Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SAB/Wa 598/23
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2024-03-05 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
658
Hasła tematyczne: Przewlekłość postępowania
Skarżony organ: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku: Zobowiązano ... i stwierdzono, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa
Powołane przepisy: article: art. 119 pkt 4, 120, 149 par. 1 i 2, 154 par. 6, 53, 52 par. 1, 200, 205 par. 1.
journal: Dz.U. 2023 poz 1634
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Joann Kruszewska-Grońska, Sędzia WSA Piotr Borowiecki, Asesor WSA Lucyna Staniszewska (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 5 marca 2024 r. sprawy ze skargi K. B. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] marca 2022 r. 1. zobowiązuje Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do rozpoznania skargi K. B. z dnia [...] marca 2022 r. w terminie miesiąca od doręczenia prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy; 2. stwierdza, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. przyznaje od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego K. B. sumę pieniężną w wysokości 1000 zł (tysiąc złotych); 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego K. B. kwotę 100 zł (sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania.


UZASADNIENIE

I. Przedmiotem skargi jest bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w rozpoznaniu skargi K. B. (dalej: ,,Skarżący’’) z dnia [...] marca 2022 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez E. Sp. z o.o. z siedzibą w C. (U.).

II. Okoliczności faktyczne i prawne sprawy są następujące:

1. K. B. dnia [...] marca 2022 r. złożył do Prezesa UODO skargę na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez E. Sp. z o.o. z siedzibą w C. (U.).

2. Pismem z dnia [...] czerwca 2022 r. Prezes UODO wezwał Skarżącego, działając na podstawie art. 77 § 1 w zw. z art. 50 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.) do złożenia wyjaśnienia na jakich zasadach użytkuje on objęty skargą służbowy numer telefonu: [...], czy Skarżący korzysta z niego wyłącznie w celach służbowych (np.: kontakt z klientami w imieniu pracodawcy, kontakt z pracodawcą i pracownikami itd.), czy także w celach prywatnych (np.: do czynności pozostających bez związku z działalnością zawodową). Skarżący poproszony został również o przedłożenie kopii dokumentu regulującego zasady użytkowania przez niego służbowego numeru telefonu: [...] (np.: regulaminu użytkowania sprzętu służbowego, umowy powierzenia telefonu służbowego). Powyższe miało na celu ustalenie, czy przetwarzanie przez Spółkę numeru telefonu, którego użytkownikiem jest Skarżący dotyczyło w istocie danej przynależnej osobie prawnej, czy też Skarżącemu jako osobie fizycznej.

Skarżący odebrał ww. wezwanie dnia [...] czerwca 2022 r., a odpowiedział na nie [...] lutego 2023 r. tłumacząc, że "(...) pomimo kilku prób uzyskania zgody na przekazanie Państwu takich dokumentów nie otrzymałem od pracodawcy jakikolwiek odpowiedzi w tym temacie.". Na tym etapie postępowania organ z ostrożności przyjął, że ew. naruszenie dotyczy numeru telefonu identyfikującego Skarżącego.

Pismem z [...] maja 2023 r. Prezes UODO wezwał Spółkę o ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie wyjaśnień niezbędnych do wydania decyzji administracyjnej w rozpatrywanej sprawie. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował Skarżącego oraz wezwał go ponownie, działając na podstawie art. 77 § 1 w zw. z art. 50 § 1 Kpa o wskazanie - w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma, w jaki sposób służbowy numer telefonu ([...]) identyfikuje Skarżącego a nie jedynie jego pracodawcę oraz jakich towarów lub usług dotyczą oferty marketingowe przedstawiane podczas rozmów - czy są związane z działalnością firmy będącej abonentem ww. numeru telefonu.

Skarżący odebrał ww. pismo dnia [...].05.2023 r. oraz w tym samym dniu udzielił odpowiedzi.

3. Pismem z [...] lipca 2023 r., Skarżący złożył wniosek o przyśpieszenie rozpatrzenia sprawy.

4. W dniu [...] lipca 2023 r. organ udzielił odpowiedzi Skarżącemu na powyższy wniosek, informując przy tym, że wezwanie do wyjaśnień z dnia [...] maja 2023 r. wysłane zostało Spółce pocztą tradycyjną oraz z uwagi, iż jest to podmiot zagraniczny czas doręczenia przesyłki listowej ulega wydłużeniu. Dodatkowo Skarżący został poinformowany, że powyższe wezwanie (na dzień [...] lipca 2023 r.) nie zostało Spółce doręczone oraz organ nie otrzymał zwrotu tej korespondencji, jednak organ będzie podejmował dalsze czynności mające na celu zebranie materiału dowodowego i wydanie rozstrzygnięcia.

Organ uzyskał zwrot korespondencji kierowanej do spółki niepodjętej w terminie dnia 26 lipca 2023 r. z adnotacją "zwrócone - po upływie terminu ważności".

III. 1. Pismem z dnia [...] września 2023 r. Skarżący złożył skargę na bezczynność Prezesa UODO do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

W skardze wniósł o 1. stwierdzenia, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 2. zobowiązanie strony przeciwnej do dokonania czynności w przedmiocie postępowania wnioskowanego przez skarżącego; 3. Zasądzenie pokrycia kosztów postępowania; 4. zarządzenie na rzecz skarżącego rekompensaty za bezczynność organu w wysokości 1.000,00 zł

2. Pismem z [...] września 2023 r. Prezes UODO ponownie wezwał Spółkę o ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie wyjaśnień niezbędnych do wydania decyzji administracyjnej w rozpatrywanej sprawie. O podjętych czynnościach wyjaśniających organ poinformował Skarżącego.

2. W odpowiedzi na skargę, Prezes UODO wniósł o jej odrzucenie. Skarga na bezczynność organu w przedmiotowej sprawie jest niedopuszczalna z przyczyn formalnych w ocenie Organu, bowiem Skarżący nie złożył w ocenie Organu - stosownie do treści art. 37 § 1 pkt 1 i 2 Kpa oraz art. 37 § 3 pkt 2 Kpa w zw. z art. 52 § 1 i 2 p.p.s.a. – ponaglenia. Organ wskazał, że wniosek Skarżącego z dnia [...] lipca 2023 r. jak wskazuje jego treść nie był ponagleniem. Skarżący złożył ww. wniosek o przyśpieszenie rozpoznania sprawy rygorem złożenia ponaglenia i skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

W związku z powyższym, skoro Skarżący nie wyczerpał środków zaskarżenia w toku postępowania administracyjnego, zachodzi niedopuszczalność skargi przez niego wniesionej. Prezes UODO zauważył, że stosownie zaś do art. 58 § 1 pkt 6 p.p.s.a. Sąd odrzuca skargę, jeżeli jej wniesienie jest niedopuszczalne. W ocenie Prezesa UODO Skarżący nie skorzystał z przysługującego mu ponaglenia, nie dając tym samym szansy organowi do zrewidowania zaistniałego czasu rozpatrywania sprawy.

Niezależnie od powyższego, z ostrożności procesowej Prezes UODO wniósł również o oddalenie skargi. Prezes UODO przywołał pogląd doktryny wskazujący, że "Odnosząc się do zarzutu bezczynności organu jako podstawy do skorzystania ze środka ochrony prawnej na gruncie postępowania sądowego, rozważyć należy, czy wskazany w komentowanym przepisie okres 3 miesięcy należy traktować jako dyrektywę dla określenia maksymalnego terminu do rozstrzygnięcia sprawy przez organ. Wydaje się, że treść ust. 2 komentowanego artykułu nie pozwala na przyjęcie takiego stanowiska. Należy bowiem zwrócić uwagę, że obowiązek informacyjny, który ma w tym czasie zrealizować organ, dotyczy nie tylko efektów rozpatrzenia skargi, ale może także obejmować, w zależności od specyfiki konkretnej sprawy, w tym stopnia jej skomplikowania, tylko informacje o postępach w jej prowadzeniu." (Edyta Bielak-Jomaa (red.), Dominik Lubasz (red.), RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz. Opublikowano: WKP 2018, lex). Organ wskazał, że nie uchylał się od wydania rozstrzygnięcia, wręcz przeciwnie, w ocenie Prezesa UODO postępowanie w niniejszej sprawie prowadzone jest zgodnie z dyspozycją art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679. Podkreślić należy, że organ podejmował i podejmuje możliwie szybko i w najbardziej skuteczny sposób działania mające na celu ustalenie stanu faktycznego sprawy pozwalającego na wydanie rozstrzygnięcia. W szczególności przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego niezbędnego do wydania rozstrzygnięcia w sprawie. Organ nadzorczy na bieżąco informuje Skarżącego o podejmowanych działaniach.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że postępowanie w niniejszej sprawie prowadzone jest w sposób nienaruszający opisanych wyżej terminów określonych w rozporządzeniu 2016/679. Organ podkreślił, że istotny natomiast dla sprawy jest termin, w jakim Skarżący udzielił odpowiedzi na wezwanie organu. Organ przed wszczęciem postępowania, pismem z [...] czerwca 2022 r. zwrócił się do Skarżącego o wyjaśnienie na jakich zasadach użytkuje on objęty skargą służbowy numer telefonu: [...]. Skarżący na powyższy wniosek odpowiedział dopiero [...] lutego 2023 r. a więc po 8 miesiącach, co doprowadziło do opóźnienia wszczęcia postępowania. Organ odniósł się do treści skargi wskazując, że Skarżący w dniu [...] czerwca 2022 r. w odpowiedzi na wezwanie organu, nie złożył wyjaśnień. Organ nie otrzymał od Skarżącego takiej korespondencji. Skarżący dopiero w dniu [...] lutego 2023 r. przesłał wyjaśnienia do organu dotyczące powodu opóźnień w dostarczeniu informacji, co do których organ wezwał Skarżącego.

Odnosząc się do wniosku Skarżącego o zasądzenie na jego rzecz rekompensaty na bezczynność Prezesa UODO w ocenie organu również jest nieuzasadnione. Ewentualne zasądzenie określonej sumy pieniężnej pełni przede wszystkim funkcję kompensacyjną. Skarżący nie wskazał jakiego rodzaju dolegliwości lub niedogodności doznał na skutek zarzucanej bezczynności i ew. przewlekłości prowadzenia postępowania. W tym zakresie Skarżący swego wniosku nie uzasadnił.

W kontekście powyższego, w ocenie Organu skarga Skarżącego na bezczynność prowadzenia postępowania przez Prezesa UODO - w pierwszej kolejności - jest niedopuszczalna z przyczyn formalnych, z drugiej zaś strony bezzasadna, bowiem jak to już zostało wskazane, organ nadzorczy prowadząc to postępowanie działa w sposób zgodny z przepisami i terminami powołanymi powyżej, a czynności podejmowane przez organ nadzorczy mają na celu zbadanie wszystkich okoliczności mogących mieć wpływ na wydanie rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

1. Skarga okazała się zasadna.

2. W myśl art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1634 - dalej p.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. Zgodnie z art. 1 § 1 oraz art. 2 p.p.s.a. sąd administracyjny sprawuje, w zakresie swej właściwości, kontrolę pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej. Kontrola ta obejmuje orzekanie w sprawach skarg na akty i czynności wskazane w art. 3 § 2 pkt 1–7 i § 3 p.p.s.a., a także, jak wynika z art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., na bezczynność organów administracji publicznej lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w art. 3 § 2 pkt 1–4a p.p.s.a. Badanie merytorycznej zasadności skargi musi zostać poprzedzone sprawdzeniem jej wymogów formalnych, w tym dopuszczalności skargi.

Na podstawie art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność organów między innymi w sprawach podlegających rozstrzygnięciu w drodze decyzji administracyjnej (3 § 2 pkt 1) i podejmowaniu innych aktów lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczących uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa (3 § 2 pkt 4).

Stosownie do art. 119 pkt 4 p.p.s.a., sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawy na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów (art. 120 p.p.s.a.). Na tej podstawie Sąd rozpoznał niniejszą sprawę w ww. trybie.

Uwzględniając skargę na bezczynność sąd orzeka na podstawie art. 149 § 1 p.p.s.a., zgodnie z którym: zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności (pkt 1), zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa (pkt 2) oraz stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności (pkt 3). Stosownie do art. 149 § 1a p.p.s.a. sąd jednocześnie stwierdza, czy bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. W myśl art. 149 § 2 p.p.s.a. sąd, w przypadku o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub o przyznaniu od organu na rzecz skarżącego sumy pieniężnej do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. W przypadku skarg na bezczynność kontroli sądu poddawany jest brak aktu lub czynności w sytuacji, gdy organ miał obowiązek podjąć działanie w określonej formie i w określonym przez prawo terminie. Dla dopuszczalności skargi na bezczynność nie mają znaczenia powody, dla jakich akt nie został podjęty lub czynność nie została dokonana, jak również to, czy bezczynność organu spowodowana została zawinioną, czy niezawinioną opieszałością organu.

Ponadto do skargi na bezczynność nie mają zastosowania terminy do wniesienia skargi ustalone w przepisach art. 53 p.p.s.a. (zob. postanowienia NSA: z 11 maja 2011 r., I OSK 716/11; z 26 maja 2011 r., I OSK 857/11 – CBOSA). Oznacza to, że skarga na bezczynność może być skutecznie wniesiona aż do chwili ustania stanu bezczynności, tj. do chwili załatwienia sprawy przez organ administracji publicznej poprzez wydanie decyzji, postanowienia albo innego aktu lub podjęcie czynności (por. wyrok NSA z 29 kwietnia 2011 r., I FSK 249/10; a także wyrok WSA z 27 października 2011 r., sygn. II SAB/Po 60/11 publ. CBOSA).

3. Zgodnie z art. 52 § 1 p.p.s.a. skargę (w tym także skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania) można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka. Przez wyczerpanie środków zaskarżenia należy rozumieć sytuację, w której stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak zażalenie, odwołanie lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, przewidziany w ustawie (art. 52 § 2 p.p.s.a.).

W przypadku skargi na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, jej wniesienie jest dopuszczalne jedynie wówczas, gdy strona wyczerpała tryb przewidziany w art. 37 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2023 r., poz. 775, dalej jako k.p.a.). Przepis ten stanowi, że stronie służy ponaglenie jeżeli nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym w art. 36 § 1 (bezczynność) lub postępowanie prowadzone jest dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość).

Niewyczerpanie przepisanych środków zaskarżenia sprawia, że wniesienie skargi nie jest dopuszczalne i obliguje sąd administracyjny do jej odrzucenia, na podstawie art. 58 § 1 pkt 6 p.p.s.a.

Jak wynika z akt sprawy Skarżący pismem z dnia [...] lipca 2023 r. złożył ww. wniosek o przyśpieszenie rozpoznania sprawy. Nie sposób zgodzić się z Organem, że pismo to nie stanowi ponaglenia bowiem w treści Skarżący wskazał, że składa je pod rygorem złożenia ponaglenia i skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Mając na uwadze przedstawioną w uzasadnieniu wspomnianego pisma argumentację strony, a nadto, powołany przez nią w treści tego pisma przepis art. 37 § 1 k.p.a. należy wnosić, że intencją Skarżącego w tym piśmie było złożenie ponaglenia. Instytucja ponaglenia została uregulowana w art. 37 k.p.a. Zgodnie z § 1 tego przepisu stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli:

1) nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność);

2) postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość).

W myśl art. 37 § 3 ponaglenie wnosi się:

1) do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie;

2) do organu prowadzącego postępowanie - jeżeli nie ma organu wyższego stopnia.

Skarżący jasno wyartykułował, że sprawa nie została załatwiona w ustawowym terminie a pismo zostało złożone do Prezesa UODO bowiem nie ma w stosunku do niego organu wyższego stopnia.

Bezzasadny okazał się zatem wniosek Prezesa UODO o odrzucenie skargi.

Oznacza to, iż strona skarżąca przed wniesieniem skargi na bezczynność wyczerpała tryb przewidziany w art. 37 k.p.a., zgodnie z którym, na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35, w przepisach szczególnych, ustalonych w myśl art. 36 k.p.a. lub na przewlekłe prowadzenie postępowania stronie służy ponaglenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli nie ma takiego organu do organu prowadzącego postępowanie. Mając powyższe na uwadze Sąd stwierdził, iż przedmiotowa skarga była dopuszczalna, gdyż zarzucana bezczynność dotyczyła braku rozpoznania przez Prezesa UODO skargi o niezgodne z prawem przetwarzanie jego danych osobowych.

4. Jak stanowi art. 149 § 1 P.p.s.a., sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1 - 4: (1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, (2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, (3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (§ 1a). Sąd w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). W myśl art. 149 § 2 P.p.s.a., sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6.

Przepisy P.p.s.a nie definiują pojęcia bezczynności. W piśmiennictwie przyjmuje się jednak, że bezczynność organu administracji publicznej zachodzi wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale - mimo istnienia ustawowego obowiązku - nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub nie podjął stosownej czynności (v. T. Woś [w:] T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2021, lex/el).

Bezczynność organu administracji publicznej, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy ani w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a.

Od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781, zwanej dalej: "u.o.d.o."), jak również rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. Seria L. rok 2016 nr 119 str. 1 z dnia 2016.05.04 z późn. zm. – dalej "RODO", które stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.

Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a. organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Ponadto, zgodnie z art. 35 § 2 k.p.a. niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Zgodnie z art. 35 § 3 k.p.a. załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Ponadto zgodnie z art. 36 § 2 k.p.a. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.

Dla zasadności skargi na bezczynność nie ma znaczenia okoliczność z jakich powodów określony akt nie został podjęty lub czynność dokonana, a w szczególności, czy bezczynność została spowodowana zawinioną albo też niezawinioną opieszałością organu, czy też wiąże się z jego przeświadczeniem, że stosowny akt lub czynność w ogóle nie powinny zostać dokonane (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 16 maja 2013r., sygn. akt II SAB/Łd 29/13, CBOSA).

Ponadto, powiadomienie o przesunięciu terminu rozpoznania sprawy nie powoduje, że zwłoka w stosunku do terminów kodeksowych przestaje istnieć i samo przez się nie wyłącza zarzutu bezczynności organu bądź przewlekłości prowadzonego przezeń postępowania. Wskazane przez organ przyczyny zwłoki, jak i poprawność ustalenia nowego terminu rozpoznania sprawy podlegają ocenie zarówno organu wyższego stopnia (w razie zażalenia na bezczynność), jak i sądu.

5. W niniejszym postępowaniu kluczowym obowiązkiem Sądu było zbadanie, czy zarzucana w skardze bezczynność Prezesa UODO rzeczywiście istniała – tak w dacie wniesienia skargi, jak i w dacie wyrokowania – a jeśli tak, to czy miała ona charakter rażący.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że Prezes UODO na dzień wniesienia skargi, jak i wyrokowania, dopuścił się zarzucanej bezczynności w rozpoznaniu i rozstrzygnięciu sprawy zainicjowanej wystąpieniem Skarżącego i do chwili wyrokowania pozostawał nierozpoznany z naruszeniem art. 35 k.p.a.. w odpowiedzi na wniosek Skarżącego z dnia [...] lipca 2023 r. o przyspieszenie rozpatrzenia sprawy Organ podniósł, że w dniu [...] maja 2023 r. zwrócił się do E. sp. z o.o. z siedzibą w Z. o złożenie wyjaśnień w sprawie, które są niezbędne do merytorycznego rozstrzygnięcia i wydania decyzji administracyjnej w Pana sprawie. Organ przy tym wskazał, że podejmuje czynności w przedmiotowej sprawie, wykorzystując dla ustalenia stanu faktycznego sprawy instrumenty prawne, przyznane mu przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Ponadto, zwrócił uwagę na to, że jest jedynym urzędem w Polsce, bez jednostek pomocniczych, czy oddziałów zamiejscowych. Do UODO składają skargi osoby z całej Polski, jak również z zagranicy. Prezes UODO prowadzi szereg działań w zakresie poszerzania świadomości obywateli na temat skarg do Urzędu, ale także realizuje prośby o interwencję, czy też wnioski o wydanie opinii, których liczba z każdym rokiem się zwiększa. Od momentu wejścia w życie RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r. do Urzędu wpływa coraz więcej skarg, w 2022 r. do organu wpłynęło 7000 skarg. A wnoszone skargi mają coraz bardziej skomplikowany charakter i wymagają zwiększonej ilości czasu przeznaczonego na ich rozpatrzenie, co wydłuża okresy prowadzonych postępowań administracyjnych.

Uwzględniając nawet wydłużenie postępowania związane opóźnioną odpowiedzią Skarżącego na wezwanie Organu, pismem z dnia [...] lutego 2023 r. to Prezes UODO dopiero po trzech miesiącach od udzielenia odpowiedzi przez Skarżącego zwrócił się do Spółki E. sp. z o.o. o ustosunkowanie się do treści skargi.

Swej bezczynności organ nie może także tłumaczyć trudnościami kadrowymi, czy też środków wynikającymi z dużej liczby spraw, ani faktem, że jest organem centralnym i nie ma jednostek pomocniczych. Dla zasadności skargi na bezczynność nie ma znaczenia okoliczność z jakich powodów określony akt nie został podjęty lub czynność dokonana, a w szczególności, czy bezczynność została spowodowana zawinioną albo też niezawinioną opieszałością organu, czy też wiąże się z jego przeświadczeniem, że stosowny akt lub czynność w ogóle nie powinny zostać dokonane (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 16 maja 2013r., sygn. akt II SAB/Łd 29/13, CBOSA).

6. Skarga była zatem usprawiedliwiona, bowiem organ, zarówno w dniu wniesienia skargi, jak i w dacie orzekania przez Sąd, pozostawał bezczynny.

Biorąc pod uwagę powyższe Sąd wskazuje, że Prezes UODO nie załatwił sprawy w terminie określonym w art. 35 § 3 k.p.a. i pozostawał w bezczynności. Ponadto Sąd uznał, że czynności Prezesa UODO w niniejszej sprawie wykonywane były w dużych odstępach czasu w sposób nieefektywny.

7. Na Sądzie spoczywał także określony w art. 149 § 2 p.p.s.a. obowiązek stwierdzenia, czy bezczynność organu miał miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Przyjmuje się, że rażącym naruszeniem prawa, w rozumieniu art. 149 § 1 p.p.s.a., jest stan, w którym bez żadnej wątpliwości i wahań możemy powiedzieć, bez potrzeby odwoływania się do szczegółowej oceny okoliczności sprawy, że naruszono prawo w sposób oczywisty (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 czerwca 2012 r., sygn. akt I OSK 675/12, LEX nr 1218894). Rażące naruszenie prawa dotyczyć może w szczególności zawartych w k.p.a. przepisów o terminach załatwienia sprawy administracyjnej. Zestawienie terminów rozpoczęcia postępowania, podejmowanych czynności i jego zakończenia, uwarunkowane okolicznościami materialnoprawnymi sprawy uzasadniają ustalenie, że organ dopuścił się rażącego naruszenia prawa poprzez przewlekłe prowadzenie postępowania. W okolicznościach badanej sprawy taka sytuacja zachodzi, ponieważ nawet bez potrzeby odwoływania się do szczegółowej oceny okoliczności sprawy można stwierdzić, że naruszono prawo w sposób oczywisty. Do dnia wniesienia skargi upłynęło bowiem rok i sześć miesięcy od złożenia skargi K. B. na niezgodne z prawem przetwarzanie jego danych osobowych. Organ skierował do Skarżącego pierwsze wezwanie dopiero [...] czerwca 2023 r. a zatem niemalże po upływie trzech miesięcy, wyłączając nawet okres oczekiwania Organu na odpowiedź Skarżącego, która nastąpiła [...] lutego 2023 r. postępowanie do dnia wniesienia skargi trwało rok. Doszło zatem do siedmiomiesięcznego przekroczenia terminu załatwienia sprawy, a sprawa nie została zakończona.

Zdaniem Sądu okoliczności faktyczne niniejszej sprawy dają podstawy do przyjęcia, że bezczynność Prezesa UODO nastąpiła z rażącym naruszeniem prawa. Zdaniem Sądu bezczynność wynikała bowiem z milczenia organu po złożeniu skargi [...] marca 2022 roku przez trzy miesiące, a także podjęcia jakichkolwiek działań wobec spółki E. dopiero w [...] maja 2023 roku, a zatem po upływie kolejnych trzech miesięcy od udzielenia odpowiedzi Skarżącego na wezwanie Organu. Powodem przyjęcia, iż bezczynność organu miała postać kwalifikowaną jest również znaczne przekroczenie terminu do wydania decyzji. Jak wynika z akt sprawy postępowanie trwa już prawie dla lata podczas, gdy powinno zostać zakończone przez organ nie później niż w ciągu 3 miesięcy od jego wszczęcia.

Sąd wskazuje, że w niniejszej sprawie Skarżący złożył w dniu [...] marca 2022 r. skargę do Prezesa UODO na niezgodne z prawem przetwarzanie jego danych osobowych przez E. sp. z o.o., Oddział w P. Po złożeniu wniosku Organ przez prawie 3 miesięce nie dokonał żadnej czynności formalnej. Nadmienić należy, że już do skargi załączony został dokument pochodzący od pracodawcy Skarżącego wskazujący, że to Skarżący jest wyłącznym użytkownikiem służbowego telefonu komórkowego od [...] czerwca 2001 r. Organ dopiero [...] czerwca 2022 r. wezwał Skarżącego do wyjaśnienia na jakich zasadach użytkuje numer telefonu, na który otrzymuje połączenia telefoniczne o treści marketingowej od spółki E. sp. z o.o.. Co prawda z akt administracyjnych wynika, że Skarżący udzielił odpowiedzi dopiero [...] lutego 2023 r. jednak Organ po jej udzieleniu milczał kolejne trzy miesiące nie podejmując także czynności zmierzających do ustalenia okoliczności faktycznych w niniejszej sprawie. Prezes UODO dopiero pismem z dnia [...] maja 2023 r. zwrócił się do E. sp. z o.o. z siedzibą w Z. na U. o nadesłanie wyjaśnień. W tym samym dniu ponownie wezwał Skarżącego do złożenia wyjaśnień w jaki sposób służbowy numer telefonu identyfikuje Skarżącego a nie jego pracodawcę oraz jakich towarów i usług dotyczyły oferty marketingowe przedstawione podczas rozmów. Skarżący odpowiedział w tym samym dniu, szeroko opisując w jaki sposób korzysta z służbowego numeru telefonu oraz wskazał, że podmioty kierują na ten numer oferty do jego osoby także prywatnie a nie do spółki, zatem takie oferty nie są związane z działalnością pracodawcy będącego abonentem ww. numeru telefonu. Po upływie niemal miesiąca Skarżący [...] lipca 2023 r. wniósł ponaglenie. Organ ustosunkował się do niego pismem z dnia [...] lipca 2023 r.

Należy podkreślić, że organ przez co najmniej pół roku nie podjął żadnej czynności procesowej. Taka bezczynność ma charakter rażący. Na sprawność działania Prezesa UODO niewątpliwie wpływa jego trudna sytuacja związana z ogromnym napływem skarg, czy też utrudnionym kontaktem ze spółką mającą siedzibę w Z. na U. Nadto, Organ prowadzi co najmniej kilka postępowań dotyczących nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych spółki E. sp. zo.o. z siedzibą w Z. a zatem miał wiedzę o utrudnionym kontakcie z jej przedstawicielami. Natomiast sytuacja dużego wpływu skarg do Organu istnieje już od dłuższego czasu, a nie tylko nie ulega żadnej poprawie, lecz nawet się pogarsza, co powoduje zaistnienie zdarzeń, które są nie do zaakceptowania w państwie prawa, gdy dochodzi do rażącego naruszenia praw strony do szybkiego załatwienia jej sprawy i jak choćby w niniejszej sprawie do procedowania skargi przez okres prawie dwóch lat (od dnia złożenia wniosku do dnia dzisiejszego). Należy podkreślić, że to obowiązkiem organów państwowych jest takie zorganizowanie pracy, a także przeznaczenie takich sił i środków, by sprawnie realizować nałożone na nie zadania. Sąd ma świadomość, że istniejący, a niedopuszczalny stan rzeczy, nie jest zapewne skutkiem złej pracy poszczególnych pracowników organu, lecz skutkiem braku adekwatnego wzmocnienia komórek organizacyjnych zajmujących się rozpatrywaniem skarg o naruszenie przetwarzania danych osobowych. Obywatel jako strona postępowania administracyjnego nie może ponosić negatywnych konsekwencji zaniechań organów państwowych.

8. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której organ administracji nie podejmuje efektywnych czynności realnie zmierzającej do zakończenia postępowania. W orzecznictwie sądów administracyjnych akcentuje się, że rażącym naruszeniem prawa będzie stan, w którym bez żadnej wątpliwości i wahań można stwierdzić, że naruszono prawo w sposób oczywisty. Kwalifikacja naruszenia, jako rażące, musi posiadać pewne dodatkowe cechy w stosunku do stanu określanego jako zwykłe naruszenie. Podkreśla się także, że dla uznania rażącego naruszenia prawa nie jest wystarczające samo przekroczenie przez organ ustawowych obowiązków, czyli także terminów załatwienia sprawy. Wspomniane przekroczenie musi być znaczne i niezaprzeczalne. Ponadto, rażące opóźnienie w podejmowanych przez organ czynnościach musi być w oczywisty sposób pozbawione jakiegokolwiek racjonalnego uzasadnienia. W niniejszej sprawie przekroczenia organu są jasne i niezaprzeczalne. Zakładając hipotetycznie, że sprawa jest szczególnie skomplikowana i powinna zostać załatwiona w ciągu 3 miesięcy, to aktualnie organ przekroczył ten w sposób znaczący, a sprawa nadal nie jest załatwiona.

Sytuacja, w której strona czeka bezowocnie na rozstrzygnięcie organu administracji publicznej nie da się pogodzić z regułami demokratycznego państwa prawa i jednoznacznie wskazuje na rażące naruszenie prawa. Zachowanie organu nie zasługuje na aprobatę i w sposób oczywisty podważa zaufanie jednostki do organów administracji publicznej.

9. Sąd, na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a., w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. Użycie w ww. przepisie sformułowania "może" oznacza, że rozstrzygnięcie w przedmiocie wymierzenia grzywny lub przyznania sumy pieniężnej ma charakter fakultatywny. Sąd podziela pogląd, że stwierdzenie przez Sąd, iż bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa samo w sobie nie przesądza automatycznie o zasadności żądania przyznania od organu sumy pieniężnej, czy też wymierzenia grzywny (v. wyrok NSA z dnia 26 stycznia 2018 r., sygn. I OSK 1131/16, wyrok WSA w Warszawie z dnia 04 kwietnia 2017 r., sygn. II SAB/Wa 748/16 oraz wyrok WSA w Gdańsku z dnia 04 listopada 2015 r., sygn. II SAB/Gd 138/15, publ. CBOSA: orzeczenia.nsa.gov.pl).

Jednak w realiach tej konkretnej sprawy żądanie to co do zasady jest usprawiedliwione. Sąd uwzględnił w szczególności okoliczność, że na dzień wyrokowania decyzja administracyjna nie została przez organ wydana. Tak znaczne przekroczenie terminu załatwienia sprawy niewątpliwie jest dolegliwe dla Skarżącego.

Sąd wziął pod uwagę, że wprowadzając możliwość przyznania sumy pieniężnej wzorowano się na rozwiązaniu przyjętym w ustawie z dnia 17 czerwca 2004 r. o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym lub nadzorowanym przez prokuratora i postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1725). Ustawodawca przyjął, że oprócz roli rekompensacyjnej, groźba zasądzenia wynagrodzenia ma na celu wzmacniać gwarancje terminowego załatwienia sprawy przez organy (projekt ustawy Sejmu RP VIII Kadencji, druk 1633, www.sejm.gov.pl). Konieczność wypłaty o której mowa w art. 149 § 2 k.p.a. posłuży zwalczaniu bezczynności i przewlekłości Organu, gdyż go zdyscyplinuje stanowiąc sankcję za wadliwe zorganizowanie i prowadzenie postępowania pełniąc funkcję prewencyjną.

10. Mając powyższe na uwadze Sąd w punkcie pierwszym sentencji wyroku na mocy art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a. zobowiązał organ do załatwienia sprawy w terminie miesiąca od daty doręczenia prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy.

11. W pkt 2 sentencji wyroku Sąd stwierdził, że bezczynność Prezesa UODO miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, o czym orzekł na mocy art. 149 § 1a p.p.s.a.

12. Na podstawie art. 149 § 2 w zw. z art. 154 § 6 p.p.s.a. orzeczono w pkt 3 sentencji wyroku o przyznaniu sumy pieniężnej na rzecz Skarżącego w wysokości 1000 zł (tysiąc złotych).

13. Sąd o zwrocie kosztów postępowania sądowego, obejmujących uiszczony wpis sądowy w wysokości 100 zł, orzekł na podstawie art. 200 i art. 205 § 1 p.p.s.a. (punkt 4 sentencji wyroku).