Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 941/16
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2017-03-21 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6480
Hasła tematyczne: Dostęp do informacji publicznej
Skarżony organ: Inspektor Nadzoru Budowlanego
Treść wyniku: Uchylono zaskarżony akt
Powołane przepisy: article: art. 10 ust. 1,  art. 15 ust. 1, 2,  art. 4 ust. 1, 2,  art. 2 ust. 1
journal: Dz.U. 2015 poz 2058
law: Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - tekst jednolity

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Sędziowie WSA Danuta Kania (spr.), Iwona Maciejuk, Protokolant starszy specjalista Małgorzata Plichta, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 21 marca 2017 r. sprawy ze skargi A. Z. na akt Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] z dnia [...] lutego 2016 r. nr [...] w przedmiocie opłaty za udostępnienie informacji publicznej 1. uchyla zaskarżony akt; 2. zasądza od Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] na rzecz A. Z. kwotę 680 (sześćset osiemdziesiąt) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.


UZASADNIENIE

Pismem z dnia [...] lutego 2016 r. A. Z. wystąpił - za pośrednictwem poczty elektronicznej - do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...], w trybie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2015 r., poz. 2058 ze zm.) dalej: "u.d.i.p.", o udzielenie informacji w postaci kserokopii pełnej ewidencji lub wglądu do dokumentów (rejestru/ów) decyzji i postanowień (pozbawionych danych osobowych, jeżeli takowe się znajdują) z każdego oddziału za okres od dnia [...] lipca 2013 r. do dnia [...] września 2013 r., wydanych przez (ewentualnie z upoważnienia) Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] w ramach posiadanych kompetencji.

Wnioskodawca zaznaczył, że wnosi o udzielenie odpowiedzi w formie kserokopii (lub wydruku z systemu) albo wglądu do dokumentów w siedzibie organu. Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego [...] pismem z dnia [...] lutego 2016 r. nr [...] poinformował wnioskodawcę, że udostępnienie informacji publicznej w żądanym zakresie spowoduje poniesienie przez organ dodatkowych kosztów i określił koszt związany z udostępnieniem tej informacji na kwotę 5800,15 zł oraz wezwał wnioskodawcę do jej wniesienia w terminie 7 dni na rachunek Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego [...].

W uzasadnieniu organ wskazał, że w dniu 23 lutego 2016 r. wpłynął ww. wniosek skarżącego o udzielenie informacji publicznej i po zapoznaniu się z jego treścią organ doszedł do przekonania, że udostępnienie informacji publicznej w powyższym zakresie spowoduje poniesienie przez niego dodatkowych kosztów, bowiem żądane przez skarżącego rejestry zawierają dane wrażliwe. Wobec powyższego, przed udostępnieniem kopii pełnej ewidencji decyzji i postanowień z każdego oddziału za wskazany okres, niezbędnym będzie wykonanie ich kserokopii, następnie dokonanie ich anonimizacji i ponowne skopiowanie zanonimizowanych rejestrów. Przy tak dużym zakresie żądanej informacji wykonanie tych czynności możliwe będzie jedynie w czasie niekolidującym z obowiązkami służbowymi, czyli po godzinach pracy. Jako podstawę naliczenia opłaty za udostępnienie informacji publicznej organ powołał przepis art. 15 ust. 1 u.d.i.p. Jednocześnie wskazał, że o dokonaniu wpłaty należy powiadomić organ poprzez przekazanie potwierdzenia przelewu oraz zaznaczył, iż w przypadku braku uiszczenia ww. opłaty, będzie ona przedmiotem roszczenia wobec wnioskodawcy.

W kolejnym piśmie z dnia [...] marca 2016 r. nr [...] organ wyjaśnił, że ewidencje decyzji i postanowień wydanych przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] są prowadzone odrębnie dla każdego oddziału. W [...] oddziałach w formie papierowej prowadzone są niezależne rejestry dla ww. rozstrzygnięć, zatem przygotowanie ich do udostępnienia wymaga zaangażowania większej liczby pracowników Inspektoratu w czasie niekolidującym z pełnionymi obowiązkami, czyli po godzinach pracy. Wobec powyższego, na podstawie art. 13 ust. 2 u.d.i.p. organ powiadomił wnioskodawcę, że żądana informacja publiczna zostanie udostępniona - poprzez przekazanie na wskazany adres kserokopii żądanych rejestrów - w terminie do dnia 13 maja 2016 r.

Pismem z dnia [...] marca 2016 r. A. Z. wezwał Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] do usunięcia naruszenia prawa, kwestionując wysokość opłaty ustalonej w piśmie dnia [...] lutego 2016 r. Wnioskodawca zarzucił, że propozycja organu narusza przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej, zaś ustalone koszty nie są kosztami związanymi z udostępnieniem informacji publicznej ale kosztami zwykłego funkcjonowania organu, który to organ próbuje nadużywać przepisów ustawy w celu odmowy udostępnienia informacji publicznej. Wnioskodawca podniósł, że dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny, co wyraża się w art. 12 ust. 2 u.d.i.p. Zaproponowana opłata jest całkowicie nieadekwatna i stanowi barierę w dostępie do informacji publicznej.

W związku z powyższym zwrócił się o usunięcie naruszenia prawa poprzez uchylenie żądanej opłaty i udostępnienie informacji w formie nieodpłatnej.

W odpowiedzi na ww. wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego [...] pismem z dnia [...] kwietnia 2016r. nr [...] podtrzymał swoje stanowisko wyrażone w piśmie z dnia [...] lutego 2016 r.

Następnie, przy piśmie z dnia [...] maja 2016 r. nr [...], organ przekazał wnioskodawcy zanonimizowane kopie żądanych dokumentów, jak również (w zależności od oddziału) wydruki z elektronicznych rejestrów, sporządzone na potrzeby przedmiotowego wniosku.

Pismem z dnia [...] maja 2016 r. A. Z. złożył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na akt Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] z dnia [...] lutego 2016 r. nr [...], wnosząc o jego uchylenie w całości oraz zasądzenie od organu na rzecz skarżącego zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych. Skarżący zarzucił naruszenie art. 7 ust. 2 w zw. z art. 15 ust. 1 oraz art. 12 ust. 2 pkt 1 i 2 u.d.i.p.

W uzasadnieniu skargi wskazał, że organ nie dokonał dokładnego wyliczenia kosztów. Wskazał jedynie, że udostępnienie informacji będzie wiązało się z wykonaniem kserokopii dokumentów, anonimizacją oraz z ponownym ich skopiowaniem. Na tej podstawie stwierdził, że wykonanie tych czynności będzie możliwe jedynie po godzinach pracy pracowników organu. Zdaniem skarżącego, zakres ww. czynności nie uzasadnia stanowiska, że są one na tyle czasochłonne, aby musiały być wykonywane po godzinach pracy. Organ nie określił nawet ile jest w jego posiadaniu wnioskowanych dokumentów. Skarżący podniósł, że we wniosku wskazał, iż możliwą formą udostępnienia mu informacji publicznej jest wgląd do dokumentów, co znacznie zmniejsza zakres i tak nieznacznych, koniecznych czynności. Zaznaczył również, że zgodnie z art. 12 ust. 2 u.d.i.p. podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji. Zdaniem skarżącego, organ stara się bezpodstawnie ograniczyć swoje obowiązki określone w ww. przepisie poprzez nałożenie opłat za udostępnienie informacji publicznej w sytuacji, gdy owe udostępnienie dotyczy przesłania kopii postanowień i decyzji oraz nie generuje żadnych kosztów po stronie podmiotu zobowiązanego. Skarżący zarzucił, iż stanowisko organu nie zostało dostatecznie uzasadnione, zaś nałożenie opłaty na podstawie art. 15 ust. 1 u.d.i.p. ma charakter uznaniowy i tylko odpowiednio szerokie uzasadnienie pozwała na ocenę jej zasadności.

W odpowiedzi na skargę Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego [...] wniósł o jej oddalenie podnosząc, że rejestry wskazane we wniosku skarżącego z dnia [...] lutego 2016 r. są jedynie niewielką częścią żądań wnoszonych przez skarżącego do organu w trybie informacji publicznej. Łącznie w latach 2014 – 2016 wpłynęło do organu 20 wniosków w zakresie udostępnienia rejestrów decyzji i postanowień. Niewątpliwie organy władzy publicznej są obowiązane do udostępniania informacji publicznych. Niemniej jednak, zgodnie z zapisami art. 83 ustawy Prawo budowlane, do kompetencji organów nadzoru budowlanego należy kontrola przestrzegania i stosowania przepisów prawa budowlanego. Zgodnie z wymienioną regulacją prawną, organy nadzoru budowlanego prowadzą postępowania w ramach nadzoru m. in. w takich kategoriach jak: stany techniczne, kontrole, legalizacje, samowole, samowolne zmiany sposobu użytkowania, katastrofy budowlane. Są również organem właściwym w zakresie zawiadamiania o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót budowlanych, zawiadomienia o zakończeniu budowy, czy też rozpatrywania wniosków o pozwolenie na użytkowanie. Łącznie w latach 2011 - 2015, tj. w okresie będącym przedmiotem zainteresowania skarżącego, Powiatowy Inspektorat wydał ok. 18.500 decyzji i 12.300 postanowień. Ponadto, tylko w roku 2015 przeprowadzono ok. 7.200 kontroli, a ilość nowych spraw, które wpłynęły w 2015 r. liczy ok. 6.000 i ma tendencję wzrostową. Dodatkowo organy nadzoru budowlanego są zobowiązywane do przeprowadzenia działań zleconych przez organy nadrzędne. Tylko w roku 2015 Powiatowy Inspektorat przeprowadził 7 takich akcji. Dalej podkreślono, że zważywszy na szeroki zakres informacji żądanych przez skarżącego w odrębnych wnioskach, ich udostępnienie stanowi duże obciążenie organizacyjne i finansowe dla Inspektoratu. Każdorazowe udzielenie odpowiedzi na wnioski skarżącego wymaga zgromadzenia, zanonimizowania, sporządzenia wielu kserokopii żądanych dokumentów, a przy tym wymaga takich działań organizacyjnych i angażowania środków osobowych, które zakłócają normalny tok działania Inspektoratu oraz utrudniają wykonywanie przypisanych mu zadań. Mając zaś na uwadze wskazaną przez skarżącego inną formę udostępnienia żądanej informacji organ wyjaśnił, że jest ona bez znaczenia dla zakresu wykonywanych czynności mających na celu przygotowanie żądanej informacji do udostępnienia. Wobec powyższego zasadnym było ustalenie opłaty za udostępnienie A. Z. kolejnych kopii rejestrów.

Organ ponownie podniósł, że ewidencje decyzji i postanowień wydanych przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] są prowadzone odrębnie dla każdego oddziału. W sześciu oddziałach w formie papierowej prowadzone są niezależne rejestry dla ww. rozstrzygnięć, przy czym w czterech Oddziałach terenowych są prowadzone odrębne rejestry dla decyzji i postanowień wydanych w ramach postępowań nadzoru budowlanego oraz decyzji i postanowień wydanych w ramach postępowań o pozwolenie na użytkowanie obiektów. Zatem, dla każdego roku w tut. Inspektoracie prowadzonych jest 20 rejestrów decyzji i postanowień (po 16 rejestrów w Oddziałach terenowych oraz po 2 rejestry w pozostałych dwóch Oddziałach). Przy czym udostępniając skarżącemu kopie żądanych rejestrów organ dokonuje każdorazowo ich podziału, w formie opisowej, na poszczególne oddziały, jak i rodzaje rejestrów.

W piśmie procesowym z dnia [...] marca 2017 r. stanowiącym uzupełnienie odpowiedzi na skargę organ za niezasadny uznał zarzut skargi dotyczący naruszenia art. 7 ust. 2 w zw. z art. 15 ust. 1 u.d.i.p., poprzez obciążenie skarżącego kosztem dodatkowej pracy przy opracowaniu żądanej informacji. Zaznaczył, że ustalenie kosztów związanych z udostępnieniem informacji publicznej w rozpatrywanej sprawie, uzasadnione było wyjątkową sytuacją związaną z nadmiernym obciążeniem organu przez skarżącego poprzez wykonanie kolejnego opracowania polegającego na wykonaniu kserokopii pełnej ewidencji decyzji i postanowień każdego z Oddziałów PINB, a następnie dokonanie ręcznie anonimizacji danych i wykonania powtórnych kserokopii. Wniosek skarżącego z dnia [...] lutego 2016 r. dotyczył danych z okresu od [...] lipca 2013 r. do [...] września 2013 r. co wymagało anonimizacji danych zawartych w ewidencji na 113 kartach formatu A3 i 19 kartach formatu A4. Przy czym, nie było to jedyne opracowanie wykonywane na wniosek A. Z. w 2016 r., a w latach 2014 - 2016 wpłynęło 20 podobnych wniosków.

Realizacja tak dużej ilości informacji przetworzonych żądanych przez skarżącego w ciągu jednego roku, musiałaby w sposób istotny wpłynąć negatywnie na szybkość i dokładność postępowania wymaganą od organu nadzoru budowlanego w sprawach administracyjnych rozstrzyganych decyzjami administracyjnymi, co zmusiło Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, do wydania polecenia wykonania czynności na rzecz A. Z. po godzinach urzędowania.

W okolicznościach niniejszej sprawy zachodziła zatem wyjątkowa sytuacja, o jakiej mowa w art. 15 ust. 1 u.d.i.p., uprawniająca do obciążenia skarżącego dodatkowymi kosztami udostępnienia informacji, którymi są koszty pracy wykonanej na żądanie skarżącego w zakresie przekraczającym możliwości Inspektoratu.

Dla zobrazowania ilości pracy potrzebnej do realizacji wniosku skarżącego z dnia [...] lutego 2016 r. - organ do pisma załączył kopię udostępnionej dokumentacji, zawierającej zanonimizowaną ewidencję decyzji i postanowień za okres od dnia [...] lipca 2013 r. do dnia [...] września 2013 r.

Obecny na rozprawie przed Sądem w dniu 21 marca 2017 r. pełnomocnik skarżącego podtrzymał wniosek o uchylenie zaskarżonego aktu w całości i przedstawił dodatkową argumentację w tym zakresie. Nadto wniósł o zasadzenie kosztów zastępstwa procesowego według wartości przedmiotu sporu.

Skarżący natomiast oświadczył, iż nie otrzymał kosztorysu z wyliczoną przez organ kwotą opłaty. W ramach realizacji wniosku z dnia [...] lutego 2016 r. otrzymał 80 kart formatu A3 i 13 kart formatu A4, łącznie - 93 karty, co w przeliczeniu na jedną kartę daje koszt 62,36 zł za stronę skopiowanego dokumentu. Zaznaczył również, że w kosztorysie, który znajduje się w aktach sprawy, zawarte jest wyraźne stwierdzenie, że jest to opłata za udostępnienie informacji publicznej, a nie opłata dodatkowa, którą organ musiał ponieść za jej udostępnienie. Ponadto z wyliczenia tego wynika, że są to koszty przewidywane, a nie faktycznie poniesione.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1647), dalej: "p.u.s.a." oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2016 r., poz. 780 ze zm.), dalej: "p.p.s.a.", sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej.

Stosownie do art. 134 § 1 i 2 p.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, przy czym sąd nie może wydać orzeczenia na niekorzyść skarżącego, chyba że stwierdzi naruszenie prawa skutkujące stwierdzeniem nieważności zaskarżonego aktu lub czynności.

Skarga analizowana w świetle powyższych kryteriów zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z treścią art. 10 ust. 1 ustawy dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2015 r., poz. 2058 ze zm.), informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium, jest udostępniana na wniosek. Stosownie zaś do brzmienia art. 15 ust. 1 u.d.i.p., jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, o którym mowa w art. 10 ust. 1, podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, to może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Z kolei w myśl art. 15 ust. 2 u.d.i.p., podmiot, o którym mowa w art. 15 ust. 1, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek.

Ustalenie wysokości opłaty za dostęp do informacji publicznej następuje w drodze aktu stwierdzającego obowiązek poniesienia opłaty oraz ustalającego jej wysokość, który kreuje zobowiązanie o charakterze finansowym. Samo zawarcie w treści pisma informacji o wysokości opłaty za udostępnienie informacji publicznej wypełnia dyspozycję normy z art. 15 ust. 2 u.d.i.p. Przyjęta nazwa rozstrzygnięcia nie ma jednak znaczenia, gdyż nie jest to decyzja czy postanowienie, lecz akt z zakresu administracji publicznej, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. Oznacza to, że ustalenie wysokości opłaty za dostęp do informacji publicznej ma charakter publicznoprawny, bowiem wpływa w sposób prawnie wiążący na sytuację określonego podmiotu prawa i dotyczy uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

W sprawach dotyczących udostępnienia informacji publicznej przepisami prawa, z których mogą wypływać uprawnienia lub obowiązki, są przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej, z których wynika obowiązek udostępnienia informacji publicznej, skierowany do podmiotów wymienionych w art. 4 ust. 1 i 2 u.d.i.p. Z kolei art. 2 ust. 1 u.d.i.p. daje każdemu uprawnienie żądania udostępnienia tej informacji. Z tego względu, stwierdzenie istnienia obowiązku udostępnienia informacji publicznej przesądza o tym, że ustalenie w formie materialnej (pisemnym zobowiązaniu) wysokości opłaty za dostęp do informacji publicznej, jest aktem z zakresu administracji publicznej, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. Od takiego aktu nie przysługuje zażalenie, lecz wezwanie do usunięcia naruszenia prawa. Po dokonaniu takiego wezwania i bezskutecznym upływie terminu przewidzianego do zajęcia stanowiska przez organ administracji publicznej, bądź też po odmowie uwzględnienia wystosowanego wezwania, przysługuje skarga do właściwego sądu administracyjnego (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 października 2013 r., sygn. akt I OSK 2139/2013; publ. LEX nr 1397148).

W niniejszej sprawie powyższy warunek został spełniony, gdyż skarżący pismem z dnia [...] marca 2016 r., wezwał Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] do usunięcia naruszenia prawa, kwestionując w całości wysokość żądanej opłaty za udostępnienie informacji publicznej.

Spór w niniejszej sprawie sprowadza się do sposobu ustalenia opłaty za udostępnienie informacji publicznej oraz jej wysokości.

Jak już wyżej wskazano, zasadą jest bezpłatność udostępnienia informacji publicznej, od której to zasady ustawodawca przewidział wyjątki określone w art. 15 ust. 1 u.d.i.p. Możliwość żądania opłaty za informację publiczną dotyczy tylko udostępnienia takiej informacji na wniosek zainteresowanej osoby. Wysokość przedmiotowej opłaty odpowiadać ma kosztom związanym ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. Przekształcanie informacji przez przeniesienie na nośnik papierowy lub elektroniczny generuje dodatkowe koszty, stąd udostępnianie informacji w taki sposób może łączyć się z ponoszeniem opłat. Często również przekształcenie informacji wiąże się z pozbawieniem danych chronionych odrębną ustawą, co z kolei angażuje środki materialne i osobowe podmiotu zobowiązanego do realizowania zadań innych niż te, do których został powołany (por: wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 18 grudnia 2014 r. sygn., akt I OSK 266/14; publ. LEX nr 1771961). Ewentualne opłaty muszą mieć jednak charakter zindywidualizowany i zależeć od konkretnie poniesionych kosztów (por: M. Jaśkowska, "Dostęp do informacji publicznych w świetle orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego", Toruń 2002, s. 65). Muszą to być bezwzględnie koszty rzeczywiste, a nie hipotetyczne, szacunkowe, czy dopiero przewidywane.

Tymczasem analiza akt niniejszej sprawy nie wskazuje, aby koszty przygotowania żądanej przez skarżącego wnioskiem z dnia [...] lutego 2016 r. informacji, stanowiły koszty rzeczywiste jej przygotowania. Skarżącego wezwano do uiszczenia opłaty za udostępnienie informacji publicznej w kwocie 5.800,15 zł. Do wezwania skierowanego do wnioskodawcy nie załączono jednak kosztorysu przedstawiającego wyliczenie tych kosztów, co uniemożliwiło zainteresowanemu ustalenie rzeczywistej ilości przygotowywanej informacji i ewentualnej modyfikacji swego wniosku. Na marginesie zauważyć należy, że skarżący alternatywnie zażądał wnioskowanej informacji jedynie poprzez wgląd do niej. Organ do takiej formy udostępnienia informacji publicznej nie ustosunkował się jednak ani w piśmie z dnia [...] lutego 2016 r., ani w piśmie z dnia [...] marca 2016 r.

Z przedstawionego Sądowi przez organ kosztorysu wynika, że dla przygotowania informacji dla skarżącego zużyto "około" 15 sztuk korektorów lub flamastrów oraz że cena korektora i flamastra wynosi "średnio" 6,8 zł, przy czym - jak już wyżej zaznaczono - ilość materiałów i ich wartość musi być rzeczywista, określona w sposób konkretny, a nie hipotetyczny. Ponadto z kosztorysu wynika, że przygotowanie żądanej informacji publicznej wymagało pracy w godzinach nadliczbowych 18 pracowników łącznie przez 98,5 godziny. Organ wyjaśnił przy tym, że ewidencje decyzji i postanowień wydanych przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] są prowadzone odrębnie dla każdego Oddziału. W sześciu oddziałach w formie papierowej prowadzone są niezależne rejestry dla ww. rozstrzygnięć, przy czym w czterech Oddziałach terenowych są prowadzone odrębne rejestry dla decyzji i postanowień wydanych w ramach postępowań nadzoru budowlanego oraz decyzji i postanowień wydanych w ramach postępowań o pozwolenie na użytkowanie obiektów. Łącznie, dla każdego roku prowadzonych jest w Inspektoracie 20 rejestrów decyzji i postanowień (po 16 rejestrów w Oddziałach terenowych oraz po 2 rejestry w pozostałych dwóch Oddziałach). Udostępnienie kopii pełnej ewidencji decyzji i postanowień z każdego Oddziału za wskazany we wniosku z dnia [...] lutego 2016 r. okres wymagało wykonania ich kserokopii, następnie dokonania ich anonimizacji i ponownego skopiowania zanonimizowanych rejestrów. Według twierdzeń organu w ramach realizacji przedmiotowego wniosku udostępniono skarżącemu 113 kart formatu A3 oraz 19 kart formatu A4. Przy czym udostępniając skarżącemu kopie żądanych rejestrów organ dokonał ich podziału, w formie opisowej, na poszczególne Oddziały, jak i rodzaje rejestrów.

Dla zobrazowania ilości pracy potrzebnej do realizacji wniosku skarżącego z dnia [...] lutego 2016 r. organ przy piśmie procesowym z dnia [...] marca 2017 r. nadesłał kserokopie udostępnionej dokumentacji.

W ocenie Sądu, poważne wątpliwości budzi stanowisko organu, że przygotowanie przedstawionej dokumentacji (w tym 113 kart formatu A3 oraz 19 kart formatu A4), w opisany przez organ sposób, wymagało pracy aż 18 pracowników przez 98,5 godziny. Ponadto z oświadczenia złożonego przez skarżącego na rozprawie wynika, iż otrzymał on w ramach realizacji wniosku z dnia [...] marca 2016r. znacznie mniej arkuszy dokumentów, aniżeli wskazał organ, a mianowicie 80 kart formatu A3 oraz 13 kart formatu A4.

Należy w tym miejscu przypomnieć, że skarżący w swoim wniosku domagał się od Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego [...] udostępnienia kserokopii ewidencji decyzji i postanowień ze wszystkich Oddziałów za okres od dnia [...] lipca 2013 r. do dnia [...] września 2013 r., czyli za okres trzech miesięcy. Żądanych informacji organ nie musiał więc poszukiwać w licznych zbiorach dokumentów, gdyż znajdowały się one w prowadzonych w poszczególnych Oddziałach rejestrach za 2013 r. w kolejności chronologicznej, obejmującej okres kolejnych 3 miesięcy. Konieczne było więc tylko wykonanie kserokopii odpowiednich kart w rejestrach obejmujących wskazany okres, ich zanonimizowanie oraz ponowne skopiowanie. Nie sposób zatem zrozumieć dlaczego wymagało to zaangażowania w godzinach nadliczbowych aż 16 osób w 4 Oddziałach Terenowych (po 6 godzin każdej z nich), 1 osoby w Oddziale Egzekucji przez 2 godziny i 1 osoby w Oddziale Kancelarii i Kontroli Wewnętrznej przez 0,5 godziny. Naliczona opłata za udostępnienie informacji publicznej w kwocie 5800,15 zł w zasadniczej części składała się natomiast właśnie z kosztów pracy pracowników, które wyniosły aż 5683,45 zł. W ocenie Sądu naliczone koszty pracy nie odzwierciedlają rzeczywistego nakładu pracy, który był konieczny do przygotowania żądanej informacji.

Należy przy tym zwrócić uwagę, że Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 czerwca 2005 r. sygn. akt I OSK 69/05 (publ. LEX nr 186661) wyraził pogląd, iż pobieranie opłaty za dodatkową pracę pracownika jest ograniczone do przypadków otrzymania przez organ wyjątkowo pracochłonnego żądania, którego wykonanie możliwe będzie jedynie po godzinach pracy.

Sąd nie podziela natomiast stanowiska skarżącego, że organ nie może żądać zwrotu kosztów poniesionych na przygotowanie żądanej informacji na wniosek, jeżeli wiąże się to z czynnością kserowania znacznej ilości dokumentów wymagających dodatkowo przygotowania, poprzez niekiedy czasochłonny proces zabezpieczenia danych objętych ochroną prawną. Przekształcanie informacji przez przeniesienie na nośnik papierowy lub elektroniczny generuje dodatkowe koszty, dlatego udostępnianie jej w taki sposób powinno łączyć się z ponoszeniem opłat. Także przekształcenie informacji poprzez pozbawienie danych chronionych odrębną ustawą, angażuje środki materialne i osobowe podmiotu zobowiązanego do realizowania zadań innych niż te, do których został powołany, które uzasadniają żądanie ich zwrotu.

Aby jednak móc zasadnie żądać zwrotu tych kosztów, podmiot udostępniający żądaną informację musi dokładnie wykazać poniesiony (a nie przewidywany, szacunkowy) koszt wiążący się ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub wykazać koszty związane z koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 3 lutego 2015 r. sygn. akt II SA/Wa 1266/14; publ. https://orzeczenia.nsa.gov.pl).

W analizowanym przypadku ustalona opłata nie odzwierciedla, w ocenie Sądu, rzeczywistych kosztów poniesionych przez organ w związku z określonym sposobem udostępnienia żądanej informacji, lecz jest kwotą zawyżoną, nie mającą pokrycia w sporządzonej kalkulacji. Ustalenie opłaty za udzielenie informacji publicznej w taki sposób w żadnym wypadku nie może zostać uznane za koszty rzeczywiste, a przecież opłata ta ma być równa faktycznie poniesionym kosztom. W żadnym przypadku ustalenie takich kosztów nie może prowadzić do uzyskania gratyfikacji przez podmiot zobowiązany do udzielenia informacji.

Reasumując, w ocenie Sądu, żądane w zaskarżonym akcie z dnia [...] lutego 2016 r. koszty udostępnienia informacji publicznej nie zostały wyliczone zgodnie z zasadami określonymi w art. 15 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Mając powyższe na uwadze Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, działając na podstawie art. 146 § 1 p.p.s.a., wyeliminował z obrotu prawnego powyższy akt.

W przedmiocie kosztów postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200, art. 205 § 2 p.p.s.a. Zwrot kosztów obejmował wpis stały od skargi (postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 września 2016 r. sygn. akt I OZ 951/16 w aktach sprawy) oraz koszty zastępstwa procesowego w kwocie 480 zł stanowiące minimalną stawkę w postępowaniu administracyjnym przyjętą na podstawie § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2015 r. poz. 1800).