Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SAB/Wa 181/24
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2024-09-11 00:00:00+02:00 (orzeczenie nieprawomocne)
Symbol z opisem: 647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
659
Hasła tematyczne: Inne
Skarżony organ: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku: Stwierdzono przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ - art. 149 §1a ustawy PoPPSA
Powołane przepisy: article: art. 149 par. 2,  art. 149 par. 1 pkt 3,  par. 1a, par. 2,  art. 200,  art. 205 par. 2
journal: Dz.U. 2024 poz 935
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Izabela Głowacka-Klimas, Sędzia WSA Andrzej Wieczorek, Asesor WSA Anna Pośpiech-Kłak (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 11 września 2024 r. sprawy ze skargi P. S. na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] listopada 2022 r. na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania w sprawie ze skargi z dnia [...] listopada 2022 r. na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania, o którym mowa w punkcie 1 wyroku, miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. wymierza Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych grzywnę w wysokości 1000 (jeden tysiąc) złotych; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego P. S. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

W dniu [...] listopada 2022 r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zw. dalej "PUODO", drogą elektroniczną, wpłynęła skarga P. S., zw. dalej "skarżącym", na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez C. S.A. z siedzibą w [...] polegające na przetwarzaniu jego danych osobowych bez podstawy prawnej.

Pismem z dnia [...] grudnia 2022 r. PUODO wezwał skarżącego do uzupełnienia braków formalnych pisma z dnia [...] listopada 2022 r. Tego samego dnia skarżący odpowiedział w sprawie uzupełninia braków formalnych skargi.

Pismem z dnia [...] grudnia 2022 r. skarżący został poinformowany przez PUODO o wszczęciu postępowania administracyjnego w niniejszej sprawie i również tego samego dnia skierował pismo do spółki z żądaniem złożenia wyjaśnień i ustosunkowania się do zarzutów zawartych w skardze. Wyjaśnienia spółki wpłynęły do PUODO w dniu [...] stycznia 2023 r.

Pismem z dnia [...] stycznia 2023 r. PUODO zwrócił się do spółki o przedłożenie dodatkowych wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach. Wyjaśnienia spółki wpłynęły do PUODO w dniu [...] stycznia 2023 r.

Pismem z dnia [...] stycznia 2023 r. PUODO ponownie zwrócił się do spółki o przedłożenie dodatkowych wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach. Wyjaśnienia spółki wpłynęły do PUODO w dniu [...] lutego 2023 r.

Pismem z dnia [...] lutego 2023 r. PUODO ponownie zwrócił się do Spółki o przedłożenie dodatkowych wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach. Wyjaśnienia spółki wpłynęły do PUODO w dniu [...] marca 2023 r.

Pismem z dnia [...] marca 2023 r. PUODO ponownie zwrócił się do Spółki o przedłożenie dodatkowych wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach. Wyjaśnienia spółki wpłynęły do PUODO w dniu [...] kwietnia 2023 r.

W dniu [...] kwietnia 2023 r. skarżący przesłał do PUODO ponaglenie, wzywając o niezwłoczne wydanie decyzji w jego sprawie oraz ustosunkowanie się do jego pisma w terminie 7 dni, podanie przyczyny niewydania decyzji w terminie i wskazanie konkretnego terminu, w którym decyzja w jego sprawie zostanie podjęta.

Mając na uwadze treść wyjaśnień spółki oraz kierowane przez skarżącego do organu ww. pismo, PUODO w dniu [...] maja 2023 r. zwrócił się do spółki o przedłożenie dodatkowych wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach jednocześnie informując skarżącego, że decyzja w jego sprawie zostanie wydana niezwłocznie po zgromadzeniu kompletnego materiału dowodowego oraz upływie terminu niezbędnego do umożliwienia stronom postępowania realizacji ich prawa do wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. W dniu [...] maja 2023 r. do PUODO wpłynęły wyjaśnienia spółki.

W dniu [...] czerwca 2023 r. PUODO poinformował skarżącego oraz spółkę o zgromadzeniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji oraz o przysługującym stronom postępowania prawie wypowiedzenia się przed wydaniem decyzji co do zebranych w sprawie dowodów, materiałów i zgłoszonych żądań oraz o możliwości wglądu w akta sprawy w siedzibie urzędu.

Pismem z dnia [...] lutego 2024 r., za pośrednictwem PUODO, skarżący wniósł skargę na bezczynność i przewlekłość postępowania. W treści ww. skargi skarżący wniósł o: zobowiązanie organu do wydania decyzji będącej odpowiedzią na jego skargę z dnia [...] listopada 2022 r. w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia; stwierdzenia rażącego naruszenia prawa przez PUODO; wymierzenie PUODO grzywny w wysokości dwudziestokrotnego przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 154 § 6 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.), zw. dalej "p.p.s.a."; zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych.

W uzasadnieniu tej skargi skarżący wskazał na niczym nie uzasadnione czynności organu, w tym w szczególności na zbędność wezwania do uzupełninia braków skargi z dnia [...] grudnia 2022 r.

Postępowanie administracyjne zostało zakończone ostateczną decyzją PUDO z dnia [...] lutego 2024 r., którą udzielił upomnienia spółce, za nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych skarżącego, polegające na naruszeniu art. 6 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46[WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021), zw. dalej "RODO", poprzez przetwarzanie danych osobowych skarżącego w zakresie adresu e-mail [...], w ramach usługi "[...]", w okresie od dnia [...] czerwca 2021 r. do dnia [...] grudnia 2022 r., bez podstawy prawnej, a w pozostałym zakresie odmówił uwzględnienia wniosku.

PUODO w odpowiedzi na skargę na bezczynność i przewlekłość wniósł o jej oddalenie. PODO wskazał, że przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.), zw. dalej "k.p.a.", nie są jedynymi, które regulują czas trwania postępowań toczących się przed PUODO, który pełni rolę organu nadzorczego w myśl przepisów unijnych regulujących jego działanie. Zgodnie z art. 78 ust. 2 RODO, organ nadzorczy zobligowany jest do poinformowania osoby, której dane dotyczą w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrzenia skargi. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazuje, że trzymiesięczny termin przewidziany w art. 78 ust. 2 RODO nie jest bezwzględnym terminem, w którym organ ma zakończyć postępowanie, a terminem w którym organ rozpatruje skargę lub informuje o postępach lub efektach rozpatrywania tej skargi. Nie można tym samym uznać, że organ był bezwzględnie zobligowany zakończyć postępowania w terminie trzymiesięcznym.

PUODO stoi na stanowisku, że art. 78 ust. 2 RODO należy stosować bezpośrednio przed uregulowaniami k.p.a.

Powyższe ma istotne znaczenie w realiach niniejszej sprawy, bowiem składane przez spółkę wyjaśnienia wymagały uzupełnienia, co skutkowało koniecznością kilkukrotnego występowania do spółki o udzielenie dodatkowych wyjaśnień w sprawie. Terminowość rozpatrzenia niniejszej sprawy była zatem w znacznym stopniu uzależniona od sposobu, w jaki spółka udzielała wyjaśnień.

Odnosząc się do zarzutu skarżącego, iż pismo Prezesa UODO z dnia [...] grudnia 2022 r. wzywające skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi było czynnością zbędną, PUODO wskazał, że skarżący w pierwotnej skardze żądał, cyt.: "1) stwierdzenia naruszenia przepisów RODO przez SPÓŁKĘ od dnia [...] maja 2021 r. w zakresie przetwarzania moich danych osobowych bez wymaganych zgód; 2) nakazania SPÓŁCE przywrócenie stanu zgodnego z prawem w zakresie przetwarzania moich danych osobowych; 3) przeprowadzenie kontroli w SPÓŁCE, której celem jest ustalenie, czy SPÓŁKA przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych; 4) nałożenia kary administracyjnej".

Organ wezwał Skarżącego m. in. do sprecyzowania, jakich działań domaga się od PUODO w związku z zarzucanym spółce naruszeniem jego praw wskazując jednocześnie, jakie uprawnienia przysługują PUODO w sprawach dotyczących indywidualnej skargi podmiotu danych.

Pismem z dnia [...] grudnia 2022 r. skarżący uzupełnił braki formalne skargi, wnosząc m. in. o nakazanie spółce, na mocy art. 17 ust. 1 RODO, usunięcia jego danych osobowych. Niezwłocznie zatem po ustaleniu przedmiotu niniejszej sprawy organ skierował do spółki wezwanie do wyjaśnień. PUODO podjął zatem czynności z zachowaniem 3-miesięcznego terminu wskazanego w 78 ust. 2 RODO. Skarga wpłynęła do organu [...] listopada 2022 r., natomiast pismo informujące skarżącego o postępach rozpatrywania skargi zostało mu przesłane w dniu [...] grudnia 2022 r., po wcześniejszym wezwaniu do wyeliminowania braków formalnych skargi, które nastąpiło [...] grudnia 2022 r. Po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających skoncentrowanych na zebraniu materiału dowodowego niezbędnego do oceny kwestionowanego przez skarżącego procesu przetwarzania jego danych osobowych przez spółkę, PUODO poinformował pismami z dnia [...] czerwca 2023 r. strony niniejszego postępowania o zakończeniu czynności wyjaśniających w sprawie. Nie uchylał się od wydania rozstrzygnięcia. Przeciwnie przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy oraz zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozpoznania sprawy, czego rezultatem było wydanie decyzji w dniu [...] lutego 2024 r.

Oprócz powyższego PUODO podniósł, że wydawane przez niego decyzje nie mają charakteru związania administracyjnego. Oznacza to, że zgromadzenie materiału dowodowego w sprawie, jego analiza, a następnie wydane rozstrzygnięcie nie sprowadza się wyłącznie do potwierdzenia lub niespełnienia przez wnioskodawcę hipotezy przepisu, a wymaga każdorazowego ustalania stanu faktycznego i odrębnej, pogłębionej analizy prawnej oraz uzasadnienia. Jednocześnie stronami tego rodzaju postępowań są przynajmniej dwa podmioty o spornych interesach, którym organ jest zobowiązany zapewnić czynny udział w postępowaniu, informować o podejmowanych czynnościach i podejmować wszelkie działania zmierzające do rozstrzygnięcia.

PUODO zauważa również, iż zasada szybkości postępowania, jakkolwiek bardzo istotna, nie może być uznana za nadrzędną, w szczególności wobec zasady prawdy obiektywnej, o której mowa w art. 7 k.p.a.

Z daleko posuniętej ostrożności procesowej oraz odnosząc się do wniosku skarżącego o stwierdzenie, iż bezczynność PUODO miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, w przypadku jeśli Sąd uznałby, że doszło do bezczynności, zdaniem PUODO nie można uznać, iż miała ona charakter kwalifikowany. Sama długość trwania postępowania lub podejmowania kolejnych czynności nie jest jedyną i nadrzędną przesłanką przesądzającą, że doszło do rażącego naruszenia prawa.

W przypadku uznania danego zaniechania za rażące Sąd powinien uwzględnić, czy organ w ogóle starał się rozpoznać i zakończyć sprawę oraz czy podejmował czynności mające na celu jej rozstrzygnięcie. Biorąc pod uwagę przeprowadzone przez PUODO w niniejszej sprawie czynności, w tym wszystkie okoliczności faktyczne (a w szczególności udzielanie niepełnych wyjaśnień przez strony), i podstawy prawne nie sposób uznać, że doszło do przewlekłości lub bezczynności z rażącym naruszeniem prawa.

Odnosząc się natomiast do wniosku Skarżącego w zakresie ukarania organu grzywną wysokości dwudziestokrotnego przeciętnego wynagrodzenia, PUODO wskazał, że rozstrzygnięcie w przedmiotowej sprawie zapadło, a od jego wydania organ w żaden sposób się nie uchylał, dlatego wniosek ten należy uznać za bezzasadny.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Skarga podlegała uwzględnieniu.

Stosownie do art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4. Jej istota sprowadza się do kontroli działania administracji w kontekście zasady szybkości postępowania, która wymaga, by organy administracji działały w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. W przypadku tego typu skargi sąd ocenia zatem prowadzone postępowanie w aspekcie czasowym, przy czym rozumianym zarówno, jako niedochowanie terminów załatwienia sprawy określonych w przepisach postępowania administracyjnego lub w przepisach szczególnych (bezczynność), jak i jako prowadzenie postępowania nieefektywnie, bez wymaganej "koncentracji" podejmowanych czynności, pomimo "formalnego" dochowania terminów, o których wyżej mowa (przewlekłość). Skarga przewidziana w art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. to zatem jeden środek prawny służący zwalczaniu szeroko rozumianej "opieszałości" organu administracji w prowadzonym postępowaniu.

Przedmiotem skargi w niniejszej sprawie skarżący uczynił bezczynność lub przewlekłość Prezesa UODO w rozpatrzeniu jego skargi z [...] listopada 2022 r.

W związku z tym zauważyć należy, że w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego prezentowany jest pogląd, który Sąd w składzie orzekającym podziela, że zarzucanie w jednym piśmie bezczynności oraz przewlekłości postępowania nie powinno być traktowane jako skumulowanie dwóch skarg, o ile kwestionowana jest terminowość i sprawność działania organu w tej samej sprawie administracyjnej. Objęcie jedną skargą obu form opieszałości organu inicjuje bowiem jedną sprawę sądowoadministracyjną. Pozostaje to w związku z zasadą, że przedmiotem zaskarżenia może być tylko jedna decyzja lub inny akt, którego legalność badana jest przez sąd administracyjny (por. wyrok NSA z dnia 5 czerwca 2012 r. sygn. akt II OSK 709/12; wyrok NSA z dnia 24 lutego 2015 r. sygn. akt II OSK 2225/14; wyrok NSA z dnia 15 czerwca 2019 r. sygn. akt II OSK 2400/19). W przypadku wniesienia skargi na bezczynność i przewlekłość prowadzonego postępowania, to sąd administracyjny - na podstawie okoliczności sprawy, a zwłaszcza toku postępowania - ocenia, czy w sprawie wystąpiła bezczynność, czy przewlekłość prowadzonego postępowania oraz na podstawie tej oceny podejmuje rozstrzygnięcia, o których mowa w art. 149 p.p.s.a. (por. postanowienia NSA: z dnia 26 lipca 2012 r. sygn. akt II OSK 1360/12; z dnia 4 września 2015 r. sygn. akt II OZ 753/15).

Z bezczynnością organu administracji publicznej mamy do czynienia wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności lub wprawdzie prowadził postępowanie w sprawie, ale - mimo istnienia ustawowego obowiązku - nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia, czy też innego aktu lub nie podjął stosownych czynności. Skarga na bezczynność organu ma zasadniczo na celu ochronę procesową strony poprzez doprowadzenie do wydania rozstrzygnięcia w sprawie.

Z kolei przewlekłe prowadzenie postępowania pojmowane jest jako prowadzenie postępowania w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny. Przewlekłość postępowania oznacza opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu, w sytuacji, gdy sprawa mogła być załatwiona w krótszym terminie, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. Przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ zaistnieje wówczas, gdy organowi będzie można skutecznie przedstawić zarzut niedochowania należytej staranności w takim zorganizowaniu postępowania administracyjnego, by zakończyło się ono w rozsądnym terminie, względnie zarzut prowadzenia czynności (w tym dowodowych) pozbawionych dla sprawy jakiegokolwiek znaczenia. Pojęcie przewlekłości postępowania obejmować będzie zatem opieszałe, niesprawne i nieskuteczne działanie organu, w sytuacji gdy sprawa mogła być załatwiona w terminie krótszym, jak również nieuzasadnione przedłużanie terminu załatwienia sprawy. Kontrola Sądu zmierza zatem do ustalenia, czy istotnie organ administracji publicznej postępowanie w sprawie prowadzi przewlekle i bezpodstawnie nie kończy go wydaniem rozstrzygnięcia (por. J. Drachal, J. Jasielski, R. Stankiewicz. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz pod red. R. Hausera i M. Wierzbowskiego, Warszawa 2011, str. 69-70, wyrok NSA z dnia 26 października 2012 r. sygn. akt II OSK 1956/12, wyrok WSA w Gdańsku z dnia 29 czerwca 2023 r. sygn. akt II SAB/Gd 6/23).

Wobec powyższego Sąd przyjął, że przedmiotem skargi w niniejszej sprawie jest przewlekłość PUODO w postępowaniu zainicjowanym skargą P.S. z dnia [...] listopada 2022 r.

Zdaniem Sądu nie sposób przyjąć, że przepis art. 78 ust. 2 RODO jest przepisem szczególnym względem uregulowań Kodeksu postępowania administracyjnego, a tym samym organ ten nie jest związany terminami załatwienia sprawy określonymi w k.p.a., a jedynie ma obowiązek informować stronę o podejmowanych czynnościach w jej sprawie w odstępach czasu nie przekraczających trzech miesięcy.

Powołany przepis pozostaje w związku z art. 77 ust. 2 i art. 57 ust. 1 lit. f RODO, w których to mowa jest o informowaniu skarżącego - w rozsądnym terminie - o postępach i wynikach prowadzonych postępowań i daje każdej osobie której dane dotyczą, prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem - bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej - jeżeli organ nadzorczy (PUODO), nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. W myśl ostatnio powołanego przepisu, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub środków ochrony prawnej przed sądem każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia, jeżeli sądzi, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczące narusza niniejsze rozporządzenie (ust. 1).

Nie ulega wątpliwości, że rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) stanowi kompleksową regulację dotyczącą ochrony danych osobowych, która nie wymaga implementacji ustawą krajową, aby mogła być stosowana w danym państwie. Jednocześnie, państwom członkowskim Unii Europejskiej pozostawiono jednak pewien zakres swobody w zakresie regulacji na poziomie krajowym, aby niektóre zagadnienia doprecyzować (np. w przypadku organu nadzorczego, czy odpowiedzialności za naruszenie zasad ochrony danych osobowych), czy też dostosować zasady wprowadzone przez RODO do innych obowiązujących w danym porządku prawnym zasad.

Z art. 57 ust. 1 lit. a i lit. f RODO wynika m.in., że procedura, w ramach której prowadzone są postępowania zainicjowane skargą wniesioną przez osobę, której dane dotyczą, określana jest przez poszczególne państwa członkowskie Unii Europejskiej. Pozostawienie w tym zakresie państwom członkowskim autonomii jest wyrazem realizacji zasady autonomii proceduralnej państw członkowskich. W tej sytuacji, skargi są wnoszone i rozpatrywane na podstawie przepisów proceduralnych obowiązujących w danym państwie członkowskim UE.

Nie ulega wątpliwości, że postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, a więc prowadzone w ramach realizacji zadań i uprawnień organu nadzorczego określonych w art. 57 i art. 58 RODO, jest jednym z postępowań administracyjnych przed Prezesem UODO (art. 60 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zw. dalej "uodo"). O takim jego charakterze rozstrzyga art. 7 ust. 1 tej ustawy, który postępowania z rozdziałów 4-7 i 11 kwalifikuje jako administracyjne i przewiduje w sprawach w niej nieuregulowanych stosowanie do tych postępowań Kodeksu postępowania administracyjnego. Należy przy tym zauważyć, że ustawodawca w art. 7 ust. 1 cyt. ustawy nie przewiduje stosowania odpowiedniego, oznacza to zatem stosowanie przepisów k.p.a. wprost, z modyfikacjami wynikającymi z regulacji ustawy o ochronie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych nie zawiera przepisów określających terminy załatwiania spraw, ani przepisów określających środki służące zwalczeniu opieszałości organu nadzorczego. W tym zakresie znajdują więc zastosowanie ogólne normy zawarte w K.p.a. (zob. też I. Bogucka [w:] Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, red. D. Lubasz, Warszawa 2019, art. 62).

Należy zatem zaznaczyć, że wyrażona w art. 12 k.p.a. zasada szybkości i prostoty postępowania nakazuje organom administracji publicznej działać wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Ogólny obowiązek sprawnego i efektywnego prowadzenia postępowania administracyjnego został skonkretyzowany w art. 35 k.p.a. Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Stosownie do treści art. 35 § 2 k.p.a., niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Wedle natomiast art. 35 § 3 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Stosownie do art. 36 § 1 k.p.a., o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu (§ 2).

Potwierdzenie obowiązku rozpatrzenia skargi złożonej w trybie art. 77 ust. 1 RODO w terminach określonych w art. 35 k.p.a., a w razie ich przekroczenia, zastosowania się przez organ nadzorczy do obowiązków określonych w art. 36 k.p.a., stanowią odesłania do wskazanych regulacji zawarte w art. 62 i art. 68 UODO. Pierwszy z powołanych przepisów stanowi, że w przypadku, o którym mowa w art. 36 k.p.a. Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach, natomiast z drugiego z wymienionych przepisów wynika, że do terminów, o których mowa w art. 35 k.p.a. nie wlicza się okresu postępowania kontrolnego, które Prezes Urzędu może przeprowadzić, jeżeli w toku postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych zajdzie konieczność uzupełnienia dowodów. Należy dodać, że powołany art. 62 UODO rozszerza obowiązek informacyjny względem ogólnej normy proceduralnej zawartej w art. 36 § 1 k.p.a. w sposób, który koreluje z obowiązkiem informacyjnym przewidzianym w art. 77 ust. 2 RODO. Jak wskazano, maksymalny termin załatwienia sprawy (sprawy szczególnie skomplikowanej) wynosi dwa miesiące od wszczęcia postępowania (art. 35 § 3 k.p.a.), a o każdym przypadku niezałatwienia sprawy (także sprawy szczególnie skomplikowanej) należy zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia (art. 36 § 1 k.p.a.), zaś w sprawach dotyczących naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych - także o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach (art. 62 UODO).

W konsekwencji, należy stwierdzić, że art. 78 ust. 2 RODO, który daje osobie, której dane dotyczą prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77, nie jest kierowany do organu nadzorczego i nie określa maksymalnego terminu rozpatrzenia przez organ nadzorczy skargi wniesionej przez osobę, której dane dotyczą. Określa natomiast warunki, w jakich RODO gwarantuje osobie, której dane dotyczą, prawo do skutecznego środka prawnego przed sądem. Ocena, czy organ nadzorczy rozpatruje skargę "w rozsądnym terminie", odbywa się natomiast w oparciu o ogólne normy proceduralne zawarte w powołanych wyżej przepisach rozdziału 7 k.p.a. i przepisy szczególne zawarte w rozdziale 7 UODO. Przepisy te, w związku z art. 3 § 2 pkt 8 (właściwość sądu administracyjnego) oraz art. 52 § 1 i § 2 i art. 53 § 2b (warunki dopuszczalności skargi na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania) p.p.s.a., zapewniają realizację prawa do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, o którym stanowi art. 78 ust. 2 RODO.

W konsekwencji, art. 78 ust. 2 RODO nie uprawnia ani do wniosku, że przed upływem terminu trzech miesięcy od złożenia do organu nadzorczego skargi, o której mowa w art. 77 ust. 1 RODO, skarga do sądu administracyjnego, o której mowa w art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., będzie w każdej sytuacji niezasadna, ani do wniosku, że spełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 77 ust. 2 RODO poprzez udzielenie w terminie trzech miesięcy informacji o postępach w rozpatrywaniu skargi, skutkuje niezasadnością skargi do sądu administracyjnego na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przedmiocie rozpatrzenia skargi złożonej w trybie art. 77 ust. 1 RODO (por. wyroki WSA w Warszawie z dnia 25 stycznia 2023 r. sygn. akt II SAB/Wa 693/22 i z dnia 12 kwietnia 2023 r. sygn. akt II SAB/Wa 688/22).

Odnosząc powyższe rozważania do okoliczności rozpatrywanej sprawy stwierdzić należy, że z uwagi na wydanie decyzji w sprawie (po wniesieniu skargi), Sąd nie miał podstaw do zobowiązania organu do rozpoznania skargi P. S. w myśl art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a. Sąd stwierdził jednak, stosownie do art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a., że w postępowaniu w sprawie ze skargi P. S. na niezgodne z prawem przetwarzanie jego danych osobowych Prezes UODO było prowadzone przewlekle.

Jak wynika z akt sprawy skarga inicjująca postępowanie w sprawie wpłynęła do Prezesa UODO w dniu [...] listopada 2022 r. i jak na początku postępowania PUDO wykazywał aktywność poprzez dążenie do wyjaśnienia sprawy poprzez kierowane pisma do spółki o czym jednocześnie informował skarżącego. Ta całkowicie niezrozumiała jest bierność PUODO, od dnia [...] czerwca 2023 r., tj. od dnia pouczenia stron postępowania o uprawnieniach wynikających z art. 10 § 1, art. 73 § 1 i art. 73a § 1a k.p.a., do dnia [...] lutego 2024 r., tj. dnia wydania decyzji przez PUODO, a więc po skierowaniu przez P.S. skargi do Sądu na przewlekłość i bezczynność postępowania administracyjnego prowadzonego przez Prezesa UODO.

W świetle powyższych ustaleń, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie - na mocy art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a. - stwierdził, że organ dopuścił się przewlekłości w rozpoznaniu skargi z dnia [...] listopada 2022 r., o czym orzekł w punkcie pierwszym sentencji orzeczenia.

W świetle przedstawionej sekwencji czynności podejmowanych przez PUODO od wpływu skargi skarżącego z dnia [...] listopada 2022 r. do dnia zakończenia postępowania wydaniem decyzji z dnia [...] lutego 2024 r., w tym dziewięciomiesięczna bierność organu, po dniu [...] czerwca 2023 r. do dnia [...] lutego 2024 r. podczas gdy sprawa była gotowa do merytorycznego rozstrzygnięcia należy uznać, iż bezczynność ta miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, o czym Sąd orzekł w punkcie drugim sentencji wyroku na podstawie art. 149 § 1a p.p.s.a. O takiej ocenie stanu bezczynności zadecydował ww. dziewięciomiesięczna bierność organu oraz fakt, że postępowanie administracyjne zostało zakończone po upływie piętnastu miesięcy od wniesienia przez skarżącego do PUODO skargi wszczynającej to postępowanie. Taki sposób procedowania organu w niniejszej sprawie wskazuje na oczywiste i ciężkie naruszenie zasady szybkości i efektywności postępowania administracyjnego. Stan, w którym organ, podjął czynności procesowe w dużych odstępach czasowych i nie załatwia przez kilkanaście miesięcy skargi nie licuje też z wyrażoną w art. 8 § 1 k.p.a. zasadą pogłębiania zaufania uczestników postępowania do organów władzy publicznej i jest szczególnie niepożądany w sprawach z zakresu ochrony danych osobowych.

O ile PUODO słusznie podnosi w odpowiedzi na skargę, że to na nim spoczywa przewidziany w art. 77 § 1 k.p.a. oraz w art. 7 k.p.a. w związku z art. 7 ust. 1 u.o.d.o. obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Nie oznacza to jednak, że przez rok organ może nie podjąć żadnej czynności w sprawie, jak również nie zawiadamiać skarżącego o niezałatwieniu sprawy w terminie. Takie procedowanie organu może rodzić po stronie skarżącego uzasadnione wątpliwości, czy jego sprawa w ogóle zmierza ku zakończeniu, co jest szczególnie niepożądane w sprawach tak wrażliwych jak ochrona danych osobowych. Tak długie milczenie organu jest nie do zaakceptowania w państwie prawa. Organ miał obowiązek komunikowania się ze stroną i wyjaśnienia jej przyczyn opóźnienia w załatwieniu sprawy. Tymczasem tak długa bezczynność organu i tego typu prowadzenie postępowania, a w zasadzie jego nieprowadzenie, nie licuje z wyrażoną w art. 8 k.p.a. zasadą pogłębiania zaufania uczestników postępowania do organów władzy publicznej, jak również stanowi klasyczny przykład pozostawania przez organ w bezczynności, której dopuścił się z rażącym naruszeniem prawa.

Oceniając jako rażący niniejszy przypadek bezczynności Prezesa UODO oraz uwzględniając fakt prawie piętnastomiesięcznym oczekiwaniem skarżącego na rozstrzygnięcie sprawy, Sąd, w oparciu o art. 149 § 2 p.p.s.a., wymierzył organowi grzywnę w wysokości 1000 zł, o czym orzekł w punkcie trzecim sentencji wyroku. Zasądzona kwota ma charakter prewencyjny i penalizacyjny, i nie stanowi zadośćuczynienia za ewentualne szkody materialne, jakie może ponieść strona.

Z powyższych względów, Sąd na podstawie art. 149 § 1 pkt 3, § 1a oraz § 2 p.p.s.a. orzekł jak w pkt 1-3 sentencji wyroku. Rozstrzygnięcie o kosztach postępowania zapadło w pkt 4 sentencji wyroku na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 2 p.p.s.a.

Skarga została rozpoznana w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 4 p.p.s.a. zgodnie z którym "sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania".