Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 1330/11
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2011-09-29 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku: Uchylono zaskarżone postanowienie
Powołane przepisy: article: art. 9 i  art. 41
journal: Dz.U. 2000 nr 98 poz 1071
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jednolity

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Andrzej Kołodziej Sędziowie WSA Iwona Dąbrowska (spr.) Jacek Fronczyk Protokolant referent stażysta Marcin Borkowski po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 29 września 2011 r. sprawy ze skargi [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] na postanowienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] kwietnia 2011 r. nr [...] w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy 1. uchyla zaskarżone postanowienie, 2. stwierdza, że zaskarżone postanowienie nie podlega wykonaniu w całości, 3. zasądza od Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącej [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] 357 (trzysta pięćdziesiąt siedem) zł tytułem zwrotu kosztów postępowania.


UZASADNIENIE

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, decyzją z dnia [...] lutego 2011 r. nr [...] , wydaną na podstawie art. 44 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 44 ust. 2 w związku z art. 18 ust. 1 pkt 6 i art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w związku ze zgłoszeniem do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych zbioru danych o nazwie [...] , dokonanym przez [...] Sp. z o.o. z siedzibą we [...] :

1. odmówił [...] Sp. z o.o. z siedzibą we [...] , rejestracji zbioru danych osobowych o nazwie [...] ,

2. nakazał [...] Sp. z o.o. z siedzibą we [...] :

a) usunięcie ze zbioru danych o nazwie [...] danych nieadekwatnych do celu ich przetwarzania, tj. miejsca urodzenia, numeru ewidencyjnego PESEL, Numeru Identyfikacji Podatkowej, serii i numeru dowodu osobistego,

b) ograniczenie przetwarzania w zbiorze o nazwie [...] innych, niż wymienione w pkt 2a) danych osobowych, wyłącznie do ich przechowywania do czasu zarejestrowania tego zbioru po jego ponownym zgłoszeniu, stosownie do art. 44 ust. 4 ustawy o ochronie danych osobowych.

W uzasadnieniu decyzji organ wskazał, że w dniu 5 maja 2009 r. do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęło zgłoszenie do rejestracji zbioru danych osobowych o nazwie [...] złożone przez administratora danych, tj. [...] Sp. z o.o. z siedzibą we [...] . W treści nadesłanego zgłoszenia zbioru administrator oświadczył, że w przedmiotowym zbiorze przetwarza dane klientów w zakresie m. in. miejsca urodzenia, numeru ewidencyjnego PESEL, Numeru Identyfikacji Podatkowej, serii i numeru dowodu osobistego "w celach marketingowych oraz do badań statystycznych". Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, w dniu 20 października 2009 r. skierował do pełnomocnika administratora pismo, w którym pełnomocnik administratora został poinformowany, że naruszenie zasady adekwatności stanowi przesłankę wydania przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych decyzji o odmowie rejestracji zbioru danych na podstawie art. 44 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych.

Organ w uzasadnieniu przytoczył treść art. 40 i art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych i wyjaśnił, że Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych odmawia, w drodze decyzji administracyjnej, rejestracji zgłoszonego zbioru danych, jeżeli przetwarzanie naruszałoby zasady określone w art. 23-30 tej ustawy, tj. wówczas gdy administratorzy danych pozyskują dane ponad rzeczywiste potrzeby, wykraczając poza zakres danych uzasadniony realizacją ściśle określonego celu.

Zdaniem organu, administrator nie uzasadnił konieczności pozyskiwania do zbioru danych o nazwie [...] danych dotyczących miejsca urodzenia, numeru ewidencyjnego PESEL, Numeru Identyfikacji Podatkowej, serii i numeru dowodu osobistego. W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, przetwarzanie przez [...] Sp. z o.o. z siedzibą we [...] wskazanych danych wykracza poza potrzeby wynikające z celu ich przetwarzania określonego w treści zgłoszenia.

Mając na uwadze powyższe oraz fakt, iż administrator danych przetwarza dane w zakresie szerszym niż jest to potrzebne do realizacji celu, organ uznał, że administrator danych narusza zasadę adekwatności, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, i tym samym organ był zobligowany do wydania decyzji odmawiającej rejestracji zgłoszonego zbioru danych osobowych.

Wnioskiem z dnia 3 marca 2011 r. pełnomocnik [...] Sp. z o. o. z siedzibą w [...] złożył wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy od decyzji z dnia [...] lutego 2011 r.

W uzasadnieniu wniosku pełnomocnik [...] Sp. z o. o. z siedzibą w [...] podniósł, że decyzja z dnia [...] lutego 2011 r. została skierowana do podmiotu nieistniejącego, bowiem spółka [...] z siedzibą we [...] została wykreślona z KRS z dniem [...] grudnia 2009 r. na skutek połączenia ze spółką [...] Sp. z o. o., z siedzibą w [...] , w trybie art. 492 § 1 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych. Spółka powstała z połączenia obu ww. spółek, prowadzi działalność pod firmą [...] Sp. z o.o.

W związku z tym, pełnomocnik wystąpił o dokonanie rejestracji zbioru danych o nazwie [...] w rejestrze zbiorów danych osobowych, prowadzonym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z wyłączeniem, w stosunku do treści zgłoszenia z dnia 27 kwietnia 2009 r., następujących danych osobowych: miejsca urodzenia oraz serii i numeru dowodu tożsamości, przy uwzględnieniu, że rejestracja winna nastąpić na rzecz następcy prawnego administratora danych, wskazanego w zgłoszeniu o rejestrację zbioru danych, tj. na rzecz [...] Sp. z o. o. z siedzibą w [...] .

Jednocześnie pełnomocnik [...] Sp. z o. o. dokonał aktualizacji wniosku o rejestrację zbioru danych w zakresie obejmującym zmianę administratora danych na [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] i zmianę (zawężenie) zakresu danych.

Postanowieniem z dnia [...] kwietnia 2011 r. nr [...] , wydanym na podstawie art. 134 kpa, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stwierdził uchybienie terminu do wniesienia przez [...] Sp. z o. o. z siedzibą w [...] wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

W uzasadnieniu postanowienia organ stwierdził, że decyzja z dnia [...] lutego 2011 r., została doręczona [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] w dniu 16 lutego 2011 r. Wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy został złożony w dniu 8 marca 2011 r., natomiast termin do jego złożenia upłynął w dniu 2 marca 2011 r., a zatem złożenie wniosku nastąpiło z uchybieniem 14-dniowego terminu zawitego.

Powyższe postanowienie stało się przedmiotem skargi [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, uzupełnionej pismem z dnia 29 lipca 2011 r. Zaskarżonemu postanowieniu skarżący zarzucił naruszenie przepisów postępowania mające istotny wpływ na wynik sprawy, tj.:

1. art. 45 kpa poprzez błędne przyjęcie, że doręczenie decyzji administracyjnej stronie, będącej spółką prawa handlowego, nie na adres lokalu jej siedziby, jest doręczeniem prawidłowym i skutecznym,

2. art. 7 w zw. z art. 77 § 1 kpa poprzez brak rozważenia wszystkich okoliczności, mogących mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, w szczególności nie wzięcie pod uwagę, że decyzja została doręczona nie do lokalu siedziby, lecz do fabryki skarżącego, mimo pokwitowania odbioru z użyciem pieczęci wskazującej tę okoliczność,

3. art. 125 § 3 kpa poprzez niedostateczne wyjaśnienie podstaw faktycznych wydanego przez organ postanowienia, tj. na jaki adres została doręczona decyzja z dnia 11 lutego 2011 r.

W związku z powyższym skarżąca Spółka wniosła o uchylenie postanowienia w całości i zasądzenie kosztów postępowania wg norm przepisanych.

W uzasadnieniu skarżąca Spółka podniosła, że zaskarżone postanowienie zostało wydane z naruszeniem przepisów postępowania, bowiem decyzja z dnia [...] lutego 2011 r., od której Spółka złożyła wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, nie została prawidłowo doręczona i w konsekwencji nie nastąpiły prawne skutki doręczenia tej decyzji w postaci rozpoczęcia biegu terminu do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Spółka wskazała, że stosownie do art. 45 kpa, jednostkom organizacyjnym doręcza się pisma w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Aby doręczenie pisma w postępowaniu administracyjnym było skuteczne, spełnione muszą być łącznie dwa warunki, tj. doręczenie musi mieć miejsce w lokalu siedziby i musi nastąpić do rąk osoby uprawnionej do odbioru pisma. Spółka podniosła, że siedzibą jednostki organizacyjnej – w tym wypadku spółki z o.o. – jest siedziba spółki ujawniona w Krajowym Rejestrze Sądowym. W przypadku skarżącego jest to adres w [...] , obowiązujący również w dacie doręczania decyzji z dnia [...] lutego 2011 r. Skarżąca Spółka podkreśliła, że decyzja z dnia [...] lutego 2011 r. została doręczona nie w lokalu siedziby spółki (tj. w [...] ), lecz na adres fabryki należącej do Spółki, zlokalizowanej we [...] , która to fabryka stanowi jedno z miejsc wykonywania działalności gospodarczej przez Spółkę.

Spółka wskazała ponadto, że na druku pocztowym potwierdzenia odbioru przesyłki została umieszczona pieczątka firmowa Spółki, na której wyraźnie wskazano, że dotyczy spółki [...] z siedzibą w [...] "Fabryka we [...] ". W związku z tym Spółka zarzuciła, że organ w toku badania terminu do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, nie wziął pod uwagę tych okoliczności, mimo że na podstawie zwrotnego potwierdzenia odbioru uzyskał wiedzę w tym zakresie. Zdaniem Spółki, niezależnie od tego, że przesyłka została odebrana, a na potwierdzeniu jej odbioru została umieszczona pieczątka potwierdzająca powiązanie lokalizacji we [...] z przedsiębiorstwem Spółki, nie konwaliduje to wadliwości zaadresowania decyzji przez organ i doręczenia jej do miejsca, które nie jest lokalem siedziby jednostki organizacyjnej.

Spółka podkreśliła przy tym, że postępowanie, w wyniku którego została wydana decyzja, zostało wszczęte na wniosek poprzednika prawnego strony, tj. spółki [...] z siedzibą we [...] . Pismo organu z dnia 20 października 2009 r. zostało doręczone ówczesnemu pełnomocnikowi spółki [...] Spółka [...] z siedzibą we [...] , została wykreślona z KRS z dniem [...] grudnia 2009 r., na skutek połączenia ze spółką [...] z siedzibą w [...] , w trybie art. 492 § 1 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych. Spółka powstała z połączenia obu ww. spółek, prowadzi działalność pod firmą [...] Sp. z o.o. Na skutek przejęcia, zgodnie z art. 494 ksh, nastąpiła sukcesja generalna również w zakresie praw i obowiązków związanych z przedmiotowym postępowaniem. Mimo to, decyzja z dnia [...] lutego 2011 r. została skierowana do [...] Sp. z o.o., a więc do podmiotu nieistniejącego. Skoro tak, to uznać należy, że decyzja została skierowana do osoby nie będącej stroną w rozumieniu art. 28 kpa, z uwagi na brak zdolności prawnej tego podmiotu. Spółka wskazała, że decyzja została doręczona przez organ na adres we [...] , z racji tego, że organ wydał decyzję w stosunku do poprzednika prawnego skarżącej Spółki, tj. [...] Sp. z o.o., z siedzibą we [...] . Okoliczności powyższe nie zostały jednak uwzględnione w treści uzasadnienia zaskarżonego postanowienia, mimo że skarżąca Spółka w treści wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, poinformowała organ o nieistnieniu adresata decyzji. Organ mógł sam powziąć wiadomość o wadliwości decyzji, odbierając zwrotne potwierdzenie odbioru decyzji z danymi odbiorcy. Mimo, że adresatem decyzji była [...] Sp. z o.o we [...] organ w treści uzasadnienia postanowienia utrzymuje, że decyzja została doręczona [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] , pomijając okoliczność, że decyzja została doręczona innemu podmiotowi niż adresat decyzji, a z uwagi na wadliwe określenie strony decyzji, którego konsekwencją było nieprawidłowe doręczenie decyzji, można uznać, że skarżący dowiedział się o decyzji, nie zaś, że została mu ona doręczona.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o oddalenie skargi, podtrzymując swoje stanowisko w sprawie.

Organ, odnosząc się do kwestii doręczenia pism w lokalu siedziby jednostki organizacyjnej, podniósł, że treść art. 41 § 1 i § 2 kpa nakłada na strony i ich przedstawicieli obowiązek zawiadomienia organu o każdej zmianie adresu. Zdaniem organu przepis ten powinien mieć zastosowanie również w przypadku, gdy zmiana adresu jest następstwem połączenia spółek w trybie art. 492 § 1 ksh. Organ podniósł, że od dnia złożenia zgłoszenia do rejestracji zbioru danych do dnia wydania decyzji z dnia [...] lutego 2011 r. w aktach brak było jakiejkolwiek informacji o zmianie adresu strony. Organ wysłał decyzje na adres wskazany w zgłoszeniu zbioru do rejestracji, był to jedyny adres znany organowi. Pozostałe zarzuty podniesione w skardze organ uznał za niezasadne.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Uprawnienia wojewódzkich sądów administracyjnych, określone m. in. w art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 152, poz. 1269 ze zm.) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.), dalej jako: "p.p.s.a.", sprowadzają się do kontroli działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, tj. kontroli zgodności zaskarżonego aktu z przepisami postępowania administracyjnego, a także prawidłowości zastosowania i wykładni norm prawa materialnego. Stosownie zaś do treści art. 134 § 1 p.p.s.a, sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Sąd uznał, iż skarga zasługuje na uwzględnienie, albowiem badając legalność zaskarżonego postanowienia w oparciu o wyżej powołane przepisy i w granicach sprawy, Sąd doszedł do przekonania, iż zaskarżone postanowienie wydane zostało z naruszeniem przepisów postępowania administracyjnego w stopniu uzasadniającym jego uchylenie.

Zgodnie z art. 129 § 2 kpa odwołanie od decyzji administracyjnej organu I instancji wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie od dnia jej ogłoszenia stronie. Odwołanie wniesione przez stronę z uchybieniem powyższego terminu oznacza, że czynność jego wniesienia jest bezskuteczna, zaś organ odwoławczy obowiązany jest, zgodnie z art. 134 kpa, stwierdzić w drodze postanowienia uchybienie terminu do wniesienia odwołania.

Z powołanego wyżej przepisu art. 134 kpa wynika, że postanowienie organu odwoławczego, stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania, jest postanowieniem ostatecznym, kończącym postępowanie administracyjne. Przesłanką wydanego w trybie art. 134 kpa postanowienia, stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia odwołania, jest jednak ustalenie skuteczności doręczenia decyzji organu I instancji stronie.

W rozpoznawanej sprawie, organ doręczył swoją decyzję z dnia [...] lutego 2011 r. na adres umieszczony we wniosku [...] Sp. z o. o. z dnia 14 kwietnia 2009 r. tj. [...] . Skarżąca Spółka, kwestionując prawidłowość doręczenia jej tej decyzji wskazywała, że prawidłowym adresem, pod którym decyzja winna być doręczona był adres lokalu siedziby Spółki, tj. ul. [...] w [...] .

Podkreślić należy, że zarówno w piśmiennictwie jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych powszechny jest pogląd, że prawidłowe zastosowanie art. 41 § 2 kpa, tj. uznanie doręczenia pod dotychczasowym adresem za prawnie skuteczne, uzależnione jest od uprzedniego poinformowania stron postępowania o obowiązku zawiadomienia organu o zmianie swojego adresu i skutkach zaniechania w tym zakresie. Zgodnie z art. 9 kpa zdanie pierwsze - wyrażającym zasadę ogólną informowania stron - organy administracji publicznej obowiązane są do należytego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego.

W ramach realizacji tego obowiązku, organy powinny informować strony o uprawnieniach i obowiązkach wynikających z prawa procesowego, w tym o obowiązku wynikającym z art. 41 § 1 kpa oraz o skutkach jego niedopełnienia. Zaniechanie tego obowiązku przez organ uniemożliwia prawidłowe zastosowanie normy zawartej w omawianym art. 41 § 2 kpa (v. Borkowski, [w] Adamiak/Borkowski, KPA. Komentarz, 6. wyd., Warszawa 2004, Art. 41). Przywołać w tym miejscu należy również stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego, zaprezentowane w uzasadnieniu wyroku z dnia 23 września 2005 r., sygn. akt I OSK 43/05, zgodnie z którym obowiązek zawiadomienia organów administracji publicznej o każdej zmianie swego adresu ciąży na stronie od daty dowiedzenia się o prowadzonym postępowaniu administracyjnym, zaś na organie ciąży na podstawie art. 9 kpa obowiązek pouczenia o tej powinności i skutkach jej niedopełnienia (LEX nr 194724). Natomiast zgodnie z poglądem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, wyrażonym w uzasadnieniu wyroku z dnia 9 lutego 2006 r., sygn. akt VI SA/Wa 1756/05 - doręczenie na dotychczasowy adres, bez uprzedniego pouczenia strony o jej obowiązku informowania organu o każdej zmianie adresu, nie może zostać uznane za skuteczne (LEX nr 193350).

Podzielając stanowisko piśmiennictwa oraz orzecznictwa sądów administracyjnych w omawianym powyżej zakresie Sąd stwierdza, iż z akt administracyjnych sprawy nie wynika, by organ, prowadząc postępowanie w przedmiocie zgłoszenia do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych zbioru danych o nazwie [...] , dokonanym przez [...] Sp. z o. o., z siedzibą we [...] , pouczył strony o obowiązku informowania organu o każdej zmianie adresu.

W rozpoznawanej sprawie nie budzi wątpliwości okoliczność, że skarżąca Spółka nie poinformowała organu o zmianie adresu swojej siedziby. Jednakże w prowadzonym postępowaniu organ nie wykazał, aby dopełnił obowiązku wymienionego w art. 41 § 1 kpa, tj. pouczenia o skutkach niedopełnienia obowiązku zawiadamiania o zmianie adresu, które wynikają z § 2 tegoż przepisu. Nie potwierdza tego faktu ani analiza pisma z dnia 20 października 2009 r., ani żaden inny dokument zawarty w aktach sprawy. Otrzymane przez skarżącą Spółkę pismo nie zawiera pouczenia o obowiązku powiadomienia organu o każdej zmianie miejsca zamieszkania. Doręczenie na dotychczasowy adres, bez uprzedniego pouczenia strony o jej obowiązku informowania organu o każdej zmianie adresu, nie może zostać uznane za skuteczne. Fakt prawidłowego doręczenia decyzji w sposób przewidziany w art. 39-49 kpa jest doniosły prawnie. Z nim są związane bowiem skutki materialne i procesowe.

Wskazane wyżej zachowanie organu stanowi naruszenie art. 9 kpa i określonej w nim zasady informowania stron.

Podkreślić ponadto należy, że z faktu poinformowania strony pismem z dnia 20 października 2009 r. o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, a także z poinformowania strony, na podstawie art. 73 § 1 kpa o możliwości przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów nie wynika, że organ wypełnił ciążący na nim obowiązek wynikający z art. 9 kpa.

Wobec powyższego, nieuzasadnione jest stanowisko organu, który w odpowiedzi na skargę zarzucił skarżącej Spółce, że nie został przez nią poinformowany o zmianie adresu do doręczeń korespondencji i na tej podstawie uznał, że doręczenie pod dotychczasowym adresem jest prawnie skuteczne.

Brak pouczenia skarżącej o ciążących na niej obowiązkach procesowych wyłącza możliwość przyjęcia, że decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] lutego 2011 r. została skutecznie doręczona w zgodzie z art. 41 § 2 kpa. Odmienne stanowisko organu narusza art. 41 § 1 kpa. Uchybienie powyżej wskazanym przepisom postępowania administracyjnego miało - w ocenie Sądu - istotny wpływ na wynik sprawy i uzasadnia ono uwzględnienie skargi.

Ponownie rozpatrując wniosek skarżącej o ponowne rozpatrzenie sprawy, organ zobligowany będzie do uwzględnienia oceny prawnej Sądu wyrażonej w uzasadnieniu niniejszego wyroku. W szczególności do uznania, że w sprawie organ nie dopełnił wymogu wynikającego z art. 41 kpa.

W związku z powyższym, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. oraz art. 200 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji wyroku.