Définitions.
Le terme documentation, dont l'origine remonte aux environs de 1870, avait alors le sens de « recherche de documents pour faire une étude ou une thèse ». Vers 1930 il est devenu « exploitation méthodique de l'information ». Aujourd'hui on parle de la
« fonction documentation » d'un organisme, fonction qui est destinée, selon M. Guillot (1973), « à l'établissement d'un réseau organisé de collecte et de diffusion de l'information venant renforcer et compléter les réseaux d'information propres à chacun des agents de l'organisme considéré ».
On appelle document tout objet qui peut apporter de la connaissance, enseigner, renseigner...
Pour que l'on puisse parler de document, il faut à la fois un contenu et un support : un discours, pas exemple, ne peut être cité comme document que si l'on dispose du texte écrit ou d'un enregistrement. En outre, un document ne peut jouer son rôle que grâce aux canaux de diffusion ou media.
Il convient d'ajouter immédiatement qu'une information n'est utile à son destinataire que si celui-ci possède les connaissances adéquates pour la déchiffrer, la comprendre ou même seulement la pressentir.
Types de documents.
Les documents peuvent être de types très divers :
Les supports autres que le papier sont de plus en plus utilisés.
Critères de classement.
Les documents peuvent être classés en fonction de multiples critères, tels que :
Changement de support.
Chaque type de support peut contenir des informations très diverses. Le papier peut supporter du texte, des images, un disque compact numérique ou une mémoire informatique peut contenir des textes, des images, des sons, etc. De même, une information peut changer de support sans changer de nature : un même texte peut être gravé dans la pierre, imprimé sur du papier, enregistré sous forme d'une image photographique ou scanné pour créer un fichier numérique. En réalisant une microcopie d'un document, on ne fait que créer, à partir de l'original, un document de substitution, de même qu'en scannant les pages d'un livre. L'usage de documents de substitution est la règle pour tous les documents précieux que l'on souhaite mettre à disposition du public tout en préservant l'original.

La documentation/Introduction
Un développement exponentiel de l'information.
Au développement spectaculaire des sciences et des techniques correspond un accroissement sans précédent des connaissances humaines. Il n'est pas exagéré de parler d'un « règne de l'information ». Cette dernière, sous toutes ses formes, est plus que jamais à la base de toute activité humaine. L'apparition récente de systèmes d'information libres tels que Wikipédia ou Wikilivres accompagne depuis quelques années ce mouvement général.
Les spécialistes disent que le nombre des données disponibles double tous les dix ans. Cela correspond à une multiplication par mille en un siècle et par seize, ce qui n'est déjà pas si mal, au cours des quelques quarante années d'une vie professionnelle. Naturellement, il ne s'agit là que d'une moyenne, certains domaines de la connaissance sont « en léthargie », on ne fait plus guère de recherches sur la machine à vapeur, tandis que d'autres connaissent au contraire un développement quasi explosif.
Chaque découverte suscitant plusieurs nouvelles questions, disait un humoriste, il s'ensuit que la quantité d'ignorance croît beaucoup plus vite que la quantité de savoir ! On peut s'en amuser mais c'est un vrai sujet de préoccupation. Chaque cerveau ne peut emmagasiner qu'une partie de plus en plus faible des connaissances humaines, celles-ci sont donc de plus en plus dispersées chez des spécialistes dont le niveau est très élevé dans quelques domaines très restreints mais de plus en plus faible en valeur relative dans la quasi totalité des autres domaines, même quand ceux-ci sont relativement proches de leur domaine d'excellence.
Le problème n'est pas nouveau.
Les « Observations sur la physique », créées en 1771 par l'abbé Rozier, sont particulièrement intéressantes. Leur fondateur présente ainsi les caractéristiques et les fonctions du périodique scientifique spécialisé, et s'alarme par la même occasion des délais de publication par les académies :
« "Ces motifs ont fait désirer qu'un ouvrage périodique, d'un débit sûr et animé, annonçât les découvertes qui se font chaque jour dans les différentes parties des Sciences, soit par des notices abrégées, soit par des mémoires très étendus, qui continssent le développement de toutes les preuves de ces découvertes, en traçant même la marche de l'esprit inventeur" ».
La forme des publications et la démarche scientifique sont bien définies dans son esprit. L'auteur précise encore quelques critères de choix des travaux à publier :
« "Nous rejetterons (ce qui) ne seroit que compilation indigeste et dénuée de vues neuves et utiles. L'importance des matières, la manière dont elles sont présentées, nous décideront sur le choix des morceaux qui doivent être insérés dans ce recueil" ».
Et il ajoute :
« "Les vrais savans n'ont pas la manie de faire des secrets de leurs découvertes ; amis de l'humanité, leur gloire est de lui être utile ; aussi c'est à eux que nous offrons ce Recueil, comme un dépôt où ils ont droit de prendre acte de leur découverte" ».
Transmission des connaissances, enrichissement et appauvrissement.
L'information n'est pas une « marchandise » comme les autres. Lorsqu'une information est communiquée d'un « émetteur » à un « récepteur », le second est normalement enrichi sans que le premier s'en trouve appauvri. C'est que le savoir, au contraire des biens matériels, se multiplie par transmission. Sa possession et sa diffusion au sein d'une communauté humaine sont deux préalables au rêve d'une société à la fois plus riche et plus juste. 
La concurrence effrénée, au contraire, engendre la rétention d'information, le secret, voire la falsification, qui sont autant de facteurs d'appauvrissement collectif. Elle a finalement les mêmes effets pervers que la soif du pouvoir, dont elle n'est au fond qu'un autre aspect. Nous en reparlerons sans doute un peu plus loin, à propos du financement de la recherche par des sociétés privées et de ses conséquences sur la publication des résultats.
Reste que voir dans l'information une simple marchandise serait absurde mais pas autant que minimiser l'aspect de valeur économique et humaine qu'elle prend chaque jour davantage.

La documentation/Chaîne documentaire et fonctions des documentalistes