam mit der Projektgruppe elKA erarbeitete s 
vorläufiges Kostenmodell zur Verteilung der entstehenden Kosten  ab Oktober 
2021 als Arbeitsgrundlage für die Haushaltsplanung der Kommunen bestätigt. 
 
Bei der Erarbeitung dieses Kos tenmodells lagen die folgenden Üb erlegungen 
zugrunde:  
 
- Da es erklärtes Ziel ist, so viele Kommunen wie möglich für e ine 
Beteiligung am elektronischen K ommunalarchiv zu gewinnen, um ei ne 
gewisse Flächenwirkung zu erreichen, sollten die Kosten für die  einzelne 
Kommune im Verhältnis zu ihrer Einwohnerzahl stehen.  
 
- Bei der Kalkulation sollte die unterschiedliche Aufgabenverte ilung der 
einzelnen Verwaltungsebenen angemessen berücksichtigt werden.  
 
- Es wird darauf zu achten sein, die Kosten für das elektronisc he 
Kommunalarchiv weitestgehend nutz ungsabhängig zu gestalten, um der 
unterschiedlich starken Nutzung (insbesondere hinsichtlich des 
beanspruchten Speicherplatzes) dur ch die Kommunen und ihre Arch ive 
Rechnung zu tragen.  
 
Das Kostenmodell sieht eine ei nwohnerbezogene Aufteilung der Ko sten unter 
den Nutzern, eine Faktorbildung z ur Vermeidung einer Doppelerfa ssung der 
Einwohner kreisangehöriger Komm unen sowie eine Gruppierung eine rseits der 
Landkreise, andererseits der kre isangehörigen Städte und Gemein den in 
Abhängigkeit der jeweiligen Größenklasse, vor und führt zu den im Schreiben 
wiedergegebenen jährlichen Gesamtkosten (brutto).  
 
Bei der Berechnung wurde sehr konservativ gerechnet und davon 
ausgegangen, dass sich bis zum B eginn des Echtbetriebes noch ni cht alle 
sächsischen Kommunen zu einer Mitwirkung bereiterklären. Soweit  die von uns 
avisierte Anzahl übertroffen wir d, sinken die Kostenanteile der  nutzenden 
Kommunen. Im Fall von Archivkooperationen mehrerer Kommunen gemäß § 13 
Abs. 2 SächsArchivG wird gleichwohl eine Kostenbeteiligung jede r Kommune 
einzeln erforderlich.  
 
Eine endgültige Kalkulation kann erst aufgestellt werden, wenn klar ist, wie viele 
Kommunen sich tatsächlich beteiligen. Hierzu wird voraussichtli ch Ende dieses 
Jahres eine verbindliche  Abfrage durchgeführt werden . Vor diesem 
Hintergrund sind die hier angegebe nen Kostenhöhen zunächst als 
Arbeitsgrundlage für die Hausha ltsplanung der Kommunen für die Jahre 
2021/2022 zu verstehen.  
 
In den Gesamtkosten ist ein Grundspeicherplatz f ü r  d i e  e l e k t r o n i s c h e  
Archivierung vorgesehen, der in Abhängigkeit von der Größenklas se zwischen 
10 und 100 GB variiert und auf Erfahrungen bei der elektronischen Archivierung 
von Kommunen in anderen Bundesländern basiert: 
 
Kreisfreie  
Städte
1 
Leipzig
100 GB Chemnitz
Landkreise 
 
Kreisangehöriger  
Bereich 
über 50.000 Einwohne
r 50 GB
bis 50.000 Einwohner 40 GB
bis 20.000 Einwohner 30 GB
bis 10.000 Einwohner 20 GB
bis 5.000 Einwohner 10 GB
 
Soweit dieser Speicherplatz ni cht ausreicht, kann weiterer Spei cherplatz durch 
das Rechenzentrum gegen Kostenersatz zur Verfügung gestellt wer den. Die 
hierfür entstehenden jährlichen Zusatzkosten (brutto) sind nach folgend 
dargestellt: 
 
Zusatzpaket Speicher 25 GB 120 €
Zusatzpaket Speicher 100 GB 478 €
Zusatzpaket Speicher 500 GB 2.388 €
Zusatzpaket Speicher 1.000 GB 4.776 €
 
Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungspauschale je Erweiterung  i. H. v. 53 € 
(brutto). 
 
 
 
                                            
1 Da die Landeshauptstadt Dresden bereits über ein eigenes elekt ronisches Archiv 
verfügt, ist von einer Beteiligung am elKA nicht auszugehen. 
D
IMAG 
Kurzbeschreibung 
Februar 2020 
Herausgegeben vom DIMAG-Entwicklerverbund 
Landesarchiv Baden-Württemberg 
Hessisches Landesarchiv 
Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns 
Kooperationsverbund Digitales Archiv Nord 
Bearbeiter: Christian Keitel, Rolf Lang, Elisabeth Klindworth 
Stand: Februar 2020 
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Inhalt 
1. Grundinformationen ................................................................................................................  3 
2. Eigenschaften von DIMAG .....................................................................................................  4 
3. Metadatenkonzept ..................................................................................................................  6 
4. Technische Angaben zum System ..........................................................................................  7 
5. Schnittstellen ..........................................................................................................................  9 
6. Rechte ....................................................................................................................................  9 
7. Literatur ................................................................................................................................  10 
8. Kontakt ................................................................................................................................ . 11 
 
Seite 3 von 11  
1. Grundinformationen 
 
Das Archivierungssystem DIMAG wurde 2006 vom Landesarchiv Baden-Württemberg im 
Rahmen des Projekts „Konzeption für ein digitales Landesarchiv“ und nach den Vorgaben 
des OAIS-Standards (ISO 14721), des PREMIS-Standards und des Nestor-Kriterienkatalogs 
„Vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“ (jetzt DIN 31644) entwickelt. DIMAG läuft 
produktiv seit dem 7. Juli 2006. Seitdem wird das System kontinuierlich weiterentwickelt. 
Aktuell werden beim Landesarchiv in 1.7 Mio. Dateien über 90.000 Archivalien mit mehr als 
265 Mio. Datensätzen archiviert. 
DIMAG kann historisch wertvolle Informationen sicher importieren, technisch dokumentieren, 
authentisch erhalten und für die Benutzung ausgeben. Das System ist zur Archivierung 
sämtlicher denkbarer Typen digitaler Objekte geeignet. 
Das Akronym DIMAG steht für „Digitales Magazin“. DIMAG wird derzeit vom Landesarchiv 
Baden-Württemberg, dem Landesarchiv Hessen, den Staatlichen Archiven in Bayern und 
dem Digitalen Archiv Nord1 eingesetzt. Diese Archivverwaltungen teilen sich nun die 
Arbeit an der Weiterentwicklung von DIMAG. 
 
 
Abb. 1: DIMAG Kernmodul 
 
Seit 2016 übernimmt das Landesarchiv auch die digitalen Grundakten der baden-
württembergischen Justizverwaltung und archiviert diese mit der DIMAG-Software. Das G-
DIMAG („G“ für Grundakte) stellt sicher, dass die Grundakten auf Dauer inhaltlich 
unverändert in lesbarer Form zur Verfügung stehen. Die besondere Herausforderung für G-
                                                
1 Das Digitale Archiv Nord wird getragen von den Archivverwaltungen von Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, 
Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Bremen. 

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DIMAG besteht in der großen Anzahl der zu speichernden digitalen Objekte und den 
häufigen Zugriffen auf die gespeicherten Objekte. Aktuell beinhaltet die Datenbank des G-
DIMAG über 80 Mio. Einträge. 
 
 
2. Eigenschaften von DIMAG 
 
DIMAG ist heute ein Programmpaket, das von den DIMAG-Entwicklungspartnern 
gemeinsam weiterentwickelt wird: 
• DIMAG-Kernmodul 
• IngestList 
• IngestTool 
• DIMAG-Accessmodul 
• DIMAG-Bestandserhaltungsmodul 
 
Die Module werden nur als Gesamtpaket abgegeben. Sie werden ergänzt durch das 
OpenSource-Werkzeug IngestList, das frei verfügbar im Internet steht. 
 
Die sichere und dauerhafte Erhaltung der Archivalien in DIMAG wird durch verschiedene 
Faktoren unterstützt: 
• DIMAG orientiert sich an den für die digitale Archivierung einschlägigen Standards 
ISO 14721 (OAIS), PREMIS, DIN 31644 und DIN 31645. 
• DIMAG verwaltet zwar die digitalen Archivalien. Die Ablage erfolgt jedoch außerhalb 
von DIMAG im Dateisystem. Selbst bei einem sofortigen, nicht vorhersehbaren 
Ausfall der DIMAG-Software könnten daher alle Metadaten und Primärdokumente 
der digitalen Archivalien aufgerufen und rekonstruiert werden. 
• An der fachlichen Weiterentwicklung von DIMAG sind derzeit vier Partner beteiligt: 
Die Archivverwaltungen von Baden-Württemberg, Hessen und Bayern und die im 
digitalen Archiv Nord (DAN) zusammengeschlossenen Archivverwaltungen der 
nördlichen Bundesländer. Derzeit gehören zu DAN die Archivverwaltungen von 
Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und 
Bremen. Der Beitritt weiterer Archivverwaltungen ist möglich. Damit ist sichergestellt, 
dass die Weiterentwicklung stets „state of the art“ erfolgt. 
• Als browserbasiertes System ist DIMAG – nach erfolgter Freischaltung – von jedem 
beliebigen Rechner aufrufbar. 
Seite 5 von 11  
• Intuitive, einfache Bedienung des Systems 
• Da DIMAG beliebige Formate und Strukturierungen aufnehmen kann, ist auch eine 
Ablage neuer Dokumente in heute unbekannten künftigen Dateiformaten und 
Objektstrukturen antizipiert. 
• DIMAG besitzt ein eindeutiges, systemunabhängiges Identifierkonzept, das auch 
nach der Ablösung von DIMAG durch eine zukünftige Software weitergeführt werden 
kann. 
• Eine Versionenverwaltung gewährleistet in DIMAG, dass auch bei erneuter Ablage 
eines Dokuments oder seiner Metadaten die vorhandenen Dateien nicht 
überschrieben werden. Selbst bei dem absichtlichen oder unabsichtlichen erneuten 
Abspeichern gehen die ursprünglichen Informationen nicht verloren. 
• DIMAG besitzt ein speziell auf Anforderungen der Archivierung zugeschnittenes 
Metadatenkonzept. 
• Das IngestTool ermöglicht die einfache, graphisch unterstützte Zuordnung von 
Informationen aus sehr unterschiedlichen Quellen (Dateiattribute, Verzeichnisnamen, 
CSV-/TXT-/ oder XML-Dateien) in frei zu definierende XML-Ausgabeformate zu 
übertragen, die wiederum in archivische Erschließungssysteme importiert werden 
können. Vordefiniert und auswählbar ist die Ausgabe einer XML-Datei für den Import 
von Metadaten in DIMAG, weitere XML-Ausgabeformate können durch den 
Anwender selbst definiert werden. 
 
 
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Abb. 2: DIMAG-IngestTool: Erstellung von Archivpaketen (AIPs) 
 
• Die Paketierungskomponente des IngestTools erlaubt es, aus einem Übergabepaket 
(SIP) musterbasiert AIPs zu bilden und diese anschließend in DIMAG zu importieren. 
Die Paketierung kann gemäß Ordnerstrukturen oder Dateinamen und -endungen 
erfolgen. 
• Das Accessmodul eröffnet unterschiedliche Möglichkeiten bei der Generierung eines 
Nutzungspakets. 
 
 
3. Metadatenkonzept 
 
Das Metadatenkonzept von DIMAG beruht auf folgenden Grundsätzen und Elementen: 
 
• Es wird zwischen den Elementen Primärdatendatei, Metadatendatei, Repräsentation, 
Digitales Objekt (Archivale) und Struktureintrag unterschieden. 
• Die einzelnen Elemente sind eindeutig in einer monohierarchischen Struktur verortet. 
 
• Der konkrete Ausbau der hierarchischen Struktur (Klassifikation, Tektonik) kann frei 
gestaltet werden. 

Seite 7 von 11  
• Es gibt nur sehr wenige Pflichtmetadaten (führt zu besserer Akzeptanz bei den 
archivischen Benutzern). 
• Die Elemente werden durch persistente Identifikatoren dauerhaft eindeutig 
miteinander verknüpft. 
• Durch das in DIMAG angelegte Element der Repräsentation ist eine eindeutige 
Abbildung und Integration der durch künftige Dateiformatmigrationen entstehenden 
Dateien sichergestellt. 
• Sämtliche relevanten Prozesse in DIMAG werden in Protokolle geschrieben. Die 
Protokolle werden in XML gespeichert, sodass der Lebensweg der digitalen 
Archivalien auch noch nach Jahrzehnten nachvollziehbar bleibt. Unwesentliche 
Informationen wie z.B. die täglichen Backupläufe werden an anderer Stelle 
festgehalten. 
 
 
 
Abb. 3: DIMAG-IngestTool: Zuordnung der Metadaten 
 
 
4. Technische Angaben zum System 
 
Die in DIMAG archivierten Archivalien und Metadaten können von speziell freigeschalteten 
Rechnern über einen der gängigen Internetbrowser abgerufen werden. Die Kommunikation 
erfolgt stets verschlüsselt über https und sftp. Der Zugang ist an eine Rechteverwaltung 

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gekoppelt. 
Sämtliche Metadaten und Primärdaten werden im Dateisystem abgelegt. Außerdem 
speichert DIMAG die Metadaten zusätzlich für Recherchezwecke in einer Datenbank ab. 
Die verwendeten Felder sind frei konfigurierbar in einer Datenbank-Tabelle. 
Um die Integrität des Dateisystems sicherzustellen sind folgende Maßnahmen umgesetzt: 
 
• Das Dateisystem basiert auf einem journaling Dateisystem, welches alle Änderungen 
vor dem eigentlichen Schreiben in einem dafür reservierten Speicherbereich, dem 
Journal, aufzeichnet. 
• Ein RAID System wird eingesetzt, damit die Daten gegen Plattenausfälle geschützt 
werden. 
• Alle Dateien werden zum Zeitpunkt der Ablage mit einer zusätzlichen md5-Hashwert-
Datei gesichert. 
• Das Dateisystem wird an zwei weiteren Standorten mit zwei verschiedenen 
Sicherungsmethoden abgelegt. 
• Vor jeder Sicherung wird das Dateisystem auf die md5-Konsistenz überprüft, um 
einen möglichen Zerfall zu erkennen. 
• Vor jedem Zugriff wird die Unversehrtheit der Primärdaten ebenfalls geprüft. 
DIMAG stellt sicher, dass sämtliche digitale Archivalien noch vorhanden und benutzbar sind, 
auch wenn die Datenbank oder das Dateisystem ausfallen sollte. 
Die Ablage der Dateien erfolgt in einer wohl strukturierten Form. Dabei wird eine technisch 
eineindeutige ID verwendet (aID). Diese ID bleibt persistent, auch wenn Objekte innerhalb 
des Systems oder nach extern verschoben werden. 
 
DIMAG wurde vom Landesarchiv Baden-Württemberg auf der Basis von Linux, Apache, 
MySQL und PHP (LAMP) programmiert, es läuft auf RAID-5. Die Protokolle SCP und SFTP 
werden unterstützt. 
 
 
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Abb. 4: Datenbankexport durch IngestList 
 
 
5. Schnittstellen 
Neben der webbasierten Oberfläche gibt es in DIMAG eine standardisierte SOAP2 basierte 
Schnittstelle, welche für die Anbindung an Ingest-Systeme und das Access-System gedacht 
ist. Eine weitere REST-basierte Schnittstelle ist zur Kopplung des archivischen 
Fachinformationssystems vorhanden. 
 
 
6. Rechte 
 
Die DIMAG-Entwicklungspartner sind Inhaber sämtlicher Rechte an dem Programmpaket 
DIMAG. 
 
 
  
                                                
2 Ursprüngliche Bezeichnung für Simple Object Access Protocol. Ist ein Netzwerkprotokoll, mit dessen Hilfe Daten 
zwischen Systemen ausgetauscht und Remote Procedure Calls durchgeführt werden können. 

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7. Literatur 
 
Zu DIMAG 
 
• DIMAG - Das digitale Magazin des Landesarchivs Baden-Württemberg (applicati- 
on/pdf 165.6 KB). Online verfügbar unter: http://www.landesarchiv- 
bw.de/sixcms/media.php/120/42596/Dimag_Archivtag2007.pdf 
• Christian Keitel und Rolf Lang: DIMAG und IngestList – Übernahme, Archivierung 
und Nutzung von digitalen Unterlagen im Landesarchiv Baden-Württemberg. In: 
Gerald Maier und Thomas Fritz (Hrsg.): Archivische Informationssysteme in der 
digitalen Welt. Aktuelle Entwicklungen und Perspektiven. Stuttgart 2010, S. 53 – 
63. 
• Christian Keitel, Kai Naumann & Rolf Lang: Konzeption und Aufbau eines digitalen 
Archivs. Von der Skizze zum Prototypen. Online verfügbar unter: 
http://www.landesarchiv- 
bw.de/sixcms/media.php/120/42600/aufsatz_labw_aufbau.pdf 
• Christian Keitel: Das digitale Landesarchiv Baden-Württemberg. Eine 
Standortbestimmung. In: Archivar, 2015, 68. Jg. (Heft 4), S. 335– 341. Online 
verfügbar unter 
http://www.archive.nrw.de/archivar/hefte/2015/Ausgabe_4/Archivar_Heft_2015_4-
Internet.pdf  
• Christian Keitel: DIMAG-Kooperation (Stand 2017). In: Archiv-Nachrichten 
Niedersachsen. Mitteilungen aus niedersächsischen Archiven, 2017, 21. Jg., S. 
50-58. Online verfügbar unter https://www.vna-online.de/wordpress/wp-
content/uploads/2019/04/A-NN-21-2017_Internet.pdf  
• Susanne Laux: DIMAG – Programmpaket zur digitalen Langzeitarchivierung im 
Verbund. In: ABI Technik, 2019, 39. Jg. (Heft 3), S. 202-2012. 
 
Zum Metadatenmodell 
 
• Christian Keitel, Das Repräsentationenmodell des Landesarchivs Baden- 
Württemberg, in: Susanne Wolf (Hrsg.), Neue Entwicklungen und Erfahrungen im 
Bereich der digitalen Archivierung: von der Behördenberatung zum Digitalen Archiv. 
14. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen 
Systemen“, München 2010, S. 69 – 82, auch: 
Seite 11 von 11  
http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds/14/_jcr_content/Par/downloadlist/Download 
ListPar/download_8.ocFile/Text%20Keitel.pdf 
• DIMAG-Entwicklungsverbund (Hrsg.): DIMAG. Metadatenreferenz für die 
Archivierung digitaler Unterlagen. [Stand 23. April 2015] https://www.landesarchiv-
bw.de/sixcms/media.php/120/58735/DIMAG-Metadatenreferenz_2015-04-23.pdf  
 
 
8. Kontakt 
 
Landesarchiv Baden-Württemberg Eugenstraße 7 
70182 Stuttgart 
[E-MAIL ENTFERNT], 0711/212 4272 
 
Weitere Informationen Prof. Dr. Christian Keitel 
[E-MAIL ENTFERNT], 0711/212 4276