Comparison of Outreach Methods to Encourage Enrollment in Diabetes Prevention and Weight Management Programs
Phase: NA
Conditions: PreDiabetes, Obesity
Sponsor: Kaiser Permanente

Comparison of Outreach Methods to Encourage Enrollment in Diabetes Prevention and Weight 
Management Programs 
NCT03200535 
June 6, 2019 
 
Goal of research project: To evaluate different outreach approaches to encourage individuals at high 
risk for diabetes to enroll in an on‐line, virtual Diabetes Prevention Program 
 
Population: members of Kaiser Permanente Colorado on June 21, 2017 who were at high risk of 
diabetes  
 
Eligible members met the following criteria: 
a. Adults aged 18‐75 
b. Active diagnosis of prediabetes on their problem list in their electronic medical record 
c. No diagnosis of diabetes on their problem list 
d. BMI > 25 
e. Most recent A1c test  > 6 
f. 
No dietitian visit or dietitian class in the past three years 
 
Primary comparison groups: 
Individuals meeting the inclusion criteria were randomized to one of four groups: one control group and 
3 intervention groups that had varied intensity of messaging outreach (Total N=6,588).  
 
 
1) Control group N=1,863 
 
 
2) Intervention group 1: N=1,863 
 
 
 
Outreach via electronic medical record messaging only: 
a) Patient messaging occurred via text added to their personal action plan in 
their health record.   
b) Provider messaging occurred by adding text to a chart location that tracks 
prevention tests and other items a patient is due to complete.  
 
3) Intervention group 2:  N=1,862 
In addition to the electronic messaging described in #2, members in this group 
received a letter from KP dietitians that briefly explained the no‐cost virtual 
prevention program and invited them to enroll.  
4) Intervention group 3: N=1,000 
In addition to the electronic messaging described in #2, dietitians attempted to 
reach members by phone to personally invite them to enroll. Letters were sent 
to members if no telephone contact was successful.  
Fewer members were randomized to this group to align with the capacity of the 
dietitians to complete phone call efforts.  
 
Outcomes: 
Prespecified outcomes included: 
1. Enrollment in diabetes prevention or weight management class (online) (Primary outcome) 
a. Percent of individuals who have enrolled in online diabetes prevention or weight 
management classes (online) over the three‐month follow‐up period 
2. Enrollment in diabetes prevention or weight management class (in person) 
a. Percent of individuals who have enrolled in diabetes prevention or weigh management 
class (in person) over the three‐month follow‐up period 
3. Change in A1c over six‐months 

4. Change in BMI over six‐months 
 
Statistical Plan: 
1. Comparison of randomized group baseline characteristics (age, gender, BMI, or A1c) using chi‐
square (categorical) and t‐tests (continuous) variables 
2. Chi‐square tests for enrollment in diabetes prevent or weight management classes 
3. T‐tests for change in A1c and BMI over six‐months 
 
Results: 
Electronic messaging began on June 23, 2017, letter outreach was completed in early August and 
dietitian phone calls occurred in August and September.  Process outcomes on messaging efforts and 
enrollment in the virtual program were measured at the end of the evaluation period on 11/10/2017.  
 
NOTE: Do to the gradual roll‐out of the intervention, we changed our follow‐up period from three 
months to 4.5 months. 
 
As expected, the randomized comparison groups did not differ on age, gender, BMI or A1c values. The 
reach of electronic messaging to patients, estimated by the percentage who accessed their personal 
action plan during the study time period, was 24.9%.  Similarly the reach of the electronic messaging to 
providers, estimated by views of the prevention alert page during the study time period, was 54.8%.  
Reach estimates were consistent across the randomized groups.  
 
 
Enrollment in the virtual prevention program was the primary outcome of interest.  Table 1 shows the 
estimated enrollments by outreach group.  Although enrollment significantly increased with increased 
intensity of outreach, the total number of patients who enrollment was low in all groups. Similar results 
were seen for the secondary outcome of interest (Table 2). 
 
Planned comparisons of changes in BMI, A1c or other health indicators for enrollees after program 
completion were not feasible due to the limited number of enrollees in the outreach groups.  
 
Conclusion: 
Although there was a statistically significant association between more intensive outreach and increased 
enrollment in the virtual Diabetes Prevention program, the overall uptake of enrollment was low (2%, 
117 out of 6,588).  
 
 
 

Primary outcome (on‐line) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Secondary outcome (in person classes) 
 
 
Table 1:  Enrollment in the Virtual Diabetes Prevention On‐line program 
Outreach group:  
No 
N and % 
Yes 
N and % 
Total N  
Control group: No outreach
1856 
99.62 
7 
0.38 
1863  
Intervention group 1: Electronic 
messaging to patients/providers 
1851 
99.36 
12 
0.64 
1863  
Intervention group 2: + Dietitian letter
1823 
97.91 
39 
2.09 
1862  
Intervention group 3: Dietitian phone 
outreach
941 
94.10 
59 
5.90 
1000  
Chi‐square p value <0.001 
Table 2:  Enrollment in In‐Person Classes 
Outreach group:  
No 
N and % 
Yes 
N and % 
Total N  
Control group: No outreach
1848 
99.19 
15 
0.81 
1863  
Intervention group 1: Electronic 
messaging to patients/providers 
1849 
99.25 
14 
0.75 
1863  
Intervention group 2: + Dietitian letter
1838 
98.71 
24 
1.29 
1862  
Intervention group 3: Dietitian phone 
outreach
975 
97.50 
25 
2.50 
1000  
Chi‐square p value <0.001