Abschluss des Projektes zur Einführung von OpenOffice in der Stadtverwaltung Leipzig – 2012 bis 2015
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-01509
Datum: 2015-09-02
Vorlagenart: Informationsvorlage

Seite 1/3
Informationsvorlage Nr. VI-DS-01509
Status: öffentlich
Beratungsfolge:
Gremium Termin Zuständigkeit
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Information zur Kenntnis
Eingereicht von
Dezernat Allgemeine Verwaltung
Betreff
Abschluss des Projektes zur Einführung von OpenOffice in der Stadtverwaltung 
Leipzig – 2012 bis 2015
Die Information über den Abschluss des Projektes wird zur Kenntnis genommen.
Prüfung der Übereinstimmung mit den strategischen Zielen:
Sachverhalt:
 siehe Anlage
Anlagen:
Information zum Abschluss des Projektes zur Einführung von  
OpenOffice in der Stadtverwaltung Leipzig – 2012 bis 2015
Inhaltsverzeichnis
 1 Einführung.................................................................................................................................... 2
 2 Umsetzung der Maßnahmen des Beschlusses DS V/1981.......................................................... 3
 2.1    „Der Einsatz von OpenOffice (und anderer Open Source-Produkte) wird als strategisches 
Ziel der Stadt definiert.“........................................................................................................ 3
 2.2    „Mit Beginn des Rollout ab I/2012 wird jeder Standard-PC mit OpenOffice ausgestattet. 
OpenOffice wird das Standard-Office-Paket in der Stadtverwaltung Leipzig.“...................... 3
 2.3    „Ein differenziertes Schulungsangebot ermöglicht den Beschäftigten den Umstieg auf die 
neue Software.“.................................................................................................................... 3
 2.4    „Festlegung Standardformat zur Absicherung eines internen und externen 
Dokumentenaustausches.“................................................................................................... 4
 2.5    „Bei staatlichen Behörden wird angefragt, ob Zuarbeiten, Statistiken usw. in einem 
neutralen Format bereitgestellt werden können.“................................................................. 5
 2.6    „Für Fachverfahren, bei denen über eine Schnittstelle zu Office-Anwendungen Daten oder 
Dokumente ausgetauscht werden, erfolgt eine Abfrage bei den Herstellern, ob diese auch 
OpenOffice unterstützen. Anderenfalls ist der Aufwand für eine Umstellung/Konvertierung 
zu ermitteln.“......................................................................................................................... 5
 2.7    „Im Rahmen von Vergabeverfahren wird die Funktionalität mit OpenOffice als Standard-
Office-Paket abgefragt.“....................................................................................................... 6
 2.8    „Zentrale und ämterspezifische Vorlagen und Formulare werden auf die Verwendung unter 
OpenOffice umgestellt bzw. angepasst. Die Umstellung aller Bestandsdokumente ist nicht 
notwendig.“........................................................................................................................... 6
 2.9    „Die Lecos wird beauftragt, ein OpenOffice Kompetenzcenter einzurichten, um den 
Umstellungsprozess qualifiziert zu begleiten.“ ..................................................................... 7
 2.10    „Der alternative Einsatz vom MS Office 2010 an Arbeitsplätzen erfolgt nur, wenn definierte 
Kriterien erfüllt sind.“............................................................................................................ 7
 3 Wirtschaftliche Betrachtung......................................................................................................... 8
 4 Fazit............................................................................................................................................. 9
 5 Weiteres Vorgehen zu Beginn des nächsten Rollout.................................................................... 9
1
 1 Einführung
Als strategisches Ziel der „IT- und E-Governmentstrategie 2011-2015“ (DS V/1496) wurde die  
Überarbeitung der Teilarchitektur Bürokommunikation (Maßnahme 4-7) festgelegt. Grundlage der 
Entscheidung  waren  wirtschaftliche  und  funktionale  Gründe  aber  auch  die  Verringerung  der 
Abhängigkeit von einem Softwareanbieter.
Im Rahmen dessen führte die Stadt ein Pilotprojekt (DS V/1497) zur Auswahl eines geeigneten  
Office-Programms  durch.  Dabei  wurden  die  Produkte  MS  Office  2010  (MSO  2010)  und 
OpenOffice  (OOo)  näher  untersucht.  Im  Ergebnis  konnte  eingeschätzt  werden,  dass  beide 
Programme  grundsätzlich geeignet sind. Eine  TCO-Betrachtung  zeigte,  dass  der Einsatz von 
OpenOffice langfristig (> 5 Jahre) die wirtschaftlichere Wahl sein kann.
Für den Einsatz für OpenOffice sprach insbesondere:
• die lizenzkostenfreie Nutzung (Open Source-Produkt)
• eine geringere Abhängigkeit der Stadt Leipzig von den Microsoft-Produkten
• ein im Vergleich zum Microsoft-Office geringerer Schulungsaufwand.
Unklarheiten bestanden:
• bei der Eignung der Software im Zusammenwirken mit Fachverfahren 
• dem Aufwand zur Umstellung von Formularen, Makroprogrammierungen, Vorlagen usw.
• der  Erfüllung  von  Anforderungen  im  externen  Datenaustausch  mit  anderen  Behörden, 
Firmen, Bürgern usw..
Mit Beschluss der Vorlage DS V/1981 „Standard für Office Produkt“ wurde OpenOffice als neuer  
Standard für die Stadtverwaltung Leipzig im Januar 2012 festgelegt.
Der Beschluss beinhaltete folgende Maßnahmen/Festlegungen zur Umsetzung:
1. Der Einsatz von OpenOffice (und anderer Open Source-Produkte) wird als strategisches  
Ziel der Stadt definiert.
2. Mit Beginn des Rollout ab I/2012 wird jeder Standard-PC mit OpenOffice ausgestattet.  
OpenOffice wird das Standard-Office-Paket in der Stadtverwaltung Leipzig.
3. Ein differenziertes Schulungsangebot ermöglicht den Beschäftigten den Umstieg auf die  
neue Software.
4. Festlegung  Standardformat  zur  Absicherung  eines  internen  und  externen  
Dokumentenaustausches.
5. Bei  staatlichen  Behörden  wird  angefragt,  ob  Zuarbeiten,  Statistiken  usw.  in  einem 
neutralen Format bereitgestellt werden können.
6. Für Fachverfahren, bei denen über eine Schnittstelle zu Office-Anwendungen Daten oder  
Dokumente ausgetauscht werden, erfolgt eine Abfrage bei den Herstellern, ob diese auch  
OpenOffice unterstützen. Anderenfalls ist der Aufwand für eine Umstellung/Konvertierung  
zu ermitteln.
7. Im Rahmen von Vergabeverfahren wird die Funktionalität mit OpenOffice als Standard-
Office-Paket abgefragt.
8. Zentrale und ämterspezifische Vorlagen und Formulare werden auf die Verwendung unter  
OpenOffice umgestellt bzw. angepasst. Die Umstellung aller Bestandsdokumente ist nicht  
notwendig.
9. Die  Lecos  wird  beauftragt,  ein  OpenOffice  Kompetenzcenter  einzurichten,  um  den 
Umstellungsprozess qualifiziert zu begleiten.
10. Der alternative Einsatz vom MS Office 2010 an Arbeitsplätzen erfolgt nur, wenn definierte  
Kriterien erfüllt sind.
Der Stand der Umsetzung der o.g. Maßnahmen soll nun nach Abschluss des Rollout 2012 bis  
2015 dargestellt werden.
2
 2 Umsetzung der Maßnahmen des Beschlusses DS V/1981
 2.1 „Der Einsatz von OpenOffice (und anderer Open Source-Produkte) wird als  
strategisches Ziel der Stadt definiert.“
Mit dem Beschluss der Vorlage DS V/1981 „Standard für Office Produkt“ wurde OpenOffice und  
die  Verwendung  der  OpenDocument  Formate  (ODF)  als  Standard  in  der  Stadtverwaltung 
festgelegt.  Im  Rahmen  der  Fortschreibung  des  Clientkonzeptes  finden  weitere  Open  Source 
Programme  (z.B.  Mozilla  Firefox,  PDF-XChange  Viewer,  Gimp) auf  den  PCs  der  Verwaltung 
Anwendung.  Die  strategische  Festlegung  zum Einsatz offener  IT-Standards,  sowie  freier  und 
quelloffener  Software  wurde  in  das  'Arbeitsprogramm  2020'  des  Oberbürgermeisters  
aufgenommen.
 2.2 „Mit  Beginn  des  Rollout  ab  I/2012  wird  jeder  Standard-PC  mit  OpenOffice 
ausgestattet. OpenOffice wird  das  Standard-Office-Paket  in  der  
Stadtverwaltung Leipzig.“
OpenOffice wurde nach dem o.g. Beschluss bis Mitte 2012 auf allen Standard-PC in der Version  
3.4.1 installiert. Hierzu zählen sowohl die Bestands-PCs als auch die mit dem Rollout 2012-2015  
ausgerollten  neuen  PCs.  Damit  war  die  Grundlage  geschaffen,  dass  alle  Beschäftigten 
insbesondere für den internen Datenaustausch mit den ODF-Formaten arbeiten konnten.
Microsoft-Office 2000 (MSO 2000) wurde auf den Bestands-PCs belassen und sukzessive mit  
Fortschreiten des Rollouts 2012-2015 abgelöst. Von einer vorfristigen Deinstallation von MSO  
2000 wurde abgesehen. Damit bestand für die Nutzer die Möglichkeit, Fachverfahren, Dokumente  
und Vorlagen schrittweise zu prüfen und umzustellen.
 2.3 „Ein  differenziertes Schulungsangebot  ermöglicht  den  Beschäftigten  den 
Umstieg auf die neue Software.“
In  Zusammenarbeit  zwischen  der  IT-Koordination  und  dem  Personalamt  werden  durch  die 
Volkshochschule  Schulungen  für  OpenOffice  angeboten.  Für  die  Mitarbeiter  stehen  folgende 
Schulungen zur Auswahl:
• OpenOffice Writer - Grundlagen
• OpenOffice Writer - Aufbaukurs I 
• OpenOffice Writer - Aufbaukurs II
• OpenOffice Calc - Grundlagen
• OpenOffice Calc - Aufbaukurs 
• OpenOffice Impress – Grundlagen.
Die  Schulungen  unterschieden  sich  in  Grundlagen-  und  Aufbaukurse,  um  individuell  auf  den 
Kenntnisstand  der  Mitarbeiter  einzugehen.  In  der  Regel  fanden  eintägige  Kurse  mit  
durchschnittlich  zwölf  Teilnehmern  statt. Im  Umstellungszeitraum  fanden in  der VHS mehrere 
Auswertungen mit den Dozenten der Kurse und der verantwortlichen Organisatorin statt, um die  
Kursinhalte an die Bedürfnisse der Stadt anzupassen. 
Die nachfolgende Tabelle zeigt die Übersicht der durchführten Schulungen für die Jahre 2012 –  
2015:
3
Tage 2012 2013 2014 2015 Gesamt
(Stand 
30.03.2015)
(Stand 
30.03.2015)
OpenOffice Writer – Grundlagen 1 21 21 13 2 57
OpenOffice Writer – Aufbaukurs I 1 10 12 11 1 34
OpenOffice Writer – Aufbaukurs II 0,5 4 7 3 - 14
OpenOffice Calc – Grundlagen 1 19 17 11 1 48
OpenOffice Calc – Aufbaukurs 1 6 10 13 1 30
OpenOffice Impress – Grundlagen 1 6 10 7 - 23
Summe Anzahl Seminare 66 77 58 5 206
Summe Teilnehmerzahl 838 789 552 65 2244
Tabelle 1: Übersicht der Schulungen zu OpenOffice 2012 - 2015
Als  Ergänzung  zum  Schulungsangebot  konnte  sich  die  Plattform  OpenOffice  Wiki  in  der 
Stadtverwaltung  etablieren.  Das  System  ist  über  den  Internet-Browser  (Eingabe  „oo-wiki“)  zu 
erreichen. Es ist als Wissensdatenbank zu OpenOffice zu verstehen und stellt den Mitarbeitern  
weiterführende Informationen bereit. Es ist weiterhin als Nachschlagewerk  und elektronisches  
Lernmittel zu verstehen. Die Inhalte des OpenOffice Wiki werden sukzessive erweitert.
Darüber hinaus führte die IT-Koordination in Zusammenarbeit mit der Lecos GmbH (Lecos) Key 
User  Workshops  für  OpenOffice  durch.  Hierfür  fanden  im  Vorfeld  Abfragen  bei  den  
Ansprechpartner (Key User für  OpenOffice)  der  Ämter  statt.  Gemeinsam  mit  diesen  konnten 
spezielle Themen im Zusammenhang mit OpenOffice in einzelnen Workshops besprochen und  
anschaulich erklärt werden. Bisher fanden folgende Key User Workshops statt:
• 1  Key User Workshop - Formularumstellung, Kennwortschutz 
• 2  Key User Workshop - Formularerstellung - PDF Erstellung 
• 3  Key User Workshop - Vorstellung Ämterframework und ADOiT 
• 4  Key User Workshop - MM-Upload und SAP-Exporte 
• 5  Key User Workshop - Umgang mit Dateiformaten und Serienbriefe 
• 6  Key User Workshop - Formatvorlagen, Autotexte und Autokorrektur 
• 7  Key User Workshop - Diagramme erstellen und kopieren, Tabellen in Lotus Notes 
einfügen 
• zusätzlich: zwei Themen offene Workshops - „Offener Key User Workshop“.
Die  Ergebnisse  der  Key  User  Workshops  stehen  allen  Mitarbeitern  im  OpenOffice  Wiki  zur 
Verfügung.
Die  Angebote  der  VHS  für  die  OpenOffice  Schulungen  sowie  der  Lecos  für  die  Key  User 
Workshops bleiben auch nach dem Ende des Rollouts erhalten.
 2.4 „Festlegung  Standardformat zur  Absicherung  eines  internen  und  externen 
Dokumentenaustausches.“
Der Beschluss der Vorlage DS V/1981 legte die Verwendung der OpenDocument Formate als  
Standardformate fest. Im Wesentlichen kommen die folgenden Formate in der Stadtverwaltung  
4
zur Anwendung:
Textverarbeitung: odt OpenDocument Text
Tabellenkalkulation: ods OpenDocument Tabellendokument
Präsentation: odp OpenDocument Präsentation
Die genannten Dateiformate können von den aktuellen Microsoft-Office Versionen ab  2007 mit  
Service Pack 2 gelesen werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit unter OpenOffice, Dokumente  
in den Microsoft-Office Formaten (*.doc, *.xls, *.ppt) abzuspeichern.
Innerhalb  der  Stadtverwaltung  verfügen  alle  Mitarbeiter  über  OpenOffice,  so  dass  der  
Dateiaustausch in den Standardformate problemlos möglich ist. 
Im  Verwaltungsbetrieb  stellen  sich  allerdings  auch  Schwierigkeiten  im  Umgang  mit  den 
Standardformaten  heraus.  Dabei  ist  das  größte  Problem  der  Versand  von  Microsoft-Office 
Formaten (*.docx, *.xlsx und *.pptx) innerhalb der Stadtverwaltung. Häufig werden von Nutzern mit  
einer Ausnahme für MSO 2010 Dateien im Microsoft-Office Format an andere Mitarbeiter, welche  
nicht über MSO 2010 verfügen, verschickt. In diesen Fällen kommt es zu Problemen bei der  
Bearbeitung der verschickten Dateien. Soweit dies bekannt war, erfolgte von der IT Koordination  
oder den betroffenen Anwendern ein Hinweis zum Einsatz der ODF-Formate.
Insbesondere für die Kommunikation mit Dritten stellt die Stadtverwaltung auf der Internetseite  
unter dem Punkt „Kontakt“ ein Hinweis auf die Dateiformate für die elektronische Kommunikation  
mit  der  Stadt  Leipzig  ein.  Dieser  Hinweis  ist  erreichbar  über  den  Link  
„http://www.leipzig.de/kontakt/datenformate/“.
In  diesem  Zusammenhang  wird  für  den  Datenaustausch  mit  Dritten  der  Einsatz  von  PDF-
Dokumenten  empfohlen.  Dazu  kann  die  Funktion  der  integrierten  PDF-Datei-Erstellung  in 
OpenOffice genutzt werden. Weiterhin  ist auch die  direkte Speicherung  in dem empfohlenen  
Archivformat PDF-A1 möglich.
 2.5 „Bei  staatlichen Behörden wird angefragt, ob Zuarbeiten, Statistiken usw. in  
einem neutralen Format bereitgestellt werden können.“
Diese Festlegung konnte bei der Zusammenarbeit insbesondere mit übergeordneten Behörden  
oder Fördermittelgebern nicht oder nicht immer durchgesetzt werden. Daraus resultierten Anträge  
zur Installation eines MS Office Paketes als Ausnahmeregelung. 
 2.6 „Für Fachverfahren, bei denen über eine Schnittstelle zu Office-Anwendungen  
Daten  oder Dokumente  ausgetauscht  werden, erfolgt  eine  Abfrage  bei den 
Herstellern,  ob  diese  auch OpenOffice  unterstützen.  Anderenfalls  ist  der 
Aufwand für eine Umstellung/Konvertierung zu ermitteln.“
In der Stadtverwaltung kommen mehrere Fachverfahren zum Einsatz, die eine Schnittstelle zu  
einem Office-Programm (z.B. für die Ausgabe von Formularen und Bescheiden) benötigen. Bis zur  
Entscheidung zum Einsatz von OpenOffice kam in diesen Fällen MSO 2000 zum Einsatz.
1 PDF/A ist eine Normreihe der International Organization for Standardization (ISO) zur Verwendung des  
Portable Document Format (PDF) für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. (Wikipedia)
5
Zur Prüfung, ob die Fachverfahren auch eine Schnittstelle zu OpenOffice besitzen, oder ob der  
Hersteller eine derartige Schnittstelle bereitstellen kann, wurde unmittelbar nach der Bestätigung  
der Vorlage DV V/1981 eine Herstellerabfrage durchgeführt.
Im Ergebnis der Abfrage stellten sich die folgenden Fälle heraus:
• Der  Hersteller  bot  eine  Schnittstelle  an,  die  wirtschaftlich  umsetzbar  war  (z.B.  
Fachverfahren Betreuungsbehörde). 
==> Diese Fachverfahren wurden umgestellt.
• In  vielen  Fällen  bot  der  Hersteller  eine  nachträgliche  Integration  der  OpenOffice-
Schnittstelle  nicht  oder  nicht  wirtschaftlich  an  (z.B.  Fachverfahren  DISMA,  Skubis, 
MuseumPlus).
==>  Hierfür  mussten  gem.  Festlegung  2.10  Ausnahmen  für  Microsoft-Office  (MSO) 
installiert werden.
• Einige  Hersteller  verwiesen  auf  spätere  Versionen  ihrer  Verfahren,  für  die  eine  
entsprechende  Schnittstelle  geplant  war  (z.B.  Fachverfahren  Octoware®,  PROSOZ 
14plus).
==> Hierfür wurden temporär Ausnahmen installiert, bei der Bereitstellung der Schnittstelle  
können diese deinstalliert werden.
• In Einzelfällen ist die Datenausgabe im OpenDocument Format möglich, setzt aber die  
Anpassung  mehrerer  (hundert) Vorlagen  oder Formulare  voraus (z.B.  Fachanwendung 
MESO, AUSO).
==> Infolge des Umfanges wäre hierfür ein eigenes Umstellungs-/Konvertierungsprojekt  
erforderlich.  Dies  wurde  auch  zurückgestellt,  weil  der Hersteller  perspektivisch  die  
Umstellung  der  Vorlagen  in  das  PDF  Format  plant,  um  seinerseits  eine  
Herstellerunabhängigkeit zu erreichen.
Die Lecos passte für alle von ihr entwickelten Fachverfahren (Ämterframework, FAMOS-LE, etc.)  
nach Bestätigung der Vorlage DS V/1981 die Schnittstelle zu OpenOffice an.
Als weiterführende Maßnahme zur Herstellerabfrage konnten in Zusammenarbeit mit externen  
Firmen kleinere Aufträge zu OpenOffice umgesetzt werden. Dazu gehören z.B. Extensions, die  
den  vorhandenen  Funktionsumfang  des  Programms  erweitern.  So  wurde  z.B.  die  Funktion 
„Suchen und Ersetzen“ maßgeblich erweitert. Die Extensions sind unter dem Namen „Leipzig  
Tools“ zusammengefasst und stehen den Usern über das OpenOffice Wiki zur Verfügung.
 2.7 „Im Rahmen von Vergabeverfahren wird die Funktionalität mit OpenOffice als  
Standard-Office-Paket abgefragt.“
Mit Beschluss der Vorlage DS V/1981 wurde dieser Punkt umgesetzt. In Vergabeverfahren der  
Stadtverwaltung  für neue Fachverfahren  wird im technischen Pflichtenheft die Funktionalität zu  
OpenOffice  als  Standard-Office-Paket  abgefragt.  Alle  neuen  IT-Verfahren,  deren  Beschaffung 
nach  dem  o.g.  Beschluss  in  2012  lag,  besitzen  eine  Schnittstelle  zu  Open  Office  (z.B. 
Fachverfahren Allris, ProBAUG, OpenWebFM).
 2.8 „Zentrale  und  ämterspezifische  Vorlagen  und  Formulare  werden  auf  die 
Verwendung unter OpenOffice umgestellt bzw. angepasst. Die Umstellung aller 
Bestandsdokumente ist nicht notwendig.“
Die Umstellung der zentralen Vorlagen der Stadtverwaltung erfolgte mit Unterstützung der Lecos.  
Die Formulare stehen den Mitarbeitern in der Online-Anwendung „VWI“ im OpenDocument- oder  
pdf-Format  zur  Verfügung.  Formulare  im  Microsoft-Office-Format  wurden  aus  der  
6
Formularübersicht der VWI entfernt. 
Die Umstellung von ämterspezifischen Vorlagen übernahmen i.d.R. die Formularverantwortlichen  
der Ämter. Dazu fand, wie unter 2.3 erläutert, ein spezieller Key User-Workshop zur Vorbereitung  
der Formularverantwortlichen auf die Umstellung statt. Weiterhin konnte auf die Unterstützung der  
Lecos zurückgegriffen werden. Eine Prüfung, wie detailliert die Ämter Ihre Vorlagen umgestellt  
haben,  konnte  nicht  erfolgen.  Die  Rückmeldung  der  Formularverantwortlichen  und  der  DV-
Ansprechpartner (DVA) der Ämter lässt jedoch die Schlussfolgerung zu, dass die Umstellung in  
allen Ämtern erfolgt ist.
 2.9 „Die Lecos wird beauftragt, ein OpenOffice Kompetenzcenter einzurichten, um  
den Umstellungsprozess qualifiziert zu begleiten.“ 
Innerhalb der Lecos ist der Aufbau eines OpenOffice Kompetenzcenters erfolgt. Zwei Mitarbeiter  
qualifizierten sich speziell für diese Aufgabe. Sie unterstützen die Stadtverwaltung in allen Fragen  
bei der OpenOffice Einführung.
In  den  Aufgabenbereich  des  OpenOffice  Kompetenzcenters  fallen  unter  anderem  folgende 
Leistungen:
• Unterstützung der Ämter bei der Umstellung von Formularen
• Unterstützung der Mitarbeiter bei Problemen im Umgang mit OpenOffice
• Unterstützung bei der Durchführung der Key User Workshops
• Prüfung und Anpassung der Schnittstellen zu Fachverfahren
• Durchführung von Ämter spezifischen Workshops im Rahmen des Rollouts
• Koordination mit anderen Behörden oder Externen zu Fragen des Datenaustausches
• Erfahrungsaustausch mit Anderen oder Beratungsfirmen
Im  Rahmen  des  Projektes  initiierte  das  Kompetenzcenter  auch  den  Kontakt  zu  anderen 
OpenOffice-Anwendern  (z.B.  München,  Jena).  Mit  diesen  Anwendern  hat  sich  ein  
Erfahrungsaustausch etabliert.
Das OpenOffice Kompetenzcenter ist weiterhin dafür zuständig, die Entwicklung von OpenOffice  
zu  verfolgen.  Dies  beinhaltet  ebenso  die  Mitarbeit  in  verschiedenen  Arbeitsgruppen  zu 
OpenOffice, wie z.B. der OSBA (Open Source Business Alliance), als auch den Test von neuen  
Versionen.
 2.10 „Der  alternative Einsatz vom MS Office 2010 an Arbeitsplätzen erfolgt nur,  
wenn definierte Kriterien erfüllt sind.“
Zu  Beginn  des  Projektes  war  bekannt,  dass  nicht  an  allen  Arbeitsplätzen  ausschließlich  mit 
OpenOffice  gearbeitet  werden  kann.  Als  mögliche  Gründe  führte  die  Vorlage  die  fehlende 
Kompatibilität  mit  Fachverfahren  oder  den  Datenaustausch  mit  Externen  an.  Die  Rollout 
Vorbereitung  beinhaltete  die  Ermittlung  und  Prüfung  der  betroffenen  Arbeitsplätze.  In diesem 
Zusammenhang  wurden mit den Ämtern die Ausnahmearbeitsplätze für eine MSO-Installation  
festgelegt. Bestehende Ausnahmefreigaben werden regelmäßig auf ihre Notwendigkeit überprüft. 
Die Kriterien für eine Ausnahme bleiben weiterhin bestehen.
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 3 Wirtschaftliche Betrachtung
Die  Vorlage  DS  V/1981  stellt  unter  der  Überschrift  „Finanzielle  Betrachtung“  dar,  welche 
Einsparungen und Aufwände bei der Umstellung zu erwarten waren. Nach Abschluss des Projekts  
zur  Einführung  des  neuen  Standard-Office-Paket  können  sowohl  die  Prognose  für  die  
Einsparungen, als auch für die Aufwände mit den tatsächlichen Zahlen unterlegt werden.
Die Einsparungen berechnen sich anhand der eingesparten Lizenzkosten. 2012 wurde von einer  
Lizenzkosteneinsparung  von  ca.  345  TEUR  über  den  Rolloutzeitraum  von  vier  Jahren  
ausgegangen. Die tatsächliche rechnerische Einsparung liegt am Ende der Umstellung 2015 in  
Summe bei 341 TEUR. Eine detaillierte Aufstellung ist aus Tabelle 2 ersichtlich.
Den eingesparten Lizenzkosten stehen Aufwände des Umstellungsprojekts, ebenfalls im Zeitraum  
von 2012 bis 2015, gegenüber. Für Projektleitung und -durchführung, Migrationsunterstützung  
(z.B. Kompetenzzentrum) bei Lecos und externe Unterstützung sah die Prognose Aufwände von  
350 TEUR vor. Tabelle 3 stellt dar, dass die tatsächlich entstandenen Aufwände für die im Konzept 
von 2012 geplanten Leistungen bei 506 TEUR lagen. Darin enthalten sind externe Leistungen von  
Unternehmen  aus  Berlin,  Leverkusen  und  Coburg.  Der  Mehraufwand,  im  Vergleich  zur 
Kostenschätzung von 2012, konnte aus dem im BLV vereinbarten Kontingent für Entwicklungs-,  
Beratungs-  und  Betreuungsleistungen  gedeckt  werden.  Diese  Finanzierung  entsprach  dem 
Beschluss der Vorlage vom Januar 2012.
Für die Abweichung der Ist-Abrechnung gegenüber der Planung aus dem Jahr 2012 konnten u.a.  
folgende Ursachen ermittelt werden:
• Fehlende Erfahrungswerte eines vergleichbaren Projektes.
• Aufwände,  welche  unabhängig  von  der  Office-Umstellung  im  Rahmen  des  Rollouts 
angefallen  wären  (z.B.  Herstellerabfragen,  Anwendungstest,  Einrichtung  Verfahrens-
datenbank).
• Erarbeitung von Sicherheitskonzepten für das parallel genutzte MSO.
Weiterhin fiel im Verlauf des Projekts die Entscheidung, die Ämter mit zusätzlichen, im Konzept  
von 2012 noch nicht geplanten Maßnahmen bei der Migration zu unterstützen. Dazu zählten u.a.  
die  unter  Punkt  2.3  genannten  Key  User  Workshops,  das  Wiki  oder  das  Angebot  von 
ämterspezifischen Vorort-Beratungen. Diese Leistungen der Lecos konnten vollständig über das  
8
Tabelle 2: Vergleich Einsparung (Stand 30.04.2015)
Jahr kumulativ Rollout-Ist 2015 kumulativ
PC gesamt PC gesamt
2012 1.100 715 19.305,00 € 19.305,00 € 928 779 21.033,00 € 21.033,00 €
2013 1.500 975 26.325,00 € 64.935,00 € 1.781 1.013 27.351,00 € 69.417,00 €
2014 1.400 910 24.570,00 € 115.830,00 € 1.153 646 17.442,00 € 114.210,00 €
2015 300 195 5.265,00 € 145.665,00 € 420 197 5.319,00 € 136.971,00 €
Summe 4.300 2.795 345.735,00 € 4.282 2.635 341.631,00 €
Plan lt. Vorlage 
2012
Einsparung 
Lizenzkosten
Einsparung 
Lizenzkosten
PC OOo PC OOo
Tabelle 3: Vergleich Aufwände (Stand 30.04.2015)
Leistung Ist – 2015
100.000,00 € 220.000,00 €
110.000,00 € 187.000,00 €
50.000,00 € 17.000,00 €
90.000,00 € 82.000,00 €
Summe: 350.000,00 € 506.000,00 €
Plan lt. Vorlage - 
2012
Projektleitung/-Koordinierung
Migrationsunterstützung
Projektbegleitung extern für spezielle Anwendungfälle
Umstellung Vorlagen (zentral und dezentral)
im  BLV  vereinbarte  Kontingent  für  Entwicklungs-,  Beratungs-  und  Betreuungsleistungen  
abgebildet werden. In Summe wurden dafür im gesamten Umstellungszeitraum ca. 2700 Stunden  
verwendet.
Dabei handelt es sich um generell notwendige Umstellungsaufwände, die auch bei der Umstellung  
auf MSO entstanden wären.
Nach Abschluss des Projektes und Abrechnung aller Aufwände und Einsparungen konnte die  
Lecos  eine  Neukalkulation  des  PC-Preises  unter  Berücksichtigung  der  Einsparungen  der 
Lizenzkosten und der aktuellen, laufenden Aufwände für Betrieb und Betreuung des Office-Pakets  
vornehmen. Für 2016 wird nunmehr für den Standard PC auf der Grundlage von OpenOffice ein  
Preis von 46,33  EUR/Monat  berechnet.  Das  ist gegenüber  dem  bisherigen  PC-Preis auf  der 
Grundlage des MSO eine Einsparung von 3,81 EUR/Monat. Bezogen auf die 2635 PCs, welche  
gegenwärtig  ausschließlich  mit  OpenOffice  arbeiten,  entsteht  so  ab  dem  nächsten  Jahr  eine 
jährliche Einsparung von ca. 120 TEUR.
Arbeitsplätze, welche eine Ausnahmeinstallation für MSO benötigen (gem. Pkt. 2.10), wird die  
Lizenz  bereitgestellt.  Die  Abschreibung  der  Lizenzkosten  wird  in  diesem  Fall  als  separate 
Rechnungsposition in Höhe 4,37 EUR /Monat ausgewiesen.
 4 Fazit
Im April 2015 konnte das dritte Rollout in der Stadtverwaltung abgeschlossen werden. Im Rahmen  
dessen erfolgte die unter Punkt 2 beschriebe Umstellung auf das neue Standard-Office-Paket.
Im  Zeitraum  von  Mai  2012  bis  April  2015  erneuerte  die  Lecos  die  PC-Ausstattung  an  4350 
Arbeitsplätzen. Auf allen PCs ist als Standard-Office Paket OpenOffice installiert. Zusätzlich dazu  
gibt es an 1646 PCs Ausnahmen für MS Office 2010. Damit arbeiten gegenwärtig 62 % der  
Beschäftigten ausschließlich mit OpenOffice. Die Vorlage DS V/1981 zur Einführung des neuen  
Standard-Office-Pakets ging von einer Prognose von ca. 65 % der Arbeitsplätze aus.
Eine Analyse der gegenwärtigen Ausnahmen für MSO 2010 zeigt, dass 84 % im Zusammenhang  
mit einem Fachverfahren und 16 % im Zusammenhang mit dem Datenaustausch mit externen  
Dritten begründet sind. Ca. 6 % aller Ausnahmen sind zeitlich befristet.
Die Voruntersuchung ging von einer langfristigen Wirtschaftlichkeit der Umstellung nach ca. 5  
Jahren  aus.  Unter  Berücksichtigung  des  neuen  PC-Preises  bei  Projektabschluss  und  der 
tatsächlich eingesparten Lizenzkosten entsteht bereits ab 2016 (nach vier Jahren) eine jährliche  
Einsparung von ca.  120 TEUR/Jahr (gegenüber der Variante, wenn alle Arbeitsplätze mit  MSO  
arbeiten würden). Bei Fortführung der OpenSource-Entscheidung, also mit Beginn des nächsten  
Rollouts  ab  2017,  können  sich  weitere  Einsparungen,  insbesondere  durch  Reduzierung  der 
Lizenzkosten, ergeben.
Das Umstellungsprojekt kann gemäß der Vorlage DS V/1981 abgeschlossen werden.
 5 Weiteres Vorgehen zu Beginn des nächsten Rollouts
Das vierte Rollout beginnt voraussichtlich zu Beginn des Jahres 2017. Im Rahmen der Rollout  
Vorbereitung ist erneut die Definition des neuen Standard-Clients (Hard- und Software) notwendig.  
Dazu zählt auch die Auswahl des Standards für das Office Paket. Die Auswahl muss sich an den  
dann  aktuellen  Rahmenbedingungen  (Betriebssystem,  Formate,  Produkte)  orientieren.  Zur 
technischen Definition des Standard-Clients wird wie 2011 eine Vorlage spätestens im 4. Quartal  
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2016 in die DB OBM eingebracht.
Folgende Optionen sind aus heutiger Sicht möglich:
1.Option: Die Grundsatzentscheidung zum OpenDocument Format wird beibehalten. 
2.Option: Umstellung auf ein aktuelles Microsoft-Office-Paket.
zu Option 1:
Diese Option führt die Grundsatzentscheidung aus dem Jahr 2012, aber auch aus dem  
„Arbeitsprogramm 2020“ zum Einsatz quelloffener Software, fort. Die verfolgten Ziele und  
Gründe  (z.B.  Herstellerunabhängigkeit  und  Kostenreduzierung),  die  zum  Einsatz  der 
OpenSource-Variante führten, sind weiterhin gültig.
Die Stadtverwaltung arbeitet zurzeit mit der OpenOffice Version 3.4.1. Aktuell ist bereits die  
Version 4.1.1. erhältlich. Diese enthält aber keine wesentlich funktionalen Verbesserungen  
(z.B. verbesserte Filter für das Zusammenspiel mit MS-Office XML Formaten), deshalb  
wurde sie bisher nicht installiert.
Als Alternativprodukt zu OpenOffice hat sich LibreOffice (im wesentlichen auf dem gleichen  
Quellcode basierend) herausgebildet. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt stellt es sich so dar,  
dass in LibreOffice eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Modernisierung stattfindet.  
So wurden z.B. die im Rahmen eines OSBA-Projektes entwickelten Filter für die MS-Office  
XML Formate integriert. Dies erhöht die Kompatibilität zu MS Office Dokumenten.
Die  Weiterentwicklung  beider  Produktlinien  muss  deshalb  in  der  Folgezeit  beobachtet 
werden, um für den Roll-out ab 2017 eine begründete Auswahl zu treffen.
Unabhängig  von  der  Auswahl  des konkreten  Produktes  (OpenOffice  oder  LibreOffice) 
würde es bei dieser Variante voraussichtlich einen vergleichsweise geringen Schulungs-  
und Umstellungsbedarf und -aufwand geben.
Gesamtaufwand (grobe Schätzung):
Zu Option 2:
Eine  Entscheidung  für  die  Option  2  setzt  eine  neue  Grundsatzentscheidung  zur 
Standardfestlegung für ein Office-Produkt und gegen den Einsatz eines Open Source-
Produktes voraus. Grundlage wäre ein erneutes Umstellungsprojekt analog der Vorlage  
DS V/1981. Sollte sich die Stadt dann zur Rückkehr zu MSO entschließen, stellt das auf  
absehbare  Zeit  eine  endgültige  Bindung  an  Microsoft  dar.  Vorabinformationen  zur 
strategischen  Weiterentwicklung  der  Microsoftprodukte  zeigen  zwei  grundsätzliche  
Tendenzen: 
1.  Die  Firma  Microsoft  setzt  verstärkt  auf  eine  funktionale  Verknüpfung  und  damit 
gegenseitige  Abhängigkeit  ihrer  Produkte  und  favorisiert  die  Datenablage  in  einer 
(Microsoft-) Cloud. 
2. Seit der Version MS Office 2013 wird mit der Variante Office 365 deutlich, dass Microsoft  
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Tabelle 4:Schätzung Gesamtaufwand Option 1 *)
Lizenzen 0,00 €
Betreuungsvertrag (bei Einsatz von LO) 60.000,00 €
Umstellung Fachverfahren 100.000,00 €
Schulungen 70.000,00 €
Summe: 230.000,00 €
eine Umstellung von Kauflizenzen zu einem Lizenzmietmodell beabsichtigt. Damit würde  
zukünftig die Entscheidung zum Wechsel eines Produktes nicht mehr unabhängig vom  
Nutzer  getroffen  werden  können.  Der  Rhythmus  des  Produktwechsels  und  damit  die 
notwendigen Prüfungen und Anpassungen der Fachverfahren, sowie die Häufigkeit von  
Mitarbeiterschulungen werden somit durch den Hersteller vorgegeben.
Beim Rollout ab 2017 wären bei dieser Option alle PCs mit der dann aktuellen Microsoft-
Office  Version  auszustatten.  Sollte  die  Firma  Microsoft  zu  diesem  Zeitpunkt  noch 
Kauflizenzen anbieten, werden sich die Lizenzkosten auf ca. 1,1 Mio. EUR (Basis: 260  
EUR/Lizenz MSO-2013-Standard) belaufen. Umgelegt auf den PC Preis verursacht dies  
ca. Kosten von 4,37 EUR/PC/Monat.
Der grundsätzliche Wechsel erfordert außerdem die erneute Schulung der Mitarbeiter für  
die  Software. Geht  man  davon  aus,  dass  nur  Mitarbeiter  geschult  werden,  die  
ausschließlich mit OpenOffice arbeiten (ca. 62%) und legt jeweils einen Tag für Text- und  
Tabellenverarbeitung zu Grunde, kommt man auf Kosten in Höhe von ca. 270 TEUR.
Alle  auf  OpenOffice  umgestellten  oder  für  OpenOffice  neu  beschafften  Fachverfahren 
müssten auf die MSO-Schnittstelle angepasst werden. Bei einer überschlägigen Annahme,  
dass  pro  Verfahren  30  TEUR Umstellungskosten  erforderlich  sind,  beläuft  sich  der 
Gesamtaufwand  auf  ca.  300  TEUR  (Annahme  10  Fachverfahren  zum  
Umstellungszeitpunkt, welche ausschließlich mit OOo arbeiten).
Gesamtaufwand (grobe Schätzung):
*) Die  Lizenz-  und  Betreuungskosten  würden  Bestandteil  des  monatlichen  PC-Preises  werden.  Schulungs-  und 
Umstellungskosten für Fachverfahren sind Projektaufwendungen. Konkretisierung der Zahlen und Aufwände sowie die  
Verteilung auf die Jahre 2017 bis 2020 sollen in der Vorlage zum Rollout 2017-2020 dargestellt werden.
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Tabelle 5: Schätzung Gesamtaufwand Option 2 *)
Lizenzen 1.100.000,00 €
Umstellung Fachverfahren 300.000,00 €
Schulungen 270.000,00 €
Summe: 1.670.000,00 €