Basisdienst ERP - Grundsatzbeschluss und strategischer Ausbau zur Abbildung und Digitalisierung der städtischen ERP-Prozesse
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-07663
Datum: 2023-02-15
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Ratsversammlung 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-07663 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Finanzen 
 
 
 
Betreff: 
Basisdienst ERP - Grundsatzbeschluss und strategischer Ausbau zur 
Abbildung und Digitalisierung der städtischen ERP-Prozesse 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Bestätigung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Bestätigung 
FA Finanzen  1. Lesung 
FA Finanzen  2. Lesung 
Ratsversammlung 15.03.2023 Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag 
1. Die ERP-Prozesse der Stadt Leipzig werden im Basisdienst ERP gebündelt und 
abgebildet. 
2. Dafür wird der Weiterbetrieb des Basisdienstes ERP auf der Grundlage/mit der 
Kernkomponente SAP und seinem funktionalen Ist-Umfang beschlossen. 
3. Der Einsatz und strategische Ausbau des Basisdienstes ERP erfolgt einheitlich und 
gesamtstädtisch bzw. über die gesamte Verwaltung mit der Kernkomponente SAP 
bzw. der Produktfamilie, inkl. der Nutzungsoption durch die Eigenbetriebe. Der 
strategische Ausbau dient der Unterstützung der operativen sowie der Führungs- und 
Steuerungsprozessen.  
4. Die Ausbaustufen bzw. die Einführung (a) eines zentralen Vertragsmanagements, (b) 
einer zentralen Instandhaltung sowie (c) eines zentralen Fördermittelmanagements 
im Basisdienst ERP werden hiermit grundsätzlich beschlossen. 
5. Weitere Ausbaustufen und die Nutzung weiterer möglicher Funktionalitäten im BD 
ERP werden über eigene Beschlussvorlagen eingebracht, wobei der Grundsatz 
besteht, ERP-Prozesse mit den Komponenten des Basisdienstes ERP umzusetzen. 
Es wird nur davon abgewichen, wenn die angestrebte Lösung technisch nicht möglich 
bzw. im Zeitraum von 10 Jahren in der Gesamtbetrachtung (inkl. Schnittstellen) 
unwirtschaftlich ist. 
6. Für den Betrieb und den strategischen Ausbau wird die produktive Einführung eines 
S/4HANA-Systems bis 1.1.2026 (aktueller Planungshorizont) bzw. bis zum Ende der 
Herstellerwartung, 31.12.2027 beschlossen – und dafür vorbereitend eine 
Vorprojektphase. Der strategische Ausbau schließt alle weiteren Versionen der 
beteiligten Softwarekomponenten mit ein. 
7. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, die Konsolidierung der Leistungs- und 
Vertragsbeziehungen zu prüfen und einen Vorschlag hierfür zu erarbeiten. 
8. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, ein konzernweites SAP-Lizenzmanagement 
(bei der Lecos) zu prüfen und zu initiieren. 
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Räumlicher Bezug 
Entfällt bzw. wird eine grundsätzliche Kopplung der Basisdienste untereinander angestrebt. 
 
Zusammenfassung 
  
Anlass der Vorlage:    
  
x  Rechtliche Vorschriften x  Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln   
              
   Sonstiges: 
  
In dieser Vorlage geht es um eine strategische Entscheidung bzw. einen 
Grundsatzbeschluss für den Basisdienst ERP – um die Definition des aktuell genutzten und 
des zukünftigen Funktionsumfangs und des IT-technischen Unterbaus – als Grundlage für 
die weiteren Maßnahmen und Projekte. 
Zwei wesentliche Begriffsdefinitionen für das Verständnis der Vorlage: 
Definition I - ERP-System/-prozesse: 
Unter einem ERP- bzw. Ressourcenplanungs-System (engl. enterprise resource planning) 
versteht man ein Ressourcenverwaltungsprogramm einer Organisation. Es dient  
grundsätzlich der funktionsbereichsübergreifenden Unterstützung und Abbildung sämtlicher 
in der Organisation ablaufenden Geschäftsprozesse. Entsprechend enthält ein solches 
System mehrere funktionale Module, die über eine gemeinsame Datenbasis miteinander 
verbunden sind: Beschaffung/Materialwirtschaft, Anlagenwirtschaft, Personalwesen, 
Haushaltsmanagement, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Inventur, 
Instandhaltung, Vertragsmanagement, Fördermittelmanagement, Immobilien bzw. Flächen- 
und Liegenschaftsmanagement, SMART-City-Komponenten. Durch die organisationsweite 
Konsolidierung der Daten ist eine Unterstützung der Planung über sämtliche 
Organisationsebenen hinweg (von der Stadtspitze über verschiedene Ämter und Abteilungen 
bis hin zu einzelnen Lagerorten) möglich. Es grenzt sich dabei von einem Fachverfahren ab 
– denn es geht um die Ressourcen der Organisation. In der Stadt Leipzig wird der 
Basisdienst über die Kernkomponente SAP realisiert. Die Verantwortung für den Basisdienst 
liegt beim Referat SAP. Ein solches ERP-System hat eine zentrale Rolle für die Steuerung 
der Organisation. Und es geht dabei nicht allein um das rechtssichere Buchen oder Erstellen 
und Drucken eines Haushaltsplans, sondern um einen deutlich höheren und integrativeren 
Funktionsumfang. 
Definition II Basisdienst ERP: 
Mit der Vorlage “Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig” (VII-DS-00513) 
wurden die (technischen) Basisdienste für das Verwaltungshandeln eingeführt. Dazu zählt 
auch der Basisdienst ERP. Er bündelt die ERP-Prozesse der Organisation im aktuellen 
Stand. Es ist Wesen der Basisdienste, dass Sie mehrere Softwareanwendungen unter sich 
vereinen können. Stand 10/2022 definieren folgende Softwareanwendungen den Basisdienst 
ERP, wobei das SAP-System die Kernkomponente darstellt: 
- SAP ERP 6.x EHP 8 
- Kommunalmaster Doppik/Finanzen der ITEOS/Komm.One 
- Kommunalmaster Doppik/Finanzen -Schnittstellen (MDAT, IDAT, SABU, AS01, 
KOAS) zu Einnahme- und Ausgabe-Fachverfahren ITEOS/Komm.One 
- SAP MM-Schnittstellen zu den städtischen Einkaufsverfahren 
- Addon: XFlow/Xsuite/MWD für den zentralen Rechnungseingang 
- Elfi für die Einnahmebewirtschaftung und Geschäftspartneranlage (aktuell in 
Ablösung durch SAP-Standard und SAP-Modul SD) 
- Inventarverwaltungsprogramm (IVP) 
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- UC4 für die Prozessautomatisierung und Jobsteuerung 
- Docuware für die Belegablage. 
 
Finanzielle Auswirkungen 
Finanzielle Auswirkungen   nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft   nein   ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung 
Folgen bei Ablehnung   nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?   nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
    
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge         
  Aufwendungen     
über Einzelvorlagen 
und vgl. 
Investprogramm   
  
Finanzhaushalt Einzahlungen         
  Auszahlungen     
über Einzelvorlagen 
und vgl. 
Investprogramm   
  
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?   nein x 
  
wenn ja, nachfolgend angegeben 
  
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand         
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu 
erwarten 
Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand (ohne 
Abschreibungen)     
über Einzelvorlagen 
und vgl. 
Investprogramm  
  
  Ergeb. HH Aufwand aus 
jährl. Abschreibungen      
über Einzelvorlagen 
und vgl. 
Investprogramm  
  
        
Steuerrechtliche Prüfung     nein   wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B 
UStG     nein   ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung     nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen     ja   nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung 
  
Auswirkungen auf den Stellenplan   nein   wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
  
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
  Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
 Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
  Qualität im öffentlichen 
Raum 
und in der Baukultur 
 Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
  Nachhaltige Mobilität 
  
  Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
  Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
  Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
  Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
x Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
  Quartiersnahe Kultur-, 
Sport- 
und Freiraum-angebote 
  
   Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität   Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
  Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
 Bürgerstadt   Weltoffene Stadt 
  Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
  Region   Vielfältige, lebendige 
Kultur- und Sportlandschaft 
  Bezahlbares Wohnen   Stadtrat   Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
  Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
 Kommunalwirtschaft   Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
  Lebenslanges Lernen x Verwaltung   Imageprägende 
Großveranstaltungen 
  Sichere Stadt       Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
            
x Sonstige Ziele           
Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltungsarbeit 
  Trifft nicht zu         
  
 
 
 
 
 
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Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger 
(Strom, Wärme, Brennstoff) X  keine / Aussage nicht 
möglich   erneuerbar   fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch X  Aussage nicht möglich   ja   nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) X  Aussage nicht möglich   ja   nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. 
Entsiegelung, Regen-
wassermanagement) 
 X Aussage nicht möglich   ja   nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz X  ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und 
mind. 5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer   nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung  X ja (Prüfschema endet hier.)     
  
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
   X ja   nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess)   nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
              
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
    Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
    liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
    wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
      
  
  
 
Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:   
  
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung kommt es immer wieder zu notwendigen 
Entscheidungen bezüglich der verwendeten Komponenten und auch um das Verhandeln 
einer dezentralen Organisationsstruktur gegenüber einer zentralen, in allen Ämtern 
genutzten Software für ein großes Bündel an Prozessen. Das ist in einem konkreten Projekt 
selten effizient und effektiv und belastet das eigentliche Ziel des jeweiligen Projektes. Die 
ERP-Lösung der Firma SAP wird von der Stadt Leipzig seit Einführung der Doppik im Jahr 
2012 genutzt. Sie beinhaltet die Möglichkeit der Abbildung wesentlicher Verwaltungs-
/Kernprozesse, sämtlicher ERP- und teilweise auch angrenzender Prozesse. Die Stadt nutzt 
den erworbenen Funktionsumfang aktuell bei weitem nicht aus, zahlt allerdings dafür 
Lizenzwartung. So dass es einer Entscheidung bedarf, ob die ERP-Prozesse zentral 
gebündelt werden sollen oder ob dies jeweils dezentral in eigenen Verfahren mit separaten 
Anbindungen (Schnittstellen) an den Basisdienst erfolgen soll.  
Die Vorlage hat daher das Ziel: den aktuellen Funktionsumfang und das "greifbare" Soll 
sowie das Prinzip für den weiteren Ausbau des Basisdienstes zu beschreiben und zu 
beschließen und somit Klarheit für die kommenden Jahre zu erhalten; auf deren Basis die 
anstehenden Herausforderungen bewältigt werden können, ohne in jedem einzelnen Projekt 
Grundsätzliches zu verhandeln, was im Projekt selbst nicht entschieden werden kann.  
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I.  Eilbedürftigkeitsbegründung  
Entfällt. 
 
 
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit   
 
Entfällt. 
 
 
III.  Strategische Ziele 
 
Ziel der städtischen Basisdienstlandschaft und all ihrer Basisdienste ist eine gut 
funktionierende und ausbaufähige IT-Architektur, die den Anforderungen an die 
Digitalisierung, wie sie die Stadt Leipzig fordert, gewachsen ist und die ihrerseits dem 
technologischen Stand Rechnung trägt. Das bedeutet auch, dass die einzelnen Basisdienste 
leistungsfähig und miteinander anschlussfähig sein müssen. Insofern bezieht sich die 
Maßnahme auf die Verwaltung als Akteur, die eine leistungsfähige IT-Infrastruktur zur 
Verfügung stellt und betreibt. Über diese technische Infrastruktur wird 
Verwaltungsdigitalisierung noch besser möglich, aber auch der Austausch mit anderen 
städtischen Akteuren und IT-Systemen.  
 
Ein direkter stadträumlicher Bezug liegt nicht vor.  
 
Für den Basisdienst ERP ist das konkrete Ziel die einheitliche und verwaltungsweite sowie 
wirtschaftliche Nutzung für dieselben Prozesse (Bündelung der ERP-Prozesse) und ein 
strategischer Ausbau gesamtstädtisch, entlang der Anforderungen der Stadt Leipzig. Zudem 
soll das ERP-System durch die zur Verfügung stehenden Informationen die Führungs- und 
Steuerungsprozesse unterstützen. Der Basisdienst ERP dient damit als einer der 
Basisdienste für die Umsetzung des Digitalisierungsfahrplans. 
 
 
IV.  Sachverhalt  
 
1.  Anlass  
 
Siehe hierzu oben “Zusammenfassung”, “Sachverhalt” und "III. Strategische Ziele" – auf eine 
Wiederholung wird hier verzichtet.  
 
 
2.  Beschreibung der Maßnahme  
 
Bezug auf Beschlusspunkt 1: 
 
Wie oben definiert (Definition I – ERP-System), bündelt ein ERP-System die 
Ressourcensteuerung einer Organisation und sorgt damit dafür, dass es eine bestmögliche 
IT-Unterstützung für die internen Prozesse sowie die interne Steuerung der Ressourcen gibt. 
Dadurch ergibt sich eine möglichst optimale Unterstützung der Fachprozesse der 
Organisation. Somit ist ein ERP-System kein Selbstzweck. Es dient der rechtssicheren und 
verbindlichen Zur-Verfügung-Stellung und Bewirtschaftung bzw. Steuerung der Ressourcen, 
damit wiederum die Fachaufgaben wahrgenommen und erfüllt werden können. Um dieses 
Ergebnis zu erzielen, sind die ERP-Prozesse einheitlich in einem technischen System zu 
bündeln und dies auf einer einheitlichen Datengrundlage – als sogenannter single point of 
information / truth (zentrale Informationsstelle, Quelle). Über den Basisdienst werden die 
Daten standardisiert und zentral für den dezentralen Zugriff zur Verfügung gestellt. 
 
 
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Bezug auf Beschlusspunkt 2: 
 
Der Stadtrat hat nach den Beschlüssen zur Einführung des SAP-Systems als doppisches 
Finanzwesen (DS IV/778) mit der DS-00727/14 den Betrieb bestätigt und weitere zahlreiche 
Beschlussvorlagen enthalten den Bezug zu SAP bzw. zur Abbildung von Prozessen im 
städtischen SAP-System bzw. dem Basisdienst ERP:  
 
• Organisationsentwicklung im Dezernat Finanzen - Einrichtung eines Referates SAP, 
Dienstanweisung (VI-DS-03065-NF-01)  
• Historie, Stand und Ausblick der Einführung Doppik und SAP als doppisches 
Finanzverfahren (VI-DS-03759)  
• Umsetzungsbegleitung für eine rechtssichere Änderungsvereinbarung des SAP-EVB-
IT-Vertrages (VI-DS-04096)  
• Konsolidierung der Vertragsbeziehungen der Stadt Leipzig mit der KISA und der 
GISA GmbH zum technischen Finanzwesen (VI-DS-04820)  
• Weiterentwicklung des Strategischen Flächenmanagements (VI-DS-06017-DS-01)  
• Ausführungsbeschluss zur Beschaffung einer Software für das digitale Baum-, 
Spielplatz- und Grünflächenkataster der Stadt Leipzig (VI-DS-07849)  
• Aufbau einer Urbanen Datenplattform (VII-DS-00012)  
• Betrieb und Nutzung der Geodateninfrastruktur Leipzig, GDI-L (VII-DA-00489) i.V.m.  
• Mehrbedarfsanmeldung für die Eigenverwaltung bislang extern verwalteter 
städtischer Grundstücke (VII-DS-00588) i.V.m. Basisdienst CAFM (Famos)  
• Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig (VII-DS-00513)  
• IT-Anwendungsarchitektur (ebd.)  
• Die Gründung des Basisdienstes ERP, dessen Kern das SAP-System ist, ist ebenso 
in der Beschlussvorlage VII-DS-00513 verankert. 
• Ausführungsbeschluss zur Beschaffung, Implementierung und Integration einer 
Software zum Managen von Verträgen und Vertragsdaten in einer zentralen 
Vertragsdatenbank (ZVD, VII-DS-02478) und Bezugsvorlage zum 
Ausführungsbeschluss, hier: Festlegung von Zuständigkeiten im Kontext der 
Einführung der ZVD (zentralen Vertragsdatenbank, VII-DS-02478-DS-02).  
 
Folgende Prozesse bildet der Basisdienst ERP aktuell, im Status quo ab – sie bilden die 
Basis für den weiteren strategischen Ausbau: 
1. Geschäftspartner- und Lieferantenverwaltung (Anlage und Änderung) 
2. Haushaltsplanung und -druck 
3. Budgetierung 
4. Haushaltsbewirtschaftung, Controlling und Kosten- und Leistungsrechnung 
5. Digitales Anordnungswesen und sämtliche Genehmigungen  i.V.m. der Budgethoheit 
6. Zentraler Rechnungseingang 
7. Hauptbuchhaltung 
8. Anlagenbuchhaltung und Inventur 
9. Rechnungs-, Bescheiderstellung (mit Ausnahme der per Standardschnittstelle 
angebundenen Fachverfahren) 
10. Kassenwesen, Zahlungsverkehr, ePayment und Forderungsmanagement 
11. Einkauf und Beschaffung 
12. Eigenbewirtschaftung städtischer Liegenschaften, Immobilien. 
 
Bezug auf Beschlusspunkt 3: 
 
In der Beschlussvorlage "Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig (VII-
DS-00513)" heißt es im Beschlusspunkt eins: "Die Basisdienste der Stadtverwaltung Leipzig 
werden bestätigt und sind verpflichtend für den jeweils definierten Einsatzbereich zu 
verwenden." Und weiter im Beschlusstext: "Aktuell gibt es in der Stadtverwaltung eine 
komplexe IT-Anwendungslandschaft (mit ca. 400 dezentralen Fachverfahren und ca. 15 
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zentralen übergreifende Fachverfahren / Basisdiensten). Diese Anwendungen haben jedoch 
teilweise ähnliche „Fähigkeiten“ und erfordern eine Standardisierung für die Stadtverwal-
tung." 
 
Diese Standardisierung und Einheitlichkeit soll für die ERP-Prozesse und für die 
Gesamtverwaltung mit dem Basisdienst ERP und seiner Kernkomponente SAP ermöglicht 
werden. Der Basisdienst ERP verfolgt für seine Funktionalitäten und Prozessabbildung eine 
Ein-Produkt-Strategie, um die Prozesse und Bedarfe in einem Standard (SAP) abzubilden 
und um so einen integrativen, effizienten und wirtschaftlichen Einsatz der Software gewähr-
leisten zu können. Dabei ist bzw. wird beachtet, dass das Verfahren sowie wesentliche 
Programmänderungen gemäß § 87 Abs. 2 Satz 2 SächsGemO i. V. m. § 86 Abs. 1 Nr. 1 
SächsKomKBVO von der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) 
zuzulassen ist. Beim Einsatz und strategischen Ausbau des Basisdienstes ERP gilt der 
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie die Einhaltung von (europäischen) 
Vergaberecht und dessen Grundsätzen. 
 
 
Bezug auf Beschlusspunkt 4:  
 
Im Rahmen des strategischen Ausbaus sollen folgende Prozesse stadtweit einheitlich im 
Basisdienst ERP abgebildet werden:  
1. Vertragsmanagement (mit Beschluss der Ratsversammlung vom 23.06.2021 wurde 
entschieden, eine Vertragsdatenbank als sog. SAP-Add-On zu beschaffen, u. a. um 
die bereits in SAP geführten Verträge der SAP-Module MM, RE-FX, PSCD in einer 
zentralen ZVD-Übersicht registrieren zu können.) 
2. Fördermittelmanagement 
3. Instandhaltung. 
 
Bezug auf Beschlusspunkt 5:  
 
Für die nachfolgenden Prozesse bietet der Basisdienst ERP die technische Möglichkeit, 
diese abzubilden. Diese Prozesse sollten daher vorrangig im Basisdienst ERP abgebildet 
werden, wenn hier zukünftig Anforderungen bzw. Projekte entstehen – es sei denn, die 
angestrebte Lösung ist technisch nicht möglich bzw. im Zeitraum von 10 Jahren (mittlere 
Einsatzdauer einer IT-Lösung) in der Gesamtbetrachtung (inkl. Schnittstellen) 
unwirtschaftlich: 
1. Projektkostencontrolling 
2. Darlehensverwaltung 
3. Liquiditätsplanung 
4. Personalmanagement 
5. Reisekostenmanagement 
6. Fuhrparkmanagement 
7. Data Warehouse, gesamtstädtisches Finanzberichtswesen 
8. Digitaler Zwilling und Building Information Modeling 
9. Smart City – stadtweiter und ERP-Kontext. 
 
Für das Personal- und Reisekostenmanagement sei gesagt: Es ist aktuell im Verfahren 
LOGA abgebildet. Im Rahmen eines zentralen Ressourcensteuerungsprogrammes bietet 
das SAP-Verfahren hier bei Bedarf Möglichkeiten, die Organisationsstruktur, das 
Personalwesen, inkl. Reisekosten abzubilden – dies auch im Sinne der 
Digitalisierungsstrategie über Self-Services, einheitliche Benutzeroberflächen und die Option 
der Abbildung auf mobilen Geräten. 
 
 
 
Bezug auf Beschlusspunkt 6: 
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Die ERP-Software wurde durch den Hersteller unter dem Produkt S/4HANA neu aufgesetzt 
und ist in den kommenden Jahren einerseits aufgrund des Endes der Herstellerwartung, 
andererseits im Sinne einer innovativen und leistungsfähigen Infrastruktur (siehe INSEK-Ziel) 
einzusetzen. 
Der Ausbau der SAP-Landschaft ist ein großes Vorhaben, das zudem durch Einflussfaktoren 
wie dem gerade stattfindenden Produktwechsel bei SAP berührt wird. Die Wartung und 
Pflege der gegenwärtig im Einsatz befindlichen SAP ERP-Lösung endet Ende 2027. Die 
Nachfolgeversion SAP S/4HANA ist bereits verfügbar und alle wesentlichen Weiterent-
wicklungen finden in dieser Version statt. Somit muss die Verwaltung bis Ende 2027 auf die 
Nachfolgeversion SAP S/4HANA umstellen.  
Für den Betrieb und den strategischen Ausbau wird die produktive Einführung eines 
S/4HANA-Systems bis 01.01.2026 (aktueller Planungshorizont) bzw. bis zum Ende der 
Herstellerwartung, 31.12.2027 beschlossen – und dafür vorbereitend eine Vorprojektphase. 
Der strategische Ausbau schließt alle weiteren Versionen der beteiligten Softwarekompo-
nenten ein. 
Der aktuelle Kostenrahmen für das Umstellungsprojekt (Stand: 12/2022) beträgt rund 7 Mio 
EUR. Das Gesamtprojekt soll in drei Phasen bearbeitet werden: 
 
 
 
Bezug auf Beschlusspunkt 7: 
 
Die aktuelle Dienstleistungsarchitektur existiert mit Stadtratsbeschluss (VI-DS-04820) seit 
2018. Diese Struktur ist im Sinne der Leistungsfähigkeit und Zukunftssicherheit zu prüfen 
und weiterzuentwickeln. Hier sind zu berücksichtigen: 
- Lizenzerwerb 
- Lizenzpflege 
- Dienstleistungen für Softwarebetreuung 
- Dienstleistungen für Weiterentwicklung und Projekte. 
 
 
3.  Realisierungs- / Zeithorizont  
 
Mit Beschluss der Vorlage, fortlaufend. 
 
Für die Systemerneuerung S/4HANA werden bis 01.01.2024 Vorarbeiten durchgeführt. Das 
Projekt startet mit Beginn 2024 und endet planmäßig in Phase eins (technische Umsetzung) 
Ende 2026 und in Phase zwei (Erweiterungen und Optimierungen) in 2028.  
  
  
 
4.  Finanzielle Auswirkungen  
 
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Der weitere Ausbau der Digitalisierung und das Ersetzen von Papier wird zu weiteren 
Aufwänden für Projekte und den Betrieb von Software führen. Insofern hat die Digitalisierung 
finanzielle Auswirkungen. Die genaue Bezifferung kann nur über projektkonkrete Planungen 
und Kalkulationen erfolgen. Die Vorlage selbst hat keine finanziellen Auswirkungen, aber die 
die auf dieser strategischen Entscheidung folgenden Ausführungsbeschlüsse.  
 
 
5.  Auswirkungen auf den Stellenplan  
 
Der weitere Ausbau der Digitalisierung und das Ersetzen von Papier wird zu weiteren 
Personalaufwänden für den Betrieb der Software führen. Dies in der Regel jedoch stark 
unterproportional im Vergleich zu den Bearbeitungsprozessen. Insofern hat es Auswirkungen 
auf den Stellenplan mit einem Stellenaufwuchs und der begleitenden Problematik des 
Fachkräftemangels im Bereich IT. Die genaue Bezifferung kann nur in den Projekten über 
jeweils einzelne Betriebskonzepte bzw. Personalbedarfsbemessungen erfolgen. Die Vorlage 
selbst hat keine Auswirkung auf den Stellenplan, jedoch ist perspektifisch mit dem 
Fortschreiten der Einführung S/4 HANA damit zurechnen und wird in weiteren Vorlagen 
dargestellt. 
 
 
6.  Bürgerbeteiligung  
  
   bereits erfolgt    geplant x  nicht nötig 
  
7.  Besonderheiten   
Entfällt. 
  
8.  Folgen bei Nichtbeschluss  
 
Unklarheit bei der weiteren Vorgehensweise und bei den Projekten der Digitalisierung im 
ERP-Umfeld. Des Weiteren Unklarheit mit dem Umgang des Basisdienstes sowie der IT-
Architekur der städtischen Systeme.  
 
Anlage/n 
Keine 
 
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