Wyrok WSA we Wrocławiu, sygn. akt IV SAB/Wr 873/21
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu
Data orzeczenia: 2022-04-12 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6480
658
Hasła tematyczne: Dostęp do informacji publicznej
Przewlekłość postępowania
Skarżony organ: Prezes Sądu
Treść wyniku: *Stwierdzono bezczynność organu
Powołane przepisy: article: art. 149
journal: Dz.U. 2019 poz 2325
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.
article: art. 1,  art. 6,  art. 13,  art. 14
journal: Dz.U. 2020 poz 2176
law: Ustawa z dnia  6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Katarzyna Radom, Sędziowie Sędzia WSA Bogumiła Kalinowska (spr.), Asesor WSA Marta Pająkiewcz-Kremis, , po rozpoznaniu w Wydziale IV na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 12 kwietnia 2022 r. sprawy ze skargi Stowarzyszenia P. z siedzibą w L. na bezczynność Prezesa Sądu Okręgowego we Wrocławiu w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej I. stwierdza bezczynność Prezesa Sądu Okręgowego we Wrocławiu w rozpoznaniu wniosku z dnia 24 maja 2021 r. w części dotyczącej udostępnienia wyciągu z protokołu posiedzenia Kolegium Sądu Okręgowego we Wrocławiu; II. stwierdza, że bezczynność, o której mowa w pkt I, nie miała charakteru rażącego naruszenia prawa; III. umarza postępowanie w zakresie zobowiązania Prezesa Sądu Okręgowego we Wrocławiu do udostępnienia informacji publicznej, o której mowa w pkt I; IV. oddala dalej idącą skargę; V. zasądza od Prezesa Sądu Okręgowego we Wrocławiu na rzecz strony skarżącej kwotę 597 (słownie: pięćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Strona skarżąca - Stowarzyszenie P. - zaskarżyła w całości bezczynność Prezesa Sądu Okręgowego we Wrocławiu w przedmiocie rozpatrzenia wniosku z dnia 24 maja 2021 r. o udostępnienie informacji publicznej. Skarga wpłynęła do tego organu w dniu 19 sierpnia 2021 r.

Organowi zarzucono naruszenie przepisów prawa materialnego to jest art. 1 ust. 1 w zw. z art 13 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2001 r., nr 112, poz. 1198 ze zm., poniżej jako "u.d.i.p.") poprzez brak udostępnienia informacji w sprawie publicznej, w szczególności poprzez nie załączenie do odpowiedzi na wniosek żądanego przez skarżącego dokumentu oraz odesłanie do strony BIP Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Fabrycznej, w sytuacji gdy żądany przez skarżącego dokument nie został na tej stronie opublikowany.

Na kanwie tak sformułowanych zarzutów wniesiono o:

1. rozpoznanie sprawy na posiedzeniu niejawnym,

2. zobowiązanie organu do dokonania czynności bądź też wydania aktu zgodnie z wnioskiem skarżącego z dnia 24 maja 2021 r.,

3. stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności,

4. zasądzenie od organu na rzecz skarżącego zwrotu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego, według norm przepisanych.

Na poparcie skargi podniesiono, że skarżący wnioskiem z dnia 24 maja 2021 r. zwrócił się do wymienionego organu o udostępnienie informacji publicznej w następującym zakresie: udostępnienia wyciągu z protokołu posiedzenia Kolegium Sądu Okręgowego we Wrocławiu, które odbyło się w październiku 2020 r., dotyczącego wyrażenia opinii Kolegium w przedmiocie projektu podziału czynności, który miał obowiązywać od 26 października 2020 r. Ponadto skarżący zażądał udostępnienia załącznika w postaci projektu podziału czynności zaproponowanego na tym posiedzeniu przez Prezesa Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Fabrycznej.

Organ wiadomością e-mail z dnia 5 sierpnia 2021 r. udzielił odpowiedzi na wniosek. Pomijając prawie 2 miesięczny okres oczekiwania na odpowiedź, udzielona odpowiedź jest jednak niepełna w ocenie strony skarżącej. Do maila zostało załączone pismo przewodnie, z którego wynika, że w załączeniu miał zostać przesłany żądany wyciąg z protokołu posiedzenia, jednak poza pismem przewodnim organ nie załączył żadnego dokumentu. Nadto organ w zakresie podziału czynności, które zatwierdza Prezes Sądu Rejonowego, odesłał na stronę BIP. Pod udostępnionym linkiem wprawdzie znajdują się podziały czynności, niemniej jednak z opublikowanych informacji wynika, że nie dotyczą podziału czynności, który miałby obowiązywać w dniu 26 października 2020 r., bowiem opublikowane podziały czynności dotyczyły okresu od 1 stycznia 2021 r. do dnia 1 sierpnia 2021 r. Jakkolwiek podmiot zobowiązany nie musi udzielać informacji w trybie wnioskowym, jeżeli takowa znajduje się w BIP, to niemniej jednak w niniejszej sprawie żądana przez wnioskodawcę informacja nie znajdowała się w BIP Sądu Rejonowego. Zgodnie z poglądem prezentowanym w orzecznictwie sądów administracyjnych: "Wskazanie podmiotowi żądającemu udzielenia informacji publicznej strony BIP jako jej źródła, stanowi prawidłowe załatwienie wniosku tylko i wyłącznie w przypadku, gdy informacje tam zawarte odnoszą się bezpośrednio (wprost) i konkretnie do meritum żądania, bezpośrednio zawierają dane z punktu widzenia pytającego, a ich uzyskanie nie wymaga przedsięwzięcia dodatkowych czynności (informacja prosta)". Nieprawidłowe jest więc załatwienie wniosku poprzez odesłanie do stron BIP, gdy do uzyskania żądanej informacji konieczne jest zapoznanie się przez stronę z licznymi udostępnionymi na stronie BIP dokumentami źródłowymi, a następnie dokonanie selekcji zawartych w nich danych lub też gdy uzyskanie informacji polegać ma na interpretacji obszernych danych dostępnych w BIP, a następnie samodzielnej jej "wytworzeniu" na ich podstawie (por. wyroki: WSA w Bydgoszczy z dnia 29 maja 2013 r., sygn. akt II SAB/Bd 15/13; WSA w Warszawie z dnia 4 stycznia 2012 r., sygn. akt V SAB/Wa 184/11).

W niniejszej sprawie, zdaniem skarżącego, organ nie tylko nie wskazał, gdzie żądany dokument na stronie BIP ma się znajdować, ale również nie został on na stronie BIP opublikowany, przynajmniej skarżący nie był w stanie go zlokalizować. Odnośnie do pierwszego żądania, organ w ogóle nie udzielił informacji, bowiem nie załączył dokumentu do pisma przewodniego, a zatem organ znajduje się w bezczynności w rozpatrzeniu wniosku o udostępnienie informacji publicznej.

W odpowiedzi Prezes Sądu Okręgowego wniósł o oddalenie skargi w całości.

Podał, że w dniu 6 sierpnia 2021 r. organ przesłał skarżącemu wnioskodawcy pismo z dnia 5 sierpnia 2021 r., w którym udzielono odpowiedzi na wniosek o treści następującej : " (...) w załączeniu uprzejmie przesyłam żądany we wniosku dokument — Wyciąg z protokołu posiedzenia Kolegium Sądu Okręgowego we Wrocławiu przeprowadzonego w trybie zdalnym - wideokonferencja w dniu 22 października 2020 r.

Jednocześnie uprzejmie informuję, że podziały czynności, które zatwierdza Prezes Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu zawierające żądane informacje, są powszechnie dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Rejonowego dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu pod linkiem (...).

Natomiast zgodnie z treścią art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, w trybie wnioskowym udostępniana jest tylko taka informacja, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej. W związku z faktem, że żądana informacja zostanie zamieszczona na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, zobowiązany zwolniony jest z obowiązku udostępnienia informacji w trybie właściwym dla dostępu do informacji publicznej na wniosek pisemny. (...)".

Organ następnie wskazał, że po zapoznaniu się ze skargą wystosował w dniu 29 września 2021 r, pismo do skarżącego, do którego załączył kopię żądanego wyciągu z protokołu posiedzenia, przeprowadzonego w trybie zdalnym (wideokonferencja w dniu 22 października 2020 r.). Jednocześnie wyjaśnił skarżącemu, że niezałączenie wymienionego pliku wynikało z nieuwagi urzędnika, nie stanowiło natomiast intencjonalnego działania.

Ustosunkowując się zaś do pozostałego zarzutu skargi w kontekście nieudostępnienia załącznika w postaci projektu podziału czynności zaproponowanego na posiedzeniu Kolegium Sądu Okręgowego, organ zaznaczył - o czym także informował skarżącego - że podziały czynności, które zatwierdza Prezes Sądu są publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej. Argumentował, że zgodnie z art. 6 ust 2 u.d.i.p. wnioskowany dokument w postaci projektu podziału czynności nie jest dokumentem urzędowym, lecz tzw. "dokumentem wewnętrznym". Dokumentem wewnętrznym, który służył wymianie informacji, zgromadzeniu niezbędnych materiałów, uzgadnianiu poglądów i stanowisk w zakresie jednego z przedmiotów posiedzenia Kolegium Sądu Okręgowego. W tej materii organ odwołał się do orzecznictwa sądów administracyjnych i Naczelnego Sądu Administracyjnego, w którym wielokrotnie zwracano uwagę, że zasadniczo dokumentacja o charakterze wewnętrznym bądź też aktywność o charakterze technicznym stanowią taki rodzaj aktywności podmiotu, który nie jest nośnikiem informacji publicznej. Według art 6 ust. 2 u.d.i.p. dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy. Przy czym, aby na gruncie ustawy o dostępie do informacji publicznej można było mówić o dokumencie urzędowym wszystkie te cechy muszą być spełnione łącznie. Wymóg skierowania dokumentu do innego podmiotu lub złożenia do akt sprawy wskazuje, że dokumentem urzędowym w rozumieniu u.d.i.p. jest dokument stanowiący oświadczenie woli lub wiedzy oraz skierowany na zewnątrz, co m.in. odróżnia go od "dokumentu wewnętrznego", tj. takiego, który nie jest skierowany do podmiotów zewnętrznych. Dokumenty wewnętrzne służą wymianie informacji, zgromadzeniu niezbędnych materiałów, uzgadnianiu poglądów i stanowisk, mogą określać zasady działania w określonych sytuacjach, mogą też być fragmentem przygotowań do powstania aktu będącego formą działalności danego podmiotu. W piśmiennictwie podkreśla się, że cechą dokumentów wewnętrznych jest bowiem to, że zostają wytworzone tylko na potrzeby podmiotu, który je wytworzył, i nie przedstawiają jego stanowiska na zewnątrz, nie zostają bezpośrednio wykorzystane w szeroko rozumianym procesie decyzyjnym (por. P. Szustakiewicz, Problemy dostępu do informacji publicznej na tle orzecznictwa sądów administracyjnych, Samorząd Terytorialny z 2015 r. Nr 4, s. 62; I. Kamińska, M. Rozbicka-Ostrowska, Ustawa o dostępie do informacji publicznej. Komentarz, Warszawa 2016, s. 24, 206-208; wyrok NSA z dnia 17 listopada 2016 r., sygn. akt I OSK 1139/15). Dokumenty wewnętrzne służą wprawdzie realizacji jakiegoś zadania publicznego, ale nie przesadzają o kierunkach działania organu. Dokumenty takie służą wymianie informacji zgromadzeniu niezbędnych materiałów, uzgadnianiu poglądów i stanowisk Mogą mieć dowolną formę, nie są wiążące, co do sposobu załatwienia sprawy, nie są w związku z tym wyrazem stanowiska organu, nie stanowią więc informacji publicznej.

Dodatkowo organ przytoczył stanowisko Trybunału Konstytucyjnego, który w uzasadnieniu prawnym wyroku z dnia 13 listopada 2013 r., P 25/12 (OTK-A 2013, nr 8, poz. 122) wskazał, że "z szerokiego zakresu przedmiotowego informacji publicznej wyłączeniu podlegają jednak treści zawarte w dokumentach wewnętrznych, rozumiane jako informacje o charakterze roboczym (zapiski, notatki), które zostały utrwalone w formie tradycyjnej lub elektronicznej i stanowią pewien proces myślowy, proces rozważań, etap wypracowywania finalnej koncepcji, przyjęcia ostatecznego stanowiska przez pojedynczego pracownika lub zespół. W ich przypadku można bowiem mówić o pewnym stadium na drodze do wytworzenia informacji publicznej.

Argumentując dalej, organ stwierdził, że ustawa o dostępie do informacji publicznej nie zawiera ograniczeń prawa do informacji mających na celu ochronę procesu decyzyjnego przed zakłóceniami mogącymi powstać wskutek ujawnienia jego przebiegu. W orzecznictwie sądów administracyjnych wyrażany jest jednak pogląd, że organom władzy publicznej niezbędna jest możliwość podejmowania decyzji dopiero po zebraniu zasobu niezbędnych informacji, uzgodnieniu stanowisk i przeanalizowaniu kilku możliwych wariantów danego rozstrzygnięcia (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 maja 2020 r., sygn. akt I OSK 1632/19).

Przywołując obszernie tezy z motywów także innych orzeczeń sądów administracyjnych organ następnie stwierdził, że w związku z powyższym wnioskowany przez skarżącego załącznik w postaci projektu podziału czynności zaproponowany przez Prezesa Sądu Rejonowego na posiedzeniu Kolegium Sądu Okręgowego, które odbyło się w październiku 2020 r. nie jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 6 ust 2 u.d.i.p., lecz dokumentem wewnętrznym - tym samym stosownie do unormowania art. 6 u.d.i.p. udostępnieniu nie podlega jego postać, jak również treść tego dokumentu nie podlega udostępnieniu, gdyż nie dotyczy spraw publicznych a więc nie stanowi informacji publicznej.

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje.

Skarga jest częściowo zasadna.

Właściwość sądów administracyjnych w sprawach wniosków o udzielenie informacji publicznej wynika z przepisu art. 21 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (j.t. Dz. U. z 2020 r., poz. 2176 ze zm.; dalej przywoływana jako "u.d.i.p.") stanowiącego, że do skarg rozpatrywanych w postępowaniach o udostępnienie informacji publicznej stosuje się przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 329 ze zm. – przywoływanej poniżej jako "p.p.s.a.").

W myśl art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. kontrola obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1-4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a. Uwzględniając skargę na bezczynność sąd orzeka na mocy art. 149 § 1 p.p.s.a., który określa, że w tym przypadku sąd:

1. zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności;

2. zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa;

3. stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania.

Według art. 149 § 1a p.p.s.a., jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Bezczynność organu na gruncie unormowań u.d.i.p. zachodzi wówczas, gdy w zakreślonym ustawą terminie adresat wniosku, jeśli jest podmiotem zobowiązanym, nie udostępnia informacji publicznej ani nie wydaje decyzji administracyjnej o odmowie udostępnienia informacji publicznej, nie powiadamia, że nie posiada wnioskowanej informacji publicznej, bądź nie informuje, że żądana informacja nie ma charakteru publicznego. Celem skargi na bezczynność jest zobligowanie organu do wydania aktu lub dokonania wynikającej z przepisów prawa czynności w sprawie wszczętej żądaniem strony. Badając zasadność skargi na bezczynność sąd administracyjny najpierw ustala, czy stan bezczynności występował w chwili wniesienia skargi, a w razie potwierdzenia tej okoliczności przeprowadza dalszą kontrolę według stanu prawnego i na podstawie akt sprawy istniejących w dacie wydania orzeczenia sądowego.

Jak stanowi art. 14 ust. 1 u.d.i.p., udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje podmiot obowiązany do udostępnienia, nie umożliwiają udostępnienia informacji w sposób i w formie określonych we wniosku. Udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje w formie czynności materialno-technicznej, w przypadku odmowy jej udostępnienia organ wydaje decyzję (art. 16 ust. 1 ustawy). Stosownie do art. 13 ust. 1 ustawy, udostępnienie informacji na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie określonym w ust. 1, podmiot obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku (ust. 2). W tym terminie (14 dni) podmiot zobowiązany powinien również poinformować pisemnie wnioskodawcę, że nie posiada żądanej informacji.

Przedmiotem skargi jest bezczynność organu z powodu nieudostępnienia na żądanie skarżącego wyciągu z protokołu posiedzenia Kolegium Sądu Okręgowego we Wrocławiu, które odbyło się w październiku 2020 r., dotyczącego wyrażenia opinii Kolegium w przedmiocie projektu podziału czynności, mającego obowiązywać od 26 października 2020 r., a także nieudostępnienie załącznika w postaci projektu podziału czynności zaproponowanego na tym posiedzeniu przez Prezesa Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Fabrycznej.

W rozpoznawanej sprawie nie może być wątpliwości, że generalnie prezes sądu jest podmiotem zobowiązanym do udzielenia informacji publicznej. Stosownie bowiem do unormowania art. 21 § 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r., poz. 2072) prezes sądu rejonowego i prezes sądu okręgowego są organami tych sądów. Z kolei według art. 22 § 1 pkt.1 tej ustawy prezes sadu kieruje sądem i reprezentuje sąd na zewnątrz, z wyjątkiem spraw należących do kompetencji dyrektora sądu, a w szczególności: b) jest zwierzchnikiem służbowym sędziów, asesorów sądowych, referendarzy sądowych, asystentów sędziów danego sądu oraz kierownika i specjalistów opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów, c) powierza sędziom, asesorom sądowym i referendarzom sądowym pełnienie funkcji i zwalnia z ich pełnienia, chyba, że ustawa stanowi inaczej; pełni inne czynności przewidziane w ustawie oraz przepisach odrębnych ( §1 pkt 3 ). Stosownie do art. 22a § 1 ustawy prezes sądu apelacyjnego w sądzie apelacyjnym po zasięgnięciu opinii kolegium sądu apelacyjnego, prezes sądu okręgowego w sądzie okręgowym po zasięgnięciu opinii kolegium sądu okręgowego a prezes sądu rejonowego w sądzie rejonowym po zasięgnięciu opinii kolegium właściwego sądu okręgowego ustalają podział czynności, który określa:

1) przydział sędziów, asesorów sądowych i referendarzy sądowych do wydziałów sądu,

2) zakres obowiązków sędziów, asesorów sądowych i referendarzy sądowych i sposób ich uczestniczenia w przydziale spraw,

3) plan dyżurów oraz zastępstw sędziów, asesorów sądowych i referendarzy sądowych

- przy uwzględnieniu specjalizacji sędziów, asesorów sądowych i referendarzy sądowych w rozpoznawaniu poszczególnych rodzajów spraw, konieczności zapewnienia właściwego rozmieszczenia sędziów, asesorów sądowych i referendarzy sądowych w wydziałach sądu i równomiernego rozłożenia ich obowiązków oraz potrzeby zagwarantowania sprawnego postępowania sądowego.

Prezes sądu wykonuje więc zadania z zakresu władzy sądowniczej. W konsekwencji jest więc organem władzy publicznej w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p., czyli podmiotem zobowiązanym do udostępniania informacji publicznej.

W kontekście kwalifikowania danej informacji jako publicznej trzeba zaznaczyć, że stosownie do art. 1 ust. 1 u.d.i.p. informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych. Pojęcie informacji publicznej ma szeroki charakter i odnosi się do wszelkich spraw publicznych, również wówczas, gdy wiadomość ta nie została wytworzona przez podmioty publiczne, a jedynie odnosi się do nich (por. M. Jaśkowska, "Dostęp do informacji publicznej w świetle orzecznictwa NSA", Toruń 2002, s. 28). Informację taką stanowi więc zarówno treść dokumentów urzędowych, czy wystąpień i ocen dokonywanych przez organy administracji publicznej, niezależnie do jakiego podmiotu są kierowane i jakich spraw dotyczą, jak i wiadomości niewytworzone przez te podmioty, lecz odnoszące się do nich. Dla traktowania informacji jako publicznej decydujące znaczenie ma zatem nie samo jej wytworzenie, lecz fakt, że została uzyskana i przetworzona w celu realizacji zadań publicznych. Informacją publiczną jest całość dokumentacji posiadanej przez dany organ władzy publicznej, której organ używa do zrealizowania powierzonych prawem zadań. Z tego względu informacją publiczną jest również informacja dotycząca rozwiązań organizacyjnych służących realizacji ustawowych zadań sądu. Przepis art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej wprost stanowi, że udostępnieniu podlega informacja publiczna, w szczególności o: (lit.d) organach i osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach, a także (pkt. 3 lit. a,e) zasadach funkcjonowania podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1, w tym o trybie działania władz publicznych i ich jednostek organizacyjnych, stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, a według pkt 4) – o danych publicznych, w czym mieści się treść i postać dokumentów urzędowych (lit.a).

Skoro zaś publiczną jest informacja o podmiotach, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy oraz zasadach ich funkcjonowania w zakresie dotyczącym działalności tych podmiotów, w tym o osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach, walor informacji publicznej ma również formalnie sporządzony protokół posiedzenia Kolegium sądu, które odbyło się w październiku 2020 r., dotyczącego wyrażenia opinii w przedmiocie ustalenia podziału czynności, a także – zatwierdzany przez prezesów sądów podział czynności.

Organ w wykonaniu wniosku skarżącego, według uregulowań ustawy o dostępie do informacji publiczne,j wystosował pismo z informacją co do wyciągu z protokołu posiedzenia Kolegium, lecz uczynił to dopiero w dacie 5 sierpnia 2021 r. (z uchybieniem ustawowego terminu z art. 13 u.d.i.p.) i w sposób nieprawidłowy, nie wyczerpując w pełni zakresu tego żądania wniosku, gdyż nie załączył wnioskowanego dokumentu. Udostępnienie żądanej informacji nastąpiło dopiero po wniesieniu przedmiotowej skargi. Wskutek tego popadł w zwłokę – bezczynność – utrzymującą się na dzień wywiedzenia skargi, albowiem dopiero po jej otrzymaniu przesłał żądany dokument. Zaistniałej bezczynności nie można wszakże przypisać charakteru rażącego naruszenia prawa, ponieważ była ona spowodowana zwykłą omyłką pracownika, nie był to zatem przejaw lekceważenia wniosku strony skarżącej a opieszałość organu nie była znacząca i przypadała na okres urlopowy.

Z powyższych racji Sąd orzekł jak w pkt I i II sentencji wyroku, co do opisanej części zakresu żądania strony skarżącej. Udzielenie odpowiedzi w tej mierze przez podmiot zobowiązany po dacie wniesienia skargi na bezczynność obligowało z kolei Sąd, na podstawie art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a., do umorzenia postępowania, jako bezprzedmiotowego, w zakresie zobowiązania organu do udostępnienia rzeczonej informacji (pkt III sentencji). Z bezprzedmiotowością postępowania sądowoadministracyjnego w rozumieniu art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a. mamy do czynienia wówczas, kiedy w toku postępowania, a przed wydaniem wyroku zaistnieją zdarzenia, które czynią wydanie wyroku zbędnym lub niedopuszczalnym. Taka sytuacja wystąpiła w kontrolowanej sprawie.

Odmiennie jednak przedstawia się sytuacja związana z drugim żądaniem wniosku, to znaczy w przedmiocie udostępnienia projektu podziału czynności zaproponowanego na tym posiedzeniu przez Prezesa Sądu Rejonowego, a mającego zdaniem strony skarżącej obowiązywać w dniu 26 października 2020 r.

Organ w wymienionym piśmie z 5 sierpnia 2021 r. poinformował, że podziały czynności, które zatwierdza Prezes wyżej wymienionego Sądu Rejonowego są powszechnie dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej i podał link do strony internetowej. Zgodnie z art. 10 u.d.i.p. – tylko informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub portalu danych, jest udostępniana na wniosek.

Jak wyżej już przytoczono, ustalony przez prezesa sądu rejonowego w trybie przewidzianym w art. 22a § 1 ustawy prawo o ustroju sądów powszechnych podział czynności, stanowi informację publiczną. Jednakże organ trafnie w odpowiedzi na skargę wywiódł, że takiego waloru informacji publicznej nie ma projekt podziału czynności, ponieważ jest to dokument wewnętrzny, a nie urzędowy. Sąd podziela argumentację organu. Według art. 6 ust. 2 u.d.i.p., zawierającego definicję legalną dokumentu urzędowego, dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy. Dokument ma więc charakter urzędowy, gdy zawiera oświadczenie wiedzy lub woli osoby uprawnionej - funkcjonariusza publicznego - i został przez tę osobę podpisany oraz jest skierowany na zewnątrz. Sam projekt natomiast takiego dokumentu, poddawany opiniowaniu, nie jest informacją publiczną bo nie nabywa jeszcze cech urzędowych, nie został wprowadzony formalnie do obiegu i nie jest jeszcze wyrazem wiążącej woli autora projektu, lecz jedynie planowanych, roboczych założeń, które dopiero mają wejść w życie w danej jednostce organizacyjnej, a w rozpatrywanym przypadku – sądu. Przez fakt obowiązku opiniowania nie staje się takim dokumentem. Propozycje podziału czynności opiniowane przez kolegium sądu nie są jeszcze danymi publicznymi dopóki nie zostaną oficjalnie, czyli po ich zatwierdzeniu, wykorzystane dla wykonywania zadań publicznych lub włączone w treść dokumentu urzędowego. Dokumenty istniejące w postaci projektów mają walor dokumentów roboczych, stanowiąc instrument wykorzystywany ewentualnie dopiero w późniejszym procesie decyzyjnym bądź zadaniowym dotyczącym sprawy publicznej w rozumieniu sfery działalności podmiotów publicznych, ukierunkowanej na wypełnianie określonych zadań publicznych i realizowanie określonych interesów i celów publicznych. Nie każda aktywność podmiotu wykonującego zadania publiczne może być kwalifikowana jako informacja publiczna mająca podlegać udostępnieniu. Organy w realizacji swoich funkcji muszą gromadzić i aktualizować zasób wiedzy na temat posiadanych lub zarządzanych środków materialnych, ale nie sposób przyjąć by każdy fakt jaki ustalą w tej materii miał być udostępniany jako informacja w sprawie publicznej. W doktrynie słusznie podkreśla się, że organ w procesie podejmowania swoich rozstrzygnięć musi mieć zagwarantowaną pewną sferę swobody i dyskrecji, w ramach której może gromadzić informacje, rozważać różne, często odmienne rozwiązania, sporządzać projekty dokumentów czy też w sposób całkowicie nieoficjalny utrwalać przebieg spotkań i dyskusji nad wyborem najlepszego z rozwiązań (I. Kamińska, M. Rozbicka-Ostrowska, Ustawa o dostępnie do informacji publicznej. Komentarz, Warszawa 2012, s. 58-59).

W prezentowanym świetle Sąd podzielił stanowisko organu o wewnętrznym charakterze dokumentu stanowiącego projekt podziału czynności i w konsekwencji o braku podstaw do jego ujawnienia w trybie u.d.i.p., ponieważ nie stanowi informacji publicznej. Z tego powodu w tej części Sąd skargę oddalił, o czym orzekł w pkt. IV sentencji wyroku. Orzeczenie o kosztach (pkt V sentencji) znajduje wsparcie w przepisie art. 200 p.p.s.a. w związku z art. 205 § 2 p.p.s.a.