Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 1867/17
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2018-07-04 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
Hasła tematyczne: Ochrona danych osobowych
Skarżony organ: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku: Oddalono skargę
Powołane przepisy: article: art. 151
journal: Dz.U. 2017 poz 1369
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.
article: art. 6, art. 7,8,12,23,49-54
journal: Dz.U. 2016 poz 922
law: Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - tekst jedn.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Danuta Kania (spr.), Sędziowie WSA Przemysław Szustakiewicz, Iwona Maciejuk, Protokolant specjalista Maria Zawada, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 4 lipca 2018 r. sprawy ze skargi G. L. na decyzję Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] września 2017 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych oddala skargę.


UZASADNIENIE

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych decyzją z dnia [...] września 2017 r. nr [...], działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 oraz art. 268a ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 ze zm.), dalej: "k.p.a.", art. 12 pkt 2, art. 23 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 1 pkt 3 i art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 ze zm.), dalej: "u.o.d.o.", utrzymał w mocy własną decyzję z dnia [...] grudnia 2016 r. nr [...] o odmowie uwzględnienia skargi G. L. na przetwarzanie jego danych osobowych, danych osobowych jego żony L. L. oraz małoletniego syna P. L., przez Dyrektora Generalnego Służby Więziennej oraz Dyrektora Okręgowego Służby Więziennej w [...].

W uzasadnieniu powyższej decyzji organ przedstawił dotychczasowy tok postępowania wskazując, co następuje:

Do Biura GIODO wpłynęła skarga G. L. na bezprawne przetwarzanie jego danych osobowych, danych osobowych jego żony L. L. oraz małoletniego syna P. L., przez Dyrektora Generalnego SW oraz Dyrektora Okręgowego SW w [...] w toku czynności wyjaśniających prowadzonych w Zakładzie Karnym Nr [...] w [...] na podstawie decyzji nr [...] Dyrektora Generalnego SW z dnia [...] marca 2015 r. Powyższe dane przetwarzano w "Sprawozdaniu z czynności wyjaśniających prowadzonych w Zakładzie Karnym nr [...] w [...]" (sygn. [...]). Skarżący zarzucił, że dane osobowe jego żony oraz małoletniego syna były i nadal są udostępniane osobom nieupoważnionym.

W treści skargi skarżący wskazał, że podczas prowadzonych czynności uzyskano w sposób bezprawny informację na temat: miejsca pracy jego żony L. L., wykonywanego zawodu, pełnionej funkcji, próbowano również uzyskać informację na temat prywatnych relacji żony z osobami trzecimi. Ponadto, w toku czynności wyjaśniających zbierano i przetwarzano dane osobowe syna P. L., tj. dane dotyczące szkoły, do której uczęszcza oraz ewentualnych relacji żony oraz syna z dyrektorem tej placówki. Po zakończeniu czynności wyjaśniających opracowano w dniu [...] kwietnia 2015 r. ww. Sprawozdanie (sygn. [...]), z którego treścią zapoznały się osoby nieuprawnione, w tym: (1) funkcjonariusze Centralnego Zarządu Służby Więziennej (Sprawozdanie udostępnione przez Dyrektora Generalnego SW), (2) funkcjonariusze Okręgowego Inspektoratu Służby Więziennej w [...] (Sprawozdanie przesłane do Dyrektora Okręgowego SW w [...] przez Dyrektora Generalnego SW), (3) funkcjonariusze Zakładu Karnego Nr [...] w [...] (Sprawozdanie przesłane do dyrektora Zakładu Karnego nr [...] w [...] przez Dyrektora Okręgowego SW w [...].

Skarżący zarzucił, że dostęp do przedmiotowych dokumentów miała dyrekcja jednostki, obwinieni, rzecznicy dyscyplinarni oraz świadkowie biorący udział w powyższych postępowaniach.

Ponadto, skarżący stwierdził, że doszło do naruszenia przepisów u.o.d.o. poprzez: (1) naruszenie obowiązku zabezpieczenia danych osobowych skarżącego, jego żony oraz małoletniego syna, gdyż z dokumentami zawierającymi ww. dane mogli zapoznawać się nieuprawnieni do dostępu do tych danych funkcjonariusze CZSW, Okręgowego Inspektoratu SW w [...] oraz funkcjonariusze Zakładu Karnego Nr [...] w [...]; (2) niedopełnienie obowiązku poinformowania skarżącego oraz jego żony, także jako opiekunów prawnych małoletniego syna, o uprawnieniach wynikających z u.o.d.o.; (3) niewykonanie przez Dyrektora Generalnego SW oraz Dyrektora Okręgowego SW w [...] obowiązku nałożonego na podstawie art. 36 u.o.d.o., tj. nie zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności nie zabezpieczenie danych osobowych skarżącego przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Skarżący wskazał nadto, że rzecznik prasowy Okręgowego Inspektoratu SW w [...] szeroko informował o sytuacji prawnej skarżącego, a dane te pojawiły się w kontekście postępowania karnego, którym zainteresowane są w sposób szczególny społeczeństwo, media oraz świat przestępczy.

Generalny Inspektor ustalił następujący stan faktyczny:

1) skarżący jest funkcjonariuszem Służby Więziennej, przez pewien czas pełnił służbę na stanowisku dyrektora w Zakładzie Karnym Nr [...] w [...], podległym Okręgowemu Inspektoratowi SW w [...],

2) w dniu [...] marca 2015 r. Dyrektor Generalny SW decyzją nr [...] w sprawie przejęcia czynności wyjaśniających zlecił zespołowi funkcjonariuszy CZSW przeprowadzenie czynności wyjaśniających okoliczności powstania i przebieg zdarzenia w postaci nieuprawnionych kontaktów funkcjonariusza z osobą tymczasowo aresztowaną mających miejsce w Zakładzie Karnym Nr [...] w [...]. W ramach tych czynności powołany Zespół odebrał od funkcjonariuszy Zakładu Karnego Nr [...] w [...] zeznania, w których wymienieni zostali żona i syn skarżącego, bez wskazywania ich imion i nazwisk oraz adresów zamieszkania. Jedynie w notatce służbowej kierownika działu kadrowo-organizacyjnego Zakładu Karnego Nr [...] w [...], zawarta została informacja o wykonywaniu przez żonę skarżącego, wymienionej z imienia i nazwiska, funkcji dyrektora Zespołu Szkół [...] i obowiązków nauczyciela oraz wskazano szkołę, do której uczęszczał syn skarżącego, bez podania jego imienia,

3) w dniu [...] kwietnia 2015 r. Zespół sporządził "Sprawozdanie z przeprowadzonych czynności" (sygn. [...]), w którym zawarte zostały zebrane informacje i dołączona - jako załącznik - ww. notatka służbowa,

4) w dniu [...] kwietnia 2015 r. Zastępca Dyrektora Generalnego SW przesłał Sprawozdanie do Okręgowego Inspektoratu SW w [...] celem "służbowego wykorzystania przez właściwych przełożonych dyscyplinarnych". W Sprawozdaniu tym znajdowały się dane dotyczące żony skarżącego (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia, zajmowane stanowisko, pełnione funkcje) oraz syna (miejsce nauki). Ponadto, Zastępca Dyrektora Generalnego SW zlecił by przełożony dyscyplinarny jednego z funkcjonariuszy pełniących służbę w Zakładzie Karnym nr [...] w [...] podjął "decyzję w sprawie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego w zakresie ewentualnych naruszeń zasad etyki zawodowej poprzez utrzymywanie kontaktów [...] z tymczasowo aresztowaną",

5) Dyrektor Okręgowy SW w [...] postanowieniem nr [...] z dnia [...] maja 2015r. wszczął postępowanie dyscyplinarne przeciwko skarżącemu i do jego przeprowadzenia wyznaczył dwóch funkcjonariuszy Okręgowego Inspektoratu SW w [...]. Dyrektor Okręgowy wystąpił również do Zastępcy Dyrektora Generalnego SW o przekazanie dwóch egzemplarzy Sprawozdania potwierdzonych za zgodność z oryginałem, co pozwoliłoby na włączenie ich jako dokumentów do materiałów prowadzonych postępowań dyscyplinarnych. Sprawozdania zostały przekazane przy piśmie Dyrektora Generalnego z dnia [...] maja 2015 r. Jeden egzemplarz Sprawozdania został przesłany do Zakładu Karnego Nr [...] w [...] w dniu [...] maja 2015r., drugi zaś został włączony do akt postępowania dyscyplinarnego,

6) jak wyjaśnił Dyrektor Okręgowy postępowanie dyscyplinarne było prowadzone zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale 21 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1268), dalej: "u.s.w.". Po zakończeniu postępowania dyscyplinarnego, orzeczeniem nr [...] z dnia [...] lipca 2015 r. skarżący został ukarany karą regulaminową. Skarżący odwołał się od ww. orzeczenia do Dyrektora Generalnego. W związku z tym akta sprawy, na podstawie art. 253 ust. 2 i art. 254 ust. 1 u.s.w., zostały przekazane Dyrektorowi Generalnemu SW w dniu [...] sierpnia 2015 r.,

7) Dyrektor Generalny SW poinformował, że "Sprawozdanie z czynności wyjaśniających prowadzonych w Zakładzie Karnym Nr [...] w [...]" nie było udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu u.o.d.o., a było wykorzystane przez funkcjonariuszy SW w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, których obowiązywało zachowanie tajemnicy służbowej. Przedmiotowe sprawozdanie zostało przekazane Dyrektorowi Okręgowemu, który zgodnie z art. 12 ust. 3 u.s.w. jest przełożonym funkcjonariuszy pełniących służbę w podległych jednostkach organizacyjnych, celem podjęcia i prowadzenia dalszych niezbędnych czynności służbowych, w tym ewentualnego wszczęcia postępowania dyscyplinarnego,

8) w aktach sprawy znajduje się kopia decyzji nr [...] Dyrektora Generalnego SW z dnia [...] marca 2015 r., wyciąg ze "Sprawozdania z dnia [...] kwietnia 2015 r. z czynności wyjaśniających przeprowadzonych w Zakładzie Karnym Nr [...] w [...]" (kopie stron 12, 13, 14, 75) oraz kopia notatki służbowej kierownika działu kadrowo-organizacyjnego Zakładu Karnego Nr [...] w [...] z dnia [...] marca 2015 r., w której są zawarte dane osobowe żony skarżącego - imię i nazwisko, pełniona funkcja, wykonywany zawód i miejsce pracy, oraz dane syna skarżącego - nazwa szkoły do której uczęszcza,

9) Dyrektor Generalny SW wyjaśnił, że przed wydaniem decyzji nr [...] nie przetwarzał dla celów związanych z zatrudnieniem danych osobowych żony skarżącego w zakresie jej imienia i nazwiska, miejsca zatrudnienia, wykonywanego zawodu i pełnionej funkcji, jak również danych osobowych syna skarżącego w zakresie jego imienia i nazwiska oraz informacji o szkole, do której uczęszcza. Jednak, jak wskazał, "rozpoznanie jednego z wątków prowadzonego na podstawie powołanej decyzji postępowania wyjaśniającego, wskazującego na istnienie prywatnych zależności pomiędzy skarżącym, w okresie pełnienia przez niego obowiązków dyrektora jednostki penitencjarnej, a pozostającym w podległości służbowej funkcjonariuszem Służby Więziennej oraz ich żon, miało kluczowe znaczenie dla zweryfikowania ewentualnego bezpośredniego wpływu tych relacji na dokonywaną przez dyrektora zakładu karnego ocenę postępowania podwładnego, obwinionego o utrzymywanie nielegalnych kontaktów z osobą tymczasowo aresztowaną",

10) Dyrektor Okręgowy w piśmie z dnia [...] marca 2016 r. (znak: [...]) wyjaśnił, że w aktach osobowych skarżącego nie ma danych osobowych jego syna. Dane osobowe zgromadzone w tych aktach dotyczące żony skarżącego obejmują m.in.: imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia, wykonywany zawód i zostały one przekazane przez skarżącego na etapie ubiegania się o przyjęcie do SW. Brak jest natomiast informacji o pełnionej funkcji. Dokumentację prowadzono na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej (Dz. U. Nr 142, poz. 956), dalej: "rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r.".

11) po przeniesieniu do pełnienia służby w innej jednostce organizacyjnej akta osobowe skarżącego zostały przekazane do tej jednostki na podstawie § 2 ust. 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r.

Decyzją z dnia [...] grudnia 2016 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych odmówił uwzględnienia wniosku G. L..

Pismem z dnia [...] stycznia 2017 r. skarżący złożył wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy kwestionując podjęte rozstrzygnięcie.

Ponadto, w piśmie z dnia [...] maja 2017 r. skarżący zarzucił naruszenie art. 7, art. 77 § 1 k.p.a. oraz art. 10 k.p.a. poprzez zaniechanie przez organ wezwania go do zajęcia stanowiska w sprawie i uniemożliwienie czynnego udziału w przedmiotowym postępowaniu.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie znalazł podstaw do zmiany stanowiska w sprawie. Motywując powołaną na wstępie decyzję z dnia [...] września 2017 r. wskazał w pierwszej kolejności, że nie są trafne zarzuty skarżącego dotyczące naruszenia ww. przepisów postępowania administracyjnego.

Organ zaznaczył, że wynikające z art. 10 k.p.a. prawo wypowiedzenia się co do zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, który będzie podstawą do podjęcia decyzji, jest szczególnym uprawnieniem strony a nie jej obowiązkiem. Powołany przepis nie zobowiązuje organu administracji publicznej do wzywania strony postępowania, w celu zapoznania się z zebranym materiałem dowodowym, czy też do zajęcia stanowiska w sprawie. Stronie przysługuje prawo wglądu w akta sprawy z mocy ustawy i tylko od jej woli zależy, czy z tego uprawnienia zechce skorzystać. Zadaniem organu jest stworzenie stronie możliwości skorzystania z tego uprawnienia. W przedmiotowej sprawie brak jest jakichkolwiek dowodów, aby organ odmówił skarżącemu wglądu w akta sprawy, co w świetle art. 10 k.p.a. stanowiłoby uniemożliwienie mu wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i zgłoszenia własnych żądań i wniosków.

W ocenie organu postępowanie w niniejszej sprawie przeprowadzone zostało zgodnie z zasadami określonymi w art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a. Przedmiot postępowania został rzetelnie oceniony w oparciu o przepisy u.o.d.o. z uwzględnieniem zakresu skargi oraz po dokonaniu kompleksowej analizy całości zgromadzonego materiału dowodowego.

Następnie organ wskazał, iż w niniejszym postępowaniu ocenie podlegała legalność przetwarzania danych osobowych skarżącego, jego żony L. L. oraz syna P. L., przez Dyrektora Generalnego SW oraz Dyrektora Okręgowego SW w [...], a także adekwatność pozyskania tych danych przez wymienione podmioty.

Organ zaznaczył, że skarżący jest funkcjonariuszem SW, a zatem jego dane osobowe są przetwarzane na podstawie przepisów ustawy o Służbie Więziennej oraz aktów wykonawczych do niej, tj. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r. oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 lipca 2010 r. w sprawie czynności związanych z postępowaniem dyscyplinarnym funkcjonariuszy Służby Więziennej (Dz. U. Nr 146, poz. 982), dalej: "rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 lipca 2010 r.".

Z ustaleń poczynionych w sprawie wynika, że w dniu [...] marca 2015 r. Dyrektor Generalny SW, działając na podstawie art. 11 ust. 1 pkt 6 u.s.w., decyzją nr [...] w sprawie przejęcia czynności wyjaśniających, zlecił zespołowi funkcjonariuszy CZSW przeprowadzenie czynności wyjaśniających okoliczności powstania i przebieg zdarzenia w postaci nieuprawnionych kontaktów funkcjonariusza z osobą tymczasowo aresztowaną mających miejsce w Zakładzie Karnym Nr [...] w [...].

Zgodnie z art. 63 ust. 2 u.s.w., przełożonym funkcjonariusza zajmującego wyższe stanowisko kierownicze w Służbie Więziennej, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej, jest: Dyrektor Generalny - w odniesieniu do dyrektora okręgowego; dyrektor okręgowy - w odniesieniu do dyrektora zakładu karnego. Stosownie zaś do art. 231 u.s.w. przełożonym dyscyplinarnym funkcjonariusza jest odpowiedni kierownik jednostki organizacyjnej, o którym mowa w art. 32. Zatem kierownicy jednostek organizacyjnych: Dyrektor Generalny, dyrektorzy okręgowi, Komendant Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, dyrektorzy zakładów karnych i aresztów śledczych oraz komendanci ośrodków szkolenia SW i ośrodków doskonalenia kadr SW są przełożonymi funkcjonariuszy i pracowników tych jednostek. Zgodnie zaś z art. 231 ust. 8 u.s.w., wyższym przełożonym dyscyplinarnym w postępowaniu dyscyplinarnym prowadzonym przeciwko dyrektorowi zakładu karnego lub aresztu śledczego - jest Dyrektor Generalny.

Stosownie do treści art. 240 ust. 1 u.s.w., przełożony dyscyplinarny, jeżeli zachodzi uzasadnione przypuszczenie popełnienia przez funkcjonariusza przewinienia dyscyplinarnego: (1) wszczyna postępowanie dyscyplinarne: (a) z własnej inicjatywy, (b) na wniosek bezpośredniego przełożonego funkcjonariusza, (c) na polecenie wyższego przełożonego, (d) na żądanie sądu lub prokuratora; (2) może wszcząć postępowanie dyscyplinarne na wniosek pokrzywdzonego. Jeżeli zachodzą wątpliwości co do popełnienia przewinienia dyscyplinarnego, jego kwalifikacji prawnej, tożsamości sprawcy albo charakter sprawy jest skomplikowany i złożony, przed wszczęciem postępowania dyscyplinarnego przełożony dyscyplinarny zleca przeprowadzenie czynności wyjaśniających.

Zgodnie z art. 243 ust. 1 u.s.w. postępowanie dyscyplinarne prowadzi rzecznik dyscyplinarny, który po zapoznaniu obwinionego z aktami postępowania dyscyplinarnego, wydaje postanowienie o zakończeniu czynności dowodowych oraz sporządza sprawozdanie, które: (1) wskazuje prowadzącego postępowanie i przełożonego dyscyplinarnego, który wydał postanowienie o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego; (2) wskazuje obwinionego oraz określa zarzucane mu przewinienie dyscyplinarne z opisem stanu faktycznego i prawnego, ustalonym na podstawie zebranych dowodów; (3) przedstawia wnioski dotyczące uniewinnienia, stwierdzenia winy, odstąpienia od ukarania lub wymierzenia kary albo umorzenia postępowania (art. 251 ust. 6 u.s.w.).

Na podstawie oceny zebranego w postępowaniu dyscyplinarnym materiału dowodowego przełożony dyscyplinarny wydaje orzeczenie o: (1) uniewinnieniu (2) odstąpieniu od ukarania, (3) ukaraniu, (4) umorzeniu postępowania (art. 252 ust. 1 u.s.w.).

Organ zauważył, że wobec skarżącego toczyło się postępowanie dyscyplinarne, które zakończyło się wydaniem orzeczenia nr [...] z dnia [...] lipca 2015 r. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych skarżącego stanowiły więc przepisy ustawy o Służbie Więziennej (Rozdział 21 "Odpowiedzialność dyscyplinarna funkcjonariuszy") oraz przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 lipca 2010 r. Powyższe regulacje wypełniały jednocześnie przesłankę przetwarzania danych osobowych z art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o.

Odnosząc się zaś do zarzutu skarżącego, co do braku podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych jego żony (w zakresie miejsca pracy, wykonywanego zawodu, pełnionej funkcji) oraz danych osobowych jego małoletniego syna (w zakresie informacji o szkole, do której uczęszcza) organ wskazał, że informacje te zostały pozyskane w ramach prowadzonych czynności wyjaśniających na podstawie decyzji nr [...] Dyrektora Generalnego SW i włączone do akt postępowania dyscyplinarnego. Zatem ww. dane osobowe były przetwarzane na podstawie przepisów u.s.w., czyli zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o.

Generalny Inspektor wskazał również, iż ocenie podlegała kwestia, czy przetwarzanie w toku postępowania dyscyplinarnego, a także w toku poprzedzających je czynności wyjaśniających, danych osobowych żony skarżącego oraz małoletniego syna w ww. zakresie, było konieczne do wyjaśnienia sprawy dotyczącej okoliczności powstania i przebiegu zdarzenia w postaci nieuprawnionych kontaktów funkcjonariusza z osobą tymczasowo aresztowaną mających miejsce w Zakładzie Karnym Nr [...] w [...], a tym samym czy nie została naruszona tzw. zasada adekwatności przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 u.o.d.o.

Organ podkreślił, że kwestia ta miała istotne znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy ww. informacje dotyczące żony skarżącego, jak i jego małoletniego syna, znajdują się w aktach osobowych skarżącego, prowadzonych na podstawie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r. O ile jednak przepisy ww. rozporządzenia określają szczegółowo kwestię rodzaju dokumentów i informacji, jakie mają być gromadzone w aktach osobowych funkcjonariuszy SW, o tyle pozyskiwanie informacji i dowodów w postępowaniu dyscyplinarnym, poprzedzonym czynnościami wyjaśniającymi, nie jest uregulowane, gdyż z samej istoty uregulowane być nie może. Jedynie cel, w jakim jest prowadzone postępowanie, jego przedmiot, powinien warunkować zakres pozyskiwanych danych, niezbędnych do wyjaśnienia okoliczności objętych postępowaniem. Z tych względów za uzasadnione organ uznał argumenty Dyrektora Generalnego SW, że "rozpoznanie jednego z wątków prowadzonego na podstawie powołanej decyzji postępowania wyjaśniającego wskazującego na istnienie prywatnych zależności pomiędzy skarżącym, w okresie pełnienia przez niego obowiązków dyrektora jednostki penitencjarnej, a pozostającym w podległości służbowej funkcjonariuszem Służby Więziennej oraz ich żon, miało kluczowe znaczenie dla zweryfikowania ewentualnego bezpośredniego wpływu tych relacji na dokonywaną przez dyrektora zakładu karnego ocenę postępowania podwładnego, obwinionego o utrzymywanie nielegalnych kontaktów z osobą tymczasowo aresztowaną". Informacje pozyskane przez funkcjonariuszy CZSW zostały przekazane przez osoby składające wyjaśnienia w sprawie i odbywały się na podstawie przepisów ustawy o Służbie Więziennej, a zatem przetwarzanie danych osobowych było niezbędne dla realizacji uprawnień funkcjonariuszy SW wynikających z tej ustawy.

Organ podkreślił, że ustawa o Służbie Więziennej określa odpowiednią procedurę stosowaną w przypadku odpowiedzialności dyscyplinarnej funkcjonariuszy, w tym prowadzenie czynności dowodowych przez rzecznika dyscyplinarnego, możliwość zapoznania się obwinionego z aktami postępowania dyscyplinarnego, zgłoszenia wniosku o ich uzupełnienie, a także uprawnienie do wniesienia odwołania od wydanego orzeczenia, gdyż postępowanie dyscyplinarne jest dwuinstancyjne. Tym samym Generalny Inspektor nie może ingerować w tok takiego postępowania, w tym w tryb gromadzenia materiału dowodowego. O ile bowiem w niniejszym postępowaniu mamy do czynienia z danymi osobowymi skarżącego, jego żony i jego syna, o tyle dane te przetwarzane są w ramach procedury regulowanej przepisami ustawy o Służbie Więziennej. Tym samym to organ ustawowo powołany do prowadzenia danego postępowania powinien gromadzić tylko takie informacje stanowiące dane osobowe w rozumieniu ustawy, które są konieczne do prawidłowego i rzetelnego wyjaśnienia toczącego się postępowania.

Organ zaznaczył, iż skarżący podnosił zarzut, że jego dane osobowe, oraz dane osobowe jego żony i małoletniego syna, zebrane podczas czynności wyjaśniających, a następnie przetwarzane w postępowaniu dyscyplinarnym, były udostępniane osobom nieupoważnionym, tj. funkcjonariuszom CZSW, funkcjonariuszom Okręgowego Inspektoratu SW w [...], funkcjonariuszom Zakładu Karnego Nr [...] w [...], dyrekcji jednostki, obwinionym, rzecznikom dyscyplinarnym oraz świadkom biorącym udział w powyższych postępowaniach. Skarżący nie przedstawił jednak żadnych dowodów na potwierdzenie swoich zarzutów, nie wyjaśnił też dokładnie na czym taki nieuprawniony dostęp miał polegać, informując jedynie, że "z zawartymi tam (w Zakładzie Karnym Nr [...] w [...]) danymi zapoznawać mogli się nieuprawnieni do dostępu do tych danych funkcjonariusze Centralnego Zarządu Służby Więziennej, Okręgowego Inspektoratu Służby Więziennej w [...] oraz Zakładu Karnego Nr [...] w [...]".

Organ wskazał, iż w toku postępowania ustalono, że funkcjonariusze SW mieli dostęp do danych osobowych zawartych w "Sprawozdaniu z czynności wyjaśniających", w ramach wykonywanych obowiązków służbowych i w tym zakresie obowiązywało ich dochowanie tajemnicy służbowej. Jak wynika ze zgromadzonego materiału dowodowego, informacje pozyskane przez funkcjonariuszy CZSW zostały przekazane przez osoby składające wyjaśnienia, tj. przez kierownika działu kadrowo-organizacyjnego Zakładu Karnego Nr [...] w [...] oraz koordynatora oddziału penitencjarnego Zakładu Karnego Nr [...] w [...]. Przekazanie przedmiotowego Sprawozdania przez Dyrektora Generalnego Dyrektorowi Okręgowemu odbywało się zgodnie z zasadami procedury określonej w ustawie o Służbie Więziennej.

Skarżący zarzucił również, że Dyrektor Generalny i Dyrektor Okręgowy SW nie dopełnili obowiązku poinformowania skarżącego oraz jego żony, działających także jako opiekunowie prawni małoletniego syna, o uprawnieniach wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych. Jednakże, stosownie do art. 25 ust. 2 pkt 1 u.o.d.o. obowiązek informacyjny nie znajduje zastosowania w sytuacji, gdy przepis innej ustawy przewiduje lub dopuszcza zbieranie danych osobowych bez wiedzy osoby, której dane dotyczą. Zgodnie zaś z art. 24 ust. 1 u.s.w., Służba Więzienna może przetwarzać informacje i dane osobowe, w tym także bez zgody i wiedzy osób, których dotyczą, niezbędne do realizacji zadań, o których mowa w art. 2. Ze względu na to, że kwestionowane przez skarżącego przetwarzanie jego danych osobowych, danych osobowych jego żony i małoletniego syna, miało miejsce w toku czynności zmierzających do ustalenia stanu faktycznego ww. sprawy, w tym także zweryfikowania istotnych pozasłużbowych zależności pomiędzy obwinionym a przełożonymi, to uzasadnione jest zastosowanie wyłączenia obowiązku informacyjnego na podstawie art. 25 ust. 2 pkt 1 u.o.d.o. w związku z art. 24 ust. 1 u.s.w.

Skarżący zakwestionował także zabezpieczenie jego danych osobowych oraz danych osobowych jego żony i małoletniego syna, niezgodnie z art. 36 u.o.d.o., zarzucając Dyrektorowi Generalnemu oraz Dyrektorowi Okręgowemu niezastosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności nie zabezpieczenie danych osobowych skarżącego przed: ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym; zabraniem przez osobę nieuprawnioną; przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przejawem tego miała być okoliczność przekazania skarżącemu na płycie CD dokumentacji z przeprowadzonego postępowania. Skarżący poinformował bowiem, że zwrócił się do Dyrektora Okręgowego - w trybie dostępu do informacji publicznej - z wnioskiem o udostępnienie mu "Sprawozdania [...] z czynności wyjaśniających" w formie skanów całości dokumentu umieszczonych na płycie CD. Po analizie otrzymanej w ten sposób dokumentacji skarżący stwierdził, że dokumenty zawierają niezabezpieczone dane osobowe jego, jego żony, syna oraz innych funkcjonariuszy i osadzonych.

Generalny Inspektor podzielił stanowisko zawarte w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji gdzie - jak stwierdził - trafnie wskazano, że skarżący był obwinionym w niniejszym postępowaniu, stąd miał prawo, aby zapoznać się z dokumentami prowadzonego postępowania. Zgodnie z art. 251 u.s.w., rzecznik dyscyplinarny po przeprowadzeniu czynności dowodowych i uznaniu, że zostały wyjaśnione wszystkie istotne okoliczności sprawy, zawiadamia obwinionego i jego obrońcę o możliwości zapoznania się z aktami postępowania dyscyplinarnego w terminie 5 dni od dnia otrzymania zawiadomienia (ust. 1). Z czynności zapoznania z aktami postępowania dyscyplinarnego sporządza się protokół (ust. 2). Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r., obieg dokumentów związanych z postępowaniem dyscyplinarnym prowadzi się w taki sposób, aby ich treść nie była udostępniona osobom nieuprawnionym. Dokumenty doręcza się bezpośrednio albo przekazuje przesyłką listową, pocztą elektroniczną, faksem lub za pomocą innych środków łączności. Przy czym, jak zaznaczył sam skarżący w piśmie z dnia [...] listopada 2015 r., dokumenty postępowania zostały mu przekazane nie jako informacja publiczna, ale jako materiał, który wcześniej został przedstawiony do wglądu w ramach postępowania wyjaśniającego. Zdaniem skarżącego, takie działanie mogło doprowadzić do naruszenia art. 49 - 54 u.o.d.o.

Organ powołał przepisy art. 36, 37, 38, 39 u.o.d.o. wskazując, że regulują one zasady zabezpieczenia danych osobowych przez administratora danych, natomiast nie dotyczą postępowań administracyjnych związanych z przetwarzaniem danych osobowych konkretnej osoby. Podkreślił, że niniejszej sprawie skarżący nie wykazał na czym polegało naruszenie przetwarzania jego danych osobowych przez Dyrektora Okręgowego, a jedynie wyraził przypuszczenie, że takie naruszenie może dopiero nastąpić.

Konkludując organ stwierdził, iż brak jest podstaw do uznania, że w przedmiotowej sprawie doszło do nielegalnego przetwarzania danych osobowych skarżącego, danych osobowych jego żony oraz małoletniego syna przez Dyrektora Generalnego SW oraz Dyrektora Okręgowego SW w [...]. Tym samym brak było podstaw do uchylenia zaskarżonej i wydania rozstrzygnięcia zgodnego z wnioskiem skarżącego. Warunkiem wydania rozstrzygnięcia, o którym mowa w art. 18 ust. 1 u.o.d.o., jest bowiem stwierdzenie istnienia stanu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych w dacie wydania decyzji. W niniejszej sprawie taka sytuacja nie zaistniała.

Pismem z dnia 13 października 2017 r. G. L. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na powyższą decyzję GIODO z dnia [...] września 2017 r. zarzucając naruszenie przepisów postępowania administracyjnego, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 7 w zw. z art. 77 § 1 w zw. z art. 78 § 1 k.p.a. poprzez nieuwzględnienie jego wniosków składanych w toku postępowania, niezebranie w sposób wyczerpujący materiału dowodowego i nieustalenie wszystkich okoliczności faktycznych, na których powinno być oparte rozstrzygnięcie.

W związku z powyższymi zarzutami skarżący wniósł o: uchylenie w całości zaskarżonej decyzji oraz poprzedzającej ją decyzji z dnia [...] grudnia 2016 r.; zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych.

W motywach skargi skarżący podniósł, że bezprawne czynności dotyczące danych osobowych skarżącego, jego żony oraz małoletniego syna miały miejsce w okresie od dnia [...] marca 2015 r. do dnia [...] kwietnia 2015 r., tj. przed wszczęciem postępowania dyscyplinarnego (postępowanie to zostało wszczęte postanowieniem nr [...] z dnia [...] maja 2015 r.). "Sprawozdanie z czynności wyjaśniających" zostało przesłane do Okręgowego Inspektoratu SW w [...] w dniu [...] kwietnia 2015r. Tym samym przetwarzania danych osobowych skarżącego, jego żony oraz małoletniego syna w okresie od dnia [...] marca 2015 r. do [...] kwietnia 2015 r. organ nie może uzasadniać toczącym się postępowaniem dyscyplinarnym, które wszczęto dopiero miesiąc po zamknięciu postępowania wyjaśniającego prowadzonego na podstawie decyzji Dyrektora Generalnego SW nr [...] z dnia [...] marca 2015 r. Podstawą prawną wszczęcia postępowania wyjaśniającego w oparciu o ww. decyzję nr [...] z dnia [...] marca 2015 r. nie były przepisy Rozdziału 21 (art. 230 – 264) ustawy o Służbie Więziennej.

Nadto skarżący podniósł, iż nie ma racji Generalny Inspektor twierdząc, że to sam skarżący w piśmie z dnia [...] listopada 2015 r. stwierdził, że dokumenty dotyczące postępowania wyjaśniającego zostały mu przekazane nie jako informacja publiczna, ale jako materiał, który wcześniej został mu przedstawiony do wglądu w ramach tego postępowania. Z treści pisma Dyrektora Okręgowego SW w [...] z dnia [...] czerwca 2015 r. (nr [...]) wprost wynika, iż stanowi ono odpowiedź na wniosek skarżącego z dnia [...] czerwca 2015 r., którego podstawę stanowiły przepisy art. 2 ust. 1 i art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1764 ze zm.), dalej: "u.d.i.p.". Stąd nieuzasadnione jest przyjęcie przez organ, że z przedmiotowymi dokumentami skarżący zapoznał się w trybie art. 248 ust. 1 pkt 3 lub art. 251 u.s.w. Ponadto, czynności dowodowe w toczącym się postępowaniu zakończyły się w sierpniu 2015r., a dokumentację, o której mowa w skardze Dyrektor Okręgowy SW w [...] przekazał skarżącemu w dniu [...] czerwca 2015 r. Miało to zatem miejsce dwa miesiące przed zakończeniem czynności dowodowych.

Skarżący zarzucił również, że postępowanie w niniejszej sprawie prowadzone było w sposób przewlekły, bowiem decyzja ostateczna z dnia [...] września 2017 r. została wydana po ponad dwóch latach od daty złożenia skargi. Tym samym organ dopuścił się naruszenia art. 35 oraz art. 36 k.p.a.

W odpowiedzi na skargę GIODO wniósł o oddalenie skargi jako nieuzasadnionej, podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2188), dalej: "p.u.s.a." oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 ze zm.), dalej: "p.p.s.a.", sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej.

Stosownie do treści art. 134 § 1 p.p.s.a., sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a. Sąd nie może wydać orzeczenia na niekorzyść skarżącego, chyba że stwierdzi naruszenie prawa skutkujące stwierdzeniem nieważności zaskarżonego aktu lub czynności (§ 2).

Skarga oceniana w świetle powyższych kryteriów nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem zaskarżona decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] września 2017 r. oraz poprzedzająca ją decyzja tego organu z dnia [...] grudnia 2016 r. nie naruszają prawa w stopniu kwalifikującym do eliminacji z obrotu prawnego.

Na wstępie wskazać należy, iż podstawowym zadaniem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 ze zm.), jest nie tylko ochrona interesów tych podmiotów, których przetwarzane dane osobowe dotyczą (art. 1 ust. 1 u.o.d.o.), ale także przestrzeganie zakresu i trybu ich przetwarzania. W art. 1 ust. 2 u.o.d.o. stwierdza się bowiem, że przetwarzanie danych osobowych może mieć miejsce jeżeli służy to dobru publicznemu, dobru osoby, której dane dotyczą lub dobru osób trzecich w zakresie i trybie określonym ustawą.

Przepis art. 6 ust. 1 i 2 u.o.d.o. stanowi, iż w rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań (ust 3).

Stosownie do treści art. 7 pkt 2 u.o.d.o., przez przetwarzanie danych osobowych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

Przepis art. 8 ust. 1 u.o.d.o. stanowi, że organem do spraw ochrony danych osobowych jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Do jego zadań, w myśl art. 12 ust. 1 pkt 1 i 2 u.o.d.o. należy w szczególności: kontrola zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz wydawanie decyzji administracyjnych i rozpatrywanie skarg w sprawach wykonania przepisów o ochronie danych osobowych. W przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej, w drodze decyzji administracyjnej, nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, a w szczególności: (1) usunięcie uchybień, (2) uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych, (3) zastosowanie dodatkowych środków zabezpieczających zgromadzone dane osobowe, (4) wstrzymanie przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego, (5) zabezpieczenie danych lub przekazanie ich innym podmiotom, (6) usunięcie danych osobowych (art. 18 ust. 1).

Z kolei w art. 23 § 1 u.o.d.o. zostały wymienione przesłanki legalizujące przetwarzanie danych osobowych. Przesłanki te mają charakter generalny, odnoszą się do wszelkich form przetwarzania danych, w tym zarówno do przetwarzania "na własne potrzeby" administratora, jak i "na zewnątrz". Są one co do zasady równoprawne, mają charakter autonomiczny i niezależny, co oznacza, że wystarczy wystąpienie jednej z nich, by przetwarzanie danych mogło być uznane za usprawiedliwione.

Zgodnie z art. 23 § 1 pkt 2 u.o.d.o., który stanowił materialnoprawną podstawę zaskarżonej decyzji, przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Powołany przepis dopuszcza zatem przetwarzanie danych przewidując dwa wymogi: istnienie odpowiedniego przepisu prawa, który przyznaje podmiotowi uprawnienie lub nakłada na niego obowiązek, oraz niezbędność przetwarzania danych do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z tego przepisu. Wymogi te powinny być spełnione łącznie.

W przypadku, gdy przepis prawa nakłada na podmiot obowiązek przetwarzania danych, nie ulega wątpliwości, że przetwarzanie danych jest dopuszczalne na podstawie art. 23 ust 1 pkt 2 u.o.d.o., jako że przetwarzanie jest wówczas niezbędne do spełnienia obowiązku wynikającego z tego przepisu. Podobnie, gdy chodzi o jednoznacznie określone w przepisach prawa uprawnienie do przetwarzania danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdyż nie sposób byłoby zrealizować uprawnienia, nie przetwarzając danych. Natomiast w przypadkach, w których z przepisów prawa wynikają określone uprawnienia lub obowiązki niedotyczące wprost przetwarzania danych osobowych, ale do których wykonania potrzebne jest przetwarzanie danych, konieczne jest dokonanie oceny, czy przetwarzanie danych jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (innymi słowy, czy możliwa byłaby realizacja uprawnienia lub spełnienie obowiązku bez przetwarzania danych). Jeżeli na to pytanie o niezbędność przetwarzania danych można udzielić odpowiedzi twierdzącej, to przetwarzanie danych w oparciu o ww. przesłankę uznać należy za dopuszczalne. Zatem nawet, jeżeli przepis prawa nie mówi wprost o przetwarzaniu danych, ale przyznaje podmiotowi uprawnienie, do którego realizacji niezbędne jest przetwarzanie danych, to podmiot ten ma prawo przetwarzać dane na analizowanej podstawie (por. J. Barta, P. Fajgielski, R. Markiewicz "Ochrona danych osobowych. Komentarz.", publ. System Informacji Prawnej LEX 2016).

W sprawie niniejszej, jak zasadnie wskazał Generalny Inspektor, podstawę prawną przetwarzania danych osobowych skarżącego - funkcjonariusza Służby Więziennej - stanowiły przepisy ustawy z dnia 9 kwietnia 2019 r. o Służbie Więziennej oraz przepisy aktów wykonawczych, tj. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 lipca 2010 r. w sprawie prowadzenia dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 lipca 2010 r. w sprawie czynności związanych z postępowaniem dyscyplinarnym funkcjonariuszy Służby Więziennej.

Ponadto, z ustaleń poczynionych przez Generalnego Inspektora wynika, że Dyrektor Generalny SW w dniu [...] marca 2015 r. wydał decyzję nr [...] w sprawie przejęcia czynności wyjaśniających przez Zespół funkcjonariuszy Centralnego Zarządu Służby Więziennej. Decyzją tą zlecono przejęcie czynności wyjaśniających okoliczności powstania i przebieg zdarzenia w postaci: nieuprawnionych kontaktów funkcjonariusza z osobą tymczasowo aresztowaną mających miejsce w Zakładzie Karnym Nr [...] w [...] w okresie od [...] listopada 2014 r. do [...] lutego 2015 r. Jednocześnie wskazano, że czynności wyjaśniające należy zakończyć sprawozdaniem do dnia [...] marca 2015 r.

Podstawę prawną ww. decyzji stanowił art. 11 ust. 1 pkt. 6 u.s.w., zgodnie z którym do zakresu działania Dyrektora Generalnego należy w szczególności nadzorowanie działalności okręgowych inspektoratów Służby Więziennej, Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, ośrodków szkolenia Służby Więziennej i ośrodków doskonalenia kadr Służby Więziennej bezpośrednio mu podległych oraz sprawowanie nadzoru nad organizacją i realizowaniem zadań przez pozostałe jednostki organizacyjne.

Z materiału aktowego wynika, że powołany przez Dyrektora Generalnego SW Zespół funkcjonariuszy SW prowadził czynności wyjaśniające w zakresie powyżej wskazanym w ramach nadzoru sprawowanego przez Dyrektora Generalnego SW nad jednostką penitencjarną - Zakładem Karnym Nr [...] w [...] w związku z zaistniałym tam zdarzeniem. W ramach tych czynności Zespół odebrał od funkcjonariuszy Zakładu Karnego Nr [...] w [...] zeznania, w których wymienieni zostali żona i syn skarżącego, bez wskazywania ich imion i nazwisk oraz adresów zamieszkania. W dniu [...] kwietnia 2015 r. Zespół sporządził "Sprawozdanie z przeprowadzonych czynności" ([...]), w którym zawarto zebrane informacje. Załącznik do Sprawozdania stanowiła notatka służbowa sporządzona w toku czynności wyjaśniających przez kierownika działu kadrowo-organizacyjnego Zakładu Karnego Nr [...] w [...], zawierająca informację o wykonywaniu przez żonę skarżącego, wymienionej z imienia i nazwiska, funkcji dyrektora Zespołu Szkół [...] i obowiązków nauczyciela oraz o szkole, do której uczęszczał syn skarżącego, bez podania jego imienia.

Powyższe Sprawozdanie zostało przekazane w dniu [...] kwietnia 2015 r. do Okręgowego Inspektoratu SW w [...] celem służbowego wykorzystania przez właściwych przełożonych dyscyplinarnych.

Postanowieniem z dnia [...] maja 2015 r. nr [...] Dyrektor Okręgowy SW w [...] wszczął postępowanie dyscyplinarne przeciwko skarżącemu. Wymienione wyżej Sprawozdanie zostało włączone do akt postępowania dyscyplinarnego (kolejny jego egzemplarz został przesłany do Zakładu Karnego Nr [...] w [...] w związku z prowadzonymi postępowaniami dyscyplinarnymi wobec innych funkcjonariuszy SW). Postępowanie dyscyplinarne toczyło się na podstawie przepisów Rozdziału 21 u.s.w. W dniu [...] lipca 2015 r. wydane zostało orzeczenie nr [...] o ukaraniu skarżącego karą regulaminową. Na skutek odwołania się przez skarżącego od ww. orzeczenia, akta postępowania dyscyplinarnego zostały przekazane Dyrektorowi Generalnemu w dniu [...] sierpnia 2015 r.

Przetwarzanie danych osobowych skarżącego miało zatem miejsce w toku czynności wyjaśniających prowadzonych w ramach nadzoru sprawowanego przez Dyrektora Generalnego SW w oparciu o art. 11 ust. 1 pkt 6 u.s.w. oraz w toku postępowania dyscyplinarnego wszczętego i prowadzonego w oparciu o przepisy Rozdziału 21 "Odpowiedzialność dyscyplinarna funkcjonariuszy" ustawy o Służbie Więziennej. Natomiast przetwarzanie (pozyskanie) danych osobowych żony skarżącego (w zakresie miejsca pracy, wykonywanego zawodu, pełnionej funkcji) oraz jego małoletniego syna (w zakresie informacji o szkole, do której uczęszcza) miało miejsce w toku ww. czynności wyjaśniających oraz w toku postępowania dyscyplinarnego w związku z włączeniem do akt tego postępowania ww. "Sprawozdania z przeprowadzonych czynności". Na powyższe, wbrew zarzutom skargi, wskazywał GIODO w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji rozróżniając etap przetwarzania danych skarżącego, jego żony oraz syna w toku postępowania wyjaśniającego (prowadzonego w oparciu o decyzję Dyrektora Generalnego SW z dnia [...] marca 2015 r. wydaną na podstawie art. 11 ust. 1 pkt 6 u.s..w.) oraz etap postępowania dyscyplinarnego. Pozyskane przez funkcjonariuszy CZSW informacje w ww. zakresie zostały przekazane przez osoby składające wyjaśnienia w sprawie, tj. przez kierownika działu kadrowo-organizacyjnego Zakładu Karnego Nr [...] w [...] oraz koordynatora oddziału penitencjarnego zakładu Karnego Nr [...] w [...], a następnie zawarte w ww. Sprawozdaniu.

W świetle powyższego trafne jest stanowisko Generalnego Inspektora, że dane osobowe skarżącego i członków jego rodziny w ww. zakresie były przetwarzane na podstawie wskazanych powyżej przepisów ustawy o służbie więziennej - zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 1 u.o.d.o. Przetwarzanie danych było bowiem niezbędne dla spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa, tj. wypełnienia przez Dyrektora Generalnego SW zadań wynikających ze sprawowania nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi SW oraz wszczęcia i przeprowadzenia przez Dyrektora Okręgowego SW postępowania dyscyplinarnego wobec skarżącego oraz innych funkcjonariuszy SW.

Jak trafnie wskazał organ przesłankę "niezbędności" przetwarzania danych osobowych w ww. postępowaniu wyjaśniającym, a następnie w postępowaniu dyscyplinarnym, należy rozpatrywać w kontekście celu w jakim postępowania te były prowadzone. To bowiem cel postępowania oraz jego przedmiot powinien warunkować zakres pozyskiwanych danych niezbędnych do wyjaśnienia okoliczności sprawy. Organ zasadnie powołał w tym zakresie argumentację przedstawioną przez Dyrektora Generalnego SW, że "rozpoznanie jednego z wątków prowadzonego na podstawie powołanej decyzji postępowania wyjaśniającego wskazującego na istnienie prywatnych zależności pomiędzy skarżącym, w okresie pełnienia przez niego obowiązków dyrektora jednostki penitencjarnej, a pozostającym w podległości służbowej funkcjonariuszem Służby Więziennej oraz ich żon, miało kluczowe znaczenie dla zweryfikowania ewentualnego bezpośredniego wpływu tych relacji na dokonywaną przez dyrektora zakładu karnego ocenę postępowania podwładnego, obwinionego o utrzymywanie nielegalnych kontaktów z osobą tymczasowo aresztowaną".

W świetle powyższego, podzielić należy stanowisko organu, że spełniona została przesłanka legalizująca przetwarzanie danych osobowych skarżącego, jego żony oraz syna w zakresie powyżej wskazanym, określona w art. 23 ust. 1 pkt 2 u.o.d.o.

Zgodzić należy się z organem, że skarżący - jakkolwiek podnosił, że dane osobowe jego, jego żony oraz syna były udostępniane osobom nieuprawnionym - nie wyjaśnił na czym taki nieuprawniony dostęp miał polegać i nie przedstawił na potwierdzenie tych zarzutów żadnych dowodów. Przy czym, jak trafnie wskazał organ, w postępowaniu administracyjnym obowiązuje zasada, że ciężar dowodu spoczywa na tym, kto z określonego faktu wywodzi skutki prawne. Organ ustalił w ramach prowadzonego postępowania, że funkcjonariusze SW mieli dostęp do danych osobowych zawartych w "Sprawozdaniu z przeprowadzonych czynności" w ramach wykonywania obowiązków służbowych i w tym zakresie obowiązywało ich dochowanie tajemnicy służbowej. Przekazanie ww. Sprawozdania na potrzeby postępowania dyscyplinarnego miało miejsce zgodnie z zasadami procedury określonej w u.s.w.

Zasadnie również wskazał organ, że w niniejszej sprawie znajduje zastosowanie przepis art. 25 ust. 2 pkt 1 u.o.d.o. wyłączający obowiązek informacyjny spoczywający na administratorze danych w przypadku, gdy przepis innej ustawy przewiduje lub dopuszcza zbieranie danych osobowych bez wiedzy osoby, której dane dotyczą. Takim przepisem na gruncie niniejszej sprawy jest art. 24 ust. 1 w zw. z art. 2 u.s.w., w sytuacji gdy przetwarzanie danych osobowych żony skarżącego oraz jego syna było niezbędne do zweryfikowania istnienia pozasłużbowych zależności pomiędzy funkcjonariuszem podejrzanym o utrzymywanie nielegalnych kontaktów z tymczasowo aresztowaną a skarżącym.

Odnośnie podnoszonej przez skarżącego w toku postępowania kwestii niezgodnego z art. 36 u.o.d.o. zabezpieczenia danych osobowych jego, jego żony oraz syna wobec przekazania mu na płycie CD "Sprawozdania z przeprowadzonych czynności" wraz z załącznikami stwierdzić należy, że pismem z dnia [...] czerwca 2015r. skarżący, powołując art. 2 ust 1 i art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej, zwrócił się do Okręgowego Inspektoratu SW w [...] o przekazanie skanów ww. dokumentów na płycie CD. Dokumenty te we wnioskowanej postaci zostały skarżącemu przekazane za pismem z dnia [...] czerwca 2015 r. Natomiast w piśmie z dnia [...] czerwca 2015 r. Dyrektor Okręgowy SW w [...] poinformował skarżącego, że ww. materiały zostały mu udostępnione nie jako informacja publiczna, lecz jako materiał, który wcześniej został skarżącemu udostępniony do wglądu w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, w którym występuje jako obwiniony. Na ww. okoliczności powołał się skarżący w piśmie skierowanym do Generalnego Inspektora z dnia [...] listopada 2015 r.

Jak wynika z akt sprawy postępowanie dyscyplinarne wobec skarżącego zostało wszczęte postanowieniem nr [...] z dnia [...] maja 2015 r. Tak więc w dniu [...] czerwca 2015 r., tj. w dniu przekazania skarżącemu płyty CD z ww. dokumentami, skarżący miał status obwinionego w postępowaniu dyscyplinarnym. Zgodnie z art. 248 ust. 1 pkt 3 u.s.w. w toku postępowania dyscyplinarnego obwiniony ma prawo do przeglądania akt postępowania dyscyplinarnego oraz sporządzania z nich notatek, z zastrzeżeniem ust. 2 (który stanowi, że rzecznik dyscyplinarny może, w drodze postanowienia, odmówić udostępnienia akt, jeżeli sprzeciwia się temu dobro postępowania dyscyplinarnego). "Sprawozdanie z przeprowadzonych czynności" wraz z załącznikami zostało włączone do akt postępowania dyscyplinarnego, zatem skarżący, mając prawo do przeglądania akt, miał również prawo zapoznać się z ww. Sprawozdaniem (co zresztą - jak wynika z pisma Dyrektora Okręgowego z dnia [...] czerwca 2015 r. - miało już miejsce wcześniej, w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego). Uprawnienie wynikające z art. 248 ust. 1 pkt 3 u.s.w. zostało zrealizowane wobec skarżącego poprzez przekazanie mu Sprawozdania we wnioskowanej postaci. Bez istotnego znaczenia pozostaje okoliczność, że w piśmie z dnia [...] czerwca 2015 r. Dyrektor Okręgowy wskazał, iż jest to odpowiedź na wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Skarżący, jako obwiniony w postępowaniu dyscyplinarnym, miał prawo do przeglądania akt, a przełożony dyscyplinarny uznał, że istnieje możliwość przekazania mu żądanych akt we wnioskowanej formie.

Zgodzić należy się ze skarżącym, że Generalny Inspektor błędnie powołał art. 251 u.s.w. jako podstawę udostępnienia mu Sprawozdania, zważywszy że w dacie przekazania skarżącemu płyty CD zawierającej ww. dokument, postępowanie dyscyplinarne było w toku. Uchybienie to pozostaje jednak bez wpływu na wynik sprawy, w sytuacji gdy skarżący - jako obwiniony - miał prawo do przeglądania akt w oparciu o art. 248 ust. 1 pkt 3 u.s.w.

Odnośnie zarzutu skarżącego, że działanie Dyrektora Okręgowego SW w [...] mogło doprowadzić do naruszenia art. 49 - 54 u.o.d.o. Generalny Inspektor trafnie wskazał, że skarżący wyraził jedynie przypuszczenie, że takie naruszenie mogło nastąpić, nie wskazując konkretnie faktycznej podstawy takiego naruszenia. Ponadto, jak podkreśla się w orzecznictwie, umieszczenie w ustawie o ochronie danych osobowych przez ustawodawcę przepisów karnych, dotyczących przestępstw z ochrony danych osobowych nie oznacza, iż w tym zakresie właściwym do orzekania jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Jedynymi organami do oceny, czy w danej sprawie zostało popełnione przestępstwo z art. 49 - 50 u.o.d.o. jest prokuratura i sąd powszechny (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 7 marca 2007 r. sygn. akt II SA/Wa 2260/06, publ. LEX nr 322805; wyrok NSA z dnia 24 sierpnia 2017 r. sygn. akt I OSK 2830/15, publ. LEX nr 2395967).

Brak jest podstaw do uznania, że w toku postępowania doszło do naruszenia przez organ art. 10 k.p.a. poprzez niedopełnienie obowiązku zapewnienia skarżącemu czynnego udziału w postępowaniu. Z akt sprawy wynika, że przed wydaniem decyzji z dnia [...] grudnia 2016 r. organ pismem z dnia [...] sierpnia 2016 r. poinformował skarżącego o uprawnieniach wynikających z art. 10 § 1 k.p.a. oraz z art. 73 § 1 k.p.a. Zaznaczył przy tym, że czynności, o których mowa w art. 73 § 1 k.p.a. są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu stosownie do art. 73 § 1a k.p.a.

Skarżący pismem z dnia [...] września 2016 r. wniósł o udostępnienie mu w wersji elektronicznej akt sprawy na wskazany adres email, ewentualnie poinformowanie w jakiej formie akta te są dostępne na stronie Urzędu. Postanowieniem z dnia [...] września 2016 r. Generalny Inspektor odmówił uwzględnienia wniosku skarżącego podkreślając, że prawo do zapoznania się strony z treścią dokumentów znajdujących się w aktach sprawy nie oznacza, że organ jest zobowiązany do przesyłania dokumentów zgromadzonych w sprawie w formie tradycyjnej do miejsca zamieszkania, czy też w formie elektronicznej za pomocą skanów na podany adres email. Skarżący ma prawo do zapoznania się a aktami sprawy, jednak jest to możliwe wyłącznie w siedzibie organu.

Powyższe stanowisko organu jest w pełni uprawnione. Obowiązkiem organu jest zapewnienie stronie czynnego udziału w postępowaniu i stworzenie warunków do sporządzania notatek, odpisów i kopii. Tym samym organ co do zasady nie jest zobowiązany do sporządzania kopii, a tym bardziej skanów, dokumentów z akt sprawy i dostarczania ich stronie na jej żądanie w określonej formie. Strona może domagać się uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów i kopii z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów i kopii, ale tylko wtedy, gdy uzasadni to ważnym interesem (art. 73 § 2 k.p.a.). Nie ulega wątpliwości, że w niniejszej sprawie skarżący ważnego interesu w rozumieniu ww. przepisu nie wykazał.

Również przed wydaniem decyzji ostatecznej z dnia [...] września 2017 r. skarżący pismem z dnia [...] maja 2017 r. został poinformowany o uprawnieniach wynikających z art. 10 § 1 i art. 73 § 1 k.p.a. z zaznaczeniem, że czynności, o których mowa w art. 73 § 1 k.p.a. są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Pismem z dnia [...] maja 2017 r. skarżący wystąpił do organu o przedłużenie terminu zakreślonego w ww. piśmie do dnia [...] maja 2017 r. z powodu przebywania na zwolnieniu lekarskim. Następnie, pismem z dnia [...] maja 2017 r. skarżący podtrzymał stanowisko wyrażone we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy zarzucając organowi naruszenie art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a.

W świetle powyższego zarzut naruszenia przez organ zasady czynnego udziału strony w postępowaniu (art. 10 § 1 k.p.a.) jest całkowicie nieuzasadniony.

Nieuzasadnione są również zarzuty skargi dotyczące naruszenia art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a. Organ przeprowadził postępowanie wyjaśniające stosownie do obowiązków określonych w ww. przepisach, tj. w sposób wyczerpujący zebrał i rozpatrzył materiał dowodowy w zakresie adekwatnym do podjęcia rozstrzygnięcia. Swe stanowisko należycie uzasadnił - stosownie do wymogów określonych w art. 107 § 3 k.p.a.

Końcowo, mając na względzie argumentację skargi dotyczącą przewlekłego prowadzenia postępowania przez organ wskazać należy, że przedmiotem kontroli sądowej w niniejszej sprawie jest wyłącznie decyzja Generalnego Inspektora z dnia [...] września 2017 r. oraz poprzedzająca ją decyzja z dnia [...] grudnia 2016 r. w przedmiocie przetwarzania danych osobowych, nie zaś przewlekłe prowadzenie postępowania przez wskazany organ, które może stanowić odrębny przedmiot postępowania przed sądem administracyjnym. Zasadą jest bowiem, iż sąd administracyjny obejmuje zakresem rozpoznania jedną sprawę administracyjną (w aspekcie podmiotowym, jak i przedmiotowym), w tym przypadku rozstrzygniętą jednym aktem - decyzją administracyjną. Zakres niniejszej sprawy wprost wynika z petitum skargi, gdzie jako przedmiot zaskarżenia skarżący wskazał ww. decyzję Generalnego Inspektora z dnia [...] września 2017 r.

Mając na względzie wszystko powyższe, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, działając na podstawie art. 151 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji wyroku.