Wyrok WSA w Białymstoku, sygn. akt II SA/Bk 94/22
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku
Data orzeczenia: 2022-04-07 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6169 Inne o symbolu podstawowym  616
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Samorządowe Kolegium Odwoławcze
Treść wyniku: Uchylono postanowienie I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 3 ust. 1 w zw. z art. 1 ust. 1
journal: Dz.U. 1990 nr 54 poz 310
law: Ustawa z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy.
article: art. 217 par. 1 i 2 pkt 1 w zw. z art. 218
journal: Dz.U. 2021 poz 735
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jedn.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Małgorzata Roleder, Sędziowie sędzia WSA Elżbieta Lemańska, asesor sądowy WSA Barbara Romanczuk (spr.), po rozpoznaniu w Wydziale II na posiedzeniu niejawnym w dniu 7 kwietnia 2022 r. w trybie uproszczonym sprawy ze skargi A. S. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w B. z dnia [...] listopada 2021 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia potwierdzającego prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego 1. uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające jego wydanie postanowienie Burmistrza K. z dnia [...] października 2021 roku znak [...]; 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w B. na rzecz skarżącej A. S. kwotę 100,00 (słownie: sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Zaskarżonym postanowieniem z dnia [...] listopada 2021 r. nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze w B. na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 17 pkt 1, art. 144, art. 217 § 1 i 2 pkt 1 w zw. z art. 218 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r., poz. 735, dalej k.p.a.) w zw. z art. 3 ust. 1 w zw. z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz.U. nr 54, poz. 310, dalej "ustawa"), po rozpatrzeniu zażalenia A. S., na postanowienie Burmistrza K. z dnia [...] października 2021 r. nr [...] w sprawie odmowy wydania zaświadczenia potwierdzającego prowadzenie przez wnioskodawczynię wspólnie z mężem A. S., indywidualnego gospodarstwa rolnego, położonego w miejscowości K. i pracę w tym gospodarstwie, w okresie [...] listopada 2003 roku do [...] kwietnia 2004 roku, utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie

Stan faktyczny sprawy przedstawiał się następująco:

Wnioskiem z dnia [...] kwietnia 2021 r. A. S. wystąpiła do Burmistrza K. o wydanie zaświadczenia o okresie prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego, wspólnie z mężem A. S. w gminie K. w okresie od [...] listopada 2003 r. do [...] kwietnia 2004 r., na podstawie ustawy z dnia [...] lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy.

Burmistrz K. dwukrotnie w dniach [...] kwietnia 2021 r. oraz [...] lipca 2021 r. odmówił wydania przedmiotowego zaświadczenia wskazując, że wnioskodawczyni w spornym okresie nie było zameldowana na terenie gminy K., a ponadto z informacji uzyskanych z KRUS w M. wynika, że nie figuruje ona w ewidencji osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu rolników, zaś okres opłacania podatku rolnego przez męża wnioskodawczyni jest możliwy do potwierdzenia za okres od 2016 r. do 2020 r. Powyższe postanowienia dwukrotnie również zostały uchylone przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w B. odpowiednio postanowieniami z dnia [...] czerwca 2021 r. oraz [...] sierpnia 2021 r. W uzasadnieniu przedmiotowych postanowień organ II instancji wskazywał, że postępowanie wyjaśniające nie zostało prawidłowo przeprowadzone, a organ nie wskazał, jak inne (poza rejestrem wymiarowym) prowadzone przez niego ewidencje, rejestry, czy inne zbiory danych były przedmiotem analizy dokonanej przez organ I instancji analizy pod kątem ewentualnego prowadzenia gospodarstwa rolnego. Kolegium podkreśliło, że wskazane uchybienia są tym bardziej istotne, iż sama skarżąca przedłożyła dokumenty, świadczące o posiadaniu przez nią w/w gospodarstwa rolnego w tamtym okresie, które m.in. mogły pochodzić z prowadzonych przez Urząd Miejski w K. rejestrów lub zbiorów danych.

Rozpoznając sprawę po raz trzeci, postanowieniem z dnia [...] października 2021 r. nr [...] Burmistrz K. odmówił wydania zaświadczenia potwierdzającego prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego położonego w miejscowości K. i pracę wnioskodawczyni w tym gospodarstwie, wspólnie z mężem A. S., w okresie [...] listopada 2003 roku do [...] kwietnia 2004 roku.

W uzasadnieniu postanowienia organ I instancji podkreślił, że Urząd Miejski w K. nie dysponuje żadnymi dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia o prowadzeniu i pracy A. S. w indywidualnym gospodarstwie rolnym w tym okresie. Wskazał, że Urząd Miejski w K. prowadzi między innymi rejestr podatników, rejestr budżetu, rejestr przesyłek wychodzących i wpływających, rejestr skarg i wniosków, rejestr zarządzeń, rejestr decyzji komunalizacyjnych, wykaz osób z opłatami za gospodarowanie odpadami komunalnymi, wykaz osób korzystających z wywozu nieczystości płynnych, rejestr mieszkańców, rejestr wyborców, rejestr instytucji kultury, rejestr poboru wód, nie prowadzi natomiast rejestru osób prowadzących i pracujących w indywidualnych gospodarstwach rolnych. W żadnym z powyższych rejestrów nie ma zaś informacji o prowadzeniu i pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym. Organ stwierdził, że nie posiada żadnych zasobów informacyjnych, które pozwoliłyby na wydanie rzeczonego zaświadczenia. Z informacji uzyskanych z KRUS w M. wynika zaś, że A. S. nie figuruje w ewidencji osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu rolników. Z kolei, Referat Finansowy Urzędu Gminy wydał zaświadczenie o opłacaniu przez męża wnioskodawczyni - A. S., podatku rolnego za okres od 2016 roku do 2020 roku. Dalej organ podniósł, że okres archiwizacji dowodów wpłat jest określony kategorią B5, a zatem organ nie posiada wcześniejszych dowodów wpłat, a ponadto fakt opłacania podatku rolnego nie jest potwierdzeniem prowadzenia i pracy w gospodarstwie rolnym.

Zażalenie na postanowienie wniosła A. S.. Skarżąca podniosła, że do wniosku o wydanie zaświadczenia dołączyła postanowienie Sądu Rejonowego w B. potwierdzające, iż wraz z mężem, są właścicielami użytku rolnego o powierzchni przekraczającej 2 ha, co oznacza, iż są właścicielami gospodarstwa rolnego, decyzje Burmistrza K. określające wymiar podatku rolnego za 2003 i za 2004 rok, zaświadczenie Prezydenta Miasta B. potwierdzające zameldowanie jej męża w Gminie K. m. in. we wnioskowanym okresie, zaświadczenie Starosty M. z dnia [...] sierpnia 2021 roku. Nr [...] o istnieniu gospodarstwa rolnego A. i A. St. od 1997 roku do dnia wystawienia zaświadczenia oraz oświadczenie męża w sprawie wspólnego prowadzenia gospodarstwa rolnego w ww. okresie. W ocenie skarżącej są to dowody wystarczające do potwierdzenia prowadzenia przez nią i jej męża, gospodarstwa rolnego. Zdaniem skarżącej, ustawodawca wprowadzając obowiązek wystawiania przez gminy zaświadczeń o prowadzeniu gospodarstwa rolnego miał świadomość tego, że urzędy gminy nie prowadzą rejestrów: osób prowadzących gospodarstwa rolne oraz pracujących w gospodarstwie rolnym, a jednak ten obowiązek wprowadził. Wobec powyższego wskazany w zaskarżonym postanowieniu argument, że Urząd Gminy w K. nie prowadzi rejestrów osób prowadzących gospodarstwo rolne i pracujących w gospodarstwie rolnym, jest nielogiczny i gołosłowny. Zdaniem skarżącej, organ posiada wiedzę, które grunty na jego terenie są i były użytkowane rolniczo. W ocenie skarżącej, przyjęcie wyrażonego w zaskarżonym postanowieniu poglądu, że nie dysponuje dokumentami, w postaci tych dwóch ww. rejestrów, umożliwiającymi wydanie żądanego zaświadczenia w istocie powodowałby, że przepisy ustawy nie mogłyby być realizowane przez żaden urząd gminy. Ponadto skarżąca wskazała, że organ nie przedstawił protokołów zniszczenia przywoływanej w sprawie dokumentacji podatkowej, ponieważ prawdopodobnie takie nie istnieją. Zdaniem skarżącej organ nie wykazał, że rzeczywiście przeprowadził postępowanie wyjaśniające, zgodnie z zaleceniami Kolegium i na czym to postępowanie polegało.

Zaskarżonym postanowieniem z [...] listopada 2021 r. nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze w B. utrzymało w mocy postanowienie organu pierwszej instancji. W uzasadnieniu wskazało, że stosownie do regulacji art. 3 ust. 1 ustawy, na wniosek zainteresowanej osoby właściwy urząd gminy jest obowiązany stwierdzić, zgodnie z art. 1, okresy jej pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, wydając stosowne zaświadczenie w celu przedłożenia w zakładzie pracy. Użycie w przytoczonym przepisie zwrotu "właściwy urząd gminy jest obowiązany stwierdzić" oznacza, iż ustawodawca nałożył na właściwy urząd gminy, będący aparatem pomocniczym organu wykonawczego gminy prezydenta miasta), obowiązek wydania zaświadczenia potwierdzającego okres pracy w gospodarstwie rolnym osoby ubiegającej się o takie zaświadczenie, o ile dysponuje dokumentami, na podstawie których byłby w stanie stwierdzić powyższe okoliczności.

Mając powyższe na uwadze organ odwoławczy wskazał, że z akt sprawy wynika, iż badając możliwość wydania zaświadczenia potwierdzającego prowadzenie przez skarżącą, wspólnie z mężem A. S., indywidualnego gospodarstwa rolnego, położonego w miejscowości K. i pracę w tym gospodarstwie, w okresie od [...] listopada 2003 roku do [...] kwietnia 2004 roku, organ ustalił, jakie rejestry, ewidencje i zbiory danych znajdują się w jego posiadaniu i wskazał je w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia. Z dokonanej przez niego analizy wynika, że w tych rejestrach, ewidencjach i zbiorach danych brak jest informacji odnośnie prowadzenia przez skarżącą gospodarstwa rolnego w ww. okresie i pracy w tym gospodarstwie. Organ podniósł też, że nie posiada dowodów potwierdzających zapłatę podatku rolnego za okres przed 2016 rokiem, gdyż dokumenty te mają kategorię archiwalną B5, czyli zgodnie z przepisami prawa mogły zostać już zniszczone. Z ustaleń dokonanych przez organ I instancji wynika również, że skarżąca nie figuruje w ewidencji osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu rolników. W ocenie Kolegium, organ I instancji przeprowadził postępowanie wyjaśniające w koniecznym zakresie, w rozumieniu art. 218 § 2 Kpa, jednak postępowanie to nie doprowadziło do odnalezienia dokumentów zawierających informacje o prowadzeniu przez skarżącą - wspólnie z mężem A. S. - indywidualnego gospodarstwa rolnego.

Ponadto organ odwoławczy uznał, że wbrew twierdzeniom skarżącej okoliczność, iż w ww. okresie prowadziła ona, wspólnie z mężem, gospodarstwo rolne w gminie K. i pracowała w tym gospodarstwie nie wynika też z przedłożonych przez nią: zaświadczenia Burmistrza K. z dnia [...] kwietnia 2021 roku o zameldowaniu oraz kopii: postanowienia Sądu Rejonowego w B. II Wydziału Ksiąg Wieczystych z dnia [...] marca 1998 roku, kopii decyzji Burmistrz K. z dnia [...] lutego 2003 roku ustalającej łączne zobowiązanie pieniężne i kopii dowodów zapłaty podatku. Ww. zaświadczenie potwierdza jedynie fakt zameldowania skarżącej w ww. okresie na pobyt stały w B. przy ul. [...], lok. Nr [...]. Z kolei, kopie pozostałych ww. dokumentów potwierdzają sam fakt posiadania przez skarżącą gospodarstwa rolnego na terenie gminy K., w tym opłacanie podatku rolnego z tego tytułu. Nie wynika z nich jednak, że skarżąca posiadane gospodarstwo prowadziła, czy też pracowała w nim. Mając powyższe na uwadze, organ II instancji utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie.

Skargę do sądu administracyjnego wywiodła A. S., która zarzuciła zaskarżonym postanowieniom naruszenie przepisów prawa materialnego, poprzez błędną wykładnię art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz. U. Nr 54, poz. 310) i sprzeczność istotnych ustaleń organu z treścią zgromadzonego materiału dowodowego oraz brak reakcji Samorządowego Kolegium Odwoławczego w B. na prawdopodobne ukrycie istotnych dowodów w sprawie przez Burmistrza K. oraz brak reakcji Samorządowego Kolegium Odwoławczego w B. na niewykonanie jego postanowienia z dnia [...] sierpnia 2021 roku, znak: [...]. Z uwagi na podniesione zarzuty, skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonych postanowień i zasądzenie kosztów postępowania.

W uzasadnieniu swego stanowiska przytoczyła argumentację przedstawioną już w zażaleniu i podkreśliła, że wszystkie przedłożone przez nią dokumenty potwierdzają prowadzenie przez nią i jej męża gospodarstwa rolnego, położonego w miejscowości K.. Bazując na ustawowych definicjach gospodarstwa rolnego: art. 6 pkt 4 w zw. z pkt 3 ustawy z 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz.U.2021.266), art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz.U.2020.333), art. 553 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz.U.2020.1740), art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego (Dz.U.2020.1655) skarżąca uznała, że posiadane wspólnie z mężem A. S. nieruchomości rolne i leśne w Gminie K. potwierdzają bezspornie fakt istnienia przedmiotowego indywidualnego gospodarstwa rolnego od 1997 r. do dnia dzisiejszego. Dodatkowo podkreśliła, że przedstawiła zaświadczenie Starosty M. z dnia 20 sierpnia 2021 r. znak: Nr [...] z którego wynika, że przedmiotowe gospodarstwo rolne A. i A. S. jest ujęte w zasobie geodezyjnym od [...] grudnia 1997 r. do dnia dzisiejszego, a zatem figurowało w okresie od [...].11.2003 r. do [...].04.2004 r. Podatek rolny i podatek leśny jest naliczany przez Burmistrza K. na podstawie danych ujętych w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej przez Starostwo Powiatowe w M., do której mają bezpośredni dostęp urzędy gmin powiatu M., w oparciu o który Burmistrz K. nalicza im za wszystkie lata podatek rolny i leśny. Od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, czyli od dnia 1 stycznia 1991 r., na urzędach gmin ciąży obowiązek podjęcia wszelkich działań, które zabezpieczą możliwość wywiązania się z tego nałożonego przez ustawodawcę obowiązku. Dając podstawę prawną do działania urzędowi gminy, a co więcej, obligując ten organ do wydania zaświadczenia stwierdzającego okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego, ustawodawca musiał mieć świadomość tego, jakie dokumenty może posiadać urząd gminy, a ponadto - jakimi instrumentami i możliwościami prawnymi dysponuje, w związku z czym założył z góry, że ten właśnie, a nie inny urząd, na podstawie danych będących w jego dyspozycji, będzie właściwy do poświadczenia konkretnych okoliczności. Zdanie skarżącej tożsame stanowisko wyraziło Samorządowe Kolegium Odwoławcze w B. w uzasadnieniu postanowienia z dnia [...].06.2021 r. znak [...] w przedmiotowej sprawie. Niewątpliwie urzędowym rejestrem są księgi podatkowe, deklaracje podatkowe oraz ewidencja gruntów i budynków, do której ma dostęp urząd gminy. Ewidencja gruntów i budynków jest prowadzona przez Starostwo Powiatowe w M. Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, do której Urząd Miejski w K. ma dostęp. Chybiony jest też argument Burmistrza K. o konieczności, związku udokumentowania opłacania składek KRUS przy ubieganiu się o wliczenie do stażu pracowniczego okresu prowadzenia gospodarstwa rolnego, z czym zgodziło się również SKO w Bi. w swoim postanowieniu [...] z dnia [...].08.2021 r., uchylając w całości postanowienie Burmistrz K. z dnia [...].07.2021 r.

Skarżąca w dalszej części skargi podkreśliła, że kolejną przesłanką do wystawienia przedmiotowego zaświadczenia o prowadzeniu gospodarstwa rolnego jest zasada domniemania (art. 38 pkt 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników) - domniemywa się, że podatnik podatku rolnego lub podatku od dochodu z działów specjalnych prowadzi działalność rolniczą w rozmiarze wynikającym z zakresu opodatkowania. Wnioskodawczyni zaakcentowała, że ich gospodarstwo ma nadany numer identyfikacyjny: 049485970 przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa tzn. jest ujęte w krajowym systemie ewidencji producentów, ewidencji gospodarstw rolnych oraz ewidencji wniosków o przyznanie płatności. Gmina K. dysponuje dowodami opłacanego przeze mnie i mego męża podatku rolnego od ww. gospodarstwa rolnego, za przedmiotowy okres oraz informacją na temat meldunków moich i mojego męża oraz ewidencją gruntów, zatem posiada dostateczną ilością dowodów. Gmina nigdy nie prowadziła wobec niej i jej męża windykacji zobowiązań ani nie są oni ujęci w ewidencji dłużników czy postępowań sądowych/komorniczych, co również dowodzi że należności wobec Gminy K. były przez nas małżonków, których łączy wspólność ustawowa regulowane terminowo.

Zdaniem skarżącej Burmistrz K. co prawda zauważa w przedostatnim zdaniu swojego uzasadnienia zawartego w postanowieniu z dnia [...].10.2021 r., że okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym mogą być udowodnione zeznaniami co najmniej dwóch świadków, natomiast nie wskazuje jaki organ potwierdzi fakt prowadzenia gospodarstwa rolnego, na podstawie zeznań tych świadków. W ocenie skarżącej ustawodawca zobowiązał do tego właściwy urząd gminy ze względu na położenie gospodarstwa.

Ponadto skarżąca wskazała, że stwierdzenie, iż w żadnym z powyższych rejestrów nie ma informacji o prowadzeniu i pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym jest nielogiczne, bowiem wymienione rejestry mają inny charakter i cel oraz nie zawierają bezpośredniej informacji czy ktoś prowadzi gospodarstwo rolne i pracuje w gospodarstwie rolnym. W żadnym miejscu natomiast ani Burmistrz K. w postanowieniu z dnia [...].10.2021 r. ani SKO w B. w postanowieniu z [...].11.2021 r. nie stwierdzają, że rejestry te "były przedmiotem analizy dokonanej pod kątem poszukiwania informacji odnośnie prowadzenia przez skarżącą gospodarstwa rolnego, w okresie od [...] listopada 2003 roku do [...] kwietnia 2004 roku", do czego Burmistrza K. zobowiązało SKO w B. w postanowieniu z dnia [...].08.2021 r., stwierdzając że brak takiej analizy nie można uznać za prawidłowe. Skarżąca wskazała, że Burmistrz K. w sposób świadomy nie zamieścił informacji, że rejestry/bazy danych zostały poddane analizie, bo wówczas musiałby napisać, że:

- w rejestrze podatników figuruje małżeństwo-współwłaściciele gospodarstwa: A. i A. S. (patrz wymieniony i przedstawiony w sprawie akt własności nieruchomości rolnej),

- w rejestrze przesyłek wychodzących figurują adresaci decyzji naliczających podatek rolny/deklaracji podatkowej,

- w rejestrze mieszkańców w przedmiotowym okresie figurował mój mąż A. S. (z którym utrzymujemy stale wspólność majątkową),

- w rejestrze wyborców, w tym w przedmiotowym okresie figurowałam ja i mój mąż A. S.

Burmistrz K. tego nie napisał, ponieważ rejestry te nie były przedmiotem jego analizy tj. nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego, do którego zobowiązało go SKO w B. postanowieniem z dnia [...].08.2021 r. Powyższe okoliczności – zdaniem skarżącej – uzasadniają uchylenie zaskarżonych postanowień obu instancji.

W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze w B. wniosło o jej oddalenie, podtrzymując swoją argumentację.

Ponadto wskazało, że z treści zaskarżonego przepisu art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy wynika, iż reguluje on kwestię zaliczania do stażu pracy pracownika, okresów prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie, prowadzonym przez współmałżonka. O zaliczeniu okresów prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie, prowadzonym przez współmałżonka, do stażu pracy pracownika, decyduje jego pracodawca. Przedmiotem postępowania zakończonego zaskarżonym postanowieniem nie było zaś zaliczenie okresu prowadzenia przez skarżącą indywidualnego gospodarstwa rolnego i okresu pracy w tym gospodarstwie, do pracowniczego stażu pracy, ale kwestia wydania zaświadczenia potwierdzającego prowadzenie przez skarżącą, wspólnie z mężem A. S., indywidualnego gospodarstwa rolnego, położonego w miejscowości K. i pracę w tym gospodarstwie. Wydając zaskarżone postanowienie Kolegium nie mogło zatem naruszyć art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy, gdyż nie rozstrzygało kwestii, która jest przedmiotem regulacji tego przepisu. Kolegium nie zgodziło się również z zarzutem skarżącej o sprzeczności istotnych ustaleń organu z treścią zgromadzonego materiału dowodowego. Podkreśliło jednocześnie, że prowadząc ponownie postępowanie organ I instancji ustalił, jakie rejestry, ewidencje i zbiory danych znajdują się w jego posiadaniu i wskazał je w uzasadnieniu swojego postanowienia. Z dokonanej przez niego analizy wynika, że w tych rejestrach, ewidencjach i zbiorach danych brak jest informacji odnośnie prowadzenia przez skarżącą gospodarstwa rolnego w ww. okresie i pracy w tym gospodarstwie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku zważył, co następuje:

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

Zakres kontroli sprawowanej przez sądy administracyjne wynika z treści art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 t.j., zwanej dalej p.p.s.a.). Zgodnie z tą regulacją sądy rozpoznając skargi nie są związane ich zarzutami, podstawą prawną ani formułowanymi przez strony wnioskami. W świetle przywołanych regulacji sąd administracyjny dokonując kontroli rozstrzygnięć organów administracji kieruje się wyłącznie kryterium legalności, czyli zgodności z przepisami prawa materialnego i procesowego rozstrzygnięć organów administracji publicznej.

Przedmiotem niniejszego postępowania jest postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia [...] listopada 2021 r. utrzymujące w mocy postanowienie Burmistrza K. z dnia [...] października 2021 r. nr [...] w sprawie odmowy wydania zaświadczenia potwierdzającego prowadzenie przez wnioskodawczynię wspólnie z mężem A. S., indywidualnego gospodarstwa rolnego, położonego w miejscowości K. i pracę w tym gospodarstwie, w okresie [...] listopada 2003 roku do [...] kwietnia 2004 roku.

Przechodząc do meritum sprawy wskazać należy, że podstawą prawną zaskarżonych postanowień organów obu instancji stanowiły przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r., poz. 735, dalej k.p.a.) w zw. z art. 3 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz.U. nr 54, poz. 310, dalej "ustawa z 20 lipca 1990r.").

Zgodnie z treścią art. 217 § 1 k.p.a. organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie.

W myśl art.217 § 2 k.p.a. zaświadczenie wydaje się, jeżeli:

1. urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;

2. osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

W myśl art. 218 § 2 k.p.a. organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające.

Zgodnie natomiast z treścią art. 3 ust.1 ustawy z 20 lipca 1990r. na wniosek zainteresowanej osoby właściwy urząd gminy jest obowiązany stwierdzić, zgodnie z art. 1, okresy jej pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, wydając stosowne zaświadczenie w celu przedłożenia w zakładzie pracy.

W myśl art. 3 ust.2 wymienionej ustawy jeżeli organ, o którym mowa w ust.1, nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia o pracy zainteresowanej osoby w indywidualnym gospodarstwie rolnym, zawiadamia ją o tej okoliczności na piśmie. Zgodnie zaś z treścią art. 3 ust. 3 wymienionej ustawy w wypadku, o którym mowa w ust. 2, okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym mogą być udowodnione zeznaniami co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone to gospodarstwo rolne.

Należy zaznaczyć, że postępowanie o wydanie zaświadczenia ze względu na istotę charakteryzuje się uproszczeniem i odformalizowaniem, gdyż nie zmierza do rozpatrzenia sprawy administracyjnej i nie ma podstaw do przeprowadzenia pełnego postępowania dowodowego zgodnie z treścią art. 75 § 1 k.p.a. Nie oznacza to jednak, że organ nie ma podjąć wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, w rozumieniu odnalezienia i przetworzenia na potrzeby wystawienia zaświadczenia danych posiadanych w swoich zasobach. Postępowanie wyjaśniające powinno zmierzać w kierunku ustalenia stanu faktycznego i prawnego wymagającego potwierdzenia zaświadczeniem (por. orzeczenie w sprawie sygn. akt I OSK 1227/06, Lex nr 320833). W postępowaniu zaświadczeniowym powinny być stosowane zasady ogólne k.p.a. Postępowanie w sprawach wydawania zaświadczeń, choć jest postępowaniem uproszczonym, ma charakter prawny zbliżony do postępowania administracyjnego. Samo zamieszczenie instytucji wydawania zaświadczeń w kodeksie postępowania administracyjnego prowadzi do wniosku, iż do tego postępowania mają zastosowanie zasady ogólne postępowania administracyjnego (por. Komentarz do Kodeksu postępowania administracyjnego Jaśkowska Małgorzata, Wilbrandt-Gotowicz Martyna, Wróbel Andrzej, Komentarz aktualizowany LEX/el. 2019 - komentarz do art. 218.).

Z przepisu art.218 § 2 K.p.a. wynika, że przed wydaniem zaświadczenia organ może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Postępowanie to spełnia tylko pomocniczą rolę w ustaleniu treści zaświadczenia, bo główną rolę - art. 218 K.p.a. - przypisuje danym wynikającym z ewidencji, rejestru, wykazu, zbioru dokumentów lub zbioru danych utrwalanych innymi technikami, a będących w posiadaniu organu. Celem postępowania wyjaśniającego jest zbadanie okoliczności wynikających już z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych, jak też wyjaśnienie, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów, stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany. Postępowanie to ma na celu usunięcie wątpliwości, co do znanych, bo istniejących już faktów, czy stanu prawnego. Nie jest dopuszczalne dokonywanie, w trybie dotyczącym wydawania zaświadczeń, jakichkolwiek ustaleń faktycznych i ocen prawnych nie wynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu ( por. wyrok NSA z dnia 15 stycznia 2014r. I OSK 1518/12 LEX nr 1452122, wyrok NSA z dnia 28 sierpnia 2013r. I OSK 605/12 LEX nr 1369011).

W niniejszej sprawie A. S. wnosiła o wydanie jej zaświadczenia potwierdzającego prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego położonego w miejscowości K. i pracę wnioskodawczyni w tym gospodarstwie, wspólnie z mężem A. S., w okresie [...] listopada 2003 roku do [...] kwietnia 2004 roku. Zaświadczenie to zapewne było jej potrzebne celem przedłożenia w zakładzie pracy dla zaliczenia tego okresu do stażu pracy. Należy przy tym podkreślić, że postępowanie w tym zakresie toczyły się już trzykrotnie, bowiem dwa pierwsze rozstrzygnięcia tej samej treści zostały przez organ II instancji uchylone do ponownego rozpoznania. Wskazać przy tym należy, że w postanowieniu SKO z [...] sierpnia 2021 r. (drugie postanowienie) wskazano, że postępowanie wyjaśniające nie zostało prawidłowo przeprowadzone, a organ nie wskazał, jak inne (poza rejestrem wymiarowym) prowadzone przez niego ewidencje, rejestry, czy inne zbiory danych były przedmiotem analizy dokonanej przez organ I instancji analizy pod kątem ewentualnego prowadzenia gospodarstwa rolnego. Kolegium podkreśliło wówczas również, że wskazane uchybienia są tym bardziej istotne, iż sama skarżąca przedłożyła dokumenty, świadczące o posiadaniu przez nią w/w gospodarstwa rolnego w tamtym okresie, które m.in. mogły pochodzić z prowadzonych przez Urząd Miejski w K. rejestrów lub zbiorów danych.

Należy bowiem zaakcentować, że skarżąca w toku całego postępowania przedłożyła następujące dokumenty:

- postanowienie z dnia [...] marca 1998 r. Sądu Rejonowego IX Wydział Ksiąg Wieczystych w B. (sygn. akt Nr Dz.Kw [...]) potwierdzające, że wraz z mężem jest właścicielem użytku rolnego o powierzchni przekraczającej 2 ha,

- decyzję Burmistrza K. Nr [...] z dnia 2003.02[...]. określającą wymiar podatku rolnego za 2003 rok z dowodami opłacenia podatku rolnego i leśnego,

- decyzję Burmistrza K. Nr [...]z dnia 2004.02[...]. określającą wymiar podatku rolnego za 2004 rok z dowodem opłacenia podatku rolnego i leśnego,

- zaświadczenie Prezydenta Miasta B. [...] z dnia [...].05.2021r. potwierdzającego zameldowanie męża w Gminie K. m. in. we wnioskowanym okresie,

- oświadczenie męża wnioskodawczyni w sprawie wspólnego z małżonką prowadzenia gospodarstwa rolnego w Gminie K. w okresie od [...].11.2003 r. do [...].04.2004 r.,

- zaświadczenie Starosty M. z dnia [...] sierpnia 2021 r. Nr [...] o istnieniu gospodarstwa rolnego A. i A. S. od 1997 r. do dnia wystawienia zaświadczenia (ostatni z przedłożonych dokumentów).

W ocenie organu II instancji, wszystkie przedłożone dokumenty, nie potwierdzają pracy skarżącej w indywidulanym gospodarstwie męża. Przy czym należy podkreślić, że w zaskarżonym postępowaniu (trzecim już po uchyleniu przez SKO) organ I instancji nie podjął żadnych czynności (nie wynika to przynajmniej z akt sprawy), a jedynie tak naprawdę wymienił jakie rejestry posiada. Z dokonanej przez niego analizy wynika, że w tych rejestrach, ewidencjach i zbiorach danych brak jest informacji odnośnie prowadzenia przez skarżącą gospodarstwa rolnego w ww. okresie i pracy w tym gospodarstwie. Organ I instancji podniósł też, że nie posiada dowodów potwierdzających zapłatę podatku rolnego za okres przed 2016 rokiem, gdyż dokumenty te mają kategorię archiwalną B5, czyli zgodnie z przepisami prawa mogły zostać już zniszczone. Z ustaleń dokonanych przez organ I instancji wynika również, że skarżąca nie figuruje w ewidencji osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu rolników.

Należy zaznaczyć, że obowiązek wydania takiego zaświadczenia przez organ administracji wynika z treści art.3 ust.1 ustawy z 20 lipca 1990r., w którym użyto sformułowania "urząd gminy jest obowiązany stwierdzić". W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjęty jest powszechnie pogląd, że zakładając racjonalność ustawodawcy, który obliguje urząd gminy do wydania zaświadczenia stwierdzającego okres pracy w gospodarstwie rolnym, musiał on mieć świadomość tego, jakie dokumenty może posiadać urząd gminy, a ponadto jakimi instrumentami i możliwościami prawnymi dysponuje. W związku z czym założył z góry, że ten właśnie, a nie inny urząd, na podstawie danych będących w jego dyspozycji, będzie właściwy do poświadczenia konkretnych okoliczności. Przyjmuje się natomiast, że dokumentami potwierdzającymi okresy pracy w gospodarstwie rolnym są księgi podatkowe, rejestry gruntowe, ewidencja wojskowa w której np. zaznaczony jest fakt odroczenia służby wojskowej w związku z prowadzeniem gospodarstwa rolnego, dokumentacja związana z ubezpieczeniem społecznym, majątkowym i osobowym oraz inne dokumenty znajdujące się w dyspozycji urzędu. (por. wyroki NSA z 19 kwietnia 2018r. sygn. akt I OSK 1386/16, z 31 maja 2010r, sygn. akt I OSK 1633/09, z 29 czerwca 2010r. sygn. akt II OSK 1122/09, z 29 czerwca 2010r. sygn. akt I OSK 1121/09, wyrok WSA w Opolu z 9 września 2009r. sygn. akt II SA/Op 210/09, wyrok WSA w Lublinie z 22 lutego 2017r. sygn. akt II SAB/Lu 26/17 i z 11 lipca 2019r. sygn. akt III SA/Lu 138/19).

Podkreślić należy, że zaświadczenie urzędu gminy jest podstawowym środkiem dowodzenia pracy w gospodarstwie rolnym a więc zasadą jest, że to zaświadczenie jest dowodem wykonywania pracy w takim gospodarstwie. Zeznania świadków są natomiast wyjątkiem i stanowią one środek dowodowy gdy brak jest odpowiedniej dokumentacji pozwalającej na wystawienie zaświadczenia. W orzecznictwie sądów administracyjnych podkreśla się także, że w postępowaniu o wydanie zaświadczenia, o którym mowa w art. 3 ust.1 ustawy z 20 lipca 1990r. organ administracji musi dołożyć należytej staranności. Musi zatem w sposób rzetelny zbadać wszystkie posiadane ewidencje i rejestry oraz dokonać wnikliwej ich analizy. W przypadku natomiast braku podstaw do wystawienia zaświadczenia, w postanowieniu odmownym winien dokładnie opisać jakie dokumenty zostały zbadane i wyjaśnić w sposób nie budzący wątpliwości dlaczego nie można wystawić zaświadczenia (por wyroki NSA z , z 31 maja 2010r. w spr. I OSK 1633/09 i z 19 kwietnia 2018r. w spr. I OSK 1386/16, wyrok WSA w Lublinie z 11 lipca 2019r. w spr. III SA/Lu 138/19).

W niniejszej sprawie z zebranego materiału dowodowego nie wynika aby organ I instancji w sposób staranny i rzetelny przeprowadził postępowanie w przedmiocie wniosku skarżącej o wydanie jej zaświadczenia, bo właściwie wskazał tylko jakie rejestry, zbiory danych itp. prowadzi, ale nie przeanalizował treści tych rejestrów w stosunku do strony skarżącej, tym bardziej, że skarżąca przedstawiła szereg swoich dokumentów, które powinny być ocenione z pozostałych zgromadzonym materiałem dowodowym. Nie wystarczy w tym zakresie wskazanie w uzasadnieniu postanowienia Burmistrza K., że organ nie dysponuje ewidencją, rejestrem lub innymi danymi pozwalającymi na wydanie żądanego zaświadczenia. Uzasadnienie w tym zakresie nie wskazuje faktycznie, jakich ustaleń dokonał organ na podstawie tych ewidencji, rejestrów lub innych danych znajdujących się w posiadaniu urzędu i czy je analizowano pod kątem wydania zaświadczenia. Słusznie podnosi skarżąca, że fakt braku ubezpieczenia w KRUS, czy też brak zameldowania w spornym okresie w gminie K. nie przesądza jeszcze o braku możliwości wydania takiego zaświadczenia, tym bardziej, że skarżąca posiada przedmiotowe gospodarstwo rolne wraz z małżonkiem, który jak podnosi skarżąca był zameldowany w gminie w przedmiotowym okresie i pozostawał z nią we wspólnym majątku.

Słusznie również podnosi skarżąca, że nie wystarczy wymienić wszystkie posiadane przez organ rejestry (czyli ich nazwy), bez szczegółowego odniesienia się do stanu faktycznego sprawy w zakresie każdego z tych rejestrów tj. czy w rejestrze podatników figuruje małżeństwo - współwłaściciele gospodarstwa: A. i A. S., czy w rejestrze przesyłek wychodzących figurują adresaci decyzji naliczających podatek rolny/deklaracji podatkowej (takie dane organ posiada za lata 2016-2020, bowiem pozostałe dane zostały zarchiwizowane k. 13 akt admin.), czy w rejestrze mieszkańców w przedmiotowym okresie figurował mąż skarżącej A. S.; czy w rejestrze wyborców, w tym w przedmiotowym okresie figurowałam ja i mój mąż A. S.

Dodać przy tym należy, że Sąd w pełni podziela również utrwalony w orzecznictwie pogląd, że ustawodawca w art. 1 ust. 1 ustawy (ten przepis bowiem wskazała skarżąca jako podstawę materialnoprawną wydania zaświadczenia) nie skonstruował wymogu, by prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego było równoznaczne z osobistą pracą wykonywaną w gospodarstwie. Przez pojęcie "prowadzenie gospodarstwa rolnego" należy rozumieć samodzielną lub przy pomocy innych osób (osób bliskich, pracowników najemnych) faktyczną pracę w gospodarstwie rolnym wykonywaną na własny rachunek w charakterze właściciela, bądź posiadacza w rozumieniu art. 336 Kodeksu cywilnego, a ponadto prowadzenie gospodarstwa polega na podejmowaniu czynności dotyczących tego gospodarstwa (por. np. orzeczenia w sprawach sygn. akt: II SA 1858/20, Lex nr 53365, czy II SA 204/99, Lex nr 47417). W tym zakresie to pracodawca będzie analizował te przesłanki, ustalając czy ten staż pracy należy zaliczyć skarżącej do ogólnego stażu pracy.

Podkreślić przy tym trzeba, iż jak wynika z w/w orzeczeń NSA, skoro dokumentami potwierdzającymi okresy pracy w gospodarstwie rolnym są księgi podatkowe i rejestry gruntowe, a skarżąca przedkłada dokumenty w tym zakresie tj. decyzję Burmistrza K. Nr [...] z dnia 2003.02[...]. określającą wymiar podatku rolnego za 2003 rok z dowodami opłacenia podatku rolnego i leśnego, decyzję Burmistrza K. Nr [...] z dnia 2004.02.[...]. określającą wymiar podatku rolnego za 2004 rok z dowodem opłacenia podatku rolnego i leśnego (notabene III i IV rata została zapłacona wprost przez A. S.) oraz zaświadczenie Starosty M. z dnia [...] sierpnia 2021 r. Nr [...] o istnieniu gospodarstwa rolnego A. i A. S. od 1997 r. do dnia wystawienia zaświadczenia (ostatni z przedłożonych dokumentów), to organ powinien ocenić te dowody. Trudno bowiem uznać za prawidłowe stanowisko organu, że fakt ewentualnej archiwizacji dowodów wpłat podatku rolnego za okres 2003 i 2004 r. uniemożliwia potwierdzenie opłacania podatku, w sytuacji przedstawienia tych dokumentów przez stronę. Tym bardziej, że zniszczenie tych dokumentów nie zostało w żaden sposób potwierdzone przez organ I instancji (np. poprzez spis zdawczo – odbiorczy). Może zatem okazać się, że dokumenty te znajdują się archiwum, ale z akt sprawy nie wynika, czy organ sprawdził te okoliczności. Ponadto wyzbycie się przez urząd dokumentów, które sam sporządzał (decyzje podatkowe) nie prowadzi do zdezaktualizowania się obowiązku wydawania zaświadczenia stwierdzającego okresy pracy w gospodarstwie rolnym statuowanego art. 3 ust. 1 ustawy, gdyż prowadziło to by do tego, że przepis ten stał się martwym (podobnie wyrok WSA w Lublinie sygn. akt III SA/Lu 139/19, CBOSA).

Zakładając racjonalność ustawodawcy należy przyjąć, że dając podstawę prawną do działania urzędowi gminy, a co więcej, obligując ten organ do wydania zaświadczenia stwierdzającego okresy pracy danej osoby w gospodarstwie rolnym, ustawodawca musiał mieć świadomość tego, jakie dokumenty może posiadać urząd gminy, a ponadto jakimi instrumentami i możliwościami prawnymi dysponuje, w związku z czym założył z góry, że ten właśnie, a nie inny urząd, na podstawie danych będących w jego dyspozycji, będzie właściwy do poświadczenia konkretnych okoliczności. Wobec prawnego obowiązku wydania zaświadczenia wynikającego z powołanej wyżej ustawy oraz oczywistości faktu braku ewidencji osób pracujących w indywidualnych gospodarstwach rolnych organy gminy są zobowiązane zebrać i zestawić dane ze wszystkich prowadzonych przez siebie zbiorów dokumentów – a przede wszystkim z ewidencji podatkowych, ewidencji ludności, ewidencji gruntów budynków (czyli to wszystko co skarżąca sama zgromadziła) – a po uzyskaniu danych z tych zbiorów i zestawieniu ich powinny rozważyć, czy możliwe i zasadne jest wydanie zaświadczenia potwierdzającego okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym. Jeśli bowiem przyjąć, że te ewidencje nie stanowią podstawy do wydania przedmiotowego zaświadczenia to pojawia się pytanie, jaki konkretne ewidencje mogą potwierdzić te okoliczności.

W niniejszej sprawie wniosek skarżącej dotyczy okresu, w którym dokumentacja prowadzona była w sposób ciągły przez ten sam organ samorządu terytorialnego, posiadający też wiedzę, które grunty na terenie jego działania są użytkowane rolniczo i przez kogo, jak również dysponujący danymi zawartymi w ewidencji ludności, decyzjami podatkowymi, danymi z rejestru gruntów za okres późniejszy. Zauważyć, należy, iż z dniem 1 stycznia 1999 r. na podstawie ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej - w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. Nr 106, poz. 668) prowadzenie ewidencji i gruntów przeszło do właściwości starostów, jednakże nie oznacza to, że w istocie rzeczy doszło do zdezaktualizowania się obowiązku wydawania zaświadczenia stwierdzającego okresy pracy w gospodarstwie rolnym przez organy gminy. W związku z powyższym organ I instancji w tym zakresie powinien również posiłkować się danymi wynikającymi z ewidencji gruntów prowadzonymi przez Starostę, tym bardziej, że to właśnie te dane służą do aktualizowania i weryfikowania obowiązków podatkowych nakładanych przez organ orzekający w sprawie. Nic zatem nie stało na przeszkodzie aby zwrócić się do tego organu z zapytaniem, podobnie jak to uczynił organ do organów ubezpieczenia społecznego rolników - KRUS.

W sytuacji gdy strona składa wniosek o wydanie jej zaświadczenia, o którym mowa w art. 3 ust.1 ustawy z 20 lipca 1990r., to obowiązkiem organu jest ustalić jakimi rejestrami, ewidencjami i innymi dokumentami dysponuje, ale też dokonać ich wnikliwej analizy – czego w niniejszej sprawie zabrakło - a następnie bądź wydać zaświadczenie bądź odmówić jego wydania szczegółowo wyjaśniając swoje rozstrzygnięcie w tym zakresie. W niniejszej sprawie z zebranego materiału dowodowego nie wynika aby organ I instancji dokonał prawidłowej analizy posiadanych rejestrów, ewidencji i innych dokumentów, a tym bardziej nie odniósł się do dowodów podniesionych przez skarżącą.

Jeszcze raz należy podkreślić, że skoro ustawodawca w art.3 ust.1 ustawy nałożył na urząd gminy obowiązek wydania zaświadczenia ("urząd gminy jest obowiązany stwierdzić") to miał świadomość jakie dokumenty może posiadać urząd oraz jakimi możliwościami prawnymi i instrumentami dysponuje organ aby wystawić zaświadczenie. Powtórzyć także należy, iż w orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że dokumentami mogącymi potwierdzić pracę w gospodarstwie rolnym są właśnie księgi podatkowe i rejestry gruntowe, a także dokumentacja związana z ubezpieczeniem społecznym, majątkowym i osobowym oraz inne dokumenty będące w dyspozycji urzędu. W przypadku stwierdzenia, że brak jest podstaw do wystawienia zaświadczenia organ winien szczegółowo wyjaśnić motywy wydanego rozstrzygnięcia wskazując jakimi rejestrami i ewidencjami dysponuje, ale co z nich także wynika. Uzasadnienie postanowienia musi w sposób nie budzący wątpliwości wskazywać dlaczego żądanie strony nie może zostać uwzględnione. Innymi słowy postępowanie zaświadczeniowe nie może być pobieżne lecz winno być przeprowadzone z należytą starannością. Urząd gminy winien rozpoznać wniosek strony w sposób rzetelny i sumienny. W niniejszej sprawie postępowanie organu I instancji nie spełnia tych wymogów, co zdaje się wcześniej zauważało Samorządowe Kolegium Odwoławcze, a ostatecznie zaakceptowała mimo nie przeprowadzenia, żadnych nowych dowodów przez organ I instancji, co słusznie podnosiła skarżąca w skardze, wskazując na niewykonanie wytycznych SKO.

Wymogu rzetelnego przeprowadzenia postępowania nie spełnia ogólnikowe uzasadnienie postanowienia organu I instancji, iż nie dysponuje on ewidencją lub rejestrem pozwalającym na wydanie zaświadczenia. Należy natomiast zgodzić się z poglądem wyrażonym w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia, że organ może wystawić zaświadczenie wyłącznie na podstawie posiadanych dokumentów. Natomiast forma dowodzenia na podstawie zeznań świadków jest możliwa dopiero gdy brak jest dokumentów uzasadniających wydanie zaświadczenia. Zasadniczym środkiem dowodowym w tym zakresie jest zaświadczenie co wynika z treści art.3 ustawy z 20 lipca 1990r. W niniejszej sprawie postępowanie zaświadczeniowe zostało jednak przeprowadzone z naruszeniem przepisów postępowania i nie zostało wykazane, że brak jest dokumentów w oparciu o które można by wystawić zaświadczenie, o którym mowa w art.3 ust.1 ustawy z 20 lipca 1990r.

Przy ponownym rozpoznaniu sprawy należy uwzględnić rozważania zawarte w niniejszym uzasadnieniu i przeprowadzić szczegółową analizę znajdujących się w Urzędzie Miejskim w K. ewidencji, rejestrów i innych dokumentów niezbędnych do wydania zaświadczenia, w tym także archiwalnych, które mogłyby wskazywać na fakty, których potwierdzenia żąda skarżąca, przy czym fakt przeprowadzenia tej analizy winien znaleźć odzwierciedlenie w stosunku do każdego z tych rejestrów. Organ weźmie też pod uwagę, że w jego posiadaniu w Wydziale Geodezji powinny znajdować się dokumenty, które stanowiły podstawę wpisów do ewidencji gruntów i budynków. Na podstawie pozyskanych informacji oraz dotychczas uzyskanych danych, organ oceni, czy te dowody we wzajemnej łączności mogą stanowić podstawę do wydania zaświadczenia za przedmiotowy okres. Organ winien przy tym ocenić wartość dowodową dokumentów przedłożonych przez skarżącą, w szczególności w zakresie dowodów wydanych przez ten sam organ, a ewentualnie już zarchiwizowanych (o ile ta okoliczność się potwierdzi). W zależności od wyników przeprowadzonego postępowania należy wydać zaświadczenie bądź odmówić jego wydania. W przypadku wydania negatywnego dla strony rozstrzygnięcia należy dokładnie wyjaśnić jego motywy wskazując jakimi ewidencjami, rejestrami i innymi dokumentami dysponuje urząd i co z nich wynika, a jakich dokumentów nie posiada. Z treści uzasadnienia postanowienia musi w sposób nie budzący wątpliwości wynikać, dlaczego wniosek strony nie mógł zostać uwzględniony.

Reasumując Sąd uznał, że skarga jest uzasadniona. Z zebranego materiału dowodowego wynika, że postępowanie w przedmiocie wniosku skarżącej przeprowadzono z naruszeniem art. 7, 77 i 107 § 3 K.p.a., co mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Mając to na uwadze, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 c p.p.s.a., sąd uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie z dnia [...] października 2021 r. Na mocy art. 119 pkt 3 w zw. z art. 120 p.p.s.a. sprawę rozpoznano na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym.

Na podstawie art. 200 p.p.s.a. sąd zasądził od organu administracji na rzecz skarżącej kwotę 100 zł tytułem zwrotu kosztów postępowania.