Wyrok WSA w Łodzi, sygn. akt III SA/Łd 252/22
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi
Data orzeczenia: 2022-07-14 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6052 Akty stanu cywilnego
Hasła tematyczne: Akta stanu cywilnego
Skarżony organ: Wojewoda
Treść wyniku: Uchylono decyzję I i II instancji
Powołane przepisy: article: art. 145 par. 1 pkt 1 lit. a
journal: Dz.U. 2022 poz 329
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi  - t.j.
article: art. 16b, art. 22c
journal: Dz.U. 2021 poz 709
law: Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w składzie: Przewodniczący: Sędzia WSA Krzysztof Szczygielski Sędziowie: Sędzia WSA Joanna Wyporska-Frankiewicz Sędzia NSA Janusz Nowacki (spr.) po rozpoznaniu w dniu 14 lipca 2022 r. na posiedzeniu niejawnym sprawy ze skargi B. G. na decyzję Wojewody Łódzkiego z dnia 8 lutego 2022 r. nr SO-II.6231.1.2022 w przedmiocie odmowy udostępnienia materiałów archiwalnych - aktów małżeństw zawartych w księgach stanu cywilnego z Parafii Rzymskokatolickiej Mierzyn z lat 1923-1924 1) uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Rozprzy z dnia 30 grudnia 2021 r., nr USC.5364.33.2021; 2) zasądza od Wojewody Łódzkiego na rzecz skarżącego – B.G. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania. [pic]


UZASADNIENIE

Decyzją z 8 lutego 2022 r., nr SO-II.6231.1.2022 Wojewoda Łódzki, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a. oraz art. 130 ust. 4 ustawy z 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 709 ze zm.) w związku z art. 16b ust. 1 pkt 2 i art. 16e ust. 2 pkt 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 164 ze zm.), utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w R. z 30 grudnia 2021 r., nr USC.5364.33.2021 w przedmiocie odmowy udostępnienia B G materiałów archiwalnych - aktów małżeństw zawartych w księgach stanu cywilnego z Parafii Rzymskokatolickiej M z lat 1923-1924.

W sprawie ustalono następujące okoliczności faktyczne i prawne.

Wnioskiem z 16 grudnia 2021 r. B. G., na podstawie 130 ust. 4 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego oraz art. 16d ust. 1 i 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zwrócił się do Wójta Gminy R. o udostępnienie materiałów archiwalnych zawartych w aktach małżeństw składających się na księgi metrykalne małżeństw z lat 1923 i 1924 r. Parafii Rzymskokatolickiej M., w postaci reprodukcji materiałów archiwalnych, najlepiej w postaci skanu na adres mailowy lub w inny uzgodniony sposób. Wnioskodawca wskazał, że otrzymane materiały zostaną zindeksowane, a indeksy zostaną opublikowane projekcie Genetyka na stronach internetowych Polskiego Towarzystwa Genealogicznego i dostępne będą dla badaczy i genealogów na całym świecie.

Decyzją z 30 grudnia 2021 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w R. odmówił udostępnienia materiałów archiwalnych - aktów małżeństw zawartych w księgach stanu cywilnego z Parafii Rzymskokatolickiej M. z lat 1923-1924 wskazanych we wniosku z 16 grudnia 2021 r.

W uzasadnieniu decyzji organ wskazał, że rejestracja aktów małżeństw z lat 1923 i 1924 prowadzona była łącznie z rejestracją urodzeń i zgonów w jednej księdze, a zatem czas przechowywania tych ksiąg w urzędzie stanu cywilnego wynosi 100 lat (okres właściwy dla aktów urodzenia). W rezultacie akty stanu cywilnego mogą zostać udostępnione tylko na zasadach wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 16a cyt. ustawy, dostęp do materiałów archiwalnych jest powszechny, jednakże ustawodawca ograniczył dostęp do materiałów archiwalnych w art. 16b ust. 1 pkt 2 tej ustawy m.in. ze względu na ochronę dóbr osobistych danych osobowych.

Wnioskodawca wniósł o udostępnienie wszystkich aktów małżeństw sporządzonych w latach 1923 i 1924, co powoduje, że nie jest możliwe ustalenie bez wskazania konkretnych osób, czy zachodzi przypadek konieczności ochrony danych osobowych i dóbr osobistych. Księgi stanu cywilnego ze względu na zamieszczone w nich wzmianki mogą zawierać dane szczególnie chronione przez ustawodawstwo, tj. rozwiązanie małżeństwa, ustalenie ojcostwa, czy też zmianę nazwiska. Dane powyższe podlegają co do zasady ochronie.

W związku z powyższym umieszczenie wnioskowanego materiału archiwalnego na ogólnie dostępnej stronie internetowej mogłoby godzić w określonych okolicznościach w ochronę dóbr osobistych osób żyjących, czy osób zstępnych.

Ponadto odwołując się orzecznictwa sądowoadministracyjnego organ podkreślił, że akt znajdujący się w niezamkniętej księdze stanu cywilnego, której nie upłynął okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego nie jest aktem, który można udostępniać na zasadzie powszechnej dostępności do materiałów archiwalnych. W związku z powyższym udostępnienie aktu stanu cywilnego znajdującego się w księdze, dla której rozumianej jako całości okres przechowywania nie upłynął jest możliwe na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dopiero w chwili zamknięcia całej księgi metrykalnej. W związku z powyższym udostępnienie aktu stanu cywilnego z księgi której okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego nie upłynął jest możliwe tylko na wniosek uprawnionego podmiotu.

Od powyższej decyzji B. G. złożył odwołanie, w którym podniósł, że zaskarżone rozstrzygnięcie ogranicza jego konstytucyjne i ustawowe prawa, tj. art. 73 Konstytucji RP oraz ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i jest sprzeczne z zasadami k.p.a. W uzasadnieniu odwołania skarżący podkreślił, że wbrew twierdzeniom organu na stronach Polskiego Towarzystwa Genealogicznego nie będą publikowane materiały archiwalne ale tylko indeksy, które obejmują podstawowe fakty genealogiczne, czyli kto z kim i gdzie zawarł związek małżeński. W praktyce są to informacje dotyczące daty i miejsca ślubu, miejsce zamieszkania panny młodej, imiona i nazwiska panny młodej i pana młodego, imiona rodziców osób zaślubionych oraz nazwiska panieńskie matek osób zaślubionych.

Skarżący podkreślił, że jako czynny genealog opracował i opublikował indeksy ponad 71 000 aktów metrykalnych i nigdy nie opublikował ani jednej kopii aktów metrykalnych uzyskanych z urzędu stanu cywilnego.

Wskazał, że we wniosku wystąpił o akty małżeństw z lat 1923-24, biorąc natomiast pod uwagę analizę demografii historycznej (w okresie międzywojennym nupturienci poniżej 20 roku życia to niecałe 10% wszystkich nupturientów, nupturienci poniżej 15 lat to wyjątkowa rzadkość) wszyscy nupturienci urodzili się co najmniej przed 1910 r. co z prostego rachunku matematycznego oznacza, że dziś mieliby dzisiaj co najmniej po 112 lat i graniczy z pewnością, że wszyscy nie żyją. Stosownie natomiast do treści art. 22c ust. 2 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, nie ma potrzeby anonimizacji danych osobowych w przypadku gdy osoba, której dane dotyczą, dobrowolnie i świadomie podała je uprzednio do publicznej wiadomości. Śluby były ceremoniami publicznymi i standardowo odbywały się na nabożeństwach w ogólnie dostępnych kościołach w obecności nieprzypadkowych ale też przypadkowych osób. Wszystkie akty małżeństw w swej treści zawierają też informację o ogłoszonych tzw. zapowiedziach przedślubnych, czyli 3-krotnym lub 6-krotnym ogłoszeniu do publicznej wiadomości informacji o zamiarze zawarcia związku małżeńskiego przez nupturientów. Jeśli w treści aktu występują informacje ponadstandardowe, np. o uznaniu dzieci pozamałżeńskich któregoś z nupturientów, czy informacje o zawartej umowie przedślubnej, czy też informacje spisane na marginesie aktu, np. informacje o rozwodzie czy innych faktach należało te informacje metodami technicznymi usunąć np. anonimizując reprodukcję, czy zasłonić część niejawną przy kopiowaniu niczego jednak takiego nie zrobiono odmawiając udostępnienia aktów metrykalnych.

Skarżący podkreślił, że przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowią o udostępnianiu aktów lub ksiąg małżeństw i zgonów po 80 latach od daty sporządzenia lub momentu zamknięcia księgi. Nie ma najmniejszego znaczenia w jakiej fizycznie księdze znajdują się akta Parafii M. z lat 1923 i 1924, czy jest to księga łączona, czy jest to księga pojedyncza, monometrykalna. Każda z ksiąg: małżeństw, zgonów, urodzeń z 1923, czy 1924 r. pomimo, że fizycznie znajdują się w jednej, introligatorskiej oprawie to stanowią odrębne byty, każdy rodzaj aktu spisany jest odrębnie, akty mają swoją własną numerację. Każda z tych trzech ksiąg zakończona jest tzw. zamknięciem, czyli wpisem zwierzchnika (zazwyczaj dziekana) proboszcza parafii – urzędnika urzędu stanu cywilnego. Twierdzenie, że udostępnianie aktów z ksiąg łączonych niezamkniętych (urodzenia) jest niemożliwe stanowi błędną interpretacją art. 16b ust.2 pkt 1b cyt. ustawy. W przypadku bowiem wniosku o udostępnieniu aktów małżeństw z 1923 i 1924 r. nie decyduje fakt zamknięcia księgi, ale data sporządzenia aktu i ile czasu upłynęło od tej daty. To jest fundamentalna przesłanka do tego, aby akty z ksiąg 1923 i 1924 podlegały udostępnianiu pomimo, że fizycznie znajdują się w księgach łączonych.

Zaskarżona decyzja jest niezgodna z zasadą wyrażoną w art. 8 ust. 1 i 2 k.p.a. Od marca 2015 r. udostępnianie jawnych materiałów archiwalnych, jakimi są akty metrykalne małżeństw i zgonów po 80 latach i urodzeń po 100 latach następuje w drodze prostej czynności materialno-technicznej na podstawie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, udostępnianie to jest obowiązkiem tzw. podmiotu zobowiązanego. Zalicza się tu m.in. archiwa państwowe, ale i też urzędy stanu cywilnego, jako jednostki organizacyjne urzędów gmin. Polskie Towarzystwo Genealogiczne zainicjowało działania mające na celu szerokie udostępnienie ksiąg metrykalnych z okresu międzywojennego. W wyniku podjętych działań wiele ksiąg z lat 1915-1940 zostało już upublicznionych, opracowanych i zindeksowanych.

W oparciu o postawione zarzuty skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji.

Wskazaną na wstępie decyzją z 8 lutego 2022 r. Wojewoda Łódzki utrzymał zaskarżoną decyzję w mocy wskazując, że zgodnie z art. 16b ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy, dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych.

Odesłanie zawarte w art. 130 ust. 4 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego do trybu udostępniania niektórych aktów stanu cywilnego na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowi wyjątek od zasad udostępniania aktów stanu cywilnego na podstawie ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego i nie może prowadzić do prostego stosowania zasad udostępniania materiałów archiwalnych do aktów stanu cywilnego. Przepis art. 16b ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach uzależnia możliwość ograniczenia udostępnienia materiałów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych oraz danych osobowych. Ustalenie, czy udostępnienie określonych materiałów archiwalnych zagraża dobrom osobistym lub danym osobowym nie może nastąpić w sposób dowolny i w oderwaniu od wskazania osób, których dane, bądź dobra osobiste mają podlegać badaniu i osoby wnioskodawcy. Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych przez kierownika urzędu stanu cywilnego powinien zawierać dane, które umożliwią organowi ustalenie, czy zachodzą przesłanki odmowy dostępu do materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 16b ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Oznacza to, iż dopiero precyzyjne sformułowanie wniosku umożliwia kierownikowi urzędu stanu cywilnego wskazanie grona osób, których dane osobowe, bądź dobra osobiste mogą stanowić przeszkodę w udostępnieniu materiałów archiwalnych, a następnie dokonanie oceny, czy udostępnienie materiałów jest możliwe z uwagi na ochronę tych wartości.

Jak wynika z uzasadnienia zaskarżonej decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w R. rejestracja aktów małżeństw, o udostępnienie których wniósł skarżący prowadzona była łącznie z rejestracją urodzeń i zgonów w jednej księdze, co oznacza, że w księdze z danego roku znajduje się księga urodzeń, małżeństw i zgonów.

Przepisy ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego nakładają na kierownika urzędu stanu cywilnego obowiązek przechowania aktu urodzenia lub aktu małżeństwa danej osoby do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie, mimo upływu okresów przechowywania (100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów). Zgodnie natomiast z art. 128 ust. 1 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna w księga, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze, czyli 100 lat, co ma miejsce w rozpatrywanym przypadku. Zgodnie bowiem z aktualnym stanem prawnym dopóki nie sporządzono aktu zgonu (bądź nie zarejestrowano informacji o zgonie) osoby, której akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczą, nie jest możliwe przekazanie ksiąg do właściwego archiwum państwowego, a w konsekwencji zastosowanie zasad udostępniania dokumentów archiwalnych.

Reasumując Wojewoda podkreślił, że w przypadku, gdy nie upłynęły jeszcze maksymalne okresy przechowywania ksiąg stanu cywilnego we właściwym urzędzie stanu cywilnego, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, to nie powstał obowiązek ich przekazania do właściwego archiwum państwowego, wyłączający obowiązek przekazania tych ksiąg do rejestru stanu cywilnego, a zatem nie znajduje zastosowania art. 130 ust. 4 ww. ustawy. Tylko w odniesieniu do ksiąg stanu cywilnego, co do których okres przechowywania już upłynął i powstał obowiązek ich przekazania do archiwum państwowego, dopuszczalne jest udostępnienie przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego tego rodzaju ksiąg oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych, przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Sytuacja, w której upłynęły maksymalne okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a ustawy -Prawo o aktach stanu cywilnego, a pomimo to księgi stanu cywilnego nie zostały jeszcze przekazane do właściwego archiwum państwowego powoduje, że kierownik właściwego urzędu stanu cywilnego w okresie przed przekazaniem ksiąg do archiwum jest zobowiązany do stosowania przepisów o udostępnianiu materiałów archiwalnych z ustawy z 14 lipca 1983 r. Stosowanie przepisów tej ustawy jest konsekwencją zmiany statusu prawnego ksiąg stanu cywilnego. Po upływie maksymalnych okresów ich przechowywania we właściwym urzędzie stanu cywilnego stają się one materiałami archiwalnymi, a zatem ich udostępnianie podlega przepisom ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

W stanie faktycznym, jaki zaistniał w przedmiotowej sprawie organ odwoławczy wskazał, że zgodnie z art. 129 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie ww. ustawy (tj. 1 marca 2015 r.), dla których po dniu jej wejścia w życie upłynie okres przechowywania, przekazuje się do właściwego archiwum państwowego w ciągu 2 lat po upływie terminu ich przechowywania. W okresie przekazywania, księgi stanu cywilnego jako materiały archiwalne mogą być udostępniane w urzędzie stanu cywilnego na zasadach przewidzianych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Ponadto art. 130 ust. 3 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego stanowi, że z ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, odpisów nie wydaje się (nawet jeśli księgi te znajdują się jeszcze we właściwym urzędzie stanu cywilnego).

Jeżeli więc w sprawie nie ma podstaw do zastosowania art. 130 ust. 4 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, to tym samym brak jest również podstaw do stosowania w zakresie wynikającym z tego przepisu zasad wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym art. 16a i następnych tej ustawy.

W niniejszej sprawie wnioskodawca po wykazaniu przesłanki legitymacyjnej, o której mowa w art. 45 ust. 1 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego (w zakresie posiadania interesu prawnego w uzyskaniu odpisu aktu stanu cywilnego), może na podstawie art. 130 ust. 5 ww. ustawy żądać umożliwienia nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ww. ustawy, jeżeli wykonanie fotokopii nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Przesłanka legitymacyjna z art. 45 ust. 1 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego musi zostać spełniona, albowiem art. 130 ust. 5 tej ustawy wyraźnie stanowi, że prawo do nieodpłatnego wykonania fotokopii przysługuje tylko osobie uprawnionej do otrzymania odpisu (ksiąg stanu cywilnego). Przepis ten, wobec braku regulacji szczególnej, odsyła zatem do określonych w art. 45 ust. 1 ustawy ogólnych zasad wydawania odpisów z ksiąg stanu cywilnego.

W związku z powyższym, zdaniem Wojewody Łódzkiego organ pierwszej instancji zasadnie odmówił udostępnienia materiałów archiwalnych - aktów małżeństw zawartych w księgach stanu cywilnego z Parafii Rzymskokatolickiej M. z lat 1923-1924 wskazanych we wniosku z dnia 16 grudnia 2021 r.

W skardze skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi skarżący podniósł, że zaskarżona decyzja Wojewody została wydana z rażącym naruszeniem przepisów prawa, tj. w oparciu o niewłaściwą interpretację art. 45 ust. 1, art.128 ust. 1 i 1a, art. 130 ust. 4 i 5 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego oraz art. 16b ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zdaniem skarżącego Wojewoda zignorował kompletnie art. 22c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym naruszając tym samym art. 73 Konstytucji RP oraz zasadę zaufania do władzy i utrwalonej praktyki rozstrzygania spraw wyrażoną w art. 8 k.p.a.

W uzasadnieniu skargi skarżący podkreślił, że wnioskowane akty metrykalne z ksiąg małżeństw z lat 1923-24 są materiałem archiwalnym (art. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Praktycznie każdy rzetelnie i prawidłowo sporządzony akt metrykalny staje się materiałem archiwalnym z chwilą sporządzenia. Zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym obowiązującą zasadą jest, że wszystkie materiały archiwalne spraw zakończonych powinny zostać najpóźniej po 25 latach przekazane do archiwów państwowych (art.5 ust. 1 pkt 1 ustawy). Ustawodawca wyodrębnił kilka grup materiałów archiwalnych, których przekazanie do archiwum i ich udostępnianie ma inne terminy niż ogólnie przyjęte. Jedną z takich grup są akty i księgi metrykalne przekazywane do archiwum najwcześniej po 80 latach (małżeństwa i zgony) lub po 100 latach - urodzenia (art. 28 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego). Wynika to z podstawowego faktu, że akty mogą dotyczyć żyjących osób lub ich wstępnych lub zstępnych może zaistnieć choć nie musi konieczność uzupełnienia o wzmianki dodatkowe, sporządzenia odpisów, bardzo rzadko sprostowań, wydawania zaświadczeń dla bieżącego obrotu prawnego.

Przechowywanie w urzędach stanu cywilnego aktów metrykalnych określają dokładnie przepisy ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, będące tu przepisami szczególnymi w stosunku do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym. Z kolei udostępnianie dokładnie precyzują przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym. Czym innym jednak jest przechowywanie materiałów archiwalnych, a czym innym ich udostępnianie, choć jedno nie wyklucza drugiego. Udostępnianie materiałów archiwalnych, takich jak wnioskowane akty małżeństw z lat 1923-24 Parafii M. to : 1) umożliwienie osobistego: a) zapoznania się z tymi materiałami, b) utrwalenia ich treści w postaci notatek, wyciągów, wypisów, odpisów albo odwzorowań wizualnych, dźwiękowych lub cyfrowych wraz z ich metadanymi;[lub] 2) przekazanie informacji w nich zawartych w postaci reprodukcji tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie. (art. 16d pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

W praktyce osoba zainteresowana w trakcie udostępniania ma fizyczny wgląd w oryginał aktu metrykalnego lub jego reprodukcję, czyli kopię wykonaną dowolną techniką. Udostępnianie ma swoje odzwierciedlenie w brzmieniu art. 130 ust.4 ustawy -Prawo o aktach stanu cywilnego, który stanowi wprost o stosowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego zasad udostępniania aktów stanu cywilnego uregulowanych ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Pomimo, iż urzędy stanu cywilnego w bieżącej pracy stosują do przechowywania przepisy ustawy o aktach stanu cywilnego, to do udostępniania aktów metrykalnych zobowiązane są stosować przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym. Ustawa - Prawo o aktach stanu cywilnego określa dokładnie, jakie rodzaje dokumentów wydawane są na bazie aktów metrykalnych, są to odpisy, zaświadczenia, nie ma tam reprodukcji aktów, reprodukcje aktów będących materiałami archiwalnymi, a podlegającymi udostępnianiu wydawane są tylko na bazie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym. Wniosek dotyczył reprodukcji materiałów i błędne jest twierdzenie Wojewody, że odesłanie wyrażone w art. 130 ust. 4 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego do trybu udostępniania niektórych aktów stanu cywilnego na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowi wyjątek od zasad udostępniania aktów stanu cywilnego na podstawie ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego i nie może prowadzić do prostego stosowania zasad udostępniania materiałów archiwalnych do aktów stanu cywilnego.

Ustawodawca nie przewidział w przepisach ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego żadnych innych zasad udostępniania aktów metrykalnych przez urzędy stanu cywilnego oprócz uregulowania zawartego w art. 130 ust. 4 tej ustawy. Jest on stosowany tylko i wyłącznie wtedy gdy od sporządzenia aktu lub zamknięcia księgi minęło 80 lat dla aktów zgonów i małżeństw oraz 100 lat dla urodzeń i dokumenty te z jakiś przyczyn nie zostały oddane do przechowywania do archiwum państwowego. Przepis ten jest jednoznaczny i powinien być stosowany wprost.

Zdaniem skarżącego błędna jest również interpretacja przez Wojewodę art. 128 ust. 1 i 1a ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, księgę łączoną należy przechowywać w urzędzie stanu cywilnego minimum 100 lat jednak przepis ten nie ma najmniejszego znaczenia dla udostępniania w jakiej fizycznie księdze znajdują się jawne i ogólnie dostępne akty małżeństw Parafii M. z lat 1923 i 1924, czy jest to księga łączona, czy jest to księga pojedyncza, monometrykalna, szczególnie gdy udostępnianie następuje w drodze przekazania reprodukcji, a nie poprzez osobisty wgląd osób zainteresowanych w księgi. Każda z ksiąg: małżeństw, zgonów, urodzeń z 1923, czy też 1924 r., pomimo że fizycznie znajdują się w jednej, introligatorskiej oprawie to stanowią odrębne byty, każdy rodzaj akt spisany jest odrębnie akty mają swoją własną numerację, a każda z tych trzech ksiąg zakończona jest tzw. protokołem zamknięcia, czyli wpisem zwierzchnika (zazwyczaj dziekana) proboszcza parafii- urzędnika urzędu stanu cywilnego.

Skarżący zarzucił również błędną interpretację przez Wojewodę art. 45 ust. 1, art. 130 ust. 5 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego. Wskazał, że przepisy te dotyczą aktów stanu cywilnego z których robione są odpisy, a więc takich aktów małżeństw, dla których nie minęło 80 lat od daty sporządzenia, czy zamknięcia księgi tymczasem jak podkreślił skarżący nie wnioskował o reprodukcje takich aktów metrykalnych małżeństw, przedmiotem żądania były reprodukcje aktów małżeństw z lat 1923-24 , których okres przechowywania w urzędach stanu cywilnego minął, ale które tylko z powodów technicznych (księgi łączone) nie są przekazywane do archiwum.

Wojewoda podtrzymując decyzję Wójta Gminy R. zupełnie nie ustosunkował się i pominął milczeniem zarzut dotyczący naruszenia art. 8 k.p.a. Jest to szczególnie ważne, bo w tych stanie prawnym szereg podmiotów tzw. zobowiązanych, a takim jest również Wójt Gminy R. realizuje swój obowiązek udostępniania aktów i ksiąg metrykalnych, również z okresu międzywojennego.

Od marca 2015 r. udostępnianie jawnych materiałów archiwalnych, jakimi są akty metrykalne małżeństw i zgonów po 80 latach i urodzeń po 100 latach następuje w drodze prostej czynności materialno-technicznej na podstawie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, a udostępnianie to jest obowiązkiem tzw. podmiotu zobowiązanego. Skarżący podkreślił, że jeżeli materiał, o który wnioskował byłby przekazany do archiwum, dawno byłby szeroko udostępniony, może po zdigitalizowaniu dostępny w internecie, lecz z powodów technicznych (księga łączona) znajduje się w Urzędzie Stanu Cywilnego w R. i jest właściwie nieosiągalny. Nie można wyprowadzać ograniczenia zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych tylko z faktu miejsca ich przechowywania i sposobu sporządzenia ksiąg.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda Łódzki podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie, wniósł o jej oddalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zważył, co następuje.

Skarga jest uzasadniona.

Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r., poz. 137), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Zakres tej kontroli wyznacza art. 134 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. -Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2022 r., poz. 329) dalej p.p.s.a., który stanowi, że sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a. Zgodnie natomiast z art. 145 § 1 p.p.s.a., uwzględnienie przez sąd administracyjny skargi i uchylenie decyzji następuje, gdy sąd stwierdzi naruszenie prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenie prawa dające podstawę do wznowienia postępowania lub inne naruszenie przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy. Uwzględnienie skargi może nastąpić również poprzez stwierdzenie nieważności decyzji lub postanowienia, gdy zaskarżony akt jest dotknięty jedną z wad wymienionych w art. 156 § 1 k.p.a. (art. 145 § 1 pkt 2 p.p.s.a.). W razie nieuwzględnienia skargi sąd skargę oddala (art. 151 p.p.s.a.).

Dokonując kontroli zaskarżonej decyzji w świetle ww. kryteriów, Sąd stwierdził, że skarga zasługuje na uwzględnienie.

Przedmiotem skargi w niniejszej sprawie była decyzja Wojewody Łódzkiego z 8 lutego 2022 r., którym to rozstrzygnięciem organ odwoławczy utrzymał w mocy decyzję organu I instancji z 30 grudnia 2021 r. o odmowie udostępnienia aktów małżeństw zarejestrowanych w parafii rzymskokatolickiej M. w latach 1923-1924 w postaci reprodukcji.

Materialnoprawną podstawą decyzji organów obu instancji były przepisy ustawy z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz. 735 ze zm.) dalej p.a.s.c. w związku z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.) dalej u.n.z.a.

Zgodnie z art. 28 ust. 1 p.a.s.c., w brzmieniu obowiązującym w dacie wydania zaskarżonej decyzji przez organ odwoławczy, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;

2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego (ust. 2). Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby (ust. 3). Ponadto, w myśl ust. 4 ww. przepisu, po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego. Z kolei ust. 5 stanowi, że po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje zgodnie z art. 26 ust. 4. Przepis art. 26 ust. 4 p.a.s.c., do którego odsyła wskazana wcześniej unormowanie przewiduje zaś, że dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane w formie dokumentu elektronicznego, kopii lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego.

Jednocześnie art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wskazuje, że akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nadto na zasadzie art. 128 ust. 1 p.a.s.c., kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Przy czym, zgodnie z ust. 1a, Jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

W ocenie Sądu treść powołanych wyżej regulacji prowadzi do następujących wniosków.

Z przepisu art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wynika jednoznaczny obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego udostępniania materiałów archiwalnych w postaci aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego w oparciu o reguły wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Obowiązek ten powstaje każdorazowo w odniesieniu do aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c., a więc przed 1 marca 2015 r., w sytuacji gdy księga stanu cywilnego nie została jeszcze przekazana do archiwum państwowego, a upłynęły okresy, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. Przy czym podkreślenia wymaga, że istota tej regulacji polega na wskazaniu podmiotu odpowiedzialnego za udostępnienie wskazanych nią materiałów w okresie przejściowym, tj. do czasu ich przekazania właściwemu archiwum, a nie terminów otwierających lub zamykających możliwość takiego udostępnienia.

Ponadto, zdaniem Sądu, w odniesieniu do księgi stanu cywilnego, w stosunku do której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, choćby z uwagi na łączne prowadzenie w księdze zarówno księgi małżeństw, jak i urodzeń oraz zgonów, lecz jest ona księgą zamkniętą, co do zasady, również nie stosuje się przepisów p.a.s.c., gdy chodzi o udostępnianie zgromadzonych w niej zasobów, ponieważ wraz z zamknięciem tej księgi stanowi ona materiał archiwalny. Kwestię udostępniania materiałów archiwalnych reguluje zaś ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Wobec powyższego Sąd zauważa, że błędna jest interpretacja organów administracji, które kwestię udostępniania wnioskowanych przez skarżącego materiałów z ksiąg stanu cywilnego wiązały z okresem ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego. Trzeba zauważyć, że art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. nie reguluje zasad udostępniania zawartości ksiąg stanu cywilnego, lecz normuje obowiązki kierownika urzędu stanu cywilnego związane z przekazaniem tych ksiąg do właściwych archiwów państwowych po upływie oznaczonych w tym przepisie terminów. Taka konstrukcja sama w sobie nie ustanawia zatem żadnych reguł dotyczących udostępniania ww. materiałów, a więc nie można było wywodzić z niej podstawy prawnej do odmowy ich udostępnienia. Jednocześnie z treści art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz wcześniej powołanych przepisów nie można wywnioskować więcej niż to, że po upływie okresów wskazanych w art. 128 ust. 1 i 1a p.a.s.c. akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed 1 marca 2015 r. (przed dniem wejścia w życie p.a.s.c.) z jednej stronny nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, z drugiej zaś podlegają przekazaniu do właściwego archiwum państwowego, co jednak nie oznacza, że upływ okresów przekazania determinuje kwestię udostępnienia takich materiałów, w tym akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego. Przepisy te stanowią bowiem o przechowywaniu a nie udostępnianiu ww. materiałów. Innymi słowy, art. 128 ust. 1, w szczególności zd. 2 oraz ust. 1a p.a.s.c. nie wprowadzają zmian w odniesieniu do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego, bo okres przechowywania ksiąg nie oznacza, że wspólny jest także okres ich udostępniania.

Być może niefortunnym zabiegiem ustawodawczym było wskazanie w zd. 2 art. 130 ust. 4 p.a.s.c., że udostępnianie ww. materiałów przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum odbywa się na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, co mogłoby sugerować związek między upływem terminu przechowywania księgi w urzędzie stanu cywilnego a jej udostępnianiem, jednak nie może umykać uwadze, że przepisy wspomnianej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym należy traktować w charakterze lex specialis względem unormowań p.a.s.c. w zakresie, w jakim określają one co jest materiałem archiwalnym, oraz na jakich zasadach i w jakich formach odbywa się udostępnianie takich materiałów. Dlatego właśnie wykładnia przywołanego art. 130 ust. 4 p.a.s.c. oraz wcześniejszych unormowań musi odbywać się w ścisłym powiązaniu przede wszystkim z art. 16a i 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, gdyż w innym przypadku niweczyłoby to przewidziane w art. 16a ust. 1 ww. ustawy powszechne prawo dostępu każdego do materiałów archiwalnych.

Nie może przy tym umykać uwadze, że z art. 16b ust. 2 pkt 1 u.n.z.a. jasno wynika, iż materiały archiwalne w postaci aktów stanu cywilnego podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących: a) urodzeń – po 100 latach; b) małżeństw i zgonów – po 80 latach. Skoro więc ustawodawca sprecyzował, kiedy wspomniany zasób archiwalny podlega udostępnieniu na zasadach przedmiotowej ustawy, to nie można wywodzić z przepisów o przechowywaniu ksiąg stanu cywilnego zawartych w p.a.s.c. skutków przeciwstawnych w stosunku do unormowania zawartego w art. 16a ust. 1 oraz art. 16b ust. 2 pkt 1 lit. "a" i "b" u.n.z.a.

Sąd w składzie orzekającym w niniejszej sprawie jednocześnie w pełni podziela i przyjmuje za własny pogląd wyrażony w wyroku NSA z 22 stycznia 2019 r., II OSK 417/17, wyroku WSA w Krakowie z 5 listopada 2019 r. III SA/Kr 925/19, a także wyroku WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r. IV SA/Wa 538/19 (dostępne na stronie: https://orzeczenia.nsa.gov.pl), że brak jest podstaw do uznania, iż trudności techniczne w udostępnianiu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i akt akty zgonu stanowiące materiał archiwalny, mogą wprowadzać ograniczenia w obowiązującej zasadzie powszechnego dostępu. Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16 ust. 1 u.n.z.a. Oceny tej nie podważa zmiana stanu prawnego w zakresie art. 28 ust. 4 p.a.s.c., choćby z tego powodu, że przedmiotem niniejszej sprawy była kwestia udostępnienia aktów stanu cywilnego sporządzonych przed dniem wejścia w życie aktualnie obowiązującego Prawa o aktach stanu cywilnego, a więc do tych aktów art. 28 ust. 4 nie znajduje zastosowania. Jedynymi adekwatnymi unormowaniami w tym zakresie są art. 16a-16b oraz 22c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym ostatni z wymienionych wprowadza zabezpieczenia wolności i praw osób, których dotyczą dane zawarte w materiałach archiwalnych, np. w formie anonimizacji, w zw. z art. 130 ust. 4 zd. 2 p.a.s.c.

Zdaniem Sądu, organy dokonały zatem nieprawidłowej wykładni art. 128 ust. 1 oraz art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając sprawę konieczne będzie uwzględnienie przez organ administracji rozważań Sądu w zakresie przedstawionej w niniejszym wyroku oceny prawnej, a następnie rozpoznanie wniosku skarżącego przy uwzględnieniu reguł wskazanych w ustawie z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Procedując w sprawie, organ powinien przy tym ocenić, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych w zakresie i na zasadach wynikających z art. 16b ust. 1 ww. ustawy, stosując przy tym ewentualnie instrumenty wskazane w art. 22c.

Końcowo Sąd wskazuje, że nie podzielił zarzutów skargi co do naruszenia przez organy administracji wyrażonej w art. 8 k.p.a. zasady budzenia zaufania obywateli do organów władzy publicznej w zw. z art. 73 Konstytucji i wynikającej z tego przepisu zasady wolności dostępu do dóbr kultury. Trzeba bowiem wskazać, że z akt sprawy nie wynika, aby negatywne rozstrzygnięcia organów obu instancji podyktowane były świadomą złą wolą tych organów, czy też chęcią złośliwego działania przeciwko interesowi skarżącego, lecz ich przyczyną było wyłącznie przyjęcie błędnej wykładni przepisów prawa materialnego, co w rezultacie nie może prowadzić do tak daleko idących wniosków, jakie skarżący sformułował w skardze.

Z powyższych względów Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a w zw. z art. 135 p.p.s.a. orzekł jak w punkcie 1 wyroku. O kosztach postępowania, na które złożył się wpis od skargi w kwocie 100 zł, orzeczono na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 1 p.p.s.a.

Niniejsza sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym na podstawie art. 15 zzs4 ust. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1842 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem przewodniczący może zarządzić przeprowadzenie posiedzenia niejawnego, jeżeli uzna rozpoznanie sprawy za konieczne, a przeprowadzenie wymaganej przez ustawę rozprawy mogłoby wywołać nadmierne zagrożenie dla zdrowia osób w niej uczestniczących i nie można przeprowadzić jej na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku. Na posiedzeniu niejawnym sąd orzeka w składzie trzech sędziów.

a.l.