Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 535/22
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2022-10-28 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6249 Inne o symbolu podstawowym 624
Hasła tematyczne: Powszechny obowiązek obrony
Skarżony organ: Minister Obrony Narodowej
Treść wyniku: Uchylono zaskarżoną decyzję
Powołane przepisy: article: art.7, art.10 par.1, art.15, art.77 par.1, art.80, art.107 par.3, art.138 par1 pkt.2
journal: Dz.U. 2022 poz 2000
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska (spr.), Sędzia WSA Danuta Kania, Asesor WSA Arkadiusz Koziarski, Protokolant ref. staż. Beata Kowalska po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 28 października 2022 r. sprawy ze skargi [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] na decyzję Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego z dnia [...] stycznia 2022 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wypłaty świadczenia pieniężnego 1. uchyla zaskarżoną decyzję; 2. zasądza od Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego na rzecz [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] kwotę 497 (słownie: czterysta dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.


UZASADNIENIE

Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego decyzją z dnia [...] stycznia 2022 r. nr [...]:

1) na podstawie art. 138 § 1 pkt 2 K.p.a., uchylił w całości decyzję Szefa Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego w [...] z dnia [...] lutego 2019 r. nr [...] odmawiającą przyznania świadczenia pieniężnego dla pracodawcy – M. Sp. z o.o. z siedzibą w L. "w związku z poniesieniem kosztów z tytułu odprawy wypłaconej na rzecz pracownika M.O. pełniącego terytorialną służbę wojskową rotacyjnie w dniach od [...] października 2018 r. do [...] października 2018 r.",

2) i w tym zakresie odmówił ww. pracodawcy wypłaty świadczenia pieniężnego, o którym mowa w art. 134a ust 1, 2 i 7 w zw. z art. 125 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2021 r. poz. 372) – zwanej dalej u.p.o.o. - w kwocie 2142,26 zł z tytułu pełnienia przez pracownika M.O. terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w okresie od dnia [...] października 2018 r. do dnia [...] października 2018 r. (16 dni), ze względu na niewykazanie dokonania wypłaty odprawy.

Do wydania powyższych decyzji doszło w następującym stanie faktycznym i prawnym.

Wnioskiem z dnia [...] stycznia 2019 r. M. Sp. z o.o. z siedzibą w L. (zwana dalej pracodawcą, Spółką lub stroną skarżącą), jako pracodawca pracownika pełniącego terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, wystąpiła do Szefa Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego w [...] (zwanego dalej Szefem WSzW lub organem pierwszej instancji) o rekompensatę kosztów związanych z wypłatą odprawy dokonaną na rzecz pracownika.

Z treści wniosku wynikało, że M.O. jest zatrudniony u pracodawcy na czas nieokreślony. Przedmiotem wniosku jest roszczenie o zwrot kwoty odprawy wypłaconej na rzecz pracownika w wysokości 2142,26 zł, w związku z powołaniem go do terytorialnej służby wojskowej na podstawie karty powołania Seria [...] Nr [...] wydanej przez Wojskowego Komendanta Uzupełnień w [...].

Wraz z wnioskiem o zrekompensowanie wypłaconej odprawy z [...] stycznia 2019 r. (uzupełnionym [...] stycznia 2019 r. wskutek wezwania organu pierwszej instancji), Spółka przedłożyła wyliczenie kosztów jak za ekwiwalent urlopowy przez skalkulowanie przeciętnej płacy za miesiąc, przelew kwoty 16.697,00 zł na konto [...] Urzędu Skarbowego, trzy umowy o pracę, zaświadczenie o odbyciu 16 dni szkolenia podstawowego, kartę powołania, przelew z dnia [...] listopada 2018 r. kwoty 2800,10 zł na konto pracownika (oznaczony jako "Wynagr. za Październik 2018), listę płac zatytułowaną "rozbudowana październik 2018 podstawowy".

Zgodnie z zaświadczeniem [...] [...] Brygady Obrony Terytorialnej z dnia [...] stycznia 2019 r., M.O. pełnił terytorialną służbę wojskową rotacyjnie w dniach od [...] do [...] października 2018 r.

Natomiast pismem z dnia [...] lutego 2019 r. Wojskowy Komendant Uzupełnień w [...] poinformował, że M.O. przed powołaniem do terytorialnej służby wojskowej nie był żołnierzem rezerwy w rozumieniu art. 99 u.p.o.o.

Decyzją z dnia [...] lutego 2019 r. nr [...] Szef Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego w [...] odmówił przyznania Spółce świadczenia pieniężnego w związku z poniesieniem kosztów z tytułu odprawy wypłaconej na rzecz pracownika M.O..

W uzasadnieniu decyzji, powołując treść przepisów art. 125 i art. 134a ust. 1 i 2 u.p.o.o. Szef WSzW stwierdził, że ww. świadczenie obejmuje wyłącznie rekompensatę kosztów, bez kwot wynagrodzenia, poniesionych przez pracodawcę z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony nowego pracownika w celu zastępstwa żołnierza rezerwy, o którym mowa w art. 134a ust. 1, lub z tytułu powierzenia tego zastępstwa innemu pracownikowi zatrudnionemu dotychczas u tego pracodawcy, a także wypłaty żołnierzowi rezerwy odprawy, o której mowa w art. 125.

Organ pierwszej instancji wskazał też, że ustawodawca przewidział uprawnienie na rzecz każdego pracownika powoływanego do terytorialnej służby wojskowej, przyznając na jego rzecz prawo do odprawy, jednakże z tym uprawnieniem nie skorelował prawa wszystkich pracodawców do żądania rekompensaty w postaci kosztów wypłaconego świadczenia. Zgodnie z regulacją ustawową, prawo żądania rekompensaty wypłaconej odprawy przysługuje wyłącznie pracodawcy, który zatrudniał pracownika, który w chwili powołania do terytorialnej służby wojskowej posiadał status żołnierza rezerwy. Szef WSzW podkreślił nadto, że również z przepisów wykonawczych, tj. § 1 pkt 1 lit c) rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 21 lipca 2017 r. w sprawie świadczenia pieniężnego przysługującego pracodawcom zatrudniającym żołnierzy rezerwy posiadających nadany przydział kryzysowy za okres odbywania przez tych żołnierzy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej oraz żołnierzy pełniących terytorialną służbę wojskową rotacyjnie (Dz. U. z 2017 r. poz. 1497) jednoznacznie wynika, że procedura i zasady zwrotu kosztów wypłaconej odprawy dotyczą pracownika będącego żołnierzem rezerwy powołanego po raz pierwszy do pełnienia terytorialnej służby wojskowej. Skoro zatem M.O. w chwili powołania do terytorialnej służby wojskowej nie posiadał statusu żołnierza rezerwy, to, w ocenie organu pierwszej instancji, brak jest podstaw do przyznania na rzecz pracodawcy rekompensaty wypłaconej odprawy.

Organ pierwszej instancji wskazał też, że pracownik, który w chwili powołania do terytorialnej służby wojskowej nie posiadał statusu żołnierza rezerwy, stanie się żołnierzem rezerwy dopiero po zakończeniu pełnienia służby w Obronie Terytorialnej. W przypadku złożenia przez pracodawcę wniosku o wypłatę świadczenia po zakończeniu służby przez pracownika, w terminie wskazanym w karcie powołania tj. [...] października 2021 r., nie zostanie zachowany termin do złożenia wniosku wynikający z art. 134a ust. 5 u.p.o.o.

Szef WSzW wyjaśnił ponadto, że termin do złożenia wniosku w sprawie wypłaty świadczenia określony art. 134a ust. 5 u.p.o.o. jest terminem prawa materialnego służącym do realizacji praw podmiotowych, ma charakter prekluzyjny (zawity materialnie), tj. termin ten nie podlega przywróceniu, a graniczne terminy (początkowe i końcowe), określające możliwość realizacji obowiązku, prawa czy uprawnienia wskazują, że są to terminy prawa materialnego, przez które należy rozumieć ustanowiony przepisami prawa materialnego termin do dokonania określonej czynności.

Szef WSzW zaznaczył, że w przedmiotowej sprawie żołnierz po raz pierwszy stawił się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w dniu [...] października 2018 r. i po zakończeniu 16 dniowego szkolenia podstawowego został zwolniony w dniu [...] października 2018 r., co oznacza, że od tego dnia zaczął swój bieg dziewięćdziesięciodniowy termin na złożenie wniosku w sprawie wypłaty świadczenia obejmującego zwrot kosztów odprawy wypłaconej na rzecz pracownika.

Mając powyższe na uwadze, w chwili uzyskania statusu żołnierza rezerwy przez pracownika M.O., pracodawcy upłynie termin na złożenie wniosku o rekompensatę kosztów odprawy.

Nadto, w ocenie organu pierwszej instancji wobec jednoznacznej regulacji przepisów prawa, brak jest podstaw do zastosowania reguły interpretacyjnej określonej w art. 7a § 1 K.p.a. przez przyjęcie, że uprawnienie do żądania rekompensaty wypłaconej odprawy przysługuje również pracodawcom, zatrudniającym pracowników, którzy w chwili powołania do terytorialnej służby wojskowej nie posiadali statusu żołnierza rezerwy.

W odwołaniu od powyższej decyzji Spółka zarzuciła naruszenie art. 134a ust. 1 u.p.o.o., przez błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że pracodawcy nie przysługuje zwrot odprawy, o której mowa w art. 125 u.p.o.o., wypłaconej pracownikowi będącemu żołnierzem OT podczas, gdy powołany przepis literalnie i jednoznacznie nadaje uprawnienie pracodawcy zatrudniającemu pracownika będącego żołnierzem OT do uzyskania świadczenia pieniężnego.

Wobec powyższego Spółka wniosła o zmianę zaskarżonej decyzji i przyznanie wnioskowanego świadczenia pieniężnego.

W uzasadnieniu odwołania Spółka wywodziła, że w treści przepisu art. 134a ust. 1 u.p.o.o., określając katalog osób, z powołaniem których wiąże się uprawnienie pracodawcy do otrzymania rekompensaty, ustawodawca posłużył się alternatywą łączną poprzez użycie spójnika "lub", który w sensie logicznym (matematycznym) może być stosowany tylko w jednym znaczeniu, zgodnie z którym A lub B oznacza: A, B, A+B. Zatem o rekompensatę może ubiegać się skutecznie zarówno pracodawca, który zatrudnia pracownika spełniającego tylko jedną przesłankę warunkującą przyznanie rekompensaty (np. jest żołnierzem OT), jak i pracodawca, który zatrudnia pracownika spełniającego kilka lub wszystkie z wymienionych w tym przepisie wymagań (jest jednocześnie żołnierzem OT i żołnierzem rezerwy). W ocenie Spółki uznać należy, że pracodawca ma prawo dochodzić jednej rekompensaty, której przyznanie jest uwarunkowane spełnieniem różnych przesłanek, które mogą być spełnione łącznie, ale nie muszą. Również wykładnia celowościowa tego przepisu w świetle ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o zmianie ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz niektórych innych ustaw, którą został wprowadzony nowy rodzaj czynnej służby wojskowej - Terytorialna Służba Wojskowa (TSW), przemawia za autonomicznych charakterem przesłanki posiadania statusu żołnierza OT przez pracownika, za którego powołanie pracodawca może dochodzić rekompensaty.

Zdaniem Spółki, odmienna wykładnia tego przepisu stanowi naruszenie słusznego interesu obywateli oraz zasady równości wobec prawa, a wykładnia dokonana przez organ pierwszej instancji powoduje, że ochrona interesów pracodawcy staje się czysto iluzoryczna.

Szef Sztabu Generalnego WP (zwany dalej Szefem SzGWP, organem drugiej instancji lub organem odwoławczym), w wyniku rozpoznania powyższego odwołania, decyzją z dnia [...] grudnia 2019 r. nr [...], wydaną na podstawie art. 138 § 2 i 2a oraz art. 107 § 3 K.p.a. w zw. z art. 134a ust. 1, 2 i 5 u.p.o.o., uchylił zaskarżoną decyzja Szefa WSzW z dnia [...] lutego 2019 r. w części dotyczącej uzasadnienia decyzji i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia ze wskazaniem okoliczności, jakie należy wziąć pod uwagę przy ponownej ocenie sprawy.

Na skutego złożonego przez Spółkę sprzeciwu od tej decyzji Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dnia 11 września 2020 r. sygn. akt II SA/Wa 1749/20 uchylił zaskarżoną decyzję Szefa SzGWP z dnia [...] grudnia 2019 r.

W uzasadnieniu wyroku Sąd wskazał, że ponownie rozpatrując odwołanie, organ II instancji będzie zobowiązany zastosować jedną z dopuszczalnych form rozstrzygnięcia wymienionych w art. 138 § 1 pkt 1-3 lub § 2 K.p.a. Podkreślił przy tym, że przepis art. 138 K.p.a. zawiera zamknięty katalog decyzji organu odwoławczego, co oznacza, że organ odwoławczy nie jest uprawniony do wydania decyzji o sentencji innej, niż wymieniona w tym przepisie.

W toku ponownego rozpoznania odwołania Szef SzGWP pismem z dnia [...] maja 2021 r., działając na podstawie art. 79a § 1 i 2 K.p.a., poinformował Spółkę o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów dowodowych oraz zgłoszonych żądań. Jednocześnie wskazał, że z przedłożonych do sprawy dokumentów nie wynika, by Spółka wypłaciła odprawę. Udowodnienie wypłacenia odprawy stanowi natomiast jedną z obligatoryjnych i zależnych od strony przesłanek warunkujących możliwość zrekompensowania odprawy na podstawie art. 134a ust. 1, 2 i 5 u.p.o.o., które nie zostały na dzień wysłania informacji spełnione lub wykazane, a co może skutkować wydaniem decyzji niezgodnej z żądaniem strony.

W odpowiedzi na powyższe Spółka w piśmie z dnia [...] maja 2021 r. podniosła, że okoliczność wypłacenia odprawy została wykazana w potwierdzeniu przelewu z dnia [...] listopada 2018 r. wykonanego na konto M.O. oraz, że dokument ten został przedłożony wraz z wnioskiem o rekompensatę odprawy. Spółka wyjaśniła jednocześnie, że przelew został wykonany na kwotę 2800 zł netto, na którą składała się odprawa za powołanie do TSW za okres od [...] października 2018 r. do [...] października 2018 r. w kwocie 1756, 26 zł netto (2142,26 zł brutto) oraz wynagrodzenie za dni w których M.O. świadczył pracę w miesiącu październiku w kwocie 1043,74 zł netto (1401,92 zł brutto).

Do pisma Spółka załączyła dokument "lista płac rozbudowana październik 2018 podstawowy".

Szef SzGWP uznając, że pracodawca nie wykazał podawanej wysokości poniesionych kosztów wypłaconej odprawy, pismem z dnia [...] lipca 2021 r. zobowiązał Spółkę do uzupełnienia dowodów dotyczących obliczenia i zaksięgowania kosztów wypłaconej odprawy.

W odpowiedzi na powyższe wezwanie Spółka, przy piśmie z dnia [...] sierpnia 2021 r. przedłożyła listy płac M.O. za miesiące czerwiec, lipiec i sierpień 2018 r. wraz z potwierdzeniem dokonania przelewu kwot za te miesiące, polecenie księgowania kosztów wynagrodzeń pracowników z [...] października 2018 r. bez danych indywidualizujących, nieoznaczoną osobowo listę płac za październik 2018 r., a także wniosek dotyczący innego pracownika wraz z wyliczeniem odprawy, listą płac i przelewem na konto Spółki dotyczącymi osoby niebędącej stroną postępowania.

W dniu [...] stycznia 2022 r. pełnomocnik organu skontaktował się telefonicznie z pracownikiem M.O. w celu ustalenia, czy pracodawca wypłacił mu odprawę przysługującą na podstawie art. 125 u.p.o.o. i w jakiej formie. M.O. poinformował w trakcie rozmowy pełnomocnika organu, że nie pamięta faktu otrzymania odprawy, ale zobowiązał się sprawdzić to na swoim koncie bankowym i poinformować o tym organ pisemnie, za pośrednictwem e-maila. (vide: notatka urzędowa k- 213 akt administracyjnych).

Następnie, w wiadomości e-mail z dnia [...] stycznia 2022 r. przesłanej do pełnomocnika organu M.O. poinformował, że w historii jego konta bankowego od września 2018 r. do marca 2019 r. nie widnieje żaden przelew związany z odprawą z tytułu służby w WOT od pracodawcy M.. Jednocześnie poinformował, że nie pamięta, czy odprawa była mu wypłacona w gotówce oraz, że od kolegi zatrudnionego w Spółce otrzymał informacje, że on dostał odprawę od pracodawcy na konto (k- 214 akt administracyjnych).

Szef SzGWP , w wyniku ponownego rozpoznania odwołania, decyzją z dnia [...] stycznia 2022 r. nr [...] wydaną na podstawie art. 138 § 1 pkt 2 K.p.a. uchylił w całości decyzję Szefa WSzW z dnia [...] lutego 2019 r. i odmówił Spółce wypłaty świadczenia pieniężnego w kwocie 2142,26 zł z tytułu pełnienia przez pracownika M.O. terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w okresie od dnia [...] października 2018 r. do dnia [...] października 2018 r. (16 dni), ze względu na niewykazanie dokonania wypłaty odprawy.

W uzasadnieniu decyzji organ odwoławczy stwierdził, że pracodawca, który był trzykrotnie wzywany do uzupełnienia wniosku poprzez przedłożenie dowodów na okoliczność wypłaty M.O. odprawy, nie przedłożył dokumentu przelewu, ani innego potwierdzającego osobisty odbiór odprawy przysługującej pracownikowi na podstawie art. 125 u.p.o.o.

Ponadto organ podniósł, że w dniu [...] stycznia 2022 r. skontaktował się telefonicznie z M.O., który poinformował, że nie pamięta faktu otrzymania odprawy, ale zobowiązał się sprawdzić to na swoim koncie i udzielić odpowiedzi na wskazany adres poczty elektronicznej pełnomocnika organu. W tym samym dniu M.O. poinformował organ, że w historii jego konta bankowego od września 2018 r. do marca 2019 r. nie widnieje żaden przelew związany z odprawą z tytułu służby w WOT od pracodawcy oraz, że nie pamięta, czy odprawa była mu wypłacona w gotówce.

Organ stwierdził, że listy płac przedłożone przez Spółkę z czerwca, lipca i sierpnia 2018 r. nie odpowiadają zasadom określonym dla ustalania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, ustanowionym w art. 125 u.p.o.o., § 14 i § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14) zwanego dalej "rozporządzeniem urlopowym" w związku z § 5 ust. 2, 3 pkt 4 i ust. 5 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 21.07.2017 r. w sprawie świadczenia pieniężnego przysługującego pracodawcom zatrudniającym żołnierzy rezerwy posiadających nadany przydział kryzysowy za okres odbywania przez tych żołnierzy ćwiczeń wojskowych lub pełnienia okresowej służby wojskowej oraz żołnierzy pełniących terytorialną służbę wojskową rotacyjnie (Dz. U. z 2019 r. poz. 1837) zwanego dalej "rozporządzeniem 2017". Z § 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego wynika bowiem, że składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Natomiast § 5 ust. 5 rozporządzenia 2017 stanowi, że "Wysokość wypłaconej żołnierzowi OT odprawy, o której mowa w art. 125 ustawy, uwzględnia się w kosztach liczonych za okres miesiąca, w którym żołnierz OT stawił się po raz pierwszy do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie.

Organ odwoławczy przypomniał, że M.O. stawił się po raz pierwszy do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie dnia [...] października 2018 r. Przelew bankowy jest natomiast dokumentem księgowym na okoliczność dokonania zapłaty (wypłaty). Dlatego w październiku 2018 r., pracodawca był zobowiązany dokonać wypłaty odprawy i uwzględnić tę czynność w kosztach. Nadto, zgodnie z § 5 ust. 3 pkt 4 rozporządzenia z 2017: "Koszty, o których mowa w art. 134a ust. 2 ustawy, oblicza się za okres nieobecności w pracy żołnierza rezerwy lub żołnierza OT, liczone wyłącznie od dnia jego powołania do czynnej służby wojskowej do dnia zwolnienia z niej lub od dnia rozpoczęcia pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie do dnia zakończenia jej pełnienia, z tym że w przypadku: (...) 4) terytorialnej służby wojskowej rotacyjnej - okres ten stanowi suma poszczególnych dni, w których w danym miesiącu była pełniona służba". Przelew bankowy wykonany [...] listopada 2018 r. nie odpowiada powyżej wskazanym wymogom, a w związku z niepotwierdzeniem przez pracownika otrzymania odprawy, twierdzenia pracodawcy są niewiarygodne. Z art. 134a ust. 1 i 2 u.p.o.o. - w odniesieniu do pełnienia TSW - wynika, że świadczenie pieniężne przysługuje pracodawcy zatrudniającemu pracownika będącego żołnierzem OT za okres pełnienia TSW rotacyjnie przez tego żołnierza. Przy czym świadczenie obejmuje wyłącznie rekompensatę kosztów, "a także wypłaty żołnierzowi rezerwy odprawy, o której mowa w art. 125".

Organ odwoławczy podkreślił nadto, że pracodawca, dwukrotnie wezwany przez ten organ do uzupełnienia dowodów, przedkładał kolejne wydruki albo kopie list płac i przelewów z różnych okresów, ale nieodpowiadające dyspozycji przepisów prawa, właściwych w niniejszej sprawie.

W skardze na powyższą decyzję Szefa SzGWP skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie M. Sp. z o.o., reprezentowana przez pełnomocnika, zarzuciła

I. naruszenie prawa procesowego, mające wpływ na wynik sprawy, tj.:

– art. 10 § 1 i art. 79 K.p.a., poprzez brak zapewnieniem stronie prawa do udziału w czynnościach dowodowych i możliwości wypowiedzenia się co do przeprowadzonych dowodów w zakresie powołanych dopiero w uzasadnieniu decyzji ustaleń telefonicznych i informacji mailowej uzyskanych od pracownika Spółki,

– art. 67 § 1 w zw. z art 72 K.p.a., poprzez naruszenie formy czynności postępowania i oparcie rozstrzygnięcia na ustaleniach telefonicznych i informacji mailowej przekazanych przez pracownika Spółki, co do których nie wiadomo w jakiej formie zostały utrwalone, a jeżeli była to jedynie notatka służbowa, to naruszenie wymogu sporządzenia protokołu,

– art. 7, art. 75 § 1, art. 77 § 1, art. 80 K.p.a., poprzez przyjęcie za podstawę ustaleń okoliczności z wadliwie przeprowadzonych czynności postępowania, oraz poczynienie ustaleń co do braku wypłaty odprawy w sposób niezgodny z prawidłami logiki,

– art. 7 w zw. z art. 77 w zw. z art. 80 K.p.a., poprzez nierozpatrzenie zebranego w sprawie materiału dowodowego w sposób wyczerpujący, nieprawidłową i fragmentaryczną analizę oraz dowolną ocenę materiału dowodowego, wyrażającą się zwłaszcza w pominięciu przy wydawaniu decyzji istotnych faktów oraz braku uznania, że zachodzą podstawy do uwzględnienia wniosku o wypłatę świadczenia pieniężnego, obejmującego koszty wypłaconej pracownikowi odprawy, podczas gdy w przedmiotowej sprawie w należyty sposób wypełniła ona obowiązki wynikające z art. 134a ust. 1 u.p.o.o., a także przedłożyła komplet dokumentów niezbędnych do rozpatrzenia sprawy oraz wypłaciła należne pracownikowi świadczenie pieniężne,

– art. 6 w zw. art. 8 § 1 i art. 7 K.p.a. poprzez opieranie się na wątpliwych źródłach dowodowych pozyskanych bez wiedzy strony, pod koniec prowadzonego w sposób przewlekły postępowania, pomimo istnienia dowodów, stwierdzających fakt odmienny, uporczywego żądania dodatkowych dokumentów bez wskazania jakich dokumentów organ oczekuje, brak wyjaśniania stanu faktycznego i załatwienia sprawy z uwzględnieniem słusznego interesu strony,

II. prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy:

– art. 134a ust. 1 i 7 w zw. z art. 134a ust. 5 u.p.o.o. poprzez ich niewłaściwe zastosowanie i odmowę wypłaty świadczenia pieniężnego, w sytuacji gdy pracodawca należycie wypłacił pracownikowi odprawę, odpowiednio udokumentował wydatki oraz złożył prawidłowy wniosek o wypłatę.

Wskazując ww. zarzuty skarżąca Spółka wniosła o uchylenie zaskarżonej decyzji, jak też o zasądzenie na rzecz strony skarżącej kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego, według norm przepisanych.

W uzasadnieniu skargi Spółka podniosła, że dowód dokonania wypłaty odprawy został załączony już do wniosku złożonego do organu pierwszej instancji. Ponadto, na etapie postępowania odwoławczego Spółka przedstawiła dodatkowe dowody z dokumentów na okoliczność sposobu wyliczenia odprawy oraz potwierdzenia jej wypłaty na rachunek pracownika. W związku z powyższym Spółka zarzuciła, że organ nie wskazał na czym miałoby polegać niedopełnienie wypłaty zgodnie z przepisami podkreślając, że wielokrotnie wskazywała, że dokonała wyliczenia odprawy według zasad określonych dla ekwiwalentu urlopowego. Wobec zmiennych składników wynagrodzenia pracownika Spółka wzięła pod uwagę ich średnią wysokość z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc powołania do wojska, z uwzględnieniem zmian pomiędzy datą powołania i datą wypłaty odprawy. Wysokość odprawy wynikała z przedłożonych dokumentów popartych precyzyjnymi wyjaśnieniami Spółki.

Odnosząc się do zarzutu, że przedłożone potwierdzenie przelewu dokumentujące wypłatę odprawy pochodzi z dnia [...] listopada 2018 r., podczas gdy pracodawca zobowiązany był dokonać wypłaty odprawy w październiku, Spółka wyjaśniła, że zgodnie z art. 85 § 1 i 2 Kodeksu pracy pracodawca dokonuje wypłaty wynagrodzeń za pracę z dołu, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne. W związku z tym wynagrodzenie pracownika wraz z odprawą, należne za październik 2018 r., zostało wypłacone w listopadzie, stanowiło ono jednak w całości koszt miesiąca października, co zostało udokumentowane załączonym dowodem [...].

Spółka podniosła nadto, że rażącym naruszeniem procedury było poczynienie ustaleń faktycznych przez organ na podstawie rozmowy telefonicznej i informacji mailowej przekazanych przez pracownika. W ocenie skarżącej, uzupełnienie materiału dowodowego powinno nastąpić w formie przesłuchania świadka i utrwalone w protokole, ponieważ okoliczności mające istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy powinny być utrwalona protokołem, a tylko inne czynności, (mniej istotne), z których nie sporządza się protokołu, mogą przyjąć inną formę. Spółka zarzuciła więc, że nie została nawet poinformowana, czy z opisanej wyżej czynności została sporządzona notatka. Ponadto, jak wynika z uzasadnienia decyzji, organ drugiej instancji skontaktował się z pracownikiem Spółki w dniu [...] stycznia 2022 r., a więc już po skierowanych do strony pismach w trybie art. 79a § 1 i 2 K.p.a. W konsekwencji Spółka nie została poinformowana o nowych "dowodach" w sprawie i nie miała możliwości wypowiedzenia się w przedmiocie zebranego materiału dowodowego.

Strona skarżąca zakwestionowała również miarodajność informacji mailowej przekazanej przez pracownika podnosząc, że nigdy nie wskazywała, by odprawa była wypłacona odrębnym przelewem, natomiast wysokość wpłaty na konto pracownika z dnia [...] listopada 2018 r. potwierdza, że obejmuje ona również odprawę. Spółka wykazała jednocześnie, że wysokość wynagrodzenia za październik 2018 r., uwzględniająca usprawiedliwioną, ale nieodpłatną nieobecność pracownika, byłaby znacznie niższa, podkreślając, że kalkulację wyliczeń wielokrotnie przedstawiano organowi, a do skargi jedynie dodatkowo dołączono kartę pracownika.

Spółka wyjaśniła też, że w piśmie z dnia [...] lutego 2021 r. tylko pomocniczo wskazała na analogiczne wyliczenia odprawy dokonane dla innego pracownika Spółki, które to wyliczenie (na podstawie analogicznych jak w niniejszej sprawie dokumentów) zostało uznane przez Szefa Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego w [...] za prawidłowe, a koszt odprawy zwrócony pracodawcy.

W odpowiedzi na skargę pełnomocnik organu wniósł o jej oddalenie podtrzymując argumentację zawartą w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Odnosząc się do zarzutów skargi, pełnomocnik organu uznał za niezasadne zarzuty naruszenia art. 10 § 1 i art. 79 K.p.a., wskazując na dokumenty znajdujące się w aktach sprawy. Stwierdził też, że weryfikacji przedłożonych dokumentów przed wypłatą świadczenia mogą dokonać organy obydwu instancji, przy czym przepisy nie wykluczają żadnej z możliwych metod weryfikacji, co oznacza, że i pracownik może być osobowym źródłem dowodowym.

Pełnomocnik organu zakwestionował również zarzut naruszenia art. 67 § 1 w związku z art. 72 K.p.a., podnosząc za orzecznictwem sądów administracyjnych, że do utrwalenia odbytej rozmowy telefonicznej wystarczy adnotacja pracownika. Pełnomocnik organu podkreślił też, że rozmowa telefoniczna z pracownikiem oraz jego wiadomość mailowa w kontekście przedłożonych dokumentów księgowych, ale w zakresie dokonania wypłaty odprawy do rąk pracownika a żołnierza OT nie stanowią dowodu przeciwnego do przedłożonych przez pracodawcę i uznanych przez organ jako istotne w sprawie, ponieważ nie stanowiły podstawy odmowy rekompensowania odprawy, której wypłata budzi wątpliwości, czy została rzeczywiście dokonana, z uwagi na niewłaściwe udokumentowanie tej czynności.

Za nieuzasadniony uznał również pełnomocnik organu zarzut naruszenia art. 7, art. 75 § 1, art. 77 § 1 i art. 80 K.p.a., zaznaczając, że to wnioskodawca, czyli Spółka, powinna przedstawić wraz z wnioskiem, dowody określone w przepisach prawa. Pełnomocnik organu wyjaśnił też, że wykazywanie kalkulacji i powoływanie się obecnie na jakiekolwiek liczby, kwoty i współczynniki oraz nowe dowody przez stronę skarżącą jest spóźnione. Obliczenia, jakie dopiero teraz przedstawia pełnomocnik strony skarżącej, powinny były być przez niego wykazane i poparte dokumentacją rachunkowo-księgową pracownika, a żołnierza OT w odpowiednim czasie, tj. wraz z wnioskiem, nie później niż przed upływem terminu prawa materialnego na złożenie udokumentowanego wniosku, a nie dopiero przed sądem administracyjnym, dodając, że organy wzywały pracodawcę do uzupełnienia braków i przedłożenia dowodów.

W piśmie procesowym z dnia [...] czerwca 2022 r. pełnomocnik organu podniósł dodatkowo, że załączony do skargi odpis naliczeń za październik 2018 r. w zakresie naliczenia odprawy nie jest zgodny z przepisami prawa, ponieważ od odprawy nie odprowadza się składek na ubezpieczenie społeczne, a podlega ona tylko opodatkowaniu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Sąd administracyjny wykonuje wymiar sprawiedliwości, poddając kontroli decyzje wydawane przez organy administracji publicznej pod względem ich zgodności z prawem, badając czy właściwie zastosowano przepisy prawa materialnego i przestrzegano przepisów proceduralnych w postępowaniu administracyjnym. Sąd jest władny wzruszyć zaskarżoną decyzję jedynie w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa. Art. 145 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej jako P.p.s.a.) określa w jakich sytuacjach decyzje lub postanowienia podlegają uchyleniu.

Dokonując oceny zasadności skargi M. Sp. z o.o. na decyzję Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, Sąd doszedł do przekonania, że skarga ta zasługuje na uwzględnienie, gdyż decyzja ta narusza przepisy postępowania w sposób mogący mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Wskazana decyzja została wydana na podstawie art. 138 § 1 pkt 2 K.p.a. Przepis ten określa jedno z możliwych rozstrzygnięć, jakie organ odwoławczy może wydać po rozpoznaniu odwołania od decyzji organu pierwszej instancji. Stosownie do jego treści organ odwoławczy wydaje decyzję, w której uchyla zaskarżoną decyzję w całości albo w części i w tym zakresie orzeka co do istoty sprawy albo uchylając tę decyzję - umarza postępowanie pierwszej instancji w całości lub w części.

Zaskarżoną decyzją, wydaną na podstawie art. 138 § 1 pkt 2 K.p.a., Szef SzGWP uchylił w całości decyzję Szefa WSzW w [...] z dnia [...] lutego 2019 r. odmawiającą przyznania świadczenia pieniężnego dla pracodawcy – M. Sp. z o.o. z siedzibą w L. "w związku z poniesieniem kosztów z tytułu odprawy wypłaconej na rzecz pracownika M.O. pełniącego terytorialną służbę wojskową rotacyjnie w dniach od [...] października 2018 r. do [...] października 2018 r." i w tym zakresie orzekł co do istoty sprawy, odmawiając ww. pracodawcy wypłaty świadczenia pieniężnego, o którym mowa w art. 134a ust 1, 2 i 7 w zw. z art. 125 u.p.o.o. - w kwocie 2142,26 zł z tytułu pełnienia przez pracownika M.O. terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie w okresie od dnia [...] października 2018 r. do dnia [...] października 2018 r. (16 dni), ze względu na niewykazanie dokonania wypłaty odprawy.

Organ pierwszej instancji w decyzji z dnia [...] lutego 2019 r. odmowę przyznania na rzecz skarżącej Spółki świadczenia pieniężnego w związku z poniesieniem kosztów z tytułu odprawy wypłaconej na rzecz pracownika uzasadnił tym, że pracownik M.O. w chwili powołania do terytorialnej służby wojskowej nie posiadał statusu żołnierza rezerwy.

Z uzasadnienia tej decyzji wynikało, że organ pierwszej instancji nie kwestionował samego faktu wypłaty odprawy przez Spółkę stwierdzając, że "pracownikowi w dniu [...].11.2018 r. zgodnie z potwierdzeniem przelewu została wypłacona przez pracodawcę odprawa".

Spółka w odwołaniu od tej decyzji zakwestionowała dokonaną przez organ pierwszej instancji wykładnie przepisu art. 134a ust. 1 u.p.o.o.

Szef SzGWP uchylając decyzję organu pierwszej instancji i orzekając co do istoty sprawy nie odniósł się w ogóle do zarzutów odwołania oraz dokonanej przez organ pierwszej instancji wykładni przepisów prawa materialnego. Odmowę wypłaty świadczenia pieniężnego na rzecz Spółki uzasadnił natomiast tym, że pracodawca nie przedłożył dowodów potwierdzających wypłatę odprawy.

Organ odwoławczy nie jest oczywiście związany ustaleniami faktycznymi dokonanymi przez organ pierwszej instancji, co wynika z zasady dwuinstancyjności postępowania wyrażonej w art. 15 K.p.a. Organ odwoławczy jest obowiązany ponownie rozpatrzyć sprawę administracyjną w jej całokształcie.

Analizując uzasadnienie zaskarżonej decyzji nie sposób jednak ustalić, czy organ odwoławczy odmawiając wypłaty świadczenia pieniężnego kwestionuje w ogóle fakt dokonania przez Spółkę wypłaty odprawy na rzecz pracownika, czy kwestionuje tylko sposób naliczenia odprawy przez Spółkę, czy też to, że przelew należności tytułem odprawy nie został wykonany w miesiącu październiku 2018 r.

Z akt administracyjnych sprawy wynika, że Spółka do wniosku z dnia [...] stycznia 2019 r. o rekompensatę kosztów związanych z wypłatą odprawy na rzecz pracownika załączyła potwierdzenie realizacji przelewu z dnia [...] listopada 2018 r. na rzecz pracownika M.O. kwoty 2800,10 zł, gdzie w tytule wskazano "Wynagr, za Październik 2018" .

Spółka w toku postępowania kilkakrotnie wyjaśniała, że na powyższą kwotę przelewu składała się odprawa za powołanie do TSW za okres od [...] października 2018 r. do [...] października 2018 r. w kwocie 1756, 26 zł netto (2142,26 zł brutto) oraz wynagrodzenie za dni w których M.O. świadczył pracę w miesiącu październiku w kwocie 1043,74 zł netto (1401,92 zł brutto), przedstawiając na te okoliczność stosowne dokumenty.

Spółka wyjaśniła też, że odprawa została wprawdzie wypłacona wraz z należnym wynagrodzeniem w dniu [...] listopada 2018 r., ale została uwzględniona przez pracodawcę w kosztach liczonych za miesiąc październik 2018 r.

Na etapie postępowania odwoławczego Spółka, na wezwanie organu, przedstawiła też dodatkowe dokumenty oraz wyjaśnienia dotyczące sposobu naliczenia odprawy.

Z uzasadnienia zaskarżonej decyzji nie wynika, dlaczego organ odwoławczy odmówił wiary przedstawionym przez Spółkę w toku postępowania dowodom i wyjaśnieniom.

Informacja podana przez pracownika M.O. w wiadomości e-mail z dnia [...] stycznia 2022 r., że w historii jego konta bankowego od września 2018 r. do marca 2019 r. nie widnieje żaden przelew związany z odprawą z tytułu służby w WOT od pracodawcy M. nie podważa wiarygodności przedstawionych przez Spółkę dokumentów, gdyż jak wielokrotnie wyjaśniała Spółka, i co wynika z załączonego do akt potwierdzenia przelewu z dnia [...] listopada 2018 r., w tytule przelewu pracodawca wskazał zbiorczo "Wynagrodzenie za październik 2018".

Nadto, w sytuacji, gdy organ odwoławczy zdecydował się na przeprowadzenie takiego dodatkowego dowodu to powinien poinformować o tym Spółkę i umożliwić jej ustosunkowanie się do wyjaśnień przekazanych przez pracownika, przed wydaniem decyzji ostatecznej w sprawie.

W tym stanie rzeczy uzasadniony jest zarzut naruszenia przez organ odwoławczy przepisów postępowania administracyjnego, tj. art. 7, art. 10 § 1, art. 77 § 1 oraz art. 80 K.p.a. w związku z art. 8 § 1 K.p.a., w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Uzasadnione jest także postawienie organowi odwoławczemu zarzutu naruszenia art. 107 § 3 K.p.a., bowiem uzasadnienie zaskarżonej decyzji nie odpowiada wymogom przewidzianym w tym przepisie. Organ odwoławczy nie wyjaśnił w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji z jakich przyczyn uznał, że Spółka nie wykazała faktu dokonania wypłaty odprawy na rzecz pracownika M.O. oraz, którym z przedstawionych przez Spółkę dokumentom i dlaczego, nie dał wiary.

Zaniechania organu w tym zakresie skutkowały uchyleniem zaskarżonej decyzji.

Ponownie rozpoznając sprawę Szef SzGWP zobowiązany będzie ustosunkować się do zarzutów podniesionych przez Spółkę w odwołaniu od decyzji organu pierwszej instancji, umożliwić Spółce wypowiedzenie się co do zebranych dowodów w sprawie, ewentualnie przeprowadzić dodatkowe dowody. W przypadku dalszego twierdzenia, że zachodzą przesłanki do wydania decyzji o odmowie wypłaty na rzecz na rzecz Spółki świadczenia pieniężnego, ze względu na niewykazanie dokonania wypłaty odprawy na rzecz pracownika, organ zobowiązany będzie do rzetelnego wyjaśnienia w uzasadnieniu decyzji swojego stanowiska, z uwzględnieniem regulacji art. 107 § 3 K.p.a. Organ musi przy tym ustosunkować się do przedstawionych przez Spółkę dowodów z dokumentów. Z uzasadnienia decyzji musi też wynikać w sposób jasny, czy organ kwestionuje w ogóle fakt dokonania przez Spółkę wypłaty odprawy na rzecz pracownika, czy też odmawia wypłaty świadczenia pieniężnego z uwagi na niewłaściwy sposób naliczenia odprawy przez Spółkę.

Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzekł jak w sentencji wyroku.

O kosztach postępowania obejmujących wynagrodzenie pełnomocnika oraz opłatę skarbową od pełnomocnictwa, Sąd orzekł na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 ww. ustawy.