Wyrok WSA w Lublinie, sygn. akt III SA/Lu 606/23
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie
Data orzeczenia: 2023-12-28 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 645  Sprawy nieobjęte symbolami podstawowymi 601644 oraz od 646-652
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Komendant Państwowej Straży Pożarnej
Treść wyniku: Oddalono skargę
Powołane przepisy: article: art. 217 § 2 pkt 2; art. 218
journal: Dz.U. 2023 poz 775
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t. j.)

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Ewa Ibrom Sędziowie: Sędzia WSA Anna Strzelec (sprawozdawca) Sędzia WSA Iwona Tchórzewska po rozpoznaniu w dniu 28 grudnia 2023 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi M. Ł. na postanowienie L. Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej z dnia [...] sierpnia 2023 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania duplikatu zaświadczenia oddala skargę.


UZASADNIENIE

Zaskarżonym postanowieniem z dnia 18 sierpnia 2023 r. Lubelski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej, po rozpatrzeniu zażalenia M. Ł. (dalej wnioskodawca, skarżący), utrzymał w mocy postanowienie Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w J. L. z dnia 14 czerwca 2023 r. w sprawie odmowy wydania skarżącemu duplikatu zaświadczenia o ukończeniu szkolenia podstawowego dla strażaków Ochotniczych Straży Pożarnych.

Zaskarżone postanowienie wydane zostało w następującym stanie sprawy.

W dniu 24 lutego 2023 r. skarżący zwrócił się do Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w J. L. (dalej organ I instancji, Komendant Powiatowy PSP) z prośbą o wydanie duplikatu zaświadczenia ukończenia szkolenia podstawowego strażaków.

Postanowieniem z dnia 6 marca 2023 r. organ I instancji odmówił wydania duplikatu przedmiotowego zaświadczenia.

Po rozpatrzeniu zażalenia skarżącego Lubelski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej (dalej organ II instancji, Lubelski Komendant Wojewódzki PSP) uchylił postanowienie organu I instancji ze wskazaniem, że w związku z tym, iż na etapie postępowania zażaleniowego powstały wątpliwości, czy wolą skarżącego jest wydanie wyłącznie duplikatu wskazanego zaświadczenia czy też potwierdzenie faktu odbycia szkolenia podstawowego z wynikiem pozytywnym, tj. wydanie zaświadczenia należy ustalić zakres żądania skarżącego.

Wykonując wytyczne organu odwoławczego, organ I instancji pismem z dnia 15 maja 2023 r. wezwał skarżącego do wyjaśnienia zakresu żądania z wniosku z dnia 24 lutego 2023 r.

W odpowiedzi, pismem z dnia 23 maja 2023 r. skarżący poinformował organ I instancji, że jego wolą jest wydanie przez organ I instancji duplikatu zaświadczenia ukończenia szkolenia podstawowego strażaków.

W wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy organ I instancji postanowieniem z dnia 14 czerwca 2023 r. orzekł o odmowie wydania duplikatu zaświadczenia o ukończeniu przez skarżącego szkolenia podstawowego dla strażaków Ochotniczych Straży Pożarnych.

W uzasadnieniu organ I instancji wskazał, że w zasobach archiwalnych Komendy Powiatowej, dotyczących ewidencji zaświadczeń oraz wyszkolenia OSP (objętych aktualnie kategorią archiwalną odpowiednio B-20 i B-25, a poprzednio B-5) brak jest zaświadczenia stwierdzającego odbycie przez skarżącego szkolenia podstawowego przygotowującego wnioskodawcę do bezpośredniego udziału w działaniach ratowniczych, jak również brak jest potwierdzenia odbioru przez niego takiego zaświadczenia. Tym samym organ I instancji nie może wydać duplikatu lub odpisu takiego zaświadczenia, skoro nie jest w dyspozycji oryginału tego dokumentu. Jednocześnie Komendant Powiatowy PSP podkreślił, iż w oparciu o posiadane zasoby archiwalne możliwe jest jedynie wydanie zaświadczenia o ukończeniu przez skarżącego szkolenia wyższego stopnia, niż szkolenie podstawowe.

Po rozpatrzeniu zażalenia na powyższe postanowienie L. Komendant Wojewódzki PSP utrzymał w mocy postanowienie organu I instancji. W uzasadnieniu podjętego rozstrzygnięcia wyjaśnił, że w ramach postepowania wyjaśniającego przeprowadzonego przez organ odwoławczy, w piśmie z dnia 2 sierpnia 2023 r. organ I instancji wyjaśnił okoliczności braku w zasobach archiwalnych Komendy dokumentacji szkoleniowej z 2006 r. i przedłożył stosowne dokumenty. W piśmie tym wskazano, że:

1) wg obowiązującego w 2006 r. jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) stanowiącego załącznik do decyzji nr [...] z dnia 27 maja 2004 r. Komendanta Głównego

PSP w sprawie instrukcji kancelaryjnej i JRWA dla jednostek organizacyjnych PSP, teczki o symbolach: 1422 (ewidencja świadectw nauki - kat. arch. A), 1423 (ewidencja wyszkolenia OSP - kat. arch. B5), 1424 (szkolenie OSP - kat. arch. B5), 1450 (dzienniki lekcyjne - kat. arch. B50), 1451, (arkusze ocen - kat. arch. B50), 1452 (protokoły z egzaminów końcowych - kat. arch. B50) nie były zakładane;

2) cała dokumentacja ze szkoleń OSP ewidencjonowana była w teczce o symbolu 142 (realizacja szkoleń - kat. arch. B5);

3) w dniu 27 lutego 2009 r. przedmiotowa teczka została, przekazana do archiwum zakładowego;

4) w dniu 6 maja 2016 r. komisja brakująca wydzieliła z zasobu archiwalnego

m.in. przedmiotową teczkę i przeznaczyła ją do zniszczenia;

5) w dniu 5 grudnia 2016 r. komisyjnie dokonano zniszczenia przedmiotowej teczki na podstawie zezwolenia nr [...] z dnia 30 maja 2016 r. Komendanta Głównego PSP, wydanego zgodnie z § 34 pkt 1 zał. do decyzji nr [...] KG PSP z dnia 22 kwietnia 2009 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych PSP (Dz. Urz. [...]).

Organ odwoławczy podkreślił, że w tych okolicznościach, i mając na względzie znaczenie słowa "duplikat" jako drugi egzemplarz dokumentu, wtórnik (mający taką samą moc urzędową, wydawany np. po zagubieniu lub zniszczeniu oryginału) rozstrzygniecie organu I instancji jest prawidłowe.

Organ odwoławczy wskazał jednocześnie skarżącemu, że zgodnie z interpretacją Komendy Głównej PSP zawartą w piśmie z dnia 13 kwietnia 2023 r., w przypadku posiadania przez strażaka zaświadczenia o ukończeniu kolejnego szkolenia (wyższego niż szkolenie podstawowe strażaków OSP) należy przyjąć, że strażak ukończył szkolenie podstawowe przygotowujące do bezpośredniego udziału w działaniach ratowniczych. Tym samym wydane skarżącemu i dołączone do akt zaświadczenia o ukończeniu szkolenia dowódców OSP i kursu przygotowawczego do pracy w aparatach oddechowych i z zakresu BHP mogą stanowić potwierdzenie faktu posiadania szkolenia uprawniającego do bezpośredniego udziału w działaniach ratowniczych.

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie skarżący zaskarżając postanowienie organu odwoławczego w całości wniósł o jego uchylenie i zwrot kosztów postępowania. Skarżący zarzucił naruszenie przez organ:

1. przepisów postępowania mające istotny wpływ na wynik sprawy, tj. :

- naruszenie art. 7, art. 77 §, 1 i art. 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm.), dalej: k.p.a., poprzez brak wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia całego materiału dowodowego i niepodjęcie wszelkich kroków niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy, w tym niewyjaśnienie, czy możliwe było wydanie duplikatu zaświadczenia lub jego odtworzenie skoro organ dysponował wszystkimi danymi koniecznymi do ustalenia przedmiotowego dokumentu,

-naruszenie art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a. polegające na bezzasadnym utrzymaniu w mocy postanowienia Komendanta Powiatowego PSP z dnia 14 czerwca 2023. w sytuacji, gdy prawidłowe było jego uchylenie,

- naruszenie art. 8 i 107 § 3 k.p.a., przez nienależyte uzasadnienie zaskarżonego postanowienia z uwagi na zawarcie w nim zbyt ogólnych stwierdzeń, co uniemożliwia realizację zasady pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa oraz uniemożliwia dokonanie kontroli zaskarżonego postanowienia, w szczególności niewyjaśnianie dlaczego odmówiono wydania zaświadczenia i na jakiej postawie przedwcześnie dokonano zniszczenia dokumentów,

- naruszenie art. 8 k.p.a., poprzez brak pogłębienia zaufania obywateli do organów administracji publicznej poprzez błędnie wskazaną kategorie archiwizacji a co za tym idzie błędne przeznaczenie jej do archiwizacji a następnie do zniszczenia,

- naruszenie art. 73 § 2 k.p.a., poprzez brak wydania duplikatu zaświadczenia.

2. Naruszenie przepisu prawa materialnego, tj.:

- nie przestrzeganie przez KP PSP postanowień pkt. 6 rozdz. 7 "Zasad przygotowania strażaków Ochotniczych Staży Pożarnych do udział udziału w działaniach ratowniczych" zatwierdzonych w lipcu 2022 przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, który stanowi – Organizator szkolenia ma obowiązek prowadzenia ewidencji wydanych przez siebie zaświadczeń. Ewidencja powinna zawierać w szczególności: imię i nazwisko absolwenta, datę urodzenia, datę szkolenia,

numer zaświadczenia, nazwisko podpisującego zaświadczenie, podpis potwierdzający odebranie zaświadczenia,

- nie przestrzeganie przez KP PSP postanowień pkt.6 rozdz. 7 "Zasad przygotowania strażaków Ochotniczych Staży Pożarnych do udział w działaniach ratowniczych" zatwierdzonych w lipcu 2022 przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej który stanowi "W przypadku utraty oryginału zaświadczenia, absolwent szkolenia może wystąpić do właściwego kierownika jednostki organizacyjnej PSP, który wydał ten dokument z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu zaświadczenia",

- nieprawidłowe przestrzeganie przez KP PSP wytycznych określonych w załączniku do decyzji KG PSP nr [...] z dnia 27 maja 2004 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej, a w szczególności nie wytworzenia odpowiednich dokumentów z procesu szkolenia członków OSP jakie powinny być utworzone zgodnie z "Zasadami organizacji szkoleń członków OSP biorących bezpośredni udział w działaniach ratowniczych" lub ich przedwczesne zniszczenie - ewidencja świadectw nauki kat.arch A, arkusze ocen kat arch B50, protokoły egzaminów-kat. arch B50.

W uzasadnieniu skargi skarżący przedstawił argumentację na poparcie swoich zarzutów, podkreślając brak dobrej woli ze strony organu do wydania duplikatu zaświadczenia, o czym świadczyć ma dołączone do skargi zaświadczenie z dnia 15 września 2023 r. o ukończeniu przez skarżącego szkolenia podstawowego.

W odpowiedzi na skargę Lubelski Komendant Wojewódzki PSP wniósł o jej oddalenie, podtrzymując swoje dotychczasowe stanowisko w spawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie zważył, co następuje.

Skarga nie jest zasadna, albowiem zaskarżone postanowienie jest zgodne z prawem.

W pierwszej kolejności zauważyć należy, że skarżący wystąpił do organu I instancji nie o wydanie zaświadczenia, a o wydanie duplikatu zaświadczenia o ukończeniu szkolenia podstawowego dla Strażaków Ochotniczych Straży Pożarnych.

Treść żądania skarżącego po przeprowadzeniu stosownego postępowania wyjaśniającego nie budziła żadnej wątpliwości, a jak trafnie zawracały uwagę organy nie są to pojęcia równoważne.

W myśl art. 217 § 2 pkt 2 i art. 218 k.p.a. organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu, przy czym przed wydaniem zaświadczenia organ może przeprowadzić – w koniecznym zakresie – postępowanie wyjaśniające. Postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w art. 218 § 2 k.p.a. prowadzone w celu stwierdzenia zasadności wydania zaświadczenia, ze swej istoty ma jedynie pomocniczą rolę przy ustaleniu treści zaświadczenia, albowiem główną rolę w tym zakresie przypisać należy danym z ewidencji, rejestru, zbioru dokumentów lub zbioru danych utrwalanych innymi technikami. Przedmiot postępowania w tym przypadku jest wąski i ma specyficzny charakter. Nie obejmuje on kompetencji do orzekania przez organ w danej sprawie administracyjnej, tj. ustalania praw lub obowiązków administracyjnoprawnych, lecz sprowadza się wyłącznie do poświadczenia faktów lub stanów prawnych.

W swoim wniosku z dnia 24 litego 2023 r. skarżącym argumentował, że szkolenie podstawowe dla Strażaków Ochotniczych Straży Pożarnych ukończył w 2006 r. z winkiem pozytywnym i uzyskał zaświadczenie nr [...] , które zostało przez niego zagubione. Jednocześnie wskazał, że przedmiotowe szkolenie było warunkiem koniecznym do ubiegania się o przyjęcie na kursy wyższej rangi, które ukończył, na dowód czego przedłożył stosowne zaświadczenia.

Orany tych okoliczności nie kwestionowały. Wręcz przeciwnie zarówno organ I instancji, jak i organ odwoławczy podkreślały, że posiadane zasoby archiwalne, w tym właśnie wydane skarżącemu zaświadczenia o ukończeniu szkolenia dowódców OSP i kursu przygotowawczego do pracy w aparatach oddechowych i z zakresu BHP, mogą stanowić potwierdzenie ukończenie szkolenia podstawowego, a w konsekwencji faktu posiadania szkolenia uprawniającego do bezpośredniego udziału w działaniach ratowniczych, zgodnie z wymogiem art. 8 pkt 5 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych (Dz. U. z 2023 r., poz. 194 ze zm.), dalej: ustawa o OSP), na który to warunek zwracał uwagę skarżący.

W świetle powołanego przez organy pisma Komendy Głównej PSP nr [...] z dnia 13 kwietnia 2023 r. organy nie miały wątpliwości, że w przypadku posiadania przez strażaka zaświadczenia o ukończeniu kolejnego szkolenia (wyższego niż szkolenie podstawowe strażaków OSP) należy przyjąć, że strażak ukończył szkolenie podstawowe przygotowujące do bezpośredniego udziału w działaniach ratowniczych.

Organy nie negowały zatem możliwości wydania zaświadczenia o takiej treści i jak wynika ze skargi takie zaświadczenie z datą 15 września 2023 r. wydały.

Nie takie jednak było, jak wskazano na początku, żądanie skarżącego, które wyznaczyło ramy postępowania administracyjnego zakończonego zaskarżonym postanowieniem. Skarżący wyraźnie wnosił o wydanie duplikatu zaświadczenia nr [...] o ukończeniu w 2006 r. szkolenia podstawowego dla Strażaków Ochotniczych Straży Pożarnych.

Tymczasem jak zasadnie argumentował organ duplikat, to nic innego jak kopia lub drugi egzemplarz, odzwierciedlający oryginał dokumentu, wtórnik, (mający taką samą moc urzędową, wydawany np. po zagubieniu lub zniszczeniu oryginału), odpis.

Oczywistym zatem jest, że by taki wtórnik móc wydać niezbędne są dane z oryginału. W sytuacji zatem, gdy po wnikliwym postępowaniu wyjaśniającym organ ustalił brak jakiejkolwiek dokumentacji szkoleniowej OSP z 2006 r., w tym zaświadczenia o ukończeniu kursów, ewidencji wydanych zaświadczeń i innych dokumentów zawierających dane niezbędne do wypisania wtórnika, to - nie mógł wniosku skarżącego uwzględnić i wydać żądanego duplikatu.

Wbrew zarzutom skargi wydanie w dniu 15 września 2023 r. zaświadczenia o ukończeniu przez skarżącego szkolenia podstawowego nie stanowi o braku dobrej woli ze strony Komendanta Powiatowego PSP w J. L. w wydaniu duplikatu zaświadczenia z tego szkolenia, a wynika z braku właściwego zrozumienia przez skarżącego różnicy pomiędzy duplikatem zaświadczenia, a zaświadczeniem.

W okolicznościach niniejszej sprawy, co wykazał organ, w oparciu o prowadzone przez ten organ ewidencje, rejestry i inne dane będące w jego posiadaniu była możliwość wydania, na podstawie art. 217 § 1 i 2 pkt 2 i art. 218 § 1 k.p.a., zaświadczenia o ukończeniu z wynikiem pozytywnym szkolenia podstawowego uprawniającego do udziału w działaniach ratowniczych – gaśniczych zgodnie z art. 8 pkt 5 ustawy o OSP, a nie duplikatu zaświadczenia nr [...]

Nie sposób przy tym podzielić zarzutów skargi co do naruszenia wskazanych w niej przepisów postępowania. W ocenie sądu organy wypełniły obowiązek wynikający z art. 7, art. 77 oraz art. 80 k.p.a. i zgromadził dowody niezbędne do prawidłowego rozstrzygnięcia sprawy oraz dopuściły jako dowód wszystko, co mogło przyczynić się do jej wyjaśnienia, a nie jest sprzeczne z prawem. W powołanym w części wstępnej uzasadnienia piśmie z dnia 2 sierpnia 2023 r. organ I instancji szczegółowo wyjaśnił okoliczności braku w zasobach archiwalnych Komendy dokumentacji szkoleniowej z 2006 r. przedstawiając na tę okoliczność stosowną dokumentację.

W tym miejscu wskazać należy, że podnoszone przez skarżącego zarzuty co do naruszenia przepisów wewnętrznych dotyczących ewidencjonowania wydanych zaświadczeń, archiwizacji i brakowania dokumentów, nie mogą zasługiwać na uwzględnianie już z tego powodu, że w tym postępowaniu istotne jest to, czy organ dysponuje odpowiednimi dokumentami na potwierdzenie określonych faktów, a nie to z jakich powodów nimi nie dysponuje.

Poza tym przywołany przez skarżącego w skardze dokument "Zasady przygotowania strażaków ratowników Ochotniczych Staży Pożarnych do udziału w działaniach ratowniczych" zatwierdzony 29 lipca 2022 r. z oczywistych względów nie obowiązywał w 2006 r., kiedy skarżący ukończył szkolenie podstawowe. Dlatego też szeroka argumentacja skargi co do naruszenia jego postanowień, w tym w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji świadectw nauki, nieprzestrzegania przepisów w zakresie wytwarzania i archiwizowania dokumentów nie może odnieść zamierzonego skutku. Nawet jednak gdyby odnieść się do ich postanowień, to ,w ocenie sądu, nie wynika z nich, że sama możliwość, w przypadku utraty oryginału zaświadczenia, wystąpienia przez absolwenta szkolenia do właściwego kierownika jednostki organizacyjnej PSP, który wydał ten dokument, z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu zaświadczenia oznacza, że taki duplikat zostanie wydany. Poza tym dalsze postanowienia tego dokumentu (pkt 7 rozdziału VIII) wskazują, że "Duplikat wydaje się na druku według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału zaświadczenia. Na pierwszej stronie u góry należy umieścić wyraz "DUPLIKAT", a na końcu dokumentu dodać wyrazy "oryginał podpisał" i wymienić nazwisko osoby, która podpisała oryginał zaświadczenia, lub stwierdzić nieczytelność podpisów oraz zamieścić datę wydania duplikatu i opatrzyć pieczęcią urzędową.

Nie może więc być wątpliwości, że do wydania duplikatu potrzebne są dokumenty potwierdzające dane z oryginału. Potwierdzenie istnienie określonego stanu rzeczy (określonych faktów) musi nastąpić na podstawie posiadanych już danych, a postępowanie wyjaśniające w tym przypadku ogranicza się jedynie do takich czynności, które pozwolą na urzędowe rozpoznanie wniosku.

W ocenie sądu organ miał na uwadze wszystkie istotne dla rozstrzygnięcia okoliczności faktyczne, czemu dał wyraz w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia, prawidłowo oceniając materiał dowodowy sprawy i wyjaśniając przesłanki, na jakich oparł swoje stanowisko. Wbrew zarzutom skargi wszystkie istotne okoliczności zostały w sprawie wyjaśnione i prawidłowo rozważone, w granicach możliwości działania organu, co znalazło wyraz w uzasadnieniu wydanego rozstrzygnięcia.

Treść rozstrzygnięcia stanowić logiczną konsekwencję ustalonego w sprawie stanu faktycznego i jego prawną ocenę. Uzasadnienie postanowienia tłumaczy podjęte przez organ rozstrzygnięcie, co czyni zarzut skargi w zakresie naruszenia art. 107 § 3 k.p.a. za nietrafny.

Odmienna natomiast od oczekiwań strony ocena zgromadzonego materiału dowodowego nie oznacza, że doszło do naruszenia wynikającego z art. 8 § 1 k.p.a. obowiązku prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej.

Z powyższych względów i zarzut skargi co do naruszenia przez organ odwoławczy art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a. uznać należy za chybiony.

W świetle powyższego i uznając, że zaskarżone postanowienie prawa nie narusza, sąd działając na postawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r. poz.1634 ze zm.), zobowiązany był skargę oddalić.

Sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym.

Stosownie do art. 119 pkt 3 i art. 120 p.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów.