Wyrok NSA, sygn. akt I OSK 2522/19
Naczelny Sąd Administracyjny
Data orzeczenia: 2020-07-14 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6192 Funkcjonariusze Policji
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Inne
Skarżony organ: Komendant Policji
Treść wyniku: Oddalono skargę kasacyjną
Powołane przepisy: article: art. 73 § 1, 1e, 2 i 3
journal: Dz.U. 2020 poz 256
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - t.j.

SENTENCJA

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Małgorzata Borowiec Sędziowie: Sędzia NSA Olga Żurawska-Matusiak Sędzia del. WSA Mariusz Kotulski (spr.) po rozpoznaniu w dniu 14 lipca 2020 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej Komendanta Głównego Policji od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. sygn. akt II SA/Wa 1611/18 w sprawie ze skargi K.J. na postanowienie Komendanta Głównego Policji z dnia 3 sierpnia 2018 r. nr 508 w przedmiocie odmowy udostępnienia akt postępowania oddala skargę kasacyjną.


UZASADNIENIE

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dnia 4 kwietnia 2019 r. sygn. II SA/Wa 1611/18 uwzględnił skargę K.J. na postanowienie Komendanta Głównego Policji z dnia 3 sierpnia 2018 r. nr 508 w przedmiocie odmowy udostępnienia akt postępowania i uchylił zaskarżone postanowienie oraz utrzymane nim w mocy postanowienie z dnia 7 czerwca 2018 r. nr 367.

W uzasadnieniu Sąd przedstawił następujący stan faktyczny i prawny sprawy:

Skarżący K.J. wnioskiem z dnia 26 kwietnia 2018 r. zwrócił się do Komendanta Głównego Policji na podstawie art. 73 K.p.a., o udostępnienie do zapoznania się w systemie teleinformatycznym KGP całości akt dotyczących postępowania, po którym organ wydał postanowienie z dnia 8 stycznia 2018 r. nr 31, po uwierzytelnieniu zgodnie z art. 20 ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne przy wykorzystaniu profilu e-puap wraz z umożliwieniem sporządzenia z tych akt odpisów cyfrowych. W uzasadnieniu podał, że zamieszkuje w miejscowości odległej od siedziby organu, jest inwalidą I grupy i istnieją medyczne, jak i psychofizyczne przeszkody w podróży do siedziby organu, co jest ważnym interesem strony.

Komendant Główny Policji postanowieniem z dnia 7 czerwca 2018 r. nr 367, działając na podstawie art. 74 § 2 K.p.a., odmówił udostępnienia żądanych akt postępowania. W uzasadnieniu podał, że zgodnie z treścią art. 73 K.p.a., strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania (§ 1); czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu (§ 1 a); strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (§ 2); organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (§ 3). Strona może zatem między innymi samodzielnie sporządzać kserokopie dokumentów z akt sprawy, nie przysługuje jej natomiast żądanie, aby takie kserokopie wykonywał i dostarczał sam organ administracji. Sporządzenie notatek, czy odpisów z akt postępowania omawiane przepisy pozostawiły stronie, niezależnie od rodzaju użytych do tego środków technicznych. Tym samym wyraźnie zostały rozgraniczone obowiązki organu administracji polegające na umożliwieniu przeglądania akt, sporządzania z nich notatek i odpisów i uprawnienia strony do przeglądania akt oraz sporządzania notatek i odpisów. Jednoznaczne jest więc, że wskazany obowiązek umożliwienia stronie przeglądania akt, sporządzania z nich notatek i odpisów nie oznacza, że strona postępowania może żądać, aby sam organ wykonał i dostarczył kserokopie żądanych przez nią dokumentów. Strona postępowania może natomiast domagać się jedynie uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie (w różny sposób) odpisów, w tym kserokopii z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, ale tylko wtedy, gdy uzasadni to swoim ważnym interesem. Z kolei brzmienie art. 73 § 3 K.p.a. na który powołuje się skarżący w swoim wystąpieniu, wskazuje na fakultatywny charakter omawianego przepisu, tj. organ może, lecz nie jest z mocy ustawy zobowiązany zapewnić strome dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym. Przepis ten ustanawia zatem minimum gwarancji, jakie organ jest zobowiązany zapewnić stronie. Wobec czego strona nie posiada roszczenia do arbitralnego nakładania na organ administracyjny obowiązków, które nie wynikają expressis verbis z treści przepisów prawa. Dodano, że wyjście naprzeciw oczekiwaniom strony w zakresie zapewnienia dokonania przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów w systemie teleinformatycznym, mając na uwadze ilość spraw zainicjowanych przez wymienionego przed organami Policji różnego szczebla wiązałoby się z koniecznością takich działań organizacyjnych i angażowania środków osobowych, które mogłyby zakłócić normalny tok funkcjonowania organu i utrudnić wykonywanie przypisanych mu funkcji. Jednocześnie spełnienie żądania K.J. nie jest uzasadnione realizacją zasady jawności postępowania, bowiem akta danej sprawy składają się w przeważającej części z dokumentów znanych stronie, tj. przez nią wytworzonych lub jej doręczonych. Ponadto nie budzi wątpliwości, że w trakcie prowadzonego postępowania skarżący miał możliwość skorzystania z wynikającego z art 73 § 1 i § 1a K.p.a. prawa wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w lokalu organu administracji publicznej. Prawo to, jak już wyżej wspomniano przysługuje również po zakończeniu postępowania. W związku z powyższym ważny interes strony, o którym mowa w przepisie art. 73 § 2 K.p.a., mógł i nadal może zostać prawnie zaspokojony bez potrzeby zapewnienia stronie dokonania czynności, o których mowa w § 1, w systemie teleinformatycznym.

We wniosku z dnia 25 maja 2018 r. do Komendanta Głównego Policji o ponownie rozpatrzenie sprawy skarżący wskazał, że dokonana przez organ wykładnia art. 73 K.p.a. jest całkowicie błędną i chybioną, albowiem przepis ten daje możliwość zapewnienia dostępu z urzędu w systemie teleinformatycznym, co nie wyłącza w uzasadnionym przypadku zapewnienia stronie prawa do dostępu do akt i dla potrzeb sprawy żądania ich udostępnienia w ten sposób, szczególnie, że w aktach tych znajduje się szereg dokumentów nieznanych mu, a "mających i mogących mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy w tym w postępowaniu sądowym, jak i możliwe są istotne braki, zastępowanie świadectwem organu, a niepotwierdzone dowodowo". Zdaniem skarżącego żądane przez niego akta muszą być mu udostępnione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KGP.

Komendant Główny Policji postanowieniem z dnia 3 sierpnia 2018 r. nr 508, mając za podstawę art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 127 § 3 K.p.a., utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie i w uzasadnieniu powołał się na zawartą w nim argumentację oraz na opisany powyżej stan faktyczny.

Postanowienie z dnia 3 sierpnia 2018 r. stało się przedmiotem skargi K.J., którą Sąd I instancji powołanym na wstępie wyrokiem uwzględnił.

Sąd wskazał, iż stosownie do treści art. 73 § 1 K.p.a., strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania, zaś w myśl § 1a tegoż przepisu, czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Natomiast według § 2, strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony, a na podstawie § 3, organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Sąd wskazał, że skarżący K.J. we wniosku z dnia 24 kwietnia 2018 r. zażądał "na podstawie art. 73 K.p.a. (...) udostępnienie do zapoznania się w systemie teleinformatycznym KGP całości akt dotyczących postępowania, po którym Komendant Główny Policji wydał postanowienie numer 31 z dnia 8 stycznia 2018 r., po uwierzytelnieniu zgodnie z art. 20 ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne przy wykorzystaniu profilu e-puap wraz z umożliwieniem sporządzenia z tych akt odpisów cyfrowych."

W uzasadnieniu wyroku wskazano, że w Kodeksie postępowania administracyjnego nie definiuje się "akta sprawy", lecz z różnych przepisów Kodeksu można wywnioskować, że przez akta sprawy należy rozumieć uporządkowany zbiór dokumentów zebranych w związku z prowadzoną sprawą, to jest w szczególności pism składanych przez stronę, protokołów, adnotacji, dowodów doręczenia pism. Są to dokumenty dotyczące zarówno postępowania w danej instancji, jak i wcześniejszych stadiów postępowania w danej sprawie. Do akt danej sprawy mogą być dołączone akta innego postępowania. W komentowanym przepisie jest zatem mowa o wszelkich dokumentach, które organ prowadzący postępowanie zebrał na potrzeby rozstrzygnięcia danej sprawy. W aktach sprawy powinny znaleźć się wszystkie dokumenty mające znaczenie dla sprawy oraz dla toku postępowania. Wprawdzie przesłanką włączenia konkretnego dokumentu do akt sprawy jest ocena, że dokument ten zawiera elementy istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, ale nie jest dopuszczalne weryfikowanie tej oceny i wyłączenie dokumentu z akt sprawy z uzasadnieniem, że nie ma on znaczenia dla sprawy czy dla toku postępowania (zob. wyrok NSA z 17 lutego 2010 r., II GSK 401/09, LEX nr 591926).

Skoro zatem są to wszelkie dokumenty dotyczące postępowania, to skarżący miał prawo wglądu (udostępnienia mu) całości akt sprawy i sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w myśl § 1 art. 73 K.p.a.

Regułą jest, jak wynika z § 1a tegoż przepisu, że czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu.

Sąd zauważył jednak, że z dniem 17 czerwca 2010 r. wszedł w życie art. 73 § 3 o opisanej już wyżej treści, tzn. umożliwiający udostępniania stronie pism w formie dokumentu elektronicznego, wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych poprzez system teleinformatyczny organu – po identyfikacji strony w sposób określony w przepisach ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Z dniem 11 maja 2014 r. zmodyfikowano ten przepis i – co należy szczególnie zaakcentować – stworzono organom administracji możliwość udostępniania stronie wglądu w akta sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów poprzez system teleinformatyczny organu. Rzeczą oczywistą jest, że warunkiem koniecznym możności zapoznawania się z aktami sprawy poprzez system teleinformatyczny organu jest uwierzytelnienie strony w systemie teleinformatycznym organu. Jest ono możliwe w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na co wskazał skarżący we wniosku.

Zatem art. 73 § 3 w ocenie sądu I instancji powinien być rozumiany nie jako ograniczenie, ale jako uzupełnienie dyspozycji art. 73 § 1a. Innymi słowy, organ jest zobowiązany do udostępnienia stronie całości akt sprawy, w tym dokumentów elektronicznych. Oznacza to konieczność stworzenia warunków technicznych pozwalających stronie na zapoznanie się w siedzibie organu z treścią dokumentów elektronicznych włączonych do akt sprawy.

Tymczasem Komendant Główny Policji w zaskarżonym i poprzedzającym go postanowieniu w sposób całkowicie niezrozumiały i odbiegający od wniosku skarżącego uzasadnia, że obowiązek umożliwienia stronie przeglądania akt, sporządzania z nich notatek i odpisów nie oznacza, że strona postępowania może żądać, aby sam organ wykonał oraz dostarczył kserokopie żądanych przez nią dokumentów i strona postępowania może natomiast domagać się jedynie uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie (w różny sposób) odpisów, w tym kserokopii z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, ale tylko wtedy, gdy uzasadni to swoim ważnym interesem.

Zdanie odrębne od wyroku wniósł Sędzia składu orzekającego, nie zgadzając się ze stanowiskiem sądu I instancji, który - powołując się na art. 73 § 3 K.p.a. - doszedł do przekonania, iż przepis ten powinien być rozumiany, jako uzupełnienie dyspozycji art. 73 § 1a K.p.a., co w konsekwencji oznacza, że organ był zobowiązany do udostępnienia stronie skarżącej całości akt sprawy, w tym dokumentów elektronicznych.

Tymczasem art. 73 K.p.a. wprost przyznaje stronie prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, co jest równoznaczne z konkretyzacją i urzeczywistnieniem prawa dostępu do akt, gwarantowanego w art. 51 ust. 3 Konstytucji RP. Nie budzi wątpliwości fakt, że konstytucyjne prawo dostępu do akt sprawy w postępowaniu administracyjnym należy rozumieć szeroko, nie tylko jako prawo wglądu w akta sprawy, ale także jako prawo do sporządzania z tych akt notatek, kopii lub odpisów, prawo żądania (od organu) uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy, prawo do wydania (przez organ) z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów oraz prawo do zapewnienia stronie przez organ administracji publicznej dostępu do pism w formie dokumentu elektronicznego, wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Tym niemniej w art. 73 K.p.a. mowa jest wyłącznie o prawach strony, realizowanych w formie pewnych czynności: wglądu w akta sprawy, sporządzenia z nich notatek, sporządzenia z nich kopii oraz sporządzenia z nich odpisów, zaś rolą organu jest wyłącznie umożliwienie (zapewnienie) realizacji takich uprawnień, nie zaś wyręczanie strony w ich realizacji. Ustawodawca w przepisie art. 73 § 3 K.p.a. określił sposób zapewnienia stronie dokonywania przez nią czynności, o których mowa w art. 73 § 1 K.p.a. - prawo procesowe strony dostępu do akt, a nie czynności strony, o których mowa w omawianym przepisie.

W tej sytuacji przepis art. 73 K.p.a. powinien jasno określać obowiązek organu administracji publicznej odpowiadający treści prawa strony wglądu do akt, a nie wymagać od organu zapewnienia dokonania stronie pewnych czynności, z zastrzeżeniem, że organ "może" zapewnić stronie dokonanie takich czynności.

W konsekwencji, art. 73 K.p.a. zobowiązuje organ administracji publicznej do zapewnienia stronie wglądu w akta sprawy zawarte w systemie teleinformacyjnym organu administracji publicznej oraz sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, natomiast w żaden sposób nie daje uprawnienia do żądania od organu udostępnienia stronie skarżącej wersji elektronicznej całości akt sprawy administracyjnej.

W tym stanie rzeczy Sąd winien był uznać, że nie zachodzą podstawy do uwzględnienia wniosku skarżącego zawartego w jego piśmie z dnia 26 kwietnia 2018 r., co winno skutkować oddaleniem skargi jako niezasadnej.

Skargę kasacyjną od powyższego wyroku wniósł Komendant Główny Policji, zaskarżając wyrok w całości i – na podstawie art. 174 pkt 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej "P.p.s.a.") - zarzucił mu naruszenie przepisów postępowania, które mogło mieć wpływ na wynik sprawy a to: art. 141 § 4 P.p.s.a. w zw. z 133 § 1 P.p.s.a. w zw. z art. 145 § 1 pkt 1 lit. a P.p.s.a. w zw. z art. 73 § 1, 1a, 2 i 3 K.p.a. poprzez:

a) niezasadne uchylenie postanowienia nr 508 z dnia 3 sierpnia 2018 r., niedostateczne wyjaśnienie powodów, dla których postanowienie nr 508 z dnia 3 sierpnia 2018 r. było wadliwe, gdyż z uzasadnienia zaskarżonego wyroku wynika, że poza naruszeniem art. 73 § 1, 1a, 2 i 3 K.p.a. organ nie sprostał zasadzie należytego uzasadniania rozstrzygnięć, co ewidentnie jest związane z treścią art. 107 § 3 K.p.a., a co w świetle wywodów poczynionych przez sąd I instancji może prowadzić do wniosku, że sąd uchylając postanowienie nr 508 z dnia 3 sierpnia 2018 r. miał na myśli podstawę wyrażoną w art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a.;

b) niewyjaśnienie przez sąd I instancji, w jaki sposób organ ma zastosować dyspozycję art. 73 § 3 K.p.a. bez ustalenia, czy dysponuje odpowiednim do tego systemem teleinformatycznym, nie wzięcie pod uwagę, że z przepisu tego zawiera wynika jedynie możliwość takiego zachowania udostępnienia akt w w/w formie.

Skarżący kasacyjnie wniósł o uchylenie zaskarżonego wyroku i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania sądowi I Instancji lub oddalenie skargi, zasądzenie na rzecz Komendanta Głównego Policji kosztów zastępstwa według norm przepisanych oraz oświadczył, że zrzeka się rozprawy.

We wniesionej osobiście odpowiedzi na skargę kasacyjną K.J. wniósł o jej oddalenie wskazując, iż zaskarżony wyrok odpowiada prawu, ewentualnie o jej odrzucenie oraz o przyznanie od skarżonego organu kosztów postępowania kasacyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 183 § 1 P.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, bierze jednak z urzędu pod rozwagę nieważność postępowania, której przesłanki enumeratywnie wymienione w art. 183 § 2 P.p.s.a. w niniejszej sprawie nie występują. Oznacza to, że przytoczone w skardze kasacyjnej przyczyny wadliwości prawnej zaskarżonego wyroku determinują zakres kontroli dokonywanej przez sąd drugiej instancji, który w odróżnieniu od sądu pierwszej instancji nie bada całokształtu sprawy, lecz tylko weryfikuje zasadność zarzutów podniesionych w skardze kasacyjnej.

W niniejszej sprawie skarga kasacyjna została oparta na podstawie określonej w art. 174 pkt 2 P.p.s.a. Istota podniesionych w niej zarzutów naruszenia określonych przepisów prawa sprowadza się do zakwestionowania stanowiska Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, który dokonując wykładni art. 73 § 1, 1a K.p.a., a przede wszystkim art. 73 § 3 K.p.a. przyjął, że Komendant Główny Policji był zobowiązany do uwzględnienia wniosku K.J. z dnia 26 kwietnia 2018 r. o udostępnienie do zapoznania się w systemie teleinformatycznym KGP całości akt dotyczących postępowania, w wyniku którego organ wydał postanowienie z dnia 9 kwietnia 2018 r. nr 233, po uwierzytelnieniu zgodnie z art. 20 a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, przy wykorzystaniu profilu e-puap, wraz z umożliwieniem sporządzenia z tych akt odpisów cyfrowych – poprzez zapewnienie mu dokonania w/w czynności we wnioskowanej formie.

W konsekwencji spór prawny koncentruje się na wyjaśnieniu, czy w świetle powołanych wyżej przepisów K.p.a. organ miał obowiązek zachować się w sposób określony w art. 73 § 3 K.p.a.

W doktrynie i orzecznictwie przyjmuje się, że prawo wglądu w akta sprawy stanowi istotny przejaw zasady jawności postępowania, zapewnia stronom czynny udział w postępowaniu administracyjnym, a przez to prawo do obrony. Znajomość akt zapewnia realną możliwość składania wniosków dowodowych, co w konsekwencji pozwala wyjaśnić stan faktyczny sprawy zgodnie z zasadą prawdy obiektywnej. Możliwość rzetelnego zapoznania się z materiałem zebranym w aktach sprawy jest istotnym uprawnieniem procesowym gwarantującym stronie czynny udział w postępowaniu (art. 10 § 1 K.p.a.), a w efekcie podejmowanie inicjatywy dowodowej, co ma istotne znaczenie w dochodzeniu do prawdy obiektywnej (art. 7 K.p.a.), pogłębia zaufanie obywatela do władzy publicznej (art. 8 K.p.a.), stanowiąc jednocześnie obowiązek organu informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych sprawy (art. 9 K.p.a.). Określając relacje podmiotu uprawnionego do korzystania z akt oraz organu administracji akcentuje się konieczność ich współdziałania celem zapewnienia efektywnego prowadzenia postępowania, zgodnie z obowiązującymi współcześnie standardami dobrej administracji. To na organie ciąży obowiązek stworzenia warunków gwarantujących stronie realną możliwość zapoznania się z materiałem dowodowym zgromadzonym w aktach administracyjnych i jego wykorzystania w ramach uprawnień procesowych (por. uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie siedmiu sędziów z dnia 8 października 2018 r. o sygn. akt I OPS 1/18 i powołane tam stanowisko doktryny i orzecznictwa).

Stosownie do treści art. 73 § 1 K.p.a., strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu (art. 73 § 1a). Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2). Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (art. 73 § 3).

Przepis art. 73 § 3 K.p.a. w w/w brzmieniu został wprowadzony ustawą z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r., poz. 183). W uzasadnieniu projektu do tej ustawy (druk Nr 1637 z dnia 21 sierpnia 2013 r., Sejm VII Kadencji) wskazano, że: "w art. 73 § 3 K.p.a. rozszerza się zakres elektronicznego wglądu w akta sprawy. W obecnym stanie prawnym dostęp on-line do akt sprawy zawężony pozostaje jedynie do "pism w formie dokumentu elektronicznego wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych". Wyłącza to możliwość zapewnienia dostępu w pozostałym zakresie akt sprawy, w tym elektronicznego dostępu do metryki sprawy (art. 66a K.p.a.). Projekt nowelizacji dopuszcza elektroniczny wgląd w akta sprawy w pełnym zakresie, co zwalnia obywatela z konieczności stawiania się w siedzibie organu w celu realizacji tego uprawnienia. W organach, które wdrożyły system elektronicznego zarządzania dokumentami, nowe rozwiązanie umożliwi, dzięki funkcjonalnościom tego systemu, dostępność informacji związanych z prowadzonym postępowaniem nie tylko dla urzędnika, ale także dla obywatela, będącego adresatem działań organu".

Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, analiza treści w/w przepisu, jak również powołanego uzasadnienia do projektu w/w ustawy nowelizującej, prowadzi do wniosku, że celem ustawodawcy było zapewnienie stronie bezpośredniego dostępu do akt sprawy, bez konieczności osobistego stawiennictwa w siedzibie organu, co w istocie należy odczytywać także jako realizację wyrażonej w art. 12 K.p.a. zasady szybkości i prostoty postępowania.

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, w rozpoznawanej sprawie autor skargi kasacyjnej zasadnie jednak wskazał, że Sąd pierwszej instancji błędnie uznał, iż przepis art. 73 § 3 K.p.a. wprowadza bezwzględny obowiązek organu do zapewnienia stronie dokonania czynności określonych w art. 73 § 1 K.p.a. za pomocą systemu teleinformatycznego. Tymczasem przepis art. 73 § 3 K.p.a. nie jest – wbrew twierdzeniu Sądu – uzupełnieniem przepisu art. 73 § 1a K.p.a. co do bezwzględnego prawa strony wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. Jest on jedynie przepisem określającym jeden ze sposobów zapewnienia stronie realizacji tego prawa. Przy czym ustawodawca w tym przypadku posługuje się zwrotem "może zapewnić". Oznacza to fakultatywny charakter tego konkretnego (za pomocą systemu teleinformatycznego) sposobu na wyegzekwowanie przyznanego stronie uprawnienia. W konsekwencji uznać należy, iż art. 73 § 3 K.p.a. nie nakłada na organ obowiązku udostępnienia stronie akt sprawy administracyjnej poprzez prowadzony system teleinformatyczny. Zatem w świetle art.73 § 3 K.p.a. organ administracyjny może zapewnić stronie dokonywanie pewnych czynności tj. wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, w sposób przewidziany tym przepisem, o ile:

- ma własny system teleinformatyczny przeznaczony do realizacji tych zadań publicznych,

- akta sprawy są prowadzone w całości postaci elektronicznej lub poszczególne dokumenty żądane przez stronę mają taką postać,

- nastąpiło uwierzytelnienie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, ewentualnie przy zastosowaniu innych technologii uwierzytelniania w systemie teleinformatycznym.

Tym samym z treści art.73 § 3 K.p.a. nie wynika obowiązek organu administracyjnego przekształcania akt administracyjnych sprawy lub ich części (poszczególnych dokumentów) prowadzonych w postaci papierowej do postaci cyfrowej w celu ich udostępnienia stronie w tej formie, jak również obowiązek ich udostępniania w ogóle za pomocą jakichkolwiek środków komunikacji elektronicznej (np. poczty elektronicznej), lecz tylko za pośrednictwem własnego sytemu teleinformatycznego. W grę wchodzą zatem wdrożone w konkretnym organie narzędzia informatyczne i systemy kancelaryjne, tzw. systemy obiegu dokumentów (włącznie z elektronicznym zarządzeniem dokumentacją, EZD), które umożliwiają udostępnienie akt w postaci elektronicznej, jak również umożliwiają elektroniczne komunikowanie się ze stroną na wskazany przez nią adres elektroniczny.

Nie oznacza to jednak, że organ może odmówić stronie powyższego sposobu wglądu do akt sprawy, nie uzasadniając w sposób dostateczny swojego stanowiska w tym zakresie. Organ odmawiając stronie udostępnienia wglądu do akt sprawy w formie określonej w art. 73 § 3 K.p.a., przede wszystkim ma obowiązek podania, czy posiada własny system teleinformatyczny, a w konsekwencji techniczną możliwość zapewnienia stronie elektronicznego dostępu do akt sprawy w takim systemie. W przypadku, gdy w/w wymogi są spełnione, w uzasadnieniu rozstrzygnięcia powinien wykazać, dlaczego – mimo potencjalnej możliwości zapewnienia stronie dokonania czynności określonych w art. 73 § 1 K.p.a. w omawianej elektronicznej formie – odmawia takiego sposobu zapewnienia stronie przysługującego jej prawa. Przy czym organ takie rozstrzygnięcie musi uzasadnić dostatecznie zindywidualizowanymi przesłankami, w taki sposób, aby nie można mu było zarzucić dowolności.

W konsekwencji Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że o ile w przedmiotowej sprawie Komendant Główny Policji mógł nie uwzględnić wniosku K.J., to jednak uzasadnienie podjętego rozstrzygnięcia nie spełnia podanych wyżej standardów. Organ nie uzasadnił bowiem swojej odmowy, ani względami technicznymi, ani innymi racjonalnymi przesłankami, które mogłyby dać się pogodzić z istotą omawianej instytucji, na co częściowo prawidłowo zwrócił uwagę również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, wskazując, że argumentacja organu jest w tym zakresie nieprzekonywująca i niewystarczająca.

Autor skargi kasacyjnej zarzucił Sądowi I instancji, że w ogóle nie zbadał i nie ustalił, czy Komendant Główny Policji dysponuje systemem teleinformatycznym, a przede wszystkim aktami prowadzonymi w formie elektronicznej, przyjmując a priori, że udostępnienie K.J. żądanych przez niego akt sprawy jest technicznie możliwe. Tymczasem zauważyć należy, że to Komendant Główny Policji w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia w żaden sposób nie zakwestionował możliwości udostępnienia akt sprawy za pomocą posiadanego systemu teleinformatycznego. Zwrócił jedynie uwagę na dużą ilość spraw zainicjowanych przez K.J. przed organami Policji różnego szczebla, co wiązałaby się z koniecznością podjęcia takich działań organizacyjnych oraz zaangażowania środków osobowych, które mogłyby zakłócić normalny tok funkcjonowania organu i utrudnić wykonywanie przypisanych mu funkcji. Także w samej skardze kasacyjnej, pomimo czynienia w/w zarzutu, organ nie stwierdził, że nie posiada stosownego systemu teleinformatycznego. W związku z powyższym może to prowadzić do wniosku, iż z technicznego punktu widzenia realizacja przez Komendanta Głównego Policji wniosku K.J. byłaby technicznie możliwa, gdyż w innym przypadku organ wyraźnie powołałby się na tę okoliczność w pierwszej kolejności.

Odnosząc się do podniesionych przez organ w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia argumentów dotyczących dużej ilości spraw zainicjowanych przez K.J. przed organami Policji różnego szczebla i zakłócenia przez to normalnego toku funkcjonowania organu, to wskazać należy, iż przedmiotem wniosku były akta administracyjne konkretnej sprawy, które były w posiadaniu organu i o ile były one dostępne w formie elektronicznej, to wymienione przez organ powody nie uzasadniały odmowy ich udostępnienia stronie we wskazanej formie. Tym bardziej, że K.J. w swoim wniosku wyraźnie zaznaczył, iż ta konkretna forma realizacji jego prawa związanego z wglądem w akta sprawy jest uzasadniona faktem, że zamieszkuje on w miejscowości odległej od siedziby organu, jest inwalidą I grupy i istnieją medyczne, jak i psychofizyczne przeszkody w podróży do siedziby organu. Do tej argumentacji skarżącego organ w żaden sposób się nie odniósł, a ma to istotne znaczenie z punktu widzenia prawa strony zagwarantowanego jej w art. 73 § 1 K.p.a. Ponadto zauważyć należy, iż celem wprowadzenia przepisu art. 73 § 3 K.p.a. w jego obecnym brzmieniu było właśnie odciążenie organów administracji publicznej od angażowania ich pracowników odnośnie realizacji prawa strony wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. w jego tradycyjnej formie, skoro udostępnienie wglądu do akt miało odbywać za pomocą systemu teleinformatycznego. Niezależnie od powyższego, podkreślić należy, iż skoro art. 73 K.p.a. nie limituje określonych w nim uprawnień strony, a nawet dopuszcza ich realizację po zakończeniu postępowania, to organ administracji publicznej nie jest uprawniony do dokonywania oceny tego, czy żądanie strony jest uzasadnione zasadą jawności, jak również czy na akta postępowania składają się dokumenty znane czy nieznane stronie. Przepis art. 73 § 3 K.p.a. w odróżnieniu od regulacji zawartej w art. 73 § 2 K.p.a., nie uzależnia skorzystania z wprowadzonej w nim możliwości, od wykazywania jakiegokolwiek interesu strony.

Podsumowując przyjąć należy, iż wprawdzie Komendant Główny Policji, wbrew twierdzeniu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, mógł odmówić uwzględnienia wniosku K.J. złożonego w oparciu o art. 73 § 3 K.p.a., to jednak uzasadnił tę odmowę w sposób dowolny, co naruszało art. 7 i art. 107 § 3 w zw. z art. 126 K.p.a. i musiało skutkować uchyleniem obu wydanych w sprawie postanowień na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a., a nie jak przyjął Sąd pierwszej instancji – na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a P.p.s.a.

Z tych względów Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że skarga kasacyjna nie zasługuje na uwzględnienie, ponieważ zaskarżony wyrok, pomimo częściowo błędnego uzasadnienia, odpowiada prawu i w oparciu o art. 184 w zw. z art. 182 § 2 i 3 P.p.s.a. orzekł, jak w sentencji wyroku.

Mimo oddalenia skargi kasacyjnej od wyroku uwzględniającego skargę, wniosek K.J. o zasądzenie kosztów postępowania kasacyjnego nie mógł skutkować ich przyznaniem, albowiem strona nie poniosła kosztów podlegających zwrotowi. Zgodnie z art. 204 pkt 2 p.p.s.a., zwrotowi podlegają niezbędne koszty postępowania kasacyjnego. Do niezbędnych kosztów postępowania strony reprezentowanej zalicza się np. koszty zastępstwa przez adwokata lub radcę prawnego, jednak nie wyższe niż stawki opłat określonych w odrębnych przepisach (art. 205 § 2 p.p.s.a.). Odpowiedź na skargę kasacyjną, zgodnie z art. 179 p.p.s.a., może być wniesiona w terminie 14 dni od doręczenia stronie skargi kasacyjnej, co w sprawie miało miejsce 30 sierpnia 2019 r. Jednak odpowiedź na skargę kasacyjna sporządzona została osobiście przez skarżącego, a nie przez pełnomocnika.