Überplanmäßige Aufwendungen nach § 79 (1) SächsGemO für das Jahr 2023 im Budget 51_363_1ZW für Verträge im Bereich DV dezentral und Telefonkosten
Stadt: leipzig
Drucksache: VII-DS-08713
Datum: 2023-08-08
Vorlagenart: Beschlussvorlage

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Dienstberatung des 
Oberbürgermeisters 
 
 
 
Beschlussvorlage-Nr. VII-DS-08713 
 
Status: öffentlich 
 
Eingereicht von: 
Dezernat Jugend, Schule und Demokratie 
 
 
 
Betreff: 
Überplanmäßige Aufwendungen nach § 79 (1) SächsGemO für das Jahr 
2023 im Budget 51_363_1ZW für Verträge im Bereich DV dezentral und 
Telefonkosten 
 
 
Beratungsfolge (Änderungen vorbehalten): 
Gremium 
Voraussichtlicher 
Sitzungstermin 
Zuständigkeit 
   
DB OBM - Vorabstimmung  Vorberatung 
Dienstberatung des Oberbürgermeisters  Beschlussfassung 
 
 
Beschlussvorschlag 
Beschluss des Oberbürgermeisters vom 18.07.2023: 
1.         Die überplanmäßigen Aufwendungen gem. § 79 (1) SächsGemO i. H. v. 185.200 
Euro im PSP-Element 1.100.36.3.1.01 – Jugendsozialarb., erz., Kinder- u. 
Jugendschutz werden bestätigt. 
2. Die Deckung erfolgt i. H. v. 59.200 Euro aus dem PSP-Element „komm. Kitas“ 
(1.100.36.5.0.01.01.18 SK 4423 2000) und i. H. v. 126.000 Euro aus dem PSP-
Element „Zuschüsse Kindertageseinrichtungen Kindertagespflege kommunal“ 
(1.100.36.5.0.01.02.10 SK 4318 0000). 
 
Räumlicher Bezug 
Stadt Leipzig 
  
  
Zusammenfassung 
  
Anlass der Vorlage:    
  
   Rechtliche Vorschriften    Stadtratsbeschluss x  Verwaltungshandeln 
 
  
      
   Sonstiges: 
  
Im Budget Datenverarbeitung (DV) dezentral des Amtes für Jugend und Familie sind 
Aufwendungen für vertragliche Verpflichtungen einerseits sowie notwendige IT-Leistungen 
zum maßgeblichen Fachverfahren in den Hilfen zur Erziehung (HzE) und die Ausstattung der 
Mitarbeiter/-innen des Allgemeinen Sozialdienst (ASD) mit Smartphones anderseits nicht 
gedeckt.    
 
Finanzielle Auswirkungen 
1 von 8 in Zusammenstellung
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Finanzielle Auswirkungen   nein x wenn ja, 
Kostengünstigere Alternativen geprüft   nein x ja, Ergebnis siehe Anlage zur 
Begründung 
Folgen bei Ablehnung   nein x ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)? x nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
    
Im Haushalt wirksam von bis Höhe in 
EUR wo veranschlagt 
Ergebnishaushalt Erträge         
  Aufwendungen 01.01.2023 31.12.2023 185.200 1.100.36.3.1.01 
Finanzhaushalt Einzahlungen         
  Auszahlungen         
Entstehen Folgekosten oder Einsparungen? x nein   wenn ja, nachfolgend angegeben 
  
Folgekosten Einsparungen wirksam von bis Höhe in 
EUR/Jahr wo veranschlagt 
Zu Lasten anderer OE Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand         
Nach Durchführung der 
Maßnahme zu erwarten Ergeb. HH Erträge         
  Ergeb. HH Aufwand 
(ohne Abschreibungen)         
  
Ergeb. HH Aufwand 
aus jährl. 
Abschreibungen  
        
        
Steuerrechtliche Prüfung   x nein   wenn ja 
Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 
2B UStG     nein   ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des 
Sachverhalts 
Umsatzsteuerpflicht der Leistung     nein   ja, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen     ja   nein, Erläuterung siehe Anlage zur 
Begründung 
  
Auswirkungen auf den Stellenplan x nein   wenn ja, nachfolgend angegeben 
Beantragte Stellenerweiterung:  Vorgesehener Stellenabbau:  
  
 
Ziele 
Hintergrund zum Beschlussvorschlag: 
Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt? 
  
  
2030 – Leipzig wächst nachhaltig! 
Ziele und Handlungsschwerpunkte 
Leipzig setzt auf  
Lebensqualität 
Leipzig besteht im  
Wettbewerb 
  Balance zwischen 
Verdichtung und Freiraum 
  Positive 
Rahmenbedingungen für 
qualifizierte Arbeitsplätze 
  Qualität im öffentlichen 
Raum 
und in der Baukultur 
  Attraktives Umfeld für 
Innovation, Gründer und 
Fachkräfte 
  Nachhaltige Mobilität 
  
  Vielfältige und stabile 
Wirtschaftsstruktur 
  Vorsorgende Klima- und 
Energiestrategie 
 
  Vorsorgendes Flächen- und 
Liegenschafts-management 
2 von 8 in Zusammenstellung
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  Erhalt und Verbesserung der 
Umweltqualität 
  Leistungsfähige technische 
Infrastruktur 
  Quartiersnahe Kultur-, Sport- 
und Freiraum-angebote 
  
  Vernetzung von Bildung, 
Forschung und Wirtschaft 
Leipzig schafft soziale 
Stabilität   Wirkung auf Akteure 
Leipzig stärkt seine 
Internationalität 
x Chancengerechtigkeit in der 
inklusiven Stadt 
  Bürgerstadt   Weltoffene Stadt 
  Gemeinschaftliche 
Quartiersentwicklung 
  Region   Vielfältige, lebendige 
Kultur- und Sportlandschaft 
  Bezahlbares Wohnen   Stadtrat   Interdisziplinäre 
Wissenschaft und 
exzellente Forschung 
  Zukunftsorientierte Kita- und 
Schulangebote 
  Kommunalwirtschaft   Attraktiver Tagungs- und 
Tourismusstandort 
  Lebenslanges Lernen   Verwaltung   Imageprägende 
Großveranstaltungen 
  Sichere Stadt       Globales Denken, lokal 
verantwortliches Handeln 
            
  Sonstige Ziele 
     
Bei Bedarf überschreiben (max. 50 ZML) 
  Trifft nicht zu         
  
 
Klimawirkung 
Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage 
Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur –wandelanpassung) 
Eingesetzte Energieträger (Strom, 
Wärme, Brennstoff) x keine / Aussage nicht 
möglich   erneuerbar   fossil 
Reduziert bestehenden Energie-
/Ressourcenverbrauch x Aussage nicht möglich   ja   nein 
Speichert CO2-Emissionen (u.a. 
Baumpflanzungen) x Aussage nicht möglich   ja   nein 
Mindert die Auswirkungen des 
Klimawandels (u. a. Entsiegelung, 
Regenwassermanagement) 
x Aussage nicht möglich   ja   nein 
Abschätzbare Klimawirkung mit 
erheblicher Relevanz   ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und 
mind. 5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer x nein 
Vorlage hat keine abschätzbare 
Klimawirkung x ja (Prüfschema endet hier.)     
  
Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. 
leipzig.de) 
    ja   nein (Begründung s. 
Abwägungsprozess) x nicht berührt (Prüfschema endet 
hier.) 
              
Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz 
    Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________ 
    liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________ 
    wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und 
Auslegungsbeschluss) 
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Sachverhalt 
Beschreibung des Abwägungsprozesses:   
  
  
I.  Eilbedürftigkeitsbegründung  
Die Rechnungslegung für die Produkte ProSoz14 plus und Open/WebFM erfolgt halbjährig. 
Die entsprechenden Rechnungen werden in der Regel Mitte bis Ende Juli 2023 an das Amt 
für Jugend und Familie übermittelt. Durch die Unterdeckung im Bereich der 
Datenverarbeitung dezentral besteht die Gefahr, dass ein Teil der Rechnungen nicht 
beglichen werden kann und dadurch zusätzliche Kosten in Form von Mahngebühren 
entstehen. 
  
II.  Begründung Nichtöffentlichkeit   
entfällt  
  
III.   Strategische Ziele  
Städtische Mitarbeiter/-innen im Leistungsbereich HzE sollen soft- und hardwaretechnisch so 
ausgestattet werden, dass sie ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen können. Dies dient auch 
dem Ziel der Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt. Zugleich soll das Amt in die Lage 
versetzt werden, das vorhandene Berichtswesen so zu optimieren, dass es für die 
unterschiedlichen Adressatenkreise auch verwertbar und die Hilfen zur Erziehung auch 
fachlich sowie fiskalisch steuerbar sind. 
  
IV.  Sachverhalt  
  
1.  Anlass  
Die Digitalisierung in der Stadtverwaltung schreitet weiter voran. Zudem reichen die Mittel im 
Budget „Amt 51 Kinder-/Jugend-/Familienarbeit“ (51_363_1ZW) wiederholt nicht aus, um alle 
erforderlichen Kosten der vertraglichen Verpflichtungen unter anderem mit der LeCos GmbH 
zu decken. Zusätzliche Aufwendungen ergeben sich aus der Organisationsuntersuchung von 
Rödl & Partner sowie dem Gutachten im Kontext des betrieblichen 
Gesundheitsmanagements im ASD. Die Aufwendungen sind zwingend notwendig um die 
Arbeitsfähigkeit des ASD herzustellen und langfristig kostenseitig die Hilfen zur Erziehung 
durch eine automatisierte Kennzahlenauswertung auch steuern zu können. In einem ersten 
Schritt konnten durch dezernatsübergreifende Abstimmungen und eine hervorragende 
Zusammenarbeit alle Beschäftigten zumindest bereits mit mobilen Endgeräten ausgestattet 
werden. 
  
2.  Beschreibung der Maßnahme  
Die zu finanzierenden Aufwendungen begründen sich wie folgt: 
  
2.1 
Im Zuge der Haushaltsplanung 2023/2024 wurde für den Bereich der Datenverarbeitung 
dezentral der angezeigte Mehrbedarf für die bestehenden vertraglichen Verpflichtungen 
umfassend angezeigt, jedoch im Rahmen der Haushaltsplanung nicht bestätigt.  
  
Im Rahmen der Haushaltsplanung erfolgte die Darstellung aller bisherigen vertraglichen 
Verpflichtungen und der zum damaligen Zeitpunkt anstehenden Bedarfe für den 
Doppelhaushalt 2023/2024. Allein daraus ergab sich ein Mehrbedarf gegenüber dem 
Haushaltsansatz 2022 i. H. v. 171.550,00 Euro für das Jahr 2023 und 183.550,00 Euro für 
4 von 8 in Zusammenstellung
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das Jahr 2024. Hierin enthalten waren die mit der LeCos GmbH bereits bestehenden 
Verträge und somit vertragliche Verpflichtungen.  
  
2.2 
OPEN/WebFM ist ein webbasiertes Fachverfahren zum Fallmanagement, welches im ASD 
zum Einsatz kommt. Das Programm erlaubt die Erfassung und Dokumentation eines Falles 
im Sinne eines ganzheitlichen Fallmanagements - angefangen von der ersten 
Beratungstätigkeit bis hin zur Erstellung eines Hilfeplans als zentralem Instrument des 
Fallmanagements und dessen Controlling. 
Da der ASD dezentralisiert arbeitet, ist für die Mitarbeitenden eine Softwarelösung wichtig, 
die einen Onlinezugriff auf Daten ermöglicht. Als webbasierte Software zum Fallmanagement 
erfüllt OPEN/WebFM diese Anforderungen für eine optimale sozialräumliche Arbeit.  
Für die Zusammenarbeit mit anderen Verfahren existieren definierte Schnittstellen und 
automatische Abgleichfunktionen, z. B. automatischer Abgleich der Personendaten mit 
PROSOZ 14plus. Die amtierende Amtsleitung hat zudem festgelegt, dass nun zeitnah, 
beginnend ab Mai 2023, die E-Akte flächendeckend im Amt eingeführt wird und das 
Fachverfahren ausschließlich für die digitale Aktenführung zu verwenden ist. Die 
Organisationsuntersuchung sowie eine weitergehende Prüfung stellte u.a. fest, dass 
Fallakten auf sechs verschiedene Arten geführt werden, OPEN/WebFM unzureichend 
genutzt wird und die Software zusätzlich so auszugestalten ist, dass Fälle nicht angelegt 
werden können, wenn nicht bestimmte Parameter verpflichtend befüllt sind. 
Im Rahmen der Steuerungsuntersuchung HzE wurde zum einen nochmals deutlich, dass 
dieses webbasierte Fachverfahren ein wichtiges Arbeits- und Steuerungsinstrument für die 
mittleren und oberen Führungskräfte ist, zum anderen jedoch dringend in die Optimierung 
bezüglich Aufbau, Umgang und Nutzung von OPEN/WebFM investiert werden muss. 
Viele Funktionen in OPEN/WebFM, mit denen Abläufe verbessert, 
Auswertungsmöglichkeiten erweitert oder einfach das Tagesgeschäft personalschonend 
gestaltet werden können, werden noch nicht ausreichend genutzt bzw. sind durch 
Dysfunktionalitäten in der Handhabung unbrauchbar. Geschaffene Umgehungslösungen in 
den vergangenen Jahren, haben die Herausforderungen nicht behoben, sondern 
Arbeitsaufwendungen potenziert und deutlich unübersichtlicher gemacht.  Das bestehende 
fachliche und fiskalische Berichtswesen lässt eine automatisierte Auswertung aus dem 
bestehendem System nicht zu. Das Fachcontrolling beschränkt sich damit derzeit auf das 
Erstellen manueller Statistiken, aber nicht auf das Ableiten von Steuerungsoptionen, um den 
Aufwendungen zu begegnen. Dies führt überdies zu Fehlerhäufungen, intransparente 
Auswertungen und erlaubt derzeit kein fiskalisches und fachliches Controlling, da die 
Auswertungen aus den Systemen in der Regel manuell erfolgen und/oder deutlich 
nachgearbeitet werden. Eine Verschneidung verschiedener Datenabfragen wie Falldauer 
größer oder kleiner X Monate, Hilfeart sind nicht möglich. Die aufgezeigten und nunmehr 
bekannten Datenschiefstände, die Hemmnisse an den Schnittstellen sowie die 
Optimierungspotenziale bedürfen zeitnah einer Bearbeitung und Korrektur. 
  
Ziel ist es u.a., die Eingabemasken zu erweitern und den Fachstandards und Prozessen des 
Amtes anzupassen, Dysfunktionalitäten abzubauen, um im Rahmen der Fallsteuerung und 
des Berichtswesens zukünftig alle Daten, Zahlen, Fakten aus dem webbasierten 
Fachverfahren ableiten zu können. Es muss gelingen, die Software so zu verbessern, dass 
es keine zusätzlichen Listen und selbst erstellte Excel-Tabellen mehr braucht. Durch das 
Leipziger Modell von ProSoz wurde auch geprüft, ob die teilweise vorhandenen 
Standardauswertungen zugänglich wären, wenn einmalig das System auf die 
Standardversion zurückgesetzt werden würde. Dies ist durch die fehlende Datenmigration 
der Bestandsfälle nicht möglich. Jede statistische Auswertung muss individuell bei ProSoz 
beauftragt werden. Die hauseigene DV kann dies durch fehlende Berechtigungen nicht 
leisten. 
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Für die Berechnung der DV-Kosten wurden in einem ersten Schritt 15 Berater- und 
Entwicklertage zu je 1.785,00 Euro (Gesamtkosten i. H. v. 26.775,00 Euro) mit der Firma 
ProSoz veranschlagt, welche basierend auf den Ergebnissen der Steuerungsuntersuchung 
im Bereich HzE für Optimierungen an der Fachanwendung OPEN/WebFM bis Ende 2023 
realisiert werden sollen. Im Ergebnis kann ein nachvollziehbares Berichtswesen für das 
Fach- und Finanzcontrolling abgeleitet werden. Für ein Berichtswesen, was den 
unterschiedlichen Anspruchsgruppen gerecht wird, wird mit Bestätigung der Vorlage ein 
Vorschlag erarbeitet. Hierbei werden sowohl das Dezernat II als auch das Fachdezernat 
sowie die Abteilung ASD selbst eingebunden, um künftig überhaupt in eine verlässliche 
Steuerungsfunktion zu kommen.    
  
2.3 
Ein wesentliches Merkmal der Tätigkeit des ASD sind Außendienste (z. B. Hausbesuche, 
Prüfungen Kindeswohl, Gerichtstermine u. a.) sowie Dienstreisen (Begleitung von Kindern 
und Jugendlichen in HzE- bzw. Inobhutnahmeeinrichtungen, Hilfeplangespräche u. a.). Um 
die Kommunikation mit Klient/-innen (z. B. Telefonate, Terminvereinbarung vor Ort, E-Mail-
Zugriff u. a.) den fachlichen Austausch und Kontakt zum Sozialbezirk in konflikthaften und 
Krisensituationen, aber auch logistische Fragen und Absprachen z. B. bei Veränderungen in 
der Reiseplanung sichern zu können, ist die Ausstattung mit je einem internetfähigen 
Mobiltelefon (Smartphone) je Sozialarbeiter/-in notwendig. Auch die Nutzung von Teilauto für 
dienstliche Tätigkeiten ist ohne Smartphone nicht möglich. Derzeit nutzen die Beschäftigten 
ihre Privathandys. Sowohl die Steuerungsuntersuchung als auch das Gutachten im 
Zusammenhang mit dem betrieblichen Gesundheitsmanagement zeigen ein sehr hohes 
Handlungserfordernis in der technischen Ausstattung der Smartphones auf. Ausdruck sind 
unter anderem auch die vielen Anzeigen der fehlenden Funktionsfähigkeit beim Personalrat 
der Stadtverwaltung. 
  
Aufgrund des hohen Risikos körperlicher und verbaler Übergriffe sind an den Schutz der 
Sozialarbeiter/-innen des ASD und ihrer Kontaktdaten hohe Anforderungen zu stellen. Die 
Nutzung privater Handys sichert diesen Schutz nicht. Die Möglichkeit, auch bei aufsuchender 
Tätigkeit in Konfliktsituationen oder bei Übergriffen über ein dienstliches Telefon Hilfe zu 
holen, ist daher eine zwingende Anforderung des arbeitsmedizinischen Dienstes im Rahmen 
der Gefährdungsbeurteilung bzw. Teil des Notfallplans der Außenstellen. 
  
Für die Vollausstattung der Mitarbeitenden im ASD bedarf es 117 Smartphones. Die Kosten 
belaufen sich nach aktuellem Angebot für 2023 auf insgesamt 37.539,19 Euro, unterteilt in 
1.158,38 Euro für die einmalige Anschaffung der Geräte und 36.380,80 Euro für 
Telefonkosten von Juli bis Dezember 2023. Für das Haushaltsjahr 2024 wird derzeit von 
Telefonkosten i. H. v. 72.761,60 Euro ausgegangen.   
  
3.  Realisierungs- / Zeithorizont  
Die Rechnungen im Rahmen vertraglicher Verpflichtungen werden mit der Fälligkeit 
beglichen. Die Ausstattung des ASD mit Mobiltelefonen erfolgt nach Beschluss der Vorlage, 
frühestens zum Juli 2023. Optimierungen am Fachverfahren OPEN/WebFM erfolgen bis 
Jahresende 2023.  
  
4.  Finanzielle Auswirkungen  
Im Budget 51_363_1ZW entsteht im Haushaltsjahr 2024 ein Gesamtbedarf an Kosten für DV 
dezentral i. H. v. 440.893,42 Euro, welche sich in die bestehenden vertraglichen 
Verpflichtungen i. H. v. 414.118,42 Euro und den notwendigen digitalen Maßnahmen in der 
Fachanwendung Open/WebFM i. H. v. 26.775,00 Euro gliedern. Demgegenüber steht der 
Planansatz i. H. v. 255.350,00 Euro. Damit ergibt sich derzeit in diesem Budget ein 
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Mehrbedarf i. H. v. 185.543,42 Euro.  
  
Der Haushaltsansatz für Telefonkosten beträgt 22.500,00 Euro. Die monatlichen Kosten 
bisher sind mit rund 10.000,00 Euro für 2023 veranschlagt (Verbrauch der Vorjahre). Die 
Kosten für die Smartphones des ASD i. H. v. 36.380,80 Euro verursachen einen Mehrbedarf 
i. H. v. 23.880,80 Euro. Dieser kann vollständig mit nicht benötigten Mitteln bei den 
Ausstattungen (SK 4253 1000) innerhalb des Budgets 51_363_1ZW gedeckt werden. 
Hieraus können weitere 360,82 Euro zur Bedarfsdeckung eingesetzt werden. 
  
  
  51_363_1ZW 
  Ausstattung Telefonkosten DV-Kosten 
  4253 1000 4431 0300 4423 2000 
Bedarf Ausstattung Amt 75.000,00     
zusätzlicher Bedarf 1.158,38     
DV Bedarf Amt 2023 (vertr. Verpfl.)     414.118,42 
zusätzlicher Bedarf     26.775,00 
Telefon Amt jährlicher Aufwand   10.000,00   
zusätzlicher Bedarf   36.380,80   
Gesamtbedarf 76.158,38 46.380,80 440.893,42 
Haushaltsansatz 2023 100.400,00 22.500,00 255.350,00 
        
Mehr-/minderbedarf 24.241,62  -23.880,80  
-
185.543,42  
Mehr-/minderbedarf Budget -185.182,60  
  
Es verbleibt ein zusätzlicher Bedarf i. H. v. 185.200 Euro. Eine Teildeckung erfolgt i. H. v. 
59.200 Euro aus dem PSP-Element „komm. Kitas“ (1.100.36.5.0.01.01.18 SK 4423 2000). 
Eine weitere Teildeckung i. H. v. 126.000 Euro erfolgt aus dem PSP-Element „Zuschüsse 
Kindertageseinrichtungen Kindertagespflege kommunal“ (1.100.36.5.0.01.02.10 SK 4318 
0000). Hier ergeben sich Minderaufwendungen aufgrund sinkender Kinderzahlen. 
  
Die Ausstattung des ASD mit Smartphones (einschließlich Datentarif und Serverdienst) 
bedingt Aufwendungen in den Folgejahren. Angezeigt. Der voraussichtlich entstehende 
Mehrbedarf für die Smartphones im Jahr 2024 beträgt 72.761,60 Euro Brutto. Die Kosten ab 
dem Haushaltsjahr 2025 werden regulär im Haushaltsplanverfahren eingebracht. 
  
Die konkrete Gesamtdarstellung des Mehrbedarfes im Haushaltsjahr 2024 einschließlich 
einer ggf. möglichen Teildeckung erfolgt im Jahr 2024. 
  
5.  Auswirkungen auf den Stellenplan  
keine  
  
6.  Bürgerbeteiligung  
  
   bereits erfolgt    geplant x  nicht nötig 
  
7.  Besonderheiten   
keine.  
  
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8.  Folgen bei Nichtbeschluss  
Die vertraglichen Verpflichtungen im Bereich der Datenverarbeitung können nicht erfüllt 
werden und es besteht die Gefahr von zusätzlichen Kosten in Form von Mahngebühren 
Das Potential, um den Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des ASD zu verbessern 
und zu gewährleisten, wird nicht ausgeschöpft. Eine unzureichende technische Ausstattung 
zur Erfüllung des Dienstes der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird weiterhin toleriert. 
  
  
 
Anlage/n 
Keine 
 
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