Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt III SA/Wa 1461/12
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2012-12-18 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6119 Inne o symbolu podstawowym 611
Hasła tematyczne: Podatkowe postępowanie
Skarżony organ: Dyrektor Izby Skarbowej
Treść wyniku: Uchylono zaskarżone postanowienie
Powołane przepisy: article: art. 267 par. 1 pkt 3, art. 269, art. 178 par. 1
journal: Dz.U. 2005 nr 8 poz 60
law: Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - tekst jedn.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodnicząca Sędzia WSA Barbara Kołodziejczak-Osetek, Sędziowie Sędzia WSA Marek Krawczak (sprawozdawca), Sędzia WSA Anna Wesołowska, Protokolant referent stażysta Iwona Choińska, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 18 grudnia 2012 r. sprawy ze skargi M. C. na postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w W. z dnia [...] lutego 2012 r. nr [...] w przedmiocie ustalenia wysokości kosztów postępowania 1) uchyla zaskarżone postanowienie, 2) stwierdza, że uchylone postanowienie nie może być wykonane w całości, 3) zasądza od Dyrektora Izby Skarbowej w W. na rzecz M. C. kwotę 357 zł (słownie: trzysta pięćdziesiąt siedem złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Dyrektor Izby Skarbowej w W., postanowieniem z dnia [...] lutego 2012 r. po rozpatrzeniu zażalenia M. C. (dalej zwany: "Skarżącym") wniesionego na postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w W. z dnia [...] grudnia 2011 r. w sprawie obciążenia strony kosztami postępowania, utrzymał w mocy postanowienie organu pierwszej instancji.

Powyższe postanowienie zostało wydane w następującym stanie faktycznym i prawnym:

Pismem z dnia 28 listopada 2011 r. Skarżący wniósł o sporządzenie i wydanie z akt sprawy kserokopii następujących dokumentów:

1. opinii biegłego wraz z postanowieniem Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w W. z dnia [...] czerwca 2010 r. o włączeniu do materiału dowodowego tej opinii, tj. 89 kart jednostronnie zadrukowanych;

2. protokołów przesłuchań Pani M. K. oraz Skarżącego i protokołu ustnego zawiadomienia o przestępstwie wraz z postanowieniem Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w W. z dnia [...] lipca 2010 r. o ich włączeniu do materiału dowodowego, tj. 32 karty jednostronnie zadrukowane;

3. załączników do Protokołu Kontroli z dnia [...] listopada 2010 r. od numeru 2 do numeru 21 włącznie, tj. 203 karty jednostronnie zadrukowane;

4. protokołu z załącznikami z czynności sprawdzania prawidłowości i rzetelności dokumentów u kontrahenta kontrolowanego – F. S.A. Oddział w Polsce - z dnia [...] stycznia 2010r., stanowiącego załącznik nr 1 do Protokołu Kontroli, tj. 187 kart jednostronnie zadrukowanych;

5. arkusza odwoławczego z dnia [...] październbika 2011 r., tj. 12 kart zadrukowanych jednostronnie;

6. pisma Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w W. z dnia 13 lipca 2011 r. z załącznikami, tj. 4 karty zadrukowane jednostronnie formatu A-4 i 5 kart zadrukowanych jednostronnie formatu A-5.

Reasumując, pełnomocnik Strony wystąpił o sporządzenie 527 kart jednostronnie zadrukowanych formatu A-4 i 5 kart jednostronnie zadrukowanych formatu A-5.

Dyrektor Izby Skarbowej w W. postanowieniem z dnia [...] grudnia 2011 r. ustalił wysokość kosztów postępowania na kwotę 537,00 zł z tytułu wykonania kserokopii ww. dokumentów. Jako podstawę prawną wydanego postanowienia, organ wskazał art. 267 § 1 pkt 3, art. 269 i art. 178 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.), dalej: "O.p.".

W motywach postanowienia wyjaśniono, że ustalona kwota w wysokości 537,00 zł wynika z kosztów reprodukcji 527 kart po skalkulowanej cenie 1,00 zł za wykonanie jednej kopii jednostronnie formatu A-4 i 5 kart po skalkulowanej cenie 2,00 zł za wykonanie jednej kopii jednostronnie formatu A-5.

Pismem z dnia 21 grudnia 2011 r. Skarżący złożył zażalenie na ww. postanowienie Dyrektora Izby Skarbowej w W., w którym podniósł, iż rozstrzygnięcie to zostało wydane z naruszeniem art. 267 § 1 pkt 3, art. 269 i art. 171 O.p. Pełnomocnik Skarżącego wyjaśnił, iż w dniu 14 listopada 2011 r. wstępnie zapoznał się z aktami rozpatrywanej przez organ odwoławczy sprawy dotyczącej podatku od towarów i usług za 2006 r., podkreślając jednocześnie, iż po raz pierwszy umożliwiono mu wgląd do dokumentów zebranych w toku postępowania prokuratorskiego. Ze względu na obszerność materiału dowodowego poprosił o sporządzenie i wydanie z akt sprawy kserokopii wskazanych dokumentów.

W złożonym zażaleniu Skarżący stwierdził, iż mając na uwadze wysokość orzeczonych w postanowieniu koszów, tj. 1,00 zł za wykonanie jednej kopii formatu A-4 i 2,00 zł za sporządzenie jednej kopii formatu A-5, należy wnioskować, że koszty te nie uwzględniają rzeczywistych wydatków ponoszonych przy tworzeniu kserokopii dokumentów, lecz obejmują także inne elementy, na co sądy administracyjne wielokrotnie zwracały uwagę, twierdząc, że koszty ustalane za sporządzanie kserokopii powinny odpowiadać kosztom rzeczywistym. Skarżący kwestionując koszt sporządzenia kserokopii 1 strony formatu A4 i A5, uważa ten koszt za błędnie wyliczony i powołuje się na odpłatność za sporządzenie kserokopii przez podmioty gospodarcze prowadzące działalność w tym zakresie.

Jednocześnie pełnomocnik Strony zarzucił organowi odwoławczemu, iż uzależnienie wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy od wniesienia opłat pozbawia Stronę możliwości pełnego skorzystania z prawa wniesienia skargi do sądu administracyjnego, gdyż sporządzenie takiej skargi bez szczegółowej analizy wnioskowanych dokumentów nie jest możliwe.

Wobec powyższego pełnomocnik Skarżącego wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia Dyrektora Izby Skarbowej w W..

Postanowieniem z dnia [...] lutego 2012 r. Dyrektor Izby Skabowej w W. utrzymał w mocy postanowienie organu pierwszej instancji. W uzasadnieniu organ podatkowy wskazał, że stronę postępowania obciążają zarówno koszty postępowania poniesione na jej żądanie, a nie wynikające z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie, jak i koszty sporządzania odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 O.p., natomiast organ podatkowy ma obowiązek udostępnienia stronie postępowania akt sprawy, w każdym stadium postępowania, oraz umożliwienie sporządzania z akt sprawy notatek, kopii lub odpisów. Organ odwoławczy wskazał ponadto, że nie ma obowiązku sporządzania na żądanie strony kserokopii z akt sprawy. Przepis powyższy daje stronie prawo do utrwalania, na własne potrzeby, akt sprawy, ale nie nakłada jednocześnie na organ podatkowy obowiązku sporządzenia, na żądanie strony, nieuwierzytelnionych kserokopii akt sprawy, czy poszczególnych dokumentów znajdujących się w tych aktach. Realizacja ww. prawa strony może odbywać się w dowolny sposób, także przy wykorzystaniu należącego do niej sprzętu (skanery, aparaty cyfrowe, telefony komórkowe). Warunkiem jest, aby czynność powyższa odbyła się w siedzibie organu podatkowego, w obecności pracownika tego organu i nie powodowała uszkodzenia akt sprawy. Organ odwoławczy wskazał ponadto, że Strona ma także możliwość wnoszenia o sporządzenie kserokopii przez organ prowadzący postępowanie podatkowe. Organ podatkowy może odmówić sporządzenia takich kopii lub sporządzić je za ustaloną odpłatnością, zaliczaną do kosztów postępowania obciążających stronę. Ustalenie odpłatności za sporządzenie kserokopii z akt sprawy należy do kompetencji kierownika jednostki, wynikających z przepisów regulujących działanie tej jednostki i winno odpowiadać kosztowi, jaki ponosi organ za dokonanie takich czynności.

Organ podatkowy wskazał, że w rozpoznawanej sprawie zarządzenie Dyrektora Izby Skarbowej w W. nr [...], w którym orzeczono o kosztach postępowania, zostało wydane na podstawie regulaminu organizacyjnego Izby Skarbowej w Warszawie i dotyczy wewnętrznego funkcjonowania organu administracji publicznej. Powołany wyżej przepis nie uprawnia zatem strony do żądania od organu podatkowego sporządzenia kserokopii akt sprawy. Zgodnie z art. 178 § 3 O.p. strona może żądać od organu podatkowego uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy, albo wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. Wówczas albo strona postępowania przedkłada sporządzony przez siebie odpis lub kopię z akt sprawy celem ich uwierzytelnienia, albo żąda wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów lub kopii dokumentów. Kwestie dotyczące opłaty skarbowej za uwierzytelnienie odpisów w rozpoznawanej sprawie pominięto, gdyż Strona nie występowała o wydanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy.

Organ podatkowy wskazał, że wniosek o wydanie przez organ odwoławczy kserokopii wskazanych dokumentów, znajdujących się w aktach sprawy wymiarowej, pełnomocnik Strony zgłosił w piśmie z dnia 28 listopada 2011 r. Organ podatkowy wskazał, że zgodnie z art. 269 i art. 267 § 1 pkt 3 O.p. określił wysokość kosztów postępowania w związku ze sporządzeniem żądanych przez Stronę kserokopii z akt sprawy. Wysokość kosztów postępowania, jakie obciążają Stronę organ odwoławczy wyliczył na kwotę 537,00 zł. Kwota ta stanowi iloczyn liczby kart, których kserokopie organ sporządził oraz odpłatności ustalonej za sporządzenie kserokopii 1 strony formatu A4 i 1 strony formatu A-5. Odpłatność za sporządzenie kserokopii 1 strony formatu A4 organ ten przyjął w kwocie 1,00 zł, natomiast formatu A-5 w kwocie 2,00 zł. Taka odpłatność została ustalona w zarządzeniu Dyrektora Izby Skarbowej w W. nr [...] z dnia [...] lipca 2011 r.

Odnośnie zarzutu pełnomocnika Strony, iż w postępowaniu przed Dyrektorem Urzędu Kontroli Skarbowej w W. uniemożliwiono mu zapoznanie się z ww. dokumentami, o kserokopie których wniósł, organ odwoławczy wskazał, iż S. L. na etapie postępowania pierwszoinstancyjnego nie złożył stosownego pełnomocnictwa do akt sprawy w przedmiocie podatku od towarów i usług za 2006 r. Kwestia powyższa jest przedmiotem sporu w sprawie wymiarowej i była podnoszona w odwołaniu od decyzji Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w W., złożonym przez S. L.. Organ podatkowy wskazał ponadto, że Skarżący ustanowił pełnomocnikiem w sprawie także Pana W. R., który zapoznał się z całym materiałem dowodowym i do którego kierowana była korespondencja wytworzona w trakcie postępowania prowadzonego przez organ pierwszej instancji.

Dlatego zarzut powyższy oraz tłumaczenie, iż "wydanie [...] grudnia 2011 r. postanowienia w sprawie kosztów (doręczonego 15 grudnia 2011 r.) przy jednoczesnym uzależnieniu wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy od wniesienia opłat pozbawia stronę możliwości pełnego skorzystania z prawa wniesienia skargi do sądu administracyjnego, gdyż sporządzenie takiej skargi bez szczegółowej analizy wnioskowanych dokumentów nie jest możliwe", wobec wyżej przedstawionych rozważań organ podatkowy uznał za bezzasadny.

Reasumując organ podatkowy wskazał, że obowiązek sporządzenia i wydanie na wniosek strony postępowania kserokopii dokumentów nie wynika z przepisów procesowych, określających obowiązki organów podatkowych, zatem ich sporządzenie na wniosek strony należy oceniać jako działanie dokonane poza realizacją zadań tego organu. Aby sporządzić kopie w wyniku wniosku strony, zostają podjęte określone czynności, a celem działania organu odwoławczego nie jest sporządzanie kserokopii dokumentów z akt sprawy.

Pismem z dnia 29 marca 2012 r. Skarżący wniósł skargę na powyżesze postanowienie, wnosząc o jego uchylenie i zasądzenie kosztów postępownia. Zaskarżonemu postanowieniu zarzucił naruszenie art. 178 § 1, 267 § 1 pkt 3 i art. 269 O.p. W uzasadnieniu skargi Skarżący powołał się na szereg orzeczeczeń sądów administracyjnych zarzucając organowi podatkowemu, że nie wskazał kryteriów ustalenia cen jednostkowych sporządzonych dokumentów. Ponadto Skarżący za nieuzasadnione uznał stanowisko organu podtakowego, który uzależniał wydanie kserokopii dokumentów od uprzedniego dokonania wpłaty ustalonych kosztów. Tym bardziej, że należności te podlegają ściągnięciu w drodze egzekucji, o czym stanowi przepis art. 271 § 1 O.p. Skarżący podkreślił ponadto, że w sprawie podatkowej pełnomocnikowi strony odmówiono - na etapie postępowania w pierwszej instancji - wglądu do dokumentów zgromadzonych w postępowaniu prokuratorskim, a organ kontroli skarbowej nie wydał - wbrew art. 179 § 2 O.p. w zw. z art. 31 ust. 1 ustawy z 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej wymaganego postanowienia o odmowie umożliwienia zapoznania się z dokumentami.

Skarżący podkreślił, że stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w W., że pełnomocnik nie złożył stosownego pełnomocnictwa na etapie kontroli skarbowej nie jest oparte na faktach, bowiem pełnomocnictwo M. C. zawierające umocowania do działania w sprawie podatku VAT za poszczególne miesiące 2006 r., w tym także do odbioru wszelkiej korespondencji w tych sprawach, zostało złożone w dniu 15 marca 2010 r. w Urzędzie Kontroli Skarbowej w W.. W tym też dniu pełnomocnikowi umożliwiono zapoznanie się z częścią materiału dowodowego i była to pierwsza czynność pełnomocnika w tej sprawie.

Skarżący stanął na stanowisku, że wydanie postanowienia o kosztach, które uzależniało możliwość odbioru kserokopii dokumentów od uprzedniego uiszczenia tych kosztów było sprzeczne z prawem i naruszało uprawnienia strony.

W odpowiedzi na skargę organ podatkowy wniósł o jej oddalenie w całości podtrzymując dotychczasową argumentację.

Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 ze zm.) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem.

W wyniku takiej kontroli orzeczenie może zostać uchylone w razie stwierdzenia, że naruszono przepisy prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy lub doszło do takiego naruszenia przepisów prawa procesowego, które mogłoby w istotny sposób wpłynąć na wynik sprawy, ewentualnie w razie wystąpienia okoliczności mogących być podstawą wznowienia postępowania - art. 145 § 1 pkt 1 lit. a-c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.; aktualna publikacja – Dz. U. z 2012r. poz. 270) dalej "p.p.s.a.".

Przeprowadzona przez Sąd w niniejszej sprawie kontrola aktu administracyjnego we wskazanym wyżej aspekcie wykazała, że zaskarżone postanowienie narusza prawo w stopniu obligującym do wyeliminowania jego z obrotu prawnego.

Podstawę prawną rozstrzygnięcia stanowią przepisy Ordynacji podatkowej. W myśl art. 267 § 1 O.p. stronę obciążają koszty:

1) które zostały poniesione w jej interesie albo na jej żądanie, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie;

1a) stawiennictwa uczestników postępowania na rozprawę, która nie odbyła się w wyniku nieusprawiedliwionego niestawiennictwa strony, która złożyła wniosek o przeprowadzenie rozprawy;

3) sporządzania odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178;

4) przewidziane w odrębnych przepisach;

5) powstałe z jej winy, a w szczególności koszty:

a) o których mowa w art. 268,

b) wynikłe wskutek zatajenia lub nieprzedstawienia dowodu w wyznaczonym terminie,

c) wynikłe wskutek złożenia wyjaśnień lub zeznań niezgodnych z prawdą.

Stosownie do treści art. 269 O.p. organ podatkowy ustala, w drodze postanowienia, wysokość kosztów postępowania, które obowiązana jest ponieść strona, oraz termin i sposób ich uiszczenia.

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca wprowadził do Ordynacji podatkowej koszty obciążające stronę, ale nie określił wyraźnie w każdym przypadku, w jaki sposób te koszty powinny być obliczone. Brak jest takiego wskazania także w odniesieniu do kosztów sporządzenia odpisów lub kopii (art. 267 § 1 pkt 3).

W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjęto, że koszty nie objęte przepisami regulującymi ich wysokość powinny być ustalone w kwocie odpowiadającej rzeczywistym wydatkom poniesionym przez organ podatkowy w toku postępowania (zob.: wyrok NSA z dnia 15 września 2010r. sygn. akt II FSK 719/09; wyrok WSA w Łodzi z dnia 15 marca 2012r. sygn. akt I SA/Łd 1572/11; wyrok WSA w Rzeszowie z dnia 15 lipca 2010r. sygn. akt I SA/Rz 307/10).

Sąd w składzie orzekającym w przedmiotowej sprawie podziela powyższe stanowisko.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt przedmiotowej sprawy stwierdzić należy, że w toku postępowania podatkowego Skarżący miał prawo żądać wydania kserokopii wskazanych przez siebie dokumentów. Zgodnie bowiem z art. 178 § 1 O.p. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Nie budzi też wątpliwości, że sporządzenie kserokopii żądanych dokumentów wiązało się z koniecznością poniesienia przez Skarżącego kosztów ich sporządzenia. Natomiast sporną kwestią jest określenie przez organ wysokości tych kosztów w kwocie 537 za 532 kart dokumentów. Podstawę prawną obciążenia Skarżącego kosztami wydania na jej żądanie kserokopii z akt sprawy stanowił podany wcześniej art. 267 § 1 pkt 3 i art. 178 § 1 w zw. z art. 269 O.p. i te przepisy zostały powołane w podstawie prawnej postanowienia Dyrektora Izby Skarbowej.

W ocenie Sądu, powyżej wskazana podstawa prawna do obciążenia Skarżącego kosztami sporządzenia kserokopii wynika z aktu ustawowego i nie powinna budzić żadnych wątpliwości.

Sąd orzekający w niniejszej sprawie zauważa, iż w orzecznictwie formułowane są zasady, którymi należy się kierować i jakie winny być uwzględniane przez organ przy ustalaniu kosztów za sporządzenie przez ten organ kopii dokumentów z akt sprawy. Zasady te dotyczą zarówno procesu sporządzania kalkulacji kosztów i przyjęcia określonej kwoty (ceny) za stronę kserokopii, która będzie obowiązywała w danym organie podatkowym, jak i etapu samego już obciążenia strony kosztami za sporządzenie kserokopii, tj. treści postanowienia (jego uzasadnienia) o obciążeniu strony kosztami, o którym stanowi art. 269 O.p. (zob. wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 11 sierpnia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1017/11).

Jako podstawowe wskazano następujące zasady:

1. brak właściwych powszechnych regulacji prawnych co oznacza, że organ podatkowy samodzielnie ustala koszt sporządzenia kopii z akt sprawy i może określić ich wysokość w drodze wewnętrznych aktów (np. zarządzeń);

2. koszty ustalane przez organ podatkowy za sporządzanie kserokopii powinny odpowiadać kosztom rzeczywistym. Nie oznacza to jednak (wbrew stanowisku strony skarżącej), że koszty te mają być takie, jak koszt sporządzenia kserokopii w podmiocie zajmującym się sporządzaniem kserokopii w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Odmienność kalkulacji rzeczywistych kosztów sporządzenia kopii dokumentu w organie podatkowym, aniżeli w podmiocie gospodarczym wynika m.in. z następujących okoliczności:

- sporządzanie kserokopii na żądanie strony jest dla organu czynnością dodatkową, wykraczającą poza zadania organu i mogą się z nią wiązać np. zmiany w funkcjonowaniu organu, ponieważ do wykonania kserokopii potrzebne może być przesunięcie pracowników, może to być związane z nadgodzinami pracowników czy zatrudnieniem dodatkowego pracownika. Powyższe uzależnione jest od indywidualnych uwarunkowań, jakie występują w danej jednostce, w jednym organie może być powołana wyodrębniona komórka (poligraficzna), która zajmuje się sporządzaniem kserokopii, w innym będzie musiał wykonać kopie wyznaczony na dany moment do tej czynności pracownik;

- organ podatkowy nie dokonuje czynności prostego kopiowania dokumentu, ale aby wykonać kopię musi podjąć szereg czynności, w tym: przygotować dokumenty – co obejmuje wyszukanie w aktach (niejednokrotnie obszernych), ich wypięcie, uporządkowanie, ponowne spięcie i umieszczenie w aktach, które to czynności są niejednokrotnie skomplikowane i czasochłonne;

3. w poszczególnych organach koszty mogą być ustalone w różnej wysokości. Każdy organ kalkulując stawkę kierować się bowiem będzie sobie właściwymi cechami i okolicznościami w tym wskazanymi w pkt 2, jak również przykładowo dotyczącymi średniej ilości sporządzanych miesięcznie/kwartalnie/rocznie kserokopii, środków finansowych jakimi dysponuje organ na obsługę urzędu, itp.;

4. uprawnione jest ustalenie kosztów w wysokości uśrednionej. Jak wskazał NSA w wyroku z dnia 3 czerwca 2011 r., sygn. akt II FSK 218/10 "(...) koszty te ustala się przy tym w wysokości uśrednionej, wobec czego w niektórych sytuacjach mogą być one faktycznie wyższe, niż przyjęte przez organ, w innych niższe";

5. wielkość stawki obowiązującej w danym organie podatkowym powinna być wskazana stronie; stronę należy poinformować o wysokości kosztów, jakie będzie zobowiązana ponieść;

6. w uzasadnieniu postanowienia o obciążeniu strony kosztami winno znaleźć się wyjaśnienie dotyczące kalkulacji kosztów. "Istotne jest więc, by strona występująca z wnioskiem o sporządzenie kopii z akt sprawy miała świadomość, nie tylko tego, jaka jest stawka przyjęta przez organ, ale z czego wynika uśredniona wysokość kosztów naliczanych przez organ prowadzący postępowanie. (zob. wskazany powyżej wyrok NSA z dnia 3 czerwca 2011 r.).

Sąd w orzekającym obecnie składzie uznał, że organy podatkowe w niniejszej sprawie naruszyły przepisy – art. 267 § 1 pkt 3 i art. 269 O.p. i nie wypełniły obowiązku w zakresie wyjaśnienia stronie faktu przyjęcia stawek w określonej wysokości. Należy podkreślić, że brak stosownych regulacji prawnych wyjaśniających według jakich cen lub według jakich kalkulacji należy obciążać stronę kosztami sporządzenia kopii nie oznacza, że organ może być arbitralny i nie zwalnia to organu od obowiązku wyjaśnienia stronie przyczyn kalkulacji stawek zawartych w akcie wewnętrznym.

Wbrew twierdzeniom zawartym w odpowiedzi na skargę organ odwoławczy zobowiązany był do informowania Strony o szczegółowej kalkulacji kosztów. Wydając postanowienie w przedmiocie kosztów sporządzenia kserokopii dokumentów organ ma obowiązek przedstawiania podatnikowi rzetelnej kalkulacji kosztu sporządzenia jednej strony kserokopii.

Dlatego też przy ponownym rozpatrywaniu sprawy organ podatkowy zobowiązany będzie jeszcze raz przeanalizować przyjętą przez siebie kalkulację kosztów pod kątem zachowania sformułowanych wyżej przez Sąd zasad, jak również wyjaśnić Stronie, w jaki sposób skalkulował stawkę za sporządzenie kserokopii 1 strony. Organ winien przedstawić, w jaki sposób doszedł do uśrednionej kwoty, kosztów reprodukcji 527 kart po skalkulowanej cenie 1,00 zł za wykonanie jednej kopii jednostronnie formatu A-4 i 5 kart po skalkulowanej cenie 2,00 zł za wykonanie jednej kopii jednostronnie formatu A-5, co brał pod uwagę przyjmując taką, a nie inną stawkę za poszczególne pozycje.

Podkreślić należy, że organ odwoławczy w odpowiedzi na skargę zasadnie wskazał, iż koszty jednostkowe zostają przez organy podatkowe ustalone w wewnętrznych zarządzeniach jako koszty uśrednione, na których wysokość oczywiście muszą mieć wpływ okoliczności takie, jak np. uśrednione koszty zakupu papieru, koszty amortyzacji, serwisowania sprzętu, zużycia tonera, a także uśrednione koszty wykorzystania czasu pracownika w warunkach pracy danego organu.

Sąd zauważa, iż rzeczywiste koszty sporządzenia kopii dokumentów mogą być różne w różnych jednostkach organizacyjnych np. ze względu na różną wartość roboczogodziny lub różny koszt eksploatacji kserokopiarki wynikający z kosztów jej serwisowania, zakupu tonera, czy papieru.

Sąd zgadza się z organem podatkowym, iż postęp techniczny i obecnie istniejące urządzenia techniczne pozwalają na wykonywanie kopii w różnej technice, samodzielnie przez stronę postępowania, bez korzystania z urządzeń kopiujących organu podatkowego. Gdyby więc w tej sprawie strona zdecydowała się na samodzielne skopiowanie akt, w warunkach określonych w art. 178 § 2 O.p., rzeczywiście nie doszłoby do sporu o koszty postępowania. W niniejszej sprawie sporne koszty niewątpliwie zostały więc poniesione na żądanie Strony i nie wynikały z ustawowego obowiązku organu prowadzącego postępowanie, co dodatkowo potwierdza zasadność obciążenia skarżącej tymi kosztami. Jednakże, co podkreślono powyżej, koszty te powinny być oparte na rzetelnej kalkulacji kosztu sporządzenia jednej strony kserokopii.

Uwzględniając powyższe, Sąd na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. orzekł, jak na wstępie. Zgodnie z art. 200 p.p.s.a. w razie uwzględnienia skargi przez sąd pierwszej instancji przysługuje skarżącemu od organu, który wydał zaskarżony akt lub podjął zaskarżoną czynność albo dopuścił się bezczynności, zwrot kosztów postępowania niezbędnych do celowego dochodzenia praw. W niniejszej sprawie koszty poniesione przez stronę obejmowały wpis od skargi, koszty zastępstwa procesowego ustalone na podstawie § 3 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 stycznia 2011 r. w sprawie wynagrodzenia za czynności doradcy podatkowego w postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz szczegółowych zasad ponoszenia kosztów pomocy prawnej udzielonej przez doradcę podatkowego z urzędu (Dz. U. z 2011 r., Nr 31, poz.153) – łącznie 357 zł. O wstrzymaniu wykonania uchylonych postanowień orzeczono na podstawie art. 152 p.p.s.a.