Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 3575/21
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2022-04-22 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6147 Archiwa
Hasła tematyczne: Inne
Skarżony organ: Dyrektor Archiwum Państwowego
Treść wyniku: Uchylono zaskarżoną decyzję i poprzedzającą ją decyzję
Powołane przepisy: article: art. 145 par. 1 pkt 1
journal: Dz.U. 2022 poz 329
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi  - t.j.
article: art. 7. art. 77 par. 1, art. 80
journal: Dz.U. 2021 poz 735
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jedn.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Joanna Kruszewska-Grońska, Sędzia WSA Ewa Kwiecińska (spr.), Sędzia WSA Tomasz Szmydt, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 22 kwietnia 2022 r. sprawy ze skargi [...] Zakładów [...] "[...]" Spółka Akcyjna z siedzibą w M. na decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia [...] sierpnia 2021 r. nr [...] w przedmiocie odmowy złożenia dokumentacji osobowej i płacowej na przechowywanie w archiwum państwowym 1. uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję z dnia [...] czerwca 2021 r., 2. zasądza od Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych na rzecz [...] Zakładów [...] "[...]" Spółka Akcyjna z siedzibą w M. kwotę 697 zł (słownie: sześćset dziewięćdziesiąt siedem złotych), tytułem zwrotu kosztów postępowania.


UZASADNIENIE

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wydał w dniu [...] sierpnia 2021 r. decyzję nr [...], którą na podstawie art. 127 § 3 w zw. z art. 138 § 1 pkt 1 ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz art. 51z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej u.n.z.a., utrzymał w mocy własną decyzję z dnia [...] czerwca 2021 r. nr [...] odmawiającą złożenia dokumentacji osobowej i płacowej wytworzonej przez Zakłady [...] S.A. w [...] i jego poprzednika Zakłady [...] z siedzibą w [...] na odpłatne przechowywanie w archiwum państwowym.

W uzasadnieniu decyzji z dnia [...] sierpnia 2021 r. nr [...] organ stwierdził, że postępowanie w sprawie zabezpieczenia dokumentacji Zakładów [...] S.A. w [...] i jego poprzednika Zakładów [...] z siedzibą w [...] zostało wszczęte z urzędu w trybie art. 51z ust. 1 u.n.z.a. w związku z zawiadomieniem Urzędu Marszałkowskiego Województwa [...] z dnia [...] września 2020 r. (znak sprawy: [...]) o porzuceniu ww. dokumentacji w budynku przy ul. [...] w [...], w którym pierwotnie działały ww. zakłady. Obecnym właścicielem nieruchomości, jak poinformował wskazany Urząd, są [...] Zakłady [...] S.A., które nie są jednakże prawnym dysponentem dokumentacji.

Dnia [...] października 2020 r. organ administracji zawiadomił [...] Zakłady [...] S.A. o wszczętym postępowaniu w sprawie zabezpieczenia dokumentacji Zakładów [...] z siedzibą w [...], wzywając do przedstawienia okoliczności, w których Spółka weszła w posiadanie dokumentacji oraz wskazanie, czy podejmowała próby jej zwrotu podmiotom uprawnionym do jej przechowywania. Na powyższe Spółka nie udzieliła odpowiedzi.

Decyzją z dnia [...] czerwca 2021 r. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych odmówił złożenia ww. dokumentacji na odpłatne przechowywanie w archiwum państwowym. Decyzja została doręczona stronie postępowania [...] czerwca 2021 r.

W ustawowym terminie do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych wpłynął wniosek z dnia [...] czerwca 2021 r. o ponowne rozpatrzenie sprawy, który złożyły [...] Zakłady [...] S.A. Strona we wniosku wskazała, że przed wydaniem decyzji nie została zawiadomiona o możliwości zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym i wypowiedzenia się co do tego materiału. Wraz z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy, strona złożyła również wniosek o udostępnienie akt sprawy. Organ zauważył, że strona miała możliwość zapoznania się z dokumentacją po wydaniu decyzji z dnia [...] czerwca 2021 r. Organ zapewnił stronie wgląd w akta sprawy i wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

W treści wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy strona wskazała, że wydana decyzja jest, w jej ocenie, nieprawidłowa. Nieprawidłowość decyzji, zdaniem [...] Zakładów [...] S.A., wynika z błędnego przyjęcia przez organ administracji, że nie została spełniona jedna z przesłanek wymienionych w art. 51z ust. 1 u.n.z.a. w zakresie braku podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

[...] Zakłady [...] S.A. argumentowały powyższe brakiem wskazania w uzasadnieniu wydanej decyzji podstawy prawnej do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi do dalszego przechowywania, w szczególności spółce [...] S. A. Ponadto wskazały, że organ, który wydał decyzję, nie poczynił żadnych własnych ustaleń w zakresie istnienia lub braku podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi na dalsze przechowywanie, a jedynie ograniczył się do ustalenia, że w przeszłości doszło do fizycznego przekazania dokumentacji spółce [...] S.A., bez ustalenia czy miało to odpowiednią podstawę prawną. [...] Zakłady [...] S.A. wskazały również, że nie zostały wymienione konkretne orzeczenia sądu lub organu zobowiązujące i upoważniające spółkę [...] S.A. do przechowywania dokumentacji Zakładów [...] S.A. w [...] i jego poprzednika Zakładów [...] z siedzibą w [...]. We wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy podniesiono, że organ administracji nie wskazał, czy [...] S.A. posiada aktualne wymagane w tym zakresie zezwolenia, a także nie wskazał przepisu prawa stanowiącego podstawę uprawniającą [...] Zakłady [...] S.A. do przekazania dokumentacji spółce [...] S.A.

W uzasadnieniu decyzji z dnia [...] sierpnia 2021 r. organ nadmienił, iż zgodnie z art. 51z ust. 1 u.n.z.a. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie porzuconej dokumentacji we wskazanym archiwum państwowym, o ile zostaną łącznie spełnione następujące przesłanki:

- pracodawca, który wytworzył dokumentację, został wykreślony z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

- dokumentacja w rozumieniu art. 51a ust. 1 u.n.z.a. w miejscu jej obecnego składowania jest zagrożona zniszczeniem, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich,

- brak jest podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

Przed wydaniem decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji oraz warunków, w których jest przechowywana. Sprawdzeniu podlega również, czy podmiot, który dokumentację wytworzył, został wykreślony z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Archiwum Państwowe w [...], wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, przeprowadziło w dniu [...] października 2020 r. ocenę dokumentacji porzuconej w nieruchomości przy ul. [...] w [...]. Oceniło, że z uwagi na stan zabezpieczenia budynku, a także możliwości wystąpienia okresowych pogorszeń warunków przechowywania, dokumentacja wymaga zabezpieczenia.

Na podstawie kopii dokumentacji uzyskanej z Archiwum Państwowego w [...], przechowującego materiały archiwalne po Zakładach [...] z siedzibą w [...], ustalono, że zgodnie z wypisem aktu notarialnego z dnia [...] sierpnia 1991 r. (Repertorium [...] nr [...]), sporządzonym przez notariusza P. B. prowadzącego Indywidualną Kancelarię Notarialną nr [...] w [...], zawarto akt przekształcenia przedsiębiorstwa państwowego Zakłady [...] z siedzibą w [...] w jednoosobową spółkę akcyjną Skarbu Państwa funkcjonującą pod nazwą Zakłady [...] S.A.

Zakłady [...] S.A., zgodnie z odpisem pełnym z rejestru przedsiębiorców, zostały wykreślone z KRS dnia [...] czerwca 2014 r. Syndykiem Spółki ustanowiono K. S. P.

W wyniku przeprowadzonego postępowania organ administracji ustalił, że podmiotem odpowiedzialnym za zabezpieczenie dokumentacji Zakładów [...] w [...] i jego poprzednika Zakładów [...] z siedzibą w [...], pozostaje spółka [...] S.A. (KRS [...]), która nie została wykreślona z KRS. Również spółka [...] Sp. z o.o. (KRS [...]) nie jest podmiotem wykreślonym z KRS.

Odnosząc się do nieprawidłowości przedstawionych przez [...] Zakłady [...] S.A. we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, organ podniósł, że w okresie przejmowania dokumentacji na przechowywanie przez [...] S.A. – przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej nie było rodzajem działalności gospodarczej regulowanej ani też nie było obwarowane żadnymi wymogami co do formy jej prowadzenia. Wymogi takie wprowadzone zostały dopiero w nowelizacji ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dokonanej art. 3 ustawy z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2074), a następnie art. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. poz. 1808). Oba powołane akty prawne wprowadziły dla dotychczas działających przechowawców termin – do 31 grudnia 2005 r. – na dostosowanie formy prawnej i uzyskanie wymaganego wpisu, a w przypadku nieuzyskania wpisu w tym terminie lub niezłożenia wniosku o wpis (uprzednio: o zezwolenie) – nakazywała zaprzestać wykonywania działalności (art. 19 ustawy z dnia 18 grudnia 2002 r. i art. 81 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r.). Zaistnienie tej przesłanki obligowało przedsiębiorcę do przekazania zgromadzonej dokumentacji na dalsze przechowanie podmiotowi uprawnionemu do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie przechowywania, zapewniając na ten cel niezbędne środki, a w razie braku tychże – do zwrócenia się do sądu rejestrowego o stwierdzenie niemożności pokrycia kosztów dalszego przechowywania.

Organ zauważył, że pomimo, że [...] S.A. nie dysponuje obecnie wymaganym wpisem w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych właściwego marszałka województwa, nie zwalnia to jej z obowiązku zabezpieczenia dokumentacji, jak również nie czyni nieważnymi ustaleń zawartych z syndykiem Zakładów [...] S.A. w [...] a spółką [...] S.A. dotyczącymi przechowania dokumentacji. Zobowiązania spółki w tym zakresie bowiem nie wygasły, pomimo że nie dysponuje ona wymaganymi obecnie przez prawo uprawnieniami w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Zdaniem organu art. 51z ust. 1 u.n.z.a. odnosi się wyłącznie do sytuacji, w której pracodawca nie wywiązał się należycie z obowiązku przechowania wytworzonej dokumentacji pracowniczej, po dniu wykreślenia tegoż pracodawcy z KRS lub CEIDG, a jednocześnie nie odnosi się do przechowawcy, a więc przedsiębiorcy któremu na podstawie umowy przechowania pracodawca przekazał dokumentację pracowniczą. Regulacja z 51z u.n.z.a. odnosi się do sytuacji, w której pracodawca przed wykreśleniem z właściwego rejestru lub ewidencji nie wywiązał się z obowiązku zapewnienia przechowywania tej dokumentacji do końca przewidzianego okresu jej przechowywania.

Organ administracji w wydanej decyzji ustalił, iż osoby reprezentujące pracodawcę, tj. Zakłady [...] S.A. w [...] i jego poprzednika Zakłady [...] z siedzibą w [...] wywiązały się z obowiązku zabezpieczenia dokumentacji osobowej i płacowej. Syndyk ww. zakładów K. S. P. uregulował sprawy związane z dokumentacją Spółki, tj. materiały archiwalne przekazał do Archiwum Państwowego w [...], dokumentację prowadzonego postępowania upadłościowego i spraw sądowych przekazał Przedsiębiorstwu Specjalistycznemu "Archiwum" Sp. z o.o., zaś dokumentację osobową i płacową przekazał [...] S.A.

Z kopii protokołu zdawczo-odbiorczego z [...] marca 1998 r. wynika, że [...] Towarzystwo Gospodarcze [...] działające na zlecenie syndyka masy upadłości Zakładów [...] S.A. w [...] przekazało J. M., reprezentującemu [...] S.A. w [...]: akta osobowe ([...] teczek osobowych), kartoteki zarobkowe i dokumentację płacową. Do protokołu załączono spis akt osobowych.

Sąd Rejonowy [...] w [...] Wydział [...] KRS pismem z dnia [...] listopada 2020 r. przesłał kserokopie akt rejestrowych Zakładów [...] S.A., na których bazował organ administracji w dokonanych ustaleniach. Ponadto w pismach syndyka kierowanych do Archiwum Państwowego w [...] wskazywał on, że dokumentację Zakładów [...] przekazał [...] S.A., która to Spółka zarzadzanie dokumentacją miała przekazać zarówno [...] Sp. z o.o. w [...], jak i [...] Sp. z o.o.

Od chwili przekazania dokumentacji, tj. od 1998 r., prawnymi dysponentami dokumentacji wytworzonej przez Zakłady [...] S.A. w [...] i jego poprzednika Zakłady [...] z siedzibą w [...] stała się spółka [...] S.A. Na niej więc spoczął obowiązek właściwego zabezpieczenia przejętej dokumentacji, w szczególności osobowej, do końca pięćdziesięcioletniego okresu przechowania.

Organ stwierdził, że istnieje podmiot zobowiązany do zabezpieczenia dokumentacji Zakładów [...] S.A. w [...] i jego poprzednika Zakładów [...] z siedzibą w [...]. Obowiązkiem przechowawcy jest zabezpieczenie dokumentacji do końca ustawowego okresu jej przechowywania i organ administracji nie może wyręczać przechowawcy w wykonaniu tej powinności. Za przechowywanie akt podmiot ten pobrał stosowne wynagrodzenie i w razie niemożności dalszego wykonywania tego obowiązku powinien samodzielnie zawrzeć umowę przechowania z uprawnionym do tego podmiotem, ponosząc koszty tego przechowania.

W świetle powyższego organ administracji stwierdził, że nie zaistniała przesłanka braku podstaw prawnych do przekazania dokumentacji pracowniczej innemu podmiotowi na dalsze przechowywanie. W stosunku do dokumentacji osobowej i płacowej powstałej w wyniku działalności Zakładów [...] z siedzibą w [...] i Zakładów [...] S.A. w [...] wszystkie wymagane przesłanki zastosowania art. 51z u.n.z.a. nie zostały spełnione.

Wobec wymienionych podmiotów istnieje podmiot zobowiązany do zabezpieczenia dokumentacji, którym jest [...] S.A. Spełnione zostały dwie z trzech przesłanek wskazanych w art. 51z ust. 1 u.n.z.a., tj. wytwórcy dokumentacji zostali wykreśleni z właściwych rejestrów oraz dokumentacja przechowywana jest w niewłaściwych warunkach.

[...] Zakłady [...] S.A. z siedzibą w [...] wniosły do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia [...] sierpnia 2021 r. nr [...].

Skarżonej decyzji skarżący zarzucił:

1) naruszenie art. 10 § 1 k.p.a. w zw. z art. 79a § 1 i § 2 k.p.a. poprzez faktyczne uniemożliwienie wypowiedzenia się co do zebranych dowodów, materiałów i zgłoszonych żądań i w konsekwencji uniemożliwienie czynnego udziału w każdym stadium postępowania, polegające na tym, że decyzja została wydana:

a) przed upływem wyznaczonego terminu wglądu do akt sprawy: organ, uwzględniając wniosek o zmianę terminu powyższej czynności, wyznaczył termin na dzień [...] sierpnia 2021 r. a decyzję wydano [...] sierpnia 2021 r.,

b) z zaniechaniem zawiadomienia o zakończeniu gromadzenia materiału dowodowego w postępowaniu administracyjnym, a także poinformowania o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań,

c) z zaniechaniem wskazania skarżącemu przesłanek zależnych do skarżącego, które nie zostały spełnione lub wykazane, co może skutkować wydaniem decyzji niezgodnej z żądaniem skarżącego,

d) wyznaczenia skarżącemu terminu do złożenia wniosków i uwag, w tym przedłożenia dodatkowych dowodów celem wykazania przesłanek do złożenia dokumentacji osobowej i płacowej na odpłatne przechowywanie w archiwum państwowym,

Skarżący podkreślił, że wskazane naruszenia miały bezpośredni wpływ na wynik sprawy, albowiem organ, za wyjątkiem jednej, pobocznej kwestii, związanej z uprawnieniami do wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji i terminu objęcia tego rodzaju działalności gospodarczej działalnością regulowaną, w ogóle nie odniósł się do zarzutów, argumentacji i wniosków przedstawionych przez skarżącego we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Organ całkowicie zaniechał dokonania jakiejkolwiek analizy w tym zakresie oraz powzięcia czynności mających na celu wyjaśnienie konkretnych okoliczności, na które wskazał skarżący w powyższym wniosku.

Zdaniem skarżącego gdyby organ wydawał decyzję po terminie, w którym skarżący uzyskał wgląd do akt sprawy oraz po wyznaczonym terminie na wypowiedzenie się co do zebranego materiału – skarżący miałby możliwość zwrócenia uwagi na konieczność uzupełnienia materiału i dowodów jeszcze w ramach postępowania wywołanego złożonym wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy o ustalenia dotyczące kwestii wskazanych w jego treści. Organ dysponowałby kompletnym materiałem, pozwalającym na wydanie prawidłowej decyzji w niniejszej sprawie.

[...] Zakłady [...] S.A. podniosły również, iż organ dopuścił się naruszenia przepisu art. 127 § 3 k.p.a. w zw. z art. 136 § 1 k.p.a. – polegającego na zaniechaniu ponownego rozpatrzenia sprawy.

Zdaniem skarżącego organ nie podjął żadnej aktywności w celu wyjaśnienia kwestii poruszonych przez skarżącego w punkcie drugim wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Za wyjątkiem jednej kwestii związanej z uprawnieniami do wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji i terminu objęcia tego rodzaju działalności gospodarczej działalnością regulowaną, nie dokonał w tym zakresie żadnych ustaleń, nie podjął żadnych działań w tym przedmiocie, całkowicie ignorując treść powyższego wniosku. W treści decyzji powielona została argumentacja zawarta w decyzji z dnia [...] czerwca 2021 r.

W ocenie skarżącego organ dopuścił się również naruszenia przepisu art. 7 k.p.a. w zw. z art. 80 k.p.a. w zw. z art. 127 § 3 k.p.a. w zw. z art. 136 § 1 k.p.a. – polegające na błędnym ustaleniu, że:

a) spółka [...] S.A jest przechowawcą dokumentacji osobowej i płacowej wytworzonej przez Zakłady [...] S.A. w [...]a (KRS: [...]) i jego poprzednika Zakłady [...] z siedzibą w [...],

b) za przechowywanie przedmiotowych akt spółka [...] S.A. pobrała stosowne wynagrodzenie,

4) naruszenie art. 51z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, poprzez jego niewłaściwą wykładnię i zastosowanie, polegające na:

a) przyjęciu, że nie została spełniona przesłanka braku podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi do dalszego przechowywania,

b) interpretacji tego przepisu sprzecznie z jego celem i funkcją.

[...] Zakłady [...] S.A. wniosły o uchylenie zaskarżonej decyzji i przekazanie sprawy do ponownego rozpatrzenia.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie oraz podtrzymał twierdzenia zawarte w uzasadnieniu przedmiotowej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Jak podkreśla się w piśmiennictwie, instytucja złożenia dokumentacji w archiwum państwowym została stworzona z myślą o przypadku, gdy mimo wykreślenia pracodawcy z właściwego rejestru nie doszło do przekazania dokumentacji osobowo-płacowej na przechowanie. Ma to pewne konsekwencje. Jeśli pracodawca nadal istnieje w sensie prawnym, określona w przepisie procedura postępowania z dokumentacją nie ma zastosowania. W szczególności zaś Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych odmówi wydania decyzji nakazującej złożenie dokumentacji pracowniczej na odpłatne przechowanie, jeśli pracodawca nadal istnieje, ale porzucił dokumentację, zaprzestał prowadzenia jakiejkolwiek działalności, a jego organy nie funkcjonują.

Złożenie akt w archiwum państwowym ma zastosowanie do dokumentacji pracodawców, którzy funkcjonowali jako osoby prawne i tzw. podmioty ustawowe (chodzi tym samym o przedsiębiorców wykreślonych z KRS), jak i tych, którzy prowadzili działalność gospodarczą jako osoby fizyczne (będąc dawniej wpisanymi do CEIDG).

Ponieważ w chwili wydania decyzji przez Naczelnego Dyrektora pracodawca jest już wykreślony z rejestru, jej adresatem jest każda osoba, w której władaniu znajduje się dokumentacja w warunkach grożących jej zniszczeniem bądź uszkodzeniem. Zobowiązanym do wydania dokumentacji może być w konsekwencji spadkobierca pracodawcy, były wspólnik czy likwidator, którzy przechowują dokumentację.

Dokumentacja likwidowanego pracodawcy powinna zostać powierzona na przechowanie przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru działalności regulowanej przechowawców akt osobowo-płacowych, archiwum państwowemu, Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. Inne osoby, chociażby związane z pracodawcą, funkcjonujące dawniej w jego strukturze organizacyjnej, nie mają upoważnienia do przechowywania dokumentacji i wydawania z niej kopii oraz odpisów.

Decyzja Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o powierzeniu dokumentacji osobowo-płacowej na przechowanie wyznaczonemu archiwum państwowemu może zostać wydana, ilekroć w danym stanie faktycznym zaistnieją trzy okoliczności. Można je uznać za przesłanki wydania decyzji przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przesłanki te powinny być spełnione kumulatywnie, co oznacza, że brak choćby jednej z nich uniemożliwia zastosowanie trybu wskazanego w przepisie.

Pierwsza przesłanka ma związek z faktem, że w dacie wydawania decyzji pracodawca musi być wykreślony z właściwego rejestru (KRS bądź CEIDG).

Druga przesłanka ma związek z istnieniem stanu zagrożenia zniszczenia bądź uszkodzenia dokumentacji osobowo-płacowej. Czynniki będące źródłem tego zagrożenia, tyczące się szkodliwości oddziaływania warunków atmosferycznych bądź bezprawnego działania osób trzecich, wymieniono tylko przykładowo, o czym świadczy użyty w art. 51z u.n.z.a. zwrot "w szczególności". Z reguły już sam fakt przechowywania dokumentacji osobowej przez osoby, które nie podlegają żadnej kontroli w zakresie spełniania warunków sprawowania nad nią pieczy, niesie ze sobą ryzyko dla bytu dokumentacji. Uzasadnia on więc wydanie określonej w przepisie decyzji. Na ogół zagrożenie dla dokumentacji polega na pozostawieniu jej w opuszczonych przez pracodawcę pomieszczeniach (niekiedy nawet magazynach, garażach itd.). Dokumentacja wówczas niszczeje, a brak nadzoru nad nią sprawia, że jest narażona na bezprawne działanie osób trzecich.

Trzecią okolicznością uzasadniającą wydanie decyzji administracyjnej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jest brak prawnych podstaw do powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi. Podstawą prawną do przechowywania dokumentacji, która uniemożliwia wydanie decyzji określonej w przepisie, jest umowa przechowania, zawarta przez byłego pracodawcę z przedsiębiorcą uprawnionym do prowadzenia działalności regulowanej, polegającej na przechowywaniu akt osobowo-płacowych. Jeśli taka umowa jest zawarta, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nie może podjąć decyzji, której dotyczy komentowany przepis. Takiej decyzji nie można podjąć także wtedy, gdy po przejęciu akt przedsiębiorca zaprzestał prowadzenia działalności przechowalniczej (np. został wykreślony przez marszałka województwa z rejestru działalności regulowanej). Przyjmuje się, że to obowiązkiem tego przedsiębiorcy jest zabezpieczenie dokumentacji do końca ustawowego okresu jej przechowywania, a Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nie może go wyręczać w wykonaniu tej powinności. Skoro przedsiębiorca, za przechowanie akt, pobrał wynagrodzenie, to powinien samodzielnie zawrzeć umowę przechowania z uprawnioną osobą, ponosząc koszty tego przechowania.

Omawiana w przepisie procedura nie ma również zastosowania, jeśli przedsiębiorca-przechowawca (a nie pracodawca) byłby likwidowany. W takiej sytuacji trzeba stosować art. 51p u.n.z.a. Kolejnego przechowawcę wyznacza syndyk lub likwidator (w zależności od tego, jakie postępowanie jest prowadzone w odniesieniu do przedsiębiorcy – likwidacyjne czy upadłościowe). Jeśli zaś żaden z nich nie wskazałby przechowawcy, wyznaczy go sąd rejestrowy przed wykreśleniem upadłego lub też likwidowanego przedsiębiorcy z rejestru (art. 51p) (tak: A. N. (w:) "Narodowy zasób archiwalny i archiwa. Komentarz", WK 2016, komentarz do art. 51z).

Przenosząc powyższe uwagi na grunt rozpoznawanej sprawy, stwierdzić należy, iż w sprawie bezspornie występują dwie pierwsze z powyżej opisanych przesłanek warunkujących wydanie decyzji o powierzeniu dokumentacji osobowo-płacowej na przechowanie wyznaczonemu archiwum państwowemu. Sporna jest natomiast trzecia z przesłanek uregulowanych w art. 51z u.n.z.a., a mianowicie przesłanka braku prawnych podstaw do powierzenia przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej innemu podmiotowi. W zaskarżonej decyzji organ stwierdził bowiem, iż dokumentacja osobowa i płacowa wytworzona przez Zakłady [...] S.A. w [...] oraz ich poprzednika – Zakłady [...] z siedzibą w [...] powierzona została w 1998 r. na przechowanie przez sydnyka Zakładów [...] S. A. – K. S. P. spółce działającej pod firmą [...] S.A. (KRS [...]), która to Spółka nie została wykreślona z Krajowego Rejestru Sądowego. Ustalenia te organ poczynił w oparciu o kopię protokołu zdawczo-odbiorczego z dnia [...] marca 1998 r., z którego wynika iż [...] Towarzystwo Gospodarcze [...], działające na zlecenie syndyka masy upadłości Zakładów [...] S.A. w [...], przekazało J. M., reprezentującemu [...] S.A. z siedzibą w [...],[...] teczek osobowych, kartoteki zarobkowe i dokumentację płacową.

Ponadto organ wskazał, iż syndyk w pismach skierowanych do Archiwum Państwowego w [...] wskazywał na fakt przekazania dokumentacji Zakładów [...] spółce [...] S.A., która to Spółka miała przekazać [...] Sp. z o.o. i [...] Sp. z o.o. zarządzanie przedmiotową dokumentacją.

Z kolei skarżąca spółka [...] Zakłady [...] S.A. z siedzibą w [...], będąca obecnie posiadaczem spornej dokumentacji, podkreśla, iż w aktach brak jest umowy przechowania dokumentacji, a w toku postępowania nie ustalono, czy jakakolwiek umowa o przechowanie została zawarta, co pozwala na przyjęcie, iż spełniona została przesłanka braku podstawy prawnej do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi.

Po analizie akt administracyjnych sprawy Sąd stwierdza, iż zawarty w tych aktach materiał dowodowy jest niewystarczający dla skontrolowania stanowiska organu, brak jest bowiem umowy przechowania lub dokumentów, z których jednoznacznie wynikałoby, iż taka umowa została zawarta, ewentualnie konkretnego orzeczenia sądowego, stanowiącego podstawę do przechowywania dokumentacji. Organ winien był w toku postępowania wezwać [...] S.A. z siedzibą w [...] do przekazania uwierzytelnionej kopii ewentualnej umowy przechowania dokumentacji osobowej i płacowej, zawartej w 1998 r. pomiędzy tą Spółką a syndykiem masy upadłości Zakładów [...] S.A. w [...] lub konkretnego orzeczenia sądowego, z którego wynikałby obowiązek przechowywania tej dokumentacji, czego nie uczyniono.

Jako niewystarczające należy ocenić wezwania kierowane do J. M. (pisma organu z dnia [...] lutego 2021 r. i [...] lutego 2021 r.) do złożenia wyjaśnień na okoliczność przekazania dokumentacji w 1998 r. Odpowiedzi udzielone przez J. M. nie pozwalają bowiem na wyjaśnienie zasadniczej kwestii, a mianowicie tego jaka była podstawa prawna powierzenia przechowywania dokumentacji firmie [...] S.A. Wynika z nich niewątpliwie, iż [...] S.A. była w posiadaniu spornej dokumentacji, nie wiadomo jednak w oparciu o jaką prawną podstawę.

Dodać należy, iż z pisma syndyka masy upadłości K. P. z dnia [...] lipca 2016 r. (k. 6 akt administracyjnych sprawy) wynika, iż akta upadłego, w tym akta osobowe i płacowe, zostały w 1998 r. przekazane i złożone do [...] S.A. w [...] przy ul. [...] zgodnie z decyzją Sądu Rejonowego w [...] w ramach umowy sprzedaży zorganizowanej części przedsiębiorstwa oraz przejęcia części pracowników przez ww. Spółkę. W aktach brak jest jednak dokumentu, na który powołano się w tym piśmie, co uniemożliwia kontrolę prawidłowości ustalenia podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie spornej dokumentacji. Dodać należy, iż sam protokół przekazania z dnia [...] marca 1998 r. (k. 150 akt administracyjnych sprawy) poświadcza jedynie fakt "przejęcia" zakładowej składnicy akt, a więc fakt objęcia tych akt w posiadanie przez [...] S.A. w [...], nie wyjaśnia natomiast podstawy prawnej przeniesienia posiadania.

Ponadto, jak wynik z wyjaśnień J. M., w 2013 r. [...] S.A. przekazał byłe Zakłady [...] razem z archiwum do [...] Zakładów [...] (k. 310 akt administracyjnych sprawy). Kwestia ta również nie była przedmiotem wyjaśnień organu, pomimo że istnieje ewidentna sprzeczność pomiędzy tym oświadczeniem a stanowiskiem skarżącej Spółki.

Wskazane braki postępowania dowodowego skutkują koniecznością uchylenia zaskarżonej decyzji oraz decyzji ją poprzedzającej z powodu naruszenia art. 7, art. 77 §1 i art. 80 k.p.a.

Przy ponownym rozpatrzeniu sprawy organ winien uzupełnić postępowanie dowodowe w kierunku wskazanym w niniejszym uzasadnieniu.

Mając na względzie powyższe, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a., orzekł jak w sentencji. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 P.p.s.a.