Toute action associative, et donc tout projet, a des objectifs. Il est important de clarifier ces objectifs afin de prendre les bonnes décisions.
Qu'est-ce qu'un objectif ?
Un objectif, c'est le but à atteindre, la finalité de l'action, ce pour quoi on agit. Un certain nombre d'objectifs possibles ont été énoncés dans le chapitre précédent "Le projet associatif".
En gestion de projet, on dit souvent que l'objectif doit être « SMART » (mot signifiant « intelligent, malin » en anglais) :
Spécifique
Il doit être en lien direct avec le projet. Chaque objectif doit être formulé de manière simple, sans ambiguïté.
Mesurable
Il faut un moyen d'apprécier si l'objectif a été atteint.
Acceptable
L'objectif doit être accepté par l'équipe. Il doit même être motivant.
Réaliste
Il ne faut pas vouloir décrocher la Lune.
Temporel
L'objectif doit être limité dans le temps. Cela correspond à la durée prévue du projet.
Fixer des objectifs.
Le projet part d'un besoin. Le premier objectif est donc de satisfaire ce besoin. Pour autant, le besoin n'est pas toujours clairement exprimé ni identifié : on a souvent tendance à confondre ce que l'on veut voir réaliser avec le besoin.
On s'apercevra peut-être l'idée initiale n'est pas la meilleure manière de réaliser le besoin, ou bien cela peut donner l'idée pour un autre projet.
Reprenons l'exemple de la ludomobile. Les objectifs principaux pourraient être :
Le fait d'exprimer ce besoin peut faire émerger d'autres idées, par exemple une caravane ou même simplement une remorque plutôt qu'une camionnette, simplement améliorer le système de rangement pour permettre d'utiliser au mieux un véhicule personnel, créer une charrette à bras, un chariot, un panier de colporteur ou un triporteur permettant de faire des animations itinérantes sur des sites de petite taille.
Vérifions que les objectifs sont « smart » :
Nous remarquons ici que les objectifs ne concernent pas spécifiquement le véhicule automobile. Pour affiner les choses, ils nous faut analyser les fonctions que doit remplir ce véhicule c'est-à-dire faire l'analyse fonctionnelle du projet.
Analyse fonctionnelle du besoin.
La plupart du temps, un projet accouche d'un produit. Le mot « produit » est à prendre au sens large : ce que l'on réalise. Il s'agit soit d'un bien matériel — quelque chose que l'on fabrique —, soit d'un service — un bien immatériel (par exemple une représentation artistique), un avantage ou la satisfaction d'un besoin.
Ce produit répond à des besoins — ne serait-ce que la satisfaction personnelle d'avoir accompli quelque chose. Il remplit des fonctions.
Pour concevoir et réaliser un produit, il faut donc identifier lesdites fonctions : c'est le cadre de l'analyse fonctionnelle. D'une manière ou d'une autre, les objectifs du projet peuvent s'exprimer sous la forme : « remplir les fonctions identifiées ». Il y a donc un lien étroit entre les objectifs et les fonctions.
Une des manière de conduire une analyse fonctionnelle est d'utiliser la méthode APTE.
La première étape de cette méthode consiste à identifier :
Graphiquement, on peut le représenter sous la forme d'une « bête à cornes ».
Dans l'exemple ci-dessus, nous avons donc :
Il importe aussi de bien qualifier chaque élément :
La deuxième étape consiste à déterminer tous les systèmes qui sont en interaction avec le produit ; le terme « système » désigne l'environnement physique mais aussi humain, réglementaire… On peut représenter ceci par des « bulles » entourant le produit.
On examine ensuite chaque lien possible entre le produit et les systèmes. Graphiquement, le lien est matérialisé par un trait, le diagramme des interacteurs prend alors le nom de « diagramme pieuvre ». Les fonctions principales agissent sur deux systèmes puisque dans l'étape précédente, les objectifs sont définis entre un « client » et une « matière d'œuvre ». Les arcs représentant les fonctions principales traversent donc le produit pour relier les deux interacteurs concernés.
Chaque lien est une fonction de service (FS) que doit remplir le produit. On distingue :
Une fonction s'exprime sous la forme d'un groupe verbal à l'infinitif, si possible formulé de manière positive et active (donc on évite les phrases négatives et les phrases passives).
La ludomobile est donc en interaction avec :
les fonctions qui en découlent sont :
Cette liste de fonctions porte le nom de « cahier des charges fonctionnel » (CdCF).
Ayant déterminé les fonctions à remplir, l'équipe projet va chercher à savoir comment assurer ces fonctions. C'est la réponse à ces question qui forme le cœur du projet.
Et si le projet a plusieurs objectifs principaux ?
N'étant pas dans une logique industrielle, pourquoi s'astreindre à un seul objectif principal, pourquoi la bête n'aurait que deux cornes ?
De manière générale, il est compliqué de chasser plusieurs lièvres à la fois. Et pour communiquer — demander des subventions, faire la promotion dans les médias —, il faut avoir une ligne claire. À un moment, il faut donc hiérarchiser ; ce point sera abordé plus loin. Si l'on a plusieurs objectifs — ce qui est fréquent—, se poser la question de celui que l'on va garder, c'est commencer à étudier le problème, c'est donc une étape importante en soi.
Par exemple, l'association décide d'organiser un événement festif pour se financer. L'objectif principal semble donc être « faire des bénéfices », mais les objectifs « donner une image positive de l'association (communiquer) » et « intéresser le public » sont également important. Dès que l'on pose la question, un élément évident surgit : on ne peut donner une image positive et faire des bénéfices que si l'on attire du monde, donc l'objectif principal est : « intéresser le public ».
Cet objectif est encore trop vaste, il va demander à être précisé selon les buts de l'association et la vie sociale locale : s'agit-il d'attiser leur curiosité et de les sensibiliser à un sujet (atelier ludique…), cherche-t-on à fédérer les personnes autour d'une idée (forum, conférences…), cherche-t-on simplement à leur faire plaisir par un événement festif (concert, repas…) ou bien à rendre un service aux gens (vide-grenier, marché…) ? Et qui sera prêt à payer, et combien, pour cela ?
Le choix de l'objectif principal détermine beaucoup d'éléments du projet mais c'est aussi commencer à se poser les bonnes questions.
Ce qu'il faut retenir.
Les premières idées que l'on a sont des solutions, mais le problème n'est pas toujours bien cerné. En posant bien le problème, on s'assure que l'on cherche les bonnes solutions d'une part, et cela permet d'envisager d'autres manières de faire d'autre part.
En dehors des méthodes et de leur traduction graphique, il est important de :
Outre le fait de structurer le projet et d'éviter d'oublier quelque chose, cette analyse préliminaire est une preuve de sérieux et peut être intégrée à un dossier de demande de subventions ou de parrainage (sponsoring).
Notes et références.
"Le projet associatif" < ↑ > "Favoriser la créativité"

Neurosciences/La latéralisation cérébrale