Wyrok NSA, sygn. akt III OSK 974/22
Naczelny Sąd Administracyjny
Data orzeczenia: 2023-12-13 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6480
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Dyrektor Okręgowy Służby Więziennej
Treść wyniku: Uchylono zaskarżony wyrok oraz decyzję I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 188, art. 145 § 1 pkt 1 lit. c
journal: Dz.U. 2023 poz 1634
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.

SENTENCJA

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: sędzia NSA Olga Żurawska-Matusiak Sędziowie: sędzia NSA Rafał Stasikowski sędzia del. WSA Beata Jezielska (spr.) po rozpoznaniu w dniu 13 grudnia 2023 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej R.S. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 16 grudnia 2021 r. sygn. akt II SA/Lu 706/21 w sprawie ze skargi R.S. na decyzję Dyrektora Okręgowej Służby Więziennej w Lublinie z dnia 9 sierpnia 2021 r. nr OI/IP.0143.30.2021.EK w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej uchyla zaskarżony wyrok, zaskarżoną decyzję oraz utrzymaną nią w mocy decyzję Dyrektora Zakładu Karnego w [...] z 8 lipca 2021 r.


UZASADNIENIE

Wyrokiem z 16 grudnia 2021 r. (sygn. akt II SA/Lu 706/21) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie, po rozpoznaniu sprawy ze skargi R.S. na decyzję Dyrektora Okręgowej Służby Więziennej w Lublinie z 9 sierpnia 2021 r. w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej, na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2019 r., poz. 2325 zez zm., dalej jako: p.p.s.a.), oddalił skargę.

W uzasadnieniu wyroku podano, że wnioskiem z 20 maja 2021 r. (data wpływu) skarżący wystąpił do Dyrektora Zakładu Karnego w [...] o udostępnienie informacji publicznej w postaci kopii wszystkich odpowiedzi na skargi osadzonych uznane za zasadne lub częściowo zasadne w roku 2017 r. Pismem z 31 maja 2021 r. wezwano skarżącego do wykazania w terminie 7 dni przesłanki szczególnie istotnego interesu publicznego w uzyskaniu informacji, aby dokonać przetworzenia wnioskowanej informacji publicznej. Wezwanie to pozostało bez odpowiedzi.

Decyzją z 8 lipca 2021 r. Dyrektor Zakładu Karnego wydał decyzję odmawiającą udostępnienia informacji publicznej uznając, że żądana przez skarżącego informacja jest informacją przetworzoną, a ten nie wykonał wezwania i nie wykazał szczególnej istotności dla interesu publicznego w jej udostępnieniu.

Na skutek wniesionego odwołania, zaskarżoną decyzją z 9 sierpnia 2021 r. Dyrektor Okręgowy Służby Więziennej utrzymał w mocy decyzję organu I instancji. W uzasadnieniu decyzji organ odwoławczy podzielił stanowisko wyrażone w zaskarżonej decyzji, że żądana informacja jest informacją przetworzoną, w przypadku której wnioskodawca musi wykazać, że jej udostępnienie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Wyjaśniono, że informacja żądana przez skarżącego nie jest wprost dostępna, wymaga przeglądu akt wielu postępowań skargowych (około 160 spraw), sporządzenia kopii wyselekcjonowanych dokumentów i ich zanonimizowania w celu wyselekcjonowania treści odnoszących się do skarg i zarzutów uznanych za zasadne i częściowo zasadne z usunięciem pozostałych treści oraz usunięciem danych chronionych prawem. Przy czym usunięcie chronionych danych nie jest wyłącznie czynnością techniczną, polegającą na mechanicznym zaczernieniu imienia i nazwiska osoby, której skarga dotyczy, lecz czynnością analityczną, połączoną z wysiłkiem intelektualnym polegającą na uniemożliwieniu identyfikacji występujących tam osób poprzez anonimizację fragmentów tekstu, a także analizą pod kątem stwierdzenia, czy i jakie informacje chronione prawem się w nich znajdują. Wszystkie wymienione czynności prowadzą do wytworzenia nowego dokumentu o odmiennej od pierwotnej postaci. Ponadto zakres czynności, jakie należałoby wykonać pozwala na przyjęcie, że zgromadzenie żądanych informacji wymagałoby takich działań organizacyjnych i zaangażowania środków osobowych, które nie pozostałyby bez wpływu na normalny tok działania organu i realizację jego zadań. Podano, że Zakład Karny nie posiada specjalistycznego programu komputerowego służącego do anonimizacji, ani też wyspecjalizowanej w tym zakresie komórki, czy pracownika. Zatem przygotowanie odpowiedzi zgodnej z kryteriami określonymi przez wnioskodawcę prowadziłoby do przetworzenia informacji publicznej. Wskazano, że biorąc pod uwagę fakt, że wnioskodawca od wielu lat przebywa w zakładach karnych, a także treść licznych wniosków kierowanych do organów Służby Więziennej należy stwierdzić, że zainteresowanie skarżącego odpowiedziami na skargi innych osadzonych jest bezpośrednio związane z jego sytuacją osobistą i nie służy jakiemukolwiek dobru powszechnemu, nie prowadzi do poprawy funkcjonowania urzędu i nie służy usprawnieniu realizacji zadań publicznych, zaś ustawa o dostępie do informacji publicznej nie może być wykorzystywana w czysto prywatnych sprawach. Z ustawy o dostępie do informacji publicznej korzystać należy wtedy, gdy celem jest troska o dobro publiczne, zaś inny sposób korzystania z prawa dostępu do informacji publicznej może stanowić nadużycie przysługujących praw. Wyjaśniono ponadto, że wprawdzie organ przetwarza dane osób w systemie teleinformatycznym, ale wbrew twierdzeniom skarżącego akta spraw skargowych nie są prowadzone w wersji elektronicznej, a ewentualne wykorzystanie danych znajdujących się w Bazie nie powoduje odstąpienia od analizy o zbioru dokumentów skargowych posiadanych przez Zakład Karny.

W skardze na powyższe decyzje skarżący wniósł o ich uchylenie i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania organowi I instancji oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania, w tym kosztów wysłanej korespondencji.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zawarte w zaskarżonej decyzji.

Oddalając skargę WSA wskazał, że sprawy o tożsamym przedmiocie, w tym również między tymi samymi strona, były już przedmiotem rozstrzygania przez WSA w Lublinie, a skład orzekający w pełni podzielił zawarte we wcześniejszych orzeczeniach stanowisko. Wskazano, że poza sporem pozostaje kwestia tego, że żądana informacja stanowi informację publiczną, zaś spór dotyczy tego, czy żądanie skarżącego odnosiło się do informacji przetworzonej, w przypadku której istnieje konieczność wykazania przez wnioskodawcę, że udostępnienie informacja jest szczególnie istotne dla interesu publicznego - art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r., poz. 2176, ze zm.; dalej jako: u.d.i.p.). Podano, że informacją przetworzoną jest informacja, która w dniu złożenia wniosku zasadniczo nie istnieje w kształcie objętym wnioskiem, a dla jej wytworzenia konieczne jest przeprowadzenie przez podmiot zobowiązany pewnych czynności analitycznych, organizacyjnych i intelektualnych w oparciu o posiadane informacje proste. Podkreślono, że przetworzenie informacji może polegać np. na wydobyciu poszczególnych informacji cząstkowych z posiadanych przez organ zbiorów dokumentów (które to zbiory mogą być prowadzone w sposób uniemożliwiający proste udostępnienie gromadzonych w nich danych) i odpowiednim ich przygotowaniu na potrzeby wnioskodawcy, a tym samym również suma informacji prostych może być traktowana jako informacja przetworzona. Wskazano, że żądana przez skarżącego informacja, mająca obejmować kopie odpowiedzi na skargi osadzonych dotyczące Zakładu Karnego, uznane za zasadne i częściowo zasadne w 2017 r., wymaga przeglądu dokumentów obejmujących wszystkie skargi wniesione w danym okresie, a zatem nie jest informacją dostępną wprost. Ponadto skarżący żąda dokumentów o określonej treści, a nie jedynie ogólnych, statystycznych informacji o ilości skarg rozpatrzonych pozytywnie w danym okresie. Przygotowanie takiej informacji wymaga zatem przeprowadzenia analizy, zestawienia, wyciągów z dokumentów w celu wyselekcjonowania treści odnoszących się do zarzutów uznanych za zasadne z usunięciem pozostałych treści oraz usunięcia danych chronionych prawem. Przygotowanie żądanej informacji generowałoby zatem konieczność podjęcia dodatkowych czynności angażujących do ich realizacji kilka osób, co w oczywisty sposób wpływa na normalny tok pracy danej komórki organizacyjnej. WSA stwierdził, że skarżący nie wykazał przesłanki szczególnej istotności dla interesu publicznego, gdyż nie podjął nawet próby wykonania skierowanego do niego w tym przedmiocie wezwania. Organy prawidłowo zatem uznały, że taka przesłanka nie wystąpiła. Ponadto WSA podzielił stanowisko organu odwoławczego, że biorąc pod uwagę sytuację, w jakiej znajduje się skarżący, jego zainteresowanie odpowiedziami na skargi innych osadzonych jest bardziej związane z jego sytuacją osobistą niż z interesem publicznym. Wskazano, że zasadność tych argumentów potwierdza bardzo duża liczba wniosków i postępowań, w tym sądowych, inicjowanych przez skarżącego, co jest okolicznością znaną sądowi z urzędu.

Od wyroku tego skargę kasacyjną wywiódł R.S., zaskarżając go w całości i zarzucając:

I. naruszenie prawa materialnego, tj.:

- art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. poprzez jego błędne zastosowanie i uznanie, że w przedmiotowej sprawie nie wystąpiła przesłanka szczególnej istotności udostępnienia informacji dla interesu publicznego, z uwagi na fakt, że skarżący jako osoba osadzona, z pewnością chce wykorzystać pozyskane informacje wyłącznie na cele prywatne, co nie znajduje potwierdzenia w zgromadzonym materiale dowodowym, a jest jedynie subiektywną oceną organu, który odmówił udostępnienia informacji publicznej;

- art. 3 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 1 ust. 1 u.d.i.p. poprzez ich błędną wykładnię i uznanie, że suma kilku informacji prostych stanowi w istocie informację przetworzoną, a w konsekwencji, że wniosek skarżącego obejmował żądanie udostępnienia mu informacji przetworzonej, której uzyskanie wymagało wykazania szczególnego interesu publicznego, mimo że żaden przepis powołanej ustawy nie rozróżnia prostych i przetworzonych informacji publicznych przyjmując kryterium ilościowe, a także w sytuacji, gdy żądane przez skarżącego informacje winny znajdować się w ewidencji Zakładu Karnego (Centralnej Bazie Danych Osób Pozbawionych Wolności), do czego obligują go przepisy prawa;

- art. 4 ust. 3 u.d.i.p. poprzez jego niezastosowanie i uznanie, że Dyrektor Zakładu Karnego nie był obowiązany do udostępnienia żądnych przez skarżącego informacji w sytuacji, gdy nie organ nie wykazał, by nie był on w ich posiadaniu;

- art. 5 ust. 1 i 2 u.d.i.p. poprzez ich błędną wykładnię i uznanie, że anonimizacja pewnej ilości dokumentów (bliżej nie ustalonej ilości, gdyż organ nie wskazał ile skarg uznano za zasadne lub częściowo zasadne w 2017 r.) przesądza o tym, że daną informację należy uznać za informację przetworzoną;

- § 11 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 13 sierpnia 2003 r. w sprawie sposobów załatwiania wniosków, skarg i próśb osób osadzonych w zakładach karnych i aresztach śledczych (Dz. U. z 2013 r., poz. 647 ze zm., dalej jako: rozporządzenie z 2003 r.) poprzez jego niezastosowanie, a konsekwencji błędne przyjęcie, że Dyrektor Zakładu Karnego nie dysponował i nie był w stanie w sposób łatwy i szybki uzyskać informacji na temat uwzględnionych lub częściowo uwzględnionych skarg osadzonych w 2017 roku, gdyż wymagało to przejrzenia, zapoznania się z ponad setką wszystkich otrzymanych skarg z osobna, aby ustalić, która w jaki sposób została rozpatrzona, podczas gdy sposób załatwiania skarg osób osadzonych w zakładach karnych regulują w sposób szczegółowy przepisy, zgodnie z którymi nie jest prawem, ale obowiązkiem każdej jednostki organizacyjnej SW nie tylko prowadzenie ewidencji skarg wpływających do jednostki organizacyjnej, ale prowadzenie tej ewidencji w formie dziennika, i to według ściśle określonego przez prawodawcę wzoru;

II. naruszenie przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, a polegało na naruszeniu:

- 145 § 1 pkt 1c p.p.s.a. w zw. a art. 151 p.p.s.a. poprzez oddalenie skargi złożonej do WSA oraz nieuchylenie decyzji Dyrektora Zakładu Karnego z 8 lipca 2021 r. oraz decyzji Dyrektora Okręgowej Służby Więziennej w Lublinie z 9 sierpnia 2021 r., pomimo że decyzje te zostały wydane z naruszeniem przepisów postępowania administracyjnego, tj. z art. 7, 77 § 1, 80 oraz 107 § 1 i 3 k.p.a. poprzez m.in. niewyczerpujące przeanalizowanie materiału dowodowego w sprawie, niepodjęcie wszelkich niezbędnych do wyjaśnienia sprawy oraz wydanie rozstrzygnięcia bez dokonania oceny całokształtu materiału dowodowego, niedostateczne wyjaśnienie wszystkich okoliczności sprawy, brak uwzględnienia faktu, że obowiązkiem każdej jednostki organizacyjnej SW jest nie tylko prowadzenie ewidencji skarg wpływających do jednostki organizacyjnej, ale prowadzenie tej ewidencji w formie dziennika, i to według ściśle określonego przez prawodawcę wzoru, a zatem w sposób umożliwiający łatwe i szybkie ustalenie, ile skarg było uwzględnionych lub częściowo uwzględnionych a ile nie, a także z uwagi na nienależyte uzasadnienie decyzji, zawarcie zbyt ogólnych stwierdzeń, co uniemożliwia realizację zasady pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa oraz uniemożliwia dokonanie kontroli zaskarżonej decyzji;

- art. 145 § 1 pkt 1c p.p.s.a. w zw. z art. 151 p.p.s.a. w zw. z art. 7, 77 § 1, 80 oraz art. 107 § 1 i 3 k.p.a. poprzez oddalenie skargi spowodowane brakiem dokonania należytej kontroli przez WSA oraz brakiem rozważenia wszystkich okoliczności sprawy, mających wpływ na rozstrzygnięcie sprawy, co w konsekwencji bardzo utrudnia, a wręcz uniemożliwia merytoryczną kontrolę zaskarżonego wyroku.

W oparciu o powyższe zarzuty skarżący kasacyjnie wniósł o zmianę zaskarżonego wyroku poprzez uchylenie zapadłych w sprawie decyzji organów obu instancji, ewentualnie uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu, zasądzenie kosztów postępowania oraz przyznanie na rzecz pełnomocnika, ustanowionego z urzędu w ramach prawa pomocy, wynagrodzenia za pomoc świadczoną z urzędu według norm prawem przepisanych, a ponadto w przypadku oddalenia skargi kasacyjnej - o nieobciążanie skarżącego kasacyjnie kosztami postępowania. Jednocześnie pełnomocniczka skarżącego kasacyjnie oświadczyła, że zrzeka się rozprawy.

W uzasadnieniu skargi kasacyjnej zarzucono, że zaskarżone decyzje nie poddają się kontroli sądowoadministracyjnej, gdyż organy gołosłownie wskazały, że żądana informacja stanowi informację przetworzoną, co WSA bezzasadnie powielił. Podniesiono, że żaden przepis u.d.i.p. nie rozróżnia prostych i przetworzonych informacji publicznych poprzez przyjęcie kryterium ilościowego. Ponadto wskazano, że organy pominęły milczeniem okoliczność, że sposób załatwiania skarg osób osadzonych w zakładach karnych reguluje rozporządzenie z 2003 r. Zgodnie z § 11 ust. 1 i 2 tego rozporządzenia z 2003 r. ewidencję skarg (oraz wniosków i próśb) wpływających do jednostki organizacyjnej prowadzi wyznaczony funkcjonariusz lub pracownik tej jednostki organizacyjnej albo określona komórka organizacyjna, w formie dziennika, oddzielnie dla skarg oraz wniosków i próśb, którego wzór określa załącznik do rozporządzenia. Stanowi on tabelę składającą się z 15 kolumn, przy czym kolumny oznaczone numerami 10-14 dotyczą "Załatwień" skarg, zaś kolumna 14 - "sposobu" załatwienia skargi. Ponadto prawodawca dopuścił możliwość prowadzenia ww. dziennika w formie elektronicznej. Zarzucono, że z uzasadnienia zaskarżonych decyzji nie wynika, czy w Zakładzie Karnym prowadzi się ww. dziennik skarg w formie papierowej, a także czy przy rozpatrywaniu przedmiotowego wniosku Dyrektor Zakładu Karnego korzystał z danych zawartych w dzienniku, a bez tych ustaleń nie sposób zweryfikować wiarygodności twierdzeń organów o dużej czaso- i pracochłonności procesu selekcji skarg uznanych za zasadne lub zasadne w części, w tym zwłaszcza o potrzebie ręcznego przejrzenia dokumentacji wszystkich skarg. Ponadto, w ocenie skarżącego kasacyjnie, żądane informacje są wprost dostępne w systemie informatycznym Służby Więziennej, jakim jest Centralna Baza Danych Osób Pozbawionych Wolności. Podano także, że zwykle w ciągu całego roku za zasadne zostają w danej jednostce organizacyjnej uznane jedynie nieliczne skargi. Podniesiono, że sama czynność anonimizacji w celu udostępnienia informacji publicznej nie może być kwalifikowana jako przetworzenie informacji, niezależnie od zakresu ilościowego zgłoszonego żądania. Z kolei odnosząc się do interesu publicznego i żądania jego wykazania, skarżący kasacyjnie podniósł, że zarówno organ, jak i Sąd wyszli z założenia, że żądane informacje będą przez skarżącego wykorzystane w celach prywatnych, podczas gdy jest to wniosek niczym nieuzasadniony.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym, stosownie do postanowień art. 182 § 2 p.p.s.a.

Zgodnie z art. 183 § 1 p.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, biorąc pod uwagę z urzędu jedynie nieważność postępowania. W przedmiotowej sprawie nie zachodzą przesłanki nieważności postępowania określone w art. 183 § 2 p.p.s.a. W związku z tym Naczelny Sąd Administracyjny, przy rozpoznaniu sprawy, związany był granicami skargi kasacyjnej.

Skarga kasacyjna zawiera usprawiedliwione podstawy.

Zasadne są podniesione w skardze kasacyjnej zarzuty, zarówno naruszenia prawa materialnego, jak naruszenia przepisów postępowania, które sprowadzają się do zakwestionowania przyjętej przez WSA oceny, że wnioskowane do udostępnienia informacje w postaci kopii wszystkich odpowiedzi na skargi osadzonych uznane za zasadne i częściowo zasadne w roku 2017 stanowią informację publiczną przetworzoną.

Pojęcie "informacji przetworzonej" nie zostało normatywnie zdefiniowane. W doktrynie oraz w judykaturze przyjmuje się, że informacją prostą jest informacja, którą podmiot zobowiązany może udostępnić w takiej formie, w jakiej ją posiada, a jej wyodrębnienie z posiadanych zbiorów nie wiąże się z koniecznością osobowego zaangażowania lub poniesieniem kosztów finansowych, trudnych do pogodzenia z bieżącymi działaniami podmiotu zobowiązanego do udzielenia informacji. Z kolei informacja przetworzona, w zasadzie w chwili złożenia wniosku nie istnieje. Jej wytworzenie wymaga przeprowadzenia przez podmiot zobowiązany pewnych czynności analitycznych, organizacyjnych i intelektualnych w oparciu o informacje proste. Informacja prosta – co do zasady - nie zmienia się w informację przetworzoną poprzez proces anonimizacji, bo czynność ta polega jedynie na jej przekształceniu, a nie przetworzeniu. W pewnych jednak wypadkach szeroki zakres wniosku wymagający zgromadzenia, przekształcenia (zorganizowania) i przeanalizowania wielu dokumentów, może wymagać takich działań organizacyjnych i angażowania środków osobowych, które zakłócają normalny tok działania podmiotu zobowiązanego i utrudniają wykonywanie przypisanych mu zadań. Informacja wytworzona w taki sposób, pomimo że składała się z wielu informacji prostych będących w posiadaniu organu, powinna być uznana za informację przetworzoną, bowiem powstały w wyniku wskazanych wyżej działań zbiór nie istniał w chwili wystąpienia z żądaniem udostępnienia informacji publicznej (zob. wyroki NSA: z 9 sierpnia 2011 r., sygn. akt I OSK 792/11 i z 28 października 2016 r., sygn. akt I OSK 1656/15).

Należy przy tym podkreślić, że w każdym wypadku, gdy podmiot zobowiązany do udostępnienia informacji publicznej powołuje się na to, że żądana informacja publiczna ma charakter przetworzony i okoliczność ta stanowi podstawę decyzji administracyjnej o odmowie jej udostępnienia, zobowiązany jest w uzasadnieniu tej decyzji podać fakty, które będą tę ocenę potwierdzać. Konieczne jest więc wykazanie, jakie konkretnie działania należy podjąć celem przetworzenia informacji, ilu pracowników i przez jaki czas będzie zaangażowanych w ten proces, czy żądane informacje składają się z informacji prostych, a jeżeli tak, to gdzie i w jakich kategoriach zbiorów się znajdują, w jakim zakresie i przez jaki okres praca organu będzie zakłócona, czy przetworzenie informacji będzie się wiązało z ponadstandardowymi nakładami finansowymi, etc. Chodzi więc o podanie takiego zbioru informacji, które pozwolą sądowi na weryfikację przyjętego w decyzji stanowiska, że żądana informacja publiczna jest informacją przetworzoną.

W rozpoznawanej sprawie WSA stwierdził, że organy obu instancji prawidłowo zakwalifikowały wnioskowaną przez skarżącego informację do kategorii informacji przetworzonych, gdyż skarżący żąda dokumentów o określonej treści, a nie jedynie ogólnych statystycznych informacji o ilości skarg uznanych za zasadne i częściowo zasadne w 2017 r. W ocenie WSA tego rodzaju informacje nie są wprost dostępne, wymagają przeglądu dokumentów obejmujących wszystkie skargi wniesione w danym okresie, dotyczącym Zakładu Karnego. Przygotowanie żądanej informacji generowałoby zatem konieczność podjęcia dodatkowych czynności angażujących do ich realizacji kilka osób, co w oczywisty sposób wpływa na normalny tok pracy danej komórki organizacyjnej. W ocenie NSA, stanowisko to jest co najmniej przedwczesne.

Z decyzji organów obu instancji wynika, że w celu udostępnienia żądanej informacji koniecznym jest przeanalizowanie znaczącej ilości akt spraw. Jednakże zgodnie z § 11 ust. 2 obowiązującego w czasie rozpoznawania wniosku skarżącego rozporządzenia z 2003 r. ewidencję wniosków, skarg i próśb prowadzi się w formie dzienników, oddzielnie dla skarg oraz wniosków i próśb. Wzór dziennika, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik do rozporządzenia (§ 11 ust. 4 rozporządzenia z 2003 r.). Dzienniki i skorowidze, o których mowa w ust. 2-4, mogą być prowadzone w formie elektronicznej (§ 11 ust. 6 rozporządzenia z 2003 r.). Według wzoru dziennika skarg, stanowiącego załącznik do rozporządzenia, w rubryce 14 wpisuje się sposób załatwienia skargi. Powyższe oznacza, że analiza ilości skarg uznanych za zasadne bądź częściowo zasadne może odbyć się poprzez prześledzenie rubryki 14 dziennika, którego wzór określa rozporządzenie z 2003 r. Co istotne, prowadzenie takiego dziennika jest obowiązkowe dla jednostek organizacyjnych Służby Więziennej, zaś zgodnie z § 11 ust. 1 rozporządzenia z 2003 r. dziennik prowadzony jest przez wyznaczonego funkcjonariusza lub pracownika danej jednostki organizacyjnej albo określoną komórkę organizacyjną. Niewątpliwie posłużenie się dziennikiem przez pracownika zaznajomionego ze sposobem jego prowadzenia pozwoliłoby na ustalenie, bez znacznego zaangażowania osób i środków, ile skarg zostało uwzględnionych w całości lub części. Z kolei ustalenie liczby skarg uwzględnionych w całości lub w części, pozwoliłoby na dokonanie oceny, czy mamy do czynienia z informacją przetworzoną, czy też nie. Inaczej bowiem należałoby ocenić kwestię uznania żądanej informacji za przetworzoną, gdyby w ciągu roku takich skarg uwzględniono 300, a inaczej gdyby to było np. 10 skarg. Naczelny Sąd Administracyjny stwierdza, że wydane w tej sprawie decyzje administracyjne nie odnoszą się do powyższej kwestii. Organ odwoławczy wskazał jedynie, że akta spraw skargowych nie są prowadzone w formie elektronicznej, a także że wykorzystanie danych z Centralnej Bazy Danych Osób Pozbawionych Wolności nie powoduje odstąpienia od analizy dokumentów skargowych, ale nie wyjaśnia to wyżej wskazanych kwestii. W związku z tym organy nie wykazały w sposób dostateczny, że żądana informacja stanowi informację przetworzoną. Doszło zatem do naruszenia przepisów postępowania, które to naruszenie mogło mieć wpływ na wynik rozstrzygnięcia. Należy ponownie podkreślić, że decyzja odmawiająca udostępnienia informacji publicznej, powinna zostać tak skonstruowana, aby można było ocenić rzetelność twierdzeń organu, że żądana informacja jest informacją, o której mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. Należy przy tym zauważyć, że podobne stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny w analogicznych sprawach – zob. wyroki: z 24 listopada 2022 r., sygn. akt III OSK 6161/21, z 24 maja 2023 r., sygn. akt III OSK 119/22, z 16 czerwca 2023 roku, sygn. akt III OSK 265/22, sygn. akt III OSK 266/22, sygn. akt III OSK 311/22, sygn. akt III OSK 312/22, sygn. akt III OSK 313/22, sygn. III OSK 314/22, z 29 czerwca 2023 roku, sygn. akt III OSK 397/22, sygn. akt III OSK 404/22.

Natomiast w tych okolicznościach co najmniej przedwczesny jest zarzut dotyczący naruszenia art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. poprzez jego błędne zastosowanie i uznanie, że w przedmiotowej sprawie nie wystąpiła przesłanka szczególnej istotności udostępnienia informacji dla interesu publicznego. W pierwszej kolejności niezbędne jest bowiem ustalenie, że żądana informacja jest informacją publiczną przetworzoną, gdyż tylko w takim wypadku wymagane jest wykazanie przesłanki szczególnej istotności dla interesu publicznego.

Naczelny Sąd Administracyjny uznał zatem, że skarga kasacyjna z uwagi na zarzut naruszenia przepisów prawa procesowego jest zasadna, zaś istota sprawy została dostatecznie wyjaśniona, co pozwoliło na zastosowanie w sprawie art. 188 p.p.s.a. i uchylenie zaskarżonego wyroku, a także zaskarżonej decyzji 9 sierpnia 2021 r. oraz decyzji Dyrektora Zakładu Karnego z 8 lipca 2021 r., na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a.

Organy administracji, rozpoznając ponownie sprawę, zobowiązane będą do dokonania oceny "charakteru" żądanej informacji, mając na uwadze wytyczne zawarte w niniejszym wyroku. W szczególności należy ustalić, na podstawie prowadzonego dziennika, liczbę skarg uwzględnionych w całości lub w części w 2017 r., następnie zbadać, czy wydobycie określonych dokumentów, ich skserowanie i anonimizacja, stanowi przetworzenie informacji publicznej, a w przypadku zakwalifikowania spornych informacji jako informacji przetworzonej, ponownie ocenić, czy skarżący wykazał szczególnie istotny interes uzasadniający dokonanie przetworzenia.

Naczelny Sąd Administracyjny nie orzekł o zwrocie kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej skarżącemu kasacyjnie z urzędu w ramach przyznanego mu prawa pomocy, bowiem wynagrodzenie dla pełnomocnika za wykonaną pomoc prawną, należne od Skarbu Państwa w oparciu o art. 250 p.p.s.a., przyznawane jest przez wojewódzki sąd administracyjny w postępowaniu określonym w art. 258-261 p.p.s.a.