Wyrok WSA w Białymstoku, sygn. akt II SA/Bk 3/24
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku
Data orzeczenia: 2024-03-26 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6322 Usługi opiekuńcze, w tym skierowanie do domu pomocy społecznej
Skarżony organ: Samorządowe Kolegium Odwoławcze
Treść wyniku: Uchylono zaskarżone postanowienie

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Małgorzata Roleder (spr.), Sędziowie asesor sądowy WSA Anna Bartłomiejczuk, sędzia NSA Elżbieta Trykoszko, Protokolant, po rozpoznaniu w Wydziale II na posiedzeniu niejawnym w dniu 26 marca 2024 r. w trybie uproszczonym sprawy ze skargi M. K. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Białymstoku z dnia 2 listopada 2023 r. nr 406.1459/E-11/VI/23 w przedmiocie odmowy udostępnienia dokumentów 1. uchyla zaskarżone postanowienie; 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Białymstoku na rzecz skarżącej M. K. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Białymstoku (dalej: "SKO", "Kolegium") zaskarżonym postanowieniem z 2 listopada 2023 r., nr 406.1459/E-11/VI/23, uchyliło postanowienie Prezydenta Miasta Białegostoku (dalej: "Prezydent") z 4 października 2023 r., nr DSR-SOD.570.1.198.2023, odmawiające udostępnienia M. K. (dalej: "Skarżąca", "Strona") wszystkich dokumentów zgromadzonych i wytworzonych przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Białymstoku (dalej: "MOPR") (protokołów, notatek, adnotacji służbowych, wywiadów, oświadczeń, zaświadczeń, pism) od 1 stycznia 2022 r. oraz umorzyło postępowanie w sprawie.

Postanowienia zostały wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym.

Skarżąca złożyła w MOPR wniosek o udostępnienie dokumentacji zgromadzonej w 2022 r. przez ośrodek, dotyczącej jej osoby oraz o przekazanie kopii dokumentacji z przeprowadzonych w 2022 r. wywiadów środowiskowych, w tym protokołów i notatek. Do wniosku dołączyła m.in. kopię pisma z 5 stycznia 2023 r. zawierającego tożsamy wniosek oraz kopię pisma MOPR z 20 stycznia 2023 r. zawierającego informację, że strona ma prawo wglądu w akta, a zapoznanie się z dokumentacją będzie możliwe w uzgodnionym terminie.

W piśmie z 10 lutego 2023 r. Kierownik MOPR poinformował Stronę, że "dokumentacja z przeprowadzonych wywiadów środowiskowych z wnioskodawcą oraz z Panią jako osobą wymagającą opieki, znajdująca się w aktach sprawy wnioskodawcy, która jest stroną zgodnie z art. 73 § 1 Kpa i nie może zostać Pani udostępniona".

W piśmie z 19 lutego 2023 r. Strona przywołała treść art. 74a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2023 poz. 775) oraz art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. U. UE. L. z 2016 r. nr 119, dalej: rozporządzenie RODO), a w szczególności jego ust. 3. W związku z powołanymi przepisami wniosła o "udostępnienie kopii i wglądu w akta sprawy dotyczące jej osoby" ze względu na swój interes faktyczny i prawny.

Postanowieniem z 14 marca 2023 r. Prezydent Miasta Białegostoku, na podstawie art. 74 § 2 w związku z art. 73 § 1 i 2 k.p.a., art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 390), odmówił udostępnienia akt sprawy dotyczących świadczeń opiekuńczych i kopii dokumentacji z przeprowadzonych wywiadów środowiskowych. Organ I instancji wskazał, że zgodnie z art. 73 § 1 i 2 k.p.a. prawo przeglądania akt oraz sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów przysługuje wyłącznie stronom tego postępowania. Wnioskodawczyni nie jest stroną postępowania o świadczenia opiekuńcze, z którego to postępowania żąda dostępu do akt, zatem nie przysługują jej uprawnienia wynikające z art. 73 § 1 i 2 k.p.a.

Strona na powyższe postanowienie złożyła zażalenie do Kolegium, a organ odwoławczy postanowieniem z 4 kwietnia 2023 r. utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie organu I instancji. Zdaniem Kolegium, Prezydent prawidłowo postanowieniem odmówił wglądu w akta, bowiem Skarżąca nie była stroną prowadzonych postępowań.

Następnie Strona złożyła skargę do WSA w Białymstoku. Sąd wyrokiem z 29 czerwca 2023 r., sygn. akt II SA/Bk 340/23, uchylił postanowienie Kolegium i poprzedzające je postanowienie Prezydenta. Sąd uznał m.in., że żądanie Skarżącej nie zostało dostatecznie sprecyzowane. W sprawie bowiem nie wyjaśniono w sposób niebudzący wątpliwości, w jakim konkretnie trybie (trybach) Skarżąca żąda wglądu do dokumentów (danych), tj. czy wyłącznie na podstawie art. 73-74 k.p.a. (który ma zastosowanie do stron i uczestników postępowania), czy też (a może tylko) w trybie rozporządzenia RODO w związku z art. 74a k.p.a. (jako do własnych danych osobowych). Nie wyjaśniono również, o jakie "protokoły i notatki" skarżącej chodzi poza wskazanymi wywiadami środowiskowymi. W ocenie sądu organ prowadzący postępowanie w pierwszej instancji nie dostrzegł, że w istocie może występować w podwójnej roli: jako organu w sprawie administracyjnej, w której wytworzone zostały akta sprawy i jako administratora danych osobowych. A jeśli tak, to powinien konkretnie swoją kwalifikację z punktu widzenia tych dwóch trybów ustalić i wyjaśnić, czego – w świetle żądania strony i możliwych trybów jego załatwienia - nie spełnia ogólna odmowa dostępu "udostępnienia akt sprawy dotyczących świadczeń opiekuńczych i kopii dokumentów z przeprowadzonych wywiadów środowiskowych". Sąd uznał także, że z treści wniosków Skarżącej nie sposób wyprowadzić, że żądała dostępu do akt spraw, ale że żądała dostępu do dokumentów "dotyczących jej osoby". W zakresie wskazań dla organu sąd nakazał, aby organy dokonały wyjaśnienia przedmiotu żądania a następnie dokonały jego kwalifikacji jako żądania dostępu do akt postępowania administracyjnego (konkretnych, wskażą bowiem ile tych postępowań i w jakim przedmiocie się toczyło) bądź dostępu do danych Skarżącej w trybie rozporządzenia RODO, w zależności od udzielonej odpowiedzi. Sąd stwierdził, że organy powinny załatwić wniosek stosując właściwy tryb postępowania i wydając rozstrzygnięcia w zależności od poczynionych ustaleń, formułując ich sentencję w sposób konkretny a nie abstrakcyjny.

Po ponownie przeprowadzonym postępowaniu i doprecyzowaniu przez Skarżącą informacji o trybie wglądu do akt, organ I instancji postanowieniem z 4 października 2023 r., wydanym na podstawie art. 74 § 2 w zw. z art. 73 § 1 i 2 k.p.a., odmówił Skarżącej "dostępu/wglądu i przekazania wszystkich dokumentów zgromadzonych i wytworzonych przez MOPR (w tym wszystkich protokołów, notatek, adnotacji urzędowych, wywiadów, oświadczeń, zaświadczeń, pism itd.) od 1 stycznia 2022 r. (bez dokumentów dotyczących opaski bezpieczeństwa i dodatku za gospodarowanie odpadami komunalnymi w I półroczu 2022 r.)". Organ wyjaśnił, że Skarżąca nie była stroną postępowania, a zatem brak jest podstawy prawnej do dostępu/wglądu i przekazania żądanych dokumentów. Organ nadmienił, że żądanie w trybie art. 15 RODO zostanie załatwione odrębnym pismem, co też uczynił pismem z 5 października 2023 r. (k. 41 akt admin.).

W ww. piśmie wskazał, że MOPR przetwarza dane osobowe Skarżącej takie jak: imię, nazwisko, adres zamieszkania, pesel, dane dotyczące zdrowia w celu realizacji zadań wynikających z obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze i zadań realizowanych w interesie publicznym, co wynika z art. 6 ust. 1 lit. c, lit. e oraz art. 9 ust. 2 lit. b, lit. g RODO w celu realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, ustawy z dnia 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów oraz ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej.

Skarżąca nie godząc się z tym rozstrzygnięciem wniosła odwołanie, w którym podniosła przede wszystkim, że organ ponownie nie uwzględnia jej prawa wynikającego z art. 15 RODO.

W dniu 2 listopada 2023 r. Kolegium wydało opisane na wstępie postanowienie uchylające postanowienie Prezydenta i umarzające postępowanie.

Organ odwoławczy przytoczył treść art. 73 § 1 oraz art. 74 § 2 k.p.a. Dalej wyjaśnił, że w niniejszej sprawie Skarżąca nie żąda wglądu w trybie dostępu do akt, o którym mowa w k.p.a. SKO podkreśliło, że zgodnie z art. 15 z art. 15 ust. 3 rozporządzenia RODO administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej. Udostępnienia czy dostarczenia danych osobowych dokonuje administrator danych osobowych, którym jest, zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO, osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania.

Zdaniem Kolegium jeśli osoba, której dane osobowe są przetwarzane, zażąda wglądu do dokumentów to - zgodnie ze stwierdzeniem WSA w Białymstoku z wyroku o sygn. II SA/Bk 340/23 wydanego w niniejszej sprawie - przysługuje jej prawo do wglądu do akt sprawy, ale tylko w zakresie, w jakim akta sprawy dotyczą jej danych osobowych.

SKO stwierdziło, że na podstawie art. 74a k.p.a. przepis art. 73 § 1 k.p.a. nie narusza prawa osoby, której dane dotyczą, do skorzystania z uprawnień wynikających z art. 15 rozporządzenia RODO. Organ odniósł się także do kwestii związania organu orzeczeniem sądu administracyjnego. W jego ocenie skoro WSA w Białymstoku stwierdził, że Skarżącej w trybie art. 15 rozporządzenia RODO "przysługuje prawo do wglądu do akt sprawy, ale tylko w zakresie, w jakim akta sprawy dotyczą jej danych osobowych", to organ I instancji winien był dokonać stosownego wyjaśnienia sprawy i ocenić, w jakim zakresie przedmiotowe akta dotyczą danych osobowych odwołującej się. Zdaniem Kolegium z pewnością nie można powiedzieć, że wystarczające jest poinformowanie Skarżącej, że przetwarza się dane dotyczące jej imienia, nazwiska, adresu zamieszkania i schorzeń. W aktach sprawy mogą być dokumenty, które bezpośrednio tych danych dotyczą (np. orzeczenie o niepełnosprawności Skarżącej, zaświadczenia lekarskie, jej oświadczenia, niektóre treści wywiadu środowiskowego, itp.).

Organ odwoławczy uznał, że najważniejsze jest to, że realizowanie praw osób, których dane dotyczą, odbywa się w oparciu o przepisy RODO. Jeżeli osoba, której dane dotyczą złożyła swoje żądanie na podstawie art. 15 ust. 3 rozporządzenia RODO, wówczas odpowiedź nie ma formy decyzji administracyjnej. Przepis art. 12 tego aktu prawnego nakłada na administratora obowiązek prowadzenia komunikacji z osobą, której dane dotyczą w sposób przystępny, uwzględniając najbardziej dogodną dla tej osoby formę komunikacji, a decyzje administracyjne są wydawane i przekazywane w ustalonym w przepisach trybie. Tym bardziej, gdy nie istnieje przepis prawa umożliwiający wydawanie postanowień w przedmiocie wglądu do danych osobowych na podstawie art. 15 RODO, nie istniała podstawa prawna do wydania skarżonego postanowienia.

W ocenie Kolegium prowadzone przed Prezydenta postępowanie zakończone wydaniem postanowienia realizowane było bez podstawy prawnej, a co za tym idzie miało walor bezprzedmiotowości o której mowa w art. 105 k.p.a. Tym samym, powstał obowiązek umorzenia postępowania w I instancji.

Skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku na powyższe postanowienie wniosła Skarżąca. Zaskarżyła " niewykonanie wyroku z dnia 29 czerwca 2023 r. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku sygn. akt II SA/Bk 340/23 oraz Postanowienia Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Białymstoku z dnia 2 listopada 2023 r. 4061459/E-l l/VI/23". Skarżąca wniosła o spowodowanie wykonania wyroku WSA z 29 czerwca 2023 r., II SA/Bk 340/23, oraz pomoc starszej osobie w dochodzeniu jej praw wynikających z obowiązującego prawa i wyroku WSA w Białymstoku.

W uzasadnieniu skargi Strona wskazała, że wnioskowała i wnioskuje o pomoc starszej osobie przy trwającym już rok dociekaniu praw i spowodowanie udostępnienia jej dokumentów, do których ma prawo w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i wyrok WSA w Białymstoku z 29 czerwca 2023 r. o sygn. II SA/Bk 340/23. Do dnia dzisiejszego nie otrzymała kopii żadnego dokumentu ani nie umożliwiono jej wglądu w dokumenty jej dotyczących. Nie udzielono jej również odpowiedzi na postawione pytania.

Skarżąca podniosła, że MOPR nie wyjaśnił dlaczego od 1 lipca 2022 r. (tj. od daty kiedy zasiłek dla opiekuna nie jest wypłacany) nie uznał jej za stronę postępowania, pomimo że przeprowadzał z nią wywiad (bez udziału osoby pobierającej do 30 czerwca 2022 r. zasiłek dla opiekuna) w dniu 1 sierpnia 2022 r., a następnie 19 sierpnia 2022 r. Organ nie wyjaśnił, kim była wówczas Skarżąca. Podniosła, że ma prawo otrzymania dokumentu z wywiadów przeprowadzonych wyłącznie z nią w sierpniu 2022 r. W jej ocenie jest stroną postępowania od 1 sierpnia 2022 r. MOPR pomimo zapytań w tej kwestii zawartych w piśmie z 19 września 2023 r. nie udzielił wyjaśnień w tym zakresie ani odpowiedzi, pomimo wskazania przez Skarżącą dat granicznych, w jakim charakterze w sprawach prowadzonych przez MOPR w tym czasie występowała i w jakich konkretnie sprawach, co jest niezgodne z uzasadnieniem ww. wyroku WSA w Białymstoku.

Skarżąca podniosła, że brak jest rozstrzygnięcia dotyczącego żądania kopii dokumentów zawierających dane jej dotyczące w oparciu o rozporządzenie RODO. Ponadto organ I instancji stosując "pokrętną procedurę" usiłuje pozbawić ją możliwości odwołania do braku rozstrzygnięcia w sprawie naruszenia art. 15 RODO, który jest przywołany w art. 74a k.p.a.

Skarżąca stwierdziła, że o dostęp do dokumentów wnioskuje ze względu na swój interes faktyczny i prawny. Organ wystawia zaświadczenia (np. z 3 lutego 2023 r.) bez podstawy prawnej oraz z naruszeniem art. 218 § 1 k.p.a. MOPR nie prowadzi ewidencji lub rejestrów, zaświadczenia wystawia na podstawie dostarczonych oświadczeń oraz sporządza, a raczej dorabia po czasie adnotacje urzędowe niezgodne ze stanem faktycznym i odnoszące się do okresu, który jeszcze nie nastąpił (np. dokument nazwany adnotacją urzędową sporządzony 29 lipca 2022 r. odnosi się do zdarzenia z sierpnia 2022 r.). Skarżąca obawia się, że takich naruszeń może być więcej. Dokumenty te nie były konsultowane ani okazywane. Pragnie dowiedzieć się, co się jeszcze znajduje w aktach organu, a co dotyczy jej osoby. Podniosła, że nie była informowana o żadnym wywiadzie planowanym przez MOPR w Białymstoku na 29 lipca 2022 r. Z tych względów żądała udostępnienia kopii i wglądu w akta sprawy dotyczące mojej osoby.

Odnosząc się do postanowienia SKO z 2 listopada 2023 r. Skarżąca potwierdziła, że w aktach znajdują się dokumenty, które bezpośrednio obejmują dane dotyczące imienia, nazwiska, adresu zamieszkania i schorzeń. Zaznaczyła, że od dnia wydania postanowienia przez SKO do dnia dzisiejszego nie otrzymała z MOPR żadnego pisma i dokumentu ani też żadnej informacji, o które wnioskowała. Wnioski o przekazanie kopii dokumentów i udostępnienie ich do wglądu nie zostały załatwione. Wniosków tych Skarżąca nie wycofała i nie można ich uznać za bezprzedmiotowe ani umorzone.

Pismem z 8 marca 2024 r. Skarżąca uzupełniła skargę. Wskazała, że MOPR w piśmie z 7 lutego 2024 r. wprowadził ją w błąd i stwierdził nieprawdę, gdyż pomimo wezwania z 5 lutego 2024 r. do dnia dzisiejszego nie przekazał kopii dokumentów dotyczących Skarżącej, związanych z wypłacanym świadczeniem i nie udostępnił tych dokumentów, pomimo, że był i jest w ich posiadaniu. Skarżąca zweryfikowała, że w aktach sądowych nie ma dokumentów, o które wnioskowała, a zatem organ ma możliwość ich udostępnienia.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie oraz rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku zważył, co następuje:

Skarga zasługuje na uwzględnienie, jednak nie wszystkie zarzuty okazały się zasadne.

W ocenie Sądu organ odwoławczy niezasadnie uznał, że prowadzone przez Prezydenta postępowanie realizowane było bez podstawy prawnej, co doprowadziło Kolegium do błędnej konkluzji, że powinno zostać umorzone.

Należy przypomnieć, że tut. sąd w wyroku z 29 czerwca 2023 r. wytknął organom między innymi to, że nie ustaliły w sposób niewątpliwy, w jakim trybie Skarżąca żąda dostępu do danych jej dotyczących, jednocześnie przedwcześnie kwalifikując żądanie wyłącznie na podstawie art. 73 § 1 k.p.a., pomimo że Skarżąca zwróciła organowi uwagę na treść art. 74a k.p.a. oraz art. 15 rozporządzenia RODO (pismo z 19 lutego 2023 r.). Organy nie odniosły się zatem do podnoszonych przez Skarżącą regulacji unijnych z zakresu ochrony danych osobowych. Sąd stwierdził, że przy żądaniu wynikającym z pism z 1 i 19 lutego 2023 r. przede wszystkim ustalenia wymagało, co dokładnie jest przedmiotem żądania i w jakim trybie je rozpoznać. WSA zauważył także, że organ prowadzący postępowanie może występować w podwójnej roli: jako organ w sprawie administracyjnej, w której wytworzone zostały akta sprawy oraz jako administrator danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia RODO.

W ocenie Sądu organ I instancji przeprowadzając ponownie postępowanie uczynił zadość wskazaniom wynikającym z ww. wyroku w zakresie ustalenia, w jakim konkretnie trybie Skarżąca żąda wglądu do dokumentów (danych), tj. czy wyłącznie na podstawie art. 73-74 k.p.a., czy też (a może tylko) w trybie rozporządzenia RODO w związku z art. 74a k.p.a. Nie ulega wątpliwości, że organ wezwaniem z 12 września 2023 r. (k. 37 akt admin.) zmierzał do sprecyzowania żądania Skarżącej w tym zakresie. Z odpowiedzi Strony z 19 września 2023 r. wynika, że oczekuje ona zastosowania wobec niej obydwu trybów, tj. zarówno z k.p.a., jak i rozporządzenia RODO. Dlatego też organ I instancji, dysponując już jednoznacznym stanowiskiem Skarżącej, ponownie odmówił jej dostępu/wglądu i przekazania żądanych dokumentów na podstawie art. 74 § 2 w zw. z art. 73 § 1 i 2 k.p.a. W powyższym działaniu organu nie sposób doszukać się nieprawidłowości.

W zażaleniu Skarżąca podnosiła jednakże niezrealizowanie wskazań sądu co do dalszego postępowania w zakresie nieustalenia przez Prezydenta tego, w jakich konkretnie postępowaniach tworzone były akta sprawy, do których odmówiono Skarżącej dostępu, tzn. ile było postępowań w 2022 r. i w jakim konkretnie przedmiocie. W aktach wciąż brak jest informacji w tym zakresie, a organ odwoławczy pominął ten aspekt w zaskarżonym postanowieniu. Z cyt. wyroku wynika, że nie wystarczy wiedza, że były to postępowania w sprawach opiekuńczych, a ich stroną była krewna Skarżącej. Tymczasem Kolegium, ukierunkowując rozstrzygnięcie na aspekty związane z rozporządzeniem RODO i rzekomą bezprzedmiotowością postępowania, nie odniosło się do powyższego, istotnego zarzutu zażalenia. Konieczność wskazania na konkretne postępowania jako element stanu faktycznego sprawy zostało expressis verbis nakazane w wyroku sądu o sygn. II SA/Bk 340/23. Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w tym orzeczeniu są dla organów wiążące (art. 153 p.p.s.a.). Tym samym nierozpatrzenie sprawy przez pryzmat ww. zarzutów Strony doprowadziło do naruszenia przez organ odwoławczy art. 7 i art. 107 § 3 k.p.a., a w konsekwencji zasadę dwuinstancyjności, sformułowaną w art. 15 k.p.a. – w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. To zaś musiało skutkować uchyleniem zaskarżonego postanowienia.

Poza sporem jest, że przepis art. 73 § 1 k.p.a. gwarantuje prawo dostępu do akt sprawy wyłącznie stronie i uczestnikowi na prawach strony, a tym samym wyklucza z kręgu beneficjentów tego prawa inne osoby, nawet jeżeli w aktach sprawy zawarte są ich dane osobowe. Skoro zatem dostęp do akt sprawy przysługuje wyłącznie stronie i uczestnikowi na prawach strony, to Prezydent jest zobligowany do wydania postanowienia odmownego na podstawie art. 74 § 2 k.p.a. Stosownie do tej normy prawnej, odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Zdaniem Sądu w dokonanej przez organ I instancji wykładni przepisów procesowych nie sposób dopatrzyć się błędu, a postępowania nie można uznać za bezprzedmiotowe. Powyższe oznacza, że Kolegium bezzasadnie umarzając postepowanie naruszyło art. 138 § 1 pkt 2 k.p.a.

Co zaś się tyczy wniosku o dostęp do danych osobowych Skarżącej w trybie art. 15 rozporządzenia RODO wyjaśnienia wymaga, że stosownie do tego przepisu osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji: cele przetwarzania (a), kategorie odnośnych danych osobowych (b), informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w szczególności o odbiorcach w państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych (c), w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu (d), informacje o prawie do żądania od administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych dotyczącego osoby, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (e), informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego (f), jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą - wszelkie dostępne informacje o ich źródle (g) i informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4, oraz - przynajmniej w tych przypadkach - istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą (h). Wskazana regulacja oznacza, że osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona na mocy rozporządzenia RODO m.in. do wglądu do akt sprawy, ale tylko w zakresie, w jakim akta sprawy dotyczą jej danych osobowych (M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do KPA, teza 4 do art. 74a k.p.a., LEX/el., cyt. wyrok WSA w Białymstoku o sygn. II SA/Bk 340/23 oraz wyrok WSA w Lublinie z 11 stycznia 2024 r., II SAB/Lu 166/23).

Według art. 4 pkt 1 rozporządzenia RODO dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"). Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora, takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej (por.: M. Jaśkowska i inni, Komentarz...). Dalej też wskazać trzeba, że zgodnie z art. 15 ust. 3 rozporządzenia RODO administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej. Dodać trzeba, że udostępnienia czy dostarczenia danych osobowych dokonuje administrator danych osobowych, którym jest, zgodnie z art. 4 pkt 7 rozporządzenia RODO, osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania.

Wskazać należy także, że ustawą z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (Dz. U. z 2019 r. poz. 730), która weszła w życie 4 maja 2019 r., został dodany art. 74a k.p.a., który stanowi, że przepis art. 73 §1 nie narusza prawa osoby, której dane dotyczą, do skorzystania z uprawnień wynikających z art. 15 rozporządzenia RODO.

Analiza powyższych przepisów prowadzi do wniosku, że jeżeli osoba, której dane dotyczą, złożyła swoje żądanie na podstawie art. 15 ust. 3 rozporządzenia RODO, wówczas odpowiedź organu (pełniącego rolę administratora danych osobowych) nie przybiera formy decyzji administracyjnej, albowiem postępowanie w tym przedmiocie nie toczy się na podstawie k.p.a., lecz właśnie rozporządzenia RODO (vide P. Fajgielski [w:] Komentarz do rozporządzenia nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 15). Stanowisko powyższe podzieliło zresztą samo Kolegium w zaskarżonym postanowieniu. Dlatego też Prezydent słusznie wyjaśnił Skarżącej, że "żądanie dotyczące wglądu/dostępu do akt sprawy w trybie art. 15 rozporządzenia Parlamentu i Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 RODO zostanie załatwione odrębnym pismem".

Z akt sprawy wynika, że chodzi o pismo z 5 października 2023 r., w którym organ I instancji informuje Skarżącą, że na mocy rozporządzenia RODO Strona jest uprawniona do wglądu do akt sprawy, ale tylko w zakresie własnych danych osobowych. Ponadto Prezydent wywiódł z przepisów unijnego rozporządzenia, że wystarczające jest udzielenie informacji, że MOPR przetwarza dane osobowe Skarżącej takie jak: imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, dane dotyczące zdrowia w celi realizacji zadań wynikających z obowiązku prawnego ciążącego na administratorze zadań realizowanych w interesie publicznym. Z takim podejściem nie zgadza się Strona, podnosząc w skardze, że żąda wglądu do akt sprawy w zakresie, w jakim akta dotyczą jej danych osobowych. Zarzuca też organowi nieudostępnianie kopii i wglądu w akta sprawy pomimo powtarzanych wniosków. Z zaskarżonego postanowienia wynika zaś, że Kolegium w sporze tym stanęło po stronie Skarżącej. Nie kwestionując poczynionej przez SKO oceny materialnoprawnej treści art. 15 ust. 3 rozporządzenia RODO, mającej zresztą oparcie w wyroku o sygn. II SA/Bk 340/23, wyjaśnić należy, że kwestia badania wykonania przez Prezydenta obowiązków informacyjnych wynikających z rozporządzenia RODO wychodzi poza zakres kontroli sądu administracyjnego w tej sprawie. Sąd w niniejszym postępowaniu oceniał legalność rozstrzygnięć organów w przedmiocie odmowy dostępu do akt sprawy (art. 73 § 1 w zw. z art. 74 § 2 k.p.a.). Ewentualna skarga dotycząca niewykonania obowiązku informacyjnego ustanowionego w art. 15 rozporządzenia RODO powinna zostać skierowana przez Stronę do krajowego organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Taką ścieżkę przewidział bowiem prawodawca unijny w art. 77 ust. 1 rozporządzenia RODO. Przypomnieć wypada, że do zadań Prezesa UODO należy m.in. monitorowanie i egzekwowanie stosowania przepisów rozporządzenia RODO, a także rozpatrywanie skarg, prowadzenie postępowań i nakładanie administracyjnych kar pieniężnych za naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych (vide art. 5 i art. 34 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. z 2019 r. poz. 1781). Dopiero rozstrzygnięcie Prezesa UODO będzie mogło zostać merytorycznie skontrolowane przez właściwy sąd administracyjny.

Reasumując, Prezydent w zgodzie z wytycznymi zawartymi w wyroku o sygn. II SA/Bk 340/23 doprecyzował żądanie Skarżącej, a następnie rozstrzygnął sprawę niejako w sposób dwutorowy – w zakresie wglądu do dokumentów (danych) na podstawie art. 73-74 k.p.a. wydał postanowienie o odmowie z 4 października 2023 r., a do wniosku opartego na podstawie art. 15 ust. 3 rozporządzenia RODO odniósł się oddzielnym pismem z 5 października 2023 r., zasadnie nie stosując w tym przypadku przepisów k.p.a. Tym samym, wbrew twierdzeniom Kolegium, postanowienie Prezydenta nie zostało wydane na podstawie rozporządzenia RODO ani w żaden sposób nie rozstrzygnęło wniosku o wgląd/dostęp do akt sprawy przy zastosowaniu art. 15 ust. 3 rozporządzenia RODO. Z pewnością nie sposób uznać za takowe rozstrzygnięcie informacji, że do wniosku organ odniesie się w oddzielnym piśmie. Postanowienie organu I instancji oparte zostało na art. 74 § 2 k.p.a., co znajduje także potwierdzenie w przywołaniu tego przepisu w podstawie prawnej rozstrzygnięcia. Niemniej jednak do tej pory nierozstrzygniętą kwestią pozostaje to, w jakich konkretnie postępowaniach tworzone były akta sprawy, do których odmówiono Skarżącej dostępu, tzn. ile było postępowań w 2022 r. i w jakim konkretnie przedmiocie. Pomimo zarzutów zażalenia brak jest odniesienia się Kolegium do tego istotnego dla sprawy aspektu. Jak bowiem wskazał sąd w wyroku II SA/Bk 340/23, dopiero ustalenie tych okoliczności pozwoli na weryfikację zapadłego w sprawie rozstrzygnięcia.

Marginalnie Sąd pragnie zauważyć, że organ odwoławczy w podstawie prawnej postanowienia błędnie powołał się na art. 138 § 1 pkt 3 k.p.a.

W ocenie Sądu nie zasługuje na uwzględnienie zarzut, że organ nie pouczył Skarżącej o przysługujących jej uprawnieniach. WSA w wyroku II SA/Bk 340/23 nie wskazał jakiejś konkretnej formy, w jakim to pouczenie miałoby nastąpić. W niniejszej sprawie Sąd nie dopatrzył się nieprawidłowości w zawarciu takiego pouczenia w samym wezwaniu z 12 września 2023 r.

Ponownie rozpoznając sprawę organ będzie związany zawartymi w uzasadnieniu niniejszego wyroku wskazaniami, zgodnie z art. 153 p.p.s.a.

Z powyższych względów na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. Sąd uchylił zaskarżone postanowienie.

O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 200 i art. 205 § 1 p.p.s.a. obejmując nimi uiszczony przez Skarżącą wpis sądowy w kwocie 100 zł.