Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 2093/23
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2024-06-07 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
Hasła tematyczne: Ochrona danych osobowych
Skarżony organ: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku: Oddalono skargę
Powołane przepisy: article: art. 151
journal: Dz.U. 2024 poz 935
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)
journal: Dz.U.UE.L 2016 nr 119 poz 1 art. 9 ust. 2 lit. e
law: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z  przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Antoniuk, Sędzia WSA Łukasz Krzycki, Asesor WSA Dorota Kozub-Marciniak (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 7 czerwca 2024 r. sprawy ze skargi G.Z. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] sierpnia 2023 r. nr [...] w przedmiocie odmowy uwzględnienia wniosku oddala skargę.


UZASADNIENIE

G. Z. (dalej, jako: skarżący) wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej, jako: organ lub Prezes UODO) z dnia [...] sierpnia 2023 r. w przedmiocie przetwarzania danych osobowych.

Stan sprawy przedstawia się następująco.

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga G. Z. na nieprawidłowości w procesie przewarzania jego danych osobowych przez N. Sp. z o.o. z siedzibą w T. (dalej, jako: Spółka) polegające na przetwarzaniu jego danych osobowych dotyczących jego przynależności związkowej w procedurze rozpatrywania wniosków o przyznanie świadczeń socjalnych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

W treści skargi skarżący wskazał, że Spółka bezpodstawnie wraz z wnioskiem o przyznanie świadczeń z ZFŚS przekazuje komisji socjalnej informacje ujawniające przynależność związkową. W ocenie skarżącego, dane dotyczące jego przynależności związkowej powinny być przetwarzane przez Spółkę tylko w celach określonych w art. 31, art. 32, art. 331 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 854, dalej, jako: ustawa o związkach). Skarżący wniósł o nakazanie Spółce zaprzestania przetwarzania jego danych osobowych niezgodnie z przepisami prawa, w tym w innym celu niż zostały przekazane, usunięcia jego danych osobowych przetwarzanych bez podstawy prawnej oraz nałożenie na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej.

W toku postępowania administracyjnego, Prezes UODO ustalił, że skarżący jest zatrudniony w Spółce od dnia 1 kwietnia 1999 r., a od 2007 r. jest i członkiem Międzyzakładowej Organizacji Związkowej [...] N. sp. z o. o. Spółka wyjaśniła, że skarżący jest członkiem zarządu ww. związku, oraz, że został wskazany przez związek zawodowy na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy o związkach jako osoba zwolniona z obowiązku świadczenia pracy, wykonująca tzw. etat związkowy. Spółka wskazała, że z uwagi na powyższe, pośród pracowników Spółki przynależność związkowa skarżącego jest faktem powszechnie znanym.

Działanie ZFŚS w Spółce reguluje Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych D. dla zakładu w T. (obecnie: N. Sp. z o.o.) z dnia [...] czerwca 2008 r.

Spółka wskazała, że zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o związkach przyznanie świadczeń z ZFŚS jest dokonywane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową oraz że przyznanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest sprawą o charakterze indywidualnym. Spółka wyjaśniła, że związki zawodowe w sprawach indywidualnych stosunków pracy reprezentują prawa i interesy wyłącznie swoich członków. Mając zatem na względzie zasadę negatywnej wolności związkowej, w ocenie Spółki, konieczne było zidentyfikowanie, czyje (których pracowników) interesy może reprezentować dany związek zawodowy. Spółka oświadczyła, że w żadnym przypadku nie podejmowała decyzji w sprawie przyznania świadczeń (w tym ich wysokości) w oparciu o przynależność związkową pracownika, lecz wyłącznie w oparciu o kryteria określone w art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 923, dalej, jako: ustawa o ZFŚS), tj. sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej.

Spółka wskazała, że zgodnie z § 3 Regulaminu ZFŚS z dnia [...] czerwca 2008 r. Komisja Socjalna składa się z czterech przedstawicieli Międzyzakładowej Organizacji Związkowej [...] N. sp. z o.o. oraz jednego przedstawiciela pracodawcy. Wszyscy członkowie Komisji Socjalnej są osobami upoważnionymi do podejmowania działań określonych w Regulaminie ZFŚS oraz podpisały oświadczenia o zachowaniu poufności i nieudostępnianiu danych osobowych, do których dostęp uzyskują w związku z pełnioną funkcją. Zgodnie z Regulaminem ZFŚS przyjętym w Spółce, komisja socjalna podejmuje decyzje o przyznaniu środków z ZFŚS na posiedzeniu, z którego sporządzany jest protokół, natomiast decyzję w sprawie wydatkowania środków z ZFŚS podejmuje ostatecznie pracodawca (Spółka) po zapoznaniu się ze stanowiskiem komisji socjalnej i zakładowej organizacji związkowej.

Spółka wskazała, że podstawą prawną przetwarzania danych skarżącego dotyczących przynależności związkowej w procedurze rozpatrywania wniosków w ramach ZFŚS jest art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 9 ust. 2 lit. b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35, dalej: RODO), tj. w związku z niezbędnością przetwarzania takich danych osobowych do wypełnienia przez Spółkę obowiązków w dziedzinie prawa pracy - współdziałania pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy zgodnie z art. 23² Kodeksu pracy. Ponadto Spółka wskazała, że kolejnymi przepisami, które stanowią podstawę do przetwarzania danych są art.. 27 ust. 2 i art. 30 ust. 3 ustawy o związkach. W ocenie Spółki, dokonywanie uzgodnień w zakresie przyznania konkretnej osobie uprawnionej świadczenia z ZFŚS stanowi sprawę o charakterze indywidualnym w rozumieniu art. 7 ustawy o związkach.

Spółka wyjaśniła, że przekazane członkom komisji socjalnej dane były im niezbędne do realizacji obowiązku pracodawcy wskazanego w art. 27 ust. 2 ustawy o

związkach w związku z art. 8 ust 1 ustawy o ZFŚS, tj. w celu zaopiniowania indywidualnych wniosków o przyznanie świadczeń pracownikom. Spółka wskazała, że członkowie komisji socjalnej reprezentują również organizację związkową, z którą pracodawca miał obowiązek dokonania uzgodnień w ramach przyznawania indywidualnych świadczeń jej członkom.

Skarżący złożył do komisji socjalnej Spółki w dniu [...] marca 2022 r. prośbę o udzielenie pomocy finansowej w związku z nagminnym brakiem wypłacania mu należnego wynagrodzenia za pracę przez dyrekcję Spółki (wniosek o przyznanie dofinansowania z ZFŚS z dnia [...] kwietnia 2022 r.). W treści wniosku z dnia [...] marca 2022 r. skarżący wskazał między innymi, że od 2008 r. pełni funkcję przewodniczącego Międzyzakładowej Organizacji Związkowej [...] N.sp. z o. o.

Po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, Prezes UODO zaskarżoną decyzją z dnia [...] sierpnia 2023 r. odmówił uwzględnienia wniosku skarżącego.

Organ w uzasadnieniu decyzji wskazał, że dane osobowe w zakresie informacji o przynależności do związku zawodowego stanowią szczególne kategorie danych. Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO przetwarzanie takich danych jest, co do zasady zabronione, o ile nie zostanie spełniona przesłanka legalizująca ten proces wymieniona w art. 9 ust. 2 RODO. Katalog przesłanek wymienionych w art. 9 ust. 2 RODO jest zamknięty. Organ powołał się nadto na art. 5 ust. 1 lit. a i b oraz art. 29 RODO.

Prezes UODO podniósł, że oparcie przetwarzania danych skarżącego w zakresie informacji o przynależności do związku zawodowego przez Spółkę na wskazywanych przez nią przepisach jest niezasadne i nie można mu przyznać przymiotu legalności. Kwestionowany proces przetwarzania dotyczy działania Spółki, jako pracodawcy, w imieniu którego Komisja Socjalna przetwarzała dane osobowe skarżącego. Organ wskazał, że zauważa pewne niezrozumienie przez Spółkę istoty postępowania i problemu zasygnalizowanego przez skarżącego, bowiem zarzut wystosowany przez skarżącego dotyczy przetwarzania przez Spółkę, jako administratora danych osobowych w zakresie przynależności związkowej w procedurze rozpatrywania jego wniosku o świadczenie socjalne, natomiast argumentacja użyta przez Spółkę odnosi się do przetwarzania danych przez organizację związkową, a nie to jest przedmiotem postępowania. W ocenie organu, przyjęcie przedstawionej w wyjaśnieniach Spółki argumentacji wynika z faktu błędnego założenia przez Spółkę, że członkowie Komisji Socjalnej, będący jednocześnie członkami Związku Zawodowego, przetwarzają dane osobowe osób składających wniosek o świadczenie socjalne, w tym skarżącego, w ramach działalności związkowej i są uprawnione do tego w oparciu o przepisy szczególne ustaw, w tym art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o związkach. Takie wnioskowanie oraz rozumienie istoty zagadnienia jest błędne, bowiem administratorem danych osobowych przetwarzanych przez Komisję Socjalną w ramach ZFŚS jest Spółka, jako pracodawca, niezależnie od tego, czy w skład Komisji wchodzą przedstawiciele organizacji związkowej czy też nie. Organ zwrócił uwagę, że jego kompetencje nadzorcze mają zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych, natomiast kwestie dotyczące stosowania przepisów prawa pracy i uzgadniania świadczeń z ZFŚS nie podlegają ocenie Prezesa UODO, który może zasygnalizować błędne, w jego uznaniu, stosowanie przez Spółkę czy rozumienie przepisów, natomiast rozstrzygnięcie w sprawie odnosić się może wyłącznie do kwestii związanych z procesem przetwarzania danych osobowych przez Spółkę w kwestionowany przez skarżącego sposób.

Dalej organ wyjaśnił, że pracodawca, którym jest Spółka, jest uprawniony do przetwarzania informacji o przynależności związkowej pracownika zazwyczaj wyłącznie w określonym celu, który wynika z konieczności realizacji obowiązków wynikających z art. 331 ustawy o związkach. W toku postępowania zostało ustalono, że od 2007 r. Spółka przetwarza dane osobowe skarżącego w zakresie informacji o jego przynależności związkowej w związku z jego deklaracją złożoną na podstawie art. 331 ust. 1 ustawy o związkach. Niemniej informacja o przynależności skarżącego do Międzyzakładowej Organizacji Związkowej [...] N. sp. z o. o. jest informacją powszechnie znaną w związku ze sprawowaniem przez skarżącego funkcji przewodniczącego związku zawodowego. Ponadto, skarżący sam zadecydował o udostępnieniu Spółce informacji dotyczących jego przynależności związkowej w treści uzasadnienia wniosku o zapomogę z dnia 20 marca 2022 r.

Prezes UODO podał także, że administratorem danych przetwarzanych przez Komisję Socjalną, działającą z ramienia pracodawcy w procedurze rozpatrywania wniosku o świadczenie socjalne jest niezmiennie pracodawca. Powołując się na art. 3, art. 2 ust. 1, art. 8 ust. 1 i art. 10 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r., poz. 998), organ wywiódł, że Komisja Socjalna rozpatrując wniosek o świadczenie socjalne może przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne do jego rozpatrzenia, w tym dane zawarte w treści wniosków składanych przez pracownika.

Dalej organ podniósł, iż nie zgadza się z wyjaśnieniami Spółki, jakoby fakt, że wnioskodawca - Skarżący - przynależy do związku zawodowego był istotny dla członków Komisji Socjalnej. Sprawami ZFŚS zajmuje się Komisja Socjalna (§ 3 Regulaminu obowiązującego od 1 lipca 2008 r. w dacie rozpatrywania wniosku Skarżącego). Zgodnie z § 3 pkt. 1 i 2 Regulaminu Komisja Socjalna składa się z pięciu członków, w tym przedstawiciela pracodawcy. Członkiem Komisji może być osoba niezrzeszona w Zakładowej Organizacji Związkowej. Organ nadzorczy zwraca uwagę, że fakt, iż członkiem Komisji Socjalnej może być osoba zrzeszona w organizacji związkowej nie oznacza, że członek związku zawodowego, będący równocześnie członkiem Komisji Socjalnej realizuje jednocześnie cele statutowe i ustawowe związku zawodowego i tym samym reprezentuje interesy związki zawodowego i w związku z tym posiada uprawnienia wynikające z art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o związkach. Komisja Socjalna, a więc jej członkowie, działają subsydiarnie w imieniu pracodawcy i na jego rzecz, natomiast z posiedzenia Komisji sporządzany jest protokół, który jest przekazywany do zaopiniowania Organizacji Związkowej (§ 3 pkt. 9 Regulaminu) i to w tym dopiero momencie organizacja związkowa posiada uprawnienie do wypowiedzenia się odnośnie do prac Komisji Socjalnej i mogą mieć zastosowanie przepisy art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o związkach. Spółka natomiast, niesłusznie, w ocenie organu twierdzi, że przedstawiciele organizacji związkowej, będący jednocześnie członkami Komisji Socjalnej, realizują uprawnienia organizacji związkowej do ochrony interesów swoich członków. Prezes Urzędu uważa, że członkowie Komisji Socjalnej, którzy są jednocześnie członkami związku zawodowego, nie są uprawnieni do aprobaty tych uzgodnień. Organ zwraca uwagę, że konieczne jest rozróżnienie kwestii bycia członkiem Komisji Socjalnej i reprezentantem Zakładowej Organizacji Związkowej uprawnionym do zaopiniowana protokołu Komisji Socjalnej (zgodnie z § 3 pkt. 9 Regulaminu obowiązującego od 1 lipca 2008 r.). Członek Komisji Socjalnej przetwarza dane osobowe w imieniu administratora, czyli pracodawcy.

Organ wyjaśnił też, że o ile, co do ogólnej zasady, związek zawodowy reprezentuje swoich członków w sprawach dotyczących stosunku pracy, to świadczenie socjalne należne z ZFŚS nie jest świadczeniem wynikającym ze stosunku pracy.

Prezes UODO zwrócił uwagę na błędną, jego zdaniem, interpretację Spółki art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o związkach. W ocenie organu pracodawca nie jest zobligowany konsultować indywidualne rozdysponowanie środków z ZFŚS ze związkami zawodowymi, jak również udostępniać na ich rzecz danych osobowych osób korzystających ze świadczeń. Przyznanie świadczenia socjalnego oparte jest na obiektywnej ocenie czynników życiowych, rodzinnych i materialnych i nie jest konieczna, wbrew twierdzeniu Spółki, wiedza związków zawodowych komu i w jakiej kwocie przyznane zostało świadczenie socjalne.

Mając na uwadze powyższe, Prezes UODO uznał, że Spółka nie powinna w ramach rozpatrywania wniosków o przyznanie środków ZFŚS udostępniać członkom komisji socjalnej informacji o przynależności związkowej wnioskodawcy wykorzystując informację przekazaną jej przez pracownika celem odprowadzenia składek, niemniej jednak w tej sprawie, skarżący sam dobrowolnie zadecydował o udostępnieniu informacji o jego przynależności do związku zawodowego w uzasadnieniu wniosku z dnia [...] marca 2022 r., który podlegał rozpatrzeniu przez komisję socjalną. Tym samym skarżący wyraził wolę, aby jego dane osobowe w zakresie informacji o przynależności związkowej były przetwarzane celem uzyskania środków z ZFŚS. Rozpatrując kolejne wnioski członkowie komisji socjalnej posiadali zatem pozyskaną od skarżącego, jak również powszechnie znaną informację o przynależności związkowej skarżącego w związku ze sprawowaniem przez niego funkcji przewodniczącego związku zawodowego, którą Spółka mogła przetwarzać zgodnie z art 9 ust. 2 lit. e RODO.

Z tym rozstrzygnięciem skarżący nie zgodził się i wywiódł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, wnosząc o uchylenie zaskarżonej decyzji oraz o zasądzenie kosztów postepowania według norm przepisanych.

Zaskarżonej decyzji zarzucono naruszenie:

1. art. 7, 77 § 1 i art. 80 K.p.a. polegające na niewyczerpującym zebraniu i rozpatrzeniu całego materiału dowodowego i niepodjęciu wszelkich kroków niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy, w tym niewyjaśnienie na jakiej podstawie pracodawca przetwarzał dane dotyczące przynależności związkowej w związku z przyznawaniem świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych;

2. art. 7, 76 § 1, art. 77 § 1 i art. 80 K.p.a., polegające na niewyczerpującym rozpatrzeniu materiału dowodowego oraz na jego dowolnej ocenie, wyrażającej się zwłaszcza w bezzasadnym uznaniu, że dane przekazane we wniosku dotyczącego jednego świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być udostępniane i przetwarzane w związku z innymi świadczeniami;

3. art. 8 i 107 § 3 K.p.a. przez nienależyte uzasadnienie zaskarżonej decyzji z uwagi na zawarcie w nim zbyt ogólnych stwierdzeń, co uniemożliwia realizację zasady pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa.

W uzasadnieniu skargi wskazano, że dane dotyczące przynależności związkowej, zawarte w uzasadnieniu wniosku z dnia 20 marca 2022 r. udostępnione były - zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tylko i wyłącznie w celu rozpatrzenia tego wniosku. Skarżący złożył ww. wniosek albowiem został do tego zmuszony z uwagi na pozbawienie go wynagrodzenia przez pracodawcę, co potwierdził wyrok Sądu Rejonowego w T. z dnia [...] maja 2023 r. sygn. akt [...]. Pracodawca (oraz osoby działające w jego imieniu) przetwarzał dane uzyskane w związku z konkretnym, jednym wnioskiem o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych o przynależności związkowej skarżącego do innych celów. Przekazał - jak wynika uzasadnienia zaskarżonej decyzji - Komisji Socjalnej dane o przynależności związkowej uzyskane dla innych celów (np. szczególnej ochrony stosunku pracy), choć na potrzeby uzyskania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych informacja o przynależności związkowej jest całkowicie zbędna, co zresztą potwierdził organ w uzasadnieniu decyzji. Pracodawca bezpodstawnie domagał się od wnioskujących o świadczenie informacji o przynależności związkowej lub też ustalał ją na podstawie zgody udzielonej na potrzeby pobierania z wynagrodzenia składki związkowej. Zatem trudno mówić w tej sytuacji o dobrowolnym udostępnieniu informacji o przynależności związkowej przez skarżącego. Pracodawca bezprawnie domagał się takich informacji i niezgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i RODO gromadził je i przetwarzał.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie i podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko. Prezes UODO ustosunkował się do zarzutów skargi i uznał je za pozbawione racji.

W piśmie procesowym z dnia 8 grudnia 2023 r. uczestnik postępowania N. Sp. z o.o. wniósł o oddalenie skargi. Uczestnik podniósł, że zarzuty skargi są bezpodstawne albowiem organ przeprowadził postepowanie prawidłowo z poszanowaniem zasad postępowania wynikających z K.p.a., należycie zgromadził materiał dowodowy, wykazał na jakiej podstawie odbywało się przetwarzanie danych osobowych skarżącego. Spółka podniosła, że przetwarzanie danych osobowych skarżącego przez Spółkę nie miało żadnego związku z prowadzonym postępowaniem w sądzie pracy. Po drugie, nieprawdą jest, jakoby Spółka zmusiła skarżącego do złożenia wniosku o świadczenie z ZFŚS, co skarżący wiąże z ww. postępowaniem. Po trzecie, skarżący jest funkcyjnym działaczem związku zawodowego, więc informacja o jego przynależności związkowej jest powszechnie znana i wręcz przez niego manifestowana w zakładzie pracy. Po czwarte, skarżący sam, z własnej inicjatywy udostępnił tę informację, opisując pełnienie funkcji związkowej we wniosku o świadczenie z ZFŚS z dnia [...] marca 2022 r. Z tego względu nie sposób, aby Komisja Socjalna, podczas rozpatrywania rzeczonego wniosku, miała nie napotkać tej informacji w jego treści - co nie wpływało jednak na fakt kierowania się, w trakcie jej prac, kryteriami socjalnymi określonymi w ustawie o ZFŚS.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Skarga nie jest zasadna.

Dopuszczalność przetwarzania danych osobowych określają przesłanki wymienione w art. 6 ust. 1 i art. 9 ust. 2 RODO w zależności od tego, czy przetwarzaniu mają być poddane dane zwykłe, czy też dane wrażliwe. Katalog przesłanek wymienionych w art. 6 ust. 1 i art. 9 ust. 2 RODO jest zamknięty. Przesłanki te mają charakter autonomiczny co oznacza, że dla uznania procesu przetwarzania danych osobowych za zgodny z prawem, niezbędne jest spełnienie przez administratora danych choćby jednej z tych przesłanek.

Z przepisu art. 9 ust. 2 RODO wynika, że zakaz przetwarzania danych osobowych wrażliwych określony w ust. 1 nie ma zastosowania, jeżeli spełniony jest jeden z następujących warunków: a) osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych w jednym lub kilku konkretnych celach, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego przewidują, iż osoba, której dane dotyczą, nie może uchylić zakazu, o którym mowa w ust. 1; b) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą; c) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody; d) przetwarzania dokonuje się w ramach uprawnionej działalności prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez fundację, stowarzyszenie lub inny niezarobkowy podmiot o celach politycznych, światopoglądowych, religijnych lub związkowych, pod warunkiem że przetwarzanie dotyczy wyłącznie członków lub byłych członków tego podmiotu lub osób utrzymujących z nim stałe kontakty w związku z jego celami oraz że dane osobowe nie są ujawniane poza tym podmiotem bez zgody osób, których dane dotyczą; e) przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą; f) przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy; g) przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą; h) przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego lub zgodnie z umową z pracownikiem służby zdrowia i z zastrzeżeniem warunków i zabezpieczeń, o których mowa w ust. 3; i) przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnymi lub zapewnienie wysokich standardów jakości i bezpieczeństwa opieki zdrowotnej oraz produktów leczniczych lub wyrobów medycznych, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, w szczególności tajemnicę zawodową; j) przetwarzanie jest niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

W ocenie Sądu, prawidłowe jest stanowisko organu, że istniała w tej sprawie podstawa legalizująca przetwarzanie danych osobowych skarżącego określona w art. 9 ust. 2 lit. e RODO.

W sprawie nie budzi wątpliwości, że skarżący złożył do komisji socjalnej Spółki w dniu 20 marca 2022 r. prośbę o udzielenie pomocy finansowej w związku z nagminnym brakiem wypłacania mu należnego wynagrodzenia za pracę przez dyrekcję Spółki. W treści wniosku z dnia 20 marca 2022 r. skarżący wskazał między innymi, że od 2008 r. pełni funkcję przewodniczącego Międzyzakładowej Organizacji Związkowej [...] N. sp. z o. o. z siedzibą w T., w związku ze sprawowaną funkcją jest pracownikiem chronionym w rozumieniu art. 32 ustawy o związkach, a ponadto pełni funkcję Przewodniczącego Rady Pracowników i podlega ochronie przewidzianej w art. 7 ustawy z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Skarżący w tym wniosku wskazał również, iż pomimo tych ochron jest dyskryminowany z uwagi na pełnione funkcje, naruszane są jego prawa. Objawia się to m. in. w ten sposób, że zaprzestano wypłaty wynagrodzenia, co spowodowało, że skarżący znalazł się w trudnej sytuacji finansowej. W drugiej części wniosku skarżący ponownie powołał się na przynależność związkową i pełnione funkcje. Co więcej i co istotne z punktu widzenia tej sprawy, prośbę tą skarżący sam skierował do Komisji Socjalnej w Spółce. Wraz z tą, samodzielnie sporządzoną, prośbą z dnia [...] marca 2022 r. skarżący złożył wniosek z dnia 4 kwietnia 2022 r. złożony na właściwym formularzu (Wniosek o przyznanie dofinansowania z funduszu socjalnego).

Trudno zatem w tej sytuacji uznać, iż nie mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. e RODO). Oczywistym jest, że informacje te (o przynależności związkowej) nie miały żadnego znaczenia w procedurze rozpoznawania wniosku o przyznanie dofinansowania z funduszu socjalnego gdyż kryterium przyznawania świadczeń jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna wnioskodawcy (art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Komisja Socjalna rozpatrując wniosek o świadczenie socjalne może przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne do jego rozpatrzenia, w tym dane zawarte w treści wniosków składanych przez pracownika. Sąd podziela pogląd Prezesa UODO, że fakt, iż skarżący przynależy do związku zawodowego nie mógł być istotny dla członków Komisji Socjalnej, a argumentacja Spółki zawarta w wyjaśnieniach z dnia 9 czerwca 2022 r. odnosząca się do przepisów ustawy o związkach i Kodeksu pracy jest chybiona z przyczyn wskazanych przez organ. Istotne jest natomiast to, że skarżący sam motywował swój wniosek określonymi zdarzeniami związanymi, jak uznał, także z jego przynależnością związkową, a wniosek ten skierował do Komisji Socjalnej. Trudno zatem teraz czynić zarzut Spółce (a działającej w jej imieniu Komisji Socjalnej), że się z nim zapoznała. Nie można także pominąć, że od 2007 r. Spółka przetwarza dane osobowe skarżącego w zakresie informacji o jego przynależności związkowej w związku z jego deklaracją złożoną na podstawie art. 331 ust. 1 ustawy o związkach, a ponadto informacja o przynależności skarżącego do Międzyzakładowej Organizacji Związkowej [...] N. sp. z o. o. jest informacją powszechnie znaną w związku ze sprawowaniem przez skarżącego funkcji przewodniczącego związku zawodowego.

Właściwie organ ocenił, że administratorem danych osobowych przetwarzanych przez Komisję Socjalną w ramach ZFŚS jest Spółka, jako pracodawca, niezależnie od tego, czy w skład Komisji wchodzą przedstawiciele organizacji związkowej czy też nie. Jeszcze raz należy podkreślić, że kwestie dotyczące stosowania przepisów prawa pracy i uzgadniania świadczeń z ZFŚS nie podlegają ocenie Prezesa UODO.

Organ zobowiązany był odnieść się wyłącznie do kwestii związanych z procesem przetwarzania danych osobowych skarżącego przez Spółkę w kwestionowany przez skarżącego sposób. Zdaniem Sądu, Prezes UODO oceny tej dokonał w sposób prawidłowy, a zaskarżona decyzja odpowiada prawu.

Sąd nie dopatrzył się przy tym zarzucanych w skardze naruszeń przepisów postępowania.

Zgodnie z art. 7 K.p.a. w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Prowadzą też postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej (art. 8 § 1 K.p.a.) i powinny działać w sprawie wnikliwie (art. 12 § 1 K.p.a.). Przepisy te znajdują doprecyzowanie m.in. w art. 77 § 1 K.p.a., zgodnie z którym organ administracji publicznej jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy; istotny jest także art. 80 K.p.a., w świetle którego organ administracji publicznej ocenia na podstawie całokształtu materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona. W ocenie Sądu, postępowanie administracyjne w tej sprawie zostało przeprowadzone w zgodzie z obowiązującymi przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, w tym także w zgodzie z art. 7, art. 8, art. 76 § 1, art. 77 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 K.p.a. Przed wydaniem rozstrzygnięcia organ wyczerpująco zebrał bowiem, a następnie rozpatrzył całość materiału dowodowego, dokonując analizy wszelkich istotnych okoliczności faktycznych występujących w sprawie, a następnie do tak ustalonego stanu faktycznego zastosował prawidłowe normy prawa materialnego celem podjęcia rozstrzygnięcia, przy czym swoje stanowisko przedstawił w uzasadnieniu decyzji, odpowiadającym wymogom art. 107 § 3 K.p.a. Wbrew twierdzeniom skargi uzasadnienie zaskarżonej decyzji nie jest "zbyt ogólne". Zdaniem Sądu jego lektura pozwala bez problemu prześledzić tok rozumowania organu, jego argumentację. Zaskarżona decyzja poddaje się ocenie instancyjnej.

Z tych wszystkich względów Sąd uznał, że zaskarżona decyzja odpowiada prawu. Sąd nie stwierdził żadnego naruszenia przepisów prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy, bądź przepisu postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na rozstrzygnięcie, albo też przepisu prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania lub stwierdzenia nieważności.

Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, działając na podstawie art. 151 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r., poz. 1634) orzekł jak w sentencji. Sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 2 powołanej ustawy.