Wyrok WSA w Szczecinie, sygn. akt II SA/Sz 551/22
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie
Data orzeczenia: 2022-10-13 00:00:00+02:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6147 Archiwa
Hasła tematyczne: Inne
Skarżony organ: Dyrektor Archiwum Państwowego
Treść wyniku: Uchylono zaskarżony akt
Powołane przepisy: article: art. 33
journal: Dz.U. 1983 nr 38 poz 173
law: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
article: art. 3 par. 2 pkt 4, art. 145 par. 1 pkt 1 lit. c, art. 200, art. 205 par. 2
journal: Dz.U. 2022 poz 329
law: Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi  - t.j.

SENTENCJA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Katarzyna Grzegorczyk-Meder Sędziowie Sędzia WSA Patrycja Joanna Suwaj Asesor WSA Krzysztof Szydłowski (spr.) Protokolant starszy sekretarz sądowy Agnieszka Klimek po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 13 października 2022 r. sprawy ze skargi Samodzielnego Publicznego Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej [...] w S. na akt Dyrektora Archiwum Państwowego w S. z dnia [...] kwietnia 2022 r. nr [...] w przedmiocie ustalenia jednostki organizacyjnej zobowiązanej do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego I. uchyla zaskarżony akt, II. zasądza od Dyrektora Archiwum Państwowego w S. na rzecz skarżącego Samodzielnego Publicznego Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej [...] w S. kwotę 697 (sześćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Aktem z dnia [...] kwietnia 2022 r. nr [...] Dyrektor Archiwum Państwowego w S. , powołując się na art. 33 ust. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164, dalej: u.z.n.a.a.) ustalił Samodzielny Publiczny Specjalistyczny Zakład Opieki Zdrowotnej "Z. " w S. jako jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34 i 35 ustawy.

Jak wyjaśniono, w toku procedury ustalania jednostki organizacyjnej, w której powstają materiały archiwalne, w wyniku m.in. ustaleń ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej w dniu [...] stycznia 2022 roku przez pracownika Archiwum Państwowego w S. w siedzibie jednostki organizacyjnej oraz uchwały nr [...] Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w S. i Archiwum Państwowego w G. z dnia [...] marca 2022 roku stwierdzono, że część dokumentacji powstającej a także napływającej do Szpitala posiada wartość historyczną i stanowi materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, o których mowa w art. 1 u.z.n.a.a. Przesłanką dla powyższego była długa, sięgająca lat 60-tych XX wieku, historia Szpitala, wysoka rozpoznawalność w społeczności lokalnej oraz wysoko rozwinięta specjalizacja w opiece zdrowotnej nad matką i dzieckiem, mająca przełożenie na najbardziej rozwiniętą strukturę oddziałów szpitalnych i poradni dla dzieci i młodzieży w województwie zachodniopomorskim, a także fakt, że od wielu lat Szpital posiada dobrze funkcjonującą składnicę akt. W związku z powyższym Szpital zgromadził dokumentację, która nie ma odzwierciedlenia w materiałach archiwalnych powstających w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych w obszarze właściwości Archiwum Państwowego w S. .

Ponadto, zgodnie z ust. 1 pkt 1 kryteriów wartościowania dokumentacji medycznej stanowiących załącznik do zarządzenia nr 36 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9 września 2019 r. w sprawie kryteriów wartościowania dokumentacji medycznej, podmiotami udzielającymi świadczeń zdrowotnych, w których powstają materiały archiwalne, są w szczególności m.in. szpitale specjalistyczne. Materiały archiwalne stanowić mogą w szczególności: wewnętrzne akty normatywne, statuty i regulaminy, zarządzenia wewnętrzne dyrektora, merytoryczne plany i sprawozdania roczne, roczne plany i sprawozdania finansowe, kontrole zewnętrzne i wewnętrzne, dokumentacja Rady Społecznej, księgi główne przyjęć i wypisów, analizy i opracowania badawcze. Wykaz dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne gromadzonej i wytwarzanej przez Szpital zostanie zawarty w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującym w Szpitalu.

Końcowo wskazano, iż w terminie 30 dni od dnia doręczenia pisma należy przesłać informację o podjętych działaniach, mających na celu zorganizowanie archiwum zakładowego oraz o przepisach wewnętrznych odnoszących się do usytuowania archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej Szpitala.

Po doręczeniu powyższego aktu, pismem z [...] maja 2022 r., Szpital wniósł skargę zarzucając Dyrektorowi Archiwum naruszenie:

1) art. 7 w zw. z art.77 § 1 k.p.a. poprzez pominięcie uczestnictwa Skarżącego w procesie ustalania go podmiotem, który wytwarza materiały archiwalne, uniemożliwienia mu przekazania informacji, zastrzeżeń istotnych dla dokonania prawidłowej oceny wartości historycznej poszczególnej dokumentacji, co skutkowało pobieżnym zgromadzeniem przez organ materiału dowodowego i dokonaniem nieprawidłowej ekspertyzy, konsekwencją czego stało się nałożenie na Skarżącego obowiązku zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego.

2) art. 9 k.p.a. poprzez nie poinformowanie Skarżącego, pomimo spoczywającego na organie obowiązku do należytego i wyczerpującego informowania stron, o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie jego praw i obowiązków, mianowicie o tym, że organ wystąpił z wnioskiem do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o ustalenie go jako podmiotu wytwarzającego dokumentację archiwalną oraz nie przekazanie ekspertyzy NDAP, co uniemożliwiło odniesienie się przez Skarżącego do tego dokumentu i ewentualnych kwestii spornych i w dalszej kolejności skutkowało niewyjaśnieniem Skarżącemu obowiązków, które zostaną na niego nałożone zaskarżonym aktem, który ustalił obowiązek prowadzenia archiwum zakładowego w Szpitalu.

3) art. 10 k.p.a. w zw. z art. 73 i 74 oraz art. 78 i art. 81 k.p.a. poprzez niezapewnienie Skarżącemu czynnego udziału w procesie ustalania Szpitala jako podmiotu, który wytwarza materiały archiwalne, uniemożliwienie wypowiedzenia się na temat zebranego materiału dowodowego przed wydaniem zaskarżonego aktu, co skutkowało wydaniem nieprecyzyjnego, nieczytelnego w zakresie obowiązków nałożonych na Skarżącego aktu administracyjnego.

4) art. 107 § 1 pkt 6 i §3 k.p.a. poprzez naruszenie obowiązku należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, którymi kierował się organ wydając zaskarżony akt, lakoniczne i niejasne uzasadnienie faktyczne i prawne aktu, co spowodowało, iż Skarżący nie został zapoznany z argumentami i przesłankami podjęcia przedmiotowej decyzji, co uniemożliwiło mu obronę jego słusznych interesów w procesie ustalenia go podmiotem zobowiązanym do zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego.

Wskazując na powyższe Skarżący wniósł o uchylenie w całości kwestionowanego aktu, zobowiązanie organu do przedłożenia odpisu wniosku Dyrektora Archiwum Akt Nowych a także dokumentów stanowiących podstawę tego aktu (w tym w szczególności ekspertyzy archiwalnej lub innego wyniku kontroli przeprowadzonej w siedzibie Skarżącego) a także o zasądzenie na rzecz Skarżącego kosztów postępowania sądowoadministracyjnego, w tym kosztów zastępstwa według norm przepisanych oraz opłaty od pełnomocnictwa.

W uzasadnieniu skargi wyjaśniono, iż Skarżący nie zgadza się z nałożeniem na Szpital obowiązku zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego, gdyż akt ustalający ww. obowiązek został wydany z uchybieniem przepisów postępowania.

Skarżący wyjaśnił, że pismem z dnia [...] grudnia 2021 r. organ zwrócił się do Skarżącego o umożliwienie przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej w jednostce organizacyjnej, której termin ustalono na dzień [...] stycznia 2022 r.

W powyższej dacie pracownicy jednostki przekazali przedstawicielowi organu spisy zdawczo-odbiorcze w liczbie ponad trzydziestu, pochodzących ze zlikwidowanego Szpitala Miejskiego w S. i ponad osiemdziesięciu spisów ze zlikwidowanego Szpitala [...] przy ul. [...] w S. . Spisy zdawczo-odbiorcze obejmują dokumentację medyczną i niemedyczną z przejętych przez Szpital obu ww. podmiotów. Ponadto przekazano około pięćdziesiąt spisów zdawczo-odbiorczych dotyczących działalności Szpitala, dokładnie ich liczby Skarżący nie jest w stanie podać, gdyż przedstawiciel organu nie sporządził protokołu z przebiegu pobytu w jednostce związanego ze sporządzeniem rzeczonej ekspertyzy, w którym odnotowana zostałaby przekazana pracownikowi organu dokumentacja. Analiza ww. materiałów pod kątem ich wartości historycznej trwała niespełna 1 godzinę, co zważywszy na długą, sięgającą lat 60-tych XX wieku historię szpitala oznacza, że nie było możliwe w tak krótkim czasie rzetelne ocenienie przydatności historycznej przekazanej dokumentacji dla celów sporządzenia ekspertyzy.

Ponadto Szpital nie został poinformowany, ani zapoznany z treścią podjętej uchwały nr 3/2022 Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w S. i Archiwum Państwowego w G. z dnia [...] marca 2022 roku, w której stwierdzono, że część dokumentacji powstającej, a także napływającej do Szpitala w S. posiada wartość historyczną i stanowi materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.

Skarżący nie został też zapoznany przez organ ze zgromadzoną w sprawie dokumentacją, natomiast w dniu [...] kwietnia 2022 r. wpłynął do Szpitala zaskarżony akt administracyjny z dnia [...] kwietnia 2022 r.

W ocenie Skarżącego uzasadnienie aktu jest bardzo lakoniczne i absolutnie nie przemawia za nałożeniem na jednostkę przedmiotowego obowiązku. Nieczytelna i niejasna jest dla Skarżącego treść aktu nie precyzuje bowiem jaki rodzaj dokumentów oraz z jakiego okresu będzie pozostawiany w archiwum zakładowym. Wnioskować można, iż obowiązkiem archiwizacji będzie objęta część dokumentacji zarówno medycznej, jak i niemedycznej.

Nadmieniono, iż Szpital posiada rozbudowaną strukturę organizacyjną, w jego skład wchodzą oddziały szpitalne, poradnie jak i administracja a w samym roku 2021 do archiwum szpitalnego przekazano z komórek organizacyjnych 146 m.b. dokumentacji. Zgromadzony ogrom dokumentacji sprawia, że kwalifikacja pod kątem posiadania przez nią wartości historycznej nie została przeprowadzona. Organ nie mógł więc w tej sytuacji sporządzić ekspertyzy bez czynnego udziału w tym procesie służb Skarżącego posiadających odpowiednie kwalifikacje w dziedzinie archiwizowania, a przede wszystkim wiedzę o rodzaju i zakresie wytwarzanej oraz przychodzącej dokumentacji. Nie zostały też wyjaśnione pomiędzy Skarżącym a Organem ewentualne kwestie sporne, wątpliwości co do kwalifikowania dokumentacji jako materiałów archiwalnych oznaczonych kategorią A tj. o wartości historycznej, co spowodowało, że nałożenie obowiązków zaskarżonym aktem nie jest jednoznaczne.

Skarżący podkreślił też, że nałożenie obowiązku wynikającego ze skarżonego aktu niesie za sobą dodatkowe koszty związane z pozyskaniem dodatkowych pomieszczeń, środków niezbędnych do przechowywania dokumentów a także koszty osobowe związane z koniecznością zatrudnienia dodatkowej osoby posiadającej kwalifikacje do tego rodzaju archiwizacji. Skutkuje to zatem koniecznością wygospodarowania dodatkowych środków finansowych z budżetu, który składa się praktycznie w całości z przychodu jaki Szpital otrzymuje z umów kontraktowych z NFZ z tytułu udzielania świadczeń zdrowotnych dla pacjentów szpitala, czyli składek zdrowotnych.

W odpowiedzi na skargę, Dyrektor Archiwum wniósł o jej oddalenie. Opisał także przeprowadzone przez organ czynności oraz podkreślił, iż organ dopełnił wszelkich obowiązków wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz wszelkich czynności wynikających z aktu prawa wewnętrznego, tj. zarządzenia NDAP.

W ocenie organu w trakcie trwania czynności ustalania - od zawiadomienia z dnia [...] sierpnia 2021 r. do wydania aktu ustalenia z dnia [...] kwietnia 2022 r. - Skarżącemu w żaden sposób nie ograniczano prawa dostępu do informacji, wnoszenia zastrzeżeń, jednocześnie wielokrotnie informując, że prowadzenie czynności ustalenia czy Skarżący stanowi jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, może zakończyć się ustaleniem Skarżącego jako jednostki organizacyjnej, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego. W czasie trwania ww. czynności- to jest przez okres ponad 8 miesięcy - Skarżący nie przedstawił żadnych istotnych argumentów, które świadczyłyby o tym, że nie stanowi jednostki organizacyjnej, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego oraz nie ubiegał się o pozyskanie dodatkowych informacji w sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie zważył, co następuje:

Niniejsza sprawa została rozpoznana na rozprawie przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie jej na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku na podstawie art. 15 zzs4 ust. 2 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązania związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 z późn. zm.)

Przed przystąpieniem do merytorycznej oceny zarzutów skargi, w pierwszej kolejności należy zauważyć, iż w orzecznictwie sądów administracyjnych na tle art. 33 u.n.z.a.a. ugruntował się już pogląd, że obowiązek zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego spoczywa na państwowej jednostce organizacyjnej wytwarzającej materiały archiwalne z mocy samego prawa. W rezultacie akt Dyrektora Archiwum stwierdzający istnienie tego obowiązku jest aktem w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 z późn. zm., dalej: P.p.s.a.) – tak: postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 grudnia 2017 r., sygn. akt I OSK 2660/17, wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 lutego 2016 r., sygn. akt I OSK 2272/15.

Stosownie do postanowień art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a., sąd administracyjny orzeka w sprawach skarg na inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, z wyłączeniem aktów lub czynności podjętych w ramach postępowania administracyjnego określonego w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735, 1491 i 2052), postępowań określonych w działach IV, V i VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540, 1598, 2076 i 2105), postępowań, o których mowa w dziale V w rozdziale 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 422, z późn. zm.), oraz postępowań, do których mają zastosowanie przepisy powołanych ustaw.

Akty przewidziane w art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a. mają charakter sformalizowany i przyjmują zwykle postać pisma lub zaświadczenia. Z kolei czynności przyjmują postać działań faktycznych, które w wyniku ich realizacji wywołują względem określonych podmiotów następstwa w zakresie nabycia uprawnienia, odmowy ich przyznania czy nałożenia obowiązku (tak wyrok NSA z 29 kwietnia 2020 r., sygn. akt I OSK 1457/19).

Natomiast w uchwale składu 7 sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego wydanej w dniu 4 lutego 2008 r. (sygn. akt I OPS 3/07) wskazano, że akty lub czynności z zakresu administracji publicznej, to formy działania organu inne niż decyzje i postanowienia wydawane w administracyjnych postępowaniach jurysdykcyjnych. Są one wydawane w sprawach indywidualnych. Tak jak decyzja czy postanowienie administracyjne są kierowane do określonych podmiotów, tak akt lub czynność, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4, również są kierowane przez organ administracji publicznej do określonych podmiotów. Akt lub czynność podejmowane są w sprawie indywidualnej w tym znaczeniu, że jej przedmiotem jest określony i zindywidualizowany stosunek administracyjny (uprawnienie lub obowiązek), którego źródłem jest przepis prawa powszechnie obowiązującego. Akt lub czynność musi dotyczyć uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa. Oznacza to, że konieczne jest odniesienie takiego aktu lub czynności do przepisu prawa powszechnie obowiązującego, który określa uprawnienie lub obowiązek określonego adresata.

Z art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a. wynika, iż wolą ustawodawcy było objęcie kontrolą sądu administracyjnego tych prawnych form działania administracji publicznej, które mogą być i są podejmowane przez organy administracji publicznej w stosunku do podmiotów administrowanych, w sprawach, dla których załatwienia nie jest przewidziana forma decyzji lub postanowienia administracyjnego. Akt lub czynność podejmowane są w sprawie indywidualnej w tym znaczeniu, że jej przedmiotem jest określony i zindywidualizowany stosunek administracyjny, którego źródłem jest przepis prawa powszechnie obowiązującego. Prowadzi to do wniosku, że o akcie lub czynności w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a., na który może być wniesiona skarga do sądu administracyjnego, można mówić wówczas, gdy akt (czynność) podjęty jest w sprawie indywidualnej, skierowany jest do oznaczonego podmiotu administrowanego, dotyczy uprawnienia lub obowiązku tego podmiotu, samo zaś uprawnienie lub obowiązek, którego akt (czynność) dotyczy, jest określone w przepisie prawa powszechnie obowiązującego.

Konsekwencją oceny, że rozstrzygnięcie ustalające, iż dana jednostka organizacyjna ma obowiązek utworzenia archiwum zakładowego jest aktem, o jakim mowa w art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a., musi być wniosek, iż tego rodzaju akty wydawane są poza tokiem postępowania administracyjnego. Postępowanie poprzedzające wydanie tego aktu nie jest postępowaniem regulowanym przepisami prawa, zaś podmiot, na którym spoczywa obowiązek wypływający wprost z ustawy nie jest stroną tego postępowania. Innymi słowy, nie ma przepisów, które określałyby procesowe prawa i obowiązki tego podmiotu w postępowaniu przed organem państwa, poprzedzającym wydanie aktu stwierdzającego istnienie obowiązku (tak wyrok NSA z dnia 17 lutego 2016 r., sygn. akt I OSK 2272/15). Natomiast w postępowaniu, w którym wydaje się akt, o jakim mowa w art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a. przepisy k.p.a. mogą znaleźć zastosowanie wyłącznie poprzez odesłanie normatywne, którego na gruncie art. 33 u.z.n.a.a. nie sformułowano.

Wobec powyższego nie mogły odnieść skutku zarzuty skargi dotyczące naruszenia wskazanych w skardze przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Mają one bowiem zastosowanie wyłącznie na gruncie postępowań, w których sprawy indywidualne rozstrzyga się w drodze decyzji administracyjnych.

Brak prawnie unormowanej procedury nie zwalnia jednak organu administracji od dopełnienia podstawowych obowiązków, składających się na proces stosowania prawa, a więc w szczególności obowiązku wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, na podstawie dopuszczonych w szczególności dokumentów urzędowych. Kontrola sądowoadministracyjna aktu z zakresu administracji publicznej dotyczącego uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa (art. 3 § 2 pkt 4 P.p.s.a.) obejmuje bowiem prawidłowość ustaleń faktycznych, które zweryfikowano jako dające podstawę do jego wydania (podobnie Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 lipca 2022 r. sygn. akt III OSK 1355/21). Podmiot, na który nałożono obowiązek w trybie art. 33 u.z.n.a.a. może skorzystać z konstytucyjnego prawa do sądu i poddać kontroli sądowej wydany w tym przedmiocie akt.

W tym stanie rzeczy kluczowe dla Sądu znacznie miała ocena czy w oparciu o treść zaskarżonego aktu możliwa jest realna kontrola prawidłowości ustaleń faktycznych poczynionych przez organ a będących dalej podstawą nałożenia obowiązku na Szpital. Należało też mieć na względzie, iż Skarżącemu nie przysługiwał na skarżony akt żaden środek zaskarżenia w trybie administracyjnym i swoje racje mógł podnosić jedynie w skardze.

W badanej sprawie nie jest sporne, iż pismem z [...] sierpnia 2021 r. Skarżący został poinformowany, że Archiwum Państwowe w rozpoczyna czynności związane z ustaleniem, czy Szpital stanowi jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.

Jak wynika z akt administracyjnych w dniu [...] stycznia 2022 r. sporządzono notatkę z ekspertyzy archiwalnej a następnie, w dniu [...] marca 2022 r., Komisja Archiwalna Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w [...] i Archiwum Państwowego w G. podjęła w głosowaniu uchwałę, że Szpital stanowi jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne. Przy czym powyższa uchwała nie była jednogłośna (6 głosów "za", 1 "przeciw"). Kolejną czynnością odnotwaną w aktach jest skierowanie do Szpitala skarżonego aktu.

W świetle powyższego, wbrew twierdzeniom zawartym w odpowiedzi na skargę, brak jest podstaw do przyjęcia, iż organ faktycznie wielokrotnie informował, że prowadzone są czynności ustalenia czy Skarżący stanowi jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego. W tym zakresie organ nie informował Szpitala ani o swoich wewnętrznych regulacjach określających procedurę postępowania ani też nie informował o wyniku poszczególnych czynności mających miejsce w ich toku.

Wobec powyższego niezrozumiałym jest twierdzenie organu, iż Skarżący miał możliwość wnoszenia zastrzeżeń. Nie sposób bowiem aby wnosił on zastrzeżenia do czynności względnie ustaleń, które nie były mu w żaden sposób komunikowane.

Z akt wynika, iż całość wiedzy o toku czynności organu oraz o motywach skarżonego rozstrzygnięcia Skarżący mógł powziąć dopiero z pisma kończącego czynności organu. Taki sposób prowadzenia sprawy nakładał na organ obowiązek szczególnej dbałości o treść wydawanego aktu, tak aby z jednej strony umożliwiał on Skarżącemu obronę swoich racji, z drugiej zaś strony, aby dawał możliwość Sądowi oceny ustaleń faktycznych poczynionych przez organ w kontekście zarzutów zgłoszonych przez Skarżącego.

W ocenie Sądu, trafnie podniesiono w skardze, iż lakoniczność skarżonego aktu faktycznie uniemożliwiła Szpitalowi realną obronę jego interesów w procesie ustalania go podmiotem zobowiązanym do zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego. Organ podjął się uszczegółowienia swoich ustaleń oraz opisu procedury jaką stosował w toku swojego działania dopiero w odpowiedzi na skargę. Takie działanie jawi się jednak jako spóźnione, albowiem w istocie uniemożliwiło obronę swoich racji przez Skarżącego. Powyższe uniemożliwia też należytą kontrolę skarżonego aktu przez sąd administracyjny. Skoro bowiem w myśl art. 3 P.p.s.a. Sąd ma sprawować kontrolę działalności administracji publicznej nie jest jego rolą zastępowanie organu w ustalaniu stanu faktycznego i ocenie zgromadzonych dowodów. Nie można by też uznać kontroli sprawowanej przez Sąd za zgodną z prawem w sytuacji, gdy Skarżący został wskutek zaniechań organu został pozbawiony faktycznej możliwości obrony swoich racji.

Z przytoczonych wyżej przyczyn, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzeczono jak w pkt 1 sentencji. O kosztach rozstrzygnięto w pkt 2 w myśl art. 200 w zw. z art. 205 § 2 powyższej ustawy

Przywołane w uzasadnieniu wyroki dostępne są na stronie www.nsa.orzeczenia.gov.pl.