Wyrok WSA w Gliwicach, sygn. akt III SA/Gl 1081/23
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach
Data orzeczenia: 2024-04-03 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6147 Archiwa
Hasła tematyczne: Inne
Skarżony organ: Dyrektor Archiwum Państwowego
Treść wyniku: Oddalono skargę
Powołane przepisy: article: art. 33  ust. 3  pkt 2
journal: Dz.U. 2020 poz 164
law: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j.)

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Krzysztof Wujek, Sędziowie Sędzia WSA Barbara Brandys-Kmiecik, Sędzia WSA Marzanna Sałuda (spr.), Protokolant Referent Magdalena Janik, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 3 kwietnia 2024 r. sprawy ze skargi T. Sp. z o.o. w K. na akt Dyrektora Archiwum Państwowego w K. z dnia 2 października 2023 r. nr [...] w przedmiocie utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego oddala skargę.


UZASADNIENIE

Zaskarżonym przez T Sp. z o.o. w K. (dalej strona skarżąca) aktem z dnia 2 października 2023 r., znak: [...], wydanym na podstawie art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r., poz. 164., zwanej dalej ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach), Dyrektor Archiwum Państwowego w Katowicach – dalej Dyrektor - ustalił stronę skarżącą jako jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34 i 35 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Powyższy akt został wydany w następujących okolicznościach sprawy.

W dniu 11 lipca 2023 r. została przeprowadzona przez pracowników Archiwum Państwowego w Katowicach ekspertyza archiwalna u strony skarżącej w związku z rozpoznaniem wniosku o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej .

Ekspertyza przeprowadzona w dniu 14 września 2023r. w nieruchomości jednostki położonej w W. przy ul. [...], wykazała, iż wytwarzana w związku z działalnością T dokumentacja stanowi materiały archiwalne.

W związku z powyższym Dyrektor działając na podstawie art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, opisanym powyżej aktem ustalił, że strona skarżąca jest tego typu jednostką organizacyjną obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34 i 35 w/w ustawy.

W uzasadnieniu tego aktu Dyrektor wskazał, że Jednostka została utworzona dnia 5 kwietnia 2000 r. przez H S.A. z siedzibą w K. i wpisana 16 maja 2000 r. do Rejestru Handlowego, a 6 marca 2001 r. do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr [...]. Organami Spółki jest Zarząd Spółki, Rada Nadzorcza oraz Zgromadzenie Wspólników.

Ze względu na to, że jedynym wspólnikiem T jest Skarb Państwa w ocenie Dyrektora jednostka spełnia kryterium państwowej jednostki organizacyjnej, gdyż przyjmuje się że, jeżeli dana instytucja posiada status państwowej jednostki organizacyjnej np. własność w 100% Skarbu Państwa, państwowej osoby prawnej lub mieszana to dokumentacja powstająca w tym podmiocie i do niej napływająca podlega przepisom ustawy dotyczącej państwowego zasobu archiwalnego..

Dyrektor wskazał, iż głównym przedmiotem działalności T jest pośrednictwo finansowe, usługi najmu, udzielania pożyczek, dzierżawa majątku oraz świadczenie usług, spółka prowadzi również restrukturyzację finansowa i majątkową podmiotów wywodzących się z różnych sektorów. T Sp. z o.o. wchodzi w skład Grupy Kapitałowej [...], którą tworzą spółki związane także z energetyką, przetwórstwem węgla oraz produkcją elementów złącznych dla kolei i górnictwa. Są to: Grupa kapitałowa W S.A. z Zakładem U Sp. z o.o.. Grupa kapitałowa F SA z S Sp. z o.o. oraz z C S.A. w T., F1 S.A. w S. oraz I Sp. z o.o. we W.

W poprzednich latach T brało udział w procesie restrukturyzacji sektora węgla kamiennego poprzez utworzenie i dokapitalizowanie P Sp. z o.o., udział w restrukturyzacji J SA, co spowodowało zwiększenie jej roli jako podmiotu finansującego, reprezentującego interesy właściciela,

Dyrektor zauważył, iż T prowadzi składnicę akt i jej dokumentację i tworzą ją: protokoły Zarządu wraz z uchwałami z lat 2011-2019, materiały na posiedzenia Rady Nadzorczej zawierające pisma i wnioski, uchwały i protokoły z lat 2011-2019, uchwały i wnioski wraz z protokołami Zgromadzeń Wspólników z lat 2001-2019, dokumentacja współpracy z Ministerstwem Skarbu Państwa z lat 2011-2019, zarządzenia Prezesa z lat 2001-2019, dokumentacja Audytów kosztów i Audytów wewnętrznych z lat 2008-2016, sprawozdawczość GUS z lat 2002-2009 wraz z badaniami biegłych rewidentów, sprawy sądowe z lat 2011-2017, opinie prawne z lat 2001-2020 oraz dokumentacja księgowa związana m.in. z realizacją umów jak i same umowy. Podczas ekspertyzy stwierdzono, że dokumentacja ta w większości jest ułożona rzeczowo - chronologicznie, umieszczona w opisanych teczkach i dodatkowo spakowana w opisane pudła. Akta są ułożone na metalowych regałach, posiadają roboczą ewidencję komórek je zdających, która została sporządzona w momencie jej przewiezienia do nieruchomości w W.. Przewóz dokumentacji do W., ze względu na brak miejsca w siedzibie jednostki w K., nastąpił w styczniu 2023 r. Przewieziono zachowaną dokumentację głównie z lat 2001-2019. Pozostała dokumentacja pozostaje jeszcze w komórkach organizacyjnych w siedzibie Jednostki, gdzie dnia 11 lipca 2023r. podczas ekspertyzy archiwalnej dokumentacji ujętej we wniosku [...] wydzielono do akt kategorii A następującą dokumentację: zakupu przez Spółkę samolotu, w tym oryginały i kopie sprawozdań spółek sprzedających samolot jak i umowę potwierdzająca przejęcie samolotu na własność, związaną z W Sp. z o.o. w S., porządkowaniem jej spraw prawnych i poszukiwaniem inwestora, skargi Spółki na decyzję Ministra Środowiska wydaną w związku z zakupem części S1, przykładowych spraw sądowych z zakresu prawa pracy, sprawy sądowej toczącej się w związku z upadłością H1 w M., której Spółka była wierzycielem, postępowania dyscyplinarnego wobec członka Okręgowej Izby Syndyków, korespondencji dot. spraw sądowych toczących się w latach 2015-2016, korespondencji dot. spraw komorniczych toczących się w latach 2013- 2016, korespondencji ogólnej z lat 2012-2016 związanej z nabyciem i przekazaniem dla Gminy Miasta S. historycznej stołówki S1, w której podpisano w roku 1980 Porozumienie [...], gdzie teczki zawierają m.in. list intencyjny w sprawie kulturalnej reanimacji "historycznej stołówki" podpisany przez kierownictwa IPN i NS2Z Solidarności oraz Marszałka Województwa [...] i Prezydenta Miasta S.

W ocenie Dyrektora ze względu na charakter prowadzonej przez jednostkę działalności, szeroki zasięg terytorialny, niepowtarzalność wytwarzanej dokumentacji i jej stopień zachowania, brak jednostki o podobnym profilu działalności wśród jednostek wytwarzających materiały archiwalne z obszaru właściwości Archiwum Państwowego w Katowicach, należy uznać ją jako wytwarzającą materiały archiwalne.

Dyrektor zauważył, że wykaz dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne gromadzonej i wytwarzanej przez T zostanie zawarty w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującym w T i poinformował, że kontrolę, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3 ustawy przeprowadzać będzie Archiwum Państwowe w Katowicach.

Końcowo zauważył, że utworzenie archiwum zakładowego skutkuje koniecznością opracowania nowych lub znowelizowania dotychczasowych:

1) instrukcji kancelaryjnej określającej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,

2) sposobu klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego - określanych w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Katowicach na podstawie upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, co wynika z art.

Dyrektor wskazał, że obowiązek utworzenia archiwum i przechowywania dokumentów przez T wynika również i z celu ustawy. Za nie bez znaczenia uznał także fakt, iż członkowie Zarządu T w czerwcu 2017 roku zostali uhonorowani za działalność prowadzoną na rzecz śląskich przedsiębiorców [...] i [...], tak więc dokumentacja napływająca i wytwarzana przez T ma znaczenie również jako źródło informacji o wartości historycznej dla regionu Śląska i wymaga ochrony przewidzianej w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Na powyższy akt skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach wniosła strona skarżąca i zarzuciła Dyrektorowi naruszenie przepisów prawa materialnego:

1. art. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, poprzez jego niewłaściwe zastosowanie polegające na przyjęciu, że dokumentacja powstająca u skarżącego stanowi materiały archiwalne wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego w rozumieniu powołanego przepisu, podczas gdy nie stanowi ona informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie:

2. art. 33 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach polegające na niewyjaśnieniu wszystkich okoliczności sprawy i niewskazanie rzeczowych motywów nałożenia obowiązku utworzenia archiwum zakładowego, w szczególności jakie konkretne dokumenty lub rodzaje dokumentów związanych z przytaczaną w akcie działalnością mają charakter historyczny;

3. art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, polegające na ustaleniu strony skarżącej, jako jednostki organizacyjnej, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązanej do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, podczas gdy w wymienionej wyżej jednostce nie powstają materiały archiwalne w rozumieniu art. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

Zarzuciła także naruszenie przepisów postępowania mających wpływ na wynika sprawy, a to:

- art. 107 § 1 pkt 6. w zw. z art. 107 § 3 k.p.a. poprzez brak wyczerpującego uzasadnienia rozstrzygnięcia, w szczególności nie wskazanie dowodów, na których oparł się organ oraz mocy dowodowej, jaką im przypisał;

- art. 10 § 1 i art. 81 k.p.a. poprzez uchybienie wymaganiom, co do obowiązku zapewnienia stronie Skarżącej, przed wydaniem zaskarżanego aktu administracyjnego, możliwości udziału w postępowaniu, oraz możliwości wypowiedzenia się, co do zebranych dowodów i materiałów bądź zgłoszenia żądań.

W konsekwencji powyższego wniosła o:uwzględnienie skargi i uchylenie zaskarżanego aktu administracyjnego w całości i zasądzenie od organu na rzecz skarżącej kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego .

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie wskazując, iż w sprawie nie doszło do naruszenia przepisów prawa materialnego ani procesowego. Wskazał, że akt ustalenia T jako jednostki w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego wydawane są poza tokiem postępowania administracyjnego. Postępowanie poprzedzające wydanie tego aktu nie jest postępowaniem regulowanym przepisami prawa, zaś podmiot, na którym spoczywa obowiązek wypływający wprost z ustawy nie jest stroną tego postępowania. Innymi słowy, nie ma przepisów, które określałyby procesowe prawa i obowiązki tego podmiotu w postępowaniu przed organem państwa, poprzedzającym wydanie aktu stwierdzającego istnienie obowiązku. Nadto przepisy o archiwach nie odsyłają do Kodeksu postępowania administracyjnego, w szczególności dotyczących postępowania dowodowego i udziału strony w postępowaniu. Nie ma zatem mowy o naruszeniu art. 10 § 1 k.p.a. i art. 81 k.p.a.

Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Skarga nie zasługuje na uwzględnienie.

Stosownie do treści art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo ustroju sądów administracyjnych (t. jedn., Dz. U. z 2018 r., poz. 2107) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. jedn., Dz. U. z 2023 r., poz.1634., dalej w skrócie P.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej, stosując środki określone w ustawie. Kontrola sądu polega na zbadaniu zgodności z prawem (legalności) tej działalności administracji publicznej, a więc czy przy wydawaniu zaskarżonego aktu nie doszło do rażącego naruszenia prawa dającego podstawę do stwierdzenia nieważności, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania, naruszenia prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy oraz naruszenia przepisów postępowania administracyjnego w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Sąd nie jest przy tym związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, zgodnie z dyspozycją art. 134 § 1 P.p.s.a. Sąd administracyjny nie rozstrzyga więc merytorycznie, lecz ocenia zgodność decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej z przepisami prawa.

Materialnoprawną podstawę wydania kwestionowanego skargą aktu stanowił przepis art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r., poz. 164., zwanej dalej ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

W świetle tego przepisu "archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne" (ust. 1). "Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala: 1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa – Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych; 2) w odniesieniu do innych jednostek – dyrektor właściwego archiwum państwowego" (ust. 3).

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie określa formy prawnej utworzenia archiwum zakładowego i ustalania jednostki, w których takie archiwum ma być utworzone. W takim stanie rzeczy tworzenie archiwum zakładowego i ustalenie przez właściwy organ administracji jednostki, w której takie archiwum ma funkcjonować, jest w ocenie Sądu aktem administracyjnym w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a. Przepis ten stanowi, że sąd administracyjny orzeka w sprawach skarg na inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, z wyłączeniem aktów lub czynności podjętych w ramach postępowania administracyjnego określonego w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23, 868, 996 i 1579), postępowań określonych w działach IV, V i VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.), postępowań, o których mowa w dziale V w rozdziale 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz. 1947), oraz postępowań, do których mają zastosowanie przepisy powołanych ustaw. O tym, że jest to akt z zakresu administracji publicznej przemawiają następujące względy. Akt ten podjęty został w sprawie indywidualnej, skierowany został do oznaczonego podmiotu administrowanego, dotyczy uprawnienia lub obowiązku tego podmiotu, samo zaś uprawnienie lub obowiązek, którego akt dotyczy, jest określone w przepisie prawa powszechnie obowiązującego – ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Postanowienia art. 33 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2017 r., poz. 459) stanowią, że osobami prawnymi są Skarb Państwa i jednostki organizacyjne, którym przepisy szczególne przyznają osobowość prawną. Przepis ten znajduje odzwierciedlenie w powszechnie panującym w doktrynie prawnej poglądzie, że pojęcie "jednostka organizacyjna" jest pojęciem nadrzędnym w stosunku do pojęcia "osoba prawna" i każda osoba prawna jest jednostką organizacyjną. Poza Skarbem Państwa, polski system prawny zna innego rodzaju państwowe osoby prawne. Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, posługując się w art. 33 ust. 1 pojęciem jednostki organizacyjnej (państwowej lub samorządowej), nie zawęża go jedynie do jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, lecz rozciąga go także na spółki prawa handlowego utworzone przez Skarb Państwa lub przez jednostki samorządu terytorialnego (jednoosobowe), przedsiębiorstwa państwowe, czy spółki prawa handlowego. Oznacza to, że w przypadku powstawania materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego, także wyżej wymienione podmioty mają obowiązek tworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego. Wobec tego strona skarżąca, jako jednostka organizacyjna, jest tym podmiotem, o którym mowa we wskazanej powyżej ustawie. Z akt sprawy wynika bowiem, że strona skarżąca jest sp. z o.o. utworzoną dnia 5 kwietnia 2000 r. przez H S.A. z siedzibą w K. wpisaną do Rejestru Handlowego i Krajowego Rejestru Sądowego, a jej jedynym wspólnikiem jest Skarb Państwa. W tym też zakresie nie ma sporu pomiędzy stronami.

Oceniając legalność zaskarżonego aktu Sąd stwierdził, że przy jego wydawaniu Dyrektor, wbrew twierdzeniom skargi, nie naruszył przepisów prawa materialnego przez ich błędną wykładnię w stopniu mającym wpływ na wynik tej sprawy.

Zgodnie z art. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700 ze zm.) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

Wykładnia przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w szczególności wskazanego powyżej art. 1 tej ustawy, prowadzi do wniosków, że za materiały archiwalne należy między innymi uznać te, które mają znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej na temat działalności jednostek organizacyjnych powstała w przeszłości, jak i obecnie.

Zaznaczenia w tym miejscu w sposób wyraźny wymaga okoliczność, że Dyrektor dokonując oceny, że w sprawie T Sp. z o.o. i dokumentów przez te jednostkę wytwarzanych ma do czynienia z materiałami archiwalnymi działał w ramach swojej kompetencji ustawowej i zasadnie w tych ramach oparł się na ekspertyzach archiwalnych sporządzonych przez kustoszy Oddziału I Archiwum Państwowego w Katowicach. W konsekwencji ocenę tę jako dokonaną zgodnie z prawem Sąd przyjmuje za własną i podziela ją w całości. Prawidłowo zdaniem Sądu, Dyrektor ocenił w oparciu o te ekspertyzy, że materiały archiwalne strony skarżącej dotyczące funkcjonowania tej jednostki wymienione na stronie 3 i 4 aktu mają bezsprzecznie znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności tej jednostki organizacyjnej.

Wskazując w uzasadnieniu zaskarżonego aktu rodzaj świadczonych przez stronę skarżącą usług związanych chociażby z restrukturyzacją firm sektora węgla kamiennego Dyrektor w sposób przekonywujący wykazał, że kryteria selekcji akt, jako archiwalnych zostały w sprawie spełnione. W konsekwencji powyższego powyższe działanie zdaniem Sądu dawało podstawę do skorzystania przez Dyrektora z przyznanych mu kompetencji określonych w art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy.

W konsekwencji powyższego zarzuty skargowe dot. naruszenia prawa materialnego nie mogły zasługiwać na uwzględnienie, zaś do naruszenia przepisów prawa procesowego nie doszło albowiem, jak słusznie zauważył Dyrektor w postępowaniu poprzedzającym wydanie aktu w trybie art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie maja zastosowania przepisy Kpa. Jest to postępowanie regulowane przepisami prawa, zaś podmiot, na którym spoczywa obowiązek wypływający wprost z ustawy nie jest stroną tego postępowania. Nadto przepisy o archiwach nie odsyłają do Kpa, w szczególności dotyczących postępowania dowodowego i udziału strony w postępowaniu. Nie jest zatem uzasadniony zarzut naruszenia art. 10 § 1 k.p.a. i art. 81 k.p.a.

W tym stanie rzeczy Sąd na podstawie art. 151 p.p.s.a. skargę oddalił.