Wyrok WSA w Gdańsku, sygn. akt III SA/Gd 44/15
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku
Data orzeczenia: 2015-02-26 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6192 Funkcjonariusze Policji
Hasła tematyczne: Policja
Skarżony organ: Komendant Policji
Treść wyniku: Uchylono decyzję II i I instancji
Powołane przepisy: article: art. 33 ust. 3, art. 114 ust. 1 pkt 2
journal: Dz.U. 2011 nr 287 poz 1687
law: Ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji - tekst jednolity.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Alina Dominiak, Sędziowie Sędzia WSA Felicja Kajut, Sędzia WSA Jolanta Sudoł (spr.), Protokolant Starszy Sekretarz Sądowy Beata Kaczmar, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 26 lutego 2015 r. sprawy ze skargi A. P. na decyzję Komendanta Wojewódzkiego Policji [...] z dnia 23 października 2014 r., nr [...] w przedmiocie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego 1. uchyla zaskarżoną decyzję oraz decyzję Komendanta Powiatowego Policji [...] z dnia 9 września 2014 r., nr [...]; 2. zasądza od Komendanta Wojewódzkiego Policji [...] na rzecz skarżącego A. P. kwotę 257 (dwieście pięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.


UZASADNIENIE

A. P. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku skargę na decyzję Komendanta Wojewódzkiego Policji z dnia 23 października 2014 r. nr[...], na mocy której utrzymano w mocy decyzję Komendanta Powiatowego Policji z dnia 9 września 2014 r. nr [...]odmawiającą przyznania ekwiwalentu pieniężnego z tytułu niewykorzystania czasu wolnego od służby.

Z akt sprawy wynikają jej następujące istotne okoliczności faktyczne.

A. P. podjął służbę w Policji w 1993 r , a zwolniony z niej został w dniu 31 maja 2014 r.

W dniu 23 czerwca 2014 r. A. P. na podstawie art. 33 ust. 3 i art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy o Policji wystąpił z wnioskiem o wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny za 174 godziny przepracowane w ponadnormatywnym czasie pracy, w latach 2003- 2005, podczas służby w komórce dochodzeniowo-śledczej Komendy Powiatowej Policji w L.. Do wniosku dołączono "zestawienie czasu służby w wymiarze ponadnormatywnym" sporządzone na podstawie notatnika służbowego, w którym odnotowane nadgodziny były potwierdzane przez dyżurnych jednostki.

Organy odmówiły przyznania uprawnień do wypłaty ekwiwalentu wskazując, że weryfikacja kart osobowych policjanta pozwoliła na ustalenie, że nie zawierają one żadnego dokumentu potwierdzającego fakt posiadania niewykorzystanego czasu pracy z tytułu przepracowanych w ponadnormatywnym czasie godzin. Potwierdzenia o ponadnormatywnym czasie służby nie zawiera również dokumentacja sporządzona w związku z przeniesieniem policjanta do służby w Szkole Policji w S. oraz w związku z ponownym przeniesieniem do pełnienia służby w Komendzie Powiatowej Policji w L. Dokumentacja sporządzona w związku ze zwolnieniem ze służby potwierdza zaś, że na dzień zwolnienia ze służby policjant posiadał niewykorzystane i wypracowane nadgodziny w liczbie 2,5. Liczby nadgodzin wypracowanych w okresie 2003-2005, a także tego w jakiej części policjant uzyskał za nie dni wolne od pracy nie dało się ustalić na podstawie dokumentacji służbowej w postaci ewidencji czasu pracy policjantów. Ewidencja z okresu 2003-2005, została bowiem wybrakowana i zniszczona zgodnie z przepisami w zakresie działalności archiwalnej Policji (protokół brakowania nr 18 z dnia 21 października 2010 r.). Na podstawie zeznań świadków, w tym przełożonego wnioskodawcy w latach 2003-2005 ustalono, że w komórce dochodzeniowo-śledczej komendy Policji w L. istniała praktyka prowadzenia przez policjantów niezewidencjowanych notatników służbowych. Ewidencja czasu służby policjantów opierała się na prowadzonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych listach obecności, a notatniki były traktowane jako dokumentacja pomocnicza przy rozliczaniu czasu służby policjantów. Policjanci umieszczali w takich notatnikach krótkie wpisy dotyczące czasu i rodzaju wykonywanych czynności. Następnie zapisy te były potwierdzane przez przełożonego lub oficera dyżurnego poprzez pieczątkę i podpis. Rozliczanie wypracowanych nadgodzin polegało na wykreślaniu zapisów z notatnika i potwierdzeniu oddania czasu wolnego poprzez złożenie pieczątki i podpisu przełożonego. Z poczynionych przez organy (na podstawie posiadanej ewidencji przebiegu służby dyżurnej, notatnika służbowego wnioskodawcy i sporządzonego przez wnioskodawcę zestawienia nadgodzin) ustaleń wynikało, że bezspornie A. P. przepracował we wskazanym we wniosku okresie w ponadnormatywnym wymiarze pracy 94 godziny 25 minut (czas potwierdzony przez oficera dyżurnego lub przełożonego). Nadgodziny nie zostały wykreślone z notatnika. Na podstawie zebranego w sprawie materiału dowodowego uznano jednak, że niewykreślone nadgodziny w notatniku nie muszą oznaczać, że nie zostały one policjantowi zwrócone w postaci czasu wolnego. Wskazano, że do tej pory policjant nigdy nie kwestionował zestawień nadgodzin, którymi organ dysponował za okres od maja 2010 r. Policjant był zapoznawany ze stanem wyliczonego mu ponadnormatywnego okresu służby, potwierdzał zestawienia podpisami i nie zgłaszał wówczas zastrzeżeń. W interesie policjanta było zatem rozliczenie nadgodzin na bieżąco, w ustawowym trzymiesięcznym okresie. Informacja o wypracowanych i istniejących nadgodzinach musiałaby być ponadto zawarta w zaświadczeniu przekazywanym do Szkoły Policji w S. przy okazji przeniesienia policjanta do pełnienia tam służby. Informacji takiej jednak brak w aktach osobowych policjanta. W ocenie organu wiarygodność twierdzeń strony podważa również znaczny upływ czasu, gdyż między zgłoszonym żądaniem, a okresem służby, w którym miałyby być wypracowane nadgodziny upłynęło bowiem 9-11 lat, a zapisy książek wydarzeń różnią się niekiedy od zapisów notatników służbowych.

Podkreślono, że w związku z wypracowaniem nadgodzin policjantowi w pierwszej kolejności przysługuje czas wolny. Prawo do ekwiwalentu nabywa zaś jedynie w sytuacji gdy nie wykorzysta udzielonego mu z powyższego tytułu czasu wolnego od służby, do czasu zwolnienia ze służby. Organy ustaliły zaś, że A. P. pełniąc służbę nigdy nie zwracał się o udzielenie mu czasu wolnego od służby w zamian za nadgodziny. Policjant zapoznawał się z comiesięcznym bilansem nadgodzin podpisując listę obecności. Ponadto wzięto pod uwagę, że Naczelnik Wydziału Kadr Szkoły Policji w S. oświadczył, że nie jest możliwa sytuacja, aby do dnia zakończenia służby przez A. P. w Szkole Policji w S. nie udzielono mu wolnego czasu za godziny służby przepracowane w ponadnormatywnym czasie służby w poprzedniej jednostce. Okoliczność, że policjant nigdy nie kwestionował sposobu naliczania i odbierania nadgodzin jest w ocenie organów o tyle istotna, że w stanie prawnym obowiązującym do 2010 r., zgodnie z art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy o Policji, policjant, który został zwolniony ze służby po upływie trzech lat tracił prawo do ekwiwalentu za nadliczbowe godziny. W związku z tym wnioskodawca musiał mieć świadomość konieczności wykorzystywania na bieżąco godzin nadliczbowych. W przeciwnym razie utraciłby prawo do takiego świadczenia za okres wcześniejszy niż 3 lata służby.

Organy zaznaczyły, że w sprawie przeprowadzono obszerne i wnikliwe postępowanie wyjaśniające, a jako dowód dopuszczono wszystko co mogło się przyczynić do ustalenia prawdy materialnej i żadnemu z pozyskanych źródeł nie odmówiono wiarygodności. Ponieważ jednak ewidencja czasu pracy policjanta została zniszczona, brak było możliwości bezpośredniego zweryfikowania zgłoszonych przez policjanta wniosków w oparciu o istniejącą dokumentację prowadzoną na podstawie przepisów prawa. Dokumentacja, którą dysponowały organy, w tym treść niezarejestrowanego notatnika służbowego przedłożonego przez stronę nie pozwala jednocześnie na ustalenie, które z godzin zarejestrowanych w prywatnym notatniku wnioskodawcy zostały w rzeczywistości "odebrane" w postaci skorzystania z udzielonego policjantowi w zamian czasu wolnego. Potwierdza to również treść zeznań świadka, który w opisywanym przez stronę okresie, był jej przełożonym.

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku A. P. podniósł zarzuty naruszenia prawa materialnego w sposób mający wpływ na treść decyzji i naruszenia prawa procesowego, tj.:

- art. 77 § 1, 80, 107 § 3 kpa poprzez odmowę wiary dowodowej zeznaniom świadka J. K., ewidencji ponadnormatywnego czasu pracy prowadzonej przez skarżącego, zapisom w książce wydarzeń oficera naruszając zasadę wszechstronnego i wyczerpującego rozpatrzenia całości zgromadzonego materiału dowodowego, wydanie decyzji z pominięciem obowiązku oceny na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego, czy dana okoliczność została udowodniona i przez to dokonanie błędnej oceny zgromadzonych dowodów prowadzące do dowolności tej oceny i błędną subsumpcję ustalonego stanu faktycznego pod normę art. 114 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 33 ust. 3 ustawy o Policji - prowadzącą do odmowy przyznania ekwiwalentu pieniężnego z tytułu przepracowanych godzin nadliczbowych pomimo, że przy prawidłowej ocenie materiału dowodowego, z którego wynika, że skarżący pełnił służbę w godzinach nadliczbowych ekwiwalent taki winien zostać mu przyznany.

Skarżący wniósł również o uchylenie obu decyzji oraz o zasądzenie kosztów postępowania w sprawie, w tym kosztów zastępstwa procesowego.

W uzasadnieniu skargi wskazano m.in., że organ pierwszej instancji jako bezsporne przyjął przepracowanie przez wnioskodawcę w ponadnormatywnym czasie służby 94 godzin 25 minut. Organ odwoławczy nie poczynił ustaleń zmierzających do wykazania rzeczywistej ilości nadgodzin. Odmawiając przyznania uprawniania do ekwiwalentu pieniężnego organy powołały się na brak ewidencji czasu pracy, która została wybrakowana oraz na fakt nie zgłaszania w okresie wcześniejszym roszczenia o wypłatę należności za przepracowane nadgodziny. Organ w ocenie skarżącego do tego braku przywiązuje zbyt wielkie znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Stosownie do przepisów art. 33 ustawy o Policji, zadania służbowe policjanta powinny być ustalone w sposób pozwalający na ich wykonanie w ramach 40-godzinnego tygodnia służby, w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym, a w zamian za czas służby przekraczający normę określoną w ust. 2 policjantowi udziela się czasu wolnego od służby w tym samym wymiarze albo może mu być przyznana rekompensata pieniężna, o której mowa w art. 13 ust. 4a pkt 1 tej ustawy. Szczegółowe uregulowanie obejmujące określenie czasu służby zawarte zostało w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy. Wskazane przepisy nie pozostawiają wątpliwości, że za czas przekraczający normę w rozliczeniowym okresie służby należny jest czas wolny od służby lub rekompensata pieniężna, a w stosunku do osób, o których mowa w art. 114 ustawy, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany czas wolny od służby udzielany na podstawie art. 33 ust. 3 tej ustawy. Skarżący jest osobą, o której mowa w tym przepisie, wobec czego powinien mu zostać wypłacony ekwiwalent pieniężny.

Przewidziany przepisami obowiązek ewidencjonowania czasu pracy policjanta, w tym ponadnormatywnego czasu pracy, dotyczy organu, a nie policjanta i nie można z zaniechania tego obowiązku wywodzić negatywnych skutków dla skarżącego. Równocześnie wskazane przepisy nie nakładają na policjanta obowiązku zgłaszania ponadnormatywnych godzin służby lub występowania z wnioskiem o ich rozliczenie, gdyż ustawodawca, poprzez posłużenie się w art. 33 ust. 3 ustawy o Policji określeniem "policjantowi udziela się", wyraźnie obowiązek ten nałożył na organ. Organ dopuścił jako dowód w sprawie zeznania świadka J. K., dokumentację służbową ewidencjonującą przebieg służby dyżurnej, zestawienia dodatkowego czasu służby prowadzonej przez skarżącego oraz jego notatnika służbowego zawierającego ewidencję m.in. dodatkowego czasu służby.

Z ww. dowodów wynika, że skarżący pełnił służbę w ponadnormatywnym czasie pracy. Pomimo tego, że inne dokumenty dotyczące ewidencji czasu służby zostały wybrakowane, to obowiązkiem organu było dokonanie oceny zgromadzonego materiału dowodowego, z zachowaniem zasad obiektywizmu, wszechstronne i wyczerpujące rozpatrzenie całości materiału. Organ ograniczył się w zaskarżonej decyzji jedynie do oceny braku ewidencji czasu służby skarżącego prowadzonej przez organ, rozważań dotyczących udzielenia czasu wolnego w zamian za nadgodziny, jako czynności poprzedzającej przyznanie ekwiwalentu pieniężnego oraz nie mających znaczenia w sprawie ustaleń dotyczących terminu wystąpienia z wnioskiem o przyznanie świadczenia.

W odpowiedzi na skargę Komendant Wojewódzki Policji wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie oraz argumentację na jego poparcie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku zważył, co następuje:

W myśl art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. nr 153, poz. 1269 ze zm.) sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.

Zgodnie z art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.), sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Rozpoznając sprawę w świetle powołanych wyżej kryteriów Sąd doszedł do przekonania, że skarga zasługuje na uwzględnienie, bowiem zaskarżona decyzja została podjęta z naruszeniem przepisów prawa w stopniu mogącym mieć wpływ na wynik sprawy.

Przedmiotem kontroli Sądu jest decyzja Komendanta Wojewódzkiego Policji z dnia 23 października 2014 r., która utrzymała w mocy decyzję Komendanta Powiatowego Policji w L. z dnia 9 września 2014 r. odmawiającą skarżącemu przyznania ekwiwalentu pieniężnego z tytułu niewykorzystanego czasu wolnego od służby.

Materialnoprawną podstawę zaskarżonej decyzji stanowiły przepisy ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2011 r., nr 287, poz. 1687 ze zm.) zwanej dalej - "ustawą".

Zgodnie z art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy, policjant zwalniany ze służby otrzymuje, z zastrzeżeniem ust. 2-4: ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe lub dodatkowe oraz za niewykorzystany czas wolny od służby udzielany na podstawie art. 33 ust. 3.

Czas pełnienia służby policjanta jest określony wymiarem jego obowiązków, z uwzględnieniem prawa do odpoczynku - art. 33 ust. 1 ustawy. Zadania zaś służbowe policjanta powinny być ustalone w sposób pozwalający na ich wykonywanie w ramach 40-godzinnego tygodnia służby, w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym (art. 33 ust. 2 ustawy).

Stosownie do art. 33 ust. 3 ustawy w zamian za czas służby przekraczający normę określoną w ust. 2 policjantowi udziela się czasu wolnego od służby w tym samym wymiarze albo może mu być przyznana rekompensata pieniężna, o której mowa w art. 13 ust. 4a pkt 1.

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 października 2001 r. w sprawie rozkładu czasu służby policjantów (Dz. U. z 2001 r., nr 131, poz. 1471), dalej zwane - "rozporządzeniem" określa m.in. warunki i tryb udzielania policjantom czasu wolnego od służby lub przyznawania rekompensaty - § 1 pkt 5 rozporządzenia.

Za przedłużony czas służby przekraczający normę w art. 33 ust. 2 ustawy, stosownie do § 9 pkt 1 rozporządzenia - policjantowi udziela się w tym samym wymiarze czasu wolnego, z zastrzeżeniem § 10.

Jak stanowi § 9 ust. 5 rozporządzenia, czas wolny w zamian za służbę pełnioną poza rozkładem czasu służby policjant jest obowiązany wykorzystać do dnia zwolnienia ze służby, a przełożony właściwy w sprawach osobowych ma obowiązek mu to zapewnić.

Przełożony właściwy w sprawach osobowych prowadzi ewidencję czasu służby policjantów przy pomocy wskazanych przez niego kierowników komórek organizacyjnych. Ewidencję czasu służby udostępnia się policjantowi na jego żądanie - § 9 ust. 5 rozporządzenia.

Powołane powyżej przepisy statuują po stronie organu dwa podstawowe obowiązki, a mianowicie obowiązek przełożonego właściwego w sprawach osobowych prowadzenia ewidencji czasu służby policjantów oraz udzielania policjantowi czasu wolnego. Jest oczywiste, że skutki wadliwego wykonania tych obowiązków nie mogą obciążać policjanta. Rozporządzenie wskazuje również na obowiązek policjanta wykorzystania czasu wolnego do dnia zwolnienia ze służby, nie określa jednak sankcji w przypadku nie wykonania tego obowiązku, np. w postaci utraty uprawnienia (podobnie jak przepisy ustawy). Rozporządzenie stanowi, że policjantowi "udziela się" czasu wolnego. Jedynie w przypadku okresu poprzedzającego bezpośrednio urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu rozporządzenie przewiduje wniosek.

Przed przystąpieniem do dalszych rozważań, trzeba podkreślić, że obecne brzmienie przepisu art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy obowiązuje od dnia 5 grudnia 2013 r. i zostało nadane ustawą z dnia 27 września 2013 r. o zmianie ustawy o Policji oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r., poz.1351). Przed ww. zmianą przepis stanowił, że policjant zwalniany ze służby otrzymuje, z zastrzeżeniem ust. 2-4: ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane urlopy wypoczynkowe lub dodatkowe oraz za niewykorzystany czas wolny od służby przyznany na podstawie art. 33 ust. 3, nie więcej jednak niż za ostatnie 3 lata kalendarzowe. Przy czym na skutek wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 23 lutego 2010 r. (Dz. U. z 2010 r., nr 34, poz. 190) z dniem 8 marca 2010 r. przepis art. 114 ust. 1 pkt 2 w części obejmującej słowa nie więcej jednak niż za ostatnie 3 lata kalendarzowe, został uznany za niezgodny z art. 66 ust. 2 w zw. z art. 2 Konstytucji RP.

W konsekwencji orzecznictwo sądów administracyjnych ukształtowane na tle poprzednio obowiązującego stanu prawnego nie może być bezpośrednio przenoszone do obecnych stanów, bez uwzględnienia zmiany brzmienia przepisu, tak jak uczynił to organ odwoławczy, powołując w decyzji rozważania z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach z dnia 20 listopada 2012 r. w sprawie sygn. akt II SA/Ke 630/12, lex nr 1240875.

Przepis art. 114 ust. 1 pkt 2 ustawy aktualnie mówi o udzielanym na podstawie art. 33 ust. 3 czasie wolnym, nie zaś o przyznanym na podstawie tego przepisu czasie wolnym, co w obecnym stanie prawym poddaje pod wątpliwość, akcentowany w tym orzeczeniu wymóg uprzedniego udzielenia policjantowi czasu wolnego lub odmowy jego udzielenia oraz wynikające z tego konsekwencje. W uzasadnieniach zaś swoich rozstrzygnięć organy obu instancji odmowę przyznania świadczenia zasadniczo motywowały nie zwracaniem się przez skarżącego w czasie służby o udzielenie czasu wolnego.

Istota sporu w niniejszej sprawie sprowadzała się do oceny czy organy w oparciu o zgromadzony materiał dowodowy w sprawie zasadnie odmówiły przyznania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany czas wolny. Przy czym organy powoływały się przede wszystkim na niemożność dokonania "rozliczenia" tego czasu, wobec faktu wybrakowania (zniszczenia) dokumentacji źródłowej oraz na okoliczność wcześniejszego nie występowania przez skarżącego o przyznanie czasu wolnego.

Zdaniem Sądu powyższe stanowisko organów jest nieprawidłowe, a dokonana odmowa przyznania ekwiwalentu pieniężnego, jest co najmniej przedwczesna.

Bezsporne pozostawały w sprawie ustalenia związane z przebiegiem służby skarżącego.

Dla prawidłowego rozstrzygnięcia sprawy w pierwszej kolejności konieczne było ustalenie przez organy czy skarżący pełnił służbę w godzinach ponadnormatywnych oraz ilości godzin służby przekraczających normę. W przypadku bowiem braku godzin ponadnormatywnych nie jest możliwe przyznanie ekwiwalentu pieniężnego.

W niniejszej sprawie niekwestionowane było, że skarżący pełnił w okresie 2003 r. - 2005 r. służbę w ponadnormatywnym czasie. Sporna była natomiast ilość godzin. Przy czym samo istnienie rozbieżności w tym zakresie nie może skutkować odmową przyznania świadczenia.

Trzeba podkreślić, że w oparciu o zgromadzony materiał dowodowy, w tym zapisy w niezaewidencjonowanym notatniku służbowym strony, organ pierwszej instancji przyjął, iż czas ten bezspornie wyniósł 94 godziny i 25 minut (vide: str. 7 uzasadnienia decyzji organu). Organ ten w toku postępowania dokonał weryfikacji "zestawienia czasu służby w wymiarze ponadnormatywnym" dokonanego przez skarżącego i złożonego wraz z wnioskiem z dnia 23 czerwca 2014 r. z pozostającą w dyspozycji organu dokumentacją służbową - ewidencją przebiegu służby dyżurnej (książka wydarzeń, książka przebiegu służby). Organ odwoławczy analizując odwołanie i ustalając stan faktyczny sprawy tego ustalenia nie zanegował (vide: - str.13 uzasadnienia). Organ ten podnosił jedynie, że rzeczywista liczba nadgodzin nasuwa wątpliwości (wskazując m.in., że strona w oparciu o to samo zestawienie, we wniosku z dnia 24 czerwca 2014 r. wskazywała na 174 godzin, a w piśmie z dnia 21 lutego 2013 r. na 166,5 godzin). Jednak, mimo istnienia i wskazania na rozbieżności co do faktycznej ilości godzin ponadnormatywnej służby, organ odwoławczy nie poczynił w tym zakresie jednoznacznych ustaleń, będących istotnymi dla niniejszej sprawy.

W zaistniałej sytuacji, mając na uwadze jednoznaczne ustalenia organu pierwszej instancji, które potwierdziły pełnienie przez stronę służby w godzinach ponadnormatywnych w ilości 94 godziny i 25 minut, organ odwoławczy nie mógł się ograniczyć do stwierdzenia istnienia wątpliwości odnośnie rzeczywistej ilości tych godzin, ani też pominąć dokonanych w tym zakresie ustaleń - co de facto uczynił. Rozliczenie nadgodzin jest kwestią następczą i ewentualna niemożność jego dokonania, nie może zwalniać organu od poczynienia nie budzących wątpliwości ustaleń dotyczących liczby wypracowanych nadgodzin.

Przechodząc dalej, to poza sporem były ustalenia dotyczące praktyki, która się ukształtowała w Komendzie Powiatowej Policji w L., w latach 2003-2005, w związku z ewidencjonowaniem czasu służby. Jak ustalono praktyka ta dotyczyła dokumentowania służby przypadającej w dni ustawowo wolne od pracy, w tym święta i godziny nocne. Polegała ona na ewidencjonowaniu wypracowanych przez policjantów "nadgodzin", w formie krótkich adnotacji (wpisy dotyczące czasu i rodzaju wykonywanych czynności) dokonywanych w niezarejestrowanych notatnikach służbowych lub w wkładkach do takich notatników. Wpisy te w dalszej kolejności były potwierdzane przez oficera dyżurnego lub przełożonego poprzez złożenie pieczątki i podpisu. Rozliczanie wypracowanych nadgodzin polegało na wykreślaniu zapisów z notatnika poprzez złożenie pieczątki i podpisu przez oficera dyżurnego lub przełożonego. Jak wskazał w swoich zeznaniach J. K. - nadgodziny były później "oddawane" policjantom, co w notatnikach służbowych znajdowało odzwierciedlenie poprzez "wykreślenie" zapisów.

Taki sposób ewidencjonowania czasu służby jest wadliwy i niezgodny z przepisami prawa. Jednak z materiału dowodowego sprawy wynika, że praktyka taka istniała i obowiązywała w jednostce, w której pełnił służbę skarżący. To, że notatniki były traktowane jako dokumentacja pomocnicza przy rozliczaniu czasu służby nie może usprawiedliwiać organu. Akceptacja przez organ takiego nieoficjalnego sposobu ewidencjonowania i rozliczania czasu służby, nie może również obciążać skarżącego.

Ponadto, co istotne dla sprawy, nieprawidłowa praktyka nie powinna skutkować negatywnymi skutkami dla strony - czy to w postaci niemożności ustalenia rzeczywistej liczby ponadnormatywnych godzin służby, czy też ich rozliczenia.

Jak wynika z notatnika służbowego skarżącego obejmuje on okres od 1 stycznia 2003 r. do 10 kwietnia 2005 r. (vide: - k.33-47 akt administracyjnych). Notatnik ten posiada wpisy, jak i wykreślenia, w tym część opatrzoną stosownymi pieczątkami i podpisami przełożonych, zgodnie z obowiązującą w tym okresie praktyką. Na podstawie zapisów notatnika skarżący dokonał zestawienia, które po zweryfikowaniu przez organ pierwszej instancji pozwoliło na ustalenie "nadgodzin" w liczbie 94 godzin i 25 minut.

Wybrakowanie więc dokumentacji źródłowej nie stanowiło dla organu pierwszej instancji przeszkody w dokonaniu ustaleń, dotyczących wypracowanych ponadnormatywnych godzin służby. Pozwoliły na to m.in. istniejące zapisy w notatniku. Treść zatem notatnika służbowego skarżącego nie tylko potwierdza, ale i koreluje z istniejącą w tym czasie praktyką, która dotyczy nie tylko ewidencjonowania ale, co należy podkreślić, również rozliczania czasu służby. Wykreślenia w notatniku służbowym skarżącego (i to dokonane przez osobę uprawnioną, opatrzone pieczątką i podpisem), w świetle niekwestionowanej praktyki, potwierdzają dokonane w ten sposób rozliczenie czasu ponadnormatywnej służby. Potwierdzają również fakt zwracania się przez skarżącego, co najmniej w tym zakresie, o rozliczenie nadgodzin.

Istniejące wykreślenia oznaczają, że skarżący wypracował ponadnormatywny czas służby i został on rozliczony ("zwrócony").

Organy nie poddały jednak szczegółowej ocenie faktu istnienia i dokonywania wykreśleń w notatniku służbowym strony poprzez pryzmat istniejącej praktyki rozliczania nadgodzin oraz nie wyciągnęły z tego wniosków. Nie można też zgodzić się z kategorycznym stanowiskiem organów, że brak dokumentacji źródłowej nie pozwala w ogóle na rozliczenie nadgodzin. Takie stanowisko jest przedwczesne zwłaszcza, że organy nie podjęły nawet próby dokonania rozliczenia (z góry powołując się na niemożność poczynienia dokładnych ustaleń).

Powyższe uwagi mają również zasadnicze znaczenie z punktu widzenia rozkładu ciężaru dowodu.

Z dotychczas zgromadzonego materiału w sprawie wynika, że po pierwsze - skarżący pełnił służbę w ponadnormatywnym czasie (bezsporne ustalenia potwierdzają 94 godzin i 25 minut), po drugie - że część wykazanych w notatniku służbowym nadgodzin została rozliczona (wykreślona).

Treść notatnika służbowego, w którym są niewykreślone zapisy potwierdza brak rozliczenia nadgodzin (w tym w niekwestionowanym przez organy zakresie).

Niewątpliwie zgłoszone przez stronę żądanie jest warunkowane spełnieniem przesłanek uprawniających do otrzymania ekwiwalentu pieniężnego, do których przede wszystkim należy ustalenie przepracowania godzin przekraczających normatywny czas służby oraz nie uzyskanie w zamian czasu wolnego od służby, ani rekompensaty pieniężnej.

Zatem, skoro w okolicznościach niniejszej sprawy zostało wykazane że skarżący posiada nierozliczone godziny służby, to organ aby odmówić ekwiwalentu pieniężnego, powinien wykazać, że godziny te zostały policjantowi "zwrócone" (w postaci czasu wolnego lub rekompensaty pieniężnej). Organ nie może w zaistniałej sytuacji przerzucać ciężaru dowodu w tym zakresie na stronę, ani powoływać się na niezwracanie się o udzielenie czasu wolnego. Na taki rozkład ciężaru dowodu wskazuje również ww. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach. Ponadto, jak już zaznaczono, skutki braku ewidencji lub wadliwość jej prowadzenia nie mogą obciążać skarżącego.

Okoliczność nie ubiegania się o czas wolny, jak i poczynione w tym zakresie ustalenia nie były zasadniczo kwestionowane przez stronę. Jednak przy ich ocenie należy mieć na uwadze postępowanie zainicjowane pismem z dnia 1 lutego 2013 r. Komendanta Powiatowego Policji w L., na które to postępowanie i jego wyniki powołały się organy. Pismem tym wezwano skarżącego do udzielenia pisemnej odpowiedzi odnośnie posiadanych, udokumentowanych, przepracowanych nadgodzin, nieuwzględnionych w dotychczasowych rozliczeniach. W odpowiedzi na wezwanie skarżący w piśmie z dnia 21 lutego 2013 r. podał, że posiada 166,5 godzin przepracowanych w ponadnormatywnym czasie służby, powołując się na ww. notatnik służbowy oraz tożsame co w niniejszej sprawie zestawienie godzin.

W piśmie Komendanta Powiatowego Policji w L. z dnia 15 marca 2013 r. informującym o zakończeniu czynności służbowych "w sprawie uprawnień przysługujących ... z tytułu godzin przepracowanych w ponadnormatywnym czasie służby", wskazano m.in., że aktualnie w dyspozycji Komendy znajduje się dokumentacja czasu służby za okres od 1 stycznia 2009 r., gdyż wcześniejsza została wybrakowana, w tym dotycząca służby strony za okres od 2003 r. do 2005 r. Powołano się również na akta osobowe i informację uzyskaną ze Szkoły Policji w S.. Jednak, co ważne, w podsumowaniu zebranego materiału uznano, że brak jest podstaw do uwzględnienia "roszczenia z tytułu służby ponadnormatywnym czasie /166,5 h/ zawartego w kierowanym do mnie piśmie z dnia 21 lutego 2013 r."

Nie może zatem nasuwać żadnych wątpliwości, że sam organ traktował pismo strony z dnia 21 lutego 2013 r. jako zwrócenie się z żądaniem rozliczenia posiadanych ponadnormatywnych godzin służby, i to zgłoszonym jeszcze w czasie jej pełnienia. Jest też oczywiste, że pismo organu z dnia 15 marca 2013 r. stanowiło odmowę ich uznania, jednak podkreślenia wymaga, że w tym postępowaniu organ zaniechał weryfikacji złożonego przez stronę zestawienia nadgodzin w oparciu o ww. dokumentację przebiegu służby dyżurnej, która pozwoliła na ustalenie ponadnormatywnych godzin służby skarżącego w niniejszym postępowaniu. Trudno więc mówić w takiej sytuacji o braku zgłoszenia posiadanych nadgodzin w czasie trwania służby.

W konsekwencji też przy ponownym rozpoznaniu sprawy organy powinny uwzględnić przedstawione powyżej uwagi oraz dokonać jednoznacznych ustaleń dotyczących rzeczywistej liczby ponadnormatywnych godzin służby wypracowanych przez stronę. Następnie podjąć czynności w celu ich rozliczenia, uwzględniając istniejącą praktykę oraz spoczywający na organach ciężar dowodu. Skoro organy nie dysponują źródłową dokumentacją, która pozwala na rozliczenie nadgodzin, to powinny skorzystać z wszelkich dostępnych środków dowodowych. Zgodnie z art. 75 k.p.a. jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Organy powinny również dokonać ponownej oceny całego zgromadzonego materiału w sprawie i podjąć, w zależności od jego wyników, stosowne rozstrzygnięcie, przy czym ewentualna niemożność poczynienia szczegółowych ustaleń nie może co do zasady skutkować odmową przyznania świadczenia, lecz może mieć wpływ na jego wysokość. Zgodnie z treścią art. 153 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z ogólnymi zasadami postępowania administracyjnego, organ administracji publicznej stoi na straży praworządności i podejmuje kroki niezbędne do dokładnego ustalenia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli (art. 7 k.p.a.). Organ administracji publicznej jest obowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy (art. 77 § 1 k.p.a.) i dopiero na podstawie całokształtu materiału dowodowego ocenia, czy dana okoliczność została udowodniona (art. 80 k.p.a.).

W konsekwencji poczynionych rozważań należy uznać, że zarówno decyzja organu odwoławczego, jak i organu pierwszej instancji, naruszają przepisy postępowania w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy. Tym samym nie mogą one pozostać w obrocie prawnym.

Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku, na mocy art. 145 § 1 pkt 1 lit. c w zw. z art. 135 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi uchylił zarówno zaskarżoną decyzję, jak i decyzję organu pierwszej instancji.

O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 i art. 205 tej ustawy.