Wyrok WSA w Rzeszowie, sygn. akt II SA/Rz 651/24
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie
Data orzeczenia: 2024-09-11 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne: Dostęp do informacji publicznej
Skarżony organ: Wojewoda
Treść wyniku: Uchylono decyzję I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 16a, art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2 pkt 1, art. 16d ust. 1 pkt 1,
journal: Dz.U. 2020 poz 164
law: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j.)
article: art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c, art. 135
journal: Dz.U. 2023 poz 1634
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.
article: art. 130 ust. 4, art. 28 ust. 2-4, art. 128 ust. 1, art. 128 ust. 1 i 1a, art. 45
journal: Dz.U. 2022 poz 1681
law: Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j.)

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w składzie następującym: Przewodniczący SWSA Paweł Zaborniak Sędziowie WSA Joanna Zdrzałka AWSA Jolanta Kłoda-Szeliga /spr./ po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 11 września 2024 r. sprawy ze skargi J. O. na decyzję Wojewody Podkarpackiego z dnia 3 kwietnia 2024 r. nr O-III.6231.7.2024 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg stanu cywilnego I. uchyla zaskarżoną decyzję i decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w [...] z dnia 21 lutego 2024 r. nr USC.5364.14.2024; II. zasądza od Wojewody Podkarpackiego na rzecz skarżącego J. O. kwotę 200 zł /słownie: dwieście złotych/ tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Przedmiotem kontroli Sądu jest decyzja Wojewody Podkarpackiego (dalej: Wojewoda , organ odwoławczy lub organ II instancji ) z 3 kwietnia 2024r. nr O-III.6231.7.2024, wydana w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych.

Wydanie decyzji poprzedzało postępowanie administracyjne o następującym przebiegu:

Wnioskiem z 25 stycznia 2024r. J. O. (dalej: Skarżący) zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w [...] (dalej: Kierownik USC lub organ I instancji ) o udostępnienie akt metrykalnych byłej parafii [....] w D. i Ł. wraz z kręgiem okolicznych wsi i parafii, których okres przechowywania już minął w celu samodzielnego wykonania ich fotokopii. Jako podstawę prawną żądania wskazał art. 130 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1378 ze zm.) – dalej: P.a.s.c. oraz art. 16a ust. 1, 16b ust. 2 pkt 1 i art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.) – dalej: N.z.a. Skarżący podał, że wnioskowane dokumenty potrzebne są do badania powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych rodziny własnej i rodzin spokrewnionych.

Decyzją z 21 lutego 2024r. nr USC.5364.14.2023 organ I instancji odmówił udostępnienia 21 ksiąg stanu cywilnego wyznania [...] obejmujących następujące miejscowości: [...], w celu ich sfotografowania.

W odwołaniu od powyższej decyzji Skarżący zarzucił naruszenie przepisów art. 16a ust. 1, 16b ust. 2 pkt 1 i art. 16d ust. 1 pkt 1 N.z.a. oraz art. 130 ust. 4 P.a.s.c. poprzez odmowę udostępnienia dokumentów archiwalnych z powodu trudności technicznych w ich udostępnianiu.

Zaskarżoną decyzją z 3 kwietnia 2024r. Wojewoda utrzymał w mocy decyzję organu I instancji.

W uzasadnieniu podał, że stosownie do art. 128 ust. 1 P.a.s.c. kierownik USC przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ustawy, wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów.

Jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W efekcie, księga stanu cywilnego zawierająca np. księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, powinna być przechowywana przez okres właściwy dla księgi urodzeń, czyli przez najdłuższy możliwy. Udostępnianie aktów stanu cywilnego znajdujących się w takiej księdze, dla której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania urzędzie stanu cywilnego, podlega przepisom P.a.s.c. Z kolei udostępnianie ksiąg stanu cywilnego, dla których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego już minął odbywa się w oparciu o przepisy N.z.a. Udostępnianie ksiąg, na zasadach archiwalnych, możliwe jest dopiero po upływie okresu przechowywania księgi w urzędzie, co jest konsekwencją zasady ograniczonej jawności ksiąg stanu cywilnego.

Wobec tego organ I instancji każdorazowo zobligowany jest do dokonania oceny, które regulacje będą miały zastosowanie w danej sytuacji. Kluczową kwestią jest kierowanie się zarówno cenzurą czasową, tj. tym, czy upłynął okres przechowywania księgi w urzędzie, jak również indywidualną oceną aktu.

Wojewoda podał, że maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...] jeszcze nie upłynęły. Przechowywane księgi nie zostały zamknięte, a zatem nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego i dlatego nie stały się materiałami archiwalnymi. Skoro nie upłynęły maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego we właściwym urzędzie stanu cywilnego, to nie może mieć zastosowania przepis art. 130 ust. 4 P.a.s.c. W opisywanej sprawie udostępnianie aktów stanu cywilnego zawartych możliwe jest jedynie na podstawie przepisów P.a.s.c. Udostępnienie ich na zasadach określonych w N.z.a. będzie natomiast możliwe dopiero po upływie okresu przechowywania ksiąg w Urzędzie Stanu Cywilnego w [...].

Jednocześnie organ odwoławczy wskazał, że Skarżący może wykonać fotokopię aktów wskazanych we wniosku jeżeli wykaże, że jest osobą uprawnioną do uzyskania odpisów akt na podstawie art. 130 ust 5 P.a.s.c.

W skardze na powyższą decyzję, wnosząc o uchylenie zaskarżonej decyzji oraz decyzji organu I instancji, a także o zasądzenie kosztów postępowania,

Skarżący zarzucił naruszenie art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 4 i 5 P.a.s.c. oraz art. 16a ust. 1, 16b ust. 2 pkt 1 i art. 16d ust. 1 pkt 1. N.z.a. wobec niezasadnej odmowy udostępnienia wnioskowanych ksiąg stanu cywilnego.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie zważył, co następuje:

Sąd administracyjny, w zakresie swej właściwości, sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej, co wynika z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267). Zakres tej kontroli wyznacza art. 134 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 dalej: P.p.s.a.). Stosownie do tego przepisu Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. W myśl art. 145 P.p.s.a., Sąd zobligowany jest do uchylenia decyzji bądź postanowienia lub stwierdzenia ich nieważności, ewentualnie niezgodności z prawem, gdy dotknięte są one naruszeniem prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania, innym naruszeniem przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy, lub zachodzą przyczyny stwierdzenia nieważności decyzji wymienione w art. 156 k.p.a. lub innych przepisach. W ramach kontroli legalności decyzji Sąd stosuje przewidziane prawem środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy, której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia (art. 135 P.p.s.a.).

Dokonując kontroli w wyżej wskazanym zakresie Sąd stwierdził, że zarówno zaskarżona decyzja, jak również decyzja ją poprzedzająca naruszają prawo w sposób uzasadniający ich uchylenie.

Przedmiotem kontroli Sądu jest decyzja wydana w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych, w celu wykonania fotografii aktów znajdujących się w księgach metrykalnych.

Na gruncie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach obowiązuje zasada powszechności dostępu do materiałów archiwalnych - art. 16a N.z.a. Przez materiały archiwalne należy rozumieć: wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) oraz inną dokumentację, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Materiały archiwalne wchodzą w skład zasobu archiwalnego, którym dysponują archiwa państwowe wykonujące usługi w zakresie wyszukania informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych.

Skarżący działając na podstawie art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2 pkt 1, art. 16d ust. 1 pkt 1 N.z.a. w zw. z art. 130 ust. 4 P.a.s.c. zwrócił się udostępnienie w celu sfotografowania ksiąg stanu cywilnego nieobjętych ochroną danych osobowych. Odmawiając udostępnienia wskazanych danych organy obu instancji zgodnie wskazały, że o możliwości udostępnienia ksiąg metrykalnych decyduje upływ wszystkich terminów przechowywania ksiąg tj. zamknięcie tychże ksiąg po upływie okresów ich przechowywania, w odniesieniu do wszystkich wpisów zawartych w obrębie tychże ksiąg. Na tej podstawie Organy zgodnie stwierdziły, że maksymalne okresy przechowywania wymienionych wyżej łączonych ksiąg stanu cywilnego jeszcze nie upłynęły, a zatem nie powstał obowiązek ich przekazania do archiwum państwowego, przez co nie stały się materiałem archiwalnym.

W ocenie organów nie może mieć zatem zastosowania art. 130 ust. 4 P.a.s.c., z którego wynika, że tylko w odniesieniu do ksiąg stanu cywilnego, co do których okres przechowywania już upłynął i powstał obowiązek ich przekazania do archiwum państwowego, dopuszczalne jest ich udostępnianie przez właściwego kierownika USC na zasadach określonych w ustawie o N.z.a.

Powyższe stanowisko jest błędne.

Okresy przechowywania akt stanu cywilnego przez kierownika USC reguluje art. 28 ust. 1 P.a.s.c., zgodnie z którym akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia, przechowuje się przez okres 100 lat, natomiast akty małżeństwa, zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu przez lat 80. Powyższe okresy liczone są od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego (art. 28 ust. 2 P.a.s.c. ). Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (art. 28 ust. 3 P.a.s.c. ). Po upływie powyższych okresów akty stanu cywilnego i akta zbiorowe stanu cywilnego kierownik USC przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (art. 28 ust. 4 P.a.s.c. ).

W rozpoznawanej sprawie kluczowe jest dokonanie prawidłowej wykładni art. 130 ust. 4 P.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 P.a.s.c. Zgodnie z art. 128 ust. 1 omawianej ustawy kierownik USC przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi, po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Zgodnie z art. 130 ust. 4 P.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika USC przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie N.z.a.

Z powyższego wynika, że pomimo upływu wskazanych okresów kierownik USC musi nadal przechowywać akty stanu cywilnego, co nie oznacza jednak, że nie stają się one materiałami archiwalnymi. Po upływie wskazanych wyżej terminów, udostępnianie tychże aktów odbywa się na podstawie ustawy N.z.a.

Nieprawidłowa jest interpretacja organów obu instancji, zgodnie z którą brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego, ze względu chociażby na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów.

Kwestia przechowywania akt i zasad z tym związanych nie ma bowiem bezpośredniego przełożenia na kwestię udostępniania tych akt.

Z art. 130 ust. 4 P.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika USC udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub aktów zbiorowych stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. W tym ostatnim przepisie mowa jest jedynie o ich przechowywaniu, co pozwala przyjąć, że przepis ten reguluje zasady udostępnienia materiałów o tyle, że wskazuje na podmiot odpowiedzialny za ich udostępnienie.

Wykładnia art. 130 ust. 4 P.a.s.c. w związku z art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. musi odbywać się w świetle wyartykułowanej na wstępie ogólnej zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych określonej w art. 16a ust. 1 N.z.a. W art. 16b ust. 2 pkt 1 N.z.a. mowa jest, że materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:

1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:

a) urodzeń - po 100 latach,

b) małżeństw i zgonów - po 80 latach.

Przepisy tej ostatniej ustawy stanowią lex specialis względem unormowań P.a.s.c. w zakresie, w jakim określają, co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów.

W dotychczasowym orzecznictwie sądów administracyjnych taka wykładnia spotkała się z uznaniem (zob. wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., II OSK 417/17 i prawomocne wyroki: WSA w Krakowie z 5 listopada 2019 r., III SA/Kr 925/19; WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r., IV SA/Wa 538/19; WSA w Rzeszowie z 9 lutego 2022 r., II SA/Rz 1540/21; WSA w Łodzi z 7 marca 2022 r., III SA/Łd 221/22, wyrok NSA z 1 marca 2023 r., sygn. akt II OSK 192/22, wyrok NSA z 14 lutego 2024 r., sygn. akt II OSK 1243/21, wyrok NSA z 22 styczna 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17 wszystkie powołane w sprawie orzeczenia dostępne w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych orzeczenia nsa.gov.pl.).

W świetle powyższego stwierdzić należy, że okres przechowywania nie jest równoznaczny z okresem udostępniania akt.

Przepisy art. 28 ust. 4 oraz 128 ust. 1 P.a.s.c. dotyczą okresu przechowywania i przekazywania akt do archiwów, a nie odnoszą się w ogóle do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego. Z przepisów tych jednoznacznie wynika, że w przypadku, gdy księgi urodzeń, małżeństwa i zgonów są prowadzone w odrębnych woluminach, okres ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego oraz ich przekazywania do archiwum jest różny i niezależny od siebie. Natomiast jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W przepisie nie ma mowy o zamknięciu księgi (woluminu) jako całości, co również błędnie wywodzą organy. Trudno sobie wyobrazić, aby w przypadku, gdy w jednym woluminie są prowadzone razem księga urodzeń, małżeństwa i zgonów, urząd stanu cywilnego dzielił ten wolumin w celu odłączenia od niego ksiąg prowadzonych dla aktów ślubów i zgonów. Analogicznie należy postępować, gdy w jednym woluminie są dodatkowo prowadzone księgi z wielu lat.

Nie jest usprawiedliwiony również wniosek, jakoby zasady przechowywania akt stanu cywilnego dotyczyły również ich udostępniania. Gdyby przyjąć odmiennie, wówczas okres 80 lat ustalony dla aktów małżeństw i zgonów byłby fikcyjny. Bowiem musiałyby one "czekać" jeszcze 20 lat aby upłynął okres przechowywania aktów urodzenia. W przypadku gdy w jednej księdze (woluminie) są sporządzone nie tylko wszystkie trzy rodzaje aktów stanu cywilnego, ale jeszcze dodatkowo są one sporządzone od bardzo wielu lat, okres oczekiwanie na powszechne udostępnienie, w wielu przypadkach przekroczyłby 100 lat (np. w przypadku łącznej księgi urodzeń dla parafii (...) 1910-1919, 1944-1945, wyniósłby 135 lat).

Za prezentowanym w uzasadnieniu rozumieniem omawianych przepisów przemawia również kontekst historyczny prowadzenia ksiąg stanu cywilnego w latach, które obejmują księgi metrykalne będące przedmiotem wniosku w rozpoznawanej sprawie. Księgi te powstały w okresie, kiedy sposób prowadzenia ksiąg metrykalnych regulował Kodeks Cywilny Królestwa Polskiego z dnia 1 (13) Czerwca 1825 r. (Dz.Pr.K.P. Tom X, Nr 41, s. 3 - dalej: Kodeks Cywilny Królestwa Polskiego), którego przepisy o aktach stanu cywilnego (art. 71-142) uchylone zostały dopiero dekretem z dnia 25 września 1945 r. - Przepisy wprowadzające prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 1945 r. Nr 48, poz. 273 ze zm. - dalej: P.a.s.c. z 1945 r.) obowiązującym od 1 stycznia 1946 r. Pod rządami Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego każdy akt stanu cywilnego sporządzany był "na dwie ręce": zarówno w księdze, która pozostawała w parafii, w której podejmowano obrzędy religijne mające skutki cywilne (księga metrykalna), jak i w księdze, która corocznie była składana w Archiwum hipotecznym (Sądu Pokoju). Księgi metrykalne w parafiach były prowadzone tak długo, jak pozwalała na to objętość księgi, natomiast te przekazywane do Archiwum hipotecznego prowadzone były osobno dla każdego roku. Zasadą było, że dla każdego rodzaju aktów: urodzenia, małżeństwa i śmierci, oddzielnie prowadzono księgę miejscową. Akty wpisywane na drugą rękę (przekazywane do Archiwum) pisane były w jednej księdze złożonej z trzech części (zob. art. 72 Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego). W kolejnych aktach prawnych regulujących prawo o aktach stanu cywilnego obowiązywała zasada prowadzenia danej księgi przez jeden rok (art. 20 P.a.s.c. z 1945 r., art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 8 czerwca 1955 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 1955 r. Nr 25, poz. 151 ze zm. - dalej: P.a.s.c. z 1955 r.); art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264 ze. zm. - dalej: P.a.s.c. z 1986 r.) i prowadzenia osobno księgi urodzeń, małżeństw i zgonów (art. 22 P.a.s.c. z 1945 r., art. 11 ust. 2 P.a.s.c. z 1955 r.; art. 17 ust. 1 P.a.s.c. z 1986 r.).

Odczytując w świetle powyższego obecnie obowiązujące przepisy z zakresu udostępniania aktów stanu cywilnego należy wskazać, że art. 128 ust. 1 zd. 2 P.a.s.c. dotyczy również takiej sytuacji, gdy w jednej księdze stanu cywilnego przechowuje się łącznie księgi jednego rodzaju, prowadzone przez wiele lat, a nie tylko sytuacji, gdy dana księga zawiera księgi łączone urodzeń, małżeństw i zgonów. Skoro pod rządami Kodeksu Cywilnego Królestwa Polskiego księgi gromadzone w Archiwum hipotecznym obejmowały jeden rok, to należy przyjąć, że również w tym zakresie, prawidłowa wykładnia art. 130 ust. 4 w świetle art. 128 ust. 1 i 1a P.a.s.c. powinna prowadzić do konkluzji, że okres przechowywania ksiąg jednego rodzaju (np. urodzeń) ze względu na umieszczenie w danej księdze aktów stanu cywilnego powstałych na przestrzeni wielu lat, nie może być przeszkodą do ich udostępnienia na zasadach określonych w art. 16a i art. 16b N.z.a.

Dostęp do tych ksiąg (roczników), dla których minęły okresy 100 lat dla księgi urodzeń i 80 lat dla ksiąg małżeństw i zgonów z uwzględnieniem należy obliczać dla każdego rocznika osobno (wyrok NSA z 1 marca 2023 r., sygn. akt II OSK 192/22).

Odnosząc się z kolei do stanowiska organu I instancji dotyczącego ograniczenia dostępu do dokumentów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych należy wskazać, że w tym przypadku punktem wyjścia dla oceny powinna być wyrażona w art. 16a N.z.a., zasada powszechnego dostępu, zgodnie z którą każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych - oznacza to, że dostęp do nich jest powszechny i żądający dostępu nie musi wykazywać "interesu prawnego" w rozumieniu art. 28 K.p.a.

Zatem przyjęta w art. 16a ust. 1 N.z.a. zasada powszechnego dostępu, nie wprowadza ograniczenia, przez wskazanie kręgu podmiotowego uprawnionych do dostępu do materiału archiwalnego. Nie ma zatem podstaw prawnych do wyprowadzenia ograniczenia na mocy art. 45 P.a.s.c. Nie oznacza to jednak, że nie podlega ocenie zasadność złożonego żądania.

Jak stanowi art. 16b ust. 1 N.z.a. dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:

1) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:

a) o ochronie informacji niejawnych,

b) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;

2) ze względu na ochronę:

a) dóbr osobistych,

b) danych osobowych;

3) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

Aby jednak Organ mógł dokonać oceny w tym zakresie wniosek powinien precyzyjnie określać zakres żądania.

Przyjęte w art. 16b ust. 1 N.z.a. szczególnie chronione wartości ograniczające zasadę powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych wymagają rozpoznania przy rozstrzygnięciu żądania udostępnienia, w trybie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (zob. wyrok NSA z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17 ).

Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych powinien zawierać dane, które umożliwiłyby organowi ustalenie czy zachodzą przesłanki odmowy dostępu do materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 16b ust. 1 pkt 2 N.z.a. Precyzyjne sformułowanie wniosku umożliwia określenie grona osób, których dane osobowe bądź dobra osobiste mogą stanowić przeszkodę w udostępnieniu materiałów archiwalnych, a następnie dokonanie oceny czy udostępnienie materiałów jest możliwe z uwagi na ochronę tych wartości. Ustalenie czy udostępnienie określonych materiałów archiwalnych zagraża dobrom osobistym lub danym osobowym nie może nastąpić w sposób dowolny i w oderwaniu od wskazania osób, których dane bądź dobra osobiste mają podlegać badaniu i osoby wnioskodawcy. (wyrok NSA z dnia 9 października 2018 r., sygn. akt II OSK 3212/17).

Prawidłowe zastosowanie prawa materialnego, tj. art. 16b ust. 1 pkt 2 lit. a i b N.z.a., wymaga precyzyjnego określenia celu wystąpienia o udostępnienie dokumentów archiwalnych. Dopiero po sprecyzowaniu intencji wnioskodawcy oraz zbadaniu zakresu danych, zawartych w poszczególnych żądanych dokumentach, możliwa była ocena zasadności wniosku z punktu widzenia zasady ochrony dóbr osobistych i danych osobowych. Tymczasem organ, odmawiając dostępu do danych, w sposób bardzo ogólny odwołał się do potencjalnej możliwości naruszenia bliżej nieokreślonych danych osobowych. W ocenie Sądu, nie do przyjęcia jest taka wykładnia art. 16b ust. 1 N.z.a., w świetle której akta stanu cywilnego i skorowidze zawierają dane, których udostępnienie zawsze narusza dobra osobiste i dane osobowe. Przy takim rozumowaniu zbędna byłaby regulacja z art. 16a ust. 1 N.z.a. Tymczasem dostępność do zasobów archiwalnych jest regułą, a odstępstwa od tej zasady winny być traktowane ściśle z regulacją ustawową, wynikającą z art. 16b ust. 1 ustawy.

Należy również pamiętać o tym, że ustanowione ustawowe ograniczenia nie obejmują trudności technicznych udostępnienia materiałów archiwalnych, skoro ich udostępnienie może być wynikiem czynności technicznych pracowników urzędu stanu cywilnego (art. 16a ust. 2 N.z.a.), czy przez umożliwienie żądającemu ich utrwalenia w formie zdjęć czy innego sposobu dostępnego (np. sporządzenie ksero). Nie można zatem ze sposobu sporządzenia ksiąg wyprowadzić naruszenia zasady powszechnego dostępu.

Twierdzenie, że udostępnienie danych zawartych w aktach stanu cywilnego może naruszać dobra osobiste osób, których dotyczą, a także akta mogą zawierać informacje szczególnie chronione, jest czysto hipotetyczne i wskazuje, że nie dokonano oceny zawartości materiałów archiwalnych, o dostępność których wnioskowano. Sama teoretyczna możliwość ograniczeń w dostępie do materiałów archiwalnych bez analizy treści ksiąg aktów stanu cywilnego nie może stanowić podstawy do wydania decyzji odmownej.

Mając powyższe na uwadze Sąd orzekł jak w sentencji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c P.p.s.a. i art. 135 P.p.s.a.

O kosztach Sąd orzekł na podstawie art. 200, 205 § 1 i 209 P.p.s.a.