Wyrok WSA w Olsztynie, sygn. akt II SA/Ol 728/23
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie
Data orzeczenia: 2023-12-05 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6480
Hasła tematyczne: Dostęp do informacji publicznej
Skarżony organ: Burmistrz Miasta i Gminy
Treść wyniku: Stwierdzono bezskuteczność czynności
Powołane przepisy: article: art. 3  par. 2 pkt 4
journal: Dz.U. 2023 poz 1634
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.
article: art. 7 ust. 2, art. 15 ust. 1 i 2
journal: Dz.U. 2022 poz 902
law: Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - t.j.

SENTENCJA

Dnia 5 grudnia 2023 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w składzie następującym: Przewodnicząca sędzia WSA Katarzyna Matczak (spr.) Sędziowie sędzia WSA Tadeusz Lipiński asesor WSA Grzegorz Klimek po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 5 grudnia 2023 roku sprawy ze skargi Stowarzyszenia A. na czynność Wójta Gminy S. w przedmiocie opłaty za przekształcenie informacji publicznej 1) stwierdza bezskuteczność zaskarżonej czynności; 2) zasądza od Wójta Gminy S. na rzecz Stowarzyszenia A. kwotę 697 (sześćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Z przekazanych akt sprawy wynika, że Stowarzyszenie A (dalej: "skarżący", "Stowarzyszenie") wystąpiło do Wójta Gminy [...] (dalej jako: "organ", "Wójt") z wnioskiem z 28 maja 2023 r. o udostępnienie informacji publicznej poprzez udostępnienie kopii/skanów/dokumentów elektronicznych umów zawartych przez Gminę [...] (z wyłączeniem umów zawartych z gminnymi jednostkami organizacyjnymi) w roku 2023. Zawnioskowano o przekazanie wskazanej informacji w formie elektronicznej na podany adres.

Organ pismem z 6 czerwca 2023 r. poinformował Stowarzyszenie, że zakres zawnioskowanych informacji obejmuje obowiązek jej przetworzenia, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Wobec powyższego wezwano do wykazania, w jakim zakresie występuje szczególna istotność dla interesu publicznego, aby dokonać przetworzenia żądanych informacji publicznych.

W odpowiedzi Stowarzyszenie poinformowało 7 czerwca 2023 r., że modyfikuje złożony do organu wniosek w ten sposób, że zawężą okres zawartych umów na okres od 1 stycznia 2023 r. do 28 lutego 2023 r.

Wójt Gminy pismem z dnia 21 czerwca 2023 r. nr [...] poinformował Stowarzyszenie o wysokości opłaty za przekształcenie informacji publicznej na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Wskazano, że w związku z rozpatrywaniem wniosku z dn. 28-05-2023 r., zmienionego 07-06-2023 r., dotyczącego udostępnienia kopii/skanów/dokumentów elektronicznych umów zawartych przez Gminę [...] w 2023 r., wystąpią koszty dodatkowe związane ze sposobem i formą udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem. Koszty dodatkowe obejmują następujące elementy: koszty osobowe - dodatkowe wynagrodzenie pracownika za ponadnormatywną pracę. Koszt jednej godziny za ponadnormatywną pracę wynosi 96,01 zł (wysokość jednej godziny wynagrodzenia pracownika). Szacowany czas przygotowania informacji wskazanej we wniosku to 3 godziny. Wyjaśniono, że podstawę wyliczenia jednej godziny za ponadnormatywną pracę stanowi wynagrodzenie zasadnicze oraz inne stałe składniki wynagrodzenia podzielone przez ilość godzin przypadających w miesiącu przepracowania godzin ponadwymiarowych pomnożonych przez 50% dodatku za godziny ponadwymiarowe i doliczone składki pracodawcy w wysokości 19,64%. Pracownik przygotowujący żądaną informację pełni funkcję sekretarza, wynagrodzenie w miesiącu czerwcu wyniesie 9942,00 zł brutto bez składek pracodawcy. Jednocześnie poinformowano, na podstawie art. 13 ust. 2 u.d.i.p, że wyznacza się nowy termin na załatwienie wniosku na 05.07.2023r. Wyjaśniono, że powodem opóźnienia w załatwieniu wniosku jest konieczność oczekiwania na odpowiedź strony do powiadomienia w wyznaczonym terminie oraz przeprowadzenie analizy zgormadzonych umów pod kątem ochrony danych osobowych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy zawodowej przed udostępnieniem dokumentów.

W dniu 4 lipca 2023 r. Stowarzyszenie poinformowało, że nie wyraża zgody na pokrycie kosztów przygotowania informacji publicznej wnioskowanej powyżej, bowiem w przekazanym piśmie organ nie wykazał, aby doszło do wygenerowania dodatkowych kosztów. Podkreślono, że wskazane koszty to praca sekretarza gminy, jednak osoba ta wchodzi w skład kadry zarządzającej zakładem pracy, jakim jest Urząd Gminy [...]. Powyższe oznacza, że w związku z art. 151⁴ § 1 ustawy z dn. 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510) sekretarzowi gminy nie przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Nadto podkreślono, że wnioskowane informacje przygotowuje sekretarz gminy, podmiot zobowiązany jakim jest Wójt Gminy i nie zostaną poniesione żadne dodatkowe koszty w związku z przygotowaniem informacji i jej udostępnieniem. Nadto organ nie uzasadnił w sposób dostateczny z jakiego powodu informacja wnioskowana nie może być przygotowana w normalnym czasie pracy urzędu.

W dniu 5 i 6 lipca 2023 r. skarżącej udostępniono wnioskowaną informację publiczną w postaci 5 umów o zaopatrzenie w wodę, 6 umów o zaopatrzenie w wiodę i odprowadzanie ścieków oraz umowę na obsługę prawną.

W dniu 5 lipca 2023 r. Stowarzyszenie A wniosło skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie na czynność z zakresu administracji publicznej w postaci powiadomienia Wójta Gminy [...] z dn. 21 czerwca 2023 r. znak [...] o wysokości opłaty za przekształcenie informacji publicznej, wnosząc o stwierdzenie bezskuteczności wskazanej czynności oraz zasądzenie na rzecz skarżącego kosztów postępowania według norm przepisanych.

Podano, że powiadomienie o wysokości opłaty za przekształcenie informacji publicznej jest czynnością, o jakiej mowa wart. 3 § 2 pkt 4) p.p.s.a., co potwierdza orzecznictwo sądowoadministracyjne (por. postanowienie WSA z 19 stycznia 2022 r., sygn. akt II SA/Lu 970/21; postanowienie NSA z 30 czerwca 2015 r., sygn. akt I OSK 974/15; wyrok WSA w Olsztynie z dnia 27 czerwca 2017 r., sygn. akt II SA 372/17).

Wyjaśniono, że organ w sposób nieuprawniony uznał, że praca sekretarza gminy dotycząca wniosku skarżonego będzie stanowiła dodatkowe koszty w rozumieniu art. 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Sekretarz gminy wchodzi w skład kadry zarządzającej zakładem pracy, jakim jest Urząd Gminy. Oznacza to, że sekretarzowi gminy nie przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatek z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Podkreślono, że skoro informację przygotowuje sekretarz gminy, podmiot zobowiązany, jakim jest Wójt Gminy, nie poniesie żadnych dodatkowych kosztów w związku z przygotowaniem informacji i jej udostępnieniem. Nie wystąpią dodatkowe koszty o których mowa w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. Poza tym, organ nie uzasadnił w sposób wystarczający z jakiego powodu niemożliwym jest przygotowanie odpowiedzi na wniosek w czasie pracy Urzędu Gminy. Jak wskazano w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z dn. 27 maja 2017 r., sygn. akt II SA/Ol 372/17, czynności związane z udzieleniem informacji publicznej winny być w pierwszym rzędzie wykonywane w normalnym czasie pracy, jako jedno z podstawowych zadań organu, wynikające wprost z art. 61 Konstytucji RP.

Przepis art. 15 ust. l u.d.i.p. nie stanowi bowiem podstawy prawnej do wykonywania

czynności związanych z udostępnianiem informacji publicznej jako "czynności

dodatkowych" w stosunku do normalnych zadań organu.

W odpowiedzi na skargę Wójt Gminy [...] wniósł o jej oddalenie, rozpoznanie skargi na posiedzeniu niejawnym oraz zasądzenie na rzecz skarżonego organu kosztów postępowania. Przedstawiono dotychczasowy przebieg postępowania, jak też poinformowano, że przesłano skarżącemu 12 zanonimizowanych umów zgodnie z wnioskiem. Obszernie opisano i wyjaśniono zasady udostępnienia informacji publicznej określone w art. 13 u.d.i.p., w tym udostępnianie informacji przetworzonej. Podkreślono, że wbrew zarzutom skargi, uprzednie wezwanie skarżącej do uiszczenia

szacunkowych dodatkowych kosztów w rozumieniu art. 15 ust. 2 u.d.i.p., jest bez znaczenia skoro jej żądanie w zakresie udostępnienia informacji publicznej, zostało spełnione zanim takową opłatę uiściła. Organ na moment powiadomienia w trybie art. 15 ust. 2 u.d.i.p. o wystąpieniu dodatkowych kosztów związanych ze sposobem i formą udostępnienia informacji zgodnie z jej wnioskiem, nie mógł wiedzieć kiedy w jakich godzinach i przy jakim obłożeniu zadaniowym pracownik merytoryczny będzie żądane dokumenty przygotowywał. Organ na moment wezwania był jedynie w stanie podać szacunkowy czas przygotowania żądanej informacji, co też uczynił. Miał obowiązek rozpoznać wniosek skarżącej przed upływem dwóch miesięcy od jego otrzymania, a więc przed 28 lipca 2023 r., co też uczynił udzielając żądanych informacji w dniu 05.07.2023 r. W tym stanie rzeczy zarzuty naruszenia art. 7 ust. 2 w zw. z 15 ust. 1 i 2 u.d.i.p., nie mogą zostać uwzględnione.

Wyjaśniono dodatkowo, że celem ustalenia zakresu danych objętych wnioskiem, Sekretarz Gminy musiał zwrócić się do 25 pracowników gminy celem przygotowania skanów umów zawartych przez Gminę w 2023 r. a następnie o pozbawione danych osobowych, jeżeli takowe by wystąpiły. Ustalono, że w żądanych okresie doszło do zawarcia 12 umów, które następnie musiały zostać poddane procesowi anonimizacji, co skutkowało przetworzeniem szeregu informacji prostych. Organ słusznie więc doszedł do przekonania, że zakres żądanych informacji prostych jest na tyle obszerny, że ich pozyskanie równoznaczne jest z ich przetworzeniem. W uzyskanie informacji zaangażowano niemal wszystkich pracowników merytorycznych gminy, z których 6-ciu ustaliło, że są w posiadaniu żądanych umów. Wspomniana liczba zaangażowanych pracowników, szeroki zakres wniosku jak i czasochłonność jaką musiał ponieść organ nakazywała więc przyjęcie iż wspomnianą sumę informacji prostych należy uznać za informację przetworzoną.

Ostatecznie wskazano, że mimo udostępnienia przetworzonej informacji publicznej zgodnie z żądaniem skarżącej, nie została jej wysłana nota obciążeniowa. Potwierdza to, że wezwanie organu z 21.06.2023 r. stanowiło jedynie szacunkowe przedstawienie kosztów i wynikało z aktualnego obciążenia Sekretarza Gminy na moment wezwania i związanej z tym obawy, iż jako pracownik merytoryczny odpowiadający na wniosek, z uwagi na ponadnormatywny zakres bieżących zadań i pracy będzie zmuszony przygotować dokumenty w dzień wolny od pracy.

Pismem procesowym z dn. 13 września 2023 r. pełnomocnik Stowarzyszenia podtrzymał wnioski zawarte w skardze. W szczególności podkreślił fakt, że organ nie uzasadnił w sposób wystarczający z jakiego powodu niemożliwym jest przygotowanie odpowiedzi na wniosek w czasie pracy Urzędu. Podnoszone argumenty organu co do informacji przetworzonej wręcz pogrążają organ, skoro anonimizacja 12 umów skutkowała przetworzeniem szeregu informacji prostych w informację przetworzoną, co w ocenie skarżącego jest kompromitacją organu i potwierdza przypuszczenia wielu mieszkańców Gminy o złej organizacji pracy Urzędu. Dodatkowo wyjaśniono, że pod pojęciem dodatkowych kosztów udostępnienia informacji publicznej na wniosek należy rozumieć rzeczywiste, ustalone każdorazowo przy realizacji danego wniosku, wykraczające poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu udostępniającego informację, dodatkowe koszty rzeczowe lub osobowe, poniesione przez adresata wniosku w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia informacji publicznej lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku – por. wyrok WSA we Wrocławiu z dn. 20 czerwca 2023 r. sygn. IV SA/Wr . Jak zatem wynika z orzeczenia wydatek ma być rzeczywiście poniesiony, zaś w niniejszej sprawie, jak pisze w odpowiedzi na skargę organ, nie wiedział kiedy, w jakich godzinach i przy jakim obłożeniu zadaniowym pracownik merytoryczny będzie żądane dokumenty przygotowywał. Potwierdza to, że od samego początku organ zdawał sobie sprawę, że dodatkowe koszty nie powstaną.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2492 ze zm.) sądy administracyjne są właściwe do badania zgodności z prawem zaskarżonych aktów administracyjnych. Rozpoznając skargę na akt administracyjny Sąd dokonuje jedynie oceny, czy przy jego wydaniu nie zostały naruszone przepisy prawa materialnego bądź też procesowego, nie będąc przy tym związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz.U. z 2023 r., poz. 1634, ze zm.) zwanej dalej: "p.p.s.a."

Stosownie do art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, z wyłączeniem aktów lub czynności podjętych w ramach postępowania administracyjnego określonego w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021r. poz. 735, 1491 i 2052), postępowań określonych w działach IV, V i VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540, 1598, 2076 i 2105), postępowań, o których mowa w dziale V w rozdziale 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 422, ze zm.), oraz postępowań, do których mają zastosowanie przepisy powołanych ustaw.

Zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem ustalenie wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej jest aktem/czynnością z zakresu administracji publicznej, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. i to niezależnie od tego, czy zostało dokonane przed czy po udostępnieniu informacji publicznej. Stwierdza bowiem obowiązek poniesienia opłaty oraz ustala jej wysokość, kreując zobowiązanie o charakterze finansowym. Może on być określony np. jako: "zarządzenie", "zawiadomienie", "wezwanie", "informacja", czy nawet "postanowienie", jak również może nie zawierać określenia formy i stanowić pismo skierowane do wnioskodawcy, jednak samo zawarcie w treści pisma informacji o wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej wypełnia dyspozycję normy z art. 15 ust. 2 u.d.i.p (por. postanowienie z 28 lutego 2017r., sygn. akt I OSK 213/17 i wskazane tam orzecznictwo, wyrok WSA w Opolu z 18 września 2018 r., sygn. II SA/Op 259/18, dostępne w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych pod adresem: http://orzeczenia.nsa.gov.pl ).

W rozpatrywanym przypadku skargą została objęta czynność potwierdzona pismem Wójta Gminy [...] z 21 czerwca 2023 r. nr [...], ustalająca na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r. poz. 902), zwanej dalej: "u.d.i.p.", opłatę za udostępnienie informacji publicznej – przekształcenie informacji publicznej, które to pismo należało uznać za akt lub czynność w opisanym wyżej rozumieniu, podlegający zaskarżeniu do sądu administracyjnego.

Przystępując do oceny zaskarżonej czynności organu należy w pierwszej kolejności wyjaśnić, że zgodnie z art. 53 § 2 P.p.s.a., w brzmieniu obowiązującym od 1 czerwca 2017 r., jeżeli ustawa nie przewiduje środków zaskarżenia w sprawie będącej przedmiotem skargi, skargę na akt lub czynność, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4, wnosi się w terminie trzydziestu dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się o wydaniu aktu lub podjęciu innej czynności. Sąd, po wniesieniu skargi, może uznać, że uchybienie tego terminu nastąpiło bez winy skarżącego i rozpoznać skargę. W niniejszym przypadku skarżący dochował ww. 30-dniowego terminu.

Zgodnie z powołanym art. 15 u.d.i.p.: "1. Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, o którym mowa w art. 10 ust. 1, podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom.

2. Podmiot, o którym mowa w ust. 1, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek."

Przytoczony przepis wprowadza wyjątek od zasady bezpłatnego dostępu do informacji publicznej wyrażonej w art. 7 ust. 2 u.d.i.p. Pozostaje zauważyć, jak podkreśla się w orzecznictwie, że powiadomienie o wysokości opłaty jest obligatoryjnym i wstępnym etapem postępowania, poprzedzającym samą czynność udostępnienia informacji, lecz jednocześnie jej niewarunkującym. Rozwiązanie z art. 15 ust. 2 u.d.i.p., z jednej strony, gwarantuje pewność działania podmiotu zobowiązanego, ale także nie wyłącza możliwości zmiany lub wycofania wniosku przez zainteresowanego. Z drugiej strony, powiadomienie umożliwia wnioskodawcy podjęcie decyzji o pokryciu kosztów, gdy zgadza się z ustaloną opłatą, jak również może odstąpić od żądania udostępnienia informacji bądź zmodyfikować (zmienić) wniosek w zakresie sposobu lub formy jej udostępnienia. Ustawodawca pozostawił bowiem wnioskodawcy 14 dni na dokonanie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji lub też na wycofanie wniosku. Milczenie wnioskodawcy będzie prowadzić do udostępnienia informacji w sposób i w formie wskazanej pierwotnie we wniosku i będzie wiązać się z koniecznością opłacania kosztów określonych w powiadomieniu. Dla zachowania gwarancji dla wnioskodawcy wskazanych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p., w sytuacji żądania opłaty od wnioskodawcy wskazanej w art. 15 ust. 1 u.d.i.p., konieczne jest zachowanie chronologii podejmowania czynności określonych w art. 15 ust. 2 u.d.i.p. Zatem w pierwszej kolejności organ powinien powiadomić wnioskodawcę o konkretnej wysokości żądanej opłaty, aby umożliwić wnioskodawcy podjęcie decyzji o: 1) pozostawieniu wniosku w pierwotnej jego wersji; 2) ewentualnej zmianie wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji lub 3) cofnięcia wniosku. W powiadomieniu tym organ powinien wskazać powody powstania kosztów udostępnienia informacji publicznej i wyjaśnić sposób ustalenia ich wysokości. Następnie, w zależności od działań podjętych przez wnioskodawcę, organ podejmuje działania związane z realizacją wniosku o udostępnienie informacji publicznej.

Nadto pozostaje podnieść, że przytoczony przepis art. 15 ust. 1 u.d.i.p. pozwala podmiotowi zobowiązanemu do udostępnienia informacji publicznej, który ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, pobrać od wnioskodawcy opłatę odpowiadającą wysokości tych kosztów. Co wymaga w tym miejscu zaakcentowania, koszty, o których mowa w tym przepisie, ustalane są zatem każdorazowo w konkretnej sprawie.

Sąd podziela wyrażane w orzecznictwie sądowym stanowisko, że przez "dodatkowe koszty" udostępniania informacji publicznej na wniosek należy rozumieć rzeczywiste, ustalane każdorazowo przy realizacji danego wniosku, wykraczające poza normalne koszty funkcjonowania podmiotu udostępniającego informację, dodatkowe koszty rzeczowe lub osobowe poniesione przez adresata wniosku w związku z określonym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 22 maja 2018 r., sygn. akt II SA/Bd 1159/17, dostępny w CBOSA). Kosztem dodatkowym jest zatem wydatek rzeczywiście poniesiony ponad koszt funkcjonowania podmiotu zobowiązanego, związany z realizacją wskazanego we wniosku sposobu udostępnienia informacji publicznej (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 28 marca 2018 r., sygn. akt I OSK 1302/17, dostępny w CBOSA).

Nadto przepis art. 15 ust. 1 u.d.i.p. nie nakłada na organ (dysponenta informacji publicznej) obowiązku ustalenia opłaty w wysokości odpowiadającej poniesionym dodatkowym kosztom, a jedynie daje taką możliwość. Obciążenie opłatą ma zatem charakter uznaniowy, co nakłada na adresata wniosku o udostępnienie informacji dysponującego żądaną informacją publiczną obowiązek starannego rozważenia, czy w konkretnym wypadku opłatę tę należy wymierzyć, a jednocześnie wykazania, że w wyniku udostępnienia informacji publicznej w sposób zgodny z wnioskiem, poniesione zostały tzw. "dodatkowe koszty". Jak również podkreśla się w orzecznictwie sądowym, w przypadku zadecydowania przez podmiot zobowiązany o ustaleniu opłaty na podstawie art. 15 ust. 1 u.d.i.p., organ powinien wykazać zasadność przyjęcia wystąpienia tzw. kosztów dodatkowych.

W okolicznościach faktycznych rozpoznawanej sprawy pozostaje zwrócić uwagę, że ustalając stronie w piśmie z 21 czerwca 2023 r. opłatę z tytułu udostępnienia informacji publicznej na wniosek z 28 maja 2023 r., zweryfikowany/ograniczony w dniu 7 czerwca 2023 r., organ ograniczył się jedynie do wskazania potencjalnych kosztów osobowych, tj. dodatkowego wynagrodzenia pracownika za ponadnormatywną pracę, którego koszt jednej godziny określono na 96,01 zł, zaś szacowany czas przygotowania informacji wskazanej we wniosku to 3 godziny pracy. Wskazano także sposób ustalenia godziny za ponadnormatywną pracę pracownika jakim jest sekretarz gminy. Tak ustalona opłata mająca odpowiadać kosztom dodatkowym w podanym wyżej rozumieniu w istocie rzeczy nie poddaje się kontroli Sądu, albowiem w piśmie z 21 czerwca 2023 r. organ nie zwarł żadnej dodatkowej argumentacji, która wspierałaby jego stanowisko co do tego, że koszty poniesione przez organ w związku z udostępnieniem informacji publicznej na wniosek z 28 maja 2023 r. przekraczają normalne koszty funkcjonowania organu. Bardziej szczegółową informację w tym zakresie organ przedstawił dopiero w odpowiedzi skargę, co jest oczywiście działaniem spóźnionym i nieadekwatnym.

Niezależnie od poczynionej uwagi należy stwierdzić, że stanowisko organu przedstawione w odpowiedzi na skargę jest nieuprawnione i koncentruje się na wyliczeniu ogromu pracy sekretarza, który musiał w związku z wnioskiem wystąpić do 25 pracowników gminy celem przygotowania skanów umów zawartych przez Gminę, a następnie pozbawić danych osobowych w takich umowach. Ustalono, że we wskazanym przedziale czasu Gmina zawarła 12 umów, które musiały zostać zanonimizowane, co oznacza, że zakres informacji prostych w tym przypadku był znaczący, skoro zaangażowano prawie wszystkich pracowników merytorycznych Gminy, z czego 6-ciu posiadało takie umowy. Jednakże w piśmie z dnia 21 czerwca 2023 r. organ odwołał się wyłącznie do potencjalnej konieczności przeznaczenia 3 godzin pracy ponadwymiarowej celem udzielenia wnioskowanej informacji. Wskazanie to nie zostało poparte jednak żadną informacją, o jakiej ilości dokumentów jest mowa, ilości podpisanych przez Gminę umów. Brak jest także jakiejkolwiek informacji dlaczego przygotowanie wskazanej informacji skanów umów nie jest możliwe w normalnym czasie pracy urzędu gminy.

Warto w tym miejscu wskazać, że przekształcanie informacji przez przeniesienie jej na nośnik elektroniczny może generować dodatkowe koszty, dlatego udostępnianie jej w taki sposób może łączyć się z ponoszeniem opłat, niemniej jednak obowiązkiem organu jest skrupulatne wykazanie, że koszty udostępnienia informacji publicznej przekraczają normalne koszty funkcjonowania organu, nadto również w jaki sposób żądana opłata została wyliczona oraz, że jej wysokość odpowiada rzeczywiście poniesionym kosztom. Żaden przepis prawa nie sprzeciwia się uprawnieniu odzyskania kosztu pracy związanej z udostępnieniem informacji, jeżeli jednak wykazane zostanie, że ów koszt przekracza normalne działanie pracownika w ramach wykonywania swoich obowiązków. Koszty osobowe (koszty pracy) mogą być zatem traktowane jako dodatkowe koszty w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.d.i.p. tylko wówczas, jeżeli jest konieczność (potrzeba) zatrudnienia dodatkowej osoby do udzielenia informacji lub zapłacenia za nadgodziny pracownikowi wynika z realizacji wskazanych we wniosku szczególnej formy lub sposobu jej udostępnienia (por. M. Bidziński, M. Chmaj, P. Szustakiewicz, Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Komentarz, Warszawa 2018; wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 listopada 2019 r., sygn. akt I OSK 547/18 oraz z dnia 16 lutego 2022 r., sygn. akt III OSK 923/21, orzeczenia dostępne w CBOSA). Ponadto czynności związane z udzieleniem informacji publicznej winny być w pierwszym rzędzie wykonywane w normalnym czasie pracy, jako jedno z podstawowych zadań organu (podmiotu wykonującego zadania publiczne), wynikające wprost z art. 61 Konstytucji RP. Przepis art. 15 ust. 1 u.d.i.p. nie stanowi bowiem podstawy prawnej do wykonywania czynności związanych z udostępnianiem informacji publicznej jako "czynności dodatkowych" w stosunku do normalnych zadań organu (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 24 maja 2023 r., sygn. akt IV SA/Wr 135/23, publikacja CBOSA).

Trudno także uznać, aby konieczność usunięcia danych osobowych w 12 umowach, z których część to 2, 3 czy 4-stronicowe umowy dostawy, czy zaopatrzenia w wodę stanowiły taki ogrom pracy, który nie może zostać wykonany w normalnym czasie pracy. Natomiast fakt wystąpienia do pracowników Gminy o sprawdzenie, kto dysponuje taką umową nie stanowi żadnego nakładu czasu ponadnormatywnego, bowiem każdy z pracowników powinien posiadać wiedzę na temat związany bezpośrednio z jego pracą. Także obowiązek zanonimizowania takich umów nie może być potraktowany jako nadzwyczaj pracochłonna czynność. Jedynie dwie w przekazanych umów mogły wymagać większego nakładu pracy tj. umowa dot. budowy świetlicy wiejskiej oraz budowa sieci wodociągowej, jednak okoliczności powyższe winny być jednoznacznie wskazane w informacji przekazanej wnioskodawcy.

W tym stanie rzeczy, należało przyjąć, że dodatkowe koszty udostępnienia informacji publicznej nie zostały wyliczone zgodnie z zasadami przewidzianymi w art. 15 ust. 1 u.d.i.p., zaś to uchybienie organu spowodowało konieczność stwierdzenia bezskuteczności czynności Wójta na podstawie art. 146 § 1 p.p.s.a. O kosztach postępowania sądowego orzeczono na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 1 p.p.s.a. uwzględniając wysokość wpisu od skargi (200 zł), wysokość opłaty skarbowej od udzielonego pełnomocnictwa (17 zł) oraz wynagrodzenie (480 zł) adwokata, wynikające z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2023 r. poz. 1964).