Wyrok NSA, sygn. akt I OSK 265/12
Naczelny Sąd Administracyjny
Data orzeczenia: 2013-06-25 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6070 Uwłaszczenie    państwowych   osób     prawnych   oraz   komunalnych    osób prawnych
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Minister Infrastruktury
Treść wyniku: Uchylono zaskarżony wyrok oraz zaskarżone postanowienie I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 8, art. 12, art. 73 § 1 i § 2
journal: Dz.U. 2000 nr 98 poz 1071
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jednolity

SENTENCJA

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący sędzia NSA Arkadiusz Despot-Mładanowicz, Sędzia NSA Marzenna Linska-Wawrzon (spr.), Sędzia del. WSA Marian Wolanin, Protokolant sekretarz sądowy Julia Chudzyńska, po rozpoznaniu w dniu 25 czerwca 2013 r. na rozprawie w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej "[...]" w Warszawie od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 26 października 2011 r. sygn. akt I SA/Wa 1556/11 w sprawie ze skargi Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej "[...]" w Warszawie na postanowienie Ministra Infrastruktury z dnia [...] marca 2010 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionych kopii dokumentów 1) uchyla zaskarżony wyrok i zaskarżone postanowienie oraz postanowienie Ministra Infrastruktury z [...] grudnia 2009 r. nr [...], 2) zasądza od Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej na rzecz Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej "[...]" w Warszawie 580 zł. (pięćset osiemdziesiąt) tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dnia 26 października 2011 r., Sygn. akt I SA/Wa 1556/11, oddalił skargę Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej "[...]" w Warszawie na postanowienie Ministra Infrastruktury z dnia [...] marca 2010 r. w przedmiocie odmowy wydania uwierzytelnionych kopii dokumentów.

W uzasadnieniu wyroku wskazano następujący stan faktyczny i prawny sprawy:

Decyzją z dnia [...] marca 2009 r. utrzymaną w mocy decyzją Ministra Infrastruktury z dnia 23 grudnia 2009 r. odmówiono wszczęcia postępowania w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji Wojewody Warszawskiego nr [...] z dnia 17 grudnia 1996 r. dotyczącej sprawy uwłaszczenia z dniem 5 grudnia 1990 r. Przedsiębiorstwa Państwowego [...] "[...]" w Warszawie gruntem zabudowanym położonym w Warszawie przy ul. [...] 8, oznaczonym jako działka nr [...] w obrębie 5-04-07, w części dotyczącej objęcia decyzją działki gruntu nr [...] oraz części działki nr [...].

Minister Infrastruktury po rozpatrzeniu wniosku z dnia 26 października 2009 r. Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej "[...]" w Warszawie postanowieniem z dnia [...] grudnia 2009 r. odmówił wydania z akt sprawy nr [...] uwierzytelnionych kserokopii żądanych dokumentów.

Minister Infrastruktury, po ponownym rozpatrzeniu sprawy, postanowieniem z dnia [...] marca 2010 r. utrzymał w mocy własne postanowienie z dnia 22 grudnia 2009 r.

W uzasadnieniu organ wskazał, że zgodnie z art. 73 § 2 k.p.a. strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. W myśl przepisu art. 73 § 1 k.p.a. organ administracji obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Zasadą jest zatem możliwość zapoznania się przez strony z aktami sprawy w siedzibie organu. Natomiast wydanie z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów musi być uzasadnione ważnym interesem strony.

Minister ustalił, że wniosek Spółdzielni z dnia 26 października 2009 r. dotyczył wydania z akt sprawy [...] kserokopii szeregu dokumentów, tj. pisma [...] S.A. z dnia 15 października 2009 r., z dnia 20 maja 2009 r. z załącznikami, tzn. protokołem z dnia 26 czerwca 1952 r. i zaświadczeniem z dnia 8 grudnia 1951 r. (bez KW i KRS), pełnomocnictwa z dnia 25 lutego 2009 r. oraz akt uwłaszczeniowy, przy czym w piśmie z dnia 27 listopada 2009 r. sprecyzowano, że wniosek dotyczy "wydania poświadczonych kserokopii dokumentów". W związku z powyższym Minister uznał, iż wnioskodawca żądał wydania uwierzytelnionych kserokopii dokumentów, a nie zwykłych kserokopii.

W ocenie organu Spółdzielnia zarówno w piśmie z dnia 26 października 2009 r. jak i w piśmie z dnia 27 listopada 2009 r. nie wykazała ważnego interesu prawnego do uzyskania uwierzytelnionych kserokopii dokumentów. gdyż w ww. pismach wskazano jedynie, że "interes prawny strony postępowania polega na tym, że naruszono jej prawo dostępu do drogi publicznej, co bezpośrednio godzi w jej prawa i obowiązki, odpisy z kart postępowania są niezbędne do właściwego przygotowania pism procesowych, w tym poprzez załączenie ich jako dokumentów". Minister podniósł, iż nie zostało wskazane do jakich postępowań miałyby być składane pisma procesowe ani jaki związek te postępowania miałyby z żądanymi dokumentami. Zdaniem organu nie jest ważnym interesem zamiar właściwego przygotowania pism procesowych.

Spółdzielnia Budowlano-Mieszkaniowa "[...]" w Warszawie w skardze na powyższe postanowienie zarzuciła naruszenie art. 73 § 2 k.p.a. w zw. z art. 77 § 1 k.p.a., art. 8, 9, 10 oraz 12 k.p.a. poprzez utrzymanie w mocy odmowy wydania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy w sytuacji, gdy zachodziły materialne i formalne przesłanki wydania należycie opłaconych odpisów z uwagi na ważny interes strony.

Zdaniem strony skarżącej w pismach z dnia 26 października 2009 r., 2 listopada 2009 r. i 27 listopada 2009 r., wykazała ważny interes. Wydanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy było niezbędne z uwagi na konieczność wypowiedzenia się co do zebranego materiału dowodowego w toczącym się postępowaniu administracyjnym, a także celem ich wykorzystania w odrębnych postępowaniach, zmierzających do uregulowania należnego stronie dostępu do drogi publicznej. Tymczasem organ działał z naruszeniem zasad zaufania obywateli do organów państwowych, udzielania informacji, szybkości i prostoty postępowania.

W odpowiedzi na skargę Minister Infrastruktury wniósł o jej oddalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wskazał, że art. 73 k.p.a. określa zasady udostępniania akt stronie postępowania. Zgodnie z § 1. tego artykułu w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronom przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów. Zatem przepis ten nakłada na organ administracji określony obowiązek, to jest obowiązek stworzenia stronie warunków umożliwiających przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów. Jak wynika z treści § 2 cytowanego artykułu strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów lub kopii akt sprawy, lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Z tego unormowania zdaniem Sądu wynikają dwa wnioski. Po pierwsze, wskazane w nim uprawnienia strony przysługują jej o tyle, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. Po drugie, z przepisu zaś tego nie wynika obowiązek sporządzania przez organ administracyjny kserokopii akt administracyjnych lub ich odpisu i doręczenia ich stronom. W ocenie Sądu uzasadnienie istnienia ważnego interesu tylko koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych jest niewystarczające.

Uzyskiwanie uwierzytelnionych odpisów lub kopii pozostaje pod kontrolą organu administracji, ponieważ powstają wtedy nowe dokumenty, które mogą być wykorzystywane poza prowadzonym postępowaniem. Z tego właśnie powodu art. 73 § 2 k.p.a., odnośnie uwierzytelniania odpisów z akt sprawy, stawia wymaganie wykazania przez stronę ważnego interesu w uzyskaniu takiego dokumentu. Żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów musi jeszcze wykazać, że nie ma się samemu możliwości sporządzenia pożądanych odpisów z akt sprawy.

Skarżąca nie wykazała istnienia tej drugiej przesłanki. Organ umożliwił skarżącej zapoznanie się z materiałami sprawy i stworzył warunki do ewentualnego sporządzania z nich notatek bądź odpisów. Skarżąca była reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika, który miał możliwość sporządzenia odpisów, kopii z akt sprawy i ich uwierzytelniania. Pełnomocnik skarżącej jako ważny interes wskazał, że dokumenty są mu niezbędne do właściwego przygotowania pism procesowych, do zajęcia merytorycznego stanowiska w sprawie.

Strona żądając wydania uwierzytelnionych odpisów dokumentów winna jest wykazać w tym swój ważny interes. Jednakże to organ rozpatrując takie żądanie, dokonuje własnej oceny, czy ze względu na okoliczności prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony w innej sprawie zaistniał faktycznie ważny interes, w rozumieniu art. 73 § 2 k.p.a. Nie można uznać, iż tylko wydanie uwierzytelnionych odpisów jest jedyną metodą spełnienia przysługujących stronie gwarancji procesowych zawartych w art. 73 § 1 k.p.a.. Pełnomocnik skarżącej mógł przecież dokonać odpisów udostępnionych akt, zażądać ich uwierzytelnienia oraz zaświadczenia, że są to wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach sprawy.

Zarzuty skargi dotyczące niewzięcia pod uwagę ważnego interesu strony, wynikającego z konieczności wykorzystania żądanych dokumentów w odrębnych postępowaniach, zmierzających do uregulowania należytego stronie dostępu do drogi publicznej zostały sformułowane po raz pierwszy dopiero w skardze do sądu, dlatego też nie sposób czynić z nich skutecznego argumentu wobec organu.

Nie zasługuje na uwzględnienie zarzut naruszenia zasad zaufania obywateli do organów państwowych, udzielanie informacji szybkości i prostoty postępowania, skoro zapewniono skarżącej wgląd do akt sprawy, poinformowano o treści art. 73 k.p.a. (pismo z dnia 3 listopada 2009 r.).

W konsekwencji Sąd uznał, że zaskarżone postanowienie, mimo częściowo błędnego uzasadnienia, odpowiada prawu ponieważ wystarczającym powodem odmowy wydania uwierzytelnionych odpisów było niewykazanie istnienia przesłanki niemożności sporządzenia odpisów z akt sprawy.

Z tych względów Sąd Wojewódzki na podstawie art. 151 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, oddalił skargę.

Spółdzielnia Budowlano-Mieszkaniowa "[...]" w Warszawie w skardze kasacyjnej od powyższego rozstrzygnięcia wniosła o jego uchylenie w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Sądowi I instancji oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych. Wniosła ponadto o rozpoznanie sprawy na rozprawie i dopuszczenie dowodu z dokumentów w postaci poświadczonych odpisów pism strony z dnia 2 listopada 2009 r., 26 października 2009 r., 28 października 2009 r., 30 listopada 2009 r. – na okoliczności wykazania przez stronę ważnego interesu w uzyskaniu uwierzytelnionych odpisów dokumentów w toku postępowania administracyjnego.

Zaskarżonemu orzeczeniu zarzucono naruszenie przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy

1) art. 134 § 1 p.p.s.a. w zw. z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c/ p.p.s.a. w zw. z art. 73 § 1 i 2 k.p.a., polegające na zaakceptowaniu przez Sąd błędnego stanowiska organu jakoby strona skarżąca, nie wykazała ważnego interesu, w rozumieniu art. 73 § 2 k.p.a., w otrzymaniu uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, podczas gdy strona skarżąca swój ważny interes wykazała w kolejnych pismach złożonych w toku postępowania administracyjnego, począwszy od wniosku z dnia 26 października 2009 r., poprzez pisma z dnia 2 listopada 2009 r. i 30 listopada 2009 r.; nadto ani organ administracji, ani Sąd nie podważa twierdzenia strony, iż wola wykorzystania wnioskowanych odpisów w postępowaniach regulujących dostęp do drogi publicznej jest takim ważnym interesem; tym samym zaistniał obowiązek uwzględnienia wniosku przez organ administracji;

2) art. 133 §1 p.p.s.a. w zw. z art. 141 §4 p.p.s.a., polegające na wydaniu wyroku jedynie na podstawie części akt sprawy bowiem Sąd I instancji, wbrew treści złożonych w postępowaniu administracyjnym pism strony, stwierdził jakoby skarżąca dopiero w skardze do sądu miała sformułować tezę, iż ważny interes strony wynika z konieczności wykorzystania uwierzytelnionych odpisów dokumentów w odrębnych postępowaniach, zmierzających do uregulowania należytego dostępu do drogi publicznej; okoliczność ta podniesiona została już we wniosku z dnia 26 października 2009 r., a rozwinięta o przytoczenie przepisów prawa i poparta dokumentami w obszernym piśmie z dnia 2 listopada 2009 r., które to pisma stanowiły istotną część akt administracyjnych w niniejszej sprawie; zatem ocena dokonana przez Sąd jest sprzeczna z materiałem zgromadzonym w aktach sprawy.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Skarga kasacyjna zasługiwała na uwzględnienie.

Stosownie do art. 183 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2012 r., poz. 270, zwanej dalej "p.p.s.a.") Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, biorąc z urzędu pod rozwagę wyłącznie nieważność postępowania, której przesłanki określone zostały w § 2 wymienionego przepisu.

Wobec niestwierdzenia przyczyn nieważności, skargę kasacyjną należało rozpoznać w granicach przytoczonych w niej podstaw.

Słuszne okazały się zarzuty dotyczące naruszenia przez Sąd Wojewódzki przepisów postępowania poprzez niewłaściwą ocenę materiału dowodowego stanowiącego podstawę ustaleń faktycznych w sprawie, oraz błędną wykładnię i zastosowanie art. 73 § 2 k.p.a., jako podstawy rozstrzygnięć podjętych przez organ administracji.

Zgodzić się należało z twierdzeniem autora skargi kasacyjnej, że złożone kolejno pisma strony wskazywały, że żądanie uwierzytelnionych kserokopii określonych dokumentów miało związek z prowadzonym postępowaniem administracyjnym oraz potrzebą dochodzenia roszczeń zmierzających do uregulowania dostępu do drogi publicznej.

Zaznaczyć trzeba, że o ile z wniosku i pisma z 28 października 2009 r. wynikało zasadniczo, iż strona domaga się wydania kserokopii poszczególnych dokumentów, to w pismach z 2 listopada 2009 r. i 27 listopada 2009 r. powołano się na ważny interes strony w uzyskaniu uwierzytelnionych kopii dokumentów.

Organ administracji pismem z dnia 3 listopada 2009 r. odmówił wydania kserokopii dokumentów a postanowieniem z 22 grudnia 2009 r. odmówił wydania uwierzytelnionych kserokopii oznaczonych dokumentów. W zaskarżonym postanowieniu z [...] marca 2010 r. Minister Infrastruktury stwierdził, że strona nie wykazała ważnego interesu prawnego do uzyskania uwierzytelnionych kserokopii dokumentów. Zdaniem organu nie było wystarczające powołanie się na interes prawny strony związany z naruszeniem dostępu do drogi publicznej oraz potrzebą przygotowania pism procesowych. Według organu strona powinna wykazać do jakich postępowań miałyby być złożone pisma procesowe oraz jaki jest związek tych postępowań z żądanymi dokumentami.

Sąd Wojewódzki zaakceptował stanowisko, że uzasadnienie istnienia ważnego interesu koniecznością posiadania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, czy to dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, czy to w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych jest niewystarczające. Ponadto Sąd stwierdził, że strona żądając wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów musi wykazać, że nie miała sama możliwości sporządzenia określonych odpisów z akt sprawy. Powyższe wnioskowanie Sądu Wojewódzkiego nie znajduje oparcia w przepisie art. 73 § 1 i § 2 k.p.a.

Według stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania postanowień Ministra Infrastruktury art. 73 stanowił, że w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów (§ 1). Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (§ 2).

W judykaturze i w piśmiennictwie wskazuje się, że powyższa regulacja ma za zadanie zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony, a na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa. Sporządzenie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć należy do pojęcia udostępniania akt (art. 73 § 1 k.p.a.). Art. 73 § 1 k.p.a. nie stwarza żadnych ograniczeń w wykonywaniu odpisów z akt sprawy.

Tym samym, skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach sprawy, to tym samym brak jest podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki jak i innych nowoczesnych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów oraz informacji. Problem może jedynie sprowadzać się do ustalenia odpłatności za powyższe.

W rezultacie przyjmuje się, że uprawnienie strony do sporządzania odpisów z akt sprawy może być realizowane również przez sporządzenie kserokopii pism zawartych w aktach. Organ ma swobodę przy tworzeniu warunków sporządzania kserokopii, lecz odmowa ich wydania narusza art. 73 § 1 k.p.a. Podnieść należy, iż kwestie techniki sporządzania kserokopii i jego kosztów wymagają organizacyjnego rozwiązania przez organ, lecz nie należą do istoty obowiązku organu wyrażonego w art. 73 § 1 k.p.a., a tym bardziej nie mogą organu z tego obowiązku zwalniać (por. postanowienie NSA z 19 stycznia 2010 r., II OSK 2043/09 i powołane tam orzeczenia NSA oraz Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, pod red. M. Wierzbowskiego i A. Wiktorowskiej, wyd. 2, C.H. Beck, s. 403-404).

Wskazany powyżej pogląd co do obowiązków organu w ramach art. 73 § 1 k.p.a. rzutuje w konsekwencji na interpretację przepisu art. 73 § 2 k.p.a., stanowiącego o możliwości żądania przez stronę wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów czy kopii dokumentów.

Przede wszystkim zgodzić się należy z utrwalonym w orzecznictwie stanowiskiem, że ważnym interesem strony, o którym mowa w art. 73 § 2 in fine k.p.a., może być posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych tak dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, jak i w celu ich wykorzystania w innych postępowania prawnych (por. wyrok NSA z 23 stycznia 1998 r., I SA/Łd 770/96; wyrok NSA z 2 września 2009 r., II GSK 19/09; Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, pod red. M. Wierzbowskiego i A. Wiktorowskiej, wyd. 2, C.H. Beck, s. 404).

W rozpatrywanej sprawie uznać należało, że okoliczności powołane we wniosku i dalszych pismach przez stronę stanowiły ważny interes warunkujący wydanie uwierzytelnionych dokumentów w trybie art. 73 § 2 k.p.a. Niezasadne było natomiast stawianie przez organ administracji wymogu wskazania przez stronę: "do jakich to postępowań miałyby być składane pisma procesowe, ani jaki związek te postępowania miałyby z żądanymi dokumentami".

Z treści pism złożonych przez stronę wynikało, że tak jak prowadzone postępowanie, tak też ewentualne inne postępowania wiązałyby się z roszczeniami o uregulowanie dostępu do drogi publicznej.

Nie było zatem potrzeby dalej idącego wykazywania interesu w uzyskaniu wnioskowanych dokumentów, co w konsekwencji oznaczało, że zaskarżone postanowienie Ministra Infrastruktury z [...] marca 2010 r. powinno zostać uchylone, jako wydane z naruszeniem prawa.

Sąd Wojewódzki nie wyrażając w uzasadnieniu wyroku konkretnego stanowiska co do spełnienia przesłanki z art. 73 § 2 k.p.a. w postaci "ważnego interesu" stwierdził, że strona powinna wykazać niemożność sporządzenia odpisów z akt sprawy.

Tymczasem zauważyć należy, że organ administracji nie warunkował w taki sposób załatwienia wniosku ani też nie poczynił w tym zakresie żadnych ustaleń w wydanych postanowieniach, czy aktach sprawy.

Natomiast z czynności podjętych przez stronę można wnioskować, że ewentualne uzyskanie kserokopii dokumentów wskutek wniosku z 26 października 2009 r. mogło sprawić, że nie domagałyby się w rezultacie wydania uwierzytelnionych kserokopii. Trudno tymczasem zaakceptować działanie organu, który po miesiącu od złożenia opłaconego wniosku odmawia wydania kserokopii żądanych dokumentów, a następnie po upływie dwóch miesięcy wydaje postanowienie o odmowie wydania uwierzytelnionych kopii dokumentów, nie stwarzając jednocześnie rzeczywistych warunków do realizacji uprawnień strony w tym zakresie.

Wskazać w tym miejscu trzeba, że obowiązki organu wynikające z art. 73 § 1 i § 2 k.p.a. należy konstruować przy uwzględnieniu aktualnych warunków funkcjonowania administracji publicznej.

Jak już zaznaczone zostało na wstępie, rzeczą organu jest stworzenie odpowiednich warunków sporządzania kserokopii dokumentów z akt sprawy, przy czym powinno być to dokonane w sposób gwarantujący stronie realizację jej uprawnień procesowych, ale także w sposób uwzględniający możliwości organizacyjne i techniczne danego urzędu oraz koszty z tym związane.

Dopiero zachowanie powyższych wymogów przez organ administracji pozwala ocenić, czy strona należycie wykorzystała stworzone jej warunki do sporządzenia samodzielnie kserokopii dokumentów, a w konsekwencji czy uzasadnione jest żądanie o wydanie uwierzytelnionych kopii dokumentów. Oczywiście w konkretnych okolicznościach sprawy znaczenie ma również ilość i charakter dokumentów, których wydania domaga się strona postępowania. Jednak w rozpatrywanym przypadku w tym aspekcie wniosek strony powinien być uznany za uzasadniony.

Odmienna ocena Sądu Wojewódzkiego nie jest prawidłowa.

W szczególności wątpliwości budzi wywód Sądu, że pełnomocnik skarżącej mógł sporządzić odpisy udostępnionych akt, zażądać ich uwierzytelnienia oraz zaświadczenia, że są to wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach sprawy.

Takie stwierdzenie Sądu jest nie do zaakceptowania jeżeli przyjąć, że przez odpis w użytym kontekście rozumieć należy odpis sporządzony metodą tradycyjną, tj. odręcznie.

Po pierwsze, gdy strona wnioskowała o udostępnienie kserokopii, to z oczywistych względów nie można czynić zarzutu, że nie sporządziła odpisów odręcznych, co jest zajęciem bardzo czasochłonnym. Trudno ewentualnie zakładać, że strona powinna samodzielnie sporządzić kserokopie przy użyciu własnego sprzętu.

Po drugie, wypowiedź Sądu oznacza, że w istocie uznał on istnienie ważnego interesu strony, skoro dopuścił sytuację, że uwierzytelnienie mogło być dokonane co do sporządzonych przez pełnomocnika odpisów z akt sprawy, a więc w trybie art. 73 § 2 k.p.a.

Z tych wszystkich względów ocenę Sądu co do legalności kontrolowanego postanowienia uznać należało za niekonsekwentną i w rezultacie wadliwą, co warunkowało uchylenie zaskarżonego wyroku.

Naczelny Sąd Administracyjny korzystając z uprawnienia przewidzianego w art. 188 p.p.s.a. rozpoznał również skargę.

Z przyczyn wyżej omówionych należało uznać za niezgodne z prawem zarówno przeprowadzone postępowanie poprzedzające wydanie postanowień Ministra Infrastruktury, jak też podjęte rozstrzygnięcia o negatywnym załatwieniu wniosku.

Musi budzić zastrzeżenia trwające pięć miesięcy procedowanie organu w przedmiocie uwierzytelnienia kopii dokumentów w ilości 35 stron, które w efekcie wywołało potrzebę kontroli sądowej przez Wojewódzki Sąd Administracyjny i Naczelny Sąd Administracyjny.

Postępowanie organu w niniejszej sprawie przeprowadzone zostało z naruszeniem przepisów art. 8 i 12 k.p.a., statuujących zasadę pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa oraz zasadę szybkości i ograniczonego formalizmu. Z kolei rozstrzygnięcie o odmowie wydania uwierzytelnionych kopii dokumentów wydane zostało z naruszeniem art. 73 § 2 k.p.a. W konsekwencji orzeczono o uchyleniu zaskarżonego postanowienia i postanowienia z 22 grudnia 2009 r., zgodnie z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c/ w zw. z art. 135 p.p.s.a.

O kosztach postępowania postanowiono stosownie do art. 203 pkt 1 i art. 200 p.p.s.a.