Ce chapitre est commun aux livres "Rédaction technique" et "Du bon usage d'un traitement de texte".
Avant d'entamer la rédaction d'un document, il est utile de se poser quelques questions.
Quels objectifs se fixe-t-on ? Pour quel public-cible (enfants, adultes, experts, débutants, etc.) ? Quels choix faire pour répondre aux souhaits ou besoins des auteurs et des lecteurs ?
On peut lister un certain nombre de questions élémentaires de type 
Ces choix vont déterminer une grande partie du travail dont le choix du logiciel, du format de fichier, des fontes, des illustrations…
La question « pour qui ? » comprend l'accessibilité du texte, en particulier aux malvoyants et aux dyslexiques. Pour les malvoyants, on privilégie des fontes de grande taille et des couleurs contrastées, on envisage de créer un fichier pouvant être lu par un lecteur vocal. Pour les dyslexiques, on privilégie les polices sans empattement (Arial, Helvetica, Univers, Comis Sans…).
Vocabulaire utile.
Les traitements de texte utilisent rarement le vocabulaire des typographes, pourtant plus précis, ce qui peut induire des erreurs. 
<br>Voici quelques définitions de termes typographiques "(Glossaire de typographie)" :
Notez que le terme « police » désigne la forme des lettres tandis que le terme « fonte » désigne également leur taille, leur graisse, le caractère droit ou penché… « Times New Roman » est une police, « Times New Roman corps romain de graisse moyenne » est une fonte.
Travailler seul ou à plusieurs.
Si vous travaillez seul et que vous assurez vous-même l'impression avec votre imprimante, vous avez toute liberté. Votre système est en général compatible et vous pouvez progresser par tâtonnement pour faire des choix.
Le cas est différent si vous travaillez à plusieurs auteurs, ou si vous déléguez le travail d'impression, voire plus, par exemple si vous soumettez un article à un journal, un texte à un éditeur, ou si vous désirez travailler avec un imprimeur.
Se posent alors les questions suivantes :
Si vous travaillez avec un imprimeur ou une maison d'édition, il est important de dialoguer avec eux pour avoir leurs conseils. Si vous déléguez une partie du travail à l'imprimeur, vous aurez un travail "a priori" de qualité (et facturé), mais l'imprimeur sera — probablement — le propriétaire du fichier final, donc de la mise en forme ; si vous désirez réimprimer le document (ou bien une version mise à jour) chez un autre imprimeur, il faudra repayer la mise en page complète. 
Demandez toujours l'impression d'une page test contenant les différentes mises en forme et une image. Pour les gros tirages, l'imprimeur réalise souvent un tirage d'essai appelé « épreuve contractuelle » ; si le résultat est accepté, il fait signer un « bon à tirer » (BAT). Par extention, le terme BAT désigne souvent l'épreuve contractuelle elle-même.
Quel mode de diffusion ?
Si c'est un document papier, les questions suivantes se posent :
Si c'est un document électronique distribué par l'Internet (téléchargement Web ou ftp, courriel) :
Certains formats ne sont pas compressés (le RTF par exemple), donc prennent beaucoup de place, mais les fichiers peuvent être compressés par une application extérieure (zippeur) ; il est inutile de compresser les formats déjà compressés, comme le PDF.
À propos du format PDF.
Les lecteurs de fichiers PDF connaissent par défaut les polices "Times, Helvetica, Courier "et" Zapf Dingbats" ; un document rédigé avec ces polices sera de fait « plus léger ». Cette solution de fonte par défaut devrait être réservée aux documents distribués de manière électronique : les imprimeurs n'apprécient pas l'absence de police dans un document PDF (les flasheuses ne possèdent que rarement les polices par défaut) .
D'autre part, on n'a pas la garantie que la police sur l'ordinateur servant à la visualisation ou à l'impression soit installée (bien que les polices listées soient gratuites et courantes) et surtout qu'elles soient strictement identiques. .
Notons aussi que certaines fontes indiquent dans leur licence "« »". Cela signifie que la fonte ne sera pas incluse dans le fichier PDF, elle ne peut être utilisée que pour l'impression sur un ordinateur possédant la police.
À propos de l'impression.
L'impression est une étape technique avec ses contraintes et ses coûts. Dans les éléments principaux, notons :
S'il s'agit d'une impression avec une imprimante de bureau, le format est imposé par le format de page disponible (en général A4, parfois A3 en France). En outre, il faut prendre en compte les possibilités de l'imprimante et du logiciel ou du pilote (gestion du recto-verso, imprimer deux A5 sur un A4), la rapidité d'impression (laser plus rapide que le jet d'encre, noir-et-blanc plus rapide que la couleur), le coût de l'encre (la couleur plus chère que le noir-et-blanc, et si l'imprimante laser est plus chère que l'imprimante à jet d'encre à l'achat, le prix des cartouches jet d'encre par rapport au toner pour un nombre de pages donné fait que l'impression laser est moins chère), les manipulations nécessaires (relier les pages manuellement, massicoter ou plier les cahier A4 pour faire du A5).
Toutes ces contraintes ont un impact sur la composition du texte : couleur ou noir-et-blanc, format de page, résolution des images.
Formats de fichier.
Le format par défaut d'un logiciel permet d'en exploiter au maximum les possibilités et de conserver chaque action réalisée ; cependant, il peut être spécifique à ce logiciel et donc difficilement échangeable avec des personnes qui ne le possèdent pas. Il peut donc être intéressant d'utiliser un autre format universel :
Pour améliorer la compatibilité des documents, deux formats ouverts ont vu le jour :
Si la mise en page est déléguée, il suffit généralement de taper le texte « au kilomètre » et de l'enregistrer au format RTF. Le contenu sera ensuite intégré dans le document final et mis en forme à ce moment-là.
Charte graphique.
La charte graphique "(corporate design)" garantit l'uniformité d'un document ou d'une série de documents. C'est la description de la mise en forme : marges, fontes (police, corps, …), dispositions du texte (justifié, en alinéas ou en pavés, en drapeau au fer à gauche, …), couleurs, … et ce, selon la fonction de telle ou telle portion de texte (titres de chapitre ou de section, corps du texte, notes de bas de page, citations hors-paragraphe, formules mathématiques, …).
Notons que la notion de charte graphique est plus vaste que la création de documents et peut inclure également l'ordonnancement de lieux, la couleur des meubles, la manière de s'habiller, le positionnement de logos, … Nous nous limitons ici à la partie « règles typographiques », « consignes aux auteurs ».
C'est un document indispensable si vous travaillez à plusieurs mais il est intéressant même si vous travaillez seul : lorsque vous prenez une décision, vous en souviendrez-vous plus tard dans le document, ou pour un autre document ?
La séparation du fond et de la forme permet de garantir cette charte graphique par la définition d'un modèle "(template)" : fichier codice_3 (jusqu'à la version 2003) ou codice_4 sous Microsoft Word, codice_5 pour LibreOffice, et pour LaTeX classe (fichier codice_6), extension ("package", fichier codice_7), ou fichier LaTeX (codice_8) à inclure et contenant le préambule (avec la commande codice_9).
Si vous travaillez seul, vous pouvez très bien créer votre charte graphique au fur et à mesure de la création de votre document.
Si vous travaillez avec un organisme (association, éditeur, journal, administration, entreprise privée), vous devrez peut-être respecter une charte graphique et l'organisme pourra même, le cas échéant, vous fournir le modèle idoine. Il convient d'éclaircir ce point avant de commencer le travail.
La charte graphique devrait prévoir au moins les données suivantes :
Avec un traitement de texte, l'idéal est de définir un style pour chacune de ces situations.
Voir les articles :
Le droit d'auteur.
Tout texte, toute image a un auteur, même s'il est publié sur l'Internet et non cité. Dans un certain nombre de pays, et notamment ceux qui ont signé la Convention de Berne, l'auteur a des droits sur ses œuvres, elles sont sa propriété intellectuelle. En particulier, il a le droit d'en autoriser ou d'en interdire la reproduction par autrui et/ou de demander une rémunération en échange de la reproduction.
Le problème du droit d'auteur se pose pour l'utilisation d'un contenu créé par d'autres, mais aussi pour protéger votre texte.
Le droit d'auteur est un problème complexe car il s'appuie beaucoup sur la jurisprudence et dépend du pays. Nous allons évoquer ici quelques pistes, mais cela ne remplacera en rien des conseils d'un avocat ou d'un organisme spécialisé.
Utilisation de contenu créé par d'autres.
Il faut toujours citer le nom de l'auteur de l'œuvre reprise et la source (par exemple, donner les références de l'ouvrage dont elle est tirée). Plus qu'une nécessité légale, c'est un devoir moral et une preuve d'honnêteté et donc de sérieux.
La deuxième chose à faire est de contacter l'auteur ou ses ayant droits (héritiers, exploitants de l'œuvre, …), ou la personne chargée de gérer ses droit. Dans le cas d'un site internet, on a fréquemment un lien « licence » ou « mention légale » ; il convient de lire ce qui y est écrit et de s'y conformer.
Si l'auteur ou ses ayant droits refusent la reproduction de l'œuvre, vous avez tout de même la possibilité d'en faire une courte citation à des fins d'analyse, de critique, de pédagogie. <br>Notons que dans le cas d'une œuvre graphique, la notion de « courte citation » est ambiguë, il vaut mieux s'abstenir de reproduire, même partiellement, même à basse résolution, sans le consentement de l'auteur ou les conseils éclairés d'un spécialiste.
Sachez que, en droit français (droit d'auteur) l'on distingue le droit patrimonial, cessible, et le droit moral, inaliénable. Il en va différemment en droit anglo-saxon (copyright). Là encore, mieux vaut passer par un spécialiste du droit. Voir plus bas la section « En droit français ».
Protection de vos œuvres.
Dans certains pays, et notamment la France, vous avez des droits sur vos œuvres du seul fait que vous en êtes l'auteur. Mais pour faire respecter votre droit, il faut pouvoir prouver que vous êtes l'auteur.
La première précaution est de mettre votre nom. Mais il faut aussi pouvoir dater la création de l'œuvre, pour marquer l'antériorité par rapport à des plagiats. En théorie, tous les moyens sont bons, on peut par exemple s'envoyer à soi-même son manuscrit dans une enveloppe scellée en recommandé avec avis de réception et faire ouvrir cette enveloppe devant huissier en cas de problème. Mais le mieux est de déposer le manuscrit auprès d'un organisme chargé de la défense du droit d'auteur comme la Société des Gens de Lettres (SGDL) en France (enveloppe Soleau). Il existe également des sites internet permettant le dépôt des œuvres, mais il faut s'assurer de la validité de l'opération vis-à-vis du droit national et international. Enfin, il existe de solutions plus robustes comme la signature électronique (à ne pas confondre avec la signature numérique, qui est une numérisation d'une signature manuscrite et n'as pas de valeur légale contrairement à la première) ou l'utilisation de la technologie de chaîne de blocs "(blockchain)".
Il faut bien avoir conscience qu'il est difficile de maîtriser soi-même la diffusion de son œuvre et de faire valoir ses droits. Si l'on passe par un éditeur, cet aspect est pris en charge par le service juridique de l'éditeur (mais se pose alors le problème du contrat avec lui).
Rien n'est plus facile que de faire une copie de nos jours : copier-coller d'un document électronique, reconnaissance de caractères à partir d'une capture d'écran ou d'une numérisation "(scan)", ou même tout simplement recopie à la main, c'est uniquement une question de moyens, donc de motivation.
Licences libres.
Il existe plusieurs types de licences libres. L'idée est que si une personne accepte que l'on reproduise son œuvre gratuitement, elle ne désire en revanche pas que l'on en fasse une exploitation commerciale — qu'on se fasse de l'argent avec son œuvre gratuite. Mais, la publication demandant un effort financier, l'auteur peut éventuellement accepter que l'on vende une reproduction de son œuvre, à condition que l'on puisse librement copier cette reproduction, par exemple dans le cas de la licence GFDL ; l'éditeur ne peut ainsi pas empêcher la copie de l'ouvrage, à partir du moment ou une partie du contenu est sous licence GFDL (sauf s'il ne s'agit que d'une courte citation pour analyse, critique, …).
Si vous utilisez du contenu sous licence libre, il faut bien étudier les répercussions sur votre propre droit de propriété intellectuelle, et si vous choisissez de publier votre œuvre en utilisant une licence libre, il convient de choisir la mieux adaptée à votre point de vue.
La licence doit bien entendu être mentionnée clairement, elle doit aussi en général être reproduite en entier (typiquement en fin d'ouvrage).
Voir sur Wikipédia 
En droit français.
En droit français, le droit d'auteur est géré par le Code de la propriété intellectuelle (CPI). Il distingue le droit moral du droit patrimonial :
Dans le contrat d'édition, l'auteur délègue à un éditeur la fabrication (papier ou numérique), la publication et la diffusion (informer les libraires, expédier les ouvrages) sous certaines conditions financières : l'éditeur paie à l'auteur un pourcentage des ventes ou bien une somme forfaitaire. C'est l'éditeur qui prend tous les risques financiers (l'auteur ne perd rien si son ouvrage ne se vend pas), mais c'est aussi lui qui empoche la plus grande partie des gains s'il y en a. Il existe d'autres contrats qui ne sont "pas" des contrats d'édition : le contrat à compte d'auteur (l'auteur paie l'éditeur pour la prestation mais engrange tous les produits de la vente, c'est donc lui qui prend les risques financiers) et le contrat de compte à demi (l'éditeur et l'auteur s'associent pour partager les coûts, et donc les risques, ainsi que le cas échéant les gains).
Notez que du fait du droit moral, les licences libres ne s'appliquent pas dans le droit français, puisque la possibilité pour l'auteur d'interdire la publication est inaliénable et incessible. Dans ce contexte, le fait de publier sous licence libre est simplement un engagement de l'auteur, qui pourra par la suite se rétracter.
Voir aussi.
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