Jahreskonferenz und Hauptversammlung EUROCITIES in Leipzig
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-01373
Datum: 2020-07-31
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VII-DS-01373 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Oberbürgermeister 
 
 
 
Betreff: 
Jahreskonferenz und Hauptversammlung EUROCITIES in Leipzig 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Bestätigung 
FA Finanzen    
DB OBM - Vorabstimmung    
Ratsversammlung  16.09.2020 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Die Jahreskonferenz und Hauptversammlung EUROCITIES in Leipzig 2020 wird auf 
November 2021 verschoben.  
 
Die Ausreichung der finanziellen Mittel in Höhe von 150.000 € an die Leipziger Messe GmbH 
/ Congress Center Leipzig zur Auslösung von vertraglichen Verpflichtungen in 2020, in 
Vorbereitung der Jahreskonferenz und Hauptversammlung EUROCITIES in Leipzig in 2021, 
wird bestätigt. 
 
 
 
Räumlicher Bezug: 
 
Leipzig - europäisches Großstädtenetzwerk EUROCITIES. 
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
Angesichts der weltweiten Krise durch die Covid19-Pandemie und die daraus resultierenden 
einschneidenden ökonomischen und sozialen Auswirkungen in allen europäischen Städten, 
wird die Einberufung und Ausrichtung der diesjährigen Jahreskonferenz sowie die 
Hauptversammlung des Netzwerkes neu bewertet werden müssen.  
 
Die Stadt Leipzig hatte sich im Verfahren 2018 gegenüber anderen Bewerbern mit großem 
Erfolg durchgesetzt. Sowohl inhaltlich, personell wie finanziell wurde ein sehr tragfähiges, 
europaweit wertgeschätztes Konzept erstellt. Die politischen Gremien der Stadt Leipzig 
haben dies 2018 zustimmend verabschiedet und unterstützt. 

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Es wird vorgeschlagen, die geplante Großveranstaltung ins Jahr 2021 zu verschieben. Die 
grundlegende inhaltliche Fokussierung und Profilierung der Stadt zu aktuellen Themen der 
europäischen Stadtentwicklung, die inhaltlichen Vorarbeiten sowie die bisherigen finanziell 
getätigten Aufwendungen bleiben so sinnvoll weiter nutzbar. Das anzupassende Budget wird 
in die Haushaltsplanung 2021 aufgenommen. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Finanzielle Auswirkungen  nein X wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein X ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein X ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? X nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen   150.000 € 
PSP-Element: 
1.100.11.1.1.04.02 
Innenauftrag: 
100111110007 
Name des 
Innenauftrags: 
Ausrichtung 
Eurocities 
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Steuerrechtliche Prüfung X nein  wenn, ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG  nein  ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts  
Umsatzsteuerpflicht der Leistung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen  ja   Nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
 
Auswirkungen auf den Stellenplan  Ja X Nein 
Beantragte Stellenerweiterung:     Vorgesehener Stellenabbau:  
 
 
  
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Hintergrund zum Beschlussvorschlag:  
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?  
 
 
2030 - Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
 
Leipzig setzt auf 
Lebensqualität: 
 Balance zwischen 
Verdichtung und 
Freiraum 
 Qualität im öffentlichen 
Raum und in der 
Baukultur 
 Nachhaltige Mobilität 
 Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 Erhalt und Verbesserung 
der Umweltqualität 
 Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- und Freiraum-
angebote 
Leipzig besteht im 
Wettbewerb: 
 Positive Rahmen-
bedingungen für qualifizierte 
Arbeitsplätze 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
 Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
 Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschaftsmanagement 
 Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
 Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität: 
 Chancengerechtigkeit in 
der inklusiven Stadt 
 Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
 Bezahlbares Wohnen 
 Zukunftsorientierte Kita- 
und Schulangebote 
 Lebenslanges Lernen 
 Sichere Stadt 
 
 
 
  
 
Akteure: 
 Bürgerstadt 
 Region 
 Stadtrat 
 Kommunalwirtschaft 
 Verwaltung 
 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität: 
 Weltoffene Stadt 
 Vielfältige, lebendige Kultur- 
und Sportlandschaft 
 Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
 Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
 Imageprägende 
Großveranstaltungen 
 Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
 
Sonstige Ziele: >beim Ausfüllen bitte überschreiben: max. 60 Zeichen ohne Leerzeichen 
 
 trifft nicht zu  
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:  
 
Nicht erfolgt. 
 
 
I. Eilbedürftigkeitsbegründung 
 
Keine Eilbedürftigkeit. 
 
 
II. Begründung Nichtöffentlichkeit  
 
Nicht gegeben. 
 
 
 
 
 
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III.  Strategische Ziele 
 
Die weltoffene Stadt Leipzig hat im europäischen Städtenetzwerk Eurocities eine führende 
Rolle inne und will durch die Ausrichtung der Jahreskonferenz und Hauptversammlung 
diesem Anspruch gerecht werden. Als attraktiver Tagungsstandort ist Leipzig die geeignete 
Stadt zur Durchführung dieser Großveranstaltung, bei der Vertreter aus den Kommunen 
ganz Europas und zahlreiche weitere nationale und internationale Partner 
zusammenkommen und sich austauschen. Gleichzeitig können den Gästen im 
Konferenzprogramm die Vorzüge der integrierten Stadtentwicklung vor Augen geführt 
werden. 
 
 
IV. Sachverhalt 
1. Anlass 
 
Erfolgreiche Bewerbung um Ausrichtung Jahreskonferenz / AGM EUROCITIES 2020 und 
Notwenigkeit deren Verschiebung. 
 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
 
Die zu prognostizierenden großen ökonomischen und sozialen Auswirkungen der weltweiten 
Pandemie auf die Situation aller im europäischen Städtenetzwerk EUROCITIES 
zusammengeschlossenen europäischen Großstädte erfordert eine Neubewertung der 
Organisation der diesjährigen Jahreskonferenz und Hauptversammlung. 
 
Die Stadt Leipzig hatte sich erfolgreich mit einem tragfähigen inhaltlichen, personellen und 
finanziellen Konzept um die Ausrichtung 2020 beworben. Mit dem Ziel, unsere Stadt als 
innovativen, lebenswerten Wirtschafts-, Wissenschafts- und Kulturstandort in seiner Vielfalt 
und in enger Zusammenarbeit mit der Bürgerschaft europaweit zu präsentieren und über die 
Zukunft einer europäischen, integrierten Stadtentwicklung zu beraten. Die Leipzig Charta, 
2007 verabschiedet, befindet sich in der Weiterentwicklung und soll im Dezember 2020 
während der deutschen EU-Ratspräsidentschaft, in Leipzig von den zuständigen EU-
Ministern verabschiedet werden. 
 
Inhaltlich und organisatorisch laufen die Vorbereitungen zum geplanten Jahresevent im 
November 2020 seit Ende vergangenen Jahres. 
 
Angesichts der gegenwärtigen Situation wird die Jahreskonferenz nicht wie vorgesehen 
stattfinden können. Eine Anpassung der inhaltlichen Schwerpunkte, eine Neubewertung 
möglicher Teilnehmerzahlen und damit der geplanten Einnahmen sowie die Verfügbarkeit 
hochrangiger Vertreter der EU-Gremien sowie der Bundesregierung muss daher 
vorgenommen werden. 
 
Das Präsidium von EUROCITIES hat beschlossen, daher in diesem Jahr keine 
Jahreskonferenz im geplanten Sinn abzuhalten und die Veranstaltung ins Jahr 2021 zu 
verschieben. Es wird vorgeschlagen, die Jahreskonferenz 2021 in Leipzig zu veranstalten. 
Die bereits erfolgte Bestätigung der Ausrichtung der AGM 2021 in Espoo wird nach 2022 
verschoben.  
 
Die grundlegende inhaltliche Fokussierung und Profilierung der Stadt zu aktuellen Themen 
der europäischen Stadtentwicklung, die inhaltlichen Vorarbeiten sowie die bisherigen 
finanziell getätigten Aufwendungen bleiben so sinnvoll weiter nutzbar. Das neu 
anzupassende Budget wird in die Haushaltsplanung 2021 aufgenommen. 
 
 
 
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3. Realisierungs- / Zeithorizont 
 
2021 
 
 
4. Finanzielle Auswirkungen 
 
Im Jahr 2020 stehen im PSP-Element 1.100.11.1.1.04.02, Innenauftrag 1001111107 
insgesamt 150.000 EUR für die Ausrichtung der Jahreshauptversammlung des 
Städtenetzwerks EUROCITIES zur Verfügung. Mit der notwendig gewordenen Verschiebung 
ins Jahr 2021 und einer inhaltlichen Neuausrichtung der Konferenz werden ebendiese Mittel 
im Haushaltsjahr 2021 benötigt. In der Anlage dieser Vorlage findet sich eine tabellarische 
Auflistung zur Verwendung der Mittel. 
 
5. Auswirkungen auf den Stellenplan 
 
 
6. Bürgerbeteiligung 
 
 bereits erfolgt     geplant     nicht nötig 
 
 
7. Besonderheiten  
 
Keine. 
 
 
8. Folgen bei Nichtbeschluss 
 
 
Anlage: 
 
Budgetplanung AGM 
 
 
 
 
Anlage zur Vorlage: Jahreskonferenz und 
Hauptversammlung EUROCITIES in Leipzig (VII- 
DS-01373) 
Stand: 17.06.2020 
Annahme I: 200 
Teilnehmer 
Annahme II: 300 
Teilnehmer 
Annahme I: 
400 Teilnehmer 
Annahme II: 
500 Teilnehmer 
Differenz / Mehrbedarf 
geplante Ausgaben - geplante Einnahmen              150.000,00 €                 150.000,0 0 € 
              170.400,00 €               168.300,00  € 
zur Information: prognostizieter Bedarf in 
2020                24.000,00 €                   24.000 ,00 € 
Summe                70.180,00 €                   94.180 ,00 € 
              118.200,00 €               142.200,00  € 
Teilnehmergebühr 
West 280 € (60 %)                33.600,00 €                   50.400,00 € 
                67.200,00 €                 84.000, 00 € 
Ost 180 € (40 %)                14.400,00 €                   21.600,00 €                 28.800,00 €                 36.000, 00 € 
Mitgliedsbeitrag der Stadt Leipzig 
entfällt, wenn Stadt AGM ausrichtet                2 2.180,00 €                   22.180,00 € 
                22.200,00 €                 22.200, 00 € 
Summe (Bedarf 2021 - Prognose 2020)              220.180,00 €                 244.180,0 0 €               288.600,00 €               310.500,00  € 
Tagungsort 
Raummiete                25.000,00 €                   25.000 ,00 € 
                25.000,00 €                 25.000, 00 € 
Veranstaltungstechnik                25.000,00 €                   25.000,00 €                 25.000,00 €                 25.000, 00 € 
Sonstiges (WIFI, IT etc.)                  7.000,00 €                     7.000,00 €                   7.000,00 €                   7.00 0,00 € 
gastronomische Versorgung 
3x Kaffeepausen (8 € p.P.)                  1.600,00  €                     2.400,00 € Reduzierung 
                  9.600,00 €                 12.000 ,00 € 
2x Mittagsbuffet (30 € p.P.)                12.000,0 0 €                   18.000,00 € Reduzierung                 24.000,00 €                 30.000, 00 € 
Get Together 
Raummiete                10.000,00 €                   10.000 ,00 € 
                10.000,00 €                 10.000, 00 € 
Veranstaltungstechnik                10.000,00 €                   10.000,00 €                 10.000,00 €                 10.000, 00 € 
Kulturprogramm                  8.000,00 €                     8.000,00 €                   8.000,00 €                   8.00 0,00 € 
gastronomische Versorgung (40 € p.P.)                  8.000,00 €                   12.000,00 € Reduzie rung                 16.000,00 €                 20.000, 00 € 
Gala Dinner 
Raummiete                  9.000,00 €                     9.0 00,00 € Reduzierung 
                10.000,00 €                 10.000, 00 € 
Veranstaltungstechnik                  9.000,00 €                     9.000,00 € Reduzierung                 10.000,00 €                 10.000, 00 € 
Kulturprogramm                  8.000,00 €                     8.000,00 €                   8.000,00 €                   8.00 0,00 € 
gastronomische Versorgung (60 € p.P.)                12.000,00 €                   18.000,00 € Reduzier ung                 24.000,00 €                 30.000, 00 € 
Organisationspauschale 
(Registrierung, Tagungsmanagement etc.) 25 
€ p.P.                  5.000,00 €                     7.5 00,00 € Reduzierung 
                10.000,00 €                 12.500, 00 € 
Marketing/Kommunikation                  5.000,00 €                     5.000,00 € Reduzierung                   8.000,00 €                   8.00 0,00 € 
prognostizierter Bedarf in 2020                  7.0 00,00 €                     7.000,00 € 
Transfers (Get Together, Gala Dinner)                  7.000,00 €                     7.000,00 € Reduzi erung                   8.500,00 €                   8.50 0,00 € 
Kreditkartengebühren                  1.000,00 €                     1.000,00 €                   1.000,00 €                   1.00 0,00 € 
Sonstiges (nicht explizit angegebene Kosten)                  9.000,00 €                     9.000,00 €  Reduzierung                 10.000,00 €                 10.000, 00 € 
prognostizierter Bedarf in 2020                  1.0 00,00 €                     1.000,00 € 
Webseite und Werbematerialien                  6.000 ,00 €                     6.000,00 € Reduzierung                 10.000,00 €                 10.000, 00 € 
prognostizierter Bedarf in 2020                  5.0 00,00 €                     5.000,00 € 
Moderation und Experten                10.000,00 €                   10.000,00 €                 10.000,00 €                 10.000, 00 € 
Exkursionen                  9.000,00 €                     9.0 00,00 € Reduzierung                 10.000,00 €                 10.000, 00 € 
Tagungsunterlagen                  4.000,00 €                     5.000,00 € Reduzierung                   6.000,00 €                   7.00 0,00 € 
Honorarkräfte und Vor-Ort-Beratung                18 .080,00 €                   21.780,00 € Reduzierung                 30.000,00 €                 30.000, 00 € 
abzgl. prognostizierter Bedarf in 2020                11.000,00 €                   11.000,00 €  entfällt  entfällt 
Info: bereits in 2019 getätigt                  1.50 0,00 €                     1.500,00 € -                 1.500,00 € -                 1.50 0,00 € 
Kosten- und Finanzierungsplan der Jahreshauptversammlung des europäischen Städtenetzwerks EUROCITIES in Leipzig 
Einnahmen 
Ausgaben 
2021 
2020 Veränderungen 
ggü. Budget 2020