질문: 지식경제부-「전자거래기본법」 제5조제2항관련(“전자화문서의 보관”으로 「국세기본법」의 거래장부 및 증빙서류의 보존에 갈음할 수 있는지)
답변: ○「전자거래기본법」 제5조제2항은 2007. 5. 17. 개정된 법률(법률 제8461호를 말함)에서 신설되어 종이문서 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 “전자화대상문서”라 함)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서(이하 “전자화문서”라 함)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우 즉, 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것과 같은 조 제1항 각 호의 요건(전자문서의 보관으로 관계 법령이 정하는 문서의 보관에 갈음할 수 있는 경우로 1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것, 2. 전자문서가 작성 및 송신ㆍ수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것, 3. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신ㆍ수신일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것의 요건을 모두 갖춘 경우를 규정함)을 모두 갖춘 경우에는 그 전자화문서를 보관하는 것으로 관계 법령으로 정하는 문서의 보관에 갈음할 수 있으나, 다만 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다고 규정하고 있습니다.

○ 위와 같이「전자거래기본법」 제5조제2항을 신설한 취지는 개정 전같은 법 제5조는 전자문서의 보관에 대하여만 규정하고 있어 종이문서를 스캐닝(전자화)한 전자화문서를 보관한 경우 이를 전자문서의 보관으로 볼 수 있는지에 대하여 논란이 있었고, 업계의 현안인 종이문서 보관비용의 절감 및 문서감축을 통한 업무 효율성 제고를 위해서는 전자화문서의 보관이 가지는 법적 효력 등을 추가적으로 규정할 필요가 있다는 지적이 제기되어, 종이문서 등을 스캐너를 통하여 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환하는 방법으로 작성한 전자화문서에 대하여는 그 내용과 형태 면에서 전자화대상문서인 종이문서 등과 동일하게 작성되고 전자문서의 보관 요건을 갖춘 경우에는 관계 법령에서 정하는 문서의 보관에 갈음할 수 있도록 하려는 것입니다.

○ 한편,「국세기본법」 제85조의3에서 제1항은 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 성실하게 작성ㆍ비치하여야 하고, 제2항은 제1항의 장부 및 증빙서류를 5년간 보존하여야 하며, 제3항은 납세자는 제1항의 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우, 그 처리과정 등을 대통령령이 정하는 기준에 따라 정보보존장치에 보존하여야 함을 각각 규정하고 있고,같은 법 시행령 제65조의7에서 제1항은 법 제85조의3제3항에서 위임한 “대통령령이 정하는 기준”으로 제1호는 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정ㆍ추가 또는 삭제하는절차ㆍ방법 등 정보보존장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운영에 관한 기록을 보관할 것을, 제2호는 정보보존장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것을, 제3호는 정보보존장치가 거래내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것 등의 요건을 각각 규정하고 있으며, 제2항은 전자기록의 보전방법 기타 필요한 사항은 국세청장이 정하도록 규정하고 있습니다.

○ 또한,「법인세법」 제116조에서 제1항은 법인은 모든 거래에 관한 증빙서류를 작성 또는 수취하여 5년간 보관하여야 하고, 제2항은 제1항의 경우에 법인이 대통령령이 정하는 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는「여신전문금융업법」에 따른 신용카드매출전표 등 증빙서류를 수취하여 이를 보관하여야 하며, 제4항은 제1항의 증빙서류의 수취ㆍ보관 등에 관하여 필요한 사항을 대통령령으로 정하도록 각각 규정하고 있고,「법인세법 시행령」 제158조제1항은 법 제116조제2항의 위임에 따라 법인이 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에 증빙서류를 수취하여 이를 보관하여야 하는 상대방 사업자의 범위를, 같은 조 제2항은 예외적으로 거래금액의 소액 등인 경우에 증빙서류의 수취ㆍ보관의 의무면제를 각각 규정하고 있으며, 같은 조 제4항제2호는 증빙서류의 보관과 관련하여「국세기본법 시행령」 제65조의7에 의한 요건을 충족하는 경우에 한하여「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 전사적자원관리시스템에 보관하고 있는 신용카드 및 직불카드 등의 거래정보를 보관하는 경우에 증빙서류(「법인세법」 제116조제2항제1호에 규정된 신용카드매출전표를 말함)의 보관으로 간주하고 있습니다.

○ 그리고 「국세기본법 기본 통칙」(1985. 2. 1. 제정, 2007. 1. 1.개정, 국세청 예규 성격의 행정규칙으로 보임) 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 장부 등의 보존)은「국세기본법」 제85조의3제1항에 의한 장부 및 증빙서류를같은 법 시행령 제65조의7 및국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우에는 실물을 보관하지 않을 수 있다고 하면서, 제1호는 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우와 제2호는「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우를 각각 규정하고 있습니다.

○ 위와 같이「국세기본법」및「법인세법」의 규정은「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 보관하고 있는 신용카드 및 직불카드 등의 거래정보를 제외하고는 처음부터 전자문서로 작성된 문서의 보존에 관하여만 규정을 두고 있을 뿐 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류가 전자화문서에 의한 보관으로 갈음할 수 있는지에 관하여는 아무런 규정을 두고 있지 아니하므로「전자거래기본법」 제5조제2항단서에 해당할 수 있는 특별한 규정으로 보기는 어렵다고 할 것입니다.

○ 한편,「상법의 일부규정의 시행에 관한 규정」 제2조의2단서에서는「상법」에 의하여 작성자가 기명날인 또는 서명하여야 하는 장부와 서류는 그 기명날인 또는 서명이 되어있는 원본을 보존하여야 한다고 규정하고 있으므로, 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류가 위 규정에 해당하는 경우에는 원본을 보관하여야 합니다.

○ 따라서「상법의 일부규정의 시행에 관한 규정」 제2조의2단서에 따라 원본을 보존하여야 하는 장부와 서류가 아니라면「전자거래기본법」 제5조제2항에 따른 “전자화문서의 보관”으로「국세기본법」 제85조의3 및같은 법 시행령 제65조의7그리고「법인세법」 제116조제1항에 따른 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류의 “보존” 또는 “보관”에 갈음할 수 있습니다.