Wyrok NSA, sygn. akt I OSK 1779/13
Naczelny Sąd Administracyjny
Data orzeczenia: 2014-12-02 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6219 Inne o symbolu podstawowym 621
Hasła tematyczne: Pomoc społeczna
Skarżony organ: Samorządowe Kolegium Odwoławcze
Treść wyniku: Oddalono skargę kasacyjną
Powołane przepisy: article: art. 218 § 1 i 2
journal: Dz.U. 2013 poz 267
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jednolity
article: art. 184
journal: Dz.U. 2012 poz 270
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - tekst jednolity.

SENTENCJA

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: sędzia NSA Wiesław Morys sędzia NSA Barbara Adamiak sędzia NSA Ewa Dzbeńska (spr.) Protokolant starszy asystent sędziego Rafał Kopania po rozpoznaniu w dniu 2 grudnia 2014 roku na rozprawie w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej A. S. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 5 kwietnia 2013 r. sygn. akt III SA/Łd 967/12 w sprawie ze skargi A. S. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim z dnia [...] sierpnia 2012 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia oddala skargę kasacyjną.


UZASADNIENIE

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi wyrokiem z dnia 5 kwietnia 2013 r., sygn. akt III SA/Łd 967/12 oddalił skargę A. S. oraz następców prawnych R. W. – D. W. oraz J. W. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim z dnia [...] sierpnia 2012 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia.

Wyrok ten zapadł w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych:

Podaniem z dnia 14 czerwca 2011 r. A. S. i R. W. wystąpili do Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim o wydanie zaświadczenia potwierdzającego, że:

- budynek przy ul. [...] w Tomaszowie Mazowieckim był objęty przydziałem kwaterunkowym;

- będące współwłasnością A. S. i R. W. dwa lokale o pow. [...]m2 były wynajmowane na zasadach, jakie obowiązywały po wprowadzeniu dekretu z 1945 r. o publicznej gospodarce lokalami, a po wejściu w życie ustawy z kwietnia 1974 r. w rozumieniu art. 60 tej ustawy, obowiązywały aż do 1994 r., a gdzie najem nie wygasł obowiązują nadal;

- najem lokali, o których mowa wyżej trwał także w okresie od 12 listopada 1994 r. do 25 kwietnia 2005 r.

Wnioskodawcy wskazali, że zaświadczenie jest im niezbędne do ubiegania się o przyznanie premii kompensacyjnej w Banku Gospodarstwa Krajowego.

Postanowieniem z dnia [...] sierpnia 2011 r. Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego odmówił A. S. i R. W. wydania zaświadczenia uzasadniając, że nie posiada dokumentów, na podstawie których mógłby wydać zaświadczenie o żądanej treści.

Organ poinformował przy tym, że w posiadaniu T. Sp. z o.o. w Tomaszowie Mazowieckim znajduje się rejestr decyzji o zasiedleniach prowadzonych od 1970 r., z którego wynika, iż pod adresem: ul. [...] w Tomaszowie Mazowieckim przydzielono na podstawie decyzji nr [...] z dnia [...] lipca 1970 r. T. B. lokal składający się z jednej izby o pow. użytkowej [...]m2, obejmując tym przydziałem 2 osoby. Brak jest natomiast dokumentów potwierdzających wydanie większej ilości decyzji administracyjnych o przydziale lokalu kwaterunkowego w tym budynku, a z informacji uzyskanej w Biurze Ewidencji Ludności Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim wynika, że T. B. oraz jego żona zameldowani byli w ww. budynku w okresie od 16 września 1970 r. do 21 sierpnia 1984 r.

Na powyższe postanowienie A. S. i R. W. wnieśli zażalenie.

Postanowieniem z dnia [...] sierpnia 2011 r. nr [...] Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Piotrkowie Trybunalskim utrzymało w mocy rozstrzygnięcie organu I instancji.

Wyrokiem z dnia 21 grudnia 2011 r., sygn. akt III SA/Łd 1035/11 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi, po rozpatrzeniu skargi A. S. i R. W., uchylił postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego i poprzedzające je postanowienie Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego.

Po ponownym rozpoznaniu sprawy, postanowieniem z dnia [...] czerwca 2012 r. Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego odmówił A. S. i R. W. wydania zaświadczenia o żądanej treści.

Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Piotrkowie Trybunalskim postanowieniem z dnia [...] sierpnia 2012 r. nr [...], po rozpatrzeniu zażalenia A. S. oraz R. W., utrzymało w mocy zaskarżone postanowienie.

W uzasadnieniu organ podkreślił, że zgodnie z zaleceniami Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi zawartymi w wyroku z dnia 21 grudnia 2011 r., sygn. akt III SA/Łd 1035/11 przeprowadzono postępowanie wyjaśniające, w trakcie którego dokonano analizy dostępnych kart rejestru mieszkańców budynku położonego w Tomaszowie Mazowieckim przy ul. [...], kart osobowych mieszkańców w zakresie dokonywanych na nich zmian oraz danych zawartych w ewidencji ludności miasta Tomaszowa Mazowieckiego. Organ I instancji ustalił, że karty rejestru mieszkańców założone zostały dla poszczególnych lokali i zawierają dane osobowe osób zamieszkujących w poszczególnych lokalach. Na trzech kartach rejestru mieszkańców znajdują się dodatkowe zapisy. Przy nazwisku G. S. - lokal nr 4 - w rubryce uwagi znajduje się adnotacja "Zaś. z PMRN Wydz. Lok. Dn.24.II.66"; przy nazwisku P. S. - lokal nr 5 - w rubryce uwagi "Akt notarialny 960/54", zaś przy nazwisku B. T. - lokal nr 10 – "Decyzja Wydz. Lok. [...]". Karty rejestru mieszkańców prowadzone były do około 1977 r., a następnie zastąpione zostały kartami osobowymi mieszkańców. Zapisy dokonywane na kartach osobowych mieszkańca nie przewidywały miejsca na umieszczenie w nich adnotacji o dokumentach uprawniających do przebywania w lokalu, do którego zgłaszano zameldowanie. W związku z tym, na podstawie kart osobowych mieszkańca nie jest możliwe ustalenie, na jakiej podstawie pod danym adresem przebywała określona osoba.

Organ dodał, że druki dotyczące zgłoszeń zameldowania i wymeldowania archiwizowane były i są przez okres 5 lat, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (D. U. Nr 69, poz. 636) oraz zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), wobec czego nie mogły być one obecnie przedmiotem analizy. Kolegium podniosło, iż na podstawie analizy danych zawartych w ewidencji ludności miasta Tomaszowa Mazowieckiego można jedynie stwierdzić, kto był zameldowany w budynku przy ul. [...] i okres tego zameldowania, brak jest natomiast możliwości ustalenia, na jakiej podstawie osoby te zamieszkiwały pod danym adresem.

Zdaniem organu odwoławczego, z dokumentacji będącej w dyspozycji Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim nie wynika, że dane tam zawarte odnoszą się do faktów i stanu prawnego, których poświadczenia żądają wnioskodawcy. Skoro Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego nie dysponuje danymi do wydania zaświadczenia o żądanej przez A. S. i R. W. treści, to odmowa wydania zaświadczenia jest zasadna.

W skardze na powyższe postanowienie A. S. i R. W. zarzucili naruszenie prawa materialnego oraz niewykonanie zaleceń Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi zawartych w uzasadnieniu wyroku z dnia 21 grudnia 2011 r. sygn. akt III SA/Łd 1035/11. Skarżący podnieśli, że wskazany przez organ "brak możliwości ustalenia na jakiej podstawie osoby te zamieszkiwały pod danym adresem" należy traktować jako niekompetentne posługiwanie się przepisami. Ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz ustawa prawo lokalowe jednoznacznie wskazują, że po wprowadzeniu publicznej gospodarki lokalami zasiedlenie możliwe było jedynie na podstawie decyzji administracyjnej, natomiast zasiedlenia wcześniejsze z mocy prawa stały się najmem kwaterunkowym.

Postanowieniem podjętym na rozprawie w dniu 28 lutego 2013 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zawiesił postępowanie sądowoadministracyjne z uwagi na uzyskaną od A. S. informację, że R. W. zmarł po wniesieniu skargi do Sądu. Skarżąca przedłożyła notarialny akt poświadczenia dziedziczenia oraz oświadczenie następców prawnych o zgłoszeniu się do udziału w sprawie w miejsce zmarłego R. W. Sąd podjął z urzędu zawieszone postępowanie z udziałem następców prawnych zmarłego R. W. – J. W. i D. W.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi oddalając skargę powołał się na wyrok z dnia 21 grudnia 2011 r. sygn. akt III SA/Łd 1035/11, w którym stwierdzono, że przy ponownym rozpoznaniu sprawy organ I instancji, zgodnie z art. 218 § 2 k.p.a., zobowiązany jest przeprowadzić postępowanie wyjaśniające analizując adnotacje zamieszczone w rejestrze stałych mieszkańców, a następnie ustalić czy dane tam zawarte odnoszą się do faktów i stanu prawnego, których poświadczenia żądali wnioskodawcy. Odstąpienie bowiem od badania rejestru stałych mieszkańców skutkowało przedwczesnym uznaniem przez organy administracji obu instancji, iż Prezydent Miasta Tomaszowa Mazowieckiego nie posiada dokumentacji zawierającej dane pozwalające na wydanie zaświadczenia zgodnie z żądaniem skarżących.

Sąd wskazał, że organ administracji rozpoznając ponownie sprawę zbada rejestr stałych mieszkańców i inne ewentualnie posiadane dokumenty zawierające dane dotyczące osób zamieszkałych w przedmiotowej nieruchomości w okresie od wprowadzenia dekretu z dnia 21 grudnia 1945 r. o publicznej gospodarce lokalami (Dz. U. z 1946 r. Nr 4, poz. 27) do 1994 r., a także od 12 listopada 1994 r. do 25 kwietnia 2005 r. Dopiero po zapoznaniu się z tymi dokumentami winien wypowiedzieć się co do możliwości wydania zaświadczenia o treści żądanej przez skarżących.

W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi powyższe zalecenia zostały przez organ wykonane.

W dniu 14 maja 2012 r. zwrócono się bowiem do Archiwum Państwowego z prośbą o odszukanie w zasobach archiwalnych dokumentów dotyczących przydziału lokali kwaterunkowych w budynku mieszkalnym w Tomaszowie Mazowieckim przy ul. [...] w okresie od 1945 do 1970 r. Postanowieniem z dnia [...] maja 2012 r. Dyrektor Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim odmówił wydania żądanych dokumentów, wskazując w uzasadnieniu rozstrzygnięcia, iż w zasobie Archiwum nie odnaleziono takiej dokumentacji, a ponadto Archiwum nie dysponuje danymi na temat miejsca przechowywania tych akt.

Pismem z dnia 14 maja 2012 r. organ I instancji wystąpił również do Kierownika Biura Ewidencji Ludności w Tomaszowie Mazowieckim z prośbą o zbadanie rejestru stałych mieszkańców i innych posiadanych ewentualnie dokumentów zawierających dane dotyczące osób zamieszkałych w nieruchomości położonej w Tomaszowie Mazowieckim przy ul. [...]. Uzyskano odpowiedź, iż zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 69, poz. 636) oraz zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), druki dotyczące zgłoszeń zameldowania i wymeldowania archiwizowane były i są przez okres pięciu lat. Wyjaśniono ponadto, iż zapisy dokonywane na bieżąco na kartach osobowych mieszkańca dotyczące zmian danych osobowych nie przewidywały miejsca na umieszczanie w nich informacji na temat dokumentów uprawniających do przebywania w lokalu do którego zgłaszano zameldowanie, podobnie jak wcześniej obowiązujące karty rejestru. Kierownik Biura Ewidencji Ludności przesłał również wyciąg z danych zawartych w ewidencji ludności Miasta Tomaszowa Mazowieckiego oraz archiwalnych zapisów na kartach rejestru mieszkańców pod adresem Tomaszów Mazowiecki ul. [...], na podstawie którego można stwierdzić, że w budynku przy ul. [...] G. S. zameldowany był w okresie od 4 marca 1966 r. do 31 października 1992 r., B. T. zameldowany był w okresie od 16 września 1970 r. do 21 sierpnia 1984 r., P. S. zameldowana była w okresie od 13 sierpnia 1970 r. do 22 października 1971 r. (zapis z karty rejestru mieszkańców). Natomiast brak jest możliwości jednoznacznego ustalenia na jakiej podstawie ww. osoby zamieszkiwały pod tym adresem. Karty rejestru mieszkańców założone zostały dla poszczególnych lokali w tym budynku i zawierają w szczególności dane osobowe osób zamieszkujących w poszczególnych lokalach. Na trzech kartach rejestru mieszkańców znajdują się dodatkowe zapisy. Przy nazwisku G. S. - lokal nr 4 w rubryce uwagi znajduje się adnotacja "Zaś. z PMRN Wydz. Lok. Dn. 24.11.66", przy nazwisku P. S. - lokal nr 5 w rubryce uwagi "Akt notarialny 960/54, zaś przy nazwisku B. T. - lokal nr 10 "Decyzja Wydz. Lok. [...]". Zapisy umieszczone w uwagach są, zdaniem organu, mało precyzyjne i nie zawierają bliższych danych identyfikujących przydział lokalu. Karty rejestru mieszkańców prowadzone były do około 1977 r., a następnie zastąpione zostały przez karty osobowe mieszkańca. Zapisy dokonywane na kartach osobowych mieszkańca, dotyczące zmian danych osobowych nie przewidywały miejsca na umieszczenie w nich adnotacji o dokumentach uprawiających do przebywania w lokalu, do którego zgłaszano zameldowanie.

W związku z tym organ uznał, że na podstawie kart osobowych mieszkańca nie jest możliwe ustalenie na jakiej podstawie pod danym adresem przebywa określona osoba. Natomiast, ze względu na fakt, iż druki dotyczące zgłoszeń zameldowania i wymeldowania archiwizowane były i są przez okres pięciu lat zgodnie z rozporządzeniem nie mogły być one obecnie przedmiotem analizy.

Przeprowadzone przez organ postępowanie, zdaniem Sądu I instancji, wypełniło zalecenia zawarte w uzasadnieniu powołanego wyżej wyroku z dnia 21 grudnia 2011 r., a wyrażone na podstawie tego postępowania stanowisko ocenić należy za prawidłowe. Na podstawie posiadanych przez Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego dokumentów, brak jest możliwości wydania zaświadczenia o treści żądanej przez skarżących.

Ponadto wskazano, iż podstawą do wydania zaświadczenia przez dany organ są wyłącznie prowadzone przez niego "ewidencje, rejestry lub inne dane znajdujące się w jego posiadaniu". Wynikające z powyższych dokumentów (danych) informacje determinują możliwość wydania zaświadczenia o określonej treści. Podkreślono przy tym, że wydanie zaświadczenia jest czynnością materialno-techniczną i urzędowym zarazem potwierdzeniem określonych faktów lub stanu prawnego. Jego istota sprowadza się do tego, że nie rozstrzyga ono o żadnych prawach lub obowiązkach i nie może tworzyć nowej sytuacji prawnej. Jest zatem wyłącznie przejawem tego, co zawarte jest w źródłach, na których bazuje organ wydający zaświadczenie.

Przy tak określonych elementach konstrukcyjnych zaświadczenia żądanie wydania zaświadczenia o treści określonej we wniosku przez skarżących nie mogło być uwzględnione. Takie zaświadczenie, jakiego żądali skarżący, nie odpowiada bowiem wymogom określonym przepisami art. 218 § 1 i § 2 k.p.a. Przedmiotem zaświadczenia nie jest bowiem w tym przypadku potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikającego z prowadzonych przez organ gminy ewidencji, czy rejestrów - skoro brak jest w tych rejestrach danych dotyczących osób zamieszkałych w nieruchomości położonej w Tomaszowie Mazowieckim przy ul. [...], obejmujących informacje, których potwierdzenia domagali się skarżący. Zaświadczenie, którego żądali skarżący nie mogło zatem być wydane, jako potwierdzenie niespornych faktów wynikających z danych znajdujących się w posiadaniu organu. Zaświadczenie jest bowiem wyłącznie oświadczeniem wiedzy, natomiast skarżący domagali się od organu w istocie dokonania analizy i interpretacji przepisów prawnych zawartych m.in. w ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.) oraz ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o wspieraniu termomodernizacji i remontów (Dz. U. Nr 223, poz. 1459), do czego organ - w ramach postępowania o wydanie zaświadczenia - nie był uprawniony. Wskazane działania wykraczałyby poza zakres art. 218 § 1 k.p.a., wobec czego organy administracji publicznej mogły zasadnie odmówić sporządzenia żądanego przez skarżących dokumentu.

Dodatkowo wskazano, iż w Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z dnia 21 grudnia 2011 r. nie zalecił przeprowadzenia analizy ewentualnej dokumentacji będącej w posiadaniu wnioskodawców, czy też pozostałych współwłaścicieli nieruchomości położonej w Tomaszowie Mazowieckim przy ul. [...].

Skargę kasacyjną od powyższego wyroku wniosła A. S., zarzucając naruszenie przepisów postępowania, które to uchybienie miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj.:

1) art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 ze zm.) w zw. z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi poprzez przyjęcie, że zaskarżone postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim z dnia [...] sierpnia 2012 r. jest zgodne z przepisami prawa pomimo, że w postanowieniu tym organ – z naruszeniem przepisu art. 218 k.p.a. odmówił zmiany postanowienia Prezydenta Miasta Tomaszowa Mazowieckiego z dnia [...] czerwca 2012 r. o odmowie wydania wnioskowanego przez skarżącą zaświadczenia;

2) art. 151 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi w zw. z art. 218 § 1 k.p.a. poprzez oddalenie skargi na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim wobec stwierdzenia przez Sąd (w wyniku błędnej wykładni art. 218 § 1 k.p.a.), że organ nie dysponował danymi z rejestrów umożliwiającymi potwierdzenie w drodze zaświadczenia faktów i stanu prawnego zgodnie z wnioskiem skarżącej.

W oparciu o powyższe zarzuty skarżąca kasacyjnie wniosła o uchylenie zaskarżonego wyroku i przekazanie sprawy Sądowi I instancji do ponownego rozpoznania z orzeczeniem o kosztach postępowania kasacyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: zgodnie z art. 183 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm. zwanej dalej p.p.s.a.), Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, bierze jednak z urzędu pod rozwagę nieważność postępowania. W sprawie nie występują wyliczone w art. 183 § 2 p.p.s.a. przesłanki nieważności postępowania sądowoadministracyjnego. Z tego względu, przy rozpoznaniu sprawy, Naczelny Sąd Administracyjny związany był granicami skargi kasacyjnej.

Skarga kasacyjna nie ma usprawiedliwionych podstaw. Przepis art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 z późn. zm.) nie jest przepisem procesowym, lecz ustrojowym, określającym podstawowe kryterium sprawowania kontroli administracji publicznej przez sądy administracyjne. Może stanowić samodzielną podstawę kasacyjną tylko wówczas, gdy sąd przyjmie inne, niż legalność, kryterium kontroli. W innym wypadku należy wskazać w podstawie kasacji naruszony, zdaniem wnoszącego kasację, przepis prawa procesowego, przy czym powinien to być przepis stanowiący samodzielną podstawę skargi kasacyjnej, której nie stanowi również powołany w omawianej podstawie kasacji przepis art. 3 §1 p.p.s.a.

Zgodnie natomiast z treścią art. 218 § 1 k.p.a.: w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2 k.p.a., czyli w przypadkach, w których dana osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Treść zaświadczenia ma opierać się na posiadanych przez organ ewidencjach, rejestrach czy zbiorach danych. Zaświadczenie dotyczy zatem danych organu znajdujących się w jego ewidencji, zbiorach dokumentów lub zbiorach danych utrwalanych innymi technikami. Oznacza to, że nie jest dopuszczalne tworzenie na użytek jedynie tego postępowania materiałów dowodowych czy też kompletowanie w tym postępowaniu materiału dowodowego, mającego służyć wydaniu zaświadczenia określonej treści.

Organ administracji przed wydaniem zaświadczenia może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające (art. 218 § 2 k.p.a.). Prowadzenie takiego postępowania wyjaśniającego opierać się jednak może jedynie na danych zawartych w posiadanej przez organ dokumentacji. Zatem postępowanie w sprawach wydawania zaświadczeń stanowi rodzaj uproszczonego i w znacznym stopniu odformalizowanego postępowania o charakterze administracyjnym.

W przypadku braku dokumentów potwierdzających określone okoliczności, organ winien wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.

Wydane w tym trybie zaświadczenia czy postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia żądanej treści nie korzystają z przymiotu ostateczności, co znaczy, iż mogą być zmienione w przypadku zmiany stanu faktycznego sprawy, w sytuacji gdy organ wejdzie w posiadanie dokumentów lub innych danych umożliwiających potwierdzenie danej okoliczności. Dlatego wcześniejsze wydanie postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia w trybie art. 219 k.p.a. nie stanowi przeszkody do wydania zainteresowanemu danego zaświadczenia na skutek później złożonego wniosku, gdy materiał dowodowy to umożliwia. Zasada ta wynika z istoty zaświadczenia.

Z materiału aktowego wynika, że Sąd I instancji prawidłowo uznał, iż organy w sposób wyczerpujący zebrały materiał dowodowy znajdujący się w jego gestii. Jednak z zebranych informacji nie wynikają okoliczności, których potwierdzenia domagała się skarżąca.

Skoro w rejestrach, ewidencjach, i innych zbiorach dokumentów będących w posiadaniu Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim a także w archiwach państwowych, do których gmina przekazała wytworzone przez siebie dokumenty brak jest informacji potrzebnych do potwierdzenia okoliczności będących przedmiotem wniosku skarżącej kasacyjnie to organ mógł odmówić wydania wnioskowanego zaświadczenia. Z tego względu Sąd I instancji zasadnie oddalił skargę wobec czego zarzut naruszenia art. 151 p.p.s.a. w zw. z art. 218 §1 k.p.a. jest także chybiony

Mając powyższe na względzie Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 184 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji wyroku.