Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 1468/20
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2020-12-10 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6147 Archiwa
Hasła tematyczne: Inne
Skarżony organ: Dyrektor Archiwum Państwowego
Treść wyniku: Oddalono skargę
Powołane przepisy: article: art. 151
journal: Dz.U. 2019 poz 2325
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Tomasz Szmydt, Sędzia WSA Ewa Radziszewska-Krupa, Sędzia WSA Sławomir Antoniuk (spr.), po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w dniu 10 grudnia 2020 r. sprawy ze skargi A. U. na decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w [...] z dnia [...] lutego 2020 r. nr [...] w przedmiocie nakazu złożenia dokumentacji osobowej i płacowej na odpłatne przechowywanie w archiwum państwowym oddala skargę


UZASADNIENIE

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych decyzją z dnia [...] lutego 2020 r. nr [...], na podstawie 127 § 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096, z późn. zm.), zwanej dalej K.p.a., po rozpatrzeniu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, utrzymał w mocy własną decyzję z dnia [...] stycznia 2020 r. nr [...] nakazującą A. U. złożenie dokumentacji osobowej i płacowej wytworzonej przez Przedsiębiorstwo Transportowe Handlu Wewnętrznego w [...], Przedsiębiorstwo Transportowe Handlu Wewnętrznego w [...] oddział w [...], Przedsiębiorstwo Transportowe Handlu Wewnętrznego w [...] Zakład Wojewódzki w [...] (wraz z oddziałami w [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...]), Przedsiębiorstwo Transportowo-Spedycyjne i Usług Różnych " [...] l" w [...] na odpłatne przechowywanie w Archiwum Państwowym w [...] (ul. [...], [...]) w trybie art. 51z ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.); zwanej dalej u.n.z.a.

W uzasadnieniu decyzji organ wskazał, że w dniu [...] maja 2019 r. radca prawny E. K. działając w imieniu mocodawców: C. D., M. D., L. S., Z. T., B. O., R. R. i R. S., złożyła wniosek o zabezpieczenie dokumentacji powstałej w wyniku działalności Przedsiębiorstwa Transportowo-Spedycyjnego i Usług Różnych " [...] " w [...], poprzez przejęcie akt przez wskazane archiwum państwowe. Podała, że wnioskodawcy byli zatrudnieni w Przedsiębiorstwie Transportowym Handlu Wewnętrznego, przekształconego następnie w Przedsiębiorstwo Transportowo-Spedycyjne i Usług Różnych " [...]" (dowód: kopie dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie, w tym świadectw pracy: C. D., R. S., L. S., B. O. i M. D.). Ponadto wskazała, że w dniu [...] lipca 2002 r. Sąd Rejonowy w [...] [...] Wydział [...] wydał postanowienie w sprawie stwierdzenia ukończenia postępowania upadłościowego, które toczyło się pod sygn. akt [...], wszczętego w dniu 20 października 1999 r. Przedsiębiorstwo Transportowo-Spedycyjne i Usług Różnych " [...]" zostało wykreślone z KRS z dniem [...] listopada 2002 r. Syndyk przekazał dokumentację zlikwidowanego Przedsiębiorstwa " [...]" do archiwum [...] i Archiwum przy ul. [...] w [...] (dowód: kopia dokumentu uzyskanego przez jednego z wnioskodawców). Wskazała także, że dokumentacja przechowywana jest w piwnicy budynku przy ul. [...] w [...], w warunkach narażających akta na zniszczenie. Ponadto w opinii wnioskodawców istniało ryzyko nieuprawnionego przejęcia dokumentów przez osoby trzecie.

W związku z powyższym, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wszczął postępowanie administracyjne w sprawie zabezpieczenia dokumentacji osobowej i płacowej Przedsiębiorstwa Transportowo-Spedycyjnego i Usług Różnych " [...]" w [...] w związku z wnioskiem radcy prawnego E. K., działającej w imieniu byłych pracowników Przedsiębiorstwa " [...]", mające na celu zbadanie zasadności wydania decyzji w trybie art. 51z ust. 1 u.n.z.a.

Archiwum Państwowe w [...], wyznaczone w tym celu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, przeprowadziło w dniu [...] czerwca 2018 r. ekspertyzę dokumentacji będącej przedmiotem złożonego wniosku – w obecności W. K. – zarządcy nieruchomości przy ul. [...] w [...]. Ekspertyzy dokonano w związku z wcześniejszym wnioskiem Prokuratury Rejonowej w [...] z dnia [...] marca 2018 r. ([...]) w zakresie zabezpieczenia dokumentacji m.in. Przedsiębiorstwa " [...] " w [...]. W dniu [...] września 2019 r. Archiwum Państwowe w [...] poinformowało, że warunki przechowywania akt nie uległy zmianie w stosunku do stanu z dnia [...] czerwca 2018 r. Wskazało ponadto, że nieruchomość przy ul. [...] w [...] została wyłączona przez nadzór budowlany z użytkowania i jest przeznaczona do rozbiórki.

W wyniku przeprowadzonej ekspertyzy dokumentacji ustalono, że jest ona przechowywana w piwnicy nieruchomości przy ul. [...] w [...]. Dostęp do pomieszczenia z aktami jest ograniczony, pomieszczenie jest zamknięte, zejście do piwnicy jest zabezpieczone kratą zamykaną na kłódkę. Archiwum Państwowe w [...] oceniło stan pomieszczenia jako zły. Budynek jest przeznaczony do rozbiórki, piwnica jest bardzo zawilgocona, a ściany zagrzybione. W pomieszczeniu z dokumentacją brak okien, znajdują się w nim wyłącznie regały i akta. Archiwum Państwowe w [...] oceniło, że dokumentacja jest w 100 % zagrzybiona, przechowywana w nieodpowiednich warunkach, które wpływają na postępujący proces jej niszczenia. Dokumentacja nie jest uporządkowana. Powyższe ustalenia potwierdza sporządzona przez pracownika Archiwum Państwowego w [...] dokumentacja fotograficzna. W związku z bardzo złym stanem dokumentacji (zakażenie mikrobiologiczne) niemożliwe było przeprowadzenie szczegółowej ekspertyzy. Pośród dokumentacji osobowej i płacowej stwierdzono obecność niewielkiej ilości dokumentacji księgowej.

Ustalenia Archiwum Państwowego w [...] organ administracji uznał za dokonane starannie i wiarygodne. Mając powyższe na uwadze, organ administracji stwierdził, że dokumentacja jest zagrożona zniszczeniem, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych i biologicznych.

Dokumentacja obejmuje ok. 65 mb. akt. Z uwagi na stan dokumentacji i sposób jej przechowywania nie udało się ustalić dokładnej daty jej wytworzenia, jak również ilości akt w podziale na akta osobowe i płacowe. Dokumentacja powstała, w wyniku działalności Przedsiębiorstwa Transportowego Handlu Wewnętrznego w [...], Przedsiębiorstwa Transportowego Handlu Wewnętrznego w [...] oddział w [...], Przedsiębiorstwa Transportowego Handlu Wewnętrznego w [...] Zakład Wojewódzki w [...] (wraz z oddziałami w [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...]) i Przedsiębiorstwa " [...] " w [...].

Właściciel nieruchomości, A. U., według oświadczenia W. K. – zarządcy nieruchomości, podczas nabywania budynku nie wiedział o znajdowaniu się w nim akt pracowniczych.

Badając przesłankę wykreślenia wytwórcy dokumentacji z odpowiedniego rejestru organ administracji stwierdził, na podstawie pełnego odpisu z rejestru przedsiębiorców KRS, że Przedsiębiorstwo " [...] " zostało wykreślone z KRS w 2002 r. Według Krajowego Rejestru Sądowego Przedsiębiorstwo " [...]" stanowiło jednostkę państwową, której organem założycielskim był Wojewoda [...] . W rejestrze widnieją również dane syndyka, J. P., która zbyła majątek przedsiębiorstwa w ramach prowadzonego postępowania upadłościowego.

Według wyjaśnień [...] Urzędu Wojewódzkiego w [...] - Delegatury w [...] z dnia [...] sierpnia 2019 r. (znak: [...]) Przedsiębiorstwo " [...]" w [...] było następcą prawnym Przedsiębiorstwa Transportowego Handlu Wewnętrznego w [...], PTHW w [...] oddział w [...], [...] , [...], [...], [...], [...] i [...]. Przedsiębiorstwo " [...] " zgodnie z przesłanymi wyjaśnieniami, zostało na podstawie umowy sprzedaży zbyte S. T. w toku prowadzonego postępowania upadłościowego. Powołując się na ustalenia Prokuratury Rejonowej w [...], [...] Urząd Wojewódzki wskazał, że dokumentacja osobowa i płacowa została zbyta razem z całym Przedsiębiorstwem " [...]" i przekazana S. T. w trybie art. 551 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145, z późn. zm.); zwanej dalej K.c. Powyższe świadczy o następstwie prawnym S. T. wobec dokumentacji pozostałej po Przedsiębiorstwie " [...] " i jego poprzednikach.

Z informacji przekazanych przez Prokuraturę Rejonową w [...] wynika, że S. T. prowadził w latach 2000-2008 działalność gospodarczą w [...] przy ul. [...] na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Przedmiotem tej działalności były usługi transportowe, prowadzenie parkingu, wynajem pomieszczeń biurowych, komis samochodowy, import-eksport towarów, handel artykułami przemysłowymi, produkcja i montaż regałów usługi reklamowe, marketingowe, wypożyczalnia sprzętu biurowego. W toku postępowania przygotowawczego w 2009 r. S. T., według informacji z Prokuratury Rejonowej w [...], zaprzeczył jakoby prowadził działalność gospodarczą związaną z przechowywaniem akt osobowych i płacowych.

Zgodnie z informacją z Urzędu Miejskiego w [...] z dnia [...] października 2019 r. w dniu [...] lipca 2008 r. złożone zostało przez pełnomocnika zawiadomienie o zaprzestaniu wykonywania działalności z dniem [...] grudnia 2007 r. przez Przedsiębiorstwo Usługowo-Handlowe " [...]" (NIP [...], Regon [...]). Wpis wykreślono z ewidencji działalności gospodarczej z dniem [...] czerwca 2008 r. decyzją z dnia [...] lipca 2008 r. nr [...].

W dniu [...] sierpnia 2019 r. Sąd Rejonowy w [...] [...] Wydział [...] KRS przesłał uwierzytelnioną kopię aktu notarialnego repertorium A nr [...] , W. D. Notariusz w [...], a także wskazał, że w aktach rejestrowych brak sprawozdania syndyka z dnia [...] czerwca 2000 r.

Ze wskazanego aktu notarialnego zawartego między J. P., działającą jako syndyk masy upadłości w imieniu i na rzecz Przedsiębiorstwa " [...]" w [...] w upadłości, a S.T. i W. Z. T., wynika, że na podstawie umowy sprzedaży przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 551 K.c. z dnia [...] maja 2000 r. doszło do zbycia majątku przedsiębiorstwa w tym dokumentacji formalno-prawnej, ksiąg rachunkowych, dokumentów księgowych, sprawozdań finansowych i statystycznych, dokumentów rozliczeniowych z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, akt personalnych oraz innych dokumentów Przedsiębiorstwa " [...]" oraz przedsiębiorstw lub oddziałów, których Przedsiębiorstwo " [...]" stało się następcą prawnym (§ 1 pkt 8 umowy sprzedaży Przedsiębiorstwa " [...]" z dnia [...] maja 2000 r.). Zgodnie z § 2 ww. umowy sprzedaży do aktu złożono m.in. odpis pisma [...] Urzędu Wojewódzkiego Wydziału [...] z dnia [...] marca 2000 r., opiniującego pozytywnie zamiar sprzedaży Przedsiębiorstwa " [...]" w całości, w trybie art. 113 § 3 Prawa upadłościowego.

Składniki przedsiębiorstwa zgodnie z art. 551 K.c. to dobra niematerialne i materialne. Składnikami niematerialnymi są m.in. księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

W świetle powyższego organ administracji stwierdził, że zaistniała przesłanka braku podstaw prawnych do przekazania dokumentacji pracowniczej innemu podmiotowi na dalsze przechowywanie. Dysponentem dokumentacji powstałej w wyniku działalności Przedsiębiorstwa " [...]" i jego poprzedników był S. T. Prowadzona przez niego działalność gospodarcza została wykreślona z rejestru, a tym samym brak podstaw prawnych do przekazania akt na dalsze przechowywanie innemu podmiotowi.

W związku z tym, że w stosunku do dokumentacji osobowej i płacowej wytworzonej przez Przedsiębiorstwo Transportowe Handlu Wewnętrznego w [...], Przedsiębiorstwo Transportowe Handlu Wewnętrznego w [...] oddział w [...], Przedsiębiorstwo Transportowe Handlu Wewnętrznego w [...] Zakład Wojewódzki w [...] (wraz z oddziałami w [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...]) oraz Przedsiębiorstwa " [...] " w [...] wymagane przesłanki zastosowania art. 51z ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, z późn. zm.); zwanej dalej u.n.z.a. zostały łącznie spełnione, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych decyzją z dnia [...] stycznia 2020 r. nakazał A. U. złożenie powyższej dokumentacji osobowej i płacowej na odpłatne przechowywanie w Archiwum Państwowym w [...] .

W dniu [...] stycznia 2020 r. A. U. złożył od powyższej decyzji wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy zarzucając naruszenie art. 51z ust. 5 u.n.z.a. przez obciążenie go kosztami przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwum państwowe. Wniósł o zmianę decyzji przez obciążenie ww. kosztami osoby wskazane w art. 51z ust. 5 u.n.z.a. Wskazał, że jest on jedynie nabywcą nieruchomości, nie zaś następcą prawnym wytwórców dokumentacji. Podkreślił, że nie kupił przedsiębiorstwa " [...]", a jedynie rzecz niegdyś wchodzącą w jego skład, tj. nieruchomość. W związku z powyższym nie wszedł w prawa i obowiązki podmiotu opisanego w art. 51z ust. 5 u.n.z.a. Jako dowód przedłożył akt notarialny z dnia [...] listopada 2007 r. repertorium [...]. [...] Kancelarii Notarialnej U. S. w [...]. Nie jest następcą prawnym i nie jest podmiotem zobligowanym do dalszego przechowywania akt po zlikwidowanym Przedsiębiorstwie " [...]". Tym samym nie jest osobą zobowiązaną do pokrycia kosztów, o których mowa w art. 51 z ust. 5 u.n.z.a. Podkreślono ponadto, że redakcja decyzji z dnia [...] stycznia 2020 r. wskazuje na obciążenie go kosztami przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe. Jednocześnie przyznano, że w rozstrzygnięciu decyzji zastosowanie art. 51z ust. 5 u.n.z.a. nie znalazło odzwierciedlenia. Jego zdaniem z rozstrzygnięcia decyzji jednoznacznie wynika obowiązek pokrycia przez niego kosztów, o których mowa w art. 51z ust. 5 u.n.z.a.

Po rozpatrzeniu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy decyzją z dnia [...] lutego 2020 r. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych utrzymał w mocy zaskarżone rozstrzygnięcie.

Wskazał, że decyzja z dnia [...] stycznia 2020 r. nie zobowiązywała A. U. do pokrycia kosztów związanych z tym przekazaniem, jak również dalszym zabezpieczaniem akt, a jedynie do wydania akt wskazanemu archiwum państwowemu, jako że akta te są w jego faktycznym posiadaniu. Miejscem złożenia dokumentacji jest nieruchomość, która jest własnością A. U., zatem organ administracji nie mógł zobowiązać innych osób do wydania akt.

Ponadto organ zaznaczył, że zgodnie z art. 51p ust. 7 u.n.z.a. do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum państwowe, stosuje się odpowiednio przepisy działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, z tym, że uprawnienia organu podatkowego, przewidziane w tych przepisach, przysługują dyrektorowi archiwum państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna, wówczas koszty te pokrywane są ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Art. 51z ust. 6 u.n.z.a. odsyła do przepisów art. 51p ust. 7-9. Art. 51p ust. 8 u.n.z.a. stanowi, że wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów ustala dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki związane z przechowywaniem dokumentacji

Biorąc powyższe pod uwagę należy wskazać, że w sprawie ustalenia wysokości środków finansowych na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji wydawana jest odrębna decyzja administracyjna obciążająca osoby, o których mowa w art. 51z ust. 5 u.n.z.a. Decyzją z dnia [...] stycznia 2020 r. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nie wskazał osób zobowiązanych do pokrycia kosztów przechowywania dokumentacji, w tym zakresie decyzję wydaje bowiem dyrektor archiwum państwowego, które przejmuje dokumentację. Przedmiotową decyzją organ zobowiązał jedynie A. U. do wydania dokumentacji wskazanemu archiwum państwowemu oraz zobowiązał to archiwum do zabezpieczenia dokumentacji osobowej i płacowej wymienionych podmiotów.

Nawiązując do twierdzenia A. U., jakoby organ nie ustalił osób, o których mowa w art. 51z ust. 5 u.n.z.a. oraz nie włączył ich do postępowania na prawach strony, należy przywołać ustalenia organu poczynione na podstawie informacji uzyskanych z [...] Urzędu Wojewódzkiego w [...], Prokuratury Rejonowej w [...] oraz Urzędu Miejskiego w [...].

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie A. U. zakwestionował decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia [...] lutego 2020 r. nr [...] wnosząc o jej uchylenie oraz decyzji ją poprzedzającej.

Zaskarżonemu rozstrzygnięciu zarzucił naruszenie art. 51z ust. 5 u.n.z.a., przez obciążenie go kosztami przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwum państwowe, a nie osoby wskazane w podanym przepisie.

Skarżący wskazał, że nie kwestionuje ustaleń faktycznych poczynionych w toku postępowania administracyjnego przez organ administracyjny jednak podnosi, iż treść uzasadnienia merytorycznego zaskarżonej decyzji nie odpowiada treści merytorycznej jej rozstrzygnięcia nakazującą mu złożenie dokumentacji na odpłatne przechowywanie w Archiwum Państwowym.

Powołując się na treść art. 51z ust. 5 u.n.z.a. podkreślił, że nie jest osobą zarządzającą lub pełniącą funkcję organu zarządzającego w dniu wykreślenia wskazanego podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zgodnie z powyższym przepisem to te osoby zobowiązane są do pokrycia kosztów przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe. Ponadto nie kupił przedsiębiorstwa, którego dokumentacja ta dotyczy, a jedynie rzecz niegdyś wchodzącą w jego skład, tj. nieruchomość położoną przy ul. [...] w [...].

W związku z tym nie wszedł w prawa i obowiązki podmiotu opisanego w art. 51z ust. 5 u.n.z.a. Zaznaczył, że w toku przeprowadzonego postępowania przedłożył również akt notarialny z dnia [...] listopada 2007 r. Rep. [...] [...] potwierdzający wskazaną okoliczność znajdującą się w aktach sprawy.

Zdaniem skarżącego rozstrzygnięcie zaskarżonej decyzji w oparciu o powołany art. 51z ust. 5 u.n.z.a. przeczy rozstrzygnięciu merytorycznemu (brzmieniu literalnemu) wskazując na jej wadliwość, bowiem organ ma świadomość, że obowiązek pokrycia kosztów ciąży na określonych przez przepis osobach, a obciąża go.

Podkreślił, że w zaskarżonej decyzji organ jednoznacznie zobowiązał skarżącego do złożenia dokumentacji wytworzonej przez Przedsiębiorstwo Transportowe Handlu Wewnętrznego w [...] na odpłatne przechowywanie w Archiwum Państwowym.

Zupełnie zatem niezrozumiałym oraz pozbawionym podstaw faktycznych, jak i prawnych pozostaje, nałożenie na niego, a więc osobę zupełnie niezwiązaną ze wskazanym przedsiębiorstwem obowiązku złożenia dokumentacji osobowej i płacowej wytworzonej przez Przedsiębiorstwo Transportowe Handlu Wewnętrznego na odpłatne przechowywanie w Archiwum Państwowym.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, podtrzymując swoje dotychczasowe argumenty faktyczne i prawne, a także o zasądzenie kosztów postępowania.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

W świetle art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2167, z późn. zm.), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym stosownie do § 2 art. 1 powołanej ustawy kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.

Rozpoznając sprawę w świetle powołanych powyżej kryteriów, należy stwierdzić, że skarga nie zasługuje na uwzględnienie.

Postępowanie w niniejszej sprawie zostało wszczęte na wniosek radcy prawnego E. K. działającej w imieniu mocodawców: C. D., M. D., L. S., Z. T., B. O., R. R. i R. S. o zabezpieczenie dokumentacji powstałej w wyniku działalności Przedsiębiorstwa Transportowo-Spedycyjnego i Usług Różnych " [...] " w [...], poprzez przejęcie akt przez wskazane archiwum państwowe. Podała, że wnioskodawcy byli zatrudnieni w Przedsiębiorstwie Transportowym Handlu Wewnętrznego, przekształconego następnie w Przedsiębiorstwo Transportowo-Spedycyjne i Usług Różnych " [...] ". Ponadto wskazała, że w dniu [...] lipca 2002 r. Sąd Rejonowy w [...] [...] Wydział [...] wydał postanowienie w sprawie stwierdzenia ukończenia postępowania upadłościowego, które toczyło się pod sygn. akt [...], wszczętego w dniu [...] października 1999 r. Przedsiębiorstwo Transportowo-Spedycyjne i Usług Różnych " [...] " zostało wykreślone z KRS z dniem [...] listopada 2002 r. Syndyk przekazał dokumentację zlikwidowanego Przedsiębiorstwa " [...] " do archiwum [...] Archiwum przy ul. [...] w [...] . Wskazała także, że dokumentacja przechowywana jest w piwnicy budynku przy ul. [...] w [...], w warunkach narażających akta na zniszczenie. W opinii wnioskodawców istniało ryzyko nieuprawnionego przejęcia dokumentów przez osoby trzecie.

Materialnoprawną podstawę zaskarżonej decyzji stanowił przepis art. 51z ust. 1 u.n.z.a., zgodnie z którym Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

Użyte w tym przepisie słowo "może" oznacza, że wydanie przez organ decyzji nakazującej złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym ma charakter uznaniowy, a to powoduje, że nawet przy zaistnieniu ustawowych przesłanek do jej wydania ocena konieczności nakazania takich działań należy do organu orzekającego. Uznanie administracyjne obejmuje również prawo organu do ewentualnego wskazania właściwego do przechowywania dokumentacji archiwum państwowego.

Zgodnie natomiast z art. 51 z. ust. 2 u.n.z.a. przed wydaniem decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje.

Decyzja Naczelnego Dyrektora Archiwum Państwowych może zostać wydana, ilekroć w danym stanie faktycznym zaistnieją trzy okoliczności. Można je uznać za przesłanki wydania decyzji przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przesłanki te powinny być spełnione kumulatywnie, co oznacza, że brak choćby jednej z nich uniemożliwia zastosowanie trybu wskazanego w przepisie.

Pierwsza przesłanka związana jest z wykreśleniem pracodawcy z właściwego rejestru, tj. z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, co wiąże się z jego likwidacją.

Druga przesłanka ma związek z istnieniem stanu zagrożenia zniszczenia bądź uszkodzenia dokumentacji osobowo-płacowej. Czynniki będące źródłem tego zagrożenia, tyczące się szkodliwości oddziaływania warunków atmosferycznych bądź bezprawnego działania osób trzecich, wymieniono tylko przykładowo, o czym świadczy użyty w art. 51z u.n.z.a. zwrot "w szczególności". Z reguły już sam fakt przechowywania dokumentacji osobowej przez osoby, które nie podlegają żadnej kontroli w zakresie spełniania warunków sprawowania nad nią pieczy, niesie ze sobą ryzyko dla bytu dokumentacji. Uzasadnia on więc wydanie określonej w przepisie decyzji. Na ogół zagrożenie dla dokumentacji polega na pozostawieniu jej w opuszczonych przez pracodawcę pomieszczeniach (niekiedy nawet magazynach, garażach, itd.). Dokumentacja wówczas niszczeje, a brak nadzoru nad nią sprawia, że jest narażona na bezprawne działanie osób trzecich.

Trzecią okolicznością uzasadniającą wydanie decyzji administracyjnej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jest brak prawnych podstaw do powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi. Podstawą prawną do przechowywania dokumentacji, która uniemożliwia wydanie decyzji określonej w przepisie, jest umowa przechowania, zawarta przez byłego pracodawcę z przedsiębiorcą uprawnionym do prowadzenia działalności regulowanej, polegającej na przechowywaniu akt osobowo-płacowych. Jeśli taka umowa jest zawarta, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nie może podjąć decyzji, której dotyczy przepis art. 51z u.n.z.a. Takiej decyzji nie można podjąć w szczególności wtedy, gdy po przejęciu akt przedsiębiorca zaprzestał prowadzenia działalności przechowalniczej. Przyjmuje się, że jest obowiązkiem tego przedsiębiorcy, zabezpieczenie dokumentacji do końca ustawowego okresu jej przechowywania i Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nie może go wyręczać w wykonaniu tej powinności. Przedsiębiorca, za przechowanie akt, pobrał wynagrodzenie. Powinien wobec tego samodzielnie zawrzeć umowę przechowania z uprawnioną osobą, ponosząc koszty tego przechowania.

W tym miejscu Sąd wskazuje, że przed wydaniem decyzji zgodnie z art. 51z ust. 2 u.n.z.a. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje w celu ustalenia zaistnienia przesłanek z art. 51z ust. 1 u.n.z.a.

Przenosząc powyższe rozważania na kanwę ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego należy wskazać za organem, że w niniejszej sprawie zaistniała pierwsza z przesłanek wymienionych w art. 51z ust. 1 u.n.z.a. tj., doszło do wykreślenia wytwórcy dokumentacji pracowniczo-płacowej z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Na podstawie pełnego odpisu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego ustalono, że Przedsiębiorstwo " [...] " zostało wykreślone w 2002 r. Stanowiło ono jednostkę państwową, której organem założycielskim był Wojewoda [...]. W rejestrze widnieją również dane syndyka, Pani J. P., która zbyła majątek przedsiębiorstwa w ramach prowadzonego postępowania upadłościowego.

Według wyjaśnień [...] Urzędu Wojewódzkiego w [...] - Delegatury w [...] z dnia [...] sierpnia 2019 r. (znak: [...]) Przedsiębiorstwo " [...] " w [...] było następcą prawnym Przedsiębiorstwa Transportowego Handlu Wewnętrznego w [...], PTHW w [...] oddział w [...], [...], [...], [...], [...], [...] i [...]. Przedsiębiorstwo " [...]" zostało na podstawie umowy sprzedaży zbyte S. T. w toku prowadzonego postępowania upadłościowego. Powołując się na ustalenia Prokuratury Rejonowej w [...], [...] Urząd Wojewódzki wskazał, że dokumentacja osobowa i płacowa została zbyta razem z całym Przedsiębiorstwem " [...]" i przekazana S. T. w trybie art. 551 K.c. Powyższe świadczy o następstwie prawnym S. T. wobec dokumentacji pozostałej po Przedsiębiorstwie " [...]" i jego poprzednikach.

Z informacji przekazanych przez Prokuraturę Rejonową w [...] wynikało, że S. T. prowadził w latach 2000-2008 działalność gospodarczą w [...] przy ul. [...] na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Zgodnie z informacją z Urzędu Miejskiego w [...] z dnia [...] października 2019 r. w dniu [...] lipca 2008 r. zostało złożone przez pełnomocnika zawiadomienie o zaprzestaniu wykonywania działalności z dniem [...] grudnia 2007 r. przez Przedsiębiorstwo Usługowo-Handlowe " [...]" (NIP [...], Regon [...]). Wpis wykreślono z ewidencji działalności gospodarczej z dniem [...] czerwca 2008 r. decyzją nr [...] z dnia [...] lipca 2008 r.

Z Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...] KRS organ otrzymał uwierzytelnioną kopię aktu notarialnego repertorium [...] nr [...], W. D. Notariusz w [...] zawartego między J. P., działającą jako syndyk masy upadłości w imieniu i na rzecz Przedsiębiorstwa " [...] " w [...] w upadłości, a S. J. T. i W. Z. T., z którego wynikało, że na podstawie umowy sprzedaży przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 551 K.c. z dnia [...] maja 2000 r. doszło do zbycia majątku przedsiębiorstwa, w tym dokumentacji formalno-prawnej, ksiąg rachunkowych, dokumentów księgowych, sprawozdań finansowych i statystycznych, dokumentów rozliczeniowych z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, akt personalnych oraz innych dokumentów Przedsiębiorstwa " [...]" oraz przedsiębiorstw lub oddziałów, których Przedsiębiorstwo " [...]" stało się następcą prawnym (§ 1 pkt 8 umowy sprzedaży Przedsiębiorstwa " [...] l" z dnia [...] maja 2000 r.). Zgodnie z § 2 ww. umowy sprzedaży do aktu złożono m.in. odpis pisma [...] Urzędu Wojewódzkiego Wydziału Skarbu Państwa z dnia [...] marca 2000 r., opiniującego pozytywnie zamiar sprzedaży Przedsiębiorstwa " [...] " w całości, w trybie art. 113 § 3 Prawa upadłościowego.

Oceniając przesłankę istnienia zagrożenia zniszczenia dokumentacji na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich należy posiłkować się w ocenie Sądu w niniejszej sprawie ekspertyzą wykonaną na zlecenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych przez Archiwum Państwowe w [...].

Jak wynika z akt sprawy Archiwum Państwowe w [...], wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, przeprowadziło w dniu [...] czerwca 2018 r. ekspertyzę dokumentacji, będącej przedmiotem złożonego wniosku, w obecności W. K.– zarządcy nieruchomości przy ul. [...] w [...]. Dokonano jej w związku z wcześniejszym wnioskiem Prokuratury Rejonowej w [...] z dnia [...] marca 2018 r. ([...]) w zakresie zabezpieczenia dokumentacji m.in. Przedsiębiorstwa " [...]" w [...]. W dniu [...] września 2019 r. Archiwum Państwowe w [...] poinformowało, że warunki przechowywania akt nie uległy zmianie w stosunku do stanu z dnia [...] czerwca 2018 r. Wskazało ponadto, że nieruchomość przy ul. [...] w [...] została wyłączona przez nadzór budowlany z użytkowania i jest przeznaczona do rozbiórki.

Z ekspertyzy tej wynika, że dokumentacja pracownicza jest przechowywana w piwnicy nieruchomości przy ul. [...] w [...]. Dostęp do pomieszczenia z aktami jest ograniczony, pomieszczenie jest zamknięte, zejście do piwnicy jest zabezpieczone kratą zamykaną na kłódkę. Archiwum Państwowe w [...] oceniło stan pomieszczenia jako zły. Budynek jest przeznaczony do rozbiórki, piwnica jest bardzo zawilgocona, a ściany zagrzybione. W pomieszczeniu z dokumentacją brak okien, znajdują się w nim wyłącznie regały i akta. Archiwum Państwowe w [...] oceniło, że dokumentacja jest w 100 % zagrzybiona, przechowywana w nieodpowiednich warunkach, które wpływają na postępujący proces jej niszczenia. Dokumentacja nie jest uporządkowana. Powyższe ustalenia potwierdza sporządzona przez pracownika Archiwum Państwowego w [...] dokumentacja fotograficzna. W związku z bardzo złym stanem dokumentacji (zakażenie mikrobiologiczne) niemożliwe było przeprowadzenie szczegółowej ekspertyzy. Pośród dokumentacji osobowej i płacowej stwierdzono obecność niewielkiej ilości dokumentacji księgowej.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że organ prawidłowo stwierdził, że dokumentacja jest zagrożona zniszczeniem, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych i biologicznych. Prowadzone postepowanie wykazało ponadto, że dokumentacja powstała w wyniku działalności Przedsiębiorstwa Transportowego Handlu Wewnętrznego w [...], Przedsiębiorstwa Transportowego Handlu Wewnętrznego w [...] oddział w [...], Przedsiębiorstwa Transportowego Handlu Wewnętrznego w [...] Zakład Wojewódzki w [...] (wraz z oddziałami w [...], [...], [...], [...], [...], [...], [...]) i Przedsiębiorstwa Transportowo-Spedycyjnego i Usług Różnych " [...]" w [...].

W niniejszej sprawie brak było również podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi na dalsze przechowywanie. Dysponentem dokumentacji powstałej w wyniku działalności Przedsiębiorstwa " [...] " i jego poprzedników był S. T., a prowadzona przez niego działalność gospodarcza została wykreślona z rejestru.

Zarzut A. U. podniesiony w skardze, że nie kwestionuje ustaleń faktycznych poczynionych przez organ w toku postępowania administracyjnego, jednak w jego ocenie treść uzasadnienia merytorycznego zaskarżonej decyzji nie odpowiada treści merytorycznej sentencji nie zasługuje na uwzględnienie.

Przedmiotem prowadzonego postępowania było ustalenie przez organ ziszczenia się przesłanek wskazanych w art. 51z ust. 1 u.n.z.a. wobec dokumentacji osobowej i płacowej stanowiącej przedmiot wniosku. Z uwagi na fakt, że w chwili wydania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych wytwórca dokumentacji jest już podmiotem wykreślonym z właściwego rejestru, jej adresatem jest każda osoba, w której władaniu znajduje się dokumentacja w warunkach grożących jej zniszczeniem bądź uszkodzeniem. W rozpatrywanej sprawie dokumentacja znajdowała się w nieruchomości, której właścicielem był A. U.

Podkreślić należy, że treścią zaskarżonej decyzji administracyjnej jest powierzenie dokumentacji osobowo- płacowej na przechowanie wyznaczonemu w decyzji archiwum państwowemu. Przechowanie każdorazowo następuje na zasadach odpłatności (wykluczone jest powierzenie dokumentacji na nieodpłatne przechowywanie). Odpowiedzialność za koszty z tym związane ponoszą z mocy omawianej regulacji członkowie zarządu oraz inne osoby zarządzające pracodawcą w dniu jego wykreślenia z rejestru. Przepisy art. 51z ust. 5 u.n.z.a. nie pozwalają zatem obciążyć kosztami przejęcia i przechowywania dokumentacji innych osób niż wskazane w tym przepisie. Dyrektor archiwum państwowego, które zostało wskazane do zabezpieczenia dokumentacji, określa w drodze decyzji wysokość poniesionych na ten cel kosztów (art. 51p ust. 8 u.n.z.a.), następnie przystępuje do egzekucji należności wskazanej w wydanej decyzji.

Dopiero decyzja dyrektora archiwum państwowego stanowi podstawę do egzekwowania określonych w niej kosztów, stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438 z późn. zm.). W związku z tym Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nie mógłby skutecznie obciążyć skarżącego kosztami, o których mowa w art. 51z ust. 5 u.n.z.a., a zatem zarzut skargi dotyczący naruszenia tego przepisu, poprzez obciążenie go kosztami przejęcia, zewidencjonowania, przechowywania i konserwacji dokumentacji jest niezasadny.

Tym samym skarżący błędnie uznaje się za podmiot, który zostanie obciążony kosztami przejęcia, zewidencjonowania, przechowywania i konserwacji dokumentacji. Podkreślenia wymaga, iż jeżeli w chwili wydania decyzji przez Naczelnego Dyrektora pracodawca jest już wykreślony z rejestru, jej adresatem jest każda osoba, w której władaniu znajduje się dokumentacja w warunkach grożących jej zniszczeniem niż uszkodzeniem. Wobec tego adresatem decyzji nakazującej złożenie dokumentacji będzie podmiot, który takową dokumentację przechowuje. Przy czym ustawodawca wyklucza powierzenie dokumentacji pracowniczej na nieodpłatne przechowywanie (art. 51z u.n.z.a.). Zaznaczyć należy, że decyzja nakazowa wskazuje jedynie formę przechowywania przez odpowiednie archiwum państwowe, a nie nakłada na konkretny podmiot obowiązku ustalonego w sposób na tyle precyzyjny, aby nadawał się do wykonania również w postępowaniu egzekucji administracyjnej. Odpłatność za koszty z tym przekazaniem związane (m.in. z tytułu przejęcia i konserwacji dokumentacji) ponoszą z mocy art. 51 z ust. 5 u.n.z.a. członkowie zarządu oraz inne osoby zarządzające pracodawcą w dniu jego wykreślenia z rejestru. W odniesieniu do pracodawców będących osobami fizycznymi odpowiedzialność za koszty przechowywania dokumentacji ponosi osoba, której przed wykreśleniem z rejestru (CEIDG) przysługiwał status przedsiębiorcy – patrz M. Konstankiewicz, A. Niewęgłowski, Narodowy zasób archiwalny i archiwa, Komentarz, art. 51z, LEX. Dopiero ustalona przez wskazanego dyrektora archiwum państwowego kwota pieniężna z tytułu wygenerowanych kosztów, wskazująca w odrębnej decyzji podmiot obowiązany do jej poniesienia, będzie stanowiła podstawę wykonania nałożonego obowiązku, choćby w trybie egzekucji administracyjnej.

Zdaniem Sądu na podstawie zgromadzonych dowodów organ prawidłowo ocenił, że zachodzą łącznie wszystkie przesłanki w wskazane w art. 51z ust. 1 u.n.z.a. i nakazał A. U. złożenie dokumentacji na odpłatne przechowywanie w Archiwum Państwowym w [...].

Reasumując należy stwierdzić, że zarówno decyzja Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia [...] stycznia 2020 r., jak i zaskarżona decyzja nie naruszają prawa, a zarzuty skargi nie zasługują na uwzględnienie.

Z tych względów Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 151 P.p.s.a., orzekł jak w sentencji wyroku.