Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SAB/Wa 17/24
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2024-09-26 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
659
Hasła tematyczne: Ochrona danych osobowych
Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku: Stwierdzono przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ - art. 149 §1a ustawy PoPPSA
Powołane przepisy: article: art. 12, art. 35 par. 1 i par 3 oraz art. 36 par. 1 i par. 2
journal: Dz.U. 2024 poz 572
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.)
article: art. 7 ust. 1
journal: Dz.U. 2019 poz 1781
law: Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t. j.)
journal: Dz.U.UE.L 2016 nr 119 poz 1  art. 78 ust. 2
law: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z  przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Karolina Kisielewicz-Sierakowska, Sędzia WSA Joanna Kruszewska-Grońska (spr.), Sędzia WSA Iwona Maciejuk, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 26 września 2024 r. sprawy ze skargi M. C. na przewlekłe prowadzenie przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych postępowania w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] stycznia 2023 r. na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie miało miejsca z rażącym naruszeniem prawa; 3. oddala skargę w pozostałym zakresie; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącej M. C. kwotę 597 (słownie: pięćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Pismem z [...] stycznia 2023 r. M. C. (dalej: "skarżąca") wystąpiła do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: "PUODO", "organ") ze skargą na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (dalej: "Agencja", "ARiMR", "pracodawca"). W skardze, której wpływ organ odnotował [...] stycznia 2023 r., skarżąca, powołując się na art. 77 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; Dz. Urz. UE L 127 z dnia 23 maja 2018 r., str. 2 i Dz. Urz. UE L 74 z dnia 4 marca 2021 r., str. 35; dalej: "RODO") zarzuciła Agencji naruszenie przepisów RODO poprzez:

- żądanie od skarżącej przedłożenia zaświadczenia lekarskiego, potwierdzającego w jakich warunkach powinna wykonywać pracę (praca biurowa) oraz ewentualne wskazania do pracy zdalnej, bez podania podstawy prawnej takiego żądania, kierując się tym, że ARiMR nie chciała przychylić się do prośby skarżącej o wyznaczenie innego pokoju do pracy;

- skopiowanie ww. zaświadczenia i zatrzymanie przez pracodawcę;

- nieudzielenie, nawet następczo, tj. po doręczeniu ww. zaświadczenia, informacji, jaka była podstawa prawna tego żądania;

- niezwrócenie przedmiotowego zaświadczenia skarżącej, pomimo kierowania do pracodawcy kilkakrotnie próśb w tym zakresie;

- niepoinformowanie, dlaczego zaświadczenie lekarskie nie zostało zwrócone skarżącej, gdzie się znajduje i gdzie jest przechowywane, a także kto ma dostęp do danych w nim zawartych i w jakim celu (przetwarzanie danych).

W oparciu o ww. uchybienia skarżąca wniosła o:

- wszczęcie postępowania w sprawie naruszenia przez Agencję przepisów RODO;

- nakazanie ARiMR zaprzestania (usunięcia) przetwarzania danych osobowych zawartych w przedstawionym przez skarżącą zaświadczeniu lekarskim, w szczególności poprzez jego zwrot;

- zawiadomienie skarżącej o naruszeniu ochrony danych osobowych w celu przekazania wszystkich informacji wymaganych zgodnie z art. 34 ust. 2 RODO, w przypadku ustalenia, iż zaświadczenie lekarskie, przekazane Agencji, zostało zagubione, tj. opisu możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych oraz opisu środków proponowanych w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym środków w celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków;

- wyciągnięcie wobec ARiMR odpowiednich konsekwencji prawnych, jakie PUODO uzna za zasadne i konieczne, wobec stwierdzenia naruszenia przepisów RODO.

W uzasadnieniu skargi skarżąca szczegółowo opisała stan faktyczny sprawy oraz rozwinęła stawiane pracodawcy zarzuty. Wskazała, że [...] sierpnia 2022 r. - w obecności świadka - dostarczyła dyrektorowi Departamentu [...], zaświadczenie lekarskie, które zawierało szereg danych osobowych, w tym dane dotyczące jej zdrowia - m.in. pod kontrolą jakiego lekarza pozostaje. Skarżąca, pomimo wątpliwości natury prawnej, przekazała ww. dokument w zaufaniu, iż jej dane będą właściwie zabezpieczone, zwłaszcza że dyrektor Departamentu [...] jest prawnikiem - radcą prawnym.

Pismem z [...] lutego 2023 r. (data wpływu do organu: [...] lutego 2023 r.) skarżąca uzupełniła skierowaną do organu skargę, przesyłając korespondencję mailową z Inspektorem Ochrony Danych ARiMR, która miała miejsce po wniesieniu skargi do PUODO. Zdaniem skarżącej, korespondencja ta jest dowodem na nieprawidłowości związane z bezprawnym pozyskaniem jej danych osobowych dotyczących zdrowia, a w konsekwencji - naruszenie przepisów RODO wskutek ich przetwarzania. Skarżąca załączyła też screeny z jej telefonu komórkowego na potwierdzenie połączeń przychodzących z "podejrzanych numerów", które musiała blokować, co może wskazywać na to, iż zaświadczenie lekarskie, zawierające jej numer telefonu, dostało się w niepowołane ręce w wyniku jego zagubienia przez Agencję.

Pismem z [...] lutego 2023 r. PUODO zawiadomił skarżącą o wszczęciu postępowania administracyjnego zainicjowanego jej skargą. Także w ww. dacie zwrócił się do pracodawcy o złożenie wyjaśnień.

Prezes ARiMR udzielił organowi wyjaśnień w piśmie z [...] lutego 2023 r. (data elektronicznego wpływu do organu za pośrednictwem ePUAP: [...] lutego 2023 r.), podnosząc m.in., że poza zaświadczeniami lekarskimi wymaganymi przepisami prawa, nie posiada dodatkowego zaświadczenia o tym w jakich warunkach skarżąca powinna wykonywać pracę z uwagi na stan zdrowia. W konkluzji Prezes Agencji stwierdził, iż nie przetwarza danych osobowych skarżącej z przedmiotowego zaświadczenia, a nie posiadając go, nie mogło też dojść do jego zagubienia czy naruszenia przepisów RODO.

Następnie pismem z [...] marca 2023 r. organ wystąpił do zgłoszonego przez skarżącą świadka zdarzenia - jej bezpośredniego przełożonego, celem złożenia wyjaśnień.

W piśmie z [...] marca 2023 r. (data wpływu do PUODO: [...] marca 2023 r.) świadek ten potwierdził, że skarżąca - powołując się na stan zdrowia - zwróciła się do dyrektora departamentu o umożliwienie jej pracy zdalnej, względnie o wyznaczenie jej miejsca pracy w innym niż dotychczasowy pokoju. Wówczas, z uwagi na obowiązujące w ARiMR zasady dotyczące przeciwdziałania COVID-19, skarżąca została poproszona o przedłożenie dokumentu (np. zaświadczenia lekarskiego), który usprawiedliwiałby odstępstwo od obowiązujących u pracodawcy zasad pracy zdalnej. Taki dokument, jak podał świadek, skarżąca przedstawiła na jednym ze spotkań z dyrektorem Departamentu [...], lecz nie został on świadkowi okazany, więc nie zna ani jego formy ani treści.

Kolejną czynność organ podjął [...] marca 2023 r., a mianowicie poinformował strony postępowania, tj. skarżącą i Prezesa ARiMR o zebraniu materiału dowodowego stanowiącego podstawę do wydania decyzji w przedmiotowej sprawie, a także o możliwości zapoznania się z tym materiałem.

Po zapoznaniu się z aktami sprawy, skarżąca w piśmie z [...] marca 2023 r. (data wpływu do PUODO: [...] marca 2023 r.), oświadczyła, iż zgromadzony w sprawie materiał dowodowy potwierdza stan faktyczny sprawy zaprezentowany przez nią w skardze oraz potwierdziła, że nie pokazywała zaświadczenia lekarskiego świadkowi zdarzenia, tj. jej bezpośredniemu przełożonemu (ze względu na wrażliwe dane w nim zawarte), lecz jedynie dyrektorowi Departamentu [...], któremu dokument ten wręczyła w obecności świadka. Skarżąca nadmieniła, iż przedmiotowe zaświadczenie zostało skopiowane w celu konsultacji z dyrektorem Departamentu [...] i miało zostać jej zwrócone z informacją zwrotną odnośnie jej wniosku, ale zwrot dokumentu nigdy nie nastąpił. W dalszej części pisma skarżąca po raz kolejny podtrzymała swoje stanowisko w kwestii działań Agencji i przetwarzania jej danych osobowych ujawnionych w ww. zaświadczeniu. Załączyła również pismo skierowane przez nią do pracodawcy w dniu [...] września 2022 r. oraz odpowiedź dyrektora Departamentu [...] z [...] września 2022 r.

Następnie pismem z [...] czerwca 2023 r. skarżąca wystąpiła do organu o udzielenie informacji w sprawie, w tym wyjaśnienie przyczyn przedłużania postępowania oraz podanie przewidywanego terminu wydania rozstrzygnięcia.

W odpowiedzi z [...] czerwca 2023 r. PUODO poinformował skarżącą o konieczności uzupełnienia materiału dowodowego w związku z dokumentami załączonymi przez nią do pisma z [...] marca 2023 r. Jednocześnie pismami z [...] czerwca 2023 r. organ wezwał Prezesa ARiMR oraz dyrektora Departamentu [...] do złożenia kolejnych wyjaśnień.

Z pisma Prezesa ARiMR z [...] lipca 2023 r. wynika, iż po zgłoszeniu przez skarżącą żądania skierowania na pracę zdalną, względnie o udostępnienie jej innego pokoju do pracy, została ona poinformowana, że przedstawienie dokumentu uzasadniającego takie skierowanie, mogłoby być argumentem przemawiającym za odstępstwem od obowiązujących wówczas w ARiMR zasad pracy. Nie było to żądanie pracodawcy, a jedynie sugestia zmierzająca do spełnienia żądania skarżącej. Pracodawca, nie znajdując wtedy podstaw do realizacji prośby skarżącej, zwrócił się o przedstawienie dokumentu, który zgodnie z prawem, umożliwiałby spełnienie jej żądania. Jednocześnie Prezes Agencji oświadczył, iż nie doszło do jakiegokolwiek naruszenia ochrony danych osobowych skoro "jakiś dokument został przedstawiony", ale "nie został on w żaden sposób utrwalony".

Z kolei ówczesna dyrektor Departamentu [...], obecnie niebędąca już pracownikiem Agencji, w wyjaśnieniach z [...] lipca 2023 r. (data wpływu do PUODO: [...] sierpnia 2023 r.) przyznała, iż skarżąca [...] sierpnia 2022 r. okazała jej zaświadczenie lekarskie, w którym były wymienione schorzenia, ale nie pamięta jakie, gdyż skarżąca z własnej woli okazywała jej wiele dokumentów medycznych, tylko po to, by wyrażono jej zgodę na pracę zdalną.

W dniu [...] sierpnia 2023 r. skarżąca ponownie zapoznała się z aktami administracyjnymi sprawy, zaś w pismach z [...] sierpnia 2023 r. (data wpływu do PUODO: [...] sierpnia 2023 r.) oraz z [...] września 2023 r. (data wpływu do organu: [...] września 2023 r.) ustosunkowała się do nowych materiałów w sprawie.

Natomiast pismem z [...] października 2023 r. (data wpływu do PUODO: [...] listopada 2023 r.) skarżąca wniosła do organu ponaglenie.

W dniu [...] listopada 2023 r. (data wpływu do organu: [...] grudnia 2023 r.) skarżąca, reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika - adwokata, wywiodła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na przewlekłe prowadzenia postępowania przez PUODO, zarzucając organowi naruszenie:

1) art. 8 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (obecnie tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r., poz. 752; dalej: "k.p.a.") poprzez prowadzenie sprawy w sposób niebudzący zaufania do władzy publicznej oraz przewlekły, niepodejmowanie działań szybko i w zgodzie z interesem strony, zwłaszcza że sprawa dotyczy ochrony bardzo wrażliwych danych osobowych, a nadto działanie organu może budzić wątpliwości odnośnie jego bezstronności, co przejawia się w nieuzasadnionym ułatwianiu roli Agencji poprzez przesłanie jej kopii pism skarżącej w celu ustosunkowania się do zarzutów, a nie odwrotnie, przez co skarżąca zmuszona była zapoznawać się osobiście z aktami sprawy;

2) art. 35 § 3, art. 36 § 1 i art. 37 § 8 w związku art. 9 i art. 12 § 1 k.p.a. poprzez przewlekłe prowadzenie postępowania, poprzedzane okresami bezczynności, nieinformowanie skarżącej: o przedłużeniu terminu do załatwienia sprawy, o przewidywanym terminie jej zakończenia, o przedsiębranych czynnościach wyjaśniających (z wyjątkiem informacji przekazanych w dniu [...] lutego, [...] marca i [...] marca 2023 r.), jak również brak niezwłocznego załatwienia sprawy po wniesionym ponagleniu;

3) art. 7, art. 77 oraz art. 80 k.p.a. poprzez brak efektywnych czynności dowodowych zmierzających do szybkiego i dogłębnego wyjaśnienia sprawy, nieskorzystanie z wszystkich możliwości proceduralnych dotyczących prowadzenia postępowania dowodowego, w tym koncentracji materiału dowodowego.

W oparciu o tak sformułowane zarzuty skarżąca domagała się:

1) zobowiązania PUODO do wydania w decyzji administracyjnej w terminie 21 dni;

2) stwierdzenia, że organ dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania oraz że naruszenie to ma charakter rażący;

3) przyznania od PUODO na rzecz skarżącej sumy pieniężnej w wysokości 1.500 zł,

4) zasądzenia od organu na rzecz skarżącej kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm prawem przepisanych;

5) rozpoznania sprawy w trybie uproszczonym.

W uzasadnieniu skargi skarżąca przedstawiła dotychczasowy przebieg postępowania administracyjnego, akcentując, iż po przedstawieniu przez nią końcowego stanowiska w sprawie nastąpiła kilkumiesięczna przerwa, w czasie której organ nie podejmował żadnych czynności, w tym nie poinformował jej o przedłużeniu terminu do załatwienia sprawy. Kolejne czynności podjęte zostały – w ocenie skarżącej - zapewne na skutek jej pisma z [...] czerwca 2023 r., w którym zwróciła uwagę na przedłużający się termin załatwienia sprawy. Podniosła, że nie miała świadomości, iż PUODO ponownie wystąpił do ARiMR i ówczesnej dyrektor Departamentu [...] o uzupełnienie wyjaśnień. Niemniej po uzupełnieniu materiału dowodowego też nastąpiła kilkumiesięczna bezczynność organu.

Skarżąca podkreśliła, iż kilkumiesięczne oczekiwanie na rozstrzygnięcie sprawy jest dla niej dotkliwą dolegliwością; żyje w poczuciu bezsilności, bezradności oraz w obawie, że jej dane znajdują się w "niepowołanych rękach".

Pismami z [...] listopada 2023 r. organ powiadomił strony postępowania o zebraniu materiału wystarczającego do wydania decyzji, a [...] grudnia 2023 r. wpłynęło do niego ostateczne stanowisko Prezesa Agencji.

W odpowiedzi na skargę (pismo z [...] stycznia 2024 r.) PUODO wniósł o jej oddalenie, stwierdzając, iż wobec licznych wątpliwości w sprawie, niezbędnym do wydania decyzji było uzyskanie wyjaśnień stron postępowania i świadków, co uzasadniało długość prowadzonego postępowania. Ponadto, po zaznajomieniu się z aktami sprawy w wyniku zawiadomienia organu z [...]listopada 2023 r., Agencja w piśmie z [...] grudnia 2023 r. zaprezentowała ostateczne stanowisko w sprawie.

Jednocześnie decyzją z [...] stycznia 2024 r. nr [...] organ, mając za podstawę art. 104 § 1 i art. 105 § 1 k.p.a. w związku z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781), a także art. 5 ust. 1 lit. a), art. 9 ust. 1 oraz art. 58 ust. 2 lit. b) RODO, udzielił ARiMR upomnienia za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a) i art. 9 ust. 1 RODO, polegające na przetwarzaniu danych osobowych skarżącej zawartych na zaświadczeniu lekarskim przekazanym [...] sierpnia 2022 r., poprzez zapoznanie się z jego treścią przez ówczesną dyrektor Departamentu [...] bez podstawy prawnej oraz umorzył postępowanie w pozostałym zakresie.

W konsekwencji wydania ww. decyzji, skarżąca w piśmie z [...] stycznia 2024 r. cofnęła skargę w zakresie żądania z pkt 1), tj. w zakresie zobowiązania organu do wydania decyzji administracyjnej, zaś w piśmie z [...] maja 2024 r. wniosła replikę na odpowiedź na skargę, podtrzymując dotychczas prezentowane stanowisko co do przewlekłości PUODO.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Skarga częściowo zasługuje na uwzględnienie.

Kognicja sądów administracyjnych do rozpoznania skarg na przewlekłość postępowania wynika z art. 3 § 2 pkt 4 i 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935; dalej: "p.p.s.a."). W rozpoznawanej sprawie skarga jest dopuszczalna, ponieważ przed jej wniesieniem skarżąca wystąpiła z ponagleniem w trybie art. 37 § 3 pkt 2 k.p.a., co jest bezsporne.

Pojęcie "przewlekłego prowadzenia postępowania" pojmowane jest jako prowadzenie postępowania w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (vide J. Drachal, J. Jasielski, R. Stankiewicz. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz pod red. R. Hausera i M. Wierzbowskiego, Warszawa 2011, str. 69-70). Również w orzecznictwie sądowym przewlekłe prowadzenie postępowania określane jest jako nieefektywne. Wskazuje się, że przewlekłość obejmuje opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu w sytuacji, gdy sprawa mogła być załatwiona w krótszym terminie, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. Zatem o przewlekłości postępowania przed organem administracji publicznej można mówić wówczas, gdy czas jego trwania przekracza rozsądne granice (vide wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego; dalej: "NSA" z 5 lipca 2012 r., sygn. akt II OSK 1031/12, LEX nr 1228235; postanowienie NSA z 26 lipca 2012 r., sygn. akt II OSK 1360/12 - orzeczenia sądów administracyjnych są dostępne w internetowej bazie orzeczeń na stronie NSA: orzeczenia.nsa.gov.pl). Kontrola sądu administracyjnego zmierza więc do ustalenia, czy istotnie organ administracji publicznej przewlekle prowadzi postępowanie w sprawie i bezpodstawnie nie kończy go wydaniem rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 149 § 1 p.p.s.a., sąd uwzględniając skargę na przewlekle prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1–4, albo na przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 4a: 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności; 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa; 3) stwierdza, że organ dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie, w myśl art. 149 § 1a p.p.s.a., sąd stwierdza, czy przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Według art. 149 § 2 p.p.s.a., w przypadku, o którym mowa w § 1, sąd może ponadto orzec z urzędu lub na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a.

Przepis art. 119 pkt 4 p.p.s.a. przewiduje możliwość rozpoznania sprawy w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Jak stanowi art. 120 p.p.s.a., w trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawy na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów.

Stosownie do treści art. 12 k.p.a., organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Zasada szybkości postępowania wyrażona w ww. przepisie - ściśle związana z regulacjami zawartymi w art. 35-38 k.p.a. - nie może jednak pozostawać w sprzeczności z obowiązkiem organu dokładnego wyjaśnienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywatela.

W art. 35 k.p.a. zostały określone terminy do załatwienia sprawy przez organ administracji publicznej. Przepis art. 35 § 1 k.p.a. zobowiązuje organy administracji publicznej do załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki, co stanowi realizację zasady zawartej w art. 12 k.p.a. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od daty wszczęcia postępowania (art. 35 § 3 k.p.a.). Ponadto w każdym przypadku niezałatwienia sprawy w ustawowym terminie organ powinien podać stronom przyczyny zwłoki i wskazać nowy termin załatwienia sprawy, co wynika z art. 36 § 1 k.p.a. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (art. 36 § 2 k.p.a.). Jednakże samo informowanie o niezałatwieniu sprawy w terminie nie chroni organu przed zarzutem przewlekłego prowadzenia postępowania, ponieważ działania organu w tym zakresie również podlegają kontroli sądowej.

Prawodawca unijny w art. 78 ust. 2 RODO przewidział możliwość skorzystania przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do wykorzystania środka ochrony prawnej przed sądem (przeciwko organowi nadzorczemu) w sytuacji, gdy organ nadzorczy w terminie trzech miesięcy: 1) nie rozpatrzył skargi; 2) nie poinformował osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi.

P. Fajgielski w publikacji pod tytułem Komentarz do rozporządzenia nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Wolters Kluwer Polska 2022, t. 6 komentarza do art. 78 RODO, podnosi, iż termin wskazany w przepisie art. 78 ust. 2 RODO "nie powinien być rozumiany jako termin rozpatrzenia skargi, gdyż sprawa może okazać się skomplikowana, a jej rozstrzygnięcie niemożliwe w trzymiesięcznym terminie, wówczas jednak organ nadzorczy powinien poinformować o tym osobę, której dane dotyczą" (podobnie M. Górski [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Komentarz pod red. M. Sakowskiej-Baryły, wyd. 1, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2018, uw. 9 komentarza do art. 78 RODO).

Jednocześnie zgodnie z treścią wyroku NSA z 7 lipca 2023 r., sygn. akt III OSK 4754/21, art. 78 ust. 2 RODO należy odczytywać w ten sposób, że obowiązek organu nadzoru poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, staje się aktualny, jeśli skarga nie została rozpatrzona w tym terminie (czyli nie została wydana decyzja administracyjna) i zachodzi potrzeba jego wydłużenia w trybie art. 36 k.p.a., co koresponduje z art. 62 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781, dalej: "u.o.d.o."), nakazującym dodatkowo w takiej sytuacji poinformowanie stron o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Stosownie do treści art. 62 u.o.d.o., w przypadku, o którym mowa w art. 36 k.p.a., organ, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach.

Zdaniem NSA, nic nie stoi na przeszkodzie w złożeniu skargi na przewlekłość postępowania, jeżeli postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a.), nawet przed upływem trzymiesięcznego terminu z art. 78 ust. 2 RODO lub po jego upływie, ale niezasadnie przedłużonym.

Analiza akt administracyjnych przedmiotowej sprawy prowadzi do wniosku, iż PUODO niewątpliwie dopuścił się niewłaściwego działania, które nosi znamiona przewlekłego postępowania. Należy bowiem zgodzić się ze skarżącą, że po przedstawieniu przez nią stanowiska w piśmie z [...] marca 2023 r. (data wpływu do organu: [...] marca 2023 r.) nastąpiła nieuzasadniona prawie trzymiesięczna przerwa, podczas której PUODO nie podejmował żadnych czynności. Dopiero - w odpowiedzi na zapytanie skarżącej z [...] czerwca 2023 r. - pismem z [...] czerwca 2023 r. poinformował ją o konieczności uzupełnienia materiału dowodowego. Kolejne okresy przewlekłości organu, przy czym krótsze, wystąpiły od [...] września 2023 r. (poniedziałek) do [...] listopada 2023 r. (piątek) oraz od [...] grudnia 2023 r. (wtorek) do [...]stycznia 2024 r. (wtorek).

Dlatego Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, uwzględniając co do zasady skargę, na mocy art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a. stwierdził, że organ dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania, o czym orzekł w punkcie pierwszym sentencji wyroku.

Jednakże w świetle przedstawionej w części faktycznej (historycznej) niniejszego uzasadnienia sekwencji czynności podejmowanych przez PUODO od wpływu skargi z [...] stycznia 2023 r. ([...] stycznia 2023 r.) do daty doręczenia organowi jej stanowiska z [...] marca 2023 r. ([...] marca 2023 r.) - w ocenie tutejszego Sądu - PUODO nie procedował w sposób rażąco przewlekły. Otóż skarżąca uzupełniła skargę pismem z [...] lutego 2023 r., które organ otrzymał [...] lutego 2023 r., zaś w dniu następnym, tj. [...] lutego 2023 r. PUODO wystąpił do Agencji o wyjaśnienia, o czym pismem z tej samej daty powiadomił skarżącą. Następnie po wpłynięciu wyjaśnień ARiMR ([...] lutego 2023 r.), organ kolejną czynność podjął [...] marca 2023 r., zwracając się o wyjaśnienia do bezpośredniego przełożonego skarżącej, o czym także (pismem z [...] marca 20203 r.) poinformował skarżącą. Wyjaśnienia te PUODO otrzymał [...] marca 2023 r. i w dniu następnym zawiadomił skarżącą oraz Prezesa Agencji o zebraniu materiału wystarczającego do wydania decyzji.

Po okresie blisko trzymiesięcznej przewlekłości, PUODO, pismami z [...] czerwca 2023 r. wezwał Prezesa ARiMR oraz ówczesną dyrektor Departamentu [...] o wyjaśnienia, o czym poinformował skarżącą, zaś wyjaśnienia te wpłynęły odpowiednio [...] i [...] lipca 2023 r. (od Prezesa Agencji) oraz [...] sierpnia 2023 r. (od byłej dyrektor Departamentu [...]). W dalszej kolejności w dniach: [...] sierpnia 2023 r. i [...] września 2023 r. do organu wpłynęły pisma skarżącej, która [...] sierpnia 2023 r. (przez pełnomocnika) zapoznała się z aktami administracyjnymi sprawy. Natomiast przywołane kolejne okresy przewlekłości były krótsze - okres dwumiesięczny od wpływu ostatniego pisma skarżącej do zawiadomienia organu o zebraniu materiału wystarczającego do wydania rozstrzygnięcia ([...] listopada 2023 r.) oraz niespełna miesięczny od wpływu ostatecznego stanowiska Prezesa ARiMR ([...] grudnia 2023 r.) do wydania decyzji ([...] stycznia 2024 r.).

W świetle powyższego, Sąd w punkcie drugim sentencji wyroku, w oparciu o art. 149 § 1a p.p.s.a., orzekł, iż przewlekłe prowadzenie postępowania przez PUODO nie miało miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Jak wskazał NSA w wyroku z 12 września 2024 r., sygn. akt I OSK 661/24, rażącym naruszeniem prawa w rozumieniu ww. przepisu jest ciężkie naruszenie, które nosi cechy oczywistej i wyraźnej sprzeczności z obowiązującym prawem, niepozwalające na zaakceptowanie w demokratycznym państwie prawa i wywołujące dotkliwe skutki społeczne lub indywidualne. Przyjmuje się także, że kryterium, które pozwala na zakwalifikowanie bezczynności organu do naruszającej prawo w sposób rażący, jest oczywistość, drastyczność naruszenia prawa, przy jednoczesnym braku racjonalnego uzasadnienia tego naruszenia. Według Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, zaistniałe w przedmiotowej sprawie okresy bierności PUODO nie mają postaci kwalifikowanej.

Tutejszy Sąd nie dopatrzył się też podstaw do przyznania skarżącej od organu sumy pieniężnej, o której mowa w art. 149 § 2 p.p.s.a. Oddalając skargę w tym zakresie na podstawie art. 151 p.p.s.a. w punkcie trzecim sentencji wyroku, wskazać trzeba, iż suma pieniężna nie zastępuje zadośćuczynienia za krzywdę wynikającą z naruszenia dóbr osobistych, lecz stanowi swego rodzaju zryczałtowaną rekompensatę przyznawaną stronie przez sąd administracyjny za negatywne przeżycia wynikające z bezczynności organu lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Przyznanie tej sumy powinno być zatem uzależnione od czasu trwania postępowania, rodzaju sprawy i jej znaczenia dla strony oraz ewentualnego zachowania strony skarżącej, jeżeli przyczyniłaby się ona do wydłużenia postępowania. Ustawodawca nie określił żadnych kryteriów przyznania sumy pieniężnej tego rozstrzygnięcia poza jego górną wysokością. Brak jest podstaw, aby twierdzić, że suma pieniężna jest zależna od poniesionej szkody. Wybór co do zastosowania tego środka należy całkowicie do oceny sądu, a przesądzające są w istocie konkretne, szczególne okoliczności faktyczne całokształtu danej sprawy. Bez wątpienia przyznanie sumy pieniężnej powinno być zastrzeżone jedynie do wyjątkowych przypadków, uzasadnionych szczególnie drastycznymi i zawinionymi uchybieniami zasad efektywnego i terminowego działania organu w załatwieniu sprawy (vide wyrok NSA z 28 czerwca 2024 r., sygn. akt I OSK 521/24), te zaś w rozpoznawanej sprawie nie wystąpiły.

Dalej podkreślenia wymaga, iż zakończenie postępowania zainicjowanego skargą skarżącej na nieprawidłowości w przetwarzaniu jej danych osobowych (poprzez wydanie decyzji z [...] stycznia 2024 r.) nie prowadzi do bezprzedmiotowości postępowania w przedmiocie przewlekłości organu w rozpoznaniu tej skargi. Sąd nie ma wówczas podstaw do zobowiązania PUODO do rozpoznania sprawy w określonym terminie, lecz ocenia istnienie przewlekłości na dzień wniesienia skargi, jak również to, czy przewlekłość ta miała charakter rażącego naruszenia prawa.

Uwzględniając skargę na bezczynność czy przewlekłość postępowania, Sąd w ramach stosowania art. 149 § 1 p.p.s.a., realizuje zatem tę spośród kompetencji określonych w punktach 1-3 tego przepisu, która jest adekwatna do stanu istniejącego w chwili orzekania. W konsekwencji nie ma również potrzeby umarzania postępowania w zakresie zobowiązania organu do załatwienia sprawy w określonym terminie, gdy po wniesieniu skargi na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania organ załatwi sprawę, gdyż w takiej sytuacji sąd nie podejmuje rozstrzygnięcia w oparciu o art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a., a kompetencją adekwatną do tego stanu rzeczy jest kompetencja do stwierdzenia, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania z art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a. (vide wyrok NSA z 4 listopada 2016 r., sygn. akt I OSK 1621/16).

Rozstrzygnięcie o zwrocie kosztów postępowania (obejmujących wpis sądowy od skargi w kwocie 100 zł, wynagrodzenie profesjonalnego pełnomocnika skarżącej w wysokości 480 zł oraz opłatę skarbową od pełnomocnictwa – 17 zł) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zawarł w punkcie czwartym sentencji wyroku, na mocy art. 200 w związku z art. 205 § 2 p.p.s.a. oraz § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2023 r., poz. 1964 ze zm.).