Wyrok WSA w Krakowie, sygn. akt III SA/Kr 1021/24
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie
Data orzeczenia: 2024-12-04 00:00:00+01:00 (orzeczenie nieprawomocne)
Symbol z opisem: 6147 Archiwa
Hasła tematyczne: Inne
Skarżony organ: Inne
Treść wyniku: oddalono skargę
Powołane przepisy: article: Art. 33 ust. 1
journal: Dz.U. 2020 poz 164
law: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j.)

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Maria Zawadzka Sędziowie WSA Jakub Makuch Asesor WSA Magdalena Gawlikowska (spr.) Protokolant Starszy Referent Kinga Ładyga po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 4 grudnia 2024 r. sprawy ze skargi Gminy Miejskiej Kraków – Zespołu Szkół Łączności im. Obrońców Poczty Polskiej w Gdańsku w Krakowie na akt Dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie z dnia 25 kwietnia 2024 r., nr OI.410.2.2024 w przedmiocie ustalenia jednostki wytwarzającej materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego oddala skargę.


UZASADNIENIE

Gmina Miejska Kraków - Zespól Szkół Łączności im. Obrońców Poczty Polskiej w Gdańsku w Krakowie (dalej: "strona skarżąca", "ZSŁ", "Zespół") wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skargę na akt Dyrektora Archiwum Narodowego w Krakowie z 25 kwietnia 2024 r., znak sprawy: 01.410.2.2024, którym wyznaczył stronę skarżącą, jako jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34 i 35 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164), zwanej dalej "u.n.z.a.".

Z uzasadnienia zaskarżonego aktu wynika, że na podstawie wyników ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej 17 kwietnia 2024 r. ustalono, że ZSŁ rozpoczął działalność z dniem 1 września 1972 r., jednak historia jednostki sięga 1937 r. Następnie przedstawiono strukturę organizacyjną ZSŁ i wskazano, że jest wiodącą szkołą techniczną w kraju, dostają się do niego jedynie laureaci olimpiad oraz najlepsi absolwenci szkół podstawowych. Jak wskazano, ZSŁ prowadzi aktywną współpracę zarówno z uczelniami, jak i firmami z branży.

Podano też, że ZSŁ posiada stronę internetową oraz profile w mediach społecznościowych i kanał na YouTube. Publikowane są tam informacje i fotografie oraz filmy dokumentujące działalność ZSŁ i osiągnięcia uczniów oraz materiały promocyjne. Na profilu na Facebooku jest zamieszczona bogata dokumentacja fotograficzna od 2011 r. oraz skany zdjęć archiwalnych dot. głównie budowy szkoły w 1967 r. Najstarsze filmy na YouTube pochodzą z 2014 r. Wydawana jest także gazetka "Margines". Dokumentacja z zakresu promocji, w tym fotograficzna i audiowizualna gromadzona jest w bibliotece. Prowadzona jest także kronika szkolna.

Dalej wskazano, że ZSŁ zorganizował składnicę akt. Dokumentacja ze składnicy akt jest w toku porządkowania, w 2020 r. założono jej ewidencję, tj. wykaz spisów i spisy od nr 1-15. W spisach ujęto dotychczas dokumentację z lat 1935-2019, przy czym akta osobowe pochodzą z lat 1943-2019, nieodebrane świadectwa szkolne od 1935 r., a pozostała dokumentacja od 1949 r. Zespół Szkół Łączności posiada także duży zbiór dzienników lekcyjnych (najstarszy z 1940 r.). Ponadto ZSŁ w 2020 r. wystąpił o ustalenie wartości archiwalnej dokumentacji kat. B25 i B50 (przebiegu nauczania), dla której upłynął okres przechowywania i na podstawie opinii Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Narodowego w Krakowie została ona przekwalifikowana do kat. A.

Jak podano, ustalenie ZSŁ jako jednostki, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, nastąpiło z uwagi na fakt, że jest on samorządową jednostką organizacyjną, o której mowa w art. 33 ust. 1 u.n.z.a. oraz wytwarza materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 u.n.z.a.. Zespół jest wiodącą placówką edukacyjną szkolnictwa ponadpodstawowego technicznego w kraju. Dokumentacja wytwarzana i gromadzona w Zespole posiada dużą wartość informacyjną oraz historyczną dla udokumentowania stanu edukacji w dziedzinie łączności, w tym informatyki i nowych technologii. Organ wskazał, że materiały archiwalne stanowią m.in.: protokoły i uchwały Rady Pedagogicznej, Rady Szkoły i Rady Rodziców, akta Samorządu Uczniowskiego, statut i arkusze organizacyjne, zarządzenia dyrektora, plany i sprawozdania, regulaminy funkcjonujące w jednostce, szkolne zestawy programów nauczania, programy wychowawczo-profilaktyczne, księgi uczniów i absolwentów, dokumentacja realizowanych projektów i organizowanych wydarzeń, gazetka szkolna, fotografie i filmy, plakaty i inne materiały promocyjne, kroniki szkolne. Całość dokumentacji zaliczonej do kategorii A zostanie ujęta w wykazie akt Zespołu. Podkreślono, że istotne znaczenie dla ustalenia jednostki ma również fakt, że w 2020 r. przekwalifikowano już część dokumentacji Zespołu Szkół do kat. A.

W skardze skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie wniesionej na ww. akt, strona skarżąca zarzuciła:

1/ naruszenie przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik ; sprawy, tj.:

- art. 10 § 1, w zw. z art. 79 § 1 i 2 oraz art. 81 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), zwanej dalej "k.p.a.", przez niedoręczenie stronie skarżącej wyników przeprowadzonej ekspertyzy archiwalnej, a tym samym niezapewnienie stronie skarżącej czynnego udziału w postępowaniu oraz możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów bądź zgłoszenia żądań;

- art. 80 w zw. z art. 81 § 1 i art. 107 § 1 pkt 6 k.p.a. przez dokonanie ustaleń niewynikających ze zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, że strona skarżąca wytwarza materiały archiwalne, podczas gdy okoliczności te nie wynikają ze zgromadzonego materiału;

- art. 107 § 1 pkt 6 w zw. z art. 107 § 3 k.p.a. oraz art. 9 i art. 11 k.p.a. przez brak wyczerpującego uzasadnienia skarżonego aktu administracyjnego, w szczególności niewskazanie dowodów, na których oparł się organ oraz mocy dowodowej, jaką przypisał, co bezsprzecznie narusza ogólne zasady postępowania administracyjnego, tj. zasadę informowania stron oraz zasadę przekonywania, bowiem skarżony akt nie zawiera uzasadnienia faktycznego ani prawnego jednoznacznie określającego dokumenty, które organ uznał za dokumentację stanowiącą materiały archiwalne w rozumieniu u.n.z.a., zakres ustalonej dokumentacji poprzez określenie przesłanek definiujących dokumenty, jako materiały archiwalne;

2/ naruszenie przepisów prawa materialnego:

- art. 1 u.n.z.a. jego niewłaściwe zastosowanie sprowadzające się do przyjęcia, że strona skarżąca wytwarza materiały archiwalne, co doprowadziło do ustalenia, iż strona skarżąca powinna być uznany za jednostkę, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;

- art. 33 ust. 1 u.n.z.a., poprzez ustalenie strony skarżącej jako jednostki organizacyjnej obowiązanej do zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego stwierdzenie, że wytwarzane przez stronę skarżącą materiały zaliczają się do archiwalnych, mimo, iż podmiot prowadzi we własnym zakresie archiwizację akt i obowiązują wewnętrzne przepisy kancelaryjno-archiwalne, a wytwarzana dokumentacja nie posiada walorów, których nie dałoby się ustalić na podstawie danych z innych właściwych organów i rejestrów.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie podtrzymując swoje dotychczasowe stanowisko.

W replice na odpowiedź na skargę, strona skarżąca zarzuciła naruszenie art. 8 k.p.a. wskazując, że wymogi lokalowe odnośnie prowadzenia archiwum w postaci konieczności wyodrębnienia pokoju biurowego wpływają na fakt, ze ich spełnienie wiąże się z radykalnie uciążliwymi i niewspółmiernymi konsekwencjami dla skarżącego. By spełnić stawiany wymogi, strona skarżąca musiałby przeznaczyć salę dydaktyczną, których już jest mało i zatrudnić dodatkowego pracownika, na co nie ma środków. Z tego powodu zdaniem strony skarżącej spełnienie głównego celu społecznego placówki, jakim jest kształcenie młodych ludzi, w skutek prowadzenia archiwum mogłoby ulec nieproporcjonalnemu utrudnieniu. W dalszej części pisma strona skarżąca zakwestionowała zasadność zakwalifikowania jej jako jednostki wytwarzającej materiały archiwalne

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje.

Stosownie do treści art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 935), dalej w skrócie "p.p.s.a.", sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej, stosując środki określone w ustawie. Kontrola sądu polega na zbadaniu zgodności z prawem (legalności) tej działalności administracji publicznej, a więc czy przy wydawaniu zaskarżonego aktu nie doszło do rażącego naruszenia prawa dającego podstawę do stwierdzenia nieważności, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania, naruszenia prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy oraz naruszenia przepisów postępowania administracyjnego w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Sąd nie jest przy tym związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, zgodnie z dyspozycją art. 134 § 1 p.p.s.a. Sąd administracyjny nie rozstrzyga więc merytorycznie, lecz ocenia zgodność decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej z przepisami prawa.

Badając zaskarżony akt w tak określonych granicach, Sąd doszedł do przekonania, że skarga nie zasługuje na uwzględnienie.

Istota sprawy sprowadzała się do rozstrzygnięcia, czy strona skarżąca zasadnie została uznana, za podmiot wytwarzający materiały archiwalne, zobowiązany do prowadzenia archiwum zakładowego.

Zdaniem strony skarżącej w sprawie nie wykazano aby wytwarzała ona materiały archiwalne, a tym samym była zobligowana do utworzenia archiwum zakładowego. Zarzuciła też brak zapewnienia jej czynnego udziału w postępowaniu oraz wadliwość uzasadnienia. Podała, że nie ma środków finansowych na realizację zadań nałożonych zaskarżonym aktem.

Oceniając sposób procedowania organu odnotowania wymaga, że wbrew zarzutom skargi, w sprawie nie mogą znaleźć zastosowania przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2024 r., poz. 572), dalej "k.p.a.". Nie jest sporne, że zaskarżony akt podlega kontroli sądowej na podstawie art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. Stosownie do jego brzmienia kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, z wyłączeniem aktów lub czynności podjętych w ramach postępowania administracyjnego określonego w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572), postępowań określonych w działach IV, V i VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 i 2760), postępowań, o których mowa w dziale V w rozdziale 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm.), oraz postępowań, do których mają zastosowanie przepisy powołanych ustaw.

Z zapisu tego wynika, że wolą ustawodawcy było objęcie kontrolą sądu administracyjnego tych prawnych form działania administracji publicznej, które mogą być i są podejmowane przez organy administracji publicznej w stosunku do podmiotów administrowanych, w sprawach, dla których załatwienia nie jest przewidziana forma decyzji lub postanowienia administracyjnego. O akcie lub czynności w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a., na który może być wniesiona skarga do sądu administracyjnego, można mówić wówczas, gdy akt (czynność) podjęty jest w sprawie indywidualnej, skierowany jest do oznaczonego podmiotu administrowanego, dotyczy uprawnienia lub obowiązku tego podmiotu, samo zaś uprawnienie lub obowiązek, którego akt (czynność) dotyczy, jest określone w przepisie prawa powszechnie obowiązującego.

Specyfiką aktów, o jakich mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. jest to, że wydawane są poza tokiem postępowania administracyjnego. Postępowanie poprzedzające wydanie tego aktu nie jest postępowaniem regulowanym przepisami prawa, zaś podmiot, na którym spoczywa obowiązek wypływający wprost z ustawy nie jest stroną tego postępowania. Innymi słowy nie ma przepisów, które określałyby procesowe prawa i obowiązki tego podmiotu w postępowaniu przed organem państwa, poprzedzającym wydanie aktu stwierdzającego istnienie obowiązku. W postępowaniu, w którym wydaje się akt, o jakim mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. przepisy k.p.a. mogą znaleźć zastosowanie wyłącznie poprzez odesłanie normatywne, którego na gruncie u.n.z.a. nie sformułowano (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 lutego 2016 r., sygn. akt I OSK 2272/15 oraz z 26 lipca 2022 r., sygn. akt III OSK 1355/21).

Tym samym zarzuty skargi dotyczące naruszenia norm procesowych k.p.a. należało uznać za bezpodstawne.

Materialnoprawną podstawę wydania zaskarżonego aktu stanowiły przepisy powołanej wyżej ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Stosownie do art. 33 ust. 1 u.n.z.a. archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. Zapis ust. 3 ww. normy stanowi, że jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala: 1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych; 2) w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.

Jednocześnie zapis art. 2 u.n.z.a. definiuje pojęcie narodowego zasobu archiwalnego. Zgodnie zaś z art. 4 ww. ustawy nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Zadania te są realizowane poprzez czynności opisane w art. 21 ust. 1 u.n.z.a. Stosownie do zapisu art. 21 ust. 1a ww. ustawy Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 4 i 10, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia. Na tej podstawie Naczelny Dyrektor Archiwum Państwowego wydał w dniu 7 grudnia 2020 r. Zarządzenie nr 31 w sprawie trybu ustalania jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe (Dz.Urz.NDAP.2020.31), dalej "Zarządzenie nr 31".

W § 4 Zarządzenia nr 31 wskazano, że archiwum państwowe prowadzi, wśród jednostek organizacyjnych należących do jego właściwości, systematyczne rozpoznanie potencjalnych wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego (ust. 1). Podczas rozpoznania, o którym mowa w ust. 1, archiwum państwowe uwzględnia następujące czynniki: 1) funkcje jednostki organizacyjnej w ramach struktury administracyjnej i gospodarczej kraju bądź regionu; 2) charakter i przedmiot prowadzonej działalności oraz zasięg działania; 3) znaczenie społeczne, gospodarcze i kulturalne jednostki organizacyjnej; 4) powtarzalność wytwarzanych materiałów archiwalnych; 5) wartość informacyjną dokumentacji; 6) znaczenie historyczne i regionalne materiałów archiwalnych dla dokumentowania dziejów kraju lub regionu, w szczególności politycznych, społecznych, gospodarczych, kulturalnych i naukowych; 7) status prawno - organizacyjny jednostki organizacyjnej (ust.2).

Zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 31 w przypadku, gdy w wyniku rozpoznania, o którym mowa w § 4, archiwum państwowe wytypuje jednostkę organizacyjną obowiązaną do utworzenia archiwum zakładowego, wówczas rozpoczyna czynności związane z ustaleniem (ust.1). Zgodnie z dalszymi uregulowaniami przepisu czynności te obejmują zasięgniecie opinii właściwej komisji archiwalnej oceny dokumentacji (ust. 2), dalsza procedura związana z ustaleniem obejmuje w kolejności: pisemne zawiadomienie jednostki organizacyjnej o rozpoczęciu czynności związanych z ustaleniem oraz zamiarze przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, nie później niż w terminie 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia ekspertyzy (§ 5 ust. 4 pkt 1) przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej w celu rozpoznania statusu prawno - organizacyjnego jednostki organizacyjnej, jej struktury organizacyjnej, w tym terytorialnej oraz zbadanie czy wytwarza ona i gromadzi dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, o których mowa w art. 1 ustawy (§ 5 ust. 4 pkt 2); sporządzenie notatki z ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w pkt 2, zawierającej uzasadnienie ustalenia lub nieustalenia przez archiwum państwowe danej jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego, przy czym w szczególności powinna znaleźć się w niej informacja na temat specyfiki prowadzonej przez jednostkę działalności i tworzonej w jej toku dokumentacji wraz ze wskazaniem, która część dokumentacji stanowi materiały archiwalne (§ 5 ust. 4 pkt 3); włączenie notatki z ekspertyzy archiwalnej i opinii komisji archiwalnej oceny dokumentacji do akt sprawy, o ile były wymagane (§ 5 ust. 4 pkt 5); w przypadku ustalenia jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego - wydanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego aktu ustalenia i przesłanie go do kierownika jednostki organizacyjnej (§ 5 ust. 4 pkt 6).

Jak wynika z akt sprawy, przy wydaniu zaskarżonego aktu, wskazane prawem wymogi zostały dochowane tak w warstwie formalnej jak i materialnej. Nie jest sporne, że strona skarżąca jest podmiotem wskazanym w art. 33 ust. 1 u.n.z.a. – samorządową jednostką organizacyjną. Pojęcie to obejmuje zarówno jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną, tj. spółki prawa handlowego, w tym utworzone przez Skarb Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, przedsiębiorstwa państwowe, jak i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Oznacza to, że w przypadku powstawania w nich materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego wskazane powyżej podmioty mają obowiązek tworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.

Jak wynika z akt sprawy, zgodnie ze statutem strony skarżącej (§ 2 pkt 7) jest ona samorządową jest jednostką budżetową Gminy Miejskiej Kraków, do której omawiany przepis art. 33 u.n.z.a. ma zastosowanie.

Przeprowadzone czynności, pojęte z uwzględnieniem kryteriów wskazanych w powołanym § 4 ust. 2 Zarządzenia nr 31 wskazały, że strona skarżąca jest jednostką wytwarzającą materiały archiwalne, o których mowa w art. 1 u.n.z.a. Stosownie do brzmienia powołanego przepisu materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

W realiach niniejszej sprawy, okolicznością bezsporną jest wysoka ranga szkoły będącej wiodącą placówką edukacyjną w zakresie szkolnictwa średniego o profilu technicznym. Dostają się do niej jedynie laureaci olimpiad oraz najlepsi absolwenci szkół podstawowych. Historia szkoły sięga 1937 r. Zatem właśnie z uwagi na długą historię placówki oraz jej znaczące osiągnięcia edukacyjne, zasadnym było przyjęcie przez organ, że strona skarżąca prowadzi działalność edukacyjną mającą istotne znaczenie społeczne i gospodarcze regionu i kraju, co odpowiada kryterium znaczenia twórcy akt. Zwrócono przy tym uwagę na aktywną współpracę placówki z uczelniami wyższymi i firmami z branży. W kontekście przesłanek zawartych w § 4 pkt 2 Zarządzenia nr 31, organ zasadnie podkreślił wysokie walory poznawcze wytwarzanej dokumentacji, będącej źródłem informacji o realizacji zadań w zakresie edukacji technicznej, ze szczególnym uwzględnieniem edukacji w dziedzinie łączności, informatyki i nowych technologii.

Ponadto znaczna część wytwarzanych materiałów, min. fotografie, kroniki, albumy pamiątkowe, nie jest powielana i przechowywana w innych zbiorach, co odpowiada kryterium niepowtarzalności informacji. Co istotne, część materiałów wytwarzanych przez placówkę została już zaliczona do kategorii A (decyzja NVL414.8.2020), tym samym uznana za materiał archiwalny. Już chociażby ta okoliczność świadczy, że strona skarżąca wytwarza materiały archiwalne.

Zestawiając rodzaj i walor działalności edukacyjnej strony skarżącej, a także wytworzone przez nią dokumenty z powołaną wyżej definicją, nie sposób zanegować przyjętego w zaskarżonym akcie stanowiska. Działania strony skarżącej i związane z nią materiały oraz dokumentacja niewątpliwie mają istotne znacznie jako źródło informacji o działalności strony skarżącej jako jednostki organizacyjnej samorządu w dziedzinie edukacji technicznej o istotnym znaczeniu gospodarczo - społecznym. Są to obszary wprost powołane w treści omawianego przepisu. Przy czym dostrzec trzeba, że wytworzone przez stronę skarżącą materiały będą miały znaczenie jako źródła historyczne dotyczące funkcjonowania państwa i jego jednostek edukacyjnych. Organ słusznie podkreśla wysoką rangę szkoły i jej znaczenie dla edukacji technicznej kolejnych pokoleń młodych ludzi.

Przedstawiona przez organ argumentacja odpowiada wykładni literalnej art. 1 u.n.z.a. i nie budzi zastrzeżeń. Niezależnie od tego ma także umocowanie w wykładni funkcjonalniej. Celem bowiem ustawy i podejmowanych na jej podstawie działań przez uprawnione organy jest bowiem zachowanie dokumentacji utrwalającej informacje będące "świadectwami faktów i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej" (Polski słownik archiwalny, red. W. Maciejewska, Warszawa 1974, reprint Przemyśl 1998, s. 27-28). Informacje te, zgodnie z powołaną definicją winny być odnoszone do wskazanych tam obszarów tematycznych i mieć powiązanie z działalnością państwa i jego instytucji. Teza ta ma umocowanie w treści art. 2 ust. 1 u.n.z.a stanowiącym, iż materiały archiwalne służą nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli. Czyli dokumentacja zawierająca informacje na temat przeszłości przydatne dla takich znów bardzo szeroko rozumianych potrzeb winna być zakwalifikowana do materiałów archiwalnych. Przy czym na narodowy zasób archiwalny składają się nie tylko materiały, które status archiwaliów otrzymały w przeszłości, niekiedy już dość odległej. Zasób ten stale powiększa się o dokumentację, która dopiero powstaje i która na bieżąco w odpowiednim trybie jest kwalifikowana do materiałów archiwalnych i obejmowana ochroną prawną (M. Konstankiewicz [w:] A. Niewęgłowski, M. Konstankiewicz, Narodowy zasób archiwalny i archiwa. Komentarz, Warszawa 2016, art. 1).

Na marginesie jedynie Sąd zauważa, że jak wskazano w odpowiedzi na skargę, placówki edukacyjne nie stanowią jednostkowych przypadków w zakwalifikowanych jednostkach wytwarzających materiały archiwalne. W obrębie działania Archiwum Narodowego w Krakowie szereg placówek z zakresu szkolnictwa średniego ma taki status. Są to szkoły wyróżniające się na tle innych swoją historią oraz aktualnymi osiągnięciami edukacyjnymi. Ponadto Archiwum dba aby placówki te reprezentowały różnorodne profile kształcenia ponadpodstawowego celem zapewnienia różnorodności materiałów archiwalnych, odzwierciedlających zarówno rozwój szkolnictwa ogólnego jak i branżowego.

Prawidłowo zatem organ ustalił status prawny jednostki, pozwalający na jej zaliczenie do grupy wskazanej w art. 33 ust. 1 u.n.z.a. ustawy oraz przedmiot działalności, jego znaczenie społeczne i edukacyjne oraz wartość informacyjną dokumentacji.

Nie budzi także zastrzeżeń sposób procedowania, odpowiada on wskazanym na wstępie rozważań zapisom Zarządzenia nr 31. Jak wynika z akt sprawy, po wytypowaniu jednostki organ pismem z 6 lutego 2024 r. powiadomił ją o tym fakcie oraz o zamiarze przeprowadzenia ekspertyzy (zawiadomienie odebrane 12 lutego 2024 r., k. 2 a.a.). Czynności tej dokonano z udziałem pracowników i przedstawiciela strony skarżącej w 17 kwietnia 2024 r. Zatem termin wynikający z § 5 ust. 4 pkt 1 Zarządzenia nr 31 został zachowany. Z ekspertyzy 18 kwietnia 2024 r. sporządzono notatkę zawierającą m.in. dane, o których mowa w § 5 ust. 4 pkt 3 Zarządzenia nr 31. Doręczenie ww. notatki jednostce, u której przeprowadzano ekspertyzę nie jest wymagane przepisami Zarządzenia nr 31. Jednakże akta sprawy wskazują (k. 183 a.a.), że treść notatki została przesłana drogą mailową stronie skarżącej z możliwością ewentualnej weryfikacji, czy korekty. Z możliwości tej strona skarżąca nie skorzystała, nie kwestionowała też treści zawartych w wersji roboczej notatki. Finalnie wydano zaskarżony akt, który doręczono stronie skarżącej. Przewidziana prawem procedura została więc w pełni zachowana.

Sąd nie uznał za zasadne zarzuty dotyczące uzasadnienia zaskarżonego aktu. Jak już wyżej wspomniano, przy wydawaniu aktu określonego w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. nie mają zastosowania przepisy postępowania wynikające z k.p.a., w tym wymogi dotyczące uzasadnienia wskazane w art. 107 § 1 pkt 6 i § 3 k.p.a. Jednakże, Sąd administracyjny dokonując oceny zgodności z prawem takiego aktu musi dysponować takimi dokumentami, jakimi dysponował organ i mieć możliwość prześledzenia toku rozumowania organu. W innym wypadku, dokonywana przez Sąd ocena legalności podjętej czynności, byłaby czysto iluzoryczna. Sąd podziela pogląd wyrażony w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego, że art. 7 Konstytucji RP, stanowiący, że władza publiczna działa na podstawie i w granicach prawa, wiąże się z wynikającą z zasady demokratycznego państwa prawnego – zasadą zaufania do Państwa (art. 2 Konstytucji). Działanie organu władzy publicznej, mieszczące się w jego prawem określonych kompetencjach, ale noszące znamiona arbitralności i niepoddające się kontroli i nadzorowi, nie może być uznane za zgodne z prawem. Wymóg działania na podstawie prawa, w połączeniu z zasadą zaufania, rodzi po stronie organów władzy publicznej obowiązek motywowania jej rozstrzygnięć. Obowiązek taki jest zaliczany do standardów demokratycznego państwa prawnego (por. wyrok NSA z 8 czerwca 2006 r., II OSK 410/06).

W ocenie Sądu uzasadnienie zaskarżonego aktu odpowiada ww. standardom i poddaje się kontroli Sądu. W zaskarżonym akcie wskazano bowiem podstawę prawną działania organu, przedstawiono historię i rangę placówki, rodzaj i charakter wytwarzanych materiałów. Wskazano też na podjęte dotychczas działania w zakresie archiwizacji, w zakresie brakowania dokumentów oraz przekwalifikowania części dokumentów do materiałów archiwalnych tj. kategorii A (z B25 i B50) oraz powody uznania je za materiały archiwalne. Wymieniono także materiały archiwalne (k. 196 a.a.) i odwołano się do wyników przeprowadzonej ekspertyzy archiwalnej.

W kwestii procedury wydania zaskarżonego aktu, Sąd zauważa też, że zgodnie z § 5 ust. 2 i 3 podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem dyrektor archiwum państwowego może zasięgnąć opinii właściwej regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji (ust. 2). Zasięgnięcie opinii regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji przez dyrektora archiwum państwowego jest obligatoryjne w przypadku wystąpienia, podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem, czynników budzących wątpliwości lub niejednoznacznych wniosków wynikających z ekspertyzy archiwalnej (ust. 3). Wydanie kontrolowanego aktu nie zostało poprzedzone ww. opinią jednakże Sąd nie dopatrzył się aby podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem ujawniły się czynniki budzące wątpliwości, czy też niejednoznacznych wniosków wynikających z ekspertyzy archiwalnej. Zatem zasięgnięcie ww. opinii nie było obligatoryjne. Także strona skarżąca nie sformułowana zarzutów w tym zakresie.

Końcowo, odnosząc się do zarzutów skargi wskazujących brak środków finansowych niezbędnych do realizacji nałożonych na stronę skarżącą obowiązków, Sąd wskazuje, że okoliczność ta z punktu widzenia zapisów powołanej wyżej ustawy jest irrelewantna. Organ obligowany jest kierować się wskazaniami ujętymi w ustawie i wydanych na jej podstawie aktów prawnych, żadne z nich nie przewidziały jednak tego rodzaju przesłanki jako mającej znaczenie dla ustalenia danego podmiotu jako jednostki wytwarzającej materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązanej do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.

Mając na uwadze, że w sprawie nie naruszono przepisów prawa procesowego i materialnego, Sąd na podstawie art. 151 p.p.s.a. skargę oddalił.