Postanowienie NSA, sygn. akt I GZ 302/24
Naczelny Sąd Administracyjny
Data orzeczenia: 2024-10-09 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6559
Hasła tematyczne: Przywrócenie terminu
Skarżony organ: Minister Funduszy i Polityki Regionalnej
Treść wyniku: Oddalono zażalenie
Powołane przepisy: article: art. 86 par. 1, art. 87 par. 2
journal: Dz.U. 2023 poz 1634
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.

SENTENCJA

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Piotr Pietrasz po rozpoznaniu w dniu 9 października 2024 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Gospodarczej zażalenia P. Sp. z o.o. w W. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 12 czerwca 2024 r., sygn. akt V SA/Wa 2537/23 w zakresie odmowy przywrócenia terminu do wniesienia skargi w sprawie ze skargi P. Sp. z o.o. w W. na decyzję Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 29 czerwca 2023 r., nr DIR-IX.7343.38.2020.AT w przedmiocie określenia kwoty dofinansowania przypadającej do zwrotu z udziałem środków z budżetu Unii Europejskiej oddalić zażalenie. NSA/post.1 – postanowienie "ogólne"


UZASADNIENIE

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie postanowieniem z dnia 12 czerwca 2024 r., sygn. akt V SA/Wa 2537/23 odmówił P. sp. z o.o. w W. (dalej: skarżąca) przywrócenia terminu do wniesienia skargi w sprawie ze skargi P. sp. z o.o. w W. na decyzję Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 29 czerwca 2023 r. nr DIR-IX.7343.38.2020.AT w przedmiocie określenia przypadającej do zwrotu kwoty dofinansowania.

W dniu 26 października 2023 r. (data nadania) skarżąca zastępowana przez adwokata, wniosła do WSA w Warszawie skargę na wskazaną wyżej decyzję. W skardze spółka zawarła wniosek o przywrócenie terminu do jej wniesienia.

W uzasadnieniu wniosku pełnomocnik strony podał, że zaskarżona decyzja została 4 lipca 2023 r. doręczona do siedziby kancelarii, w ramach której pełnomocnik wykonuje zawód. Przesyłka została odebrana przez, byłego już w dniu sporządzania skargi, pracownika kancelarii. Adwokat wyjaśnił, że w ramach wewnętrznej procedury obiegu korespondencji przychodzącej doręczone pisma są skanowane przez pracownika kancelarii i rejestrowane w specjalnym systemie ewidencjonującym pocztę przychodzącą. W tym systemie, na podstawie daty rejestracji pisma, wyznaczane są również terminy na dokonanie danej czynności. W sprawie doszło do błędu systemu informatycznego - do zaskarżonej decyzji błędnie przypisano przyszłą datę odbioru, tj. 1 stycznia 2024 r. Zdaniem pełnomocnika spółki powyższe uchybienie nastąpiło bez winy zarówno strony jak i jej pełnomocnika. W ramach prowadzonych przez kancelarię postępowań do pełnomocników kierowane są pisma o różnej wadze, wszystkie wymagają zaewidencjonowania w rejestrze poczty przychodzącej ale nie wymagają jednak żadnej dodatkowej czynności wykonywanej przez pełnomocnika w toku postępowania. Niezasadne jest obciążanie profesjonalnego pełnomocnika obowiązkiem kontrolowania całości poczty przychodzącej dostarczanej do kancelarii.

Wskutek dokonania przeglądu akt przez pracownika Kancelarii, z dniem 19 października 2023 roku pełnomocnik strony powziął informację o wydaniu decyzji, a także o błędnym oznaczeniu doręczenia pisma w "korespondencji przyszłej" systemu informatycznego.

Sąd I instancji wskazał, że w sprawach, w których stronę reprezentuje pełnomocnik wszelkie czynności prawne dokonywane przez pełnomocnika strony w granicach udzielonego mu umocowania pociągają za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. W ocenie Sądu przedstawione przez adwokata spółki okoliczności nie pozwoliły na przyjęcie, że uprawdopodobnił on brak swojej winy w uchybieniu terminu do wniesienia skargi. Profesjonalny pełnomocnik reprezentujący stronę ma obowiązek dochowania należytej staranności w prowadzeniu sprawy i winien mieć to szczególnie na uwadze korzystając z pomocy innych osób oraz narzędzi i systemów informatycznych. Niedochowanie terminu było skutkiem zaniedbań pełnomocnika skarżącej, którego obowiązkiem jest sprawowanie pieczy nad sprawą, pilnowanie obsługi korespondencji i nadzorowanie pracy osoby do tego wyznaczonej, czego w niniejszej sprawie zabrakło. Pełnomocnikowi strony należy przypisać co najmniej niedbalstwo w prowadzeniu sprawy.

W ocenie Sądu I instancji pełnomocnik spółki nie podjął nawet próby wskazania jaki był charakter owego "błędu systemu informatycznego". Sąd wskazał, że systemy informatyczne nie działają autonomicznie, wiele zależy od obsługujących je ludzi, zwłaszcza gdy systemy są wykorzystywane do zarządzania korespondencją, zwłaszcza papierową, a w takiej formie organ przesłał zaskarżoną decyzję do kancelarii pełnomocnika. Powoływanie się na nieokreślony "błąd systemu informatycznego" bez wyjaśnienia jego natury i powodów wystąpienia nie mogło skutkować uznaniem, iż pełnomocnik nie ponosi winy w uchybieniu terminu.

Następnie Sąd I instancji wyjaśnił, że właściwa organizacja wewnętrznej pracy kancelarii jest traktowana jako dochowanie staranności warunkującej brak winy w uchybieniu terminu (zob. postanowienie NSA z 20 lutego 2009 r. II OZ 166/09). To adwokat czy radca prawny jest pełnomocnikiem strony i to na jego barkach spoczywa obowiązek takiego ukształtowania systemu pracy, wyboru współpracowników, narzędzi pracy oraz ilości prowadzonych sprawy, a także obowiązek nadzoru nad zatrudnionymi pracownikami i wykorzystywanymi narzędziami, aby nie dochodziło do zaniedbań skutkujących ujemnymi konsekwencjami dla mocodawców. Oczywiste jest, że profesjonalni pełnomocnicy wspierają się pracą innych osób w różnorodnych czynnościach biurowych a kancelarie prawne wykorzystują systemy informatyczne do organizacji pracy. Nie zwalnia to pełnomocników z obowiązku sprawowania pieczy nad prowadzonymi sprawami oraz kontrolowania czynności zleconych innym osobom.

Zażalenie na powyższe postanowienie wniosła skarżąca wnosząc o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości oraz przywrócenie terminu do wniesienia skargi a w konsekwencji - merytoryczne rozpoznanie przez WSA w Warszawie wniesionej w terminie skargi. Ewentualnie wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości oraz przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania WSA w Warszawie.

Zaskarżonemu postanowieniu na podstawie art. 174 pkt 2 ustawy z dnia 30.08.2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r., poz. 1634, p.p.s.a.) zarzuciła naruszenie przepisów postępowania mające wpływ na wynik sprawy, tj. art. 87 § 2 w zw. z art. 86 § 1 p.p.s.a. poprzez niezasadne przyjęcie, że strona nie uprawdopodobniła braku swojej winy w uchybieniu terminowi do wniesienia skargi, podczas gdy pełnomocnik strony wskazał, iż pomimo dochowania należytej staranności niemożliwym do uniknięcia był błąd systemu informatycznego rejestracji poczty przychodzącej, skutkujący nieprawidłowym wskazaniem daty doręczenia ostatecznej decyzji administracyjnej i mylnym przekonaniem o terminie upływającego zaskarżenia, czym wykazał przesłankę braku winy z art. 86 § 1 p.p.s.a.

W uzasadnieniu zażalenia skarżąca wskazała, że oddelegowany pracownik skanuje oraz rejestruje w specjalnym systemie pocztę przychodzącą. Nie sposób uznać, porównując brak choćby numerycznego podobieństwa dat: 29 czerwca 2023 r. (data wydania), 4 lipca 2023 r. (data faktycznego wpływu), 1 stycznia 2024 r. (data zaewidencjonowanego wpływu), iż doszło w sprawie do mechanicznej pomyłki pracownika Kancelarii w zakresie wpisywanej daty doręczenia. Ponadto, zarejestrowanie wpływu pod datą 1 stycznia 2024 r., uprawdopodabnia zaistnienie błędu systemu informatycznego, który zaszeregowuje z nieznanej przyczyny pismo pod nominalną dla niego wartością, tj. pierwszego dnia roku. Obowiązkiem pełnomocnika strony jest uprawdopodobnienie okoliczności wskazujących na brak winy - w uchybieniu terminu, natomiast daleko wykraczającym poza zakres przepisu jest przedstawianie konstrukcji systemu i jego algorytmów, gdyż wymagałoby to posiadania od pełnomocnika wiadomości specjalnych z zakresu informatyki.

Ponadto skarżąca wskazała, że w zakresie niniejszego postępowania pełnomocnik regularnie i terminowo prowadził korespondencję z organami administracji publicznej, w tym też składając odwołanie od decyzji I instancji. Ponadto, kilkukrotnie oddelegowywał pracownika celem przeprowadzenia fotokopii akt, tak aby być na bieżąco z tokiem postępowania. Co więcej, fakt powzięcia wiedzy o wydaniu Decyzji jest dowodem przyłożenia odpowiedniej staranności do prowadzenia niniejszej sprawy. Różnorodność i wolumen spraw prowadzonych przez pełnomocnika Skarżącej prowadzi do niemożliwości osobistego nadzoru nad sposobem ewidencjonowania korespondencji w każdym pojedynczym postępowaniu.

Niecelowe w ocenie Skarżącej jest nakładanie na pełnomocnika obowiązku ścisłej kontroli nad poprawnością wykonywanych zadań przez oddelegowanego przez nich pracownika, jeśli pracownik ten wcześniej wykonywał je poprawnie.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.

Stosownie do art. 86 § 1 p.p.s.a. sąd na wniosek strony przywraca termin do dokonania czynności w postępowaniu sądowym, jeżeli uchybienie terminu nastąpiło bez jej winy. Pismo z wnioskiem o przywrócenie terminu wnosi się do sądu, w którym czynność miała być dokonana, w ciągu siedmiu dni od czasu ustania uchybienia terminu i należy w nim uprawdopodobnić okoliczności wskazujące na brak winy w uchybieniu terminu (art. 87 § 2 p.p.s.a.).

W tym miejscu zaznaczyć należy, że instytucja przywrócenia terminu ma charakter wyjątkowy i jest stosowana w sytuacjach gdy strona, z przyczyn niezależnych od niej, którym w żaden sposób nie mogła zaradzić, nie dopełniła czynności procesowej w stosownym terminie. W przypadku zaś, gdy strona reprezentowana jest przez profesjonalnego pełnomocnika, to brak jego winy jest warunkiem przywrócenia terminu przez sąd, bowiem to na nim spoczywa obowiązek zadbania o prawidłowe i terminowe dokonanie czynności procesowych. Ponadto, co należy w przedmiotowej sprawie podkreślić, w odniesieniu do osób, które z racji wykonywanego zawodu występują jako pełnomocnicy stron, należy przyjąć, że osoby te są zobowiązane do szczególnej staranności przy wykonywaniu powierzonego zlecenia, a zatem ocena czy dochowali reguł starannego działania winna być dokonywana w oparciu o odpowiednio wysokie kryteria (zob. wyroki NSA: z 11 sierpnia 1999 r., sygn. akt I SA/Gd 745/98; z 6 lipca 2022 r., sygn. akt I FSK 1259/19; CBOSA).

Pełnomocnik profesjonalny, jakim jest adwokat lub radca prawny, podlega większym wymaganiom w związku z posiadaną przez siebie wiedzą z zakresu prawa oraz znajomością procedury sądowej. Istotą pracy profesjonalnego pełnomocnika jest bowiem rzetelne dbanie o interesy mocodawcy, między innymi poprzez wypełnianie w terminie wszystkich wymogów proceduralnych umożliwiających stronie pełny udział w postępowaniu. Osoby te zobowiązane są bowiem do zachowania podwyższonej staranności, jakiej można wymagać od profesjonalnych uczestników obrotu prawnego. Pełnomocnik reprezentujący stronę ma obowiązek działania w imieniu i na jej rzecz z równą starannością, tak jakby działał na własną rzecz. Od fachowego pełnomocnika wymagać można prawidłowego zorganizowania pracy. Wiąże się to z odpowiedzialnością za prowadzenie sprawy strony oraz odpowiedzialnością za prawidłowy przebieg całego postępowania (zob. postanowienie NSA z 26 sierpnia 2009 r., sygn. akt II GZ 184/09; CBOSA).

Na profesjonalnym pełnomocniku ciąży niewątpliwie obowiązek dochowania należytej staranności wymaganej od profesjonalisty i taki też miernik należy przyjąć jako wzorzec oceny zawinienia w przekroczeniu terminu do dokonania czynności procesowej, w kontekście przesłanek przewidzianych w art. 86 § 1 i art. 87 § 2 P.p.s.a.

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie budzi wątpliwości, że warunkiem przywrócenia terminu jest uprawdopodobnienie braku winy strony w jego uchybieniu, przy czym pojęcie winy należy rozumieć w sposób obiektywny - wymagający od strony staranności.

Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego trafnie Sąd pierwszej instancji uznał, że zawarte we wniosku o przywrócenie terminu argumenty nie uprawdopodabniają braku winy pełnomocnika w uchybieniu terminowi do wniesienia skargi.

Na pełnomocniku prowadzącym kancelarię spoczywa obowiązek takiego zorganizowania jej pracy, żeby zapewnić prawidłową obsługę prawną reprezentowanych podmiotów. Nie ulega bowiem wątpliwości, że w przypadku profesjonalnego pełnomocnika jakim jest adwokat lub radca prawny, obiektywny miernik staranności jaki jest wymagany dla oceny przesłanek przywrócenia terminu, będzie obejmował również sposób organizacji pracy kancelarii oraz wyższe standardy w zakresie znajomości procedury sądowej (w tym skutków uchybienia terminu), jakie wiążą się ze świadczeniem profesjonalnej pomocy prawnej. Oznacza to, że profesjonalny pełnomocnik nie mógł w tej konkretnej sprawie zasłaniać się problemami wynikającymi z wadliwości działania systemu komputerowego. Wynika to z tego, że w każdej sytuacji profesjonalny pełnomocnik powinien przewidzieć możliwość chociaż czasowych przerw w działaniu systemu teleinformatycznego albo jego awarii. Są to zjawiska powszechne, wynikające z pracy samej sieci komputerowej, serwerów, na których świadczone są usługi sieciowe (w tym usługi o charakterze publicznym), jak i urządzeń, z których korzystają użytkownicy. Należy również zauważyć, że zarówno forma, jak i narzędzia komunikacji wybierane są przez podmioty komunikujące się. Podmioty te obsługują więc zarówno oprogramowanie, jak i sprzęt, na którym jest ono zainstalowane (np. uruchamiają, wprowadzają dane itp.). Niezbędny jest więc tzw. czynnik ludzki. Jak nakazują względy logiki i doświadczenie życiowe - programy komputerowe są obsługiwane przez ludzi, którzy wprowadzają dane do tychże programów, a więc nawet w przypadku uprawdopodobnienia, że konkretny program komputerowy błędnie zadziałał, nie jest wykluczony decydujący udział tzw. czynnika ludzkiego w takiej okoliczności. Systemy informatyczne zazwyczaj wymagają ręcznego zeskanowania dokumentu przez człowieka i również przez człowieka wprowadzenia do systemu odpowiednich danych i plików. W sprawie tej nie uprawdopodobniono, że mamy do czynienia z błędem programu komputerowego. Jak prawidłowo wskazał Sąd I instancji powoływanie się na nieokreślony "błąd systemu informatycznego" bez wyjaśnienia jego natury i powodów wystąpienia nie mogło skutkować uznaniem, iż pełnomocnik nie ponosi winy w uchybieniu terminu.

Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, kontrolowane postanowienie jest zgodne z prawem, a wniesione zażalenie należy uznać za nieuzasadnione.

W tym stanie rzeczy Naczelny Sąd Administracyjny, działając na podstawie art. 184 w związku z art. 197 § 1 i 2 P.p.s.a., orzekł jak w sentencji postanowienia.