Wyrok WSA w Kielcach, sygn. akt II SA/Ke 222/24
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach
Data orzeczenia: 2024-06-12 00:00:00+02:00 (orzeczenie nieprawomocne)
Symbol z opisem: 6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne: Akta stanu cywilnego
Skarżony organ: Wojewoda
Treść wyniku: Oddalono skargę
Powołane przepisy: article: art. 61 par. 1, art. 61a par. 1, art. 73 par. 1, art. 124 par. 1
journal: Dz.U. 2023 poz 775
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t. j.)
article: art. 2 ust. 1-3, 5-6, art. 3, art. 44 ust. 1, art. 130 ust. 5, art. 12 ust. 1
journal: Dz.U. 2022 poz 1681
law: Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j.)
article: art. 151
journal: Dz.U. 2023 poz 1634
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Renata Detka, Sędziowie Sędzia WSA Beata Ziomek (spr.), Sędzia WSA Krzysztof Armański, po rozpoznaniu w dniu 12 czerwca 2024 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi G. R. na postanowienie Wojewody Świętokrzyskiego z dnia 5 marca 2024 r. znak: SO.I.6231.1.2024 w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania oddala skargę.


UZASADNIENIE

II SA/Ke 222/24

Uzasadnienie

Postanowieniem z 5 marca 2024 r., znak: SO.I.6231.1.2024, Wojewoda Świętokrzyski po rozpatrzeniu zażalenia G. R., utrzymał w mocy postanowienie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego (USC) w N. z 2 lutego 2024 r., znak: USC.5364.1.2024, o odmowie wszczęcia postępowania w części wydania potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii jej aktu urodzenia sporządzonego na nazwisko G. B., ur. [...] r.

W uzasadnieniu organ II instancji przedstawił następujący stan faktyczny i prawny sprawy.

W dniu 29 stycznia 2024 r. do USC w N. wpłynął wniosek G. R. o wydanie: kserokopii oryginału aktu urodzenia potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Kierownika USC; kserokopii oryginału karty szpitalnej urodzenia dziecka żywego/zgłoszenia urodzenia wraz z innymi dokumentami z akt zbiorowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez Kierownika USC; umożliwienia wykonania fotokopii oryginału aktu urodzenia. W dniu 29 stycznia 2024 r. wnioskodawczyni wykonała fotokopie swojego aktu urodzenia nr [...], co zostało potwierdzone notatką Kierownika USC i własnoręcznym podpisem wnioskodawczyni. W dniu 12 lutego 2024 r. wnioskodawczyni odebrała potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię wyciągu z aktu małżeństwa rodziców, jedynego dokumentu znajdującego się w aktach zbiorowych do ww. aktu urodzenia. W odniesieniu do wydania potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia Kierownik USC, działając na podstawie art. 61a § 1 Kpa, wydał opisane na wstępie postanowienie z 2 lutego 2024 r.

Organ II instancji utrzymując w mocy powyższe postanowienie wskazał, że G. R. we wniosku żądała potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii jej aktu urodzenia, natomiast w zażaleniu pisze w zasadzie o "odmowie wydania aktu urodzenia". Organ wyjaśnił, że ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ("Pasc") przewiduje zamknięty katalog dokumentów wydawanych w oparciu o akty stanu cywilnego i akta zbiorowe aktów stanu cywilnego. W świetle art. 44 ust. 1, art. 26 ust. 4 i art. 28 Pasc nie ma możliwości wydania aktów stanu cywilnego i dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych osobom, których one dotyczą. Nie wydaje się uwierzytelnionych kopii aktów stanu cywilnego, ani samych oryginałów tych aktów jako takich, wydaje się natomiast odpisy aktów o mocy prawnej oryginału, a postać i forma tych odpisów zostały określone i zdefiniowane w Pasc i przepisach wykonawczych do tej ustawy. Należało więc odmówić wszczęcia postępowania z uwagi na oczywistą bezzasadność wniosku.

Dalej Wojewoda wskazał, że Kierownik USC umożliwił wnioskodawczyni wykonanie fotokopii swojego aktu urodzenia, na podstawie art. 130 ust. 5 Pasc. Taka fotokopia nie ma mocy dokumentu urzędowego, dlatego kierownik USC nie powinien potwierdzić takiej fotokopii jako zgodnej z oryginałem. Zasady wydawania dokumentów w oparciu o akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe aktów stanu cywilnego zostały szczegółowo określone w Pasc, a zatem przepisy Kpa, w tym art. 73, nie znajdują tu zastosowania z uwagi na treść art. 12 Kpa. Wnioskodawczyni, po uiszczeniu stosownej opłaty skarbowej, może otrzymać odpis zupełny lub skrócony swego aktu urodzenia, wg określonych przepisami wzorów.

Organ wyjaśnił, że wnioskodawczyni wydana została uwierzytelniona kopia dokumentu z akt zbiorowych do jej aktu urodzenia, tj. potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia wyciągu z aktu małżeństwa jej rodziców, a podstawą był tu art. 26 ust. 4 Pasc. Ustawa rozróżnia akty stanu cywilnego (akty urodzenia, małżeństwa, zgonu) i akty zbiorowe do aktu stanu cywilnego, tj. dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu i dokonywania w nich późniejszych wpisów (np. wyrok rozwodowy).

W skardze do tut. Sądu G. R., zarzucając powyższemu rozstrzygnięciu naruszenie art. 73 § 2 Kpa, wniosła o zmianę/uchylenie zaskarżonego postanowienia, skierowanie sprawy do pierwszej instancji w celu dokonania czynności zgodnej z interesem strony poprzez wydanie zgodnie z art. 73 § 2 Kpa kserokopii oryginału aktu urodzenia G. z rodu B., poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Kierownika USC poprzez czytelny podpis z imieniem i nazwiskiem i pieczęciami USC.

W uzasadnieniu skarżąca zarzuciła organowi II instancji, że powołując się na art. 44 ust. 1 Pasc "nie stanął na wysokości powierzonej mu przez Suwerena funkcji i sprzeniewierzył się roli jaką pełni w służbie cywilnej wskazując na zamknięty katalog dokumentów ułomnego dokumentu Pasc, działał na szkodę Skarżącego, tym samym Narodu, z premedytacją łamiąc art. 73 § 1 Kpa, a ponadto art. 51 ust. 3 Konstytucji RP (...) oraz art. 15 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 96/46/WE, zwane dalej RODO". Na poparcie swojego stanowiska skarżąca przywołała wyrok WSA w Gliwicach w sprawie II SA/Gl 1683/21.

Zdaniem skarżącej brak jest w Pasc zapisów, które zabraniają udostępniania kserokopii oryginału aktu urodzenia poświadczonej za zgodność z oryginałem, dlatego przepisy należy stosować w zgodzie z zasadą in dubio pro libertate, korespondującą z art. 81a Kpa, tj., na korzyść strony. Dodatkowo podniosła, że nie jest prawdą, jakoby poświadczone za zgodność odpisy kserokopii aktów urodzenia nie były wydawane po wejściu Pasc.

Na koniec skarżąca wezwała do uzupełnienia braku formalnego zaskarżonego postanowienia Wojewody poprzez jego podpisanie przez osobę uprawnioną, wskazując, że parafy nie należy traktować jako podpisania dokumentu. Podpis oznacza bowiem imię i nazwisko, lub co najmniej nazwisko podpisującego.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda Świętokrzyski wniósł o jej oddalenie podtrzymując stanowisko wyrażone w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia.

Sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.), zwanej dalej Ppsa, zgodnie z którym sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest m.in. postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty. Stosownie zaś do art. 120 Ppsa w trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawy na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów.

Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Skarga nie zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 1, art. 2 i art. 3 Ppsa, wojewódzkie sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że w zakresie dokonywanej kontroli Sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego i przepisów postępowania jeżeli miało lub mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Sąd nie jest przy tym związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 Ppsa).

Rozpatrując skargę w ramach powyżej zakreślonej kognicji Wojewódzki Sąd Administracyjny nie dopatrzył się naruszeń prawa skutkujących koniecznością uchylenia zakwestionowanego rozstrzygnięcia.

Przepisy Kpa przewidują dwa sposoby wszczęcia ogólnego postępowania administracyjnego, tj. na żądanie strony lub z urzędu (art. 61 § 1). Żądanie wnioskodawcy, skierowane do organu administracji publicznej wszczyna postępowanie administracyjne, jeżeli przepisy prawa materialnego upoważniają ten organ do rozstrzygnięcia w prawem przewidzianej formie co do wniesionego żądania. Natomiast stosownie do treści art. 61a § 1 Kpa, który legł u podstaw wydania zaskarżonych postanowień organów obu instancji, gdy żądanie, o którym mowa w art. 61, zostało wniesione przez osobę niebędącą stroną lub z innych uzasadnionych przyczyn postępowanie nie może być wszczęte, organ administracyjny publicznej wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania. Przepis ten wskazuje dwie samodzielne i niezależne przesłanki wydania postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania administracyjnego. Pierwsza z nich (podmiotowa) to wniesienie podania przez osobę niebędącą stroną w sprawie, natomiast druga (przedmiotowa) obejmuje zaistnienie innych uzasadnionych przyczyn uniemożliwiających wszczęcie postępowania.

Przesłanka z "innych uzasadnionych przyczyn" nie została skonkretyzowana w Kpa. W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się natomiast, że są to okoliczności, które w oczywisty sposób stanowią przeszkodę do wszczęcia postępowania administracyjnego. Zadaniem organu administracji na tym etapie jest wyłącznie zbadanie przesłanek dopuszczalności wszczęcia postępowania (por. wyroki NSA: z 18 kwietnia 2012 r. sygn. II GSK 347/11; z 26 czerwca 2018 r., sygn. II OSK 1872/16). Ustalenie znaczenia tej przesłanki wymaga odniesienia do regulacji stwierdzenia nieważności decyzji. Celem bowiem instytucji odmowy wszczęcia postępowania administracyjnego jest uniemożliwienie prowadzenia takiego postępowania, którego końcowy rezultat byłby obarczony wadą istotną. Przesłanka odmowy wszczęcia postępowania z "innych uzasadnionych przyczyn" dotyczy przede wszystkim sytuacji, w których sprawa w ogóle nie podlega załatwieniu przez organ administracyjny w formie decyzji, bowiem ma charakter cywilnoprawny, uprawnienia bądź obowiązki wynikają z mocy samego prawa, bądź brak jest przepisu prawa stanowiącego podstawę materialnoprawną do wydania decyzji.

W świetle powyższego, przez "inne uzasadnione przyczyny", o których mowa w art. 61a § 1 Kpa, należy rozumieć takie sytuacje, które w sposób oczywisty stanowią przeszkodę do wszczęcia postępowania, np. gdy - tak jak w kontrolowanej sprawie, w obowiązujących przepisach prawa brak jest podstawy materialnoprawnej do rozpatrzenia żądania w trybie administracyjnym.

Zagadnienie wydawania oryginałów lub odpisów aktów stanu cywilnego oraz dokumentów z akt stanu cywilnego zostało kompleksowo uregulowane w ustawie z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1378), dalej "Pasc". Ustawa ta ze względu na istotność danych o stanie cywilnym osób fizycznych (art. 2 ust. 1), szczególny charakter aktów stanu cywilnego (art. 2 ust. 2 i 3) oraz ich wyjątkową wartość dowodową (zgodnie z art. 3 akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych; ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym) ustanowiła szczególne zasady wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego (art. 44-51). Zgodnie z art. 44 ust. 1 Pasc osobom uprawnionym kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego: 1) odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego; 2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby; 3) zaświadczenia o stanie cywilnym. Z mocy art. 130 ust. 5 Pasc przyznano osobie uprawnionej prawo do nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem 1 marca 2015 r., jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma jednak mocy dokumentu urzędowego.

Jak trafnie wskazał organ II instancji w zaskarżonym postanowieniu, w przepisach Pasc został określony zamknięty katalog dokumentów wydawanych w oparciu o akty stanu cywilnego i akta zbiorowe aktów stanu cywilnego oraz podmioty uprawnione do ich uzyskania. Tym samym ustawodawca szczegółowo uregulował zasady i formy wydawania dokumentów w oparciu o akty stanu cywilnego i akta zbiorowe.

W rozpoznawanej sprawie skarżąca domagała się wydania kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Kierownika USC oryginału jej aktu urodzenia. Tożsama kwestia była przedmiotem rozważań tut. Sądu w wyroku z 2 lutego 2022 r., sygn. akt II SA/Ke 900/21, które Sąd orzekający w niniejszej sprawie w pełni podziela uznając, że w obowiązującym stanie prawnym nie ma podstawy prawnej do załatwienia wniosku skarżącej czy to w formie czynności materialno-technicznej, czy to w formie decyzji administracyjnej. Wprawdzie w świetle art. 2 ust. 5 i 6 Pasc czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego innych niż akty stanu cywilnego dokonuje się w formie decyzji administracyjnej albo czynności materialno-technicznej, a odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej, to jednak w niniejszej sprawie brak jest podstaw, aby uznać, że wniosek skarżącej o wydanie i doręczenie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii jej aktu urodzenia był wnioskiem o dokonanie określonych czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Żądana czynność nie stanowi przedmiotu działania organu.

Zasadniczo czynności rejestracyjne w sferze stanu cywilnego obejmują rejestrację w formie aktów stanu cywilnego (art. 2 ust. 2), adnotacji w akcie stanu cywilnego (art. 23), wzmianki dodatkowej w akcie stanu cywilnego (art. 24), przypisków przy akcie stanu cywilnego (art. 25) lub zmian w zakresie aktów stanu cywilnego (art. 35 i nast.). W tym stanie rzeczy, odmowa uwzględnienia żądania o wydanie i doręczenie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii jej aktu urodzenia nie stanowi odmowy dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, dla której przepis art. 2 ust. 6 ustawy przewiduje formę decyzji administracyjnej.

Na akceptację zasługuje stanowisko organu, że w sprawie nie znajduje zastosowania art. 73 Kpa, zgodnie z którym, strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania ( § 1). Jak już podniesiono, w przepisach ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego został określony zamknięty katalog dokumentów wydawanych w oparciu o akty stanu cywilnego i akta zbiorowe aktów stanu cywilnego oraz podmioty uprawnione do ich uzyskania. Zatem szczegółowo uregulowane zostały zasady i formy wydawania dokumentów w oparciu o akty stanu cywilnego i akta zbiorowe. Wobec kompleksowego uregulowania wskazanej wyżej materii, przepisy Kpa w zakresie wynikającym z art. 73) nie mają zastosowania. Z mocy art. 12 ust. 1 Pasc, przepisy Kpa stosuje się w sprawach nieuregulowanych w ustawie, a taka sytuacja nie ma miejsca w analizowanej sprawie. W sytuacji gdy przepisy Pasc nie przewidują możliwości wydawania uwierzytelnionych kopii aktów stanu cywilnego ani samych oryginałów aktów, jako prawidłowe należy ocenić stanowisko organów obu instancji o odmowie wszczęcia postępowania administracyjnego na podstawie art. 61a § 1 Kpa. Brak jest bowiem przepisów prawa materialnego, które stanowiłyby podstawę do uwzględnienia żądania wydania uwierzytelnionej kopii aktu stanu cywilnego.

Odnosząc się do zarzutu skargi, że Wojewoda sygnował swoje postanowienie parafą, a nie czytelnym imieniem i nazwiskiem, wskazać, że należy, że art. 124 § 1 Kpa wymaga, aby postanowienie zawierało podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jego wydania (identycznie w przypadku decyzji, art. 107 § 1 pkt 8 Kpa). Pod pojęciem podpisu należy tu rozumieć znak ręczny określonej osoby, pozwalający dzięki jego indywidualnym cechom na identyfikację tej osoby. Nie musi przy tym obejmować pełnego nazwiska. Podpis pod postanowieniem lub decyzją musi być własnoręczny, lecz nie musi być czytelny. Taka sytuacja ma miejsce w niniejszej sprawie, bowiem na końcu treści postanowienia znajduje się nieczytelny własnoręczny podpis pracownika organu upoważnionego do wydania postanowienia, ale szczegółowe dane w zakresie imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika wynikają z treści pieczęci. Żaden przepis Kpa nie formułuje wymogu, by podpis pod postanowieniem lub decyzją był czytelny (por. wyrok WSA w Poznaniu z 18 grudnia 2019 r., sygn. III SA/Po 683/19).

W tym stanie rzeczy, ponieważ podniesione w skardze zarzuty nie mogły odnieść zamierzonego skutku, a jednocześnie brak jest okoliczności, które z urzędu należałoby wziąć pod rozwagę - Wojewódzki Sąd Administracyjny oddalił skargę na podstawie art. 151 Ppsa.