Wyrok WSA w Gdańsku, sygn. akt II SA/Gd 32/22
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku
Data orzeczenia: 2022-06-22 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6010 Pozwolenie na budowę, użytkowanie obiektu lub jego części,  wykonywanie robót budowlanych innych niż budowa obiektu, prz
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Wojewoda
Treść wyniku: Uchylono zaskarżone postanowienie
Powołane przepisy: article: art. 134
journal: Dz.U. 2021 poz 735
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jedn.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Dariusz Kurkiewicz Sędzia WSA Magdalena Dobek-Rak (spr.) Asesor WSA Wojciech Wycichowski po rozpoznaniu w Gdańsku w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w dniu 22 czerwca 2022 r. sprawy ze skargi A na postanowienie Wojewody z dnia 24 listopada 2021 r., nr [...] w przedmiocie niedopuszczalności odwołania w sprawie zatwierdzenia projektu budowlanego i udzielenia pozwolenia na budowę 1. uchyla zaskarżone postanowienie, 2. zasądza od Wojewody na rzecz skarżącej A kwotę 597 (pięćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.


UZASADNIENIE

A. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku skargę na postanowienie Wojewody z 24 listopada 2021 r. stwierdzające niedopuszczalność odwołania w sprawie zatwierdzenia projektu budowlanego i udzielenia pozwolenia na budowę.

Zaskarżone postanowienie zostało wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym:

Starosta decyzją z 17 września 2021 r. odmówił skarżącej zatwierdzenia projektu budowlanego i udzielenia pozwolenia na budowę budynku mieszkalnego wielorodzinnego na terenie działki nr [..] położonej w H., gmina H.

Pismem z 12 października 2021 r. odwołanie od powyższej decyzji wniosła radca prawny A. Z., występująca w imieniu A.

Wojewoda postanowieniem z 24 listopada 2021 r. stwierdził niedopuszczalność odwołania od decyzji Starosty z 17 września 2021 r., wniesionego w imieniu A. przez radcę prawnego A. Z. Wojewoda wskazał, że mając na uwadze, iż pełnomocnictwo udzielone przez spółkę r.pr. A. Z. dołączone do akt I instancji nie posiada klauzuli "za zgodność z oryginałem", pismem z 2 listopada 2021 r. wezwał skarżącą do dostarczenia, w terminie 14 dni od daty doręczenia wezwania, aktualnego pełnomocnictwa udzielonego A. Z. do reprezentowania A. w postępowaniu odwoławczym przed organem administracji architektoniczno-budowlanej drugiej instancji, tj. Wojewodą, jednocześnie pouczając, że nieusunięcie wskazanego braku formalnego i bezskuteczny upływ terminu określonego w wezwaniu spowoduje konieczność stwierdzenia niedopuszczalności odwołania. Organ przyznał, że skarżąca udzieliła odpowiedzi na wezwanie, jednak stwierdził, że dołączony do pisma dokument jest kserokopią pełnomocnictwa poświadczonego "za zgodność z kopią" przez radcę prawnego A. Z., zaś potwierdzenie opłaty skarbowej za pełnomocnictwo dotyczy innego postępowania.

Wojewoda wyjaśnił, że stosownie do art. 76a § 2 k.p.a., zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym albo przez upoważnionego pracownika organu prowadzącego postępowanie ma charakter dokumentu urzędowego (art. 76a § 3 Kpa). Złożone w sprawie pełnomocnictwo nie spełnia wyżej wymienionych cech świadczących o charakterze dokumentu urzędowego. Pełnomocnictwa poświadczonego "za zgodność z kopią" nie można bowiem uznać za uwierzytelniony dokument, zatem w konsekwencji Wojewoda uznał, że odwołanie wniosła osoba nieuprawniona, a tym samym jest ono niedopuszczalne.

A. w skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku na powyższe postanowienie zarzuciła organowi naruszenie art. 7, art. 9, art. 134 w zw. z art. 64 § 2 k.p.a. ze względu na brak uwzględnienia dyrektyw wynikających z tych przepisów, odnoszących się do wymagań w zakresie treści wezwań do usunięcia braków formalnych, skutkującym błędnym zastosowaniem instytucji pozostawienia odwołania bez rozpoznania. W oparciu o tak sformułowane zarzuty wniesiono uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz o dopuszczenie dowodu z następujących dokumentów: egzemplarza oryginału pełnomocnictwa przesłanego wraz z zaskarżonym postanowieniem, znajdującego się w aktach sprawy organu I i II instancji omyłkowo opatrzonego wpisem " za zgodność", kolejnego egzemplarza oryginału pełnomocnictwa z 19 maja 2021 r. będącego w posiadaniu skarżącej, doręczonego pocztą pełnomocnikowi już po wydaniu postanowienia, dowodu wniesienia opłaty od pełnomocnictwa w dniu 9 czerwca 2021 r. (potwierdzone "za zgodność"), które w trakcie postępowania przed organem I instancji wraz z oryginałem pełnomocnictwa, zostało złożone do akt postępowania administracyjnego, wydruku z poczty mailowej pełnomocnika, w załączniku której jest informacja o wysłanym pocztą mailową i zwykłą pełnomocnictwie.

W uzasadnieniu skargi wskazano, że odwołanie zostało wniesione w terminie, przy czym z uwagi na wcześniej przekazany przez pełnomocnika do organu I instancji, oryginał pełnomocnictwa (omyłkowo opatrzony wpisem "za zgodność"), znajdujący się w aktach prowadzonego przez organ I instancji postępowania administracyjnego - nie został załączony do odwołania. Pełnomocnictwo to zostało udzielone radcy prawnemu przez Spółkę A., w dniu 19 maja 2021 r. i upoważnia do jej reprezentowania przed organami administracji wszystkich instancji oraz sądami w sprawach związanych z prowadzoną inwestycją (zatwierdzenie projektu budowlanego i udzielenie pozwolenia na budowę budynku mieszkalnego wielorodzinnego na terenie działki nr [..] położonej w H.). Pełnomocnictwo to jest nadal aktualne i zakresem swym obejmuje reprezentowanie inwestora przed organami administracji wszystkich instancji oraz sądami w sprawach związanych z inwestycją prowadzoną przez inwestora na działce nr [..] w H. Pełnomocnik skarżącego pismem z 12 listopada 2021 r. wskazał, że pełnomocnictwo to znajduje się już w aktach sprawy i przekazać może wyłącznie poświadczoną jego kopię za zgodność.

Skarżąca podkreśliła, że w toku postępowania przed organem I instancji ani ten organ, ani pełnomocnik pełnomocnictwa nie kwestionowali i uznawali je za oryginalne i prawidłowe. Z uwagi na nieobecność w kraju osoby udzielającej pełnomocnictwa, niemożliwe było przekazanie w wyznaczonym terminie drugiego egzemplarza pełnomocnictwa, którym dysponował inwestor.

Zdaniem skarżącej, zarzut braku prawidłowego pełnomocnictwa w rozumieniu braku jego oryginału, jest nieuprawniony. Pełnomocnictwo takie znajdowało się w aktach sprawy organu I instancji i nigdy inwestor działający przez pełnomocnika nie był wzywany do jego uzupełnienia bądź potwierdzenia czynności dokonanych przez pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym I instancji. Okoliczność ta nie została wyjaśniona przez organ II instancji przed wydaniem zaskarżonego postanowienia.

Nie sposób podzielić poglądu organu, jakoby przeszkodę w merytorycznym rozpoznaniu odwołania skarżącej Spółki mogło stanowić niewystarczające uzupełnienie braków formalnych odwołania wskazane w wezwaniu z 2 listopada 2021 r. Przede wszystkim, w piśmie tym organ zastosował nieznaną przepisom k.p.a. konstrukcję wezwania do uzupełnienia braku formalnego odwołania pod rygorem stwierdzenia niedopuszczalności odwołania, w nieuprawniony sposób powołując się w podstawie prawnej wezwania na art. 64 § 2 k.p.a. Przepis ten nie pozostaje w związku z art. 134 k.p.a., skoro wyraźnie w art. 64 § 2 k.p.a. ustawodawca przewidział rygor pozostawienia podania bez rozpoznania w razie nieuzupełnienia na wezwanie organu jego braków formalnych. W konsekwencji za co najmniej przedwczesne należy uznać stanowisko organu odwoławczego co do konieczności stwierdzenia niedopuszczalności odwołania wobec złożenia go przez podmiot nielegitymowany do reprezentowania strony postępowania. W świetle art. 64 § 2 k.p.a., jeżeli podanie nie spełnia wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania .

Skarżąca wskazała, że nie kwestionuje, że brakiem formalnym pisma sporządzonego w imieniu mocodawcy jest niedołączenie dokumentu pełnomocnictwa, przez co rozumie się jego oryginał lub urzędowo poświadczony odpis, jednak w myśl art. 33 § 3 k.p.a., w razie braku takiego dokumentu lub wątpliwości co do jego zakresu, organ powinien zwrócić się o uzupełnienie tego braku formalnego.

Podkreślono, że mając na uwadze obowiązek organu wynikający z art. 9 k.p.a. jeżeli przedłożone przez pełnomocnika, już po uzupełnieniu braków, dokumenty są nadal niewystarczające do rozstrzygnięcia sprawy, gdyż organ ma wątpliwości w zakresie jej reprezentacji, powinien on był wezwać stronę ponownie do przedłożenia stosownych dokumentów, wyjaśniając jej powód swojego ponownego żądania w tym zakresie .

Tymczasem organ odwoławczy zaniechał dokonania czynności polegających na ponownym wezwaniu strony do złożenia ciągu pełnomocnictw czy do potwierdzenia czynności dokonanych przez nienależycie umocowanego pełnomocnika.

Podsumowując uznano, że stwierdzenie niedopuszczalności odwołania, zwłaszcza w sytuacji, gdy w aktach znajduje się pełnomocnictwo, a mocodawca nie został wezwany do ponownego uzupełnienia braków i m.in. potwierdzenia czynności dokonanych przez pełnomocnika, faktycznie pozbawia stronę prawa do rozpatrzenia odwołania.

W odpowiedzi na skargę wniesiono o jej oddalenie wskazując, że w odwołaniu wymieniono jako załączniki 4 odpisy pisma oraz pełnomocnictwo, nie zostały one jednak dołączone do pisma. Zamiast nich wraz z odwołaniem przesłano pismo Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego z 3 sierpnia 2021 r. W ocenie organu odwoławczego, pełnomocnictwo znajdujące się w aktach sprawy I instancji jest kolorową kopią dokumentu, o czym dodatkowo świadczy pieczątka oraz własnoręczny podpis radcy prawnego A. Z. na dokumencie. Sama skarżąca wskazuje, że pełnomocnictwo dołączone do akt organu I instancji było "traktowane jako oryginalne", co nie jest tożsame z pełnomocnictwem złożonym w prawidłowej formie.

Wojewoda wskazał, że zobowiązał A. Z. do uzupełnienia braku formalnego i dostarczenia, w terminie 14 dni od daty otrzymania pisma, aktualnego pełnomocnictwa udzielonego A. Z. do reprezentowania strony A. Pismem z dna 12 listopada 2021 r., wysłanym za pośrednictwem poczty w dniu 15 listopada 2021 r. (data wpływu do organu 17 listopada 2021 r.), skarżąca poinformowała, że pełnomocnictwo znajduje się w aktach sprawy oraz przesłała kopię pełnomocnictwa poświadczoną "za zgodność z kopią" wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty. Potwierdzenie wykonania przelewu dotyczyło jednak innego postępowania (kopia przelewu do Sądu Rejonowego - wniosek o uzasadnienie postanowienia w sprawie [..]), zaś złożony dokument nie spełnia cech wymienionych w art. 33 § 3 k.p.a., bowiem pełnomocnictwa poświadczonego "za zgodność z kopią" w żadnym razie nie można uznać za uwierzytelniony dokument.

Powołując się na k.p.a. organ stwierdził też, że nie przewiduje on możliwości powtórnego wzywania strony do uzupełnienia braków formalnych. Przywołany wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 12 października 2016 r. (sygn. akt II FSK 2336/14) dotyczy doręczenia pisma stronie zamiast pełnomocnikowi ze względu na wątpliwości związane z zakresem pełnomocnictwa, zaś w wyroku z 4 lipca 2017 r.(sygn. akt II OSK 2131/16) Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, iż jeżeli w ocenie organu przedłożone przez stronę dokumenty okazały się niewystarczające do rozstrzygnięcia sprawy, gdyż organ miał nadal wątpliwości w zakresie jej reprezentacji, to winien był wezwać stronę ponownie do przedłożenia stosownych dokumentów, wyjaśniając jej powód swojego ponownego żądania w tym zakresie. W niniejszej sprawie organ odwoławczy stwierdził nieprawidłowości w dołączonym do akt I instancji pełnomocnictwie, zatem pismem z 2 listopada 2021 r. wezwał skarżącą do przedłożenia stosownych dokumentów jednoznacznie wyjaśniając powód swojego żądania. Dodatkowo poinformowano telefonicznie A. Z., że znajdujące się w aktach pełnomocnictwo nie stanowi oryginału, zaś przedłożona kopia dokumentu nie została poświadczona za zgodność z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony, zatem pełnomocnictwo nie ma również charakteru dokumentu urzędowego. Tym samym, zgodnie z art. 9 k.p.a., organ II instancji należycie i wyczerpująco poinformował stronę o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie jej praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego.

W odniesieniu do twierdzenia skargi, zgodnie z którym Wojewoda wraz z postanowieniem z 24 listopada 2021 r. przesłał egzemplarz oryginału pełnomocnictwa (...) znajdującego się w aktach sprawy - organu I i II instancji omyłkowo opatrznego wpisem "za zgodność", organ stwierdził, ze czynność taka nie miała miejsca, bowiem zaskarżone postanowienie zostało przekazane skarżącej bez załączników. Ponadto, organ odwoławczy pozostawia w aktach wszystkie dokumenty. Zarówno akta I, jak i II instancji są zszyte, tj. spięte w określony sposób. Wojewoda nigdy nie był w posiadaniu oryginału pełnomocnictwa opatrzonego klauzulą "za zgodność", zatem nie mógł odesłać go skarżącej. Zważywszy na to, zarzut odesłania skarżącej oryginału pełnomocnictwa należy traktować jako próbę przerzucenia na organ odpowiedzialności za brak spełnienia warunków formalnych podania.

W toku postępowania sądowoadministracyjnego skarżąca Spółka potwierdziła zmianę dotychczasowej firmy na B.

Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Skarga zasługuje na uwzględnienie, albowiem zaskarżone postanowienie narusza prawo w stopniu uzasadniającym jego uchylenie.

Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 137 ze zm.) i art. 3 § 1, § 2 pkt 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 329), zwanej dalej p.p.s.a., sądowa kontrola polega na badaniu zgodności z prawem zaskarżonych aktów administracyjnych. Sąd ustala, czy w toku rozpoznania sprawy organy administracji publicznej nie naruszyły prawa materialnego i procesowego w stopniu istotnie wpływającym na wynik sprawy. Przy czym na podstawie art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd nie jest związany zarzutami i wnioskami oraz powołaną podstawą prawną.

Przedmiotem kontroli legalności w niniejszej sprawie jest postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wydane na podstawie art. 134 k.p.a., stwierdzające niedopuszczalność odwołania złożonego przez skarżącą Spółkę od decyzji Starosty z 17 września 2021 r. odmawiającej zatwierdzenia projektu budowlanego i udzielenia pozwolenia na budowę budynku mieszkalnego wielorodzinnego na terenie działki nr [..] położonej w miejscowości H.

Zgodnie z art. 134 k.p.a. organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne.

Istota niniejszej sprawy sprowadza się do odpowiedzi na pytanie, czy w okolicznościach niniejszej sprawy ujawnionych w toku postępowania pierwszoinstancyjnego, stwierdzenie niedopuszczalności odwołania skarżącej Spółki reprezentowanej przez pełnomocnika profesjonalnego, który nie uzupełnił braku formalnego odwołania poprzez przedłożenie prawidłowego pełnomocnictwa, a organ odwoławczy nie wezwał do usunięcia braków odwołania skarżącej Spółki ani nie poinformował o jego sytuacji procesowej związanej z oceną pełnomocnictwa złożonego do akt I instancji jako nieprawidłowego, było dopuszczalne i zgodne z prawem.

Wskazać należy, że strona, poza czynnościami wymagającymi jej osobistego działania, może działać w postępowaniu administracyjnym przez pełnomocnika, którym może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu (art. 32, art. 33 § 1 i 2 k.p.a.). Zgodnie z art. 33 § 3 k.p.a. pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.

Brak pełnomocnictwa w przypadku odwołania składanego przez pełnomocnika należy traktować jako brak formalny, o którego uzupełnienie należy wezwać pełnomocnika. Na konieczność wezwania pełnomocnika o pełnomocnictwo do reprezentowania odwołującego, a nie samego odwołującego wskazuje ugruntowane orzecznictwo sądowoadministracyjne (wyroki NSA z 16 maja 2018 r., II OSK 1587/16, LEX nr 2511317, z 19 stycznia 2021 r., II OSK 2480/20, LEX nr 3121134).

Dopiero w przypadku nieusunięcia przez pełnomocnika braku formalnego przez przedłożenie prawidłowego pełnomocnictwa do reprezentowania odwołującego, konieczne jest wezwanie samego odwołującego o podpisanie odwołania. Konsekwencje wynikające z nieuzupełnienia w terminie braków formalnych mogą obciążać stronę tylko wtedy, gdy wezwanie o ich uzupełnienie było wystosowane w standardowych okolicznościach procesowych i było prawidłowe, tj. zostało skierowane do właściwego podmiotu i zawierało pouczenie, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania, przy czym w przypadku wezwania o uzupełnienie braków formalnych odwołania konsekwencją ich nieuzupełnienia jest stwierdzenie przez organ odwoławczy niedopuszczalności odwołania na podstawie art. 134 k.p.a. Należy bowiem przyjąć, że art. 64 k.p.a. jest przepisem regulującym postępowanie przed organem pierwszej instancji, a przepisy regulujące to postępowanie mogą mieć zastosowanie w postępowaniu odwoławczym tylko w przypadkach nieuregulowanych odmiennie przepisami o postępowaniu drugoinstancyjnym (rozdział 10 Działu II k.p.a.). Skoro ta kwestia została uregulowana w art. 134 k.p.a. odmiennie (nieuzupełnienie braków odwołania w terminie skutkuje niedopuszczalnością odwołania), to należy przyjąć, że w postępowaniu odwoławczym skutki przewidziane przez art. 64 § 2 k.p.a. nie mają zastosowania. Jeżeli strona (jej pełnomocnik) nie uzupełni braków formalnych odwołania w wyznaczonym przez organ terminie, to jest on zobowiązany zbadać dopuszczalność odwołania stosownie do postanowień art. 134 k.p.a. (tak wyrok NSA z 16 maja 2018 r., II OSK 1587/16, LEX nr 2511317).

Udzielenie pełnomocnictwa jest jednostronną czynnością prawną polegającą na złożeniu oświadczenia woli przez mocodawcę i może nastąpić w dowolnej formie, w szczególności nawet w sposób dorozumiany. Wymóg dołączenia do akt sprawy pełnomocnictwa z podpisem mocodawcy jest tylko deklaratoryjnym potwierdzeniem udzielonego wcześniej pełnomocnictwa w zmaterializowanej formie, która uwzględnia, wynikającą z art. 14 § 1 k.p.a., zasadą formy pisemnej lub dokumentu elektronicznego obowiązującą w postępowaniu administracyjnym (zob. wyrok NSA z 4 marca 2020 r., I OSK 2133/18, LEX nr 3027215). Z tego też powodu uzupełnienie braku pełnomocnictwa w trybie art. 64 § 2 k.p.a. powoduje, że czynność, którą początkowo oceniono jako dokonaną ze wskazanym brakiem, należy uznać za skuteczną.

W orzecznictwie sądowoadministracyjnym dostrzeżono również, że uregulowania odnoszące się do instytucji pełnomocnictwa zawarte w k.p.a. nie są kompletne i dlatego w razie wątpliwości należy posiłkowo stosować zasady wyrażone w k.c. W sytuacji przekroczenia przez pełnomocnika zakresu umocowania, a więc także w sytuacji gdy osoba działająca jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, to ważność czynności tego falsus procuratora zależy od ich potwierdzenia przez osobę udzielającą pełnomocnictwa (art. 103 § 1 i art. 104 k.c.). Potwierdzenie to winno być dokonane w toku postępowania administracyjnego, w którym taka sytuacja wystąpiła, a więc musi nastąpić przed wydaniem ostatecznej decyzji w sprawie. Potwierdzenie ma charakter uniwersalny, obejmuje zarówno formę, jak i termin dokonania czynności oraz przewidziane w niej skutki. Tym samym ma ono moc wsteczną, gdyż odnosi się do chwili dokonania czynności w imieniu mocodawcy (vide: M.Romańska (w:) H.Knysiak-Sudyka (red.) Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2019; wyrok WSA w Szczecinie z 21 kwietnia 2021 r., II SA/Sz 1026/20, LEX nr 3184892).

Odnosząc powyższe uwagi do ujawnionych okoliczności faktycznych niniejszej sprawy należy uznać, że stwierdzenie niedopuszczalności odwołania z powodu nieuzupełnienia przez pełnomocnika braku formalnego odwołania polegającego na przedłożeniu oryginału pełnomocnictwa bądź jego uwierzytelnionej kopii nastąpiło przedwcześnie z naruszeniem zasady wynikającej z art. 9 k.p.a., który stanowi, że organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

Z okoliczności niniejszej sprawy wynika, że już w toku postępowania przed organem I instancji skarżąca Spółka reprezentowana była przez pełnomocnika radcę prawnego A. Z., na podstawie pełnomocnictwa przedłożonego do akt sprawy. Przy czym istotne w niniejszej sprawie jest, że ten dokument pełnomocnictwa nie był kwestionowany przez organ I instancji. Pełnomocnik Spółki wniósł odwołanie od decyzji organu I instancji w treści odwołania wskazując, że działa w imieniu Spółki i w załączeniu przedkłada pełnomocnictwo. Do odwołania nie dołączono jednak pełnomocnictwa, co spowodowało zastosowanie art. 64 § 2 k.p.a. i wezwanie w dniu 2 listopada 2021 r. pełnomocnika do przedłożenia pełnomocnictwa upoważniającego do działania w imieniu Spółki. Z notatki urzędowej sporządzonej z rozmowy telefonicznej pracownika organu z radcą prawną A. Z. z 9 listopada 2021 r. wynika, że organ odwoławczy pozostawał w przekonaniu, że znajdujące się w aktach sprawy pełnomocnictwo stanowi kolorową kopię dokumentu opieczętowaną i podpisaną przez radcę prawnego. W związku z tym zgodnie z wezwaniem z 2 listopada 2021 r. należało przedłożyć oryginał pełnomocnictwa lub urzędowo poświadczony odpis.

W odpowiedzi na wezwanie pełnomocnik skarżącej Spółki w piśmie z 12 listopada 2021 r. wyjaśniła, że pomimo tego, że pełnomocnictwo znajduje się w aktach sprawy to jednocześnie zgodnie z ustaleniami przedkłada kopię pełnomocnictwa poświadczoną za zgodność. Do pisma dołączono dokument pełnomocnictwa opatrzony datą 19 maja 2021 r. i poświadczony "za zgodność z kopią". Takiego pełnomocnictwa organ odwoławczy nie uznał za prawidłowe, co w istocie odpowiada prawu, albowiem podstawą do działania w imieniu mocodawcy może być wyłącznie oryginał pełnomocnictwa bądź uwierzytelniona kopia, czyli kopia zgodna z oryginałem. Waloru uwierzytelnienia nie ma natomiast kopia poświadczona za zgodność z kopią.

Treść skargi potwierdza, że w czasie biegu terminu do uzupełnienia braków odwołania z powodu nieobecności mocodawcy w Polsce pełnomocnik nie miał możliwości pozyskania oryginału pełnomocnictwa, a dokonanie poświadczenia kopii za zgodność z kopią podważa dodatkowo oryginalność pełnomocnictwa złożonego do akt organu I instancji. Sam pełnomocnik w skardze wyraził niepewność co do charakteru dokumentu pełnomocnictwa znajdującego się w aktach organu I instancji.

W tej sytuacji jednak, gdy organ I instancji nie miał zastrzeżeń co do prawidłowości dokumentu pełnomocnictwa złożonego na etapie tego postępowania nie dając skarżącej Spółce jakichkolwiek sygnałów co do wadliwości umocowania działającego w jej imieniu pełnomocnika, brak przedłożenia w postępowaniu odwoławczym przez pełnomocnika prawidłowego dokumentu pełnomocnictwa nie mogło stanowić podstawy do stwierdzenia niedopuszczalności odwołania dopóki nie umożliwiono samej Spółce usunięcia braku odwołania bądź przez potwierdzenie czynności pełnomocnika i złożenia prawidłowego pełnomocnictwa bądź przez samodzielne podpisanie odwołania.

Prawidłowość powyższego stanowiska potwierdzają poglądy orzecznictwa, wedle których w sytuacji, gdy pełnomocnik nie wykona skierowanego do niego wezwania do usunięcia braku formalnego pisma, wezwanie takie trzeba wystosować do samej strony (por. postanowienie NSA z 19 maja 2015 r., II OSK 1082/15; wyrok NSA z 17 listopada 2017 r., I OSK 203/16, dostępna https://orzeczenia.nsa.gov.pl). Jeżeli bowiem pismo mogło być wniesione przez samą stronę, to strona mogła też samodzielnie uzupełnić jego braki, a wykładnia przepisów dotyczących zastępstwa procesowego, służących przecież wykonywaniu prawa do dochodzenia przez stronę jej uprawnień w postępowaniu, nie może ograniczać stronie realizacji tego prawa. Stąd można wywieść, że brak pełnomocnictwa nie stanowi braku formalnego, który uniemożliwiał nadanie odwołaniu dalszego biegu, ponieważ istniejąca przeszkoda mogła zostać przezwyciężona także przez podpisanie przez skarżącego odwołania (tak wyrok NSA z 19 stycznia 2021 r., II OSK 2480/20, LEX nr 3121134).

W sytuacji, z którą mamy do czynienia w niniejszej sprawie, należało stworzyć skarżącej Spółce możliwość przeciwdziałania negatywnym dla niej następstwom podważenia prawidłowości pełnomocnictwa złożonego w organie I instancji i nieuzupełnienia pełnomocnictwa na wezwanie organu odwoławczego przez pelnomocnika, uświadamiając jej położenie procesowe, w jakim się znalazła, poprzez doręczenie wezwania czy pisma informującego o zaistniałej sytuacji.

W konsekwencji należało uznać, że działanie organu naruszyło nie tylko art. 64 § 2 k.p.a. przewidujący obowiązek wezwania do uzupełnienia braku, ale także naruszyło zasadę informowania określoną w art. 9 k.p.a., obowiązek zapewnienia stronie postępowania administracyjnego czynnego udziału w każdym jego stadium (art. 33 § 3 zdanie pierwsze k.p.a.) oraz zasadę prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej wyrażoną w art. 8 § 1 k.p.a. Jeżeli strona nie wiedziała o stwierdzonych przez organ odwoławczy wadliwościach w umocowaniu pełnomocnika dokonanym już na etapie postepowania piewszoinstancyjnego, nie można było obciążać jej negatywnymi konsekwencjami nieuzupełnienia braków pełnomocnictwa przez pełnomocnika, a należało dać możliwość potwierdzenia działań podjętych przez niewłaściwie umocowanego pełnomocnika.

Z tego powodu Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku uznał, że wydając zaskarżone postanowienie organ naruszył przepis art. 134 k.p.a., bowiem w sprawie nie wystąpiły przesłanki uzasadniające stwierdzenie niedopuszczalności odwołania.

Mając powyższe na uwadze Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a., uchylił zaskarżone postanowienie. Ponownie rozpoznając sprawę organ uwzględni ocenę prawną sformułowaną w uzasadnieniu niniejszego wyroku i zawiadomi stronę o możliwości potwierdzenia działań pełnomocnika i złożenia prawidłowego pełnomocnictwa bądź podpisania odwołania zakreślając jej stosowny termin i informując o konsekwencjach braku dokonania tych czynności.

O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a. zasądzając na rzecz skarżącej Spółki kwotę 597 zł, na którą oprócz wpisu sądowego do skargi w wysokości 100 zł, opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł, składa się również wynagrodzenie pełnomocnika w wysokości 480 zł, ustalone na podstawie § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 265).

Sąd orzekał w niniejszej sprawie na posiedzeniu niejawnym w postępowaniu uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 3 p.p.s.a., albowiem przedmiotem zaskarżenia uczyniono postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym kończące postępowanie.