Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 113/24
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2024-10-10 00:00:00+02:00 (orzeczenie nieprawomocne)
Symbol z opisem: 647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
Skarżony organ: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku: Uchylono zaskarżoną decyzję

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Sędzia WSA Sławomir Antoniuk (spr.), Asesor WSA Dorota Kozub-Marciniak, Protokolant referent, Beata Kowalska, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 10 października 2024 r. sprawy ze skargi Komendanta Głównego Policji na punkt 1 decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] listopada 2023 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych 1. uchyla decyzję w zaskarżonej części; 2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz Komendanta Głównego Policji kwotę 680 (sześćset osiemdziesiąt) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.


UZASADNIENIE

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO) decyzją z [...] listopada 2023 r. nr [...], na podstawie art. 104 § 1 i art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1964 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 20223 r., poz. 775, z późn. zm.); zwanej dalej K.p.a. oraz 5 ust. 1 pkt 6 i art. 8 ust. 2 pkt 5 w zw. z art. 12 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2023 r., poz. 1206); zwanej dalej ustawą z dnia 14 grudnia 2018 r., po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie ze skargi K. M.; zwanego dalej skarżącym na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji z siedzibą w [...] w Krajowym Systemie informacyjnym Policji:

1. nakazał Komendantowi Głównemu Policji przywrócenie stanu zgodnego z prawem poprzez usunięcie z Krajowego Systemu Informacyjnego Policji danych osobowych K. M., wprowadzonych do Krajowego Systemu Informacyjnego Policji w 2013 r. w ramach postępowania w sprawie nieletniego prowadzonego wobec K. M. o czyn wypełniający znamiona przestępstwa określonego w art. 284 § 3 ustawy z dnia 6 czerwca 997 r. – Kodeks karny (Dz. U z 2022 r. poz. 1138); zwanej dalej K.k. oraz w 2017 r. w ramach postępowania karnego prowadzonego wobec K. M. o czyn wypełniający znamiona przestępstwa określonego w art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i art. 11 § 2 K.k.

2. w pozostałym zakresie umorzył postępowanie.

W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ wyjaśnił, że postępowanie w tej sprawie zostało zainicjowane skargą K. M. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji; zwanym dalej KSIP.

W toku postępowania organ ustalił, że wobec K. M. w 2013 r. prowadzone było postępowanie w sprawie nieletniego o czyn z art. 278 § 1 K.k. Na zasadach określonych w ówcześnie obowiązującym art. 20 ust. 2a ustawy z o Policji w związku z wszczęciem przez sędziego rodzinnego postępowania w sprawie nieletniego skarżącego Policja pobrała jego dane osobowe jako nieletniego dopuszczającego się czynu zabronionego stanowiącego przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego. Następnie jego dane osobowe były przetwarzane przez Policję w latach 2013 i 2017 w związku z postępowaniem w sprawie nieletniego o czyn z 284 § 3 K.k. i postępowaniem karnym w sprawie o czyn z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 w zw. i art. 11 § 2 K.k. Dane osobowe skarżącego zostały zarejestrowane w KSIP w formie tzw. rejestracji procesowych.

Postanowieniem Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...] z [...] lutego 2014 r., sygn. akt [...] zastosowano wobec K. M. środek wychowawczy w postaci kary upomnienia za czyn określony w art. 284 § 3 K.k. Następnie postanowieniem Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...] z [...] maja 20.15 r., sygn. akt [...] zastosowano wobec skarżącego środek wychowawczy w postaci kary upomnienia za czyn karalny określony w art. 119 § 1 K.w. Następnie wyrokiem Sądu Rejonowego w [...] z [...] października 2017 r., sygn. akt [...] warunkowo umorzono postępowanie na okres próby lat 2 wobec skarżącego za czyn z art. 160 § 1 K.k. w zw. z art. 157 § 2 K.k. w zw. z art. 11 § 2 K.k.(skarga).

Skarżący pismem z [...] stycznia 2022 r. zwrócił się do Komendanta Głównego Policji o usunięcie danych osobowych K. M. z KSIP w zakresie dotyczącym danych: 1. o zastosowaniu środka wychowawczego w postaci kary upomnienia na mocy postanowienia Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...] z [...] lutego 2014 r., sygn. akt [...], za czyn karalny określony w art. 284 § 3 K.k., 2. o zastosowaniu środka wychowawczego w postaci kary upomnienia na mocy postanowienia Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...] z [...] maja 2015 r., sygn. akt [...], za czyn karalny określony w art. 119 § 1 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (Dz. U. z 2022 r. poz. 2151); zwanej dalej K.w., 3. o warunkowym umorzeniu postępowania na okres próby lat 2 za czyn z art. 160 § 1 K.k. w zw. z art. 157 § 2 K.k. w zw. z art. 11 § 2 K.k. na mocy wyroku Sądu Rejonowego w [...] z [...] października 2017 r., sygn. akt [...], które uległo już zatarciu. Skarżący wniosek uzasadnił tym, że fakt figurowania w KSIP uniemożliwia mu podjęcie pracy w organach ścigania, na dowód czego przedłożył pismo Komendanta Wojewódzkiego Policji w [...] z [...] grudnia 2021 r., w którym poinformowano, że odstąpiono od prowadzenia w stosunku do niego postępowania kwalifikacyjnego z powodu niespełnienia wymagań określonych w art. 25 ust. 1 ustawy o Policji.

Odpowiadając na wniosek skarżącego, Komendant Główny Policji pismem z [...] stycznia 2022 r. nr [...] odmówił K. M. usunięcia jego danych osobowych z KSIP, stwierdzając legalność i celowość dalszego ich przetwarzania w KSIP.

Komendant Główny Policji wyjaśnił, że dokonano weryfikacji danych skarżącego przetwarzanych w KSIP po otrzymaniu informacji o zakończeniu postępowania w jego sprawie, następnie w związku z jego wnioskiem o usuniecie danych osobowych z KSIP, a także z skargą do Prezesa UODO. W przypadku wniosku o usunięcie danych osobowych z KSIP weryfikacji dokonano w szczególności pod kątem przesłanek z art. 51 ust. 4 Konstytucji RP, zgodnie z którym każdy ma prawo do żądania sprostowania oraz usunięcia informacji nieprawdziwych, niepełnych lub zebranych w sposób sprzeczny z ustawą, a także pod kątem legalności i celowości przetwarzania danych osobowych.

Wskazał, że w związku z naruszeniem norm prawnokarnych przez skarżącego oraz rodzajem norm naruszonych nie można uznać, że dane osobowe K. M. stały się zbędne dla realizacji zadań Policji, zwłaszcza wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy o Policji, m.in. ochrony życia i zdrowia ludzi oraz mienia przed bezprawnymi zamachami naruszającymi te dobra, a także wykrywania przestępstw wykroczeń oraz ścigania ich sprawców. Podał, że nie bez znaczenia dla odmownej decyzji w zakresie usunięcia jego danych osobowych z KSIP pozostaje również rodzaj dóbr chronionych prawem naruszonych popełnionymi przez skarżącego przestępstwami oraz formy sprawstwa i umyślności popełnionych czynów. Komendant Główny Policji podkreślił, że naruszenia prawa przez skarżącego dotyczyły czynów określonych w art. 278 § 1 K.k., art. 284 K.k., art. 160 § 1 K.k. W ocenie organu cechy przestępstw, których dotyczyły postępowania prowadzone wobec skarżącego, stanowi kolejny element uzasadniający dalsze przetwarzanie jego danych osobowych przez Policję w KSIP. Ma ono na celu uniemożliwienie ponownego popełnienia takich czynów, właściwe dokonywanie dalszych prognoz kryminologicznych oraz czynności analitycznych, a także pełną realizację ustawowych zadań Policji.

Komendant Główny Policji odnosząc się do popełnionego przez skarżącego wykroczenia z art. 119 § 1 K.w. wyjaśnił, że rejestr wykroczeń, w którym przetwarzane są informacje o takich wykroczeniach, jest prowadzony w KSIP od 1 listopada 2019 r., a przed tą datą nie były one gromadzone w KSIP .

W dalszej części uzasadnienia swojego rozstrzygnięcia organ powołał odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz ustawy o Policji i stwierdził, że kluczowym wyznacznikiem dla oceny konieczności przetwarzania danych osobowych w KSIP jest cel gromadzenia określonych informacji, co determinuje konieczność dokonywania każdorazowej, zindywidualizowanej oceny wniosków o usunięcie danych z KSIP. Musi on zostać określony konkretnie i być zasadny w świetle realizacji ustawowych zadań Policji, a nie określony w sposób ogólnikowy. W przypadku ustania celu, dla którego dane osobowe są przetwarzane, dane te należy usunąć. Nie może być odniesieniem dla przetwarzania danych osobowych zawartych w KSIP jedynie ściśle określony okres, tj. wskazany w powołanych powyżej przepisach okres 10 lat od dnia uzyskania informacji wprowadzonych do KSIP oraz ewentualnie na skutek wniosku o usunięcie danych osobowych, czy też złożeniem skargi do Prezesa UODO, abstrahując od celu jaki przyświeca danemu procesowi przetwarzania informacji.

W ocenie Prezesa UODO dla realizacji celu, jakim ochrona życia i zdrowia ludzi oraz mienia przed bezprawnymi zamachami naruszającymi te dobra, a także wykrywania przestępstw wykroczeń oraz ścigania ich sprawców, zbędne jest obecnie przetwarzanie danych osobowych K. M., które zostały przez Policję pozyskane w 2013 r. w związku z postępowaniem w sprawie nieletniego o czyn z 284 § 3 K.k., za który postanowieniem Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...] z [...] lutego 2014 r., sygn. akt [...] zastosowano wobec skarżącego środek wychowawczy w postaci kary upomnienia. Wskazał, że zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich (Dz. U. z 2022 r. poz. 1700) wobec nieletniego mogą być stosowane środki wychowawcze, środek leczniczy oraz środek poprawczy. Wobec nieletniego kara może być orzeczona tylko w przypadkach określonych w ustawie, jeżeli inne środki nie są w stanie zapewnić resocjalizacji nieletniego. Zdaniem organu sąd orzekając w ww. sprawie nieletniego o czyn z 284 § 3 K.k., dokonał oceny kryminologicznej skarżącego i postanowieniem Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...] z [...] lutego 2014 r., sygn. akt [...] zastosował wobec skarżącego środek wychowawczy w postaci kary upomnienia. Wskazał, że upomnienie uregulowane w art. 7 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy należy do najłagodniejszych z możliwych środków wychowawczych. Stanowi on formę oficjalnego, orzeczonego w postanowieniu sądu, moralnego potępienia zachowania nagannego nieletniego, które ma jemu zarówno uświadomić szkodliwość danego typu zachowania, jak i stanowić pewne ostrzeżenie na przyszłość (...) specyfika upomnienia sprawia, że jest to środek, który powinien być stosowany wobec nieletnich o niskim stopniu zdemoralizowania, dla których już to co zrobili złego, jest niemiłym doświadczeniem, a sam pobyt i sprawa w sądzie będą stanowić - w przekonaniu sądu - wystarczającą przestrogę na przyszłość.

W związku z powyższym stanowisko Komendanta Głównego Policji, że przetwarzanie danych osobowych K. M. jest niezbędne w celu prowadzenia dalszych prognoz kryminologicznych, wydaje się kwestionować niejako stanowisko sądu, który jako organ do tego właściwy takiej oceny uprzednio dokonał, stosując najłagodniejszy środek wychowawczy. Uwzględniając powyższe oraz okoliczność, że obecnie nie toczy się przeciwko skarżącemu żadne postępowanie karne, nie można uznać, by dalsze przetwarzanie jego danych osobowych było niezbędne do realizacji ustawowych zadań Policji. W ocenie organu zbędne jest również przetwarzanie w KSIP przez Policję danych osobowych skarżącego jako osoby, wobec której Sąd Rejonowy w [...] wyrokiem z [...] października 2017 r., sygn. akt [...] warunkowo umorzył postępowanie w sprawie o czyn z art. 160 § 1 K.k. w zw. z art. 157 § 2 K.k. w zw. z art. 11 § 2 K.k. W myśl art. 66 § 1 K.k. sąd może warunkowo umorzyć postępowanie karne, jeżeli wina i społeczna szkodliwość czynu nie są znaczne, okoliczności jego popełnienia nie budzą wątpliwości, a postawa sprawcy niekaranego za przestępstwo umyślne, jego właściwości i warunki osobiste oraz dotychczasowy sposób życia uzasadniają przypuszczenie, że pomimo umorzenia postępowania będzie przestrzegał porządku prawnego, w szczególności nie popełni przestępstwa. Warunkowego umorzenia nie stosuje się do sprawcy przestępstwa zagrożonego karą przekraczającą 5 lat pozbawienia wolności (art. 66 § 2 K.k.). Stosownie do art. 68 § 4 K.k., jeżeli wyznaczony w orzeczeniu warunkowo umarzającym postępowanie okres próby przebiegnie pomyślnie, to warunkowe umorzenie, po upływie 6 miesięcy od zakończenia okresu próby, uzyskuje znaczenie umorzenia definitywnego, a sprawca uchodzi za nieukaranego. Okoliczności faktyczne niniejszej sprawy wskazują, że okres próby u skarżącego skończył się z upływem 2 lat od dnia uprawomocnienia się orzeczenia Sądu Rejonowego w [...] z [...] października 2017 r., sygn. akt [...]. Podkreślił, że przetwarzanie w KSIP informacji o prowadzeniu postępowania karnego wobec osoby, która dopuściła się w przeszłości czynu zabronionego, przy czym nie została skazana za przestępstwo (z uwagi na warunkowe umorzenie postępowania) jest okolicznością obciążającą. Tak więc jedynym podmiotem uprawnionym do dokonywania oceny stopnia winy i społecznej szkodliwości popełnionego czynu jest sąd, który stosując sprawiedliwościowe dyrektywy wymiaru kary, dokonuje oceny czynu z punktu widzenia naganności zachowania się sprawcy oraz jego stosunku psychicznego do popełnionego czynu. Ponadto wartościując powyższe, sąd analizuje nie tylko stopień społecznej szkodliwości czynu, ale również dyrektywę prewencji indywidualnej, biorąc pod uwagę dotychczasowy tryb życia sprawcy, sposób popełnienia czynu i zachowanie się po czynie. W ocenie Prezesa UODO nie bez znaczenia zatem dla dokonania oceny kryminologicznej skarżącego pozostaje okoliczność, że sąd orzekając w sprawie dokonanego przez niego czynu zabronionego, skorzystał z instytucji określonej w art. 66 § 1 K.k., tj. warunkowo umorzył postępowanie karne. Zaznaczył, że sąd wydając rozstrzygnięcie w takim kształcie, dokonał oceny kryminologicznej skarżącego. W kontekście powyższego stanowisko Komendanta Głównego Policji, że przetwarzanie danych osobowych skarżącego jest niezbędne w celu prowadzenia dalszych prognoz kryminologicznych, wydaje się kwestionować niejako stanowisko sądu, który jako organ do tego właściwy takiej oceny uprzednio dokonał, warunkowo umarzając wobec niego postępowanie karne.

Komendant Główny policji wyjaśnił, że z ustaleń przeprowadzonego postępowania wynika, że pomimo że dane osobowe K. M. zostały pozyskane i wprowadzone do zbioru KSIP w 2013 r. i 2017 r. w związku z prowadzonymi wobec niego wówczas postępowaniami, to od tamtego czasu nie doszło do postawienia mu innego zarzutu o charakterze prawnokarnym. W szczególności obecnie nie toczy się przeciwko niemu żadne postępowanie karne. Dlatego przetwarzanie danych skarżącego w celu zapobieżenia popełnieniu bezpośrednio przez niego w przyszłości przestępstwa albo wykrycia go w przypadku niemożności zapobieżenia popełnianiu takiego przestępstwa jest nieuzasadnione. Ponadto Prezes UODO zwrócił uwagę, że w toku niniejszego postępowania Komendant Główny Policji nie wykazał, w jaki sposób przetwarzanie danych osobowych skarżącego pomogło w realizacji celów oraz zadań ustawowych Policji. W kwestii przetwarzania danych osobowych przez Policję wypowiedział się Europejski Trybunał Sprawiedliwości, który w wyroku z 4 grudnia 2008 r., sygn. 30562/04 i 30566/04 stwierdził, i że bezterminowe przechowywanie przez władze danych szczególnie wrażliwych jest niedopuszczalne w demokratycznym społeczeństwie i prowadzi do naruszenia art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, stanowiącego o prawie do ochrony życia prywatnego. Trybunał wskazał również, że prawo krajowe powinno zawierać odpowiednie mechanizmy ochronne w celu zapobieżenia takiemu wykorzystaniu informacji osobistych, które naruszałoby art. 8 Konwencji. Trybunał podniósł, że potrzeba takiej ochrony wzrasta, gdy ma się do czynienia z procesem automatycznego przetwarzania danych, a wykorzystywanie ich do celów policyjnych nie może być usprawiedliwieniem mniejszej ochrony.

W świetle ustalonych okoliczności organ stwierdził, że przetwarzanie przez Komendanta Głównego Policji danych osobowych skarżącego odbywa z naruszeniem art. 13 oraz art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., dlatego niezbędne stało się nakazanie przywrócenia stanu zgodnego z prawem poprzez usunięcie z KSIP danych osobowych skarżącego wprowadzonych w 2013 r. do KSIP w ramach postępowania w sprawie nieletniego o czyn wypełniający znamiona przestępstwa określonego w art. 284 § 3 K.k. oraz w 2017 r. w ramach postępowania karnego w sprawie o czyn wypełniający znamiona przestępstwa określonego w art. 160 § 1 K.k. w zw. z art. 157 § 2 K.k. w zw. z art. 11 § 2 K.k.

Organ wyjaśnił, że skoro skarżący wspomniał o trzech czynach karalnych, których dotyczył wniosek o usunięcie jego danych osobowych z KSIP skierowany do Komendanta Głównego Policji, to dokonał legalności przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji danych osobowych skarżącego w KSIP we wskazanym zakresie.

Odnosząc się do zarzutu K. M. przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji w KSIP danych osobowych dotyczących popełnienia przez niego czynu karalnego z art. 119 § 1 K.w., za który Sąd Rejonowy w [...] [...] Wydział [...] z [...] maja 2015 r., sygn. akt [...] zastosował wobec skarżącego środek wychowawczy w postaci kary upomnienia wskazał, że Komendant Główny Policji podał, że rejestr wykroczeń, w którym przetwarzane są informacje o takich wykroczeniach, jest prowadzony w KSIP od 1 listopada 2019 r., a przed tą datą nie były one gromadzone w KSIP. Policja na mocy art. 20f ust. 1 ustawy o Policji może pobierać, uzyskiwać, gromadzić, przetwarzać i wykorzystywać w celu wykrywania i ścigania sprawców wykroczeń oraz przestępstw informacje, w tym dane osobowe, o sprawcach wykroczeń przeciwko mieniu określonych w art. 119 § 1, art. 120 § 1, art. 122 § 1 i 2 oraz art. 124 § 1 ustawy – Kodeks wykroczeń, osobach podejrzanych o ich popełnienie oraz obwinionych i ukaranych za te wykroczenia, także bez ich wiedzy i zgody, w zakresie wskazanym w art. 20f ust. 2 ustawy o Policji. Policja może również pobierać, uzyskiwać, gromadzić, przetwarzać i wykorzystywać w celu wykrywania i ścigania sprawców wykroczeń oraz przestępstw informacje, w tym dane osobowe, dotyczące pokrzywdzonego czynem, o którym mowa w art. 20f ust. 1 ustawy o Policji, także bez jego zgody i wiedzy, obejmujące informacje wymienione w art. 20f ust. 3 ustawy o Policji. Powyższe informacje są gromadzone i przetwarzane w rejestrze wykroczeń, prowadzonym w systemie teleinformatycznym przez Komendanta Głównego Policji, który jest ich administratorem w rozumieniu ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. (art. 20f ust. 4 ustawy o Policji).

Zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 października 2019 r. w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń, przetwarzania w nim informacji oraz sposobów i trybu udzielania informacji o osobach z tego rejestru (Dz. U. poz. 2115 ze zm.), rejestr wykroczeń jest prowadzony jako zbiór danych wchodzący w skład Krajowego Systemu Informacyjnego Policji (KSIP), o którym mowa w art. 21 nb. ust. 1 ustawy o Policji, dlatego wniosek o usunięcie danych osobowych z KSIP dotyczy również danych osobowych przetwarzanych w rejestrze wykroczeń.

Skoro ww. czyn karalny z art. 119 § 1 K.w. został przez skarżącego popełniony w 2015 r., czyli przed 1 listopada 2019 r., dlatego informacje o prowadzonym postępowaniu w sprawie nieletnich wobec skarżącego o ww. czyn nie były przetwarzane w KSIP.

W związku z tym należało uznać, że Komendant Główny Policji nie przetwarza ww. danych osobowych skarżącego w KSIP, a zatem Prezes UODO jest władny wydać decyzji rozstrzygającej sprawę co do istoty, a więc postępowanie w tym zakresie stało się bezprzedmiotowe i należało je umorzyć.

Komendant Główny Policji wniósł na powyższą decyzję skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, zaskarżając ją w części pkt 1 nakazującej przywrócenie stanu zgodnego z prawem poprzez usunięcie z KSIP danych osobowych K. M., wprowadzonych do KSIP Policji w 2013 r. w ramach postępowania w sprawie nieletniego prowadzonego wobec K. M. o czyn wypełniający znamiona przestępstwa określonego w art. 284 § 3 K.k. oraz w 2017 r. w ramach postępowania karnego prowadzonego wobec K. M. o czyn wypełniający znamiona przestępstwa określonego w art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i art. 11 § 2 K.k.

Skarżący zarzucił organowi wydanie decyzji z rażącym naruszeniem przepisów prawa materialnego, tj.:

1. art. 13 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz art. 21nb, art. 20 ust. 1 - 1d, 1j i ust. 2ad - 2ba w zw. z art. 1 ust. 1 i ust. 2 pkt 1-4 ustawy o Policji, mające istotny wpływ na wynik sprawy, poprzez niewłaściwe zastosowanie tych przepisów i uznanie, że:

a) przetwarzanie przez Policję danych osobowych K. M. w KSIP w zakresie dotyczącym popełnionego przez niego czynu karalnego wypełniającego znamiona przestępstwa z art. 284 § 3 K.k. popełnionego w 2013 r. oraz przestępstw z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i w zw. z art. 11 § 2 K.k. popełnionych w 2017 r. jest nieuzasadnione i nie ma podstaw oraz odbywa się z naruszeniem art. 13 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., to jest bez uwzględnienia podstaw i praw (uprawnień) Policji wynikających z art. 13 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba ustawy o Policji do przetwarzania przez Policję w KSIP informacji, w tym danych osobowych, niezbędnych w celu realizacji ustawowych zadań Policji, w tym informacji dotyczących nieletnich dopuszczających się czynów zabronionych przez ustawę jako przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego oraz osób podejrzanych o popełnienie przestępstw, w stosunku do których Policja realizowała ustawowe zadania, oraz które w zakresie realizowanych zadań na podstawie ustawowych uprawnień Policja legalnie zgromadziła i przetwarza w KSIP w związku z realizacją tych zadań - to jest w sytuacji gdy wskazane przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. i ustawy o Policji są podstawą prawną (stanowią legitymację Policji do) przetwarzania danych osobowych strony, a także bez uwzględnienia ustawowych zadań Policji określonych w art. 1 ust. 2 pkt 1-4 w zw. z art. 1 ust. 1 ustawy o Policji, które uzasadniają ich przetwarzane przez Policję i determinują cel przetwarzania tych danych w KSIP, w szczególności realizację zadań Policji w zakresie ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz wykrywania i ścigania sprawców przestępstw i wykroczeń,

b) przetwarzanie przez Policję w KSIP informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony w zakresie dopuszczenia się czynu zabronionego przez ustawę jako przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego, tj. z art. 284 § 3 K.k. w związku z postępowaniem w sprawie nieletniego prowadzonym w 2013 r. oraz jako o osobie podejrzanej o popełnienie przestępstwa z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i art. 11 § 2 K.k. w związku z prowadzonym przeciwko stronie postępowaniem karnym w 2017 r. jest nieuzasadnione i brak jest podstawy do ich przetwarzania, a tym samym, że przetwarzanie danych osobowych strony jest zbędne i nieprzydatne w kontekście celów przetwarzania przez Policję informacji, w tym danych osobowych, w KSIP oraz, że ustał cel ich przetwarzania przez Policję, tj. dla realizacji zadań ustawowych Policji określonych w szczególności w art. 1 ust. 2 pkt 1-4 w zw. z art. 1 ust. 1 ustawy o Policji, podczas gdy Policja przetwarza dane osobowe strony w powyższym zakresie na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba ustawy o Policji oraz na podstawie tych przepisów dane osobowe strony we wskazanym zakresie, zgromadzone legalnie przez Policję jako nieletnim dopuszczającym się czynu zabronionego przez ustawę jako przestępstwa ściganego z oskarżenia publicznego, tj. art. 284 § 3 K.k. w zw. z prowadzonym postępowaniem w sprawie nieletniego w 2013 r. oraz jako o osobie podejrzanej o popełnienie przestępstwa z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i art. 11 § 2 K.k. w związku z prowadzonym przeciwko niemu postępowaniem karnym w 2017 r., są niezbędne dla realizacji ustawowych zadań Policji oraz pozostają w zakresie uprawnień Policji do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, wynikających z wymienionych przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. i ustawy o Policji,

w wyniku czego organ niewłaściwe i bezpodstawnie rozstrzygnął istotę sprawy w części pkt 1 rozstrzygnięcia,

2. art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba w zw. z art. 1 ust. 1 i ust. 2 pkt 1-4 ustawy o Policji mające istotny wpływ na wynik sprawy poprzez odstąpienie:

a) od zastosowania tych przepisów jako przepisów szczególnych oraz uznanie przez organ terminu 9 i 5 lat (w dacie wniosku do Komendanta Głównego Policji), faktu zastosowania wobec K. M. środka wychowawczego w postaci kary upomnienia za czyn z art. 284 § 3 K.k. oraz faktu warunkowego umorzenia postępowania wobec strony wyrokiem Sądu Rejonowego w [...] z [...] października 2017 r., sygn. akt [...] na okres próby lat 2 za czyn z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 w zw. z art. 11 § 2 K.k. oraz faktu niekaralności strony jako podstaw do usunięcia danych osobowych K. M. z KSIP, a także uchylających cel przetwarzania danych osobowych strony przez Policję w KSIP, pomimo iż ustawa o Policji, jak również ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. nie wskazuje takich okoliczności (przesłanek) jako podstaw usuwania danych osobowych przetwarzanych przez Policję w KSIP w celu realizacji zadań ustawowych Policji, zezwalając Policji na przetwarzanie danych osobowych zgromadzonych legalnie i prawidłowych, w tym o osobach podejrzanych o popełnienie przestępstwa, wobec których Policja realizowała ustawowe zadania przez okres niezbędny dla realizacji tych zadań, jednakże przez okres nie krótszy niż 10 lat od dnia zebrania, uzyskania, pobrania lub aktualizacji oraz pomimo tego, iż powyższe przepisy nakładają na Komendanta Głównego Policji obowiązek regularnej, okresowej weryfikacji, z częstotliwością nie rzadziej niż raz na 10 lat od dnia zebrania, uzyskania lub pobrania danych oraz dokonywania oceny niezbędności przetwarzania (w tym przechowywania) danych osobowych dla realizacji ustawowych zadań Policji, który to termin 10 lat przechowywania danych osobowych strony przez Policję nie upłynął w dacie złożenia skargi do Prezesa UODO oraz w dacie wydania zaskarżonej decyzji, a co się z tym wiąże nie upłynął termin, który obowiązuje Komendanta Głównego Policji do dokonania weryfikacji danych osobowych strony w celu ustalenia, czy dalsze przechowywanie jego danych osobowych jest zbędne dla celów ich przetwarzania, a zatem czy dalsze przetwarzanie danych osobowych strony w KSIP jest zbędne dla realizacji ustawowych zadań Policji,

b) od zastosowania tych przepisów jako przepisów szczególnych w stosunku do przepisów art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. poprzez nieuwzględnienie wynikających z art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. obowiązków administratora dokonywania weryfikacji przetwarzanych danych osobowych w terminach określonych w przepisach szczególnych, a w przypadku ich braku nie rzadziej niż co 10 lat od dnia zebrania, uzyskania lub pobrania danych osobowych, a jednocześnie prawa Policji do przetwarzania danych osobowych w KSIP w celu realizacji ustawowych zadań Policji przez okres nie krótszy niż 10 lat od uzyskania (zgromadzenia, pobrania) danych, po którym to okresie przechowywania (przetwarzania) aktywizuje się obowiązek weryfikacji zgromadzonych danych w celu ustalenia zbędności ich dalszego przechowywania (przetwarzania) dla realizacji zadań Policji - które to przepisy mają zastosowanie do przetwarzania danych osobowych strony w KSIP i stanowiły podstawę do dokonania przez Komendanta Głównego Policji weryfikacji danych osobowych J. M. w celu ustalenia zbędności dalszego przechowywania i co się z tym wiąże zbędności oraz jednocześnie niezbędności przetwarzania dla realizacji ustawowych zadań Policji - jego danych osobowych w zakresie dotyczącym prowadzonego wobec niego postępowania karnego, a przetwarzanych w KSIP, po upływie 10 lat od dnia ich zgromadzenia w KSIP, tj. po upływie 10 lat od września 2015 r. tj. nie wcześniej niż w roku 2025, który to termin obowiązkowej weryfikacji jeszcze nie upłynął,

c) od zastosowania tych przepisów jako przepisów szczególnych w stosunku do przepisów art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. i uznanie przez organ sprzecznie z przepisami art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad-2ba ustawy o Policji, że przetwarzanie danych osobowych strony w KSIP w celu realizacji ustawowych zadań Policji jest niezgodne z przepisami art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. ze względu na to, iż postępowanie karne wobec K. M. o przestępstwo z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i art. 11 § 2 K.k. zostało warunkowo umorzone, a postępowanie w. sprawie nieletniego o czyn z art. 284 § 3 K.k. zostało zakończone zastosowaniem środka wychowawczego w postaci upomnienia, oraz ze względu na to, że strona nie figuruje w Krajowym Rejestrze Karnym, a także ze względu na to, iż od czasu zgromadzenia jego danych osobowych w KSIP w 2013 i 2017 r. r. dotyczących ww. przestępstwa nie doszło do postawienia mu innego zarzutu o charakterze prawnokarnym i nie toczy się wobec niego żadne postępowanie karne oraz że okoliczności te stanowią jednocześnie podstawę usunięcia informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony KSIP pomimo, że:

• KSIP nie jest rejestrem skazanych w rozumieniu art. 106 K.k., a informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w KSIP nie służą ewidencjonowaniu informacji o ukaraniu, czy o skazaniu osób za przestępstwa jak również ewidencjonowaniu czy rejestrowaniu wyroków sądów w sprawach karnych za przestępstwa, lecz informacje te służą realizacji zadań ustawowych Policji określonych w szczególności w art. 1 ust. ust. 2 pkt 1-4 w zw. z art. 1 ust. 1 ustawy o Policji, do których wskazane powyżej zadania w zakresie ewidencjonowania informacji o skazaniach, o wyrokach sądów itp. nie należą, i jako takie nie determinują celów przetwarzania danych osobowych w KSIP co jednocześnie świadczy o braku jakiekolwiek związku, w tym w zakresie podstaw prawnych, celów i zasad przetwarzania, w tym przechowywania i usuwania, informacji w Krajowym Rejestrze Karnym z podstawami prawnymi, celami i zasadami przetwarzania, w tym przechowywania i usuwania, danych osobowych w KSIP przez Policję,

• KSIP jest zestawem zbiorów danych, ustanowionym na podstawie art. 21nb ustawy o Policji oraz na mocy którego Policja ma prawo przetwarzać informacje, w tym dane osobowe, w związku z realizacją zadań Policji, a zatem również dane osobowe skarżącego w zakresie jego sprawstwa dotyczącego popełnienia ww. przestępstw w celu realizacji ustawowych zadań Policji z obowiązkiem weryfikacji przetwarzanych informacji, w tym danych osobowych, w KSIP nie rzadziej niż co 10 lat (a zatem bez obowiązku wcześniejszej weryfikacji) pod kątem ich niezbędności dla realizacji tych zadań oraz obowiązkiem usuwania danych zbędnych, w tym tych, co do których ustał cel ich przetwarzania identyfikowany celami przetwarzania danych osobowych w KSIP określonymi w art. 21nb ustawy o Policji, do których nie należy gromadzenie informacji o ukaraniach i skazaniach, co jednocześnie potwierdza legalność przetwarzania danych osobowych skarżącego w KSIP a zatem zgodność z prawem ich przetwarzania a w konsekwencji brak podstaw do żądania przywrócenia stanu zgodnego z prawem poprzez nakazanie usunięcia danych osobowych skarżącego z KSIP wobec faktu istnienia zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych skarżącego w KSIP,

• warunkowe umorzenie postępowania karnego stanowi stwierdzenie popełnienia przestępstwa a wyrok warunkowo umarzający postępowanie jest orzeczeniem stwierdzającym popełnienie przestępstwa, a co się z tym wiąże jest potwierdzeniem sprawstwa skarżącego w zakresie popełnienia przestępstwa z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i w zw. z art. 11 § 2 K.k. oraz że w związku z tym nie ustaje realizacja ustawowych zadań Policji w zakresie zapewnienia ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz wykrywania i ścigania sprawców przestępstw i wykroczeń, w tym nie ustaje realizacja tych zadań w odniesieniu do strony,

• zastosowanie środka wychowawczego w postaci upomnienia w postępowaniu w sprawie nieletniego o czyn z art. 284 § 3 K.k. jest orzeczeniem stwierdzającym popełnienie przestępstwa, a co się z tym wiąże jest potwierdzeniem sprawstwa skarżącego w zakresie popełnienia przestępstwa z art. 284 § 3 Kodeksu karnego oraz że w związku z tym nie ustaje realizacja ustawowych zadań Policji w zakresie zapewnienia ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz wykrywania i ścigania sprawców przestępstw i wykroczeń, w tym nie ustaje realizacja tych zadań w odniesieniu do skarżącego,

• K. M. popełnił czyny zabronione jako przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego w 2013 r. (jako nieletnie) i w 2017 r. (jako pełnoletni), a zatem w okresie 4 lat co uzasadnia cel przetwarzania w KSIP danych osobowych skarżącego dotyczących jego sprawstwa w zakresie popełnienia ww. przestępstw dla celów realizacji zadań Policji w zakresie zapewnienia ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz wykrywania i ścigania sprawców przestępstw i wykroczeń, w tym nie ustaje realizacja tych zadań w odniesieniu do strony

w wyniku czego organ niewłaściwe i bezpodstawnie rozstrzygnął istotę sprawy w części pkt 1 rozstrzygnięcia,

3. art. 13 oraz art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. poprzez niewłaściwe zastosowanie i uznanie przez organ, że przetwarzanie przez Komendanta Głównego Policji w KSIP danych osobowych K. M. – nieletniego dopuszczającego się czynu zabronionego przez ustawę jako przestępstwa ściganego z oskarżenia publicznego, tj. art. 284 § 3 K.k. w zw. z prowadzonym postępowaniem w sprawie nieletniego w 2013 r. oraz jako o osobie podejrzanej o popełnienie przestępstwa z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i art. 11 § 2 K.k. w związku z prowadzonym przeciwko niemu postępowaniem karnym w 2017 r., jest nieuzasadnione i nie ma podstawy oraz odbywa się w związku z naruszeniem tych przepisów, podczas gdy Policja, w tym Komendant Główny Policji, ma prawo do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony w ww. zakresie w KSIP w celu realizacji ustawowych zadań Policji na podstawie art. 13 ust. 1 i 2, art. 16 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. w zw. z art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba oraz art. 1 ust. 1 i 2 pkt 1-4 ustawy o Policji ze względu na to, iż dane osobowe strony w ww. zakresie zostały zgromadzone przez Policję legalnie, są prawidłowe w świetle celów przetwarzania przez Policję w zakresie realizacji jej zadań ustawowych oraz przetwarzane w KSIP, który jest przeznaczony zgodnie z art. 21nb ustawy o Policji do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w związku z realizacją zadań Policji i to przez okres niezbędny dla realizacji tych zadań, tj. przez okres, w którym od ich zgromadzenia w KSIP w 2013 i 2017 r. nie upłynęło 10 lat ich przechowywania przez Policję w KSIP (w dacie złożenie skargi w 2022 r. oraz w dacie wydania decyzji przez Prezesa UODO w 2023 r.), oraz co do których nie ustał cel ich przetwarzania, tj. nie ustały cele w zakresie realizacji ustawowych zadań Policji oraz które są niezbędne dla realizacji tych celów - zadań Policji ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz wykrywania i ścigania sprawców przestępstw i wykroczeń,

4. art. 16 w zw. z art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad - 2ba ustawy o Policji mające istotny wpływ na wynik sprawy poprzez błędną wykładnię i niewłaściwe zastosowanie polegające na:

a) dokonaniu przez organ oceny niezbędności i przydatności dla realizacji ustawowych zadań Policji informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony przetwarzanych w KSIP w związku z prowadzonym wobec niego postępowaniem w sprawie nieletniego w 2013 r. o czyn z art. z 284 § 3 K.k. oraz w związku z prowadzonym w 2017 r. wobec strony postępowaniem karnym o przestępstwo z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i art. 11 § 2 K.k., a także uznaniu tych informacji, w tym danych osobowych, za zbędne i nieprzydatne dla realizacji ustawowych zadań Policji, pomimo iż przepisy ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz inne przepisy ustawowe nie przyznają takich uprawnień organowi, pozostawiając zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. weryfikację danych osobowych pod kątem niezbędności ich dalszego przechowywania administratorowi, tj. w tym przypadku Komendantowi Głównemu Policji oraz co stanowi nieuprawnioną ingerencję w prawa i zadania ustawowe Policji, stanowiąc jednocześnie naruszenie zasady legalizmu wynikającej z art. 7 Konstytucji RP,

b) oparciu rozstrzygnięcia istoty sprawy wyłącznie na własnej weryfikacji dokonanej przez organ, do czego nie jest uprawniony na podstawie ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., w tym na podstawie art. 16 oraz art. 31 ust. 1 pkt 5 tej ustawy z całkowitym pominięciem weryfikacji dokonanej przez Komendanta Głównego Policji zgodnie z wymienionymi przepisami ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. jako administratora danych osobowych przetwarzanych w KSIP, co stanowi przekroczenie kompetencji Prezesa UODO w zakresie uznania danych osobowych strony przetwarzanych w KSIP za zbędne i nieprzydatne dla realizacji zadań Policji, a w konsekwencji uznaniu, iż przetwarzanie tych danych osobowych nie jest uzasadnione i nie ma podstaw oraz co się z tym wiąże w zakresie rozstrzygnięcia o usunięciu danych osobowych strony z KSIP,

c) uznaniu, że przetwarzanie w KSIP informacji o prowadzeniu postępowania karnego przeciwko osobie, która dopuściła się w przeszłości w 2013 r. czynu zabronionego przez ustawę jako przestępstwo z art. 284 § 3 K.k. i wobec której zastosowano środek wychowawczy w postaci upomnienia stwierdzając jej sprawstwo oraz która dopuściła się w 2017 r. ponownie przestępstwa z 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i art. 11 § 2 K.k. i wobec której warunkowo umorzono postępowanie karne w sprawie o to przestępstwo stwierdzając jej sprawstwo, oraz wobec której od tego czasu nie postawiono innego zarzutu o charakterze prawnokarnym oraz nie jest prowadzone postępowanie karne, w ocenie Prezesa UODO, stanowi podstawę do usunięcia tych informacji dotyczących K. M. z KSIP, podczas gdy przepisy art. 16 i art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz przepisy art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-ld, lj i ust. 2ad - 2ba ustawy o Policji nie uzależniają i nie wiążą obowiązku usunięcia, sprostowania, uzupełnienia i uaktualnienia danych osobowych dotyczących osoby, a przetwarzanych w celach określonych w art. 1 pkt 1 tej ustawy, w tym danych osobowych przetwarzanych w tych celach w KSIP z wystąpieniem powyższych okoliczności zezwalając Policji na przetwarzanie (przechowywanie) danych osobowych strony, w powyższym zakresie terminach określonych w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. zgromadzonych przez Policję legalnie i prawidłowych, który to termin 10 lat przechowywania danych osobowych strony – po upływie którego należy dokonać weryfikacji zbędności dalszego ich przechowywania dla realizacji ustawowych zadań Policji oraz tym samym niezbędności ich przetwarzania dla realizacji tych zadań – jeszcze nie upłynął oraz przypada na rok 2023 i 2027, co czyni przyjęte przez Prezesa UODO kryteria oceny, przesłanki i okoliczności usunięcia danych osobowych dotyczących K. M. z KSIP za niezasadne i nieznajdujące podstaw prawnych w obowiązujących przepisach prawa,

w wyniku czego organ niewłaściwe i bezpodstawnie rozstrzygnął istotę sprawy w części pkt 1 rozstrzygnięcia,

5. art. 24 ust. 6 i art. 26 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. w zw. z art. 21nb oraz art. 20a ust. 1 oraz art. 1 ust. 1 i 2 pkt 1-4 ustawy o Policji poprzez niewłaściwe zastosowanie i rozstrzygnięcie przez Prezesa UODO o usunięciu danych osobowych strony z KSIP z powodu uznania, że Komendant Główny Policji nie wykazał w jaki sposób przetwarzanie danych osobowych K. M. pomogło w realizacji celów oraz zadań ustawowych Policji pomimo tego, że Komendant Główny Policji w kontekście ustawowych zadań Policji oraz jako administrator w odniesieniu danych osobowych w KSIP zgodnie ze wskazanymi przepisami nie ma obowiązku wykazywania sposobu wykorzystywania, a zatem przetwarzania danych osobowych strony w celu i w zakresie realizacji ustawowych zadań Policji w tym wskazywania rodzaju spraw, czynności, metod i form realizowanych zadań Policji, w których przetwarzanie jej danych miało miejsce, gdyż mogłoby to powodować uniemożliwienie rozpoznawania, zapobiegania, wykrywania lub zwalczania czynów zabronionych oraz utrudnienie prowadzenia postępowania karnego, karnego wykonawczego, karnego skarbowego lub w sprawach o wykroczenia lub wykroczenia skarbowe, lub w sprawach, o których mowa w art. 359 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich, jak również istotne naruszenie dóbr innych osób, a także w określonych przypadkach ujawnienie informacji uzyskanych w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych utrudnienie, tj. mogłoby powodować wystąpienie skutków, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 1-3 i 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., które uchylają obowiązek informacyjny administratora w zakresie sposobu przetwarzania danych osobowych strony,

6. art. 5 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 8 ust. pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. poprzez niewłaściwe zastosowanie i rozstrzygnięcie przez organ o usunięciu danych osobowych K. M. z KSIP z powodu uznania, że przetwarzanie jego danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w KSIP nie jest uzasadnione i nie ma podstaw ze względu na to, iż postępowanie w sprawie nieletniego prowadzone w 2013 r. o czyn karalny z art. 284 § 3 K.k. zostało zakończone zastosowaniem środka wychowawczego w postaci kary upomnienia oraz ze względu na to, że postępowanie karne prowadzone wobec niego w 2017 r. w sprawie o przestępstwo z art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i w zw. z art. 11 § 2 K.k. zostało warunkowo umorzone na okres próby 2 lat, a także ze względu na to, iż od tego czasu nie postawiono innego zarzutu o charakterze prawnokarnym oraz nie jest prowadzone inne postępowanie karne, co stanowi dokonanie przez Prezesa UODO ustalenia (oceny) zbędności dalszego przechowywania (przetwarzania) jego danych osobowych w KSIP dla realizacji zadań ustawowych Policji skutkującego nakazem usunięcia tych danych jako zbędnych pomimo, iż organ nie jest uprawniony do dokonywania takich ustaleń (oceny) zbędności przetwarzania danych osobowych przez Policję dla realizacji jej zadań ustawowych na podstawie wymienionych przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. w ramach rozpatrywania skarg osób w zakresie niezgodnego z prawem przetwarzania ich danych osobowych oraz prowadzenia postępowań w tym zakresie gdyż ustalenie (ocena) zbędności przetwarzania (przechowywania) danych osobowych przetwarzanych przez Policję dla realizacji jej zadań ustawowych oraz niezbędności dla ich realizacji jest ustawowym prawem i obowiązkiem Komendanta Głównego Policji, w wyniku czego Prezes UODO rozstrzygnął sprawę poza zakresem uprawnień wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r.

Strona skarżąca zarzuciła również organowi wydanie decyzji z naruszeniem przepisów postępowania, tj. art. 6, art. 7, art. 8, art. 77 § 1 i art. 80 w zw. z art. 104 § 1 i art. 107 § 3 K.p.a. oraz w związku z art. 8 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., co miało istotny wpływ na wynik postępowania poprzez:

1. rozstrzygnięcie istoty sprawy w zakresie nakazania usunięcia danych osobowych strony z KSIP, poprzez błędne ustalenia faktyczne i prawne dokonane w trakcie postępowania administracyjnego, a także błędne ustalenie faktów w zakresie ustalenia zbędności dalszego przechowywania (przetwarzania) danych osobowych strony w KSIP dla realizacji zadań ustawowych Policji oraz błędnego ustalenia, iż przetwarzanie danych osobowych strony przez Komendanta Głównego Policji w KSIP nie jest uzasadnione i nie ma podstaw ze względu na to, iż postępowanie w sprawie nieletniego prowadzone wobec strony w 2013 r. o czyn karalny z art. 284 § 3 K.k. zostało zakończone zastosowaniem środka wychowawczego w postaci kary upomnienia oraz ze względu na to, że postępowanie karne prowadzone w 2017 r. wobec K. M. zostało warunkowo umorzone na okres próby 2 lat, a także ze względu na to, iż od tego czasu nie postawiono innego zarzutu o charakterze prawnokarnym i nie jest prowadzone inne postępowanie karne - na których Prezes UODO oparł, rozstrzygniecie istoty sprawy w zaskarżonej decyzji oraz załatwienie sprawy bez uwzględnienia interesu społecznego i interesu publicznego w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego tj. ustawowych zadań Policji określonych w art. 1 ust. 2 w zw. z art. 1 ust. 1 ustawy o Policji,

2. nieuwzględnienie faktu dokonania weryfikacji informacji dotyczących strony przez Komendanta Głównego Policji pod kątem usunięcia danych uznanych za zbędne dla realizacji ustawowych zadań Policji po zakończeniu sprawy przez Policję oraz w następstwie złożonego wniosku o usunięcie danych osobowych i skargi do Prezesa UODO, a zamiast tego przyjęcie za podstawę rozstrzygnięcia wyłącznie własnej oceny dokonanej przez organ zbędności i nieprzydatności dla realizacji ustawowych zadań Policji informacji, w tym danych osobowych, dotyczących strony przetwarzanych w KSIP oraz uznaniu według własnego przekonania niemającego oparcia w materiale dowodowym oraz w przepisach prawa tych informacji, w tym danych osobowych, za zbędne i nieprzydatne dla realizacji ustawowych zadań Policji,

3. brak wyjaśnienia w decyzji zasadności niezastosowania przepisów art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. jako przepisów szczególnych względem art. 31 ust. 1 pkt 5 tej ustawy w stanie faktycznym sprawy oraz sposobu naruszenia tych przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. przez Komendanta Głównego Policji, a także niewykazanie stopnia tego naruszenia skutkującego nakazem usunięcia danych osobowych strony z KSIP, tj. bez faktycznego wskazania i wykazania przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. oraz przepisów ustawy o Policji, które Komendant Główny Policji naruszył w procesie przetwarzania legalnie zgromadzonych danych osobowych, przechowując te dane na podstawie art. 21nb oraz art. 20 ust. 1-1d, 1j i ust. 2ad -2ba ustawy o Policji w zw. z art. 16 w zw. z art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., tj. przy istniejącym obowiązku wykonywania weryfikacji danych przez organy w zakresie niezbędności do realizacji zadań Policji nie rzadziej niż co 10 lat od dnia zgromadzenia, uzyskania lub pobrania danych,

4. brak uzasadnienia faktycznego i prawnego zaskarżonej decyzji w zakresie wyjaśnienia przez organ istnienia przesłanek faktycznych oraz przepisów prawa nakazujących usunięcie z KSIP danych osobowych osób, wobec których prowadzone było postępowanie w sprawie nieletniego w związku z dopuszczeniem się czynu zabronionego przez ustawę jako przestępstwa ściganego z oskarżenia publicznego oraz wobec których prowadzone było postępowanie karne o przestępstwo oraz w stosunku do których Policja realizowała ustawowe zadania, a wobec których nie upłynęło 10 lat od ich zgromadzenia przez Policję w KSIP,

5. brak uzasadnienia faktycznego i prawnego zaskarżonej decyzji w zakresie szczegółowego wyjaśnienia przez organ podstaw prawnych, ze wskazaniem przepisów prawa oraz norm z nich wynikających, zezwalających Prezesowi UODO na dokonywanie ustaleń zbędności przetwarzania danych osobowych strony dla realizacji zadań ustawowych Policji oraz oceny niezbędności i przydatności dla realizacji ustawowych zadań Policji informacji, w tym danych osobowych przetwarzanych strony w KSIP w związku z prowadzonym wobec niej postępowaniem w sprawie nieletniego o czyn karalny stanowiący przestępstwo z art. 284 § 3 K.k. oraz w związku z postępowaniem karnym o przestępstwo oraz zezwalających temu organowi na uznanie tych informacji, w tym danych osobowych, za zbędne i nieprzydatne dla realizacji ustawowych zadań Policji, podczas gdy zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. weryfikacji danych osobowych pod kątem niezbędności ich dalszego przechowywania dokonuje administrator oraz zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 5 administrator zapewnia, by dane osobowe były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do celów ich przetwarzania, tj. w tym przypadku Komendant Główny Policji jako administrator danych osobowych przetwarzanych w KSIP dokonuje weryfikacji danych osobowych strony w zakresie ich niezbędności i przydatności do realizacji zadań Policji oraz zapewnia przechowywanie tych danych przez czas, który jest niezbędny dla realizacji ustawowych zadań Policji, co jednocześnie stanowi naruszenie przez organ ustawowych kompetencji Komendanta Głównego Policji jako administratora danych osobowych przetwarzanych w KSIP, a także jako centralnego organu administracji rządowej, właściwego w sprawach ochrony bezpieczeństwa ludzi oraz utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego (art. 5 ust. 1 ustawy o Policji), a także jest nieuprawnioną ingerencją w prawa i zadania ustawowe Policji,

co stanowi naruszenie zasady praworządności, zasady prawdy obiektywnej, zasady pogłębiania zaufania oraz zasady wyjaśniania przesłanek w zakresie rozstrzygnięcia istoty sprawy w sposób nie znajdujący oparcia w zgromadzonym materiale dowodowym oraz bez wszechstronnego rozpatrzenia całego materiału dowodowego oraz bez dokonania oceny okoliczności sprawy na podstawie całokształtu materiału dowodowego w postępowaniu administracyjnym.

Komendant Główny Policji zarzucił także organowi wydanie decyzji z rażącym naruszeniem przepisów postępowania, tj. art. 6 i art. 14 § 1a w zw. z art. 107 § 1 pkt 8 i art. 39 § 1 K.p.a., co miało istotny wpływ na wynik postępowania polegające na niedoręczeniu Komendantowi Głównemu Policji lub upoważnionemu przez niego przedstawicielowi decyzji z [...] listopada 2023 r. niezawierającej podpisu Prezesa UODO lub upoważnionego przedstawiciela tego organu, tj. nieopatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej, co stanowi doręczenie pisma z naruszeniem zasady pisemności oraz bez wymaganego kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego decyzji wydanej w formie dokumentu elektronicznego, co uniemożliwia Komendantowi jako stronie postępowania obronę swoich praw, w tym zweryfikowanie prawdziwości decyzji, jej integralności w zakresie treści oraz faktu rzeczywistego wydania przez Prezesa UODO lub osobę upoważnioną do działania w jego imieniu, w przypadku gdy zaskarżona decyzja przekazana organowi za pomocą środków komunikacji elektronicznej ePUAP nie zawiera podpisu odpowiadającego normie z art. 107 § 1 pkt 8 K.p.a. oraz nie zawiera wymaganych elementów właściwych dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego stanowiącego warunek konieczny dla decyzji wydawanych w formie dokumentu elektronicznego oraz w sytuacji, gdy Komendant Główny Policji nie otrzymał zaskarżonej decyzji w formie pisemnej (papierowej) spełniającej wymogi dla wydania decyzji w tej formie, w szczególności w zakresie wymogów dla podpisu decyzji określonych w art. 107 § 1 pkt 8 K.p.a., tj. zawierającej podpis (własnoręczny) z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji, co stanowi brak doręczenia Komendantowi Głównemu Policji lub upoważnionemu przedstawicielowi tego organu decyzji administracyjnej w formie dokumentu elektronicznego, ani w żadnej innej postaci i formie dopuszczonej przepisami prawa, co jest warunkiem skutecznego doręczenia takiej decyzji za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej zgodnie z wymienionymi przepisami K.p.a.

Mając na uwadze powyższe zarzuty, skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji w części pkt 1, uznanie, że Komendant Główny Policji zgodnie z prawem przetwarza, w tym przechowuje, dane osobowe K. M. w KSIP w celu realizacji ustawowych zadań Policji, uznanie, iż zaskarżona decyzja w części dotyczącej pkt 1 nie odpowiada przepisom prawa, a także o wstrzymanie wykonania w zaskarżonej decyzji w części dotyczącej pkt 1 oraz o zasądzenie kosztów postępowania.

W obszernym uzasadnieniu skargi strona skarżąca przedstawiła argumentację na poparcie postawionych zarzutów.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie.

W piśmie procesowym z 22 lutego 2024 r. uczestnik postępowania wniósł o oddalenie skargi w całości podzielając w całości stanowisko przedstawione przez Prezesa UODO w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

W świetle art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym stosownie do § 2 art. 1 powołanej ustawy kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.

Rozpoznając sprawę w świetle powołanych powyżej kryteriów, należy stwierdzić, że skarga zasługuje na uwzględnienie.

W pierwszej kolejności należy odnieść się do postawionego w skardze zarzutu naruszenia art. 6 i art. 14 § 1a i 1d w zw. z art. 107 § 1 pkt 8 i art. 39 § 1 K.p.a. W istocie, w niniejszej sprawie organ naruszył przepisy dotyczące trybu doręczenia decyzji podpisanej w formie elektronicznej. Jak twierdzi Komendant Główny Policji, a z akt administracyjnych nie wynika, aby doręczenie decyzji nastąpiło w inny sposób, zaskarżona decyzja została opatrzona odręcznym podpisem osoby upoważnionej do działania w imieniu Prezesa UODO, a następnie jej skan został przesłany wraz z pismem przewodnim do Komendanta Głównego Policji jako załącznik do pisma przewodniego. Należy w związku z tym wyjaśnić, że stosownie do § 17 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy i wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 180), pisma wnoszone za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej sporządza się w formacie danych XML na podstawie dokumentów elektronicznych umieszczonych w centralnym repozytorium lub w lokalnym repozytorium. Powyższy wymóg dotyczy nie tylko pisma przewodniego lecz również dołączonych do niego załączników. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, w razie dokonywania doręczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 391 K.p.a.), przedmiotem doręczenia powinna być decyzja wydana w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 107 § 1 pkt 8 K.p.a.). Wymogu tego nie spełnia doręczenie dokumentu w postaci elektronicznej, powstałego w wyniku przekształcenia pisma tradycyjnego, np. zeskanowane pismo w postaci papierowej opatrzone podpisem własnoręcznym (por. np. P. Chmieliński, Prawne aspekty doręczenia elektronicznego..., s. 152; A. Wróbel [w:] M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. VIII, Warszawa 2020, teza 26 do art. 107; P. Krzykowski, Wyjątki od zasady doręczania przez organy podatkowe profesjonalnym pełnomocnikom pism procesowych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, Kwartalnik Prawa Podatkowego 2022, nr 4, s. 200). Z art. 109 § 1 K.p.a. wynika obowiązek organu administracji publicznej do doręczenia stronie decyzji, co należy rozumieć jako obowiązek doręczenia stronie oryginału decyzji. Oryginałem decyzji nie jest skan decyzji sporządzonej w wersji papierowej i podpisanej własnoręcznie, przesłany następnie do strony za pośrednictwem platformy ePUAP. W takim przypadku można mówić co najwyżej o kopii elektronicznej dokumentu sporządzonego w wersji tradycyjnej. Kopia ta nie jest tożsama z decyzją sporządzoną w formie dokumentu elektronicznego, która dla zaistnienia w porządku prawnym musi być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 107 § 1 pkt 8 K.p.a.) (por. np. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego: z 15 grudnia 2022 r. sygn. akt II OSK 1170/22 oraz z 19 grudnia 2022 r. sygn. akt II OSK 281/22, wszystkie powoływane orzeczenia są dostępne w internetowej bazie orzeczeń sądów administracyjnych).

Naczelny Sąd Administracyjny w przywoływanym wyroku sygn. akt II OSK 1170/22 wskazał, że sytuacja, w której organ załatwił sprawę w formie tradycyjnej, a następnie przesłał do tej strony uwierzytelniony skan tej decyzji w postaci pliku pdf, nie może być w okolicznościach każdej sprawy kwalifikowana jako równoznaczna z niezałatwieniem sprawy, a wydana decyzja uznawana jako pozbawiona mocy prawnej w kontekście treści art. 110 § 1 K.p.a.

Jak bowiem podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, dla wejścia decyzji do obrotu prawnego wymagane jest jej doręczenie co najmniej jednej ze stron postępowania, natomiast ewentualny brak skutecznego doręczenia aktu innym stronom postępowania może stanowić jedynie przesłankę wznowienia postępowania (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 stycznia 2017 r. sygn. akt I OSK 981/16). W realiach rozpoznawanej sprawy nie budzi wątpliwości, że zaskarżona decyzja weszła do obrotu prawnego, bowiem została doręczona w formie papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego jednej ze stron postępowania, tj. pełnomocnikowi K. M. w dniu [...] listopada 2023 r. (zwrotne potwierdzenie odbioru – k. 66a akt administracyjnych).

Okoliczność nieprawidłowego doręczenia decyzji Komendantowi Głównemu Policji pozostaje bez wpływu na wynik postępowania. Nie budzi bowiem wątpliwości, że strona skarżąca miała możliwość zapoznania się z treścią decyzji, skoro złożyła na tą decyzję skargę do sądu administracyjnego. Jak już wielokrotnie podnoszono w orzecznictwie sądów administracyjnych, przepisy regulujące zasady doręczenia pism w postępowaniu administracyjnym mają charakter gwarancyjny. Ich celem jest realizacja prawa strony do rzetelnego postępowania, w którym dochodzi do władczego i jednostronnego rozstrzygnięcia o jej prawach lub obowiązkach (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 kwietnia 2020 r. sygn. akt II OSK 1645/19). Również w wyroku z 4 kwietnia 2008 r. sygn. akt II GSK 3/08 w sprawie, w której decyzję wadliwie doręczono stronie zamiast jej pełnomocnikowi, NSA uznał, że celem przepisów K.p.a. o doręczeniach jest przestrzeganie przez organy administracji publicznej zasad demokratycznego państwa prawa. Zatem, nawet jeżeli doręczenie decyzji było w okolicznościach sprawy wadliwe, to brak podstaw do przyjęcia, że przedwczesne było wniesienie odwołania przez pełnomocnika, któremu strona przekazała decyzję celem jej zaskarżenia. Rozważania te pozostają również aktualne w przypadku wniesienia na decyzję skargi do sądu administracyjnego.

Z tych przyczyn Sąd uznał, że w niniejszej sprawie strona skarżąca skutecznie wniosła skargę na decyzję Prezesa UODO z [...] listopada 2023 r., która to decyzja została uprzednio wprowadzona do obrotu prawnego. Brak było zatem podstaw do uwzględnienia zarzutów skargi w omawianym zakresie.

Przechodząc do merytorycznej oceny zaskarżonej decyzji, Sąd stwierdza, że organ ustalił w sposób wyczerpujący stan faktyczny niniejszej sprawy i na jego podstawie rozstrzygnął sprawę co do istoty.

Sąd jednak nie podziela stanowiska organu, że cel przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji danych osobowych K. M. w KSIP został zrealizowany i dlatego też dalsze przetwarzanie jego danych osobowych odbywa się z naruszeniem art. 13 oraz art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., co wymagało nakazania przywrócenia stanu zgodnego z prawem w tym zakresie.

Prezes UODO jest organem nadzorczym w zakresie przetwarzania danych osobowych. W ustawie z dnia 14 grudnia 2018 r. ustawodawca przyznał temu organowi prawo do dokonania oceny zgodności działań organów Policji z przepisami w zakresie ochrony danych osobowych. Otóż w art. 5 ust. 1 pkt 1-12 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. zostały enumeratywnie wymienione zadania Prezesa UODO, wśród których oprócz szeroko rozumianych czynności związanych z monitorowaniem i egzekwowaniem przepisów tej ustawy, do zadań Prezesa UODO należy również rozpatrywanie skarg osób, których dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem i prowadzenie postępowań w tym zakresie. Tym samym organ był uprawniony do dokonania własnej, autonomicznej oceny, czy przetwarzanie danych osobowych strony postępowania następuje zgodnie z prawem, a w szczególności zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., który stanowi, że właściwe organy przetwarzają dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Ocena legalności przetwarzania danych musi również uwzględniać, że w myśl art. 31 ust. 1 pkt 5 tej ustawy, administrator zapewnia, aby dane osobowe były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów ich przetwarzania. Zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. weryfikacja danych osobowych w celu ustalenia, czy istnieją dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne, stanowi zadanie administratora danych. Ustawodawca przyznał Prezesowi UODO uprawnienia nadzorcze zmierzające do oceny, czy przetwarzanie danych osobowych ma miejsce w zgodzie z przepisami, to nie sposób uznać, jak czyni to Komendant Główny Policji, że organ był związany ustaleniami Policji w zakresie niezbędności przetwarzanych danych. Przyjęcie takiego stanowiska czyniłoby bowiem dokonywaną przez Prezesa UODO kontrolę całkowicie iluzoryczną. Jako organ nadzorczy Prezes UODO jest uprawniony do oceny realizacji przez administratora danych działań, o których mowa w art. 31 powołanej ustawy, a tym samym i obowiązku przechowywania danych osobowych przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów ich przetwarzania. Był zatem władny oceniać w świetle obowiązujących przepisów, czy organ Policji wykazał potrzebę dalszego przetwarzania danych osobowych uczestnika postępowania.

Jednakże, w ocenie składu orzekającego w niniejszej sprawie, dokonana przez Prezesa UODO ocena przydatności danych osobowych K. M. dla realizacji celów Policji i związanego tym ich przechowywania w KSIP jest nieprawidłowa, bowiem nie uwzględnia szczególnej roli zbioru danych zawartych w KSIP jako instrumentu służącego prawidłowej realizacji zadań ustawowych Policji.

W świetle art. 1 ust. 2 ustawy o Policji, do podstawowych zadań Policji należą m.in.: a) ochrona życia i zdrowia ludzi oraz mienia przed bezprawnymi zamachami naruszającymi te dobra; b) ochrona bezpieczeństwa i porządku publicznego, w tym zapewnienie spokoju w miejscach publicznych oraz w środkach publicznego transportu i komunikacji publicznej, w ruchu drogowym i na wodach przeznaczonych do powszechnego korzystania; c) inicjowanie i organizowanie działań mających na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi; d) przetwarzanie informacji kryminalnych, w tym danych osobowych; e) prowadzenie zbiorów danych zawierających informacje gromadzone przez uprawnione organy o odciskach linii papilarnych osób, niezidentyfikowanych śladach linii papilarnych z miejsc przestępstw oraz o wynikach analizy kwasu deoksyrybonukleinowego (DNA).

Konkretyzacja celów dla których Policja przetwarza dane osobowe została zawarta w art. 1 pkt 1 ustawy z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości stanowiąc, iż tymi celami są: rozpoznawanie, zapobieganie, wykrywanie i zwalczanie czynów zabronionych, w tym zagrożeń dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także wykonywanie tymczasowego aresztowania, kar, kar porządkowych i środków przymusu skutkujących pozbawieniem wolności.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 tej ustawy, właściwe organy przetwarzają dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Dopuszcza się przetwarzanie danych osobowych zebranych pierwotnie w jednym z celów, o których mowa w art. 1 pkt 1, w innych nowych celach, o których mowa w art. 1 pkt 1, o ile: 1) administratorowi wolno przetwarzać takie dane osobowe w innym nowym celu na mocy odrębnych przepisów; 2) przetwarzanie jest niezbędne i proporcjonalne w tym innym nowym celu na mocy odrębnych przepisów.

Stosownie do brzmienia art. 16 ust. 1 tej ustawy, administrator dokonuje weryfikacji danych osobowych w terminach określonych przez przepisy szczególne, regulujące działania właściwego organu, a jeżeli przepisy te nie określają terminu - nie rzadziej niż co 10 lat od dnia zebrania, uzyskania, pobrania lub aktualizacji danych. Weryfikacja dokonywana jest w celu ustalenia, czy istnieją dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Zbędne dane usuwa się, z zastrzeżeniem art. 17 (ust. 2).

Powyższy przepis należy powiązać z art. 19 powołanej ustawy, który stanowi, iż przy przetwarzaniu danych osobowych administrator zapewnia rozróżnienie, o ile jest ono możliwe lub nie jest dalece utrudnione, na dane osobowe dotyczące: 1) osób, w stosunku do których istnieją poważne podstawy, aby przypuszczać, że popełniły lub zamierzają popełnić czyn zabroniony; 2) osób skazanych za czyn zabroniony; 3) pokrzywdzonych czynem zabronionym lub osób, w przypadku których określone fakty wskazują, że mogą stać się ofiarami czynu zabronionego; 4) innych osób związanych z czynem zabronionym, takich jak osoby, które mogą zostać wezwane do złożenia zeznań w sprawie czynu zabronionego lub na dalszych etapach postępowania, osoby, które mogą dostarczyć informacji o czynach zabronionych, lub osoby, które mają kontakty lub powiązania z jedną z osób, o których mowa w pkt 1 i 2.

Dopełnienie całości stanowi art. 31 ust. 1 pkt 5 tej ustawy, nakładający na administratora szereg obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych, do którym m.in. należy: przechowywanie danych osobowych przez okres nie dłuższy, iż jest to niezbędne dla celów ich przetwarzania oraz przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem (pkt 5) oraz w szczególności zabezpieczone przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym lub wejściem w posiadanie przez osobę nieuprawnioną (pkt 6).

Przede wszystkim należy dostrzec, na co słusznie zwrócił uwagę Komendant Główny Policji, iż KSIP nie jest zbiorem danych ogólnie dostępnym, jak choćby Krajowy Rejestr Karny, lecz zbiorem chronionym i zabezpieczonym przed dostępem osób niepowołanych. Stanowi kluczowe narzędzie (zbiory informacji) służące realizacji zadań ustawowych (art. 20nb ustawy o Policji), dostępne ściśle określonym podmiotom wyłącznie w celu realizacji wskazanych zadań ustawowych. Kwestię dostępu do KSIP uregulowało zarządzenie nr 70 Komendanta Głównego Policji z dnia 2 grudnia 2019 r. (Dz. Urz. KGP, poz. 114 ze zm.), wydane na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 oraz art. 21nb ust. 1 i 2 ustawy o Policji, obowiązujące, w myśl dyspozycji § 115, od 27 sierpnia 2019 r. Zarządzenie określiło: 1) zasady wykonywania zadań związanych z prowadzeniem i funkcjonowaniem KSIP, w tym: a) zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny KSIP, b) właściwości i funkcjonalności KSIP, c) podział zadań administratora oraz upoważnienia do wykonywania zadań administratora w jednostkach i komórkach organizacyjnych Policji w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych KSIP, policyjnych zbiorach danych dostępnych w systemach teleinformatycznych KSIP oraz w pozapolicyjnych zbiorach danych dostępnych w trybie teletransmisji danych w systemach teleinformatycznych KSIP, d) procedury nadawania, zmiany, cofania lub utraty uprawnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w KSIP oraz upoważnień do przetwarzania danych osobowych w KSIP, e) procedury upoważniania w imieniu Komendanta Głównego Policji osób do nadawania, zmiany, cofania lub utraty uprawnień i upoważnień, o których mowa w lit. d oraz inne upoważnienia dotyczące przetwarzania informacji w KSIP, f) zakres informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w zbiorach danych wchodzących w skład KSIP oraz właściwości i przeznaczenie tych zbiorów danych, g) obowiązki związane z wystąpieniem naruszenia ochrony danych osobowych w KSIP; 2) metody i formy wykonywania zadań związanych z przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w KSIP; 3) organizację i sposób wykonywania czynności przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w KSIP; 4) procedurę i sposób wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w KSIP. Także w orzecznictwie NSA dostrzega się, że czym innym jest dostęp do informacji o karalności osoby z Krajowego Rejestru Karnego, który ma charakter powszechny, a zupełnie czym innym są informacje wytworzone przez organy Policji w związku z prowadzonymi postępowaniami. A taki właśnie charakter ma KSIP – patrz wyrok NSA z 21 kwietnia 2017 r. sygn. akt I OSK 2426/15 (publik. - www.orzeczenia.nsa.gov.pl).

Mając na względzie treść art. 19 powołanej ustawy, w zbiorach informacji policyjnej KSIP przetwarzane są dane potencjalnych sprawców, sprawców czynów zabronionych, osób potencjalnie poszkodowanych i poszkodowanych taki czynami. Ustalenie zbędności danych osobowych znajdujących się w zbiorach KSIP, zgodnie z art. 16 powołanej ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. powinno się odbywać nie rzadziej niż co 10 lat. Oznacza to, iż sam ustawodawca wprowadził cenzurę czasową, która umożliwia Policji jedynie we wskazanym okresie przetwarzać dane osobowe, następnie przed upływem 10 lat, lub odpowiednio wcześniej w miarę potrzeb, organ policyjny powinien dokonać weryfikacji danych osobowych pod kątem ich dalszej przydatności. Dodatkowo osoba, której dane są przetwarzane (m.ni. w KSIP) ma prawo wystąpić z wnioskiem o usunięcie danych osobowych, w przypadku gdy dane te zostały zebrane lub są przetwarzane z naruszeniem przepisów ustawy (art. 24 ust. 1 pkt 2), lub administrator może usunąć dane z urzędu jeśli stwierdzi zaistnienie wskazanych okoliczności (art. 24 ust. 4). Zatem wskazany okres 10 lat nie jest cenzurą bezwzględną, jednak z woli ustawodawcy stanowi pewien wymagany, jeśli nie zajdą szczególne okoliczności, czas posiadania danych osobowych dla realizacji zadań policyjnych. Nie oznacza jednak, że po upływie 10 lat wszystkie dane osobowe podlegają usunięciu. Konieczna jest bowiem weryfikacja dalszej przydatności tychże danych osobowych. Zasadność posiadania informacji o poszkodowanych, potencjalnych sprawcach i sprawcach przestępstw, w szczególności z uwzględnieniem ciężaru popełnionych przestępstw (występek, zbrodnia) i ich rodzaju (np. rozbój, rozbój ze szczególnym okrucieństwem) będzie diametralnie inna dla potrzeb zapobiegania i wykrywania przestępstw. W niniejszej sprawie jest bezsporne, że Komendant Główny Policji w wyniku wniosku uczestnika postępowania dokonał takiej weryfikacji przed upływem ustawowego terminu 10 lat od ich pozyskania, i nie dopatrzył się zbędności informacji o popełnieniu przez K. M. czynów przestępczych i środkach karnych zastosowanych wobec tej osoby oraz podał uzasadnione przyczyny podjętej decyzji.

Ocenić zatem należy, czy Komendant Główny Policji przedstawił racjonalne argumenty przemawiające za zasadnością dalszego przechowywania w KSIP informacji wprowadzonych do systemu w 2013 r. w ramach postępowania w sprawie nieletniego prowadzonego wobec K. M. o czyn wypełniający znamiona przestępstwa określonego w art. 284 § 3 K.k. oraz w 2017 r. w ramach postępowania karnego prowadzonego wobec K. M. o czyn wypełniający znamiona przestępstwa określonego w art. 160 § 1 w zw. z art. 157 § 2 i art. 11 § 2 K.k.

Komendant Główny Policji w piśmie z [...] czerwca 2022 r. skierowanym do Prezesa UODO wskazał m.in., iż: "... cechy przestępstw, których dotyczyły postępowania prowadzone wobec pana K. M., szczególnie ich powszechny charakter, stanowią kolejny element uzasadniający dalsze przetwarzanie jego danych osobowych przez Policję. Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, że ma ono na celu po pierwsze uniemożliwienie ponownego popełnienia takiego czynu, po drugie zaś – właściwe dokonywanie dalszych prognoz kryminologicznych oraz czynności analitycznych, a także pełną realizację zadań Policji".

Trzeba wziąć pod uwagę, iż uczestnik postępowania wielokrotnie dopuścił się czynów karalnych. Za pierwszy czyn (art. 284 § 3 K.k. – przywłaszczenie rzeczy) Sąd Rejonowy w [...] [...] Wydział [...] [...] lutego 2014 r. zastosował środek o charakterze karnym w postaci upomnienia. Sąd uznał wówczas, iż zastosowany wobec małoletniego środek wychowawczy będzie wystarczającą przestrogą na przyszłość. K. M. jednak ponownie popełnił czyn o podobnym charakterze (z art. 119 § 1 K.w. – kradzież lub przywłaszczenie cudzej rzeczy ruchomej o wartości nieprzekraczającej 800 zł), za co po raz drugi została mu wymierzona kara upomnienia na mocy postanowienia Sądu Rejonowego w [...] [...] Wydział [...] z [...] maja 2014 r. Upominania wymienionego nie przyniosły zamierzonego skutku bowiem popełnił on czyn karalny z art. 160 K.k. (narażenie człowieka na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia albo ciężkiego uszczerbku na zdrowiu), za który Sąd Rejonowy w [...] wyrokiem z [...] października 2017 r. warunkowo umorzył postępowanie na okres próby 2 lat, które aktualnie uległo zatarciu. Jak wynika z powyższego wymieniony nie popełnił czynu jednostkowego, przypadkiem, na skutek zaistnienia niesprzyjających okoliczności. Przeciwnie dopuszczał się czynów w winy umyślnej, ściganych z urzędu, co świadczy o pewnych skłonnościach do zachowań niezgodnych z prawem. Słusznie Prezes UODO wskazuje, iż Sąd stosując sprawiedliwościowe dyrektywy wymiaru kary, dokonuje oceny czynu z punktu widzenia naganności zachowania sprawcy oraz jego stosunku psychicznego do popełnionego czynu, wartościując analizuje stopień nie tylko społecznej szkodliwości czynu, ale również dyrektywę prewencji indywidualnej. Jednakże pozytywne prognozy na przyszłość, choćby były oparte na solidnych przesłankach, nie dają gwarancji, że sprawca czynów karalnych stanie się osobą przestrzegającą prawa i zasad społecznych. Dostrzec należy, iż inne cele realizują sądy wymierzając sprawiedliwość, a diametralnie inne Policja rozpoznając, zapobiegając, wykrywając i zwalczając czyny zabronione. Niebagatelne znaczenie w realizacji tych celów stanowi zbiór informacji o sprawcach przestępstw i wykroczeń, w szczególności dopuszczających się czynów zabronionych w sposób powtarzalny. Tego typu informacja jest przydatna choćby przy typowaniu i ustalaniu sprawców w grupie osób, które dopuściły się w przeszłości podobnych czynów, czy też pomocna w podejmowaniu właściwych czynności operacyjno-rozpoznawczych. Posiadanie przez Policję informacji o sprawcach przestępstw, które uległy zatarciu, jest niezbędne do dokonywania prognoz kryminalistycznych oraz czynności analitycznych, na co wskazywał Komendant Główny Policji w toku postępowania. W interesie społecznym leży, aby w czasie zakreślonym przez ustawodawcę, a jeżeli jest to uzasadnione i wykazane, nawet po upływie 10 lat, tego typu informacje znajdowały się w ograniczonym dostępowo zbiorze danych instytucji państwowej powołanej do zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli.

W wyroku z 21 kwietnia 2017 r. sygn. akt I OSK 2426/15 NSA zasadnie stwierdził, iż "... informacje gromadzone przez Policję, w tym dane osobowe uczestnika postępowania, służą realizacji bardzo istotnych z punktu widzenia funkcjonowania państwa, a w szczególności bezpieczeństwa obywateli, ustawowych zadań nałożonych na tę formację. Zalicza się do nich m.in. wykrywanie i ściganie sprawców przestępstw oraz inne działania o charakterze operacyjnym. Z uwagi na szczególny charakter zbioru jakim jest KSIP, jak również z uwagi na zapewnienie bezpieczeństwa państwa i obywateli, przy ocenie legalności przetwarzania danych osobowych w KSIP nie można stosować wyłącznie ustawy o ochronie danych osobowych, nie uwzględniając szczególnych uregulowań tej materii zawartych w ustawie o Policji, które mają stanowić gwarancję dla realizacji zadań ustawowych przez Policję (por. wyrok NSA z 17 lipca 2015 r., sygn. akt I OSK 182/14, opublikowany na stronie: www.orzeczenia.nsa.gov.pl)".

Także Trybunału Konstytucyjnego, odnosząc się do nieobowiązującego już wprawdzie brzmienia przepisu art. 20 ust. 17 ustawy o Policji (dane osobowe zebrane w celu wykrycia przestępstwa przechowuje się przez okres niezbędny do realizacji ustawowych zadań Policji; organy Policji dokonują weryfikacji tych danych po zakończeniu sprawy, w ramach której dane te zostały wprowadzone do zbioru, a ponadto nie rzadziej niż co 10 lat od dnia uzyskania lub pobrania informacji, usuwając zbędne dane), lecz podobnie brzmiącego art. 16 powołanej ustawy z 14 grudnia 2018 r. stwierdził, że nie przewiduje się automatycznie usuwania ze zbiorów danych zebranych o osobach podejrzanych o popełnienie przestępstw ściganych z oskarżenia publicznego, które zostały prawomocnie uniewinnione bądź wobec których postępowanie karne zostało prawomocnie bezwarunkowo umorzone niezwłocznie po uprawomocnieniu się stosownego orzeczenia. W ocenie Trybunału, prawomocne uniewinnienie konkretnej osoby lub bezwarunkowe umorzenie postępowania karnego wobec konkretnej osoby nie przesądza o tym, czy zgromadzone dane mogą zawierać informacje przydatne dla realizacji ustawowych zadań Policji wobec innych osób. Chodzi bowiem o dane, których zebranie nastąpiło w sposób legalny, za zgodą sądu. Dostrzegając zatem niebezpieczeństwo płynące zarówno z samego faktu zachowania zbioru dla celów potencjalnych postępowań, trudności kontroli prawidłowego postępowania ze zbiorami, jak również możliwości ekscesywnego ich wykorzystania, mimo wszystko należy uznać, że w demokratycznym państwie prawa, we współczesnych warunkach zagrożenia bezpieczeństwa przez przestępczość zorganizowaną i terroryzm, norma art. 20 ust. 17 ustawy o Policji (przewidująca obowiązek usuwania zbędnych danych co najmniej raz na 10 lat) mieści się w granicach swobody regulacyjnej określonej m.in. zasadą proporcjonalności (zob. wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 12 grudnia 2005 r., sygn. akt K 32/04, publ. OTK–A 2005/11/132). Pierwszą przyczyną dla której prawa jednostki mogą być ograniczane, jest ochrona dobra wspólnego, a w szczególności - wzgląd na potrzeby bezpieczeństwa i obronności kraju. Ochrona bezpieczeństwa państwa jest zatem szczególną wartością, w zderzeniu z którą prawa jednostki, nawet prawa podstawowe, mogą być - w niezbędnym zakresie - ograniczane. Dopuszczalność ograniczeń podyktowanych takimi względami jest zaś powszechnie przyjęta w państwach demokratycznych (por. wyrok TK z 16 lutego 1999 r. w sprawie SK 11/98, OTK z 1999 r., cz. I, poz. 5).

Co do zawartego w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji argumentu powołującego się na orzecznictwo dotyczące naruszenia art. 8 Europejskiej Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności (Dz. U. z 1993 r., Nr 61, poz. 284), zgodnie z którym bezterminowe przechowywanie przez władze szczególnie wrażliwych danych osób, wobec których zakończono postępowanie karne bez skazania, jest niedopuszczalne w demokratycznym społeczeństwie, należy wskazać, że ustawa o Policji oraz ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. nie przewidują bezterminowego przetwarzania znajdujących się w systemie policyjnym (KSIP) danych. Przeciwnie ustawodawca krajowy w art. 16, art. 24 i art. 31 drugiej z powołanych ustaw wprowadził mechanizmy i gwarancje, które są zgodne z art. 8 ww. Konwencji i nałożył na policyjnego administratora danych osobowych szereg opisanych powyżej obowiązków. Stąd też nie może być mowy o bezterminowym przetwarzaniu danych przez organy Policji w systemie KSIP, organy te są bowiem obowiązane do systematycznego przeglądania i usuwania zbędnych danych z systemu.

Z powyższych względów należy uznać, że Prezes UODO nie miał uzasadnionych podstaw ku temu, aby na podstawie art. 8 ust. 2 pkt 5 w zw. z art. 31 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r., zobowiązać Komendanta Głównego Policji, do usunięcia danych osobowych uczestnika postępowania z KSIP. Tym samym organ ochrony danych osobowych w pkt 1 zaskarżonej decyzji naruszył powołane przepisy prawa materialnego oraz art. 16 ust. 1 i 2 w zw. z art. 1 pkt 1 powołanej ustawy i art. 1 ust. 2 ustawy Policji.

Mając powyższe na uwadze, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935) uchylił rozstrzygnięcie Prezesa UODO w zaskarżonym przez stronę zakresie, to jest pkt 1 zaskarżonej decyzji. O kosztach postępowania sądowego orzeczono na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 powołanej ustawy oraz § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1935, z późn. zm.), na które składały się wpis od skargi oraz wynagrodzenie za zastępstwo procesowe.