Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio als führendes System für die elektronische Akte der Stadtverwaltung
Stadt: leipzig
Drucksache: VI-DS-06918-DS-01
Datum: 2019-06-03
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters 
 
 
Beschlussvorlage Nr. VI-DS-06918-DS-01 
 
Status: öffentlich 
 
  
 
Eingereicht von  
Dezernat Allgemeine Verwaltung 
 
 
 
Betreff: 
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio als führendes System für die 
elektronische Akte der Stadtverwaltung 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
 
Zuständigkeit 
   
Dienstberatung des Oberbürgermeisters   Beschlussfassung 
DB OBM - Vorabstimmung  24.05.2019  
 
 
 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 03.06.2019: 
 
Das Dokumentenmanagementsystem „enaio“ wird grundsätzlich als das System der 
elektronischen Akte der Stadtverwaltung festgelegt.  
 
Zusammenfassung: 
 
Anlass der Vorlage:  
 
 Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss    Verwaltungshandeln 
 Sonstiges: 
 
Ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes 
Leipzig 2030 wurde im Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“   im 
Handlungsfeld 3 Organisation und E-Government die Einführung der elektronischen Akte 
und der digitalen Vorgangsbearbeitung als eine priorisierte Maßnahme festgelegt. Dies 
umfasst folgende Projektteilziele:  
      Die Stadtverwaltung Leipzig setzt die elektronische Akte als führende Akte um.  
      Die Stadtverwaltung Leipzig einigt sich auf eine Zielarchitektur und setzt diese um. 
Zur Erreichung der einheitlichen Architektur für die Einführung der E-Akte ist die 
grundsätzliche Nutzung des führenden DMS enaio festzuschreiben. 
 
 
 
 
 
  

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Finanzielle Auswirkungen  x nein  wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft  nein  ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?  nein  ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge     
 Aufwendungen     
Finanzhaushalt Einzahlungen     
 Auszahlungen     
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?  nein  wenn ja, 
 
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR 
(jährlich) wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand     
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge     
 Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
 Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
 
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein  wenn ja, 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
Beteiligung Personalrat x nein  ja, 
 
 
 
Beschreibung des Abwägungsprozesses: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Sachverhalt:  
 
1. Anlass 
Um die Stadtverwaltung Leipzig erfolgreich zu digitalisieren und die avisierten Ziele zu 
erreichen, ist eine verbindliche Basisinfrastruktur zu definieren. Eine der erforderlichen 
Basisinfrastrukturkomponenten ist das DMS. Damit wird der orts- und zeitunabhängige 
Zugriff auf Akten in elektronischer Form ermöglicht. Aktenrelevante Informationen und 
Dokumente werden vollständig an einem zentralen Speicherort abgelegt. 
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Das bisher in einzelnen Fachbereichen der Stadtverwaltung eingesetzte DMS (enaio von 
Optimal Systems) wird gesamtstädtisch zum Einsatz kommen. Das DMS wird als zentrale 
Dokumentenablage für die Ablage gemäß Aktenplan dienen. Dabei kann das DMS sowohl 
im Sinne einer Fachanwendung für dokumentenbasierte Prozesse genutzt werden, als auch 
im Hintergrund als Dokumentenablageort für vorhandene Fachanwendungen dienen. 
 
2. Beschreibung der Maßnahme 
Zurzeit erfolgt die Aktenhaltung in den Ämtern und Referaten sehr unterschiedlich. So 
existieren neben den Papierakten bereits elektronische Akten über die Stadtverwaltung 
Leipzig verteilt, welche als Leuchtturmprojekte umgesetzt wurden. Dies bedeutet u. a., dass 
in verschiedensten Fachämtern bereits unterschiedliche Dokumentenmanagementsysteme 
(enaio, VISkompakt und DocuWare) im Einsatz sind. Zum jetzigen Zeitpunkt arbeiten die 
Systeme autark. 
 
Mit der Zielsetzung einer einheitlichen Zielarchitektur wurden die vorhandenen DMS bereits 
im Vorfeld geprüft. Bereits 2005 im Ergebnis einer Produktevaluierung (Marktanalyse und 
Auswertung BARC Studie) wurde die Entscheidung für enaio (ehemals OS ECM) getroffen. 
Vor Umsetzung der ersten DMS-Projekte in der Stadt Leipzig wurden im Jahr 2011 nochmals 
die Produkte OS ECM und VISkompakt hinsichtlich ihrer Eignung mit externer Unterstützung 
untersucht bzw. verglichen. Im Ergebnis dieser Untersuchung wurde enaio als DMS 
empfohlen. 
 
VISkompakt kommt in mehreren Bereichen der Stadt Leipzig als Landesverfahren zum 
Einsatz. Diese Anwendungen werden nicht Bestandteil des DMS der Stadt Leipzig. Sie 
werden vom Land gehostet, d.h. selbst bei einer Entscheidung für VISkompakt müssen sie 
weiterhin getrennt betrieben werden. 
 
Das DMS DocuWare wird ausschließlich für die Ablage bzw. den stadtweiten Zugriff auf die 
Belege des Finanzwesens genutzt. DocuWare selbst ist bezüglich der E-Akte und 
Vorgangsbearbeitung auf dem Markt nicht etabliert und verfügt nicht über repräsentative 
Referenzkunden. Zudem ist avisiert, das System des Dezernates Finanzen durch das 
stadtweite DMS enaio abzulösen. Die Kosten für die Anbindung von SAP und WMD und 
grundsätzlich auch für die Migration sind im geplanten Aufwand berücksichtigt. Hierzu wird 
ein 
gesondertes Projekt mit dem Dezernat Finanzen erarbeitet. 
 
Die im BLV festgeschriebene Nutzung der DMS wird durch die Migration von Docuware auf 
das führende System enaio und für Landesverfahren VISkompakt reduziert.  
 
Bei der Ablage der aktenrelevanten Dokumente können verschiedene Szenarien ausgeprägt 
werden. Im enaio erfolgt grundsätzlich die Ablage der Dokumente in der E-Akte. Darüber 
hinaus können weiterführende Workflows und Fachverfahren ggf. im enaio abgebildet 
werden. Die Umsetzung ist im Rahmen des einzelnen Umsetzungsprojektes zu klären. 
 
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3. Folgen bei Nichtbeschluss 
Bei Nichtbestätigung kann das Ziel der einheitlichen Zielarchitektur ggf. nicht erfolgreich 
umgesetzt werden.