Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt VII SA/Wa 2416/23
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2024-05-27 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne: Akta stanu cywilnego
Skarżony organ: Wojewoda
Treść wyniku: Uchylono decyzję I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 9
journal: Dz.U. 2022 poz 2000
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - t.j.
article: art. 45, art. 12
journal: Dz.U. 2022 poz 1681
law: Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j.)

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący: sędzia WSA Tomasz Janeczko Sędziowie: sędzia WSA Waldemar Śledzik asesor WSA Michał Podsiadło (spr.) Protokolant: sekretarz sądowy Grażyna Dmitruk po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 27 maja 2024 r. sprawy ze skargi P. Z. na decyzję Wojewody Mazowieckiego z dnia 3 sierpnia 2023 r. znak: WSO-I.6231.1.10.2023 w przedmiocie wydania odpisu skróconego aktu zgonu 1) uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji; 2) zasądza od Wojewody Mazowieckiego na rzecz P. Z. kwotę 100 zł (słownie: sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

1. Zaskarżoną decyzją z 3 sierpnia 2023 r. znak: DSO-1.6231.1.10.2023, Wojewoda Mazowiecki utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego

w C. z 6 czerwca 2023 r. nr 2/U/2023 w przedmiocie wydania odpisu aktu zgonu.

2. Rozstrzygnięcie to wydano w następujących okolicznościach.

2.1. W dniu 19 maja 2023 r. do Urzędu Stanu Cywilnego w C. wpłynął wniosek P. Z. (dalej: skarżącego) o wydanie odpisu skróconego aktu zgonu H. W.. Wnioskodawca poinformował, że odpis potrzebuje w celu przedłożenia "w sądzie, elektrowni itp." a dla osoby wymienionej w akcie jest osobą, która wykaże interes prawny. Pismem z 22 maja 2023 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w C. (dalej: Kierownik USC, organ I instancji) wezwał skarżącego do wykazania interesu prawnego. Skarżący zgłosił się do urzędu 26 maja 2023 r. przedstawiając kopię faktury [...] S.A. wystawionej na H. W., kopię pisma skarżącego do Sądu Rejonowego w G. dotyczące uzupełnienia wniosku w sprawie postępowania spadkowego po A. K. i G. W. oraz kopię korespondencji e-mail dotyczącej zawarcia umowy kompleksowej sprzedaży energii elektrycznej i świadczenia usługi dystrybucji.

2.2. Decyzją z 6 czerwca 2023 r. nr 2/U/2023, wydaną na podstawie art. 104 ustawy

z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2023 r. poz. 775; dalej: k.p.a.) w związku z art. 12 ust. 1 oraz art. 45 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 1681; dalej: p.a.s.c.), Kierownik USC odmówił wydania skarżącemu odpisu skróconego aktu zgonu ww. zmarłego. Zdaniem organu I instancji, skarżący nie wykazał interesu prawnego

w uzyskaniu tego aktu stanu cywilnego. Poniesiono, że w niniejszej sprawie interes nie wynika wprost z przepisu prawa materialnego zobowiązującego skarżącego do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego. Nieposiadanie odpisu aktu zgonu nie przeszkadza w złożeniu do sądu stosownego wniosku. Jeżeli sąd lub inna uprawniona instytucja uzna, że odpis aktu cywilnego jest konieczny, wówczas wezwie skarżącego do uzupełnienia braku. Wezwanie takie będzie podstawą do wydania danego odpisu. Również sąd może wystąpić do USC o przesłanie określonego odpisu. Skarżący może także po złożeniu do sądu wniosku wystąpić do organu o przesłanie odpisu bezpośrednio do sygnatury toczącej się sprawy.

2.3. W odwołaniu od tej decyzji, skarżący zarzucił organowi I instancji błędne przyjęcie, że nie posiada interesu prawnego w uzyskaniu ww. aktu.

2.4. Utrzymując w mocy ww. decyzję organu I instancji, Wojewoda Mazowiecki (dalej: Wojewoda, organ odwoławczy) stwierdził, że decyzja ta była prawidłowa.

2.4.1. Wojewoda podał, że z akt sprawy wynika, że skarżący nie przedstawił żadnego dokumentu, z którego jednoznacznie wynikałoby, że posiada interes prawny

w uzyskaniu odpisu skróconego aktu zgonu H. W.. Skarżący nie udowodnił, że został zobowiązany do przedstawienia odpisu ww. skróconego aktu zgonu, tj. nie okazał żadnego aktualnego wezwania zobowiązującego go do powyższego. Co więcej z wyjaśnień wymienionego wynika dopiero zamiar uregulowania spraw po zmarłym H. W. przed przedsiębiorstwem energetycznym. Odwołujący jasno zadeklarował również, że żadne sprawy sądowe, do których niezbędny byłby mu odpis skrócony aktu zgonu H. W. nie toczą się (mimo, że we wniosku o wydanie odpisu skróconego wyraźnie wymienił sąd). Oznacza to, że w momencie wszczęcia postępowania administracyjnego, jak i w jego trakcie, nie istniał obowiązek przedłożenia odpisu aktu zgonu H. W. na potrzeby jakiegokolwiek postępowania. Natomiast podnoszone przez skarżącego kwestie jakoby został wezwany przez przedsiębiorstwo energetyczne do dostarczenia odpisu skróconego aktu zgonu H. W. nie znajdują potwierdzenia w zgromadzonym materiale dowodowym. Wprawdzie odwołujący załączył do sprawy wydruk korespondencji e-mailowej z [...] S.A., jednak z jego treści nie wynika, aby P.Z. został zobowiązany do przedłożenia ww. odpisu aktu zgonu. Przedłożona przez wnioskodawcę treść korespondencji wskazuje jedynie, że pracownik tego przedsiębiorstwa udzielił mu wskazówek, jakie dokumenty są konieczne do zawarcia nowej umowy na dostawę energii elektrycznej. Ponadto P.Z. pomimo twierdzeń, że posiada tytuł prawny do nieruchomości w miejscowości C., gmina K., pod którym został wskazany punkt odbioru energii, nie przedstawił żadnych dokumentów, które potwierdzałyby, że jest właścicielem ww. posesji. Również załączone do akt sprawy pismo z 16 maja 2014 r. skierowane do Sądu Rejonowego w G. Wydział Cywilny w żaden sposób nie potwierdza jego tytułu prawnego.

3. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, skarżący podniósł, że jest w posiadaniu pełnej dokumentacji wykazującej jego interes prawny

w uzyskaniu spornego aktu stanu cywilnego. Wskazał, że podczas wizyt w USC okazywał pracownikowi organu te dokumenty, jednak nie zostały one przyjęte. Podniósł, że nie wzywano go do przedstawienia aktu własności przedmiotowej nieruchomości,

a jedynie do okazania wezwania z sądu wzywającego do przedstawienia spornego aktu. Skarżący przedstawił również informacje dotyczące zmarłego, a do skargi dołączył m.in. wypis z ewidencji gruntów i budynków dla nieruchomości w C. oraz decyzję w przedmiocie podatku lokalnego związanego z tą nieruchomością, wydaną m.in. wobec niego.

4. W odpowiedzi na skargę, Wojewoda wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko wyrażone w uzasadnieniu zaskarżonego rozstrzygnięcia.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje.

5. Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 137), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola ta jest sprawowana pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Stosownie do art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, ze zm.; dalej: p.p.s.a.), sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami

i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a.

W świetle art. 145 § 1 p.p.s.a. dla kierunku rozstrzygnięcia zasadnicze znaczenie ma to, czy zaskarżony akt został wydany z naruszeniem prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego lub innym naruszeniem przepisów postępowania, jeżeli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy albo czy doszło do uchybienia uzasadniającego stwierdzenie nieważności zaskarżonego aktu.

5.1. Kontrola sądowoadministracyjna przeprowadzona w oparciu o wskazane wyżej kryteria wykazała, że zaskarżoną decyzję wydano z naruszeniem prawa, uzasadniającym jej uchylenie.

6. Zgodnie z art. 45 ust. 1 p.a.s.c., odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie

o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa

w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

6.1. W niniejszej sprawie nie było sporu co do tego, że skarżący nie jest małżonkiem, wstępnym, zstępnym, rodzeństwem, przedstawicielem ustawowym ani opiekunem zmarłego. Wobec tego, aby wydać mu odpis aktu stanu cywilnego niezbędne było, aby "wykazał w tym interes prawny". W wyroku z 25 stycznia 2023 r. sygn. akt II OSK 2634/21 (LEX nr 3558553), Naczelny Sąd Administracyjny przypomniał, że pojęcie "interesu prawnego" odnosi się do związku między sferą indywidualnych praw

i obowiązków określonego podmiotu, a sprawą w której może nastąpić konkretyzacja tych praw i obowiązków. Jego podstawą mogą być wszystkie normy, istniejące

w obowiązującym stanie prawnym, w oparciu o które można wywieść obowiązek uzyskania informacji znajdujących się w aktach stanu cywilnego. Konkretyzacja ta nie musi przy tym nastąpić wyłącznie w postępowaniu administracyjnym ale również

w innych postępowaniach, w tym w postępowaniu cywilnym. Wykazanie interesu prawnego w uzyskaniu odpisu aktu stanu cywilnego, ma polegać na wskazaniu okoliczności, które w świetle przepisów prawa materialnego kreują ten interes prawny,

a nie na wskazaniu przepisu z którego wprost wynikałby obowiązek przedłożenia aktu stanu cywilnego. Jakkolwiek interes ten ma charakter materialnoprawny to może on urzeczywistniać się poprzez zastosowanie norm mających głównie charakter procesowy. Przez normy prawa materialnego należy bowiem rozumieć normy zawarte w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, które określają treść praw

i obowiązków tych podmiotów do których w ramach danego stosunku prawnego przepisy te mogą mieć zastosowanie. Przy tak pojmowanym interesie prawnym będzie go posiadał również podmiot, który wnioskowany odpis aktu stanu cywilnego chce dołączyć jako dowód wynikających z niego zdarzeń do wniosku uruchamiającego postępowanie w innej sprawie. Zawodne są także próby ścisłego zdefiniowania pojęcia "interesu prawnego", które byłoby adekwatne do wszystkich wypadków, gdyż w każdym wypadku wchodzą w grę nieco inne aspekty interesu prawnego i na czym innym on polega (zob. wyrok WSA w Gliwicach z dnia 17 listopada 2010 r., sygn. akt II SA/Gl 644/10; wyrok WSA w Krakowie z dnia 27 czerwca 2007 r., sygn. akt III SA/Kr 121/07; J. Jodłowski (w:) Kodeks postępowania cywilnego z komentarzem, red. J. Jodłowski, K. Piasecki, t. 1, Warszawa 1989, s. 177; uchwała SN z dnia 19 lutego 1981 r., sygn. akt III CZP 2/81, OSNCP 1981/8, poz. 144).

6.2. Co równie istotne, procedura związana z udostępnieniem lub odmową udostępnienia odpisu aktu cywilnego, toczy się – z mocy art. 12 ust. 1 p.a.s.c. – na zasadach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego. W związku z tym, kontrolowane postępowanie podlegało również zasadom ogólnym k.p.a., a zwłaszcza

w jego toku należało uwzględnić art. 9 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem, organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Wypada przypomnieć, że celem art. 9 k.p.a. jest zapobieganie sytuacjom, w których strona dysponuje dodatkowymi dowodami na okoliczności istotne dla wykazania zasadności jej żądania albo może je łatwo uzyskać, a z powodu braku odpowiedniej wiedzy o potrzebnych dowodach bądź o sposobie oceny wcześniej przedstawionych dowodów – nie korzysta z takiej możliwości (por. wyrok NSA

z 24.02.2023 r., I GSK 1064/22, LEX nr 3518790). Obowiązek informowania

i wyjaśniania stronom przez organ całokształtu okoliczności faktycznych i prawnych toczącej się sprawy, winien być rozumiany szeroko, jak to jest tylko możliwe. Urzędnik ma wyraźny obowiązek w możliwie jasny sposób wyjaśnić całość okoliczności sprawy stronie i równie wyraźnie wskazać na ryzyko wiążące się z zaplanowanymi działaniami (zob. wyrok NSA z 27.01.2021 r., I OSK 2348/18, LEX nr 3336739). W związku z tym

w sytuacjach, w których podanie wszczynające postępowanie byłoby zredagowane niezręcznie, niedbale lub niezrozumiale, obowiązkiem organu w tym zakresie pozostaje wyjaśnienie woli strony wnoszącej żądanie przez zwrócenie się o zajęcie wyraźnego stanowiska co do treści żądania oraz udzielenie stronie niezbędnych wskazówek

i wyjaśnień w tym zakresie (por. wyrok NSA z 19.04.2021 r., I OSK 2783/20, LEX nr 3195322). Dlatego też oczekiwanie organu na odnośne wnioski stron i nieudzielenie takich informacji, wyjaśnień i wskazówek stronie, narusza przepis art. 9 k.p.a., co należy traktować jako wystarczającą (samodzielną) przesłankę do uchylenia decyzji, nawet gdy byłaby ona zgodna z prawem materialnym (por. wyrok NSA z 24.01.2019 r., II OSK 790/18, LEX nr 2677975). Zasada ta obowiązuje ze szczególną mocą w tych sytuacjach, w których strona występuje bez profesjonalnego pełnomocnika (por. wyrok NSA z 15.03.2024 r., I GSK 246/23, LEX nr 3698709).

6.3. Sąd wziął pod uwagę, że skarżący zwrócił się do Kierownika USC z wnioskiem sporządzonym na urzędowym formularzu. Wskazał cel wydania odpisu ("elektrownia, sądy, itp." oraz zgodnie z pouczeniem zaznaczył, że dla osoby wymienionej w akcie jest "osobą, która wykaże interes prawny" oraz rodziną. Formularz ten nie zawierał żadnego miejsca na wyjaśnienie, na czym ten interes prawny polega. Następnie

w zawiadomieniu z 22 maja 2023 r. wezwano skarżącego do zgłoszenia się w USC

"w celu wykazania interesu prawnego". Z wizyty skarżącego w USC sporządzono notatkę urzędową, co uczyniono z naruszeniem art. 67 § 2 pkt 2 k.p.a. W świetle tego przepisu, z wyjaśnień strony powinien zostać sporządzony protokół, z którego wynikałoby jak przebiegało spotkanie, podczas którego skarżący składał wyjaśnienia

w celu wykazania interesu prawny. Treść notatki, podpisana wyłącznie przez pracownika organu, nie stanowi wystarczającego źródła dowodowego w tym zakresie, skoro zdaniem skarżącego przebieg tego spotkania był inny niż wynika to z jej treści.

Z kolei przekazując odwołanie wraz z aktami sprawy Wojewodzie, organ I instancji podkreślił, że skarżący nie wykazał tytułu prawnego do nieruchomości w C., choć z akt postępowania nie wynika, aby wzywał go do takiego wykazania lub aby jakiekolwiek nawiązanie do tej kwestii znalazło się w uzasadnieniu decyzji Kierownika USC. W toku postępowania odwoławczego, Wojewoda nie wyjaśnił istniejących wątpliwości, ograniczając się do ponownej oceny materiału dowodowego zgromadzonego przed organem I instancji.

6.4. W ocenie Sądu, przy wydaniu zaskarżonej decyzji doszło do naruszenia art. 9 k.p.a. w sposób mający istotny wpływ na wynik sprawy. Z całokształtu okoliczności sprawy wynika, że skarżący posiada tytuł prawny (współwłasność) do nieruchomości położonej w C.w gminie K.. Skarżący już w toku postępowania przed organem I instancji przedstawił rachunek za dostawę energii elektrycznej wystawiony na zmarłego i skierowany pod ten adres. W takich okolicznościach, w szczególności

z uwagi na treść wniosku, obowiązkiem organu było szczegółowe wyjaśnienie

i to z udziałem skarżącego, czy posiada on interes prawny w uzyskaniu spornego odpisu aktu zgonu. Organ I instancji ograniczył się natomiast – a przynajmniej to wynika z akt postępowania, przy braku protokołu ze spotkania z 26 maja 2023 r. – do formalnej oceny dokumentów złożonych do akt przez skarżącego. Niewątpliwie, strona postępowania nie musi znać treści normatywnej pojęcia "interes prawny" – tym bardziej, że pojęcie to jest niedookreślone, a jego treść zależy od kontekstu i budzi spory zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie sądowym. Gdyby jednak pracownicy organu I instancji lub organ odwoławczy prawidłowo realizowały zasadę z art. 9 k.p.a., to

z łatwością i bez zbędnego formalizmu (art. 12 k.p.a.) mogłyby wskazać skarżącemu na konkretne źródła dowodowe, które mogłyby umożliwić pozytywne załatwienie sprawy. W szczególności, jeszcze w toku postępowania przed organem I instancji wystarczyło wyjaśnić, że z dotychczas przedłożonych dokumentów nie wynika, aby skarżący miał tytuł prawny do ww. nieruchomości oraz że z udostępnionej przez skarżącego korespondencji elektronicznej z przedsiębiorstwem energetycznym nie wynika, aby

w celu uregulowania sytuacji prawnej stosunku zobowiązaniowego między tym przedsiębiorstwem i skarżącym, niezbędne jest przedłożenie spornego odpisu aktu cywilnego. Te dwie proste informacje, których organ I instancji – jak również organ odwoławczy – skarżącemu poskąpił, mogłyby doprowadzić do słusznego wniosku, że skarżący upatruje swojego interesu prawnego choćby w art. 140 Kodeksu cywilnego

i art. 5 Prawa energetycznego, zmierzając do korzystania z należącej do niego nieruchomości zgodnie ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa,

w tym do zawarcia we własnym imieniu i na własną rzecz umowy sprzedaży energii elektrycznej. Orzekające w sprawie organy uwzględnią tę ocenę przy ponownym rozpoznaniu sprawy.

6.5. Nie jest również tak, jak wynika to z uzasadnień organów obu instancji, aby wykazanie interesu prawnego musiało być związane z wyłącznie z toczącym się postępowaniem jurysdykcyjnym: administracyjnym lub sądowym. Nie jest również tak, że wykazanie interesu prawnego musi zawsze polegać na przedłożeniu wezwania ze strony organu państwa do złożenia odpisu aktu stanu cywilnego. Gdyby ustawodawca chciał ograniczyć możliwość wydawania odpisów aktu stanu cywilnego tylko do takich sytuacji, to nie posługiwałby się szerokim w swoim znaczeniu pojęciem "interesu prawnego" albo w ogóle ograniczyłby udostępnianie odpisów aktu stanu cywilnego do korespondencji między organami państwa – bez udziału jednostki. Przyjmując tak wąskie rozumienie art. 45 ust. 1 p.a.s.c. orzekające w sprawie organy naruszyły ten przepis przez jego nieprawidłową wykładnię, a ponownie rozpoznając sprawę będą unikać nadmiernego formalizmu przy wykładni tego przepisu.

7. Biorąc to pod uwagę, Sąd uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. "a" i "c" w zw. z art. 135 p.p.s.a. O kosztach postępowania orzeczono na zasadzie art. 200 p.p.s.a., a zasądzona kwota stanowi równowartość wpisu sądowego od rozpoznanej skargi.

Z tych przyczyn Sąd orzekł, jak w sentencji.