Wyrok WSA w Gorzowie Wlkp., sygn. akt II SA/Go 522/16
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wlkp.
Data orzeczenia: 2016-08-11 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6192 Funkcjonariusze Policji
Hasła tematyczne: Policja
Skarżony organ: Komendant Policji
Treść wyniku: Uchylono decyzję I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 135, art. 145 § 1 pkt 1 lit. c, art. 153
journal: Dz.U. 2016 poz 718
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jednolity
article: art. 7, art. 75, art. 77 § 1, art.80
journal: Dz.U. 2016 poz 23
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jednolity
article: art. 33 ust. 2, art. 107 § 1, art. 114 ust. 1 i 2
journal: Dz.U. 2015 poz 355
law: Ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji - tekst jednolity.
article: § 9 pkt 1, § 10
journal: Dz.U. 2001 nr 131 poz 1471
law: Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2001 r. w sprawie rozkładu czasu służby policjantów.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wlkp. w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Pauter Sędziowie Sędzia WSA Jacek Jaśkiewicz (spr.) Sędzia WSA Grażyna Staniszewska Protokolant st. sekr. sąd. Agata Przybyła po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 11 sierpnia 2016 r. sprawy ze skargi J.N. na decyzję Komendanta Wojewódzkiego Policji z dnia [...] r., nr [...] w przedmiocie odmowy prawa do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby uchyla zaskarżoną decyzję i poprzedzającą ją decyzję Komendanta Powiatowego Policji z dnia [...] r., nr [...].


UZASADNIENIE

1. Decyzją z dnia [...] marca 2016 roku nr [...] Komendant Powiatowy Policji na podstawie art. 33 ust. 1-4 oraz art. 114 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 6f ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 roku o Policji (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 355 ze zm.) odmówił J.N. s. P., zwolnionemu ze służby w Policji z dniem [...] maja 2014 roku prawa do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby.

W uzasadnieniu decyzji organ wyjaśnił, że rozkazem personalnym nr [...] Komendanta Powiatowego Policji z dnia [...] kwietnia 2014 roku J.N. został zwolniony ze służby w Policji. Dnia 5 stycznia 2016 roku J.N. zwrócił się z wnioskiem o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego w zamian za niewykorzystany czas wolny od służby z tytułu przepracowanych 1221 godzin nadliczbowych za okres od dnia przyjęcia do dnia zwolnienia ze służby w Policji, tj. od dnia [...] września 1991 roku do dnia [...] maja 2014 roku.

Wskazując na treść art. 114 ust. 1 pkt 2 oraz art. 33 ustawy o Policji wyjaśnił, że z dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych wynika, iż J.N. przy zwolnieniu ze służby w Policji nie otrzymał ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby, tj. świadczenia z art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy o Policji. Rozpatrując wniosek oraz mając na uwadze zapis art. 33 ust. 4 ustawy o Policji organ podzielił okres służby w Policji J.N. na dwa rodzaje, tj. na okres służby na stanowiskach podstawowych oraz na stanowiskach kierowniczych, na których, zgodnie z art. 104 ust. 2 ustawy o Policji policjantowi przysługuje dodatek funkcyjny:

1) służba na stanowiskach podstawowych:

- od dnia [...] września 1991 roku do dnia [...] lutego 1999 roku,

- od dnia [...] sierpnia 2003 roku do dnia [...] luty 2009 roku,

- od dnia [...] listopada 2013 roku do dnia [...] maja 2014 roku,

2) służba na stanowiskach kierowniczych:

- od dnia [...] lutego 1999 roku do dnia [...] sierpnia 2003 roku,

- od dnia [...] marca 2009 roku do dnia [...] listopada 2013 roku.

W okresie, od dnia [...] września 1991 roku do dnia [...] lutego 1999 roku oraz od dnia [...] sierpnia 2003 roku do dnia [...] sierpnia 2009 roku, kiedy J.N. pełnił służbę na stanowiskach podstawowych w KPP, organ wskazał, że w chwili obecnej nie ma już możliwości ustalenia ile J.N. wypracował nadgodzin i czy faktycznie nie został mu udzielony czas wolny od służby w zamian za czas służby przekraczający normę określoną w art. 33 ust. 2 ustawy o Policji, ponieważ cała dokumentacja dotycząca czasu służby z tego okresu została już wybrakowana, stosownie do treści załącznika do Zarządzenia nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 grudnia 2007 roku w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji.

Dalej organ zaznaczył, że przedstawione przez J.N. kopie raportów, nie stanowią natomiast dowodu na to, że nie został udzielony czas wolny w zamian za wypracowane nadgodziny, ponieważ nie ma na nich żadnych adnotacji przełożonego, a także brak innej dokumentacji, która by ten fakt potwierdzała.

Zdaniem organu z dokumentacji zgromadzonej w trakcie prowadzenia postępowania administracyjnego wynika, że za okres od dnia [...] listopada 2013 roku do dnia [...] maja 2014 roku, kiedy J.N. pozostawał w dyspozycji Komendanta Powiatowego Policji i miał powierzone pełnienie obowiązków służbowych na stanowisku detektywa w Zespole Dochodzeniowo-Śledczym Wydziału Kryminalnego Komendy Powiatowej Policji, czyli na stanowisku podstawowym, przysługujący mu czas wolny za wypracowane nadgodziny został udzielony do dnia zwolnienia ze służby w Policji w tym samym wymiarze.

W okresie od dnia [...] lutego 1999 roku do dnia [...] sierpnia 2003 roku Pan J.N. pełnił służbę na stanowiskach: kierownika Sekcji Kryminalnej Komisariatu Policji i Zastępcy Komendanta Komisariatu Policji oraz od dnia [...] marca 2009 roku do dnia [...] listopada 2013 roku pełnił służbę i obowiązki na stanowiskach: Zastępcy Naczelnika Wydziału Kryminalnego, Naczelnika Wydziału Kryminalnego, Komendanta Komisariatu Policji, czyli na stanowiskach kierowniczych.

Zgodnie z art. 104 ust. 2 ustawy o Policji miał przyznane prawo do dodatku funkcyjnego. Organ stwierdził, że skoro w myśl art. 33 ust, 4 ustawy o Policji wymieniony, z racji pełnionej funkcji uprawniającej do dodatku funkcyjnego, nie posiadał prawa do czasu wolnego, gwarantowanego policjantom przepisem art. 33 ust. 3 cyt. ustawy, to stosownie do art. 114 ust. 1 pkt 2 powołanej ustawy, nie posiada prawa do ekwiwalentu pieniężnego. Świadczenie takie bowiem przysługuje wyłącznie policjantom zwalnianym ze służby, którzy posiadają niewykorzystany czas wolny od służby przyznany na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy o Policji. Wobec powyższego zgodnie z dyspozycją art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 roku o Policji, przepisu art. 33 ust. 3 cyt. ustawy o Policji nie stosuje się do policjanta uprawnionego do dodatku funkcyjnego, czyli nie przysługuje J.N. czas wolny ani rekompensata pieniężna za ten okres.

2. Po rozpatrzeniu odwołania J.N. od powyższej decyzji Komendant Wojewódzki Policji decyzją z dnia [...] kwietnia 2016 roku nr [...], utrzymał w mocy decyzję Komendanta Powiatowego Policji.

Organ odwoławczy wskazał, że problematykę dotycząca czasu służby reguluje art. 33 ust. 1 ustawy o Policji, zgodnie z którym czas pełnienia służby policjanta jest określony wymiarem jego obowiązków, z uwzględnieniem prawa do wypoczynku. Zgodnie z ust. 2 powyższego artykułu, zadania służbowe policjanta powinny być ustalone w sposób pozwalający na ich wykonanie w ramach 40-godzinnego tygodnia służby, w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Natomiast ust. 3 cytowanego artykułu stanowi, że w zamian za czas służby przekraczający normę określoną w ust. 2, policjantowi udziela się czasu wolnego od służby w tym samym wymiarze z wyjątkiem sytuacji gdy została mu przyznana rekompensata, o której mowa w art. 13 ust. 4a pkt 1 ustawy o Policji. Natomiast z ust. 4 wynika, że udzielenie czasu wolnego w zamian za czas służby przekraczający normę nie przysługuje policjantowi uprawnionemu do dodatku funkcyjnego. Zgodnie zaś z art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy o Policji, policjant zwalniany ze służby otrzymuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe lub dodatkowe oraz za niewykorzystany czas wolny od służby, udzielany na podstawie art. 33 ust. 3 cytowanej ustawy.

Zdaniem organu istota sporu w rozpatrywanej sprawie sprowadza się do ustalenia, czy organ prawidłowo odmówił skarżącemu wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby. Komendant Powiatowy Policji rozpatrując opisany wniosek przeprowadził stosowne postępowanie i w celu wyjaśnienia sprawy do akt prowadzonego postępowania włączył rozkaz personalny nr [...] z dnia [...] kwietnia 2014 r. Komendanta Powiatowego Policji, zgodnie z treścią którego J.N. z dniem [...] maja 2014 r. został zwolniony ze służby w Policji. Dołączone zostało też zestawienie należności pieniężnych funkcjonariusza zwolnionego ze służby w Policji, z którego m.in. wynika, iż policjant nie jest uprawniony do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służb, przyznany na podstawie art. 33 ust 3 ustawy o Policji, w związku z brakiem wypracowanych godzin ponadnormatywnych. Ponadto w oparciu o akta osobowe strony, do akt sprawy włączono przebieg służby w/wym. za okres od dnia przyjęcia do służby w Policji tj. od [...] września 1991 do dnia zwolnieni ze służby tj. do [...] maja 2014 r. Jak dalej wyjaśniono, z uwagi na art. 33 ust. 4 cyt. ustawy o Policji okres służby w Policji w/wym. podzielono na dwa rodzaje, tj. na okres służby na stanowiskach podstawowych oraz na stanowiskach kierowniczych, na których zgodnie z art. 104 ust. 2 cyt. ustawy przysługuje dodatek funkcyjny.

Jak wynika z akt osobowych odwołującego się, dokonany podział na okresy pełnienia służby na stanowiskach podstawowych i kierowniczych znajduje potwierdzenie i tak w okresach: [...].09.1991 - [...].02.1999 r.; [...].08.2003 - [...].02.2009r. pełnił służbę na stanowiskach podstawowych, na których przysługiwał dodatek służbowy. Natomiast w okresie po odwołaniu ze stanowiska Komendanta Komisariatu Policji od dnia [...].11.2013r. do dnia zwolnienia ze służby tj. do [...].05.2014r. policjant pozostawał w dyspozycji Komendanta Powiatowego Poiicji z prawem na zasadzie art. 6e ust. 3 cyt. ustawy o Policji przez okres 6 miesięcy do uposażenia w wysokości przysługującej przed odwołaniem (rozkaz personalny nr [...] Komendanta Powiatowego Policji z dnia [...] listopada 2013 r.). Natomiast służbę na stanowiskach kierowniczych pełnił w okresach: [...].02.1999-[...].08.2003. i [...].03.2009-[...].11.2013 r. gdzie odwołującemu przysługiwał dodatek funkcyjny.

W trakcie postępowania zwrócono się do Komendanta Komisariatu Policji i Naczelnika Wydziału Kryminalnego Komendy Powiatowej Policji z prośbą o udostępnienie dokumentacji z lat 1991 - 2009 dotyczącej dowodów obecności w służbie policjantów podległych im komórek organizacyjnych oraz z uwagi, iż dokumentacja taka winna być już zarchiwizowana do osoby prowadzącej Składnicę Akt w Komendzie Powiatowej Policji. Z udzielonych odpowiedzi jednoznacznie wynika, iż dokumentacja za wskazany powyżej okres nie znajduje się w posiadaniu Komendanta Komisariatu Policji i Naczelnika Wydziału Kryminalnego KPP bowiem została zarchiwizowana i była przechowywana przez okres 3 lat. Obecnie w Składnicy Akt KPP znajduje się jedynie dokumentacja wytworzona w latach 2012 -2014.

Dalej organ wyjaśnił, że ze zgromadzonych materiałów wynika też, że odwołujący się w okresie pełnienia obowiązków na stanowisku detektywa Zespołu Dochodzeniowo - Śledczego Wydziału Kryminalnego KPP od dnia [...] października 2013r. do dnia zwolnienia ze służby tj. [...] maja 2014r. wypracował 48 nadliczbowych, które mu oddano, a na dzień [...] maja 2014 r. w/wym. nie posiadał wypracowanych godzin ponadnormatywnych, za które przysługiwałby mu czas wolny od służby.

Uwzględniając tak zgromadzony materiał dowodowy, organ odwoławczy, podobnie jak organ I instancji ustalił, że za okres od [...].09.1991r. do [...].02.1999r. oraz [...],08.2003 do [...].08.2009 r., kiedy J.N. pełnił służbę na stanowiskach podstawowych w KPP, nie ma możliwości ustalenia ile wypracował nadgodzin i czy faktycznie nie został udzielony mu czas wolny od służby w zamian za czas służby przekraczający normę określoną w art. 33 ust. 2 ustawy o Policji.

Jak wyjaśniono cała dokumentacja dotycząca czasu służby z tego okresu została wybrakowana zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami tj. Zarządzeniem nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji (Dz.Urz. z 2008 r. MSWiA Nr 1, poz. 1), a dołączone przez J.N. kopie raportów dotyczących udzielenia mu dni wolnych za przepracowane nadgodziny, stanowią o tym, iż zostały skierowane do Naczelnika Sekcji Kryminalnej KPP i są potwierdzeniem dla składającego, iż złożył je w określonej dacie. Podkreślić tu trzeba, że osoba, która wytworzyła daną dokumentację ma obowiązek przekazania jej do składnicy akt w momencie zakończenia danej sprawy. Po okresie przechowywania jej w składnicy akt, dokumentacja taka jest brakowana.

Mając więc na uwadze, że w Komendzie Powiatowej Policji brak jest dokumentacji o symbolu 160 wynikającej z załącznika do cyt. zarządzenia tj. z Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji, dotyczącej dowodów obecności w służbie z lat 1991 - 2009, w tym ewidencji ponadnormatywnego czasu pracy i służby, organ I instancji wyjaśnił, że był uprawniony do uznania, iż sprawa dotycząca obecności w służbie w omawianym okresie została zakończona, czyli czas służby za ten okres został rozliczony.

Organ odwoławczy podkreślił, że do określenia wymiaru czasu wolnego za czas służby, przekraczający normę, niezbędne jest określenie wymiaru czasu, w którym policjant wykonywał ponadnormatywne czynności służbowe na polecenie przełożonego. W rozpoznawanej sprawie nie jest możliwe ustalenie tego wymiaru bowiem w jednostce, w której pełnił służbę odwołujący się, brak jest dokumentacji umożliwiającej potwierdzenie wykonywania czynności służbowych przez wymienionego w trakcie pełnienia służby na stanowiskach, na których przysługiwał dodatek służbowy. Skoro nie jest też możliwe ustalenie wymiaru czasu wolnego przysługującego za tę służbę, nie jest więc możliwa wypłata ekwiwalentu pieniężnego w myśl art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy o Policji.

Wobec powyższego podniesiona przez odwołującego się argumentacja dotycząca braku zapytania przez organ I instancji, obecnie pracujących funkcjonariuszy w KPP, którzy również pracowali w tamtym okresie, co wiedzą na temat sporządzanych przez niego raportów i czy udzielono mu dni wolnych nie zasługuje na uwzględnienie bowiem ze zgromadzonego materiału wynika, iż brak jest jakichkolwiek dowodów potwierdzających, że skarżący posiadał na moment zwolnienia ze służby, niewykorzystany czas wolny od służby należny na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy o Policji.

Odnosząc się do okresów, w których odwołujący się pełnił służbę na stanowiskach kierowniczych: kierownika Sekcji Kryminalnej Komisariatu Policji i Zastępcy Komendanta Komisariatu Policji tj. od [...].02.1999 r. do [...].08.2003 r. oraz od [...].03.2009 r. do [...].11.2013 r., gdzie pełnił służbę i obowiązki na stanowiskach: Zastępcy Naczelnika Wydziału Kryminalnego, p.o. I później Naczelnika Wydziału Kryminalnego i Komendanta Komisariatu Policji organ odwoławczy wskazał, iż odwołujący się miał na zasadzie art. 104 ust. 2 cyt. ustawy o Policji, przyznane prawo do dodatku funkcyjnego, z racji czego, w myśl art. 33 ust. 4 ustawy o Policji, wymieniony nie posiadał prawa do czasu wolnego, gwarantowanego policjantom przepisem art. 33 ust. 3 cyt. ustawy. W konsekwencji stosownie do art. 114 ust. 1 pkt 2 powołanej ustawy, nie posiadał prawa do ekwiwalentu pieniężnego, bowiem świadczenie takie przysługuje wyłącznie policjantom zwalnianym ze służby, którzy posiadają niewykorzystany czas wolny od służby, przyznany na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy o Policji.

3. Wnosząc skargę na powyższe orzeczenie Komendanta Wojewódzkiego Policji J.N. zarzucił organowi naruszenie § 9,10 i 14 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2001 r. w sprawie rozkładu czasu służby policjantów.

Skarżący podkreślił, że załączył do wniosku niezbędne dokumenty potwierdzające niewykorzystany czas wolny, za prace w godzinach nadliczbowych, nie jest natomiast jego winą brak odpowiedzi organu na składane raporty, a także braki i błędy w prowadzonej dokumentacji. Nakreślił także okoliczności złożenia wniosku. Opisał w pewnym zakresie przebieg służby.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie i całkowicie podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko wyrażone w zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

4. Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r. poz. 1647 ze zm.) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym w świetle paragrafu drugiego powołanego wyżej artykułu kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Innymi słowy, wchodzi tutaj w grę kontrola aktów lub czynności z zakresu administracji publicznej dokonywana pod względem ich zgodności z prawem materialnym i przepisami procesowymi, nie zaś według kryteriów odnoszących się do słuszności rozstrzygnięcia.

Ponadto, co wymaga podkreślenia, Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 718; zwanej dalej p.p.s.a.). Oceniając zaskarżoną decyzję oraz utrzymaną nią w mocy decyzję Komendanta Powiatowego Policji w świetle powołanych wyżej kryteriów Sąd stwierdził, że skarga, zasługuje na uwzględnienie, choć nie w zakresie wszystkich podniesionych w niej zarzutów.

W okolicznościach rozpoznawanej sprawy, istota sporu sprowadza się do rozstrzygnięcia, czy skarżącemu, który odszedł ze służby w Policji z dniem [...] maja 2014 r. przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego w zamian za niewykorzystany czas wolny od służby w okresie od [...] września 1991 r. do dnia [...] maja 2014 r.

Przepis art. 114 ust. 1 ustawy o Policji, w dacie zwolnienia się skarżącego ze służby stanowił, że policjant zwolniony ze służby otrzymuje z zastrzeżeniem ust. 2-4:

1) odprawę;

2) ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe lub dodatkowe oraz za niewykorzystany czas wolny od służby udzielany na podstawie art. 33 ust. 3;

3) zwrot kosztów przejazdu policjanta i członków jego rodziny oraz przewozu urządzenia domowego do nowego miejsca zamieszkania w kraju, w zakresie i na zasadach obowiązujących przy przeniesieniach z urzędu.

Prawna możliwość otrzymania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby została wprowadzona z dniem 27 sierpnia 2001 r. o zmianie ustawy o Policji, ustawy o działalności ubezpieczeniowej, ustawy - Prawo bankowe, ustawy o samorządzie powiatowym oraz ustawy - Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 100/01 poz. 1084), która weszła w życie z dniem 27 sierpnia 2001 r., (art. 11 ustawy zmieniającej z dnia 27 lipca 2001 r.). Przyznanie należności za okres nieregulowany przepisami prawa byłoby zatem niemożliwe. Odmienna wykładnia dopuszczająca przyznanie po dniu 26 sierpnia 2001 r. ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby przyznany w zamian za czas służby pełnionej przed 27 sierpnia 2001 r. w wymiarze przekraczającym normę, oznaczałaby bowiem działanie prawa wstecz z naruszeniem art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej.

O prawidłowości przyjętej wykładni świadczy również przepis § 17 rozporządzenia z dnia 18 października 2001 r. o rozkładzie czasu służby policjantów, zgodnie z którym przepisy tego rozporządzenia mają zastosowanie do ustalania czasu służby policjantów od dnia 24 maja 2001 r. (tj. od dnia nowelizacji art. 33 ust. 2 ustawy o Policji wprowadzającej 40-godzinną tygodniową normę czasu służby policjantów w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym - ustawa z dnia 30 marca 2001 r. o zmianie ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych i ustawy o Policji, Dz.U. z 2001 r., Nr 41, poz. 465).

Wprawdzie przepisy tego rozporządzenia nie dotyczą wprost ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby otrzymywanego przez policjanta zwalnianego ze służby, ale dotyczą udzielania policjantowi czasu wolnego za przedłużony czas służby przekraczający normę (§ 9 ust. 1 tego rozporządzenia), co z kolei jest podstawą do przyznania ekwiwalentu z art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy o Policji.

Skoro więc przy udzielaniu czasu wolnego uwzględnia się, z mocy § 17 rozporządzenia o czasie służby policjantów, tylko czas służby począwszy od dnia 24 maja 2001 r., to również i ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany czas służby przyznany na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy o Policji może być obliczany na podstawie przedłużonych czasów służb odbytych dopiero po tym dniu. Modyfikacja takiego rozumowania musi jednak dotyczyć ekwiwalentu pieniężnego z art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy o Policji w tym sensie, że ponieważ, jak to wyżej wyjaśniono, prawna możliwość otrzymywania przez policjantów ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby, została wprowadzona dopiero z dniem 27 sierpnia 2001 r., to również dopiero służby pełnione ponad normę po tej dacie, mogą być uwzględniane przy ewentualnym przyznawaniu ekwiwalentu pieniężnego z art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy o Policji.

Z uwagi na powyższe czasowe ograniczenie żądanie ekwiwalentu za czas poprzedzający wejście w życie wskazanej wyżej nowelizacji czyli za okres przed dniem 27 sierpnia 2001 r. nie ma podstaw prawnych.

5. Odnosząc się do następnej kwestii spornej czyli do objętego żądaniem okresu, w którym skarżący był uprawniony do dodatku funkcyjnego wskazać należy, że J.N. od dnia [...] lutego 1999 r. do [...] sierpnia 2003 r. oraz od dnia [...] marca 2009 r. do [...] listopada 2013 r. pełnił służbę na stanowiskach: kierownika Sekcji Kryminalnej Komisariatu Policji i Zastępcy Komendanta Komisariatu Policji.

Zgodnie z powołanym wyżej art. 104 ust. 2 ustawy o Policji miał w tym czasie przyznane prawo do dodatku funkcyjnego. Jak trafnie konstatuje organ oznacza to, że ustawodawca dla tzw. policjantów funkcyjnych przewidział szczególną formę rekompensaty za niedogodności związane z pełnieniem służby poprzez przyznanie stosownego stałego dodatku i w konsekwencji do tej grupy policjantów nie stosuje się rekompensaty pieniężnej i czasem wolnym od służby w zamian za czas służby przekraczający normę określoną w art. 33 ust. 2 powołanej ustawy.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, że policjant uprawniony do dodatku funkcyjnego i zwalniany ze służby nie nabywa prawa do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby, o którym mowa w art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy o Policji (por. wyroki WSA w Warszawie z dnia 13 lutego 2009 r., II SA/Wa 1302/08 oraz z dnia 13 grudnia 2012 r., publik. na stronie internetowej NSA).

6. Następnym zagadnieniem jest prawo skarżącego do ekwiwalentu w okresie od [...] sierpnia 2003 r. do [...] lutego 2009 r. i od [...] listopada 2013 r. do [...] maja 2014 r., gdy pełnił on służbę na stanowiskach podstawowych. W tym zakresie nie ma sporu o to, że ekwiwalent taki przysługuje mu co do zasady. Istota sporu sprowadzała się natomiast do oceny tego, czy organy, w oparciu o zgromadzony materiał dowodowy w sprawie, zasadnie odmówiły przyznania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny w powyższym okresie.

W tej mierze organy powołały się na niemożność dokonania rozliczenia tego czasu, wobec faktu wybrakowania dokumentacji źródłowej. Zdaniem Sądu takie twierdzenie nie może służyć ograniczaniu prawa funkcjonariusza Policji do ekwiwalentu, ani też modyfikować na niekorzyść jednostki jej gwarancji proceduralnych, w szczególności prowadzić do "przerzucenia" na stronę ciężaru dowodu. Skutki braku ewidencji lub wadliwość jej prowadzenia nie mogą obciążać skarżącego albowiem to przełożony właściwy w sprawach osobowych przy pomocy wskazanych przez niego kierowników komórek organizacyjnych prowadzi ewidencję czasu służby policjantów co wynika wprost z Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2001 r. w sprawie rozkładu czasu służby policjantów (Dz. U. z 2001 r., Nr 131, poz. 1471).

Wskazać należy, że za przedłużony czas służby przekraczający normę w art. 33 ust. 2 ustawy, stosownie do § 9 pkt 1 powołanego wyżej rozporządzenia - policjantowi udziela się w tym samym wymiarze czasu wolnego, z zastrzeżeniem § 10. Następnie jak stanowi § 9 ust. 5 rozporządzenia, czas wolny w zamian za służbę pełnioną poza rozkładem czasu służby policjant jest obowiązany wykorzystać do dnia zwolnienia ze służby, a przełożony właściwy w sprawach osobowych ma obowiązek mu to zapewnić.

7. Powołane powyżej przepisy statuują po stronie organu dwa podstawowe obowiązki, a mianowicie obowiązek przełożonego właściwego w sprawach osobowych prowadzenia ewidencji czasu służby policjantów oraz udzielania policjantowi czasu wolnego.

Wskazać również należy, że zgodnie z art. 107 § 1 ustawy, roszczenia z tytułu prawa do uposażenia i innych świadczeń oraz należności pieniężne ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Tak więc prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny od służby powstaje z dniem rozwiązania stosunku służbowego. Od tego dnia rozpoczyna się obliczanie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego i dodatkowego, za który przysługuje ekwiwalent. Rozwiązanie takie zapewne podyktowane jest tym by unikać sporów w trakcie trwania służby i w ten sposób chronić dobro służby. W przypadku służby wieloletniej oczywiste jest, że okres w jakim czas pracy, ewentualnie niewykorzystany czas wolny, są ewidencjonowane może być o wiele dłuższy niż przewidują to przepisy archiwizacyjne.

Z analizy wskazanych wyżej uregulowań wynika, że to na organie spoczywał obowiązek takiego archiwizowania dokumentów w sposób właściwy tak aby materiał dowodowy w sprawach o ekwiwalent z tytułu niewykorzystanego czasu wolnego od służby był pełny i nie budził wątpliwości. Podkreślić też należy, że przepisy archiwizacyjne, o charakterze wewnętrznym, nie mogą kolidować z uprawnieniami wynikającymi z przepisów prawa ustawowego, także w taki sposób, że uniemożliwiają lub ograniczają ich stosowanie ze szkodą dla jednostki.

8. Mając na względzie inkwizycyjny reżim w jakim powinno być prowadzone niniejsze postępowanie administracyjne i podstawowe zasady wynikające z art. 7, 77 § 1 i 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (obecnie tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 23 ze zm.; dalej k.p.a.) skoro organy nie dysponowały dokumentacją źródłową to niezbędne było skorzystanie z innych środków dowodowych. Zgodnie bowiem z art. 75 k.p.a. jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zrozumiałe jest, że w sytuacji braku dokumentacji organy nie mogły dokonać bezpośredniego porównania wniosku i załączonych do niego dokumentów z dokumentacją źródłową. Pozostawały jednak inne możliwości dowodowe, z których organy w ogóle nie skorzystały poprzestając na bardzo ogólnikowym i lakonicznym rozstrzygnięciu odwołującym się wyłącznie do braku dokumentacji.

W szczególności brak jest w sprawie odniesienia się do żądań skarżącego określonych w pismach składanych w latach 2004-2005 oraz przedstawionej również przez skarżącego listy obecności. Nie zostało wyjaśnione, w jakim zakresie przełożeni reagowali na pisma składane przez skarżącego w latach 2004-2005 i dlaczego pisma pochodzą tylko z tego okresu. Brak jest również odniesienia do faktycznych zasad funkcjonowania systemu ewidencjonowania przepracowanych godzin oraz praktyki udzielania czasu wolnego i ewentualnej wypłaty ekwiwalentów w okresie, w którym - w związku z uwagami poczynionymi w punktach 4, 5 i 6 niniejszego uzasadniania – dopuszczalne jest, co do zasady przyznanie ekwiwalentu (na rozprawie w dniu skarżący wskazał na wprowadzenie elektronicznego systemu rozliczania godzin w roku 2010) .

Z treści decyzji wynika również, że organy nie podjęły żadnych czynności wobec wniosku skarżącego o przeprowadzenie dowodu z zeznań – funkcjonariuszy pracujących w okresie pełnienia przez niego służby i bardzo szybko, po stwierdzeniu tylko braku dokumentacji archiwalnej, zakończyły postępowanie.

Z tych wszystkich względów należy uznać, że zarówno decyzja organu odwoławczego, jak i organu pierwszej instancji, naruszają przepisy postępowania – art. art. 7, 77 § 1, 78 § 1 i 80 k.p.a, a także art. 107 § 3 w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Bez uzupełnienia postępowania dowodowego i rozważenia wszystkich istotnych w sprawie okoliczności decyzje merytoryczne były przedwczesne.

Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim, na mocy art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) w zw. z art. 135 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi uchylił zarówno zaskarżoną decyzję, jak i decyzję organu pierwszej instancji. Ponieważ postępowanie i decyzje obejmowały łącznie całość żądania skarżącego, mimo częściowej zasadności skargi konieczne było wyeliminowanie z obrotu obu decyzji w całości.

W toku dalszego postępowania organy będą związane przedstawioną wyżej oceną prawną i wskazaniami, co do zachowania standardów proceduralnych i konieczności uzupełnienia materiału dowodowego, zgodnie z art. 153 p.p.s.a.