Wyrok WSA w Kielcach, sygn. akt II SA/Ke 176/15
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach
Data orzeczenia: 2015-04-15 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6121 Klasyfikacja gruntów
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego
Treść wyniku: Uchylono postanowienie I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 22 ust. 1-2, art. 20 ust. 2 pkt 1-2
journal: Dz.U. 2010 nr 193 poz 1287
law: Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne - tekst jednolity
article: art. 149 par. 2-3, art. 152 par. 2, art. 44, art. 148 par. 2, art. 145 par. 1 pkt 4, art. 39, art. 45, art. 42 par. 1, art. 41 par. 1-2, art. 75 par. 1, art. 76 par. 1, art. 67 par. 1 i 2 pkt 2, art. 81
journal: Dz.U. 2013 poz 267
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jednolity
article: art. 17 ust. 1
journal: Dz.U. 2013 poz 1203
law: Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - tekst jednolity
article: art. 145 par. 1 pkt 1 lit. c
journal: Dz.U. 2012 poz 270
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jednolity.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Anna Żak (spr.), Sędziowie Sędzia WSA Renata Detka, Sędzia WSA Jacek Kuza, Protokolant Starszy sekretarz sądowy Sebastian Styczeń, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 15 kwietnia 2015r. sprawy ze skargi M. Sp. z o.o. na postanowienie Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego z dnia 18 grudnia 2014r. znak: [...] w przedmiocie odmowy wznowienia postępowania administracyjnego I. uchyla zaskarżone postanowienie oraz postanowienie organu I instancji; II. stwierdza, że zaskarżone postanowienie nie podlega wykonaniu do chwili uprawomocnienia się wyroku.


UZASADNIENIE

Postanowieniem z dnia 18 grudnia 2014 r. znak: [...],Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, po rozpatrzeniu zażalenia M. Sp. z o.o., utrzymał w mocy postanowienie Starosty z dnia 24 października 2014 r. znak: [...] orzekające o:

• odmowie wznowienia postępowania administracyjnego w sprawie zakończonej wydaniem przez Starostę decyzji z dnia 28 maja 2014 r. znak: [..] orzekającej o zmianie decyzji Starosty z dnia 7 stycznia 2014 r. znak: [...] orzekającej o przekwalifikowaniu gruntu rolnego na grunt leśny na działce nr 598/1 o pow. 2,7900 ha położonej w obrębie P., gm. S.;

• odmowie wstrzymania wykonania ww. decyzji z dnia 28 maja 2014 r.

Z uzasadnienia postanowienia organu II instancji wynika, że w dniu 22 września 2014 r. M. Sp. z o.o. (dalej: "Spółka"), działająca przez pełnomocnika r.pr. P. Z., wystąpiła do Starosty z wnioskiem o wznowienie postepowania zakończonego wydaniem opisanej na wstępie decyzji z dnia 28 maja 2014 r. Jako podstawę wznowieniową wskazano art. 145 § 1 pkt 4 Kpa. Z wniosku o wznowienie postępowania wynikało, że z dniem 21 maja 2013 r. Spółka zmieniła siedzibę, a nowy adres (W., ul. B. 2/41) został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) w dniu 3 lipca 2013 r. Tymczasem Starosta prowadząc postepowanie zakończone opisaną wyżej decyzją z dnia 28 maja 2014 r. kierował korespondencję na wcześniejszy adres Spółki (Ł., ul. E. 7/19), a korespondencja ta nie była odbierana. W konsekwencji Spółka nie mogła brać czynnego udziału w sprawie.

Po zapoznaniu się z treścią ww. wniosku, organ I instancji wydał opisane na wstępie postanowienie z dnia 24 października 2014 r., powołując w podstawie prawnej art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz art. 149 § 3 i art. 152 § 2 Kpa. W uzasadnieniu wyjaśnił, że korespondencja dotycząca sprawy zakończonej decyzją z dnia 28 maja 2014 r. była kierowana na adres ujawniony w ewidencji gruntów i budynków. Wskazał, że to na właścicielu nieruchomości ciąży obowiązek informowania organu prowadzącego ww. ewidencję o zmianie adresu.

W zażaleniu Spółka zarzuciła organowi I instancji rażące naruszenie przepisów postępowania.

WINGiK, utrzymując zaskarżone postanowienie w mocy, powołał się na notatkę służbową sporządzoną w dniu 14 sierpnia 2014 r. przez pracownika Starostwa Powiatowego E. R., z której wynika, że w tym dniu telefonicznie skontaktował się z nim pełnomocnik Spółki, r.pr. P. Z. informując o zmianie adresu Spółki. W dniu 12 grudnia 2014 r. pracownik WINGiK w trakcie postepowania zażaleniowego - w rozmowie telefonicznej uzyskał od E. R. informację, z której wynika, że w dniu 14 sierpnia 2014 r. pełnomocnik Spółki został poinformowany o tym, że w sprawie zmiany klasyfikacji gruntu rolnego na leśny na działkach nr 486/1 i 598/1 zostało przeprowadzone postępowanie zakończone wydaniem decyzji. Dodatkowo w dniu 18 sierpnia 2014 r. Starosta przesłał na nowy adres Spółki: decyzje z dnia 28 maja 2014 r. oraz 7 stycznia 2014 r., zawiadomienie o wszczęciu postępowania z dnia 10 grudnia 2012 r. oraz kopie zwrotnych poświadczeń odbioru. Korespondencja ta została doręczona Spółce w dniu 20 sierpnia 2014 r. Ponadto na adres elektroniczny pełnomocnika Spółki przesłano skany decyzji wydanych w przedmiotowym postępowaniu.

Organ II instancji stwierdził, że Spółka uchybiła miesięcznemu terminowi do złożenia podania o wznowienie postępowania, wynikającemu z art. 148 § 2 Kpa. Zdaniem organu Spółka dowiedziała się o decyzji z dnia 28 maja 2014 r. w trakcie rozmowy telefonicznej przeprowadzonej przez jej pełnomocnika z pracownikiem Starostwa w dniu 14 sierpnia 2014 r. Termin do złożenia wniosku o wznowienie postępowania upłynął zatem z dniem 15 września 2014 r. Na poparcie swojego stanowiska organ przywołał wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim w sprawie II SA/Go 511/14.

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach M. Sp. z o.o. wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienie podnosząc zarzuty naruszenia przepisów postepowania, tj. art. 7, art. 77, art. 8 oraz art. 10 § 1 w zw. z art. 41 § 1 i 2 w zw. z art. 42 w zw. z art. 44 Kpa.

W uzasadnieniu skarżąca Spółka zarzuciła organowi zaniechanie polegające na błędnym ustaleniu adresu Spółki, w sytuacji gdy jego ustalenie było możliwe na podstawie informacji z jawnego i ogólnie dostępnego KRS. Na organie ciąży bowiem obowiązek ustalenia prawidłowego adresu strony w celu dokonywania doręczeń korespondencji. Zdaniem Spółki organ nie dokonał należytej oceny, czy doszło do doręczenia zastępczego. Jeżeli bowiem przesyłka wróciła po podwójnym awizowaniu, to organ powinien zweryfikować, czy adres, na który kierowano korespondencję jest prawidłowy. Obowiązek informowania organu o zmianie adresu aktualizuje się zaś dopiero w razie właściwego zawiadomienia o wszczęciu postępowania.

Co do terminu złożenia podania o wznowienie postepowania, to zdaniem skarżącej należy go liczyć od dnia 20 sierpnia 2014 r., tj. od daty doręczenia oryginału decyzji.

Odnosząc się do treści art. 22 ust. 2 w zw. z art. 20 ust. 2 pkt 1 i art. 51 Prawa geodezyjnego i kartograficznego, na które powołuje się organ I instancji, skarżąca stwierdziła, że nie mają one znaczenia dla rozstrzygnięcia niniejszej sprawy. Żaden przepis prawa nie upoważnia bowiem organów administracji do doręczenia korespondencji na adres wskazany w ewidencji, o której mowa w tej ustawie.

W odpowiedzi na skargę WINGiK wniósł o jej oddalenie podtrzymując stanowisko wyrażone w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach zważył, co następuje:

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 1, art. 2 i art. 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.), dalej "Ppsa", wojewódzkie sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że w zakresie dokonywanej kontroli Sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego i przepisów postępowania jeżeli miało lub mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Sąd nie jest przy tym związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 Ppsa).

Wychodząc z tak zakreślonych granic kognicji Sąd stwierdził, że zaskarżone postanowienie zostało wydane z naruszeniem przepisów postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy (art. 145 § 1 pkt 1 lit. c Ppsa).

Jako podstawę prawną odmowy wznowienia postępowania w niniejszej sprawie Starosta wskazał art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. z 2010 r., nr 193, poz. 1287 ze zm.), dalej "Pgk", oraz art. 149 § 3 i art. 152 § 2 Kpa. Przywołanie ww. przepisów, a także lektura treści uzasadnienia decyzji organu I instancji, w szczególności przywołanie art. 22 ust. 2 Pgk nakładającego na podmioty, o których mowa w art. 20 ust. 2 pkt 1, obowiązek zgłaszania właściwemu staroście zmian danych objętych ewidencją gruntów i budynków, w terminie 30 dni, licząc od dnia powstania tych zmian, prowadzi do wniosku, że przyczyną odmowy wznowienia postepowania było ustalenie, że korespondencja kierowana do skarżącej Spółki na adres ujawniony w ewidencji, a nie na adres ujawniony w KRS, była skutecznie doręczana w trybie art. 44 Kpa. W konsekwencji nie można twierdzić, że Spółka nie brała udziału w postępowaniu bez własnej winy. Z uzasadnienia decyzji organu II instancji wynika z kolei, że przyczyną odmowy wznowienia postępowania jest spóźniony wniosek strony. Organ ten powołał się na treść art. 148 § 2 Kpa, zgodnie z którym termin do złożenia podania o wznowienie postępowania z przyczyny określonej w art. 145 § 1 pkt 4 biegnie od dnia, w którym strona dowiedziała się o decyzji.

W ocenie Sądu w obu przypadkach stanowiska organów są wadliwe.

W odniesieniu do stanowiska organu I instancji wskazać należy, że w myśl utrwalonych w doktrynie i judykaturze poglądów wznowienie postępowania stanowi instytucję procesową mającą na celu stworzenie prawnej możliwości przeprowadzenia ponownego postępowania wyjaśniającego i ponownego rozstrzygnięcia sprawy administracyjnej, w której została już wydana decyzja ostateczna. Potrzeba stosowania tego rodzaju instytucji zachodzi w sytuacjach, kiedy po wydaniu decyzji ostatecznej ujawniła się wadliwość postępowania dowodowego, na którym oparto ostateczne rozstrzygnięcie sprawy administracyjnej albo też, gdy wystąpiły później okoliczności, które pozbawiają znaczenia przesłanki, na jakich oparto rozstrzygnięcie sprawy (por. G. Łaszczyca, C. Martysz, A. Matan: Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Tom I, Zakamycze, 2005 r., s. 295 i nast.).

Należy przy tym podkreślić, że samo wniesienie podania o wznowienie postępowania przez stronę nie wszczyna automatycznie postępowania. O wznowieniu bądź odmowie wznowienia postępowania rozstrzyga bowiem, stosownie do art. 149 Kpa, właściwy organ. Podanie takie uruchamia jedynie fazę wstępną postępowania, której celem jest ustalenie przez organ czy nie zachodzą przedmiotowe bądź podmiotowe przesłanki niedopuszczalności wznowienia oraz czy zachowany został wymóg terminowości podania. Organ po otrzymaniu podania jest zatem zobligowany do ustalenia, czy wniesione ono zostało przez uprawniony podmiot, czy strona domaga się wzruszenia w trybie nadzwyczajnym decyzji istniejącej w obrocie prawnym oraz czy strona przywołała w podaniu którąś z podstaw wznowieniowych. Oprócz ustalenia czy nie zachodzi niedopuszczalność wznowienia w owej wstępnej fazie rozpatrywania podania organ administracji ma obowiązek badać również kwestię zachowania jednomiesięcznego terminu do złożenia podania. Nie wolno mu natomiast oceniać, czy przyczyny wznowienia wskazane przez stronę faktycznie wystąpiły; tę kwestię organ administracji powinien rozważyć dopiero po wydaniu postanowienia o wznowieniu postępowania (art. 149 § 1 Kpa; por. wyrok NSA z dnia 1 września 2000 r. sygn. akt III SA 2304/99, ONSA 2001/4/179; B. Adamiak, J. Borkowski. Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. C.H. Beck, 2014 r., s. 608-609).

Wydanie postanowienia o odmowie wznowienia postępowania, o jakim mowa w art. 149 § 3 Kpa może zatem nastąpić z trzech następujących przyczyn: 1) podanie o wznowienie postępowania zostało wniesione przez osobę nie będącą stroną; 2) podanie o wznowienie postępowania zostało wniesione po upływie terminu; 3) w podaniu o wznowienie nie powołano żadnej z przyczyn wznowienia określonych w art. 145 § 1, art. 145a § 1 lub art. 145b § 1 Kpa.

W rozpoznawanej sprawie organ I instancji odmówił wznowienia postępowania na podstawie art. 149 § 3 Kpa po dokonaniu oceny czy przyczyna wznowienia wskazana przez Spółkę faktycznie wystąpiła. Takie postępowanie świadczy o niezrozumieniu regulacji zawartej w ww. przepisie i stanowi jego naruszenie.

Ubocznie, w celu rozwiania wątpliwości czy organ prawidłowo ustalił adres Spółki, należy wyjaśnić, że istotnie stosownie do treści art. 22 ust. 2 zd. 1 Pgk podmioty, o których mowa w art. 20 ust. 2 pkt 1 (m.in. właściciele nieruchomości), zgłaszają właściwemu staroście zmiany danych objętych ewidencją gruntów i budynków (m.in. adres – art. 20 ust. 2 pkt 2), w terminie 30 dni, licząc od dnia powstania tych zmian. Żaden jednak przepis nie przewiduje, by w sprawie dotyczącej przekwalifikowania gruntu rolnego na grunt leśny doręczenie na adres figurujący w ewidencji było skuteczne. Taki skutek przewidziano np. w ustawie z dnia 10 kwietnia 2003 r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych (art. 11f ust. 3; Dz.U. z 2013 r., poz. 687 ze zm.).

Z zasady oficjalności doręczeń (art. 39 Kpa) wynika, że to organ ustala adresy zamieszkania poszczególnych stron, a czynić ma to tak, aby ustalenia w tym zakresie były wyczerpujące, co oznacza, że stosować może wszystkie środki, których prawo nie zabrania. Brak jest natomiast na gruncie Kpa przepisu, który pozwalałby pominąć w postępowaniu stronę, która np. nie zaktualizowała danych w ewidencji gruntów i budynków. Organ winien mieć również na względzie to, że dane zawarte w ewidencji gruntów nie są bezwzględnie wiążące w postępowaniu administracyjnym. Ponadto, co do zasady dane zawarte w ewidencji gruntów mają charakter informacyjny, a sam rejestr ewidencji gruntów jest wyłącznie odzwierciedleniem aktualnego stanu prawnego dotyczącego danej nieruchomości. Ma on charakter deklaratoryjny, a nie konstytutywny, co oznacza, że nie tworzy nowego stanu prawnego nieruchomości, a jedynie potwierdza stan faktyczny.

Skarżąca Spółka, będąc osobą prawną działającą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jest jednostką organizacyjną w rozumieniu art. 45 Kpa. Stosownie zatem do treści tego przepisu, korespondencja kierowana do takiego podmiotu, powinna być doręczana w lokalu jego siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Pod pojęciem siedziby jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 45 Kpa należy zaś w ocenie Sądu rozumieć adres wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Zgodnie bowiem z art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2013 r., poz. 1203 ze zm.) domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru, a więc również adres Spółki, są prawdziwe. Domniemanie to może zostać obalone, ale jedynie w sytuacji, gdy organ poweźmie informację o nieaktualności ujawnionych w KRS danych (por. wyrok NSA z dnia 5 grudnia 2012 r., sygn. I GSK 999/11).

Obecnie każdy, w tym również organ administracyjny, ma możliwość sprawdzenia w dostępnej przez Internet bazie KRS, jaka jest prawidłowa siedziba i adres podmiotu wpisanego do tego rejestru. Okolicznością niesporną w sprawie jest to, że od 2013 roku w KRS jako adres Spółki figurowała W., ul. B. 2/41, a nie Ł., ul. E. 7/19. Również okoliczność, że korespondencja kierowana na ten drugi adres nie była odbierana przez adresata, powinna skłonić organ do refleksji i podjęcia próby weryfikacji tego adresu w oparciu o powszechnie dostępne dane KRS.

W świetle powyższego, skoro skarżąca Spółka wykazała ponad wszelką wątpliwość, że dane zawarte w ewidencji gruntów nie odzwierciedlają aktualnego adresu Spółki, to organ I instancji nie mógł skutecznie uznać, że doręczenie korespondencji na adres Spółki widniejący w ewidencji gruntów nastąpiło ze skutkiem, o jakim mowa w art. 44 § 4 Kpa. Należy mieć na względzie, że jednym z warunków skorzystania z zastępczego trybu doręczenia przesyłki, stosownie do art. 44 w związku z art. 42 § 1 Kpa, jest skierowanie przesyłki na właściwy adres. W konsekwencji domniemanie, że przesyłka dotarła do rąk adresata, może mieć miejsce tylko w przypadku skierowania korespondencji na prawidłowy adres strony. Aby uznać doręczenie zastępcze za dokonane prawidłowo, muszą zatem łącznie zostać spełnione przesłanki określone w art. 44 w związku z art. 42 § 1 Kpa. W przeciwnym razie brak jest podstaw do przyjęcia domniemania doręczenia i łączenia z wadliwym doręczeniem skutków prawnych, jakie można wywodzić jedynie ze skutecznego doręczenia przesyłki stronie. Przyjęcie fikcji doręczenia pisma może mieć bowiem doniosłe skutki dla strony postępowania administracyjnego i dlatego ważne jest to, czy organ dochował wymogów z art. 42 § 1 Kpa, tj. wymogu dotyczącego doręczenia przesyłki na prawidłowy adres strony. Uchybienie w tym zakresie powoduje, że organ administracyjny nie będzie mógł skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Przepis art. 41 § 1 Kpa, nakładający na strony postępowania obowiązek zawiadamiania organu o każdej zmianie swojego adresu, a w konsekwencji skutek prawny doręczenia pisma pod dotychczasowym adresem w razie zaniedbania ww. obowiązku (§ 2), może mieć zastosowanie wyłącznie w sytuacji gdy strona została prawidłowo zawiadomiona o wszczęciu postępowania. Świadczy o tym wyraźnie sformułowanie: "W toku postępowania strony (...) mają obowiązek (...).".

W odniesieniu do stanowiska przedstawionego przez organ II instancji, Sąd podziela prezentowany w orzecznictwie pogląd, zgodnie z którym bieg terminu, o którym mowa w art. 149 § 2 Kpa należy liczyć nie od daty doręczenia decyzji, lecz od dnia, w którym strona dowiedziała się o danej decyzji, tj. powzięła wiadomość o istnieniu decyzji i zawartym w niej rozstrzygnięciu. Powzięcie wiadomości o wydaniu decyzji nie jest przy tym pojęciem tożsamym z zawiadomieniem o pełnej treści decyzji, co mogłoby nastąpić dopiero po doręczeniu decyzji (por. wyroki NSA: z dnia 14 lutego 2013 r., sygn. II OSK 1927/11; z dnia 7 sierpnia 2008 r., sygn. II OSK 931/07). Ponadto za dowiedzenie się o decyzji nie można uznać powzięcia wiadomości wyłącznie o dacie jej wydania, numerze i sprawie, której dotyczy. Informacje te nie mówią bowiem wszystkiego o tym, co stanowi o jej najważniejszym elemencie - o rozstrzygnięciu. Dowiedzenie się o rozstrzygnięciu oznacza pozyskanie wiadomości o tym, jakiej sprawy dotyczyła decyzja, czy była to decyzja pozytywna bądź negatywna, czy też w inny sposób kończąca postępowanie. Wreszcie rozstrzygnięcie, jego treść, pozwala na subiektywną ocenę zasadności wniesienia podania o wznowienie postępowania decyzją tą zakończonego. Kwestia ustalenia zachowania terminu do wniesienia wniosku o wznowienie postępowania wprawdzie obciąża wnioskodawcę, niemniej jednak organ administracji publicznej nie jest zwolniony od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w zakresie ustalenia tej okoliczności (por. wyrok NSA z dnia 21 marca 2012 r., sygn. I OSK 463/11).

Na gruncie rozpoznawanej sprawy stwierdzić należy, że jakkolwiek stosownie do art. 75 § 1 Kpa jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, to notatka służbowa sporządzona w dniu 14 sierpnia 2014 r. przez pracownika Starostwa Powiatowego E. R., dokumentująca rozmowę telefoniczną przeprowadzoną z pełnomocnikiem skarżącej Spółki r.pr. P. Z., w żaden sposób nie potwierdza, aby ww. pełnomocnik został poinformowany o decyzji z dnia 28 maja 2014 r. Z przedmiotowej notatki wynika jedynie, że pełnomocnik wystąpił o przesłanie kierowanej do Spółki korespondencji, podał nowy adres Spółki i został poinformowany o obowiązku zgłaszania wszelkich zmian, w tym danych adresowych. Dopiero w notatce służbowej pracownika organu II instancji, sporządzonej po rozmowie telefonicznej przeprowadzonej w dniu 12 grudnia 2014 r. z E. R., znajduje się informacja o tym, że w dniu 14 sierpnia 2014 r. ww. pracownik Starostwa telefonicznie poinformował pełnomocnika Spółki o wydaniu decyzji kończących postępowania w sprawach [...] oraz [...], a także o rozstrzygnięciach zawartych w wydanych decyzjach.

W niniejszej sprawie ustalenie daty, kiedy pełnomocnik Spółki dowiedział się o decyzji z dnia 28 maja 2014 r. ma kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia, czy podanie o wznowienie postępowania zakończonego ww. decyzją zostało wniesione w terminie. Ustalenie, że nastąpiło to w dniu 14 sierpnia 2014 r. oznaczałoby, że Spółka uchybiła terminowi określonemu w art. 148 § 2 Kpa, ponieważ przesyłkę zawierającą wniosek o wznowienie postępowania nadała na poczcie dopiero w dniu 22 września 2014 r.

W ocenie Sądu nie można uznać, że organ opierając się wyłącznie na ww. notatkach służbowych w sposób wszechstronny wyjaśnił sporną kwestię. Przede wszystkim podkreślić należy, że notatka służbowa nie jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 76 § 1 Kpa. Zgodnie z art. 81 Kpa okoliczność faktyczna może być uznana za udowodnioną, jeżeli strona miała możność wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów. Z art. 67 § 1 Kpa wynika zaś, że organ sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

Nie ulega wątpliwości, że ustalenie kiedy pełnomocnik Spółki dowiedział się o decyzji z dnia 28 maja 2014 r., ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Uznanie przez organ II instancji podania o wznowienie postępowania jako spóźnionego skutkowało bowiem odmową wznowienia postępowania. Tymczasem jedynym pismem mającym dokumentować fakt, że pełnomocnik Spółki dowiedział się o decyzji już w dniu 14 sierpnia 2014 r. jest sporządzona w tym dniu notatka służbowa, z której nic takiego nie wynika. Ustalając datę, kiedy pełnomocnik Spółki dowiedział się o decyzji, organ II instancji poprzestał na przeprowadzeniu rozmowy telefonicznej z pracownikiem Starostwa, bez próby weryfikacji jego twierdzeń w oparciu o inne dowody. Organ nawet nie umożliwił Spółce odniesienia się do twierdzeń pracownika Starostwa. W konsekwencji uznanie za udowodnioną okoliczności udokumentowanej w treści notatki służbowej z dnia 12 grudnia 2014 r. nastąpiło z naruszeniem art. 81 Kpa, co miało wpływ na wynik postępowania. W ocenie Sądu brak utrwalonej na piśmie czynności zawiadomienia pełnomocnika Spółki o decyzji z dnia 28 maja 2014 r. obligował organ II instancji do sporządzenia protokołu z przesłuchania E. R. (art. 67 § 2 pkt 2 Kpa). W istocie bowiem ww. pracownik Starostwa w rozmowie telefonicznej w dniu 12 grudnia 2014 r. występował w charakterze świadka.

Wszechstronne wyjaśnienie powyższej kwestii jest tym bardziej uzasadnione, że skarżąca Spółka wniosła podanie o wznowienie postepowania w ustawowym terminie liczonym od daty doręczenia jej (za pośrednictwem poczty) i jej pełnomocnikowi (drogą elektroniczną) w dniu 20 sierpnia 2014 r. korespondencji obejmującej również decyzję z dnia 28 maja 2014 r. W związku z powyższym pojawia się wątpliwość, nie rozwiana przez organ II instancji, czy faktycznie pełnomocnik Spółki już w dniu 14 sierpnia 2014 r. dowiedział się o ww. decyzji, czy też nastąpiło to dopiero 6 dni później.

W tym stanie rzeczy Wojewódzki Sad Administracyjny orzekł o uchyleniu postanowień organów obu instancji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c Ppsa. Orzeczenie w pkt II wyroku oparto o przepis art. 152 Ppsa.

Przy ponownym rozpatrzeniu sprawy organ I instancji w pierwszej kolejności dokona wstępnej oceny czy nie zachodzą przedmiotowe bądź podmiotowe przesłanki niedopuszczalności wznowienia oraz czy zachowany został wymóg terminowości podania, mając na uwadze przedstawione wyżej wywody i eliminując dotychczas popełnione uchybienia. W szczególności ustali ponad wszelką wątpliwość, czy podczas rozmowy telefonicznej w dniu 14 sierpnia 2014 r. pełnomocnik Spółki powziął wiadomość o istnieniu decyzji z dnia 28 maja 2014 r. i zawartym w niej rozstrzygnięciu. W tym celu powinien umożliwić skarżącej Spółce wypowiedzenie się co do twierdzeń pracownika Starostwa.