Wyrok WSA w Białymstoku, sygn. akt II SA/Bk 191/21
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku
Data orzeczenia: 2021-03-25 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6122 Rozgraniczenia nieruchomości
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Samorządowe Kolegium Odwoławcze
Treść wyniku: Uchylono postanowienie I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 61a par. 1, art. 105 par. 1
journal: Dz.U. 2020 poz 256
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Marek Leszczyński, Sędziowie sędzia NSA Grażyna Gryglaszewska, asesor sądowy WSA Elżbieta Lemańska (spr.), , po rozpoznaniu w Wydziale II na posiedzeniu niejawnym w dniu 25 marca 2021 r. w trybie uproszczonym sprawy ze skargi Z. S. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w B. z dnia [...] stycznia 2021 r. nr [...] w przedmiocie odtworzenia zaginionych akt 1. uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające jego wydanie postanowienie Starosty B. z dnia [...] grudnia 2020 r. znak [...]; 2. umarza postępowanie administracyjne; 3. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w B. na rzecz skarżącej Z. S. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Zaskarżonym postanowieniem z [...] stycznia 2021 r. znak [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze w B. utrzymało w mocy postanowienie Starosty B. z [...] grudnia 2020 r. znak [...], którym odmówiono wszczęcia postępowania w przedmiocie odtworzenia zaginionych akt postepowania rozgraniczeniowego o sygnaturze [...].

Postanowienia wydano w następującym stanie faktycznym i prawnym sprawy.

Wnioskiem z [...] września 2020 r. Z. S. zwróciła się do Starosty Powiatowego w B. o odtworzenie zaginionych akt zakończonego postępowania rozgraniczeniowego oznaczonego sygnaturą [...], dotyczącego rozgraniczenia działek nr [...] z działkami nr [...] i [...]. Do wniosku załączyła kserokopie dokumentów, na podstawie których – w jej ocenie – odtworzenie mogłoby nastąpić.

Z akt wynika, że [...] października 2020 r. Starosta B. włączył do akt odnalezioną w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym część dokumentacji rozgraniczeniowej sprawy [...], w tym postanowienie o wszczęciu postępowania, operat techniczny, szkice i protokół graniczny, decyzję z [...] czerwca 1992 r. o zatwierdzeniu granicy pomiędzy działką nr [...] a działkami nr [...] i [...].

W dniu [...] października 2020 r. Z. S. wniosła ponaglenie domagając się podjęcia działań wobec jej wniosku z [...] września 2020 r.

W pismach z [...] października 2020 r. Starosta B. zwrócił się do Archiwum Państwowego w B. oraz do Wydziału Organizacyjno-Prawnego Starostwa Powiatowego w B. z zapytaniem czy posiadają poszukiwane akta postępowania rozgraniczeniowego. W pismach z [...] października 2020 r. udzielono odpowiedzi negatywnych.

Postanowieniem z [...] listopada 2020 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w B. uznało ponaglenie za uzasadnione, stwierdziło przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ pierwszej instancji (z uwagi na brak zastosowania art. 36 K.p.a.), wyznaczyło organowi pierwszej instancji 14-dniowy termin do załatwienia sprawy, zarządziło wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych przewlekłości postępowania oraz podjęcie środków zapobiegających takim sytuacjom w przyszłości, stwierdziło, że przewlekłość prowadzonego postępowania organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa.

W dniu [...] listopada 2020 r. do akt postępowania włączono notatkę służbową o negatywnym wyniku poszukiwań akt w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym.

Zawiadomieniem z [...] grudnia 2020 r. Starosta B. poinformował wnioskodawczynię w trybie art. 36 § 1 K.p.a., że "postępowanie administracyjne prowadzone w związku z wnioskiem z dnia [...] września 2020 r. [...] nie zostanie zakończone w terminie wyznaczonym postanowieniem Samorządowego Kolegium Odwoławczego w B. z dnia [...] listopada 2020 r. [...] z uwagi na potrzebę uzupełnienia materiału dowodowego w przedmiotowej sprawie". Jednocześnie wyznaczono termin załatwienia sprawy do [...] grudnia 2020 r.

Postanowieniem z [...] grudnia 2020 r. znak [...] Starosta B. na podstawie art. 61a § 1 i 2 K.p.a., po rozpatrzeniu wniosku Z. S. o odtworzenie zaginionych akt postępowania rozgraniczeniowego [...], odmówił wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawie. Jako podstawę odmowy wskazał brak legitymacji procesowej wnioskodawczyni oraz brak odrębnego postępowania administracyjnego "w przedmiocie odtworzenia akt administracyjnych zniszczonych lub utraconych", co stanowi inną uzasadnioną przyczynę z art. 61a K.p.a. Organ pierwszej instancji wyjaśnił, że Z. S. była stroną postępowania rozgraniczeniowego o sygnaturze [...] przeprowadzonego przez Urząd Rejonowy w B., zakończonego w 1992 r. prawomocną decyzją administracyjną. W roku 2020 zwracała się do organu z różnymi wnioskami dotyczącymi tamtej sprawy. Pracownicy Starostwa, celem zadośćuczynienia wnioskom, podjęli poszukiwania operatu, które przyniosły skutek dopiero po dwóch miesiącach. Odnalezione dokumenty udostępniono stronie. Starosta zaznaczył, że w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym przechowywany jest wyłącznie operat techniczny z rozgraniczenia, zawierający określone przepisami prawa dokumenty wytworzone przez geodetę prowadzącego postępowanie rozgraniczeniowe oraz niektóre dokumenty administracyjne wytworzone i przekazane do operatu w trakcie postępowania rozgraniczeniowego np. postanowienie o wszczęciu, decyzja kończąca. Nie są natomiast w zasobie przechowywane akta postępowania rozgraniczeniowego, bowiem te podlegają archiwizacji na zasadach ogólnych w archiwum zakładowym. Następnie, jak wskazał organ, wskutek informacji o nieodnalezieniu akt postępowania rozgraniczeniowego, Z. S. wystąpiła z wnioskiem o ich odtworzenie. Nie odnaleziono ich jednak ani w archiwum zakładowym, ani w Archiwum Państwowym. Nie jest natomiast zasadne żądanie ich odtworzenia, bowiem nie są niezbędne dla zakończenia innego toczącego się postępowania administracyjnego w konkretnej sprawie z wniosku Z. S., jak również nie złożyła ona we wniosku o odtworzenie akt żądania wszczęcia takiego innego postępowania. Organ wskazał, że w K.p.a. nie uregulowano wprost odtwarzania zaginionych akt, zatem czynności odtworzenia akt należy dokonywać na podstawie przepisów o postępowaniu wyjaśniającym i o dowodach, nadto powinny one być podejmowane w ramach aktualnie prowadzonego postępowania administracyjnego przy użyciu wszelkich dopuszczalnych prawem środków dowodowych. Takie odrębne postępowanie się jednak nie toczy. Organ wskazał, że wnioskodawczyni posiada przesłane jej w 1992 r. dokumenty z rozgraniczenia, bowiem była stroną tego postępowania (kopie tych dokumentów dołączyła do wniosku o odtworzenie akt), w tym posiada oryginał decyzji kończącej postępowanie rozgraniczeniowe. Zdaniem organu pierwszej instancji, w tych okolicznościach nie można również uznać, że wnioskodawczyni posiada interes prawny w rozumieniu art. 28 K.p.a. w żądaniu wszczęcia postępowania o odtworzenie zaginionych akt. Interes prawny musi być bowiem konkretny, indywidualny, bezpośredni i realny, zaś żądanie odtworzenia akt oderwane od konkretnej sprawy administracyjnej nie daje pełnej możliwości weryfikacji tak rozumianego interesu prawnego.

Zażalenie na postanowienie organu pierwszej instancji złożyła Z. S. Wniosła o jego uchylenie i wydanie postanowienia o wszczęciu z urzędu postępowania o odtworzenie zaginionych akt. Wywiodła, że odmowa wszczęcia postępowania mogłaby mieć miejsce wyłącznie w przypadku odnalezienia oryginalnych akt, co w sprawie nie ma miejsca. Oświadczyła, że jest w posiadaniu prawie wszystkich dokumentów w oryginale, za wyjątkiem podania o wszczęcie postępowania oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru. Wskazała organowi na konieczność właściwego postępowania z aktami postępowań, opisała dotychczas podjęte działania celem odnalezienia akt oraz wywiodła, że działania organu budzą poważne zastrzeżenia.

W piśmie z [...] grudnia 2020 r. uzupełniającym zażalenie strona wywiodła, że akta, których odtworzenia żąda, muszą być odtworzone, gdyż "są archiwalne i nie wiadomo, jaki organ lub sąd i kiedy zechce je powtórnie wykorzystać".

Zaskarżonym postanowieniem SKO w B. utrzymało rozstrzygnięcie pierwszoinstancyjne w mocy. Wyjaśniło, że w ogólnej procedurze administracyjnej, opartej na przepisach K.p.a., brak jest wyodrębnionej grupy przepisów prawnych określających zasady i tryb czynności odtworzenia akt sprawy. W doktrynie i orzecznictwie przyjmuje się konieczność stosowania przez organ właściwych przepisów postępowania. Wyróżnia się trzy poglądy co do rodzaju stosowanych przepisów: (-) stosowanie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego w drodze analogii stosowania przepisów normujących określone kwestie procesowe; (-) stosowanie przepisów ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, tj. procedury określonej w dziale IX P.p.s.a., do której to procedury zastosowanie mają także przepisy rozdziału 4 działu II K.p.a.; (-) stosowanie wyłącznie przepisów zawartych w K.p.a. o postępowaniu wyjaśniającym.

Kolegium wskazało, że wymienione procedury mogą być zastosowane przy podejmowaniu czynności materialno-technicznych dotyczących odtwarzania konkretnych akt (lub ich części), nie stanowią natomiast samodzielnej przesłanki do wszczęcia postępowania administracyjnego, bowiem nie mogą bezpośrednio stanowić rozpoznania i rozstrzygnięcia sprawy. Dlatego trafnie przyjął organ pierwszej instancji, że czynności odtworzeniowe powinny być podejmowane w ramach aktualnie prowadzonego postępowania administracyjnego. Nie można wszcząć odrębnego postępowania w sprawie odtworzenia akt administracyjnych. Czynności odtworzeniowe akt sprawy mogą zostać podjęte w toku konkretnego postępowania, gdy w postępowaniu tym akta konkretnej sprawy okażą się niezbędne do jej rozstrzygnięcia. W takim przypadku organ może wydać niezaskarżalne postanowienie o odtworzeniu akt postępowania, ale podstawą prawną takiego postanowienia jest art. 123 § 1 K.p.a., bowiem jest to postanowienie rozstrzygające kwestie wynikające w toku postępowania.

Zdaniem Kolegium, odtworzenie akt, którego żąda strona, byłoby możliwe w sytuacji, gdyby toczyło się obecnie postępowanie administracyjne, a omawiane akta byłyby niezbędne do jego rozstrzygnięcia. Brak jest natomiast podstaw do prowadzenia czynności o odtworzenie akt z uwagi na przyszłą ewentualną potrzebę wykorzystania ich przez inny organ lub sąd. W konsekwencji, jeśli czynności odtworzeniowe nie mogą stanowić odrębnej sprawy administracyjnej, to prawidłowo odmówiono wszczęcia postępowania o odtworzenie akt sprawy. Zgłoszone żądanie nie podlega bowiem rozstrzygnięciu w formie decyzji, a wymaga innej formy działania. Wyklucza to również możliwość wszczęcia postępowania odtworzeniowego przez Kolegium, które to żądanie strona sformułowała w treści zażalenia.

Skargę na postanowienie organu odwoławczego złożyła do sądu administracyjnego Z. S.. Wniosła o jego uchylenie i ustalenie jakie czynności powinny być podjęte w sprawie o odtworzenie akt. Wskazała, że w sprawie pominięto regulacje zarządzenia nr 32 Ministra Szefa Urzędu Rady Ministrów z 22 listopada 1990 r. w sprawie ustalenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji ogólnej. W jej ocenie, regulacje te zobowiązywały organy administracji państwowej do sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych i przekazywania akt postępowania rozgraniczeniowego oznaczonych kategorią archiwalną "A" do archiwum zakładowego oraz Archiwum Państwowego. Skarżąca wyjaśniła, że postępowanie rozgraniczeniowe zostało wszczęte na jej wniosek. Jest obecnie współwłaścicielką działki nr [...], której drugi współwłaściciel się zmienił i obecny wyraził zgodę na rozgraniczenie tej działki pozostawiając skarżącej załatwienie formalności. Poszukując informacji o aktualnych procedurach rozgraniczeniowych dowiedziała się, że należy wykazać uprawomocnienie się wydanej już decyzji rozgraniczeniowej z 1992 r., następnie wystąpić z wnioskiem o rozgraniczenie oraz o dołączenie akt poprzedniego postępowania rozgraniczeniowego, "tylko najpierw trzeba się upewnić, gdzie te akta są". Podejmowane kolejno działania doprowadziły ją do ustalenia, że akta te zaginęły. Wyjaśniła, że nie ma dla niej znaczenia w jakiej procedurze dojdzie do odtworzenia akt, chodzi jej o to, aby dokumenty archiwalne na nowo uzyskały moc dokumentów oryginalnych. Następnie opisała czynności obiegu dokumentów z zaginionych akt oraz czynności jakie podjęto w celu odnalezienia zaginionych akt oraz w celu ustalenia, kiedy i gdzie akta zaginęły. Stwierdziła, że obecnie istnieją dokumenty, na podstawie których można odtworzyć zaginione akta.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku zważył, co następuje.

Skarga podlega uwzględnieniu z przyczyn formalnych, bowiem merytorycznie stanowisko organów obydwu instancji nie narusza prawa.

Nie ulega wątpliwości, że w Kodeksie postępowania administracyjnego nie uregulowano wprost kwestii odtworzenia akt zniszczonych, zagubionych lub utraconych w inny sposób. Nie sposób jednak przyjąć, że brak wyodrębnionych przepisów wprost odnoszących się do tej kwestii oznacza brak jakiejkolwiek podstawy prawnej do odtwarzania akt administracyjnych przez organy administracji. Występowanie sytuacji niemożności sięgnięcia do akt administracyjnych z powodu ich zaginięcia powinno być, z oczywistych względów, rekompensowane w porządku prawnym normami wskazującymi organom, jak należy postąpić i jakie działania podjąć celem odtworzenia akt. Brak akt nie zwalnia przecież organu od rozstrzygnięcia sprawy, dla której mogą mieć one zasadnicze znaczenie.

Zdaniem sądu rozpoznającego sprawę niniejszą, spośród trzech koncepcji rozstrzygnięcia problemu podstawy prawnej odtworzenia akt (które przedstawiło Kolegium w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia) najwłaściwszą jest ta o stosowaniu przepisów K.p.a. regulujących postępowanie wyjaśniające. Nie znajdują natomiast wystarczająco usprawiedliwionych powodów koncepcje poszukujące podstawy prawnej dla odtworzenia akt administracyjnych w analogicznych regulacjach Kodeksu postępowania cywilnego czy ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Nieprzydatność tych ustaw procesowych wynika z kilku powodów: uregulowania w nich procedury sądowej zamierzonej dla innych celów niż postępowanie administracyjne, brak w K.p.a. lub wskazanych sądowych ustawach procesowych przepisów wskazujących na ich stosowanie do odtworzenia akt administracyjnych, brak możliwości wyprowadzania kompetencji dla organu administracji publicznej do odtworzenia akt w drodze wykładni lub analogii. Jak wskazał WSA w Krakowie w sprawie II SA/Kr 1346/19, a stanowisko to należy podzielić, "stosowanie analogii w tym przypadku może budzić zasadnicze wątpliwości. Jak podkreśla się w literaturze, analogia służy do uzupełniania luk o charakterze konstrukcyjnym (technicznym). Tymczasem trudno przyjąć, że w analizowanej kwestii istnieje w regulacji kodeksowej luka" (orzeczenia.nsa.gov.pl).

Sąd w składzie rozpoznającym sprawę niniejszą podziela również pogląd, zgodnie z którym odtworzenie akt postępowania administracyjnego bądź części tych akt (niektórych dokumentów) nie jest odrębną sprawą administracyjną, bowiem brak przepisu prawa, który stanowiłby, że takie odtworzenie następuje poprzez wydanie decyzji lub postanowienia, jak również nie jest to działanie organu administracji podejmowane przez wydanie innego aktu lub dokonanie innej czynności z zakresu administracji publicznej, gdyż także brak jest przepisu prawa, który by o tym stanowił (vide np. postanowienie NSA w sprawie II OW 9/18).

W tych okolicznościach, wobec braku szczególnych przepisów o odtwarzaniu akt administracyjnych (akt postępowania administracyjnego), należy przyjąć dopuszczalność ustalenia w konkretnej sprawie administracyjnej treści dokumentu będącego częścią akt postępowania administracyjnego, jeśli dokument ten jest istotnym w sprawie dowodem. Jak wskazał NSA w powołanej już sprawie II OW 9/18, "Takiego ustalenia dokonuje się jednakże w postępowaniu dowodowym przy użyciu dopuszczalnych środków dowodowych (art. 75 K.p.a.). W związku z tym właściwym do dokonania tych czynności jest ten organ administracji, który jest właściwy do załatwienia sprawy administracyjnej, w której zaginiony dokument ma istotne znaczenie". Jak inaczej ujął to WSA w Krakowie w sprawie II SA/Kr 1346/19, "brak szczególnych przepisów dotyczących odtwarzania akt postępowania administracyjnego oznacza, że czynności odtworzenia akt indywidualnej sprawy administracyjnej znajdują swoje oparcie w przepisach dotyczących postępowania wyjaśniającego w ogólnym postępowaniu administracyjnym, zwłaszcza zawartych w rozdziale 4 k.p.a. pt. "Dowody", zaś obowiązek odtworzenia akt spoczywa na organie administracji publicznej, który jest aktualnie właściwy (rzeczowo, miejscowo i instancyjnie) do rozpoznania i rozstrzygnięcia (w trybie zwykłym bądź nadzwyczajnym) określonej sprawy administracyjnej (tak: G. Łaszczyca, Odtwarzanie akt sprawy w ogólnym postępowaniu administracyjnym, Samorząd Terytorialny 2/2009, s. 51-55)".

Podzielając w całości powyższe poglądy i czyniąc je własnymi w sprawie niniejszej sąd stwierdza prawidłowość oceny organów obydwu instancji, zgodnie z którą brak jest możliwości wszczęcia odrębnego postępowania w sprawie odtworzenia akt administracyjnych, a czynności odtworzeniowe powinny odbywać się w ramach konkretnego postępowania administracyjnego, przy użyciu wszelkich dopuszczalnych w tym postępowaniu środków dowodowych.

Powyższy wniosek rzutuje również na ocenę posiadania interesu prawnego przez podmiot wnioskujący o odtworzenie akt, jeśli następuje to w oderwaniu od jakiegokolwiek toczącego się postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 28 K.p.a., stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Interes prawny musi zatem istnieć w konkretnym postępowaniu, powinien wynikać z normy prawa materialnego kształtującej sytuację prawną wnoszącego podanie do organu administracji publicznej, powinien się charakteryzować bezpośredniością, konkretnością i realnym charakterem. Interes prawny istnieje w konkretnej sprawie administracyjnej, bowiem tylko w konkretnym postępowaniu można go zweryfikować, czyli odnieść do określonych regulacji prawnych sprawdzając, czy dotyczą one sytuacji prawnej określonego podmiotu. Oznacza to, że wniosek o odtworzenie akt sprawy, oderwany od konkretnej sprawy administracyjnej, nie uprawnia do przyjęcia istnienia określonego, konkretnego interesu prawnego w rozumieniu art. 28 K.p.a., bowiem nie ma też odrębnej sprawy administracyjnej o odtworzenie akt, w której można by ten interes zweryfikować.

Odnosząc powyższe do sprawy niniejszej wskazać należy, że zaskarżonym postanowieniem utrzymano w mocy postanowienie organu pierwszej instancji o odmowie wszczęcia postępowania na podstawie art. 61a § 1 K.p.a. Zgodnie z tym przepisem, gdy żądanie, o którym mowa w art. 61, zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z innych uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Przepis art. 61 § 5 stosuje się odpowiednio.

Podzielić należy stanowisko organów, iż w sprawie wystąpiły podstawy do odmowy wszczęcia postępowania z przyczyn podmiotowych – braku interesu prawnego (żądanie odtworzenia akt wniosła "osoba niebędąca stroną", czyli osoba w stosunku do której nie toczy się odrębne postępowanie administracyjne, a w związku z tym niemająca interesu prawnego w żądaniu odtworzenia akt) oraz z przyczyn przedmiotowych – niedopuszczalności prowadzenia odrębnego, niezwiązanego z żadną konkretną sprawą, postępowania administracyjnego dotyczącego odtworzenia akt.

Zdaniem jednak sądu, w okolicznościach tej konkretnej sprawy wystąpienie podstaw do odmowy wszczęcia postępowania nie mogło prowadzić do wydania postanowienia na podstawie art. 61a § 1 K.p.a., ale powinno było prowadzić do wydania decyzji administracyjnej umarzającej postępowanie na podstawie art. 105 §1 K.p.a. Nie można bowiem odmówić wszczęcia postępowania, które już się toczy. Analiza czynności organów obydwu instancji (Starosty B. jako organu pierwszej instancji zobowiązanego do załatwienia wniosku z [...] września 2020 r., Kolegium jako rozpoznającego ponaglenie) uprawnia do wniosku, że utwierdzały one stronę w przekonaniu o prowadzeniu postępowania administracyjnego czyli o nadaniu biegu wnioskowi. Postanowienie Kolegium z [...] listopada 2020 r., którym rozpoznano ponaglenie, zawiera wprost sformułowanie o "przewlekłym prowadzeniu postępowania". Zawiadomienie organu pierwszej instancji z [...] grudnia 2020 r. w trybie art. 36 § 1 K.p.a. wskazuje na kierowanie tego zawiadomienia "w postępowaniu administracyjnym prowadzonym w związku z wnioskiem z dnia 7 września 2020 r. [...], które nie zostanie zakończone w terminie wyznaczonym postanowieniem SKO [...] z uwagi na potrzebę uzupełnienia materiału dowodowego". Z sentencji postanowienia organu pierwszej instancji wynika, że wydano je "po rozpatrzeniu wniosku" Z. S., co przy treści wcześniejszego zawiadomienia z [...] grudnia 2020 r. informującego o "prowadzonym postępowaniu" wskazuje, że czynności podjęte przez organ na skutek tego wniosku nastąpiły w postępowaniu nim wszczętym. Z akt nadto wynika, że po wpływie wniosku z [...] września 2020 r. Starosta B. podjął czynności ustalające, czy ma do czynienia z aktami zaginionymi, bowiem w pismach z [...] października 2020 r. wystąpił do Archiwum Państwowego i Wydziału Organizacyjno-Prawnego Starostwa Powiatowego w B. o kwerendę w tym zakresie. Reasumując, zachowanie organu oraz treść kierowanych do strony aktów wskazuje, że faktycznie organ podejmował czynności tak jakby wszczął postępowanie w przedmiocie odtworzenia akt, a więc tak jakby nadał wnioskowi bieg. W takich okolicznościach ustalenie, że postępowanie nie mogło się toczyć nastąpiło w trakcie już prowadzonego postępowania, a to oznacza że należało wydać decyzję umarzającą postępowanie z powodu jego bezprzedmiotowości na podstawie art. 105 § 1 K.p.a. a nie postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania na podstawie 61a § 1 K.p.a. W efekcie doszło do naruszenia art. 61a §1 K.p.a. w okolicznościach sprawy niniejszej, a uchybienie to miało istotny wpływ na wynik sprawy.

Zgodnie z art. 105 § 1 K.p.a., gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. Przepis ten znajduje zastosowanie tak w przypadku wtórnej jak i pierwotnej bezprzedmiotowości postępowania, tzn. gdy postępowanie zostało skutecznie wszczęte, a następnie wystąpiły w jego toku okoliczności czyniące postępowanie bezprzedmiotowym (strona wycofała wniosek, odpadła podstawa prawna prowadzenia postępowania), jak również gdy sprawa nie miała charakteru sprawy administracyjnej od początku i nie było od początku podstaw do władczej ingerencji organu. Bezprzedmiotowość postępowania oznacza, że jakiekolwiek rozstrzygnięcie merytoryczne staje się prawnie niedopuszczalne. Istota bezprzedmiotowości postępowania polega na tym, że nie istnieje szczególna relacja między faktem (sytuacją faktyczną danego podmiotu) a prawem (sytuacją prawną danego podmiotu), z którą prawo łączy obowiązek konkretyzacji normy w postaci wydania aktu władczego. Odnosząc powyższe do sprawy niniejszej należy stwierdzić, że istnienie trwałej i nieusuwalnej przeszkody w prowadzeniu postępowania, o którego toku organ stronę informował, powinno prowadzić do jego umorzenia na podstawie art. 105 § 1 K.p.a.

Wbrew zarzutom skargi, istotne w sprawie niniejszej było ustalenie trybu odtworzenia akt postępowania rozgraniczeniowego, a więc odpowiedź na pytanie czy możliwe jest prowadzenie postępowania administracyjnego w tym przedmiocie. To bowiem przesądzało o wyniku sprawy. Jednocześnie trafnie organ ustalił, że z akt nie wynika, aby skarżąca złożyła w tym samym czasie co wniosek o odtworzenie akt – wniosek o wszczęcie innego postępowania administracyjnego, co mogłoby uzasadniać podjęcie czynności odtworzenia akt w tym innym, odrębnym postępowaniu, np. przez przekazanie wniosku z [...] września 2020 r. do tego postępowania. W skardze skarżąca wskazuje na zamiar rozgraniczenia działki nr [...], jednak nie wynika z jej wypowiedzi, aby złożyła już odrębny wniosek w tym przedmiocie. Jeśli jednak takie odrębne postępowanie będzie się toczyło i powstanie w nim kwestia konieczności sięgnięcia do akt postępowania rozgraniczeniowego zakończonego decyzją z [...] czerwca 1992 r. – organ będzie zobowiązany w tym odrębnym postępowaniu ocenić, czy czynności odtworzenia przeprowadzić. Na marginesie jedynie sąd zauważa, na co również trafnie zwracały uwagę organy, iż skarżąca dysponuje większością dokumentów z postępowania rozgraniczeniowego z 1992 r., tj. decyzją administracyjną zatwierdzającą podział oraz operatem technicznym. Dodać także wypada, że konieczność sięgnięcia w przyszłości do oryginałów akt postępowania rozgraniczeniowego zakończonego w 1992 r. nie jest argumentem uzasadniającym uwzględnienie wniosku skarżącej z [...] września 2020 r. Podobnie w sprawie niniejszej nie mają znaczenia procedury jakie organ powinien zastosować dla archiwizacji akt postępowania rozgraniczeniowego oraz okoliczności zaginięcia akt. Przesądzającym był fakt, że wniosek o odtworzenie akt nie był związany z konkretnym postępowaniem administracyjnym, w którym te akta miałyby istotne znaczenie uzasadniające ich odtworzenie.

Mając powyższe na uwadze na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. "c" w związku z art. 135 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 ze zm.) orzeczono jak w punkcie 1 wyroku. W punkcie 2 orzeczono na podstawie art. 145 § 3 P.p.s.a., zgodnie z którym w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, sąd stwierdzając podstawę do umorzenia postępowania administracyjnego, umarza jednocześnie to postępowanie. O kosztach postępowania orzeczono jak w sentencji na podstawie art. 200 P.p.s.a. zasądzając od organu na rzecz skarżącej kwotę odpowiadającą uiszczonemu wpisowi od skargi.

Sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, bowiem tryb ten jest dopuszczalny, gdy przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie (art. 119 pkt 3 P.p.s.a.).