Wyrok WSA we Wrocławiu, sygn. akt IV SA/Wr 193/09
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu
Data orzeczenia: 2009-09-23 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 645  Sprawy nieobjęte symbolami podstawowymi 601644 oraz od 646-652
Hasła tematyczne: Administracyjne postępowanie
Skarżony organ: Samorządowe Kolegium Odwoławcze
Treść wyniku: *Oddalono skargę
Powołane przepisy: article: art. 73 par. 1
journal: Dz.U. 2000 nr 98 poz 1071
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jednolity
article: art. 53 ust. 1
journal: Dz.U. 1997 nr 78 poz 483
law: Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. uchwalona przez Zgromadzenie  Narodowe w dniu 2 kwietnia 1997 r., przyjęta przez Naród w referendum konstytucyjnym w dniu  25 maja 1997 r., podpisana przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej w dniu 16 lipca 1997 r.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia NSA Tadeusz Kuczyński (spr.) Sędzia WSA Małgorzata Masternak-Kubiak Sędzia WSA Wanda Wiatkowska-Ilków Protokolant Aleksandra Rygielska po rozpoznaniu w Wydziale IV na rozprawie w dniu 23 września 2009 r. sprawy ze skargi J. K. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego we W. z dnia [...], nr [...] w przedmiocie odmowy okazania oryginałów dokumentów i umożliwienia sporządzenia z nich odpisów oddala skargę.


UZASADNIENIE

Postanowieniem Samorządowego Kolegium Odwoławczego we W. z dnia [...], nr [...], po rozpatrzeniu zażalenia J. K. na - wydane z upoważnienia Prezydenta W. - postanowienie Kierownika Zespołu Terenowej Pracy Socjalnej Nr VIII Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej we W. z dnia [...] nr [...], odmawiające okazania oryginałów dokumentów i umożliwienia sporządzenia z nich odpisów, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1, w związku z art. 144 kodeksu postępowania administracyjnego, utrzymano w mocy zaskarżone postanowienie.

W motywach uzasadnienia tego rozstrzygnięcia podniesiono, że wnioskiem z dnia 21 stycznia 2008 r. J. K. zwrócił się do Kierownika Zespołu Terenowej Pracy Socjalnej Nr VIII Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej we W. o "okazanie oryginałów dokumentów:

1. protokołu rodzinnego wywiadu środowiskowego z dnia 11 stycznia 2006 r.,

2. protokołu aktualizacji rodzinnego wywiadu środowiskowego wym. w pkt. 1",

o których mowa w uzasadnieniu decyzji Samorządowego Kolegium Odwoławczego nr [...], oraz o umożliwienie sporządzenia odpisów tych dokumentów. Ponadto wniósł o wyjaśnienie, dlaczego oryginały tych dokumentów nie zostały włączone do akt sprawy z wniosku z dnia 21 grudnia 2005 r. o udzielenie zasiłku celowego. W przypadku nieposiadania przez ZTPS Nr VIII oryginałów dokumentów, J. K. wniósł o udzielenie informacji, czy o podejrzeniu popełnienia przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub ochronie danych osobowych został zawiadomiony prokurator.

Postanowieniem z dnia 24 grudnia 2008 r. organ pierwszej instancji odmówił okazania oryginałów dokumentów i umożliwienia sporządzenia z nich odpisów w trybie art. 73 § 1 k.p.a. W uzasadnieniu takiego rozstrzygnięcia podniesiono, że postępowanie, którego składnikami materiału dowodowego były wskazane dokumenty, zostało zakończone. W jego toku, J. K. miał możliwość zapoznania się z aktami sprawy, sporządzania z nich notatek oraz odpisów, a także możliwość żądania wydania uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów (zarówno w toku postępowania prowadzonego przez organ pierwszej instancji, jak i Samorządowe Kolegium Odwoławcze). Organ pierwszej instancji zauważył, że wniosek z dnia 21 stycznia 2008 r. dotyczy dokumentów, które w związku z zakończeniem postępowania administracyjnego, stały się dokumentami archiwalnymi. Organ uznał, że żądanie wglądu w akta nie może opierać się na prawie procesowym takim jak art. 73 § 1 k.p.a., ponieważ prawo to dotyczy wyłącznie toczącego się postępowania, a więc okresu od wszczęcia postępowania do momentu wydania decyzji.

J. K. złożył zażalenie na wskazane postanowienie. Zarzucił naruszenie: art. 12 i art. 35 § 3 k.p.a., poprzez nieuzasadnione przedłużanie postępowania, art. 36 k.p.a., poprzez niewyjaśnienie przyczyn zwłoki w załatwieniu sprawy, art. 73 § 1 k.p.a., przez odmowę okazania oryginałów dokumentów urzędowych i sporządzenia z nich odpisów, przy braku okoliczności przewidzianych w art. 74 § 1 k.p.a, art. 107 § 1, w związku z art. 126 k.p.a., przez powołanie w podstawie prawnej nieobowiązującej uchwały Rady Miejskiej Wrocławia.

Jednocześnie żalący się wniósł o: udostępnienie mu akt do przejrzenia i umożliwienia wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów, ustalenie, dlaczego oryginały przedmiotowych dokumentów urzędowych nie zostały włączone do akt sprawy z wniosku z dnia 21 grudnia 2005 r., o udzielenie zasiłku okresowego, ustalenie, czy oryginały przedmiotowych dokumentów zaginęły, zostały ukryte lub zniszczone, ustalenie, czy w sprawie nie zachodzi możliwość popełnienia przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów.

Samorządowe Kolegium Odwoławcze we W. stwierdziło, że przepisy art. 73 i 74 k.p.a. ustanawiają zasadę względnej jawności akt sprawy administracyjnej, ponieważ stronie służy prawo do ich przeglądania. Zgodnie z art. 73 § 1 k.p.a. organ administracji państwowej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów w każdym stadium postępowania. Strona może zatem występować z żądaniem wymienionym w art. 73 § 1 k.p.a. od daty wszczęcia postępowania do daty doręczenia jej decyzji administracyjnej. Pojęcie "stadium postępowania" nie może być jednak rozumiane wąsko jako wycinek postępowania prowadzonego przed organem pierwszej albo drugiej instancji. Powinno być interpretowane szerzej - jako postępowanie we wszystkich jego etapach. Taka interpretacja skutkuje dopuszczalnością udostępnienia akt sprawy po doręczeniu decyzji ostatecznej, np. w celu sporządzenia wniosku o stwierdzenie nieważności decyzji lub skargi na decyzję. Przepis ten należy zatem interpretować w ten sposób, że strony mają prawo do przeglądania także archiwalnych akt swoich spraw. Prawo to należy jednak traktować jako postulat zmierzający do zapewnienia ochrony interesów stron, nie zaś jako uprawnienie procesowe, i to w dodatku przeprowadzane na zasadzie analogii do sytuacji istniejącej w toku postępowania w sprawie zawisłej przed organem administracyjnym (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2008, str. 73).

Stwierdzono, że J. K. wykorzystuje prawa procesowe strony, wynikające z art. 73 k.p.a., do obejścia przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a jego działania zmierzają do kontroli prawidłowości postępowania przez organ pierwszej instancji z aktami spraw ostatecznie zakończonych. Wskazano, że zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.) - zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiąca załącznik nr 1 do rozporządzenia. Zgodnie z § 35 instrukcji, urzędy prowadzą archiwa zakładowe w celu przechowywania spraw ostatecznie zakończonych na nośnikach papierowych. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw. Przez akta sprawy instrukcja rozumie całą dokumentację, zawierającą dane, informacje, które były lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy (§ 3 pkt 1).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.), materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności organów jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny. Materiałami archiwalnymi są między innymi wszelkiego rodzaju akta i dokumenty (art. 1 ustawy). Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy, archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwową sieć archiwalną, która prowadzi działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i pozostające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone (art. 35 ust. 2). Co istotne - w świetle art. 35 ust. 3 ustawy - zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa zostały utworzone; do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.

Jak wspominano na wstępie, J. K. wnosił o okazanie oryginałów dokumentów, o których mowa w uzasadnieniu decyzji Samorządowego Kolegium Odwoławczego nr [...], oraz o umożliwienie sporządzenia odpisów tych dokumentów. Sprawa zakończona w drugiej instancji decyzją Kolegium z dnia [...] (sygn.[...] ), została już ostatecznie załatwiona. Wyrokiem z dnia 9 listopada 2006 r. (prawomocnym z dniem 18 stycznia 2007 r., sygn. akt IV SA/Wr 650/06) Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu oddalił skargę J. K. na decyzję Kolegium utrzymującą w mocy decyzję Prezydenta W. przyznającą J. K. zasiłek okresowy, podjętą po przeprowadzeniu wywiadu środowiskowego w dniu 11 stycznia 2006 r. Dodano, że wywiad ten wykorzystano też w innej sprawie ostatecznie zakończonej przez Kolegium - decyzją z dnia [...] (sygn.[...]). Wyrokiem z dnia 9 listopada 2006 r. (prawomocnym z dniem 18 stycznia 2007 r., sygn. akt SA/Wr 630/06) Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu oddalił skargę J. K. na tę decyzję. Obie te sprawy, a więc i sporządzony w ich ramach wywiad środowiskowy, w dniu składania opisanego na wstępie wniosku przez J. K., były już ostatecznie załatwione. Przyjęcie założenia, że J.K posiada obecnie uprawnienie do skutecznego powoływania się na prawa strony postępowania administracyjnego, wynikające z art. 73 k.p.a., w zakresie akt, które winny już znajdować się w archiwum zakładowym, na korzystanie z których wymagane jest wskazane wyżej zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe, stanowiłoby obejście art. 35 ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Bez znaczenia jest przy tym, czy akta, do których dostępu domaga się J. K., zostały - stosownie do wskazanych wyżej przepisów instrukcji kancelaryjnej - fizycznie przekazane do archiwum zakładowego i w jakim są stanie. Ani Kolegium, ani żalący nie są uprawnieni do dokonywania takich ustaleń, tym bardziej przy wykorzystaniu trybu wskazanego w art. 73 k.p.a. Kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych należy do zakresu działania archiwów państwowych (art. 28 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Dodano, że J. K. domagał się wznowienia przez Kolegium postępowania zakończonego w pierwszej instancji decyzją z dnia [...], nr [...]. Decyzją z dnia [...] nr [...] utrzymaną w mocy decyzją z dnia [...], nr [...] Kolegium odmówiło wznowienia postępowania. Sprawa zakończona w obu instancjach decyzjami Prezydenta W. z dnia [...] i Kolegium z dnia [...] jest więc nadal ostatecznie zakończona.

Przyjmując, że J. K. żąda również "okazania" aktualizacji wywiadu środowiskowego z dnia 11 stycznia 2006 r., dokonanej w dniu 11 lipca 2006 r. (we wniosku powołano się na treść decyzji Kolegium, w której nie wskazywano daty takiej aktualizacji), Kolegium stwierdziło, że - wskazywane na wstępie - postawienie nacisku na zapewnienie stronie ochrony jej interesów w dokonywaniu interpretacji art. 73 § 1 k.p.a. ma szczególne znaczenie na gruncie rozpatrywanej sprawy. Korzystanie przez J. K. z uprawnień przewidzianych przez powołany przepis nie ma na celu ochrony jego interesów, a wynika z notorycznego doszukiwania się złej woli i błędów ze strony pracowników socjalnych i osób upoważnionych do działania w sprawach z zakresu pomocy społecznej w imieniu Prezydenta W.

Stwierdzono, że J. K. jest inicjatorem szeregu postępowań w trybie art. 73 k.p.a. Tytułem przykładu podano, że:

- wnioskiem z dnia 4 października 2007 r. wystąpił do Kierownika Zespołu Terenowej Pracy Socjalnej nr VIII Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej we W. o wydanie z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów: protokołu aktualizacji rodzinnego wywiadu środowiskowego z dnia 2 października 2007 r. wraz z oceną sytuacji i wnioskami pracownika socjalnego oraz swego oświadczenia z dnia 2 października 2007 r., złożonego na żądanie pracownika socjalnego - w sprawie z podań z dnia 3 września 2007 r. o udzielenie zasiłków celowych (sprawa ta była przedmiotem postępowania zażaleniowego – nr [...]);

- wnioskiem z dnia 4 października 2007 r. wystąpił do Kierownika Zespołu Terenowej Pracy Socjalnej nr VII Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej we W., o wydanie z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów: protokołu aktualizacji rodzinnego wywiadu środowiskowego z dnia 2 października 2007 r. wraz z oceną sytuacji i wnioskami pracownika socjalnego oraz swego oświadczenia z dnia 2 października 2007 r., złożonego na żądanie pracownika socjalnego - w sprawie z podań z dnia 2 lutego 2006 r. i dnia 1 września 2006 r. o udzielenie zasiłków celowych (sprawa ta była przedmiotem postępowania zażaleniowego – nr [...]);

- wnioskiem z dnia 21 lutego 2008 r., powołując się na art. 73 § 2 k.p.a., wystąpił do – działającego z upoważnienia Prezydenta W. – Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej we W. o "wydanie (...) z akt sprawy ze złożonych przez niego w 2006 r. i 2007 r. wniosków o udzielenie świadczeń z pomocy społecznej, uwierzytelnionych odpisów oświadczeń złożonych na żądanie pracowników socjalnych, w których napisał, że z udzielonych świadczeń pieniężnych nie udzieli korzyści majątkowej za ich przyznanie lub umieści zapis o podobnym znaczeniu. Posiadanie dokumentów jak wyżej jest mu potrzebne do podjęcia czynności odpowiednich do ich treści" (sprawa ta była przedmiotem postępowania zażaleniowego – nr [...]);

- pismem z dnia 25 lutego 2008 r., powołując się na art. 73 § 2 k.p.a., wystąpił do - działającego z upoważnienia Prezydenta W. - Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej we W. o "wydanie z akt spraw administracyjnych z jego wniosków uwierzytelnionych odpisów: protokołu wywiadu środowiskowego z dnia 9 lipca 2004 r. protokołu aktualizacji wywiadu środowiskowego z dnia 2 października 2007 r., protokołu wywiadu środowiskowego z dnia 11 stycznia 2008 r., protokołu aktualizacji wywiadu środowiskowego z dnia 28 stycznia 2008 r., oświadczenia strony z dnia 13 listopada 2006 r., złożonego na żądanie pracownika socjalnego, oświadczenia strony z dnia 11 stycznia 2008 r., złożonego na żądanie pracownika socjalnego, oświadczenia strony z dnia 28 stycznia 2008 r., złożonego na żądanie pracownika socjalnego" (sprawa ta była przedmiotem postępowania zażaleniowego nr [...]).

Kolegium podniosło, że obecnie J. K. żąda udostępnienia dokumentów z 2006 r., a więc sprzed 3 lat. Uważa, że posiada prawo do kontroli organu pierwszej instancji w kwestii losu tych dokumentów. Motywem jego działania jest w istocie ustalenie, gdzie znajduje się oryginał wywiadu środowiskowego z dnia 11 stycznia 2006 r., bowiem - jak stwierdził w zażaleniu - "akta sprawy powinny zawierać oryginały dokumentów wytworzonych w toku postępowania administracyjnego". Niewątpliwie złożenie opisanego na wstępie wniosku jest konsekwencją - obserwowanego we wszystkich sprawach prowadzonych przez Kolegium z inicjatywy J. K. - jego przekonania o znacznie wyższych niż pracowników organu pierwszej instancji kompetencjach w zakresie stosowania przepisów prawa. Żalący się uważa, że przysługuje mu prawo do kontroli, czy organ pierwszej instancji przechowuje liczne dokumenty wytworzone w inicjowanych przez niego postępowaniach w sposób, jaki uznaje za prawidłowy.

Jak wspomniano, przepisy art. 73 § 1 k.p.a. mają zabezpieczyć uprawnienia strony postępowania. Przepisy te nie mogą być traktowane jako środek kontroli organu administracyjnego w zakresie postępowania z aktami zakończonych przed laty spraw. Kolegium zwróciło uwagę, że J. K. nie jest jedynym podopiecznym Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej. Większość z tych podopiecznych znajduje się w trudnych sytuacjach życiowych, których rozwiązanie wymaga dużego zaangażowania tak pracowników socjalnych, jak i osób upoważnionych do działania w imieniu Prezydenta W. Przekonanie J. K. , że posiada uprawnienie, a nawet obowiązek dyscyplinowania tych osób, poprzez nagminne wykorzystywanie uprawnień strony postępowania, wskazanych w kodeksie postępowania administracyjnego, jest dla Kolegium nie do zaakceptowania.

J. K. złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu na postanowienie Kolegium z dnia [...] wnosząc o uchylenie tego postanowienia oraz postanowienia organu pierwszej instancji. Zarzucił Kolegium naruszenie art. 7 k.p.a., poprzez niedokładne wyjaśnienie stanu faktycznego sprawy, oraz art. 73 § 1, w związku z art. 74 § 2 k.p.a., przez błędną wykładnię tych przepisów. Skarżący szczegółowo opisał działania swoje i organów obu instancji, dotyczące szeroko rozumianego zaginięcia oryginału wywiadu środowiskowego. Uważa, że przysługuje mu prawo wglądu do akt sprawy również po zakończeniu postępowania, w celu umożliwienia skorzystania z nadzwyczajnych środków zaskarżenia decyzji, art. 51 ust. 3 Konstytucji RP zapewnia bowiem każdemu prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów.

W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze we W. wniosło o jej oddalenie w całości, podtrzymując stanowisko zajęte w zaskarżonym postanowieniu.

W piśmie z dnia 1 czerwca 2009r. będącym oświadczeniem skarżącego do odpowiedzi Samorządowego Kolegium Odwoławczego we W. na skargę J. K. zakwestionował przyjętą tam argumentację. Podniósł, że zaskarżone postanowienie powinno być ponadto uchylone z powodu naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania, gdy nie zapewniono mu czynnego udziału z postępowaniu odwoławczym i uniemożliwiono wypowiedzenie się do zebranych dowodów, materiałów i żądań.

Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zgodnie z treścią art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269 ze zm.) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym w świetle § 2 powołanego powyżej artykułu kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Chodzi więc o kontrolę aktów lub czynności z zakresu administracji publicznej dokonywaną pod względem ich zgodności z prawem materialnym i przepisami procesowymi, nie zaś według kryteriów słuszności.

W niniejszej sprawie J. K. wniósł o okazanie oryginałów dokumentów i umożliwienie sporządzenia odpisów tych dokumentów w sprawie ostatecznie zakończonej w drugiej instancji decyzją Kolegium z dnia [...] (sygn. [...]). Wyrokiem z dnia 9 listopada 2006 r. (prawomocnym z dniem 18 stycznia 2007 r, sygn. akt IV SA/Wr 650/06) Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu oddalił skargę J. K. na decyzję Kolegium z dnia [...]., utrzymującą w mocy decyzję Prezydenta W. przyznającą zasiłek okresowy, podjętą po przeprowadzeniu wywiadu środowiskowego w dniu 11 stycznia 2006 r. Dodano, że wywiad ten wykorzystano też w innej sprawie ostatecznie zakończonej przez Kolegium - decyzją z dnia [...] (sygn. [...]). Wyrokiem z dnia 9 listopada 2006 r. (prawomocnym z dniem 18 stycznia 2007 r., sygn. akt SA/Wr 630/06) Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu oddalił skargę J. K. na tę decyzję.

Prawo dostępu do akt postępowania reguluje art. 73 § 1 k.p.a., który stanowi, że w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. W orzecznictwie i w doktrynie podkreśla się, że przedmiotowy przepis: 1) nakłada obowiązek udostępnienia akt na organ administracji publicznej, 2) obowiązek udostępnienia akt odnosi się przede wszystkim do strony postępowania (jej pełnomocnika), 3) dotyczy akt zgromadzonych w danym postępowaniu administracyjnym (w konkretnej sprawie), 4) akta sprawy udostępnia się w siedzibie organu.

Prawo do udostępnienia akt sprawy służy stronie "w każdym stadium postępowania". Strona może zatem występować z żądaniami wymienionymi w art. 73 od daty wszczęcia postępowania do daty doręczenia jej decyzji administracyjnej zarówno w postępowaniu przed organem pierwszej instancji, jak i w postępowaniu odwoławczym i postępowaniach nadzwyczajnych. Po zakończeniu (wydaniem decyzji) stadium postępowania nie ma już podstaw do stosowania art. 73 k.p.a. Przepis ten dotyczy zapewnienia stronie dostępu do akt sprawy "w każdym stadium

postępowania", a nie po jego zakończeniu. Podkreśla się jednak, że pojęcie "stadium postępowania" nie może być rozumiane wąsko jako wycinek postępowania przed organem pierwszej instancji albo postępowania odwoławczego lub jednego z postępowań nadzwyczajnych, lecz należy nadać temu pojęciu szersze znaczenie. W tym szerszym znaczeniu pojęcie to może oznaczać konkretne postępowanie a zatem jest możliwe i dopuszczalne żądanie udostępnienia akt sprawy po doręczeniu decyzji organu pierwszej instancji w celu przygotowania odwołania od tej decyzji czy też po doręczeniu decyzji ostatecznej w związku z zamiarem złożenia wniosku o stwierdzenie nieważności decyzji lub wznowienia postępowania albo zmiany lub uchylenia decyzji ostatecznej. Kolegium powołując się na stanowisko literatury przedmiotu prawidłowo podkreśliło jednak, że prawo to należy traktować jako postulat zmierzający do zapewnienia ochrony interesów stron, nie zaś jako uprawnienie procesowe, i to w dodatku przeprowadzane na zasadzie analogii do sytuacji istniejącej w toku postępowania w sprawie zawisłej przed organem administracyjnym.

Sąd podziela konstatację organu odwoławczego, że skarżący powołując się na prawa procesowe strony wynikające z art. 73 k.p.a., zapomina o przepisach o narodowym zasobie archiwalnym, które ustalają wiążące reguły postępowania z materiałami archiwalnymi. W celu uzasadnienia powyższej konstatacji, Kolegium wskazało przede wszystkim, że - zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.) - zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych, stanowiąca załącznik nr 1 do rozporządzenia. Zgodnie z § 35 instrukcji, urzędy prowadzą archiwa zakładowe w celu przechowywania spraw ostatecznie zakończonych na nośnikach papierowych. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw. Przez akta sprawy instrukcja rozumie całą dokumentację, zawierającą dane, informacje, które były lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy (§ 3 pkt 1).

Kolegium wyjaśniło także, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.), materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności organów jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny. Materiałami archiwalnymi są między innymi wszelkiego rodzaju akta i dokumenty (art. 1 ustawy). Stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy, archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwową sieć archiwalną, która prowadzi działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i pozostające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone (art. 35 ust. 2). Co istotne - w świetle art. 35 ust. 3 ustawy - zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa zostały utworzone; do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.

Zdaniem Sądu, Samorządowe Kolegium Odwoławcze zasadnie uznało, że nie ma znaczenia, czy akta, do których dostępu domaga się J. K. zostały - stosownie do wskazanych wyżej przepisów instrukcji kancelaryjnej - fizycznie przekazane do archiwum zakładowego i w jakim są stanie. Ani Kolegium, ani żalący nie są uprawnieni do dokonywania takich ustaleń, tym bardziej przy wykorzystaniu trybu wskazanego w art. 73 k.p.a. Kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych należy do zakresu działania archiwów państwowych (art. 28 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Dodano że J. K. domagał się wznowienia przez Kolegium postępowania zakończonego w pierwszej instancji decyzją z dnia [...], nr [...]. Decyzją z dnia [...], nr [...] utrzymaną w mocy decyzją z dnia [...], nr [...] Kolegium odmówiło wznowienia postępowania. Sprawa zakończona w obu instancjach decyzjami Prezydenta W. z dnia [...] i Kolegium z dnia [...] jest więc nadal ostatecznie zakończona.

Powyższe prowadzi do wniosku, że zaskarżone postanowienie w należyty i wyczerpujący sposób wyjaśnia motywy rozstrzygnięcia, zawierając przy tym skierowaną do stroną informację co do jej statusu prawnego w sprawie.

Odnosząc się do zarzutów podniesionych w skardze, stwierdzić należy, że są one niezasadne i stanowią jedynie polemikę z argumentami przedstawionymi przez organ. Zarzut naruszenia przepisu art. 10 § 1 k.p.a. przez niezawiadomienie strony z zebraniu materiału dowodowego i możliwości składania wniosków może odnieść skutek wówczas, gdy stawiająca go strona wykaże, że zarzucane uchybienie uniemożliwiało jej dokonanie konkretnych czynności procesowych (wyrok NSA z dnia 18 maja 2006r., II OSK 831/05, ONSAiWSA 2006, nr 6, poz. 157; OSP 2007, nr 3, poz. 26).

Skarżący – na poparcie swojego żądania - powołał się na przepis art. 51 ust. 3 Konstytucji. Wskazany przepis stanowi, że każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Ograniczenie tego prawa może określić ustawa. Odnosząc się do powyższego należy stwierdzić, że prawo dostępu do dotyczących zainteresowanego dokumentów i danych nie jest kategorią nadrzędną i absolutną. Z mocy art. 51 ust. 3 ustawy zasadniczej podlega ono ograniczeniom, które mogą wynikać z ustaw szczególnych. Z taką też regulacją mamy do czynienia w rozważanym przypadku, gdy określone ustawy z mocy delegacji konstytucyjnej ustalają reguły dostępu do dokumentów związane z wystąpieniem konkretnej sytuacji.

Mając powyższe na względzie, Wojewódzki Sąd Administracyjny, na podstawie art. 151 w związku z art. 132 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.), orzekł jak w sentencji.