Wyrok WSA w Rzeszowie, sygn. akt II SA/Rz 1904/23
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie
Data orzeczenia: 2024-04-24 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne: Akta stanu cywilnego
Skarżony organ: Wojewoda
Treść wyniku: Uchylono decyzję I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 145 § 1 pkt 1 lit. c, art. 200, art. 205 § 2
journal: Dz.U. 2023 poz 1634
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.
article: art. 7, art. 77 § 1, art. 80, art. 107 § 3
journal: Dz.U. 2023 poz 775
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t. j.)

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w składzie następującym: Przewodniczący SWSA Elżbieta Mazur – Selwa Sędziowie WSA Maria Mikolik WSA Piotr Godlewski /spr./ Protokolant starszy specjalista Anna Mazurek-Ferenc po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 24 kwietnia 2024 r. sprawy ze skargi K. M. na decyzję Wojewody Podkarpackiego z dnia 20 października 2023 r. nr O-III.6231.8.2023 w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych w celu wykonania fotografii I. uchyla zaskarżoną decyzję i decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w [...] z dnia 6 września 2023 r. nr USC.5364.1.2023; II. zasądza od Wojewody Podkarpackiego na rzecz skarżącego K. M. kwotę 697 zł /słownie: sześćset dziewięćdziesiąt siedem złotych/ tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

II SA/Rz 1904/23

U z a s a d n i e n i e

Przedmiotem skargi K.M. jest decyzja Wojewody Podkarpackiego z 20 listopada 2023 r. nr 0-III.6231.8.2023 dotycząca odmowy udostępnienia ksiąg metrykalnych w celu wykonania fotografii.

Z akt administracyjnych sprawy wynika, że wnioskiem z [...] lipca 2023 r. K.M. wystąpił do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w [...] z wnioskiem o udostępnienie - do skanowania - akt stanu cywilnego znajdujących się w zasobach organu. Wnioskiem objął księgi (w tym księgi łączone), dla których okres przechowywania w urzędzie minął, a nie zostały jeszcze przekazane do właściwego archiwum. W uzasadnieniu przywołał treść art. 130 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2023 r., poz. 1378 ze zm., dalej: P.a.s.c.) i art. 16a ust. 1, art. 16b ust. 2 pkt 1 i art. 16d ust. 1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164 ze zm., dalej: u.n.z.a.).

Decyzją z 6 września 2023 r. nr USC.5364.1.2023 Kierownik USC odmówił udostępnienia ksiąg metrykalnych w celu wykonania fotografii aktów znajdujących się w księgach metrykalnych.

Wskazał, że w USC w [...] przechowywane księgi dotyczą wyznania rzymskokatolickiego:

- dla miejscowości Z. i H. księga łączona urodzeń (1905-1945), małżeństw (1936-1945) i zgonów (1936-1945),

- dla miejscowości K. księga urodzeń (1893-1924) i małżeństw (1836-1945),

- dla miejscowości N. księga urodzeń (1909-1945), małżeństw (1890-1945) i zgonów (1905-1945),

- dla miejscowości W. księga urodzeń (1924-1945 i 1898-1949),

- dla miejscowości P., W., H., N. N., P., R., Z. księga zgonów (1924-1949),

- dla miejscowości N. księga urodzeń (1905-1945),

- dla miejscowości N. księga urodzeń (1898-1949), małżeństw (1906-1945), zgonów (1906-1945) oraz księga łączona urodzeń, małżeństw i zgonów (1890-1945),

- dla miejscowości R. księga urodzeń (1898-1949) i małżeństw (1898-1945).

W związku z powyższym Kierownik USC wywiódł, że maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego w USC jeszcze nie upłynęły, zatem księgi nie zostały zamknięte i nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego, przez co nie stały się materiałami archiwalnymi. Nie może mieć przez to zastosowania przepis art. 130 ust. 4 P.a.s.c.

Od przedmiotowej decyzji K.M. złożył w ustawowym terminie odwołanie, w którym wskazał, że wydana decyzja narusza przepisy powołane przez niego we wniosku o udostępnienie akt.

Wojewoda Podkarpacki wskazaną na wstępie decyzją z 20 listopada 2023 r. – na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023 r., poz. 775 ze zm., dalej" k.p.a.) w zw. z art. 11 ust. 2, art. 2 ust. 6, art. 130 ust. 3, 4 i 5 P.a.s.c. - utrzymał w mocy decyzję organu I instancji.

W uzasadnieniu wyjaśnił, że kwestia zasad dostępu do ksiąg stanu cywilnego sporządzonych przed wejściem w życie P.a.s.c. i sporządzonych w nich aktów stanu cywilnego oraz rodzaju wydawanych dokumentów uzależniona jest od daty zamknięcia danej księgi i przekazania do archiwum.

Jak stanowi art. 128 ust. 1 P.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

W efekcie księga stanu cywilnego zawierająca np. księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, powinna być przechowywana przez okres właściwy dla księgi urodzeń, czyli przez najdłuższy możliwy. Udostępnianie aktów stanu cywilnego znajdujących się w takiej księdze, dla której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, podlega przepisom P.a.s.c.

Z kolei udostępnianie ksiąg stanu cywilnego dla których okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego już minął następuje w oparciu o przepisy u.n.z.a. (art. 130 ust. 4 P.a.s.c.). Udostępnianie ksiąg na zasadach archiwalnych możliwe jest do realizacji po upływie okresu przechowywania księgi w urzędzie, co jest konsekwencją zasady ograniczonej jawności ksiąg stanu cywilnego.

W rozpatrywanej sprawie maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego w USC jeszcze nie upłynęły - przechowywane księgi nie zostały zamknięte, a zatem nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego, przez co nie stały się materiałami archiwalnymi. W związku z powyższym nie może mieć zastosowania przepis art. 130 ust. 4 P.a.s.c.

Ustawodawca określając termin przechowywania akt stanu cywilnego nie rozdziela w ustawie okresu przechowywania od okresu udostępniania, co znaczy, że są to okresy tożsame. Intencją ustawodawcy było szersze udostępnianie osobom trzecim aktów stanu cywilnego zawartych w księdze łączonej po dacie zamknięcia ostatniej księgi (po 100 latach) w celu ochrony dóbr rodzin i osób żyjących ujętych w księdze. W związku z powyższym istnieje jedynie możliwość wydania na wniosek osoby uprawnionej odpisu żądanego aktu stanu cywilnego po zmigrowaniu go do aplikacji obsługującej System Rejestrów Państwowych "Źródło", bądź umożliwić nieodpłatne wykonanie fotokopii.

Na gruncie obowiązujących przepisów osoba prowadząca badania genealogiczne uprawniona do otrzymania odpisu może ubiegać się o umożliwienie jej nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonego przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, o ile jej wykonanie nie będzie zagrażało trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego (art. 130 ust. 5 P.a.s.c.). Kluczowe znaczenie w przywołanym przepisie ma stwierdzenie "uprawniona do otrzymania odpisu".

K.M. nie mieści się w kręgu osób uprawnionych do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego wskazanych w art. 45 P.a.s.c., który stanowi, że odpis aktu stanu cywilnego wydaje się osobie której akt dotyczy lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

Tym samym żądanie udostępnienia ksiąg celem ich digitalizacji, w sytuacji gdy księgi te nie stanowią jeszcze materiału archiwalnego, jest bezzasadne.

Uprawnienie do udostępnienia ksiąg stanu cywilnego dla innych podmiotów prowadzących badania genealogiczne możliwe jest do realizacji dopiero po upływie okresu przechowywania księgi w urzędzie. K.M. może na podstawie art. 130 ust. 5 P.a.s.c. żądać umożliwienia nieodpłatnego wykonania fotokopii aktów stanu cywilnego, jeśli wykaże interes prawny do tej czynności (art. 45 ust. 1 P.a.s.c.).

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie K.M. (reprezentowany przez pełnomocnika – radcę prawnego) zaskarżył w całości decyzję Wojewody z 12 listopada 2023 r., wnosząc o jej uwzględnienie oraz zasądzenie od Wojewody na rzecz skarżącego zwrotu kosztów postępowania wraz z kosztami zastępstwa procesowego wg norm przepisanych.

Zaskarżonej decyzji zarzucił naruszenie przepisów prawa materialnego poprzez:

- niewłaściwe zastosowanie art. 128 ust. 1 P.a.s.c. poprzez przyjęcie, że normy tam zawarte regulują zasady udostępniania opisanych tam akt stanu cywilnego osobom trzecim, a przez to że stanowią one podstawę do odmowy udostępniania takich akt skarżącemu celem ich digitalizacji, podczas gdy przepisy te regulują zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego z urzędu stanu cywilnego do archiwum, a więc nie mogą stanowić podstawy prawnej do odmowy udostępnienia ksiąg do digitalizacji;

- niezastosowanie art. 16a ust. 1 oraz art. 16d ust. 1 pkt 1 u.n.z.a. w zw. z art. 130 ust. 4 P.a.s.c. w sytuacji, gdy art. 130 ust. 4 zdanie drugie P.a.s.c. jasno stanowi, że akt stanu cywilnego sporządzone przed wejściem w życie tej ustawy, po upływie 80 lat (dla ksiąg małżeństw i zgonów) i 100 lat (księgi urodzeń) od zamknięcia księgi, tak długo jak długo nie zostały przekazane do archiwum, są udostępniane przez kierownika urzędu stanu cywilnego na zasadach określonych w u.n.z.a., a zgodnie z art. 16a ust. 1 u.n.z.a., każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych, zaś zgodnie z art. 16d ust. 1 pkt 1 lit. a) u.n.z.a., podmioty zobowiązane udostępniają zainteresowanym materiały archiwalne przez umożliwienie osobistego utrwalenia ich treści w postaci m.in. odwzorowań cyfrowych;

- niewłaściwe zastosowanie art. 130 ust. 5 P.a.s.c. poprzez przyjęcie, że ma on zastosowanie w niniejszej sprawie do skarżącego (i może być odmową udostępnienia żądanych akt do digitalizacji), podczas gdy przepis ten stosuje się wyłącznie do osób uprawnionych do otrzymania odpisu akt stanu cywilnego (niezależnie od tego, czy upłynął okres przechowywania akt, czy nie), a bezspornym jest, że takie uprawnienie skarżącemu nie przysługuje i nie na tej podstawie skarżący żądał udostępnienia akt do digitalizacji.

W uzasadnieniu skargi pełnomocnik skarżącego wywiódł, że interpretacja, iż okresy 100/80 lat, po których upływie mogą być udostępnione akty, liczą się od końca roku w którym została zamknięta zbiorcza księga, oprócz tego że jest sprzeczna z gramatyczną treścią przepisu, prowadziłaby do absurdalnych sytuacji - niekiedy karykaturalnie wręcz sprzecznych z opisanym wyżej celem ustawodawcy, co dobrze się uwidoczniło w niniejszej sprawie: akta urodzeń z 1890 r. dla których okres "ochronny" (100 lat) minął już 32 lat temu, nie będą mogły być udostępniane jeszcze przez 23 lata, gdyż dopiero z końcem 2045 r. upłynie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń obejmującej akta z lat 1890-1945. I jedynym powodem dla takiego stanu rzeczy miałaby być okoliczność czysto "techniczna" uwarunkowana historycznie; sporządzanie aktów danego rodzaju w jednej zbiorczej księdze obejmującej wiele lat (specyfika ksiąg z terenów byłego zaboru austriackiego - przez cały okres międzywojenny w zakresie prowadzenia akt stanu cywilnego obowiązywały przepisy z okresu zaborów - były to 4 różne reżimy prawne, odmienne dla terenów zaboru austriackiego, pruskiego, rosyjskiego i dla terenów Królestwa Polskiego).

USC może przy minimalnym nakładzie organizacyjnym ochronić dane w księdze zbiorczej młodsze niż 100/80 lat podczas fotografowania przez skarżącego; przykładowo wystarczy akty młodsze oddzielić od starszych kartką, w trakcie fotografowania umieścić fotografującego w pomieszczeniu z osobą upoważnioną przez organ, która będzie nadzorowała czy skarżący nie przewraca tej kartki.

Interpretacja organów jest nie do przyjęcia nie tylko ze względu na brzmienie przepisu art. 130 ust. 4 P.a.s.c., ale także ze względu na fundamentalną sprzeczność z celem tej ustawy w zakresie możliwie najszybszego udostępniania akt stanu cywilnego. Ponadto interpretacja skarżącego jest zgodna z większą częścią orzecznictwa sądów administracyjnych.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda wniósł o jej oddalenie z przyczyn podanych w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. z 2022 r., poz. 2492 ze zm.), sąd administracyjny sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Jej zakres wyznacza art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2023 r., poz. 1634 ze zm., dalej: P.p.s.a.), wg którego sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stosownie do art. 145 § 1 P.p.s.a., Sąd zobligowany jest do uchylenia decyzji bądź postanowienia (jeżeli dotknięte są naruszeniem prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania bądź innym naruszeniem przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy), do stwierdzenia ich nieważności lub ich wydania z naruszeniem prawa (jeżeli zachodzą przyczyny określone w k.p.a. lub innych przepisach).

Przedmiotem kontroli Sądu jest decyzja Wojewody Podkarpackiego z 20 października 2023 r., utrzymująca w mocy decyzją Kierownika USC w [...] z 6 września 2023 r. o odmowie udostępnienia skarżącemu ksiąg metrykalnych w celu wykonania fotografii znajdujących się w nich aktów.

Dokonując kontroli legalności zaskarżonej decyzji w granicach wyżej opisanych Sąd stwierdził, że skarga zasługuje na uwzględnienie z powodu naruszenia przepisów postępowania mogącego mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Jak przyczynę odmowy udostępnienia skarżącemu ksiąg metrykalnych orzekające w sprawie organy wskazały brak upływu maksymalnych okresów przechowywania ksiąg stanu cywilnego w USC.

Zgodnie z art. 128 ust. 1 P.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Mając na uwadze wyszczególnione w uzasadnieniu decyzji organu I instancji - przechowywane w USC w [...] – księgi wyznania rzymskokatolickiego (opisane w części faktycznej niniejszego uzasadnienia), Sąd w pełni akceptuje i uznaje za prawidłową argumentację tego organu oraz organu odwoławczego przedstawioną w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji, że skoro księgi te z uwagi na brak upływu w/w okresów czasu (80/ 100 lat) od ich zamknięcia nie zostały przekazane do właściwego archiwum państwowego, to nie stały się materiałami archiwalnymi podlegającymi udostępnieniu we wnioskowanym przez skarżącego trybie art. 130 ust. 4 P.a.s.c.

W uzasadnieniu decyzji organu I instancji (s. 2) znajduje się jednak poprzedzający wyszczególnienie ksiąg wyznania rzymskokatolickiego zapis, że "w zasobach Urzędu Stanu Cywilnego znajdują się księgi wyznaniowe prowadzone przez parafie znajdujące się obecnie na terenie Gminy i Miasta [...]. Księgi stanu cywilnego sporządzone były do roku 1945 przez kościoły i rejestrowały urodzenia, małżeństwa i zgodny. (...) rejestracja wyznaniowa była w zasadzie jedyną formą rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów. Zaświadczenia wydawane na podstawie ksiąg metrykalnych (prowadzonych do 1945 r.) były dokumentami wiary publicznej".

W ocenie Sądu, w związku z tym zapisem pojawiają się uzasadnione wątpliwości, czy wymienione następnie po nim księgi wyznania rzymskokatolickiego są jedynymi tego rodzaju księgami przechowywanymi w USC w [...] oraz czy w stosunku do wszystkich ksiąg rok 1945 należy przyjmować jako rok ich zamknięcia, czy też może co do części z nich nastąpiło to wcześniej, co mogłoby czynić zasadnym wniosek skarżącego w części.

Kwestia ta nie została wyjaśniona przez organ I i II instancji, co z uwagi na uchybienie przepisom art. 7, art. 77 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 k.p.a. uzasadniało uchylenie wydanych przez nie decyzji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) P.p.s.a. (pkt I sentencji wyroku).

Wskazania co do dalszego postępowania wynikają dla organów wprost z w/w uwag, na marginesie których Sąd ubocznie podkreśla, że:

- brak jest podstaw do uznania, że brak upływu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego ze względu na prowadzenie więcej niż jednej księgi stanu cywilnego w danej księdze stanu cywilnego, uniemożliwia udostępnienie tych ksiąg, dla których upłynął okres 100 lat w przypadku księgi urodzeń i 80 lat w przypadku księgi małżeństw lub zgonów,

- brak jest podstaw do udostępnienia we wnioskowanym przez skarżącego trybie (wbrew jego stanowisku wynikającemu z uzasadnienia skargi) aktów stanu cywilnego z poszczególnych lat, dla których jednostkowy okres ochronny upłynął (np. aktów urodzeń z 1890 r., dla których minął okres przechowywania 100 lat), jeżeli wskazany okres przechowywania nie upłynął jeszcze dla ostatniego rocznika tych aktów objętych zamkniętą księgą obejmującą dłuższy okres czasu.

O należnych skarżącemu kosztach postępowania sądowego (697 zł) orzeczono na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 2 P.p.s.a.; obejmują one koszty opłaconego wpisu sądowego (200 zł), opłatę skarbową od udzielonego pełnomocnictwa (17 zł) oraz koszty zastępstwa procesowego (480 zł) pełnomocnika z wyboru strony skarżącej - § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c) i § 15 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz.U. z 2018 r., poz. 265).