Wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt II SA/Wa 149/22
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie
Data orzeczenia: 2022-05-17 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych
Hasła tematyczne: Ochrona danych osobowych
Skarżony organ: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
Treść wyniku: Oddalono skargę
Powołane przepisy: article: art. 151
journal: Dz.U. 2019 poz 2325
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Kwiecińska, Sędzia WSA Agnieszka Góra-Błaszczykowska, Sędzia WSA Iwona Maciejuk (spr.), Protokolant specjalista Joanna Głowala po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 17 maja 2022 r. sprawy ze skargi G. A. na punkt 1 i 6 decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] listopada 2021 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych oddala skargę.


UZASADNIENIE

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych decyzją z dnia [...] listopada 2021 r. nr [...], na podstawie art. 104 § 1, art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2021 r. poz. 735, ze zm.) zwanej dalej k.p.a. oraz art. 7 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), w związku z art. 6 ust. 1 lit. c, art. 13 ust. 1 i ust. 2, art. 14, art. 15, art. 17, art. 57 ust. 1, art. 58 ust. 2 lit. b i lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/ WE [(Dz. Urz. UE L 119 z 04 maja 2016 r., str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23 maja 2018 r., str. 2, oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4 marca 2021 r., str. 35), zwanego dalej RODO, po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi G. A. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Jednostkę Wojskową [...], z siedzibą w [...], polegające na ich przetwarzaniu bez podstawy prawnej, udostępnieniu na rzecz nieuprawnionych podmiotów trzecich oraz niewypełnieniu wobec niego obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 RODO, a także nieudzieleniu informacji w odpowiedzi na żądanie z art. 15 ust. 1 RODO, w punkcie 1 umorzył postępowanie w zakresie udostępnienia danych osobowych G. A. przez Jednostkę Wojskową [...] z siedzibą w [...], na rzecz Oddziału Żandarmerii Wojskowej w [...], z siedzibą w [...], Prokuratury Rejonowej [...], z siedzibą w [...], Prokuratury Rejonowej [...], z siedzibą w [...] oraz A. G., w punkcie 2 nakazał Jednostce Wojskowej [...], z siedzibą w [...] zrealizowanie wobec G. A. obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 ust. 1 lit. c RODO w zakresie wskazania informacji o podstawie prawnej przetwarzania jego danych osobowych w odniesieniu do danych pozyskanych od niego po 25 maja 2018 r., w związku z prowadzoną z nim korespondencją zainicjowaną jego pismem z [...] października 2019 r., w punkcie 3 upomniał Jednostkę Wojskową [...], z siedzibą w [...] za naruszenie art. 13 ust. 1 i 2 RODO, polegające na niewypełnieniu wobec G. A. obowiązku informacyjnego wynikającego z ww. przepisu podczas pozyskiwania jego danych osobowych bezpośrednio od niego, związku z jego pismem z [...] października 2019 r., w punkcie 4 nakazał Jednostce Wojskowej [...], zapewnienie G. A., dostępu do jego danych wynikającego z art. 15 ust. 1 lit. a RODO, poprzez wskazanie celów przetwarzania przez Jednostkę jego danych osobowych, aktualnych na dzień złożenia przez niego żądania dostępu do danych osobowych, tj. [...] października 2019 r., w punkcie 5 upomniał Jednostkę Wojskową [...], za naruszenie art. 5 ust. 1 lit. a w związku z art. 15 ust. 1 RODO, poprzez naruszenie zasad rzetelności i przejrzystości przetwarzania danych osobowych G. A., polegające na nieprawidłowym sposobie realizacji prawa dostępu do jego danych osobowych wynikającego z art. 15 RODO, poprzez udzielenie mu informacji nieprawdziwych oraz w sposób nieprzejrzysty, w punkcie 6 w pozostałym zakresie odmówił uwzględnienia wniosku.

W uzasadnieniu organ wskazał, że do UODO wpłynęła skarga G. A., na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Jednostkę Wojskową [...], z siedzibą w [...] polegające na ich przetwarzaniu bez podstawy prawnej, udostępnieniu na rzecz nieuprawnionych podmiotów trzecich oraz niewypełnieniu wobec niego obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 i 14 RODO, a także nieudzieleniu informacji w odpowiedzi na żądanie z art. 15 ust. 1 RODO. Prezes UODO wskazał, że ustalił następujący stan faktyczny: 1. Skarżący jest mężem byłej pracownicy Jednostki, która była w niej zatrudniona w okresie od [...] lutego 2009 r. do [...] lutego 2017 r. Aktualnie dane osobowe Skarżącego zawarte w dokumentacji pracowniczej jego żony przetwarzane są przez Jednostkę w związku z ustaniem zatrudnienia jego żony oraz w celu ochrony roszczeń w związku z postępowaniem sądowym wszczętym na podstawie pozwu złożonego przez jego żonę o przywrócenie do pracy (dowód: skarga z [...] czerwca 2020 r., wyjaśnienia Jednostki z [...] września 2020 r., [...] marca 2021 r.). 2. Skarżący, pismem z [...] października 2019 r., zażądał od Jednostki realizacji prawa dostępu do jego danych osobowych oraz usunięcia jego danych osobowych. Skarżący zażądał wskazania: 1) kategorii jego danych jakie zostały zgromadzone przez JW [...], podania informacji od kogo te dane zostały pozyskane, 2) celu przetwarzania jego danych osobowych, 3) podstawy prawnej, wskazanie komu, kiedy, w jaki sposób Jednostka udostępniła jego dane osobowe, 4) wyjaśnienia dlaczego jego dane osobowe, które zostały ujęte w ankiecie bezpieczeństwa złożonej w 2016 r. przez jego żonę jako informacje poufne zostały przesłane w ankiecie jako dokumencie jawnym do innego podmiotu, 5) kto mi

dostęp do danych w ankiecie bezpieczeństwa i czy dokumenty te zawierające dane były kopiowane. Pismem z [...] listopada 2019 r. Jednostka poinformowała Skarżącego, że me przetwarza jego danych osobowych. Następnie, pismem z [...] listopada 2019 r. Skarżący ponowił swoje żądanie wyrażone w piśmie z [...] października 2019 r. wskazując, że oczekuje odpowiedzi aktualnej na dzień [...] listopada 2019 r. Pismem z [...] grudnia 2019 r. Jednostka udzieliła Skarżącemu odpowiedzi, wskazując mu zbiory danych (ich nazwy), wraz z zakresem danych w nich przetwarzanych. Jednostka wyjaśniła Skarżącemu, że wykazane dane przetwarzane są przez nią w związku z zatrudnieniem byłego pracownika i nie były one udostępnianie bez podstawy prawnej podmiotom trzecim. Ponadto Skarżący uzyskał informację, że w związku z jego wnioskiem "wszelkie nadające się do usunięcia dane zostaną usunięte niezwłocznie". Następnie Skarżący, pismem z [...] stycznia 2020 r., ponownie wystąpił do Jednostki żądając dodatkowych wyjaśnień, w związku z, jak wskazał, otrzymaniem szczątkowych informacji. Jednostka, pismem z [...] stycznia 2020 r. udzieliła kolejnej odpowiedzi, wskazując Skarżącemu podstawę prawną, nazwy zbiorów oraz okres retencji dla przetwarzanych danych, źródło i daty pozyskania danych (od ubezpieczonego). Ponadto Jednostka w piśmie tym wskazała, że jego dane zawarte w kwestionariuszu z akt osobowych byłego pracownika nie były udostępniane. W odniesieniu do ankiety bezpieczeństwa Skarżący otrzymał informację, że Jednostka nie jest adresatem jego pytań (dowód: kopia pisma Skarżącego z [...] października 2019 r., kopia pisma Jednostki z [...] listopada 2019 r., kopia pisma Skarżącego z [...] listopada 2019 r., kopia pisma Jednostki z [...] grudnia 2019 r., kopia pisma Skarżącego z [...] stycznia 2020 r., kopia pisma Jednostki z [...] stycznia 2020 r.). 3. Jednostka przesłała do Skarżącego klauzulę informacyjną, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO, dotyczącą rozpatrywania skarg, wniosków, postulatów i petycji, którą otrzymał [...] czerwca 2021 r. Klauzula ta zawierała informacje o tym, że: 1) administratorem danych osobowych Skarżącego jest Jednostka, 2) o możliwości kontaktowania się drogą mailową z wyznaczonym w Jednostce inspektorem ochrony danych osobowych, 3) o podstawie przetwarzania danych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO "w celu załatwienia spraw zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego i ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach"), 4) "dane osobowe będą udostępniane wyłącznie merytorycznie właściwym pracownikom Administratora oraz organom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów prawa powszechnie obowiązującego. W razie braku właściwości do rozpoznania skargi lub wniosku Państwa dane osobowe zostaną przekazane do organu właściwego do rozpatrzenia sprawy", 5) dane osobowe nie będą udostępniane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej, 6) okres retencji tych danych wynosi 5 lat, 7) osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo żądania od administratora danych - dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania; jak również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, 8) podanie danych jest wymogiem ustawowym, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udzielenia odpowiedzi. 9) dane nie będą poddawane automatyzowanemu podejmowaniu decyzji, ani profilowaniu (dowód: oświadczenie Skarżącego złożone w piśmie z [...] czerwca 2021 r., kopia klauzuli informacyjnej, kopia potwierdzenia nadania przesyłki przez Jednostkę, wyjaśnienia Jednostki z [...] września 2021 r.). 4. Jednostka oświadczyła, że nie wpłynął do niej wniosek o udostępnienie danych osobowych Skarżącego, a tym samym Jednostka nie mogła udostępnić danych Skarżącego osobom trzecim (dowód: wyjaśnienia Jednostki z [...] września 2020 r.). 5. Jednostka wskazała, że Skarżący nie otrzyma od niej odpowiedzi co do ankiety bezpieczeństwa swojej żony, ponieważ Jednostka nie ma dostępu do ankiet bezpieczeństwa. Organem, który przetwarza dane zawarte w ankietach bezpieczeństwa jest Służba Kontrwywiadu Wojskowego (dowód: wyjaśnienia Jednostki z [...] września 2020 r.). 6. W aktach sprawy znajduje się oświadczenie żony Skarżącego z [...] października 2020 r. z którego wynika, że: a) dane osobowe jej męża [tu: Skarżącego] zostały udostępnione przez Jednostkę w sprawie prywatnej A. G. (sprawa o zniesławienie żołnierza przez innych żołnierzy) poprzez dołączenie do zawiadomienia dowódcy Jednostki z dnia [...] listopada 2016 r. kierowanego do Żandarmerii Wojskowej kopii teczki jej akt osobowych; b) dane osobowe jej męża [tu: Skarżącego] zostały udostępnione przez Jednostkę na rzecz Prokuratury Rejonowej [...] wraz z zawiadomieniem w listopadzie 2016 r.; c) dane osobowe jej męża [tu: Skarżącego] zostały udostępnione przez Jednostkę na rzecz Prokuratury Rejonowej [...] w postępowaniu karnym dotyczącym innej osoby, które miało miejsce w marcu 2017 r.; d) kopia jej akt osobowych została udostępniona w marcu 2017 r, na rzecz Dowódcy Komponentu Wojsk Specjalnych w [...] (dowód: oświadczenie W. A. z [...] października 2020 r. przesłane przez Skarżącego do akt sprawy). 7. Dane osobowe Skarżącego Jednostka przetwarza w: 1) dokumentacji Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - zakwalifikowanej do kategorii B5, okres retencji danych 5 lat (imię i nazwisko, wysokość dochodów, dane zawarte w rachunkach dotyczących pobytu dzieci na wypoczynku,) - okres retencji 5 lat, 2) kwestionariuszu osobowym jako osoba, wskazana przez jego żonę, którą należy powiadomić w razie wypadku (imię, nazwisko, adres, nr telefonu) oraz stan rodziny (imię, nazwisko, data urodzenia dzieci), okres retencji danych 50 lat, 3) dokumentacji dot. wypłaty zasiłku opiekuńczego oraz oświadczenie do celów wypłaty zasiłku opiekuńczego z danymi dzieci oraz współmałżonka (imię, nazwisko, informacji czy współmałżonek pracuje i wykonuje pracę w systemie pracy zmianowej, ze wskazaniem dni pracy (zawarta w oświadczeniu do celów wypłaty zasiłku opiekuńczego), informacja, że współmałżonek nie pobierał zasiłku opiekuńczego w danym roku kalendarzowym; okres retencji danych 50 lat, 4) SI ARCUS (wewnętrznym systemie w resorcie obrony narodowej, systemie obiegu dokumentów oraz dekretowania spraw, wykorzystywany w pracy bieżącej jednostek wojskowych) w zakresie danych zawartych na skanowanej kopercie - (dowód: wyjaśnienia Jednostki z [...] września 2020 r. i z [...] marca 2021 r., [...] września 2021 r.). 8. Organ wskazał, że w aktach sprawy znajdują się kopie upoważnień wydanych przez Jednostkę dla osób, które miały dostęp do danych Skarżącego i przywołał informacje w tym zakresie. 9. Aktualnie Jednostka jest stroną postępowania sądowego o przywrócenie żony Skarżącego do pracy, w której pełnomocnikiem procesowym Jednostki jest radca prawny Ł. P. (dowód: wyjaśnienia Jednostki z [...] września 2021 i [...] października 2021 r., kopia upoważnienia z sierpnia 2017 r.).

Prezes UODO odnosząc się do kwestii udostępnienia przez Jednostkę danych osobowych Skarżącego na rzecz Oddziału Żandarmerii Wojskowej w [...], Prokuratury Rejonowej [...], Prokuratury Rejonowej [...], A. G., wskazał, że w czasie, gdy zdarzenia te miały miejsce (zgodnie z oświadczeniem żony Skarżącego, o którym mowa w pkt. 6 stanu faktycznego), obowiązywały przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922, ze zm.; dalej: ustawa z 29 sierpnia 1997 r.), tj. w 2016 r. i w 2017 r. Przepisy te określały zasady przetwarzania danych osobowych do 24 maja 2018 r., natomiast od 25 maja 2018 r. obowiązują przepisy RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781; dalej: ustawa z 10 maja 2018 r.). Dlatego, jak wskazał organ, ww. zdarzenia nie mogą być rozpatrywane w toku postępowania administracyjnego zmierzającego do wydania decyzji w oparciu o przepisy RODO. Udostępnienie danych osobowych przez skarżony podmiot na rzecz ww. podmiotów miało miejsce przed 25 maja 2018 r. Artykuł 99 ust. 1 RODO wprost wskazuje, że niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie od dnia 25 maja 2018 r. Jednocześnie wskazał na motyw 122 RODO, art. 55 ust. 1 i art. 58 RODO. Przepisy art. 58 ust. 1, 2 i 3 RODO wyliczają uprawnienia przysługujące każdemu organowi nadzorczemu - uprawnienia do prowadzenia postępowań, uprawnienia naprawcze i do nakładania kar, uprawnienia do udzielania zezwoleń i uprawnienia doradcze oraz uprawnienia do zgłaszania naruszeń organom wymiaru sprawiedliwości oraz do udziału w postępowaniu sądowym. Ocena dokonywana przez Prezesa UODO w każdym przypadku służy zbadaniu zasadności skierowania pod adresem określonego podmiotu rozstrzygnięcia odpowiadającego dyspozycji art, 58 ust. 2 RODO służącego przywróceniu stanu zgodnego z prawem. W omawianym zakresie sprawy odnośnie udostępnień danych osobowych Skarżącego w latach 2016 r. oraz 2017 r. organ nadzorczy nie ma możliwości zastosowania przysługujących mu uprawnień naprawczych. Zdarzenia te zakończyły się przed 25 maja 2018 r., a postępowanie administracyjne w tej sprawie zostało zainicjowane po 25 maja 2018 r. Z uwagi na fakt, że kwestionowane w skardze zdarzenia (udostępnienia danych) miały miejsce i zakończyły się w czasie, gdy obowiązywały przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r., a postępowanie administracyjne przed organem nadzorczym zostało zainicjowane w czasie, gdy zaczęły obowiązywać przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. do rozstrzygnięcia przedmiotowej sprawy nie jest możliwe również zastosowanie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Artykuł 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. stanowi, że jedynie postępowania, wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy z dnia 10 maja 2018 r., są prowadzone przez Prezesa UODO, na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Tym samym Prezes UODO nie ma możliwości prowadzenia postępowania administracyjnego w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r., gdyż postępowanie w przedmiotowej sprawie zostało wszczęte po dniu wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. Organ wskazał, że brak jest również podstawy do korzystania przez Prezesa UODO z uprawnień przewidzianych w uchylonej ustawie z 29 sierpnia 1997 r., w tym do oceny zgodności zachowania administratora z ww. przepisami w przypadku, gdy skarżony proces przetwarzania nie był kontynuowany po 25 maja 2018 r. Organ nie może również dokonać oceny zgodności kwestionowanych w skardze działań administratora z RODO, ponieważ zdarzenia będące przedmiotem skargi (udostępnienie danych) miały charakter jednorazowy i zakończony, zaś nie były kontynuowane, czyli nie trwały po 25 maja 2018 r. Ponadto brak jest obecnie przepisów kompetencyjnych uprawniających organ do prowadzenia postępowania w przedmiocie oceny zgodności działania administratora z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r.

W tej sytuacji organ stwierdził, że postępowanie w ww. zakresie jako bezprzedmiotowe podlega umorzeniu na podstawie art. 105 § 1 k.p.a. Prezes UODO wskazał, że ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a. zobowiązuje go, jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie, do umorzenia postępowania, nie ma bowiem wówczas podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, a dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

Prezes UODO odnosząc się do oceny aktualnego procesu przetwarzania przez Jednostkę danych osobowych Skarżącego, wskazał, iż ustalił w toku sprawy, że Jednostka przetwarza dane osobowe Skarżącego w związku z byłym zatrudnieniem jego żony, i że dane te zawarte są m.in. w dotyczącej jej dokumentacji pracowniczej (kwestionariusz osobowy, dokumentacja do wypłaty zasiłku opiekuńczego, Zakładowy Funduszu Świadczeń Socjalnych). Jednostka przetwarza również dane osobowe Skarżącego w związku z prowadzoną z nim korespondencją w przedmiocie pism (wniosków i żądań) jakie Skarżący skierował do Jednostki. W kwestii przetwarzania przez Jednostkę danych osobowych Skarżącego zawartych w dokumentacji pracowniczej jego żony, organ wskazał, że choć zatrudnienie żony Skarżącego ustało w Jednostce przed 25 maja 2018 r., to dane osobowe Skarżącego nadal są przez Jednostkę przetwarzane, przez co do oceny tego procesu właściwe będą przepisy RODO. Przesłanki legalności przetwarzania danych osobowych, określone zostały w art. 6 ust. 1 RODO. Przesłanki te mają charakter autonomiczny, wobec czego aby uznać proces przetwarzania danych osobowych przez administratora za zgodny z prawem, wystarczy spełnienie przez niego jednej z nich. Organ wskazał, że jak wynika z materiału zgromadzonego w sprawie dane osobowe Skarżącego przetwarzane są przez Jednostkę w związku z zatrudnieniem jego żony, która była w niej zatrudniona do [...] lutego 2017 r. (tj. stosunek pracy zakończył się przed 25 maja 2018 r.). Dane Skarżącego były udostępnione Jednostce przez jego żonę, jako osobę do kontaktu w razie wypadku, czy też w związku z korzystaniem przez Skarżącą z prawa do świadczeń m.in. związanych z zasiłkiem rodzinnym. Jednostka zobowiązana jest do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (a zatem i żony Skarżącego) w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jak również do przechowywania listy płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Organ wskazał, że z materiału dowodowego wynika, że Jednostka przetwarza dane osobowe Skarżącego w kwestionariuszu osobowym jego żony (w zakresie jego imienia, nazwiska i numeru telefonu). Kwestionariusz ten przechowywany jest w aktach osobowych byłego już pracownika Jednostki. Dlatego też wskazać należy, że zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, ze zm.), zwanej dalej Kp, pracodawca zobowiązany jest prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza), w oparciu o zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określone w art. 94 pkt 9b oraz 944 -9412 Kp.

Z uwagi na to, iż stosunek pracy żony Skarżącego nie jest obecnie kontynuowany i rozpoczął się przed 1 stycznia 2019 roku, zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), jeżeli pracownik został zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ustala się według przepisów dotychczasowych i wynosi on 50 lat, licząc od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Mając na uwadze powyższe Prezes UODO stwierdził, że Jednostka przetwarza dane osobowe Skarżącego w ww. zakresie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 94 pkt 9a Kp, w związku z art. 16b ust. 2 pkt 6 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnymi archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, ze zm.).

Odnosząc się do procesu przetwarzania danych osobowych Skarżącego zawartych w dokumentacji związanej z wypłatą zasiłku opiekuńczego (w zakresie imienia, nazwiska, informacja czy Skarżący pracuje, czy wykonywana praca jest w systemie zmianowym ze wskazaniem dni i godzin pracy, informacja czy Skarżący nie pobierał zasiłku opiekuńczego w danym roku kalendarzowym) wypłacanego jego żonie, wskazać należy, że stosownie do art. 7 ust. 1 lit. b ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 291), dalej ustawa o FUS, okres jego pobierania jest okresem nieskładkowym. Zgodnie z 5 ust. 1 pkt 2 tej ustawy o FUS przy ustalaniu prawa do emerytury i renty i obliczania ich wysokości uwzględnia się okresy nieskładkowe. Ponadto wskazać należy także do podstawy wymiaru emerytury lub renty dolicza się kwoty przysługujących ubezpieczonemu w danym roku kalendarzowym wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy oraz kwoty zasiłków m.in. opiekuńczego (art. 15 ust. 3 ustawy o FUS). Dokumenty dotyczące wypłaty zasiłku opiekuńczego mają zatem wpływ na ustalenie wymiaru renty lub emerytury. Zgodnie zaś z art. 125a ust. 4 ustawy o FUS płatnik składek zobowiązany jest przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem ust. 4a. Oznacza to, że dane zawarte w dokumentach dotyczących wypłaty zasiłku opiekuńczego Jednostka ma obowiązek przechowywać przez okres 50 lat licząc od dnia zakończenia ubezpieczenia żony Skarżącego, jako pracownika Jednostki.

Organ wskazał, że w toku postępowania ustalono też, że Jednostka przetwarza dane osobowe Skarżącego jako członka rodziny byłego pracownika Jednostki, w związku z czym jego dane osobowe Jednostka przetwarza m.in. w związku z korzystaniem przez jego żonę ze świadczeń w ramach ZFŚS. Zgodnie z przepisami ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 746), zwanej dalej ustawą o ZFSŚ, zarówno przyznawanie świadczeń, jak i ich wysokość uzależnione są od spełnienia przez osobę ubiegającą się o dane świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Artykuł 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, Przepisy ustawy o ZFŚS zakładają, że pracodawca w ramach Funduszu przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia czy też dopłaty z tego źródła oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Organ wskazał, że dochodzenie roszczeń o których mowa w powyższym przepisie dotyczy również roszczeń z tytułu zobowiązań podatkowych. Zobowiązania podatkowe ulegają zaś przedawnieniu po pięciu latach (art. 70 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540). Niezależnie od powyższego, wskazać należy, że w przypadku pracodawcy będącego podmiotem publicznym, który zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji, istotne znaczenie przy realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ZFŚS będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji z działania ZFŚŚ zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest ZFŚS muszą być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Wówczas nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu. Organ wskazał, że z wyjaśnień Jednostki wynika, że zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Jednostki dokumentacja dotycząca ZFŚŚ została zakwalifikowana do kategorii A - archiwalna i nie podlega zniszczeniu. Biorąc pod uwagę powyższe Prezes UODO stwierdził, że przetwarzanie przez Jednostkę danych osobowych Skarżącego znajdowało oparcie w art. 6 ust. 1 lit. c RODO między innymi w związku z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Dane te są aktualnie przetwarzane przez Jednostkę w związku z ustaniem już zatrudnienia jego żony. Oznacza to, jak wskazał organ, że do czasu upływu okresu retencji tych danych, Jednostka ma obowiązek je przetwarzać. Jednostka przetwarza także dane osobowe Skarżącego zawarte w dokumentacji pracowniczej żony Skarżącego w związku z toczącym się postępowaniem sądowym o przywrócenie jej do pracy. Przesłanką legalizującą ten proces jest art. 6 ust. 1 lit, f RODO, tj, w celu wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu administratora - obrony stanowiska Jednostki w postępowaniu sądowym. Mając na uwadze powyższe Prezes UODO stwierdził, że również wniosek Skarżącego o nakazanie Jednostce spełnienia jego żądania usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO), w ocenie Prezesa Urzędu jest bezzasadny. Okresy retencji danych przetwarzanych ww. celach bowiem nie upłynęły jeszcze, co zostało powyżej w sposób wyczerpujący omówione.

W dalszej części uzasadnienia (oznaczonej jako III., IV., V., strony od 11 do 16 uzasadnienia) Prezes UODO uzasadnił rozstrzygnięcia podjęte w punktach 2, 3, 4 i 5 decyzji z dnia [...] listopada 2021 r.

W ostatniej części uzasadnienia decyzji Prezes UODO odnosząc się do żądania Skarżącego ustalenia osób mających dostęp do jego danych osobowych (po 25 maja 2018 r. - od momentu stosowania RODO) wskazał, iż krąg tych osób organ ustalił i wskazał w pkt. 8 stanu faktycznego. Były to osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, a dostęp do danych Skarżącego wynikał z ich obowiązków służbowych. Organ podniósł, że art. 29 RODO przewiduje możliwość przetwarzania danych przez osoby mające dostęp do danych z upoważnienia administratora. Mając na uwadze powyższe, w ocenie organu dopuszczenie przez Jednostkę do informacji dotyczących Skarżącego osób działających z jej upoważnienia miało swoją podstawę prawną i było oparte w art. 29 RODO w związku z realizowanym przetwarzaniem danych osobowych Skarżącego na podstawie przesłanek z art, 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO. Wobec tego dostęp ww. osób upoważnionych do danych osobowych Skarżącego nie naruszał i nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych. W konsekwencji, w tym zakresie organ uznał, że zarzut Skarżącego jest bezpodstawny.

G. A. zaskarżył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] listopada 2021 r. nr [...] w zakresie jej punktu 1 i 6, tj. jak wskazał, "w zakresie umorzenia postępowania w przedmiocie nakazania usunięcia danych osobowych Skarżącego i jego dzieci u odbiorców (osób i podmiotów), którym skarżony podmiot ujawniał dane bez podstawy prawnej (pkt 1 decyzji) oraz odmowy uwzględnienia wniosku w przedmiocie nakazania skarżonemu podmiotowi przywrócenia stanu zgodnego z prawem i usunięcia danych z dokumentacji funduszu socjalnego JW. [...] za lata 2010 - 2016 oraz akt osobowych małżonki Skarżącego (pkt 6 decyzji)".

Wnosząc o uchylenie punktu 1 i 6 decyzji i nakazanie podjęcia działań zmierzających do doprowadzenia do stanu zgodnego z prawem i nakazania usunięcia danych oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania, skarżący zarzucił naruszenie przepisów prawa materialnego i przepisów postępowania mających istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, tj.:

1) naruszenie art. 107 § 1 pkt 5 i art. 109 § k.p.a. poprzez brak doręczenia Skarżącemu podpisanej decyzji, a w zamian tego przesłanie poprzez platformę ePuap skanu niepodpisanej decyzji jako załącznik do pisma przewodniego opatrzonego podpisem kwalifikowanym,

2) naruszenie art. 24 k.p.a. poprzez udział w postępowaniu pracowników podlegających wyłączeniu ze sprawy, w tym nie rozpoznania przez bezpośredniego przełożonego (art. 24 § 3 k.p.a.) wniosku o wyłączenie pracownika, którego wydrukowane nazwisko widnieje na niepodpisanej decyzji, (w dniu 22 listopada 2021 r. podwładna pracownika przesłała Skarżącemu elektronicznie poprzez system ePuap, jako załącznik do pisma przewodniego skan nie podpisanego postanowienia, na którym widnieje wydrukowane nazwisko bezpośredniego przełożonego pracownika, nie zawierające podpisu),

3) naruszenie art. 51 ust. 1, 2, 4, 5 Konstytucji RP oraz art. 5 ust. 1 lit. a, b, c, e oraz art. 5 ust. 2 i art. 6 ust. 1 lit a, c i ust. 3 i art. 7 ust. 1 oraz art. 17 RODO, poprzez umorzenie postępowania (pkt 1 decyzji) oraz oddalenie wniosku (pkt 6 decyzji) i nienakazanie usunięcia danych, podczas gdy obowiązkiem Organu było doprowadzenie do stanu zgodnego z prawem i nakazanie usunięcia danych,

4) naruszenie art. 51 Konstytucji RP, art. 8 ust. 1 i 2 Karty Praw Podstawowych Unii Europejskiej i art. 16 ust. 1 Traktatu o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej poprzez ich niezastosowanie i błędne przyjęcie, że przetwarzanie danych osobowych może się odbywać bez ich wiedzy i zgody Skarżącego, bez podstawy prawnej li tylko i wyłącznie w wyniku ich bezpodstawnego pozyskiwania, gromadzenia, rozpowszechniania, a następnie poddania archiwizacji w dokumentach zfśs w sposób sprzeczny z ustawą i aktach osobowych osoby trzeciej, podczas gdy obowiązkiem Organu było podjęcie działań naprawczych, doprowadzenie do stanu zgodnego z prawem i nakazanie usunięcia danych,

5) naruszenie art. 8 ust. 1 c, d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zw. z art. 291 § 1 Kodeksu pracy w zw. z art. 70 Ordynacji podatkowej w zw. z art. 5 ust. 1 lit a,c,d i ust. 2 oraz art. 6 ust. 4 lit a,c RODO i oddalenie wniosku o nakazanie JW [...]

usunięcia danych Skarżącego i jego dzieci z dokumentacji funduszu świadczeń za lata 2010 - 2016. podczas gdy obowiązkiem Organu było ustalenie katalogu, celowości i adekwatności pozyskiwanych i gromadzonych danych oraz związku danych takich jak: nazwa zakładu pracy Skarżącego, stanowisko, pesel, data urodzenia, nazwa szkoły dzieci i ich daty urodzenia z rodzajami świadczeń socjalnych wypłacanych małżonce Skarżącego w poszczególnych latach 2010 - 2016 oraz nakazanie usunięcia danych w wyniku niewykonania przez JW [...] obowiązku corocznego przeglądania danych i ich ustalania w wyniku przedawnienia wszelkich roszczeń oraz braku celowości i adekwatności danych do celu, w sytuacji gdy przedawnienie roszczeń z zfśs dla małżonki Skarżącego nastąpiło z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § Kodeksu pracy), a przedawnienia roszczeń podatkowych z upływem 5 lat (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).

6) naruszenie art. 8 ust. 1c i Id ustawy o zfśs oraz art. 1, art. 5 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2 pkt 1 lit a) i h) ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i zasobach w zw. z pkt 1 i 2 zał. 1 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej poprzez ich niezastosowanie i nienakazanie usunięcia danych osobowych przetwarzanych bez podstawy prawnej, w sytuacji gdy obowiązkiem podmiotu było bezzwłoczne usunięcie danych za lata 2010 - 2016 jako danych niearchiwalnych podlegających brakowaniu (niszczeniu) po przedawnieniu roszczeń i nadanie dokumentacji zfśs kategorii akt B z odpowiednią cyfrą adekwatną okresowi przedawnienia roszczeń,

7) naruszenie art. 5 ust. 1 lit a, c oraz art. 6 ust. 1 lit a, ust. 3 lit b oraz ust. 4 i art. 17 RODO oraz art. 221 § 3 pkt 5, §4 i § 5 KP w zw. z art. 2981 Kodeksu pracy w zw. z § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie w sprawie dokumentacji pracowniczej poprzez ich niezastosowanie i umorzenie postępowania (pkt 1 decyzji) oraz oddalenie wniosku Skarżącego (pkt 6 decyzji), podczas gdy obowiązkiem Organu było nakazanie usunięcia danych osobowych Skarżącego i jego dzieci zgromadzanych bez podstawy prawnej z oryginalnych akt osobowych małżonki Skarżącego oraz rozpowszechnianej skserowanej całej zawartości tych akt do dowolnie wybranych odbiorców bez ich wiedzy i zgody Skarżącego, w sytuacji gdy przepisy dotyczące zawartości akt osobowych pracownika, nie zezwalają na gromadzenie w tych aktach osobowych danych innych niż wymienione w art. § 3 pkt 2 cyt. rozporządzenia (katalog zamknięty danych, które może zawierać część B akt osobowych pracownika),

8) rażące naruszenie art. 51 ust. 1 i 5 Konstytucji RP oraz art. 105 k.p.a. oraz art. 58 ust. 2 pil. c,g,i RODO poprzez ich niezastosowanie i umorzenie postępowania (pkt 1 decyzji) oraz nienakazanie usunięciu danych (pkt 6 decyzji), w sytuacji braku dokonania prawidłowego ustalenia stanu faktycznego i błędne przyjęcie, iż dane był przetwarzane nieprawidłowo jedynie przed 10 maja 2018 r., w tym błędne ustalenie, iż osoba prywatna Ł. P., przetwarza dane osobowe Skarżącego i jego dzieci w wyniku reprezentowania JW. [...] przed Sądem pracy w sprawie [...], w sytuacji gdy Skarżący nigdy nie był uczestnikiem w tym procesie (świadkiem), a przedmiotem postępowania administracyjnego było przekazanie ww. osobie prywatnej skserowanej całej zawartości akt osobowych małżonki Skarżącego, w których zgromadzono dane osobowe do prywatnej kancelarii we Wrocławiu bez umowy o świadczenie usług prawnych i bez umowy o przekazaniu danych osobowych i bez wiedzy i zgody Skarżącego,

9) naruszenie art. 58 ust. 2 lit. c,g,i RODO poprzez brak podjęcia przez Organ działań naprawczych mających na celu doprowadzenie do zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych Skarżącego i jego dzieci, w tym nie zastosowanie żadnych środków prewencyjnych i skutecznych mających na celu zaniechanie przez podmiot braku legalności przetwarzania danych osobowych w tym ich pozyskiwania, gromadzenia, dowolnego rozpowszechniania oraz archiwizowania, a następnie udzielania nieprawdziwych informacji (wskazano w pkt 5 decyzji),

10) naruszenie art. 105 § 1 k.p.a i dokonanie umorzenia postępowania (pkt 1 decyzji) w sytuacji gdy Organ nie dokonał żadnych ustaleń faktycznych co do przetwarzania danych osobowych po dniu wejścia w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r., a dane są przetwarzane bez podstawy prawnej do chwili obecnej,

11) naruszenie art. 107 § 3 k.p.a. poprzez sporządzenie uzasadnienia faktycznego decyzji bez przytoczenia przepisów, które pozwalają w demokratycznym państwie prawnym na archiwalne przetwarzanie danych osobowych obywateli, w tym Skarżącego i jego rodziny przez podmiot publiczny pozyskanych i przetwarzanych bez podstawy prawnej, w tym brak wyjaśnienia dlaczego Organ przyjął za wiarygodnie wyjaśnienia skarżonego podmiotu sprzeczne z materiałem dowodowym i przepisami powszechnie obowiązującego prawa oraz dlaczego odmówił wiarygodności i mocy dowodowej dokumentom i wyjaśnieniom Skarżącego,

12) naruszenie art. 7, art. 75, art. 77, art. 78 § 1 k.p.a. poprzez nierozpoznanie istoty sprawy, tj. nieustalenie żadnych faktów związanych z katalogiem danych przetwarzanych z ramach zfśs za lata 2010 - 2016, celowości i adekwatności danych do celu w jakim miały zostać pozyskane, przechowywania do chwili obecnej, upoważniania kolejnych nieuprawnionych osób do przetwarzania oraz nadania bez podstawy prawnej kategorii archiwalnej akt zamiast ich zniszczenia, nieustalenie podstawy prawnej gromadzenia danych w aktach osobowych innej pominięcia istotnych dowodów oraz wyjaśnień, niezebraniu i nierozpatrzeniu całego materiału dowodowego, a oparcie uzasadnienia decyzji jedynie na wyjaśnieniach JW. [...] pomimo, iż są one sprzeczne z pozostałym materiałem i nie znajdują oparcia w przepisach prawa (brak podstaw nadania waloru wiarygodności wyjaśnieniom podmiotu wynika z pkt 5 rozstrzygnięcia zaskarżonej decyzji) oraz są sprzeczne ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 6 lutego 2020 r. zamieszczonego publicznie na stronie internetowej https.//uodo.gov.pl/138/1360:

13) naruszenie art. 8 § 1 i art. 11 k.p.a. poprzez prowadzenie postępowania w sposób niebudzący zaufania przez pracowników podlegających wyłączeniu z tej sprawy, w sposób sprzeczny z zasadami bezstronności, poprzez nic nie wnoszące do sprawy korespondowanie z podmiotem, głownie po ponagleniach ze strony Skarżącego i oparcie uzasadnienia decyzji na szczątkowych wyjaśnieniach JW [...] pomimo iż są one sprzeczne z pozostałym materiałem dowodowym i przepisami powszechnie obowiązującego prawa.

14) naruszenie art. 80 k.p.a. poprzez naruszenie przez Organ zasady swobodnej oceny dowodów, w szczególności poprzez rozstrzygnięcie sprawy na podstawie niepełnego materiału dowodowego tj. głownie wyjaśnień JW. [...] pomimo, iż są niekompletne i sprzeczne z innymi dowodami oraz brak wyjaśnienia przyczyn dla których Oran odmówił wiarygodności dowodom wniesionym przez Skarżącego, a także ustalenie okoliczności faktycznych sprzecznie z prawidłami logiki i materiałem dowodowym.

15) naruszenie art. 57 ust. 1 lit f w zw. z art. 89 RODO i art. 8 ust. 1 c i d ustawy o zfśs poprzez niepodjęcie kontroli zgodności z prawem pozyskiwania, gromadzenia i archiwizowania w podmiocie danych osobowych w dokumentacji zfśs i nadawania takim aktom sprzecznej z przepisami prawa archiwalnej kategorii A akt, zamiast kategorii B z cyfrą właściwą obowiązkowi ich zniszczenia adekwatną okresowi przedawnienia roszczeń, w sytuacji gdy brak jest podstaw nadania waloru wiarygodności wyjaśnieniom podmiotu (pkt 5 decyzji), a podmiot publiczny jakim jest JW. [...] ma obowiązek stosować się do przepisów dotyczących sposobu archiwizowania dokumentów (w tym ich niszczenia po przedawnieniu roszczeń), w sposób gwarantujący przestrzeganie poszanowania podstawowych praw do ochrony prywatności i danych osoby, której dane dotyczą z oczywistym zachowaniem zasady uniemożliwienia identyfikacji osoby i wywiązywania się z ustawowego obowiązku usunięcia danych.

W uzasadnieniu skarżący rozszerzył argumentację w zakresie postawionych zarzutów. Wskazał m.in., że nigdy nie był pracownikiem JW [...], nigdy nie korzystał ze świadczeń z funduszu socjalnego w JW [...] w latach 2010 - 2016 i nigdy nie wyraził zgody, a także nie był informowany przez JW [...] o pozyskiwaniu, gromadzeniu i przechowywaniu przez 11 lat (od 2010 r.) jego danych i danych małoletnich dzieci takich jak: imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, nazwa zakładu pracy, stanowisko, wysokość miesięcznych zarobków oraz danych jego dzieci: imię i nazwisko, daty urodzenia i nazwy szkół. Skarżący wskazał też m.in., że nigdy nie wyraził zgody na piśmie na pozyskiwanie i gromadzenie danych osobowych w aktach osobowych małżonki Skarżącego i nie był informowany o takim gromadzeniu danych, a następnie ich swobodnym rozpowszechnianiu "na zewnątrz", dane osobowe Skarżącego i jego dzieci są przetwarzane dowolnie i swobodnie do chwili obecnej w wyniku niewykonania przez JW [...] żądania ich usunięcia "wewnątrz" i u odbiorców, którym jednostka bez podstawy prawnej ujawniła dane. Skarżący wskazał m.in., że organ ustalił szczątkowy i nieprawidłowy stan faktyczny, a następnie dokonał dowolnej oceny co do prawidłowości przetwarzania danych osobowych Skarżącego odnosząc się jedynie do wyjaśnień skarżonego podmiotu nie popartych żadnym dowodem, pomimo iż są one sprzeczne z pozostałym materiałem dowodowym i przepisami ustaw, co wskazuje na naruszenie art.7, art. 11, art. 75, art. 77, art. 78 § 1 k.p.a. i art. 80 k.p.a. Wskazał, że z całokształtu materiału zgromadzonego w aktach postępowania i prawidłowo ustalonego stanu faktycznego wynika, iż w przedmiotowej sprawie doszło do rażącego naruszenia danych osobowych Skarżącego i jego dzieci jako praw nadrzędnych obowiązujących w demokratycznym państwie prawnym. Skarżący podniósł też m.in., że Organ nie ustalił żadnych faktów związanych z katalogiem danych, podstawą prawną pozyskiwania, gromadzenia i archiwizowania danych w dokumentach zfśs bez wiedzy i zgody Skarżącego za lata 2010 - 2016 do chwili obecnej, i powodu niewykonania obowiązków wynikających usunięcia danych (art. 8 ust. 1 lic c i d ustawy o zfśs). Wskazał, że podmiot przetwarza dane bez podstawy prawnej, niecelowo i nieadekwatnie, a zamiast wykonania obowiązku usunięcia danych JW. [...] poddała dokumentację zfśs rzekomej trwałej archiwizacji trwałej (kategoria A dokumenty archiwalne), zamiast nakazanej ustawą kategorii B3 lub B5 (dokumentacja niearchiwalna z odpowiednią cyfrą właściwą przedawnieniu roszczeń ze stosunku pracy), co w sposób oczywisty prowadzi do rażącego naruszenia praw do ochrony danych i prywatności jako praw nadrzędnych obowiązujących w demokratycznym państwie prawnym (art. 51 konstytucji RP). Przedawnienie roszczeń z zfśs za lata 2010 - 2016 nastąpiło wiele lat temu stosownie do art. 291 § 1 Kodeksu pracy oraz art. 70 Ordynacji podatkowej, a zatem podmiot miał obowiązek usunąć dane z urzędu (art. 8 ust. 1 c,d ustawy z zfśs), czego nie uczynił i nie uczynił tego na kilkukrotne wezwania Skarżącego. Skarżący wskazał też m.in., że z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wynika, iż dokumentacja zfśs jest dokumentacją niearchiwalną i winna zostać poddana brakowaniu po przedawnieniu roszczeń jako kategoria B z odpowiednią cyfrą lat przedawnienia, kwalifikujących dokumenty do zniszczenia (pkt 1 i 2 zał. 1 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Skarżący podniósł też, że Organ nie wskazał dlaczego nie podjął działań naprawczych stosownie do uprawnień wynikających z art. 58 ust. 2 lit. c.g RODO w zw. z art. 17 RODO mających na celu przywrócenie stanu zgodnego z prawem poprzez spełnienie żądania Skarżącego usunięcia danych w JW. [...] i u odbiorców, a następnie umorzył postępowanie (pkt 1 decyzji) i nie nakazał usunięcia danych oddalając wniosek (pkt 6 decyzji).

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko przedstawione w zaskarżonej decyzji. Jednocześnie, na podstawie art. 106 § 3 Ppsa wniósł o przeprowadzenie dowodu z: Raportu z weryfikacji podpisu elektronicznego nr [...] w celu wykazania, iż decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z [...] listopada 2021 r. nr [...] została prawidłowo podpisana, Raportu z weryfikacji podpisu elektronicznego nr [...] w celu wykazania, iż postanowienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z [...] listopada 2021 r. w sprawie o sygn. akt [...] zostało prawidłowo podpisane, co jest to niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości i nie spowoduje nadmiernego przedłużenia postępowania w sprawie. Organ odniósł się do zarzutów skargi. Wskazał m.in., że zarzut Skarżącego dotyczący doręczenia mu niepodpisanej decyzji jest całkowicie bezzasadny. Przywołał art. 14 § 1a zd. 3 K.p.a. i wskazał, że zaskarżona decyzja opatrzona została podpisem kwalifikowanym osoby upoważnionej do wydania decyzji i przesłana Skarżącemu. Dowód: Raport z weryfikacji podpisu elektronicznego nr [...]. Organ wskazał, że postanowienie o odmowie wyłączenia pracownika P. D. - Dyrektora Departamentu [...] od udziału w postępowaniu w sprawie o sygn. [...] wydane dnia [...] listopada 2021 r. zostało prawidłowo podpisane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych J. N. podpisem kwalifikowanym. Dowód: Raport z weryfikacji podpisu elektronicznego nr [...]. Tym samym wniosek Skarżącego o wyłączenie pracownika z [...] listopada 2021 r. został rozpatrzony prawidłowo. Jednocześnie Skarżący nie podnosi innych zarzutów uzasadniających naruszenie przez organ art. 24 k.p.a. Za chybione zdaniem organu należy także uznać dalsze zarzuty skargi. Organ wskazał m.in., że Skarżący prezentuje własny przebieg zdarzeń jednocześnie nie wskazując na uchybienia organu mające wpływ na prawidłowo ustalony stan faktyczny sprawy. Twierdzenia Skarżącego sprowadzają się do ogólnej polemiki z prawidłowymi ustaleniami organu. Organ prawidłowo ustalił istotne okoliczności stanu faktycznego oraz dokonał ich wyczerpującej analizy i oceny, czemu dał wyraz w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Skarżący w piśmie procesowym z dnia [...] marca 2022 r. stanowiącym replikę na odpowiedź na skargę podtrzymał skargę i ustosunkował się do twierdzeń organu. Podniósł m.in., że zaskarżona decyzja została załączona do pliku PDF do pisma elektronicznego ePuap z dnia [...] listopada 2021 r. opatrzona podpisem kwalifikowanym przez P. D., która złożyła nieprawidłowy podpis kwalifikowany co wynika z urzędowego poświadczenia odbioru przesyłki. Skarżący uzasadniając zarzut niepodpisania decyzji powołał się na "Wydruk ze skrzynki ePuap: Urzędowe poświadczenie odbioru przesyłki z dnia [...].11.2021 r." i "Wydruk z ePuap: Załącznik do pisma przewodniego – skan w PDF decyzji (pierwsza i ostatnia strona)". Skarżący podał, że załączył też do niniejszego pisma procesowego "Wydruk ePuap: Informacja-pismo z dnia [...].11.2021 r., Wydruk ePuap: Załącznik postanowienie z [...].11.2021 r., Wydruk ePuap: Urzędowe poświadczenie odbioru." Skarżący wskazując na niepodpisanie decyzji powołał się na orzeczenia NSA w tym m.in. postanowienie NSA z dnia 26 listopada 2020 r. sygn. akt I OZ 939/20.

Na rozprawie w dniu 17 maja 2022 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uwzględnił wniosek dowodowy organu zawarty w odpowiedzi na skargę i przeprowadził, na podstawie art. 106 § 3 P.p.s.a., dowód uzupełniający z załączonych do odpowiedzi na skargę Raportów z weryfikacji podpisów dotyczących zaskarżonej decyzji z dnia [...] listopada 2021 r. i postanowienia z dnia [...] listopada 2021 r. (Szafir, wystawca Certyfikatu: Certum). Sąd z urzędu, na podstawie art. 106 § 3 P.p.s.a., przeprowadził również dowód uzupełniający z Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO) załączonych przez skarżącego do pisma procesowego z dnia [...] marca 2022 r.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje.

Skarga na punkt 1 i 6 decyzji Prezesa UODO nie podlegała uwzględnieniu.

W odniesieniu do zarzutu w zakresie prawidłowości złożonego pod decyzją podpisu, Sąd stwierdził, że decyzja ta została prawidłowo podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważnioną do jej podpisania, tj. przez P. D. – Dyrektora Departamentu [...] Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Sąd nie podzielił tym samym zarzutów skargi kwestionujących prawidłowość złożonego podpisu. Także wydane w toku postępowania postanowienie z dnia [...] listopada 2021 r. o odmowie wyłączenia P. D. od udziału w sprawie zostało opatrzone prawidłowo podpisem kwalifikowanym przez piastuna organu- J. N. Przedłożone przez organ Raporty z weryfikacji podpisów pod decyzją z dnia [...] listopada 2021 r. i postanowieniem z dnia [...] listopada 2021 r. nie pozostawiają wątpliwości, co do prawidłowości złożonych podpisów P. D. i J. N. Z załączonych przez organ Raportów z weryfikacji dokonanej w programie Szafir wynika, że podpisy został poprawnie zweryfikowane certyfikatem kwalifikowanym, podpisy zostały uznane za kwalifikowane.

Okoliczność, że załączone przez skarżącego do pisma procesowego z dnia [...] marca 2022 r. Urzędowe Poświadczenie Odbioru decyzji zawiera adnotację "Stan podpisu: prawidłowy", "Stan certyfikatu: nieprawidłowy" nie świadczy o nieprawidłowym podpisaniu decyzji. Urzędowe Poświadczenie Odbioru decyzji wyraźnie wskazuje, że stan podpisu jest prawidłowy. Okoliczność, że w przedłożonym przez skarżącego UPO wskazano: "Stan certyfikatu: nieprawidłowy" może wynikać z weryfikacji tego podpisu przez skarżącego innym programem niż program, za pomocą którego decyzję podpisano, a zatem innym programem niż program Szafir. Skarżący w treści UPO dysponował informacją, że wystawcą Certyfikatu jest Certum.

Także pozostałe zarzuty skargi Sąd uznał za niezasadne. Nietrafne zdaniem Sądu są wszystkie zarzuty naruszenia prawa materialnego, jak również prawa procesowego w tej sprawie. Organ w sposób wyczerpujący zebrał i rozpatrzył cały materiał dowodowy niezbędny do podjęcia decyzji (punkt 1 i 6 decyzji). Sąd nie stwierdził także, aby w postępowaniu naruszony został przepis art. 24 k.p.a. Zgodnie z art. 24 § 1 k.p.a. pracownik organu administracji publicznej podlega wyłączeniu od udziału w postępowaniu w sprawie: 1) w której jest stroną albo pozostaje z jedną ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki; 2) swego małżonka oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia; 3) osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli; 4) w której był świadkiem lub biegłym albo był lub jest przedstawicielem jednej ze stron, albo w której przedstawicielem strony jest jedna z osób wymienionych w pkt 2 i 3; 5) w której brał udział w wydaniu zaskarżonej decyzji; 6) z powodu której wszczęto przeciw niemu dochodzenie służbowe, postępowanie dyscyplinarne lub karne; 7) w której jedną ze stron jest osoba pozostająca wobec niego w stosunku nadrzędności służbowej. Stosownie zaś do art. 24 § 2 k.p.a. powody wyłączenia pracownika od udziału w postępowaniu trwają także po ustaniu małżeństwa (§ 1 pkt 2), przysposobienia, opieki lub kurateli (§ 1 pkt 3). Zgodnie z art. 24 § 3 k.p.a. bezpośredni przełożony pracownika jest obowiązany na jego żądanie lub na żądanie strony albo z urzędu wyłączyć go od udziału w postępowaniu, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności niewymienionych w § 1, które mogą wywołać wątpliwość co do bezstronności pracownika.

Skarżący w toku postępowania nie wskazał na żadną okoliczność, która na gruncie art. 24 k.p.a. dawałaby podstawę do wyłączenia od udziału w postępowaniu pracowników organu, w tym P. D. Organ rozpoznał w toku postępowania wnioski skarżącego kwestionujące udział w sprawie pracowników, którzy brali udział w postępowaniu ze skargi żony skarżącego. Powołana okoliczność zasadnie nie została zakwalifikowana przez organ, w świetle treści art. 24 k.p.a., jako podstawa do wyłączenia pracowników od udziału w postępowaniu z wniosku (skargi) skarżącego. Trafnie też Prezes UODO stwierdzał w postanowieniach wydanych w tym zakresie w toku całego postępowania, że skarżący nie przywołał również żadnych faktów uprawdopodabniających istnienie okoliczności, które mogłyby wywołać wątpliwość co do bezstronności pracowników Urzędu Ochrony danych Osobowych biorących udział w postępowaniu w sprawie z jego wniosku (skargi).

W sprawie tej Sąd nie stwierdził również naruszenia przepisów Konstytucji RP, w tym art. 51, zgodnie z którym nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby (ust. 1), władze publiczne nie mogą pozyskiwać, gromadzić i udostępniać innych informacji o obywatelach niż niezbędne w demokratycznym państwie prawnym (ust. 2), każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Ograniczenie tego prawa może określić ustawa (ust. 3), każdy ma prawo do żądania sprostowania oraz usunięcia informacji nieprawdziwych, niepełnych lub zebranych w sposób sprzeczny z ustawą (ust. 4), zasady i tryb gromadzenia oraz udostępniania informacji określa ustawa (ust. 5).

Z akt sprawy nie wynika, aby Jednostka Wojskowa, która była pracodawcą żony skarżącego i w konsekwencji, w związku z powyższym, przetwarza dane osobowe skarżącego, gromadziła inne informacje niż te, które są niezbędne w demokratycznym państwie prawa i związane z nałożonymi prawem zadaniami. Nie doszło też w związku z tym do naruszenia przez Prezesa UODO Karty Praw Podstawowych UE. Zgodnie z art. 8 ust. 1 Karty, każdy ma prawo do ochrony danych osobowych, które go dotyczą. Stosownie do art. 8 ust. 2, dane te muszą być przetwarzane rzetelnie w określonych celach i za zgodą osoby zainteresowanej lub na innej uzasadnionej podstawie przewidzianej ustawą. Każdy ma prawo dostępu do zebranych danych, które go dotyczą, i prawo do dokonania ich sprostowania. Przestrzeganie tych zasad podlega kontroli niezależnego organu (ust. 3).

Powołany przepis nie ustanawia innych reguł oceny zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych niż wynikające z RODO, a wcześniej również z Dyrektywy 95/46/WE. Organ dokonał oceny zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych skarżącego przez Jednostkę Wojskową i wskutek zasadnego stwierdzenia, że przetwarzanie to znajduje podstawę prawną w przywołanych w decyzji przepisach prawa, nie uwzględnił wniosku skarżącego o usunięcie danych osobowych.

Organ nie naruszył też art. 16 ust. 1 Traktatu o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej, zgodnie z którym, każda osoba ma prawo do ochrony danych osobowych jej dotyczących.

Zasady dotyczące ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii oraz przez Państwa Członkowskie w wykonywaniu działań wchodzących w zakres zastosowania prawa Unii, a także zasady dotyczące swobodnego przepływu takich danych określone zostały przez Parlament Europejski i Radę w RODO, a ich przestrzeganie podlega kontroli Prezesa UODO, którą to rolę organ w sprawie tej wypełnił.

W sprawie tej nie zostały naruszone również przepisy RODO w związku z powołanymi w skardze przepisami poszczególnych aktów prawnych, na podstawie których przetwarzane były dane osobowe skarżącego. Podkreślenia wymaga, że dane skarżącego Jednostka Wojskowa przetwarza w związku z byłym już zatrudnieniem żony skarżącego i jak ustalił organ dane te zawarte są w dokumentacji pracowniczej żony skarżącego. Dane przetwarzane są też w związku z prowadzoną ze skarżącym przez JW. Korespondencją. Z całokształtu okoliczności tej sprawy, w ustalonym wyczerpująco przez organ stanie faktycznym, nie wynika, aby Jednostka Wojskowa przetwarzała dane skarżącego w nieuprawnionym zakresie, czy celu.

Zaskarżona w zakresie punktu 1 decyzja Prezesa UODO nie narusza przepisów postępowania, w tym art. 105 k.p.a. Organ zasadnie umorzył postępowanie w zakresie udostępnienia danych osobowych skarżącego przez Jednostkę Wojskową [...] z siedzibą w [...], na rzecz Oddziału Żandarmerii Wojskowej w [...], Prokuratury Rejonowej [...], z siedzibą w [...], Prokuratury Rejonowej [...], z siedzibą w [...] oraz A. G., wskazując, że brak jest podstaw do merytorycznego rozstrzygnięcia w tym zakresie. Organ zasadnie przyjął na podstawie oświadczeń żony skarżącego, że w czasie, gdy zdarzenia te miały miejsce, tj. w 2016 i 2017 r. obowiązywała ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Skoro kwestionowane udostępnienie danych miało miejsce w czasie, gdy obowiązywała ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. a jednocześnie postępowanie administracyjne przed organem zostało zainicjowane wnioskiem z dnia [...] czerwca 2020 r., to zasadnie organ przyjął, że nie jest możliwe rozstrzyganie na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.

Stosownie bowiem do art. 160 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), tylko postępowania wszczęte i niezakończone przed dniem wejścia w życie tej ustawy (czyli przed 25 maja 2018 r.), prowadzone są przez Prezesa UODO na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Jednocześnie, w związku z tym, że kwestionowane zdarzenia zakończyły się przed 25 maja 2018 r., jak wskazał organ, miały charakter jednorazowy i nie trwały po 25 maja 2018 r., brak było podstaw do oceny kwestionowanego procesu przetwarzania na gruncie przepisów RODO, które ma zastosowanie od dnia 25 maja 2018 r. Przepis art. 99 ust. 1 RODO wprost wskazuje, że rozporządzenie to ma zastosowanie od dnia 25 maja 2018 r. Kwestionowane udostępnienie (jako zakończone przed 25 maja 2018 r.) nie może być zatem rozpatrywane na gruncie RODO. Sąd za trafne uznał tym samym umorzenie w punkcie 1 decyzji postępowania administracyjnego. Prawidłowo organ zastosował w tym zakresie art. 105 § 1 k.p.a. Zgodnie z tym przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. W doktrynie wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a., oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty (B. Adamiak, J. Borkowski "Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz", Warszawa 2017 r. str. 563). Stanowisko takie prezentowane jest także w orzecznictwie sądowoadministracyjnym. Ustalenie przez organ istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a., a zatem brak możliwości wydana rozstrzygnięcia merytorycznego, zobowiązuje organ do umorzenia postępowania.

Za trafne Sąd uznał także stanowisko organu odmawiające uwzględnienia wniosku skarżącego w pozostałym zakresie (rozstrzygnięcie punkt 6 decyzji).

Jak wskazano, to już wyżej, z ustaleń organu wynika, że dane osobowe skarżącego przetwarzane są przez Jednostkę Wojskową w związku z byłym już zatrudnieniem żony skarżącego w dokumentacji pracowniczej (kwestionariusz osobowy, dokumentacja do wypłaty zasiłku opiekuńczego, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych) oraz w związku z prowadzoną ze skarżącym korespondencją. Ustanie zatrudnienia żony skarżącego nie stanowi podstawy do usunięcia danych osobowych skarżącego, które przetwarzane są w tej dokumentacji pracowniczej, czy dotyczącej prowadzonej korespondencji. W ocenie Sądu organ w sposób wyczerpujący i wystarczający dla rozstrzygnięcia niniejszej sprawy (punkt 6 decyzji) zebrał niezbędny materiał dowodowy. Nie można zgodzić się ze skarżącym, że organ prowadził postępowanie w sposób niebudzący zaufania do organu. Oparcie ustaleń faktycznych na wyjaśnieniach Jednostki Wojskowej nie narusza przepisów k.p.a. Dokonana przez organ ocena materiału dowodowego nie była zdaniem Sądu dowolna. Także uzasadnienie zaskarżonej decyzji w odniesieniu do punktu 1 i 6 decyzji spełnia wymogi art. 107 § 3 k.p.a. i nie pozostawia wątpliwości dlaczego organ rozstrzygnął sprawę w punkcie 1 i 6 decyzji w sposób w nim określony.

Z całości akt sprawy wynika, że zasadnie organ stwierdził, iż dane osobowe skarżącego przetwarzane przez Jednostkę Wojskową w dokumentacji pracowniczej (w związku z byłym zatrudnieniem żony skarżącego), czy w związku z prowadzoną korespondencją nie są przetwarzane z naruszeniem prawa. Z tego też względu nie było podstaw do zastosowania przez organ art. 58 RODO. Za niezasadne Sąd uznał postawione w skardze zarzuty naruszenia przepisów Kodeksu pracy i aktów wykonawczych. Prezes UODO trafnie wskazał, że zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Organ trafnie też wskazał, że zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy. Ustawa ta weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Trafnie organ wskazał, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi w tym przypadku 50 lat. Zasadnie tym samym Prezes UODO stwierdził, że Jednostka Wojskowa przetwarza dane osobowe skarżącego (imię, nazwisko, numer telefonu) w dokumentacji pracowniczej (kwestionariuszu osobowym) zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 94 pkt 9a Kp, w związku z art. 16b ust. 2 pkt 6 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnymi archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, ze zm.). Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Powyższa przesłanka, tj. art. 6 ust. 1 lit. c RODO stanowi także przesłankę przetwarzania danych osobowych skarżącego w pozostałej dokumentacji pracowniczej, tj. w dokumentacji związanej z zasiłkiem opiekuńczym (dane w zakresie imienia, nazwiska, informacja czy Skarżący pracuje, czy wykonywana praca jest w systemie zmianowym ze wskazaniem dni i godzin pracy, informacja czy Skarżący nie pobierał zasiłku opiekuńczego w danym roku kalendarzowym). Organ powołał się na właściwe przepisy ustawy o emeryturach i rentach z FUS (Dz. U. z 2021 r. poz. 291), wskazując, że okres jego pobierania jest okresem nieskładkowym (art. 7 ust. 1 lit. b.). Przy ustalaniu prawa do emerytury i renty i obliczaniu ich wysokości uwzględnia się okresy nieskładkowe. Zasadnie organ przywołał również art. 15 ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy o FUS Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, z zastrzeżeniem ust. 4a. Trafnie Prezes UODO stwierdził, że oznacza to, iż dane zawarte w dokumentach dotyczących wypłaty zasiłku opiekuńczego Jednostka ma obowiązek przechowywać przez okres 50 lat licząc od dnia zakończenia ubezpieczenia żony skarżącego, jako pracownika Jednostki.

Za niezasadne Sąd uznał również zarzuty dotyczące zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych skarżącego jako członka rodziny byłego pracownika Jednostki, w dokumentacji ZFŚŚ. Organ ustalił, że przetwarzane są imię i nazwisko skarżącego, wysokość dochodów, dane zawarte w rachunkach dotyczących pobytu dzieci na wypoczynku (ustalenia faktyczne organu -punkt 7). Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Wskazania w tym miejscu wymaga, że zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 25 kwietnia 2017 r. sygn. akt III AUa 431/16 (Lex nr 2344189) "Przepisy ustawy o z.f.ś.s. dopuszczają możliwość samodzielnego ustalenia kryteriów, od których uzależnione jest przyznanie świadczenia. Ustawodawca nie określił kryteriów, wedle których pracodawca weryfikować ma sytuację rodzinną, materialną i życiową swoich pracowników, pozostawiając tę kwestię dyspozycji pracodawcy i pracowników".

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit.b RODO, dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami ("ograniczenie celu"). Zasadą jest, iż udostępnienie danych osobowych w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty ze środków zfśs następuje w formie oświadczenia wnioskodawcy. Z ustaleń organu nie wynika, aby działania Jednostki Wojskowej w zakresie przetwarzania danych osobowych w ramach zfśs były niezgodne z celami, w jakich dane pozyskano.

Trafnie Prezes UODO wskazał, że zastosowanie w tym przypadku znajduje również ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a pracodawca będący podmiotem publicznym ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji. Tym samym jeżeli dokumentacji z działania Funduszu zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt (art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach), to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest zfśs, będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas.

Skoro Jednostka Wojskowa wskazała, że zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt Jednostki dokumentacja dotycząca ZFŚŚ została zakwalifikowana do kategorii A - archiwalna i nie podlega zniszczeniu, to Prezes UODO nie miał podstaw, aby rozstrzygnąć w kwestionowanym przez skarżącego zakresie inaczej, niż oddalając wniosek. Prezes UODO nie jest organem uprawnionym do kwalifikowania archiwalnego dokumentacji Jednostki Wojskowej i przypisywania oznaczeń kategorii archiwalnych, stąd też niezasadny jest zarzut naruszenia powołanych w skardze przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Organ trafnie wskazał również, że przetwarzanie danych skarżącego zawartych w dokumentacji pracowniczej żony skarżącego w związku z postępowaniem sądowym o przywrócenie jej do pracy znajdowało podstawę w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z którym przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Organ ustalił też, że osoby, które miały dostęp do danych osobowych skarżącego (wymienione w decyzji) posiadały upoważnienia administratora, którego działanie w tym zakresie znajdowało podstawę w art. 29 RODO. Zasadnie Prezes UODO stwierdził, że dostęp osób upoważnionych do danych osobowych nie naruszał i nie narusza przepisów o ochronie danych osobowych. W konsekwencji, wobec braku podstaw do nakazania usunięcia danych osobowych skarżącego przez Jednostkę Wojskową, niezasadny jest zarzut naruszenia art. 58 RODO poprzez jego niezastosowanie. Sprawa została w odniesieniu do kwestii przedstawionych wyżej rozstrzygnięta przez organ co do istoty. Okoliczność, że zdaniem skarżącego jego dane osobowe powinny zostać przez Jednostkę Wojskową usunięte z posiadanej dokumentacji, nie daje podstaw do wyeliminowania punktu 1 i 6 decyzji Prezesa UODO z obrotu prawnego.

Odnosząc się do zarzutów skargi nawiązujących do przetwarzania danych osobowych dzieci podkreślenia wymaga, że zaskarżony punkt 1 i 6 decyzji Prezesa UODO dotyczył oceny zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych skarżącego, a nie dzieci. Kwestia oceny zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych innych osób niż skarżący nie była przedmiotem postępowania przed Prezesem UODO, które zakończyło się decyzją z dnia [...] listopada 2021 r., nie mogła być więc też w tej sprawie przedmiotem oceny Sądu.

Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 329), orzekł jak w wyroku.