Gérer des documents
Utiliser la boîte de dialogue Ouvrir.
Dans le chapitre 2, vous avez découvert la boîte de dialogue Ouvrir. Vous allez maintenant apprendre à gérer des documents à partir de cette boîte de dialogue. N'hésitez pas à vous référer à la page 3 du guide tactile ou à la capture d'écran de la boîte de dialogue Ouvrir de Writer pour revoir le contenu de la boîte de dialogue Ouvrir.
Dans cette leçon, vous verrez comment ouvrir un document existant, comment supprimer un document et comment créer un nouveau dossier. Avant de commencer, assurez-vous que Writer est ouvert à l'écran. Dans le cas contraire, ouvrez-le.
Ouvrir un document existant.
Pour ouvrir un document existant, vous pouvez faire dérouler le menu Fichier en appuyant sur let touches alt-f. Ensuite, sélectionnez la commande Ouvrir avec la touche flèche bas et appuyez sur la touche Entrée. La boîte de dialogue Ouvrir apparaîtra.
Vous pouvez également passer la commande Ouvrir en utilisant le raccourci clavier ctrl-o. Essayez une de ces deux méthodes.
La boîte de dialogue Ouvrir devrait maintenant être ouverte dans votre fenêtre d'application Writer. Elle est structurée comme la boîte de dialogue Enregistrer sous. Par défaut, le curseur se trouve dans la zone Nom de fichier. Vous pouvez y écrire le chemin d'accès et le nom du document que vous désirez ouvrir, soit ~/Téléchargements/Exercices/Bonjour.odt et appuyez sur la touche Entrée.
Le document portant le nom Bonjour.odt contenu dans le dossier Exercices de votre dossier personnel devrait maintenant être ouvert. Fermez-le en appuyant sur les touches ctrl-f4.
Pour ouvrir un document dont vous ne connaissez pas le nom exact, vous devez parcourir la liste des dossiers et des documents enregistrés dans le dossier sélectionné dans la liste déroulante.
Prenez quelques instants pour retracer le contenu des fichiers fournis avec cet ouvrage. D'abord, passez la commande Ouvrir du menu Fichier en utilisant le raccourci clavier ctrl-o. La boîte de dialogue Ouvrir s'affichera.
Le curseur se trouve par défaut dans la zone de saisie intitulée Nom de fichier. Vous pouvez également taper le nom d'un dossier dans cette zone. Pour obtenir la liste des fichiers fournis avec cet ouvrage, vous allez taper ~/Téléchargements/ et appuyer sur la touche Entrée.
Maintenant, appuyez sur les touches maj-tab pour déplacer le curseur dans la liste des fichiers et dossiers du dossier Téléchargements.
Maintenant, sélectionnez le dossier Exercices avec la flèche haut ou bas et appuyez sur Entrée. La liste des fichiers changera pour afficher le contenu du dossier Exercices. Remarquez que, si vous vouliez, il vous serait possible à ce moment-ci de faire afficher le niveau hiérarchique précédent, soit le dossier Téléchargements, en appuyant sur la touche Retour arrière, située dans le coin supérieur droit du pavé alphanumérique, généralement au-dessus de la touche Entrée.
Utilisez les flèches de direction pour positionner votre curseur sur le document portant le nom de Bonsoir.odt. Appuyez ensuite sur Entrée pour ouvrir le document.
Notez qu'il existe plusieurs façons d'ouvrir un document. S'il s'agit d'un des vingt derniers documents dans lequel vous avez travaillé, vous pouvez l'ouvrir à partir de la liste de documents affichée dans le sous-menu Derniers documents utilisés du menu Fichier. Ouvrez maintenant le menu Fichier en appuyant sur alt-f et sélectionnez la commande Dernier documents utilisés. Appuyez sur flèche droite pour ouvrir le sous-menu.
Maintenant, sélectionnez par exemple le fichier Bonjour.odt à l'aide des flèches haut et bas et appuyez sur Entrée.
Votre document Bonjour.odt devrait être affiché à l'écran. Vous pouvez le fermer en appuyant sur les touches ctrl-f4. Appuyez une nouvelle fois sur les touches ctrl-f4 pour fermer le document Bonsoir.odt. Dans l'exercice suivant, vous apprendrez comment gérer des fichiers dans la boîte de dialogue Ouvrir.
Supprimer un document.
Tout comme à partir de la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous pouvez aussi supprimer un document à partir de la boîte de dialogue Ouvrir. Vous allez apprendre comment et pratiquer dans l'exercice suivant. Vous pouvez vous référer à la page 3 du guide tactile ou à la capture d'écran de la boîte de dialogue Ouvrir de Writer pour revoir le contenu de la boîte de dialogue Ouvrir.
Dans l'exercice suivant, vous allez supprimer le document appelé Vide.odt, contenu dans le dossier Exercices. Assurez-vous d'être dans le dossier Exercices avant de commencer l'exercice. Vous pouvez vous référer à la leçon précédente si vous ne savez pas comment effectuer cette modification. Voici comment procéder pour supprimer le document Vide.odt.
Créer un nouveau dossier.
Vous allez maintenant créer un nouveau dossier dans le dossier Exercices.
Dans la leçon suivante, vous apprendrez comment basculer entre plusieurs documents ouverts.
Basculer d'un document ouvert à un autre.
Dans Writer, vous pouvez ouvrir plusieurs documents et passer de l'un à l'autre sans avoir à les fermer et les ouvrir à nouveau. Il y a deux façons de basculer d'un document à l'autre.
Dans cette leçon, vous apprendrez comment basculer d'un document à l'autre en passant par le menu Fenêtre, ou basculez d'un document à l'autre avec les touches alt-tab.
Pour effectuer l'exercice suivant, vous allez ouvrir trois documents du dossier Exercices : voici comment procéder.
Basculer d'un document à l'autre en passant par le menu Fenêtre.
Comme l'illustre l'écran présenté en première page du guide tactile, représentant une capture d'écran de la fenêtre d'application Writer, le menu Fenêtre se trouve dans la partie droite de la barre de menus de l'application Writer, à côté du menu Aide. Son raccourci clavier est alt-n.
Voici maintenant la façon dont vous pouvez basculer d'un document à l'autre en passant par le menu Fenêtre. Un des trois documents devrait être affiché à l'écran.
Notez que, quand vous retournerez dans le menu Fenêtre, la case à cocher sera devant le nom du document où vous venez de basculer.
Basculer d'un document à l'autre avec les touches alt-tab.
Vous allez essayer la deuxième méthode en utilisant les touches de raccourci alt-tab. Dans le cadre de cet exercice, sélectionnez le document intitulé Bonsoir.odt.
Pour basculer d'un document à l'autre, appuyez sur la touche alt et, en la maintenant enfoncée, puis appuyez sur la touche tab pour basculer au document suivant. Il vous suffira de relâcher les touches pour l'ouvrir.
Remarquez que vous êtes maintenant dans un autre des trois documents. Notez que si vous aviez ouvert une autre application comme le dossier personnel par exemple, elle devrait être minimisée sur le tableau de bord et la fonction alt-tab vous la proposerait en même temps que vos documents Writer.
Dans la leçon suivante, vous apprendrez à déplacer du texte d'un document à un autre.
Déplacer du texte d'un document à un autre.
Dans la leçon précédente, vous avez appris à basculer d'un document à un autre. Dans cette leçon, vous pourrez utiliser ce processus pour déplacer du texte d'un document à un autre document.
Pour déplacer, copier ou coller du texte, vous devez préalablement le sélectionner. Une sélection peut contenir des mots, des phrases, des paragraphes et des pages. Le texte sélectionné apparaît à l'écran en gris. Pour couper le texte sélectionné, appuyez sur les touches ctrl-x. Lorsque vous avez coupé le texte à déplacer, basculez dans l'autre document avec les touches alt-tab et appuyez sur les touches ctrl-v pour le coller.
Assurez-vous, avant de commencer le prochain exercice, que les documents Bonjour.odt et Bonsoir.odt sont affichés à l'écran. Si ce n'était pas le cas, ouvrez-les maintenant. Vous allez, pour faire l'exercice suivant, créer un nouveau document dans lequel vous insérerez du texte coupé dans les documents Bonjour.odt et Bonsoir.odt.
Si vous avez fait l'exercice précédent, vous devriez avoir affiché à l'écran votre document Hello.odt. Dans la prochaine leçon, vous imprimerez le document Hello.odt.
Imprimer un document.
Vérifiez que votre document hello.odt est bien à l'écran. Si ce n'est pas le cas, ouvrez-le. Le document Hello.odt contient deux pages.
Lorsque vous souhaitez imprimer un document, vous pouvez choisir quelle partie imprimer ou ne pas imprimer. Par exemple, vous pouvez n'imprimer que le troisième paragraphe, que la deuxième page ou plusieurs copies de votre document. Il est possible de revoir le contenu de la boîte de dialogue Imprimer dans la leçon 3 du chapitre 2 et de retrouver sa forme page 2 du guide tactile ou sur
Dans cette leçon, vous aller successivement imprimer la sélection, la ou le groupe de pages choisi, le document complet et choisir le nombre de copies à imprimer.
Imprimer la sélection.
Lorsque vous travaillez dans un document et que vous souhaitez n'en imprimer qu'une partie, il est possible de la sélectionner et d'imprimer uniquement cette sélection.
Le principe de sélection reste le même, mais au lieu de copier votre texte, vous l'imprimez. Pour l'exercice suivant, sélectionnez le deuxième paragraphe de votre document. Vous pouvez vous reporter à la leçon 7 de la section 2 pour revoir les touches de sélection de texte.
Après avoir sélectionné votre texte, voici comment n'imprimer que la sélection.
Imprimer la page ou le groupe de pages choisies.
Vous allez dans cet exercice imprimer la première page avec le choix Pages. Voici les étapes :
Remarquez que dans cet exercice, vous n'avez pas à tenir compte de l'emplacement du point d'insertion dans le document. Notez que vous pourriez choisir dans un document des pages isolées ou des groupes de pages. Par exemple, si votre document contient vingt pages, voici la manière de taper les informations selon le besoin : imprimer les pages 4, 5, 6, 11 et 19 donnerait 4-6;11;19. En effet, pour imprimer une suite de pages, vous indiquez le premier numéro et le dernier séparés par un tiret. Pour imprimer plusieurs pages discontinues, vous séparez les groupes par un point-virgule.
Imprimer le document au complet.
Enfin, voici comment imprimer le document au complet.
Remarquez que dans la boîte de dialogue Imprimer, dans la section Plage et exemplaires, le bouton radio Toutes étant coché par défaut, il vous suffit de lancer l'impression en appuyant sur la touche Entrée sans rien identifier dans la boîte de dialogue.
Choisir le nombre d’exemplaires à imprimer.
Vous avez certainement noté qu'à l'ouverture de la boîte de dialogue, votre curseur se trouve par défaut dans la section Plage et exemplaires, dans la zone de saisie Nombre d'exemplaires. Ainsi, vous pouvez choisir par défaut le nombre de copies à imprimer en utilisant la flèche haut pour augmenter le nombre ou la flèche bas pour diminuer le nombre. Vous pouvez également saisir directement le nombre choisi.
Appuyez sur les touches ctrl-f4 pour fermer le document Hello.odt et passer à la prochaine leçon, où vous apprendrez à enregistrer différentes versions d'un document.
Enregistrer plusieurs versions d'un document.
Au cours de la création d'un long document, il vous sera peut-être utile d'enregistrer plusieurs versions ou brouillons d'un document au fur et à mesure de son développement. Cet outil vous permettra d'enregistrer les versions successives sans écraser ni modifier les versions antérieures. Il permet également de prendre moins de place sur votre ordinateur. En effet, de chaque version, ne sont sauvegardées que les modifications. Vous pourrez ainsi aller visionner une ancienne version du même document sans risquer de la modifier. Vous allez apprendre dans cette leçon comment travailler avec des versions de documents.
Vous verrez comment créer et enregistrer une version d'origine, comment créer et enregistrer une deuxième version, une troisième version, comment consulter et fermer une version antérieure.
Avant de commencer le premier exercice, assurez-vous que Writer est affiché à l'écran. S'il ne l'est pas, ouvrez-le.
Consulter une version antérieure.
À la prochaine leçon, vous découvrirez comment travailler sur un même document à plusieurs.
Assurer un suivi des modifications du document.
Au travail, il est de plus en plus fréquent que vous deviez travailler sur un document à plusieurs personnes. Par exemple, il n'est pas rare qu'après avoir rédigé un document, vous le fassiez relire par un collègue. Or, il est fréquent que celui-ci y apporte des modifications. Mais dans un souci pédagogique ou pour vous donner la possibilité de discuter, voire de refuser sa proposition, il l'émet en mode suivi.
Writer vous offre cette fonctionnalité. Elle permet de garder une trace de toutes les modifications de tous les lecteurs d'un fichier. Charge ensuite à l'auteur de les accepter, refuser ou commenter. C'est ce que nous verrons dans cette leçon.
Dans cette leçon, vous verrez comment modifier un document tout en laissant une trace, repérer une modification extérieure, accepter une modification, refuser une modification, commenter un passage.
Notez que cette fonctionnalité n’est pas vraiment ergonomique pour les utilisateurs d’aides techniques. Elle est d’abord pensée pour les voyants, mais nous allons voir dans cette leçon comment en tirer le meilleur parti. Remarquez aussi qu'au bout d'un certain volume, même les personnes voyantes trouvent un document en mode suivi moins lisible. Cette pratique doit donc rester maîtrisée.
Mettre en place le suivi des modifications.
Si vous souhaitez que les modifications que vous vous apprêtez à faire se voient, c'est-à-dire apparaissent sans altérer définitivement le texte d'origine, vous devez les enregistrer. Voici comment procéder.
Vous êtes de retour dans votre document. Pour interrompre l'enregistrement, refaites la même procédure que lors du précédent exercice. L'appui sur Entrée décochera cette fois la case Enregistrer et désactivera le mode.
Repérer une modification extérieure.
Une fois que vous avez activé l'enregistrement des modifications pour un document, toutes vos modifications apparaîtront sans prendre un effet immédiat. Par exemple, quand vous effacerez un caractère, il apparaîtra à l'écran dans une couleur spécifique. Quand vous passerez la souris dessus, le nom de l'auteur de la modification apparaîtra ainsi que la date à laquelle la modification a été apportée.
Au prochain exercice, nous allons effectuer quelques modifications dans votre document Cascade.odt.
Pour repérer plus facilement une modification, les utilisateurs d'Orca peuvent procéder comme suit : vous ouvrez le menu contextuel n'importe où dans le document, et à l'aide de la flèche bas, vous choisissez la commande Modification suivante ou Modification précédente. Le changement est alors sélectionné et apparaît en braille..
Au prochain exercice, nous allons faire le tour des modifications effectuées au précédent exercice.
Accepter une modification.
Lorsque vous avez repéré une modification, vous avez plusieurs possibilités, incluant celle de l'accepter. Voici comment procéder.
Refuser une modification.
Si vous êtes en désaccord avec une proposition de modification, vous pouvez la rejeter. Voici comment procéder.
Notez que vous avez la possibilité d'accepter ou de refuser toutes les modifications proposées dans un fichier. Voici comment procéder.
Commenter une modification.
Au moment où vous effectuez une modification, il se peut que vous désiriez l'expliquer à votre correspondant. Vous pouvez le faire en commentant votre modification. Attention, cette méthode ne doit pas être confondue avec l'insertion d'un commentaire, qui ajoute à la marge un commentaire qui apparaîtra lorsque vous imprimerez le document. Ici, la modification n'apparaîtra pas à l'impression.
Voici comment procéder pour commenter une modification que vous proposez.
Dans la prochaine leçon, vous apprendrez à envoyer un courrier électronique à partir de Writer.
Envoyer un document par courriel.
Pour faire cette leçon, vous devez avoir une connexion Internet et connaître l'adresse électronique de votre destinataire afin de pouvoir lui envoyer le courrier électronique. Pour avoir plus d'informations sur la messagerie électronique, vous pouvez vous référer au livre Pouvoir Accéder et Utiliser Internet, aux modules 5 et 6 consacrés au courrier électronique.
Dans cette leçon, vous verrez comment modifier le format d'envoi d'un document et comment l'envoyer en tant que fichier PDF.
Pour effectuer cette leçon, vous devez avoir un document ouvert à l'écran.
Comment modifier le format d'envoi d'un document ?
Lorsque vous envoyez un document, vous pouvez l'envoyer sous plusieurs format. Le format Word permet à votre destinataire qui n'utilise pas LibreOhfice mais Microsoft Office d'ouvrir le document. Par contre, à l'ouverture, il est possible que certaines mises en forme complexes disparaissent. Le format PDF évite ce problème. Il ne peut pas être modifié facilement par votre destinataire et l'aspect visuel du document est respecté quelle que soit la manière dont l'ouvrira votre correspondant.
Dans tous les cas, il sera envoyé en tant que pièce jointe d'un courrier électronique. Le document sera ainsi transmis sans être ouvert et va figurer dans le courrier sous la forme d'une icône OpenDocument accompagnée de son nom de fichier. Le destinataire peut alors l'ouvrir et le modifier dans Writer, ou encore l'enregistrer sur son propre ordinateur.
Pour choisir un format, vous allez d'abord créer un nouveau document à l'aide des touches ctrl-n. Ensuite, vous allez :
Notez qu'avant d'envoyer, vous auriez pu voir la liste des pièces jointes en appuyant une fois de plus sur la touche tab. Vous auriez vu votre document nommé avec l'extension odt.
Envoyer votre document au format PDF.
Vous allez maintenant apprendre plus spécifiquement comment envoyer un document au format PDF. D'abord parce que comme on l'a déjà vu, ce format est le plus robuste pour conserver les mises en forme et être sûr que le document sera lu tel que vous l'avez conçu par la majorité de vos correspondants. Ensuite car Writer utilise une technique particulière pour créer le document PDF qu'il est utile de voir ici. Voici comment procéder.
Notez qu'avant d'envoyer, vous auriez pu voir la liste des pièces jointes en appuyant une fois de plus sur la touche tab. Vous auriez vu votre document nommé avec l'extension pdf.
Vous voici arrivé à la fin du module 2. Avant de poursuivre et de commencer le module 3, nous vous suggérons de répondre à un quiz de cinq questions portant sur les notions abordées. Au préalable, fermez tous les documents ouverts sans enregistrer les modifications.
Questions et réponses.
Cette leçon vous présente une liste de cinq questions à choix multiples. La bonne réponse se trouve dans la section Réponses au quiz. Pour plus d'interaction, se trouve dans cette zone la raison pour laquelle les autres réponses ne sont pas correctes.