Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 2140/21
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2021-10-14 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
Hasła tematyczne: Ochrona danych osobowych
Skarżony organ: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku: Uchylono zaskarżone postanowienie
Powołane przepisy: article: art. 145 par. 1 pkt 1 lit. c
journal: Dz.U. 2019 poz 2325
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Antoniuk (spr.), Sędzia WSA Danuta Kania, Sędzia WSA Andrzej Góraj, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 14 października 2021 r. sprawy ze skargi G. A. na postanowienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] kwietnia 2021 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania skanów dokumentów z akt administracyjnych 1. uchyla zaskarżone postanowienie, 2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego G. A. kwotę 100 zł (słownie: sto złotych), tytułem zwrotu kosztów postępowania.


UZASADNIENIE

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) postanowieniem z dnia [...] kwietnia 2021 r. nr [...], na podstawie art. 74 § 2 w zw. z art. 73 § 1 i § 1a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256, z późn. zm.); zwanej dalej K.p.a. oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), odmówił G. A. uwzględnienia wniosku w sprawie przesłania skanu wystąpienia Prezesa UODO z dnia [...] stycznia 2021 r. do Jednostki Wojskowej [...] z siedzibą w [...]; zwanej dalej JW [...] o uzyskanie wyjaśnień, skanu pisma JW [...] będącego odpowiedzią na powyższe wezwanie Prezesa UODO do złożenia wyjaśnień, skanu pisma Prezesa UODO z dnia [...] lutego 2021 r. do JW [...] o złożenie dodatkowych wyjaśnień z akt postępowania administracyjnego dotyczącego skargi w zakresie przetwarzania jego danych osobowych przez JW [...].

W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ wskazał, że prowadzi postępowanie administracyjne w sprawie skargi G. A. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania przez JW [...] jego danych osobowych.

Pismem z dnia [...] marca 2021 r. G. A. zwrócił się do Prezesa UODO z wnioskiem o przesłanie: "skanu wystąpienia Prezesa UODO z dnia [...] stycznia 2021 r. do JW [...] o uzyskanie wyjaśnień, skanu pisma JW [...] będącego odpowiedzią na powyższe wezwanie Prezesa UODO do złożenia wyjaśnień, skanu pisma Prezesa UODO z dnia [...] lutego 2021 r. do JW [...] o złożenie dodatkowych wyjaśnień", uzasadniając to faktem zamieszkiwania kilkaset kilometrów od siedziby UODO oraz trwającym w Polsce stanem epidemii COVID-19 i wydanych przez władze nakazów oraz ograniczeń związanych z przemieszczaniem się w celu unikania rozprzestrzeniania się pandemii.

Powołując przepisy art. 73 § 1 i § 1a K.p.a. oraz art. 10 § 1 K.p.a. Prezes UODO wyjaśnił, że prawo do zapoznania się z treścią dokumentów znajdujących się w aktach sprawy nie oznacza, by organ administracji był zobowiązany do przesłania kopii (skanów) znajdujących się w aktach sprawy dokumentów do miejsca pobytu wnioskodawcy. Powyższy przepis art. 73 § 1 K.p.a. obliguje organ administracji wyłącznie do umożliwienia stronie realizacji wskazanych w nim uprawnień, ich realizację pozostawiając jednak stronie. Ustawodawca, przyznając stronie prawo do przeglądania akt sprawy, jednocześnie precyzyjnie ustalił, poprzez jakie działania może ona egzekwować to prawo, tj. poprzez umożliwienie zapoznania się z treścią znajdujących się w aktach dokumentów, jak również utrwalenia na własny użytek zawartych w nich wiadomości. Również w literaturze podkreśla się, że strona zapoznaje się z aktami sprawy w siedzibie organu.

Ponadto podkreślił, że art. 73 § 2 K.p.a. wskazuje, że strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem, nie przewiduje natomiast możliwości żądania przez stronę postępowania przesłania przez organ administracji publicznej akt postępowania. Zgodnie z tezą wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 stycznia 2020 r., sygn. akt I OSK 1667/18 "podstawową formą uzyskiwania kopii lub odpisów z akt sprawy administracyjnej jest ich samodzielne wykonywanie przez stronę postępowania, do czego uprawnia art. 73 § 1 K.p.a., natomiast wydanie stronie uwierzytelnionych odpisów lub uwierzytelnionych kopii z akt sprawy ma charakter wyjątkowy, przy czym realizacja tego uprawnienia uzależniona jest od legitymowania się przez stronę ważnym interesem." Wskazana przez wnioskodawcę duża odległość dzieląca go od Urzędu oraz panująca w kraju stan epidemii COVID-19 nie mogą być uznane za uzasadniony ważny interes strony, na mocy którego organ administracji jest zobowiązany do przekazania na żądanie strony uwierzytelnionych odpisów akt sprawy.

Prezes UODO podał, że samo stwierdzenie znacznej odległości pomiędzy miejscem zamieszkania, a siedzibą organu, niepoparte żadnymi argumentami, nie przesądza o niemożliwości skorzystania z uprawnienia wynikającego z przepisu art. 73 § 1 K.p.a. w siedzibie organu, jak również nie uzasadnia ważnego interesu strony. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie sądów administracyjnych, zgodnie z którym odległość dzieląca siedzibę organu od miejsca zamieszkania lub siedziby strony nie usprawiedliwia ziszczenia się warunku ważnego interesu strony, w rozumieniu 73 § 2 K.p.a. (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 listopada 2015 r., sygn. akt II OSK 693/14 oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 8 czerwca 2017 r., sygn. akt. II SA/Wa 1660/16).

Odnosząc się do oparcia uzasadnienia ważnego interesu strony na argumencie panującej w kraju pandemii, wyjaśnił, że obecne zalecenia bezpieczeństwa zobowiązują do zachowania co najmniej 1,5 metrowej odległości między pieszymi oraz obowiązek zakrywania ust i nosa w miejscach publicznych. Zapoznanie się z aktami w siedzibie urzędu odbywa się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, o czym wnioskodawca ma wiedzę, bowiem zrealizował swoje prawo wglądu do akt postępowania dwukrotnie, tj. [...] października 2020 r. oraz [...] grudnia 2020 r. Co do zalecanego ograniczenia podróżowania zwrócił uwagę, że zgodnie z obowiązującymi zasadami jedynie osoby przebywające w izolacji lub kwarantannie nie mogą opuszczać miejsca, w którym przebywają.

Podkreślił, że prawo do przeglądania akt sprawy strona postępowania może realizować nie tylko osobiście, lecz również przez przedstawiciela lub pełnomocnika. Zgodnie z art. 32 K.p.a. strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Przepisy K.p.a., umożliwiając stronie działanie przez pełnomocnika w toku postępowania administracyjnego przyznają jej zarazem szeroką swobodę wyboru pełnomocnika. Stosownie do art. 33 § 1 K.p.a. może nim być każda osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych.

W ocenie organu G. A. ma prawo do zapoznania się z aktami sprawy na każdym etapie postępowania, także po jego zakończeniu, ale jest to możliwe wyłącznie w siedzibie organu. Wnioskodawca nie wykazał, że legitymuje się ważnym interesem uzasadniającym wydanie mu uwierzytelnionych kopii akt sprawy.

Pismem z dnia [...] maja 2021 r. G. A. złożył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, za pośrednictwem Prezesa UODO, skargę na postanowienie Prezesa UODO z dnia [...] kwietnia 2021 r. nr [...] w przedmiocie odmowy uwzględnienia wniosku dotyczącego przesłania drogą elektroniczną dokumentów urzędowych z akt postępowania administracyjnego nr [...] w zakresie przetwarzania jego danych osobowych wnosząc o jego uchylenie i zasądzenie kosztów postępowania.

Zaskarżonemu rozstrzygnięciu zarzucił naruszenie:

1. art. 51 ust. 3 Konstytucji RP, poprzez bezpodstawne odmówienie mu udostępnienia drogą elektroniczną żądanych dokumentów zgromadzonych przez organ,

2. art. 74 § 2 K.p.a. w zw. z art. 73 § 1 i § 1a K.p.a. oraz art. 6, art. 7, art. 8 § 1, art. 14 § 1a i art. 12 § 1 K.p.a., poprzez dokonanie odmowy uwzględnienia wniosku o przesłanie drogą elektroniczną skanu trzech nieuwierzytelnionych dokumentów na podstawie przepisów, które dotyczą udostępnienia uwierzytelnionych odpisów dokumentów oraz odmowy wglądu w akta sprawy w siedzibie organu, co nie było przedmiotem wniosku, a dodatkowo w sytuacji gdy obowiązkiem organu było uwzględnienie jego słusznego interesu czynnego udziału w sprawie i przesłania dokumentów drogą elektroniczną jako najprostszego środka załatwienia sprawy mając na względzie odległość miejsca zamieszkania od siedziby organu oraz ograniczeń i nakazów wynikających z unikania ryzyka rozprzestrzeniania się pandemii COVID - 19 w Polsce, a także przyjętą formę korespondencji elektronicznej pomiędzy nim a organem,

3. art. 9, art. 10 § 1 oraz art. 12 § 1 K.p.a. oraz art. 77 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych; zwanym dalej rozporządzeniem RODO, poprzez bezpodstawne dokonanie odmowy uwzględnienia wniosku w sytuacji niewykonania przez organ obowiązków należytego i wyczerpującego informowania go o okolicznościach faktycznych i wynikach poczynionych ustaleń będących przedmiotem prowadzonego postępowania administracyjnego i uniemożliwienie prawa do zapewnienia mu czynnego udziału w sprawie w każdym jej stadium, poprzez niepowiadomianie o postępach i efektach postępowania.

Skarżący wskazał, że w czasie trwania postępowania dotyczącego nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez JW [...] nigdy przez organ nie był informowany o wynikach i postępach w sprawie oraz poczynionych ustaleniach pomimo, iż jest to obowiązkiem wynikającym z art. 9, art. 10 § 1 K.p.a. oraz art. 77 ust. 2 rozporządzenia RODO. Zaznaczył, że organ powyższe obowiązki wykonywał jedynie względem JW [...] przesyłając kopie jego pism. Prezes UODO nie przekazywał do jego wiadomości korespondencji kierowanej do podmiotu o wyjaśnienia, a w zamian tego odrębnymi nic niewyjaśniającymi pismami informował go jedynie o wystosowaniu takich pism. Podał, że w związku z odległością jego miejsca zamieszkania od siedziby organu, trwającymi ograniczeniami w Polsce wynikającymi z pandemii COVID - 19, unikaniem ryzyka związanego z rozprzestrzenianiem się wirusa, a także brakiem wykonania przez organ obowiązków wynikających z art. 9, art. 10 § 1 oraz art. 12 § 1 K.p.a., art. 9 K.p.a. oraz art. 77 ust. 2 rozporządzenia RODO, w dniu [...] marca 2021 r., za pośrednictwem poczty elektronicznej e-PUAP, zwrócił się do organu o przesłanie skanu trzech dokumentów z akt sprawy.

W ocenie skarżącego organ był zobowiązany, na podstawie art. 12 § 1 K.p.a., do bezzwłocznego załatwienia wniosku najprostszymi środkami, do których należy elektroniczne załatwienie sprawy (art. 14 § 1a K.p.a.). Podał, że dopiero po złożeniu ponaglenia z dnia [...] kwietnia 2021 r., a zatem po niemal dwóch miesiącach od złożenia wniosku, Prezes UODO wydał w dniu [...] kwietnia 2021 r. postanowienie o odmowie uwzględnienia wniosku z dnia [...] marca 2021 r. Zaznaczył, że nie domagał się wglądu w akta sprawy w siedzibie organu i wydania uwierzytelnionych odpisów dokumentów lecz przesłania skanów dokumentów urzędowych jego dotyczących, a obowiązkiem organu było te dokumenty udostępnić (art. 14 § 1a K.p.a.), bowiem brak jest podstawy prawnej do odmowy uwzględnienia wniosku (ograniczenie prawa dostępu do dokumentów urzędowych dotyczących osoby może wynikać jedynie z ustawy – art. 51 ust. 3 Konstytucji RP).

Zwrócił uwagę na niewłaściwą interpretację organu co do zaleceń władz państwowych w celu unikania ryzyka rozprzestrzeniania się wirusa i uznanie za jedyny element wystarczający, zachowanie odległości 1,5 metrowej pomiędzy pieszymi i obowiązek zakrywania ust i nosa w miejscach publicznych oraz sugerowanie mu ponoszenia kolejnych kosztów ustanowienia pełnomocnika dla wykonania żądania organu niewynikającego z jego wniosku, tj. "jest to możliwe wyłącznie w siedzibie organu".

Pismem z dnia [...] czerwca 2021 r. skarżący podtrzymał skargę, podając, że sprawa dotyczy art. 73 § 3 K.p.a., a organ wskazuje na art. 73 § 1 i § 1a K.p.a., gdzie wymogiem niezbędnym do zapewnienia stronie udostępnienia dokumentu w systemie teleinformatycznym, jest posiadanie systemu teleinformatycznego oraz możliwość uwierzytelnienia strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Podkreślił, że przepis art. 73 § 3 K.p.a. koresponduje z art. 14 § 1 i § 2 K.p.a., który obliguje organ do załatwiania spraw w formie elektronicznej, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawny nie stoi temu na przeszkodzie i na takie przeszkody nie powołał się organ w zaskarżonym postanowieniu. Prezes UODO nie dokonał merytorycznego uzasadnienia odmowy realizacji wniosku do przesłania drogą elektroniczną kilku dokumentów, nie powołał się na żadną okoliczność, która by tą czynność uniemożliwiała, nie podał żadnych przesłanek i nie uzasadnił swojego stanowiska ani względami technicznymi, ani żadnymi innymi racjonalnymi przesłankami, a zatem nie dopełnił obowiązków wynikających z art. 73 § 3 K.p.a. w zw. z art. 7 i art. 107 § 3 w zw. z art. 126 K.p.a., co uzasadnia uchylenie wadliwego postanowienia. Zaznaczył, że skoro organ posiada własny system elektroniczny i prowadzi w tym systemie korespondencję w formie elektronicznej (e-Puap) poprzez przysyłanie i przyjmowanie zeskanowanych dokumentów, posiadając przy tym możliwość uwierzytelnienia skarżącego, to zrealizowane zostały przesłanki wynikające z art. 73 § 3 K.p.a. (własny system teleinformatyczny i możliwość uwierzytelnienia strony w systemie e-Puap), w zw. z art. 14 K.p.a. (interes strony i brak przepisu prawnego stojącego na przeszkodzie) do przesłania drogą elektroniczną dokumentów wskazanych we wniosku.

W odpowiedzi na powyższe organ pismem z dnia [...] sierpnia 2021 r. podtrzymał stanowisko wyrażone w zaskarżonym postanowieniu oraz odpowiedzi na skargę.

Pismem z dnia [...] września 2021 r. skarżący podał, że w postępowaniu administracyjnym [...] UODO od dłuższego czasu koresponduje z nim i JW [...] w formie elektronicznej poprzez platformę e-PUAP przesyłając w ten sposób nie tylko korespondencję, ale również załączniki w formie wytworzonych w organie dokumentów/pism do stron (np. pismo do JW. [...] z dnia [...] maja 2021 r. przesłane e-PUAP na adres[...], pisma i załączniki przesyłane do niego na adres e-PUAP: [...]). Wskazywany przez organ system EZD nie służy do korespondencji ze stronami lecz jest to system obiegu dokumentów wewnątrz organu, a w systemie tym nie ma możliwości i podstawy uwierzytelnienia strony stosownie do wymogów wynikających z art. 73 § 3 K.p.a. w zw. z art. art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, które to możliwości daje system e-PUAP, w którym UODO koresponduje ze stronami: skarżącym i JW. [...], a zatem opisywanie sposobu funkcjonowania tego systemu w piśmie z dnia [...] sierpnia 2021 r. nie ma żadnego związku ze sprawą.

Podkreślił, że działania mające na celu bezpodstawną odmowę przesłania mu wybiorczych dokumentów, tj. pism kierowanych do JW. [...] i odpowiedzi na te pisma, poza wysyłanymi do niego w formie elektronicznej wszystkimi innymi wskazuje na utrudnienie mu czynnego udziału w sprawie.

Zwrócił uwagę, że w dniu [...] sierpnia 2021 r. organ w imieniu, którego działał pracownik, o którego wnosił o wyłączenie ze sprawy na podstawie art. 24 K.p.a., wydał kolejne postanowienie z dnia [...] sierpnia 2021 r. o odmowie przesłania mu poprzez system e-PUAP pisma organu kierowanego do JW [...], postanowienie to w formie elektronicznej jako zeskanowany załącznik został przesłany poprzez platformę e-PUAP zamiast pisma, o które wnioskował, co postrzega jako naruszenie zasad bezstronności i utrudniania mu czynnego udziału w sprawie, mając na względzie jego zamieszkanie w odległości ponad 300 km od siedziby organu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Stosownie do treści art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 137), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym w świetle § 2 powołanego wyżej artykułu kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Chodzi więc o kontrolę aktów lub czynności z zakresu administracji publicznej dokonywaną pod względem ich zgodności z prawem materialnym i przepisami procesowymi, nie zaś według kryteriów słuszności.

W myśl natomiast art. 134 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, z późn. zm.); zwanej dalej P.p.s.a., Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W myśl art. 119 pkt 3 P.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie.

Skarga oceniana w świetle powyższych kryteriów zasługuje na uwzględnienie.

Przedmiotem kontroli Sądu jest postanowienie Prezesa UODO z dnia [...] kwietnia 2021 r. o odmowie uwzględnienia wniosku o wydanie skanów dokumentów z akt sprawy administracyjnej.

Zgodnie z art. 73 K.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania (§ 1). Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu (§ 1a). Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (§ 2). Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (§ 3).

Analizowany przepis wywoływał rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych. Obok poglądów zaprezentowanych przez organ w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia, funkcjonował również pogląd, że prawo strony w zakresie dostępu do akt należy rozumieć szeroko, a więc nie tylko jako prawo wglądu do akt i osobistego sporządzania notatek, odpisów oraz kopii, ale także jako uprawnienie uzyskania kserokopii z akt sprawy, wykonanych przez organ administracji za zwrotem związanych z tym kosztów. Powyższa regulacja ma bowiem za zadanie zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony, a na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa.

Naczelny Sąd Administracyjny rozstrzygnął te rozbieżności podejmując w dniu 8 października 2018 r. w składzie siedmiu sędziów uchwałę o sygn. akt I OPS 1/18 (publ. CBOSA), w której stwierdził, że "W ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 ze zm.) mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy".

Sąd w składzie orzekającym związany jest poglądem przedstawionym we wskazanej uchwale i pogląd ten podziela.

Z uzasadnienia uchwały wynika, że dostęp do akt bez możliwości utrwalenia ich treści nie tworzy gwarancji obrony zgodnej z art. 51 ust. 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, ani uszczegóławiającymi ją elementami wynikającymi z zasad prawa administracyjnego. Za słuszne Naczelny Sąd Administracyjny uznał także stanowisko dopuszczające wykorzystanie współczesnych technicznych możliwości, nieznanych w dacie uchwalania Kodeksu postępowania administracyjnego, do sporządzania notatek, odpisów i kopii z akt administracyjnych w ramach przepisu art. 73 § 1 K.p.a. Rozwój technologiczny sprzyja w niniejszym przypadku obywatelowi, pozwala bowiem na bardziej sprawne i efektywne kontakty z administracją. Jest to szczególnie ważne przy tak szybkim tempie rozwoju otaczającego świata. W tym celu mogą być użyte, zatem wszelkie urządzenia służące do zapisywania materiałów, w tym skanery, cyfrowe aparaty fotograficzne, kopiarki, pod warunkiem, że nie zniszczą struktury utrwalanych dokumentów.

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, dokonując interpretacji przepisu art. 73 § 1 K.p.a., mieć należy również na względzie, że odmowa udostępnienia stronom urządzeń pozostających na wyposażeniu organu stawia w gorszym położeniu osoby o niższym statusie materialnym, których na takie urządzenia nie stać bądź też osoby, które z racji wieku lub ułomności np. fizycznych, nie mogą samodzielnie z nich skorzystać. Także z tego względu omawiane ograniczenie w dostępie do akt pozostawałoby, więc w sprzeczności z art. 32 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, naruszając również zasady sprawiedliwości społecznej, których gwarantem jest art. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej.

Jednocześnie Naczelny Sąd Administracyjny wskazał na kwestie ponoszenia kosztów sporządzania kopii dokumentacji, jak również na ewentualne przyczyny odmowy jej udostępnienia. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, przepis art. 262 § 1 pkt 2 K.p.a. stanowi podstawę do obciążenia strony kosztami sporządzenia kopii dokumentacji, gdyż mieszczą się one w kosztach postępowania administracyjnego poniesionych na jej żądanie. Koszty te nie pozostają bowiem w bezpośrednim związku z rozstrzygnięciem sprawy, a tylko przez ten pryzmat odczytywać należy ustawowe obowiązki organu, o których mowa w tym przepisie, co w konsekwencji wyklucza obciążenie nimi organu.

Odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie skanów z akt mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania. Tylko więc w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony pracowników organu, dopuszczalne byłoby wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku w przedmiocie sporządzenia kserokopii dokumentów.

Oczywiście odmowa wydania kopii (skanów) z akt sprawy może być też usprawiedliwiona w sytuacji, gdy strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. Takie rozumienie art. 73 § 1 K.p.a. nie oznacza zatem bezwzględnego związania organu żądaniem strony o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza ograniczenia mające wykluczyć nieuzasadnioną odmowę załatwienia wniosku w tym przedmiocie.

Przenosząc powyższe rozważania na kanwę niniejszej sprawy wskazać należy, że w zaskarżonym postanowieniu organ odmowę wydania stronie skanów dokumentów z akt sprawy oparł na błędnej wykładni art. 73 § 1 K.p.a. uznając, że prawo do zapoznania się z treścią dokumentów znajdujących się w aktach sprawy nie oznacza, by organ administracji zobowiązany był do przesyłania zgromadzonych dokumentów do miejsca zamieszkania bądź siedziby podmiotu żądającego ich doręczenia. W ocenie Prezesa UODO przepis art. 73 § 1 K.p.a. obliguje organ administracji wyłącznie do umożliwienia stronie realizacji wskazanych w nim uprawnień, ich realizację pozostawiając jednakże stronie. Ustawodawca, przyznając stronie prawo do przeglądania akt sprawy, jednocześnie precyzyjnie ustalił bowiem, poprzez jakie działania może ona realizować to prawo, tj. poprzez umożliwienie zapoznania się z treścią znajdujących się w aktach dokumentów, jak również utrwalenia na własny użytek zawartych w nich wiadomości.

Stanowisko zajęte przez organ w zaskarżonym postanowieniu nie uwzględnia wykładni art. 73 § 1 K.p.a. dokonanej przez Naczelny Sąd Administracyjny w powołanej wyżej uchwale z dnia 8 października 2018 r., sygn. akt I OPS 1/18. Nie zostały przy tym wskazane przez organ w zaskarżonym postanowieniu jakiekolwiek przeszkody związane z udostępnieniem skanów dokumentów w systemie teleinformatycznym, uniemożliwiające uwzględnienie żądania skarżącego.

Powołanie się zaś przez organ na okoliczność, że Prezes UODO nie dysponuje własnym systemem teleinformatycznym umożliwiającym mu działanie, akta nie są prowadzone w formie elektronicznej lecz papierowo, a przyjęcie odmiennego stanowiska spowodowałoby paraliż pracy organu, który w czasie stanu epidemicznego i ograniczonych zasobów kadrowych (część pracowników wykonuje pracę zdalną) wykonywałaby wyłącznie prace polegające na skanowaniu akt i realizacji wniosków niezawierających stosownego uzasadnienia, nie mogło odnieść skutku. Zaznaczył, że organ ma obowiązek zapewnienia stronie dostępu do akt sprawy ma każdym etapie postępowania, ale niekoniecznie w formie w jakiej żąda w szczególności jeśli wykracza ono poza przyjęte w Urzędzie rozwiązania. Zostało ono wskazane dopiero w odpowiedzi na skargę, a nie w zaskarżonym postanowieniu.

Zawarte przez organ w zaskarżonym postanowieniu rozważania dotyczące art. 73 § 2 K.p.a., nie odnoszą się natomiast do meritum niniejszej sprawy, gdyż skarżący nie wnosił o wydanie uwierzytelnionych kopi dokumentów z akt sprawy, lecz skanów: wystąpienia Prezesa UODO z dnia [...] stycznia 2021 r. do Jednostki Wojskowej [...] z siedzibą w [...]; zwanej dalej JW [...] o uzyskanie wyjaśnień, pisma JW [...] będącego odpowiedzią na powyższe wezwanie Prezesa UODO do złożenia wyjaśnień oraz pisma Prezesa UODO z dnia [...] lutego 2021 r. do JW [...] o złożenie dodatkowych wyjaśnień z akt postępowania administracyjnego dotyczącego skargi w zakresie przetwarzania jego danych osobowych przez JW [...].

Należy w tym kontekście zwrócić uwagę na tezę zawartą w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 lipca 2020 r., sygn. akt I OSK 2552/19 (publ. CBOS), iż z treści art. 73 § 3 K.p.a. nie wynika obowiązek organu administracyjnego przekształcania akt administracyjnych sprawy lub ich części (poszczególnych dokumentów) prowadzonych w postaci papierowej do postaci cyfrowej w celu ich udostępnienia stronie w tej formie, jak również obowiązek ich udostępniania w ogóle za pomocą jakichkolwiek środków komunikacji elektronicznej (np. poczty elektronicznej), lecz tylko za pośrednictwem własnego sytemu teleinformatycznego. Nie oznacza to jednak, że organ może odmówić stronie powyższego sposobu wglądu do akt sprawy, nie uzasadniając w sposób dostateczny swojego stanowiska w tym zakresie. Organ odmawiając stronie udostępnienia wglądu do akt sprawy w formie określonej w art. 73 § 3 K.p.a., przede wszystkim ma obowiązek podania, czy posiada własny system teleinformatyczny, a w konsekwencji techniczną możliwość zapewnienia stronie elektronicznego dostępu do akt sprawy w takim systemie oraz czy akta danej sprawy są w tym systemie prowadzone. W przypadku, gdy ww. wymogi są spełnione, w uzasadnieniu rozstrzygnięcia winien wykazać, dlaczego - mimo potencjalnej możliwości zapewnienia stronie dokonania czynności określonych w art. 73 § 1 K.p.a. w omawianej elektronicznej formie - odmawia stronie realizacji przysługującego jej prawa. Przy czym organ takie rozstrzygnięcie musi uzasadnić dostatecznie zindywidualizowanymi przesłankami, w taki sposób, aby nie można mu było zarzucić dowolności.

W uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia organ w żaden sposób nie ustosunkował się do wniosku skarżącego o udostępnienie wnioskowanych skanów dokumentów za pomocą posiadanego systemu teleinformatycznego.

Podkreślenia wymaga, że sąd administracyjny dokonuje oceny legalności zaskarżonego postanowienia, biorąc pod uwagę stan faktyczny i prawny istniejący na dzień jego wydania. Ocena legalności zaskarżonego postanowienia polegała więc na zbadaniu, czy Prezes UODO w dniu wydania tego postanowienia miał prawo rozstrzygnąć o wniosku skarżącego w dokonany przez siebie sposób. Innymi słowy, czy w stanie faktycznym i prawnym istniejącym w dniu wydania postanowienia, Prezes UODO mógł odmówić wydania skanów i dokumentów z akt sprawy za pomocą systemu teleinformatycznego z powołaniem się na argumentację przywołaną w uzasadnieniu postanowienia. Motywy przedstawione w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia nie potwierdzają zasadności odmownego załatwienia wniosku strony, zaś argumentacja przedstawiona w odpowiedzi na skargę tych wad nie może konwalidować.

Ponownie rozpoznając wniosek skarżącego z dnia [...] marca 2021 r. o udostępnienie trzech dokumentów z akt sprawy w formie skanów organ uwzględni powyższe wskazówki Sądu i o ile nie wystąpią przeszkody uniemożliwiające uwzględnienie żądania strony, organ zobligowany będzie do pozytywnego ustosunkowania do tego wniosku.

Mając powyższe na względzie, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie uznając, że narusza ono przepisy postępowania, tj. art. 73 § 1 i 3 K.p.a., w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. O kosztach postępowania obejmujących uiszczony wpis sądowy, Sąd postanowił w oparciu o art. 200 i art. 205 § 1 P.p.s.a.